Das bietet Ihnen die CDROM
2 Rechner Berechnen Sie mit dem Pauschalbeitragsrechner oder dem Gleit zonenRechner im Handumdrehen die Pauschalabgaben sowie die Steuerlast für den Arbeitnehmer und den Arbeitgeber.
Prüfanleitung Mit dieser Prüfanleitung können Sie in wenigen Schritten fest stellen, ob das Beschäftigungsverhältnis tatsächlich ein MiniJob im gesetzlichen Sinne ist (siehe Seite 32).
Vertragsmuster und Musterschreiben Die Musterverträge für geringfügig Beschäftigte helfen Ihnen, schnell einen rechtssicheren Arbeitsvertrag aufzusetzen. Darüber hinaus enthält die CDROM viele weitere Musterschreiben, die Sie für die Arbeit mit MiniJobbern benötigen.
Gesetzestexte Eine Auswahl der wichtigsten Gesetze zum Thema MiniJob finden Sie ebenfalls auf der CDROM.
Bibliographische Information Der Deutschen Bibliothek Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbi bliographie; detaillierte bibliographische Daten sind im Internet über http://dnb.ddb.de abrufbar.
ISBN 3448077054 ab 1.7.2007: 9783448077056
BestellNr. 042700001
© 2006, Rudolf Haufe Verlag GmbH & Co. KG Niederlassung Planegg/München Redaktionsanschrift: Postfach, 82142 Planegg/München Hausanschrift: Fraunhoferstraße 5, 82152 Planegg/München Telefon: (089) 895 170, Telefax: (089) 895 17290 www.haufe.de
[email protected] Lektorat: Ulrich Leinz Alle Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie die Auswertung durch Datenbanken, vorbehalten. Redaktion und DTP: Peter Böke, 10961 Berlin Umschlag: HERRMANNKIENLE, Simone Kienle, Stuttgart Druck: Schätzl Druck, 86609 Donauwörth Zur Herstellung dieses Buches wurde alterungsbeständiges Papier verwendet.
Schnelleinstieg 400 € MiniJobs
Von der Einstellung bis zur Kündigung
Anette Stein Eike Schulze Katja Fleschütz
Haufe Mediengruppe Freiburg · Berlin · München
Inhaltsverzeichnis
Das bietet Ihnen dieses Buch Schnelleinstieg – Der Inhalt der Kapitel in Kurzfassungen
10
Prüfanleitung 1.1 Was macht einen Job zum MiniJob? 1.2 Geringfügig entlohnte Tätigkeiten 1.3 Kurzfristige Tätigkeiten 1.4 Beschäftigung im privaten Haushalt Haushaltsscheck – Vordruck mit Hinweisen zum Ausfüllen Prüfanleitung: Handelt es sich um einen MiniJob im gesetzlichen Sinne? FAQ: Müssen Sie bei bestehenden MiniJobs etwas ändern?
20 20 21 22 26 28
1
4
7
32 35
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8
Personalauswahl – Wo finden Sie den optimalen MiniJobber? Der erste Schritt Auswahl der Bewerber Bewerbungsgespräch Gruppeninterview Telefoninterview Praktische Übungen Einstellungstest Zusage und Verhalten des Bewerbers
36 37 38 41 46 48 50 50 51
2 2.1 2.2 2.3 2.4
Arbeitsverträge für MiniJobs Arbeitnehmerschutz Allgemeine Geschäftsbedingungen im Arbeitsvertrag Mindestanforderungen an den Arbeitsvertrag Ausgestaltung des Arbeitsvertrags mit Textbausteinen
53 54 55 57 58
Inhaltsverzeichnis
3 3.1 3.2 3.3
Gehaltsberechnung für MiniJobs Allgemeines Berechnung des Gehalts Sonderfall: Freiwilliger Beitritt zur Rentenversicherung
71 71 73 78
4 4.1 4.2 4.3
Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung von MiniJobs Versicherungsfreiheit dokumentieren Geringfügig entlohnte Beschäftigungen Kurzfristige Beschäftigungen
80 80 82 97
5 5.1 5.2 5.3 5.4
Pauschale Abgaben und Meldeverfahren Pauschalbeiträge zur Sozialversicherung Pauschale Steuern Das Meldeverfahren Zahlungen an die Berufsgenossenschaft
105 105 109 114 120
6 6.1 6.2 6.3
Welche Umlagen müssen Sie an die MinijobZentrale abführen? Erstattungsleistungen Die Umlagen U1 und U2 Diese Arbeitgeber nehmen teil
122 122 124 124
7 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8
Regelungen in der Gleitzone – Vom Mini zum MidiJob Was ist die Gleitzone? Berechnung des Arbeitsentgeltes Berechnung der Beiträge Das Meldeverfahren Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz Leistungsrechtliche Auswirkungen Lohnsteuer und Gleitzone Exkurs: MidiJob versus MiniJob
126 126 127 129 133 133 134 134 135
8
Schlechtleistung – Wie erhalten Sie die Leistung, die Sie bezahlen? Was sind Schlechtleistungen? Maßnahmen bei Schlechtleistung
136 136 137
8.1 8.2
5
Inhaltsverzeichnis
9 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6
6
Arbeitszeugnisse schnell erstellt Gesetzliche Regelungen Das einfache Arbeitszeugnis Das qualifizierte Zeugnis Das Zwischenzeugnis Form und Struktur des Arbeitszeugnis Die Beurteilung der Arbeitnehmer
140 140 142 143 144 145 147
10 Das Ende des Arbeitsverhältnisses 10.1 Art des Beschäftigungsverhältnisses 10.2 Art der Kündigung 10.3 Beendigung eines befristeten Arbeitsverhältnisses 10.4 Die ordentliche Kündigung 10.5 Die außerordentliche Kündigung 10.6 Kündigung nach dem KSchG 10.7 Besonders geschützte Personenkreise Exkurs: Kündigung in Betrieben mit Betriebsrat
152 152 152 153 154 156 157 161 161
Stichwortverzeichnis
162
Das bietet Ihnen dieses Buch Die wirtschaftliche Talsohle scheint durchschritten. Die einschlägigen Forschungsinstitute weisen für dieses Jahr einen positiven Trend aus. Da heißt es, Chancen zu nutzen. Wer aber die Kosten für Vollzeitkräfte scheut oder nur Bedarf an Teilzeitbeschäftigten hat, für den gilt es bei der Einstellung neuer Mini- und Midi-Jobber einiges zu bedenken. Darauf möchte das vorliegende Buch eine Antwort geben.
Alle Fragen zum Thema MiniJob Als Kompendium angelegt sind hier alle wichtigen Fragen beantwortet, die im Rahmen von 400-Euro-Mini-Jobs auftauchen. Es wird dargelegt, wie Sie gute Bewerber und Bewerberinnen finden und geschickt auswählen. Auch die Besonderheiten beim Arbeitsvertrag werden angesprochen und Muster beigelegt. Mini-Jobs werden von Midi-Jobs (Gleitzone) abgegrenzt und aufgezeigt, welche Aspekte bei der sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung und der Besteuerung von Mini-Jobs zu berücksichtigen sind. Eine Prüfanleitung erleichtert Ihnen dabei die Arbeit. Darüber hinaus erfahren Sie, wo Sie die Mitarbeiter melden müssen und wie das Meldeverfahren abläuft. Doch nicht nur das Alltägliche spielt eine Rolle. Antworten auf Fragen zu Urlaubsgeld, Krankheit und Schlechtleistung sind ebenso Bestandteil des Buches. Wichtige gesetzliche oder formale Regeln bilden die Grundlage der Ausführungen, diese finden Sie auch in Auszügen auf der CD-ROM. Hier sind auch Checklisten, Übersichten und Muster enthalten, die Ihnen die Arbeit erleichtern sollen. Auch wenn bei der Einstellung von Mitarbeitern noch nicht über das Ende des Arbeitsverhältnisses nachgedacht wird: Es ist ein wichtiges Thema. Daher informieren wir Sie auch, über den rechtlichen und inhaltlichen Rahmen bei Kündigung und Arbeitszeugnis.
Alle Übersichten Checklisten und Muster auch auf CDROM
7
Das bietet Ihnen dieses Buch
Gesetzliche Änderungen zum 1. Juli 2006
Abgaben auf 30 Prozent erhöht
Am 1.7.2006 sind gesetzliche Änderungen in Kraft getreten, die Auswirkungen auf die von Arbeitgebern zu zahlenden Pauschalabgaben für geringfügig entlohnte Beschäftigungen – auch Mini-Jobs genannt – haben: 1. Seit der umfangreichen Reform zum 1.4.2003 mussten Arbeitgeber für einen 400-Euro-Mini-Job eine Pauschale von 25 Prozent für Kranken- und Rentenversicherung und Steuern zahlen. Diese Abgabe wurde nun auf 30 Prozent erhöht. 2. Bisher fielen 11 Prozent für die Krankenversicherung, 12 Prozent für die Rentenversicherung und 2 Prozent für die Lohnsteuer an, angehoben belaufen sie sich nun auf 13 Prozent Krankenversicherung, 15 Prozent Rentenversicherung und unveränderten 2 Prozent für die Lohnsteuer. Bei einer geringfügig entlohnte Beschäftigung mit einem Gehalt von 400 Euro fallen somit jetzt insgesamt 120 Euro statt bisher 100 Euro Abgaben an. Ungeachtet dessen hat sich aber sonst nichts geändert. Für 400Euro-Mini-Jobs spricht weiterhin die vereinfachte Handhabung bei der Gehaltsabrechnung – Pauschalabgaben und Steuern müssen lediglich der Minijob-Zentrale gemeldet und an diese abgeführt werden.
Welche Beschäftigung wird als MiniJob eingestuft? Welche Beschäftigungen sind eigentlich als geringfügige Beschäftigungen einzustufen? Es gibt grundsätzlich zwei verschiedene Formen: 1. Geringfügig entlohnte Beschäftigung Geringfügig entlohnte Beschäftigung
8
Eine Beschäftigung kann zum einen aufgrund der Höhe des monatlichen Arbeitsentgelts (geringfügig entlohnte Beschäftigung) geringfügig sein. Eine geringfügig entlohnte Beschäftigung liegt dann vor, wenn der Arbeitnehmer monatlich nicht mehr als 400 Euro Arbeitseinkommen verdient. Dabei spielt es keine Rolle, ob das Arbeitsverhältnis auf Dauer ausgelegt oder befristet ist.
Das bietet Ihnen dieses Buch
Achtung: Die Geringfügigkeitsgrenze wurde zum 1.4.2003 vom Gesetzgeber von 325 Euro auf 400 Euro angehoben. Seit diesem Zeitpunkt ist außerdem die wöchentliche Arbeitszeit kein Kriterium eines MiniJobs mehr. Die bis dahin geltende Grenze von 15 Stunden pro Woche ist weggefallen.
2. Kurzfristige Beschäftigung Zum anderen kann eine Beschäftigung aufgrund ihrer Dauer (kurzfristige Beschäftigung) geringfügig sein. Eine solche Beschäftigung liegt vor, wenn sie vertraglich auf längstens 2 Monate (60 Kalendertage) oder – bei weniger als fünf Arbeitstagen in der Woche – auf insgesamt 50 Arbeitstage innerhalb eines Kalenderjahrs begrenzt ist.
Kurzfristige Beschäftigung
Achtung: Grundsätzlich gilt: MiniJobs sind abhängige Beschäftigungsverhält nisse, eine selbstständige Tätigkeit, z. B. gegen Rechnung, scheidet in soweit aus, und auch so genannte 1EuroJobs sind keine MiniJobs im rechtlichen Sinne.
MidiJobs: Beschäftigung in der Gleitzone Darüber hinaus sind geringfügige Beschäftigungen von Beschäftigungen in der so genannten Gleitzone – den Midi-Jobs – abzugrenzen. Die Gleitzone ist der Bereich, in dem ein Arbeitsentgelt zwischen 400,01 bis 800 Euro erzielt wird. Er beschreibt den Übergang von den 400-Euro-Beschäftigungen zur vollen Versicherungspflicht und wurde geschaffen, damit der Arbeitnehmer nicht schon bereits ab 400 Euro Arbeitseinkommen die vollen Sozialversicherungsbeiträge leisten muss. Während der Arbeitgeber den vollen Beitragsanteil zu zahlen hat, steigt der Arbeitnehmeranteil mit jedem mehr verdienten Euro progressiv bis zur Grenze von 800 Euro an.
Beschäftigung in der Gleitzone
9
Schnelleinstieg – Der Inhalt der Kapitel in Kurzfassungen
Prüfanleitung Ein Prüfschema zur Beurteilung des Arbeits verhältnisses finden Sie auf Seite 32
Díe Sonderregelungen für Mini-Jobs wurden vom Gesetzgeber eingeführt, um den Verwaltungsaufwand für nur geringfügige Beschäftigungsverhältnisse zu minimieren und diese durch geringere Sozialabgaben attraktiver zu gestalten. So löblich dieses Ansinnen vom Ansatz her auch ist, sind dennoch verschiedene Besonderheiten, Ausnahmen und Grenzfälle zu berücksichtigen, wenn Sie als Arbeitgeber nicht nachträglich von den Sozialversicherungsträgern zur Kasse gebeten werden wollen. Die Prüfanleitung will Ihnen anhand von Beispielen, Erläuterungen und Checklisten die Beurteilung solcher Beschäftigungsverhältnisse erleichtern. Es behandelt die Frage, ob und gegebenenfalls in welcher Form ein Mini-Job vorliegt.
Personalauswahl Das erfahren Sie in Kapitel 1
10
Eine geschickte Personalauswahl ist ein wesentlicher Faktor für ein erfolgreiches Unternehmen. Erster Schritt ist auch bei geringfügig Beschäftigten ein Anforderungsprofil, dass die Aufgabe darstellt und die Fähigkeiten umfasst, die ein ideale Bewerber nachweisen muss. Im nächsten Schritt müssen geeignete Werbemaßnahmen ergriffen werden, um einen neuen Mitarbeiter für die Position zu finden. Anhand des Anforderungsprofils wird danach die Auswahl der Kandidaten vorgenommen – zunächst durch die Bewerbungsunterlagen oder einem telefonischen Bewerberkurzinterview, später im Gespräch in der Firma. Beim Vorstellungsgespräch sollen die Fähigkeiten überprüft werden, die beispielsweise über Arbeits- oder Ausbildungszeugnisse beschrieben wurden. Nicht unterschätzen sollte
Schnelleinstieg – Der Inhalt der Kapitel in Kurzfassungen
man die Sozialkompetenz der Bewerber, schließlich soll dieser später auch in das Unternehmen passen. Achtung: Der Aufwand, der für Teilzeitbeschäftigte betrieben wird, ist meist ge ringer als für Vollzeitjobs, daher sollte unter KostenNutzen Gesichtpunkten gut überlegt werden, welchen zeitliche und finanzielle Aufwand für die Besetzung der Stelle betrieben werden soll. Aufwändige Auswahlmethoden mit umfangreichen Einstellungstest werden sicher lich die Ausnahme sein.
Arbeitsverträge für MiniJobs Auch ein Mini-Job ist ein ordentliches Arbeitsverhältnis, für das grundsätzlich die gleichen Regeln gelten wie für alle anderen auch. Als Arbeitgeber sind Sie gesetzlich verpflichtet, jedem Arbeitnehmer zumindest die Rahmenbedingungen, zu denen gearbeitet werden soll, schriftlich auszuhändigen. Dann kann aber auch gleich ein formeller Arbeitsvertrag geschlossen werden, was aus Arbeitgebersicht in vielerlei Hinsicht vorteilhaft ist. Speziell bei Mini-Jobs gelten nämliche einige Besonderheiten. So müssen Sie einerseits Ihren Angestellten im Rahmen eines Mini-Jobs auf Einiges ausdrücklich hinweisen (z. B. Rentenversicherungspflicht). Andererseits aber ist Ihnen gegenüber auch Ihr neuer Angestellter zu verschiedenen Auskünften verpflichtet, ohne die Sie gar nicht abschließend beurteilen könnten, ob es sich überhaupt um einen Mini-Job handelt. Dieses Kapitel bietet neben einer grundsätzlichen Einführung in Recht und Praxis des Arbeitsvertrags auch eine ausführliche Behandlung sämtlicher, gerade für Mini-Jobs abzuklärender Themenkreise. Viele Musterklauseln und Beispiele ergänzen die Darstellung.
Das erfahren Sie in Kapitel 2
Gehaltsberechnung Das wichtigste Kriterium für die Frage, ob ein Mini-Job vorliegt oder nicht, ist die Vergütung. Doch was wird berücksichtigt und wie wird das maßgebliche Gehalt berechnet? In diesem Kapitel erfahren Sie alles Wissenswerte über Grundgehalt, Sonderzuwendungen, Zulagen und Zuschüsse sowie vermögens-
Das erfahren Sie in Kapitel 3
11
Schnelleinstieg – Der Inhalt der Kapitel in Kurzfassungen
werte Vorteile. Darüber hinaus wird auch behandelt, was sich ändert, wenn Ihr Arbeitnehmer auch noch für andere Unternehmen arbeitet, also entweder mehrere Mini-Jobs ausübt oder zusätzlich auch einer sozialversicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung nachgeht.
Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung Das erfahren Sie in Kapitel 4
Geringfügig keitsgrenze 400 Euro
12
Dem Arbeitgeber obliegt grundsätzlich die Pflicht, den Arbeitnehmer zur Sozialversicherung anzumelden. Für eine korrekte Meldung ist zuvor die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich. Beträgt das Arbeitsentgelt nicht mehr als 400 Euro, handelt es sich im versicherungsrechtlichen Sinn um eine geringfügig entlohnte Beschäftigung, und Sie können Pauschalbeiträge zur Kranken- und Rentenversicherung abführen. Liegen jedoch Beschäftigungskonstellationen vor, bei denen die 400Euro-Grenze überschritten wird, gilt Folgendes: • Eine Beschäftigung über 400 Euro: Liegt das Arbeitsentgelt regelmäßig über dieser Grenze, handelt es sich nicht um einen Mini-Job, sondern einen Niedriglohn-Job und die Sozialversicherungsbeiträge müssen entsprechend der Regelungen der Gleitzone berechnet werden. • Mehrere 400-Euro-Mini-Jobs unter 400 Euro: Übt der Arbeitnehmer mehrere Mini-Jobs aus, werden die Arbeitsentgelt addiert. Wird dabei die Grenze von 400 Euro nicht überschritten, fallen für alle Beschäftigungen Pauschalbeiträge an. • Mehrere 400-Euro-Mini-Jobs über 400 Euro: Liegt das zusammengerechnete Arbeitsentgelt über 400 Euro, handelt es sich nicht mehr um Mini-Jobs im versicherungsrechtlichen Sinne, und es besteht für alle Beschäftigungen in allen Sozialversicherungszweigen Versicherungspflicht. • Hauptbeschäftigung und 400-Euro-Mini-Job: Eine geringfügige Beschäftigung kann auch sozialversicherungsfrei neben einer versicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung ausgeübt werden. Dies betrifft immer den zeitlich zuerst aufgenommenen MiniJob. Das Entgelt aller weiteren Nebenjobs muss jedoch zu dem
Schnelleinstieg – Der Inhalt der Kapitel in Kurzfassungen
der Hauptbeschäftigung hinzuaddiert werden, und somit tritt für diese auch die Versicherungspflicht in der Renten-, Krankenund Pflegeversicherung ein. Zur Arbeitslosenversicherung müssen jedoch keine Beiträge gezahlt werden.
Pauschale Abgaben Beiträge zur Kranken und Rentenversicherung Arbeitnehmer, die eine geringfügige Beschäftigung ausüben, leisten grundsätzlich keine Beiträge zu Sozialversicherungen. Als Arbeitgeber führen Sie hingegen für 400-Euro-Mini-Jobs Pauschalbeiträge zur Kranken- und zur Rentenversicherung ab. Diese sind zum 1.7.2006 angehoben worden: • Der Pauschalbeitrag für die Krankenversicherung beträgt seit dem 1. Juli 2006 13 Prozent. Bis zum 30. Juni 2006 mussten Arbeitgeber 11 Prozent abführen. • Der Pauschalbeitrag für die Rentenversicherung beträgt seit dem 1. Juli 2006 15 Prozent. Bis zum 30. Juni 2006 mussten Arbeitgeber 12 Prozent abführen.
Das erfahren Sie in Kapitel 5
Diese Steuern fallen an Grundsätzlich sind auch geringfügige Beschäftigungen lohnsteuerpflichtig. Die Lohnsteuer wird bei Mini-Jobs entweder pauschal oder nach den Merkmalen der Lohnsteuerkarte erhoben. Diesbezüglich steht Ihnen als Arbeitgeber ein Wahlrecht zu. Folgende Möglichkeiten gibt es bei 400-Euro-Jobs: 1. Verzichtet der Arbeitgeber auf Vorlage der Lohnsteuerkarte, werden 400-Euro-Mini-Jobs mit einer Pauschsteuer von zwei Prozent (inkl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) besteuert. Dies ist jedoch nur bei Beschäftigungen möglich, bei denen Arbeitgeber auch Pauschalbeiträge zur Rentenversicherung entrichten. 2. Entrichtet der Arbeitgeber für den 400-Euro-Mini-Jobber keine Pauschalbeiträge oder Aufstockungsbeiträge zur Rentenversicherung, so ist die Pauschsteuer von zwei Prozent ausgeschlossen und stattdessen kann er jedoch eine pauschale Lohnsteuer mit einem Steuersatz von 20 Prozent erheben und abführen. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer müssen dann gesondert berechnet werden.
Pauschsteuer: 2 Prozent
Pauschalsteuer: 20 Prozent
13
Schnelleinstieg – Der Inhalt der Kapitel in Kurzfassungen Lohnsteuer nach Maßgabe der Lohnsteuer karte
3. Wählt der Arbeitgeber für einen geringfügig entlohnten MiniJob nicht die pauschale Lohnsteuererhebung, so muss er die Lohnsteuer nach Maßgabe der Lohnsteuerkarte, die Ihnen der Arbeitnehmer vorlegt, erheben.
Pauschalsteuer: 25 Prozent
Bei kurzfristigen Mini-Jobs gilt hingegen das übliche Steuerabzugsverfahren über die Lohnsteuerkarte bzw. die Lohnsteuer kann – ohne Vorlage der Lohnsteuerkarte – mit einem pauschalen Steuersatz von 25 Prozent des Arbeitsentgelts zzgl. Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer erhoben werden. Die pauschale Besteuerung darf jedoch nur erfolgen, wenn folgende Voraussetzungen gegeben sind. • Der Arbeitnehmer ist nur gelegentlich und nicht regelmäßig wiederkehrend beschäftigt. • Der Arbeitnehmer ist nicht mehr als an 18 zusammenhängenden Arbeitstagen – ohne Wochenenden, Feier-, Krankheits- und Urlaubstage – beschäftigt. • Der durchschnittlicher Stundenlohn liegt nicht über 12 Euro. • Der Arbeitslohn liegt im Durchschnitt pro Tag nicht höher als 62 Euro. Ausnahme: Ein unvorhersehbarer Bedarf an Arbeitskräften liegt vor. Achtung: Das Steuerrecht folgt bezüglich der Voraussetzung für eine geringfügige Beschäftigung den Regelungen der Sozialversicherung. Handelt es sich also im sozialversicherungsrechtlichen Sinne um eine geringfügige Be schäftigung, kann auch die entsprechende Besteuerung erfolgen.
Meldestelle und Meldeverfahren Die Meldestelle für geringfügig Beschäftigte ist die Minijob-Zentrale, die der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See angehört. Die für jeden Kalendermonat zu leistenden Abgaben werden der Minijob-Zentrale per Beitragsnachweis gemeldet. Dieser enthält Angaben über die Beiträge zur Kranken- und Rentenversicherung, über die Höhe der zu zahlenden Umlagebeträge sowie zur einheitlichen Pauschsteuer.
14
Schnelleinstieg – Der Inhalt der Kapitel in Kurzfassungen
Umlagen für die Erstattung bei Entgeltfortzahlung Zusätzlich zu den Pauschalbeiträgen zur Sozialversicherung müssen Arbeitgeber für geringfügig Beschäftigte noch die Umlagen U1 für den Krankheitsfall und U2 für Mutterschaftsleistungen zahlen. Im Gegenzug bekommen Sie Aufwendungen, die sie leisten, wenn der Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin krank wird, zur Kur muss oder ein Kind bekommt, zurückerstattet. Dieses Ausgleichsverfahren erfüllt die Funktion einer Versicherung – die so genannte Entgeltfortzahlungsversicherung – für Arbeitgeber. Es handelt sich um eine Pflichtversicherung. Folgende Umlagen fallen bei geringfügig Beschäftigten an: • Umlage U1: fällt für den Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit bzw. Kur an. Sie beträgt für geringfügig Beschäftigte 0,1 Prozent auf den Betrag des Arbeitsentgelts. • Umlage U2: ist für den Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen nach dem Mutterschutzgesetz. Für geringfügige Beschäftigungen fällt die Umlage zur Zeit nicht an.
Das erfahren Sie in Kapitel 6
Bei Entgeltfortzahlung wegen Erkrankung erstattet die MinijobZentrale Betrieben mit bis zu 30 Beschäftigten für den geringfügig beschäftigten Arbeitnehmer 80 Prozent des fortgezahlten Bruttoarbeitslohns ohne Einmalzahlungen. Nicht erstattet werden die pauschalen Arbeitgeberbeiträge zur Kranken- und Rentenversicherung sowie freiwillige Leistungen des Arbeitgebers. Bei Entbindung werden • 100 Prozent der Aufwendungen während der Schutzfristen vor und nach der Entbindung zuzüglich der darauf entfallenden Kranken- und Rentenversicherungsbeiträge sowie • 100 Prozent des fortgezahlten Arbeitsentgelts für die Dauer von Beschäftigungsverboten erstattet.
Erstattung bei Krankheit
Entgeltfort zahlungs versicherung
Erstattung bei Entbindung
15
Schnelleinstieg – Der Inhalt der Kapitel in Kurzfassungen
Übersicht: Abgaben an die MinijobZentrale Siehe CDROM
Regelung bis 30.06.2006
Regelung seit 01.07.2006
400Euro MiniJobs
kurzfristige Beschäftigun gen
400Euro MiniJobs
kurzfristige Beschäftigun gen
Kranken versicherung
11 Prozent
Keine
13 Prozent
Keine
Renten versicherung
12 Prozent
Keine
15 Prozent
Keine
Aufstockung der RVBeiträge
ja, Aufstockung Nein bis zum vollen RVBeitrag
ja, Aufstockung Nein bis zum vollen RVBeitrag
Einheitliche Pauschsteuer
2 Prozent
Keine
2 Prozent
Keine
Umlage U1
0,1 Prozent
0,1 Prozent
0,1 Prozent
0,1 Prozent
Umlage U2
0,0 Prozent
0,0 Prozent
0,0 Prozent
0,0 Prozent
Pauschalbeiträge
Umlagen nach dem Aufwendungs ausgleichgesetz
Regelungen in der Gleitzone Das erfahren Sie in Kapitel 7
16
Wenn sich Mini-Jobs auswachsen und der Mitarbeiter regelmäßig mehr als 400 Euro verdient, so gelten andere Regelungen. Es ist ein Midi-Job entstanden, deren Einkommensgrenze bei 800 Euro liegt. Das Arbeitsentgelt von Midi-Jobs liegt in einem Bereich gleitenden Verlaufes an Sozialversicherungsbeiträgen. Für Beschäftigte in der Gleitzone gelten in sozialversicherungsrechtlicher und steuerlicher Hinsicht besondere Regelungen. So steigen die Sozialversicherungsbeiträge in ihrer Gesamtheit – je nach Verdienst – von ca. 4 Prozent bei 400,01 Euro bis hin zu ca. 21 Prozent bei 800 Euro. Nicht betroffen von der Gleitzonenregelung sind hingegen Auszubildende, Kurzarbeiter und Bauleute, die Schlechtwettergeld erhalten. Zur Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge muss zunächst das Durchschnittseinkommen – inkl. Sonderzahlungen (Urlaubs- oder Weihnachtsgeld) des Mitarbeiters – ermittelt werden.
Schnelleinstieg – Der Inhalt der Kapitel in Kurzfassungen
Entscheidende Merkmale der Gleitzone sind, dass der Arbeitgeberanteil an den Sozialversicherungen nach dem tatsächlichen Arbeitseinkommen geleistet werden muss, während für den Arbeitnehmer ein fiktives Arbeitsentgelt errechnet wird, worauf der Sozialversicherungsbeitrag gezahlt wird. Folgende Formel gilt für die Berechnung: Beitragsbemessungsentgelt =
Formel
Faktor × 400 + (2 – Faktor) × (Arbeitsentgelt – 400) Für 2006 lautet der Faktor 0,7160. Er wird jedes Jahr neu ermittelt.
Aus dieser Formel ergeben sich für den Arbeitnehmer reduzierte Beiträge an den Sozialversicherungen. Doch in einem Bereich hat der Beschäftigte auch eine Wahlmöglichkeit: bei der Rentenversicherung. Verzichtet er auf die Anwendung der Gleitzonenberechnung in der Rentenversicherung, so wird hier das tatsächlich verdiente und nicht das fiktive Arbeitseinkommen als Bemessungsgrundlage herangezogen. Außerdem gilt: Werkstudenten brauchen nur in die Rentenkasse einzahlen, alle anderen Zweige der Sozialversicherung sind beitragsfrei.
Schlechtleistung Grundsätzlich gehört es zu den Pflichten des Arbeitnehmers seine ihm übertragen Aufgaben ordnungsgemäß zu erfüllen. Doch nicht jeder Mitarbeiter kann oder will sich den vertraglichen Pflichten stellen. Trotzdem kann nicht jede Leistung minderer Qualität oder Quantität gleich als Schlechtleistung bezeichnet werden. Von Schlechtleistungen spricht man, wenn die Arbeitsleistungen des Mitarbeiters dauerhaft die durchschnittlichen Ansprüche weit unterschreiten. Gegen dieses Verhalten kann sich der Arbeitgeber wehren. Es stehen ein mündlicher Tadel, eine schriftliche Abmahnung und in schweren Fällen auch eine Kündigung als Maßnahmen zur Verfügung. Geklärt werden sollten jedoch auch immer die Gründe für die Schlechtleistung. Gerade wenn Mobbing oder sexuelle Belästigung die Ursachen sind, ist der Mitarbeiter von einer Schuld meist freizusprechen.
Das erfahren Sie in Kapitel 8
17
Schnelleinstieg – Der Inhalt der Kapitel in Kurzfassungen
Das Arbeitszeugnis Das erfahren Sie in Kapitel 9
Der Arbeitnehmer hat einen Rechtsanspruch auf ein Arbeitszeugnis (§ 630 BGB, § 109 GewO). Er bestimmt auch, welche Form eines Zeugnisses ausgestellt werden muss – entweder ein einfaches oder ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. Einfaches Arbeitszeugnis Im einfachen Arbeitszeugnis stehen nur die Fakten des Arbeitsverhältnisses ohne eine Bewertung. Hierzu zählen, Name, Vorname und Anschrift des Mitarbeiters, die Art der Beschäftigung, die Funktion und die Dauer der Beschäftigung. Abzugrenzen ist das einfache Arbeitszeugnis gegenüber den Arbeitsbescheinigungen für die Bundesagentur für Arbeit. Arbeitsbescheinigungen enthalten Daten, die nicht in einem Arbeitszeugnis enthalten sein dürfen (beispielsweise der Verdienst). Qualifiziertes Arbeitszeugnis Das qualifizierte Arbeitszeugnis ist deutlich umfangreicher. Neben den im einfachen Arbeitszeugnis verwendeten Fakten wird der Arbeitnehmer umfassend bewertet. Es soll auch über die Leistung und Führung des Mitarbeiters Auskunft geben. Außerdienstliches Verhalten hingegen hat – bis aus Ausnahmefälle – nichts in einem Arbeitszeugnis zu suchen. Zwischenzeugnis Gesondert von einem einfachen oder qualifizierten Arbeitszeugnis ist das Zwischenzeugnis zu sehen. Im Allgemeinen hat der Arbeitnehmer einen Anspruch darauf, wenn er seinen Arbeitsplatz innerhalb des Betriebs wechselt und sich einer neuen Arbeitsaufgabe widmet. Es ist inhaltlich einem qualifizierten Arbeitszeugnis ähnlich mit dem zusätzlichem Hinweis, warum dieses ausgestellt wird.
Zeugniscode
18
Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis unterliegt vielfach einem Zeugniscode, da der Arbeitgeber verpflichtet ist, sich auch in schwierigen Fällen wohlwollend auszudrücken. Erbrachte Leistungen klingen so besser als sie eigentlich sind, herausragende Leistungen werden durch Schlüsselsätze nochmals unterstrichen. Formal muss ein Arbeits- oder Zwischenzeugnis auf aktuellem Geschäftspapier erstellt
Schnelleinstieg – Der Inhalt der Kapitel in Kurzfassungen
werden und mindestens von einem Vorgesetzen unterschrieben sein. Das Zeugnis ist dem Mitarbeiter spätestens am letzten Tag seiner Beschäftigung auszuhändigen.
Das Ende des Arbeitsverhältnisses Im Prinzip endet ein Mini-Job nicht anders als jedes andere Beschäftigungsverhältnis auch, nämlich durch Fristablauf, Aufhebungsvertrag, Kündigung oder Tod des Arbeitnehmers. Da jedoch gerade rund um die Kündigung vom Arbeitgeber zahlreiche Vorgaben von Gesetzgeber und Rechtsprechung zu beachten sind, finden Sie in diesem Kapitel eine Einführung in das Kündigungsrecht anhand von Übersichten und einigen, speziell für Mini-Jobs relevanten Beispielen, die Ihnen bei solchen personalpolitischen Entscheidungen helfen sollen.
Das erfahren Sie in Kapitel 10
19
Prüfanleitung Ein Prüfschema zur Beurteilung des Arbeits verhältnisses finden Sie auf Seite 32
Mit der Einführung von Sonderregelungen für so genannte „geringfügige Beschäftigungsverhältnisse“ – oder auch einfach MiniJobs – versucht der Gesetzgeber, in diesem Segment des Arbeitsmarkts neue Anreize für dauerhafte Arbeitsplätze zu schaffen. Wesentliches Argument ist die vereinfachte Handhabung von Steuern und Abgaben. Die Regelung trifft jedoch nicht auf alle Arbeitsverhältnisse zu. Sowohl hinsichtlich der Gestaltung der rechtlichen Rahmenbedingungen als auch bei bestimmten Personengruppen sind Ausnahmen zu berücksichtigen, die in diesem Kapitel vorgestellt werden. Die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung der Beschäftigungsverhältnisse sowie die Wahl der richtigen Besteuerungsform obliegt Ihnen als Arbeitgeber. Tipp: Es empfiehlt sich, auch für Aushilfen ein Personaldatenblatt zu führen, das neben einer Nachweisfunktion hinsichtlich der vom Arbeitgeber durchzuführenden Prüfung auch die Einhaltung der kurzen Meldefristen erheblich erleichtert.
1.1
Was macht einen Job zum MiniJob?
Mini-Jobs werden in drei Fallgruppen unterteilt: 1. geringfügig entlohnte Beschäftigung 2. geringfügig entlohnte Beschäftigung im häuslichen Bereich 3. kurzfristige Beschäftigung Abhängiges Beschäftigungs verhältnis
20
Mini-Jobs sind abhängige Beschäftigungsverhältnisse. Eine selbstständige Tätigkeit, z. B. gegen Rechnung, scheidet insoweit aus. Wesentliches Kriterium ist zudem ein angemessenes Verhältnis von Arbeit und Vergütung.
Geringfügig entlohnte Tätigkeiten
Beispiel: Somit sind sowohl der zweimal jährlich bestellte Gärtner, der auf selbstständiger Basis eine Stundenrechnung stellt, als auch so ge nannte 1EuroJobs keine MiniJobs im rechtlichen Sinne.
1.2
Geringfügig entlohnte Tätigkeiten
Damit sind zunächst solche Tätigkeiten gemeint, die in einem Geschäftsbetrieb erbracht werden, also z. B. Tätigkeiten als Kurierfahrer, Bürohilfe oder Putzfrau von Büroräumen.
Definition Hauptkriterium für diese Beschäftigungsform ist die Höhe des Gehalts. Derzeit liegt die Geringfügigkeitsgrenze bei 400 Euro im Monat bzw. 4.800 Euro im Jahr. Seit dem 1. April 2003 spielt dabei die wöchentliche Arbeitszeit keine Rolle mehr. Die alte 15-StundenGrenze wurde gestrichen. Nach § 8 SGB IV ist eine geringfügige Beschäftigung sozialversicherungsfrei, wenn • das durchschnittliche Arbeitsentgelt die Geringfügigkeitsgrenze von 400 Euro monatlich nicht überschreitet und • mindestens der pauschale Betrag zur Rentenversicherung vom Arbeitgeber entrichtet wird.
400 Euro Einkommens grenze
Als Berechnungsgrundlage dient die tatsächlich gewährte Vergütung. Dazu zählen neben dem geschuldeten regelmäßigen Arbeitsentgelt auch Sonderzuwendungen wie Arbeits- und Weihnachtsgeld. Wird dabei insgesamt die Geringfügigkeitsgrenze von 4.800 Euro im Jahr überschritten, ist das Beschäftigungsverhältnis voll abgabenpflichtig. Hinweis: Einzelheiten hierzu finden Sie in Kapitel 3 „Gehaltsberechnung für Mini-Jobs“
Vorsicht bei Sonder zuwendungen
21
Prüfanleitung
Besondere Personengruppen Grundsätzlich sind Mini-Jobs versicherungsfrei. Jedoch sieht das Versicherungsrecht eine Reihe von Ausnahmen vor, die Sie als Arbeitgeber prüfen müssen. Nicht versicherungsfrei sind nämlich Beschäftigte, die • im Rahmen betrieblicher Berufsbildung (Auszubildende und Praktikanten), • im Rahmen des Gesetzes zur Förderung des freiwilligen sozialen oder ökologischen Jahres, • als behinderte Menschen in geschützten Einrichtungen, • in Einrichtungen der Jugendhilfe, Berufsbildungswerken oder vergleichbaren Einrichtungen für behinderte Menschen, • aufgrund einer stufenweise Wiedereingliederung in das Erwerbsleben nach § 74 SGB V bzw. § 28 SGB IX, • wegen Kurzarbeit oder witterungsbedingtem Ausfall geringfügig beschäftigt sind. Hier sind unabhängig von Dauer der Beschäftigung und Höhe der Vergütung die vollen Versicherungsabgaben abzuführen.
1.3
Kurzfristige Tätigkeiten
Auch kurzfristige Beschäftigungsverhältnisse sind versicherungsfrei. Anders als bei den geringfügig entlohnten Arbeitsverhältnissen wird allerdings die steuerliche Behandlung nicht an die versicherungspflichtige geknüpft. Hinweis: Einzelheiten hierzu finden Sie im Kapitel 4.3 „Kurzfristige Beschäftigungen“.
Definition Maximal zwei Monate oder 50 Arbeitstage
22
Eine kurzfristige Beschäftigung liegt vor, wenn diese auf maximal zwei Monate bzw. 50 Arbeitstage begrenzt ist. Unerheblich ist, ob sich die Befristung aus der Art der Tätigkeit ergibt oder ob sie vertraglich vereinbart wurde. Wird die Beschäftigung an mindestens fünf Wochentagen ausgeübt, gilt der 2-Monats-Zeitraum. Auf Tätigkeiten, die weniger als fünf
Kurzfristige Tätigkeiten
Wochentage ausgeübt werden, wird die 50 Tage-Regelung angewandt. Als Berechnungszeitraum dient jeweils das Kalenderjahr. Vor jeder neuen Beschäftigung ist also zu prüfen, ob die vorangegangen Tätigkeiten im laufenden Kalenderjahr zusammen mit der aktuellen die Zeitgrenzen der Geringfügigkeit überschreiten. Dabei endet der Beurteilungszeitraum stets mit dem voraussichtlichen Ende der aktuellen Beschäftigung. Beispiel: Ein Arbeitnehmer übt vom 16.4.2006 bis zum 31.5.2006 eine befristete Beschäftigung (5TageWoche) aus. Zuletzt hatte er vom 23.10.2005 bis zum 30.11.2005 eine solche Tätigkeit ausgeübt. Der Beurteilungszeitraum für das aktuelle Beschäftigungsverhältnis läuft vom 1.1.2006 bis zum 31.5.2006. Innerhalb dieses Zeitraums wur de keine weitere kurzfristige Beschäftigung ausgeübt. Die aktuelle Be schäftigung wird daher als sozialversicherungsfreier MiniJob behandelt. Achtung: Vor dem 1. April 2003 wurde nicht das Kalenderjahr als Bemessungs zeitraum herangezogen, sondern jeweils von der zu prüfenden Beschäf tigung ein Jahr zurückgerechnet.
Grenzfälle Verschiedene Tätigkeiten an einem Tag Werden an einem Kalendertag mehrere kurzfristige Beschäftigungen ausgeübt, gilt dies trotzdem nur als ein Arbeitstag. Datumsübergreifender Nachtdienst Wird die kurzfristige Beschäftigung in Form eines Nachtdienstes ausgeübt, der sich über zwei Kalendertage erstreckt, wird nur ein Kalendertag angerechnet. Addition mehrerer kurzfristiger Tätigkeiten Maßgeblich für die Beurteilung, ob eine kurzfristige Beschäftigung vorliegt, ist die Gesamtbetrachtung. Das heißt, mehrere für sich genommen kurzfristige Beschäftigungen werden zusammengerechnet.
Maßgeblich ist die Gesamt betrachtung
23
Prüfanleitung
Dies gilt auch, wenn die Beschäftigungen bei verschiedenen Arbeitgebern ausgeübt werden. Angerechnet wird jede kurzfristige Beschäftigung. Unabhängig davon, ob es sich hierbei um eine geringfügig entlohnte oder eine besser bezahlte Tätigkeit handelt. Achtung: Der Beurteilungszeitraum endet immer mit dem voraussichtlichen Ende der aktuellen Beschäftigung. Dies gilt auch dann, wenn diese über den Jahreswechsel hinweg andauert und mit Beginn des neuen Kalender jahres eigentlich ein neuer Beurteilungszeitraum beginnen sollte. Eine Trennung der versicherungsrechtlichen Beurteilung einer Beschäftigung nach den Kalenderjahren hinweg wird also nicht vorgenommen.
Als Arbeitgeber sollten Sie sich von einem Arbeitnehmer vor Antritt eines Mini-Jobs stets vorangegangene Beschäftigungsverhältnisse nach Dauer und Umfang schriftlich nachweisen lassen. Nur so ist eine korrekte sozialversicherungsrechtliche Beurteilung möglich. Im Fall von Falschangaben können so nachzuzahlende Beiträge jedenfalls teilweise vom Arbeitnehmer zurückgefordert werden. Eine solche Klausel ist auch im Mustervertrag enthalten, den Sie auf der CD-ROM zum Buch finden. Verlängerung einer kurzfristigen Tätigkeit Geringfügig keitsgrenze
Wenn die Beschäftigung – entgegen der ursprünglichen Planung! – über die zeitliche Geringfügigkeitsgrenze hinaus verlängert wird, tritt grundsätzlich vom Tag des Überschreitens an Versicherungspflicht ein. Stellt sich schon während der Tätigkeit heraus, dass die Frist durch eine Verlängerung überschritten wird, tritt die Versicherungspflicht bereits ab dem Tag ein, an dem dies bekannt ist. Für die Vergangenheit bleibt es jedoch bei der Versicherungsfreiheit. Tipp: Wenn die zu verlängernde Tätigkeit mit nicht mehr als 400 Euro mo natlich vergütet wird, kommt es auf die Überschreitung der zeitlichen Geringfügigkeitsgrenze nicht an, weil bei geringfügig vergüteten Be schäftigungsverhältnissen der zeitliche Rahmen unbeachtlich bleibt.
24
Kurzfristige Tätigkeiten
Berufsmäßigkeit Wenn eine Beschäftigung berufsmäßig ausgeübt wird, entfällt die Versicherungsfreiheit; Berufsmäßigkeit ist insoweit ein Ausschlusskriterium. Grundsätzlich ist eine Beschäftigung nicht berufsmäßig, wenn sie für den Arbeitnehmer von untergeordneter wirtschaftlicher Bedeutung ist. Anerkannte Fallgruppen hierfür sind: • Gelegenheitsjobs (z. B. in den Ferien, zwischen Schulabschluss und Studium) • Tätigkeiten von Personen, die aus dem aktiven Erwerbsleben ausgeschieden sind (z. B. Hausfrauen, Rentner) • kurzfristige Beschäftigungen, die neben einer Hauptbeschäftigung ausgeübt werden • Tätigkeiten, bei denen die Geringfügigkeitsgrenze von 400 Euro monatlich nicht überschritten wird
Berufsmäßigkeit
Umgekehrt liegt Berufsmäßigkeit ohne weitere Prüfung bei Personen vor, die Leistungen aus der Arbeitslosenversicherung beziehen (Arbeitslosengeld I und II, Unterhaltsgeld). Gleiches gilt für Beschäftigungen, die während der Elternzeit oder eines unbezahlten Urlaubs ausgeübt werden. Tipp: Um die Grundlagen Ihrer getroffenen Einstufung eines solchen Be schäftigungsverhältnisses nachweisen zu können, sollten Sie entspre chende Nachweise zu den Lohnunterlagen eines solchen Arbeitnehmers nehmen.
Rahmenverträge Häufig wird für den Abruf jeweils kurzfristiger Beschäftigungsverhältnisse ein Rahmenvertrag geschlossen. Hierbei ist Vorsicht geboten. Die Versicherungsfreiheit wegen Kurzfristigkeit ist ausgeschlossen, wenn die in Frage stehende Tätigkeit regelmäßig ausgeübt wird. Regelmäßig ist eine Tätigkeit, wenn sie auf ständige Wiederholung ausgerichtet ist und über einen längeren Zeitraum hinweg geplant und ausgeübt ist. Ein solcher Rahmenvertrag ist ein Indiz für Regelmäßigkeit. Dies gilt insbesondere dann, wenn ein solcher Rahmenvertrag über einen längeren Zeitraum als ein Jahr geschlossen
Rahmen verträge
25
Prüfanleitung
wird – unabhängig davon, ob die zeitlichen Grenzen für eine geringfügige Beschäftigung eingehalten werden. Ähnliches gilt, wenn sich ein auf ein Jahr befristeter Rahmenvertrag unmittelbar an einen vorangegangenen anschließt, weil diese dann im Zusammenhang betrachtet werden. Dies gilt nur dann nicht, wenn zwischen diesen beiden Verträgen ein Zeitraum von mindestens zwei Monaten liegt.
1.4 Siehe CDROM
Beschäftigung im privaten Haushalt
Die Beschäftigung im privaten Haushalt gemäß § 8a Satz 2 SGB VI unterliegt vergünstigten Steuersätzen. Hinweis: Einen Muster-Arbeitsvertrag für geringfügig Beschäftigte im häuslichen Bereich finden Sie auf der CD-ROM.
Definition Ein Mini-Job in einem Privathaushalt liegt vor, wenn die Tätigkeit aus so genannten haushaltsnahen Dienstleistungen besteht, wie sie sonst Familienmitglieder ausführen, z. B. Kochen, Putzen, die Betreuung von Kindern, alten und pflegebedürftigen Menschen oder Gartenarbeit.
Abgrenzung
Haushaltscheck verfahren
Da auch die Betreuung von Kindern unter diese Definition fällt, ist auch die Betreuung durch eine Tagesmutter in deren Haushalt ein Mini-Job im häuslichen Bereich. Wird ein Arbeitnehmer sowohl im Betrieb als auch im privaten Haushalt beschäftigt, kann das vereinfachte Meldeverfahren für Mini-Jobs im Privathaushalt (Haushaltsscheckverfahren) nicht angewendet werden, weil es sich um ein einheitliches Beschäftigungsverhältnis handelt. Beispiel: Eine Arztpraxis wird im Rahmen eines MiniJobs für 300 Euro monat lich von einer Putzfrau gereinigt. Für weitere 100 Euro monatlich reinigt sie auch die Privatwohnung des Arztes.
26
Beschäftigung im privaten Haushalt
Diese Tätigkeit ist als ein einheitlicher MiniJob für eine Tätigkeit im gewerblichen Bereich mit den entsprechenden Pauschbeträgen anzu melden. Wenn der Arbeitsvertrag über die Reinigung der Privatwohnung mit der Ehefrau des Arztes geschlossen wird, liegen zwei MiniJobs vor, die unterschiedlich beurteilt werden. Während die Praxisreinigung als Mini Job im gewerblichen Bereich angemeldet werden muss, kann die Reini gung der Privatwohnung mit dem vereinfachten und günstigeren Haus haltsscheckverfahren angemeldet werden.
Sonderfall: Beschäftigung von Familienangehörigen Die Beschäftigung von Familienangehörigen in Mini-Jobs ist grundsätzlich zulässig. Allerdings werden sie häufig als bloße „Scheinbeschäftigung“ eingestuft. Dies ist zwar eine Frage des Einzelfalls, doch hat das Bundessozialgericht mehrfach betont, dass jedenfalls solche Beschäftigungsverhältnisse zwischen Familienmitglieder, die in häuslicher Gemeinschaft leben (Ehegatten bzw. Eltern und Kinder) ausgeschlossen sind. Bei Verträgen mit Familienangehörigen sollte besondere Sorgfalt auf die schriftliche Festlegung und praktische Ausgestaltung des Beschäftigungsverhältnisses gelegt werden.
Schein beschäftigung
Besonderheiten Arbeitgeber werden bei Mini-Jobs in Privathaushalten von der Sozialversicherung nicht eigens geprüft. Es sind auch keine Lohnunterlagen für die Sozialversicherung zu führen. Achtung: Da zur Beurteilung der Geringfügigkeit auch bei häuslichen Tätigkeiten mehrere Beschäftigungsverhältnisse addiert werden, sollten Sie als Ar beitgeber ihren Arbeitnehmer arbeitsvertraglich zur Mitteilung jeglicher Nebentätigkeiten verpflichten.
27
Prüfanleitung
Haushaltsscheck – Vordruck mit Hinweisen zum Ausfüllen
28
Haushaltsscheck – Vordruck mit Hinweisen zum Ausfüllen
So füllen Sie den Haushaltsscheck aus: 1. Als Arbeitgeber im Haushaltsscheckverfahren kommen nur natürliche Personen in Betracht. Beschäftigungen in privaten Haushalten, die durch Dienstleistungsagenturen oder andere Unternehmen begründet sind, fallen nicht unter diese Regelung. Dies gilt auch für Beschäftigungsverhältnisse, die mit Wohnungseigentümergemeinschaften (im Sinne des Gesetzes über das Wohnungseigentum und das Dauerwohnrecht – WEG) oder mit Hausverwaltungen geschlossen werden. Eine Beschäftigung kann auch nur dann im Haushaltsscheckverfahren gemeldet werden, wenn der Arbeitnehmer für denselben Arbeitgeber keine weiteren Dienstleistungen, wie z. B. in den dem Privathaushalt angeschlossenen Geschäftsräumen, erbringt. 2. Erstanmeldung/Folgescheck: Bitte stets kennzeichnen, ob Sie erstmalig einen Haushaltsscheck einreichen (Erstanmeldung) oder ob es sich bei bereits gemeldeter Beschäftigung z. B. wegen sich ändernder Bezüge, Adresse oder Bankverbindung um einen neuen Scheck (Folgescheck) handelt. Bitte nutzen Sie den Folgescheck auch, wenn Sie uns das Beschäftigungsende unter Punkt 15 mitteilen. 3. Telefonnummer. Die Angabe der Telefonnummer ist freiwillig, jedoch würde sie die Arbeit der Minijob-Zentrale für eventuelle Rückfragen sehr erleichtern. 4. Betriebsnummer eintragen. Bitte keine gewerblichen Betriebsnummern benutzen. Sie haben keine (andere)? Die MinijobZentrale wird diese für Sie vergeben und nachtragen. Wenn Sie unter Punkt 2 „Folgescheck“ angekreuzt haben, tragen Sie bitte unbedingt die für Ihren Privathaushalt vergebene Betriebsnummer ein. 5. Ja. Wenn Sie unter Verzicht auf die Lohnsteuerkarte der Haushaltshilfe die Pauschsteuer in Höhe von 2 v.H. des Arbeitsentgelts an die Minijob-Zentrale zahlen. Nein. Wenn Sie die anfallende Lohnsteuer entsprechend der Steuerklasse über die Lohnsteuerkarte der Haushaltshilfe erheben und an das zuständige Wohnsitzfinanzamt abführen.
29
Prüfanleitung
6. Steuernummer nur eintragen, wenn Sie Punkt 5 mit „Ja“ beantwortet haben. Die Steuernummer entnehmen Sie bitte dem letzten Steuerbescheid. 7. Versicherungsnummer. Nicht bekannt? Tragen Sie bitte das Geburtsdatum, das Geschlecht, den Geburtsort und den Geburtsnamen der/des Beschäftigten ein. 8. Ja. Wenn Ihre Haushaltshilfe mehrere Arbeitsplätze hat. Auch eine versicherungspflichtige (Haupt-)Beschäftigung ist hiermit gemeint. Nein. Wenn Ihre Haushaltshilfe keine weiteren Arbeitsplätze hat. 9. Ja. Wenn Ihre Haushaltshilfe in einer gesetzlichen Krankenkasse pflicht-, freiwillig oder familienversichert ist. Nein. Wenn Ihre Haushaltshilfe privat oder gar nicht krankenversichert ist. 10. Ja. Wenn Ihre Haushaltshilfe zum Erwerb vollwertiger Rentenansprüche auf die Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung verzichten und den von Ihnen zu zahlenden fünfprozentigen Beitragsanteil zur Rentenversicherung durch einen Eigenanteil bis zum vollen Rentenbeitrag aufstocken will. Falls Ihre Haushaltshilfe einen späteren Zeitpunkt für den Beginn der Rentenversicherungspflicht bestimmt, ist dieser in dem unter Punkt 10 stehenden Feld „ab …“ einzutragen. Sollte die Haushaltshilfe bei Ihnen – bzw. bei mehreren Beschäftigungen insgesamt – weniger als 155 Euro verdienen, wird der Gesamtbeitrag mindestens von 155 Euro berechnet. In jedem Fall ist der Haushaltshilfe im Vorfeld zu empfehlen, beim zuständigen Rentenversicherungsträger nachzufragen, ob und ggf. welche Vorteile für sie mit dieser Regelung verbunden sind. Nein. Wenn nur die Pauschalbeiträge zur Rentenversicherung (5 v. H.) von Ihnen gezahlt werden sollen. 11. Beschäftigungsbeginn bei monatlich gleich bleibender Bezahlung. 12. Beginn und Ende des Entgeltabrechnungszeitraumes bei monatlich wechselndem Arbeitsentgelt oder Teilzeiträumen (z. B. vom 01.04. bis 18.04.200X).
30
Haushaltsscheck – Vordruck mit Hinweisen zum Ausfüllen
13. Arbeitsentgelt eintragen. Das ist der ausgezahlte Betrag plus eventuell einbehaltener und über die Steuerkarte abgerechneter Steuern. Bitte den Verdienst kaufmännisch auf volle EuroBeträge runden (bis 49 Cent abrunden, ab 50 Cent aufrunden). 14. Beschäftigung dauert an bitte kennzeichnen, wenn Sie Punkt 12 ausfüllen. Ja. Die Beschäftigung ist nicht beendet, im nächsten Monat kommt ein neuer Folgescheck. Nein. Mit dem unter Punkt 12 eingegebenen „bis-Datum“ wurde die Beschäftigung beendet. 15. Bei Beschäftigung beendet am das Datum eintragen und den Folgescheck (vgl. 2) an die Minijob-Zentrale schicken. 16. Unterschriften sind von Ihnen und der/dem Beschäftigten erforderlich. 17. Einzugsermächtigung ist nur bei erstmaliger Verwendung des Haushaltsschecks oder bei Änderung der Bankverbindung zu erteilen. Hiermit ermächtigen Sie die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See/Minijob-Zentrale, die Pauschalbeiträge zur Krankenversicherung (vgl. 9) und Rentenversicherung, die Beiträge zur Unfallversicherung (ab 01.01.2006), die Umlagen zum Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit und Mutterschaft sowie gegebenenfalls die einheitliche Pauschsteuer (vgl. 5) von Ihrem Konto einzuziehen.
Prüfanleitung für MiniJobs Als Arbeitgeber sollten Sie unbedingt vor der Einstellung bzw. spätestens zur Anmeldung sorgfältig prüfen, ob das in Frage stehende Beschäftigungsverhältnis tatsächlich ein Mini-Job im gesetzlichen Sinne ist. Die Prüfanleitung auf der folgenden Seite soll Ihnen hierbei als Arbeitshilfe dienen.
31
Prüfanleitung: Handelt es sich um einen Mini Job im gesetzlichen Sinne? 1. Art der Tätigkeit 1.1
Wie ist die abhängige Tätigkeit (Anstellung) ausgestaltet? Achtung: freie Mitarbeit, selbstständige Tätigkeit oder nur arbeitnehmerähnliches Arbeitsverhältnis scheiden aus!
1.2
Liegen die MiniJobKriterien vor? • Geringfügig entlohnte Tätigkeit (mtl. Durchschnitts einkommen nicht über 400 Euro) • Kurzfristige Tätigkeit (max. 2 Monate/50 Arbeitstage im Kalenderjahr)
1.3
Sonderfall: MiniJob im häuslichen Bereich: Soll die Tätigkeit im häuslichen Bereich ausgeübt werden, gelten vereinfachte Regelungen. • Tätigkeit im häuslichen Bereich, wie sie für gewöhnlich von Familienmitgliedern ausgeübt werden (Putzen, Gartenpflege, Kinderbetreuung) • Keine gewerblich geprägte geringfügige Tätigkeit beim gleichen Arbeitgeber
1.4
Welcher Art ist die geschuldete Tätigkeit und wie hoch ist der hierfür angesetzte Zeitaufwand wöchentlich/monatlich?
2. Müssen weitere Nebentätigkeiten berücksichtigt werden? 2.1
Übt der Arbeitnehmer eine versicherungspflichtige Haupt beschäftigung aus?
2.2
Übt der Arbeitnehmer eine weitere geringfügige Beschäfti gung (MiniJob) aus? • Seit wann? • In welchem zeitlichem Umfang? • Welches monatliche Durchschnittseinkommen wird hierbei erzielt?
32
Prüfanleitung: Handelt es sich um einen MiniJob im gesetzlichen Sinne?
3. Gehört der Arbeitnehmer einer gesondert zu prüfenden Personen gruppe an? • Auszubildender • Praktikant oder Student • Rentner • Übungsleiter, Ausbilder • Arbeitslosenbezugsempfänger Hat dies Auswirkungen auf die Einstufung des Beschäftigungs verhältnisses? 4. Auswirkungen bei geringfügig entlohnten MiniJobs 4.1
Wie hoch ist das monatliche Gehalt?
4.2
Gibt es Sonderzuwendungen, die bei der Berechnung be rücksichtigt werden müssen und in welcher Höhe?
4.3
Nur bei gewerblichen MiniJobs: Gibt es sonstige vermö genswerte Vorteile (Handy oder Dienstwagen)
4.4
Wie hoch ist das so zu errechnende monatliche Durch schnittsgehalt?
4.5
Wenn die 400EuroGrenze überschritten wird: • Kann das monatliche Grundgehalt entsprechend redu ziert werden? • Ist der Arbeitnehmer bereit, auf Sonderzuwendungen schriftlich zu verzichten?
4.6
Steuerrechtliche Betrachtung (Pauschale, Pauschalsteuer oder Lohnkarte?) • Wie hoch ist das sonstige Einkommen des Arbeitneh mers aus unselbständiger Arbeit? • Wie hoch ist das Einkommen des Arbeitnehmers insgesamt? • Besteht Rentenversicherungspflicht?
33
Prüfanleitung
5. Auswirkungen bei kurzfristigen MiniJobs 5.1
Liegt Berufsmäßigkeit vor?
5.2
Handelt es sich um eine gelegentliche Tätigkeit (fehlender Fortsetzungszusammenhang)?
5.3
Wie ist der erwartete Zeitbedarf für die Tätigkeit? • Ist die Tätigkeit fristgebunden? • Ist die Tätigkeit zweckgebunden? • Kann ein konkretes Ende der Befristung in den Arbeits vertrag mit aufgenommen werden?
6. Freiwillige Rentenversicherung 6.1
34
Ist der Arbeitnehmer über die Möglichkeit, freiwillig der Rentenversicherung beizutreten, belehrt worden und hat er darauf verzichtet?
FAQ: Müssen Sie bei bestehenden MiniJobs etwas ändern?
FAQ: Müssen Sie bei bestehenden MiniJobs etwas ändern? Was ändert sich bei „Altverträgen“ über geringfügige Beschäftigungsverhältnisse? Grundsätzlich ist die Abführung von Sozialabgaben – gleich in welcher Form – eine von der sonstigen Ausgestaltung des Arbeitsverhältnisses unabhängige Pflicht des Arbeitgebers. Bestehende Verträge mit Arbeitnehmern über ein geringfügiges Beschäftigungsverhältnis müssen nicht eigens an eine Erhöhung der Sozialabgaben angepasst werden. Diese Verträge regeln nämlich nicht das Verhältnis zu den Sozialversicherungsträgern, sondern ausschließlich die Rechte und Pflichten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
Abführung von Sozialabgaben
Was bedeutet das für die Praxis? In der Praxis bedeutet das: Ab dem Stichtag 1.7.2006 müssen Sie den erhöhten Satz an die zuständige Stelle (meist die Bundesknappschaft) abführen. Diese Anpassung erfolgt – nicht anders als bei Änderungen der Sozialabgaben für Vollzeitbeschäftigungsverhältnisse auch – in Koordination mit dem entsprechenden Leistungsträger. Über Einzelheiten können Sie sich kostenlos bei der Verrechnungsstelle, die für das fragliche Beschäftigungsverhältnis zuständig ist, informieren.
35
1
Personalauswahl – Wo finden Sie den optimalen MiniJobber?
Eine geschickte Personalauswahl hat maßgeblichen Einfluss auf den Erfolg eines Unternehmens. Dies gilt selbstverständlich auch für Teilzeittätigkeiten. Die entscheidende Frage für den weiteren Verlauf der Personalsuche ist: Wie wichtig ist ein längeres Arbeitsverhältnis mit dem Bewerber? Ist eine hohe Fluktuation in Ihrer Branche üblich, so wird sich Ihr Aufwand in Hinsicht auf die Bewerber sowieso in Grenzen halten. Doch gute Kandidaten sind auch bei geringfügig Beschäftigten wichtig. Insofern sollten Sie sich auch intensiv mit dem Thema Personalauswahl beschäftigen. Nachfolgend soll insbesondere auf das Vorstellungsgespräch und das Telefoninterview eingegangen werden, Auch die Einsatzmöglichkeiten von Einstellungstest und praktische Übungen sind Inhalt dieses Kapitels.
Die Methoden der Personalauswahl im Überblick Im Laufe der Zeit haben sich viele Methoden zur Personalauswahl etabliert. Nicht alle scheinen auf den ersten Blick für die Auswahl von geeigneten Mini-Jobbern geeignet. Folgende Methoden werden angewendet: • Vorstellungsgespräch; Einstellungsgespräche, Dauer etwa 1. Std. • Telefoninterview; Einstellungsgespräch, Dauer etwa 30 Minuten • Gruppeninterviews; Einstellungsgespräch mit mehreren Bewerbern im Zusammenhang mit einem kurzen Vorstellungsgespräch/Telefoninterview, Dauer unterschiedlich • Praktische Übungen; meist in Verbindung mit einem kurzen Vorstellungsgespräch/Telefoninterview, Dauer unterschiedlich • Einstellungstest; in Verbindung mit einem kurzen Vorstellungsgespräch/Telefoninterview und anschließenden Logik-Tests
36
Der erste Schritt •
1
Assessment-Center; Kombination aus Vorstellungsgespräch/ Telefoninterview mit Einstellungstests/praktischen Übungen mit der Beurteilung durch mehrere Personalverantwortliche/ Mitarbeiter, Dauer unterschiedlich bis zu mehreren Tagen
Hinweis: Ein Assessment-Center scheint für die Auswahl von geringfügig Beschäftigten aufgrund des Aufwands eine übertriebene Maßnahme, daher soll hierauf im Folgenden auch nicht weiter eingegangen werden.
1.1
Der erste Schritt
Vorausgesetzt es existiert bereits ein Budget für die Stelle, sollte ein genaues Anforderungsprofil erstellt werden. Achtung: Ein Anforderungsprofil beinhaltet Kriterien für eine bestimmte Tätigkeit. Es werden dabei „MussKriterien“ dargestellt (z. B. sicherer Umgang mit MSWord) und „SollKriterien“ (z. B. englische Sprachkenntnisse). Die „MussKriterien“ sind für die Arbeit zwingend erforderlich, die „Soll Kriterien“ sind für die Beschäftigung nützlich, jedoch für eine erfolgrei che Tätigkeit keine entscheidende Voraussetzung.
Bei einer 400-Euro-Kraft ist natürlich zu erwarten, dass das Anforderungsprofil nicht allzu umfangreich sein wird. Entscheidend sind die Kernfertigkeiten, beispielsweise Erfahrungen mit MS-Office. Aufgrund des Anforderungsprofils beginnt dann die Suche und Auswahl des Mitarbeiters. Bevor Inserate geschaltet werden, sollten folgende Möglichkeiten der Personalfindung ausgeschöpft werden. Hier können Sie meist schon interessante Bewerber finden: • Schulen • Hochschulen • Vereine • Arbeitsagentur • Branchenspezifische Portale im Internet • Aushänge beispielsweise in Supermärkten, Stadtteilzentren • Und: über eigene Mitarbeiter
Anforderungs profil bringt Klarheit
37
1 Mitarbeiter einspannen
Personalauswahl – Wo finden Sie den optimalen MiniJobber?
Ein besonders guter und auch günstiger Weg ist die Personalsuche über Mitarbeiter. Diese kennen sich mit den Erfordernissen in Ihrem Betrieb aus und haben nicht selten Kontakt zu Interessenten, die für Aufgaben in Ihrem Betrieb in Frage kommen. Können über diesen Weg jedoch keine befriedigenden Ergebnisse erzielt werden, so muss mit der öffentlichen Werbung um Mitarbeiter begonnen werden. Tipp: Supermärkte, Hochschulen, Schulen Fertigen Sie zu diesem Zweck möglichst DINA4Aushänge mit der ge nauen Stellenbeschreibung, der Art der Stelle und Kontaktdaten an. In der Regel werden Sie schon nach kurzer Zeit über genügend Bewerber verfügen.
Anzeigenblätter nicht vergessen
Eine Alternative zu Aushängen ist die Schaltung von Anzeigen in geeigneten Printmedien, dies ist besonders sinnvoll, wenn gleich mehrere neue Beschäftigte gesucht werden. Dies muss nicht zwangsläufig die örtliche Tageszeitung sein, da gerade potenzielle 400-Euro-Arbeitskräfte nicht unbedingt eine Tageszeitung abonnieren. Hier sind kostenlose, regionale Anzeigenblätter häufig zielgerichteter. Auch das Internet als Anwerbemedium kommt wegen seiner guten Durchdringung potenzieller Bewerber gerade für Unternehmen im technischen und computerbasierenden Umfeld infrage. Der Vorteil: In vielen Fällen sind Anzeigen sogar gratis oder nur mit vergleichsweise geringen Investitionen möglich.
1.2
Auswahl der Bewerber
Aufgrund Ihrer Maßnahmen werden sicherlich zahlreiche Bewerbungen eingehen, die einem „Ritual“ unterzogen werden müssen. Es gilt die Spreu vom Weizen zu trennen. Als Basis dazu dienen zunächst einmal die eingereichten Bewerbungsunterlagen. Die wichtigsten Fragen neben den inhaltlichen Aussagen beziehen sich auf die Bewerbung an sich. Da eine Bewerbung die erste Arbeit für einen neuen Arbeitgeber ist, verrät schon die Art und Weise der eingereichten Unterlagen viel über den Bewerber. Dies sind die wichtigsten Fragen zur Gestaltung der Unterlagen:
38
Auswahl der Bewerber • • • • • • •
1
Ist das Anschreiben lieblos oder individuell-informativ? Ist das Anschreiben fehlerfrei? Erkennt man, dass der Bewerber Arbeit in die Bewerbung gesteckt hat? Sind Dokumente leicht auffindbar und mit System sortiert? Ist die Gestaltung einheitlich? Ist ein optisch gutes Foto beigefügt? Sind Klarsichthüllen verwendet worden?
Nachdem der erste Eindruck auf Sie gewirkt hat, sollten Sie sich mittels eines einheitlichen Systems den Bewerbungen nähern. Als Grundlage für die engere Bewerberauswahl bietet sich eine Checkliste an. So ist sichergestellt, dass keine wesentlichen Punkte vergessen werden. Eine mögliche Variante finden Sie nachfolgend.
Bewerbercheckliste
Siehe CDROM
Name Alter Familienstand Derzeitige Tätigkeit/Ausbildung Anschrift Verfügbarkeit Besonderheiten Gesamteindruck der Bewerbung Vollständigkeit Individualität Lebenslauf Lückenlosigkeit Auffälligkeiten
39
1
Personalauswahl – Wo finden Sie den optimalen MiniJobber?
Ausbildung Höchster Schulabschluss Sonstige Qualifikationen Kenntnisstand über die Tätigkeit Bei Berufstätigen Dauer der Berufstätigkeit Tätigkeitsrelevante Zeiten Besonderheiten
[z. B.: Elternteilzeit/Bundeswehr]
Arbeitszeugnisse Anzahl Durchschnittliche Bewertungen
[Nur bei qualifi. Arbeitszeugnissen]
Kündigungen Persönliches Verhalten
Ein Bewerber schema erleichtert die Auswahl
[Nur bei qualifi. Arbeitszeugnissen]
Aufgrund dieses Schemas kann schnell eine Übersicht über geeignete Bewerber erstellt werden. Dann heißt es: die Guten ins Kröpfchen, die schlechten ins Töpfchen. Eindeutig positive Bewerber hinsichtlich der Unterlagen, des Erfahrungsprofils und der bisherigen Benotungen sind prädestiniert für eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch. Falls die Anzahl der Kandidaten nicht ausreichen könnten, um daraus einen Kandidaten zu wählen, so sollten noch weitere Bewerber mit eingeschränkter Eignung zurückzuhalten. Dem restlichen Teil der Bewerber kann dann eine freundliche Absage – selbstverständlich mit den eingereichten Unterlagen zurückgeschickt werden. Tipp: Arbeitszeugnisse unterliegen – in der Regel – einer Geheimsprache. Nähere Informationen über Zeugniscodes erhalten Sie in Kapitel 9 „Arbeitszeugnisse schnell erstellt“.
40
Bewerbungsgespräch
1.3
1
Bewerbungsgespräch
Nach wie vor ist das Bewerbungsgespräch die klassische Methode, um die Eignung eines Kandidaten festzustellen. In jedem Fall sollte neben Bewerbungsunterlagen und dem Anforderungsprofil die Bewerbercheckliste zum Gespräch mit herangezogen werden. Vielleicht haben sich auch an Hand der Bewerbungsunterlagen noch Fragen ergeben. Diese sollten vorher zu Papier gebracht werden, damit keine wichtigen Fragen vergessen werden. Zunächst einmal zählt schon der erste optische Eindruck. Ist der Bewerber oder die Bewerberin pünktlich? Ist die Kleidung angemessen/ordentlich? Wie läuft die Begrüßung ab? Dies gehört bereits zum ersten Abschnitt des Vorstellungsgespräches. Aber auch der Interviewer sollte einiges Bedenken. Er ist der Repräsentant des Unternehmens. Gerade Bewerber, die mehrere Eisen im Feuer haben, entscheiden sich dann häufig für das Unternehmen, das auf sie einen positiven Eindruck gemacht hat. Ein respektvoller und freundlicher Umgangston gegenüber dem Bewerber sollte selbstverständlich sein und ist die Voraussetzung für ein gutes Interview. Folgende Punkte stellen einen erfolgreichen Verlauf des Gespräches sicher: • Stellen Sie sicher, dass Sie während des Gespräches nur in Ausnahmefällen gestört werden können, Handys sollen ausgeschaltet werden, eingehende Telefonate sollten von Ihrer Sekretärin oder Mitarbeitern übernommen werden. • Der Raum für das Interview sollte hell und ruhig sein. • Die beste Sitzposition ist im 90-Grad-Winkel zu Ihrem Bewerber, da ein Gegenübersitzen unbewusst als Konfrontation empfunden wird. • Eine offene Haltung fördert das Gespräch, eine verschränkte Armhaltung ist zu vermeiden. • Eine offensive vorgebeugte Körperhaltung oder ausladende Gesten schüchtern manche Bewerber ein, das hemmt das Fortkommen im Interview. • Wichtig ist auch eine richtige Sozialdistanz: Wer den anderen mehr als 30 cm auf die Pelle rückt, wird instinktiv als unsympathisch eingestuft.
41
1
Personalauswahl – Wo finden Sie den optimalen MiniJobber? • •
Smalltalk als Warmup
Vorstellungs gespräch ist Stress für den Bewerber
42
Beobachten Sie den Bewerber, aber starren Sie ihn nicht an, nicht nur Frauen empfinden das als negativ. Schließlich: Sprechen Sie deutlich, aber nicht zu laut.
Nachdem die Sitzpositionen gefunden sind, kann ein einleitender, kurzer Smalltalk beginnen, der dem Bewerber die Scheu vor dem Gespräch nimmt. Themen können die Anfahrt, das Wetter oder originell etwas Aktuelles aus der Zeitung sein. Das zeigt indirekt, dass der Bewerber sich mit bestimmten Themen auch außerhalb der Berufswelt auseinandersetzt. Es empfiehlt sich allerdings keine schwierigen Themen wie Religion, Fußball oder Ähnliches anzusprechen, sondern beispielsweise, ob der Bewerber vom gestrigen Unwetter betroffen wurde. Der wichtigste Teil des Gespräches ist natürlich die Feststellung der Eignung des Mitarbeiters für die Stelle und das Unternehmen. Folgende strukturierte Vorgehensweise für das Interview bietet sich an: 1. Kurze eigene Vorstellung mit Darstellung des Unternehmens 2. Darstellung des Jobs 3. Fragenteil 4. Gegen Ende: Nachfragen, ob etwas Wichtiges vergessen wurde. Dann eventuell Neuaufnahme des Gespräches 5. Dem Bewerber die Möglichkeit zu eigenen Fragen zum Unternehmen/Job geben 6. Besprechen des weiteren zeitlichen Ablaufs 7. Verabschiedung Wie lange ein Gespräch letztendlich dauert, hängt vom Interviewer ab. Länger als eine Stunde ist sicherlich bei der Einstellung einer 400-Euro-Arbeitskraft ungewöhnlich. Innerhalb diese Zeitrahmens sollten eigentlich alle wichtigen Fragen geklärt sein. Beachten sollten Sie, dass das Gespräch für den Bewerber eine Stresssituation ist. Nervosität, Schüchternheit oder Hyperaktivität (Redeschwall) sind nicht selten die Folge. Darauf sollte der Interviewer vorbereitet sein und gegebenenfalls Maßnahmen ergreifen, um das Gesprächsziel nicht aus den Augen zu verlieren. Wenn der Bewerber in Nebensächlichkeiten abgleitet, empfiehlt es sich, durch geschicktes Fragen den Faden wieder in die Hand zu bekommen.
Bewerbungsgespräch
1
Beispiel und Handlungsalternative: Bewerber erzählt zu viel über Tätigkeiten, die für Sie kein Interesse haben. Reaktion: Höfliches Unterbrechen mit Fragen (beispielsweise, was der Bewerber aus der Tätigkeit im Hinblick auf den angebotenen Job gelernt hat).
Allerdings sollten nicht zu viele Unterbrechungen durch den Interviewer stattfinden. Häufig werden dann die Interviewten nervös. Das ist für den positiven Fortgang des Vorstellungsgespräches nicht nützlich. Ausnahme: Natürlich gibt es auch Tätigkeiten – beispielsweise in einem Call-Center – wo Mitarbeiter auf unvorhergesehene Situationen schnell regieren müssen. In diesem Fall können sogar gezielte Unterbrechungen hilfreich sein, um das Reaktionsvermögen des Bewerbers zu testen.
Gesprächsinhalte/der Fragenteil Sozusagen der zweite Teil der Bewertung nach der Begrüßung ist das Vorstellungsgespräch. Hier sollten Sie möglichst fern der Begrüßung agieren und nicht das dort gefasste Urteil auf das Gespräch übertragen. Im Fragenteil werden nun alle die Dinge durchleuchtet, die die Qualifikation, sowohl in fachlicher als auch sozialer Hinsicht betreffen. Anhand des Anforderungsprofils lassen sich gezielte Fragen stellen. Kernbereiche sind Ausbildung und Berufstätigkeit. Alternativ dazu erzählt der Bewerber in eignen Worten seinen Lebenslauf. An wichtigen Stellen wird nachgefragt, um so mehr zu erfahren. Entscheidend dabei ist, ob der Bewerber nach der Unterbrechung wieder den Faden aufnimmt oder er aus dem Konzept gebracht wurde. Das deutet dann auf eine schlechte Vorbereitung hin. Entscheidend für den Erfolg de Gesprächs ist in erster Linie herauszufinden, ob der Kandidat für die Stelle geeignet ist. Aus möglichen qualifizierten Arbeitszeugnissen sind meist nur oberflächliche Informationen zu ziehen. Gezielten Fragen nach praktischen Fähigkeiten in Zusammenhang mit der Tätigkeit erhellen das Leistungsspektrum des Bewerbers. Wichtig sind immer die Erklärungen für mögliche Lücken im Lebenslauf. Sind die Begründungen nachvollziehbar?
Arbeits zeugnisse sind nicht immer aussagekräftig
43
1
Personalauswahl – Wo finden Sie den optimalen MiniJobber?
Tipp: Vermeiden Sie zu viele geschlossene Fragen, auf die der Bewerber nur mit „Ja/Nein“ zu antworten braucht. Besser sind offene WFragen, also wie, was wo, wann etc. Durch diese Fragen bekommen Sie die Informa tionen, die Sie brauchen.
Überqualifizierte Kandidaten
Vermeiden Sie unzulässige Fragen
Auch der Dauer einzelner Beschäftigungsverhältnisse ist ein Kriterium. Wechselt ein Bewerber zu häufig den Arbeitgeber, so ist er entweder unzuverlässig oder unzufrieden. Gerade, wenn sich Bewerber vorstellen, die für die Tätigkeit überqualifiziert sind, besteht die Gefahr, dass der Kandidat schnell unzufrieden ist, selbst wenn er sich zunächst mit 400 Euro zufrieden gibt. Um das zu hinterfragen, müssen Sie das Arbeitsangebot realistisch darstellen. Wenn dann bei der Frage: Können Sie sich vorstellen die Tätigkeit xy bei uns zumachen? keine schnelle und motivierte Antwort kommt, bleibt ein Fragezeichen, ob der Bewerber diese Arbeit auch tatsächlich gerne macht. Außerdem kann es bei überqualifizierten Mitarbeitern auch das Problem geben, dass sie unter Umständen Vorgesetzte nicht richtig akzeptieren. Sind alle fachlichen Themen abgearbeitet, so bleibt noch, sich ein Bild von der sozialen Qualifikation zu machen. Wichtig: Passt der Kandidat von seiner sozialen Herkunft in das Unternehmen und in die Arbeitsgruppe? Bei Bewerbern, die vielleicht noch nie vorher gearbeitet haben oder in anderen Arbeitsbereichen tätig waren, ist es besonders wichtig diese Frage zu klären, damit es keine Spannung im Arbeitsumfeld gibt. Wichtig dabei zu wissen: Es gibt sowohl rechtlich zulässige wie unzulässige Fragen. Unzulässige Fragen braucht der Bewerber nicht zu beantworten, er kann auch falsche Antworten erteilen. Insofern sind unzulässige Fragen auch nicht hilfreich. Zulässige Fragebereiche: • • • • •
44
Wehr- oder Ersatzdienst Schwerbehinderung/Berufs- oder Erwerbsunfähigkeit Operationen Staatsangehörigkeit Familienstand
Bewerbungsgespräch • • • •
1
Eingeschränkt zulässige Fragen: In bestimmten Fällen auch nach Straftaten beispielsweise Kassierer nach Diebstahl/Betrug Gesundheitszustand (Schwangerschaft), bei körperlich schwerer Arbeit, die für die Person dann nicht zumutbar wäre. Religions-/Partei- oder Gewerkschaftszugehörigkeit, wenn die Tätigkeit bei diesem Arbeitgeber ausgeübt werden soll
Unzulässige Fragebereiche: • • • •
Fragen nach Schwangerschaften/Gesundheitszustand Vermögensverhältnisse Vorstrafen Religions-/Partei oder Gewerkschaftszugehörigkeit Tipp: Schwierige Fälle sind Kandidaten, die aufgrund ihrer Qualifikation in Betracht kommen, aber einen Malus in ihrem Arbeitszeugnissen im Be zug auf ihr Sozialverhalten haben. Durch geschickte Fragen können je doch noch mehr Infos „herausgekitzelt“ werden. Beispielsweise „Wie haben Sie sich mit Ihren Kollegen/Chefs verstanden?“ „Wie schätzen Sie die Mitarbeiter/Vorgesetzten im Betrieb xy ein?“. Spricht der Bewerber jetzt schlecht von seiner ehemaligen Arbeitsstätte, ist Vorsicht geboten.
Eine Alternative zu einem Einzelinterview ist das Doppelinterview, Bei diesem wird der Bewerber vom Personalleiter/Inhaber und dem späteren Vorgesetzten befragt. Der Vorteil: Es gibt zwei Personen, die eine Entscheidung treffen. Zudem kann sich der spätere Vorgesetzte persönlich einen Eindruck vom Bewerber machen und aus seiner Sicht einschätzen, ob eine Einstellung des Kandidaten sinnvoll ist. Die Frage, die sich dabei allerdings schnell stellt: Ist dieser Mehraufwand an Personal auch gerechtfertigt? Bei Anstellungen im 400Euro-Bereich ist das sicher nicht immer zu bejahen. Zum Ende des Gespräches gilt es noch zu klären, wie der weitere Fortgang ist. Möchten Sie den Bewerber unbedingt einstellen, so sollten Sie ihm dies auch mitteilen und erfragen, ob er zum Termin xy bei Ihnen anfangen kann. Ist man sich nicht sicher, so sollte vereinbart werden, wann eine Rückmeldung stattfindet. Kommt ein Bewerber nun gar nicht in Frage, so gibt es zwei Möglichkeiten. Teilen Sie ihm dies gleich mit, so hat das für den Bewerber den
Doppelinterview
45
1
Personalauswahl – Wo finden Sie den optimalen MiniJobber?
Vorteil, dass er sich keine falschen Hoffnungen macht und sich auf andere Arbeitgeber konzentrieren kann. Die Alternative besteht darin, so vorzugehen, wie bei Kandidaten, bei denen man nicht sicher ist, ob sie für das Unternehmen in Frage kommen. Dann erfolgt die Absage zu einem späteren Zeitpunkt. Zum Abschluss des Gespräches müssen noch die Fahrtkosten geregelt werden. Dies gilt dann, wenn Sie nicht im Vorfeld ausdrücklich darauf hingewiesen haben, dass Sie nicht bereit sind, diese zu übernehmen oder zu begrenzen. Gesetzlich sind Betriebe dazu verpflichtet, die Fahrtkosten zu tragen, sofern Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich nicht im gleichen Ort befinden.
1.4
Gruppeninterview
Eine Sonderform des Vorstellungsgespräches ist das Gruppeninterview. Dabei präsentieren sich gleich mehrere Bewerber gleichzeitig. Allerdings sollten bei dem Interview auch mehrere Unternehmensvertreter sein, da normalerweise eine Person nicht in der Lage ist jeden Kandidaten auch sicher beurteilen zu können. Mithilfe eines Gruppeninterviews sollen die Arbeitsfähigkeiten eines Bewerbers überprüft werden. Es werden daher meist nur fachbezogene Themen angesprochen. Nebenbei kann auch noch das Sozialverhalten innerhalb der Gruppe analysiert werden. Sinnvoll ist der Einsatz unter zwei Gesichtspunkten: erstens, es müssen schnell Entscheidungen über eine zu besetzende Stelle getroffen werden, zweitens, die ausgeschriebene Stelle erfordert eine hohe Konzentrationsfähigkeit bei Arbeiten in einem größeren Büro. In der Regel erfolgt im Nachgang zum Gruppeninterview noch ein kurzes Vorstellungsgespräch mit einem Personalentscheider, um den Kandidaten noch separat von der Gruppe einige Fragen zu stellen. Als Entscheidungsgrundlage dienen dann beide Gespräche mit dem Bewerber.
Fehlerquellen beim Einstellungsgespräch Anforderungs profil hilft Fehler zu vermeiden
46
Die erste Fehlerquelle ist ein zu ungenaues Anforderungsprofil des Jobs. Das Problem: Da die gewünschten Fähigkeiten nicht klar definiert sind, orientiert sich der Interviewer zu stark an seinen Vorstellungen. Im Extremfall bekommt dann ein Bewerber nach dem
1
Gruppeninterview
Geschmack des Fragestellers die Stelle, der aber nicht die gewünschten Fähigkeiten aufweist. Achtung: Gerade das obige Beispiel zeigt, wie wichtig ein klares und möglichst objektives Anforderungsprofil im Vorfeld ist. Die Zeit, die darin investiert wird, lohnt sich deshalb.
Die meisten Fehler, die in einem Vorstellungsgespräch passieren können, sind psychologischer Natur. Gerade Interviewer mit noch geringer Erfahrung mit Personalgesprächen unterlaufen diese Fehler, aber auch Profis sind nicht dagegen gefeit. Diese möglichen Fehlerquellen sollte jedem Interviewer bewusst sein, damit er im Vorstellungsgespräch noch gegensteuern kann. Die typischen Fehler sind:
Typische Fehler im Vorstellungs gespräch
Der erste Eindruck wird überbewertet Anstatt die Begrüßungsphase und die Bewerbungsunterlagenanalyse vom Vorstellungsgespräch zu trennen, sucht der Interviewer im Gespräch nach der Bestätigung seines ersten Eindrucks. Zwar ist dieser auch wichtig, jedoch geht es im Gespräch um die entscheidenden Faktoren Qualifikation und soziale Eignung, und diese müssen erst noch durch Fragen ermittelt werden. Überlastung führt zu selektiver Wahrnehmung Gerade wer viele Interviews führt und einen anstrengenden Arbeitstag hat, verfällt leicht dazu in einem Bewerbungsgespräch nur wenige Informationen aufzunehmen. Das führt dazu, dass wichtige Details bei einer Bewerbung übersehen werden. Also: Auch der Interviewer muss fit für das Gespräch sein.
Nur fit ins Bewerber gespräch
Bewertungsfehler bei schlechteren Kandidaten Ein Manko ist es, wenn viele dann doch ungeeignete Bewerber nacheinander im Vorstellungsgespräch vertreten sind. Dies führt häufig dazu, das im weiteren Verlauf ein besserer, aber dennoch nur durchschnittlicher Bewerber nachfolgend als zu gut bewertet wird. Weil man nicht glaubt, noch eine passende Person für die Stelle zu finden, werden die Ansprüche aus dem Anforderungsprofil heruntergeschraubt. Dies führt in der Folge dazu, dass auch nur mittelmäßige Bewerber eingestellt werden.
47
1
Personalauswahl – Wo finden Sie den optimalen MiniJobber?
Negativeffekt Ein positiver Eindruck wird zu schnell von einigen wenigen, nicht so guten, teilweise unwichtigen Merkmalen getilgt. Das führt nicht selten zu einer Verzerrung der Beurteilung. Daher ist es auch wichtig, in einem Anforderungsprofil die Wertigkeit der einzelnen Beurteilungskriterien festzulegen. Arbeiten Sie deshalb im Gespräch das Anforderungsprofil Punkt für Punkt ab und bewerten Sie jeden einzelnen Abschnitt. Überbetonung nonverbaler Kommunikation Häufiges Lächeln oder Blickkontakt des Bewerbers führt häufig dazu, ihn besonders in Bezug auf Vertraulichkeit oder Zuverlässigkeit falsch einzuschätzen. Dies ganz zu verhindern ist schwierig. Reduzieren lässt sich der Effekt, indem immer ein Augenmerk auf das Anforderungsprofil geworfen wird. So wird sichergestellt, dass eine größtmögliche Objektivität gewahrt bleibt. Bewerberauswahl Anhand des Interviews, des Anforderungsprofils und des Bewerberbogens wird nun der letztendliche Kandidat herausgefiltert, der auch ein konkretes Angebot erhält.
1.5 Kurzfristiges Instrument
Telefoninterview
Eine gute Alternative zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch stellt das Telefoninterview dar. Es ist gerade bei kurzfristigen Stellenbesetzungen ein schnelles Instrument, um gute Bewerber zu bekommen. Auch hier ist es notwendig, ein Anforderungsprofil zu erstellen und einen Fragekatalog auszuarbeiten, der die Grundlage für das Gespräch bildet. Es gibt zwei Einsatzmöglichkeiten: 1. Beim Erstkontakt durch den Bewerber 2. Als Auswahlkriterium vor dem eigentlichen Bewerbungsgespräch Achtung: Da allerdings die nonverbale Kommunikation fehlt, kann dies auch zu Fehlurteilen führen. Dessen sollte man sich bewusst sein. Als einziges Auswahlinstrument sollte das Telefoninterview nur bei dringendem Personalbedarf genutzt werden.
48
Telefoninterview
1
Erstkontakt durch Bewerber Egal auf welchem Wege Ihr Bewerber Kenntnis über die Stelle gewonnen hat, es ist zunächst schon positiv, dass er Eigeninitiative gezeigt hat. Nun gilt es anhand eines Fragenkataloges die Eignung festzustellen. Dieser sollte aus dem Anforderungsprofil der Stelle hervorgehen. Ein Manko hat das Ganze: eine Überprüfung des Gesagten ist durch fehlende Belege (Zeugnisse) nicht möglich. Insofern sollte dies dann im persönlichen Gespräch oder per Post nachgeholt werden. Für kurzfristige Einstellungen hat sich die Vorgehensweise durchaus bewährt, da schnell Entscheidungen getroffen werden können. Es sollte allerdings darauf geachtet werden, die Einstellung zuletzt von den eingereichten Unterlagen abhängig zu machen, denn sonst sitzt man unter Umständen einem Blender auf.
Erstkontakt durch den Bewerber ist grundsätzlich positiv zu bewerten
Auswahl vor Bewerbungsgespräch Im Gegensatz zum Erstkontakt durch den Bewerber ruft der Interviewer den Kandidaten Zuhause an. Dazu müssen die Bewerbungsunterlagen eingereicht sein. Der Vorteil: Durch Abklären der wesentlichen Fragen kann der Bewerberpool reduziert werden. Es bleiben nur noch jene übrig, die tatsächlich in Frage kommen. Nachteile: Man kann den Bewerber sozusagen auf dem falschen Fuß erwischen. Vielleicht muss er oder sie sich gerade um die Familie kümmern und ist deshalb nicht ganz bei der Sache. Dann sollten Sie einen Termin für das Telefongespräch vereinbaren. Für manche Bewerber ist die Situation, vom Personalendscheider angerufen zu werden, völlig neu und sie reagieren übernervös. Für manche Positionen hat sich dieses Verfahren jedoch schon bewährt, gerade dann, wenn später auf unvorhergesehene Ereignisse schnell reagiert werden muss. Wer Stellen mit Kundenkontakt zu vergeben hat, für den ist diese Vorgehensweise ein gutes Auswahlkriterium.
Zur Vorauswahl ein gutes Instrument
Tipp: Legen Sie die Messlatte für dieses Gespräch nicht zu hoch. Es ist ein Unterschied, ob ein Bewerber sich mental auf ein Vorstellungsgespräch einstellen kann, oder ob er – überraschenderweise – damit konfrontiert wird. Wichtig dabei ist, dass Sie zunächst freundlich das Gespräch ein leiten und erst dann zur „Sache“ kommen, damit der Bewerber sich in dem für ihn schwierigen Gespräch einigermaßen wohl fühlt.
49
1
Personalauswahl – Wo finden Sie den optimalen MiniJobber?
1.6 Gute Auswahl methode bei handwerklichen Tätigkeiten
Praktische Übungen
Praktische Übungen orientieren sich sinnvoller Weise an den Bedürfnissen der Beschäftigung. Ihr Einsatz ist dann angebracht, wenn aus einem Vorstellungsgespräch nicht hinreichend sicher auf die Qualitäten von Bewerbern geschlossen werden kann. So kann über diesen Weg die Geschicklichkeit, Präzision, Schnelligkeit und Lernfähigkeit überprüft werden. In welcher Form das geschieht, bleibt letztendlich Ihnen überlassen. Dies kann im Rahmen eines Schnuppertages geschehen oder nur über eine halbe Stunde dauern. Geht die Leistung tatsächlich in den Betrieb ein, sollte der Bewerber fairer Weise auch entlohnt werden, egal ob er nun eingestellt wird oder nicht. Praktische Übungen bieten sich im Bereich technischer Produktion, handwerklicher Tätigkeiten oder beispielsweise auch bei Übersetzungen an. Tipp: Klären Sie bei Umgang mit Maschinen vorher den Versicherungsschutz ab. Damit sowohl der Bewerber als auch das Unternehmen in jedem Fall versichert sind.
1.7
Einstellungstest
Bei Einstellungstest wird logisches Denken, Konzentrationsfähigkeit, Präzision und Schnelligkeit überprüft. Wollen Sie beispielsweise zunächst eine Werkstudententätigkeit vergeben und danach Mitarbeiter auf höherwertige Arbeitsstellen einsetzen, so kann das Potenzial der Bewerber schon frühzeitig getestet werden. Dies geschieht normalerweise in Verbindung mit einem Vorstellungsgespräch. Der Zeitaufwand beträgt bei einfachen Tests mit Auswertung etwa eine halbe Stunde (umfangreiche Tests entsprechend länger). Die richtige Auswahl der eingesetzten Übungen ist entscheidend für das Endergebnis. Sind diese Verfahren üblich bei Einstellungen in ihrem Betrieb, so sind die Tests schnell zur Hand. Anders sieht es aus, wenn extra Testfragen ausgearbeitet oder zugekauft werden müssen. Hier stellt sich dann die Frage, ob dies das Kosten-Nutzen-Verhältnis
50
Zusage und Verhalten des Bewerbers
1
aufwiegt. Alternativ dazu können auch im Rahmen eines Vorstellungsgespräches kurze Fragen, ähnlich zu einem Einstellungstest, herangezogen werden. Dies verschafft einen schnellen Überblick, ist wenig zeitaufwändig und Bedarf auch keiner allzu großen Vorbereitung.
1.8
Zusage und Verhalten des Bewerbers
Haben Sie sich für einen Bewerber entschieden, so sollten Sie ihm dies schnellstmöglich mitteilen, da sonst die Gefahr besteht, dass er sich nach weiteren Stellen umsieht. Doch nicht immer läuft alles glatt. Mancher Bewerber zögert sein Entscheidung hinaus. Tipp: Erst wenn die Tinte unter dem Vertrag trocken ist, ist das Bewerbungs verfahren abgeschlossen. Daher sollten Sie noch einen Pool an interes santen Bewerbern halten und nicht zu früh schon die Ablehnungen her ausschicken – sonst stehen Sie womöglich ohne neue Arbeitskraft da.
Wichtig ist es, eine genaue Terminabsprache zu treffen, bis zu welchem Zeitpunkt der Favorit sich entschieden haben muss. Manchmal nützt aber auch das nichts. Kann sich ein Bewerber nicht entscheiden, können folgende Gründe die Ursache sein: • Das Unternehmen ist nur zweite Wahl und die Entscheidung bei seinem Lieblingsunternehmen ist noch nicht getroffen. • Er wartet noch auf ein besseres Angebot durch ein anderes Unternehmen. Der Bewerber sieht einen (weiteren) Mini-Job nur als Ausweichmöglichkeit an. Eigentlich hat er eine Vollzeitstelle im Auge. • Ein eigentlich zufriedener Mitarbeiter will noch mit seinem jetzigen Arbeitgeber sprechen, um verbesserte Konditionen auszuhandeln, • oder er möchte aus Loyalität dem anderen Unternehmen gegenüber erst mit seinem Chef über seine Veränderung sprechen. • Auch Entscheidungsschwierigkeiten können eine Ursache sein: Der Kandidat hat mehrere gleichwertige Angebote und kann sich nicht für eines entscheiden.
Zögern des Bewerbers
51
1
Personalauswahl – Wo finden Sie den optimalen MiniJobber? • •
Sanfter Druck beschleunigt das Verfahren
52
Familiäre Gründe: der Mitarbeiter muss seine Familie erst auf die neue Situation und auf ungünstige Arbeitszeiten vorbereiten. Der Bewerber hat sich für eine andere Stelle entschieden und denkt nicht weiter über das Unternehmen nach oder er traut sich nicht abzusagen.
Was soll man also tun, wenn die Zeit drängt und der Bewerber noch nichts unterschrieben hat? Je kürzer die Zeit für die Einstellung, desto engere Fristen für die Entscheidung müssen gesetzt werden. Insofern ist sanfter Druck eine gute Möglichkeit, schnell zu einer Unterschrift zu kommen. Ein Bewerber sollte sich bei Mini-Jobs, die keinen großen Aufwand für ihn bedeuten, beispielsweise durch eine längere oder umständliche Anfahrt, auch relativ schnell entscheiden können, 1 bis 2 Tage sollten dann ausreichend sein. Rührt sich der Bewerber nicht, so lohnt ein Anruf, dies schafft Klarheit über die Motivation und die oben genannten Punkte. Weisen Sie dann bei diesem Gespräch noch einmal auf die Vorzüge Ihres Unternehmens hin. In der Regel wird im Rahmen des Telefonates dann auch die endgültige Entscheidung getroffen. Sollte dies wider Erwarten nicht der Fall sein, empfiehlt es sich, dem Bewerber freundlich abzusagen, um weitere Verzögerungen zu vermeiden. Dann ist Plan B gefragt: Der nächste Mini-Jobber wird kontaktiert.
2
Arbeitsverträge für MiniJobs
Auch auf Mini-Jobs finden eine Vielzahl von arbeitsrechtlichen Vorschriften Anwendung. Die in der Praxis häufig beobachtete Tendenz, geringfügige Beschäftigungsverhältnisse auch mit nur geringer Sorgfalt zu behandeln, führt leicht zu unangenehmen Überraschungen, vor denen Sie dieses Kapitel bewahren will. Um Fehlvorstellungen endgültig auszuräumen hat der Gesetzgeber in § 2 Abs. 2 TzBfG (Teilzeitbefristungsgesetz) ausdrücklich auch Beschäftigungsverhältnisse im Sinne des § 8 Abs. 1 Nr. 1 SGB VI (6. Sozialgesetzbuch) aufgenommen. Tipp: Vermeiden Sie unnötige Risiken und behandeln sie MiniJobs wie ein normales Arbeitsverhältnis. Dies gilt auch und gerade für die schriftliche Fixierung z. B. in Form eines Vertrages.
Auch wenn grundsätzlich ein Arbeitsvertrag nicht schriftlich geschlossen werden muss, ist es dennoch erforderlich, zumindest die Eckdaten schriftlich zu fixieren und dem Arbeitgeber auszuhändigen. Ein schriftlicher Vertrag bietet daher verschiedene Vorteile: • Das Ausformulieren von Aufgaben ist hilfreich, sich über den eigentlichen Inhalt der zugrunde liegenden Tätigkeit im konkreten Fall bewusst zu werden (Regelungsfunktion). • Sodann gelten für viele Fragen rund um das Arbeitsverhältnis Regelungen in Gesetzen oder auch in Kollektivregelungen (Betriebsvereinbarungen und Tarifverträgen), die beide Parteien kennen sollten (Informationsfunktion). • Schließlich dient im Streitfall ein ausformulierter Arbeitsvertrag auch dem Beweis, was tatsächlich zwischen Parteien, dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer, gewollt und vereinbart war (Nachweisfunktion).
Schriftform
53
2
Arbeitsverträge für MiniJobs
Achtung: Da im Rahmen von 400 EuroMiniJobs eine Vielzahl von Sonderrege lungen einschlägig sind, ist auf die Abgrenzung zwischen einem Mini Job und einem „normalen Arbeitsverhältnis“ größte Sorgfalt anzuwen den, damit die entsprechenden Kriterien klar formuliert sind und auch in der Praxis eingehalten werden. Siehe CDROM
Hinweis: Auf der beiliegenden CD-ROM finden Sie mehrere Vertragsmuster für Mini-Jobs.
2.1 Arbeitnehmer schutz
Arbeitnehmerschutz
Da Arbeitgeber und Arbeitnehmer von Rechtsprechung und Gesetzgeber nicht als gleichberechtigte Verhandlungspartner angesehen werden, wird der Grundsatz der Vertragsfreiheit im Bereich des Arbeitsrechts unter dem Stichwort „Arbeitnehmerschutz“ durchbrochen. Das bedeutet, dass Regelungen auch unwirksam sein können, wenn sie in gegenseitigem Einvernehmen getroffen wurden. Achtung: Bei 400EuroMiniJobs wird davon ausgegangen, es handele sich um einen besonders schutzwürdigen Kreis von Arbeitnehmern, da sie über durchschnittlich häufig Tätigkeiten mit geringen fachlichen Anforde rungen betreffen, bei denen der Ausführende leicht ersetzbar ist.
Daher sind bereits beim Abschluss von Arbeitsverträgen über 400Euro-Mini-Jobs folgende Prinzipien zu berücksichtigen:
Günstigkeitsprinzip Wenn eine vertragliche Regelung von so genannten Kollektivvereinbarungen (Betriebsvereinbarungen und Tarifverträge) abweicht, sind nur solche Sondervereinbarungen, die aus Arbeitnehmersicht besser als die Kollektivregelung sind, die insoweit den garantierten Mindeststandard für Arbeitnehmer beschreiben. Ähnliches gilt für zahlreiche Arbeitnehmerschutzgesetze, von denen gleichfalls nur zugunsten des Arbeitnehmers abgewichen werden darf.
54
Allgemeine Geschäftsbedingungen im Arbeitsvertrag
2
Beispiel: Das Bundesurlaubsgesetz schreibt einen jährlichen Mindesturlaub von vier Wochen vor. Bei einer üblichen 5Wochentage umfassenden Voll zeitbeschäftigung stehen dem Arbeitnehmer damit 20 Urlaubstage zu (4 × 5 Wochenarbeitstage). Wenn der Arbeitsvertrag nun einen Urlaub von nur 15 Tagen vorsieht, verstößt die entsprechende Klausel gegen das Bundesurlaubsgesetz und ist damit unwirksam. Der gesetzliche Mindesturlaub von 20 Tagen gilt dann anstelle der unwirksamen Rege lung. Der Arbeitnehmer kann damit auf die Gewährung von 20 Urlaubs tagen bestehen. Wären aber im Arbeitsvertrag 25 Urlaubstage vorgese hen, ist dies aus Arbeitnehmersicht günstiger. Eine solche Regelung wäre wirksam.
Zumutbarkeitskontrolle In Zeiten wachsenden Konkurrenzdrucks, in denen sich auf dem Arbeitsmarkt viele Bewerber auch unzumutbaren Bedingungen unterwerfen, nur um überhaupt eine Stelle zu erhalten, wird gerade seitens der Rechtsprechung bei der Kontrolle von Arbeitsverträgen auf die Billigkeit oder Zumutbarkeit einzelner Klauseln besonderes Augenmerk gerichtet. Während früher v. a. über die Grundrechte (z. B. Berufsfreiheit, Gleichbehandlung) oder die allgemeinen Regelungen des BGB einer solchen Prüfung unterzogen wurden, erlangte durch die Schuldrechtsreform 2002 auch die Kontrolle von Allgemeinen Geschäftsbedingungen im Arbeitsrecht zentrale Bedeutung.
2.2
Allgemeine Geschäftsbedingungen im Arbeitsvertrag
Mit der Schuldrechtsreform 2001 wurden auch arbeitsrechtliche Regelungen, wie andere Formularverträge auch, den Regelungen zur Verwendung so genannter Allgemeiner Geschäftsbedingungen (§§ 305 ff. BGB) unterworfen. Das bedeutet, alle vom Arbeitgeber vorformulierten Arbeitsverträge oder auch einzelne Arbeitsvertragsklauseln müssen im Einklang mit den gesetzlichen Vorschriften stehen. Deren wichtigste Ziele sind in
Allgemeine Geschäfts bedingungen
55
2
Arbeitsverträge für MiniJobs
§ 307 BGB geregelt. Klauseln, die diesen Anforderungen nicht entsprechen, sind unwirksam. Achtung: Zur Anwendung von AGBRecht auf Arbeitsverträge gibt es noch keine einheitliche Rechtsprechung. Einige im Gesetz verwendete Rechtsbe griffe sind selbst von Juristen ohne entsprechende höchstrichterliche Definitionen nur schwer auszulegen. Derzeit besteht noch einige Ungewissheit, wenngleich anhand von Leit linien erste Trends abzusehen sind. Arbeitgeber, die mit einer Vielzahl von Beschäftigten Arbeitsverträge über MiniJobs schließen, sollten sich in jedem Fall regelmäßig umfassend über die aktuelle Entwicklung in formieren und ihre Vertragsmuster stetig anpassen. Setzen Sie vorformulierte AGBKlauseln nur bewusst ein!
Als Arbeitgeber sollten Sie, so zweckmäßig Musterformulare in der Praxis nach wie vor sind, bei der Vertragsgestaltung darauf achten, AGB-Klauseln nur bewusst einzusetzen und sorgfältig zu prüfen. AGB-Klauseln im Sinne der §§ 305 ff. BGB liegen vor, wenn vorformulierte Klauseln – wie z. B. die Textbausteine und Muster in diesem Buch – verwendet werden. Dabei reicht unter Umständen bereits eine einmalige Anwendung aus. Ein Arbeitsvertrag entgeht nicht insgesamt der AGB-Kontrolle, wenn einzelne Klauseln individuell mit dem Arbeitnehmer verhandelt wurden. Die anderen Klauseln bleiben Gegenstand der speziellen Kontrolle. Vertragsklauseln, die bislang als unbedenklich galten und in der Praxis auch üblich sind, können nunmehr an den strengen Anforderungen der AGB-Kontrolle scheitern. Beispiel: Vertragsklauseln, wonach der Arbeitgeber den Arbeitnehmer im Falle einer Kündigung freistellen darf, sind im Rahmen einer AGBKontrolle nicht mehr wirksam vereinbar, wenn hierbei nicht explizit auf das Vor liegen von sachlichen Gründen Bezug genommen wird, die diese Maß nahme erforderlich machen.
Zudem ist es im Rahmen einer AGB-Kontrolle nur noch eingeschränkt möglich, im Falle der Unwirksamkeit einer Klausel eine geltungserhaltende Reduktion zu vereinbaren. Das heißt, die weit verbreitete Regelung, eine unwirksame Klausel notfalls so umzu-
56
Mindestanforderungen an den Arbeitsvertrag
2
deuten, dass sie wirksam ist, wäre unzulässig. Eine unwirksame Klausel wird nicht auf den entsprechenden, zulässigen Regelungsinhalt reduziert, sondern entfällt ganz (§ 306 Abs. 2 BGB). Statt dessen gilt die gesetzliche Regelung (bei einer unwirksamen Urlaubsklausel wie im Beispiel oben) oder entfällt ganz. Dies hat weit reichende Konsequenzen, weil der Arbeitgeber nicht mehr darauf vertrauen kann, dass seinen Interessen der gleiche Mindestschutz zugestanden wird, wie denen des Arbeitnehmers. Tipp: Versenden Sie an einen potentiellen Kandidaten nicht vorschnell ein Musterformular als Vorschlag oder gar konkretes Angebot, sondern passen Sie dieses sorgfältig an das konkrete Arbeitsverhältnis an. Dies beginnt mit dem Einfügen der persönlichen Daten des Arbeitnehmers und umfasst auch die kritische Prüfung, ob die einzelnen Vertragsklau seln tatsächlich auf den konkreten Fall zutreffen oder ob Anpassungs bedarf besteht. Je besser das Vertragsmuster Ihre Interessen wiedergibt, desto leichter fallen in der Regel die einzelnen Verhandlungen.
2.3
Mindestanforderungen an den Arbeitsvertrag
Auch wenn es keine Pflicht gibt, förmlich einen von beiden Parteien zu unterzeichnenden Arbeitsvertrag zu schließen, ist der Arbeitgeber gleichwohl verpflichtet, die Eckdaten eines Arbeitsverhältnisses schriftlich zu fixieren und diesen Nachweis dem Arbeitnehmer spätestens ein Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses auszuhändigen. Diese vom Arbeitgeber zu unterzeichnende Bestätigung muss die im Nachweisgesetz (§ 2 NachwG) aufgezählten Regelungen enthalten. Diese sind in der im folgenden Abschnitt vorgestellten Checkliste kursiv hervorgehoben. Die Nachweispflicht ist erfüllt, wenn dem Arbeitnehmer ein schriftlicher Arbeitsvertrag ausgehändigt worden ist, der die gesetzlich geforderten Angaben enthält. Darüber hinaus darf auf einen Nachweis bei kurzfristigen Beschäftigungen von unter einem Monat Dauer verzichtet werden.
Nachweispflicht
57
2
Arbeitsverträge für MiniJobs
2.4
Ausgestaltung des Arbeitsvertrags
Achtung: Aufgrund der für MiniJobs geltenden steuerlichen und versicherungs rechtlichen Vergünstigungen ist es zur Vermeidung von späteren Pro blemen mit Finanzamt und Bundesknappschaft ratsam, in einem ent sprechenden Vertrag die Beschäftigungsbedingungen sorgfältig so auszuformulieren, dass sie den gesetzlichen Kriterien entsprechen.
Möglicher Vertragsinhalt Anhand der nachstehenden Checkliste, die auch auf der CD-ROM im Dateiformat enthalten ist, können Sie prüfen, welche Fragen in Ihrem Arbeitsvertrag sinnvoll geregelt werden sollten. Dabei sind kursiv gesetzte Punkte gesetzlich vorgeschrieben (§ 2 NachwG): Siehe CDROM
Checkliste: Diese Inhalte gehören in den Arbeitsvertrag Name und Anschrift der Vertragsparteien Beginn und ggf. Dauer der Tätigkeit Beachten Sie das Arbeitszeitgesetz bzgl. Höchstarbeitszeit pro Tag/Woche; Verbot von Sonn u. Feiertagsarbeit! Art der Tätigkeit Fassen Sie die Beschreibung präzise aber nicht zu eng, um nicht Ihr Direktionsrecht unnötig zu beschränken! Tätigkeitsort (ggf. mit Hinweis auf variable Einsatzorte) Arbeitszeit und Überstunden Probezeitregelung Entgelt und Vergütung Zusammensetzung, Höhe und Fälligkeit einschließlich Zuschlä gen, Zulagen etc. Sonderzahlungen Bei Sonderzahlungen gilt der Grundsatz der arbeitsrechtlichen Gleichbehandlung, z. B. bei Gratifikationen (Weihnachtsgeld), doch Achtung wegen Überschreiten der Geringfügigkeitsgrenze
58
Ausgestaltung des Arbeitsvertrags
2
Mitteilungs u. Nachweispflichten bei Arbeitsverhinderung Entgeltfortzahlung und Abtretung von Schadensersatz ansprüchen Urlaub und Urlaubsgeld (Bundesurlaubsgesetz: mindestens 4 Wochen) Spesen und Reisekosten Arbeitsgeheimnisse und Verschwiegenheitspflicht Überlassung von Arbeitsmitteln und deren Herausgabe Datenschutz Schriftformklausel Beendigung des Arbeitsverhältnisses Angabe der Kündigungsfristen Hinweis auf betriebliche Regelungen und Tarifverträge Belehrung zum freiwilligen Verzicht auf die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht Vertragsstrafen Salvatorische Klausel Unterschriften Achtung: Ist die Arbeitsleistung länger als einen Monat außerhalb von Deutsch land zu erbringen, enthält das Nachweisgesetz erweiterte Kataloge der mindestens festzuhaltenden Vertragskonditionen.
Gestalten Sie Arbeitsverträge nicht ausführlicher als erforderlich. Dies gilt auch für Mini-Jobs, bei denen viele Regelungen schon aufgrund von Art und Umfang des Arbeitsverhältnisses überflüssig sind. Dadurch verstärkt sich nur unnötig der formularmäßige Charakter des Vertrags.
59
2
Arbeitsverträge für MiniJobs
Regelungen von besonderer Bedeutung Bei der Ausarbeitung des einzelnen Vertrags sollten Sie Klauseln, die Ihnen besonders wichtig sind, schon wegen der AGB-Kontrolle besonders kennzeichnen, z. B. durch grafische Hervorhebung oder das Voranstellen eines „Achtung“. Sofern für Sie die Beachtung eines Verbots von besonderer Bedeutung ist, besteht die Möglichkeit, die für den Ausspruch einer Kündigung bei Zuwiderhandlung erforderliche Abmahnung schon im Arbeitsvertrag vorwegzunehmen, bzw. darauf hinweisen, dass in diesem Fall ohne vorherige Abmahnung sofort eine Kündigung ausgesprochen werden kann. Beispiel: Um sicherzustellen, dass in der Entwicklungsabteilung eines Autoher stellers keine Daten vorab an die Öffentlichkeit geraten, ist den Mitar beitern untersagt, Fotohandys in den Betrieb einzubringen. Bei Zuwi derhandlungen wird wegen des überragenden Interesses an Geheimhaltung sofort eine Kündigung ausgesprochen. Achtung: Beachten Sie, dass selbst bei solchen Klauseln stets im Einzelfall vor Ausspruch der Kündigung geprüft werden muss, ob dies mit dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit vereinbar ist.
Darstellung einzelner Vertragsklauseln
Siehe CDROM
60
Über die Gestaltung von Arbeitsverträgen gibt es zahlreiche Fachbücher, die ausführlich alle nur denkbaren Vertragsklauseln diskutieren. Eine entsprechende Behandlung würde den hier gesteckten Rahmen sprengen. Da gleichwohl die Vertragsgestaltung die Grundlage für die spätere arbeitsrechtliche Praxis bietet, sollen Ihnen hier einige besonders häufige und bedeutsame Klauseln vorgestellt und erläutert werden. Hinweis: Aufgrund der unterschiedlichen Behandlung von gewerblichen Beschäftigungsverhältnissen und solchen im privaten Haushalt enthält die beiliegende CD-ROM Vertragsmuster für verschiedene Tätigkeiten.
Ausgestaltung des Arbeitsvertrags
2
Art der Tätigkeit Der Arbeitnehmer wird als geringfügig Beschäftigter für eine Tätigkeit als ______ eingestellt
Vertragsklausel
Teilzeitarbeitnehmer sind Arbeitnehmer, die kürzer arbeiten als vergleichbare, vollzeitbeschäftigte Arbeitnehmer im selben Unternehmen (§ 2 TzBfG). Wird die entsprechende Tätigkeit zugleich nur mit einem Entgelt bis maximal 400 Euro monatlich vergütet, handelt es sich um einen Mini-Job im Sinne der abgabe- und versicherungsrechtlichen Sonderregelungen. Achtung: Die Tätigkeitsbeschreibung bildet den Rahmen innerhalb dessen Sie als Arbeitgeber Ihr Direktionsrecht ausüben können und dürfen. Im Streit fall ist immer darauf abzustellen, ob die in Frage stehende Anweisung mit der arbeitsrechtlich vereinbarten Tätigkeit in Einklang zu bringen ist.
Unter Direktionsrecht versteht man das Recht des Arbeitgebers, die vom Arbeitnehmer auszuführende Tätigkeit einseitig, also ohne dessen Zustimmung zu bestimmen. § 106 GewO (Gewerbeordnung) definiert dies genauer: Demnach kann der Arbeitgeber nach billigem Ermessen die Leistungspflicht des Arbeitnehmers nach Ort, Zeit und Art bestimmen. Da dies regelmäßig bei Mini-Jobs, die häufig besonders flexibel ausgestaltet sein sollen, von besonderer Bedeutung ist, sollte die Tätigkeitsbezeichnung möglichst weit gefasst sein.
Direktionsrecht
Arbeitszeit Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt ___ Stunden und zwar montags bis freitags von ___ bis ____ Uhr.
Vertragsklausel
Bei Mini-Jobs, die regelmäßig nicht die volle Arbeitszeit erreichen, ist es wichtig, nicht nur die wöchentliche Gesamtarbeitszeit zu regeln, sondern auch die Zeiträume, in der die Arbeit zu erbringen ist. Ein bloßer Hinweis auf die betriebsüblichen Arbeitszeiten reicht hier in aller Regel nicht aus.
61
2 Dispositions klausel
Vertragsklausel
Arbeitsverträge für MiniJobs
Um sich beim Einsatz des geringfügig beschäftigten Personals, das häufig Aushilfstätigkeiten übernimmt, die erforderliche Flexibilität zu erhalten, sollten Sie ergänzend eine Dispositionsklausel aufnehmen: Der Arbeitgeber ist berechtigt, soweit dies dringend betrieblich erfor derlich ist, die Arbeitszeiten abweichend von der vorbezeichneten Re gelung einzuteilen. Der Arbeitgeber ist beim Vorliegen von sachlichen Gründen auch berechtigt, die Lage der Arbeitszeit mit einer Frist von 4 Arbeitstagen vorübergehend zu ändern, soweit er hierbei die Interes sen des Arbeitnehmers angemessen berücksichtigen und den Grund satz der Verhältnismäßigkeit beachten wird. Achtung: Ohne eine solche Klausel bedarf jede Anpassung oder Änderung des Einverständnisses des Arbeitnehmers.
Da bei einer Angemessenheitskontrolle von Allgemeinen Geschäftsbedingungen eine ausreichende Transparenz und Vorhersehbarkeit für den Arbeitnehmer gewährleistet sein muss, ist bei einer solchen Dispositionsklausel aus Wirksamkeitsgründen unbedingt hervorzuheben, dass das Änderungsrecht auf dringende Fälle beschränkt und auch in einem solchen Fall nur unter Berücksichtigung der Interessen des Arbeitnehmers ausgeübt wird. Überstunden Vertragsklausel
Der Arbeitnehmer erklärt sich bereit, im Falle dringender betrieblicher Erfordernisse, insbesondere bei Notfällen oder unvorhersehbaren Per sonalengpässen, bis zu _____ Überstunden pro Woche zu leisten.
Überstunden müssen ange messen sein
Die Verwendung von Überstundenklauseln unterliegt gerade durch Einbeziehung der AGB-Kontrolle strengen Anforderungen an die Angemessenheit. Eine solche Klausel darf keinesfalls den Arbeitgeber berechtigen, die eigentlich vertraglich vereinbarte Arbeitszeit einseitig zu verlängern. Bei Mini-Jobs, die neben einer reduzierten Stundenzahl zudem auch meist vergleichsweise gering vergütet werden, ist die Gefahr, bei der Anforderung von Überstunden die engen Grenzen der Zulässigkeit zu überschreiten, besonders groß. Arbeitgeber sollten hier unbedingt Sensibilität entwickeln.
62
Ausgestaltung des Arbeitsvertrags
2
Achtung: Ohne eine solche Überstundenklausel bedarf jede Anpassung oder Än derung des Einverständnisses des Arbeitnehmers.
Werden regelmäßig Überstunden in Anspruch genommen, kann das dazu führen, dass sich die regelmäßige Arbeitszeit entsprechend den tatsächlichen Gepflogenheiten unabhängig von der abweichenden vertraglichen Regelung verlängert. Tipp: Um der Forderung nach Transparenz und Angemessenheit zu genügen, sollten Sie den Umfang von Überstunden durch eine Stundenangabe nach oben begrenzen. Diese Zahl sollte gerade bei Teilzeitbeschäftigun gen im Verhältnis zur vertraglich geschuldeten Arbeitszeit stehen. Zu dem sollte eine Regelung getroffen werden, wie die geleisteten Über stunden vergütet werden (pro Monat oder einen monatlichen Pauschalbetrag).
Entgelt und Vergütung Der Arbeitnehmer erhält eine monatliche Bruttovergütung von _________ Euro.
Vertragsklausel
Grundsätzlich ist es Verhandlungssache, wie die Arbeit zu vergüten ist. Gerade bei Mini-Jobs ist jedoch darauf zu achten, dass die Tätigkeit und ihre Vergütung (maximal 400 Euro) nicht in einem auffälligen Missverhältnis stehen (Stichwort „Lohnwucher“). Beurteilungsmaßstab ist dabei einerseits das allgemeine Lohnniveau für vergleichbare Arbeiten sowie der branchenübliche Tariflohn, sofern er nicht ohnehin wegen bestehender Tarifbindung zwingend zu beachten ist. Die Vergütung wird jeweils am Monatsletzten fällig. Die Zahlung er folgt bargeldlos auf das dem Arbeitgeber benannte Konto Nr. _______ bei der _________ Bank (BLZ: ____ ).
Vertragsklausel
63
2
Arbeitsverträge für MiniJobs
Achtung: Bei geringfügig entlohnten Beschäftigungsverhältnissen besteht hin sichtlich der Gestaltung der Abführung von Lohnsteueranteilen ein ge wisser Gestaltungsspielraum, den Sie bei der Vertragsverhandlung mit dem Arbeitnehmer besprechen sollten. Einzelheiten hierzu finden Sie in Kapitel 3 „Gehaltsberechnung für Mini Jobs“.
Lohnsteuerrechtliche Behandlung Vertragsklausel
Die dem Arbeitnehmer bezahlte Vergütung ist lohnsteuerpflichtig. Die Vertragsparteien sind darin einig, die Versteuerung über eine einheitli che Pauschale in Höhe von 20% (25% bei kurzfristigen Beschäfti gungsverhältnissen) der gewährten Vergütung vorzunehmen. [oder:] Die dem Arbeitnehmer bezahlte Vergütung ist lohnsteuerpflichtig. Die Vertragsparteien sind darin einig, die Abrechnung über die Lohnsteu erkarte des Arbeitnehmers vorzunehmen. [oder:] Die dem Arbeitnehmer bezahlte Vergütung ist lohnsteuerpflichtig. Die Vertragsparteien sind darin einig, die Versteuerung über die vom Ar beitnehmer bei seiner Steuererklärung nicht anrechenbare Pauschsteuer in Höhe von 2% vorzunehmen.
Grundsätzlich ist der Arbeitgeber darin frei, in welcher Form er die Besteuerung eines Mini-Jobs vornimmt. Hierbei sind jedoch die in Kapitel 5 erläuterten Bestimmungen zu beachten. Eine Behandlung dieser Vorgehensweise im Arbeitsvertrag ist zwar nicht zwingend erforderlich, aber insofern ratsam, als zur Beurteilung der Frage, welche Versteuerung die günstigste ist, die Vermögenssituation des Arbeitgebers maßgeblich ist. Hinweis: Einzelheiten hierzu finden Sie in Kapitel 5 „Pauschale Abgaben und Meldeverfahren“. Unabhängig davon, welche Versteuerungsform gewählt wird, ist die weitere Vorgehensweise (Abführung der Lohnsteuer etc.) nicht anders als bei Vollzeitbeschäftigungsverhältnissen auch.
64
Ausgestaltung des Arbeitsvertrags
2
Sonderzuwendungen Der Arbeitgeber gewährt Urlaubsgeld in Höhe eines halben Monats gehalts, zahlbar mit der Abrechnung Juni. Darüber hinaus wird Weih nachtsgeld in Höhe eines halben Monatsgehalts, zahlbar mit der Ab rechnung November gewährt. Der Arbeitgeber behält sich vor, diese Gehaltszahlungen aus wirtschaftlichen Gründen unter Wahrung der Grundsätze des billigen Ermessens zu widerrufen.
Vertragsklausel
Bei Sonderzahlungen wie Weihnachts- und Urlaubsgeld ist bei MiniJobs zu berücksichtigen, dass diese der monatlichen Regelvergütung hinzugerechnet werden. Dies kann unter Umständen dazu führen, dass der betreffende Arbeitnehmer damit nicht länger in den Genuss der entsprechenden Versicherungsfreiheit kommt, weil sein Gesamtgehalt das monatlich zulässige Durchschnittsgehalt von 400 Euro übersteigt. Da dies häufig weder im Interesse des Arbeitgebers noch dem des Arbeitnehmers liegt, können die Parteien schriftlich, gegebenenfalls bereits im Arbeitsvertrag, einen Verzicht vereinbaren: Beispiel: Der Arbeitnehmer verzichtet im Rahmen des geringfügigen Beschäfti gungsverhältnisses auf die betrieblich üblichen Sonderzuwendung in Form eines Weihnachtsgeldes.
Hinweis: Einzelheiten hierzu finden Sie in Kapitel 3 „Gehaltsberechnung für Mini-Jobs“. Mitteilungs und Nachweispflichten bei Verhinderung Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, den Arbeitgeber in allen Fällen einer Arbeitsverhinderung, unverzüglich, also ohne schuldhaftes Zögern, zu informieren. Soweit absehbar, ist zugleich die Dauer der Verhinderung mitzuteilen.
Vertragsklausel
Auch bei geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen ist es für den Arbeitgeber von größtem Interesse möglichst frühzeitig über Arbeitsverhinderung informiert zu werden. Die ungeplante Abwesenheit muss im betrieblichen Ablauf berücksichtigt werden. Diesem zentralen Bedürfnis wurde vom Gesetzgeber auch in § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz entsprochen.
65
2
Arbeitsverträge für MiniJobs
Tipp: Da dieses Interesse des Arbeitgebers auch dann besteht, wenn die Ver hinderung nicht krankheitsbedingt ist, sondern andere Ursachen hat, sollten die Mitteilungspflichten wie im Textbeispiel pauschal gehalten werden. Arbeits unfähigkeits bescheinigung
Im Fall der in der Praxis bedeutsamsten krankheitsbedingten Arbeitsverhinderung hat der Arbeitgeber Anspruch auf Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Es ist nicht erforderlich, diese Nachweispflicht eigens im Arbeitsvertrag festzuschreiben, sollte aber aus Gründen der Rechtsklarheit gleichwohl getan werden. Grundsätzlich kann sowohl die Vorlage einer solchen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ab dem ersten Krankheitstag verlangt werden (hierauf ist aber gesondert hinzuweisen). Der Gesetzgeber selbst sieht eine Nachweispflicht bei einer Dauer von mehr als drei Kalendertagen vor. Krankheitsbedingte Arbeitsverhinderung
Vertragsklausel
Jeder Krankheitstag ist durch eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbe scheinigung nachzuweisen. [oder:] Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als 3 Kalendertage, hat der Arbeit nehmer eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorzulegen, der auch die voraussichtliche Dauer der Verhinderung zu entnehmen ist, spätestens am darauffolgenden Arbeitstag.
Je nach den betrieblichen Anforderungen sollte zwischen Verwaltungsaufwand einerseits und dem tatsächlichen Nachweisinteresse seitens des Arbeitgebers abgewogen werden. Bei der vorgeschlagenen Klausel wird auf Kalendertage abgestellt, d. h. wenn ein Arbeitnehmer am Freitag erkrankt, muss er bereits am zweiten Arbeitstag, nämlich dem darauffolgenden Montag eine solche Bescheinigung vorlegen. Entgeltfortzahlung Vertragsklausel
66
Wenn der Arbeitnehmer arbeitsunfähig erkrankt, hat er Anspruch auf Fortzahlung seiner Vergütung im Rahmen der gesetzlichen Bestim mungen (Entgeltfortzahlungsgesetz).
Ausgestaltung des Arbeitsvertrags
Diese Klausel verweist explizit auf die geltende rechtliche Regelung, die auch auf Mini-Jobs Anwendung findet, und hat insoweit lediglich klarstellenden Charakter. Von größerer Bedeutung ist § 616 BGB, wonach die Pflicht zur Entgeltfortzahlung auch dann besteht, wenn der Arbeitnehmer aus persönlichen Gründen unverschuldet vorübergehend verhindert ist. Obwohl gesetzlich solche Fälle nicht explizit geregelt sind, hat sich in Rechtsprechung und Tarifsvertragspraxis eine Art Regelwerk herausgebildet:
2 Pflicht zur Entgelt fortzahlung
Übersicht: Pflicht zur Entgeltfortzahlung Anlass
Entgeltfortzahlung
Eigene Hochzeit
1 Tag
Geburt des eigenen Kindes
2 Tage
Todesfall naher Angehöriger
2 Tage
Erkrankung des eigenen Kinds
5 Tage
Grundsätzlich kann § 616 BGB vertraglich ausgeschlossen werden. Ob ein pauschaler Ausschluss unter Einbeziehung der AGB-Prüfung noch rechtlich zulässig ist, muss derzeit kritisch betrachtet werden. Vor diesem Hintergrund ist es ratsam, nur solche Fallgruppen auszuschließen, die von besonderer Relevanz für das Arbeitsverhältnis sind. Häufig wird gerade bei überwiegend von weiblichen Arbeitnehmern ausgeübten Teilzeittätigkeiten der Anspruch auf bezahlte Freistellung im Fall der Erkrankung eines erkrankten Kindes ausgeschlossen. Tipp: Unter gewissen Voraussetzungen kann nach § 45 SGB V dem versi cherten Arbeitnehmer ein Anspruch auf Krankengeld zustehen, das in jedem Fall jedoch nur dann ausbezahlt wird, wenn nicht das normale Arbeitsentgelt fortgezahlt wird.
67
2
Arbeitsverträge für MiniJobs
Anspruch auf bezahlte Freistellung Vertragsklausel
Ansprüche auf bezahlte Freistellung wegen persönlicher Verhinderung durch eine unvorhergesehene Erkrankung naher Angehöriger, insbe sondere Kinder, die der häuslichen Pflege durch den Arbeitnehmer be dürfen, sind ausgeschlossen. Der Anspruch auf unbezahlte Freistellung von der Arbeit gemäß § 45 SGB V bleibt hiervon unberührt.
Urlaub Vertragsklausel
Der Arbeitnehmer hat in jedem Kalenderjahr Anspruch auf ____ Arbeitstage bezahlten Urlaub.
Gesetzlicher Urlaubsanspruch
Der gesetzliche Mindesturlaubsanspruch beläuft sich auf vier Arbeitswochen im Jahr. Die Arbeitswoche wird dabei von der Ausgestaltung des Arbeitsverhältnisses bestimmt. Bei einer vereinbarten Regelarbeitszeit von fünf Tagen/Woche beträgt der Urlaubsanspruch 20 Tage (4 × 5), bei einer Teilzeitbeschäftigung von drei Wochenarbeitstagen lediglich 12 (4 × 3) Arbeitstage. Häufig wird freiwillig mehr Urlaub gewährt. Der Durchschnitt bewegt sich zwischen 25 und 30 Arbeitstagen. Dies ist jedoch eine freiwillige unternehmerische Entscheidung. Nach dem Gleichbehandlungsgrundsatz muss dies dann auch bei Mini-Jobs entsprechend praktiziert werden. Achtung: Wenn es in Ihrem Betrieb üblich ist, Urlaubsgeld zu gewähren, müssen Sie darauf achten, die zulässige Höchstgrenze von 4.800 Euro pro Jahr insgesamt bei einem Arbeitnehmer in einem MiniJob nicht zu über schreiten. Hierzu ausführlich auch unter Kapitel 3 „Gehaltsberechnung für MiniJobs“.
Verschwiegenheitspflichten Verschwiegen heitspflichten
68
Häufig ist der sorgfältige Umgang mit geschäftlichen Informationen jeder Art von größter Bedeutung. Dies gilt oft auch für Arbeitnehmer, die ihre Tätigkeit im Rahmen von Mini-Jobs ausüben. Gerade in Betrieben, die von Berufs wegen mit Geheimnissen umzugehen haben, ist es unerlässlich sämtliches Personal entsprechend einzuweisen und zum Stillschweigen zu verpflichten.
Ausgestaltung des Arbeitsvertrags
2
Beispiel: Auch Praktikanten einer Rechtsanwaltskanzlei müssen das Mandatsge heimnis wahren. Ebenso darf auch eine Bürokraft in einer Arztpraxis nicht darüber sprechen, was in herumliegenden Patientenakten steht, oder eine Putzfrau in der Pfarrgemeinde, wenn sie unabsichtlich ein Beichtgespräch belauscht.
Doch auch in anderen Betrieben ist es häufig von besonderem Interesse, die Angestellten zur Verschwiegenheit zu verpflichten. Dann ist eine entsprechende Klausel in den Arbeitsvertrag aufzunehmen: Verschwiegenheitsklausel Der Arbeitnehmer verpflichtet sich, über alle vertraulichen betriebli chen Angelegenheiten, soweit diese nicht öffentlich zugänglich sind oder als allgemein bekannt vorausgesetzt werden können, vertraulich zu behandeln, soweit sie ihm im Rahmen seiner Tätigkeit zur Kenntnis gelangen.
Vertragsklausel
Insbesondere vertraulich zu behandeln sind ... Diese Pflicht besteht über das Ende des Arbeitsverhältnisses hinaus, soweit Geschäfts und Betriebsgeheimnisse betroffen sind und dies dem Arbeitnehmer unter Abwägung aller beteiligten Interessen zu mutbar ist.
Nachträgliche Verschwiegenheitspflichten über das Bestehen des Vertragsverhältnisses hinaus sind stets problematisch, da sie das Grundrecht des Arbeitnehmers auf freie Berufswahl einschränken (Art. 12 GG). Es gibt Fälle, wie in den oben gebildeten Beispielen, in denen das allgemeine Interesse an der Wahrung von Geheimnissen das Recht auf freie Berufswahl des betroffenen Arbeitnehmers überwiegt. Diese Fälle dürften allerdings durch die Anwendung des strengen AGB-Kontrollmaßstabs künftig weiter eingeschränkt werden. Gleichwohl ist es erfahrungsgemäß durchaus sinnvoll, eine entsprechende Klausel trotz der Gefahr ihrer möglichen Unwirksamkeit aufzunehmen, da sie psychologisch durchaus das gewollte Verhalten auslösen kann.
Grundrecht auf freie Berufswahl
69
2
Arbeitsverträge für MiniJobs
Nebentätigkeiten Vertragsklausel
Der Arbeitnehmer versichert, dass er zum gegenwärtigen Zeitpunkt keine anderen als die in der Anlage aufgeführten Tätigkeiten nach Art und Umfang ausübt. Der Arbeitnehmer verpflichtet sich darüber hin aus, jegliche Änderung unverzüglich dem Arbeitgeber mitzuteilen (ins besondere die Aufnahme von weiteren Tätigkeiten sowie die Änderung der Rahmenbedingungen bestehender Tätigkeiten).
Meldepflicht des Arbeitgebers
Diese Klausel stellt sicher, dass Sie als Arbeitgeber den Ihnen obliegenden Meldepflichten ordnungsgemäß nachkommen können. Da bei der Beurteilung der Frage, ob ein sozialversicherungsfreier MiniJob vorliegt, sämtliche Beschäftigungsverhältnisse berücksichtigt werden müssen (vgl. hierzu Prüfanleitung), sind Sie verpflichtet, diese Fragen sorgfältig mit Ihrem Arbeitnehmer zu besprechen. Belehrung zum freiwilligen Beitritt zur Rentenversicherung
Vertragsklausel
Der Arbeitnehmer kann in der gesetzlichen Rentenversicherung die Stellung eines versicherungspflichtigen Arbeitnehmers erwerben, wenn er nach § 5 Abs. 2 Satz 2 des VI. Sozialgesetzbuchs auf die Versiche rungsfreiheit durch Erklärung gegenüber dem Arbeitgeber schriftlich verzichtet. Der Arbeitgeber hat ihn hierüber ausführlich belehrt.
Zu dieser Belehrung sind Sie als Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet. Die Aufnahme in den Arbeitsvertrag stellt sicher, dass Sie nachweisen können, dass Sie dieser Pflicht im ordnungsgemäßen Umfang nachgekommen sind. Verzichtet der Arbeitnehmer auf die Rentenversicherungsfreiheit, müssen Sie den Differenzbetrag von Ihrer zu leistenden Arbeitgeberpauschale zum vollen Rentenbeitrag von der Vergütung des Arbeitnehmers einbehalten und an die zuständige Verrechnungsstelle zusammen mit Ihrem Anteil abführen. Hinweis: Einzelheiten hierzu finden Sie in Kapitel 3 „Gehaltsberechnung für Mini-Jobs“.
70
3
Gehaltsberechnung für MiniJobs
Auch bei Mini-Jobs ist für den Arbeitnehmer die Höhe und Art der Vergütung zumeist das wichtigste Kriterium für die Aufnahme einer entsprechenden Beschäftigung. Daher ist die Zahlung der Vergütung auch die Hauptleistungspflicht des Arbeitgebers aus dem Arbeitsvertrag. Was es hierbei zu beachten gilt, erfahren Sie in diesem Kapitel.
3.1
Vergütung als arbeitsvertragli che Hauptlei stungspflicht
Allgemeines
Grundsätzlich steht es den Parteien eines Arbeitsvertrags frei, die Vergütung im Vertrauen auf ihr Verhandlungsgeschick selbstständig zu regeln.
Vertragsfreiheit
Mindestlohn Da Gesetzgeber und Rechtsprechung davon ausgehen, dass sich bei solchen Verhandlungen zumeist der Arbeitgeber in der besseren Verhandlungsposition befindet, wird dieses Prinzip oft durchbrochen, wenn z. B. Mindestlöhne in Gesetz, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung geregelt werden.
Mindestlohn
Achtung: Unabhängig von weiteren Vereinbarungen ist stets mindestens die orts übliche Vergütung für eine vergleichbare Tätigkeit zu zahlen. Dies gilt auch dann, wenn keine konkrete Vergütung vereinbart wurde (vgl. § 612 Abs. 1, § 632 Abs. 2 BGB).
Gleichbehandlungsgrundsatz Nach dem Gleichbehandlungsgrundsatz darf ein Arbeitnehmer nicht willkürlich benachteiligt werden. Unterschiede in der Entlohnung sind demnach mit sachlichen Argumenten zu begründen. Die
Diffamierungs verbote
71
3
Gehaltsberechnung für MiniJobs
„Diffamierungsverbote“ des § 75 Betriebsverfassungsgesetz untersagen die Heranziehung sachfremder Kriterien wie Nationalität oder Geschlecht. Zulässige Kriterien sind dagegen die Dauer der Betriebszugehörigkeit oder das Lebensalter. Der Gleichbehandlungsgrundsatz wird auch auf das Verhältnis zwischen Teilzeitbeschäftigten und Vollzeitbeschäftigten angewandt. Beispiel: Eine Studentin übt einen MiniJob in einer Boutique aus. Obwohl sich ihre Tätigkeit nicht von der anderer Vollzeitkräfte unterscheidet, erhält sie einen geringeren Stundenlohn. Sachfremde Gründe wie eine andere Ausbildung oder andere arbeits rechtliche Rahmenbedingungen sind für die Entlohnung nicht relevant. Die Studentin hat einen Anspruch darauf, unter dem Aspekt der Gleich behandlung den gleichen Stundenlohn wie eine Vollzeitkraft zu erhalten.
Ohne Arbeit kein Lohn Ohne Arbeit kein Lohn
Grundsätzlich ist der Arbeitnehmer vorleistungspflichtig, weshalb z. B. Gehälter meist auch nachlaufend gezahlt werden. Gleichwohl gibt es Ausnahmeregelungen, über die man sich bereits bei Abschluss des Arbeitsvertrags bewusst sein sollte, um gegebenenfalls im zulässigen Rahmen Sondervereinbarungen zu treffen. Näheres hierzu finden Sie in Kapitel 2 „Arbeitsverträge für Mini-Jobs“. Die wichtigsten Ausnahmen sind: • Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall • Erholungsurlaub und gesetzliche Feiertage • Verhinderung aus persönlichen Gründen • Störungen des Betriebsablaufs Neben diesen Ausnahmen hat der Grundsatz jedoch erhebliche praktische Bedeutung, z. B. in diesen Fällen: • Unentschuldigte Fehlzeiten • Beteiligung an einem Streik • Arbeitsverweigerung ohne Mitteilung von Gründen • Wegerisiko (Verspätung wegen Bahnverzögerungen, Autopannen oder schlechten Witterungsbedingungen)
72
Berechnung des Gehalts
3.2
3
Berechnung des Gehalts
Bruttogehalt Im Rahmen von Mini-Jobs ist es unzulässig, anfallende Sozialabgaben ganz oder teilweise auf den Arbeitnehmer abzuwälzen. Die (pauschalen) Beitragssätze sind vom Arbeitgeber allein zu tragen. Im einfachsten Fall darf bei einer geringfügigen Beschäftigung die monatliche Vergütung die Höchstgrenze von durchschnittlich 400 Euro nicht übersteigen. Diese vermeintlich einfache Regel bereitet in der Praxis jedoch häufig Schwierigkeiten, weil sie eine ganze Reihe von Folgefragen aufwirft, die im Folgenden behandelt werden.
Bruttogehalt
Sonderzuwendungen Da Mini-Jobs lediglich versicherungs- und steuerrechtlich anders behandelt werden, kann der Arbeitnehmer durch vertragliche Regelungen, betriebliche Übung, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag neben seinem monatlichen Gehalt auch Anspruch auf Sonderzuwendungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld haben. Als Berechnungsgrundlage dient aber die tatsächlich gewährte Vergütung. Neben der regelmäßigen Vergütung zählen auch Sonderzuwendungen (Urlaubs-/Weihnachtsgeld) zum Arbeitsentgelt. Wird damit die Geringfügigkeitsgrenze von 4.800 Euro im Jahr überschritten, ist das Beschäftigungsverhältnis kein Mini-Job mehr und damit voll abgabenpflichtig.
Sonder zuwendungen
Beispiel: Eine Bürohilfe erhält 400 Euro im Monat. Zudem hat sie Anspruch auf das betriebsübliche Weihnachtsgeld in Höhe eines Monatsgehalts. Da mit übersteigt das jährliche Gesamteinkommen die zulässige Geringfü gigkeitsgrenze.
Der Grundsatz der Gleichbehandlung gebietet, solche Sonderzuwendungen auch Teilzeitbeschäftigten entsprechend zukommen zu lassen. Grundsätzlich ist hier eine Anpassung entsprechend des Verhältnisses zwischen betriebsüblicher Vollzeitbeschäftigung und Teilzeittätigkeit möglich, doch auch dann kann die 400-Euro-Grenze leicht überschritten werden.
73
3 Verzicht auf Sonderleistungen
Gehaltsberechnung für MiniJobs
Es ist zulässig, das der Arbeitnehmer schriftlich den Verzicht auf diese Sonderleistungen erklärt, um so die Geringfügigkeitsgrenze zu wahren. Diese Erklärung ist bei den Lohnunterlagen aufzubewahren und muss gegebenenfalls vorgelegt werden. Tipp: Eine Alternative zu einem solchen Verzicht ist es, von vornherein diese Sonderzuwendungen bei der Gehaltsberechnung zu berücksichtigen und das Regelgehalt so anzusetzen, dass insgesamt der zulässige Betrag von 4.800 Euro pro Jahr nicht überschritten wird. Dies kann gegebenenfalls auch über eine entsprechende Reduktion der zu leistenden Arbeitszeit erreicht werden.
Auch Sachbezüge wie die private Nutzung eines Handys oder Dienstwagens, freie Verpflegung etc. sind als vermögenswerte Leistungen grundsätzlich zu berücksichtigen. Lediglich bei Mini-Jobs in Privathaushalten dürfen solche Sachbezüge grundsätzlich außer Acht gelassen werden.
Steuerfreie Zulagen und Zuschläge Steuerfreie Zulagen und Zuschläge
Nicht zum laufenden Arbeitsentgelt gehören dagegen laufende Zulagen, Zuschläge oder Ähnliches, wenn und soweit sie steuerfrei sind. Am häufigsten trifft dies neben den Zulagen für Feiertags- und Nachtarbeit sowie auf steuerfreie Aufwandsentschädigungen bis zu einem Wert von 1.848 Euro im Kalenderjahr zu. Hierunter fallen z. B. Einnahmen aus Tätigkeiten als Übungsleiter in einem Verein, als Ausbilder, Erzieher oder Betreuer sowie Pflegedienste für alte oder behinderte Menschen. Dieser Betrag kann wie im Steuerrecht entweder anteilig (z. B. 154 Euro im Monat) oder einmalig angesetzt werden. Darüber hinaus geleistete Zahlungen stellen dann Arbeitsentgelt dar. Beispiel: Der nebenberuflich tätige Trainer einer Jugendfußballmannschaft erhält ein monatliches Entgelt von 530 Euro. Hiervon kann als Aufwandsent schädigung ein Betrag von mtl. 154 Euro in Abzug gebracht werden, sodass es sich trotz Überschreitens der 400EuroGrenze noch um ei nen MiniJob handelt, bei dem nur das Gehalt berücksichtigt wird, das diese Freigrenze übersteigt.
74
Berechnung des Gehalts
3
Grenz und Übergangsfälle Schwankendes Arbeitsentgelt Ist das Arbeitsverhältnis so ausgestaltet, dass über das Jahr nicht immer das gleiche Gehalt bezahlt wird, z. B. bei saisonal schwankendem Arbeitsanfall oder Arbeit auf Abruf, wird nicht auf das jeweils tatsächlich gezahlte monatliche Arbeitsentgelt abgestellt, sondern vielmehr auf den Jahresdurchschnitt.
Schwankendes Arbeitsentgelt
Beispiel: Ein Aushilfsarbeiter in einer Gärtnerei erhält in den Monaten November bis März ein Gehalt in Höhe von 300 Euro und in der Zeit von April bis Oktober ein Gehalt von 450 Euro. Sein Jahreseinkommen beträgt damit 4.650 Euro (5 x 300 + 7 x 400) und liegt somit bei einem monatlichen Durchschnittseinkommen von 387,50 Euro unter der 400EuroGrenze.
Anders verhält es sich, wenn die Schwankung lediglich ein gelegentliches und vor allem unvorhergesehenes Überschreiten der Verdienstgrenze darstellt. Beispiel: Der Aushilfskellner wird von seinem Arbeitgeber gebeten, die Schicht eines erkrankten Kollegen für acht Wochen zu übernehmen. In dieser Zeit erhöht sich der bisherige monatliche Verdienst von 350 Euro auf 820 Euro. Obwohl im Jahresdurchschnitt damit die Geringfügigkeits grenze überschritten wird, bleibt die Tätigkeit versicherungsfrei, da es sich hier um ein unvorhergesehenes Ereignis handelt, das sich nur auf einen überschaubaren Zeitraum auswirkt.
Steigendes Einkommen Wenn sich die Tätigkeit auswächst und das Einkommen die strenge 400-Euro-Grenze überschreitet, wird der Mini-Job zum Niedriglohn-Job. In diesem Bereich sind geringere Sozialversicherungsbeiträge zu bezahlen. Der Beitragsanteil wächst schrittweise von ca. 4 Prozent ab einem Verdienst ab 400,01 Euro. Ab einem Verdienst von 800 Euro ist die Tätigkeit voll versicherungspflichtig. Die Besteuerung erfolgt in diesem Bereich individuell. Mit der Schaffung der Gleitzone wird die so genannte Niedriglohnschwelle beseitigt,
Steigendes Einkommen
75
3
Gehaltsberechnung für MiniJobs
die durch das sprunghafte Ansteigen der Sozialversicherungsbeiträge entstand, wenn aufgrund des Überschreitens der Begrenzungen nach altem Recht aus einem Mini-Job eine sozialversicherungspflichtige Tätigkeit wurde. Hinweis: Näheres hierzu finden Sie in Kapitel 4 „Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung von Mini-Jobs“. Mehrere MiniJobs nebeneinander Mehrere MiniJobs
Unabhängig von der arbeitsvertraglichen Ausgestaltung sind sämtliche Tätigkeiten, die für denselben Arbeitgeber erbracht werden, bei der Beurteilung zusammenzuzählen. Übt ein Arbeitnehmer ohne einer versicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung nachzugehen, mehrere Mini-Jobs nebeneinander aus, sind diese auch zusammenzurechnen (Ausnahme: kurzfristige Beschäftigungen). Wird bei der Zusammenrechnung mehrer Mini-Jobs die monatliche Grenze von 400 Euro überschritten, handelt es sich nicht mehr um Mini-Jobs im versicherungsrechtlichen Sinne. Vielmehr sind dann alle Tätigkeiten dieses Arbeitnehmers bei den zuständigen Stellen als voll abgabepflichtig anzumelden. Beispiel: Eine Bürohilfe arbeitet für Betrieb A für ein monatliches Entgelt von 250 Euro. Ab März beginnt sie eine Aushilfstätigkeit bei Steuerberater B für 200 Euro monatlich. Beide Tätigkeiten erfüllen für sich betrachtet die Voraussetzungen eines MiniJobs. Insgesamt wird jedoch ein Ein kommen von 450 Euro erzielt, sodass für beide Arbeitsplätze volle Ver sicherungspflicht eintritt. Lediglich die Monate Januar und Februar sind versicherungsfrei, weil bis März die Voraussetzungen vorlagen. Achtung: MiniJob ist nicht gleich MiniJob! Geringfügig entlohnte Beschäfti gungen und kurzfristige Beschäftigungen dürfen hier nicht zusammen gerechnet werden.
MiniJob neben versicherungspflichtiger Hauptbeschäftigung MiniJob neben Haupttätigkeit
76
Seit dem 1. April 2003 darf ein Arbeitnehmer zusätzlich zu einer versicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung einen abgabefreien Mini-Job ausüben.
Berechnung des Gehalts
3
Beispiel: Eine versicherungspflichtig angestellte Sekretärin arbeitet seit März nebenberuflich für einen Autor als Lektorin. Zusätzlich zu ihrem Haupt gehalt in Höhe von 2.200 Euro erhält sie nun ein monatliches Entgelt von 300 Euro. Die Lektorentätigkeit gilt als MiniJob, weil bei der Be urteilung die versicherungspflichtige Hauptbeschäftigung nicht be rücksichtigt wird.
Dies trifft jedoch nur auf den ersten Mini-Job zu. Das Einkommen aus jedem weiteren Mini-Job ist dann dem Haupteinkommen hinzuzurechnen und entsprechend zu versichern. Achtung: Dies gilt auch, wenn die MiniJobs insgesamt die 400EuroGrenze nicht überschreiten würden. Wenn die Sekretärin aus dem Beispiel oben also noch für 100 Euro mo natlich eine weitere Tätigkeit aufnehmen würde, müsste sie diese den noch regulär versichern und versteuern.
Bei mehreren Mini-Jobs neben der Hauptbeschäftigung bleibt stets der zeitlich erste Mini-Job unberücksichtigt. Grundsätzlich obliegt Ihnen als Arbeitgeber die Prüfung und richtige Anmeldung des Arbeitnehmers. Gerade in den vorliegenden Fällen sind Sie dabei jedoch auf die Mitwirkung des Arbeitnehmers angewiesen. Sofern der Arbeitgeber die Angaben nach bestem Wissen und Gewissen zusammengetragen und gemeldet hat, obliegt die weitere Prüfung der Einzugsstelle, im Fall eines Mini-Jobs also der Bundesknappschaft. Wird im Nachhinein festgestellt, dass mehrere Mini-Jobs in einer versicherungspflichtigen Form vorliegen, tritt die Versicherungspflicht ein. Gemäß § 8 Abs. 2 Satz 3 SGB IV tritt die Versicherungspflicht allerdings nun nicht mehr für den Arbeitgeber rückwirkend ein, sondern erst mit der Bekanntgabe dieser Feststellung durch die Einzugsstelle. Achtung: Wenn der Arbeitgeber grob fahrlässig bei der versicherungsrechtlichen Beurteilung handelt oder gar vorsätzlich falsche Angaben meldet, gilt die Versicherungspflicht rückwirkend, also mit Beginn der Beschäfti gung. Darüber hinaus muss mit Geldbußen gerechnet werden.
77
3
Gehaltsberechnung für MiniJobs
Besondere Personengruppen Für einige besonderen Personengruppen gelten teils weit reichende Ausnahmeregelungen, die jedoch zumeist versicherungsrechtliche Auswirkungen haben und daher in Kapitel 4 „Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung von Mini-Jobs“ behandelt werden. Hinweis: Einzelheiten zu Fragen zum (Sozial-)Versicherungs- und Steuerrecht, die bei der Gehaltsberechnung regelmäßig auftreten, finden Sie in den Kapiteln 4 und 5
3.3
Sonderfall: Freiwilliger Beitritt zur Rentenversicherung
Auch innerhalb eines Mini-Jobs kann der Arbeitnehmer den vollen Anspruch auf die Leistungen der gesetzlichen Rentenversicherung erwerben. In diesem Fall muss der Arbeitnehmer die Differenz zwischen dem vollen Rentenversicherungsbeitrag und der vom Arbeitgeber ohnehin zu entrichtenden Pauschale selbst zahlen. Bei einem Rentenversicherungsbetrag von derzeit 19,5 Prozent liegt der Arbeitnehmereigenanteil abzüglich der Arbeitgeberpauschale von 12 Prozent bei 7,5 Prozent.
Versicherungsbeiträge Gesetzliche Informations pflicht
Als Arbeitgeber sind Sie gesetzlich verpflichtet, Ihre Mitarbeiter, die in einem Mini-Job arbeiten, zu informieren, dass sie den vollen Anspruch auf Leistungen der gesetzlichen Rentenversicherung, wie etwa Maßnahmen zur Rehabilitation oder vorzeitigen Rentenbeginn, erwerben können. So erlangen die Arbeitnehmer mit einem relativ geringen Eigenbeitrag vollwertige Beitragszeiten. Tipp: Nehmen Sie eine entsprechende Belehrung am Besten gleich in den Ar beitsvertrag auf. Informationen hierzu finden Sie in Kapitel 2 „Arbeits verträge für MiniJobs“.
78
Sonderfall: Freiwilliger Beitritt zur Rentenversicherung
3
Geringfügig Beschäftigte in Privathaushalten Auch geringfügig Beschäftigte in Privathaushalten haben die Möglichkeit, ihre Rentenversicherungsbeiträge aufzustocken. Die Differenz beträgt hier 14,5 Prozent (19,5 Prozent abzüglich 5 Prozent).
Schriftliche Erklärung des Arbeitnehmers In jedem Fall muss der Arbeitnehmer gegenüber dem Arbeitgeber diesen Wunsch schriftlich erklären. Dann wird der Arbeitgeber den Arbeitnehmeranteil zur Rentenversicherung von der Vergütung abziehen und an die entsprechende Verrechnungsstelle weiterleiten. Diese Erklärung kann jederzeit, also auch dann abgegeben werden, wenn der Mini-Job schon lange Zeit besteht.
Schriftliche Erklärung des Arbeitnehmers
Achtung: Eine Ausnahme gilt für Angehörige berufsständischer Versorgungswer i ke, die von der allgemeinen Rentenversicherungspflicht befreit sind (z. B. Anwälte, Ärzte, Architekten). eFür den Fall, dass ein Arbeitnehmer dieser Personengruppe auf die Ren tenversicherungsfreiheit verzichtet und die Tätigkeit des MiniJobs nicht berufsfremd ausgeübt wird, sind die Beiträge an das zuständige Versorgungswerk zu entrichten.
79
4
Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung von MiniJobs
Haben Sie einen Kandidaten oder eine Kandidatin für die geringfügige Beschäftigung ausgewählt, müssen Sie diese – ebenso wie vollzeitbeschäftigte Arbeitnehmer – zur Sozialversicherung anmelden. Für eine korrekte Meldung ist zuvor jedoch die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich. Um den Sozialversicherungsstatus festzustellen, müssen Sie grundsätzlich unterscheiden, ob es sich bei der Beschäftigung um einen geringfügig entlohnten oder einen kurzfristigen Mini-Job handelt. Darüber hinaus ist zu überprüfen, ob der Arbeitnehmer die Tätigkeit nebenberuflich oder als einzige Beschäftigung ausübt und die Geringfügigkeitsgrenze bzw. bestimmte Zeitgrenzen eingehalten werden.
4.1
Prüfung des Versicherungs status
80
Versicherungsfreiheit dokumentieren
Aufgabe des Arbeitgebers ist es, am Beginn und im Verlauf einer Beschäftigung den Status im Hinblick auf die Sozialversicherungspflicht des Arbeitnehmers festzustellen. Das gilt unabhängig davon, ob das Arbeitsverhältnis mit einem geringfügig oder nicht geringfügig Beschäftigten besteht. Stellen Sie einen Arbeitnehmer als geringfügig Beschäftigten ein, ist also zu überprüfen, ob es sich bei der Beschäftigung tatsächlich um einen Mini-Job im Sinne § 8 Abs. 1 Nr. 1 und 2 Sozialgesetzbuch IV handelt und somit eine Versicherungsfreiheit in der Sozialversicherung vorliegt. Sie sollten hier sorgfältig vorgehen, denn im Rahmen von Betriebsprüfungen können Versäumnisse bei der Ermittlung des Versicherungsstatus – zumindest wenn sie vorsätzlich oder grob fahrlässig erfolgten – zu hohen Nachzahlungen von Beiträgen führen.
Versicherungsfreiheit dokumentieren
4
Ihr Arbeitnehmer hat gemäß § 280 SGB IV die Pflicht Ihnen gegenüber alle notwendigen Angaben zu machen, die eine korrekte sozialversicherungsrechtliche Beurteilung ermöglichen. So muss der Beschäftigte Sie auch wahrheitsgemäß über eventuelle Vorbeschäftigungen oder weitere aktuelle Beschäftigungen in Kenntnis setzen. Achtung: Das Steuerrecht folgt bezüglich der Voraussetzung für eine geringfügige Beschäftigung den Regelungen der Sozialversicherung. Im Steuerrecht wird eine geringfügige Beschäftigung also erst angenommen, wenn die sozialversicherungsrechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Um nachweisen zu können, dass Sie die versicherungsrechtliche Prüfung nach bestem Wissen vorgenommen haben, müssen Sie die für die Versicherungsfreiheit ausschlaggebenden Angaben in Ihren Lohnunterlagen festhalten und die dafür erforderlichen Nachweise zu den Lohnunterlagen nehmen. Auch Nachweise, aus denen die notwendigen Angaben zu den einzelnen Arbeitnehmern hervorgehen, gehören dazu. Die Regelungen der Beitragsüberwachungsverordnung (BÜVO) über die Führung von Lohnunterlagen gelten also uneingeschränkt auch für geringfügig Beschäftigte. Angaben und Dokumente für Lohnunterlagen Diese Unterlagen und Angaben müssen Sie den Lohnunterlagen beifügen: • monatliches Entgelt • regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit und tatsächlich geleistete Arbeitsstunden • Beschäftigungsdauer • Vorliegen weiterer Beschäftigungen • Erklärung des Beschäftigten über die Befreiung von der Versicherungspflicht • Feststellung der Deutschen Rentenversicherung KnappschaftBahn-See oder des Rentenversicherungsträgers über das Vorliegen von Sozialversicherungspflicht • gegebenenfalls Erklärung des Arbeitnehmers auf Verzicht der Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung bzw. Erklärung des Arbeitnehmers, dass er auf die Anwendung der Gleitzonenberechnung in der Rentenversicherung verzichtet
Steuerrecht folgt Regelun gen der Sozial versicherung
Siehe CDROM
81
4
Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung von MiniJobs
Bei kurzfristig Beschäftigten kommen noch folgende Angaben hinzu: • eventuelle weitere kurzfristige Beschäftigungen im laufenden Kalenderjahr vor Beginn der zu beurteilenden Beschäftigung • Status des Beschäftigten – beispielsweise Student, Schüler, Hausfrau, Wehr- oder Zivildienstleistender, Rentner, Arbeitsloser
4.2 Versicherungs freiheit
Geringfügig entlohnte Beschäftigungen
Um den Versicherungsstatus des Arbeitnehmers festzustellen, müssen Sie berechnen, ob das regelmäßige Arbeitsentgelt Ihres Mitarbeiters im Monat 400 Euro nicht überschreitet und somit die Voraussetzung für eine geringfügige Beschäftigung gegeben ist. Liegt eine geringfügige entlohnte Beschäftigung vor, ist der beschäftigte Arbeitnehmer in der Sozialversicherung versicherungsfrei. Sie haben dann für den Beschäftigten Pauschalbeiträge zur Kranken- und zur Rentenversicherung zu leisten.
Das regelmäßige Arbeitsentgelt ermitteln Sonder zuwendungen
82
Ausschlaggebend sind die regelmäßigen Einnahmen, auf die der Arbeitnehmer einen Rechtsanspruch hat – beispielsweise aufgrund eines Tarifvertrags, einer Betriebsvereinbarung oder einer Einzelabsprache. Hinzuzurechnen dazu sind Sonderzuwendungen, wenn sie mit hinreichender Wahrscheinlichkeit einmal im Jahr gezahlt werden, also beispielsweise Urlaub- oder Weihnachtsgeld. Dies bedeutet im Umkehrschluss: Steht die Auszahlung des Einmalbetrages zu Beginn der Tätigkeit noch nicht fest, braucht er bei der Ermittlung des regelmäßigen Einkommens nicht berücksichtigt werden. Nicht hinzuzurechnen zum regelmäßigen Arbeitsentgelt sind steuerfreie Aufwandsentschädigungen bis zu einem Betrag von 1.848 Euro, was einem monatlichen Betrag von 154 Euro entspricht. Dazu zählen beispielsweise Einnahmen aus einer nebenberuflichen Tätigkeit als Ausbilder oder Übungsleiter im Sportverein. Auch Jubiläumszuwendungen gehören nicht zum regelmäßigen Entgelt.
Geringfügig entlohnte Beschäftigungen
4
Beispiel Ein Aushilfsverkäufer erhält für seine Tätigkeit ein monatliches Entgelt von 390 Euro. Zusätzlich bekommt er im Dezember ein ihm tarifver traglich zugesichertes Weihnachtsgeld in Höhe von 320 Euro. Das für die versicherungsrechtliche Beurteilung maßgebende Arbeitsentgelt berechnen Sie wie folgt: Monatliches Arbeitsentgelt 390,00 × 12 = Weihnachtsgeld Jahresarbeitsentgelt Monatliches Entgelt
4.680,00 Euro 320,00 Euro 5.000,00 Euro 416,67 Euro
Das regelmäßige Arbeitsentgelt beläuft sich auf 416,67 Euro. Es über steigt damit die Geringfügigkeitsgrenze von 400 Euro. Somit handelt es sich nicht um eine geringfügige Beschäftigung und der Arbeitnehmer ist sozialversicherungspflichtig.
Verzichtet ein Arbeitnehmer im Voraus schriftlich auf die Zahlung einer Einnahme, braucht dieser Betrag bei der Ermittlung des regelmäßigen Einkommens nicht berücksichtigt werden. Die schriftliche Erklärung legen Sie als Arbeitgeber Ihren Lohnunterlagen bei. Auf die arbeitsrechtliche Zulässigkeit des Verzichts kommt es nicht an.
Verzicht auf Zahlung
Schwankendes Arbeitsentgelt Schwankt das Arbeitsentgelt des Arbeitnehmers monatlich, müssen Sie für die Prüfung des Versicherungsstatus das voraussichtliche Arbeitsentgelt schätzen. Auch wenn sich im Nachhinein herausstellt, dass der geschätzte Betrag von dem tatsächlichen Arbeitsentgelt abweicht, liegt eine geringfügig entlohnte Beschäftigung vor. Für die Zukunft müssen Sie dann allerdings eine Berichtigung vornehmen. Wird das Arbeitsentgelt in unterschiedlicher Höhe gezahlt und es steht von vornherein fest, ist der durchschnittliche Monatsbetrag zu errechnen.
Berichtigung
83
4
Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung von MiniJobs
Beispiel Ein Angestellter erhält in den Monaten Juni bis September 410 Euro und in den Monaten Oktober bis Mai 380 Euro. Das für die versicherungsrechtliche Beurteilung maßgebende Entgelt errechnen Sie so: Juni bis September 4 × 410 Euro = 1.640 Euro Oktober bis Mai 8 × 380 Euro = 3.040 Euro Jahresarbeitsentgelt 4.680 Euro Monatliches Durchschnittsentgelt 390 Euro Das Arbeitsentgelt übersteigt die 400EuroGrenze nicht und ist damit sozialversicherungsfrei. Es fallen Pauschalbeiträge zur Kranken und Rentenversicherung an.
Beschäftigungen, die keinen vollen Monat dauern Anteilige Berechnung
Beginnt das Arbeitsverhältnis nicht zum 1. eines Monats oder wird es vor dem Monatsende beendet, müssen Sie zur Beurteilung des monatlichen Arbeitsentgelts eine anteilige Berechnung nach Arbeitstagen vornehmen. So rechnen Sie: 400 Euro × Kalendertage
= anteiliger Monatswert
30
Beispiel Ein Arbeitnehmer arbeitet an 3 Tagen jeweils 4 Stunden und bekommt pro Tag 60 Euro. Das monatliche Arbeitsentgelt (120 Euro) liegt über der anteiligen Arbeitsentgeltgrenze von (400 × 3) : 30 = 40 Euro. Somit besteht eine Versicherungspflicht in der Kranken, Renten und Pflege versicherung. Versicherungspflicht in der Arbeitslosenversicherung be steht nicht.
84
Geringfügig entlohnte Beschäftigungen
4
Überschreiten der 400EuroGrenze Als Arbeitgeber haben Sie die Prüfung des Arbeitsentgelts bei sich häufig ändernden Zahlungen nicht nur zu Beginn einer Beschäftigung vorzunehmen, sondern auch bei wesentlichen Veränderungen, beispielsweise, wenn Sie eine jährlich auszahlbare Einmalzahlung einführen. Überschreitet das Arbeitsentgelt des Arbeitnehmers die Geringfügigkeitsgrenze regelmäßig, führt dies zu einer Versicherungspflicht in der Sozialversicherung. Für die zurückliegende Zeit bleibt die Versicherungsfreiheit allerdings bestehen. Kommt es jedoch nur zu einem gelegentlichen Überschreiten der 400-Euro-Grenze, tritt keine Versicherungspflicht ein. Allerdings gilt dies nur, wenn die Überschreitung nicht häufiger als zwei Monate im Jahr erfolgt. Wichtig ist dabei, dass die Überschreitung nicht vorhersehbar oder vorher vertraglich festgelegt war. Das ist beispielsweise bei einer Krankheitsvertretung der Fall, während hingegen eine Urlaubsvertretung nicht als unvorgesehen gilt, da der Urlaub in der Regel vorher geplant wird.
Regelmäßige Überschreitung
Gelegentliche Überschreitung
Mehrere geringfügig entlohnte Beschäftigungen nebeneinander Viele Arbeitnehmer üben nicht nur eine geringfügig entlohnte Beschäftigung aus, sondern gehen mehrere Beschäftigungsverhältnisse ein. Entweder werden mehrere 400-Euro-Mini-Jobs angenommen oder neben einer Hauptbeschäftigung wird ein 400-Euro-Mini-Job bzw. werden mehrere geringfügig entlohnte Beschäftigungen ausgeübt. Je nach Konstellation ergeben sich daraus in der Sozialversicherung einige Besonderheiten. Arbeitnehmer übt mehrere 400EuroMiniJobs aus Der Arbeitgeber muss prüfen, ob der neue Arbeitnehmer weitere geringfügig entlohnte Beschäftigungsverhältnisse ausübt. Ist das der Fall, müssen Sie ermitteln, ob gemäß den Zusammenrechnungsvorschriften des § 8 Abs. 2 SGB IV überhaupt eine geringfügige Beschäftigung vorliegt.
85
4 Arbeitsentgelte werden zusam mengerechnet
Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung von MiniJobs
Um dies festzustellen sind die Arbeitsentgelte aus den einzelnen Tätigkeiten zusammenzurechnen. Liegt die Summe über der Geringfügigkeitsgrenze von 400 Euro, besteht in allen Beschäftigungen Sozialversicherungspflicht. Mehrere 400-Euro-Mini-Jobs bei dem gleichen Arbeitgeber werden so zusammengerechnet, als wenn es sich nur um einen Mini-Job handeln würde. Das bedeutet: Wird die Geringfügigkeitsgrenze überschritten, tritt Sozialversicherungspflicht ein. Achtung: Das Arbeitsentgelt muss nur zusammengerechnet werden, wenn meh rere geringfügig entlohnte Beschäftigungen zumindest teilweise zeitlich parallel vorliegen. Geringfügig entlohnte Beschäftigungen und kurzfri stige Beschäftigungen sind nicht zu addieren.
Wenn ein Arbeitnehmer zusätzlich zu einer bereits ausgeübten geringfügig entlohnten Beschäftigung einen weiteren 400-Euro-MiniJob annimmt und die Arbeitsentgelte übersteigen die Geringfügigkeitsgrenze, tritt die Sozialversicherungspflicht ab der Aufnahme der zweiten Beschäftigung ein. Der erste 400-Euro-Mini-Job bleibt für die Vergangenheit jedoch versicherungsfrei. Beispiel: Ein Arbeitnehmer arbeitet seit dem 1. April bei Arbeitgeber X und ver dient im Monat 350 Euro. Am 1. Juni tritt er einen zweiten MiniJob bei Arbeitgeber Y an, für den er 250 Euro Entgelt erhält. Für die Monate April und Mai ist er versicherungsfrei, ab Juni ist er jedoch sozialversi cherungspflichtig, weil er die Geringfügigkeitsgrenze von 400 Euro überschreitet.
400EuroMiniJobs neben einer versicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung Ein 400Euro MiniJob
86
Ein Arbeitnehmer, der eine sozialversicherungspflichtige Hauptbeschäftigung ausübt, kann daneben einer geringfügig entlohnten Beschäftigung nachgehen. Diese Beschäftigung ist in allen Sozialversicherungszweigen versicherungsfrei, vorausgesetzt sie überschreitet die Geringfügigkeitsgrenze von 400 Euro nicht.
Geringfügig entlohnte Beschäftigungen
Etwas komplizierter ist die versicherungsrechtliche Beurteilung, wenn der Arbeitnehmer mehrere Mini-Jobs zusätzlich annimmt. Generell gilt: Eine geringfügige Beschäftigung kann sozialversicherungsfrei neben der versicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung ausgeübt werden. Dies betrifft immer den zeitlich zuerst aufgenommenen Mini-Job. Das Entgelt aller weiteren Nebenjobs muss jedoch zu dem der Hauptbeschäftigung hinzuaddiert werden, und somit tritt für diese auch die Versicherungspflicht in der Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung ein. Zur Arbeitslosenversicherung müssen jedoch keine Beiträge gezahlt werden, da geringfügige Beschäftigungen unter 400 Euro in diesem Versicherungszweig grundsätzlich nicht mit einer versicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung zusammengerechnet werden.
4 Mehrere 400 EuroMiniJobs
Beispiel: Der versicherungspflichtige Arbeitnehmer Herr K., der ein monatliches Arbeitsentgelt von 1.500 Euro verdient, nimmt am 1. Februar eine Ne benbeschäftigung bei einer Tankstelle an. Dieser Job bringt ihm 260 Euro ein. Am 1. April beginnt er in einem Restaurant noch eine weitere Nebenbeschäftigung, mit der er 250 Euro erzielt. Im Rahmen seiner Hauptbeschäftigung ist Herr K. in allen vier Versi cherungszweigen versicherungspflichtig. Seine erste Nebentätigkeit in der Tankstelle darf nicht mit der Hauptbeschäftigung zusammenge rechnet werden und ist somit in der Kranken, Pflege, Renten und Arbeitslosenversicherung versicherungsfrei. Der Arbeitgeber muss aber die üblichen Pauschalbeiträge für 400EuroJobs zur Kranken und Rentenversicherung abführen. Der Job im Restaurant muss mit der Hauptbeschäftigung zusammen gerechnet werden und somit besteht für diese Beschäftigung Versi cherungspflicht in der Kranken/Pflege und Rentenversicherung. Der Arbeitgeber der Hauptbeschäftigung und der Arbeitgeber des zweiten MiniJobs müssen also die vollen Beiträge für diese Versicherungszwei ge jeweils zur Hälfte abführen. Zur Arbeitslosenversicherung fallen für diesen Job keine Beiträge an.
400EuroMiniJobs neben einer versicherungsfreien Hauptbeschäftigung Noch komplizierter wird es, wenn ein Arbeitnehmer einen 400Euro-Mini-Job neben einer versicherungsfreien Hauptbeschäftigung
87
4
Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung von MiniJobs
ausübt. Denn die Regelungen bezüglich der Zusammenrechnung hängen dann nicht nur davon ab, wie viele Nebenjobs ausgeübt werden, sondern auch von der Frage, aus welchem Grund die Hauptbeschäftigung versicherungsfrei ist. Versicherungsfrei in allen Sozialversicherungszweigen sind beispielsweise Beamte. Für Arbeitnehmer, deren Arbeitsentgelt die Jahresarbeitsentgeltgrenze übersteigt, gilt Versicherungsfreiheit in der Krankenversicherung. Überschreiten der Jahresarbeitsentgeltgrenze und 400Euro MiniJobs Keine Zusam menrechnung
Ein Arbeitnehmer, dessen regelmäßiges Jahresarbeitsentgelt die Jahresarbeitsentgeltgrenze überschreitet, ist nicht in der gesetzlichen Krankenversicherung pflichtversichert. Übt er einen geringfügig entlohnten Mini-Job aus, so wird dieser in keinem Versicherungszweig mit der Hauptbeschäftigung zusammengerechnet. Dies hat verschiedene Gründe: In der Kranken- und Pflegeversicherung ist er versicherungsfrei, weil die Hauptbeschäftigung keine Versicherungspflicht begründet. In der Rentenversicherung besteht Versicherungsfreiheit, weil gilt, dass eine – die erste – Nebenbeschäftigung nicht mir der Hauptbeschäftigung addiert werden muss. Für die Arbeitslosenversicherung gilt ohnehin, dass Haupt- und Nebenbeschäftigung nicht zusammengerechnet werden dürfen. Achtung: Seit dem Jahr 2003 gelten zwei unterschiedliche Jahresarbeitsentgelt grenzen. Die allgemeine Jahresarbeitsentgeltgrenze für Jahr 2006 be trägt 47.250 Euro, auf den Monat umgerechnet also 3.937,50 Euro. Für Arbeitnehmer, die am 31.12.2002 privat krankenversichert waren, beträgt die Jahresarbeitsentgeltgrenze im Jahr 2006 42.750, auf den Monat um gerechnet also 3.562,50 Euro. Für Arbeitnehmer, deren Jahresarbeits entgelt über der Grenze lag, endet die Krankenversicherungspflicht mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem sie über der Grenze verdient haben.
Übt der Beschäftigte, der die Jahresarbeitsentgeltgrenze überschreitet, mehrere Mini-Jobs aus, so gilt, wie anhand des Beispiels erläutert, Folgendes:
88
Geringfügig entlohnte Beschäftigungen
4
Beispiel: Herr W. ist als Programmierer bei Arbeitgeber A tätig und verdient 4.100 Euro im Monat. Er liegt mit seinem jährlichen Einkommen über der Jahresarbeitsentgeltgrenze und ist deshalb krankenversicherungs frei. Im September nimmt er eine geringfügig entlohnte Beschäftigung bei Arbeitgeber B an, für das er 180 Euro erhält. Ab November wird er noch zusätzlich für Arbeitgeber C tätig, von dem er 160 Euro erhält. Im Rahmen seiner Hauptbeschäftigung ist Herr W. in der Kranken und Pflegeversicherung versicherungsfrei, das Gleiche gilt deshalb auch für die beiden Nebenjobs. In der Renten und Arbeitslosenversicherung ist er hingegen mit seiner Hauptbeschäftigung versicherungspflichtig. Weil die beiden Nebenbeschäftigungen die 400EuroGrenze weder einzeln noch zusammen überschreiten, handelt es sich bei diesen um geringfü gige Beschäftigungen. Die Beschäftigung bei Arbeitgeber B bleibt in der Rentenversicherung frei, weil die erste Nebenbeschäftigung nicht mit der Hauptbeschäftigung zusammengerechnet werden muss. Die zweite Nebentätigkeit bei Arbeitgeber C muss hingegen mit der rentenversi cherungspflichtigen Hauptbeschäftigung zusammengerechnet werden. Für beide Nebenjobs besteht jedoch Versicherungsfreiheit in der Ar beitslosenversicherung, da geringfügige entlohnte MiniJobs grund sätzlich nicht mit der versicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung zusammengerechnet werden.
Überschreitet das Jahresarbeitseinkommen eines Arbeitnehmers erst durch das Aufnehmen mehrerer Mini-Job die Jahresarbeitsentgeltgrenze, so sind auch die geringfügig entlohnten Mini-Jobs – außer dem ersten – zunächst krankenversicherungspflichtig. Die Krankenversicherungspflicht endet dann erst mit Ablauf des Kalenderjahres, sofern die Arbeitsentgelte auch die vom Beginn des nächsten Kalenderjahres an geltende Jahresarbeitsentgeltgrenze überschreiten. Beamte mit 400EuroMiniJobs Beamte sind in keinem Sozialversicherungszweig versicherungspflichtig. Nimmt ein Beamter einen geringfügig entlohnten Nebenjob an, ist dieser ebenfalls in allen Sozialversicherungen versicherungsfrei, da grundsätzlich eine Zusammenrechnung von Hauptund Nebenbeschäftigung nur dann erlaubt ist, wenn die Hauptbeschäftigung in dem einzelnen Versicherungszweig eine Versicherungspflicht mit sich bringt.
89
4 Beamte mit mehreren 400 EuroMiniJobs
Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung von MiniJobs
Hat der Beamte jedoch mehrere 400-Euro-Mini-Job inne, so gelten – je nach Versicherungszweig – folgende Regelungen: • In der Kranken- und Pflegeversicherung wird keiner der Jobs mit der Hauptbeschäftigung zusammengerechnet, da dies nur erfolgt, wenn die Hauptbeschäftigung eine Versicherungspflicht begründet. In der Kranken- und Pflegeversicherungen bleiben die Beschäftigungen deshalb versicherungsfrei, auch dann, wenn sie untereinander addiert über 400 Euro liegen. • In der Renten- und Arbeitslosenversicherung wird ebenfalls keine der Nebenbeschäftigungen mit dem Hauptjob zusammengerechnet, da dieser versicherungsfrei ist. Liegt die Summe der Arbeitsentgelte der Nebenjobs unter 400 Euro besteht ebenfalls in allen Nebenjobs Versicherungsfreiheit, liegt sie jedoch über der Geringfügigkeitsgrenze von 400 Euro, tritt in allen Nebenjobs in der Renten- und Arbeitslosigkeitsversicherung die Versicherungspflicht ein. Beispiel: Die privat krankenversicherte Beamtin Frau K. übt bei zwei weiteren Arbeitgebern Beschäftigungen aus. Bei Arbeitgeber X erhält sie für ihre Tätigkeit als Kundenberaterin ein monatliches Entgelt von 240 Euro, bei Arbeitgeber Y für ihre Arbeit als Mitarbeiterin im Controlling bekommt sie 220 Euro. Frau K. ist im Rahmen ihrer Tätigkeit als Beamtin in allen Sozialversi cherungszweigen versicherungsfrei. Keine der beiden Nebenbeschäftigungen darf mit der Hauptbeschäfti gung zusammengerechnet werden, da die Hauptbeschäftigung versiche rungsfrei ist. Allerdings müssen die Nebenjobs untereinander addiert werden. Bei den Nebenbeschäftigungen der Frau K. gilt in der Kranken und Pfle geversicherung Versicherungsfreiheit, auch wenn die Nebenjobs addiert über 460 Euro ergeben und damit die 400EuroGrenze überschreiten. In der Renten und Arbeitslosenversicherung tritt hingegen die Versi cherungspflicht ein, weil die Arbeitsentgelte aus den Nebenbeschäfti gungen addiert über 400 Euro liegen. Würden sie unter der Grenze liegen wären die Nebenjobs der Frau K. auch in diesen beiden Versicherungs zweigen versicherungsfrei. Dann müssten die Arbeitgeber X und Y pau schale Beiträge zur Kranken und Rentenversicherung leisten.
90
4
Geringfügig entlohnte Beschäftigungen
Besonderheiten bei bestimmten Personengruppen Für einige besonderen Personengruppen gelten teils weit reichende Ausnahmeregelungen: Elternzeit, Wehr oder Zivildienst, Arbeitslosigkeit Ein geringfügiger Mini-Job bleibt auch für Beschäftigte, die Einkünfte • aus Wehr- oder Zivildienst, • während der Elternzeit oder • während des Leistungsbezug von der Arbeitsagentur erzielen, sozialversicherungsfrei. Übt die Person mehrere 400-EuroJobs aus, werden diese zusammengerechnet und die Versicherungspflicht tritt ein, wenn das addierte Arbeitsentgelt über der Grenze von 400 Euro liegt. Übt eine Person in Elternzeit jedoch eine kurzfristige Beschäftigung aus, so sind hier sehr wohl Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen. Dabei ist es nicht ausschlaggebend, ob der Beschäftigte die Tätigkeit bei einem anderen oder beim bisherigen Arbeitgeber ausübt.
Elternzeit
Rentner Grundsätzlich bestehen bei der versicherungsrechtlichen Beurteilung eines 400-Euro-Mini-Jobs, der von Rentnern oder Ruhestandsbeamten ausgeübt wird, keine Besonderheiten. Der Pauschalbeitrag zur Rentenversicherung ist – unabhängig davon, ob sich dieser noch leistungssteigernd auswirken kann – auch für diese Personengruppe zu zahlen.
Rentner
Achtung: Abhängig von der jeweiligen Form der Rente bzw. Versorgung existieren unter Umständen unterschiedlich hoch bemessene Grenzen, innerhalb derer ein zusätzlicher Verdienst zulässig ist. Bei Nichtbeachtung dieser Grenzen kann es zur Kürzung oder gar zum Wegfall der Rente bzw. Versorgung kommen.
Die Hinzuverdienstgrenze bei Renten • wegen Alters (vor Vollendung des 65. Lebensjahrs), • wegen voller Erwerbsminderung, • wegen Erwerbsunfähigkeit
91
4
Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung von MiniJobs
beträgt 1/7 der monatlichen Bezugsgröße. Derzeit liegt dieser Betrag bei 350 Euro monatlich bei Renten in voller Höhe. Bei einer Inanspruchnahme von nur teilweiser Rente (Teilrente) gelten jeweils individuelle Hinzuverdienstgrenzen, die Sie am besten beim Rentenversicherungsträger erfragen. Gleiches gilt für Renten wegen teilweiser Erwerbsminderung, Berufsunfähigkeit oder für Bergleute. Beschäftigte Rentner nach Vollendung des 65. Lebensjahres können unbegrenzt hinzuverdienen. Eine Anrechnung auf die Rente findet nicht statt und insofern müssen auch bei der Vereinbarung der Vergütung keine Besonderheiten beachtet werden. Auch für den Bezug von Witwen-, Witwer-, Erziehungs- und Waisenrente ist die Ausübung eines Mini-Jobs grundsätzlich unproblematisch, weil Einkünfte in dieser Höhe anrechnungsfrei bleiben. Ruhestandsbeamte, die vorzeitig in den Ruhestand getreten sind, können nur bis zu einer bestimmten Grenze Nebenverdienste wahrnehmen. Bei einem neben dem Ruhestand ausgeübten Mini-Job kann es daher unter Umständen Probleme geben. Vor dem Beginn eines solchen Beschäftigungsverhältnisses sollten Sie sich mit dem Dienstherrn/der Dienststelle in Verbindung setzen, die für die Feststellung der Versorgung zuständig ist. Studenten Studenten
92
Studenten werden in der Rentenversicherung bei Ausübung eines 400-Euro-Mini-Jobs wie alle übrigen Arbeitnehmer behandelt. Versicherungsfreiheit besteht also dann, wenn die Tätigkeit nur geringfügig entlohnt wird (400-Euro-Grenze). Wird diese Grenze überschritten, ist der Student rentenversicherungspflichtig. Bei den übrigen Sozialversicherungen (Arbeitslosen-, Kranken- und Pflegeversicherung) besteht während der vorlesungsfreien Zeit keine Versicherungspflicht, wenn der Student während der Vorlesungszeit nicht oder jedenfalls nicht mehr als zwanzig Wochenstunden beschäftigt war. Während des Semesters ist ein Student, unabhängig vom hierbei erzielten Entgelt, versicherungsfrei, wenn er eben insgesamt nicht mehr als 20 Wochenstunden arbeitet. Wird diese Stundenzahl überschritten, werden sie unabhängig von ihrem Studentenstatus wie normale Arbeitnehmer behandelt.
Geringfügig entlohnte Beschäftigungen
4
Beispiel: Ein Student arbeitet neben dem Studium unbefristet als Kurierfahrer und erzielt dabei ein monatliches Arbeitsentgelt von 380 Euro. Es handelt sich um einen MiniJob, für den jeweils die Pauschalbeträge zu entrichten sind.
Bei Studenten, die in mehreren Beschäftigungsverhältnissen gleichzeitig arbeiten, sollten Sie zunächst prüfen, ob sie insgesamt als Student oder als Arbeitnehmer einzustufen sind. Maßgeblich hierfür ist die Wochenstundenzahl während des Studiums. Arbeitet der Student mehr als 20 Wochenstunden ist er wie ein Arbeitnehmer zu behandeln. Dann sollten Sie in einem weiteren Schritt prüfen, ob in einzelnen Beschäftigungsverhältnissen Geringfügigkeit und damit Versicherungsfreiheit in allen Sozialversicherungsbereichen vorliegt.
Wochen stundenzahl
Beispiel: Ein Student arbeitet seit langem bei Arbeitgeber A 15 Stunden in der Woche gegen ein monatliches Entgelt von 600 Euro. Zum 1. August nimmt er bei Arbeitgeber B mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 10 Stunden eine mit 350 Euro monatlich vergütete Tätigkeit auf. Bis zum 31. Juli unterliegt der Student bei seiner Beschäftigung bei Ar beitgeber A nur der Rentenversicherungspflicht, da sein monatliches Entgelt die MiniJobGrenze überschreitet. Da er aber weniger als 20 Wochenstunden arbeitet, bleibt er im Übrigen versicherungsfrei. Mit Aufnahme des Zusatzjobs bei B überschreitet er vom 1. August an die 20StundenGrenze und wird damit als Arbeitnehmer behandelt. Die Tätigkeit für Arbeitgeber A gilt damit als versicherungspflichtige Haupttätigkeit. Das Arbeitsverhältnis mit B dagegen unterliegt den Re gelungen eines zusätzlich ausgeübten MiniJobs und ist damit versi cherungsfrei.
Auszubildende Unabhängig davon, wie hoch die einem Auszubildenden zu zahlende Vergütung ist, kommt Versicherungsfreiheit nicht in Betracht. Für Auszubildende gelten vielmehr besondere Beitragsregeln. Sofern die Ausbildungsvergütung die Geringverdienstgrenze nicht übersteigt, trägt der Arbeitgeber die Beitragslast allein. Dies sind keine Pauschalbeträge wie für Mini-Jobs, sondern Beiträge für sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer. Damit sind sie insbesondere an eine andere Stelle zu entrichten.
Auszubildende
93
4
Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung von MiniJobs
Praktikanten Praktikanten
Als Praktikant gilt, wer sich im Zusammenhang mit einer schulischen Ausbildung praktische Kenntnisse in einem Unternehmen aneignen will, die der Vorbereitung, Unterstützung oder Vervollständigung der Ausbildung für den künftigen Beruf dienen. Maßgeblich für die versicherungsrechtliche Beurteilung ist die Art des Praktikums (Pflichtpraktikum oder freiwilliges Praktikum), ob es sich um ein vorgeschriebenes oder um ein nicht vorgeschriebenes Praktikum handelt. Vorgeschriebene Praktika liegen dann vor, wenn sie in einer Ausbildungs-, Studien- oder Prüfungsordnung zwingend verlangt werden. Achtung: Für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung ist maßgeblich, ob es sich um ein freiwilliges oder ein Pflichtpraktikum handelt und ob dieses vor, während oder nach dem Studium bzw. der Ausbildung abgeleistet wird.
Vor und Nachpraktika
94
Pflichtpraktika, die während des Studiums oder der Ausbildung abgeleistet werden, sind sozialversicherungsfrei, unabhängig vom hierbei erzielten Verdienst. Als Arbeitgeber muss Ihnen dazu eine Immatrikulationsbescheinigung und eine Praktikumsbestätigung vorliegen, der zu entnehmen ist, dass es sich bei dem in Frage stehenden Praktikum um einen zwingend vorgeschriebenen Studienbzw. Ausbildungsbestandteil handelt. Handelt es sich um Pflichtpraktikum, das vor oder nach dem Studium absolviert wird (Vor- und Nachpraktika), unterliegen die Praktikanten dagegen als zur Berufsausbildung Beschäftigte unabhängig von der Höhe ihrer Vergütung grundsätzlich wie normale Auszubildende der Sozialversicherungspflicht. Ein freiwilliges Praktikum, das während des Studiums abgeleistet wird und dem Studienzweck dienlich erscheint, unterliegt den Regelungen für einer geringfügigen Beschäftigung. Erfüllt das Praktikum diese Voraussetzungen, haben Sie als Arbeitgeber Pauschalbeträge zur Krankenversicherung abzuführen. Abgaben zur Rentenversicherung sind dagegen nicht erforderlich. Freiwillige Vorund Nachpraktika hingegen werden wie ein normaler Mini-Job
Geringfügig entlohnte Beschäftigungen
4
behandelt. Hier sind keine besondere Ausnahmeregelungen zu berücksichtigen.
Beginn der Versicherungspflicht Haben Sie alle Angaben zur sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung des Arbeitnehmers zusammengestellt und gemeldet, so ist es Aufgabe der Einzugsstelle – die Deutsche Rentenversicherung der Knappschaft-Bahn-See oder, im Rahmen von Betriebsprüfungen, des zuständigen Rentenversicherungsträgers – die Angaben zu überprüfen. Stellt sich im Nachhinein heraus, dass mehrere geringfügig entlohnte oder kurzfristige Beschäftigungen bzw. eine geringfügige Beschäftigung mit einer versicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung zusammenzurechnen sind, tritt die Versicherungspflicht ein. Während die Versicherungspflicht vor dem 1. April 2003 rückwirkend geltend gemacht werden musste, so gilt für die Zeit danach, dass die Versicherungspflicht erst mit Bekanntgabe der Feststellung durch die Einzugsstelle oder einen Rentenversicherungsträger eintritt. Der Bescheid gilt am dritten Tag nach Versendung durch die Deutsche Rentenversicherung der Knappschaft-Bahn-See bzw. des Rentenversicherungsträgers oder in dem Bescheid ist der genaue Tag, an dem die Versicherungspflicht eintritt, aufgeführt.
Bekanntgabe der Feststellung
Achtung: Wenn der Arbeitgeber vorsätzlich oder grob fahrlässig nicht alle Fakten für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung aufklärt oder er wis sentlich falsche Angaben macht, beginnt die Versicherungspflicht mit Beginn der Beschäftigung.
Verzicht des Arbeitnehmers auf Rentenversicherungsfreiheit Eine Besonderheit bei der rentenversicherungsrechtlichen Beurteilung des Arbeitnehmers ergibt sich daraus, dass Arbeitnehmer, die eine geringfügig entlohnte Beschäftigung ausüben, grundsätzlich auf ihre Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung verzichten können (§ 5 Abs. 2 Satz 2 SGB VI). Nimmt der Arbeitnehmer diesen
Arbeitnehmer zahlt Beitrags anteil
95
4
Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung von MiniJobs
Verzicht wahr, erkennt er die Beiträge für die Rentenversicherung als Pflichtbeiträge an und zahlt seinen Arbeitnehmeranteil zur Rentenversicherung. Diesen Betrag ziehen Sie von seinem Entgelt ab und leiten es zusammen mit Ihrem Anteil an die Minijob-Zentrale weiter. Näheres dazu finden Sie in Kapitel 5.3 „Das Meldeverfahren“. Der Arbeitnehmer erwirbt damit vollwertige Leistungsansprüche in der Rentenversicherung. Beispielsweise erfüllt er Pflichtzeiten, die auch auf die Wartezeiten angerechnet werden können und somit zu einem Rentenanspruch führen können. Darüber hinaus kann er auch Ansprüche auf Rehabilitationsleistungen erwerben. Achtung: Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet den Arbeitnehmer bei Beschäfti gungsbeginn über diese Möglichkeit aufzuklären. Sie sollten gewährlei sten, dass dies schriftlich dokumentiert wird. Möchte der Arbeitnehmer auf die Rentenversicherungsfreiheit verzichten, muss er dies Ihnen ge genüber schriftlich erklären, und Sie haben die Erklärung zu den Lohnunterlagen des Arbeitnehmers zu nehmen. Mehrere geringfügige Beschäftigungen
Beginn der Gültigkeit der Verzichts erklärung
96
Übt der Arbeitnehmer mehrere geringfügige Beschäftigungen aus, so gilt sein Verzicht grundsätzlich für alle Beschäftigungen, und zwar für die gesamte Dauer der Beschäftigung. Er muss also alle Arbeitgeber informieren und entsprechende Verzichtserklärungen einreichen. Erst wenn der Arbeitnehmer zu einem späteren Zeitpunkt eine neue Beschäftigung aufnimmt, kann er sich erneut für oder wider die Rentenversicherungsfreiheit entscheiden. Reicht der Arbeitnehmer die Verzichtserklärung auf die Rentenversicherungsfreiheit innerhalb von zwei Wochen nach Aufnahme der Beschäftigung ein, gilt die Erklärung – soweit er nichts anderes bestimmt hat – rückwirkend ab dem Beschäftigungsbeginn. Gibt er die Erklärung später ab, gilt sie ab dem Tag, an dem sie beim Arbeitgeber eingegangen ist, es sei denn, der Beschäftigte hat einen späteren Zeitpunkt bestimmt.
Kurzfristige Beschäftigungen
4.3
4
Kurzfristige Beschäftigungen
Kurzfristig ausgeübte Beschäftigungen stellen – neben den geringfügig entlohnten Beschäftigungen – eine weitere Variante von MiniJobs dar. Sie sind in der Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung versicherungsfrei. Es entstehen auch keine pauschalen Beiträge zur Kranken- und Rentenversicherung. Bei der Feststellung, ob eine kurzfristige Beschäftigung vorliegt, ist nicht das Arbeitsentgelt ausschlaggebend, sondern sind bestimmte Zeitgrenzen entscheidend. Um eine kurzfristige Beschäftigung handelt es sich dann, wenn die Tätigkeit im Laufe des Kalenderjahres auf weniger als zwei Monate oder insgesamt 50 Arbeitstage begrenzt ist. Diese Begrenzung kann sich aus der Eigenart der Beschäftigung, beispielsweise bei Erntehilfen, ergeben oder im Vorhinein vertraglich festgelegt sein. Folgendes ist zu beachten: • Der Zweimonatszeitraum gilt bei der Beurteilung der Kurzfristigkeit dann, wenn die Beschäftigung an mindestens fünf Tagen in der Woche ausgeübt wird. • Bei Beschäftigungen, die regelmäßig an weniger als fünf Tagen in der Woche ausgeübt werden, ist der Zeitraum von 50 Tagen ausschlaggebend. • Eine Beschäftigung über Nacht, die zwei Tage verbindet, wird als ein Arbeitstag gewertet. • Wenn an einem Arbeitstag mehrere kurzfristige Beschäftigungen ausgeübt werden, so gilt auch dies als ein Arbeitstag.
Keine Pauschal abgaben
Zeitgrenzen
Wird die Beschäftigung berufsmäßig ausgeübt und das Arbeitsentgelt überschreitet 400 Euro, so handelt es sich nicht um eine kurzfristige Beschäftigung (Näheres siehe Seite 100 „Prüfen der Berufsmäßigkeit“).
Zusammenrechnung mehrerer kurzfristiger Beschäftigungen Zu Beginn einer neuen Beschäftigung hat der Arbeitgeber zu überprüfen, ob die Zeiträume von zwei Monaten oder 50 Arbeitstagen innerhalb eines Kalenderjahres überschritten werden. Dazu sind die
Mehrere kurzfristige Beschäftigungen
97
4
Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung von MiniJobs
Zeiten mehrerer aufeinander folgender kurzfristiger Mini-Jobs zusammenzurechnen. Das gilt auch, wenn die Beschäftigungen bei unterschiedlichen Arbeitgebern ausgeübt werden. Ob es sich um geringfügig oder nicht geringfügig entlohnte Beschäftigungen handelt, ist dabei unerheblich – auf die Höhe des Arbeitsentgelts kommt es also nicht an. Bei einer Zusammenrechnung von mehreren kurzfristigen Beschäftigungen werden statt der 2-Monats-Grenze 60 Kalendertage zugrunde gelegt. Handelt es sich bei den Beschäftigungen jedoch jeweils um volle Kalendermonate, gilt dies nicht. Müssen bei der Zusammenrechnung sowohl Beschäftigungszeiten, in denen der Arbeitnehmer an mindestens fünf Tagen in der Woche tätig ist als auch Zeiten mit einer Arbeitszeit von weniger als fünf Tagen in der Woche berücksichtigt werden, so ist einheitlich der Zeitraum von 50 Tagen ausschlaggebend. Tipp: Dauer und Umfang der vorausgegangenen kurzfristigen Beschäftigun gen sollten Sie sich von Ihrem Arbeitnehmer schriftlich dokumentieren lassen. Nur so können Sie die versicherungsrechtliche Beurteilung kor rekt vornehmen. Falls sich später herausstellt, dass die gemachten An gaben falsch waren, können Sie vom Arbeitnehmer gegebenenfalls den ArbeitnehmerBeitragsanteil einfordern.
Der Zeitraum der Prüfung beginnt mit dem 1. Januar des jeweiligen Kalenderjahres und endet mit dem voraussichtlichen Ende der Beschäftigung. Bis zum 1.1.2004 musste das Zeitjahr für die Beurteilung zugrunde gelegt werden. Beispiel: Frau A. übt vom 1.3.2006 bis zum 30.4.2006 eine kurzfristige Beschäf tigung aus. Zuvor war sie vom 15.11.2005 bis zum 15.12.2005 kurzfri stig beschäftigt. Der Prüfungszeitraum für die aktuelle Beschäftigung dauert vom 1.1.2006 bis zum 30.4.2006. Da die Beschäftigung nicht länger als zwei Monate ausgeübt wird, handelt es um eine kurzfristige Beschäftigung, die sozialversicherungsfrei ist.
98
Kurzfristige Beschäftigungen
Die sozialversicherungsrechtliche Prüfung nehmen Sie immer vorausschauend für den gesamten Beschäftigungszeitraum vor. Steht also zu Beginn einer Beschäftigung fest, dass diese zusammen mit den zuvor ausgeübten Beschäftigungen die Zeitgrenzen überschreitet, handelt es sich bei dieser nicht um eine kurzfristige Beschäftigung und sie ist somit sozialversicherungspflichtig. Kurzfristige Beschäftigungen können auch neben einer versicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung ausgeführt werden.
4 Neben versi cherungspflich tiger Haupt beschäftigung
Beispiel: Herr K. ist seit Jahren hauptberuflich bei einer Bank angestellt, bei der er monatlich 2.800 Euro verdient. Im Jahr 2006 übt er darüber hinaus nacheinander folgende Beschäftigungen aus: • Vom 23.1. bis 28.2. bei Arbeitgeber X (27 Arbeitstage), Verdienst: 950 Euro • Vom 2.5. bis 31.5. bei Arbeitgeber Y (21 Arbeitstage), Verdienst: 500 Euro • Vom 1.8. bis 1.9. bei Arbeitgeber Z (23 Arbeitstage), Verdienst 850 Euro Bei Arbeitgeber X ist er vier Tage in der Woche, bei Arbeitgeber Y und Z jeweils 5 Tage in der Woche tätig – es ist deshalb die Zeitgrenze von 50 Arbeitstagen zu berücksichtigen. Versicherungsrechtliche Beurteilung: Die Beschäftigung des Herrn K. in dem Bankhaus unterliegt der norma len Versicherungspflicht, da es sich nicht um eine geringfügige Be schäftigung handelt. Da bereits vor Beginn der Beschäftigung bei Arbeitgeber Z feststand, dass er zusammengerechnet mit den Beschäftigungen bei Arbeitgeber X und Y den Zeitraum von 50 Arbeitstagen überschreitet, ist die Tätigkeit bei Arbeitgeber Z nicht als kurzfristige Beschäftigung einzustufen. Da es sich auch nicht um einen geringfügig entlohnten MiniJob handelt, ist die Beschäftigung ebenfalls versicherungspflichtig. Hätten bereits vor der Aufnahme der ersten Beschäftigung die folgenden Beschäftigungszeiten festgestanden, so würden alle Beschäftigungen der Versicherungspflicht unterliegen.
Für Beschäftigungen, die über den Jahreswechsel hinaus andauern, gilt: Überschreitet die Beschäftigung in Zusammenrechnung mit der Vorbeschäftigung bis zum 31.12. die 2-Monats-, 60-Kalendertage-
Über Jahres wechsel
99
4
Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung von MiniJobs
oder 50-Tage-Frist, so ist sie für die gesamte vereinbarte Dauer versicherungspflichtig. Beispiel: Frau L. ist vom 1.12.2005 bis zum 31.1.2006 bei Arbeitgeber B tätig. Zuvor übte sie vom 1.8.2005 bis zum 31.9.2005 eine kurzfristige Be schäftigung bei Arbeitgeber A aus. Da mit ihrer Tätigkeit bei Arbeitge ber A bereits eine Beschäftigungszeit von zwei Monaten vorliegt, ist die Tätigkeit bei Arbeitgeber B bis zum Ende der Beschäftigung sozialversi cherungspflichtig. Zum 1.1.2006 ist also keine neue versicherungs rechtliche Beurteilung vorzunehmen.
Überschreiten der Zeitgrenzen Versicherungs pflicht tritt ein
Im Rahmen einer kurzfristigen Beschäftigung müssen Sie als Arbeitgeber nicht nur zu Beginn, sondern auch im Verlauf der Beschäftigung überprüfen, ob die Kriterien für die Kurzfristigkeit noch erfüllt werden. Überschreitet die Beschäftigung nämlich, entgegen der eigentlichen Erwartung, die Zeitgrenze von zwei Monaten oder 50 Arbeitstagen, so ist sie vom ersten Tag des Überschreitens an versicherungspflichtig. Dies gilt natürlich nicht, wenn die Beschäftigung Merkmale eines geringfügig entlohnten Mini-Jobs aufweist. Für den zurückliegenden Zeitraum bleibt die ursprünglich angenommene Versicherungsfreiheit jedoch bestehen. Stellt sich bereits vor Erreichen der Zeitgrenze heraus, dass die Beschäftigung länger dauern wird, können Sie nicht den Ablauf der zwei Monate bzw. 50 Tage abwarten, sondern müssen von dem Tag an, an dem Ihnen der Sachverhalt bekannt wird, eine neue versicherungsrechtliche Beurteilung vornehmen.
Prüfen der Berufsmäßigkeit Als nächstes ist zu prüfen, ob der Arbeitnehmer die Beschäftigung berufsmäßig ausübt und das Arbeitsentgelt 400 Euro im Monat übersteigt. Liegt eine Berufsmäßigkeit vor, so erfüllt die Beschäftigung nicht mehr die Voraussetzungen für eine kurzfristige Beschäftigung und ist somit versicherungspflichtig. Steht von vornherein
100
Kurzfristige Beschäftigungen
fest, dass mit der Beschäftigung keine Arbeitsentgelt erzielt wird, das über 400 Euro liegt, entfällt die Prüfung der Berufsmäßigkeit. Eine Arbeitnehmer übt eine kurzfristige Beschäftigung dann nicht berufsmäßig aus, wenn sie für ihn von untergeordneter wirtschaftlicher Bedeutung ist – sie darf nicht allein die Sicherung des Lebensunterhalts gewährleisten. Hausmänner/Haufrauen, Studenten, Schüler oder Altersrentner, die nebenbei einen kurzfristigen Job annehmen, sind entsprechend dieser Definition also nicht berufsmäßig tätig. Ebenfalls nicht berufsmäßig ist die kurzfristige Beschäftigung, wenn der Arbeitnehmer sie neben einer Hauptbeschäftigung ausübt. Sobald der Arbeitnehmer allerdings mit seinen Beschäftigungen – selbst wenn diese von untergeordneter wirtschaftlicher Bedeutung sind – die 2-Monats- oder der 50-Arbeitstage-Grenze überschreitet, ist von einer Berufsmäßigkeit auszugehen. Dabei sind alle befristeten oder unbefristeten Beschäftigungsverhältnisse mit einem Arbeitsentgelt von mehr als 400 Euro im Monat anzurechnen.
4 Untergeordnete wirtschaftliche Bedeutung
Überschreiten der Zeitgrenzen
Beispiel: Ein Hausmann nimmt eine Beschäftigung, die vom 1.9. bis zum 12.10. befristet ist, an. Sein monatliches Arbeitsentgelt beträgt 1.500 Euro. Zuvor war er bereits drei Monate beschäftigt. Im laufenden Kalender jahr hat er folgende Beschäftigungszeiten erreicht: vom 1.4. bis zum 26.6. = 87 Kalendertage vom 1.9. bis zum 12.10. = 42 Kalendertage Summe = 129 Kalendertage Die beiden Beschäftigungszeiten dürfen im Rahmen der sozialversiche rungsrechtlichen Prüfung nicht zusammengerechnet werden, da die erste Beschäftigung die Grenze von zwei Monaten überschreitet und es sich somit nicht um eine kurzfristige Tätigkeit handelt. Für die Prüfung der Berufsmäßigkeit sind beide Tätigkeiten jedoch zusammenzurechnen, da beide Beschäftigungen insgesamt 129 Ka lendertage erreichen und somit die zulässige Höchstgrenze von zwei Monaten erheblich überschritten wird. Die Beschäftigung ist also versicherungspflichtig.
Ebenfalls berufsmäßig beschäftigt ist ein Arbeitnehmer, wenn seine Beschäftigung mehr als zwei Monate oder 50 Arbeitstage beträgt und
101
4
Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung von MiniJobs
sich auf zwei Kalenderjahre erstreckt, die 2-Monats- oder 50Arbeitstagegrenze in jedem Kalenderjahr aber nicht überschritten wird. Beispiel: Frau S. nimmt vom 15.11. bis zum 15.2. eine befristete Beschäftigung an. Ihr monatliches Arbeitsentgelt beträgt 1.700 Euro. Die Beschäfti gung ist versicherungspflichtig, da der Beschäftigungszeitraum mehr als zwei Monate beträgt. Dem steht nicht entgegen, dass die zwei Mo nate in den beiden Kalenderjahren jeweils nicht überschritten werden. Leistungen der Arbeitsagentur
Berufsmäßigkeit liegt auch dann ohne weitere Prüfung vor, wenn die beschäftigte Person von der Arbeitsagentur Leistungen, beispielsweise in Form von Arbeitslosengeld I, erhält. Das Gleiche trifft auch auf Personen zu, welche die befristete Tätigkeit während der Elternzeit, eines unbezahlten Urlaubs oder während der Wehr- oder Zivildienstzeit ausüben.
Rahmenarbeitsverträge
Dauerarbeits verhältnis oder regelmäßige Wiederholung
Befristung
102
Aushilfskräfte werden häufig auf Basis von Rahmenarbeitsverträgen eingestellt. Hier gilt es zu beachten: Gemäß der Rechtsprechung des Bundessozialgerichts ist eine Beschäftigung, die zwar die Grenze von 50 Arbeitstagen im Kalenderjahr nicht überschreitet, aber im Rahmen eines Dauerarbeitsverhältnisses oder regelmäßig wiederkehrend ausgeübt wird, nicht als kurzfristig einzustufen und somit scheidet auch die Versicherungsfreiheit aus. Zu prüfen ist in einem solchen Fall jedoch, ob die Beschäftigung eventuell die Voraussetzungen eines 400-Euro-MiniJobs erfüllt. Eine Beschäftigung wird regelmäßig ausgeübt, wenn sie von vornherein auf ständige Wiederholung ausgerichtet ist und der Arbeitnehmer über einen längeren Zeitraum tätig ist. Wird die Beschäftigungsdauer im Rahmenarbeitsvertrag von vornherein auf ein Jahr befristet und der Arbeitseinsatz ist auf maximal 50 Tage begrenzt, so gilt die Beschäftigung jedoch als kurzfristig. Bei einer Verlängerung des Vertrags über ein Jahr hinaus, entfällt jedoch von dem Moment der Vereinbarung die Kurzfristigkeit und die
4
Kurzfristige Beschäftigungen
Beschäftigung ist somit nicht sozialversicherungsfrei. Das Gleiche gilt auch wenn unmittelbar nach Ende des ersten Vertrags beim gleichen Arbeitgeber ein weiterer Vertrag abgeschlossen wird. Dies lässt sich umgehen, indem zwischen dem Ende des alten und dem Beginn des neuen Rahmenarbeitsvertrags ein Zeitraum von mindestens zwei Monaten liegt. Ist der neue Arbeitsvertrag dann ebenfalls auf ein Jahr befristet und auf höchstens 50 Arbeitstage im Jahr begrenzt, so gilt auch dieser als kurzfristig und ist versicherungsfrei.
Versicherungs pflicht umgehen
Kurzfristige Beschäftigungen und Arbeitslosenversicherung Geringfügige Beschäftigungen sind generell in der Arbeitslosenversicherung versicherungsfrei, dies trifft also sowohl auf geringfügig entlohnte Mini-Jobs als auch auf kurzfristige Beschäftigungen zu. Geregelt ist dies in § 27 Abs. 2 SGB III. Auch für Personen, die Arbeitslosengeld beziehen und eine Beschäftigung ausüben, gilt die Versicherungsfreiheit in der Arbeitslosenversicherung (§ 27 Abs. 5 SGB III). Dies gilt nicht für Beschäftigungen, die während der Zeit, in der ein Anspruch auf Teilarbeitslosengeld besteht, ausgeübt werden.
Besondere Personengruppen Auch bei kurzfristigen Beschäftigungen sind bei bestimmten Personengruppen einige Besonderheiten zu berücksichtigen. Schüler Schüler allgemeinbildender Schulen können in den Ferien versicherungsfreie kurzfristige Beschäftigungen ausüben. Eine solche Beschäftigung ist ebenfalls während der Zeit zwischen der Schulentlassung und der Aufnahme eines Studiums möglich. Dies gilt auch dann, wenn sich der Studienbeginn beispielsweise durch Zivil- oder Wehrdienst verzögert. Wird der kurzfristige Mini-Job jedoch zwischen Schulentlassung und Aufnahme eines versicherungspflichtigen Beschäftigungs- bzw. Ausbildungsverhältnisses ausgeübt, ist von einer Berufsmäßigkeit auszugehen.
Schüler
103
4
Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung von MiniJobs
Studenten Studenten
104
Üben Studenten eine kurzfristige Beschäftigung während der vorlesungsfreien Zeit aus, so ist diese sozialversicherungsfrei. Die Prüfung der Berufsmäßigkeit müssen Sie jedoch in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung nach anderen Kriterien vornehmen als in der Rentenversicherung. Ist der Student mehr als 26 Wochen innerhalb eines Jahres – nicht Kalenderjahres – Beschäftigungen mit mehr als 20 Stunden wöchentlicher Arbeitszeit nachgegangen, so besteht in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung Versicherungspflicht. Dies gilt für die Rentenversicherung nicht – hier erfolgt die Beurteilung der Berufsmäßigkeit nach den üblichen Kriterien. Maßgeblich ist also, ob bei der Beschäftigung des Studenten die Zeitgrenze von zwei Monaten bzw. 50 Arbeitstagen innerhalb des Kalenderjahres überschritten wird.
5
Pauschale Abgaben und Meldeverfahren
Für geringfügig Beschäftigte gelten besondere Regelungen im Sozialversicherungs- und Steuerrecht. Seit dem 1.7.2006 müssen Arbeitgeber für 400-Euro-Mini-Jobs Pauschalabgaben in Höhe von 30 Prozent des Arbeitsentgelts leisten – 13 Prozent Krankenversicherung, 15 Prozent Rentenversicherung und 2 Prozent Pauschsteuer. Für kurzfristige Beschäftigungen fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an, es muss jedoch Lohnsteuer abgeführt werden. Die zentrale Meldestelle für Mini-Jobs ist die Deutsche Rentenversicherung der Knappschaft-Bahn-See.
5.1
Eine Übersicht zu den Abgaben an die Minijob Zentrale finden Sie auf CDROM
Pauschalbeiträge zur Sozialversicherung
Arbeitnehmer zahlen für geringfügig entlohnte Beschäftigungen grundsätzlich keine Beiträge zu Sozialversicherungen. Als Arbeitgeber führen Sie hingegen für geringfügig entlohnt Beschäftige so genannte Pauschalbeiträge zur Kranken- und zur Rentenversicherung ab. Pauschalbeiträge zur Pflege- und Arbeitslosenversicherung fallen jedoch nicht an. Achtung: Handelt es sich bei der Beschäftigung um eine kurzfristige Beschäfti gung, bei der Versicherungsfreiheit besteht, so muss grundsätzlich auch der Arbeitgeber keine Pauschalbeiträge zahlen. Dies gilt auch dann, wenn die Beschäftigung Merkmale einer geringfügig entlohnten Be schäftigung trägt.
Übt der Arbeitnehmer neben einer versicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung mehrere 400-Euro-Mini-Jobs aus, so ist der zuerst angenommene sozialversicherungsfrei – für diesen leisten Sie dann Pauschalbeiträge zur Kranken- und Rentenversicherung.
MiniJobs neben Haupt beschäftigung
105
5
Pauschale Abgaben und Meldeverfahren
Für die Mini-Jobs, die mit der Hauptbeschäftigung zusammengerechnet werden müssen, gelten die allgemeinen beitragsrechtlichen Regelungen, das heißt, es müssen die üblichen Pflichtbeiträge an die Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung gezahlt werden. Die Pauschalbeiträge fallen in folgender Höhe an: • Der Pauschalbeitrag für die Krankenversicherung beträgt seit dem 1. Juli 2006 13 Prozent. Bis zum 30. Juni 2006 mussten Arbeitgeber 11 Prozent abführen. • Der Pauschalbeitrag für die Rentenversicherung beträgt seit dem 1. Juli 2006 15 Prozent. Bis zum 30. Juni 2006 mussten Arbeitgeber 12 Prozent abführen. Berechnungs grundlage: Arbeitsentgelt
Als Berechnungsgrundlage der pauschalen Beiträge dient das Arbeitsentgelt des 400-Euro-Mini-Jobs, das in der Regel nicht über 400 Euro liegt. In einzelnen Monaten kann es jedoch durchaus vorkommen, dass die 400-Euro-Grenze überschritten wird, beispielsweise weil der Arbeitnehmer ein paar Stunden mehr als geplant gearbeitet hat oder weil Sonderzahlungen wie Urlaubsgeld geleistet wurden. In diesen Fällen müssen Sie die Pauschalbeiträge von dem – über 400 Euro liegenden – Entgelt berechnen. Endet oder beginnt der 400-Euro-Mini-Job im Laufe eines Monats, brauchen Sie die Pauschalbeiträge nur für den entsprechenden Teilmonat zu zahlen.
Beiträge zur Krankenversicherung Pauschalbetrag 13 Prozent
106
Der pauschale Beitrag zur Krankenversicherung von 13 Prozent (gemäß § 249b SGB V) fällt nur dann an, wenn der Arbeitnehmer in der gesetzlichen Krankenversicherung versichert ist – als Pflichtversicherter, Familienversicherter oder freiwillig Versicherter. Für Personen, die eine Altersrente beziehen, fällt der Beitrag ebenfalls an. Darüber hinaus gilt: • Für Arbeitnehmer, welche die Jahresarbeitsentgeltgrenze überschreiten und freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung versichert sind, ist die Pauschale zu zahlen. • Für privat Krankenversicherte oder Personen, die gar nicht krankenversichert sind, müssen Sie keine Pauschale abführen.
Pauschalbeiträge zur Sozialversicherung
5
Beiträge zur Rentenversicherung In der Rentenversicherung sind 400-Euro-Mini-Jobber ebenfalls versicherungsfrei. Als Arbeitgeber müssen Sie deshalb für diese den Pauschalbetrag von 15 Prozent abführen (§ 168 Abs. 1 Nr. 1b SGB VI). Voraussetzung dafür ist – im Gegensatz zur Krankenversicherung – allerdings nicht, dass der Arbeitnehmer in der Rentenversicherung versichert ist. Der Pauschalbeitrag fällt auch • für Arbeitnehmer an, die eine Altersrente beziehen, • für Bezieher einer Beamtenpension oder berufsständischen Altersversorgung oder • für Personen, die älter als 65 Jahre sind und bis zu diesem Zeitpunkt nicht versichert waren oder denen danach die Rentenversicherungsbeiträge erstattet wurden, an. In der Rentenversicherung wirken sich die Pauschalbeiträge für den Arbeitnehmer rentensteigernd aus.
Pauschalbetrag 15 Prozent
Arbeitnehmer verzichtet auf Versicherungsfreiheit Verzichtet der Arbeitnehmer auf seine Rentenversicherungsfreiheit, um seine späteren Rentenbezüge zu erhöhen, so müssen für ihn die normalen Rentenversicherungsbeiträge – der Beitragssatz beträgt 19,5 Prozent – entrichtet werden. 15 Prozent des Arbeitsentgelts zahlt der Arbeitgeber, und den Restbeitrag übernimmt der MiniJobber. Diesen Anteil ziehen Sie Ihrem Beschäftigten vom Lohn ab und leiten ihn zusammen mit Ihrem Anteil an die Minijob-Zentrale weiter. Verzichtet der Arbeitnehmer auf die Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung, ist die so genannte Mindestbeitragsbemessungsgrenze zu berücksichtigen. Diese wurde eingeführt, um sehr geringe Beiträge zur Rentenversicherung zu vermeiden. Bei einem Verzicht auf die Versicherungsfreiheit ist für den Arbeitnehmer mindestens ein Beitrag für ein Arbeitsentgelt von 155 Euro abzuführen – also 30,23 Euro (§ 163 Abs. 8 SGB VI). Dieser Beitrag verteilt sich anteilmäßig auf Arbeitnehmer und -geber wie folgt: Liegt das Entgelt unter 155 Euro, zahlen Sie als Arbeitgeber trotzdem einen Beitragsanteil von 15 Prozent, und der Arbeitneh-
Arbeitnehmer muss Beitrag aufstocken
Mindestbeitrag
107
5
Pauschale Abgaben und Meldeverfahren
mer muss den Unterschiedsbetrag bis zum Mindestbeitrag von 30,23 aufstocken. Beispiel: Frau N. erzielt mit ihrer geringfügig entlohnten Beschäftigung ein Ein kommen von 110 Euro und verzichtet, um ihre Rentenansprüche zu er höhen, auf die Versicherungsfreiheit in Rentenversicherung. Frau N. muss den Arbeitgeberanteil von 15 Prozent mit ihrem Anteil bis zum Mindestbeitrag aufstocken. Arbeitsentgelt 110 Euro Mindestbeitrag 30,23 Euro davon Beitrag Arbeitgeber (15 Prozent) 16,50 Euro davon Beitrag Arbeitnehmer 13,73 Euro Anteiliger Mindestbeitrag
Wenn das Beschäftigungsverhältnis im Laufe eines Monats beginnt bzw. endet, so müssen Sie den Mindestbetrag anteilig berechnen. Das ist auch der Fall, wenn der Arbeitnehmer aufgrund von Arbeitsunterbrechungen, beispielsweise wegen Arbeitsunfähigkeit, keinen vollen Monat arbeitet. Nimmt der Arbeitnehmer unbezahlten Urlaub, so wird der Mindestbetrag nicht gekürzt, es sei denn der Urlaub dauert länger als einen Monat. So ermitteln Sie den anteiligen Mindestbetrag: 155 Euro × Kalendertage
= anteiliges Mindestentgelt
30
Beispiel: Frau N. hat vom 15. März bis zum 20. April unbezahlten Urlaub. Für den Monat März beträgt die Bemessung für den Mindestbeitrag 144 Euro, es wird der volle Monat zugrunde gelegt – ihr Anteil zur Rentenversi cherung beträgt 13,73 Euro, der Arbeitgeberanteil 16,50 Euro. Für April werden für den Mindestbeitrag 24 Tage zugrunde gelegt. Erst ab dem 15. April wird der volle Monat unbezahlter Urlaub überschrit ten, und zwar für sechs Tage (bis zum 20. April). Für den Mindestbei trag sind deshalb die Zeiten vom 1.4. bis zum 14.4. und vom 20.4. bis zum 30.4. ausschlaggebend – also 24 Kalendertage: 155 Euro × 24 Kalendertage 30
108
= 124 Euro anteiliges Mindestentgelt
Pauschale Steuern
Die Beiträge zur Rentenversicherung errechnen sich wie folgt: Mindestbeitrag (19,5 Prozent von 124 Euro) Beitragsanteil Arbeitgeber (15 Prozent von 124 Euro) Beitragsanteil Arbeitnehmer (24,18 Euro – 18,60 Euro)
5.2
5
24,18 18,60 5,58
Pauschale Steuern
Seit Gültigkeit der Neuregelungen vom 1.4.2003 müssen für geringfügig entlohnte Nebenbeschäftigungen Steuern gezahlt werden. Es besteht die Möglichkeit die Lohnsteuer entweder pauschal oder nach den Merkmalen der Lohnsteuerkarte zu erheben. Bei der pauschalen Besteuerung ist zwischen der einheitlichen Pauschsteuer von zwei Prozent und einer pauschalen Lohnsteuer von 20 Prozent (zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) zu unterscheiden. Steuerschuldner bei der pauschalen Besteuerung ist der Arbeitgeber. Sie können aber im Innenverhältnis mit dem Arbeitnehmer verein1 baren, dass dieser die Pauschalsteuer trägt. Im Rahmen der persönlichen Einkommensteuerveranlagung des Arbeitnehmers wird der pauschal versteuerte Lohn nicht berücksichtigt.
Zwei Arten der pauschalen Besteuerung
Einheitliche Pauschsteuer von 2 Prozent Verzichten Sie auf die Vorlage einer Lohnsteuerkarte, müssen Sie für den 400-Euro-Mini-Jobber den einheitlichen Pauschsteuersatz von zwei Prozent des Bruttoverdienstes abführen (§ 40a Abs. 5 i.V.m. § 40 Abs. 3 EstG). Dies setzt allerdings voraus, dass es sich um eine geringfügig entlohnte Beschäftigung handelt, für die Sie Pauschalbeiträge – mit oder ohne Aufstockungsbetrag des Arbeitnehmers – zur Rentenversicherung entrichten. In der Pauschsteuer sind neben der Lohnsteuer auch der Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer enthalten. Die zwei Prozent fallen auch dann an, wenn der Arbeitnehmer zu keiner Religionsgemeinschaft gehört, die Kirchensteuer erheben darf. 1
Solidaritäts zuschlag und Kirchensteuer sind inklusive
BAG-Urteil v. 1.2.2006, 5 AZR 628/04; BAG-Urteil v. 5.8.1987, DB 1988 S. 182.
109
5
Pauschale Abgaben und Meldeverfahren
Pauschale Lohnsteuer von 20 Prozent
20 Prozent zzgl. Solidaritäts zuschlag und Kirchensteuer
Entrichten Sie für den 400-Euro-Mini-Jobber keine Pauschalbeiträge oder Aufstockungsbeiträge zur Rentenversicherung, so ist die Pauschsteuer von zwei Prozent ausgeschlossen. Sofern die Voraussetzungen eines Mini-Jobs gegeben sind, können Sie jedoch eine pauschale Lohnsteuer mit einem Steuersatz von 20 Prozent erheben und abführen (§ 40a Abs. 5 i.V.m. mit § 40 Abs. 3 EstG). In diesem Fall müssen Sie den Solidaritätszuschlag (5,5 Prozent) und gegebenenfalls die Kirchensteuer (8 oder 9 Prozent) gesondert berechnen. Die Vorlage der Lohnsteuerkarte ist ebenfalls nicht notwendig.
Lohnsteuer nach Merkmalen der Lohnsteuerkarte
Meldung erfolgt beim Betriebsstätten finanzamt
Wählen Sie für einen geringfügig entlohnten Mini-Job nicht die pauschale Lohnsteuererhebung, so müssen Sie die Lohnsteuer nach Maßgabe der Lohnsteuerkarte, die Ihnen der Arbeitnehmer vorlegt, erheben. Für 400-Euro-Mini-Jobs fällt in den Lohnsteuerklassen I, II oder III und IV keine Lohnsteuer an. Ist der Arbeitnehmer in der Lohnsteuerklasse V oder IV veranlagt, so ist schon bei geringem Arbeitsentgelt ein Lohnsteuerabzug zu berücksichtigen. Der auf der Lohnsteuerkarte eingetragene Lohn ist – unabhängig von der Lohnsteuerklasse – bei der jährlichen Einkommensveranlagung zu berücksichtigen. Wenn Sie die Lohnsteuer nach der vorgelegten Lohnsteuerkarte erheben, müssen Sie diese nicht bei der Minijob-Zentrale, sondern beim zuständigen Betriebsstättenfinanzamt anmelden und an dieses abführen. Tipp: Besteuerung nach Merkmalen der Lohnsteuerkarte kann sich lohnen Eine Besteuerung nach den Merkmalen der Lohnsteuerkarte kann in ei nigen Lohnsteuerklassen sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer von Vorteil sein. In den Lohnsteuerklassen I und II fällt für den MiniJobber keine Lohnsteuer an und Sie können das Gehalt brutto auszahlen. In diesem Fall sparen Sie sich auch die zweiprozentige Pauschsteuer.
110
Pauschale Steuern
5
In den Lohnsteuerklassen III und IV ist bei geringfügig entlohnten Be schäftigungen ebenfalls keine Lohnsteuer einzubehalten. Allerdings kann hier abhängig vom Einkommen des Ehepartners im Rahmen der Einkommensteuererklärung eine nachträgliche Besteuerung erfolgen. Bei Lohnsteuerklasse V und VI sind die steuerlichen Belastungen schon bei niedrigen Verdiensten so hoch, dass der MiniJob in der Regel fi nanziell nicht mehr attraktiv ist.
Verschiedene Fallgruppen Üben Beschäftigte mehrere geringfügig entlohnte Mini-Jobs aus, so werden diese sozialversicherungsrechtlich zusammengerechnet. Hieraus ergibt sich, ob der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer Pauschalbeiträge zur Kranken- oder Rentenversicherung entrichtet oder nicht. Der Versicherungsstatus des Beschäftigten wirkt sich wiederum darauf aus, welche Art der Besteuerung vorgenommen werden kann. Mehrere 400EuroMiniJobs mit insgesamt bis zu 400 Euro Übt ein Beschäftigter mehrere Mini-Jobs aus und diese überschreiten in Summe die 400-Euro-Grenze nicht, so führen die Arbeitgeber jeweils Pauschalbeiträge zur Kranken- (13 Prozent) und Rentenversicherung (15 Prozent) sowie 2 Prozent einheitliche Pauschsteuer ab. Beispiel: Frau A. erhält für ihren MiniJob als Zeitungsausträgerin bei Arbeit geber X 230 Euro. Zusätzlich ist sie noch als Verkäuferin tätig und bekommt dafür 150 Euro von Arbeitgeber Y monatlich. Arbeitgeber X zahlt folgende Pauschalbeträge: Krankenvers. (13 Prozent) = 29,90 Euro Rentenvers. (15 Prozent) = 34,50 Euro Pauschsteuer – 2 Prozent = 4,60 Euro Arbeitgeber Y zahlt folgende Pauschalbeträge: Krankenvers. (13 Prozent) = Rentenvers.(15 Prozent) = Pauschsteuer – 2 Prozent =
19,50 Euro 22,50 Euro 3,00 Euro
111
5
Pauschale Abgaben und Meldeverfahren
Mehrere 400EuroMiniJobs mit insgesamt über 400 Euro Liegen die zusammengerechneten Jobs über 400 Euro, so sind diese nicht mehr sozialversicherungsfrei, sondern die allgemeinen Beiträge zur Sozialversicherung müssen abgeführt werden. Somit ist eine Anwendung der zweiprozentigen Pauschsteuer nicht mehr möglich. Der einzelne Arbeitgeber hat nun jedoch die Möglichkeit die Lohnsteuer pauschal mit 20 Prozent des Arbeitsentgelts zuzüglich Solidaritätszuschlag (und gegebenenfalls Kirchensteuer) zu erheben. Voraussetzung hierfür ist, dass das Arbeitsentgelt für die einzelnen Beschäftigungen nicht über 400 Euro liegt. Beispiel: Arbeitnehmer S. arbeitet an drei Tagen in der Woche bei der Druckerei Reimann und erhält dafür 370 Euro. Zusätzlich putzt er außerdem noch in einer Arztpraxis und ist als Fahrer für einen Pizzaservice tätig. Für den Putzjob bekommt er 200 Euro und für den Job als Fahrer 320 Euro. Da alle MiniJobs zusammengerechnet mehr als 400 Euro ergeben, tritt Versicherungspflicht in der Sozialversicherung ein. Die Arbeitnehmer führen also keine Pauschalbeiträge für Kranken und Rentenversiche rung ab. Somit können sie den Arbeitslohn nicht mit der 2Prozent Pauschsteuer versteuern, sondern mit 20 Prozent Lohnsteuer zzgl. Soli daritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer. Vorteil durch Besteuerung nach Lohn steuerkarte
Statt der Pauschalierung der Lohnsteuer nach § 40a Abs. 2a EstG n. F. können Sie als Arbeitgeber auch die Vorlage einer Lohnsteuerkarte verlangen. Die Besteuerung erfolgt dann nach den Merkmalen der Lohnsteuerkarte. Für das zuletzt genannte Beispiel hätte das folgende Vorteile: Beispiel: Der erste Arbeitgeber (Druckerei) ermittelt die Lohnsteuer nach den Merkmalen der Lohnsteuerkarte. Er muss folglich keine Lohnsteuer ab führen, da bei einem Arbeitslohn von 370 Euro in der Lohnsteuerklasse I noch keine Lohnsteuer anfällt. Der Arbeitnehmer könnte sich einen Freibetrag auf der Lohnsteuerkarte mit Lohnsteuerklasse VI eintragen lassen und somit würden die beiden anderen Nebentätigkeiten keinem Lohnsteuerabzug unterliegen. Alle Arbeitnehmer zahlen das Entgelt in voller Höhe aus. Das Finanzamt trägt wiederum auf der ersten Lohnsteuerkarte einen Hinzurechnungsbetrag ein, der dem Einkommen aus dem Putz und
112
Pauschale Steuern
5
Fahrerjob (200 Euro plus 320 Euro) entspricht. Die Druckerei Reimann muss also insgesamt einen Arbeitslohn von 890 Euro der Steuer unter werfen. Doch auch in dieser Höhe fällt noch keine Lohnsteuer an und die Druckerei kann das Arbeitsentgelt brutto auszahlen.
400EuroMiniJob neben einer versicherungspflichtigen Beschäftigung Ein Arbeitnehmer, der einer versicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung nachgeht, kann einen geringfügig entlohnten Mini-Job daneben versicherungsfrei ausüben. Er ist also nicht mit der Hauptbeschäftigung zusammenzurechnen und kann pauschal besteuert werden.
Besteuerung kurzfristiger MiniJobs Kurzfristige Mini-Jobs können weder in Höhe von 2 Prozent noch in Höhe von 20 Prozent zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer besteuert werden. Diese Pauschalsteuern sind nur bei 400-EuroMini-Jobs anwendbar. Bei kurzfristigen Mini-Jobs gilt hingegen das übliche Steuerabzugsverfahren über die Lohnsteuerkarte bzw. die Lohnsteuer kann – ohne Vorlage der Lohnsteuerkarte – mit einem pauschalen Steuersatz von 25 Prozent des Arbeitsentgelts zzgl. Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer erhoben werden. Die Möglichkeit der pauschalen Besteuerung besteht jedoch nur, wenn folgende Voraussetzungen gegeben sind: • Der Arbeitnehmer ist nur gelegentlich und nicht regelmäßig wiederkehrend beschäftigt. • Der Arbeitnehmer ist nicht mehr als an 18 zusammenhängenden Arbeitstagen – ohne Wochenenden, Feier-, Krankheits- und Urlaubstage – beschäftigt. • Der durchschnittlicher Stundenlohn liegt nicht über 12 Euro. • Der Arbeitslohn liegt im Durchschnitt pro Tag nicht höher als 62 Euro. Ausnahme: Ein unvorhersehbarer Bedarf an Arbeitskräften liegt vor.
25 Prozent zzgl. Solidaritäts zuschlag und Kirchensteuer
113
5
Pauschale Abgaben und Meldeverfahren
5.3
Meldungen
Jahresmeldung
Das Meldeverfahren
Haben Sie einen geringfügig Beschäftigten eingestellt, müssen Sie die gleichen Grundsätze im Meldeverfahren berücksichtigen wie bei versicherungspflichtigen Arbeitnehmern. Es gilt das Meldeverfahren nach der „Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung“. Bei 400-Euro-Mini-Jobbern sind Sie verpflichtet, den Arbeitnehmer zu melden: • bei Beginn und Ende der Beschäftigung • bei Unterbrechung der Beschäftigung oder Entgeltzahlung • bei Überschreiten oder Unterschreiten der Verdienstgrenze von 400 Euro • bei Wechsel von einer geringfügigen Beschäftigung zu einem versicherungspflichtigen Arbeitsverhältnis und umgekehrt (dies gilt beispielsweise auch, wenn eine geringfügige Beschäftigung während der Elternzeit beim gleichen Arbeitgeber ausgeführt wird) • bei Auflösung des Arbeitsverhältnisses • bei Änderung des Namens Die Anmeldung muss innerhalb einer Woche nach Aufnahme der Beschäftigung erfolgen. Bei maschinellem Meldewesen ist die Meldung mit dem nächsten Abrechnungslauf, spätestens sechs Wochen nach dem Eintritt des Arbeitnehmers zu erstellen. Für die Anmeldung des Arbeitnehmers benötigen Sie eine Betriebsnummer, die von der örtlichen Arbeitsagentur vergeben wird. Am Jahresende und bei Beschäftigungsende müssen Sie eine Jahresmeldung über den Jahresverdienst und den Beschäftigungszeitraum einreichen. Dies muss bis zum 15.4. des Folgejahres erfolgen. Für kurzfristig Beschäftigte müssen Sie keine Jahres- und Unterbrechungsmeldungen erstatten. Das Entgelt wird in der Abmeldung nicht angegeben. Achtung: Bei geringfügig Beschäftigten in einem Privathaushalt gilt hingegen ein vereinfachtes Meldeverfahren – private Arbeitgeber melden den Be schäftigten nach dem so genannten Haushaltsckeckverfahren.
114
5
Das Meldeverfahren
Die Meldestelle Meldungen zur Sozialversicherung werden eigentlich bei der Einzugsstelle – in der Regel die Krankenkasse des Arbeitnehmers – eingereicht. Für geringfügig Beschäftigte müssen die Meldungen jedoch seit dem 1.4.2003 bei der Minijob-Zentrale (§ 28a Abs. 1 SGB IV) erstattet werden. Dies gilt sowohl für geringfügig entlohnte als auch für kurzfristige Beschäftigungen und geringfügig Beschäftigte in Privathaushalten. Die Minijob-Zentrale gehört zur Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See, zu der sich im letzten Jahr die Bundesknappschaft, die Bahnversicherungsanstalt und die Seekasse zusammengeschlossen haben. Zuvor gehörte sie der Bundesknappschaft an. Für Minijob-Arbeitgeber und -Arbeitnehmer hat sich durch die Fusion jedoch nichts geändert. Die MinijobZentrale 45115 Essen ServiceCenter Cottbus 01801 200 504 [zum Ortstarif aus dem Festnetz der Deutschen Telekom] Mo – Fr 7.00 h – 19.00 h Fax: 0201384 97 97 97
Siehe CDROM
Meldungen gehen an die Minijob Zentrale
Adresse
An die Minijob-Zentrale überweisen Sie auch die zu zahlenden Pauschalbeiträge. Verzichtet der Arbeitnehmer auf Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung, zieht diese auch die Rentenversicherungsbeiträge des Beschäftigten ein. Da alle Meldungen von Mini-Jobs zentral bei der Minijob-Zentrale einfließen, stellt diese auch eventuelle Überschneidungen fest. Sollte sich daraus ergeben, dass eine Beschäftigung versicherungspflichtig wird, verschickt die Deutsche Rentenversicherung KnappschaftBahn-See eine entsprechende Benachrichtigung an den Arbeitgeber. Dieser muss die Meldungen dann entsprechend berichtigen und erneut erstatten, und zwar nicht mehr der Knappschaft-Bahn-See, sondern der zuständigen Krankenkasse.
115
5
Pauschale Abgaben und Meldeverfahren
Beitragsgruppen und Personengruppenschlüssel Die Meldungen geringfügig Beschäftigter zur Sozialversicherung müssen – wie Meldungen von Vollzeitbeschäftigten – stets mit einem Beitragsgruppen- und Personengruppenschlüssel versehen werden. Beitragsgruppenschlüssel Aus dem Beitragsgruppenschlüssel geht der Sozialversicherungsstatus des Arbeitnehmers hervor – also ob seine Beschäftigung sozialversicherungspflichtig oder -frei ist. Folgende Beitragsgruppenschlüssel gelten für geringfügig entlohnte Beschäftigte: Siehe CDROM
Sozialversicherung Krankenversicherung Rentenversicherung
Beitragsgruppen schlüssel
Bedeutung
0
kein Beitrag
6
Pauschalbeitrag
0
kein Beitrag
1
voller Beitrag bei Verzicht auf Renten versicherungsfreiheit
5
Pauschalbeitrag
Arbeitslosenversicherung
0
Pflegeversicherung
0
Meldungen für kurzfristig Beschäftigte werden mit der Beitragsgruppe 0 versehen So setzen Sie die Beitragsschlüssel 400-Euro-Mini-Jobs ein: Siehe CDROM
Personenkreis
116
Beitragsgruppen schlüssel
Meldestelle
KV
RV
ALV
PV
Geringfügig Beschäftigte, in ge setzlicher Krankenkasse versichert
6
5
0
0
Dtsch. Rv. Knappschaft BahnSee
Geringfügig beschäftigt, privat krankenversichert
0
5
0
0
Dtsch. Rv. Knappschaft BahnSee
Das Meldeverfahren
Personenkreis
Beitragsgruppen schlüssel
Geringfügig beschäftigt, in einer gesetzlichen Krankenkasse versichert mit Aufstockung in der Rentenversicherung
6
1
0
0
Dtsch. Rv. Knappschaft BahnSee
mehrfach geringfügig beschäftigt, privat krankenversicherter Arbeit nehmer mit Aufstockung in der Rentenversicherung
0
1
0
0
Dtsch. Rv. Knappschaft BahnSee
mehrfach geringfügig beschäftigt, privat krankenversicherter Arbeit nehmer, mit Überschreitung der Entgeltgrenze über alle Beschäftigungen
0
1
1
0
AOK oder IKK oder letzte Pflichtkasse
5
Meldestelle
Der Personengruppenschlüssel Der Personengruppenschlüssel gibt der Sozialversicherung Aufschluss über sozialversicherungsrechtliche Besonderheiten des Arbeitnehmers. Diese beiden Schlüssel zeigen geringfügige Beschäftigungen an: • 400-Euro-Mini-Jobs (auch bei Verzicht auf Rentenversicherungsfreiheit) = Schlüssel 109 • kurzfristige Beschäftigungen = Schlüssel 110
Siehe CDROM
Außerdem ist Folgendes zu berücksichtigen: • Überschreitet eine geringfügig entlohnte Beschäftigung die Geringfügigkeitsgrenze, besteht für diese volle Sozialversicherungspflicht. Das Gleiche gilt auch, wenn bei einer kurzfristigen Beschäftigung die Zeitgrenzen überschritten werden. Solche Beschäftigungen sind mit dem Personengruppenschlüssel 101 zu melden. • Der Schlüssel 101 gilt auch für die zweite oder dritte geringfügige Beschäftigungen neben einer sozialversicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung. • Eine geringfügig entlohnte Beschäftigung neben einer versicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung melden Sie mit dem Schlüssel 109.
117
5
Pauschale Abgaben und Meldeverfahren •
Ist Ihnen bekannt, dass Ihr Arbeitnehmer mehrere geringfügig entlohnte Beschäftigungen ausübt, so müssen Sie außerdem auf dem Meldebogen das Feld „Mehrfachbeschäftigung“ markieren. Das Gleiche gilt auch, wenn Ihr Arbeitnehmer den 400-EuroMini-Job neben einer Hauptbeschäftigung ausübt.
Beitragszahlung, Beitragsfälligkeit und Beitragsnachweis
Vorab Beitrags nachweis versenden
Die monatlichen Pauschalbeiträge zur Kranken- und Rentenversicherung sowie die einheitliche Pauschsteuer für geringfügig entlohnte Beschäftigte sind seit dem 1. Januar 2006 in voraussichtlicher Höhe der Beitragsschuld spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des jeweiligen Beschäftigungsmonats zu zahlen. Restbeiträge können Sie bis zum drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats abführen. Tag der Fälligkeit ist der Wertstellungs- bzw. Buchungstag zugunsten der Minijob-Zentrale. Bei nicht pünktlicher Zahlung erhebt die Minijob-Zentrale für jeden angefangenen Monat des Zahlungsverzugs einen Säumniszuschlag von einem Prozent des rückständigen, auf 50 Euro nach unten abgerundeten Betrag. Bereits vor dem Zahlungstermin weisen Sie die Höhe der für jeden Kalendermonat zu leistenden Abgaben per Beitragsnachweis nach. Für geringfügig Beschäftigte gibt es einen gesonderten Beitragsnachweis. Dieser enthält Angaben über die Beiträge zur Kranken- und Rentenversicherung, über die Höhe der zu zahlenden Umlagebeträge (Näheres dazu in Kapitel 6) sowie zur einheitlichen Pauschsteuer. Achtung: Die Beitragsnachweise dürfen Sie nur noch mittels zugelassener system geprüfter Programme oder maschinell erstellter Ausfüllhilfen an die Bundesknappschaft schicken. Eine Übertragung in Papierform oder auf Datenträgern ist seit dem 1. Januar 2006 nicht mehr zulässig. Spätestens am viertletzten Arbeitstag vor der Fälligkeit der Beiträge müssen die Beitragsnachweise bei der Deutschen Rentenversicherung KnappschaftBahnSee vorliegen.
Die folgende Abbildung zeigt das allgemeine Muster eines Beitragsnachweises für geringfügig Beschäftigte.
118
Das Meldeverfahren
5
Abb.: Beitragsnachweis für geringfügig Beschäftigte
119
5
Pauschale Abgaben und Meldeverfahren
Lohnsteuer anmelden und abführen Pauschsteuer von 2 Prozent
Pauschalsteuer von 20 Prozent
Besteuerung nach Lohn steuerkarte
Die einheitliche Pauschsteuer von 2 Prozent des Arbeitsentgelts führt der Arbeitgeber – zusammen mit den Pauschalbeiträgen zur Kranken- und Rentenversicherung – an die Knappschaft-Bahn-See ab. Sie müssen die Pauschsteuer selbst berechnen und der MinijobZentrale den Betrag im Beitragsnachweis mitteilen. In diesen müssen Sie auch Ihre Steuernummer eintragen, damit die MinijobZentrale die Pauschsteuer an das richtige Finanzamt weiterleiten kann. Erheben Sie die einheitliche Pauschalsteuer von 20 Prozent oder nehmen Sie die Besteuerung nach den Merkmalen der Lohnsteuerkarte vor, ist nicht die Deutsche Rentenversicherung KnappschaftBahn-See, sondern das Betriebsstättenfinanzamt zuständig. An dieses leisten Sie die Zahlung und reichen dort auch die elektronische Lohnsteueranmeldung ein. Für die Besteuerung nach Merkmalen der Lohnsteuerkarte gilt außerdem: Am Jahresende oder bei Beschäftigungsende müssen Sie – spätestens bis zum 28. Februar des Folgejahres – die Lohndaten aus dem Lohnkonto auf elektronischem Wege an die Finanzverwaltung senden. Der Arbeitnehmer erhält einen Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung. Diese Regelung gilt nicht für Arbeitslohn der pauschal versteuert wurde. Achtung: Legt Ihr Arbeitnehmer eine Lohnsteuerkarte mit der Steuerklasse I,II,III oder IV vor, so geben Sie in der Lohnsteueranmeldung eine so genannte Nullmeldung ab. Sie teilen dem Finanzamt mit, dass für den Beschäf tigten keine Lohnsteuer zu erheben ist und brauchen dann künftig keine weiteren Lohnsteueranmeldungen abzugeben.
5.4
Zahlungen an die Berufsgenossenschaft
Die Deutsche Rentenversicherung der Knappschaft-Bahn-See erhebt keine Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung, sondern der Arbeitgeber zahlt diese auch für geringfügig Beschäftigte an die zuständige Berufsgenossenschaft. In der Regel werden die Beiträge
120
Zahlungen an die Berufsgenossenschaft
5
einmal im Jahr per Bescheid der Berufsgenossenschaft für den Betrieb erhoben, oft müssen monatliche Vorschüsse gezahlt werden. An die Berufsgenossenschaft zahlt der Arbeitgeber außerdem auch den Beitrag für die Insolvenzgeldversicherung der Arbeitsagenturen. Arbeitgeber müssen bereits bei der ersten Einstellung eines Beschäftigten Mitglied der Berufsgenossenschaft werden, selbst wenn es sich um einen 400-Euro-Mini-Job handelt.
121
6 Ausgleichs verfahren nach dem AAG
Zusätzlich zu den Pauschalbeiträgen zur Sozialversicherung müssen Arbeitgeber für geringfügig Beschäftigte noch die Umlagen U1 für den Krankheitsfall und U2 für Mutterschaftsleistungen zahlen. Geregelt ist dies im neuen Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG), welches seit dem 1.1.2006 gilt und das bisherige Lohnfortzahlungsgesetz (LFZG) ersetzt hat. Die Umlagen werden ebenfalls an die MinijobZentrale entrichtet. Von diesen Umlagen profitieren Sie, wenn ihr Arbeitnehmer bzw. Ihre Arbeitnehmerin krank wird, zur Kur muss oder ein Kind bekommt, denn in diesen Fällen sind Sie verpflichtet – wie bei allen Arbeitnehmern – das Arbeitsentgelt für eine bestimmte Zeit weiterzuzahlen. Über das Ausgleichsverfahren können Betriebe die Erstattung der Kosten beantragen.
6.1
Entgeltfort zahlungs versicherung
122
Welche Umlagen müssen Sie an die MinijobZentrale abführen?
Erstattungsleistungen
Während bei Vollzeitbeschäftigten die jeweilige Krankenkasse das Umlage- und Erstattungsverfahren bei Aufwendungen im Krankheitsfall und bei Mutterschaft durchführt, übernimmt bei geringfügig Beschäftigten die Deutsche Rentenversicherung KnappschaftBahn-See diese Aufgaben. Das gilt unabhängig davon, bei welcher Krankenkasse der Mini-Jobber beschäftigt ist. Das Ausgleichsverfahren erfüllt die Funktion einer Versicherung für Arbeitgeber – die so genannte Entgeltfortzahlungsversicherung – und erstattet allen teilnehmenden umlagepflichtigen Betrieben einen Teil der Kosten, die sie für Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall, bei Rehabilitation oder in Mutterschaftsfällen aufwenden. Die Ausgleichsversicherung ist eine Pflichtversicherung, für die kein gesonderter Antrag gestellt werden muss. Eine Befreiung von der Versicherung ist nicht möglich.
Erstattungsleistungen
Erkrankt der Arbeitnehmer muss der Arbeitgeber für maximal 42 Tage wegen derselben Erkrankung das Arbeitsentgelt fortzahlen. Das Gleiche gilt auch, wenn der Arbeitnehmer aufgrund einer medizinischen Vorsorge oder Rehabilitationsmaßnahme ausfällt. In diesem Fall erstattet die Minijob-Zentrale Betrieben mit bis zu 30 Beschäftigten für den geringfügig beschäftigten Arbeitnehmer 80 Prozent des fortgezahlten Bruttoarbeitslohns ohne Einmalzahlungen. Nicht erstattet werden die pauschalen Arbeitgeberbeiträge zur Kranken- und Rentenversicherung sowie freiwillige Leistungen des Arbeitgebers. Auch Leistungen nach dem Mutterschutzgesetz werden erstattet. Während der Zeit der gesetzlichen Beschäftigungsverbote für Schwangere bis zum Beginn der Mutterschutzfrist muss der Arbeitgeber den Arbeitslohn fortzahlen. Für die Zeit der Mutterschutzfristen ist der Arbeitgeber verpflichtet, einen Zuschuss zum Mutterschaftsgeld für die Dauer von 6 Wochen vor dem angenommenen Entbindungstag, den Entbindungstag sowie für zwölf Wochen nach der Entbindung zu leisten. Der Zuschuss entspricht der Differenz zwischen dem von der Krankenkasse gezahlten Mutterschaftsgeld in Höhe von 13 Euro pro Kalendertag und dem letzten Nettoarbeitsentgelt. Eine Erstattung im Ausgleichsverfahren für geringfügige Beschäftigungen erfolgt deshalb nur bei Arbeitnehmerinnen, die regelmäßig ein Nettoarbeitsentgelt von mehr als 390 Euro verdienen. Die Erstattung im Fall der Mutterschaft erfolgt unabhängig von der Zahl der Beschäftigten. Zu 100 Prozent erstattet werden: • Aufwendungen während der Schutzfristen vor und nach der Entbindung zuzüglich der darauf entfallenden Kranken- und Rentenversicherungsbeiträge sowie • Das fortgezahlte Arbeitsentgelt für die Dauer von Beschäftigungsverboten.
6 Erstattungen bei Krankheit
Erstattungen bei Mutter schutz
Tipp: Die Erstattungen müssen Sie bei der MinijobZentrale beantragen. Den entsprechenden Antragsvordruck erhalten Sie dort. Sie können den An trag sofort nach der Entgeltfortzahlung stellen.
123
6
Welche Umlagen müssen Sie an die MinijobZentrale abführen?
6.2
Umlage U1
Umlage U2
Die Umlagen U1 und U2
Die Mittel für die Erstattungen aus der Entgeltfortzahlungsversicherung werden durch Umlagen bereitgestellt. Diese Umlagen fallen sowohl für 400-Euro-Mini-Jobber als auch für kurzfristig Beschäftigte an, deren Beschäftigungsverhältnis auf mehr als vier Wochen angelegt ist. Am Ausgleichsverfahren teilnehmende Betriebe haben an die Lohnausgleichskasse folgende Umlagen abzuführen: • Umlage U1: fällt für den Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit bzw. Kur an. Die Umlage U1 für geringfügig Beschäftigte beträgt seit dem 1.1.2005 0,1 Prozent (vorher 1,2). • Umlage U2 ist für den Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen nach dem Mutterschutzgesetz. Für geringfügige Beschäftigungen fällt die Umlage seit 2005, bei unverändertem Leistungsanspruch, nicht an (vorher 0,1). Die Umlagen werden der Minijob-Zentrale ebenfalls im Beitragsnachweis gemeldet und zusammen mit den übrigen Abgaben an diese gezahlt.
6.3
Berechnung der Mitarbeiterzahl
124
Diese Arbeitgeber nehmen teil
Am Umlageverfahren bei Krankheit (U1) nehmen alle Betriebe mit maximal 30 Beschäftigten teil. Am Umlageverfahren bei Schwangerschaft/Mutterschaft (U2) nehmen alle Betriebe, unabhängig von der Anzahl und dem Geschlecht der Mitarbeiter, teil. Ein Arbeitgeber beschäftigt dann nicht mehr als 30 Arbeitnehmer, wenn er im Kalenderjahr für mindestens acht Monate nicht mehr als 30 Mitarbeiter beschäftigt hat. Maßgebend ist das Kalenderjahr, welches dem Jahr, für das der Ausgleich beantragt wird, vorausgegangen ist. Hat der Betrieb nicht das ganze Kalenderjahr bestanden, nimmt der Arbeitgeber am Umlageverfahren teil, wenn er während des Zeitraums des Bestehens des Betriebs in der überwiegenden Zahl der Kalendermonate nicht mehr als 30 Mitarbeiter beschäftigt hat. Wenn Sie die Mitarbeiterzahl ermitteln, müssen Sie alle Beschäftigten berücksichtigen. Mehrere Betriebe eines Arbeitgebers werden
Diese Arbeitgeber nehmen teil
6
zusammengezählt. Folgende Arbeitnehmer dürfen Sie bei der 30Mitarbeitergrenze nicht mitzählen: • Auszubildende • Volontäre und Praktikanten • Schwerbehinderte Menschen • Bezieher von Vorruhestandsgeld • Personen in Elternteilzeit • Heimarbeiter • Personen, die ein freiwilliges soziales oder ökologisches Jahr leisten • Wehr- und Zivildienstleistende Teilzeitbeschäftigte berücksichtigen Sie entsprechend einem Faktor entsprechend der wöchentlichen Arbeitszeit: Wöchentliche Arbeitszeit
Faktor
Bis zu 30 Stunden
0,75
Bis zu 20 Stunden
0,5
Bis zu 10 Stunden
0,25
Beispiel: Ein Betrieb beschäftigt im Vorjahr folgende Arbeitnehmer: Arbeitnehmer: anzurechnen: 20 Facharbeiter 20,00 5 Angestellte 5,00 5 Auszubildende 0 2 Aushilfen 15 Wochenstunden 1,00 4 Aushilfen 25 Wochenstunden 3,00 Bei 36 Beschäftigten müssen 29 Arbeitnehmer angerechnet werden.
Ausgeschlossen vom Lohnausgleichsverfahren sind folgende Arbeitgeber: • Bund, Länder, Gemeinden und Gemeindeverbände, Stiftungen, Anstalten und Körperschaften des öffentlichen Rechts • Hausgewerbetreibende • Spitzenverbände der freien Wohlfahrtspflege, es sei denn, sie erklären schriftlich und unwiderruflich ihre Teilnahme
125
7
Regelungen in der Gleitzone – Vom Mini zum MidiJob
Haben Sie einen Mini-Jobber oder eine Mini-Jobberin angestellt, so stellen Sie sich vielleicht irgendwann einmal die Frage: „Was passiert eigentlich, wenn sich die Stelle auswächst und die 400-Euro-Grenze überschritten wird?“ Grundsätzlich kann dann nicht mehr von einem Mini-Job gesprochen werden – es ist ein Midi-Job in der so genannten Gleitzone entstanden. Auch Arbeitnehmer, die mehrere Mini-Jobs ausüben und deren Einkommen zusammengerechnet über 400 Euro beträgt, bewegen sich innerhalb der Gleitzone. Für Beschäftigte in der Gleitzone gelten in sozialversicherungsrechtlicher und steuerlicher Hinsicht besondere Regelungen.
7.1 Keine volle Sozialversiche rungspflicht
Was ist die Gleitzone?
Als Gleitzone bezeichnet man den Bereich der Midi-Jobs, also zwischen 400,01 – 800 Euro. Dies ist geregelt in § 20 Abs. 2. SGB IV. Er beschreibt den Übergang zwischen den 400-Euro-Beschäftigungen zur vollen Versicherungspflicht. Damit Arbeitnehmer nicht schon ab 400 Euro die volle Last der Sozialversicherung tragen müssen, ist dieser gleitende Bereich geschaffen worden. Der Anteil, der in die Sozialversicherung zu zahlen ist, steigt mit jedem mehr verdienten Euro progressiv bis zur Grenze von 800 Euro an. Verdient der Mitarbeiter mehr als 800 Euro, so ist er hälftig beitragspflichtig in der Sozialversicherung. Diese Regelung ist im Zweiten Gesetz für moderne Dienstleistungen am Arbeitsmarkt vom 23.12.2002 verankert worden. Am 1.4.2003 trat das Gesetz in Kraft. Achtung: Der Arbeitnehmer profitiert zwischen 400,01 – 800 Euro von der Gleit zonenregelung. Wichtig dabei ist, dass das Arbeitseinkommen sich re gelmäßig in diesen Grenzen befindet. Sonderzahlungen wie Urlaubs und Weihnachtsgeld müssen einbezogen werden.
126
Berechnung des Arbeitsentgeltes
7
Ausnahmen der Gleitzonenregelung Doch die Gleitzone gilt nicht für alle Beschäftigen, bei Midi-Jobs gibt es einige Ausnahmen. Diese Ausnahmefälle werden durch die Art und Weise der Tätigkeit begründet. Im Einzelnen sind dies: • Auszubildende/Praktikanten • Altersteilzeit • Flexible Arbeitszeitregelungen, bei denen der Verdienst zeitweise in die Gleitzone fällt, oder Bauarbeiter wegen Schlechtwetters • Kurzarbeiter, wenn der Verdienst unter 800 Euro liegt • Behinderte in anerkannten Behindertenwerkstätten • Diakonissen geistlicher oder ähnlicher Gemeinschaften, wenn ein fiktives Arbeitsentgelt zugrunde liegt. • Wiedereingliederungsmaßnahmen nach Arbeitsunfähigkeit
Ausnahmefälle
Achtung: Zwar können Ausbildungsvergütungen durchaus im Bereich der Gleitzone liegen, jedoch hat die Art des Vertrages nichts mit der Gleitzonenrege lung zu tun. Daher fallen Auszubildende nicht unter diese Regelung.
7.2
Berechnung des Arbeitsentgeltes
Zu Berechnung der Arbeitseinkünfte werden alle Einkünfte – auch Sonderzahlungen – herangezogen. Bei unterschiedlich hohen Entgelten innerhalb der Gleitzone wird ein Durchschnittswert gebildet. Beispiel: Arbeitnehmer A verdient 12 × 500 Euro = 6.000 Euro, dies entspricht 500 Euro monatlich. Er befindet sich innerhalb der Gleitzone. Arbeitnehmer B Verdient 12 × 500 plus Weihnachtsgeld von 500 Euro 13 × 500 Euro = 6.500, dies entspricht 541,67 Euro monatlich. Er be findet sich innerhalb der Gleitzone. Arbeitnehmer C verdient 6 × 800 Euro und 6 × 600 Euro, zusammen = 8.400 Euro, dies entspricht 700 Euro monatlich. Er befindet sich inner halb der Gleitzone. Arbeitnehmer C verdient bei Arbeitgeber A 12 × 400 Euro und bei Ar beitgeber B 12 × 300 Euro, zusammen = 8.400 Euro, dies entspricht 700 Euro. Er befindet sich innerhalb der Gleitzone.
127
7
Regelungen in der Gleitzone – Vom Mini zum MidiJob
Arbeitnehmer D verdient bei Arbeitgeber A 12 × 500 Euro und bei Ar beitgeber B 12 × 500 Euro, zusammen = 12.000 Euro. Die gesamten Arbeitseinkünfte liegen außerhalb der Gleitzonenregelung. Arbeitsentgelt muss regel mäßig zwischen 400,01 – 800 Euro liegen
Erzielt ein Arbeitnehmer Arbeitsentgelte bei verschiedenen Arbeitgebern, müssen diese zusammengerechnet werden (siehe Beispiel oben). Hierbei gilt jedoch: Bei der Zusammenberechnung dürfen nur Einkünfte aus versicherungspflichtigen Beschäftigungen berücksichtigt werden, nicht einbezogen werden beispielsweise Arbeitsentgelte aus versicherungsfreien geringfügig entlohnten Beschäftigungen oder Beamtenbezüge. Beispiel: In folgendem Fall dürfen die Einkünfte nicht zusammengerechnet wer den: Ein Arbeitnehmer verdient bei Arbeitgeber A 750 Euro im Monat und bei Arbeitgeber B 350 Euro im Monat. Die Einkünfte bei A unterlie gen der Sozialversicherungspflicht, die Einkünfte bei B jedoch nicht, da diese als erste geringfügige Beschäftigung gilt, die sozialversiche rungsfrei bleibt (§ 8 Abs. 2 Satz 1 SGB IV). Eine Zusammenrechnung der Arbeitseinkünfte findet daher nicht statt. Es gilt die Gleitzone für die Einkünfte bei Arbeitgeber A von 750 Euro.
Sonderfall bei der Gleitzonenregelung MidiJob und MiniJob
Die Gleitzonenregelung findet allerdings nicht in allen Sozialversicherungszweigen statt. In den meisten Fällen bleibt die Arbeitslosenversicherung außen vor, da die Zusammenrechnung von Mini-Jobs keinen Einfluss auf die Versicherungspflicht hat. Mini-Jobs begründen keine Versicherungspflicht in der Arbeitslosenversicherung. Anders sieht es allerdings aus, wenn ein Midi-Job hinzukommt. Dann ist dieser nach der Gleitzonenregelung anzurechnen. Umgekehrt ist es möglich, dass auf Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung die Gleitzonenregelung keine Anwendung findet, da die Gesamteinkünfte oberhalb der Gleitzonengrenze liegen, während sie gegenüber der Arbeitslosenversicherung weiterhin besteht. Achtung: Es werden nur Einnahmen aus Beschäftigungsverhältnissen herangezo gen. Außen vor bleiben Gelder aus ruhenden Arbeitsverhältnissen
128
Berechnung der Beiträge
7
(Wehrdienst oder Elternteilzeit). Dies gilt auch für einmalige Zahlungen (beispielsweise aufgrund betrieblicher Verbesserungsvorschläge oder Jubiläumszuwendungen) und steuerfreie Aufwandsentschädigungen (beispielsweise als Sanitäter bei Sportveranstaltungen) bis zur Höhe von 1.848 Euro im Jahr.
7.3
Berechnung der Beiträge
Liegt das Arbeitsentgelt innerhalb der Gleitzone, so haben die Arbeitgeber den vollen Beitragsanteil zu zahlen. Arbeitnehmer müssen hingegen einen progressiven Beitragsanteil leisten. Achtung: Aufgrund gesetzlicher Änderungen zum 1.1.2005 erhöht sich bei Kin derlosen der Pflegeversicherungsbeitrag um 0,25 Prozent. Eine weitere Änderung gibt es seit dem 1.7.2005, seit diesem Zeitpunkt zahlt der Arbeitnehmer per Sonderbeitrag zusätzlich 0,9 Prozent mehr in die Krankenversicherung ein. Der Arbeitgeberanteil bleibt hingegen iden tisch. Insofern besteht eine Differenz von 0,9 Prozent zwischen den Arbeitnehmer und Arbeitgeberbeiträgen. Und: Nach § 421k SGB III ist der Arbeitgeber bei älteren Arbeitslosen (ab vollendeten 55. Lebensjahr), die er einstellt, vom Arbeitgeberanteil bei der Arbeitslosenversicherung befreit.
Der progressive Beitragsanteil beginnt bei 400,01 bei ca. 4 Prozent und steigt bis auf ca. 21 Prozent bei 800 Euro der tatsächlichen Einkünfte an. Um die Höhe der Sozialversicherungsbeiträge festzulegen, wird eine fiktive Beitragsbemessungsgrundlage herangezogen. Der Beitragsbemessungsgrundlage liegen die beitragspflichtigen Einnahmen der versicherungspflichtig Beschäftigten (§ 223 Abs. 2 SGB V, § 54 Abs. 2 SGB XI, § 161 Abs. 1 SGB VI, § 341 Abs. 3 SGB III) zugrunde. Beitragspflichtige Einnahme der versicherungspflichtig Beschäftigten ist das aus der Beschäftigung erzielte Arbeitsentgelt (§ 226 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SGB V, § 57 Abs. 1 SGB XI, § 162 Nr. 1 SGB VI, § 342 SGB III). Getragen werden die Beiträge je zur Hälfte von den versicherungspflichtig beschäftigten Arbeitnehmern und den Arbeitgebern (§ 249 Abs. 1 SGB V, § 58 Abs. 1 SGB XI, § 168 Abs. 1 Nr. 1 SGB VI, § 346 Abs. 1 SGB III). Die Formel nach § 226
Progressiver Beitragsanteil
Beitrags bemessungs grundlage
129
7
Regelungen in der Gleitzone – Vom Mini zum MidiJob
SGB V (Beitragspflichtige Einnahmen versicherungspflichtig Beschäftigter) und § 163 SGB VI (Sonderregelungen für beitragspflichtige Einnahmen in der Gleitzone Beschäftigter) lautet: Formel
Beitragsbemessungsentgelt = Faktor × 400 + (2 – Faktor) × (Arbeitsentgelt – 400) Für 2006 lautet der Faktor 0,7160. Er wird jedes Jahr neu ermittelt.
Achtung: Für die Berechnung Ihres Arbeitgeberanteils gilt immer das tatsächliche Arbeitseinkommen als Berechnungsgrundlage. Beispiel: Arbeitnehmer A, ein Kind, verdient 700 Euro (Bezugsgröße Arbeitgeber anteil). Der Beitragssatz für seine Krankenkasse beträgt 14 Prozent (plus 0,9 Prozent Arbeitnehmer), Rentenbeitrag 2006 19,5 Prozent; Pflege versicherung 1, 7 Prozent (Single plus 0,25 %) Formel: 0,7160 × 400 + (2 – 0,7160) × (700 Euro – 400) = 286,40 + 1,2840 × 300 286,40 + 385,20 = 671,60 Das fiktive Arbeitsentgelt beträgt 671,60 Euro Berechnungsreihenfolge: 1. Arbeitgeberanteil Formel: tatsächliches Arbeitseinkommen × Sozial versicherungsbeitrag= Arbeitgeberanteil 2. Formel Berechnung Arbeitnehmeranteil: fiktive Arbeitsentgelt × So zialversicherungsbeitrag/2 × 2 = Gesamtbetrag Gesamtbeitrag – Arbeitgeberanteil = Arbeitnehmeranteil Arbeitgeberanteil Krankenkasse 7 % auf 700 Euro = 49 Euro 671,60 × 7 % × 2 = 94,02 Euro Gesamtbeitrag Abzug des vollen Arbeitgeberanteils 49 Euro 94,02 – 49 + 0,9 % (zus. Arbeitnehmeranteil = 6,04 Euro) = 51,06 51,06 Euro sind vom Arbeitnehmer zuzahlen Arbeitgeberanteil Rentenversicherung 9,75 % 671,60 × 9,75 % × 2 = 130,96 Gesamtbeitrag Arbeitgeberanteil 700 × 9,75 % = 68,25 Euro 130.96 – 68,25 = 62,71 Euro Arbeitnehmeranteil
130
Berechnung der Beiträge
7
62,71 sind vom Arbeitnehmer zu zahlen. Arbeitgeberanteil Pflegeversicherung 700 × 0,85 % = 5,95 Euro 671,60 × 0,85 × 2 = 11,42 Euro Gesamtbetrag Abzug des vollen Arbeitgeberanteils 5,95 Euro 11,42 Euro – 5,95 = 5,47 Euro 5,47 Euro sind vom Arbeitnehmer zu zahlen. Arbeitgeberanteil Arbeitslosenversicherung 700 × 3,25 % = 22,75 Euro 671,60 × 3,25 × 2 = 43,65 Euro Abzug des Arbeitgeberanteils von 22,75 Euro 43,65 – 22,75 = 20,90 Euro 20,90 Euro sind vom Arbeitnehmer zu zahlen. Sozialversicherungsbeiträge Arbeitgeber = 144,79 Euro, Arbeitnehmer 140,14 Euro Achtung: Eine Besonderheit für die Berechnung der Pflegeversicherungsbeiträge ist in Sachsen gültig. Da hier kein Feiertag zugunsten der Pflegeversi cherung abgeschafft wurde, berechnet sich die Pflegeversicherung auch anders. Hier gilt ein Arbeitgeberanteil von 0,35 Prozent und ein Arbeit nehmeranteil von 1,35 Prozent. Faktorbezogene Arbeitsentgelte in der Gleitzone (in Euro)
Siehe CDROM
Formel: Faktor × 400 + (2 – Faktor) × (Arbeitsentgelt – 400) Arbeitsentgelt
Faktorbezogenes Arbeitsentgelt
401
287,68
420
312,08
440
337,76
460
363,44
480
389,12
500
414,8
520
440,48
540
466,16
560
491,84
580
517,52
600
543,2
620
568,88
131
7
Regelungen in der Gleitzone – Vom Mini zum MidiJob 640
594,56
660
620,24
680
645,92
700
671,6
720
697,28
740
722,96
760
748,64
780
774,32
800
800
Werkstudentenprivileg Sonderfall: Werkstudenten
Eine Ausnahme bei der Gleitzone gilt für Werkstudenten. Bei diesen besteht eine Versicherungsfreiheit in der Kranken-, Pflege- und der Arbeitslosenversicherung. Sie gilt nicht für die Rentenversicherung. Für die Ermittlung der Rentenversicherungsbeiträge muss das fiktive Arbeitsentgelt der Gleitzone berechnet werden. Der Arbeitgeber muss also den vollen Arbeitgeberanteil leisten, während der Werkstudent den reduzierte Beitrag zahlt.
Besonderheiten der Rentenversicherung Volle Renten beiträge in der Gleitzone
Beschäftigte, die ein Arbeitsentgelt im Bereich der Gleitzone erzielen, können auf Antrag auch die vollen Rentenbeiträge auf das volle Einkommen zahlen. Dann entfällt die Beitragsberechnung aufgrund des fiktiven Arbeitseinkommens wie oben dargestellt. Dadurch können Arbeitnehmer spätere Renteneinbußen eliminieren. Dieser Verzicht muss gegenüber dem Arbeitgeber erklärt werden. Die Erklärung gilt dann für die Zukunft und für alle Beschäftigungen. Bei Neueinstellungen muss dieser Verzicht binnen zwei Wochen nach Beginn der Beschäftigung abgegeben werden, damit sie sofort wirksam wird. Der Arbeitgeber hat die Erklärung bei den Lohnunterlagen aufzubewahren. Achtung: Arbeitnehmer können Ihnen jederzeit einen Verzicht auf die reduzierten Gleitzonenregelung der Rentenversicherung erklären. Diese tritt ab dem darauf folgenden Monat in Kraft.
132
Das Meldeverfahren
7.4
7
Das Meldeverfahren
Der Arbeitgeber braucht keine besondere Meldung an die Krankenkassen zu geben, dass der Mitarbeiter ein Arbeitsentgelt innerhalb der Gleitzone erhält. In § 28a Abs. 1 SGB IV sind alle Meldetatbestände aufgeführt. Sollte in einer Meldung jedoch auch das beitragspflichtige Arbeitseinkommen angegeben werden, so muss die Meldung mit dem Vermerk für die Gleitzone abgegeben werden. Drei Möglichkeiten stehen zur Verfügung, die in das entsprechende Feld bei der Meldung einzutragen sind:
Gleitzonen vermerk
0 Keine Gleitzone, oder die Gleitzonenregelung wird nicht berück sichtigt. 1 Das durchschnittliche Arbeitsentgelt liegt regelmäßig zwischen 400,01 – 800 Euro, die Gleitzonenregelung findet Anwendung. 2 Die Gleitzonenregelung findet nur teilweise Anwendung, da das Arbeitseinkommen zum Teil bis 400 Euro oder über 800 Euro liegt.
Grundsätzlich ist in der Meldung das fiktive Einkommen anzugeben, es sei denn, der Arbeitnehmer verzichtet in der Rentenversicherung darauf, dann gilt das tatsächliche Arbeitsentgelt.
7.5
Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz
Für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall oder Mutterschutz für Arbeitnehmer bzw. Arbeitnehmerinnen müssen Arbeitgeber Beiträge entrichten. Diese bemessen sich nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz prozentual am erzielten Arbeitsentgelt. Da in der Gleitzone reduzierte Arbeitsentgelte berechnet werden, kommen auch diese zur Anwendung. Ausnahme: der Versicherte hat in der Rentenversicherung auf die vollen Beiträge bestanden, dann wird auch das tatsächliche Arbeitseinkommen in Ansatz gebracht. Die Umlagebeiträge schwanken von Krankenkasse zu Krankenkasse. Diese werden jährlich neu errechnet und werden in Prozenten des Arbeitsentgeltes ausgewiesen.
Umlagebeiträge
133
7
Regelungen in der Gleitzone – Vom Mini zum MidiJob
Tipp: Die einzelnen Beiträge legen die Krankenversicherungen fest. Sie kön nen auch entscheiden, welche Entgelthöhe abgesichert werden soll, so sind 50–100 Prozent möglich. Der restliche Teil müsste beispielsweise im Krankheitsfall durch den Arbeitgeber aufgestockt werden.
7.6
Leistungsrechtliche Auswirkungen
Die Gleitzonenregelung hat keine Auswirkungen auf das Krankengeld. Es gilt das tatsächliche Arbeitseinkommen als Bemessungsgrundlage für die Lohnersatzleistung. Das heißt, der Arbeitnehmer erhält das volle Krankengeld. Das gleiche Prinzip findet auch bei der Arbeitslosenversicherung Anwendung. Auch hier gilt nicht das fiktive Arbeitsentgelt, sondern das tatsächlich erzielte. Achtung: Bei der Leistungserbringung durch Krankenkassen oder der Arbeits agentur wird das tatsächlich verdiente Einkommen zugrunde gelegt.
In der Rentenversicherung bezieht sich die Anwartschaft immer auf das beitragspflichtige Entgelt. Die Gleitzone wirkt sich also senkend auf die Rentenhöhe aus. Die Ausnahme: Der Beschäftigte hat auf die Umsetzung der Gleitzonenregelung verzichtet. In diesem Fall werden die Anwartschaften auf das tatsächliche Arbeitseinkommen bezogen – der Beschäftigte bekommt also die volle Rente.
7.7
Lohnsteuer und Gleitzone
Auch der Gleitzonenbeschäftigte unterliegt der Lohnsteuer, dem Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls der Kirchensteuer. Faktisch kommt dies jedoch nur in den Steuerklassen V und VI zum Tragen, da das maximal mögliche Jahreseinkommen von 9.600 Euro unter den entsprechenden Steuerfreibeträgen liegt. Ist dies der Fall, so beträgt die Lohnsteuer je nach Einkommenshöhe zwischen 4 bis 21 Prozent. Bei einem Arbeitsentgelt von 600 Euro würden rund 84 Euro in den Steuersäckel fließen. Die Arbeitsentgelte aus der Gleitzone unterliegen somit auch den ermäßigten Steuersätzen.
134
Exkurs: MidiJob versus MiniJob
7.8
7
Exkurs: MidiJob versus MiniJob
Wie sich gezeigt hat sind die Sozialversicherungsabgaben in der Gleitzone für Arbeitgeber deutlich geringer (21 Prozent) als beim Mini-Job (geplant 30 % ab 1.7.2006). Da stellt sich schnell die Frage, ob es sich nicht lohnen könnte, seinem Arbeitnehmer über 400 Euro zu zahlen, damit aus dem Mini-Job ein Midi-Job wird. Dies kann durchaus bejaht werden, zumal zum 1.1.2007 auch die Arbeitslosenversicherung um 2 Prozent sinken soll. Dann sinken die Beitragsleistungen um einen weiteren Prozent. Auch können sehr günstige Krankenkassenbeträge nochmals eine Reduzierung der Abgabenlast bringen. Fallen bei einem Beschäftigten der 400 Euro verdient 120 Euro an Beiträgen an, so sind dies beispielsweise bei 430 Euro „nur“ noch 90,30 Euro. Rechnet man in beiden Fällen die Gesamtkosten zusammen, so beträgt die Summe jeweils rund 520 Euro. Insofern kann es sich finanziell lohnen, dem Mitarbeiter ein Arbeitsentgelt im Bereich der Gleitzone zu zahlen. Auch dem Arbeitnehmer käme meist eine entsprechende Erhöhung zugute, da in der Gleitzone nur geringe Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung anfallen. Bei 401 Euro brutto liegt der Abzug bei nur ca. 18 Euro. Im Gegenzug erhält der Mitarbeiter dafür vollen Versicherungsschutz in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung und zumindest verringerte Anwartschaften in der Rentenversicherung. Achtung: So einfach sich die Idee liest, es gibt doch einen kleinen Wermutstrop fen: da der Arbeitgeber nun verschiedenen Institutionen für Meldungen und Beitragszahlungen hat, so ist der Verwaltungsaufwand auch ent sprechend höher.
135
8 Änderung durch Rechtsprechung
Ein immer wiederkehrendes Problem für Arbeitgeber: Wie geht man mit mangelhaften Leistungen von Mitarbeitern um? War es früher kaum möglich einen Mitarbeiter deswegen zu kündigen, so hat sich dies in letzter Zeit doch geändert, wie Urteile vom Bundesarbeitsge2 richt zeigen. Entscheidend für den Erfolg einer Kündigung ist die richtige Vorgehensweise. Es ist immer wichtig, Schlechtleistung zu identifizieren, nicht zu dulden und bei schwerwiegenden Verstößen zu kündigen. Die richtige Vorgehensweise wird im Folgenden erläutert. Wichtig dabei ist immer den Gründen auf die Spur zu kommen. Nicht immer liegt dies Verhalten (alleine) am Mitarbeiter.
8.1 Verhaltens oder personen bedingt?
Was sind Schlechtleistungen?
Grundsätzlich gehört es zu den Pflichten des Arbeitnehmers, seine ihm übertragen Aufgaben ordnungsgemäß zu erfüllen. Das bedeutet sinngemäß, dass der Arbeitnehmer keinen hohen Ausschuss produziert. Die Frage ist dann immer: Kann oder will es der Mitarbeiter nicht besser? Beim „Nicht-Wollen“ liegt eine verhaltensbedingte Störung, beim „Nicht-Können“ eine personenbedingte Störung vor. Beim „Nicht-Wollen“ wird in diesem Zusammenhang auch von Minderleistungen gesprochen. Von Schlechtleistungen spricht man, wenn die Arbeitsleistungen des Mitarbeiters dauerhaft die durchschnittlichen Ansprüche weit unterschreiten. In Zahlen: Wenn der Durchschnitt der Arbeitsleistung, bei einem Unterschreiten von etwa einem Drittel der normalerweise zu erbringenden Leistung besteht. Eine Durchschnittsleistung ist allerdings nicht so einfach zu ermitteln. Normalerweise ist unter 2
136
Schlechtleistung Wie erhalten Sie die Leistung, die Sie bezahlen?
Az.: 2 AZR 386/03.
8
Maßnahmen bei Schlechtleistung
einer Durchschnittsleistung das Arbeitsergebnis zu verstehen, das der Arbeitnehmer bei angemessener Anspannung seiner geistigen und körperlichen Kräfte entsteht, ohne seine Gesundheit zu gefährden. Diese Leistungsfähigkeit ist natürlich höchst individuell – der eine Mitarbeiter leistet mehr als der andere. Das reicht allerdings nicht aus, um eine Schlechtleistung festzustellen. Vielmehr bedarf es eines Anforderungsprofils, um dies auch tatsächlich nachzuweisen. Tipp: Bei vermutetem Leistungsmangel sollten Sie ein Anforderungsprofil für den Arbeitsplatz anfertigen. Vergleichskriterien sind die bislang er brachten Arbeitsleistungen des Mitarbeiters im Vergleich zu seinen üb lichen Arbeitsleistungen, Branchenkennziffern, Vergleiche mit anderen Mitarbeitern mit dem gleichen Aufgabenprofil oder Urlaubsvertretungen.
Typische Merkmale für Schlechtleistungen sind: • Langsamkeit • Zu hoher Ausschuss • Erfolglosigkeit • Unzuverlässigkeit • Unpünktlichkeit Eine einmalige Schlechtleistung reicht als Bemessungsgrundlage meist nicht aus, es kann sich schlicht um ein atypisches Verhalten handeln, wenn der Beschäftigte vorher bewiesen hat, dass er zu anderen Leistungen fähig ist. Insofern sind Arbeitgeber auch verpflichtet, einen dauerhaften Leistungsmangel des Mitarbeiters nachzuweisen.
8.2
Maßnahmen bei Schlechtleistung
Haben Sie über diesen Weg eine Schlechtleistung nachgewiesen, so sollten Sie die Ursachen dafür unter die Lupe nehmen. Die erste Maßnahme bei Schlechtleistung sollte das Gespräch mit dem Mitarbeiter sein. In diesem Zusammenhang ist das Ergründen des Verhaltens oder sonstiger Faktoren der Minderleistungen zu ermitteln. Typische Gründe dafür sind beispielsweise: • Familiäre Probleme
Vielfältige Gründe
137
8
Schlechtleistung Wie erhalten Sie die Leistung, die Sie bezahlen? • • • • •
Eine Muster Abmahnung finden Sie auf CDROM
Abmahnung hebt Kündigung auf
Überforderung Mobbing Sexuelle Belästigung Lustlosigkeit Und weitere Gründe, die der Arbeitnehmer zu vertreten hat
Stellt sich dabei heraus, dass die Gründe alleine vom Mitarbeiter zu vertreten sind, so sollte das Verhalten unmissverständlich gerügt (mündlicher Tadel) oder eine schriftlichen Abmahnung erteilt werden. Bei schwerwiegenden Fällen kommt natürlich auch eine fristlose Kündigung in Betracht. Entscheidend ist die Frage, ob eine Kündigung letztendlich gewollt wird. Ist dies der Fall, so ist es nicht möglich, gleichzeitig abzumahnen und zu kündigen. Das bedeutet auch, dass nicht etwa Vorgesetzte bereits mündlich abgemahnt haben dürfen, da eine Abmahnung gleichzeitig auch immer ein Entschulden des Fehlverhaltens bedeutet. Wird nach dem Gespräch deutlich, dass das Verhalten auch betriebliche Ursachen hat, sollte das Gespräch mit dem Team und gegebenenfalls den Vorgesetzten gesucht und das Verhalten gegenüber dem Mitarbeiter angeprangert werden. Eventuell sind dann andere Mitarbeiter abzumahnen oder zu kündigen. In jedem Fall muss bei beiden Varianten klar sein, dass ein unternehmensschädigendes Verhalten vorliegt, das in dieser Form nicht länger akzeptiert werden kann. Diese Maßnahmen sollten in der Regel ausreichen, um eine gedeihliche Arbeitsatmosphäre wiederherzustellen. Liegt das Fehlverhalten beim Mitarbeiter, sollte ihm durch das Gespräch die Möglichkeit gegeben werden Einsicht zu zeigen und sein Verhalten zu ändern. Tipp: Bevor Sie jedoch eine Abmahnung erteilen, sollten Sie ergründen, war um es zu Schlechtleistungen kommt, und danach den Mitarbeiter an spornen, damit er seine Leistungsfähigkeit unter Beweis stellt. Ist der Mitarbeiter gutwillig, wird er sein Verhalten ändern.
Kündigung als Ultima ratio
138
Setzen sich die ungenügenden Leistungen fort und haben die mündlichen Mahnungen beim Mitarbeiter keine Wirkung, bleibt zunächst nur der Weg einer schriftlichen Abmahnung übrig. Führt
Maßnahmen bei Schlechtleistung
8
auch diese – mehrmalige – Maßnahme nicht zum Erfolg, sollte gekündigt werden. Sie sollten allerdings nicht mehr als fünf Abmahnungen aussprechen, da die Vorgehensweise sonst – von Arbeitsgerichten – als nicht ernsthaft eingestuft werden kann. Eine Kündigung ist dann immer zu rechtfertigen, wenn die Gleichwertigkeit der beidseitigen Leistungen gestört ist und die Störung durch 3 den Mitarbeiter zu verantworten ist. In schweren Fällen kann es auch sinnvoll sein, sofort eine schriftliche Abmahnung auszusprechen, nämlich dann, wenn bekannt ist, dass das Verhalten einzig auf den Mitarbeiter zurückzuführen ist. Achtung: Wird eine Kündigung ausgesprochen, so muss dargelegt werden, dass die Fortführung des Arbeitsverhältnisses unzumutbar ist, beispielsweise durch Störungen des Betriebsablaufes, schlechtere Kundenbeziehungen etc.
3
BAG-Urteil Az. 2 AZR 667/02.
139
9
Siehe CDROM
Arbeitszeugnisse schnell erstellt
Das Arbeitszeugnis ist die Pflicht, der Inhalt die Kür. Was der Arbeitnehmer als Pflicht des Arbeitgebers ansieht, kann auch eine Last für Arbeitgeber bedeuten. Dies gilt insbesondere dann, wenn ein Unternehmen viele Mini-Jobber beschäftigt, die aufgrund hoher Fluktuation laufend wechseln. Hier gilt es, verschiedene Regeln zu beachten. Ein Arbeitszeugnis muss einerseits den Tatsachen entsprechen, andererseits muss es auch wohlwollend formuliert werden, damit das Fortkommen des Arbeitnehmers nicht gefährdet ist. Wenn Sie ein Arbeitszeugnis ausstellen, müssen Sie verschiedene rechtliche Punkte beachten. Das Arbeitszeugnis wird traditionell als letzter Akt eines Arbeitsverhältnisses angesehen, jedoch kann Ihr Arbeitnehmer auch ein Zwischenzeugnis fordern. Wichtig ist, dass die formalen Regeln eingehalten werden und das Arbeitszeugnis grundsätzlich wohlwollend abgefasst wird. Hinweis: Auf der CD-ROM finden Sie ein Allgemeines Musterzeugnis mit den wichtigsten Textbausteinen zu den rechtlich geforderten Beurteilungskriterien in verschiedenen Notenstufen. Das Thema „Arbeitszeugnisse und Personalauswahl“ wird in Kapitel 1 behandelt. In diesem Kapitel soll es ausschließlich um das Erstellen von Arbeitszeugnissen gehen.
9.1
Gesetzliche Regelungen
Die entscheidenden gesetzlichen Regelungen für Arbeitszeugnisse finden Sie im BGB § 630 und § 109 GewO. Während das BGB allgemein für Mitarbeiter gilt, ist der § 109 GewO speziell für Arbeitnehmer gedacht. Der Wortlaut: 1. Der Arbeitnehmer hat bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Das Zeugnis muss mindestens Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit (einfaches Zeugnis) enthalten. Der Arbeitnehmer kann verlangen, dass sich
140
Gesetzliche Regelungen
9
die Angaben darüber hinaus auf Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis (qualifiziertes Zeugnis) erstrecken. 2. Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein. Es darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen. 3. Die Erteilung des Zeugnisses in elektronischer Form ist ausgeschlossen. Aus den Ausführungen des Gesetzes geht klar der Rechtsanspruch des Arbeitnehmers auf ein Zeugnis hervor. Dies gilt selbstverständlich auch für 400-Euro-Jobs. Mit diesem Papier ist es dem Arbeitnehmer möglich, die Mitarbeit in Ihrem Unternehmen zu dokumentieren. Das Zeugnis hat auch die Aufgabe anderen Arbeitgebern über das Beschäftigungsverhältnis Auskunft zu geben. Ein Arbeitszeugnis kann daher auch nicht mit dem Hinweis verweigert werden, dass es für das Unternehmen einen zu großen Aufwand bedeutet, insbesondere dann, wenn der Mitarbeiter ein qualifiziertes Arbeitszeugnis wünscht. Der Anspruch auf ein endgültiges Arbeitszeugnis entsteht spätestens mit dem Ausscheiden aus dem Unternehmen. Ein vorläufiges oder ein Zwischenzeugnis kann der Arbeitnehmer bereits mit Beginn der Kündigungsfrist – beispielsweise einen Monat vorher – verlangen. Dies soll es ihm ermöglichen, sich bereits frühzeitig um eine neue Arbeitsstelle zu bemühen. Allerdings muss der Arbeitnehmer ein Arbeitszeugnis fordern. Von sich aus muss der Arbeitgeber nicht tätig werden. Vielleicht möchte der Beschäftigte auch gar kein Arbeitszeugnis.
Rechtsanspruch auf ein Arbeits zeugnis
Achtung: Das Arbeitszeugnis darf nicht zurückgehalten werden, weil Sie selbst noch eine Forderung an Ihren Arbeitnehmer haben, beispielsweise aus einer gewährten Lohnvorauszahlung. Hier treten die Belange des Ar beitgebers erst mal hinter denen des Angestellten auf berufliches Fort kommen zurück. Die Forderung müsste dann separat davon gestellt werden.
Eine Verpflichtung zur Übersendung des Arbeitszeugnisses besteht hingegen nicht. Nur in zwei Fällen gilt eine rechtlich andere Auf-
141
9
Wahrheit ist entscheidend beim Zeugnis
Arbeitszeugnisse schnell erstellt
fassung. Sie müssten Ihrem Arbeitnehmer das Zeugnis übersenden, wenn das Abholen des Zeugnisses aufgrund weiter Entfernung zum Betrieb für den Arbeitnehmer mit unverhältnismäßig hohem Fahrtaufwand verbunden ist. Der zweite Fall entsteht bei zeitlichen Verzögerungen, die nicht der Mitarbeiter zu verantworten hat, die dazu führen, dass das Zeugnis bei Ausscheiden noch nicht vorliegt. Wichtig für ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ist zudem, dass es der Wahrheit entsprechen muss. Darauf hat der nachfolgende Arbeitgeber gemäß § 826 BGB einen Anspruch. Und: Bei einem unzutreffenden Arbeitszeugnis kann der Arbeitnehmer eine Klage beim Arbeitsgericht einreichen, in dringenden Fällen auch mit einstweiliger Verfügung (§§ 935, 940 ZPO).
9.2
Nur die wichtigsten Daten nötig
Das einfache Arbeitszeugnis
Diese Zeugnisform besteht nur aus den wirklich wichtigen Daten des Arbeitsverhältnisses. Hier müssen Sie lediglich Auskunft über die Dauer des Dienstverhältnisses und die Funktion Ihres Angestellten geben. Es reicht aus, den Namen Ihres Unternehmens einschließlich der Rechtsform und Dienstsitz zu nennen. Für den Angestellten reicht der Name, auf Wunsch geben Sie auch Geburtsdatum und Anschrift an. Eine Bewertung von Leistung und Führung findet nicht statt. Die Art der Tätigkeit ist so präzise zu formulieren, dass ein Außenstehender sich über den Aufgabenbereich Klarheit verschaffen kann, dies gilt insbesondere, wenn der Angestellte Sonderfunktionen im Betrieb inne hatte. Beispiel: einfaches Arbeitszeugnis Herr ABC war vom 1.1.2006 bis 31.5.2006 als Lagerarbeiter tätig. Dar über hinaus hat er gelegentliche Zustellfahrten übernommen. (Unterschrift des Bevollmächtigten und Datum)
Grundsätzlich gehört in ein einfaches Arbeitszeugnis: • Name des Mitarbeiters • Die Art der Beschäftigung • Die Dauer des Arbeitsverhältnisses • Längere Arbeitsunterbrechungen (z. B. Erziehungsurlaub)
142
Das qualifizierte Zeugnis
9
Nicht ins Zeugnis gehören Arbeitsausfälle wie: • Krankheit • Urlaub • Kurzzeitige Arbeitsunterbrechungen aus anderen Gründen Außerdem: • Schwerbehinderung Achtung: Bei Arbeitsverhältnissen, die vielleicht nur wenige Wochen andauern, beispielsweise als Saisonarbeitskraft, reicht ein einfaches Arbeitszeugnis. Insbesondere dann, wenn Sie sich über die Leistungsfähigkeit oder Führung Ihres Angestellten keinen Überblick verschaffen konnten, ist diese Form eine angemessene Variante.
9.3
Das qualifizierte Zeugnis
Ein qualifiziertes Zeugnis hat zusätzlich zu den Bestandteilen der einfachen Arbeitszeugnisses zwei weitere Bestandteile: Es soll Auskunft geben über die Leistung und Führung des Mitarbeiters geben. Auf Wunsch des Mitarbeiters muss ein solches Zeugnis angefertigt werden. Daher sollten Sie in jedem Fall vorher klären, welche Zeugnisvariante Ihr Mitarbeiter bevorzugt. Hat er sich einmal festgelegt, so kann er nicht – beispielsweise, weil ihm die Bewertung im Arbeitszeugnis nicht zusagt – im Nachhinein ein einfaches Arbeitszeugnis fordern.
Leistung und Führung des Mitarbeiters
Achtung: Eine für das Arbeitsamt ausgestellte Arbeitsbescheinigung ist kein Er satz für ein Arbeitszeugnis. Die Bescheinigung ist auf die Bedürfnisse der Arbeitsagentur ausgerichtet und enthält daher auch Informationen, die nicht in einem Arbeitszeugnis enthalten sein dürfen, wie die Höhe des Arbeitsentgeltes.
Ob allerdings immer ein qualifiziertes Zeugnis ausgestellt werden kann, hängt natürlich auch von der Dauer der Beschäftigung ab. Ist es bei einem kurzen Arbeitsverhältnis nicht möglich, sachgerechte Aussagen über Leistung und Führung zu treffen, so kann nur ein
Bei kurzen Arbeitsverhält nissen nicht immer möglich
143
9
Arbeitszeugnisse schnell erstellt
einfaches Zeugnis erstellt werden. In jedem Fall gibt ein qualifiziertes Arbeitszeugnis zukünftigen Arbeitgebern einen umfassenden Überblick über die Leistungsfähigkeit des Arbeitnehmers sowie über sein Führungs- und Sozialverhalten insgesamt. Das muss im Arbeitszeugnis stehen: • Straftaten im Arbeitsverhältnis (beispielsweise Betrug/Diebstahl) Das gehört nicht ins qualifizierte Arbeitszeugnis: • Außerdienstliches Verhalten • Einmalige Vorfälle, die für das sonstige Verhalten des Arbeitnehmers nicht typisch sind (beispielsweise Vertragsbruch) • Verdacht auf eine strafbare Handlung • Streik • Schwangerschaft oder Mutterschutz • Gesundheitszustand/Schwerbehinderung • Parteimitgliedschaft Freizeit verhalten
Eine Ausnahme ist nur dann möglich, wenn das Freizeitverhalten Ihres Arbeitnehmers auch auf dienstliche Belange einwirkt – beispielsweise ist er bei Trunkenheit nicht mehr in der Lage einen Dienstwagen zu führen. Erwähnt werden kann auch der Grund für eine fristlose Kündigung im Arbeitszeugnis.
9.4 Vielfältige Gründe für Zwischen zeugnisse
144
Das Zwischenzeugnis
Eine Besonderheit stellt das Zwischenzeugnis dar, wird es doch während des Arbeitsverhältnissen ausgestellt. Es kommt meist dann zum Zug, wenn dem Mitarbeiter ein neuer Aufgabenbereich zugewiesen wird oder der Vorgesetzte wechselt. Ihr Angestellter hat auch dann Anspruch auf Ausstellung eines Zwischenzeugnisses, wenn er dies für einen Bankkredit benötigt oder es bei Behörden bzw. Gerichten vorlegen muss oder wenn der Betrieb an einen neuen Eigentümer übergeht. Bei längeren Arbeitsunterbrechungen besteht ebenso der Anspruch. Ein Zwischenzeugnis kann sowohl einem einfachen als auch einem qualifiziertem Zeugnis entsprechen, es kommt darauf an, was der Mitarbeiter wünscht. Dieses Zeugnis ist insofern bindend, weil von den Aussagen des Zwischenzeugnisses auch bereits
Form und Struktur des Arbeitszeugnis
9
das Endzeugnis betroffen ist. Nur wenn sich neue Fakten für eine andere Beurteilung ergeben, können Sie von der ursprünglichen Version abweichen. Tipp: Im Moment ist rechtlich noch ungeklärt, ob es notwendig ist ein Zwischenzeugnis auszustellen, wenn sich die Arbeit auswächst und aus einem MiniJob ein MidiJob wird. Deshalb sollten Sie dem Arbeit nehmer gleich ein Zwischenzeugnis anbieten, wenn sich die Arbeitszeit deutlich erweitert.
Einige Unterschiede zwischen einem Zwischen- und einem Endzeugnis bestehen allerdings schon. So wird beim Zwischenzeugnis der Grund für dessen Erteilung genannt, beispielsweise der Wechsel in einen anderen Arbeitsbereich. Dieser ersetzt dann die bei Endzeugnissen üblichen Schlussformulierungen. Achtung: Grundsätzlich muss das Zwischenzeugnis im Präsens abgefasst werden, da die Beschäftigung ja noch weiterhin besteht.
9.5
Form und Struktur des Arbeitszeugnis
Damit das Arbeitszeugnis auch als solches klar von anderen Texten zu unterscheiden ist, muss es bestimmten Regeln entsprechen. Es muss den Vorgaben entsprechen, die im normalen Geschäftsleben an ein Arbeitszeugnis gestellt werden. So hat der Arbeitnehmer einen Anspruch darauf, dass das Zeugnis auf sauberes Papier geschrieben wird. Innerhalb des Arbeitszeugnisses darf es keine Streichungen, Radierungen, Geheimzeichen, Flecken, Unleserliches oder Ähnliches geben. Auch Gänsefüßchen, Unterstreichungen, oder kursiv Geschriebenes sind ein Tabu, es sei denn, dies wirkt sich nicht auf die Aussage des Zeugnisses aus. Unzulässig sind auch Frageoder Ausrufezeichen.
Regeln des Arbeits zeugnisses
Achtung: Geheimzeichen gibt es trotz eigentlichen Verbotes manchmal doch auf Zeugnissen:
145
9
Arbeitszeugnisse schnell erstellt
Ein Längsstrich bedeutet beispielsweise, dass der Mitarbeiter Gewerk schaftsmitglied ist. Die Unterstreichung der Rufnummer des Unter zeichners weist darauf hin, dass es viel über den Arbeitnehmer zu er zählen gibt, das im Arbeitszeugnis keinen Niederschlag finden konnte.
Sie müssen außerdem das Arbeitszeugnis auf Ihrem aktuellen Geschäftspapier verfassen. Dieses muss die gültige Firmenanschrift enthalten, bei Gesellschaften sind zusätzlich noch der Namen des gesetzlichen Vertreters, also Geschäftsführer oder Vorstand, anzuführen. Das Ausfüllen des Anschriftenfeldes ist dabei unzulässig. Normalerweise wird erwartet, dass DIN-A-4-Papier dazu verwendet wird. Gilt aber in Ihrer Branche auch DIN-A-5 als gebräuchliches Format für Geschäftspapier, so können Sie auch dieses verwenden. Kopien sind grundsätzlich möglich, sofern diese original unterschrieben sind. Können Sie kein Geschäftspapier verwenden, da Sie kein eigenes besitzen, dürfen Sie auch neutrales Papier verwenden mit einem Firmenstempel. Ein Arbeitszeugnis darf maximal zwei Mal gefaltet werden, um es mit der Post versenden zu können. Tipp: Nicht immer müssen Sie als Inhaber, Geschäftsführer oder Vorstand das Arbeitszeugnis selbst unterschreiben. Es kann auch ein Vorgesetzter des Mitarbeiters oder ein leitender Angestellte unterschreiben. Zusätzlich Name des Unterzeichners maschinen schriftlich
Da vielfach die Unterschrift für Außenstehende nicht zu identifizieren ist, muss zusätzlich der Name des Unterschreibenden maschinenschriftlich mit aufgeführt werden. Und nur dieser darf dann auch unterschreiben. Weiterhin muss das Arbeitszeugnis Datum und Ort der Zeugnisausstellung beinhalten. Üblich ist es dabei, das Datum der Beendigung des Arbeitsverhältnisses anzugeben. Achtung: Auch der neue Arbeitgeber kann eine Klage einreichen wegen unrichti gem Arbeitszeugnis. Beispielsweise, wenn dem Arbeitnehmer Kenntnisse bescheinigt werden, die er nachweislich nicht hat und der Arbeitgeber (finanziellen) Schaden erleidet. Allerdings muss hierbei Vorsatz vorlie gen. Wer dies aus Nachlässigkeit tut, kommt jedoch in der Regel ohne Folgen davon. Jedoch sollte – um möglichen Streitfällen vorzubeugen – das Arbeitszeugnis der wahrgenommen Wahrheit entsprechen. Erhebliche Übertreibungen sind daher zu vermeiden.
146
Die Beurteilung der Arbeitnehmer
9
Aufbau eines qualifizierten Arbeitszeugnisses Für den Aufbau eines qualifizierten Arbeitszeugnisses hat sich folgendes Schema bewährt: 1. Art des Zeugnisses (Zwischenzeugnis oder Arbeitszeugnis) 2. Einführung : („Frau X war vom 15.4.2003 – 1.6.2006 in unserem Unternehmen als Lagerarbeiterin beschäftigt.“) 3. Stellenbeschreibung der Tätigkeit („ ... hat Maschinen versandfertig verpackt.“) 4. Leistungsbeurteilung zu Arbeitsweise, Arbeitsbefähigung, Arbeitserfolgen oder Wissen („Frau X hat die ihr übertragenen Arbeiten zu unserer vollen Zufriedenheit ausgeführt.“) 5. Gegebenenfalls Führungsverhalten 6. Sozialverhalten („Ihr Verhalten war gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Geschäftspartner stets vorbildlich.“) 7. Gründe zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses, gegebenenfalls Schlussformel („Frau X verlässt uns zum 15.6.2006 aus eigenem Wunsch. Wie bedauern diese Entscheidung, bedanken uns für die Mitarbeit und wünschen ihr für die Zukunft weiterhin alles Gute.“) 8. Ort, Datum der Zeugnisausstellung, Unterschrift Ein Schema zur Struktur eines vollständigen Arbeitszeugnisses finden Sie auf der CD-ROM.
9.6
Siehe CDROM
Die Beurteilung der Arbeitnehmer
Der wichtigste Schritt in einem Arbeitszeugnis ist die Beurteilung Ihrer Arbeitnehmerin oder Ihres Arbeitnehmers. Zu berücksichtigen dabei ist, dass das Zeugnis einen wohlwollenden Tenor hat. Gerade ein qualifiziertes Arbeitszeugnis zum Ende einer Beschäftigung soll das Fortkommen des Mitarbeiters gewährleisten. Und: Ein Arbeitszeugnis muss vollständig sein. Das heißt, es sind alle Dinge aufzuführen, die externe Zeugnisleser üblicherweise erwarten dürfen. So müssen alle wichtigen Leistungs– und gegebenenfalls Führungscharakteristika aufgeführt werden. Grundsätzlich gibt es keine Vorgaben bei der Wortwahl, sofern diese dem Mitarbeiter gegenüber angemessen ist. Damit eine wohlwollende Darstellung auch in schwierigen Fällen sichergestellt ist, hat sich hierzu ein Zeugniscode etabliert.
147
9
Arbeitszeugnisse schnell erstellt
Tipp: Aufgrund der Wortfreiheit beim Arbeitszeugnis müssen Sie nicht eine codierte Wortwahl treffen. Wenn eine Leistung des Mitarbeiters bei spielsweise sehr gut ist oder wenn jemand durch seine Arbeitsweise die Kundenzufriedenheit verbessert hat, so können Sie es auch genauso schreiben.
Da man über den Zeugniscode ein eigenes Buch verfassen könnte, soll an dieser Stelle nur auf die wesentlichen Formulierungen eingegangen werden: Sehr gut
Frau X erledigte die ihr übertragenen Aufgaben stets (immer) zu unserer vollsten Zufriedenheit, oder: die Leistungen haben (stets) unsere besondere Anerkennung gefunden.
Gut
Sie erledigte die Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit, oder: mit den Arbeitsergebnissen waren wir stets voll auf zufrieden.
Befriedigend
Sie erledigte die Aufgaben zu unserer Zufriedenheit, oder: Sie hat unseren Erwartungen voll entsprochen.
Ausreichend
Sie erledigte die Arbeiten zu unserer Zufriedenheit, oder: Sie hat unseren Erwartungen entsprochen.
Mangelhaft
Sie hat sich bemüht, den Anforderungen gerecht zu werden, oder: Sie hat im Großen und Ganzen unseren Erwartungen entsprochen.
Unzureichend
Ihre Arbeitsleistungen sind unzureichend, oder: Sie war an Ihren Aufgaben stets interessiert.
Die Arbeitsleistungen werden in der Regel noch weiter spezifiziert und in die Teile • Fachwissen • Auffassungsgabe/Problemlösung • Leistungsbereitschaft/Eigeninitiative • Belastbarkeit • Denk- und Urteilsvermögen • Zuverlässigkeit • Fachkönnen • Gegebenenfalls Führungsqualität unterteilt. Dies kann natürlich von Branche zu Branche und von Tätigkeit zu Tätigkeit variieren. Entscheidend ist immer die Anwendung auf den konkreten Fall. Im Mittelpunkt sollten dabei die typischen Anforderungen an die Tätigkeit stehen und natürlich auch
148
Die Beurteilung der Arbeitnehmer
9
atypische Fähigkeiten, die bei der Arbeit nützliche Begleitfaktoren sind. Beispiel: Reinigungsfachkraft Fachwissen: von geringer Bedeutung (chemische Zusammensetzung der Putzmittel) Auffassungsgabe: etwas wichtiger (Einstellung auf neue Arbeitserfor dernisse) Leistungsbereitschaft/Eigeninitiative: wichtig (der eigene Anspruch an die Arbeit) Belastbarkeit: sehr wichtig (Bewältigung von Stresssituationen bei körperlichen Einsatz) Denk und Urteilsvermögen: meist unwichtig (eigenständige Beurtei lung des optimalen Einsatzes seiner Arbeitskraft) Zuverlässigkeit: sehr wichtig (stellt die Zufriedenheit von Kunden oder Mitarbeitern sicher, die von den Reinigungsarbeiten profitieren) Fachkönnen: kaum von Bedeutung (praktische Anwendungen von Putztechniken) Führungsqualitäten: nur wichtig bei Führungskräften
Aus dieser Liste geht hervor, welche Teile der Arbeitsleistung von besonderer Bedeutung sind. Diese Bereiche sollten im Rahmen des Arbeitszeugnisses besprochen werden. Im vorliegendem Beispiel sind das die Punkte Zuverlässigkeit, Belastbarkeit, eventuell noch Leistungsbereitschaft und Führungsqualitäten. Als Beurteilungsbasis dienen die durchschnittlich an die Arbeit angelegten Kriterien in Ihrem Unternehmen und natürlich an die Tätigkeit als solche. Neben der Arbeitsleistung ist auch das Sozialverhalten von Bedeutung. Ist zwar das Arbeitsergebnis tadellos, der Mitarbeiter in seinem persönlichen Verhalten aber schwierig, so sollte dies auch im Arbeitszeugnis seinen entsprechenden Niederschlag finden. Nicht zuletzt kann sich auch ein ausgezeichnetes Sozialverhalten positiv auf die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens auswirken. Deswegen hat dieser Punkt in den letzten Jahren deutlich an Bedeutung gewonnen. Daher sollte der Beurteilung der Frage, wie sich der Mitarbeiter in den Betrieb eingebunden hat auch große Bedeutung gegeben werden. Wichtig ist dabei das Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern.
Die Checkliste finden Sie auf der CDROM
Sozialverhalten von zentraler Bedeutung
149
9
Arbeitszeugnisse schnell erstellt
Zeugnismuster Zeugnismuster
ZEUGNIS Frau Karin Müller, geboren am 01.04.1972 in Hannover, war vom 01.07.2005 bis zum 30.06.2006 als Schreibkraft in Teilzeit für uns tätig. Zu ihren wesentlichen Aufgaben gehörte das Schreiben von Angeboten, Briefen und Rechnungen nach Vorlage. Diese Arbeit führte sie mittels eines Textverarbeitungs und Datenverarbeitungsprogramms durch. Außerdem oblag ihr die Ablage der Ge schäftspost und die Sortierung der Eingangspost. Frau Müller arbeitete stets sehr präzise, zuverlässig und schnell. Sie war bereits nach kurze Einarbeitung voll einsetzbar. Aufgrund Ihres Arbeitseinsatzes verbesser ten sich Arbeitsabläufe spürbar. Die ihr übertragenen Arbeiten erledigte Frau Müller stets zu unserer vollen Zufriedenheit. Das Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Mitar beitern und Geschäftspartner war vorbildlich. Frau Müller scheidet zum heutigen Tage, aus eigenem Wunsch, aus unserem Unternehmen aus, um ihr Studium zu beginnen. Wie bedanken uns für ihre Mitarbeit und wünschen ihr für die Zukunft weiterhin viel Erfolg und persönlich alles Gute. Nienburg, 30.06.2006 _________________ Peter Lehmann Geschäftsführer
Erläuterung Die Bewertung der Mitarbeiterin entspricht der Note „gut“. Frau Müller hatte einen klaren Nutzwert für das Unternehmen (spürbare Verbesserung der Arbeitsläufe/schnelle Einsetzbarkeit). Sie eliminiert mögliche Fehlerquellen durch ihre Umsicht und ist eine engagierte Mitarbeiterin (sehr präzise/zuverlässig/schnell). Sie ist sehr hilfsbereit und jederzeit in der Lage sachlich Kritik zu üben und zu akzeptieren und stellt auch persönliche Interessen zurück. (Verhalten ...war vorbildlich). Durch die Schlussformulierung wird noch einmal der gute Gesamtcharakter des Zeugnisses unterstrichen (Dank für die Mitarbeit, die Erfolgswünsche für die Zukunft). Aus der Formulierung „ihr oblag“ lässt sich allerdings eine leise Kritik herauslesen. Vielleicht wurde diese Aufgabe nicht mit der sonst
150
Die Beurteilung der Arbeitnehmer
üblichen Präzision durchgeführt und führte dazu, dass nicht eine sehr gute Bewertung vergeben wurde. Trotz der freien Wortwahl besteht immer die Möglichkeit, dass bei der Verfassung des Arbeitszeugnisses versehentlich negative Formulierungen eingehen, die so vom Zeugnisaussteller nicht gewollt waren. Wer beispielsweise schreibt, das Verhalten von Frau X war gegenüber Mitarbeitern und Vorgesetzten stets einwandfrei, nimmt eine Wertung vor, da er die Mitarbeiter voranstellt. Das bedeutet im etablierten Zeugniscode nichts anderes, als dass das Verhältnis zu den Mitarbeitern besser war als zu den Vorgesetzen, da normalerweise die Vorgesetzen hier erstrangig genannt werden. Insofern sollten Sie in einem Zeugnis sicherstellen, dass in diesem nur das enthalten ist, was Sie wirklich aussagen wollen. Das gilt insbesondere dann, wenn der Arbeitnehmer sein Arbeitszeugnis selbst erstellt hat. Hier können sich Fehler einschleichen, die einem professionellen Schreiber nicht unterlaufen. Deshalb achten Sie in solchen Fällen auf die Korrektheit der Aussagen. Letztendlich sind Arbeitszeugnisse auch eine der Visitenkarten Ihres Unternehmens.
9 Freie Wortwahl bei Arbeits zeugnissen
Tipp: Sind Sie sich unsicher, ob die Aussage, die Sie über Ihren Arbeitnehmer machen wollen, korrekt in dem Arbeitszeugnis steht, könnten Sie sich Rat bei Ihrer berufsständischen Vertretung, Arbeitgeberverbänden oder speziellen Personalberatern einholen.
151
10 Das Ende des Arbeitsverhältnisses Keine Sonder regeln für MiniJobs
Ein Beschäftigungsverhältnis wird durch Zeitablauf (bei Befristung), durch Erreichen des Rentenalters, durch Aufhebungsvertrag oder durch Kündigung beendet. Auf Mini-Jobs sind dieselben Vorschriften anwendbar wie auf andere Beschäftigungsverhältnisse auch. Insbesondere gilt für sie bei Vorliegen der sonstigen Voraussetzungen auch das Kündigungsschutzgesetz (KSchG) und das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG).
10.1 Art des Beschäftigungsverhältnisses Befristet oder unbefristet
Siehe CDROM
Während befristete Arbeitsverhältnisse meist durch Zeitablauf enden, ist der reguläre Weg, ein unbefristetes Arbeitsverhältnis zu kündigen, die ordentliche, also fristgebundene Kündigung, die nach § 623 BGB stets schriftlich zu erfolgen hat. Ein Aufhebungsvertrag, der in beiderseitigem Einvernehmen geschlossen wird, ist dagegen stets zulässig. Hinweis: Ein Muster für einen solchen Aufhebungsvertrag finden Sie auf der beiliegenden CD-ROM.
10.2 Art der Kündigung Es gibt zwei Arten von Kündigung. Die ordentliche und die außerordentliche.
Die ordentliche Kündigung Die ordentliche Kündigung ist eine unternehmerische Entscheidung, mit der in der Praxis die meisten Arbeitsverhältnisse beendet werden. Hierbei sind bestimmte Kündigungsfristen zu beachten, die sich aus dem Gesetz, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung ergeben können.
152
Beendigung eines befristeten Arbeitsverhältnisses
10
Die außerordentliche Kündigung Die außerordentliche Kündigung ist die Reaktion auf ein aus unvorhersehbaren Gründen untragbar gewordenes Arbeitsverhältnis. Anders als die ordentliche Kündigung wird die außerordentliche Kündigung in der Regel fristlos ausgesprochen, es kann aber auch eine so genannte soziale Auslauffrist eingeräumt werden. Hinweis: Auf der beiliegenden CD-ROM finden Sie Muster für eine ordentliche und eine außerordentliche Kündigung.
Siehe CDROM
Besonderheiten nach dem Kündigungsschutzgesetz Das Kündigungsschutzgesetz (KSchG) ist von allen Betrieben zu berücksichtigen, die mehr als 10 Arbeitnehmer beschäftigen. Das KSchG regelt vor allem die Bedingungen, unter denen eine ordentliche Kündigung seitens des Arbeitgebers ausgesprochen werden kann. Näheres hierzu finden Sie in Kapitel 10.6.
10.3 Beendigung eines befristeten Arbeitsverhältnisses Meist endet ein zeitlich befristeter Arbeitsvertrag mit Ablauf der im Arbeitsvertrag vereinbarten Zeit (§ 15 Abs. 1 TzBfG). Ein zweckbefristeter Vertrag endet dagegen nicht unmittelbar mit Erreichung des Zwecks. Gemäß § 15 Abs. 2 TzBfG ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Zeitpunkt der Zweckerreichung schriftlich mitzuteilen. Das Arbeitsverhältnis endet frühestens zwei Wochen nach dieser Unterrichtung. Diese Regelung ist besonders in Fällen sehr ärgerlich, wenn z. B. bei einer Krankheitsvertretung nicht von vornherein klar ist, wann der Zweck erreicht sein wird, und so die zweiwöchige Mitteilungsfrist unter Umständen nicht abschätzbar ist.
Sonderfall: Zweck erreichung
Tipp: Daher empfiehlt es sich, in jedem Fall in den Arbeitsvertrag zu einem zweckgebunden befristeten Arbeitsverhältnis eine kalendermäßig be stimmte Höchstgrenze aufzunehmen. Die beiliegende CDROM enthält entsprechende Muster.
153
10
Das Ende des Arbeitsverhältnisses
10.4 Die ordentliche Kündigung Auch wenn das KSchG nicht zur Anwendung kommt, sind Sie als Arbeitgeber nicht berechtigt, ein Arbeitsverhältnis „nach Lust und Laune“ zu beenden. Der allgemein bestehende Kündigungsschutz basiert neben dem Grundgesetz auf verschiedenen weiteren Gesetzen, Tarifverträgen und betrieblichen Vereinbarungen. Zu den Kündigungen außerhalb des KSchG zählen vor allem:
Kündigung im Kleinbetrieb Kündigung im Kleinbetrieb
Als Kleinbetrieb gelten solche Betriebe, die regelmäßig nicht mehr als 10 Arbeitnehmer beschäftigen. Achtung: Vor dem 1.1.2004 war das KSchG auf Betriebe anwendbar, die mehr als 5 Arbeitnehmer beschäftigten. Arbeitnehmer, die zum Stichtag, dem 31.12.2003, in einem Betrieb mit mehr als 5 und weniger als 10 Arbeit nehmern beschäftigt waren und somit Kündigungsschutz genossen, behalten diesen. Dies führt für Arbeitgeber zu einem erhöhten Prüfungsaufwand, da es künftig nicht mehr nur darauf ankommt, wie viele Mitarbeiter im Be trieb beschäftigt sind, sondern auch, wann diese eingestellt wurden.
Kündigung neu begründeter Arbeitsverhältnisse Kündigung während der ersten sechs Monate
Das Arbeitsverhältnis des Arbeitnehmers muss im selben Betrieb oder Unternehmen ohne Unterbrechung länger als sechs Monate bestanden haben, damit für ihn die Regelungen des KSchG gelten. Erst nach Ablauf einer sechsmonatigen „Wartezeit“ greift der Kündigungsschutz.
Anforderungen an eine ordentliche Kündigung Die Rechtsprechung hat auch für Arbeitnehmer, die nicht unter den Schutz des KSchG fallen, ein Mindeststandard entwickelt, der beim Ausspruch von ordentlichen Kündigungen zu beachten ist.
154
Die ordentliche Kündigung
10
Verstoß gegen das Gleichbehandlungsprinzip Bei „herausgreifenden Kündigungen“ entfaltet das Gleichbehandlungsprinzip auch beim Kündigungsschutz seine Wirkung, da hier vom Arbeitgeber die Durchführung einer umfassenden Interessenabwägung gefordert wird.
Gleichbehand lungsprinzip
Tipp: Bei Ausspruch einer Kündigung ist es daher dringend ratsam, deutlich und nachvollziehbar zu erkennen zu geben, dass sachliche Erwägungen ebenso wie das persönliche Interesse des Arbeitnehmers am Fortbe stand ausreichend berücksichtigt wurden. Dies ist in aller Regel ausrei chend, da dem Arbeitgeber ein Ermessensspielraum zugestanden wird.
Sittenwidrigkeit der Kündigung Für das Vorliegen einer sittenwidrigen Kündigung gemäß § 138 BGB legt die Rechtsprechung regelmäßig strenge Maßstäbe an. Eine willkürliche oder auch grundlose Kündigung sind z. B. nicht unweigerlich sittenwidrig. Auch eine nach dem KSchG sozialwidrige Kündigung ist nicht zwingend sittenwidrig. Abzustellen ist stets auf den Einzelfall. Das Bundesarbeitsgericht definiert in ständiger Rechtsprechung eine Kündigung erst dann als sittenwidrig, wenn sie auf einem „verwerflichen Motiv“ beruht. Insbesondere werden Rachegefühle oder Gründe, die dem Anstandsgefühl widersprechen, als sittenwidrige Motive angesehen.
Sittenwidrigkeit der Kündigung
Beispiel: Würde eine Mitarbeiterin gekündigt, weil sie sich gegen unsittliche oder anstößige Annäherungen gewehrt hat, wäre dies sittenwidrig.
Es ist ausreichend, wenn der Arbeitgeber die Umstände kennt, aus denen sich die Sittenwidrigkeit ergibt. Es kommt nicht darauf an, dass er sie für sittenwidrig hält oder in Schädigungsabsicht handelt. Verstoß gegen Treu und Glauben Verstößt eine Kündigung gemäß § 242 BGB gegen Treu und Glauben ist sie unwirksam. Dabei kann sowohl die Kündigung als solche als auch ihre Begründung treuwidrig sein.
Verstoß gegen Treu u. Glauben
155
10
Das Ende des Arbeitsverhältnisses
Achtung: Außerhalb des Geltungsbereichs des KSchG werden nur solche Gründe als treuwidrig angesehen, die bei der Anwendung des KSchG nicht zur Sozialwidrigkeit der Kündigung führen würden. Hintergrund ist, dass nicht über eine Generalklausel des BGB die spezialgesetzlichen Rege lungen des KSchG außerhalb seines Anwendungsbereichs eingeführt werden sollen.
Die Kündigungserklärung kann treuwidrig sein, wenn sie zur Unzeit oder in ungehöriger Weise erklärt wird. Beispiel: Eine Kündigung durch Aushang am Schwarzen Brett ist kompromittie rend und damit treuwidrig.
Die Kündigungsbegründung selbst kann auch treuwidrig sein: Beispiel: Einem Arbeitnehmer wird aufgrund seiner privaten Lebensführung ge kündigt (z. B. wegen Homosexualität).
Verhältnismäßigkeit Verhältnis mäßigkeit
Als Arbeitgeber sollten Sie eine Kündigung nur aussprechen, wenn die Wirkungen dieser Maßnahme in einem vernünftigen Verhältnis zueinander stehen. Daher wird häufig unter dem Aspekt der Verhältnismäßigkeit der Kündigung eine Abmahnung vorauszuschicken sein.
10.5 Die außerordentliche Kündigung Außerordentli che Kündigung
Für eine stets schriftlich zu erteilende außerordentliche Kündigung ist neben den allgemeinen geltenden Grundsätzen § 626 BGB zu beachten, wonach eine außerordentliche Kündigung mit einer Frist von nur zwei Wochen nach Kenntnis des Kündigungsgrunds dem Arbeitnehmer zugehen muss. Achtung: AEine außerordentliche Kündigung ist stets unmissverständlich als solche zu kennzeichnen, um dem Arbeitnehmer zu verdeutlichen, dass es sich um keine ordentliche Kündigung handelt.
156
Kündigung nach dem KSchG
Für die Wirksamkeit dieser für den Arbeitnehmer mit weit reichenden Folgen verbundenen Maßnahme fordert die Rechtsprechung vom Arbeitgeber eine gründliche Abwägung der betrieblichen Interessen mit allen persönlichen Interessen des betroffenen Arbeitnehmers. In jedem Fall muss eine außerordentliche Kündigung das letzte unternehmerische Mittel sein. Nur in Ausnahmen ist daher eine vorangegangene Abmahnung entbehrlich und der Arbeitgeber zur sofortigen Kündigung berechtigt. Dies wird regelmäßig darauf zu stützen sein, dass glaubhaft gemacht werden kann, dass die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses unzumutbar geworden ist (z. B. wegen Zerstörung des Vertrauensverhältnisses).
10 UltimaRatio Prinzip
Achtung: ASie sollten stets auch eine ordentliche Kündigung in Betracht ziehen, da auch diese ein gegenüber der außerordentlichen Kündigung milderes Mittel ist. Denkbar ist auch die außerordentliche aber nicht fristlose Kündigung als milderes Mittel.
10.6 Kündigung nach dem KSchG Ist das KSchG anwendbar, bedürfen Kündigungen der sozialen Rechtfertigung (§ 1 Abs. 1 und 2 KSchG). Eine ordentliche Kündigung kann seitens des Arbeitgebers nur auf die im KSchG abschließend geregelten Gründe gestützt werden.
Verhaltensbedingte Kündigung Die verhaltensbedingte Kündigung setzt voraus, dass der Arbeitnehmer seine sich aus dem Arbeitsverhältnis ergebenden Pflichten in einem Maße verletzt, die eine Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses unzumutbar macht, z. B. weil eine vertrauensvolle Zusammenarbeit nicht mehr möglich ist. Die Störung muss willentlich steuerbar sein. Vereinfacht ausgedrückt: Der Arbeitnehmer müsste sich vertragskonform verhalten können, sich aber dagegen entscheiden.
Verhaltens bedingte Kündigung
157
10
Das Ende des Arbeitsverhältnisses
Beispiele: • Störungen im Leistungsbereich • Verstöße gegen die Betriebsordnung • Störung des Vertrauensverhältnisses • Verletzung von arbeitsvertraglichen Nebenpflichten • Außerdienstliches Fehlverhalten Eine Muster Abmahnung finden Sie auf CDROM
In diesen Fällen muss einer wirksamen Kündigung meist eine konkrete Abmahnung vorausgehen, die insoweit Hinweis- und Beanstandungsfunktionen erfüllt. Achtung: APauschale Behauptungen wie „Sie kommen ständig zu spät zur Arbeit“ genügen nicht. Die Vorwürfe sind vielmehr so zu fassen, dass sie in ei nem späteren Streitfall auch konkret auf ihre Richtigkeit hin überprüft werden können.
Das beanstandete Verhalten muss nachvollziehbar beschrieben und dem gewünschten pflichtgemäßen Verhalten gegenübergestellt werden. Darüber hinaus ist der Arbeitnehmer aufzufordern, sein Verhalten für die Zukunft zu ändern. Beispiel: Die Aufforderung an den Arbeitnehmer, künftig zur vereinbarten Zeit am Arbeitsplatz dienstbereit zu erscheinen.
Schließlich sind konkrete Maßnahmen, wie z. B. die Kündigung, anzudrohen. Ohne eine solche Drohung liegt eine bloße Ermahnung vor, die keine ausreichende Grundlage für eine spätere Kündigung darstellt. Wiederholte Abmahnungen sind schädlich, weil sie einerseits belegen, das Fehlverhalten sei dem Arbeitgeber zumutbar, und andererseits eine Gewöhnung hinsichtlich der Abmahnung selbst verursachen. Achtung: AGerade bei verhaltensbedingten Kündigungen ist bei der Begründung darauf zu achten, dass nicht der Eindruck entsteht, es handele sich bei der Kündigung um eine Strafe für vergangenes Verhalten. Vielmehr muss diese Entscheidung darauf gestützt werden, dass eine Belastung des Arbeitsverhältnisses auch für die Zukunft zu erwarten ist (negative Prognose).
158
Kündigung nach dem KSchG
10
Tipp: Da Abmahnungen zudem wichtige Dokumentationsfunktionen für etwaige Arbeitsgerichtsprozesse erfüllen, sollten sie stets schriftlich erteilt und zur Personalakte genommen werden.
Personenbedingte Kündigung Die personenbedingte Kündigung setzt voraus, dass der Arbeitnehmer nicht mehr in der Lage ist, seine geschuldete Arbeitsleistung vollständig zu erbringen. Auf ein Verschulden kommt es dabei nicht an. Vielmehr ist es für eine personenbedingte Kündigung kennzeichnend, dass die vom Arbeitnehmer ausgehende Beeinträchtigung der betrieblichen Abläufe von ihm nicht steuerbar ist (sonst wäre sie gegebenenfalls verhaltensbedingt). Vereinfacht ausgedrückt: Der Arbeitnehmer will sich vielleicht vertragskonform verhalten, kann es aber nicht. Der häufigste personenbedingte Kündigungsgrund sind Krankheiten des Arbeitnehmers, wie • häufige Kurzerkrankungen (20-30 Prozent der Jahresarbeitszeit), • langanhaltende Erkrankungen, • krankheitsbedingte dauernde Leistungsminderung.
Personen bedingte Kündigung
Achtung: ADie Rechtsprechung fordert, dass der Arbeitgeber folgende Kriterien bei einer Kündigungsentscheidung berücksichtigt: •
negative Gesundheitsprognose des Arbeitnehmers • Beeinträchtigung betrieblicher Interessen, • Abwägung mit den Interessen des betroffenen Arbeitnehmers
Betriebsbedingte Kündigung Betriebsbedingten Kündigungen verpflichten zu einer sorgfältigen Sozialauswahl, in die alle Arbeitnehmer mit vergleichbaren Arbeitsaufgaben einzubeziehen sind. Dabei sind Vollzeitbeschäftigte Teilzeitangestellten oder Arbeitnehmern in einem Mini-Job gegenüber grundsätzlich gleichgestellt.
Betriebs bedingte Kündigung
159
10
Das Ende des Arbeitsverhältnisses
Beispiele: • Auftragsrückgang/Umsatzeinbrüche • Stilllegung von Betriebsteilen oder Abteilungen/Outsourcing • Arbeitsverdichtung/Rationalisierung
Betriebsbedingte Kündigungen werden sozial dadurch gerechtfertigt, dass sie durch dringende betriebliche Erfordernisse bedingt sind. Letztlich läuft dies darauf hinaus, dass der fragliche Arbeitsplatz nicht mehr zur Verfügung steht, weil der Betrieb in dieser Form künftig nicht mehr fortgeführt wird. Achtung: Bevor Sie eine Kündigung aussprechen, ist in jedem einzelnen Fall zu prüfen, ob keine anderweitige Beschäftigungsmöglichkeit im Betrieb oder Unternehmen besteht. Handelt es sich hierbei um keine gleichwer tige Arbeitsstelle ist dem Arbeitnehmer gegebenenfalls eine Änderungs kündigung (Weiterbeschäftigung zu geänderten Arbeitsbedingungen) anzubieten. Gerade bei MiniJobs, die naturgemäß flexibel sind, wird das oft übersehen. Sozialauswahl
Zwischen den für eine Kündigung in Betracht kommenden Arbeitnehmern ist im Rahmen einer Sozialauswahl sorgfältig abzuwägen, wer gekündigt, wer anderweitig weiterbeschäftigt oder im alten Beschäftigungsverhältnis behalten wird. Achtung: Sollen MiniJobs gekündigt werden, genügt das häufig vorgebrachte Argument, dass es sich bei dieser Tätigkeit nur um eine geringfügige handele, die weniger bedeutsam als eine Vollzeitstelle ist, regelmäßig dem Kriterium der Sozialauswahl nicht.
Bei der Sozialauswahl ist aus einem Pool vergleichbarer Arbeitnehmer anhand von Sozialdaten eine Abwägung vorzunehmen. Kriterien hierfür sind die Dauer der Betriebszugehörigkeit, das Alter, bestehende Unterhaltsverpflichtungen, soweit sie dem Arbeitgeber bekannt sind, und die Zugehörigkeit zu einer besonders geschützten Personengruppe.
160
Besonders geschützte Personenkreise
10
10.7 Besonders geschützte Personenkreise Oft steht einer Kündigung entgegen, dass der zu kündigende Arbeitnehmer einem besonders geschützten Personenkreis angehört: • Schwangere; § 9 Mutterschaftsschutzgesetz (ab Schwangerschaft bis 4 Monate nach der Entbindung) • während der Elternzeit; § 18 Bundeserziehungsgesetz (ab Antrag bis zum Ende der Elternzeit) • Schwerbehinderte und Gleichgestellte; §§ 85, 90 f. SGB X (6 Monate Wartezeit, dann Antrag beim Integrationsamt) • Betriebsräte, Jugendvertreter, Wahlbewerber, Wahlvorstand gemäß § 15 KSchG, § 103 BetriebsverfassungsG (während der Amtsausübung und 6 Monate bzw. 1 Jahr über das Amtsende hinaus)
Besonders geschützte Personenkreise
Exkurs: Kündigung in Betrieben mit Betriebsrat Soweit ein Betriebsrat besteht, ist er vor Ausspruch der Kündigung eines Arbeitgebers anzuhören. Dies gilt auch für die Beendigung eines Mini-Jobs durch Kündigung. Einzelheiten hierzu regelt § 102 Betriebsverfassungsgesetz. Zur Anhörung sind dem Betriebsrat die Gründe der Kündigung mitzuteilen, denen er binnen einer Woche widersprechen kann, wenngleich der Arbeitgeber an diesen Widerspruch nicht gebunden ist. Allerdings erleichtert ein solcher Widerspruch die Durchsetzung von Weiterbeschäftigungsansprüchen des Arbeitgebers. Auch bei einer außerordentlichen/fristlosen Kündigung ist der Betriebsrat vorab anzuhören. In diesem Fall hat er allerdings bestehende Bedenken innerhalb einer Frist von maximal 3 Tagen mitzuteilen.
Beteiligung des Betriebsrats
161
Stichwortverzeichnis A Abmahnung 17, 138 Anforderungsprofil 10, 37, 43, 46 Arbeitgeber – Aufklärungspflicht 96 Arbeitgeberanteil 130 Arbeitnehmer – Aufstockungsbeitrag 107 – Auskunftspflicht 81 Arbeitnehmeranteil 130 Arbeitsagentur 37 Arbeitsbescheinigung 18 Arbeitseinkünfte 127 Arbeitsgericht 139, 142 Arbeitsleistung 136, 149 Arbeitslosenversicherung 103, 105, 134 Arbeitslosigkeit 91 Arbeitsvertrag 53 – Allgemeine Geschäftsbedingungen 55 – Arbeitnehmerschutz 54 – besonders wichtige Klauseln 60 – Günstigkeitsprinzip 54 – Klausel Art der Tätigkeit 61 – Klausel Entgelt u. Vergütung 63 – Klausel Entgeltfortzahlung 66 – Klausel freiwillige Rentenversicherung 70 – Klausel Geheimhaltungspflicht Siehe Verschwiegenheitspflicht – Klausel Lohnsteuer 64 – Klausel Mitteilungs /Nachweispflicht 65 – Klausel Nebentätigkeit 70 – Klausel Überstunden 62
162
– Klausel Urlaub 68 – Klausel Verschwiegenheitspflicht
68 – Klausel Arbeitszeit 61 – Mindestanforderungen 57 – Möglicher Vertragsinhalt 58 – Zumutbarkeit 55
Arbeitszeugnis 18, 40, 140 – einfaches Zeugnis 140 – qualifiziertes Zeugnis 141 – unzutreffendes Arbeitszeugnis 142 – Zwischenzeugnis 144 Art der Kündigung 152 Aufgabenbereich 142 Aufhebungsvertrag 152 Aufstockungsbeitrag 107 Aufwandsentschädigung – steuerfrei 82 Aufwendungsausgleichsgesetz 122, 133 Ausfüllhilfe – Haushaltscheck 29 Ausgleichsverfahren 15, 122 Auszubildende 93, 127
B Beamte 88, 89 Beendigung eines befristeten Arbeitsverhältnisses 153 Behinderte 127 Beitragsbemessungsentgelt Gleitzone 17, 130 Beitragsfälligkeit 118 Beitragsgruppenschlüssel 116 Beitragsnachweis 118, 124 Beitragsüberwachungsverordnung (BÜVO) 81
Stichwortverzeichnis Beitragszahlung 118 Berechnungsgrundlage 106 Berufsgenossenschaft 120 Berufsmäßigkeit 25, 100 Betriebsprüfungen 80 Betriebsstättenfinanzamt 110 Bewerbung 38 Bewerbungsunterlagen 10 Bewerbungsunterlagenanalyse 47 Bundesarbeitsgericht 136
– Vorleistungspflicht 72 – Zulagen 74
Geheimzeichen 145 Geringfügig entlohnte Beschäftigung 21, 82 – Auszubildende 93 – Beamte 89 – Beginn der Versicherungspflicht 95 – Elternzeit, Wehr oder Zivildienst, Arbeitslosigkeit 91 – mehrere Beschäftigungen D nebeneinander 85 Deutsche Rentenversicherung – neben versicherungsfreier KnappschaftBahnSee 95, 115, 122 Hauptbeschäftigung 87 Doppelinterview 45 – neben versicherungspflichtiger Hauptbeschäftigung 86 E – Praktikanten 94 Einheitliche Pauschsteuer 109 – regelmäßiges Arbeitsentgelt 82 Einstellungstest 36 – schwankendes Arbeitsentgelt 83 Elternzeit 91 – Studenten 92 Entgeltfortzahlungsversicherung 15 Geringfügigkeitsgrenze 12 Entgeltfortzahlungversicherung 122 Gesprächsverlauf 41 Erstattungsleistungen 122 Gleitzone 16, 135 – bei Krankheit 123 Gleitzonenregelung. 126 – bei Zahlungen nach dem Gruppeninterview 36 Mutterschutzgesetz 123 Erstkontakt 48 H Haushaltscheck F – Ausfüllhilfe 29 Fahrtkosten 46 – Vordruck 28 Fehler im Einstellungsgespräch 47 Haushaltsjobs 26 Fragetechnik 43
G Gehalt – Bruttogehalt 73 – freiwillige Rentenversicherung 78 – Gleichbehandlung 71 – mehrere MiniJobs 76 – Mindestlohn 71 – MiniJob neben Hauptjob 76 – schwankendes Arbeitsentgelt 75 – Sonderzuwendung 73 – steigendes Einkommen 75
I Internet 38
J Jahresarbeitsentgeltgrenze 88 Jahresmeldung 114
K Kinderlosenaufschlag Pflegeversicherung 129 Kirchensteuer 109, 113, 134 Kleinbetrieb 154
163
Stichwortverzeichnis Krankengeld 134 Krankenversicherung 128 Kündigung 138, 139 – außerordentliche 156 – besonders geschützte Personen 161 – betriebsbedingte 159 – Gleichbehandlungsprinzip 155 – Kündigungsschutzgesetz 157 – Mindeststandard 154 – mit Betriebsrat 161 – personenbedingte 159 – Sittenwidrigkeit 155 – Treu und Glauben 155 – ultima ratio Prinzip 157 – verhaltensbedingte 157 – Verhältnismäßigkeit 156 Kündigung im Kleinbetrieb 154 Kündigung neu begründeter Arbeitsverhältnisse 154 Kurzarbeiter 127 Kurzfristige Beschäftigung 22, 97 – Arbeitslosenversicherung 103 – Berufsmäßigkeit 25, 100 – Besteuerung 113 – datumsübergreifender Nachtdienst 23 – Rahmenarbeitsvertrag 25, 102 – Schüler 103 – Studenten 104 – Verlängerung 24 – Verschiedene Tätigkeiten an einem Tag 23 – Versicherungsfreiheit 97 – Zeitgrenzen 97
L Lebenslauf 43 Leistungsbeurteilung 147 Leistungscharakteristika 147 Leistungsmangel 137 Lohnfortzahlungsgesetz 122 Lohnsteuer 120, 134
164
Lohnsteuer nach Merkmalen der Lohnsteuerkarte 110 Lohnunterlagen 81, 96
M Meldestelle 14, 115 Meldetatbestände 133 Meldeverfahren 14, 105, 114 MidiJob 16, 126 Mindestbeitragsbemessungsgrenze 107 MiniJob 126 – Fallgruppen 20 – Prüfanleitung 32 MinijobZentrale 14, 110, 115, 122 Mobbing 17 Musterformulare 56 Mutterschutzgesetz 123
O Ordentliche Kündigung 154
P Parteimitgliedschaft 144 Pauschalbeiträge 13, 82, 105, 115 – Berechnungsgrundlage 106 – Krankenversicherung 106 – Rentenversicherung 106, 107 Pauschale Abgaben 105 Pauschale Steuern 13, 109 – pauschale Lohnsteuer 20 % 110 – pauschale Lohnsteuer 25 % 113 Pauschsteuer 109 Personalauswahl 10 Personaldatenblatt 20 Personalfindung 37 Personengruppenschlüssel 117 Pflegeversicherung 128 Pflegeversicherungsbeitrag Sachsen 131 Pflichtbeiträge Kranken, Pflege und Rentenversicherung 106 Pflichtpraktika 94
Stichwortverzeichnis Praktikanten 94 Praktikum, freiwilliges 94 Printmedien 38 Prüfanleitung 32
Telefoninterview 36 Terminabsprache 51 Testfragen 50
R
Überqualifzierte Mitarbeiter 44 Überschreiten der 400EuroGrenze 85 Umlagebeiträge 133 Umlagen U1 und U2 15, 124 Umlageverfahren – Berechnung der Mitarbeiterzahl 124 – teilnehmende Arbeitgeber 124
Rahmenarbeitsvertrag 25, 102 Regelmäßiges Arbeitsentgelt 82 Rentenversicherung 17, 78, 128, 132, 134 Rentenversicherungsfreiheit 107 Ruhende Arbeitsverhältnisse 128
S Schlechtleistung 17 – Gründe 137 Schlussformel 147 Schnuppertag 50 Schüler 103 Schwangerschaft 45 Schwankendes Arbeitsentgelt 83 Schwerbehinderung 44 Solidaritätszuschlag 109, 113, 134 Sonderbeitrag Krankenversicherung 129 Sonderzahlungen 106 Sonderzuwendungen 82 Sozialdistanz 41 Sozialverhalten 45, 147, 149 Sozialversicherung 135 Sozialversicherungsbeiträge 16 Sozialversicherungspflicht 126, 128 Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung 12, 80 Stellenbeschreibung 147 Straftaten 45, 144 Stresssituation 42 Studenten 92, 104
T Tadel 17, 138 Tatsächliches Arbeitsentgelt 83
U
V Versicherungsfreiheit 80, 82 – dokumentieren 80 Versicherungspflicht 95, 126 Verzicht auf Rentenversicherungsfreiheit 95 – Mindestbeitragsbemessungsgrenze 107 Verzicht auf Versicherungsfreiheit 107, 115 Vor und Nachpraktika 94 Voraussichtliches Arbeitsentgelt 83 Vorstellungsgespräch 10, 36, 46
W Wehr oder Zivildienst 91 Werkstudenten 17, 132 Wortfreiheit 148
Z Zahlungen an die Berufsgenossenschaft 120 Zeitgrenzen 97 – Überschreiten 100 Zeugniscode 18, 148 zweckbefristeter Vertrag 153 Zwischenzeugnis 18, 140, 144
165
