Schnelleinstieg Einnahme-Überschussrechnung für Freiberufler und Selbstständige

Bibliographische Information Der Deutschen Bibliothek Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen National bibliographie; detaillierte bibliographische Daten sind im Internet über http://dnb.ddb.de abrufbar.

ISBN10: 344807960X ISBN13: 9783448079609

BestellNr. 031360003

1. Auflage 2005 (ISBN 3448065676) 2. überarbeitete Auflage 2006 (ISBN 3448072346) 3. überarbeitete Auflage 2007 © 2007, Rudolf Haufe Verlag GmbH & Co. KG Niederlassung Planegg/München Redaktionsanschrift: Postfach, 82142 Planegg Hausanschrift: Fraunhoferstraße 5, 82152 Planegg Telefon: (089) 895 170 Telefax: (089) 895 17290 www.haufe.de [email protected] Lektorat: Dipl.Kffr. Kathrin MenzelSalpietro

Alle Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie die Auswertung durch Datenbanken, vorbehalten. Redaktion und DTP: Peter Böke, 10961 Berlin Umschlaggestaltung: HERMANNKIENLE, 70199 Stuttgart Druck: BoschDruck GmbH, 84030 Ergolding Zur Herstellung dieses Buches wurde alterungsbeständiges Papier verwendet.

Schnelleinstieg Einnahme Überschussrechnung Von Ihren Belegen zur rechtssicheren Gewinnermittlung

Iris Thomsen

3. Auflage

Haufe Mediengruppe Freiburg · Berlin · München

Inhaltsverzeichnis

Einleitung

4

7

1 Einstieg in die EinnahmeÜberschussrechnung 1.1 Vorteile der EinnahmeÜberschussrechnung gegenüber der Bilanz 1.2 Wer darf die EinnahmeÜberschussrechnung anwenden? 1.3 Was gilt für die freiberufliche Tätigkeit? 1.4 Welche Gründe sprechen für den Wechsel der Gewinnermittlungsart? 1.5 So sieht die EinnahmeÜberschussrechnung aus

10

2 Grundregeln der EinnahmeÜberschussrechnung 2.1 Einnahmen und Ausgaben müssen geflossen sein 2.2 Fast keine Abgrenzungen am Jahresende, keine Forderungen und Verbindlichkeiten 2.3 Behandlung von Anlagevermögen 2.4 Einkauf von Waren und Vorräten gilt sofort als Betriebsausgabe 2.5 Behandlung von Anzahlungen 2.6 Umsatzsteuer und Vorsteuerzahlungen beeinflussen den Gewinn 2.7 Warenentnahmen, Kfz und TelefonNutzung Unternehmer 2.8 Sachbezüge Arbeitnehmer 2.9 Gewinnsteuerungsmöglichkeiten 2.10 Aufzeichnungs und Aufbewahrungspflichten

26 26

3 EinnahmeÜberschussrechnung und die Umsatzsteuer Umsatzsteuerpflicht: Ja oder Nein? 3.1 3.2 Freiberufler und Gewerbebetriebe stellen Umsatzsteuer in Rechnung 3.3 Besteuerung von Kleinunternehmern 3.4 Geschäfte mit dem Ausland

45 45

12 14 15 16 19

30 31 35 36 37 39 39 41 42

50 51 52

Inhaltsverzeichnis

3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10

Bauleistungen und Umsatzsteuer Einwandfreie Rechnungen Rechnungskorrekturen Abrechnung mit dem Finanzamt Soll oder Istbesteuerung? Pauschale Vorsteuer für bestimmte Berufsgruppen

4 Belege erfassen: Per Hand oder mit Buchführungsprogramm? 4.1 Belege erfassen ohne Buchführungsprogramm 4.2 Gemeinsamkeiten der Buchführungsprogramme 4.3 Die Technik der Buchführung

58 61 69 74 79 83 85 85 88 96

5 Betriebseinnahmen richtig erfassen 5.1 Einnahmen von AZ 5.2 Erlöse  Gutschriften 5.3 Verkauf Anlagevermögen 5.4 Privatnutzung Kfz 5.5 Private Warenentnahme 5.6 Privatnutzung Telefon 5.7 Vereinnahmte Umsatzsteuer 5.8 Steuererstattungen 5.9 Sonstige Betriebseinnahmen 5.10 Betriebseinnahmen abgrenzen

98 99 100 106 109 128 134 136 139 143 146

6 Betriebsausgaben richtig erfassen 6.1 Ausgaben von AZ 6.2 Betriebsausgabenpauschalen 6.3 Waren/Materialeinkauf – Gutschriften 6.4 Anlagevermögen – Anschaffung und Abschreibung 6.5 Sonderabschreibung, Ansparrücklage und sonstige Rücklagen 6.6 Kosten aus dem Privatbereich für Ihr Unternehmen 6.7 Begrenzte Betriebsausgaben 6.8 Gezahlte Vorsteuer 6.9 Sonstige Betriebsausgaben 6.10 Betriebsausgaben abgrenzen

148 149 150 151 156 165 172 176 188 193 197

5

Inhaltsverzeichnis

6

7 Arbeiten mit Lexware büro easy 7.1 Einstieg  Lexware büro easy 7.2 Betriebseinnahmen in Lexware büro easy erfassen 7.3 Betriebsausgaben in Lexware büro easy erfassen

199 199 212 217

8 Arbeiten mit Lexware buchhalter 8.1 Einstieg  Lexware buchhalter 8.2 Betriebseinnahmen in Lexware buchhalter erfassen 8.3 Betriebsausgaben im Lexware buchhalter erfassen

222 222 236 241

9 Arbeiten mit DATEV Rechnungswesen compact 9.1 Einstieg – DATEV Rechnungswesen compact 9.2 Betriebseinnahmen in DATEV erfassen 9.3 Betriebsausgaben in DATEV erfassen

246 246 257 263

Stichwortverzeichnis

269

Einleitung Wenn Sie Ihren Wohnsitz in Deutschland haben bzw. sich über ein halbes Jahr hier aufgehalten haben, um Geld zu verdienen, dann müssen Sie eine Einkommensteuererklärung abgeben. Darin geben Sie alles an, was Sie in der Zeit von Januar bis Dezember verdient haben. Das Einkommensteuergesetz hat alles, was man verdienen kann, in sieben Gruppen unterteilt. Man spricht hier von den sieben Einkunftsarten: 1. Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft (Selbstständige) 2. Gewinn aus Gewerbebetrieb (Selbstständige) 3. Gewinn aus selbstständiger Tätigkeit (Selbstständige) Tipp: Gewinn ist gleich Betriebseinnahmen abzüglich Betriebsausgaben. Um diese Gewinne geht es in diesem Buch.

1. 2. 3. 4.

Einkünfte aus nichtselbstständiger Tätigkeit (Arbeitnehmer) Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung (Vermieter) Einkünfte aus Kapitalvermögen (Ihr Geld verdient Geld) Sonstige Einkünfte (Renten, Handel mit privaten Aktien und Immobilien)

Tipp: Einkunft ist ein anderes Wort für Gewinn. Dieser ist gleich Einnahmen abzüglich Werbungskosten (eine kleine Auswahl von abzugsfähigen Ausgaben).

Ist das Jahr zu Ende, müssen Sie prüfen, wie viele Verdienstquellen Sie hatten. Waren Sie zum Beispiel in Teilzeit angestellt, haben eine Wohnung vermietet, etwas Geld angelegt und üben eine freiberufliche Tätigkeit aus, müssen Sie nach bestimmten Regeln für jede Einkunftsart den Gewinn oder Verlust ermitteln.

7

Einleitung

Summe der Gewinne aus allen Verdienstquellen 

ein Teil der privaten Versicherungen (Sonderausgaben)



ggf. außergewöhnliche Belastungen (Krankheit, Behinderung)

=

zu versteuerndes Einkommen Einkommensteuer laut einheitlicher Tabelle

+39.000,00 3.500,00 0,00 35.500,00 8.400,00



Vorauszahlungen

?

=

Nachzahlung

?

Laut der Steuertabelle für Ledige (Verdienst von einer Person) müssen Sie ca. 8.400 € Einkommensteuer bezahlen. Eheleute erfahren aus der Splittingtabelle (Verdienst von zwei Personen), wie viel Steuern sie für ihr gemeinsames zu versteuerndes Einkommen zahlen müssen. Haben sie genug vorausgezahlt? Dies ist vergleichbar mit einer Abrechnung der Stadtwerke: Am Jahresende wird der Verbrauch festgestellt und je nachdem, wie viel Sie vorausgezahlt haben, müssen Sie nachzahlen oder erhalten Geld zurück. Die Einkommensteuer-Vorauszahlungen bestehen aus mehreren Steuerarten: Einkommensteuer laut einheitlicher Tabelle

8.400,00



EinkommensteuerVorauszahlungen zahlen Selbstständige

6.000,00

Lohnsteuer für Lohn und Gehalt Körperschaftssteuer, Kapitalertragssteuer, Zinsabschlagsteuer für Zinsen aus Geldanlagen

1.000,00

 =

600,00 800,00

Viele Worte für ein und dasselbe, nämlich die Vorauszahlung der Einkommensteuer. Wenn Sie zum Beispiel die falsche Steuerklasse gewählt oder vergessen haben, die Freistellungsbescheinigung abzugeben, dann haben Sie einfach nur zu viel oder zu wenig vorausgezahlt. Am Jahresende erfolgt die Abrechnung und alles wird ausgeglichen. In diesem Buch dreht sich alles um die Ermittlung Ihres Gewinns oder Verlusts aus den ersten drei Verdienstquellen, die der Selbstständigen. Dieses Ergebnis benötigen Sie für Ihre Einkommensteuererklärung. Gleich am Anfang erfahren Sie, welche Gewinnermittlungsarten es gibt und welche Vorteile die Einnahme-Überschussrechnung gegenüber den anderen hat. Dann lernen Sie Grundregeln kennen,

8

Einleitung

wie zum Beispiel: Was sind Betriebseinnahmen bzw. Betriebsausgaben? Zu welchem Zeitpunkt müssen Sie diese erfassen? Wenn Ihr Unternehmen außerdem mit Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer zu tun hat, erfahren Sie, was diesbezüglich zu beachten ist. In der Praxis begegnen Ihnen viele Belege. Wie Sie diese Belege behandeln und wie Sie damit zu einer rechtssicheren EinnahmeÜberschussrechnung und, falls notwendig, auch zu einer Umsatzsteuer-Erklärung gelangen, wird anhand vieler Beispiele erläutert. Bei der Erfassung Ihrer Belege haben Sie die Wahl zwischen der „per-Hand-Methode“ und drei verschiedenen Buchführungsprogrammen. Das Buch zeigt viele Formen von Betriebseinnahmen und -ausgaben. Wenn Sie die Grundregeln der ersten drei Kapitel kennen, brauchen Sie danach nur die Kapitel auszuwählen, die für Ihr Unternehmen relevant sind. Aktualisierung Aktualisierungsservice – www.iristhomsen.de im Internet Ich habe für meine Leserinnen und Leser eine Internetseite eingerichtet. Änderungen bzw. Neuerungen zu Themen, die in diesem Buch beschrie ben sind, finden Sie unter www.iristhomsen.de. Gerne können Sie auch per eMail Fragen stellen oder Feedback geben. Hinweis zu den Fibukonten für 2007: Durch die Mehrwertsteuererhöhung von 16 % auf 19 %, werden die Standardkonten für Wareneinkauf und Erlöse, die bis 31.12.2006 für 16 % USt gelten, ab dem 1.01.2007 für 19 % USt verwendet. Zusätzlich wird es neue Konten geben, um auch im Jahr 2007 Kosten und Umsätze mit 16 % USt zu erfassen.

9

1

Einstieg in die Einnahme Überschussrechnung

Frage:

Üben Sie eine freiberufliche Tätigkeit aus? oder

Führen Sie einen Gewerbebetrieb, der nicht im Handelsregister eingetragen ist (ggf. Ich-AG) oder einen Verein, dessen Umsatz unter 500.000 € (350.000€ bis 2006) oder dessen Gewinn unter 30.000 € liegt? oder

Führen Sie einen land- und forstwirtschaftlichen Betrieb und liegt der Wirtschaftswert von selbst bewirtschafteten Flächen unter 25.000 € oder liegt Ihr Gewinn unter 30.000 €? Antwort:

Dann halten Sie das richtige Buch in der Hand! Sie dürfen die Einnahme-Überschussrechnung anwenden, d. h. Sie können auf die doppelte Buchführung verzichten. Die EinnahmeÜberschussrechnung ist eine von zwei Gewinnermittlungsarten für Unternehmen, die das Einkommensteuergesetz vorschreibt. Sie ist die unternehmerfreundlichste Gewinnermittlungsart.

Sie haben weniger Arbeit.

10

Sie versteuern nur realisierte Gewinne.

Einstieg in die EinnahmeÜberschussrechnung

1

Die zweite Gewinnermittlungsart, die „Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung“ für alle Kapitalgesellschaften, größere Gewerbebetriebe, größere Vereine und größere land- und forstwirtschaftliche Betriebe, erfordert wesentlich mehr Arbeitsaufwand. Hier müssen Sie die doppelte Buchführung anwenden. Für kleine und kleinste land- und forstwirtschaftliche Betriebe bietet das Einkommensteuergesetz eine dritte Variante an, die „Gewinnermittlung nach Durchschnittssätzen“. Hier wird Ihr Gewinn anhand Ihrer Bodenwerte, Pachtzinsen und Vieheinheiten ermittelt. Für die Einnahme-Überschussrechnung und die Bilanz mit Gewinnund Verlustrechnung gilt gleichermaßen: Einnahmen – Ausgaben = Gewinn oder Verlust Allerdings werden hier ausschließlich Ihr land- und forstwirtschaftlicher Betrieb oder Ihr Verein oder Ihr Unternehmen betrachtet.

+

-

=

Es zählen nur Einnahmen, die Ihr Unternehmen erwirtschaftet (Betriebseinnahmen) …

… und nur Ausgaben, die anfallen, um Einnahmen zu erzielen (Betriebs ausgaben). Betriebsausgaben müssen angemessen sein, dann werden Sie vom Finanzamt akzeptiert.

Ihr Unternehmerlohn gehört nicht zu den Betriebsausgaben. Ihr Arbeitslohn ist der Gewinn Ihres Unternehmens.

Für den Gewinn müssen Sie, abhängig von seiner Höhe, Einkommensteuer oder Körperschaftssteuer (Einkommensteuer für juristische Personen) und ggf. Gewerbesteuer zahlen. Dieses Kapitel zeigt Ihnen die Vorteile, die Ihnen die EinnahmeÜberschussrechnung gegenüber der Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung bietet. Sie lernen die Darstellungsform kennen und erfahren, in welchem Fall Sie zu einer anderen Gewinnermittlungsart wechseln können oder müssen.

11

1

Einstieg in die EinnahmeÜberschussrechnung

1.1 Gewinn wird erst versteuert, wenn er tatsächlich geflossen ist

•

• • •

•

• •

Vorteile der EinnahmeÜberschuss rechnung gegenüber der Bilanz

Der Gewinn ergibt sich aus tatsächlich geflossenen Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben, egal in welches Jahr sie wirtschaftlich gehören. Dadurch zahlen Sie nur Steuern, wenn Sie Ihre Gewinne realisiert haben. Das sorgt für höhere Liquidität. Einfache Gewinnsteuerung durch Verlagerung von Einnahmen und Ausgaben ins Abschlussjahr oder ins Folgejahr. Der Arbeitsaufwand für eine Einnahme-Überschussrechnung ist wesentlich geringer. Das spart Zeit und Geld, das gilt auch für die Steuerberaterrechnung. Im Gegensatz zur Bilanz müssen Sie hier keine Aufzeichnungen führen über Vermögen, Schulden, Forderungen und Verbindlichkeiten Ihres Unternehmens. Die Inventur, die Bewertung von Vermögen und Schulden am Jahresende, entfällt. Sie müssen lediglich über Ihr Anlagevermögen eine Abschreibungsliste führen.

Dagegen müssen Sie im Rahmen der Bilanzierung jede Veränderung in den Werten des Unternehmens aufzeichnen. In der Gewinn- und Verlustrechnung erfassen Sie eingenommene und zu erwartende Umsätze, bezahlte und zu erwartende Ausgaben, die wirtschaftlich in das Abschlussjahr gehören, unabhängig vom Zahlungszeitpunkt. In der Bilanz erfassen Sie Geldeingänge und -ausgänge, Zu- und Abgang von Anlagevermögen, Vorräten, Forderungen, Verbindlichkeiten u. v. m. Das folgende Beispiel zeigt Ihnen den Unterschied: Beispiel: Rechnung KfzVersicherung noch offen Kauf Büromaterial bar Umsatz bar Umsatz in Rechnung gestellt

12

1.000,00 € 600,00 € 4.000,00 € 2.000,00 €

Vorteile der EinnahmeÜberschussrechnung gegenüber der Bilanz

1

Diese vier Geschäftsvorfälle werden nun im Rahmen der Einnahme Überschussrechnung und im Vergleich dazu im Rahmen der Bilanz mit Gewinn und Verlustrechnung erfasst, allerdings ohne Berücksichtigung der Umsatzsteuer. EinnahmeÜberschussrechnung Betriebseinnahmen Erlöse (tatsächlich eingenommen)

4.000,00 €

Betriebsausgaben Büromaterial (tatsächlich gezahlt)

600,00 €

Gewinn:

3.400,00 € Bilanz

Vermögen (Aktiva) Kasse

Kapital (Passiva) Gewinn

Abgang

600,00 €

+Zugang

+4000,00 €

Forderungen

+Zugang

+4.400,00 €

Verbindlichkeiten

+Zugang

+2000,00 €

+Zugang

+1.000,00 €

Summe

5.400,00 €

Summe

5.400,00 €

Gewinn und Verlustrechnung Aufwendungen Erlöse KfzVersicherung Bürobedarf Gewinn

1.000,00 €

Erlöse

6.000.00 €

600,00 € 4.400.00 €

Sie sehen: Die Einnahme-Überschussrechnung erfordert weniger Arbeitsaufwand. Gewinn wird erst versteuert, wenn er tatsächlich geflossen ist. Das heißt aber nicht, dass Sie im Rahmen der Bilanzierung mehr Gewinn versteuern. Gleichgültig welche Gewinnermittlungsart Sie anwenden, Sie werden über alle Jahre des Firmenbestehens den gleichen Gewinn versteuern. Die Gewinnermittlungsarten unterscheiden sich nur im Zeitpunkt der Versteuerung.

13

1

Einstieg in die EinnahmeÜberschussrechnung

Während bilanzierende Unternehmen den Umsatz bereits versteuern, wenn der Auftrag abgeschlossen wurde, müssen EinnahmeÜberschussrechner den Umsatz erst versteuern, wenn sie das Geld erhalten haben. Zahlt ein Kunde nachweislich nicht, wird bei bilanzierenden Unternehmen im Jahr des Forderungsausfalls der Gewinn um diese Rechnung reduziert, sodass über mehrere Jahre gesehen beide das Gleiche versteuern.

1.2 Keine Buchfüh rungspflicht

Wer darf die Einnahme Überschussrechnung anwenden?

Die Einnahme-Überschussrechnung darf von allen Unternehmen und Vereinen angewendet werden, die nach § 141 AO nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind: • Alle Freiberufler, unabhängig von Umsatz und Gewinn • Gewerbliche Unternehmen und Ich-AGs, die nicht im Handelsregister eingetragen sind und deren jährlicher Umsatz oder Gewinn unter den folgenden Grenzen liegt: − Umsatz unter 500.000 € (350.000 € bis 2006) − Gewinn unter 30.000 € • Vereine, deren jährlicher Umsatz oder Gewinn unter den o. g. Grenzen liegt • Land- und forstwirtschaftliche Betriebe, deren Wirtschaftswert von selbst bewirtschafteten Flächen unter 25.000 € liegt oder deren jährlicher Gewinn unter 30.000 € liegt Achtung: Land und forstwirtschaftliche Betriebe können nur auf Antrag die EinnahmeÜberschussrechnung anwenden, ansonsten erwartet das Finanzamt die Gewinnermittlung nach „Durchschnittssätzen EStG § 13a“. Die Antragstellung muss zwölf Monate nach Ablauf des entspre chenden Abschlussjahres schriftlich erfolgen. Möchten Sie Ihren Gewinn für das Jahr 2007 im Rahmen der Einnahme Überschussrechnung ermitteln, müssen Sie den Antrag bis zum 31.12.2008 gestellt haben.

14

Was gilt für die freiberufliche Tätigkeit?

1

Kapitalgesellschaften, wie GmbH, AG, sind immer im Handelsregister eingetragen und buchführungspflichtig. Daher dürfen diese die Einnahme-Überschussrechnung nie anwenden. Wenn Sie Ihr Unternehmen gerade erst gegründet haben und damit rechnen, relativ bald die Umsatz- oder Gewinngrenze zu überschreiten, können Sie trotzdem mit der Einnahme-Überschussrechnung beginnen und warten, bis das Finanzamt Sie auffordert, zu Beginn des nächsten Jahres zur Bilanz zu wechseln. Achtung: Fallen in Ihrem Unternehmen viele Rechnungen und Belege an, kann der Wechsel von der EinnahmeÜberschussrechnung zur Bilanz sehr ar beitsaufwändig werden. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, ob es vielleicht doch günstiger ist, sofort mit der Bilanz zu beginnen.

1.3

Was gilt für die freiberufliche Tätigkeit?

Freiberufler können ihren Gewinn immer durch EinnahmeÜberschussrechnung ermitteln, unabhängig von der Höhe ihres Umsatzes oder ihres Gewinns. Sie sind grundsätzlich nicht zur Buchführung verpflichtet. Im Gegensatz zu Gewerbebetrieben zahlen Freiberufler für Ihren Gewinn nur Einkommensteuer. Sie sind von der Gewerbesteuer befreit. Zur freiberuflichen Tätigkeit zählen alle selbstständig ausgeübten Tätigkeiten im wissenschaftlichen, künstlerischen, schriftstellerischen, unterrichtenden und erzieherischen Bereich. Dazu gehören z. B. Ärzte, Hebammen, Krankengymnasten, Architekten, Ingenieure, beratende Betriebs- oder Volkswirte, Rechtsanwälte, Notare, Steuerberater, Dolmetscher, Journalisten, Fotografen, Musiker, Künstler, Designer für Einzelstücke, Sprachheilpädagogen, Softwareentwickler und einige mehr. Im Einkommensteuergesetz § 18 sind alle anerkannten freiberuflichen Tätigkeiten aufgelistet. Außerdem liegen inzwischen viele Urteile des Bundesfinanzhofs (BFH) vor. Wenn Sie Ihre Tätigkeit oder eine ähnliche nicht in dieser Liste finden, haben Sie die

Wer arbeitet freiberuflich?

15

1

Einstieg in die EinnahmeÜberschussrechnung

Möglichkeit, ein Sachverständigengutachten einzuholen. Erkundigen Sie sich bei Ihrer zuständigen Kammer oder Berufsorganisation. Achtung: Bei Freiberuflern steht die unmittelbare, persönliche und individuelle Arbeitskraft im Vordergrund. In der Regel ist hierfür eine besondere Ausbildung oder Begabung erforderlich. Freiberufler dürfen fachlich vorgebildete Mitarbeiter einstellen, müssen aber jeden einzelnen Auf trag leitend und eigenverantwortlich durchführen. Ist das nicht der Fall, kann das Finanzamt einen Gewerbebetrieb vermuten.

Gewerbebetriebe müssen Gewerbesteuer zahlen und, wenn sie größer werden, zur doppelten Buchführung übergehen. Gewerbliche Tätigkeit

Beispiele für gewerbliche Tätigkeit: Apotheken, Optiker, Zahntechniker, Kosmetiker, Friseure, Versicherungs) vermittler, Makler, Marketingfirmen, Gebrauchsgrafiker und )designer, Fotografen, Softwarevertrieb und einige mehr.

1.4

Welche Gründe sprechen für den Wechsel der Gewinnermittlungsart?

Wann können Sie zur Bilanzierung übergehen? Jederzeit! Sie sind nicht dazu verpflichtet, Ihren Gewinn im Rahmen der Einnahme-Überschussrechnung zu ermitteln. Jeder Selbstständige kann von Anfang an freiwillig Bücher führen oder zu Beginn eines jeden Jahres zur Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung wechseln. Wenn Sie freiwillig die doppelte Buchführung anwenden, verlieren Sie dadurch nicht Ihren freiberuflichen Status. Sie ermitteln Ihren Gewinn lediglich auf eine andere Weise.

Möglich Vorteile der Bilanz mit Gewinn und Verlustrechnung In der Bilanz wird das gesamte Vermögen eines Unternehmens dargestellt und sie gibt Auskunft darüber, wodurch das Vermögen finanziert wurde: aus eigenen oder fremden Mitteln. In der Gewinn-

16

Welche Gründe sprechen für den Wechsel der Gewinnermittlungsart?

1

und Verlustrechnung werden die Ausgaben den Einnahmen gegenübergestellt, die wirtschaftlich in das Abschlussjahr gehören, unabhängig vom Zahlungszeitpunkt. Die doppelte Buchführung ist zwar mit mehr Arbeitsaufwand verbunden, dafür ist sie wesentlich übersichtlicher und aussagekräftiger. Beispiel: Angenommen Sie haben im ersten Halbjahr 50 Computer gekauft und nur 30 weiterverkauft. Im Rahmen der doppelten Buchführung wird der Verkaufserlös von 30 Computern dem Einkaufspreis von 30 Computern gegenübergestellt sowie allen Verwaltungskosten, die im ersten Halb jahr angefallen sind, ob bezahlt oder nicht. Sie sehen hier den Gewinn bezogen auf den Verkauf von 30 Computern. Die anderen 20 Computer stehen in Ihrer Bilanz unter Vorratsvermögen. In der Einnahme Überschussrechnung würde in diesem Fall der Verkaufserlös der 30 Computer dem Einkaufspreis von 50 Computern gegenüberstellt sowie allen Verwaltungskosten, die Sie im ersten Halbjahr gezahlt haben. Die ses Ergebnis ist für die Beurteilung Ihres Unternehmens nicht ausrei chend.

Es gibt Unternehmen und Vereine, die ihren Gewinn nicht nur für das Finanzamt ermitteln. Sie müssen ihre Zahlen auch Banken oder Investoren vorlegen. Vereine, die im Rahmen von Förderprogrammen Zuschüsse erhalten, müssen ebenfalls ihre Zahlen regelmäßig mitteilen. Oft wird zusätzlich zur Einnahme-Überschussrechnung eine Vermögensaufstellung gefordert sowie eine Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben, die außerdem in den gefragten Zeitraum gehören und noch nicht geflossen sind. Dies entspricht eigentlich dem, was die Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung bietet. Je nachdem, wie oft Sie diese Zahlen parat haben müssen, könnte es sinnvoller sein zur doppelten Buchführung zu wechseln, so können Sie in einem Arbeitsgang mehreren Anforderungen gerecht werden. Ein weiterer Grund für den Wechsel zur Bilanzierung liegt in den umfangreichen Gewinnsteuerungsmöglichkeiten. Hatten Sie in einem Jahr einen extrem hohen Gewinn, könnten Sie diesen Gewinn unter Umständen durch gewisse Bewertungsmethoden auf mehrere Jahre verteilen.

17

1

Einstieg in die EinnahmeÜberschussrechnung

Tipp: Die Bilanz erfordert mehr Arbeitsaufwand und das wirkt sich auch in Ihrer Steuerberaterrechnung aus. Dasselbe gilt für die Übergangs rechnungen im Jahr des Wechsels. Denken Sie daran, bevor Sie zur Bilanz wechseln.

Wann müssen Sie zur Bilanzierung übergehen? Wechsel der Gewinn ermittlungsart

Sie müssen grundsätzlich erst zur doppelten Buchführung wechseln, wenn das Finanzamt Sie dazu auffordert. In der Regel wird das Finanzamt Sie im laufenden Jahr auffordern, zu Beginn des folgenden Wirtschaftsjahres eine Bilanz aufzustellen. Sie sind nicht verpflichtet, von sich aus die Gewinnermittlungsart zu wechseln. Beispiel: Sie überschreiten die Umsatz oder Gewinngrenzen im Jahr 2006. Fest stellung durch das Finanzamt im Jahr 2007. Doppelte Buchführung ab 01.01.2008.

Grenzen über schritten

Umwandlung Gewerbebetrieb

Betriebsaufgabe

18

Ob Ihr Unternehmen die Umsatz- oder Gewinngrenze überschritten hat, kann das Finanzamt in der Regel erst im Rahmen Ihrer Steuererklärung feststellen. Wenn Sie Ihre Steuererklärung nun sehr spät einreichen, können Sie Ihren Gewinn länger durch die EinnahmeÜberschussrechnung ermitteln, als Sie „eigentlich“ dürften. Sie müssen ebenfalls zu Beginn des folgenden Wirtschaftsjahres eine Bilanz aufstellen, wenn Ihre freiberufliche Tätigkeit nach einer Betriebsprüfung oder einem Gerichtsverfahren in eine gewerbliche Tätigkeit umgewandelt wird und Ihr Unternehmen gleichzeitig die Umsatz- oder Gewinngrenzen überschreitet. Im Fall einer Betriebsaufgabe oder der Veräußerung werden Sie zwangsläufig buchführungspflichtig, d. h. Sie erstellen bis zur Betriebsaufgabe die Einnahme-Überschussrechnung und ermitteln anschließend den Aufgabegewinn. Dieser umfasst alle offenen Rechnungen sowie die zu erwartenden Kosten. Hier wird auf einen Stichtag der Gewinn vorsichtig bewertet.

So sieht die EinnahmeÜberschussrechnung aus

1

Achtung: Wenn Sie dem Finanzamt im ersten Jahr eine Eröffnungsbilanz einrei chen bzw. eine doppelte Buchführung einrichten, müssen Sie – zumin dest im ersten Jahr – bilanzieren.

Beim Wechsel der Gewinnermittlungsart ist im Jahr des Wechsels eine Ermittlung des Übergangsgewinns bzw. -verlusts erforderlich (R4.6 Einkommensteuerrichtlinien).

1.5

Übergangs gewinn

So sieht die Einnahme Überschussrechnung aus

EinnahmeÜberschussrechnung ohne Formular Bis 2004 genügte für alle, die ihren Gewinn im Rahmen der Einnahme-Überschussrechnung ermitteln, eine relativ formfreie Aufstellung der Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben. Ab 2005 gilt diese Variante nur noch für Kleinstbetriebe und kleine Vereine. Folgende Positionen sollten Sie in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung gesondert erfassen, soweit diese in Ihrem Fall vorkommen. Alle anderen lassen Sie einfach weg. EinnahmeÜberschussrechnung für die Zeit vom 01.01.31.12. … Betriebseinnahmen Einnahmen umsatzsteuerfrei

+

Einnahmen umsatzsteuerpflichtig netto

+

Erlöse aus Verkauf Anlagevermögen

+

Privatnutzung Kfz netto

+

Privatentnahme Waren netto

+

Privatnutzung Telefon netto

+

vereinnahmte Umsatzsteuer

+

UmsatzsteuerErstattung

+

Steuererstattungen

+

Auflösung Ansparrücklage, Gewinnzuschlag

+

Summe

=

+

19

1

Einstieg in die EinnahmeÜberschussrechnung

Betriebsausgaben Ausgaben netto

"

Abschreibung Anlagevermögen

"

Anlagenabgang (Restbuchwert)

"

Abschreibung GWG, Sonderabschreibung

"

Kfz"Kosten netto

"

Geschenke netto

"

Bewirtungskosten netto

"

Reisekosten

"

Telefon netto

"

Zinsen

"

Ansparrücklage bilden

"

gezahlte Vorsteuer

"

Umsatzsteuer"Zahlung

"

Steuerzahlung

"

Summe

=

Gewinn oder Verlust

"

+/"

EinnahmeÜberschussrechnung auf dem Formular „Anlage EÜR“ Gewinn" ermittlung nach amtlichem Formular

20

Seit 2005 müssen Einnahme-Überschussrechner den Gewinn auf einem speziellen Formular ermitteln, in dem die Betriebseinnahmen und -ausgaben in entsprechende Felder eingetragen werden. Ähnlich wie bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung (Anlage V) oder Einkünften aus nichtselbstständiger Tätigkeit (Anlage N), müssen Sie diese „Gewinnermittlung nach folgendem amtlich vorgeschriebenen Vordruck" (Anlage EÜR) Ihrer Steuererklärung beifügen. Von der Abgabe dieses Formulars befreit sind Kleinstunternehmen, deren Einnahmen unter 17.500 € liegen, sowie steuerbegünstigte Vereine, deren Einnahmen aus einem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb 30.678 € inkl. Umsatzsteuer nicht übersteigen.

So sieht die EinnahmeÜberschussrechnung aus

1 Anlage EÜR

21

Erstellt von Haufe Mediengruppe, Hindenburgstraße 64, 79102 Freiburg

1

22

Einstieg in die EinnahmeÜberschussrechnung

So sieht die EinnahmeÜberschussrechnung aus

1

Erstellt von Haufe Mediengruppe, Hindenburgstraße 64, 79102 Freiburg

23

1

Einstieg in die EinnahmeÜberschussrechnung

Das Formular „Anlage EÜR“ finden Sie auch auf der CD-ROM. Da sich die Zeilen im Formular in jedem Jahr ändern, werden in diesem Buch die Feldnummern genannt, in die Sie die Zahlen eintragen können. Leider gibt es drei Feldnummern, die doppelt vergeben wurden. Zu diesen Feldern erhalten Sie zusätzlich den Hinweis, ob zum Beispiel das Feld 140 in den Betriebseinnahmen oder das Feld 140 in den Betriebausgaben gemeint ist. Achtung: Wer eine ordentliche formlose EinnahmeÜberschussrechnung beim Finanzamt einreicht und auf die Abgabe des Formulars verzichtet, kann Glück haben. Laut einer Verfügung des OFD Münster vom 7.04.2006 wird das Finanzamt das Formular zwar immer anfordern, aber nicht immer durchsetzen. In jedem Fall dann, wenn die Gewinnermittlung nicht ordnungsgemäß ist, wird das Finanzamt auf die Abgabe bestehen und ggf. Zwangsgeld festsetzen.

Besonderheit: EinnahmeÜberschussrechnung bei gemeinnützigen Vereinen Gemeinnützige Vereine genießen Steuervorteile. Sie werden erst körperschaftssteuer- und gewerbesteuerpflichtig, wenn Sie Einnahmen aus einem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb erzielen und diese über 30.678 € inkl. Umsatzsteuer liegen. Was heißt das genau? Ein steuerbegünstigter Verein besteht aus folgenden Bereichen, und für jeden Bereich muss der Gewinn getrennt dargestellt werden. D. h. Sie stellen die Einnahmen den entsprechenden Ausgaben gegenüber und erhalten so mehrere Ergebnisse. • Ideeller Bereich: Mitgliedsbeiträge, Spenden, staatliche Zuschüsse. • Bereich Vermögensverwaltung: Zinserträge, Miet- und Pachteinnahmen. • Bereich Zweckbetrieb: kulturelle Veranstaltungen, genehmigte Lotterien, Vermietung von Sportstätten an Mitglieder, Behindertenwerkstätten, Volkshochschulen, sportliche Veranstaltungen, soweit die Einnahmen inkl. Umsatzsteuer unter 30.678 € liegen.

24

So sieht die EinnahmeÜberschussrechnung aus

•

1

Der Verkauf von Speisen und Getränken sowie Werbeeinnahmen stellen immer einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb dar. Bereich wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb: Verkauf von Speisen und Getränken, Werbeeinnahmen, gesellige Veranstaltungen, sportliche Veranstaltung mit Einnahmen inkl. Umsatzsteuer über 30.678 €.

Gewinne des ideellen Bereichs, der Vermögensverwaltung und des Zweckbetriebs sind bei einem gemeinnützigen Verein ertragssteuerfrei. Für diese Bereiche können Sie die Ergebnisse formfrei, also ohne Formular, ermitteln. Das Gleiche gilt für den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, soweit die Einnahmen unter der o. g. Freigrenze liegen. Liegen Sie Einnahmen des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebes über der Freigrenze, muss der Verein den Gewinn auf dem neuen Formular ermitteln. Tipp: Buchführungsprogramme unterstützen das Formular „Anlage EÜR“. Sind Ihre Belege erfasst, bieten Ihnen die Programme beide Varianten der Einnahme&Überschussrechnung. D. h. Sie können zum Beispiel für die Bank die klassische Variante und für das Finanzamt das Formular drucken.

Über die einzelnen Positionen der formfreien Einnahme-Überchussrechnung und die Zeilen bzw. Felder des Formulars erfahren Sie in den folgenden Kapiteln mehr. Kapitel 5: „Betriebseinnahmen richtig erfassen“ Kapitel 6: „Betriebsausgaben richtig erfassen“

25

2

Grundregeln der Einnahme Überschussrechnung

In diesem Kapitel geht es um den Gewinn Ihres Unternehmens, für den Sie ggf. folgende Steuern zahlen: Freiberufler Land und forstwirtschaftliche Betriebe Gewerbebetriebe Vereine

Einkommensteuer Einkommensteuer Einkommensteuer und Gewerbesteuer Körperschaftssteuer und Gewerbesteuer

Das Einkommensteuergesetz § 4 Abs. 3 schreibt die Gewinnermittlung vor (auch 4-3-Rechnung genannt). Ob Sie sich darüber hinaus auch mit der Umsatzsteuer befassen müssen, erfahren Sie im nächsten Kapitel.

2.1

Einnahmen und Ausgaben müssen geflossen sein

Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben erfassen Sie in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung erst, wenn die Zahlungen tatsächlich geflossen sind. Beispiel: Sie bezahlen eine Reparaturrechnung vom 20.11.2006 erst im Februar 2007. Ermitteln Sie nun Ihren Gewinn für das Jahr 2006, wird diese Be* triebsausgabe nicht erfasst. Diese Rechnung mindert Ihren Gewinn erst im Jahr 2007.

Was bedeutet das für Sie in der Praxis? Um die Einnahme-Überschussrechnung zu erstellen, brauchen Sie alle Belege, die Sie im Abschlussjahr bezahlt bzw. die Sie erhalten haben.

26

Einnahmen und Ausgaben müssen geflossen sein

Trennen Sie Barbelege von Bankbelegen, d. h. von Rechnungen, die Ihre Kunden überwiesen oder Rechnungen, die Sie überwiesen oder per Scheck gezahlt haben. Bei Ihren Barbelegen ist der Zahlungszeitpunkt eindeutig: Sie müssen alle Belege mit dem Datum des Abschlussjahres erfassen. Ihre Bankbelege erfassen Sie nur, soweit Sie auch im Abschlussjahr geflossen sind, unabhängig vom Rechnungsdatum. Sie müssen jede Rechnung prüfen, ob die Zahlung erfolgte oder nicht. Dazu benötigen Sie Ihre Kontoauszüge, Überweisungsträger sowie Ihr Scheckausgangsbuch.

2 Trennung von Bar* und Bank* belegen

Zahlungszeitpunkt ist abhängig von der Zahlungsart Finden Sie die Zahlungsausgänge sowie die Zahlungseingänge auf Ihren Kontoauszügen des Abschlussjahres, ist die Sache eindeutig. Aber wie sieht der Zu- und Abfluss am Jahresende aus? Was ist mit der Überweisung, die Sie im Abschlussjahr angewiesen haben und nicht auf Ihrem Kontoauszug erscheint? Was ist mit dem Scheck, den Sie am 30.12. von Ihrem Kunden erhalten haben? Wann gilt das Geld als zu- oder abgeflossen? Zahlungsart

Zahlungszeitpunkt

Arzthonorar

Kassenärztliche Vereinigung: Zufluss bei Gutschrift auf dem Bankkonto des Arztes Achtung: Die Praxisgebühr ist eine Barein* nahme.

Zu* und Abfluss

Privatärztliche Vereinigung: Zufluss bei Gutschrift auf dem Bankkonto der Verrechnungsstelle Kreditkarte, ECKarte

Abfluss bei Unterschrift des Zahlungsbelegs Zufluss bei Gutschrift auf Ihrem Bankkonto

Lastschrift

Abfluss bei Abbuchung von Ihrem Bankkonto Zufluss bei Gutschrift auf Ihrem Bankkonto

Provisionen von Versicherungs unternehmen und Bausparkassen

Zufluss bei Gutschrift auf Ihrem Kautions* oder Rücklagenkonto

Scheck

Abfluss grundsätzlich mit Ausgabe des Schecks; bei Übergabe an die Post gilt das Datum laut Postausgangsbuch

27

2

Grundregeln der EinnahmeÜberschussrechnung

Zahlungsart

Zahlungszeitpunkt

Scheck

Zufluss grundsätzlich bei Entgegennahme des Schecks (wenn die bezogene Bank den Scheck sofort auszahlen oder gutschreiben würde)

Überweisung

Abfluss bei Hingabe des Überweisungsbelegs an die Bank Zufluss bei Gutschrift auf Ihrem Bankkonto

Umbuchungen des Finanzamts (Verrechnung von Nachzahlung und Erstattung)

Datum laut Umbuchungsmitteilung

Zinsen

Zufluss/Abfluss grundsätzlich in dem Jahr, in das sie wirtschaftlich gehören

Tipp: Schreiben Sie bereits bei der Zahlung auf die Rechnung, wann Sie die Überweisung ausgeführt oder den Scheck ausgestellt haben. Umgekehrt schreiben Sie auf die Kundenrechnungen, wann Sie den Scheck erhalten haben oder das Geld auf Ihrem Konto gutgeschrieben wurde. Das er spart Ihnen am Jahresende die aufwändige Prüfung. Wenn Sie mit einem Buchführungsprogramm arbeiten bzw. Ihre Belege für den Steuerberater vorbereiten, wäre es optimal, jeweils die entspre chenden Rechnungen und Belege hinter den entsprechenden Kontoaus zug zu heften. Offene Rechnungen am Jahresende

Alle Rechnungen, die im Abschlussjahr noch offen sind, unabhängig vom Rechnungsdatum, heften Sie einfach in den Ordner für das nächste Jahr. Wie Sie Ihre Betriebseinnahmen und -ausgaben in der EinnahmeÜberschussrechnung bzw. im Formular erfassen, wird in den Kapiteln 5 und 6 beschrieben. Achten Sie immer auf den Zahlungszeitpunkt. Kapitel 5 „Betriebseinnahmen richtig erfassen“ Kapitel 6 „Betriebsausgaben richtig erfassen“

Ausnahme: regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben Regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben, die 10 Tage vor und 10 Tage nach dem 31.12. geflossen sind, müssen Sie in dem Jahr erfassen, in das sie wirtschaftlich gehören.

28

Einnahmen und Ausgaben müssen geflossen sein

2

Dazu gehören: • Einnahmen wie Miete, Pacht und Arzthonorar von kassenärztlichen Vereinigungen • Ausgaben wie Miete, Nebenkosten, Renten, Löhne und Gehälter Dazu gehören nicht: • Umsätze aus Warenverkäufen und Dienstleistungen • Wareneinkäufe • Umsatzsteuer-Vorauszahlungen Um dies zu überprüfen, benötigen Sie nicht nur die Kontoauszüge für das Abschlussjahr, sondern auch die vom 22.12. bis 31.12. des Vorjahres sowie die vom 01.01. bis 11.01. des Folgejahres. Sehen Sie sich die einzelnen Positionen dieser Kontoauszüge an. Entdecken Sie hier Zinsen oder Mieten, die eigentlich in das Abschlussjahr gehören, müssen Sie diese auch im Abschlussjahr erfassen, obwohl sie früher oder später gezahlt wurden. Umgekehrt müssen Sie Zahlungen, die nicht in das Abschlussjahr gehören, rausnehmen. Beispiel: ZehnTageFrist Die Miete für Januar 2007 wird am 30.12.2006 abgebucht. Hier handelt es sich um eine regelmäßig wiederkehrende Ausgabe und die Zahlung lag in der Zeit vom 22.12.06 und 11.01.07. In diesem Fall gehört die Miete in das Jahr 2007. Sie erhalten die Pacht für Dezember erst am 05.01.2007. Der Zahlungs eingang erfolgte innerhalb der ZehnTageFrist, also gehört die Pacht einnahme in das Jahr 2006. Wird die Miete für Januar 2007 bereits am 28.12.2006 abgebucht, gehört diese Betriebsausgabe erst in das Jahr 2007. Sie überweisen den Lohn für Dezember erst am 15.01.2007. Die Zah lung lag außerhalb der ZehnTageFrist, daher gehört diese Ausgabe in das Jahr 2007.

Achten Sie darauf, dass Sie diese regelmäßig wiederkehrenden Einnahmen und Ausgaben nicht doppelt erfassen! Notieren Sie sich alle Positionen, die Sie abgegrenzt haben, d. h. Mieten, die auf dem Kontoauszug des Abschlussjahres stehen, aber ins Vorjahr gehören, oder Pacht, die erst im Folgejahr auf dem Kontoauszug steht, die Sie aber bereits im Abschlussjahr erfasst haben.

29

2

Grundregeln der EinnahmeÜberschussrechnung

Tipp: Am Jahresende können Sie Ihren Gewinn beeinflussen, indem Sie offene Rechnungen noch im alten Jahr bezahlen oder erst im neuen Jahr. Gleichzeitig können Sie mit Ihren Kunden vereinbaren, dass sie Ihre Rechnungen noch im alten Jahr bzw. erst im neuen Jahr bezahlen. Natürlich nur, wenn es auch unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten sinnvoll ist und Ihre Liquidität dies zulässt.

Ausnahme der Ausnahme: Zinsen Regelmäßig wiederkehrende Zinsen werden immer in dem Jahr erfasst, in das sie wirtschaftlich gehören, unabhängig von der ZehnTage-Frist. Wie Sie diese regelmäßig wiederkehrenden Betriebseinnahmen und -ausgaben in der Einnahme-Überschussrechnung und im Formular erfassen, wird in den Kapiteln 5 und 6 beschrieben: Kapitel 5.10 „Betriebseinnahmen abgrenzen“ Kapitel 6.10 „Betriebsausgaben abgrenzen“

2.2

Fast keine Abgrenzungen am Jahresende, keine Forderungen und Verbindlichkeiten

Einnahme-Überschussrechner müssen ausschließlich regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben nur in der kurzen Zeitspanne von 10 Tagen vor und nach dem 31.12. abgrenzen. D. h. sie müssen diese Zahlungen in dem Jahr erfassen, in das sie wirtschaftlich gehören. Dies gilt ebenfalls für Zinsen, egal wann sie gezahlt wurden. Die folgende Auflistung gibt Ihnen einen Überblick, was Bilanzierende grundsätzlich mit allen Einnahmen und Ausgaben tun müssen, unabhängig davon, wann diese gezahlt werden: • Alle Rechnungen, die wirtschaftlich in das Abschlussjahr gehören, müssen erfasst werden, auch alle offenen. Dasselbe gilt für Löhne, Lohnnebenkosten, Mieten, Forderungen, Verbindlichkeiten etc. • Alle Zahlungen, die geflossen sind und nicht in das Abschlussjahr gehören, müssen herausgenommen werden (aktive und passive Rechnungsabgrenzungsposten).

30

Behandlung von Anlagevermögen •

2

Gewisse Kosten, die wirtschaftlich in das Abschlussjahr gehören und wahrscheinlich anfallen, müssen vorsichtig geschätzt und im Abschlussjahr erfasst werden (Rückstellungen für Steuerberaterrechnung).

Wenn Sie die doppelte Buchführung kennen, sind Ihnen diese Abgrenzungen sicher schon etwas vertraut. Bei der Nutzung eines Buchführungsprogramms begegnen Ihnen die Abgrenzungskonten im Kontenplan. Diese aufwändige Mehrarbeit ist bei der Einnahme-Überschussrechnung nicht erforderlich.

2.3

Behandlung von Anlagevermögen

Bei der Anschaffung von Anlagegütern müssen Sie klären, zu welchem Anteil Sie es betrieblich bzw. privat nutzen. So wird entschieden, ob es sich ausschließlich um Privat- oder Betriebsvermögen handelt. Die Ausnahme bilden Grundstücke und Gebäude. Betriebliche Nutzung von beweglichem Anlagevermögen

unter 10 % ausschließlich Privatvermögen

10 – 50 % Wahlrecht: Privat oder Betriebsvermögen

über 50 % ausschließlich Betriebsvermögen

Vorteile und Nachteile von Betriebsvermögen Vorteil

Nachteil

Die Anschaffungskosten erhöhen Ihr Be triebsvermögen. Die jährliche Abschrei bung sowie alle laufenden Kosten für das Anlagegut sind Betriebsausgaben.

Im Falle eines Verkaufs ist der Verkaufs erlös in voller Höhe Betriebseinnahme.

Vorteile und Nachteile von Privatvermögen Vorteil

Nachteil

Im Falle eines Verkaufs ist der Verkaufserlös eine private Einnahme.

Sie können lediglich die anteiligen Kosten der betrieblichen Nutzung als Betriebsausgaben geltend machen.

31

2

Grundregeln der EinnahmeÜberschussrechnung

Wahlrecht bei 10 % bis 50 % betrieblicher Nutzung Gewillkürtes Betriebs vermögen

Hier handelt es sich um gewillkürtes Betriebsvermögen. Sie haben das Wahlrecht, das Wirtschaftsgut ausschließlich dem Privat- oder dem Betriebsvermögen zuzuordnen. Haben Sie die Wahl getroffen, sind Sie daran gebunden. Diese Wahlmöglichkeit gibt es bei der Einnahme-Überschussrechnung erst seit dem Jahr 2003, bis dahin gab es nur die Zuordnung zum Betriebsvermögen bei betrieblicher Nutzung über 50 %. Seit diesem Zeitpunkt wird Anlagevermögen in beiden Gewinnermittlungsarten gleich behandelt. Achtung: Die Ermittlung des Anteils der betrieblichen Nutzung, z. B. Gegenüber stellung von Gesamtkilometerleistung und Kilometern für betriebliche Zwecke, müssen Sie aufzeichnen. Ihre Entscheidung über die Zuordnung zum Betriebsvermögen müssen Sie jederzeit nachweisen können. Fragen Sie Ihren Steuerberater, ob Sie dem Finanzamt diese Zuordnung bereits im laufenden Jahr mitteilen sollten.

Ausnahme: Grundstücke und Gebäude Es zählt nur der betriebliche Nutzungsanteil

Nutzen Sie eigene Grundstücke und Gebäude betrieblich, wird nur der betriebliche Anteil Ihrem Betriebsvermögen zugeordnet. Die anteilige Abschreibung sowie die anteiligen Kosten sind Betriebsausgaben. Im Falle eines Verkaufs ist der anteilige Verkaufserlös eine Betriebseinnahme. Betriebliche Nutzung von unbeweglichem Anlagevermögen

60 % Privatvermögen

40 % Betriebsvermögen

Tipp: Gehört ein Anlagegut zu Ihrem Betriebsvermögen, können Sie die Ab schreibung sowie laufende Kosten als Betriebsausgaben geltend machen. Im Fall eines Verkaufs ist der Erlös eine Betriebseinnahme.

32

Behandlung von Anlagevermögen

2

Sind die Kosten sehr gering und erwarten Sie einen gewinnbringenden Verkauf, kann es sogar günstiger sein, das Anlagegut im Privatvermögen zu lassen. Diese Entscheidung sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Steuerberater treffen, vor allem im Bereich „Immobilien“.

Abschreibung von Anlagevermögen Hier geht es ausschließlich um Anlagegüter, die zu Ihrem Betriebsvermögen gehören und Ihrem Betrieb tatsächlich zur Verfügung stehen. Anzahlungen reichen hier nicht aus. Beim Anlagevermögen unterscheidet man nicht abnutzbares und abnutzbares Anlagevermögen. Nicht abnutzbares Anlagevermögen Finanzanlagen, Grundstücke, Beteiligungen

Abnutzbares Anlagevermögen Gebäude, Maschinen, Fahrzeuge, Möbel, Software

außerplanmäßige Abschreibung nur in besonderen Fällen

planmäßige Abschreibung vorgeschrieben laut Einkommensteuergesetz

Außerplanmäßige Abschreibung Nicht abnutzbares Anlagevermögen (z. B. Grundstück) bleibt grundsätzlich bis zum Verkauf mit den Anschaffungskosten inkl. Anschaffungsnebenkosten im Betriebsvermögen stehen. Die Anschaffungskosten können Sie nicht Gewinn mindernd geltend machen, lediglich die laufenden Kosten. Erst beim Verkauf wird der Verkaufspreis den Anschaffungskosten gegenübergestellt. Diesen Gewinn oder Verlust erfassen Sie zum Zeitpunkt des Verkaufs in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung. Beispiel: Kaufen Sie ein Grundstück für 100.000 €, das Sie betrieblich nutzen, erhöht das zwar Ihr Betriebsvermögen. Dieser Vorgang mindert Ihren Gewinn nicht. Angenommen Sie verkaufen das Grundstück nach vielen Jahren für 150.000 €, dann mindern die Anschaffungskosten den Ver kaufserlös.

33

2

Grundregeln der EinnahmeÜberschussrechnung

EinnahmeÜberschussrechnung Betriebseinnahmen Verkauf Anlagevermögen Betriebsausgaben Anlagenabgang Gewinn

150.000 € 100.000 € 50.000 €

Das Einkommensteuergesetz lässt nur in Ausnahmefällen eine außerplanmäßige Abschreibung zu. Tipp: Gehören zu Ihrem Betriebsvermögen auch Beteiligungen, Finanzanlagen und Grundstücke, sollten Sie Ihren Steuerberater fragen, in welchen Ausnahmefällen eine außerplanmäßige Abschreibung zulässig ist.

Planmäßige Abschreibung Wertverlust durch Abnutzung

AfATabellen

Abnutzbares Anlagevermögen (z. B. Gebäude, Maschinen, Computer, Software, Internet-Seite etc.) verliert durch die tägliche Nutzung und den technischen Fortschritt im Laufe der Zeit an Wert. Die Anschaffungskosten inkl. Anschaffungsnebenkosten von abnutzbarem Anlagevermögen wirken sich nicht sofort in voller Höhe Gewinn mindernd aus, sondern verteilt über mehrere Jahre im Rahmen der Abschreibung. Das Einkommensteuergesetz schreibt verschiedene Abschreibungsarten vor. Dabei kommt es auf die Art des Wirtschaftsguts an (immateriell, beweglich oder unbeweglich). Außerdem verfügt das Finanzamt über so genannte AfA-Tabellen. Darin ist die gewöhnliche Nutzungsdauer nahezu aller Anlagegüter erfasst. Diese Nutzungsdauer sagt Ihnen, auf wie viel Jahre Sie das Anlagegut abschreiben müssen, z. B. Computer auf 3 Jahre, PKW auf 6 Jahre. Achtung: Haben Sie abnutzbare Anlagegüter angeschafft und erfassen Sie die Abschreibung in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung, müssen Sie eine Abschreibungsliste führen. So kann das Finanzamt die Abschreibung nachvollziehen.

34

Einkauf von Waren und Vorräten gilt sofort als Betriebsausgabe

2

Ausnahme: Geringwertige Wirtschaftsgüter Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) und Trivialsoftware bis zu einem Wert von netto 410 € dürfen im Jahr der Anschaffung in voller Höhe abgeschrieben werden. Die Anschaffungskosten wirken sich also schon im Jahr der Anschaffung in voller Höhe Gewinn mindernd aus. Trotzdem müssen Sie die geringwertigen Wirtschaftsgüter in der Abschreibungsliste erfassen. Die Anschaffung von Anlagevermögen sowie der Verkauf, die Abschreibung von „geringwertigen Wirtschaftsgütern“ sowie die planmäßige Abschreibung von „abnutzbaren Wirtschaftsgütern“ werden in den Kapiteln 5 und 6 behandelt. Dort werden die Ermittlung der Abschreibung sowie deren Erfassung in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung und im Formular gezeigt. Kapitel 5.3 „Verkauf Anlagevermögen“ Kapitel 6.4 „Anlagevermögen – Anschaffung und Abschreibung“ Kapitel 6.5 „Sonderabschreibungen und Ansparrücklage“

2.4

Einkauf von Waren und Vorräten gilt sofort als Betriebsausgabe

Das Finanzamt fordert von Ihnen keine Aufzeichnung über Ihre Lagerbestände. Es ist keine Inventur erforderlich, also müssen Sie auch keine Angaben zu möglichen Bestandsveränderungen machen. Die Anschaffungskosten von „Waren“ und „Sonstigem Vorratsvermögen" sind im Zeitpunkt der Zahlung in voller Höhe als Betriebsausgaben zu erfassen. Beispiel: In Ihrem ersten Geschäftsjahr füllen Sie Ihr Lager und haben dadurch einen hohen Wareneinkauf. Dieser Wareneinkauf ist zum Zeitpunkt der Zahlung in voller Höhe als Betriebsausgabe zu erfassen. Achtung: Seit 1.1.2006 gilt das nicht mehr für Wertpapiere, Beteiligungen und Grundstücke. EinnahmeÜberschussrechner, die damit handeln, können diese Ausgaben, wie Bilanzierende, erst zum Zeitpunkt der Veräußerung ansetzen.

35

2 Keine Bestands Veränderungen

Grundregeln der EinnahmeÜberschussrechnung

Wer die doppelte Buchführung gelernt hat, kennt auch die Übungen zum Thema Bestandsveränderungen von Waren sowie fertigen und unfertigen Erzeugnissen. Wer bilanziert, muss folgenden Grundsatz beachten: Kaufen Sie Waren ein, gehören diese solange zu Ihrem Vorratsvermögen, bis sie verkauft sind. Erst zum Zeitpunkt des Verkaufs wird der Einkaufspreis der Waren als Ausgabe und der Verkaufspreis als Einnahme in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst. Gleichzeitig sinkt Ihr Vorratsvermögen. Am Jahresende wird überprüft, ob Ihre Buchführung mit dem tatsächlichen Lagerbestand laut Inventur übereinstimmt. Ist das nicht der Fall, müssen Sie Ihre Buchführung mithilfe des Kontos „Bestandsveränderungen“ korrigieren. Bestandsveränderungen werden im Rahmen der Einnahme-Überschussrechnung nicht berücksichtigt. Das Finanzamt interessiert sich nicht für Ihren Lagerbestand. Jeder bezahlte Einkauf ist Betriebsausgabe. Tipp: Überlegen Sie, wann Sie Ihre Lager füllen: noch im alten oder erst im neuen Jahr. Der Zahlungszeitpunkt wirkt sich entscheidend auf Ihren Gewinn aus. Wie sieht Ihr Gewinn aus? Ist es sinnvoll, den Gewinn noch etwas zu „drücken", oder ist es besser, die Ausgaben ins nächste Jahr zu verlagern?

Wie Sie den Wareneinkauf in der Einnahme-Überschussrechnung erfassen, wird in Kapitel 6 „Betriebsausgaben“ beschrieben.

2.5

Behandlung von Anzahlungen

Erhaltene Anzahlungen von Ihren Kunden gelten im Rahmen der Einnahme-Überschussrechnung immer zum Zeitpunkt der Zahlung als Betriebseinnahme. Das Gleiche gilt für geleistete Anzahlungen an Lieferanten und Handwerker. Eine Ausnahme bildet die Anzahlung von Anlagevermögen. Hier können Sie nur die Abschreibung als Betriebsausgabe geltend machen. Dabei ist es aber eine Grundvoraussetzung für die Abschreibung, dass das Anlagegut dem Betrieb zur Verfügung stehen muss. Haben Sie es nur angezahlt, können Sie keine Abschreibung geltend machen.

36

Umsatzsteuer und Vorsteuerzahlungen beeinflussen den Gewinn

2

Achtung: Achten Sie darauf, dass in dem Buchführungsprogramm für Ihr Unter nehmen die Option "EinnahmeÜberschussrechnung" eingestellt ist. In diesem Fall werden die Zuweisungen bei den Material und Warenkonten, den Umsatzsteuerkonten sowie den Anzahlungskonten automatisch als Betriebseinnahme bzw. Betriebsausgabe geschlüsselt.

Wie Sie erhaltene und geleistete Anzahlungen in der EinnahmeÜberschussrechnung bzw. im Formular erfassen, wird in den Kapiteln 5 und 6 beschrieben: Kapitel 5.2 „Erlöse – Gutschriften“ Kapitel 6.3 „Waren-/Materialeinkauf – Gutschriften“

2.6

Umsatzsteuer und Vorsteuerzahlungen beeinflussen den Gewinn

Diese Grundregel betrifft nur Unternehmen, die Ihren Kunden Umsatzsteuer in Rechnung stellen bzw. zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Mehr zum Thema Umsatzsteuer erfahren Sie im nächsten Kapitel. In der Einnahme-Überschussrechnung müssen Sie grundsätzlich die Nettowerte sowie die enthaltene Umsatzsteuer gesondert ausweisen. Außerdem müssen Sie die Umsatzsteuer und die Vorsteuer als Betriebseinnahme bzw. als Betriebsausgabe erfassen, soweit sie im Abschlussjahr tatsächlich geflossen sind. • Vereinnahmte Umsatzsteuer und Umsatzsteuererstattungen des Finanzamts sind Betriebseinnahmen • Gezahlte Vorsteuer und Umsatzsteuerzahlungen an das Finanzamt sind Betriebsausgaben Beispiel: Einnahme Überschussrechnung 2007 Betriebseinnahmen Erlöse 19 % USt netto vereinnahmte Umsatzsteuer

Nettowerte und USt gesondert ausweisen

3.000,00 € 570,00 €

37

2

Umsatzsteuer als durchlaufender Posten

Grundregeln der Einnahme Überschussrechnung

Betriebsausgaben Wareneinkauf netto gezahlte Vorsteuer

1.000,00 € 190,00 €

Gewinn

2.380,00 €

Am Jahresende rechnen Sie die vereinnahmte Umsatzsteuer und die gezahlte Vorsteuer im Rahmen der Umsatzsteuererklärung mit dem Finanzamt ab. Die Nachzahlung oder Erstattung erfassen Sie zum Zeitpunkt der Zahlung ebenfalls in der Einnahme-Überschussrechnung. Betrachtet über einen Zeitraum von mehreren Jahren, ist die Umsatzsteuer für Ihr Unternehmen eigentlich ein durchlaufender Posten. Der Einkommensteuersatz erhöht sich dagegen mit der Höhe Ihres Gewinns. Haben Sie in einem Jahr einen besonders hohen Gewinn, zahlen Sie verhältnismäßig mehr Steuern als in einem Jahr mit weniger Gewinn. Achtung: Die vereinnahmte Umsatzsteuer erhöht Ihren Gewinn. Achten Sie darauf am Jahresende. Vielleicht ist es sinnvoll, die Abrechnung mit dem Finanzamt früher vorzunehmen. Die Zahlung an das Finanzamt mindert Ihren Gewinn.

Im Rahmen der Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung werden die Nettowerte der Einnahmen und Ausgaben in der Gewinn- und Verlustrechnung sowie sämtliche Umsatzsteuerbeträge in der Bilanz als Forderungen oder Verbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt erfasst. Die Umsatzsteuer ist bei Bilanzierenden tatsächlich ein durchlaufender Posten. Die Behandlung der Umsatzsteuer und die Abrechnung mit dem Finanzamt sind in Kapitel 3 beschrieben. Wie Sie die Umsatzsteuer in der Einnahme-Überschussrechnung und im Formular erfassen, wird in den Kapiteln 5 und 6 beschrieben: Kapitel 5.7 „Vereinnahmte Umsatzsteuer“ Kapitel 5.8 „Steuererstattungen“ Kapitel 6.8 „Gezahlte Vorsteuer“

38

Warenentnahmen, Kfz und TelefonNutzung Unternehmer

2.7

2

Warenentnahmen, Kfz und Telefon Nutzung Unternehmer

Der Wareneinkauf, die Kfz-Kosten und die Telefonkosten werden in voller Höhe als Betriebsausgaben erfasst. Entnehmen Sie Waren für private Zwecke, behandelt Sie das Finanzamt wie ein Kunde Ihres Unternehmens. Hier handelt es sich um Betriebseinnahmen für Ihr Unternehmen. Besitzt Ihr Unternehmen eines oder mehrere Fahrzeuge, geht das Finanzamt immer davon aus, dass Sie mindestens ein Fahrzeug auch privat nutzen, das Gleiche gilt für das Telefon. Achtung: Nur ein Fahrtenbuch oder ein Einzelgesprächsnachweis kann das Gegenteil beweisen. Liegen Ihnen diese Nachweise nicht vor, ist die anteilige Privatnutzung ebenfalls eine Betriebseinnahme.

Sie müssen alle Entnahmen von Waren aufzeichnen, die anteilige Privatnutzung von Kfz und Telefon ermitteln und als Betriebseinnahme erfassen. Wenn Ihr Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, dann ist auch die Privatnutzung umsatzsteuerpflichtig. Im Kapitel 5 „Betriebseinnahmen“ wird die Ermittlung und die Erfassung der Privatnutzung in der Einnahme-Überschussrechnung bzw. im Formular beschrieben: Kapitel 5.4 „Privatnutzung Kfz – Unternehmer“ Kapitel 5.5 „Private Warenentnahme – Unternehmer“ Kapitel 5.6 „Privatnutzung Telefon – Unternehmer“

2.8

Sachbezüge Arbeitnehmer

Hier handelt es sich nicht um eine Betriebseinnahme für Ihr Unternehmen. Im Gegenteil: Sie haben dadurch mehr Betriebsausgaben. Sie zahlen Ihrem Arbeitnehmer Gehalt und zum Beispiel das Essen. Für Ihren Arbeitnehmer dagegen stellen Sachbezüge Einnahmen dar, für die ggf. Lohnsteuer und Sozialversicherung zu zahlen sind. Sachbezüge lohnsteuer und sozialversicherungsfrei •

Aufmerksamkeiten für besondere Anlässe (Geburtstag) unter 40 € pro Person

39

2

Grundregeln der EinnahmeÜberschussrechnung • •

• •

• •

monatliche Zuwendung (Bewirtung, Geschenke) bis 44 € pro Person Gesamtaufwand für eine Betriebsveranstaltung inkl. Geschenke darf pro Person 110 € nicht übersteigen (max. 2 Veranstaltungen im Jahr) Warengutscheine, einzulösen in Ihrem Unternehmen bis 1.080 € im Jahr Warengutscheine einzulösen bei anderen Unternehmen (Benzingutschein) bis 44 € pro Monat. Wichtig: Der Gutschein darf keine Betragsangabe enthalten und der Gegenstand sowie die Menge müssen festgelegt sein (z. B. 20 l Diesel) Gewährte Rabatte für Waren bis 1.080 € im Jahr Telefonnutzung

Sachbezüge lohnsteuer und sozialversicherungspflichtig • • • •

freie Unterkunft, eine Pauschale gemäß Tabelle der Sachbezugswerte für freie Unterkunft freie Verpflegung, eine Pauschale gemäß Tabelle der Sachbezugswerte für freie Verpflegung Gewährte Rabatte für Waren über 1.080 € im Jahr Privatnutzung Geschäftswagen

Ist der Sachbezug lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig, müssen Sie diese monatlich im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung versteuern. Wichtig: Tatsächliche Zuzahlungen von Arbeitnehmern mindern die Sachbezüge! Sachbezüge umsatzsteuerfrei • •

alle Sachbezüge, die lohn- und sozialversicherungsfrei sind freie Unterkunft in der Wohnung

Sachbezüge umsatzsteuerpflichtig • •

alle Sachbezüge, die lohn- und sozialversicherungspflichtig sind freie Unterkunft im Hotel

Ist Ihr Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt und der Sachbezug umsatzsteuerpflichtig, versteuert Ihr Arbeitnehmer den Sachbezug inkl. USt und Sie müssen die enthaltene Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. In Kapitel 5 „Betriebseinnahmen“ wird die

40

Gewinnsteuerungsmöglichkeiten

2

Ermittlung der Sachbezüge sowie deren Erfassung in der EinnahmeÜberschussrechnung und im Formular beschrieben: Kapitel 5.4 „Privatnutzung Kfz – Arbeitnehmer“ Kapitel 5.5 „Private Warenentnahme – Arbeitnehmer“

2.9

Gewinnsteuerungsmöglichkeiten

Sind Ihnen die Grundregeln der Einnahme-Überschussrechnung vertraut und wissen Sie, auf welche Weise Sie Ihren Gewinn steuern können? In diesem Abschnitt sind die Gewinnsteuerungsmöglichkeiten noch einmal zusammengefasst. Es ist sinnvoll, wenn Sie während des laufenden Jahres Ihr Betriebsergebnis beobachten. Bei der Einnahme-Überschussrechnung kommt es hauptsächlich auf den Geldfluss an, und solange der 31.12. noch nicht erreicht ist, können Sie durch die richtigen Maßnahmen noch Ihr Ergebnis beeinflussen. Tipp: Bei allen Gestaltungsmöglichkeiten der Gewinnsteuerung dürfen Sie nie Ihre Liquidität aus den Augen verlieren. Außerdem sollten Sie auch auf Preisveränderungen bei früherer oder späterer Anschaffung achten.

Gewinnsteuerung während des Jahres Solange das aktuelle Buchungsjahr noch nicht abgelaufen ist, haben Sie sehr viele Möglichkeiten, Ihren Gewinn zu steuern: • Sie können Betriebsausgaben einfach früher oder später zahlen. • Auch die Verschiebung von Einnahmen ins Folgejahr ist möglich: Schicken Sie die Rechnung spät genug ab oder sprechen Sie mit Ihren Kunden. • Durch Vorauszahlungen und Anzahlungen an Handwerker und Lieferanten lässt sich der Gewinn mindern. • Vorziehen betrieblicher Investitionen (allerdings nur bei der Investition in „abnutzbare Anlagegüter", denn nur diese können abgeschrieben werden).

Verschiebung von Einnahmen und Zahlungen

41

2

Grundregeln der EinnahmeÜberschussrechnung

Gewinnsteuerung im Rahmen der Abschlussarbeiten Wenn das Jahr bereits abgelaufen ist, haben Sie nur noch zwei Möglichkeiten der Gewinnsteuerung, soweit Ihr Unternehmen die Voraussetzungen erfüllt: • Zusätzliche Sonderabschreibung vornehmen für neu angeschaffte Wirtschaftsgüter. • Eine Ansparrücklage bilden für Investitionen, die Sie demnächst vorhaben. • Rücklagen für Ersatzbeschaffung unter ganz bestimmten Voraussetzungen. Die Sonderabschreibung, die Ansparrücklage und sonstige Rücklagen können nicht alle Unternehmen in Anspruch nehmen. Die Voraussetzungen sowie die Behandlung dieser Gewinnsteuerungsmöglichkeiten lernen Sie kennen im Kapitel 6.5 „Sonderabschreibung, Ansparrücklage und sonstige Rücklagen“.

2.10 Aufzeichnungs und Aufbewahrungs pflichten Aufzeichnungspflicht Übersichtliche Darstellung der Unterlagen

42

Ihre Belege und Ihre Kontoauszüge müssen so sortiert sein und Ihre Einnahme-Überschussrechnung so übersichtlich dargestellt sein, dass sich ein sachverständiger Dritter (z. B. ein Betriebsprüfer) innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über Ihre Geschäftsvorfälle und die Lage Ihres Unternehmens verschaffen kann. Die Abgabenordnung schreibt für Ihre Belege und Aufzeichnungen folgende Pflichten vor: • Buchungen und sonstige Aufzeichnungen sind vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. • Die Aufzeichnungen sind in einer lebenden Sprache vorzunehmen. • Bei Änderungen muss der ursprüngliche Inhalt noch nachvollziehbar bleiben. Außerdem muss der Zeitpunkt der Korrektur in den Unterlagen dokumentiert werden.

Aufzeichnungs und Aufbewahrungspflichten •

2

Wenn Sie Ihre Buchhaltung mithilfe einer Software erstellen, müssen die elektronischen Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar gemacht werden können.

Je nachdem, welche Art von Unternehmen Sie führen, müssen Sie zusätzlich folgende Daten aufzeichnen: • Handeln Sie mit Waren, müssen Sie ein Wareneingangs- und ggf. ein Warenausgangsbuch (Großhändler) führen. Bei buchführenden Gewerbetreibenden reicht es, wenn sich die Angaben aus der Buchhaltung ergeben. • Wenn Sie Ihre Bareinnahmen durch Kassenanfangsbestand und Kassenendbestand bzw. durch eine Registrierkasse (Kiosk, Gastronomie) ermitteln, müssen Sie ein Kassenbuch führen. • Kasseneinnahmen und -ausgaben sollen täglich aufgezeichnet werden.

Aufbewahrungspflichten Sie sind verpflichtet, alle Buchführungsunterlagen, die Buchfunktion haben, zehn Jahre aufzubewahren. Für sonstige Schriftstücke (z. B. Geschäftsbriefe und E-Mails), die für die Besteuerung von Bedeutung sind, besteht eine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren. Haben Sie Ihre Einnahme-Überschussrechnung mit einem Buchführungsprogramm erstellt, müssen Sie das Programm sowie die Datensicherung ebenfalls 10 Jahre aufbewahren. Außerdem müssen Sie immer in der Lage sein, die Daten am Computer zu zeigen. In einigen Bundesländern wird bereits die digitale Betriebsprüfung durchgeführt. Dazu erfassen die Prüfer alle Buchungsdaten in einer speziellen Software und können so wesentlich schneller und umfangreicher prüfen. Mit den meisten Buchführungsprogrammen können Sie für jedes Jahr eine Datensicherung für den Betriebsprüfer erstellen. Diese Dateien kann der Prüfer ganz leicht in sein Programm einspielen.

Zehn Jahre archivieren

43

2

Grundregeln der EinnahmeÜberschussrechnung

Zusätzliche Aufzeichnung für die Gewinnermittlung Anlagen zur Gewinn ermittlung

44

In der Einnahme-Überschussrechnung sind die Zahlen sehr zusammengefasst. Im Falle einer Betriebsprüfung muss aus Ihren Unterlagen hervorgehen, wie sich die Zahlen zusammensetzen. Manche Aufzeichnungen sollten Sie zusammen mit der Einnahme-Überschussrechnung einreichen. • Die Ermittlung, zu welchem Anteil ein Anlagegut betrieblich genutzt wird (z. B. beim Kfz die Gesamtkilometerleistung gegenüber den Kilometern für Ihr Unternehmen). • Über Anlagegüter Ihres Betriebsvermögens müssen Sie eine Abschreibungsliste führen. • Geringwertige Wirtschaftsgüter müssen in einem gesonderten Verzeichnis geführt werden. Hier genügt es, wenn Sie diese Wirtschaftsgüter auf einem eigenen Buchhaltungskonto erfassen. • Beschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben müssen Sie gesondert aufzeichnen (z. B. Geschenke, Bewirtungsaufwendungen, Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, Kosten für das häusliche Arbeitszimmer oder sonstige Kosten aus dem Privatbereich). • Als Arbeitgeber müssen Sie die Aufzeichnungspflicht beim Lohnsteuerabzug gem. § 41 Abs. 1 EStG beachten. • Aufzeichnung Ihrer Privatentnahmen und Privateinlagen, wenn Sie über 2.050 € sonstige Schuldzinsen abziehen möchten, d. h. Schuldzinsen, die nicht mit einer betrieblichen Investition zusammenhängen. • Bilden Sie eine Ansparrücklage, müssen Sie Ihre geplante Investition benennen und die Ermittlung der Ansparrücklage aufzeichnen. Wichtig: Jede geplante Investition muss gesondert aufgezeichnet und erfasst werden. • Die Ermittlung der Höhe der unentgeltlichen Wertabgaben (Privatnutzung Kfz, Telefon, private Warenentnahmen) müssen Sie aufzeichnen. • Für den Vorsteuerabzug und die Umsatzbesteuerung müssen aus Ihren Unterlagen die Entgelte der ausgeführten Leistungen sowie evtl. Teilzahlungen (Vorauszahlungen) ersichtlich sein.

3

EinnahmeÜberschussrechnung und die Umsatzsteuer

Jedes Unternehmen muss seinen Gewinn oder Verlust ermitteln. Dies geschieht entweder nach den Regeln der Einnahme-Überschussrechnung oder den Regeln der Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung. Dagegen muss sich nicht jedes Unternehmen mit der Umsatzsteuer befassen. Hier kommt es auf folgende Punkte an: • Ist die Lieferung oder Leistung, die Ihr Unternehmen erbringt umsatzsteuerpflichtig oder nicht? • Ist Ihr Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt? • Kaufen Sie für Ihr Unternehmen im Ausland ein, selbst wenn Ihre Erlöse von der Umsatzsteuer befreit sind?

3.1

Umsatzsteuerpflicht: Ja oder Nein?

Umsatzsteuerpflicht • •

Ihr Unternehmen verkauft Waren oder bietet Dienstleistungen gegen Entgelt an. Sie als Unternehmer/in entnehmen Waren oder nehmen sonstige Leistungen (private Autonutzung/Telefonnutzung) in Anspruch. Achtung: Keine Umsatzsteuerpflicht besteht, wenn Sie Waren verkaufen oder Dienstleistungen anbieten, die von der Umsatzsteuer befreit sind.

Sind Ihre Umsätze umsatzsteuerpflichtig, müssen Sie Ihren Kunden zusätzlich zum Waren- oder Leistungswert 7 % oder 19 % (bis 2006 16 %) Umsatzsteuer in Rechnung stellen und diese in regelmäßigen Abständen an das Finanzamt abführen. Im Gegenzug erhalten Sie die gezahlte Vorsteuer aus Lieferantenrechnungen vom Finanzamt zurück.

45

3

EinnahmeÜberschussrechnung und die Umsatzsteuer

Stellen Sie also keine Umsatzsteuer in Rechnung, erhalten Sie auch keine Vorsteuer zurück. Ausnahme: Export In bestimmten Fällen ist die Warenlieferung ins Ausland oder die Dienstleistung im oder für das Ausland steuerfrei. Sie stellen Ihren ausländischen Kunden keine Umsatzsteuer in Rechnung und erhalten trotzdem die gezahlte Vorsteuer zurück (z. B. beim Kauf von Material im Inland). Dieser ausländische Kunde zahlt bei der Einfuhr in sein Land, die Umsatzsteuer seines Landes.

Umsatzsteuerfreiheit Berechtigung zum Vorsteuer abzug

Der folgende Auszug aus dem Umsatzsteuergesetz § 4 zeigt, wann Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind und wann nicht: Die Erlöse sind umsatzsteuerfrei, trotzdem sind Sie zum Vorsteuer abzug berechtigt: • •

Ausfuhrlieferungen, Export (sonstiges Ausland) Innergemeinschaftliche Lieferung (EU-Ausland) Die Erlöse sind umsatzsteuerfrei und Sie sind nicht zum Vorsteuer abzug berechtigt:

• • • • • •

Gewährung von Krediten/Wertpapiergeschäfte Zahlungs- und Überweisungsverkehr, Versicherungen Vermietung von Grundstücken/Gebäuden Krankenhäuser, Ärzte, Zahnärzte (ohne Zahntechnik und Tierärzte), Heilpraktiker und ähnliche Berufe Deutsche Post AG Staatlich anerkannte Schulen und Bildungsträger Achtung: Weitere steuerfreie Lieferungen und Leistungen sind: Ideeller Bereich von Vereinen (Mitgliedsbeiträge, Spenden, Zuschüsse), Warenlieferung vom Hauptgeschäft zur Filiale, kostenlose Reparatur, echten Schadensersatz leisten, kleine Aufmerksamkeiten an Mitarbeiter (bis 40 € pro besonderem Anlass). Hier findet kein Leistungsaustausch zwischen zwei verschiedenen Parteien statt. In der Fachsprache sind das „nicht steuerbare“ Umsätze.

46

Umsatzsteuerpflicht: Ja oder Nein?

3

Sind Ihre Umsätze umsatzsteuerfrei und sind Sie nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt, haben Sie weniger Arbeit. In Ihren Erlösen ist keine Umsatzsteuer enthalten, also muss diese nicht herausgerechnet werden. Auch die in den Kosten enthaltene Vorsteuer wird nicht herausgerechnet, sondern der gesamte Rechnungsbetrag wird in den Betriebsausgaben erfasst.

Umsatzsteuersätze Normaler Steuersatz: 19 % (bis 2006 16 %) z. B. Warenverkauf, Dienstleistung, Taxi oder Bahnfahrt über 50 km, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb von Vereinen. Ermäßigter Steuersatz: 7 % z. B. für Lebensmittel (außer Getränke), Pflanzen, Blumen, Bücher, Zeitschriften, soweit sie der Bildung dienen, Waren des Kunstgewer bes, Taxi oder Bahnfahrt unter 50 km (Anlage zum Umsatzsteuerge setz § 12), Zweckbetrieb von Vereinen. Durchschnittssteuersatz: 5,5 % (bis 2006 5 %), 10,7 % (bis 2006 9 %)

z. B. land- und forstwirtschaftliche Erzeugnisse (außer Getränke) Ab Januar 2007 beträgt der normale Steuersatz 19 % (bis 2006 16 %), der ermäßigte Steuersatz beträgt weiterhin 7 %. Worauf sollten Sie beim Jahreswechsel achten? Sie müssen den gültigen Steuersatz zum Zeitpunkt des Warenverkaufs berechnen oder zum Zeitpunkt der Fertigstellung bzw. Abschluss der Dienstleistung, unabhängig vom Rechnungsdatum oder vom Zahlungstermin.

Neuer Umsatz steuersatz ab 01.01.2007

Zeitpunkt Warenverkauf am 31.12.2006 Steuersatz 16 % am 01.01.2007 Steuersatz 19 % Bei der Lieferung muss die Ware übergeben und angenommen werden, d. h. der Käufer erhält die Verfügungsmacht bzw. der Übergang von Nutzen und Lasten findet statt.

47

3

EinnahmeÜberschussrechnung und die Umsatzsteuer

Ist der Auftrag abgeschlossen am 31.12.2006 Steuersatz 16 % am 01.01.2007 Steuersatz 19 % Die Leistung ist abgeschlossen, wenn sie bis zur Vollendung ausgeführt bzw. fertiggestellt und nutzbar ist. Ein übertragendes Recht muss ausgeübt werden können. Wird der Auftrag im November 2006 begonnen und im Januar 2007 fertiggestellt, gilt für den gesamten Auftrag der neue Steuersatz von 19 %. Haben Sie bereits Teilrechnungen mit dem Steuersatz von 16 % geschrieben, müssen Sie diese zunächst nicht korrigieren. Erst in der Schlussrechnung berechnen Sie den gesamten Auftrag zuzüglich 19 % Umsatzsteuer und fordern dadurch die fehlende Umsatzsteuer nach. Beispiel: Der Auftrag wurde im Jahr 2006 begonnen und im Jahr 2007 abge schlossen. Sie berechnen 20.000 € zuzüglich 19 % USt, 3.800 €. Im Jahr 2006 haben Sie bereits 11.600 € inkl. 16 % USt angefordert. Gesamtpreis abzüglich 1. Teilrechnung Nr. … verbleibender Betrag

Nettobetrag 20.000,00 € 10.000,00 € 10.000,00 €

Rechnungsbetrag netto Umsatzsteuer 19 % Nachsteuer 3 % Rechnungsbetrag

10.000,00 € 1.900,00 € 300,00 € 12.200,00 €

Umsatzsteuer 3.800,00 €  1.600,00 € 2.200,00 €

Ist Ihr Kunde nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt, wäre es sinnvoll bis zum 31.12.2006 abgrenzbare Teilleistungen zu berechnen. So bleibt es beim vereinbarten Preis. Ist eine Teilleistung wirtschaftlich abgrenzbar, muss diese tatsächlich bis zum 31.12.2006 fertiggestellt und nutzbar sein, d. h. übergeben und angenommen. Außerdem muss diese Abgrenzung vor dem 1.01.2007 vertraglich vereinbart und später gesondert abgerechnet werden. Welche Teilleistungen wirtschaftlich abgrenzbar sind, ist für

48

3

Umsatzsteuerpflicht: Ja oder Nein?

die meisten Branchen gesetzlich geregelt. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, welche Möglichkeiten in Ihrem Fall bestehen. Dauerleistungen Bei Dauerleistungen, wie Mieten, Leasingraten, Wartungskosten, die monatlich gezahlt werden, müssen Sie lediglich die Verträge zum 1.01.2007 auf den Steuersatz von 19 % anpassen. Miete Dezember 06 = 16 % USt Miete Januar 07 = 19 % USt Aber Verträge, die Zahlungen von längeren Zeiträumen vorsehen, sollten geändert werden, wenn diese Zeiträume über den Jahreswechsel gehen. Miete Dezember 06 und Januar 07 = 19 % USt In diesem Fall endet die Leistung im Jahr 2007 und es gilt für die gesamte Leistung der neue Steuersatz. Hier sollten Sie auf monatliche Zahlung umstellen, so fällt für die Dezembermiete noch 16 % USt an. Kauf auf Probe Hier findet die Lieferung vorher statt, aber erst mit Ablauf der Probezeit oder vorher mit der Zahlung kommt ein Kaufvertrag zustande. Gutscheine und Pfand Für nicht eingelöste Gutscheine aus dem Jahr 2006 und ausstehendes Pfand, gibt es Schonfristen, für Gutscheine bis zum 28.02.07 und für Pfand bis zum 31.03.07.

Gemischte Umsätze – Vorsteuerabzug Wenn Ihre Umsätze teilweise umsatzsteuerpflichtig und teilweise von der Umsatzsteuer befreit sind, dürfen Sie die Vorsteuer nur anteilig abziehen (Ausnahme: Export). Bei Umsätzen aus gemischt genutzten Grundstücken und Gebäuden erfolgt diese Aufteilung grundsätzlich nach qm. Bei anderen Umsätzen haben Sie zwei Möglichkeiten: • Sie ziehen die Vorsteuer nur aus den Ausgaben, die für die umsatzsteuerpflichtigen Umsätze anfallen. • Sie setzen den Gesamtumsatz (100.000 €) ins Verhältnis zu den umsatzsteuerfreien Umsätzen (25.000 €) und kürzen die Vorsteuer pauschal um 25 %.

Anteiliger Abzug der Vorsteuer

49

3

EinnahmeÜberschussrechnung und die Umsatzsteuer •

Bei teilweise gewerblich und privat vermieteten Grundstücken und Gebäuden erfolgt die Aufteilung immer nach qm

Wie Sie die Vorsteuer aufteilen und die nicht abzugsfähige Vorsteuer behandeln, sehen Sie im Kapitel 6.8 „Gezahlte Vorsteuer“.

3.2

Freiberufler und Gewerbebetriebe stellen Umsatzsteuer in Rechnung

Wichtig: Berechnen Sie Ihrem Kunden eine Warenlieferung oder eine Dienstleistung zuzüglich Umsatzsteuer, zum Beispiel 19 %, gilt dieser Steuersatz auch für alle Nebenleistungen, wie Fracht, Mautgebühr, Fahrtkosten, Reisekosten, Porto. Das ist unabhängig davon, ob oder wie viel Vorsteuer Sie gezahlt haben. Beispiel: Sie berechnen Ihrem Kunden die Mautgebühr zuzüglich 19 % Umsatz steuer, obwohl in der Mautgebühr keine Vorsteuer enthalten ist.

Freiberufler und die Umsatzsteuer Wer stellt welchen Steuersatz in Rechnung?

Ist die Art Ihrer freiberuflichen Tätigkeit von der Umsatzsteuer befreit oder nicht? Welchen Steuersatz müssen Sie in Rechnung stellen? Freiberufler, die keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen Beispiele

Ärzte, Zahnärzte, Heilpraktiker, Physiotherapeuten, Hebammen, Besteuerung von Kleinunternehmen, Geschäfte mit dem Ausland

Freiberufler, die 19 % (16 %) Umsatzsteuer in Rechnung stellen Beispiele

Grafiker, Designer für Einzelstücke, Steuerberater, Rechtsanwälte, Notare, Dolmetscher, Architekten, Bauingenieure, Statiker, beratende Volkswirte, Betriebswirte und Ingenieure, Marketingberater, Softwareentwickler, Tierärzte

Freiberufler, die 7 % Umsatzsteuer in Rechnung stellen Beispiele

Journalisten, Bildberichterstatter, Künstler, Autoren, Musiker, Schauspieler

Gewerbebetriebe, Vereine und die Umsatzsteuer Sind die Waren, die Sie verkaufen, oder die Dienstleistungen, die Sie anbieten, von der Umsatzsteuer befreit oder nicht? Welchen Steuersatz müssen Sie in Rechnung stellen?

50

Besteuerung von Kleinunternehmern

3

Gewerbebetriebe, die keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen Beispiele

Finanz und Kreditberater, Versicherungsvertreter, Besteuerung von Kleinunternehmen, ggf. Geschäfte mit dem Ausland Vereine: (ideeller Bereich) Mitgliedsbeiträge, Spenden, Zuschüsse, Leistungen für Mitglieder (Sportunterricht, Vorträge)

Gewerbebetriebe, die 19 % (16 %) Umsatzsteuer in Rechnung stellen Beispiele

Apotheken, Optiker, Kosmetiker, Friseure, Handwerksbetriebe, Bauunternehmen, Hersteller, Druckerei, Dienstleistungsgewerbe, Marketingfirmen, Handelsvertreter, Gebrauchsgrafiker und designer, Fotografen, EDVBerater Vereine: (wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb) Verkauf von Speisen und Getränken, Sportveranstaltungen Einnahmen über 30.678,00 € inkl. USt, Verkauf von Sportgeräten, Werbeeinnahmen, Vereinsfeste

Gewerbebetriebe, die 7 % Umsatzsteuer in Rechnung stellen Beispiele

3.3

Einzelhandel, Großhandel bei Verkauf von Lebensmitteln außer Getränke, Zahntechniker, Gastronomie bei Verkauf von Lebensmitteln ohne Service, ggf. Partyservice, wenn Speisen im Service überwiegen. Vereine: (Zweckbetrieb §§ 65ff. AO), sportliche Veranstaltungen Einnah men bis 30.678,00 € inkl. USt, kulturelle Veranstaltungen und Einrichtun gen ohne Verkauf von Speisen und Getränken, Altenheime, Kinderheime, Volkshochschulen, Mahlzeitendienste, Behindertenwerkstätten etc.

Besteuerung von Kleinunternehmern

Sie haben die Möglichkeit, sich beim Finanzamt von der Umsatzsteuer befreien zu lassen. Dies gilt für Freiberufler, Gewerbebetriebe und Vereine gleichermaßen. Voraussetzung: Ihr Umsatz (Einnahmen nicht Gewinn) liegt • im Vorjahr oder im Gründungsjahr nicht über 17.500 € • und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht über 50.000 €.

Umsatzsteuer befreiung

Überschreiten Sie diese Grenzen, müssen Sie zu Beginn des folgenden Jahres Ihren Kunden Umsatzsteuer in Rechnung stellen und erhalten die gezahlte Vorsteuer zurück. Achtung: Auf dem Betriebsanmeldebogen des Finanzamtes werden Sie gefragt, ob Sie die „Besteuerung von Kleinunternehmern“ beantragen möchten. Ha ben Sie diese Frage mit Ja oder Nein beantwortet? Im Zweifel genügt ein Anruf beim Finanzamt oder Ihrem Steuerberater. Haben Sie die Frage zunächst mit Nein beantwortet, müssen Sie den Antrag schriftlich stellen.

51

3 Verzicht auf Umsatzsteuer befreiung

EinnahmeÜberschussrechnung und die Umsatzsteuer

Verzichten Sie freiwillig auf die „Besteuerung für Kleinunternehmer“, da Sie in den ersten Jahren hohe Investitionen tätigen und die Vorsteuer abziehen möchten, sind Sie an diese Entscheidung fünf Jahre gebunden. In der Fachsprache heißt das „optieren“. Tipp: Auch wenn Sie sich nicht mit der Umsatzsteuer befassen müssen, soll ten Sie trotzdem darauf achten, Ihre Rechnungen richtig auszustellen, mit dem Hinweis „steuerfrei wegen Kleinunternehmer“.

In Kapitel 5.2 „Erlöse – Gutschriften“ sehen Sie wie Ihre umsatzsteuerfreien und umsatzsteuerpflichtigen Erlöse in der EinnahmeÜberschussrechnung und im Formular „Anlage EÜR“ erfasst werden.

3.4 Verkauf

Einkauf

52

Geschäfte mit dem Ausland

Beim Verkauf ins Ausland sind Ihre Umsätze, wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, in Deutschland umsatzsteuerfrei, d. h. Sie stellen die Rechnung ohne Umsatzsteuer aus. Der ausländische Kunde zahlt bei der Einfuhr die Umsatzsteuer seines Landes. Trotzdem sind Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt, soweit Vorsteuer für diesen Auftrag angefallen ist. Sie erhalten die gesamte Vorsteuer zurück, nicht nur anteilig. Erhalten Sie beim Einkauf im Ausland eine Rechnung ohne Umsatzsteuer, zahlen Sie bei der Einfuhr die deutsche Umsatzsteuer oder die Einfuhrumsatzsteuer. Welches Ziel verfolgt in diesem Fall das Gesetz? Gleichgültig, in welchem Land Sie einkaufen, zahlen Sie an Ihre ausländischen Lieferanten den Warenwert netto und zahlen in unserem Fall die deutschen Umsatzsteuersätze von 7 % und 19 % (bis 2006 16 %). Unternehmen, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, erhalten diese vom Finanzamt zurück und alle anderen nicht. Umgekehrt zahlt Ihr ausländischer Kunde nur den Nettowert an Sie und zahlt in seinem Land die Umsatzsteuer. So erhält jedes Land seine geplanten Steuereinnahmen, denn jedes Land verwendet diese für unterschiedliche Ausgaben. Die Umsatzsteuersätze sind überall unterschiedlich hoch. Daher sind zum Bei-

Geschäfte mit dem Ausland

3

spiel Fahrzeuge und Alkohol in einigen Ländern wesentlich teurer und umgekehrt Lebensmittel günstiger als bei uns. Die Geschäfte mit dem Ausland werden unterteilt in zwei Kategorien:

Sonstiges Ausland (Drittland)

EUAusland (Europäischer Binnenmarkt)

Warenverkehr mit sonstigem Ausland Hier nennt man den Warenverkehr Import (Einkauf) und Export (Verkauf). Erst wenn der Nachweis vorliegt, dass es sich um einen ausländischen Kunden handelt und die Ware das Land verlassen hat oder sicher verlassen wird, kann die Rechnung ohne Umsatzsteuer ausgestellt werden. Erfassung beim Verkauf (Rechnungsaussteller) Beim Export stellen Sie eine Rechnung ohne Umsatzsteuer aus, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind: • Sie wissen, dass es sich um einen ausländischen Kunden handelt und Ihnen liegt ein amtlicher Ausfuhrnachweis vor, d. h. die Ware hat das Land verlassen. • Kauft ein ausländischer Tourist bei Ihnen persönlich ein, muss er Ihnen ein Formular vom Zollamt vorlegen. Ansonsten müssen Sie die Umsatzsteuer berechnen, und Ihr Kunde kann beim Zoll die gezahlte deutsche Steuer zurückfordern.

Verkauf sonsti ges Ausland

In jedem Fall zahlt Ihr Kunde bei der Einfuhr in sein Land ggf. Zoll und die Einfuhrumsatzsteuer seines Landes. Den umsatzsteuerfreien Erlös erfassen Sie in der UmsatzsteuerVoranmeldung im Feld 43.

Abb.: UmsatzsteuerVoranmeldung (Ausschnitt)

53

3

EinnahmeÜberschussrechnung und die Umsatzsteuer

Das Formular „Umsatzsteuer-Voranmeldung“ finden Sie auf der CD-ROM. Achtung: Eine amtliche Ausfuhrbestätigung dient als Nachweis, an wen Sie was geliefert haben und dass die Ware tatsächlich im Ausland angekommen ist. Ebenso das Formular vom Zollamt. Legen Sie diese Unterlagen zu den Rechnungen.

Erfassung beim Einkauf (Rechnungsempfänger) Einkauf sonsti ges Ausland

Beim Import erhalten Sie eine Rechnung ohne Umsatzsteuer und müssen bei der Einfuhr ggf. Zoll sowie die deutsche Einfuhrumsatzsteuer zahlen. Kaufen Sie persönlich im Ausland ein, können Sie mit einem Formular vom Zollamt direkt ohne Umsatzsteuer einkaufen. Ohne das Formular zahlen Sie die ausländische Umsatzsteuer und können diese beim Zoll zurückfordern. In beiden Fällen zahlen Sie beim Zoll die deutsche Einfuhrumsatzsteuer. Die Einfuhrumsatzsteuer ist wie die Vorsteuer abziehbar und wird in der Umsatzsteuer-Voranmeldung im Feld 62 eingetragen.

Abb.: UmsatzsteuerVoranmeldung (Ausschnitt)

Warenverkehr im EUAusland Hier nennt man den Warenverkehr:

innergemeinschaftlicher Erwerb (Import)

innergemeinschaftliche Lieferung (Export)

Nur wenn eine geprüfte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer vorliegt, darf eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ausgestellt werden. Der ausländische Kunde zahlt dann in seinem Land die Umsatzsteuer.

54

Geschäfte mit dem Ausland

Wer im innergemeinschaftlichen Handel mitwirkt, erhält zusätzlich zu seiner Steuernummer eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Das Bundesamt für Finanzen in Saarlouis vergibt diese Nummern zentral für Deutschland. Hat man eine Steuernummer, kann man die ID-Nr. direkt dort anfordern, Telefon 06831/4560. Diese ID-Nr. ersetzt das Zollamt. So lassen sich Fragen der Ein- und Ausfuhr allein durch Formulare klären.

3 Umsatzsteuer Identifikations nummer

Erfassung beim Verkauf (Rechnungsaussteller) Erhalten Sie die ID-Nr. Ihres Kunden, sind Sie dazu verpflichtet diese zu überprüfen. Erst dann dürfen Sie die Rechnung ohne Umsatzsteuer ausstellen. Hier handelt es sich um eine Innergemeinschaftliche Lieferung.

Verkauf EUAusland

Tipp: Im Internet unter www.bffonline.de müssen Sie die ausländische ID Nr. Ihres Kunden überprüfen. Fordern Sie hier eine schriftliche Bestäti gung an, gilt diese als Nachweis, an wen Sie geliefert haben.

Diese Erlöse erfassen Sie in der Umsatzsteuer-Voranmeldung unter „Innergemeinschaftliche Lieferung“ im Feld 41. Zusätzlich müssen Sie diesen Verkauf zusammen mit der ID-Nr. Ihres Kunden dem Finanzamt mitteilen (Zusammenfassende Meldung).

Abb.: UmsatzsteuerVoranmeldung (Ausschnitt)

Besitzt Ihr Kunde keine ID-Nr. müssen Sie die Rechnung zuzüglich der deutschen Umsatzsteuer ausstellen. In diesem Fall behandeln Sie diesen Kunden wie einen inländischen Kunden. Beispiel: Privatpersonen bzw. Abholer (Touristen) können im EUAusland soviel kaufen, wie sie möchten (außer Neuwagen).

55

3

EinnahmeÜberschussrechnung und die Umsatzsteuer

Ausnahme: Handelt es sich allerdings um Verkauf neuer Fahrzeuge oder größere Versendungsaufträge an Privatpersonen, dürfen Sie die deutsche Umsatzsteuer nicht berechnen. Diesen Umsatz müssen Sie in der Umsatzsteuer-Voranmeldung gesondert erfassen.

Zusammenfassende Meldung Meldefrist: Zehn Tage nach Quartalsende

Die Ausfuhr von Waren und Dienstleistungen ins EU-Ausland wird in dem Formular „Zusammenfassende Meldung“ erfasst. Es muss die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer jedes Kunden sowie dessen Gesamtumsatz enthalten. Dieses Formular müssen Sie in der Regel zehn Tage nach Quartalsende an das Bundesamt für Finanzen schicken. Ab 2007 soll die „Zusammenfassende Meldung“ monatlich online übermittelt werden (sehen Sie unter www.iris-thomsen.de was daraus wird). Buchführungsprogramme füllen das Formular für Sie aus, wenn Sie die ID-Nr. Ihrer Kunden hinterlegen. Das Formular „Zusammenfassende Meldung“ finden Sie auf der CD-ROM. Erfassung beim Einkauf (Rechnungsempfänger)

Einkauf EUAusland

Haben Sie Ihre ID-Nr. vorgelegt, erhalten Sie eine Rechnung ohne die ausländische Steuer. Hier handelt es sich um einen „innergemeinschaftlichen Erwerb“. Diesen Erwerb müssen Sie Ihrem Finanzamt mitteilen und die 7 % bzw. 19 % Umsatzsteuer aufschlagen. Den innergemeinschaftlichen Erwerb (2.000 €) erfassen Sie in der Umsatzsteuer-Voranmeldung im Feld 89 ebenso wie die deutsche Umsatzsteuer (380 €).

Abb.: UmsatzsteuerVoranmeldung (Ausschnitt)

Wenn Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, ziehen sie diese auch gleich wieder ab; sind Sie es nicht, zahlen Sie auf diese Weise die deutsche Umsatzsteuer. Die abziehbare Vorsteuer (380 €) erfassen Sie im Feld 61.

56

Geschäfte mit dem Ausland

3

Abb.: UmsatzsteuerVoranmeldung (Ausschnitt)

Auf diese Weise teilen Sie dem Finanzamt den innergemeinschaftlichen Erwerb mit. Arbeiten Sie mit einem Buchführungsprogramm, sollten Sie die speziellen Konten bzw. MwSt.-Schlüssel für den innergemeinschaftlichen Erwerb sowie die innergemeinschaftliche Lieferung verwenden. Dann wird die Umsatzsteuer-Voranmeldung automatisch richtig ausgefüllt. Diese Konten werden in den folgenden Kapiteln gezeigt: Kapitel 5.2 „Erlöse – Gutschriften“ Kapitel 6.3 „Waren/Materialeinkauf – Gutschriften“ Tipp: Ausländische Umsatzsteuer kann im Inland nicht als Vorsteuer abgezo gen werden, aber die inländische Umsatzsteuer bzw. Einfuhrumsatz steuer. Daher sollten Sie, wenn Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, die ausländische Umsatzsteuer zurückfordern und stattdessen die in ländische Einfuhrumsatzsteuer zahlen.

Erstattung ausländischer Umsatzsteuer Liegen Ihnen Rechnungen mit ausländischer Umsatzsteuer vor und sind Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt, können Sie auch später noch die ausländische Umsatzsteuer zurückfordern und stattdessen die deutsche Einfuhrumsatzsteuer zahlen. Wie gesagt, diese können Sie als Vorsteuer abziehen, die ausländische Umsatzsteuer nicht.

Vorsteuerabzug möglich

Beispiel: Ausgaben auf Messen und Veranstaltungen, Reisekosten (außer Kraft stoff) sowie vor Ort gekaufte Kleinteile.

Die Erstattung der ausländischen Umsatzsteuer erfolgt bei allen EUMitgliedstaaten und einigen Drittländern auf Antrag. Dazu benöti-

57

3

EinnahmeÜberschussrechnung und die Umsatzsteuer

gen Sie das Formular USt 1 T/EG, dieses können Sie beim Bundesamt für Finanzen in Bonn (Tel. 0228/406-0) anfordern. Dieser Antrag, zusammen mit den Originalrechnungen, muss bis zum 30.06. des Folgejahres bei der Erstattungsbehörde eingegangen sein. Tipp: Gegen eine Gebühr erledigen die deutschen Auslandshandelskammern in den EUMitgliedstaaten diesen Service. Allerdings müssen Sie hier den Antrag bis zum 30.04. des Folgejahres einreichen.

In dem Fall wird die Behörde, bei der die Steuer umgetauscht wurde, den Verkäufer auffordern, seine Rechnung zu korrigieren, nämlich nur mit dem Nettobetrag auszustellen, Lieferung als steuerfreie Lieferung zu behandeln und die erhaltene Umsatzsteuer zu zurückzuzahlen.

3.5 Steuerschuld umkehr

Bauleistungen und Umsatzsteuer

Geben sich zwei Unternehmen, die beide überwiegend Bauleistungen ausführen, untereinander Aufträge (Unternehmer, Subunternehmer), müssen Sie seit dem 1. April 2004 bezüglich der Umsatzsteuer die Steuerschuldumkehr nach § 13 UStG beachten. Bauleistungen dienen Bauwerken durch: • Herstellung • Beseitigung • Änderung • Instandsetzung Beispiele: • Einbau von Fenstern, Türen, Bodenbelägen, Rolltreppen, Aufzügen, Heizungsanlagen, Einbauküchen (festverbunden), Schaufensteranla gen oder Ladeneinbauten. • Installation einer Lichtwerbeanlage auf dem Gebäude. • Dachbegrünung eines Bauwerks z. B. Garage, Carport. • Anlieferung von Beton bei anschließender Verarbeitung durch den Anlieferer.

Dazu gehören nicht: • Planungs- und Überwachungsarbeiten • Materiallieferungen (Beton ohne Verarbeitung)

58

Bauleistungen und Umsatzsteuer • • •

3

Miete für Arbeitsgeräte, Toilettenhäuschen, Gerüst Entsorgung von Baumaterial Gartenanlage und Pflege Beide Unternehmen führen Bauleistungen aus: Auftraggeber

Auftragnehmer

(Rechnungsempfänger)

(Rechnungsaussteller)

• erhält Rechnung ohne Umsatzsteuer • muss die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen • haftet für die Umsatzsteuer

• schreibt Rechnung ohne Umsatz steuer • muss keine Umsatzsteuer abführen • haftet nicht für die Umsatzsteuer

Erfassung beim Auftragnehmer (Rechnungsaussteller) Normalerweise haften Sie für die Umsatzsteuer, die Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen. Sie fordern das Geld ein und leiten es an das Finanzamt weiter. Durch diese neue Regel „Steuerschuldumkehr nach § 13b UStG“ überträgt das Finanzamt die Haftung für die Umsatzsteuer Ihres Subunternehmers auf Sie, den Rechnungsempfänger. Der Subunternehmer (Rechnungsaussteller) muss eine Rechnung ohne Umsatzsteuer stellen, mit dem Hinweis auf § 13b UStG.

Bauleistungen ausführen

Beispiel: Sie schreiben eine Rechnung über 1.000 € mit folgendem Hinweis: „Die Umsatzsteuer für diese Leistung schuldet der Auftraggeber gemäß § 13b Abs. 1 Nr. 4 UStG in Verbindung mit § 14a Abs. 5 UStG.“

Der Erlös aus erbrachten Bauleistungen an Unternehmer wird in der Umsatzsteuer-Voranmeldung im Feld 60 erfasst. Das Formular „Umsatzsteuer-Voranmeldungen“ finden Sie auf der CD-ROM.

Abb.: UmsatzsteuerVoranmeldung (Ausschnitt)

59

3 Bauleistungen empfangen

EinnahmeÜberschussrechnung und die Umsatzsteuer

Erfassung beim Auftraggeber (Rechnungsempfänger) Hier sind mehrere Arbeitsgänge erforderlich: • Netto-Zahlung an den Subunternehmer. • Zahlung der Umsatzsteuer an das Finanzamt (damit ist er aus der Haftung). • Wenn der Auftraggeber zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, kann er diese Umsatzsteuer, die eigentlich eine Vorsteuer darstellt, auf der gleichen Umsatzsteuer-Voranmeldung abziehen. • Obwohl die Zahllast 0 Euro beträgt, müssen Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben, da dieser Vorgang hier gesondert aufgeführt ist. Beispiel: Sie erhalten eine Rechnung über eine Bauleistung mit dem Hinweis auf § 13b UStG netto über 10.000,00 €. Zahlung an den Rechnungsaussteller Abführung der Umsatzsteuer Vorsteuerabzug Zahllast an das Finanzamt

10.000,00 € 1.900,00 € 1.900,00 € 0,00 €

Die empfangene Bauleistung wird in der Umsatzsteuer-Voranmeldung im Feld 84 eingetragen, die abzuführende Umsatzsteuer im Feld 85 und die abziehbare Vorsteuer im Feld 67.

Abb.: UmsatzsteuerVoranmeldung (Ausschnitt)

60

Einwandfreie Rechnungen

3

Sonderregelung: Das Abführen der Umsatzsteuer und der Vorsteuerabzug sollen immer im gleichen Monat erfolgen, auch wenn keine einwandfreie Rechnung vorliegt. § 13b und § 15 (4) UStG. Bisher wurde gezeigt, wie dieser Vorgang richtig zu behandeln ist. Das hat aber nichts mit der Haftung zu tun. Schreibt Ihr Subunternehmer seine Rechnung nach der herkömmlichen Methode „Umsatz zuzüglich Umsatzsteuer“ haften Sie trotzdem für diese Umsatzsteuer. Zahlen Sie ihm den Bruttobetrag und er führt die enthaltene Umsatzsteuer nicht ab, dann werden Sie zur Verantwortung gezogen. Tipp: Wenn Sie Subunternehmer engagiert haben und sich nicht sicher sind, ob Ihre Leistung in den Bereich der Bauleistung fällt, sollten Sie Ihren Steuerberater fragen. Vielleicht haften Sie bereits für die Umsatzsteuer Ihres Subunternehmens.

Arbeiten Sie mit einem Buchführungsprogramm, sollten Sie die speziellen Konten bzw. MwSt.-Schlüssel für Bauleistungen verwenden. So wird die Umsatzsteuer-Voranmeldung korrekt ausgefüllt. Diese Konten werden in den folgenden Kapiteln gezeigt: Kapitel 5.2 „Erlöse – Gutschriften“ Kapitel 6.3 „Waren/Materialeinkauf – Gutschriften“

3.6

Einwandfreie Rechnungen

In der Praxis werden die Worte Mehrwertsteuer, Umsatzsteuer und Vorsteuer bunt gemischt. Im Umsatzsteuergesetz, auf den Formularen und in Buchführungsprogrammen finden Sie nur noch die Worte Umsatzsteuer und Vorsteuer. Das folgende Beispiel macht den Unterschied deutlich: Beispiel: Wenn Sie beim Großhändler einkaufen, ist die gesetzliche Mehr wertsteuer für den Großhändler Umsatzsteuer. (Er muss diese an das Finanzamt abführen.) Für Sie stellt dieser Steuerbetrag Vorsteuer dar. (Diese holen Sie sich vom Finanzamt wieder.)

61

3 Vorsteuerabzug

Umsatzsteuer abführen

EinnahmeÜberschussrechnung und die Umsatzsteuer

Das Umsatzsteuergesetz ist besonders streng, wenn es um den Vorsteuerabzug geht, § 15 UStG. Grundsätzlich muss Ihnen eine Rechnung vorliegen. Und diese muss richtig und vollständig ausgestellt sein, sonst erhalten Sie die Vorsteuer nicht zurück. Die Umsatzsteuer dagegen müssen Sie immer abführen, unabhängig davon, ob Sie das Geld ohne Beleg erhalten haben (Gastronomie, Anzahlungen) oder die Rechnung unvollständig ist. Achtung: Verkaufen Sie an ein Unternehmen, das die Vorsteuer abziehen möchte, müssen Sie eine ordentliche Rechnung ausstellen.

Ist die Rechnung korrekt, hat das Vorteile für den:

Rechnungsaussteller Es wird nicht zuviel Umsatzsteuer abgeführt.

Rechnung an Unternehmen

Rechnungsempfänger Der Vorsteuerabzug ist möglich und der Umkehr der Steuerschuld wird vorgebeugt.

Für Geschäfte zwischen Unternehmern gilt: Ist ein Auftrag abgeschlossen, muss innerhalb von sechs Monaten die Rechnung ausgestellt werden. Ansonsten muss der Rechnungsaussteller mit einem Bußgeld bis zu 5.000 € rechnen. Ab 2004 ist die Angabe des Rechnungs- sowie des Lieferdatums bzw. des Leistungszeitraums erforderlich. Dadurch ist diese „SechsMonats-Frist“ eindeutig feststellbar.

Rechnung über 150 € inkl. Umsatzsteuer (100 € bis 2006) Rechnungen ab 2004

62

Zum 01.01.2004 wurden neue Vorschriften zur Erstellung einer richtigen und vollständigen Rechnung eingeführt, alle Rechnungen müssen nach § 14 UStG folgende Angaben enthalten:

3

Einwandfreie Rechnungen

Checkliste: Angaben einer vollständigen Rechnung




Checkliste

• Vollständiger Name und vollständige Adresse des Rechnungsausstellers • Vollständiger Name sowie vollständige Adresse des Rech nungsempfängers • Steuernummer oder UmsatzsteuerIdentifikationsnummer des Rechnungsausstellers (gilt auch für Kleinunternehmer) • fortlaufende Rechnungsnummer • Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum) • Lieferdatum oder Bezug auf Lieferschein, Leistungszeit raum (Kalendermonat) • Menge und Artikelbezeichnung bzw. Art der Leistung • Preis der Waren bzw. Dienstleistungen abzüglich Rabatt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen (Waren 7 % bzw. 19 %) • Umsatzsteuerbetrag und Umsatzsteuersatz, ebenfalls auf geschlüsselt nach Steuersätzen • oder Hinweis auf Steuerbefreiung (z. B. Krankentransport, steuerfreie Vermietung, Kleinunternehmer) • oder Hinweis auf Steuerschuldumkehr § 13b UStG bei Ex port und Bauleistungen an Unternehmer • Bei erbrachten Bauleistungen bei Privatpersonen: Hinweis auf Aufbewahrungspflicht 2 Jahre • Hinweis auf mögliche nachträgliche Rabatte (Skonto, Bo nus) ggf. Hinweis auf allgemeine Geschäftsbedingungen, Bo nus oder Rabattvereinbarungen

Eine Rechnung kann auch aus mehreren Bestandteilen bestehen: einem Lieferschein, den allgemeinen Geschäftsbedingungen, einem Vertrag, einer nachträglichen Vereinbarung oder Korrekturschreiben. Allerdings müssen alle Bestandteile dem Rechnungsaussteller, wie auch dem Rechnungsempfänger vorliegen.

Rechnungs bestandteile

63

3 Rechnungs muster

EinnahmeÜberschussrechnung und die Umsatzsteuer

Rechnungsaussteller vollständiger Name und vollständige Adresse

Rechnungsempfänger vollständiger Name und vollständige Adresse

Rechnungsdatum: 15.02. … UStIDNummer: … oder Rechnung Nr. …

Menge Artikel

Steuernummer: …

Steuersatz

Warenwert

Lieferung Lebensmittel abzüglich Rabatt lt. Lieferschein Nr.123

7%

2.000,00 €

50 Kisten Getränk A Lieferung am 20.01… Gesamtbetrag Umsatzsteuer 7 % (2.000 €) Umsatzsteuer 19 % (500 €) Rechnungsbetrag

19 %

500,00 € 2.500,00 € 140,00 € 95,00 € 2.735,00 €

3 % Skonto bei Zahlung bis zum 01.03. …

In den meisten Fällen müssen Sie eine fehlerhaft ausgestellte Rechnung korrigieren. Entweder korrigieren Sie die Rechnung und schreiben eine nachträgliche Vereinbarung oder Sie schreiben bezogen auf diese Rechnung eine Gutschrift. Bei vereinbarten Nachlässen (Erwähnung auf der Rechnung), die sich erst nachträglich ergeben, ist eine Rechnungskorrektur nicht erforderlich. Rechnung an Privatkunden

64

Achtung: Rechnung an Privatkunden – bei Leistung an Haus und Hof. Privatkunden müssen Rechnungen über Leistungen am eigenen Grund stück bzw. Haus, gleich welcher Art, zwei Jahre aufbewahren.

Einwandfreie Rechnungen

3

Das „Gesetz zur Intensivierung der Bekämpfung von Schwarzarbeit“ verpflichtet Unternehmen, auch an Privatpersonen Rechnungen auszu stellen, und verpflichtet Privatpersonen, diese Rechnungen zwei Jahre aufzubewahren. Mögliche Strafen: Sie stellen die Rechnung nicht aus – Bußgeld bis 5.000 € Privatkunde bewahrt Rechnung nicht auf – Bußgeld bis 500 € Schreiben Sie auf die Rechnung für Privatpersonen zusätzlich Folgen des: „Laut Gesetz sind Sie dazu verpflichtet diese Rechnung zwei Jahre aufzubewahren.“

Fehlerhafte Rechnungen in 2007, 16 % oder 19 % USt Jeder Unternehmer ist dazu verpflichtet, die richtige (gesetzlich gültige) Umsatzsteuer abzuführen und die richtige Vorsteuer abzuziehen. Allerdings muss für den Vorsteuerabzug eine einwandfreie Rechnung vorliegen. Ist die Rechnung fehlerhaft, hat der Rechnungsempfänger ein Recht auf eine korrekte Rechnung nach § 14 (2) UStG. D. h., egal wie die Rechnung zunächst aussieht, wird er, wenn er die korrekte Rechnung vorlegt, die richtige Vorsteuer abziehen können. Liegt zwischen Verkäufer und Einkäufer keine Nettopreisregelung vor (Umsatz zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer), sondern eine Festpreisvereinbarung, kann es bei fehlerhaften Rechnungen zu folgende Problemen kommen: Die Rechnung wird zu niedrig ausgestellt: Hier muss der Rechnungsaussteller in jedem Fall 19 % statt 16 % Umsatzsteuer abführen und der Rechnungsempfänger kann nach Anforderung einer korrekten Rechnung 19 % Vorsteuer abziehen. Zahlt der Rechnungsempfänger den fehlenden Vorsteuerbetrag nicht nach, verringert sich dadurch bei beiden der Nettopreis. Das ist ein Nachteil für den Verkäufer. Die Rechnung wird zu hoch ausgestellt: Hier muss der Rechnungsaussteller nur 16 % statt 19 % Umsatzsteuer abführen und der Rechnungsempfänger darf nur 16 % Vorsteuer abziehen. Zahlt der Rechnungsaussteller den übersteigenden Betrag nicht zurück, erhöht sich dadurch bei beiden der Nettopreis. Das ist ein Nachteil für den Einkäufer.

65

3

EinnahmeÜberschussrechnung und die Umsatzsteuer

Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, ob in Ihrem Fall die richtigen Vereinbarungen getroffen wurden.

Rechnung bis zu 150 € inkl. Umsatzsteuer (100 € bis 2006) Kleinbetrags rechnungen ab 2004

Auch hier hat sich zum 01.01.2004 einiges verändert. Gemäß § 33 UStDV müssen alle Kleinbetragsrechnungen folgende Angaben haben:

Checkliste

Checkliste: Kleinbetragsrechnungen • Vollständiger Name und vollständige Adresse des Rechnungsausstellers • Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum) • Menge und Artikelbezeichnung bzw. Art der Leistung • Preis der Waren bzw. Dienstleistungen inkl. Umsatzsteuer nach Steuersätzen aufgeschlüsselt • Umsatzsteuersatz 7 % bzw. 19 % oder Hinweis auf Steuer befreiung (Krankentransport, Kleinunternehmer)




Rechnungsaussteller vollständiger Name vollständige Adresse

Rechnungsdatum: 03.02. … Menge Artikel 1

Lebensmittel A

1

Getränke B

Rechnungsbetrag

Warenwert 53,50 23,20 76,70

In dem Betrag 53,50 sind 7 % USt enthalten In dem Betrag 23,20 sind 19 % USt enthalten

Taxiquittung 50kmGrenze

66

Stehen der vollständige Name und die vollständige Adresse des Taxiunternehmens auf dem Beleg? Achten Sie darauf, dass die richtige Umsatzsteuer ausgewiesen wurde:

Einwandfreie Rechnungen • • •

3

Fahrten bis 50 km = 7 % USt Fahrten über 50 km = 19 % USt (16 % bis 2006) Krankentransport = 0 % USt

Fahrkarten Rechnungen vom Reisebüro über Fahrkarten enthalten nicht immer einen Umsatzsteuerausweis. In diesem Fall benötigen Sie zusätzlich die Fahrkarte. Hier gilt auch die Grenze vom 50 km für 7 % bzw. 19 % USt. Auf Fahrkarten der Eisenbahn genügt die Angabe der Entfernung.

Behandlung von Anzahlungen Über Anzahlungen sind ebenfalls Rechnungen zu schreiben. Auch hier muss die Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Stimmt der Zeitpunkt der Vereinnahmung nicht mit dem Rechnungsdatum überein – ist also die Anzahlung nicht sofort fällig – müssen Sie mindestens den Kalendermonat erfassen, in dem das Geld fließen soll. Beispiel: „Die Anzahlung ist fällig zum … (Datum)“ bzw. „Die Anzahlung ist fällig im … (Kalendermonat)“

Erhaltene Anzahlung  Umsatzsteuer abführen Erst wenn eine Anzahlung von einem Kunden auf Ihrem Bankkonto eingeht, müssen Sie die Umsatzsteuer abführen, ganz gleich, ob Sie vorher eine Rechnung geschrieben haben oder nicht. Geleistete Anzahlung  Vorsteuerabzug Der Vorsteuerabzug ist nur dann möglich, wenn zwei Voraussetzungen erfüllt sind: • Die Rechnung über die Anzahlung mit Umsatzsteuerausweis muss Ihnen vorliegen und • die Zahlung muss tatsächlich geflossen sein.

Voraussetzungen

67

3 Gutschrift an Lieferanten

Einnahme Überschussrechnung und die Umsatzsteuer

Liegt Ihnen keine Rechnung vor und haben Sie bereits die Anzahlung überwiesen, besteht die Möglichkeit, dem Zahlungsempfänger eine Gutschrift zu schreiben. Liegt diese Gutschrift Ihrem Lieferanten vor, hat diese die gleiche Wirkung wie eine Rechnung, soweit Ihr Lieferant nicht ausdrücklich widerspricht. Beispiel: „Hiermit bestätigen wir Ihnen, dass wir die Anzahlung in Höhe von 10.000 € zuzüglich 1.900 € Umsatzsteuer am … auf Ihr Konto bei der … überwiesen haben.“ Diese Bestätigung sollte mit allen Angaben erfol+ gen, wie Steuernummer, Gutschriftsnummer, vollständige Namen und vollständige Adressen von Ihnen und Ihrem Lieferanten usw.

Kein doppelter Steuerausweis bei der Schlussrechnung Wenn Sie bereits auf der Rechnung der Anzahlung die Umsatzsteuer ausgewiesen haben, dürfen Sie diese auf der Schlussrechnung nicht noch einmal ausweisen. Sonst müssen Sie diese Umsatzsteuer auch doppelt abführen. Beispiel: So sieht Ihre richtige Schlussrechnung aus: Gesamtpreis abzüglich 1. Teilrechnung Nr. … abzüglich 2. Teilrechnung Nr. … verbleibender Netto+Betrag Umsatzsteuer 19 % Rechnungsbetrag

Nettobetrag 100.000,00 € 10.000,00 € 40.000,00 €

Umsatzsteuer 19.000,00 € + 1.900,00 € + 7.600 € 50.000,00 € 9.500,00 € 59.500,00 €

Sieht Ihre Schlussrechnung dagegen wie folgt aus, müssen Sie Umsatzsteuer für die Anzahlungen doppelt abführen: Gesamtpreis netto Umsatzsteuer 19 % Rechnungsbetrag abzüglich 1. Teilrechnung Nr. … abzüglich 2. Teilrechnung Nr. … verbleibender Rechnungsbetrag

68

brutto brutto

100.000,00 € 19.000,00 € 119.000,00 € 11.900,00 € 47.600,00 € 59.500,00 €

3

Rechnungskorrekturen

Übermittlungsform von Rechnungen Für den Fall einer Prüfung müssen Sie die Rechnungen ausdrucken oder so speichern, dass Sie diese auch in zehn Jahren noch sichtbar machen können. Für die korrekte Übermittlung sind drei Formen unter folgenden Voraussetzungen zulässig. per Post

per Fax

per Internet/EMail

keine Voraussetzungen

Ein Fax ist erlaubt, von Faxgerät zu Faxgerät (kein PC). Bewahren Sie auch das Faxprotokoll auf, und schicken Sie die Rechnung mit dem Ver merk „Kopie“ per Post nach.

Die Rechnung muss mit qualifizierter elektroni scher Signatur ausges tattet sein. Gleichzeitig benötigen Sie die Doku mentation dieser elekt ronischen Signatur in Ihren Unterlagen. An sonsten brauchen Sie zusätzlich die Rechnung per Post.

Der Vorsteuerabzug ist möglich, wenn die Rechnung vorliegt und entweder die Leistung erbracht oder die Zahlung erfolgt ist. Im Online-Verfahren müssen Sie Kleinbetragsrechnungen aus dem Internet ausdrucken und den Zahlungsvorgang auf der Rechnung notieren. Erst dann zählt diese als Rechnung, da ein Computerausdruck jederzeit selbst erstellt werden könnte.

3.7

Online Verfahren

Rechnungskorrekturen

Grundsätzlich verlangt das Finanzamt, dass Rechnungen sowie alle Bestandteile jeweils „spiegelbildlich“ beim Rechnungsaussteller sowie beim Rechnungsempfänger vorliegen müssen. Wenn die Rechnung bereits übermittelt wurde und sich herausstellt, dass diese nicht einwandfrei ausgestellt ist, muss diese Rechnung in den meisten Fällen korrigiert werden. Rechnungen dürfen jederzeit korrigiert werden, auch nach einer Betriebsprüfung. Dazu ist es nicht mehr erforderlich, die falsche Originalrechnung zurückzufordern und sie durch eine neue zu ersetzen.

69

3

EinnahmeÜberschussrechnung und die Umsatzsteuer

Jetzt gibt es zwei Möglichkeiten, eine fehlerhafte oder unvollständige Rechnung zu korrigieren:

Korrekturrechnung (Rechnungsberichtigung)

nachträgliche Vereinbarung

Achtung: Sie können zwar jederzeit Rechnungen berichtigen lassen, aber erst wenn Ihnen die einwandfreie Rechnung zugeht, ist der Vorsteuerabzug möglich bzw. berechtigt. Für den Zeitraum zwischen dem „unberechtigten Vorsteuerabzug“ bis zum „Erhalt der neuen Rechnung“, verlangt das Finanzamt 0,5 % Zinsen pro Monat. Je eher Sie die Fehler erkennen, umso günstiger wird es für Sie.

Wann ist eine Korrekturrechnung erforderlich? Checkliste

Checkliste: Ist eine Korrekturrechnung erforderlich? • Rechnungsaussteller unklar




• Fehlende Rechnungsadresse, soweit diese nicht aus anderen Unterlagen hervorgeht • Falscher Rechnungsempfänger • Ungenaue oder falsche Bezeichnung der Ware oder Dienst leistung • Fehlender oder falscher Nettobetrag, Steuersatz oder Steuer betrag • Fehlende oder falsche Aufteilung nach Steuersätzen • Nur der Bruttobetrag angegeben (außer Kleinbetragsrechnung)

Die Rechnungsberichtigung muss immer durch den Rechnungsaussteller durchgeführt werden. Die Korrekturrechnung wird geschrie-

70

3

Rechnungskorrekturen

ben wie eine neue Rechnung: Sie erhält eine eigene Rechnungsnummer, das tatsächliche Ausstellungsdatum und natürlich alle weiteren Angaben, bis die Rechnung richtig und vollständig ist. Der bedeutende Unterschied zu einer normalen Rechnung ist der eindeutige Hinweis auf eine „Rechnungsberichtigung“. Tipp: Schreiben Sie in die Betreffzeile Folgendes: „Rechnungsberichtigung gemäß § 14c UStG. Die Rechnung Nr. … vom … wird wie folgt berichtigt:“

Liegen die Daten der Rechnungsberichtigung und der ursprünglichen Rechnung weit auseinander, sieht der Betriebsprüfer genau, wie viel Zinsen er verlangen kann. Fragen Sie Ihren Steuerberater, ob in diesem Fall auch eine nachträgliche Vereinbarung möglich ist. Diese können Sie auf das ursprüngliche Rechnungsdatum datieren.

In welchem Fall genügt eine nachträgliche Vereinbarung? Checkliste: Genügt eine nachträgliche Vereinbarung? • Eine Vereinbarung über Skonto und Bonus lag nicht vor




Checkliste

• Minderung des Rechnungsbetrages durch Mängelrüge • Kürzungen des Rechnungsbetrages in der Baubranche durch Architekten und Bauleiter

Eine nachträgliche Vereinbarung kann sowohl vom Rechnungsaussteller als auch vom Rechnungsempfänger ausgehen. Beispiel: Der Rechnungsaussteller reicht die allgemeinen Geschäftsbedingungen nach, in denen Bonusvereinbarungen geregelt sind. Der Rechnungsempfänger kürzt die Rechnung aufgrund einer Mängel2 rüge. In der Baubranche kürzt der Architekt die Rechnung. Diese Kür2 zungen erfolgen in der Regel handschriftlich auf der Rechnung. In diesen Fällen genügt es dem Rechnungsaussteller eine Kopie dieser korrigierten Rechnung zu schicken.

71

3

Einnahme"Überschussrechnung und die Umsatzsteuer

Wichtig: Nachträgliche Vereinbarungen müssen dem Rechnungsaussteller sowie dem Rechnungsempfänger vorliegen.

Unberechtigter Umsatzsteuerausweis Bisher haben Sie die Korrekturmöglichkeiten in Fällen von „unrichtigem Umsatzsteuerausweis“ kennen gelernt. Im Alltag eines Unternehmens kommen solche Fälle häufig vor. Es gibt aber auch Sonderfälle, z. B. wenn eine Privatperson oder ein Kleinunternehmer unberechtigt Umsatzsteuer ausweist. Oder ein Unternehmer (der in der Regel Umsatzsteuer ausweist) für eine unberechtigte Lieferung oder Leistung Umsatzsteuer ausweist, z. B. über eine Lieferung aus dem Privatbereich. Gelingt es Ihnen, die Originalrechnung rechtzeitig, also noch bevor Ihr Kunde die Rechnung im Rahmen seiner Buchführung erfasst hat, aus der Welt zu schaffen, genügt es, diese zu zerreißen. Schaffen Sie das nicht, müssen Sie in jedem Fall die Rechnung schriftlich für ungültig erklären und gleichzeitig beim Finanzamt eine Berichtigung schriftlich beantragen. Antrag auf Rechnungs2 berichtigung

Achtung: Haben Sie die Umsatzsteuer unberechtigt ausgewiesen, müssen Sie diese an das Finanzamt abführen. Ist die Rechnung für ungültig erklärt und die Rechnungsberichtigung beantragt, wird Ihnen das Finanzamt mitteilen, ob und wann Sie die Umsatzsteuer zurückerhalten.

Was heißt das für Sie in der Praxis? Jede Menge Mehrarbeit, zumindest solange bis Ihre Geschäftspartner die neuen Vorschriften für Rechnungen kennen. 1. Schritt: Zahlen Sie nur noch Rechnungen, die „einwandfrei“ sind. Sie werden sehen, wie schnell Ihre Geschäftspartner die neuen Vorschriften beherrschen. Fangen Sie sofort damit an!

72

3

Rechnungskorrekturen

Achtung: Eine unrichtige Rechnung schließt den Vorsteuerabzug aus. Diese beein flusst aber nicht die Zahlungsfälligkeit. Um mögliche Rabatte zu si chern, sollten Sie den Nettobetrag überweisen.

2. Schritt: Sie wissen jetzt, wie die Rechnungen vor und nach dem 01.07.2004 hätten aussehen müssen. Verschaffen Sie sich einen Überblick, wie viele Rechnungen unvollständig oder sogar falsch ausgestellt wurden. • Handelt es sich um hohe Rechnungsbeträge? • Sind es viele Kleinbetragsrechnungen? • Hatten Sie Glück, weil es nur wenige Rechnung mit niedrigen Beträgen waren? 3. Schritt: Rechnen Sie zusammen, wie viel Vorsteuer Sie unberechtigt abgezogen haben. Sie haben jetzt die Möglichkeit, alle Rechnungen korrigieren zu lassen, oder Sie gehen das Risiko ein, dass im Fall einer Betriebsprüfung der Prüfer diese Belege findet. Wobei Sie davon ausgehen müssen, dass er genau hinsehen wird. Tipp: Rechnen Sie aus, wie hoch in Ihrem Fall die Zinsen ausfallen würden, und entscheiden Sie dann, ob sich der Aufwand lohnt. Beispiel: Nach Ihrer Berechnung haben Sie insgesamt 1.000,00 € Vorsteuer ab gezogen, obwohl die Rechnung nicht einwandfrei war. Die Zinsen be tragen 0,5 % pro Monat, d. h. 5,00 € pro Monat.

Wie bereits erwähnt, ist das Finanzamt bezüglich der Rechnungen sowie dem Vorsteuerabzug sehr streng geworden. Gleichzeitig wurde die Prüfungspraxis verschärft. Viele Steuerberater nehmen den Vorsteuerabzug bei fehlerhaften Rechnungen nicht mehr vor und fordern die Mandanten auf, neue Rechnungen ausstellen zu lassen. Das liegt daran, dass Steuerberater neuerdings für Fehlbuchungen haften.

Prüfungen durch das Finanzamt

73

3

EinnahmeÜberschussrechnung und die Umsatzsteuer

3.8

Abrechnung mit dem Finanzamt

In regelmäßigen Abständen müssen Sie die Umsatzsteuer sowie die Vorsteuer mit dem Finanzamt abrechnen. Diese Abrechnung erfolgt auf folgenden Formularen vom Finanzamt: • Umsatzsteuer-Voranmeldung (monatlich, vierteljährlich) • Umsatzsteuererklärung (Abrechnung am Jahresende) Beispiel: Erlöse Materialeinkauf

75.000,00 € + 14.250,00 € Umsatzsteuer 19 % 50.000,00 € + 9.500,00 € Umsatzsteuer 19 %

Erhaltene Umsatzsteuer bezahlte Vorsteuer Umsatzsteuerschuld

14.250,00 € 9.500,00 € 4.750,00 €

Sie haben mehr Umsatzsteuer eingenommen als Vorsteuer gezahlt. Die sen Überschuss von 4.750,00 € müssen Sie demnächst an das Finanzamt überweisen. Was heißt in „regelmäßigen Abständen“ oder „demnächst" genau?

UmsatzsteuerVoranmeldung Wie hoch ist Ihr jährlicher Umsatzsteuerbetrag? Umsatzsteuer – Vorsteuer = Umsatzsteuerbetrag

(Zahlung an das Finanzamt)

Abgabe monatlich

Umsatzsteuerbetrag über 6.136 € im Jahr

Abgabe vierteljährlich

Umsatzsteuerbetrag 512 € bis 6.136 € im Jahr

Abgabe jährlich

Umsatzsteuerbetrag unter 512 € im Jahr Für die jährliche Abrechnung nutzen Sie die Umsatzsteuererklärung, nicht die UmsatzsteuerVoranmeldung

74

Abrechnung mit dem Finanzamt

3

Das Formular „Umsatzsteuer-Voranmeldung“ finden Sie auf der CD-ROM. Ausnahme für Achtung: Alle neu gegründeten Unternehmen müssen im ersten und zweiten Jahr Existenzgründer die UmsatzsteuerVoranmeldung monatlich abgeben, egal wie hoch der Umsatzsteuerbetrag ist. Das Finanzamt möchte Existenzgründer im Auge behalten. Das gilt nicht für Unternehmen, die die Kleinunterneh merregelung beantragt haben.

Bei der Umsatzsteuer agieren sie lediglich als Vermittler für das Finanzamt: Sie fordern das Geld ein und dürfen unter strengen Voraussetzungen Vorsteuer abziehen. Ist der Zeitpunkt der Abrechnung gekommen, macht das Finanzamt keine Kompromisse. Abgabe monatlich: Die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung ist zehn Tage nach Ablauf des Kalendermonats fällig. Gleichzeitig wird die Zahllast oder Erstattung fällig. Beispiel: Für den Monat Januar müssen Sie am 10. Februar eine Umsatzsteuer Voranmeldung abgeben. Diese weist eine Nachzahlung in Höhe von 680,00 € aus. Diese Zahlung ist ebenfalls am 10. Februar fällig.

Abgabe vierteljährlich: In diesem Fall müssen Sie das Formular zehn Tage nach Ablauf des Quartals einreichen und gleichzeitig zahlen. Also am 10. April, am 10. Juli, am 10. Oktober und am 10. Januar. Abgabe jährlich: Liegt Ihr jährlicher Umsatzsteuerbetrag unter 512 €, machen Sie nur eine Jahresabrechnung im Formular „Umsatzsteuererklärung“. Diese müssen Sie in der Regel bis zum 31. Mai des Folgejahres abgeben. Vier Wochen nachdem Sie das Formular eingereicht haben, wird die Zahlung unaufgefordert fällig.

75

3

EinnahmeÜberschussrechnung und die Umsatzsteuer

Wann ist was fällig?

Abgabe der Umsatzsteuer Voranmeldung und Zahlung sind gleichzeitig fällig.

Verspätungs zuschlag und Bußgeld

www.elster.de

Erst vier Wochen nach Abgabe der Umsatzsteuererklärung ist die Zahlung fällig.

Denken Sie an die Abgabe- und Zahlungstermine, sonst fallen Kosten an! Verspätete Abgabe des Formulars kostet Verspätungszuschlag oder Bußgeld. Wenn Sie die Zahlung vergessen, kostet es Verzugszinsen. Achtung: Ab 2005 müssen Sie die UmsatzsteuerVoranmeldung online an das Finanzamt übermitteln. Das Finanzamt schickt Ihnen die Teilnahme erklärung zu. Diese müssen Sie ausfüllen und zurückschicken. Danach geht alles online. Im Internet unter www.elster.de erhalten Sie die kostenlose Software. In den Buchführungsprogrammen ist dieses Modul bereits enthalten. Ihre OriginalUnterschrift ist nur bei der Umsatzsteu ererklärung erforderlich.

Antrag auf Dauerfristverlängerung Sie haben die Möglichkeit die Abgabe- und die Zahlungsfrist für die Umsatzsteuer-Voranmeldung um einen Monat zu verlängern. So haben Sie nicht nur zehn Tage, sondern fast sechs Wochen Zeit bis zur Abgabe. Dazu müssen Sie beim Finanzamt einen „Antrag auf Dauerfristverlängerung“ stellen, so heißt das Formular vom Finanzamt. Diese Formular finden Sie auf der CD-ROM. Verlängerung bei monatlicher Abgabe: Formular + Sondervoraus zahlung

76

Sie reichen am 10. Februar nicht die Voranmeldung für Januar ein, sondern den „Antrag auf Dauerfristverlängerung“. Gleichzeitig zahlen Sie eine Sondervorauszahlung in Höhe von 1/11 des Umsatzsteuerbetrags vom Vorjahr. Dadurch müssen Sie erst am 10. März die Umsatzsteuer-Voranmeldung für Januar abgeben und bezahlen. In

3

Abrechnung mit dem Finanzamt

der Voranmeldung für Dezember, fällig am 10. Februar, ziehen Sie die Sondervorauszahlung wieder ab. Beispiel: Ihr Umsatzsteuerbetrag des Jahres 2006 beträgt 8.000,00 €. Dauerfristverlängerung 2007 1 Sondervorauszahlung ( /11 von 8.000 €): 727,00 € Jetzt ist die UmsatzsteuerVoranmeldung für Januar 2007 erst am 10. März fällig. UmsatzsteuerVoranmeldung für Dezember 2007, fällig am 10. Februar Umsatzsteuer 3.000,00 € Vorsteuer  1.200,00 € Umsatzsteuer Zahllast 1.800,00 € abzüglich Sondervorauszahlung 2007  727,00 € Umsatzsteuer Zahllast 1.073,00 € Gleichzeitig reichen Sie die Dauerfristverlängerung 2008 am 10. Februar 2008 ein.

Verlängerung bei vierteljährlicher Abgabe: Hier genügt Ihre Unterschrift auf dem Formular „Antrag auf Dauerfristverlängerung“, eine Sondervorauszahlung ist nicht erforderlich. Dann sind Ihre Abgabe- und Zahlungstermine am 10. Mai, 10. August, 10. November und am 10. Februar.

Formular genügt

Umsatzsteuererklärung  Jahresabrechnung In der Umsatzsteuererklärung werden folgende Zahlen zusammengefasst: Umsatz Summe Nettoumsatz

Steuer

50.000,00

+

Summe Umsatzsteuer

+ 9.500,00

–

Summe Vorsteuer

 3.500,00

–

Summe Vorauszahlungen

 5.500,00

=

Nachzahlung

 500,00

77

3

EinnahmeÜberschussrechnung und die Umsatzsteuer

Das Formular „Umsatzsteuererklärung“ finden Sie auf der CD-ROM. UmsatzsteuerVorauszahlungen In Ihrer Umsatzsteuererklärung müssen Sie die Summe der Umsatzsteuer-Voranmeldungen bzw. Zahlungsbeträge von Januar bis Dezember des Abschlussjahres eintragen, unabhängig vom Zahlungszeitpunkt. In der Einnahme-Überschussrechnung dagegen steht die Summe der tatsächlich gezahlten Umsatzsteuer-Vorauszahlungen. Beispiel: Da Sie die UmsatzsteuerVoranmeldungen mindestens zehn Tage nach Monatsende abgeben und bezahlen, stehen in der Einnahme Überschussrechnung unter „UmsatzsteuerVorauszahlungen“ in der Regel die Monate November und Dezember des Vorjahres und für das Abschlussjahr nur die Monate Januar bis Oktober. UStVoraus zahlungen per Hand ermitteln

Also müssen Sie die Umsatzsteuer-Vorauszahlungen per Hand ermitteln und gegebenenfalls mit dem Finanzamt abstimmen. Nehmen Sie dazu Ihre vier oder zwölf Umsatzsteuer-Voranmeldungen und addieren Sie die Zahlungs- oder Erstattungsbeträge. Achtung: Zur Kontrolle sollten Sie bei der Finanzkasse anrufen und Ihre Zahlen vergleichen. Dazu brauchen Sie Ihre Steuernummer und die errechnete Summe der UmsatzsteuerVorauszahlungen.

Korrektur der UmsatzsteuerVoranmeldung Wenn Sie regelmäßig Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben und es im Rahmen des Jahresabschlusses zu weiteren Umsatzsteuernachzahlungen kommt, sollten Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldung vom Dezember bzw. dem letzten Quartal korrigieren. Füllen Sie das Formular noch einmal vollständig aus, nicht nur die Differenz, und schreiben Sie in das Feld 10 eine „1“ für berichtigte Meldung. Hohe USt Nachzahlungen

78

Tipp: In diesem Fall sieht es das Finanzamt nicht gerne, wenn es bei der Um satzsteuererklärung zu einer hohen Nachzahlung kommt. Eine korrigierte UmsatzsteuerVoranmeldung für Dezember im Mai des Folgejahres ist besser als eine Umsatzsteuererklärung mit Nachzahlung zur gleichen Zeit.

Soll oder Istbesteuerung?

3.9

3

Soll oder Istbesteuerung?

Völlig unabhängig von Ihrer Gewinnermittlungsart („EinnahmeÜberschussrechnung“ oder „Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung“) müssen Sie die Umsatzsteuer mit dem Finanzamt abrechnen. Dies erledigen Sie auf den Formularen „UmsatzsteuerVoranmeldung“ oder „Umsatzsteuererklärung“, die Sie monatlich, vierteljährlich oder jährlich ausfüllen und abgeben müssen. Im Folgenden wird die Frage geklärt, zu welchem Zeitpunkt Sie die Zahlen in diese Formulare eintragen. Wenn der Auftrag abgeschlossen ist oder bei Geldeingang? Bei der Umsatzsteuer müssen Sie zwei Abrechnungsformen unterscheiden: Wann müssen Sie die Umsatzsteuer abführen? Bei Abschluss des Auftrags

Bei Geldeingang

Sollbesteuerung Besteuerung nach vereinbarten Entgelten

Istbesteuerung Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten

Die Ist- bzw. Sollbesteuerung betrifft lediglich die Umsatzsteuer. Zu welchem Zeitpunkt müssen Sie die Umsatzsteuer abführen?

Zeitpunkt der UStAbführung

Achtung: Besteuerungs Wieder zurück zu Ihrem Betriebsanmeldebogen vom Finanzamt. Hier form wurden Sie gefragt, ob Sie die Umsatzsteuer nach „vereinnahmten (Sollbesteuerung)“ oder „vereinbarten (Istbesteuerung)“ Entgelten besteuern. Wissen Sie noch, was Sie angekreuzt haben? Ihre Besteue rungsform steht also schon fest. Wenn Sie nicht mehr wissen, was Sie geantwortet haben, sollten Sie das Finanzamt oder Ihren Steuerberater anrufen.

79

3

EinnahmeÜberschussrechnung und die Umsatzsteuer

Vergleich Soll und Istbesteuerung Sollbesteuerung

Istbesteuerung

Sie müssen die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, wenn der Auftrag abgeschlossen ist.

Sie müssen die Umsatzsteuer erst an das Finanzamt abführen, wenn Sie das Geld von Ihrem Kunden erhalten haben.

Nachteil: Obwohl Sie die Umsatzsteuer noch nicht erhalten haben, müssen Sie diese an das Finanzamt zahlen. Das kann zu Liquiditätsengpässen führen.

Vorteil: Mehr Liquidität und geringerer Verwaltungsaufwand

Das betrifft nicht die Vorsteuer. Diese erhalten Sie zurück, sobald die Rechnung vorliegt und die Leistung ausgeführt wurde oder die Zahlung erfolgte.

Wer darf die Istbesteuerung in Anspruch nehmen? • •

Alle Freiberufler und alle Unternehmen, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Jahr nicht höher als 250.000 € (vorher 125.000 €) war. (Sonderregelung für Unternehmen in den neuen Bundesländern: Umsatz unter 500.000 €.) Achtung: Die Umsatzgrenze von 125.000 € wurde ab 01.07.2006 auf 250.000 € erhöht und die Regelung für die neuen Bundesländer wird bis zum 31.12.2009 verlängert. Was heißt das in der Praxis? Lag Ihr Umsatz im Jahr 2005 über 125.000 €, aber unter 250.000 €, können Sie frühestens zum 1.7.2006 die Istbesteuerung beantragen. Sie könnten also im ersten Halbjahr 2006 die Sollbesteuerung anwenden und im zweiten Halbjahr (wenn genehmigt) die Istbesteuerung. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, ob es in Ihrem Fall sinnvoll ist, noch rückwirkend für das zweite Halbjahr 2006 die Istbesteuerung zu beantragen oder erst zu Beginn des nächsten Jahres.

80

Soll oder Istbesteuerung?

3

Istbesteuerung der Erlöse bei der Einnahme Überschussrechnung Auf welche Unternehmen trifft dies zu? • Ihr Umsatz lag im Vorjahr unter 250.000 € und der Gewinn unter 30.000 € . • Sie sind Freiberufler. • Ausnahme bis Ende 2009: Ihr Unternehmen befindet sich in den neuen Bundesländern, Ihr Umsatz lag im Vorjahr unter 500.000 € und Ihr Gewinn unter 30.000 €. Trifft eine der drei Varianten auf Ihr Unternehmen zu, haben Sie Glück. In diesem Fall erwartet das Einkommensteuergesetz und das Umsatzsteuergesetz bezüglich Ihrer Einnahmen das Gleiche von Ihnen: Betriebseinnahme

bei Geldeingang

Umsatzsteuer abführen

bei Geldeingang

In diesem Fall können Sie die Erlöse netto sowie die Umsatzsteuer aus der Einnahme-Überschussrechnung in die Umsatzsteuererklärung übernehmen. Tipp: Lexware büro easy, Lexware buchhalter und DATEV Rechnungswesen unterstützen die EinnahmeÜberschussrechnung in Verbindung mit der Istbesteuerung im Bereich der Einnahmen. Wenn Sie also alle geschriebenen Rechnungen buchen, erscheinen der Umsatz sowie die enthaltene Umsatzsteuer erst bei Zahlungseingang in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung sowie in der Umsatzsteuer Voranmeldung.

Sollbesteuerung der Erlöse bei der Einnahme Überschussrechnung Auf welche Unternehmen trifft das zu? • Ihr Umsatz lag im Vorjahr über 250.000 €, aber unter 500.000 € (350.000,00 € bis 2006) und • Ihr Gewinn lag unter 30.000,00 € im Jahr. • Sie sind kein Freiberufler.

81

3

EinnahmeÜberschussrechnung und die Umsatzsteuer

Sofern Sie die Sollbesteuerung anwenden, fordert das Einkommensteuergesetz etwas anderes von Ihnen als das Umsatzsteuergesetz. Betriebseinnahme

bei Geldeingang

Umsatzsteuer abführen

bei Abschluss des Auftrags

Es ist ein zusätzlicher Arbeitsgang für die Umsatzsteuererklärung erforderlich. Unterliegen Sie der Sollbesteuerung und haben Sie bisher nur die tatsächlichen Zahlungseingänge erfasst, müssen Sie spätestens am Jahresende für die Erstellung der Umsatzsteuererklärung zusätzlich alle offenen Kundenrechnungen erfassen über Aufträge, die im Abschlussjahr beendet wurden. Tipp: Die Programme Lexware büro easy und DATEV Rechnungswesen unter stützen die EinnahmeÜberschussrechnung in Verbindung mit der Soll besteuerung im Bereich der Einnahmen. Weitere Einzelheiten erfahren Sie in den Kapiteln 5.7 „vereinnahmte Umsatzsteuer“ und 6.8 „gezahlte Vorsteuer“.

Vorsteuerabzug unabhängig von Ist und Sollbesteuerung Die Vorsteuer müssen Sie in dem Jahr zurückfordern, in dem alle Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug vorliegen (einwandfreie Rechnung liegt vor, Lieferung/Leistung ist erbracht oder Zahlung erfolgt). Sie entnehmen Ihrer Einnahme-Überschussrechnung die gezahlte Vorsteuer und rechnen jeden Monat bzw. jedes Quartal per Hand die Vorsteuerbeträge der noch offenen Rechnungen dazu. Achtung: Denken Sie immer daran, die bereits angeforderte Vorsteuer im Monat der Zahlung nicht noch einmal zu erfassen. Verwenden Sie dazu das Konto „nicht abzugsfähige Vorsteuer“, dann erscheint die gezahlte Vor steuer in der EinnahmeÜberschussrechnung, aber nicht noch mal in den Umsatzsteuerformularen.

82

Pauschale Vorsteuer für bestimmte Berufsgruppen

3

Es spricht nichts dagegen, diesen Vorgang per Hand nur einmal am Jahresende durchzuführen. So sparen Sie Zeit. Genauere Informationen erhalten Sie im Kapitel 6.8 „Gezahlte Vorsteuer“.

3.10 Pauschale Vorsteuer für bestimmte Berufsgruppen In diesem Fall können Sie statt der tatsächlich angefallenen Vorsteuer die pauschal ermittelte Vorsteuer (in % vom Bruttoumsatz) ansetzen. Diese Anwendung von Durchschnittssätzen nach §§ 23 und 23a UStG. setzt Folgendes voraus: • das Unternehmen ist nicht buchführungspflichtig, also Einnahme-Überschussrechner • der Umsatz darf 61.356 € im Kalenderjahr nicht übersteigen Berufs bzw. Gewerbezweig

% des Umsatzes

Bäckerei bei CaféUmsätze unter 10 %

5,4 %

Bau und Möbeltischlerei

9%

Druckerei

6,4 %

Elektroinstallation

9,1 %

Friseure

4,5 %

Berufs bzw. Gewerbezweig

% des Umsatzes

Gewerbliche Gärtnerei

5,8 %

Selbstständige Mitarbeiter bei Bühne, Film, Funk, TV etc.

3,6 %

Journalisten

4,8 %

Schriftsteller

2,6 %

und viele mehr finden Sie unter „Vorsteuerpauschalierung“ auf der CDROM.

Diese Werte gelten in jedem Fall bis 2006, wahrscheinlich werden diese Werte durch die Umsatzsteuererhöhung zum 1.01.2007 erhöht. Sobald diese Werte veröffentlicht werden, finden Sie diese unter www.iris-thomsen.de. Beispiel Ein Journalist mit einem Umsatz von 30.000 € zahlte im Kalenderjahr 500 € Vorsteuer. Ist für ihn der Ansatz der pauschal ermittelten Vor steuer günstiger?

83

3

EinnahmeÜberschussrechnung und die Umsatzsteuer

Ja, 4,8 % von 30.000 € sind 1.440 €, in diesem Fall sollte er die Pauschalierung der Vorsteuer wählen. In diesem Fall bleibt in der Einnahme-Überschussrechnung die tatsächlich gezahlte Vorsteuer stehen, es ist keine Umbuchung erforderlich. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung muss jedoch geändert werden. Die tatsächliche Vorsteuer im Feld 66 wird gestrichen und stattdessen wird im Feld 63 „Vorsteuerbeträge, die nach allgemeinen Durchschnittssätzen berechnet sind (§ 23 und 23a UStG)“ eingetragen. Das ist gleichzeitig der Antrag auf die Pauschalierung.

Abb.: UmsatzsteuerVoranmeldung (Ausschnitt)

Wechseln Sie in den Folgejahren wieder zum Ansatz der tatsächlichen Vorsteuer, sind Sie an diese Entscheidung 5 Jahre gebunden. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater darüber.

84

4

Belege erfassen: Per Hand oder mit Buchführungsprogramm?

Nun kennen Sie die Grundregeln der Einnahme-Überschussrechnung. Es zählen nur Rechnungen und Belege, die tatsächlich geflossen sind. Weiterhin kennen Sie die Behandlung der Umsatzsteuer. Für den Vorsteuerabzug müssen Ihre Rechnungen richtig und vollständig ausgestellt sein. Jetzt müssen Sie wissen, auf welche Weise Sie Ihre Gewinnermittlung erstellen bzw. Ihre Belege erfassen können. Um den Jahresabschluss reibungslos durchführen zu können, benötigen Sie alle Rechnungen und Quittungen, das Kassenbuch (soweit vorhanden), die Konto- und Darlehensauszüge des Abschlussjahres und Ihre letzten Steuerbescheide. Sie können Ihre Einnahme-Überschussrechnung per Hand oder mithilfe eines Buchführungsprogramms erstellen. Vorab sollten Sie folgende Fragen beantworten: • Wie viele Belege hatten Sie? • Müssen Sie sich mit der Umsatzsteuer befassen?

4.1

Belege erfassen ohne Buchführungsprogramm

Dieser Weg ist sinnvoll, wenn sich nur wenig Belege angesammelt haben. Zunächst trennen Sie alle Belege nach Einnahmen und Ausgaben. Dann unterteilen Sie die Einnahmebelege sowie Ausgabenbelege in verschiedene Kategorien: Einnahmen

Ausgaben

• Erlöse USt 19 % • Erlöse USt 7 %

• • • • • • • •

Kategorisierung der Belege

Materialeinkauf USt 7 % Wareneinkauf USt 19 % Anschaffung Anlagevermögen KfzKosten Telefon Miete Geschenke Bewirtungskosten etc.

85

4

Belege erfassen: Per Hand oder mit Buchführungsprogramm?

Die verschiedenen Belegstapel können Sie anschließend in einem Tabellenkalkulationsprogramm erfassen, das Ihnen automatisch für die verschiedenen Kategorien die Summen ermittelt. Beispiel: Sortieren Sie Ihre Belege nach den verschiedenen Kategorien und bilden Sie die Summen. Denken Sie daran, nur die Belege zu erfassen, die im Abschlussjahr geflossen sind. Datum

Erlöse steuerfrei

Datum

Wareneinkauf

Datum

Bürobedarf

02.01.

1.300,00

08.02.

680,00

15.03.

03.03.

2.600,00

15.03.

1.450,00

01.04.

80,00

15.04.

4.500,00

20.04.

350,00

30.06.

230,00

16.08.

2.100,00

18.05.

2.750,00

30.11.

80,00

20.09.

6.300,00

20.07.

3.700,00

31.10.

5.600,00

18.11.

560,00

11.11.

4.500,00

22.12.

120,00

3.700,00 30.600,00

9.490,00

510,00

Anschließend stellen Sie die Zahlen in Form einer EinnahmeÜberschussrechnung zusammen bzw. tragen die Zahlen in das Formular „Anlage EÜR“ ein. EinnahmeÜberschussrechnung für die Zeit vom 01.01.31.12. … Betriebseinnahmen Einnahmen umsatzsteuerfrei (Feld 103) Summe

+30.600,00 =

+30.600,00

Betriebsausgaben Wareneinkauf (Feld 100) Bürobedarf (Feld 192) Summe

Gewinn

86

9.490,00 510,00 =

10.000,00 +20.600,00

Belege erfassen ohne Buchführungsprogramm

4

Mehrarbeit bei Umsatzsteuerpflicht! Sofern Ihre Umsätze umsatzsteuerpflichtig sind bzw. Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, müssen Sie aus Ihren Einnahmen die Umsatzsteuer und aus Ihren Ausgaben die Vorsteuer herausrechnen und in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung jeweils gesondert ausweisen. Außerdem müssen Sie zusätzlich am Jahresende eine Umsatzsteuererklärung und evtl. monatlich oder vierteljährlich eine Umsatzsteuer-Voranmeldung beim Finanzamt einreichen.

Lohnt sich ein Buchführungs programm?

Beispiel: Nachdem Sie die Belege sortiert und in einem Tabellenkalkulations programm erfasst haben, sehen Sie folgende Zahlen: Erlöse inkl. 19 % USt 95.200,00 € Wareneinkauf inkl. 19 % USt 71.400,00 €

Diese Zahlen müssen Sie wie folgt in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung bzw. im Formular „Anlage EÜR“ erfassen. EinnahmeÜberschussrechnung für die Zeit vom 01.01.31.12. … Betriebseinnahmen Erlöse USt 19 % (Feld 112) vereinnahmte Umsatzsteuer (Feld 140 BE) Summe

+80.000,00 15.200,00 =

+95.200,00

Betriebsausgaben Wareneinkauf (Feld 100)

60.000,00

gezahlte Vorsteuer (Feld 185)

11.400,00

Summe

Gewinn

=

71.400,00 +23.800,00

Weiterhin müssen Sie für die Abrechnung der Umsatzsteuer die Nettoumsätze, die vereinnahmte Umsatzsteuer und die Vorsteuer manuell in das Formular „Umsatzsteuer-Voranmeldung" bzw. „Umsatzsteuererklärung" eintragen. Wenn Ihnen diese Rechnerei zuviel ist, empfiehlt es sich, ein Buchführungsprogramm anzuwenden, das die Einnahme-Überschussrechnung unterstützt.

87

4

Belege erfassen: Per Hand oder mit Buchführungsprogramm?

4.2

Gemeinsamkeiten der Buchführungsprogramme

Obwohl Sie nicht zur Buchführung verpflichtet sind, machen Sie Ihre Buchführung mit einem Buchführungsprogramm. Wechseln Sie dadurch freiwillig zur doppelten Buchführung? Nein, denn mit einem Buchführungsprogramm können Sie auch Ihre EinnahmeÜberschussrechnung erstellen. In den folgenden Kapiteln werden drei Buchführungsprogramme vorgestellt: Kapitel 7 „Lexware büro easy“ Kapitel 8 „Lexware buchhalter“ Kapitel 9 „DATEV Rechnungswesen compact“ Mit diesen Programmen können Sie Ihre Einnahme-Überschussrechnung mit und ohne Formular sowie Ihre UmsatzsteuerVoranmeldung erstellen. Diese Programme haben vieles gemeinsam, sind aber in der Anwendung sehr unterschiedlich. In diesem Kapitel geht es um die Gemeinsamkeiten, die Anwendung lernen Sie in den o. g. Kapitel für jedes Programm separat kennen. Alle Buchführungsprogramme verfügen über einen Kontenrahmen und sind so programmiert, dass Ihre Belege automatisch sortiert und für die einzelnen Kategorien Summen gebildet werden sowie aus den Bruttobeträgen die enthaltene Umsatzsteuer herausgerechnet wird. Das erspart Ihnen viel Rechen- und Schreibarbeit. DATEV Schnittstelle

Tipp: Möchten Sie Ihre Belege des laufenden Jahres erfassen und den Rest vom Steuerberater erledigen lassen, können Sie die erfassten Daten über die so genannte „DATEVSchnittstelle“ direkt übertragen. Die hier vorgestellten Programme sind mit dieser Schnittstelle ausge rüstet. Sie geben die BeraterNr. sowie die MandantenNr. ein, die Sie beim Steuerberater erfragt haben, und schon können Sie auf Knopf druck die Daten versenden.

88

Gemeinsamkeiten der Buchführungsprogramme

4

Wie müssen Sie vorgehen? Sie müssen die richtige Kontonummer wählen, den richtigen Betrag sowie den Steuersatz erfassen und dem Programm mitteilen, ob es sich um eine Einnahme oder Ausgabe handelt. Kontoauszug

Barbeleg

03.04. Kunde zahlt RG

15.04. Bürobedarf 119,00 € 19 % MwSt. enthalten

Erlöse USt.19 % +2.380,00 € 04.04. KfzVers. Auto 1

500,00 €

04.04. KfzVers. Auto 2 05.04. private Miete

200,00 € 800,00 €

EinnahmeÜberschussrechnung Betriebseinnahmen Erlöse USt.19 % netto Umsatzsteuer

2.000,00 € 380,00 €

Betriebsausgaben KfzVersicherung

700,00 €

Bürobedarf netto

100,00 €

Vorsteuer Gewinn

keine Betriebseinnahme keine Betriebsausgabe

19,00 € 1.561,00 €

0,00 € 800,00 €

Das Schaubild zeigt, was das Programm für Sie im Hintergrund erledigt. Es addiert Belege der gleichen Kategorie und trägt diese in eine Summe ein. Es trennt Umsatz von Umsatzsteuer und weist diese gesondert aus, ebenso die Kosten sowie die enthaltene Vorsteuer. Ganz gleich, in welcher Buchungsmaske Sie einen Barbeleg oder die Positionen Ihres Kontoauszugs erfassen: Ihre Zahlen erscheinen in

Was das Programm im Hintergrund erledigt

89

4

Belege erfassen: Per Hand oder mit Buchführungsprogramm?

der Einnahme-Überschussrechnung bzw. Ihrer UmsatzsteuerVoranmeldung. Es sei denn, es handelt sich um private Geldflüsse – diese bleiben draußen. Mit einer Eingabe erledigen Sie mehrere Arbeitsgänge.

Wie wählen Sie die richtige Kontonummer? Die besondere Schwierigkeit bei der Anwendung eines Buchführungsprogramms liegt in der großen Auswahl der Konten. Diese Schwierigkeit will Ihnen dieses Buch abnehmen, denn in der Praxis benötigen Sie nur wenige Konten. In den folgenden Kapiteln dreht sich alles um Ihre Einnahmen und Ausgaben. Sie erfahren, ob es sich um eine private oder betriebliche Einnahme bzw. Ausgabe handelt und welche Kontonummer Sie verwenden sollten. Wenn Sie sich erst einmal an die wichtigsten Konten gewöhnt und das System verstanden haben, werden Sie sich sicher bald mit den umfangreichen Kontenplänen anfreunden. Tipp: Hat Ihr Steuerberater bisher Ihre Buchführung erledigt, sollten Sie sich von ihm die letzte Summen und Saldenliste oder eine BWA mit Kontennachweis geben lassen. Darin sehen Sie alle Konten, die er für Ihre Einnahmen und Ausgaben verwendet hat. Damit ist die Auswahl wesentlich geringer.

Die Aufgabe von Kontenrahmen Ohne Kontenrahmen wäre es kein Buchführungsprogramm. Hier ist geschlüsselt, auf welchen Konten die herausgerechnete Umsatzsteuer erfasst wird oder aus welchen Konten die Zahlen für die Umsatzsteuer-Voranmeldung automatisch übernommen werden. Die Kontenzuweisung zeigt Ihnen, ob der Betrag, den Sie auf ein bestimmtes Konto buchen, als Betriebseinnahme oder Betriebsausgabe in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung erscheint oder nicht. Außerdem ist bei jedem Konto die Zeile bzw. das Feld des Formulars „Anlage EÜR“ hinterlegt. In einem Kontenrahmen erhalten alle Einnahmen und Ausgaben eine Nummer. Es gibt viele verschiedene Kontenrahmen. Diese unterscheiden sich lediglich in der Nummernvergabe, d. h. sie ver-

90

Gemeinsamkeiten der Buchführungsprogramme

4

wenden für die gleiche Kontenbezeichnung unterschiedliche Nummern. In der folgenden Übersicht sehen Sie die unterschiedliche Nummernvergabe der bekanntesten Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04: SKR 03

SKR 04

Kontentyp

Kontenbezeichnung

0320

0520

Vermögen

Kfz

3300

5300

Ausgaben

Wareneinkauf USt 7 %

4520

6520

Ausgaben

KfzVersicherung

8400

4400

Einnahmen

Erlöse USt 16/19 %

8340

4340

Einnahmen

Erlöse USt 16 %

Fibukonten

Grundsätzlich können Sie den Kontenrahmen frei wählen. Haben Sie Ihre Firma im Programm eingerichtet und den Kontenplan gewählt, ist ein Wechsel nicht mehr möglich. In diesem Fall müssten Sie die Firma erneut einrichten. Achtung: Arbeiten Sie mit einem Steuerberater zusammen, d. h. möchten Sie ihm am Jahresende Ihre Daten überspielen, sollten Sie unbedingt den glei chen Kontenrahmen verwenden. Dann sprechen Sie von den gleichen Kontonummern. Ein Anruf beim Steuerberater genügt.

In den folgenden Kapiteln werden gleichzeitig die Standardkonten des SKR 03 und SKR 04 wie folgt dargestellt: Für das Fibukonto Bank im SKR 03 1200 und im SKR 04 1800 (1200/1800). Diese sind automatisch in den drei Programmen vorhanden. Lexware büro easy verwendet die Kontonummern nur im Hintergrund. Hier arbeiten Sie überwiegend mit Kontenbezeichnungen. Daher werden diese sowie der Kontentyp in den Beispielen angegeben. Tipp: Grundsätzlich sind die Daten der Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04 ausreichend und richtig geschlüsselt. Sie wählen die richtige Nummer und das Programm macht das Richtige. Solange Sie keine neuen Konten anlegen oder bestehende Konten verändern, müssen Sie nicht in die Tiefen eines Kontenplans einsteigen.

91

4

Belege erfassen: Per Hand oder mit Buchführungsprogramm?

Hinweis: Vereinskontenrahmen Ein Verein besteht aus mehreren Bereichen, dem ideellen Bereich, der Vermögensverwaltung, dem Zweckbetrieb und dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. Für jeden Bereich muss der Gewinn getrennt dargestellt werden. D. h. Sie stellen die Einnahmen den entsprechenden Ausgaben gegenüber und erhalten so mehrere Ergebnisse. Für Vereine gibt es spezielle Kontenrahmen, die Sie unbedingt verwenden sollten.

Der richtige Steuersatz? Auf Ihrem Beleg finden Sie neben dem Betrag auch den richtigen Steuersatz.

Einnahme oder Ausgabe mitteilen? Das ist eine weitere Schwierigkeit. Eigentlich müssten Sie dazu die Technik der Buchführung beherrschen. Doch heute bieten Ihnen die Programme einfache Eingabemasken, in denen Sie mit den Worten Einnahme oder Ausgabe oder den Vorzeichen + oder – Ihre Belege erfassen können. Im Hintergrund wenden diese Programme – für Sie ganz unbemerkt – die Technik der Buchführung an. Wie diese Eingabemasken aussehen und welche Regeln Sie beachten müssen, wird in diesem Buch parallel für alle drei Buchführungsprogramme gezeigt. Für alle Programme gilt gleichermaßen: Es gibt zwei Arten von Buchungen:

Buchung Kasse und Bank Erfassung von Barbelegen sowie von Rechnungen, die über das Geschäftskonto geflossen sind, wie Miete, Erlöse, Wareneinkauf etc.

Umbuchungen Erfassung von Einnahmen oder Ausgaben, zu denen kein Geld fluss erfolgt, wie Privatnutzung Kfz, Abschreibung etc.

Buchungen von Kasse und Bank werden in anderen Eingabedialogen erfasst – als Umbuchungen.

92

Gemeinsamkeiten der Buchführungsprogramme

4

Belege vorbereiten Trennen Sie Ihre Barbelege von Rechnungen, die über Ihr Bankkonto geflossen sind. Anschließend heften Sie die Bankbelege hinter die entsprechenden Kontoauszüge. Bei Kontoauszügen erfassen Sie das Datum des Geldeingangs bzw. der Zahlung.

Trennung von Bar und Bankbelegen

Kontoauszüge 01.01…

Anfangsbestand Auszug

+1.230,00

03.01…

RG Kunde inkl.19 % USt

+4.760,00

03.01…

Mietzahlung ohne USt

10.01…

RG Lieferant inkl.19 % USt

1.190,00

31.01…

Kontostand

+4.000,00

800,00

Ihre Barbelege sortieren Sie nach Datum. Barbelege 01.01…

Anfangsbestand Barbelege

12.01…

Kopierpapier inkl. 19 % USt

14.01…

Porto ohne USt

20.01…

RG Kunde inkl. 19 % USt

29.01…

Benzin inkl. 19 % USt

31.01…

Summe Barbelege

0,00 119,00 60,00 +2.380,00 59,50 +2.141,50

So sind Ihre Belege optimal für die Erfassung in einem Buchführungsprogramm vorbereitet.

Anfangsbestände erfassen Eigentlich genügt es im Rahmen der Einnahme-Überschussrechnung, die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben zu erfassen. Die Angabe der Anfangsbestände Ihrer Bankkonten und ggf. Ihrer Kasse ist nicht erforderlich. Arbeiten Sie allerdings mit einem Buchführungsprogramm, ist es vorteilhaft, die Anfangsbestände einzugeben. Damit nutzen Sie eine sehr hilfreiche Kontrollfunktion. Beispiel: Erfassen Sie alle Positionen Ihres Kontoauszugs, rechnet das Programm parallel Ihren Kontostand mit. Diesen können Sie dann mit Ihrem Kon toauszug vergleichen. So erkennen Sie auf einen Blick, ob Sie sich ver tippt haben oder nicht. Das Gleiche gilt für Ihr Kassenbuch.

93

4

Belege erfassen: Per Hand oder mit Buchführungsprogramm?

Das Führen eines Kassenbuchs ist nur erforderlich, wenn Sie aufgrund Ihrer Tätigkeit ein Kassenbuch führen müssen. (So ermittelt z. B. ein Kiosk oder Bistro die Bareinnahmen durch ein Kassenbuch.) Wenn in Ihrem Unternehmen kein Kassenbuch erforderlich ist, geben Sie keinen Anfangsbestand ein und erfassen Ihre Barbelege ohne Beachtung des Kassenstandes. Allerdings sollten Sie in diesem Fall das Fibukonto „Kasse“ umbenennen in „Barbelege“ oder ein Verrechnungskonto speziell für die Einnahme-Überschussrechnung verwenden. Wie Sie das machen, wird in den folgenden Kapiteln für jedes Programm separat gezeigt. Warum sollte man nicht den Kontonamen „Kasse“ verwenden? Negativer Kassenbestand?

Wenn Sie das Konto „Kasse“ benutzen, obwohl Sie nur selten Bareinnahmen erhalten, wird der Kassenstand negativ sein. Das wird das Finanzamt auf den ersten Blick sehr verwundern. Beispiel: Ein Bankkonto kann einen positiven oder negativen Saldo haben, eine Kasse niemals. Stellen Sie sich Ihre Kasse vor. Was können Sie heraus nehmen, wenn nichts mehr drin ist?

Durch die Umbenennung ist klar, dass Sie kein Kassenbuch führen, sondern Ihre Barbelege erfassen. Kontrolle nach der Eingabe

Tipp: Professionelle Buchhalter/innen führen immer eine Kontrolle durch. Sie addieren vor der Eingabe die Barbelege und kontrollieren nach der Ein gabe, ob die Summen übereinstimmen. So werden Tippfehler ausge schlossen. Eine Methode, die zur Nachahmung empfohlen wird.

Übersicht für die Arbeit mit Buchführungsprogramm Belegvorbereitung

• BarBelege nach Datum sortieren, nummerieren und gesondert aufbewahren • Kontoauszüge sortieren (für jedes Bankkonto ein Fach im Ordner) und die Rechnungen hinter den jeweiligen Geldzugang oder Geldabgang heften. • Private Nutzungsanteile und Abschreibung ermitteln (siehe Kapitel 5 und 6)

94

Gemeinsamkeiten der Buchführungsprogramme

4

• BarBelege über Verrechnungskonto buchen (SKR 03/04: 1371/1486) oder im Kassenbuch erfassen

Buchen

• Bankauszüge erfassen (pro Bankkonto ein Konto anlegen) • Umbuchungen wie Abschreibung, Privatnutzung (siehe Kapitel 5 und 6) • Kassenendbestand kontrollieren, falls ein Kassen buch geführt wird

Kontrollieren

• Banksaldo abstimmen (KontoauszugProgramm) • Schlüsselung der neu angelegten Konten überprüfen

Alle Programme bieten Ihnen eine Vielzahl von Auswertungen und grafischen Darstellungen. So erfüllen Sie nicht nur Ihre Pflichten gegenüber dem Finanzamt, sondern erhalten darüber hinaus interessante Informationen über die Zahlen Ihres Unternehmens.

Übersicht über die Zahlen Ihres Unternehmens

Die Programme und ihre …

Gemeinsamkeiten • Standardkontenrahmen • DATEVSchnittstelle • elektronische Übermittlung der Umsatzsteuer Voranmeldung • Formular „Anlage EÜR“ • Fibu für mehrere Firmen möglich

Unterschiede • Firma einrichten • Eingabemasken für Kasse, Bank und Umbuchungen • Kontenrahmen bearbeiten • Buchungsvorlagen • offene Posten, Verwaltung führen

Alle drei Programme füllen auch das neue Formular „Anlage EÜR“ automatisch aus. In den Konteneinstellungen ist zu jeder Kontonummer die entsprechende Zeile bzw. Feld-Nr. hinterlegt. Zur Sicherheit, sollten Sie beide, die formfreie EinnahmeÜberschussrechnung sowie das neue Formular, ausdrucken und deren Ergebnisse miteinander vergleichen. Stimmen diese überein, sind alle Konten, die Sie verwendet haben, richtig geschlüsselt.

95

4

Belege erfassen: Per Hand oder mit Buchführungsprogramm?

Tipp: Weicht das Ergebnis des Formulars von dem der herkömmlichen Ein nahmeÜberschussrechnung ab, müssen Sie überprüfen, ob Zahlen auf dem Formular fehlen. In diesem Fall handelt es sich um individuell an gelegte Konten. Diesen müssen Sie selbst die Zeilen bzw. Felder des Formulars zuordnen.

Wichtig: Stimmen alle Zahlen überein, wird die Differenz bei den „nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben“ liegen. Im Formular erhöhen diese den Gewinn direkt und in der herkömmlichen EinnahmeÜberschussrechnung nicht, denn hier werden diese auf einer zusätzlichen Anlage dem Gewinn zugerechnet. Mehr dazu in Kapitel 5.4 „Privatnutzung Kfz“ und in Kapitel 6.7 „Begrenzte Betriebsausgaben“. In den Kapiteln 5 und 6 geht es um Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben. Es wird gezeigt, in welchem Feld diese im Formular eingetragen werden. Und Sie sehen die Auswirkungen in der Einnahme-Überschussrechnung sowie die Behandlung von Umsatzsteuer und Vorsteuer. Außerdem sehen Sie die entsprechenden Fibukonten und einen allgemeingültigen Buchungssatz. In den Kapiteln 7, 8 und 9 erhalten Sie für das jeweilige Buchführungsprogramm eine kurze Einweisung sowie genaue Buchungsvorlagen für Ihre Betriebseinnahmen und -ausgaben. Die Ausführungen zu den einzelnen Programmen sollen Ihnen den Einstieg erleichtern und Ihnen die Möglichkeiten aufzeigen, die sich durch die Anwendung dieser Programme eröffnen.

4.3

Die Technik der Buchführung

Für jeden Geschäftsvorfall müssen Sie irgendein Konto im Soll und irgendein Konto im Haben buchen. Für welchen Fall Sie ein Konto im Soll oder im Haben buchen, erfahren Sie hier. Für Buchungen im Rahmen der Einnahme-Überschussrechnung genügen folgende Grundsätze:

96

Die Technik der Buchführung

Kontostand Kassenstand Anlagevermögen Schulden Betriebsausgaben Betriebseinnahmen Offene Kundenrechnung Offene Lieferantenrechnung Privatzwecke

Aussage

Fibukonto im Soll erfassen

steigt sinkt steigt sinkt Zugang Abgang steigen sinken steigen sinken steigen sinken steigen sinken

Bank

steigen sinken Geld raus Geld rein

4

Fibukonto im Haben erfassen Bank

Kasse Kasse Maschine Maschine Darlehen Darlehen KfzKosten KfzKosten Erlöse Erlöse Debitor (Kunde) Debitor (Kunde) Kreditor (Lieferant) Kreditor (Lieferant) Privatentnahme Privateinlage

Sie werden sehen, dass für jeden Geschäftsvorfall immer zwei Aussagen zutreffen: Die eine beschreibt die Buchung des Kontos im Soll, die andere im Haben. Beispiel: Was passiert, wenn Sie Porto bar bezahlen? Der Kassenstand sinkt – die Betriebsausgaben steigen. Was bedeutet dies für die Buchung? Das Fibukonto der Betriebsausgabe „Porto“ erfassen Sie im Soll und das Fibukonto „Kasse“ im Haben. Was passiert, wenn Ihr Kunde eine Rechnung über die Bank bezahlt? Der Kontostand steigt und die Betriebseinnahmen steigen. Buchung: Das Fibukonto „Bank“ im Soll und das Fibukonto der Be triebseinnahmen „Erlöse“ im Haben.

Wie gesagt: Sie müssen sich in diesem Buch nicht mit der Technik der Buchführung befassen, denn sobald Buchungen erforderlich sind, werden eine Eingabevorlage sowie die entsprechenden Fibukonten gezeigt werden. Machen Sie gelegentlich eine Gegenprobe, zum Üben.

97

5

Betriebseinnahmen richtig erfassen

In diesem Kapitel dreht sich alles um Einnahmen, die Ihnen im laufenden Jahr zufließen. Jeder Beitrag dieses Kapitels ist einer Betriebseinnahmenart gewidmet, die nach den vier folgenden Aspekten behandelt wird. 1. EinnahmeÜberschussrechnung Gewinn ermittlung Kapitel 2

Hier wird die Frage beantwortet, ob es sich um Betriebseinnahmen handelt oder nicht. Nutzen Sie Gegenstände Ihres Unternehmens für private Zwecke (Waren, Kfz, Telefon), sehen Sie hier, wie die privaten Nutzungsanteile ermittelt werden. Außerdem wird gezeigt, wie sich die Betriebseinnahmen in der Einnahme-Überschussrechnung auswirken und in welche Felder des Formulars sie eingetragen werden. 2. Aufzeichnungen

Aufzeichnung

In manchen Fällen sind die Belege nicht ausreichend, um bestimmte Zahlen Ihrer Einnahme-Überschussrechnung nachvollziehen zu können. Dann sind zusätzliche Aufzeichnungen erforderlich. In solchen Fällen wird zwischen zwei Möglichkeiten unterschieden: • Sie bewahren die Aufzeichnungen für den Fall einer Betriebsprüfung in Ihren Unterlagen auf. • Sie reichen die entsprechenden Aufzeichnungen zusammen mit Ihrer Einnahme-Überschussrechnung beim Finanzamt ein. 3. Hinweis zur Umsatzsteuer

Umsatzsteuer Kapitel 3

98

Für Unternehmen, die mit der Umsatzsteuer zu tun haben, stellt sich die Frage, ob und wann sie die Umsatzsteuer abführen.

5

Einnahmen von A Z

4. Buchen im Programm Hier sehen Sie die entsprechenden Fibukonten und einen allgemeingültigen Buchungssatz. In den folgenden Kapiteln werden alle Buchungen dieses Kapitels in einer individuellen Erfassungsvorlage gezeigt. Kapitel 7 „Lexware büro easy“ Kapitel 8 „Lexware buchhalter“ Kapitel 9 „DATEV Rechnungswesen compact“

5.1

Buchen

Einnahmen von A Z

Einnahmen

Kapitel

Feld Formular

Anzahlungen (erhalten) auf Erlöse umsatzsteuerfrei Anzahlungen (erhalten) auf Erlöse umsatzsteuer pflichtig Auflösung Ansparabschreibung (Gewinnzuschlag) Bauleistungen (erbracht an Unternehmer) Bauleistungen (erbracht an Privatpersonen) Darlehensaufnahme EinkommensteuerErstattung Erlöse umsatzsteuerfrei  Kleinunternehmer Erlöse umsatzsteuerfrei Erlöse umsatzsteuerpflichtig GewerbesteuerErstattung KörperschaftssteuerErstattung Mieteinnahmen umsatzsteuerfrei Mieteinnahmen umsatzsteuerpflichtig Private Warenentnahmen Privateinlagen Privatnutzung Kfz Privatnutzung Telefon regelmäßig wiederkehrende Einnahmen Sachbezüge Arbeitnehmer Kfz Sachbezüge Arbeitnehmer Waren Sonstige Steuererstattungen Umsatzsteuer von Kunden (vereinnahmt) UmsatzsteuerErstattung (Finanzamt)

5.2 5.2

103 112

5.9+6.5 5.2 5.2 5.9 5.8 5.2 5.2 5.2 5.8 5.8 5.9 5.9 5.4 5.9 5.5 5.6 5.10 5.5 5.4 5.8 5.7 5.8

120124 103 112 kein Eintrag kein Eintrag 111 103 112 103 103 103 112 108 kein Eintrag 106 108 103 106 108 103 140 BE 141

99

5

Betriebseinnahmen richtig erfassen

Einnahmen

Kapitel

Feld Formular

Verkauf Anlagevermögen Versicherungsentschädigung Zinsen (erhalten)

5.3 5.9 5.9

102 103 103

Die Reihenfolge der folgenden Beiträge ist nicht alphabetisch sortiert, sondern sie orientiert sich daran, wie Sie die Zahlen in die Einnahme-Überschussrechnung bzw. in das Formular eintragen sollten, soweit sie in Ihrem Unternehmen vorkommen. EinnahmeÜberschussrechnung für die Zeit vom 01.01.31.12. … Betriebseinnahmen Einnahmen umsatzsteuerfrei

+

Einnahmen umsatzsteuerpflichtig netto

+

Erlöse aus Verkauf Anlagevermögen

+

Privatnutzung Kfz netto

+

Privatentnahme Waren netto

+

Privatnutzung Telefon netto

+

vereinnahmte Umsatzsteuer

+

UmsatzsteuerErstattung

+

Steuererstattungen

+

Summe

=

+

Betriebsausgaben … Gewinn oder Verlust

=

 +/

5.2

Erlöse  Gutschriften

Grundsätzlich dürfen Sie Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben nicht miteinander verrechnen. Dies bezieht sich auf den Fall, dass Ihr Kunde auch gleichzeitig Ihr Lieferant ist. Was darf miteinander verrechnet werden?

100

Beispiel: Sie haben für eine Schreinerei das Briefpapier erstellt und der Schreiner verlegt einen Holzboden in Ihrem Büro. Diese beiden Geschäfte dürfen nicht miteinander verrechnet werden. Sie müssen das Briefpapier und der Schreiner muss den Holzboden in Rechnung stellen.

5

Erlöse  Gutschriften

Rechnungen und Gutschriften an Ihren Kunden dürfen miteinander verrechnet werden. Beispiel: Nachdem Ihr Kunde die Waren erhalten hat, stellt er fest, dass die Lieferung unvollständig war. Sie haben die Rechnung bereits abge schickt und erstellen nachträglich eine Gutschrift. Die Rechnung sowie die Gutschrift werden in der Einnahme Überschussrechnung unter der gleichen Position „Erlöse“ erfasst.

Ermitteln Sie die Summe Ihrer Erlöse abzüglich aller Nachlässe und Gutschriften.

Ihre Erlöse Erst wenn Sie das Geld tatsächlich erhalten haben, zählt es zu Ihren Betriebseinnahmen, dazu gehören: • Erlöse Inland • Erlöse Ausland • Erhaltene Anzahlungen, für nicht erbrachte Leistungen • Erbrachte Bauleistungen EinnahmeÜberschussrechnung Sind Ihre Erlöse von der Umsatzsteuer befreit, genügt es alle Erlöse in einer Summe in der Einnahme-Überschussrechnung zu erfassen. Sind Ihre Erlöse teilweise oder ganz umsatzsteuerpflichtig, müssen Sie Ihre Erlöse netto und die enthaltene Umsatzsteuer gesondert erfassen. Soll gleichzeitig die Umsatzsteuer-Voranmeldung korrekt ausgefüllt werden, müssen Sie Ihre Umsätze nach den verschiedenen Umsatzsteuersätzen unterteilen. Beispiel: Ihre Erlöse im Monat Mai: Erlöse steuerfrei Erlöse inkl. USt 7 % Erlöse inkl. USt 19 %

Gewinn ermittlung Kapitel 2

10.000,00 € 5.350,00 € 29.750,00 €

101

5

Betriebseinnahmen richtig erfassen

Darstellung in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung: Betriebseinnahmen Erlöse umsatzsteuerfrei (Feld 103) Erlöse USt 7 % netto (Feld 112) Erlöse USt 19 % netto (Feld 112 ) vereinnahmte Umsatzsteuer (350 + 4.750) (Feld 140 BE)

+10.000,00 +5.000,00 +25.000,00 +5.100,00 =

+ 45.100,00

Summe

Betriebsausgaben …

 +45.100,00

Gewinnerhöhung

EinnahmeÜberschussrechnung auf der Anlage EÜR

Abb.: Anlage EÜR (Ausschnitt)

Aufzeichnungen für Ihre Unterlagen Aufzeichnung

•

Bei Rechnungskorrekturen müssen Sie alle Unterlagen, die an Ihren Kunden geschickt wurden, aufbewahren. Sie müssen nachweisen, warum z. B. Ihr Kunde nicht den vollen Rechnungsbetrag gezahlt hat.

Hinweis zur Umsatzsteuer Umsatzsteuer Kapitel 3.8

102

Das vorherige Beispiel zeigte Ihre Umsätze im Mai. Wenn Sie Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung monatlich abgeben müssen, ist die Zahlung in Höhe von 4.350,00 € am 10. Juni fällig. Haben Sie eine Fristverlängerung beantragt, durch Formular und Sondervorauszahlung, ist die Abgabe und Zahlung erst am 10. Juli fällig.

Erlöse  Gutschriften

5

Hinweis zur Umsatzsteuer Geschäfte mit dem Ausland Hatten Sie Geschäfte mit dem EU-Ausland und hat der Kunde Ihnen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mitgeteilt, schreiben Sie Ihre Rechnung ohne Umsatzsteuer. Dieser Vorgang muss in der Umsatzsteuer-Voranmeldung gesondert erfasst werden, unter „innergemeinschaftliche Lieferung“.

Umsatzsteuer Kapitel 3.4

Achtung: Sie müssen vierteljährlich eine zusammenfassende Meldung an das Bundesamt für Finanzen schicken.

Umsätze mit dem sonstigen Ausland werden in der UmsatzsteuerVoranmeldung unter „Umsatzerlöse steuerfrei“ erfasst. Hinweis zur Umsatzsteuer erbrachte Bauleistungen •

•

Erbrachte Bauleistungen an Unternehmer, an einem Gebäude oder einem Grundstück, werden in der UmsatzsteuerVoranmeldung gesondert unter „Bauleistungen“ erfasst. Erbrachte Bauleistungen an Privatpersonen, werden wie alle anderen Erlöse unter „Umsatzerlöse 19 % USt“ erfasst. Allerdings müssen Sie in der Rechnung auf die Aufbewahrungspflicht von 2 Jahren hinweisen.

Umsatzsteuer Kapitel 3.5

Buchen im Programm SKR 03

SKR 04

Kontentyp

Kontenbezeichnung

1200 8337

1800 4337

Finanzkonto Einnahmen

8950

4690

Einnahmen

8100 8120

4100 4120

Einnahmen Einnahmen

8125

4125

Einnahmen

8195 8300 8400 8340

4185 4300 4400 4340

Einnahmen Einnahmen Einnahmen Einnahmen

Bank Erlöse aus Bauleistungen, Leistungsemp fänger schuldet Steuer nach § 13b UStG. Nicht steuerbare Umsätze (wie steuerfrei) Umsatzerlöse umsatzsteuerfrei Umsatzerlöse (Export an sonstiges Ausland) ohne USt mit Vorsteuerabzug Innergemeinschaftliche Lieferung (Export an EU Ausland) ohne USt mit Vorsteuerabzug Erlöse als Kleinunternehmer Umsatzerlöse 7 % Umsatzerlöse 16/19 % Umsatzerlöse 16 %

Fibukonten

103

5 Buchen

Betriebseinnahmen richtig erfassen

Beachten Sie bei der Kontenauswahl die Umsatzsteuersätze und nutzen Sie im Falle einer „innergemeinschaftlichen Lieferung“ oder einer „erbrachten Bauleistung an Unternehmer“ unbedingt die dafür vorgesehenen Konten und Steuerschlüssel. StandardBuchung

Steuer

„Bank“ an „Umsatzerlöse umsatzsteuerfrei“ 10.000,00 €

keine

„Bank“ an „Umsatzerlöse 7 %“ 5.350,00 €

UST 7 %

„Bank“ an „Umsatzerlöse 19 %“ 29.750,00 €

UST 19 %

Die Programme rechnen die enthaltene Umsatzsteuer automatisch heraus und erfassen den Umsatz netto sowie die Umsatzsteuer gesondert in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung sowie im Formular „Anlage EÜR“. Gleichzeitig ist Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung abrufbereit. Achtung: Aufträge, die im Jahr 2006 abgeschlossen wurden, haben Sie zuzüglich 16 % Umsatzsteuer berechnet. Zahlen Ihre Kunden diese Rechnungen erst im Jahr 2007, müssen Sie darauf achten, das Fibukonto "Umsatzer4 löse 16 % USt" zu wählen, so wird die enthaltene Umsatzsteuer von 16 % automatisch herausgerechnet und in die entsprechenden Felder der Formulare eingetragen.

Erteilte Gutschriften EinnahmeÜberschussrechnung Gewinn4 ermittlung Kapitel 2

Hier haben Sie es wesentlich leichter als bilanzierende Unternehmen: Gutschriften werden nur erfasst, wenn Sie tatsächlich Geld zurückzahlen. Variante 1: Ihr Kunde erhält die Gutschrift noch vor Zahlung Ihrer Rechnung. Gutschrift und Rechnung sind gleich hoch. In diesem Fall wird kein Geld fließen; heften Sie die Gutschrift zur Rechnung und notieren Sie, wie es zu der Gutschrift kam.

104

5

Erlöse  Gutschriften

Variante 2: Der Gutschriftbetrag ist niedriger als die Rechnung und Ihr Kunde überweist nur den Differenzbetrag (Rechnung – Gutschrift). Hier erfassen Sie nur den verminderten Geldeingang in Ihren Betriebseinnahmen. Variante 3: Hat Ihr Kunde bereits gezahlt und Sie schreiben eine Gutschrift, müssen Sie das Geld auch an Ihren Kunden zurück überweisen. Sobald die Rückzahlung geflossen ist, ziehen Sie diesen Betrag von Ihren Betriebseinnahmen (und ggf. der Umsatzsteuer) ab und notieren das Datum der Rücküberweisung auf der Gutschrift oder heften sie den Beleg hinter den Kontoauszug. Aufzeichnung für Ihre Unterlagen Bewahren Sie alle Rechnungen und Gutschriften auf, egal ob Geld geflossen ist oder nicht. Sie müssen nachweisen, warum Ihr Kunde gar nicht oder weniger gezahlt hat. Hinweis zur Umsatzsteuer Denken Sie daran, nicht nur den Erlös zu kürzen, sondern auch die Umsatzsteuer. Und bewahren Sie die Unterlagen unbedingt auf, als Nachweis für die korrigierte Umsatzsteuer. Bei Sollbesteuerung (Umsatzsteuer bei Rechnungsstellung abführen) müssen Sie die Gutschriften in jedem Fall berücksichtigen. Haben Sie bereits die Umsatzsteuer abgeführt, müssen Sie in der nächsten Voranmeldung die Gutschrift erfassen. Buchen im Programm Im Programm buchen Sie nur Gutschriften, wenn Sie das Geld zurückzahlen müssen, also buchen Sie über „Kasse“ oder „Bank“. In diesem Fall wählen Sie das gleiche Erlöskonto, aus dem auch die Rechnung gebucht wurde, allerdings mit umgekehrtem Vorzeichen.

Aufzeichnung

Umsatzsteuer Kapitel 3 Sollbesteuerung Kapitel 3.9

Buchen

Tipp: Die Programme reduzieren Ihren Umsatz sowie die Umsatzsteuer auto matisch.

105

5

Betriebseinnahmen richtig erfassen

5.3 Gewinn/ ermittlung Kapitel 2.3

Verkauf Anlagevermögen

EinnahmeÜberschussrechnung Verkaufen Sie einen Gegenstand Ihres Anlagevermögens, müssen Sie zuerst den Kaufpreis erfassen. Wenn Ihre Umsätze grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig sind, ist es der Verkauf von Anlagevermögen auch. In diesem Fall müssen Sie den Verkauf von Anlagevermögen sowie die enthaltene Umsatzsteuer gesondert ausweisen. Beispiel: Sie verkaufen im August eine Druckmaschine für 35.700,00 € inkl. 19 % USt. Betriebseinnahmen Erlöse aus Verkauf Anlagevermögen USt 19 % Umsatzsteuer

30.000,00 € 5.700,00 €

Sobald das Geld auf Ihrem Konto ist – auch wenn die Maschine Ihr Haus noch nicht verlassen hat – müssen Sie diese Einnahme erfassen. Aufzeichnung für Ihre Unterlagen Aufzeichnung

Keine Buchung ohne Beleg! Das gilt auch für die Einnahme-Überschussrechnung. Achten Sie darauf, dass die Rechnung einwandfrei ausgestellt ist. Diese Rechnung gilt auch als Nachweis für den Anlagenabgang. Hinweis zur Umsatzsteuer

Umsatzsteuer Kapitel 3

Die Umsatzsteuer, die im Verkaufspreis enthalten ist, müssen Sie in voller Höhe an das Finanzamt abführen. Müssen Sie Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung vierteljährlich abgeben, ist die Zahlung der Umsatzsteuer am 10. Oktober oder mit Fristverlängerung am 10. November fällig. Buchen im Programm

Fibukonten

106

SKR 03

SKR 04

Kontentyp

Kontenbezeichnung

8800

6889

Einnahmen

8820

4845

Einnahmen

Erlöse aus Verkauf Sachanlagevermögen ohne USt Erlöse aus Verkauf Sachanlagevermögen 16/19 % USt

8826

4846

Einnahmen

Erlöse aus Verkauf Sachanlagevermögen 16 % USt

5

Verkauf Anlagevermögen

Den Verkauf erfassen Sie in der Regel über die Kasse oder die Bank. StandardBuchung

Steuer

„Bank“ an „Erlöse aus Verkauf Sachanlagevermögen 19 % USt“ 35.700,00 €

UST 19 %

Buchen

Restabschreibung und Restbuchwert EinnahmeÜberschussrechnung Wenn Sie ein Anlagegut kaufen, müssen Sie es in der Abschreibungsliste erfassen und ggf. abschreiben. Nur eine anteilige Abschreibung ist eine Betriebsausgabe und der Restbuchwert gehört zu Ihrem Vermögen. Durch den Verkauf lösen Sie weitere Arbeitsgänge aus. Diese werden in der Regel am Jahresende durchgeführt. • Ermittlung der Abschreibung bis zum Verkaufsmonat sowie des Restbuchwertes • Erfassung der Abschreibung und des Restbuchwertes in der Einnahme-Überschussrechnung • Erfassung der Abschreibung und Anlagenabgang in der Abschreibungsliste

Gewinn/ ermittlung Kapitel 2.3

An dieser Stelle wird gezeigt, wie Sie die Restabschreibung sowie den Anlagenabgang buchen. Wie Sie allerdings auf die Zahlen kommen, wird im Kapitel 6.4 „Anlagevermögen – Anschaffung und Abschreibung“ ausführlich behandelt.

Rest/ abschreibung Kapitel 6.4

Beispiel: Die verkaufte Druckmaschine stand am 01.01.2007 noch mit 24.000,00 € in Ihrer Abschreibungsliste. Die Abschreibung müssen Sie bis zum Tag des Verkaufs ermitteln. Die jährliche Abschreibung beträgt 12.000,00 €. Die zeitanteilige Abschrei/ bung für den Zeitraum 01.01. bis 31.08.2007 beträgt somit 8.000,00 €. Buchwert am 01.01. Abzüglich Restabschreibung = Restbuchwert

24.000,00 € / 8.000,00 € 16.000,00 €

107

5

Betriebseinnahmen richtig erfassen

Darstellung in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung: Betriebseinnahmen Erlöse Verkauf Anlagevermögen (Feld 102)

+30.000,00

vereinnahmte Umsatzsteuer (Feld 140 BE)

+5.700,00

Summe

=

+35.700,00

Betriebsausgaben Abschreibung Maschine (Feld 130) Anlagenabgang (Feld 135) Summe

8.000,00 16.000,00 =

24.000,00 +11.700,00

Gewinnerhöhung

EinnahmeÜberschussrechnung auf der Anlage EÜR

Abb.: Anlage EÜR (Ausschnitt)

Wenn Sie ein älteres Anlagegut, das nur noch mit 1,00 € bzw. 0,56 € in der Abschreibungsliste steht, verkaufen, erübrigt sich natürlich die Buchung der Abschreibung. Sie müssen dann nur den Restbuchwert i. H. v. 1,00 € als Abgang buchen. Tipp: Steht das Anlagegut nur noch mit einem Euro in der Abschreibungsliste, stehen dem Verkaufserlös keine Kosten gegenüber  das kann Ihren Ge winn erheblich beeinflussen. Im Gegensatz zu den Anschaffungskosten, wird der Verkaufserlös in voller Höhe im Jahr des Verkaufs als Be triebseinnahme erfasst. Überprüfung der Abschrei bungsliste

108

Denken Sie daran, die Abschreibungsliste regelmäßig zu überprüfen. Vielleicht müssen noch weitere Anlagenabgänge erfasst werden. Sind noch alle erfassten Anlagegüter vorhanden? Funktionieren Sie noch?

5

Privatnutzung Kfz

Aufzeichnung für Ihre Unterlagen • •

Nachweis über defekte oder verschwundene Anlagegüter Ermittlung der Abschreibung sowie des Restbuchwertes

Aufzeichnung

Anlage für das Finanzamt •

Aktuelle und vollständige Abschreibungsliste

Hinweis zur Umsatzsteuer Bei diesem Vorgang bleibt die Umsatzsteuer unberührt. Die Vorsteuer haben Sie bereits bei der Anschaffung in voller Höhe abgezogen. Das Wirtschaftsgut steht mit dem Nettowert in der Abschreibungsliste.

Umsatzsteuer Kapitel 3

Buchen im Programm SKR 03

SKR 04

Kontentyp

Fibukonten

Kontenbezeichnung

4830

6220

Ausgaben

Abschreibung Sachanlagen

2315

4855

Ausgaben

Anlagenabgang

0210

0440

Vermögen

Maschinen

In diesem Fall sind zwei Umbuchungen erforderlich.

Buchen

StandardBuchung

Steuer

„Abschreibung Maschinen“ an „Maschinen“ 8.000,00 €

keine

„Anlagenabgang“ an „Maschinen“ 16.000,00 €

keine

5.4

Privatnutzung Kfz

Wenn das Fahrzeug zu Ihrem Betriebsvermögen gehört, Sie es also über 10 % betrieblich nutzen, können Sie die Abschreibung sowie alle laufenden Kosten als Betriebsausgabe geltend machen. Dagegen stellt der Kostenanteil für die Privatfahrten eine Einnahme für Ihr Unternehmen dar. Ist Ihr Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt, ist die Privatnutzung bei Unternehmern teilweise und bei Arbeitnehmern in voller Höhe umsatzsteuerpflichtig: Ist Ihr Unternehmen nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt (Ärzte, Versicherungsvermittler), ist die Privatnutzung umsatzsteuerfrei.

Gehört der Pkw zu Ihrem Betriebs vermögen?

109

5

Betriebseinnahmen richtig erfassen

Vergleich Unternehmer und Arbeitnehmer Privatfahrten Unternehmer

Berechnungs methoden

Privatfahrten Arbeitnehmer

Unentgeltliche Wertabgabe teilweise umsatzsteuerpflichtig

Sachbezüge umsatzsteuerpflichtig 100 %

Gewinnerhöhung beim Unternehmen, Kapitel 2.7

wie Gehalt für den Arbeitnehmer, lohnsteuer und sozial versicherungspflichtig, Kap.2.8

Es gibt grundsätzlich zwei Berechnungsmethoden für die private Kfz-Nutzung. • Pauschale Ermittlung nach der 1 %-Regelung • Ermittlung tatsächliche Privatnutzung laut Fahrtenbuch oder anderen Aufzeichnungen In diesen Methoden werden Unternehmer und Arbeitnehmer jeweils unterschiedlich behandelt. Wählen Sie nur den Kapitelabschnitt aus, der auf Ihr Unternehmen zutrifft. Unternehmer • 1 %-Regelung , wenn die betriebliche Nutzung über 50% liegt • Neu ab 2006 Ermittlung tatsächliche Privatnutzung, laut sonstigen Aufzeichnungen, wenn die betriebliche Nutzung unter 50% liegt und kein Fahrtenbuch geführt wurde • Ermittlung tatsächliche Privatnutzung, laut Fahrtenbuch , wenn mehr als 51% betriebliche Nutzung bewiesen werden soll Arbeitnehmer • 1 %-Regelung • Ermittlung tatsächliche Privatnutzung, laut Fahrtenbuch Tipp: Grundsätzlich sollten Sie Ihre Belege so erfassen, dass Sie am Jahresen de die tatsächlichen Kosten pro Fahrzeug (mit Privatnutzung) parat haben. Diese Werte benötigen Sie für alle Berechnungsmethoden. Mög liche Versicherungsentschädigungen, zum Beispiel bei Unfall, mindern die KfzKosten. Allerdings mindern Fahrtkosten, die Sie Ihren Kunden berechnet haben, die KfzKosten nicht.

110

Privatnutzung Kfz

5

Privatnutzung Kfz Unternehmer Privatnutzung Kfz ist eine Betriebseinnahme, die Ihren Gewinn erhöht. Diese ist teilweise umsatzsteuerpflichtig. Privatfahrten sind: • Fahrten mit einem Geschäftswagen nach der Arbeit, am Wochenende und in den Urlaub sind Privatfahrten. • Für Ihre Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte werden ab dem 21. Kilometer 0,30 € pro Entfernungskilometer (einfache Strecke) als Betriebsausgaben anerkannt bis maximal 4.500 € im Jahr, der übersteigende Betrag nicht. Bis 31.12.2006 werden auch die ersten 20 km anerkannt. • Familienheimfahrten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung, wenn Sie mehr als einmal in der Woche nach Hause fahren, werden mit 0,30 € pro gefahrenen Kilometer als Betriebsausgaben anerkannt, der übersteigende Betrag nicht.

Ermittlung nach der 1 %Regelung Unternehmer Bis 2005 konnte die 1 %Regelung für alle Fahrzeuge angewendet wer den, die zum Betriebsvermögen gehören. Ab dem 01.01.2006 kann diese Methode nur noch für Fahrzeuge angewendet werden, die über 50 % betrieblich genutzt werden. Bei Unternehmen, die aufgrund ihrer Tätigkeit das Fahrzeug häufig nut zen (Außendienst, Baubranche, Fuhrunternehmen etc.), geht das Finanz amt von einer betrieblichen Nutzung von über 50% aus. (BMF Schreiben vom 7.07.2006) Das Gleiche gilt für Fahrzeuge, die Arbeitnehmern über lassen werden.

BruttoListen Neupreis + Sonder ausstattung

Bei Fahrzeugen, die unter 50 %, jedoch über 10 % betrieblich genutzt werden, wird der tatsächliche private Nutzungsanteil angesetzt. Beispiel: Sie können dem Finanzamt lediglich eine betriebliche Nutzung von 40 % nachweisen. In diesem Fall werden die gesamten KfzKosten als Betriebsausgabe erfasst. Der private Nutzungsanteil, der als Be triebseinnahme erfasst wird, beträgt 60 % der KfzKosten. Mehr dazu im nächsten Kapitel.

111

5

Betriebseinnahmen richtig erfassen

Können Sie dem Finanzamt jedoch laut Terminkalender, Reisekostenbe richten oder Ähnlichem eine betriebliche Nutzung von über 50% nach weisen, dürfen Sie die 1% Regelung anwenden.

Bei der 1% Regelung benötigen Sie den Brutto-Listen-Neupreis. Dieser setzt sich zusammen aus dem Listenpreis vom Neuwagen sowie der Sonderausstattung (Navigationssystem, Klimaanlage etc.) zuzüglich Umsatzsteuer. Achtung: Der BruttoListenNeupreis ist für die Berechnung selbst dann anzuset zen, wenn das Fahrzeug gebraucht gekauft wurde. Ihre tatsächlichen Anschaffungskosten fließen in diese Berechnung nicht ein.

In der Regel ermitteln Sie erst am Jahresende den Wert der privaten Kfz-Nutzung. Sind Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt, ist die Privatnutzung teilweise umsatzsteuerpflichtig. Was heißt das bei der 1 %-Methode?

pauschal 80 % umsatzsteuerpflichtig

pauschal 20 % umsatzsteuerfrei

Die Berechnung erfolgt in mehreren Schritten Aufzeichnung

Beispiel  Ihre Zahlen BruttoListenNeupreis Privatnutzung, Anzahl der Monate Entfernungskilometer, einfache Strecke Wohnung  Arbeitsstätte

112

30.000,00 € 12 Monate 22 km

Arbeitstage im Jahr

210 Tage

KfzKosten gesamt

8.500 €

• Abschreibung, Reparaturen, Benzin

6.500 €

• Versicherung, Steuer

2.000 €

Privatnutzung Kfz

Berechnung reine Privatfahrten (Wochenende, Urlaub) BruttoListenNeupreis x 1 % x Anzahl der Monate =

unentgeltliche Wertabgabe netto (Privatnutzung Kfz) Maximal in Höhe der tatsächlichen KfzKosten, hier 8.500 €

30.000 x 1 % x12 3.600 €

x

20 % des Nettobetrags

720,00

=

Privatnutzung Kfz ohne Umsatzsteuer

720,00

x

80 % des Nettobetrags

+

19 % Umsatzsteuer

=

Privatnutzung Kfz 19 % USt

5 Berechnung nach der 1 % Regelung

2.880,00 547,20 3.427,20

Wichtig: Übersteigt die Pauschale Ihre tatsächlichen Kfz-Kosten, setzen Sie maximal eine Pauschale in Höhe Ihrer Kosten an. Denken Sie an diesen Vergleich. Dadurch würden sich Ihre Fahrzeugkosten in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung nicht auswirken. Wechseln Sie in diesem Fall unbedingt zur Fahrtenbuchmethode! Berechnung nach der 1 % Regelung

Berechnung Fahrten Wohnung  Arbeitsstätte BruttoListenNeupreis x Entfernungskilometer x 0,03 % x Anzahl der Monate 30.000 x 15 km x 0,03 % x 12 Monate 

0,30 € x 2 km (22km – 20 km) x 210 Tage =

1.620,00 €

0,30 € x Entfernungskilometer x Arbeitstage (maximal 4.500 €) nicht abzugsfähige Betriebsausgaben

126 € 1.494,00 €

Achtung: Bis 2006 wurden die ersten 20 km zwischen Wohnung und Arbeitsstätte noch anerkannt. Für das o.g. Beispiel bedeutet das, dass 1.386,00 € statt 126,00 € abgezogen werden und die „nicht abzugsfähigen Betriebsaus gaben“ nur 234 € statt 1.494 € betragen.

Die Berechnung von Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte müssen Sie nur durchführen, soweit es auf Sie zutrifft. Befindet sich Ihr Unternehmen z. B. im gleichen Haus, entfällt diese Berechnung

113

5

Betriebseinnahmen richtig erfassen

natürlich. Die Berechnung für Familienheimfahrten ist nur erforderlich, wenn Sie mehr als einmal in der Woche nach Hause fahren. Berechnung nach der 1 %

Regelung

Berechnung Familienheimfahrten – doppelte Haushaltsführung +

Brutto Listen Neupreis x gefahrene Kilometer x 0,002 % x zusätzliche Fahrten



0,30 € x gefahrene Kilometer x Anzahl der zusätzlichen Fahrten

=

nicht abzugsfähige Betriebsausgaben

Achtung: Bei einem niedrigen Brutto Listen Neupreis kann die Berechnung für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zu einem negativen Betrag, den „nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben“ führen. Diesen negativen Betrag können Sie zusätzlich als Betriebsausgabe erfassen.

Einnahme Überschussrechnung Gewinn

ermittlung Kapitel 2.7

Hier erfassen Sie die Privatnutzung Kfz netto und die Umsatzsteuer gesondert in den Betriebseinnahmen. Darstellung in Ihrer Einnahme Überschussrechnung:

Aufzeichnung

Betriebseinnahmen Privatnutzung Kfz umsatzsteuerfrei (Feld 106) Privatnutzung Kfz USt 19 % netto (Feld 106) Umsatzsteuer (Feld 140 BE) Summe

+720,00 +2.880,00 +547,20 =

+4.147,20

Betriebsausgaben laufende Kfz Kosten (Felder 130+140 BA) nicht abzugsfähige Ausgaben (Felder 142+176) Summe

Gewinnerhöhung

+1.494,00

1.494,00 =

0,00 +4.147,20

Sie sehen, dass sich Ihr Gewinn durch die „nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben“ nicht verändert hat. Deswegen müssen Sie zusätzlich zu Ihrer Einnahme-Überschussrechnung folgende Anlage schreiben: Aufzeichnung

114

Beispiel: Gewinn laut Einnahme Überschussrechnung +nicht abzugsfähige Betriebsausgaben zu versteuernder Gewinn

4.147,20 € +1.494,00 € 5.641,20 €

Privatnutzung Kfz

5

So kann das Finanzamt Ihre Erfassung der Privatnutzung Kfz gut nachvollziehen. Diese Anlage entfällt, wenn Sie das Formular ausfüllen. EinnahmeÜberschussrechnung auf der Anlage EÜR

Abb.: Anlage EÜR (Ausschnitt)

Im Formular werden die „nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben“ direkt erfasst.

Abb.: Anlage EÜR (Ausschnitt)

Insgesamt lagen Ihre Kfz-Kosten bei 8.500 €. Nach der Berechnung der Privatnutzung betragen die abzugsfähigen Kfz-Kosten indirekt nur noch 2.858,80 € (8.500,00 – 4.147,20 – 1.494,00). Außerdem müssen Sie 547,20 € Umsatzsteuer an das Finanzamt überweisen. Vielleicht lohnt es sich ein Fahrtenbuch zu führen. Aufzeichnungen für Ihre Unterlagen • •

Nachweis über den Brutto-Listen-Neupreis Detaillierte Berechnung nach der 1 %-Regelung

Aufzeichnung

115

5

Betriebseinnahmen richtig erfassen

Anlage für das Finanzamt • •

Zusammenfassung der Berechnung Privatnutzung Kfz Anlage über die nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben, wenn Sie das Formular nicht verwenden.

Hinweis zur Umsatzsteuer Umsatzsteuer Kapitel 3

Die Umsatzsteuer müssen Sie erst am Jahresende abführen. Ist der Betrag relativ hoch, sollten Sie ihn auf das laufende Jahr verteilen. Buchen im Programm

Fibukonten

SKR 03

SKR 04

Kontentyp

Kontenbezeichnung

8939 8920 4530 4655 1880

4639 4645 6530 6645 2130

Einnahmen Einnahmen Ausgaben Ausgaben Kapital

Privatnutzung Kfz umsatzsteuerfrei Privatnutzung Kfz USt 16/19 % laufende KfzKosten nicht abzugsfähige Betriebsausgaben Unentgeltliche Wertabgabe

Buchen

StandardBuchung

Steuer

„Unentgeltliche Wertabgabe“ an „Privatnutzung Kfz ohne USt“ 720,00 € keine „Unentgeltliche Wertabgabe“ an „Privatnutzung Kfz 19 % USt“ UST 19 % 3.427,20 € „nicht abzugsfähige Betriebsausgaben“ an „KfzKosten“ 1.494,00,00 € keine

Übergangsregelung: Hatten Sie nur 50 % Vorsteuer abzug aus den Anschaffungskosten Kfz? Behandlung der Umsatzsteuer bei der 1 %Regelung Wann haben Sie Ihr Fahrzeug angeschafft? Wie hoch war Ihr Vorsteuerabzug aus den Anschaffungskosten?

50 % Vorsteuerabzug aus Anschaffungskosten?

100 % Vorsteuerabzug aus Anschaffungskosten?

Am 01.04.1999 wurde ein Gesetz eingeführt, das zum 01.01.2004 wieder aufgehoben wurde. Haben Sie Ihr Fahrzeug in dieser Zeit angeschafft, konnten Sie in der Regel nur 50 % der Vorsteuer aus

116

5

Privatnutzung Kfz

den Anschaffungskosten abziehen. Allerdings war die Privatnutzung Kfz umsatzsteuerfrei. Seit 2004 gilt wieder das ursprüngliche Gesetz: 100 % Vorsteuerabzug aus den Anschaffungskosten sowie den laufenden Kosten. Und die Privatnutzung ist teilweise umsatzsteuerpflichtig, wie im vorangegangenen Beispiel beschrieben. Folgende Übergangsregelung wurde getroffen: 1. Möglichkeit Sie können für diese Fahrzeuge eine Vorsteuerkorrektur der Anschaffungskosten nach § 15a UStG vornehmen, d. h. verteilt auf 5 Jahre holen Sie sich die anderen 50 % der Vorsteuer zurück. Dadurch gilt für Sie wieder das ursprüngliche Gesetz, wie vorher beschrieben. 2. Möglichkeit Sie lassen die alten Jahre ruhen und verzichten auf die Vorsteuerkorrektur. Seit 2004 gilt für diese Fahrzeuge 100 % Vorsteuerabzug aus den laufenden Kfz-Kosten und die Privatnutzung Kfz ermitteln Sie bei der 1 % Methode wie folgt. Erfassung in der EinnahmeÜberschussrechnung: • Ermittelter Privatanteil nach der 1 %-Regelung netto 3.600,00 € • gesondert ermittelter Umsatzsteuerwert 120,00 € (siehe unten) Erfassung in der UmsatzsteuerErklärung: Haben Sie keine Aufzeichnungen gemacht, geht das Finanzamt von mindestens 50 % Privatnutzung aus. Ihre laufenden Kfz-Kosten mit Vorsteuerabzug (Reparaturen, Benzin) betragen netto 1.500,00 €. Die Grundlage für die abzuführende Umsatzsteuer ist 50 % dieser Kosten, d. h. 750,00 €. Für diesen Betrag müssen Sie 19 % Umsatzsteuer abführen, also 142,50 €

Berichtigung der Vorsteuer

Keine Berichtigung der Vorsteuer

Gewinn ermittlung

Umsatzsteuer

Ermittlung tatsächliche Privatnutzung Unternehmer laut sonstigen Aufzeichnungen Wird das Fahrzeug weniger als 50% betrieblich genutzt und haben Sie kein Fahrtenbuch geführt, müssen Sie ab 2006 anhand von Terminkalendern, Reisekostenabrechnungen oder Ähnlichem den Anteil der betrieblichen Nutzung nachweisen. Das betrifft vor allem

117

5

Betriebseinnahmen richtig erfassen

Unternehmer/innen, die überwiegend im Büro bzw. in der Praxis tätig sind (Steuerberater, Ärzte, etc.). Der Nachweis der betrieblichen Nutzung wurde im BMF Schreiben vom 7.07.2006 klargestellt. Wichtig, die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zählen zu den betrieblichen Fahrten. Außerdem ist die Gesamtkilometerleistung des Jahres die Grundlage für diese Aufzeichnungen, daher müssen Sie unbedingt den Kilometerstand vom 1.01. und vom 31.12. notieren. Fragen Sie Ihren Steuerberater, welche Aufzeichnungen in Ihrem Fall erforderlich sind. Haben Sie den privaten Nutzungsanteil ermittelt, zum Beispiel 60%, erfolgt die Berechnung wie bei der Fahrtenbuchmethode, die im nächsten Kapitel beschrieben wird. Haben Sie es jedoch geschafft, dem Finanzamt über 50% betriebliche Nutzung nachzuweisen, können Sie wiederum die 1% Regelung anwenden.

Ermittlung tatsächliche Privatnutzung Unternehmer, laut Fahrtenbuch Führen Sie ein Fahrtenbuch, können Sie die Gesamtkilometerleistung im Verhältnis zu den Privatfahrten nachweisen. Ein Fahrtenbuch ist erforderlich, wenn Sie dem Finanzamt eine niedrigere Privatnutzung als 50%, zum Beispiel 25% nachweisen möchten. Die Privatnutzung Kfz ist ein Anteil der tatsächlichen Kfz-Kosten. Checkliste

Checkliste: Inhalte eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuches • Kilometerstand zu Beginn und zum Ende jeder Fahrt • Datum • Reiseroute, Reiseziel • Reisezweck bzw. Name besuchte Person, Firma • bei Privatfahrten genügt die Bezeichnung „privat“ • Fahrten Wohnung – Arbeitsstätte bzw. Familienheimfahrten (mehr als 1 x pro Woche) müssen gekennzeichnet werden




Das Fahrtenbuch muss zeitnah, fortlaufend und in geschlossener Form geführt werden. Wichtig: Eine Loseblattsammlung wird in der Regel nicht anerkannt und elektronisch geführte Fahrtenbücher

118

Privatnutzung Kfz

5

werden nur akzeptiert, wenn das Programm Änderungen nicht zulässt bzw. alle nachträglichen Änderungen zeigt. Tipp: Ein Fahrtenbuch lohnt sich vor allem, wenn das Fahrzeug abgeschrieben ist oder wenn es sich um einen Gebrauchtwagen handelt, Sie insgesamt wenig Kilometer im Jahr fahren oder sehr wenig privat fahren.

Für diese Berechnung nach der Fahrtenbuchmethode sind neben dem Fahrtenbuch folgende Aufzeichnungen erforderlich: Zusammenfassung der gesamten Kosten inkl. Abschreibung für den Pkw. Das Fahrtenbuch muss ausgewertet werden. Sie müssen Ihre Fahrten unterteilen in: • betriebliche Fahrten • Privatfahrten • Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte • Familienheimfahrten, wenn Sie mehr als einmal in der Woche fahren.

Aufzeichnung

In der Regel ermitteln Sie erst am Jahresende den Wert der privaten Kfz-Nutzung. Sind Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt, ist die Privatnutzung teilweise umsatzsteuerpflichtig. Was heißt das bei der Fahrtenbuchmethode?

Anteil aus Kosten ohne Vorsteuer abzug ist umsatzsteuerfrei (Versicherung, KfzSteuer)

Anteil aus Kosten mit Vorsteuer abzug ist umsatzsteuerpflichtig (Anschaffung, Reparatur, Benzin)

Die Berechnung erfolgt in mehreren Schritten: Aufzeichnung

Beispiel  Ihre Zahlen Gesamtkilometer laut Fahrtenbuch = 100 %

40.000 km = 100 %

Anteil für reine Privatfahrten laut Fahrtenbuch = x %

10.000 km = 25 %

Anteil für Fahrten Wohnung  Arbeitsstätte Entfernungskilometer einfache Strecke Wohnung  Arbeitsstätte Arbeitstage im Jahr

5.000 km 22 km 210 Tage

119

5

Betriebseinnahmen richtig erfassen KfzKosten gesamt • Abschreibung, Reparaturen, Benzin (mit Vorsteuerabzug) • Versicherung, Steuer (ohne Vorsteuerabzug)

Berechnung nach der Fahrtenbuch Methode

Berechnung reine Privatfahrten (Wochenende, Urlaub) tatsächliche KfzKosten ohne Vorsteuerabzug x

Anteil Privatfahrten

=

Privatnutzung Kfz ohne Umsatzsteuer tatsächliche KfzKosten mit Vorsteuerabzug

x

Anteil Privatfahrten

= unentgeltliche Wertabgabe (Privatnutzung Kfz) netto

Berechnung nach der Fahrtenbuch Methode

8.500 € 6.500 € 2.000 €

+

19 % Umsatzsteuer

=

Privatnutzung Kfz mit Umsatzsteuer 19 %

2.000 € 25 % 500 € 6.500 € 25 % 1.625 € 308,75 € 1.933,75€

Berechnung Fahrten Wohnung  Arbeitsstätte KfzKosten gesamt

8.500,00 €

:

Kilometer gesamt laut Fahrtenbuch

40.000 km

=

tatsächliche KfzKosten pro km

0,21 €

Kilometer Wohnung – Arbeitsstätte x Kosten pro km 5.000 km x 0,21 € 

=

1.050,00 €

0,30 € x Entfernungskilometer x Arbeitstage (maximal 4.500 €) 0,30 € x 2 km (22 km – 20 km) x 210 Tage

126,00 €

nicht abzugsfähige Betriebsausgaben

924,00 €

Achtung: Bis 2006 wurden die ersten 20 km zwischen Wohnung und Arbeitsstätte noch anerkannt Für das o. g. Beispiel bedeutet das, dass 1.386 € statt 126,00 € abgezogen werden und die „nicht abzugsfähigen Betriebsaus gaben“ einen Negativbetrag von 381 € betragen statt 924 €.

Führt die Berechnung für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zu einem negativen Betrag, bei „nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben“, können Sie diesen zusätzlich als Betriebsausgabe erfassen.

120

Privatnutzung Kfz

EinnahmeÜberschussrechnung Hier erfassen Sie die Privatnutzung Kfz netto und die Umsatzsteuer in den Betriebseinnahmen. Darstellung in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung:

5 Gewinn ermittlung Kapitel 2.7

Betriebseinnahmen Privatnutzung Kfz umsatzsteuerfrei (Feld 106) Privatnutzung Kfz USt 19 % netto (Feld 106) Umsatzsteuer (Feld 140 BE)

+500,00 +1.625,00 +308,75

Summe

=

+2.433,75

Betriebsausgaben laufende KfzKosten (Felder 130+140 BA

+924,00

nicht abzugsfähige Ausgaben (Felder 142+176)

924,00

Summe

Gewinnerhöhung

=

0,00 +2.433,75

Insgesamt lagen Ihre Kfz-Kosten bei. 8.500 €. Nach der Berechnung der Privatnutzung betragen die abzugsfähigen Kfz-Kosten indirekt nur noch 5.142,25 € (8.500,00 – 2.433,75 – 924,00). Außerdem müssen Sie 308,75 € Umsatzsteuer an das Finanzamt überweisen. EinnahmeÜberschussrechnung auf der Anlage EÜR Die Eintragung sehen Sie im vorangegangenen Abschnitt „1 % Methode Unternehmer“

Formular Anlage EÜR

Aufzeichnungen für Ihre Unterlagen • • •

Fahrtenbuch Aufteilung der Gesamtkilometer in betriebliche Fahrten und in die verschiedenen Privatfahrten Detaillierte Aufzeichnung über die Ermittlung des Privatanteils

Aufzeichnung

Anlage für das Finanzamt • •

Kurze Zusammenfassung über die Ermittlung der Privatnutzung Kfz zusätzliche Anlage über die „nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben“, wenn Sie das Formular nicht verwenden.

121

5

Betriebseinnahmen richtig erfassen

Hinweis zur Umsatzsteuer Umsatzsteuer

Haben Sie einen gebrauchten Pkw von privat angeschafft und hatten Sie keinen Vorsteuerabzug aus den Anschaffungskosten, zählt die Abschreibung zu der Kfz-Kosten ohne Vorsteuerabzug. Buchen im Programm

Buchen

Die entsprechenden Buchungen finden Sie im vorangegangenen Abschnitt „1 %-Regelung Unternehmer“.

Übergangsregelung: Hatten Sie nur 50 % Vorsteuerabzug aus den Anschaffungskosten Kfz? Behandlung der Umsatzsteuer bei der Fahrtenbuchmethode keine Berichtigung der Vorsteuer

Gewinn ermittlung

Umsatzsteuer

Sie verzichten auf die Vorsteuerkorrektur, wie im vorangegangenen Abschnitt „Übergangsregelung bei der 1 % Methode“ beschrieben, und belassen es bei dem Vorsteuerabzug von 50 %. Seit 2004 gilt für diese Fahrzeuge 100 % Vorsteuerabzug aus den laufenden Kfz-Kosten. Die Privatnutzung Kfz ermitteln Sie bei der Fahrtenbuchmethode wie folgt. Erfassung in der Einnahme-Überschussrechnung: • Ermittelter Privatanteil nach der Fahrtenbuchmethode netto 2.125,00 € • Gesondert ermittelter Umsatzsteuerwert 59,85 € (siehe unten) Erfassung in der Umsatzsteuer-Erklärung: Laut Fahrtenbuch liegt Ihr privater Nutzungsanteil bei 21 %. Ihre laufenden Kfz-Kosten mit Vorsteuerabzug (Reparaturen, Benzin) betragen netto 1.500,00 €. Die Grundlage für die abzuführende Umsatzsteuer beträgt 21 % dieser Kosten, d. h. 315,00 €. Für diesen Betrag müssen Sie 19 % Umsatzsteuer abführen, also 59,85 €.

KfzPrivatnutzung durch Arbeitnehmer Ihr Mitarbeiter nutzt den Pkw privat

122

Stellen Sie Ihrem Arbeitnehmer ein Fahrzeug zur Verfügung, dass er auch für private Zwecke nutzt, spricht man von Sachbezug Kfz. Sie zahlen Ihrem Arbeitnehmer Gehalt und ein Fahrzeug. Der Wert der privaten Nutzung des Fahrzeugs ist wie sein Gehalt lohnsteuer- und

Privatnutzung Kfz

5

sozialversicherungspflichtig. Ist Ihr Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt, sind Sachbezüge in voller Höhe umsatzsteuerpflichtig. Ihr Arbeitnehmer versteuert die Einnahme inkl. USt und Sie müssen die enthaltene Umsatzsteuer abführen. Privatfahrten sind … • • •

Fahrten mit einem Geschäftswagen nach der Arbeit, am Wochenende und in den Urlaub, Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte Familienheimfahrten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung, wenn Ihr Arbeitnehmer mehr als einmal in der Woche nach Hause fährt. Tipp: Tatsächlich geleistete Zuzahlungen Ihrer Arbeitnehmer mindern lohn steuer und sozialversicherungspflichtige Sachbezüge. Ermitteln Sie hier zum Beispiel einen monatlichen Sachbezug Kfz von 400 € und Ihr Arbeitnehmer zahlt monatlich 50 € an Sie, beträgt der Sachbezug nur 350 €.

Pauschale 1 %Regelung für Arbeitnehmer Diese pauschale Berechnung basiert auf dem Brutto-Listen-Neupreis. Dieser ist für die Berechnung selbst dann anzusetzen, wenn das Fahrzeug gebraucht gekauft wurde oder die tatsächlichen Anschaffungskosten niedriger waren. Besonderheit bei der 1 %Regelung für Arbeitnehmer: Dieser ermittelte Wert ist ein Bruttowert. Sie müssen die enthaltene Umsatzsteuer abführen. Die Berechnung erfolgt in mehreren Schritten: Aufzeichnung

Beispiel  Ihre Zahlen BruttoListenNeupreis Privatnutzung, Anzahl der Monate Entfernungskilometer, einfache Strecke Wohnung  Arbeitsstätte

30.000,00 € 12 Monate 22 km

Arbeitstage im Jahr

210 Tage

KfzKosten gesamt • Abschreibung, Reparaturen, Benzin • Versicherung, Steuer

8.500 € 6.500 € 2.000 €

123

5 Berechnung nach der 1 % Regelung

Betriebseinnahmen richtig erfassen

Berechnung reine Privatfahrten (Wochenende, Urlaub) BruttoListenNeupreis x 1 % x Anzahl der Monate 30.000 € x 1 % x 12 Monate =

Sachbezug Kfz inkl. 19 % Umsatzsteuer

3.600,00 €

Berechnung Fahrten Wohnung  Arbeitsstätte BruttoListenNeupreis x Entfernungskilometer x 0,03 % x Anzahl der Monate 30.000 € x 22 km x 0,03 % x 12 Monate =

Sachbezug Kfz inkl. 19 % Umsatzsteuer

=

Sachbezug Kfz inkl. 19 % Umsatzsteuer gesamt

2.376,00 € 5.976,00 €

Maximal in Höhe der tatsächlichen KfzKosten, hier 8.500 € In diesem Betrag sind 954,15 € Umsatzsteuer enthalten, diese müssen Sie abfüh ren.

Ihr Arbeitnehmer versteuert monatlich 1/12 von 5.9760 €, also 498,00 € inkl. 19 % USt und Sie müssen monatlich 1/12 von 954,15 € Umsatzsteuer abführen. Die Pauschale ist begrenzt auf die Höhe der tatsächlichen Kfz-Kosten. Denken Sie an diesen Vergleich. In diesem Fall sollten Sie Ihren Arbeitnehmer anweisen, ein Fahrtenbuch zu führen Die Berechnung für Familienheimfahrten ist nur erforderlich, wenn Ihr Arbeitnehmer mehr als einmal in der Woche nach Hause fährt. Berechnung nach der 1 % Regelung

Berechnung Familienheimfahrten – doppelte Haushaltsführung +

BruttoListenNeupreis x gefahrene Kilometer x 0,002 % x zusätzliche Fahrten

=

Sachbezüge Kfz inkl. Umsatzsteuer

EinnahmeÜberschussrechnung Gewinn ermittlung Kapitel 2.8

124

Den Wert des Sachbezugs müssen Sie bereits zu Beginn des Jahres ermitteln, da Ihr Arbeitnehmer den Wert monatlich im Rahmen der Gehaltsabrechnung versteuern muss. Allerdings genügt es, die Sachbezüge am Jahresende in der Einnahme-Überschussrechnung zu erfassen.

Privatnutzung Kfz

5

Darstellung in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung: Betriebseinnahmen Sachbezüge Kfz USt 19 % netto (Feld 106) Umsatzsteuer (Feld 140 BE) Summe

+5.021,85 +954,15 =

+5.976,00 €

Betriebsausgaben Gehälter (Feld 120) Summe

5.976,00 =

Gewinnerhöhung

5.976,00 € +0,00 €

Der Sachbezug Kfz muss gesondert ausgewiesen werden. So kann das Finanzamt Ihre Zahlen nachvollziehen. Die spätere Zahlung der Umsatzsteuer ist eine Betriebsausgabe. EinnahmeÜberschussrechnung auf der Anlage EÜR

Abb.: Anlage EÜR (Ausschnitt)

125

5

Betriebseinnahmen richtig erfassen

Aufzeichnungen für Ihre Unterlagen Aufzeichnung

•

Die Ermittlung der Sachbezüge muss auch für die Lohn- und Gehaltsabrechnung vorliegen.

Hinweis zur Umsatzsteuer Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer sollten Sie im Rahmen Ihrer UmsatzsteuerVoranmeldung monatlich oder vierteljährlich abführen. Schließlich steht der Betrag bereits zu Beginn des Jahres fest. Buchen im Programm

Fibukonten

Buchen

SKR 03

SKR 04

Kontentyp

Kontenbezeichnung

8611

4947

Einnahmen

Sachbezug Kfz USt 16/19 %

4120

6020

Ausgaben

Gehälter

Möchten Sie die Buchung monatlich erfassen, bieten die Programme Erinnerungsfunktionen und Automatikbuchungen. Bei Sachbezug handelt es sich um eine interne Umbuchung. Das Geld ist nicht geflossen, daher können Sie diese Buchung nicht über die Bank oder die Kasse buchen. StandardBuchung

Steuer

„Gehälter“ an „Sachbezug Kfz 19 % USt“ 5.976,00 €

UST 19 %

FahrtenbuchMethode Arbeitnehmer Voraussetzung ist, dass Ihr Arbeitnehmer ein Fahrtenbuch geführt hat. Die Gesamtkilometerleistung wird ins Verhältnis gesetzt zu den Privatfahrten. Der Sachbezug ist ein Anteil der tatsächlichen Kosten. Besonderheit Fahrtenbuchmethode bei Arbeitnehmern: Hier ist der gesamte Nutzungsanteil umsatzsteuerpflichtig. Die Aufteilung von Kosten mit und ohne Vorsteuerabzug ist nicht erforderlich. Aufzeichnung

Beispiel Ihre Zahlen Gesamtkilometer laut Fahrtenbuch = 100 % Anteil für reine Privatfahrten laut Fahrtenbuch = x % Anteil für Fahrten Wohnung  Arbeitsstätte Summe Privatfahrten und Fahrten Wohnung Arbeitsstätte

126

40.000 km = 100 % 10.000 km 5.000 km 15.000 km = 38 %

Privatnutzung Kfz

KfzKosten gesamt

8.500 €

Abschreibung, Reparaturen, Benzin (mit Vorsteuerabzug) netto

6.500 €

Versicherung, Steuer (ohne Vorsteuerabzug) netto

2.000 €

Berechnung alle Privatfahrten tatsächliche KfzKosten netto x

Anteil Privatfahrten

=

Sachbezug Kfz netto

+

19 % Umsatzsteuer

=

Privatnutzung Kfz mit Umsatzsteuer 19 %

8.500 € 38 %

5

Berechnung nach der Fahrtenbuch Methode

3.230,00 € 613,70 € 3.843,70 €

EinnahmeÜberschussrechnung Diesen Wert können Sie erst nachträglich ermitteln. Für die Gehaltsabrechnung müssen Sie ihn zunächst schätzen. In Ihrer Einnahme-Überschussrechnung erfassen Sie die Privatnutzung Kfz netto getrennt von der Umsatzsteuer in den Betriebseinnahmen. Ihr Arbeitnehmer versteuert monatlich 1/12 von 3.843,70 €, also 320,31 € inkl. USt 19 % und Sie müssen monatlich 1/12 von 613,70 € Umsatzsteuer abführen.

Gewinn ermittlung Kapitel 2.8

Darstellung in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung: Betriebseinnahmen Sachbezüge Kfz USt 19 % netto (Feld 106) Umsatzsteuer (Feld 140 BE) Summe

+3.230,00 +613,70 =

+3.843,70 €

Betriebsausgaben Gehälter (Feld 120) Summe

3.843,70 =

Gewinnerhöhung

3.843,70 € 0,00 €

Der Sachbezug Kfz muss gesondert ausgewiesen werden. So kann das Finanzamt Ihre Zahlen nachvollziehen. EinnahmeÜberschussrechnung auf der Anlage EÜR Die Eintragungen sehen Sie im vorangegangenen Abschnitt „1 %Regelung für Arbeitnehmer“.

Formular Anlage EÜR

127

5

Betriebseinnahmen richtig erfassen

Aufzeichnungen für Ihre Unterlagen Aufzeichnung

• •

Fahrtenbuch Die Ermittlung der Sachbezüge muss auch für die Lohn- und Gehaltsabrechnung vorliegen.

Hinweis zur Umsatzsteuer Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer sollten Sie im Rahmen Ihrer UmsatzsteuerVoranmeldung monatlich oder vierteljährlich abführen. So kommt es am Jahresende nicht zu einer hohen Nachzahlung. Es sei denn, Sie müssen nur am Jahresende abrechnen. In diesem Fall gilt das auch für die Sachbezüge. Buchen im Programm

Buchen

Die Buchungen finden Sie im vorangegangenen Abschnitt „1 %Regelung für Arbeitnehmer“.

5.5

Private Warenentnahme

Da der Wareneinkauf in voller Höhe als Betriebsausgaben erfasst ist, behandelt das Finanzamt Sie wie ein Kunde Ihres Unternehmens, wenn Sie einige dieser Waren für private Zwecke entnehmen. Sie müssen alle Entnahmen aufzeichnen und als Betriebseinnahme erfassen. Wenn Ihr Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, dann ist auch die private Warenentnahme umsatzsteuerpflichtig.

Vergleich Unternehmer und Arbeitnehmer Die so genannten Betriebseinnahmen, die durch diese Entnahmen entstehen, werden bei Unternehmern und Arbeitnehmern unterschiedlich behandelt.

Unternehmer unentgeltliche Wertabgabe (Eigenverbrauch)

128

Arbeitnehmer Sachbezüge

Private Warenentnahme

5

Unentgeltliche Wertabgabe bei Unternehmern In diesem Fall handelt es sich um eine Betriebseinnahme, die Ihren Gewinn erhöht. Weiterhin führen Sie ggf. die Umsatzsteuer ab.

Unternehmer Kapitel 2.7

Sachbezug bei Arbeitnehmern Sachbezug ist für Ihren Arbeitnehmer eine Einnahme und dieser ist i. d. R. lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Sie müssen Sachbezüge monatlich im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung versteuern. Hier handelt es sich nicht um eine Betriebseinnahme für Ihr Unternehmen. Im Gegenteil: Sie haben dadurch mehr Betriebsausgaben. Sie zahlen Ihrem Arbeitnehmer Gehalt und zum Beispiel das Essen. Ihr Arbeitnehmer versteuert die Einnahme inkl. USt und Sie müssen die enthaltene Umsatzsteuer abführen.

Arbeitnehmer Kapitel 2.8

Ermittlung der privaten Warenentnahme Es gibt zwei Berechnungsmethoden, die für Unternehmer und Arbeitnehmer gleichermaßen angewendet werden können: • Abrechnung der tatsächlichen Privatentnahmen • Ansatz der Pauschalen laut Richtsatzsammlung

Berechnungs methoden

Abrechnung der tatsächlichen Privatentnahmen Haben Sie sonstige Waren entnommen, müssen Sie jede Privatentnahme, die Sie nicht sofort zahlen, aufschreiben und am Jahresende in einer Summe erfassen, ggf. zuzüglich Umsatzsteuer.

Ansatz der Pauschalen laut Richtsatzsammlung Für bestimmte Branchen gibt es Richtsätze für die private Warenentnahme. Diese Sätze beruhen auf Erfahrungswerten und bieten diesen Branchen die Möglichkeit, die Warenentnahmen monatlich oder jährlich pauschal zu erfassen. Das erspart die Aufzeichnung von vielen Einzelentnahmen. Die Richtsätze für das Jahr 2007 werden im Frühjahr 2007 veröffentlicht. Sobald die Zahlen vorliegen, können Sie diese unter www.bundesfinanzministerium.de abrufen oder unter www.iris-thomsen.de.

129

5 Pauschalen

Betriebseinnahmen richtig erfassen

Pauschbeträge pro Person und Jahr für das Kalenderjahr 2005 und 2006 (Kinder im Alter von 2 bis 12 Jahren – halber Pauschbetrag)

Gewerbeklasse

USt 7 %

USt 16 %

gesamt

Bäckerei, Konditorei

732 €

168 €

900 €

Fleischerei

708 €

528 €

1.236 €

Gast und Speisewirtschaften −

Abgabe von kalten Speisen

840 €

888 €

1.728 €

−

Abgabe kalter und warmer Speisen

1.068 €

1.524 €

2.592 €

Getränkeeinzelhandel

0€

288 €

288 €

Café

852 €

396 €

1.248 €

Milch, Milcherzeugnisse, Fettwaren und Eier (Einzelhandel)

432 €

60 €

492 €

Obst, Gemüse, Südfrüchte und Kartoffeln (Einzelhandel)

240 €

120 €

360 €

Gehört Ihr Unternehmen zu dieser Branche? Wenn ja, erfassen Sie diese Pauschbeträge in den Betriebseinnahmen. Sind Sie der Meinung, dass die Pauschbeträge höher sind als Ihre tatsächlichen Entnahmen, müssen Sie das dem Finanzamt durch entsprechende Aufzeichnungen nachweisen.

Private Warenentnahmen durch Unternehmer EinnahmeÜberschussrechnung Gewinn ermittlung Kapitel 2.7

Spätestens am Jahresende erfassen Sie diese unentgeltliche Wertabgabe (Privatentnahme Waren) in den Betriebseinnahmen in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung. Die unentgeltliche Wertabgabe muss gesondert ausgewiesen werden. Sie erhöht Ihren Gewinn. Die enthaltene Umsatzsteuer müssen Sie an das Finanzamt abführen. Beispiel: Sie führen ein Café in der Innenstadt. Es handelt sich nicht um einen Familienbetrieb. Sie arbeiten ausschließlich mit Angestellten. Über selbst verzehrte Speisen und Getränke führen Sie keine Aufzeichnung und setzen stattdessen die Pauschalen an.

130

Private Warenentnahme

5

Darstellung in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung: Betriebseinnahmen Warenentn. privat USt 7 % netto (Feld 108)

+852,00

Warenentn. privat USt 19 % netto (Feld 108)

+396,00

Umsatzsteuer (59,64+75,24) Feld 140 BE

+134,88

Summe

=

+1.382,88 €

Betriebsausgaben …



0,00 €

Gewinnerhöhung

+1.382,88 €

Für die Einnahme-Überschussrechnung genügt es, die private Warenentnahme erst am Jahresende zu erfassen. EinnahmeÜberschussrechnung auf der Anlage EÜR

Abb.: Anlage EÜR (Ausschnitt)

Aufzeichnung für Ihre Unterlagen •

Detaillierte Ermittlung Ihrer privaten Warenentnahmen in Geldeswert

Anlage für das Finanzamt • Zusammenfassung der Privatentnahmen von Waren

Aufzeichnung

Hinweis zur Umsatzsteuer Sind Ihre Umsätze umsatzsteuerpflichtig bzw. sind Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt, ist die private Warenentnahme umsatzsteuerpflichtig.

Umsatzsteuer

131

5

Betriebseinnahmen richtig erfassen

Tipp: Die Pauschbeträge müssen Sie für jede Person (pro Jahr), die in Ihrem Unternehmen arbeitet, als Betriebseinnahme erfassen. Fragen Sie Ihren Steuerberater, wie viel Personen in Ihrem Fall ange setzt werden müssen und ob es genügt, die anfallende Umsatzsteuer erst am Jahresende abzuführen.

Buchen im Programm Fibukonten

Buchen

SKR 03

SKR 04

Kontentyp

Kontenbezeichnung

8919

4619

Einnahmen

Warenentnahme Untern. ohne USt

8915

4610

Einnahmen

Warenentnahme Untern. USt 7 %

8910

4620

Einnahmen

Warenentnahme Untern. USt 16/19 %

1880

2130

Kapital

Unentgeltliche Wertabgabe

Zwei Umbuchungen sind erforderlich. Sie erfassen die Beträge brutto. StandardBuchung

Steuer

„Unentgeltliche Wertabgabe“ an „Warenentnahme Untern. USt 7 %“ 911, 64 €

UST 7 %

„Unentgeltliche Wertabgabe“ an „Warenentnahme Untern. USt 19 %“ 471,24 €

UST 19 %

Private Warenentnahmen durch Arbeitnehmer: Sachbezüge Sachbezüge für Arbeitnehmer müssen Sie monatlich über die Lohnund Gehaltsabrechnung erfassen. Die enthaltene Umsatzsteuer müssen Sie an das Finanzamt abführen. • Gewährte Rabatte für Waren über 1.080,00 € im Jahr • Freie Verpflegung (Sachbezugswerte für freie Verpflegung) • Freie Unterkunft (Sachbezugswerte für freie Unterkunft) • Geschenke, Bewirtung über der monatlichen Freigrenze von 44 € EinnahmeÜberschussrechnung Gewinn ermittlung Kapitel 2.8

132

Sachbezüge Ihrer Arbeitnehmer wirken sich nur bezüglich der Umsatzsteuerzahlung auf Ihren Gewinn aus. In Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung müssen Sie diese gesondert erfassen. So sieht das Finanzamt, dass Sie daran gedacht haben.

Private Warenentnahme

5

Beispiel: Ihr Arbeitnehmer erhielt im Abschlussjahr für bezogene Waren Rabatte. Diese betragen nach Abzug des Rabattfreibetrags 1.190 € inkl. 19 % USt.

Darstellung in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung: Betriebseinnahmen Sachbezug Waren USt 19 % netto (Feld 108)

+1.000,00

Umsatzsteuer (Feld 140 BE)

+190,00

Summe

=

+1.190,00 €

Betriebsausgaben Gehälter (Feld 120)

1.190,00

Summe

=

1.190,00 €

Gewinnerhöhung

0,00 €

Ihr Arbeitnehmer versteuert 1.190,00 € im Rahmen der Gehaltsabrechnung und Sie müssen 190,00 € Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Die spätere Zahlung der Umsatzsteuer ist Betriebsausgabe. EinnahmeÜberschussrechnung auf der Anlage EÜR Die Eintragung sehen Sie im vorangegangenen Abschnitt „Private Warenentnahme Unternehmer“. Aufzeichnung für Ihre Unterlagen Die Ermittlung der Sachbezüge muss auch für die Lohn- und Gehaltsabrechnung vorliegen. Hinweis zur Umsatzsteuer Sachbezüge sind in der Regel umsatzsteuerpflichtig, d. h. Ihr Arbeitnehmer versteuert den Bruttobetrag. Und Sie müssen die enthaltene Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen.

Formular Anlage EÜR

Aufzeichnung

Umsatzsteuer

Buchen im Programm SKR 03

SKR 04

Kontentyp

Kontenbezeichnung

8591

4941

Einnahmen

Sachbezüge Waren USt 7 %

8595

4945

Einnahmen

Sachbezüge Waren USt 16/19 %

4110

6010

Ausgaben

Löhne

4120

6020

Ausgaben

Gehälter

Fibukonten

133

5 Buchen

Betriebseinnahmen richtig erfassen

Es sind Umbuchungen erforderlich. Sie erfassen die Beträge brutto und die Umsatzsteuer wird automatisch herausgerechnet. StandardBuchung

Steuer

„Gehälter“ an „Sachbezüge Waren USt 19 %“ 1.190,00 €

UST 19 %

5.6

Berechnungs methoden

Privatnutzung Telefon

Nutzen Sie Ihren betrieblichen Anschluss für private Gespräche, müssen Sie das auch entsprechend in Ihrer Buchhaltung erfassen. Die Privatnutzung Telefon ist umsatzsteuerpflichtig. Es gibt unterschiedliche Methoden, diese unentgeltliche Wertabgabe (Privatnutzung Telefon) zu berechnen: • Pauschal mit 30 % der tatsächlichen Telefonkosten • Pauschal 360 € pro Jahr • Nachweis der tatsächlichen Privatgespräche

Pauschal 30 % Wenn Sie nichts unternehmen, schätzt das Finanzamt Ihre private Telefonnutzung i. d. R. auf 30 % der tatsächlichen Telefonkosten pro Jahr.

Pauschal 360 € In der Praxis geht das Finanzamt von einem monatlichen Privatanteil zwischen 20 € und 30 € aus. Wenn Sie neben dem betrieblichen Anschluss auch noch einen privaten Telefonanschluss haben, kann der private Telefonanteil gering gehalten werden. Tipp: Je nachdem, was günstiger für Sie ist, wählen Sie die Pauschale oder Sie setzen 30 % der tatsächlichen Telefonkosten als private Telefon nutzung an.

Nachweis der tatsächlichen Privatgespräche Wer einen Einzelgesprächsnachweis zu seiner Telefonrechnung erhält, hat die Möglichkeit, die Privatgespräche einzeln nachzuwei-

134

Privatnutzung Telefon

5

sen. Dieser Aufwand lohnt sich allerdings nur, wenn Sie damit deutlich unter den o. g. Pauschalen liegen. EinnahmeÜberschussrechnung Die private Telefonnutzung können Sie bereits während des Jahres erfassen oder einmalig am Jahresende ermitteln. In Ihrer Summenund Saldenliste sehen Sie die Höhe Ihrer tatsächlichen Telefonkosten. Die Höhe der tatsächlichen Telefonkosten ist wichtig für den Vergleich, welche Methode für Sie am günstigsten ist.

Gewinn ermittlung Kapitel 2.7

Beispiel: Ihre tatsächlichen Telefonkosten betragen 800 €. Einen Einzel gesprächsnachweis haben Sie nicht. • Pauschal 30 % = 240,00 € • oder Pauschale 360,00 € Diese Privatnutzung ist umsatzsteuerpflichtig, soweit Ihr Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.

Darstellung in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung: Betriebseinnahmen Privatnutzung Telefon USt 19 % netto (Feld 108) Umsatzsteuer (Feld 140 BE)

+240,00 +45,60

Summe

=

Betriebsausgaben …

=

+285,60 €

+285,60 €

Gewinnerhöhung

EinnahmeÜberschussrechnung auf der Anlage EÜR

Abb.: Anlage EÜR (Ausschnitt)

135

5

Betriebseinnahmen richtig erfassen

Aufzeichnungen für Ihre Unterlagen Aufzeichnung

•

Ermittlung der Privatnutzung Telefon

Hinweis zur Umsatzsteuer Umsatzsteuer Kapitel 2.7

Eigentlich handelt es sich bei Privatnutzung Telefon um „nicht abzugsfähige Betriebsausgaben“, d. h. Sie müssten lediglich die Telefonkosten sowie die Vorsteuer kürzen. In der Praxis behandelt man diese wie die Privatnutzung Kfz. So sieht das Finanzamt auf einen Blick, dass Sie die Privatnutzung berücksichtigt haben. Buchen im Programm

Fibukonten

Buchen

SKR 03

SKR 04

Kontentyp

Kontenbezeichnung

8922

4646

Einnahmen

Privatnutzung Telefon USt 16/19 %

1880

2130

Kapital

Unentgeltliche Wertabgabe

Für die Privatnutzung Telefon ist eine Umbuchung erforderlich. StandardBuchung

Steuer

„Unentgeltliche Wertabgabe“ an „Privatnutzung Telefon USt 19 %“ 285,60 €

UST 19 %

5.7

Vereinnahmte Umsatzsteuer

EinnahmeÜberschussrechnung Gewinn ermittlung Kapitel 2.6

Hier handelt es sich um die Umsatzsteuer, die Sie Ihren Kunden in Rechnung gestellt und auch tatsächlich erhalten haben. In der Einnahme-Überschussrechnung müssen Sie Ihre verschiedenen Umsätze jeweils netto sowie die Umsatzsteuer gesondert erfassen. Die heraus gerechnete Umsatzsteuer aus allen Umsätzen, unabhängig vom Steuersatz, können Sie in einer Summe erfassen. EinnahmeÜberschussrechnung auf der Anlage EÜR Die vereinnahmte Umsatzsteuer tragen Sie in das Feld 140 bei den Betriebseinnahmen ein.

136

Vereinnahmte Umsatzsteuer

5

Abb.: Anlage EÜR (Ausschnitt)

Tipp: Das Herausrechnen der Umsatzsteuer ist besonders aufwändig, wenn Sie kein Buchführungsprogramm benutzen. Hält Sie die Rechnerei oft und lange auf, sollten Sie sich unbedingt mit einem Buchführungspro gramm anfreunden. Das ist der besondere Vorteil dieser Programme: Sie geben den Brutto betrag ein und das Programm rechnet die enthaltenen Steuern automa tisch heraus und erfasst diese an den richtigen Stellen Ihrer Einnahme Überschussrechnung sowie Ihrer UmsatzsteuerVoranmeldung.

Aufzeichnungen für Ihre Unterlagen Arbeiten Sie ohne Buchführungsprogramm, müssen Sie eine Übersicht aufbewahren, wie Sie auf die Zahlen gekommen sind. Hinweis zur Umsatzsteuer Wenn Sie die Umsatzsteuer erst beim Geldeingang (Istbesteuerung) abführen, können Sie die Summe der erhaltenen Umsatzsteuer aus Ihrer Einnahme-Überschussrechnung in die Umsatzsteuer-Voranmeldung übertragen. Im Fall der Sollbesteuerung müssen Sie allerdings die Umsatzsteuer abführen, wenn der Auftrag abgeschlossen ist. Dann müssen Sie parallel zwei Berechnungen durchführen: • Die tatsächlich erhaltenen Umsätze sowie die Umsatzsteuer erfassen Sie in der Einnahme-Überschussrechnung sowie in der Umsatzsteuer-Voranmeldung. • Die noch nicht erhaltenen Umsätze des Abschlussjahres sowie die Umsatzsteuer erfassen Sie nur in der Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Aufzeichnung

Umsatzsteuer Kapitel 3.9

Ist bzw. Soll besteuerung Kapitel 3.9

Erfassen Sie alle Kundenrechnungen bei Ausgang gegen Debitoren (Forderungen), stimmt Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung. Jedoch müssen Sie für eine korrekte Einnahme-Überschussrechnung am 31.12. alle offenen Rechnungen stornieren.

137

5

Betriebseinnahmen richtig erfassen

Buchung im Programm Fibukonten

Buchen

SKR 03

SKR 04

Kontentyp

Kontenbezeichnung

1770

3800

MwSt. Verrechnungs konto

Umsatzsteuer

1771

3801

MwSt. Verrechnungs konto

Umsatzsteuer 7 %

1775

3805

MwSt. Verrechnungs konto

Umsatzsteuer 16 %

1776

3806

MwSt. Verrechnungs konto

Umsatzsteuer 19 %

1773

3803

MwSt. Verrechnungs konto

Umsatzsteuer aus innerge meinschaftlichem Erwerb 16 %

1774

3804

MwSt. Verrechnungs konto

Umsatzsteuer aus innerge meinschaftlichem Erwerb 19 %

1786

3836

MwSt. Verrechnungs konto

Umsatzsteuer nach § 13b UStG. Bauleistungen 16 %

1787

3837

MwSt. Verrechnungs konto

Umsatzsteuer nach § 13b UStG. Bauleistungen 19 %

Wenn Sie im Buchführungsprogramm die Bruttobeträge mit dem entsprechenden Steuersatz eingeben, wird die enthaltene Umsatzsteuer automatisch herausgerechnet und auf die folgenden Konten erfasst. Machen Sie spätestens am Jahresende unbedingt eine Gegenprobe. Beispiel: In Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung stehen folgende Zahlen: Umsätze USt 7 % netto 12.000,00 € Umsätze USt 19 % netto 30.000,00 € Ermitteln Sie die Umsatzsteuer der einzelnen Umsätze: Umsatzsteuer 7 % (12.000 € x 7 %) = 840,00 € Umsatzsteuer 19 % (30.000 € x 19 %) = 5.700,00 € Stimmen diese Zahlen mit den Summen Ihrer Umsatzsteuerkonten überein? Fibukonto USt 7 %  1771/3801 = 840,00 € Fibukonto USt 19 %  1776/3806 = 5.700,00 €

138

Steuererstattungen

5

Wenn die Zahlen nicht übereinstimmen, kann das folgende Gründe haben: • Sie haben den falschen oder keinen Steuerschlüssel gewählt. • Eine Umsatzsteuer-Erstattung oder Zahlung wurde auf eines der Umsatzsteuerkonten gebucht (dieser Fehler ist bei büro easy nicht möglich). Diese Konten müssen als „Umsatzsteuer“ und „Betriebseinnahme“ geschlüsselt sein. Buchen Sie auf diese Konten, erscheinen die Zahlen automatisch in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung sowie in der Umsatzsteuer-Voranmeldung.

5.8

Steuererstattungen

Umsatzsteuer: Erstattung oder Zahlung? EinnahmeÜberschussrechnung Sie reichen die Umsatzsteuer-Voranmeldung vierteljährlich oder monatlich beim Finanzamt ein und gleichzeitig wird die Zahlung oder Erstattung fällig. Ist das Jahr zu Ende, reichen Sie die Umsatzsteuererklärung ein, und vier Wochen nach der Abgabe wird die Zahlung oder Erstattung fällig. Tragen Sie die Summe dieser Zahlungen bzw. Erstattungen in Ihre Einnahme-Überschussrechnung ein. Achten Sie darauf, dass das Geld auch geflossen ist.

Gewinn ermittlung Kapitel 2.6.

EinnahmeÜberschussrechnung auf der Anlage EÜR Zahlungen von Umsatzsteuer an das Finanzamt tragen Sie in das Feld 185 ein.

Formular Anlage EÜR

Abb.: Anlage EÜR (Ausschnitt)

Erstattungen erfassen Sie im Feld 141.

Abb.: Anlage EÜR (Ausschnitt)

139

5

Betriebseinnahmen richtig erfassen

Aufzeichnungen für Ihre Unterlagen: Aufzeichnung

•

Aufstellung über die Zahlen, die Sie in die Umsatzsteuer-Voranmeldung bzw. Umsatzsteuererklärung eingetragen haben, soweit Sie nicht mit einem Buchführungsprogramm arbeiten.

Buchen im Programm Buchführungsprogramme bieten verschiedene Umsatzsteuerkonten an. Sie dürfen für Umsatzsteuerzahlungen an das Finanzamt bzw. für Erstattungen nur folgende Konten wählen. Fibukonten

SKR 03 SKR 04

Kontentyp

Kontenbezeichnung

1780

3820

MwSt. Verrechnungskonto

UmsatzsteuerVoraus zahlung lfd. Jahr

1781

3830

MwSt. Verrechnungskonto

UmsatzsteuerSonder vorauszahlung

1790

3841

MwSt. Verrechnungskonto

Umsatzsteuer Vorjahr

1791

3845

MwSt. Verrechnungskonto

Umsatzsteuer frühere Jahre

Verwenden Sie bei Erstattungen umgekehrte Vorzeichen. Buchen

Wenn Sie auf diese Konten buchen, erscheinen die Zahlen nur in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung sowie im Formular. Diese Zahlen dürfen nie in Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung erscheinen, weil sie bereits abgerechnete Zeiträume betreffen. Beispiel: Auf Ihrem Kontoauszug geht am 12. Mai die Erstattung laut Umsatz steuerVoranmeldung März über 560,00 € ein. StandardBuchung

Steuer

„Bank“ an „Umsatzsteuer Vorauszahlungen“ 560,00 €

keine

Sonstige Steuern Betriebliche oder private Steuern?

Betriebseinnahmen sind Einnahmen, die Ihr Unternehmen erwirtschaftet. Es kommt also darauf an, um welche Steuern es sich handelt.

Betriebliche Steuern

140

Private Steuern

Steuererstattungen

5

Sie erfassen in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung nur betriebliche Steuern, die Ihr Unternehmen betreffen.

Betriebliche Steuern • • • • • •

Gewerbesteuer (Feld 103 oder 183) Lohnsteuer für Arbeitnehmer (Feld 120 BA) Grundsteuer, wenn ein Grundstück oder Gebäude zu Ihrem Betriebsvermögen gehört (Feld 151) Kfz-Steuern, sofern das Fahrzeug zum Betriebsvermögen gehört (Feld 140 BA) Körperschaftssteuer und Solidaritätszuschlag bei Vereinen oder für Finanzanlagen Ihres Unternehmens (Feld 103 oder 183) Kapitalertragssteuern, Zinsabschlagsteuern, soweit die Finanzanlage betrieblich ist (Feld 103 oder 183) SKR 03

SKR 04

Kontentyp

Kontenbezeichnung

41 ff

60 ff

Ausgaben

Lohn und Nebenkosten

4320

7610

Ausgaben

Gewerbesteuer

2375

7680

Ausgaben

Grundsteuer

2212

7632

Ausgaben

Kapitalertragssteuer

4510

7685

Ausgaben

KfzSteuern

2200

7600

Ausgaben

Körperschaftssteuer

2208

7608

Ausgaben

Solidaritätszuschlag

2215

7635

Ausgaben

Zinsabschlagsteuer

Fibukonten

Verwenden Sie bei Erstattungen umgekehrte Vorzeichen

Private Steuern • • •

Einkommensteuer und Solidaritätszuschlag Grundsteuer von Grundstücken und Gebäuden des Privatvermögens Körperschaftssteuer, Solidaritätszuschlag, Kapitalertragssteuer, Zinsabschlagsteuer von privaten Finanzanlagen

Private Steuern werden nicht im Formular „Anlage EÜR“ erfasst.

141

5 Fibukonten

Betriebseinnahmen richtig erfassen

SKR 03

SKR 04

Kontentyp

Kontenbezeichnung

1890 1810 1860 1870

2180 2150 2300 2350

Kapital Kapital Kapital Kapital

Privateinlagen Privatsteuern (Einkommensteuer etc.) Grundstücksaufwand privat Grundstücksertrag privat

Private Steuern können Sie alle auf das Konto „Privateinlage“ buchen oder auf verschiedene Privatkonten verteilen. Am Jahresende ermitteln Sie pro betrieblicher Steuerart die Summe. Dann erst wissen Sie, an welcher Stelle Sie die Steuern in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung erfassen. Achtung: Steuererstattungen werden in den Betriebseinnahmen erfasst, Steuer, zahlungen in den Betriebsausgaben.

EinnahmeÜberschussrechnung Gewinn, ermittlung

Beispiel: Im Abschlussjahr sind folgende Steuern eingegangen und gezahlt worden: 15.08. … Gewerbesteuer,Vorauszahlung 2.000,00 € 01.10. … Gewerbesteuer,Erstattung 2.500,00 € 01.12. … Zahlung Kfz,Steuer 300,00 € 10.12. … Einkommensteuer,Erstattung 3.000,00 €

Darstellung in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung: Betriebseinnahmen Gewerbesteuer Erstattung (Feld 103) Summe

+500,00 =

+500,00 €

Betriebsausgaben Kfz,Steuer (Feld 140 BA) Summe

Gewinnerhöhung

,300,00 =

300,00 € +200,00 €

Sie weisen also nicht die Gewerbesteuerzahlung sowie die Gewerbesteuererstattung gesondert aus, sondern fassen diese zusammen.

142

5

Sonstige Betriebseinnahmen

Hinweis zur Umsatzsteuer In Steuern ist grundsätzlich keine Umsatzsteuer enthalten.

Umsatzsteuer

Buchen im Programm Buchführungsprogramme bieten für jede betriebliche Steuerart ein eigenes Konto an. In der Regel sind diese Konten als Betriebsausgabe geschlüsselt. Je nachdem, ob der Saldo positiv oder negativ ist, ändert sich das Vorzeichen. D. h. in der Einnahme-Überschussrechnung der Programme stehen Steuererstattungen in den Ausgaben mit dem Vorzeichen „+“.

5.9

Buchen

Sonstige Betriebseinnahmen

Im Laufe eines Jahres können noch weitere Einnahmen auf Ihrem Geschäftskonto eingehen. Hier müssen Sie klären, ob es sich um Betriebseinnahmen handelt oder nicht.

Betriebseinnahmen

Keine Betriebseinnahmen

EinnahmeÜberschussrechnung Sie erfassen in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung nur Betriebseinnahmen und dies grundsätzlich erst dann, wenn Sie tatsächlich geflossen sind.

Gewinn ermittlung Kapitel 2

Betriebseinnahmen • • • •

Auflösung Ansparrücklage, ggf. Gewinnzuschlag (Felder 120-124 Ergänzende Angaben und Zeile 12) Erstattung der Krankenversicherung für Krankheit oder Schwangerschaft von Mitarbeitern (Feld 103) Mieteinnahmen für Gegenstände des Betriebsvermögens, umsatzsteuerpflichtig (Feld 112), umsatzsteuerfrei (Feld 103) Versicherungsentschädigung für einen Schaden, den Ihr Unternehmen hatte (Feld 103)

143

5

Betriebseinnahmen richtig erfassen •

•

Fibukonten

Wichtig: Eine Versicherungsentschädigung bzgl. Kfz müssen Sie für die Ermittlung der Privatnutzung von den Kfz-Kosten abziehen (Feld 140 BA) Zinserträge, soweit Ihr Unternehmen ein Darlehen gewährt (Feld 103) SKR 03

SKR 04

Kontentyp

Kontenbezeichnung

2750

4860

Einnahmen

Mieteinnahmen

8650

7110

Einnahmen

Sonstiger Zinsertrag

2742

4970

Einnahmen

Versicherungsentschädigung

4150

6070

Einnahmen

Zuschuss Krankengeld

Keine Betriebseinnahmen • • • •

•

Erstattung der privaten Krankenversicherung Geldeingang aufgrund einer Darlehensaufnahme Geldeingang durch Überweisung vom Privatkonto auf das Geschäftskonto Mieteinnahmen aus Grundstücken und Gebäuden Ihres Privatvermögens (wird in Ihrer Einkommensteuererklärung unter „Einkünften aus Vermietung und Verpachtung“ erfasst) Zinserträge von privaten Finanzanlagen (wird in Ihrer Einkommensteuererklärung unter „Einkünften aus Kapitalvermögen“ erfasst)

Im Formular „Anlage EÜR“ werden nur Betriebseinnahmen Ihres Unternehmens erfasst. Fibukonten

SKR 03

SKR 04

Kontentyp

Kontenbezeichnung

1850

2280

Kapital

Außergewöhnliche Belastungen (Arztrechnung)

1590

1370

Kapital

Durchlaufende Posten

1860

2300

Kapital

Grundstücksaufwand privat

1870

2350

Kapital

Grundstücksertrag privat

1890

2180

Kapital

Privateinlagen

1820

2200

Kapital

Sonderausgaben, private Versicherungen

Private Einnahmen können Sie alle auf das Konto „Privateinlage“ buchen oder auf verschiedene Privatkonten verteilen.

144

Sonstige Betriebseinnahmen

5

Beispiel: Im Abschlussjahr sind folgende sonstigen Einnahmen auf Ihrem Geschäftskonto eingegangen. 20.08. … Geldeingang vom Privatkonto 3.000,00 € 20.09. … Versicherungsentschädigung 1.500,00 €

Darstellung in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung: Betriebseinnahmen Versicherungsentschädigung (Feld 103)

+1500,00

Summe

=

Betriebsausgaben …

=

+1.500,00 €

+1.500,00 €

Gewinnerhöhung

Der Geldeingang wird nicht erfasst. Das ist eine Privatsache. EinnahmeÜberschussrechnung in der Anlage EÜR

Abb.: Anlage EÜR (Ausschnitt)

Hinweis zur Umsatzsteuer Wenn Ihr Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, erstattet die Versicherung im Schadensfall nur den Nettobetrag. Zinsen und Mieten sind in der Regel von der Umsatzsteuer befreit.

Umsatzsteuer

Tipp: Vermieten Sie zum Beispiel Büroräume an einen Unternehmer, der selbst zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, besteht die Möglichkeit, auf diese UmsatzsteuerBefreiung zu verzichten. Dadurch sind Sie zum Vor steuerabzug berechtigt (aus Herstellungskosten und laufenden Kosten) und Sie vermieten zuzüglich Umsatzsteuer. Dies nennt man „optieren“. An diese Entscheidung sind Sie fünf Jahre gebunden. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater. Vielleicht können Sie dadurch Geld sparen.

145

5 Buchen

Betriebseinnahmen richtig erfassen

Buchen im Programm Alle sonstigen Betriebs- und Privateinnahmen erfassen Sie in der Regel über die Bank oder die Kasse. Allerdings sind für die Abgrenzung von regelmäßig wiederkehrenden Einnahmen Umbuchungen erforderlich. StandardBuchung

Steuer

„Bank“ an „Privateinlagen“ 3.000,00 €

keine

„Bank“ an „Versicherungsentschädigungen“ 1.500,00 €

keine

5.10 Betriebseinnahmen abgrenzen Denken Sie an die Ausnahme bei regelmäßig wiederkehrenden Einnahmen und die Ausnahme der Ausnahmen bei Zinsen. Mieten gehören zu den regelmäßig wiederkehrenden Einnahmen. Diese müssen Sie auch in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung 2007 erfassen, wenn sie in der Zeit vom 22.12. bis 31.12.2006 oder vom 01.01. bis 11.01.2008 zufließen. Umgekehrt dürfen Sie Mieteinnahmen für das Jahr 2006 oder 2008 nicht im Abschlussjahr 2007 erfassen, wenn sie in der Zeit vom 01.01. bis 11.01.200 oder in der Zeit vom 22.12. bis 31.12.2007 zufließen. Gewinnermitt lung Kapitel 2.1

Achtung: Markieren Sie diese Beträge, und achten Sie immer darauf, sie nicht doppelt zu erfassen.

Besonderheit bei Zinsen: Diese erfassen Sie immer in dem Jahr, in das sie wirtschaftlich gehören, unabhängig vom Zahlungszeitpunkt. Zinserträge des Jahres 2007 erfassen Sie auch in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung, wenn sie erst Februar 2008 eingegangen sind. Achtung: Einnahmen, die in einem anderen Jahr geflossen sind, aber in das Ab schlussjahr gehören, werden am 31.12. auf Erlöse und im Jahr des Geld eingangs auf ein gewinnneutrales Verrechnungskonto gebucht Erlöse am 31.12.

146

Das folgende Beispiel zeigt, was im Abschlussjahr erfasst werden muss, obwohl das Geld erst im Folgejahr fließt:

5

Betriebseinnahmen abgrenzen

Beispiel: Die Zinsen für das Jahr 2007 in Höhe von 1.800,00 € sind erst am 05.01.2008 auf Ihrem Konto eingegangen.

Buchen im Programm StandardBuchung

Steuer

„Verrechnungskonto“ an „Sonstige Zinserträge“ 1.800,00 €

keine

Den Zahlungseingang am 05.01.2008 buchen Sie nicht auf das Konto Zinserträge, sondern auf das Verrechnungskonto. So sieht der Betriebsprüfer auf einen Blick, dass Sie abgrenzt haben.

Buchen

Geldeingang auf Verrech nungskonto

Achtung: Einnahmen, die im Abschlussjahr geflossen sind, aber in das Folgejahr gehören, werden am Tag des Geldeingangs auf ein gewinnneutrales Verrechnungskonto und am 01.01. des Folgejahres auf Erlöse gebucht.

Das folgende Beispiel zeigt, wie ein Geldeingang für das Folgejahr im Abschlussjahr erfasst wird:

Geldeingang auf Verrech nungskonto

Beispiel: Die Miete für das Jahr 2007 in Höhe von 800,00 € ging bereits am 27.12.2006 auf Ihrem Konto ein.

Buchen im Programm StandardBuchung

Steuer

„Bank“ an „Verrechnungskonto“ 1.800,00 €

keine

Am 01.01.2007 müssen Sie den Erlös erfassen. Dazu ist eine Umbuchung erforderlich, schließlich wird dieser Erlös nicht mehr auf Ihren Kontoauszügen erscheinen. Gehen Sie hier nach dem gleichen Schema vor wie im vorherigen Beispiel: „die Zinsen am 31.12. erfassen“, allerdings mit dem Buchungsdatum 01.01. …

Buchen

Erlöse am 01.01. …

147

6

Betriebsausgaben richtig erfassen

Hier geht es um Ausgaben, die im laufenden Jahr anfallen. Jeder Beitrag dieses Kapitels ist einer Betriebsausgabenart gewidmet, die nach den vier folgenden Aspekten behandelt wird. Gewinn

ermittlung Kapitel 2

Aufzeichnung

Vorsteuer Kapitel 3

Buchen

148

1. EinnahmeÜberschussrechnung Hier wird die Frage beantwortet, ob es sich um eine Betriebsausgabe handelt oder nicht und unter welchen Voraussetzungen diese in voller Höhe oder nur begrenzt anerkannt werden. Sind Kosten im Privatbereich für Ihr Unternehmen entstanden, werden diese hier ermittelt. Außerdem werden die Anschaffung von Anlagevermögen und die Ermittlung der möglichen Abschreibung gezeigt. Sie sehen die Auswirkungen der Betriebsausgaben in der Einnahme-Überschussrechnung und in welche Felder des Formulars sie eingetragen werden. 2. Aufzeichnungen Wenn Ihre Belege nicht ausreichen, Ihre Zahlen in der EinnahmeÜberschussrechnung nachzuvollziehen, müssen zusätzliche Nebenrechnungen und Aufzeichnungen erstellt werden. Diese werden unterteilt in • Aufzeichnungen, die Sie für den Fall einer Betriebsprüfung in Ihren Unterlagen aufbewahren müssen, und • Anlagen zur Einnahme-Überschussrechnung, die zusätzlich beim Finanzamt eingereicht werden. 3. Hinweis zum Vorsteuerabzug Diese Kategorie betrifft nur Unternehmen, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Liegt Ihnen eine einwandfreie Rechnung vor? Ist Vorsteuerabzug möglich? Denken Sie daran, nur einwandfreie Rechnungen zu zahlen. 4. Buchen im Programm Hier sehen Sie die entsprechenden Fibukonten und einen allgemeingültigen Buchungssatz.

Ausgaben von AZ

6

In den folgenden Kapiteln werden alle Buchungen dieses Kapitels in einer individuellen Erfassungsvorlage gezeigt. Kapitel 7: „Lexware büro easy“ Kapitel 8: „Lexware buchhalter“ Kapitel 9: „DATEV Rechnungswesen compact“

6.1

Ausgaben von AZ

Ausgaben

Kapitel

Abschreibung GWG Abschreibung immaterielle Wirtschaftsgüter Abschreibung unbewegliche Wirtschaftsgüter Abschreibung bewegliche Wirtschaftgüter Anlagenabgänge Anschaffung Anlagevermögen Ansparrücklage bilden Anzahlung (geleistet) für Waren und Material Anzahlung (geleistet) für Anlagevermögen Bauleistungen (empfangen) Bewirtungskosten Damnum Disagio Diebstahl Fremdleistungen Geschenke Häusliches Arbeitszimmer KfzKosten (außer Abschreibung und Zinsen) Leasingsonderzahlung Löhne/Gehälter Mieten und Nebenkosten Materialeinkauf Pauschale Betriebsausgaben Privatentnahmen Raumkosten regelmäßig wiederkehrende Ausgaben Reisekosten Sonderabschreibung Steuern betrieblich Steuern privat Telefonkosten Wareneinkauf Versicherungen Zinsen

6.4 6.4 6.4 6.4 5.3+6.4 6.4 6.5 6.3+6.4 6.4 6.9 6.7 6.7 6.9 6.9 6.7 6.6 6.9 6.9 6.9 6.6.+ 6.9. 6.3 6.2 6.9 6.6+6.9 6.10 6.7 6.5 5.8 5.8 6.6+6.9 6.3 6.9 6.7

Feld Formular 132 131 136 130 135 kein Eintrag 188190 100 kein Eintrag 110 165+175 167,178,179 183 110 164+174 172 140 BA 140 BA 120 BA 150+151 100 190 kein Eintrag 136, 150, 151, 178 173 134 183 kein Eintrag 192 100 183 167, 178, 179

149

6

Betriebsausgaben richtig erfassen

Die Reihenfolge der folgenden Beiträge ist nicht alphabetisch sortiert, sondern orientiert sich an der Reihenfolge, wie Sie die Zahlen in Ihre Einnahme-Überschussrechnung eintragen sollten, soweit sie in Ihren Unterlagen vorkommen. EinnahmeÜberschussrechnung für die Zeit vom 01.01.31.12. … Betriebseinnahmen …

=

+

              =



Betriebsausgaben Ausgaben netto Abschreibung Anlagevermögen Anlagenabgang (Restbuchwert) Abschreibung GWG, Sonderabschreibung KfzKosten netto Geschenke netto Bewirtungskosten netto Reisekosten Telefon netto Zinsen Ansparrücklage bilden gezahlte Vorsteuer UmsatzsteuerZahlung Steuerzahlung Summe

Gewinn oder Verlust

6.2

+/

Betriebsausgabenpauschalen

Bevor Sie sich mit den einzelnen Betriebsausgaben befassen, sollten Sie klären, ob es für Ihre Tätigkeit eine Betriebsausgabenpauschale gibt. Hier wird unterschieden nach hauptberuflicher oder nebenberuflicher selbstständiger Tätigkeit.

Hauptberuflich selbstständig

150

Tätigkeit

Pauschale

Hebammen

25 % der Betriebseinnahmen, maximal 1.535 € pro Jahr

Journalisten, Künstler Schriftsteller

30 % der Betriebseinnahmen, maximal 2.455 € pro Jahr

Tagesmütter

246 € pro Monat pro Kind

Waren/Materialeinkauf – Gutschriften

6

Nebenberuflich selbstständig Nebentätigkeit

Pauschale

Künstler, Nachhilfe, Schriftsteller, Unterricht, Vorträge, Wissenschaftliche Tätigkeit

25 % der Betriebseinnahmen, maximal 614 € pro Jahr

Ausbilder, Betreuer,

2.400 € pro Jahr steuerfrei

Erzieher, Pflegedienst, Übungsleiter

EinnahmeÜberschussrechnung auf der Anlage EÜR

Formular Abb.: Anlage EÜR (Ausschnitt) Anlage EÜR

Achtung: Für Vereine gibt es keine Betriebsausgabenpauschalen. Aber im Rahmen der Körperschaftssteuererklärung kann für bestimmte Vereine ein ge schätzter Gewinn angegeben werden. Fragen Sie Ihren Steuerberater oder das Finanzamt.

6.3

Waren/Materialeinkauf – Gutschriften

Erst wenn Sie das Geld tatsächlich gezahlt haben, zählt es zu Ihren Betriebsausgaben, dazu gehören: • Einkäufe von Waren und Material im Inland • Einkäufe von Waren und Material vom Ausland • Geleistete Anzahlung für Material und Waren Hier werden Ihre Wareneinkäufe abzüglich aller Nachlässe und Gutschriften für Wareneinkäufe erfasst. Im Rahmen der EinnahmeÜberschussrechnung genügt es, den Wareneinkauf in einer Summe

151

6

Betriebsausgaben richtig erfassen

auszuweisen. Die gesonderte Erfassung von erhaltenen Skonti, Boni und sonstigen Nachlässen ist nicht erforderlich.

WarenMaterialeinkauf EinnahmeÜberschussrechnung Gewinn ermittlung Kapitel 2.4

Die Anschaffungskosten von Waren und sonstigem Vorratsvermögen sind zum Zeitpunkt der Zahlung in voller Höhe Betriebsausgaben. Auch wenn Sie für Ihren internen Betriebsablauf ein Warenbestandsverzeichnis führen, ist das für Ihre Einnahme-Überschussrechnung nicht erforderlich. Wenn Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, sollten Sie den Waren- und Materialeinkauf nach den verschiedenen Umsatzsteuersätzen unterteilen. Außerdem müssen Sie den Wareneinkauf netto und die enthaltene Vorsteuer gesondert erfassen. Beispiel: Im Oktober haben Sie Folgendes bezahlt: Material inkl. 19 % USt

595,00 €

Waren inkl. 7 % USt

1.070,00 €

Waren inkl. 19 % USt

9.520,00 €

Darstellung in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung: Betriebseinnahmen … Betriebsausgaben … Materialeinkauf USt 19 % netto (Feld 100)

1.000,00

Wareneinkauf USt 19 % netto (Feld 100)

8.000,00

Vorsteuer (95+70+1.520) Feld 185

1.685,00

Summe

Gewinnminderung

152

500,00

Wareneinkauf USt 7 % netto (Feld 100)

=

11.185,00 11.185,00

Waren/Materialeinkauf – Gutschriften

6

EinnahmeÜberschussrechnung in der Anlage EÜR Formular Anlage EÜR

Abb.: Anlage EÜR (Ausschnitt)

Aufzeichnungen •

Ihre Belege reichen aus.

Aufzeichnung

Hinweis zum Vorsteuerabzug Prüfen Sie die Rechnungen ganz genau. Sind alle Angaben richtig und vollständig? Ist der Vorsteuerabzug berechtigt?

Vorsteuer Kapitel 3.6

Achtung: Anzahlungen an Ihre Lieferanten gehören zu Ihren Betriebsausgaben, wenn die Zahlung erfolgt ist. Der Vorsteuerabzug ist nur möglich, wenn Ihnen eine einwandfreie Rechnung vorliegt. Fehlt diese, können Sie Ihrem Lieferanten eine Gut schrift schreiben. D. h. eine Mitteilung der geleisteten Anzahlung mit korrektem Vorsteuerausweis.

Hinweis zu Geschäfte mit dem Ausland Wenn Sie Waren im EU-Ausland kaufen und Ihrem Lieferanten die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mitteilen, erhalten Sie eine Rechnung ohne Umsatzsteuer. Dieser Vorgang muss in der Umsatzsteuer-Voranmeldung unter „innergemeinschaftlicher Erwerb“ gesondert erfasst werden. Gezahlte Einfuhrumsatzsteuer, die Sie bei der Einfuhr aus dem sonstigen Ausland zahlen, wird ebenfalls gesondert in der UmsatzsteuerVoranmeldung erfasst.

Vorsteuer Kapitel 3.4

153

6

Betriebsausgaben richtig erfassen

Buchen im Programm Fibukonten

SKR 03

SKR 04

Kontentyp

Kontenbezeichnung

3000

5100

Ausgaben

Einkauf Roh, Hilfs und Betriebsstoffe

3300

5300

Ausgaben

Wareneinkauf USt 7 %

3400

5400

Ausgaben

Wareneinkauf USt 16/19 %

3340

5340

Ausgaben

Wareneinkauf USt 16 %

3540

5540

Ausgaben

Wareneinkauf USt 9 /10,7 %

3420

5420

Ausgaben

Innergemeinschaftlicher Erwerb USt 7 % und Vorsteuer7 % (Einkauf im EU Ausland)

3425

5425

Ausgaben

Innergemeinschaftlicher Erwerb USt 16/19 % und VSt 16/19 % (Einkauf im EU Ausland)

3433

5433

Ausgaben

Innergemeinschaftlicher Erwerb USt 16 % und VSt 16 % (Einkauf im EU Ausland)

3120

5920

Ausgaben

Erhaltene Bauleistungen nach § 13b UStG. USt 16/19 % und VSt 16/19 %

3122

5922

Ausgaben

Erhaltene Bauleistungen nach § 13b UStG. USt 16 % und VSt 16 %

Gutschriften in diesem Bereich erfassen Sie mit umgekehrten Vorzeichen Buchen

Beachten Sie bei der Kontenauswahl die Vorsteuersätze und nutzen Sie im Falle eines „innergemeinschaftlichen Erwerbs“ die dafür vorgesehenen Konten und MwSt.-Schlüssel. StandardBuchung

Steuer

„Einkauf Material USt 19 %“ an „Bank“ 595,00 €

VST 19 %

„Wareneinkauf USt 7 % an „Bank“ 1.070,00 €

VST 7 %

„Wareneinkauf USt 19 % an „Bank“ 9.520,00 €

VST 19 %

Buchführungsprogramme rechnen die enthaltene Vorsteuer automatisch heraus und erfassen den Wareneinkauf netto sowie die Vorsteuer gesondert in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung und im Formular „Anlage EÜR“. Gleichzeitig wird die gezahlte Vorsteuer in Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung eingetragen.

154

6

Waren/Materialeinkauf – Gutschriften

Achtung: Für Warenlieferungen aus 2006 und Aufträge, die im Jahr 2006 abge schlossen wurden, erhalten Sie Rechnungen, die 16 % Umsatzsteuer enthalten. Zahlen Sie diese Rechnungen erst im Jahr 2007, müssen Sie beim Buchen darauf achten, das Fibukonto Wareneinkauf USt 16 %", bzw. die Steuerschlüssel für 16 % zu verwenden. So wird die enthaltene Vorsteuer von 16 % automatisch herausgerechnet und in die entspre chenden Felder der Formulare eingetragen.

Erhaltene Gutschriften EinnahmeÜberschussrechnung Gutschriften werden nur erfasst, wenn Sie tatsächlich Geld zurückerhalten haben. Und dann werden Sie mit dem Einkauf verrechnet.

Gewinn ermittlung

Variante 1: Sie erhalten die Gutschrift noch vor Zahlung der Rechnung und die Gutschrift ist ebenso hoch wie die Rechnung. In diesem Fall wird kein Geld fließen. Ihre Betriebsausgaben bleiben unberührt. Variante 2: Der Gutschriftbetrag ist niedriger als die Rechnung und Sie überweisen nur den Differenzbetrag (Rechnung – Gutschrift). Hier erfassen Sie nur den verminderten Zahlbetrag in Ihren Betriebsausgaben. Variante 3: Sie haben die Rechnung bereits gezahlt und erhalten eine Gutschrift. Kommt das Geld nun von Ihrem Lieferanten zurück, ziehen Sie diesen Betrag von Ihren Betriebsausgaben und ggf. der Vorsteuer ab. Aufzeichnungen für Ihre Unterlagen •

Bewahren Sie auch Rechnungen und Gutschriften auf, zu denen kein Geld geflossen ist.

Aufzeichnung

Hinweis zum Vorsteuerabzug Denken Sie daran, den Wareneinkauf und auch die Vorsteuer zu kürzen. Haben Sie die Vorsteuer bereits bei Rechnungseingang ab-

Vorsteuer

155

6

Betriebsausgaben richtig erfassen

gezogen, müssen Sie in der nächsten Voranmeldung die Gutschrift erfassen. Buchen im Programm Buchen

Im Programm buchen Sie Gutschriften nur, wenn Sie das Geld zurückerhalten. In diesem Fall verwenden Sie das Wareneinkaufskonto, auf dem Sie auch die Zahlung erfasst haben. Allerdings mit umgekehrtem Vorzeichen.

6.4 Die betriebliche Nutzung muss über 10 % liegen (Kapitel 2.3)

Geringwertige Wirtschafts güter (GWG)

156

Anlagevermögen – Anschaffung und Abschreibung

Wenn Sie ein Wirtschaftsgut angeschafft haben, das Sie über 10 % betrieblich nutzen, können Sie in jedem Fall die laufenden Kosten für dieses Wirtschaftsgut als Betriebsausgaben erfassen. In der Regel dürfen Sie nur abnutzbare Anlagegüter abschreiben (Gebäude, Software, Internet-Seite, Maschinen, Fahrzeuge, Büroeinrichtung). Nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter (Grundstücke, Finanzanlagen, Beteiligungen) können Sie nur in Ausnahmefällen abschreiben. Über diese Möglichkeit sollten Sie mit Ihrem Steuerberater sprechen. In diesem Kapitel geht es um abnutzbare Wirtschaftsgüter. Für diese schreibt das Einkommensteuergesetz verschiedene Abschreibungsarten vor. Die Anschaffungskosten inkl. der Anschaffungsnebenkosten werden auf mehrere Jahre verteilt. Anschaffungsnebenkosten sind Grunderwerbsteuer, Notargebühren, Transportkosten, Installation, Zulassungsgebühren etc. Voraussetzung für die Abschreibung: Sie kann vorgenommen werden, wenn Ihnen die Rechnung vorliegt und das Anlagegut dem Unternehmen zur Verfügung steht und einsatzbereit ist, unabhängig von der Zahlung. Ausnahme: Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) und Trivialsoftware unter 410 € netto. Diese dürfen Sie im Jahr der Zahlung in voller Höhe abschreiben.

6

Anlagevermögen – Anschaffung und Abschreibung

Nicht abnutzbares Anlagevermögen

Abnutzbares Anlagevermögen

§ 7 Abs. 1 Satz 6

unbewegliches Anlagevermögen

bewegliches Anlagevermögen

immaterielles Anlagevermögen

(Gebäude, sonstige Bauten)

(Maschinen, Fahr zeuge, Computer)

(Software) § 7 Abs. 1

§ 7 Abs. 4

§ 7 Abs. 13

In der Fachsprache wird die Abschreibung auch „AfA“ genannt, das ist die Abkürzung von „Absetzung für Abnutzung".

„AfA“

Abschreibungsarten  unbewegliche Anlagegüter Für Gebäude schreibt das Gesetz die Nutzungsdauer sowie die Abschreibungssätze genau vor. Diese sind abhängig vom Zeitpunkt der Anschaffung oder der Bauantragstellung bei Herstellung des Gebäudes. Weiterhin kommt es darauf an, • ob es sich um einen Altbau, Neubau oder Denkmal handelt, • ob es zu Ihrem Privatvermögen oder zu Ihrem Betriebsvermögen zählt und • ob Sie es zu Wohnzwecken nutzen oder nicht. Tipp: Wenn es um Immobilien in Verbindung mit Ihrem Unternehmen geht, sollten Sie sich grundsätzlich bzgl. der Vor und Nachteile beraten lassen.

Andere unbewegliche Anlagegüter, wie selbstständige Einbauten in ein Gebäude und Bauten auf ein Grundstück, werden linear abgeschrieben.

Abschreibungsarten bewegliche Anlagegüter Für Maschinen, Fahrzeuge, Büroeinrichtung etc. entnehmen Sie die gewöhnliche Nutzungsdauer aus den amtlichen AfA-Tabellen (z. B. Computer 3 und Pkw 6 Jahre). Diese AfA-Tabelle finden Sie auf der

AfATabellen

157

6

Betriebsausgaben richtig erfassen

CD-ROM. Außerdem verfügen das Finanzamt sowie der Steuerberater über diese Tabellen. Weiterhin können Sie eine von drei Abschreibungsarten wählen: • lineare Abschreibung • degressive Abschreibung • Abschreibung nach Leistungseinheiten Haben Sie eine Abschreibungsart gewählt, sind Sie daran gebunden. Ausnahme: Der Wechsel von der degressiven zur linearen Abschreibung ist erlaubt. Lineare Abschreibung Lineare Abschreibung

Die Anschaffungskosten werden in gleichen Jahresbeträgen abgeschrieben. Anschaffungskosten

= jährliche Abschreibung

Nutzungsdauer Beispiel: Sie haben einen neuen Pkw angeschafft im Wert von 30.000,00 € netto. Die Nutzungsdauer laut AfATabelle beträgt 6 Jahre. Die jährliche Abschreibung beträgt (30.000 : 6) 5.000,00 €. Degressive Abschreibung

Degressive Abschreibung Im Anschaffungsjahr werden 20 % bzw. 30% der Anschaffungskosten abgeschrieben und in den Folgejahren 20 % bzw. 30 % des jeweiligen Restbuchwerts. Hier ist die Abschreibung im ersten Jahr hoch und wird von Jahr zu Jahr niedriger. Für Wirtschaftsgüter, die vor dem 01.01.2006 und nach dem 31.12.2007 angeschafft oder hergestellt werden, gilt der Abschreibungssatz von 20 %. Und für Wirtschaftsgüter, die in der Zeit vom 01.01.2006 bis zum 31.12.2007 angeschafft oder hergestellt werden, gilt der Abschreibungssatz von 30%. Beispiel: Der Pkw des vorherigen Beispiels wird nun degressiv abgeschrieben.

158

Anlagevermögen – Anschaffung und Abschreibung

Anschaffungskosten Abschreibung 1. Jahr 20 % von Restbuchwert 1. Jahr Abschreibung 2. Jahr 20 % von Restbuchwert im 2. Jahr Abschreibung 3. Jahr 20 % von Restbuchwert im 3. Jahr

30.000,00 € -6.000,00 € 24.000,00 € -4.800,00 € 19.200,00 € -3.840,00 € 15.360,00 €

In diesem Fall ist es bereits im dritten Jahr günstiger, von der degressiven zur linearen Abschreibung zu wechseln. Restbuchwert

6

Wechsel der Abschreibungs art?

= jährliche Abschreibung

Restjahre 19.200,00 € 4 Jahre

= 4.800,00 €

Restbuchwert im 2. Jahr Abschreibung 3. Jahr linear Restbuchwert 3. Jahr Abschreibung 4. Jahr linear Restbuchwert 4. Jahr

19.200,00 € -6.400,00 € 12.800,00 € -6.400,00 € 6.400,00 €

Der Wechsel zur linearen Abschreibung ist in dem Jahr günstig, in dem der lineare AfA-Satz höher ist als 20 %. Tipp: Bei einer Nutzungsdauer von 3 Jahren beträgt der lineare AfASatz 33,33 %, bei 4 Jahren 25 % und bei 5 Jahren 20 %. D. h. bei einer Nutzungsdauer über 5 Jahre ist die degressive Abschreibung von 20 % günstiger als die lineare.

Bei einem Abschreibungssatz von 30 % ist die degressive Abschreibung bereits bei einer Nutzungsdauer von 4 Jahren günstiger als die lineare Abschreibung. Abschreibung nach Leistungseinheiten Die Gesamtleistung wird ins Verhältnis gesetzt zur Jahresleistung. Bei einer Maschine sind es Laufstunden, bei einem LKW sind es Kilometer.

159

6

Betriebsausgaben richtig erfassen

Beispiel: Die voraussichtlichen Laufstunden einer Maschine betragen 90.000 Stunden und die Anschaffungskosten betragen 75.000,00 €. Die MaschinenLaufstunde kostet also 0,83 €. Ist diese Maschine im ersten Jahr 18.000 Stunden gelaufen, beträgt die Abschreibung 14.940,00 €.

Abschreibungsarten  immaterielle Anlagegüter Immaterielle Anlagegüter, wie Software, Internet-Seiten, Firmenwert, werden immer linear abgeschrieben, wie im Abschnitt „Abschreibungsarten bewegliche Anlagegüter“ beschrieben.

Abschreibung im Jahr der Anschaffung Im Jahr der Anschaffung darf die Abschreibung nur für die Monate geltend gemacht werden, in denen der Anlagegegenstand dem Betrieb zur Verfügung stand. Der jährliche Abschreibungsbetrag muss also zeitanteilig erfasst werden. Beispiel: Sie haben am 10.05. … einen Computer im Wert von 3.600,00 € netto angeschafft. Die Nutzungsdauer beträgt 3 Jahre und Sie wählen die lineare Abschreibung. Die jährliche Abschreibung beträgt 1.200,00 €. Der Computer stand Ihrem Unternehmen 8 Monate zur Verfügung; also beträgt die Ab schreibung im Jahr der Anschaffung 800,00 € (8/12 vom 1.200,00 €). Vereinfachung abgeschafft

Achtung: Die Vereinfachungsregelung: „Anschaffung im ersten Halbjahr – volle AfA und Anschaffung im zweiten Halbjahr – halbe AfA“ wurde zum 01.01.2004 abgeschafft.

Erstellen der Abschreibungsliste Wenn die Abschreibungsart gewählt und die Abschreibung ermittelt ist, müssen Sie das Anlagegut in einer Abschreibungsliste erfassen. Jedes Anlagegut, das in Ihrem Betrieb vorhanden ist, muss in der

160

Anlagevermögen – Anschaffung und Abschreibung

6

Abschreibungsliste aufgeführt sein. Geringwertige Wirtschaftsgüter können Sie im Anschaffungsjahr in einer Summe erfassen. Beispiel: In Ihrem Anlagevermögen befindet sich seit 2006 eine Maschine und einen Computer. Im April 2007 haben Sie einen neuen Pkw im Wert von 36.000,00 € netto gekauft. Weiterhin wurden geringwertige Wirt schaftsgüter im Wert von 400,00 € angeschafft. Bezeichnung Datum der Anschaf Anschaf fungs fung kosten €

Stand 01.01.07 €

Zugang + Abgang  €

AfA im Jahr €

Stand 31.12.07 €

Kfz Kfz neu ND 6 Jahre

15.04.2007 36.000,00

0,00 +36.000,00

4.500,00 31.500,00

Maschinen Druckomat ND 5 Jahre

15.02.2006 18.000,00 14.700,00

0,00

3.600,00 11.100,00

20.11.2006

3.600,00

0,00

1.200,00

2.200,00

31.12.2007

400,00

400,00

0,00

Büroeinrich tung Laptop ND 3 Jahre

3.400,00

GWG Jahr 2007 ND = Nut zungsdauer

0.00

+400,00

18.100,00

36.400,00

9.700,00 44.800,00

Aufzeichnung Achtung: Diese Abschreibungsliste müssen Sie zusammen mit Ihrer Einnahme Überschussrechnung beim Finanzamt einreichen.

Tipp: Achten Sie darauf, dass Ihre Abschreibungsliste immer auf dem aktu ellsten Stand ist. Prüfen Sie, ob alle Anlagegüter in der Liste tatsächlich noch vorhanden sind. Wenn nicht, müssen Sie diese ausbuchen und den Abgang in der Liste erfassen.

161

6

Betriebsausgaben richtig erfassen

Abschreibung im Jahr des Anlagenabgangs Rest abschreibung

Rest buchwert

Verkaufen Sie ein Anlagegut oder buchen Sie es aus, da es defekt oder verschwunden ist, sind die Restabschreibung sowie der Restbuchwert in voller Höhe Betriebsausgabe. Sie müssen die Restabschreibung zeitanteilig bis zum Verkauf ermitteln, wobei der Verkaufsmonat zur Abschreibungszeit zählt. Anschließend berechnen Sie den Restbuchwert, indem Sie die Restabschreibung vom Buchwert am 01.01. abziehen. Beispiel: Sie verkaufen eine Maschine am 15.10. … Diese stand am 01.01. … noch mit 18.000,00 € in Ihrer Abschreibungsliste. Die jährliche Abschreibung beträgt 12.000,00 €. Die zeitanteilige Abschreibung für den Zeitraum 01.01. bis 15.10…. beträgt somit 10.000,00 € (10/12 von 12.000,00 €). Buchwert am 01.01. … Abzüglich Restabschreibung = Restbuchwert

AfARechner

18.000,00 € 10.000,00 € 8.000,00 €

Im Buchführungsprogramm Lexware büro easy ist ein AfA-Rechner integriert. Hier wird Ihre Abschreibung ermittelt und eine Abschreibungsliste geführt. Es übernimmt sogar die Buchung, wenn Sie die Fibukonten eingeben.

Anschaffung Anlagevermögen Gewinn ermittlung Kapitel 2.3

162

EinnahmeÜberschussrechnung Wenn Sie ein Wirtschaftsgut kaufen, müssen Sie zuerst den Kaufpreis erfassen. Dieser gehört nicht in die Einnahme-Überschussrechnung. Sind Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt, erfassen Sie den Kaufpreis netto in der Abschreibungsliste und die gezahlte Vorsteuer in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung. Die Abschreibung erfolgt auf der Basis des Netto-Kaufpreises. Können Sie keine Vorsteuer abziehen, erfolgt die Abschreibung vom Brutto-Kaufpreis

6

Anlagevermögen – Anschaffung und Abschreibung

Beispiel: Sie kaufen im Juni einen Computer für 4.760 € inkl. 19 % USt. Ihr Unternehmen ist zum Vorsteuerabzug berechtigt. • Zugang in der Abschreibungsliste 4.000,00 € • Betriebsausgaben gezahlte Vorsteuer 760,00 €

Ist der Computer bezahlt, ist die enthaltene Vorsteuer eine Betriebsausgabe. Die Abschreibung können Sie allerdings erst vornehmen, sobald der Computer Ihrem Unternehmen zur Verfügung steht. Eine Anzahlung reicht hierfür nicht aus. Aufzeichnungen • Ihre Belege reichen aus.

Aufzeichnung

Hinweis zum Vorsteuerabzug Die Vorsteuer erhalten Sie bereits im Jahr der Anschaffung in voller Höhe zurück.

Vorsteuer

Buchen im Programm SKR 03

SKR 04

Kontentyp

Kontenbezeichnung

0065

0215

Vermögen

unbebaute Grundstücke

0027

0135

Vermögen

EDV1Software, Internet1Seite

0210

0440

Vermögen

Maschinen

0320

0520

Vermögen

Kfz

0420

0650

Vermögen

Büroeinrichtung

0490

0690

Vermögen

Sonstige Betriebs1 und Geschäfts1 ausstattung

0480

0670

Vermögen

Geringwertige Wirtschaftsgüter

Die Anschaffung von Anlagevermögen wird in der Regel über die Bank oder die Kasse erfasst. Standard'Buchung

Steuer

„Sonstige Betriebs1 und Geschäftsausstattung“ an „Bank“ 4.760,00 €

VST 19 %

Fibukonten

Buchen

163

6

Betriebsausgaben richtig erfassen

Abschreibung Anlagevermögen Einnahme'Überschussrechnung Gewinn1 ermittlung Kapitel 2.3

Eine besonders aufwändige Arbeit ist die Ermittlung der Abschreibung sowie das Fortschreiben der Abschreibungsliste. In Ihrer Einnahme-Überschussrechnung erfassen Sie lediglich die Summe der jährlichen Abschreibung. Die Abschreibung von geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG) sollten Sie allerdings gesondert erfassen. Beispiel: Sie haben Ihre Abschreibung ermittelt und Ihre Abschreibungsliste aktualisiert. Im Abschlussjahr können Sie folgende Abschreibungen als Betriebsausgaben abziehen: AfA Kfz 4.500,00 € AfA Maschine 5.000,00 € Sofortabschreibung GWG 400,00 €

Darstellung in Ihrer Einnahme'Überschussrechnung: Betriebseinnahmen … Betriebsausgaben Abschreibung Sachanlagen (Feld 130)

15.000,00

Abschreibung Sachanlagen Kfz (Feld 130)

14.500,00

Sofortabschreibung GWG (Feld 132)

1400,00

Summe

=

Gewinnminderung

19.900,00 19.900,00

Einnahme'Überschussrechnung auf der Anlage EÜR

Abb.: Anlage EÜR (Ausschnitt)

164

6

Sonderabschreibung, Ansparrücklage und sonstige Rücklagen

Aufzeichnungen für Ihre Unterlagen • •

Aktuelle Abschreibungsliste Liste über Anlagenabgänge mit Begründung

Aufzeichnung

Anlagen für das Finanzamt •

Abschreibungsliste

Hinweis zum Vorsteuerabzug Die Vorsteuer wurde bereits im Jahr der Abschreibung abgezogen.

Vorsteuer

Buchen im Programm SKR 03

SKR 04

Kontentyp

Kontenbezeichnung

4822

6200

Ausgaben

Abschreibung immaterielle Wirt schaftsgüter Software

4830

6220

Ausgaben

Abschreibung Sachanlagen

4832

6222

Ausgaben

Abschreibung Kfz

4831

6221

Ausgaben

Abschreibung Gebäude

4855

6260

Ausgaben

Sofortabschreibung GWG

Bei der Abschreibung erfolgt kein Geldfluss. In diesem Fall sind Umbuchungen erforderlich. StandardBuchung

Buchen

Steuer

„Abschreibungen“ an „Maschinen“ 5.000,00 €

keine

„Abschreibungen“ an „Kfz“ 4.500,00 €

keine

„Sofortabschreibung GWG“ an „GWG“ 400,00 €

keine

6.5

Fibukonten

Sonderabschreibung, Ansparrücklage und sonstige Rücklagen

Sonderabschreibung für neue bewegliche Wirtschaftsgüter Zusätzlich zur planmäßigen linearen oder degressiven Abschreibung können Sie für bestimmte Wirtschaftsgüter im Jahr der Anschaffung und in den folgenden 4 Jahren Sonderabschreibungen in Höhe von

165

6

Betriebsausgaben richtig erfassen

bis zu 20 % der Anschaffungskosten geltend machen. Innerhalb dieser 5 Jahre können Sie die Sonderabschreibungen beliebig verteilen. Wann dürfen Sie die Sonderabschreibung nach § 7g Abs. 1 und 2 EStG anwenden? •

•

•

• •

Ihr Betriebsvermögen muss am 31.12. des Vorjahres unter 204.517 € liegen. Diese Voraussetzung gilt bei Betrieben, die ihren Gewinn durch Einnahme-Überschussrechnung ermitteln, ohne weitere Prüfung als erfüllt. Alle Betriebe der Land- und Forstwirtschaft, deren Einheitswert im Zeitpunkt der Anschaffung des Wirtschaftsguts nicht mehr als 122.710 € betrug. Sie müssen ein neues, abnutzbares (kein Grundstück) und bewegliches (kein Gebäude) Anlagegut anschaffen oder herstellen (Maschine, Kfz). Ein Fahrzeug mit Tageszulassung ist neu. Das Anlagegut muss mindestens 1 Jahr nach Anschaffung oder Herstellung in Ihrem Betriebsvermögen bleiben. Das Anlagegut muss fast ausschließlich, d. h. mindestens 90 % betrieblich genutzt werden. In den Jahren, in denen das Wirtschaftsgut zu mehr als 10 % privat genutzt wird, dürfen Sie keine Sonderabschreibung geltend machen. Tipp: Die Sonderabschreibung ist ein ideales Instrument zur Steuergestaltung und zur Liquiditätsverbesserung. Haben Sie eine neue Maschine ange schafft und war Ihr Gewinn besonders hoch, können Sie am Jahresende die volle Sonderabschreibung i. H. v. 20 % ansetzen, um Ihren Gewinn zu mindern.

Ausnahme für Existenzgründer

166

Achtung: Wurde das Anlagegut nach dem 31.12.2000 angeschafft, können Sie die Sonderabschreibung nur dann geltend machen, wenn Sie für dieses Wirtschaftsgut zuvor eine Ansparrücklage gebildet haben. Das gilt nicht für Existenzgründer.

Sonderabschreibung, Ansparrücklage und sonstige Rücklagen

6

Ansparrücklage allgemein Wie hoch ist Ihr Gewinn? Möchten Sie – obwohl das Jahr bereits zu Ende ist – noch etwas an Ihrem Ergebnis verändern? Es gibt die Möglichkeit, für zukünftige Investitionen eine Rücklage zu bilden, d. h. zukünftige Abschreibungen vorzuziehen.

Gewinnsteue rung beim Jahresabschluss

Wer kann die Ansparrücklage nach § 7g Abs. 37 EStG in Anspruch nehmen? Hier gelten die gleichen Voraussetzungen wie für die Sonderabschreibung. In welcher Höhe dürfen Sie eine Ansparrücklage bilden? Planen Sie in den folgenden zwei Jahren eine Investition, können Sie eine Ansparrücklage bilden: Sie darf allerdings die Höhe von maximal 40 % der geplanten Anschaffungs- oder Herstellungskosten nicht übersteigen. Der Höchstbetrag je Betrieb beträgt 154.000 €. EinnahmeÜberschussrechnung Die Ansparrücklage buchen Sie im Abschlussjahr in die Betriebsausgaben. So mindern Sie Ihren Gewinn und sparen die Steuern bereits ein bis zwei Jahre vor der Investition. Im Jahr der Investition wird diese Buchung rückgängig gemacht, d. h. die Ansparrücklage wird Gewinn erhöhend aufgelöst. Im Gegenzug wird die tatsächliche Abschreibung erfasst. Durch diesen Vorgang wirkt sich im Jahr der Investition die Anschaffung gewinnneutral aus. Das bedeutet, dass Sie im Abschlussjahr eine Gewinnminderung erreichen, dadurch Steuern sparen und diese Ersparnisse in barer Münze bei der Investition einsetzen können.

Gewinn ermittlung Kapitel 2.9

Beispiel: Sie haben im Jahr 2007 ein Fahrzeug für 30.000,00 € netto ange schafft. Die EinnahmeÜberschussrechnung des Jahres 2006 ist noch nicht fertig und der Gewinn ist relativ hoch, daher bilden Sie eine Ansparrücklage i. H. v. 6.000,00 € im Jahr 2006. In Jahr der Anschaffung schreiben Sie linear ab (3.000 €), nehmen die Sonderabschreibung von 20 % vor (6.000 €) und lösen die Ansparrück lage wieder auf.

167

6

Betriebsausgaben richtig erfassen

Darstellung in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung im Jahr der Rücklagenbildung: Betriebseinnahmen … Betriebsausgaben Ansparrücklage (Felder 188190) Summe

6.000,00 =

Gewinnminderung

6.000,00 6.000,00

Darstellung in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung im Jahr der Investition: Betriebseinnahmen … Auflösung Ansparrücklage (Felder 121124) Summe

+6.000,00 =

+6.000,00

Betriebsausgaben Abschreibung Kfz (Feld 130) Sonderabschreibung (Feld 134) Vorsteuer (Feld 185) Summe

Gewinnminderung

3.000,00 6.000,00 4.800,00 =

13.800,00 7.800,00

Sie sehen, dass sich die Sonderabschreibung nicht im Anschaffungsjahr auswirkt, sondern ein Jahr zuvor. EinnahmeÜberschussrechnung in der Anlage EÜR Im Jahr der Rücklagenbildung erfassen Sie die Rücklage im Bereich „Ergänzende Angaben“ in den Feldern 188-190. Die Summe aller gebildeten Rücklagen wird dann in die Zeile 45 zu den Betriebsausgaben übertragen.

Abb.: Anlage EÜR (Ausschnitt)

168

6

Sonderabschreibung, Ansparrücklage und sonstige Rücklagen

Die Auflösung der Rücklagen erfassen Sie im Bereich „Ergänzende Angaben" in den Feldern 121-124. Die Summe aller aufgelösten Rücklagen wird dann in die Zeile 12 zu den Betriebseinnahmen übertragen. Aufzeichnungen für Ihre Unterlagen und für das Finanzamt • •

Dokumentation, für welches Anlagegut Sie in welcher Höhe eine Ansparrücklage gebildet und wieder aufgelöst haben Abschreibungsliste, die ggf. auch die Sonderabschreibung enthält

Aufzeichnung

Hinweis zum Vorsteuerabzug Die Vorsteuer aus den Anschaffungskosten ist in voller Höhe abzugsfähig.

Vorsteuer

Buchen im Programm SKR 03

SKR 04

Kontentyp

Kontenbezeichnung

2341

6926

Ausgaben

Ansparrücklage

0947

2997

Kapital

Gegenkonto für Ansparrücklage

2739

4936

Einnahmen

Erträge aus der Auflösung der Ansparrücklage

4830

6220

Ausgaben

Abschreibung Sachanlagen

4850

6240

Ausgaben

Sonderabschreibung

4851

6241

Ausgaben

Sonderabschreibung 7g (ohne Kfz)

4852

6242

Ausgaben

Sonderabschreibung 7g (Kfz)

0320

0520

Vermögen

Kfz

Fibukonten

Die Bildung sowie die Auflösung einer Ansparrücklage erfordern einige Umbuchungen. Standard,Buchungen

Steuer

Im Jahr der Rücklagenbildung

keine

Buchen

„Ansparrücklage“ an „Kapital/Ansparrücklage“ 6.000,00 € Im Jahr der Auflösung „Kapital/Ansparrücklage“ an „Erträge aus Auflösung der Rücklage“ 6.000,00 €

keine keine keine

„Sonderabschreibungen Kfz“ an „Kfz“ 6.000,00 € „Abschreibung Kfz“ an „Kfz“ 3.000,00 €

169

6

Betriebsausgaben richtig erfassen

Gewinnzuschlag/Strafzins Auflösung der Ansparrücklage

Investieren Sie nicht oder wird ein anderes Wirtschaftsgut angeschafft als geplant, müssen Sie die Ansparrücklage spätestens nach zwei Jahren wieder Gewinn erhöhend auflösen. Zusätzlich fällt für jedes Jahr, in dem die Ansparrücklage zu Unrecht bestanden hat, ein Gewinnzuschlag i. H. v. 6 % des aufzulösenden Rücklagenbetrags an. Dieser Gewinnzuschlag wird nicht in Ihrer Buchhaltung erfasst, sondern ist dem Gewinn außerhalb der Einnahme-Überschussrechnung hinzuzurechnen. Ausnahme nur für EinnahmeÜberschussrechner: Wenn die Ansparrücklage weniger als ein Jahr bestand, da Sie noch im Laufe des Folgejahres aufgelöst wurde, fällt kein Gewinnzuschlag an. Angenommen Sie investieren doch nicht, die Ansparrücklage in Höhe von 6.000,00 € bestand zwei Jahre und Sie müssen die Ansparrücklage auflösen. Wie wirkt sich der Gewinnzuschlag in Höhe von 6 % in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung aus? EinnahmeÜberschussrechnung in der Anlage EÜR

Formular Anlage EÜR

Den Gewinnzuschlag erfassen Sie im Bereich „Ergänzende Angaben" im Feld 123. Dieser wird zusammen mit der Summe aller aufgelösten Rücklagen in die Zeile 12 zu den Betriebseinnahmen übertragen. (Siehe Abbildung im vorangegangenen Abschnitt.)

Ansparrücklage für Existenzgründer Größerer Spielraum für Existenzgründer

Die Gestaltungsräume für Existenzgründer sind noch umfangreicher. Für die Inanspruchnahme der Ansparrücklage bei Existenzgründern gelten grundsätzlich die gleichen Voraussetzungen für das Anlagegut und die Betriebsgröße. Existenzgründer können aber eine höhere Ansparrücklage bilden, haben länger Zeit zu investieren und zahlen keinen Gewinnzuschlag, wenn sie nicht investieren. In welcher Höhe dürfen Sie eine Ansparrücklage bilden?

Existenzgründer haben eine 5JahresFrist

170

Bilden Sie als Existenzgründer in den ersten sechs Jahren der Betriebseröffnung eine Ansparrücklage, haben Sie fünf Jahre Zeit, die geplante Investition zu realisieren. Investieren Sie innerhalb dieser fünf Jahre nicht oder erwerben Sie ein anderes als das geplante Wirt-

Sonderabschreibung, Ansparrücklage und sonstige Rücklagen

6

schaftsgut, dann müssen Sie die gebildete Ansparrücklage erst spätestens nach fünf Jahren wieder Gewinn erhöhend auflösen. Im Gegensatz zu anderen Unternehmen fällt in diesen Fällen bei Existenzgründern kein Gewinnzuschlag an. Der zulässige RücklagenHöchstbetrag erhöht sich für Existenzgründer auf insgesamt 307.000,00 €. Achtung: Nur, wenn alle Beteiligten des Unternehmens Existenzgründer sind, also in den letzten fünf Jahren vor der Betriebseröffnung nicht selbstständig tätig waren, können diese Vorteile in Anspruch genommen werden.

Sonstige Rücklagen in besonderen Fällen Rücklage für Ersatzbeschaffung von Grundstück und Gebäuden § 6c i. V. m. § 6b EStG Voraussetzung: Das veräußerte Grundstück oder Gebäude gehört mindestens sechs Jahre zu Ihrem Betriebsvermögen und Sie werden in naher Zukunft (4 ggf. 6 Jahre) ein anderes Grundstück oder Gebäude kaufen. In diesem Fall, können Sie in Höhe des Veräußerungsgewinns eine Rücklage bilden und müssen dadurch diesen Gewinn zunächst nicht versteuern. Im Jahr der Ersatzbeschaffung lösen Sie die Rücklage auf. Hier gibt es zwei Möglichkeiten: Sie mindern dadurch die Anschaffungskosten, d. h. die Bemessungsgrundlage für die Abschreibung wird gesenkt. Oder Sie versteuern den Veräußerungsgewinn und die Bemessungsgrundlage für die Abschreibung liegt bei den vollen Anschaffungskosten. Ab 2006 gilt diese Regelung auch für Binnenschiffe. Rücklage für Ersatzbeschaffung in Folge höherer Gewalt R 35 EStR. (ab 2006 R 6.6.) Voraussetzung: Wirtschaftsgüter sind durch höhere Gewalt oder behördliche Eingriffe aus Ihrem Betriebsvermögen ausgeschieden und eine Ersatzbeschaffung ist ernstlich geplant. Erhalten Sie dafür eine Entschädigung durch die Versicherung oder die Behörde, müssen Sie diese Betriebseinnahme nicht zum Zeit-

171

6

Betriebsausgaben richtig erfassen

punkt der Zahlung versteuern. In diesem Fall können Sie im Jahr der Entschädigungsauszahlung eine Rücklage bilden und im Jahr der Ersatzbeschaffung wieder auflösen. Sie können die Rücklage bzw. die Entschädigung von den Anschaffungskosten des neuen Wirtschaftsguts abziehen oder in voller Höhe als Betriebseinnahme erfassen. Wenn Sie eine Rücklage für Ersatzbeschaffung bilden, müssen Sie jede getrennt erfassen sowie aussagekräftige Aufzeichnungen führen. Das Gleiche gilt für die Auflösung dieser Rücklage. EinnahmeÜberschussrechnung in der Anlage EÜR Formular Anlage EÜR

Beide Vorgänge werden im Formular im Bereich „Ergänzende Angaben" in den Feldern 120 und 187 erfasst. Die Summe aller gebildeten Rücklagen wird zu den Betriebsausgaben in die Zeile 45 übertragen und die Summe der aufgelösten Rücklagen zu den Betriebseinnahmen in die Zeile 12.

6.6

Kosten aus dem Privatbereich für Ihr Unternehmen

Fahrtkosten mit dem privaten Fahrzeug Kommt es vor, dass Sie mit Ihrem Privatwagen für Ihr Unternehmen fahren, da Sie kein Fahrzeug im Betriebsvermögen haben oder Ihr Geschäftswagen in der Werkstatt ist, haben Sie zwei Möglichkeiten diese als Betriebsausgaben geltend zu machen: Tatsächliche KfzKosten anteilig Sie müssen den Anteil nachweisen, zu dem Sie das Fahrzeug betrieblich nutzen. Weiterhin müssen Sie die Belege aller Kfz-Kosten Ihres Privatwagens sammeln. Als Betriebsausgaben werden die anteiligen Kfz-Kosten anerkannt, soweit diese nachgewiesen werden. Beispiel: Laut Ihren Aufzeichnungen nutzen Sie Ihren Privatwagen zu 7 % für betriebliche Zwecke. Ihre tatsächlichen laufenden KfzKosten lagen bei 5.000,00 €. (7 % von 5.000 € = 350,00 € sind Betriebsausgaben.)

172

Kosten aus dem Privatbereich für Ihr Unternehmen

6

Soweit in Ihren tatsächlichen Belegen Vorsteuer enthalten ist, können Sie diese anteilig abziehen. Der anteilige Vorsteuerabzug aus den Anschaffungskosten ist nicht möglich. Tipp: Aufwendungen für einen Unfall während einer betrieblichen Fahrt sind in voller Höhe Betriebsausgaben. Gleichzeitig ist der Vorsteuerabzug zu 100 % möglich.

Pauschale Fahrtkosten Ohne Nachweis der tatsächlichen Kfz-Kosten können Sie pro gefahrenem Kilometer für betriebliche Zwecke 0,30 € als Betriebsausgabe geltend machen. Sie müssen lediglich Ihre betrieblich gefahrenen Kilometer aufzeichnen. Beispiel: Laut Ihren Aufzeichnungen sind Sie im Abschlussjahr mit Ihrem privaten Pkw insgesamt 2.500 km für betriebliche Zwecke gefahren. Pro gefahrenem Kilometer dürfen Sie 0,30 € als Betriebsausgabe geltend machen. Sie können 750,00 € als Betriebsausgabe erfassen.

In diesem Fall ist die Pauschale günstiger. Machen Sie ggf. den Vergleich. In der Kilometerpauschale ist keine Vorsteuer enthalten!

Telefonkosten vom Privatanschluss Wenn Sie auch von Ihrem Privatanschluss für Ihr Unternehmen telefonieren, können Sie entweder die Kosten laut Einzelgesprächsnachweis ermitteln oder anteilig von Ihren privaten Telefonkosten. Sie können 20 % bis 30 % Ihrer privaten Telefonkosten als Betriebsausgaben geltend machen. Beispiel: Im Abschlussjahr haben Sie öfter zu Hause geschäftliche Gespräche ge führt. Ihre gesamten Telefonkosten des Privatanschlusses betragen 600,00 €. Laut Ihren Aufzeichnungen entfallen davon 20 % auf be triebliche Gespräche. Als Betriebsausgabe können Sie 120,00 € geltend machen.

173

6

Betriebsausgaben richtig erfassen

Die Vorsteuer aus Ihren privaten Telefonrechnungen können Sie nicht abziehen.

Häusliches Arbeitszimmer Bildet das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeit, werden die Kosten in voller Höhe anerkannt. Wie viel Ihrer gesamten beruflichen und betrieblichen Tätigkeit findet im häuslichen Arbeitszimmer statt? Mittelpunkt der gesamten betrieblichen Tätigkeit

Vollabzug der Aufwendungen

Betriebliche/berufliche Nutzung mehr als 50 % oder es ist kein anderer Arbeitsplatz vorhanden

Beschränkter Abzug bis max. 1.250,00 € (bis 2006)

0 . 49 % betriebliche Nutzung

kein Betriebsausgabenabzug möglich

Achtung: Ab 2007 gibt es keinen begrenzten Abzug für das Arbeitszimmer mehr. Nur, wenn das Arbeitszimmer dem Mittelpunkt Ihrer betrieblichen Tä. tigkeit darstellt wird es anerkannt, ansonsten gar nicht mehr. Für den Jahresabschluss 2006 gilt das folgende Beispiel noch. Beispiel: Ihre Bürotätigkeiten erledigen Sie ausschließlich im häuslichen Arbeits. zimmer. Die Kosten für das Privathaus betrugen im Abschlussjahr 12.000,00 €. Ihre gesamte Wohnfläche beträgt 150 qm und das Arbeitszimmer hat eine Fläche von 15qm.

Wohnfläche 150 qm Arbeitszimmer 15 qm

= 100 % = 10 %

Sie können 1.200,00 € für das Arbeitszimmer als Betriebsausgaben erfassen. Handelt es sich bei Ihrer Privatwohnung bzw. Ihrem Privathaus um ein Mietobjekt, können Sie die anteiligen Kosten für Ihr Arbeitszimmer ohne Folgen als Betriebsausgaben geltend machen.

174

Kosten aus dem Privatbereich für Ihr Unternehmen

6

Achtung: Befindet sich Ihr Arbeitszimmer in Ihrem Eigentum, wird dieser Raum notwendiges Betriebsvermögen. Sie können ebenfalls die anteiligen Kosten als Betriebsausgabe geltend machen, jedoch ist im Verkaufsfall der anteilige Verkaufserlös eine Betriebseinnahme.

EinnahmeÜberschussrechnung Schreiben Sie für jede dieser Kosten aus Ihrem Privatbereich eine Anlage und erfassen Sie die einzelnen Werte. Diese Anlage legen Sie zu Ihren Barbelegen.

Gewinn ermittlung Kapitel 2.10

Beispiel: In den vorherigen Beispielen haben Sie folgende Kosten aus Ihrem Privatbereich ermittelt: Fahrtkosten mit Privatwagen lt. Entfernungspauschale (2.500 km x 0,30 €) Telefonkosten Privatanschluss (20 % von 600 €) Kosten für das häusliche Arbeitszimmer

750,00 € 120,00 € 1.200,00 €

Darstellung in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung: Betriebseinnahmen … Betriebsausgaben Telefonkosten brutto (Feld 192) Reisekosten Unternehmer brutto (Feld 173)) Sonstige Raumkosten brutto (Feld 172)

120,00 750,00 1.200,00

Summe

=

2.070,00 2.070,00

Gewinnminderung

EinnahmeÜberschussrechnung in der Anlage EÜR

Formular Anlage EÜR

Abb.: Anlage EÜR (Ausschnitt)

175

6

Betriebsausgaben richtig erfassen

Aufzeichnungen für Ihre Unterlagen Aufzeichnung

Vorsteuer

•

Ermittlung der jeweiligen Kosten aus dem Privatbereich

Hinweis zum Vorsteuerabzug Der Vorsteuerabzug ist nur im Bereich der tatsächlichen, laufenden Kosten Ihres Privatwagens möglich, soweit Ihnen die Rechnungen vorliegen. Für die pauschalen Fahrtkosten, die anteiligen Telefonkosten Ihrer Privatrechnungen sowie die Kosten für Ihr häusliches Arbeitszimmer ist der Vorsteuerabzug nicht möglich. Buchen im Programm

Fibukonten

Buchen

SKR 03

SKR 04

Kontentyp

Kontenbezeichnung

4560

6560

Ausgaben

Fremdfahrzeuge

4920

6805

Ausgaben

Telefon

4280

6345

Ausgaben

Sonstige Raumkosten

4288

6348

Ausgaben

Kosten für häusliches Arbeitszimmer

1371

1486

Kasse/Bank

Verrechnungskonto EÜ

Diese Kosten können Sie im Rahmen Ihrer Barbelege erfassen. Wenn Sie ein Kassenbuch führen, geht dies allerdings nicht, denn das würde Ihren Kassenbestand verändern. In diesem Fall buchen Sie über das Verrechnungskonto für Barbelege. StandardBuchung

Steuer

„Fremdfahrzeuge“ an „VerrechnungskontoBarbelege“ 750,00 €

keine

„Telefon“ an „VerrechnungskontoBarbelege“ 120,00 €

keine

„Sonstige Raumkosten“ an „VerrechnungskontoBarbelege“ 1.200,00 €

keine

6.7

Begrenzte Betriebsausgaben

Hier geht es um Kosten, die zwar ausschließlich für Ihr Unternehmen entstanden sind, aber in der Höhe begrenzt sind. Außerdem müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Es handelt sich dabei um folgende Ausgaben: • Bewirtungskosten • Geschenke • Reisekosten • Zinsen

176

Begrenzte Betriebsausgaben

6

Bewirtungskosten Grundsätzlich werden Bewirtungskosten nur anerkannt, wenn ein betrieblicher Anlass vorliegt und sie angemessen sind. Außerdem muss ein Bewirtungsbeleg folgende Voraussetzungen erfüllen: • der Beleg muss maschinell ausgedruckt und registriert sein • die Regeln der „einwandfreien Rechnung“ sind zu beachten (für den Vorsteuerabzug) • die Speisen und Getränke müssen im Einzelnen aufgeführt werden (ein Gesamtbetrag reicht nicht aus) Sie erfassen zusätzlich folgende Angaben: • Datum und Ort der Bewirtung • Anlass der Bewirtung • Namen von allen Teilnehmern und Ihnen

Betrieblicher Anlass

Erst wenn der Beleg richtig und vollständig ausgefüllt ist, sind folgende Fragen zu klären. Um welche Bewirtung handelt es sich? Wie viel wird anerkannt? Bewirtung von Geschäftspartnern 70 % Hier geht es um den gemeinsamen Restaurantbesuch. Sie oder Ihr Arbeitnehmer laden Ihren Kunden, Lieferanten oder Berater zum Essen ein. Das Gleiche gilt, wenn Sie sich ein Menü liefern lassen und in Ihren Büroräumen bewirten. Diese Bewirtungskosten sind grundsätzlich nur noch zu 70 % als Betriebsausgabe abzugsfähig. Die nicht abzugsfähigen Bewirtungskosten müssen Sie gesondert erfassen. • Bewirtungskosten 70 % • nicht abzugsfähige Bewirtungskosten 30 % Der Vorsteuerabzug aus Bewirtungskosten beträgt wieder 100 %. Beispiel: Zwecks Besprechung neuer Lieferverträge hatten Sie einen Kunden zum Mittagessen eingeladen. Die Rechnung i. H. v. 119,00 € inkl. 19 % USt zahlten Sie bar. Den Bewirtungsbeleg haben Sie ordnungsgemäß aus gefüllt.

Sie ersparen sich am Jahresende eine Umbuchung, wenn Sie diesen Beleg bereits bei der Erfassung aufteilen.

177

6

Betriebsausgaben richtig erfassen

Darstellung in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung: Gewinn ermittlung Kapitel 2

Betriebseinnahmen … Betriebsausgaben Bewirtungskosten 70 % netto (Feld 175) nicht abzugsfähige Bewirtungskosten 30 % netto (Feld 165) Vorsteuer aus 100 % (Feld 185)

70,00 30,00 19,00 =

119,00

Summe

Gewinnminderung

119,00

Bewirtung bei Konferenzen, Seminaren 100 % In diesem Fall steht die Arbeit im Vordergrund, die Bewirtung gehört einfach dazu. Diese Bewirtungskosten können Sie in voller Höhe abziehen. Das Gleiche gilt für kleine Aufmerksamkeiten (Kaffe, Tee oder Gebäck) bei Arbeitsbesprechungen in Ihrem Büro. Sie müssen diese Bewirtungskosten in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung gesondert erfassen, soweit Sie in Ihrem Unternehmen vorkommen. Bewirtung von Arbeitnehmern Sie dürfen einen oder mehrere Mitarbeiter zum Essen einladen, ebenso stellen Betriebsausflüge, Weihnachtsessen und sonstige Betriebsfeste zu 100 % Betriebsausgaben für Ihr Unternehmen dar. Allerdings sollten Sie darauf achten, bestimmte Grenzen nicht zu überschreiten, sonst wird diese Betriebsausgabe für Ihren Mitarbeiter lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig (siehe Kapitel 2.8). Betrieblich veranlasste Bewirtungen (Arbeitsessen) oder Veranstaltungen (Seminare, Richtfest) sind lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Die Belege erfassen Sie in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung unter „freiwillige soziale Aufwendungen lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei“, soweit Sie in Ihrem Unternehmen vorkommen.

178

Begrenzte Betriebsausgaben

SKR 03

SKR 04

Kontentyp

Kontenbezeichnung

4650

6640

Ausgaben

Bewirtungskosten 70 %

4654

6644

Ausgaben

nicht abzugsfähige Bewirtungskosten 30 %

4653

6643

Ausgaben

Aufmerksamkeiten

4140

6130

Ausgaben

6 Fibukonten

freiwillige soziale Aufwendungen an Arbeitnehmer

Geschenke Die Grenze für Geschenke liegt bei 35 € pro Person im Jahr. Außerdem müssen Sie den Namen der beschenkten Person auf den Beleg schreiben.

35€Grenze

Achtung: Überschreiten Sie diesen Betrag nur um 0,50 € werden nicht nur 35,00, sondern 0,00 € anerkannt. Der Vorsteuerabzug ist dann auch ausge schlossen. Achten Sie bereits beim Einkauf darauf.

Ist Ihr Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt, liegt die Grenze bei 35 € netto. Diese Betriebsausgaben müssen in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung gesondert erfasst werden. • Geschenke bis 35 € • Geschenke über 35 €, Sie können diese Belege im Rahmen der Einnahme-Überschussrechnung auch einfach weglassen. Ist es im Rahmen Ihrer Tätigkeit üblich, häufig Geschenke zu machen, sollten Sie eine Liste über die beschenkten Personen mit Betrag führen.

Aufzeichnung: Geschenkliste

Achtung: Der Pflegedienst macht seinen Patienten regelmäßig ein Geburtstags und ein Weihnachtsgeschenk. Denken Sie daran: Die Grenze gilt für eine Person im Jahr. Für Geschenke an Ihre Arbeitnehmer gelten die gleichen Grenzen wie bei den Bewirtungskosten. Diese Grenzen beziehen sich auf die Summe von Bewirtung und Geschenken.

179

6 Fibukonten

Betriebsausgaben richtig erfassen

SKR 03

SKR 04

Kontentyp

Kontenbezeichnung

4630

6610

Ausgaben

Geschenke bis 35 €

4635

6620

Ausgaben

Geschenke über 35 €

4140

6130

Ausgaben

freiwillige soziale Aufwendungen an Arbeitnehmer

Reisekosten Kundenbesuche, Lieferantenbesuche, Messen, Seminare, Kongresse, Konferenzen sind Anlässe, zu denen Sie auf Reisen gehen. Folgende Kosten können anfallen: • Fahrtkosten • Verpflegungskosten • Übernachtungskosten • Sonstige Kosten wie Parkgebühr, Telefonkosten etc. Reisekosten, die Ihre Arbeitnehmer verursachen, sind für Ihr Unternehmen in voller Höhe abzugsfähig. Reisekosten, die Unternehmer verursachen, sind bis zu folgenden Höchstgrenzen abzugsfähig. Diese Grenzen gelten auch für Arbeitnehmer. Was heißt das genau? Erstatten Sie Ihrem Arbeitnehmer höhere Reisekosten als das Finanzamt zulässt, werden diese übersteigenden Beträge wie Arbeitslohn lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Achtung: Sie sollten an Arbeitnehmer kein Bargeld auszahlen. In diesem Fall geht das Finanzamt meistens von einer Lohnzahlung aus, obwohl es sich vielleicht um eine Reisekostenerstattung handelte. Bei Kostenübernah men von zum Beispiel Hotelrechnungen und Kraftstoff, ersparen Sie sich viele Diskussionen. Sprechen Sie darüber auch mit Ihrem Steuerberater. Reisekosten abrechnung

Unternehmer und Arbeitnehmer müssen jede Geschäftsreise gesondert aufzeichnen. Der Grund der Reise, der Ort sowie der Zeitraum ist anzugeben. Nur so werden Pauschalen für Fahrtkosten und Verpflegung anerkannt. Achtung: Reisekostenabrechnungen sind Belege, um Reisekosten zu erfassen. In Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung können Sie die Reisekosten in einer Summe ausweisen.

180

Begrenzte Betriebsausgaben

6

Fahrtkosten Wenn Sie mit Ihrem Geschäftswagen unterwegs sind, gelten alle Kosten dafür in voller Höhe als Betriebsausgaben. Fahren Sie mit Ihrem Privatwagen, können Sie pauschal 0,30 € pro gefahrenen Kilometer als Betriebsausgabe geltend machen. Allerdings ist der Vorsteuerabzug aus Pauschalen nicht möglich. Alternativ können Sie die anteiligen tatsächlichen Kosten Ihres Privatwagens ermitteln und als Betriebsausgabe abziehen. Dazu müssen Sie eine genaue Aufzeichnung führen und die Belege aufbewahren. Aus diesem Anteil (außer den Anschaffungskosten) ist Vorsteuerabzug möglich, soweit Ihnen die Rechnungen vorliegen. Fahrten mit anderen Verkehrsmitteln, wie Bahn, Taxi, Flugzeug und Mietwagen, werden in voller Höhe anerkannt. Überprüfen Sie die Rechnungen. Sind diese einwandfrei ausgestellt? Ist der Vorsteuerabzug möglich? Verpflegungskosten Für die Gewinnermittlung können Sie höchstens die folgenden Pauschalen pro Tag absetzen, unabhängig davon, wie hoch Ihre tatsächlichen Kosten waren. Wie lange waren Sie unterwegs? Der Tag beginnt um 0.00 Uhr und endet um 24.00 Uhr. • 8 – unter 14 Stunden = 6 € • 14 – unter 24 Stunden = 12 € • 24 Stunden = 24 € Beispiel: VerpflegungsSie waren von Mittwoch 8.00 Uhr bis Freitag 13.00 Uhr auf einem pauschalen Kongress. Folgende Verpflegungspauschalen können Sie ansetzen: Mittwoch

8.00 – 24.00

= 16 Stunden

=

12,00 €

Donnerstag

0.00 – 24.00

= 24 Stunden

=

24,00 €

Freitag

0.00 – 13.00

= 13 Stunden

=

6,00 €

Summe

42,00 €

Ihre Belege über die tatsächlichen Verpflegungskosten sollten Sie trotzdem aufbewahren, denn für diese ist Vorsteuerabzug möglich. Buchen Sie die Belege auf das Konto „nichtabzugsfähige Betriebsausgaben“ und nehmen Sie den Vorsteuerabzug vor. So wird

181

6

Betriebsausgaben richtig erfassen

die gezahlte Vorsteuer in der Einnahme-Überschussrechnung und in der Umsatzsteuer-Voranmeldung erfasst. Bei Auslandsreisen verwenden Sie die Pauschalen des jeweiligen Landes. Diese finden Sie unter „Auslandsreisekosten“ auf der CD-ROM. Hinweis Arbeitnehmer: War Ihr Arbeitnehmer in Ihrem Auftrag unterwegs, haben Sie die Kosten getragen und lagen diese über den zulässigen Pauschalen, muss Ihr Arbeitnehmer Sachbezüge für freie Verpflegung im Rahmen der Gehaltsabrechnung versteuern. Beispiel: Angenommen, die tatsächlichen Kosten lagen bei 80 € für 2 x Früh stück, 1 x Mittagessen und 2 x Abendessen. In diesem Fall muss Ihr Arbeitnehmer für folgende Sachbezüge Lohnsteuer und Sozialversicherung zahlen: (Werte 2007) Frühstück (1,48 € 2006) 1,50 € x 2 = 3,00 € Mittagessen (2,64 € 2006) 2,67 € x 1 = 2,67 € Abendessen (2,64 € 2006) 2,67 € x 2 = 5,34 € Summe Sachbezüge

= 11,01 €

Die Tabellen der Sachbezugswerte finden Sie auf der CD-ROM. Zusätzlich können Sie freiwillig Ihrem Arbeitnehmer die pauschalen Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe von 42 € steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Alle Zahlungen zählen zu Ihren Betriebsausgaben. Übernachtungskosten Wenn Ihre Belege vollständig ausgefüllt sind und es sich um eine Übernachtung ohne Frühstück handelt, sind die Kosten in voller Höhe Betriebsausgabe. Der Vorsteuerabzug ist ebenfalls möglich. Bei Rechnungen für Übernachtung inkl. Frühstück müssen Sie den Beleg um 4,50 € kürzen. Bei Reisen ins Ausland, können Sie für sich und für Ihre Arbeitnehmer die tatsächlichen Übernachtungskosten oder die entsprechenden Auslandspauschalen ansetzen. Diese finden Sie unter „Auslandsreisekosten“ auf der CD-ROM.

182

Begrenzte Betriebsausgaben

6

Hinweis Arbeitnehmer: Musste Ihr Arbeitnehmer in Ihrem Auftrag im Rahmen einer Geschäftsreise übernachten, fallen für Übernachtung keine Sachbezüge an. Allerdings für das Frühstück, wenn es im Übernachtungspreis enthalten war (1,48 € pro Frühstück). Hat Ihr Arbeitnehmer übernachtet und liegt Ihnen keine Rechnung vor, können Sie Ihrem Arbeitnehmer eine lohnsteuer- und sozialversicherungsfreie Übernachtungspauschale von 20 € pro Nacht erstatten. Reisenebenkosten Diese sind – soweit sie angemessen sind – ebenfalls in voller Höhe Betriebsausgaben, ebenso der Vorsteuerabzug. Zu den Nebenkosten gehören zum Beispiel Parkgebühren, Telefonkosten, Reiseversicherung, Flughafengebühr und Reservierungsgebühr. SKR 03

SKR 04

Kontentyp

Kontenbezeichnung

466068

665068

Ausgaben

Reisekosten Arbeitnehmer

467079

667089

Ausgaben

Reisekosten Unternehmer

Fibukonten

Hinweis Reisekosten im Ausland Liegen Ihnen Rechnungen mit ausländischer Steuer für Übernachtung oder Reisenebenkosten vor (außer Benzinquittungen), können Sie den Umtausch in deutsche Vorsteuer beantragen. Das hat den Vorteil, dass Sie die Vorsteuer abziehen dürfen. Rechnungen mit ausländischer Umsatzsteuer erfassen Sie in der EinnahmeÜberschussrechnung mit dem Bruttobetrag und erhalten die Vorsteuer nicht zurück. Im Kapitel 3.4 „Geschäfte mit dem Ausland“ ist die Vorgehensweise beschrieben.

Nur deutsche Vorsteuer ist abzugsfähig Kapitel 3.4

Zinsen Tilgungszahlungen eines Darlehens stellen keine Betriebsausgabe dar. Bei den Tilgungsleistungen handelt es sich – ebenso wie bei der Darlehensaufnahme – um Vermögensumschichtungen, die in der Einnahme-Überschussrechnung nicht erfasst werden. Zinsaufwendungen werden unbegrenzt anerkannt, wenn Sie mit einer

183

6

Betriebsausgaben richtig erfassen

betrieblichen Investition zusammenhängen. Sie müssen die Zinsen in dem Jahr erfassen, in das sie wirtschaftlich gehören, unabhängig vom Zahlungszeitpunkt. D. h. Sie nehmen den Darlehensauszug vom 31.12. und erfassen die Gesamtsumme der Zinsen und Gebühren im entsprechenden Abschlussjahr. Dazugehörige Finanzierungskosten sind ebenfalls in voller Höhe Betriebsausgabe, allerdings erst zum Zeitpunkt der Zahlung. Damnum, das Sie bei der Darlehensaufnahme entrichten, um für die Laufzeit des Darlehens einen niedrigeren Zinssatz zu erhalten, können Sie unter folgenden Voraussetzungen in voller Höhe ansetzen. • bis 31.12.2005 keine • ab 01.01.2006 Die Laufzeit des Darlehens liegt unter 5 Jahren und das Damnum beträgt maximal 5 % der Darlehenssumme. Begrenzter Schuldzinsenabzug

Aufzeichnung: Privatentnah men, Privatein lagen

Sonstige Zinsen und Kontoführungsgebühren werden ohne jede weitere Prüfung bis zu 2.050,00 € anerkannt. Wenn Sie höhere Schuldzinsen angesetzt hatten, die das Finanzamt nicht anerkennt, müssen Sie nachweisen, dass diese Zinsen nicht durch private Überentnahmen entstanden sind. Für die Berechnung einer möglichen Überentnahme benötigen Sie eine Aufzeichnung über Ihre Privatentnahmen sowie Ihrer Privateinlagen. In diese Berechnung fließen auch Ihre Gewinne und Ihre Verluste der vergangenen Jahre ein. EinnahmeÜberschussrechnung in der Anlage EÜR

Abb.: Anlage EÜR (Ausschnitt)

In der Anlage 2 zum Formular „Anlage EÜR“ werden die nicht abzugsfähigen Zinsen ermittelt.

184

Begrenzte Betriebsausgaben

6

Ermittlung der Überentnahmen

•

+

Privatentnahmen



Privateinlagen

+25.000,00



Gewinn

11.000,00

+

Verlust

+0,00

=

Private Überentnahme

9.000,00

+5.000,00

Liegen Ihre sonstigen Zinsen über 2.050 € und möchten Sie wissen, ob noch mehr Zinsen als Betriebsausgabe anerkannt werden, müssen Sie folgende Berechnung durchführen. Beispiel: Die Ermittlung der Überentnahmen hat 5.000,00 € ergeben. Ihre Zinsen, die nicht mit einer betrieblichen Investition zusammenhängen, betra gen 3.000,00 €. 6 % von 5.000 € = 300,00 € „nicht abzugsfähige Zinsen“ Die Berechnung hat sich gelohnt, Sie können 2.700 € der Zinsen (3.000300) absetzen. Wie würde diese Berechnung aussehen, bei Überentnahmen in Höhe von 20.000 €? 6 % von 20.000 € = 1.200,00 € „nicht abzugsfähige Zinsen“ In diesem Fall verzichten Sie auf die Berechnung und setzen die erlaub ten 2.050,00 € als Zinsaufwendungen an.

Nicht abzugsfähige Zinsen müssen Sie gesondert erfassen. So sieht das Finanzamt, dass Sie daran gedacht haben. Tipp: Bevor Sie diese Umbuchung durchführen, sollten Sie Ihren Steuerberater fragen, ob in Ihrem Fall diese Begrenzung tatsächlich notwendig ist. SKR 03

SKR 04

Kontentyp

Kontenbezeichnung

2110

7310

Ausgaben

Zinsen kurzfristige Verb.

2120

7320

Ausgaben

Zinsen langfristige Verb.

2140

7330

Ausgaben

Finanzierungskosten

2114

7314

Ausgaben

nicht abzugsfähige Zinsen

Fibukonten

185

6

Betriebsausgaben richtig erfassen

EinnahmeÜberschussrechnung Gewinn ermittlung

Jede dieser begrenzt abzugsfähigen Betriebsausgaben müssen Sie in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung gesondert erfassen, soweit diese in Ihrem Fall vorkommen. Spätestens am Jahresende müssen Sie aufräumen und ggf. Korrekturen vornehmen: • Sind alle Belege vorhanden und richtig ausgestellt? • Steckt in Ihren Belegen ein Geschenkbeleg über 35 €? • Ist die Grenze eingehalten: 35 € pro Person und Jahr? • Haben Sie im laufenden Jahr alle Bewirtungsbelege in voller Höhe erfasst? • Hatten Sie hohe Zinsaufwendungen, die nicht mit einer betrieblichen Investition zusammenhängen? Beispiel: Ihre Bewirtungsaufwendungen betragen im Abschlussjahr 1.190,00 € inkl. 19 % USt, Ihre Geschenke betragen 238,00 € inkl. 19 % USt, einen Geschenkbeleg über 59,50 € brutto haben Sie gefunden und Ihre sonstigen Zinsen betragen 2.300,00 €. Sie haben die Überentnahmen ermittelt in Höhe von 5.000,00 €. Ermitteln Sie die Betriebsausgaben, die nicht abzugsfähigen Be triebsausgaben und die Vorsteuer.

Darstellung in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung: Betriebseinnahmen … Betriebsausgaben Bewirtungskosten 70 % netto (Feld 175)

700,00

nicht abzugsfähige Bewirtungskosten 30 % netto (Feld 165)

300,00

Geschenke bis 35 € (Feld 174)

200,00

Geschenke über 35 € (Feld 164) Sonstige Zinsen (Feld 179)

59,50 2.050,00

nichtabzugsfähige Zinsen (Feld 167)

250,00

Vorsteuer (190 + 38) Feld 185

228,00

Summe

Gewinnminderung

=

3.787,50 3.787,50

Nun sind die einzelnen Positionen gesondert dargestellt, trotzdem hat sich Ihr Gewinn nicht verändert. Daher müssen Sie zusätzlich

186

Begrenzte Betriebsausgaben

6

eine Anlage zur Einnahme-Überschussrechnung schreiben. Diese Anlage entfällt, wenn Sie das Formular ausfüllen. Darstellung der „nicht abzugsfähigen Bewirtungskosten und Schuldzinsen" für das Finanzamt. Aufzeichnung

Beispiel: Verlust laut EinnahmeÜberschussrechnung + nicht abzugsfähige Bewirtungskosten + Geschenke über 35 € + nicht abzugsfähige Zinsen verbleibender Verlust

3.787,50 € + 300,00 € + 59,50 € + 250,00 € 3.178,00 €

EinnahmeÜberschussrechnung auf der Anlage EÜR

Abb.: Anlage EÜR (Ausschnitt)

Die Vorsteuer in Höhe von 228 € wird im Feld 185 erfasst. Aufzeichnungen für Ihre Unterlagen • • •

Bewirtungs- und Geschenkbelege vollständig ausfüllen ggf. Geschenkliste Ermittlung der Überentnahmen

Aufzeichnung

Aufzeichnungen für das Finanzamt •

Anlage über nicht abzugsfähige Betriebsausgaben

187

6

Betriebsausgaben richtig erfassen

Hinweis zum Vorsteuerabzug Vorsteuer

Der Vorsteuerabzug ist nur aus Geschenkbelegen bis 35 € möglich, darüber hinaus gar nicht. Der Vorsteuerabzug aus betrieblich veranlassten, aber angemessenen Bewirtungskosten ist wieder zu 100 % zulässig . Und der Vorsteuerabzug aus den tatsächlichen Fahrtkosten und Verpflegungskosten auf Reisen ist möglich, wenn Ihnen die Rechnungen vorliegen. Buchen im Programm

Buchen

Für diese Korrekturen am Jahresende sind Umbuchungen erforderlich. StandardBuchung

Steuer

„Geschenke über 35 €“ an „Geschenke bis 35 €“ 59,50 €

keine

„nicht abzugsfähige Bewirtungskosten“ an „Bewirtungskosten“ 300,00 €

keine

„nicht abzugsfähige Zinsen“ an „Zinsen“ 250,00 €

keine

6.8

Gezahlte Vorsteuer

EinnahmeÜberschussrechnung Gewinn ermittlung Kapitel 2.6

Hier handelt es sich um die Vorsteuer, die Sie an Ihre Lieferanten gezahlt haben und später vom Finanzamt zurückerhalten. In der Einnahme-Überschussrechnung müssen Sie Ihre verschiedenen Betriebsausgaben jeweils netto sowie die Vorsteuer gesondert erfassen. Die heraus gerechnete Vorsteuer aus allen Kosten, unabhängig vom Steuersatz, können Sie in einer Summe erfassen. Tipp: Das Herausrechnen der Umsatzsteuer per Hand ist besonders aufwän dig. Hält Sie die Rechnerei oft und lange auf, sollten Sie sich unbedingt mit einem Buchführungsprogramm anfreunden. Das ist der besondere Vorteil dieser Programme: Sie geben den Brutto betrag ein, es rechnet die enthaltenen Steuern automatisch heraus und erfasst diese an den richtigen Stellen Ihrer EinnahmeÜberschuss rechnung sowie Ihrer UmsatzsteuerVoranmeldung.

188

Gezahlte Vorsteuer

6

EinnahmeÜberschussrechnung in der Anlage EÜR

Abb.: Anlage EÜR (Ausschnitt)

Aufzeichnungen für Ihre Unterlagen • •

Arbeiten Sie ohne Buchführungsprogramm, müssen Sie eine Übersicht aufbewahren, wie Sie auf die Zahlen gekommen sind Aufteilung der Vorsteuer in abzugsfähig und nicht abzugsfähig

Aufzeichnung

Hinweis zum Vorsteuerabzug Im laufenden Jahr haben Sie das Wahlrecht, die Vorsteuer abzuziehen, sobald Ihnen die Rechnung vorliegt und die Leistung erbracht ist oder erst später bei der Zahlung.

Vorsteuer Kapitel 3.9

Beispiel: Folgende Rechnungen vom Juni liegen Ihnen insgesamt vor: Material netto 200,00 € Vorsteuer 38,00 € Waren netto 8.000,00 € Vorsteuer 1.520,00 € Im Juni haben Sie Rechnungen aus Vormonaten gezahlt und zwei Rechnungen aus Juni. Folgende Beträge gingen im Monat Juni insge samt vom Konto ab: Material netto 1.000,00 € Vorsteuer 190,00 € Waren netto 7.500,00 € Vorsteuer 1.425,00 €

Ziehen Sie die Vorsteuer erst bei der Zahlung ab, können Sie die Zahlen Ihrer Einnahme-Überschussrechnung in die UmsatzsteuerVoranmeldung übernehmen, d. h. die gezahlte Vorsteuer von Juni. Tipp: Erfassen Sie Ihre Betriebsausgaben erst bei der Zahlung und ziehen Sie ebenfalls zu diesem Zeitpunkt die Vorsteuer ab, machen die Buchfüh rungsprogramme alles automatisch.

Vorsteuer ist in dem Jahr abzugsfähig, in dem die Rechnung vorliegt. Deshalb müssen Sie am Jahresende alle offenen Lieferanten-

189

6

Betriebsausgaben richtig erfassen

rechnungen heraussuchen, für die der Vorsteuerabzug im Abschlussjahr möglich ist. Die enthaltene Vorsteuer dieser Rechnungen müssen Sie zusätzlich zur gezahlten Vorsteuer in die Umsatzsteuererklärung des Abschlussjahres eintragen. Im Folgejahr stellt sich folgendes Problem: Sie zahlen die Rechnungen und erfassen diese zum Zeitpunkt der Zahlung auch in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung. Doch die enthaltene Vorsteuer darf nicht noch einmal in der Umsatzsteuer-Voranmeldung erscheinen. Aus diesem Grund müssen Sie die Rechnungsbeträge ohne Vorsteuer auf den Kostenkonten erfassen und die enthaltene Vorsteuer auf dem Konto „nicht abzugsfähige Vorsteuer“. So wird diese Vorsteuer zum Zeitpunkt der Zahlung als Betriebsausgabe erfasst, aber nicht noch einmal in der Umsatzsteuer-Voranmeldung. In der Praxis wird häufig auf diesen Vorgang verzichtet, weil es die Arbeit erleichtert und Sie sich keine Vorteile verschaffen, wenn Sie die Vorsteuer erst im Folgejahr, bei der Zahlung, abziehen. Leider gab es aber schon Betriebsprüfungen, in denen der Vorsteuerabzug aus Vorjahresrechnungen verweigert wurde. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, wie streng Ihr Finanzamt in diesem Bereich ist. Buchen

Fibukonten

190

Buchen im Programm Während Sie die Bruttobeträge mit dem entsprechenden Steuerschlüssel eingegeben, rechnet das Programm die enthaltene Umsatzsteuer automatisch heraus und sammelt sie auf die folgenden Konten. SKR 03

SKR 04

Kontentyp

Kontenbezeichnung

1571

1401

MwSt. Verrechnungskonto

Abziehbare Vorsteuer 7 %

1575

1405

MwSt. Verrechnungskonto

Abziehb. Vorsteuer 16 %

1576

1406

MwSt. Verrechnungskonto

Abziehb. Vorsteuer 19 %

1573

1403

MwSt. Verrechnungskonto

Vorsteuer innergemeinsch. Er werb 16 %

1574

1404

MwSt. Verrechnungskonto

Vorsteuer innergemeinsch. Er werb 19 %

Gezahlte Vorsteuer 1579

1409

MwSt. Verrechnungskonto

Vorsteuer nach § 13b UStG. 16 %

1577

1407

MwSt. Verrechnungskonto

Vorsteuer nach § 13b UStG. 19 %

4306

6871

Ausgaben

NIcht abziehb. Vorsteuer 19 %

4305

6870

Ausgaben

Nicht abziehb. Vorsteuer 16 %

6

Wenn Sie auf diese Konten buchen, erscheinen die Zahlen automatisch in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung und im Formular. Nur das Konto „nicht abzugsfähige Vorsteuer" erscheint nicht in der Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Umsatzsteuerfreiheit – Vorsteuerabzug Es gibt umsatzsteuerfreie Erlöse, die weiterhin den Vorsteuerabzug zulassen (Export) und andere, die den Vorsteuerabzug ausschließen (Versicherungsprovision, Bankgeschäft). Beispiel: Erlöse umsatzsteuerfrei Erlöse USt 7 %netto Erlöse USt 19 %netto Summe

10.000,00 € 18.000,00 € 12.000,00 € 40.000,00 €

Sie haben bisher die Vorsteuer in voller Höhe abgezogen.

Sind die 10.000,00 € von der Umsatzsteuer befreit, z. B. aufgrund von Ausfuhrlieferungen (Export), dürfen Sie die Vorsteuer in voller Höhe abziehen. Handelt es sich bei den 10.000,00 € um steuerfreie Erlöse, die den Vorsteuerabzug ausschließen (Versicherungsprovision), müssen Sie dagegen die Vorsteuer kürzen. Beispiel: Erlöse steuerfrei Erlöse Umsatzsteuer 7 % + 19 % Summe Betriebsausgaben netto Vorsteuer

Aufzeichnung

10.000,00 € = 30.000,00 € = 40.000,00 € =

25 % 75 % 100 % 15.000,00 € 2.800,00 €

191

6

Betriebsausgaben richtig erfassen

Möglichkeit 1: Sie ziehen die anteilige Vorsteuer ab: 25 % der gesamten Umsätze sind umsatzsteuerfrei Kürzung der Vorsteuer um 25 % (2.800 x 25 %) = 700,00 € Betriebsausgaben netto 15.000,00 € Vorsteuer 2.100,00 € nicht abzugsfähige Vorsteuer 700,00 € Möglichkeit 2: Sie ordnen ganz genau die Ausgaben den Umsätzen zu: Ausgaben für steuerfreie Umsätze netto 5.000,00 € nicht abzugsfähige Vorsteuer 950,00 € Ausgaben für steuerpflichtige Umsätze netto 10.000,00 € Vorsteuer 1.900,00 € Allgemeine Kosten, die für alle Umsätze anfallen (Büromiete, Steuerbe< rater), teilen Sie direkt bei der Erfassung Ihrer Belege auf, z. B. 75 % des Rechnungsbetrags mit Vorsteuerabzug und 25 % des Rechnungsbe< trags ohne Vorsteuerabzug.

Vermieten Sie ein Gebäude teilweise umsatzsteuerfrei und umsatzsteuerpflichtig, erfolgt die Aufteilung grundsätzlich nach qm. In jedem Fall ist am Jahresende folgende Umbuchung erforderlich: Standard"Buchung

Steuer

„Nicht abziehbare Vorsteuer“ an „Abziehbare Vorsteuer“ 700,00 €

keine

Die Buchung mindert nicht Ihren Gewinn. Nicht abziehbare Vorsteuer ist auch eine Betriebsausgabe. Die wird im Formular in das Feld 183 eingetragen. Sie verändert aber Ihre Umsatzsteuererklärung. Tipp: Wenn Sie regelmäßig Umsatzsteuer
192

6

Sonstige Betriebsausgaben

6.9

Sonstige Betriebsausgaben

Im Laufe eines Jahres können noch weitere Ausgaben von Ihrem Geschäftskonto abgehen. Hier müssen Sie klären, ob es sich um Betriebsausgaben handelt oder nicht.

Betriebsausgaben?

keine Betriebsausgaben?

EinnahmeÜberschussrechnung Betriebsausgaben werden grundsätzlich nur dann anerkannt, wenn sie notwendig sind, um Einnahmen zu erzielen, und wenn sie angemessen sind. Auf die Frage, wann und in welcher Höhe eine Betriebsausgabe angemessen ist, gibt das Gesetz keine ausreichende Antwort. Die begrenzt abzugsfähigen Kosten wie Geschenke, Bewirtungskosten, Reisekosten und Zinsen kennen Sie jetzt. Für alle anderen Kosten können Sie als Unternehmer/in am ehesten abschätzen, ob im Rahmen Ihres Unternehmens die Betriebsausgabe angemessen ist. Im Zweifel sollten Sie Ihren Steuerberater fragen.

Gewinn ermittlung Kapitel 2

Fragen Sie Ihren

Tipp: Steuerberater Für die hier angesprochenen Fragen sind die Steuerberater da. Sie haben Mandanten der unterschiedlichsten Branchen und können auf die Erfahrung von vielen Betriebsprüfungen zurückgreifen.

Sie erfassen in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung Betriebsausgaben grundsätzlich erst dann, wenn sie tatsächlich geflossen sind.

Betriebsausgaben • • •

Diebstahl von Bargeld, soweit der Verlust objektiv und konkret nachgewiesen wird (Feld 183) Fortbildungskosten (Feld 193) Fremdarbeiten, bei Unterstützung durch freie Mitarbeiter (Feld 110)

193

6

Betriebsausgaben richtig erfassen • • • • •

• • • • • •

Fibukonten

194

Fremdleistungen: Sie lassen Aufträge von anderen Firmen (Feld 110) erledigen empfangene Bauleistungen nach § 13b UStG. (Feld 110) Kfz-Kosten (Versicherung, Steuer, Reparatur, Benzin) von Fahrzeugen, die zu Ihrem Betriebsvermögen gehören (Feld 140 BA) Kfz-Kosten von Leasingfahrzeugen, wie Leasing-Raten, Versicherung, Steuer, Reparatur, Benzin. (Feld 140BA) Leasing-Sonderzahlung im Jahr der Zahlung in voller Höhe abzugsfähig, soweit die Leasinglaufzeit nicht länger als 5 Jahre ist. (Feld 140 BA) Löhne und Gehälter sowie Nebenkosten Ihrer Arbeitnehmer (Feld 120 BA) Mieten und Nebenkosten Ihrer betrieblichen Räume (Felder 150, 151) Reparaturen und Wartung von Maschinen und anderen Gegenständen Ihres Betriebsvermögens (Feld 183) Strafzettel von Arbeitnehmern bei ausschließlich betrieblichen Fahrten, z. B. Paketzusteller (Feld 183) Versicherungen für Ihr Unternehmen und Beiträge zur Berufsgenossenschaft (Feld 183) Werkzeuge, Kleingeräte unter 60 € noch kein GWG (Feld 183) SKR 03

SKR 04

Kontentyp

Kontenbezeichnung

4780

6780

Ausgaben

Fremdarbeiten

3100

5900

Ausgaben

Fremdleistungen

3120

5920

Ausgaben

Erhaltene Bauleistungen nach § 13b UStG.USt 16/19 % und VSt 16/19 %

3122

5922

Ausgaben

Erhaltene Bauleistungen nach § 13b UStG. USt 16 % und VSt 16 %

45ff.

65ff.

Ausgaben

KfzKosten

41ff.

60ff.

Ausgaben

Lohnkosten

4910

6800

Ausgaben

Porto

42ff.

630551

Ausgaben

Raumkosten

4805

6470

Ausgaben

Reparaturen Betriebsausst.

4900

6300

Ausgaben

Sonstige Aufwendungen

Sonstige Betriebsausgaben 43ff..

64ff.

Ausgaben

Versicherungen, Gebühren

46ff.

66ff.

Ausgaben

Werbe und Reisekosten

4985

6845

Ausgaben

Werkzeuge, Kleingeräte

4940

6820

Ausgaben

Zeitschriften Bücher

6

Bei Erstattungen von diesen Ausgaben ändern Sie das Vorzeichen

Keine Betriebsausgaben • • • • • • •

Diebstahl von Waren: Die Waren haben bereits beim Einkauf Ihren Gewinn gemindert Erstattung der privaten Krankenversicherung Geldzahlung aufgrund einer Darlehenstilgung Ihr Unternehmerlohn, regelmäßige Überweisungen auf Ihr Privatkonto Mieten für Räume, die zu Ihrem Privatvermögen gehören Versicherungen für Sie und Ihre Familie sowie für Ihr Privatvermögen Strafzettel

Im Formular werden nur Betriebsausgaben eingetragen. SKR 03

SKR 04

Kontentyp

Kontenbezeichnung

1850

2280

Kapital

Außergewöhnliche Belastungen (Arztrechnung)

1590

1370

Kapital

Durchlaufende Posten

1860

2300

Kapital

Grundstücksaufwand privat

1800

2100

Kapital

Privatentnahmen

1820

2200

Kapital

Sonderausgaben, private Versicherungen

Fibukonten

Private Ausgaben können Sie alle auf das Konto „Privatentnahme“ buchen oder auf verschiedene Privatkonten verteilen.

Beispiel: Im Abschlussjahr sind folgende sonstigen Ausgaben von Ihrem Geschäftskonto abgegangen. 24.10. … Geldzahlung auf Privatkonto 1.500,00 € 28.10. … Hausratversicherung Büro 250,00 €

195

6

Betriebsausgaben richtig erfassen

Darstellung in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung: Betriebseinnahmen … Betriebsausgaben Versicherungen (Feld 183) Summe

250,00 =

Gewinnminderung

250,00 €

EinnahmeÜberschussrechnung auf der Anlage EÜR Formular Anlage EÜR

Abb.: Anlage EÜR (Ausschnitt)

Vorsteuer Kapitel 3

Vorsteuer Kapitel 3.5

Hinweis zum Vorsteuerabzug Handelt es sich um Betriebsausgaben und sind Ihre Belege einwandfrei ausgestellt, ist der Vorsteuerabzug in voller Höhe möglich. Hinweis zu Bauleistungen Empfangene Bauleistungen werden in der UmsatzsteuerVoranmeldung gesondert erfasst. Wenn Sie Bauleistungen in einem Buchführungsprogramm erfassen, verwenden Sie bitte unbedingt die dafür vorgesehenen Konten und MwSt.-Schlüssel. Tipp: Sie sehen, dass die Auswahl von sonstigen Betriebsausgaben ziemlich groß ist. Grundsätzlich sollten Sie nur wenige Konten auswählen, dadurch bleibt Ihre EinnahmeÜberschussrechnung übersichtlich und erleichtert Ihnen die Kontensuche. Können Sie sich nicht für ein passendes Konto entscheiden, sollten Sie sich für ein ähnliches Konto entscheiden und dabei bleiben. Es ist schlimmer, für eine Position jeden Monat das Konto zu wechseln, als sie zwölf Mal auf das falsche Konto zu buchen.

196

6

Betriebsausgaben abgrenzen

6.10 Betriebsausgaben abgrenzen Denken Sie an die Ausnahme bei regelmäßig wiederkehrenden Ausgaben und die Ausnahme der Ausnahmen bei Zinsen. Gewinnermitt"

Achtung: lung Kapitel 2.1. Mieten gehören zu den regelmäßig wiederkehrenden Ausgaben. Diese müssen Sie auch in Ihrer Einnahme"Überschussrechnung 2007 erfassen, wenn sie in der Zeit vom 22.12. bis 31.12.2006 oder vom 01.01. bis 11.01.2008 gezahlt wurden. Umgekehrt dürfen Sie Mietaufwand für das Jahr 2006 oder 2008 nicht im Abschlussjahr 2007 erfassen, wenn die Zahlung in der Zeit vom 01.01. bis 11.01.2007 oder in der Zeit vom 22.12. bis 31.12.2007 fließt.

Markieren Sie sich diese Beträge und achten Sie immer darauf, sie nicht doppelt zu erfassen. Besonderheit bei Zinsen Zinsen erfassen Sie immer in dem Jahr, in das sie wirtschaftlich gehören, unabhängig vom Zahlungszeitpunkt. Zinsaufwand des Jahres 2007 erfassen Sie auch in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung, wenn sie erst Februar 2008 gezahlt wurden. Achtung: Ausgaben, die in einem anderen Jahr geflossen sind, aber in das Ab" schlussjahr gehören, werden am 31.12. in die Betriebsausgaben und im Jahr der Zahlung auf ein gewinnneutrales Verrechnungskonto gebucht.

Das folgende Beispiel zeigt, was im Abschlussjahr erfasst werden muss, obwohl das Geld nicht geflossen ist:

Ausgaben am 31.12.

Beispiel: Die Zinsen für das Jahr 2007 in Höhe von 600,00 € wurden erst am 10.02.2008 von Ihrem Konto abgebucht. Sie müssen im Abschlussjahr erfasst werden.

Buchen im Programm StandardBuchung

Steuer

„Zinsaufwand“ an „Verrechnungskonto EÜ“ 600,00 €

keine

Buchen

197

6 Zahlung auf Verrechnungs konto

Betriebsausgaben richtig erfassen

Erfassen Sie im nächsten Jahr am 10.02. die tatsächliche Zahlung nicht auf dem Konto „Zinsen“, sondern auf dem Verrechnungskonto. Achtung: Ausgaben, die im Abschlussjahr geflossen sind, aber in das Folgejahr gehören, werden am Tag der Zahlung auf ein gewinnneutrales Verrech nungskonto und am 01.01. des Folgejahres in die Ausgaben gebucht.

Zahlung auf Verrechnungs konto

Das folgende Beispiel zeigt, wie Sie eine Zahlung für das Folgejahr im Abschlussjahr erfassen: Beispiel: Die Miete für das Jahr 2007 in Höhe von 800,00 € wurde bereits am 30.12.2006 von Ihrem Konto abgebucht. Sie darf nicht im Abschlussjahr erfasst werden.

Buchen im Programm Buchen

Ausgaben am 01.01. …

198

StandardBuchung

Steuer

„Verrechnungskonto“ an „Bank“ 800,00 €

keine

Am 01.01.2007 müssen Sie die Miete erfassen, dazu ist eine Umbuchung erforderlich, schließlich wird diese Ausgabe nicht mehr auf Ihren Kontoauszügen erscheinen. Gehen Sie hier nach dem gleichen Schema vor wie im vorherigen Beispiel „die Zinsen am 31.12. erfassen“, allerdings mit dem Buchungsdatum 01.01. …

7 7.1

Arbeiten mit Lexware büro easy

Einstieg  Lexware büro easy

Die Jederkanns-Version mit der Doppelformel: „Genial einfach – einfach genial“, so stellt Lexware das neue Programm büro easy vor. Schauen Sie rein. Vielleicht kann das Programm Sie überzeugen, von der per-Hand-Version abzukommen. Die Demoversion liegt bei. Das Programm ist kein reines Buchführungsprogramm. Sie können damit sogar Ihre Rechnungen schreiben und einiges mehr. Außerdem bietet es sehr viele Videos und Hilfen an, sodass Ihnen an jeder Stelle ein Assistent zur Seite steht.

Firma anlegen im Programm Wenn Sie das Programm installiert haben, startet automatisch ein Interview, wodurch eine Firmendatei angelegt wird. Das Programm möchte alles über Ihr Unternehmen erfahren, was es benötigt, um Ihre Firma optimal einzurichten. Bis auf die Angabe Ihrer Branche können Sie später alle Angaben ändern. Nach Abschluss des Interviews wird Ihnen gezeigt, welche Programmfunktionen für Sie nicht erforderlich sind (z. B. Umsatzbesteuerung bei Ärzten). An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, Änderungen vorzunehmen. Wenn Sie diese Zusammenfassung bestätigen, wird Ihre Firma eingerichtet. Nun befinden Sie sich in Ihrer Firmendatei und werden freundlich begrüßt. Sie haben die Wahl das Video „Die Tour durchs Programm“ zu starten oder direkt mit der Arbeit zu beginnen. Weitere Firmen können Sie unter „Datei – Firmendatei neu“ anlegen, auch hier startet das Interview.

199

7

Arbeiten mit Lexware büro easy

Anfangsbestände erfassen Der Anfangsbe stand muss nur einmal erfasst werden

Sie erfassen nur einmal, zum Programmstart, Ihre Anfangsbestände. Danach führt büro easy die Bestände auch in den Folgejahren fort. Im Interview wurden Sie gefragt, ob Sie ein Geschäftskonto anlegen möchten. Wenn Sie dies nicht getan haben, müssen Sie es jetzt nachholen. Unter „Firma – Kontenliste – Konto - neu“ legen Sie Ihr Bankkonto an. Möchten Sie das Programm später nutzen, um Lieferantenrechnungen automatisch zu zahlen, geben Sie hier gleich Ihre Bankverbindung ein. Jetzt fehlt nur noch der Anfangsbestand. Anfangsbestand Bankkonto In diesem Fall 1.230,00 €. • Kontostand positiv = + • Kontostand negativ = – Durch das Klicken auf OK kommen Sie wieder zurück zur Kontenliste. Sie sehen dann auf der rechten Seite den Kontostand.

Abb.: Kontenliste Bank und Barbelege (büroeasy)

Anfangsbestand Kasse Müssen Sie ein Kassenbuch führen, wiederholen Sie den vorher beschriebenen Vorgang mit einem Doppelklick auf „Kasse“ und

200

Einstieg  Lexware büro easy

7

geben dort den Anfangsbestand ein. Um die Belege des Beispiels zu erfassen, benötigen Sie kein Kassenbuch. Klicken Sie doppelt auf das Finanzkonto „Kasse“ und ändern Sie die Bezeichnung auf „Barbelege“.

Belege erfassen 1. Schritt: Kontoauszüge erfassen Datum

Bezeichnung

Betrag €

Standardbeleg

01.01. …

Anfangsbestand Auszug

+1.230,00

03.01. …

RG Kunde inkl. 19 % USt

+4.760,00

03.01. …

Mietzahlung ohne USt

10.01. …

RG Lieferant inkl. 19 % USt

1.190,00

Wareneingang 19 %

31.01. …

Kontostand

+4.000,00

Schlusssaldo

800,00

Kontenliste Erlöse 19 % Miete

Öffnen Sie unter „Zahlungsverkehr – Belege erfassen“ die Eingabemaske.

Abb.: Belegerfassung mit Standardbelegen (büroeasy)

201

7

Arbeiten mit Lexware büro easy

Beginnen Sie mit Ihren Kontoauszügen, wählen Sie das Konto „Bank“ und erfassen die Beträge wie folgt: Schlusssaldo: 3.910,00

Standardbeleg Erlöse 19 % Miete Wareneingang 19 %

Datum

Betrag €

03.01. … 03.01. … 10.01. …

4.760,00 800,00 1.190,00

MwSt

Verwendungs zweck

19 % 0% 19 %

Kunde RG Miete Jan. Lieferant RG

Sie wählen den entsprechenden Standardbeleg aus. Den Betrag erfassen Sie brutto und ohne Vorzeichen. Das Programm weiß anhand des Standardbelegs, ob es sich um eine Einnahme oder Ausgabe handelt. Das Programm schlägt Ihnen einen Steuersatz vor. Diesen können Sie ggf. ändern. Anschließend klicken Sie auf „Speichern & Neu“. Diesen Vorgang wiederholen Sie solange, bis alle Positionen Ihres Kontoauszugs erfasst sind. Anschließend vergleichen Sie den Schlusssaldo oben rechts. 2. Schritt: Barbelege erfassen Datum

Bezeichnung

Betrag €

Standardbeleg

01.01. …

Anfangsbestand Barbelege

12.01. … 14.01. … 20.01. … 29.01. …

Kopierpapier inkl. 19 % USt Porto ohne USt RG Kunde inkl.19 % USt Benzin inkl. 19 % USt

119,00 60,00 +2.380,00 59,50

Bürobedarf Porto Erlöse 19 % Tanken

31.01. …

Summe Barbelege

+2.141,50

Schlusssaldo

0,00

Ihre Kontoauszüge sowie Ihre Barbelege können Sie über die gleiche Eingabemaske erfassen. Sie wechseln lediglich das Konto, d. h. Sie wählen das Konto „Barbelege“ und erfassen die Belege wie folgt: Standardbeleg

Datum

Betrag €

Bürobedarf Porto Erlöse 19 % Tanken

12.01. … 14.01. … 20.01. … 29.01. …

119,00 60,00 2.380,00 59,50

MwSt

Verwendungs zweck

19 % 0% 19 % 19 %

Papier Porto Kunde RG Benzin

Schlusssaldo: +2.141,50

202

Einstieg  Lexware büro easy

7

Sind alle Belege erfasst, können Sie ebenfalls den Schlusssaldo kontrollieren. Tipp: Haben Sie sich vertippt, können Sie über die Pfeile „vor und zurück“ die Belege zurückholen, ändern und wieder speichern. Über den Menüpunkt „Bearbeiten“ können Sie den Beleg löschen.

Standardbelege anlegen Es gibt ca. 20 Standardbelege. Wenn Sie keinen passenden Standardbeleg für Ihre Ausgabe oder Einnahme finden, können Sie diesen ganz schnell noch während der Eingabe anlegen und gleich nutzen. Öffnen Sie in der Maske „Belege erfassen“ die Auswahl der Standardbelege und klicken Sie auf „Neu“. Erfassen Sie folgende Daten: Name des Standardbeleges MwSt.Schlüssel Konto Belegart

Individuellen Standardbeleg anlegen

KfzVersicherung keinen Fahrzeugkosten Ausgabe

Das Konto entspricht dem Namen der Position, unter der „KfzVersicherungen“ in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung erscheinen. In diesem Fall erscheint der Betrag unter Fahrzeugkosten. Klicken Sie auf OK. Schon ist Ihr neuer Standardbeleg da.

Abb.: Standardbeleg anlegen (büroeasy)

203

7

Arbeiten mit Lexware büro easy

Verwenden Sie bei der nächsten Erfassung der Kfz-Versicherung den neuen Standardbeleg, dann erscheint in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung diese Ausgabe unter der Position „Fahrzeugkosten“.

Konten neu anlegen Konten bezeichnungen statt Konto nummern

Lexware büro easy arbeitet – für Sie nicht sichtbar – mit dem Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04. Sichtbar sind für Sie nur Kontenbezeichnungen und davon auch nur sehr wenig. Das ist Absicht! Viele Nicht-Buchhalter schalten spätestens ab, wenn Sie sich aus dem seitenlangen Kontenrahmen ein Konto aussuchen müssen. Genau das wollte büro easy vermeiden. Es bietet Ihnen nur eine Seite mit den gängigsten Konten an. Das Anlegen von Konten ist genauso einfach wie das Erfassen der Belege oder das Anlegen eines Standardbelegs. So wird die Kontenliste nur um Ihre individuellen Konten verlängert. Die wichtigsten Konten sind vorhanden, und Sie wissen, dass Sie Ihre Zahlen in der Einnahme-Überschussrechnung auch sehr zusammengefasst darstellen können. In manchen Fällen ist es aber doch notwendig, besondere Positionen gesondert zu erfassen. Beispiel: Wenn Sie Ihren Kunden oder Geschäftspartnern Geschenke gemacht haben, möchte das Finanzamt dies auf einen Blick erkennen. Also soll ten Sie Geschenke gesondert in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung erfassen.

Wenn Sie möchten, dass Geschenke gesondert erfasst werden, müssen Sie ein neues Konto anlegen. Fibukonten

SKR 03

SKR 04

Kontentyp

Kontenbezeichnung

4630

6610

Ausgaben

Geschenke bis 35 €

Legen Sie zuerst einen neuen Standardbeleg „Geschenke“ an. Diesmal suchen Sie kein Konto aus der Liste aus, sondern klicken auf „Neu“. Hier müssen Sie den Kontentyp „Ausgaben“ wählen, die Kontenbezeichnung „Geschenke bis 35 €“ eingeben sowie ggf. den Steuersatz auswählen.

204

Einstieg  Lexware büro easy

7

Abb.: Konto neu anlegen, Beispiel: Geschenke (büroeasy)

Außerdem wählen Sie eine Überschrift aus, unter der das neue Konto erscheinen soll. In diesem Fall „Reisekosten und Bewirtung“. Mit einem Klick auf OK wird das neue Konto „Geschenke“ gespeichert. Danach befinden Sie sich wieder in der Standardbelegerfassung. Unter „Konto“ steht bereits „Geschenke“, also klicken Sie wieder auf OK und schon ist Ihr neuer Standardbeleg vorhanden. Den nächsten Geschenkbeleg erfassen Sie mithilfe des neuen Standardbelegs. In Ihrer Einnahme-Überschussrechnung wird das Konto „Geschenke“ nun automatisch gesondert ausgewiesen. Darstellung in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung: Betriebseinnahmen … Betriebsausgaben KfzKosten (Überschrift)  Fahrzeugkosten

100,00

Reise und Bewirtungskosten (Überschrift)  Geschenke bis 35 €

Gewinnminderung

25,00 125,00

205

7

Arbeiten mit Lexware büro easy

Auswertungen ansehen Wenn Sie alle Belege erfasst haben, können Sie unter „Berichte – Unternehmensberichte – Einnahmen/Ausgaben EÜ“ Ihre Einnahme-Überschussrechnung ansehen bzw. ausdrucken.

Abb.: Berichte (büroeasy)

Unter „Extras – Umsatzsteuer-Voranmeldung“ können Sie Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung drucken oder online an das Finanzamt übermitteln. Sie können die verschiedensten Auswertungen drucken, können sich Videos zu den verschiedensten Themen ansehen. Außerdem können Sie an jeder Stelle auf die Hilfen zurückgreifen und vieles mehr. Achtung: Bisher wurde Ihnen der einfachste Weg gezeigt, Ihre Belege zu erfassen. Sie können nun ggf. der Pflicht nachkommen, die Umsatzsteuer Voranmeldung einzureichen oder Ihrer Bank eine vorläufige Einnahme Überschussrechnung zu geben. Aber dies ist lange noch nicht alles, was das Programm Ihnen bietet. Automatische Buchungen

206

Buchungen, die sich jeden Monat wiederholen, lassen sich automatisch buchen. Dazu finden Sie in jeder Eingabemaske den Punkt „Merken“. Rufen Sie dieses Fenster auf, füllen Sie es aus und alles Weitere übernimmt das Programm. Darüber hinaus lassen sich mit dem Programm Rechnungen schreiben, Lieferantenrechnungen online zahlen und offene Kunden- und Lieferantenrechnungen überwachen.

Einstieg  Lexware büro easy

7

Tipp: Sie können fast alle Berichte exportieren und in Excel nachbearbeiten. Rechnungen und Mahnungen können Sie nach Word übergeben und dort weiterbearbeiten.

Rechnungen schreiben Leichter geht’s nicht: Sie öffnen unter „Kunden – Rechnungen an Kunden“ ein leeres Rechnungsformular. Die Daten Ihres Unternehmens (Rechnungsaussteller) hat das Programm im Eingangsinterview erfragt. Über „Firma – Firmendaten“ können Sie fehlende Daten ergänzen.

Abb.: Rechnungen erstellen (büroeasy)

Im Feld oben links wählen Sie den Kunden aus. Handelt es sich um einen neuen Kunden, klicken Sie auf „Neu“, geben Namen und Adresse Ihres Kunden ein und speichern. Anschließend befinden Sie sich wieder in der Rechnungsmaske, wo Sie den Rechnungsinhalt wie Menge, Stunden und den Artikel erfassen. Falls keine Artikel in der Liste gespeichert sind, können Sie diese mit einem Klick auf „Neu“ ebenso schnell anlegen wie die Standardbelege. Ebenso lässt

207

7

Arbeiten mit Lexware büro easy

sich sogar der Einzelpreis hinterlegen, sodass Sie durch die Erfassung von Menge und Artikel bereits den Rechnungsbetrag erhalten. Außerdem müssen Sie ein Erlöskonto aus der Kontenliste auswählen. Wenn Sie alle Daten erfasst haben, können Sie die Rechnung drucken und an Ihren Kunden schicken. Elektronische Datenerfassung lohnt sich

Offene Posten

Tipp: Die ersten Rechnungen sind mit etwas mehr Aufwand verbunden. Aber wenn Sie einmal Ihre Kunden und Standardartikel elektronisch erfasst haben, schreiben Sie Ihre Rechnungen ganz schnell. Sie können auch im Vorfeld Ihre Artikel und Kunden anlegen. Ein Ratgeber steht Ihnen dabei zur Seite.

Die Rechnungen erscheinen erst bei Zahlungseingang Ihrer Kunden in der Einnahme-Überschussrechnung sowie bei Ihrer UmsatzsteuerVoranmeldung. Trotzdem führt das Programm für Sie eine Liste der offenen Posten, sodass Sie problemlos Mahnungen erstellen können. Achtung: Die Zahlungseingänge dürfen Sie ausschließlich unter „Kunden — Zah lungseingänge verbuchen“ erfassen. Falls Sie Rechnungsbeträge per Lastschrift einziehen, verwenden Sie das Fenster „Kunden — Lastschrift zahlungen verbuchen“. Außerdem müssen Sie diese Buchung auf Ihrem Kontoauszug vermerken, damit Sie den Geldeingang in der Maske „Be lege erfassen“ nicht versehentlich doppelt eingeben.

Zahlungseingänge verbuchen Wählen Sie den Kundennamen aus, werden Ihnen alle offenen Rechnungen dieses Kunden angezeigt. Nach Eingabe des Zahlbetrags in das Feld „Betrag“ und einem Klick auf die richtige Rechnung wird der Zahlungseingang gebucht. Jetzt steht der Erlös in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung und in Ihrer UmsatzsteuerVoranmeldung. Tipp: Wenn Sie der Sollbesteuerung unterliegen (Umsatzsteuer abführen bei Rechnungsausgang), müssen Sie für die UmsatzsteuerVoranmeldung unter „Firma – Einstellungen – Mehrwertsteuer – Firmenangaben“ die Sollbesteuerung anklicken.

208

Einstieg  Lexware büro easy

7

Lieferantenrechnung erfassen Lieferantenrechnungen sollten Sie nur erfassen, wenn Sie die Funktion des automatischen Zahlungsverkehrs nutzen möchten oder wenn das Programm für Sie eine Liste aller offenen Eingangsrechnungen führen soll. In diesem Fall müssen Sie unter „Lieferanten – Lieferantenliste“ Ihre Lieferanten mit Namen anlegen. Die Bankverbindung ist erforderlich für den Zahlungsverkehr. Ansonsten genügt es, wenn Sie Ihre Belege bei der Zahlung über „Belege erfassen“ buchen.

Abb.: Lieferantenrechnungen erfassen (büroeasy)

209

7 Liste offener Lieferanten rechnungen

Arbeiten mit Lexware büro easy

Unter „Lieferanten – Rechnungen von Lieferanten eingeben“ rufen Sie den Lieferanten auf, klicken auf Gutschrift oder Rechnung, geben den Betrag ein und wählen ein Ausgabekonto aus. Mit einem Klick auf OK ist die Rechnung erfasst und kann bezahlt werden. Bis zur Zahlung wird diese Rechnung nicht in Ihren Auswertungen erscheinen, trotzdem führt das Programm eine Liste über offene Rechnungen. Tipp: Möchten Sie eine Rechnung aufteilen und verschiedenen Konten zu ordnen, können Sie dazu die Funktion „Ausgaben/Artikeldetails“ nutzen. Hier wird die Rechnung gesplittet.

Lieferantenrechnung begleichen Um die Rechnung zu begleichen, wählen Sie unter „Lieferanten – Rechnungen von Lieferanten begleichen“ die Rechnung aus und geben die Zahlungsart an. Wurde die Zahlung der Lieferantenrechnung erfasst, erscheint diese Ausgabe in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung sowie in Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung. Achtung: Achten Sie darauf, die Zahlung in der Maske „Belege erfassen“ nicht doppelt zu erfassen. Drucken Sie die Zahlungsbelege aus. Wenn Ihnen die Kontoauszüge vorliegen, sollten Sie vermerken, dass diese Zahlun gen bereits erfasst wurden.

Noch leichter geht es online. Sie spielen Ihre Kontoauszüge ein, um diese nun direkt mit den offenen Rechnungen abzugleichen und die übrigen Positionen Ihres Kontoauszugs zu erfassen. In der Videothek des Programms finden Sie einen Film über das Einrichten dieser Online-Funktion.

Umbuchungen am Jahresende Diese Umbuchungen sind nur erforderlich, um am Jahresende Einnahmen oder Ausgaben zu erfassen, die nicht direkt geflossen sind. Privatnutzung des Kfz, private Warenentnahmen, Korrektur der

210

Einstieg  Lexware büro easy

7

Bewirtungskosten, Buchung der Abschreibung. Diese Themen werden in den Kapiteln 5 und 6 behandelt. Dort werden die jeweils erforderlichen Umbuchungen gezeigt, d. h. diese Vorlage wird mit den entsprechenden Konten ausgefüllt. Umbuchung in Lexware büro easy Extras – Steuerberaterfunktionen – Korrigierende Journalbuchung Datum

Betrag

Sollkonto

Habenkonto

MwSt.

31.12. …

400,00

Abschreibungen

Büroausstattung

keine

(Ausgaben)

(Vermögen)

Die Eingabesmaske öffnen Sie über „Extras – Steuerberaterfunktionen – Korrigierende Journalbuchung“.

Abb.: Umbuchungsmaske (büroeasy)

Sollte ein Konto nicht vorhanden sein, können Sie es jederzeit anlegen. Die Kontenbezeichnung sowie der Kontentyp werden in jedem Kapitel angegeben, sie müssen lediglich eine der Überschriften auswählen.

211

7

Arbeiten mit Lexware büro easy

7.2

Betriebseinnahmen in Lexware büro easy erfassen

Erlöse – Gutschriften TheorieKapitel 5.2

Buchen

Beispiel: Ihre Erlöse im Monat Mai: • Erlöse steuerfrei • Erlöse inkl. USt 7 % • Erlöse inkl. USt 19 %

10.000,00 € 5.350,00 € 29.750,00 €

Beachten Sie bei der Kontenauswahl die Umsatzsteuersätze und nutzen Sie im Falle einer „innergemeinschaftlichen Lieferung“ oder einer „erbrachten Bauleistung an Unternehmer“ unbedingt die dafür vorgesehenen Konten und MwSt.-Schlüssel. Zahlungsverkehr – Belege erfassen – Konto Barbelege Standardbeleg

Betrag

MwSt.

Kontentyp

Bezeichnung

Umsätze 0 %

10.000,00

keine

Einnahmen

Umsatzerlöse umsatz steuerfrei

Umsätze 7 %

5.350,00

UST 7 %

Einnahmen

Umsatzerlöse 7 %

Umsätze 19 %

29.750,00

UST 19 %

Einnahmen

Umsatzerlöse 19 %

Verkauf Anlagevermögen TheorieKapitel 5.3

Beispiel: Sie verkaufen im August eine Druckmaschine für 35.700,00 € inkl. 19 % USt. Zahlungsverkehr – Belege erfassen – Konto Barbelege

212

Standardbeleg

Betrag

MwSt.

Kontentyp

Bezeichnung

Verkauf AV USt 19 %

35.700,00

UST 19 %

Einnahmen

Erlöse aus Verkauf Sachanlagevermögen 19 % USt

Betriebseinnahmen in Lexware büro easy erfassen

7

Restabschreibung und Restbuchwert Beispiel: • Abschreibung bis zum Verkauf 8.000 € • Restbuchwert 16.000,00 € Extras – Steuerberaterfunktionen – Korrigierende Journalbuchung Betrag

Sollkonto

Habenkonto

MwSt.

8.000,00

Abschreibung Sachanlagen (Ausgaben)

Maschinen

keine

Anlagenabgang

Maschinen

(Ausgaben)

(Vermögen)

16.000,00

(Vermögen) keine

Privatnutzung Kfz Privatnutzung Kfz Unternehmer Beispiel: • Privatnutzung Kfz ohne Umsatzsteuer: • Privatnutzung Kfz inkl. 19 % USt.: • Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben:

720,00 € 3.427,20 € 1.494,00 €

TheorieKapitel 5.4

Extras – Steuerberaterfunktionen – Korrigierende Journalbuchung Betrag

Sollkonto

720,00

Unentgeltliche Wertabgabe Privatnutzung Kfz umsatzsteuer frei (Kapital)

Habenkonto

3.427,20

Unentgeltliche Wertabgabe Privatnutzung Kfz USt 19 %

MwSt. keine

(Einnahmen)

1.494,00

(Kapital)

(Einnahmen)

nicht abzugsfähige Be triebsausgaben

Fahrzeugkosten

USt 19 % keine

(Ausgaben)

(Ausgaben)

Privatnutzung Kfz Arbeitnehmer Beispiel: Sachbezug Kfz 5.976,00 € inkl. 19 % USt.

213

7

Arbeiten mit Lexware büro easy

Extras – Steuerberaterfunktionen – Korrigierende Journalbuchung Betrag

Sollkonto

Habenkonto

MwSt.

5.976,00

Personalaufwand

Sachbezug Kfz USt 19 %

USt 19 %

(Ausgaben)

(Einnahmen)

Private Warenentnahme Private Warenentnahmen durch Unternehmer TheorieKapitel 5.5

Beispiel: Pauschale für private Warenentnahmen von 911,64 € inkl. 7 % USt und 471,24 € inkl. 19 % USt. Extras – Steuerberaterfunktionen – Korrigierende Journalbuchung Betrag

Sollkonto

Habenkonto

MwSt.

911,64

Unentgeltliche Wertabgabe

Warenentnahme Unter nehmer USt 7%

USt 7%

(Kapital)

(Einnahmen) 471,24

Unentgeltliche Wertabgabe (Kapital)

Warenentnahme Unter nehmer USt19 %

USt 19 %

(Einnahmen)

Private Warenentnahmen durch Arbeitnehmer: Sachbezüge Beispiel: Sachbezug Waren 1.190 € inkl. 19 % USt. Extras – Steuerberaterfunktionen – Korrigierende Journalbuchung Betrag

Sollkonto

Habenkonto

MwSt.

1.190,00

Personalaufwand

Sachbezug Waren USt 19 %

USt 19 %

(Ausgaben)

(Einnahmen)

Privatnutzung Telefon TheorieKapitel 5.6

214

Beispiel: Privatnutzung Telefon 285,60 € inkl. 19 % USt.

Betriebseinnahmen in Lexware büro easy erfassen

7

Extras – Steuerberaterfunktionen – Korrigierende Journalbuchung Betrag

Sollkonto

Habenkonto

MwSt.

285,60

Unentgeltliche Wertabgabe

Privatnutzung Telefon USt 19 %

USt 19 %

(Kapital)

(Einnahmen)

Steuererstattungen TheorieKapitel 5.8

Umsatzsteuer: Erstattung oder Zahlung? Beispiel: Erstattung laut UmsatzsteuerVoranmeldung über 560,00 €. Zahlungsverkehr – Belege erfassen – Konto Barbelege Standardbeleg

Betrag

MwSt.

Kontentyp

Bezeichnung

MwSt. Voraus zahlung

560,00

keine

MwSt. Verrech nungskonto

Umsatzsteuer Vorauszahlungen

Verwenden Sie bei Umsatzsteuerzahlungen umgekehrte Vorzeichen

Sonstige Betriebseinnahmen Beispiel: • 20.08. … Geldeingang vom Privatkonto • 20.09. … Versicherungsentschädigung

TheorieKapitel 5.9

3.000,00 € 1.500,00 €

Zahlungsverkehr – Belege erfassen – Konto Barbelege Standardbeleg

Betrag

MwSt.

Kontentyp

Bezeichnung

Privat

3.000,00

keine

Kapital

Privateinlagen

Erstattung Versicherung

1.500,00

keine

Einnahmen

Versicherungs entschädigung

215

7

Arbeiten mit Lexware büro easy

Betriebseinnahmen abgrenzen TheorieKapitel 5.10

Buchen Erlöse am 31.12.

Das folgende Beispiel zeigt, was im Abschlussjahr erfasst werden muss: Beispiel: Die Zinsen für das Jahr 2007 in Höhe von 1.800,00 € sind erst am 05.01.2008 auf Ihrem Konto eingegangen. Extras – Steuerberaterfunktionen – Korrigierende Journalbuchung Betrag

Sollkonto

Habenkonto

MwSt.

1.800,00

Verrechnungskonto (Finanzkonto)

Sonstiger Zinsertrag (Einnahmen)

keine

Den Zahlungseingang am 05.01.2008 buchen Sie nicht auf das Konto „Zinserträge“, sondern auf das Verrechnungskonto. Geldeingang auf Verrech nungskonto

Das folgende Beispiel zeigt, wie ein Geldeingang für das Folgejahr im Abschlussjahr erfasst wird: Beispiel: Die Miete für das Jahr 2007 in Höhe von 800,00 €, ging bereits am 27.12.2006 auf Ihrem Konto ein. Zahlungsverkehr – Belege erfassen – Konto Barbelege

Erlöse am 01.01. …

216

Standardbeleg

Betrag

MwSt.

Kontentyp

Bezeichnung

Verrechnungs konto

800,00

keine

Finanzkonto

Verrechnungskonto

Am 01.01.2007 müssen Sie den Erlös erfassen, dazu ist eine Umbuchung erforderlich, schließlich wird dieser Erlös nicht mehr auf Ihren Kontoauszügen erscheinen. Gehen Sie hier nach dem gleichen Schema vor wie im vorherigen Beispiel: „die Zinsen am 31.12. erfassen“, allerdings mit dem Buchungsdatum 01.01. …

7

Betriebsausgaben in Lexware büro easy erfassen

7.3

Betriebsausgaben in Lexware büro easy erfassen

Waren/Materialeinkauf – Gutschriften Beispiel: Im Oktober haben Sie Folgendes bezahlt: • Material inkl. 19 % USt • Waren inkl. 7 % USt • Waren inkl. 19 %

TheorieKapitel 6.3

595,00 € 1.070,00 € USt9.520,00 €

Beachten Sie bei der Kontenauswahl die Vorsteuersätze und nutzen Sie im Falle eines „innergemeinschaftlichen Erwerbs“ oder einer „empfangenen Bauleistung“ unbedingt die dafür vorgesehenen Konten und MwSt.-Schlüssel.

Buchen

Zahlungsverkehr – Belege erfassen – Konto Barbelege Standardbeleg

Betrag

MwSt.

Kontentyp

Bezeichnung

Material 19 %

595,00

VST 19 %

Ausgaben

Einkauf Roh, Hilfs und Betriebsstoffe

Wareneingang 7%

1.070,00

VST 7 %

Ausgaben

Wareneinkauf USt 7%

Wareneingang 19 %

9.520,00

VST 19 %

Ausgaben

Wareneinkauf USt 19 %

Gutschriften in diesem Bereich erfassen Sie mit umgekehrten Vorzeichen

Anlagevermögen – Anschaffung und Abschreibung TheorieKapitel 6.4

Anschaffung Anlagevermögen Beispiel: Sie kaufen im Juni einen Computer für 4.760 € inkl. 19 % USt. Zahlungsverkehr – Belege erfassen – Konto Bank, Kasse, Barbelege Standardbeleg

Betrag

MwSt.

Kontentyp

Bezeichnung

Betriebs und Geschäftsaus stattung

4.760,00

VST 19 %

Vermögen

Sonstige Betriebs und Geschäftsausstattung

217

7

Arbeiten mit Lexware büro easy

Abschreibung Anlagevermögen Beispiel: Im Abschlussjahr können Sie folgende Abschreibungen als Betriebsaus gaben abziehen: • AfA Kfz 4.500,00 € • AfA Maschine 5.000,00 € • Sofortabschreibung GWG 400,00 € Extras – Steuerberaterfunktionen – Korrigierende Journalbuchung Betrag

Sollkonto

Habenkonto

MwSt.

5.000,00

Abschreibung Sachanlagen (Ausgaben)

Maschinen (Vermögen)

keine

4.500,00

Abschreibung Sachanlagen Kfz (Ausgaben)

Kfz (Vermögen)

keine

400,00

Sofortabschreibung GWG (Ausgaben)

Geringwertige Wirtschafts güter GWG (Vermögen)

keine

Sonderabschreibung und Ansparrücklage TheorieKapitel 6.5

Sonderabschreibung für neue bewegliche Wirtschaftsgüter Beispiel: • Bildung einer Ansparabschreibung i. H. v. 6.000,00 €. • Auflösung der Ansparrücklage im Folgejahr • Buchung der Sonderabschreib. i. H. v. 6.000,00 € (30.000 € x 20 %) • Buchung der linearen Abschreibung i. H. v. 3.000,00 €. Extras – Steuerberaterfunktionen – Korrigierende Journalbuchung Betrag Sollkonto Im Jahr der Rücklagenbildung 6.000,00 Ansparrücklage (Ausgaben) Im Jahr der Rücklagenauflösung 6.000,00 Ansparrücklage (Kapital) 6.000,00 3.000,00

218

Sonderabschreibung Kfz (Ausgaben) Abschreibung Kfz (Ausgaben)

Habenkonto

MwSt.

Ansparrücklage (Kapital)

keine

Erträge aus der Auflösung der Ansparrücklage (Einnahmen)

keine

Kfz (Vermögen) Kfz (Vermögen)

keine keine

Betriebsausgaben in Lexware büro easy erfassen

7

Kosten aus dem Privatbereich für Ihr Unternehmen TheorieKapitel 6.6

Beispiel: Ermittelte Kosten aus Ihrem Privatbereich: •

Fahrtkosten mit Privatwagen • Telefonkosten Privatanschluss • Kosten für das häusliche Arbeitszimmer

750,00 € 120,00 € 1.200,00 €

Zahlungsverkehr – Belege erfassen – Konto Bank, Kasse, Barbelege Standardbeleg

Betrag

MwSt.

Kontentyp

Bezeichnung

Kfz privat

750,00

keine

Ausgaben

Fremdfahrzeuge

Telefon

120,00

keine

Ausgaben

Telefon

Raumkosten

1.200,00

keine

Ausgaben

Kosten für häusliches Arbeitszimmer

Begrenzte Betriebsausgaben Beispiele: Umbuchungen: • Geschenkbeleg über 35 €, nämlich 59,50 € inkl. 19 % USt • nicht abzugsfähige Bewirtungsaufwendungen 300 € netto • nicht abzugsfähige Zinsen 250,00 €

TheorieKapitel 6.7

Extras – Steuerberaterfunktionen – Korrigierende Journalbuchung Betrag

Sollkonto

Habenkonto

MwSt.

59,50

Verrechungskonto (Finanz konto)

Geschenke bis 35 € (Ausgaben)

VSt. 19 %

59,50

Geschenke über 35 € (Ausgaben)

Verrechungskonto (Finanzkonto)

keine

300,00

nicht abzugsfähige Bewir tungskosten (Ausgaben)

Bewirtungskosten (Ausgaben)

keine

250,00

nicht abzugsfähige Zinsen (Ausgaben)

Zinsen (Ausgaben)

keine

219

7

Arbeiten mit Lexware büro easy

Gezahlte Vorsteuer TheorieKapitel 6.8

Umsatzsteuerfreiheit – Vorsteuerabzug Beispiel: Die nicht abzugsfähige Vorsteuer beträgt 600,00 €. Extras – Steuerberaterfunktionen – Korrigierende Journalbuchung Betrag

Sollkonto

Habenkonto

MwSt.

600,00

Nicht abziehbare Vorsteuer (Ausgaben)

Abziehbare Vorsteuer (MwSt. Verrechnungskonto)

keine

Sonstige Betriebsausgaben TheorieKapitel 6.9

Beispiel: • Geldzahlung auf Privatkonto • Hausratversicherung Büro

1.500,00 € 250,00 €

Zahlungsverkehr – Belege erfassen – Konto Bank, Kasse,Barbelege Standardbeleg

Betrag

MwSt.

Kontentyp

Bezeichnung

Privat

1.500,00

keine

Kapital

Privatentnahmen

Versicherung

250,00

keine

Ausgaben

Versicherungen

Bei Erstattungen von diesen Ausgaben ändern Sie das Vorzeichen.

Betriebsausgaben abgrenzen TheorieKapitel 6.10

Das folgende Beispiel zeigt, was im Abschlussjahr erfasst werden muss: Beispiel: Die Zinsen für das Jahr 2007 in Höhe von 600,00 € wurden erst am 10.02.2008 von Ihrem Konto abgebucht. Sie müssen im Abschlussjahr erfasst werden. Extras – Steuerberaterfunktionen – Korrigierende Journalbuchung

220

Betrag

Sollkonto

Habenkonto

MwSt.

600,00

Zinsaufwand (Ausgaben)

Verrechnungskonto (Finanzkonto)

keine

Betriebsausgaben in Lexware büro easy erfassen

Die Zahlung im nächsten Jahr am 10.02. erfassen Sie nicht auf dem Konto „Zinsen“, sondern auf dem Verrechnungskonto. Das folgende Beispiel zeigt, wie Sie eine Zahlung für das Folgejahr im Abschlussjahr erfassen:

7 Ausgaben am 31.12. Zahlung auf Verrechnungs konto

Beispiel: Die Miete für das Jahr 2007 in Höhe von 800,00 € wurde bereits am 30.12.2006 von Ihrem Konto abgebucht. Sie darf nicht im Abschlussjahr erfasst werden. Zahlungsverkehr – Belege erfassen – Konto Kasse, Bank oder Bar belege Standardbeleg

Betrag

MwSt.

Kontentyp

Bezeichnung

Verrechnungs konto

800,00

keine

Finanzkonto

Verrechnungskonto

Am 01.01.2007 müssen Sie die Miete erfassen, dazu ist eine Umbuchung erforderlich, schließlich wird diese Ausgabe nicht mehr auf Ihren Kontoauszügen erscheinen. Gehen Sie hier nach dem gleichen Schema vor wie im vorherigen Beispiel „die Zinsen am 31.12. erfassen“, allerdings mit dem Buchungsdatum 01.01. …

Ausgaben am 01.01. …

221

8 8.1

Arbeiten mit Lexware buchhalter

Einstieg  Lexware buchhalter

Dieses Programm hat es geschafft, Buchhalter und Nicht-Buchhalter gleichermaßen zu erfreuen. Der Lexware buchhalter verfügt über die klassische Buchungsmaske mit den Konten „Soll“ und „Haben“ und leistet alle Auswertungen, die auch die Programme der Steuerberater bieten. Gleichzeitig verfügt es über eine besondere Eingabemaske für die Erfassung von Barbelegen und Bankbelegen. Sie geben an, ob es sich um eine Einnahme oder Ausgabe handelt, und umgehen so die Technik der Buchführung. Das Programm erlaubt Ihnen, Buchungsvorlagen einzurichten, durch die Sie weitgehend auf Kontonummern verzichten können. Ein Video zeigt Ihnen die wichtigsten Funktionen. An jeder Stelle im Programm können Sie auf sehr umfangreiche Hilfen zurückgreifen. Den Lexware buchhalter gibt es in drei Versionen: Je nach Version sind einige Zusatzprogramme enthalten. Das Programm wird auch im Verbund mit einem Lohn- und Gehalts- sowie einem Warenwirtschaftsprogramm angeboten. Die Demo-CD erhalten Sie unter www.lexware.de. Bevor Sie Ihre Firma im Lexware buchhalter einrichten, müssen Sie auf folgende Fragen eine Antwort haben, da diese nachträglich nicht geändert werden können: • Mit welchem Buchungsjahr möchten Sie starten? Sie können ganz schnell die Folgejahre anlegen, aber niemals ein Vorjahr. • Welchen Kontenrahmen möchten Sie verwenden: SKR 03 oder 04? Stimmen Sie sich mit Ihrem Steuerberater ab. • Müssen Sie die Ist- oder Sollbesteuerung anwenden? Fragen Sie das Finanzamt.

222

Einstieg  Lexware buchhalter

8

Firma anlegen im Programm Ist Ihr Programm installiert, können Sie unter „Datei – Firma neu …“ Ihre Firma einrichten. Jetzt folgen fünf Eingabemasken. Abgesehen von den oben genannten Angaben, können Sie später unter „Bearbeiten – Firma“ alles ändern oder nachtragen.

Abb.: Firmenverwaltung (Lexware buchhalter)

Wenn Sie alle Angaben gemacht und gespeichert haben, wird Ihre Firma eingerichtet. Sie werden begrüßt von einem Konfigurationsassistenten. Mit ihm zusammen können Sie alle Funktionen ganz auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden. Dadurch lernen Sie die Möglichkeiten kennen, die Ihnen das Programm bietet. Nach der Einrichtung Ihrer Firma können Sie mit der Erfassung Ihrer Belege beginnen.

Einrichtung der Firma

223

8

Arbeiten mit Lexware buchhalter

Anfangsbestände erfassen Das Gegenkonto für Anfangsbestände ist immer 9000. Oder Sie können Anfangsbestände im Rahmen der folgenden Belegerfassung erledigen. Ist der Anfangsbestand positiv, wählen Sie „Einnahme“, ist er negativ, wählen Sie „Ausgabe“. Das ist schon alles.

Belege erfassen Folgende Kontoauszüge liegen Ihnen im Januar vor: Datum

Fibukonten

Bezeichnung

Betrag €

Fibukonto

01.01. …

Anfangsbestand Auszug

+1.230,00

03.01. …

RG Kunde inkl.19 % USt

+4.760,00

9000/9000 8400/4400

03.01. …

Mietzahlung ohne USt

800,00

4210/6310

10.01. …

RG Lieferant inkl.19 % USt

1.190,00

3400/5400

31.01. …

Kontostand

+4.000,00

Kontostand

Diese Fibukonten werden in den folgenden Kapiteln regelmäßig gezeigt: SKR 03

SKR 04

Kontentyp

Kontenbezeichnung

1371

1486

Finanzkonto

Verrechnungskonto EÜ

Kasse/Bank 3400

5400

Ausgaben

Wareneinkauf USt 16/19 %

4210

6310

Ausgaben

Miete

4530

6530

Ausgaben

lfd. KfzKosten

4910

6800

Ausgaben

Porto

4930

6815

Ausgaben

Bürobedarf

8400

4400

Einnahmen

Erlöse USt 16/19 %

9000

9000

Kapital

Saldovortrag

Ihre Kassen- und Bankbelege erfassen Sie in der speziellen Eingabemaske für Finanzkonten. Durch die Angabe „Einnahme oder Ausgabe“ steuern Sie die Buchung. Starten Sie mit Ihren Kontoauszügen und wählen Sie unter „Buchen – Einnahmen/Ausgaben“ die „Bank“ aus. Die Eingabemaske öffnet sich und Sie können den Anfangsbestand sowie die einzelnen Positionen Ihres Kontoauszugs erfassen.

224

Einstieg  Lexware buchhalter

8

Abb.: Buchungsmaske Einnahmen/Ausgaben Bank (Lexware buchhalter)

Buchen – Einnahmen/Ausgaben – Bank UST = Umsatzsteuer; VST = Vorsteuer Datum 01.01. … 01.01. … 12.01. … 14.01. …

Text Anfangsb. Kunde RG Miete Lieferant RG

Betrag 1.230,00 4.760,00 800,00 1.190,00

Konto Kategorie Steuer 9000/9000 Einnahme keine 8400/4400 Einnahme UST 19 % 4210/6310 Ausgabe keine 3400/5400 Ausgabe VST 19 % aktueller Kontostand: 4.000,00

Sie geben das Datum sowie den Betrag (brutto und ohne Vorzeichen) ein. Jetzt müssen Sie das entsprechende Konto erfassen und die Einnahme oder Ausgabe wählen. Bei den meisten Konten ist der Steuerschlüssel hinterlegt und erscheint automatisch. Vergleichen Sie den Steuersatz mit Ihrem Beleg und achten Sie auf die Kürzel UST für Umsatzsteuer und VST für Vorsteuer. Achtung: Geben Sie bei einer Ausgabe USt 19 % ein, erscheint dieser Betrag net to unter Ausgaben und der Steuerbetrag als Negativbetrag auf dem Konto „Umsatzsteuer“ statt auf „Vorsteuer“. Im Kapitel 5.7 „Verein nahmte Umsatzsteuer“ erfahren Sie, wie Sie diesen Vorgang am Jahres ende noch mal kontrollieren können.

Nachdem alle Positionen erfasst wurden, sollten Sie den aktuellen Kontostand kontrollieren.

225

8

Arbeiten mit Lexware buchhalter

Buchungen korrigieren Ein Eingabefehler geschieht schnell und mindestens genauso schnell können Sie ihn korrigieren. Sie wählen die Buchung unten aus der Liste aus und ändern sie. Vorausgesetzt, Sie nutzen die Funktion Stapelbuchen und nicht Dialogbuchen. Was heißt das? Stapelbuchen Die Korrektur wird unsichtbar

Wenn Sie die Funktion Stapelbuchen nutzen, können Sie die Buchung jederzeit ändern oder löschen. Ihre Buchungen finden Sie unter „Ansicht“ nicht im Journal, sondern im Stapel. Ihre Auswertungen sind gekennzeichnet mit „vorläufig“. Achtung: Beim Verlassen der Eingabemaske werden Sie gefragt, ob die Buchungen in das Journal übertragen werden sollen. Antworten Sie hier mit „ja“, werden Ihre Stapelbuchungen zu Dialogbuchungen. Bei „nein“ bleiben die Buchungen im Stapel.

Dialogbuchen Die Korrektur bleibt sichtbar

Beim Dialogbuchen können sie erfasste Buchungen nur stornieren, d. h. die Buchung wird durchgestrichen. In diesem Fall können Sie die Buchung nicht ändern: Sie müssen sie stornieren und neu erfassen, damit bleibt die Korrektur sichtbar. Ihre Buchungen finden Sie unter „Ansicht“ im Journal. Außerdem erhalten Sie endgültige Auswertungen.

Abb.: Stapel ausbuchen (Lexware buchhalter)

226

Einstieg  Lexware buchhalter

8

Tipp: Sie können Ihre Buchungen solange im Stapel lassen, bis die Umsatz steuerVoranmeldung fällig wird. Dann sollten Sie unter „Buchen – Stapel ausbuchen“ aus den Stapelbuchungen Dialogbuchungen machen.

Unter „Extras – Optionen“ können Sie Ihre Eingabemasken auf Stapelbuchen einstellen.

Kontenrahmen Unter „Verwaltung – Kontenverwaltung“ sehen Sie eine Übersicht der verschiedenen Kategorien der Kontenrahmen. Dort finden Sie zum Beispiel nur eine Auswahl über die Ausgabenkonten oder nur über das Anlagevermögen. In den folgenden Kapiteln werden zu allen Übungen die entsprechenden Fibukonten gezeigt. Dadurch lernen Sie die meisten Konten kennen und wissen, wo Sie suchen müssen.

Abb.: Kontenplan (Lexware buchhalter)

Konten suchen Sie können auch unter „Ansicht – Kontenplan“ den gesamten Kontenrahmen aufrufen, sortiert nach Nummern oder nach Kontenbezeichnungen. Wenn Sie mit der Maus das Feld „Nr.“ anklicken, werden die Konten numerisch sortiert. Schreiben Sie über die Tastatur die Zahl 4610 bzw. 6600, wird dieses Konto gezeigt. Klicken Sie

Kontenplan aufrufen

227

8

Arbeiten mit Lexware buchhalter

auf das Feld „Name“, werden die Konten alphabetisch sortiert. Auch hier können Sie durch schreiben der Kontenbezeichnung, z. B. Werbekosten, das Konto aufrufen. Konten anlegen durch Kopieren Grundsätzlich ist der Kontenrahmen ausreichend. Sie sollten ohne Hintergrundwissen über den Kontenrahmen keine neuen Konten anlegen. Wenn Sie doch ein neues Konto benötigen, kopieren Sie am Besten ein ähnliches Nachbarkonto. In diesem Fall müssen Sie nur die Kontonummer sowie die Kontenbezeichnung erfassen, während die Grundeinstellungen lediglich kontrolliert und nicht neu erfasst werden müssen. Sofern Sie kein Kassenbuch führen, sollten Sie das Verrechnungskonto (für Einnahme-Überschussrechner 1371/1486) als Finanzkonto anlegen, noch bevor Sie Ihre Barbelege erfassen. Suchen Sie das Konto 1390/1490, markieren Sie es mit der Maus und klicken Sie die rechte Maustaste. Wählen Sie „Kopieren“. Geben Sie die Kontonummer „1371/1486“ und die Kontenbezeichnung „Barbelege“ ein und wählen Sie die Kategorie „Finanzkonto“ statt „Interimskonto“. So können Sie auch für Ihre „Barbelege“ die einfache Buchungsmaske nutzen. Tipp: Das Konto 1371/1486 wurde angelegt, um in den folgenden Kapiteln für alle Programme die gleiche Nr. zu verwenden.

Jetzt müssen Sie Ihre Barbelege erfassen. Datum

228

Bezeichnung

01.01. …

Anfangsbestand Barbelege

12.01. …

Kopierpapier inkl. 19 % USt

14.01. …

Porto ohne USt

20.01. …

RG Kunde inkl.19 % USt

29.01. …

Benzin inkl. 19 % USt

31.01. …

Summe Barbelege

Betrag €

Fibukonto 0,00

119,00

4930/6815

60,00

4910/6800

+2.380,00

8400/4400

59,50

4530/6530

+2.141,50

Stand

Einstieg  Lexware buchhalter

8

Wählen Sie unter „Buchen – Einnahmen/Ausgaben“ das Konto „Barbelege“ aus. Ist die Eingabemaske geöffnet, erfassen Sie die Belege wie folgt: Buchen – Einnahmen/Ausgaben – Barbelege Steuer UST = Umsatzsteuer und VST = Vorsteuer Datum

Text

Betrag

Konto

Kategorie

Steuer

12.01. …

Bürobedarf

119,00

4930/6815

Ausgabe

VST 19 %

14.01. …

Porto

60,00

4910/6800

Ausgabe

keine

20.01. …

Kunde RG

2.380,00

8400/4400

Einnahme

UST 19 %

29.01. …

Benzin

59,50

4530/6530

Ausgabe

VST 19 %

aktueller Kontostand: 2.141,50

Wenn Sie alle Belege erfasst haben, können Sie ebenfalls den Schlusssaldo kontrollieren.

Buchungsvorlagen anlegen Die Verwendung von Buchungsvorlagen erspart Ihnen viel Handarbeit, wie z. B. die Eingabe von Fibukonten, von Buchungstexten, ggf. des Betrages usw. Beispiel: Angenommen Ihre Miete in Höhe von 1.000,00 € geht regelmäßig vom Konto ab und Sie haben eine Buchungsvorlage angelegt. In diesem Fall geben Sie im Textfeld zum Beispiel den Buchstaben „M“ ein. Das Programm zeigt Ihnen nun alle Buchungsvorlagen, die mit „M“ beginnen. Wählen Sie „Miete“ aus, trägt das Programm automatisch den Text Miete, den Betrag und das Konto ein, d. h. Ihre Buchung erfolgt fast von selbst.

229

8

Arbeiten mit Lexware buchhalter

Abb.: Buchungsvorlagen (Lexware buchhalter)

Unter „Verwaltung – Buchungsvorlagen“ stehen bereits einige Buchungsvorlagen. Wenn Sie keine Buchungsvorlage für Ihre Ausgabe oder Einnahme finden, können Sie diese unter „Neu“ nach folgendem Schema anlegen: Art

Sollkonto

Habenkonto

Ausgabe

Fibukonto Ausgabe oder Privatentnahme Anlagevermögen

Kasse/Bank oder leer

Einnahme

Kasse/Bank oder leer

Fibukonto Einnahmen oder Privateinlagen

Den Betrag sollten Sie nur fest hinterlegen, wenn er immer gleich bleibt. Lassen Sie das Feld leer, können Sie bei der Belegerfassung den Betrag nachtragen. Buchungen, die sich jeden Monat wiederholen, können Sie sogar buchen lassen. Öffnen Sie die jeweilige Buchungsvorlage mit „Bearbeiten“ und füllen Sie den Serientyp aus. Diese Buchungsvorlagen können Sie auch während der Belegerfassung unter „Verwaltung – Buchungsvorlagen“ ändern oder neu anlegen und sofort nutzen.

230

Einstieg Lexware buchhalter

8

Auswertungen ansehen Sind alle Belege erfasst, können Sie unter „Berichte – Auswertungen“ Ihre Einnahme-Überschussrechnung ansehen bzw. ausdrucken. Ihre Umsatzsteuersteuer-Voranmeldung können Sie drucken oder online an das Finanzamt übermitteln. Tipp: Es gibt viele verschiedene Auswertungen. Diese können Sie teilweise selbst gestalten und in Word oder Excel exportieren. Dies gilt auf für Mahnungen.

Abb.: Auswertungen (Lexware buchhalter)

231

8

Arbeiten mit Lexware buchhalter

Umbuchungen am Jahresende Hier erfassen Sie am Jahresende Einnahmen oder Ausgaben, die nicht direkt geflossen sind, wie Privatnutzung Kfz, private Warenentnahmen, Buchung der Abschreibung. In den Kapiteln 5 und 6 „Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben richtig erfassen“ werden jeweils die erforderlichen Umbuchungen gezeigt, d. h. diese Vorlage wird mit den entsprechenden Fibukonten ausgefüllt. Umbuchungen in Lexware buchhalter Buchen – Stapelbuchen oder Dialogbuchen UST = Umsatzsteuer; VST = Vorsteuer Datum

Text

Betrag

SOLL

HABEN

Steuer

31.12. …

Abschr. Kfz

8.000,00

4832/6222

0320/0520

keine

Abb.: Stapelbuchen (Lexware buchhalter)

Diese Buchungsmaske öffnen Sie über „Buchen – Stapelbuchen oder Dialogbuchen“. Beide Masken sehen gleich aus, sie unterscheiden sich nur in ihrer Funktion. Stapelbuchungen können Sie leichter ändern.

232

Einstieg  Lexware buchhalter

8

Tipp: Bisher haben Sie alle Belege so erfasst, wie es im Rahmen der Einnahme Überschussrechnung notwendig und richtig ist. Sie können aber trotzdem Ihre Kundenrechnungen bei Ausgang und Ihre Lieferantenrechnung bei Eingang buchen und damit einige Zusatzfunktionen nutzen.

Arbeiten mit Debitoren – Mahnwesen Wenn Sie Ihre Kundenrechnungen bereits bei Rechnungsausgang buchen möchten, machen Sie freiwillig das, was Bilanzierende tun müssen. Sie müssen für Ihre Kunden so genannte Debitorenkonten anlegen.

Debitoren konten

Debitorenkonten anlegen Rufen Sie unter „Verwaltung – Kontenverwaltung“, die Debitorenkonten auf und klicken Sie auf „Neu“. Debitorenkonten sind fünfstellig und liegen in dem Zahlenbereich 10000-69999. Suchen Sie sich ein freies Konto aus. Wenn Sie auch die Kundenadresse hinterlegen, können Sie das integrierte Zusatzmodul „Mahnwesen“ nutzen. Erfassungsvorlage für Kundenrechnungen: Buchen – Stapelbuchen oder Dialogbuchen UST = Umsatzsteuer; VST = Vorsteuer Datum

Text

Betrag

SOLL

HABEN

Steuer

RG Kunde

8.000,00

1XXXX

8xxx/4xxx

UST 7 %, 19 %

Gutschriften an Kunden erfassen Sie mit umgekehrtem Vorzeichen.

Sind Ihre Kundenrechnungen erfasst, müssen Sie den Stapel ausbuchen. Die „Offene Posten-Verwaltung“ funktioniert dagegen nur mit Dialogbuchungen. Tipp: Ist Ihr Programm auf „Istbesteuerung“ eingestellt, erscheinen diese Er löse erst bei Zahlungseingang in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung sowie in Ihrer UmsatzsteuerVoranmeldung. Unterliegen Sie der Sollbesteuerung (und ist dies in Ihren Firmen stammdaten auch so hinterlegt), stimmt Ihre UmsatzsteuerVoranmel dung. Allerdings müssen Sie am Jahresende für die EinnahmeÜber

233

8

Arbeiten mit Lexware buchhalter

schussrechnung die offenen Rechnungen stornieren oder die offenen Forderungen von Ihren Erlösen abziehen, wenn Sie umbuchen oder Ihre Einnahme Überschussrechnung in ein Word Dokument exportieren.

Zahlungseingänge erfassen Welche Rechnungen sind noch offen?

Die Zahlungseingänge erfolgen entweder bar oder auf Ihrem Bankkonto. D. h. zusammen mit den Kontoauszügen erfassen Sie auch die Zahlungseingänge. Allerdings geben Sie in diesem Fall im Feld „Konto“ nicht mehr das Erlöskonto an, sondern das Debitorenkonto. Dadurch wird das Feld „OP“ („offene Posten“) aktiv: Klicken Sie auf „OP“, dann zeigt Ihnen das Programm alle offenen Rechnungen dieses Kunden. Sie suchen die richtige heraus und buchen. Sollten Rechnungsbetrag und Geldeingang nicht übereinstimmen, führt Sie das Programm in weitere Masken und fragt, was Sie mit der Differenz vorhaben und bucht entsprechend. Achtung: Verwenden Sie bei Zahlungseingängen von Kunden immer die Debitoren konten, sonst erfassen Sie den Erlös doppelt.

Im Lexware buchhalter haben Sie die Möglichkeit zu mahnen. Diese Funktion ist in den Hilfen beschrieben.

Arbeiten mit Kreditoren – Zahlungsverkehr Möchten Sie Ihre Lieferantenrechnungen bereits bei Rechnungseingang buchen, müssen Sie für Ihre Lieferanten so genannte Kreditorenkonten anlegen. Kreditorenkonten anlegen Wählen Sie unter „Verwaltung – Kontenverwaltung“, die Kreditorenkonten und klicken Sie auf „Neu“. Kreditorenkonten sind fünfstellig. Wählen Sie eine Kontonummer aus dem Zahlenbereich 70000-99999. Wenn Sie auch die Bankverbindung Ihres Lieferanten hinterlegen, können Sie das integrierte Zusatzmodul Zahlungsverkehr nutzen.

234

Einstieg

Lexware buchhalter

8

Erfassungsvorlage für Lieferantenrechnungen: Buchen – Stapelbuchen oder Dialogbuchen UST = Umsatzsteuer; VST = Vorsteuer Datum

Text

Betrag

SOLL

HABEN

Steuer

RG Lieferant

4.000,00

3xxx/5xxx

7xxxx

VST 7,19 %

Gutschriften von Lieferanten erfassen Sie mit umgekehrtem Vorzeichen.

Denken Sie daran, im Anschluss den Stapel auszubuchen. Tipp: Möchten Sie eine Rechnung aufteilen und verschiedenen Konten zu ordnen, können Sie dazu die Funktion „Splitten“ verwenden.

Splitten einer Rechnung

Im Lexware buchhalter haben Sie die Möglichkeit, die Lieferantenrechnungen automatisch zu zahlen. Diese Funktion ist in den Hilfen beschrieben. Allerdings werden diese Zahlungen nicht in Ihrer Buchführung erfasst, sondern erst bei der Erfassung Ihrer Kontoauszüge. Zahlung von Lieferantenrechnungen erfassen Die Zahlungen erfassen Sie während der Belegerfassung in der Einnahmen/Ausgabenmaske. Sie geben beim Zahlungseingang in dieser Maske nicht mehr das Ausgabekonto an, sondern das Kreditorenkonto und klicken auf das Feld „OP“. Genau so wie bei Zahlungseingängen Ihrer Kunden.

Offene Posten

Achtung: Verwenden Sie bei Zahlungen an Lieferanten immer die Kreditoren konten, sonst erfassen Sie die Ausgaben doppelt.

Noch leichter geht es online. Sie spielen Ihre Kontoauszüge ein, können diese direkt mit offenen Rechnungen oder Ihren Buchungsvorlagen abgleichen und müssen nur noch die übrigen Positionen Ihres Kontoauszugs erfassen. Dazu müssen Sie ein Online-Konto einrichten, dieser Vorgang wird ausführlich in den Hilfen beschrieben.

235

8

Arbeiten mit Lexware buchhalter

Tipp: Wenn Sie auf die beschriebene Weise Ihre Lieferantenrechnung beglei chen, stimmt Ihre Umsatzsteuer Voranmeldung. Allerdings müssen Sie am Jahresende für die Einnahme Überschussrechnung die offenen Rechnungen stornieren.

8.2 Theorie Kapitel 5.2

Betriebseinnahmen in Lexware buchhalter erfassen

Erlöse

Gutschriften

Beispiel: Ihre Erlöse im Monat Mai: • Erlöse steuerfrei • Erlöse inkl. USt 7 % • Erlöse inkl. USt 19 %

10.000,00 € 5.350,00 € 29.750,00 €

Beachten Sie bei der Kontenauswahl die Umsatzsteuersätze und nutzen Sie im Falle einer „innergemeinschaftlichen Lieferung“ oder einer „erbrachten Bauleistung an Unternehmer“ unbedingt die dafür vorgesehenen Konten und MwSt.-Schlüssel. Buchen – Einnahmen/Ausgaben – Kasse, Bank oder Barbelege UST = Umsatzsteuer; VST = Vorsteuer Betrag

Fibukonto

Kategorie

Steuer

10.000,00

8100/4100 Umsatzerlöse umsatzsteuerfrei

Bezeichnung

Einnahme

keine

5.350,00

8300/4300 Umsatzerlöse USt 7 %

Einnahme

UST 7 %

29.750,00

8400/4400 Umsatzerlöse USt 19 %

Einnahme

UST 19 %

Verkauf Anlagevermögen Theorie Kapitel 5.3

236

Beispiel: Sie verkaufen im August eine Druckmaschine für 35.700,00 € inkl. 19 % USt.

Betriebseinnahmen in Lexware buchhalter erfassen

8

Buchen – Einnahmen/Ausgaben – Kasse, Bank oder Barbelege UST = Umsatzsteuer; VST = Vorsteuer Betrag

Fibukonto

Bezeichnung

Kategorie

Steuer

35.700,00

8820/4845

Erlöse aus Verkauf Sachanlagevermö gen 19 % USt

Einnahme

UST 19 %

Restabschreibung und Restbuchwert Beispiel: • Abschreibung bis zum Verkauf: 8.000 € • Restbuchwert: 16.000,00 € Buchen – Stapelbuchen Betrag

SOLL

8.000,00

4830/6220

16.000,00

2315/4855

Bezeichnung Soll Abschreibung Sachanlagen Anlagenabgang

HABEN 0210/0440

Bezeichnung Steuer Haben Maschinen keine

0210/0440

Maschinen

keine

Privatnutzung Kfz Privatnutzung Kfz Unternehmer

Theorie Kapitel 5.4

Beispiel: • Privatnutzung Kfz ohne Umsatzsteuer • Privatnutzung Kfz inkl. 19 % USt • Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben

720,00 € 3.427,20 € 1.494,00 €

Buchen – Stapelbuchen Betrag

SOLL

720,00

1880/2130

3.427,20 1880/2130 1.494,00 4655/6645

Bezeichnung Soll Unentgeltliche Wertabgabe Unentgeltliche Wertabgabe nicht abzugsfä hige Betriebs ausgaben

HABEN

Bezeichnung Ha ben 8939/4639 Privatnutzung Kfz umsatzsteuerfrei 8920/4645 Privatnutzung Kfz USt 19 % 4530/6530 laufende Kfz Kosten

Steuer keine UST 19 % keine

237

8

Arbeiten mit Lexware buchhalter

Privatnutzung Kfz Arbeitnehmer Beispiel: Sachbezug Kfz 5.976,00 € inkl. 19 % USt Buchen – Stapelbuchen Betrag

SOLL

Bezeichnung Soll

HABEN

5.976,00

4120/6020

Gehälter

8611/4947 Sachbezug Kfz USt 19 %

Bezeichnung Haben

Steuer USt 19 %

Private Warenentnahme Theorie Kapitel 5.5

Private Warenentnahmen durch Unternehmer Beispiel: Pauschale für private Warenentnahmen von 911,64 € inkl. 7 % USt und 471,24 € inkl. 19 % USt. Buchen – Stapelbuchen Bezeichnung Soll HABEN

Bezeichnung Haben

Betrag

SOLL

Steuer

911,64

1880/2130 Unentgeltliche Wertabgabe

8915/4610 Warenentnahme Untern. USt 7 %

471,24

1880/2130 Unentgeltliche Wertabgabe

8910/4620 Warenentnahme UST 19 % Untern. USt 19 %

UST 7 %

Private Warenentnahmen durch Arbeitnehmer: Sachbezüge Beispiel: Sachbezug Waren 1.190 € inkl. 19 % USt. Buchen – Stapelbuchen Betrag

SOLL

Bezeichnung Soll HABEN

1.190,00 4120/6020 Gehälter

238

Bezeichnung Haben

Steuer

8595/4945 Sachbezüge USt 19 % Waren USt 19 %

Betriebseinnahmen in Lexware buchhalter erfassen

8

Privatnutzung Telefon Beispiel: Privatnutzung Telefon 285,60 € inkl. 19 % USt.

TheorieKapitel 5.6

Buchen – Stapelbuchen Betrag

SOLL

Bezeichnung Soll

HABEN

Bezeichnung Haben

285,60

1880/2130

Unentgeltliche Wertabgabe

8922/4646

Privatnutzung UST 19 % Telefon USt 19 %

Steuer

Steuererstattungen TheorieKapitel 5.7

Umsatzsteuer: Erstattung oder Zahlung? Beispiel: Erstattung laut UmsatzsteuerVoranmeldung über 560,00 €. Buchen – Einnahmen/Ausgaben – Kasse, Bank oder Barbelege UST = Umsatzsteuer; VST = Vorsteuer Betrag

Fibukonto

Bezeichnung

Kategorie

Steuer

560,00

1780/3820

UmsatzsteuerVoraus zahlung lfd. Jahr

Einnahme

keine

Wählen Sie bei Umsatzsteuerzahlungen „Ausgabe“.

Sonstige Betriebseinnahmen TheorieKapitel 5.9

Beispiel: • 20.08. … Geldeingang vom Privatkonto • 20.09. … Versicherungsentschädigung

3.000,00 € 1.500,00 €

Buchen – Einnahmen/Ausgaben – Kasse, Bank oder Barbelege UST = Umsatzsteuer; VST = Vorsteuer Betrag

Fibukonto

Bezeichnung

Kategorie

Steuer

3.000,00

1880/2180

Privateinlagen

Einnahme

keine

1.500,00

2742/4970

Versicherungsent schädigung

Einnahme

keine

239

8

Arbeiten mit Lexware buchhalter

Betriebseinnahmen abgrenzen TheorieKapitel 5.10 Buchen Erlöse am 31.12.

Das folgende Beispiel zeigt, was im Abschlussjahr erfasst werden muss: Beispiel: Die Zinsen für das Jahr 2007 in Höhe von 1.800,00 € sind erst am 05.01.2008 auf Ihrem Konto eingegangen. Buchen – Stapelbuchen Betrag

SOLL

Bezeichnung Soll

1.800,00 1371/1486 Verrechnungs konto

HABEN

Bezeichnung Haben

8650/7110

Sonstige Zinser UST 19 % träge

Steuer

Den Zahlungseingang am 05.01.2008 buchen Sie nicht auf das Konto Zinserträge, sondern auf das Verrechnungskonto. Geldeingang auf Verrech nungskonto

Das folgende Beispiel zeigt, wie ein Geldeingang für das Folgejahr im Abschlussjahr erfasst wird: Beispiel: Die Miete für das Jahr 2007 in Höhe von 800,00 €, ging bereits am 27.12.2006 auf Ihrem Konto ein. Buchen – Einnahmen/Ausgaben – Kasse, Bank oder Barbelege UST = Umsatzsteuer; VST = Vorsteuer

Erlöse am 01.01. …

240

Betrag

Fibukonto

Bezeichnung

Kategorie

Steuer

800,00

1371/1486

Verrechnungs konto

Einnahme

keine

Am 01.01.2007 müssen Sie den Erlös erfassen. Dazu ist eine Umbuchung erforderlich, schließlich wird dieser Erlös nicht mehr auf Ihren Kontoauszügen erscheinen. Gehen Sie hier nach dem gleichen Schema vor wie im vorherigen Beispiel: „die Zinsen am 31.12. erfassen“, allerdings mit dem Buchungsdatum 01.01. …

Betriebsausgaben im Lexware buchhalter erfassen

8.3

8

Betriebsausgaben im Lexware buchhalter erfassen

Waren/Materialeinkauf TheorieKapitel 6.3

Beispiel: Im Oktober haben Sie Folgendes bezahlt: • Material inkl. 19 % USt • Waren inkl. 7 % USt • Waren inkl. 19 % USt

595,00 € 1.070,00 € 9.520,00 €

Beachten Sie bei der Kontenauswahl die Vorsteuersätze und nutzen Sie im Falle eines „innergemeinschaftlichen Erwerbs“ oder einer „empfangenen Bauleistung“ unbedingt die dafür vorgesehenen Konten und MwSt.-Schlüssel. Buchen – Einnahmen/Ausgaben – Kasse, Bank oder Barbelege UST = Umsatzsteuer; VST = Vorsteuer Betrag

Fibukonto

Bezeichnung

Kategorie

Steuer

595,00

3000/5100

Einkauf Roh, Hilfs und Betriebsstoffe

Ausgabe

VST 19 %

1.070,00

3300/5300

Wareneinkauf USt 7 %

Ausgabe

VST 7 %

9.520,00

3400/5400

Wareneinkauf USt 19 %

Ausgabe

VST 19 %

Anlagevermögen – Anschaffung und Abschreibung TheorieKapitel 6.4

Anschaffung Anlagevermögen Beispiel: Sie kaufen im Juni einen Computer für 4.760 € inkl. 19 % USt. Buchen – Einnahmen/Ausgaben – Kasse, Bank oder Barbelege UST = Umsatzsteuer; VST = Vorsteuer Betrag

Fibukonto

Bezeichnung

Kategorie

Steuer

4.760,00

0490/0690

Sonstige Betriebs und Ge schäftsausstattung

Ausgabe

VST 19 %

241

8

Arbeiten mit Lexware buchhalter

Abschreibung Anlagevermögen Beispiel: Im Abschlussjahr können Sie folgende Abschreibungen als Betriebsaus gaben abziehen: • AfA Kfz 4.500,00 € • AfA Maschine 5.000,00 € • Sofortabschreibung GWG 400,00 € Buchen – Stapelbuchen Betrag

SOLL

Bezeichnung Soll HABEN

5.000,00 4830/6220 Abschreibung 0210/0440 Sachanlagen 4.500,00 4832/6222 Abschreibung Kfz 0320/0520 400,00 4855/6260 Sofortabschrei 0480/0670 bung GWG

Bezeichnung Haben Maschinen Kfz Geringwertige Wirtschaftsgü ter GWG

Steuer keine keine keine

Sonderabschreibung und Ansparrücklage TheorieKapitel 6.5

Sonderabschreibung für neue bewegliche Wirtschaftsgüter Beispiel: • Bildung einer Ansparabschreibung i. H. v. 6.000,00 €. • Auflösung der Ansparrücklage im Folgejahr • Buchung der Sonderabschreib. i. H. v.. 6.000,00 € (30.000 € x 20 %) • Buchung der linearen Abschreibung i. H. v. 3.000,00 € Buchen – Stapelbuchen Betrag

SOLL

Bezeichnung Soll HABEN

Im Jahr der Rücklagenbildung 6.000,00 2341/6926 Ansparrücklage (Aufwand) Im Jahr der Rücklagenauflösung 6.000,00 0947/2997 Ansparrücklage (Kapital) 6.000,00 4852/6242 Sonderabschrei bung Kfz 3.000,00 4832/6222 Abschreibung Sachanlagen Kfz

242

Bezeichnung Haben

Steuer

0947/2997

Ansparrücklage (Kapital)

keine

2739/4936

keine

0320/0520

Erträge aus der Auflösung der Ansparrücklage Kfz

keine

0320/0520

Kfz

keine

Betriebsausgaben im Lexware buchhalter erfassen

8

Kosten aus dem Privatbereich für Ihr Unternehmen TheorieKapitel 6.6

Beispiel: Ermittelte Kosten aus Ihrem Privatbereich: •

Fahrtkosten mit Privatwagen • Telefonkosten Privatanschluss • Kosten für das häusliche Arbeitszimmer

750,00 € 120,00 € 1.200,00 €

Buchen – Einnahmen/Ausgaben – Kasse, Bank oder Barbelege UST = Umsatzsteuer; VST = Vorsteuer Betrag

Fibukonto

Bezeichnung

Kategorie

Steuer

750,00

4560/6560

Fremdfahrzeuge

Ausgabe

keine

120,00

4920/6805

Telefon

Ausgabe

keine

1.200,00

4280/6345

Kosten für häusliches Arbeitszimmer

Ausgabe

keine

Begrenzte Betriebsausgaben TheorieKapitel 6.7

Beispiel: Umbuchung: • Geschenkbeleg über 35 €, nämlich 59,50 € inkl. 19 % USt • nicht abzugsfähige Bewirtungsaufwendungen 300 € netto • nicht abzugsfähige Zinsen 250,00 € Buchen – Stapelbuchen Betrag

SOLL

Bezeichnung Soll HABEN

Bezeichnung Haben

Steuer

59,50

1371/1486

Verrechnungs konto

4630/6610

Geschenke bis 35 €

VST 19 %

59,50

4635/6620

Geschenke über 35 €

1371/1486

Verrechnungs konto

keine

300,00

4654/6644

nicht abzugsfä 4650/6640 hige Bewirtungs kosten

Bewirtungskos keine ten

250,00

2114/7314

nicht abzugsfä hige Zinsen

Zinsen kurzfris keine tige Verb.

2110/7310

243

8

Arbeiten mit Lexware buchhalter

Gezahlte Vorsteuer Theorie?Kapitel 6.8

Umsatzsteuerfreiheit – Vorsteuerabzug Beispiel: Die nicht abzugsfähige Vorsteuer beträgt 600,00 €.

Fibukonten

Buchen – Stapelbuchen Bezeichnung Soll

HABEN

Bezeichnung Haben

Betrag

SOLL

Steuer

600,00

43056/6871 nicht abziehbare 1576/1406 Abziehbare keine Vorsteuer Vorsteuer 19 %

Sonstige Betriebsausgaben Theorie?Kapitel 6.9

Beispiel: • Geldzahlung auf Privatkonto • Hausratversicherung Büro

1.500,00 € 250,00 €

Buchen – Einnahmen/Ausgaben – Kasse, Bank oder Barbelege UST = Umsatzsteuer; VST = Vorsteuer Betrag Fibukonto Bezeichnung 1.500,00 1800/2100 Privatentnahmen 250,00 4360/6400 Versicherungen

Kategorie Ausgabe Ausgabe

Steuer keine keine

Betriebsausgaben abgrenzen Theorie?Kapitel 6.10

Das folgende Beispiel zeigt, was im Abschlussjahr erfasst werden muss: Beispiel: Die Zinsen für das Jahr 2007 in Höhe von 600,00 € wurden erst am 10.02.2008 von Ihrem Konto abgebucht. Sie müssen im Abschlussjahr erfasst werden. Buchen – Stapelbuchen Betrag

SOLL

600,00 2110/7310

244

Bezeichnung HABEN Soll Zinsen kurzfris? 1371/1486 tige Verb.

Bezeichnung Haben Verrechnungs? konto

Steuer keine

Betriebsausgaben im Lexware buchhalter erfassen

Die Zahlung im nächsten Jahr am 10.02. erfassen Sie nicht auf dem Konto „Zinsen“, sondern auf dem „Verrechnungskonto“. Das folgende Beispiel zeigt, wie Sie eine Zahlung für das Folgejahr im Abschlussjahr erfassen:

8 Zahlung auf Verrechnungs? konto

Beispiel: Die Miete für das Jahr 2007 in Höhe von 800,00 € wurde bereits am 30.12.2006 von Ihrem Konto abgebucht. Sie darf nicht im Abschlussjahr erfasst werden. Buchen – Einnahmen/Ausgaben – Kasse, Bank oder Barbelege UST = Umsatzsteuer; VST = Vorsteuer Betrag

Fibukonto

Bezeichnung

Kategorie

Steuer

800,00

1371/1486

Verrechnungskonto

Ausgabe

keine

Am 01.01.2007 müssen Sie die Miete erfassen. Dazu ist eine Umbuchung erforderlich, schließlich wird diese Ausgabe nicht mehr auf Ihren Kontoauszügen erscheinen. Gehen Sie hier nach dem gleichen Schema vor wie im vorherigen Beispiel „die Zinsen am 31.12. erfassen“, allerdings mit dem Buchungsdatum 01.01. …

Ausgaben am 01.01. …

245

9 9.1

Arbeiten mit DATEV Rechnungswesen compact

Einstieg – DATEV Rechnungswesen compact

Sehr viele Steuerberater arbeiten mit den Steuer- und Buchführungsprogrammen von DATEV. DATEV gibt den Standard vor: Die Kontenrahmen SKR 03 und 04 sind von DATEV. Viele Buchführungsprogramme übermitteln die Daten an den Steuerberater über die DATEV-Schnittstelle. DATEV Rechnungswesen compact ist ein kleines Softwarepaket, das Steuerberater ihren Mandanten verkaufen, die ihre Buchführung selbst erledigen möchten. DATEV hat das Buch mit sieben Siegeln geöffnet. Die Erfassung Ihrer Belege setzt zwar immer noch die Technik der Buchführung voraus und an der Eingabe der richtigen Fibukonten geht kein Weg vorbei, aber die Eingabemasken sind übersichtlich und es stehen viele Hilfemenüs zur Verfügung. Sie sehen noch während der Eingabe, wie sich Ihre Buchung auswirkt und können alles korrigieren. Vielleicht bedarf es etwas mehr Übung, um das Programm zu bedienen, aber dafür kann es fast alles, und es bietet viele Funktionen, um Buchungen sehr schnell zu erfassen. In diesem Kapitel lernen Sie die Grundregeln für die Eingabe kennen, sodass Sie unbemerkt die Technik der Buchführung anwenden. Die Demo-CD erhalten Sie von Ihrem Steuerberater.

Firma anlegen im Programm Dieses Programm können Sie ausschließlich über Steuerberater/innen beziehen. Daher werden Sie sicher gemeinsam das Programm installieren und Ihre Firmendatei einrichten. Sind Ihre Firmenstammdaten erfasst, können Sie mit der Arbeit beginnen. In DATEV Rechnungswesen compact gibt es eine Eingabemaske. Diese nutzen

246

Einstieg – DATEV Rechnungswesen compact

9

Sie für die Erfassung der Anfangsbestände, das Erfassen von Barbelegen und Bankbelegen sowie für die Umbuchungen am Jahresende. Sie können alle Eingaben ändern, solange Sie die Buchungen in der Vorlauferfassung belassen und nicht verarbeiten.

Eingabemaske öffnen, Vorlauf anlegen Geben Sie Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung monatlich ab, müssen Sie für jeden Monat einen Vorlauf anlegen, bei vierteljährlicher Abgabe genügt es, einen Vorlauf quartalsweise anzulegen. Trotzdem sollten Sie für jeden Monat einen Vorlauf anlegen, denn nur für einen verarbeiteten (abgeschlossenen) Vorlauf können Sie eine Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), d. h. Gewinnübersicht drucken. Unter „Buchen – Dialogerfassen – Vorlauf auswählen“ klicken Sie auf „Neu“, d. h. Sie legen einen Erfassungsvorlauf an. Hier geben Sie das Datum 01.01.-31.01. des entsprechenden Jahres an und schreiben unter der Bezeichnung „Januar“, für Februar legen Sie einen weiteren Vorlauf an usw. Ist der Erfassungsvorlauf erfasst, öffnet sich die Eingabemaske.

Abb.: Vorlauf auswählen (DATEV)

Tipp: Wenn Sie die Eingabemaske verlassen, können Sie jederzeit wieder zu rück. Unter „Buchen – Dialogerfassen  Vorlauf auswählen“ können Sie den gewünschten Vorlauf anklicken und über „Erfassen“ den Vorlauf wieder öffnen.

247

9

Arbeiten mit DATEV Rechnungswesen compact

Sie können in dem Vorlaufzeitraum ein früheres Datum des gleichen Jahres, aber kein späteres Datum erfassen. Dafür müssen Sie einen neuen Vorlauf anlegen. Beispiel: Während Sie Ihre Belege von Juni erfassen, finden Sie einen Beleg von Januar. Diesen Beleg sollten Sie im Vorlauf Juni mit Datum Januar bu chen, dadurch fließt diese Korrektur in die UmsatzsteuerVoranmeldung für Juni ein. Erfassen Sie diesen Beleg im Januar, müssen Sie Ihre Um satzsteuerVoranmeldung von Januar berichtigen.

Ist ein Vorlauf verarbeitet, also geschlossen, und Sie müssen dringend etwas nachbuchen, können Sie jederzeit einen weiteren Vorlauf für den gleichen Zeitraum anlegen.

Anfangsbestände erfassen Die Eingabemaske ist geöffnet für den Erfassungsvorlauf Januar. Hier müssen Sie das Fibukonto 9000 im Feld „Gegenkonto“ erfassen. Im Feld „Konto“ geben Sie das Fibukonto 1000/1600 für die Kasse oder 1200/1800 für die Bank ein. Geben Sie nun den Betrag ein und bestätigen Sie im Zahlenblock Ihrer Tastatur: • mit der Enter-Taste erscheint hinter der Zahl ein „S“ oder ein Leerzeichen, d. h. Anfangsbestand positiv. • mit der Plus-Taste erscheint hinter der Zahl ein „H“, d. h. Anfangsbestand negativ. Tipp: Unter „Bearbeiten — Eigenschaften — Dialogerfassen — Buchungssatz“ können Sie diese Eingabemaske für Ihre Bedürfnisse einrichten.

Belege erfassen Datum

248

Bezeichnung

Betrag €

Fibukonto

01.01. …

Anfangsbestand Auszug

+1.230,00

9000/9000

03.01. …

RG Kunde inkl.19 % USt

+4.760,00

8400/4400

03.01. …

Mietzahlung ohne USt

800,00

4210/6310

10.01. …

RG Lieferant inkl.19 % USt

1.190,00

3400/5400

31.01. …

Kontostand

+4.000,00

Kontostand

Einstieg – DATEV Rechnungswesen compact

SKR 03

SKR 04

Kontentyp

Kontenbezeichnung

1000 1200 1371 3400 4210 4530 4910 4930 8400 9000

1600 1800 1486 5400 6310 6530 6800 6815 4400 9000

Finanzkonto Finanzkonto Finanzkonto Ausgaben Ausgaben Ausgaben Ausgaben Ausgaben Einnahmen Kapital

Kasse Bank Verrechnungskonto EÜ Wareneinkauf USt 16/19 % USt Miete lfd. KfzKosten Porto Bürobedarf Erlöse USt 7 % Saldovortrag

9 Fibukonten

Ihre Eingabemaske ist noch geöffnet. Bevor Sie mit der Erfassung Ihrer Kontoauszüge starten, sollten Sie „Ansicht – FIBU-Konto“ auswählen. Dadurch sehen Sie über den Eingabefeldern das Kontenblatt des Gegenkontos. Sie können nach der Eingabe Folgendes kontrollieren: • Wohin haben Sie gebucht, stimmt die Seite Soll/Haben? • Haben Sie die Miete in den Vormonaten auch auf dieses Konto gebucht oder war es doch ein anderes Konto? • Ist der Steuerschlüssel erfasst?

Abb.: Eingabemaske Kontenblatt (DATEV)

249

9

Arbeiten mit DATEV Rechnungswesen compact

Buchen – Dialogerfassen – Vorlauf (Januar) Konto Bank 1200/1800 Steuerschlüssel: 20 = UST 7 %, 30 = UST 19 % und 80 = VST 7 %, 90 = VST 19 % Umsatz

Steuer

Gegenkonto.

Datum

Konto S/H

Text

1.230,00 S

keine

9000/9000

01.01. …

1200/1800

Anfangs bestand

4.760,00 S

Autom.

8400/4400

03.01. …

1200/1800

RG Kunde

800,00 H

keine

4210/6310

03.01. …

1200/1800

Miet aufwand

1.190,00 H

Autom.

3400/5400

10.01. …

1200/1800

RG Lieferant

EnterTaste = Soll (Einnahme) und PlusTaste = Haben (Ausgabe) vom Konto

Steuerung Konto im Soll oder im Haben Enter oder PlusTaste

Um die Daten in die Felder einzutragen, müssen Sie den Zahlenblock rechts auf Ihrer Tastatur nutzen. Sie geben den Betrag ein und bestätigen: • mit der Enter-Taste erscheint hinter der Zahl ein „S“ oder ein Leerzeichen, d. h. Geldeingang bei Bank oder Kasse • mit der Plus-Taste erscheint hinter der Zahl ein „H“, d. h. Geldausgang bei Bank oder Kasse Die Kürzel S bzw. H beziehen sich auf das Konto, in diesem Fall auf das Fibukonto „Bank“. Beispiel: Die Erlöse in Höhe von 4.760,00 € haben Sie mit der EnterTaste bestä tigt, dadurch erscheint die Buchung auf dem Konto „Bank“ im Soll und im Gegenkonto Erlöse im Haben. Das sehen Sie auch direkt nach der Buchung oben im Gegenkonto.

Grundregel bei der Erfassung von Bar und Bankbelegen Buchung Kasse, Bank

250

Halten Sie sich bei der Eingabe an die folgenden Grundregeln, dann stimmen Ihre Buchungen:

Einstieg – DATEV Rechnungswesen compact

Konto

Fibukonto „Bank, Kasse oder Barbelege“

Gegenkonto

Fibukonto „Ausgaben oder Einnahmen“

Bu

Steuerschlüssel, wenn kein Automatikkonto

Ausgabe

Betrag PlusTaste (H)

Einnahme

Betrag EnterTaste (S oder Leerzeichen)

9

Besonderheit Steuerschlüssel Bei DATEV arbeiten Sie mit Steuerschlüsseln für Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer. Diese stehen hier im Buch jeweils über den Buchungsvorlagen. Sie geben im Feld „Gegenkonto“ nicht nur die Kontonummer, sondern auch den Steuerschlüssel ein. Es gibt aber auch Automatikkonten, für die der Steuerschlüssel bereits eingestellt ist.

Umsatzsteuer Vorsteuer

Bei Ihren Kontoauszügen mussten Sie noch keinen Steuerschlüssel erfassen, die gewählten Konten waren Automatikkonten. Hier ist der richtige Steuerschlüssel bereits hinterlegt. Sind Sie sich nicht sicher, ob es sich um ein Automatikkonto handelt, geben Sie einfach den Steuerschlüssel ein. Das Programm weist Sie darauf hin. Tipp: Wenn Sie keinen Steuerschlüssel eingeben, akzeptiert das Programm die Buchung immer. Erfassen Sie ihn doppelt, wird Ihnen dies mitgeteilt und Sie können es ändern.

Sind Ihre Kontoauszüge erfasst, sollten Sie unten rechts den Saldo mit Ihrem Kontoauszug vergleichen. Ohne die Eingabemaske zu wechseln, erfassen Sie nun Ihre Barbelege. Datum

Bezeichnung

01.01. …

Anfangsbestand Barbelege

12.01. …

Kopierpapier inkl. 19 % USt

14.01. …

Porto ohne USt

20.01. …

RG Kunde inkl. 19 % USt

29.01. …

Benzin inkl. 19 % USt

31.01. …

Summe Barbelege

Betrag €

Fibukonto

0,00 119,00

4930/6815

60,00

4910/6800

+2.320,00

8400/4400

59,50

4530/6530

+2.081,50

Stand

251

9

Arbeiten mit DATEV Rechnungswesen compact

Nutzen Sie dazu das Verrechnungskonto für Einnahme-Überschussrechner 1371/1486 und ändern Sie die Beschriftung wie folgt:

Abb.: Konto beschriften (DATEV)

Die Beschriftung können Sie während der Eingabe ändern. Sobald Sie unter „Konto“ das Fibukonto 1371 bzw. 1486 eingeben, erscheint unten im grauen Balken das Gegenkonto sowie das Konto und die jeweiligen Salden. Klicken Sie in dieser grauen Zeile auf das Feld neben dem Konto, öffnet sich die Beschriftungsmaske. Hier geben Sie Barbelege ein und klicken auf OK. Jetzt können Sie Ihre Eingaben fortsetzen. Buchen – Dialogerfassen – Vorlauf (Januar) Konto Barbelege 1371/1486 Steuerschlüssel: 20 = UST 7 %, 30 = UST 19 % und 80 = VST 7 %, 90 = VST 19 % Umsatz Steuer Gegenkonto Datum Konto S/H Text 119,00 H 904930/906815 12.01. … 1371/1486 Bürobedarf 60,00 H keine 4910/6800 14.01. … 1371/1486 Porto 2.380,00 S keine 8400/4400 20.01. … 1371/1486 RG Kunde 59,50 H 904530/906530 20.01. … 1371/1486 Benzin EnterTaste = Soll (Einnahme) und PlusTaste = Haben (Ausgabe) vom Konto

252

Einstieg – DATEV Rechnungswesen compact

9

Kontrollieren Sie Ihre Eingaben oben im geöffneten Kontenblatt und vergleichen Sie den Saldo.

Buchungen korrigieren Eingabefehler im gleichen Vorlauf können Sie ganz schnell korrigieren. Wählen Sie mit der Maus die Buchung aus und mit einem Doppelklick erscheint die Buchung wieder in der Eingabezeile. Sie führen Ihre Änderung durch und speichern. Möchten Sie die Buchung stornieren, wählen Sie diese aus, klicken auf die rechte Maustaste „stornieren“ und weg ist sie. Wenn Sie die Buchung nicht finden, öffnen Sie unter „Ansicht – Primanota“ eine Liste aller Buchungen dieses Vorlaufs.

Buchungsliste

Abb.: Ansicht Primanota (DATEV)

Wenn Sie alle Belege erfasst haben, können Sie die Eingabemaske verlassen. An dieser Stelle müssen Sie entscheiden, ob Sie die Buchungen verarbeiten oder sie in der Vorlauferfassung belassen möchten. Solange alle Vorläufe noch offen sind, können Sie jederzeit

253

9

Arbeiten mit DATEV Rechnungswesen compact

Änderungen vornehmen und erhalten trotzdem einige Auswertungen. Für Änderungen wählen Sie unter „Buchen – Dialogerfassen – Vorlauf auswählen“ den entsprechenden Vorlauf aus und korrigieren Ihre Eingabe genau so, wie eben beschrieben. Wenn Sie den Vorlauf verarbeiten lassen, sind keine Korrekturen mehr möglich. Allerdings erhalten Sie Ihre BWA (Gewinnübersicht).

Auswertungen ansehen Sind alle Belege erfasst, können Sie unter „Auswertungen“ Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung drucken oder online an das Finanzamt übermitteln. Eine vorläufige BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung) erhalten Sie auf dem gleichen Weg, wenn Sie vorher unter „Stammdaten – Mandantendaten“ eine BWA–Art ausgewählt haben. Die Einnahme-Überschussrechnung druckt Ihr Steuerberater für Sie.

Abb.: Auswertungen einfügen (DATEV)

Tipp: Es gibt viele verschiedene Auswertungen, die Sie teilweise auch selbst gestalten können. Außerdem lassen sich die Auswertungen in Word oder Excel exportieren und nachbearbeiten.

254

Einstieg – DATEV Rechnungswesen compact

9

Umbuchungen am Jahresende Hier erfassen Sie Einnahmen oder Ausgaben, die nicht direkt geflossen sind, wie Privatnutzung Kfz, Private Warenentnahmen, Korrektur der Bewirtungskosten, Buchung der Abschreibung. In den Kapiteln 5 und 6 „Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben richtig erfassen“ werden jeweils die erforderlichen Umbuchungen gezeigt. Umbuchungen in DATEV Rechnungswesen compact Buchen – Dialogerfassen – Vorlauf (Monat) Umsatz

Steuer

Gegenkonto

Datum

Konto

Text

8.000,00 H

keine

4832/6222

31.12. …

0320/0520

Abschr. Kfz

EnterTaste = Konto im Soll (S) und Gegenkonto im Haben PlusTaste = Konto im Haben (H) und Gegenkonto im Soll

Diese Vorlage wird mit den Fibukonten, den Steuerschlüsseln bzw. dem Hinweis auf ein Automatikkonto ausgefüllt. Ob Sie den Betrag mit der Plus-Taste oder der Enter-Taste bestätigen müssen, erkennen Sie am Kürzel H bzw. S.

Kundenrechnungen erfassen  Debitoren Möchten Sie Ihre Kundenrechnungen bereits bei Rechnungsausgang buchen, machen Sie freiwillig das, was Bilanzierende tun müssen. Sie müssen für Ihre Kunden Debitorenkonten anlegen. Debitorenkonten sind fünfstellig und liegen in dem Zahlenbereich 10000-69999. Vergeben Sie für Ihren Kunden eine Nummer. Die Beschriftung des Kontos erfolgt, wie oben beschrieben, während der Eingabe. Erfassungsvorlage für Kundenrechnungen: Buchen – Dialogerfassen – Vorlauf (Monat) Kundenrechnungen Umsatz

Steuer

Gegenkonto

PlusTaste = H

Autom.

1xxxx

Datum Konto S/H 8400/4400

Text Kunde RG

EnterTaste = S

Autom.

1xxxx

8400/4400

Gutschrift Kunde

PlusTaste = Haben (Rechnung) und EnterTaste = Soll (Gutschrift) an Kunden

Sobald Sie das neue Debitorenkonto eingeben, öffnet sich das Fenster, in dem Sie die Beschriftung vornehmen können.

255

9

Arbeiten mit DATEV Rechnungswesen compact

Tipp: DATEV unterstützt die Ist und Sollbesteuerung in Verbindung mit der EinnahmeÜberschussrechnung. Es sind keine Korrekturen erforderlich.

Geldeingang von Kunden  Debitoren Die Zahlungseingänge erfolgen entweder bar oder über Ihr Bankkonto. Daher erfassen Sie diese während der Erfassung Ihrer Barund Bankbelege. Allerdings sollten Sie sich jetzt unter „Ansicht – OPOS-Konten“ die Debitoren- und Kreditorenkonten anzeigen lassen. Wenn Sie die entsprechende Debitorennummer eingeben, sehen Sie oben alle offenen Rechnungen dieses Kunden. Hier wählen Sie die richtige aus und buchen. Sollten Rechnungsbetrag und Geldeingang nicht übereinstimmen, bleibt der Betrag solange auf dem Konto stehen, bis Sie ihn z. B. über Skonto ausbuchen. Achtung: Verwenden Sie bei Zahlungseingängen von Kunden immer die Debito renkonten, sonst erfassen Sie den Erlös doppelt.

Lieferantenrechnungen erfassen  Kreditoren Wenn Sie Ihre Lieferantenrechnungen bereits bei Rechnungseingang buchen möchten, müssen Sie für Ihre Lieferanten so genannte Kreditorenkonten anlegen. Kreditorenkonten sind fünfstellig und liegen in dem Zahlenbereich 70000-99999. Vergeben Sie für Ihren Lieferanten eine Nummer. Die Beschriftung können Sie während der Erfassung der Rechnungen vornehmen. Erfassungsvorlage für Lieferantenrechnungen: Buchen – Dialogerfassen – Vorlauf (Monat) Lieferantenrechnungen Umsatz

Steuer

Gegenkonto

Konto S/H

Text

EnterTaste =S

Autom.

7xxxx

Datum

3400/5400

RG Lieferant

PlusTaste =H

Autom.

7xxxx

3400/5400

Gutschrift Lieferant

EnterTaste = Soll (Rechnung) PlusTaste = Haben (Gutschrift) von Lieferanten

256

9

Betriebseinnahmen in DATEV erfassen

Sobald Sie das neue Kreditorenkonto eingeben, öffnet sich das Fenster, in dem Sie die Beschriftung vornehmen können. Tipp: Möchten Sie eine Rechnung aufteilen und verschiedenen Konten zu ordnen, können Sie dazu die Funktion „Aufteilen“ verwenden.

Zahlung an Lieferanten erfassen  Kreditoren Die Zahlungen erfassen Sie während der Belegerfassung. Sie geben beim Zahlungseingang in dieser Maske nicht mehr das Ausgabekonto, sondern das Kreditorenkonto ein. Dann wählen Sie die offene Rechnung aus und buchen. Achtung: Wenn Sie bei Zahlungen an Lieferanten immer die Kreditoren konten verwenden, erfassen Sie die Ausgaben doppelt. Tipp: Wenn Sie auf diese Weise Ihre Lieferantenrechnung erfassen, stimmt Ihre UmsatzsteuerVoranmeldung. Allerdings müssen Sie am Jahresende für die EinnahmeÜberschussrechnung die offenen Rechnungen stor nieren.

9.2

Betriebseinnahmen in DATEV erfassen

Erlöse – Gutschriften Beispiel: Ihre Erlöse im Monat Mai: • Erlöse steuerfrei • Erlöse inkl. USt 7 % • Erlöse inkl. USt 19 %

TheorieKapitel 5.2

10.000,00 € 5.350,00 € 29.750,00 €

Beachten Sie bei der Kontenauswahl die Umsatzsteuersätze und nutzen Sie im Falle einer „innergemeinschaftlichen Lieferung“ oder

Buchen

257

9

Arbeiten mit DATEV Rechnungswesen compact

einer „erbrachten Bauleistung an Unternehmer“ unbedingt die dafür vorgesehenen Konten und MwSt.-Schlüssel. Buchen – Dialogerfassen – Vorlauf (Monat) Kasse 1000/1600 Bank 1200/1800, Barbelege 1371/1486 Steuerschlüssel: 20 = UST 7 %, 30 = UST 19 % und 80 = VST 7 %, 90 = VST 19 % Umsatz

Steuer Gegenkonto Bezeichnung

Konto S/H

Bezeichnung

1200/1800

Bank

10.000,00 S

leer

8100/4100

Umsatzerlöse umsatzsteuerfrei

5.350,00 S

20

8300/4300

Umsatzerlöse USt 7%

1200/1800

Bank

29.750,00 S

30

8400/4400

Umsatzerlöse USt 19 %

1200/1800

Bank

EnterTaste = Soll (Einnahme) und PlusTaste = Haben (Ausgabe) vom Konto

Verkauf Anlagevermögen TheorieKapitel 5.3

Beispiel: Sie verkaufen im August eine Druckmaschine für 35.700,00 € inkl. 19 % USt. Buchen – Dialogerfassen – Vorlauf (Monat) Kasse 1000/1600 Bank 1200/1800, Barbelege 1371/1486 Steuerschlüssel: 20 = UST 7 %, 30 = UST 19 % und 80 = VST 7 %, 90 = VST 19 % Umsatz

Steuer

35.700,00 S 30

Gegenkonto

Bezeichnung

8820/4845

Erlöse aus Verkauf 1200/1800 Bank Sachanlagever mögen

Konto S/H

Bezeichnung

EnterTaste = Soll (Einnahme) und PlusTaste = Haben (Ausgabe) vom Konto

Restabschreibung und Restbuchwert Beispiel: • Abschreibung bis zum Verkauf • Restbuchwert

258

8.000 € 16.000,00 €

Betriebseinnahmen in DATEV erfassen

9

Buchen – Dialogerfassen – Vorlauf (Monat) Kasse 1000/1600 Bank 1200/1800, Barbelege 1371/1486 Steuerschlüssel: 20 = UST 7 %, 30 = UST 19 % und 80 = VST 7 %, 90 = VST 19 % Umsatz

Steuer Gegenkonto

Bezeichnung

8.000,00 H

keine

4830/6220

Abschreibung 0210/0440 Sachanlagen

Konto S/H

Maschinen

16.000,00 H keine

2315/4855

Anlagenab gang

Maschinen

0210/0440

Bezeichnung

EnterTaste = Soll (Einnahme) und PlusTaste = Haben (Ausgabe) vom Konto

Privatnutzung Kfz TheorieKapitel 5.4

Privatnutzung Kfz Unternehmer Beispiel: • Privatnutzung Kfz ohne Umsatzsteuer • Privatnutzung Kfz inkl. 19 % USt • Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben

720,00 € 3.427,20 € 1.494,00 €

Buchen – Dialogerfassen – Vorlauf (Monat) Kasse 1000/1600 Bank 1200/1800, Barbelege 1371/1486

Fibukonten Buchen

Steuerschlüssel: 20 = UST 7 %, 30 = UST 19 % und 80 = VST 7 %, 90 = VST 19 % Umsatz

Steuer

Gegenkonto

Bezeichnung

720,00 S

keine

8939/4639

Privatnutzung 1880/2130 Kfz umsatz steuerfrei

Unentgeltliche Wertabgabe

3.427,20 S

Autom. 8920/4645

Privatnutzung 1880/2130 Kfz USt 19 %

Unentgeltliche Wertabgabe

nicht abzugs 4530/6530 fähige Be triebsausga ben

laufende Kfz Kosten

1.494,00 H keine

4655/6645

Konto S/H

Bezeichnung

EnterTaste = Soll (Einnahme) und PlusTaste = Haben (Ausgabe) vom Konto

KfzPrivatnutzung Arbeitnehmer Beispiel: Sachbezug Kfz 5.976,00 € inkl. 19 % USt

259

9

Arbeiten mit DATEV Rechnungswesen compact

Buchen – Dialogerfassen – Vorlauf (Monat) Kasse 1000/1600 Bank 1200/1800, Barbelege 1371/1486 Steuerschlüssel: 20 = UST 7 %, 30 = UST 19 % und 80 = VST 7 %, 90 = VST 19 % Umsatz

Steuer

Gegenkonto

Bezeichnung

Konto S/H

Bezeichnung

5.976,00

Autom.

8611/4947

Sachbezug Kfz USt 19 %

4120/6020

Gehälter

EnterTaste = Soll (Einnahme) und PlusTaste = Haben (Ausgabe) vom Konto

Private Warenentnahme TheorieKapitel 5.5

Private Warenentnahmen durch Unternehmer Beispiel: Pauschale für private Warenentnahmen von 911,64 € inkl. 7 % USt und 471,24 € inkl. 19 % USt. Buchen – Dialogerfassen – Vorlauf (Monat) Kasse 1000/1600 Bank 1200/1800, Barbelege 1371/1486 Steuerschlüssel: 20 = UST 7 %, 30 = UST 19 % und 80 = VST 7 %, 90 = VST 19 % Umsatz

Bezeichnung

Konto S/H

Bezeichnung

911,64 S Autom. 8915/4610

Steuer

Gegenkonto

Warenentnahme Untern. USt 7%

1880/2130

Unentgeltliche Wertabgabe

471,24 S Autom. 8910/4620

Warenentnahme 1880/2130 Untern. USt19 %

Unentgeltliche Wertabgabe

EnterTaste = Soll (Einnahme) und PlusTaste = Haben (Ausgabe) vom Konto

Private Warenentnahmen durch Arbeitnehmer: Sachbezüge Beispiel: Sachbezug Waren 1.190 € inkl. 19 % USt. Buchen – Dialogerfassen – Vorlauf (Monat) Kasse 1000/1600 Bank 1200/1800, Barbelege 1371/1486 Steuerschlüssel: 20 = UST 7 %, 30 = UST 19 % und 80 = VST 7 %, 90 = VST 19 % Umsatz

Steuer

Gegenkonto

1.190,00 S Autom. 8595/4945

Bezeichnung

Konto S/H

Sachbezüge 4120/6020 Waren USt 19 %

Bezeichnung Gehälter

EnterTaste = Soll (Einnahme) und PlusTaste = Haben (Ausgabe) vom Konto

260

Betriebseinnahmen in DATEV erfassen

9

Privatnutzung Telefon TheorieKapitel 5.6

Beispiel: Privatnutzung Telefon 285,60 € inkl. 19 % USt. Buchen – Dialogerfassen – Vorlauf (Monat) Kasse 1000/1600 Bank 1200/1800, Barbelege 1371/1486 Steuerschlüssel: 20 = UST 7 %, 30 = UST 19 % und 80 = VST 7 %, 90 = VST 19 % Umsatz

Steuer Gegenkonto

Bezeichnung

285,60 S

Autom. 8922/4646

Privatnutzung 1880/2130 Telefon USt 19 %

Konto S/H

Bezeichnung Unentgeltliche Wertabgabe

EnterTaste = Soll (Einnahme) und PlusTaste = Haben (Ausgabe) vom Konto

Steuererstattungen Umsatzsteuer: Erstattung oder Zahlung?

TheorieKapitel 5.8

Beispiel: Erstattung laut UmsatzsteuerVoranmeldung über 560,00 €. Buchen – Dialogerfassen – Vorlauf (Monat) Kasse 1000/1600 Bank 1200/1800, Barbelege 1371/1486 Steuerschlüssel: 20 = UST 7 %, 30 = UST 19 % und 80 = VST 7 %, 90 = VST 19 % Umsatz

Steuer

560,00 S leer

Gegenkonto

Bezeichnung

Konto S/H

Bezeichnung

1780/3820

Umsatzsteuer Vorauszahlung lfd. Jahr

1200/1800 Bank

Verwenden Sie bei Erstattungen die EnterTaste und bei Zahlungen die PlusTaste

Sonstige Betriebseinnahmen Beispiel: • 20.08. … Geldeingang vom Privatkonto • 20.09. … Versicherungsentschädigung

TheorieKapitel 5.9

3.000,00 € 1.500,00 €

261

9

Arbeiten mit DATEV Rechnungswesen compact

Buchen – Dialogerfassen – Vorlauf (Monat) Kasse 1000/1600 Bank 1200/1800, Barbelege 1371/1486 Steuerschlüssel: 20 = UST 7 %, 30 = UST 19 % und 80 = VST 7 %, 90 = VST 19 % Umsatz

Steuer

Gegenkonto Bezeichnung

Konto S/H

Bezeichnung

3.000,00 S

keine

1880/2180

Privateinlagen

1200/1800

Bank

1.500,00 S

keine

2742/4970

Versicherungs entschädigung

1200/1800

Bank

EnterTaste = Soll (Einnahme) und PlusTaste = Haben (Ausgabe) vom Konto

Betriebseinnahmen abgrenzen TheorieKapitel 5.10 Buchen Erlöse am 31.12.

Das folgende Beispiel zeigt, was im Abschlussjahr erfasst werden muss: Beispiel: Die Zinsen für das Jahr 2007 in Höhe von 1.800,00 € sind erst am 05.01.2008 auf Ihrem Konto eingegangen. Buchen – Dialogerfassen – Vorlauf (Monat) Kasse 1000/1600 Bank 1200/1800, Barbelege 1371/1486 Steuerschlüssel: 20 = UST 7 %, 30 = UST 19 % und 80 = VST 7 %, 90 = VST 19 % Umsatz

Steuer

Gegenkonto Bezeichnung

Konto S/H

Bezeichnung

1.800,00 S

keine

8650/7110

1371/1486

Verrechnungs konto

Sonstige Zins erträge

EnterTaste = Soll (Einnahme) und PlusTaste = Haben (Ausgabe) vom Konto

Den Zahlungseingang am 05.01.2008 buchen Sie nicht auf das Konto Zinserträge, sondern auf das Verrechnungskonto. Geldeingang auf Verrech nungskonto

Das folgende Beispiel zeigt, wie ein Geldeingang für das Folgejahr im Abschlussjahr erfasst wird: Beispiel: Die Miete für das Jahr 2007 in Höhe von 800,00 €, ging bereits am 27.12.2006 auf Ihrem Konto ein.

262

9

Betriebsausgaben in DATEV erfassen

Buchen – Dialogerfassen – Vorlauf (Monat) Kasse 1000/1600 Bank 1200/1800, Barbelege 1371/1486 Steuerschlüssel: 20 = UST 7 %, 30 = UST 19 % und 80 = VST 7 %, 90 = VST 19 % Umsatz

Steuer Gegenkonto

Bezeichnung

Konto S/H

800,00 S

keine

Verrechnungskonto

1200/1800 Bank

1371/1486

Bezeichnung

EnterTaste = Soll (Einnahme) und PlusTaste = Haben (Ausgabe) vom Konto

Am 01.01.2007 müssen Sie den Erlös erfassen. Dazu ist eine Umbuchung erforderlich, schließlich wird dieser Erlös nicht mehr auf Ihren Kontoauszügen erscheinen. Gehen Sie hier nach dem gleichen Schema vor wie im vorherigen Beispiel: „die Zinsen am 31.12. erfassen“, allerdings mit dem Buchungsdatum 01.01. …

9.3

Erlöse am 01.01. …

Betriebsausgaben in DATEV erfassen

Waren/Materialeinkauf – Gutschriften Beispiel: Im Oktober haben Sie Folgendes bezahlt: • Material inkl. 19 % USt • Waren inkl. 7 % USt • Waren inkl. 19 % USt

TheorieKapitel 6.3

595,00 € 1.070,00 € 9.520,00 €

Beachten Sie bei der Kontenauswahl die Vorsteuersätze und nutzen Sie im Falle eines „innergemeinschaftlichen Erwerbs“ oder einer „empfangen Bauleistung“ unbedingt die dafür vorgesehenen Konten und MwSt.-Schlüssel.

Buchen

Buchen – Dialogerfassen – Vorlauf (Monat) Kasse 1000/1600 Bank 1200/1800, Barbelege 1371/1486 Steuerschlüssel: 20 = UST 7 %, 30 = UST 19 % und 80 = VST 7 %, 90 = VST 19 % Umsatz

Steuer Gegenkonto

Bezeichnung

Konto S/H

Bezeich nung

595,00 H

90

Einkauf Roh, Hilfs und Betriebsstoffe

1200/1800

Bank

3000/5100

1.070,00 H

80

3300/5300

Wareneinkauf USt 7 %

1200/1800

Bank

9.520,00 H

90

3400/5400

Wareneinkauf USt 19 % 1200/1800

Bank

EnterTaste = Soll (Einnahme) und PlusTaste = Haben (Ausgabe) vom Konto

263

9

Arbeiten mit DATEV Rechnungswesen compact

Anlagevermögen – Anschaffung und Abschreibung TheorieKapitel 6.4

Anschaffung Anlagevermögen Beispiel: Sie kaufen im Juni einen Computer für 4.760 € inkl. 19 % USt. Buchen – Dialogerfassen – Vorlauf (Monat) Kasse 1000/1600 Bank 1200/1800, Barbelege 1371/1486 Steuerschlüssel: 20 = UST 7 %, 30 = UST 19 % und 80 = VST 7 %, 90 = VST 19 % Umsatz

Steuer

4.760,00 H 90

Gegenkonto Bezeichnung 0490/0690

Konto S/H

Sonstige Betriebs 1200/1800 und Geschäftsaus stattung

Bezeichnung Bank

EnterTaste = Soll (Einnahme) und PlusTaste = Haben (Ausgabe) vom Konto

Abschreibung Anlagevermögen Beispiel: Im Abschlussjahr können Sie folgende Abschreibungen als Betriebsaus gaben abziehen: • AfA Kfz 4.500,00 € • AfA Maschine 5.000,00 € • Sofortabschreibung GWG 400,00 € Buchen – Dialogerfassen – Vorlauf (Monat) Kasse 1000/1600 Bank 1200/1800, Barbelege 1371/1486 Steuerschlüssel: 20 = UST 7 %, 30 = UST 19 % und 80 = VST 7 %, 90 = VST 19 % Umsatz

Gegenkonto Bezeichnung

Konto S/H

Bezeichnung

5.000,00 H keine

Steuer

4830/6220 Abschreibung Sachanlagen

0210/0440

Maschinen

4.500,00 H keine

4832/6222 Abschreibung Sachanlagen Kfz

0320/0520

Kfz

400,00 H

4855/6260 Sofortabschreibung 0480/0670 GWG

keine

Geringwertige Wirtschaftsgüt er GWG

EnterTaste = Soll (Einnahme) und PlusTaste = Haben (Ausgabe) vom Konto

264

Betriebsausgaben in DATEV erfassen

9

Sonderabschreibung und Ansparrücklage Sonderabschreibung für neue bewegliche Wirtschaftsgüter

TheorieKapitel 6.5

Beispiel: • Bildung einer Ansparabschreibung i. H. v. 6.000,00 €. • Auflösung der Ansparrücklage im Folgejahr • Buchung der Sonderabschreibung i. H. v. 6.000,00 € (30.000 € x 20 %) 6.000 € • Buchung der linearen Abschreibung i. H. v. 3.000,00 €. Buchen – Dialogerfassen – Vorlauf (Monat) Kasse 1000/1600 Bank 1200/1800, Barbelege 1371/1486 Steuerschlüssel: 20 = UST 7 %, 30 = UST 19 % und 80 = VST 7 %, 90 = VST 19 % Umsatz

Steuer

Gegenkonto Bezeichnung

Konto S/H

Bezeichnung

0947/2997

Ansparrücklage (Kapital)

0947/2997

Ansparrücklage (Kapital)

Im Jahr der Rücklagenbildung 6.000,00 H keine

2341/6926 Ansparrücklage (Aufwand)

Im Jahr der Rücklagenauflösung 6.000,00 S

keine

2739/4936 Erträge aus der Auflösung der Ansparrücklage

6.000,00 H keine

4852/6242 Sonderabschrei 0320/0520 bung Kfz

Kfz

3.000,00 H keine

4832/6222 Abschreibung 0320/0520 Sachanlagen Kfz

Kfz

EnterTaste = Soll (Einnahme) und PlusTaste = Haben (Ausgabe) vom Konto

Kosten aus dem Privatbereich für Ihr Unternehmen TheorieKapitel 6.6

Beispiel: Ermittelte Kosten aus Ihrem Privatbereich: •

Fahrtkosten mit Privatwagen Telefonkosten Privatanschluss • Kosten für das häusliche Arbeitszimmer •

750,00 € 120,00 € 1.200,00 €

265

9

Arbeiten mit DATEV Rechnungswesen compact

Buchen – Dialogerfassen – Vorlauf (Monat) Kasse 1000/1600 Bank 1200/1800, Barbelege 1371/1486 Steuerschlüssel: 20 = UST 7 %, 30 = UST 19 % und 80 = VST 7 %, 90 = VST 19 % Umsatz

Steuer

Gegenkonto Bezeichnung

750,00 H

keine

4560/6560

Fremdfahrzeuge 1371/1486

Konto S/H

Bezeichnung Verrechnungs konto

120,00 H

keine

4920/6805

Telefon

1371/1486

Verrechnungs konto

1.200,00 H keine

4280/6345

Kosten für häusliches Arbeitszimmer

1371/1486

Verrechnungs konto

EnterTaste = Soll (Einnahme) und PlusTaste = Haben (Ausgabe) vom Konto

Begrenzte Betriebsausgaben TheorieKapitel 6.7

Beispiele: Umbuchungen: • Geschenkbeleg über 35 €, nämlich 59,50 € inkl. 19 % USt • nicht abzugsfähige Bewirtungsaufwendungen: 300 € netto • nicht abzugsfähige Zinsen: 250,00 € Buchen – Dialogerfassen – Vorlauf (Monat) Kasse 1000/1600 Bank 1200/1800, Barbelege 1371/1486 Steuerschlüssel: 20 = UST 7 %, 30 = UST 19 % und 80 = VST 7 %, 90 = VST 19 % Umsatz

Steuer

Gegenkonto Bezeichnung

Konto S/H

Bezeichnung

59,50 S

90

4630/6610

Geschenke bis 35 €

1371/1486

Verrechnungs konto

59,50 H

keine

4635/6620

Geschenke über 35 €

1371/1486

Verrechnungs konto

300,00 S

keine

4650/6640

Bewirtungskos ten

4654/6644

nicht abzugsfä hige Bewir tungskosten

250,00 S

keine

2110/7310

Zinsen kurzfris tige Verb.

2114/7314

nicht abzugsfä hige Zinsen

EnterTaste = Soll (Einnahme) und PlusTaste = Haben (Ausgabe) vom Konto

266

Betriebsausgaben in DATEV erfassen

9

Gezahlte Vorsteuer TheorieKapitel 6.8

Umsatzsteuerfreiheit – Vorsteuerabzug Beispiel: Die nicht abzugsfähige Vorsteuer beträgt 600,00 €. Buchen – Dialogerfassen – Vorlauf (Monat) Kasse 1000/1600 Bank 1200/1800, Barbelege 1371/1486 Steuerschlüssel: 20 = UST 7 %, 30 = UST 19 % und 80 = VST 7 %, 90 = VST 19 % Umsatz

Steuer

Gegenkonto Bezeichnung

600,00 H

keine

4306/6871

Konto S/H

Nicht abzieh 1576/1406 bare Vorsteuer

Bezeichnung Abziehbare Vosteuer

EnterTaste = Soll (Einnahme) und PlusTaste = Haben (Ausgabe) vom Konto

Sonstige Betriebsausgaben Beispiel: • Geldzahlung auf Privatkonto • Hausratversicherung Büro

1.500,00 € 250,00 €

TheorieKapitel 6.9

Buchen – Dialogerfassen – Vorlauf (Monat) Kasse 1000/1600 Bank 1200/1800, Barbelege 1371/1486 Steuerschlüssel: 20 = UST 7 %, 30 = UST 19 % und 80 = VST 7 %, 90 = VST 19 % Umsatz

Konto S/H

Bezeichnung

1.500,00 H keine

Steuer Gegenkonto Bezeichnung 1800/2100

Privatentnahmen

1200/1800

Bank

250,00 S

4360/6400

Versicherungen

1200/1800

Bank

keine

EnterTaste = Soll (Einnahme) und PlusTaste = Haben (Ausgabe) vom Konto

Betriebsausgaben abgrenzen Das folgende Beispiel zeigt, was im Abschlussjahr erfasst werden muss:

TheorieKapitel 6.10

Beispiel: Ausgaben am Die Zinsen für das Jahr 2007 in Höhe von 600,00 € wurden erst am 31.12. 10.02.2008 von Ihrem Konto abgebucht. Sie müssen im Abschlussjahr erfasst werden.

267

9

Arbeiten mit DATEV Rechnungswesen compact

Buchen – Dialogerfassen – Vorlauf (Monat) Kasse 1000/1600 Bank 1200/1800, Barbelege 1371/1486 Steuerschlüssel: 20 = UST 7 %, 30 = UST 19 % und 80 = VST 7 %, 90 = VST 19 % Umsatz

Steuer Gegenkonto Bezeichnung Konto S/H

600,00 H keine

2110/7310

Zinsen kurz 1371/1486 fristige Verb.

Bezeichnung Verrechnungskonto

EnterTaste = Soll (Einnahme) und PlusTaste = Haben (Ausgabe) vom Konto Zahlung auf Verrechnungs konto

Die Zahlung im nächsten Jahr am 10.02. erfassen Sie nicht auf dem Konto „Zinsen“, sondern auf dem „Verrechnungskonto“. Das folgende Beispiel zeigt, wie Sie eine Zahlung für das Folgejahr im Abschlussjahr erfassen: Beispiel: Die Miete für das Jahr 2007 in Höhe von 800,00 € wurde bereits am 30.12.2006 von Ihrem Konto abgebucht. Sie darf nicht im Abschlussjahr erfasst werden. Buchen – Dialogerfassen – Vorlauf (Monat) Kasse 1000/1600 Bank 1200/1800, Barbelege 1371/1486 Steuerschlüssel: 20 = UST 7 %, 30 = UST 19 % und 80 = VST 7 %, 90 = VST 19 % Umsatz

Steuer Gegenkonto

800,00 H keine

Ausgaben am 01.01. …

268

1371/1486

Bezeichnung

Konto S/H

Verrechnungs 1200/1800 konto

Bezeichnung Bank

Am 01.01.2007 müssen Sie die Miete erfassen. Dazu ist eine Umbuchung erforderlich, schließlich wird diese Ausgabe nicht mehr auf Ihren Kontoauszügen erscheinen. Gehen Sie hier nach dem gleichen Schema vor wie im vorherigen Beispiel „die Zinsen am 31.12. erfassen“, allerdings mit dem Buchungsdatum 01.01. …

Stichwortverzeichnis

1 %Regelung 123 43Rechnung 26 Abfluss BE/BA 27 Abschlussjahr 31 Abschreibung 33, 156, 164  Ansparrücklage 167  außerplanmäßige 33  degressiv 158  linear 158  nach Leistungseinheiten 159  planmäßige 34  Sonderabschreibung 165 Abschreibungsarten 34, 157 Abschreibungsliste 160 Absetzung für Abnutzung (AfA) 157 AfARechner 162 AfATabelle 34 Anfangsbestand 93 Anlage EÜR 20 Anlagevermögen 31, 106  abnutzbar 33, 157  Abschreibung 156  Anschaffung 156  beweglich 157  immateriell 157  nicht abnutzbar 33, 157  unbeweglich 157 Anschaffungskosten 33 Ansparrücklage 167  Höhe 170 Anzahlungen 36 Arbeitszimmer 174 Aufbewahrungspflicht 43 Aufzeichnungspflicht 42

Ausland 52  EU 55  sonstiges 53 Bauleistungen 58, 103 Belegerfassung  ohne Programm 85 Betriebsausgaben 11, 37, 148, 193  Abgrenzung 197  begrenzte 176  Pauschalen 150  regelmäßig wiederkehrende 197  sonstige 193 Betriebseinnahmen 11, 37, 143  Abgrenzung 146  keine 144, 195  regelmäßig wiederkehrende 146  sonstige 143 Betriebsvermögen  gewillkürtes 32 Bewirtungskosten 177 Bilanzierung 11, 12  Vorteile 16 Buchführung 96 Buchführungsprogramme  DATEV 246  Gemeinsamkeiten 88  Lexware buchhalter 222  Lexware büro easy 199  Übersicht 95 Dauerfristverlängerung 76 Debitoren 233, 256 Doppelte Buchführung 10 Eingabemaske 92 Einkommensteuer 11

269

Stichwortverzeichnis EinkommensteuerVorauszahlung 8 Einkunft 7 EinnahmeÜberschussrechnung 10, 19  Anlage EÜR 20  Vorteile 12 Einzelgesprächsnachweis 134 Elster 76 Entfernungspauschale 173 Export 46 Fahrkarten 67 FahrtenbuchMethode 118, 126 Fahrtkosten 172, 181 Freiberufler 15 Freiberufliche Tätigkeit 15  … und Umsatzsteuer 50 Gemeinnützige Vereine 24 Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) 35 Geschenke 179 Gewerbebetrieb 16  … und Umsatzsteuer 50 Gewerbesteuer 11, 16, 141 Gewerbliche Tätigkeit 16 Gewillkürtes Betriebsvermögen 32 Gewinn 7, 11 Gewinnermittlungsart  Wechsel der 16, 19 Gewinngrenze 18 Gewinnsteuerung 17, 30, 41  bei Abschlussarbeiten 42  während des Jahres 41 Gewinnzuschlag 170 Grundstücke und Gebäude 32 Gutschriften 104, 151 IchAG 10, 14 Innergemeinschaftliche Lieferung 54 Innergemeinschaftlicher Erwerb 54 Inventur 12 Istbesteuerung 79, 80

270

Kapitalertragssteuern 141 Kasse 94 KfzSteuern 141 Kleinbetragsrechnung 66 Kleinunternehmern 51 Kontenrahmen 90 Kontonummer 90 Körperschaftssteuer 11, 141 Korrekturrechnung 70  Checkliste 70 Kosten  aus dem Privatbereich 172 Kreditoren 137, 234, 256 Lieferantenrechnung 209 Mahnungen 233 Materialeinkauf 151 Nutzungsdauer 34 Pauschalen BA 150 Privatentnahme 129 Privatfahrten 111, 123 Privatnutzung  Telefon 134 Privatnutzung Kfz 109, 122  Arbeitnehmer 109  Berechnung 112, 123  Unternehmer 111, 116 Rechnung 61  an Privatkunden 64  Anzahlungen 67  Kleinbetrag unter 150 € 66  Korrektur 69  nachträgliche Vereinbarung 71  neue Vorschriften 62  Schlussrechnung 68  Übermittlungsform 69 Reisekosten 180 Reisenebenkosten 183 Restabschreibung 107 Restbuchwert 107 Rücklagen

Stichwortverzeichnis  s. a. 171

Sachbezüge 40, 129 Schlussrechnung 68 Schuldzinsenabzug 184 SechsMonatsFrist 62 Selbstständigkeit  hauptberuflich 150  nebenberuflich 151 Solidaritätszuschlag 141 Sollbesteuerung 79, 80 Sonderabschreibung 165  Ansparrücklage 167 Splittingtabelle 8 Standardkontenrahmen (SKR) 91 Steuer 26  betriebliche 141  Istbesteuerung 79  Kleinunternehmen 51  private 141  Sollbesteuerung 79  sonstige 140 Steuererstattung 139, 261 Strafzins 170 Taxiquittung 66 Telefonkosten 173 Überentnahmen 184 Übernachtungskosten 182 Umsätze  gemischte 49 Umsatzgrenze 18 Umsatzsteuer 37  Abrechnung mit FA 74  Bauleistungen 58  Dauerfristverlängerung 76  Erstattung 139  Fälligkeit 75  Freiberufler 50  Gewerbebetrieb 50

unberechtigt ausgewiesen 72 vereinnahmte 136 Vorauszahlung 78 Zeitpunkt der Abführung 79 Umsatzsteuererklärung 77 Umsatzsteuerfreiheit 46 Umsatzsteuerpflicht 45 Umsatzsteuersätze 47 UmsatzsteuerVoranmeldung 74, 75    

Verein 24 Vereinskontenrahmen 92 Verpflegungskosten 181 Vorsteuer  gezahlte 188  pauschale Vorsteuer 83  s.a. Umsatzsteuer 61 Vorsteuerabzug 191, 244 Vorsteuerkorrektur 122 Wareneinkauf 151 Warenentnahme  durch Arbeitnehmer 132  durch Unternehmer 130  Ermittlung 129  Pauschbeträge 129  private 39, 128 Wertabgabe  unentgeltliche 129 Wirtschaftsgüter  abnutzbar 156  nicht abnutzbar 156 Zahlungsart 27 Zahlungszeitpunkt 27 ZehnTageFrist 29 Zinsabschlagsteuern 141 Zinsen 30, 146, 183, 197 Zufluss BE/BA 27 Zusammenfassende Meldung 56

271