Primera Edicion 1999 Premiere edition 1999
Nueva Guia de Cartas Comerciales Nouveau Guide de Correspondance Commerciale
Editorial Stanley
Escrito por / Ecrit par Frangoise Le Rest B.A. Polytechnic of North London Eduardo Rosset Cardenal Miembro del Colegio de Licenciados de Filosofia y Letras de Euskadi. Revision de estilo / Revision du style BITEZ®
Diseno interior / Mise en page Angela Gomez Martin Maquetacidn / Maquette Angela Gomez Martin Diseno de portada / Conception de la couverture Diseno Irunes Editado por/ Edite par Stanley Imprime / Imprimeurs Berekintza © Editorial Stanley Apdo. 207 - 20300 IRUN - SPAIN Telf. (943) 64 04 12 - Fax. (943) 64 38 63
ISBN: 84-7873-337-X Dep. Leg. BI-624-99 Premiere edition 1999
Introduccion
Introduction
A pesar de los avances surgidos en el sector de las telecomunicaciones durante los ultimos anos, posibilitando las conexiones telefonicas directas entre dos puntos cualesquiera del planeta, y a pesar del increfble auge de Internet, no hay senales todavia de que la era de la carta comercial este en su recta final.
Malgre les avances spectaculaires faites dans le domaine des telecommunications au cours des dernieres annees, avances qui permettent des connexions telephoniques directes entre deux points de la planete, et malgre la diffusion phenomenale de I'internet, il n'y a toujours aucun signe annonciateur de la fin de la lettre commerciale.
Al contrario, los arreglos comerciales concertados informalmente por telefono, o por medio de un contacto personal, requieren casi siempre una carta formal que confirme los terminos, las condiciones o los detalles.
Bien au contraire. Les accords conclus officieusement par telephone, ou meme en face a face, demandent presque toujours une lettre officielle pour en confirmer les modalites, conditions et autres details.
Como tal, una carta constituye una evidencia documental del acuerdo. Y, tanto si es enviada por correo o electronicamente, no incide en cuanto al contenido, el cual debe ser sopesado cuidadosamente y presentado de una manera muy planificada. En realidad, con la llegada del e-mail, tan sencillo y tan rapido, la necesidad de dominar el arte de escribir cartas comerciales claras y concisas es mayor que nunca. En esta Nueva Guia de Cartas Comerciales, se proporcionan ochenta ejemplos de correspondencia comercial habitual, escritos con un estilo positivo, directo y cortes, destacando los diferentes aspectos del uso de terminos comerciales modernos. La carta comercial hoy en dia, es generalmente menos formal que una personal. Una manera, por medio de la cual, los escritores consiguen una mayor formalidad de tono, es usando una serie de frases hechas. Asi, aunque uno se puede imaginar muy diversas situaciones en el mundo de los negocios, y el numero de cartas que se refieran a ellas puede ser ilimitado, el lenguaje que se usa para expresar cualquier situacion sigue siendo muy constante, con la repeticion, una y otra vez, de las mismas frases: «En contestacion a su carta de...», «Estarfamos muy agradecidos si...», «Esperando que...», «En cuanto al pago, tenga la bondad de...», etc. La Nueva Guia de Cartas Comerciales tiene como objetivo el ayudar al estudiante a dominar estos terminos y expresiones que se repiten continuamente. Estamos seguros de que una vez que lo haya hecho, sera capaz de escribir cartas perfectamente comprensibles siguiendo las pautas que se dan en este libro.
En tant que telle, la lettre constitue la preuve ecrite de I'accord. Qu'elle soit envoyee par la poste ou transmise electroniquement ne change rien a son contenu qui doit toujours etre soigneusement reflechi et presente de maniere appropriee. A vrai dire, I'arrivee des messageries electroniques, faciles et rapides d'utilisation, rend le besoin de maTtriser I'art de la lettre commerciale, succincte et formelle, de plus en plus d'actualite. Dans ce Nouveau Guide de Correspondance Commerciale, nous donnons quatre-vingts exemples de correspondance commerciale de tous les jours. Chaque exemple est ecrit d'une maniere claire, directe, courtoise et positive et contribue a eclaircir des aspects varies de I'usage commercial moderne. La lettre commerciale est bien plus formelle que la lettre privee. On etablit un ton plus formel en partie par I'utilisation de phrases standard ou de phrases toutes faites. Ainsi, bien qu'on puisse imaginer une grande variete de situations dans le monde des affaires, et bien que le nombre de lettres s'y referant puisse etre illimite, le langage meme utilise dans chaque situation reste remarquablement constant et certaines phrases reviennent tres frequemment: «Suite a votre courrier du...», «Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir...», «Dans I'attente, nous vous prions d'agreer...», «Le paiement est compris...», etc. Le Nouveau guide de Correspondance Commerciale a pour but d'aider I'etudiant a maTtriser ces phrases et expressions. Nous sommes persuades que des qu'il y parviendra, il saura construire des lettres parfaitement comprehensibles, sur le modele des exemples donnes dans ce livre.
Indice - Sommaire 1. 1.
SOLICITUDES DE INFORMACION DE CUENTES DEMANDES & APPELS D'OFFRE DES CLIENTS
1.1 SOLICITUD DE FOLLETOS Y MUESTRAS 1. 1 DEMANDE DE DOCUMENTATION ET ECHANTILLONS
2
1.2 1.2
4 5
3
SOLICITUD DE INFORMACION Y OFERTAS DEMANDE D'INFORMATION ET DE DEVIS
1.5 1.5
2. 2. 2.1
SOLICITUD DE OFERTA DE UN CLIENTE DEMANDE DE RENSEIGNEMENTS D'UN BON CLIENT SOLICITUD DE OFERTA DETALLADA DEMANDE DE DEVIS DETAILLE
9
4.3 4.3
C6MO AYUDAR AL CLIENTE A DECIDIR AIDER LE CLIENT A SE DECIDER
36 37
4.4 4.4
DESPUES DE UNA FERIA COMERCIAL SUITE A UN SALON PROFESSIONNEL
38 39
10 11
RESPUESTAS A LAS PETICIONES DE OFERTAS REPONSES A DES DEMANDES, DEVIS
2.2 2.3 2.3
COMO SUGERIR UNA ALTERNATIVA PROPOSER UNE ALTERNATIVE
16 17
2.4 2.4
PROPUESTA DE UNA ELECCION DONNER LE CHOIX
18 19
2.5 2.5
RECHAZO PARA HACER UNA OFERTA DECLINER DE FAIRE UNE OFFRE
20 21
12
CARTAS DE VENTA, MAILING, CIRCULARES ARGUMENTAIRES DE VENTE, MAILINGS, CIRCULAIRES
32 33 ,
C6MO AGRADECER UN CONTACTO COMERCIAL 4.5 REMERCIER UNE RELATION D'AFFAIRES .....
3.2 3.2
ANUNCIO DE OFERTA ESPECIAL ANNONCE D'UNE OFFRE SPECIALE
3.3
MAILING: PROMOCION DE UN NUEVO SERVICIO PUBLIPOSTAGE - PROMOTION D'UN NOUVEAU SERVICE
24 25
40 41
5.
CONTRAPROPUESTAS, CONCESIONES 5. CONTREPROPOSITIONS, CONCESSIONS
5.1
5.2 5.2
EL COMPRADOR HACE UNA CONTRAPROPUESTA L'ACHETEUR FAIT UNE CONTREPROPOSITION EL VENDEDOR HACE UNA CONCESI6N LE VENDEUR FAIT UNE CONCESSION
42 43 44 45
5.3 EL VENDEDOR HACE UNA CONTRAPROPUESTA . 46 5.3 LE VENDEUR FAIT UNE CONTREPROPOSITION .. 47
5.4 5.4
C6MO VENDER SU SOLUCION VENDRE VOTRE SOLUTION
5.5
PROPUESTA DE UNA SOLUCI6N MAS CARA
5.5 PROPOSER UNE SOLUTION PLUS CHERE
CARTA DE VENTAS A UN CLIENTE HABITUAL . . 22 ARGUMENTAIRE DE VENTE A UN CLIENT EXISTANT 23
34 35
4.5
5.1
3.1 3.1
3.3
CARTAS DE SEGUIMIENTO LETTRES DE RELANCE
COMO REANUDAR UNA RELACION REPRENDRE CONTACT
14 15
3.
31
4.2 4.2
COMO CONVENCER A UN CLIENTE PARA QUE PASE PEDIDO CONVAINCRE LE CLIENT D'ACHETER
3.
4. 4.
30
8
13
2.2
3.5
CIRCULAR ANUNCIANDO UN CAMBIO DE PERSONAL LETTRE CIRCULAIRE ANNONCANT UN CHANGEMENT DE PERSONNEL
CARTA DE SEGUIMIENTO ESTANDAR UNE LETTRE DE RELANCE
RESPUESTA RUTINARIA A UNA SOLICITUD DE OFERTA REPONSE A UNE DEMANDE DE RENSEIGNEMENTS
2.1
3.5
4.1 4.1
1.3 COMO SOLICITARY FACILITAR INFORMACION . 6 1.3 DEMANDER ET DONNER DE L'INFORMATION ... 7 1.4 1.4
3.4 INVITACI6N A UNA EXPOSICION ESPECIAL . . 28 3.4 INVITATION A UN SALON SPECIAL 29
6. 6.
48 49
50
51
PEDIDOS, ACUSES DE RECIBO COMMANDES ET ACCUSES DE RECEPTION
6.1 COMO PASAR PEDIDO 6.1 PASSER COMMAND 6.2
26 27
COMO RECALCAR UN REQUISITO ESENCIAL 6.2 INSISTER SUR UNE CONDITION ESSENTIELLE
52 53
54 55
Indice - Sommaire 6.3 6.3
COMO SENALAR LO EVIDENTE DIRE LES EVIDENCES
56 5?
6.4 ACUSE DE RECIBO DE UN PEDIDO 58 6.4 ACCUSER RECEPTION D'UNE COMMANDE . . 59 6.5 6,5
A LA ESPERA DE FUTUROS PEDIDOS ESPERER D'AUTRES COMMANDES
60 61
7. REFERENCIAS COMERCIALES 7. REFERENCES PROFESSIONNELLES 7.1 7.1 7.2 7.2 7.3 7.3 7.4 7.4 7.5 7.5
8. 8. 8.1 8.1 8.2 8.2 8.3 8.3
PETICION DE INFORME SOBRE LA SOLVENCIA DE UNA SOCIEDAD DEMANDE CONCERNANT LA SOLVABILITE D'UNE ENTREPRISE COMPROBACION DE LAS REFERENCIAS DE UN COMPRADOR VERIFIER LES REFERENCES DE L'ACHETEUR RESPUESTA A UNA PETICION DE REFERENCIAS BANCARIAS REPONSE A UNE DEMANDE DE REFERENCE BANCAIRE RESPUESTA FAVORABLE A UNA SOLICITUD DE INFORME DE SOLVENCIA . REPONDRE FAVORABLEMENT A UNE DEMANDE DE REFERENCE RESPUESTA DESFAVORABLE A UNA SOLICITUD DE INFORME DE SOLVENCIA REPONDRE NEGATIVEMENT A UNE DEMANDE DE REFERENCE
EL COMPRADOR SOLICITA CONDICIONES DE CUENTA ABIERTA L'ACHETEUR DEMANDE UN COMPTE CLIENT EL PROVEEDOR CONCEDE NUEVAS CONDICIONES LE FOURNISSEUR ACCORDE DE NOUVELLES CONDITIONS
9.1 EL COMPRADOR CANCELA UN PEDIDO 82 9.1 L'ACHETEUR ANNULE UNE COMMANDE ...... 83 9.2 9.2
EL VENDEDOR RECHAZA UN PEDIDO LE VENDEUR REFUSE UNE COMMANDE
84 85
9.3 9.3
EL COMPRADOR MODIFICA SU PEDIDO L'ACHETEUR MODIFIE SA COMMANDE
86 87
9.4 9.4
EL VENDEDOR MODIFICA EL PEDIDO LE VENDEUR MODIFIE LA COMMANDE
88 89
C6MO RESOLVER UN PROBLEMA DE ENTREGA 90 9.5 RESOUDRE UN PROBLEME DE L1VRAISON ... 91
63 64 65 66 67 68 69 70
10. DESPACHO, EMBALAJE, SE6URO, TRANSPORTE 10. EMBALLAGE, LIVRAISON, ASSURANCE 10.1 NOTA DE AVISO 10.1 AVIS D'EXPEDITION
, . 92 93
10.2 INFORMACION SOBRE EL EMBALAJE 10.2 RENSEIGNEMENTS SUR L'EMBALLAGE
94 95
10.3 DEMANDA DE INFORMACION SOBRE SEGUROS 10.3 DEMANDE DE COUVERTURE PAR UNE ASSURANCE
96 97
10.4 NOTIFICACION DE DANOS DURANTE EL TRANSPORTE 10.4 SIGNALER LES DEGATS SURVENUS PENDANT LE TRANSPORT
98 99
10.5 INSTRUCCIONES A UN CONSIGNATARIO . . . . 100 10.5 INSTRUCTIONS A UN TRANSITAIRE 101 72 73 74 75 76 77
8.4
EL PROVEEDOR CONFIRMA LA MODIFICACION DE LAS CONDICIONES 78 8.4 LE FOURNISSEUR CONFIRME DES CONDITIONS DIFFERENTES SUIVANT LA COMMANDE 79 EL COMPRADOR ACEPTA LAS CONDICIONES DEL VENDEDOR 8,5 L'ACHETEUR ACCEPTE LES CONDITIONS DU FOURNISSEUR ..,
PROBLEMAS CON LOS PEDIDOS PROBLEMES DE COMMANDES
9.5 62
CONDICIONES DE PAGO CONDITIONS DE PAIEMENT EL VENDEDOR INDICA SUS CONDICIONES HABITUALES LE VENDEUR INDIQUE SES CONDITIONS
9. 9.
8.5
80 81
11. FACTURACION, NOTIFICACIONES, CARTAS DE COBRO 11. FACTURATION & SUIVI DU PAIEMENT 11.1 CARTA DE COBERTURA CON FACTURA 11.1 LETTRE EXPLICATIVE JOINTE A UNEFACTURE 11.2 PRIMERA NOTIFICACION 11.2 PREMIERE RELANCE 11.3 SEGUNDA NOTIFICACION 1 1,3 DEUXIEME RELANCE
102 . . 1 03
104 . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 05 106 , . . . . 1 07
11.4 SOLICITUD DE UN RETRASO EN LOS PAGOS 108 11.4 DEMANDER PLUS DE TEMPS POUR PAYER . . 1 0 9 11.5 DESACUERDO SOBRE UNA FACTURA 110 11.5 DESACCORD AU SUJET D'UNE FACTURE .... 111
Indice - Sommaire 12. RECLAMACIONES Y QUEJAS 12. RECLAMATIONS 12.1 ENTREGA DE MERCANCIAS DETERIORADAS 12.1 LIVRAISON DE MARCHANDISES ENDOMMAGEES
113
12.2 CARTA DE RECLAMACION CON UNA NOTA POSITIVA 12,2 CONCLURE DE MANIERE POSITIVE
114 115
12.3 AVISO DEFINITIVO 12.3 DONNER UN DERNIER AVERTISSEMENT
116 117
12.4 RESPUESTA A UNA QUEJA 12.4 REPONDRE A UNE RECLAMATION
118 119
12.5 COMO REANUDAR UNAS BUENAS RELACIONES 12.5 RETABLIR DE BONNES RELATIONS
120 121
112
13. CORRESPONDENCIA RELACIONADA CON LAS REPRESENTACIONES 13. CORRESPONDANCEAYANTTRAIT AUX CONTRATS D'AGENCE 13.1 SOLICITUD DE UNA REPRESENTACION 13.1 DEMANDER UN CONTRAT DAGENCE 13.2 CONTESTACION A UNA SOLICITUD DE REPRESENTACION 13.2 REPONDRE A UNE DEMANDE DE CONTRAT D'AGENCE
138 139
14.5 REFERENCIAS SOBRE UN EMPLEADO 74.5 UNE ATTESTATION DE TRAVAIL (REFERENCE)
140 141
15. CORRESPONDENCIA DIVERSA 15. CORRESPONDANCE DIVERSE 15.1 RESERVA DE HABITACION EN UN HOTEL 15.1 FAIRE UNE RESERVATION D'HQTEL 15.2 C6MO PREPARAR LA VISITA DE UN REPRESENTANTE 15.2 PREPARER LA VISITE D'UN DE SES REPRESENTANTS 15.3 PRESENTACION DE UN SOCIO COMERCIAL 15.3 PRESENTER UN ASSOCIE EN AFFAIRES 15.4 SOLICITUD DE INFORMACION Y ASISTENCIA 15.4 DEMANDER DE L'AIDE ET DES RENSEIGNEMENTS ,
142 ..143 144 145
146 147
148 149
122 123
15.5 INVITACION A UNA EXPOSICION 15.5 INVITATION A UNE EXPOSITION PROFESSIONNELLE
151
124
15.6 ORGANIZACION DE UNA CONFERENCIA 15.6 ORGANISER UNE CONFERENCE
152 153
15.7 COMO INICIAR UN ESTUDIO DE MERCADO 15.7 DEMANDER UNE ETUDE DE MARCHE
154 155
150
125
13.3 CONFIRMACI6N DE UN CONTRATO DE REPRESENTACION 13.3 CONFIRMER UN CONTRAT D'AGENCE
126 127
13.4 QUEJA DE UN REPRESENTANTE 13.4 RECLAMATION D'UN AGENT
128 129
13.5 PROPUESTA DE UN CONTRATO DE REPRESENTACION 13.5 PROPOSER UN CONTRAT D'AGENCE
130 131
14. CARTAS RELACIONADAS CON EL TRABAJO 14. COURRIERAYANT TRAIT A L'EMPLOI
15.8 RESULTADOS DE UN ESTUDIO DE MERCADO 75.8 LES RESULTATS DE L'ETUDE DE MARCHE 15.9 DESCRIPCION DE LAS NECESIDADES DE UN LOCAL PARA OFICINAS 75.9 DECRIRE UN BESOIN EN BUREAUX 15.10 DESCRIPCION DE UN LOCAL PARA OFICINAS 75.10 DECRIRE DES BUREAUX
14.1 SOLICITUD DE TRABAJO 14.1 UNE CANDIDATURE
132 133
14.2 CV (CURRICULUM VITAE) 14.2 UN CV
134 135
14.3 CARTA DE NOMBRAMIENTO PARA UN PUESTO 14.3 UNE LETTRE D'EMBAUCHE
14.4 UNA CARTA DE DIMISION 14.4 UNE LETTRE DE DEMISSION
136 137
156 157
158 .159
160 161
Nueva Guia de Cartas Comerciales Nouveau Guide de Correspondance Commerciale
1.1
SOLIGITUD DE FOLLETOS Y MUESTRAS
Papeterie Generate 16, Avenue Ferdinand Buisson 44000 Saint-Nazaire
Ets. Berhocoirigoin Rue de la Huppe 64100 Bayonne
15 de julio de 1999
La earta de solicitud, de informacion debe ser conoisa, conereta y clara. Comienoe tadicando al destinatario de la carta carta ha oido hablar de el y de sus productos. Bespues, solicite la mformacidn o muestras que desee. Finalmente, ofrezca un aliciente para que le respondan rapidamente.
Muy Sr. mfo/ Muy Sra. mia: Hemos leido su anuncio en el Bulletin du Papetier» de hoy y estamos muy interesados en su nueva gama de accesorios de escritorio, los cuales, en nuestra opinion, podrian complementar nuestras actuales existencias. Por lo tanto, les rogamos nos envien folletos sobre estos productos, asi como muestras de toda su gama. Indiquen asimismo sus mejores precios y condiciones de pago, asi como sus plazos de entrega mas rapidos. Les estariamos muy agradecidos si pudieran conceder a este asunto su mayor atencion, pues esperamos hacer un pedido para el otono. Agradeciendoles de antemano la atencion prestada, les saluda muy atentamente,
Louis Labat
2
cartas comerciales
EXPRESIONES UTILES Acabamos de recibir la circular en la que presentan su nueva gama de productos, Nos nan sido vds. recomendados por la Camara de Comercio de Londres y nos gustaria saber si podrian suministrarnos el siguiente equipo... La semana pasada, en la «PC EXPO de Paris, tuvimos la oportunidad de ver una demostracion de sus ultimas impresoras color de alta velocidad. Serian ustedes tan amables de facilitarnos mas detalles sobre su nueva gama?
1.1
DEMANDE DE DOCUMENTATION ET ECHANTILLONS
Papeterie Generate 16, Avenue Ferdinand Buisson 44000 Saint-Nazaire
Ets. Berhocoirigoin Rue de la Huppe 64100 Bayonne
15 juillet 1999
La demande de renseignements doit etre concise, specifique et olaire. Commencez en indiquant a votre correspondant comment vous avez entendu parler de lui ou de son produit. Demandez ensuite 1'information ou les echantillons que vous desirez. Enfin, incitez-le a repondre au plus vite.
Madame, Monsieur, Nous avons lu votre annonce dans le dernier "Bulletin du Papetier". Nous sommes tout particulierement interesses par la nouvelle gamme d'accessoires de bureau Zeugermann qui completerait notre stock. Pouvez-vous, des lors, nous faire parvenir votre documentation sur ces produits ainsi qu'un echantillonnage representatif de toute la gamme. Merci d'indiquer egalement vos conditions de vente — prix, conditions de paiement et meilleurs delais. Nous vous serions obliges de bien vouloir nous repondre au plus tot compte tenu du fait que nous envisageons de passer commande pour I'automne. Nous vous en remercions d'avance et vous prions d'agreer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguees.
Louis Labat
3
correspondance commerciale
EXPRESSIONS
Nous venons de recevoir la circulaire presentant votre gamme de nouveaux produits. Vous nous avez ete recommandes par la Ghambre de Commerce de Paris et nous desirons savoir si vous pourriez nous fournir 1'equipement suivant... Nous avons vu une demonstration de vos dernieres imprimantes couleur a haute vitesse a 1'exposition "PC Expo" de Paris la semaine derniere. Pouvez-vous nous faire parvenir les caractdristiques completes de votre gamme?
SOLICITUD DE INFORMACION Y PRECIOS
1.8 08/29/1999
09:45
29/08/1999
BABAS.A.
559 42 46 23
PAGE 01
Baba S.A. Zona Industrial Maignon 64600 Anglet, Francia
MENSAJE DE FAX 'Para: Compania: Fax: De: Cargo: Fax: Fecha/hora: Asunto:
International Sales, THUNDERBOLT COMPUTERS Inc., U.S.A.
001 206 430 8921 Gilles Dupont, Director 33 0559 42 46 23 29-08-99/09:45 Solicitud de oferta
Tel.: Pag.:
33 0559 42 46 24
1
La mayoria de las demandas de ofertas de los clientes se hace por fax, como en el siguiente ejemplo, o por correo electrdnieo. Observen el uso de las preguntas directas que figuran a continuacion en la lista numerada. Con esta tecnica el lector podra hacerse una idea del tipo de informacion que esta usted buscando y eontestar en consecuencia.
Estamos interesados en adquirir a Vds. seis ordenadores personales, pero antes de hacerles el pedido nos gustaria que nos facilitaran la siguiente informacion: 1. Pueden ustedes enviarnos el pedido directamente a Francia? 2. Tiene el periodo de garantia de Thunderbolt validez por un perfodo de tres anos, en cualquier parte del mundo? 3 Las condiciones de venta vigentes en EE.UU. pueden aplicarse a este pedido, sobre todo en lo referente a su oferta de RAM gratis? 4. Les rogamos nos hagan llegar su oferta para el pedido siguiente, indicando los gastos de embalaje y portes, asi como la fecha aproximada de la entrega: Cantidad: 6 - Thunderbolt Pro 350X (Torre)
RAM: 256 MB Hard Drive: 16 GB VRAM: 16 MB Ethernet: 10 BaseT Esperamos poder enviarle nuestro pedido por fax en cuanto recibamos su respuesta. Atentamente,
Gilles Dupont, Director
4
cartas comerciales
EXPRESIONES UTILES E3 Antes de pasar un pedido en firme, nos gustaria reeibir algunas muestras. Quisieramos saber la direceion de su agente o distribuidor local. Le rogamos nos indique si estos articulos pueden ser enviados inmediatamente. H Tengan la amabilidad de enviarnos su lista de precios actualizada asi como sus condiciones de venta.
DEMANDE D'INFORMATION ET DE DEVIS
1.2 08/29/1999
09:45
559 42 46 23
BABAS.A.
PAGE 01
Baba S.A.
29/08/1999
Zone Industrielle de Maignon 64600 Anglet, France
MESSAGE FAX Dest: Societe: Fax: Emetteur: Fax: Date: Objet:
International Sales, THUNDERBOLT COMPUTERS Inc., U.S.A. 001 206 430 8921 Gilles Dupont, Directeur 33 0559 42 46 23 Tel.: 33 0559 42 46 24 29-08-99 / 09:45 Page.: 1 Demande de Devis
Nous voudrions acheter 6 PC de votre entreprise mais souhaitons eclaircir d'abord quelques points :
La plupart des demandes de renseignements sont effectuees par telecopie, comme dans l'exemple ci-dessous, ou par e-mail. Noter tout particulierement 1'utilisation de questions directes present^es sous forme de listes numerotees. Cette technique permet au lecteur de voir en un coup d'oeil quel genre d'information vous cherchez et de repondre en consequence.
1. Avez-vous le droit de vendre directement en France ? 2. La validite de votre garantie est-elle toujours de 3 ans et est-elle universelle ? 3. Les conditions de vente americaines seraient-elles valables, plus particulierement en ce qui concerne votre offre de memoire RAM gratuite ? 4. Pouvez-vous etablir un devis pour la configuration ci-dessous, en indiquant les frais de manutention et de transport ainsi que le delai. Quantite : 6 Thunderbolt Pro 350X (Tour) RAM : 256 Mo DD : 16 Go VRAM : 16 Mo Ethernet 10 Base-T Nous souhaitons vous passer commande des reception de votre reponse. Salutations,
Gilles Dupont, Directeur
5
correspondance commerciale
EXPRESSIONS Avant de placer une commande ferine, nous voudrions recevoir quelques echantillons. H Pouvez-vous nous dormer 1'adresse d'un agent ou distributeur local ? Merci d'indiquer si ces items peuvent §tre expddids immddiatement. Merci de nous envoyer votre liste de prix ainsi que vos conditions generates de vente.
1.3
COMO SOLICITAR Y FACILITAR INFORMACION
Constructions Pierret 36 Impasse du moulin 59000 Lille
Fenetres Maurice Castreau Route de Hardoy 59160 Aulnoye-Aymeries
Cuando un cliente potencial se dirlge por primera vez a un proveedor, suele resultar util proporeionar alguna informacion sobre su propia empresa. Esto puede eontribuir, como en la siguiente carta, a aniinar al proveedor a ofrecerle las mejores eondiciones posibles.
28 de noviembre de 1998
Muy Sres. mios: En relacion con su anuncio del 16 de noviembre en el «Diario del Constructor", les agradecerimos nos enviaran informacion sobre su gama completa de marcos de aluminio para ventanas. Les rogamos asimismo nos indiquen las condiciones de pago asi como los descuentos eventuales para grandes pedidos y compras habituales. Como contratistas de construccion establecidos desde hace muchos anos, construimos unas 500 casas al ano. En estos momentos estamos negociando la construccion de doce bloques de viviendas de 15 pisos de altura en el area de Birmingham. Por lo tanto, es muy probable que nuestras necesidades anuales para el tipo de marcos de ventanas que vds. fabrican vayan en aumento. Si su material es de buena calidad, sus precios son competitivos y pueden garantizar una entrega rapida, podriamos pasarles importantes pedidos. Esperando tener noticias suyas en breve, les saluda atentamente,
Jean Pierret Director
6
cartas comerciales
EXPRESIONES UTILES Acabamos de abrir SO nuevos puntos de venta en el Reino TJnido. Tenemos la intencion de lanzar en primavera una nueva linea de aecesorios de cocina. Llevamos mas de cincuenta anos comercializando con este tipo de productos. H Como nuestro prop6sito es cambiar de proveedores, estamos actualmente buscando un sustituto apropiado. Estamos especializados en la importacion y distribucidn de este tipo de productos.
DEMANDER ET DONNER DE L'INFORMATION
1.3
Constructions Pierret 36 Impasse du moulin 59000 Lille
Fenetres Maurice Castreau Route de Hardoy 59160 Aulnoye-Aymeries
28novembre 1998
Lorsqu'un client potentiel contacte un fournisseur pour la premiere fois, il lui est parfois utile de donner des informations sur sa propre activite. Cela pourrait avoir pour effet, comme dans la lettre ci-dessous, d'encourager le fournisseur a proposer les meilleures conditions possibles.
Messieurs, Suite a I'annonce que vous avez fait paraTtre dans «Le Journal de la Construction", nous vous serions reconnaissants de nous envoyer I'ensemble des caracteristiques de votre gamme de fenetres en aluminium. Merci egalement de nous indiquer quelles sont vos conditions de paiement et quelles remises vous accordez dans le cas de commandes regulieres et importantes. En tant qu'entrepreneurs bien connus sur la place, nous construisons environ 500 maisons par an. Nous sommes actuellement en cours de negociation pour la construction d'un immeuble de 15 etages dans la region de Lyon. Notre besoin annuel en fenetres du type de celles que vous fabriquez ne peut qu'augmenter. Si vos produits sont de bonne qualite, si vos prix sont competitifs et que vous pouvez garantir des delais rapides, nous serons a meme de vous placer d'importantes commandes. Dans I'attente d'une prompte reponse, nous vous prions d'agreer, Messieurs, I'expression de nos salutations distinguees.
Jean Pierret Directeur
7
correspondance commerciale
EXPRESSIONS El Nous avons recemment ouvert SO nouveaux points de vente en Prance. H Nous lancerons une nouvelle gamme de meubles de cuisine au printemps. H Nous distribuons ce type de produit depuis 50 ans. 03 Puisqu'il est dans notre intention de changer de fournisseur, nous sommes en train de chercher un remplacarit qui fasse 1'affaire. G3 Nous nous specialisons dans 1'importation et la distribution de ce genre de produit.
1.4
SOLICITUD DE OFERTA DE UN CLIENTE HABITUAL
FORA6EX SA 7 Bd Foch 13014 Marseille
Aceros Iturbe Pol. Industrial Indautxu c/ La Gabiria 15 48008 Bilbao
URGENTE
11 de noviembre de 1998
Las solicitudes de oferta de los clientes habituales son generalmente eortas y seneillas, y se hacen muchas veces por telefono o por fax. La carta siguiente, por ejemplo, podia haberse enviado por fax, sobre todo porque el redactor mantiene un contacto personal con la empresa del proveedor. (Observen la familiaridad del saludo y de la despedida).
Atencion: Pedro Rami'rez, Director Comercial Estimado Pedro: Necesitamos urgentemente lo siguiente: • 20 conexiones de 3 1/2 x 9,2 L80. • 15 conexiones de 2 7/8 x 6,4 L80. Te agradecere que a vuelta de correo me indiques los precios y si hay existencias, teniendo en cuenta que una entrega rapida es de suma importancia. Saludos,
Martin Lamothe
8
cartas comerciales
EXPRESIONES IJTILES
H Les rogamos nos indiquen sus mejores precios para la exportacidn, sus eondieiones de pago y la fecha mas rapida de entrega para el extranjero. H Tengan la amabilidad de enviarnos un ejemplar de su catalogo actualizado asi como sus tarifas. H Adjunto encontraran una descripcidn detallada de los modelos que necesitamos. H Les agradeceriamos nos enviaran esta informacion lo antes posible. E3 Les damos las gracias por anticipado.
1.4
DEMANDE DE RENSEIGNEMENTS D'UN BON CLIENT
FORA6EX SA 7 Bd Foch 13014 Marseille
URGENT
Aceros Iturbe Po\. Industrial Indautxu c/ La Gabiria 15 48008 Bilbao
11 novembre 1998
Les demandes de renseignements emanant de bons clients sont en general courtes et simples; elles sont d'ailleurs souvent faites par telecopie ou telephone. La lettre ci-dessous, par exemple, aurait pu tout aussi bien etre envoyee par fax d'autant que 1'auteur a un contact personnel chez le fournisseur. (Notez les salutations informelles de debut et de fin de lettre).
Attn: Pedro Rami'rez, Directeur Commercial Cher Pedro, Nous avons une demande urgente de : • 20 manchons, 3 1/2 x 9.2 L80. • 15 manchons, 2 7/8 x 6.4 L80. Merci de m'indiquer prix et disponibilite par retour. Le delai rapide est le facteur le plus important. Meilleures salutations,
EXPRESSIONS
Martin Lamothe
9
correspondance commerciale
H Merci de specifier vos meilleurs prix a 1'export, vos conditions de paiement et le delai le plus rapide pour expedition si 1'etranger. H Pourrions-nous avoir un exemplaire de votre dernier catalogue et de votre liste de prix? C3 Ci-joint une description complete des articles dont nous avons besoin. (3 Merci de nous faire parvenir cette information des que possible. H Merci d'avance.
SOLICITUD DE OFERTA DETALLADA
1.5
Dechaume & Fils 7 Rue du Lavoir 33005 Bordeaux
Agence Leonard Rue d'Eyquem 33200 Libourne
3 de mayo de 1999
Muy Sres. mios: Solicited de oferta - Fecha de cierre de la oferta: 9 de mayo de 1998. Debido a la fuerte demanda estacional, necesitamos urgentemente 40 empleados temporales para los siguientes puestos de trabajo: -
2 supervisores de control de calidad. 2 conductores de furgoneta 3 ayudantes logisticos 1 auxiliar administrativo 32 recogedores de verduras
Les rogamos nos remitan su oferta en dos partes: - En la primera parte, indicaran el precio total por puesto de trabajo (p. ej. una cantidad global para 2 supervisores de control de calidad) mas el total general. - En la segunda parte, indicaran el desglose detallado de los costes de cada uno de los 40 puestos. Asimismo, sirvanse indicarnos si esperan vds. tener algun problema para conseguir las personas adecuadas en las fechas sefialadas. El detalle sobre los trabajos - fechas probables de inicio, cualificaciones profesionales requeridas, salaries ofrecidos y otros costes - va incluido en la hoja adjunta. Atentamente,
Alexandra Despres DRH
Anexo: 1 Documento
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cartas comerciales
Siempre que sea posible, use Ustas oon sangrias y vinetas para una mayor claridad. In la carta siguiente podemos ver dos ejemplos. Observen asimismo el uso de los espacios en bianco para separar los bloques de informadon.
DEMANDS DE DEVIS DETAILLE
1.5
Dechaume & Fils 7 Rue du Lavoir 33005 Bordeaux
Agence Leonard Rue d'Eyquem 33200 Libourne
3 mail 999 Monsieur, Appel d'Offre - Date de soumission = 9 mai 1998 En raison d'une importante activite saisonniere nous avons besoin en urgence de recruter 40 interimaires dont : -
2 superviseurs controle qualite 2 chauffeurs 3 assistants logistique 1 assistant administratif 32 ramasseurs de legumes
Merci d'envoyer votre offre en 2 parties : - En donnant le montant forfaitaire par poste (par exemple, montant forfaitaire pour 2 superviseurs controle qualite) et le total - En donnant I'analyse detaillee des couts pour chacun des 40 postes. Merci de nous indiquer egalement si vous envisagez de rencontrer des difficultes dans la recherche de candidats pour les dates indiquees. Les details concernant les postes — dates d'embauche, qualifications requises, salaire, etc — et les autres couts sont donnes en annexe. Nous vous prions d'agreer. Monsieur, nos salutations distinguees.
Alexandra Despres DRH PJ : Annexe 1
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correspondance commerciale
Autant que possible, utiliser des listes en retrait ou des puces pour une plus grande clarte. La lettre suivante nous donnez exemples de chaque. Hoter egalement 1'utilisation de 1'espace blanc pour separer des blocs d'information.
2.1 RESPUESTA RUTINARIA A UNA SOLIGITUD DE OFERTA
TOUTALU & FRERES 19 Allee Ceuperin 75004 Paris
M. Jean Pierret Constructions Pierret 36 Impasse du Moulin 59006 Lille
1 de diciembre de 1999
Estimado Sr.: Le agradezco su carta del 28 de noviembre de 1998 y el interes que muestra por nuestros productos. Nos agrada informarle que tenemos actualmente en existencia todos los tamanos de marcos de ventanas Chocalu.
Ista carta es una respuesta rutinaria a la solieitud de informaci6n de la carta 1.5 y esta redactada en un formato estandar. En primer lugar, agradezca a la persona que escribe. Despu6s, proporcione toda la informacion solicitada, refiriendose a cualquier anexo o muestra. Facilite cualquier otra informacion relevante, aunque no se la pidan. Pinalmente, concluya animando al cliente a pasar pedido sin demora.
Adjunto encontrara: • Nuestro ultimo catalogo, en cuya ultima seccion podra Vd. encontrar las caracterfsticas tecnicas de toda nuestra gama de productos. • Una copia del articulo sobre nuestros productos publicado en el numero de agosto de la revista «La Revue des Constructeurs». • Detalles sobre nuestras condiciones de pago. Podemos garantizar la entrega en Lille a los tres dfas de recibir sus instrucciones, y a los dos dfas en el area de Paris. En lo que se refiere a descuentos por grandes pedidos, tendriamos mucho gusto en hablar del asunto si nos facilitara alguna indicacion sobre la cuantfa de sus pedidos. En espera de recibir noticias suyas, y asegurandole que todos sus pedidos recibiran nuestra inmediata atencion, le saluda muy atentamente,
Pierre Bastien Gerente
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cartas comerciales
EXPRESIONES UTILES
H Agradecemos su solicitud de oferta sobre los equipos que fabricamos. H Tenemos el gusto de remitirles nuestra oferta para los articulos que figuran en su lista. H Podemos ofrecerles una amplia gama de articulos a precios competitivos. H Les enviamos un ejemplar de nuestro ultimo catalogo asi como nuestra tarifa.
2.1
REPONSE A UNE DEMANDS DE RENSEI6NEMENTS
TOUTALU & FRERES 19 Allee Ceuperin 75004 Paris
M. Jean Pierret Constructions Pierret 36 Impasse du Moulin 59006 Lille
1erdecembre 1999 Monsieur,
Cette lettre est une reponse typique a la demande 1.3, et elle adopte une presentation standard. On remercie d'abord 1'auteur de la demande de renseignements; on fournit 1'information et les pieces justificatives demandees; on precise toute autre information qui peut se montrer utile, meme si elle n'est pas requise.
Nous vous remercions de votre demande de renseignements du 28 novembre et de I'interet que vous portez a notre entreprise. Nous sommes heureux de vous informer que nous disposons en stock de toutes les tallies de fenetres Chocalu. Nous joignons a ce pli : • notre dernier catalogue. La derniere partie de ce document donne toutes les caracteristiques techniques de nos produits • copie d'un rapport devaluation de nos produits, paru dans «La Revue des Constructeurs» • conditions de vente et de paiement. Nous garantissons la livraison a Lille sous 72 heures et a Paris sous 48h. En ce qui concerne les remises accordees dans le cas de commandes importantes, nous vous serions gre de nous communiquer le volume des commandes que vous envisagez de passer. Nous vous assurons que toutes vos commandes recevront un traitement rapide. Dans I'attente de votre reponse, nous vous prions d'agreer, Monsieur, nos salutations distinguees.
Pierre Bastien President
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correspondance commerciale
EXPRESSIONS 3 Merci de votre demande de renseignements concernant nos produits. t3 Nous sommes heureux de soumettre un devis detaille pour les items que vous indiquez. H Nous pouvons offrir un large eventail d'articles a des tarifs tres competitifs. H Nous vous faisons parvenir un exemplaire de notre catalogue en couleurs ainsi qu'une liste de prix.
2.2
COMOCONVENC ERA UN CLIENTE PARA QUE PASE PEDIDO
Ets. Berhocoirigoin Rue de la Huppe 64100 Bayonne
M. Louis Labat Papeterie Generale 16, Avenue Ferdinand Buisson 44000 Saint-Nazaire
La siguiente carta es una contestaci6n a la 1.1, en la que solicitan folletos y muestras. Se observarg, que la persona que la escribe minca pierde de vista el proposito de su respuesta: convencer al cliente para que tome una deeisidn inmediata y pase a la mayor brevedad pedido.
18dejuliode 1999
Estimado Sr. Labat: Le agradezco su solicitud de oferta del 15 de julio de 1999 sobre nuestra nueva gama de accesorios de escritorio. Tenemos el gusto de informarle que las muestras que solicito han sido enviadas hoy mismo por mensajero. Asimismo, por correo aparte, le envio nuestro ultimo catalogo y lista de precios, asi como nuestras condiciones de pago. Como la nueva gama esta teniendo un gran exito, le ruego se sirva devolver las muestras antes de una semana, para poder satisfacer las necesidades de otros clientes. Dadas estas circunstancias, le aconsejaria hacer el pedido lo antes posible si desea evitar posibles retrasos en las entregas. Si precisa mas informacion, o si desea que nuestro representante de la zona pase a visitarle, no dude en comunicarmelo. Atentamente,
Patxi Berhocoirigoin Director
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cartas comerciales
EXPRESIONES tTTILES H Hemos solicitado a nuestro representante local, que se ponga en contacto con vds. para darles mas informaci6n sobre nuestros productos y servicio posventa. H Quisieramos llamar su atencidn sobre los descuentos especiales en ciertos articulos, asi como en para los grandes pedidos. 03 Quedamos a la espera de recibir su pedido.
CONVAINCRE LE CLIENT D'ACHETER
2.2
Ets. Berhocoirigoin Rue de la Huppe 64100 Bayonne
M. Louis Labat Papeterie Generate 16, Avenue Ferdinand Buisson 44000 Saint-Nazaire
La lettre suivante est la reponse a la lettre du 1.1 qui demande des brochures et des echantillons. On notera que 1'eerivain ne perd jamals de vue 1'objectif premier de sa reponse: persuader le client de prendre une decision et d'aeheter le produit.
18juillet1999
Cher Monsieur Labat, Nous vous remercions de votre demande de devis du 15 juillet concernant notre nouvelle gamme d'accessoires de bureau. Nous sommes ravis de vous informer que les echantillons que vous avez demandes seront envoyes aujourd'hui par courrier express. Sous pli separe, nous vous envoyons 1 exemplaire de notre catalogue et notre liste de prix ainsi que nos conditions de paiement. Toutefois, en raison du succes avere de cette nouvelle gamme, nous vous prions de bien vouloir nous retourner les echantillons sous une semaine, afin que nous puissions satisfaire les requetes d'autres clients. Dans ces circonstances, il nous parait meme judicieux de passer votre commande au plus tot afin d'eviter les retards possibles a la livraison. Nous nous tenons a votre entiere disposition pour vous communiquer toute information dont vous pourriez avoir besoin ou pour vous mettre en rapport avec notre chef de secteur. Nous vous prions d'agreer, Monsieur Labat, I'expression de nos sinceres salutations.
Patxi Berhocoirigoin Directeur
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correspondance commerciale
EXPRESSIONS
H Nous avons demande a notre representant local de vous contacter afin de vous apporter des precisions sur nos produits et sur notre service apres-vente. 13 Nous nous permettons d'attirer votre attention sur les remises actuelles dont bene'ficient certains articles. H Nous sommes impatients de recevoir votre commande.
2.3
GOMO SUGERIR UNA ALTERNATIVE
ROM-COM International 94 Place du Reduit 98160 Asnieres
Sra. Marie-Josee Darrigrand Lycee Andre Malraux 64200 Biarritz
9 de junio de 1999
Estimada Sra.: Le agradezco su carta del 6.3.99 y su interes en ROM.COM International. Nos complace que considere nuestros productos tan utiles en sus aulas. Sin embargo, lamentamos comunicarle que no organizamos visitas a nuestra fabrica. For otra parte, tenemos comerciales que estan dispuestos a visitar instituciones como la suya. De hecho, pueden contestar a todas las preguntas planteadas en su carta sobre el proceso de produccion, asf como sobre una amplia gama de temas referentes a nuestros CD-ROMs. Las anteriores presentaciones a estudiantes de bachillerato han tenido un exito considerable. Incluyo un folleto que explica este programa, en el que figuran las fechas disponibles en su zona. Si esta vd. interesada, le ruego me Name al (281) 534-6288 durante las horas de oficina. Podre responder a cualquier duda que pueda tener y ponerle en contacto con la persona que coordina las visitas. Una vez mas, gracias por su interes en ROM.COM International. Muy atentamente,
Fabienne Pandraud Directora de Relaciones Publicas
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cartas comerciales
Si no puede satisfacer la demanda de un clients, digalo, pero, si es posible, proponga una alternativa. En el caso siguiente, un fabricante de software educative distribuido en CD-Rom ha recibido la solicitud por parte de una profesora de Institute para que una clase visite la fabrica. El Director de Relaciones Publicas de la empresa rechaza la peticion pero sugiere una solucion alternativa.
PROPOSER UNE ALTERNATIVE
3.3
ROM-COM International 94 Place du Reduit 92160 Asnieres
Mme. Marie-Josee Darrigrand Lycee Andre Malraux 64200 Biarritz
9 juin 1999
Madame, Nous vous remercions de votre courrier du 6-3-99 et de I'interet que vous portez a ROM-COM International. Nous sommes ravis que vous trouviez nos produits si utiles dans votre salle de classe. Cependant nous sommes navres de vous informer que nous ne proposons pas de visite guidee de nos installations. Des representants sont a votre disposition pour rendre visite a des etablissements comme le votre et repondre aux questions que vous mentionnez dans votre lettre. En fait, ils sont capables de repondre a toutes les questions sur notre processus de fabrication ainsi qu'a un large eventail de sujets couverts par nos CD-ROM. Nous avons egalement remporte un vif succes lors de nos exposes a des eleves de college. Je joins sous ce pli une brochure qui detaille ces programmes, y compris les dates auxquelles ils sont disponibles dans votre region. Si vous etes interessee, contactez-moi au 01.92.34.78.52 pendant les heures de bureau. Je pourrais alors repondre aux autres questions que vous vous posez et vous mettre en rapport avec la personne qui coordonne les visites sur le terrain. Vous remerciant encore de votre interet pour ROM-COM Intl., nous vous prions d'agreer, Madame, I'expression de nos salutations distinguees.
Fabienne Pandraud Relations Publiques
17
correspondance commerciale
Si vous ne pouvez pas satisfaire la requete d'un client, dites-le lui tout en lui proposant une solution alternative. Dans le cas suivant, le fabricant de logiciels educatifs distribues sur CD-ROM a regu une demande d'un professeur de college concernant la possibility d'une visite de 1'usine par la classe. Le charge des Relations Publiques repond en refusant la demande telle qu'elle est exprimee mais suggere un compromis.
PROPUESTA DE UNA ELECCION
3.4
Larratibar S.A. Pol. Industrial las Rozas c/ Mendibil 18 28101 Madrid
URGENTE
Sr. Martin Lamothe FORAGEX SA 7 Bd Foch 13014 Marsella
Presupuesto DSS/235-98/gd
12 de noviembre de 1999
Estimado Martin, Agradezco tu fax del 11.11.99 en el que solicitas una oferta. Dada la urgencia de esta peticion, podemos ofrecer dos soluciones. (Todos los precios son GIF Marsella). (1) Entrega en almacen Las conexiones se sirven pre-embaladas en cajas de 6. De este modo: Artfculo 1: 20 conexiones de 3 1/2" x 9,2 libras/pies, L80 275 E /pieza Artfculo 2: 15 conexiones de 2 7/8" x 6,4 libras/pies, L80 225 E /pieza. Se podrfan enviar por flete aereo manana (dfa 13) si tu respuesta me llega antes de las 7 de la tarde de hoy. El pago sera contra reembolso. (2) Entrega ex-works Semana 5 1 + 3 semanas de transports por barco o 3 dfas de transporte por avion. Artfculo 1: Barco: 165 E /pieza Avion: 200 E /pieza. Artfculo 2: Barco: 110 E /pieza Avion: 150 E /pieza. Pago a 30 dfas fecha de factura. Validez de esta oferta = 16.11.99. Te ruego me indiques cual de las dos soluciones te conviene mas. Saludos,
Pedro Ramirez
18
cartas comerciales
La oferta siguiente es una respuesta a la soliettud expresada en la carta 1.4. En este tipo de carta, que eontiene mucha informac!6n, es impreseindible cuidar el diseno y el formato para conseguir claridad y evltar eonfusiones que pueden resultar a la larga muy car as. Observen el uso de notas taquigrafieas y frases compactas, para que el signiflcado de la carta quede bien definldo.
DONNER LE CHOIX
2.4
Larratibar S.A. Pol. Industrial las Rozas c/ Mendibil 18 28101 Madrid
URGENT
M. Martin Lamothe FORAGEX SA 7 Bd Foch 13014 Marseille
Quotation DSS/235-98/gd
12-11-1999
Cher Martin, Merci de votre demande du 11 novembre. Compte tenu de I'urgence de votre besoin nous pouvons proposer 2 solutions. (Tous nos prix sont C&F Marseille). 1. Delai ex-stock Les manchons viennent preemballes par boTtes de 6. Item 1 = 20 manchons - 3 1/2" 9.2 Ibs/ft L80 275 E Item 2 = 15 manchons - 2 7/8" 6.4 Ibs/ft L80 225 E On pourrait les envoyer par fret aerien demain 13, si votre reponse me parvient aujourd'hui avant 7h. du soir. Paiement centre remboursement. 2. Delai ex-works Semaine 5 1 + 3 semaines par mer ou 3 jours par air. Item 1 = mer: 165 E Item 2 = mer:110E
air: 200 E air: 150 E
Paiement a 30 jours de la date de la facture. Validite de cette offre = 16-11-99. Merci de me faire savoir si I'une de ces solutions vous convient. Cordialement,
Pedro Ramfrez
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correspondance commerciale
L'offre ci-dessous repond a la demande faite a la lettre 1.4. Dans ce genre de lettre qui contient beaucoup d'informations, une mise en page nette constitue le meilleur moyen d'Stre clair et d'§viter de potentielles confusions. A noter: 1'utilisation du style telegraphique et de phrases compactes, dans un but de clarte.
RECHAZO PARA HACER UNA OFERTA
3.5
FORA6EX SA 7 Bd Foch 13014 Marseille
Sr. Alvarez, Director Bidasoa S.A. Las Palmeras, 10 20080 San Sebastian, Espana
Nuestra ref: 5807/gd
14 de Julio de 1999
Estimado Sr.: Asunto: Su solicitud de oferta Fecha de cierre: 20/05/99
BIS127/E300498
Esta carta es la respuesta a una solicitud de oferta heeha por un cliente potencial desconocido. Bidasoa S.A., una empresa comercial, ha enviado por equivocacidn a Steel Accessories Ltd. una solicitud de oferta a la que esta ultima no puede responder. Sin embargo, el Director Comercial de Steel Accessories contesta senalando el error pero teniendo mueho cuidado de no cerrar las puertas a una posible entrada en el mercado espanol.
Agradecemos su solicitud de oferta de 450 tubos de PVC. Desgraciadamente, en esta ocasion no podemos presentarle ninguna oferta, pues estos artfculos no entran dentro de nuestra gama de produccion, ya que fabricamos unicamente conexiones y accesorios de acero. Sin embargo, adjunto encontraran informacion general sobre nuestra empresa, asf como detalladas hojas de caracterfsticas de nuestros productos que le permitiran ponerse en contacto con nosotros cuando lo requieran. Agradecemos una vez mas el interes que nos han prestado, esperando poder series de utilidad en el future. Sin otro particular, le saluda atentamente,
EXPRESIONES UTILES
Martin Lamothe
H Esperamos tener el agrado de estableeer relaciones comerciales con vds. en un futuro prdximo. H Esperamos tener en breve noticias suyas, con la seguridad de que sus pedidos se-
r a n s e r v i cd oo ns c o n prontitud.
20
cartas comerciales
a.s
DECLINER DE FAIRE UNE OFFRE
FORA6EX SA 7 Bd Foch 13014 Marseille
M. Alvarez, Directeur, Bidasoa S.A., Las Palmeras, 10 20080 Saint Sebastien Espagne
14juillet1999
N/Ref: 5807/gd
Cette lettre est la reponse a une demande faite par un client potentiel inconnu. Bidasoa SA, negociants, a envoy e par erreur une demande de prix a laquelle Foragex ne peut repondre. Neanmoins, le directeur commercial de Foragex, tout en indiquant 1'erreur commise, est soucieux de ne pas s'aliener une entree possible du marche espagnol.
Monsieur, Objet: V/Demande BIS127/E300498 Date de cloture = 20-05-99 Nous vous remercions de votre demande de prix pour 450 tubes en PVC. A notre grand regret, nous ne sommes pas en mesure de repondre a cette demande puisque les items concernes sont hors gamme. (Nous fabriquons seulement des accessoires en acier). Nous joignons toutefois de la documentation generale sur notre societe ainsi que des fiches techniques detailiees qui devraient vous permettre de nous contacter quand I'occasion se presentera. Merci encore de I'interet porte a notre societe et a nos produits. Nous esperons avoir bientot I'occasion de vous etre utiles et vous prions d'agreer, Monsieur, nos salutations distinguees.
Martin Lamothe
21
correspondance commerciale
EXPRESSIONS C3 Nous nous rejouissons d'avoir bientot le plaisir de faire affaire avec vous. 03 Nous esperons avoir de vos nouvelles prochainement et vous assurons que vos commandes seront executees dans les plus brefs delais.
3.1
CARTA DE VENTAS A UN CUENTE HABITUAL
Ballybooks Ltd. Hefton Hill Business Park Plymouth PL8 9GA United Kingdom Tel : 840-6283 — Fax : 840-6287 Sra. M. Tapie Librairie Multilingue Rue de la Paix 33000 Bordeaux
12 de agosto de 1999
Estimada Sra. Tapie: Le escribo para preguntarle si le interesarfa tener en existencia nuestra nueva serie de libros de texto en ingles "Business From Scratch ». Como vera en el folleto adjunto, cada uno de los 4 libros de los que consta la serie va acompanado de un vfdeo de 30 minutos y de dos audio-cassettes de 90 minutos. El curso, que tiene muy en cuenta la «revolucion informativa» y las ultimas innovaciones en telecomunicaciones, esta disenado para satisfacer las necesidades de los estudiantes de ingles a nivel elemental e intermedio, con un enfoque muy especial en el lenguaje comercial. Si esta usted interesada, sfrvase rellenar el impreso que va incluido en el folleto y devolverlo a Ballybooks Ltd. antes del 30 de septiembre. Le enviaremos algunas copias de muestra para que pueda examinar con toda comodidad. Tambien puede llamarme por telefono o enviarme un fax para concertar una visita con uno de nuestros representantes en Francia. Esperando tener muy pronto noticias suyas, le saluda atentamente,
Alan McHugh Director Comercial
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eartas comerciales
El proposito de una carta de ventas es siempre el de lanzar un nuevo produeto o servicio. A este respecto, se parece mueho al mailing. Sin embargo, suele ser mas personal que el mailing - el que escribe la carta y el que la recibe ya se conocen y nan realizado transacciones comerciales - y tambien es menos enfatiea.
3.1
LETTRE DE VENTE A UN CLIENT EXISTANT
BALLYBOOKS Ltd. Hefton Hill Business Park Plymouth PL8 9GA United Kingdom Tel : 840-6S83 — Pax : 840-6287
Madame M. Tapie Librairie Multilingue Rue de la Paix 33000 Bordeaux
12aout 1999
Chere Madame Tapie, Je vous ecris dans le but de savoir si vous souhaiteriez stocker notre nouvelle serie de manuels d'anglais, "Business from Scratch". Ainsi que vous le verrez dans la brochure, chacun des 4 ouvrages que comprend la serie est accompagne d'une video de 30 minutes et de 2 cassettes audio de 90 minutes. Tenant compte de la "revolution de l'information» et des derniers developpements dans les telecommunications, le cours est congu pour repondre aux besoins des etudiants du niveau elementaire jusqu'au niveau moyen et il met I'accent sur la langue des affaires. Si cette serie vous interesse, merci de bien vouloir nous retourner le coupon-reponse a I'interieur de la brochure pour le 30-09-99. Nous vous adresserons des specimen que vous pourrez examiner a votre convenance. Vous pouvez aussi me joindre par telephone ou telecopie afin que je puisse organiser la visite d'un de nos representants en France. Dans I'attente de votre reponse, je vous prie d'agreer, Madame, mes salutations distinguees.
Alan McHugh Directeur des Ventes
23
correspondance commerciale
Le but de la lettre de vente est toujours le lancement d'un nouveau produit ou service. En cela, elle ressemble au mailing. D'une maniere g§n6rale, toutefois, on peut dire que la lettre de vente est plus personnelle que le mailing — 1'ecrivain et le lecteur se eonnaissent deja ou ont deja fait affaire — et aussi moins pdremptoire.
ANUNCIO DE OFERTA ESPECIAL
3.2
Electroline SA 34 Rue Barbier d'Aucourt 38000 Rennes
Palmade & Dufour 17 Allee des Chevreuils 64600 Anglet
20 de Diciembre 1998
Como el objetivo de una carta de ventas es «enganchar* al destinatario, suele ser necesario ofrecer un cebo apropiado, que puede ser una muestra gratuita, un regalo a cambio de una respuesta rapida, unas condiciones de pago especiales, un descuento en el preoio o una invitacidn a una feria comercial o exposicidn.
Estimado Sr. Palmade: Asunto: Pilas Drycell Debido a la modernizacion de nuestra planta principal y a la consiguiente mejora de los metodos de produccion, podemos ya ofrecerles nuestra gama de pilas a precios reducidos para grandes pedidos. Adjunto la nueva tarifa, en la que podran comprobar que el promedio de reduccion es del 5%. Como nuestros precios son GIF Rennes, estaran ustedes de acuerdo que son considerablemente mas bajos que los de los fabricantes de pilas similares, tanto de Francia como de cualquier otro pafs. La calidad de nuestros productos permanece inalterada, ya que utilizamos unicamente productos qufmicos de primera calidad. Los nuevos precios son para pedidos minimos de 2.000 euros y estan vigentes desde el 1 de enero. Garantizamos un envfo inmediato, pues tenemos amplias existencias. Agradecemos su colaboracion en el pasado, y esperamos suministrarle en el futuro nuestros productos con los nuevos precios. Atentamente
Philippe Montfort Director Comercial
24
cartas comerciales
EXFRESIONES UTILES
H Estamos dispuestos a concederles un descuento del 5% en todos los pedidos que se reciban antes del 30 de septiembre. H Podemos ofrecerles un descuento de introduccion del 10% sobre los precios de catalogo. C3 Ofrecemos asistencia tecnica las S4 horas del dia. H Todos estos articulos llevan nuestra garantia habitual de dos anos.
ANNONGE D'UNE OFFRE SPECIALE
3.2
Electroline SA 34 Rue Barbier d'Aucourt 35000 Rennes
Palmade & Dufour 17 Allee des Chevreuils 64600 Anglet
20 Decembre 1998
Le but de la lettre de vente etant de «ferrer» le lecteur, il est souvent necessaire d'offrir un appat approprie. Cela peut prendre la forme d'un echantillon gratuit, d'un cadeau en echange d'une reponse rapide, de conditions de paiement speciales, d'une remise de prix ou d'une invitation a un salon professionnel.
Cher Monsieur Palmade, Objet: Batteries Drycell Grace a la modernisation de notre usine et a Amelioration des methodes de production qui en decoule, nous pouvons maintenant vous proposer notre gamme de batteries a prix reduit pour des commandes importantes. Nous joignons copie des nouveaux tarifs. Vous constaterez vous-meme que la reduction moyenne est de 5%. Nos prix etant GIF Rennes, vous conviendrez qu'ils sont largement plus bas que ceux des autres fabricants sur le marche, en France ou a I'etranger. La qualite de nos produits reste la meme; nous n'utilisons que les produits chimiques de la meilleure qualite. Ces nouveaux prix sont applicables des le 1er Janvier pour des commandes de 2,000 euros minimum. Nous garantissons une expedition immediate et disposons de stocks tres importants. Nous vous remercions de votre fidelite et serons heureux de vous approvisionner en 1999 selon les termes decrits ci-dessus.
Philippe Montfort Directeur Commercial
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correspondance commercials
EXPRESSIONS
H Nous sommes disposes a vous accorder une remise du 5% pour toutes les commandes revues avant le 30 Septembre. H Nous pouvons vous offrir une reduction du 10% sur les prix du catalogue. t3 Nous procurons une assistance technique 84 heures sur S4. H Tous ces articles ont notre garantie habituelle de deux ans.
3.3
MAILING: PROMOCION DE UN NUEVO SERVIGIO
Solutions Internet Services Technopole de Bassilour 64210 Bidart
Sr. Jean Renard Landes Communication 23 Avenue du Marechal de Lattre de Tassigny 40000 Mont-de-Marsan
29 de noviembre de 1998
Estimado Sr. Renard, Ahora mas que nunca, las empresas como la suya necesitan introducirse en nuevos mercados. Afortunadamente, nunca ha sido tan facil, gracias a Internet y a los conocimientos tecnicos de S.I.S., que llegan a clientes potenciales de todo el mundo. Con la ayuda de S.I.S., su empresa podra transmitir fotos, textos, audio y video al mundo entero a la velocidad de la luz, y por el precio de una llamada local. Sus clientes, cualquiera que sea el lugar donde esten, podran consultar su catalogo y ver sus productos directamente en las pantallas de sus ordenadores personales, y hacer sus pedidos al momento. Una mayor comodidad para sus clientes y menos gastos de viajes para sus representantes: estas son solo dos de las muchas oportunidades que le ofrece S.I.S. Como podran comprobar por el folleto adjunto, tenemos ya una amplia experiencia en este ambito de rapido desarrollo, habiendo ayudado a numerosas empresas de primera Ifnea a insertar sus espacios en Internet. La mayoria de estas companfas han visto aumentar en un 300% el numero de demandas de informacion tan solo por estar presentes en la Web. Si desean saber algo mas sobre nuestra empresa y sobre la manera de ayudarles, si'rvanse rellenar y enviarnos el cupon-respuesta adjunto. Muy atentamente
Patrick Larroquette Anexo: 1 folleto
26
cartas comerciales
Bl objetivo del mailing ea contactar con todos los clientes potenciales por medio de un mensaje bien definido. Debe ser lo sufieientemente largo como para atraer la ateneion del cliente, pero no demaslado largo, ya que no lo leerian. Se debe intentar personalizar el mensaje, bien sea usando el nombre del destinatario si se conoce, o bien un sucedaneo, como por ejemplo «Apreciado cliente*, «Estimado suscriptor», «Bstimado Director*,
3.3
PUBLIPOSTAGE: PROMOTION D'UN NOUVEAU SERVICE
Solutions Internet Services Technopole de Bassilour 64210 Bidart
M. Jean Renard Landes Communication 23 Avenue du Marechal de Lattre de Tassigny 40000 Mont-de-Marsan
29novembre 1998 Cher Monsieur Renard, Plus que jamais les entreprises comme la votre ont besoin de percer de nouveaux marches. Heureusement, grace a I'lnternet et a I'expertise de S.I.S., il n'a jamais ete plus simple de contacter des clients potentiels a travers le monde. Avec I'aide de S.I.S., vous pourrez transmettre des images, du texte et du son dans le monde entier a la vitesse de la lumiere pour le prix d'une communication locale. Vos clients, ou qu'ils soient, pourront consulter votre catalogue et voir vos produits directement sur leur ecran d'ordinateur, et ils pourront passer commande tout de suite. Plus de facilite pour vos clients et moins de voyages d'affaires onereux pour vos commerciaux, voila deux des nombreuses possibilites que S.I.S. peut vous offrir. Comme vous le verrez dans la brochure jointe, nous avons deja une grande experience dans ce secteur d'activite en pleine expansion, et avons aide de nombreuses entreprises a monter leur site Web. Pour la plupart de ces entreprises, le fait meme d'etre sur le Net a augmente de 300% les demandes d'information recues. Si vous souhaitez en savoir plus sur nous et sur la maniere dont nous pouvons vous aider, merci de nous retourner le couponreponse joint. Dans I'attente de votre reponse, veuillez agreer, Monsieur Renard, ('assurance de mes salutations distinguees.
Patrick Larroquette PJ. 1 brochure
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correspondance commerciale
Le but d'un mailing est, par un message cible, de contacter autant de clients eventuels que possible. II doit Stre suffisamment long pour retenir 1'attention du lecteur mais pas trop long — ou il ne sera pas lu. II faut essayer de personnaliser le message au maximum, en utilisant le nom du destinataire ou, a d§faut, en utilisant un terme de remplacement comme «Cher client*, «Cher abonneX etc.
INVITACION A UNA EXPOSICION ESPECIAL
3.4
Etablissements Pierre Martin 7 Route de Lamigotte 75008 Paris
Decoration G. Boucher 2 Place Delacroix 64000 Pau
Una buena carta de ventas convence al que la recibe no solo porque el producto que se vende es especial (por el tono enfatieo y el uso de adjetivos oomo «natural», «innovador», «primera calidad*, «de moda»0, sino porque ademas se concede al destinatario un trato especial.
6 de junio de 1999
Estimado Sr. Boucher, Invitacion a la presentation de una Nueva Linea de Productos Tenemos mucho gusto en presentarle una nueva coleccion de tresillos de lujo: «l_os Naturales». Estan fabricados con tejidos naturales (algodon, lino, seda, cuero) y cosidos a mano en texturas delicadas y colores suaves. Con un diseno atrevidamente innovador, y sin embargo ergonomico, creemos que «l_os Naturales» seran hoy los clasicos de manana. Para que vea y opine por si mismo, hemos organizado una exposicion exclusive de un dfa, la cual tendra lugar en nuestra sala de exposiciones el 15 de julio de 1998, unicamente para nuestros mejores clientes. Ese dfa le ofreceremos un 15% de descuento en todas las compras de la nueva gama. Si le fuera imposible asistir, tendremos mucho gusto en enviar a alguno de nuestros representantes para que le muestre las tapicerias de los nuevos productos. De todos modos esperamos tener la oportunidad de saludarle personalmente el 15 de julio. Atentamente,
Jules Martin
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cartas comerciales
EXPRESIONES UTILES C3 Hemos decidido ofrecer a nuestros mejores clientes las ventajas que detallamos a continuacidn. H Tenemos mucho gusto en enviarle muestras de nuestros ultimos disenos. H Con nuestro nuevo servicio podrd reducir los costes y multiplicar la eficacia. H Ofrecemos desde ahora un servicio mas amplio...
INVITATION A UN SALON SPECIAL
3.4
Etablissements Pierre Martin 7 Route de Lamigotte 75008 Paris
Decoration G. Boucher 2 Place Delacroix 64000 Pau
Une bonne lettre de vente doit convaincre le lecteur non seulement que le produit est special (avec son ton enleve et 1'utilisation d'adjectifs tels que «naturel», «innovant», «haut de gamme», etc.), mais aussi que lui, le lecteur, beneficie d'un traitement de faveur.
6 Juin 1999
Cher M. Boucher, Invitation a la presentation d'un Salon Special Nous sommes tres heureux de presenter notre luxueuse nouvelle collection de mobilier de salon — «Les Naturels». Tous sont faits en matiere naturelle (coton, lin, soie, cuir) et sont realises a la main en textures souples et couleurs douces. Innovants tout en restant ergonomiques, nous sommes surs que «Les Naturels>> seront le classique de demain des aujourd'hui. Pour vous permettre de voir et de juger par vous-meme, nous organisons, le 15 juillet, une exposition d'une journee dans notre magasin. Cette exposition exclusive est reservee a nos meilleurs clients. Ce jour-la nous offrirons une remise de 15% sur tous les achats des articles de la nouvelle gamme. Si vous deviez etre dans Pimpossibilite de venir, nous vous enverrions un de nos commerciaux avec des echantillons des tissus d'ameublement des nouveaux produits. Nous esperons toutefois sincerement vous voir en personne le 15 juillet. Dans I'attente veuillez agreer, Monsieur, mes salutations distinguees.
Jules Martin
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correspondance commerciale
EXPRESSIONS H Nous avons decide d'accorder a nos clients les plus precieux les avantages decrits ci-dessous. H Nous sommes tres heureux de vous envoyer des echantillons de nos dernieres creations. H Notre nouveau service garantira que vous minimisiez les couts tout en maximisant 1'efficacite. H Nous proposons maintenant un service plus complet...
CIRCULAR ANUNCIANDO UN CAMBIO DE PERSONAL
3.5
BIDEGAIN SA 16 Av. des Platanes 75016 Paris
CIRCULAR A TODOS LOS AGENTES Y CONCESIONARIOS
NuestraRef.:RV/84
24 de septiembre de 1998
La presente es para informarles que, a partir del 1 de noviembre de 1998, el Sr. Richard Dupond sera el nuevo Director General Adjunto. Al mismo tiempo, la Sra. Corinne Le Rest asumira el cargo de Directora Comercial. Toda la correspondencia que se dirige habitualmente al Sr. Dupond debera ser remitida a la Sra. Le Rest.
Roger Valjean Director General
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En el caso siguiente, el Sr. Smith de Steel Accessories Ltd. va a ser promocionado y sustituido en el puesto. Bsta circular informa del eambio a algunos de sus contactos mas frecuentes. In principio, las circulares de este tipo, cuyo proposito es excluslvamente el de informar, no deberian ser mas largas que lo estrictamente necesario. EXPRESIONES UTILES El Tenemos el agrado de anunciarles que a partir de ahora podemos ofrecerles un servicio de mantenimiento durante las 24 horas del dla. El Nuestro Director Comercial de Zona les visitara en breve para presentarles a nuestro
nuevo representante. El Como comprobaran vds. por nuestro membrete, nos hemos trasladado a nuevos locales. El Esperamos que puedan ustedes asistir al dia de puertas abiertas que estamos organizando para el 4 de julio. El En respuesta a las peticiones de muehos de nuestros distribuidores, acabamos de abrir en su area un centre de informacion tecnica y de asistencia. El Incluimos nuestros nuevos precios que entraran en vigor el 1 de enero. El Quisieramos recordar a todos nuestros empleados que las fotocopiadoras de la oficina principal deben utilizarse unicamente para sacar fotocopias relacionadas con el trabajo. El No deseamos restringir o dar caracter oficial al uso de las fotocopiadoras, pero quisieramos pedir vuestra colaboracidn utilizandolas dentro de unos limites razonables. EJ Tenemos el agrado de informales que a partir de ahora el Sr. P. Black sera, nuestro representante en su zona.
cartas comerciales
LETTRE CIRCULAIRE ANNONQANT UN CHANGEMENT DE PERSONNEL
3.5
BIDEGAIN SA 16 Av. des Platanes 75016 Paris
LETTRE CIRCULAIRE A TOUS LES AGENTS ET LICENCIES
Notre ref: RV/84
24septembre 1998
Veuillez noter qu'a dater du 1-11-98, M. Richard Dupond prendra ses nouvelles fonctions d'Adjoint de Direction tandis que Mme. Corinne Le Rest deviendra Directrice Commerciale. Toutes les demandes adressees habituellement a M. Dupond devront dorenavant etre envoyees a Mme. Le Rest.
Roger Valjean Directeur General
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Dans le cas suivant, M. Dupond de Bidegain SA va etre promu et remplace. Cette lettre circulaire informe ses contacts les plus frequents du changement. Le but de telles lettres etant purement de faire passer un message, la lettre ne doit pas etre plus longue que necessaire.
EXPRESSIONS C3 Vous serez heureux d'apprendre que nous pouvons maintenant vous proposer un service d'entretien 24h/ 24h. H Notre Directeur des Ventes Regional vous rendra visite prochainement pour vous presenter notre nouveau commercial.
H Ainsi que vous pouvez le voir sur notre nouveau papier a lettre, nous avons change de locaux. H Nous esperons que vous pourrez assister a la journee «Portes Ouvertes» que nous organisons le 4 juillet. H En reponse aux nombreustes demandes de nos distributeurs, nous venons d'ouvrir un centre d'information et d'assistance technique dans votre region. H Nous joignons nos nouveaux prix qui entreront en vigueur a partir du ler Janvier H Nous ne souhaitons pas restreindre ou formaliser 1'utilisation des photocopieuses. Toutefois, nous demandons votre cooperation dans le but de garder 1'utilisation de ces machines dans des limites raisonnables. H Nous voudrions rappeler a tous les employes que la photocopieuse du 1 er Stage doit §tre reservee a un usage strictement professionnel. C3 Nous avons le plaisir de vous informez que dorenavant F. Black sera notre representant dans votre region.
eorrespondance commerciale
4.1
CARTA DE SEGUIMIENTO ESTANDAR
Confitures Petit 68 Chemin de 1'Arsenal 29000 Brest
M. Bernard Dupuy Hypermarche Gambit SA 864 Av. des Champs-Elysees 75008 Paris
Nuestra ref: JO/fd
23 de Julio de 1999
Estimado Sr. Dupuy, Le escribo en relacion con la visita que efectuo Vd. a nuestra planta de produccion de Paris en marzo de este ano. Tal y como entendemos la situacion, su cadena de hipermercados estarfa interesada en la distribucion de nuestras mermeladas y confituras en caso de llegar a un acuerdo sobre las condiciones. Despues de su visita, le envie nuestros folletos y listas de precios asi como otros documentos relacionados con nuestros metodos de produccion. Sin embargo, no hemos tenido noticias suyas desde entonces. Naturalmente, nosotros seguimos interesados en conocer su opinion sobre nuestra gama de productos. Estare en Paris la segunda quincena de agosto, y si su agenda lo permite, estarfa encantado de tener la oportunidad de renovar nuestros contactos. Atentamente,
Frank Bruel Director Comercial
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cartas comerciales
Muchas veces, despues de contestar a una solicited de oferta o de estableeer un contacto en una feria comercial, una empresa no vuelve a saber nada del posible cliente. El prop6sito de la carta de seguimiento es el de volver a suscitar el interes del cliente y, si es posible, concertar una entrevista personal a traves de un agente comercial, por ejemplo. El tono debe ser positive pero sin molestar.
UNE LETTRE DE RELANCE
4.1
Confitures Petit 68 Chemin de 1'Arsenal 89000 Brest
M. Bernard Dupuy Hypermarche Gambit SA 864 Av. des Champs-Elysees 75008 Paris
N/ref : JO/fd
23juillet1999
Cher M. Dupuy, Je vous ecris au sujet de la visite que vous avez faite a notre site de production de Paris en mars de cette annee. II etait ressorti de cette visite que votre chaine d'hypermarches pourrait etre interessee par la distribution de nos confitures et gelees si des conditions de vente appropriees pouvaient etre trouvees. Apres votre visite, je vous avals fait parvenir nos brochures et tarifs ainsi que des documents ayant trait aux methodes de production. Nous n'avons plus eu de nouvelles depuis lors. Nous sommes bien entendu toujours interesses par vos reactions a nos produits. Je serai a Paris dans la deuxieme quinzaine d'aout et souhaiterais beaucoup, si votre planning le permet, vous rencontrer et renouer le contact. Je vous prie d'agreer, Monsieur, mes meilleures salutations.
Frank Bruel Directeur Commercial
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correspondance commercials
II est frequent qu'apres avoir repondu a une demande ou rencontre un client lors d'un salon professionnel, une entreprise n'entende plus parler du client eventuel. Le but de la lettre de relance est de ranimer 1'interet du client et, si possible, de preparer un contact personnel par le biais d'un commercial, par exemple. Le ton doit etre positif mais pas importun.
COMO REANUDAR UNA RELACION
4.2
BOOTS & Co 3 Place du Parvis 75008 Paris
Au Chausseur 93 Route Pannecau 03000 Estrasburgo
6 defebrero de 1999
Muy Sres. nuestros: Durante los ultimos cinco anos hemos tenido el agrado de suministrarles sus pedidos con regularidad. Estamos por lo tanto algo sorprendidos al no tener noticias suyas desde hace mas de seis meses, y nos preguntamos si estan vds. insatisfechos o decepcionados por nuestros servicios. Si es asf, les rogarfa nos lo comunicara y haremos todo lo posible para que la situacion se normalice. Mientras tanto, quisieramos aprovechar esta oportunidad para presentarles nuestra nueva gama de calzado informal, pues creemos que nuestros nuevos modelos pueden ser justamente lo que vds. necesitan para las ventas de primavera y verano.
Puede suoeder que un clients habitual, y por causas inexplicables, deje repentinamente de pedir mercancia. En tal caso, la carta de seguimiento deberia referirse brevemente a transacciones comerciales anterior es, expresar preocupaci6n por el silencio del cliente y volver a presentar los produetos o servicios de su empresa. Indique la razon de la presente carta (invitacion a una exposieion, precios reducidos, nuevo catalogo, etc.) e invite al cliente a reanudar los contactos con vd.
Todos los modelos que figuran en el folleto adjunto han sido seleccionados tras un riguroso estudio de las ultimas tendencias de la moda del calzado en toda Europa. Nuestro representante, el Sr. Hugo Maillard, estara en Estrasburgo del 17 al 20 de este mes y le hemos pedido que concierte una cita con vds. para visitarles durante esa semana. El les llevara una gama completa de muestras. Ademas, esta autorizado a debatir los terminos de cualquier pedido que deseen hacer. Esperamos que esta sea una buena ocasion para reanudar nuestras relaciones comerciales con vds. Les saluda atentamente,
Firmin Nicolas
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cartas comerciales
EXPRESIONES UTILES
H Tendriamos mucho gusto en hablar con vd. sobre las diferentes condieiones de pago. C3 Nuestro representante les visitd en febrero pasado y les entreg6 unas muestras de nuestros productos.
REPRENDRE CONTACT
4.2
BOOTS & Co 3 Place du Parvis 76008 Paris
Au Chausseur 93 Route Pannecau 03000 Strasbourg
Gfevrier 1999
Messieurs, Durant les 5 dernieres annees nous avons eu le plaisir de vous approvisionner regulierement. Nous sommes done quelque peu etonnes de ne pas avoir eu de vos nouvelles depuis maintenant plus de six mois et nous demandons si vous aviez pu etre mecontents ou decus par nos services. Si tel est le cas, merci de nous le faire savoir et nous ferons le maximum pour remedier a la situation. En attendant, nous aimerions vous presenter notre gamme la plus recente de chaussures de ville et de trotteurs. Nous sommes persuades que ces nouveaux modeles sont juste ce dont vous avez besoin pour la saison printemps/ete.
II peut se produire qu'un client r^gulier cesse brutalement et sans motif apparent de passer des commandes. Dans ce cas, votre lettre de relance doit : (1) faire une breve mention des relations entretenues auparavant; (2) exprimer votre inquietude devant ce silence (3) presenter a nouveau votre entreprise et vos produits. Indiquez la raison pour laquelle vous eerivez (invitation a un salon professionnel, prix reduits, nouveau catalogue, etc) et invitez le client a reprendre contact avec vous.
Tous les modeles illustres dans la brochure ont ete retenus seulement apres une etude rigoureuse sur les tendances du marche a travers I'Europe. Notre representant, M. Hugo Maillard, sera a Strasbourg du 17 au 20 de ce mois et nous lui avons demande de prendre rendezvous avec vous a cette date. Bien entendu, il portera avec lui une serie complete d'echantillons. Et il est autorise a negocier les conditions de vente de la commande que vous pourriez placer a ce moment. Nous nous rejouissons de bientot renouer le contact et vous prions d'agreer, Messieurs, nos cordiales salutations.
Firmin Nicolas
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correspondance commerciale
EXPRESSIONS H Nous serions tres heureux de discuter de nouvelles conditions de vente. H Notre representant vous a rendu visite en fevrier dernier et il vous a donn6 des echantillons de nos produits.
COMO AYUBAR AL CLIENTE A DECIDIR
4.3
Electro-Installations 61 Boulevard Renoir 85020 St-Gilles-Croie-de-Vie Confitures Petit 68 Chemin de I'Arsenal 29000 Brest
7 de octubre de 1998
Atencion: M. Frank Bruel, Director Comercial
11 silencio de un cliente puede simplemente significar que estd considerando su oferta. En tal caso, una carta de seguimiento a tiempo puede ser suficiente para inclinar la balanza a su favor. En la carta siguiente, la posibilidad de clarificar los puntos oseuros de una oferta proporciona un pretexto para eseribir.
Estimado Sr. Bruel, Hago referencia a la oferta que le enviamos el 16.9.98 sobre la instalacion de nuestros radiadores electricos en su nueva planta en Finisterre. Como aun no hemos recibido respuesta por su parte, me preguntaba si tendrfa vd. inconveniente en volver a hablar de la oferta asi como de sus necesidades especiales. Como ya lo mencione previamente, todos los pedidos recibidos antes del 30 de noviembre se beneficiaran de un descuento del 15%, lo cual hace que nuestra oferta sea muy atractiva. He solicitado al Sr. Paul Gustave, nuestro agente local, que concierte una cita con vd. con el fin de examinar a fondo la oferta. Estamos a su entera disposicion para cualquier otra informacion que pueda necesitar.
EXPRESIONES UTILES
Atentamente,
E3 Como aun no nan tornado la decision de comprar, nos preguntamos si estarian Ws. dispuestos a reclbir la visita de nuestro tdenico. H Estamos seguros de que reconoceran las ventajas de una rapida decisi6n, quedando a la espera de su contestacion. C3 Si no nan aceptado nuestro presupuesto inicial, estariamos encantados de tratar el asunto con mas detalle.
Erwan Le Guellec Director General
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cartas comerciales
AIDER LE CLIENT A SE DECIDER
4.3
Electro-Installations 61 Boulevard Renoir 850SO St-Gilles-Croie-de-Vie Confitures Petit 68 Chemin de I'Arsenal 29000 Brest
7 octobre 1998 Attn: M. Frank Bruel, Directeur Commercial
Quand un client ne donne pas de nouvelles, c'est peut-etre tout simplement qu'il reflechit toujours. Dans ce cas, une lettre de relance envoyee a temps peut faire pencher la balance en votre faveur. Dans la lettre qui suit, la possibilite d'eclaircir des points tendancieux du devis, off re un bon pretexte pour relancer le client.
Cher Monsieur Bruel, Le 16 septembre, nous vous avons envoye un devis relatif a 1'installation de radiateurs electriques dans votre usine du Finistere. Etant a ce jour sans nouvelles de vous, j'ai pense qu'il vous serait peut etre agreable de pouvoir encore discuter du devis et de vos besoins particuliers. Comme j'ai deja eu I'occasion de le preciser, toute commande regue avant le 30 novembre fera I'objet d'une remise de 15%, ce qui rend notre proposition particulierement interessante. Je demande ce jour a M. Paul Gustave de se mettre en rapport avec vous dans le but d'examiner ensemble notre devis dans le detail. Nous restons, bien entendu, a votre disposition pour vous fournir tout autre eclaircissement que vous pourriez souhaiter et vous prions d'agreer, Monsieur, nos salutations distinguees.
Erwan Le Guellec Directeur General
37
correspondance commerciale
EXPRESSIONS H Vous n'avez pas encore pris de decision au sujet de notre devis et nous nous interrogeons sur 1'opportunite de vous envoyer notre directeur technique. H Nous sommes surs que vous voyez 1'avantage d'une decision rapide. H Si notre premier devis devait ne pas etre acceptable, nous serions heureux d'en discuter a nouveau.
DESPUES DE UNA FERIA COMERCIAL
4.4
Groupe Rutebeuf 3 Square Jean Moulin 59000 Saint-Omer
Jean Godefroi Agence du Midi 5 Place du Tertre 24000 Sarlat-la-Caneda
Nuestra ref: 220-SA/BL
27 de septiembre de 1998
Suele ser habitual efeotuar un seguimiento de los contactos que se establecen en las ferias comerciales, exposieiones o salones de muestra. Algunas empresas utilizan impresos especiales, aunque es mas aconsejable una carta personalizada. Una vez mas, es importante evitar un tono agresivo, al mismo tiempo que se sugieren las ventajas de pasar pedido cuanto antes.
Muy Sres. nuestros: Cuando visitaron vds. la semana pasada nuestro stand en el «Salon de I'Equipement de Bureau d'Orleans», expresaron su interes por nuestra nueva copiadora multiuso «Millipage». Estamos tan seguros de que esta maquina va a resultarles imprescindible en su oficina que les escribimos de nuevo. Ya hemos recibido varias cartas de clientes que estan sumamente satisfechos con ella, y estamos convencidos de que vds. estaran igual de satisfechos despues de una semana de prueba. Incluimos folletos en los que se explican las caracterfsticas unicas de esta maquina. Naturalmente, tendremos mucho gusto en proporcionarles toda la informacion adicional que puedan vds. necesitar. Esperando tener noticias suyas en breve, les saluda atentamente,
Colin Hauterive Jefe de Ventas
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cartas comerciales
EXPRESIONES UTILES C3 En la feria de Orleans tuvieron la oportunidad de examinar las avanzadas caraeteristicas de nuestra ultima maquina. 3 Les sugerimos que se beneficien de esta oferta unica que, a buen seguro, no lamentaran.
SUITE A UN SALON PROFESSIONNEL
4.4
Groupe Rutebeuf 3 Square Jean Moulin 59000 Saint-Omer
Jean Godefroi Agence du Midi 5 Place du Tertre 24000 Sarlat-la-Caneda
N/ ref: 220-SA/BL
27septembre 1998
Apres un salon professionnel, il est d'usage de suivre les contacts qu'on y a §tablis. Certaines societes utilisent pour cela des formulaires pre-imprimes mais une lettre personnalis^e est en general plus recommandee. II faut eviter un ton agressif et suggerer les avantages d'une commande rapide.
Messieurs, Lors du Salon de I'Equipement de Bureau d'Orleans de la semaine derniere, vous avez manifesto de I'interet pour notre nouvelle photocopieuse, la Millipage. Nous sommes tenement surs que cette machine se montrerait vite indispensable dans votre bureau que nous nous permettons de vous ecrire. Nous avons deja regu de nombreuses lettres de clients satisfaits et sommes convaincus que vous aussi serez entierement satisfait apres une periode d'essai gratuite de 8 jours. Ci-joint quelques prospectus qui expliquent les caracteristiques et particularites de la Millipage. II va de soi que nous serions tres heureux de completer ces informations si necessaire. Dans I'attente de votre prompte reponse, nous vous prions d'agreer, Messieurs, nos meilleures salutations.
Colin Hauterive Chef des Ventes
39
correspondance commerciale
EXPRESSIONS [3 A Orleans, vous avez pu examiner par vous-mSme les caractdristiques de pointe de notre derniere machine. t3 Nous ne saurions trop vous conseiller de profiter de cette offre unique dont nous sommes certains que vous ne la regretterez pas.
4.5
COMO A6RADECER UN CONTACTO COMERCIAL
Constructions Pierret 36 Impasse du Moulin 59000 Lille
Tavernier, Polanski & Preminger Centre d'affaires I'Acropole ZA du Redon 33000 Bordeaux
19 defebrero de 1999
El propdsito de la siguiente carta es algo diferente al de las otras de esta seccion, en el sentido de que su objetivo no es iniciar unas relaeiones comerciales, sino eonsolidar las que ya existen. Esta carta es mucho mas que una mera formalidad. Observen la manera en que el uso de los pronombres personales «yo» y «usted» aporta un tono mas calido.
Estimado Sr. Tavernier: Quisiera agradecerle su calida acogida de ayer y el tiempo que nos dedico. Sus aclaraciones tecnicas y opiniones personales sobre el future desarrollo del Proyecto Demy fueron muy enriquecedoras. Me permito aprovechar la oportunidad para incluir nuestra ultima lista de referencias junto con copias de pianos en los que figura el trabajo que hemos llevado a cabo en el edificio de la Aduana. Como mencione ayer, las dificultades tecnicas y las restricciones que encontramos durante la construccion de este edificio fueron muy parecidas a las que se nos presentan ahora en el Proyecto Demy. Espero que estos dibujos les resulten utiles. Agradezco una vez mas su cortesfa y su ayuda y espero mantener con Vd. una larga y beneficiosa relacion comercial.
EXPRESIONES UTILES
Le saluda atentamente,
Jean Pierret Director
Anexo: archive 034/B
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cartas comerciales
H Quisiera expresarle mi gratitud por todas las molestias que vd. y su plantUla se tomaron para hacer que mi estancia en Burdeos fuera tan instruetiva como agradable. H Quisiera anadir mi agradecimiento personal por la calidad del servicio que vds. me nan ofrecido. C3 Bspero devolverles el favor a la primera oportunidad.
4.5
COMMENT REMERCIER UNE RELATION D'AFFAIRE
Constructions Pierret 36 Impasse du Moulin 59000 Lille
Tavernier, Polanski & Preminger Centre d'affaires I'Acropole ZA du Redon 33000 Bordeaux
19fevrier 1999
Le but de la lettre qui suit est legerement different de celui des autres lettres de ce chapitre. En effet, il ne vise pas a engager une relation d'affaire mais a consolider une relation existante. Cette lettre est bien plus qu'une simple formalite. Notez la maniere dont les pronoms personnels «je» et «vous» apportent de la chaleur au ton.
Cher Monsieur Tavernier, Je voudrais tout d'abord vous remercier d'avoir pris le temps de nous recevoir si cordialement hier. Vos clarifications techniques et vues personnelles sur le developpement du projet Demy etaient particulierement revelatrices. Je profile de cette occasion pour vous faire parvenir notre plus recente liste de references et copie des dessins montrant le travail que nous avons realise sur I'immeuble des Douanes. Ainsi que je le mentionnais hier, les difficultes techniques et les contraintes auxquelles nous avons du faire face lors de la construction de cet immeuble ressemblaient beaucoup a celles presentes dans le projet Demy. Je souhaite done que vous trouviez ces documents utiles. Je voudrais vous remercier encore une fois de votre courtoisie et de votre aide et attends avec impatience le plaisir de travailler ensemble. Veuillez agreer, Monsieur Tavernier, I'expression de mes cordiales salutations.
Jean Pierret Directeur
PJ : dossier 034/B
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correspondance commerciale
EXPRESSIONS
3 Je voudrais exprimer toute ma gratitude pour les effforts deployes par vous comme par votre personnel pour rendre mon sejour a Bordeaux a la fois utile et agreable. H D'avance je me rejouis de pouvoir vous aider a mon tour, a la premiere occasion. H J'espere vous rendre ce service a la premiere occasion.
S.I
EL COMPRADOR HACE UNA CONTRAPROPUESTA
Wallaby Import Company 198 Princeton Avenue Melbourne, Australia
Confitures Petit 68 Chemin de I'Arsenal 29000 Brest
Un comprador no siempre acepta imnedlata e ineondicionalmente los precios del vendedor. Muchas veces tiene una buena razdn para hacer una contrapropuesta con el objeto de conseguir mejores condiciones o un plazo de entrega mas corto. En otras palabras, negocia.
16 de noviembre de 1998
Muy Sres. mfos: Gracias por su carta del 10 de noviembre, en la que inclufan sus tarifas. Los tarros de mermelada de dos libras no serfan apropiados para nuestro mercado. Sin embargo, estarfamos interesados en hacer un pedido importante (un minimo de 20.000) de los tarros de una libra. Teniendo en cuenta la cantidad en cuestion, sugerimos nos hagan un descuento del 10% en los precios ofertados para la calidad A2. En cuanto al pago, sugerimos pagar la mitad del importe de su factura al recibir la mercancfa, y la otra mitad a los 30 dfas, deduciendo su descuento del 2%. Las muestras llegaron ayer y estamos dispuestos a reconocer que su mermelada es de la mejor calidad. Les agradecerfamos nos informaran lo antes posible si pueden suministrarnos las mermeladas en las condiciones mencionadas. Atentamente,
EXPRESIONES UTILES
Frank Stephen Jefe de Compras
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cartas comereiales
(3 Dadas las circunstancias, quisieramos proponer un acuerdo alternative. H Como no pueden suministrarnos todos los articulos que se especifican en nuestro pedido, les rogamos nos concedan unas condiciones de pago mas flexibles.
5.1
L'ACHETEUR FAIT UNE CONTREPROPOSITION
Wallaby Import Company 198 Princeton Avenue Melbourne, Australia
Confitures Petit 68 Chemin de I'Arsenal 29000 Brest
16novembre 1998
Un acheteur n'accepte pas toujours les prix et conditions donnes par le vendeur immediatement et sans condition. II a d'ailleurs souvent ralson de faire une contreproposition dans le but d'obtenir soit de meilleures conditions de paiement, soit un delai de livraison plus court, etc. Bref, il negocie.
Messieurs, Nous vous remercions de votre lettre du 10 novembre et de votre liste de prix. Les pots de marmelade de 2 Ibs ne conviendraient pas a nos acheteurs. Toutefois, nous voudrions passer une commande importante (d'au moins 20.000 unites) de pots de 1 Ib. Compte tenu de la quantite envisagee, nous suggererions que vous baissiez le prix des pots de qualite A2 de 10%. En ce qui concerne le paiement, nous suggerons de regler la moitie de la somme centre facture a reception de la livraison, la seconde moitie etant payable a 30 jours et deduction faite de vos 2% de remise. Les echantillons sont arrives hier et nous convenons bien volontiers que votre marmelade est de premiere qualite. Pourriez-vous avoir I'amabilite de nous faire savoir au plus tot si vous pouvez nous livrer a nos conditions? Nous vous remercions d'avance et vous prions d'agreer, Monsieur, I'expression de nos salutations distinguees.
Frank Stephen Directeur des Achats
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correspondance commerciale
EXPRESSIONS S Dans les circonstances, nous aimerions proposer un autre arrangement. H N'etant pas en mesure de nous fournir tous les items specifies dans notre commande, nous vous demandons a, ce que vos conditions de paiement soient moins contraignantes.
5.2
EL VENDEDOR HACE UNA CONCESION
Confitures Petit 68 Chemin de 1'Arsenal 29000 Brest
WALLABY IMPORT COMPANY 198 Princeton Avenue Melbourne, Australia
22 de noviembre de 1998
La carta siguiente sirve para responder a la 5.1. El vendedor toma en consideracion los argumentos del comprador y responde con una eontrapropuesta. Aunque no concede al comprador todo lo que solicita, hace sin embargo una concesion importante, teniendo en cuenta el tamano del pedido y el hecho de que se trata de una primera venta.
Atencion: Sr. Frank Stephen Estimado Sr.: Hemos estudiado cuidadosamente las propuestas que nos hace en su carta del 16 de noviembre. Tendrfamos muchfsimo gusto en suministrarle la mermelada que desea. Habra observado que su calidad es probablemente mejor que la de la mermelada que se vende habitualmente en su pafs. Pronto vera que sus clientes tambien notan la diferencia y desearan hacer nuevos pedidos. Quisieramos demostrarlo, y para ello estamos dispuestos a concederle un descuento especial del 5% por la cantidad de 20.000 tarros de mermelada de naranja A2. Esto, junto con el descuento por pago al contado que le concederfamos, nos permitirfa ofrecerle una mercancfa con unos precios de venta muy competitivos. Esperando recibir su pedido, al que concederemos nuestra mayor atencion, le saluda atentamente,
Frank Bruel Director Comercial
44
cartas comereiales
EXPRESIONES TTHLES
03 Teniendo en cuenta que tienen vds. intenci6n de pasar un pedido importante, nos complace concederles las condiciones solicitadas por Vds. H Tras un estudio minucioso, lamentamos no poder concederles el descuento que nos nan sugerido. H Estamos seguros de que sus clientes apreciaran la calidad del nuevo material.
LE VENDEUR FAIT UNE CONCESSION
5.2
Confitures Petit 68 Chemin de 1'Arsenal 39000 Brest
WALLABY IMPORT COMPANY 198 Princeton Avenue Melbourne, Australie
22 novembre 1998
Attn: M. Frank Stephen
La lettre suivante est la reponse a la lettre 5.1. Le vendeur tient compte des arguments de 1'acheteur et repond avec sa propre contreproposition. Bien qu'il ne donne pas a 1'acheteur tout ce qu'il demande, il fait cependant une concession importante qui est parfaitement justifiee par 1'importance de la commande et par le fait que c'est un nouveau client.
Cher Monsieur, Nous avons soigneusement etudie la contreproposition que vous nous avez faite dans votre lettre du 16 novembre. Nous serions tres heureux de vous fournir la marmelade que vous souhaitez acheter. Vous avez surement remarque que sa qualite est sans aucune mesure avec la marmelade que vous avez I'habitude de manger. Bientot, vos clients eux-memes feront la difference et vous voudrez alors passer des commandes renouvelees. Cela, nous aimerions vous le prouver. Nous sommes done prets a vous accorder une remise speciale de 5% pour la quantite des 20.000 pots de marmelade d'orange A2. Ceci avec une remise en liquide, devrait vous permettre de vendre les produits a un prix competitif. Dans I'attente de recevoir votre commande, nous vous prions de croire, Monsieur, en nos meilleures salutations.
Frank Bruel Directeur Commercial
45
correspondance commerciale
EXPRESSIONS H Compte tenu de 1'importance de votre commande, nous sommes ravis de vous accorder les conditions de paiement que vous souhaitez. H Apres etude serieuse, nous sommes au regret de vous informer que nous ne sommes pas en mesure de vous accorder la remise que vous demandez. H Nous sommes surs que vos clients apprecieront la qualite du nouveau materiel.
5.3
EL VENDEDOR HACE UNA CONTRAPROPUESTA
Productos Torre La diagonal 297 Bajo Barcelona 08080
M. Pierre Richaux Ets. Richaux 78 Route des Cols Blancs 85000 La-Roche-Sur-Yon
21 de agosto de 1999
Cuando una empi»esa recibe un pedido que no puede suministrar, tiene tres posibllidades: (1) recnazar el pedido lamentandolo, (2) enviar un articulo de substituci6n, (3) hacer una contrapropuesta, es decir ofreeer otras mercancias o servieios que no son exactamente los que el cliente ha solicitado. He aqui un ejemplo de como un exportador redacta una contraoferta.
Estimado Sr. Richaux, Agradecemos su pedido num. 212-F. La mayor parte de las mercancfas solicitadas estan disponibles. Sin embargo, no nos va a resultar posible conseguir la cuberten'a descrita en los puntos 20-25 de su lista debido a problemas de produccion en el pai's de origen. Sentimos muchisimo que esto se produzca y lamentamos no poder satisfacer todas sus necesidades. Sugerimos que sustituya estos productos por los que figuran en el catalogo adjunto con el numero 215J. El disefio es parecido y podemos garantizar tanto la calidad de estos artfculos como su disponibilidad, asf como su excelente relacion precio/calidad. Si debemos respetar las fechas de entrega fijadas en su carta de pedido, debera darnos a conocer su decision lo antes posible. Confiando en que nuestra oferta le interese y esperando tener en breve noticias suyas, le saluda atentamente,
Ramon Ortega
46
cartas comerciales
EXPRESIONES UTILES
S Lamentamos informales que, debido a la fuerte demanda, no podemos entregar esta mercancia antes de finales dejunio. H Estamos sin existencias de recipientes electricos de acero inoxidable. H Aun es posible suministrar los articulos requeridos pero con un aumento del 2% debido al incremento de los precios del transporte.
5.3
LE VENDEUR FAIT UNE CONTREPROPOSITION
Productos Torre La diagonal 297 Bajo Barcelona 08080
M. Pierre Richaux Ets. Richaux 78 Route des Cols Blancs 85000 La-Roche-Sur-Yon
Quand une entreprise regoit une cominande qu'elle ne pent pas honorer, 3 possibilites lui sont ouvertes: (1) declin de la commande, (2) envoi d'un produit de substitution, (3) centreproposition, c'est a dire proposer un produit ou un service qui n'est pas exactement ce que veut le client.
21 aout1999
Cher Monsieur Richaux, Nous avons bien recu votre commande 212-F et vous en remercions. La plupart des articles demandes sont disponibles immediatement. Cependant, des problemes de production dans leur pays d'origine ne nous permettent pas d'obtenir les couverts 20-25. Nous sommes navres de cette situation et nous excusons de ne pouvoir satisfaire a tous vos besoins. Nous suggerons que vous remplaciez ces articles par les produits 215J du catalogue qui accompagne cette lettre. Le motif de ces articles est similaire a celui que vous avez commande et nous pouvons garantir a la fois la qualite des produits ainsi que leur disponibilite. Vous les trouverez d'un excellent rapport qualite/prix. Afin que nous puissions remplir nos obligations contractuelles de livraison, nous avons besoin d'une decision rapide de votre part. Nous esperons que cette offre retiendra votre interet et vous prions d'agreer, Monsieur, nos salutations distinguees.
Ramon Ortega
47
correspondance commerciale
EXPRESSIONS H Nous sommes au regret de vous informer que la demande pour ces articles est telle que nous ne pourrons les livrer avant fin juin. 03 Nous n'avons plus de bouilloire en acier inoxydable. H Une augmentation des frais de transport nous force a livrer les items demandes avec un surcout de &%.
COMO VENDER SU SOLUCION
5.4
Photo Troc 120 rue des Tournelles 75004 Paris Fotos Guille Av. Los Geranios 180 46024 Valencia, Espana 5 de agosto de 1999 Muy Sres. mios: Hemos recibido con agrado su pedido de 300 maquinas fotograficas automaticas de nuestro Modelo C, asf como las noticias del exito de ventas del ultimo envfo. Como ya lo mencionamos anteriormente, este tipo de maquina fojografica, con su visor de gran dimension, se ha convertido en un «best-seller» y tiene Vd. razon al querer tenerlas en existencia. Aunque las ventas han sido muy buenas en todo el mundo, ha habido una demanda continua de lentes de mayor apertura que el F6,3 que tiene instalado el Modelo C. Examinando cuidadosamente la demanda, hemos llegado a la conclusion de que el usuario medio de esta camara quiere un instrumento que incluya un sistema avanzado de toma de fotograffas asf como una gran facilidad de manejo. For lo tanto, hemos fabricado una nueva version de la IDOS Automatica, el modelo D, el cual va ahora provisto de unas lentes F4,5. El modelo D ha reemplazado al Modelo C. Al precio de 1.800 francos netos para el comerciante, supone la mejor relacion precio-calidad del mercado en este tipo de maquinas fotograficas. Creemos que estara usted de acuerdo en que la diferencia de precio de 250 francos, entre este modelo y el antiguo es muy pequena para la asombrosa diferencia de rendimiento. El modelo D ya ha sido objeto de una calurosa bienvenida en Francia. Nuestra nueva campana publicitaria dara comienzo dentro de unas pocas semanas y la D Automatica sera extensamente anunciada en los periodicos nacionales de su pafs asf como en las revistas tecnicas. Podran vds. disponer ya de estas maquinas antes del inicio de nuestra campana. For ello nos agradarfa que confirmaran su pedido de 300 maquinas Modelo D en vez del Modelo C que va a dejar de fabricarse. Tendremos mucho gusto en concederle un 5% de descuento adicional por las 300 maquinas, garantizandole un envfo inmediato. Muy atentamente,
Guy Dubouy
48
cartas comerciales
Formato de una contrapropuesta: (1) acusar recibo y agradecer al cliente; (.2~) informarle de la naturaleza del problema; (3) expresar eontrariedad por no poder proporcionarle lo que ha solicitado; (4) sugerir una poslble soluci6n; (5) pedir al cliente que le informe de su decisidn lo antes posible. El objetivo es vender la solucion propuesta, por ello la persuasion resulta esenoial.
VENDRE VOTRE SOLUTION
5.4
Photo Troc 120ruedesTournelles 75004Paris
Fotos Guide Av. Los Geranios 180 46024 Valence, Espagne 5aout 1999
Messieurs, Nous avons ete ravis de recevoir votre commande pour 300 appareils photo modele C automatique et d'apprendre que vous aviez pu ecouler le lot precedent avec succes. Comme nous I'avions deja constate, ce genre d'appareil photo a grand viseur est tres populaire et c'est une bonne idee que d'en avoir toujours en stock. Bien que la vente du modele C a travers le monde ait ete bonne, il existe aussi une demande soutenue pour un objectif a plus grande ouverture que le F6.3 livre en serie sur le modele C. Une etude serieuse nous a amenes a la conclusion que I'utilisateur moyen d'aujourd'hui veut un instrument qui combine la technique et la facilite d'emploi. Nous avons done concu une nouvelle version du Phototroc Automatique — le modele D qui est livre avec un objectif F4.5. Le modele D remplace le modele C et au prix de 1.800 FF il represente dans sa categorie le meilleur rapport qualite/prix sur le marche. La difference de prix entre les 2 modeles, 250 FF, est, vous en conviendrez, plus que raisonnable compte tenu de I'enorme difference de performance entre les 2 appareils. Le modele D a deja ete accueilli avec enthousiasme en France. Notre nouvelle campagne de publicite doit debuter dans quelques semaines et les annonces pour le modele D paraTtront dans les journaux nationaux comme dans les revues specialisees de votre pays. Votre commande vous parviendra a temps pour le commencement de la campagne et nous souhaiterions done que vous confirmiez votre commande pour 300 modeles D au lieu de I'article C qui ne se fait plus. Nous serons heureux de vous accorder une remise supplementaire de 5% pour une quantite de 300 et vous garantissons une livraison immediate. Dans I'attente de votre reponse nous vous prions d'agreer, Messieurs, I'expresion de nos salutations distinguees.
Guy Dubouy
49
correspondance commerciale
La forme de la centreproposition est : (1) accuser reception de la commande et remercier le client; (2) avertir le client de la nature du probleme; (3) s'excuser de ne pouvoir repondre entierement a ses exigences; (4) suggerer une solution possible; (5) demander au client de vous tenir informe de sa decision le plus tot possible. L'objectif etant de vendre la solution proposee, il est essentiel de convaincre.
PROPUESTA DE UNA SOLUCION MAS CARA
S.5
Industries Deville 45 Route des Pleuristes 13020 Toulon Pafios Idus Ramblas 37 08005 Barcelona
25 de enero de 1999 Muy Sr. mfo:
Muchas gracias por su carta de ayer, la cual inclufa unpedido de 1.200 metres de tejido de seda con dibujos «Zebra». Apreciamos su interes y nos hubiera complacido servirles el pedido directamente de nuestras existencias como las veces anteriores, pero lamentamos no poder hacerlo. Como usted sabe, los tiempos y los gustos cambian. El diseno «Zebra» ha pasado de moda y, tanto nosotros como otros fabricantes, tenemos tan poca demanda que hemos dejado de producirlo. Sin embargo, creemos que a sus clientes les gustarfa nuestro nuevo material «Pastel», del cual enviamos una muestra junto con esta carta. Este material tiene todas las buenas cualidades del viejo «Zebra» y su aspecto es mucho mas elegante, sin tener los colores fuertes de muchas sedas y rayones modernos. El precio es de 2 euros el metro o de 82 euros la pieza de 50 metros, FOB Barcelona. Los precios de todos los tejidos de seda han aumentado considerablemente el ano pasado y ya no es posible suministrar un material de primera calidad a los precios que vd. menciona. Como ya sabe, nosotros suministramos unicamente telas garantizadas de primera clase. Enviamos asimismo por paquete postal una seleccion completa de disenos de seda. Todos estos tejidos se venden ya muy bien en Espana y se los podemos recomendar con toda confianza. Podemos despachar su pedido una semana despues de tener noticias suyas. Atentamente,
Raoul Lerga
50
cartas comerciales
La siguiente carta mantiene el formate estandar de la contrapropuesta. El vendedor, que no puede satisfacer las necesidades ni aceptar el precio que le han marcado, propone un producto de sustitucidn, recnazando al mismo tiempo con sutileza las eondiciones propuestas por el comprador.
PROPOSER UNE SOLUTION PLUS CHERE
5.5
Industries Deville 45 Route des Fleuristes 13020 Toulon Tissus Idus Ramblas 37 08005 Barcelone
25 Janvier 1999
Monsieur, Nous vous remercions de votre lettre d'hier contenant votre commande pour 1.200 metres de soie motif «zebre». Nous apprecions I'interet que vous nous temoignez et aurions voulu pouvoir vous approvisionner de stock, comme dans le passe, mais ne sommes pas en mesure de le faire. Ainsi que vous le savez, les temps et les gouts changent. Ainsi, le motif «zebre» est-il maintenant demode. En commun avec d'autres fabricants, nous avons cesse de produire ce tissu, la demande en etant par trop faible. Toutefois, nous sommes surs que vos clients aimeraient notre nouveau tissu, «Pastel», dont vous trouverez un echantillon avec cette lettre. Ce tissu a toutes les qualites du vieux «Zebre» tout en etant beaucoup plus chic, sans etre aussi eclatant que beaucoup de soies modernes. Le prix est de 2 euros le metre ou 82 euros pour un morceau de 50 metres, FOB Barcelone. Le prix de toutes les soies a considerablement augmente dans le courant de I'annee derniere et il n'est plus possible de se procurer du tissu de qualite au chiffre que vous indiquez. Nous fournissons seulement des produits de qualite que nous pouvons garantir. Un echantillonnage complet de notre selection de soies suivra par la poste. Tous ces tissus se vendent deja tres bien en Espagne et nous vous les recommandons. Nous pouvons expedier votre commande une semaine apres I'avoir recue. Dans I'attente de votre reponse nous vous prions d'agreer, Messieurs, nos meilleures salutations.
R a oLuelr g a
51
correspondance commerciale
La lettre suivante respecte la forme standard de la contreproposition. Incapable de repondre aux besoins du client et d'accepter le prix que celui-ci a specified le vendeur propose un produit de substitution, tout en rej etant subtilement les conditions proposees par 1'acheteur.
COMO PASAR PEDIDO
6.1
Foragex SA 7 Boulevard Foch 13007 Marseille
Aceros Aurelio General Arregui 20 Bilbao 48005
URGENTE
12 de noviembre de 1998
Atencion: M. Pedro Ramfrez, Director Comercial Estimado Sr. Ramirez: Orden de Compra Num. CB/PO:5998/DRG Agradezco su oferta DSS/235-98/gd del 11-11-98. Quisieramos pasarles el pedido siguiente: Artfculo 1:
24 conexiones de 3 1/2 x 9,2, L80 = 275 E x 24 = 6.600 E
Artfculo 2:
18 conexiones de 2 7/8 x 6,4, L80 = 225 E x 18 = 4.050 E
Total Valor del Pedido
En estas eartas, que deberian ser breves e ir al grano, la exaetitud y la claridad son vitales. Entre las cosas que deberian mencionarse estan: (1) la correspondencia previa, el catalogo o el niimero de lista; (S) la cantidad, el peso, la longitud, etc., indicados claramente para cada articulo; (3) otra mercaneia alternativa si no esta disponible la mercancia que se requiere; (4) instrucciones de envio; (5) condiciones de pago. El siguiente pedido es una respuesta a la oferta de la carta 2.4
= 10.650 E
Tal y como convinimos, la mercancfa sera retirada del almacen y enviada por via aerea el 13/11/98. Estamos de acuerdo con el pago en el momento de la entrega de la mercancfa. Le agradecerfamos nos indicaran la situacion del pedido a la mayor brevedad. Saludos,
Martin Lamothe
52
eartas comerciales
EXPRESIONES UTILES H Quisieramos hacer un pedido de prueba para los articulos siguientes. H Si la mercancia satisface nuestras exigencias, este pedido de prueba puede ir seguido de otros pedidos regulares.
PASSER COMMANDE
6.1
Foragex SA 7 Boulevard Poch 13007 Marseille
Aceros Aurelio General Arregui 20 Bilbao 48005
URGENT
12-11-1998 Attn: M. Pedro Ramfrez, Directeur Commercial Monsieur Ramfrez, Bon de Commande ML/PO:5998/DRG Merci de votre devis DSS/235-98/gd du 11 novembre 98. Nous souhaitons passer la commande suivante:
Dans ces lettres qui doivent etre breves, la precision et la clarte sont vitales. Parmi les sujets qu'on pent et doit mentionner: — (1) toute correspondance anterieure, catalogue, liste, etc; (S) les quantite, poids, longueur, etc. clairement indiques pour chaque article; (3) tout produit de substitution accepte si la commande exacte n'etait pas disponible; (4) instructions pour le transport; (5) conditions de paiement. La commande ci-dessous fait suite au devis du 2.4.
Item 1: 24 manchons, 3 1/2 x 9.2 Ibs/ft L80 L80 = 275 E x 24= 6.600 E Item 2: 18 manchons, 2 7/8 x 6.4 Ibs/ft L80 L80 = 225 E x 24= 4.050 E Valeur totale de la commande
= 10.650 E
Le delai est ex-stock et la livraison aura lieu le 13-11-98. Le paiement centre livraison est acceptable. Merci de me faire connaitre le statut de cette commande des que possible. Cordiales salutations,
EXPRESSIONS
Martin Lamothe
53
correspondance commerciale
03 Nous aimerions commander les articles suivants a titre d'essai. 03 Si les articles r§pondent a nos criteres, nous pourrions envisager de faire suivre cette commande d'essai par des commandes regulieres.
COMO REGALCAR UN REQUISITO ESENCIAL
6.2
Grupo Dador Plaza Pinares 1-6 08002 Barcelona Espafta
Papeterie Generate 16 Av. Ferdinand Buisson 44000 Saint-Nazaire
23 de agostode 1998
Muy Sres. mfos:
Suele ocurrir que se haga un pedido co.n unas condiciones espe^ cificas, por ejemplo, condiciones de pago o plazos de entrega especiales. En la carta siguiente, ademas del pedido, hay dos informaciones importantes: una relacionada con futures pedidos, la otra con el pago. La mas importante de las dos se situa al final de la carta para recalcarla mejor.
Tenemos el agrado de pasarles nuestro pedido de acuerdo con su oferta del 10 de agosto y con las condiciones de nuestra Orden de Compra adjunta. Como el precio del papel estipulado en su oferta nos parecfa demasiado alto, lamentablemente hemos debido reducir en consecuencia la cantidad total de nuestro pedido. Sin embargo, si en futures pedidos estarfan Vds. dispuestos a concedernos un descuento de 65 euros en su precio unitario, considerarfamos la posibilidad de hacer pedidos mayores. El primer envfo de 150 resmas de papel P15 se hara por via maritima GIF Barcelona, de almacen a almacen. El pago se efectuara contra documentos a traves del Banco Suizo de Comercio, 141 Place Guillaume Tell, Lausanne, Suiza. Quisiera insistir una vez mas, que es imperative que la entrega se haga contra documentos, ya que de lo contrario nos va a resultar imposible abrir una Carta de Credito. Atentamente,
EXPRESIONES UTILES
Miguel Rodriguez
Anexo: Orden de Compra
54
cartas comerciales
H Puesto que debemos tener esta mereancia para la feria anual, sirvanse eonfirmar que efectuaran vds. la entrega antes del 1 de junio. H Es esencial que las mercancias esten embaladas en contenedores ignifugos.
INSISTER SUR UNE CONDITION ESSENTIELLE
6.2
Grupo Dador Plaza Pinares 1-6 08002 Barcelona Espana
Papeterie Generale 16 Av. Ferdinand Buisson 44000 Saint-Nazaire
23-08-98
Messieurs, Nous sommes heureux de passer commande conformement a votre devis du 10 aout et aux conditions stipulees dans le bon de commande joint.
Une commande est tres frequemment assortie de conditions specifiques concernant, par exemple, les conditions de paiement ou le delai de livraison. Dans la lettre cidessous il y a, hors commande meme, % informations importantes : 1'une ayant trait aux commandes futures, 1'autre au paiement. La plus importante des deux est placee en fin de lettre afin d'accentuer son importance.
Vous remarquerez que le prix du papier indique dans votre devis nous semblant bien trop eleve, nous avons du reduire la quantite totale de notre commande d'autant. Cependant, si vous deviez etre en mesure de nous accorder une remise sur le prix unitaire de 65 euros pour de futures commandes, nous serions ravis de passer des commandes plus importantes a I'avenir. Votre delai le plus court pour les 150 rames de papier P15 sera C&F Barcelone, entrepot a entrepot. Le paiement sera contre documents par la Banque Suisse de Commerce, 141 Place Guillaume Tell, Lausanne, Suisse. II est imperatif que la livraison soit contre documents ou il nous serait impossible d'ouvrir la Lettre de Credit. Nous vous prions d'agreer, Messieurs, nos salutations distinguees.
EXPRESSIONS
Miguel Rodriguez
PJ: Ordre d'achat
55
correspondance commerciale
H Comme nous devons disposer de cette marchandise pour le salon annuel, merci de nous confirmer que vous nous livrerez au plus tard le ler juin. H II faut que les marehandises soient empaquetdes dans des conteneurs a 1'epreuve du feu.
COMO SENALAR LO EVIDENTE
6.3
MAISON MODE 17 Route Saint-Exupery 47000 Agen Sports Boutique 9 Place Gambetta 22000 Saint-Brieuc
Nuestra ref: Pedido Num. 201-31
16 de febrero de 1999
Una vez que se ha pasado el pedido, es preferible que el envio se haga lo antes posible. Sin embargo, un hecho tan evidente debe ser senalado. En la carta siguiente, el remitente indica sus motives para desear una entrega rapida y ofreee como aliciente la posibilidad de repetir el pedido.
Muy Sr. nuestro: Acusamos recibo de su catalogo de ropa deportiva 1998-99. El diseno en general, el material y los colores estan muy en linea con las tendencias del mercado y con los deseos de nuestros clientes. Por lo tanto, les agradecerfamos nos enviaran lo antes posible lo siguiente: • 600 chandals de entrenamiento de senora, codigos K21 y K36, en diversos colores. • 400 chandals de caballero, codigo L51, en azul oscuro. • 150 chandals de nifios, codigo M34, en bianco y verde. Efectuaremos el pago contra factura al recibo de la mercanci'a, para que nos puedan hacer el 2% de descuento por pronto pago que vds. mencionan en su oferta. En cuanto a la entrega, no es necesario decir que apreciarfamos un envfo rapido pues esperamos exponer estos artfculos en nuestros escaparates para la temporada de primavera. Asimismo, les rogamos nos indiquen sus mejores fechas de entrega para un segundo pedido en caso de que necesitemos reposicion. Agradeciendoles por anticipado, les saluda atentamente,
EXPRESIONES UTILES Francoise Lederer
56
cartas comerciales
H Como necesitamos urgentemente esta mercancia, les agradeceriamos una rapida ejecuci6n del pedido.
DIRE LES EVIDENCES
6.3
MAISON MODE 17 Route Saint-Exupery 47000 Agen Sports Boutique 9 Place Gambetta 22000 Saint-Brieuc
16fevrier 1999
Monsieur,
Apres passation d'une commande, il est presgue toujours desirable d'effectuer la livraison le plus tot possible. Meme quelque chose d'aussi evident doit quelquefois etre explique bien clairement. Dans la lettre ci-dessous, 1'ecrivain explique pourquoi il veut un delai rapide et il offre la possibility d'une commande renouvelee comme incitation.
Commande No. 201-31 Nous accusons reception de votre catalogue 98-99 de vetements de sport. Motifs, tissus et couleurs vont bien dans le sens du marche et des souhaits de nos clients. Par consequent, nous souhaitons recevoir dans les delais les plus brefs: • 600 survetements pour dames, codes K21 et K36, en couleurs assorties. • 400 survetements pour hommes, code L51, en bleu fonce • 150 survetements pour enfants, code M34, en blanc et vert. Le reglement se fera a reception de la marchandise centre facture afin que nous puissions reclamer la remise de 2% indiquee dans votre devis. Bien entendu nous vous serions obliges d'expedier la marchandise dans les delais les plus brefs. En effet nous comptons bien la mettre en evidence dans nos etalages de printemps. Merci de nous faire connaltre egalement votre meilleur delai pour une commande renouvelee, pour le cas ou nous ayons besoin de reapprovisionner notre stock. Nous vous remercions d'avance et vous prions d'agreer, Monsieur, ('expression de nos salutations distinguees.
Frangoise Lederer
57
correspondance commerciale
EXPRESSIONS H Nous attendons cette marchandise d'urgence et vous serions obliges de bien vouloir executer cette commande le plus tot possible.
6.4
ACUSE DE RECIBO DE UN PEDIDO
Aceros Aurelio General Arregui, 20 48005 Bilbao
Foragex SA 7 Boulevard Foch 13007 Marsella
13deenero 1999 Atencion: Martin Lamothe
Estimado Martin: Su Orden de Compra CB/P.O: 5998/DRG Le agradecemos su pedido. Las conexiones salen por correo aereo esta misma noche en el vuelo AF100 Marseille, LTA 7869, hora de llegada 23.15.
Generalmente el acuse de recibo de un pedido se hace inmediatamente, muchas veces en forma de repeticion de los articulos solicltados, lo cual sirve para comprobar su exactitud. Normalmente, se deberia: (1) agradecer el pedido; (2) indicar los tirminos principales del pedido; (3) meneionar la inclusion de la factura pro forma en la que se especifican los metodos de entrega y las condiciones de pago; (4) expresar la seguridad de que el cliente quedara satisfecho. La carta siguiente es una respuesta al pedido de la carta 6.1
Estan empaquetadas en dos cajas que miden 2,05 m. x 1,20 m. x 1,10 m., con un peso de 241 kgs y 324 kgs respectivamente. Nuestra factura proforma SA-10325-98 por importe de 10.650 euros y el Certificado de Origen se encuentran dentro de las cajas. Esperamos que estas disposiciones sean de su agrado. Si podemos hacer algo mas por vds. no duden en ponerse en contacto con nosotros. Saludos,
EXPRESIONES UTILES
Pedro Ramirez
58
cartas comerciales
13 Tenemos el agrado de acusar recibo de su pedido con feeha 15.11.98 H Agradecemos su pedido en el que solicita otras 50 cajas de rodamientos de bolas Ixon. t3 Como de costumbre, nemos dado prioridad a su pedido, que ha sido despachado esta manana.
ACCUSER RECEPTION D'UNE COMMANDS
6.4
Aceros Aurelio General Arregui, 20 48005 Bilbao
Foragex SA 7 Boulevard Foch 13007 Marseille
13 Janvier 1999
Attn: Martin Lamothe
Cher Martin, V/Commande ML/PO:5998/DRG Nous vous remercions de votre commande. Les manchons partent ce soir par avion a bord de AF100 Marseille, LTA 7869, heure d'arrivee 23:15.
La coutume est d'accuser reception d'une commande immediatement. Cela se fait souvent sous la forme d'une repetition des articles commandos, servant ainsi a verifier 1'exactitude des donnees. On doit: (1) remercier le leeteur pour sa commande; (2) citer les conditions principales de la commande; (3) mentionner les pieces jointes telle que la facture proforma qui specifie le delai et les conditions de paiement; (4) exprimer le souhait que le client soit satisfait. La lettre ci-dessous repond a la commande du6.1.
Us sont empaquetes dans 2 caisses de 2,05m x 1,20m x 1,10m pesant respectivement 241 et 324 kg. Notre facture proforma ref. SA-10325-98 pour 10.650 euros ainsi que le Certificat d'origine sont dans les caisses. Nous esperons que ces arrangements vous conviendront. Si nous pouvons etre encore utiles, n'hesitez pas a nous contacter. Cordialement,
Pedro Ramfrez
59
correspondance commerciale
EXPRESSIONS 05 Nous sommes heureux d'accuser reception de votre commande du 15-11 -98. 13 Merci de votre commande pour 50 boites de roulements a billes Ixon. H Nous avons, comme a 1'accoutumee, donne priorite a votre commande et avons livre la marchandise ce matin.
A LA ESPERA DE FUTUROS PEDIDOS
6.5
Lombard & Co. 31 Avenue des Pyrenees 66000 Perpignan
Jaime Rosan Av. Robles 56 Alicante, Espana
Ref: Num. 3211
22 de Junio de 1999
Atencion: Departamento de Compras
Muy Sres. mfos: Obra en nuestro poder su pedido num. 3211. Tenemos el agrado de informarle que con fecha de hoy ha sido remitida por carretera la siguiente mercancia: • 6 cajas precintadas conteniendo porcelana, numeradas de la 101 a la 106. El envfo sera embarcado en el MN Manhattan que zarpara del muelle nQ 9 el dfa 29 de junio. Le hemos girado el valor de la factura, 3.250 E a 60 dfas fecha, a traves del Banco Lloyds, a quien hemos enviado las facturas consulares y comerciales, el Conocimiento de Embarque y la poliza de seguros contratada con la Compama "Fidelity Insurance". Estos documentos les seran entregados a vds. por la sucursal de Barcelona del Banco Lloyds en la fecha en la que ustedes abonen la Letra de Cambio. Tengan la amabilidad de notificarnos el momento en el que estas cajas les sean entregadas en Alicante. Confiamos que esten Vds. satisfechos con este pedido inicial, con el fin de tener la oportunidad de negociar con Vds. en el futuro. Atentamente,
Michel Combes
60
cartas comerciales
El tono de la earta de acuse de recibo debe ser cortes y precise. No s61o debe referirse a la mercancia, sino que tambien debe indicar que el pedido esta siendo atendido, o que incluso ya ha sido enviado. Esta formula de despedida deberia tener en cuenta no solo el presente pedido, sino tambien los pedidos futures.
ESPERER D'AUTRES COMMANDES
6.5
Lombard & Co. 31 Avenue des Pyrenees 66000 Perpignan
Jaime Rosan Av. Robles 56 Alicante, Espagne
Objet: Commande no. 3211
22juin1999
Attn: Service Achats
Messieurs, Nous avons bien regu votre commande no. 3211 et sommes heureux de vous informer que nous avons expedie par camion les marchandises suivantes dans: • 6 caisses agrafees contenant de la porcelaine. Ces caisses sont numerotees successivement de 101 a 106. La marchandise sera chargee sur le MV Manhattan qui doit quitter le dock no. 9 le 29 juin. Nous avons tire sur vous pour la valeur de la facture (3.250 E) a 60 jours par la banque Lloyds a qui nous avons remis les factures, le connaissement et la police d'assurance contractee aupres de I'entreprise "Fidelity Insurance". Ces documents vous seront remis par I'agence Lloyd de Barcelone le jour ou vous honorerez notre lettre de change. Nous vous serions obliges de bien vouloir nous informer de I'arrivee des caisses a Alicante des qu'elle se produira. Nous esperons que votre satisfaction avec cette premiere commande nous donnera I'occasion de faire encore des affaires ensemble. Dans I'attente, je vous prie d'agreer, Messieurs, ('expression de mes salutations distinguees.
Michel Combes
61
correspondance commerciale
Le ton de la lettre d'accuse de reception de commande doit etre courtois et precis. Non seulement il doit se referer aux marchandises ellesmemes, mais il doit aussi specifier que la commande est en cours d'execution voire meme qu'elle a deja ete expediee. Dans la formule de politesse il faut, par dela la commande en cours, anticiper sur de futures commandes.
PETICION DE INFORME SOBRE LA SOLVENCIA DE UNA SOCIEDAD
7.1
Golforama 39-41 Rue de Rivoli 75004 Paris
Le Directeur Banque Resplandy Rue de Lille 75004 Paris
28deenerode 1999 Muy Sr. mfo:
Con fecha de ayer recibimos un importante pedido de Golf Association, 14000 Caen, con quienes no hemos tenido aun ningun contacto comercial. Nos piden que les suministremos a credito y nos remiten a su banco, Banco de Normandfa, 14000 Caen, para tener datos sobre su solvencia y posicion financiera.
Cuando un clients corapra regularmente a un proveedor, pediri inevitablemente que le abran una linea de cr6dito. Antes de que el vendedor pueda ealcular el credito a concederle, necesita conocer la reputaeidn del comprador, el tamafto aproximado de sus negocios y eomo liquida sus cuentas. Puede obtener esta informaci6n por medio de referencias facilitadas por el mismo comprador, o bien, como en este ejemplo, a travel del banco.
Les estarfamos muy agradecidos si pudieran ponerse en contacto con el Banco de Normandfa para solicitar dicha informacion. En particular, nos gustarfa saber si la posicion financiera de Golf Association tiene una base solida, y si estaria justificado el enviarles mercancfas a credito por un importe de 15.000 euros por envfo. Cualquier otra informacion que pudieran vds. obtener en cuanto a la solidez financiera de esta empresa y a la puntualidad en el pago de las facturas serfa bien recibida y sen'a naturalmente tratada de manera estrictamente confidencial. Atentamente,
Raoul Denis Director
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cartas comerciales
EXPRESIONES UTILES H Desean entablar relaciones comerciales con nosotros y nos nan solicitado un credito de tres meses. G3 Estariamos muy agradecidos si nos pudieran facilitar informacion sobre la solvencia de la empresa. (3 Sirvanse pedir informacion sobre la solvencia comercial de la empresa. H ^Hacemos bien concediendoles facilidades de credito hasta un importe de 1.000 euros?
DEMANDS CONCERNANT LA SOLVABILITY D'UNE ENTREPRISE
7.1
Golforama 39-41 Rue de Rivoli 75004 Paris
Le Directeur Banque Resplandy Rue de Lille 75004 Paris
28 Janvier 1999
Monsieur, Nous avons recu hier une commande importante emanant de Golf Association, 14000 Caen, avec qui nous n'avons pas traite jusqu'a present. Ms demandent des facilites de credit et nous renvoient pour toute information concernant leur statut financier vers leurs banquiers, Banque de Normandie, 14000 Caen. Nous vous serions tres obliges de contacter la Banque de Normandie en vue d'obtenir cette information.
Lorsqu'un acheteur s'approvisionne regulierement chez un fournisseur, il finit inevitablement par demander 1'ouverture d'un compte client. Avant que le vendeur puisse caleuler quelle ligne de credit accorder il a besoin de savoir quelle est la reputation de I'acheteur, quelle taille fait son entreprise et comment il regie ce qu'il doit. II peut obtenir cette information soit a partir de references donnees par I'acheteur, soit, comme dans 1'exemple suivant, par sa banque.
Nous aimerions savoir en particulier si la position financiere de Golf Association est consideree bonne et si nous aurions raison de leur fournir des marchandises a credit jusqu'a un montant de 15.000 euros. Toute autre information que vous pourriez obtenir au sujet de la fiabilite generale de cette entreprise et de leur rapidite a payer leurs comptes serait la bienvenue et serait, bien entendu, traitee avec une confidentiality totale. Dans I'attente, nous vous prions d'agreer, Monsieur, I'expression de nos salutations distinguees.
Raoul Denis Directeur
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correspondance commercials
EXPRESSIONS
H Us veulent faire des affaires avec nous et nous ont demande trois mois de credit. H Merci d'enqueter sur la solvabilite de la societe. H Nous vous serions obliges de bien vouloir nous obtenir des informations sur la reputation de cette entreprise. H Aurions-nous raison de leur accorder une facility de credit de 10.000 euros?
7.2
COMPROBACION DE LAS REFERENCIAS DE UN COMPRADOR
Primeurs SA 87 Route de Saint Girons 09000'Poix
CONFIDENCIAL
Castillon & Fils Rue de I'Edit de Nantes 34000 Montpellier
18 de agosto de 1999
Muy Sres. mfos:
Al requerir informacion sobre la situacion financiera de un comprador el remitente debe tener en cuenta que el destinatario de la carta esta en la obligacion de contestar. Las personas que dan la informacion lo hacen como un favor. Por lo tanto las cartas deben ser corteses y expresar agradecimiento. Tambien deben garantizar un tratamiento confidencial.
Los Sres. Grosjean, 45 Avenida del Sol, 30000 Nimes nos han facilitado su nombre con el fin de que nos den Vds. a conocer su situacion financiera, ya que nos han solicitado que les suministremos mercancfa por valor de 7.500 euros en un primer pedido. Les estarfamos muy agradecidos si nos pudieran facilitar cualquier informacion sobre sus actividades y el alcance de sus transacciones, pues nos informan que pueden hacernos pedidos mayores en el future. Concretamente, nos gustarfa saber si en su opinion nos arriesgarfamos al concederles un credito de 7.500 euros para su primer pedido, y hasta que cantidad creen vds. que podrfamos llegar con seguridad en el future. Como tenemos entendido que sus necesidades podrfan rondar las 20.000 euros mensuales, les rogamos nos den su opinion respecto a su capacidad para hacer frente a responsabilidades de esta fndole. Incluimos un sobre con sello y direccion para su respuesta y agradecemos su amabilidad. Pueden vds. estar seguros de que cualquier informacion que nos proporcionen sera tratada con la mas estricta reserva. Atentamente,
Maurice Kerdoncuff
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cartas comerciales
EXPRESIONES UTILES
03 Obviamente, cualquier informaci6n que nos puedan facilitar sera tratada con la mayor reserva. H Elf Maintenance Limited desea abrir una cuenta con nosotros y nos ha dado su nombre como referencia. 13 ^Podria darnos su opinion sobre la fiabilidad de esta empresa?
VERIFIER LES REFERENCES DE L'ACHETEUR
7.3
Primeurs SA 87 Route de Saint Girons 09000 Poix
CONFIDENTIEL
Castillon & Fils Rue de I'Edit de Nantes 34000 Montpellier
18aout 1999
En demandant des renseignements sur le statut financier d'un acheteur, 1'auteur de la lettre doit garder a T esprit que le lecteur n'a aucune obligation de reponse. Ceux qui donnent des renseignements le font pour rendre service. Par consequent, les lettres doivent etre polies et reconnaissantes et doivent garantir la confidentialite.
Messieurs, MM. Grosjean, 45 Avenue du Soleil, 30000 NTmes, nous ont demande de vous consulter pour obtenir des renseignements sur leur solvabilite. Us nous ont passe une premiere commande d'un montant de 7.500 euros de marchandises. Cette entreprise nous a avises qu'ils sont susceptibles de nous passer de nouvelles commandes plus importantes encore, et nous vous serions tres reconnaissants de bien vouloir nous fournir des renseignements sur leurs activites et sur I'etendue de leurs transactions. Nous voudrions savoir en particulier si nous devons prendre un risque calcule en leur accordant un credit de 7.500 euros pour cette premiere commande, et quel montant maximum nous pourrions leur autoriser sans crainte a I'avenir. On nous indique que leurs besoins pourraient aller jusqu'a 20.000 euros par mois. Nous vous serions obliges de nous faire connattre votre avis sur leur possibility a faire face a un tel engagement. Nous joignons une enveloppe T pour votre reponse dont nous vous remercions a I'avance. Nous vous assurons que tout renseignement que vous pourriez donner serait traite en toute confidentialite. Dans I'attente, nous vous prions d'agreer, Messieurs, nos salutations distinguees.
Maurice Kerdoncuff
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correspondance commerciale
EXPRESSIONS
H n va de soi que toute information que vous pourriez nous donner serait traitee avec la plus grande discretion. H 1LF Bntretien souhaite ouvrir un compte chez nous et nous ont demande de vous contacter pour une reference. H Pourriez-vous nous faire connaitre votre avis sur la fiabilite de cette entreprise?
RESPUESTA A UNA PETICION DE REFERENCIAS BANCARIAS
7.3
Banque Resplandy Rue de Lille 75004 Paris
Golforama 39-41 Rue de Rivoli 75004 Paris
7 de noviembre de 1998
Las respuestas a las demandas de referencias bancarias deberian ser utiles pero breves. No es necesario escribir la historia de la empresa en cuestion, pero debe decirse lo suficiente como para dar al solicitante de la informacion una buena base para tomar una decisidn. Por lo general los bancos responden muy escuetamente. La carta siguiente es la respuesta a la 7.1.
Apreciado Sr. Denis, Con referencia a su solicitud de informacion del 28 de octubre de 1998 sobre Golf Association de Caen, nos hemos puesto en contacto con el Banco de Normandfa, tal y como nos lo solicitaron. Este banco nos informa que la mencionada sociedad son unos comerciantes que llevan muchos anos establecidos y que gozan de una excelente reputacion dentro de su sector. Se les puede considerar muy solventes para el credito que mencionan, ya que cuando se les han concedido creditos parecidos en ocasiones anteriores, sus cuentas siempre han sido liquidadas puntualmente. Esta informacion es solamente para su uso particular y se facilita sin ninguna responsabilidad por nuestra parte. Muy atentamente,
Luc Bobois Director
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cartas comerciales
EXPRESIONES UTILES G3 Primeurs SA. tiene una solida reputacion y llevan establecidos en este sector desde el aflo 1965. 13 Tienen abierta una cuenta con este banco desde hace SB anos y sus cuentas siempre han sido liquidadas puntualmente. H Estamos dispuestos a garantizar la solidez de la gestidn y de las finanzas de esta empresa. H Tiene fama de ser una empresa de gran integridad.
REPONSE A UNE DEMANDS DE REFERENCE BANCAIRE
7.3
Banque Resplandy Rue de Lille 75004 Paris
Golforama 39-41 Rue de Rivoli 75004 Paris
7novembre 1998
Cher Monsieur Denis, Suite a votre demande du 28 octobre 1998 concernant Golf Association de Caen, nous avons contacte la Banque de Normandie comme vous nous I'avez demande.
Les reponses aux demandes sur la position financiers d'une entreprise doivent etre utiles mais breves. II n'est pas necessaire d'ecrire une histoire de 1'entreprise en question, mais il faut en dire assez pour que celui qui ait fait la demande ait assez d'elements pour prendre une decision. Les reponses envoyees par les banques sont en general tres breves. La lettre ci-dessous est envoyee en reponse a celle du 7.1.
Ms nous informent que la societe en question est une societe de marchands bien connus sur la place et dont la reputation est exemplaire. On nous indique par ailleurs que vous devriez pouvoir leur faire confiance pour le credit qu'ils demandent puisque des montants similaires leur ont deja ete accordes plusieurs fois, sommes qu'ils ont toujours payees a temps. Cette information est donnee a litre personnel et sans engagement de notre part.
EXPRESSIONS
Luc Bobois Directeur
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correspondance eommerciale
H Primeurs SA ont une reputation solide et ils sont bases dans la region depuis 1965. 13 Ils ont un compte avec notre banque depuis S5 ans et leurs factures ont toujours ete payees a temps. C3 Nous pouvons temoigner de la bonne sante financiere et du bon management de cette entreprise. 03 On les connait comme etant tres integres.
RESPUESTA FAVORABLE A UNA SOLIGITUD DE INFORME DE SOLVENCIA
7.4
Castillon & Fils Rue de 1'Edit de Wanters 34000 Montpellier
M. Kerdoncuff Primeurs SA 87 Route de Saint-Girons 09000 Foix
24 de agosto de 1998
Una respuesta favorable a una solicitud de informacion sobre la solvencia de una empresa puede: (1) indicar que la empresa en cuestion goza de una buena reputaeion y de una gestion solida, (S) senalar que, por lo tanto, la empresa es de toda confianza, y (3) considerar que el credito se puede coneeder sin ningun problema. La siguiente carta es una respuesta a la 7.S.
Muy Sres. nuestros: En respuesta a su carta del 18 de agosto de 1998 en la que nos solicitan informacion sobre MM. Grosjean, 45 Avenue du Soleil, 30000 NTmes, tenemos el agrado de facilitates la siguiente informacion. Establecidos en 1955 como importadores/exportadores, tienen ahora un solido negocio con una elevada facturacion. Poseen unos buenos locales y su plantilla es de 18 empleados. Sus directores son muy conocidos a nivel local y gozan de alta estima. Llevamos muchos anos teniendo relaciones comerciales con esta empresa y podemos dar fe de su solidez. Nuestra opinion es que el credito que Vds. mencionan puede ser concedido con total seguridad. Esperamos que esta informacion les sirva de ayuda, pero quisieramos recordarles que la facilitamos sin ninguna responsabilidad por nuestra parte. Atentamente,
Xabi Espel
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cartas comerciales
EXPRESIONES UTILES S Podemos recomendarles esta empresa y les coneederiamos sin ninguna duda las facilidades de credito que nan solicitado. [3 En vista de la excelente reputacion de esta empresa, la eonsiderariamos como muy segura y merecedora de credito. H En nuestra opinidn, la facturacion de esta sociedad es muy importante. C3 Creemos que un credito de 1.000 libras es un riesgo razonable.
REPONDRE FAVORABLEMENT A UNE DEMANDE BE REFERENCE
7.4
Castillon & Fils Rue de 1'Edit de Nanters 34000 Montpellier
M. Kerdoncuff Primeurs SA 87 Route de Saint-Girons 09000 Foix
24aout 1998
Une reponse favorable a une demande con cernant la position financiere peut: (1) indiquer que 1'entreprise en question a une bonne reputation et une direction efficace; (2) inferer que 1'entreprise est digne de confiance et, (3) conclure qu'on peut sans crainte accorder un credit. La lettre qui suit est une reponse a celle du 7.2.
Messieurs, Suite a votre lettre du 18 aout dans laquelle vous demandez des renseignements sur MM. Grosjean, 45 Avenue du Soleil, 30000 Nimes, nous avons I'honneur de vous donner I'information suivante. La societe a ete creee en 1955 comme negociants import/export, et elle est maintenant une affaire qui marche avec un important chiffre d'affaires. Ms sont proprietaires de leurs locaux et emploient un personnel de 18 personnes. Les directeurs sont bien connus localement et estimes. Nous sommes en affaire avec cette entreprise depuis plusieurs annees et pouvons attester de leur fiabilite. Nous pensons que le credit que vous mentionnez peut etre accorde sans crainte. Nous esperons que ces renseignements pourront vous etre utiles mais vous rappelons qu'ils sont donnes sans aucun engagement de notre part. Nous vous prions d'agreer, Messieurs, I'expression de nos salutations distinguees.
Xabi Espel
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eorrespondance commerciale
EXPRESSIONS
H Nous n'avons aucune hesitation a vous recommander cette entreprise et leur accorderions sans peine les facilites de credit qu'ils demandent. H Compte tenu de 1'excellente reputation de cette entreprise, nous la croyons sure et solvable. H Nous sommes stirs que le chiffre d'affaires de cette entreprise est considerable. H Nous pensons qu'un credit de 1.000 livres est un risque raisonnable.
7.S
RESPUESTA DESFAVORABLE A UNA SOLICITUB DE INFORME DE SOLVENCIA
Agence des Thermes 65 Boulevard des Capucins 76000 Rouen
M. Kerdoncuff Primeurs SA 87 Route de Saint-Girons 09000 Foix
13 de noviembre de 1998
Estimado Sr.:
Se debe tener mueho cuidado al facilitar una informacidn negativa o desfavorable, ya que en muohos paises puede dar lugar a una demanda judicial. En tales casos es mas seguro decir que no se puede dar una informacion favorable, y dejar que el solicitante extraiga sus propias conclusiones. La carta siguiente, escrita por una agencia especializada en informes, es algo mas detallada.
Hemos llevado a cabo una investigacion sobre la empresa mencionada en su carta del 9 de octubre y debemos informarle que consideren cuidadosamente el credito a conceder en este caso. En los dos ultimos anos, esta sociedad ha sido demandada en 2 procesos judiciales sobre reclamaciones de deudas impagadas, aunque en cada caso el pago se realize posteriormente. El problema de esta empresa, con un capital inicial, en 1985, de 20.000 FF, parece ser el exceso de compras. Como resultado, la mayor parte de los proveedores les conceden muy poco credito e incluso exigen pagos al contado. Esta informacion es estrictamente confidencial y se da sin ninguna responsabilidad por nuestra parte. Atentamente,
Hector Poirot
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cartas comerciales
EXPRESIONES UTILES H En respuesta a su peticion de informe FD/ AA del 9/9/98, lamentamos deeirles que no podemos darles en este caso informacidn alguna. Les aconsejariamos que actuaran con precauci6n. H Prefeririamos no expresar nuestra opini6n sobre esta empresa. H Se sabe que esta sociedad esta muy endeudada. Se aconseja precaucidn. C3 Recomendamos no superar un credito de 3.000 euros.
REPONDRE NEGATIVEMENT A UNE DEMANDS DE REFERENCES
7.5
Agence des Thermes 65 Boulevard des Capucins 76000 Rouen
M. Kerdoncuff Primeurs SA 87 Route de Saint-Girons 09000 Foix
13novembre 1998
Monsieur, Nous avons termine notre enquete sur la solvabilite de I'entreprise mentionnee dans votre lettre du 9 octobre. Notre conclusion est que vous devriez reconsiderer I'eventualite de lui accorder un credit. Au cours des deux dernieres annees, cette societe a ete le prevenu a deux occasions, dans des affaires de non-paiement de sommes dues; dans les deux cas, le paiement a ete effectue par la suite. II semble que cette entreprise depense trop d'argent en achats pour un capital limite (en 1985) a 20.000FF. II en decoule que leurs fournisseurs leur donnent des facilites de credit sur des periodes tres courtes ou leur demandent carrement de regler a livraison. Ces renseignements sont donnes a titre strictement confidentiel et sans engagement de notre part. Nous vous prions d'agreer, Monsieur, nos salutations distinguees.
Hector Poirot
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correspondance commerciale
II faut faire tres attention quand on donne des renseignements dont la portee est soit negative soit defavorable. En effet, cela pourrait dans plusieurs pays mener a un proces en diffamation. II vaut mieux dire que vous §tes incapable de fournir des renseignements favorables, a charge pour la personne qui demande 1'information de tirer ses propres conclusions. La lettre cidessous, emanant d'une agence sp§cialisee, est un peu plus explicite.
EXPRESSIONS
H Suite a votre demande PD/AA du 9-998, nous regrettons de vous informer que nous ne sommes pas en mesure de fournir des renseignements sur ce cas. Notre conseil serait de proceder avec beaucoup de prudence. H Nous preferons ne pas emettre d'opinion sur cette entreprise. H On sait que cette Compagnie est trds endettee. La plus grande prudence est de rigueur. C3 Notre conseil serait de ne pas depasser un credit superieur a 3.000 euros.
EL VENDEDOR INDICA SUS CONDICIONES HABITUALES
8.1
R.6.B. 40 Boulevard Victor Hugo 06000 Nice France
Sr. Director Comercial Eduardo Date 40 28028 Madrid, Espana
18de mayode 1999
Estimado Sr. Gobert:
En respuesta a la solicitud de oferta de un cliente, el vendedor establece sus eondiciones de pago habituales. Una respuesta directa sera: (1) referirse a la solicitud de oferta o al pedido, (2) explicar las condiciones de pago y meneionar todos los documentos necesarios, (3) dar cualquier otro detalle importante y (4) expresar la esperanza de que el negocio podra realizarse.
Agradecemos su carta del 14 de mayo en la que nos solicita una oferta. En respuesta, le enviamos nuestra tarifa de precios FOB Marsella, junto con los catalogos de nuestros ultimos modelos. Nuestros pedidos para la exportacion suelen llevarse a cabo en condiciones de pago contra documentos (D/P) mediante giro bancarlo al Banco Cresus, Niza. El Conocimiento de Embarque se facilita en el momento del pago de la factura. Estamos seguros de que estara vd. satisfecho con la calidad de nuestra mercancfa y nuestros servicios, y confiamos en que las condiciones establecidas sean asimismo satisfactorias. A la espera de recibir su pedido en breve, le saludamos muy atentamente,
Frangois Coffe
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cartas comerciales
EXPRESIONES UTILES
H Agradecemos su pedido num. 412-1 del 23 de marzo. Incluimos nuestra factura proforma para el envio C&P junto con el Conocimiento de Embarque num. 232. 13 Nuestras condiciones habituales son de Pago al Gontado. H Al recibo de nuestra factura proforma, sirvanse dar las instrucciones necesarias para proceder al pago por giro. C3 Nuestro banco ha recibido instrucciones para emitir una Garta de Credito (L/C) por valor de 17.000 euros como abono de su factura na 862.
LE VENDEUR INDIQUE SES CONDITIONS
8.1
R.6.B. 40 Boulevard Victor Hugo 06000 Nice Prance
Le Directeur Commercial Eduardo Dato 40 28028 Madrid, Espagne
18 mai 1999
A la demande d'un client, le vendeur decline ses conditions de paiement habituelles. Une reponse simple consistera a : (1) se referer a la demande ou a la commande; (2) expliquer les conditions de paiement et citer les documents coneernes; (3) donner les autres informations necessaires; (4) exprimer le souhait de conclure 1'affaire.
Monsieur, Nous vous remercions de votre demande du 14 mai. Nous joignons notre liste de prix, ces prix etant entendus FOB Marseille, ainsi que la documentation decrivant nos derniers modeles. Nos commandes a I'export se font sur la base de documents centre paiement par traite bancaire sur la Banque Cresus, Nice. Le connaissement est remis centre paiement de la facture. Nous sommes convaincus que vous serez enchantes de la qualite de nos produits et services et esperons que les conditions decrites ci-dessus seront egalement acceptables. Dans I'attente de votre commande, nous vous prions d'agreer, Monsieur, nos salutations distinguees.
Francois Coffe
73
correspondance commerciale
EXPRESSIONS C3 Nous vous remercions de votre commande 412-F du 23 mars. Ci-joint notre facture pro forma pour la livraison C&?F ainsi que la lettre de change no. 232. H Nos conditions habituelles de paiement sont au comptant. H A reception de notre facture pro forma, veuillez donner les instructions necessaires pour garantir le paiement par traite. H Nos avons donne les instructions a notre banque pour 1'ouverture d'une Lettre de Credit d'un montant de 17.000 euros centre paiement de votre facture pro forma no. 862.
8.2
EL COMPRADOR SOLICITA CONDICIONES DE CUENTA ABIERTA
Ets. Montauze SO Route du Prieure 88000 Chartres
Papeterie Generate 16, Avenue Ferdinand Buisson 44000 Saint-Nazaire
Ref: GS/456/gd
3 de octubre de 1998
Al solicitar iraevas condiciones, (1) reeuerde al proveedor las transacciones anteriores y las condiciones de pago vigentes hasta el momento, (S) explique al proveedor los cambios que le gustaria hacer, (3) explique sus razones, (4) ofrezca al menos una referencia y (5) exprese la esperanza de recibir una respuesta positiva.
Atencion: Departamento de Contabilidad Muy Sres. nuestros: Hemos recibido los tres pedidos de prueba que les pasamos entre julio y septiembre y tenemos el agrado de comunicarles que tanto la calidad de su producto como la de su servicio han sido excelentes. Por lo tanto nuestra intencion es aumentar el volumen de los pedidos sobre una base mensual regular, agradeciendoles un giro a 90 dfas en lugar de abonar la factura a 30 di'as. La imprenta Dubois nos viene suministrando en estas condiciones desde hace 3 anos. Si lo desean pueden tomar contacto con ellos a este respecto. Estas condiciones simplificarfan nuestras transacciones comerciales con vds. y por ello esperamos sinceramente que nos las concedan. Podemos suministrarles mas referencias, si las consideran Vds. necesarias. Atentamente,
Gaston Seguin Director
74
cartas comerciales
EXPRESIONES UTILES
H Llevamos mas de un ano teniendo relaciones comerciales con vds. y nos complace comunicarles que estamos muy satisfechos con la mercancia que nos han suministrado. H Nuestro sistema de pago actual por Garta de Credito nos resulta poco practice. H Por lo tanto, quisieramos que nos sumlnistraran la mereancia en pagos mensuales, liquidacion a 90 dias fecha de factura.
L'ACHETEUR DEMANDS UN COMPTE CLIENT
8.2
Ets. Montauze 20 Route du Prieure S8000 Chartres
Papeterie Generale 16, Avenue Ferdinand Buisson 44000 Saint-Nazaire
Ref: GS/456/gd
3 octobre 1998
Attn: Service Comptabilite
Quarid vous demandez de nouvelles conditions, (1) rappelez a votre fournisseur que vous avez deja fait des affaires et a quelles conditions; (S) diteslui quels changements vous souhaitez faire; (3) expliquez vos raisons; (4) donnez au moins une reference et (5) indiquez que vous souhaitez recevoir une reponse positive.
Messieurs, Cela fait maintenant 3 commandes d'essai que nous avons passees chez vous entre juillet et septembre. Nous sommes ravis de dire que la qualite de la marchandise comme le service ont ete remarquables. Nous souhaitons par consequent augmenter le volume de commandes sur une base mensuelle et apprecierions de regler contre releve trimestriel a 90 jours au lieu de a 30 jours de la date de la facture. Nous traitons deja en ces termes depuis trois ans avec I'lmprimerie Dubois que vous pouvez contacter sur le sujet. Ces nouvelles conditions simplifieraient nos transactions avec votre entreprise et nous esperons sincerement que vous nous les accorderez. Bien entendu, nous restons a votre disposition pour vous fournir d'autres references, si necessaire. Dans I'attente de votre reponse, nous vous prions d'agreer, Messieurs, ('expression de nos salutations distinguees.
Gaston Seguin Directeur
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correspondance commerciale
EXPRESSIONS H Cela fait maintenant un an que nous avons des relations commerciales avec votre maison et nous aimerions vous communiquer que nous sommes tres satisfaits de la quaJite de votre marchandise. H Notre methode de paiement actuel par carte de credit ne nous est pas utile. H Alors, nous aimerions que vous nous fournissiez la marchandise sur une base mensuelle payable a 90 jours de la date de la facture.
8.3
EL PROVEEDOR CONCEDE NUEVAS CONDICIONES
Papeterie Generate 16 Avenue Ferdinand Buisson 44000 Saint-Nazaire
Et Montauze 20 Route du Prieure 28000 Chartres
Ref: LL/321
La siguiente carta es una respuesta a la peticion de la carta 8.2. El proveedor est& deseando conceder condiciones de pago favorables a un cliente tan prometedor. Establece claramente las nuevas condiciones y expresa su satisfacci6n ante la perspeetiva de nuevos pedidos.
8 de octubre de 1998
Atencion: Gaston Seguin, Director
Estimado Sr. Seguin: Agradecemos su carta del 3 de octubre en la que nos solicita una cuenta de credito abierta con liquidaciones a 90 dfas. Tenemos el agrado de informarle que no tenemos ningun inconveniente en concederle las nuevas condiciones de pago, que entraran en vigor el 1 de noviembre. Estamos encantados de que este vds. satisfecha con los artfculos y los servicios suministrados, esperando que nuestras relaciones comerciales sean largas y fructfferas. Atentamente,
Louis Labat
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cartas comerciales
EXPRESIONES UTILES [3 Agradecemos su carta del 18 de junio en la que nos solicitan que les eoncedarnos una cuenta abierta mensual. H Nos agrada saber que se proponen incrementar sus negocios con nosotros y estamos dispuestos a acceder a su peticidn. C3 Esperamos servirles en breve y nos complace saber que estan vds. satisfechos eon la mercancla que les hemos suministrado. El Las nuevas condiciones de pago entraran en vigor el 3 de abrilde 1999.
8.3
LE FOURNISSEUR ACCORDE DE NOUVELLES CONDITIONS
Papeterie Generate 16 Avenue Ferdinand Buisson 44000 Saint-Nazaire
Et Montauze 20 Route du Prieure 28000 Chartres
Ref:LL7321
8octobre1998
La lettre ci-dessous constitue une reponse a la demands du 8.2. Le fournisseur est tres content de pouvoir accorder des conditions de paiement favorables a un client tellement prometteur. II expose clairement les nouvelles conditions et exprime sa satisfaction a la perspective de recevoir de futures commandes.
Attn: Gaston Seguin, Directeur
Cher Monsieur Seguin, Nous vous remercions de votre courrier du 3 octobre dans lequel vous demandez I'ouverture d'un compte client avec paiement centre releve trimestriel a 90 jours. Nous sommes heureux de vous informer que nous n'avons aucune objection a vous accorder ces nouvelles conditions. Elles entreront en vigueur a dater du 1 novembre. Nous sommes enchantes que vous soyez satisfaits des produits et services de notre societe et souhaitons longue vie a notre partenariat. Nous vous prions d'agreer, Monsieur Seguin, ('expression de nos meilleures salutations.
Louis Labat
77
correspondance commerciale
EXPRESSIONS
H Merci de votre courrier du 18 juin dans lequel vous nous demandez I'ouverture d'un compte client payable mensuellement. S Nous sommes ravis que vous souhaitiez augmenter votre volume d'affaires avec notre entreprise et sommes tout a fait d'accord pour acceder a votre requeue. H Nous sommes heureux d'entendre que vous etes satisfait des produits que nous vous avons fournis. H Ces nouvelles conditions de paiement seront applicables a dater du 3 avril 1999.
EL PROVEEDOR GONFIRMA LA MODIFICACION DE LAS CONDICIONES
8.4
Medippareil 7c Impasse de la gare 75011 Paris
Ministro de Salud B.P 321 Abu Dhabi - E.A.U.
Ref: TOR/1234/gd
6 de mayo de 1998
Atencion: Director Financiero Muy Sr. mfo:
Asunto: Nuevas condiciones de pago Enmiendas al contrato JT/12/96 Siguiendo a nuestra conversacion telefonica del 5 de mayo de 1998, quisieramos confirmar que las nuevas condiciones de pago, de aplicacion inmediata, son las siguientes: 1) Para pedidos urgentes por flete aereo: El pago de los aranceles y de los portes sera efectuado a la recogida de la mercancfa. El coste de la mercanci'a sera liquidado por I.M.O. contra documentos de envi'o. 2) Para envfos en contenedores man'timos: El pago se efectuara por transferencia bancaria a los 30 dfas del recibo de la factura. Un descuento del 2% se aplicara automaticamente si el pago se efectua dentro de los 30 dfas estipulados, y se entregara una Nota de Credito. 3) Para envi'os en buques de Ifnea: Las condiciones de pago seran las mismas C&F Abu Dhabi, Incoterms 1990, pero los pagos seran efectuados por Carta de Credito irrevocable y confirmada abierta por vds. en un banco conocido de nuestra eleccion. Efectuaremos las correspondientes enmiendas en nuestro contrato y se lo enviaremos para su firma. Atentamente,
Jean Tapie Director Comercial
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eartas comerciales
in. esta carta, el proveedor reconoce y confirma las modificaciones de las condioiones de pago estipuladas en un contrato ya existente. Las nuevas eondioiones varian en funoion de la naturaleza del pedido y su efecto es imnediato.
8.4
LE FOURNISSEUR CONFIRMS DES CONDITIONS DIFFERENTES SUIVANT LA COMMANDS
Medippareil 7c Impasse de la gare 75011 Paris
Ministers de la Sante B.P 321 Abou Dhabi - E.A.U.
Ref: TOR/1234/gd
6 mai 1998
Attn: Directeur Financier Monsieur,
Objet:
Nouvelles conditions de paiement Avenant au Contrat JT/12/96
Suite a notre conversation telephonique du 5 mai 1998, nous voudrions confirmer que les nouvelles conditions de paiement, applicables immediatement, sont comme suit: 1) Commandes urgentes par air: Droits de douane et frais de transport seront regies au depart. Le coOt des marchandises sera paye par mandat postal international centre documents de livraison. 2) Commandes par mer sur porte-conteneurs: Le paiement s'effectuera par transfert bancaire 30 jours apres reception de la facture commerciale. line remise de 2% sera accordee automatiquement si le paiement a bien lieu dans les 30 jours. Un avoir sera etabli a cet effet. 3) Commandes par mer, lignes regulieres: Les conditions de paiement applicables dans ce cas restent les memes, c.a.d. C&F Abou Dhabi, Incoterms 1990. Le paiement sera par lettre de credit confirmee et irrevocable ouverte aupres d'une banque connue de notre choix. Nous etablirons I'avenant correspondant au contrat et vous le ferons parvenir pour signature. Nous vous prions d'agreer, Monsieur, nos salutations distinguees.
Jean Tapie Directeur Commercial
79
correspondance commerciale
Dans cette lettre, le fournisseur accuse reception et confirme les modifications apportees aux conditions de paiement d'un contrat existant. Les nouvelles conditions, applicables immediatement, changeront selon la nature de la commande.
8.5
EL COMPRADOR ACEPTA LAS CONDICIONES DEL VENDEDOR
Ascensores Raul San Martin 18 20008 San Sebastian, Espana
Sr. Francois Noiret Bidasoa SARL 64100 Bayona Francia
16 de agosto de 1998
Estimado Sr. Noiret: Agradezco su llamada telefonica del 10 de agosto asf como su carta del 12 del mismo mes en la que confirma el descuento especial del 5% que esta vd. dispuesto a concedernos. Por nuestra parte, confirmamos la aceptacion de los terminos e incluimos nuestro pedido nQ LG3214/N de 5 ascensores hidraulicos. De acuerdo con sus condiciones de pago, hemos dado instrucciones al Barclays Bank International para que abran un credito por valor de 15.500 euros a su favor, con validez hasta el 10 de febrero de 1999. Este credito sera confirmado por Barclays Bank International, 18 Rue Thiers, Bayonne . Aceptaremos su giro a 60 dfas a dicho Banco por el importe de su factura. Les rogamos incluyan en el giro los documentos siguientes: • 2 Conocimientos de Embarque • 2 Facturas comerciales • 1 Poliza de Seguro por valor de 16.000 euros Su factura debe ser emitida en condiciones GIF Barcelona. La cuantfa de nuestro credito cubre estas condiciones asf como la comision bancaria. Les agradecerfamos confirmaran el pedido a la mayor brevedad. Atentamente,
Diego Cervantes Director Dep. logfstica
80
cartas comerciales
Se alcanza la etapa final de la negociaci6n de las condiciones de Pago, y el comprador, habiendose asegurado un descuento satisfactorio, acepta las condiciones y haee sus pedidos.
L'ACHETEUR ACCEPTE LES CONDITIONS DU FOURNISSEUR
8.5
Ascensores Raul San Martin 18 20008 San Sebastian, Espana
M. Frangois Noiret Bidasoa SARL 64100 Bayonne France
16aout 1998 Cher M. Noiret, Nous vous remercions de votre appel telephonique du 10 aout et de votre courrier du 12 confirmant la remise speciale de 5% que vous etes pret a nous accorder. De notre cote, nous confirmons notre acceptation des conditions commerciales et joignons notre bon de commande LG3214/N pour 5 ascenseurs hydrauliques. Conformement a vos conditions de paiement, nous avons donne les instructions necessaires a Barclays Bank International pour I'ouverture d'un credit en votre faveur de 15.500 euros, valable jusqu'au 10 fevrier 1999. Ce credit sera confirme par Barclays Bank International, 18 Rue Thiers, Bayonne. Nous accepterons votre traite a 60 jours pour le montant de votre facture. Merci de joindre les documents suivants a votre traite: • 2 Connaissements • 2 Factures commerciales • 1 Police d'assurance d'un montant de 16,000 euros Votre facture doit etre etablie GIF Barcelone; notre credit en tient compte ainsi que de la commission bancaire. Merci d'accuser reception de cette commande dans les plus brefs delais. Dans I'attente, nous vous prions d'accepter, Monsieur Noiret, nos sinceres salutations.
Diego Cervantes Directeur de la logistique
81
correspondance commerciale
La negociation des conditions de paiement se termine lorsque 1'acheteur, ayant obtemi une remise satisfaisante, accepte ces conditions et passe sa commande.
EL COMPRADOR CANCELA UN PEDIDO
9.1
Hotel des Cimes 1 Avenue du Mamelon Vert 65300 Cauterets
Etablissements Pierre Martin 7 Route de Lamigotte 75008 Paris
1 de agosto de 1999
Estimado Sr. Martin: Quisieramos cancelar nuestro pedido del 18 de julio de 1999 (Num. HES-304/98) consistente en 4 tresillos de lujo de su serie «Natu rales ». Como quiza se haya enterado ya por la prensa de la semana pasada, nuestro hotel ha sido adquirido inesperadamente por el Grupo AI-Hashemi. Los nuevos propietarios nos han dado instrucciones para que suspendamos todas las compras extraordinarias cuyo valor supere las 200.000 euros. Esto, por supuesto, incluye el pedido que les habiamos hecho a vds.
Despues de haber pasado el pedido, pueden surgir ciertos problemas que dlf ioulten su ejecueion: huelgas, incendios, catastrofes naturales, o problemas concretes de la empresa, eomo repentinos cambios de precios, modificaciones en la producci6n, dificultades financieras. Si por uno de estos motives fuese necesario cancelar el pedido, el comprador debe contaetar urgentemente con el proveedor para expliear la situacion y solieitar su comprensi6n.
Lamentamos profundamente la cancelacion de este pedido pero en las circunstancias actuales no tenemos otra alternativa. Teniendo en cuenta nuestras largas relaciones, esperamos que comprendan vds. esta peticion. Tenemos todas las razones para suponer que tan pronto como la nueva direccion haya tenido la oportunidad de examinar la situacion, el pedido de estos articulos de alta calidad sera renovado. Les ruego acepten mis excusas personales por las molestias que les hayamos podido ocasionar. Atentamente,
Xavier Debaig
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cartas comerciales
EXPRESIONES UTILES 03 Gomo la demanda de este material ha caido repentinamente, quisieramos modificar nuestro pedido. C3 Al no haber podido vds. efectuar la entrega dentro del plazo establecido, no nos queda otra alternativa que caneelar el pedido. 03 Lamentamos muchlsimo tener que rogarles que cancelen este pedido. H Esperamos que esta modificacion no les cause ninguna molestia.
L'ACHETEUR ANNULE UNE COMMANDE
9.1
Hotel des Cimes 1 Avenue du Mamelon Vert 65300 Cauterets
Etablissements Pierre Martin 7 Route de Lamigotte 75008 Paris
1 aout1999
Cher M. Martin, Nous souhaitons annuler notre commande du 18 juillet 1998 (No. HES-304/98) pour 4 salons complets dans votre collection «Les Naturels». Vous avez sans doute appris la semaine derniere par la presse que notre hotel a ete subitement rachete par le Groupe AI-Hashemi. Les nouveaux proprietaires nous ont demande de suspendre toute transaction superieure a 200.000 euros qui n'entrait pas dans le cadre des operations courantes. Bien entendu, notre commande chez vous est directement concernee.
Une quantite de problemes peut se produire pour empecher 1'execution d'une commande en carnet: greves, incendies, catastrophes naturelles ou, plus prosaiquement, de soudaines augmentations de prix, des modifications dans la production ou des difficultes financieres. Si pour une quelconque raison il devient n§cessaire d'annuler une eommande, Tacheteur doit contacter le fournisseur au plus tot pour expliquer la situation et solliciter sa comprehension.
Nous regrettons vivement de devoir annuler cette commande mais vous comprendrez que dans les circonstances actuelles, nous n'avons pas le choix. Compte tenu de la duree de notre relation, nous esperons que vous accederez a notre requete. Nous sommes confiants que la commande pour ces produits de qualite pourra etre renouvelee des que la nouvelle direction aura eu I'occasion d'etudier la situation de plus pres. Veuillez accepter mes excuses personnelles pour ce desagrement et croire en I'expression de mes sinceres salutations.
Xavier Debaig
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correspondance commerciale
EXPRESSIONS G3 La demande pour ce produit ayant subitement decru nous souhaitons modifier notre commande. H Puisque vous n'avez pas livre notre commande dans les temps, nous n'avons pas d'autre choix que de 1'annuler. H Nous regrettons vivement de devoir annuler cette commande. H Nous esperons que ce changement ne vous causera pas de problemes.
EL VENDEDOR RECHAZA UN PEDIDO
9.2
INDUSTRIES COUE 10 Place Colbert 32000 Auch
Provence Textiles 4 Rue Mistral 04000 Digne
12 de Julio de 1999
Estimado Sr. Fouquet, Agradecemos el pedido incluido en su carta del 9 de Julio de 1999. Despues de considerarlo con mucha atencion, hemos llegado a la conclusion de que serfa mejor para vd. que se dirigiera en estos momentos a otro fabricante.
Aunque no suele ser frecuente, puede ocurrir que el vendedor se vea en la obligaeion de rechazar un pedido. En la carta siguiente, por ejemplo, un fabricante se ve obligado, por razones t£cnieas, a rechazar a un cliente. Una carta como §sta requiere un tacto considerable si se desea seguir manteniendo en el future relaciones comerciales con ese cliente.
EXPRESIONES TJTILES G3 Gomo no podrlamos garantizar la entrega antes del invierno, creemos que debemos Esperamos que comprendera vd. las circunstancias que nos devolverle su pedido obligan en esta ocasion a rechazar su pedido. En cuanto a futucon nuestras excusas res proyectos, puede tener la seguridad de que haremos todo lo y nuestro agradecique este en nuestras manos para satisfacer sus necesidades. miento. Sin otro particular, le saluda atentamente. H Por mucho que nos gustaria entablar relaciones comerciales convd., consideramos imposible fabricar mercancia de calidad razonable a los precios que Yds. nos piden. H Los suministros de materia prima resultan imposibles Alexandra Coue de conseguir y no tenemos mas remedio que rechazar su pedido. H Las dificultades de produccion nos obligan por el momento a rechazar los pedidos de este modelo. H Al mismo tiempo que le agradecemos su pedido, debemos explicarle que suministramos unicamente a nuestros representantes autorizados de cada ciudad, y de momento no hemos considerado pertinente aumentar el mimero de vendedores en su area. El mecanizado segun sus especificaciones requeriria el montaje de un equipo especial en nuestros talleres; esto no solo nos resultarfa imposible antes de septiembre, sino que entorpecerfa seriamente nuestra produccion normal. Asimismo, el coste del montaje de dicho equipo serfa prohibitive.
84
cartas comerciales
LE VENDEUR REFUSE UNE COMMANDE
9.2
INDUSTRIES COUE 10 Place Colbert 32000 Auch
Provence Textiles 4 Rue Mistral 04000 Digne
12juillet1999 Cher Monsieur Fouquet,
Moins frequemment, il peut arriver que le vendeur refuse la commande. Dans la lettre qui suit, par exemple, un fabricant doit, pour des raisons techniques, refuser une commande. Une telle lettre necessite beaucoup de tact si on souhaite continuer de faire des affaires avec ce client dans le futur.
Nous vous remercions vivement de la commande annexee a votre lettre du 9 juillet. Cependant, apres avoir soigneusement etudie la situation, nous sommes parvenus a la conclusion qu'il serait preferable pour vous de vous adresser dans ce cas precis a un autre fabricant.
EXPRESSIONS H Nous ne sommes pas en mesure de garantir une livraison avant 1'hiver et estiNous esperons que vous comprendrez les circonstances qui mons dans ce cas denous voient cette fois contraints de decliner votre commande. voir retourner votre Soyez assures que nous ferons notre maximum pour satisfaire commande avec nos vos demandes futures. remerciements et nos excuses. Veuillez agreer, Monsieur Fouquet, I'expression de nos sinceres H Pour autant que salutations. nous aimerions faire des affaires avec vous, nous considerons qu'il est impossible de produire des marchandises de qualite raisonnable au prix que vous indiquez. Alexandre Coue H II est devenu impossible de se fournir en matieres premieres et nous n'avons pas d'autre choix que de decliner votre commande. H Des difficultes de production nous forcent a ne plus accepter de commande de ce modele pour le moment. H Nous vous remercions de votre commande mais devons preciser que nous fournissons uniquement a des revendeurs agrees et que nous n'envisageons pas pour le moment d'augmenter le nombre de revendeurs dans votre region. Usiner selon vos specifications, en effet, necessiterait que nous installions un equipement special dans notre usine. Ceci serait impossible avant le mois de septembre, sans parler du cout d'installation de I'equipement qui serait prohibitif.
85
correspondance commerciale
EL COMPRADOR MODIFICA SIT PEDIDO
9.3
Provence Textiles 4 Rue Mistral 04000 Digne
Textiles Orion C/ Torrelas 198 Tarrasa, Cataluna
Varias razones pueden obligar a un comprador a modlficar su pedido ouando ya ha sido cursado, prittcipalmente despuds de que el proveedor le informe de un repentino aumento de precios, o, como en el siguiente ejemplo, de un retraso en la entrega.
14 de noviembre de 1999
Muy Sres. nuestros: Asunto: Pedido NB 73/R Agradecemos su carta del 9 de noviembre en relacion con el pedido que les hemos cursado de: artfculo 1 - 50 m. de tejido ne 69, peso complete, tartan. artfculo 2 - 50 m. de tejido ns 92, peso medio, hilo jaspeado. Senalan en su carta que debido a una huelga prolongada de los operadores de los telares no podran suministrarnos este pedido antes de abril. Sin embargo deben saber que necesitamos el artfculo 1 para la temporada de invierno y que una entrega en abril es demasiado tardfa para nuestras necesidades. Por lo tanto les rogamos se sirvan cancelar el artfculo 1 de nuestro pedido y enviarnos 100 m. del artfculo 2 en lugar de 50 m. Les agradecerfamos la rapida confirmacion de esta modificacion. Sin otro particular, les saluda atentamente.
Richard Fouquet
86
cartas comerciales
EXPRESIONES UTILES 53 Deseariamos modificar nuestro pedido num. 683/L de 100 sartenes anti-adherentes. Si es posible quisieramos aplazar este pedido. S3
L'ACHETEUR MODIFIE SA COMMANDE
9.3
Provence Textiles 4 Rue Mistral 04000 Digne
Textiles Orion C/ Torrelas 198 Tarrasa, Catalogne
Plusieurs raisons peuvent inciter un acheteur a modifier une commande qu'il a deja passee, surtout apres que le fournisseur 1'ait informe d'augmentations subites des prix ou, comme c'est le cas ci-dessous, de retards de livraisons.
14novembre 1999
Monsieur, Objet : commande no. 73/R Nous vous remercions de votre courrier du 9 novembre concernant la commande que nous avons passee pour: • item 1 - 50 m, tissage no. 69, poids entier, ecossais. • item 2 - 50 m, tissage no. 92, poids moyen, bruyere. Vous mentionnez qu'a cause de la greve des operateurs de metiers vous serez incapable de nous livrer cette commande avant avril, au plus tot. Vous conviendrez toutefois que nous avons besoin de I'item 1 essentiellement pour la saison d'hiver et qu'une livraison en avril est bien trop tardive pour nos affaires. Nous vous prions, par consequent, d'annuler item 1 de notre commande et de nous fournir 100 m d'item 2, au lieu des 50 initialement prevus. Nous vous serions gre de bien vouloir nous confirmer cette modification le plus tot possible. Dans I'attente de votre reponse, nous vous prions d'agreer, Messieurs, ('expression de nos salutations distinguees.
Richard Fouquet
87
correspondance commerciale
EXPRESSIONS H Nous souhaitons modifier notre commande 683/L pour 100 poeles. Nous voudrions si possible reporter cette commande. 3 Voudriez-vous avoir 1'obligeance de remplacer le modele XS1 par le modele XLS1. C3 Nous esperons que cette modification ne vous causera pas de probleme. 3 Nous esperons etre en mesure de vous passer une commande importante dans les semaines a venir, a titre de compensation pour cette annulation.
EL VENDEDOR MODIFICA EL PEDIDO
9.4
Ciments Ehrlich Rue Richelieu 68000 Colmar
Constructions Pierret 36 Impasse du Moulin 59000 Lille
9de Enerode 1999
Muy Sres. nuestros: Agradecemos su carta del 6 de enero de 1999 y el pedido adjunto ns 41/A/fc de 25 toneladas de cemento rapido «Tienbon». Lamentamos informarles que desde su lanzamiento hace 4 meses este producto se ha hecho tan popular que nos encontramos de momento sin existencias, y por lo tanto no podemos servirle en el plazo mencionado en su carta.
En el sigulente ejemplo, el vendedor, que no esta dispuesto a perder un pedido por encontrarse temporalmente sin existencias, envla un articulo de sustitucion para cumplimentar parcialmente el pedido. Bsto es un tanto arriesgado, pues el comprador tiene derecho a recnazar el envlo. Por lo tanto, el vendedor debe justificar su acci6n y demostrar que su preocupacion principal es servir al cliente (y no limitarse a hacer la venta).
Sin embargo, teniendo en cuenta la urgencia de sus necesidades, nos hemos tornado la libertad de enviarle 5 toneladas de nuestro cemento «Acrobien», pues este es el producto mas parecido que tenemos en existencia. Dentro de una gama de temperaturas de -259C a -60gC, las propiedades del «Acrobien» y del «Tienbon» son identicas. En el caso de que «Acrobien» le resulte apropiado, tendremos mucho gusto en completar inmediatamente el pedido con este producto. Alternativamente, si encuentran que este envi'o de «Acrobien» es suficiente para cubrir sus necesidades inmediatas, podri'amos suministrarle el resto del pedido de «Tienbon» dentro de unas 3 semanas. Les rogamos nos indiquen cual de estas dos propuestas les resulta mas conveniente y acepten nuestras excusas por las molestias causadas. Atentamente,
Johann Ehrlich
88
cartas comerciales
EXPRESIONES UTILES H Sirvanse llamarnos por telefono o enviarnos un fax a la mayor brevedad si les parece bien esta modification. H Como nos resulta imposible coincidir con la calidad de su muestra, les enviamos el producto mas parecido que tenemos disponible.
LE VENDEUR MODIFIE LA COMMANDE
9.4
Ciments Ehrlich Rue Richelieu 68000 Colmar
Constructions Pierret 36 Impasse du Moulin 59000 Lille
9 Janvier 1999
Messieurs, Nous vous remercions de votre courrier du 6 Janvier et du bon de commande 41/A/fc qui y est joint, pour 25 tonnes de notre ciment qui seche vite, le «Tienbon». Dependant nous regrettons de devoir vous informer que depuis son introduction sur le marche il y a 4 mois, ce produit s'est revele si populaire que nous sommes pour le moment en rupture de stock, et done incapables de vous livrer dans les temps que vous stipulez dans votre lettre.
Peu dispose a perdre une commande parce qu'il est momentanement sans stock, le vendeur ci-dessous envoie un produit de substitution en executant ainsi partiellement la commande. C'est une operation risquee car 1'acheteur serait tout a fait en droit de refuser d'accepter la livraison. Par consequent, le vendeur doit justifier son action et paraitre concerne au premier chef par le service au client (par opposition a simplement vendre)
Vos besoins etant urgents, nous nous sommes toutefois permis de vous envoyer 5 tonnes de notre ciment «Acrobien», celui-ci etant le substitut le plus proche que nous ayons en stock. Dans des variations de temperature comprises entre - 25°C et 60°C, les proprietes de «Acrobien» et «Tienbon» sont identiques. Si «Acrobien» devait vous convenir, nous serions heureux de vous fournir le solde de la commande immediatement. Si toutefois la livraison deja effectuee suffisait a vos besoins immediats, nous serions en mesure de fournir le solde du de «Tienbon» dans environ 3 semaines. Merci de nous faire savoir laquelle de ces solutions vous convient le mieux. Veuillez accepter toutes nos excuses pour le desagrement encouru. Dans I'attente de vos instructions, nous vous prions d'agreer, Messieurs, I'expression de nos salutations distinguees.
Johann Ehrlich
89
correspondance commerciale
EXPRESSIONS H Merci de telephoner ou d'envoyer une telecopie immediatement si cette modification est acceptable. 3 Nous sommes incapables d'egaler la quaIit6 de votre echantillon et vous envoyons le substitut le plus proche disponible actuellement.
9.5
GOMO RESOLVER UN PROBLEMA DE ENTRE6A
Martinez Hnos c/Los Enanitos 57 Poligono Indus. Las Rozas 46016 Sevilla
Marvin Wholesalers Ltd. 84 Regent Walk Manchester M60 1QD Reino Unido
Num de ref. 426
2 de marzo de 1999
Muy Sres. nuestros: Como ya se habran enterado por los medios de comunicacion, los camioneros franceses van a declararse en breve en huelga a nivel nacional, impidiendo, por lo tanto, que los camiones crucen el pais.
En el ejemplo siguiente se ha presentado una dlf icultad que esta fuera del control tanto del comprador como del vendedor. Dada la importancia y la urgencia del pedido, la cuesti6n de limitarse a cancelar el pedido no se plantea, pues es evidente el interes por ambas partes en cooperar y encontrar una solucion. 11 vendedor explica el problema, propone una solucidn y urge al comprador a que conf irme si esta solucion es aceptable.
Inicialmente habiamos planeado entregar de su pedido nQ 426 de 75 toneladas de ciruelas enlatadas en tres camiones, con fecha de salida de fabrica el 4 de marzo y fecha de llegada al almacen de Manchester el 6 de marzo. La unica alternativa que nos queda es transportar la mercancfa por mar en el ferry entre Santander y Plymouth. Si optamos por esta segunda solucion, la mercancfa les llegarfa el 8 de marzo. El coste adicional serfa de 10.000 euros. Dada la naturaleza urgente del pedido, hemos hecho una reserve en el ferry que sale de Santander el 6 de marzo. Necesitamos su respuesta antes del mediodfa de manana para poder confirmar la reserva. Tengan la seguridad de que estamos haciendo todo lo posible para minimizar el impacto de esta huelga en la entrega de su pedido. Atentamente
Pedro Torres Departamento de ventas
90
cartas comerciales
EXPRESIONES UTILES 13 Si la huelga de transportistas no se resuelve antes de fin de mes, nos veremos obligados a cancelar este pedido. H Si estan vds. dispuestos a soportar el coste adicional del transporte aereo, esta situacidn puede resolverse con facilidad.
RESOUDRE UN PROBLEMS DE LIVRAISON
9.5
Martinez Hnos c/Los Enanitos 57 Poligono Indus. Las Rozas 46016 Sevilla
Marvin Wholesalers Ltd. 84 Regent Walk Manchester M60 1QD Royaume Uni
2 mars 1999
Ref: Commande no. 426
Messieurs, Comme vous I'avez sans doute entendu aux informations, les chauffeurs routiers Francais doivent prochainement entamer une greve nationale illimitee, empechant ainsi tous les camions de traverser le pays.
Dans 1'exemple suivant, une difficulte se pose qui est independante de la volonte de I'acheteur comme du vendeur. Compte tenu de 1'importance et de I'urgence de la commande, la question d'annulation ne se pose m§me pas car il est dans 1'interet des deux parties de cooperer pour trouver une solution. Le vendeur explique le probleme, propose une solution et incite 1'acheteur a confirmer que cette solution est acceptable.
Nous avions initialement prevu de livrer votre commande no. 426 (75 tonnes de prunes en conserve) dans trois camions avec une sortie usine au 4 mars et un ETA Manchester, a votre entrepot, le 6 mars. La seule solution possible maintenant est le transport par mer sur le ferry entre Santander et Plymouth. Si nous choisissons cette solution, vous pourriez etre livre le 8 mars. Le surcout serait de 10.000 euros. Compte tenu de I'urgence de votre commande, nous avons fait une reservation sur le ferry qui doit quitter Santander le 6 mars. Afin de confirmer la reservation, nous devons recevoir votre accord pour demain midi. Veuillez croire que nous faisons tout notre possible pour minimiser I'impact que cette greve aura sur la livraison de votre commande. Dans I'attente de votre reponse, nous vous prions d'agreer, Messieurs, nos salutations distinguees.
Pedro Torres See. Ventes
91
correspondance commerciale
EXPRESSIONS D3 Si la greve des Transporters n'a pas 6te reglee a la fin du mois, nous serons obliges d'annuler notre commande. C3 Si vous etes pret a supporter le surcout du au transport en avion, la situation peut 6tre resolue tres facilement.
10.1
NOTA DE AVISO
Solidos SA c/ Almirante, 12 12009 El Ferrol Societe Frangaise des Hydrocarbures Tour SFH La Defense Paris 75014
6de junio de 1998
Atencion: Director de Suministros Muy Sr. nuestro: Asunto:
Su pedido OC021/2100198 PROGRAMA DE ENTREGAS
Tenemos el agrado de confirmar que su pedido esta programado para ser enviado a bordo de: (1) MS Ocean Star, ETD La Coruna 15-6-98, ETA El Havre 21.6.98 (arti'culo 1 - 50 piezas en 3 cajas, 1,50 m. x 2,00 m. x 1,00m, 537 kgs). (2) MS Pioneer, ETD La Coruna 17-7-98, ETA El Havre 23.7.98 (arti'culo 2 - 20 piezas en 3 cajas, 2,50 m. x 1,00 m. x 1,00 m., 222 kgs) Tal y como convinimos, hemos empaquetado cuidadosamente la mercancfa en seis cajas de madera a prueba de golpes, que puedan soportar todo tipo de manipulacion. Cada caja esta marcada con el nombre de su empresa y el numero de pedido. Estan numeradas correlativamente de la 001 a la 006. Los documentos de embarque - Conocimiento de Embarque en 3 originales + dos copias, Factura Comercial, Certificado de Origen, Lista de Contenidos y Nota de Entrega - estan en este momento siendo legalizadas en la Embajada de Francia en Madrid. Se las enviaremos a su debido tiempo para que las presenten en la Aduana. Les agradecerfamos nos dieran a conocer la llegada de cada envfo. Confiando que esten vds. satisfechos con estas disposiciones, esperamos seguir con nuestras relaciones comerciales. Atentamente,
Pedro Ramirez
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cartas comerciales
La nota de aviso informa al comprador que su pedido ya ha sido enviado o esta a punto de ser enviado. In ella se proporciona toda la informacion referente al envio (cantidad y tipo de mercancias consignadas), a los medios de transporte (nombre de la compaftia de transporte, nombre del barco, fecha del embarque, etc.) asi como referencias a los documentos de embarque (Conocimiento de Embarque, etc.) y al embalaje. In el ejemplo siguiente, el envio va ser efectuado en dos partes, de acuerdo con los deseos del cliente, debido a la falta de espacio de almacenamiento.
10.1
AVIS D'EXPEDITION
Solidos SA c/ Almirante, 13 12009 El Ferrol Societe Frangaise des Hydrocarbures Tour SFH La Defense Paris 75014
6juin 1998 Attn: Directeur des Achats Monsieur, Objet:
Votre Commande OC021/200198 Planning des livraisons
Nous avons I'honneur de confirmer que votre commande sera livree comme suit: (1) MS Ocean Star, ETD La Corugne 15-6-98, ETA Le Havre 21-6-98 (item 1; 50 pcs en 3 caisses, 1,50m. x 2,00m. x 1,00m, 537 kg) (2) MS Pioneer, ETD La Corugne 17-7-98, ETA Le Havre 237-98 (item 2; 20 pcs en 3 caisses, 2,50m. x 1,00m. x 1,00m., 222 Kgs) Comme convenu nous avons emballe les marchandises avec soin dans 6 caisses a I'epreuve des chocs qui sont capables de resister a la manutention la plus violente. Le nom de votre compagnie et le no. de commande sont inscrits sur chaque caisse. Elles sont numerotees successivement de 001 a 006. Les documents d'expedition — Connaissement en 3/3 originaux + 2 copies, facture commerciale, Certificat d'Origine, Liste de Colisage — sont en cours de legalisation a I'ambassade de France a Madrid. Nous vous les ferons parvenir a temps pour presentation a la Douane. Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir nous aviser de I'arrivee de chaque expedition. Nous esperons que vous serez satisfaits de ces arrangements. Dans I'attente nous vous prions d'agreer, Monsieur, nos salutations distinguees.
Pedro Ramfrez
93
correspondance commerciale
L'avis d'expedition informe 1'acheteur que sa commande a ete exp^diee ou est sur le point de 1'etre. L'avis donne tous les renseignements pertinents concernant les marchandises (quantite et nature des produits), le moyen de transport (nom de 1'armateur, nom du bateau, port d'embarquement, etc) et se refere aux documents d'expedition (Connaissement, etc) et a 1'emballage. Dans 1'exemple suivant, 1'expedition doit se faire en deux fois pour depanner le client qui manque d'espace de stockage.
INFORMACION SOBRE EL EMBALAJE
10.E
Cycles PEDALON 35 Avenue de la Legion Tcheque 12000 Rodez
Pedro Rodriguez Paseo Pereda 28 39780 Santander Espana
En el siguiente ejemplo, por razones obvias, el client© ha puesto enfasis en la importaneia de un embalaje adecuado. El fabricante le tranquiliza facilitandole una descripcidn detaEada del embalaje, asi como otros detalles relacionados con el envlo.
1 de enero de 1999
Muy Sres. nuestros: Su pedido de 10.000 bicicletas todo terreno esta en fase de preparacion y estara listo para su envi'o el 17 de enero a mas tardar. Entendemos la preocupacion que expresa respecto al embalaje, y le podemos asegurar que tomamos todas las debidas precauciones para asegurarnos de que las bicicletas lleguen a los clientes de todo el mundo en perfectas condiciones. Como ustedes nos indican que las bicicletas deben continuar viaje hasta Sri Lanka, India, Pakistan y Nepal, las estamos embalando en contenedores man'timos. Cada bicicleta esta encerrada en un paquete de carton ondulado, embaladas en grupos de 20 y envueltas en plastico por grupos de 20. Un contenedor contiene 240 bicicletas; por lo tanto el cargamento completo comprende 42 contenedores que pesan cada uno 8 toneladas. El envi'o se puede hacer por ferrocarril desde nuestros talleres hasta el puerto de Santander. Los costes de los portes desde la fabrica FOB Santander son de 180 euros por contenedor, lo que hace un total de 7.560 euros por esta consignacion, excluyendo el alquiler de los contenedores, que les seran cargados en su cuenta. Esperando haber satisfecho su demanda, quedamos a la espera de recibir sus instrucciones de entrega. Atentamente,
BenoTt Deferre
94
cartas comerciales
EXPRESIONES UTILES H La mercancfa sera embalada en cajas especiales con el fin de evitar danos durante el transporte. G3 Como eontanuaci6n a su solicitud de informaci6n del 16 de agosto respecto al embalaje y transporte de los pedidos enviados por flete maritimo, tenemos el agrado de facilitarle la siguiente informacion.
RENSEIGNEMENTS SUR L'EMBALLAGE
10.2
Cycles PEDALON 35 Avenue de la Legion Tcheque 12000 Rodez
Pedro Rodriguez Paseo Pereda 28 39780 Santander Espagne
Dans 1'exemple suivant le client a, pour des raisons evidentes, insiste sur 1'importance d'un emballage approprie. Le fabricant le rassure en lui faisant une description d6taillee de I'emballage prevu, et lui donne aussi d'autres details relatifs a 1'expedition.
1 Janvier 1999
Messieurs, Votre commande pour 10.000 VTT est en cours d'execution et sera prete a etre expediee le 17 Janvier au plus tard. Nous comprenons parfaitement votre souci en ce qui concerne I'emballage. Nous pouvons vous garantir que nous prenons toutes les precautions possibles pour nous assurer que tous nos cycles parviennent a nos clients dans le monde entier en parfaite condition. Compte tenu du fait que ces cycles seront transportes par la suite vers le Sri Lanka, I'lnde, le Pakistan et le Nepal, nous faisons le necessaire pour qu'ils soient emballes dans des conteneurs maritimes. Chaque bicyclette est enfermee dans un paquet en carton ondule et 20 de ces cartons sont groupes et enveloppes dans une bache en plastique. Un conteneur contient 240 cycles. La livraison totale devrait done comprendre 42 conteneurs, chaque conteneur pesant 8 tonnes. L'expedition peut se faire de notre usine par train. Les frais de transport FOB Santander sont de 180 euros par conteneur, soit un total de 7.560 euros pour cette expedition, hors frais de location des conteneurs qui seront debites de votre compte. Nous esperons repondre ainsi a vos questions. Dans I'attente de vos instructions d'expedition, nous vous prions d'agreer, Messieurs, nos salutations distinguees.
Benoit Deferre
95
correspondance commerciale
EXPRESSIONS H Les marchandises seront emballees dans des caisses speciales afin d'eviter les degats lors du transit. (3 Nous vous remercions de votre demande du 16 aout concernant I'emballage et le transport des commandes a 1'etranger.
10.3
DEMANDA DE INFORMACION SOBRE SEGUROS
Bouquins Marchand Place du Marche 03000 Moulins
Assurances Levy Rue Picasso 75016 Paris
Ref: SLS/29-INS
2 de febrero de 1999
Antes de proceder al envfo de un lote de mercanclas, el remltente (el consignador) en el caso de una transaccidn GIF, por ejemplo, o bien el receptor (el consignatario), deben asegurar el envio ante una compania de seguros. La siguiente carta es una solicitud de informaoion directa: en ella se dan todos los detalles importantes y se solicita un presupuesto.
Muy Sres. nuestros: Dentro de dos semanas enviaremos un cargamento de 2.850 libros a All Prints Bookshop de Londres, con quienes tenemos un contrato GIF. Quisieramos saber si nos podrfan asegurar hasta un importe de 12.000 euros - el valor del envfo - entrando la poliza en vigor inmediatamente despues de que la mercancfa saiga de nuestros almacenes. Por supuesto los libros estaran embalados segun las normas habituales y seran enviados en 3 cajas, cada una de ellas con un peso de unos 500 kilos. Se embarcaran en el MW Ocean Star de la Ifnea Red Label, el cual tiene salida de Saint-Nazarie hacia Londres el 15 de marzo de 1999. Allf la mercancfa sera recogida por nuestro consignatario en el Almacen General. Le agradecerfamos nos remitieran urgentemente un presupuesto del coste del seguro a todo riesgo de este envfo, tanto en el almacen como en transito. Les saludamos muy atentamente,
EXPRESIONES UTILES
Gilbert Marchand Director
96
cartas comerciales
El Les agradeeeriamos nos enviaran presupuesto del coste del seguro a todo riesgo, de almacen a almacen, para este envio. H Necesitamos el seguro a partir del IS de julio.
10.3
DEMANDS DE COUVERTURE PAR UNE ASSURANCE
Bouquins Marchand Place du Marche 03000 Moulins
Assurances Levy Rue Picasso 75016 Paris
R e f : SLS/29-INS
2 fevrier 1999
Avant toute expedition, soit 1'expediteur, dans le cas d'une transaction GIF par exemple, soit le destinataire, doit faire assurer la cargaison par sa compagnie d'assurance. La lettre ci-dessous est une demande directe: elle fournit tous les details pertinents et demande un devis.
Messieurs, Dans 2 semaines nous allons expedier un lot de 2.850 livres a All Prints Bookshop de Londres avec qui nous avons un contrat CIF. Nous voudrions savoir si vous accepteriez de nous couvrir a une hauteur de 12.000 euros, le montant de I'expedition; la police d'assurance devrait prendre effet des que la marchandise quitte notre entrepot. Bien entendu les livres seront emballes en accord avec les regies en vigueur et ils seront expedies dans 3 caisses en bois, chaque caisse pesant environ 500 kg. Les livres seront charges sur MV Ocean Star de la Red Label Line qui doit quitter Saint-Nazaire pour Londres le 15 mars 99. A Londres, les marchandises seront retirees par le destinataire a I'United Warehouse. Nous vous serions obliges de nous envoyer un devis de toute urgence pour la couverture multirisques de cette expedition. Dans I'attente de votre reponse, nous vous prions d'agreer, Messieurs, I'expression de nos salutations distinguees.
Gilbert Marchand Directeur
97
correspondance commerciale
EXPRESSIONS H Merci de nous envoyer vos tarifs pour une couverture multirisques, entrepot a entrepot, de cette expedition. 3 La police d'assurance doit debuter le ISjuillet.
NOTIFICACION DE DANOS DURANTE EL TRANSPORTE
10.4
BALLYBOOKS Ltd. Hefton Hill Business Park Plymouth PL8 9GA United Kingdom
Bouquins Marchand Place du Marche 03000 Moulins
URGENTE
1 dediciembrede 1998 Atencion: Gilbert Marchand, Director
Estimado Sr. Marchand: Asunto:
Cargamento danado MV Ocean Star, 30/11/98 - P.O. APB/431
Lamentamos informarle que a la llegada de su pedido al puerto en el dfa de ayer, la empresa consignataria descubrio que 1 de las 3 cajas de las que se compone el envio no se habfa sujetado convenientemente para el viaje. Durante una travesfa sufrio una abolladura, del mar penetrara en bles en los libros que
con mar gruesa, la caja en cuestion lo que a su vez permitio que el agua su interior causando danos irreparacontem'a.
Lo notificamos inmediatamente a la compania de navegacion, y los danos fueron confirmados oficialmente por un agente de Lloyd's. Adjuntamos su informe. Como la poliza del seguro es a cuenta suya, tenga la amabilidad de tomar contacto urgente con la compania de seguros con el fin de reclamar las perdidas. Del mismo modo, le estan'amos muy agradecidos si pudiera reemplazar los libros de la caja numero 2 y enviarlos por via aerea lo antes posible, pues los necesitamos para la campana navidena. Aprovecho la ocasion para saludarle muy atentamente,
Alan McHugh Jefe de Ventas
Adj.: Informe del agente de Lloyd's
98
cartas comerciales
Durante el transports de mercanoias suelen producirse aceidentes, errores o retrasos. Si las mercancias ban sido danadas o se nan extravlado, el remitente y/o el transportista deben ser informados inmediatamente. 11 tono de la carta debe ser preciso, objetivo y comedido, insistiendo en la descripci6n de los hechos en la medida en que sean conocidos) y en la extension de los danos. 11 informante debe coneluir preguntando al destinatario de la carta las acciones que desea emprender, como en el ejemplo que damos a continuaci6n.
SIGNALER LES DEGATS SURVENUS PENDANT LE TRANSPORT
10.4
BALLYBOOKS Ltd. Hefton Hill Business Park Plymouth PL8 9GA United Kingdom
Bouquins Marchand Place du Marche 03000 Moulins
URGENT
decembre1998
Attn: Gilbert Marchand, Directeur
Cher Monsieur Marchand, Objet:
Cargaison Endommagee MV Ocean Star 30-11-98 - Cde. APB/431
Nous regrettons de vous informer qu'a I'arrivee au port hier, le representant du navire a trouve qu'une des 3 caisses contenant la cargaison n'avait pas ete suffisamment bien attachee pour le voyage. Pendant une tempete, la caisse en question a ete serieusement ecornee ce qui a permis a I'eau de mer de suinter a I'interieur et de provoquer des degats irreparables aux livres qu'elle contenait. Nous avons immediatement notifie le transporteur et les degats ont ete officiellement confirmes par un representant de la Lloyd, dont le rapport est joint. Compte tenu du fait que la police d'assurance est en votre possession, pourriez-vous contacter I'assureur de toute urgence pour deposer une demande d'indemnite pour la perte encourue. Nous vous serions aussi reconnaissants de bien vouloir nous reexpedier par avion de nouveaux exemplaires des livres de la caisse no. 2. Nous vous serions obliges d'arranger cette expedition le plus tot possible car nous avons besoin des livres pour la saison de noel. Nous vous prions d'acjreer, Monsieur Marchand, nos sinceres salutations.
Alan McHugh Directeur des Ventes PJ: rapport de la Lloyd
99
correspondence commerciale
Des accidents, erreurs et retards se produisent frdquemment pendant le transport de marchandises. Lorsque les marchandises ont 6t§ abimdes ou perdues, 1'expediteur et/ou le transporteur doit etre informe immediatement. Le ton de la lettre doit rester precis, objectif et mesure, 1'accent devant porter sur la description des faits (pour autant qu'ils soient connus) et FStendue des dommages. L'auteur devrait conclure, comme dans 1'exemple ci-dessous, en indiquant exactement au lecteur quelle action il souhaite que celui-ci entreprenne.
INSTRUCCIONES A UN CONSIGNATARIO
10.5
Import/Export Joly Avenue du 14 Juillet 56300 Lorient
Roberto Marm S.L. Pol. Ind. Las Gaviotas C/ El Cano 18 Madrid 28008
9 de junio de 1999
Muy Sres. nuestros:
En el siguiente ejemplo, los consignatarios ban informado previamente al importador de la llegada de su envio; tambien ban solicitado un Conocimiento de Embarque debidamente endosado, y una carta diriglda a la Aduana, autorizandoles para actuar en nombre del importador; finalmente, ban preguntado donde deben enviar la mercancia una vez que pase la aduana.
Agradecemos su carta del 26 de abril en la que nos dan detalles de las disposiciones de embarque de 20 cartones (500 unidades por carton) de camisas Hidalgo. Tal y como lo solicitaron, incluimos un Conocimiento de Embarque endosado y sin objeciones. Asimismo hemos notificado a la Aduana que Vds. estan autorizados a actuar como agentes nuestros en este caso. En cuanto al envi'o, nos permitimos recordarle que mencionabamos en la carta anterior nuestra intencion de mantener el envi'o en un deposito aduanero hasta el momento en que encontremos una salida apropiada para la venta al detalle de la mercancia. Ya hemos encontrado una de estas salidas y por tanto les agradecerfamos hicieran un envi'o de 3 cartones, a portes debidos, a los MM. Gonzalez & Rey, c/ Oronoz 59 -Cadiz. Necesitan urgentemente este envi'o; les rogamos pues lo remitan en el primer tren de pasajeros disponible. Sfrvanse guardar en deposito el resto del envi'o para nosotros hasta que les avisemos. Reciban nuestros atentos saludos,
Rene Joly Director General
100
cartas comerciales
EXPRESIONES
trriLES
C3 Hemos dado instrucciones a nuestro agente en Nueva York para que deposite la mercancia en un dep6sito de aduanas. H Para f aeilitar el envio, necesitamos que cumplimenten los impresos adjuntos. H Las dificultades para conseguir el despacbo aduanero pueden originar retrasos.
INSTRUCTIONS A UN TRANSITAIRE
10.5
Import/Export Joly Avenue du 14 Juillet 56300 Lorient
Roberto Mari'n S.L. Pol. Ind. Las Gaviotas C/ El Cano 18 Madrid 28008
9juin 1999
Messieurs,
Dans 1'exemple suivant, les courtiers maritimes de 1'armateur ont deja prevenu 1'importateur de 1'arrivee de sa cargaison. Ils ont egalement demande un connaissement, dument endosse, et une lettre adressee au Directeur des Douanes, les autorisant a agir pour 1'importateur. Enfin, ils ont demande ou faire suivre la marchandise apres le dedouanement.
Nous vous remercions de votre courrier du 26 avril donnant les details d'expedition par mer de 20 cartons (500 par carton) de chemises Hidalgo. Comme demande nous joignons un connaissement sans reserve. Nous avons egalement notifie le Directeur des Douanes de votre capacite a nous representer dans ce cas. En ce qui concerne I'expedition, vous vous rappelez peut-etre de notre intention de garder la cargaison en entrepot sous douane jusqu'a ce que nous ayons trouve des points de vente appropries. Nous avons trouve Tun de ces points de vente et vous serions obliges de faire suivre une cargaison de 3 cartons en port du a MM. Gonzalez & Rey, c/ Oronoz 59 -Cadiz. Comme ils ont besoin de la marchandise en urgence, nous vous remercions d'effectuer I'envoi par le premier train disponible. Nous vous remercions par ailleurs de conserver le reste de la livraison sous douane jusqu'a nouvel ordre. Veuillez agreer, Messieurs, I'expression de nos salutations distinguees.
Rene Joly Directeur General
101
correspondance commerciale
EXPRESSIONS 13 Nous demandons a notre agent a New York de deposer les merchandises en entrepot sous douane. H Afin de faciliter I'envoi, merci de remplir les formulaires de transport maritime joints. H Des difficultes a obtenir le dedouanement peuvent fort bien causer des retards.
11.1
CARTA DE COBERTURA CON FACTURA
Etablissements Pierre Martin 7 Route de Lamigotte 75008 Paris
M. Courtenay Hotel de I'Auvergne 43 Avenue du Marechal Juin 63000 Clermont-Ferrand
Ref: Gest/12398/fd
14 de agosto de 1998
Estimado Sr.: Sus pedidos LPOs 437 y 439 con fecha 6-6-1998 Adjunto encontrara nuestras facturas: • Aces/47598 por importe de • Aces/47698 por importe de - cuyo importe total es de
1.200 e (HA/437) 892 e (HA/439) 2.092 e .
Como mencione en nuestra conversacion telefonica del 7 de agosto de 1998, ambas facturas incluyen cargos adicionales por embalaje especial en contenedores de madera. Cada factura incluye un 10% de descuento comercial concedido por pedidos anticipados. Le rogamos efectue una transferencia bancaria a nuestra cuenta, a 30 dias fecha de factura. Le agradecemos su atencion y esperamos volver a servirle en breve. Atentamente,
Jean-Eudes Claude Dpto.a Contabilidad
Adjunto: facturas Aces/47598 y Aces/47698
102
cartas comerciales
La factura se suele presentar en un impreso con inembrete, aeompanado de una carta de cobertura como la que se muestra a eontinuacidn. Este tipo de cartas son cortas, con un par de frases breves y puntuales. Deben indicar unicamente su propdsito (para adjuntar la factura), anadiendo cualquier comentario referente a la factura, y concluir con una nota cortes y posltiva.
11.1
LETTRE EXPLICATIVE JOINTE A TTNE FACTURE
Etablissements Pierre Martin 7 Route de Lamigotte 75008 Paris
M. Courtenay Hotel de I'Auvergne 43 Avenue du Marechal Juin 63000 Clermont-Ferrand
14-8-1998
Ref: Gest/12398/fd
Monsieur, Vos bans de commands HA/437 et HA/439 du 6-6-98 Vous trouverez ci-joint nos factures: • Gest/47598 pour
1.200 e (HA/437)
• Gest/47698 pour
892 e (HA/439)
-pour un montant total de . . . . 2.092 e Ainsi que nous I'avons signals dans notre conversation telephonique du 7 aout, ces 2 factures comprennent les frais supplementaires induits par I'emballage special dans des caisses en bois. Sur chaque facture apparatt aussi la remise de 10% accordee pour les commandes hors saison. Veuillez effectuer un transfert bancaire sur notre compte avec la Compagnie Generale, compte no. 3472849-89, dans un delai de 30 jours a compter de la date d'emission des factures. Nous vous remercions d'avance de votre comprehension et vous prions d'agreer, Monsieur, nos salutations distinguees.
Jean-Eudes Claude Service Comptabilite
PJ: factures Aces/47598 et Aces/47698
103
correspondan.ee commerciale
Les factures se presentent d'ordinaire sur des formulaires pre-imprimes et sont aceompagnees d'une lettre explicative similaire a celle qui suit. Ces lettres sont eourtes, pas plus de quelques lignes en regie generale, et directes. II suffit qu'elles donnent leur fonction (accompagner la facture), qu'elles mentionnent tous les commentaires necessaires sur la facture et qu'elles concluent sur une note positive et courtoise.
PRIMERA NOTIFICACION
11.8
Agence Leonard Rue d'Eyquem 33200 Libourne
Constructions Pierret 36 Impasse du Moulin 59000 Lille
10de febrero de 1999
Atencion: Director Financiero
Muy Sr. mfo:
Estado de cuentas - Notification ns1 Adjunto encontrara un estado de cuentas en el que aparece un saldo deudor de 20.524 francos al 30-01-98. Asimismo le rogamos tome nota de que nuestra factura ref. CRA/JO21/011 esta pendiente de pago desde hace treinta dfas.
Si despues de cierto tiempo un clients no ha satisfecho una factura, se envia un estado de cuentas, junto con una copia de la factura pendiente y una nota breve (P. ej. «Sirvanse remitirnos a vuelta de correoOOtra solucion es enviar el estado de cuentas con una breve carta de eobertura, como en el ejemplo sigtiiente, 11 tono debe ser eort§s pero directo, dependiendo del cliente y de sus relaciones con la empresa. La carta no debe mostrar enojo ni ofrecer ninguna duda acerea de la intencion del cliente de pagar.
Le agradecerfamos procediera a liquidar su cuenta lo antes posible. Si ha dado ya instrucciones a su banco de proceder al pago, le rogamos no tenga en cuenta esta carta. Sin otro particular le saluda atentamente,
Theodore Leonard Director
104
cartas comerciales
EXPRESIONES UTILES C3 Lamentamos informarle de que aun no nemos recibido ningiin aviso de abono de nuestro banco por el envio que les fue efectuado el 17 de noviembre 1998 (nuestra factura na 846211). H Como siempre nemos recibido puntualmente sus pagos, nos extrana no haber tenido noticias suyas sobre nuestro estado de cuentas del 1 de marzo.
11.2
PREMIERE RELANCE
Agence Leonard Rue d'Eyquem 33200 Libourne
Constructions Pierret 36 Impasse du Moulin 59000 Lille
10fevrier 1999
Attn: Directeur des Finances
Monsieur, Releve de compte client - Rappel no. 1 Vous trouverez ci-joint un releve de votre compte faisant apparaitre un solde debiteur de 20.524 FF au 30-1-98. Vous voudrez bien noter par ailleurs que notre facture ref. CRA/JO21/011 reste impayee depuis plus de 30 jours.
Si un client n'a pas paye sa facture apres une date donnee, un releve est envoye auquel sont jointes une copie de la facture due et une note brdve (par ex. «Merci de regler par retourO. On peut aussi envoyer le releve accompagne d'une courte lettre explicative, comme dans 1'exemple ci-dessous. Le ton doit etre poli mais direct, le degre de franchise etant fonction du client et des relations qu'il entretient avec 1'entreprise. La lettre ne doit montrer ni contrariete ni doute sur 1'intention de payer du client.
Nous vous serions obliges de bien vouloir regler votre compte des que possible. Merci de bien vouloir ignorer ce rappel si vous avez deja demande a votre banque d'effectuer le paiement. Nous vous prions d'agreer, Monsieur, I'expression de nos salutations distinguees.
Theodore Leonard Directeur
105
correspondance commerciale
EXPRESSIONS 03 Nous sommes au regret de vous informer que nous n'avons toujours pas regu une notification de paiement de notre banque concernant 1'expedition qui vous a ete faite le 17-11-98 (notre facture 846211). H Ayant toujours ete payes par votre entreprise dans les delais, nous nous etonnons de n'avoir aucune nouvelle de vous concernant notre releve de compte du 1 mars.
SEGUNDA NOTIFICACION
11.3
Agence Leonard Rue d'Eyquem 33200 Libourne
Constructions Pierret 36 Impasse du Moulin 59000 Lille
Ref: CRA/Jo21/2598/Accs
11 deabrilde 1999
Atencion: M. Pierret Muy Sr. mio:
Estado de Cuentas - Notification n- 2 Adjunto encontrara su estado de cuentas que muestra un balance deudor de 5.433 euros al 31/3/99. Mas aun, la cantidad de 2.546 euros que figura en este balance vencio hace mas de tres meses. Me permito recordarles que estan vds. obligados a pagar sus facturas a los 45 dfas fecha de factura, y que su saldo deudor maximo autorizado es de 3.000 euros. En vista de nuestras largas relaciones comerciales, nos resistimos a tomar medidas drasticas para recuperar nuestro dinero. Preferirfamos negociar un calendario de liquidacion de la cantidad pendiente. Por lo tanto, les rogamos que liquiden sus pagos o bien que tomen contacto con nosotros dentro de los siete proximos dfas para que podamos resolver este problema. Atentamente,
Theodore Leonard Director
106
cartas comerciales
Si la primera notificaci6n no eneuentra respuesta, la segunda servira para requerir el pago en terminos mas fuertes. Puede expresar sorpresa, o como pretexto, preguntarse si el cliente ha encontrado algiin de~ fecto en las mercancias o en la factura, 0 bien, como en el siguiente ejemplo, puede dar a entender la amenaza velada de una accidn mas energica. In cualquiera de estos casos, el tono debe ser tranquilo y cortes, enfocando la situacion como un problema a resolver.
DEUXIEME RELANCE
11.3
Agence Leonard Rue d'By quern 33200 Libourne
Constructions Pierret 36 Impasse du Moulin 59000 Lille
Ref: CRA/Jo21/2598/Accs
11 avril 1999
Attn: M. Pierret Monsieur, Releve de compte client - Rappel no. 2 Vous trouverez ci-joint un releve de votre compte qui fait apparaTtre un solde debiteur de 5.433 euros au 31-3-99. II apparait en outre qu'un montant de 2.546 euros est maintenant impaye depuis plus de 3 mois. Nous nous permettons de vous rappeler : que vous etes contractuellement tenus de payer vos factures dans un delai de 45 jours a compter de leur date d'emission; que votre solde debiteur maximal autorise est de 3.000 euros. Compte tenu des relations que nous entretenons depuis longtemps, nous hesitons a prendre des mesures severes pour recouvrer notre argent. Nous prefererions de loin negocier un paiement echelonne de votre dette. Par consequent, nous vous invitons soil a regler votre compte, soit a nous contacter dans les 7 jours afin que nous puissions resoudre ce probleme. Nous vous prions d'agreer, Monsieur, I'expression de nos salutations distinguees.
Theodore Leonard Directeur
107
correspondance commerciale
Si la premiere relance ne provoque pas de reaction, la deuxieme demandera le paiement en des termes plus forts. Cette relance peut exprimer la surprise ou, comme pretexte, se demander si quelque chose dans la marchandise ou la facture ne convenait pas au client. Elle peut encore, comme dans 1'exemple suivant, contenir la menace voilee d'une action plus energique. Quel que soit le cas, le ton doit rester calme et poll, traitant la situation avant tout comme un probleme a resoudre.
SOLIGITUD DE UN RETRASO EN LOS PAGOS
11.4
Constructions Pierret 36 Impasse du moulin 59000 Lille
Ciments Ehrlich Rue Richelieu 68000 Colmar
1 de abril de 1999
Muy Sres. nuestros: Recibimos ayer su estado de cuentas trimestral encontrandolo correcto. Sin embargo, debemos informarle que no nos es aun posible cumplir con nuestros compromisos y liquidar la suma pendiente de 5.499 euros adeudada desde el 31 de marzo de 1998. Como ya saben, siempre hemos satisfecho nuestros pagos con prontitud y por lo tanto lamentamos mucho encontrarnos en la necesidad de pedirles una ampliacion del credito de tres meses con el fin de liquidar la deuda pendiente. Nuestras dificultades son temporales y han sido motivadas por un incendio en nuestros almacenes centrales ocurrido el 13 de marzo. El fuego causo grandes perdidas, por las que todavfa no nos han compensado totalmente. Sin embargo, esperamos poder efectuar el pago de la cantidad adeudada dentro de seis a ocho semanas. Debemos senalar que estas circunstancias son excepcionales, y esperamos comprendan nuestra situacion actual. Agradeceriamos nos hicieran esta concesion como gesto de buena voluntad. Les rogamos acepten nuestras excusas por este retraso. Sinceramente,
Jean Pierret Director
108
cartas comerciales
Cualquier comprador, por razones fuera de su control, puede sufrir una disminucion de sus ventas y encontrarse temporalmente sin liquidez, viendose incapaz de hacer frente a sus compromisos. En tal situacidn, lo mejor es ponerse en contacto con el proveedor antes de que su cuenta haya vencido y tratar de conseguir alguna concesion. Una carta en la que se solicita una ampliacion del crddito debe: (1) tratar de calmar el posible enfado del proveedor mostrando sinceridady preocupaci6n; (2) recordar la rapida Iiquidaci6n de cuentas pasadas; (3) explicar el problema; (4) dar confianza al proveedor suglriendole una fecha, aunque sea aleatoria, para el pago; (5) excusarse.
11.4
DEMANDER PLUS DE TEMPS POUR PAYER
Constructions Pierret 36 Impasse du moulin 59000 Lille
Ciments Ehrlich Rue Richelieu 68000 Colmar
1 avril 1999
Messieurs, Nous avons bien regu votre releve trimestriel qui s'avere exact. Cependant, nous devons vous informer que nous ne pouvons pas encore tenir nos obligations et vous payer I'arriere de 5.348 euros qui etait du le 31-3-98. Vous savez que nous avons toujours paye nos factures a temps et par consequent nous regrettons vivement d'etre dans la necessite de vous demander 3 mois d'extension de credit pendant lesquels epurer nos dettes. Nos difficultes sont temporaires et ont ete causees par un incendie dans notre principal entrepot le 13 mars. Get incendie a cause des pertes considerables pour lesquelles nous n'avons pas encore ete indemnises en totalite. Nous esperons toutefois etre en mesure de vous regler toutes les sommes dues d'ici 6 a 8 semaines. Bien entendu ces circonstances sont exceptionnelles et nous esperons que vous comprendrez notre situation. Nous vous serions tres obliges si vous pouviez nous accorder cette concession. Veuillez accepter nos sinceres excuses pour ce retard. Nous vous prions d'agreer, Monsieur, I'expression de nos salutations distinguees.
Jean Pierret Directeur
109
correspondance commerciale
N'importe quel aeheteur, pour des raisons independantes de sa volonte, peut rencontrer des difficultes passageres et se trouver temporairement a court d'argent et incapable de tenir ses engagements financiers. Dans une telle situation, il est preferable de contacter le fournisseur et d'essayer d'obtenir une concession de sa part, avant que le compte ne devienne debiteur. Une lettre demandant une extension de credit devrait: (1) calmer la contrariete du fournisseur en se montrant sincere et affecte par le probleme; (2) rappeler les reglements sans probleme du passe; (3) expliquer le probleme; (4) rassurer le fournisseur en lui donnant une date (meme provisoire) de rdglement; (5) s'excuser.
11.5
DESACUERDO SOBRE UNA FACTURA
Valvulas Aguirre SA Pol. La Rosaleda Pabellon 58 Sevilla Societe Frangaise des Hydrocarbures Tour SFH La Defense Paris 75014
4 de noviembre de 1999 Atencion: Director Comercial
Muy Sr. mi'o: Asunto: Su Pedido PG/PRD583/97 - Entrega del 1er lote Nuestra factura Aces/758.1/98 por 2.543 euros Agradecemos el pago de 1.943 euros dolares efectuado el 3 de noviembre de 1999. Sin embargo no llegamos a comprender por que no nan liquidado vds. la factura en su totalidad. Parece ser que la diferencia (600 euros) ha sido deducida erroneamente por penalizaciones en retrasos de 4 semanas y 2 dfas. Quisieramos recordarle respetuosamente que aunque nuestros precios fueron ofertados sobre la base C&F El Havre, la entrega aparece en su Orden de Compra como «ex-fabrica semana 27» (es decir la semana que finaliza el 5 de julio del 99). La Nota de Entrega se firmo el 3 de julio de 1999, por lo que hemos cumplido con nuestro compromiso contractual. Por lo tanto, les rogamos se sirvan abonar en nuestra cuenta la diferencia de 600 euros. Agradecemos su cooperacion en este asunto. Sin otro particular le saluda atentamente,
Carlos Maradona
110
cartas comerciales
Los desacuerdos sobre facturas son frecuentes. En el siguiente caso, un proveedor ha cobrado parcialmente una factura. Como suministr6 las mercancias al amparo de un contrato con una clausula de penalizacion por entrega tardia, sugiere que su eliente ha f ealizado dedueciones sin justificacidn alguna. Su carta tiene dos objetivos: (1) senalar el error con todos los detalles necesarios, y (2) reclamar con mucho tacto la suma deducida.
DESACCORD AU SUJET D'UNE FACTURE
11.5
Valvulas Aguirre SA Pol. La Rosaleda Pabellon 58 Sevilla Societe Frangaise des Hydrocarbures Tour SFH La Defense Paris 75014
4 novembre 1999 Attn: Directeur des Achats Monsieur, Objet: Votre Commande PG/PRD583/97 - Livraison du 1er lot Notre Facture 758.1/98 pour 2.543 euros Nous vous remercions de votre paiement de 1.943 euros du 3 novembre 1999. Toutefois, nous ne comprenons pas pourquoi cette facture n'a pas ete reglee dans sa totalite. II semblerait que la difference (600 euros) ait ete deduite a tort a titre de penalites de retard de 4 semaines et 2 jours. Nous nous permettons de vous rappeler que si nos prix etaient bien compris sur la base de C&F Le Havre, la livraison elle-meme appara?t clairement sur le bon de commande en tant que «delai sortie usine semaine 27» (c'est a dire la semaine qui finit le 5 juillet 99). Le certificat d'inspection ayant ete signe le 3-7-99, nous avons clairement respecte notre obligation contractuelle. Nous vous serions par consequent obliges de bien vouloir payer les 600 euros manquants sur notre compte des que possible. Nous vous remercions de votre cooperation et vous prions d'agreer, Monsieur, nos salutations distinguees.
Carlos Maradona
Ill
correspondance commerciale
Les disaccords au sujet de factures sont frequents. Dans le cas suivant, un fournisseur a recu un paiement partiel de sa facture. Puisque son contrat de vente incluait une clause sur les penalites de retard, il suggere que son client a fait des deductions injustifiees. Sa lettre a deux objectifs: (1) faire remarquer 1'erreur dans le detail, et (2) reclamer la somme deduite avec tact.
18.1
ENTRE6A DE MERCANGIAS DETERIORADAS
La Maison du Meuble 89 Avenue de la Marne 61000 Alengon
M. Robert Akan 7 Boulevard de la Cathedrale 62000 Arras
23 de octubre de 1998
Muy Sres. nuestros:
Se producen errores y las quejas siguen. Sea por un error en la mercancia, por una calldad def iciente o por un retraso en la entrega, la carta de queja debe ir siempre respaldada por hechos concretos. El tono debe ser sosegado y razonable. La persona que escribe debe indicar lo que esta mal, senalar los inconvenientes causados y concluir recomendando al destinatario las acciones a emprender.
Mercancfas deterioradas: Pedido NB 3479 XZ21198 Hago referenda al envfo de armarios de cocina que vds. nos entregaron en nuestros almacenes el 13 de este mes, tal y como convinimos. Al desembalar estos arti'culos esta mafiana para colocarlos en nuestras salas, hemos descubierto que los interiores de los paneles de las puertas de cada unidad estaban marcados por grandes manchas de color purpura de aproximadamente 10-25 cms. de diametro. Estas manchas parecen ser debidas a un colorido defectuoso o bien a un recalentamiento cuando la chapa sintetica fue pegada al panel. Cualquiera que sea la causa, e incluso aunque el defecto no sea visible desde el exterior, estos artfculos son evidentemente invendibles. Si desean venir a inspeccionar las unidades, estamos a su entera disposicion. Sin embargo, esperamos que se hagan Vds. cargo de estas unidades y las sustituyan lo antes posible. Sin otro particular, les saluda atentamente,
Vincent Mendes Director General
112
cartas comerciales
EXPRESIONES UTILES H Resulta evidente que ha habido una equivocaci6n y que las mercancias fueron entregadas erroneamente. H El acabado no es bueno y el esmalte esta agrietado en varios lugares. H El diseno es desigual y el color varia. H Nuestros clientes no pueden recibir la mercancia en estas condiciones.
12.1
LIVRAISON DE MARCHANDISES ENDOMMAGEES
La Maison du Meuble 29 Avenue de la Marne 61000 Alengon
M. Robert Akan 7 Boulevard de la Cathedrale 62000 Arras
23 octobre 1998
Messieurs, Marchandises endommagees: Commande no. 3479 XZ21198 Je fais suite a la livraison des elements de cuisine que vous avez livres a notre entrepot, comme prevu, le 13 de ce mois.
Des erreurs se produisent et des reclamations y font suite. Quelle qu'en soit la cause, erreur dans la marchandise, mauvaise qualite ou retard de livraison, la lettre de reclamation doit toujours etre etayee par des faits precis. Le ton doit etre calme et raisonnable. L'auteur de la lettre doit specifier ce qui ne va pas, signaler les desagrements qui en resultent et conclure en disant au lecteur ce qu'il doit faire pour y remedier.
En deballant ces articles ce matin pour les mettre a I'etalage dans notre magasin, nous avons constate que I'interieur des portes de tous les elements etait couvert de taches pourpres de 10 a 25 cm de diametre. Ces taches semblent dues soit a un defaut de coloration soit a un surchauffage au moment ou le vernis synthetique est colle au montant. Quoi qu'il en soit, et meme si le defaut est invisible de I'exterieur, ces articles sont clairement invendables. Nous restons a votre disposition pour le cas ou vous voudriez vous meme constater les degats. Toutefois il est entendu que nous nous attendons a ce que les articles defectueux soient repris et remplaces des que possible. Dans I'attente, nous vous prions d'agreer, Monsieur, I'expression de nos salutations distinguees.
Vincent Mendes Directeur General
113
correspondance commerciale
EXPRESSIONS H II est evident qu'il y a eu une erreur et que les marchandises ont §te livr^es erronement. H La finition n'est pas bonne et 1'email s'est fendu en plusieurs endroits. [3 Le motif et la couleur sont irreguliers. [3 II est hors de question que nous fournissions des marchandises dans cet etat a nos clients.
12.E CARTA DE RECLAMACION CON UNA NOTA POSITIVA
Maison Deco 587 Rue des Pres 81000 Albi
Le Directeur Le Comptoir Electrique 82 Avenue Toulouse Lautrec 81400 Graulhet
11 de septiembre de 1998
Muy Sr. nuestro: Acabamos de recibir los 24 calentadores Radiant que le pedimos el 2 de septiembre, junto con su factura por importe de 40.080 FF. Sin embargo, antes de enviarle un cheque por esta cantidad, nos sentimos obligados a quejarnos energicamente sobre la forma descuidada en la que fueron embaladas estas mercancias. Se utilize un simple carton fino para proteger los calentadores de los malos tratos que inevitablemente se producen cuando se envfan paquetes por ferrocarril. Como consecuencia, dos de los calentadores fueron golpeados y un tercero tiene un aranazo. Pensamos que estara vd. de acuerdo en que no es justo que paguemos el precio fntegro de unas mercancias danadas como resultado de un embalaje inadecuado. Como compensacion, sugerimos una reduccion sobre el total de su factura. Otra solucion seria devolver las piezas danadas, en cuyo caso esperamos obviamente que los costes del envi'o sean deducidos de su factura. Esperamos que esta desagradable situacion no se repita y que nuestros pedidos reciban en el future la misma atencion que les ha prestado vd. en el pasado. Aprovecho la ocasion para saludarle muy atentamente,
Gerard Cazauran
114
eartas comerciales
El tono de la siguiente queja es mueho mas fuerte que el de la 12.1. A pesar de todo, despues de que el remitente haya expresado su descontento, sugiere soluciones objetivas al problema planteado, y, en la ultima frase, aporta una nota positiva refiriendose a futures pedidos y a la perspectiva de unas gratas relaciones.
CONCLURE DE MANIERE POSITIVE
12.2
Maison Deco 587 Rue des Pres 81000 Altai
Le Directeur Le Comptoir Electrique 82 Avenue Toulouse Lautrec 81400 Graulhet
11 septembre 1998
Monsieur, Nous venons de recevoir la livraison de 24 radiateurs Radiant que nous vous avions commandes le 2 septembre ainsi que la facture pour 40.080 FF. Avant tout envoi de cheque de notre part, nous voudrions nous plaindre vivement de la maniere negligente dont ces articles ont ete emballes. Seul un mince emballage en carton protegeait les radiateurs de la manutention brutale dont on ne peut pas s'etonner quand on envoie des colis par rail. En consequence, deux radiateurs ont ete fortement ecornes et un troisieme serieusement raye. Vous conviendrez qu'il serait injuste pour nous de payer la totalite de la facture pour des merchandises abTmees a cause d'un emballage inapproprie de votre part. Nous vous suggerons une reduction du montant total de votre facture en compensation. Nous pouvons aussi vous renvoyer les 3 articles abimes, auquel cas les frais de retour seraient deduits de votre facture. Nous esperons que cette facheuse situation ne se renouvellera pas et que nos futures commandes recevront I'attention que vous leur avez donnee par le passe. Nous vous prions d'agreer, Monsieur, I'expression de nos salutations distinguees.
Gerard Cazauran
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correspondance commerciale
Le ton de la reclamation suivante est bien plus fort que celui du IB.1. Malgr6 tout, une fois que 1'auteur a manifesto son mecontentement, il suggere des solutions objectives au probleme et, dans sa derniere phrase, redevient positif en se referant a de futures commandes et un retour a de bonnes relations.
AVISO DEFINITIVO
12.3
Cuirs et Peaux 18 Avenue de Verdun 72000 Le Mans
Cueros y Pieles S.L. c/ El Cid 24 19002 Burgos
7 de marzo de 1999
Puede suceder que una serie de cartas de queja, sosegadas y objetivas al principle, pero subiendo poeo a poco de tono, no consigan obtener una respuesta adecuada. En este caso, el unico recurso que queda es dar un aviso inequivoco de que, a no ser que se produzca una mejora substancial, se interrumpiran las relaciones comerciales.
Muy Sres. nuestros: Nuestros pedidos num. 8214, 8247, 8301 y 8322 Como ya les hemos senalado repetidamente, es absolutamente esencial que efectuen vds. unas entregas rapidas si queremos mantener unas existencias satisfactorias y cumplir con nuestro programa de fabricacion. Los cuatro pedidos mencionados llegaron posteriormente a la fecha estipulada, y el pedido ns 8322 sufrio un retraso de casi unmes, con el resultado de que tuvimos que reducir un 5% nuestra produccion. No podemos permitir que esta situacion continue, y lamentamos tener que comunicarles que a no ser que puedan garantizar la entrega de los suministros para las fechas especificadas en los futures pedidos, nos veremos obligados a buscar otros proveedores. A la espera de sus noticias, les saludamos atentamente,
Henri Benoit Director Comercial
116
cartas comerciales
EXPRESIONES UTILES 03 Si este pedido no se despacha antes de fin de mes, nos veremos obligados a cancelarlo. 03 Debemos informarles que esta es la segunda vez que se produce un retraso semejante y que estamos muy decepcionados con su servicio. H Si este error vuelve a producirse, nos veremos obligados a buscar nuevos proveedores. H Como no ban podido vds. cumplir con las fechas de entrega, hemos perdido algunos de nuestros clientes habituales. H Estamos seguros de que haran vds. todo lo posible para resolver esta reclamacion de modo amistoso.
DONNER UN DERNIER AVERTISSEMENT
12.3
Cuirs et Peaux 18 Avenue de Verdun 7SOOO Le Mans
Cueros y Pieles S.L. c/ El Cid 24 19002 Burgos
7 mars 1999
II peut se produire qu'une serie de lettres de reclamation, calmes et objectives au debut, puis de plus en plus mordantes, ne provoque aucune reponse. Dans ce cas, le dernier recours consiste a prevenir qu'a moins d'un changement radical, les relations d'affaires cesseront.
Messieurs, Commandes 8214, 8247, 8301 et 8322 Comme nous I'avons deja signale, un delai rapide de votre part est essentiel si nous voulons maintenir un niveau de stock suffisant et ne pas perturber notre cycle de production. Chacune des 4 dernieres commandes citees plus haut est arrivee plus tard que la date contractuelle, et la commande 8322 a ete retardee de plus d'un mois, avec pour consequence I'obligation de reduire la production de 5%. Nous ne pouvons pas laisser cette situation continuer. Nous regrettons done de devoir vous informer que si vous ne pouvez pas garantir de tenir les delais pour nos futures commandes, nous serons obliges de chercher un autre fournisseur. Dans I'attente de vous lire, nous vous prions d'agreer, Monsieur, nos salutations distinguees.
Henri Benoit Directeur Commercial
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correspondance commerciale
EXPRESSIONS B Si cette commande n'est pas executee avant la fin du mois, nous serons contraints de 1'annuler. H Nous voulons vous signaler qu'un tel retard se produit pour la deuxieme fois et que nous sommes tres deeus de vos services. H Si une telle erreur devait se reproduire, nous serions dans 1'obligation de chercher d'autres fournisseurs. H Comme vous n'avez pas pu maintenat les dates de livraison, meus avons perdu quelques clients habituels. H Nous sommes convaincus que vous ferez de votre mieux pour regler ce litige 4 1'amiable.
RESPUESTA A UNA QUE JA
12.4
Le Comptoir Electrique 82 Avenue Toulouse Lautrec 81400 Graulhet
Maison Deco 587 Rue des Pres 81000 Albi
15 de septiembre de 1998 A la atencion de: Sr. Gerard Cazauran
Estimado Sr. Cazauran: Agradecemos su carta del 11 de septiembre en la que acusa recibo de 24 calentadores Radiant. Sentimos mucho el trastorno causado por este pedido y aceptamos el hecho de que fue ocasionado por un embalaje inadecuado.
A la hora de responder a una queja, el objetivo principal debe ser; (1) ealmar al cliente; (2) explicar breve y objetivamente lo oeurrido; (3) proponer una solucion, generalmente beneficiando al cliente; (4) terminar la carta positivamente reiterando las excusas y asegurando hacer todo lo posible para evitar que vuelva a darse la situacidn que dio origen a la queja. La carta que viene a continuaci6n es una respuesta a la queja 12.2.
En realidad, hemos cambiado hace poco el tipo de embalaje que usabamos anteriormente, ya que nos parece que los nuevos cartones son mas ligeros y mas faciles de manejar. Es verdad que los nuevos cartones no son muy resistentes, pero es la primera vez que hemos tenido problemas al respecto. Sin embargo, en vista de lo sucedido, volveremos a estudiar nuestros metodos de embalaje. Como asumimos nuestra total responsabilidad por los danos ocasionados, le enviamos por paqueten'a urgente 3 nuevos calentadores Radiant para reemplazar los que fueron danados. Deberfan llegar a su almacen dentro de 48 horas. En cuanto a los articulos danados, puede disponer de ellos como crea conveniente. Lamentamos sinceramente los problemas que le hemos ocasionado. Haremos todo lo posible para asegurarnos de que esta situacion no vuelve a producirse. Aprovecho la ocasion para saludarle atentamente,
Benjamin Marquette
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cartas comerciales
EXPRESIONES tTTILES H Nuestro representante le visitara para entregarle los articulos de recambio. C3 Esperamos que este error no empane las buenas relaciones entre nuestras dos empresas.
REPONDRE A UNE RECLAMATION
12.4
Le Comptoir Electrique 8S Avenue Toulouse Lautrec 81400 Graulhet
Maison Deco 587 Rue des Pres 81000 Albi
15septembre 1998 A I'attention de: M. Gerard Cazauran Monsieur Cazauran, Nous vous remercions de votre courrier du 11 septembre dans lequel vous accusez reception de 24 radiateurs «Radiant». Nous sommes extremement desoles d'entendre la mesaventure qui s'est passee avec cette commande et acceptons le fait qu'elle ait ete causee par un emballage inadequat de notre part. Nous n'avons que recemment change le genre d'emballage que nous utilisons car nous trouvons les nouveaux cartons plus legers et plus faciles a manier.
En repondant a une reclamation, vos objectifs principaux devraient Stre: (1) de desamorcer la colere ou le mecontentement du client; (&> d'expliquer brievement et objectivement la raison du probleme; (3) de proposer une solution, en general a 1'avantage du client; (4) de terminer sur une note positive en renouvelant vos excuses et en assurant le client que tout sera fait pour empecher un retour de la situation qui avait donne lieu a la plainte en premier lieu. La lettre qui suit est une reponse a la lettre de reclamation du IS.2
Certes les nouveaux cartons ne sont pas a I'epreuve des chocs mais c'est la premiere fois que nous avons eu des problemes a cause d'eux. Cependant, et compte tenu de la situation, nous allons serieusement reconsiderer nos methodes d'emballage. La responsabilite nous incombant entierement, nous vous envoyons par colis express 3 nouveaux radiateurs «Radiant» pour remplacer ceux qui sont endommages. Us devraient vous parvenir sous 48 heures. En ce qui concerne la marchandise endommagee, merci d'en disposer a votre convenance. Veuillez accepter toutes nos excuses pour le probleme que nous vous avons cree. Nous prendrons toutes les mesures recessaires pour qu'une telle situation ne se reproduise pas. Nous vous prions d'agreer, Monsieur, I'expression de nos sinceres salutations.
Benjamin Marquette
119
correspondance commercials
EXPRESSIONS H Notre representant vous contactera pour vous apporter la marchandise de remplacement. 13 Nous esperons que cette erreur ne portera pas atteinte aux bonnes relations entre nos 2 entreprises.
12.5
COMO REANUDAR UNAS BUENAS RELACIONES
Cueros y Pieles, S.L. c/ El Old, 24 19002 Burgos
Cuirs & Peaux 18 Avenue de Verdun 72000 Le Mans
10 de marzode 1999
A la atencion de: Sr. Henri Benoit, Director Comercial Estimado Sr. Benoit: Agradezco su carta del 7 de marzo en relacion con sus pedidos num. 8214, 8297, 8301 y 8322.
Muchas veces resulta neeesario expliear brevemente como ha surgido el problema, pero no hace falta una relacion detallada, paso a paso. El cliente no esta interesado en estas cuestiones, sino en enderezar la situacion. En ningun caso el vendedor debe echar la culpa a su personal. Su unico propdsito, como en la siguiente carta, es rectifiear la situacion y restaurar las buenas relaciones con su cliente.
Lamentamos mucho los retrasos en los envfos de esos pedidos. Desgraciadamente, una huelga de los trabajadores de nuestras oficinas origino la suspension casi total de nuestras actividades durante practicamente nueve semanas. En este momento estamos comenzando a ponernos al di'a en nuestro programa de fabricacion. Debo excusarme personalmente por no haberle dado a conocer estos inevitables retrasos. Sin embargo, estoy seguro de que se hara cargo de que la situacion en nuestra empresa ha sido bastante caotica como consecuencia de esta accion. Lamentamos mucho los trastornos que ha tenido que soportar a causa de nuestros problemas, pero podemos asegurarle que nuestra produccion esta de nuevo al dfa y que puede contar con una entrega puntual para los futures pedidos. Atentamente,
Cueros y Pieles, S.L. Director General
120
cartas comerciales
EXPRESIONES UTILES H Debido a circunstancias extraordinarias, no nemos podido cumplir con nuestros compromises, pero podemos asegurarles que la proxima vez haremos todo lo que este en nuestras manos para satisfacerles. H Esperamos nos perdonen por el trastorno que les nemos ocasionado.
RETABLIR DE BONNES RELATIONS
12.5
Cueros y Pieles, S.L. c/ El Cid, S4 19002 Burgos
Cuirs & Peaux 18 Avenue de Verdun 72000 Le Mans
10 mars 1999 A I'attention de: M. Henri Benoit, Directeur Commercial Monsieur Benoit, Nous vous remercions pour votre courrier du 7 mars relatif a nos commandes 8214, 8297, 8301 et 8322. Nous regrettons profondement les retards de livraison de ces commandes. Malheureusement, une greve du personnel administratif a quasiment bloque nos operations pendant presque 9 semaines.
Beaucoup de fois, il est necessaire d'expliquer brievement comment a surgi le probleme, mais il n'est pas necessaire de faire un rapport detaille. Le client ne s'intdresse pas a ces questions mais seulement a redresser la situation. Sous aucun pretexte le vendeur ne doit rendre son personnel responsable. Son seul but comme dans la lettre ci-contre est de rectifier la situation et restaurer les bonnes relations avec son client.
Nous commengons seulement maintenant a rattraper notre planning de production. Je me dois de vous adresser mes excuses personnelles pour ne pas vous avoir informe de ces inevitables retards. Cependant, je suis sur que vous comprendrez que, suite a cette greve, les conditions de travail ici ont ete quelque peu chaotiques. Nous sommes bien sur navres du desagrement que vous avez du subir suite a nos problemes. Toutefois, nous pouvons vous assurer que, notre production fonctionnant a nouveau selon le programme, vous pouvez compter sur un delai rapide de vos commandes a venir.
Cueros y Pieles, S.L. Directeur General
121
correspondance commercials
EXPRESSIONS 03 Par suite de circonstances inhabituelles, nous n'avons pas pu honorer nos dernieres obligations, mais nous vous garantissons que nous ferons tout notre possible pour vous donner satisfaction lors de votre prochaine commande. H Nous esperons que vous nous pardonnerez ce desagrement.
SOLICITUD DE UNA REPRESENTACION
13.1
Hnos. Portillo Av. Urdaneta 128 Caracas 1010, Venezuela
Exploration SA 61 Boulevard de Montreuil 77000 Melun
Ref: MG/374
12 de marzo de 1999
Muy Sres. nuestros: Somos una empresa comercial muy activa y bien establecida con un equipo de ventas motivado y altamente cualificado compuesto por ingenieros. Estamos especializados en la distribucion de productos especfficos de la industria del petroleo. (Para mas detalles sfrvanse referirse al folleto adjunto). Como tales, representamos a muchas sociedades de primera Ifnea como MM. Foragex SA y Cormoran SA, pues segiin las leyes de este pafs, todas las importaciones deben ser gestionadas por una empresa local. Sabemos que son vds. h'deres internacionales en su ambito de actuacion y nos gustan'a ser sus representantes exclusivos en Venezuela. Estamos convencidos de que nuestro gran conocimiento del mercado, asi como nuestras instalaciones de reparaciones y servicio posventa - 5 talleres en el pafs - pueden ayudarles a desarrollar todo su potencial de crecimiento. Podn'an ganar puntos decisivos sobre la competencia en un entorno en el que la fecha de entrega tiende a ser un factor crucial y donde se prefieren los productos locales a sus homologos extranjeros. Si estan vds. interesados en nuestros servicios, tendrfa sumo gusto en visitarles personalmente con motive de un proximo viaje a Europa para hablar de los terminos de nuestra futura cooperacion. Aprovecho la ocasion para saludarles atentamente,
Francisco Portillo Anexos.
122
cartas comereiales
Para que una empre* sa pueda abrir una sucursal o una agenda de ventas en un pais extranjero, es necesarla una gran inversion. Por lo tanto, gran parte de las transaeciones internacionales se llevan a cabo pop medio de representaciones, las cuales estan generalmente instaladas en el pais del comprador. Un representante puede ser nombrado direetamente por la empresa exportadora o bien - como en el ejemplo ofrecer sus servicios, y si es aceptado, negociar los terminos del acuerdo.
DEMANDER UN CONTRAT D'AGENCE
13.1
Hnos. Portillo Av. Urdaneta 1S8 Caracas 1010, Venezuela
Exploration SA 61 Boulevard de Montreuil 77000 Melun
Ref: MG/374
12 mars 1998
Messieurs, Nous sommes une societe de negoce solide avec une force de vente composee d'ingenieurs tres qualifies et motives et nous nous specialisons dans la vente de produits petroliers ou derives de ['Industrie du petrole. (Cf. la brochure jointe pour plus de details). Nous representons deja plusieurs grandes societes telles que MM. Foragex SA et Cormoran SA, puisque la loi de ce pays necessite que toute importation passe imperativement par une entreprise locale. Nous savons que vous etes un leader international dans votre activite et nous voudrions devenir vos agents exclusifs au Venezuela. Nous sommes convaincus que tant notre connaissance approfondie du marche et de ses acteurs que notre service apresvente — 5 ateliers de reparation dans le pays — peuvent vous aider a realiser votre croissance potentielle dans ce pays. Vous pourriez ainsi prendre le pas sur la concurrence dans un environnement ou le delai est un facteur crucial et ou I'entreprise locale est presque toujours preferee a un concurrent etranger. Si notre offre de services vous interesse, je serais heureux de venir vous rendre visile en personne lors d'un prochain voyage en Europe pour discuter des conditions de notre future cooperation. Dans I'attente, je vous prie d'agreer, Monsieur, I'expression de mes salutations distinguees.
Francisco Portillo
PJ.
123
correspondance commerciale
Installer une filiale a 1'etranger, qu'elle soit industrielle ou commerciale, coute tres cher. Par consequent, une tres importante partie du commerce international se fait par 1'entremise d'agents, basds en general dans le pays de I'acheteur. Un agent peut etre nommd directement par 1'exportateur ou il peut comme dans 1'exemple qui suit offrir ses services et negocier les conditions du contrat.
CONTESTACION A UNA SOLICITUD DE REPRESENTACION
13.2
Exploration SA 61 Bd de Montreuil 77000 Melun
Hnos. Portillo Av. Urdaneta 128 Caracas 10100 Venezuela
12 de marzo de 1999
Ref: GP/467-98/fd
La siguiente carta es una respuesta a la oferta de la carta 13.1. La empresa emisora, Exploration, S.A., est& interesada en conocer al representante que se ha ofrecido, y puede que est6 mas interesada en asegurarse sus servicios de lo que pueda parecer. Si es asi, esta carta se puede considerar como una afirmacion de su postura inicial de negociacidn.
Estimado Sr. Portillo: As unto: Solicitud de representation para Venezuela. Agradecemos su carta del 12 de marzo. Aun no hemos tornado una decision sobre nuestra eleccion de representantes para Venezuela y por tanto quisieramos tener la oportunidad de reunirnos con vd. en Caracas. Para su informacion, y como base para nuestra conversacion, incluimos un borrador de Acuerdo de Representacion redactado por nuestra departamento jurfdico y que contiene la mayor parte de los terminos y condiciones generales vigentes entre nuestra empresa y nuestros representantes. Sin embargo, cualquiera que sea el resultado de nuestro encuentro, nos gustarfa decirle ante todo que, como ya tenemos varios talleres autorizados en Venezuela, no vemos de momento la necesidad de nombrar a otro representante. Nuestra conversacion por lo tanto se limitara estrictamente a un posible acuerdo de representacion. A la espera de conocernos en breve, le saludamos muy atentamente,
Jacques Lebel Director General
124
cartas comerciales
BXPRESIONES UTILES O Nos complaceria estar representados por una empresa de su posicidn y reputacion. El Incluimos nuestras tarifas y descuentos, que estan en linea con los de otras empresas del sector.
13.2
REPONDRE A UNE DEMANDE DE CONTRAT D'AGENCE
Exploration SA 61 Bd de Montreuil 77000 Melun
M. Portillo Av. Urdaneta 128 Caracas 10100 Venezuela
La lettre suivante est une reponse a celle du 13.1. Le mandant, Exploration SA, souhaite rencontrer 1'agent potentiel et souhaite peut e"tre meme s'attacher ses services plus qu'il n'y parait. Si tel est le cas, cette lettre peut etre vue comme une formulation de leur position de depart.
12 mars 1999
Ref: GP/467-98/fd
Cher Monsieur Portillo, Objet: Demande d'agence pour le Venezuela Nous vous remercions de votre courrier du 12 mars. Nous n'avons pas encore pris de decision en ce qui concerne le choix d'agent au Venezuela et serions par consequent heureux de vous rencontrer a Caracas. Pour votre information, et comme base de depart a la discussion, nous joignons un specimen de Contrat d'Agence. Ce document a ete etabli par notre service juridique et il contient la plupart des conditions generates en vigueur entre nous et nos agents. Toutefois, quelle que puisse etre Tissue de note rencontre, nous voulons dire d'emblee qu'ayant deja plusieurs ateliers de licencies au Venezuela, nous ne voyons pas pour le moment le besoin d'un autre licencie. Notre conversation se limitera done strictement a une eventuelle possibilite de contrat d'agence. Dans I'attente de vous rencontrer tres bientot, je vous prie d'agreer, Monsieur, mes salutations distinguees.
Jacques Lebel Directeur General
125
correspondance commerciale
EXPRESSIONS 3 Nous apprecierions d'etre representes par une entreprise de votre stature et refutation. S Nous joignons nos listes de prix et remises qui sont similaires a celles d'autres societes du secteur.
CONFIRMACION DE UN CONTRATO DE REPRESENTACION
13.3
MOD'FRANCE 16, Avenue Saint-Honore 05000 Gap
Pablo Lopez Almacenes Salcedo Ronda 27-29 Barcelona 08098
7 de julio de 1999 Atencion: Pablo Lopez Estimado Pablo: Asunto: Contrato de Representacion Como continuacion a nuestra reunion de Toulouse, nos complace confirmar que con efecto del 1 de agosto de 1999 sera vd. nuestro representante exclusive en Espana para todos los productos vendidos por nosotros o de nuestra propiedad. Tal como acordamos en nuestra ultima reunion, antes de la firma deberan anadirse al Contrato los puntos siguientes: a) Todos los precios facilitados por nosotros (vease «Tarifa» en el Anexo A) deberan permanecer inalterados cuando sean transmitidos a un cliente final. b) La comision sera abonada trimestralmente a los 45 di'as a partir de la fecha de nuestro estado de cuentas y no sera deducida de sus facturas. c) Se debera aplicar un descuento del 2,5% a todos los pedidos que superen las 3.000 euros. d) Vd. debera informar mensualmente sobre el volumen de ventas del mes. Su informe debera ir acompanado de un giro por la cantidad de dichas ventas. Ultimaremos el acuerdo y lo pasaremos a vd. para su firma, Esperando mantener con vd. una cooperacion comercial llena de exitos, le saluda atentamente,
Louis Labat
126
cartas comerciales
El tono de la carta siguiente, a pesar del saludo personal, estd prineipalmente dictado por consideraciones legales, Prueba de ello es el repetido uso del verbo auxiliar «deber».
13.3
CONFIRMER UN CONTRAT D'AGENCE
MOD'FRANCE 16, Avenue Saint-Honore 05000 Gap
Pablo Lopez Almacenes Salcedo Ronda 27-29 Barcelone 08098
7juillet 1999 Attn: Pablo Lopez Cher Pablo, Objet: Contrat d'Agence Suite a nos entretiens de Toulouse, nous avons I'honneur de confirmer qu'a dater du 1-8-1998 vous serez notre agent exclusif en Espagne pour tous les produits vendus par nous ou qui nous appartiennent. En accord avec notre derniere discussion, vous noterez que les points suivants seront a ajouter au Contrat avant signature : a) Tous nos prix (Cf. «Liste de Prix» en Annexe 1) resteront inchanges lors de la transmission au client final. b) La commission sera payee trimestriellement a 45 jours de la date de notre releve de compte. La commission ne sera pas deduite de vos factures. c) Une remise de 2,5% s'appliquera automatiquement pour les commandes au dessus de 3.000 euros. d) Vous adresserez un rapport mensuel sur I'etat des ventes pour ce mois. Une traite pour le montant de ces ventes accompagnera votre rapport. Nous redigeons la version definitive du Contrat et vous I'enverrons pour signature. Dans I'attente d'une longue et fructueuse cooperation, nous vous prions d'agreer, Monsieur, I'expression de nos meilleures salutations.
Louis Labat
127
correspondance commerciale
Malgre la salutation familiere de debut de lettre, le ton de cette lettre est largement dicte par des considerations juridiques, ce qui est demontre par 1'utilisation repetitive du verbe «devoir».
QUE JA DE UN REPRESENTANTE
13.4
Duchaussoy & Fils 66 Avenue de 1'Adour 64600 Anglet — Prance
Galindo e Hijos Av. Sails 59 Malaga
13demayode 1999 Estimado Sr Galindo: Como continuacion a su oferta del 4 de abril de 1999, tengo el agrado de incluir nuestra Orden de Compra formal. Sin embargo hemos debido trabajar muy duro para conseguir este pedido, y hemos conseguido asegurarlo unicamente mediante una reduccion del 2,5% sobre nuestra propia comision.
En esta carta, el representante francos se queja a su empresa matriz de Noruega del impacto negative que los altos precios practicados por esta ultima tiene en los negocios. Observen el formato de la carta, que: (1) describe un problema concrete, (2) de ahi pasa a un problema general, (3) propone una solucidn conjunta por ambas partes, y (4) invita a la empresa matriz a exponer sus puntos de vista sobre esta propuesta.
Ya he tenido ocasion de comentar extensamente la naturaleza cambiante del mercado - la gente tiende a comprar cantidades cada vez mayores de artfculos baratos sudamericanos y chinos y cada vez menos artfculos de calidad fabricados en Europa. Esta tendencia se hace cada dia mas patente y resulta cada vez mas diffcil conseguir ventas ante semejante competencia. Estamos dispuestos a fomentar nuestra campana publicitaria y a dar un fuerte empujon a nuestras ventas, porque estamos convencidos de que se pueden hacer buenos negocios. Sin embargo, a no ser que esten vds. dispuestos a reducir sus precios en todos los artfculos, este esfuerzo no seri'a de mucha ayuda. Mas aun, tal y como estan las cosas, me siento pesimista sobre el future de las demandas de ofertas pendientes. Estoy deseando conocer su punto de vista sobre este asunto. Muy atentamente,
Marcel Duchaussoy
Anexos: Orden de compra 87/99
128
cartas comereiales
EXPRESIONES UTILES 13 Como ya deben saber, sus competidores alemanes y japoneses estan ya firmemente establecidos en este mercado. O Ssto significaria una considerable inversi6n de capital, en vista de lo cual debo pedirle que se hagan cargo de una parte de los costes.
RECLAMATION D'UN AGENT
13.4
Duchaussoy & Fils 66 Avenue de 1'Adour 64600 Anglet — Prance
Galindo e Hijos Av. Salis 59 Malaga
13mai 1999
Cher M. Galindo, Suite a votre offre du 4 avril, j'ai I'honneur de joindre notre bon de commande officiel. II nous a fallu travailler particulierement dur pour obtenir cette commande, et nous avons pu nous la procurer seulement grace a une reduction de 2,5% de notre commission.
Dans cette lettre, 1'agent frangais se plaint aupres de son mandant espagnol des consequences negatives pour les affaires des prix eleves pratiques par celui-ci. Notez 1'agencement de la lettre qui: (1) d^crit un probleme specifique; (2) passe a un probleme general; (3) propose une solution en & parties et (4) demande au mandant son avis sur cette proposition.
J'ai deja eu I'occasion d'expliquer en detail la nature changeante du marche — les gens achetent de plus en plus de merchandises bon marche venant de I'Amerique du Sud ou de la Chine, et de moins en moins d'articles europeens de qualite. Cette tendance est de plus en plus marquee chaque jour et il devient de plus en plus difficile de faire des affaires face a une telle competition. Nous sommes tout a fait prets a intensifier notre campagne de publicite et a faire une campagne commerciale dynamique car nous sommes convaincus qu'on peut faire des affaires. Cependant, si vous n'etes pas prets a baisser vos prix sur toute la gamme, nos efforts n'ont que peu de chances d'aboutir. II est clair que devant la situations actuelle, je ne peux qu'etre pessimiste sur I'avenir de nos demandes en cours. J'attends votre avis sur le sujet avec impatience. Dans I'attente, veuillez croire, Monsieur Galindo, en mes cordiales salutations.
Marcel Duchaussoy PJ : Bon de commande 87/99
129
correspondance commerciale
EXPRESSIONS H Ainsi que vous le savez sans doute, vos comp^titeurs allemand et japonais sont deja tres bien positionnes sur ce marche. H Ceci impliquerait une mise de fonds importante et je dois done vous demander d'assumer une partie des frais.
13.5 PROPUESTA DE UN CONTRATO DE REPRESENTAGION
ROM-COM International 94 Place du Reduit 92160 Asnieres
Babel SA, Calle Miramon, 10 08180 BARCELONA Espana
20deenero de 1999
Muy Sr. mfo: En vista del aumento continue de la demanda de nuestro software educative, hemos decidido nombrar a un representante para ocuparse de nuestras exportaciones a Francia. Su empresa nos ha sido recomendada por Impaqt Software del Reino Unido. Incluimos nuestro ultimo catalogo con descripciones detalladas de las diversas categorfas de software que fabricamos. Como podran ver, parte de nuestro material se venderfa mejor si fuese traducido al Espanol, pero la mayor parte puede ponerse a la venta tal y como esta, acompanandolo unicamente de la traduccion del modo de empleo. A partir de nuestras propias observaciones y de la experiencia de nuestros competidores, estamos convencidos de que hay un inmenso mercado potencial a la espera de ser explorado. Un representante active y emprendedor podrfa hacer buenos negocios en este campo. Como pensamos que es vd. la persona idonea para ello, nos gustarfa ofrecerle la representacion en el caso de que este interesado, escuchando con agrado sus opiniones. Ofrecemos una representacion exclusiva, y le suministrarfamos las existencias iniciales con un credito a 6 meses. Las entregas posteriores le serfan facturadas con una reduccion del 10% sobre los precios de exportacion, mediante pagos trimestrales por giro bancario. Le agradecerfamos nos contestara lo antes posible, ya que deseamos tomar una rapida decision. Esperando que considere nuestra oferta como una buena oportunidad, le saluda atentamente,
Martial Leonce Presidente
130
cartas comerciales
En el caso siguiente, la empresa matriz, despu6s de una cuidadosa investigacidn, entra en contacto con tin posible representante. Indica inmediatamente su propdsito y describe sus productos. En la parte central de la carta, la empresa «vende» la idea. Finalmente, proporciona informaeion conereta sobre el tipo de contrato que propone e invita al destinatario a contestar rapidamente.
PROPOSER UN CONTRAT D'AGENCE
13.5
ROM-COM International 94 Place du Reduit 92160 Asnieres
Babel SA, Calle Miramon, 10 08180 BARCELONE Espagne
20 Janvier 1999
Monsieur, Compte tenu de I'augmentation de la demande pour tous nos logiciels educatifs, nous avons decide de nommer un agent qui s'occuperait des ventes exports sur I'Espagne. Vous nous avez ete recommandes par Impaqt Software, Grande Bretagne. Vous trouverez ci-joint notre plus recent catalogue qui contient des descriptions detaillees des diverses categories de logiciels que nous proposons. Vous constaterez que ce serait clairement un atout si nos logiciels etaient traduits en espagnol. Toutefois, la plupart peuvent etre vendus tels quels, avec seulement le mode d'emploi a traduire. D'apres nos propres observations et I'experience de nos competiteurs, nous sommes convaincus que le marche potentiel est considerable et qu'un agent dynamique et energique pourrait monter une bonne affaire. Nous pensons que vous etes la personne qu'il faut pour cela et nous souhaitons vous offrir le contrat d'agence, si cela vous interesse. Nous attendons vos idees avec impatience. Nous offrons un contrat d'agence exclusif et vous fournirions un stock de base raisonnable a credit sur 6 mois. D'autres livraisons vous seraient facturees a 10% de moins que les prix export avec paiement par mandat trimestriel. Nous vous remercions d'avance de votre reponse rapide; en effet, nous voulons nous decider dans les plus brefs delais. Nous esperons que vous considererez notre offre comme une opportunite interessante et vous prions d'agreer, Monsieur, nos salutations distinguees.
Martial Leonce President
131
correspondance commerciale
Dans 1'exemple suivant, le mandant, apres une enquete poussee, approche un agent potentiel. D'emblee il indique pourquoi il contacte cette personne et d^crit ses produits. Dans le cours de la lettre, il «vend» son idee. Enfin, il donne des renseignements specifiques sur le genre de contrat qu'il propose et invite son lecteur a lui repondre au plus tQt.
SOLICITUD DE TRABAJO
14.1
Sr. Frank Barthea Director de Marketing Alliance SA 72 Boulevard Malherbe 34000 Montpellier
17 de juniode 1999
Estimado Sr.: Estoy en la ultima edicion del "Strategic Electronics" su anuncio solicitando un director regional de ventas y estoy interesado en el puesto. Como vera vd. en mi curriculum, mi experiencia incluye varies anos de marketing. Estoy convencido de que los conocimientos que he adquirido en la gestion comercial y de ventas podrfa beneficiar a su organizacion. Durante los anos que trabaje en Techtel, las ventas en mi zona aumentaron a razon de un promedio anual del 10%. Despues de cuatro anos en ese puesto, asumf la responsabilidad de formar al nuevo personal de ventas. Esta experiencia me ha preparado para coordinar los esfuerzos de todas las fuerzas de venta del sudoeste. Espero mantener en breve una entrevista con vd. para tener la oportunidad de hablar sobre mis cualificaciones. Le ruego se ponga en contacto conmigo en horas de oficina en el telefono 03.49.62.83.00. Espero contribuir con mis conocimientos y mi experiencia a los continues exitos de su empresa. Atentamente,
Florence Daniel 46 Route des Lilas 89000 Auxerre Adj: Curriculum Vitae
132
cartas comerciales
Nunca se debe enviar un Curriculum sin una earta de presentacidn, que es, en realidad, una carta de ventas que ofreee las habilidades y conocimientos del solicltante. Esta debe: (1) referirse a la fuente de informaeion del puesto, (2) identificar un ambito de empleo o indicar un titulo concrete, (3) meneionar las cualificaciones que son especialmente adecuadas para el puesto, (4) referirse al CV sin repetirlo, (5) solicitar una entrevista. Gomo cualquier carta de ventas, tiene que atraer la atencion del lector e impresionarle favorablemente. EXPRESIONES UTILES H Bin contestacion a su anuncio publicado en el «Economist's Digest* del 17 de noviembre, quisiera solicitar el puesto de Economista de Proyectos. Ca Me encantaria tener la oportunidad de trabajar para una empresa tan importante como la suya. G3 Estoy deseando trabajar para una empresa internacional donde dispondria de un abanico mas amplio para mis habilidades y cualificaciones. 3 Tendrd mucho gusto en acudir a una entrevista previo aviso de 48 horas.
UNE CANDIDATURE
14.1
M. Frank Barthea Directeur du Marketing Alliance SA 72 Boulevard Malherbe 34000 Montpellier
17 juin 1999
Monsieur, Suite a votre annonce dans la derniere edition de "Strategies Electroniques», je souhaite faire acte de candidature pour le poste de directeur des ventes regional. Comme vous le verrez dans mon CV, j'ai plusieurs annees d'experience marketing. Je suis convaincue par ailleurs que ma connaissance de la gestion commerciale et des ventes serait un plus pour votre organisation. Pendant mes annees chez Techtel, les ventes de mon secteur ont augmente de 10% en moyenne. Apres 4 annees dans la fonction, on m'a donne la responsabilite supplemental de former le nouveau personnel du service des ventes. Cette experience m'a aidee a coordonner les taches de toute la force de vente chargee du secteur sud-ouest. J'espere pouvoir vous rencontrer bientot pour pouvoir vous exposer mes qualifications dans le detail. Merci de me contacter aux heures de travail au 03.49.62.83.00. Dans I'espoir de pouvoir apporter mes connaissances et mon expertise au developpement continu de votre organisation, je vous prie d'agreer, Monsieur, mes salutations distinguees.
Florence Daniel 46 Route des Lilas 89000 Auxerre
PJ : Curriculum Vitae
133
correspondance commerciale
Un CV ne doit jamais etre envoye sans une lettre de motivation, lettre qui est en effet un argumentaire de vente vendant les connaissances, les competences et les capacites de 1'auteur. La lettre de motivation devrait: (1) se referer a la source d'information sur le poste; (2) identifier une fonction specifique ou un titre precis; (3) mentionner les qualifications particulieres pour ce travail; (4) renvoyer ver le CV sans le repeter; (5) demander un entretien. Comme n'importe quel argumentaire de ventes elle doit retenir 1'attention du lecteur et lui faire bonne impression. EXPRESSIONS H Suite a votre annonce parue dans la «Revue Economique» du 17 novembre, je souhaite faire acte de candidature pour le poste d'Economiste. H Travailler dans une compagnie de votre reputation serait un atout pour moi. D3 Je desirerais vivement travailler pour une entreprise internationale ou je pourrais disposer d'un large eventail pour mes capacites et qualifications. 13 Je suis disponible pour un entretien sous 48 heures.
GV (CURRICULUM VITAB)
14.2
MICHEL LAFORET 61 Route de la Liberation 60000 Beauvais Telefono (eontestador): 02.23.42.50.06 Correo electronico:
[email protected] RESPONSABLE COMERCIAL • Tareas de diagnostico, gestion y recuperacion en una red bancaria. • Elaboracion y aplicacion de proyectos de diversificacion. EXPERIENCE PROFESIONAL De 1988 hasta la fecha: Banco Internacional para Extremo Oriente 307 empleados - 17 sucursales Responsable para la Zona de Asia: • Gestion de las participaciones del grupo en bancos asiaticos; asistencia tecnica a las sucursales. • Preparacion y participacion en las Asambleas Generales y en los Consejos de Administracion. • Diagnostico y control de los riesgos (participacion en los comites de credito), contactos con los principales clientes y con los grandes grupos nacionales. • Diseno y actualizacion permanentes de la documentacion polftica, monetaria y economica destinada a la Direccion General del grupo. • Control de los grandes equilibrios, fondos propios, tesorerfa, riesgos. • Elaboracion de un proyecto bancario Have en mano presentado a las autoridades de Bhutan (encargado de mision). • Participacion directa en la elaboracion de planes de recuperacion y de planes de reinsercion para los asalariados despedidos. • Numerosos viajes al extranjero (unos 100). De 1977 a 1987: Banco Heinemann Aprendizaje y dominio de las distintas tecnicas destinadas a satisfacer las necesidades de la clientele particular, de los artesanos, de los comerciantes y de las PYMES. ULTIMO PUESTO OCUPADO: Responsable Comercial en la Sede Social. • 230 millones de depositos y 130 millones de compromisos firmes. • Animador de un cursillo de Bolsa y Tftulos (formacion interna). FORMACION Diploma Profesional de Banca. IDIOMAS Dominio del Ingles. Espanol a nivel de practice profesional. OTRAS INFORMACIONES 44 Anos, casado, 2 hijos.
134
cartas comerciales
11 CV puede presentarse de varias maneras, Existen para ello libros enteros que proponen distintos modelos en funcion del puesto, de la empresa, del candidate o de muehos otros factores. Sin embargo, todos los autores estan de acuerdo en 2 reglas bdsicas: (1) el CV debe ser precise y facil de leer y su presentacidn debe estar muy cuidada; (S) excepto para puestos sumamente especializados, el CV no debe superar las 2
UN GV (CURRICULUM VITAE)
14.8
MICHEL LAFORET 61 Route de la Liberation 60000 Beauvais Tel (repondeur): 02.S3.4S.50.06 e-mail:
[email protected] RESPONSABLE TERRAIN • Missions de diagnostic, de gestion, de redressement dans un reseau bancaire • Elaboration et mise en place de projets de diversification EXPERIENCE PROFESSIONNELLE 1988 a ce jour: Banque Internationale pour I'Extreme Orient 307 personnes - 17 filiales Responsable de Zone Asie: • Gestion des participations du groupe dans des banques asiatiques; assistance technique aux filiales. • Preparation et participation aux assemblies generales, conseils d'administration. • Diagnostic et surveillance des risques (participation aux comites de credit), contacts avec les plus gros clients nationaux ou les grands groupes. • Conception et mise a jour permanente d'une documentation (politique, monetaire, economique) a destination de la direction generale du groupe. • Surveillance des grands equilibres; fonds propres, tresorerie, risques. • Production d'un projet de banque clefs en main soumis aux autorites du Bhutan (chef de mission). • Participation directe a I'elaboration de plans de redressement et de reinsertion des salaries licencies. • Nombreux deplacements a I'etranger (environ 100) 1977 - 1987: Banque Heinemann Apprentissage et maTtrise des differentes techniques propres a satisfaire les besoins d'une clientele de particuliers, d'artisans, de commergants et d'entreprises. DERNIER POSTE OCCUPE: Responsable Commercial au Siege Social • 230 millions de depots, 130 millions d'engagements • Animateur d'un stage Bourse et litres (formation interne) FORMATION Brevet Professionnel de Banque LANGUES Anglais courant Espagnol: pratique professionnelle AUTRES INFORMATIONS 44 ans, marie, 2 enfants
135
correspondance commerciale
Le CV peut se presenter de plusieurs fagons. Des livres entiers existent et proposent divers modeles en fonction du poste, de 1'entreprise, du candidat et de plusieurs autres facteurs.Tous les auteurs sont cependant d'accord sur 2 regies de base : (1) le CV doit etre precis, soigneusement mis en forme et facile a lire; (8) hormis pour des postes extremement specialises, le CV ne doit pas depasser 2 pages de long.
GARTA DE NOMBRAMIENTO PARA UN PUESTO
14.3
ALLIANCE SA 7Z Boulevard Malherbe 34000 Montpellier
Florence Daniel 46 Route des Lilas 89000 Auxerre
9de Julio de 1999
Despues de una entrevista en la que se ha ofreeido un puesto de trabajo, la persona que contrata escribe al candidate elegido para informarle formalmente de los terminos y condiciones del empleo. Cuanto mas importante sea la empresa, mayor cantidad de doeumentacion acompanara a la carta.
Estimada Sra Daniel: Como continuacion a nuestra entrevista del viernes, 1 de julio, me complace ofrecerle el puesto de vendedor regional en nuestra empresa. Adjunto encontrara dos copias del contrato de empleo. Tenga la amabilidad de firmar ambas copias y de devolverlas al Sr. F. Barbier, Jefe de Recursos Humanos. Los otros formularios adjuntos se entregan a todos los nuevos empleados y proporcionan informacion respecto al fondo de pensiones, el comedor del personal, el club social y deportivo, otras instalaciones y beneficios complementarios asf como la politica general de la companfa. Atentamente,
Yves Le Gwen
Anexos:
136
2 copias del contrato de empleo 1 manual sobre la Polftica de Empleados 1 InformeanualG.S.C. 1998
cartas comerciales
EXPRESIONES TJTILES 03 Como continuacion a nuestra eonversacion telefonica del 11/67 1998 tengo el agrado de conf irmarle que las condiciones de su puesto de trabajo son como sigue:... El Tiene vd. derecho a dos billetes agrees al ano en clase economiea con salida o destine a su lugar de residencia en Espana. H Su salario mensual sera de S.300 dolares, excluyendo las horas extraordinarias.
H Su salario anual sera calculado sobre la base de 13 meses al ano. C3 Bl salario correspondiente a las vacaciones sera calculado sobre la base de un maximo de 35 dias de vacaciones al ano. H Como representante local nuestro, todos los gastos en los que Vd. incurra mientras est6 trabajando para la empresa seran abonados por ella.
14.3
UNE LETTRE D'EMBAITCHE
ALLIANCE SA 78 Boulevard Malherbe 34000 Montpellier
Florence Daniel 46 Route des Lilas 89000 Auxerre
Apres un entretien ou une offre d'emploi a ete faite, le recruteur ecrit au candidat qui a reussi pour lui confirmer officiellement les termes et conditions de son embouche. Plus 1'entreprise est grande, plus il est probable que plusieurs documents accompagneront la lettre.
Qjuillet 1999
Chere Mme. Daniel, Suite a notre entretien du vendredi 1 juillet, j'ai I'honneur de confirmer notre offre d'emploi pour le poste de Commercial Regional dans notre entreprise. Deux copies de contrat d'embauche sont jointes. Merci de les signer et de les retourner a M. F. Barbier, Directeur des Ressources Humaines.
EXPRESSIONS H Suite a notre conversation telephoniLes autres documents joints sont donnes a tous les nouveaux que du 11-6-98, j'ai employes. Ms fournissent des renseignements sur le restaurant I'honneur de vous cond'entreprise et le club social et sportif, ainsi que sur les autres firmer que les condifacilites et indemnites ou avantages. tions de votre embauJe vous prie de croire en I'assurance de mes sentiments che sont comme suit... distingues. H Vous avez droit a 2 billets en classe economie par an, depuis et vers votre lieu de residence en Espagne. 13 Votre salaire mensuel sera de S.300 US$ par mois, heures supplementaires comprises. Yves Le Gwen H Votre salaire annuel sera calculi sur la base de 13 mois par an. 3 Les conges pay6s seront calculus sur la base d'un maximum de 35 jours calendaires par an. C3 Comme repr^sentant de notre enterprise, tous vos frais, tant que vous travaillerez pour PJ 2 exemplaires, Contrat d'embauche notre compagnie serout payes par nous. 1 Manuel de I'Employe 1 Bilan 1998
137
correspondance commerciale
GARTA DE DIMISION
14.4
Odette Sauvagnac 60 Place du Parvis 46600 Pigeac
Mme. Armelle Monnier Traditions du Lot Zl du Pech Route Lormand 46000 Cahors
6 de Marzo de 1999
Estimada Sra.: Me acaban de ofrecer un puesto de secretaria de direccion en Ravaillac de Cahors. El trabajo conlleva muchas responsabilidades, unas buenas perspectivas financieras y, al estar trabajando en el departamento de exportacion, la oportunidad de muchos viajes al extranjero. Es una oferta que no puedo rechazar.
Al presentar formalmente su dimisidn, mantenga el tono objetivo y cortes, cualesquiera que sean sus motives para dimitir. Bvite las recriminaciones y, sobre todo, no queme los puentes. Comience dando una raz6n verosimil para dejar la empresa. Senale como nota a destacar sus experieneias en la empresa y lo que ha aprendido en ella, y avise con suficiente antelacion para que su patron pueda encontrar a un sustituto (generalmente de uno a tres meses).
En consecuencia y con gran pesar, debo presentar la dimision de mi cargo en Traditions du Lot. Sin embargo debo reconocer todas las satisfacciones que me han proporcionado mis siete anos en Traditions du Lot y todo lo que he aprendido durante este tiempo. Estoy seguro de que la experiencia tan amplia que he adquirido con vds. ha sido decisiva a la hora de conseguir este nuevo trabajo. Para permitirles encontrar y formar a la persona que me sustituya, he fijado la fecha de mi marcha de Traditions du Lot lo mas tarde posible. Les agradecerfa me dijeran si no tienen vds. inconveniente en que les deje dentro de siete semanas, es decir el 24 de abril. Atentamente,
Odette Sauvagnac
138
cartas eomerciales
EXPRESIONES UTILES (3 He aceptado el puesto de encargado del Departamento de Logistica en Midway Exports. G3 Doy este paso muy a pesar mio, pues en todos estos anos lie hecho muchos amigos en la empresa. H Entiendo perfectamente que, dada la situacion economica actual, no puedan vds. ofrecerme el salario que creo merecer por mis cualificaciones. H Si no tienen ustedes inconveniente, me gustaria dejar la empresa a finales de ano.
14.4
UNE LETTRE DE DEMISSION
Odette Sauvagnac 60 Place du Parvis 46600 Pigeac
Mme. Armelle Monnier Traditions du Lot Zl du Pech Route Lormand 46000 Cahors
6 mars 1999
Madame, On vient de m'offrir un poste d'Assistante de Direction chez Ravaillac de Cahors. Le poste comporte des responsabilites, un salaire attirant et, compte tenu du fait que je travaillerai dans le service export, des voyages a I'etranger. C'est une offre que je ne peux pas refuser.
Quand vous annoncez votre demission offieieUement, restez precis et courtois, quelles que soient les raisons de votre depart. Evitez les recriminations et surtout ne coupez pas les ponts.Commencez en dormant une raison de depart plausible. Soyez aussi positif que possible sur votre experience au sein de I'entreprise et donnez suffisamment de preavis pour permettre a votre employeur de trouver un(e) remplagant(e) (de 1 a 3 mois).
Par consequent, c'est avec grand regret que je dois soumettre ma demission de Traditions du Lot. Je voudrais dire toutefois a quel point j'ai apprecie mes 7 annees chez Traditions du Lot et combien j'ai appris pendant ce temps-la. Je suis convaincue que I'experience variee acquise au sein de I'entreprise m'a aidee a obtenir ce nouveau poste. Afin de vous permettre de recruter et de former ma remplagante, j'ai fixe ma date de depart de chez Traditions du Lot au plus tard possible. Je vous serais reconnaissante de bien vouloir me liberer dans 7 semaines, c.a.d. le 24 avril. Je vous prie d'agreer, Madame, mes salutations respectueuses.
Odette Sauvagnac
139
correspondance commerciale
EXPRESSIONS H J'ai accepte un poste de responsable du service logistique chez Herve Export. H C'est avec une grande reticence que je quitte la societe ou je me suis fait beaucoup d'amis au cours des annees. 13 Je comprends parfaitement que dans la conjoncture actuelle vous ne pouvez m'accorder le salaire que mes qualifications meritent. H Si cela vous convient, je voudrais quitter mon poste a la fin de 1'annee.
14.5
REFERENCIAS SOBRE UN EMPLEADO
Mathieu et Associes Ingenieurs Conseil, Genie Civil Rue de Lesseps 6S100 Boulogne-sur-mer
1 de diciembre de 1998
A QUIEN PUEDA INTERESAR
La Sra. Sophie Langeais estuvo empleada como secretaria de direccion en la sucursal de nuestra empresa desde diciembre de 1993 hasta noviembre de 1998. Nos deja ahora por decision propia por motivos familiares. Durante el tiempo que estuvo con nosotros demostro ser una persona muy eficiente y capaz en todas las facetas de su trabajo. Sus obligaciones inclufan tareas secretariales en general - pasar cartas a maquina, asf como documentos tecnicos, archives, contestar al telefono, etc.
Cuando un empleado deja una empresa y pide refereneias, o cuando un posible patron pide al patron anterior informacidn sobre dicho empleado, es normal proporcionar una informacidn como la que aparece a eontinuaeidn. En muchos paises es ilegal hablar mal de un antiguo empleado, por lo que la opinidn del patron sobre su empleado debe ser deducida del entusiasmo con el que escribe sobre el (o de su falta de entusiasmo).
Asimismo llevo a cabo otras tareas mas complicadas tales como la preparacion de ofertas en concursos y la presentacion de presupuestos. Ademas era totalmente responsable de las finanzas diarias de la oficina. Durante los perfodos en los que tanto mis colegas como yo mismo nos encontrabamos fuera en viaje de negocios, la Sra. Simpson demostro en todo momento un alto grado de iniciativa y seguridad. Entre sus habilidades profesionales destacamos muy especialmente sus buenos conocimientos del Ordenador, no solo del procesador de textos sino tambien de sus aplicaciones CAD. Sus conocimientos de trances e ingles tambien nos fueron muy utiles en numerosas ocasiones. La Sra. Sophie Langeais mantiene una actitud alegre y responsable, y su trabajo es siempre esmerado y exacto. Es una persona de toda confianza, y se relaciona muy bien tanto con los clientes como con sus companeros de trabajo. Lamentamos mucho perderla y no dudamos en recomendarla a cualquier empresa que contrate sus servicios. En nombre de Mathieu et Associes
Gautier Morand Director Gerente
140
cartas comerciales
EXPRESIONES UTILES 03 La Sra. Langeais se ha mostrado siempre muy motivada y es una trabajadora infatigable. C3 Sentimos vernos privados de los servicios de la Sra Durand.
14.5
UNE ATTESTATION DE TRAVAIL (REFERENCE)
Mathieu et Associes Ingenieurs Conseil, Genie Civil Rue de Lesseps 62100 Boulogne-sur-mer
1 decembre 1998
ATTESTATION Mme. Sophie Langeais a ete employee comme Secretaire de Direction dans notre entreprise de decembre 1993 jusqu'a novembre 1998. Elle nous quitte maintenant de son propre chef pour convenances personnelles. Pendant la periode qu'elle a passee avec nous, nous I'avons trouvee extremement efficace et capable dans tous les aspects de son travail. Elle etait responsable du secretariat classique — frappe de lettres et documents techniques, rangement, telephones, etc — mais aussi d'autres taches plus difficiles telles que la preparation d'appels d'offre et la soumission des devis.
Quand un employe quitte une compagnie et demande une reference ou quand un employeur potentiel demande a un ancien employeur des renseignements sur cet employe, 11 est normal de fournir un certificat du genre de celui expose ici. Dans beaucoup de pays, il est illegal de dire du mal d'un ancien employe. C'est done souvent I'enthousiasme (ou le manque d'enthousiasme) qui communique son avis.
Mme. Langeais etait par ailleurs entierement responsable de la gestion quotidienne des frais de fonctionnement. Pendant les moments ou mes collegues et moi-meme nous absentions, elle a toujours fait preuve de la plus grande initiative et a su sans probleme se debrouiller par elle-meme. En ce qui concerne ses connaissances professionnelles, nous avons particulierement apprecie sa connaissance solide du PC, que ce soit pour traitement de textes, tableur ou SGBD mais aussi pour des applications de DAO. Son bilinguisme AnglaisFrangais s'est revele un atout precieux en maintes occasions. Mme. Langeais a une attitude consciencieuse et calme et son travail est toujours correct et bien presente. Elle est une personne en laquelle on peut avoir entiere confiance et elle est appreciee par les clients comme par ses collegues. Nous regrettons vivement de perdre ses services mais n'avons aucune hesitation a la recommander chaleureusement a tout employeur eventuel. Pour Mathieu et Associes
Gautier Morand Directeur General
141
correspondance commerciale
EXPRESSIONS H Mme. Langeais a toujours ete tres motivee et travailleuse. H Nous sommes tres desoles de perdre Mme. Durand.
RESERVA DE HABITACION EN UN HOTEL
15.1
Groupe Roussel 21 Square Roosevelt 86000 Poitiers
Hilton Hotel P. O. Box 1102 Dubai - U.A.E.
9dejuniode 1999
In una carta como esta, la precisidn y la claridad son de la maxima importaneia. Las reservas se hacen primero por telefono y despues, como en el ejemplo, se confirman por fax o por carta. Se debe tener mucho cuidado al indiear las necesidades especlficas de los diferentes viajeros.
Atencion: Tawfiq Maktoom, Director Comercial
Estimado Tawfiq: Sirvan estas lineas para confirmar nuestra conversacion telefonica de hoy. Quisieramos reservar habitaciones para 3 directives en la planta de ejecutivos, de acuerdo con los detalles siguientes: • P. Elissaburu,
llegada BA210 17.45 12/6, salida 10.00 14/6 2 noches.
• J. Martinaud,
llegada SA430 21.15 12/6, salida 10.00 14/6 2 noches.
• P. Bonhomme,
llegada KL050 23.45 13/6, salida 09.00 16/6
3 noches.
Los tres deben ser recogidos en el aeropuerto. Ademas, (1) El Sr. Elissaburu necesitara servicio de secretaria inmediatamente despues de su llegada al hotel; (2) El Sr. Martinaud quiere reservar una mesa para 6 en el Restaurante Jade el dfa 13/6 a las 20.30. Entendemos que las tarifas en vigor son las que especifican en su presupuesto TM/213 del 3 de junio. Sfrvanse confirmar por fax. Esperando que todo saiga bien como de costumbre, le saluda atentamente,
Francine Darracq
142
cartas comerciales
EXPRESIONES TJTILES H ^Tendrian la amabilidad de reservar dos habitaciones dobles para la semana del 4 al 11 de marzo? H Necesitamos tres habitaciones sencillas, cada una de ellas con bano, en el mismo piso, del 3 al 9 de septiembre, seis noches en total. H Tengan la amabilidad de reservar una habitacidn doble con una habitacion individual comunicada. H Necesito asimismo una habitacion lo suficientemente grande como para poder mantener una conferencia con unas SO personas. H ^Pueden confirmar esta reserva por fax? H ^Podrian enviarnos un fax confirmando esta reserva?
FAIRE UNE RESERVATION D'HOTEL
15.1
Groupe Roussel SI Square Roosevelt 86000 Poitiers
Hotel Hilton B. P. 1102
Doubai, E.A.U.
9juin 1999
Dans une telle lettre, la pr6eision et la clarte sont de la plus haute importance. Les reservations sont en general faites d'abord par telephone puis, comme dans 1'exemple, confirmees par fax ou lettre. EL faut faire particulierement attention quand on donne les besoins spdeifiques de differents voyageurs.
Attn: Tawfiq Maktoom, Directeur des Ventes
Cher Tawfiq, Voici la confirmation de notre conversation d'aujourd'hui. Nous voulons faire des reservations pour 3 cadres a I'etage reserve. Les details sont les suivants: • P. Elissaburu,
arrivant sur BA210 a 17:45 le 12/6, partant a 10:00 le 14/6 . . . . 2 nuits
• J. Martinaud,
arrivant sur SA430 a 21:15 le 12/6, partant a 10:00 le 14/6 . . . . 2 nuits
• P. Bonhomme, arrivant sur KL050 a 23:45 le 13/6, partant a 9:00 le 16/6 3 nuits II faut les chercher tous les 3 a I'aeroport. De plus, merci de noter que: (1) M. Elissaburu aura besoin des son arrivee de services de secretariat; (2) M. Martinaud veut reserver une table au Restaurant Jade le 13/6 a 20:30h. Les tarifs applicables seront ceux de votre devis TM/213 du 3 juin. Merci de confirmer par retour qu'il n'y a pas de probleme. Nous esperons que tout se passera aussi bien que d'habitude. Cordialement,
Francine Darracq
143
correspondance commerciale
EXPRESSIONS 53 Merci de reserver 2 chambres doubles pour la semaine d6butant le 4 mars. 13 Nous avons besoin de 3 chambres simples avec salle de bains, sur le meme etage, du 3 au 9 septembre, soit 6 nuits. 53 Merci de reserver une chambre double avec une chambre simple attenante. G3 «Tai egalement besoin d'une piece suffisamment grande pour y tenir una conference avec SO personnes. 53 Pourriez-vous confirmer cette reservation par fax retour ? 53 Merci de m'envoyer la confirmation de cette reservation par fax.
15.8 COMO PREPARAR LA VISITADE UN REPRESENTANTE
ROM-COM International 94 Place du Reduit 92160 Asnieres
Sra. Marie Darrigrand Lycee Andre Malraux 64200 Biarritz
16de mayode 1999 Estimada Sra.: Sirva esta carta para presentar al Sr. Jalabert, que es representante de ROM.COM Ltd. y que tiene intencion de recorrer el area del Pafs Vasco la proxima semana y visitar algunas empresas. He sugerido al Sr. Jalabert que le visite porque, teniendo en cuenta sus pedidos anteriores, estoy seguro de que le interesara conocer nuestros ultimos productos antes de que salgan a la venta en otono. Cualquier sugerencia que tenga a bien hacernos sobre estas versiones de prueba sera bien recibida. Como ya sabe, siempre hacemos todo lo posible para innovar y adaptarnos a la demanda del cliente. Estamos seguros de que encontrara la nueva gama muy atractiva y a precios competitivos. Tambien le interesara saber que vamos a lanzar una campana de spots publicitarios en la TV a nivel nacional, teniendo como objetivo al alumnado de institute y a sus padres. Los estudios del mercado han demostrado que son nuestros principales clientes. Nuestro representante el Sr. Barton estara encantado de darle toda la informacion que necesite para estos proyectos. El le telefoneara para concertar una cita en cuanto llegue al Pafs Vasco el lunes que viene. Confiamos en que pueda vd. recibirle. Aprovecho la ocasion para saludarle atentamente,
Martial Leonce Director
144
cartas comerciales
El objetivo de la siguiente carta es informar a un eliente o posible cliente de la prdxima visita de un comereial. Sin embargo dieha carta debe ser algo mas que una simple cortesla. Debe facilitar unos argumentos comerciales sdlidos que llamen la atenci6n del lector (p. ej. precios ventajosos, productos de gran calidad, garantia de devolucion del dinero, etc.) asi como proporcionar al comercial una base sdlida en la que apoyarse.
15.2 PREPARER LA VISITS D'TJN DE SES REPRESENTANTS
ROM-COM International 94 Place du Reduit 92160 Asnieres
Mme. Marie Darrigrand Lycee Andre Malraux 64200 Biarritz
16mai 1999
Madame, Cette lettre est faite pour vous presenter M. Jalabert qui est un representant de ROM-COM International et qui envisage de faire le tour du Pays Basque dans la semaine qui vient et de rendre visite a plusieurs societes. J'ai suggere a M. Jalabert de vous rendre visite apres avoir repris vos dernieres commandes. Je suis maintenant sur que vous serez interessee de decouvrir nos nouveaux produits avant que nous ne les mettions en vente generale dans le pays. Toute suggestion que vous pourriez faire sur ces versions de demonstration sera fortement appreciee. Ainsi que vous le savez, nous faisons toujours de notre mieux pour innover et nous adapter a la demande du client. Nous n'avons aucun doute que vous trouverez cette nouvelle gamme particulierement attirante et competitive. Vous apprecierez aussi de savoir que nous sommes sur le point de lancer une campagne de publicite nationale ayant pour cible les jeunes des colleges et leurs parents. Les etudes de marche montrent bien que ce sont nos clients principaux. M. Jalabert sera sans aucun doute tres heureux de vous donner tous les renseignements dont vous avez besoin sur ces projets. II vous telephonera pour prendre rendez-vous des qu'il arrive en Pays Basque lundi prochain. Nous esperons vivement que vous pourrez le recevoir. Nous vous prions d'agreer, Madame, I'expression de nos salutations distinguees.
Martial Leonce Directeur
145
correspondance commerciale
Le but de la lettre suivante est d'aviser un client potentiel ou existant de la visite d'un commercial. Une telle lettre doit cependant §tre plus que de la simple courtoisie. Elle devrait fournir des arguments commerciaux qui retiennent 1'attention du lecteur (par ex. prix avantageux, produits a la pointe de la technologie, delais tres courts, etc) et qui donnent au commercial une bonne base sur laquelle developper ses arguments.
PRESENTACION DE UN SOCIO COMERCIAL
15.3
Etude Roland & Brillant 77 Avenue Victor Hugo 37000 Tours
M. Romain Lafayette Circuits Electroniques SA Route de Florae 48000 Mende
7 de enero de 1999
Estimado Romain:
La carta siguiente nmestra como un empresario presenta mutuamente a dos de sus contactos, asimismo empresarios. La estractura de la carta es directa. El primer parrafo va directamente al grano, el segundo y el tercero le dicen al lector «lo que puede ganar con ello» y el cuarto proporciona una conclusion airosa y educada. Observe el toque personal en el saludo final.
Un buen amigo y socio mfo durante muchos anos, el Sr. Marc Duval, visitara en breve la Costa Oeste. He hablado con el acerca de Circuits Electroniques SA y le gustan'a mucho conocerte y visitar tu fabrica. Me imagino que se pondra en contacto contigo en los proximos di'as. El Sr. Duval es el Director Tecnico de Securite Mediasign, una empresa especializada en la instalacion de sistemas de copias de seguridad de datos en las escuelas, bancos, hospitales e instalaciones similares. Su empresa acaba de conseguir importantes contratos en Puy de Dome y Cantal, por lo que creo que su visita sera muy valiosa para ti. En cualquier caso, lo consideraria como un favor personal si hicieras todo lo que este en tu mano para hacer que la estancia del Sr. Duval en Mende sea tan agradable como instructiva. Puedes estar seguro de que si se presenta la ocasion, estare encantado de hacer lo mismo por ti. Saluda de mi parte a tu esposa. Afectuosamente,
Didier Brillant
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cartas comerciales
EXPRESIONES UTILES B Bsta carta es para presentar al Sr. Monteil, vieepresidente del Grupo Roussel. H El Sr. Louis GuinS ha sido uno de nuestros socios comerciales durante muchos anos.
PRESENTER UN ASSOGIE EN AFFAIRES
15.3
Etude Roland & Brillant 77 Avenue Victor Hugo 37000 Tours
M. Remain Lafayette Circuits Electroniques SA Route de Florae 48000 Mende
7 Janvier 1999
Cher Romain,
La lettre qui suit montre comment un homme d'affaires presente 2 de ses contacts 1'un a. Fautre. La structure de la lettre est simple. Le premier paragraphe va directement au but, les deuxieme et troisieme indiquent au lecteur ce qu'il peut retirer de ce nouveau contact et le quatrieme fournit une conclusion elegante et policee. Notea la touche personnelle dans la salutation finale.
M. Marc Duval, un ami et homme d'affaires que je connais depuis longtemps, doit bientot se rendre en Lozere. Je lui ai parle de Circuits Electroniques SA et il serait tres interesse de te rencontrer et de voir ton usine. II te contactera tres bientot. M. Duval est le directeur technique de Securite Mediasign SA, une entreprise specialised dans I'installation de systemes de sauvegarde de donnees informatiques dans les ecoles, les banques, les hopitaux et autres installations. Sa societe a recemment obtenu plusieurs contrats importants dans le Puy de Dome et le Cantal et j'ai pense que sa visite pouvait par consequent t'etre utile. Quoi qu'il en soit, je te serais tres reconnaissant si tu pouvais faire en sorte que M. Duval passe un agreable et instructif sejour en Mende. Tu peux etre certain qu'a I'occasion, je serais tres heureux de te rendre la pareille. Toutes mes amities a toi et a ta femme,
EXPRESSIONS Didier Brillant
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correspondance commerciale
C3 Cette lettre a pour but de presenter M. Monteil, Vice-President du Groupe Roussel. El M. Cuine a ete notre associ^ depuis plusieurs anndes.
SOLICITUD DE INFORMACION Y ASISTENCIA
1S.4
Moteurs Paterne 51 Rue Jules Perry 36000 Chateauroux
Director del departamento de Promocion e Inversiones Embajada de Francia Islas Filipinas, 18 28008 Madrid — Espana
La carta siguiente, en la que se solicita informaeidn, se parece mucho a las demandas de oferta de clientes que se presentan en la Secci6n 1. El exportador, con el fin de obtener la informacidn que necesita, debe proporcionar mucha taformaeion sobre su empresa y sus productos.
5 de mayo de 1999
Muy Sres. mfos: El Agregado Comercial de la Embajada de Espana nos ha aconsejado ponernos directamente en contacto con vds. para solicitar informacion sobre las exportaciones a su pafs. Nuestra empresa fabrica motores de camion para cargas pesadas disenados para soportar las condiciones climaticas y topograficas mas extremas. Por lo tanto creemos que nuestros productos son muy apropiados para el clima de Espana. Una comprobacion en la Aduana nos ha indicado que nunca se ha vendido ningun equipo trances de este tipo a Espana, sino que empresas Sudamericanas e Indias nan sido hasta ahora los principales proveedores. Incluimos 10 ejemplares de nuestros catalogos, hojas de caracteristicas y referencias. Les agradecerfamos nos aconsejaran sobre la mejor forma de introducirnos en este mercado -agentes, distribuidores, etc. En lo que a mi respecta, estarfa dispuesto a visitar el pafs en viaje de reconocimiento con un aviso previo de 48 horas. Agradeciendoles con antelacion, aprovecho la ocasion para saludarles atentamente,
Edouard Paterne Director General Anexos.
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cartas comerciales
EXPRESIONES UTILES 03 Esperamos encontrar un representante local para actuar en nuestro nombre. [3 En especial, deseamos saber si podrtemos vender directamente a ministerios y companias petroliferas. H iPodria usted recomendarnos a alguien para que pudiera un estudio de mercado con el fin de determinar la naturaleza exacta del mercado que necesitan nuestros productos? [3 Agradeceriamos cualquier otra informaci6n que pudiera proporcionarnos.
15.4
DEMANDER DE L'AIDE ET DES RENSEIGNEMENTS
Moteurs Paterne 51 Rue Jules Perry 36000 Chateauroux
Poste d'expansion economique Ambassade de France Islas Filipinas, 18 28008 Madrid — Espagne
La lettre suivante qui demande des renseignements, ressemble de tres pres aux demandes clients de la Section 1. L'exportateur, afin d'obtenir les renseignements dont 11 a besoin, donne luimeme beaucoup de renseignements sur sa propre entreprise et ses produits.
5mai 1998
Messieurs, L'attache Commercial de I'ambassade d'Espagne nous a conseille de vous contacter directement pour tout renseignement sur I'exportation vers son pays. Notre entreprise fabrique des moteurs de camions resistants faits pour tenir dans des conditions climatiques et topographiques severes. Nous pensons par consequent que nos produits sont tout a fait adaptes a I'environnement espagnol. Notre enquete aupres des autorites douanieres a montre qu'aucun equipement frangais similaire n'a jamais ete vendu en Espagne mais que les Americains du sud et les Indiens se sont reveles les principaux fournisseurs. Nous joignons 10 exemplaires de nos catalogues, specifications techniques et references. Nous vous serions obliges de bien vouloir nous conseiller sur les meilleurs moyens d'approcher ce marche — agents, distributeurs, etc. Je suis pret a me rendre moi-meme dans le pays pour un voyage d'etude avec 48 heures de preavis. Nous vous remercions a I'avance et vous prions d'agreer, Messieurs, I'expression de nos salutations distinguees.
Edouard Paterne Directeur General PJ.
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correspondance commerciale
EXPRESSIONS H Nous esperons trouver un agent local pour nous representer. [3 Nous aimerions savoir en particulier s'il nous serait possible de vendre directement aux services gouvernementaux et aux societes petrolieres. H Auriez- vous Tobligeance de nous recommander quelqu'un pour mener a bonne fin une etude de marche ayant pour but de determiner la nature exacte du marche concernant nos produits? H Nous vous serions reconnaissants si vous nous donniez d'autres informations.
INVITACION A UNA EXPOSICION
1S.5
EXPO PC SUPERNOVA Avenue du General Leclerc 82000 Montauban Sr. Director ROM-COM International 94 Place du Reduit 92160 Asnieres 7 de mayo de 1999
Estimado Sr. Director, Si depende vd. de un ordenador PC para hacer el trabajo con mayor rapidez, para estar en contacto con sus amigos y companeros, para transformar sus mejores ideas en acciones, no puede permitirse el lujo de perderse el mayor acontecimiento que le acerca al universe del ordenador personal. Unicamente en la EXPO SUPERNOVA PC podra ver y probar miles de productos de primera mano... aprender de los expertos en Ordenadores Personales a traves de conferencias y talleres... hablar con otros usuarios y vendedores de PCs... y mantenerse en la vanguardia de los nuevos desarrollos que pueden influir en sus decisiones empresariales. Sabra como las empresas mas innovadoras dan rienda suelta a todo el poder de los PCs. Venga y evalue las soluciones para ahorrar costes en: • Publicidad, entretenimiento y multimedia. • Diseno de la Web y navegacion por Internet. • Trabajo en redes, intranet y conectividad dentro de la companfa. • Educacion, investigacion y desarrollo. • Negocios y teletrabajo jSi el PC forma parte de su negocio, la EXPO UNIVERSE PC es su cordon umbilical! La EXPO PC SUPERNOVA es el mayor acontecimiento de la industria de los PC's, y las espectaculares presentaciones de software programadas para 1999 pueden hacer que el acontecimiento de este ano sea el mas emocionante de todos. Vea los productos mas recientes y eche un vistazo al interior de la industria del PC. Apuntese para asistir hoy mismo cumplimentando el impreso adjunto y enviandolo por fax o e-mail a EXPO SUPERNOVA PC Atentamente,
Jacques Degennes KIP Expo Conseil
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cartas comerciales
La siguiente carta se puede comparar al mailing y a las cartas de ventas presentadas en la Seecion 3. Qbserven, sin embargo, el ritmo animado, la falta de formalidad en el idioma y la puntuaeidn (eontraeciones, puntos, signos de exolamaei6n), y la Mperbole en general - mas tipica del mundo un tanto ordinario de la publicidad que del mundo conservador de la correspondencia comercial.
15.5 INVITATION A UNE EXPOSITION PROFESSIONNELLE
EXPO PC SUPERNOVA Avenue du General Leclerc 82000 Montauban Le Directeur ROM-COM Internationa! 94 Place du Reduit 92160 Asnieres
7 mai 1999
Cher Directeur, Si vous dependez d'un PC pour que votre travail se fasse plus vite, pour pouvoir rester connecte avec vos collegues et amis, pour que vos meilleures idees se transforment en actions, alors vous ne pouvez pas vous permettre de manquer le plus grand evenement que vous apporte I'univers de I'ordinateur de bureau. C'est seulement a EXPO PC SUPERNOVA que vous pouvez voir et essayer vous-meme des milliers de produits... que vous pouvez apprendre directement des experts au travers de conferences et seminaires... que vous pouvez parler avec d'autres utilisateurs et vendeurs de PC... que vous pouvez rester au courant des derniers developpements qui pourraient avoir un impact sur vos decisions. Vous obtiendrez des idees precieuses sur la maniere dont les societes innovantes se servent de la puissance du PC. Venez evaluer des solutions economiques pour : • I'edition, les loisirs et le multimedia • la conception de pages Web et la navigation sur Internet • les reseaux, intranets et connectivity intra-entreprise • ('education et la Recherche et Developpement • les affaires et le teletravail Si le PC fait partie de votre travail, EXPO PC SUPERNOVA est ce qui vous relie a la vie! EXPO PC SUPERNOVA est le premier evenement PC dans le monde et la presentation de nouveaux logiciels prevus pour 1999 peut faire de I'exposition de cette annee la plus exaltante qu'il y ait jamais eu! Venez voir les nouveaux produits a la mode et obtenez une vision de connaisseur de I'industrie du PC! Inscrivez-vous des aujourd'hui en completant le formulaire joint et en I'envoyant par e-mail ou fax a EXPO PC SUPERNOVA !
Jacques Degennes KIP Expo Conseil
151
correspondance commerciale
La lettre suivante peut §tre comparee au mailing ou a la lettre de vente presentes en Section 3. Notez, toutefois, le rythme enleve, la grande informalite de langage et ponctuation (trois points, points d'exclamation, etc) et 1'hyperbole generate —plus caracteristique du monde impetueux de la publicite que du monde eonservateur des affaires.
ORGANIZACION DE UNA CONFERENCIA
15.6
Renoux & Berthon Conseils en management 31 Avenue Lenoir 7S016 Paris
Finances Verluca 3 Boulevard du Quinze-Vingt 75011 Paris
6 de agosto de 1999
Con el fin de contrastar con la oarta 15.5, esta es una invitacion a un evento mucho mas importante, una mesa redonda o una conferencia de directives. El tono, eomedidb y discrete, no debe disimular el hecho de que esta carta, como la ultima, es esencialmente un intento de venta.
Muy Sr. mfo: Siendo la suya una empresa con importantes inversiones e intereses comerciales en el Lejano Oriente, podrfa beneficiarse en gran medida participando en nuestra mesa redonda sobre «EI Comercio en el Sudeste Asiatico Hoy» que tendra lugar en el hotel Dynasty de Singapur del 16 al 19 de septiembre. Se le invita cordialmente a unirse a un selecto grupo de directives pertenecientes a diversas empresas de Estados Unidos y de Europa que operan en el area. Adjunto encontrara el programa, en el que figuran unicamente los conferenciantes que han confirmado su asistencia, asi como una lista de las empresas que ya han inscrito a uno o varies ejecutivos en el evento. En el caso de que este vd. interesado, tenga la amabilidad de cumplimentar el impreso adjunto, indicando el numero de delegados que desea enviar y si necesitaran habitaciones en el Dynasty (o bien en otro hotel de categorfa similar). En lo que a mi respecta, estare a su disposicion para responder a cualquier pregunta que desee formular. Esperando darle la bienvenida a la mesa redonda, le saluda atentamente.
Maxime Renoux
152
cartas comerciales
EXPRESIONES UTILES El G.R.P. eelebrara su tercer congreso internacional anual en Lyon del 20 al 85 de julio. Pensamos que podrian estar interesados en asistir. C3 Hemos lanzado un nuevo programa seminario para directives, «La Tecnologia de la Gesti6n Moderna*, que analiza los problemas con los que se enfrentan actualmente los directives.
ORGANISER UNE CONFERENCE
15.6
Renoux & Berthon Conseils en management 31 Avenue Lenoir 75016 Paris
Finances Verluca 3 Boulevard du Quinze-Vingt 75011 Paris
Pour faire contrasts avec la lettre du 15.5, voici une invitation a un evenement plus select, une table ronde ou conference pour cadres. Le ton de la lettre, retenu et discret, ne doit pas masquer le fait que cette lettre, comme la precedente, est essentiellement du battage de vendeur.
6 aout1999
Monsieur, En tant qu'entreprise ayant des interets commerciaux et financiers en Extreme-Orient, votre entreprise pourrait tres certainement retirer quelque chose de la participation a notre table ronde sur «le commerce en Asie du Sud-Est aujourd'hui» qui doit se tenir a I'hotel Dynasty de Singapour du 16 au 19 septembre. Vous etes cordialement invite a rejoindre un groupe restreint de cadres superieurs venant de diverses entreprises americaines et europeennes qui operent dans la region. Le programme est joint. II mentionne seulement les conferenciers qui ont deja dit oui ainsi qu'une liste des societes qui ont deja inscrit un ou plusieurs de leurs cadres. Si cette manifestation vous interesse, merci de remplir le formulaire joint et d'indiquer le nombre de delegues que vous souhaitez envoyer et s'ils auront besoin de reservations au Dynasty (ou tout hotel equivalent). Bien entendu, je reste a votre entiere disposition pour repondre aux questions que vous pourriez vous poser. Dans I'attente de vous accueillir a notre table ronde, je vous prie de croire, Monsieur, en ('assurance de mes sentiments distingues.
Maxime Renoux
153
correspondance commerciale
EXPRESSIONS 13 GRF tiendra son troisidme congres annuel a Lyon du 20 juillet au 25 juillet. Nous avons pense qu'il vous interesserait d'y participer. H Nous lancons un nouveau programme de seminaires pour cadres, «La Technologie et la Direction moderne», ayant pour sujet les questions critiques que doivent affronter les responsables d'aujourd'hui.
GOMO INICIAR UN ESTUDIO DE MERCADO
15.7
Maison Plantagenet 5 Route des Salins 79000 Niort
Sr. Enrique Villarroel Diector Comercial Infografica Calle Tenochtitlan, 855 Mexico, D.F.
6 de marzo de 1999
Estimado Sr.: Un empresario espanol conocido mi'o me ha facilitado su nombre, recomendando su compania como una agencia muy eficiente especializada en llevar a cabo estudios de mercado y en asesorar a empresas francesas que desean exporter a Mejico.
Cuando una empresa desea penetrar en un nuevo mercado, lanzar un nuevo producto, aumentar su participaci6n en el mercado, o simplemente permanecer competitiva, es imprescindible conseguir primero una informacidn completa y exacta sobre la situacidn del mercado. En otras palabras, se debe llevar a cabo un estudio de mercado. En el siguiente ejemplo, una empresa estadounidense se dirige a una agencia especializada en llevar a cabo tales estudios.
Como vera en los folletos e informes adjuntos, el nuestro es un negocio familiar de tamano medio con una gama de productos orientados al mercado de los alimentos naturales. Nuestro objetivo inmediato es obtener informacion de primera mano sobre el mercado mejicano para estos productos en general y para el sector de cereales para el desayuno en particular. Nos gustarfa recibir una informacion completa sobre el tamano del mercado, la competencia, etc. El informe debera estar listo antes de seis meses. Le rogamos se ponga en contacto con nosotros a la mayor brevedad si creen que pueden llevar a cabo dicho estudio de forma que podamos reunirnos lo antes posible para hablar detalladamente del asunto. Aprovecho la ocasion para saludarle atentamente.
Pepin Plantagenet
154
cartas comerciales
EXPRESIONES UTILES H Nos gustaria saber lo que piensan vds. de nuestros productos y si estos satisfacen sus necesidades. 53 ^Istaria vd. interesado en encontrar el tipo de producto que figura en el folleto adjunto en los supermercados de su pals?
DEMANDER UNE ETUDE DE MARCHE
15.7
Maison Plantagenet 5 Route des Salins 79000 Niort
M. Enrique Villarroel Directeur Commercial infografica Calle Tenochtitlan, 855 Mexico, D.F.
6 mars 1999
Monsieur, Votre nom nous a ete donne par des collegues d'affaires en Espagne qui nous recommandent votre entreprise en tant qu'agence efficace pour realiser des etudes de marche.
Quand une entreprise souhaite pSnetrer un nouveau marche, lancer un nouveau produit, augmenter ses parts de marche ou simplement rester competitive, il est imperatif qu'elle obtienne d'abord des renseignements exacts et complets sur Fetat du marche. En bref, il faut faire une etude de marche. Dans 1'exemple suivant, une societe francaise approche une agence mexicaine qui se specialise dans ces etudes.
Us nous indiquent egalement que vous vous specialisez dans le conseil aupres d'entreprises frangaises souhaitant exporter vers Mexico. Comme vous le verrez dans la documentation jointe, nous sommes une entreprise familiale de taille moyenne et nous vendons une gamme de produits, destines aux magasins de dietetique et surfaces specialisees. Notre objectif immediat est d'obtenir de I'information fiable sur le marche mexicain pour ces produits en general et pour le segment de la cereale du petit dejeuner en particulier. Nous souhaiterions un rapport complet sur la taille du marche, la competition, etc. Le rapport devra etre pret sous 6 mois. Merci de nous contacter rapidement si vous vous sentez pret a faire une telle etude, afin que nous puissions nous rencontrer des que possible pour discuter en detail du sujet. Dans I'attente de votre reponse, je vous prie d'agreer, Monsieur, I'expression de nos salutations distinguees.
Pepin Plantagenet
155
correspondance commerciale
EXPRESSIONS H Uous aimerions savoir ce que vous pensez de nos produits et s'ils satisfont vos besoins. B Seriez-vous interesse de trouver le genre de produit illustre sur le prospectus joint, dans les supermarches de votre pays?
RESULTADOS BE UN ESTUBIO DE MERCADO
15.8
INFOGRAFICA Calle Tenochtitlan, 855 Mexico
M. Pepin Plantagenet Maison Plantagenet 5 Route des Salins 79000 Niort
12 de agosto de 1998 Estimado Sr. Plantagenet Tenemos el agrado de presentarle los resultados de nuestras investigaciones en el mercado de los alimentos naturales. Recordara vd. que en las condiciones de referenda, nos dio instrucciones para que le informaramos sobre tres asuntos principales: el tamano total del mercado, las tendencias actuales y las empresas que estan ya en el mercado y que harfan una competencia directa a sus productos en Mejico.
La carta siguiente, que acompana al informe detallado en el que figuran los resultados del estudio de mercado, concluye el proceso que se inioi6 en la carta 15.7. Proporciona un resumen muy basico del informe, mencionando (1) las instrucciones o los terminos de referenda originales, (2) las principales averiguaciones y (3) las recomendaeiones de la empresa de Estudios de Mercado.
En terminos generales, pensamos que, a pesar de haber permanecido estatico durante varios anos, el mercado esta actualmente en expansion. Hay siete grandes empresas que estan operando actualmente, de las cuales una de ellas abarca el 40% del mercado. Sin embargo, Maison Plantagenet vende una serie de productos que no existen aquf y que podn'an llenar un hueco prometedor. Nuestra recomendacion es que vds. deben entrar en el mercado vendiendo directamente a traves de sus distribuidores habituales a las cadenas de supermercados e hipermercados. Consideramos que sus productos tienen todas las posibilidades de exito. Adjunto encontraran un informe detallado de nuestras investigaciones, incluyendo detalles de los precios al por menor y a mayoristas. Naturalmente, si tienen alguna duda, quedamos a su entera disposicion. Muy atentamente.
Enrique Villarroel
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cartas comerciales
EXPRESIONES UTILES C3 Como este es un produeto totalmente nuevo y con caraeteristicas muy espeeificas, no tendran ningun tipo de competencia. H Creemos que una maquina de este tipo tiene enormes posibilidades.
LES RESULTATS DE L'ETUDE DE MARCHE
15.8
INFOGRAFICA Calle Tenochtitlan, 855 Mexico
M. Pepin Plantagenet Maison Plantagenet 5 Route des Salins 79000 Niort
12aout 1998 Cher M. Plantagenet, Nous avons I'honneur de presenter les resultats de notre enquete sur le marche des aliments dietetiques. Vous vous rappellerez sans doute qu'en nous donnant vos instructions, vous nous avez demande d'etablir un rapport sur 3 sujets principaux : sur la taille du marche, sur ses tendances actuelles et sur les societes actuellement sur le marche qui seraient vos competiteurs directs si vous lanciez vos produits a Mexico.
Le lettre ci-dessous, qui accompagne le rapport detaille montrant les resultats de 1'etude de marche, conclut le processus initie par la lettre 15.7 Elle fournit le resume le plus succinct du rapport meme en mentionnant: (1) les instructions de depart; (2) les principaux resultats et (3) les recommandations de 1'organisation qui a fait 1'etude de marche.
En termes generaux nous trouvons que, bien que statique depuis plusieurs annees, le marche a maintenant tendance a se developper. 7 entreprises principales operent actuellement et I'une d'elles detient 40% du marche. Toutefois, la Maison Plantagenet vend un certain nombre de produits qui ne sont pas disponibles ici et qui pourraient bien combler un vide prometteur. Nous recommandons que vous entriez sur le marche en vendant directement aux supermarches et hypermarches par le biais de votre force de vente existante. Nous considerons que vos produits ont toutes les chances de reussite. Vous trouverez ci-joint un rapport detaille de nos recherches, y compris les tarifs pratiques, de gros et au detail. Nous restons a votre entiere disposition pour vous fournir les informations complementaires dont vous pourriez avoir besoin et vous prions d'agreer, Monsieur, nos salutations distinguees.
Enrique Villaroel
157
correspondance commerciale
EXPRESSIONS H Ceci etant un produit totalement nouveau avec des caracteristiques specifiques, vous n'aurez pas du tout de competition. H Nous croyons qu'une machine de ce type a de grandes possibilites.
DESCRIPCION DE LAS NECESIDADES DE UN LOCAL PARA OFICINAS
15.9
Berthon & Tissier Ingenieurs Conseil 8t> Place Moliere 52000 Langres
Immobilier Baylis
67 Avenue Jean Jaures 52000 Chaumont
14 de noviembre de 1998
Ista carta es basicaniente una solicitud de oferta por parte de un eliente, aunque lo que se necesite no es ni un servicio ni un producto, sino un local para oficinas. Como cualquier otra solicitud de oferta, el remitente indica su fuente de informaei6n y sus necesidades, e invita al destinatario a ponerse en contacto con el.
Muy Sres. nuestros, Hemos lefdo con mucho interes su anuncio en el «Gazette de la Haute Marne» de ayer, en el que ofreci'an un espacio de 1.000 m2 para oficinas. Actualmente estamos buscando una nueva ubicacion para nuestras oficinas centrales con el fin de instalar nuestros servicios administrativos principales. Necesitarfamos espacio para unas 20 oficinas, asf como varias zonas abiertas para utilizar como areas de recepcion y secretarfa. Al ser Torre EOF un edificio prestigioso y bien situado, creemos que puede ser la respuesta a nuestras necesidades. Indican en su anuncio que pueden suministrar el mobiliario de oficina y el equipo segun las especificaciones del cliente, asf como diferentes servicios empresariales. Les rogamos nos confirmen esta informacion de manera que podamos concertar una visita al edificio para ver si deseamos seguir adelante con el asunto. Les saluda atentamente.
Blaise Berthon
158
cartas comerciales
EXPRESIONES UTILES H Nuestra empresa esta en fase de expansi6n y nuestra fabriea actual se esta haciendo demasiado pequena para hacer frente al incremento de la produccion. H Hemos decidido ampliar nuestras instalaciones. H Ya se ban dibujado pianos que ban sido remitidos al Inspector de Edificios. C3 Hemos hecho venir a un arquiteeto que esta trazando los pianos.
DECRIRE UN BESOIN EN BUREAUX
1S.9
Berthon & Tissier Ingenieurs Conseil 8b Place Moliere 52000 Langres
Immobilier Baylis 67 Avenue Jean Jaures 52000 Chaumont
Cette lettre est encore essentiellement une demande client bien que 1'article ne soit ni un service ni un produit mais de 1'espace pour bureaux. Comme pour n'importe quelle demande, 1'auteur donne ses sources et ses besoins et invite le lecteur a le contacter.
14novembre 1998
Messieurs, Nous sommes interesses par les 1.000 m2 de bureaux pour lesquels vous avez passe une annonce hier dans la "Gazette de la Haute Marne». Nous sommes actuellement a la recherche d'un nouveau siege social ou installer nos principaux services administratifs. Nous prevoyons environ 20 bureaux ainsi que plusieurs espaces paysagers pour les services de reception et secretariat. La Tour EOF, particulierement bien situee et tres reputee, nous conviendrait parfaitement. Vous indiquez dans votre annonce pouvoir fournir des meubles de bureau et des equipements personnalises ainsi que d'autres services connexes. Merci de confirmer cette information pour que nous puissions organiser une visite des locaux et voir par nous-memes si nous souhaitons poursuivre dans cette voie. Nous vous prions d'agreer, Monsieur, I'expression de nos salutations distinguees.
Blaise Berthon
159
correspondance commerciale
EXPRESSIONS C3 Notre entreprise est en pleine expansion et notre usine actuelle est trop petite pour faire face a la montee en production. H Nous avons decid§ de construire une extension au plan existant. H Les plans ont 6t6 etablis et envoyds au Cadastre. H Nous avons fait appel a un architecte qui est en train de faire les plans.
18.10
DESGRIPCIdN DE UN LOCAL PARA OFICINAS
Immobilier Baylis 67 Avenue Jean Jaures 52000 Chaumont Berthon & Tissier Ingenieurs Conseil 8b Place Moliere 52000 Langres 16 de noviembre de 1998 Estimado Sr.: Agradecemos su carta del 14 de noviembre en la que solicitan informacion sobre los locales para oficinas en la nueva Torre EOF. En este momento tenemos disponible la superficie que usted necesita y estariamos encantados de ponerla a su disposicion. En Chez Baylis estamos especializados en todas las cuestiones relacionadas con las instalaciones y el mobiliario de oficina. Tenemos en exclusiva la patente de los nuevos tabiques moviles «Glisse & Cache», gracias a los cuales no tendremos ninguna dificultad para proporcionarles el numero de oficinas que necesiten, dispuestas a su conveniencia. Estos tabiques de oficina revolucionarios estan hechos con un plastico nuevo ultra ligero y muy resistente que contiene un nucleo de fibra de vidrio, asegurando a cada unidad un alto grado de insonorizacion. Todos los pisos de la Torre EOF estan equipados para poder instalar los tabiques «Glisse & Cache» u otras marcas de tabiques para oficina. La Torre EOF no es unicamente el edificio mas nuevo y prestigioso del centre de la region, sino que ha sido disenado desde un principio para dar respuesta a las necesidades de la empresa moderna. Situada en un lugar centrico, premite el acceso al transporte publico, tiene su propio aparcamiento subterraneo y su estacion de servicio, una recepcion centralizada que garantiza una inmejorable acogida a los visitantes. Todo esto esta a su disposicion a un alquiler ligeramente mas alto que en la mayorfa de los edificios normales de oficina. Si esta seainteresado, tendremos mucho gusto en hablar con usted sobre sus problemas particulars de instalacion y ayudarle a establecer un inventario de las maquinas y muebles de oficina que pueda Vd. necesitar. Llame al 03.48.36.23.90 para concertar una cita con uno de nuestros asesores y asi visitar la Torre EOF. Atentamente.
Fernand Stirbois
160
cartas comereiales
Esta carta es una respuesta a la demanda de informaci6n de la 15.9. Contesta a las preguntas formuladas en la solicitud de informacidn y anade otros detalles importantes (aunque no hayan sido solieitados) sobre los tabiques. Encontramos aqui todos los elementos de un clasico intento de venta (v6ase seccidn 3)
DEGRIRE DES BUREAUX
15.10
Immobilier Baylis 67 Avenue Jean Jaures 5SOOO Chaumont Berthon & Tissier Ingenieurs Conseil 8b Place Moliere 52000 Langres 16novembre 1998 Monsieur, Nous vous remercions de votre lettre du 14 novembre dans laquelle vous demandez des details sur les bureaux de la nouvelle Tour EOF. La surface dont vous avez besoin est actuellement disponible et nous serions ravis de la mettre a votre disposition. Chez Baylis, nous nous specialisons dans tout ce qui a trait aux installations et meubles de bureaux. Nous detenons le brevet exclusif des nouvelles partitions mobiles «Glisse & Cache» grace auxquelles nous n'aurons aucune difficulte a vous donner le nombre de bureaux requis, arranges a votre convenance. Ces nouvelles partitions revolutionnaires sont faites d'un plastique contenant un coeur en fibre de verre, ultra-leger et tres resistant. Tous les etages de la Tour EOF sont amenages pour pouvoir y installer les «Glisse & Cache» ou d'autres marques de partitions. La Tour EDF n'est pas seulement le plus recent et le plus prestigieux immeuble de la region. Elle a ete pensee de bout en bout pour repondre aux besoins des hommes d'affaires contemporains. Son installation en plein centre autorise le deplacement par les transports publics; elle possede son propre grand parking souterrain et sa station d'essence; des facilites de reception ont ete congues pour garantir le meilleur accueil possible a vos visiteurs; enfin, une multitude d'autres services est disponible pour vous faciliter la vie. Et tout cela pour un loyer a peine un peu plus cher que dans la plupart des autres immeubles de bureaux! Si ce que vous avez lu vous plait, nous serons heureux, quand il vous conviendra, de discuter ensemble de vos problemes d'installation particuliers et de vous assister dans I'inventaire des machines et meubles de bureau dont vous avez besoin. II suffit d'appeler le 03.48.36.23.90 pour fixer un rendez-vous avec I'un de nos conseillers et visiter la Tour EDF. Dans I'attente de votre reponse, nous vous prions d'agreer, Monsieur, I'expression de nos salutations distinguees.
Fernand Stirbois
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correspondance commercials
Cette lettre est une ripens e a la lettre du 15.9. Elle repond aux quetions soulevees dans la demande et ajoute d'autres details utiles (bien que non demandes) sur les partitions, n n'est guere etonnant d'y retrouver tous les elements de 1'argumentaire de vente classique (Of. section 3).
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