Berichtigung „Schnelleinstieg Finanzbuchhaltung“ 1. Auflage 2008 Liebe Leserinnen und Leser, leider hat sich bei folgenden Tabellen ein Fehler eingeschlichen. Die jeweils korrekte Darstellung sieht folgendermaßen aus: Auf Seite 107: CUBE GmbH Spielwaren, Kupferweg 30, 79111 Freiburg Sachkonten 2007 Konto 08400 Erlöse 19 % Umsatzsteuer letzte Buchung
EB0Wert
28.09. Datum
Saldo alt
0,00 S
0,00 S
Beleg
0,00 S
Gegen0
Nr. 31.01. 25.02. 23.03. 24.05. 26.07. 28.09. Summe
Jahresverkehrszahlen alt
4 5 6 7 8 9
Buchungstext Müller GmbH RE 1598 Hans Peter RE 1698 Müller GmbH RE 2987 Spiel & Spaß RE 3103 Spiel & Spaß RE 3126 Müller GmbH RE 3236
Konto 01200 01200 01200 01200 01200 01200
Soll
0,00
gebucht bis 31.12.2007
EB0Wert 0,00 S
Saldo neu 50.000,00 H
0,00 H
Betrag Haben 12.000,00 7.500,00 6.500,00 14.000,00 3.000,00 7.000,00 50.000,00
Jahresverkehrszahlen neu 0,00 S 50.000,00 H
Abb.: Beispiel Lexware Buchhalter
© 2008. Die Inhalte sind urheberrechtlich geschützt! Rudolf Haufe Verlag GmbH & Co. KG Niederlassung München/Planegg Fraunhoferstraße 5, 82152 Planegg Tel. 089-895170, Fax 089-89517-250 E-Mail:
[email protected], Internet: http://www.haufe.de
1
Auf Seite 108: CUBE GmbH Spielwaren, Kupferweg 30, 79111 Freiburg Gewinn0 und Verlustrechnung in € zum 31. Dezember 2007 Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit Umsatzerlöse 08400 Erlöse 19 % Umsatzsteuer 50.000,00 Sonstige betriebliche Erträge 02700 Sonstige Erträge 1.000,00 Personalaufwand 04120 Gehälter 524.000,00 Andere betriebliche Aufwendungen Raumkosten 04210 Miete 512.000,00 verschiedene betriebliche Kosten 04920 Telefon 5800,00 Summe Andere betriebliche Aufwendungen Summe Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit Sonstige Steuern 04510 Kfz5Steuern 5200,00 Jahresüberschuss
50.000,00
1.000,00 524.000,00
512.000,00 5800,00 512.800,00 14.200,00 0200,00 14.000,00
Abb.: GuV5Konto Lexware Buchhalter
CUBE GmbH Spielwaren, Kupferweg 30, 79111 Freiburg Bilanz Passiva in € zum 31. Dezember 2007 A. Eigenkapital I. Kapital Gezeichnetes Kapital 00800 Gezeichnetes Kapital Summe I. Kapital V. Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag Summe A. Eigenkapital Summe Passiva
50.000,00 50.000,00 14.000,00 64.000,00 64.000,00
Abb.: Bilanz Passiva5Seite Lexware Buchhalter
Auf Seite 149: Im untersten Textfeld muss es heißen: Steuersatz (§ 12 UStG).
2
Auf Seite 164: CUBE GmbH Spielwaren, Kupferweg 30, 79111 Freiburg Betriebswirtschaftliche Auswertung in € 01.01.07 bis 31.03.07 Betriebsergebnis Gesamtleistung Umsatzerlöse 08300 Erlöse 7 % Umsatzsteuer 5.695,00 08400 Erlöse 19 % Umsatzsteuer 247.369,00 Summe Gesamtleistung Waren/Material Wareneinkauf 03300 Wareneingang 7 % Umsatzsteuer 57.369,00 03400 Wareneingang 19 % Umsatzsteuer 5165.095,00 03800 Bezugsnebenkosten 03830 Leergut Summe Waren/Material Gesamtkosten Personalkosten 04120 Gehälter Raumkosten 04220 Pacht 04240 Gas, Strom, Wasser Kfz5Kosten 04530 Laufende Kfz5Betriebskosten Kosten Warenabgabe 04710 Verpackungsmaterial 04730 Ausgangsfrachten 04750 Transportversicherungen Sonstige Kosten 04920 Telefon 04930 Bürobedarf Summe Gesamtkosten Summe Betriebsergebnis Neutraler Aufwand Übrige Steuern 04510 Kfz5Steuern Summe Neutraler Aufwand Überschuss
253.064,00
253.064,00 5174.719,00
51.695,00 5560,00 0174.719,00 522.600,00 522.600,00 56.290,00 55.690,00 5600,00 51.695,00 51.695,00 531.494,00 519.658,00 59.876,00 51.960,00 51.026,00 5796,00 5230,00 063.105,00 15.240,00 5200,00 5200,00 5200,00 15.040,00
Abb.: Betriebswirtschaftliche Auswertung
3
Auf Seite 204: CUBE GmbH Spielwaren
Buchungsliste
Februar 2007
Verrechnungskonto: 1755 Buchungs0 datum 28.02.2007 28.02.2007 28.02.2007 28.02.2007 28.02.2007 28.02.2007 28.02.2007 28.02.2007 28.02.2007
Buchungs0 Nummer LG07020002 LG07029021 LG07029024 LG07029034 LG07029034 LG07029035 LG07029035 LG07029036 LG07029037
28.02.2007
LG07029038
28.02.2007
LG07029039
Text
Konto
Gehalt VWL 1 Zuschuss VWL 1 Überweisung Umlage U1 Umlage U1 Umlage U2 Umlage U2 AG5Anteil an gesetzlicher SV Verbindlichkeiten aus gesetzlicher SV Verbindlichkeiten aus LSt, SolZ, KiSt Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt
4120 4170 1750 4130 1742 4130 1742 4130 1742
Soll EUR 1.980,00 20,00
Haben EUR
20,00 34,00 34,00 4,00 4,00 398,00 819,00
1741
292,26
1740
1.266,74
Summe EUR:
2.436,00
2.436,00
Abb.: Buchungsliste mit Lexware Lohn & Gehalt
Auf Seite 209:
Gewerbezweig
Bäckerei Fleischerei Gast5 und Speisewirtschaften a) mit Abgabe von kalten Speisen b) mit Abgabe von kalten und warmen Spei5 sen Getränke (Eh.) Cafe und Konditorei Milch, Milcherzeugnisse, Fettwaren und Eier (Eh.) Nahrungs5 und Genussmittel (Eh.) Obst, Gemüse, Südfrüchte und Kartoffeln (Eh.) Abb.: Sachbezugstabelle 2007
4
Jahreswert für eine Person ohne Umsatzsteuer ermäßigter voller insgesamt Steuersatz Steuersatz EUR EUR EUR 776 394 1.170 616 923 1.593 739 1.022
1.108 1.822
1.847 2.844
0 788 468
332 677 62
332 1.465 529
1.071 246
517 185
1.588 431
Das bietet Ihnen die CD ROM Übungen Aufgaben Lösungsvorlagen Lösungen
Checklisten
Gesetzestexte HGB Handelsgesetzbuch EStG Einkommensteuergesetzbuch UStG Umsatzsteuergesetzbuch
Belegarten Belege mit System ablegen Das gehört in eine Rechnung Die vier Arten der Wertveränderung Vier Fragen System
Übersichten/Formulare
Bilanzaufbau Aufbau GuV Unterschiede HGB IFRS Umsatzsteuervoranmeldung
Screenshot der CD ROM: Sie sehen hier einige Checklisten, die Sie dabei un terstützen, Ihre Finanzbuchhaltung korrekt durchzuführen. Um diese einsehen zu können, klicken Sie einfach per Mausklick auf den Button.
Bibliographische Information Der Deutschen Bibliothek Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliographie; detaillierte bibliographische Daten sind im Internet über http://dnb.ddb.de abrufbar.
ISBN: 978-3-448-08620-1
Bestell-Nr. 01033-0001
1. Auflage 2008 © 2008, Rudolf Haufe Verlag GmbH & Co. KG Niederlassung München Redaktionsanschrift: Postfach, 82142 Planegg/München Hausanschrift: Fraunhoferstraße 5, 82152 Planegg/München Telefon: (089) 895 17-0, Telefax: (089) 895 17-290 www.haufe.de
[email protected] Lektorat: Dipl.-Kffr. Kathrin Menzel-Salpietro Alle Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie die Auswertung durch Datenbanken, vorbehalten. Redaktion und Desktop-Publishing: Helmut Haunreiter, 84533 Marktl Redaktion CD-ROM: Sabine Seeberg, 94491 Hengersberg Umschlag: Kienle gestaltet, 70199 Stuttgart Druck: Bosch-Druck GmbH, 84030 Ergolding Zur Herstellung dieses Buches wurde alterungsbeständiges Papier verwendet.
Schnelleinstieg Finanzbuchhaltung
Danuta Ratasiewicz
Haufe Mediengruppe Freiburg · Berlin · München
Inhaltsverzeichnis Vorwort
6
Ein kurzer Wegweiser
8
1
Der Ausgangspunkt – Belege effektiv verwalten
15
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6
Keine Buchung ohne Beleg Die wichtigsten Belegarten Schaffen Sie Ordnung bei Büchern und Belegen So lange müssen Bücher und Belege aufbewahrt werden Geschäftsvorfälle richtig aufzeichnen Zusammenfassung
15 16 22 26 26 32
2
Das Elementarwissen der Buchführung
33
2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8
4
Die Aufgaben der Buchführung Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung Fehler, die Sie vermeiden sollten Was ist ein Geschäfts+ bzw. Wirtschaftsjahr? Inventur – Vermögenswerte und Schulden ermitteln Inventurvereinfachungsverfahren Vermögen und Schulden richtig bewerten Inventar – Verzeichnis von Vermögensgegenständen und Schulden 2.9 Die Bilanz – Aktiva und Passiva im Überblick 2.10 Zusammenfassung
33 34 35 36 37 40 41
3
Das Kontenprinzip
63
3.1 3.2 3.3 3.4
63 64 76
3.5 3.6
Warum Konten geführt werden Die Bilanz in Konten auflösen – Bestandskonten Der Buchungssatz – Soll und Haben Erfolgskonten – Erträge, Aufwendungen und das GuV+ Konto Personenkonten – offene Posten überwachen Zusammenfassung
4
Kontenrahmen und Kontenplan
4.1 4.2 4.3
So ist ein Kontenrahmen aufgebaut Einen individuellen Kontenplan erstellen Zusammenfassung
44 48 60
88 112 115
118 118 120 125
Inhaltsverzeichnis
5
Die Umsatzsteuer
5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7
127 130 131 133 137 140
5.8 5.9
Steuerbare und nicht steuerbare Umsätze Steuerfreie Umsätze Steuerpflichtige Umsätze und Steuersätze Die Umsatzsteuer buchen Die Umsatzsteuerzahllast Umsatzsteuervoranmeldung Die Umsatzsteuer in der Einnahmen+Überschuss+ Rechnung Umsatzsteuerbefreiung der Kleinunternehmer Zusammenfassung
6
Typische Geschäftsvorfälle richtig buchen
151
Gewöhnliche Geschäftsvorfälle Geldtransfer zwischen Finanzkonten Nebenkosten im Warenverkehr Preisminderungen im Warenverkehr Nebenkosten und Preisminderungen bei betrieblichen Anschaffungen 6.6 Kauf von Anlagegütern und geringwertigen Wirtschaftsgütern 6.7 Abschreibungen 6.8 Löhne und Gehälter 6.9 Privatentnahmen und Privateinlagen 6.10 Nicht abzugsfähige bzw. beschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben 6.11 Bestandsveränderungen Waren 6.12 Zusammenfassung
151 156 159 167
6.1 6.2 6.3 6.4 6.5
7
Berichte und betriebswirtschaftliche Auswertungen
7.1 7.2 7.3 7.4
So entsteht das Journal Die Summen+ und Saldenliste Die BWA und ihre Aufgaben Zusammenfassung
8
Schlusswort
Abkürzungsverzeichnis Abbildungsverzeichnis Stichwortverzeichnis
126
146 147 148
178 181 184 195 204 215 218 224
228 228 229 230 236
238 239 241 242
5
Vorwort Die Finanzbuchführung basiert auf einer seit Jahrhunderten unveränderten und genialen Logik. Wer diese Logik einmal verstanden und sie um den komplexen steuerlichen Hintergrund erweitert hat, ist in der Lage, Bücher eigenverantwortlich und fehlerfrei zu führen. Seit vielen Jahren vermittle ich die Grundlagen der Buchführung in der Erwachsenenbildung und stelle dabei immer wieder fest, dass die Einstiegsinhalte, die „ersten Stunden der Buchführung“, oft unterschätzt werden. Das fehlende Verständnis der Grundregeln frustriert die Teilnehmer im weiteren Unterrichtsverlauf und verursacht schnell eine Abneigung gegen dieses Thema. Der „Schüler“ verschließt sich innerlich und löst später alle Aufgaben mehr mit Glück als mit Wissen. Er versucht die Antworten zu erraten und seine Ergebnisse sind dadurch immer mit Fehlern behaftet – oder er gibt sogar ganz auf. Mein Ziel in diesem Buch ist es, diesem negativen Effekt und dem Motivationsverlust vorzubeugen. Ich habe den überwiegenden Teil des Buchs den Grundlagen gewidmet und dabei versucht, sie mit vielen Beispielen, Übungsaufgaben und auf Erfahrung basierenden Tipps möglichst lebendig und interessant zu machen. In meiner Praxis als Buchhalterin und Unternehmensberaterin werde ich sehr oft mit der Klage über den fehlenden Überblick bei den Buchungsunterlagen – den Belegen – konfrontiert. Deshalb beginnt mein Buch mit der praktischen, organisatorischen Seite der Finanzbuchführung, und zwar mit der buchhalterischen Ablage (Kapitel 1). Hier wird dem Leser lediglich ein Maß an Ordnungssinn abverlangt und ein leichter Einstieg in die Materie verschafft. Man sieht sich zunächst die „Patienten“ an, bevor man lernt sie zu behandeln. Ab Kapitel 2 werden die in die Tiefe gehenden Grundlagen der Buchführung Schritt für Schritt vermittelt. Bei der Auswahl des Kontenrahmens habe ich mich praxisorientiert für die zwei am häufigsten verwendeten Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 von DATEV entschieden und gebe beim Kontieren grundsätzlich zwei Nummern an. Dabei steht die Kontonummer aus SKR 03 an der ersten, die Kontonummer aus SKR 04 immer an der zweiten Stelle.
6
Vorwort
Um das theoretische Wissen möglichst realistisch darzustellen, habe ich zwei Unternehmen erfunden: eine Kapitalgesellschaft CUBE GmbH (Spielwarenherstellung) und eine Einzelunternehmerin, Frau Maria Stumpe. Beide Unternehmen bilanzieren und verwenden den Kontenrahmen SKR 03. Im gesamten Buch befinden sich 101 Beispiele. Beim Lernen können Sie diese Beispiele als Kontrollfragen verwenden, in der Praxis erfüllen sie zum Teil die Aufgabe eines Kontierungshelfers. Das erworbene Wissen kann bei der Lösung von 31 weiter untergliederten Aufgaben kontinuierlich geprüft werden. Die beste Lernunterlage, das am interessantesten geschriebene Buch ist nur dann nützlich, wenn man seinen Inhalt genau kennt und bei Bedarf schnell die richtige Lösung darin findet. Machen Sie aus diesem Buch ein Nachschlagewerk, indem Sie die für Sie interessanten und relevanten Passagen kennzeichnen bzw. bunt markieren. Verwenden Sie den Seitenrand, um eigene Anmerkungen und Verweise anzumerken. Und vor allem: Orientieren Sie sich an der Liste der Beispiele, die Sie im folgenden Kapitel „Ein kurzer Wegweiser“ finden. Die Beispiele bilden gewissermaßen einen roten Faden durch das gesamte Thema. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und Spaß beim Lernen und beim Umsetzen der gelernten Inhalte in der Praxis. Ich widme das Buch meinem Sohn Philipp und danke ihm für seine Unterstützung, die er mir während meiner Arbeit an dem Buch gegeben hat. Danuta Ratasiewicz
7
Ein kurzer Wegweiser Die folgenden Hinweise werden Ihnen dabei helfen, den größtmöglichen Nutzen aus dem Buch zu ziehen.
So nutzen Sie das Buch optimal
Siehe CD ROM
Siehe CD ROM
Sie finden im Buch zahlreiche Aufgaben. Betrachten Sie die Aufgaben sowohl als Übungen als auch als Wissenstest, der Ihnen hilft, einzuschätzen, ob Sie die erläuterten Sachverhalte gründlich verstanden haben. Auf der CD-ROM finden Sie zu jeder Aufgabe eine Vorlage, in die Sie Ihre Lösungen eintragen können. Um zu überprüfen, ob Ihre Ergebnisse stimmen, benutzen Sie bitte die fertigen Lösungen, die Ihnen auf der CD selbstverständlich auch angeboten werden. Zahlreiche Beispiele veranschaulichen die Erläuterungen zu den einzelnen Geschäftsvorfällen, die im Buch beschrieben werden. Darüber hinaus können Sie die Beispiele auch als kleine Übungen verwenden. Das wird Ihnen zusätzliche Sicherheit im Anwenden der neu erworbenen Kenntnisse geben. Im Kapitel 4 „Kontenrahmen und Kontenplan“ werden die Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 eingeführt. Für alle Buchungen werden von nun an Kontonummern verwendet. Auf der CD-ROM finden Sie sowohl den SKR 03 als auch den SKR 04 Kontenrahmen. Es ist hilfreich, wenn Sie sich beide Kontenrahmen ausdrucken und für die weiteren Beispiele und Aufgaben immer griffbereit haben.
Typische Geschäftsvorfälle im Überblick Sie finden zu allen Themen, die in dem vorliegenden Schnelleinstieg erläutert werden, ausführliche Beispiele. Betrachten Sie die folgende Übersicht, in der sämtliche Beispiele nach Kapiteln geordnet aufgeführt sind, als einen Leitfaden durch das Buch. Wenn Sie sich z. B.
8
Typische Geschäftsvorfälle im Überblick
gezielt mit einem bestimmten Geschäftsvorfall oder einer Gruppe von typischen Buchungen beschäftigen möchten, suchen Sie in der Übersicht das passende Beispiel. Der Seitenverweis führt Sie schnell und bequem zu der Stelle, an der Sie nachschlagen können. 1 Der Ausgangspunkt – Belege effektiv verwalten Beispiel 1: Wie errechnen Sie die Aufbewahrungszeit für Belege? Beispiel 2: Wie errechnen Sie die Aufbewahrungszeit für geschäftliche Korrespondenz? Beispiel 3: Wie behandeln Sie einen nachgereichten Kassenbeleg?
2 Elementarwissen der Buchführung Beispiel 4: Wie ermitteln Sie die AK eines Anlageguts? Beispiel 5: Wie ermitteln Sie die HK eines Anlageguts? Beispiel 6: Wie führen Sie eine Durchschnittsbewertung durch? Beispiel 7: Wie sieht eine Inventarliste aus? Beispiel 8: Wie gruppieren Sie Vermögenswerte in der Bilanz? Beispiel 9: Wie interpretieren Sie die Vermögensstruktur eines Unternehmens? Beispiel 10: Wie verändert sich die Bilanz beim Kauf von Wirtschaftsgütern? Beispiel 11: Wie sieht ein Aktivtausch aus? Beispiel 12: Wie sieht ein Passivtausch aus? Beispiel 13: Wie sieht eine Aktiv Passiv Mehrung aus? Beispiel 14: Wie sieht eine Aktiv Passiv Minderung aus?
26
26 30
41 43 44 46 49
53 54 55 56 57 58
9
Ein kurzer Wegweiser
3 Das Kontenprinzip Beispiel 15: Wie buchen Sie den Zielkauf einer Maschine? Beispiel 16: Wie buchen Sie die Barzahlung einer Verbindlichkeit? Beispiel 17: Wie buchen Sie die Überweisung eines Kunden? Beispiel 18: Wie buchen Sie die Tilgung eines Darlehens? Beispiel 19: Wie buchen Sie die Umwandlung einer Verbindlichkeit in ein Darlehen? Beispiel 20: Wie buchen Sie den Kauf einer Telefonanlage? Beispiel 21: Wie buchen Sie auf mehr als zwei Konten Habensplitt? Beispiel 22: Wie buchen Sie auf mehr als zwei Konten Sollsplitt? Beispiel 23: Wie buchen Sie Warenverkauf bar? Beispiel 24: Wie buchen Sie die Überweisung der Gehälter? Beispiel 25: Wie buchen Sie einen Mietertrag Büromiete? Beispiel 26: Wie buchen Sie Erlöse aus dem Warenverkauf? Beispiel 27: Wie buchen Sie eine Zinsgutschrift der Bank? Beispiel 28: Wie buchen Sie eine Erlösminderung durch Rücksendung? Beispiel 29: Wie buchen Sie den Wareneinkauf auf Ziel? Beispiel 30: Wie buchen Sie eine Telefonrechnung? Beispiel 31: Wie buchen Sie die Kfz Versicherung? Beispiel 32: Wie buchen Sie die Erstattung der Kfz Versicherung? Beispiel 33: Wie wirkt sich eine Aufwandsminderung aus?
10
78 79 79 80
80 81 83 83 89 90 92 93 93 94 96 97 97 98 101
Typische Geschäftsvorfälle im Überblick
Beispiel 34: Warum dürfen Aufwendungen und Erträge nicht miteinander verrechnet werden? Beispiel 35: Wie buchen Sie auf ein Debitorenkonto? Beispiel 36: Wie buchen Sie auf ein Kreditorenkonto? Beispiel 37: Wo finden Sie die Salden der Debitorenkonten in der Schlussbilanz? Beispiel 38: Wo sind die Salden der Kreditorenkonten in der Schlussbilanz?
4 Kontenrahmen und Kontenplan Beispiel 39: Wie ist eine Kontonummer aufgebaut? Beispiel 40: Wie suchen Sie nach der richtigen Kontonummer? Beispiel 41: Wie suchen Sie nach der richtigen Kontonummer? 5 Die Umsatzsteuer Beispiel 42: Was ist ein steuerbarer Umsatz? Beispiel 43: Was ist ein nicht steuerbarer Umsatz? Beispiel 44: Was ist eine Lieferung? Beispiel 45: Was sind sonstige Leistungen? Beispiel 46: Wer ist ein Unternehmer? Beispiel 47: Wie wird das umsatzsteuerpflichtige Entgelt ermittelt? Beispiel 48: Wie errechnen Sie die Umsatzsteuer? Beispiel 49: Wie errechnen Sie 7 % USt. aus einem Bruttobetrag? Beispiel 50: Wie errechnen Sie 19 % USt. aus einem Bruttobetrag?
111 113 114
114 115
119 123 124
127 128 128 128 129 129 132 136 136
11
Ein kurzer Wegweiser
Beispiel 51: Wie errechnen Sie USt. Sondervorauszahlung? Beispiel 52: Wie wirkt sich die Umsatzsteuer auf die Einnahme Überschuss Rechnung aus?
6 Typische Geschäftsvorfälle richtig buchen Beispiel 53: Wie buchen Sie den Kauf von Bürobedarf? Beispiel 54: Wie buchen Sie Benzinkosten und Autowäsche? Beispiel 55: Wie buchen Sie den Eingang einer Stromrechnung? Beispiel 56: Wie buchen Sie den Kauf einer Fachzeitschrift? Beispiel 57: Wie buchen Sie die Kontogebühren der Bank? Beispiel 58: Wie buchen Sie den Kauf von Briefmarken? Beispiel 59: Wie buchen Sie eine Parkgebühr mit VSt.? Beispiel 60: Wie buchen Sie eine Werbeanzeige in der Zeitung? Beispiel 61: Wie buchen Sie den Warenverkauf mit 7 % USt.? Beispiel 62: Wie buchen Sie den Warenverkauf mit 19 % USt.? Beispiel 63: Wie buchen Sie den Geldtransfer zwischen zwei Banken? Beispiel 64: Wie buchen Sie den Geldtransfer zwischen Bank und Kasse? Beispiel 65: Wie buchen Sie den Wareneinkauf 7 % VSt. ohne Nebenkosten? Beispiel 66: Wie buchen Sie den Wareneinkauf 19 % VSt. ohne Nebenkosten? Beispiel 67: Wie buchen Sie den Wareneinkauf 19 % VSt. mit Nebenkosten? Beispiel 68: Wie buchen Sie Verpackungskosten beim Warenvertrieb?
12
145
146
152 152 153 153 154 154 154 154 155 155 157 157 159 159 161 162
Typische Geschäftsvorfälle im Überblick
Beispiel 69: Wie buchen Sie eine Transportversicherung? Beispiel 70: Wie buchen Sie dem Kunden weiterberechnete Nebenkosten? Beispiel 71: Wie buchen Sie eine Warenrücksendung? Beispiel 72: Wie buchen Sie einen Preisnachlass wegen Mängeln? Beispiel 73: Wie buchen Sie einen Sofortrabatt? Beispiel 74: Wie buchen Sie einen nachträglich erhaltenen Rabatt? Beispiel 75: Wie buchen Sie die Begleichung einer Eingangsrechnung mit Skonto? Beispiel 76: Wie buchen Sie einen Lieferantenbonus? Beispiel 77: Wie buchen Sie die Warenrücksendung eines Kunden? Beispiel 78: Wie buchen Sie eine Erlösschmälerung? Beispiel 79: Wie buchen Sie einen nachträglich erteilten Rabatt? Beispiel 80: Wie buchen Sie den Zahlungseingang vom Kunden mit Skontoabzug? Beispiel 81: Wie buchen Sie einen Kundenbonus? Beispiel 82: Wie buchen Sie die Anschaffung einer Maschine mit Nebenkosten und Preisminderungen? Beispiel 83: Wie buchen Sie die Anschaffungeines GWG´s bis zum 31.12.07? Beispiel 84: Wie buchen Sie eine außerplanmäßige Abschreibung einer Sachanlage? Beispiel 85: Wie errechnen und buchen Sie die Abschreibung einer Sachanlage?
162 163 168 169 170 170
171 172 173 174 175
176 176
179 183
187
188
13
Ein kurzer Wegweiser
Beispiel 86: Wie errechnen und buchen Sie die degressive Abschreibung? Beispiel 87: Wie errechnen und buchen Sie Abschreibung nach Leistungseinheiten? Beispiel 88: Wie errechnen und buchen Sie die Sofortabschreibung eines GwG? Beispiel 89: Wie sieht eine Gehaltsabrechnung aus? Beispiel 90: Wie buchen Sie eine Bargeldentnahme für private Zwecke? Beispiel 91: Wie buchen Sie die Überweisung privater Steuern vom betrieblichen Bankkonto? Beispiel 92: Wie buchen Sie die Überweisung an die private Krankenversicherung vom betrieblichen Bankkonto? Beispiel 93: Wie buchen Sie eine Warenentnahme für private Zwecke? Beispiel 94: Wie ermitteln Sie den Wert der privaten Pkw-Nutzung mit der 1 %-Methode? Beispiel 95: Wie buchen Sie eine private Geldeinlage? Beispiel 96: Wie buchen Sie eine private Sacheinlage? Beispiel 97: Wie buchen Sie Bewirtungskosten? Beispiel 98: Wie buchen Sie ein Geschenk, das bis zu 35,00 € kostet? Beispiel 99: Wie buchen Sie eine Geschenk, das über 35,00 € kostet? Beispiel 100: Wie schließen Sie das Warenbestandskonto bei einer Bestandsmehrung ab? Beispiel 101: Wie schließen Sie das Warenbestandskonto bei einer Bestandsminderung ab?
14
191
193
194 198 206
206
206 208
210 211 212 216 217 217
220
222
1
Der Ausgangspunkt – Belege effektiv verwalten
Den Kern der buchhalterischen Tätigkeit bildet das Erfassen von Geschäftsvorfällen anhand von Belegen. Die Belege müssen konsequent und systematisch gesammelt, geordnet und verwaltet werden. Ohne die Belegverwaltung ist keine Buchführung möglich. Die Belegverwaltung ist der erste Schritt, um Bücher zu führen. Sie erfordert kein Hintergrundwissen. Somit ist es immer möglich, wichtige vorbereitende Arbeiten im Rahmen der Buchführung ohne Kenntnis der komplexen Hintergründe durchzuführen.
1.1 Keine Buchung ohne Beleg Die wichtigste Regel in der Buchführung lautet: Keine Buchung ohne Beleg! Zu den Belegen gehören alle Schriftstücke, aus denen sich Geldgeschäfte bzw. der Geldfluss eines Unternehmens nachvollziehen lassen. Im Einzelnen sind das:
Einzelne Beleg arten
Checkliste: Diese Belege gibt es Kontoauszüge der Bank Je nach Bank sehen die Kontoauszüge sehr unterschiedlich aus. Sie enthalten aber immer die gleichen Informationen. Die wichtigsten davon sind: • Angaben zur Bank (Bankname, Bankleitzahl) • Angaben zum Kontoinhaber – Firmenbezeichnung oder Kundenname, Konto nummer • chronologische Liste alle Umsätze (Gutschriften und Lastschriften) und • der aktuelle Kontostand – der Saldo
15
1
Der Ausgangspunkt – Belege effektiv verwalten
Rechnungen Eingangsrechnungen Rechnungen über die an Sie gelieferten Waren und über die für Sie erbrachten Leistungen Ausgangsrechnungen Rechnungen über Waren, die Sie verkauft oder über Leistun gen, die Sie erbracht haben
Kassenbelege (Barbelege) Belege, die alle Geldbewegungen in bar (cash) beweisen und erläutern, egal, ob das Geld eingenommen oder ausgegeben wurde. Meistens sind das Quittungen, die maschinell, über eine Registrierkasse oder per Hand ausgestellt werden, z. B. Tank quittungen, Portobelege, Kassenbelege im Einzelhandel. Die vorher genannten Rechnungen (Eingangs und Ausgangsrechnungen) können ebenfalls zu Barbelegen gehören, wenn sie nicht per Überweisung, sondern aus der Kasse bar bezahlt wurden.
Fahrausweise Zu den Fahrausweisen gehören Bus , Bahn und Flugtickets sowie Taxibelege
Verträge • Miet , Pacht bzw. Leasingverträge für geschäftliche Räume (Produktionshallen, Büros, Lager, Garagen) oder bewegliche Anlagegüter (Fahrzeuge, Maschinen etc.) • Darlehensverträge • Versicherungsverträge
Jetzt muss die Liste der Belege nur noch um: • Angebote • Auftragsbestätigungen • Lieferscheine • Grenzpapiere, Ausfuhrnachweise (bei Auslandsgeschäften) und • sonstige geschäftliche Korrespondenz erweitert werden.
1.2 Die wichtigsten Belegarten Nun kennen Sie die Regel: „Keine Buchung ohne Beleg“. Was aber müssen Sie hinsichtlich der unterschiedlichen Belegarten wissen? Welche Varianten von Kontoauszügen gibt es beispielsweise? Wel-
16
Die wichtigsten Belegarten
1
che Angaben müssen auf einer Rechnung gemacht werden? Sehen Sie dazu den folgenden Abschnitt.
Kontoauszüge der Bank Auf dem unten abgebildeten Kontoauszug der Kürbisbank AG finden Sie alle wichtigen Stamm- und Bewegungsdaten. Zu den Stammdaten gehören die Angaben über die Bank und Kontoinhaber, zu den Bewegungsdaten die Lastschriften und die Gutschriften mit Datum, Kurzbeschreibung und Betrag. Zweispaltiger Kontoauszug
Abb.: Zweispaltiger Kontoauszug
In diesem Fall handelt es sich um eine kundenfreundliche, zweispaltige Darstellung der Geldbewegungen auf dem Kontoauszug. In der Spalte Lastschrift werden alle Geldabgänge (Minderungen) und in der Spalte Gutschrift alle Geldzugänge (Mehrungen) auf dem Kundenkonto aufgezeichnet. Der hier positive Endbestand – Saldo – befindet sich in der Spalte „Gutschrift“. Würde der Bankbestand aufgrund der getätigten Zahlungen in den Minusbereich rutschen (negativer Bankbestand), wäre der Saldo in der Spalte „Lastschriften“ dargestellt. Die zweite Variante des gleichen Kontoauszugs ist einspaltig. Die Geldabgänge sind hier mit Minus „-“ und die Geldzugänge mit Plus „+“ gekennzeichnet:
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Der Ausgangspunkt – Belege effektiv verwalten
Einspaltiger Kontoauszug
Abb.: Einspaltiger Kontoauszug
Es gibt noch eine weitere Form der einspaltigen Darstellung, in der anstatt des Minuszeichens der Buchstabe „S“ und anstatt des Pluszeichens der Buchstabe „H“ zu finden sind. Detailliertere Informationen finden Sie im Abschnitt „Bankkontoauszug als Aktivkonto“ auf S. 68 ff. Kontoauszug mit Soll und Haben
Abb.: Kontoauszug mit Soll und Haben
Rechnungen Über die grafische Form einer Rechnung entscheidet jedes Unternehmen selbst, die wesentlichen Inhalte sind jedoch durch steuerliche Vorschriften geregelt. Damit eine Rechnung als ordnungsmäßig anerkannt wird, muss sie gem. § 14 Abs. 4 UStG bestimmte Angaben enthalten. Sehen Sie zunächst folgende Abbildung einer Musterrechnung:
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Die wichtigsten Belegarten
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Abb.: Rechnungsmuster
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Der Ausgangspunkt – Belege effektiv verwalten
Folgende Checkliste fasst zusammen, welche Angaben in einer Rechnung enthalten sein müssen. Die Nummerierung korrespondiert mit den Zahlen auf der Abbildung:
Siehe CD ROM
Checkliste: Das gehört in eine Rechnung 1. Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsemp fängers. 2. Die dem leistenden Unternehmen vom Finanzamt er teilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentral amt für Steuern erteile Umsatzsteuer Identifikations nummer. 3. Das Ausstellungsdatum der Rechnung. 4. Die fortlaufende Rechnungsnummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig verge ben wird. 5. Die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung. 6. Der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung. Im Falle von Anzahlungen, die in der Endrechnung ab gezogen werden, der Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts, sofern dieser feststeht und nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. 7. Das nach den Steuersätzen und einzelnen Steuerbe freiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus verein barte Minderung des Entgelts, sofern diese nicht be reits im Entgelt berücksichtigt ist. 8. Der anzuwendenden Steuersatz sowie der auf das Ent gelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steu erbefreiung ein Hinweis darauf. 9. Bei Lieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück der Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht beim Leistungsempfänger.
Eine Rechnung kann auch aus mehreren Dokumenten bestehen.
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Die wichtigsten Belegarten
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Kleinbetragsrechnungen, Quittungen Nicht bei allen Rechnungen gelten die strengen Vorschriften. Rechnungen bzw. Quittungen, bei denen der Gesamtbetrag (inkl. gesetzlicher Umsatzsteuer) 150,00 € nicht übersteigt, müssen folgende Angaben enthalten (§ 33 USt.DV): • den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, • das Ausstellungsdatum, • die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung, • das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf.
Angaben in Kleinbetrags rechnungen
Auf dem unten abgebildeten Tankbeleg sind alle notwendigen Bestandteile einer Kleinbetragsrechnung gut erkennbar:
Abb.: Tankbeleg
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Der Ausgangspunkt – Belege effektiv verwalten
Fahrausweise
Angaben in Fahrausweisen
Für Fahrausweise gelten separate Vorschriften (§ 34 USt.DV). Fahrausweise sind dann ordnungsmäßige Rechnungen, wenn sie mindestens folgende Angaben enthalten: • den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, das die Beförderungsleistung ausführt, • das Ausstellungsdatum, • das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe, • den anzuwenden Steuersatz, wenn die Beförderung nicht dem ermäßigten Steuersatz von 7 % unterliegt, • bei der grenzüberschreitenden Beförderung einen Hinweis darauf.
Abb.: Fahrausweis
1.3 Schaffen Sie Ordnung bei Büchern und Belegen In jedem Unternehmen sammeln sich im Laufe eines Jahres große Mengen an Belegen. Die Belege dürfen nicht verloren gehen und ihre Ablage muss so strukturiert sein, dass einzelne Belege jederzeit schnell und einfach auffindbar sind.
Schnellablage – eine erste Zwischenstation für Belege Das Ablagesystem sollte so aufgebaut sein, dass auch in einem hektischen unternehmerischen Alltag eine sofortige Trennung verschie-
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Schaffen Sie Ordnung bei Büchern und Belegen
denartiger Belege – wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kassenbelege und sonstige Unterlagen – möglich ist. Am besten eignen sich hierzu Ablagefächer (Kästchen, Schubladen), in die die Belege nach Themen getrennt zunächst einfach „hineingeworfen“ werden. Sie sollten je ein Ablagefach verwenden für: • • • • • • •
Systematik der Schnellablage
Kontoauszüge Eingangsrechnungen Ausgangsrechnungen Kassenbelege Angebote Lieferscheine sonstiges
Die Abbildung unten zeigt ein Beispiel für in der Praxis häufig verwendete Ablagebehälter:
Abb.: Schnellablage von Belegen
So abgelegte Belege werden später – je nach Menge der anfallenden Belege – täglich oder ein Mal pro Woche bzw. ein Mal pro Monat in die endgültige Ablage eingeordnet.
Die endgültige Ablage Um das System der endgültigen Ablage zu veranschaulichen, kann man sie mit einer Buchhandlung vergleichen. Jede ordentliche Buchhandlung hat ein für die Kunden leicht überschaubares System, nach dem Sie das umfangreiche Sortiment ordnet, z. B. Romane (alphabetisch nach Autorennamen), Reiseführer (nach Ländern), Kinderbücher (nach Alter) etc. Die Bücherregale
Endgültige Ablage
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Der Ausgangspunkt – Belege effektiv verwalten
sind beschriftet, die Bücher selbst ordentlich und mit den Titel tragenden Rücken in Richtung Kunden aufgestellt. Eine ähnliche Systematik gilt in der Buchhaltung. Die Belege werden nach Themen und nach dem Zeitpunkt ihrer Entstehung, d. h. chronologisch geordnet.. Da in der Buchhaltung kaum gebundene Ausgaben der Schriftstücke, sondern eher „Loseblattsammlungen“ zu finden sind, sind hier nicht nur Regale, sondern vor allem Ordner, Mappen, Schnellhefter und anderes Registermaterial notwendig. Die Belege werden gelocht, in den Ordnern abgeheftet, die Ordnerrücken ordentlich beschriftet und das ganze in die Regale abgestellt.
Abb.: Ordner und Aktenschrank
Das Ablagesystem organisieren Es gibt mehrere Systeme, um Belege in den Ordnern abzulegen. In jedem Fall ist es wichtig, die Regeln des Systems konsequent einzuhalten. Nur so wird die Buchhaltung bei einer Kontrolle als ordnungsmäßig anerkannt. Hier eine von mehreren Möglichkeiten, die Belege mit System abzulegen: Checkliste: Belege mit System ablegen Siehe CD+ROM
Kontoauszüge der Bank • chronologisch • pro Geschäftsjahr mindestens ein Ordner
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Schaffen Sie Ordnung bei Büchern und Belegen
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Eingangsrechnungen • alphabetisch nach Lieferantennamen oder numerisch nach Lieferantennummern • hinsichtlich jedes einzelnen Lieferanten – chronologisch nach Datum der Ein+ gangsrechnung oder der Zahlung • pro Geschäftsjahr mindestens ein Ordner
Ausgangsrechnungen • alphabetisch nach Kundennamen oder numerisch nach Kundennummern • hinsichtlich jedes einzelnen Kunden – chronologisch nach Datum der Rechnung oder der Zahlung • pro Geschäftsjahr mindestens ein Ordner
Kassenbelege • chronologisch nach Datum des Geldflusses • einzelne Monate (oder Quartale) mit Trennblättern voneinander trennen • mindestens ein Ordner pro Geschäftsjahr
Verträge • nach Vertragsart z. B. Versicherungsverträge, Mietverträge, Leasingverträge • Verträge nicht nach Jahren ordnen • jeder Vertrag sollte komplett von der Police über die Vertragsänderungen bis zur Kündigung sofort nachvollziehbar sein • gekündigte oder abgelaufene Verträge sollen in einem separaten Ordner abgelegt werden
Angebote, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen • wie Eingangs+ bzw. Ausgangsrechnungen – nach Alphabet und dann chronologisch • pro Geschäftsjahr mindestens ein Ordner
Geschäftskorrespondenz • nach Adressat und dann chronologisch • hier können auch mehrere Jahre in einem Ordner abgelegt werden
Belegablage Tipp: Für alle Ablagesystem gilt folgende Regel: Der älteste Beleg ist immer ganz unten, der neuste ganz oben. Soll ein weiterer Beleg hinzugefügt werden, muss der bisherige Belegstapel nicht jedes Mal umgeschlagen werden.
Systematisch abgelegte Belege sind die Grundlage für die eigentliche buchhalterische Tätigkeit – für das Erfassen der Geschäftsvorfälle.
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Der Ausgangspunkt – Belege effektiv verwalten
1.4 So lange müssen Bücher und Belege aufbewahrt werden Während die Bücher in einer Buchhandlung nur kurzfristig verbleiben sollen, müssen die Belege in der Buchhaltung zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Eine Ausnahme gibt es nur für geschäftliche Korrespondenz, die in einem Zeitraum von sechs Jahren verfügbar sein muss. Es ist zulässig, die Belege der Buchhaltung als Mikroverfilmung, Kopien oder auf Datenträgern aufzubewahren. Lediglich die Ergebnisse der Buchhaltung in Form von Jahresabschlüssen (Bilanz, Inventar) müssen in Originalform aufbewahrt werden. Aufbewah rungspflicht
Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Beleg bzw. die Aufzeichnung entstand: Beispiel 1: Wie errechnen Sie die Aufbewahrungszeit für Belege? Kassenbeleg vom 25.06.2005 Aufbewahrungsdauer: 10 Jahre Beginn der Aufbewahrungspflicht: mit Ablauf 31.12.2005 Ende der Aufbewahrungspflicht: mit Ablauf 31.12.2015 Beispiel 2: Wie errechnen Sie die Aufbewahrungszeit für geschäftliche Korrespondenz? Angebot vom 03.07.2006 Aufbewahrungsdauer: 6 Jahre Beginn der Aufbewahrungspflicht: mit Ablauf 31.12.2006 Ende der Aufbewahrungspflicht: mit Ablauf 31.12.2012
1.5 Geschäftsvorfälle richtig aufzeichnen Aufgabe der Buchführung ist es, alle Geschäftsvorfälle eines Un ternehmens mit ihrem Wert und ihrem wesentlichen Inhalt an hand von Belegen aufzuzeichnen.
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Geschäftsvorfälle richtig aufzeichnen
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Welche Belege es gibt und wie sie für diese Aufzeichnung vorbereitet werden, wurde bereits erläutert. Der folgende Abschnitt befasst sich damit, wie Geschäftsvorfälle korrekt aufgezeichnet werden.
Welche Arten von Geschäftsvorfällen gibt es? Zu den laufenden Geschäftsvorfällen eines Unternehmens gehören unter anderem folgende Vorgänge: • Betriebliche Grundlagen schaffen: Kauf von immateriellen Werten (z. B. Lizenzen), Grundstücken, Gebäuden, technischen Anlagen, Maschinen, Fahrzeugen • Einkauf von Waren, Roh-, Hilfs-, Betriebsstoffen, Bezug von Leistungen • verschiedene Aufwendungen –
Personalaufwendungen
–
Raumkosten
–
Werbe- und Reisekosten
Laufende Ge schäftsvorfälle
– •
Verwaltungskosten und viele andere Verkauf von Waren und Leistungen
Dabei ist es unerheblich, ob bei den Geschäftsvorfällen das Geld bereits geflossen ist. Ist noch kein Geld geflossen, entstehen Forderungen bzw. Verbindlichkeiten, die sich später, bei der Bezahlung wieder auflösen. Darüber hinaus gibt es noch eine ganze Reihe von Geschäftsvorfällen, die nicht mit dem laufenden Geschäft zu tun haben, sondern zu den sog. Jahresabschlussarbeiten gehören und meistens von Steuerberatern oder Bilanzbuchhaltern durchgeführt werden. Dazu gehören: • Ermitteln und Buchen von Abschreibungen • zeitliche Abgrenzungen • Bewerten des Umlauf- und Anlagevermögens • Bilden von Rückstellungen
Jahresab schlussarbeiten
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Der Ausgangspunkt – Belege effektiv verwalten
Was muss eine Aufzeichnung beinhalten? Inhalt einer Aufzeichnung
Zu den obligatorischen Inhalten einer Aufzeichnung gehören: Checkliste: Inhalt von Aufzeichnungen • Datum des Beleges bzw. der Zahlung • bei Eingangsrechnungen – wer die Rechnung ausge" stellt hat (Lieferantenname) • bei Ausgangsrechnungen – wer erhält die Rechnung (Kundenname) • Rechnungsnummer • Kurzbezeichnung für die Lieferung bzw. Leistungsart (Warenkauf, Warenverkauf, Werbung, Reinigung, Repa" ratur etc.). Anstatt der Bezeichnung in Worten wird bei einer EDV"gestützten Buchführung eine numerische Verschlüsselung – die Kontonummer – verwendet. • Gesamtbetrag (Bruttobetrag) in Euro • Prozentsatz der Umsatzsteuer
Das Kassenbuch als Aufzeichnungsmuster Das beste Beispiel für die Aufzeichnungen der Geschäftsvorfälle bietet das Kassenbuch. Trotz der Allgegenwärtigkeit der Computer werden Kassenbücher in der Praxis immer noch sehr oft handschriftlich geführt. Das Kassenbuch führen Im Kassenbuch werden alle Geschäftsvorfälle aufgezeichnet, bei denen das Geld bar geflossen ist. Im handgeführten Kassenbuch kann man auf umsatzsteuerliche Details verzichten, es reicht die Angabe des Gesamtbetrags, der ausgegeben (Ausgaben) bzw. vereinnahmt (Einnahmen) wurde. Der auf dem Papier ermittelte Kassensaldo (Kassenbestand) muss unbedingt mit dem tatsächlich Bestand der Kasse (Summe aller Geldscheine und Münzen) übereinstimmen.
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Geschäftsvorfälle richtig aufzeichnen
Kassenbuch Datum 01.01. 02.01. 05.01. 09.01. 12.01.
Monat
Beleg Nr. 1 2 3 4
Vortrag/ Einnahme 1.000,00
Ausgabe 120,00 80,00
350,00 105,00
Saldo 1.000,00 880,00 800,00 1.150,00 1.045,00
Januar
Seite
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Text Übertrag Vormonat Porto XYZ Tanken Meier Anton, RNr. 102 Bürobedarf
Summen abzgl. Ausgaben Saldo
Abb.: Kassenbuch
In dem Beispiel sind folgende Geschäftsvorfälle im Monat Januar aufgezeichnet worden: • Der Kassenbestand vom Vormonat (zugleich Vorjahr) beträgt 1.000,00 € (Spalte Vortrag/Einnahmen).
•
•
•
Beispiel: Ge" schäftsvorfälle
Hierzu ist kein Beleg vorhanden. Die Belegfunktion erfüllt das Kassenbuch vom Monat Dezember 2007. 02.01. Kauf von Briefmarken für 120,00 € (Spalte Ausgaben) Der dazu gehörende Beleg erhält die Nummer 1 und wird im Ordner „Kassenbelege“ als erster Beleg abgeheftet 05.01. Ein betriebliches Fahrzeug wurde für 80,00 € betankt (Spalte Ausgaben). Der dazu gehörende Beleg wird als Nr. 2 abgeheftet 09.01. Verkauf von Waren bzw. Leistungen an den Kunden Meier Anton (Spalte Einnahmen). Der Kunde hat die Rechnung Nr. 102 erhalten. Eine Kopie dieser Rechnung wird unter den Kassenbelegen mit der Nr. 3 abgeheftet, die zweite Kopie sollte im Ordner „Ausgangsrechnungen“ unter dem Buchstaben „M“ (Kundenname Meier) mit dem Vermerk „Bar bezahlt am 09.01.“ abgelegt werden.
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1
Der Ausgangspunkt – Belege effektiv verwalten •
12.01. Kauf von Büromaterial für 105,00 € (Spalte Ausgaben) Der dazu gehörende Beleg wird als Nr. 4 im Ordner „Kassenbelege“ abgeheftet.
Nach diesen Geschäftsvorfällen beträgt der rechnerische Kassensaldo 1.045,00 € und muss mit dem tatsächlichen Geldbestand in der Kasse übereinstimmen. Achtung! Wenn ein Kassenbeleg später eingereicht wird, so dass das Datum des Beleges nicht mit dem Datum des Geldflusses in der Kasse überein" stimmt, wird der Vorgang immer mit dem Datum der Geldbewegung erfasst. Beispiel 3: Wie behandeln Sie einen nachgereichten Kassenbeleg? Ein Mitarbeiter tankt mit dem betrieblichen Fahrzeug am 05.01.08 und verauslagt den Betrag von 80,00 € aus der eigenen Tasche. Der Beleg trägt das Datum 05.01.08. Am 12.01.08 legt der Mitarbeiter den Beleg in der Buchhaltung vor und erhält den verauslagten Betrag von 80,00 € bar zurück. Der Geschäftsvorfall wird mit dem Datum des Geldflusses erfasst, also mit dem Datum: 12.01.08.
Abschluss des Kassenbuchs Kassenab" schluss
Am Ende des Monats erfolgt ein sog. Kassenabschluss. Der Abschluss wird mit folgenden Schritten durchgeführt: Checkliste: Abschluss des Kassenbuchs • Die leeren Zeilen werden mithilfe der sog. „Buchhalternase“ durchgestrichen. Dadurch wird verhindert, dass nach dem Kassen" abschluss versehentlich noch Einträge erfolgen. • Die Summe der Einnahmen (inkl. Vortrag vom Vormonat) wird er" rechnet. • Von der Summe der Einnahmen wird die Summe der Ausgaben abgezogen. • Der übrig gebliebene Betrag – Kassensaldo – muss mit dem in der Spalte „Saldo“ laufend geführten Kassenbestand übereinstimmen.
Und hier die Abbildung für den Abschluss des Kassenbuchs:
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Geschäftsvorfälle richtig aufzeichnen
Kassenbuch Datum 01.01. 02.01. 05.01. 09.01. 12.01.
Monat
Beleg Nr. 1 2 3 4
Summen abzgl. Ausgaben Saldo
Vortrag/ Einnahme 1.000,00
Ausgabe 120,00 80,00
350,00 105,00
Januar
Saldo 1.000,00 880,00 800,00 1.150,00 1.045,00
Seite
1
Text Übertrag Vormonat Porto XYZ Tanken Meier Anton, RNr. 102 Bürobedarf
1.350,00 305,00 1.045,00
Abb.: Abschluss des Kassenbuchs
Ergeben sich Differenzen zwischen dem zum Schluss errechneten und dem laufenden Saldo, muss der Fehler gefunden und berichtigt werden. Aufgabe 1: Führen Sie das Kassenbuch aus dem Januar Beispiel im Monat Febru ar weiter. Der Vortragsbetrag ist Ihnen aus dem Beispiel bekannt. Folgende Geschäftsvorfälle sind jetzt noch aufzuzeichnen: Datum 02.02. 05.02. 08.02. 10.02 15.05. 18.02. 22.02 25.02 27.02.
Geschäftsvorfall Verkauf von Waren an Kunden Meier Anton. Rechnungsnummer 115 Kauf Pflanzen für das Büro Autowäsche für das betriebliche Fahrzeug Kauf von Briefmarken Verkauf von Waren an Kunden Huber Alex. Rech nungsnummer 120 Kauf von Reinigungsmitteln für die Büroküche Geldentnahme aus der Kasse (später erfolgt die Ein zahlung des Betrages auf das Bankkonto) Kauf von Kaffee, Milch und Zucker (um Kunden zu bewirten) Zahlung des Aushilfslohnes an den Hausmeister
CD ROM
Betrag € 360,00 80,00 6,50 55,00 125,00 16,80 800,00 22,50 320,00
Schließen Sie das Kassenbuch ab. Ermitteln Sie den Kassensaldo (Kas senendbestand) zum 28.02.08.
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Der Ausgangspunkt – Belege effektiv verwalten
1.6 Zusammenfassung Die folgende Übersicht fasst die wichtigsten Punkte, die in diesem Kapitel erläutert wurden, zusammen: Zusammenfassung Kapitel 1 Die wichtigste Regel in der Buchführung lautet: Keine Buchung ohne Be leg. Zu den Belegen gehören alle Schriftstücke, aus denen sich der Geld fluss im Unternehmen nachvollziehen lässt: • Kontoauszüge der Bank • Eingangs und Ausgangsrechnungen • Kassenbelege • Fahrausweise • Verträge Der Gesetzgeber schreibt vor, welche Inhalte eine Rechnung zwingend haben muss, damit als ordnungsmäßig anerkannt wird. Für sog. Klein betragrechnungen (bis 150 €) und Fahrausweise gelten abweichende, nicht so strenge Regelungen. Die Buchführung muss systematisch und planvoll erfolgen. Dies beginnt bereits bei der Ordnung der buchhalterischen Ablage. Die unterschiedlichen Belegarten müssen getrennt voneinander und chronologisch aufbewahrt werden. Die Ablage muss so organisiert sein, dass das schnelle und sichere Auffinden von Belegen zu bestimmten Geschäftsvorfällen gewährleistet ist. Die Aufbewahrungspflicht für die Belege und Jahresabschlussunterlagen (Bilanzen, Inventarlisten) beträgt 10 Jahre, für die Handelsbriefe (z.B. An gebote, Auftragsbestätigungen) und sonstige Unterlagen die für die Be steuerung von Bedeutung sind 6 Jahre. Die Belege liefern die Grundlage für Aufzeichnungen der im Unternehmen erfolgten Geschäftsvorfälle. Eine Aufzeichnung beinhaltet folgende Angaben: • Datum des Belegs bzw. der Zahlung • Namen Beteiligten (Kundennamen, Lieferantennamen) • Rechnungsnummer • Kurzbeschreibung des Geschäftsvorfalls (Warenkauf, Werbekosten, Wa renverkauf, Reinigungskosten etc.) • Gesamtbetrag in Euro • ggf. den Prozentsatz der Umsatzsteuer Das Kassenbuch ist ein gutes Beispiel für die Aufzeichnungen der Ge schäftsvorfälle in der Praxis. In seinem tabellarischen Aufbau sind grund sätzlich alle Bestandteile einer kompletten Aufzeichnung vorgesehen. Am Monatsende wird das Kassenbuch abgeschlossen und der rechnerisch er mittelte Geldbestand mit dem tatsächlich vorhanden verglichen. Ein evtl. Kassenfehlbetrag ist der Ursache nach zu untersuchen.
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Das Elementarwissen der Buchführung
In den vorangehenden Kapiteln haben Sie gelernt, wie man wichtige Vorbereitungen für die Buchführung trifft und dabei formelle und materielle Fehler vermeidet. Nun stellt sich die Frage, warum werden eigentlich Belege gesammelt und Bücher geführt? Welche Aufgaben erfüllt die Buchführung und für wen ist sie interessant?
2.1 Die Aufgaben der Buchführung An den Ergebnissen der Buchführung sind unterschiedliche Personengruppen und Institutionen interessiert. In erster Linie dient die Buchführung der Selbstinformation des Unternehmers. Er kann sich jederzeit über die Lage seines Unternehmens, die Höhe der Geldbestände bei den Banken und in den Kassen, die Höhe der Forderungen und der Verbindlichkeiten informieren. Er benötigt die aktuellen Werte für wichtige unternehmerische Entscheidungen z. B. bei Investitionen, in der Personalpolitik etc. Die nächste Interessentengruppe ist die Finanzverwaltung, die hauptsächlich an einem Wert interessiert ist, und zwar an dem Gewinnbetrag. Der Gewinnbetrag ist nämlich die Grundlage für diverse Steuerarten (Einkommensteuer der natürlichen Personen, Körperschaftssteuer bei Kapitalgesellschaften, Gewerbesteuer). Die steuerlichen Hintergründe zur Ermittlung des Gewinnbetrages sind im Kapitel „Der Gewinn als Besteuerungsgrundlage“ auf Seite 109 ff. genau erläutert. Die Buchführung ist auch die Grundlage der Rechenschaftslegung gegenüber Kapitalgebern oder Gesellschaftern. Sie gibt unter anderem Auskunft über die Kapitalverwendung, den Periodenerfolg und die Dividendenaussichten. Eine sehr wichtige Rolle spielt die Buchführung im Rahmen des Gläubigerschutzes. Sie gibt beispielsweise den Banken Auskunft
Interessenten gruppe
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Das Elementarwissen der Buchführung
über die wirtschaftliche Lage eines Unternehmens und somit über seine Kreditwürdigkeit. Nicht zuletzt dienen die Buchführungsunterlagen als Beweismaterial bei den Gerichten in Fällen von Steuerhinterziehung. Interessentenkreis
Aufgaben der Buchführung
• Unternehmer
• Selbstinformation
• Finanzverwaltung
• Besteuerungsgrundlage
• Gesellschafter, Kapitalgeber
• Rechenschaftslegung
• Banken, Lieferanten
• Gläubigerschutz
• Gerichte
• Beweismittel
2.2 Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
Siehe CD ROM
Die gesetzlichen Grundlagen der Buchführung sind im Handelsund im Steuerrecht festgelegt. Die einzelnen Regelungen sind unter anderem in folgenden Gesetzestexten zu finden: • Handelsgesetzbuch (HGB) • Einkommensteuergesetz(EStG) • Einkommensteuerrichtlinien (EStR) • Einkommensteuerdurchführungsverordnung (EStDV) • Abgabenordnung (AO) • Umsatzsteuergesetz (UStG) • Umsatzsteuerrichtlinien (USt.R) • Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (USt.DV) • Gewerbesteuergesetz (GewStG) • Körperschaftsteuergesetz (KStG) In allen diesen Gesetzen und Richtlinien sind in verschiedenen Normen die Vorgaben für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung enthalten. Es gibt dabei eine ganze Reihe von Vorschriften, die sowohl die Ablage als auch die Aufzeichnungen betreffen. Diese Vorschriften sind unter dem Begriff Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bekannt (GoB).
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Fehler, die Sie vermeiden sollten
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Zu den wichtigsten GoB gehören: • Keine Buchung ohne Beleg! D. h. zu jedem Geschäftsvorfall muss ein Beleg vorhanden sein. In bestimmten Fällen sind auch sog. Eigenbelege akzeptabel. • Die Belege sind nach ihrer Entstehung zeitnah aufzuzeichnen. • Die Aufzeichnungen müssen vollständig, verständlich und nachvollziehbar sein. • Vorgenommene Änderungen müssen sich nachverfolgen lassen. • Alle Eintragungen müssen der Wahrheit entsprechen. • Die Aufzeichnungen sind in einer lebenden Sprache zu führen (alle Sprachen außer Latein und Altgriechisch). Werden die Regeln der Ordnungsmäßigkeit nicht eingehalten, entstehen Fehler in der Buchführung und Verstöße gegen die Vorschriften, die mit Geldstrafen oder sogar mit Haftstrafen geahndet werden können.
2.3 Fehler, die Sie vermeiden sollten In der Buchführung unterscheidet man grundsätzlich zwei Arten von Fehlern: formelle Fehler und materielle Fehler.
Formelle Fehler Bei den formellen Fehlern liegt, wie schon der Name sagt, das Problem in der Form der Eintragung. Formelle Fehler entstehen, wenn: • Eintragungen grundsätzlich schlecht oder gar nicht lesbar sind. • Eintragungen so vorgenommen werden, dass man sie, ohne den ursprünglichen Inhalt zu sehen, verändern kann. In der Praxis heißt das, dass Bleistift/Radiergummi und Füller/Tintenkiller nicht erlaubt sind. Wird die Buchführung am PC gemacht, dürfen erfasste Einträge nicht einfach gelöscht werden. • Eintragungen werden unlesbar durchgestrichen. Das Durchstreichen von fehlerhaften Eintragungen ist zwar erlaubt, der ursprüngliche Inhalt muss aber lesbar bleiben.
Formelle Fehler
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Das Elementarwissen der Buchführung • •
Eintragungen sind mit einem falschen Datum vorgenommen worden. Die fortlaufende Nummerierung der Belege stimmt nicht mit den Belegen in den Ablageordnern überein.
Materielle Fehler Insbesondere materielle Fehler können von schwer wiegender Bedeutung sein, da sie meistens das rechnerische Ergebnis der Buchhaltung beeinflussen. Materielle Fehler
Materielle Fehler entstehen, wenn: • Aufzeichnungen mit unrichtigen Beträgen vorgenommen werden, • Einnahmen mit Ausgaben verwechselt werden, • Einnahmen mit Ausgaben saldiert werden (siehe Seite 111 ff.), • nicht alle Belege erfasst worden sind, • für vorgenommene Eintragungen die dazugehörenden Belege nicht auffindbar sind.
2.4 Was ist ein Geschäfts bzw. Wirtschaftsjahr? Reguläres Wirtschaftsjahr
Abweichendes Wirtschaftsjahr
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In der Buchführung wird der Begriff des Geschäfts- bzw. Wirtschaftsjahres verwendet. Das Wirtschaftsjahr umfasst stets 12 Monate. Beginnt das Wirtschaftsjahr am 01. Januar und endet es am 31. Dezember, spricht man von einem regulären Wirtschaftsjahr. Das Wirtschaftsjahr ist dann identisch mit dem Kalenderjahr. Es gibt Unternehmen, die ihr Wirtschaftsjahr nicht im Januar, sondern in einem anderen Monat des Jahres beginnen, z. B. am 1. März (Ende 28. Februar des Folgejahres). In einem solchen Fall spricht man vom abweichenden Wirtschaftsjahr. Die Entscheidung für ein abweichendes Wirtschaftsjahr hängt oft mit dem Geschäftsverlauf zusammen. So entscheiden sich z. B. Handelsbetriebe, die ihre Hauptumsätze in der Vorweihnachtszeit erzielen, für ein abweichendes Wirtschaftsjahr und verlagern damit die aufwändigen Inventur- und Abschlussarbeiten auf die umsatzschwachen Monate.
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Inventur – Vermögenswerte und Schulden ermitteln
Das abweichende Wirtschaftsjahr ist allerdings auch mit Nachteilen und Mehraufwand im Bereich der Umsatzsteuer und der Personalabrechnung verbunden. Diese beiden Bereiche funktionieren nämlich ausschließlich innerhalb eines Kalenderjahres. Bei der Erstellung der Umsatzsteuererklärung müssen in Betrieben mit abweichendem Wirtschaftsjahr Teile von zwei Wirtschaftsjahren berücksichtigt werden. Entscheidet sich ein Unternehmer bei der Gründung für das reguläre bzw. für das abweichende Wirtschaftsjahr, ist ein eventueller Wechsel nur auf Antrag und mit der Zustimmung des Finanzamtes möglich. Wird ein Unternehmen im Laufe des Wirtschaftsjahres gegründet bzw. aufgelöst, entsteht ein sog. Rumpfwirtschaftsjahr (es hat ausnahmsweise weniger als 12 Monate). Der letzte Tag eines Wirtschaftsjahres wird als Stichtag bezeichnet. Es ist meistens der 31.12.
Rumpfwirt schaftsjahr
2.5 Inventur – Vermögenswerte und Schulden ermitteln Der Gesetzgeber verpflichtet jeden buchführungspflichtigen Unternehmer zur Durchführung einer Inventur. Die Inventur ist eine mengen und wertmäßige Bestandsaufnahme aller im Betrieb befindlichen Vermögensgegenstände und Schulden.
Definition: Inventur
Unter Vermögensgegenständen versteht man Güter und Rechtsansprüche (also auch Forderungen), mit denen das Unternehmen aktiv arbeitet. Schulden sind Zahlungsverpflichtungen Dritten (Banken, Lieferanten) gegenüber.
Methoden zur Durchführung der Inventur Die Inventur ist ein Vorgang, in dem das materielle Vermögen durch • messen, • wiegen oder • zählen
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Das Elementarwissen der Buchführung
aufgezeichnet und bewertet wird. Man spricht an dieser Stelle von körperlicher Inventur. Materielle Vermögens gegenstände
Zu den materiellen Vermögensgegenständen, an denen eine körperliche Inventur möglich ist, gehören unter anderem: • Grundstücke • Bauten • Maschinen • Büroausstattung • Roh-, Hilfs-, Betriebsstoffe • Erzeugnisse und Waren • Kassenbestände Für alle Vermögenswerte, die nicht körperlicher, materieller Natur sind (aber auch für Geldbestände bei den Banken), wird eine sog. Buchinventur durchgeführt. Das bedeutet, dass die Mengen und Werte der Vermögensgegenstände aus den Unterlagen (Rechnungen, Verträge, Saldenmitteilungen der Bank etc) abgeleitet werden.
Immaterielle Vermögens gegenstände
Zu den immateriellen Vermögensgegenständen, an denen nur die Buchinventur möglich ist, gehören: • Lizenzen • Patente • Rechte • Forderungen gegenüber Personal • Forderungen aus Lieferungen und Leistungen • Geldbestände bei den Banken Auch an Schulden wird die Buchinventur durchgeführt, da sie grundsätzlich nicht körperlich sind. Zu den Schulden gehören: • Darlehen • Kredite • Verbindlichkeiten gegenüber Banken • Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern • Verbindlichkeiten aus Steuern • Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
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Inventur – Vermögenswerte und Schulden ermitteln
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Die folgende zusammenfassende Darstellung zeigt die Inventurarten und die inventarisierten materiellen und nicht materiellen Gegenstände: Vermögenswerte Körperliche Inventur
Buchinventur
• Grundstücke
• Lizenzen
• Bauten
• Patente
• Maschinen
• Rechte
• Büroausstattung
• Forderungen gegenüber Personal • Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
• Roh , Hilfs , Betriebsstoffe • Waren • Kassenbestände
Siehe CD ROM
• Geldbestände bei den Banken
Schulden Buchinventur • Darlehen • Kredite • Verbindlichkeiten gegenüber Banken • Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern • Verbindlichkeiten aus Steuern • Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
Eine besondere Methode, um die Inventur durchzuführen, ist die sog. permanente Inventur. Sie findet meistens bei Waren eines Groß- oder Einzelhändlers statt, wenn die einzelnen Produkte mit Strichcode versehen sind und ihre Einlieferungen durch den Scannvorgang in eine computergestützte Lagerkartei (Warenwirtschaftsystem) aufgenommen werden. Beim Verkauf gehen die Produkte über die Scannerkasse, wodurch der Lagerbestand automatisch reduziert wird. Ein solches System ermöglicht die permanente Überwachung der Lagerbestände, vor allem der Mindestbestände, bei denen eine rechtzeitige Nachbestellung der Waren unter Berücksichtigung der Lieferfristen gewährleistet ist.
Permanente Inventur
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Das Elementarwissen der Buchführung
Wann muss die Inventur durchgeführt werden? Der Gesetzgeber verlangt die Durchführung der Inventur: • bei Gründung oder Übernahme eines Unternehmens • beim Wechsel der Gewinnermittlungsart (vgl. Seite 109 ff. „Der Gewinn als Besteuerungsgrundlage) • am Schluss eines jeden Wirtschaftsjahres (zum Abschlussstichtag, im Regelfall am 31.12.) • bei Auflösung oder Verkauf des Unternehmens
2.6 Inventurvereinfachungsverfahren
Stichtags inventur
Zeitverschobene Inventur
Der Inventurvorgang ist je nach Größe des Unternehmens mehr oder weniger zeitaufwändig und selten an einem einzigen Tag durchführbar. Der Gesetzgeber hat einige Inventurvereinfachungsverfahren hinsichtlich des Zeitpunkts der Durchführung zugelassen: • Die Bestandsaufnahme kann bereits 10 Tage vor oder 10 Tage nach dem Abschlussstichtag durchgeführt werden. Zwischenzeitliche Warenzugänge und -abgänge müssen aufgezeichnet werden (sog. Bestandfortschreibung), so dass sich ein rechnerischer Warenbestand am 31.12. genau festlegen lässt. Dieses Inventurvereinfachungsverfahren heißt Stichtagsinventur. • Die Bestandsaufnahme kann bereits 3 Monate vor oder 2 Monate nach dem Abschlussstichtag durchgeführt werden. Auch hier ist Bestandsfortschreibung vorausgesetzt. Dieses Inventurvereinfachungsverfahren heißt zeitverschobene Inventur. Nicht nur hinsichtlich des Zeitpunkts, sondern auch hinsichtlich der Durchführungsmethode hat der Gesetzgeber Erleichterungen vorgesehen. Es gibt körperliche Vermögensgegenstände, die sich nicht ohne großen Aufwand messen, wiegen und zählen lassen. Erdöl in den Tanks einer Raffinerie oder Getreide in den Silos eines landwirtschaftlichen Betriebs können beispielsweise nur mithilfe anerkannter mathematisch-statistischer Methoden auf Grund von Stichproben inventarisiert werden. Dieses Inventurvereinfachungsverfahren ist die Stichprobeninventur.
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Vermögen und Schulden richtig bewerten
2
2.7 Vermögen und Schulden richtig bewerten Im Rahmen der Inventur geht es in erster Linie darum, die im Unternehmen befindlichen Vermögensgegenstände und Schulden mengenmäßig aufzuzeichnen. Die nächste Aufgabe, die aufgrund strenger Vorschriften viel komplizierter ist als das Messen, Wiegen und Zählen, ist die Bewertung. Die Steuer- und Handelsgesetze enthalten eine ganze Reihe von Vorschriften zur Bewertung des Anlage- und Umlaufvermögens und der Verbindlichkeiten. Den Ausgangspunkt bei der Bewertung bilden die Anschaffungskosten (AK) und die Herstellungskosten (HK).
Anschaffungs und Herstel lungskosten
Anschaffungskosten Anschaffungskosten (AK) sind im § 255 Abs. 1 Satz 1 HGB wie folgt definiert: Anschaffungskosten sind Aufwendungen, die geleistet werden, um einen Vermögensgegenstand zu erwerben und ihn in einen betriebsbe reiten Zustand zu versetzen, soweit die Aufwendungen dem Vermö gensgegenstand einzeln zugeordnet werden können.
Daraus ergibt sich, dass zu den Anschaffungskosten einer Maschine nicht nur ihr Kaufpreis, sondern auch evtl. anfallende Transport- und Montagekosten zählen. Ähnlich verhält es sich mit Grundstücken und Gebäuden. Zu den Anschaffungskosten gehört nicht nur der Kaufpreis, sondern auch diverse Gebühren (Notar, Makler etc.) und die Grunderwerbsteuer. Nachträgliche Preisminderungen (z. B. Rabatte, Skonti) sind wiederum von Anschaffungskosten abzuziehen. Beispiel 4: Wie ermitteln Sie die AK eines Anlageguts? Sie kaufen eine Fertigungsmaschine und erhalten folgende Rechnung: Maschine 120.000,00 € Transport und Montage 6.000,00 € Gesamtpreis 126.000,00 € Nach 15 Tagen stellen Sie Mängel an der Maschine fest. Der Herstel ler gibt Ihnen nachträglich einen Preisnachlass von 12.000,00 €.
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2
Das Elementarwissen der Buchführung
Zu den Anschaffungskosten sind die Nebenkosten dazuzurechnen und Anschaffungspreisminderungen abzuziehen. Die endgültigen AK der Fertigungsmaschine betragen demnach 114.000,00 €.
Herstellungskosten Von Herstellungskosten (HK) spricht man bei Erzeugnissen der Produktionsbetriebe (fertige und unfertige Erzeugnisse, Waren) und bei Anlagegegenstände, die für die Eigennutzung im Unternehmen selbst hergestellt werden (z. B. ein Maschinenhersteller baut eine Maschine für die eigene Fertigungshalle). Herstellungskosten sind im § 255 Abs. 2 HGB wie folgt definiert: Herstellungskosten sind Aufwendungen, die durch den Verbrauch von Sachgütern und die Inanspruchnahme von Diensten für die Herstellung eines Vermögensgegenstandes, seine Erweiterung oder für eine über den ursprünglichen Zustand hinausgehende wesentliche Verbesserung entstehen. Einzel- und Gemeinkosten
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Bei der Ermittlung der Herstellungskosten sind Einzel- und Gemeinkosten zu berücksichtigen. Eine korrekte Ermittlung dieser Kosten ist nur dann möglich, wenn das Unternehmen neben der Finanzbuchführung auch die Betriebsbuchführung (Kosten-/Leistungsrechnung) führt. Einzelkosten sind dem Produkt direkt zurechenbar, wie z. B. Materialkosten oder Fertigungslöhne. Gemeinkosten sind dem Produkt nicht direkt zurechenbar, wie z. B. Energiekosten, Kosten zur Wartung der Maschinen etc. Sie werden auf der Grundlage von Zuschlagssätzen aus den Einzelkosten errechnet. Steuerrechtlich gehören zu den Herstellungskosten: Materialeinzelkosten + Materialgemeinkosten
= Materialkosten
Fertigungseinzelkosten (Löhne) + Fertigungsgemeinkosten
= Fertigungskosten
+ Sonderkosten der Fertigung
= Herstellungskosten
Vermögen und Schulden richtig bewerten
2
Beispiel 5: Wie ermitteln Sie die HK eines Anlageguts? Der Schreinermeister Uwe Hammer fertigt die Büromöbel für eigene Büroräume. Dabei fallen folgende Kosten an: Materialkosten (Roh und Hilfsstoffe) 8.500,00 € Materialgemeinkosten (Energie) 200,00 € Löhne 5.500,00 € Fertigungsgemeinkosten 3.500,00 € Herstellungskosten 17.700,00 €
Bewertungsprinzipien und methoden Das oberste Prinzip der Bewertung ist das Vorsichtsprinzip, da die Bewertungsvorschriften im Allgemeinen dem Gläubigerschutz dienen. Aus diesem Grund werden das Anlage- und Umlaufvermögen einen eher niedrigen Wertansatz und die Schulden wiederum einen eher erhöhten Wertansatz erhalten. Die meisten Anlagegegenstände unterliegen einer Abnutzung durch den technischen bzw. wirtschaftlichen Verschleiß und können im Rahmen des Inventurvorgangs nicht mehr mit den Anschaffungsbzw. den Herstellungskosten bewertet werden, denn das würde eine unzulässige „Überbewertung“ bedeuten. Die Anschaffungs- und Herstellungskosten sind um die sog. Abschreibungen zu mindern. Für die Bewertung des Umlaufvermögens gilt sogar das sog. strenge Niederstwertprinzip. Es hat zur Folge, dass Warenvorräte, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe mit dem am Stichtag geltenden Marktoder Kurswert angesetzt werden müssen, wenn dieser Wert niedriger als die ursprünglichen Anschaffungskosten und die Wertminderung von Dauer ist. Das Handelsgesetzbuch sieht grundsätzlich eine Einzelbewertung vor. Da es mit einem ziemlich großen Aufwand verbunden ist, die zum Teil sehr komplizierten Bewertungsvorschriften in der betrieblichen Praxis umzusetzen, erlaubt der Gesetzgeber bei der Bewertung der inventarisierten Gegenstände Vereinfachungen. Gemäß § 240 Abs. 4 ist es z. B. erlaubt, dass gleichartige Vermögensgegenstände des Vorratsvermögens sowie andere gleichartige oder annähernd gleichwertige bewegliche Vermögensgegenstände und Schulden jeweils zu einer Gruppe zusammengefasst und mit dem gewogenen Durchschnittswert angesetzt werden.
Strenges Nie derstwertprin zip
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2
Das Elementarwissen der Buchführung
Beispiel 6: Wie führen Sie eine Durchschnittsbewertung durch? Die Spielwarenfabrik CUBE GmbH hat im Laufe des Jahres kleine Kunststoffpuppen von diversen Lieferanten bezogen. Kunststoffpuppen + Zugang am 22.02.2008 + Zugang am 26.05.2008 + Zugang am 06.09.2008 + Zugang am 12.11.2008 Gesamt
Menge Einkaufspreis € Gesamtwert € 500 7,80 3.900,00 350 6,30 2.205,00 250 8,30 2.075,00 450 7,20 3.240,00 1.550 11.420,00
Im Rahmen der Inventur zum 31.12.2008 wurde ein Bestand von 375 Puppen ermittelt. Es ist nicht mehr nachvollziehbar, aus welchen Lie ferungen sich der Bestand zusammensetzt. Die Bewertung erfolgt mit einem Durchschnittswert. Der durchschnittliche Preis pro Puppe be trägt: 11.420,00 € ./.1.550 Stück = 7,37 €. Der Inventurposten Waren (Puppen) wird mit dem durchschnittlichen Preis von 7,37 € pro Stück angesetzt und beträgt insgesamt: 7,37 € x 375 Stück = 2.763,75 €. Tipp Wollen Sie mehr über die Vorschriften und Methoden zur Bewertung des Anlage und Umlaufvermögens erfahren, empfehle ich das Buch meiner Fachkollegin, Frau Iris Thomsen, „Schwierige Geschäftsvorfälle richtig buchen“, Rudolf Haufe Verlag.
2.8 Inventar – Verzeichnis von Vermögens gegenständen und Schulden Die im Rahmen der Inventur ermittelten Vermögensgegenstände und Schulden werden nach Art, Menge und unter Angabe ihres Werts in einem Verzeichnis, dem Inventar, aufgeführt. Die aufgezeichneten Vermögensgegenstände werden nach ihrer „Flüssigkeit“ (Geldnähe) wie folgt eingeteilt: Vermögen Anlagevermögen Abb.: Einteilung des Vermögens
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Umlaufvermögen
2
Inventar – Verzeichnis von Vermögensgegenständen und Schulden
Gegenstände des Anlagevermögens sind dazu vorgesehen, dem Betrieb auf Dauer zu dienen. Zum Anlagevermögen gehören hauptsächlich: • Grundstücke und Bauten • Maschinen und technische Einrichtungen • der gesamte Fuhrpark • Lager-, Büro-, Ladeneinrichtung
Anlage vermögen
Gegenstände des Umlaufvermögens dienen dem Betrieb nur vorübergehend und befinden sich, was ihre Menge und ihren Wert angeht, in ständiger Bewegung. Zum Umlaufvermögen gehören: • Bestände an Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen • Warenbestände • Forderungen • Geldbestände in den Kassen und bei den Banken
Umlauf vermögen
Die aufgezeichneten Schulden werden nach ihrer Fälligkeit wie folgt eingeteilt:
Einteilung der Schulden
Schulden Langfristige Schulden
Kurzfristige Schulden
Abb.: Einteilung der Schulden
Langfristige Schulden haben eine Laufzeit von mehr als 1 Jahr. Zu den langfristigen Schulden gehören: • Hypotheken • Darlehen • Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten (> 1 Jahr) • Sonstige Verbindlichkeiten (> 1 Jahr) Kurzfristige Schulden haben eine Laufzeit von bis zu 1 Jahr. Zu den kurzfristigen Schulden gehören: • Verbindlichkeiten aus Steuern • Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen • Sonstige Verbindlichkeiten, wenn sie kürzer als 1 Jahr bestehen
45
2 Aufbau der Inventarliste
Das Elementarwissen der Buchführung
Der Gesetzgeber sieht keine genauen Vorschriften für den Aufbau der Inventarliste vor. In der Praxis hat sich aber folgendes Schema bewährt: A. Vermögen I. Anlagevermögen II. Umlaufvermögen
B. Schulden I. Langfristige Schulden II. Kurzfristige Schulden
Beispiel 7: Wie sieht eine Inventarliste aus? Der Spielwarenhersteller CUBE GmbH hat am 28.12. eine Stichtagsin ventur durchgeführt und dabei folgende Vermögensgegenstände und Schulden aufgezeichnet: A. Vermögen
EUR
I. Anlagevermögen 1. Bebaute Grundstücke 2. Gebäude: Fabrik und Bürogebäude 3. Fuhrpark lt. Einzelaufstellung 4. Betriebs und Geschäftsausstattung lt. Einzelaufstellung
80.000,00 135.000,00 65.000,00 48.000,00
II. Umlaufvermögen 1. Warenvorräte (Spielzeuge lt. Einzelaufstellung) 2. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (lt. Einzel aufstellung) 3. Kassenbestand 4. Bankbestand Summe des Vermögens
B. Schulden
220.000,00 40.000,00 2.450,00 17.200,00 607.650,00
EUR
I. Langfristige Schulden 1. Hypotheken Kürbisbank 2. Darlehen Kürbisbank
160.000,00 75.000,00
II. Kurzfristige Schulden 1. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (lt. Einzelaufstellung) 2. Verbindlichkeiten aus Steuern Summe der Schulden
46
69.000,00 3.600,00 307.600,00
Inventar – Verzeichnis von Vermögensgegenständen und Schulden
2
Nach der Auflistung des Vermögens und der Schulden und ihrer Werte wird rechnerisch das sog. Reinvermögen oder, anders gesagt, das Eigenkapital ermittelt. Summe des Vermögens abzgl. Summe der Schulden =
Reinvermögen (Eigenkapital)
Wird diese Formel auf die Zahlen aus dem obigen Beispiel angewandt, erhalten Sie folgendes Ergebnis: Summe des Vermögens
607.650,00
Summe der Schulden
307.600,00
= Reinvermögen (Eigenkapital)
= 300.050,00
Die rechnerische Ermittlung des Eigenkapitals bringt eine wichtige betriebswirtschaftliche Information mit sich. Sie zeigt die Vermögensstruktur im Unternehmen an. Man sieht genau, in welchem Verhältnis das Betriebsvermögen mit Fremd- bzw. Eigenkapital finanziert ist. Je höher das Eigenkapital, umso niedriger ist der Verschuldungsgrad und umgekehrt. Aufgabe 2: Ordnen Sie die folgenden durch Inventur ermittelten Vermögensge genstände dem Anlage (AV) bzw. Umlaufvermögen (UV), die Schul den den langfristigen (LS) bzw. kurzfristigen Schulden (KS) zu. Vermögensgegenstände/Schulden
AV
UV
LS
Siehe CD ROM
KS
Bankguthaben Waren Unbebaute Grundstücke Ladeneinrichtung Lkw Forderungen aus Lieferungen und Leistungen Bankdarlehen, Laufzeit 8 Jahre Schulden aus Lieferungen und Leistungen Kassenguthaben Fertige Erzeugnisse Technische Anlagen Verbindlichkeiten aus Steuern Betriebsstoffe
47
2 Siehe CD ROM
Das Elementarwissen der Buchführung
Aufgabe 3: Erstellen Sie auf der Grundlage folgender Inventurangaben ein geord netes Inventarverzeichnis für den Spielwarenhersteller CUBE GmbH zum 31.12.2008 und ermitteln Sie die Höhe des Eigenkapitals. Geschäftsbauten Darlehensschuld Kürbisbank Guthaben bei Banken Bebaute Grundstücke Pkw Verbindlichkeiten aus LuL lt. besonderem Verzeichnis Kassenbestand Maschinen Warenbestand lt. besonderem Verzeichnis Forderungen aus LuL lt. besonderem Verzeichnis Verbindlichkeiten aus Steuern Forderungen gegenüber Personal BGA laut Verzeichnis
120.000,00 80.000,00 16.500,00 62.000,00 24.500,00 31.000,00 1.200,00 230.000,00 59.000,00 28.000,00 9.800,00 1.500,00 18.500,00
2.9 Die Bilanz – Aktiva und Passiva im Überblick Jeder buchführungspflichtige Unternehmer ist verpflichtet, auf Grundlage der Inventarliste eine Bilanz aufstellen. Das Inventar in Listenform (untereinander) wird jetzt mit allen seinen Inhalten in die Kontenform (nebeneinander) umgewandelt: A. Vermögen I. Anlagevermögen II. Umlaufvermögen B. Schulden I. Langfristige Schulden II. Kurzfristige Schulden C. Eigenkapital
Aktiva
Bilanz Eigenkapital
I. Anlagevermögen II. Umlaufvermögen
Verbindlichkeiten I. Langfristige Verbindlichkeiten II. Kurzfristige Verbindlichkeiten Summe
Summe
Abb.: Umwandlung der Inventarliste zur Bilanz
48
Passiva
Vermögen
Die Bilanz – Aktiva und Passiva im Überblick
2
Die linke Seite der Bilanz heißt Aktiva. Sie nimmt das gesamte Vermögen (Anlage- und Umlaufvermögen) auf. Die rechte Seite der Bilanz heißt Passiva. Sie nimmt das gesamte Kapital auf, wobei anstelle des Wortes „Schulden“ das Wort „Verbindlichkeiten“ tritt. Das Eigenkapital steht vor den Verbindlichkeiten. Wichtig Summe aller Werte der Aktiva Seite = Summe aller Werte der Passiva Seite
In der Inventarliste sind alle Vermögensgegenstände und Schulden mit Mengen und Werten einzeln aufgelistet. In der Bilanz werden alle gleichartigen Vermögenswerte in Gruppen zusammengefasst. Beispiel 8: Wie gruppieren Sie Vermögenswerte in der Bilanz? Auszug aus der Inventarliste: 1 Pkw (Mercedes Benz) 1 Pkw (Citroën) 2 Lieferwagen (Renault)
15.000,00 8.000,00 28.200,00
Darstellung in der Bilanz: Auf der Aktiva Seite der Bilanz wird im Bereich „Vermögen“ – „Anla gevermögen“ eine Gesamtposition für die drei Fahrzeuge gebildet und ihre Werte werden summiert: Betriebs und Geschäftsausstattung 51.200,00
Die Gliederung der Bilanz ist vom Gesetzgeber vorgegeben und von der Rechtsform des Unternehmens abhängig. Für Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH, AG) gibt es dabei andere Vorschriften als für Einzelkaufleute und Nicht-Kapitalgesellschaften (z. B. Personengesellschaften, OHG, KG). Auf der folgenden Seite sehen Sie die Mustergliederung einer Bilanz wie Sie vom Gesetzgeber vorgegeben ist.
Siehe CD ROM
49
2
Das Elementarwissen der Buchführung
Aktiva
Bilanz
A. Anlagevermögen I. Immaterielle Vermögensgegenstände: 1. Konzessionen, gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte und Werte sowie Li zenzen an solchen Rechten und Werten 2. Geschäfts und Firmenwert 3. Geleistete Anzahlungen
II. Sachanlagen: 1. Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte und Bauten einschließlich Bauten auf frem den Grundstücken 2. technische Anlagen und Maschinen 3. andere Anlagen, Betriebs und Geschäfts ausstattung 4. geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau
III. Finanzanlagen: 1. 2. 3. 4.
Anteile an verbundenen Unternehmen Ausleihungen an verbundene Unternehmen Beteiligungen Ausleihungen an Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht 5. Wertpapiere des Anlagevermögens 6. sonstige Ausleihungen
B. Umlaufvermögen I. Vorräte: 1. 2. 3. 4.
Roh , Hilfs und Betriebsstoffe unfertige Erzeugnisse, unfertige Leistungen fertige Erzeugnisse und Waren geleistete Anzahlungen
II. Forderungen und sonstige Vermögensge genstände: 1. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 2. Forderungen an verbundene Unternehmen 3. Forderungen gegen Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht 4. sonstige Vermögensgegenstände
III. Wertpapiere 1. Anteile an verbundenen Unternehmen 2. eigene Anteile 3. sonstige Wertpapiere
IV. Kassenbestand, Bundesbankguthaben, Gut haben bei Kreditinstituten und Schecks
C. Rechnungsabgrenzungsposten Abb.: Bilanzaufbau gemäß HGB
50
Passiva
A. Eigenkapital I. Gezeichnetes Kapital II. Kapitalrücklage III. Gewinnrücklagen: 1. 2. 3. 4.
gesetzliche Rücklage Rücklage für eigene Anteile satzungsmäßige Rücklagen andere Gewinnrücklagen
IV. Gewinnvortrag/Verlustvortrag V. Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag
B. Rückstellungen 1. Rückstellungen für Pensionen und ähnliche Verpflichtungen 2. Steuerrückstellungen 3. Sonstige Rückstellungen
C. Verbindlichkeiten I. Anleihen, davon konvertibel II. Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstitu ten III. Erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen IV. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leis tungen V. Verbindlichkeiten aus der Annahme gezo gener Wechsel und der Ausstellung eigener Wechsel VI. Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen VII. Verbindlichkeiten gegenüber Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis be steht VIII. Sonstige Verbindlichkeiten, davon aus Steuern davon im Rahmen der sozialen Sicherheit
D. Rechnungsabgrenzungsposten
Die Bilanz – Aktiva und Passiva im Überblick
2
Auf Grundlage der Inventarliste des Spielwarenherstellers CUBE GmbH, die Sie auf Seite 46 finden, wird folgende Bilanz erstellt: Bilanz
Aktiva A. Anlagevermögen
A. Eigenkapital
1. Grundstücke und Bauten
215.000
2. Betriebs und Geschäfts ausstattung
113.000
220.000
2. Forderungen aus LuL
40.000
3. Bank und Kassenbestand
19.650
Summe
300.050
B. Verbindlichkeiten 1. Langfristige Schul den
B. Umlaufvermögen 1. Waren
Passiva
607.650
235.000
2. Verbindlichkeiten aus LuL
69.000
3. Verbindlichkeiten aus Steuern
3.600
Summe
607.650
Aufgabe 4: Erstellen Sie auf der Grundlage folgender Inventarliste eine Bilanz. A. Vermögen
Siehe CD ROM
EUR
I. Anlagevermögen 1. Bebaute Grundstücke
62.000,00
2. Geschäftsbauten
120.000,00
3. Maschinen
230.000,00
4. Pkw (2)
24.500,00
5. Betriebs und Geschäftsausstattung lt. Verzeichnis
18.500,00
II. Umlaufvermögen 1. Warenbestand lt. Verzeichnis
59.000,00
2. Forderungen aus LuL lt. Verzeichnis
28.000,00
3. Forderungen gegenüber Personal
1.500,00
3. Kassenbestand
1.200,00
4. Guthaben bei den Banken Summe des Vermögens
16.500,00 561.200,00
51
2
Das Elementarwissen der Buchführung
B. Schulden
EUR
I. Langfristige Schulden 1. Darlehen Kürbisbank
80.000,00
II. Kurzfristige Schulden 1. Verbindlichkeiten aus LuL lt. Verzeichnis 2. Verbindlichkeiten aus Steuern Summe der Schulden
C. Ermittlung des Reinvermögens
31.000,00 9.800,00 120.800,00
EUR
Summe des Vermögens
561.200,00
Abzgl. Summe der Schulden
120.800,00
Reinvermögen/Eigenkapital
440.400,00
Grundsätze der Bilanzaufstellung Das HGB enthält eine Reihe von Vorschriften zu Form und Inhalt der Bilanz. Hiernach muss die Bilanz • nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), • innerhalb einer angemessenen Frist nach dem Stichtag, • in deutscher Sprache und in Euro aufgestellt werden. Darüber hinaus muss die Bilanz: • klar und übersichtlich sein, • vom Kaufmann unter Angabe des Datums unterzeichnet und • im Original 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
Zeitpunkte der Bilanzerstellung – Arten der Bilanz Hinsichtlich der Zeitpunkte der Bilanzerstellung gelten die gleichen Regeln wie für die Erstellung des Inventars: • Gründungsbilanz: bei Gründung oder Übernahme des Betriebs • Schlussbilanz: zum Schluss jedes Wirtschaftsjahres • Aufgabebilanz: bei Veräußerung oder Auflösung des Betriebs
52
Die Bilanz – Aktiva und Passiva im Überblick
2
Eine zum Schluss des Wirtschaftsjahres erstellte Schlussbilanz ist zugleich die Eröffnungsbilanz des Folgejahres. Beide Bilanzen müssen identisch sein (Prinzip der Bilanzkontinuität).
Aussagewert der Bilanz Aus der Bilanz lassen sich einige wichtige Informationen über die Vermögens- und Kapitalstruktur sowie über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens ablesen. Aktiva
Bilanz
Vermögens und Kapital struktur
Passiva
Vermögen
Kapital
Anlage und Umlaufvermögen
Eigenkapital und Fremdkapital
Vermögensformen
Kapitalquellen
Mittelverwendung
Mittelherkunft
Die Aktiva-Seite der Bilanz gibt unter anderem auf folgende Fragen Antworten: • Welche Wirtschaftsgüter befinden sich im Unternehmen? • In welchem wertmäßigen Verhältnis stehen diese Wirtschaftsgüter zueinander?
Aktiva Seite
Beispiel 9: Wie interpretieren Sie die Vermögensstruktur eines Unterneh mens? Ein Produktionsbetrieb weist in seiner Bilanz einen sehr niedrigen Wert an Maschinen und Produktionsanlagen aus. Das kann zwei Gründe haben: Entweder ist der eigene Maschinenpark veraltet (größtenteils abgeschrieben) oder das Unternehmen mietet bzw. least die meisten Maschinen.
Die Passiva-Seite gibt unter anderem auf folgende Fragen Antworten:
Passiva Seite
53
2
Das Elementarwissen der Buchführung •
•
Wie wurden die auf der Aktiva-Seite ausgewiesenen Wirtschaftsgüter des Anlage- und Umlaufvermögens finanziert (über Fremdund/oder Eigenkapital)? Wie ist das Verhältnis des Eigenkapitals zum Fremdkapital?
Bestandsveränderungen in der Bilanz Wertverände rung
Alle Geschäftsvorfälle, die im Laufe des Jahres in einem Unternehmen stattfinden und aufgezeichnet werden, verändern die Werte der Bilanz. Es gibt zwei Möglichkeiten der Wertveränderung: • •
Mehrung = Minderung =
Zugang Abgang
= =
Erhöhung Senkung
= =
„+“ „–„
Beispiel 10: Wie verändert sich die Bilanz beim Kauf von Wirtschaftsgü tern? Im Unternehmen wird eine Büromaschine gekauft und bar bezahlt. Es verändern sich folgende Bilanzpositionen: Aktiva Seite/Anlagevermögen/Maschinen = Mehrung Aktiva Seite/Umlaufvermögen/Kassenbestand = Minderung Positionsverän derung
Bei allen Geschäftsvorfällen verändern sich immer mindestens zwei (manchmal aber auch drei, vier oder noch mehr) Bilanzpositionen. Es gibt drei Möglichkeiten der Positionsveränderung: • zwei Aktiva-Positionen (siehe voriges Beispiel) oder • zwei Passiva-Positionen oder • eine Aktiva- und eine Passiva-Position verändern sich.
Bestandsverän derung
Aus den zwei möglichen Wertveränderungen und drei Positionsveränderungen entstehen letztendlich vier sog. Bestandsveränderungen, die folgendermaßen typisiert werden: • Aktivtausch • Passivtausch • Aktiv-Passiv-Mehrung • Aktiv-Passiv-Minderung
54
Die Bilanz – Aktiva und Passiva im Überblick
2
Aktivtausch Stellen Sie sich eine vereinfachte Bilanz vor. Achtung! Es handelt sich um eine exemplarische Darstellung der Bilanz – nicht alle Bilanzpositionen und nicht alle Werte sind ausgewiesen: Aktiva
Bilanz
15.000
B. Umlaufvermögen 1. Forderungen aus LuL 2. Bank und Kassenbestand
....... 57.700
Summe
Passiva A. Eigenkapital
A. Anlagevermögen 1. Grundstücke 2. Betriebs und Geschäftsaus stattung (darunter Lkw)
........
........ B. Verbindlichkeiten 1. Langfristige Schulden 2. Verbindlichkeiten aus LuL
320.000 Summe
........ ........
320.000
Beispiel 11: Wie sieht ein Aktivtausch aus? Sie kaufen einen weiteren Lkw für 35.000 € und bezahlen per Bank überweisung. Die Bilanzposition „Lkw“ (Aktiva) hat einen Zugang (Mehrung) um 35.000 €. Die Bilanzposition „Bankbestand“ (Aktiva) hat gleichzeitig einen Abgang (Minderung) um genau den gleichen Betrag. Eine solche Veränderung nennt man Aktivtausch. Die Bilanzsumme bleibt unverändert. Und so sieht die Bilanz nach dem Geschäftsvorfall aus: Aktiva
Bilanz
50.000
B. Umlaufvermögen 1. Forderungen aus LuL 2. Bank und Kassenbestand
....... 22.700
Summe
Passiva A. Eigenkapital
A. Anlagevermögen 1. Grundstücke 2. Betriebs und Geschäftsaus stattung (darunter Lkw)
........
........ B. Verbindlichkeiten 1. Langfristige Schulden 2. Verbindlichkeiten aus LuL
320.000 Summe
........ ........
320.000
55
2
Das Elementarwissen der Buchführung
Passivtausch Auch zur Erläuterung des Passivtauschs dient eine vereinfachte Bilanz, die folgende Werte ausweist: Aktiva A. Anlagevermögen Sachanlagen 1. Grundstücke 2. BGA (darunter Lkw) B. Umlaufvermögen 1. Forderungen aus LuL 2. Bank und Kassenbestand Summe
Bilanz
Passiva A. Eigenkapital
........ B. Verbindlichkeiten ........ 1. Langfristige Schulden 2. Verbindlichkeiten aus LuL ........ ........ 320.000 Summe
........
15.000 60.000
320.000
Beispiel 12: Wie sieht ein Passivtausch aus? Aufgrund kurzfristiger Liquiditätsprobleme nehmen Sie einen Kredit in Höhe von 40.000 € bei der Bank auf, um die kurzfristigen Verbind lichkeiten aus Lieferungen und Leistungen zu begleichen. Die Bilanzposition „Langfristige Schulden“ (Passiva) hat einen Zugang (Mehrung) um 40.000 €. Die Bilanzposition „Verbindlichkeiten aus LuL“ (Passiva) hat gleichzeitig einen Abgang (Minderung) um genau den gleichen Betrag. Eine solche Veränderung nennt man Passivtausch. Die Bilanzsumme bleibt unverändert. Und so sieht die Bilanz nach dem Geschäftsvorfall aus: Aktiva A. Anlagevermögen Sachanlagen 1. Grundstücke 2. BGA (darunter Lkw) B. Umlaufvermögen 1. Forderungen aus LuL 2. Bank und Kassenbestand Summe
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Bilanz
Passiva A. Eigenkapital
........ B. Verbindlichkeiten ........ 1. Langfristige Schulden 2. Verbindlichkeiten aus LuL ........ ........ 320.000 Summe
........
55.000 20.000
320.000
Die Bilanz – Aktiva und Passiva im Überblick
2
Aktiv Passiv Mehrung Sehen Sie nachfolgend eine weitere, vereinfachte Bilanzvariante: Aktiva A. Anlagevermögen Sachanlagen 1. Grundstücke 2. Technische Anlagen und Maschinen B. Umlaufvermögen 1. Waren 2. Bank und Kassenbestand Summe
Bilanz
Passiva A. Eigenkapital
........ B. Verbindlichkeiten 1. Langfristige Schulden 2. Verbindlichkeiten aus 5.000 LuL
........
........ 12.000
........ ........ 320.000 Summe
320.000
Beispiel 13: Wie sieht eine Aktiv Passiv Mehrung aus? Sie kaufen eine Maschine für 20.000 € auf Rechnung mit 30 Tagen Zahlungsziel. Sowohl die Bilanzposition „Maschinen“ (Aktiva) als auch die Bilanz position „Verbindlichkeiten aus LuL“ (Passiva) haben einen Zugang (Mehrung) um 20.000 €. Eine solche Veränderung nennt sich Aktiv Passiv Mehrung. Die Bilanzsumme nimmt auf beiden Bilanzseiten um 20.000 € zu (Bi lanzverlängerung). Und so sieht die Bilanz nach dem Geschäftsvorfall aus: Aktiva A. Anlagevermögen Sachanlagen 1. Grundstücke 2. Technische Anlagen und Maschinen B. Umlaufvermögen 1. Waren 2. Bank und Kassenbestand Summe
Bilanz
Passiva A. Eigenkapital
........ B. Verbindlichkeiten 1. Langfristige Schulden 2. Verbindlichkeiten aus 25.000 LuL
........
........ 32.000
........ ........ 340.000 Summe
340.000
57
2
Das Elementarwissen der Buchführung
Aktiv Passiv Minderung Sehen Sie nun die letzte Bilanzvariante: Aktiva A. Anlagevermögen Sachanlagen 1. Technische Anlagen und Maschinen B. Umlaufvermögen 1. Waren 2. Forderungen aus LuL 3. Bank und Kassenbestand Summe
Bilanz
Passiva A. Eigenkapital
........ B. Verbindlichkeiten 1. Langfristige Schulden 2. Verbindlichkeiten aus LuL ........ ........ 10.000 320.000 Summe
........
15.000 ........
320.000
Beispiel 14: Wie sieht eine Aktiv Passiv Minderung aus? Sie tilgen einen langfristigen Bankkredit. Die monatliche Tilgungsrate von 3.000 € wird unserem Bankkonto belastet. Sowohl die Bilanzposition „Bankguthaben“ (Aktiva) als auch die Bi lanzposition „Langfristige Schulden“ (Passiva) haben einen Abgang (Minderung) um 3.000 €. Eine solche Veränderung nennt man Aktiv Passiv Minderung. Die Bilanzsumme nimmt auf beiden Bilanzseiten um 3.000 € ab (Bi lanzverkürzung). Und so sieht die Bilanz nach dem Geschäftsvorfall aus: Aktiva A. Anlagevermögen Sachanlagen 1. Technische Anlagen und Maschinen B. Umlaufvermögen 1. Waren 2. Forderungen aus LuL 3. Bank und Kassenbestand Summe
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Bilanz
Passiva A. Eigenkapital
........ B. Verbindlichkeiten 1. Langfristige Schulden 2. Verbindlichkeiten aus LuL ........ ........ 7.000 317.000 Summe
........
12.000 ........
317.000
Die Bilanz – Aktiva und Passiva im Überblick
2
Tipp Wenn Sie den Aufbau der Inventarliste und den daraus resultierenden Aufbau der Bilanz nicht sicher beherrschen, üben Sie bitte so lange, bis Sie in der Lage sind, die Haupt' und Unterpositionen der Aktiva' und der Passiva'Seite aus den Gedächtnis und fehlerfrei wiederzugeben. Die Beherrschung des Bilanzaufbaus ist die Voraussetzung für fehler' freie Buchungssätze und die absolute Grundlage für Ihren Lernerfolg. Aufgabe 5: Bei den folgenden Beispielen verändern sich immer zwei Bilanzpositi' onen. Ermitteln Sie, welche Positionen sich verändern und um welche Art der Bilanzveränderung es sich handelt.
Siehe CD'ROM
Beispiel: Sie kaufen eine neue Maschine für 20.000 € und bezahlen bar. Lösung: Aktivposten „Maschinen“ mehrt sich um 20.000 €. Aktivposten „Kassenguthabe“ mindert sich um 20.000 €. Es handelt sich um einen Aktivtausch. Die Bilanzsumme verändert sich nicht. Lösen Sie bitte folgende Aufgaben: a) Sie verkaufen einen Lkw, der Käufer zahlt per Banküberweisung 10.000 €. b) Sie kaufen eine Maschine auf Rechnung für 35.000 €. c) Sie bezahlen eine Verbindlichkeit aus LuL per Banküberweisung mit 5.000 €. d) Ein Kunde begleicht eine Rechnung bar mit 300 €. e) Sie nehmen ein Darlehen in Höhe von 50.000 € auf. Der Betrag wird dem betrieblichen Bankkontogut geschrieben. f) Ein Kunde begleicht eine Rechnung per Banküberweisung mit 1.500 €. g) Sie begleichen eine Verbindlichkeit aus Steuern in Höhe von 4.200,' € per Banküberweisung.
59
2 Siehe CD ROM
Das Elementarwissen der Buchführung
Aufgabe 6: In der folgenden Tabelle sind verschiedene Geschäftsvorfälle genannt, die zu Veränderung der Bilanzpositionen führen. Kreuzen Sie die je weils zutreffende Bestandsveränderung an. Die Nummern in den Spaltenüberschriften bedeuten: 1. Aktiv Tausch 2. Passiv Tausch 3. Aktiv Passiv Mehrung 4. Aktiv Passiv Minderung Geschäftsvorfall
1
2
3
4
Kauf eines Pkw´s, Bezahlung per Bank überweisung. Sie begleichen eine Verbindlichkeit aus LuL per Banküberweisung. Sie kaufen Rohstoffe und bezahlen bar. Sie erhalten eine Barzahlung vom Kunden für eine gebuchte Rechnung. Sie nehmen ein langfristiges Darlehen auf. Der Betrag wird dem Bankkonto gut ge schrieben. Sie heben Geld von der Bank ab und legen es in die Kasse ein. Sie finanzieren den Kauf einer Lagerhalle durch einen langfristigen Kredit. Der Geldbestand bei der Bank ist im Minus (Verb. geg. Kreditinstituten). Sie beglei chen eine Steuerschuld, wodurch sich der Schuldensaldo bei der Bank noch mehr erhöht.
2.10 Zusammenfassung Zum Abschluss dieses Kapitels sehen Sie eine kurze Zusammenfassung der wesentlichen Inhalte.
60
Zusammenfassung
2
Aufgaben der Buchführung Die folgende Übersicht zeigt, welche Aufgaben die Buchführung für die unterschiedlichen Interessentenkreise erfüllt. Übersicht: Aufgaben der Buchführung Die Buchführung erfüllt verschiedene Aufgaben für unterschiedliche Interessenten kreise: • Selbstinformation
• Unternehmer
• Besteuerungsgrundlage
• Finanzverwaltung
• Rechenschaftslegung
• Gesellschafter Kapitalgeber
• Gläubigerschutz
• Banken, Lieferanten
• Beweismaterial
• Gerichte
Das Wirtschaftsjahr Die Buchführung verwendet den Begriff des Wirtschaftsjahres. Das Wirtschaftsjahr umfasst 12 Monate. Das reguläre Wirtschaftsjahr beginnt am 1. Januar und endet am 31. Dezember. Das abweichende Wirtschaftsjahr beginnt in einem anderen, beliebigen Monat des Jahres. Wird ein Unternehmen im Laufe des Jahres gegründet oder aufgelöst, entsteht ein sog. Rumpfwirtschaftsjahr. Es hat weniger als 12 Monate. Die Inventur Bilanzierende Unternehmen sind zur Durchführung einer Inventur gesetzlich verpflichtet. Die Inventur ist eine mengen- und wertmäßige Bestandsaufnahme aller im Betrieb befindlichen Vermögensgegenstände und Schulden. Die Bestandsaufnahme erfolgt durch Wiegen, Messen, Zählen. Bei nicht körperlichen Gegenständen werden die Menge und der Wert aus den Büchern entnommen. Auf der Grundlage der Inventuraufzeichnungen wird ein geordnetes Verzeichnis – das Inventar – erstellt. Es gibt folgende Inventurvereinfachungsmethoden: • Stichtagsinventur • zeitverschobene Inventur • Stichprobeninventur
61
2
Das Elementarwissen der Buchführung
Das Inventar Im Inventar stehen an der ersten Stelle die Vermögensgegenstände, eingeteilt in Anlage- und Umlaufvermögen, danach die Schulden, eingeteilt in langfristige und kurzfristige Schulden. Der rechnerische Saldo zwischen dem Wert des Vermögens und der Summe der Schulden ergibt das sog. Reinvermögen: das Eigenkapital. Die Bewertung Die Bewertung der inventarisierten Anlagegegenstände erfolgt grundsätzlich mit den Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten, in den Folgejahren mit dem sog. Restbuchwert. Es gilt der Grundsatz der vorsichtigen Bewertung: Das Anlage- und Umlaufvermögen werden eher niedriger, Schulden werden eher höher bewertet. Von der Inventarliste zur Bilanz Aus der Inventarliste wird eine Bilanz in Kontenform aufgestellt. Die linke Seite der Bilanz – Aktiva – enthält alle Vermögensgegenstände. Die rechte Seite der Bilanz – Passiva – enthält das Eigenkapital und die Schulden (Verbindlichkeiten). Die Arten der Wertveränderung Folgende Checkliste zeigt die verschiedenen Arten einer Wertveränderung der Bilanz. Checkliste: Die vier Arten der Wertveränderung Siehe CD ROM
Jeder Geschäftsvorfall verändert die Werte der Bilanz. Vier Arten der Wertverände rungen sind möglich: • Aktivtausch Zwei Positionen auf der Aktiva Seite der Bilanz verändern sich. Eine nimmt ab, die andere nimmt um den gleichen Betrag zu. Die Bilanzsumme verändert sich nicht. • Passivtausch Zwei Positionen auf der Passiva Seite der Bilanz verändern sich. Eine nimmt ab, die andere nimmt um den gleichen Betrag zu. Die Bilanzsumme verändert sich nicht. • Aktiv Passiv Mehrung Eine Position der Aktiva Seite und eine Position der Passiva Seite nimmt jeweils um den gleichen Betrag zu. Auch die Bilanzsumme erhöht sich um diesen Betrag. • Aktiv Passiv Minderung Eine Position der Aktiva Seite und eine Position der Passiva Seite nimmt jeweils um den gleichen Betrag ab. Auch die Bilanzsumme vermindert sich um diesen Betrag.
62
3
Das Kontenprinzip
In jedem Unternehmen finden täglich unzählige Vorgänge statt, die als Geschäftsvorfälle aufgezeichnet oder – buchhalterisch formuliert – gebucht werden müssen. Kauf von Rohstoffen, Warenverkauf an Kunden, Lohn-/Gehaltszahlungen an Personal, Entstehung von Forderungen und Verbindlichkeiten sind nur einige davon. Alle diese Geschäftsvorfälle beeinflussen die Werte der Bilanz und führen dazu, dass sich die Bilanz in ständiger Bewegung befindet.
3.1 Warum Konten geführt werden Eine Anpassung der Bilanzwerte nach jedem einzelnen Geschäftsvorfall würde in der Praxis einen unvorstellbar hohen Arbeitsaufwand bedeuten. Um dem Grundsatz der zeitgerechten und systematischen Erfassung der Geschäftsvorfälle zu folgen, werden für alle Bilanzpositionen gleich am Jahresanfang Einzelabrechnungen, sog. Konten, angelegt. Jede Bilanzposition erhält ein eigenes Konto, auf dem • der Anfangsbestand (abgeleitet von der Bilanz) • die unterjährigen Zugänge (Mehrungen) • die unterjährigen Abgänge (Minderungen) und letztendlich • der Endbestand eingetragen (gebucht) bzw. rechnerisch ermittelt werden.
Konto als Einzelabrech nung
Das Konto ist eine zweispaltige Liste, die optisch an den Buchstaben T erinnert (T-Konto). Die linke Spalte (linke Seite des Kontos) wird als „Soll“, die rechte Spalte (rechte Seite des Kontos) wird als „Haben“ bezeichnet.
Soll und Haben
Soll
Konto
Haben
63
3
Das Kontenprinzip
Konten sind deshalb zweispaltig, weil man Mehrungen/Zugänge/ Einnahmen und Minderungen/Abgänge/Ausgaben getrennt voneinander bucht. Achtung! Die Bezeichnungen „Soll“ und „Haben“ sind absolut abstrakt. Die bei den Seiten könnten auch „Dick“ und „Doof“ oder „Max“ und „Moritz“ heißen. Versuchen Sie nie, Eselsbrücken mit den beiden Bezeichnungen zu bilden, um sich das korrekte Eintragen von Einnahmen und Ausga ben zu erleichtern.
3.2 Die Bilanz in Konten auflösen – Bestandskonten Aktiv und Passivkonten
Wie im vorangegangenen Kapitel erwähnt, wird für jede Position der Bilanz ein eigenes Konto angelegt und geführt. Die Neuanlage und die darauf folgende Bebuchung der Konten erfolgen nach einem festen Schema. Für die Aktiva-Positionen der Bilanz werden sog. Aktivkonten und für die Passiva-Positionen der Bilanz sog. Passivkonten angelegt. Aktiva
S
Bilanz
Passiva
Anlagevermögen
Eigenkapital
Umlaufvermögen
Verbindlichkeiten
Aktivkonto
H
S
Passivkonto
H
Konten, die von der Bilanz abgeleitet werden, sind Bestandskonten. Sie weisen sowohl die Anfangsbestände als auch die Schlussbestände am Jahresende aus.
64
Die Bilanz in Konten auflösen – Bestandskonten
3
Aktivkonten anlegen und buchen Für das Anlegen und Bebuchen von Aktivkonten gilt folgendes Prinzip: Anlegen und Bebuchen von Aktivkonten: Auf der Soll Seite werden der Anfangsbestand (abgeleitet von der Bi lanz) und die unterjährigen Zugänge (Mehrungen) gebucht. Auf der Haben Seite werden die unterjährigen Abgänge (Minderungen) gebucht. S
Aktivkonto
Anfangsbestand
H Minderungen
+ Mehrungen
Betrachten Sie jetzt noch einmal das auf Seite 30 dargestellte Kassenbuch. Der Aufbau der Spalten entspricht hier genau dem Kontenprinzip: Kassenbuch Datum
Monat
Beleg Nr.
01.01.
Vortrag/ Einnahme
Ausgabe
1.000,00
Saldo
Seite
1
Text
1.000,00 Übertrag Vormonat
02.01.
1
120,00
05.01.
2
80,00
09.01.
3
12.01.
4
Summen abzgl. Ausgaben Saldo
Januar
Kassenbuch als T Konto
350,00
880,00 Porto 800,00 XYZ, Tanken 1.150,00 Meier Anton, RNr. 102
105,00
1.045,00 Bürobedarf
1.350,00 305,00 1.045,00
Abb.: Kassenbuch
Wird für das Kassenbuch ein Kassenkonto angelegt und bebucht, sieht es wie folgt aus:
65
3
Das Kontenprinzip
S AB 3
Kasse 1.000,00 350,00
H
1 2 4
120,00 80,00 105,00
Im Kassenkonto stehen der Vortrag vom Vormonat (AB) und die Einnahmen 3 auf der Soll-Seite des Kontos. Die Ausgaben 1, 2 und 4 stehen auf der Haben-Seite des Kontos.
Aktivkonten abschließen Am Jahresende wird jedes einzelne Aktivkonto durch Summen- und Saldenbildung abgeschlossen und der ermittelte Saldo = Endbestand (EB) in die Schlussbilanz übertragen. Kontoabschluss in drei Schritten
Der Abschluss der Aktivkonten erfolgt in drei Schritten, die hier am Beispiel des Kassenkontos erläutert werden: 1. Unterhalb der letzten Eintragung wird eine freie Zeile gelassen und darunter ein horizontaler Abschlussstrich gezogen. S AB 3
Kasse 1.000,00 350,00
1 2 4
H 120,00 80,00 105,00
2. Die Summen der beiden Kontoseiten werden errechnet und miteinander verglichen. Die größere Summe wird unterhalb des horizontalen Strichs auf beiden Kontoseiten eingetragen:
66
Die Bilanz in Konten auflösen – Bestandskonten
S
Kasse
AB 3
1.000,00 350,00
1 2 4
Summe
1.350,00
Summe
3
H 120,00 80,00 105,00 1.350,00
3. Auf einer Seite ergibt sich dadurch automatisch ein Differenzbetrag – der Saldo. Der Saldo wird in die leer gelassene Zeile eingetragen: S
Kasse
AB 3
1.000,00 350,00
Summe
1.350,00
1 2 4 Saldo =EB Summe
H 120,00 80,00 105,00 1.045,00 1.350,00
Die durch den Abschluss der Aktivkonten am Jahresende ermittelten Salden gehen als Endbestände in die Schlussbilanz. Der Kassensaldo, also der Kassenendbestand in Höhe von 1.045,00 €, führt zu folgendem Bild in der Schlussbilanz: Aktiva A. Anlagevermögen 1. Betriebs und Geschäftsaus stattung (darunter LKW) B. Umlaufvermögen 2. Forderungen aus LuL 3. Bank und Kassenbestand Summe
Schlussbilanz A. Eigenkapital ........ B. Verbindlichkeiten 1. Langfristige Schulden 2. Verbindlichkeiten aus LuL ........ 1.045,00 ........ Summe
Passiva ........
........ ........
........
Aufgabe 7: Führen Sie das Kassenkonto für das unten abgebildete Kassenbuch vom Monat Februar und schließen Sie es, wie oben beschrieben, in drei Schritten ab.
Siehe CD ROM
67
3
Das Kontenprinzip
Kassenbuch Datum 01.02. 02.02. 05.02. 08.02. 10.02. 15.02. 18.02. 22.02. 25.02. 27.02.
Monat
Beleg Nr. 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Summen abzgl. Ausgaben Saldo
Vortrag/ Ausgabe Einnahme 1.045,00 360,00 80,00 6,50 55,00 125,00 16,80 800,00 22,50 320,00
Februar
Seite
1
Saldo
Text
1.405,00 1.325,00 1.318,50 1.263,00 1.388,50 1.371,70 571,70 549,20 229,20
Übertrag Vormonat Meier Anton, RNr. 115 Pflanzen (Büro) Autowäsche Porto Huber Alex, RNr. 120 Reinigungsmittel Entnahme für Bankeinzahlung Kaffee, Tee, Zucker (Kunden) Aushilfslohn 2/07 Hausmeister
1.530,00 1.380,80 1.300,80 229,20
Bankkontoauszug als Aktivkonto Die Kontenform ist in der Buchhaltung allgegenwärtig. Sie ermöglicht eine klare Trennung von Einnahmen und Ausgaben, Aufwendungen und Erträgen, Vermögensformen und Vermögensquellen. Betrachten Sie die Auszüge Ihrer Bank. Auch hier ist die Kontenform erkennbar. Die Bank stellt die Einnahmen (Gutschriften) in einer Spalte und die Ausgaben (Lastschriften) in der zweiten Spalte dar:
Abb.: Kontoauszug
68
Die Bilanz in Konten auflösen – Bestandskonten
Auf dem Bankkontoauszug ist die Seite „Einnahmen“ mit der Seite „Ausgaben“ vertauscht. Die Bank stellt diese nämlich nicht aus der Sicht des Kunden, sondern aus der eigenen Sicht dar: Was für den Kunden eine Gutschrift bedeutet, ist für die Bank eine Ausgabe. Was für den Kunden eine Lastschrift bedeutet, ist für die Bank eine Einnahme. Die Zahlen auf dem Kontoauszug sind also spiegelverkehrt dargestellt, eben so, wie sie die Bank als Unternehmen in ihrer Buchhaltung braucht. Der oben dargestellte Bankkontoauszug sieht als T-Konto wie folgt aus (Darstellung aus der Sicht des Bankkunden): S AB
Summe
Bank 8.760,00 650,00 3.200,00 12.610,00
3
Bankkontoaus zug als T Konto
H
1.260,00 600,00 Saldo = EB 10.750,00 Summe
12.610,00
Bei der nachfolgenden Abbildung des Kontoauszugs ist die umgekehrte Darstellung der Einnahmen und Ausgaben aus der Sicht der Bank noch deutlicher:
Abb.: Kontoauszug
Während Sie die Büromiete mit 1.260,00 € als Minderung auf dem Bankkonto im Haben buchen, bucht die Bank genau den gleichen Betrag für sich als Mehrung. Daher der Buchstabe „S“ für Soll = Mehrung hinter dem Betrag.
69
3
Das Kontenprinzip
Die Zahlung des Kunden Meier in Höhe von 650,00 €, die eine Einnahme und eine Soll-Buchung verursacht, wird aus der Sicht der Bank mit „H“ für Haben = Minderung versehen. Es gibt Banken, die die Einnahmen und Ausgaben in einer einzigen Spalte mit „+“ bzw. „–“ Kennzeichnung versehen. In dem Fall werden die Beträge so dargestellt, wie der Bankkunde sie bucht: Beträge mit „+“ bedeuten „Einnahmen“ (Soll-Buchung), Beträge mit „–“ bedeuten „Ausgaben“ (Haben-Buchung).
Siehe CD ROM
Aufgabe 8: Führen Sie das T Konto für den unten abgebildeten Kontoauszug der Bank und schließen Sie es in drei Schritten ab.
Passivkonten anlegen und buchen Für das Anlegen und Bebuchen von Passivkonten gilt folgendes Prinzip: Anlegen und Bebuchen von Passivkonten: Auf der Haben Seite wird der Anfangsbestand (abgeleitet von der Bi lanz) und die unterjährigen Zugänge (Mehrungen) gebucht. Auf der Soll Seite werden die unterjährigen Abgänge (Minderungen) gebucht.
70
Die Bilanz in Konten auflösen – Bestandskonten
S
Passivkonto
Minderungen
3
H Anfangsbestand + Mehrungen
Um das Anlegen und Bebuchen eines Passivkontos am praktischen Beispiel nachvollziehen zu können, nehmen Sie das Konto „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“ (LuL) und unterstellen, dass das Konto in der Schlussbilanz des Vorjahres einen Endbestand von 5.600,00 € hatte und im laufenden Jahr folgende Geschäftsvorfälle stattgefunden haben: 1. Kauf einer Maschine für 20.000,00 € 2. Begleichung einer Verbindlichkeit aus LuL aus dem Vorjahr in Höhe von 3.000,00 € 3. Wareneinkauf für 3.500,00 € 4. Eingang der Telefonrechnung in Höhe von 120,00 € 5. Begleichung einer Verbindlichkeit aus LuL in Höhe von 1.500,00 € Das Konto Verbindlichkeiten aus LuL sieht anschließend wie folgt aus: S Verbindlichkeiten LuL H 2 5
3.000,00 1.500,00
AB 1 3 4
5.600,00 20.000,00 3.500,00 120,00
Passivkonten abschließen Passivkonten werden am Jahresende genau wie die Aktivkonten durch Summen- und Saldenbildung (Abschluss in drei Schritten) abgeschlossen und der ermittelte Saldo = Endbestand wird in die Schlussbilanz übertragen. Der Abschluss des Kontos Verbindlichkeiten aus LuL wird in folgenden drei Schritten durchgeführt:
Kontoabschluss in drei Schritten
71
3
Das Kontenprinzip
1. Unterhalb der letzten Eintragung auf dem Konto wird eine Zeile frei gelassen und darunter ein horizontaler Abschlussstrich gezogen: S
Verbindlichkeiten LuL
H
2
3.000,00
AB
5.600,00
5
1.500,00
1
20.000,00
3
3.500,00
4
120,00
2. Die Summen der beiden Kontoseiten werden errechnet und miteinander verglichen. Die größere Summe wird unterhalb des horizontalen Strichs auf beiden Kontoseiten eingetragen: S
Verbindlichkeiten LuL
2
3.000,00
AB
5.600,00
5
1.500,00
1
20.000,00
3
3.500,00
4
120,00
Summe
29.220,00
Summe
H
29.220,00
3. Auf einer Seite ergibt sich dadurch automatisch ein Differenzbetrag – der Saldo. S 2 5 Saldo = EB
Summe
72
Verbindlichkeiten LuL
H
3.000,00
AB
5.600,00
1.500,00
1
20.000,00
24.720,00
3
3.500,00
4
120,00
29.220,00
Summe
29.220,00
3
Die Bilanz in Konten auflösen – Bestandskonten
Die durch den Abschluss der Passivkonten am Jahresende ermittelten Salden gehen als Endbestände in die Schlussbilanz. Der Endsaldo des oben abgebildeten Verbindlichkeitskontos in einer Höhe von 24.720,00 € führt zu folgendem Bild in der Schlussbilanz: Aktiva A. Anlagevermögen 1. Betriebs und Geschäftsaus stattung (darunter LKW)
Schlussbilanz A. Eigenkapital
B. Umlaufvermögen 2. Forderungen aus LuL 3. Bank und Kassenbestand
........ B. Verbindlichkeiten 1. Langfristige Schulden 2. Verbindlichkeiten aus LuL ........ ........
Summe
........ Summe
Passiva ........
........ 24.720,00
........
Aufgabe 9: Führen Sie das Passivkonto für „Verbindlichkeiten gegenüber Kredit instituten“ (Darlehenskonto) auf der Grundlage folgender Informatio nen und schließen Sie es danach durch Summen und Saldenbildung ab: Endbestand des Kontos lt. Schlussbilanz Vorjahr: 10.000,00 € (= An fangsbestand lfd. Jahr) 1. Darlehensaufnahme in Höhe von 15.000,00 € 2. Darlehenstilgung in Höhe von 2.000,00 € 3. Darlehenssondertilgung in Höhe von 1.500,00 € 4. Darlehensaufnahme in Höhe von 3.000,00 € zur sofortigen Beglei chung einer Verbindlichkeiten aus LuL 5. Darlehenstilgung in Höhe von 2.000,00 €
CD ROM
Bestandskonten – Zusammenfassung Die folgende Abbildung zeigt das komplette Schema von der Eröffnungsbilanz über die Auflösung der Bilanz in Konten über den Abschluss der Konten bis zum Übertrag der Endsalden auf die Schlussbilanz:
73
3
Das Kontenprinzip Aktiva
Eröffnungsbilanz
Eigenkapital
Umlaufvermögen
Verbindlichkeiten
S
Aktivkonto
Anfangsbestand
H
Minderungen
+ Mehrungen Summe
Saldo Summe
Aktiva
Siehe CD ROM
Passiva
Anlagevermögen
S
Passivkonto
Minderungen
H
Anfangsbestand
Saldo
+ Mehrungen
Summe
Summe
Schlussbilanz
Passiva
Anlagevermögen
Eigenkapital
Umlaufvermögen
Verbindlichkeiten
Tipp Das oben abgebildete Schema befinden sich als Datei auf der CD mit dem Dateinamen: „Auflösung der Bilanz in Konten“. Drucken Sie die Seite aus und behalten Sie sie ab jetzt immer im Auge. Sie hilft Ihnen, den Buchungssatz korrekt zu bilden. Das Schema ist ein sehr nützlicher „Spickzettel“.
Abschluss der Bestandskonten am PC Im Rahmen einer EDV-gestützten Buchhaltung entfällt die manuelle Summen- und Saldenermittlung beim Abschluss der Konten. In jeder Buchhaltungssoftware werden lediglich die laufenden Buchungen (Minderung und Mehrungen) auf den Konten erfasst. Durch den Aufruf eines Berichts, z. B. durch den Aufruf des Sachkontos „Bank“, erfolgt ein vorläufiger Abschluss des Kontos, der nach jeder weiteren Buchung erneut und dann immer wieder durchgeführt werden kann und somit ständig unterschiedliche (aktuelle) Werte ausweist. Hier ist die Lösung der Aufgabe 9 (Seite 73) abgebildet:
74
Die Bilanz in Konten auflösen – Bestandskonten
S
Bank
AB Vormonat Stadt Mosbach Habenzins 3/07
10.750,00 12.600,00 16,20
Werner Scheck AOK Alliante Sollzinsen 3/07 Saldo
Summe
23.366,20
Summe
3
H 6.500,00 2.650,00 3.200,00 1.680,00 24,00 9.312,20 23.366,20
Die gleichen Buchungen wurden in der Buchhaltungssoftware Lexware Buchhalter eingegeben. Zum Schluss wurde das Sachkonto „Bank“ aufgerufen:
Lexware Buch halter
Abb.: Sachkonto „Bank“
Während auf dem T-Konto auf beiden Seiten die gleiche (die höhere) Summe aller Buchungen inkl. Anfangsbestand eingetragen wird, sehen wir auf dem aus der EDV-stammenden Ausdruck nur die tatsächlichen Summen der laufenden Buchungen in der jeweiligen Spalte. Auf dem T-Konto wird der Saldo als Differenzbetrag auf der wertmäßig kleineren Kontoseite eingetragen (hier im Haben). Auf dem EDV-gestützten Ausdruck wird der Saldo weder in der Soll- noch in der Haben-Spalte ausgewiesen. Er wird ganz separat ausgewiesen, und zwar mit dem Vorzeichen, mit dem er in der nächsten Abrech-
75
3
Das Kontenprinzip
nungsperiode (in diesem Fall im Monat April) auf dem Konto Bank vorzufinden sein wird (im Soll, als positiver Bankbestand). Diese Darstellungsunterschiede sorgen bei einem unerfahrenen Buchhaltungsschüler für eine ziemliche Verwirrung. Erst das Verständnis der komplexen Zusammenhänge und eine entsprechende Routine beim Führen und Abschließen der manuell geführten T-Konten macht es möglich, dass diese Darstellungsunterschiede verständlich werden.
3.3 Der Buchungssatz – Soll und Haben Der Buchungssatz ermöglicht eine sichere Umwandlung der Ge schäftsvorfälle zu leicht nachvollziehbaren und maximal verkürz ten Buchungsaussagen und umgekehrt. Logik des Buchungssatzes
Im Kapitel „Bestandsveränderungen in der Bilanz“ auf Seite 54 ff. wurden die verschiedenen Bestandsveränderungen erläutert und mit Beispielen veranschaulicht: • Aktiv-Tausch, • Passiv-Tausch, • Aktiv-Passiv-Mehrung, • Aktiv-Passiv-Minderung. Sie haben festgestellt, dass sich bei allen Geschäftsvorfällen, die in den Beispielen und später in den Übungen vorkamen, immer mindestens zwei Bilanzpositionen (Konten) geändert haben. Es gibt keinen einzigen Geschäftsvorfall, bei dem sich nur ein einzelnes Konto ändern würde. Das bedeutet, dass jeder Geschäftsvorfall immer auf mindestens zwei verschiedene Konten gebucht werden muss. Diese Tatsache begründet den Begriff „doppelte Buchführung“. Würde man einen Geschäftsvorfall nur auf einem Konto eintragen (buchen), würde das sofort zu Fehlern in der Buchhaltung führen. Zu Zeiten, als die Buchführung noch manuell geführt wurde, waren solche Fehler an der Tagesordnung. Der Buchhalter hatte den Buchungsbetrag auf einem Konto eingetragen und auf dem zweiten Konto den Eintrag (die sog. Gegenbuchung) vergessen.
76
Der Buchungssatz – Soll und Haben
3
Seit der Einführung der EDV-gestützten Buchhaltung kann dieser Fehler nicht mehr passieren. Die jeweilige Buchhaltungssoftware verlangt von dem Buchhalter die Eingabe eines Kontos und gleich danach obligatorisch auch die Nennung des Gegenkontos. Ohne Gegenkonto kann der Geschäftsvorfall nicht mehr gebucht werden. Das Speichern wird durch die Software verhindert. Um die große Anzahl der täglich zu buchenden Geschäftsvorfälle möglichst schnell und fehlerfrei auf die Konten eintragen zu können, wird jeder Geschäftsvorfall zu einem einzigen Satz, dem sog. Buchungssatz abgekürzt. Um den Buchungssatz zu bilden, werden folgende Fragen zum Geschäftsvorfall gestellt und nach dem Muster des Vier-Fragen-Systems beantwortet: Checkliste: Vier Fragen System 1. Welche Konten verändern sich durch diesen Geschäftsvorfall? Hier sollen die Kontennamen genannt werden.
Siehe CD ROM
2. Um welche Konten hinsichtlich der Bilanzzuordnung handelt es sich? Die möglichen Antworten sind: entweder zwei Aktivkonten oder zwei Passivkonten oder ein Aktiv und ein Passivkonto. 3. Welche Veränderung findet auf jedem der genannten Konten statt? Hier soll die Mehrung bzw. Minderung festgestellt werden. 4. Auf welcher Kontoseite wird die Bestandsveränderung eingetra gen? Im Soll oder im Haben?
Tipp Diese Fragen stehen als Datei auf der CD bereit. Drucken Sie die Datei aus und benutzen Sie die Fragen, um Buchungssätze in den Beispielen und Aufgaben zu bilden.
Stehen die Antworten auf die vier Fragen fest, wird daraus ein Buchungssatz gebildet, in dem nur die Kontennamen und der Buchungsbetrag in folgender Reihenfolge genannt werden:
77
3 Aufbau des Buchungssatzes
Das Kontenprinzip
An der ersten Stelle wird immer das Konto genannt, das den Bu chungsbetrag auf der Soll Seite aufnimmt. An der zweiten Stelle wird immer das Konto genannt, das den Bu chungsbetrag auf der Haben Seite aufnimmt. Oder anders, noch kürzer dargestellt: Sollkonto
an
Habenkonto
Der einfache Buchungssatz Die meisten Geschäftsvorfälle berühren nur zwei Konten. Daraus entsteht ein sog. einfacher Buchungssatz. Nutzen Sie die folgenden Beispiele als kleine Übungen, um Sicherheit im Bilden von Buchungssätzen zu erlangen. Beispiel 15: Wie buchen Sie den Zielkauf einer Maschine? Ihnen liegt eine Eingangsrechnung für den Kauf einer Maschine für 30.000,00 € vor. Zahlungsziel: 30 Tage.
Lösung 15: 1. Welche Konten verändern sich durch diesen Geschäftsvorfall? Maschinen Verbindlichkeiten aus LuL 2. Um welche Konten hinsichtlich der Bilanzzuordnung handelt es sich? Maschinen = Aktivkonto Verbindlichkeiten aus LuL = Passivkonto 3. Welche Veränderung findet auf jedem der genannten Konten statt? Das Aktivkonto hat eine Mehrung Das Passivkonto hat auch eine Mehrung 4. Auf welcher Kontoseite wird die Bestandsveränderung eingetragen? Mehrungen auf den Aktivkonten stehen im Soll (s. S. 65) Mehrungen auf dem Passivkonto stehen im Haben (s. S. 71)
78
Der Buchungssatz – Soll und Haben
Fragen
Antworten
1.
Maschinen
Verb. aus LuL
2.
Aktiv
Passiv
3.
Mehrung
Mehrung
4.
Soll
Haben
3
Bei der Bildung des Buchungssatzes wird zunächst das Konto genannt, das im Soll bebucht wird, und danach das Konto, das im Haben bebucht wird. Der Buchungssatz zu diesem Beispiel lautet: Sollkonto
Habenkonto
Maschinen
30.000
Verbindlichkeiten aus LuL
30.000
Beispiel 16: Wie buchen Sie die Barzahlung einer Verbindlichkeit? Lt. Eintrag im Kassenbuch haben Sie eine Verbindlichkeit aus LuL in Höhe von 4.000,00 € bezahlt.
Lösung 16: Fragen
Antworten
1.
Verb. aus LuL
2.
Passiv
Aktiv
3.
Minderung
Minderung
4.
Soll
Haben
Kasse
Der Buchungssatz zu diesem Beispiel lautet: Sollkonto Verb. aus LuL
Habenkonto 4.000
Kasse
4.000
Beispiel 17: Wie buchen Sie die Überweisung eines Kunden? Auf dem Kontoauszug der Bank sehen Sie, dass ein Kunde Ihre Forde rung aus LuL im Wert von 10.000,00 € per Überweisung beglichen hat.
79
3
Das Kontenprinzip
Lösung 17: Fragen
Antworten
1.
Forderungen LuL
Bank
2.
Aktiv
Aktiv
3.
Minderung
Mehrung
4.
Haben
Soll
Der Buchungssatz zum Beispiel lautet: Sollkonto
Habenkonto
Bank
10.000
Forderungen aus LuL
10.000
Beispiel 18: Wie buchen Sie die Tilgung eines Darlehens? Auf dem Kontoauszug der Bank wird die Tilgungsrate für ein Darlehen in Höhe von 5.000,00 € belastet.
Lösung 18: Fragen
Antworten
1.
Darlehen
2.
Passiv
Aktiv
3.
Minderung
Minderung
4.
Soll
Haben
Bank
Der Buchungssatz zu dem Beispiel lautet: Sollkonto Darlehen
Habenkonto 5.000
Bank
5.000
Beispiel 19: Wie buchen Sie die Umwandlung einer Verbindlichkeit in ein Darlehen? Sie nehmen bei der Bank ein Darlehen in Höhe von 15.000,00 € zur Tilgung einer Verbindlichkeit aus LuL auf.
80
Der Buchungssatz – Soll und Haben
3
Lösung 19: Fragen
Antworten
1.
Darlehen
Verb. aus LuL
2.
Passiv
Passiv
3.
Mehrung
Minderung
4.
Haben
Soll
Der Buchungssatz zu diesem Beispiel lautet: Sollkonto
Habenkonto
Verbindlichkeiten aus LuL
15.000
Darlehen
15.000
Beispiel 20: Wie buchen Sie den Kauf einer Telefonanlage? Laut Eintrag im Kassenbuch haben Sie eine Telefonanlage für 2.500,00 € gekauft. Eine ordnungsmäßige Rechnung liegt vor.
Lösung 20: Fragen
Antworten
1.
Geschäftsausstattung
Kasse
2.
Aktiv
Aktiv
3.
Mehrung
Minderung
4.
Soll
Haben
Der Buchungssatz zu diesem Beispiel lautet: Sollkonto Geschäftsausstattung
Habenkonto 2.500
Kasse
2.500
Tipp Es gibt keinen Geschäftsvorfall, bei dem sich beide Konten entweder nur im Soll oder nur im Haben ändern. Sollten Sie im Rahmen des Vier Fragen Systems ein solches Ergebnis erhalten, ist Ihnen bei einer der Fragen ein Fehler unterlaufen. In diesem Fall analysieren Sie bitte den Geschäftsvorfall noch einmal ganz von vorne.
81
3
Das Kontenprinzip
Mithilfe der folgenden Aufgabe können Sie zum Abschluss dieses Abschnitts noch einmal das Bilden von Buchungssätzen üben:
Siehe CD ROM
Aufgabe 10: Bilden Sie Buchungssätze für die unten genannten Geschäftsvorfälle, in dem Sie wie in den Beispielen dargestellt zunächst die vier Grund fragen beantworten. a) Ihnen liegt die Eingangsrechnung eines Maschinenherstellers vor, bei dem Sie für 35.000,00 € eine Maschine gekauft haben. Zah lungsziel: 60 Tage. b) Auf dem Kontoauszug der Bank sehen Sie den Überweisungsbe trag in Höhe von 1.800,00 €, mit dem Sie eine Verbindlichkeit aus LuL beglichen haben. c) Ein Kunde begleicht Ihre Forderung aus LuL. Auf dem Kontoaus zug der Bank sehen Sie die Gutschrift in Höhe von 5.800,00 €. d) Auf dem Kontoauszug der Postbank sehen Sie den Überwei sungsbetrag in Höhe von 5.000,00 €, mit dem Sie eine Verbind lichkeit aus LuL beglichen haben. e) Auf dem Kontoauszug der Bank sehen Sie eine Barauszahlung in Höhe von 1.000,00 €. Dieser Betrag wurde am gleichen Tag in die betriebliche Kasse eingezahlt und im Kassenbuch als Einnahme eingetragen. f) Sie haben eine Büromaschine für 1.200,00 € gekauft und bezahl ten bar. Eine ordnungsmäßige Rechnung des Büromaschinen händlers liegt vor. g) Laut Darlehensvertrag haben Sie ein Darlehen in Höhe von 500.000,00 € aufgenommen. Der Betrag wird dem betrieblichen Bankkonto gut geschrieben, was auf dem Kontoauszug zu sehen ist.
Der zusammengesetzte Buchungssatz Es gibt eine ganze Reihe von Geschäftsvorfällen, bei denen sich mehr als zwei Konten verändern. Auch hier wird mithilfe des Vier-FragenSystems ein Buchungssatz gebildet.
82
Der Buchungssatz – Soll und Haben
3
Beispiel 21: Wie buchen Sie auf mehr als zwei Konten – sog. Habensplitt? Sie begleichen eine Lieferantenrechnung in Höhe von 3.500,00 € teil weise bar (500,00 €) und teilweise per Banküberweisung (3.000,00 €).
Lösung 21: 1. Welche Konten verändern sich durch diesen Geschäftsvorfall? Verbindlichkeiten aus LuL Kasse Bank 2. Um welche Konten hinsichtlich der Bilanzzuordnung handelt es sich? Verbindlichkeiten aus LuL = Passivkonto Kasse = Aktivkonto Bank = Aktivkonto 3. Welche Veränderung findet auf den genannten Konten statt? Das Passivkonto hat eine Minderung Die beiden Aktivkonten haben ebenfalls eine Minderung 4. Auf welcher Kontoseite wird die Bestandsveränderung eingetragen? Passivkonten mindern sich im Soll (s. S. 71) Aktivkonten mindern sich im Haben (s. S. 65) Fragen
Antworten
1. 2. 3. 4.
Verb. aus LuL Passiv Minderung Soll
Kasse Aktiv Minderung Haben
Bank Aktiv Minderung Haben
Der Buchungssatz zu dem Beispiel lautet also: Sollkonto Verb. aus LuL
Habenkonto 3.500
Kasse Bank
500 3.000
Beispiel 22: Wie buchen Sie auf mehr als zwei Konten – sog. Sollsplitt? Bei einem Gebrauchtmaschinenhändler erwerben Sie eine Maschine für 12.000,00 € und eine Transportvorrichtung für 5.600,00 €. Der Händler stellt Ihnen eine ordnungsmäßige Rechnung aus. Zahlungsziel: 14 Tage.
83
3
Das Kontenprinzip
Lösung 22: Fragen
Antworten
1.
Verb. aus LuL
Maschine
Transportmittel
2.
Passiv
Aktiv
Aktiv
3.
Mehrung
Mehrung
Mehrung
4.
Haben
Soll
Soll
Der Buchungssatz zu dem Beispiel lautet also: Sollkonto Maschinen Transportmittel
Habenkonto 12.000
Verb. aus LuL
17.600
5.600
Die folgende Aufgabe hilft Ihnen, Sicherheit im Bilden von zusammengesetzten Buchungssätzen zu gewinnen:
Siehe CD ROM
Aufgabe 11: Bilden Sie Buchungssätze für die unten genannten Geschäftsvorfälle, in dem Sie wie in den Beispielen dargestellt zunächst die vier Grund fragen beantworten. a) Ihr Kunde begleicht eine Forderung aus LuL teilweise in bar (200 €) und teilweise mit einem Scheck (800 €). b) Sie bezahlen eine Verbindlichkeit aus LuL in Höhe von 1.800 € teilweise per Banküberweisung (1.000 €) und teilweise bar (800 €). c) Sie nehmen ein langfristiges Darlehen auf um den Kauf von ei nem Grundstück und einem Lagergebäude zu finanzieren. Das Grundstück kostet 75.000 €, das Lagergebäude kostet 25.000 €.
Der Buchungssatz und T Konten Einen Buchungssatz zu bilden, unabhängig davon, ob es sich um einen einfachen oder einen zusammengesetzten Buchungssatz handelt, dient dazu, die Bestandsveränderungen (Mehrungen bzw. Minderungen) schnell und fehlerfrei auf die T-Konten eintragen zu können.
84
Der Buchungssatz – Soll und Haben
3
In dem folgenden zusammenfassenden Beispiel wurde zunächst die Eröffnungsbilanz in Konten aufgelöst. Die Konten nahmen die Anfangsbestände und im Laufe des Geschäftsjahres die laufenden Buchungen auf. Am Jahresende wurden diese Konten durch Summenund Saldenbildung abgeschlossen, so dass wieder die Aufstellung der Schlussbilanz möglich war. Zusammenfassendes Beispiel: Ihnen liegt die Eröffnungsbilanz des Spielwarenherstellers CUBE GmbH vor: Aktiva
Schlussbilanz
Passiva 60.000
A. Eigenkapital
A. Anlagevermögen 1. Fuhrpark
15.000
B. Umlaufvermögen 1. Waren 2. Kassenbestand 2. Bankbestand
B. Verbindlichkeiten 1. Darlehen 2. Verbindlichkeiten aus 20.000 LuL 5.000 60.000
Summe
100.000 Summe
20.000 20.000 100.000
Die Bilanz wird in Konten aufgelöst und die Anfangsbestände (AB) werden im Soll auf Aktivkonten bzw. im Haben auf Passivkonten ein getragen. Im Laufe des Jahres werden folgende Geschäftsvorfälle gebucht: 1) Kauf eines Fahrzeugs auf Ziel 10.000,00 € Sollkonto Fuhrpark
Habenkonto 10.000
Verb. aus LuL
10.000
2) Bankeinlage in bar (aus der Kasse entnommen) 3.000,00 € Sollkonto Bank
Habenkonto 3.000
Kasse
3.000
3) Tilgung eines Darlehen mit 5.000,00 über die Bank Sollkonto Darlehen
Habenkonto 5.000
Bank
5.000
85
3
Das Kontenprinzip
4) Zahlung einer Lieferantenverbindlichkeit über Bank 8.000,00 € Sollkonto Verb. aus LuL
Habenkonto 8.000
8.000
Bank
Aktivkonten: Soll AB 1 Summe
Fuhrpark 15.000 Saldo = EB 10.000 25.000 Summe
25.000
Soll AB
Waren 20.000 Saldo = EB
Haben 20.000
Summe
20.000 Summe
20.000
Soll AB
Haben 25.000
Kasse 5.000 2 Saldo = EB 5.000 Summe
Haben 3.000 2.000 5.000
Bank 60.000 3 3.000 4 Saldo = EB 63.000 Summe
Haben 5.000 8.000 50.000 63.000
Soll Saldo = EB Summe
Eigenkapital 60.000 AB 60.000 Summe
Haben 60.000 60.000
Soll 3 Saldo = EB Summe
Darlehen 5.000 AB 15.000 20.000 Summe
Haben 20.000 20.000
Soll 4 Saldo = EB Summe
Verb. aus LuL 8.000 AB 22.000 1 30.000 Summe
Haben 20.000 10.000 30.000
Summe Soll AB 2 Summe
Passivkonten:
86
Der Buchungssatz – Soll und Haben
3
Die beim Abschluss der Konten ermittelten Salden entsprechen den Endbeständen, die in die Schlussbilanz übernommen werden: Aktiva
Schlussbilanz A. Eigenkapital
A. Anlagevermögen 1. Fuhrpark
25.000
B. Umlaufvermögen 1. Waren 2. Kassenbestand 2. Bankbestand
B. Verbindlichkeiten 1. Darlehen 2. Verbindlichkeiten aus 20.000 LuL 2.000 50.000
Summe
97.000 Summe
Passiva 60.000
15.000 22.000
97.000
Am Ende dieses Abschnitts können Sie mithilfe der folgenden Aufgabe Ihr Wissen überprüfen: Aufgabe 12: Lösen Sie die dargestellte Bilanz in Konten auf und tragen Sie die An fangsbestände auf die Konten ein. Schreiben Sie die Buchungssätze zu den nachfolgenden Geschäftsvorfällen und buchen Sie diese. Schließen Sie die Konten durch Summen und Saldenbildung ab und übertragen Sie die Endbestände auf die Schlussbilanz. Aktiva A. Anlagevermögen 1. BGA B. Umlaufvermögen 1. Warenbestand 2. Forderungen LuL 3. Kassenbestand 4. Bankbestand Summe
Schlussbilanz A. Eigenkapital
Siehe CD ROM
Passiva 90.000
110.000 B. Verbindlichkeiten 1. Darlehen 2. Verbindlichkeiten aus 75.000 LuL 50.000 5.000 30.00 270.000 Summe
120.000 60.000
270.000
Geschäftsvorfälle: a) Auf dem Kontoauszug der Bank sehen Sie die Überweisung an einen Ihrer Lieferanten in Höhe von 8.000,00 €. b) Laut vorliegender Eingangsrechnung haben Sie eine Schreibma schine im Wert von 600,00 € auf Ziel gekauft.
87
3
Das Kontenprinzip
c) Laut Kontoauszug der Bank wurde der Tilgungsbetrag für ein be triebliches Darlehen in Höhe von 5.000,00 € belastet d) Laut Kassenbuch wurde 1.000,00 € in die Kasse eingezahlt (Kas seneinlage). Dieser Betrag ist am gleichen Tag von der betriebli chen Bank abgehoben worden. Die Kontoauszüge der Bank liegen ebenfalls vor. e) Ein Kunde bezahlt eine Forderung aus LuL per Banküberweisung in Höhe von 9.000,00 €. Sie sehen die Gutschrift auf dem Kontoaus zug unserer Bank. f) Sie schließen einen Darlehensvertrag im Wert von 10.000,00 € ab und begleichen mit dem Betrag eine Verbindlichkeit aus LuL. Der Darlehensgeber überweist direkt an Ihren Lieferanten. g) Laut Eintrag im Kassenbuch hat einer Ihrer Kunden eine Forde rung aus LuL in Höhe von 1.500,00 € bar beglichen.
3.4 Erfolgskonten – Erträge, Aufwendungen und das GuV Konto Vermutlich ist Ihnen aufgefallen, dass in allen bisherigen Beispielen und Übungen nur ganz bestimmte Geschäftsvorfälle geschildert wurden. In allen Fällen kamen zwar unterschiedliche Vermögensveränderungen zu Stande, das Konto Eigenkapital wurde dadurch aber nie verändert. Das Eigenkapitalkonto verändert sich nur bei solchen Geschäftsvorfällen, bei denen Wertverzehr in Form von Aufwendungen bzw. Wertschöpfung in Form von Erträgen zu verzeichnen sind.
Das Eigenkapitalkonto Aufbau des Eigenkapital kontos
Das Eigenkapitalkonto ist ein Passiv-Konto der Bilanz. Der Anfangsbestand und die Mehrungen werden auf dem Eigenkapitalkonto im Haben und die Minderungen im Soll gebucht: S Minderungen
88
Eigenkapital
H Anfangsbestand + Mehrungen
Erfolgskonten – Erträge, Aufwendungen und das GuV Konto
Was verursacht nun eine Mehrung bzw. eine Minderung des Eigenkapitals? Das Eigenkapital mehrt sich durch die im Betrieb erzielten Erträge, z. B. durch Erlöse aus dem Warenverkauf bzw. aus der Leistungserbringung.
3 Mehrung des Eigenkapitals
Beispiel 23: Wie buchen Sie Warenverkauf bar? Sie verkaufen Waren für 10.000 €. Der Kunde zahlt bar.
Der Buchungssatz für diesen Geschäftsvorfall wird auf der Grundlage des bereits bekannten Vier-Fragen-Systems gebildet: Fragen
Antworten
1. 2. 3. 4.
Kasse Aktiv Mehrung Soll
Eigenkapital Passiv Mehrung Haben
Der Buchungssatz lautet: Sollkonto Kasse
Habenkonto 10.000
Eigenkapital
10.000
Tragen Sie jetzt den Geschäftsvorfall auf das T-Konto Eigenkapital ein. Es wird ein Anfangsbestand des Eigenkapitals von 15.000 € unterstellt. Schließen Sie das Konto ab, um die wertmäßige Auswirkung des Erlöses festzustellen: S Saldo
Eigenkapital 25.000 AB Erlöse
H 15.000 10.000
Summe
25.000
25.000
Summe
Sie sehen, dass der Saldo, d. h. der Endbestand auf dem Eigenkapitalkonto höher ist als der Anfangsbestand.
89
3
Das Kontenprinzip
Merken Sie sich bitte: Erträge mehren das Eigenkapital. Minderung des Eigenkapitals
Und was verursacht eine Minderung des Eigenkapitals? Das Eigenkapital mindert sich durch die im Betriebe anfallenden Aufwendungen – die Kosten. Dazu gehören z. B. Personalkosten, Raumkosten, Werbe- und Reisekosten, sonstige Verwaltungskosten wie Telefonoder Beratungskosten. Beispiel 24: Wie buchen Sie die Überweisung der Gehälter? Sie überweisen Gehälter für den Monat April in Höhe von 12.500 €.
Der Buchungssatz für diesen Geschäftsvorfall wird ebenfalls auf der Grundlage des Vier-Fragen-Systems gebildet: Fragen
Antworten
1.
Bank
Eigenkapital
2.
Aktiv
Passiv
3.
Minderung
Minderung
4.
Haben
Soll
Der Buchungssatz lautet: Sollkonto Eigenkapital
Habenkonto 12.500
Bank
12.500
Tragen wir jetzt den Geschäftsvorfall auf das T-Konto Eigenkapital ein. Unterstellt wird ein Anfangsbestand des Eigenkapitals von 15.000 €. Schließen Sie das Konto ab, um die wertmäßige Auswirkung des Personalaufwands festzustellen:
90
S Gehälter Saldo
Eigenkapital 12.500 AB 2.500
H 15.000
Summe
15.000
15.000
Summe
Erfolgskonten – Erträge, Aufwendungen und das GuV Konto
3
Der Saldo, d. h. der Endbestand auf dem Eigenkapitalkonto, ist niedriger als der Anfangsbestand. Merken Sie sich bitte: Aufwendungen mindern das Eigenkapital.
Die meisten Geschäftsvorfälle, die tagtäglich in den Unternehmen gebucht werden, sind Aufwendungen und Erträge. Würde man sie alle sofort wie oben dargestellt auf dem Eigenkapitalkonto buchen, würde das Konto bereits nach kurzer Zeit überdimensional anwachsen. Darüber hinaus würden sich verschiedenartige Aufwands- und Ertragsarten so miteinander vermischen, dass sich wichtige betriebswirtschaftliche Ergebnisse nur sehr umständlich und mühsam ermitteln ließen. Man könnte beispielsweise nicht sofort erkennen, wie hoch die Personalkosten im Quartal oder im Jahr waren oder welchen Anteil am Gesamterlös der Erlös aus dem Warenverkauf oder aus der Leistungserbringung hat. Um mehr Transparenz in der Buchhaltung zu schaffen, um die bebuchten Konten „schlank“ zu halten, und um umständliche Zusatzberechnung zu vermeiden, wurden für das Eigenkapitalkonto Unterkonten eingeführt. Für die Mehrungen des Eigenkapitals wurden die Ertragskonten und für die Minderungen die Aufwandskonten eingeführt. Diese beiden Kontenarten werden unter dem Begriff Erfolgskonten zusammengefasst. Durch ihren Abschluss am Jahresende wird der Erfolg der unternehmerischen Tätigkeit ermittelt (dazu Seite 99 ff.).
Ertrags und Aufwandskon ten
Erträge und Ertragskonten Erträge sind in der Finanzbuchführung der in Geld bewertete Wertzugang einer Periode. Die Ertragskonten werden nach dem gleichen Prinzip wie das Konto Eigenkapital bebucht. Da sie das Eigenkapital mehren, werden sie im Haben gebucht:
91
3
Das Kontenprinzip
S
Eigenkapital AB
H 15.000 „+“ Mehrungen
S
Ertragskonto
H
„+“ Mehrungen des Eigenkapitals
Wichtig! Ertragskonten sind Unterkonten des Eigenkapitals. Sie haben keine Anfangsbestände und nehmen lediglich alle unterjähri gen Mehrungen des Einkapitals auf. Ertragskonten
Beispiele für Ertragskonten sind: • Erlöse (Umsatz) aus dem Warenverkauf • Erlöse (Umsatz) aus Leistungen • Erlöse aus Abfallverwertung • Erlöse aus Leergut • Zinserträge • Mieteinnahmen • Erlöse aus dem Verkauf von Gegenständen des Anlagevermögens • Erträge aus Kursdifferenzen Beispiel 25: Wie buchen Sie einen Mietertrag Büromiete? Sie erhalten die Büromiete in Höhe von 1.600 € für vermietete Büro räume per Banküberweisung.
Um den Buchungssatz zu bilden, wenden Sie das Vier-Fragen-System an:
92
Fragen
Antworten
1.
Mieteinnahmen
Bank
2.
Ertrag
Aktiv
3.
Mehrung
Mehrung
4.
Haben
Soll
Erfolgskonten – Erträge, Aufwendungen und das GuV Konto
3
Der Buchungssatz lautet: Sollkonto
Habenkonto
Bank
1.600
S
H
Bank
Mieteinnahmen
1.600
Mieteinnahmen
S
1.600
H 1.600
Beispiel 26: Wie buchen Sie Erlöse aus dem Warenverkauf? Sie verkaufen Waren und stellen dem Kunden eine Rechnung in Höhe von 35.000 € mit 30 Tagen Zahlungsfrist. Fragen
Antworten
1.
Erlöse Warenverkauf
Forderungen aus LuL
2.
Ertrag
Aktiv
3.
Mehrung
Mehrung
4.
Haben
Soll
Sollkonto
Habenkonto
Forderungen aus LuL S
35.000
Forderungen LuL
H
Erlöse Warenverkauf S
35.000
Erlöse Waren
35.000
H 35.000
Beispiel 27: Wie buchen Sie eine Zinsgutschrift der Bank? Die Bank schreibt Ihrem Girokonto Guthabenzinsen in Höhe von 32 € gut. Fragen
Antworten
1.
Zinserträge
Bank
2.
Ertrag
Aktiv
3.
Mehrung
Mehrung
4.
Haben
Soll
93
3
Das Kontenprinzip
Sollkonto
Habenkonto
Bank S
32,00 Bank
H
Zinserträge
32,00 Zinserträge
S
H
32
32
In der betrieblichen Praxis gibt es oft Situationen, durch die der gebuchte Ertrag, der ursprünglich das Eigenkapital gemehrt hat, im Nachhinein reduziert wird. Sehen Sie dazu folgendes Beispiel: Beispiel 28: Wie buchen Sie eine Erlösminderung durch Rücksendung? Ihr Kunde aus Beispiel 26 sendet einen Teil der Ware zurück und er hält von Ihnen eine Gutschrift in Höhe von 2.000 €.
Die erteilte Gutschrift reduziert den ursprünglich gebuchten Ertrag und die Forderungen aus LuL. Ihr Kunde schuldet jetzt nicht mehr 35.000 €, sondern nur 33.000 €. Die Gutschrift wird wie folgt gebucht: Fragen
Antworten
1.
Erlöse Warenverkauf
Forderungen aus LuL
2.
Ertrag
Aktiv
3.
Minderung
Minderung
4.
Soll
Haben
Sollkonto
Habenkonto
Erlöse Warenverkauf
2.000
Forderungen LuL
2.000
Auf den Konten sind jetzt beide Geschäftsvorfälle – aus Beispiel 26 und 28 – abgebildet: S 28
Erlöse
H
S
2.000 26
35.000
26
Forderungen LuL 35.000 28
H 2.000
Zum Abschluss dieses Abschnitts hilft Ihnen die folgende Aufgabe, Ihren Wissensstand zu überprüfen:
94
3
Erfolgskonten – Erträge, Aufwendungen und das GuV Konto
Aufgabe 13: Schreiben Sie die Buchungssätze für folgende Geschäftsvorfälle:
CD ROM
a) Sie erbringen eine Leistung im Wert von 800 €. Der Kunde zahlt sofort bar. b) Nach der Renovierung des Betriebsgebäudes entsorgen Sie alle alten Kupferleitungen und erhalten dafür 1.200 € in bar. c) Ein Kunde begleicht eine Forderung aus LuL per Banküberweisung in Höhe von 15.600 € d) Ihre Bank schreibt die Guthabenzinsen in Höhe von 75 € Ihrem betrieblichen Bankkonto gut. e) Sie verkaufen Waren im Wert von 45.000 € und erhalten von Ih rem Kunden einen Scheck. f) Sie verkaufen Waren im Wert von 25.000 €. Der Kunde zahlt bar 5.000 €, für den Restbetrag in Höhe von 20.000 € erhält er eine Rechnung. g) Ihr Kunde (Aufgabe f) sendet einen Teil der Ware zurück und er hält von Ihnen eine Gutschrift in Höhe von 5.000 €.
Aufwendungen und Aufwandskonten Unter Aufwendungen verstehen man in der Finanzbuchführung den Verbrauch von Gütern soweit er mit Ausgaben verbunden ist. Die Aufwandskonten werden nach dem gleichen Prinzip wie das Konto Eigenkapital bebucht. Da sie das Eigenkapital mindern, werden sie im Soll gebucht: S „ “ Minderungen
S
Aufwandskonto
Eigenkapital AB
H 15.000
H
„ “ Minderungen des Eigenkapitals
Wichtig! Aufwandskonten sind Unterkonten des Eigenkapitals. Sie haben keine Anfangsbestände und nehmen lediglich alle unterjähri gen Minderungen des Einkapitals auf.
95
3 Aufwands konten
Das Kontenprinzip
Beispiele für Aufwandskonten sind: • Wareneingang • Einkauf für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe • Personalkosten • Raumkosten • Versicherungen • Rechts- und Beratungskosten • Werbekosten • Bürobedarf • Telefonkosten • Zinsaufwand Bevor Sie sich mit den folgenden Beispielen zu betrieblichen Aufwendungen und den dazu gehörenden Buchungssätzen auseinandersetzen, sollte einem möglichen sprachlichen Missverständnis vorgebeugt werden: Sie wissen bereits, dass Aufwendungen das Eigenkapital mindern. Werden aber ausschließlich Aufwendungen ohne ihre Auswirkung auf das Eigenkapital analysiert, spricht man bei der Entstehung der Aufwendungen von „Mehrung des Aufwands“ und bei ihrer Reduzierung von „Minderung des Aufwands“, obwohl sich im ersten Fall das Eigenkapital mindert und im zweiten mehrt. Beispiel 29: Wie buchen Sie den Wareneinkauf auf Ziel? Sie kaufen Waren für 56.000 € auf Ziel.
Den Buchungssatz bilden Sie wieder mithilfe des Vier-Fragen-Systems:
96
Fragen
Antworten
1.
Wareneingang
Verb. aus LuL
2.
Aufwand
Passiv
3.
Mehrung des Aufwands (Minderung des Eigenkapitals)
Mehrung
4.
Soll
Haben
Erfolgskonten – Erträge, Aufwendungen und das GuV Konto
Sollkonto
Habenkonto
Wareneingang S
3
56.000
Wareneingang
H
Verb. aus LuL S
56.000 Verb. aus LuL
56.000
H 56.000
Beispiel 30: Wie buchen Sie eine Telefonrechnung? Sie bezahlen eine Telefonrechnung in Höhe von 156,00 € per Bank überweisung. Fragen
Antworten
1.
Telefonkosten
Bank
2.
Aufwand
Aktiv
3.
Mehrung des Aufwands (Minderung des Eigenkapitals)
Minderung
4.
Soll
Haben
Sollkonto
Habenkonto
Telefonkosten S
Telefonkosten
156
Bank
H
S
156 Bank
156
H 156
Beispiel 31: Wie buchen Sie die Kfz Versicherung? Die Versicherungsprämie für ein betriebliches Auto in Höhe von 560 € wird abgebucht.
Benutzen Sie wieder das bekannte Vier-Fragen-System: Fragen
Antworten
1.
Versicherungen
Bank
2.
Aufwand
Aktiv
3.
Mehrung des Aufwands (Minderung des Eigenkapitals)
Minderung
4.
Soll
Haben
97
3
Das Kontenprinzip
Sollkonto
Habenkonto
Kfz Versicherungen S
Kfz Versicherung
560
Bank
H
S
560 Bank
560
H 560
Ähnlich wie bei den Erträgen, kann es auch bei den Aufwendungen vorkommen, dass sie sich nachträglich reduzieren. Sehen Sie hierzu folgendes Beispiel: Beispiel 32: Wie buchen Sie die Erstattung der Kfz Versicherung? Die im Beispiel 31 genannte Kfz Versicherungsprämie wird von Ihrer Versicherung nachträglich um 60 € reduziert. Die Versicherung über weist Ihnen den Betrag zurück. Fragen
Antworten
1.
Versicherungen
Bank
2.
Aufwand
Aktiv
3.
Minderung des Aufwands (Mehrung des Eigenkapitals)
Mehrung
4.
Haben
Soll
Sollkonto
Habenkonto
Bank
60
Kfz Versicherungen
60
Auf den Konten sind jetzt beide Geschäftsvorfälle – aus Beispiel 31 und 32 – abgebildet: S 3
Kfz Versicherung 560
4
S
H 60
4
60
Bank
H
3
560
Die folgende Aufgabe schließt den Abschnitt „Aufwendungen und Aufwandskonto“ ab. Bevor Sie sich mit dem nächsten Thema beschäftigen, sollten Sie versuchen, die Aufgabe zu lösen und so Ihren Wissensstand überprüfen.
98
Erfolgskonten – Erträge, Aufwendungen und das GuV Konto
Aufgabe 14: Schreiben Sie die Buchungssatze für folgende Geschäftsvorfälle:
3 Siehe CD ROM
a) Sie bezahlen Porto mit 55 € bar. b) Sie überweisen die Gehälter für Monat Mai in Höhe von 32.000 €. c) Sie bezahlen die Rechnung des Steuerberaters (Rechts /Bera tungskosten) in Höhe von 1.200 € per Scheck. d) Sie kaufen Rohstoffe im Wert von 34.000 € auf Ziel. e) Für ein Zeitungsinserat bezahlen Sie bar 75 €. f) Die Bank belastet Ihnen Zinsen für das überzogene Bankkonto in Höhe von 16 €. g) Sie kaufen Büromaterial für 320 € auf Ziel. h) Sie senden einen Teil der eingekauften Rohstoffe (siehe Aufgabe d) zurück und erhalten von Ihrem Lieferanten eine Gutschrift in Höhe von 3.000 €.
Erfolgskonten – das Gewinn und Verlustkonto Die von Ihnen angelegten und bebuchten Aufwands- und Ertragskonten müssen spätestens am Jahresende, genauso wie die Bestandskonten (Aktiv- und Passivkonten) abgeschlossen werden. Sie sind Unterkonten des Eigenkapitalkontos und könnten somit direkt über das Eigenkapital abgeschlossen werden. Beim Abschluss der Erfolgskonten geht es aber nicht nur darum, wie sie das Eigenkapital – mehrend oder mindernd – beeinflusst haben. Viel mehr geht es hier um einen betriebswirtschaftlichen, aber vor allem um einen steuerlichen Wert – den Gewinn bzw. den Verlust Dieser Wert ergibt sich als Differenz zwischen den betrieblichen Erträgen und den betrieblichen Aufwendungen. Um den Gewinn- bzw. den Verlustbetrag zu ermitteln, wird – bevor die Salden aus den Erfolgskonten auf das Eigenkapital übertragen werden – ein Zwischenkonto geschaltet: das Gewinn- und Verlustkonto (GuV-Konto). Das GuV-Konto ist ein normales T-Konto mit einer Soll- und Haben-Seite.
Gewinn und Verlustkonto
99
3
Das Kontenprinzip
Auf dem GuV-Konto sammeln sich die Salden der Aufwandskonten und der Ertragskonten nach folgendem Schema: Aufwandskonten S
Gehälter
Summe
Ertragskonten H
S
Erlöse Waren
12.500 12.500
Saldo 25.000
Saldo
41.000
25.000
Summe 25.000
Summe
41.000
S
Pacht
Summe
S
Saldo 5.200
Saldo
125
5.200
Summe 5.200
Summe
125
S
GuV Konto 25.000 5.200
Erlöse Waren Zinserträge
Summe
41.000
Zinserträge
2.600 2.600
Gehälter Pacht
H
H 16.000 25.000
H 125
Summe
125
H 41.000 125
Abschluss der Aufwandskonten Bei den Aufwandskonten ergeben sich die Salden im Normalfall auf der Haben-Seite. Die rechnerisch ermittelten Salden werden dann beim GuV-Konto auf der Soll-Seite gegengebucht. Auch hier gelten zwei wichtige buchhalterische Prinzipien: • Keine Buchung ohne Gegenbuchung. Jeder Betrag muss auf mindestens zwei Konten eingetragen werden. • Das Prinzip des Buchungssatzes: Soll an Haben. Ein Konto nimmt der Buchungsbetrag im Soll auf, während das andere Konto den gleichen Betrag im Haben aufnimmt. Der universelle Buchungssatz beim Abschluss der Aufwandskonten lautet also:
100
Erfolgskonten – Erträge, Aufwendungen und das GuV Konto
GuV Konto
an
3
Aufwandskonto
Es kann vorkommen, dass sich beim Abschluss eines Aufwandkontos der Saldo nicht im Haben, sondern im Soll ergibt. Sehen Sie dazu folgendes Beispiel: Beispiel 33: Wie wirkt sich eine Aufwandsminderung aus? Die Kfz Steuer für das betriebliche Fahrzeug wurde am 25.04.07 an das Finanzamt überwiesen. Am 15.01.08 melden Sie das Auto ab und verkaufen es. Das Finanz amt erstattet Ihnen einen Teil der bereits im Vorjahr bezahlten Kfz Steuer. Bei der Verbuchung der Gutschrift wird der Betrag auf dem Aufwandskonto Kfz Steuer untypischer Weise im Haben gebucht (Aufwandsminderung). Wenn Sie jetzt das Konto abschließen, wird sich der Abschlusssaldo auf der Soll Seite ergeben.
In einem solchen Fall lautet der Buchungssatz für den Abschluss des Kontos „Kfz-Steuer“ nicht wie oben dargestellt, sondern: Kfz-Steuer an GuV-Konto. Eine solche Situation gehört zu den Ausnahmen. Abschluss der Ertragskonten Bei den Ertragskonten ergeben sich die Salden im Normalfall auf der Soll-Seite. Die rechnerisch durch Summen- und Saldenbildung ermittelten Beträge werden auf dem GuV-Konto auf der Haben-Seite gegengebucht. Auch hier gelten zwei wichtige buchhalterische Prinzipien: • Keine Buchung ohne Gegenbuchung.
•
Buchhalterische Prinzipien
Jeder Betrag muss auf mindestens zwei Konten eingetragen werden. Das Prinzip des Buchungssatzes: Soll an Haben. Ein Konto nimmt der Buchungsbetrag im Soll auf, während das andere Konto den gleichen Betrag im Haben aufnimmt.
Der universelle Buchungssatz beim Abschluss der Ertragskonten lautet also:
101
3
Das Kontenprinzip
Ertragskonto
an
GuV Konto
Anders als bei den Aufwendungen kommt es in der Praxis so gut wie nie vor, dass sich beim Abschluss eines Ertragskontos der Saldo im Haben, anstatt im Soll ergibt.
Das GuV Konto abschließen Wurden alle Salden der Aufwands- und Ertragskonten auf dem GuV-Konto gegengebucht, muss auch das GuV-Konto durch Summen- und Saldenbildung zum Abschluss kommen. S Gehälter Pacht
Gewinn und Verlust
GuV Konto 25.000 5.200
Saldo = Gewinn
10.925
Summe
41.125
Erlöse Waren Zinserträge Summe
H 41.000 125 41.125
Steht beim Abschluss der Saldobetrag auf der Soll-Seite – die Summe der Erträge war höher als Summe der Aufwendungen –, bedeutet dies: Gewinn. Sie haben mehr Geld eingenommen als ausgegeben. Steht hingegen beim Abschluss der Saldobetrag auf der Haben-Seite – die Summe der Aufwendungen war höher als die Summe der Erträge –, bedeutet dies: Verlust Sie haben mehr Geld ausgegeben als eingenommen. Wie ist das möglich? Ganz einfach, Sie haben Ihre Ausgaben nicht über die Einnahmen, sondern über aufgenommene Kredite finanziert, oder/und Ihr Bankkonto ist überzogen. Das rechnerisch ermittelte Ergebnis, also der Gewinn bzw. Verlust, wird jetzt endlich auf das Eigenkapitalkonto gegengebucht. Der im Kapitel „Das Eigenkapitalkonto“ auf Seite 88 ff. geöffnete Kreislauf schließt sich wieder. Sie sehen genau, wie sich die Aufwendungen und Erträge auf die Höhe des Eigenkapitals auswirken. Wieder kommen die zwei wichtigen buchhalterischen Prinzipien zum Einsatz:
102
Erfolgskonten – Erträge, Aufwendungen und das GuV Konto • •
3
keine Buchung ohne Gegenbuchung und das Prinzip des Buchungssatzes: Soll an Haben. Buchung des Gewinns
Im Gewinnfall lautet der Buchungssatz: GuV Konto
an
Eigenkapitalkonto
Der Abschluss sieht dann wie folgt aus: S
GuV Konto
Gehälter Pacht
25.000 5.200
Saldo = Gewinn
10.925
Summe
41.125
S Endbestand
Summe
Erlöse Waren
25.925
41.000
Zinserträge
125
Summe
Eigenkapital 25.925
H
41.125
H
AB
15.000
Gewinn
10.925
Summe
25.925
Merken Sie sich bitte: Gewinne erhöhen das Eigenkapital.
Wie aber sieht der Abschluss des GuV-Kontos aus, wenn nicht die Erträge, sondern die Aufwendungen überwiegen? Der sich dadurch ergebende Verlust wird ebenfalls, diesmal mindernd, auf das Eigenkapitalkonto gegengebucht. Nachfolgend sehen Sie eine Abwandlung des vorigen Beispiels, in dem der Verslustfall abgebildet ist. Die Gehälter betragen nun 35.000 € anstatt 25.000 €, der Erlös beträgt nur 31.000 € anstatt 41.000 €.
103
3
Das Kontenprinzip
S
GuVKonto
Gehälter
35.000
Pacht
H
Erlöse Waren
5.200
31.000
Zinserträge
125
Saldo = Verlust Summe
40.200
Summe
S
Eigenkapital
Verlust
9.075
Endbestand
5.925
Summe
15.000
9.075 40.200
H
AB
15.000
Summe
15.000
Merken Sie sich bitte: Verluste mindern das Eigenkapital.
Egal ob gemehrt oder gemindert, der neue Bestand des Eigenkapitals geht am Jahresende in die Schlussbilanz. Im soeben dargestellten Verlustfall (Minderung des Eigenkapitals) sieht die Schlussbilanz so aus: Aktiva A. Anlagevermögen Sachanlagen 1. Betriebs- und Geschäftsausstattung (darunter LKW)
Bilanz
Passiva A. Eigenkapital
B. Umlaufvermögen 1. Forderungen aus LuL 2. Bank- und Kassenbestand
........ B. Verbindlichkeiten 1. Langfristige Schulden 2. Verbindlichkeiten aus LuL ........ ........
Summe
........ Summe
5.925
........ ........
........
Abschließend können Sie mit den beiden folgenden Aufgaben Ihren Wissensstand überprüfen.
104
Erfolgskonten – Erträge, Aufwendungen und das GuV Konto
Aufgabe 15: Am Jahresende ergaben sich folgende Salden auf den Erfolgskonten: Aufwandskonten (Salden im Haben) Kfz Steuer Miete Gehälter Telefonkosten
3 Siehe CD ROM
Ertragskonten (Salden im Soll) 200 12.000 24.000 800
Umsatzerlöse Sonstige Erträge
50.000 1.000
Buchen Sie die Salden gegen das GuV Konto. Schließen Sie das GuV Konto ab und buchen Sie das Ergebnis (Gewinn bzw. Verlust) gegen das Eigenkapitalkonto.
Aufgabe 16: Am Jahresende ergaben sich folgende Salden auf den Erfolgskonten: Aufwandskonten (Salden im Haben) Kfz Steuer Miete Gehälter Telefonkosten
Siehe CD ROM
Ertragskonten (Salden im Soll) 200 12.000 24.000 800
Umsatzerlöse Sonstige Erträge
20.000 1.000
Buchen Sie die Salden gegen das GuV Konto. Schließen Sie das GuV Konto ab und buchen Sie das Ergebnis (Gewinn bzw. Verlust) gegen das Eigenkapitalkonto.
Wie ist das GuV Konto aufgebaut? In den bisherigen Ausführungen wurde das GuV-Konto lediglich als eine etwas ungeordnete Saldenansammlung verschiedener Aufwands- und Ertragskonten dargestellt. Für die betriebliche Praxis ist aber gesetzlich genau geregelt, wie das GuV-Konto auszusehen hat: Im § 272 Abs. 2 des HGB finden Sie den vorgeschriebenen Aufbau des GuV-Kontos in Listenform:
105
3
Das Kontenprinzip
Aufbau des GuV Kontos Siehe CD ROM
1. Umsatzerlöse 2. Erhöhung oder Verminderung des Bestands an fertigen und unfertigen Erzeugnis sen 3. andere aktivierte Eigenleistungen 4. sonstige betriebliche Erträge 5. Materialaufwand a) Aufwendungen für Roh , Hilfs und Betriebsstoffe und für bezogene Waren b) Aufwendungen für bezogene Leistungen 6. Personalaufwand a) Löhne und Gehälter b) soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersversorgung und für Unterstüt zung davon für Altersversorgung 7. Abschreibungen a) auf immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens und Sachanla gen sowie auf aktivierte Aufwendungen für die Ingangsetzung und Erweiterung des Geschäftsbetriebes b) auf Vermögensgegenstände des Umlaufvermögens, soweit diese die in der Kapitalgesellschaft üblichen Abschreibungen überschreiten 8. sonstige betriebliche Aufwendungen 9. Erträge aus Beteiligungen davon aus verbundenen Unternehmen 10. Erträge aus anderen Wertpapieren und Ausleihungen des Finanzanlagevermögens davon aus verbunden Unternehmen 11. sonstige Zinsen und ähnliche Erträge davon aus verbundenen Unternehmen 12. Abschreibungen auf Finanzanlagen und auf Wertpapiere des Umlaufvermögens 13. Zinsen und ähnliche Aufwendungen davon an verbundene Unternehmen 14. Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit 15. außerordentliche Erträge 16. außerordentliche Aufwendungen 17. außerordentliches Ergebnis 18. Steuern vom Einkommen und vom Ertrag 19. Sonstige Steuern 20. Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag Abb.: Aufbau des GuV Kontos
106
Erfolgskonten – Erträge, Aufwendungen und das GuV Konto
3
Bitte beachten Sie, dass in der GuV der Gewinn als Jahresüberschuss und der Verlust als Jahresfehlbetrag bezeichnet wird.
Abschluss der Erfolgskonten am PC In der EDV-gestützten Buchhaltung entfällt die manuelle Summenund Saldenermittlung beim Abschluss der Erfolgskonten. In jeder Buchhaltungssoftware werden lediglich die laufenden Buchungen – die Aufwendungen und Erträge – auf den entsprechenden Konten erfasst. Durch den Aufruf eines Berichts, z. B. des Sachkontos „Erlöse“, erfolgt ein vorläufiger Abschluss des Kontos, der nach jeder weiteren Buchung erneut und dann immer wieder durchgeführt werden kann und somit ständig unterschiedliche (aktuelle) Werte ausweist. Auch eine Gegenbuchung der Salden auf das GuV-Konto erfolgt in der Buchhaltungssoftware automatisch – es sind keine manuellen Gegenbuchungen erforderlich! Unten sehen Sie die Lösung zur Aufgabe 15, die aus dem Buchhaltungsprogramm Lexware Buchhalter stammt. Auf dem Konto „Erlöse“ befinden sich einzelne Buchungen, die zu einem Saldo von 50.000 € führen.
Lexware Buch halter
CUBE GmbH Spielwaren, Kupferweg 30, 79111 Freiburg Sachkonten 2007 Konto 08400 Erlöse 19 % Umsatzsteuer letzte Buchung
EB Wert
28.09. Datum
Saldo alt
0,00 S
0,00 S
Beleg
0,00 S
Gegen
Nr. 31.01. 25.02 23.03 24.05 26.07 28.09 Summe
Jahresverkehrszahlen alt
4 5 6 7 8 9
gebucht bis 31.12.2007
Buchungstext Müller GmbH RE 1598 Hans Peter RE 1698 Müller GmbH RE 2987 Spiel & Spaß RE 3103 Spiel & Spaß RE 3126 Müller GmbH RE 3236
Konto 01200 01200 01200 01200 01200 01200
Soll
0,00 EB Wert 0,00 S
Saldo neu 0,00 S
0,00 H
Betrag Haben 12.000,00 7.5000,00 6.500,00 14.000,00 3.000,00 7.000,00 50.000,00
Jahresverkehrszahlen neu 0,00 S
0,00 H
Abb.: Beispiel Lexware Buchhalter
107
3
Das Kontenprinzip
Jetzt folgt das GuV-Konto (in Listenform gem. § 272 Abs. 2 HGB), in dem der Saldo von 50.000 € unter den Betriebseinnahmen ausgewiesen ist. CUBE GmbH Spielwaren, Kupferweg 30, 79111 Freiburg Gewinn und Verlustrechnung in € zum 31. Dezember 2007 Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit Umsatzerlöse 08400 Erlöse 19 % Umsatzsteuer Sonstige betriebliche Erträge 02700 Sonstige Erträge Personalaufwand 04120 Gehälter Andere betriebl. Aufwendungen Raumkosten 04210 Miete verschiedene betriebliche Kosten 04920 Telefon Summe Andere betriebl. Aufwendungen Summe Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit Sonstige Steuern 04510 Kfz*Steuer Jahresüberschuss
50.000,00 50.00,00 1.000,00 1.000,00 *24.000,00 *24.000,00 *12.800,00 *12.800,00 *800,00 *800,00 12.800,00
*200,00 *200,00 14.00,00
Abb.: GuV*Konto Lexware Buchhalter
Als Letztes ist die Passiva-Seite der Bilanz abgebildet, in der die Mehrung des Eigenkapitals von 50.000 auf 64.000 € deutlich zu sehen ist. CUBE GmbH Spielwaren, Kupferweg 30, 79111 Freiburg Bilanz Passiva in € zum 31. Dezember 2007 A. Eigenkapital I. Kapital Gezeichnetes Kapital 00800 Gezeichnetes Kapital Summe I. Kapital V. Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag SummeA. Eigenkapital Summe Passiva Abb.: Bilanz Passiva*Seite Lexware Buchhalter
108
50.000,00 50.000,00 14.000,00 64.000,00 64.000,00
3
Erfolgskonten – Erträge, Aufwendungen und das GuV Konto
Der Gewinn als Besteuerungsgrundlage Das wichtigste Ergebnis der dargestellten Abschlussarbeiten ist der Periodenerfolg – der Gewinn oder Verlust Wie bereits im Kapitel „Die Aufgaben der Buchführung“ auf Seite 33 ff. erwähnt, wird der Gewinnbetrag als Besteuerungsgrundlage für verschiedene Steuerarten herangezogen. Das Einkommensteuergesetz sieht zwei Wege der Gewinnermittlung vor: • den Betriebsvermögensvergleich und • die Einnahmen-Überschuss-Rechnung
Wege der Gewinn ermittlung
Der Betriebsvermögensvergleich ist die Regelgewinnermittlung und kann grundsätzlich von jedem Steuerpflichtigen gewählt werden. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung dagegen ist streng geregelt und nur bestimmten Kreisen der Steuerpflichtigen vorbehalten. Der Betriebsvermögensvergleich Diese Art der Gewinnermittlung, die auch Bilanzierung oder doppelte Buchführung genannt wird, ist im § 4 Abs. 1 EStG wie folgt definiert: Der Gewinn ist der Unterschiedsbetrag zwischen dem Betriebsvermö gen am Schluss des Wirtschaftsjahres und dem Betriebsvermögen am Schluss des vorangegangenen Wirtschaftsjahres, vermehrt um den Wert der Entnahmen und vermindert um den Wert der Einlagen.
Die auf den ersten Blick etwas komplizierte Definition lässt sich vereinfacht als eine Formel darstellen: Betriebsvermögen am Schluss des Wirtschaftsjahres –
Betriebsvermögen am Schluss des vorangegangenen Wirtschaftsjahres
=
Unterschiedsbetrag
+
Entnahmen
–
Einlagen
=
Gewinn/Verlust
109
3
Das Kontenprinzip
Unter Betriebsvermögen wird im Einkommensteuergesetz das Eigenkapital verstanden. Mit den Begriffen Entnahmen und Einlagen hatten Sie bis jetzt nichts zu tun gehabt. Sie sind als separate Themen im Kapitel „Privatentnahmen und Privateinlagen“ auf Seite 178 ff. behandelt und betreffen nur Personenfirmen, keine Kapitalgesellschaften – für die CUBE GmbH sind sie also nicht relevant. Sehen Sie sich jetzt noch einmal den Abschluss der Erfolgskonten mit den Auswirkung des Gewinnes auf das Eigenkapital auf Seite 107 ff. an. Aus den dort abgebildeten Zahlen lässt sich der Gewinnbetrag gem. § 4 Abs. 1 EStG wie vorgeschrieben errechnen: Betriebsvermögen (EK) am Schluss des WJ abzgl. Betriebsvermögen (EK) am Anfang der WJ zzgl. Entnahmen abzgl. Einlagen Gewinn
64.000 50.000 0 0 14.000
Einnahmen Überschuss Rechnung Diese Art der Gewinnermittlung, die auch einfache Buchführung genannt wird, ist im § 4 Abs. 3 EStG wie folgt definiert: Steuerpflichtige [...] können als Gewinn den Überschuss der Be triebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen.
Bei dieser Art der Gewinnermittlung wird weder eine Bilanz erstellt noch eine Inventur durchgeführt. Es wird lediglich eine Art „GuVKonto“ angelegt, das nach dem Zufluss-Abflussprinzip alle bereits getätigten Einnahmen (keine Forderungen!) und Ausgaben (keine Verbindlichkeiten!) eines Wirtschaftsjahres aufnimmt. Achtung! Die vereinnahmte Umsatzsteuer gehört hier zu den Betriebseinnahmen und die verauslagte Vorsteuer zu den Betriebsausgaben (siehe Kapitel „Umsatzsteuer in der Einnahme Überschuss Rechnung“, S. 146 ff.).
Diese vereinfachte Art der Gewinnermittlung ist nur einigen wenigen Steuerpflichtigen erlaubt. Dazu gehören:
110
3
Erfolgskonten – Erträge, Aufwendungen und das GuV Konto • •
Freiberufler gem. § 18 EStG (z. B. Ärzte, Zahnärzte, Steuerberater, Dolmetscher etc.), Gewerbetreibende ohne kaufmännische Organisation gem. § 1 Abs. 2 HGB, solange sie die steuerlichen Grenzen von 30.000 € Gewinn (bis 31.12.2007) bzw. 50.000 € Gewinn (ab 01.01.2008) und 500.000 € Umsatz nicht überschreiten.
Wer macht Einnahme Überschuss Rechnung?
Überschreitet der Umsatz oder der Gewinn eines Gewerbetreibenden die steuerlichen Grenzen von 500.000 € bzw. 30.000 € (ab 2008 50.000 €) im Jahr, muss er auf den Betriebsvermögensvergleich umsteigen. Zur Änderung der Gewinnermittlungsart mit dem genauen Übergangszeitpunkt wird er vom Finanzamt schriftlich aufgefordert. Tipp Falls Sie in Ihrer beruflichen oder unternehmerischen Praxis Ihren Ge winn nach der Einnahme Überschuss Rechnung ermitteln und ihr Wis sen zu diesem Thema um weitere interessante Besonderheiten erwei tern möchten, empfehle ich Ihnen das Buch meiner Fachkollegin, Frau Iris Thomson, „Schnelleinstieg Einnahmen Überschuss Rechnung“, Ru dolf Haufe Verlag.
Saldierungsverbot Im Kapitel „2.3 Fehler, die Sie vermeiden sollten“ auf Seite 35 ff. haben Sie verschiedene Fehler, die in der Buchführung vorkommen können, kennen gelernt. Nun sollten Sie einen weiteren möglichen Fehler in die Liste aufzunehmen, der beim Verstoß gegen das sog. Saldierungsverbot entsteht. Saldieren bedeutet miteinander verrechnen. Wer Aufwendungen mit Erträgen verrechnet, verfälscht die Ergebnisse auf den Konten und begeht somit einen schwer wiegenden materiellen Fehler .
Saldieren: materieller Fehler
Beispiel 34: Warum dürfen Aufwendungen und Erträge nicht miteinander verrechnet werden? Am Ende des Quartals erhalten Sie eine Kontoführungsabrechnung Ihrer Bank. In der Abrechnung sind laufende Gebühren in Höhe von 20 € sowie Guthabenzinsen in Höhe von 35 € und Sollzinsen in Höhe von 175 € aufgelistet.
111
3
Das Kontenprinzip
Die Gebühren und die Sollzinsen sind unbedingt auf zwei separate Aufwandskonten und die Guthabenzinsen auf ein Ertragskonto zu buchen. Würde man von der Summe der Sollzinsen und der Gebühren die Ha benzinsen einfach abziehen (175 + 20) 35 = 160,00 und den gan zen Vorgang mit einem einfachen, aber falschen Buchungssatz erfas sen, würde man eben gegen das Saldierungsverbot für Aufwendungen und Erträge verstoßen. Der falsche Buchungssatz würde lauten:
Sollkonto Sollzinsen
Habenkonto 160
Bank
160
Der richtige Buchungssatz für diesen Vorgang lautet: Sollkonto Kosten des Geldverkehrs Sollzinsen
Habenkonto 20 175
Guthabezinsen Bank
35 160
3.5 Personenkonten – offene Posten überwachen Zu den am Häufigsten bebuchten Konten gehören: • Bank • Kasse • Forderungen aus Lieferungen und Leistungen • Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen Gibt es in einem Unternehmen mehrere Bankkonten bzw. mehrere Kassen, muss für jedes Bankkonto und jede Kasse ein separates T-Konto geführt werden. Zahlt ein Kunde für die gelieferte Ware oder für die an ihn erbrachte Leistung nicht sofort, wird anstatt des Bank- oder Kassenkontos das Konto Forderungen aus LuL angesprochen. Verlangt der Lieferant keine sofortige Zahlung und räumt Ihnen stattdessen eine Zahlungsfrist ein, buchen Sie die Eingangsrechnungen gegen das Sammelkonto
112
Personenkonten – offene Posten überwachen
3
Verbindlichkeiten aus LuL. Für die Überwachung der Außenstände Ihrer Kunden und der noch anstehenden Zahlungen an Ihre Lieferanten sind jedoch die Sammelkonten „Forderungen aus LuL“ und „Verbindlichkeiten aus LuL“ nicht das beste Mittel. Hier vermischen sich im Laufe des Jahres unzählige Buchungen, die viele verschiedene Kunden und Lieferanten betreffen. Um mehr Klarheit und eine bessere Kontrolle über die Außenstände zu erhalten, wurden für die Sammelkonten Forderungen und Verbindlichkeiten Unterkonten in Form von sog. Personenkonten eingeführt – die Debitoren- und Kreditorenkonten.
Debitorenkonten Jeder Kunde – Debitor – erhält ein eigenes Konto, in dem als Kontobezeichnung sein Name steht. Die Debitorenkonten werden genauso behandelt wie die Forderungskonten: Der Anfangsbestand und die Mehrungen werden im Soll, Minderungen im Haben gebucht. S
Müller GmbH Anfangsbestand
Debitorenkonto als Unterkonto
H Minderungen
+ Mehrungen
Beispiel 35: Wie buchen Sie auf ein Debitorenkonto? Sie verkaufen Waren an den Kunden Müller GmbH für 20.000 € auf Rechnung.
Der Buchungssatz lautet: Sollkonto Müller GmbH
Habenkonto 20.000
Erlöse Warenverkauf
20.000
(anstatt Forderungen LuL)
Kreditorenkonten Jeder Lieferant – Kreditor – erhält ein eigenes Konto, in dem als Kontobezeichnung sein Name steht. Mit den Kreditorenkonten wird
Kreditorenkonto als Unterkonto
113
3
Das Kontenprinzip
genauso verfahren wie mit den Verbindlichkeitskonten: Der Anfangsbestand und die Mehrungen werden im Haben, Minderungen im Soll gebucht. S
Super Toys AG
Minderungen
H Anfangsbestand + Mehrungen
Beispiel 36: Wie buchen Sie auf ein Kreditorenkonto? Sie erhalten eine Spielzeuglieferung (Waren) von Ihrem Lieferanten Super Toys AG für 80.000 €.
Der Buchungssatz lautet: Sollkonto Wareneingang
Habenkonto 80.000
Super Toys AG
80.000
(anstatt Verb. aus LuL)
Die Personenkonten abschließen Sammelkonto „Forderungen aus LuL“
Die Personenkonten werden am Jahresende durch Summen- und Saldenbildung abgeschlossen und ihre Endbestände auf den Sammelkonten „Forderungen aus LuL“ bzw. „Verbindlichkeiten aus LuL“ ausgewiesen. Beispiel 37: Wo finden Sie die Salden der Debitorenkonten in der Schlussbi lanz? Auf den Debitorenkonten haben sich beim Abschluss folgende Salden ergeben: Müller GmbH 85.000 € Hans Peter 15.000 € Toys & Toys GmbH 20.000 € In der Schlussbilanz steht auf dem Sammelkonto „Forderungen aus LuL“ die Summe aller Salden sämtlicher Kunden in Höhe von 120.000 €.
114
Zusammenfassung
Beispiel 38: Wo sind die Salden der Kreditorenkonten in der Schlussbilanz? Die Kreditorenkonten weisen nach dem Abschluss folgende Salden aus: Super Toys AG 55.000 € Adle Kunststoffe 25.000 € Micky GmbH 10.000 €
3 Sammelkonto „Verbindlichkei ten aus LuL“
In der Schlussbilanz steht auf dem Sammelkonto „Verbindlichkeiten aus LuL“ die Summe aller Salden jedes Lieferanten in Höhe von 90.000 €.
Tipp Legen Sie niemals Kreditorenkonten für das Finanzamt bzw. für die ein zelnen Krankenkassen (Buchungen im Personalbereich) an. Wenn Sie es tun, erscheinen Verbindlichkeiten bzw. Forderungen gegen die beiden Institutionsarten zusammen mit den Verbindlichkeiten bzw. Forderun gen aus Lieferungen und Leistungen, was ein sachlicher Fehler ist. Im Sachkontenplan stehen bereits separate Konten zur Verfügung wie z. B. 1741/3730 „Verbindlichkeiten aus Lohn und Kirchensteuer“ oder 1742/3740 „Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit“ (sie he Kapitel 4 „Kontenrahmen und Kontenplan“, Seite 118 ff.).
3.6 Zusammenfassung Sie haben in den vorhergehenden Kapiteln vier verschiedene Kontenarten kennen gelernt: Checkliste: Vier Kontenarten
Vier Konten arten
Bestandskonten (Aktiv und Passivkonten) Sie werden von der Eröffnungsbilanz abgeleitet und über die Schlussbilanz abge schlossen.
Erfolgskonten (Aufwands und Ertragskonten) Sie werden als Unterkonten des Eigenkapitals geführt und über das Eigenkapitalkonto abgeschlossen, bevor dieses in die Schlussbilanz übernommen wird.
Gewinn und Verlustkonto Das Sammelkonto für die Salden der Aufwands und Ertragskonten, ein Überleitungs konto für das Periodenergebnis zum Eigenkapital.
Personenkonten (Debitoren und Kreditorenkonten) Sie werden als Unterkonten der Forderungen und Verbindlichkeiten geführt und am Jahresende über diese abgeschlossen.
115
3
Das Kontenprinzip
Das Anlegen, Bebuchen und Abschließen aller bis jetzt vorgestellten Konten kann man schematisch wie folgt darstellen: Aktiva
Eröffnungsbilanz
Passiva
Bestandskonten
Aktivkonten
Passivkonten
Forderungen LuL
Verbindlichkeiten LuL
Personenkonten
Debitoren
Eigenkapitalkonto
Erfolgskonten
Kreditoren
Aufwand
Ertrag
GuV Konto
Aktiva
Eröffnungsbilanz
Passiva
Abb.: Schema Anlegen, Abschließen und Bebuchen von Konten Die gestrichelten Linien zeigen die Auflösung in Konten und Unterkonten, die gezoge nen Linien zeigen den Weg für den Kontenabschluss.
Alle bis jetzt vermittelten Inhalte gehören zum Elementarwissen der Buchführung. Sie sind seit Hunderten von Jahren unverändert und in jedem Land identisch. Das Verständnis des Bilanzaufbaus und des GuV-Kontos, die Beherrschung des Buchungssatzes sind wie eine
116
Zusammenfassung
3
eigene Sprache, in der die Buchhalter der ganzen Welt miteinander kommunizieren können. Erst die Erweiterung des Buchführungswissens um die in jedem Land unterschiedlichen steuerlichen Aspekte sowie die Einführung der EDV-gestützten Buchführung haben dazu geführt, dass die Buchführungssysteme in einzelnen Ländern unterschiedlich ausfallen.
117
4 Spezialkonten rahmen SKR
Kontenrahmen und Kontenplan
Die Einführung der EDV-gestützten Buchführung hat es erforderlich gemacht, dass die zum Teil sehr langen Kontenbezeichnungen eine numerische Verschlüsselung bekamen. Dadurch ist eine einfachere, eindeutige und fehlerfreie Erfassung der Geschäftsvorfälle in einer Buchführungssoftware möglich. Die Nummern wurden nicht willkürlich vergeben, sondern nach einem System. So entstand ein sog. Kontenrahmen als Ordnungsinstrument für die Konten der Buchhaltung. Die Datenverarbeitungsorganisationen haben sog. Spezialkontenrahmen (SKR) entwickelt, die den unterschiedlichen Anforderungen der Unternehmen entsprechen und dabei EDVgerecht aufgebaut sind.
4.1 So ist ein Kontenrahmen aufgebaut Nummernberei che für Konten
In jedem Kontenrahmen sind alle Konten aufgelistet, auf die die täglichen Geschäftsvorfälle gebucht werden. Es handelt sich dabei um 4-stellig nummerierte Sachkonten (sie ordnen die Geschäftsvorfälle der Sache nach) im Bereich von 0001 bis 9999. Neben den Sachkonten gibt es noch Personenkonten, die in jedem Unternehmen unterschiedlich sind und individuell angelegt werden. Für die Personenkonten sind in den Kontenrahmen lediglich numerische Bereiche reserviert. Für die Debitoren stehen die Nummern von 10000 bis 69999 zur Verfügung. Für die Kreditoren stehen die Nummern von 70000 bis 99999 zur Auswahl. Kontenrahmen Sachkonten 0001 9999
Personenkonten Debitoren 10000 – 69999
Kreditoren 70000 99999
Am Weitesten verbreitet sind die Spezialkontenrahmen von DATEV (Rechenzentrum der steuerberatenden Berufe), der sog. SKR 03 und SKR 04. Wie die übrigen Kontenrahmen sind SKR 03 und SKR 04
118
So ist ein Kontenrahmen aufgebaut
4
nach dem Zehnersystem aufgebaut. Sie sind in Kontenklassen, Kontengruppen, Kontenuntergruppen und Einzelkonten gegliedert. Bei einer 4-stelligen Nummerierung steht die erste Ziffer für die Kontenklasse, die zweite für die Kontengruppe, die dritte für die Kontenuntergruppe und die vierte für das Einzelkonto. Beispiel 39: Wie ist eine Kontonummer aufgebaut? Das Konto „Kfz Versicherung“ hat in SKR 03 die Nummer 4520. 4
Aufbau Konto nummer
Kontenklasse „Aufwendungen“ 5
Kontengruppe „Kfz Kosten“ 2
Kontenuntergruppe „Versicherungen“ 0
Einzelkonto „Sammelkonto“ für alle Fahrzeuge
In SKR 04 hat das Konto „Kfz Steuer“ die Nummer 6520. 6
Kontenklasse „Aufwendungen“ 5
Kontengruppe „Kfz Kosten“ 2
Kontenuntergruppe „Versicherungen“ 0
Einzelkonto „Sammelkonto“ für alle Fahrzeuge
Wie aus dem Beispiel ersichtlich, haben die gleichen Konten in unterschiedlichen Kontenrahmen eine andere Nummer. Der Grund dafür liegt in der unterschiedlichen Gliederung der Kontenklassen:
Kontenklassen SKR 03
SKR 03 Konten klasse 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Nummern bereich 0001 0999 1000 1999 2000 2999 3000 3999 4000 4999 5000 5999 6000 6999 7000 7999 8000 8999 9000 9999
Bezeichnung Anlage und Kapitalkonten Finanz und Privatkonten Abgrenzungskonten Wareneingangs und Bestandskonten betriebliche Aufwendungen frei frei Bestände an Erzeugnissen Erlöskonten Vortragskonten – statistische Konten
119
4 Kontenklassen SKR 04
Kontenrahmen und Kontenplan
Der SKR 03 ist nach dem für Klein- und Mittelbetriebe vorherrschenden Prozessgliederungsprinzip aufgebaut. Er spiegelt annäherungsweise die betrieblichen Abläufe von der Leistungserstellung bis zur Leistungsverwertung wider. SKR 04 Konten klasse 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Siehe CD ROM
Nummern bereich 0001 0999 1000 1999 2000 2999 3000 3999 4000 4999 5000 5999 6000 6999 7000 7999 8000 8999 9000 9999
Bezeichnung Anlagevermögen Umlaufvermögen Passiva Passiva Betriebliche Erträge Betriebliche Aufwendungen Betriebliche Aufwendungen Weitere Erträge und Aufwendungen frei Vortrags und statistische Konten
Der SKR 04 ist nach dem Abschlussgliederungsprinzip aufgebaut. Die Reihenfolge der Kontenklassen richtet sich nach der gesetzlich vorgeschriebenen Gliederung des Jahresabschlusses (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung). Auf der CD-ROM finden Sie jeweils einen Auszug aus den Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04.
4.2 Einen individuellen Kontenplan erstellen
Kontenplan
120
Die Standardkontenpläne enthalten alle Konten, die die Aufzeichnung der in Betrieben üblicherweise vorkommenden Geschäftsvorfälle möglich machen. In den meisten Betrieben werden die Standardkontenrahmen jedoch individuell angepasst, indem Kontennamen verändert bzw. neue Konten angelegt werden. Durch die Anpassung des Kontenrahmens an die unterschiedlichen betrieblichen Abläufe entsteht ein Kontenplan. Sehen Sie sich bitte das Konto „Kfz-Versicherung“ aus dem vorigen Beispiel an. Der Kontenrahmen, egal ob SKR 03 oder SKR 04, enthält für die Buchung der „Kfz-Versicherung“ nur das „Sammelkonto“ 4520 bzw. 6520. Sollten im Betrieb die Kfz-Versicherungsprämien für einzelne Fahrzeuge getrennt gebucht werden, müssen
4
Einen individuellen Kontenplan erstellen
Unterkonten angelegt werden. Entsprechend bräuchten Sie im SKR 03 die individuellen Konten 4521, 4522, 4523 usw. und im SKR 04 die Konten 6521, 6522, 6523 usw. Ein individueller Kontenplan entsteht nicht nur durch die Umbenennung und Neuanlage von Sachkonten, sondern in erster Linie durch die Vergabe der Nummer für die Personenkonten. Die im Abschnitt „Debitorenkonten“ auf Seite 113 ff. genannten Kunden könnten im Nummernbereich von 10000 bis 69999 nacheinander wie folgt ihre eigenen Debitorenkontennummern erhalten: Kontonummer
Debitoren konten
Kontoname
10000
Müller GmbH
10001
Hans Peter
10002
Toys & Toys GmbH
Genauso verhält es sich mit den Kreditorenkonten, die im Nummernbereich von 70000 bis 99999 ihre individuellen Kontennummern erhalten: Kontonummer
Kontoname
70000
Super Toys AG
70001
Adle Kunststoffe
70002
Micky GmbH
Kreditoren konten
Wie bereits im Abschnitt „Personenkonten abschließen“ auf Seite 114 ff. erläutert, sind Debitorenkonten Unterkonten des Sammelkontos „Forderungen aus LuL“. Beim Abschluss der Debitorenkonten erscheint auf dem Sammelkonto die Summe der Einzelsalden aus den Debitorenkonten: Konto
Kontoname
Einzelsalden €
Gesamt €
Sammelkonto mit Gesamtsaldo
10000
Müller GmbH
85.000
SKR 03
10001
Hans Peter
15.000
1400 Forderungen LuL 120.000
10002
Toys & Toys GmbH
20.000
120.000
SKR 04 1200 Forderungen LuL 120.000
121
4
Kontenrahmen und Kontenplan
Identisch sieht es mit den Kreditorenkonten aus. Auch sie sind Unterkonten, diesmal vom Sammelkonto „Verbindlichkeiten aus LuL“. Beim Abschluss der Kreditorenkonten erscheint auf dem Sammelkonto die Summe aller Einzelsalden: Konto
Kontoname
Einzelsalden € Gesamt €
70000
Super Toys AG
55.000
70001
Adle Kunststoffe
25.000
70002
Micky GmbH
10.000
90.000
Sammelkonto mit Gesamt saldo SKR 03 1600 Verbindlichkeiten LuL 90.000 SKR 04 3300 Verbindlichkeiten LuL 90.000
Um den Kontenplan nicht unnötig auszudehnen, sollte man individuelle Kontennummern nur den Debitoren bzw. den Kreditoren vergeben, mit denen man öfter geschäftliche Kontakte hat und sich deshalb im Laufe der Zeit mehrere Buchungen auf den Konten ansammeln. Für sog. „Laufkundschaft“ (Einmal-Kunden) oder einmalige Verbindlichkeiten bei bestimmten Lieferanten werden keine individuellen Personenkonten angelegt. Diese Geschäftsvorfälle können nach wie vor auf den Sachkonten – Sammelkonten für Forderungen und Verbindlichkeiten – gebucht werden: Kontonummer Kontoname
SKR 03
SKR 04
1410
1210
Forderungen aus LuL ohne Kontokorrent (ohne Personenkonto)
1610
3310
Verbindlichkeiten aus LuL ohne Kontokorrent (ohne Personenkonto)
Im weiteren Verlauf des Buchs werden wir bei allen Buchungssätzen nicht nur die Namen, sondern auch die Kontonummern mit angeben. In der ersten Zeile des Buchungssatzes geben wir ab jetzt die Kontonummer lt. SKR 03 und in der zweiten Zeile die Kontonummer lt. SKR 04 an. Da jeder Betrieb nur einen Kontenrahmen verwendet, reicht es bei der Lösung von Aufgaben, dass Sie die Kontennummer aus nur einem der beiden Kontenrahmen eingeben.
122
Einen individuellen Kontenplan erstellen
4
Tipp Wenn Sie noch nie mit einem Kontenrahmen gebucht haben, werden Sie sich am Anfang in der Menge der verfügbaren Konten absolut verlo ren fühlen und nie auf Anhieb das passende Konto für Ihren Buchungs satz finden. Sie sollten den Kontenrahmen mehrmals lesen, um seinen Inhalt zunächst grob und mit der Zeit immer genauer zu kennen. Lesen Sie die Liste aller Konten einer bestimmten Kontenklasse durch und stellen Sie sich bei jeder Kontenbezeichnung vor, was evtl. auf dem Konto gebucht werden könnte. Sie werden dabei feststellen, dass viele Konten in Ihrer betrieblichen Praxis nicht relevant sind und aus der Lis te „ausgeklammert“ werden können. Eine weitere Hilfe bei der Suche und Auswahl der richtigen Konten für Ihre Buchungssätze bieten zahlreiche Kontierungshilfebücher. Ich möchte an dieser Stelle auf das Kontierungslexikon von Elmar Gold stein, „Richtig kontieren von A Z“, Rudolf Haufe Verlag verweisen.
Um die Suche nach dem passenden Konto zu erleichtern, ist es empfehlenswert, sich zunächst auf die richtige Kontenklasse einzuschränken.
Kontensuche erleichtern
Beispiel 40: Wie suchen Sie nach der richtigen Kontonummer? Für ein Werbeinserat in der Zeitung überweisen Sie an den Zeitungs verlag 1.600 €. Frage
Antwort Werbeinserat = Werbung = Aufwendungen
Welche Kontenklassen sind für diesen Buchungssatz relevant?
4
SKR 03
SKR 04
6
Bank = Finanzkonto bzw. Umlaufvermögen
1
SKR 03
SKR 04
1
Entsprechend lautet der Buchungssatz: Sollkonto 4610 6600
Werbekosten
Habenkonto 1.600
1200 1800
Bank
1.600
123
4
Kontenrahmen und Kontenplan
Beispiel 41: Wie suchen Sie nach der richtigen Kontonummer? Sie verkaufen Waren für 2.500 €. Der Kunde zahlt bar. .
Frage
Antwort Warenverkauf = Erlöse
8
SKR 03 Welche Kontenklassen sind für diesen Buchungssatz relevant?
SKR 04
4
Kasse = Finanzkonto bzw. Umlaufvermögen SKR 03
1
1
SKR 04
Der Buchungssatz lautet: Sollkonto 1000 1600
Kasse
Habenkonto 2.500
8400 4400
Erlöse
2.500
Mithilfe der folgenden Aufgabe können Sie überprüfen, ob Sie alles verstanden haben und für das nachfolgende Kapitel gut vorbereitet sind:
Siehe CD ROM
Aufgabe 17: Schreiben Sie die Buchungssätze für folgende Geschäftsvorfälle. Ver wenden Sie dabei die Kontonummer aus SKR 03 oder SKR 04. Die An gaben zur Umsatzsteuer dienen nur der Auswahl des richtigen Kon tos, die Umsatzsteuer selbst ist jedoch an dieser Stelle weder auszurechnen noch zu buchen. Lösungen enthalten Angaben zu bei den Kontenrahmen. a) Sie erhalten 1.200 € für eine verpachtete Lagerhalle auf Ihr Bank konto überwiesen. b) Der Beitrag der Berufsgenossenschaft in Höhe von 860 € wird vom betrieblichen Bankkonto abgebucht. c) Sie erhalten eine Provision (19 % USt.) in Höhe von 2.500 € bar. d) Die Bank schreibt Ihnen Guthabenzinsen in Höhe von 80 € gut. e) Sie tilgen ein Bankdarlehen in Höhe von 6.000 €. f) Sie erhalten die Jahresrechnung für das Abonnement einer Fach zeitung in Höhe von 90 €. g) Sie kaufen eine Maschine für 3.200 € und zahlen bar.
124
Zusammenfassung
4
h) Sie erhalten eine Speditionsrechnung in Höhe von 230 € für den Transport Ihrer Ware zum Kunden (Spedition Weber, Kreditoren konto 70004). i) Sie lassen eine Maschine für 250 € reparieren und bezahlen per Scheck. j) Sie verkaufen Waren für 15.000 € an Ihren Kunden Müller GmbH (Debitorenkonto 10000). k) Sie erhalten eine Warenlieferung von Ihrem Lieferanten Adle Kunststoffe (Kreditorenkonto 70001) im Wert von 25.300 €. l) Sie zahlen die Aushilfslöhne für den Monat Mai in Höhe von 2.650 € bar.
4.3 Zusammenfassung Die folgende Übersicht fasst das Wichtigste aus dem vorangegangenen Kapitel zusammen: Zusammenfassung Kapitel 4 Kontenrahmen Ein Kontenrahmen ist ein Ordnungsinstrument für die Konten des Unter nehmens. Der Kontenrahmen ist nach dem Zehnersystem aufgebaut und enthält in der Regel 4 stellig nummerierte Sachkonten und 5 stellig num merierte Personenkonten.
SKR 03 und SKR 04 Die populärsten Kontenrahmen sind SKR 03 und SKR 04 von Datev. Der Kontenrahmen SKR 03 ist nach dem Prozessgliederungsprinzip und der Kontenrahmen SKR 04 ist nach dem Abschlussgliederungsprinzip aufgebaut.
Kontenplan Wird ein Standardkontenrahmen an die Bedürfnisse des Unternehmens an gepasst – neue Konten werden angelegt, vorhandene umbenannt –, entsteht ein sog. Kontenplan.
Den Kontenplan kennen Die verfügbaren Konten im Kontenplan zu kennen ist der halbe Weg zum korrekten Buchungssatz.
125
5
Umsatzsteuer – indirekte Steuer
Die Umsatzsteuer
In den vorangegangenen Kapiteln haben Sie sich mit dem Elementarwissen der Buchführung vertraut gemacht. Jetzt sind Sie an der Stelle angelangt, an der das Elementarwissen um die steuerlichen Aspekte erweitert werden kann. Die Steuerart, die in der betrieblichen Buchhaltungspraxis am häufigsten vorkommt, ist die Umsatzsteuer. Die Umsatzsteuer ist eine sog. indirekte Steuer. Der Steuergegenstand ist der Umsatz des Unternehmers mit seinem Kunden. Der Steuerzahler ist der private Endverbraucher, der Steuereintreiber ist der Unternehmer, der Begünstigte aus den Steuereinnahmen ist allerdings der Staat. Für die meisten Unternehmer ist die Umsatzsteuer lediglich ein durchlaufender Posten, der sie, vom Verwaltungsmehraufwand abgesehen, weder belastet noch bereichert. Achtung! Beachten Sie bitte die besonderen Vorschriften zur Umsatzsteuer bei der Gewinnermittlung durch die Einnahmen Überschuss Rechnung (vgl. Abschnitt „Einnahme Überschuss Rechnung“ Seite 110 ff.).
Siehe CD ROM
126
Die gesetzlichen Grundlagen der Umsatzsteuer finden Sie im Umsatzsteuergesetz (UStG), den Umsatzsteuerrichtlinien (USt.R) und der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (USt.DV). Das Umsatzsteuergesetz enthält lediglich 29 Paragraphen und ist trotzdem eines der kompliziertesten Gesetze, das bei der korrekten Anwendung in der Praxis die meisten Schwierigkeiten bereitet. Der Grund dafür ist die Vielfalt der Umsätze: Es gibt Inland- und Auslandsumsätze, Umsätze die auf einer Lieferung oder auf einer sonstigen Leistung beruhen, Umsätze, die aufgrund besonderer Vorschriften nicht umsatzsteuerpflichtig sind, Umsätze von Unternehmen, die selbst von der Umsatzsteuerpflicht befreit sind, usw. Nachstehend werden ausschließlich Umsätze zwischen in Deutschland ansässigen, umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen bzw. Umsätze von Unternehmen an Privatpersonen erläutert.
Steuerbare und nicht steuerbare Umsätze
5
5.1 Steuerbare und nicht steuerbare Umsätze Es gibt eine grundsätzliche Aufteilung der Umsätze in steuerbare und nicht steuerbare Umsätze. Die Gesetzestexte enthalten keine Definition der nicht steuerbaren Umsätze. Sie lassen sich nur durch einen Umkehrschluss aus den Voraussetzungen, die an die steuerbaren Umsätze geknüpft werden, abgrenzen. Damit ein Umsatz steuerbar ist, müssen gem. § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG zwingend fünf Voraussetzungen erfüllt sein:
Einteilung der Umsätze
Checkliste: Voraussetzung steuerbarer Umsatz • Der Umsatz beruht auf einer Lieferung oder sonstigen Leistung,
Siehe CD ROM
• der Umsatz wird von einem Unternehmer und • im Rahmen seines Unternehmens erbracht, • der Unternehmer hat seinen Sitz im Inland, • der Umsatz wird gegen Entgelt erbracht.
Wird nur eine der Voraussetzung nicht erfüllt, ist der Umsatz demzufolge nicht steuerbar. Beispiel 42: Was ist ein steuerbarer Umsatz? Ein Steuerberater in Nürnberg berät in seinem Büro einen Kunden bei der Einkommensteuererklärung und verlangt dafür 400 €. Ist der Umsatz steuerbar? Vorausetzungen für den steuerbaren Umsatz Sonstige Leistung Unternehmer im Rahmen des Unternehmens Inland gegen Entgelt
Voraussetzungen erfüllt? Beratung
ja
Steuerberater
ja
im Namen seiner Kanzlei
ja
Nürnberg
ja
400 €
ja
127
5
Die Umsatzsteuer
Beispiel 43: Was ist ein nicht steuerbarer Umsatz? Ein Steuerberater in Nürnberg berät in seinem Büro unentgeltlich einen guten Freund bei der Einkommensteuererklärung. Ist dieser Umsatz steuerbar? Vorausetzungen für den steuerbaren Umsatz
Voraussetzungen erfüllt?
Sonstige Leistung
Beratung
ja
Unternehmer
Steuerberater
ja
im Rahmen des Unternehmens
im Namen seiner Kanzlei
ja
Inland
Nürnberg
gegen Entgelt
unentgeltlich
ja nein
Bei diesem Umsatz wird eine Voraussetzung nicht erfüllt. Dieser Umsatz ist somit nicht steuerbar. Was ist eine Lieferung bzw. eine sonstige Leistung? Lieferung
Unter einer Lieferung versteht das UStG, die Verfügungsmacht über einen Gegenstand zu verschaffen. Beispiel 44: Was ist eine Lieferung? Ein Autohändler verkauft einen Pkw an einen Kunden. Ein Kunde kauft Lebensmittel in einem Laden ein.
Sonstige Leistung
Sonstige Leistungen sind Leistungen, die keine Lieferungen sind. Sie können in einem Tun, Dulden oder Unterlassen bestehen. Beispiel 45: Was sind sonstige Leistungen? Ein Busunternehmer befördert die Reisenden in eine andere Stadt. Ein Frisör schneidet einer Kundin die Haare. Ein Elektroinstallateur verlegt Elektroleitungen in einem Haus.
128
5
Steuerbare und nicht steuerbare Umsätze
Wer ist ein Unternehmer? (§§ 15 und 18 EStG) Unternehmer ist, wer Einkünfte aus einem Gewerbebetrieb oder aus einer selbstständigen Tätigkeit erzielt. Im umsatzsteuerrechtlichen Sinne handelt es sich hier sowohl um Einzelunternehmer als auch um Personen- bzw. Kapitalgesellschaften (GmbH, AG).
Unternehmer
Beispiel 46: Wer ist ein Unternehmer? Eine Schneiderei ist ein Gewerbebetrieb. Ein Steuerberater übt eine selbstständige Tätigkeit aus. Der Spielwarenhersteller CUBE GmbH ist ein Gewerbebetrieb.
Wo ist Inland? (§ 1 Abs. 2 Satz 1 UStG) Das Inland umfasst das Hoheitsgebiet der Bundesrepublik Deutschland mit Ausnahme • des Gebiets von Büsingen, • der Insel Helgoland, • der Freihäfen und der Gewässer und Watten zwischen der Hoheitsgrenze und der jeweiligen Strandlinie sowie • der deutschen Schiffe und der deutschen Luftfahrzeuge in Gebieten, die zu keinem Zollgebiet gehören.
Inland
Was versteht man unter Entgelt? (§ 10 Abs. 1 Satz 2 UStG) Entgelt ist alles was der Leistungsempfänger aufwendet, um die Leistung zu erhalten, jedoch abzüglich der Umsatzsteuer. Das Entgelt ist die Bemessungsgrundlage für die Berechnung der Umsatzsteuer.
Entgelt
Beispiel 47: Wie wird das umsatzsteuerpflichtige Entgelt ermittelt? Sie kaufen eine Maschine und erhalten von Ihrem Lieferanten eine Rechnung mit folgenden Angaben: Maschine 10.000 € Transportkosten 800 € Montagekosten 2.200 € Summe = Entgelt 13.000 € Zum Entgelt zählen nicht nur Maschinenkosten, sondern auch Transport und Montagekosten (Anschaffungsnebenkosten).
129
5
Die Umsatzsteuer
5.2 Steuerfreie Umsätze Unter den Umsätzen, die grundsätzlich steuerbar sind, gibt es eine weitere Aufteilung in steuerfreie und steuerpflichtige Umsätze. Das Umsatzsteuergesetz listet nur die steuerfreien Umsätze auf. Sie sind im § 4 in achtundzwanzig weiter untergliederten Positionen zu finden. Wichtig! Ist eine Umsatzart im § 4 UStG nicht zu finden, ist sie grundsätzlich steuerpflichtig. Steuerfreie Umsätze
Zu den steuerfreien Umsätzen gehören unter anderem: • die Ausfuhrlieferungen, z. B. Warenverkauf ins Drittland (Nr. 1a) • die Gewährung und Vermittlung von Krediten (Nr. 8a) • die Umsätze, die unter das Grunderwerbsteuergesetz fallen, z. B. Kauf einer Immobilie (Nr. 9a) • die unmittelbar dem Postwesen dienenden Umsätze der Deutschen Post AG, z. B. Porto (Nr. 11b) • die Vermietung und Verpachtung von Grundstücken […]. Nicht befreit sind die Vermietung von Wohn- und Schlafräumen, die ein Unternehmer zur kurzfristigen Beherbergung von Fremden bereitstellt, d. h. Hotels (Nr. 12a) • die Umsätze aus der Tätigkeit als Arzt, Zahnarzt, Heilpraktiker, Physiotherapeut, Hebamme […]. Dies gilt nicht für die Umsätze aus der Tätigkeit als Tierarzt […] (Nr. 14). • die Lieferungen von menschlichen Organen, menschlichem Blut und Frauenmilch (Nr. 17a) • die Umsätze folgender Einrichtungen des Bundes, der Länder, der Gemeinden oder der Gemeindeverbände (Nr. 20a): – – – – –
130
Theater, Orchester, Kammermusikensembles, Chöre, Museen,
5
Steuerpflichtige Umsätze und Steuersätze – – – – –
botanische und zoologische Gärten, Tierparks, Archive, Büchereien sowie Denkmäler der Bau und Gartenbaukunst […].
5.3 Steuerpflichtige Umsätze und Steuersätze Sie wissen jetzt, welche Umsätze laut Umsatzsteuergesetz steuerbar und steuerpflichtig sind und auf welcher Bemessungsgrundlage die Umsatzsteuer ermittelt wird. Bis zum 31.12.2006 galt in Deutschland die 16 %ige Umsatzsteuer. Sie wurde ab dem 01.01.2007 auf 19 % erhöht (§ 12 Abs. 1 UStG). Der 19 %ige Steuersatz ist ein sog. Regelsteuersatz, dem grundsätzlich alle Lieferungen und sonstige Leistungen unterliegen. Neben dem Regelsteuersatz gibt es noch den ermäßigten Steuersatz von 7 %. In der Anlage zu § 12 Abs.2 Nr. 1 und 2 UStG sind Gegenstände aufgelistet, deren Verkauf, Einfuhr bzw. Vermietung der Besteuerung mit dem ermäßigten 7 %igen Steuersatz unterliegen. Dazu gehören unter anderem: • Lebende Tiere (Nr. 1) • Fische und Krebstiere, Weichtiere und andere wirbellose Wassertiere, ausgenommen Zierfische, Langusten, Hummer, Austern und Schnecken (Nr. 3) • Milch und Milcherzeugnisse: Vogeleier und Eigelb, ausgenommen ungenießbare Eier ohne Schale und ungenießbares Eigelb; natürlicher Honig (Nr. 4) • Blumen und Blüten sowie deren Knospen, geschnitten, zu Binde- oder Zierzwecken, frisch (Nr. 8) • Gemüse, Pflanzen, Wurzeln und Knollen, die zu Ernährungszwecken verwendet werden […] (Nr. 10) • Genießbare Früchte und Nüsse (Nr. 11) • Kaffee, Tee, Mate und Gewürze (Nr. 12) • Bücher, Zeitungen und andere Erzeugnisse des grafischen Gewerbes […] (Nr. 49)
Siehe CD ROM
Ermäßigter Steuersatz
131
5
Die Umsatzsteuer • •
Besonderheit: Beförderungs leistung
Rollstühle und andere Fahrzeuge für Kranke und Körperbehinderte […] (Nr. 51) Kunstgegenstände, und zwar Gemälde und Zeichnungen, vollständig mit der Hand geschaffen, sowie Collagen und ähnliche dekorative Bildwerke (Nr. 53a)
Für die alltägliche Buchhaltungspraxis ist es wichtig zu wissen, dass dem ermäßigten Steuersatz auch Beförderungen von Personen unterliegen: • im Schienenbahnverkehr mit Ausnahme der Bergbahnen, • im Verkehr mit Oberleitungsomnibussen, • im genehmigten Linienverkehr mit Kraftfahrzeugen, • im Verkehr mit Taxen, • im genehmigten Linienverkehr mit Schiffen sowie • die Beförderung mit Fährverkehr, wenn sie innerhalb einer Gemeinde stattfinden oder wenn die Beförderungsstrecke nicht mehr als 50 km beträgt (§ 12 Abs. 2 Nr. 10 UStG, Fassung ab 01.01.2008). Wie bereits im Abschnitt „Steuerbare und nicht steuerbare Umsätze“ auf Seite 127 ff. angesprochen, wird die Umsatzsteuer auf das Entgelt berechnet. Die Summe aller zum Entgelt zählenden Kosten wird ab jetzt als Nettoentgelt bezeichnet. Darauf werden 19 % Umsatzsteuer berechnet. Das Nettoentgelt zuzüglich Umsatzsteuer ergibt das Bruttoentgelt. Beispiel 48: Wie errechnen Sie die Umsatzsteuer? Sie kaufen eine Maschine und erhalten von Ihrem Lieferanten eine Rechnung mit folgenden Angaben: Maschine Transportkosten Montagekosten Nettoentgelt + 19 % USt. Bruttoentgelt
132
10.000,00 € 800,00 € 2.200,00 € 13.000,00 € 2.470,00 € 15.470,00 €
5
Die Umsatzsteuer buchen
5.4 Die Umsatzsteuer buchen Auf Seite 19 ist eine ordnungsmäßige Musterrechnung abgebildet, die 19 % USt. ausweist. Sowohl die Eingangs- als auch die Ausgangsrechnungen eines Unternehmers sind nach diesem Rechnungsmuster aufgebaut und enthalten in den zu buchenden Bruttobeträgen die Umsatzsteuer. Zur besseren Unterscheidung bezeichnet man die Umsatzsteuer, die auf den Eingangsrechnungen ausgewiesen ist, als „Vorsteuer“. Die auf den Ausgangsrechnungen stehende Ausgangsumsatzsteuer wird „Umsatzsteuer“ genannt.
Vorsteuer Umsatzsteuer
Merke Sie sich bitte: Eine Eingangsrechnung enthält die „Vorsteuer“. Eine Ausgangsrechnung enthält die „Umsatzsteuer“.
Bei beiden Begriffen handelt es sich um die gleiche Steuerart, man verwendet aber zwei Begriffe, um die Vorgänge „Einkauf“ und „Verkauf“ besser voneinander abzugrenzen. Betrachten Sie jetzt die Musterrechnung von Seite 19, und zwar einmal aus der Sicht des Leistungserbringers (Lieferant, Verkäufer, Rechnungsaussteller) und einmal aus der Sicht des Leistungsempfängers (Kunde, Käufer, Rechnungsempfänger): Leistungserbringer und Rechnungsaussteller:
Leistungs und Rechnungsempfänger:
CUBE GmbH
Toys & Toys GmbH
liefert bzw. erbringt sonstige Leistung
erhält die Lieferung bzw. sonstige Leistung
stellt die Rechnung aus (Ausgangsrechnung)
erhält die Rechnung (Eingangsrechnung)
die Rechnung enthält Ausgangsumsatzsteuer = Umsatzsteuer
die Rechnung enthält die Eingangsumsatzsteuer = Vorsteuer
erhält 2.780,26 €
zahlt 2.780,26 €
Abb.: Gegenüberstellung: Ausgangsrechnung Eingangsrechnung
133
5
Die Umsatzsteuer
Wie wird eine Ausgangsrechnung gebucht? Ausgangs umsatz
Der vom Leistungserbringer (CUBE GmbH) in Rechnung gestellte Betrag setzt sich aus dem Ausgangsumsatz (Nettoumsatz) in Höhe von 2.336,35 € und der darauf entfallenden Umsatzsteuer in Höhe von 443,91 € zusammen. Beide Beträge sind auf getrennte Konten zu buchen. Der Leistungserbringer (CUBE GmbH) berechnet und vereinnahmt zwar die Umsatzsteuer, er muss sie aber später an das Finanzamt abführen. Er treibt die Steuer im Namen des Finanzamtes nur ein. Die vereinnahmte Umsatzsteuer wird auf einem speziellen Verbindlichkeitskonto je nach Steuersatz im Haben gebucht: SKR 03
SKR 04
1771
3801
Kontoname Umsatzsteuer 7 %
1776
3806
Umsatzsteuer 19 %
Der Buchungssatz für die dargestellte Ausgangsrechnung unter Berücksichtigung der Umsatzsteuer lautet: Sollkonto 10002
Toys & Toys
Sollkonto 10002
Toys & Toys
SKR 03 2.780,26
Habenkonto
8400
Erlöse 19 %
1776
USt. 19 %
SKR 04 2.780,26
2.336,35 443,91
Habenkonto
4400
Erlöse 19 %
3806
USt. 19 %
2.336,35 443,91
Wie wird eine Eingangsrechnung gebucht? Eingangsumsatz
134
Der dem Leistungsempfänger (Toys & Toys GmbH) in Rechnung gestellte Betrag setzt sich aus dem Eingangssumsatz (Nettoumsatz) in Höhe von 2.336,35 € und der darauf entfallenden Vorsteuer in Höhe von 443,91 € zusammen. Beide Beträge sind auf getrennte Konten zu buchen. Der Leistungsempfänger (Toys & Toys GmbH) zahlt den vollen Rechnungsbetrag und damit auch die ihm berechnete Vorsteuer an den Leistungserbringer. Genau den Betrag kann er später vom
Die Umsatzsteuer buchen
5
Finanzamt zurückfordern (siehe Kapitel 5.6 „Die Umsatzsteuerzahllast“ Seite 137 ff.). Die verauslagte Vorsteuer wird auf einem speziellen Forderungskonto je nach Steuersatz im Soll gebucht: SKR 03
SKR 04
Kontoname
1571
1401
Vorsteuer 7 %
1576
1406
Vorsteuer 19 %
Der Buchungssatz für die dargestellte Ausgangsrechnung unter Berücksichtigung der Vorsteuer lautet: Sollkonto 3400
Wareneingang
1576
Vorsteuer 19 %
Sollkonto 5400
Wareneingang
1406
Vorsteuer 19 %
SKR 03
Habenkonto
2.336,35 70100
CUBE GmbH
2.780,26
443,91
SKR 04
Habenkonto
2.336,35 70100
CUBE GmbH
2.780,26
443,91
Beachten Sie bitte: Die Vorsteuer aus einer Rechnung darf nur dann separat gebucht werden, wenn die Rechnung den Anforderungen des § 14 Abs. 4 UStG entspricht (siehe Kapitel „Die wichtigsten Belegarten“ Seite 16 ff.). Erfüllt eine Rechnung diese Anforderungen nicht, ist der Vorsteuerbetrag nicht abziehbar. Es heißt, der Vorsteuerbetrag darf die Zahllast nicht mindern (siehe weiter Kapitel 5.5 „Die Umsatzsteuerzahllast“ auf Seite 137 ff.). Würde die Beispielrechnung nicht ordnungsmäßig sein, müsste sie als Eingangrechnung wie folgt gebucht werden: Sollkonto 3400 5400
Wareneingang
Siehe CD ROM
Habenkonto 2.780,26
70100
CUBE GmbH
2.780,26
135
5
Die Umsatzsteuer
Tipp Sie errechnen den zu buchenden Steuerbetrag aus einem Bruttobetrag wie folgt: Bei Umsätzen mit 7 % VSt./USt.: Bruttobetrag ./. 1,07 = Nettobetrag Nettobetrag x 7 % = Steuerbetrag Bei Umsätzen mit 19 % VSt./USt.: Bruttobetrag ./. 1,19 = Nettobetrag Nettobetrag x 19 % = Steuerbetrag Beispiel 49: Wie errechnen Sie 7 % USt. aus einem Bruttobetrag? Errechnen Sie 7 % Vorsteuer aus dem Bruttobetrag 75,00 €. Lösung: 75,00 ./. 1,07 = 70,09 € (Nettobetrag) 70,09 x 7 % = 4,91 € (Steuerbetrag) Beispiel 50: Wie errechnen Sie 19 % USt. aus einem Bruttobetrag? Errechnen Sie 19 % Vorsteuer aus dem Bruttobetrag 75,00 €. Lösung: 75,00 ./. 1,19 = 63,03 € (Nettobetrag) 63,03 x 19 % = 11,97 € (Steuerbetrag) Aufgabe 18: Schreiben Sie die Buchungssätze für folgende Geschäftsvorfälle unter Berücksichtigung der Vor bzw. der Umsatzsteuer: a) Sie verkaufen Waren für 29.750,00 € (inkl. 19 % USt. 4.750,00 €) an den Kunden Müller GmbH (Debitorenkonto 10000) auf Rech nung. b) Die Reparatur eines betrieblichen Fahrzeugs kostet 760,00 € zzgl. 19 % USt. 144,40 €, brutto 904,40 €. Sie zahlen per Scheck. c) Sie erhalten eine Provision inkl. 19 % USt. in Höhe von 2.500,00 € bar. d) Beim Schreibwarenhändler kaufen Sie Bürobedarf für 36,00 € zzgl. 19 % USt. 6,84 € und zahlen bar. e) Sie kaufen ein Fachbuch für 46,00 € inkl. 7 % USt. auf Rechnung (Verb. aus LuL).
136
5
Die Umsatzsteuerzahllast
f) Sie kaufen Waren für 35.000,00 € zzgl. 7 % USt. 2.450,00 € vom Lieferanten Micky GmbH (Kreditorenkonto 70002) auf Ziel. g) Sie tanken mit einem betrieblichen Fahrzeug für 82,00 € inkl. 19 % USt. und zahlen bar. h) Die Büromiete in Höhe von 1.350,00 € inkl. 19 % USt. wird vom Postbankkonto abgebucht. i) Sie erhalten eine Speditionsrechnung in Höhe von 230,00 € (inkl. 19 % USt.) für den Transport Ihrer Ware zum Kunden (Spedition Weber, Kreditorenkonto 70004). j) Sie verkaufen Waren im Wert von 16.500,00 € zzgl. 7 % USt. 1.155,00 € an Ihren Kunden Toys & Toys GmbH (Debitorenkonto 10002).
5.5 Die Umsatzsteuerzahllast Durch alle Geschäftsvorfälle, bei denen Vorsteuer und Umsatzsteuer gebucht werden, wachsen die Bestände auf zwei Konten: • Forderungen an das Finanzamt aus den gebuchten Vorsteuerbeträgen (Konten 1571+1576/1401 + 1406) und • Verbindlichkeiten an das Finanzamt aus den gebuchten Umsatzsteuerbeträgen (Konten 1771 + 1776/3801 + 3806). Die Umsatzsteuer ist ähnlich wie die Einkommensteuer eine Jahressteuer. Das Finanzamt verlangt aber vom Unternehmer, dass er bereits im Laufe des Jahres regelmäßig Vorauszahlungen dieser Steuerart a conto leistet. Deshalb wird die vom Unternehmer vereinnahmte Umsatzsteuer im Regelfall monatlich an das Finanzamt abgeführt (weitere Details hierzu siehe Seite 143 ff.). Somit löst sich die Verbindlichkeit kontinuierlich auf. Da aber zugleich eine Forderung aus der verauslagten Vorsteuer an das Finanzamt besteht, wird bei der Überweisung der geschuldeten Umsatzsteuer nicht der volle vereinnahmte Umsatzsteuerbetrag überwiesen. Er wird vielmehr um die verauslagte Vorsteuer (den Betrag der Forderung) gekürzt. Den Differenzbetrag nennt man Zahllast. Sollte in einem Monat die Summe der verauslagten Vorsteuer höher als die Summe der vereinnahmten Umsatzsteuer sein, spricht man vom Vorsteuerüberhang. Es erfolgt keine Übeweisung an das Finanzamt, sondern eine Erstattung seitens des Finanzamtes an Sie.
Jahressteuer
Vorsteuer überhang
137
5
Die Umsatzsteuer
abzgl. =
Umsatzsteuer Vorsteuer Zahllast bzw. Vorsteuerüberhang
Die Vosteuer- und Umsatzsteuerkonten haben, wie alle anderen Konten auch, die typische T-Form mit einer Soll- und Haben-Seite. Wenn die Vorsteuer- und Umsatzsteuerbeträge aus der Aufgabe 18 auf die T-Konten eingetragen werden, ergibt sich auf diesen Konten folgendes Bild. Aus Übersichtlichkeitsgründen wird bei der Darstellung auf die unterschiedlichen Kontonummern der beiden Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 verzichtet. Es werden nur die Kontenbezeichnungen verwendet: Vorsteuerkonten: Soll e) f) Summe
Soll b) d) g) h) i) Summe
Vorsteuer 7 %
Haben
3,01 2.450,00 Summe
Vorsteuer 19 %
Haben
144,40 6,84 13,09 215,55 36,72 Summe
Umsatzsteuerkonten: Soll Summe
Soll
Summe
138
Umsatzsteuer 7 % j) Summe
Umsatzsteuer 19 % a) c) Summe
Haben 1.155,00
Haben 4.750,00 399,16
Die Umsatzsteuerzahllast
5
Für die Ermittlung der Zahllast müssen die Summen und Salden der Vorsteuer- und Umsatzsteuerkonten errechnet werden: Vorsteuerkonten: Soll e) f) Summe
Soll b) d) g) h) i) Summe
Vorsteuer 7 %
Haben
3,01 Saldo 2.450,00 2.453,01 Summe
2.453,01 2.453,01
Vorsteuer 19 %
Haben
144,40 Saldo 6,84 13,09 215,55 36,72 416,60 Summe
416,60
416,60
Umsatzsteuerkonten: Soll
Umsatzsteuer 7 %
Saldo Summe
1.155,00 j) 1.155,00 Summe
Soll
Umsatzsteuer 19 %
Saldo
5.149,16 a) c) 5.149,16 Summe
Summe
Haben 1.155,00 1.155,00
Haben 4.750,00 399,16 5.149,16
Aus den ermittelten Salden wird weiter die Umsatzsteuerzahllast ermittelt: Umsatzsteuer: Saldo aus Umsatzsteuer 7 % Saldo aus Umsatzsteuer 19 % Abzgl. Vorsteuer: Saldo aus Vorsteuer 7 % Saldo aus Vorsteuer 19 % Zahllast
1.155,00 5.149,16 2.453,01 416,60
6.304,16
2.869,61 3.434,55
139
5
Die Umsatzsteuer
Aufgabe 19: Errechnen Sie die Summen und Salden auf den abgebildeten Steuer konten. Ermitteln Sie die Umsatzsteuerzahllast: Vorsteuerkonten: Soll
Summe Soll
Summe
Vorsteuer 7 % 12,00 Saldo 31,50 Summe
Haben
Vorsteuer 19 % 316,23 Saldo 760,20 Summe
Haben
Umsatzsteuer 7 %
Haben 23,75 116,96
Umsatzsteuerkonten: Soll Saldo Summe Soll Saldo Summe
Summe Umsatzsteuer 19 %
Haben 4.260,00 312,79
Summe
5.6 Umsatzsteuervoranmeldung Im vorigen Kapitel haben Sie erfahren, wie Vorsteuer- und Umsatzsteuerkonten bebucht und zum Zwecke der Ermittlung der Umsatzsteuerzahllast abgeschlossen werden. Die Zahllast selbst sowie alle Werte, die zu ihrer Ermittlung geführt haben, müssen dem Finanzamt schriftlich mitgeteilt werden. Dazu dient ein amtliches Formular: die Umsatzsteuervoranmeldung. Siehe CDROM
140
Auf der Begleit-CD finden Sie das USt.-Voranmeldungsformular als pdf-Dokument in DIN A4 Format.
Umsatzsteuervoranmeldung
5
Erstellt von Haufe Mediengruppe, Hindenburgstraße 64, 79102 Freiburg
141
5
Die Umsatzsteuer
Erstellt von Haufe Mediengruppe, Hindenburgstraße 64, 79102 Freiburg
Abb.: USt. Voranmeldungsformular
142
5
Umsatzsteuervoranmeldung
Umsatzsteuerpositionen Seit 2004 ist nur noch eine elektronische Übermittlung der Voranmeldung mittels ELSTER zulässig. Das manuelle Ausfüllen und versenden per Post ist entfallen. In einer EDV-gestützten Buchführung werden die USt.-Voranmeldungsformulare automatisch von der Software ausgefüllt und elektronisch (via Internet) übermittelt. Damit die Salden der für die Voranmeldung relevanten Konten an der richtigen Stelle im Formular erscheinen, sind diese Konten mit sog. Umsatzsteuerpositionen ausgestattet. Hier eine kurze Auflistung der wichtigsten Konten und der dazu gehörenden USt.Positionen: Konto Nr. SKR 03
SKR 04
Kontoname
ELSTER
USt.Position
8400
4400
Erlöse 19 % USt.
8300
4300
Erlöse 7 % USt.
81 86
8340
4340
Erlöse 16 % USt.
35
1571
1401
Vorsteuer 7 %
1575
1405
Vorsteuer 16 %
1576
1406
Vorsteuer 19 %
66
Voranmeldungszeiträume Wird ein Unternehmen neu gegründet, muss im Gründungs- und im Folgejahr die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich übermittelt werden, und zwar bis zum 10. Tag des Folgemonats. Gleichzeitig muss der Zahllastbetrag auf dem Bankkonto des Finanzamtes eingegangen sein. In den weiteren Geschäftsjahren wird der Rhythmus zur Abgabe der USt.-Voranmeldung von der Höhe der Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres abhängig gemacht. Hier gelten folgende Betragsgrenzen: • betrug die USt.-Zahllast im vorangegangenen Kalenderjahr mehr als 6.136,00 €, wird die USt.-Voranmeldung im laufenden Jahr monatlich abgegeben. • lag die USt.-Zahllast im vorangegangenen Kalenderjahr zwischen 512,00 € und 6.136,00 €, wird die USt.-Voranmeldung im laufenden Jahr vierteljährlich abgegeben.
Fälligkeit der Umsatzsteuer
143
5
Die Umsatzsteuer •
betrug die USt.-Zahllast im vorangegangenen Kalenderjahr max. 512,00 €, entfällt das Voranmeldungsverfahren. Der Steuerpflichtige ist nur zur Abgabe der Jahresumsatzsteuererklärung verpflichtet. Die Abgabe erfolgt zum gleichen Zeitpunkt wie die Einkommensteuererklärung.
Für den errechneten Betrag der Umsatzsteuerzahllast wird keine Verbindlichkeit gebildet. Der Betrag wird erst nach der Belastung des Bankkontos wie folgt gebucht: Sollkonto 1780 3820
Umsatzsteuervorauszahlung
Habenkonto 1200
Bank
1800
Dauerfristverlängerung und Sondervorauszahlung
Vorteil der Dauerfrist verlängerung
Siehe CD ROM
144
Der Unternehmer kann beim Finanzamt einen Antrag auf Verlängerung der Abgabefrist für die USt.-Voranmeldung um einen Monat stellen. Es handelt sich um den Antrag auf Dauerfristverlängerung. Der Vorteil einer solchen Verlängerung liegt darin, dass der Unternehmer mehr Zeit hat, alle Geschäftsvorfälle des vorangegangenen Monats zu erfassen, zumal es oft Belege gibt, die mit Verspätung per Post eintreffen. Die Dauerfristverlängerung wird auf einem amtlich vorgeschriebenen Vordruck beantragt und muss bis zum 10. Februar für das laufende Jahr gestellt werden. Führt ein Unternehmer die USt.-Zahllast vierteljährlich ab, reicht eine einmalige Abgabe des Antrages. Die Fristverlängerung gilt dann automatisch für weitere Kalenderjahre und muss nicht jedes Jahr erneut beantragt werden. Führt ein Unternehmen die USt.-Zahllast monatlich ab, muss es den Antrag jährlich stellen und zusätzlich zum Antrag eine Sondervorauszahlung leisten. Die Sondervorauszahlung ist eine Art Steuerpfand und wird bei der USt.-Voranmeldung für den Dezember von der Dezember-Zahllast wieder abgezogen, so dass
Umsatzsteuervoranmeldung
dem Unternehmen, außer einem Zinsnachteil, keine zusätzliche Steuerbelastung entsteht. Die Sondervorauszahlung wird wie folgt errechnet:
5 Sondervoraus zahlung
Summe der USt. Vorauszahlungen voriges Kalenderjahr geteilt durch 11
Die Sondervorauszahlung, die im Februar des Vorjahres geleistet und von der Dezemberzahllast abgezogen wurde, fließt in diese Summe ein. Bei der Ermittlung der Summe der Vorauszahlungen sind immer 12 Monate eines Kalenderjahres (Januar bis Dezember) zu berücksichtigen – die sog. Soll-Zahllast –, unabhängig davon, in welchen Monaten die Zahlungen tatsächlich geleistet wurden (die Umsatzsteuerzahllast für November und Dezember eines Jahres wird gewöhnlich erst im Folgejahr überwiesen). Das folgende Beispiel hilft Ihnen, die Formel zur Berechnung der Sondervorauszahlung besser nachzuvollziehen: Beispiel 51: Wie errechnen Sie USt. Sondervorauszahlung? Der Spielwarenhersteller CUBE GmbH hat im Jahr 2007 folgende USt. Voranmeldungen abgegeben und die Zahlungen geleistet bzw. erhalten: Januar 3.540,00 € Februar 9.860,00 € Sondervorauszahlung 4.720,00 € März 7.860,00 € April (Vorsteuerüberhang) 2.340,00 € Mai 9.850,00 € Juni 3.780,00 € August 2.360,00 € September 6.450,00 € Oktober 4.860,00 € November 3.120,00 € Dezember (5.690,00 4.720,00) = 970,00 € Summe 12 Monate Soll Zahllast = 55.030,00 € ./. 11 = 5.002,73 € Die Sondervorauszahlung für das Jahr 2008 beträgt 5.002,73 €.
145
5
Die Umsatzsteuer
Der so errechnete Sondervorauszahlungsbetrag muss zusammen mit dem Antrag bis zum 10. Februar des laufenden Jahres überwiesen werden. Für diesen Betrag wird ebenfalls keine Verbindlichkeit gebildet. Er wird erst bei der Belastung des Bankkontos wie folgt gebucht: Sollkonto 1781 3830
Umsatzsteuervorauszahlung 1/11
Habenkonto 1200 1800
Bank
5.7 Die Umsatzsteuer in der Einnahmen Überschuss Rechnung
Umsatzsteuer als Aufwand und Ertrag
Für die Steuerpflichtigen, die ihren Gewinn gem. § 4 Abs. 3 EStG durch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln, gibt es eine Besonderheit hinsichtlich der Umsatzsteuer. Während bei den Bilanzierenden die Steuerkonten entweder Forderungs- oder Verbindlichkeitskonten sind, sind sie hier Aufwands- und Ertragskonten, die über das GuV-Konto ergebniswirksam abgeschlossen werden: • Aufwendungen aus den gebuchten (und gezahlten) Vorsteuerbeträgen (Konten 1571 + 1576/1401 + 1406) und den geleisteten Umsatzsteuervorauszahlungen (Konten 1780 + 1781/3820 + 3830) • Erträge aus den gebuchten (und gezahlten) Umsatzsteuerbeträgen (Konten 1771 + 1776 / 3801 + 3806) Beispiel 52: Wie wirkt sich die Umsatzsteuer auf die Einnahmen Überschuss Rechnung aus? Das Restaurant La Palma aus Nürnberg ermittelt den Gewinn gem. § 4 Abs. 3 EStG per Einnahmen Überschuss Rechnung. Hier der Bericht der Einnahmen Überschuss Rechnung für das Jahr 2007 ohne Kontonummerdarstellung. Beachten Sie die Umsatzsteuer beträge bei den Betriebseinnahmen (A) und die Vorsteuerbeträge so wie die USt. Vorauszahlungen bei den Betriebsausgaben (B).
146
Umsatzsteuerbefreiung der Kleinunternehmer
5
Restaurant La Palma, Breite Gasse 20, 90443 Nürnberg Einnahmen Überschussrechnung zum 31. März 2007 EUR Umsatzerlöse
21.181,86
Eigenverbrauch
1,777,47
vereinnahmte Umsatzsteuer
4.284,11
A. Betriebseinnahmen Wareneinsatz und Fremdleistungen Personalkosten Raumkosten Steuern, Versicherungen und Beiträge Werbe und Reisekosten Instandhaltung und Werkzeuge Fachzeitschriften, Bücher
27.243,44 10.253,44 989,06 5.189,84 110,07 31,92 8,92 0,47
Rechts und Beratungskosten
412,27
Bürobedarf, Porto, Telefon
151,19
sonstige Aufwendungen
98,00
sonstige betriebliche Aufwendungen
6.002,68
verauslagte Vorsteuern
2.079,16
Umsatzsteuervorauszahlungen Umsatzsteuer Vorjahre
1.260,00 2.927,73
B. Betriebsausgaben Überschuss
23.512,29 3.731,15
5.8 Umsatzsteuerbefreiung der Kleinunternehmer Das Umsatzsteuergesetz sieht im § 19 eine besondere Regelung für sog. Kleinunternehmer vor. Hiernach brauchen Gewerbetreibende, Freiberufler und Vereine, die eigentlich steuerpflichtige Umsätze
Kleinunterneh mer
147
5
Die Umsatzsteuer
ausführen, trotzdem keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen. Diese Regelung können auf Antrag nur die Unternehmer in Anspruch nehmen, deren Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 17.500 € und im laufenden Jahr 50.000 € nicht übersteigt. Meistens sind es Einzelunternehmer und Existenzgründer, die aus Vereinfachungsgründen diese Regelung am Anfang der unternehmerischen Tätigkeit in Anspruch nehmen. Da die Existenzgründer kein Vorjahr haben, gilt für sie die Grenze von 17.500 € für das Gründungsjahr (anteilig, je nach Gründungsmonat). Vor und Nachteile Kleinunterneh merregelung
Die Regelung hat folgende Vorteile bzw. Konsequenzen: • in den Ausgangsrechnungen werden nur die Nettopreise ausgewiesen, • die Rechnungen müssen den Hinweis auf die Steuerbefreiung gem. § 19 UStG enthalten, • die Preise ohne Umsatzsteuer sind niedriger und machen besonders für private Kunden die Leistungen des Unternehmers interessant, • die Vorsteuer aus den Eingangsrechnungen gehört zu den Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten und wird nicht separat gebucht, • USt.-Voranmeldungen werden nicht erstellt, wodurch sich der Verwaltungsaufwand minimiert.
Tipp Durch den Wegfall des Vorsteuerabzugs ist diese Regelung nur für die Existenzgründer interessant, die kaum investieren. Bei investitions trächtigen Unternehmen sollte die Regelung nicht in Anspruch genom men werden, da sonst der Vorsteuerabzug nicht möglich ist.
5.9 Zusammenfassung Mithilfe der folgenden Zusammenfassung können Sie sich noch einmal einen schnellen Überblick über die wichtigsten Inhalte zum Thema Umsatzsteuer verschaffen.
148
Zusammenfassung
5
Zusammenfassung Kapitel 5 Umsatzsteuer Die Umsatzsteuer ist eine Steuer, die auf die Umsätze der Unternehmer erhoben wird. Übersicht: Aufteilung der Umsätze Die Aufteilung aller Umsätze, die Voraussetzungen für ihre Steuerbar" keit und die anzuwendenden Steuersätze lassen sich in der folgenden schematischen Darstellung zusammenfassen: Umsätze
nichts steuerbar
steuerbar § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG 5 Voraussetzungen: • Lieferung oder sonstige Leistung • gegen Entgelt • im Innland • vom Unternehmer • im Rahmen seines Unter" nehmens
steuerpflichtig
steuerfrei § 4 UStG
Bemessungsgrundlage (§ 10 Abs. 1 UStG) Entgelt = Alles was der Leistungsempfänger aufwendet um die Leistung zu erhalten, jedoch abzüglich Umsatzsteuer
Steuersatz (3 12 UStG) 19 % oder 7 %
149
5
Die Umsatzsteuer
Vorsteuer Die Umsatzsteuer ist sowohl bei den Eingangs" als auch bei den Aus" gangsrechnungen relevant. Bei den Eingangsrechnungen bezeichnet man die Umsatzsteuer als Vorsteuer. Für die Buchung der Vorsteuer und der Umsatzsteuer stehen in den Kontenplänen separate Konten zur Verfügung. Forderungen und Verbindlichkeiten an das Finanzamt Die verauslagte Vorsteuer bildet eine Forderung des Unternehmens an das Finanzamt. Die vereinnahmte Umsatzsteuer bildet eine Verbind+ lichkeit des Unternehmens an das Finanzamt. Zahllast und Umsatzsteuervoranmeldung Der Differenzbetrag zwischen der vereinnahmten Umsatzsteuer und der verauslagten Vorsteuer ergibt eine sog. Zahllast. Die Zahllast wird dem Finanzamt monatlich oder vierteljährlich gemeldet und die Zahlung wird geleistet. Zur Anmeldung der Zahllast dient ein amtliches Formu" lar: Die Umsatzsteuervoranmeldung, die seit 2004 elektronisch, per Elster an die Finanzverwaltung übermittelt wird. Umsatzsteuerpositionen Für den korrekten Ausweis der Beträge auf der Umsatzsteuervoranmel" dung müssen in einer EDV"gestützten Buchhaltung den Umsatz", den Umsatzsteuer" und den Vorsteuerkonten sog. Umsatzsteuerpositionen zugeordnet werden. Dauerfristverlängerung Die Anmeldung und Abführung der Umsatzsteuer erfolgt in der Regel 10 Tage nach dem Ablauf des Voranmeldungszeitraumes (Monat bzw. Quartal). Der Unternehmer kann eine Dauerfristverlängerung um einen Monat beantragen. Bei Monatszahlern ist eine Sondervorauszahlung notwendig, damit die Dauerfristverlängerung von der Finanzverwaltung genehmigt wird. Einnahmen+Überschuss+Rechnung In der Gewinnermittlung per Einnahmen"Überschuss"Rechnung zählt die vereinnahmte Umsatzsteuer zu den Betriebseinnahmen. Die veraus" lagte Vorsteuer und die Zahlungen der Umsatzsteuerzahllast an das Finanzamt gehören hingegen zu den Betriebsausgaben.
150
6
Typische Geschäftsvorfälle richtig buchen
Während der vorangegangenen Kapitel haben Sie eine gute Basis an Buchführungskenntnissen erworben. Je nach Thema des jeweiligen Abschnitts lagen die Schwerpunkte auf bestimmten Bereichen der Buchführung wie z. B. den Erfolgskonten, Personenkonten oder der Umsatzsteuer. Dieses Kapitel wird Sie themenübergreifend mit der Vielfalt der Geschäftsvorfälle vertraut machen – so, wie sie in der Praxis vorkommen. Vorraussetzungen zum Buchen der folgenden Geschäftsvorfälle Gewöhnliche Geschäftsvorfälle: • • • •
Grundverständnis für die Buchhaltungslogik Beherrschen des Buchungssatzes Kenntnis des Umsatzsteuersystems Kenntnis der „populärsten“ Konten im Kontenplan
Komplexe Geschäftsvorfälle: • • • • •
Kenntnisse zu gewöhnlichen Geschäftsvorfällen und zusätzlich: Fähigkeit, Fehler zu erkennen und zu bereinigen vertiefte Kenntnisse über die Umsatzsteuer vertiefte Kenntnisse zu ertragsteuerlichen Besonderheiten Fähigkeit zur Durchführung der Jahresabschlussbuchungen
Die in der Übersicht geforderten Kenntnisse, um komplexe Geschäftsvorfälle buchen zu können, werden Sie in sich diesem Kapitel erwerben. Bewusst werden nur inländische Geschäftsvorfälle behandelt, da die teilweise sehr komplizierten Auslandsgeschäfte den Rahmen eines Schnelleinstiegs sprengen würden.
6.1 Gewöhnliche Geschäftsvorfälle Sie beherrschen bereits den Buchungssatz, Sie verfügen über das Grundwissen hinsichtlich der Umsatzsteuer und kennen die wich-
151
6
Typische Geschäftsvorfälle richtig buchen
tigsten Konten des Kontenplans. Mit dem Wissen sind Sie in der Lage, schnell, sicher und korrekt eine ganze Menge der täglichen Geschäftsvorfälle zu buchen. Alle bis jetzt besprochenen Beispiele beziehen sich auf unkomplizierte Geschäftsvorfälle, die einfache, für einen Anfänger geeignete Buchungssätze zur Folge haben. Auch die Buchungssätze in den bisherigen Übungsaufgaben hatten das Einsteigerniveau. Gehen Sie zunächst bitte die Liste der bereits vorhandenen Beispiele, die mit der Frage „Wie buchen Sie ...?“ beginnen, noch einmal durch. Betrachten Sie sie als Wiederholung und Festigung Ihres Wissens. Bitte bedenken Sie dabei, dass Sie erst im Kapitel 5 die Umsatzsteuer kennen gelernt haben und einige Beispiele (bis Beispiel 38) einer entsprechenden umsatzsteuerlichen Ergänzung bedürfen. Beschäftigen Sie sich dann mit diesem Abschnitt und lösen Sie selbstständig die Aufgabe 20. Um Ihnen die Prinzipien der folgenden Geschäftsvorfälle so klar wie möglich zu veranschaulichen, wurde aus Vereinfachungsgründen darauf verzichtet, Personenkonten zu verwenden. Daher wird entweder gegen Bank, Kasse, Forderungen aus LuL oder Verbindlichkeiten aus LuL gebucht. Beispiel 53: Wie buchen Sie den Kauf von Bürobedarf? Sie kaufen einen Toner für Ihren Bürodrucker zum Preis von 38,00 € zzgl. 19 % USt. und bezahlen bar. Sollkonto
SKR 03
4930
Bürobedarf
38,00
1576
VSt. 19 %
7,22
Sollkonto 6815
Bürobedarf
1406
Vorsteuer 19 %
1000
Habenkonto Kasse
SKR 04 38,00 7,22
1600
45,22
Habenkonto Kasse
45,22
Beispiel 54: Wie buchen Sie Benzinkosten und Autowäsche? Sie tanken mit dem betrieblichen Fahrzeug für 76,00 € (inkl. 19 % USt.). Die Autowäsche kostet 10,60 € inkl. 19 % USt.). Sie zahlen bar.
152
Gewöhnliche Geschäftsvorfälle
Sollkonto
SKR 03
4530
Lfd. Kfz Kosten
63,86
4580
Sonstige Kfz Kosten
1576
Vorsteuer 19 %
8,91 1000
6
Habenkonto Kasse
86,60
13,83
Sollkonto
SKR 04
6530
Lfd. Kfz Kosten
63,86
6570
Sonstige Kfz Kosten
1406
Vorsteuer 19 %
8,91 1600
Habenkonto Kasse
86,60
13,83
Beispiel 55: Wie buchen Sie den Eingang einer Stromrechnung? Sie erhalten eine Abschlagsrechnung Ihres Stromversorgers in Höhe von 253,00 € (inkl. 19 % USt.). Sollkonto 4240
Gas, Stom, Wasser
1576
Vorsteuer 19 %
Sollkonto 6325
Gas, Strom, Wasser
1406
VSt. 19 %
SKR 03 212,61 40,39
1610
Habenkonto Verb. LuL
SKR 04 212,61 40,39
3310
253,00
Habenkonto Verb. LuL
253,00
Beispiel 56: Wie buchen Sie den Kauf einer Fachzeitschrift? Sie erhalten die Abo Rechnung für eine Fachzeitschrift für das Jahr 2008. Der Rechnungsbetrag ist 73,00 € inkl. 7 % USt. Sollkonto
SKR 03
4940
Zeitschriften, Bücher
68,22
1571
Vorsteuer 7 %
Sollkonto 6820
Zeitschriften, Bücher
1401
Vorsteuer 7 %
4,78
1610
Habenkonto Verb. LuL
SKR 04 68,22 4,78
3310
73,00
Habenkonto Verb. LuL
73,00
153
6
Typische Geschäftsvorfälle richtig buchen
Beispiel 57: Wie buchen Sie die Kontogebühren der Bank? Am Quartalsende belastet Ihnen die Bank 24,00 € für die Kontofüh rungsgebühr. Sollkonto 4970 6855
Nebenkosten des Geldverkehrs
Habenkonto 24,00
1200 1800
Bank
24,00
Beispiel 58: Wie buchen Sie den Kauf von Briefmarken? Bei der Deutschen Post kaufen Sie Briefmarken für 11,00 € und zah len bar. Sollkonto 4910 6800
Porto
Habenkonto 11,00
1000 1600
Kasse
11,00
Beispiel 59: Wie buchen Sie eine Parkgebühr mit VSt.? Für das Parken in einer Tiefgarage zahlen Sie 5,60 €. Die Parkquittung enthält den Hinweis auf die gesetzliche USt. Sollkonto
SKR 03
4670
Reisekosten Unternehmer
4,71
1576
Vorsteuer 19 %
0,89
Sollkonto
1000
Habenkonto Kasse
SKR 04
6670
Reisekosten Unternehmer
4,71
1406
Vorsteuer 19 %
0,89
1600
5,60
Habenkonto Kasse
5,60
Beispiel 60: Wie buchen Sie eine Werbeanzeige in der Zeitung? Für eine Werbeanzeige in der Zeitung erhalten Sie eine Rechnung in Höhe von 230,00 € zzgl. 19 % USt. 43,70 €.
154
Gewöhnliche Geschäftsvorfälle
Sollkonto 4610
Werbekosten
1576
Vorsteuer 19 %
Sollkonto 6600
Werbekosten
1406
Vorsteuer 19 %
SKR 03 230,00 43,70
1610
Habenkonto Verb. LuL
SKR 04 230,00 43,70
3310
273,70
Habenkonto Verb. LuL
273,70
Beispiel 61: Wie buchen Sie den Warenverkauf mit 7 % USt.? Ein Kunde kauft bei Ihnen Waren im Wert von 117,70 € (inkl. 7 % USt.) auf Rechnung. Sollkonto 1410
Forderungen aus LuL
Sollkonto 1210
Forderungen aus LuL
SKR 03 117,70
Warenverkauf 7%
Habenkonto
8300
Erlöse 7 %
1771
USt. 7 %
SKR 04 117,70
6
110,00 7,70
Habenkonto
4300
Erlöse 7 %
3801
USt. 7 %
110,00 7,70
Beispiel 62: Wie buchen Sie den Warenverkauf mit 19 % USt.? Ein Kunde kauft bei Ihnen Waren im Wert von 2.737,00 € (inkl. 19 % USt.) und zahlt per Scheck. Sollkonto 1330
Scheck
Sollkonto 1550
Scheck
SKR 03 2.737,00
Habenkonto
8400
Erlöse 19 %
1776
USt. 19 %
SKR 04 2.737,00
2.300,00 437,00
Habenkonto
4400
Erlöse 19 %
3806
USt. 19 %
2.300,00 437,00
155
6 Siehe CD ROM
Typische Geschäftsvorfälle richtig buchen
Aufgabe 20: Schreiben Sie die Buchungssätze für folgende Geschäftsvorfälle. Ver wenden Sie dabei die Kontonummern aus SKR 03 oder SKR 04 und achten Sie auf die richtige Verbuchung der Umsatzsteuer. a) Sie erhalten 2.200,00 € (inkl. 19 % USt.) für eine verpachtete La gerhalle auf Ihr Bankkonto überwiesen. b) Sie verkaufen Waren an einen Kunden und stellen ihm folgende Rechnung aus: Warenwert 370,00 € zzgl. 7 % USt. Warenwert 1.200,00 € zzgl. 19 % USt. c) Ein betriebliches Fahrzeug wird repariert. Sie zahlen bar 185,00 € (inkl. 19 % USt.). d) Sie erhalten die Rechnung Ihres Steuerberaters für die Jahresab schlussarbeiten 2007. Rechnungsbetrag 1.600,00 € zzgl. 19 % USt. e) Sie lassen eine Maschinen reparieren und bezahlen per Scheck 2.300,00 € inkl. 19 % USt. f) Sie bezahlen bar 125,00 € (inkl. 19 % USt.) für die Reinigung der betrieblichen Räume.
In der buchhalterischen Praxis gibt es neben den herkömmlichen Buchungen auch viele Sonderfälle, die einer besonderen steuerlichen Behandlung bedürfen oder zwingend auf ganz bestimmte Konten gebucht werden müssen. Sie finden in den folgenden Abschnitten die notwendigen Informationen, um solche Geschäftsvorfälle zu buchen. Zusätzlich erhalten Sie eine Einführung in das Thema der Jahresabschlussbuchungen.
6.2 Geldtransfer zwischen Finanzkonten Geldbewegungen zwischen verschiedenen Finanzkonten (Bank, Postbank, Kasse) werden in der Praxis über ein Zwischenkonto – das Geldtransitkonto – gebucht. Der Grund dafür sind zeitliche und nicht selten betragsmäßige Differenzen zwischen Belastung und Gutschrift. Das Geldtransitkonto hat folgende Kontonummer:
156
SKR 03
SKR 04
1360
1460
Kontoname Geldtransit
Geldtransfer zwischen Finanzkonten
6
Beispiel 63: Wie buchen Sie den Geldtransfer zwischen zwei Banken? Am 01.02.2008 überweisen Sie 2.000,00 € von der Postbank auf das betriebliche Bankkonto. Die dazu gehörenden Buchungen werden auf der Grundlage der vorliegenden Kontoauszüge beider Banken vorge nommen. Während die Belastung auf dem Postbankkonto tatsächlich zum 01.02.2008 erfolgt, wird die Gutschrift auf dem Bankkonto erst einige Tage später z. B. am 04.02.2008 erfolgen. Es entsteht also eine zeitliche Differenz zwischen der Belastung und der Gutschrift. Aus diesem Grund sind zwei Buchungen notwendig: • eine auf der Grundlage der Kontoauszüge der Postbank mit dem Datum 01.02.2008, • eine zweite auf der Grundlage der Kontoauszüge der betrieblichen Bank mit dem Datum 04.02.2008. Bei beiden Buchungen verwenden Sie das Geldtransitkonto als Ge genkonto. Buchung zum 01.02.2008 Sollkonto 1360 1460
Geldtransit
Habenkonto 2.000,00
1100 1700
Postbank
2.000,00
Buchung zum 04.02.2008 Sollkonto 1200 1800
Bank
Habenkonto 2.000,00
1360 1460
Geldtransit
2.000,00
Nach beiden Buchungstransaktionen ist das Konto Geldtransit ausge glichen. Sein Saldo beträgt „0“. Beispiel 64: Wie buchen Sie den Geldtransfer zwischen Bank und Kasse? Am 01.05.2008 heben Sie 400,00 € von dem betrieblichen Bankkonto ab. Von dem Betrag entnehmen Sie für private Zwecke 150,00 € und den Rest legen Sie am folgenden Tag in die Kasse ein. Es entsteht nicht nur eine zeitliche, sondern auch eine betragsmäßige Differenz zwischen der Abhebung bei der Bank und der Einlage in die Kasse. Genauso wie vorher sind auch jetzt zwei Buchungen notwendig. Bei beiden Buchungen verwenden Sie das Geldtransitkonto als Gegenkonto.
157
6
Typische Geschäftsvorfälle richtig buchen
Buchung am 02.05.2008 Sollkonto 1000 1600 1800 2100
Kasse Privat! entnahme
Habenkonto 250,00
1360 Geldtran! sit
150,00
400,00
1460
Zuerst wird die Kasseneinlage am 02.05.2008 gebucht (Kassenein! nahmen/!ausgaben sind täglich festzuhalten!). Die zweite Buchung kann erst dann vorgenommen werden, wenn die Kontoauszüge der Bank vorliegen (Keine Buchung ohne Beleg!). Buchung zum 01.05.2008 Sollkonto 1360 1460
Geldtransit
Habenkonto 400,00
1200 1800
Bank
400,00
Nach beiden Buchungstransaktionen ist das Konto Geldtransit wieder ausgeglichen. Sein Saldo beträgt „0“.
Siehe CD!ROM
Aufgabe 21: Buchen Sie folgende Geschäftsvorfälle unter Einschaltung des Geld! transitkontos: a) Am 01.03.2008 Barabhebung 500,00 € von der betrieblichen Bank. Am 05.03.2008 Einzahlung in die Kasse 500,00 €. b) Am 05.03.2008 Überweisung von 1.000,00 € von der Postbank auf das betriebli! che Bankkonto. Am 08.03.2008 Gutschrift des Betrags auf dem betrieblichen Bankkonto. c) Am 10.03.2008 Entnahme aus der Kasse 1.500,00 €. Am 15.03.2008 Einzahlung auf das betriebliche Bankkonto 1.000,00 €. Der Rest! betrag wurde privat entnommen.
158
Nebenkosten im Warenverkehr
6
6.3 Nebenkosten im Warenverkehr Ein alltäglicher Geschäftsvorfall in allen Produktions- und Handelsbetrieben ist der Einkauf von Roh-, Hilfs-, Betriebsstoffen sowie der Bezug von Waren. Solange der Einkauf im Inland stattfindet, folgt dem Vorgang eine Standardbuchung, die je nach Umsatzsteuer (7 % oder 19 %) wie folgt aussieht:
Roh , Hilfs und Betriebsstoffe
Beispiel 65: Wie buchen Sie den Wareneinkauf 7 % VSt. ohne Nebenkosten? Am 01.04.2008 erhalten Sie eine Warenlieferung im Wert von 12.000,00 € zzgl. 7 % USt. von Ihrem Lieferanten Super Toys AG (Kre ditorenkonto 70000). Sollkonto
SKR 03
3300
Wareneingang
12.000,00
1571
Vorsteuer 7 %
840,00
Sollkonto
70000
Habenkonto Super Toys AG
SKR 04
5300
Wareneingang
12.000,00
1401
Vorsteuer 7 %
840,00
70000
12.840,00
Habenkonto Super Toys AG
12.840,00
Beispiel 66: Wie buchen Sie den Wareneinkauf 19 % VSt. ohne Neben kosten? Am 01.05.2008 erhalten Sie eine Warenlieferung im Wert von 16.000,00 € zzgl. 19 % USt. von Ihrem Lieferanten Super Toys AG (Kreditorenkonto 70000). Sollkonto
SKR 03
3400
Wareneingang
16.000,00
1576
Vorsteuer 19 %
3.040,00
Sollkonto
70000
Habenkonto Super Toys AG
SKR 04
5400
Wareneingang
16.000,00
1406
Vorsteuer 19 %
3.040,00
70000
19.040,00
Habenkonto Super Toys AG
19.040,00
159
6 Nebenkosten
Typische Geschäftsvorfälle richtig buchen
Mit dem Bezug von Waren und auch mit dem Warenvertrieb sind in der Praxis verschiedene Nebenkosten verbunden. Zu den Nebenkosten gehören: • Transportkosten • Versicherungsbeiträge • Verpackungskosten • Zölle und Einfuhrabgaben • Vermittlungsgebühren Um diese Kosten korrekt zu verbuchen, muss zunächst klar sein, in welchem Bereich des Warenverkehrs diese Kosten entstanden sind: Bereiche des Warenverkehrs Warenbezug
Warenvertrieb
Bezugsnebenkosten (BNK)
Kosten des Warenvertriebs
Bezugsnebenkosten Aus der Definition der Anschaffungskosten (siehe Seite 41) wissen Sie bereits, dass auch die Nebenkosten zum Kaufpreis gehören und zusammen mit dem Wert der Ware direkt auf das Wareneingangskonto – wie eben in den beiden Beispielen dargestellt – gebucht werden könnten. Dies würde allerdings den reinen Warenwert verfälschen und eine exakte Preiskalkulation erschweren. Deswegen bucht man in der Praxis die Anschaffungsnebenkosten auf separate Konten.
160
SKR 03
SKR 04
Kontoname
3800
5800
3830
5820
Leergut
3850
5840
Zölle und Einfuhrabgaben
Bezugsnebenkosten (Transport, Versicherung, Verpackung)
Nebenkosten im Warenverkehr
6
Beispiel 67: Wie buchen Sie den Wareneinkauf 19 % VSt. mit Nebenkosten? Von Ihrem Lieferanten Micky GmbH (Kreditorenkonto 70002) erhalten Sie folgende Rechnung: Warenwert netto 20.000,00 + Fracht 250,00 + Verpackung 300,00 + Leergut (Pfand) 400,00 + Versicherung 250,00 Rechnungsbetrag netto 21.200,00 + 19 % USt. 4.028,00 Rechnungsbetrag brutto 25.228,00 Sollkonto 3400 3830 3800 1576
SKR 03 20.000,00 400,00 70002 800,00 4.028,00
Wareneingang Leergut BezugsNK Vorsteuer 19 %
Sollkonto 5400 5820 5800 1406
Habenkonto Micky GmH
SKR 04 20.000,00 400,00 70002 800,00 4.028,00
Wareneingang Leergut BezugsNK Vorsteuer 19 %
25.228,00
Habenkonto Micky GmH
25.228,00
Warenvertriebskosten Beim Verkauf der Ware, egal ob sie selbst hergestellt oder von einem Lieferanten fertig bezogen wurde, entstehen ebenfalls Nebenkosten, die allerdings auf ganz andere Konten des Kontenrahmens gebucht werden. SKR 03
SKR 04
Kontoname
4700 4710 4730 4750 4760 4780 4790
6700 6710 6740 6760 6770 6780 6790
Kosten der Warenabgabe Verpackungsmaterial Ausgangsfrachten Transportversicherungen Verkaufsprovisionen Fremdarbeiten (Vertrieb) Aufwand für Gewährleistungen
Nebenkosten beim Vertrieb
161
6
Typische Geschäftsvorfälle richtig buchen
Beispiel 68: Wie buchen Sie Verpackungskosten beim Warenvertrieb? Sie erhalten eine Rechnung des Verpackungsherstellers für 1.000 Stück Kartonagen, die für die Verpackung Ihrer Ware verwendet werden. Rechnungsbetrag netto 3.000,00 + 19 % USt. 570,00 Rechnungsbetrag brutto 3.570,00 Sollkonto 4710
Verpackungsmaterial
1576
Vorsteuer 19 %
Sollkonto 6710
Verpackungsmaterial
1406
Vorsteuer 19 %
SKR 03 3.000,00
1610
570,00
Habenkonto Verbindlichkei ten LuL
SKR 04 3.000,00
3310
570,00
3.570,00
Habenkonto Verbindlichkei ten LuL
3.570,00
Beispiel 69: Wie buchen Sie eine Transportversicherung? Für den Transport der Ware zu einem Kunden nach Berlin schließen Sie einen Transportversicherungsvertrag ab und entrichten an die Versiche rungsgesellschaft eine Prämie in Höhe von 230,00 € per Scheck. Sollkonto 4750 6760
Transportversi cherung
Habenkonto 230,00
1330 1550
Scheck
230,00
Weiterberechnete Nebenkosten
Nebenkosten weiterberech nen
162
Die beim Warenbezug bzw. Warenvertrieb getragenen Kosten sollen sich über den Warenverkauf wieder ausgleichen. Hier gibt es zwei Wege, wie diese Kosten an Ihre Kunden weitergegeben werden: • die Kosten sind im Verkaufpreis der Ware so einkalkuliert, dass der Kunde sie nicht erkennen und für sich auch nicht separat buchen kann. • Die Kosten sind in der Rechnung offen ausgewiesen. Der Kunde weiß genau, wie viel er für die Ware und wie viel für Verpackung, Fracht, Versicherung etc. bezahlt.
Nebenkosten im Warenverkehr
6
Unabhängig davon, ob Sie die Nebenkosten offen ausweisen oder im Verkaufspreis der Ware „verstecken“, es handelt sich hier immer um Erlösbeträge, die auf entsprechende Erlöskonten gebucht werden. Achtung! Die weiterberechneten Nebenkosten zählen zum umsatzsteuerpflichti gen Entgelt. Auch die sonst umsatzsteuerfreien „Portogebühren“ oder „Versicherung“ sind in dem Fall umsatzsteuerpflichtig! (Sie erbringen die Versicherungsleistung nicht, Sie belasten sie nur dem Kunden wei ter!) Beispiel 70: Wie buchen Sie dem Kunden weiterberechnete Nebenkosten? Für die verkaufte Ware stellen Sie Ihrem Kunden folgende Rechnung: Warenwert netto 6.000,00 + Versicherung 200,00 + Verpackung 150,00 Summe netto 6.350,00 + 19 % USt. 1.206,50 Summe brutto 7.556,50 Verschiedene Arten der weiterberechneten Kosten werden zusam mengerechnet und in einem Betrag als Erlöse gebucht. Sollkonto 1410
Forderungen aus LuL
Sollkonto 1210
Forderungen aus LuL
SKR 03 7.556,50
8400 1776
Habenkonto Erlöse 19 % USt. 19 %
SKR 04 7.556,50
4400 3806
6.350,00 1.206,50
Habenkonto Erlöse 19 % USt. 19 %
6.350,00 1.206,50
Auswirkung der Nebenkosten auf steuerliche und betriebswirtschaftliche Auswertungen Damit die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und die BWA korrekt sind, muss im Warenverkehr genau zwischen Bezug- und Vertriebsnebenkosten unterschieden werden. Die beiden Kostenarten erscheinen nämlich in beiden Berichten an unterschiedlichen Stellen. Die weiterberechneten Nebenkosten sind in der Auswertung nicht separat ersichtlich, da sie zusammen mit den Erlösbeträgen auf
Nebenkosten und BWA
163
6
Typische Geschäftsvorfälle richtig buchen
den Erlöskonten gebucht sind. Es wäre aber denkbar, für die weiterberechneten Kosten ein separates Erlöskonto anzulegen. Folgende Abbildung zeigt eine vereinfachte BWA des Spielwarenherstellers CUBE GmbH zum 1. Quartal 2007, in der hauptsächlich die beiden Kostenarten berücksichtigt sind: CUBE GmbH Spielwaren, Kupferweg 30, 79111 Freiburg Betriebswirtschaftliche Auswertung in € 01.01.07 bis 31.03.07 Betriebsergebnis Gesamtleistung Umsatzerlöse 08300 Erlöse 7 % Umsatzsteuer 5.695,00 08400 Erlöse 19 % Umsatzsteuer 247.389,00 Summe Gesamtleistung Waren/Material Wareneinkauf 03300 Wareneingang 7 % Umsatzsteuer 7.369,00 03400 Wareneingang 19 % Umsatzsteuer 155.095,00 03800 Bezugsnebenkosten 03830 Leergut Summe Waren/Material Gesamtkosten Personalkosten 04120 Gehälter Raumkosten 04220 Pacht 04240 Gas, Strom, Wasser Kfz Kosten 04530 Laufende Kfz Betriebskosten Kosten Warenabgabe 04710 Verpackungsmaterial 04730 Ausgangsfrachten 04750 Transportversicherungen Sonstige Kosten 04920 Telefon 04930 Bürobedarf Summe Gesamtkosten Summe Betriebsergebnis Neutraler Aufwand Übrige Steuern 04510 Kfz Steuern Summe Neutraler Aufwand Überschuss
164
253.064,00
253.064,00 174,719,00
1.695,00 560,00 174,719,00 22.600,00 22.600,00 6.290,00 5.290,00 600,00 1.695,00 1.695,00 31.494,00 19.658,00 9.876,00 1.960,00 1.026,00 796,00 230,00 63.105,00 15.240,00 200,00 200,00 200,00 15.240,00
Nebenkosten im Warenverkehr
6
Achtung! Die von Ihnen getragenen Nebenkosten des Warenverkehrs dürfen nicht mit den an die Kunden weiterberechneten Kosten verrechnet werden (Saldierungsverbot). Sehen Sie sich noch einmal das Beispiel 70 an. Hierzu eine falsche Buchung (!) in der eine solche Saldierung abge bildet ist.
Sollkonto 1410
Forderungen aus LuL
Sollkonto 1210
Forderungen aus LuL
SKR 03 7.655,50
8400 4750 4710 1776
Habenkonto
SKR 04 7.655,50
4400 6760 6710 3806
6.000,00 200,00 150,00 1.206,50
Erlöse 19 % Versicherung Verpackung USt. 19 %
Habenkonto Erlöse 19 % Versicherung Verpackung USt. 19 %
6.000,00 200,00 150,00 1.206,50
Die weiterberechneten Versicherungs- und Verpackungskosten wurden hier anstatt auf das Erlöskonto auf die Aufwandskonten (im Haben!) gebucht. Dadurch entstehen zwei falsche Ergebnisse: der Erlösbetrag ist zu niedrig und die Aufwendungen (falls sie 1:1 dem Kunden berechnet wurden) betragen „0“ €. Eine solche Buchung wäre ein Verstoß gegen die materielle Ordnungsmäßigkeit der Buchführung. Aufgabe 22: Schreiben Sie die Buchungssätze für die folgenden Geschäftsvorfälle:
Siehe CD ROM
a) Sie erhalten eine Eingangsrechnung Ihres Lieferanten Adle Kunst stoffe (Kreditorenkonto 70001): Rohstoffe + Transportkosten Betrag netto + 19 % USt. Betrag brutto
3.000,00 150,00 3.150,00 598,50 3.748,50
165
6
Typische Geschäftsvorfälle richtig buchen
b) Sie erhalten folgende Eingangsrechnung Ihres Lieferanten Super Toys AG (Kreditorenkonto 70000): Warenwert + Fracht Summe netto + 19 % USt. Summe brutto
30.000,00 500,00 30.500,00 5.795,00 36.295,00
c) Sie erhalten eine Rechnung des Spediteurs für die Lieferung Ihrer Waren zum Kunden nach Berlin. Rechnungsbetrag 670,00 € (inkl. 19 % USt.). Für diese Spedition wird kein Personenkonto verwendet. d) Ein freier Vertriebsmitarbeiter stellt Ihnen 1.200,00 € zzgl. 19 % USt. für die Auftragsvermittlung in Rechnung. Für diesen Mitar beiter wird kein Personenkonto verwendet. e) Entscheiden Sie, ob es sich bei den folgenden Fällen um die Ne benkosten beim Bezug oder beim Vertrieb der Ware handelt und tragen Sie die richtige Kontonummer ein (entweder aus SKR 03 oder SKR 04).
Nr.
166
Beschreibung
1.
Sie kaufen Holzkisten für die Verpa ckung Ihrer Ware.
2.
Die Rechnung des Warenlieferanten beinhaltet die Transportversicherungs kosten.
3.
Sie lassen die bestellte Ware von einer Spedition beim Hersteller abholen.
4.
Sie stellen dem Kunden außer dem Warenwert auch noch die Verpa ckungs und Transportkosten in Rechnung.
5.
Jedem Exemplar Ihrer Ware wird ein Werbebegleitzettel beigelegt. Die Verpackungsarbeit übernimmt eine andere Firma für Sie.
Bezugs NK
Ver triebs NK
Weiter berech nete NK
Preisminderungen im Warenverkehr
6
6.4 Preisminderungen im Warenverkehr Bei Preisminderungen werden die in Rechnung gestellten Beträge entweder bereits im Vorfeld oder später bei der Bezahlung in ihrer Höhe gemindert. Es gibt folgende Gründe für Preisminderungen: Gründe für die Preisminderungen im Warenverkehr
Rücksendungen
Mängel
vereinbarte Preisnachlässe
Rabatt
Skonto
Bonus
Abb.: Gründe für die Preisminderung im Warenverkehr
Folgende Aufzählung beschreibt die unterschiedlichen Arten einer Preisminderung genauer: Checkliste: Arten der Preisminderung • Wurden zu viele bzw. falsche Waren bestellt oder geliefert, führt dies zu einer vollständigen oder teilweisen Rücksendung. • Weist die bestellte Ware Mängel auf, erteilt der Lieferant oft eine nachträgliche Preisminderung, einen Nachlass wegen Mängeln, um dem Kunden entgegenzukommen und eine Rücksendung zu vermeiden. • Treue Kunden oder Kunden, die besonders viel bestellen, erhalten oft von ihren Lieferanten einen Rabatt (Treuerabatt, Mengenra+ batt etc.), der sofort, d. h. bereits bei der Rechnungsstellung, den Einkaufspreis reduziert. • Eine weitere Möglichkeit, den Kaufpreis zu reduzieren, ist die Ge+ währung/Inanspruchnahme von Skonto. Der Skonto ist eine Zins+ vergütung für Zahlungen innerhalb einer angegebenen, meist sehr kurzen Frist (7, 10 max. 14 Tage). • Von einem Bonus spricht man, wenn einem Kunden im Rahmen der Kundenbindung ein bestimmter Betrag gut geschrieben wird. Es gibt Bonusgutschriften, die dem Kunden am Jahresende z. B. als Prozentsatz auf Basis des Umsatzes erteilt werden.
Arten von Preis+ minderungen
167
6
Typische Geschäftsvorfälle richtig buchen
Die oben genannten Preisminderungen können sowohl beim Einkauf als auch beim Verkauf der Ware entstehen. Sie müssen nun zwischen den beiden Bereiche differenzieren, da hier unterschiedliche Konten verwendet werden.
Preisminderungen beim Wareneinkauf Bei allen Preisminderungen kommt es zu einer nachträglichen Minderung der bereits gebuchten Anschaffungskosten. Im Einzelnen bedeutet das: • Minderung des Aufwands aus dem Wareneingang • Minderung des umsatzsteuerlichen Entgelts (Vorsteuerkorrektur) • Minderung der Verbindlichkeit gegenüber Lieferanten Rücksendungen Warenrücksen dungen
Um eine Warenrücksendung – ob teilweise oder vollständig – zu buchen, werden die gleichen Konten wie beim Bezug der Ware verwendet. Sehen Sie bitte das Beispiel 65 an und stellen Sie sich vor, dass ein Teil der Ware falsch geliefert wurde. Um die Rücksendung zu buchen, „drehen“ Sie den ursprünglichen Buchungssatz sozusagen „um“. Beispiel 71: Wie buchen Sie eine Warenrücksendung? Ein Teil der von Ihnen bestellen Ware (Beispiel 65) wurde falsch gelie fert und wird von Ihnen zurückgeschickt. Der Lieferant erteilt Ihnen eine Gutschrift im Wert von 4.500,00 € zzgl. 7 % USt. Sollkonto 70000
Super Toys AG
Sollkonto 70000
168
Super Toys AG
SKR 03 4.815,00
Habenkonto
3300
Wareneingang
4.500,00
1571
Vorsteuer 7 %
315,00
SKR 04 4.815,00
Habenkonto
5300
Wareneingang
4.500,00
1401
Vorsteuer 7 %
315,00
Preisminderungen im Warenverkehr
6
Nachlässe wegen Mängeln Für die Buchung von Preisnachlässen stehen in den Kontenrahmen je nach Umsatzsteuersatz unterschiedliche Konten zur Verfügung: SKR 03
SKR 04
3700 3710 3720
5700 5710 5720
Preisnachlässe wegen Mängel
Kontoname Nachlässe Nachlässe 7 % Vorsteuer Nachlässe 19 % Vorsteuer
Beispiel 72: Wie buchen Sie einen Preisnachlass wegen Mängeln? Sie erhalten eine zum Teil beschädigte Warenlieferung. Der Lieferant erteilt Ihnen einen Preisnachlass und stellt hierzu folgende Nach lassmitteilung aus: Nachlass netto + 19 % USt. Nachlass brutto Sollkonto 1610
Habenkonto
SKR 03
Verbind. aus LuL
Sollkonto 3310
1.000,00 190,00 1.190,00
1.190,00
3720
Nachlässe 19 %
1.000,00
1576
Vorsteuer 19 %
190,00
Habenkonto
SKR 04
Verbind. aus LuL
1.190,00
5720
Nachlässe 19 %
1.000,00
1406
Vorsteuer 19 %
190,00
Vereinbarte Preisnachlässe allgemein Für die Buchung von vereinbarten Preisnachlässen im Einkaufsbereich stehen folgende spezielle Konten zur Verfügung: SKR 03
SKR 04
3730 3731 3736 3750 3760 3780 3790
5730 5731 5736 5750 5760 5780 5790
Kontoname Erhaltene Skonti Erhaltene Skonti 7 % Vorsteuer Erhaltene Skonti 19 % Vorsteuer Erhaltene Boni 7 % Vorsteuer Erhaltene Boni 19 % Vorsteuer Erhaltene Rabatte 7 % Vorsteuer Erhaltene Rabatte 19 % Vorsteuer
169
6
Typische Geschäftsvorfälle richtig buchen
Vereinbarte Preisnachlässe Rabatte Sofortrabatte
Die meisten Rabatte sind sog. Sofortrabatte. Sie mindern sofort den Warenwert und somit die Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer und werden in der Praxis nicht separat gebucht. Beispiel 73: Wie buchen Sie einen Sofortrabatt? Sie erhalten folgende Rechnung eines Warenlieferanten: Warenwert abzgl. 10 % Mengenrabatt
20.000,00 2.000,00 18.000,00 3.420,00 21.420,00
+ 19 % USt. Rechnungsbetrag brutto Sollkonto
SKR 03
3400 Wareneingang
18.000,00
1576 Vorsteuer 19 %
3.420,00
Sollkonto
1610
SKR 04
5400 Wareneingang
18.000,00
1406 Vorsteuer 19 %
3.420,00
3310
Habenkonto Verbind. aus LuL
21.420,00
Habenkonto Verbind. aus LuL
21.420,00
Falls Rabatte nicht sofort, sondern erst nachträglich gewährt werden, stehen in beiden Kontenrahmen spezielle Konten zur Verfügung. Beispiel 74: Wie buchen Sie einen nachträglich erhaltenen Rabatt? Ihr Warenlieferant erteilt Ihnen einen nachträglichen Rabatt für eine bereits bezahlte Warenlieferung. Der Rabattbetrag wird auf die nächste Bestellung angerechnet. Rabattbetrag + 19 % USt. Rabatt brutto
170
1.000,00 190,00 1.190,00
Preisminderungen im Warenverkehr
Sollkonto 1610
Verbind. aus LuL
Sollkonto 3310
Verbind. aus LuL
SKR 03 1.190,00
Habenkonto
3790
Erhaltene Rabatte
1576
VSt. 19 %
SKR 04 1.190,00
6
1.000,00 190,00
Habenkonto
5790
Erhaltene Rabatte
1406
VSt. 19 %
1.000,00 190,00
Vereinbarte Preisnachlässe Skonti Bei allen nachträglichen Preisnachlässen bereiten die Skontobuchungen die meisten Probleme. Der Grund dafür ist, dass ein Skonto in den Eingangsrechnungen zwar in Aussicht gestellt, aber nicht immer als Betrag ausgerechnet wird. Der Skonto mindert die Anschaffungskosten und reduziert das umsatzsteuerliche Entgelt. Der Bruttobetrag des Skontos muss immer in den Nettobetrag und die darauf entfallende Umsatzsteuer zerlegt werden. Als Ausgangssituation für die Skontobuchung nehmen wir das Beispiel Nr. 66.
Erhaltene Skonti buchen
Beispiel 75: Wie buchen Sie die Begleichung einer Eingangsrechnung mit Skonto? Sie begleichen die Rechnung vom 01.05.2008 mit 2 % Skonto per Banküberweisung. Der Skontobetrag wird wie folgt errechnet: 16.000,00 € x 2 % Skonto = Skonto netto zzgl. 19 % USt. Skonto brutto Sollkonto
SKR 03 1200
70000
Super Toys AG
19.040,00 3736 1576
Sollkonto Super Toys AG
Habenkonto Bank
19.040,00 5736 1406
18.659,20
Erhaltene Skonti 19 % Vorsteuer 19 %
SKR 04 1800
70000
320,00 60,80 380,80
320,00 60,80
Habenkonto Bank Erhaltene Skonti 19 % Vorsteuer 19 %
18.659,20 320,00 60,80
171
6
Typische Geschäftsvorfälle richtig buchen
Vereinbarte Preisnachlässe Boni Bonus gutschriften
Bonusgutschriften werden genau so gebucht wie nachträglich erhaltene Rabatte. Beispiel 76: Wie buchen Sie einen Lieferantenbonus? Von Ihrem Lieferanten Müller GmbH (Kreditorenkonto 70000) erhal ten Sie eine Bonusgutschrift für die Umsätze 2007 im Wert von 2.737,00 € (2.300,00 € + 437,00 € USt.). Sollkonto 70000
Müller GmbH
Sollkonto 70000
Siehe CD ROM
Müller GmbH
SKR 03 2.737,00
Habenkonto
3760
Erhaltene Boni
1576
VSt. 19 %
SKR 04 2.737,00
2.300,00 437,00
Habenkonto
5760
Erhaltene Boni
1406
VSt. 19 %
2.300,00 437,00
Aufgabe 23: Schreiben Sie die Buchungssätze für folgende Geschäftsvorfälle. Auf gabe a), c) und d) buchen Sie in zwei Schritten: zunächst den Rech nungseingang, danach die Bezahlung mit Skonto bzw. die Rücksen dung: a) Sie erhalten eine Wareneingangsrechnung über 4.165,00 € (Wa renwert 3.500,00 + 665,00 USt.). Die Bezahlung erfolgt per Bank überweisung unter Abzug von 2 % Skonto. b) Sie erhalten folgende Lieferantenrechnung: Warenwert abzgl. 10 % Mengenrabatt + 7 % USt. Rechnungsbetrag brutto
10.000,00 1.000,00 9.000,00 630,00 9.630,00
c) Sie erhalten eine Wareneingangsrechnung über 5.950,00 € (Wa renwert 5.000,00 + 950,00 USt.). Die Bezahlung erfolgt per Bank überweisung unter Abzug von 3 % Skonto.
172
Preisminderungen im Warenverkehr
6
d) Sie haben von Ihrem Lieferanten Able Kunststoffe (Kreditorenkon to 70001) eine Warenlieferung im Wert von 22.610,00 € (19.000,00 + 3.610,00 € USt.) erhalten. Ein Teil der Ware weist Mängel auf und wird von Ihnen zurückgeschickt. Sie erhalten fol gende Gutschrift: 2.975,00 € (2.500,00 € + 475,00 € USt.).
Preisminderungen beim Warenverkauf Beim Warenverkauf gibt es genau die gleichen Gründe für nachträgliche Preisminderungen wie beim Wareneinkauf. Auch Sie erteilen Ihren Kunden Rabatte bzw. Bonusgutschriften, stellen ihnen die Bezahlung mit Skonto in Aussicht und auch Sie erhalten von Ihren Kunden Rücksendungen von Waren. Und jedes Mal kommt es zu verschiedenen, nachträglichen Wertberichtigungen: • Minderungen der Erlöse aus dem Warenverkauf • Minderungen des umsatzsteuerlichen Entgelts (Minderungen des umsatzsteuerlichen Entgelts mit Berichtigung der Umsatzsteuer) • Minderungen der Forderung gegenüber Kunden
Wertberichti gungen
Rücksendungen Um die Warenrücksendung eines Kunden – ob teilweise oder vollständig – zu buchen, werden die gleichen Konten wie beim Verkauf der Ware verwendet. Sehen Sie sich bitte das Beispiel 61 an und stellen Sie sich vor, dass ein Teil der Ware falsch geliefert wurde. Um die Rücksendung zu buchen „drehen“ Sie den ursprünglichen Buchungssatz „um“.
Rücksendungen von Kunden
Beispiel 77: Wie buchen Sie die Warenrücksendung eines Kunden? Der Kunde (Beispiel 61) sendet die komplette Warenlieferung zurück. Sie erteilen ihm eine Gutschrift in Höhe der ursprünglichen Rech nung. Sollkonto 8300
Erlöse 7 %
1771
USt. 7 %
SKR 03 110,00 7,70
1410
Habenkonto Forderungen aus LuL
117,70
173
6
Typische Geschäftsvorfälle richtig buchen
Sollkonto
SKR 04
4300
Erlöse 7 %
3801
USt. 7 %
110,00 7,70
Habenkonto
1210
Forderungen aus LuL
117,70
Nachlässe wegen Mängeln Erlösschmäle rungen
Die Nachlässe führen zu einer Erlösschmälerung, die in der Praxis je nach Umsatzsteuersatz auf separate Konten gebucht wird. SKR 03
SKR 04
Kontoname
8710
4710
Erlösschmälerungen 7 % USt.
8720
4720
Erlösschmälerungen 19 % USt.
Die Ausgangssituation für die Darstellung dieses Falls bildet das Beispiel 62 auf Seite 155. Beispiel 78: Wie buchen Sie eine Erlösschmälerung? Nach dem Auspacken der Ware stellte der Kunde fest, dass einige der bestellten Produkten, Farbfehler ausweisen. Sie bieten dem Kunden einen Preisnachlass von 416,50 € inkl. 19 % USt. an, den er akzep tiert. Sie überweisen den Betrag sofort. Sollkonto 8720
Erlösschmälerung 19 %
1776
USt. 19 %
Sollkonto 4720
Erlösschmälerung 19 %
3806
USt. 19 %
SKR 03 350,00 66,50
1200
Habenkonto Bank
SKR 04 350,00 66,50
1800
416,50
Habenkonto Bank
416,50
Vereinbarte Preisnachlässe – Rabatte an Kunden Sofortrabatte
174
Ähnlich wie bei den erhaltenen Rabatten werden die erteilten Rabatte eigentlich auch nicht separat gebucht – die Voraussetzung ist aber: es handelt sich um die sog. Sofortrabatte (siehe Beispiel 73). Bei nachträglich gewährten Rabatten erfolgt die Buchung auf eines der genannten Konten:
Preisminderungen im Warenverkehr
SKR 03
SKR 04
8780
4780
Gewährte Rabatte 7 % USt.
8790
4790
Gewährte Rabatte 19 % USt.
6
Kontoname
Beispiel 79: Wie buchen Sie einen nachträglich erteilten Rabatt? Sie erteilen einem Ihrer Kunden eine Rabattgutschrift, die auf seine nächste Bestellung angerechnet wird: Rabattbetrag + 19 % USt. Rabatt brutto Sollkonto
2.000,00 380,00 2.380,00 SKR 03
8790
Gewährte Rabatte
1776
USt. 19 %
Sollkonto
2.000,00 380,00 1410
Habenkonto Forderungen LuL
SKR 04
4790
Gewährte Rabatte
3806
USt. 19 %
2.000,00 380,00
1210
2.380,00
Habenkonto Forderungen LuL
2.380,00
Vereinbarte Preisnachlässe Skonti Zieht ein Kunde bei der Bezahlung einer Rechnung den Skontobetrag ab, mindern sich beim Rechnungssteller die Forderung, der Erlös und die Umsatzsteuer. Für die Buchung von Skontobeträgen stehen im Kontenrahmen folgende Konten zur Verfügung: SKR 03
SKR 04
8731
4730
Gewährte Skonti 7 % USt.
8736
4736
Gewährte Skonti 19 % USt.
Gewährte Skonti buchen
Kontoname
Als Ausgangssituation für die Skontobuchung nehmen Sie bitte das Beispiel Nr. 61 auf Seite 155.
175
6
Typische Geschäftsvorfälle richtig buchen
Beispiel 80: Wie buchen Sie den Zahlungseingang vom Kunden mit Skonto abzug? Ihr Kunde begleicht die Rechnung (Beispiel 61) unter Abzug von 2 % Skonto. Ihrem Bankkonto werden 115,35 € gut geschrieben. Der Skontobetrag wird wie folgt errechnet: 110,00 € x 2 % Skonto = Skonto netto zzgl. 7 % USt. Skonto brutto Sollkonto
SKR 03
1200
Bank
8731
Gew. Skonti
2,20
1771
USt. 7 %
0,15
2,20 0,15 2,35 Habenkonto
115,35
Sollkonto
1410
Forderungen aus LuL
SKR 04
1800
Bank
4730
Gew. Skonti
2,20
3801
USt. 7 %
0,15
117,70
Habenkonto
115,35 1210
Forderungen aus LuL
117,70
Vereinbarte Preisnachlässe – Bonus an Kunden Bonusgutschrift buchen
Erteilen Sie einem Kunden eine Bonusgutschrift, wird diese genauso gebucht wie ein nachträglicher Rabatt. Für die Buchungen stehen folgende Konten zur Verfügung: SKR 03
SKR 04
Kontoname
8750
4750
Gewährte Boni 7 % USt.
8760
4760
Gewährte Boni 19 % USt.
Beispiel 81: Wie buchen Sie einen Kundenbonus? Sie erteilen einem Ihrer Kunden eine Bonusgutschrift in Höhe von 2.975,00 € (2.500,00 € + 475,00 € USt.), die auf seine nächste Bestellung angerechnet wird:
176
Preisminderungen im Warenverkehr
Sollkonto 8760
Gewährte Boni
1776
USt. 19 %
SKR 03 2.500,00 475,00 1410
Sollkonto 4760
Gewährte Boni
3806
USt. 19 %
SKR 04 2.500,00 475,00 1210
6
Habenkonto Forderungen LuL
2.975,00
Habenkonto Forderungen LuL
2.975,00
Aufgabe 24: Schreiben Sie die Buchungssätze für folgende Geschäftsvorfälle. Auf gabe a) buchen Sie in zwei Schritten: zunächst den Rechnungsaus gang, danach die Bezahlung mit Skonto:
Siehe CD ROM
a) Sie stellen folgende Warenausgangsrechnung aus: Rechnungsbetrag netto 12.000,00 + 19 % USt. 2.280,00 Rechnungsbetrag brutto 14.280,00 In den Zahlungsbedingungen wird dem Kunden 2 % Skonto bei Bezahlung innerhalb von 7 Tagen in Aussicht gestellt. Der Kunde bezahlt per Banküberweisung. b) Sie verkaufen Waren an Ihren Kunden Hans Peter (Debitorenkonto 10001) auf Ziel. Die Rechnung lautet: Warenwert abzüglich 10 % Rabatt Rechnungsbetrag netto + 19 % USt. Rechnungsbetrag brutto
1.500,00 150,00 1.350,00 256,50 1.606,50
c) Ein unzufriedener Kunde erhält von Ihnen einen nachträglichen Preisnachlass für eine Warenlieferung, die er beanstandet hat. Der Gutschriftbetrag ist: 1.380,40 € inkl. 19 % USt.
Auswirkung der Preisminderungen auf steuerliche und betriebswirtschaftliche Auswertungen Die Preisminderungen im Warenverkehr – sowohl beim Einkauf als auch beim Verkauf der Waren – sind den steuerlichen und betriebs-
177
6
Typische Geschäftsvorfälle richtig buchen
wirtschaftlichen Auswertungen an bestimmten Stellen genau zugeordnet. Um die Aussagekraft dieser Auswertungen nicht zu verfälschen, ist es wichtig, die in den Beispielen von 71 bis 81 dargestellten Kontierungsregeln zu beachten. Die folgende Abbildung zeigt einen Auszug aus der BWA des Spielwarenherstellers CUBE GmbH vom 1. Quartal 2007, in der außer den Nebenkosten auch Preisminderungen im Warenverkehr ersichtlich sind: CUBE GmbH Spielwaren, Kupferweg 30, 79111 Freiburg Betriebswirtschaftliche Auswertung in € 01.01.07 bis 31.03.07 Betriebsergebnis Gesamtleistung Umsatzerlöse 245.111,80 08300 Erlöse 7 % Umsatzsteuer 5.695,00 08400 Erlöse 19 % Umsatzsteuer 247.369,00 08710 Erlösschmälerungen 7 % USt. 596,00 08720 Erlösschmälerungen 19 % USt. 5.661,20 08736 Gewährte Skonti 19 % USt. 1.695,00 Summe Gesamtleistung 245.111,80 Waren/Material Wareneinkauf 170.984,40 03300 Wareneingang 7 % Umsatzsteuer 7.369,00 03400 Wareneingang 19 % Umsatzsteuer 165.095,00 03736 Erhaltene Skonti 19 % Vorsteuer 1.369,60 03760 Erhaltene Boni 19 % Vorsteuer 2.365,00 03800 Bezugsnebenkosten 1.695,00 03830 Leergut 560,00 Summe Waren/Material 170.984,40 Gesamtkosten Abb.: BWA der CUBE GmbH
6.5 Nebenkosten und Preisminderungen bei betrieblichen Anschaffungen Anschaffungsnebenkosten entstehen nicht nur beim Warenkauf, sondern auch beim Kauf von Anlagegütern bzw. bei verschiedenen betrieblichen Aufwendungen, z. B. beim Bezug vom Büromaterial. Hier einige Beispiele für mögliche Nebenkosten:
178
Nebenkosten und Preisminderungen bei betrieblichen Anschaffungen
Anschaffung von:
Arten der Nebenkosten
Grund und Boden Gebäude
Notargebühr Maklergebühr Grunderwerbsteuer Kosten der Sonderausstattung Überführungskosten Navigationssystem Transport und Versicherungskosten Montagekosten Verpackungskosten Porto Mindermengenpauschale
Fahrzeuge
Technische Anlagen und Ma schinen Sonstige betriebliche Aufwen dungen z. B. Bürobedarf
6
Auch Preisminderungen in Form von Nachlässen, Rabatten bzw. Skonti kommen bei diesen Anschaffungen vor. Auswirkungen Wichtig! Beim Kauf von Anlagegütern werden sowohl die Nebenkosten als auch Nebenkosten die Preisminderungen zusammen mit dem Preis des Anlagegegenstands auf AK/HK auf ein Konto gebucht. In der Fachsprache heißt das, dass die Neben kosten aktiviert werden (auf das aktive Bestandskonto gebucht wer den). Die Nebenkosten erhöhen die Anschaffungskosten und das um satzsteuerliche Entgelt, während die Preisminderung beide reduziert. Die gleiche Regelung betrifft Nebenkosten und Preisminderungen bei betrieblichen Aufwendungen. Auch hier wird nur auf ein Konto ge bucht.
Beispiel 82: Wie buchen Sie die Anschaffung einer Maschine mit Nebenkos ten und Preisminderungen? Sie kaufen eine Maschine auf Ziel und erhalten folgende Rechnung: Maschine 22.000,00 Transport 800,00 Versicherung 200,00 Rechnungsbetrag netto 23.000,00 + 19 % USt. 4.370,00 Rechnungsbetrag brutto 27.370,00
Transport und Versicherung gehören zu den Anschaffungskosten der Maschine und müssen zusammen mit der Maschine auf das
179
6
Typische Geschäftsvorfälle richtig buchen
gleiche Konto gebucht werden. Diese Regelung resultiert aus der Definition der Anschaffungskosten (siehe Seite 41 ff.). Sollkonto 0210 1576
SKR 03
Maschinen Vorsteuer 19 %
23.000,00 1610 4.370,00
Sollkonto 0440 1406
Habenkonto Verbindlichkeiten LuL
SKR 04
Maschinen Vorsteuer 19 %
23.000,00 3310 4.370,00
27.370,00
Habenkonto Verbindlichkeiten LuL
27.370,00
Sie begleichen die Rechnung des Maschinenlieferanten innerhalb von 7 Tagen per Banküberweisung und nehmen 3 % Skonto in Anspruch. Auswirkungen Minderungen auf AK/HK
Der in Anspruch genommene Skontobetrag mindert nachträglich die Anschaffungskosten der Maschine und muss auf das Konto „Maschinen“ gebucht werden. Sollkonto 1610
SKR 03
Verbindlichkeiten LuL
Sollkonto 3310
1200 27.370,00 0210 1576
Habenkonto Bank Maschinen Vorsteuer 19 %
SKR 04
Verbindlichkeiten LuL
1800 27.370,00 0440 1406
26.548,90 690,00 131,11
Habenkonto Bank Maschinen Vorsteuer 19 %
26.548,90 690,00 131,11
Und so sehen jetzt die Anschaffungskosten der Maschinen aus. Sie betragen 22.310,00 €. S Kauf (inkl. NK)
Summe
Maschinen 23.000,00
23.000,00
Skonto
H 690,00
Saldo = EB
22.310,00
Summe
23.000,00
Die endgültigen Anschaffungskosten bilden die Bemessungsgrundlage für die Ermittlung der Abschreibungsbeträge. Abschreibungen stellen die Wertminderungen der Anlagegüter im Laufe der Zeit dar.
180
Kauf von Anlagegütern und geringwertigen Wirtschaftsgütern
6
Die Ermittlung der Abschreibungsbeträge und Abschreibungsbuchungen gehört zu den Jahresabschlussarbeiten. Achtung! Wenn Sie den Skontobetrag fälschlicherweise anstatt auf das Konto „Maschinen“ auf „Erhaltene Skonti“ buchen, begehen Sie gleichzeitig zwei wesentliche, materielle Fehler. Der Skontobetrag wird in der BWA im Bereich der Warenkonten aus gewiesen sein und die dort stehenden Warenwerte verfälschen. Die Bemessungsgrundlage für die Abschreibung der Maschine wird nicht korrekt sein, wodurch der Abschreibungsbetrag zu hoch ausfallen wird. Aufgabe 25: Schreiben Sie die Buchungssätze für folgenden Geschäftsvorfall: Sie kaufen bei einem Autohändler einen neuen Pkw und erhalten fol gende Rechnung: Fahrzeugpreis Metalllackierung Lederbezüge Überführungskosten Summe zzgl. 19 % USt. Rechnungsbetrag
Siehe CD ROM
32.000,00 € 1.200,00 € 2.500,00 € 500,00 € 36.200,00 € 6.878,00 € 43.078,00 €
Buchen Sie den Rechnungseingang. Da die Lederbezüge nicht die erwartete Qualität aufweisen, erteilt Ihnen der Händler nachträglich einen Nachlass von 20 % auf die Kos ten der Lederbezüge und stellt Ihnen hierzu einen Scheck aus. Buchen Sie den Scheckeingang.
6.6 Kauf von Anlagegütern und gering wertigen Wirtschaftsgütern Bei den Anschaffungen von Anlagegütern stellt sich in der Praxis die Frage nach dem richtigen Anlagekonto. Richtet man sich alleine nach der Kontobezeichnung und beachtet dabei die Kontenklasse nicht, kann sehr schnell ein Fehler passieren. Die Teilnehmer von
181
6
Typische Geschäftsvorfälle richtig buchen
Buchführungslehrgängen kommen nicht selten auf die Idee, den Kauf von Bürobedarf auf „Betriebs- und Geschäftsausstattung“ (0490/0690) und den Kauf von teuren Maschinen wiederum auf „Betriebsbedarf“ (4980/6850) zu buchen. Um solche Fehler zu vermeiden, sollten gewisse Regeln, die sich auf die Beschaffenheit der Wirtschaftsgüter und auf die Anschaffungskosten beziehen, beachtet werden: Beschaffenheit
Anschaffungskosten
Anlagegüter sind dafür vorgesehen, dem Betrieb auf Dauer zu dienen.
Regelungen bis zum 31.12.2007 siehe unten.
Anlagegüter nutzen sich mit der Zeit zwar ab, sind aber keine Verbrauchsgüter (wie z. B. Papier, Tinte, Toner etc.). Wie lange sie tatsächlich in Betrieb verblei ben, spielt an dieser Stelle keine Rolle.
Regelungen ab dem 01.91.2008 siehe Seite 183 ff.
Regelung bis zum 31.12.2007 Konten für Sachanlagen – Altregelung
Betragen die Anschaffungskosten einer Sachanlage nicht mehr als 60,00 € (netto = ohne Umsatzsteuer), erfolgt die Buchung auf einem geeigneten Aufwandskonto, z. B. „Bürobedarf“, „Betriebsbedarf“ oder „Werkzeuge und Kleingeräte“. Diese Gegenstände werden auf Grund ihrer Geringwertigkeit dem Verbrauchsmaterial gleichgestellt, obgleich reines Verbrauchsmaterial (z. B. Toner für einen Laserdrucker) durchaus mehr als 60,00 € netto kosten kann. SKR 03
SKR 04
Kontoname
4930
6815
Bürobedarf
4980
6850
Betriebsbedarf
4985
6845
Werkzeuge Kleingeräte
Liegen die Anschaffungskosten einer Sachanlage zwischen 60,01 € und 410,00 € (netto) muss diese auf einem speziellen Konto mit dem Namen Geringwertige Wirtschaftsgüter (GwG) gebucht werden. Dabei muss die Sachanlage allerdings noch weitere Voraussetzungen erfüllen. Sie muss beweglich, abnutzbar und selbstständig nutzbar sein. Am Jahresende hat der Steuerpflichtige ein Wahlrecht:
182
Kauf von Anlagegütern und geringwertigen Wirtschaftsgütern
6
Er kann das geringwertige Wirtschaftsgut entweder sofort in Höhe der Anschaffungskosten oder verteilt auf die Nutzungsjahre abschreiben. SKR 03
SKR 04
Kontoname
0480
0670
Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 410,00
Alle übrigen Anlagegegenstände sind auf geeignete Bestandskonten der Bilanz zu buchen (Pkw, Lkw, technische Anlagen, Maschinen etc.) und am Jahresende planmäßig abzuschreiben (vg. Kapitel „Abschreibungen“ Seite 184 ff.).
Einteilung von Anlagegegen* ständen
Beispiel 83: Wie buchen Sie die Anschaffungeines GWG´s bis zum 31.12.07? Sie kaufen einen Overhead*Projektor für 390,00 € zzgl. 19 % USt. und zahlen bar. Sollkonto
SKR 03
0480
GwG bis 410,00
390,00
1576
Vorsteuer 19 %
74,10
Sollkonto
1000
Habenkonto Kasse
SKR 04
0670
GwG bis 410,00
390,00
1406
Vorsteuer 19 %
74,10
1000
464,10
Habenkonto Kasse
464,10
Regelung ab dem 01.01.2008 Die Wertgrenze für die geringwertigen Wirtschaftsgüter wurde auf 150,00 € netto herabgesetzt, gleichzeitig besteht dann die Pflicht zur Sofortabschreibung. Das bedeutet, dass nach dem 31.12.07 angeschaffte GwG nicht mehr über die Nutzungsjahre abgeschrieben werden dürfen. SKR 03
SKR 04
Konten für Sachanlagen – Neuregelung
Kontoname Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 150,00 €
Bei Redaktionsschluss waren die Kontonummern noch nicht bekannt.
183
6
Typische Geschäftsvorfälle richtig buchen
Für Anlagegegenstände, deren AK/HK zwischen 150,01 € und 1.000,00 € netto liegen, wird ein Sammelposten gebildet, der über einen Zeitraum von 5 Jahren abgeschrieben (sog. Poolabschreibung) wird. SKR 03
SKR 04
Kontoname Sammelposten Wirtschaftsgüter bis 1.000,00 €
Bei Redaktionsschluss waren die Kontonummern noch nicht bekannt. Aufgabe 26: Schreiben Sie die Buchungssätze für folgende Geschäftsvorfälle. Zur korrekten Verbuchung berücksichtigen Sie den Zeitpunkt der An schaffung. a) Am 25.11.07 kaufen Sie auf Rechnung eine PC Anlage bestehend aus: Server 350,00 € Monitor 150,00 € Drucker 110,00 € zzgl. Verpackung 25,00 € Summe netto 635,00 € zzgl. 19 % USt. 120,65 € Summe brutto 755,65 € b) Am 15.01.08 kaufen Sie einen Tischventilator für 135,00 € netto zzgl. 19 % USt. bar. c) Am 25.03.08 kaufen Sie einen Toner für Ihren Kopierer für 250,00 € zzgl. 19 % USt. auf Rechnung.
6.7 Abschreibungen Der Begriff Abschreibungen ist in diesem Buch bereits an mehreren Stellen vorgekommen, wurde aber bis jetzt noch nicht genau erläutert. Abschreibungen gehören eigentlich zu den typischen Jahresabschlussbuchungen, die normalerweise vom Steuerberater bei der Aufstellung des Jahresabschlusses vorgenommen werden. Da bei anlageintensiven Unternehmen die Abschreibungsbuchungen mit hohen Beträgen verbunden sind, ist es dort üblich, die Ab-
184
Abschreibungen
6
schreibungen monatlich vorzunehmen, um die laufenden Berichte (BWA) möglichst korrekt darzustellen. Unter Abschreibung versteht man die Wertminderung von Anlagege genständen im Laufe der Nutzungsjahre.
Der Kauf bzw. die Herstellung von Anlagegegenständen (z. B. Pkw) wird mit den AK/HK auf den entsprechenden Bestandskonten erfasst. Der Wert der angeschafften bzw. hergestellten Sachanlagen verringert sich allerdings mit der Zeit, wenn die Sachanlagen grundsätzlich einer Abnutzung unterliegen. Es gibt folgende Unterteilung der Anlagegegenstände: Anlagegegenstände
abnutzbar
nicht abnutzbar
hierzu gehören alle Wirtschaftsgüter deren Nutzung länger als 1 Jahr ist
z. B. Grund und Boden, Beteiligun gen, Kunstgegen stände
immateriell z. B. EDV Lizenzen
materiell
beweglich
unbeweglich z. B. Gebäude oder Gebäude teile Bewertung mit AK/HK
planmäßige, außerplanmäßige und Sonderabschreibungen möglich
grundsätzlich keine planmäßigen Abschreibungen
185
6 Nicht abnutz bare Anlagege genstände
Typische Geschäftsvorfälle richtig buchen
Die nicht abnutzbaren Anlagegegenstände unterliegen keiner zeitlichen Nutzungsbegrenzung. Eine Wertminderung kann nur auf Grund außergewöhnlicher Umstände eintreten und wird dann als sog. außerplanmäßige Abschreibung gebucht. SKR 03
SKR 04
Kontoname
4826
6210
Außerplanmäßige Abschreibung auf immaterielle Vermögensgegenstände
4840
6230
Außerplanmäßige Abschreibung auf Sachanlagen
Die abnutzbaren Anlagegegenstände unterliegen grundsätzlich einer zeitlichen Nutzungsbegrenzung, die durch den wirtschaftlichen und/oder technischen Verschleiß verursacht wird. Die Nutzungsdauer einzelner Sachanlagen ist in steuerlichen Abschreibungstabellen zu finden. Aktuell gilt die Abschreibungstabelle aus dem Jahr 2001, die in alphabetischer Ordnung in etwa so aussieht (Auszug): Anlagegegenstand
Nutzungsdauer
Adressiermaschinen
8
Akkumulatoren
10
Aktenvernichter
8
Alarmanlagen
11
Anhänger
11
Materialprüfgeräte
10
Peripheriegeräte (Drucker, Scanner, Bildschirme)
3
Personalcomputer
3
Personenkraftwagen
6
Im Handelsrecht wird der Begriff Abschreibung und im Steuerrecht Absetzung für Abnutzung (AfA) verwendet. Beide Begriffe haben die gleiche Bedeutung. Folgende Arten und Methoden der Abschreibung sind zu unterscheiden:
186
Abschreibungen
6
Abschreibungsarten und methoden
außerplanmäßige
planmäßige
Sonderabschreibung
lineare
degressive (nur bis zum 31.12.07)
Abschreibung nach Leistungseinheiten
Abschreibung Merken Sie sich bitte: Abschreibungskonten sind Aufwandskonten und werden über das GuV* als Aufwand Konto abgeschlossen. Abschreibungsbeträge, egal nach welcher Me* thode sie ermittelt werden, sind Aufwendungen, die immer den steuer* lichen Gewinn mindern.
Die Gründe für eine außerplanmäßige Abschreibung können z. B. Diebstahl, Brand oder Explosion sein. Es werden die gleichen Konten verwendet, wie für die nicht abnutzbaren Anlagegegenstände. Beispiel 84: Wie buchen Sie eine außerplanmäßige Abschreibung einer Sachanlage? Ein betrieblicher Pkw musste nach einem Unfall verschrottet werden. Der Restwert des Pkw betrug zu dem Zeitpunkt noch 7.500,00 €. Sollkonto 4840 6230
Außerpl. Abschr. Sachanlagen
Habenkonto 7.500,00
0320
Pkw
7.500,00
0520
Sonderabschreibungen sind eine steuerrechtliche Besonderheit und können nur unter bestimmten Voraussetzungen in Anspruch genommen werden. Sie setzen voraus, dass eine sog. Ansparrücklage gebildet wird, deren rechtliche Grundlage sich im Rahmen der Unternehmenssteuerreform 2008 wesentlich verändert. Um das Wesen der Abschreibung und ihre Buchung zu verstehen, reicht es, wenn Sie sich mit den drei Methoden der planmäßigen Abschreibung beschäftigen.
187
6
Typische Geschäftsvorfälle richtig buchen
Lineare Abschreibung Bei der linearen Abschreibung werden die Anschaffungs- oder Herstellungskosten gem. § 7 Abs. 1 EStG in gleichen Beträgen auf die Nutzungsjahre verteilt. Wurde ein Wirtschaftsgut im Laufe eines Jahres angeschafft, ist im Jahr der Anschaffung die zeitanteilige (monatsgenaue) Abschreibung zu ermitteln. Die lineare Abschreibung ist für jedes Wirtschaftsgut zulässig. Sie wird sowohl als Prozentsatz (Abschreibungssatz) als auch als Betrag (Abschreibungsbetrag) ausgedrückt und wie folgt ermittelt: Formeln für lineare Ab schreibung
Linearer Abschreibungssatz
=
Linearer Abschreibungsbetrag
=
100 % Nutzungsdauer AK/HK Nutzungsdauer
Für die Buchung der linearen Abschreibung stehen folgende Konten zur Verfügung: SKR 03
SKR 04
Kontoname
4822
6200
Abschreibungen auf immaterielle Vermögensge genstände
4832
6220
Abschreibungen auf Sachanlagen (ohne AfA auf Kfz und Gebäude)
4831
6221
Abschreibungen auf Gebäude
4832
6222
Abschreibungen auf Kfz
Beispiel 85: Wie errechnen und buchen Sie die Abschreibung einer Sachan lage? Ein Materialprüfgerät für die Fertigungshalle, Anschaffungsdatum 10.08.2007, AK 20.000,00 € + 19 % USt., Nutzungsdauer 10 Jahre. Berechnungen: Linearer Abschreibungssatz = Linearer Abschreibungsbetrag =
188
100 % 10 Jahre 20.000,00 10 Jahre
= 10 % = 2.000,00 €
Abschreibungen
6
Zeitanteiliger Abschreibungsbetrag im Jahr der Anschaffung: Abschreibungsbetrag im Jahr der Anschaffung
=
2.000,00 12 Monate
= 166,67 x 5 Monate = 833,35
Abschreibungsbetrag im letzten Jahr = 166,67 x 7 Monate = 1.166,65 €
Und so sieht der Abschreibungsverlauf in den einzelnen Jahren aus: 1 2 3 4 10 11
AK (netto) am 10.08.2007 Abschreibung 31.12.2007 Restbuchwert (RBW) zum 31.12.2007 Abschreibung 31.12.2008 RBW zum 31.12.2008 Abschreibung 31.12.2009 RBW zum 31.12.2009 ....... (Jahre bis 31.12.2016) RBW zum 31.12.2016 Restabschreibung 31.12.2017
20.000,00 833,35 19.166,65 2.000,00 17.166,65 2.000,00 15.166,65 ....(kumuliert) 14.000,00 1.166,65 1.165,65
In der Praxis wird auf den sog. Erinnerungswert von 1,00 € abgeschrie ben, so dass der Restabschreibungsbetrag nur 1.165,65 € beträgt. Buchung bei der Anschaffung am 10.08.2007 Sollkonto
SKR 03
0310
Andere Anlagen
20.000,00
1576
Vorsteuer 19 %
3.800,00
Sollkonto
1610
Habenkonto Verb. LuL
SKR 04
0510
Andere Anlagen
20.000,00
1406
Vorsteuer 19 %
3.800,00
3310
23.800,00
Habenkonto Verb. LuL
23.800,00
Buchung der Abschreibung zum 31.12.2007 Sollkonto 4830 6220
Abschreibung Sachanlagen
Habenkonto 833,35
0310
Andere Anlagen
833,35
0510
Buchung der Abschreibung jedes Jahr bis zum 31.12.2016 Sollkonto 4830 6220
Abschreibung Sachanlagen
Habenkonto 2.000,00
0310
Andere Anlagen
2.000,00
0510
189
6
Typische Geschäftsvorfälle richtig buchen
Buchung des Restabschreibungsbetrages bis zum 31.12.2017 Sollkonto 4830 6220
Abschreibung Sachanlagen
Habenkonto 1.165,65
0310
Andere Anlagen
1.165,65
0510
In dem Beispiel wurde die Abschreibung am jeweiligen Jahresende gebucht. Wie schon in der Einleitung zum Thema Abschreibungen angedeutet, ist es üblich, Abschreibungsbeträge im monatlichen Rhythmus zu erfassen. Der errechnete Jahresbetrag der Abschreibung wird durch 12 Monate geteilt (im 1. und im letzten Jahr durch die Anzahl der Monate, die auf diese Jahre anfallen) und immer zum Monatsende gebucht. Die Konten und die Buchungssätze bleiben dabei identisch.
Degressive Abschreibung (bis zum 31.12.2007) Bei der degressiven Abschreibung wird der Abschreibungsbetrag gem. § 7 Abs. 2 EStG nur im ersten Jahr von den Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten des Anlagegegenstandes errechnet. In den folgenden Jahren wird der Abschreibungsbetrag mit einem gleich bleibenden Prozentsatz von dem jeweiligen Restbuchwert (RBW) des Vorjahres ermittelt. Der Buchwert wird dadurch von Jahr zu Jahr kleiner. Dies hat zur Folge, dass auch die Abschreibungsbeträge immer kleiner werden. Am Ende der Nutzungsdauer bleibt ein Restwert, der im letzten Jahr voll abgeschrieben wird. Diese Buchwertabschreibung wird auch geometrisch-degressive Abschreibung genannt. Die degressive Abschreibung darf nur bei beweglichen Wirtschaftgütern angewendet werden. Die Regelungen über die zulässige Höhe der degressiven Abschreibung haben sich in den letzten Jahren mehrmals geändert. In den Jahren 2006 und 2007 betrug die degressive Abschreibung das 3-fache des linearen Abschreibungssatzes aber max. 30 %. Auch hier gilt für die unterjährigen Anschaffungen die zeitanteilige Abschreibung im Jahr der Anschaffung.
190
Abschreibungen
6
Achtung! Ab dem 01.01.2008 darf die degressive Abschreibung nicht mehr an gewendet werden. Die Streichung der Abschreibungsmethode gilt aber nur für die Wirtschaftsgüter, die erst nach dem 31.12.2007 angeschafft werden.
Für die Buchung der degressiven Abschreibung werden die gleichen Konten verwendet wie bei der linearen Abschreibung. Beispiel 86: Wie errechnen und buchen Sie die degressive Abschreibung? Ein Pkw, Anschaffungsdatum 10.08.2007, AK 20.000,00 € + 19 % USt., Nutzungsdauer 6 Jahre. Der Pkw ist ein bewegliches Wirtschaftsgut und darf degressiv abge schrieben werden. Berechnungen: Linearer Abschreibungssatz =
100 % 6 Jahre
= 16,66 %
Degressiver Abschreibungssatz = 3 x 16,66 % = 49,98 %, aber max. 30 % 6.000 Abschreibungsbetrag = 20.000 x 30 % = im Jahr d. Anschaffung 12 Monate
x 5 Monate = 2.500
So sieht der Abschreibungsverlauf in den einzelnen Jahren aus: 1 2 3 4 5 6 7
AK (netto) am 10.08.2007 Abschreibung 31.12.2007 (30 % von AK, zeitanteilig) Restbuchwert (RBW) zum 31.12.2007 Abschreibung 31.12.2008 (30 % von RBW Vorjahr) RBW zum 31.12.2008
20.000,00 2.500,00 17.500,00 5.250,00 12.250,00
Abschreibung 31.12.2009 (30 % von RBW Vorjahr)
3.675,00
RBW zum 31.12.2009
8.575,00
Abschreibung 31.12.2010 (30 % von RBW Vorjahr)
2.572,50
RBW zum 31.12.2010
6.002,50
Abschreibung 31.12.2011 (30 % von RBW Vorjahr)
1.800,75
RBW zum 31.12.2011
4.201,75
Abschreibung 31.12.2012 (30 % von RBW Vorjahr)
1.260,53
RBW zum 31.12.2012
2.941,23
Abschreibung 31.12.2013 (letztes Jahr, 5 Monate)
2.940,23
Erinnerungswert
1,00
191
6
Typische Geschäftsvorfälle richtig buchen
Buchung bei der Anschaffung am 10.08.2007 Sollkonto
SKR 03
0320
Pkw
20.000,00
1576
Vorsteuer 19 %
Sollkonto
3.800,00
1610
Habenkonto Verb. LuL
SKR 04
0520
Pkw
20.000,00
1406
Vorsteuer 19 %
3.800,00
3310
23.800,00
Habenkonto Verb. LuL
23.800,00
Buchung der Abschreibung – jedes Jahr der jeweilige degressive Abschreibungsbetrag Sollkonto 4830 6220
Habenkonto
Abschreibung Sachanlagen
?
0320
Pkw
?
0520
Die degressive Abschreibung hat den Vorteil, dass sie in den ersten Jahren der Nutzung zu wesentlich höheren Abschreibungsbeträgen als die lineare AfA führt, was sich Gewinn mindernd und somit steuerentlastend auswirkt. Es ist üblich, im Verlauf der Nutzungsjahre von der degressiven auf die lineare Abschreibung zu wechseln. Der Wechsel ist aber nur einmal erlaubt. Der Wechsel hat den Vorteil, dass ab einem bestimmten Jahr die linearen Abschreibungsbeträge höher sind als die degressiven und dadurch der Gewinnminderungseffekt erhalten bleibt. Im Fall des Pkws wäre der Übergang auf die lineare AfA nach dem 4. Jahr günstiger als die Beibehaltung der degressiven Abschreibung: Der Restbuchwert nach dem 4. Jahr beträgt 6.002,00 €, die Restnutzungsdauer 2 Jahre und 7 Monate (31 Monate). 6.002,00 € 31 Monate
= 193,62 € monatliche Abschreibung
193,62 € x 12 Monate = 2.323,35 € (Abschreibungsbetrag im 5.+ 6. Jahr) 193,62 x 7 Monate = 1.355,34 € (Restabschreibung im 7. Jahr)
192
Abschreibungen
6
Bei der Beibehaltung der degressiven Methode beträgt die Abschreibung im fünften Jahr nur 1.800,75 €.
Abschreibung nach Leistungseinheiten Bei beweglichen Anlagegütern ist es möglich, die Wertminderung nach Maßgabe der Leistung zu bemessen. Hierzu müssen noch weitere Voraussetzungen erfüllt werden: • Die Absetzung muss wirtschaftlich begründet sein und • der auf das einzelne Jahr entfallende Umfang der Leistung muss nachgewiesen werden. Der Nachweis kann z. B. bei einem Lkw durch den Tachostand erbracht werden. Der jährliche Abschreibungsbetrag wird wie folgt errechnet: Abschreibungsbetrag nach Maßgabe der Leistung =
AK/HK x Jahresleistung Gesamtleistung
An die Stelle der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer tritt hier die betriebsgewöhnliche Gesamtleistung, die man entweder schätzen oder aus den Herstellerangaben entnehmen kann.
Formel für Abschreibung nach Maßgabe und Leistung
Beispiel 87: Wie errechnen und buchen Sie Abschreibung nach Leistungs einheiten? Lkw, geschätzte Gesamtleistung lt. Herstellerangaben: 500.000 km, AK 95.000,00 €, Jahresleistung 2007: 130.000 km Leistungs AfA Betrag 2007 =
95.000 € x 130.000 km 500.000
= 24.700,00 €
Die Buchung der Leistungs AfA erfolgt auf die gleichen Konten wie bei der linearen und degressiven Abschreibung.
Abschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter Für die Abschreibung von geringwertigen Wirtschaftsgütern gibt es im Steuerrecht je nach Anschaffungsdatum zwei unterschiedliche Regelungen.
Besondere Regelungen bei GWG
193
6
Typische Geschäftsvorfälle richtig buchen
Für GwG, die vor dem 01.01.2008 angeschafft wurden, kann der Steuerpflichtige entweder • die Sofortabschreibung in Höhe der AK/HK im Jahr der Anschaffung oder • die planmäßige Abschreibung (wie bei den übrigen Anlagegütern) wählen. In den meisten Unternehmen wird die Sofortabschreibung wegen der Gewinnminderung und Steuersenkung gewählt (Abschreibungen sind Aufwendungen!). Für die Buchungen stehen folgende Konten zur Verfügung: SKR 03
SKR 04
Kontoname
4855
6260
Sofortabschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter
4860
6262
Abschreibungen auf aktivierte geringwertige Wirt schaftsgüter
Beispiel 88: Wie errechnen und buchen Sie die Sofortabschreibung eines GwG? Am 12.05.2007 kaufen Sie eine Schreibmaschine für 185,00 € zzgl. 19 % USt. und zahlen bar. Die Schreibmaschine erfüllt alle Vorausset zungen für ein geringwertiges Wirtschaftsgut und wird im Jahr der Anschaffung voll abgeschrieben. Buchung bei der Anschaffung am 12.05.2007 Sollkonto 0480 1576
GwG Vorsteuer 19 %
Sollkonto 0670 1406
GwG Vorsteuer 19 %
SKR 03 185,00 35,15
1000
Habenkonto Kasse
SKR 04 185,00 35,15
1600
220,15
Habenkonto Kasse
220,15
Buchung der Abschreibung zum 31.12.2007 Sollkonto 4855 6260
194
Sofortabschreibung GwG
Habenkonto 185,00
0480 0670
GwG
185,00
Löhne und Gehälter
6
Alternativ könnte man die Schreibmaschine genau wie die anderen Anlagegüter über die Länge der Nutzungsdauer (in dem Fall 9 Jahre) abschreiben. Für GwG, die nach dem 31.12.2007 angeschafft wurden, gibt es die Pflicht zur Sofortabschreibung. Wirtschaftsgüter, deren AK/HK zwischen 150,01 € und 1.000,00 € liegen, werden linear über einen Zeitraum von 5 Jahren abgeschrieben. Aufgabe 27: Errechnen Sie die Abschreibungsbeträge für die nachfolgenden Wirt schaftsgüter. Buchen Sie alle Abschreibungen und alle Abschrei bungsbeträge zum 31.12.2007:
Siehe CD ROM
a) Technische Anlage, AK 120.000,00 € netto, Anschaffungsdatum 15.05.2007, Nutzungsdauer 5 Jahre, Abschreibungsmethode: linear. b) Pkw, AK 23.580,00 € netto, Anschaffungsdatum 11.10.2007, Nut zungsdauer 6 Jahre, Abschreibungsmethode: degressiv. c) Drucker, Gesamtleistung 2.000.000 Seiten. AK 2.800,00 € netto, Jahresleistung in 2007: 340.000 Seiten. Abschreibungsmethode: nach Maßgabe der Leistung. d) Staubsauger, AK 260,00 € netto, Anschaffungsdatum 03.05.2007. Es soll die Abschreibungsmethode ausgewählt werden, die sich möglichst gewinnmindernd auswirkt.
6.8 Löhne und Gehälter Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein sehr komplexes Fachthema, für das ein umfangreiches Wissen aus den Bereichen Arbeits-, Sozialversicherungs- und Lohnsteuerrecht notwendig ist. Die Aufgabe der Finanzbuchführung ist die korrekte Verbuchung der Personalkosten und nicht die Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung selbst. Daher ist es für einen Finanzbuchhalter (nicht den Lohnbuchhalter) ausreichend, dass er sich lediglich mit einigen Grundlagen der Lohnabrechnung vertraut macht. Etwas gewöhnungsbedürftig sind dabei die vielen Abkürzungen, die aber sowohl für die Erläuterungen als auch für eine schnelle Abwicklung der Löhne in der Praxis unverzichtbar sind.
Personalkosten
195
6
Typische Geschäftsvorfälle richtig buchen
Vom Brutto zum Netto Schema Lohn / Gehaltsab rechnung
Den Ablauf der Lohn- und Gehaltsabrechnung kann man vereinfacht wie folgt darstellen: Der Arbeitgeber (AG) vereinbart mit dem Arbeitnehmer (AN) im Rahmen des Arbeitsvertrages entweder eine feste monatliche Vergütung (Gehalt) oder einen Stundensatz, den er ihm für jede geleistete Stunde zahlen wird (Lohn). An dieser Stelle wird vom sog. Bruttogehalt bzw. Bruttolohn gesprochen. Zusätzlich zum Lohn bzw. Gehalt können weitere Vergütungsformen wie z. B. ein Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen (VWL), Weihnachts- oder Urlaubsgeld, Fahrgeld etc. vereinbart werden. Auf der Basis des Bruttoverdienstes ermittelt der AG unter Anwendung von Steuertabellen lohnsteuerliche Abzüge in Form von: • Lohnsteuer (LSt), • Solidaritätszuschlag (SolZ) und • Kirchensteuer (KiSt)., falls der AN einer kirchensteuerberechtigten Glaubensgemeinschaft angehört. Die Höhe der Lohnsteuer hängt von der Steuerklasse des AN und der Höhe des monatlichen Bruttoverdienstes ab, der SolZ beträgt 5,5 % (Stand 2007) und die KiSt je nach Bundesland 8 % oder 9 %. Sowohl SolZ als auch KiSt werden nicht aus dem Bruttoverdienst, sondern aus dem Betrag der anfallenden Lohnsteuer ermittelt. Die lohnsteuerlichen Abgaben belasten ausschließlich den Arbeitnehmer. Der Arbeitgeber zieht die ermittelte LSt/KiSt/SolZ vom Bruttoverdienst ab und führt sie direkt an das Finanzamt ab. Vom Bruttoverdienst werden außerdem folgende Sozialversicherungsabgaben (SV-Abgaben, Stand 2007) errechnet: • Beiträge zur Krankenversicherung (KV, ca. 14,5 %, bei jeder Krankenkasse unterschiedlich) • Beiträge zur Rentenversicherung (RV, 19,9 %) • Beiträge zur Arbeitslosenversicherung (AV, 4,5 %) • Beiträge zur Pflegeversicherung (PV, 1,7 %)
196
Löhne und Gehälter
6
Für diese vier Beitragsarten gilt in der Regel der sog. Halbteilungsgrundsatz. Das bedeutet, der Arbeitgeber und Arbeitnehmer teilen sich den Beitragsaufwand je zur Hälfte. Der Arbeitgeber behält die Arbeitnehmer-Anteile in die Sozialversicherung, stockt sie mit den eigenen Anteilen auf und überweist den Gesamtbeitrag an die Krankenkasse, bei der der Mitarbeiter versichert ist. Es gibt noch zwei weitere Arten der Sozialversicherungsabgaben, die allerdings nur vom Arbeitnehmer zu tragen sind: • Den KV-Zuschlag, auch als Zahnersatzzuschlag bekannt (0,9 %). • Den PV-Zuschlag, auch als Kinderlosenzuschlag bekannt (0,25 %). Den Zuschlag zahlen nur kinderlose Arbeitnehmer, die nach 1940 geboren sind und das 23. Lebensjahr vollendet haben.
Sozialversiche rungsabgaben
Vom Halbteilungsgrundsatz sind außerdem noch ausgenommen: • Beiträge für gesetzliche Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft) und • die sog. Umlagen: U1 und U2 Diese beiden Sozialversicherungsabgaben trägt alleine der Arbeitgeber. Nach Abzug der Lohnsteuer, des Solidaritätszuschlags, der Kirchensteuer und der Arbeitnehmer-Anteile in die Sozialversicherung verbleibt das sog. Nettogehalt bzw. der Nettolohn. Der Nettoverdienst wird dem Arbeitnehmer ausbezahlt. Die folgende Tabelle zeigt eine kurze Auflistung der wichtigsten Elemente der Lohn- und Gehaltsabrechnung, die für die Buchführung relevant sind, mit den dazu gehörenden Kontonummern: Elemente der Lohn/Gehaltsabrechnung
SKR 03
SKR 04
Auf wendungen
Bruttolohn Bruttogehalt Arbeitgeberanteile an der Sozialversicherung Zuschuss zu VWL
4110 4120 4130 4170
6010 6020 6110 6080
Verbind lichkeiten
Verb. aus Lohn & Gehalt (Auszahlungsbetr.) Verb. an das Finanzamt Verb. an Krankenkasse (SV Abgaben) Verb. aus Einbehaltungen (Pfändungen) Verb. aus Vermögensbildung (VWL)
1740 1741 1742 1748 1750
3720 3730 3740 3725 3770
Konten für Personalkosten
197
6
Typische Geschäftsvorfälle richtig buchen
Beispiel 89: Wie sieht eine Gehaltsabrechnung aus? Der Mitarbeiter Uwe Flink erhält lt. Arbeitsvertrag ein monatliches Gehalt in Höhe von 1.980,00 € und einen VWL Zuschuss in Höhe von 20,00 €. Den VWL Betrag überweist der AG direkt an eine Bausparkasse, mit der der Vertrag abgeschlossen wurde. Der Mitar beiter hat Steuerklasse I, keine Kinder, seine Konfession ist römisch katholisch und er ist bei der Betriebskrankenkasse mit 14 % KV Beitragssatz gesetzlich versichert. Seine Gehaltsabrechnung sieht wie folgt aus: Kontierung Gehaltsabrechnung Bruttogehalt
1.980,00
SKR 03
SKR 04
4120
6020
Gehaltsaufwand VWL –Zuschuss
20,00
4170
6080
VWL Zuschuss Gesamtbrutto
2.000,00
abzgl. steuerliche Abgaben LSt
257,50
KiSt
20,60
SolZ
14,16
1741
3730
Verb. gegenüber Fi nanzamt
abzgl. SV rechtliche Abgaben KV AN Anteil
140,00
KV Zuschlag
18,00
PV AN Anteil
17,00
PV Zuschlag
5,00
RV AN Anteil AV AN Anteil Nettogehalt abzl. VWL
199,00
1742 3740 Verb. gegenüber Kran kenkassen
42,00 1.286,74 20,00
keine Buchung 1750
3770
Verb. VWL Auszahlungsbetrag
1.266,74
1740
3720
Verb. aus Lohn /Gehalt
Aus dieser Gehaltsabrechnung ergibt sich eine zusätzliche Arbeitgeberbelastung in Form von SV-Anteilen des Arbeitgebers:
198
Löhne und Gehälter KV AG Anteil
140,00
PV AG Anteil
17,00
Gesetzliche soziale
RV AG Anteil
199,00
Aufwendungen
AV AG Anteil
42,00
Umlage U1 (z. B. 1,7 %)
34,00
Umlage U2 (z. B. 0,2 %)
4,00
Summe
436,00
4130
1742
6
6110
3740
Verb. gegenüber Krankenkassen
Der Betrag von 436,00 € betrifft zwei Kontenarten: Personalaufwendungen und Verbindlichkeiten gegenüber Krankenkassen. Die SV-Anteile des Arbeitgebers und Arbeitnehmers aus dem Beispiel betragen zusammen 857,00 €.
Buchungsmethoden Für die Verbuchung der Personalkosten stehen drei Methoden zur Verfügung: • die Nettomethode • Bruttomethode ohne Verrechnungskonto • Bruttomethode mit Verrechnungskonto
Buchungs methoden für Personalkosten
Nettomethode Die Nettomethode wird meistens bei der Einnahme-ÜberschussRechnung angewendet. Die Personalkosten werden erst zum Zeitpunkt der Zahlung gebucht. Das entspricht dem Zufluss-AbflussPrinzip, das für diese Gewinnermittlungsart typisch ist. Die Zahlung erfolgt in drei – zeitlich versetzten – Schritten. 1. Überweisung der SV-Abgaben (Arbeitnehmer- und ArbeitgeberAnteile zusammen), die seit 01.01.2006 bereits vor dem Ende des Abrechnungsmonats erfolgt. Die Sozialversicherungsträger erwarten die Gutschrift der SV-Beiträge immer bis zum drittletzten Bankarbeitstag des jeweiligen Monats. Sollkonto 4130 6110
Gesetzliche soziale Aufwendungen
Habenkonto 857,00
1200 1800
Bank
857,00
2. Überweisung der Nettolöhne bzw. -gehälter kurz vor dem Monatsende.
199
6
Typische Geschäftsvorfälle richtig buchen
Sollkonto 4120 6020
Gehalt
Habenkonto 1.266,74
1200 1800
Bank
1.266,74
Überweisung der VWL an die Bausparkasse (die Fälligkeit ist immer im Vertrag vereinbart), diese erfolgt meistens auch zum Ende des Monats. Sollkonto 4170 6080
VWL
Habenkonto 20,00
1200 1800
Bank
20,00
Tipp Gibt es im Betrieb mehrere Mitarbeiter, sollte die Überweisung der Net tolöhne bzw. gehälter als Sammelüberweisung erfolgen, damit der Per sonalaufwand mit einer einzigen Buchung erfasst werden kann. Werden hingegen die Überweisungen einzeln getätigt, ist pro Überweisungsvor gang eine Buchung notwendig. Es macht mehr Arbeit und vergrößert unnötig den Umfang der Sachkonten. Das gleiche betrifft die Überwei sung der VWL Beträge.
3. Überweisung der einbehaltenen lohnsteuerlichen Abgaben an das Finanzamt bis zum 10. Tag des Folgemonats. Da die steuerlichen Abzüge vom Bruttolohn bzw. -gehalt vorgenommen wurden, sind sie als Lohn- bzw. Gehaltsaufwand zu buchen. Sollkonto 4120 6020
Gehalt
Habenkonto 292,26
1200 1800
Bank
292,26
Bruttomethode ohne Verrechnungskonto Bei der sog. Bruttomethode sind zwar mehr Buchungen erforderlich, gleichzeitig entsteht mehr Transparenz auf den Konten. Die Bruttomethode erfüllt vor allem die Auflage, dass Bilanzierende die Höhe ihrer Forderungen und Verbindlichkeiten jederzeit nachweisen müssen. Bei dieser Methode werden die Personalkosten in zwei Schritten verbucht:
200
Löhne und Gehälter
1. Buchungen unmittelbar nach der Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung: Erfassen des Personalaufwands und Bilden von Verbindlichkeiten. Achtung! Es handelt sich dabei um eine schwierige Buchung, in der sowohl Soll- als auch Haben-Splitt notwendig ist! Sollkonto 4120
Gehälter
4170
VWL Zuschuss
Sollkonto 6020
Gehälter
6080
VWL Zuschuss
SKR 03
6 Buchen ohne Verrechnungs konto
Habenkonto
1.980,00
1740
Verb. LG
20,00
1741
Verb. Finanz.
292,26
1742
Verb. soz. Vers.
421,00
1750
Verb. VWL
SKR 04
1.266,74
20,00
Habenkonto
1.980,00
3720
Verb. LG
20,00
3730
Verb. Finanzamt
292,26
3740
Verb. Soz.Vers.
421,00
3770
Verb. VWL
1.266,74
20,00
Gleichzeitig werden die Arbeitgeber-Anteile in die Sozialversicherung gebucht: Sollkonto 4130 6110
Gesetzliche soziale Aufwen dungen
Habenkonto 1742 436,00
3740
Verb. soz. Vers.
436,00
2. Buchungen zur Auflösung der gebildeten Verbindlichkeiten – Zahlungen Die Zahlungen erfolgen, ähnlich wie bei der Nettomethode, nicht alle gleichzeitig. Zunächst werden die Sozialversicherungsabgaben überwiesen (bzw. abgebucht): Sollkonto 1742 3740
Verb. soz. Vers.
Habenkonto 857,00
1200
Bank
857,00
1800
201
6
Typische Geschäftsvorfälle richtig buchen
Danach folgen die Überweisung der Nettogehälter bzw. -löhne und der VWL: Sollkonto 1740 3720
Habenkonto
Verb. LG
1.266,74
1200 1800
Bank
Sollkonto 1750 3770
1.266,74
Habenkonto
Verb. VWL
20,00
1200 1800
Bank
20,00
Bis zum 10. Tag des Folgemonats müssen noch die lohnsteuerlichen Abzüge an das Finanzamt überwiesen werden. Bei der Bezahlung erfolgt auch hier nur die Auflösung der vorher gebildeten Verbindlichkeit: Sollkonto
Habenkonto
1741
Verb.
3730
Finanzamt
292,26
1200 1800
Bank
292,26
Bruttomethode mit Verrechnungskonto Der Einsatz von EDV-Software hat die Arbeit der Lohnbuchhalter im gleichen Maße erleichtert und automatisiert wie auch die der Finanzbuchhalter. Kaum jemand führt heutzutage die Lohn- und Gehaltsabrechnung manuell durch. Professionelle Lohnabrechnungsprogramme bereiten auf der Grundlage der Lohnabrechnungszahlen fertige Buchungslisten vor, die dazu dienen, in der Buchhaltung die Personalkosten zu erfassen. Wie im vorigen Abschnitt erläutert, handelt es sich beim ersten Schritt der „Bruttomethode ohne Verrechnungskonto“ um Buchungen mit gleichzeitigem Splitt der Soll- und der Haben-Seite. Bei einer EDV-gestützten Buchführung ist es programmtechnisch nicht möglich, einen solchen Doppelsplitt zu erfassen. Durch die Einführung eines Verrechnungskontos wurde dieses Problem gelöst:
202
SKR 03
SKR 04
Kontoname
1755
3790
Verrechnungskonto Lohn/Gehalt
Löhne und Gehälter
Jede einzelne Buchung, egal ob Aufwand oder Verbindlichkeit, wird gegen dieses Konto vorgenommen. Zum Schluss muss das Konto Saldo „0“ ausweisen: Sollkonto 4120
Gehälter
4170
VWL Zuschuss
1755
SKR 03 1755
Verr. LG
20,00
1755
Verr. LG
20,00
Verr. LG
1.266,74
1740
Verb. LG
1.266,74
1755
Verr. LG
292,26
1741
Verb. Finanz.
292,26
1755
Verr. LG
421,00
1742
Verb. soz. Vers.
421,00
1755
Verr. LG
20,00
1750
Verb. VWL
SKR 04
1980,00
20,00
Habenkonto 1980,00
1.980,00
3790
Verr. LG
20,00
3790
Verr. LG
20,00
Verr. LG
1.266,74
3720
Verb. LG
1.266,74
1755
Verr. LG
292,26
3730
Verb. Finanz.
292,26
1755
Verr. LG
421,00
3740
Verb. soz. Vers.
421,00
1755
Verr. LG
20,00
3770
Verb. VWL
6020
Gehälter
6080
VWL Zuschuss
1755
Buchen mit Verrechnungs konto
Habenkonto
1.980,00
Sollkonto
6
20,00
Nach dem gleichen Prinzip erfolgt die Buchung der AG-Anteile in die Sozialversicherung: Sollkonto
SKR 03
Habenkonto
4130
Gesetzliche soziale Aufwendungen
436,00
1755
Verr. LG
436,00
1755
Verr. LG
436,00
1742
Verb. soz. Vers.
436,00
Sollkonto
SKR 03
Habenkonto
6110
Gesetzliche soziale Aufwendungen
436,00
3970
Verr. LG
436,00
3790
Verr. LG
436,00
3740
Verb. soz. Vers.
436,00
Unten sehen Sie die Abbildung einer Buchungsliste, die mit dem Programm Lexware Lohn & Gehalt unter Anwendung des Kontenrahmens SKR 03 aufbereitet wurde. Das Verrechnungskonto ist oberhalb der Liste der Buchungssätze. Jede in der Liste genannte Buchung erfolgt gegen dieses Konto.
Lexware Lohn & Gehalt
203
6
Typische Geschäftsvorfälle richtig buchen
CUBE GmbH Spielwaren
Buchungsliste
Februar 2007
Verrechnungskonto: 1755 Buchungs datum 28.02.2007 28.02.2007 28.02.2007 28.02.2007 28.02.2007 28.02.2007 28.02.2007 28.02.2007 28.02.2007
Buchungs Nummer LG07020002 LG07029021 LG07029024 LG07029034 LG07029034 LG07029035 LG07029035 LG07029036 LG07029037
28.02.2007
LG07029038
28.02.2007
LG07029039
Text Gehalt VWL 1 Zuschuss VWL 1 Überweisung Umlage U1 Umlage U1 Umlage U2 Umlage U2 AG Anteil an gesetzlicher SV Verbindlichkeiten gesetzlicher SV Verbindlichkeiten aus LSt, SolZ, KiSt Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt
Summe EUR:
Konto 4120 4170 1750 4130 1742 4130 1742 4130 1742
Soll EUR 1.980,00 20,00
Haben EUR
20,00 34,00 34,00 4,00 398,00 819,00
1741
292,26
1740
1.266,74
2.436,00
2.436,00
Abb. 21: Buchungsliste mit Lexware Lohn & Gehalt
Siehe CD ROM
Aufgabe 28: Buchen Sie folgende Lohnabrechnung mit der Bruttomethode ohne Verrechnungskonto. Buchen Sie in zwei Schritten: zum Zeitpunkt der Durchführung der Lohnabrechnung und zum Zeitpunkt der Zahlung: Lohn + VWL Zuschuss LSt, KiSt, SolZ SV Beiträge AN Anteile Nettogehalt VWL Abzug Nettogehalt
1.250,00 30,00 73,71 283,18 923,11 30,00 893,11
AG Anteile + Umlagen betragen 310,00 €
6.9 Privatentnahmen und Privateinlagen Private Vorgänge sind nur bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften (GdBR, OHG, KG) möglich. Kapitalgesellschaften
204
Privatentnahmen und Privateinlagen
(GmbH, AG) sind juristische Personen und haben folglich keine Privatsphäre. Die Beispiele in diesem Kapitel beziehen sich deshalb nicht mehr auf den Spielwarenhersteller CUBE GmbH, sondern auf eine fiktive Einzelunternehmerin Maria Stumpe. Private Vorgänge sind in der Buchführung nur dann zu erfassen, wenn sie über betriebliche Bankkonten bzw. die betriebliche Kasse abgewickelt wurden. Die Geldbewegungen, die in rein privater Sphäre des Unternehmers stattfinden, z. B. die Kontoauszüge des privaten Bankkontos, werden selbstverständlich nicht gebucht. Beide Kontenrahmen enthalten mehrere Konten, um Privatvorgänge zu erfassen. In erster Linie muss hier zwischen dem voll haftenden und dem teil haftenden Unternehmer unterschieden werden. Dieser Abschnitt beschränkt sich auf den Vollhafter und auf die am Häufigsten vorkommenden Arten der Privatvorgänge: SKR 03
SKR 04
Kontoname
1800
2100
Privatentnahmen allgemein
1810
2150
Privatsteuern
1820
2200
Sonderausgaben beschränkt abzugsfähig
1840
2250
Zuwendungen, Spenden
1850
2280
Außergewöhnliche Belastungen
1880
2130
Unentgeltliche Wertabgaben
1890
2180
Privateinlagen
6
Konten für Privatvorgänge
Einteilung der Privatvorgänge
Es gibt folgende Arten der Privatvorgänge: Arten der Privatvorgänge
Privatentnahmen
Privateinlagen
Geldentnahmen
Geldeinlagen
Sachentnahmen
Sacheinlagen
Nutzungsentnahmen
205
6
Typische Geschäftsvorfälle richtig buchen
Privatentnahmen Arten der Privatentnah men
Privatentnahmen liegen vor, wenn der Unternehmer Wirtschaftsgüter in Form von Geld, Waren, Erzeugnisse, Nutzungen oder Leistungen aus dem Unternehmer für sich, für seinen Haushalt oder für andere betriebsfremde Zwecke entnimmt. Geldentnahmen Die häufigste Form einer Privatentnahme ist die Geldentnahme aus der Kasse oder eine Auszahlung von der betrieblichen Bank. Beispiel 90: Wie buchen Sie eine Bargeldentnahme für private Zwecke? Die Unternehmerin Maria Stumpe entnimmt 100,00 € aus der be trieblichen Kasse für private Zwecke. Sollkonto 1800
Habenkonto Privatentnah men
2100
100,00
1000
Kasse
1600
100,0 0
Beispiel 91: Wie buchen Sie die Überweisung privater Steuern vom betrieb lichen Bankkonto? Die Einkommensteuervorauszahlung I. Quartal 2008 in Höhe von 2.350,00 € wird vom betrieblichen Bankkonto abgebucht. Sollkonto 1810 2150
Privatsteuern
Habenkonto 2.350,00
1200
Bank
2.350,00
1800
Beispiel 92: Wie buchen Sie die Überweisung an die private Kranken versicherung vom betrieblichen Bankkonto? Der Beitrag für die private Krankenversicherung der Unternehmerin in Höhe von 320,00 € wird vom betrieblichen Bankkonto abgebucht.
206
Privatentnahmen und Privateinlagen
Sollkonto 1820 2200
6
Habenkonto
Sonderausgaben beschränkt abzugsfähig
1200 320,00
Bank
320,00
1800
Sachentnahmen Diese Art von Privatentnahmen liegt vor, wenn der Unternehmer Waren aus dem eigenen Sortiment für private Zwecke entnimmt, egal ob er diese Waren selbst hergestellt oder von einem Lieferanten gekauft hat. Beim Einkauf bzw. der Herstellung der Waren sind in der Regel zwei wichtige Werte gebucht worden: • der Gewinn mindernde Warenaufwand und • die abzugsfähige, die Zahllast mindernde Vorsteuer. Wird nun die eigentlich zum Verkauf vorgesehene Ware privat entnommen, bucht man den Entnahmevorgang ähnlich wie den Warenverkauf: • auf einem Gewinn erhöhenden Erlöskonto und • mit Umsatzsteuer. Hierzu stehen in den Kontenrahmen verschiedene „erlösähnliche“ Konten zur Verfügung. SKR 03
SKR 04
Kontoname
8910
4620
Entnahme durch den Unternehmer für Zwecke außerhalb des Unternehmens (Waren) 19 % USt.
8915
4610
Entnahme durch den Unternehmer für Zwecke außerhalb des Unternehmens (Waren) 7 % USt.
8919
4619
Entnahme durch den Unternehmer für Zwecke außerhalb des Unternehmens (Waren) ohne USt.
Da der Unternehmer selbstverständlich keine Zahlung an sich selbst leistet, wird das Konto „Bank“ oder „Kasse“ durch das spezielle Konto „Unentgeltliche Wertabgaben“ ersetzt. Bei gekauften Waren wird die Entnahme grundsätzlich mit dem Einkaufspreis bewertet. Hat sich der Warenpreis zwischen dem Zeitpunkt der Anschaffung und der Entnahme verändert, wird die
Unentgeltliche Wertabgaben
207
6
Typische Geschäftsvorfälle richtig buchen
Entnahme mit dem Wiederbeschaffungspreis (Marktwert der Ware zum Zeitpunkt der Entnahme) bewertet. Beispiel 93: Wie buchen Sie eine Warenentnahme für private Zwecke? Frau Stumpe entnimmt Waren aus ihrem Sortiment. Sie hat vor zwei Monaten die Ware zum Preis von 120,00 € zzgl. 19 % USt. bezogen. Der Wert der Ware hat sich bis jetzt nicht geändert. Sollkonto 1880
Unentgeltliche Wertabgaben
Sollkonto 2130
Unentgeltliche Wertabgaben
SKR 03 142,80
Habenkonto
8910
Ent. Ware 19 %
1776
USt. 19 %
SKR 04 142,80
120,00 22,80
Habenkonto
4620
Ent. Ware 19 %
3806
USt. 19 %
120,00 22,80
Wichtig! Privatentnahmen, egal welcher Art, dürfen den betrieblichen Gewinn nicht mindern. Wird eingekaufte Ware entnommen, muss der ursprünglich gebuchte Warenaufwand und damit der Gewinnbetrag berichtigt werden. Das gleiche betrifft die Vorsteuer aus dem Warenbezug. Auch diese muss durch eine entsprechende Umsatzsteuerbuchung berichtigt werden. Beides geschieht durch die oben dargestellten Buchungssätze
Bei den selbst hergestellten Waren wird die Entnahme mit den Herstellungskosten bewertet. Da die Ermittlung der Herstellungskosten in der Praxis bestimmter Branchen relativ schwierig ist, ist es erlaubt, Pauschbeträge – sog. Sachbezugswerte – anzuwenden. Sie werden von der Finanzverwaltung jedes Jahr neu festgelegt, veröffentlicht und sind z. B. auf der Homepage des Bundesfinanzministeriums unter www.bundesfinanzministerium.de abrufbar. Hier die Sachbezugstabelle für 2007:
208
Privatentnahmen und Privateinlagen
6
Jahreswert für eine Person ohne Umsatzsteuer Gewerbezweig
Bäckerei Fleischerei Gast und Speisewirtschaften a) mit Abgabe von kalten Speisen b) mit Abgabe von warmen Speisen Getränke (Eh.) Cafe und Konditorei Milch, Milcherzeugnisse, Fettwaren und Eier (Eh.) Nahrungs und Genussmittel (Eh.) Obst, Gemüse, Südfrüchte und Kartoffeln (Eh.)
ermäßigter voller Steuersatz Steuersatz EUR EUR 776 394 616
insgesamt EUR 1.170
739 1.022 0 788 468
1.108 1.822 332 677 62
1.847 2.844 332 1.465 529
1.071
517
1.588
Abb.: Sachbezugstabelle 2007
Achtung! Die Buchung der Sachentnahmen mithilfe der Sachbezugstabelle wird oft im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten vorgenommen. Ähnlich wie das schon bei Abschreibungen der Fall war, empfiehlt es sich, diese Bu chungen im monatlichen Rhythmus vorzunehmen. Wird die Sachent nahme monatlich gebucht, sind die laufenden Berichte (BWA) korrekt. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass die Umsatzsteuerzahllast, die sich durch die Entnahmen erhöht, auf die Monate gleichmäßig verteilt wird.
Nutzungsentnahmen Die private Nutzung eines betrieblichen Pkws ist die häufigste Art der Privatentnahme, die gleichzeitig vom Gesetzgeber recht kompliziert geregelt ist. Sie liegt vor, wenn der Unternehmer ein zum Betriebsvermögen gehörendes Fahrzeug nicht nur betrieblich, sondern auch privat nutzt. Sowohl die Kosten aus der Anschaffung des Fahrzeugs (in Form von Abschreibungen) als auch die laufenden Kosten aus seiner Nutzung sind in der Buchhaltung als Aufwand – Gewinn mindernd und ggf. Zahllast mindernd – erfasst.
Private PKW Nutzung
Durch die Buchung des tatsächlichen oder des geschätzten Werts der privaten Nutzung des Fahrzeugs erfolgt eine entsprechende Gewinn und Zahllast erhöhende Berichtigung. Um die tatsächlichen Kosten
Fahrtenbuch
209
6 1 % Regelung
Typische Geschäftsvorfälle richtig buchen
der privaten Nutzung zu ermitteln, ist es notwendig, ein Fahrtenbuch zu führen und alle Fahrten unter Einhaltung gesetzlicher Vorgaben aufzuzeichnen. Die Fahrtenbuchmethode erfordert vom Unternehmer viel Selbstdisziplin und ist in der Durchführung umständlich. Alternativ darf der Unternehmer die Kosten der privaten Nutzung schätzen. Hierzu steht ihm die sog. 1 %-Methode zur Verfügung. Der Wert der privaten Pkw-Nutzung wird dabei wie folgt ermittelt: 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs inkl. Sonderausstattung vom Tag der Erstzulassung pro Monat Achtung! Der Bruttolistenpreis beinhaltet die Umsatzsteuer und wird auf volle 100,00 € abgerundet. Auch bei einem Gebrauchtfahrzeug gilt der Neu preis und nicht der tatsächliche Kaufpreis.
Obwohl der Entnahmewert aus dem Bruttopreis (inkl. USt.) errechnet wurde, muss auf ihn noch einmal Umsatzsteuer berechnet und abgeführt werden. Um einen Ausgleich für die in der Realität nicht mit Umsatzteuer belegten Kfz-Kosten zu schaffen (Versicherung, Kfz-Steuer), darf der Steuerpflichtige von der Bemessungsgrundlage einen 20 %-Abzug vornehmen und den Betrag ohne Umsatzsteuer buchen. Für die Verbuchung stehen im Kontenrahmen folgende Konten zur Verfügung: SKR 03
SKR 04
Kontoname
8921
4645
Verwendung von Gegenständen für Zwecke außer halb des Unternehmens 19 % USt. (Kfz Nutzung)
8924
4639
Verwendung von Gegenständen für Zwecke außer halb des Unternehmens ohne USt. (Kfz Nutzung)
Beispiel 94: Wie ermitteln Sie den Wert der privaten Pkw Nutzung mit der 1 % Methode? Die Unternehmerin Maria Stumpe bewertet die private Pkw Nutzung mit der Anwendung der 1 % Methode:
210
Privatentnahmen und Privateinlagen
Bruttolistenpreis des Fahrzeugs abgerundet auf 100,00 € davon 1 % x 12 Monate abzgl. 20 % Abschlag für Kosten ohne VSt. Bemessungsgrundlage für die USt. für 1 Jahr + 19 % USt. Brutto Sollkonto 1880
Unentgeltliche Wertabgaben
Sollkonto 2130
Unentgeltliche Wertabgaben
42.560,00 42.500,00 425,00 5.100,00 1.020,00 4.080,00 + 775,20 4.855,20
SKR 03 5.875,20
Habenkonto
8924
Verw. Kfz ohne USt.
1.020,00
8921
Verw. Kfz 19 %
4.080,00
1776
USt. 19 %
SKR 04 5.875,20
6
775,20
Habenkonto
4639
Verw. Kfz ohne USt.
1.020,00
4645
Verw. Kfz 19 %
4.080,00
3806
USt. 19 %
775,20
Privateinlagen Privateinlagen liegen vor, wenn der Unternehmer Wirtschaftsgüter in Form von Geld, Waren, Erzeugnisse, Nutzungen oder Leistungen aus seinem privaten Bereich in den Betrieb einlegt. Die am häufigsten vorkommenden Formen der Privateinlage sind Geld- und Sachanlagen.
Arten der Privateinlagen
Geldeinlagen Beispiel 95: Wie buchen Sie eine private Geldeinlage? Frau Stumpe hat auf Grund von Liquiditätsproblemen ihre private Le bensversicherung aufgelöst und den Betrag in Höhe von 15.800,00 € auf das betriebliche Bankkonto eingezahlt. Sollkonto 1200 1800
Bank
Habenkonto 15.800,00
1890
Privateinlage
15.800,00
2180
211
6
Typische Geschäftsvorfälle richtig buchen
Sachanlagen Wurde ein Gegenstand zunächst für den privaten Bereich erworben und später in den betrieblichen Bereich überführt, liegt eine Sachanlage vor. Während sich die Buchung der Sachanlage sehr einfach darstellt, ist die Bewertung des eingelegten Gegenstandes in der Praxis etwas schwierig. Grundsätzlich erfolgt eine Einlage mit dem sog. Teilwert. Die Ermittlung des Teilwerts hängt wiederum davon ab, ob das Wirtschaftsgut innerhalb von 3 Jahren nach der Anschaffung oder später ins Betriebsvermögen überführt wird. Ohne auf die Bewertungsvorschriften einzugehen, soll eine wichtige Tatsache festgehalten werden: Die Einlage erfolgt ohne Berücksichtigung der Umsatzsteuer. Beispiel 96: Wie buchen Sie eine private Sacheinlage? Frau Stumpe hat im Jahr 2007 einen Laserdrucker für 860,00 € inkl. 19 % USt. privat gekauft. Im Februar 2008 hat sie den Drucker ins Betriebsvermögen eingelegt. Der Teilwert zum Zeitpunkt der Einlage beträgt: 570,00 €. Sollkonto 0410 0690
Siehe CD ROM
Geschäftsausstat tung
Habenkonto 570,00
1890 2180
Privateinlage
570,00
Aufgabe 29: Schreiben Sie die Buchungssätze für folgende Geschäftsvorfälle und führen Sie ggf. entsprechende Berechnungen durch: a) Frau Stumpe zahlt 120,00 € auf die betriebliche Bank privat ein. b) Frau Stumpe entnimmt Ware aus dem eigenen Sortiment. Der Verkaufpreis der Ware beträgt 65,00 € zzgl. 7 % USt., der Wie derbeschaffungspreis beträgt 62,00 € zzgl. 7 % USt. c) Frau Stumpe bewertet die private Nutzung des Pkw mit der 1 % Methode. Der Nettolistenpreis des Fahrzeugs ist 19.260,00 € zzgl. 19 % USt.
212
Privatentnahmen und Privateinlagen
6
Abschluss der Privatkonten Privatkonten sind Unterkonten des Eigenkapitals. Entnimmt der Unternehmer Geld, Waren oder Nutzungen aus dem Betrieb, schmälert er das Eigenkapital. Legt er wiederum Geld oder Sachen ein, mehrt er das Eigenkapital des Unternehmens. Am Jahresende werden Privatkonten durch Summen- und Saldenbildung abgeschlossen und die Salden auf dem Konto „Eigenkapital“ gegengebucht. Nachfolgend sind vier Konten abgebildet, die die Zahlen aus den Beispielen 85 bis 91 darstellen. Unterstellt wird ein Anfangsbestand des Eigenkapitals in Höhe von 15.000,00 € und ein Gewinn aus dem Abschluss des GuV-Kontos in Höhe von 25.600,00 €. Soll Bsp. 85 Bsp. 86 Bsp. 87 Summe
Privatentnahmen (Sammelkonto) 100,00 Saldo 2.350,00 320,00 2.770,00 Summe
Haben 2.770,00
Soll Bsp. 88 Bsp. 89 Summe
Unentg. Wertabgaben 142,80 Saldo 4.855,20 4.998,00 Summe
Haben 4.998,00
Soll Saldo
Privateinlagen 16.370,00 B. 90 B. 91 16.370,00 Summe
Haben 15.800,00 570,00 16.370,00
Eigenkapital 2.770,00 AB 4.998,00 Gewinn 49.202,00 P. Einlagen 56.970,00 Summe
Haben 15.000,00 25.600,00 16.370,00 56.970,00
Summe Soll P.Entn. Unent. Wert. Saldo = EB Summe
Privatkonten und Eigen kapital
2.770,00
4.998,00
In einer EDV-gestützten Buchführung sieht der Abschluss der Privatkonten der Beispielunternehmerin Frau Stumpe wie folgt aus.
213
6
Typische Geschäftsvorfälle richtig buchen
A. Eigenkapital I. Kapital Variables Kapital 00800 Kap. Pers.handelsges./ Einzelunternehmen – Variables Kapital
15.000,00 8.602,00
Einlagen/Entnahmen 01800 Privatentnahmen allgemein
2.770,00
01880 Unentgeltliche Wertabgaben
,4.998,00
01890 Privateinlagen
16.370,00
Summe Variables Kapital
23.602,00
Summe I. Kapital
23.602,00
V. Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag
25.600,00
Summe A. Eigenkapital
49.202,00
Abb.: Auszug aus der Passiva,Seite der Bilanz, erstellt mit Lexware Buchhalter.
Auf Seite 109 ff. haben Sie den Betriebsvermögensvergleich als den Weg zur Gewinnermittlung kennen gelernt. Sie können die dort aufgeführte Gewinnermittlungsformel nun endlich mit allen relevanten Werten inklusive Entnahmen und Einlagen auffüllen. Gewinnermitt, lung durch Betriebsvermö, gensvergleich
Betriebsvermögensvergleich Betriebsvermögen (EK) am Schluss des WJ abzgl. Betriebsvermögen (EK) am Anfang der WJ Unterschiedsbetrag
49.202,00 ,15.000,00 34.202,00
zzgl. Entnahmen
+7.768,00
abzgl. Einlagen
,16.370,00
Gewinn
25.600,00
Sie haben bei Frau Stumpe einen Gewinnbetrag aus dem Abschluss des GuV-Kontos in Höhe von 25.600,00 € unterstellt. Dieser Betrag ergab sich noch einmal – auf dem doppelten Wege also – aus dem für die Bilanzierenden vorgeschriebenen Betriebsvermögensvergleich.
214
Nicht abzugsfähige bzw. beschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben
6
6.10 Nicht abzugsfähige bzw. beschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben Nur betrieblich veranlasste Betriebsausgaben dürfen als Aufwand (Gewinn mindernd) gebucht werden. Es gibt eine Reihe von Betriebsausgaben, die diese Voraussetzung zwar erfüllen, sie werden aber bei der Ermittlung des steuerlichen Gewinns nur teilweise oder eben gar nicht als Aufwand berücksichtigt. Dazu gehören Bewirtungsaufwendungen und Geschenke an Geschäftspartner (Achtung! Nicht an Arbeitnehmer!).
Gilt nur für Geschäftspart ner
Bewirtungsaufwendungen Bewirtungsaufwendungen sind Aufwendungen für den Verzehr von Speisen, Getränken und sonstigen Genussmitteln. Damit Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben anerkannt werden, müssen außerdem folgende Voraussetzungen erfüllt werden: • Bewirtung aus geschäftlichem Anlass, • angemessene Höhe der Bewirtungsaufwendungen, • ordnungsgemäß ausgestellter Bewirtungsbeleg.
Voraussetzung
Sind diese Voraussetzungen erfüllt, wird der Nettobetrag der Bewirtungsaufwendung geteilt: • 70 % ist abzugsfähige Betriebsausgabe, • 30 % ist nicht abzugsfähige Betriebsausgabe, • die enthaltene Vorsteuer ist zu 100 % abziehbar. Für die Buchung stehen folgende Konten zur Verfügung: SKR 03
SKR 04
Kontoname
4650
6640
Bewirtungskosten
4654
6644
Nicht abziehbare Bewirtungskosten
215
6
Typische Geschäftsvorfälle richtig buchen
Beispiel 97: Wie buchen Sie Bewirtungskosten? Anlässlich einer Auftragsvergabe bewirten Sie Ihren Kunden in einer Gaststätte. Die Bewirtungsrechnung ist ordnungsgemäß ausgestellt und weist einen Betrag in Höhe von 152,60 € inkl. 19 % USt. Sie zah len per Scheck. Berechnungen: 152,60 € brutto = 128,24 € netto + 24,36 € USt. 70 % von 128,25 € = 89,76 € Sollkonto
SKR 03
4650 Bewirtungskosten
89,76
1576 Vorsteuer 19 %
24,36 1330
4654 Nicht abzf. Bew.
38,48
Sollkonto
SKR 04
6640 Bewirtungskosten
89,76
1406 Vorsteuer 19 %
24,36 1550
6644 Nicht abzf. Bew.
38,48
Habenkonto Scheck
152,60
Habenkonto Scheck
152,60
Achtung! Werden Ihre Kunden mit Kaffee, Tee, kalten Getränken und evtl. Plätz chen oder Pralinen als Gäste in Ihrem Hause empfangen, liegt keine Bewirtung im oben beschriebenen Sinne vor. Die Aufwendungen sind in voller Höhe abzugsfähig und werden z. B. als „Repräsentationskosten“ (4640/6630) gebucht.
Geschenke an Geschäftspartner Voraussetzun gen
216
Betrieblich veranlasste Geschenke an Geschäftspartner (Lieferanten, Kunden, Vertreter etc.) sind als Betriebsausgaben abziehbar, wenn die Netto-Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten im Wirtschaftsjahr insgesamt 35,00 € netto pro beschenkter Person nicht übersteigen. Die Vorsteuer ist dann voll abzugsfähig. Übersteigen die Anschaffungs-/Herstellungskosten eines Geschenks die 35,00 € Nettogrenze bzw. erhält ein Kunde in einem Wirtschaftsjahr mehrere Geschenke, die zwar einzeln gesehen unter dieser
Nicht abzugsfähige bzw. beschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben
6
Grenze liegen, sie in der Summe aber übersteigen, handelt es sich stets um nicht abzugsfähige Betriebsausgaben, bei denen auch kein Vorsteuerabzug möglich ist. Für die Buchungen stehen folgende Konten zur Verfügung: SKR 03
SKR 04
4630
6610
Geschenke abzugsfähig
Kontoname
4635
6620
Geschenke nicht abzugsfähig
Beispiel 98: Wie buchen Sie ein Geschenk, das bis zu 35,00 € netto kostet? Sie kaufen für einen Ihrer Lieferanten einen Kugelschreiber mit Gra vur für 28,00 € zzgl. 19 % USt. und zahlen bar. Sollkonto
SKR 03
4630 Geschenke abzgf.
28,00
1576 Vorsteuer 19 %
5,32
1000
Sollkonto
SKR 04
6610 Geschenke abzgf.
28,00
1406 Vorsteuer 19 %
5,32
1600
Habenkonto Kasse
33,32
Habenkonto Kasse
33,32
Beispiel 99: Wie buchen Sie eine Geschenk, das über 35,00 € netto kostet? Sie kaufen für einen Ihrer Kunden einen Aktenkoffer für 60,00 € zzgl. 19 % USt. und zahlen bar. Sollkonto 4635 6620
Habenkonto Geschenke nicht abzgf.
71,40
1000
Kasse
71,40
1600
Achtung! Kaufen Sie für Ihre Kunden diverse Kleinartikel mit Firmenlogo bzw. Firmenadresse, handelt es sich nicht um Geschenke im oben beschrie benen Sinne, sondern um „Werbekosten“ (4610/6600).
217
6 Siehe CD ROM
Typische Geschäftsvorfälle richtig buchen
Aufgabe 30: Schreiben Sie die Buchungssätze für folgende Geschäftsvorfälle: a) Sie bewirten zwei Kunden im Restaurant für 120,00 € inkl. 19 % USt. Ein Bewirtungsbeleg liegt vor. Sie zahlen bar. b) Sie bewirten die Besucher in Ihrem Büro mit Kaffee und Plätzchen für 25,00 € inkl. 7 % USt. c) Sie kaufen für eine Kundin eine Ledermappe für 31,00 € netto zzgl. 19 % USt. auf Rechnung.
6.11 Bestandsveränderungen Waren Veränderungen im Warenbestand zu erfassen ist, ähnlich wie die Abschreibungen oder private Warenentnahmen, eigentlich ein Jahresabschlussthema. Viele Unternehmen benötigen jedoch bereits im Laufe des Jahres (mindestens monatlich) die Informationen über ihre Warenbestände und die Auswirkung der Bestandsveränderungen auf das vorläufige Ergebnis innerhalb der BWA. Das Besondere an Buchungen im Warenbereich liegt daran, dass hier vier verschiedene Konten mit verschiedenen Abschlusswegen zur Verfügung stehen. Welche Warenkonten gibt es und wie werden diese bebucht und abgeschlossen? Vier verschiede ne Warenkon ten
Arten der Warenkonten Waren bestand
Waren eingang
Erlöse aus dem Warenverkauf
Bestandsverände rungen Waren
Aktiv konten
Aufwands konten
Ertragskonten
Aufwands bzw. Ertragskonten
GuV gewinn erhöhend
GuV gewinnmindernd oder erhöhend
Abschluss über:
Bilanz
218
GuV gewinn mindernd
Bestandsveränderungen Waren
6
Die Konten „Wareneingang“ und „Erlöse aus dem Warenverkauf“ sind typische Erfolgskonten (siehe S. 88 ff.). Sie haben keine Anfangsbestände, nehmen im Laufe des Jahres die laufenden Buchungen auf. Am Jahresende werden sie über das GuV-Konto ergebniswirksam abgeschlossen. Das Konto „Warenbestand“ haben Sie bereits im Kapitel 2.5 im Rahmen des Inventuraufbaus und später im Kapitel 2.9 beim Bilanzaufbau kennen gelernt. Trotzdem haben Sie es bisher in keinem Beispiel und in keiner Übung bebucht. Der Grund dafür ist, dass dieses Konto eigentlich nur zwei Mal im Jahr angesprochen wird. Es enthält dann nur zwei Buchungen: • den Warenanfangsbestand, der von der Eröffnungsbilanz abgeleitet wird, und • den Warenendbestand, der durch die Inventur ermittelt wird. In der Praxis ist der Endbestand der Waren anders als ihr Anfangsbestand. Sie haben es also entweder mit einer • Bestandsminderung oder • Bestandsmehrung zu tun. Die Buchung der Bestandsveränderung betrifft immer die gleichen Konten: • Warenbestandskonto und • Bestandsveränderungskonto.
Bestandsverän derungen bei Waren
Bei der Bestandsmehrung lautet der Buchungssatz:
Buchungen: Bestands mehrung und minderung
Warenbestand
an
Bestandsveränderung
Bei der Bestandsminderung ist der Buchungssatz genau umgekehrt: Bestandsveränderung
an
Warenbestand
Die für die Buchungen relevanten Konten sind:
219
6
Typische Geschäftsvorfälle richtig buchen
SKR 03
SKR 04
Kontoname
3980
1140
Bestand Waren
3960
5880
Bestandsveränderungen
Bestandsmehrung Die Situation der Bestandmehrung kann man am besten anhand eines Beispiels nachvollziehen: Beispiel 100: Wie schließen Sie das Warenbestandskonto bei einer Bestands mehrung ab? Der Warenanfangsbestand, abgeleitet von der Eröffnungsbilanz, be trug: 50.000,00 €. Im Rahmen der Inventur haben Sie am Jahresende einen Warenendbestand von 68.000,00 € ermittelt. Berechnung: Anfangsbestand 50.000,00 € abzgl. Endbestand 68.000,00 € Bestandsmehrung 18.000,00 € Buchung: Sollkonto 3980
Habenkonto Warenbestand
1140
18.000
3960 5880
Bestandsver änderung
18.000
Darstellung auf den Konten Abschluss der Warenkonten bei Mehrungen
220
Sie buchen jetzt den Mehrungsbetrag laut Buchungssatz auf die betreffenden Konten und schließen diese Konten auch gleich durch Summen- und Saldenbildung ab. Der Endbestand des Kontos „Warenbestand“ wird in die Schlussbilanz geführt, der Saldo des Kontos „Bestandsveränderungen“ wird auf dem Konto GuV gegengebucht.
Bestandsveränderungen Waren Soll
Warenbestand
Haben
AB
50.000 Saldo = EB
68.000
Mehrung
18.000
Summe
68.000 Summe
Aktiva
6
68.000
Schlussbilanz
A. Anlagevermögen
Passiva
A. Eigenkapital
...
Sachanlagen 1. Grundstücke 2. Technische Anla ge und Maschinen B. Umlaufvermögen 1. Waren
...
...
Summe
... Summe
Soll
...
Bestandsveränderung
Haben
Saldo
18.000 Mehrung
18.000
Summe
18.000 Summe
18.000
GuV Konto Bestandmehrung
Summe
...
68.000
2. Bank und Kassenbestand
Soll
... B. Verbindlichkeiten 1. Langfristige ... Schulden 2. Verbindlichkeiten aus LuL
... Summe
Haben 18.000 ...
Sie erkennen, dass sich eine Bestandmehrung Gewinn erhöhend auswirkt, sie wird auf der gleichen Seite des GuV-Kontos gebucht wie die Erträge. Um das zu verstehen, muss man sich folgende Frage stellen: Wie kommt eine Bestandsmehrung eigentlich zu Stande? Eine Bestandsmehrung bedeutet: • Während des Jahres haben Sie Waren eingekauft und die Einkäufe auf Aufwandskonten Gewinn mindernd gebucht.
221
6
Typische Geschäftsvorfälle richtig buchen
•
Von den im Laufe des Jahres eingekauften Waren haben Sie nicht alle verkauft. Die nicht verkauften Neuzukäufe haben die Lagerbestände vergrößert und dadurch den Wert des Umlaufvermögens erhöht. Ein Vermögenswert auf der Aktiva-Seite der Bilanz ist angestiegen. Damit die Bilanz das Gleichgewicht behält, muss sich auch die Passiva-Seite im Wert erhöhen. Die Buchung der Bestandsveränderung als „Ertrag“ mehrt den Gewinn, und der wiederum erhöht den Wert des Eigenkapitals. Sie haben es mit einer klassischen Aktiv-Passiv-Mehrung zu tun (siehe Seite 57 ff.)
Die Auswirkung auf den Gewinn ist der Grund, warum die Unternehmen die Bestandsveränderungen nicht nur am Jahresende, sondern bereits im Laufe des Jahres erfassen. Die Buchung wirkt sich auf das vorläufige Ergebnis (BWA) aus. Das Warenbestandskonto wird in einem solchen Fall nicht nur, wie in der Einleitung zu diesem Abschnitt beschrieben, zwei Mal im Jahr angesprochen, sondern eben zwölf Mal.
Bestandsminderung Auch die Bestandminderung lässt sich am besten mit einem Beispiel erläutern: Beispiel 101: Wie schließen Sie das Warenbestandskonto bei einer Bestands minderung ab? Der Warenanfangsbestand, abgeleitet von der Eröffnungsbilanz, be trug 50.000,00 €. Im Rahmen der Inventur haben Sie am Jahresende einen Warenendbestand von 38.000,00 € ermittelt. Berechnung: Anfangsbestand 50.000,00 € Abzgl. Endbestand 38.000,00 € Bestandsminderung 12.000,00 € Buchung: Sollkonto 3960 5880
222
Habenkonto Bestandsverände rung
12.000
3980 1140
Warenbestand
12.000
Bestandsveränderungen Waren
6
Darstellung auf den Konten Sie buchen jetzt den Minderungsbetrag laut Buchungssatz auf die betreffenden Konten und schließen diese Konten auch gleich durch Summen- und Saldenbildung ab. Der Endbestand des Kontos „Warenbestand“ wird in die Schlussbilanz geführt, der Saldo des Kontos „Bestandsveränderungen“ wird auf dem Konto GuV gegengebucht. Soll
Warenbestand
Haben
AB
50.000 Minderung
12.000
Saldo = EB
38.000
Summe
50.000 Summe
Aktiva
Abschluss der Warenkonten bei Minderun gen
50.000
Schlussbilanz
A. Anlagevermögen
Passiva
A. Eigenkapital
...
... B. Verbindlichkeiten 1. Langfristige ... Schulden
...
Sachanlagen 1. Grundstücke 2. Technische Anla ge und Maschinen
2. Verbindlichkeiten aus LuL
B. Umlaufvermögen 1. Waren 2. Bank und Kassenbestand
...
Summe
Soll
... Summe
...
Bestandsveränderung
Haben
Minderung
12.000 Saldo
12.000
Summe
12.000 Summe
12.000
Soll Bestandminderung Summe
...
38.000
GuV Konto
Haben
12.000 ... Summe
...
223
6
Typische Geschäftsvorfälle richtig buchen
Sie erkennen, dass sich eine Bestandminderung gewinnmindernd auswirkt, sie wird auf der gleichen Seite des GuV-Kontos gebucht wie die Aufwendungen. Es stellt sich die Frage: Wie kommt eine Bestandsminderung überhaupt zu Stande und was bewirkt sie? • Während des Jahres haben Sie Waren eingekauft und die Einkäufe auf Aufwandskonten Gewinn mindernd gebucht. • Im Laufe des Jahres haben Sie nicht nur die eingekauften Waren verkauft, sondern auch einen Teil der Vorjahresbestände (bei verderblicher Ware oder Ware, die dem Geschmack- bzw. Modewandel unterliegt, ist die Reihefolge natürlich anders: Zunächst wird der Vorjahresbestand abgebaut, bevor die laufenden Zugänge veräußert werden). • Der Rückgang der Lagerbestände hat den Wert des Umlaufvermögens gemindert. Ein Vermögenswert auf der Aktiva-Seite der Bilanz hat sich verringert. Damit die Bilanz das Gleichgewicht behält, muss sich auch die Passiva-Seite im Wert verringern. Die Buchung der Bestandsveränderung als „Aufwand“ mindert den Gewinn und der wiederum mindert den Wert des Eigenkapitals. Sie haben es mit einer klassischen Aktiv-Passiv-Minderung zu tun (siehe Seite 58 ff.)
Siehe CD ROM
Aufgabe 31: Ermitteln Sie die Art und den Wert der Bestandveränderung und neh men Sie entsprechende Buchungen vor: a) Warenbestand am Jahresanfang Warenbestand am Jahresende b) Warenbestand am Jahresanfang Warenbestand am Jahresende
30.000,00 € 43.000,00 € 50.000,00 € 41.000,00 €
6.12 Zusammenfassung Die folgende Tabelle fasst die wesentlichen Inhalte dieses Kapitels für Sie übersichtlich zusammen:
224
Zusammenfassung
6
Zusammenfassung Kapitel 6: Geldtransfer Um den Geldtransfer zwischen Banken oder Bank und Kasse zu buchen, wird stets ein Zwischenkonto (Transit , Interimskonto) eingeschaltet. So können Zeit und Betragsdifferenzen ausgeglichen werden. Nebenkosten Beim Erwerb und Verkauf von Waren entstehen unterschiedliche Neben kosten – Anschaffungsnebenkosten (Transport, Verpackung, Versicherung etc). Diese Kosten werden für eine bessere Kosten und Umsatzkontrolle auf separate Konten gebucht. Preisminderungen Für vereinbarte und nachträgliche Preisminderungen (Rabatte, Skonti, Boni) beim Erwerb und beim Verkauf von Waren gibt es ebenfalls separate Konten. Die Nichtbeachtung oder falsches Bebuchen dieser Konten führt zur Verfälschung der betriebswirtschaftlichen Berichte. Abschreibungen Entstehen Nebenkosten oder Preisminderungen bei sonstigen Anschaffun gen (alles außer Waren), sind diese stets auf die gleichen Konten zu bu chen, auf die die Anschaffungen selbst gebucht wurden. Nebenkosten und Preisminderungen gehören in dem Fall zwingend zu den Anschaffungs bzw. Herstellungskosten und haben bei der Ermittlung der korrekten Be messungsgrundlage für Abschreibungen Bedeutung. Bei den Anlagegütern gibt eine besondere Gruppe: sog. geringwertige Wirtschaftsgüter. Ein geringwertiges Wirtschaftsgut muss folgende Vor aussetzungen erfüllen: • AK/HK bis max. 410,00 € netto (ab 01.01.2008 bis 150,00 €), • beweglich, • abnutzbar, • selbstständig nutzbar. Geringwertige Wirtschaftsgüter dürfen (ab 1.1.2008 müssen) im Jahr der Anschaffung voll abgeschrieben werden. Alle anderen abnutzbaren Wirtschaftsgüter werden planmäßig über die Nutzungsdauer abgeschrieben. Die Abschreibung spiegelt den Werteverfall von Anlagegütern durch Abnutzung, Verschleiß, technischen Fortschritt, Konsumwandel etc. wider. Die steuerliche Nutzungsdauer der Anlagegüter ist in den sog. Abschreibungstabellen festgelegt.
225
6
Typische Geschäftsvorfälle richtig buchen
Es gibt drei Arten der planmäßigen Abschreibung: • lineare, • degressive, • Leistungs AfA. Außer der planmäßigen Abschreibung gibt es auch noch außerplanmäßige und Sonderabschreibungen, die steuerrechtlich gesondert geregelt sind. Personalkosten, Netto und Bruttomethode Die Inanspruchnahme von Arbeit verursacht Personalkosten. Für die Ver buchung der Personalkosten stehen im Kontenplan spezielle Aufwands und Verbindlichkeitskonten zur Verfügung. Die Buchungen können nach der sog. Netto oder Bruttomethode vorgenommen werden. Bei der Nettomethode werden nur die Zahlungen gebucht (Belastungen der Personalkosten auf dem betrieblichen Bankkonto). Bei der Bruttome thode werden zunächst Personalaufwendungen und die daraus entstehen den Verbindlichkeiten (gegenüber Finanzamt, Krankenkassen, Mitarbeitern) erfasst. Bei der Bankbelastung werden die einzelnen Verbindlichkeiten aufgelöst. Bei der EDV gestützen Buchhaltung wird für die Bruttomethode ein Verrechnungskonto verwendet. Privatentnahmen und einlagen Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften vermischen sich oft private mit betrieblichen Vorgängen. Diese müssen in der Buchhaltung auf speziellen Konten erfasst werden. Entnimmt der Unternehmer Geld vom Betrieb für private Zwecke, spricht man von Privatentnahmen. Entnimmt der Unternehmer Sachen (Waren), Nutzungen (Kfz Nutzung) oder Leistun gen, handelt es sich um sog. unentgeltliche Wertabgaben. Der Bewer tung dieser Abgaben ist steuerlich gesondert geregelt. So gibt es z. B. für die Waren den Selbstkosten bzw. den Wiederbeschaffungspreis. Für die Bewertung der privaten Kfz Nutzung gibt es entweder die Fahrtenbuch oder die 1% Methode. Überführt der Unternehmer Geld oder Sachen vom Privatvermögen in das betriebliche Vermögen, handelt es sich um Privateinlagen. Die Privatkonten werden am Jahresende über das Eigenkapitalkonto abge schlossen. Privatentnahmen mindern das Eigenkapital, Privateinlagen er höhen es. Keine von beiden beeinflusst aber den betrieblichen Gewinn. Nicht bzw. beschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben Nicht alle Aufwendungen, die im Betrieb getätigt werden, dürfen den steuerlichen Gewinn mindern bzw. nicht in voller Höhe. Zu den nicht bzw. beschränkt abzugsfähigen Betriebsausgaben gehören Bewirtungsauf wendungen und Geschenke an Geschäftspartner.
226
Zusammenfassung
6
Von den Bewirtungsaufwendungen sind nur 70 % Gewinn mindernd zu buchen. Die Vorsteuer aus den Bewirtungsaufwendungen ist in voller Höhe abzugsfähig. Bei den Geschenken gilt die 35, € (netto) Grenze pro Wirtschaftsjahr und beschenkter Person. Übersteigt der Wert des Geschenks die steuerliche Grenze von 35,00 €, ist der voller Betrag als nicht abzugsfähige Be triebsausgabe zu buchen. Vorsteuer ist nur aus den Geschenken bis 35,00 € anrechenbar. Buchungen im Warenverkehr Bei Buchungen im Warenverkehr kommen grundsätzlich vier Kontenarten zur Anwendung: • Warenbestand (mit Anfangsbestand und Bestandsveränderungen), • Wareneingang (hier werden alle Wareneinkäufe zum Einkaufspreis ge bucht), • Erlöse aus dem Warenverkauf (hier werden alle Warenverkäufe zum Verkaufspreis gebucht), • Bestandsveränderungen Waren (hier werden die Bestandsmehrung bzw. Minderungen, die im Rahmen der Inventur festgestellt werden, ge bucht). Die Bestandsmehrung bedeutet, dass der Warenbestand am Jahresende höher ist als zum Jahresanfang. Alle im Laufe des Jahres eingekauften Waren wurden verkauft. Eine Bestandsmehrung wirkt sich Gewinn erhö hend aus. Die Bestandsminderung bedeutet, dass der Warenbestand am Jahresende niedriger ist als zum Jahresanfang. Alle im Laufe des Jahres eingekauften Waren sowie ein Teil der Vorjahresbestände wurden verkauft. Eine Be standsminderung wirkt sich Gewinn mindernd aus.
227
7 Steuerliche Berichte
Berichte und betriebswirt schaftliche Auswertungen
In den vorhergehenden Kapiteln haben Sie gelernt, wie die Buchführung entsteht – von der Ordnung der Belege über ihre korrekte Verbuchung bis zur Erzeugung der wichtigsten, steuerlich bedingten Berichte: • der Gewinn- und Verlustrechnung, • der Bilanz, • der Einnahme-Überschuss-Rechnung und • der Umsatzsteuervoranmeldung. Sie haben eine Vielzahl von alltäglichen, aber auch komplexen Geschäftsvorfällen kennen gelernt und diese unter Anwendung des Buchungssatzes auf entsprechende Konten gebucht. Die Auswertung „Konto“, ob Sach- oder Personenkonten, wurde Ihnen bereits in den Kapiteln über Bestands- bzw. Erfolgskonten vorgestellt. Die auf den einzelnen Konten vorgenommenen Buchungen haben sich aber außerdem in anderen Berichten „gesammelt“ und sich auf diese ausgewirkt. Die wichtigsten davon sind: • das Journal, • die Summen- und Saldenliste, • die BWA – betriebswirtschaftliche Auswertung.
7.1 So entsteht das Journal Geschäftsvorfälle werden in Form von Buchungssätzen immer mit der Angabe des Datums erfasst:
228
Die Summen und Saldenliste
Geschäftsvorfälle und Datumsangabe Eingangsrechnungen
Datum der Rechnung
Ausgangsrechnungen
Datum der Rechnung bzw. der Leistung, falls diese in einem anderen Zeitraum (Monat) erbracht wurde.
Kassenbelege
Datum des Belegs bzw. des Geldflusses falls nicht identisch.
Gutschriften und Lastschriften auf dem Bankkonto
Das jeweilige Buchungsdatum, zu dem die Gutschriften und Lastschriften erfol gen (nicht das Datum, an dem der Kon toauszug gedruckt wurde!).
Die Chronologie ist also das Hauptprinzip bei der Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle. Im Ergebnis entsteht eine vollständige Liste aller Geschäftsvorfälle in der zeitlichen Reihenfolge – das Journal. Im Journal vermischen sich aller Arten der Geschäftsvorfälle: Eingangsund Ausgangsrechnungen, Bank- und Kassenbuchungen, Jahresabschlussbuchungen. Anhand des Journals kann die Buchführung lediglich auf ihre Vollständigkeit, aber nicht auf ihre Ertragslage hin geprüft werden. Falls in einer EDV-gestützten Buchführung Stornierungen notwendig sind, sollten sie immer aus dem Journal heraus vorgenommen werden. Zur Veranschaulichung finden Sie auf der CD-ROM einen Auszug aus dem Journal (Zeitraum Januar 2008) des Spielwarenherstellers CUBE GmbH. Es wurde der Kontenrahmens SKR 03 angewendet.
7 Inhalte des Journals
Siehe CD ROM
7.2 Die Summen und Saldenliste In der Auswertung Summen- und Saldenliste finden sich alle Konten in ihrer numerischen Reihenfolge wieder, die in einem bestimmten Zeitraum – Monat, Quartal oder Wirtschaftsjahr – bebucht wurden. Es handelt sich dabei um eine Tabelle, meistens in Querformat, die zu jedem bebuchten Konto folgende Angaben und Werte ausweist: • Datum der letzten Buchung • Eröffnungsbilanzwerte: Diese Werte sind nur bei den Bestandskonten (Aktiv- und Passivkonten) vorzufinden.
229
7
Berichte und betriebswirtschaftliche Auswertungen
•
•
•
Siehe CD ROM
Summen für den Auswertungszeitraum (im Beispiel für den Monat Januar 2008). Es handelt sich dabei um Summen aller Soll- und aller Haben-Buchungen auf den einzelnen Konten, die ausschließlich im Auswertungszeitraum (hier im Januar) vorgenommen wurden. Summen per (bis) Auswertungszeitraum (im Beispiel per 31.01.2008). Es handelt sich dabei um Summen aller Soll- und aller Haben-Buchungen auf den einzelnen Konten, die vom Anfang des Jahres bis Ende des Auswertungszeitraums (hier bis Ende Januar) vorgenommen wurden. In der abgebildeten Auswertung sind beide Spalten: „Summen für“ und „Summen per“ identisch, da Januar der erste Monat im Jahr ist. Saldo per Auswertungszeitraum (hier Fall per 31.01.2008). In dieser Spalte befinden sich die Salden der einzelnen Konten im Auswertungszeitraum, die aus den Eröffnungswerten zuzüglich Mehrungen abzüglich Minderungen resultieren. So hat z. B. das Konto Kasse einen Anfangsbestand von 2.360 €, Mehrungen in der Spalte Soll (Aktivkonten mehren sich im Soll) in Höhe von 500 € und Minderungen in der Spalte Haben (Aktivkonten mindern sich im Haben) in Höhe von 205 €. Der Differenzbetrag – der Saldo – beträgt 2.655 €
Die Summen- und Saldenlisten werden vor allem beim unterjährigen Wechsel des Buchhaltungsprogramms für die Übernahme der kumulierten Werte verwendet. Darüber hinaus sind sie ein wichtiges Werkzeug zur Vorbereitung des Jahresabschlusses. Sind z. B. bei den Sachanlagekonten in den Spalten Eröffnungswerte und Salden die gleichen Werte ausgewiesen, ist das ein sofortiges Indiz für noch nicht vorgenommene Abschreibungen. Auf der CD-ROM finden Sie das Beispiel einer Summen- und Saldenliste.
7.3 Die BWA und ihre Aufgaben Die laufenden Buchungen eines Jahres, ergänzt um die Jahresabschlussarbeiten, liefern die Grundlage, um Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung aufzustellen. Auch wenn sich die Werte der Bilanz und der GuV über einen Zeitraum von zwölf Monaten kontinuier-
230
Die BWA und ihre Aufgaben
lich entwickeln, bleibt die Bilanz lediglich eine aufwändige Momentaufnahme. Sie spiegelt die Lage des Unternehmens an einem einzigen Tag im Jahr – am Bilanzstichtag (meistens 31.12) – wider. Somit sind die Bilanz und die GuV zwar als Besteuerungsgrundlage geeignet, erfüllen aber kaum die wichtige Selbstinformationsfunktion für das Unternehmen (siehe Kapitel 2.1). Um wichtige betriebswirtschaftliche Entscheidungen rechtzeitig zu treffen, also das Unternehmen kontrolliert und planvoll zu führen, werden unterjährige Ergebnisse benötigt, die relativ unkompliziert und ohne besonderen Aufwand aus den Zahlen der EDV-gestützten Buchführung gewonnen werden können. Die gefragten Ergebnisse liefern sog. betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) in unterschiedlichen Ausführungen. Eine BWA kann in folgenden Zeitintervallen erstellt werden: • wöchentlich, • monatlich, • vierteljährlich oder • jährlich
7
BWA: Grundla ge der Selbstin formation
Alle Werte, die in einer BWA vorkommen, können nominell (als Beträge) und/oder prozentual dargestellt werden. Der Aufbau der BWA ist nicht gesetzlich geregelt, somit hat jedes Unternehmen die Möglichkeit, beliebige betriebswirtschaftliche Größen miteinander zu vergleichen und die gewonnen Ergebnisse intern zu verwerten. Aus der Vielfalt der in der Praxis vorkommenden BWA-Ausführungen lassen sich zwei Hauptgruppen erkennen: Zwei Hauptgruppen der BWA Einfache BWA
Vergleichende BWA
• kurzfristige Erfolgsrechnung
• Soll /Ist Vergleich
• Bewegungsbilanz
• Vorjahresvergleich
• statische Liquidität
• Branchenvergleich
Die bekannteste und in der Praxis am häufigsten verwendete Form der BWA ist die kurzfristige Erfolgsrechnung. Sie wird in den folgenden Abschnitten detailliert erläutert.
231
7
Berichte und betriebswirtschaftliche Auswertungen
Tipp: Wenn Sie mehr über die verschiedenen Arten der betriebswirtschaftli chen Auswertungen, ihren Aufbau und ihre Aussagekraft erfahren wol len, verweise ich auf das Buch: „Schnelleinstieg BWA“ von Gertrud K. Deffner, Haufe Verlag.
Kurzfristige Erfolgsrechnung
Betriebs ergebnis
Die kurzfristige Erfolgsrechnung spiegelt, ähnlich wie die Gewinnund Verlustrechnung, die momentane Ertragslage eines Unternehmens wider. Sie listet verschiedene Ertragsformen auf, denen die betrieblichen Aufwendungen folgen. Der Differenzbetrag zwischen der Summe der Erträge und der Aufwendungen wird in einer BWA als Betriebsergebnis bzw. Ergebnis bezeichnet. Nachfolgend sehen Sie die Abbildung der Monats-BWA des Spielwarenherstellers CUBE GmbH für den Monat Mai 2008: Kurzfristige Erfolgsrechnung Mai 2008 Cube GmbH, Spielwaren Gesamtleistung Umsatzerlöse Bestandsveränderung FE/UE Sonstige betriebliche Erträge Summe Gesamtleistung Materialeinkauf Wareneinkauf Summe Waren/Material Rohertrag Gesamtkosten Personalkosten Raumkosten Betriebliche Steuern Versich./Beiträge Kfz Kosten Werbe /Reisekosten Kosten Warenabgabe Abschreibungen Reparatur/Instandhaltung Sonstige Kosten Summe Gesamtkosten Betriebsergebnis
232
EUR 203.240,75 11.750,00 0,00 214.990,75 0,00 136.444,33 136.444,33 78.546,42 35.458,07 7.081,77 175,00 1.049,50 5.959,08 1.900,59 1.065,40 0,00 2.059,87 6.491,93 61.241,21 17.305,21
Die BWA und ihre Aufgaben Zinsaufwand Sonst. neutral. Aufwand Neutraler Aufwand Zinsertrag Sonst. neutral. Ertrag Neutraler Ertrag Ergebnis vor Steuern Steuern von Einkommen und Ertrag Vorläufiges Ergebnis
7
2.725,25 0,00 2.725,25 3,43 0,00 3,43 14.583,39 1.320,00 13.263,39
Gesamtleistung Die Gesamtleistung setzt sich aus drei Positionen zusammen: • Umsatzerlöse aus Lieferungen und Leistungen Hier finden sich die Salden aus Erlöskonten der Kontenklasse 8 (in SKR 03) und der Kontenklasse 4 (in SKR 04). Es handelt sich um die Erlöse aus der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit des Unternehmens, gemindert um eventuelle Rücksendungen bzw. nachträgliche Preisminderung wie Boni, Skonti oder Rabatte. In vorliegenden Beispiel betragen die Gesamterlöse 203.240,75 €. • Bestandsveränderungen fertige/unfertige Erzeugnisse (Waren) Hier spiegeln sich alle Buchungen wider, die Sie im Kapitel 6.11 kennen gelernt haben. In vorliegenden Beispiel liegt eine Bestandmehrung in Höhe von 11.750,00 € vor. Das bedeut, dass sich die Lagerbestände am Monatsende im Vergleich zum Vormonat wertmäßig um 11.750,00 € erhöht haben. Eine Bestandsminderung würde mit negativen Vorzeichen dargestellt, was bedeuten würde, dass sich die Lagerbestände am Monatsende im Vergleich zum Monatsanfang wertmäßig reduziert haben. • Sonstige betriebliche Erträge Dazu gehören Erlöse, die keine Umsatzerlöse sind, weil sie nicht aus der typischen betrieblichen Tätigkeit resultieren (im vorliegenden Fall aus dem Verkauf von Spielwaren). Bei einem Einzelunternehmer würden Sie an dieser Stelle z. B. die Privatentnahmen von Waren oder den privater Anteil an der PkwNutzung, so wie im Kapitel 6.9 dargestellt, vorfinden. In vorliegenden Fall sind keine Buchungen vorgenommen worden, die sich auf diese Position der BWA ausgewirkt hätten. Sie erscheint deswegen mit dem Saldo 0,00 €.
233
7
Berichte und betriebswirtschaftliche Auswertungen
Die Summe der Gesamtleistung fasst die drei oben genannten Werte zusammen und beträgt im vorliegenden Fall 214.990,75 € Material und Wareneinkauf Nach der Gesamtleistung sehen Sie die Positionen, die die Materialund Wareneinkaufskosten abbilden. Sie fassen alle Salden zusammen, die auf die Konten der Kontenklasse 3 (in SKR 03) und der Kontenklasse 5 (in SKR 04) gebucht wurden: die Kosten des Wareneingangs, Einkauf von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen abzüglich Rücksendungen, erhaltene Skonti, Boni und Rabatte. In vorliegenden Beispiel betragen die Material- und Wareneinkaufkosten 136.444,33 €. Rohertrag Die Position Rohertrag, die oft als Rohgewinn bezeichnet wird, entspricht dem Mehrwert, den das eingesetzte Material erwirtschaftet hat. Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht jedes Jahr eine Richtsatzsammlung, in der der Rohertrag für verschiedene Branchen festgelegt wird. Die Richtsätze sind ein Hilfsmittel (Anhaltspunkt) für die Finanzverwaltung, um Umsätze und Gewinne der Gewerbetreibenden zu verproben. Im vorliegenden Beispiel beträgt der Rohertrag des Monats Mai 2008 78.546,42 €. Gesamtkosten Die Gesamtkosten setzen sich aus den typischen betrieblichen Aufwendungen zusammen, für die es folgende Hauptgruppen gibt: • Personalkosten • Raumkosten • betriebliche Steuern • Versicherungen und Beiträge • Kfz-Kosten • Werbe-/Reisekosten • Kosten Warenabgabe • Abschreibungen • Reparatur/Instandhaltung • sonstige Kosten
234
Die BWA und ihre Aufgaben
7
Die meisten Beispiele und Übungen, die Sie im Verlauf des Buches durchgeführt bzw. analysiert haben, haben sich auf die genannten Einzelpositionen bei den Gesamtkosten ausgewirkt. Auffallend ist, dass die Position Abschreibungen den Saldo 0,00 € ausweist. Es deutet darauf hin, dass im Unternehmen CUBE GmbH die Abschreibungen nicht monatlich, sondern als Jahreswerte im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten gebucht werden. Die Gesamtkosten des Monats Mai 2008 betragen im vorliegenden Beispiel 61.241.21 €. Betriebsergebnis Die Position Betriebsergebnis weist das Ergebnis der operativen – d. h. der typischen – Geschäftstätigkeit aus. Sie enthält keine ungewöhnlichen, außerordentlichen Erträge bzw. Aufwendungen und ist daher die wichtigste und die aussagekräftigste Größe, die im Mittelpunkt der betrieblichen Entscheidungen steht. Im vorliegenden Beispiel beträgt das Betriebsergebnis 17.305,21 €. Neutrale Aufwendungen und Erträge Zu den neutralen Aufwendungen und Erträgen gehören vor allem Zinsaufwendungen und Zinserträge. Im Beispiel sind diese mit 2.725,25 € und 3,43 € abgebildet. Andere neutrale Aufwendungen und Erträge, wie z. B. Versicherungsentschädigungen oder Erträge aus dem Verkauf von Sachanlagen, sind nicht angefallen. Ergebnis vor Steuern Die Position Ergebnis vor Steuern entspricht dem Ergebnis der unternehmerischen Tätigkeit, das sowohl aus dem operativen als auch dem neutralen Zwischenergebnis besteht und im vorliegenden Beispiel 14.583,39 € beträgt. Das Ergebnis ist noch nicht mit der Ertragssteuer belastet. Steuern vom Einkommen und Ertrag Zu den Ertragssteuern gehören, je nach dem, ob es sich um eine Kapitalgesellschaft, eine Personengesellschaft oder um ein Einzelunternehmen handelt, folgende Steuerarten:
235
7
Berichte und betriebswirtschaftliche Auswertungen
Ertragssteuern Steuerarten
Welche Unternehmen sind betroffen?
Körperschaftsteuer
Kapitalgesellschaften
Gewerbesteuer
Kapitalgesellschaften Einzelunternehmen Personengesellschaften
Die Einkommensteuer der Einzelunternehmer ist keine Betriebsausgabe. Sie wird in der betrieblichen Buchhaltung unter den Privatentnahmen erfasst und hat keine Auswirkung auf die Werte in der BWA. Im vorliegenden Beispiel sind betrieblich bedingte Steuer in Höhe von 1.320,00 € angefallen. Vorläufiges Ergebnis Die letzte Größe, das sog. vorläufige Ergebnis, ist das A und O der betriebswirtschaftlichen Auswertung. Wird einem Unternehmer die BWA vorgelegt, wirft er den ersten Blick auf diese Zahl, bevor er sich mit den Details der Auswertung auseinandersetzt. Das vorläufige Ergebnis spiegelt den Verdienst des Unternehmens wider. Bei einem Einzelunternehmer entspricht es in etwa der Größe der Privatentnahmen. Im vorliegenden Beispiel beträgt das vorläufige Ergebnis 13.263,39 €.
7.4 Zusammenfassung Die folgende Übersicht fasst den Inhalt dieses Kapitels für Sie zusammen: Zusammenfassung Kapitel 7 Die in der betrieblichen Praxis vorkommenden Geschäftsvorfälle werden in Buchungssätze umgewandelt. Durch die Aufzeichnung der Buchungssätze auf den entsprechenden Konten werden gleichzeitig die Grundlagen für verschiedene Berichte und betriebswirtschaftliche Auswertungen geschaf fen: Journal, Summen Saldenlisten, BWA. Das Journal enthält alle Buchungen eines bestimmten Zeitraums (Monat, Quartal, Jahr) in chronologischer Reihenfolge und macht es möglich, die Buchführung auf ihre Vollständigkeit zu prüfen.
236
Zusammenfassung
7
Die Summen und Saldenliste ist ein wichtiges Instrument beim Wechsel des Buchhaltungssystems und bei der Vorbereitung der Jahresabschlusses. Sie liefert Summen der Soll und Habenseiten aller bebuchten Konten und weist die aktuellen Salden aus. Betriebswirtschaftliche Auswertungen basieren in ihrem Aufbau auf der Gewinn und Verlustrechnung, sind aber an keine gesetzlichen Vorgaben gebunden und ermöglichen somit beliebige, betrieblich bedingte Auswer tungen und Vergleiche. Zu den populärsten Formen der BWA gehören: einfache BWA Vergleichs BWA Im Gegensatz zur GuV liefern die BWA betriebswirtschaftliche Aussagen für kürzere Zeiträume (Woche, Monat, Quartal) und ermöglichen somit, wichti ge betriebliche Entscheidungen im Laufe des Jahres zu treffen.
237
8
Schlusswort
Mit dem letzten Themas im Kapitel 6 über den Abschluss der Warenkonten sind wir zurück zum Ausgangspunkt unserer Überlegungen gekehrt. Das Elementarwissen der Buchführung beginnt und endet mit dem Gleichgewicht der Bilanz. Wenn Sie über die nötigen Buchführungskenntnisse verfügen und diese konsequent anwenden, werden Ihre Buchungen und folglich die Bilanz immer korrekt sein. Vergessen Sie aber nicht die komplizierten steuerlichen Hintergründe. Um Ihnen einen Einblick in die Komplexität der steuerlichen Regelungen zu verschaffen, haben Sie einen kurzen Exkurs zu den wichtigsten Themen wie Abschreibungen, Privatvorgänge oder nicht Abzugsfähigkeit bestimmter Betriebsausgaben gemacht. In Zeiten der Globalisierung werden die deutschen Rechnungslegungsvorschriften Schritt für Schritt an die internationalen Standards angepasst. Erweitern Sie Ihr Wissen in diesen Bereichen, bilden Sie sich ununterbrochen weiter. Ich würde mich sehr über positive wie auch negative Kritik und Anregungen für die nächste Auflage meines Buchs freuen. Bitte richten Sie Ihre Vorschläge an:
[email protected] Danuta Ratasiewicz
238
Abkürzungsverzeichnis AB abzgl. Afa AG AK AK/HK AN Außerpl. Abschr. AV BWA EB FE/UE Gem. GuV H HGB HK inkl. KiSt KS KV lfd. LG LS LSt lt. LuL NK PV RBW RHB S SKR sog. SolZ SV
Anfangsbestand abzüglich Absetzung für Abnutzung Arbeitgeber Anschaffungskosten Anschaffungskosten/Herstellungskosten Arbeitnehmer außerplanmäßige Abschreibung Anlagevermögen betriebwirtschaftliche Auswertung Endbestand fertige Erzeugnisse/unfertige Erzeugnisse Gemäß Gewinn und Verlustrechnung Haben Handelsgesetzbuch Herstellungskosten inklusive Kirchensteuer Kurzfristige Schulden Krankenversicherung laufend Lohn und Gehalt Langfristige Schulden Lohnsteuer laut Lieferung und Leistung Nebenkosten Pflegeversicherung Restbuchwert Roh , Hilfs und Betriebsstoffe Soll Spezialkontenrahmen so genannte Solidaritätszuschlag Sozialversicherung
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Abkürzungsverzeichnis
USt. UV Verb. Finanz Verb., Verbind. Verw. Kfz VSt. VWL WJ zzgl.
240
Umsatzsteuer Umlaufvermögen Verbindlichkeiten an das Finanzamt Verbindlichkeiten Verwendung Kfz Vorsteuer Vermögenswirksame Leistungen Wirtschaftsjahr zuzüglich
Abbildungsverzeichnis Abb.: Zweispaltiger Kontoauszug Abb.: Rechnungsmuster Abb.: Tankbeleg Abb.: Schnellablage von Belegen Abb.: Ordner und Aktenschrank Abb.: Kassenbuch Abb.: Abschluss des Kassenbuchs Abb.: Einteilung des Vermögens Abb.: Einteilung der Schulden Abb.: Umwandlung der Inventarliste zur Bilanz Abb.: Bilanzaufbau gemäß HGB Abb.: Kassenbuch Abb.: Kontoauszug Abb.: Kontoauszug Abb.: Aufbau GuV5Konto Abb.: Beispiel Lexware Buchhalter Abb.: GuV5Konto Lexware Buchhalter Abb.: Bilanz Passiva5Seite Lexware Buchhalter Abb.: Schema Anlegen, Abschließen und Bebuchen von Konten Abb.: Gegenüberstellung: Ausgangsrechnung 5 Eingangsrechnung Abb.: USt.5Voranmeldungsformular Abb.: Gründe für die Preisminderung im Warenverkehr Abb.: Buchungsliste mit Lexware Lohn & Gehalt Abb.: Sachbezugstabelle 2007 Abb.: Auszug aus der Passiva5Seite der Bilanz, erstellt mit Lexware Buchhalter.
17 19 21 23 24 29 31 44 45 48 50 65 68 69 106 107 108 108 116 133 142 167 204 209 214
241
Stichwortverzeichnis 1 % Methode 210 Ablagesystem 24 abnutzbare Anlage gegenstände 186 Abschlussgliederungsprinzip 120 Abschreibung 180, 184 degressive 190 GwG 193 lineare 188 nach Leistungseinheiten außerplanmäßige 187 Abschreibungstabellen 186 Absetzung für Abnutzung 186 AfA 186 Aktiva 49 Aktivkonten 65 abschließen 66 anlegen 65 Aktiv Passiv Mehrung 57 Aktiv Passiv Minderung 58 Aktivtausch 55 Anlagegegenstände 185 abnutzbare 186 Anlagegüter 181 Anlagevermögen 45 Anschaffungskosten 41 Anschaffungsnebenkosten 178 Arten von Geschäftsvorfällen 27 Aufbewahrungspflicht 26 Aufgabebilanz 52
242
Aufwandskonten 95 Abschluss 100 Aufwendungen 95, 146, 235 neutrale 235 Aufzeichnung 28 Inhalt 28 Ausgangsrechnung 134 Ausgangsumsatz 134 außerplanmäßige Abschrei bung 187 Barbelege 16 Belegarten 16 Belege 15 Berichte 228 Bestandskonten 64, 73 abschließen 74 Bestandsmehrung 219, 220 Bestandsminderung 219, 222 Bestandsveränderung 219 Bestandsveränderungen 54, 218 Besteuerungsgrundlage 109 betriebliche Anschaffungen 178 Betriebsausgaben 215 Betriebsergebnis 235 Betriebsstoffe 159 Betriebsvermögen 110 Betriebsvermögensvergleich 109, 214 betriebswirtschaftliche Aus wertungen 163, 177, 228 Bewertung 41 Bewertungsmethoden 43
Stichwortverzeichnis
Bewertungsprinzipien 43 Bewirtungsaufwendungen 215 Bezugsnebenkosten 160 Bilanz 48, 53 in Konten auflösen 64 Bilanzaufbau 50 Bilanzaufstellung 52 Bilanzerstellung 52 Boni 167, 172, 176 Bonusgutschrift 172, 176 Bruttoentgelt 132 Bruttomethode 200, 202 Buchinventur 38 Buchungssatz 76, 84 einfacher 78 BWA 163, 228 Aufgaben 230 einfache 231 vergleichende 231 Dauerfristverlängerung 144 Debitorenkonten 113 degressive Abschreibung 190 Durchschnittswert 43 Eigenkapital 47, 49, 110 Eigenkapitalkonto 88 Eingangsrechnung 134 Eingangssumsatz 134 Einkommen 235 Einnahmen,Überschuss, Rechnung 110 Umsatzsteuer 146 Einzelkonto 119 Einzelkosten 42 Endbestand 66 endgültige Ablage 23 Entgelt 129
Erfolgskonten 88, 99 Abschluss 107 Ergebnis 236 Ergebnis vor Steuern 235 ermäßigter Steuersatz 131 Ertrag 235 Erträge 89, 91, 146, 235 neutrale 235 Ertragskonten 91 Abschluss 101 Fahrausweise 16, 22 Fahrtenbuch 210 Finanzkonten 156 formelle Fehler 35 Gehälter 195 Gehaltsabrechnung 197 Geldeinlagen 211 Geldentnahmen 206 Geldtransfer 156 Geldtransitkonto 156 Gemeinkosten 42 geringwertige Wirt, schaftsgüter 181 Abschreibung 193 geringwertigen Wirtschaftsgüter 181 Gesamtkosten 234 Gesamtleistung 233 Geschäftsjahr 36 Geschäftsvorfälle 26 Geschenke 216 Gewerbesteuer 236 Gewinn 109 Gewinn, und Verlustkonto 99 Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung 34 Gründungsbilanz 52
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Stichwortverzeichnis
GuV,Konto 99 Abschluss 102 Aufbau 105 GwG 181 Abschreibung 193 Haben 63, 76 Halbteilungsgrundsatz 197 Herstellungskosten 42 Hilfsstoffe 159 Inland 129 Inventar 44 Inventur 37 Buchinventur 38 körperliche 38 Methoden 37 permanente 39 Stichprobeninventur 40 Stichtagsinventur 40 Zeitpunkt 40 zeitverschobene 40 Inventurvereinfachungs, verfahren 40 Jahresabschlussbuchungen 184 Journal 228 Kapital 53 Kassenabschluss 30 Kassenbelege 16 Kassenbuch 28 Kleinbetragsrechnungen 21 Kleinunternehmer 147 Kontengruppe 119 Kontenklasse 119 Kontenplan 118, 120
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erstellen 120 Kontenrahmen 118 Aufbau 118 SKR 118 Kontenuntergruppe 119 Konto 63 Kontoauszüge 15, 17 körperliche Inventur 38 Körperschaftsteuer 236 Kreditorenkonten 113 kurzfristige Erfolgsrechnung 232 kurzfristige Schulden 45 langfristige Schulden 45 Lieferantenbonus 172 Lieferung 128 lineare Abschreibung 188 Lohnabrechnung 197 Löhne 195 Materialeinkauf 234 materielle Fehler 36 Nachlass wegen Mängeln 167 Nachlässe wegen Mängeln 169, 174 Nebenkosten 162, 163, 178 weiterberechnete 162 Nebenkosten im Warenverkehr 159 Nettoentgelt 132 Nettogehalt 197 Nettogehälter 202 Nettolohn 197 Nettolöhne 202 Nettomethode 199
Stichwortverzeichnis
neutrale Aufwendungen 235 neutrale Erträge 235 nicht steuerbare Umsätze 127 Niederstwertprinzip 43 Nutzungsentnahmen 209 Passiva 49 Passivkonten 70 abschließen 71 anlegen 70 Passivtausch 56 permanente Inventur 39 Personalkosten 199 Personenkonten 112, 113 abschließen 114 Preisminderungen 167, 168, 173, 177, 178 Preisnachlässe 169 Privateinlagen 204, 211 Privatentnahmen 204, 206 Privatkonten 213 abschließen 213 Prozessgliederungsprinzip 120 Quittungen 21 Rabatt 167 Rabatte 170, 174 Rechnungen 16, 18 Kleinbetrags, 21 Rechnungsmuster 19 Regelsteuersatz 131 Reinvermögen 47 Rohertrag 234 Rohstoffe 159 Rücksendung 167 Rücksendungen 168, 173
Sachanlagen 212 Sachentnahmen 207 Saldenbildung 66, 71 Saldenliste 229 Saldierungsverbot 111 Saldo 66 Schlussbilanz 52 Schnellablage 22 Schulden 37, 39, 45, 46 kurzfristige 45 langfristige 45 Skonto 167, 171, 175 SKR 03 118, 120 SKR 04 118, 120 Sofortabschreibung 183, 194 Sofortrabatte 170 Soll 63, 76 Sondervorauszahlung 144 sonstige Leistung 128 Sozialversicherungsabgaben 197, 201 Steuerarten 236 steuerbare Umsätze 127 steuerfreie Umsätze 130 Steuern Ergebnis vor 235 steuerpflichtige Umsätze 131 Steuersatz 131 Stichprobeninventur 40 Stichtagsinventur 40 Summenbildung 66, 71 Summenliste 229 T,Konto 63, 84 Umlaufvermögens 45 Umsätze nicht steuerbar 127 steuerbar 127
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Stichwortverzeichnis
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steuerfreie 130 steuerpflichtige 131 Umsatzsteuer 126, 133 ,befreiung 147 buchen 133 Dauerfristverlängerung 144 Einnahmen,Überschuss, Rechnung 146 Sondervorauszahlung 144 ,voranmeldung 140 Voranmeldungszeiträume 143 ,zahllast 137 Umsatzsteuerbefreiung 147 Umsatzsteuergesetz 126 Umsatzsteuerkonten 138 Umsatzsteuerpositionen 143 Umsatzsteuervoranmeldung 140 Umsatzsteuerzahllast 137 Unternehmer 129
Vermögen 44, 46, 53 Vermögensgegenstände 38, 44 Vermögenswerte 39 Verträge 16 Vier,Fragen,System 77 Voranmeldungszeiträume 143 vorläufiges Ergebnis 236 Vorsichtsprinzip 43 Vorsteuer 133, 137 Vorsteuerkonten 138 Vorsteuerüberhang 137
Verbindlichkeiten 49 Verlust 109
Zahllast 137 zeitverschobene Inventur 40
Waren 218 Warenanfangsbestand 219 Warenbestand 218 Wareneinkauf 168, 234 Warenendbestand 219 Warenverkauf 173 Warenverkehr 159, 167 Warenvertriebskosten 161 Wirtschaftsjahr 36
