TRAINING
Excel 2002 Intensiv
Malte Borges, Jörg Schumacher
TRAINING
Excel 2002 Intensiv
Die Deutsche Bibliothek – CIP-Einheitsaufnahme Ein Titeldatensatz für diese Publikation ist bei Der Deutschen Bibliothek erhältlich. Die Informationen in diesem Produkt werden ohne Rücksicht auf einen eventuellen Patentschutz veröffentlicht. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise auf Fehler sind Verlag und Herausgeber dankbar. Alle Rechte vorbehalten, auch die der fotomechanischen Wiedergabe und der Speicherung in elektronischen Medien. Die gewerbliche Nutzung der in diesem Produkt gezeigten Modelle und Arbeiten ist nicht zulässig. Fast alle Hardware- und Softwarebezeichnungen, die in diesem Buch erwähnt werden, sind gleichzeitig auch eingetragene Warenzeichen oder sollten als solche betrachtet werden. Umwelthinweis: Dieses Buch wurde auf chlorfrei gebleichtem Papier gedruckt. Die Einschrumpffolie – zum Schutz vor Verschmutzung – ist aus umweltverträglichem und recyclingfähigem PE-Material.
10 9 8 7 6 5 4 3 2 1
05 04 03 02 01
ISBN 3-8272-6219-4
© 2001 by Markt+Technik Verlag, ein Imprint der Pearson Education Deutschland GmbH, Martin-Kollar-Straße 10–12, D-81829 München/Germany Alle Rechte vorbehalten Umschlaggrafik: circa drei GmbH, München Lektorat: Katrin Aits,
[email protected] Herstellung: Elisabeth Egger,
[email protected] Satz: mediaService – Siegen (www.media-Service.tv) Druck und Verarbeitung: Bosch Druck, Ergolding Printed in Germany
Excel 2002 Intensiv
Inhaltsverzeichnis Projekt 1
Basiswissen
Lektion 1 Lektion 2 Lektion 3 Lektion 4 Lektion 5 Lektion 6 Lektion 7 Lektion 8 Lektion 9 Lektion 10 Lektion 11 Fragen
Excel starten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10 Der Excel-Bildschirm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11 Die Hilfefunktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13 Tipps zum Umgang mit Maus und Tastatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14 Texte und Zahlen eingeben und korrigieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14 Markieren und Formatieren mit der Maus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17 Zahlenformate anpassen und erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21 Der Euro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25 Tabellen öffnen und speichern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26 Die Tabelle drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28 Excel beenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30 Testen Sie Ihr Wissen! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30
Projekt 2
Kalkulationstabellen optimieren
Lektion 1 Lektion 2 Lektion 3 Lektion 4 Lektion 5 Lektion 6 Lektion 7 Lektion 8 Fragen
Kalkulationstabellen planen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32 Bewegen und Auswählen mit Tastenkürzeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34 Datenbereiche kopieren und verschieben. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .36 Zellen ausfüllen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40 Zellen einfügen und löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .41 Zeilen und Spalten optimieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .43 Automatische Datenreihen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44 Tabellenbereiche fixieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46 Testen Sie Ihr Wissen! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48
Projekt 3
Mit Formeln arbeiten
Lektion 1 Lektion 2 Lektion 3 Lektion 4 Lektion 5 Lektion 6 Lektion 7 Lektion 8 Lektion 9 Lektion 10 Fragen
Manuelle Formeleingabe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .50 Funktionen per Mausklick . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53 Relative und absolute Adressbezüge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .55 Der Funktions-Assistent. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .58 Mit Bereichsnamen rechnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61 Fehler in Formeln aufspüren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65 Verschachtelte Funktionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68 Verweisfunktionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .71 Die Funktion EUROCONVERT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .74 Die Neuberechnung von Formeln festlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .77 Testen Sie Ihr Wissen! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .78
Inhaltsverzeichnis
9
31
49
5
Excel 2002 Intensiv
Projekt 4
Tabellenblätter gestalten
Lektion 1 Lektion 2 Lektion 3 Lektion 4 Lektion 5 Lektion 6 Lektion 7 Lektion 8 Fragen
Ausrichtung von Zellinhalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 Die Textgestaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Mit Rahmen und Mustern arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 Zell- und Dokumentschutz einrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 Gestaltung mit Formatvorlagen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 AutoFormat für Tabellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 Bedingte Formate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 Tabellen gliedern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 Testen Sie Ihr Wissen! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
Projekt 5
Excel im Office
Lektion 1 Lektion 2 Lektion 3 Lektion 4 Lektion 5 Lektion 6 Lektion 7 Fragen
Dateien aus anderen Programmen en öffnen ö ..................................... Eine Excel-Tabelle exportieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Datenaustauschh über übe die Zwischenablage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Objekte dynamisch verknüp üpfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Eingebettete Objekte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Smarttags. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Hyperlinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Testen Sie Ihr Wissen! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Projekt 6
Excel spezial
Lektion 1 Lektion 2 Lektion 3 Lektion 4 Fragen
Mustertabellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mit mehreren Arbeitsblättern arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Arbeitsblattübergreifend kalkulieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bezüge zu externen Tabellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Testen Sie Ihr Wissen! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Projekt 7
Diagramme
Lektion 1 Lektion 2 Lektion 3 Lektion 4 Fragen
Diagramme erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bestehende Diagramme optimieren und verändern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3D-Diagramme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Diagramme drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Testen Sie Ihr Wissen! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Projekt 8
Excel als Datenbank
Lektion 1 Lektion 2 Lektion 3 Lektion 4 Lektion 5 Lektion 6 Lektion 7 Lektion 8 Fragen
Datenbankbereiche festlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Daten mit dem Eingabeformular erfassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Datenbankinhalte suchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Datensätze sortieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Zeilen und Spalten sortieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Filter. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Daten mit Kriterien auswerten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Datenbankfunktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Testen Sie Ihr Wissen! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6
79
109 110 111 113 115 116 117 119 122
123 124 126 129 133 134
135 136 141 147 149 150
151 152 152 156 159 161 164 166 168 170
Inhaltsverzeichnis
Excel 2002 Intensiv
Projekt 9
Arbeitsblätter optisch aufbereiten
Lektion 1 Lektion 2 Lektion 3 Lektion 4 Lektion 5 Lektion 6 Fragen
Objekte zeichnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .172 AutoFormen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .176 Mit Textfeldern arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .179 Schematische Darstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .181 Ein Bild scannen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .183 Exceltabellen für das Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .184 Testen Sie Ihr Wissen! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .189
Projekt 10
Profitools
Lektion 1 Lektion 2 Lektion 3 Lektion 4 Lektion 5 Fragen
Die Gültigkeitsprüfung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .192 Informationen mit Pivot-Tabellen darstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .197 Zielwertsuche und Solver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .201 Planspiele – Das Szenario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .206 Was-wäre-wenn-Analysen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .209 Testen Sie Ihr Wissen! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .212
Fragen und Antworten Projekt 1 Projekt 2 Projekt 3 Projekt 4 Projekt 5 Projekt 6 Projekt 7 Projekt 8 Projekt 9 Projekt 10
191
213
Basiswissen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .213 Kalkulationstabellen optimieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .214 Mit Formeln arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .215 Tabellenblätter gestalten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .216 Excel im Office. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .217 Excel spezial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .217 Diagramme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .218 Excel als Datenbank. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .219 Arbeitsblätter optisch aufbereiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .219 Profitools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .220
Stichwortverzeichnis
Inhaltsverzeichnis
171
221
7
Excel 2002 Intensiv
PROJEKT
1
Basiswissen Rechnen und Kalkulieren sind tägliche Aufgaben – deshalb gibt es unzählige Programme für die Tabellenkalkulation. In diesem Projekt erfahren Sie, was sich hinter dem Begriff »Tabellenkalkulation« verbirgt. Sie machen die ersten einfachen Schritte mit dem Marktführer Microsoft Excel und riskieren den ersten Blick auf die Programmoberfläche. Einfache Eingaben von Zahlen und Texten sowie Formatzuweisungen schließen sich an. Zum Abschluss dieses Projekts drucken und speichern Sie die Arbeitsmappe. Deshalb sind die folgenden Lektionen in diesem Projekt zusammengefasst:
Lektion 1
Excel starten
Lektion 2
Der Excel-Bildschirm
Lektion 3
Die Hilfefunktion
Lektion 4
Tipps zum Umgang mit Maus und Tastatur
Lektion 5
Texte und Zahlen eingeben und korrigieren
Lektion 6
Markieren und Formatieren mit der Maus
Lektion 7
Zahlenformate anpassen und erstellen
Lektion 8
Der Euro
Lektion 9
Tabellen öffnen und speichern
Lektion 10
Die Tabelle drucken
Lektion 11
Excel beenden
9
Excel 2002 Intensiv
Lektion 1
Excel starten Tabellenkalkulationen sind Computerprogramme wie z.B. Excel, die Daten in einem Zeilen- und Spaltenraster aufnehmen und tabellarisch ablegen. Tabellenkalkulationen sind in der Lage, mathematische oder logische Beziehungen zwischen Zellen aufzubauen: Ändert sich ein Zellwert, wird das Ergebnis einer Berechnung automatisch aktualisiert. Deshalb sind Tabellenkalkulationsprogramme wie Microsoft Excel auf die Arbeit am Bildschirm optimiert. Bevor Sie eine Tabelle erstellen oder weiterbearbeiten, muss das Programm gestartet werden. Es gibt mehrere Möglichkeiten, Excel 2002 auf den Monitor zu rufen. Der benötigte Programmeintrag im Startmenü wird bei der Installation von Excel automatisch angelegt.
1.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Start in der Taskleiste.
Eine der vielen Startvarianten von Excel ist das Starten über die Taskleiste.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger auf Programme und klicken Sie auf den Eintrag Microsoft Excel. Tipp Andere Startvarianten bieten sich über die Schaltflächen Neues Office-Dokument bzw. Office-Dokument öffnen. Beim Zugriff auf entsprechende Dokumenttypen startet Excel automatisch.
Nach einer kurzen Ladezeit steht Excel für die Arbeit mit einer leeren Arbeitsmappe bereit. Tabellenkalkulation Tabellenkalkulationen (englisch SPREADSHEET) sind Standardanwendungen der OfficePakete. Sie sind in fast allen Bereichen zu finden, in denen mit Computern gearbeitet wird. Heutige Tabellenkalkulationen sind in der Lage, komplexe Aufgaben zu lösen. Das in einer Tabellenkalkulation verwirklichte Grundkonzept besteht darin, dass ein Arbeitsblatt in horizontale Zeilen und vertikale Spalten aufgeteilt wird. Dadurch ergeben sich die so genannten Zellen, die mit Inhalten gefüllt werden. Sie tragen in die Zellen Texte, Zahlenwerte und Formeln sowie Funktionen ein, mit denen Sie die einzelnen Zellinhalte verknüpfen. Durch die Verknüpfung entstehen selbst rechnende Arbeitsblätter, die auf veränderte Zellinhalte mit Neuberechnung der abhängigen Zellen reagieren.
10
Projekt 1 – Basiswissen
Excel 2002 Intensiv
Lektion 2
Der Excel-Bildschirm Nach dem Start von Excel erscheint eine leere Arbeitsmappe. Sie enthält einzelne Tabellenblätter, die Sie über das Tabellenregister am unteren Bildschirmrand auswählen. Eine Arbeitsmappe kann bis zu 256 Tabellenblätter enthalten.
Symbolleisten Zellzeiger
Aufgabenbereich
Der Bildschirmaufbau orientiert sich am Windows-Standard. Die Abbildung entspricht dem Standard nach der Installation des Programms.
X Tipp Um mit der Tastatur einen Menüeintrag zu öffnen, drücken Sie die (Alt)-Taste und den unterstrichenen Buchstaben des Menüeintrags.
X X
Die Titelleiste enthält den Namen des Programms und die Bezeichnung der geöffneten Arbeitsmappe. Am rechten Rand der Titelleiste finden Sie die Größenfelder und das Schließfeld für das Programmfenster. Die Menüleiste enthält die Einträge der Hauptmenüs. Mit einem Klick auf einen Namen wird das Menü geöffnet. Die Symbolleisten bieten mit den »Icons« oder »Buttons« schnellen und direkten Zugriff auf die wichtigsten Befehle. In der Standardinstallation teilen sich Standard- und Formatsymbolleiste eine Zeile. Sie reagieren auf Ihre Arbeitsweise und halten immer die häufig genutzten Schaltflächen bereit.
Die Menüleiste nutzen Tipp Ein Klick mit der Maus außerhalb des geöffneten Menüs schließt dieses ebenfalls.
Die Menüleiste ist der Werkzeugkasten von Excel. Sie finden alle wichtigen Befehle entweder im Standard- oder im erweiterten Befehlsmenü. Damit reagiert Excel auf individuelle Arbeitsweisen. Symbolleisten frei positionieren Symbolleisten halten die wichtigsten Befehle über Sinnbilder im Zugriff. Den Platz der Leisten bestimmen Sie, so wie es für Ihre Arbeitsweise am günstigsten ist. X Setzen Sie den Mauszeiger auf die hellgraue vertikale Linie am linken Rand einer Symbolleiste. Bei der Platzierung des Mauszeigers darf kein Symbol hervorgehoben werden.
X
Projekt 1 – Basiswissen
Wenn Sie die Leiste mit gedrückter linker Maustaste in den Arbeitsbereich ziehen, folgt die Leiste. Sobald Sie die Maustaste loslassen, bleibt die Symbolleiste liegen. Sie können die Symbolleisten an einen beliebigen Rand des Programmfensters oder zurück in die Ausgangsposition schieben.
11
Excel 2002 Intensiv
1.
Klicken Sie auf Datei.
Das Menü wird geöffnet.
X X X X X
2.
Innerhalb der geöffneten Menüs finden Sie weitere Einträge, die Befehle. Rechts neben den Befehlen stehen Tastenfolgen. Mit diesen Tastenkombinationen führen Sie Befehle sofort aus, ohne das Menü zu öffnen. Einige Menüpunkte haben am linken Rand Symbole. Diese Symbole finden Sie in Symbolleisten wieder – sie haben dort die gleiche Funktion wie der Menübefehl. Die Menüs werden nicht sofort komplett angezeigt. Einige Menüpunkte erscheinen erst nach kurzer Verzögerung. Diese personalisierten Menüs zeigen die zuletzt verwendeten Menüpunkte zuerst an. Dadurch bleibt beim Arbeiten mit den Menüs der Überblick gewahrt. Menübefehle in hellgrauer Schrift sind derzeit nicht verfügbar, Menübefehle mit schwarzer Schrift und einer hellgrauen rechten Markierung gehören zum erweiterten Befehlsmenü. Bewegen Sie den Mauszeiger auf den Befehl Senden an.
Der schwarze Pfeil nach rechts neben dem Befehl zeigt, dass sich hinter diesem Menüeintrag ein weiteres Menü befindet. Wenn die Maus – ohne Klick – einen Moment auf dem Eintrag verharrt, öffnet sich dieses Menü.
12
Projekt 1 – Basiswissen
Excel 2002 Intensiv
Lektion 3
Die Hilfefunktion
Tipp Ein Tipp ist ein Hinweis,
Für die schnelle Hilfe zwischendurch sind wertvolle Hilfefunktionen integriert. Sichtbares Zeichen ist nach dem Start das Eingabefeld Frage eingeben in der Menüleiste. Außerdem ist der Office-Assistent ein wichtiger Helfer bei der Arbeit mit Excel. Er beantwortet Fragen, bietet Tipps und gibt Hilfe zu einer Vielzahl von Funktionen.
der nicht unbedingt etwas mit der aktuellen Funktion zu tun hat. Er soll vielmehr Ihre Arbeitstechniken im Laufe der Zeit verbessern.
Tipp Geben Sie keine langen
1. 2.
Klicken Sie in das Eingabefeld Frage eingeben. Geben Sie die Frage ein und bestätigen Sie mit (¢).
und ausführlichen Fragen ein: Mit der Angabe von Stichwörtern kommen Sie schneller zum Ziel.
Suchkriterium
Innerhalb des Eingabefeldes formulieren Sie Ihre Frage. Diese muss sich nicht auf die aktuelle Arbeitssituation beziehen! Die Hilfefunktion erstellt eine Liste mit den gefundenen Hilfethemen.
3.
Klicken Sie auf das gewünschte Hilfethema.
Mit einem Klick auf einen dieser Einträge zeigt Excel das entsprechende Thema. In vielen Fällen enthalten die Hilfetexte farbig unterlegte Textteile. Ein Klick darauf führt Sie umgehend auf eine Seite mit weiteren Informationen.
Sollten Sie mit den angebotenen Vorschlägen nicht zufrieden sein, formulieren Sie Ihre Frage mit anderen Schlagwörtern um. Der Assistent arbeitet ähnlich, unterstützt Sie aber mit einer animierten Figur. Der Aufruf des Office-Assistenten erfolgt mit der Taste (F1). Wenn der Assistent nicht mehr benötigt wird, öffnen Sie mit einem Mausklick der rechten Maustaste auf den Assistenten das Kontextmenü und klicken auf den Menüpunkt Ausblenden.
Projekt 1 – Basiswissen
13
Excel 2002 Intensiv
Lektion 4
Tipps zum Umgang mit Maus und Tastatur Auch wenn Excel weitgehend mit der Tastatur zu bedienen ist, sollten Sie die Maus dennoch in Reichweite legen. Gerade in Excel werden alle Vorteile der Maus ausgenutzt. So ist z. B. das Kopieren und Verschieben – Ziehen und Ablegen – mit der Maus möglich, ohne auf Menüs oder Symbolleisten zurückgreifen zu müssen.
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Zelle im Kalkulationsblatt.
Tipp Ein Kontextmenü bietet situationsbezogene Menüeinträge, d.h. Sie sehen nur Befehle, die momentan sinnvoll sind.
Ein Kontextmenü wird eingeblendet. Das geöffnete Kontextmenü kann wieder ausgeblendet werden, falls nichts ausgewählt werden soll. Der Blick in die Kontextmenüs lohnt aber oft: alle Objekte in Excel bieten speziell angepasste Befehlsfolgen, die sich genau für die Situation eignen.
2.
Drücken Sie die (ESC)-Taste, um das Kontextmenü auszublenden.
Alternativ klicken Sie mit der linken Maustaste in den freien Bereich des Arbeitsblattes.
Lektion 5
Texte und Zahlen eingeben und korrigieren Nach dem Starten von Excel beginnen Sie direkt mit der Eingabe von Texten und Zahlen. Selbstverständlich nutzen Sie dazu die Tastatur, die Eingabe erfolgt immer in die Zelle, die durch den Zellzeiger markiert ist. Maus und Tastatur sinnvoll kombinieren! Für das optimierte Arbeiten mit Excel ist eine sinnvolle Kombination beider Arbeitstechniken angebracht: Geben Sie zuerst alle Inhalte des Tabellenblattes wie Texte, Zahlen, Formeln und Funktionen über die Tastatur ein. Erst dann gehen Sie an die Gestaltung Ihrer Tabelle. Der Vorteil liegt auf der Hand: Falls Sie nach jeder Eingabe sofort die Formatierung vornehmen, müssen Sie ständig zwischen Tastatur und Maus wechseln. Dies führt zu langsameren Arbeitsabläufen und ist auf Dauer anstrengend!
14
Projekt 1 – Basiswissen
Excel 2002 Intensiv
1.
Geben Sie den Text Umsatzergebnisse Januar - April 2001 in die Zelle A1 ein.
Eingegebene Zeichen und Formeln erscheinen in der aktuellen Zelle.
2.
Tipp Wenn Sie anstelle der (¢)-Taste die (ÿ)-Taste drücken, springt der Zellzeiger eine Zelle nach rechts.
Drücken Sie die (¢)-Taste.
Der eingegebene Text wird übernommen, und der Zellzeiger springt eine Zelle nach unten. Die Markierung steht auf der Zelle A2. Der Text in Zelle A1 wird am linken Zellrand ausgerichtet.
3.
Vervollständigen Sie die Tabelle.
Tipp Achten Sie darauf, dass eingegebene Zahlen nach Bestätigung an den rechten Zellrand rutschen: Excel kann nur mit korrekten Zahlen rechnen.
Beginnend ab Zelle A4 geben Sie die restlichen Texte und Zahlen ein. Bestätigen Sie die Eingabe jeweils mit (¢). Zahlen erscheinen am rechten Rand der Zelle. Excel richtet Texteingaben links und Zahlen rechts in den Zellen aus. Diese Ausrichtung können Sie verändern, bei der Eingabe ist diese Funktion ein wichtiges Hilfsmittel.
Projekt 1 – Basiswissen
15
Excel 2002 Intensiv
Zellinhalte korrigieren Nicht selten kommt es vor, dass Sie sich vertippen oder eine Zelleingabe anpassen müssen. Um einen Zellinhalt zu verändern, bietet Ihnen Excel mehrere Varianten. Eines gilt für alle: Sie müssen die entsprechende Zelle zuerst anwählen, also den Zellzeiger auf die Zelle bewegen.
1. Tipp Die Zelladresse der aktuellen Zelle erscheint im linken Listenfeld der Bearbeitungsleiste.
Klicken Sie in die Zelle A1.
Der Markierungsrahmen umrandet die Zelle A1. In der Bearbeitungsleiste wird der Zellinhalt ebenfalls angezeigt – im Beispiel also die Überschrift der Tabelle. Ersetzen Sie bei Bedarf den Zellinhalt durch Neueingabe. Dies ist aber nicht immer sinnvoll, z.B. wenn ein einfacher Rechtschreibfehler korrigiert oder eine Ziffer geändert werden soll.
2.
Klicken Sie mit der Maus in die Bearbeitungsleiste.
Die Bearbeitungsleiste verändert nach einem Klick das Aussehen. Links vom Gleichheitszeichen erscheinen zwei weitere Symbole, die Schreibmarke blinkt in der Leiste. Die Tasten (æ) und (Æ) versetzen die Schreibmarke in der Bearbeitungsleiste.
Tipp Zeichen rechts vom Cursor entfernen Sie mit der (Entf)-Taste. Soll ein Zeichen links vom Cursor gelöscht werden, drücken Sie die Taste (æ_).
16
3.
Löschen Sie mit der (æ_) die Jahreszahl.
4.
Bewegen Sie die Schreibmarke vor Umsatzergebnisse.
5.
Geben Sie Aktuelle ein.
6.
Klicken Sie auf das Symbol Eingeben.
Projekt 1 – Basiswissen
Excel 2002 Intensiv Das Symbol Eingeben ist das grüne Häkchen in der Bearbeitungsleiste. Es hat eine ähnliche Funktion wie die Taste (¢). Bei Benutzung der Tastatur springt der Zellzeiger eine Zeile nach unten. Nutzen Sie das Symbol, bleibt der Zellzeiger auf der aktuellen Zelle stehen. Das rote X bedeutet Abbrechen und entspricht der Taste (Esc).
Lektion 6
Markieren und Formatieren mit der Maus Bevor Sie mit der Gestaltung einer Tabelle beginnen, müssen Sie die richtige Markierung beherrschen. Die Markierung selektiert die Objekte, auf die Veränderungen wirken. Im einfachsten Fall ist das die durch den Zellzeiger markierte Zelle. Üben Sie das Markieren in einer leeren Tabelle.
1.
Aktivieren Sie den Befehl Datei, Neu.
Excel öffnet den Aufgabenbereich Neue Arbeitsmappe. Der Aufgabenbereich ist ein Bereich mit nützlichen Befehlen. Er enthält statt einer oder mehrerer Dialogboxen eine Sammlung von Befehlen bzw. Einstellungen. Der Aufgabenbereich verwaltet die zentralen Office Funktionen Office-Zwischenablage, Suchen, Neue Arbeitsmappe und ClipArt einfügen. In der Titelleiste des Aufgabenbereichs finden Sie Steuerelemente zur Verwaltung dieses Werkzeugs:
X X X X
2.
Projekt 1 – Basiswissen
Das Kreuz am rechten Rand dient zum Verbergen des Aufgabenbereichs. Sobald Sie mit mehreren Aufgabenbereichen arbeiten, können Sie mit den Schaltflächen Vor bzw. Zurück am linken Rand des Aufgabenbereichs zwischen den verschiedenen Aufgaben wechseln. Der nach unten gerichtete Pfeil Weitere Aufgabenbereiche öffnet das Auswahlmenü mit den spezifischen Arbeiten, für die ein spezieller Aufgabenbereich zur Verfügung steht. Falls Sie den Aufgabenbereich erneut aktivieren möchten, verwenden Sie den Befehl Ansicht, Aufgabenbereich bzw. Ansicht, Symbolleisten, Aufgabenbereich. Meist öffnet die aktiver Officeanwendung aber den benötigten Aufgabenbereich selbstständig. Erstellen Sie eine neue Tabelle mit einem Klick auf Leere Arbeitsmappe.
17
Excel 2002 Intensiv
3.
Klicken Sie in die Zelle C3.
Um die Zelle C3 befindet sich ein schwarzer Rand. Diesen Rand heißt Markierungsrahmen, bei einer einzelnen Zelle auch Zellzeiger. Dementsprechend ist die Zelle C3 markiert und kann verändert werden. Excel kann ebenso mehrere Zellen markieren.
Tipp Zusammenhängende Bereiche markieren Sie auch mit der Tastatur. Halten Sie die (ª)Taste gedrückt und bewegen Sie den Zellzeiger mit den Pfeiltasten.
4.
Tipp Die Mehrfachauswahl ist
5.
ebenso mit der Tastatur durchführbar. Sie markieren den ersten Zellbereich mit (ª), drücken (ª)+(F8) und markieren den zweiten Zellbereich.
Ziehen Sie die Maus mit gedrückter linker Maustaste bis zur Zelle D4.
Excel erstellt mit dieser Methode einen rechteckig markierten Bereich. Alle Zellen der Markierung bis auf die Startzelle C3 werden farbig gekennzeichnet.
Klicken Sie auf die Zelle C2.
Ein Klick auf eine beliebige Zelle der Tabelle hebt die Markierung auf.
6.
Klicken Sie mit gedrückter (Strg)-Taste auf die Zellen A4 und D6.
Mit dieser Methode markieren Sie Zellen, die nicht zusammenhängend sind. Diese Methode wird auch als »Mehrfachauswahl« bezeichnet. Spezielle Eingaben: Datums- und Zeitangaben Bei der Eingabe von Datums- und Zeitangaben sind einige Besonderheiten zu beachten. Damit Excel diese Eingaben als Datum oder Uhrzeit interpretiert, werden sie mit zusätzlichen Zeichen eingegeben. Geben Sie ein Datum mit Punkt, Schräg- oder Bindestrich ein, z. B. 8.2.99, 8/2/99 oder Feb-99. Eine Uhrzeit geben Sie mit einem Doppelpunkt ein, z. B. 9:00. Diese Eingabe führt zur Darstellung im 24-Stundenformat. Ist eine Darstellung im 12-Stundenformat gewünscht, ergänzen Sie die Eingabe mit einem Leerzeichen und einem a bzw. p, z.B. 9:00 p. Um das aktuelle Datum einzugeben, drücken Sie (Strg)+(.) (Punkt), die aktuelle Uhrzeit erzeugen Sie mit (Strg)+(ª)+(:) (Doppelpunkt).
18
Projekt 1 – Basiswissen
Excel 2002 Intensiv
7.
Klicken Sie auf die Spaltenbeschriftung der Spalte B.
Tipp Wenn Sie nach dem Klick auf eine Spaltenbeschriftung die linke Maustaste gedrückt halten und den Mauszeiger auf die nächste Spaltenbeschriftung bewegen, werden diese beiden Spalten markiert.
Sobald Sie auf eine Spaltenbeschriftung klicken, wird die gesamte Spalte markiert. Dieses Verfahren funktioniert analog mit den Zeilen.
8.
Klicken Sie auf das kleine Kästchen zwischen der Zeilen- und der Spaltenbeschriftung.
Ein Klick auf dieses Kästchen markiert die gesamte Tabelle.
Zellen formatieren Zurück zum Beispieltabelle: Formate sind bestimmte Einstellungen wie Schriftart, Schriftgröße und Farbeinstellungen. Rahmen und Schattierungen gehören ebenso dazu. Bevor Sie formatieren, markieren Sie die entsprechenden Zellen im Kalkulationsblatt.
1.
Klicken Sie in der Taskleiste von Windows auf die Taskschaltfläche der ersten Tabelle. Jedes aktive Tabellenblatt erhält eine Taskschaltfläche in der Taskleiste von Windows.
Projekt 1 – Basiswissen
19
Excel 2002 Intensiv
2.
Markieren Sie die Zellen A1 bis E1.
3.
Klicken Sie auf die Symbolschaltfläche Zusammenführen und zentrieren auf der erweiterten Formatsymbolleiste.
Die zuvor markierten Zellen wurden zusammengefasst: Die Überschrift erscheint zentriert über der Tabelle. Danach verbleibt die Schaltfläche sichtbar in der Leiste: Excel hat auf Ihre Arbeitsweise reagiert.
4.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Fett.
Der Klick auf die Schaltfläche und die Veränderung an der Schrift, z.B. über das Listenfeld Schriftgröße, verändern den gesamten Zellinhalt.
5.
Markieren Sie den Zellbereich B4:E7.
6.
Klicken Sie auf die Symbolschaltfläche Währung auf der erweiterten Formatsymbolleiste.
7.
Kontrollieren Sie das Ergebnis.
Die eingegebenen Zahlen werden mit dem Zahlenformat Währung formatiert und entsprechend angezeigt. Excel behält das Symbol in der Leiste und verändert außerdem die Zellbreite in der Tabelle so, dass die Zahlenangaben passen.
20
Projekt 1 – Basiswissen
Excel 2002 Intensiv
Ergebnis der Formatierung
Lektion 7
Zahlenformate anpassen und erstellen Wie Sie im vorangegangenen Beispiel bereits gelernt haben, kann Excel unterschiedliche Formate zur Darstellung einer Zahl, eines Datums oder einer Uhrzeit einsetzen. Bei der Formatierung eines Zellinhaltes mit einem Zahlenformat ändert sich am Inhalt nichts, lediglich die Darstellung folgt den zugewiesenen Formatvorgaben.
1.
Erstellen Sie die abgebildete Tabelle und markieren Sie die Zellen B4:B7.
Verändern Sie dabei die Spaltenbreite, um ausreichend Platz für die Artikelbezeichner zu erhalten. Die dargestellten Werte sollen im Währungsformat erscheinen. EURO oder Deutsche Mark? Excel 2002 kann als Programm der Übergangszeit mit der Deutschen Mark als Währungssymbol und dem Euro gleichermaßen arbeiten. Welches die bevorzugte Währung ist, entscheidet die Einstellung in der Systemsteuerung. Der Klick auf die Währungsschaltfläche beantwortet also die Frage, welche Währung im System als Standardwährung eingestellt ist. Von der in der Systemsteuerung eingestellten Standardwährung und der dort definierten Position des Währungssymbols hängt ab, welche Eingabe Excel als Währung akzeptiert und deshalb die Zahl am rechten (!) Zellrand ausrichtet. Kontrollieren Sie in diesem Fall genau, ob Excel die Eingabe als Zahl erkannt hat: Bei »echten« Zahlen fehlt das Währungssymbol in der Statusleiste. Für die Übernahme bestehender Arbeitsmappen bietet Excel eine Schaltfläche, mit der Sie eine Tabelle auf den Euro als Standardwährung umstellen.
Projekt 1 – Basiswissen
21
Excel 2002 Intensiv
2.
Nutzen Sie den Befehl Format, Zellen.
3.
Aktivieren Sie das Register Zahlen.
4.
Klicken Sie auf den Listeneintrag Währung.
Excel bietet eine Vielzahl an definierten Zahlenformaten. Diese sind in der Liste Kategorie thematisch gelistet.
5.
Öffnen das Listenfeld Symbol.
Tipp Das Zahlenformat Währung verwenden Sie für allgemeine Geldwerte. Für die Ausrichtung in der Zelle nutzen Sie besser das Format Buchhaltung.
Das Zahlenformat Währung bietet weitere Einstellmöglichkeiten. Sie bestimmen die Anzahl der Dezimalstellen und das Währungssymbol – je nach Bedarf finden Sie die Währung DM und das Euro-Format voran- bzw. nachgestellt. Auch die Darstellung negativer Zahlen ist veränderbar – Minuszeichen oder rote Schriftfarbe weisen auf einen negativen Wert hin.
6.
Bestimmen Sie die Zahl der Dezimalstellen und schließen Sie die Formatierung mit OK ab.
22
Projekt 1 – Basiswissen
Excel 2002 Intensiv
7.
Kontrollieren Sie das Ergebnis.
Formatierte Zellen
Der markierte Bereich übernimmt die Einstellungen: Die Zahlen in den markierten Zellen werden mit Währungskennzeichen angezeigt.
Ein eigenes Zahlenformat Wozu sind eigene Zahlenformate erforderlich? Excel enthält nur wichtige Standards. Deshalb existiert z. B. kein Kürzel »km« für die Fahrtkostenabrechnung, ebenso kein Format »m²« für eine Flächenangabe. Excel bietet aber die Möglichkeit, benutzerdefinierte Formate zu erstellen.
1.
Erstellen Sie die dargestellte Tabelle und markieren Sie die Zellen C4 bis C10.
Tipp Für die Darstellung der Preise wurde das Zahlenformat Buchhaltung gewählt.
Projekt 1 – Basiswissen
23
Excel 2002 Intensiv
2.
Rufen Sie den Befehl Format, Zellen auf.
3.
Klicken Sie auf dem Register Zahlen auf die Kategorie Benutzerdefiniert.
4.
Klicken Sie in das Eingabefeld Typ.
5.
Löschen Sie alle Einträge und geben Sie 0,000 "kg" ein.
Vorschau Benutzerdefiniertes Format
Im Bereich Beispiel kontrollieren Sie die spätere Formatierung der Zahlen.
6.
Bestätigen Sie die Eingabe mit der Schaltfläche OK und prüfen Sie das Ergebnis. Sie haben die Zahlenangaben mit dem Zahlenformat »kg« ausgezeichnet.
24
Projekt 1 – Basiswissen
Excel 2002 Intensiv
Verändertes Zahlenformat
Lektion 8
Der Euro
Tipp Sie schreiben das Euro-
Excel ist auf den Umgang mit dem Euro eingestellt: Die Dialogbox Zellen enthält dafür den Euro in den Listenfeldern für Währungen. In der Übergangsphase sind jedoch häufig alte Arbeitsmappen zu nutzen, die noch mit der Deutschen Mark als Standardwährung arbeiten. Für das Umstellen einer Tabelle auf den Euro als Standardwährung bietet Excel eine Schaltfläche.
symbol mit der Tastenkombination (AltGr)+(E).
1.
Schreiben Sie in die Zelle A2 den Wert 1 DM und bestätigen Sie mit dem grünen Häkchen an der Eingabezeile. Wenn Excel den Eintrag automatisch als Währung erkennt, rückt die Zahl an den rechten Zellrand. In diesem Fall ist die Deutsche Mark die Standardwährung der Arbeitsmappe.
2.
Klicken Sie auf die Symbolschaltfläche Euro in der Formatsymbolleiste.
3.
Kontrollieren Sie das Ergebnis mit (Strg)+(1).
Achtung Falls das Eurosymbol nicht in der Formatsymbolleiste zu finden ist, nutzen Sie den Befehl Extras, Add-Ins und installieren das EurowährungsTool.
Nach dem Klick ist das bisherige Währungssymbol gegen das Eurosymbol ausgetauscht, eine Umrechung erfolgt aber nicht. Die aktuelle Mappe kann aber das Eurosymbol als Währung erkennen.
Projekt 1 – Basiswissen
25
Excel 2002 Intensiv Tipp Für die Umrechnung zwischen europäischen Währungen und dem Euro nutzen Sie die Funktion Euroconvert. Diese Funktion enthält auch die Umrechnungsfaktoren.
Getauschtes Währungssymbol
Lektion 9
Tabellen öffnen und speichern Damit die Arbeit beim Erstellen der Tabelle nicht vergebens ist, speichern Sie den Zwischenstand. Damit verhindern Sie Datenverluste und haben die Tabelle bei Bedarf erneut zur Verfügung.
Tipp Ein Dateiname kann aus maximal 255 Zeichen bestehen. Vergeben Sie jedoch einen möglichst kurzen Namen, um den Überblick nicht zu verlieren.
1.
Klicken Sie auf den Menübefehl Datei.
2.
Rufen Sie den Befehl Speichern unter auf.
3.
Geben Sie den Dateinamen ÜBUNG1 ein.
In der Dialogbox Speichern unter bestimmen Sie den Speicherordner und den Dateinamen für die Excel-Arbeitsmappe. Im Kombinationsfeld Dateiname wird der neue Name vergeben oder der Vorschlag von Excel übernommen. Excel schlägt Ihnen den Dateinamen MAPPEX.XLS vor. Diesen Vorschlag überschreiben Sie, indem Sie mit der Eingabe beginnen.
4. Tipp Mit dem Listenfeld Speichern in oder den Symbolen am linken Rand der Dialogbox legen Sie den Ordner fest, in dem die Datei abgelegt wird.
26
Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
Excel speichert den aktuellen Stand der Tabelle und schließt die Dialogbox. In der Titelleiste erscheint der soeben vergebene Dateiname ÜBUNG1.
Projekt 1 – Basiswissen
Excel 2002 Intensiv
5.
Wählen Sie den Befehl Datei, Schließen.
Öffnen einer gespeicherten Arbeitsmappe Der Vorteil einer Tabellenkalkulation ist, dass Sie einmal gespeicherte Dokumente jederzeit wieder öffnen und verändern können. Eine geöffnete Datei kann z.B. erneut gedruckt oder noch einmal überarbeitet werden.
Tipp Die letzten vier geöffneten Dateien sind am Ende des Datei-Menüs aufgeführt. Ein Klick auf einen Eintrag öffnet die entsprechende Datei ohne den Umweg über die Dialogbox.
1.
Tipp »Pfad« ist die Bezeichnung für die komplette Laufwerks- und Verzeichnisangabe, die auf den Speicherort einer Datei verweist.
X
Projekt 1 – Basiswissen
Aktivieren Sie den Menübefehl Datei, Öffnen.
Nach Aufruf dieses Befehls erscheint die Dialogbox Öffnen. Anstelle des Menübefehls ruft auch die Tastenkombination (Strg)+(O) diese Dialogbox auf.
2.
X
Klicken Sie auf die Datei und wählen Sie den Befehl Öffnen.
Im Listenfeld Suchen in der Dialogbox Öffnen wählen Sie das Laufwerk und den Ordner, in dem die Datei gespeichert ist. Handelt es sich bei der Datei um einen anderes als ein Excel-Dokument, wählen Sie den entsprechenden Eintrag im Listenfeld Dateityp. Auf diese Weise haben Sie Zugriff auf Arbeitsmappen, die mit anderen Kalkulationsprogrammen erzeugt wurden. Nach Einstellung eines Dateityps zeigt das Dateifenster nur noch die Dateien an, die dem eingestellten Typ entsprechen.
27
Excel 2002 Intensiv
X
Lektion 10
Aus der Liste der vorhandenen Dateien markieren Sie die gewünschte mit einem Klick – mit der Schaltflächen Öffnen aktivieren Sie die Arbeitsmappe in Excel zur Bearbeitung.
Die Tabelle drucken Eine erstellte Tabelle wollen Sie vermutlich irgendwann einmal zu Papier bringen. Deshalb befasst sich diese Lektion mit den Druckoptionen von Excel.
1.
Wechsel Sie in die Mappe mit den Umsatzergebnissen. Aktivieren Sie den Befehl Ansicht, Seitenumbruchvorschau.
2.
Klicken Sie auf OK.
In der Seitenumbruchvorschau können Sie die Positionen der blau gekennzeichneten Seitenumbrüche anpassen. Dazu verschieben Sie die gestrichelten Linien – volle blaue Linien kennzeichnen den Druckbereich.
3.
Aktivieren Sie den Befehl Datei, Seitenansicht.
Die Seitenansicht stellt das Dokument wie gedruckt dar und bietet viele Schaltflächen mit Werkzeugen für die Gestaltung des Ausdrucks
Tipp Bei einem Klick auf das Drucken-Symbol haben Sie keinen Einfluss auf den Ausdruck. Das Dokument wird vollständig in einem Exemplar auf dem Standarddrucker ausgegeben.
28
4.
Klicken Sie auf Layout und bestätigen Sie die Veränderungen mit OK
Die Dialogbox Seite einrichten enthält in vier Registern die Varianten für die Ausgabe. Mit den Veränderungen bestimmen Sie die Ausgabe
Projekt 1 – Basiswissen
Excel 2002 Intensiv
5. 6.
Druckbereich
Tipp Mit Datei, Drucken oder der Tastenkombination (Strg)+(P) wird die Dialogbox Drucken ebenfalls geöffnet.
Projekt 1 – Basiswissen
Kontrollieren Sie die Einstellungen.
Anzahl der Kopien
X
X Tipp Das Markieren von Tabellenbereichen wird im nächsten Projekt erläutert.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken.
X X
Auf den Standarddrucker greifen alle Windows-Programme ohne weitere Einstellungen zu. Der Standarddrucker wird automatisch als Ausgabegerät vorgeschlagen. Im Listenfeld Name sehen Sie, über welchen Drucker die Mappe ausgegeben wird. Soll das Dokument auf einem anderen Ausgabegerät gedruckt werden, wählen Sie den entsprechenden Eintrag aus der Liste. Im Abschnitt Druckbereich legen Sie fest, welche Seiten des Dokuments ausgedruckt werden. Sie haben die Wahl zwischen dem gesamten Dokument oder bestimmten Seiten der Tabelle. Bei umfangreichen Projekten ist es nicht immer sinnvoll, die gesamte Tabelle zu drucken. Die Option Markierung im Bereich Drucken druckt nur die Markierung der Tabelle. Ein weiterer interessanter Bereich heißt Exemplare. Hier legen Sie im Feld Anzahl die Menge der zu druckenden Kopien fest. Mit aktiviertem Kontrollfeld Sortieren wird das gesamte Dokument durchgängig gedruckt und dann erst das nächste Exemplar usw. Ist es nicht aktiviert, kommen die Seiten entsprechend der Anzahl nacheinander aus dem Drucker, sie müssen dann mehrseitige Ausdrucke manuell zusammenlegen.
29
Excel 2002 Intensiv
7.
Klicken Sie auf OK.
Der Klick auf OK startet den Druckauftrag.
Lektion 11
Excel beenden Auch zum Beenden von Excel stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Wahl. Am schnellsten beenden Sie Excel – wie auch fast alle anderen Windows-Programme – mit der Tastenkombination (Alt)+(F4). Egal, für welche Variante Sie sich entscheiden, es droht kein Datenverlust. Falls Sie Änderungen an einem geladenen Dokument vorgenommen und noch nicht gespeichert haben, erfolgt eine Sicherheitsabfrage: Excel fragt beim Beenden nach, ob Veränderungen in den Tabellen vor dem Schließen gespeichert werden sollen.
1. 2.
Klicken Sie auf den Befehl Datei, Beenden Klicken Sie auf Ja.
Haben Sie Veränderungen in einer Tabelle durchgeführt (dazu gehört schon das Bewegen des Zellzeigers), werden Sie über eine Sicherheitsabfrage auf Veränderungen hingewiesen. Damit reagiert Excel auf Situationen, die zu Datenverlusten führen könnten. Sie sollten im Zweifel die Nachfrage mit der Schaltfläche Ja beantworten!
?
Testen Sie Ihr Wissen! 1. 2.
Wie viele Tabellenblätter kann eine Excel-Arbeitsmappe maximal aufnehmen?
3. 4. 5. 6. 7.
Welche Informationen sind in der Titelleiste von Excel abzulesen?
8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.
30
Eine Tabelle in Excel ist in Spalten und Zeilen eingeteilt. Nach welcher Systematik werden diese Spalten bzw. Zeilen bezeichnet? Was ist ein Shortcut? Wie rufen Sie den Hilfe-Assistenten auf? Was ist ein Kontextmenü? Mit welcher Tastenkombination geben Sie das aktuelle Systemdatum in eine Zelle ein? Was ist eine Mehrfachauswahl? Wie drucken Sie einen bestimmten Bereich aus einer Kalkulationstabelle? Was sind personalisierte Menüs? Was ist der Aufgabenbereich? Welche Funktionen bietet der Aufgabenbereich in Excel? Wie aktivieren Sie den Aufgabenbereich, wenn er nicht automatisch erscheint? Wie schalten Sie zwischen mehreren Arbeitsmappen um? Welche Wirkung hat der Befehl Datei, Beenden?
Projekt 1 – Basiswissen
Excel 2002 Intensiv
PROJEKT
2
Kalkulationstabellen optimieren Die richtige Planung einer Kalkulationstabelle ist eine wesentliche Vorarbeit, die Ihnen, richtig durchgeführt, eine Menge Ärger und Nacharbeit erspart. Verschiedene Arbeitstechniken optimieren die Arbeitsabläufe. In diesem Projekt lernen Sie den professionellen Umgang mit einer Kalkulationstabelle in den folgenden Lektionen:
Lektion 1
Kalkulationstabellen planen
Lektion 2
Bewegen und Auswählen mit Tastenkürzeln
Lektion 3
Datenbereiche kopieren und verschieben
Lektion 4
Zellen ausfüllen
Lektion 5
Zellen einfügen und löschen
Lektion 6
Zeilen und Spalten optimieren
Lektion 7
Automatische Datenreihen
Lektion 8
Tabellenbereiche fixieren
31
Excel 2002 Intensiv
Lektion 1
Kalkulationstabellen planen
Tipp Sie planen den ersten
Bei komplexen Tabellen sollten Sie nicht sofort mit der Dateneingabe beginnen. Nehmen Sie sich Zeit, um vorab einige Überlegungen anzustellen. So vermeiden Sie Fehler und unnötige Arbeitsschritte. Beantworten Sie sich vorab folgende Fragen:
Entwurf einer Tabelle am besten mit einem Stift und einem Blatt Papier.
X X X X X X
Zu welchem Zweck erstellen Sie die Tabelle, und welche Aussage wollen Sie mit den Inhalten erreichen? Stammen die Ausgangsdaten aus einer sicheren Quelle, d.h. sind diese Angaben in Bezug auf Ihre Genauigkeit verlässlich? Für welchen Zeitraum haben die in der Tabelle dargestellten Werte Gültigkeit? Müssen Berechnungen durchgeführt werden, und wenn ja, welche? Sind grafische Übersichten (Diagramme) zu erstellen und für welche Daten aus der Tabelle? In welcher Form sollen die Daten später präsentiert werden (Ausdrucke, Folien, Internet usw.)?
Das sind nur einige Überlegungen, die bei umfangreicheren Kalkulationstabellen durch weitere zu ergänzen sind.
1.
Erstellen Sie die dargestellte Tabelle in einer leeren Arbeitsmappe.
2.
Geben Sie die Ausgangswerte im Bereich B6 bis C10 ein.
3.
Setzen Sie den Zellzeiger auf B11.
4.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Summensymbol.
Summensymbol
Durch den Tabellenaufbau und anhand der eingegebenen Zahlen hat Excel den Bereich für die Summe korrekt ermittelt.
32
Projekt 2 – Kalkulationstabellen optimieren
Excel 2002 Intensiv Tipp Beschriften Sie die Register der Tabellenblätter mit den Monatsnamen, um den Überblick zu behalten. Ein Doppelklick auf die Registerzunge macht Veränderungen möglich.
Erkannter Zellbereich
5.
Drücken Sie die (¢)-Taste und wiederholen Sie diese Arbeitsschritte für die Spalte C.
6.
Formatieren Sie die Zahlenwerte als Währung und prüfen Sie das Ergebnis.
Die fertige Tabelle sollten Sie speichern, z.B. unter dem Namen Gebäude-Kosten, um ein Formular für die monatliche Berechnung Ihrer Gebäudekosten zu erhalten.
7.
Schließen Sie die Arbeitsmappe.
Projekt 2 – Kalkulationstabellen optimieren
33
Excel 2002 Intensiv
Lektion 2
Bewegen und Auswählen mit Tastenkürzeln
Tipp Falls Sie alle Tastenkom-
Excel stellt eine Fülle von Tastenkürzeln für das Bewegen und Markieren in einer Kalkulationstabelle und Arbeitsmappe bereit. Die Tastenkombinationen führen oft schneller zum Ziel als die Maus. In der folgenden Darstellung finden Sie eine Auswahl praktischer Tastenkürzel für die tägliche Arbeit mit Excel:
binationen zum Bewegen und Markieren kennen lernen möchten, geben Sie in das Eingabefeld Frage eingeben den Suchbegriff Tastenkombinationen ein. Sie werden über die vielen Varianten erstaunt sein.
Handlung
Tastenkombination
Bewegen an den Anfang der Zeile
(Pos1)
Bewegen an den Anfang des Tabellenblatts
(Strg)+(Pos1)
Bewegen zur letzten genutzten Zelle im Tabellenblatt
(Strg)+(Ende)
Wechseln zum nächsten Blatt in der Arbeitsmappe
(Strg)+(Bild¼)
Wechseln zum vorherigen Blatt in der Arbeitsmappe
(Strg)+(Bild½)
Erweitern der Markierung um eine Zelle
(ª)+(Pfeiltaste)
Erweitern der Markierung bis zur letzten genutzten Zelle
(Strg)+(ª)+(Ende)
Markieren der gesamten Spalte
(Strg)+(Leertaste)
Markieren der gesamten Zeile
(ª)+(Leertaste)
Markieren des gesamten Tabellenblatts
(Strg)+(A)
Wichtige Tastenkürzel für das Bewegen und Markieren in der Tabelle
34
1.
Öffnen Sie die Arbeitsmappe GEBÄUDEKOSTEN von der Festplatte.
2.
Setzen Sie den Zellzeiger in die Zelle A5.
Projekt 2 – Kalkulationstabellen optimieren
Excel 2002 Intensiv
3.
Drücken Sie die Tastenkombination (Strg)+(ª)+(Ende).
Die Tabelle wird bis zur letzten genutzten Zelle im Arbeitsblatt markiert.
4.
Drücken Sie (Strg)+(Pos1).
Die Markierung wird aufgehoben und der Zellzeiger auf die erste Zelle im Arbeitsblatt bewegt, also die Zelle A1.
5.
Probieren Sie weitere Tastenkürzel aus.
6.
Schließen Sie die Tabelle.
Projekt 2 – Kalkulationstabellen optimieren
35
Excel 2002 Intensiv
Lektion 3
Datenbereiche kopieren und verschieben Für die folgenden Lektionen dieses Projektes verwenden Sie das im nächsten Bild dargestellte Beispiel. Es enthält einige vorbereitete Elemente für den Übungserfolg.
1.
Geben Sie die abgebildete Tabelle in ein leeres Tabellenblatt ein.
2.
Berechnen Sie die Spalte Monatsergebnis und den Gesamtumsatz in der Spalte E mit der Summenfunktion.
Berechnete Zellen
Tabellenbereiche kopieren Nun sollen die Umsätze der Reisebüros für das nächste Quartal in einer weiteren Tabelle berechnet werden. Die Umsetzung dieses Vorhabens beginnt mit der Vorbereitung weiterer Tabellenbereiche.
1.
36
Markieren Sie die Tabelle mit der Maus.
Projekt 2 – Kalkulationstabellen optimieren
Excel 2002 Intensiv
2.
Aktivieren Sie den Befehl Bearbeiten, Kopieren.
Excel kennzeichnet den soeben kopierten Bereich mit einem Laufrahmen.
3.
Aktivieren Sie den Befehl Ansicht, Aufgabenbereich.
4.
Klicken Sie auf den Listenpfeil Weitere Aufgabenbereiche und klicken Sie auf Zwischenablage.
Die markierten und kopierten Zellinhalte werden in der Zwischenablage gespeichert. Der Aufgabenbereich Zwischenablage splittet die Systemablage officeintern in 24 Plätze. Die Inhalte können Sie später einzeln oder zusammen wieder einfügen. Symbole verweisen auf die Quellanwendung der Daten, eine Vorschau neben dem Symbol gibt Auskunft über den Inhalt.
Tipp Wenn Sie nicht mit dem Aufgabenbereich Zwischenablage arbeiten, müssen Sie nach dem Einfügen die Taste (Esc) drücken, um den Laufrahmen zu deaktivieren.
5.
Setzen Sie den Zellzeiger in die Zelle A10.
6.
Klicken Sie im Aufgabenbereich Zwischenablage auf das Excel-Symbol.
Der zuvor markierte und kopierte Tabellenbereich wurde beginnend ab A10 eingefügt. In die Felder A11 bis A13 können Sie nun die neuen Monatsnamen und in den Bereich B11 bis D13 die neuen Umsätze eingeben. Die Tabelle wird automatisch mit den neuen Werten berechnet.
Projekt 2 – Kalkulationstabellen optimieren
37
Excel 2002 Intensiv
Tabellenbereiche verschieben Nach Eingabe der zweiten Umsatz-Tabelle stellen Sie z.B. fest, dass diese aus Darstellungsgründen auf einem anderen Tabellenblatt besser aufgehoben ist. Excel unterstützt das Versetzen von Tabellenbereichen auch über Blattgrenzen hinweg komfortabel.
Tipp Beachten Sie, dass die
1.
Markieren Sie die Tabelle von A10 bis E14.
2.
Rufen Sie den Befehl Bearbeiten, Kopieren auf.
3.
Klicken Sie auf das Register der zweiten Tabelle.
4.
Setzen Sie den Zellzeiger in die Zelle A3.
normale Zwischenablage immer nur einen Eintrag aufnehmen kann!
38
Projekt 2 – Kalkulationstabellen optimieren
Excel 2002 Intensiv
5.
Aktivieren Sie den Befehl Bearbeiten, Inhalte einfügen.
6.
Aktivieren Sie die Option Spaltenbreite und klicken Sie auf OK.
Mit dieser Auswahl übertragen Sie zunächst nur die Spaltenbreite in das neue Arbeitsblatt.
7.
Bestätigen Sie mit (¢).
Damit wurde die gesamte Tabelle an eine neue Position im Tabellenblatt verschoben. Excel passt die Formeln automatisch an.
Verschobener Zellbereich
8.
Wechseln Sie zurück in die erste Tabelle und löschen Sie den markierten Bereich.
9.
Speichern Sie die Arbeitsmappe unter dem Namen UMSÄTZE.
Kopieren oder Ausschneiden Excel reagiert beim Ausschneiden anders als beim Kopieren. Während beim Kopieren nach dem Einfügen die Optionenschaltfläche Einfügen-Optionen erscheint, bleibt dieses Ereignis beim Ausschneiden aus. Ebenso nicht verfügbar ist der Befehl Inhalte einfügen, mit dem Sie ebenso das Verhalten von Excel beim Einfügen steuern. Es ist daher mitunter günstiger, die umfangreichen Kopierfunktionen von Excel zu nutzen und den auszuschneidenden Bereich nachträglich zu entfernen.
Projekt 2 – Kalkulationstabellen optimieren
39
Excel 2002 Intensiv
Lektion 4
Zellen ausfüllen Excel unterstützt Sie bei der Eingabe von sich wiederholenden Zellinhalten. Es ist daher nicht erforderlich, gleiche Einträge mehrmals einzutippen. Eine Variante ist das Übernehmen von Texten, Zahlen und Formeln. Das Beispiel der Lektion zeigt das Ausfüllen markierter Zellbereiche mit dem Inhalt einer Ausgangszelle.
1.
Erstellen Sie die dargestellte Tabelle und stellen Sie den Zellzeiger in die Zelle B5.
Tipp Bei der Mehrfachaus-
2.
Tragen Sie in B5 den Text Hemden und in B6 den Text Blusen ein.
3.
Stellen Sie den Zellzeiger auf B5, drücken Sie die (Strg)-Taste.
4.
Markieren Sie mit gedrückter (Strg)-Taste die Zellen D5 und F5.
wahl mit der (Strg)-Taste bleibt der Hintergrund der zuerst ausgewählten Zelle immer weiß.
Mehrfachmarkierung
Die Zellen D5 und F5 sollen im nächsten Schritt mit dem Texteintrag aus B5 ausgefüllt werden.
40
Projekt 2 – Kalkulationstabellen optimieren
Excel 2002 Intensiv
5.
Aktivieren Sie den Befehl Bearbeiten, Ausfüllen, Rechts.
Tipp Sie können mit diesem Verfahren nicht beide Texte gleichzeitig ausfüllen!
Ausgefüllte Zellen
Die zuvor markierten Felder wurden mit dem Texteintrag aus B5 gefüllt.
6.
Wiederholen Sie diese Aktion für den Text aus C5.
Alternativ zum Menübefehl funktioniert die Tastenkombination (Strg)+(R).
7.
Speichern und schließen Sie die Tabelle.
Lektion 5
Zellen einfügen und löschen
Tipp Das Einfügen von Spalten funktioniert genauso: Nutzen Sie den Befehl Einfügen, Spalten. Zusätzliche Spalten erscheinen immer links von der Markierung.
Nicht immer gelingt es, den Tabellenaufbau sofort zufrieden stellend zu realisieren. Spätere Korrekturen – vor allem an komplexeren Tabellen – erfordern höheren Aufwand.
1.
Öffnen Sie die Arbeitsmappe UMSÄTZE.
Sie möchten unter dem letzten Monat des Quartals zusätzlich die Summe für jede Filiale berechnen. Dazu ist zunächst eine neue Zeile einzufügen. Da auf dem zweiten Tabellenblatt bereits eine Tabelle mit gleicher Struktur steht, soll diese in gleicher Weise verändert werden.
2.
Klicken Sie die Tabellenregister nacheinander bei gehaltener (ª)-Taste an.
Durch dieses Verfahren werden die Tabellenblätter gruppiert, d.h. Sie bilden eine Einheit und sind wie mit einem Durchschlagpapier miteinander verbunden. In der Titelleiste erscheint der Zusatz [Gruppe], die Tabellenregister sind weiß hervorgehoben.
Projekt 2 – Kalkulationstabellen optimieren
41
Excel 2002 Intensiv
Tipp Wenn beim Aufruf von Einfügen, Zeilen mehrere Zeilen markiert sind, fügt Excel die Anzahl der markierten Zeilen neu ein.
3.
Klicken Sie auf den Zeilenkopf der Zeile 7.
4.
Wählen Sie den Befehl Einfügen, Zeilen.
Excel versetzt die bisher markierte Zeile unter die Markierung.
5.
Fügen Sie die Summenformeln ein.
6.
Heben Sie die Gruppierung mit einem Klick auf das Register Tabelle 3 auf.
Excel hebt die Gruppierung auf.
42
Projekt 2 – Kalkulationstabellen optimieren
Excel 2002 Intensiv
Spalten löschen Nach Betrachtung der Umsatzzahlen stellen Sie fest, dass nur die Umsätze der Filialen Köln und Hamburg in der Tabelle nötig sind. Dementsprechend wollen Sie die überflüssige Spalte mit der Filiale München löschen. Achten Sie dabei auf das günstigste Verfahren:
X X
Wenn die Spalte aus allen gleichartigen Blättern verschwinden soll, erstellen Sie vorab eine Gruppierung. Das Löschen von Zellen in gruppierten Blättern ist nicht wieder rückgängig zu machen! Soll die Spalte nur im Ausdruck nicht sichtbar sein, dann verzichten Sie auf das Löschen und wählen stattdessen den Befehl Ausblenden aus dem Kontextmenü der markierten Spalte.
1.
Klicken Sie mit gehaltener (Strg)-Taste auf den Spaltenkopf der Spalte D.
2.
Rufen Sie den Befehl Bearbeiten, Zellen löschen auf.
Tipp Sollte Ihnen ein Fehler unterlaufen sein, machen Sie den letzten Schritt mit (Strg)+(Z) rückgängig.
Excel entfernt die markierten Spalten ohne eine erneute Rückfrage. Die verbliebenen Spalten werden von rechts herangezogen.
3.
Lektion 6
Schließen und speichern Sie die Mappe UMSÄTZE.
Zeilen und Spalten optimieren Durch das Verändern der Zahlenformate in einer Tabelle oder in Einzelzellen werden manchmal statt der Feldinhalte nur Rauten angezeigt. Damit teilt Excel Ihnen mit, dass die Spaltenbreite für die Darstellung der Inhalte zu schmal ist. Ähnliches gilt für Texte: Ist die rechte Nachbarzelle neben einer Textzelle belegt, schneidet Excel einen überlappenden Text (in der Darstellung) ab.
1.
Öffnen Sie die Datei UMSÄTZE.XLS.
Projekt 2 – Kalkulationstabellen optimieren
43
Excel 2002 Intensiv
2. Tipp Weder abgeschnittene Texte noch durch Rauten repräsentierte Zahlen sind verloren. Excel behält alle Daten, kann sie nur nicht vollständig darstellen.
Markieren Sie im Tabellenblatt den Bereich A3 bis E8.
3.
Klicken Sie auf das Listenfeld Schriftgrad und stellen Sie die Schriftgröße auf 12 ein.
4.
Markieren Sie die Spalten B:E
Beim Verändern der Formate in einer bestehenden Tabelle verändert Excel die Spaltenbreite selbständig. Die Zahlen sind nach der Zuweisung noch sichtbar, einige Spaltenbeschriftungen jedoch nicht. Bei Verringerung der Spaltenbreite zeigt Ihnen Excel anstelle der Werte in den Zellen die Rautenzeichen #### an. Excel signalisiert damit, dass die Spaltenbreite optimiert werden muss.
Tipp Auf diese Art und Weise
5.
Rufen Sie Format, Spalte, Optimale Breite festlegen auf.
verändern Sie auch die Höhe von Zeilen. Dazu wählen Sie nach dem Markieren aus dem Menü Format den Eintrag Zeile.
Angepasste Breite
Excel berechnet die optimale Spaltenbreite nach dem breitesten Eintrag und verändert die Spaltenbreite dementsprechend.
Lektion 7
Automatische Datenreihen In der Lektion 4 haben Sie gelernt, wie Excel Sie bei der Eingabe von Zellinhalten unterstützt. In dieser Übung gehen Sie einen Schritt weiter in Richtung »automatisierte Dateneingabe«. Excel kann immer dann automatisch Datenreihen erzeugen, wenn für das Programm eine Systematik erkennbar ist. Außerdem ist es möglich, eigene benutzerdefinierte Datenreihen anzulegen und bei Bedarf abzurufen.
Tipp Beim Ziehen wird am
1.
Erstellen Sie die folgende Tabelle in einer neuen Arbeitsmappe.
Mauszeiger angezeigt, bei welchem Quartal Sie bereits angekommen sind.
2.
Tragen Sie in Zelle B3 den Text 1.(Leertaste)Quartal ein.
Anfasser
In der rechten unteren Ecke des Zellzeigers ist ein quadratisches Kästchen zu sehen: der »Anfasser« oder auch das »Markierfeld«.
44
Projekt 2 – Kalkulationstabellen optimieren
Excel 2002 Intensiv
3.
Klicken Sie auf den Anfasser und ziehen Sie mit gehaltener Maustaste den Hilfsrahmen bis zum Feld E3.
Beim Ziehen zeigt Excel am Mauszeiger in einer QuickInfo die Werte, die nach Freigabe der Maustaste in die Zellen eingefügt werden.
4.
Aktivieren Sie das Befehlsmenü der Optionenschaltfläche Auto-Ausfülloptionen. Die Befehle im Befehlsmenü der Optionenschaltfläche Auto-Ausfülloptionen bieten noch nach dem Ausfüllen die Chance, das Ergebnis zu verändern.
5.
Füllen Sie die Tabelle mit Beispielwerten.
6.
Löschen Sie die Zeile 4.
7.
Markieren Sie den Bereich B10:E10.
Wie funktioniert das Ausfüllen? Entscheidend für das Funktionieren der Ausfüllfunktion ist der Inhalt der zuerst markierten Zelle. Eine fortlaufende Datenreihe lässt sich (mit wenigen Ausnahmen) nur dann erzeugen, wenn eine Zahl in der Zelle enthalten ist. Ist dies nicht der Fall, werden die Zellinhalte nur kopiert. Beim Ausfüllen der Zellinhalte werden nicht nur die Inhalte sondern auch die vergebenen Formate kopiert. Nachträgliches Formatieren entfällt also. Steht die Ziffer vor dem Text, muss zwischen der Zahl und dem Text ein Leerzeichen stehen. Sonst erhalten Sie immer identische Inhalte. Beispiel: 1Treffer bringt lauter 1Treffer, während 1 Treffer mit 2 Treffer, 3 Treffer usw. fortfährt. Hinter der Zahl darf auch ein Punkt stehen, also 1.Treffer. Falls die Datenreihe nicht mit aufeinander folgenden Werten erstellt werden soll, drücken Sie vor Freigabe der Maustaste die (Strg)-Taste. Im anderen Fall helfen Sie Excel auf die Sprünge, wenn Sie zwei Startfelder eingeben, markieren und die Markierung dann erweitern.
Projekt 2 – Kalkulationstabellen optimieren
45
Excel 2002 Intensiv
8.
Klicken Sie auf das Summensymbol.
Durch diesen »Trick« füllen Sie die Zellen C10 bis E10 mit der Summenformel.
9.
Kontrollieren Sie das Ergebnis.
Eingefügte Formeln
Durch die besondere Arbeitsweise ermittelt Excel zunächst die nötige Formel in der aktiven Zelle und füllt danach die anderen Zellen der Markierung mit angepassten Formeln.
10.
Speichern Sie die Arbeitsmappe unter dem Namen QUARTALSERGEBNISSE.XLS.
Lektion 8
Tabellenbereiche fixieren Beim Arbeiten mit großen Tabellenblättern verlieren Sie schnell den Überblick, da die Inhalte der Tabelle nicht komplett auf dem Bildschirm zu sehen sind. Bewegen Sie den Zellzeiger in der Tabelle nach unten, ist z.B. nach einigen Zeilen das Chaos perfekt. Sie sehen nur Daten und wissen nicht mehr, was diese eigentlich bedeuten. Die helfenden Spaltenbeschriftungen sind nicht mehr zu sehen. Hier hilft das Fixieren von Spalten- bzw. Zeilenbeschriftungen.
46
Projekt 2 – Kalkulationstabellen optimieren
Excel 2002 Intensiv
Hier geht der Überblick verloren, da die Daten nicht mehr zuzuordnen sind.
1.
Setzen Sie den Zellzeiger in die Zelle nach den Beschriftungen, im Beispiel
C2.
2.
Klicken Sie auf Fenster, Fenster fixieren.
Die Fixierung aller Zeilen oberhalb des Zellzeigers ist an einer dünnen Linie im Tabellenblatt zu erkennen.
3.
Rollen Sie den Inhalt des Tabellenblattes mit der Bildlaufleiste am rechten Bildschirmrand nach unten. Die fixierten Zeilen bleiben am oberen und am rechten Bildschirmrand erhalten. Damit können die Zahlenwerte und Texteinträge in der Tabelle problemlos zugeordnet werden.
Projekt 2 – Kalkulationstabellen optimieren
47
Excel 2002 Intensiv
4.
?
Testen Sie Ihr Wissen! 1.
Nennen Sie zwei Gründe, weshalb eine Excel-Tabelle vor der eigentlichen Erstellung geplant werden sollte!
2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Mit welcher Tastenkombination erreichen Sie den Anfang des Tabellenblatts?
10. 11.
48
Heben Sie die Fixierung mit dem Befehl Fenster, Fixierung aufheben auf.
Welche Auswirkung hat der Befehl Bearbeiten, Kopieren? Welche Aufgabe hat die Optionenschaltfläche Auto-Ausfülloptionen? Mit welchem Menübefehl werden Zellinhalte effektiv nach rechts kopiert? Wie fügen Sie in eine vorhandene Tabelle eine neue Zeile ein? Eine Spalte in Ihrer Tabelle ist überflüssig geworden. Wie löschen Sie diese? In einer Zelle Ihrer Tabelle werden Rauten (#####) angezeigt. Was bedeutet das? Welche Voraussetzung muss erfüllt sein, damit Excel eine automatische Datenreihe erzeugt? Wohin springt der Zellzeiger, wenn Sie die Taste (ÿ) drücken? Wie brechen Sie die Eingabe in eine Zelle ab?
Projekt 2 – Kalkulationstabellen optimieren
Excel 2002 Intensiv
PROJEKT
3
Mit Formeln arbeiten Die übersichtliche Eingabe von Daten in Tabellen ist sicherlich eine der Stärken von Excel. Excel würde seinen Namen aber nicht verdienen, wenn es keine Formeln und Funktionen zum automatischen Berechnen verarbeiten könnte. Der Begriff Kalkulieren verweist auf das mögliche Spielen mit den Zahlen. In Excel erstellen Sie Formeln manuell oder nutzen einen leistungsstarken Funktions-Assistenten, der Ihnen bei der Erstellung von Funktionen unter die Arme greift. In diesem Projekt geht es um das automatische Berechnen einzelner Tabellenbereiche. Es ist in folgende Lektionen gegliedert:
Lektion 1
Manuelle Formeleingabe
Lektion 2
Funktionen per Mausklick
Lektion 3
Relative und absolute Adressbezüge
Lektion 4
Der Funktions-Assistent
Lektion 5
Mit Bereichsnamen rechnen
Lektion 6
Fehler in Formeln aufspüren
Lektion 7
Verschachtelte Funktionen
Lektion 8
Verweisfunktionen
Lektion 9
Die Funktion EUROCONVERT
Lektion 10
Die Neuberechnung von Formeln festlegen
49
Excel 2002 Intensiv
Lektion 1
Manuelle Formeleingabe Jede Formel wird mit einem Gleichheitszeichen eingeleitet. Was dann folgt, ist höchst unterschiedlich: Excel unterscheidet zwischen Konstanten, Operatoren, Zellbezügen, Namen und Funktionen. Erlernen Sie in dieser Lektion die Grundbegriffe und die Eingabe einfacher Formeln.
1.
Erstellen Sie die abgebildete Tabelle.
Tipp Beachten Sie die Zahlenformatierung und die zusammengefasste Zelle in der ersten Zeile.
Eingabezellen
Alle Zellen, in die Sie Ausgabewerte manuell eintragen, sind so genannte Eingabezellen.
2.
Setzen Sie den Zellzeiger auf die Zelle B6.
In dieser Zelle soll der Rabatt berechnet werden. Fachbegriffe Für das Verständnis der umfangreichen Hilfestellung von Excel ist die Kenntnis einiger Fachbegriffe nötig. X Eine Konstante ist ein fester Wert, z.B. die Zahl µ.
X X X X X X
50
Ein Operator ist ein Zeichen wie »+« oder »-«, das angibt, wie die Elemente einer Formel zu verknüpfen sind.
Zellbezüge können relativer oder absoluter Natur sein. Dabei wird festgelegt, ob z.B. eine Formel beim Kopieren angepasst wird oder ob sie sich immer wieder auf eine identische (absolute) Zelle bezieht. Statt mit der Angabe von Zellkoordinaten können Sie in Excel auch mit Bereichsnamen rechnen. Dazu werden die entsprechenden Zellen oder Zellbereiche einfach mit einem Namen versehen.
Funktionen sind vordefinierte Formeln, die Berechnungen unter Verwendung bestimmter Werte, sogenannter Argumente, und in einer bestimmten Reihenfolge, Syntax genannt, ausführen. Das Minuszeichen hat eine doppelte Bedeutung. Einmal verknüpft es zwei Konstanten durch die Rechenvorschrift und zum anderen steht es für ein negatives Vorzeichen. Sie können lange und komplexe Formeln eingeben – Funktionen dagegen haben eine begrenzte Verschachtelungstiefe.
Projekt 3 – Mit Formeln arbeiten
Excel 2002 Intensiv Tipp Groß- und Kleinschreibung innerhalb einer Formel ist ohne Bedeutung.
3.
Geben Sie die Formel ein.
Formeleingabe
Der korrekte Eintrag lautet =B4*B5. Das Gleichheitszeichen leitet die Formel ein, nach Bestätigung multipliziert Excel die Zellinhalte. Während der Eingabe zeigt Excel mit Hilfe von farbigen Zellzeigern die zugehörigen Zellen.
4.
Bestätigen Sie die Eingabe mit (ÿ).
Der Zellzeiger bewegt sich durch Drücken der (ÿ)-Taste zur Zelle C6 und bestätigt die Eingabe in B6. Excel erzeugt das Ergebnis.
Formelbearbeitung mit der Maus Tipp Ist eine Zelle zu schmal für die Zahl, zeigt Excel statt dessen Rauten (#####) an. Eine so gekennzeichnete Zelle brauchen Sie nur zur verbreitern.
Die manuelle Eingabe der Zelladressen hat Nachteile: Beim Schreiben der Zelladresse können Sie sich vertippen oder diese falsch ablesen. Deshalb nun eine andere Variante, bei der Sie die Zellen mit der Maus anklicken und Excel die Zelladresse in die Formel übernimmt.
1.
Geben Sie in C6 das Gleichheitszeichen ein.
Mit der Eingabe des Gleichheitszeichens leiten Sie die Formel ein und lösen den Formelmodus von Excel aus.
2.
Klicken Sie die Zelle C4 an.
Excel übernimmt sofort diese Zelladresse in die Formel.
Projekt 3 – Mit Formeln arbeiten
51
Excel 2002 Intensiv
3.
Geben Sie den nächsten Operator ein.
Der nächste Operator, z.B. das Sternchen (*) für die Multiplikation, schließt die Übernahme des ersten Zellbezuges ab – Excel wartet auf den nächsten Verweis.
4.
Klicken Sie die Zelle C5 an.
5.
Schließen Sie die Formeleingabe mit (¢).
Bei längeren Formeln oder bei der Angabe von Bereichen ist diese Variante einfacher als die manuelle Eingabe.
6.
Berechnen Sie den Rabatt für die Spalte D.
7.
Kontrollieren Sie das Ergebnis.
Berechnete Werte
8.
Berechnen Sie die Zwischensumme in B7.
Die Zelle B7 erhält den Formeleintrag =B4-B6.
9.
Kopieren Sie die Zwischensummen-Formel in die Zellen C7 und D7.
Zwischensummen
Die Tabelle nach der Berechnung der Zwischensummen.
52
Projekt 3 – Mit Formeln arbeiten
Excel 2002 Intensiv Tipp Über die Berechnungsreihenfolge innerhalb einer Formel entscheiden die Prioritäten der einzelnen Operatoren. Excel berücksichtigt Punkt- vor Strichrechnung und die Klammersetzung.
Operator
Funktion
Beispiel
Ergebnis
^
Potenzen und Wurzeln
=3^2
9
+
Addition
=3+2
5
-
Subtraktion
=3-2
1
*
Multiplikation
=3*2
6
/
Division
=3/2
1,5
%
Prozent
=32%
0,32
Die mathematischen Operatoren von Excel
Lektion 2
Funktionen per Mausklick In der vorherigen Lektion haben Sie gelernt, wie Sie einzelne Zellen berechnen. Gerade bei langen Zahlenkolonnen ist dies mühselig. Für Standard-Rechenoperationen stellt Excel deshalb verschiedene Funktionen bereit. Die am häufigsten genutzte Funktion ist die Summenfunktion, die Sie in dieser Lektion kennen lernen – stellvertretend für andere.
1.
Markieren Sie die Zelle B9.
2.
Klicken Sie auf das Symbol Summe.
Excel markiert einen Bereich mit einem gestrichelten Laufrahmen. In der aktiven Zelle steht jetzt =SUMME(B4:B8). Die Angaben innerhalb der Klammern legen den Bereich fest, aus dem Excel die Summe bilden soll. Alle Funktionen verfügen über diese Klammern. Innerhalb der Klammern stehen die Daten, mit denen ein Funktionsergebnis ermittelt werden soll – hier einfach ein beliebiger, rechteckiger Bereich. In Beispiel ist der automatisch ermittelte Bereich nicht gültig, weil das so berechnete Ergebnis schlichtweg falsch wäre.
Projekt 3 – Mit Formeln arbeiten
53
Excel 2002 Intensiv
3.
Markieren Sie mit der Maus die Zellen B7:B8.
Veränderter Bereich
Excel ändert nun den Markierungsrahmen und gleichzeitig die Bereichsangabe innerhalb der Klammer.
4.
Bestätigen Sie die Formel.
Nach Bestätigung der Zelleingabe, z.B. mit der (ÿ)-Taste, übernimmt Excel den angegebenen Bereich in die Formel und berechnet das Ergebnis.
5.
Füllen Sie die Formel nach rechts aus.
Die Zellen C9 und D9 erfordern eine analoge Formel: Kopieren Sie den Inhalt aus B9 mit dem Anfasser in die Nachbarzellen.
6.
Kontrollieren Sie das Befehlsmenü der Optionenschaltfläche AutoAusfülloptionen.
7. 8.
54
Speichern Sie die Arbeitsmappe unter dem Namen Dach. Schließen Sie die Datei.
Projekt 3 – Mit Formeln arbeiten
Excel 2002 Intensiv
Die Syntax von Funktionen Die Syntax (Aufbau, Reihenfolge) einer Funktion beginnt mit dem Funktionsnamen. Danach folgt direkt, ohne Leerzeichen, eine öffnende Klammer. Die Argumente innerhalb der Klammern werden durch Semikola getrennt. Am Ende der Funktion folgt eine schließende Klammer. Steht eine Formel am Anfang einer Funktion müssen Sie vor dem Funktionsnamen das Gleichheitszeichen (=) eingeben. Beispiel: =SUMME(A2;A3:A5) Das Gleichheitszeichen leitet die Formel ein. Der Funktionsname lautet hier SUMME. Sie können den Namen der Funktion auch in Kleinbuchstaben eingeben: Excel wandelt diese automatisch in Großbuchstaben um. Die Argumente sind durch ein Semikolon getrennt. Im Beispiel werden also alle Werte aus der Zelle A2 und den Zellen A3 A4 und A5 summiert. Die schließende Klammer müssen Sie nicht eingeben: Das übernimmt Excel.
Lektion 3
Relative und absolute Adressbezüge Der Unterschied zwischen relativen und absoluten Bezügen sieht auf den ersten Blick komplizierter aus, als er in Wirklichkeit ist. An einem kleinen Beispiel sollen Sie erfahren, worauf Sie dabei achten müssen.
1.
Erstellen Sie die folgende Tabelle.
Der Mehrwertsteuerbetrag für die Satellitenschüssel berechnet sich aus der Multiplikation des Nettopreises in B4 mit dem Mehrwertsteuersatz in D1
2.
Geben Sie in C4 die Formel =B4*D1 ein und bestätigen Sie mit dem grünen Häkchen der Bearbeitungsleiste.
Projekt 3 – Mit Formeln arbeiten
55
Excel 2002 Intensiv
3.
Kopieren Sie die Formel in die Zellen darunter.
Ausgefüllter Bereich
Wenn Sie die Formel aus der Zelle C4 mit dem Anfasser in die restlichen Zellen C5 bis C8 kopieren, erhalten Sie ein falsches Ergebnis. Der Grund dafür ist einfach: Schon in der Zelle C5 lautet die Formel =B5*D2. Die Ausgangsformel in C4 verwendet den relativen Bezug, d.h. jede Zelladresse wird beim Kopieren der Formel automatisch angepasst. Da der Prozentsatz unverändert in D1 verbleibt, ist das aber falsch. Diese Zelladresse darf beim Kopieren nicht verändert werden: Sie benötigt einen absoluten Bezug!
4.
Klicken Sie den Zellzeiger doppelt in die Zelle C4.
5.
Klicken Sie mit der Maus hinter den Eintrag D1.
6.
Drücken Sie einmal die Funktionstaste (F4).
Absoluter Zellbezug
Tipp Sie können das Dollarzeichen beim Erstellen der Formel ebenfalls über die Tastatur eingeben.
56
Der Eintrag D1 wurde mit Dollarzeichen ($) ergänzt. Damit ist diese Zelladresse innerhalb der Formel absolut gesetzt. Lediglich der erste Teil der Formel wird beim Kopieren verändert und angepasst.
Projekt 3 – Mit Formeln arbeiten
Excel 2002 Intensiv
Tipp Bei einer so berechneten Tabelle ist es lediglich erforderlich, einen veränderten Umsatzsteuersatz einzugeben. Alle Ergebnisse werden sofort neu berechnet.
7. 8.
Bestätigen Sie die Eingabe. Füllen Sie die Formel in die Zellen C5 bis C8.
Mit dem Anfasser erledigen Sie nun das Kopieren korrekt: die absoluten Bezüge greifen in allen Formeln stets auf die Zelle mit der Mehrwertsteuer zu.
9.
Setzen Sie den Zellzeiger in C8 und klicken Sie in die Bearbeitungsleiste.
Excel markiert bei diesem Verfahren alle in der Formel enthaltenen Zellen: Die Bezüge sind gut zu erkennen.
10.
Berechnen Sie den Rechnungsbetrag in der Spalte D.
Rechnungsbeträge
Abschließend berechnen Sie mit der Summen-Funktion die Rechnungsbeträge. Das Bild zeigt die fertige Tabelle mit den berechneten Rechnungsbeträgen.
11. 12. 13.
Projekt 3 – Mit Formeln arbeiten
Formatieren Sie die Zahlen mit dem gewünschten Währungsformat. Speichern Sie die Arbeitsmappe unter RECHNUNGSBETRÄGE. Schließen Sie die Datei.
57
Excel 2002 Intensiv
Lektion 4
Der Funktions-Assistent In den vorhergegangenen Projekten haben Sie die Summen-Funktion kennen gelernt: Eine von etwa 320 Funktionen, die Excel bereitstellt. Von keinem Anwender einer Tabellenkalkulation wird verlangt, alle Funktionen auswendig zu lernen. Es ist unmöglich, sich die Namen und zusätzlich die verschiedenen Argumente zu merken. Deshalb unterstützt Sie Excel bei der Eingabe von Funktionen mit einem leistungsfähigen Hilfsmittel – dem Funktions-Assistenten.
1.
Öffnen Sie die Arbeitsmappe DACH.XLS.
2.
Setzen Sie den Zellzeiger in die Zelle B12.
Aus den Angeboten der drei Dachdeckerbetriebe soll mit Hilfe des FunktionsAssistenten das günstigste Angebot ermittelt werden.
Tipp Die Funktionen sind nach Kategorien geordnet. Ist Ihnen die Kategorie nicht bekannt, klicken Sie auf den Eintrag Alle. Hier sind alle Funktionen alphabetisch aufgelistet.
3.
58
Aktivieren Sie den Befehl Einfügen, Funktion.
Projekt 3 – Mit Formeln arbeiten
Excel 2002 Intensiv Tipp Ein Klick auf die SymbolSchaltfläche Funktionen einfügen in der Bearbeitungsleiste öffnet den Funktionsassistenten ebenfalls.
4.
Wählen Sie die Kategorie Statistik und blättern Sie im linken Bereich, bis die Funktion MIN erscheint. Die Dialogbox Funktion einfügen stellt ca. 320 Funktionen nach Kategorien geordnet zur Verfügung. Die Kategorie-Liste enthält den Eintrag Statistik. Rollen Sie in der Liste Name der Funktion mit der Bildlaufleiste nach unten, bis die Funktion MIN in der Liste erscheint.
5.
Tipp Verschieben Sie die Dialogbox mit gedrückter Maustaste, sodass der benötigte Tabellenbereich im Hintergrund sichtbar wird, oder nutzen Sie die Schaltfläche Verkleinern am Rand des Eingabefeldes.
Markieren Sie die Funktion MIN und bestätigen Sie mit der Schaltfläche OK.
Excel aktiviert den Funktions-Assistenten mit Eingabefeldern für die erforderlichen Parameter und helfenden Texte.
6.
Markieren Sie den Tabellenbereich B9:D9.
Die Funktion braucht als Argument eine Bereichsangabe aus der die kleinste Zahl ermittelt werden kann. Diesen weisen Sie durch die Markierung zu: Der markierte Tabellenbereich B9:D9 wird mit einem Laufrahmen versehen und die Bereichsangabe in das Feld Zahl1 übernommen.
7.
Projekt 3 – Mit Formeln arbeiten
Bestätigen Sie die Auswahl mit der Schaltfläche OK.
59
Excel 2002 Intensiv
8.
Prüfen Sie das Ergebnis.
Minimalwert
In B12 erscheint der vom Funktions-Assistenten ermittelte kleinste Wert aus dem Tabellenbereich B9 bis D9.
9.
Speichern und schließen Sie die Datei.
Der Funktions-Assistent Der Einsatz des Funktions-Assistenten erleichtert die Eingabe von Funktionen auf verschiedene Art und Weise: X Im oberen Bereich der Dialogbox Funktionen einfügen können Sie nach einer Funktion suchen: Sie tragen im Bereich Funktion suchen die Stichworte ein, die das Problem beschreiben. Nach einem Klick auf Starten listet Excel die Funktionen auf, die das Programm für geeignet hält.
X X X X
60
Die Eingabe des Gleichheitszeichens (=) am Anfang der Formel wird bei Verwendung des Assistenten automatisch vorgenommen. Öffnende und schließende Klammern sowie die Semikola als Trennzeichen zwischen den Argumenten fügt ebenfalls der Assistent ein. Die Eingabe von verschachtelten Funktionen wird wesentlich erleichtert. In der Dialogbox der jeweiligen Funktion erhalten Sie zusätzlich einen kurzen Hilfstext, der die Bedeutung der Funktion erläutert.
Projekt 3 – Mit Formeln arbeiten
Excel 2002 Intensiv
Lektion 5
Mit Bereichsnamen rechnen Lange und umfangreiche Formeln und Funktionen werden schnell unübersichtlich. Durch den Einsatz von Bereichsnamen haben Sie beim Lesen der Formel auch nach längerer Zeit schnell wieder erfasst, was in der Tabelle berechnet wird. Im Beispiel berechnen Sie die Tabelle RECHNUNGSBETRÄGE nach diesem Verfahren neu.
1.
Öffnen Sie die Arbeitsmappe RECHNUNGSBETRÄGE.XLS.
2.
Markieren Sie den Bereich C4:D9.
3.
Löschen Sie den Inhalt dieser Zellen mit (Entf).
4.
Markieren Sie den Bereich B4:B9 und rufen Sie den Befehl Einfügen, Namen, Definieren auf.
5.
Tipp Bereichs- und Feldnamen werden von Excel automatisch absolut gesetzt. Die Eingabe von Dollarzeichen z.B. bei der Umsatzsteuer entfällt somit!
Bestätigen Sie den Vorschlag mit OK.
Excel schlägt Ihnen die Überschrift oberhalb des markierten Bereiches als Bereichsnamen vor. Den Vorschlag können Sie übernehmen oder durch einen eigenen Namen überschreiben.
6.
Wiederholen Sie die Arbeitsschritte für D1 und akzeptieren Sie den vorgeschlagenen Namen mit OK.
Der Bereichsname wird am linken Rand der Bearbeitungsleiste angezeigt, wenn der Bereich markiert ist.
Projekt 3 – Mit Formeln arbeiten
61
Excel 2002 Intensiv
Bereichsnamen in Formeln verwenden Zum Berechnen der Mehrwertsteuer verwenden Sie in den folgenden Arbeitsschritten die Bereichsnamen statt der Zellbezüge.
62
1.
Klicken Sie auf die Zelle C4.
2.
Geben Sie ein Gleichheitszeichen ein.
3.
Rufen Sie den Befehl Einfügen, Name, Einfügen auf.
4.
Wählen Sie in der Dialogbox den Eintrag Netto und bestätigen Sie mit OK.
5.
Geben Sie einen Stern (*) zur Multiplikation ein.
6.
Betätigen Sie die Funktionstaste (F3) und wählen Sie Mwst_Satz aus der Liste.
Projekt 3 – Mit Formeln arbeiten
Excel 2002 Intensiv
7.
Bestätigen Sie mit OK.
8.
Prüfen Sie die entstandene Formel.
Die eingegebene Formel =Netto*Mwst_Satz wird von Excel richtig interpretiert, da Sie zuvor die dazugehörenden Felder bzw. Bereiche definiert haben.
9.
Projekt 3 – Mit Formeln arbeiten
Drücken Sie die (¢)-Taste.
63
Excel 2002 Intensiv
10.
Kopieren Sie die Formel in den Zellbereich 5:C8.
11.
Benennen Sie den Zellbereich C4:C8 mit dem Namen Mwst. Namensfeld
Wenn ein benannter Bereich markiert wird, erscheint der Name im Namensfeld.
12.
Berechnen Sie den Bruttopreis.
Sie errechnen den Bruttopreis, indem Sie unter Verwendung der Namen Netto und Mwst die zugehörigen Zellwerte addieren. Die berechnete Tabelle enthält in den Formeln der Spalten B und C die definierten Bereichsnamen. Dadurch sind die eingegebenen Formeln transparent und leicht verständlich.
64
Projekt 3 – Mit Formeln arbeiten
Excel 2002 Intensiv
Lektion 6
Fehler in Formeln aufspüren »Der Teufel steckt im Detail.« Dieser Ausspruch hat auch bei auftretenden Fehlern in berechneten Zellen einer Excel-Tabelle seine Daseinsberechtigung. Excel lässt Sie beim Aufspüren dieser Fehler nicht allein. Die Formelüberwachung, in früheren Versionen Detektiv genannt, führt Sie mit sicherer Spürnase zur Fehlerquelle in Ihrem Kalkulationsblatt. Sie sollten den Detektiv aber nicht nur bei Fehlern verwenden, denn er kann noch mehr. Falls Sie z.B. wissen wollen, aus welchen Zellen eine Formel ihre Ausgangswerte zur Berechnung bezieht, gibt Ihnen der Assistent ebenfalls eine Antwort.
1.
Öffnen Sie die Tabelle DACH.XLS.
2.
Nutzen Sie Extras, Formelüberwachung, Detektivsymbolleiste anzeigen.
Damit blenden Sie die Detektivsymbolleiste ein.
3. 4.
Klicken Sie den Zellzeiger auf B12.
Klicken Sie in der Symbolleiste FormelüberwacHung einmal auf Spur zum Vorgänger.
Projekt 3 – Mit Formeln arbeiten
65
Excel 2002 Intensiv Excel blendet eine Spur ein: Sie erkennen an Umrahmung und Pfeil, dass sich das Ergebnis in B12 aus den Inhalten von B9 bis D9 errechnet.
5.
Klicken Sie erneut auf Spur zum Vorgänger.
Die neu hinzugefügten blauen Pfeile und Rahmen zeigen ganz klar, dass sich der Endpreis aus den Zellinhalten von Zw.-Summe und Fahrtkosten errechnet.
6.
Klicken Sie auf alle Spuren entfernen.
Mit Schaltfläche Alle Spuren entfernen, der fünften Schaltfläche von links in der Detektiv-Symbolleiste, entfernen Sie die Spuren des Detektivs.
Fehlerquelle aufspüren Die vorangegangenen Arbeitsschritte haben Ihnen gezeigt, wie Sie den Zusammenhang zwischen Ausgangswerten und der berechneten Formel optisch darstellen. Im nächsten Beispiel geht es darum, einen Fehler in der Tabelle zu finden. In der verwendeten Beispieltabelle ist ein Fehler: Die Fehlermeldung #NAME? erscheint in mehreren Feldern. Doch wo liegt die Ursache dieses Fehlers?
1.
Setzen Sie den Zellzeiger auf B6.
2.
Öffnen Sie das Kontextmenü der Optionenschaltfläche Formelüberwachung.
3.
Kontrollieren Sie die verfügbaren Befehle.
Der obere Bereich informiert über die Art des Fehlers und bietet Hilfestellungen.
66
Projekt 3 – Mit Formeln arbeiten
Excel 2002 Intensiv
4.
Stellen Sie den Zellzeiger auf B12.
5.
Klicken Sie auf Spur zum Fehler.
Nach dem Klick auf Schaltfläche mit dem Ausrufezeichen in der Detektivsymbolleiste zeigt Excel rote Linien. Der Anfang der roten Linie steht in B6. Ein Blick in die Bearbeitungsleiste zeigt den Grund: Statt des Operators Multiplizieren (*) wurde ein kleines x eingegeben, ein häufiger Eingabefehler.
Projekt 3 – Mit Formeln arbeiten
67
Excel 2002 Intensiv
6.
Korrigieren Sie den Fehler.
Tipp Falls Sie eine Formel ohne Gleichheitszeichen eingeben, erscheint keine Fehlermeldung. Die Formel wird als Text interpretiert und als solcher angezeigt.
Korrigierter Fehler
Klicken Sie in die Formel in der Bearbeitungsleiste und ersetzen Sie das x durch ein *. Bestätigen Sie mit der (¢)-Taste. Der rote Pfeil wurde durch blaue Pfeile ersetzt: Ein Zeichen dafür, dass der Fehler behoben wurde. Fehlermeldung
Grund
#WERT!
Ein falscher Argument- oder Operandentyp wurde verwendet
#NAME?
Ein Text in einer Formel wird nicht als Feld- oder Bereichsname erkannt
#DIV/0!
Eine Division durch den Wert 0 ist nicht erlaubt
#BEZUG!
Die Formel bezieht sich auf eine zuvor eventuell gelöschte oder verschobene Zelle
#NV!
Es wurde ein Wert erwartet, der (noch) nicht in der Tabelle vorhanden ist
#ZAHL!
Dieser Fehlerwert erscheint, wenn ein Problem mit einer Zahl in einer Formel oder Funktion aufgetreten ist
#NULL!
Sie haben eine Schnittmenge von zwei Bereichen angegeben, die sich nicht überschneiden
Fehlermeldungen
Lektion 7
Verschachtelte Funktionen
Tipp Benutzen Sie bei ver-
Verschachtelte Funktionen werden genutzt, um Entscheidungen innerhalb einer berechneten Tabelle zu treffen. Davon ist abhängig, wie weiter gerechnet wird.
schachtelten Funktionen den Funktions-Assistenten. So schließen Sie die häufigsten Fehlerquellen wie z.B. vergessene Klammern von vornherein aus.
68
Projekt 3 – Mit Formeln arbeiten
Excel 2002 Intensiv
1.
Geben Sie die abgebildete Tabelle ein.
In dieser Tabelle sind Artikel eingetragen und in Spalte B die Einkaufspreise. In der dritten Spalte soll eine Einstufung in eine Preisgruppe erfolgen, die vom Preis des Artikels abhängig ist. Die Einteilung in eine Preisgruppe nehmen Sie mit der logischen Funktion WENN vor. Diese komplexe Funktion geben Sie mit dem FunktionsAssistenten ein.
2.
Stellen Sie den Zellzeiger auf die Zelle C5.
Tipp Wenn Sie nach einiger
3.
Klicken Sie auf die Symbolschaltfläche Funktion einfügen.
Übung die Formeln beherrschen, können Sie die Formeln auch per Tastatur eingeben.
4.
In der Kategorieliste markieren Sie Logik und in der Funktionsliste den Eintrag WENN.
5.
Bestätigen Sie mit OK.
6.
Stellen Sie den Zellzeiger auf B5.
7.
Geben Sie in das Feld Prüfung die Bedingung B5>40 und bei Dann_Wert die Zahl 3 ein.
Projekt 3 – Mit Formeln arbeiten
69
Excel 2002 Intensiv
8.
Klicken Sie in das Feld Sonst_Wert und danach auf die Schaltfläche WENN links außen in der Bearbeitungsleiste.
Nach dem Klick auf die Schaltfläche WENN erhalten Sie in der Bearbeitungsleiste den ersten Eindruck der Verschachtelung. Die Funktion WENN wird am Ende der ersten Funktion erneut angefügt.
9.
70
Vervollständigen Sie die zweite WENN-Funktion, bestätigen Sie mit OK.
Projekt 3 – Mit Formeln arbeiten
Excel 2002 Intensiv
10.
Kopieren Sie die Formel aus C5 nach unten bis C14.
Übertragene Formel
Fertig! Die Artikel wurden nach ihrem Preis einer Preisgruppe zugeordnet. Schauen Sie sich die Formel in C14 noch einmal genau an. Übersetzt ins Umgangssprachliche würde sie etwa so lauten: Wenn der Preis in B14 größer als 40 ist, dann schreibe eine 3. Wenn der Preis in B14 größer ist als 30, dann schreibe eine 2. Sollte beides nicht zutreffen (sonst), schreibe eine 1. Das heißt also im Klartext: Alle Artikel unter 30 sind automatisch der Preisgruppe 1 zugeordnet: Die Währung ist Excel dabei egal.
11.
Lektion 8
Speichern Sie die Arbeitsmappe unter ARTIKELÜBERSICHT.XLS.
Verweisfunktionen Die Suche nach bestimmten Werten in einer Tabelle ist ein häufig auftretendes Praxisproblem. Mit der SVERWEIS-Funktion ist diese Anforderung an die Tabellenkalkulation schnell von Erfolg gekrönt. Zum Verständnis: SVERWEIS Mit dieser Funktion wird die erste Spalte einer Suchtabelle nach einem Vergleichswert durchsucht. Ist der Wert gefunden, durchläuft die Funktion die Zeile nach rechts, um einen bestimmten Wert zurückzugeben. Syntax: SVERWEIS(Suchkriterium; Matrix; Spaltenindex; Bereich_Verweis) X Suchkriterium ist der Wert, nach dem Sie in der ersten Spalte der Matrix suchen. Dies kann ein Wert, ein Bezug oder eine Zeichenfolge (Text) sein.
X X X
Matrix ist eine Hilfstabelle, in der Daten gesucht werden. Es ist sinnvoll, diese Matrix vorher mit einem Bereichsnamen zu benennen. Spaltenindex ist die Nummer der Spalte in der Matrix, die den übereinstimmenden Wert
liefert. Bereich_Verweis ist ein logischer Wert, der bestimmt, ob die Funktion nach einer genauen Übereinstimmung suchen soll. Ohne Angabe dieses Werts oder bei Falsch werden nur
exakte Übereinstimmungen akzeptiert. Andernfalls wird, falls der als Suchkriterium angegebene Wert in der Suchspalte nicht zu finden ist, der nächst kleinere Wert als Ergebnis geliefert. Ist das Suchkriterium kleiner als der kleinste Wert in der Suchspalte, liefert die Funktion den Fehlerwert #NV (Nicht verfügbar).
Projekt 3 – Mit Formeln arbeiten
71
Excel 2002 Intensiv
1.
Erstellen Sie das Beispiel.
Tipp Steht der zu suchende Wert in der Suchmatrix in einer Zeile statt in einer Spalte verwenden Sie die Funktion WVERWEIS Dabei sind lediglich Zeilen und Spalten vertauscht.
Suchtabelle
2.
Markieren Sie den Zellbereich A10:B14.
3.
Klicken Sie dann in das Namensfeld der Bearbeitungsleiste.
Namensfeld
72
Projekt 3 – Mit Formeln arbeiten
Excel 2002 Intensiv
4.
Geben Sie Rabattübersicht ein und bestätigen Sie mit (¢).
5.
Stellen Sie den Zellzeiger in die Zelle C4.
6.
Geben Sie die Formel =SVERWEIS(B4;Rabattübersicht;2) ein
7.
Bestätigen Sie den Eintrag mit der (¢)-Taste.
Die eingegebene Formel führt folgende Schritte durch:
X X X
Aus der Zelle B4 wird der zu suchende Wert entnommen (166.000). Dieser Wert wird in der ersten Spalte der Suchmatrix (A10:A14) beginnend von oben gesucht. Da der Wert nicht vorhanden ist, wird der nächst kleinere gefunden (150.000 DM). Die 2 am Ende der Formel bedeutet: »Nimm den gefundenen Wert aus der zweiten Spalte der Suchmatrix«. Im Beispiel also den Wert aus B10 (1%). Das Ergebnis der Formel ist in diesem Fall also 1%
8. Vervollständigen Sie die Tabelle. X In D4 berechnen Sie den zu gewährenden Rabatt mit der Formel =B4*C4. X Kopieren Sie die Formel aus C4:D4 mit dem Anfasser zwei Zellen nach unten. 9. Kontrollieren Sie das Ergebnis. Der Kunde Horstmann hat einen Umsatz, der kleiner ist als der kleinste Wert in der ersten Spalte der Suchmatrix. Deshalb erscheint als Ergebnis der SVERWEIS-Formel die Meldung #NV. Um die Fehlermeldung #NV auszuschließen, beginnen Sie die erste Zeile der Suchmatrix immer mit 0. Im Beispiel also Umsatz 0,00 DM und Prov.-Satz 0,0%.
Projekt 3 – Mit Formeln arbeiten
73
Excel 2002 Intensiv
Fehler
10.
Markieren Sie die Zeile 10 und wählen Sie Einfügen, Zeilen.
11.
Tragen Sie in die neuen Zellen der Suchtabelle jeweils eine Null ein.
12.
Wählen Sie Einfügen, Namen, Definieren und korrigieren Sie den Namen Rabattübersicht auf den Bereich A10:B15. Als Ergebnis erscheint dann 0,0% statt #NV.
13.
Lektion 9
Speichern Sie die Arbeitsmappe unter dem Namen RABATT.XLS.
Die Funktion EUROCONVERT Die Zahl der Arbeitsaufgaben, die den gleichzeitigen Umgang mit dem Euro und der Deutschen Mark bzw. anderen Währungen erfordern, nimmt täglich zu. Häufig stoßen Sie auf Arbeitsmappen, die in einer anderen Währung vorliegen und auf Euro umgestellt oder umgerechnet werden sollen. Dabei ist das Erzeugen eines Währungsformats mit dem Eurosymbol schnell erledigt. Viel komplizierter ist die Umrechnung von Deutscher Mark in Euro oder mit den festgelegten Kursen in eine andere Euro-Mitgliederwährung. Excel bietet die Funktion EUROCONVERT, die wesentlich mehr kann, als die Umrechnung vorzunehmen.
1.
Öffnen Sie RABATT.XLS und setzen Sie den Zellzeiger in E4.
Die Spalte E soll beispielhaft den Umgang mit der Funktion EUROCONVERT demonstrieren und die Problematik aufzeigen.
74
Projekt 3 – Mit Formeln arbeiten
Excel 2002 Intensiv
2.
Tragen Sie =EUROCONVERT( ein und klicken Sie in die Zelle D4.
Die Zelle D4 enthält die Ausgangszahl für die Berechnung (Number).
3.
Geben Sie die Ausgangswährung und die Zielwährung an.
Die Formel nimmt nun die Parameter auf:
X X X
Beginnen Sie mit einem Semikolon. Schreiben Sie danach die Quellwährung (Source) im ISO-Code mit Anführungszeichen, also "DEM". Setzen Sie nach einem weiteren Semikolon die Zielwährung (Target) im ISOCode mit Anführungszeichen, also "EUR".
4.
Schließen Sie die Formeleingabe mit ).
5.
Bestätigen Sie die Formel und kopieren Sie die Formel in die Zellen darunter.
6.
Formatieren Sie die Zellen im Euro-Format und bewerten Sie das Ergebnis.
Fertige Formel
Tipp Für detaillierte Informationen suchen Sie mit dem OfficeAssistenten oder dem Eingabefeld Frage eingeben nach dem Stichwort EUROCONVERT.
In den Zellen erscheint der berechnete Wert. Dabei sind einige Details von Bedeutung:
X
Der Umrechnung liegen die festgelegten Kurse vom 01.01.99 zugrunde.
Umgerechnete Währung
Projekt 3 – Mit Formeln arbeiten
75
Excel 2002 Intensiv
X X X X
Ein im Beispiel nicht genutzter, optionaler Formelparameter (Full-Precision) regelt die Verwendung länderspezifischer Rundungsregeln. Der berechnete (Standard-)Wert im Beispiel ist auf zwei Nachkommastellen gerundet. Die Formatierung mit dem zugehörigen Symbol erledigen Sie mit einem Klick auf die Euro-Schaltfläche. Falls Sie Euro-Währungen ineinander konvertieren, also z.B. DEM in FRF, müssen Sie einen weiteren Formelparameter (Triangulation_Precision) nutzen, der ebenfalls optional ist. Die verwendete Formel ist in »Arbeit«. Aktualisierungen und Informationen finden Sie auf des Euro-Website von Microsoft.
Euroumrechnung Im Menü Extras finden Sie den Befehl Euroumrechnung. Dieser Befehl führt in eine Dialogbox, die Ihnen weitgehende Entscheidung über die Art der Umrechnung lässt. Sie greift auf die Funktion Euroconvert zu und ist eigentlich nichts anderes als die komfortable Umsetzung der Funktion in einer Eingabemaske.
1.
Löschen Sie die erzeugte Umrechnung im Bereich E4:E6.
Die Umrechung der Bruttopreise soll nun mit dem Befehl Extras, Euroumrechnung erfolgen.
2. Markieren Sie den Bereich D4:D6 und wählen Sie den Befehl Extras, Euroumrechnung. Nach Betätigung des Befehls erscheint die Dialogbox Euroumrechnung. Der Bereich mit den Ausgangsdaten ist bereits eingetragen.
3.
Setzen Sie den Fokus in das Eingabefeld Zielbereich und markieren Sie neben der Dialogbox den Bereich E4:E6.
4. Kontrollieren Sie die Einstellungen und klicken Sie auf Weitere. X Das Eingabefeld Quellbereich kann wie das Eingabefeld Zielbereich mit Hilfe
der Schaltflächen am rechten Rand die Dialogbox verkleinert werden und so den Blick auf die Tabelle freigeben. Beide Zellen nehmen die Zellbereiche auf, aus denen die Daten stammen oder in die die Ergebnisse sollen.
X X
76
Der Bereich Währungsumrechnung bestimmt Ausgangs- und Zielwährung. Im Listenfeld Ausgabeformat bestimmen Sie das Zahlenformat der Zielzellen.
Projekt 3 – Mit Formeln arbeiten
Excel 2002 Intensiv
5.
Bestimmen Sie die Einstellungen für die Euro-Umrechnung und bestätigen Sie mit OK.
X X
Lektion 10
Im oberen Bereich bestimmen Sie die Formeloptionen. Sie entscheiden, ob die Werte statisch sind oder in Formeln verknüpft werden. Der untere Bereich bestimmt die Genauigkeit der Umrechnung.
6.
Bestätigen Sie die Dialogbox Euroumrechnung mit OK.
7.
Kontrollieren Sie das Ergebnis.
Die Neuberechnung von Formeln festlegen Die automatische Neuberechnung von geänderten Formeln ist die Grundeinstellung in Excel. Bei bestimmten Arbeitssituationen kann es Sinn machen, diese Voreinstellung zu verändern. Damit ist auch bei großen Tabellen oder beim Arbeiten mit mehreren Tabellenblättern zügiges Arbeiten gesichert. Die Neuberechnung dauert in diesen Anwendungen mitunter lange.
1.
Öffnen Sie eine beliebige Tabelle
2. 3. 4.
Wählen Sie im Menü Extras den Eintrag Optionen. Aktivieren Sie das Register Berechnung. Aktivieren Sie das Optionsfeld Manuell und bestätigen Sie mit OK.
Die Grundeinstellung ist geändert. Diese Einstellung bleibt solange erhalten, bis Sie sie wieder verändern.
Projekt 3 – Mit Formeln arbeiten
77
Excel 2002 Intensiv
5.
Verändern Sie Tabellenwerte und kontrollieren Sie das Ergebnis.
Achtung Achten Sie darauf, dass Sie eine »manuell« berechnete Tabelle vor dem Drucken mit der Funktionstaste (F9) neu berechnen, um sicherzustellen, dass Sie keine falschen Ergebnisse drucken.
In dieser Tabelle wurde nach der ersten Berechnung der Wert in B5 verändert. Das Ergebnis in Zelle E5 bzw. den Nachbarzellen C5 und D5 wird nicht automatisch aktualisiert!
?
Testen Sie Ihr Wissen! 1. 2.
Was ist ein mathematischer Operator?
3.
Sie erhalten nach Eingabe einer Formel die Fehlermeldung #WERT!. Nennen Sie die Ursache für diese Fehlermeldung!
4. 5.
Zu welchem Zweck verwenden Sie in Excel die Funktion SUMME?
6.
Nach dem Kopieren einer Formel erkennen Sie sofort, dass die Ergebnisse in den Zellen nicht korrekt sind. Welche Ursache kommt in Betracht?
7. 8.
Was ist ein absoluter Zellbezug?
9.
Nennen Sie einen wesentlichen Vorteil für das Arbeiten mit dem FunktionsAssistenten!
10.
78
Welches mathematische Grundprinzip zur Berechnungsreihenfolge von Formeln gilt in einer Excel-Tabelle?
Funktionen setzen eine bestimmte Syntax bei der Eingabe voraus. Erläutern Sie das am Beispiel einer Summenfunktion!
Mit welcher Funktionstaste schalten Sie von einem relativen Zellbezug zu einem absoluten Zellbezug?
Wie rufen Sie den Detektiv auf?
Projekt 3 – Mit Formeln arbeiten
Excel 2002 Intensiv
PROJEKT
4
Tabellenblätter gestalten Die Anforderungen in Bezug auf die Gestaltung einer Kalkulationstabelle sind abhängig vom Verwendungszweck: Eine Produktübersicht für einen Kunden muss andere Anforderungen erfüllen als eine schnelle Berechnung von zwei Zahlenwerten. Wichtig ist auch das Ausgabemedium: Ein Farbausdruck benötigt andere Formate als eine Tabelle, die mit einem Beamer als Wandprojektion präsentiert wird. Dieses Projekt soll in folgenden Lektionen mehreren Varianten gerecht werden:
Lektion 1
Ausrichtung von Zellinhalten
Lektion 2
Die Textgestaltung
Lektion 3
Mit Rahmen und Mustern arbeiten
Lektion 4
Zell- und Dokumentschutz einrichten
Lektion 5
Gestaltung mit Formatvorlagen
Lektion 6
AutoFormat für Tabellen
Lektion 7
Bedingte Formate
Lektion 8
Tabellen gliedern
79
Excel 2002 Intensiv
Lektion 1
Ausrichtung von Zellinhalten Texteinträge werden in Excel automatisch linksbündig in der Zelle dargestellt, Zahlen rechtsbündig und Fehlermeldungen zentriert. Diese Einstellungen mögen in vielen Tabellen sinnvoll sein, aber manchmal kommt es dabei auch zu missverständlichen Darstellungen. So können in nebeneinander liegenden Zellen Texte und Zahlen zusammenrutschen, die nicht zusammen gehören. Excel beherrscht weitere Formate für die Ausrichtung von Zellinhalten.
1.
Öffnen Sie die Arbeitsmappe RECHNUNGSBETRÄGE.XLS und markieren Sie die zweite Zeile.
2.
Wählen Sie den Befehl Einfügen, Zeilen.
3.
Kontrollieren Sie das Menü der Optionenschaltfläche Einfügeoptionen.
Beim Einfügen einer Zeile bietet Excel an, das Format zu kontrollieren: Sie haben die Wahl, alle Formatierungen der neuen Zeile zu löschen oder die Formatierung aus der Zeile über bzw. unter der neuen Zeile zu übernehmen.
4.
Markieren Sie den Bereich C1:D1.
5.
Erfassen Sie die Markierung und ziehen Sie diese in den Bereich C1:D1.
6.
Kontrollieren Sie das Ergebnis.
Excel hat Ihre Absicht erkannt und die Formeln entsprechend verändert. Die Tabellenüberschrift, als Text in A1 eingegeben, wird im nächsten Arbeitsschritt über der Tabelle zentriert und zu einer Zelle zusammengefasst.
80
Projekt 4 – Tabellenblätter gestalten
Excel 2002 Intensiv Tabellenüberschrift
7.
Markieren Sie die Zellen A1:D1.
8.
Klicken Sie im Menü Format auf den Eintrag Zellen.
9.
Aktivieren Sie das Register Ausrichtung.
Tipp Alternativ benutzen Sie für die Zentrierung der Überschrift die Symbolschaltfläche Zusammenführen und zentrieren aus der (erweiterten) Symbolleiste.
10.
Im Bereich Textausrichtung klicken Sie im Listenfeld Horizontal auf den Eintrag Zentriert.
11.
Aktivieren Sie im Bereich Textsteuerung die Option Zellen verbinden.
12.
Bestätigen Sie mit OK.
Nach Bestätigung der Dialogbox ist die Überschrift zentriert und zu einer Zelle verbunden.
Projekt 4 – Tabellenblätter gestalten
81
Excel 2002 Intensiv
13.
Entfernen Sie die dritte Zeile und kontrollieren Sie das Ergebnis. Verbundene Zellen
Auch in diesem Fall verändert Excel die Zellbezüge in den Formeln korrekt.
Feldinhalte ausrichten Die folgende Schrittfolge unterstützt Sie bei einigen Standardformatierungen. Mit wenigen Aktionen verändern Sie das Erscheinungsbild der Tabelle.
1.
Markieren Sie den Bereich A3:D3 und klicken Sie auf die Symbolschaltfläche Zentriert in der erweiterten Formatsymbolleiste. Alle Zellen im markierten Bereich stehen nach dem Klick horizontal in der Zellmitte.
82
Projekt 4 – Tabellenblätter gestalten
Excel 2002 Intensiv
2.
Markieren Sie den Bereich A4:A9 und klicken Sie auf die Symbolschaltfläche Rechtsbündig. Nach dem Klick erscheinen die Zellinhalte am rechten Zellrand ausgerichtet, der linke Rand »flattert«.
3.
Stellen Sie den Zellzeiger auf die Zelle A3.
4.
Wählen Sie Format, Zellen und aktivieren Sie das Register Ausrichtung.
5.
Drehen Sie im Bereich Orientierung die kleine Linie hinter Text auf 15° nach oben und bestätigen Sie mit OK.
Tipp Weitere Einstellungen für die vertikale Textausrichtung finden Sie im Listenfeld Vertikal.
Gradeinstellung
Mit Hilfe des Zeigers oder mit dem Listenfeld Grad verändern Sie die Textrichtung. Mit dem Klick auf OK weisen Sie die Einstellung der zuvor markierten Zelle zu.
Projekt 4 – Tabellenblätter gestalten
83
Excel 2002 Intensiv
6.
Speichern Sie die Arbeitsmappe.
Nach umfangreichen oder gelungenen Formatierungen sollten Sie Zwischenstände speichern.
Lektion 2
Die Textgestaltung Excel bietet eine Fülle von Textformaten. Beginnend bei unterschiedlichen Schriftarten und Schriftgraden, bis hin zu farbigen Texten. Weitere Schriftattribute lernen Sie in dieser Lektion kennen. Für diese Lektion verwenden Sie weiterhin die Arbeitsmappe RECHNUNGSBETRÄGE.XLS.
1.
Markieren Sie den Zellbereich A3:D3.
2.
Weisen Sie den ausgewählten Zellen über das Listenfeld Schriftgrad die Einstellung 12 zu.
3.
Markieren Sie die Spalte D und klicken Sie doppelt auf die Trennlinie zwischen D und E im Spaltenkopf.
Der Doppelklick sorgt für optimale Breite. Alternativ passen Sie die Spaltenbreiten an, in dem Sie in den Spaltenköpfen mit gedrückter Maustaste die jeweiligen Spalten verbreitern.
4.
Stellen Sie den Zellzeiger auf die Zelle A1.
5.
Vergeben Sie für die Tabellenüberschrift die Formate: Schriftgrad 14, Fett und Kursiv.
Für die Schriftauszeichnungen bietet Excel spezielle Schaltflächen in der erweiterten Symbolleiste.
84
Projekt 4 – Tabellenblätter gestalten
Excel 2002 Intensiv
6.
Markieren Sie die Zellen A4:A9, rufen Sie den Befehl Format, Zellen auf und weisen Sie einige Schriftformate zu. Für detaillierte Veränderungen an der Schrift aktivieren Sie im Menü Format, Zellen das Register Schrift.
X X
Markieren Sie z.B. den Eintrag Arial Black im Bereich Schriftart. Als Schriftfarbe wählen Sie über das entsprechende Listenfeld eine blaue Farbe aus.
7.
X
Bestätigen Sie mit OK.
Nach dem Zuweisen der Attribute verändert Excel die Schrift in den markierten Zellen.
8.
Verändern Sie die Spaltenbreite der Spalte A.
9.
Speichern und schließen Sie die Mappe.
Festlegen der Standardschriftart Bei der Arbeit mit Excel haben Sie bestimmt nach kurzer Zeit eine Lieblingsschriftart gefunden. Das Verwenden einer einheitlichen Schrift für den Grundaufbau der Tabellen führt auch optisch zur Kontinuität der Ergebnisse.
Projekt 4 – Tabellenblätter gestalten
85
Excel 2002 Intensiv Tipp Die Änderungen werden erst nach einem Neustart von Excel aktiv und gelten nur für neue Tabellenblätter. Bereits gespeicherte Arbeitsmappen werden von diesen Einstellungen nicht berührt.
1.
Öffnen Sie eine beliebige Mappe.
2.
Wählen Sie Extras, Optionen.
Der Menüpunkt Optionen enthält die wesentlichsten Punkte zur Grundeinstellung der Excel-Programmoberfläche.
3.
Aktivieren Sie das Register Allgemein.
4.
Stellen Sie im Listenfeld Standardschriftart die gewünschte Schrift ein.
5.
Legen Sie im Listenfeld Schriftgrad die Größe der Standardschrift fest und bestätigen Sie mit OK.
86
Projekt 4 – Tabellenblätter gestalten
Excel 2002 Intensiv
6.
Beenden Sie Excel.
7.
Starten Sie Excel und prüfen Sie die veränderte Schrift in einer neuen, leeren Arbeitsmappe.
Lektion 3
Mit Rahmen und Mustern arbeiten
Tipp Zellen, die später zum Bearbeiten freigegeben werden, sollten Sie mit einem farbigen Hintergrund formatieren, um die Übersicht zu erhöhen.
Die letzte Feinarbeit zur optischen Aufbereitung nehmen Sie durch den Einsatz von Rahmen und Mustern vor, mit denen der Hintergrund von Zellen gestaltet wird. Dafür stehen verschiedene Muster und Füllfarben zur Verfügung. Selbst dreidimensionale Effekte sind möglich.
1.
Öffnen Sie die Arbeitsmappe QUARTALSERGEBNISSE.XLS.
2.
Gestalten Sie die Tabelle wie dargestellt.
X X X
Die Tabelleninhalte wurden teilweise mit den Schriftattributen Fett bzw. Kursiv gestaltet. Die Überschrift ist verbunden und zentriert. Die Spaltenüberschriften B3:E3 sind zentriert.
Das Arbeitsblatt wird für eine Präsentation als Ausdruck benötigt. Vor dem Druck wird die Tabelle mit Rahmen und Mustern abschließend formatiert.
Rahmen zuweisen Ein wichtiges Gestaltungselement für Tabellen ist die Umrahmung. Mit den Werkzeugen von Excel erhalten Zellen bei Bedarf an jedem Zellrand eine andere Rahmenlinie.
1.
Projekt 4 – Tabellenblätter gestalten
Markieren Sie den Bereich A3:E10.
87
Excel 2002 Intensiv
2.
Zeigen Sie auf den Listenpfeil neben der Symbolschaltfläche Rahmen.
Tipp Mit einem Klick auf die Symbolschaltfläche Rahmen weisen Sie markierten Zellen das auf der Schaltfläche sichtbare Muster zu.
Mit dem Listenpfeil rechts neben der Symbolschaltfläche Rahmen öffnen Sie die für den Soforteinsatz zur Verfügung stehenden Rahmenformate.
3.
Ziehen Sie die Symbolleiste in den Arbeitsbereich.
Ein Klick in die Palette und Ziehen mit gedrückter Maustaste ermöglicht das Verschieben der Auswahl in das Arbeitsfenster. Durch die dauerhafte Anzeige der Symbolleiste Rahmen beschleunigen Sie die Zuweisung der Formate auf markierte Zellbereiche. Über das Schließen-Feld am rechten Rand der Symbolleiste blenden Sie die Palette wieder aus.
4. Tipp Für spezielle Rahmenzuweisungen nutzen Sie die Dialogbox Rahmen aus dem Menü Format, Zellen.
Klicken Sie auf ein Schaltflächensymbol der Symbolleiste.
s
Weisen Sie dem markierten Zellbereich z.B. einen Rahmen rechts über die Symbolschaltfläche zu.
88
Projekt 4 – Tabellenblätter gestalten
Excel 2002 Intensiv
5. Erstellen Sie weitere Umrahmungen. X Markieren Sie A3:E3 und weisen Sie einen Rahmen unten zu. X Markieren Sie den Bereich A10:E10 und weisen Sie einen doppelten Rahmen unten und einen einfachen Rahmen oben zu.
6.
Kontrollieren Sie das Ergebnis.
Tipp Die Symbolleiste Rahmen bietet den Befehl Rahmenlinien zeichnen. Damit aktivieren Sie ein Werkzeug, mit dem Sie erst die Rahmenart wählen und diese dann mit einem Mausklick zuweisen. Außerdem finden Sie einen Radiergummi, mit dem Sie überflüssige Rahmenlinien entfernen.
Gestalten mit Mustern und Füllfarben Für den Blickfang oder die optische Struktur der Tabellen setzen Sie Muster und Füllfarben ein. Ziel dieser Formatierungen sind einzelne Zellen oder herauszuhebende Zellbereiche.
Tipp Gehen Sie mit der Zuweisung von Mustern und Füllfarben sparsam um. Zu viele Farbeffekte schaffen Unruhe und stören die Übersicht. Außerdem: Zu intensive Muster als Hintergrund führen zur Unleserlichkeit der eigentlichen Zellinhalte!
1.
Wählen Sie mit der Maus den Zellbereich A10:E10.
2.
Ziehen Sie die Symbolleiste Füllfarben in den Arbeitsbereich.
Die Palette der Füllfarben weist eine ähnliche Funktionalität auf wie die Rahmenpalette: Nach dem Öffnen der Palette am Listenpfeil ziehen Sie die Auswahl mit der Maus in den Arbeitsbereich.
Projekt 4 – Tabellenblätter gestalten
89
Excel 2002 Intensiv
3.
Fügen Sie unter der dritten und über der zehnten Zeile weitere Zeilen ein.
Diese Zeilen sollen die Tabelle optisch aufwerten.
90
4.
Markieren Sie die neuen Tabellenbereiche.
5.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Grau-25%.
Projekt 4 – Tabellenblätter gestalten
Excel 2002 Intensiv
6.
Blenden Sie die Symbolleiste Füllfarben wieder aus.
Tipp Eine weitere Variante der Tabellenformatierung ist die Zuweisung von Füllmustern über das Menü Format, Zellen in der Registerzunge Muster.
Die zugewiesenen Füllfarben verändern die Tabelle: Wesentliche Einträge wie die Gesamtsummen springen dem Betrachter sofort in das Auge und verschaffen einen schnellen Überblick.
7.
Lektion 4
Speichern und schließen Sie die Arbeitsmappe.
Zell- und Dokumentschutz einrichten Sie haben in mühevoller Arbeit eine Excel-Tabelle mit Texten, Werten, Formeln und Gestaltungsmitteln erstellt. Die Früchte dieses Zeit- und Arbeitsaufwandes müssen aus mehreren Gründen geschützt werden: Einmal haben Sie geistige Arbeit vollbracht, die andere vielleicht nicht übernehmen sollen, zum anderen ist nichts ärgerlicher als eine versehentlich überschriebene Formel. Excel bietet für alle Fälle einen differenziert wirkenden Schutz – den Schutz der Zellen oder des Dokuments. Verschiedene Begriffe bedeuten in diesem Fall auch verschiedene Arten von Schutzmöglichkeiten für die Daten in Ihren Tabellenblättern. Der Zellschutz bezieht sich auf einzelne Zellen oder einen Bereich von mehreren Zellen. Der Dokumentschutz gilt für das aktuelle Tabellenblatt oder die gesamte Arbeitsmappe. Die Vorgehensweise für den Schutz Ihrer Daten ist auf den ersten Blick etwas ungewöhnlich: Sie legen zuerst fest, welche Zellen vom Schutz ausgenommen sind und kümmern sich dann um den Blatt- bzw. Arbeitsmappenschutz. Mit anderen Worten: Alle Zellen sind von Haus aus geschützt! Falls Sie also direkt das Tabellenblatt schützen, ist keine Veränderung mehr möglich. Bei Bedarf nehmen Sie also einige wenige Zellen vom Schutz aus, die dann für die Dateneingabe nutzbar sind.
Projekt 4 – Tabellenblätter gestalten
91
Excel 2002 Intensiv
1.
Öffnen Sie die Arbeitsmappe ARTIKELÜBERSICHT.XLS.
Eingabezellen
Die Spalte C der Tabelle enthält die von Ihnen in einer früheren Lektion erstellte verschachtelte WENN-Funktion. Die Formelfelder im Bereich C5:C14 werden daher in den folgenden Arbeitsschritten vor versehentlichem Überschreiben geschützt. Nur die Eingabezellen sollen verändert werden dürfen.
2.
Markieren Sie in der Tabelle den Bereich A5:B14.
3.
Aktivieren Sie im Menü Format, Zellen das Register Schutz.
4.
Entfernen Sie das Häkchen im Kontrollkästchen Gesperrt und bestätigen Sie mit OK.
92
Projekt 4 – Tabellenblätter gestalten
Excel 2002 Intensiv Tipp Das Kennwort ist optional. Allerdings kann der Schutz dann jederzeit von anderen aufgehoben werden. Das Kennwort dürfen Sie nicht vergessen, da Sie sonst keine Möglichkeit haben, den Schutz aufzuheben.
5. 6. 7.
Markieren Sie den Bereich C5:C14. Drücken Sie (Strg)+(1). Klicken Sie in das Kontrollkästchen Ausgeblendet und bestätigen Sie mit OK.
Mit dem Klick auf OK übernehmen Sie die Einstellung auf die markierten Zellen. Die Option Ausgeblendet stellt sicher, dass die eingetragene Formel im geschützten Tabellenblatt nicht mehr zu sehen ist. Die Formel erscheint nicht in der Bearbeitungsleiste: Ihre geistige Arbeit bleibt so ein Geheimnis!
Blattschutz aktivieren Nach den vorbereitenden Arbeiten für die nicht zu schützenden Zellen und den Formelschutz müssen Sie den Blattschutz aktivieren. Nur dann werden die Einstellungen wirksam.
1.
Klicken Sie im Menü Extras auf den Eintrag Schutz, Blatt schützen.
Excel aktiviert eine Dialogbox für differenzier te Einstellungen. Mit den Kontrollkästchen regeln Sie differenziert, was die Nutzer der Mappe später im Blatt tun dürfen.
2.
Projekt 4 – Tabellenblätter gestalten
Geben Sie ein Kennwort ein und bestätigen Sie mit der Schaltfläche OK.
93
Excel 2002 Intensiv Sie geben bei Bedarf in der Dialogbox Blatt schützen ein Kennwort in das Feld Kennwort ... ein. Damit verhindern Sie unbefugten Zugriff auf die Schutzmechanismen.
3.
Wiederholen Sie die Kennworteingabe und bestätigen Sie mit OK.
4.
Versuchen Sie, eine geschützte Zelle zu ändern.
5.
Bestätigen Sie die Dialogbox mit OK.
Der Versuch, den Zellinhalt in einem Formelfeld der Spalte C zu ändern, wird von Excel mit der angezeigten Meldung quittiert.
6.
Lektion 5
Speichern und schließen Sie die Arbeitsmappe.
Gestaltung mit Formatvorlagen Formatvorlagen stammen ursprünglich aus der Textverarbeitung und dienen der Arbeitserleichterung, dem Zeitgewinn und der einheitlichen Optik Ihrer Tabellen. Die Vorlagen enthalten Gestaltungsmerkmale, die Sie auf verschiedene Tabellenbereiche, Tabellen und sogar unterschiedliche Arbeitsmappen anwenden.
1.
Öffnen Sie die Arbeitsmappe DACH.XLS.
Die geöffnete Arbeitsmappe stellt im Grundaufbau eine typische und häufig verwendete Tabellenform dar: Spaltenüberschriften und eine Tabellenüberschrift sind enthalten. Außerdem sind Summenauswertungen in den einzelnen Spalten berechnet. Für diese Tabelleninhalte legen Sie in den folgenden Arbeitsschritten eine Formatvorlage fest, die später immer wieder zur Verfügung steht.
94
Projekt 4 – Tabellenblätter gestalten
Excel 2002 Intensiv
Tabellenüberschrift Spaltenüberschriften
2.
Markieren Sie den Bereich A3:D3.
3.
Weisen Sie Formate zu: Zentriert, Fett, Rahmen oben und unten.
Tipp Erstellte Formatvorlagen gelten grundsätzlich nur für die aktuelle Arbeitsmappe.
Die formatierten Zellen bleiben für den nächsten Arbeitsschritt weiter markiert.
4.
Projekt 4 – Tabellenblätter gestalten
Klicken Sie im Menü Format auf den Eintrag Formatvorlage.
95
Excel 2002 Intensiv
5. Tagen Sie bei Name der Formatvorlage die Bezeichnung Titel ein und bestätigen Sie mit OK.
Durch die Bestätigung des eingetragenen Formatvorlagennamens mit OK erhält die Formatvorlage alle Eigenschaften der im Hintergrund markierten Zellen.
6.
Speichern und schließen Sie die Datei.
Mit Formatvorlagen arbeiten Wenn Sie Formatvorlagen einsetzen, haben Sie prinzipiell zwei Möglichkeiten. Ausgangspunkt ist die Überlegung, dass Formatvorlagen in Excel an die Mappe gebunden sind, in der Sie definiert wurden. Wenn Sie immer wieder gleiche Tabellen erzeugen und dafür Formatvorlagen verwenden möchten, speichern Sie ein Muster der Mappe nach Definition aller Formate und nach Gestaltung eines allgemeinen Gerüsts mit Datei, Speichern unter im Dateityp Mustervorlage. Diese Mustervorlage finden Sie dann mit dem Befehl Datei, Neu im Arbeitsbereich, wenn Sie im Bereich Mit Vorlage beginnen auf Allgemeine Vorlagen klicken. Falls Sie dagegen im Rahmen eines Corporate Design unabhängig von den Aufgaben mit gleichen Formatvorlagen gestalten müssen, dann gehören die definierten Formatvorlagen in eine spezielle Arbeitsmappe. Diese Mappe sollte Beispiele für Formatierungen und die definierten Formatvorlagen enthalten. Wenn Sie dann später in einer beliebigen Tabelle auf vorhandene Formatvorlagen zugreifen möchten, dann gehen Sie folgenden Weg.
1.
Öffnen Sie die Datei Dach.xls.
Die Mappe Dach.xls übernimmt im Rahmen dieser Übung die zentrale Mappe mit den definierten Formatvorlagen.
2. 3. 4.
96
Erstellen Sie eine neue, leere Arbeitsmappe. Tragen Sie Werte in die Zellen ein, markieren Sie die Zellen. Aktivieren Sie den Befehl Format, Formatvorlage.
Projekt 4 – Tabellenblätter gestalten
Excel 2002 Intensiv
5.
Klicken Sie auf Zusammenführen.
6.
Wählen Sie die Mappe mit den definierten Formatvorlagen und klicken Sie auf OK.
Nach dem Klick auf OK holt Excel alle definierten Formatvorlagen in die aktuelle Mappe.
7.
Öffnen Sie das Listenfeld Name der Formatvorlage und markieren Sie die Formatvorlage Titel.
8.
Bestätigen Sie mit OK.
Excel überträgt die Formatierung auf die zuvor markierten Zellen.
9.
Schließen Sie alle offenen Arbeitsmappen und speichern Sie die Veränderung.
Projekt 4 – Tabellenblätter gestalten
97
Excel 2002 Intensiv
Das Listenfeld Formatvorlage in die Symbolleiste einbinden Für die Zuweisung der von Ihnen erstellten Formatvorlagen müssen Sie zunächst den Weg über das Menü Format gehen. Bei intensiver Nutzung der Vorlagen ist das auf Dauer ein mühsamer Weg, vor allem dann, wenn Sie die Formatvorlagen in einer Mustervorlage gesichert haben. Die Lösung zur Optimierung dieser Arbeitsschritte liegt im Verborgenen: Binden Sie die Vorlage in die Symbolleiste ein.
Tipp Die angepasste Symbol-
1.
Öffnen Sie die Datei DACH.XLS.
2.
Rufen Sie Ansicht, Symbolleisten, Anpassen auf.
3.
Aktivieren Sie das Register Befehle.
4.
Markieren Sie im Bereich Kategorien den Eintrag Format.
leiste bleibt auch nach dem Beenden und Neustart von Excel erhalten. Die darin angezeigten Formatvorlagen sind aber von der aktuellen Mappe abhängig.
Das Listenfeld Formatvorlage wird rechts im Bereich Befehle angezeigt.
98
Projekt 4 – Tabellenblätter gestalten
Excel 2002 Intensiv
5.
Fügen Sie das Listenfeld in die Symbolleiste Format ein.
6.
Ziehen Sie das Listenfeld Formatvorlage mit gedrückter linker Maustaste vor das Schriftartfeld in der Symbolleiste Format.
7.
Kontrollieren Sie das Ergebnis und bestätigen Sie mit Schließen. Neues Listenfeld
Die Symbolleiste Format ist um das eingefügte Listenfeld ergänzt. Sie haben nun die Möglichkeit, die Formatvorlage mit einem Klick auf die neue Schaltfläche auf verschiedene Zellbereiche im Tabellenblatt anzuwenden.
8.
Markieren Sie den Bereich A9:D9.
9.
Öffnen Sie die Liste der verfügbaren Vorlagen mit einem Klick auf den Pfeil im Listenfeld Formatvorlage.
10.
Projekt 4 – Tabellenblätter gestalten
Klicken Sie auf den Eintrag Titel.
99
Excel 2002 Intensiv
Mustervorlagen Tipp Leere Zellen in einem Tabellenblatt können Sie ebenso formatieren wie mit Daten gefüllte Zellen.
Ein effizientes Arbeiten mit Formatvorlagen ist erst dann möglich, wenn diese auch in zukünftigen Arbeitsmappen zur Verfügung stehen. Das ist nicht selbstverständlich der Fall. Mit einer Mustervorlage realisieren Sie diese sinnvolle Programmeigenschaft:
1.
Entfernen Sie alle konkreten Angaben aus der Datei DACH.XLS.
2.
Markieren Sie alle Eingabezellen.
3.
Weisen Sie allen Eingabezellen eine helle Farbe zu.
4.
Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Gesperrt bei den Zelleigenschaften.
5.
Legen Sie alle benötigten Formatvorlagen an.
Nutzen Sie die zuvor beschriebenen Schritte, um die nötigen Formatvorlagen zu erzeugen.
6.
Aktivieren Sie den Blattschutz.
7.
Wählen Sie Datei, Speichern unter.
8.
Klicken Sie bei Dateityp auf Mustervorlage.
9.
Vergeben Sie einen Dateinamen und bestätigen Sie mit der Schaltfläche Speichern.
Dateiname für Mustermappe
100
Projekt 4 – Tabellenblätter gestalten
Excel 2002 Intensiv
10.
Schließen Sie die geöffnete Datei.
Von diesem Moment an übernimmt Excel beim Erstellen einer neuen Arbeitsmappe auf Basis dieser Vorlage über Datei, Neu, Allgemeine Vorlagen alle Einstellungen aus der von Ihnen gespeicherten Mustervorlage und damit auch die gespeicherten Formatvorlagen! Eine neue Standardmappe Beim Erstellen einer neuen Arbeitsmappe greift Excel auf ein definiertes Muster zu. Für Konstanten, eigene Formatvorlagen und Zahlenformate kann es sinnvoll sein, diese Standardmappe zu verändern. X Dazu erzeugen Sie zuerst die Mustermappe mit allen Konstanten, eigene Formatvorlagen und Zahlenformaten.
X X X X
Lektion 6
Wählen Sie Datei, Speichern unter. Klicken Sie bei Dateityp auf Mustervorlage. Wechseln Sie über das Listenfeld Speichern in zum Ordner PROGRAMM\MICROSOFT OFFICE\OFFICE10\XLSTART (Standardinstallation). Der Ordner XLSTART ist ein besonderer Ordner bei der Arbeit mit Excel. Hier legen Sie bestimmte Dateien ab, deren Einstellungen bei einem Neustart von Excel automatisch aktiviert werden. Speichern Sie die Mustervorlage unter Verwendung des Namens MAPPE.XLT, um die Vorlagen für alle »neutralen« Arbeitsmappen zu aktivieren. Nach dieser Aktion erzeugt ein Klick auf das Symbol Neu eine Arbeitsmappe auf der Grundlage der speziellen Mappe: Alle definierten Konstanten, eigene Formatvorlagen und benutzerdefinierte Zahlenformate sind vorhanden.
AutoFormat für Tabellen Standardtabellen, wie sie bei der täglichen Arbeit mit Excel immer wieder zu erstellen sind, gestalten Sie mit definierten AutoFormaten schnell und professionell. Diese Vorgehensweise spart Zeit. Voraussetzung dafür ist, dass die Tabellen eine regelmäßige Grundstruktur haben.
1.
Erstellen Sie die dargestellte Tabelle.
Eine Standardtabelle wie diese gestalten Sie mit der automatischen Formatierung ohne großen Aufwand.
Projekt 4 – Tabellenblätter gestalten
101
Excel 2002 Intensiv Tipp Enthält Ihre Tabelle Leerzeilen oder -spalten ist eine Markierung immer zu empfehlen, da bestimmte Bereiche der Tabelle ggf. von der Formatierung ausgeschlossen werden.
2.
Markieren Sie den Bereich A3:D9.
3.
Wählen Sie den Eintrag AutoFormat im Menü Format.
4.
Aktivieren Sie den Button Optionen.
Die definierten Formate in der Liste Formate der Dialogbox AutoFormat eignen sich für unterschiedliche Anwendungsgebiete. Die Kontrollfelder im Bereich Zu übernehmende Formate bieten zusätzlich die Möglichkeit, auf einzelne Formate zu verzichten.
5.
Blättern Sie die Vorschaubilder mit der Bildlaufleiste nach unten, bis der gewünschte Eintrag erscheint.
6.
Markieren Sie den Eintrag 3D-Effekt 2.
7.
Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Ausrichtung und bestätigen Sie mit
OK.
X
102
Sie deaktivieren das Kontrollkästchen Ausrichtung, um die bereits festgelegte Anordnung der Spaltenüberschriften durch Zuweisung des AutoFormats nicht zu verändern.
Projekt 4 – Tabellenblätter gestalten
Excel 2002 Intensiv Tipp Mit AutoFormat gestaltete Tabellen können nachträglich weitere Formate erhalten.
X
Lektion 7
Das Kontrollkästchen Breite/Höhe deaktivieren Sie, wenn Sie die Spaltenbreite bereits optimiert haben.
8.
Markieren Sie den Bereich D5:D9.
9.
Weisen Sie über die Symbolschaltfläche das Format Währung zu.
10.
Speichern Sie die Arbeitsmappe als FAHRZEUGE.XLS.
11.
Schließen Sie die Datei.
Bedingte Formate Bedingte Formate sind ein Highlight bei der Arbeit mit Excel. Oft benötigt und von vielen Anwendern immer wieder als Leistungsmerkmal gefordert, gab es diese schon in früheren Excel-Versionen. Allerdings war die Realisierung der bedingten Formate mit einem großen Aufwand verbunden. Mit Excel 2002 kein Problem: Die bedingte Formatierung steht als selbständiger Programmpunkt zur Verfügung und kann sogar an logische Funktionen geknüpft werden.
Achtung In freigegebenen Arbeitsmappen steht die bedingte Formatierung nicht zur Verfügung.
Bedingte Formatierungen sind, wie der Name schon sagt, an Bedingungen geknüpft. Aus diesem Grund haben sie mit den logischen Funktionen eine gewisse Ähnlichkeit. Bei bedingten Formatierungen werden Zellinhalte mit Vergleichsoperatoren auf bestimmte Kriterien überprüft. In Abhängigkeit von dieser Prüfung verändert Excel das Format der Zelle. Die Überwachung von "Ausreißern" in Zahlenwerten nach oben und nach unten wird damit einfacher. Um die überprüften Zellinhalte deutlich hervorzuheben, werden die Zellinhalte je nach Ergebnis der Überprüfung z.B. mit verschiedenen Farben hervorgehoben. Die Hervorhebung passt Excel dynamisch an. Ändern sich Ergebnisse und damit das Ergebnis der Überprüfung, ändert sich auch die Formatierung der hervorgehobenen Zelle.
Projekt 4 – Tabellenblätter gestalten
103
Excel 2002 Intensiv
1.
Öffnen Sie die Arbeitsmappe QUARTALSERGEBNISSE.XLS.
Im Bereich B5:E10 sind die Ergebnisse der einzelnen Warengruppen nach Quartalen dargestellt. Durch eine bedingte Formatierung sollen Werte die unter bzw. über einer festgelegten Vorgabe liegen, farbig hervorgehoben werden. Da sich die Warengruppen nicht sinnvoll miteinander vergleichen lassen, wird die bedingte Formatierung für jede Warengruppe einzeln durchgeführt. Dazu ist die Kenntnis wichtiger Grenzwerte erforderlich. Bei den Gardinen wird ein Mindestumsatz von 3500 erwartet, über 5000 ist ein sehr gutes Ergebnis.
2.
Markieren Sie den Bereich B5:E5.
3.
Klicken Sie auf Format, Bedingte Formatierung.
4.
Erzeugen Sie die erste Bedingung.
In der Dialogbox aktivieren Sie den Listenpfeil im zweiten Eingabefeld und wählen den Eintrag kleiner als. Im dritten Eingabefeld tragen Sie den Wert 3500 ein.
5.
104
Klicken Sie auf die Schaltfläche Format.
Projekt 4 – Tabellenblätter gestalten
Excel 2002 Intensiv
6.
Im Register Muster wählen Sie eine rote Farbe aus und bestätigen mit OK.
7.
Klicken Sie auf Hinzufügen.
Ein Klick auf den Button Hinzufügen öffnet eine zweite Bedingung.
8.
Weisen Sie über Format, Muster eine hellblaue Farbe zu.
9.
Tragen Sie die dargestellten Werte ein und bestätigen Sie mit OK.
10.
Testen Sie die bedingte Formatierung.
Im ersten und zweiten Quartal wurde das angestrebte Ergebnis von 3500 DM unterschritten, im dritten Quartal dagegen ist der erwartete Umsatz von 5000 DM übertroffen worden. Die Signalfarben leiten den Blick sofort auf diese Fakten.
Projekt 4 – Tabellenblätter gestalten
105
Excel 2002 Intensiv
Bedingte Formatierung
11.
Lektion 8
Speichern und schließen Sie die Arbeitsmappe.
Tabellen gliedern Bei der Arbeit mit großen Tabellen verliert sich hin und wieder der Überblick über wesentliche Inhalte. So ist es z.B. oft nicht sinnvoll, alle Ausgangswerte in der Tabelle anzuzeigen; die zusammengefassten Informationen in den Ergebnisfeldern reichen häufig aus. Die Gliederungsfunktion von Excel bietet alle Optionen, um Tabelleninhalte übersichtlich darzustellen.
1.
Erstellen Sie die Beispieltabelle in einer neuen Arbeitsmappe.
Tipp Die AutoGliederung ist nur dann anwendbar, wenn die Tabelle Formeln mit Bezügen auf andere Zellen enthält.
Je drei Orte, nach Regionen zusammengefasst, bilden eine Ebene. In den Zeilen 7, 11, 15 und 19 sind die Summen für jede Region berechnet. Im ersten Arbeitsschritt blenden Sie die Mieteinnahmen der einzelnen Monate aus und lassen Excel nur die Ergebnisse der Regionen anzeigen.
2.
Stellen Sie den Zellzeiger auf eine beliebige Zelle innerhalb der Tabelle.
3.
Im Menü Daten aktivieren Sie den Eintrag Gruppierung und Gliederung, AutoGliederung. Excel ist auf Grund der berechneten Zwischensummen in der Tabelle fähig, eine AutoGliederung zu erzeugen. Die einzelnen Ebenen der Gliederung werden mit den eingeblendeten Schaltflächen am linken Bildrand ein- bzw. ausgeblendet.
106
Projekt 4 – Tabellenblätter gestalten
Excel 2002 Intensiv
4.
Blenden Sie die Untergliederungen aus.
5.
Kontrollieren Sie das Ergebnis.
Hier klicken
Hier klicken
Hier klicken
Hier klicken
Schaltflächen zur Anzeige der Ebenen
Klicken Sie dazu nacheinander auf die Schaltflächen mit den Minuszeichen am linken Bildrand. Die Umsatzergebnisse der einzelnen Standorte sind ausgeblendet.
6. Nutzen Sie den Befehl Daten, Gruppierung und Gliederung, Gliederung entfernen. Damit heben Sie die Gliederung auf.
7.
Fügen Sie nach jeweils drei Monaten eine neue Spalte zur Berechnung der Quartalsergebnisse ein.
8.
Berechnen Sie für die neuen Spalten die Summen der einzelnen Filialen und Regionen.
Projekt 4 – Tabellenblätter gestalten
107
Excel 2002 Intensiv Tipp Im abgebildeten Beispiel
Neue Spalten
vermutet Excel z.B. in E7 einen Fehler. Deshalb erscheint eine kleine grüne Markierung, mit der Sie auf die Optionenschaltfläche Formelüberwachung zugreifen.
9.
Erzeugen Sie erneut die AutoGliederung und kontrollieren Sie das Ergebnis.
Führen Sie die bereits beschriebenen Arbeitsschritte erneut aus. Zusätzlich klicken Sie auf die Schaltflächen über den Spaltenköpfen. Das Ergebnis kann sich sehen lassen: Mit wenigen Mausaktionen stellen Sie die zusammengefassten Informationen auf dem Bildschirm dar. Spaltengliederung
10.
?
Testen Sie Ihr Wissen! 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Woran erkennen Sie Fehler in Formeln?
8.
Worauf müssen Sie bei der Festlegung des Zellschutzes für bestimmte Zellen achten?
9.
Der Blattschutz wird nur dann effektiv, wenn Sie ein Kennwort vergeben. Wo finden Sie diese Einstellung?
10. 11. 12.
108
Speichern Sie die Arbeitsmappe unter dem Namen REGIONEN.XLS.
Wie verbinden Sie mehrere Zellen? Wie passen Sie manuell die Spaltenbreite an? Wie ändern Sie die Standardschriftart? In welchem Menü finden Sie Muster zur Hintergrundgestaltung? Über welches Menü weisen Sie spezielle Rahmen zu? Die Symbolleiste Rahmen bietet den Befehl Rahmenlinien zeichnen. Wozu dient dieser?
Was ist eine Formatvorlage? Welche Funktion realisiert der Befehl Format, AutoFormat? Wie viele bedingte Formatierungen können Sie miteinander verknüpfen?
Projekt 4 – Tabellenblätter gestalten
Excel 2002 Intensiv
PROJEKT
5
Excel im Office Moderne Büro-Softwarepakete wie Microsoft Office XP arbeiten integriert. Der Datenaustausch zwischen den einzelnen Applikationen ist eine wesentliche Anforderung an die heutigen Programme. Die Tabellenkalkulation Excel ist fähig, Daten anderer Office-Programme zu verarbeiten und eigene Ergebnisse an Applikationen weiterzugeben. Das gilt auch für das Internet. Das Internet ist ein modernes Medium und wird von immer mehr Anwendern genutzt. Schnelle Zugriffe auf dieses weltweit erreichbare Computernetz sind wichtiger denn je. In den Lektionen dieses Projektes erleben Sie die Schnittstellen von Excel 2002 zu anderen Programmen und Daten.
Lektion 1
Dateien aus anderen Programmen öffnen
Lektion 2
Eine Excel-Tabelle exportieren
Lektion 3
Datenaustausch über die Zwischenablage
Lektion 4
Objekte dynamisch verknüpfen
Lektion 5
Eingebettete Objekte
Lektion 6
Smarttags
Lektion 7
Hyperlinks
109
Excel 2002 Intensiv
Lektion 1
Dateien aus anderen Programmen öffnen
Tipp Welche Filter genutzt
Excel bietet eine große Anzahl von Filtern, die für den Import bzw. Export von Daten nötig sind. Damit können Sie prinzipiell Daten aus anderen Kalkulationsprogrammen, Datenbanken, Grafiken und Bilder sowie Textdateien importieren bzw. exportieren.
werden können, legen Sie bei der Installation von Excel fest. Die Filter werden bei Bedarf nachträglich installiert.
1.
Starten Sie Excel und klicken Sie auf Datei, Öffnen.
2.
Wählen Sie im Listenfeld Dateityp den gewünschten Eintrag aus.
Die Liste der Dateitypen ist eng mit den Filtern verbunden: zu jedem der Einträge in der Liste gehört ein solcher. Im Beispiel ist eine dBase-Datei als Dateityp gewählt.
3.
Markieren Sie die zu importierende Datei.
4.
Starten Sie den Import mit einem Klick auf die Schaltfläche Öffnen.
Fremdformat
5.
Kontrollieren Sie das Ergebnis.
Die importierten Daten werden in Listenform angezeigt. Dabei stehen die Feldnamen aus der Datenbank als Spaltenüberschriften über den einzelnen Datensätzen.
110
Projekt 5 – Excel im Office
Excel 2002 Intensiv
6.
Wählen Sie Datei, Speichern unter.
7.
Speichern Sie die importierte Datenbank als Excel-Tabelle.
Tipp Wenn Sie die veränderte Datei im Ursprungsformat auf den Datenträger zurückschreiben, bleibt der ursprüngliche Typ erhalten.
Wenn Sie die importierte Datenbank als Excel-Arbeitsmappe unter einem neuen Namen speichern, ist der Importvorgang abgeschlossen. Danach haben Sie zwei Dateien: das Original im Ursprungsformat und die importierte Datei im Format von Excel. Programm
Dateikennung
Tabellen aus älteren Excel-Versionen
XLS, XLT
Arbeitsmappen von Excel Version 4
XLW
Lotus 1-2-3 Daten
WK3, WK4, WKS, WK1, PIC
Quattro Pro
WQ1, WB1, WB3
dBase II, III, IV
DBF
Multiplan
SLK
Microsoft Works
WKS
Textdateien
TXT, PRN, CSV, DIF, SYLK
HTML-Dateien
HTM
Webarchive
MHT
XML-Tabellenblätter
XML
Wichtige Formate, die Excel verarbeiten kann
Lektion 2
Eine Excel-Tabelle exportieren Obwohl die meisten Anwender im Bereich der Tabellenkalkulation heute mit Excel arbeiten, ist der Datenaustausch mit anderen Kalkulationsprogrammen nötig. Umsteiger auf Excel müssen alte Dateien in das neue Format übernehmen, wichtige andere Office-Pakete nehmen sogar an Verbreitung zu. Vielleicht arbei-
Projekt 5 – Excel im Office
111
Excel 2002 Intensiv ten Sie selber zu Hause mit der aktuellen Excel 2002-Version und am Arbeitsplatz im Büro mit einer älteren Variante oder umgekehrt. Schon brauchen Sie die Exportfilter von Excel, um Ihre Daten am Arbeitsplatz weiterzuverarbeiten. Der Datenaustausch von Excel zu einer anderen Software ist unproblematisch, wie die folgende Lektion beweist.
1. Tipp Beim Exportieren einer neueren Excel-Tabelle in ein älteres Format, können spezielle Formate verloren gehen, falls die ältere Version diese Formate nicht unterstützt.
Öffnen Sie die Arbeitsmappe REGIONEN.XLS.
Die geöffnete Arbeitsmappe wird im Format Excel 5.0 gespeichert, um sie später mit diesem Programm zu öffnen und weiter zu bearbeiten. Die Datei selbst enthält keine Formatierungen, die Excel 5.0 nicht unterstützt.
2.
Klicken Sie auf Datei, Speichern unter.
3.
Aktivieren Sie den gewünschten Dateityp.
Im Listenfeld Dateityp markieren Sie den Eintrag Microsoft Excel 5.0/95-Arbeitsmappe.
4.
Geben Sie als Dateiname RegioExcel5 ein.
5.
Bestätigen Sie mit der Schaltfläche Speichern.
Achtung Beachten Sie, dass der Export einer Tabelle z.B. in eine dBase-Datenbank nur dann sinnvolle Ergebnisse liefert, wenn die Tabelle in Listenform vorliegt. Formeln und Funktionen werden in dem Fall nicht exportiert!
Dateityp
112
Projekt 5 – Excel im Office
Excel 2002 Intensiv
6.
Klicken Sie auf Hilfe.
Bei der Konvertierung bestehender Arbeitsblätter können mitunter Merkmale der Mappe verloren gehen. Das ist besonders dann der Fall, wenn Sie wie im Beispiel im Format einer älteren Version speichern. Noch krasser kann das Ergebnis ausfallen, wenn Sie eine Excel-Mappe in einem Fremdformat speichern möchten. Die Hilfe informiert in jedem Fall genau darüber, was Sie beim Datenaustausch mit anderen Formaten beachten müssen.
Lektion 3
7.
Schließen Sie die Hilfe und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja.
8.
Schließen Sie die Datei.
Datenaustausch über die Zwischenablage Die Zwischenablage von Windows bietet die kürzeste und einfachste Art des Datenaustausches zwischen zwei Programmen. Diese Form der Datenübergabe ist in bestimmten Fällen sinnvoll: Da nach dem Übertrag der Daten automatisch keine dynamische Verknüpfung mehr besteht, sollten sich die Daten später nicht mehr verändern. Die Zwischenablage eignet sich besonders für den einmaligen Austausch von Informationen zwischen zwei Anwendungen. Die Lektion zeigt ein Beispiel für eine Datenübergabe von Excel 2002 an Word 2002.
Projekt 5 – Excel im Office
1.
Öffnen Sie die Arbeitsmappe REGIONEN.XLS.
2.
Markieren Sie alle Zellen, die Daten enthalten.
113
Excel 2002 Intensiv
3.
Klicken Sie auf Kopieren.
Tipp Die Daten bleiben bei aktiviertem Laufrahmen in Excel solange in der Zwischenablage, bis andere Daten sie überschreiben bzw. der Rechner ausgeschaltet wird.
Den Laufrahmen um den markierten Tabellenbereich ignorieren Sie – er symbolisiert die Übergabe der Daten an die Zwischenablage.
4.
Starten Sie die Zielanwendung, z.B. Microsoft Word.
Starten Sie das Anwendungsprogramm, in das Sie die Daten aus der Zwischenablage einfügen wollen. Klicken Sie z.B. im Startmenü von Windows auf Programme, Microsoft Word.
5. Aktivieren Sie den Aufgabenbereich Zwischenablage über das Menü Ansicht, Symbolleisten. 6.
Klicken Sie im Aufgabenbereich Zwischenablage auf das zugehörige Symbol.
Die Tabelle wird aus der Zwischenablage eingefügt und in eine Word-Tabelle umgesetzt. Mit Hilfe der Optionenschaltfläche Einfügen-Optionen können Sie das Ergebnis des Einfügens weiter beeinflussen.
114
7.
Schalten Sie in Excel den Markierungsrahmen mit der (Esc)-Taste aus.
8.
Schließen Sie alle geöffneten Dateien.
Projekt 5 – Excel im Office
Excel 2002 Intensiv
Lektion 4
Objekte dynamisch verknüpfen Das Stichwort für diese Lektion lautet DDE. Diese Abkürzung steht für Dynamic Data Exchange. Bei dieser Art der dynamischen Verknüpfung einer Quelldatei mit Daten der Zieldatei besteht eine dauerhafte Verbindung zwischen diesen beiden Dateien. Ändern sich die Ausgangsdaten in der Quelldatei, aktualisiert die Verknüpfung die Daten in der Zieldatei ebenso. So stellen Sie sicher, dass Ihr Datenbestand immer auf dem neuesten Stand ist.
1.
Öffnen Sie die Arbeitsmappe ARTIKELÜBERSICHT.XLS.
2.
Markieren Sie den Bereich A1:C14.
3.
Klicken Sie auf Kopieren.
Der Ihnen bereits bekannte Markierungsrahmen wird in der Excel-Tabelle eingeblendet.
4. Tipp Mit der Tastenkombination (Alt)+(ÿ) schalten Sie unter Windows zwischen aktiven Anwendungen um.
Aktivieren Sie die Zielanwendung.
Starten Sie das Anwendungsprogramm, das die Daten aus der Zwischenablage aufnehmen soll, z.B. über Start, Programme, Microsoft Word, oder wechseln Sie in die aktive Anwendung.
5.
In der Zielanwendung klicken Sie auf Bearbeiten, Inhalte einfügen.
Über die Dialogbox Inhalte einfügen wird die dynamische Verknüpfung hergestellt. Außerdem bietet die Dialogbox zahlreiche Varianten, wie der Inhalt der Zwischenablage in das Ziel-Dokument aufgenommen wird.
6.
Projekt 5 – Excel im Office
Aktiveren Sie die Option Verknüpfung einfügen.
115
Excel 2002 Intensiv
7.
Markieren Sie im Bereich Als die Option HTML-Format.
Durch die enge Verbindung zwischen den Dateiformaten von Office und dem HTML-Format bietet sich dieses Format zum Datenaustausch zwischen den Office-Anwendungen an.
8.
Bestätigen Sie mit OK.
Die Zielanwendung übernimmt die Daten aus der Quellanwendung. Von diesem Moment an werden die Daten beim Öffnen der Datei in der Zielanwendung aktualisiert, wenn sich Daten in der Excel-Tabelle zwischenzeitlich verändert haben. Probieren Sie es aus!
9.
Lektion 5
Schließen Sie alle geöffneten Dateien.
Eingebettete Objekte Eingebettete Objekte – Object Embedding – stellen eine besondere Variante der Verbindung zwischen verschiedenen Programmen her. Im Wesentlichen geht es bei dieser Technik darum, die Leistungsfähigkeit eines Programms in ein anderes zu übernehmen.
1.
Erstellen Sie in Excel eine leere Arbeitsmappe.
2.
Markieren Sie eine Zelle.
Diese Zelle soll die obere linke Ecke des einzufügenden Objekts aufnehmen.
3.
Wählen Sie den Befehl Einfügen, Objekt aus dem erweiterten Befehlsmenü.
4.
Markieren Sie in der Liste den Eintrag Microsoft Word Dokument und bestätigen Sie mit OK.
Tipp Das eingebettete Objekt lässt sich in der Excel-Tabelle frei positionieren.
116
Projekt 5 – Excel im Office
Excel 2002 Intensiv In der Dialogbox Objekt werden im Register alle Objekttypen angeboten, für die auf Ihrem Rechner entsprechende OLE-Anwendungen installiert sind.
5.
Bearbeiten Sie das eingefügte Objekt.
Geben Sie den gewünschten Text in das Objekt ein. Der Vorteil dieser Verknüpfung ist ersichtlich: In Excel stehen Ihnen sämtliche Funktionen der Textverarbeitung Word 2002 zur Verfügung, sogar die Rechtschreibprüfung ist aktiv. Solange der Cursor im eingefügten Objekt steht, sehen Sie auch die Werkzeuge von Word, z.B. Menüleiste und Symbolleisten.
6.
Wechseln Sie zwischen dem Textobjekt und der Tabelle.
Symbolleisten mit Wordbefehlen
Sie klicken in eine Zelle im Hintergrund, um zu Excel zu wechseln. Zum nachträglichen Bearbeiten des Textes klicken Sie doppelt auf das Textobjekt in der ExcelTabelle.
Lektion 6
Smarttags Besonders interessant ist die Möglichkeit, Daten aus dem Internet in eine ExcelArbeitsmappe zu übernehmen. Falls Sie Excel für Finanzaufgaben nutzen, spart dieser Weg das Eintippen von Informationen.
1.
Erstellen Sie eine neue Arbeitsmappe.
2.
Wählen Sie Extras, AutoKorrektur-Optionen.
3.
Klicken Sie auf das Register Smarttags.
4.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Daten mit Smattags beschriften und bestätigen Sie mit der Schaltfläche OK.
Danach erkennt Excel definierte Ausdrücke als Finanzsymbole und stellt kontextbezogene Funktionen bereit.
Projekt 5 – Excel im Office
117
Excel 2002 Intensiv
118
5.
Tragen Sie ein Finanzsymbol in die Zelle A1 ein, z.B. DCX.
6.
Öffnen Sie das Menü des Smarttags.
7.
Klicken Sie auf Aktualisierbaren Aktienkurs einfügen.
Projekt 5 – Excel im Office
Excel 2002 Intensiv
8.
Wählen Sie Auf einem neuen Blatt und bestätigen Sie mit OK.
9.
Analysieren Sie das Ergebnis.
Tipp Excel stellt zunächst die Verbindung zum Internet her. Kontrollieren Sie deshalb bei Bedarf, ob die Verbindung nach dem Import getrennt wird.
Achtung Das Internet und die Angebote von Microsoft sind starken zeitlichen Schwankungen unterworfen. Das Ergebnis dieser Lektion kann also erheblich von den dargestellten Beispielen abweichen.
Mit einem Mausklick auf einen der dargestellten Einträge fragen Sie z.B. weitere Aktienkurse ab oder rufen andere Informationen auf.
Lektion 7
Hyperlinks
Tipp Hyperlinks verwenden
Microsoft Office bietet für den Informationsaustausch im Team bemerkenswerte Möglichkeiten. Mit Hyperlinks in Dokumenten kann der Bearbeiter eines Dokuments sofort an eine neue Stelle springen, um die Informationen gezielt zu erlangen. In der folgenden Lektion erlernen Sie, wie Sie mit Hyperlinks die Arbeit in Excel-Tabellen die Arbeit effektiver gestalten.
Sie ebenso in Dokumenten, die Sie mit den Office-Anwendungen für das Internet erstellen.
1.
Öffnen Sie eine neue Exceltabelle und wechseln Sie an den Ausgangspunkt für den Hyperlink, Zelle C24. Die neue Tabelle soll einen Rücksprung auf den Tabellenanfang erhalten.
Projekt 5 – Excel im Office
119
Excel 2002 Intensiv
2.
Aktivieren Sie Einfügen, Hyperlink.
3.
Klicken Sie auf Aktuelles Dokument.
Die Dialogbox Hyperlink einfügen ist Verwaltungszentrale für Links aller Art. Für diese Dialogbox kontrollieren die Office-Anwendungen die Umgebung des Arbeitsplatzes und ermittelt selbständig, was in dieser Umgebung als Ziel eines Hyperlinks nutzbar ist.
X X
120
Im Bereich Link zu wählen Sie die Art des Objekts, zu dem die Verbindung erzeugt wird. In Abhängigkeit vom gewählten Zieltyp gestaltet sich der rechte Bereich der Dialogbox. Die Office-Anwendung zeigt die zugehörigen Steuerelemente, damit Sie bequem das richtige Ziel wählen.
Projekt 5 – Excel im Office
Excel 2002 Intensiv
4.
Klicken Sie auf den Eintrag Tabelle 1.
Excel aktiviert nach dem Klick auf Aktuelles Dokument einen Bereich in der Dialogbox mit markanten Dokumentelementen, z.B. den verfügbaren Tabellen oder den Bereichsnamen. Mit einem Klick auf das Pluszeichen öffnen Sie die Kategorie. Excel setzt zunächst den Zellbezug automatisch auf A1 – tragen Sie bei Bedarf eine andere Zelle als Ziel ein.
5.
Gestalten Sie den Hyperlink und bestätigen Sie mit OK.
Nutzen Sie das Eingabefeld Text anzeigen als und die Schaltfläche QuickInfo, um den Hyperlink im Dokument und die Information zu gestalten, die Excel beim Überfahren des Links mit dem Mauszeiger anzeigt.
6.
Öffnen Sie das Kontextmenü des Hyperlinks.
Das Kontextmenü enthält alle nötigen Befehle für den Umgang mit dem Objekt: Wählen Sie z.B. den Befehl Hyperlink bearbeiten für notwendige Korrekturen.
Projekt 5 – Excel im Office
121
Excel 2002 Intensiv
7.
Testen Sie den Hyperlink.
Nach einem Klick auf den Text springt der Zellzeiger in Zelle A1.
?
122
Testen Sie Ihr Wissen! 1.
Worauf müssen Sie beim Exportieren einer Excel-Tabelle in ein älteres Format achten?
2.
Was ist die Zwischenablage?
3.
Welchen Zweck hat der Aufgabenbereich Zwischenablage?
4.
Wie lange bleiben die Daten in der Zwischenablage erhalten?
5.
Was bedeutet DDE?
6.
Was ist ein eingebettetes Objekt?
7.
Was ist ein Hyperlink?
8.
Wie können Sie in Excel Daten aus dem Internet erhalten?
9.
Worauf müssen Sie beim Zugriff auf das Internet aus Excel heraus achten?
Projekt 5 – Excel im Office
Excel 2002 Intensiv
PROJEKT
6
Excel spezial Der Leistungsumfang von Excel geht weit über einfache Kalkulationsblätter hinaus. In diesem Projekt erfahren Sie, wie Sie Mustervorlagen anlegen und benutzen und wie Sie tabellenübergreifend arbeiten.
Lektion 1
Mustertabellen
Lektion 2
Mit mehreren Arbeitsblättern arbeiten
Lektion 3
Arbeitsblattübergreifend kalkulieren
Lektion 4
Bezüge zu externen Tabellen
123
Excel 2002 Intensiv
Lektion 1
Mustertabellen
Tipp Mustervorlagen sind mit
Excel beherrscht ein Dateiformat, um die Arbeitsergebnisse vor unbeabsichtigten Veränderungen zu sichern. So genannte Mustervorlagen beinhalten alle Formatierungen, Beschriftungen und Formeln und dienen als Grundlage für neue Tabellendokumente.
der Dateierweiterung *.XLT abgelegt. Je nach Einstellung von Windows ist diese Erweiterung erkennbar oder nicht.
1. Tipp Mit der Tastenkombination (Strg)+(N) legen Sie automatisch ein neues leeres Tabellendokument an.
Klicken Sie auf den Menübefehl Datei, Neu.
2.
Klicken Sie auf Allgemeine Vorlagen im Bereich Mit Vorlage beginnen des Aufgabenbereichs Neue Arbeitsmappe. Sie sehen die Dialogbox Vorlagen, die in zwei Register gegliedert ist: Das Register Allgemein enthält die Standard-Vorlage Arbeitsmappe. Auf Basis dieser Vorlage erstellen Sie bei jedem Klick auf das Symbol Neu ein leeres Tabellendokument. Schriftarten, Seitenformat und Ansichtsoptionen sind in dieser Vorlage gespeichert.
3.
Öffnen Sie das Register Tabellenvorlagen.
In diesem Register sehen Sie die bei Excel mitgelieferten Tabellenvorlagen.
4.
Klicken Sie auf die Vorlage RECHNUNG.
Tipp Falls die Vorlage noch nicht installiert ist, erscheint anstelle der Vorschau ein Hinweis auf die nötigen Handlungsfolgen.
Vorschau
Mitgelieferte Vorlagen
Excel markiert die angeklickte Vorlage und zeigt eine Vorschau des entsprechenden Tabellendokuments. Mit den Schaltflächen oberhalb des Vorschaubereichs ändern Sie die Ansicht der Dateiliste.
5.
Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
6.
Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Makros aktivieren.
Die Vorlage enthält so genannte Makros – aufgezeichnete Befehlsfolgen, die Ihnen die Arbeit mit dem Tabellendokument erleichtern. Aus Sicherheitsgründen zeigt Excel bei entsprechender Vorgabe eine Information. Sie müssen entscheiden, ob Sie die enthaltenen Makros aktivieren oder nicht. Im Beispiel sollten Sie die Makros aktivieren, um die Funktionalität zu erhalten.
7.
Verändern Sie die Vorgaben.
Das neue Tabellenblatt enthält kommentierte Zellen. Mit diesem Werkzeug erkunden Sie die Funktionalität der Lösung: Sobald Sie in die Zellen der Vorlage klicken, erscheinen Informationen zum Umgang mit dem entsprechenden Bereich.
124
Projekt 6 – Excel spezial
Excel 2002 Intensiv
8.
Schließen Sie das Tabellendokument.
Neues Tabellendokument auf Basis der Mustervorlage
Alternativ können Sie das Blatt nach Veränderung als eigene Vorlage speichern.
Eigene Vorlagen anlegen Tabellen, die Sie immer wieder als Ausgangspunkt bei neuen Aufgaben verwenden wollen, sollten Sie als Vorlagen ablegen. Im Beispiel verwenden Sie das angepasste Rechnungsformular – Ihnen steht frei, ein geeignetes anderes Dokument auszuwählen.
Tipp Löschen Sie alle variablen Daten, bevor Sie die Tabelle als Mustervorlage speichern.
1.
Öffnen Sie die Tabelle, die Sie als Vorlage speichern wollen.
2.
Klicken Sie auf Datei, Speichern unter.
3.
Wählen Sie im Listenfeld Dateityp den Eintrag Mustervorlage.
Tabelle, die als Vorlage gespeichert werden soll
Projekt 6 – Excel spezial
125
Excel 2002 Intensiv
4. Geben Sie den Dateinamen Rechnung in das Eingabefeld Dateiname ein und bestätigen Sie mit Speichern. Excel speichert die Tabelle unter dem eingegebenen Namen als Vorlage.
5.
Klicken Sie auf Datei, Neu.
6.
Klicken Sie auf Allgemeine Vorlagen im Bereich Mit Vorlage beginnen des Aufgabenbereichs Neue Arbeitsmappe. Eigene Tabellenvorlage
Die selbst erstellte Vorlage steht Ihnen als Eintrag in der Dialogbox Vorlagen zur Verfügung.
Lektion 2
Mit mehreren Arbeitsblättern arbeiten Bei Arbeiten mit Excel sind Sie nicht darauf beschränkt, Ihre Zahlen auf ein einziges Arbeitsblatt einzugeben. Bereits in einer neuen Arbeitsmappe sind drei Tabellen zusammengefasst. Die Tabellennamen Tabelle1, Tabelle2 usw. sagen nichts über den eigentlichen Inhalt der einzelnen Tabellen aus. Deshalb versehen Sie in dieser Lektion das Tabellenregister mit aussagekräftigen Namen.
Tipp Excel passt die Breite der Tabellen-Registerzunge automatisch der Breite des Namens an.
1. 2.
Legen Sie in Excel eine neue Arbeitsmappe an. Klicken Sie doppelt auf das Register Tabelle1.
Tabellenregister
Excel markiert die Tabellenbezeichnung Tabelle1 – durch Überschreiben geben Sie einen neuen Namen ein.
126
Projekt 6 – Excel spezial
Excel 2002 Intensiv
3.
Geben Sie als neuen Tabellennamen z.B. Umsatz 1-01 ein.
4.
Bestätigen Sie die Eingabe mit (¢).
Tipp Ein Klick mit der rechten Maustaste auf das Tabellenregister öffnet das Kontextmenü. Hier finden Sie den Befehl Umbenennen, um den Tabellennamen zu verändern.
Neuer Tabellenname
Excel übernimmt den neuen Tabellennamen und schreibt ihn auf die Registerzunge.
Tabellenblätter hinzufügen Sie sind nicht auf die Standardzahl der Blätter einer Arbeitsmappe beschränkt. Sie können jede Mappe bei Bedarf mit weiteren Blättern ergänzen.
1.
Tipp Im Kontextmenü des Tabellenregisters finden ebenfalls Sie den Befehl Einfügen.
Rufen Sie den Befehl Einfügen, Tabellenblatt auf.
Excel fügt vor der aktuellen Tabelle ein neues Blatt in die Arbeitsmappe ein. Diese Tabelle erhält die Bezeichnung Tabelle4, weil es sich um die vierte Tabelle der Arbeitsmappe handelt.
2.
Fügen Sie eine weitere Tabelle ein.
3.
Benennen Sie die Tabellenblätter entsprechend der dargestellten Abbildung.
Umbenannte Tabellenblätter
Tabellenblätter löschen Falls Sie zu viele Arbeitsblätter in einer Mappe haben, wird unnötig Speicherplatz belegt. Im Beispiel soll der Jahresbericht nicht zusammen mit den Quartalsaufstellungen in einer Arbeitsmappe stehen und wird deshalb gelöscht.
Projekt 6 – Excel spezial
127
Excel 2002 Intensiv Achtung Achten Sie bei diesem Befehl immer darauf, dass das richtige Blatt ausgewählt ist!
1.
Klicken Sie auf das Register Jahresbericht.
Excel wechselt zur markierten Tabelle.
2.
Rufen Sie den Befehl Bearbeiten, Blatt löschen aus dem erweiterten Befehlsmenü auf.
3.
Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Löschen.
Tipp Die Sicherheitsabfrage erscheint nur, wenn das Arbeitsblatt Daten enthält.
Excel zeigt anschließend eine Sicherheitsabfrage: Damit können Sie den Befehl noch abbrechen, ansonsten wird die Tabelle mit allen enthaltenen Daten endgültig gelöscht. Nachdem Sie die Schaltfläche Löschen betätigt haben, entfernt Excel diese Tabelle aus der Arbeitsmappe. Die restlichen Tabellen bleiben unversehrt.
Tabellenblätter anordnen Die vier Tabellen befinden sich noch nicht in der richtigen Reihenfolge. Sinnvoll wäre es, die Tabellen quartalsweise aufsteigend zu sortieren.
1.
Klicken Sie auf das Register Umsatz 4-01 und halten Sie die linke Maustaste gedrückt. Excel blendet in der linken Ecke des Registers eine Markierung in Form eines schwarzen Dreiecks ein.
128
Projekt 6 – Excel spezial
Excel 2002 Intensiv
2.
Ziehen Sie die Markierung nach rechts bis hinter die letzte Tabelle.
Zu verschiebende Tabelle
3.
Einfügestelle
Lassen Sie die Maustaste los.
Excel schiebt die Tabelle an die Position hinter die letzte Tabelle. Durch das Verschieben von Tabellenblättern bringen Sie jederzeit Ordnung in Ihre Arbeitsmappe.
Lektion 3
Arbeitsblattübergreifend kalkulieren
Tipp Das Arbeiten mit Bezügen zu anderen Tabellen der Arbeitsmappe gleicht weitgehend der bereits im dritten Projekt beschriebenen Arbeitsweise.
Excel ist nicht nur in der Lage, mit den Zellen innerhalb eines Tabellenblatts zu kalkulieren. Erlernen Sie an einem einfachen Beispiel, wie Sie Formeln über mehrere Arbeitsblätter erzeugen.
1.
Wechseln Sie zur Tabelle Umsatz 1-01.
2.
Geben Sie in der Zelle B3 den Wert 55 ein.
3.
Wechseln Sie zur Tabelle Umsatz 2-01 und geben Sie dort in B3 den Wert 45
ein.
4.
Gehen Sie in die Zelle B3 der Tabelle Umsatz 3-01 und geben Sie 50 in B3 ein.
5.
Wechseln Sie zur Tabelle Umsatz 4-01 und klicken Sie in die Zelle C5.
In dieser Zelle sollen alle Werte der Zellen B3 der anderen Tabellenblätter addiert werden.
6.
Geben Sie ein Gleichheitszeichen ein und wechseln Sie zur Tabelle Umsatz 1-01. Excel fügt die Tabellenbezeichnung gefolgt von einem Ausrufungszeichen in der Bearbeitungsleiste ein. Damit verweist die Formel auf eine Zelle in der Tabelle Umsatz 1-01.
Projekt 6 – Excel spezial
129
Excel 2002 Intensiv
7.
Klicken Sie in Zelle B3. Tabellenbezug zur Tabelle Umsatz 1 01
In der Formel ist der ausgewählte Tabellenbezug zu sehen.
130
Projekt 6 – Excel spezial
Excel 2002 Intensiv
8.
Geben Sie ein Pluszeichen ein.
Wieder holen Sie diese Schritte für die Tabellen Umsatz 2-01 und Umsatz 3-01.
9.
Schließen die Formeleingabe mit (¢). Formel mit Bezug auf drei verschiedene Tabellenblätter
Excel addiert die Werte in den drei Tabellenblättern und gibt das richtige Ergebnis in Zelle C5 der Tabelle Umsatz 4-01 aus.
10.
Entfernen Sie die Formel.
Durchschreibsätze mit Excel Um die Dateneingabe zu beschleunigen, geben Sie Daten gleichzeitig in mehrere Tabellenblätter ein. Als Vorbereitung löschen Sie alle Werte und die Formel in den Tabellen.
1.
Wechseln Sie zur Tabelle Umsatz 1-01.
2.
Halten Sie die (ª)-Taste gedrückt und klicken Sie nacheinander alle Tabellenregister an.
Gruppe
Markierte Tabellenblätter
Projekt 6 – Excel spezial
131
Excel 2002 Intensiv Excel markiert alle angeklickten Tabellenblätter. In der Titelleiste sehen Sie den Zusatz [Gruppe] – alle Eingaben, die Sie jetzt vornehmen, werden gleichzeitig in die gruppierten Blätter übertragen.
3.
Erfassen Sie die im Bild dargestellten Daten und wechseln Sie zur Tabelle Umsatz 4-01.
Nach dem Klick hebt Excel die Gruppierung der Tabellenblätter auf. Die eingegebenen Werte sind in allen Tabellen enthalten.
4.
132
Vervollständigen Sie die Tabelle Umsatz 4-01.
Projekt 6 – Excel spezial
Excel 2002 Intensiv
Lektion 4
Bezüge zu externen Tabellen Für die Umsatzaufstellung sollen die Einnahmen und Kosten auch in Euro erscheinen. Eine Variante zur Lösung dieser Aufgabe erzeugen Sie mit einem Bezug auf eine externe Tabelle mit den Umrechnungen.
1.
Erzeugen Sie die abgebildete Datei EURO.XLS und wechseln Sie über das Menü Fenster zum vorausgegangenen Tabellendokument.
Geöffnete Tabellendokumente
Excel öffnet die Tabelle in einem weiteren Fenster – die zuletzt bearbeitetet Tabelle bleibt weiterhin geöffnet.
2.
Geben Sie in die Zelle D3 ein Gleichheitszeichen ein.
3.
Klicken Sie ein C3 und ergänzen Sie den Divisionsoperator /.
Tipp Mit der Tastenkombina-
4.
Wechseln Sie zur Tabelle EURO.
tion (Strg)+(F6) schalten Sie zwischen geöffneten Fenstern um.
5.
Klicken Sie in B5.
Projekt 6 – Excel spezial
133
Excel 2002 Intensiv
6.
Beenden Sie die Formeleingabe mit (¢).
Tipp Die Bezüge zu externen Tabellen lassen sich auch manuell eingeben.
Bezug zur externen Tabelle
Excel wechselt zurück zur Tabelle mit der Formelzelle und fügt die Formel mit dem Bezug zur externen Datenquelle ein.
?
Testen Sie Ihr Wissen! 1. 2. 3. 4.
Was ist die wesentliche Eigenschaft von Mustervorlagen?
5. 6.
Mit welcher Tastenkombination schließen Sie eine Arbeitsmappe?
7. 8. 9.
Wie fügen Sie eine neue Tabelle in eine Arbeitsmappe ein?
10.
134
Mit welcher Dateierweiterung speichert Excel Mustervorlagen? Wie erstellen Sie eigene Mustervorlagen? Aus wie vielen Tabellenblättern besteht standardmäßig eine neue Arbeitsmappe? Was müssen Sie tun, wenn der Registername einer Tabelle umbenannt werden soll? Wie verschieben Sie eine Tabelle in einer Arbeitsmappe? Wie können Sie Daten bereits bei der Eingabe in mehreren Tabellenblättern erzeugen? Wie stellen Sie in einer Formel den Bezug auf eine andere Tabelle oder Mappe her?
Projekt 6 – Excel spezial
Excel 2002 Intensiv
PROJEKT
7
Diagramme Zahlen sind nüchtern aufgelistet wenig anschaulich. Oft genug kommt es aber gerade darauf an, umfangreiches Zahlenmaterial wirkungsvoll darzustellen. Excel unterstützt Sie bei dieser Aufgabe mit umfangreichen Diagrammfunktionen. Erlernen Sie deshalb im folgenden Projekt die Arbeit mit dem Diagramm-Assistenten von Excel.
Lektion 1
Diagramme erstellen
Lektion 2
Bestehende Diagramme optimieren und verändern
Lektion 3
3D-Diagramme
Lektion 4
Diagramme drucken
135
Excel 2002 Intensiv
Lektion 1
Diagramme erstellen Für die folgenden Lektionen benötigen Sie eine Tabelle. Als Beispiel dient eine einfache Umsatzübersicht für die Monate eines Quartals, untergliedert nach Regionen.
1.
Öffnen Sie die Datei UMSÄTZE.XLS.
2.
Markieren Sie den Bereich A3:D6.
Beziehen Sie die Zeilen und Spaltenbeschriftungen in die Markierung ein. Excel übernimmt die entsprechenden Daten als Erklärungen – das Diagramm wird beschriftet und dadurch übersichtlicher.
3.
Klicken Sie auf den Menübefehl Einfügen, Diagramm.
Tipp Unmittelbar nach dem Start des Diagramm-Assistenten bietet der Office-Assistent seine Unterstützung an. Nach einem Klick auf Ja, bitte Hilfe anbieten erhalten Sie Erklärungen zu den Arbeitsschritten.
Nach dem Klick öffnet Excel die Dialogbox Diagramm-Assistent. Der Assistent leitet Sie Schritt für Schritt zum fertigen Diagramm. Im linken Bereich sehen Sie ein Listenfeld mit den verfügbaren Diagrammtypen. Der Vorschaubereich rechts hilft Ihnen bei der Auswahl eines geeigneten Untertyps.
Tipp Exel verwendet die aktu-
4.
ell markierten Daten als Grundlage für eine Vorschau – so können Sie den am besten passenden Typ auswählen.
Bei diesem Typ sind die Daten verbunden und zeigen damit einen Trend der Absatzzahlen.
136
Wählen Sie aus der Liste Diagrammtyp den Eintrag Fläche.
5.
Aktivieren Sie den Untertyp Gestapelte 3D-Fläche und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
Projekt 7 – Diagramme
Excel 2002 Intensiv
6.
Aktivieren Sie die Option Spalten.
Tipp Um den Bereich noch einmal zu kontrollieren oder zu verändern, klicken Sie auf die Schaltfläche Dialog reduzieren. Excel verkleinert die Dialogbox und gibt den Blick auf die Ausgangstabelle frei.
Dialog reduzieren Quelldaten für das Diagramm
In diesem Schritt fordert der Assistent Sie auf, die Quelldaten für das Diagramm zu bestimmen. Da Sie den betreffenden Bereich bereits vor dem Aufrufen des Assistenten markiert haben, hat Excel die Werte übernommen. Mit der Option Reihe in legen Sie fest, welche Werte später auf der Horizontalen zu sehen sind.
7.
Bestätigen Sie die Eingabe mit einem Klick auf Weiter.
Excel wechselt zum dritten Schritt der Diagrammerstellung.
8.
Geben Sie den Diagrammtitel Umsatz 1. Quartal 2001 ein.
Ein wichtiges Kriterium bei Diagrammen sind aussagefähige Beschriftungen. Dazu zählt der Diagrammtitel ebenso wie die Beschriftung. In diesem Schritt vergeben Sie einen Diagrammtitel und die Beschriftung der Rubrikenachse.
Projekt 7 – Diagramme
137
Excel 2002 Intensiv
9.
Beschriften Sie die Rubrikenachse und Größenachse wie dargestellt und klicken Sie auf Weiter.
In der Vorschau zeigt Excel nach einer geringen Rechenzeit die Darstellung des Diagramms.
10.
Wählen Sie die Option Als neues Blatt.
11. Geben Sie im Eingabefeld die Bezeichnung Grafik 1. Quartal ein und klicken Sie auf fertig stellen. Tipp Wenn Sie das Diagramm als neues Blatt einfügen, bleibt die Ursprungstabelle übersichtlich.
Name des neuen Tabellenblatts
Im vierten und letzten Schritt des Assistenten legen Sie fest, an welcher Stelle Excel das neue Diagramm einfügt.
X X
Als neues Blatt fügt ein leeres Blatt hinter der aktuellen Tabelle an und legt dort das Diagramm ab. Wenn Sie Als Objekt in TabelleX anklicken und ein entsprechendes Tabellenblatt im Listenfeld auswählen, bestimmen Sie, welcher der vorhandenen Tabellen Excel das Diagramm zuordnet.
12.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen.
Nach einer kurzen Ladezeit fügt Excel das neue Diagramm als eigenes Tabellenblatt in die Arbeitsmappe ein.
Diagramme mit speziellen Datenbereichen Um eine gesamte Tabelle als Diagramm darzustellen, markieren Sie zunächst die Tabelle und rufen dann den Diagramm-Assistenten auf. Falls Sie aber nur Teile
138
Projekt 7 – Diagramme
Excel 2002 Intensiv der Tabelle grafisch aufbereiten wollen – z.B. um einige herausragende Kenndaten zu verdeutlichen – sollten Sie die Datenbereiche mit dem Diagramm-Assistenten auswählen.
1.
Wechseln Sie in die Tabelle des zweiten Quartals.
2. 3. 4.
Starten Sie den Assistenten ohne vorherige Markierung. Klicken Sie auf Einfügen, Diagramm. Wählen Sie den Diagrammtyp aus und bestätigen Sie mit Weiter.
Excel zeigt den Schritt Diagrammquelldaten an. Im gleichnamigen Eingabefeld des Registers Datenbereich legen Sie die Daten fest, die grafisch dargestellt werden. Das nötige Verfahren ähnelt der Markierung von Tabellenbereichen.
Tipp Die Auswahl des Datenbereichs können Sie auch mit Hilfe der Pfeiltasten vornehmen.
5.
Klicken Sie auf Dialog verkleinern am Rand des Eingabefeldes.
6.
Klicken Sie in die Zelle A3.
Der Zellcursor markiert die erste Zelle des Datenbereichs. Das Beispiel soll die Absatzzahlen der Filialen Köln und München gegenüberstellen.
7.
Halten Sie die Maustaste gedrückt: Markieren Sie den Bereich bis B6.
Erster Datenbereich
Reduzierter Dialog
Projekt 7 – Diagramme
139
Excel 2002 Intensiv
8.
Halten Sie (Strg) gedrückt und markieren Sie den Bereich D2:D6.
9.
Erweitern Sie die Anzeige der Dialogbox. Zweiter Datenbereich
Excel stellt den ausgewählten Bereich in einer Vorschau dar – Sie sehen das Ergebnis sofort.
10.
Bestätigen Sie die Eingabe mit einem Klick auf Weiter.
11.
Wechseln Sie in den letzten Schritt des Assistenten.
12.
Betätigen Sie nach einem Klick auf Als neues Blatt die Schaltfläche Fertig stellen.
Diagramme in die Tabelle einfügen Die Gegenüberstellung Köln – München soll als Illustration in der aktuelle Tabelle erscheinen. Damit haben Sie z.B. die Möglichkeit, Tabelle und Diagramm auf einer Dokumentseite zu drucken.
1.
Wechseln Sie in das Diagrammblatt des zweiten Quartals.
2.
Starten Sie den Diagrammassistenten und wechseln Sie mit Weiter in den Schritt 3 von 4.
3.
Geben Sie den Diagrammtitel Vergleich Köln - München ein und bestätigen Sie mit Weiter.
4.
Aktivieren Sie die Option Als Objekt in.
Excel schlägt automatisch das aktuell geöffnete Tabellenblatt vor. Sie müssen die Vorgabe also so verändern, dass das Diagramm in die richtige Tabelle gelangt.
140
Projekt 7 – Diagramme
Excel 2002 Intensiv
Zieltabelle für das Diagramm
5.
Klicken Sie auf Fertig stellen.
Nach der Auswahl der entsprechenden Optionen im Diagramm-Assistenten integriert Excel das Diagramm auf dem aktuellen Tabellenblatt.
6.
Verschieben Sie das Diagramm bei gedrückter linker Maustaste an die vorgesehen Position. Das Verschieben erfolgt mit der Maus bei gedrückter linker Maustaste. Ein Markierungsrahmen weist dabei auf die neue Position. Durch Ziehen an den Punkten des Markierungsrahmens passen Sie das Diagramm in der Größe an.
Markierungsrahmen
7.
Klicken Sie in eine freien Bereich des Tabellenblatts, um die Markierung des Diagramms aufzuheben.
Lektion 2
Bestehende Diagramme optimieren und verändern
Tipp Ein Diagramm besteht
Nicht immer ist das vom Diagramm-Assistenten erzeugte Ergebnis optimal – hier muss noch die Beschriftung geändert, dort die Farbgebung angepasst werden. Mit Excel passen Sie bei Bedarf alle Diagramme nachträglich an, bis das Ergebnis Ihren Vorstellungen entspricht.
aus Einzelobjekten, die Sie unabhängig voneinander bearbeiten.
1.
Projekt 7 – Diagramme
Wechseln Sie in das Arbeitsblatt Grafik 1. Quartal.
141
Excel 2002 Intensiv
2.
Zeigen Sie auf den Diagrammtitel.
Excel zeigt die Bezeichnung des Diagrammobjekts in einem kleinen Tipp-Fenster an.
Tipp Ein markiertes Objekt wird von acht Markierungspunkten umgeben. Setzen Sie den Mauszeiger auf einen dieser Punkte, halten die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Maus. Dann vergrößert oder verkleinert Excel das Objekt.
3.
Bewegen Sie den Mauszeiger über das Diagramm.
Um die einzelnen Diagrammobjekte kennen zu lernen, bewegen Sie den Mauszeiger über das Diagramm. Mit einem einfachen Klick markieren Sie das entsprechende Diagrammobjekt.
4.
Klicken Sie auf die Diagrammfläche.
Excel hebt das angeklickte Element durch einen Markierungsrahmen hervor. Um die Markierung rückgängig zu machen, klicken Sie auf einen anderen Bereich oder drücken die (Esc)-Taste.
142
Projekt 7 – Diagramme
Excel 2002 Intensiv
Die wichtigsten Diagrammobjekte Für die Gestaltung des Diagramms ist die Kenntnis der wichtigsten Diagrammobjekte nötig. Hilfetexte in Excel, das Listenfeld der Symbolleiste Diagramm und die nachfolgenden Lektionen verwenden diese Bezeichnungen. Diagrammobjekt
Beschreibung
Reihe
Werte der Tabelle, die in gleicher Farbe im Diagramm erscheinen.
Bodenfläche
Fläche an der Unterseite eines 3D-Diagramms.
Titel
Überschrift des Diagramms, der Rubriken-, Reihen- und Größenachse.
Diagrammfläche
Hintergrund des gesamten Diagramms.
Zeichnungsfläche
Hintergrund der Diagramm-Grafik bei 3D-Diagrammen.
Titel der Größenachse
Bezeichnung der Y-Achse.
Titel der Rubrikenachse
Bezeichnung der X-Achse.
Rubrikenachse
X-Achse.
Reihenachse
Z-Achse in 3D-Diagrammen.
Größenachse
Y-Achse.
Gitternetzlinien
(Hauptgitternetz und Hilfsgitternetz) Hilfslinien in Richtung der Rubriken-, Reihen- und Größenachse.
Wände
Begrenzungen der Grafik bei 3D-Diagrammen.
Legende
Erklärung zu den verwendeten Farben.
Die wichtigsten Diagrammobjekte
Datenbereiche interaktiv verändern Die Zuordnung der Datenbereiche im Diagramm ist nicht unveränderlich. Mit wenigen Mausklicks strukturieren Sie das gesamte Diagramm um – Sie erstellen im Handumdrehen neue Informationsübersichten.
1.
Wechseln Sie in die Tabelle mit den Daten des zweiten Quartals.
2.
Klicken Sie auf die Fläche Köln im Diagramm.
Die zugeordneten Datenbereiche sind durch farbige Markierungsrahmen – wie bei Formeln – in der Ausgangstabelle hervorgehoben.
Zugeordneter Datenbereich
Projekt 7 – Diagramme
143
Excel 2002 Intensiv
3.
Verschieben Sie den Markierungsrahmen auf die Spalte Filiale Hamburg.
Neue Datenzuordnung
Neue Daten im Diagramm
Nach dem Verschieben des Rahmens übernimmt Excel die Daten in das Diagramm – die Überschrift der Daten bleibt zunächst im Ausgangsbereich. Mit dem beschriebenen Verfahren nehmen Sie die Korrektur der Beschriftung vor.
Spalten hinzufügen Auch die Zahl der Datenreihen im Diagramm können Sie verändern. Sie fügen Datenspalten hinzu, um z.B. die Zahl der angezeigten Datenreihen zu erhöhen.
144
1.
Markieren Sie die Spalte Filiale Köln einschließlich der Spaltenüberschrift.
2.
Ziehen Sie die markierte Spalte am Rahmen auf das Diagramm.
Projekt 7 – Diagramme
Excel 2002 Intensiv
3.
Geben Sie die linke Maustaste frei.
Nach dem Loslassen sehen Sie die Daten als neue Datenreihe im Diagramm. Diagrammabmessungen verändern Die Abmessungen des gesamten Diagramms können Sie nur verändern, wenn das Diagramm als Objekt im Tabellenblatt eingefügt ist. Excel hebt ein markiertes Diagramm mit einem Rahmen hervor. X Durch Ziehen an den Markierungspunkten des Rahmens verändern Sie die Abmessungen des Diagramms.
X X X
Halten Sie beim Ziehen an den Eckpunkten die (ª)-Taste gedrückt, skalieren Sie das Diagramm. Bei gedrückter (Alt)-Taste sind nur noch zeilen- und spaltenweise Veränderungen möglich. (Strg) verändert die Größe gleichmäßig um die Mitte des Diagramms.
Die genannten Tasten sind beim Ziehen miteinander kombinierbar.
Diagrammobjekte formatieren Alle Diagrammobjekte passen Sie bei Bedarf Ihren Anforderungen an. Die verfügbaren Formate richten sich dabei nach dem jeweiligen Objekt.
1. Tipp Über die Schaltfläche Diagrammobjekt formatieren der Symbolleiste Diagramm haben Sie direkten Zugriff auf alle Diagramm-Objekte.
Klicken Sie doppelt auf den Titel des Diagramms.
Excel öffnet die Dialogbox Diagrammtitel formatieren. Sie lässt fast keine Wünsche zur Gestaltung des Titels offen.
2.
Wählen Sie im Bereich Rahmen die Option Automatisch und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Schatten.
3.
Öffnen Sie das Register Schrift.
4.
Wählen Sie im Listenfeld Schriftgrad z.B. die Schriftgröße 12 und bestätigen Sie die durchgeführten Formatierungen mit OK.
5.
Kontrollieren Sie das Ergebnis.
Nach Bestätigung der Dialogbox Diagrammtitel formatieren überträgt Excel die Einstellungen auf den Titel.
Projekt 7 – Diagramme
145
Excel 2002 Intensiv
Diagrammobjekte verschieben Die Aussage von Diagrammen wird durch die Anordnung der Objekte wesentlich beeinflusst. Sie können die Objekte bequem mit der Maus neu platzieren.
1.
Klicken Sie die Legende an und halten die linke Maustaste gedrückt.
2.
Verschieben Sie die Legende in die rechte untere Ecke des Diagramms.
Nach Freigabe der linken Maustaste ist das Objekt neu positioniert.
Die Symbolleiste Diagramm Bei umfangreichen Anpassungen am Diagramm ist es zu mühselig, alle Diagrammelemente einzeln anzuklicken. Schneller zum Ziel kommen Sie mit der Symbolleiste Diagramm, die Excel standardmäßig einblendet, sobald Sie ein Diagramm aktivieren. Diagrammobjekte
Diagrammobjekt formatieren
146
DatenDiagramm- tabelle ein/aus typ
Im Uhrzeigersinn drehen
Gegen den Uhrzeigersinn drehen Legende ein/aus
Nach Nach Spalte Zeile
Projekt 7 – Diagramme
Excel 2002 Intensiv
X X X X X
Lektion 3
Das Listenfeld Diagrammobjekte dient zum schnellen Auswählen der wichtigsten Diagrammobjekte. Mit der Schaltfläche Diagrammobjekt formatieren öffnen Sie eine Dialogbox zum Anpassen des markierten Diagrammobjekts. Diagrammtyp erlaubt die Änderung des verwendeten Typs. Die Schaltflächen Nach Zeile und Nach Spalte ändern die Orientierung der Datenreihen. Mit der Schaltfläche Datentabelle setzen Sie die Tabelle mit den Daten in ein Diagrammblatt, z.B. um Daten und Diagramm gemeinsam zu drucken.
3D-Diagramme In vielen Fällen reicht ein einfaches Balkendiagramm nicht aus, um die Sachverhalte anschaulich darzustellen. Dreidimensionale Diagramme schaffen Abhilfe. Diesmal soll das Monatsergebnis mit in die Darstellung gelangen.
1.
Markieren Sie die Tabelle mit Zeilen- und Spaltenbeschriftung von A3:E6.
Die Spalte Monatsergebnis enthält die kumulierten Zahlen der drei Spalten links davon. Um die Daten zu vergleichen und gleichzeitig einen Überblick über die zeitliche Entwicklung zu gewinnen, reicht ein zweidimensionales Diagramm nicht aus.
2.
Klicken Sie auf Einfügen, Diagramm.
3.
Wählen Sie den Diagrammtyp Fläche, Untertyp 3D-Fläche.
Dieser Diagrammtyp stellt die einzelnen Datenreihen als verbundene Fläche räumlich gestaffelt hintereinander dar.
Projekt 7 – Diagramme
147
Excel 2002 Intensiv
4. Folgen Sie den Schritten des Assistenten. Wählen Sie ein neues Blatt 3D als Ziel für das Diagramm. Bei Bedarf fügen Sie noch einen Diagrammtitel und Titel für die Rubrikenachsen ein.
5. Tipp Durch das Anpassen der
Wählen Sie im Listenfeld Diagrammobjekte den Eintrag Ecken.
Schriftart stellen Sie sicher, dass Excel die Beschriftungen anzeigt.
Excel hebt die Eckpunkte des Diagramms hervor. Durch Ziehen an diesen Punkten drehen Sie das Diagramm im dreidimensionalen Raum. Im Beispiel sind Teile des Diagramms verdeckt, durch das Drehen erreichen Sie, dass alle Reihen sichtbar werden.
Tipp Wenn Sie beim Drehen
6.
die (Strg)-Taste gedrückt halten, zeigt Excel den Verlauf der Datenreihen an, dadurch ist deren Verlauf leichter zu beurteilen.
Drehen Sie das Diagramm in die gewünschte Stellung.
7.
Markieren Sie eine Datenreihe und klicken Sie auf Datenreihe formatieren im Kontextmenü.
8.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Bezugslinien im Register Optionen.
Mit diesen Einstellungen erkennen Sie die Monatszuordnung auch bei den hinten liegenden Reihen auf den ersten Blick.
Diagrammtiefe verändern Tipp Der Eintrag 3D-Ansicht im Kontextmenü des Diagramms öffnet eine Dialogbox in der Sie die 3D-Einstellungen nummerisch vornehmen.
Ziel eines Diagramms ist es, die Daten der Tabelle anschaulich darzustellen. Excel erstellt das Diagramm grundsätzlich mit Standardeinstellungen. Diese Standards sind von Fall zu Fall anzupassen, damit sich die Daten leichter vergleichen lassen. Die Ausdehnung des Diagramms in die Tiefe des Raums und der Abstand der Datenreihen zueinander üben wesentlichen Einfluss auf die Lesbarkeit des Diagramms aus.
1.
Aktivieren Sie die Dialogbox Datenreihen formatieren.
Wechseln Sie in das Register Optionen.
2. 3.
Ändern Sie den Zwischenraum auf 110%. Ändern Sie die Diagrammtiefe auf 250%.
Die Vorschauabbildung zeigt das zu erwartende Ergebnis und hilft, die richtige Einstellung zu finden.
148
Projekt 7 – Diagramme
Excel 2002 Intensiv
Veränderte Werte
Vorschau
4.
Öffnen Sie das Register Datenreihenanordnung.
Mit Hilfe der Schaltflächen Nach oben verschieben und Nach unten verschieben verändern Sie die Reihenfolge der Datenreihen. So stellen Sie niedrigere Werte übersichtlich vor alle höheren.
5.
Ändern Sie die Reihenfolge der Datenreihen und klicken Sie auf OK.
Ein Klick auf OK bestätigt die Einstellungen.
Lektion 4
Diagramme drucken Das Drucken von Diagrammen in eigenen Mappenblättern erfolgt einfach über den Befehl Datei, Drucken. Wenn das Diagramm auf einem Arbeitsblatt der Excel-Tabelle enthalten ist, wird es beim Drucken des aktuellen Arbeitsblattes automatisch mit ausgegeben. Häufig ist das anschauliche Diagramm aber wichtiger als die exakten Daten der Ursprungstabelle. In diesem Fall drucken Sie nur das Diagramm.
Tipp Die Vorschau stellt das
1.
Markieren Sie das Diagramm und rufen Sie den Befehl Datei, Drucken auf.
Diagramm je nach angeschlossenem Drucker im Graustufenbzw. Farbmodus dar.
2.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorschau.
Projekt 7 – Diagramme
Wenn bei Aufruf der Dialogbox Drucken das Diagramm markiert war, steht Ihnen im Bereich Drucken nur die Option Markiertes Diagramm zur Auswahl.
149
Excel 2002 Intensiv
3.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken.
Excel zeigt das Diagramm in der Seitenansicht. Sie sehen, dass das Diagramm im Querformat auf eine Seite gedruckt wird. Dies entspricht der Standardeinstellung.
X X
?
Ein Klick auf die Schaltfläche Drucken startet den Druckvorgang. Excel verlässt den Vorschau-Modus und wechselt zurück zum Diagramm.
Testen Sie Ihr Wissen! 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
150
Um das Ausgabeformat anzupassen, klicken Sie auf die Schaltfläche Layout.
Was bezeichnet der Datenbereich bei Diagrammen? Woran erkennen Sie, dass ein Diagrammobjekt markiert ist? Wie wählen Sie einzelne Diagrammobjekte aus? Wie verändern Sie die Größe eines Diagrammobjekts? Wie verändern Sie den Datenbereich eines Diagrammobjekts? Wo ändern Sie das Erscheinungsbild eines 3D-Diagramms? Was bewirkt ein Doppelklick auf ein Diagrammobjekt? Wie erreichen Sie, dass Excel nur das Diagramm und nicht die gesamte Tabelle ausdruckt?
Projekt 7 – Diagramme
Excel 2002 Intensiv
PROJEKT
8
Excel als Datenbank Excel unterstützt Sie nicht nur beim Berechnen und Auswerten von Zahlenmaterial, sondern auch bei der strukturierten Ablage Ihrer Daten. In diesem Projekt lernen Sie einige Datenbank-Funktionen von Excel kennen:
Lektion 1
Datenbankbereiche festlegen
Lektion 2
Daten mit dem Eingabeformular erfassen
Lektion 3
Datenbankinhalte suchen
Lektion 4
Datensätze sortieren
Lektion 5
Zeilen und Spalten sortieren
Lektion 6
Filter
Lektion 7
Daten mit Kriterien auswerten
Lektion 8
Datenbankfunktionen
151
Excel 2002 Intensiv
Lektion 1
Datenbankbereiche festlegen Damit Excel auf die Daten zugreifen kann, müssen sie in einer bestimmten Struktur erfasst werden. Eine Datentabelle ist zeilenweise organisiert, jede Zeile entspricht einem Datensatz. Die Spaltenüberschriften kennzeichnen die einzelnen Felder des Datensatzes. Vom grundsätzlichen Aufbau her entspricht die Datenbanktabelle einer einfachen Liste.
1.
Erstellen Sie die unten angezeigte Tabelle.
Feldnamen
Tipp Zur besseren Übersicht sollten Sie die Spaltenüberschriften hervorheben.
Für jeden Verkauf erfassen Sie eine neue Zeile mit den entsprechenden Informationen in der Tabelle. Durch den Aufbau mit eindeutigen Spaltenüberschriften ordnet Excel alle Informationen zu.
2.
Speichern Sie die Tabelle als VERKAUFDB.
Nach diesen Vorbereitungen kann Excel die Tabelle mit den Datenbank-Funktionen bearbeiten.
Achtung Eindeutige Spaltenüberschriften sind die Bedingung, dass Excel die Datenbankfunktionen nutzen kann.
Lektion 2
Datenbanken mit Excel Mit den Datenbankfunktionen von Excel verwalten Sie komfortabel Daten in Excel-Listen. Trotz der Bezeichnung »Datenbank« steht die Arbeit mit Excel-Listen im Vordergrund. Da an der Struktur des Tabellendokuments nichts verändert wird, stehen Ihnen nicht die erweiterten Funktionen einer richtigen Datenbank-Anwendung zur Verfügung. Falls Sie umfangreiche Datenbestände speichern, verwalten und sichern wollen, stoßen Sie bald an die Grenzen von Excel.
Daten mit dem Eingabeformular erfassen Damit Sie in umfangreichen Datenbeständen die Übersicht behalten, stellt Ihnen Excel ein einfaches Eingabeformular bereit. Mit diesem Formular erfassen, ändern oder löschen Sie die Daten in der Tabelle.
1.
152
Markieren Sie eine beliebige Zelle der Liste.
Projekt 8 – Excel als Datenbank
Excel 2002 Intensiv
2.
Klicken Sie auf Daten, Maske im erweiterten Befehlsmenü.
Nach Ausführung dieses Befehls sehen Sie ein einfaches Eingabeformular – die Feldbezeichner ermittelt Excel anhand der Spaltenüberschriften. In den Eingabefeldern des Formulars erscheint der erste Datensatz – die erste Zeile der Liste. Zum Blättern in der Liste verwenden Sie die Pfeiltasten.
3.
Drücken Sie (¼). Aktueller Datensatz
Anzahl Datensätze
Im Eingabeformular sehen Sie den ersten Datensatz der Liste. (¼) bzw. (¢) blättert zum nächsten Datensatz, (½) zum vorhergehenden. (Strg)+(Bild½) setzt den Datensatzzeiger auf den ersten, (Strg)+(Bild¼) auf einen
neuen Datensatz.
Projekt 8 – Excel als Datenbank
153
Excel 2002 Intensiv
Daten eingeben Achtung Wenn Sie die Werte im Eingabeformular beim Erfassen neuer Daten überschreiben, ändern Sie einen bereits bestehenden Datensatz.
Sobald Sie einen neuen Datensatz im Eingabeformular erfassen, fügt Excel eine weitere Zeile zur Liste hinzu. Dazu muss der Datensatzzeiger hinter dem letzten Datensatz stehen.
1.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.
Excel setzt den Datensatzzeiger hinter den letzen Datensatz, im Eingabeformular sehen Sie den Eintrag Neuer Satz. Alle Eingabefelder auf der linken Seite des Formulars sind leer.
2.
Geben Sie das Datum ein.
Tipp Um ein Eingabefeld im
Neuer Datensatz
Datumsformat schnell mit Werten zu füllen, bietet sich die Schreibweise TT-MM-JJ an. Excel akzeptiert den Bindestrich als Trennzeichen.
3.
Drücken Sie die (ÿ)-Taste.
Excel setzt die Schreibmarke in das nächste Feld. Mit (ª) + (ÿ) gelangen Sie zurück zum vorhergehenden Feld.
Tipp Mit (Strg)+(Bild¼) setzen Sie den Datensatzzeiger ebenfalls an das Ende der Liste, um einen neuen Datensatz anzulegen.
4.
Vervollständigen Sie den Datensatz.
5.
Drücken Sie (¢).
Sie drücken (¢), um den neuen Datensatz zu speichern. Excel schreibt den eingegebenen Datensatz in die Liste. Die Eingabefelder in der Maske sind wieder leer und Sie können mit der Dateneingabe fortfahren.
6.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen.
Daten ändern Zum Ändern bestehender Daten eignet sich die Datenmaske ebenfalls. Besonders komfortabel ist dabei, dass Sie stets nur den aktuell bearbeiteten Datensatz sehen.
Achtung Mit einem Klick auf die Schaltfläche Löschen entfernen Sie den aktuellen Datensatz – nach einer Sicherheitsabfrage – aus der Datenbank.
1.
Wählen Sie den vierten Datensatz mit den Pfeiltasten aus.
2.
Bewegen Sie die Schreibmarke mit (ÿ) zum Eingabefeld Verkäufer.
Markiertes Datenfeld
Der Wert im Eingabefeld ist markiert und kann sofort überschrieben werden.
154
Projekt 8 – Excel als Datenbank
Excel 2002 Intensiv
3.
Ändern Sie den angezeigten Namen in Frake.
4.
Drücken Sie (¢) und kontrollieren Sie das Ergebnis.
Mit dem Klick auf (¢) übertragen Sie die geänderten Daten in die Liste.
Tipp Solange Sie den Datensatz noch nicht mit (¢) in der Tabelle gespeichert haben, genügt ein Klick auf Wiederherstellen, um alle Änderungen zu verwerfen.
Geänderte Daten in der Liste
Felder korrigieren Nach der Eingabe stellen Sie fest, dass der Name falsch geschrieben ist. Die Datenmaske von Excel unterstützt Sie bei der Korrektur.
1.
Wählen Sie den zu korrigierenden Datensatz in der Maske aus.
2.
Bewegen Sie die Schreibmarke mit (¢) zum Feld Verkäufer.
3.
Drücken Sie (Æ). Korrekturmodus
Die Schreibmarke steht am Ende des Namens, die Markierung ist aufgehoben.
Projekt 8 – Excel als Datenbank
155
Excel 2002 Intensiv
4.
Korrigieren Sie den Fehler.
5.
Drücken Sie (¢), um die Änderung zu speichern.
6.
Schließen Sie die Datenmaske.
Korrigierter Wert
Zum Schließen der Datenmaske klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen oder drücken die (Esc)-Taste.
Lektion 3
Datenbankinhalte suchen Während Sie bei kleinen Listen noch ohne Unterstützung zurechtkommen, gestaltet sich die Suche nach bestimmten Informationen in umfangreichen Datensammlungen mitunter zeitaufwändig. In dieser Lektion erfahren Sie, wie Sie Excel beim Auffinden von Daten unterstützt.
1.
Setzen Sie den Zellzeiger in die Tabelle und öffnen Sie die Datenmaske.
2.
Wählen Sie den ersten Datensatz der Tabelle aus.
Durch diese Auswahl veranlassen Sie Excel, den gesamten Datenbestand vom ersten bis zum letzen Datensatz zu durchsuchen. So stellen Sie sicher, dass Excel alle übereinstimmenden Datensätze findet.
3.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Kriterien.
In der Datenmaske sehen Sie veränderte Steuerelemente, mit denen Sie die Kriterien der Suche festlegen.
156
Projekt 8 – Excel als Datenbank
Excel 2002 Intensiv
4.
Geben Sie im Eingabefeld Verkäufer den Namen Küller ein. Suchbegriff
5.
Klicken Sie auf Weitersuchen.
Excel prüft den Datenbestand und zeigt den ersten Datensatz mit übereinstimmenden Suchkriterien an. Gleichzeitig sehen Sie wieder die Steuerelemente des Eingabeformulars. Um weitere Übereinstimmungen zu finden, klicken Sie erneut auf Weitersuchen, bis Sie am Ende der Tabelle angekommen sind. Mit Vorherigen suchen durchsuchen Sie die Datenbank von der aktuellen Position in Richtung auf den ersten Datensatz.
Mehrere Suchkriterien Tipp Bei eindeutigen Feldnamen reicht es aus, wenn Sie nur die ersten Zeichen des Suchbegriffs eingeben. Excel erkennt die entsprechenden Felder beim Suchen automatisch.
Bei Bedarf können Sie mehrere Suchkriterien angeben, um das Suchergebnis näher einzugrenzen. Bei häufigen Übereinstimmungen in Datensätzen selektieren Sie auf diese Weise weniger Datensätze.
1.
Wählen Sie den ersten Datensatz der Tabelle aus.
2.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Kriterien.
3.
Definieren Sie die Suchbegriffe.
Geben Sie z.B. im Eingabefeld Verkäufer den Namen Schmidt und unter Artikel Grantig 750 ein. Mit diesen Suchbegriffen findet Excel alle Datensätze, die einen Verkauf des Geräts durch den Verkäufer Schmidt dokumentieren.
Projekt 8 – Excel als Datenbank
157
Excel 2002 Intensiv
Suchbegriffe
4.
Klicken Sie auf Weitersuchen.
Mit Ersetzungszeichen arbeiten Tipp Vermuten Sie Schreibfehler in Ihrer Datenbank? Durch Ersetzungszeichen finden Sie auch fehlerhafte Daten zuverlässig.
Falls Ihnen der vollständige Suchbegriff nicht bekannt ist oder Sie nach ähnlichen Daten suchen wollen, muss Excel ebenfalls nicht passen. Mit Ersetzungszeichen formulieren Sie den gewünschten Suchbegriff, um die Suche durchzuführen.
1.
Klicken Sie auf Kriterien.
2.
Geben Sie im Eingabefeld Artikel *45 ein.
Tipp Beim Suchen sind auch Vergleichsoperatoren (<, >, <=, >=, <>) zulässig. Der Eintrag >2000 im Eingabefeld Umsatz findet alle Datensätze mit einem Umsatz größer als 2000.
Mit diesem Suchbegriff findet Excel alle verkauften Geräte, die dieses Kürzel besitzen. Das Sternchen fungiert dabei als Platzhalter für beliebige Zeichen vor dem eigentlichen Suchbegriff.
158
Projekt 8 – Excel als Datenbank
Excel 2002 Intensiv
3.
Klicken Sie auf Weitersuchen.
Ersetzungszeichen
Findet
Beispiel
*
beliebige Anzahl beliebiger Zeichen
M*i* in der Spalte Artikel findet z.B. Monitor 15“, Monitor 17“ und Multimedia-PC.
?
ein beliebiges Zeichen
M??i* findet Monitor 15“ und Monitor 17“.
Ersetzungszeichen in Suchmasken
4.
Schließen Sie die Datenmaske.
Lektion 4
Datensätze sortieren
Tipp Die beschriebenen Sor-
In der Beispieldatenbank erfassen Sie die einzelnen Verkäufe nacheinander – die Reihenfolge entspricht dabei nicht unbedingt der, die Sie für die Auswertung benötigen. In dieser Lektion lernen Sie, wie Sie Struktur in die Daten bringen.
tierfunktionen lassen sich auch auf normale Tabellen anwenden.
1.
Setzen Sie den Zellcursor in eine Zelle der Liste.
2.
Klicken Sie auf Daten, Sortieren und öffnen Sie das Listenfeld Sortieren nach. Sortierkriterium
Projekt 8 – Excel als Datenbank
Sortierreihenfolge
159
Excel 2002 Intensiv Excel erkennt und markiert die vollständige Liste und öffnet die Dialogbox Sortieren. Die Listenfelder in der Dialogbox nehmen bis zu drei Sortierkriterien auf, die nacheinander abgearbeitet werden – mit den Optionen Aufsteigend und Absteigend bestimmen Sie die Sortierreihenfolge unabhängig für jedes Kriterium. Mit den Optionen im Bereich Liste enthält geben Sie an, ob Excel die erste Zeile der Liste in die Sortierung einbezieht.
Achtung Achten Sie darauf, dass Excel die gesamte Liste ohne Überschriften markiert hat.
Die Option Überschriften ist automatisch aktiviert: Excel sortiert nur die Datensätze ohne die Spaltenbeschriftungen. Nach dem Klick auf das Listenfeld Sortieren nach sehen Sie alle Felder – Spaltenüberschriften – der Datenbank.
3.
Klicken Sie auf den Eintrag Verkäufer und klicken Sie auf OK.
4.
Kontrollieren Sie das Ergebnis.
Sortierkriterium
Nach dem Klick auf OK schließt Excel die Dialogbox. Die Datensätze der Verkäufer stehen anschließend übersichtlich in alphabetischer Reihenfolge.
Mehrere Sortierkriterien Um die Liste noch übersichtlicher zu gestalten, sollen die Datensätze außer nach dem Namen auch nach Datum und Artikel geordnet werden. Dafür nutzt Excel bei Bedarf zusätzliche Sortierkriterien.
160
Projekt 8 – Excel als Datenbank
Excel 2002 Intensiv
1. Tipp Um eine Sortierung ungeschehen zu machen, steht Ihnen der Menübefehl Bearbeiten, Rückgängig zur Verfügung.
Klicken Sie auf Daten, Sortieren.
2.
Wählen Sie die Kriterien aus und klicken Sie auf OK, um die Sortierung vorzunehmen.
Die weiteren Kriterien wirken erst, wenn Datensätze nach dem ersten Kriterium nicht zu unterscheiden sind.
Lektion 5
Zeilen und Spalten sortieren Nicht immer soll die gesamte Liste sortiert werden. In einigen Fällen kommt es darauf an, ausgewählte Zeilen oder Spalten neu zu ordnen. Die beschriebenen Sortierfunktionen lassen sich ebenso auf normale Tabellen anwenden.
1.
Markieren Sie die Zeilen 8 bis 17.
2.
Klicken Sie auf Daten, Sortieren.
Zu sortierende Zeilen
Achtung Markieren Sie unbedingt die gesamten Zeilen, da Excel sonst einzelne Felder umstellt und dabei die Datensätze verändert.
Projekt 8 – Excel als Datenbank
3.
Wählen Sie im Listenfeld Sortieren nach den Eintrag Spalte B und außerdem die Option Absteigend.
161
Excel 2002 Intensiv
4.
Klicken Sie auf OK.
Solange die Spaltenbeschriftungen nicht markiert sind, erkennt Excel die zugeordneten Feldnamen nicht. Sie müssen daher auf die herkömmliche Spaltenbezeichnung zurückgreifen: Spalte B sortiert die Datensätze nach den Verkäufernamen. Im Ergebnis ordnet Excel nur die ausgewählten Zeilen aufsteigend nach Namen an.
Spalten sortieren Die Reihenfolge der Felder in der Datenbank ist mehr oder minder zufällig gewählt. Beim Erfassen mehrerer Datensätze im Datenformular kann sich herausstellen, dass eine andere Anordnung vom Arbeitsablauf her sinnvoller wäre. In diesem Fall passen Sie die Reihenfolge der Spalten mit der Sortierfunktion schneller an als durch Einfügen, Verschieben und Löschen von Spalten.
Achtung Achten Sie darauf, vor dem nächsten Sortieren der Datensätze die Option Zeilen sortieren wieder zu aktivieren.
162
1.
Setzen Sie den Zellcursor in eine Zelle der Liste.
2.
Klicken Sie auf Daten, Sortieren.
3.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen.
4.
Aktivieren Sie die Option Spalten sortieren und bestätigen Sie mit OK.
Nach Bestätigung der Dialogbox Sortieroptionen mit OK akzeptiert Excel die Einstellung für alle Sortiervorgänge der Arbeitssitzung.
Projekt 8 – Excel als Datenbank
Excel 2002 Intensiv
Optionen
5. Tipp Um Spalten zu tauschen oder nur einen Spaltenbereich neu zu ordnen, markieren Sie einen zusammenhängenden Bereich mit den betreffenden Spalten und rufen dann die Sortierfunktion auf.
Wählen Sie im Listenfeld Sortieren nach den Eintrag Zeile 1.
In Zeile 1 stehen die Spaltenbeschriftungen, nach denen die Liste neu geordnet werden soll. Die Optionen im Bereich Liste enthält sind deaktiviert und Excel markiert automatisch die gesamte Tabelle.
6.
Klicken Sie auf OK.
Nach dem Sortieren sind die Spalten in alphabetischer Reihenfolge sortiert.
Projekt 8 – Excel als Datenbank
163
Excel 2002 Intensiv
Lektion 6
Filter Mit Filtern schränken Sie die Anzeige der Datensätze einer Liste ein. Excel zeigt nur noch die Datensätze an, die dem gewählten Filterkriterium entsprechen. Mit Filtern bringen Sie Übersicht in umfangreiche Datenbestände. In dieser Lektion erfahren Sie, wie es geht.
Tipp Um den AutoFilter zu
1. 2.
Setzen Sie den Zellcursor in die Liste. Klicken Sie auf Daten, Filter, AutoFilter.
deaktivieren und das Listenfeld auszublenden, klicken Sie erneut auf Daten, Filter, AutoFilter.
Excel fügt den Spaltenüberschriften ein Listenfeld zur Auswahl der Filterkriterien hinzu.
3.
Öffnen Sie das Listenfeld Artikel.
Verfügbare Filterkriterien
In der Liste stehen alle Werte, die in der betreffenden Spalte der Datenbank vorkommen.
4.
Klicken Sie auf den Eintrag Grantig 750.
Nach dieser Filterung sehen Sie nur noch die Datensätze, in denen der Artikel Grantig 750 auftaucht. Um anzuzeigen, dass ein Filter aktiv ist, hebt Excel den Listenpfeil und die Zeilennummerierung blau hervor.
164
Projekt 8 – Excel als Datenbank
Excel 2002 Intensiv Aktiver Filter
Gefilterte Datensätze
5. Tipp Bei Bedarf kombinieren
Klicken Sie im Listenfeld Artikel auf den Eintrag (Alle).
Excel zeigt sämtliche Datensätze der Liste an.
Sie mehrere Filterkriterien.
Benutzerdefinierte Filterkriterien Mit benutzerdefinierten Filtern ordnen Sie Daten nach individuellen Gesichtspunkten. Damit erweitern Sie die Fähigkeiten von Excel im Umgang mit den Daten.
1.
Öffnen Sie das Listenfeld Umsatz.
In der Liste stehen alle Werte, die in der betreffenden Spalte der Datenbank vorkommen.
2.
Klicken Sie auf den Eintrag (Benutzerdefiniert).
Tipp Noch übersichtlicher wird es, wenn Sie die gefilterten Daten sortieren.
Excel öffnet die Dialogbox Benutzerdefinierter AutoFilter, in der Sie das Filterkriterium einstellen. Insgesamt vier Listenfelder nehmen Ihre Eingabe entgegen.
3.
Wählen Sie im linken oberen Listenfeld den Eintrag ist größer als.
4.
Geben Sie 3000 im rechten oberen Listenfeld ein und klicken Sie auf OK.
Tipp Die Verknüpfung von zwei Filterkriterien steuern Sie mit den Optionen Und bzw. Oder. Bei Und müssen beide, bei Oder nur ein Kriterium zutreffen, damit die Filterbedingung erfüllt ist.
Projekt 8 – Excel als Datenbank
165
Excel 2002 Intensiv
5.
Werten Sie das Ergebnis aus.
Gefilterte Daten
Nach Aktivierung des benutzerdefinierten AutoFilters zeigt Excel zwei Inhalte, die die Kriterien erfüllen.
6.
Klicken Sie auf Daten, Filter, AutoFilter.
Excel entfernt die AutoFilter und zeigt alle Datensätze.
Lektion 7
Daten mit Kriterien auswerten Mit AutoFiltern gewinnen Sie schnell einen ersten Überblick über die Daten. Bei komplexeren Informationen mit mehreren Bedingungen stoßen Sie aber schnell an die Grenzen der AutoFilter. Den Ausweg bieten Spezialfilter.
1.
Markieren Sie die Zeile mit den Spaltenüberschriften.
Excel wertet die Spaltenüberschriften bei der Angabe eines Vergleichskriteriums aus.
2.
Klicken Sie auf Bearbeiten, Kopieren.
3. Setzen Sie den Zellcursor in Zelle F4 und klicken Sie auf Bearbeiten, Einfügen. 4.
Erfassen Sie die im Bild dargestellten Kriterien Filterkriterien
166
Projekt 8 – Excel als Datenbank
Excel 2002 Intensiv
Vergleichsoperatoren In den Filterkriterien stehen Ihnen verschiedene Vergleichsoperatoren zur Verfügung: Operator
Bedeutung
Ohne
Gleich, entspricht
<, <=
Kleiner, Kleiner gleich
>, >=
Größer, Größer gleich
<>
Ungleich
Neben diesen Operatoren unterstützt Excel noch die bekannten Ersetzungszeichen ? und *.
5.
Setzen Sie den Zellzeiger in die Liste und klicken Sie auf Daten, Filter, Spezialfilter.
6.
Projekt 8 – Excel als Datenbank
Erzeugen Sie den Spezialfilter und klicken Sie auf OK.
167
Excel 2002 Intensiv
X X X X
7.
In der Dialogbox Spezialfilter bestimmen Sie den Listenbereich, der die auszuwertenden Daten enthält, sowie den Kriterienbereich. Die Option Aktion legt fest, was mit den gefilterten Daten geschehen soll. Aktivieren Sie die Option An eine andere Stelle kopieren und legen Sie nacheinander die Zellbereiche durch Auswählen fest. Um mehrere Kriterien anzugeben, fügen Sie entsprechende Spalten mit Überschriften im Kriterienbereich hinzu. Ab drei Kriterien pro Feld können Sie die einzelnen Kriterien auch in einer Spalte untereinander erfassen. Excel verknüpft nebeneinanderstehende Kriterien mit einem logischen UND. Eine ODER-Verknüpfung realisieren Sie, in dem Sie die Kriterien in den einzelnen Spalten um eine Zeile versetzt anordnen. Kontrollieren Sie das Ergebnis. Filterergebnis
Nach dem Bestätigen der Dialogbox erzeugt Excel im angegebenen Bereich eine Kopie der gefundenen Datensätze.
Lektion 8
Datenbankfunktionen Eine Besonderheit von Listen oder Datenbanken in Excel ist, dass die Daten einer Zeile im unmittelbaren Bezug zueinander stehen. Um ein verwertbares Ergebnis zu erlangen, reichen die einfachen Tabellenfunktionen häufig nicht mehr aus. Spezielle Datenbankfunktionen dienen zum Auswerten der Daten.
1.
Setzen Sie den Zellcursor in die Zelle F12.
2.
Klicken Sie auf Einfügen, Funktion.
3.
Wählen Sie die Kategorie Datenbank aus.
Im unteren Bereich der Dialogbox sehen Sie alle verfügbaren Datenbankfunktionen.
4.
Klicken Sie doppelt auf die Funktion DBMAX.
Excel öffnet den Funktionsassistenten, der Sie beim Festlegen der Funktionsparameter unterstützt. Die Funktion DBMAX liefert den größten Wert aus den ausgewählten Datenbankeinträgen.
168
Projekt 8 – Excel als Datenbank
Excel 2002 Intensiv
5.
Wählen Sie die Suchkriterien aus und klicken Sie auf OK.
6.
Prüfen Sie das Ergebnis.
Maximalwert
Excel zeigt den maximalen Umsatz in Zelle F12.
Projekt 8 – Excel als Datenbank
169
Excel 2002 Intensiv
?
170
Testen Sie Ihr Wissen! 1.
Was ist die Voraussetzung dafür, dass Excel die Datenbankfunktionen nutzen kann?
2.
Wie rufen Sie das Eingabeformular für Datenbanken auf?
3.
Mit welchen Tasten erreichen Sie den folgenden Datensatz im Eingabeformular?
4.
Mit welcher Taste erreichen Sie das nächste Eingabefeld im Eingabeformular?
5.
Mit welchem Suchbegriff findet die Suchfunktion sowohl Meier als auch Biermann, aber nicht Schulze?
6.
Worauf müssen Sie achten, wenn Sie die Spalten einer Tabelle sortieren wollen?
7.
Wie richten Sie beim AutoFilter zwei Filterkriterien zu einem Datenbankfeld ein?
8.
Was ist beim Tauschen von zwei Spalten einer Liste mit der Sortierfunktion zu beachten?
Projekt 8 – Excel als Datenbank
Excel 2002 Intensiv
PROJEKT
9
Arbeitsblätter optisch aufbereiten Bisher haben Sie vorrangig Funktionen kennen gelernt, die sich mit der Bearbeitung und Auswertung von Zahlenmaterial befassen. Doch Excel hat mehr zu bieten. Umfangreiche Zeichenfunktionen lassen kaum Gestaltungswünsche offen. In diesem Projekt lernen Sie die gestalterische Seite von Excel kennen.
Lektion 1
Objekte zeichnen
Lektion 2
AutoFormen
Lektion 3
Mit Textfeldern arbeiten
Lektion 4
Schematische Darstellungen
Lektion 5
Ein Bild scannen
Lektion 6
Exceltabellen für das Internet
171
Excel 2002 Intensiv
Lektion 1
Objekte zeichnen Zum Lieferumfang von Excel gehört ein leistungsfähiges Zeichenmodul, mit dem Sie Tabellendokumente grafisch aufbereiten. Dabei geht es nicht um die Visualisierung von Zahlen, sondern um Illustrationen und schmückende Elemente.
1.
Legen Sie ein neues Tabellendokument an.
2. Öffnen Sie das Menü Ansicht und bewegen Sie den Mauszeiger auf Symbolleisten. Excel öffnet ein Untermenü, in dem alle verfügbaren Symbolleisten aufgelistet sind.
3.
Klicken Sie auf Zeichnen.
Die Symbolleiste Zeichnen bietet den Zugriff auf alle Zeichenfunktionen in Excel.
Einfache Objekte erstellen und bearbeiten
1.
172
Klicken Sie auf das Symbol Ellipse.
Projekt 9 – Arbeitsblätter optisch aufbereiten
Excel 2002 Intensiv Excel ändert den Mauszeiger bei Überfahren des Tabellenbereichs in ein kleines Kreuz.
2.
Klicken Sie auf die Arbeitsfläche.
An der Position des Mausklicks fügt Excel einen Kreis ein. Der Kreis ist markiert – acht Punkte bilden den Markierungsrahmen.
3.
Bewegen Sie den Mauszeiger auf die rechte untere Ecke des Kreises.
Der Mauszeiger verwandelt sich in einen schrägen Doppelpfeil.
4.
Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Ecke nach rechts.
Tipp Halten Sie beim Ziehen die (ª)-Taste gedrückt, um das Objekt proportional zu skalieren. Ziehen bei gedrückter (Strg)Taste führt die Veränderung um den Mittelpunkt aus. Beide Tasten lassen sich kombinieren.
Zum Verändern des eingefügten Objekts halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen die Ecke nach rechts. Die Ecke folgt der Bewegung des Mauszeigers: Der Kreis wird nach rechts gedehnt.
Farbe und Umriss anpassen Nach dem Einfügen und der Größenänderung gehen Sie an die Gestaltung. Alle Eigenschaften von Objekten steuern Sie in einer Dialogbox, die Sie entweder mit einem Doppelklick in das Objekt oder mit dem Befehl (Objekt) formatieren im Kontextmenü des Objekts aufrufen.
1.
Klicken Sie doppelt auf die Ellipse.
Excel öffnet die Dialogbox AutoForm formatieren. Mit den Steuerelementen der Register passen Sie das Zeichenobjekt an Ihre Vorstellungen an.
Projekt 9 – Arbeitsblätter optisch aufbereiten
173
Excel 2002 Intensiv
2.
Öffnen Sie im Register Farben und Linien das Listenfeld Farbe im Bereich Ausfüllen.
Tipp Weitere Farben öffnet die gleichnamige Dialogbox, in der Sie individuelle Farben zusammenstellen.
3.
Klicken Sie auf das rote Farbkästchen.
4.
Öffnen Sie das Listenfeld Linienart und wählen Sie den Eintrag 3 pt.
5.
Bestätigen Sie mit OK.
Nach Bestätigung der Einstellungen weist Excel der Ellipse die neuen Eigenschaften zu.
Größe anpassen Excel bietet nicht nur die Möglichkeit, Objekte mit der Maus zu verändern. Für die millimetergenaue Einstellung der Größe nutzen Sie spezielle Dialogboxen.
1.
174
Öffnen Sie in der Dialogbox AutoForm formatieren das Register Größe.
Projekt 9 – Arbeitsblätter optisch aufbereiten
Excel 2002 Intensiv
2.
Klicken Sie doppelt in das Eingabefeld Höhe.
3.
Geben Sie 2 cm ein.
Tipp Zum Anpassen der Objektabmessungen können Sie auch die Pfeile an den Eingabefeldern Höhe und Breite nutzen.
4.
Klicken Sie doppelt in das Eingabefeld Breite, geben Sie 4 cm ein und bestätigen Sie die Eingaben mit OK.
Excel überträgt die vorgenommenen Einstellungen auf die markierte Ellipse.
Texte und Zeichenobjekte Die Mehrzahl von Zeichenobjekten dient zur Aufnahme von Text, z.B. um besondere Tabellenbereiche zu illustrieren. Für diesen Zweck setzen Sie eine Kombination aus Zeichenobjekten und Textfeldern ein, die Sie folgendermaßen erstellen:
1.
Erstellen Sie eine AutoForm.
Projekt 9 – Arbeitsblätter optisch aufbereiten
175
Excel 2002 Intensiv
2.
Klicken Sie auf das Symbol Textfeld der Zeichnen-Symbolleiste und anschließend auf das Zeichenobjekt.
Excel setze die Schreibmarke in das Textfeld, sodass Sie mit der Texteingabe beginnen können. Formatierungen des Texts erledigen Sie entweder über die Funktionen der Symbolleiste oder nach einem Doppelklick auf das Objekt in der – erweiterten – Dialogbox AutoForm formatieren.
Lektion 2
AutoFormen So genannte AutoFormen – vorgefertigte Zeichnungselemente – reduzieren den Aufwand beim Zeichnen auf ein Minimum. Excel bietet eine ganze Palette dieser Hilfsmittel.
1.
176
Erstellen Sie die abgebildete Tabelle.
Projekt 9 – Arbeitsblätter optisch aufbereiten
Excel 2002 Intensiv
2.
Klicken Sie in der Symbolleiste Zeichnen auf AutoFormen, Standardformen, Zierrahmen.
3.
Ziehen Sie den Schmuckrahmen bei gedrückter linker Maustaste über der Tabelle auf.
Der Schmuckrahmen ist zunächst mit einer weißen Füllung versehen und verdeckt die Tabelle.
4.
Klicken Sie doppelt auf den Schmuckrahmen.
Mit dem Doppelklick öffnen Sie die Dialogbox AutoForm formatieren.
5.
Öffnen Sie das Register Farbe und Linien.
Projekt 9 – Arbeitsblätter optisch aufbereiten
177
Excel 2002 Intensiv
6.
Wählen Sie im Listenfeld Farbe im Bereich Ausfüllen den Eintrag Keine Füllung.
Keine Füllung entfernt sämtliche Füllungseinstellungen, die AutoForm besteht dann nur noch aus dem Umriss, die Fläche ist transparent.
7.
Weisen Sie dem Objekt die Linienfarbe Grün zu.
8.
Wählen Sie unter Linienart die breiten parallelen Linien aus.
9.
Bestätigen Sie die Eingaben mit OK.
10.
Ziehen Sie den gelben Markierungspunkt nach links.
Gelber Anfasser
AutoFormen haben einen oder mehrere gelbe Anfasser, zusätzlich zu den Markierungspunkten. Das Ziehen an dem gelben Punkt verändert charakteristische Eigenschaften der AutoForm. Die Anzahl der Punkte und die Wirkung ist von der verwendeten AutoForm abhängig.
178
Projekt 9 – Arbeitsblätter optisch aufbereiten
Excel 2002 Intensiv
Lektion 3
Mit Textfeldern arbeiten Textfelder sind eine Besonderheit unter den Objekten. Es sind Zeichnungselemente, die Text aufnehmen, der nicht an eine Zelle gebunden ist. Dadurch realisieren Sie frei verschiebbare Textelemente in der Tabelle.
1.
Klicken Sie in der Symbolleiste Zeichnen auf die Schaltfläche Textfeld und klicken Sie auf die Arbeitsfläche.
Tipp Excel verwendet für Textfelder die eingestellte Standardschriftart, die Sie im Editiermodus wie bei normalen Tabellenzellen anpassen.
An der Stelle des Mausklicks sehen Sie einen Markierungsrahmen und eine blinkende Schreibmarke. Excel befindet sich im Editiermodus: Sie können sofort mit der Texteingabe beginnen.
2. Tipp Wenn Sie sich im Editiermodus befinden, steht »Bearbeiten«, im Markierungsmodus »Bereit« in der Statusleiste.
Erzeugen Sie Text.
Geben Sie z.B. Aus eigener Schule, (¢) natürlich ein. Beim Schreiben passt Excel die Größe des Textfelds automatisch an den eingegebenen Text an. Mit (¢) fügen Sie eine Zeilenschaltung ein und beginnen eine neue Zeile.
Eingegebener Text
3.
Klicken Sie auf das Symbol Zentriert in der Symbolleiste Format.
Projekt 9 – Arbeitsblätter optisch aufbereiten
179
Excel 2002 Intensiv
4.
Drücken Sie die (Esc)-Taste.
Excel verlässt den Editiermodus – Sie sehen keine blinkende Schreibmarke mehr – und wechselt zum Markierungsmodus.
5. 6.
Klicken Sie doppelt auf den Textfeldrand.
7.
Bestätigen Sie die Zuweisung mit OK.
In der Dialogbox Textfeld formatieren klicken Sie auf die Schaltfläche Farbe im Bereich Ausfüllen des Registers Farben und Linien und wählen die Farbe aus.
Tipp Durch Ziehen an den
8.
Markierungspunkten verändern Sie die Abmessungen des Textfelds.
9.
Klicken Sie auf den Rahmen des Textfelds und halten Sie die linke Maustaste gedrückt. Verschieben Sie das Textfeld links neben die Baumarten.
Markiermodus
10.
Klicken Sie auf eine freie Stelle der Arbeitsfläche.
Die Markierung des Textfeldes wird aufgehoben. Ein Klick in das Textfeld wechselt automatisch wieder in den Editiermodus, z.B. um den eingegebenen Text nachträglich zu bearbeiten.
11.
180
Speichern Sie die Datei als TEXTFELD.XLS.
Projekt 9 – Arbeitsblätter optisch aufbereiten
Excel 2002 Intensiv
Lektion 4
Schematische Darstellungen
Achtung OrgChart wird beim ersten Gebrauch von der OfficeCD installiert, erst danach können Sie in Excel und Word den Befehl Einfügen, Grafik, Organigramm verwenden, um ein Organigramm einzufügen.
Einige spezielle Dokumente dienen dazu, die Organisationsstruktur einer Firma oder andere Sachverhalte anschaulich darzustellen. Bevor Sie solche Grafiken aus einzelnen Zeichnungselementen erstellen, nutzen Sie das Office-Tool Schematische Darstellungen. Die folgende Lektion vermittelt einen Eindruck in das Anwendungsgebiet des Tools bei der Gestaltung von Organigrammen.
1.
Erstellen Sie eine neue Arbeitsmappe.
2.
Wählen Sie den Befehl Einfügen, Schematische Darstellung.
3.
Klicken Sie auf Organigramm und bestätigen Sie mit OK.
In der Dialogbox Diagrammsammlung wählen Sie die Art der gewünschten Darstellung.
4.
Setzen Sie die Schreibmarke in ein Feld und geben Sie Text ein.
Projekt 9 – Arbeitsblätter optisch aufbereiten
181
Excel 2002 Intensiv
5.
Nutzen Sie die Symbolleiste für weitere Organisationsfelder.
6.
Klicken Sie neben das erstellte Diagramm.
Danach steht das Organigramm in der Arbeitsmappe zur Verfügung.
7.
Speichern und schließen Sie die Datei.
Schematische Darstellungen: Typen Mit Hilfe schematischer Darstellungen können Sie Ideen anschaulich präsentieren und Dokumente lebendig gestalten. Diese Diagrammformen basieren nicht auf nummerischen Daten, sondern setzen Textelemente mit grafischen Elementen in Beziehung. Die Diagrammtools für schematische Darstellungen finden Sie als Symbol auf der Symbolleiste ZEICHNEN und als Befehl im Menü EINFÜGEN. Nach einem Klick erscheint die Dialogbox DIAGRAMMSAMMLUNG, aus der Sie den gewünschten Diagrammtyp auswählen. Mit der Auswahl von ORGANIGRAMM erzeugen Sie hierarchische Beziehungen. Diese Diagrammform spielt eine besondere Rolle und ist deshalb in einem eigenen Kapitel dargestellt. Die anderen Formen bilden eine Gruppe: Mit dem Befehl ÄNDERN ZU aus der Symbolleiste DIAGRAMM können Sie einen Typ in den anderen verwandeln. Folgende Diagrammtypen stehen zur Verfügung: X Zyklusdiagramm: Diesen Diagrammtyp verwenden Sie zur Darstellung eines Prozesses, der sich in gleicher Weise fortlaufend wiederholt. X Zieldiagramm: Dieses Diagramm setzen Sie ein, um die Schritte bei einer Zielwertsuche darzustellen. X Radialdiagramm: Dieses Kreisdiagramm eignet sich zur Darstellung der Beziehungen zwischen den einzelnen Elementen eines Hauptelements. X Venndiagramm: Dieses Diagramm dient zur Darstellung sich überlagernder Bereiche zwischen und innerhalb von Elementen. X Pyramidendiagramm: Dieser Diagrammtyp eignet sich bestens zur Darstellung konstruktiver Beziehungen.
182
Projekt 9 – Arbeitsblätter optisch aufbereiten
Excel 2002 Intensiv
Lektion 5
Ein Bild scannen Falls Sie über einen Scanner verfügen, können Sie Ihrer Tabelle beliebige Bilder und Grafiken bequem hinzufügen. Dazu müssen Sie keine spezielle Anwendung aktivieren: Diesen Schritt erledigt Excel für Sie.
1.
Erstellen Sie eine leere Mappe.
2.
Klicken Sie auf Einfügen, Grafik, Von Scanner oder Kamera im erweiterten Untermenü.
Tipp TWAIN bezeichnet eine Standard-Software-Schnittstelle, über die Anwendungsprogramme auf einen angeschlossenen Scanner zugreifen.
Excel fragt die TWAIN-Schnittstelle ab und sucht nach einem installierten Scanner.
3.
Klicken Sie auf Einfügen anpassen.
Falls ein TWAIN-kompatibler Scanner gefunden wurde, startet Excel die installierte Scanner-Software, mit der Sie die Vorlage einlesen. Nach dem Scan-Vorgang schaltet Excel automatisch in den Microsoft Photo Editor um, mit dem Sie das Bild nachbearbeiten.
4.
Platzieren Sie das Bild.
Das gescannte Bild wird als Objekt in die aktuell geöffnete Tabelle eingefügt. Um ein eingefügtes Bild nachträglich zu verändern, nutzen Sie die Werkzeuge der Grafiksymbolleiste.
Projekt 9 – Arbeitsblätter optisch aufbereiten
183
Excel 2002 Intensiv
Lektion 6
Exceltabellen für das Internet Die Stärke von Excel – das Auswerten umfangreichen Zahlenmaterials – machen Sie über den HTML-Export auch im Internet oder innerhalb eines lokalen Intranet verfügbar. Wenige Mausklicks genügen, um eine Excel-Tabelle entsprechend aufzubereiten. Dabei kommt zum Vorschein, dass für Excel das Internetformat kein Fremdformat, sondern ein internes Dateiformat ist, mit dem Excel spielend umgeht.
1.
Öffnen Sie die Datei TEXTFELD.XLS und markieren Sie den gewünschten Bereich, im Beispiel A1:G15.
Im Beispiel soll aus der Tabelle eine Preisliste für die Homepage des Anbieters im Internet entstehen.
184
Projekt 9 – Arbeitsblätter optisch aufbereiten
Excel 2002 Intensiv
2.
Klicken Sie auf Datei, Als Webseite speichern.
3.
Klicken Sie auf die Option Auswahl.
HTML und Internet Um die Inhalte des Internet möglichst vielen Benutzer zugänglich zu machen, wurde die einheitliche Seitenbeschreibungssprache HTML (Hypertext Markup Language) entwickelt. Die Besonderheit von HTML ist, dass sich mit einfachem ASCII-Text nahezu beliebige Inhalte darstellen lassen. In der Praxis bedeutet dies, dass der Anwender die Inhalte des Internet plattformunabhängig mit einem einfachen Browser betrachten kann. Sobald Sie eine beliebige Tabelle als HTML-Dokument speichern, benötigt der Empfänger kein Excel mehr, um die Tabelle anzuzeigen. Damit erstellen Sie Tabellen, die Sie einem breiten Publikum zugänglich machen. X Angaben über Aktualisierung und E-Mail-Kontakt helfen dem Betrachter, den Inhalt der Seite zu beurteilen und bei Bedarf in Kontakt mit Ihnen zu treten. Fügen Sie diese Elemente über Einfügen, Hyperlink in die Exceltabelle ein, bevor Sie den Speichervorgang beginnen. X Besondere Fähigkeiten von Excel unterstützen diesen Vorgang: Nutzen Sie die Webseitenvorschau, um das Ergebnis im Browser zu betrachten. X Mit der Schaltfläche Veröffentlichen in der Speichern-Dialogbox platzieren Sie das Ergebnis direkt im Bereich für Webdateien.
Projekt 9 – Arbeitsblätter optisch aufbereiten
185
Excel 2002 Intensiv
4.
Klicken Sie auf Titel ändern, tragen Sie den Titel ein und bestätigen Sie mit OK.
Der eingetragene Titel erscheint zentriert über der getroffenen Auswahl.
5.
Klicken Sie auf Speichern.
Mit dem Speichern erfolgt die Konvertierung bestimmter Elemente in das HTMLFormat, die Eigenschaften des Excel-Tabellenblatts bleiben intern aber erhalten. Deshalb können Sie eine solche Webseite jederzeit erneut in Excel bearbeiten.
6.
Schließen Sie die Datei.
HTML-Dokument öffnen Natürlich ist der beschriebene Vorgang nicht einseitig. Excel ist fähig, HTMLDokumente zu öffnen und für die Bearbeitung zu sorgen.
186
1.
Klicken Sie auf Datei, Öffnen.
2.
Klicken Sie doppelt auf die Datei SEITE.HTM.
Projekt 9 – Arbeitsblätter optisch aufbereiten
Excel 2002 Intensiv Excel öffnet das HTML-Dokument und lädt es im Arbeitsbereich. Sie können sofort auf alle Funktionen von Excel zurückgreifen.
3.
Gestalten Sie die Tabelle mit einem Rahmen.
4.
Wählen Sie den Befehl Datei, Webseitenvorschau.
Excel startet den Internet Explorer, um die Betrachtung des Dokuments zu ermöglichen.
5.
Prüfen Sie das Ergebnis.
Tipp Der Internet Explorer ist in der Lage, die Ursprungsanwendung zu erkennen. Daher enthält der Befehl Datei des Internet Explorers den Befehl Bearbeiten mit Microsoft Excel.
Die Seite erscheint im Browser, wo Sie die Wirkung leicht prüfen.
6.
Schließen Sie den Browser.
Hyperlinks zu anderen Dokumenten Mit den Werkzeugen von Excel erzeugen Sie auf ähnliche Art Hyperlinks zu anderen Dokumenten im Intra- oder Internet. Dieses Verfahren – kombiniert z.B. mit einem Speichern des Dokuments im HTML-Dateiformat – erzeugt auf einfache Weise Sprünge zu thematischen Bezügen. Im Beispiel ergänzen Sie einen weiterführenden Link und die E-Mail-Adresse auf der Webseite.
Projekt 9 – Arbeitsblätter optisch aufbereiten
187
Excel 2002 Intensiv Tipp Wenn Sie im Dokument
1.
Text markieren, bevor Sie die Dialogbox Hyperlink einfügen aktivieren, erscheint der markierte Text im Eingabefeld Text anzeigen als.
2.
Setzen Sie den Zellzeiger in B18 und aktivieren Sie den Befehl Einfügen, Hyperlink. Klicken Sie auf Datei oder Webseite.
Verknüpfungen zu Dateien oder URLs stellen Sie über das gleichnamige Eingabefeld im oberen Teil der Dialogbox her.
X X
3.
Einen bekannten URL tragen Sie am einfachsten über die Tastatur in das Eingabefeld Adresse ein oder Sie wählen mit einem Klick einen Eintrag aus der Liste. Excel reflektiert dort die Informationen aus dem Verlauf des Internet Explorers. Für die Zuordnung einer Datei aus dem Netzwerk nutzen Sie die Schaltfläche Durchsuchen. Excel öffnet eine Dialogbox, in der Sie zunächst den gewünschten Dateityp wählen und dann die Datei markieren. Bestätigen Sie den Hyperlink.
Hyperlink
188
Projekt 9 – Arbeitsblätter optisch aufbereiten
Excel 2002 Intensiv Nach der Bestätigung der Dialogbox erscheint der Hyperlink im Text: mit einem Klick lösen Sie den Sprung aus.
4.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Hyperlink.
Das Kontextmenü bietet den Befehl Hyperlink. Damit öffnen Sie ein Untermenü mit allen Befehlen zum Umgang mit dem Hyperlink, u.a. die Befehle zum Bearbeiten und Löschen.
5.
Platzieren Sie den Zellzeiger in B19 und aktivieren Sie die Dialogbox Hyperlink einfügen.
6.
Klicken Sie auf E-Mail-Adresse.
7.
Tragen Sie die abgebildeten Texte ein und bestätigen Sie mit OK.
Mit den abgebildeten Daten erzeugen Sie eine Antwortmail-Adresse samt voreingestelltem Betreff.
8.
?
Schließen Sie die Datei und speichern Sie die Änderungen.
Testen Sie Ihr Wissen! 1.
Was bewirkt die Tastenkombination (Strg)+(1)?
2.
Wie blenden Sie die Zeichensymbolleiste ein?
3.
Was bewirkt das gleichzeitige Drücken von (Strg) und (ª), wenn Sie an einem Punkt des Markierungsrahmens von Zeichnungsobjekten ziehen?
4.
Was sind AutoFormen?
5.
Wozu dienen Textfelder?
6.
Wie wechseln Sie bei Textfeldern vom Editier- in den Markierungsmodus?
7.
Was ist die Voraussetzung, um direkt aus Excel heraus scannen zu können?
8.
Auf welche Objekte können Sie in Excel-Dokumenten mit einem Hyperlink verweisen?
Projekt 9 – Arbeitsblätter optisch aufbereiten
189
Excel 2002 Intensiv
9.
190
Worauf macht die Dateierweiterung HTML aufmerksam?
10.
Mit welchem Befehl übertragen Sie Inhalte einer Excel-Tabelle in das HTMLFormat?
11.
Wie behandelt Excel das HTML-Format?
12.
Was passiert mit den integrierten Formeln einer Tabelle, wenn Sie diese als Webseite speichern?
13.
Übernimmt Excel Zeichnungselemente beim Export in HTML-Format?
Projekt 9 – Arbeitsblätter optisch aufbereiten
Excel 2002 Intensiv
PROJEKT
10
Profitools Neben den bereits beschriebenen Funktionen bietet Excel eine Reihe von Spezialitäten, mit denen Sie die Daten besser im Griff behalten und umfangreiches Zahlenmaterial bequem auswerten. Das Leistungsspektrum dieser nützlichen Funktionen reicht von einfachen Aufgabenstellungen bis hin zu komplizierten Problemanalysen. Das Projekt vermittelt Ihnen einen Einblick in den Nutzen und die Wirkungsweise der Datenanalyse-Funktionen.
Lektion 1
Die Gültigkeitsprüfung
Lektion 2
Informationen mit Pivot-Tabellen darstellen
Lektion 3
Zielwertsuche und Solver
Lektion 4
Planspiele – Das Szenario
Lektion 5
Was-wäre-wenn-Analysen
191
Excel 2002 Intensiv
Lektion 1
Die Gültigkeitsprüfung Bei den bisher im Buch verwendeten Tabellen lag die Verantwortung für die sinnvolle Dateneingabe beim Anwender. In der Praxis führt dies häufig genug zu Problemen. Gerade in umfangreichen Tabellen geht die Übersicht verloren: Eingabefehler sind nur schwer zu finden. Mit Gültigkeitsregeln beschränken Sie die Eingaben auf einen Bereich von Werten.
1.
Erstellen Sie die abgebildete Tabelle.
Diese Tabelle soll alle Ausgaben innerhalb eines Quartals aufnehmen.
2.
Markieren Sie die Spalte A.
3.
Klicken Sie auf Daten, Gültigkeit.
Gültigkeitsbereich
192
Projekt 10 – Profitools
Excel 2002 Intensiv
4. Tipp Um eine bestehende Gültigkeitsregel zu verändern, markieren Sie den betreffenden Bereich und rufen die Dialogbox Gültigkeit auf.
Öffnen Sie das Listenfeld Zulassen.
In der Dialogbox Gültigkeitsprüfung legen Sie die zugelassenen Werte für den markierten Tabellenbereich fest.
X X X X
Im Register Einstellungen richten Sie die Gültigkeitsregeln ein. Das Register Eingabemeldung dient zum Erfassen einer Meldung, die dem Anwender das Ausfüllen der Tabelle erleichtert. Den Text für die Warnmeldungen von Excel bei Falscheingaben geben Sie im Register Fehlermeldung ein. Die Schaltfläche Alle Löschen entfernt die Gültigkeitsregel für den ausgewählten Bereich.
5.
Klicken Sie auf den Eintrag Datum.
6.
Legen Sie den gültigen Zeitraum fest.
Tipp Um die Eingabe zu beschleunigen, geben Sie das Datum im Format TT-MM-JJ ein, Excel erkennt die richtigen Werte automatisch.
Excel aktiviert weitere Steuerelemente in der Dialogbox. Das Listenfeld Daten legt die Vergleichsoperation fest: Der voreingestellte Eintrag »zwischen« erlaubt die Eingabe eines Anfangs- und Enddatums, um den gültigen Zeitraum einzurichten.
X X
Geben Sie das Anfangsdatum 01-04-01 ein und drücken Sie die (ÿ)-Taste. Als Enddatum geben Sie den letzten Tag des Quartals ein. Achten Sie bei der Eingabe auf plausible Datumswerte (es gibt keinen 31.06.!), damit die späteren Daten keine Fehler aufweisen.
Mit diesen Vorgaben stellen Sie sicher, dass die markierten Zellen nur Datumswerte aus dem zweiten Quartal 2001 aufnehmen.
Projekt 10 – Profitools
193
Excel 2002 Intensiv
Eingabemeldung einrichten Mit einer Eingabemeldung helfen Sie dem Anwender beim Ausfüllen der Tabelle. Sie aktivieren damit einen Text, der beim Ausfüllen der Zelle erscheint.
1.
Öffnen Sie das Register Eingabemeldung.
2.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Eingabemeldung anzeigen, wenn Zelle ausgewählt wird.
3.
Geben Sie die Meldung ein.
In der Dialogbox Eingabemeldung tragen Sie den Titel für die Meldungsbox sowie den eigentlichen Informationstext in die jeweiligen Eingabefeldern ein.
Fehlermeldung einrichten Die Fehlermeldung dient ebenfalls der Anwenderunterstützung. Sie teilt in einem erklärenden Text mit, warum Excel die in die zugehörige Zelle eingegebenen Daten ablehnt.
1.
Öffnen Sie das Register Fehlermeldung.
2.
Klicken Sie zur Aktivierung der Gültigkeitsregel in das Kontrollkästchen Fehlermeldung anzeigen, wenn ungültige Daten eingegeben wurden.
3.
Geben Sie die Meldung ein und klicken Sie auf OK.
Achtung Das Kontrollkästchen Fehlermeldung anzeigen, wenn ungültige Daten eingegeben wurden muss aktiviert sein, damit Excel eine Falscheingabe abweist.
194
Projekt 10 – Profitools
Excel 2002 Intensiv Mit der Wahl eines Symbols, einem Titel und dem Text der Fehlermeldung bereiten Sie die Dialogbox vor, die Excel bei einer Falscheingabe aktiviert.
Gültigkeitsregel testen Nach der Festlegung der Regeln auf den markierten Bereich ist es zweckmäßig, die Wirkung bzw. die korrekte Funktion der Meldungen zu prüfen. Versuchen Sie, falsche Daten in die Zellen einzutragen.
1.
Klicken Sie in Zelle A2.
Eingabemeldung
Excel aktiviert die Eingabemeldung als QuickInfo an der Zelle oder in der Sprechblase des Office-Assistenten.
2.
Geben Sie das Datum 12.12.99 ein und drücken Sie (¢).
Excel erkennt die fehlerhafte Eingabe und zeigt die festgelegte Fehlermeldung. Abbrechen weist den Wert zurück und beendet die Eingabe. Wiederholen erlaubt die Eingabe eines korrekten Wertes.
Projekt 10 – Profitools
195
Excel 2002 Intensiv
Gültigkeitsregeln mit Werteliste Tipp Als Werteliste können Sie auch einen Zellbereich im aktuellen Arbeitsblatt festlegen. Falls Sie gleichzeitig Bereichsnamen verwenden, erleichtern Sie damit die Aktualisierung der gültigen Werte.
Durch Einrichten des Gültigkeitskriteriums Liste und Festlegung der Werte bestimmen Sie selbst, welche Werte zulässig sind. Damit verhindern Sie ebenfalls Fehleingaben in wichtigen Zellen.
1.
Mit der Markierung bestimmen Sie den zu schützenden Zellbereich.
2.
Wählen Sie den Eintrag Liste und klicken Sie in das Eingabefeld Quelle.
3.
Präzisieren Sie die Gültigkeitsregel und bestätigen Sie mit OK.
X Tipp Durch Aktivieren des Kontrollkästchens Zellendropdown begrenzen Sie nicht nur die zulässigen Eingaben, sondern erleichtern auch die Erfassung.
Markieren Sie die Spalte B und klicken Sie auf Daten, Gültigkeit.
X X
4.
Geben Sie im Eingabefeld Quelle z.B. Haus;Auto;Haushalt;Unterhalt;Versicherung ein. Ausschließlich diese Einträge sollen zulässig sein. Die Anzeige der Liste aktivieren Sie mit dem Kontrollkästchen Zellendropdown. Mit der Bestätigung dieser Einstellungen durch OK veranlassen Sie Excel, zur Eingabe von Werten in die Zelle eine Auswahlliste der gültigen Werte zu zeigen. Klicken Sie in die Zelle C2 und öffnen Sie das Listenfeld.
Liste gültiger Werte
196
Projekt 10 – Profitools
Excel 2002 Intensiv Excel zeigt die gültigen Werte in der Liste an. Um den Wert zu übernehmen, klicken Sie auf den betreffenden Eintrag in der Liste.
Lektion 2
Informationen mit Pivot-Tabellen darstellen Wenn Sie umfangreiche Datensammlungen mit Excel erstellt haben, stellt sich die Frage nach geeigneten Werkzeugen, um die Informationsflut auszuwerten. Ein Weg zum Ziel ist der Einsatz von Pivot-Tabellen. Pivot-Tabellen sind Hilfsmittel zur Datenanalyse. Sie fassen umfangreiche Daten übersichtlich in einer besonderen Tabellenansicht zusammen und stellen Berechnungsfunktionen zur Auswertung bereit. Diese vielfach unterschätzte Funktion reduziert Ihren Arbeitsaufwand auf ein Minimum, indem Sie Excel für sich arbeiten lassen.
1.
Legen Sie die Beispieltabelle an.
Voraussetzung für Pivot-Auswertungen sind Datenlisten mit gruppierbaren Daten. In dieser Tabelle sind Umsatzzahlen, getrennt nach Monat, Geschäftsbereich, Artikelgruppe und Mitarbeiter gespeichert. Anstelle mehrerer Tabellenblätter, z.B. für die einzelnen Monate, nimmt eine einzige Tabelle die Daten auf. Um die Daten später einfacher zu aktualisieren, kommen Bereichsnamen zum Einsatz: Wenn Sie neue Datensätze mit dem Eingabeformular erfassen, erweitert Excel den benannten Datenbankbereich automatisch.
Projekt 10 – Profitools
2.
Markieren Sie die Spalten A:E.
3.
Klicken Sie auf Einfügen, Namen, Definieren.
4.
Geben Sie den Bereichsnamen Umsatzdaten ein.
197
Excel 2002 Intensiv
5.
Klicken Sie auf Hinzufügen und OK.
Tipp Schneller kommen Sie zum Ziel, wenn Sie den Bereich markieren und dann in das Namensfeld klicken. Geben Sie dort den Namen ein und bestätigen Sie mit (¢).
Name des Datenbankbereichs
6.
Speichern Sie die Tabelle als VERTRETER.XLS.
Pivot-Tabelle anlegen Die Beispieltabelle ist für die Analyse mit einer Pivot-Tabelle geeignet. Die Daten in der Tabelle haben Listenform und sind nach bestimmten Kriterien gruppierbar.
1.
Setzen Sie den Zellcursor in die Tabelle.
2.
Klicken Sie auf Daten, PivotTable- und PivotChart-Bericht.
Tipp Um die Daten aus mehreren Excel-Tabellen auszuwerten, klicken Sie auf die Option Mehrere Konsolidierungsbereiche.
Excel startet den Pivot-Tabellen-Assistenten, der Sie beim Erstellen der PivotTabelle unterstützt. Zunächst müssen Sie den Datenbereich festlegen, auf dem die Auswertung beruht.
3.
Klicken Sie auf Microsoft-Excel-Liste oder -Datenbank und bestätigen Sie mit Weiter. In diesem Schritt entscheiden Sie, ob Sie außer der Tabelle noch eine grafische Darstellung wünschen.
198
Projekt 10 – Profitools
Excel 2002 Intensiv
4.
Geben Sie im Eingabefeld Bereich den Namen Umsatzdaten ein und klicken Sie auf Weiter.
Alternativ könnten Sie die Dialogbox verkleinern und den Tabellenbereich mit der Maus markieren.
5.
Klicken Sie auf Layout.
6.
Ziehen Sie das Symbol Monat auf das Feld Seite.
Verfügbare Datenfelder Grundgerüst der Pivot-Tabelle
In der Layout-Dialogbox bestimmen Sie das Aussehen der Pivot-Tabelle. Dazu sehen Sie am rechten Rand der Dialogbox alle verfügbaren Datenfelder, die Sie mit der Maus in die vorgesehenen Tabellenbereiche ziehen. Auf dem Bereich Seite legen Sie die Datenfelder ab, nach denen Excel die Tabelle filtert.
Projekt 10 – Profitools
199
Excel 2002 Intensiv Tipp Die Berechnungsformel für den Datenbereich bestimmen Sie, indem Sie doppelt auf das eingefügte Datenfeld klicken. Excel zeigt die Dialogbox Pivot-Tabellen-Feld in der Ihnen unterschiedliche Berechnungsformeln zur Auswahl stehen.
7.
Ziehen Sie die übrigen Symbole in das Grundgerüst und bestätigen Sie mit OK.
Im Bereich Daten legen Sie das Auswertungsergebnis fest. Im Beispiel soll die Summe aller Umsätze angezeigt werden.
8. Aktivieren Sie die Option In neuem Arbeitsblatt und klicken Sie auf Fertig stellen. Zuletzt legen Sie fest, wo die Pivot-Tabelle abgelegt werden soll. Zur Wahl steht ein Bereich im aktuellen Blatt oder ein neues Tabellenblatt.
9.
Kontrollieren Sie das Ergebnis.
Tipp Durch erneuten Aufruf des Pivot-Tabellen-Assistenten können Sie bei Bedarf den Entwurf der Tabelle korrigieren.
In der Pivot-Tabelle sehen Sie die Daten übersichtlich angeordnet. Das Seitenfeld Monat ist als Listenfeld ausgelegt. Durch Auswahl eines Eintrags erhalten Sie die jeweilige Monatsübersicht.
200
Projekt 10 – Profitools
Excel 2002 Intensiv Mit dem Assistenten legen Sie nur den Grundaufbau der Pivot-Tabelle fest. Um eine andere Auswertung der Daten zu erhalten, verschieben Sie die grau hinterlegten Datenfelder an die gewünschte Position. Wenn Sie doppelt in den Datenbereich einer Pivot-Tabelle klicken, legt Excel ein neues Tabellenblatt mit Details zur angeklickten Zelle an.
10.
Analysieren Sie die Daten: Selektieren Sie eine Warengruppe.
Achtung Pivot-Tabellen sind Tabellenbereiche ohne Verknüpfung zu den Daten. Klicken Sie in der Symbolleiste Pivot-Tabelle auf die Schaltfläche Aktualisieren, sobald Sie neue Datensätze erfasst haben.
Durch die Steuerelemente der Pivottabelle verändern Sie die Anzeige so, dass Sie die Daten bequem analysieren können.
Lektion 3
Zielwertsuche und Solver Excel dient nicht nur zum Verwalten und Auswerten bestehender Daten, sondern unterstützt Sie auch beim Ermitteln eines gewünschten Wertes. Bei der Zielwertsuche nähert Excel ein Formelergebnis durch Verändern eines Operanden an einen vorgegebenen Wert an. In Beispiel soll der erforderliche Aufschlag zum Erzielen eines vorgegebenen Gewinns berechnet werden. Statt lange hin und her zu rechnen, erledigt Excel dieses Aufgabe im Handumdrehen.
1.
Legen Sie die dargestellte Tabelle an.
Für die Zielwertsuche sind Formeln in der Tabelle nötig:
X X
Projekt 10 – Profitools
Geben Sie die Formel =C3+C3*C4 in Zelle C5 ein. Die Zelle C6 erhält die Formel =C5-C3.
201
Excel 2002 Intensiv
Berechnete Werte
2.
Klicken Sie auf Extras, Zielwertsuche im erweiterten Befehlsmenü.
3.
Klicken Sie in das Eingabefeld Zielzelle und markieren Sie die Zelle C6
Unter Zielzelle geben Sie die Zelle an, für die Excel einen gewünschten Wert ermitteln soll.
4.
Geben Sie 200 im Eingabefeld Zielwert ein.
Der Zielwert ist der gewünschte Wert.
5.
Klicken Sie in das Eingabefeld Veränderbare Zelle und markieren Sie die Zelle
C4. Als veränderbare Zelle bezeichnet Excel die Zelle, deren Wert zum Erreichen des Zielwerts angepasst wird. Im Beispiel soll der Gewinn einen bestimmten Wert erreichen, dazu muss der Aufschlag kalkuliert werden.
6.
Klicken Sie auf OK.
Mit einem Klick auf OK starten Sie die Zielwertsuche.
7.
Analysieren Sie das Ergebnis.
Nach einer kurzen Berechnung zeigt Excel das Ergebnis und ändert die Zellinhalte in der Tabelle entsprechend.
X X
202
Um das ermittelte Ergebnis zu übernehmen, klicken Sie auf OK. Mit Abbrechen beenden Sie die Zielwertsuche und verwerfen den Änderungsvorschlag von Excel.
Projekt 10 – Profitools
Excel 2002 Intensiv
Angepasster Aufschlag Ergebnis
Zielwerte mit dem Solver ermitteln Der Solver geht noch einen Schritt weiter als die Zielwertsuche und erlaubt die Angabe von Nebenbedingungen und mehreren veränderbaren Zellen. Im Beispiel geht es um die Kalkulation eines Angebots, bei dem der Lieferant einen Mengenrabatt im Einkauf eingeräumt hat.
1.
Legen Sie die Beispieltabelle an.
Ergebniszellen
Für den Einsatz des Solvers muss die Tabelle mit Formeln vorbereitet werden:
X X X X
2.
EK, VK und Menge sind manuell eingetragene Werte. Geben Sie die Formel =D4-C4+D5-C5 in Zelle C12 ein. Geben Sie die Formel =B12*C12 in Zelle D12 ein. Geben Sie die Formel =Summe(D4:D5) in Zelle D9 ein. Setzen Sie den Zellzeiger auf D12, und klicken Sie auf Extras, Solver.
Excel aktiviert die Dialogbox zum Einrichten der Solver-Parameter.
Projekt 10 – Profitools
203
Excel 2002 Intensiv Achtung Falls der Befehl Solver nicht verfügbar ist, müssen Sie den Solver über Extras, Add-Ins erst installieren.
Grundparameter bestimmen Im ersten Schritt für die Einrichtung der Lösungsbedingungen bestimmen Sie die Grundparameter. Dabei legen Sie wie bei der Zielwertsuche die Zielzelle, den Zielwert und die veränderbaren Zellen fest.
1.
Klicken Sie in Zielzelle und markieren Sie die Zelle D12.
2. Aktivieren Sie unter Zielwert die Option Wert und geben Sie 10000 ein. X Damit veranlassen Sie Excel, einen genauen Wert zu ermitteln. 3. Klicken Sie in Veränderbare Zellen. 4.
Markieren Sie bei gedrückter (Strg)-Taste nacheinander die Zellen B12, D4, D5, C4 und C5.
Grundparameter
204
Projekt 10 – Profitools
Excel 2002 Intensiv
Nebenbedingungen festlegen Mit Nebenbedingungen grenzen Sie die Arbeit von Excel auf ein gewünschtes Problem ein. Da Excel nach dem Start des Solvers das Tabellenblatt gezielt verändert, hat diese Tätigkeit natürlich Auswirkungen auf das gesamte Blatt. Nebenbedingungen schließen deshalb unerwünschte Werte in anderen Tabellenbereichen aus.
Tipp Klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen, um die Arbeitsweise des Solvers zu beeinflussen.
1.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.
2.
Klicken Sie in Zellbezug und setzen Sie den Zellcursor auf C4.
Danach ordnen Sie den Operator und die Nebenbedingung zu:
3.
Wählen Sie das Gleichheitszeichen im Listenfeld aus und geben Sie die Nebenbedingung 2300 ein. Das ist der veränderte EK, den der Lieferant bei Abnahme von mindestens 10 Stück gewährt.
4.
Klicken Sie auf Hinzufügen. Erzeugen Sie auf die gleiche Weise die Nebenbedingungen C5=620, D9=3399. Damit liegen die Nebenbedingungen fest: veränderte Einkaufspreise in C4 und C5 sowie Bundlegesamtpreis in D9.
5.
Klicken Sie auf Lösen.
6.
Klicken Sie auf Szenario speichern.
Nebenbedingungen
Tipp Lösung verwenden übernimmt die aktuellen Ergebnisse als neue Werte in die Tabelle.
Projekt 10 – Profitools
205
Excel 2002 Intensiv Excel ermittelt das Ergebnis. Ein noch genaueres Ergebnis erzielen Sie, wenn Sie in den Nebenbedingungen die Bedingung B12=Ganzzahlig ergänzen. Um die erzeugten Bedingungen bei Bedarf erneut zu verwenden oder anzupassen, speichern Sie das Szenario. Dabei vergeben Sie einen Namen, z.B. TV-VCR-Bundle1. Nach dem Speichern der Parameter kehrt Excel zur Dialogbox Ergebnis zurück.
7.
Klicken Sie auf Ausgangswerte wiederherstellen und bestätigen Sie mit OK.
Excel verwirft die errechneten Werte und beendet den Solver.
8.
Lektion 4
Speichern Sie die Tabelle unter SONDERPOSTEN.XLS.
Planspiele – Das Szenario Szenarios stellen die logische Fortsetzung des Solvers dar. In einem Szenario erstellen Sie Testwerte, die Sie in einer Tabelle »durchspielen«. Damit nutzen Sie die Fähigkeiten von Excel, um zum optimalen Ergebnis zu gelangen. Im Folgenden bauen Sie das Beispiel aus der letzten Lektion weiter aus.
206
1.
Klicken Sie auf Extras, Szenarien aus dem erweiterten Befehlsmenü.
2.
Markieren Sie den Eintrag TV-VCR-Bundle1 und klicken Sie auf Bearbeiten.
3.
Ändern Sie den Kommentar in Mit Lieferantenrabatt und bestätigen Sie mit OK.
Projekt 10 – Profitools
Excel 2002 Intensiv
4.
Schließen Sie die die Dialogbox Szenariowerte mit OK.
Die Dialogbox Szenariowerte dient dazu, die Ausgangswerte manuell zu verändern. Die Veränderung soll aber über eine weitere Solverlösung erfolgen.
5.
Schließen Sie den Szenario-Manager.
Neues Szenario anlegen Mit einem neuen Szenario erzeugen Sie veränderte Bedingungen für die Veränderung der Daten. Damit haben sie später mehrere Ergebnisse für den Vergleich der Ergebnisse zur Verfügung.
1.
Öffnen Sie den Solver mit Extras, Solver.
Verändern Sie die Parameter so, dass der Solver eine Lösung finden muss, wenn kein Rabatt auf die Einkaufswerte gewährt wird.
2. Tipp Setzen Sie die Schreibmarke beim Bearbeiten der Bezüge mit der Maus.
Bestimmen Sie die Solver-Parameter.
3. Klicken Sie in das Eingabefeld Veränderbare Zellen. Löschen Sie die Einträge $C$4 und $C$5 mit (Entf). Achten Sie beim Löschen darauf, dass zwischen den verbleibenden Zellbezügen jeweils ein Semikolon verbleiben muss. Durch das Löschen der Zellbezüge kann der Solver die Einkaufspreise nicht mehr verändern.
4.
Markieren Sie die Nebenbedingung $C$4=2300 und klicken Sie auf Löschen.
5.
Löschen Sie die Nebenbedingung $C$5=620.
6.
Klicken Sie auf Lösen.
7.
Kontrollieren Sie das Ergebnis.
Der Solver ermittelt, dass 43 Bundles verkauft werden müssen, damit der gewünschte Gewinn von 10.000 DM erreicht wird.
Projekt 10 – Profitools
207
Excel 2002 Intensiv
Mindestmenge
8.
Klicken Sie auf Szenario speichern.
9.
Geben Sie die Bezeichnung TV-VCR-ohneRabatt ein und bestätigen Sie mit OK.
10.
Klicken Sie auf Ausgangswerte wiederherstellen.
11.
Speichern Sie die Tabelle.
Szenarien auswerten Sinnvoll ist das Durchspielen verschiedener Testwerte nur dann, wenn die Ergebnisse im Anschluss übersichtlich dargestellt werden – diese Aufgabe übernimmt der Szenario-Manager mit dem Übersichtsbericht.
208
1.
Klicken Sie auf Extras, Szenarien.
2.
Klicken Sie auf Zusammenfassung.
Projekt 10 – Profitools
Excel 2002 Intensiv
3. In der nachfolgenden Dialogbox aktivieren Sie die Option Szenariobericht und klicken auf OK. 4.
Tipp Sie verbessern die Übersichtlichkeit der Ergebnisse, wenn Sie mit Bereichsnamen für Zielzellen und veränderliche Zellen arbeiten.
Lektion 5
Nutzen Sie den Bericht für die Analyse der Ergebnisse.
Der Übersichtsbericht liefert Ihnen die erforderlichen Zahlen auf einen Blick.
5.
Speichern Sie die Arbeitsmappe.
Was-wäre-wenn-Analysen Mit der Excel-Funktion Was-wäre-wenn-Analysen testen Sie eine Formel mit einer Reihe von Werten, die Sie gegenüberstellen. In den beiden letzten Lektionen haben Sie bereits zwei Wege kennen gelernt, um Werte vorauszusagen. In dieser Lektion lernen Sie den dritten Weg kennen – die Datentabelle. Als Datentabelle bezeichnet Excel einen Zellbereich, in dem abzulesen ist, wie sich verschiedene Eingabewerte auf das Ergebnis von Formeln auswirken. Die unterschiedlichen Ergebnisse berechnet Excel im gleichen Tabellenblatt und stellt sie übersichtlich unter- oder nebeneinander dar. Dreh- und Angelpunkt ist dabei das sogenannte Eingabefeld. In diese Zelle setzt Excel nacheinander eine Reihe von Werten ein und ermittelt das Ergebnis.
1.
Legen Sie die Beispieltabelle an.
In diesem Beispiel soll die Kapitalaufzinsung berechnet werden: Geben Sie in Zelle F4 die Formel =B4*(1+D4/100)^C4 ein. Nach dieser Formel berechnen Sie den Zinsertrag für eine festgelegte Laufzeit, ausgehend von einem Startkapital.
Projekt 10 – Profitools
209
Excel 2002 Intensiv
2.
Geben Sie die Werte in die Tabelle ein.
Berechneter Wert
Eingabewerte festlegen Das Beispiel soll mit verschiedenen Zinssätzen durchgerechnet werden. Dazu erzeugen Sie zunächst die Eingabewerte.
1.
Erfassen Sie die alternativen Zinssätze in den Zellen E5 bis E8.
2.
Erzeugen Sie die Formel =F4 in Zelle F5.
Alternative Zinssätze
3.
210
Markieren Sie die Zellen E4:F8.
Projekt 10 – Profitools
Excel 2002 Intensiv
4.
Klicken Sie auf Daten, Tabelle.
Im nächsten Schritt teilen Sie Excel mit, in welche Zelle die unterschiedlichen Werte eingesetzt werden sollen. Im Beispiel ist die Werteliste spaltenweise organisiert.
5.
Klicken Sie in das Eingabefeld Werte aus Spalte.
6.
Setzen Sie den Zellcursor in das Eingabefeld D4 und klicken Sie auf OK.
Das Eingabefeld nimmt die variablen Daten aus der Werteliste auf und setzt sie in die Formel ein. Nach dem Klick auf OK rechnet Excel die Kapitalerträge mit den verschiedenen Zinssätzen durch.
7.
Untersuchen Sie das Ergebnis.
Ergebnis der Mehrfachoperation
Projekt 10 – Profitools
211
Excel 2002 Intensiv
?
212
Testen Sie Ihr Wissen! 1.
Wie erreichen Sie, dass Excel nur festgelegte Werte als Zelleingabe zulässt?
2.
Trotz Gültigkeitskriterien können Sie in eine Zelle beliebige Werte eingeben. Wo liegt der Fehler?
3.
Was ist eine Pivot-Tabelle?
4.
Was geschieht, wenn Sie doppelt in den Datenbereich einer Pivot-Tabelle klicken?
5.
Wie stellen Sie sicher, dass Excel beim Aktualisieren einer Pivot-Tabelle neue Datensätze erkennt?
6.
Was ist das Seitenfeld in einer Pivot-Tabelle?
7.
Wie erreichen Sie eine gruppierte Zusammenfassung der Daten in einer PivotTabelle?
8.
Was ist die Zielwertsuche?
9.
Mit welchem Hilfsmittel erstellen Sie Testwerte, um Veränderungen einer Tabelle in Abhängigkeit von Bedingungen zu erzeugen?
Projekt 10 – Profitools
Excel 2002 Intensiv
Fragen und Antworten Projekt 1
Basiswissen 1.
Wie viele Tabellenblätter kann eine Excel-Arbeitsmappe maximal aufnehmen? Sie kann maximal 256 Tabellen enthalten.
2.
Eine Tabelle in Excel ist in Spalten und Zeilen eingeteilt. Nach welcher Systematik werden diese Spalten bzw. Zeilen bezeichnet? Die Spalten werden fortlaufend alphabetisch bezeichnet. Die Zeilen werden, beginnend bei 1, fortlaufend aufsteigend nummeriert.
3.
Welche Informationen sind in der Titelleiste von Excel abzulesen? Der Programmname und der Name der aktuellen Arbeitsmappe.
4.
Was ist ein Shortcut? Eine Tastenkombination, mit der eine Aktion ausgelöst wird.
5.
Wie rufen Sie den Hilfe-Assistenten auf? Mit dem Befehl ?, Office-Assistenten anzeigen.
6.
Was ist ein Kontextmenü? Beim Klicken mit der rechten Maustaste wird ein Menü geöffnet, dessen Einträge von der jeweiligen Arbeitssituation abhängig (kontextbezogen) sind.
7.
Mit welcher Tastenkombination geben Sie das aktuelle Systemdatum in eine Zelle ein?
(Strg)+(.) (Punkt).
8.
Was ist eine Mehrfachauswahl? Durch Drücken der (Strg)-Taste und gleichzeitigem Klicken mit der Maus markieren Sie nicht zusammenhängende Tabellenbereiche. Diese Art der Markierung heißt Mehrfachauswahl.
9.
Wie drucken Sie einen bestimmten Bereich aus einer Kalkulationstabelle? Sie markieren den Tabellenbereich und aktivieren im Menü Datei, Drucken die Option Markierung, bevor Sie den Ausdruck starten.
10.
Was sind personalisierte Menüs? Die Menüs passen sich Ihren Handlungen an. Nach einem Klick sehen Sie zunächst nur Standardbefehle – erst nach einem kurzen Moment erscheint der erweiterte Befehlsumfang. Wenn Sie einen Befehl aus dem erweiterten Menü nutzen, ordnet Excel diesen Befehl in die Standards ein – beim nächsten Öffnen des Menüs erscheint er sofort.
11.
Was ist der Aufgabenbereich? Der Aufgabenbereich ist ein Bereich mit nützlichen Befehlen. Er enthält statt einer oder mehrerer Dialogboxen eine Sammlung von Befehlen bzw. Einstellungen.
12.
Welche Funktionen bietet der Aufgabenbereich in Excel? Der Aufgabenbereich verwaltet die zentralen Office Funktionen Office-Zwischenablage, Suchen, Neue Arbeitsmappe und ClipArt einfügen.
13.
Wie aktivieren Sie den Aufgabenbereich, wenn er nicht automatisch erscheint? Falls Sie den Aufgabenbereich erneut aktivieren möchten, verwenden Sie den Befehl Ansicht, Aufgabenbereich bzw. Ansicht, Symbolleisten, Aufgabenbereich.
Fragen und Antworten
213
Excel 2002 Intensiv
14.
Wie schalten Sie zwischen mehreren Arbeitsmappen um? Wenn Sie in Excel mit mehreren Arbeitsmappen gleichzeitig arbeiten, erhält jede Mappe ein eigenes Excel-Fenster. Das Umschalten zwischen den Fenstern erledigen Sie bequem über die Taskleiste von Windows.
15.
Welche Wirkung hat der Befehl Datei, Beenden? Wenn mehrere Fenster geöffnet sind, deaktivieren Sie mit dem Befehl Datei, Beenden nur das aktive Fenster. Erst wenn Sie die letzte Mappe beenden, stellt Excel seine Arbeit ebenfalls ein.
Projekt 2
Kalkulationstabellen optimieren 1.
Nennen Sie zwei Gründe, weshalb eine Excel-Tabelle vor der eigentlichen Erstellung geplant werden sollte! Die ungeplante Eingabe einer Tabelle führt oft zu Fehlern bei der Erstellung. Diese Fehler müssen mit einem hohen Nacharbeitungsaufwand wieder beseitigt werden.
2.
Mit welcher Tastenkombination erreichen Sie den Anfang des Tabellenblatts? Die Tastenkombination (Strg)+(Pos1) setzt den Zellzeiger in die Zelle A1 der aktuellen Tabelle.
3.
Welche Auswirkung hat der Befehl Bearbeiten, Kopieren? Der markierte Bereich wird in die Zwischenablage von Windows kopiert und kann von dort aus an anderer Stelle wieder eingefügt werden. Excel markiert den kopierten Bereich mit einem Laufrahmen.
4.
Welche Aufgabe hat die Optionenschaltfläche Auto-Ausfülloptionen? Die Optionenschaltfläche Auto-Ausfülloptionen bietet mit den dort angeordneten Befehlen die Möglichkeit, die eingefügten Daten nachträglich zu verändern bzw. die Art des Einfügens zu bestimmen.
5.
Mit welchem Menübefehl werden Zellinhalte effektiv nach rechts kopiert? Der Befehl Bearbeiten, Ausfüllen, Rechts überträgt den Inhalt der durch den Zellzeiger bezeichneten Zelle auf den markierten Bereich.
6.
Wie fügen Sie in eine vorhandene Tabelle eine neue Zeile ein? Sie markieren die Zeile, über der die neue Zeile eingefügt werden soll. Dann klicken Sie auf Einfügen, Zeilen.
7.
Eine Spalte in Ihrer Tabelle ist überflüssig geworden. Wie löschen Sie diese? Sie markieren die Spalte mit einem Klick auf den Spaltenkopf. Dann wählen Sie im Menü Bearbeiten den Eintrag Zellen löschen.
8.
In einer Zelle Ihrer Tabelle werden Rauten (#####) angezeigt. Was bedeutet das? Die Spaltenbreite ist für die komplette Anzeige eines oder mehrerer Zellinhalte zu schmal und muss angepasst werden.
9.
Welche Voraussetzung muss erfüllt sein, damit Excel eine automatische Datenreihe erzeugt? Excel muss den Zellinhalt als Ausgangspunkt einer Reihe identifizieren. Der Ausgangsinhalt muss z.B. zusätzlich zum Text eine Zahl enthalten. Ausnahme sind Datumsangaben wie Wochentage oder Monatsbezeichnungen.
10.
Wohin springt der Zellzeiger, wenn Sie die Taste (ÿ) drücken? Der Zellzeiger bestätigt die Eingabe und springt eine Zelle nach rechts.
11.
Wie brechen Sie die Eingabe in eine Zelle ab? Soll die Eingabe in einer Zelle abgebrochen werden, drücken Sie einmal (Esc) oder klicken auf das Symbol der Bearbeitungsleiste.
214
Fragen und Antworten
Excel 2002 Intensiv
Projekt 3
Mit Formeln arbeiten 1.
Was ist ein mathematischer Operator? Ein mathematischer Operator legt fest, wie die einzelnen Elemente einer Formel zu verknüpfen sind. Beispiel: * =A1*A5. Der Feldinhalt von A1 wird mit dem Inhalt von A5 multipliziert.
2.
Welches mathematische Grundprinzip zur Berechnungsreihenfolge von Formeln gilt in einer Excel-Tabelle? Excel berücksichtigt grundlegende mathematische Regeln: Punktrechnung vor Strichrechnung und Klammerregeln.
3.
Sie erhalten nach Eingabe einer Formel die Fehlermeldung #WERT! Nennen Sie die Ursache für diese Fehlermeldung! Sie haben Daten eingegeben, die Excel z.B. als Text interpretiert. Das Programm kann aber nur mit Zahlen, definierten Bereichsnamen oder festgelegten Funktionen rechnen.
4.
Zu welchem Zweck verwenden Sie in Excel die Funktion SUMME? Zum Aufsummieren (Addieren) von Zellinhalten.
5.
Funktionen setzen eine bestimmte Syntax der Eingabe voraus. Erläutern Sie das am Beispiel einer Summenfunktion! Beispiel: =SUMME(A1:A5): Die Formel wird mit einem Gleichheitszeichen (=) eingeleitet. Dem Funktionsnamen (SUMME) folgt eine öffnende Klammer. Nach der Klammer folgen die Argumente (A1:A5). Die Funktion wird von einer bzw. mehreren schließenden Klammern vollendet.
6.
Nach dem Kopieren einer Formel erkennen Sie sofort, dass die Ergebnisse in den Zellen nicht korrekt sind. Welche Ursache kommt in Betracht? Ein Teil der kopierten Formel wurde nicht absolut gesetzt. Da Excel die Zellbezüge beim Kopieren anpasst, greifen die kopierten Formeln auf falsche Zellen zu. Dies führt zu Fehlermeldungen oder falschen Ergebnissen.
7.
Was ist ein absoluter Zellbezug? Ein Zellbezug wird innerhalb einer Formel so eingegeben, dass Excel beim Kopieren dieser Formel immer auf dieselbe Zelle zugreift. Die Zellbezüge werden also nicht verändert.
8.
Mit welcher Funktionstaste schalten Sie von einem relativen Zellbezug zu einem absoluten Zellbezug? Mit der Funktionstaste (F4), wenn die Schreibmarke in einer Zelladresse in der Bearbeitungsleiste steht.
9.
Nennen Sie einen wesentlichen Vorteil für das Arbeiten mit dem Funktions-Assistenten! Bestimmte Bestandteile der Formel wie Gleichheitszeichen, Klammern und Semikola ergänzt der Assistenten selbständig. Mögliche Fehlerquellen bei der Eingabe werden damit vermieden. Außerdem aktiviert der Assistent umfangreiche Hilfen zu den Funktionen und gibt eine Vorschau auf das Formelergebnis.
10.
Wie rufen Sie den Detektiv auf? Sie klicken im Menü Extras auf den Eintrag Formelüberwachung.
Fragen und Antworten
215
Excel 2002 Intensiv
Projekt 4
Tabellenblätter gestalten 1.
Woran erkennen Sie Fehler in Formeln? In fehlerhaften Zellen werden Fehlermeldungen zentriert ausgerichtet. Außerdem erscheint in Zellen, bei denen Excel einen Fehler vermutet, eine kleine grüne Markierung, mit der Sie auf die Optionenschaltfläche Formelüberwachung zugreifen.
2.
Wie verbinden Sie mehrere Zellen? Über Format, Zellen, Ausrichtung, Kontrollkästchen Zellen verbinden.
3.
Wie passen Sie manuell die Spaltenbreite an? Sie verschieben mit gedrückter linker Maustaste die Markierung zwischen den Spaltenköpfen.
4.
Wie ändern Sie die Standardschriftart? Die Veränderungen an der Schrift in der Dialogbox Extras, Optionen im Register Allgemein gelten als Standard für neue Arbeitsmappen.
5.
In welchem Menü finden Sie Muster zur Hintergrundgestaltung? Der Befehl Format, Zellen führt in eine Dialogbox. Im Register Muster finden Sie Muster zur Hintergrundgestaltung.
6.
Über welches Menü weisen Sie spezielle Rahmen zu? Im Menü Format, Zellen auf dem Register Rahmen finden Sie spezielle Einstellungsmöglichkeiten für die Zellumrahmung.
7.
Die Symbolleiste Rahmen bietet den Befehl Rahmenlinien zeichnen. Wozu dient dieser? Damit aktivieren Sie ein Werkzeug, mit dem Sie erst die Rahmenart wählen und diese dann mit einem Mausklick zuweisen. Außerdem finden Sie einen Radiergummi, mit dem Sie überflüssige Rahmenlinien entfernen.
8.
Worauf müssen Sie bei der Festlegung des Zellschutzes für bestimmte Zellen achten? Grundsätzlich sind in Excel alle Zellen so vorbereitet, dass Sie bei Aktivierung des Blattschutzes gesperrt sind. Der Zellschutz muss für Eingabefelder aufgehoben werden, bevor das Blatt geschützt wird.
9.
Der Blattschutz wird nur dann effektiv, wenn Sie ein Kennwort vergeben. Wo finden Sie diese Einstellung? Im Menü Extras, Schutz, Blatt schützen legen Sie das Kennwort fest.
10.
Was ist eine Formatvorlage? Ein Muster, das bestimmte Zeichen und Zellformate enthält. Dieses Muster übertragen Sie mit der Formatvorlage auf andere Zellen.
11.
Welche Funktion realisiert der Befehl Format, AutoFormat? Mit diesem Befehl weisen Sie einem zuvor markierten Tabellenbereich ein definiertes Format zu, das mit seinen wesentlichen Merkmalen vorbereitet ist.
12.
Wie viele bedingte Formatierungen können Sie miteinander verknüpfen? Bis zu drei bedingte Formatierungen können erstellt werden.
216
Fragen und Antworten
Excel 2002 Intensiv
Projekt 5
Excel im Office 1.
Worauf müssen Sie beim Exportieren einer Excel-Tabelle in ein älteres Format achten? Es können Formatierungen verloren gehen, die es in der älteren Excel-Version noch nicht gab.
2.
Was ist die Zwischenablage? Ein reservierter Bereich des Arbeitsspeichers, der Daten zum Kopieren aufnimmt.
3.
Welchen Zweck hat der Aufgabenbereich Zwischenablage? Der Aufgabenbereich Zwischenablage splittet die Windows-Zwischenablage für den Datenaustausch innerhalb der Anwendungen von Microsoft Office in 24 Bereiche, der jeder für sich ein zuvor markiertes Objekt über Kopieren bzw. Ausschneiden aufnehmen kann.
4.
Wie lange bleiben die Daten in der Zwischenablage erhalten? Bis Windows beendet wird oder neue Daten in die Zwischenablage gelangen.
5.
Was bedeutet DDE? Dynamic Data Exchange. Bei dieser Verknüpfung besteht zwischen mehreren Dateien eine dauerhafte Verknüpfung.
6.
Was ist ein eingebettetes Objekt? Ein Objekt, das mit einem anderen Programm verknüpft ist. Bei einem Doppelklick auf das Objekt wird die zugehörige Anwendung gestartet.
7.
Was ist ein Hyperlink? Im Allgemeinen ist ein Hyperlink eine Verknüpfung zu einem Dokument an einem anderen Speicherort. Das kann z.B. eine Seitenadresse im World Wide Web oder eine Textmarke innerhalb eines Office-Dokuments sein. Wenn Sie innerhalb einer ExcelTabelle einen Hyperlink einfügen, reicht ein Mausklick, um das verknüpfte Dokument zu öffnen.
8.
Wie können Sie in Excel Daten aus dem Internet erhalten? Eine Variante bieten die Smarttags, mit denen Sie z.B. auf Finanzsymbole zugreifen.
9.
Worauf müssen Sie beim Zugriff auf das Internet aus Excel heraus achten? Die Telefonverbindung muss eventuell manuell beendet werden, da die Verbindung sonst im Hintergrund weiter aktiv ist und Gebühren verursacht.
Projekt 6
Excel spezial 1.
Was ist die wesentliche Eigenschaft von Mustervorlagen? Mustervorlagen dienen als Grundlage für neue Tabellen.
2.
Mit welcher Dateierweiterung speichert Excel Mustervorlagen? Mit der Erweiterung *.XLT.
3.
Wie erstellen Sie eigene Mustervorlagen? Durch Auswahl des Dateityps Mustervorlage beim Speichern über die Dialogbox Speichern unter.
4.
Aus wie vielen Tabellenblättern besteht standardmäßig eine neue Arbeitsmappe? Eine neue Arbeitsmappe enthält standardmäßig drei Tabellenblätter.
5.
Mit welcher Tastenkombination schließen Sie eine Arbeitsmappe? Mit der Tastenkombination (Strg)+(F4).
Fragen und Antworten
217
Excel 2002 Intensiv
6.
Was müssen Sie tun, wenn der Registername einer Tabelle umbenannt werden soll? Sie klicken doppelt auf die Registerzunge und geben den neuen Namen über die Tastatur ein.
7.
Wie fügen Sie eine neue Tabelle in eine Arbeitsmappe ein? Mit dem Befehl Einfügen, Tabellenblatt.
8.
Wie verschieben Sie eine Tabelle in einer Arbeitsmappe? Klicken Sie auf das Register und halten Sie die linke Maustaste gedrückt. Ziehen Sie die Markierung an die entsprechende Position und lassen die Maustaste wieder los.
9.
Wie können Sie Daten bereits bei der Eingabe in mehreren Tabellenblättern erzeugen? Sie markieren die gewünschten Tabellenblätter mit gehaltener (Strg)-Taste und erzeugen so eine Gruppe.
10.
Wie stellen Sie in einer Formel den Bezug auf eine andere Tabelle oder Mappe her? Im Formelmodus reicht ein Klick in die gewünschte Zelle einer externen Tabelle, um den Zellbezug auf die ferne Zelle herzustellen.
Projekt 7
Diagramme 1.
Was bezeichnet der Datenbereich bei Diagrammen? Der Datenbereich ist der Bereich, der zum Erstellen des Diagramms herangezogen wird. Er enthält die Daten, die als grafische Elemente erscheinen.
2.
Woran erkennen Sie, dass ein Diagrammobjekt markiert ist? Jedes markierte Diagrammobjekt wird von acht Markierungspunkten umgeben.
3.
Wie wählen Sie einzelne Diagrammobjekte aus? Mit dem Listenfeld Diagrammobjekte in der Symbolleiste Diagramm oder durch einen Klick auf das Objekt.
4.
Wie verändern Sie die Größe eines Diagrammobjekts? Sie klicken auf einen der acht Markierungspunkte und ziehen diesen bei gedrückter linker Maustaste in die entsprechende Richtung.
5.
Wie verändern Sie den Datenbereich eines Diagrammobjekts? Sie markieren das Diagrammobjekt und verschieben dann den farbigen Markierungsrahmen in der Ausgangstabelle auf den neuen Datenbereich.
6.
Wo ändern Sie das Erscheinungsbild eines 3D-Diagramms? Die Dialogbox 3D-Einstellungen umfasst alle Werkzeuge für die Arbeit mit diesen Diagrammen.
7.
Was bewirkt ein Doppelklick auf ein Diagrammobjekt? Ein Doppelklick auf ein Diagrammobjekt öffnet die Dialogbox Diagrammobjekt formatieren.
8.
Wie erreichen Sie, dass Excel nur das Diagramm und nicht die gesamte Tabelle ausdruckt? Durch Markieren des Diagramms vor dem Aufruf des Menübefehls Datei, Drucken.
218
Fragen und Antworten
Excel 2002 Intensiv
Projekt 8
Excel als Datenbank 1.
Was ist die Voraussetzung dafür, dass Excel die Datenbankfunktionen nutzen kann? Die Daten müssen in einer Liste mit eindeutigen Spaltenüberschriften angeordnet sein.
2.
Wie rufen Sie das Eingabeformular für Datenbanken auf? Über den Menübefehl Daten, Maske.
3.
Mit welchen Tasten erreichen Sie den folgenden Datensatz im Eingabeformular? Mit (¢) oder (Æ).
4.
Mit welcher Taste erreichen Sie das nächste Eingabefeld im Eingabeformular? Mit der (ÿ)-Taste.
5.
Mit welchem Suchbegriff findet die Suchfunktion sowohl Meier als auch Biermann, aber nicht Schulze? Mit dem Suchbegriff *i*: im Ergebnis muss irgendwo ein i sein.
6.
Worauf müssen Sie achten, wenn Sie die Spalten einer Tabelle sortieren wollen? Die gesamte Liste muss korrekt markiert sein.
7.
Wie richten Sie beim AutoFilter zwei Filterkriterien zu einem Datenbankfeld ein? Durch Auswahl des Eintrags (Benutzerdefiniert) im Listenfeld und Eingabe der Filterkriterien in der Dialogbox Benutzerdefinierter AutoFilter.
8.
Was ist beim Tauschen von zwei Spalten einer Liste mit der Sortierfunktion zu beachten? Die Spalten müssen als zusammenhängender Bereich markiert sein.
Projekt 9
Arbeitsblätter optisch aufbereiten 1.
Was bewirkt die Tastenkombination (Strg)+(1)? Excel öffnet die Dialogbox Zellen.
2.
Wie blenden Sie die Zeichensymbolleiste ein? Über den Menübefehl Ansicht, Symbolleisten und einen Klick auf den Eintrag Zeichnen.
3.
Was bewirkt das gleichzeitige Drücken von (Strg) und (ª), wenn Sie an einem Punkt des Markierungsrahmens von Zeichnungsobjekten ziehen? Excel skaliert das Zeichnungsobjekt um die Mitte des Objekts.
4.
Was sind AutoFormen? AutoFormen sind vorgefertigte Zeichnungselemente.
5.
Wozu dienen Textfelder? Textfelder dienen zum Erfassen von frei verschiebbaren Textelementen.
6.
Wie wechseln Sie bei Textfeldern vom Editier- in den Markierungsmodus? Durch Drücken der (Esc)-Taste wechseln Sie bei Textfeldern vom Editier- in den Markierungsmodus
7.
Was ist die Voraussetzung, um direkt aus Excel heraus scannen zu können? Ein TWAIN-kompatibler Scanner, der an den PC angeschlossen und korrekt installiert ist.
8.
Auf welche Objekte können Sie in Excel-Dokumenten mit einem Hyperlink verweisen? Hyperlinks in Excel verweisen auf Zellbereiche, URLs oder Dateien im Intranet.
Fragen und Antworten
219
Excel 2002 Intensiv
9.
Worauf macht die Dateierweiterung HTML aufmerksam? Die Endung HTML bezeichnet eine Datei in der Dokument-Beschreibungssprache HTML (Hypertext Markup Language). Oft finden Sie auch die Schreibweise HTM als Dateiendung.
10.
Mit welchem Befehl übertragen Sie Inhalte einer Excel-Tabelle in das HTML-Format? Mit dem Menübefehl Datei, Als Webseite speichern.
11.
Wie behandelt Excel das HTML-Format? Das HTML-Format ist kein Fremdformat, sondern wird als Excel-Format betrachtet. Sie können jede Webseite in Excel zur Bearbeitung öffnen.
12.
Was passiert mit den integrierten Formeln einer Tabelle, wenn Sie diese als Webseite speichern? Die Formeln bleiben erhalten und stehen nach dem Öffnen der Webseite in Excel weiter zur Verfügung.
13.
Übernimmt Excel Zeichnungselemente beim Export in HTML-Format? Ja, durch die besondere Behandlung des HTML-Formats bleiben auch diese Elemente erhalten.
Projekt 10
Profitools 1.
Wie erreichen Sie, dass Excel nur festgelegte Werte als Zelleingabe zulässt? Durch Einrichten des Gültigkeitskriteriums Liste und Festlegung der Werte.
2.
Trotz Gültigkeitskriterien können Sie in eine Zelle beliebige Werte eingeben. Wo liegt der Fehler? Im Register Fehlermeldung der Dialogbox Gültigkeit ist das Kontrollkästchen Fehlermeldung anzeigen, wenn ungültige Daten eingegeben werden nicht aktiviert.
3.
Was ist eine Pivot-Tabelle? Pivot-Tabellen sind Hilfsmittel zur Datenanalyse. Sie fassen umfangreiche Daten übersichtlich in einer besonderen Tabellenansicht zusammen und stellen Berechnungsfunktionen zur Auswertung bereit.
4.
Was geschieht, wenn Sie doppelt in den Datenbereich einer Pivot-Tabelle klicken? Excel legt ein neues Tabellenblatt mit Details zur angeklickten Zelle an.
5.
Wie stellen Sie sicher, dass Excel beim Aktualisieren einer Pivot-Tabelle neue Datensätze erkennt? Verwenden Sie Bereichsnamen für die Tabelle und als Bezug in der Pivot-Tabelle.
6.
Was ist das Seitenfeld in einer Pivot-Tabelle? Das Seitenfeld nimmt das Kriterium auf, nachdem die Daten in einer Pivot-Tabelle gefiltert werden.
7.
Wie erreichen Sie eine gruppierte Zusammenfassung der Daten in einer Pivot-Tabelle? Durch Einfügen mehrerer Datenfelder.
8.
Was ist die Zielwertsuche? Excel nähert ein Formelergebnis durch Verändern eines Operanden an einen vorgegebenen Wert an.
9.
Mit welchem Hilfsmittel erstellen Sie Testwerte, um Veränderungen einer Tabelle in Abhängigkeit von Bedingungen zu erzeugen? Mit dem Szenario-Manager.
220
Fragen und Antworten
Excel 2002 Intensiv
Stichwortverzeichnis Symbole ##### 51 #BEZUG! 68 #DIV/0! 68 #NAME? 66, 68 #NULL! 68 #NV! 68 #WERT! 68 #ZAHL! 68 Nummerisch 12-Stundenformat 18 24-Stundenformat 18 3D-Diagramme 147 3D-Effekt 2 102 A Abbrechen 17 Absolute Bezüge 55 Absolute Zellbezüge 50 Addition 53 Als HTML speichern 185 Als Webseite speichern 185 Anfasser 45, 54 Anwenderunterstützung 194 Arbeitsmappe 11 Euroumrechnung 76 Tabellenblätter anordnen 128 Tabellenblätter hinzufügen 127 Tabellenblätter löschen 127 Tabellennamen 127 Tabellen-Register 126 Argumente 55, 58 Assistent 13 Aufbau einer Kalkulationstabelle 31 Aufgabenbereich 17, 213 Zwischenablage 37 Ausgabemedium 79 Ausgangspunkt für Hyperlink 119 Ausrichtung 80 Zellen verbinden 81 Ausschneiden 38 Auto-Ausfülloptionen 45 AutoFilter 164 Auto-Format 101 AutoFormen 176 AutoGliederung 106 verwerfen 107 Automatisch berechnen 37 Automatische Datenreihen 44 Automatische Neuberechnung 77 Automatisierte Dateneingabe 44
Stichwortverzeichnis
B Bearbeiten, Inhalte einfügen 115 Bearbeitungsleiste 16, 61, 68 Bedingte Formatierung 103 kleiner als 104 Benutzerdefinierte Datenreihen 44 Berechnungsreihenfolge 53 Bereich markieren 18 Bereichsangabe 54, 59 Bereichsnamen 61 einfügen 62 festlegen 61 Bezug externe Tabellen 133 zu anderen Tabellenblättern 129 Bildlaufleiste 47, 59 Bildschirmaufbau 11 Menüleiste 11 Programmfenster 11 Symbolleisten 11 Titelleiste 11 Blatt schützen 94 Blattschutz aktivieren 93 Buttons 11 D Darstellung Linksbündig 80 Rechtsbündig 80 Zentriert 80 Datei als HTML speichern 185 als Webseite speichern 185 Neu 124 Dateinamen 26 Dateityp 110 Daten anderer Programme 110 ändern 154 Gültigkeit 192 Gültigkeitsregel 192 Pivot-Tabellen 197 Werteliste für die Eingabe 196 Datenaustausch 112 Zwischenablage 113 Datenbank 110 Daten ändern 154 Daten eingeben 154 Felder korrigieren 155 Inhalte suchen 156 mehrere Suchkriterien 157 sortieren 159 Spalten sortieren 162
Datenbankfunktionen Eingabeformular 152 Datenbereich festlegen 138 Datenreihen 44, 45 Datensätze 110 benutzerdefinierte Filter 165 filtern 164 sortieren 160 dBase 110 DDE 115 Quelldatei 115 Zieldatei 115 Detail Diagrammabmessungen 145 Fachbegriffe 50 Funktions-Assistent 60 neue Standardmappe 101 SVERWEIS 71 Syntax von Funktionen 55 Vergleichsoperatoren 167 Detektiv 65 alle Spuren entfernen 66 Fehler finden 66 Spur zum Vorgänger 65 Detektivsymbolleiste 65 Diagramme 3D-Diagramme 147 Abmessungen verändern 145 Datenbereich 138 Datenbereiche verändern 143 drucken 149 erstellen 136 gestalten 141 Legende 146 nicht zusammenhängende Datenbereiche 140 Objekte verschieben 146 Rubrikenachse 138 schematische Darstellungen 182 Spalten hinzufügen 144 Symbolleiste 146 Vorschau 149 Diagrammobjekte formatieren 145 Diagrammsammlung 181 Diagrammtitel 145 Diagrammtyp 136 Dialogbox AutoFormat 102 Diagrammsammlung 181, 182 Hyperlink einfügen 120
221
Excel 2002 Intensiv Division 53 Dokumentelemente für Hyperlink 121 Dokumentschutz 91 Dollarzeichen 56 Drucken 28, 149 Druckvorschau 28 Dynamic Data Exchange 115 Dynamische Verknüpfung 113, 115 E Einfügen 39 Hyperlink 120 Eingabefeld Frage eingeben 13 Eingabeformular 152 blättern 153 Daten ändern 154 Daten eingeben 154 Felder korrigieren 155 öffnen 152 Eingabemeldung 194 Eingebettete Objekte 116 Elemente für Hyperlink 121 Ersetzungszeichen Bedeutung 159 Euro 25 EUROCONVERT 74 Euroumrechnung 76, 77 Excel beenden 30 Excel starten 10 Task-Leiste 10 Excel-Bildschirm 11 Excel-Programmoberfläche 86 Exemplare 29 Export 110 Extras, Optionen 86 F Falscher Operandentyp 68 Falsches Argument 68 Fehler Detektiv 65 Fehlermeldung 66, 194 #BEZUG! 68 #DIV/0! 68 #NAME? 68 #NULL! 68 #NV 73 #NV! 68 #WERT! 68 #ZAHL! 68 Division durch Null 68 Schnittmenge 68 Fehlerquelle 65 Fehlerwert #NV 71
222
Feld- und Bereichsnamen festlegen 61 Feldinhalte ausrichten 82 Feldnamen 62, 110 Filter 110, 164 AutoFilter 164 benutzerdefiniert 165 Fixieren von Beschriftungen 47 Fixierung aufheben 48 Formate Verwendungszweck 79 Formatvorlage 94 Eigenschaften 96 Name 96 Formatzuweisungen 9 Formeleingabe 50 Formeln 10 Argumente 50 ausblenden 93 Ausgangswerte 65 bearbeiten 51 Funktions-Assistent 58 Gleichheitszeichen 55 neuberechnen 77 Operatoren 50 Syntax 50 Formelüberwachung 65 Fehlerquelle aufspüren 66 Spur zum Fehler 67 Fragen eingeben 13 stellen 13 Füllfarben 87, 89 Funktionen 10, 61 einfügen 59 suchen 60 SUMME 55 SVERWEIS 71 Verschachtelung 70 Verweis 71 WVERWEIS 72 Funktions-Assistent 58, 69 Kategorie-Liste 59 Funktionsnamen 55 Funktionstaste 56 G Gesperrte Zellen 92 Gliederung AutoGliederung 106 Ebene 106 entfernen 107 Gliederungsfunktion 106 Grundaufbau der Pivot-Tabelle 201 Grundeinstellung 77
Gruppierung und Gliederung 106, 107 Gültigkeitsprüfung 192 Gültigkeitsregel 192 ändern 193 löschen 193 testen 195 Werteliste 196 H Hilfe-Assistent 13 Hilfefunktion 13 Hilfethemen 13 Hilfsrahmen 45 Hilfstabelle 71 Horizontale Zeilen 10 HTML 185 HTML-Dokument bearbeiten 186 Hyperlinks 119 bearbeiten 121 Dokument 187 URL 188 Hypertext Markup Language 185 I Icons 11 Import 110 Inhalte einfügen 39 K Kalkulationstabellen planen 32 Kategorieliste 69 Kennwort 93, 94 Klammern 53 Klammersetzung 53 Kontextmenü 14 Kopieren 36 Kriterien 103 L Laufrahmen 53, 59 Legende 146 Listenfeld Formatvorlage 99 Logische Funktionen 69, 103 M Manuelle Formeleingabe 50 Mappe Euroumrechnung 76 Mappe.xlt 101 Markieren gesamte Spalte 19 Mehrfachauswahl 18 Markierungsrahmen 18, 54, 114 Mathematische Operatoren 53
Stichwortverzeichnis
Excel 2002 Intensiv Mehrere Sortierkriterien 160 Mehrfachauswahl 18 Mehrfachoperation 211 Menüleiste 11 Multiplikation 53 Muster 87, 89 Mustervorlage 100, 101, 124 anlegen 125 N Namen definieren 61 Namensfeld 64 Neues Tabellendokument 124 O Object Embedding 116 Objekte dynamisch verknüpfen 115 Office-Assistent 13 Office-Tool OrgChart 181 Öffnen 27 Operatoren 50 Optionenschaltfläche AutoAusfülloptionen 45 Organigramme 181 Organisationsstruktur 181 OrgChart 181 P Pfade 27 PivotChart-Bericht 198 Pivot-Tabellen 197 Potenzierung 53 Praktische Tastenkürzel 34 Prozent 53 Pyramidendiagramm 182 Q Querformat 150 R Radialdiagramm 182 Rahmen 87 Rechnen mit Bereichsnamen 50 Feldnamen 62 Rechtschreibfehler 16 Register Ausrichtung 83 Bearbeiten 77 Schutz 92 Zahlen 24 Relative Bezüge 55 Relative Zellbezüge 50 Rubrikenachse 138
Stichwortverzeichnis
S Schematische Darstellungen Typen 182 Schriftattribute 84 Schriftfarbe 85 Schriftgrad 86 Seitenansicht 28 Seitenumbruchvorschau 28 Smarttags 117 Solver 201 Grundparameter 204 Nebenbedingungen 205 Solver-Parameter 207 Sortieren Datensätze 159 Spalten 162 Tabellen 161 Zeilen 161 Sortierreihenfolge 160 Spalten einfügen 41 löschen 43 Spaltenbeschriftungen fixieren 46 Spaltenbreite 43, 85 Speichern als Mustervorlage 125 Speichern unter 26 Spreadsheet 10 Standarddrucker 28 Standardmappe 101 Standardschriftart 85 Standardwährung 21 Start-Ordner 101 Subtraktion 53 Suchen Datensätze 156 Ersetzungszeichen 158 Suchmatrix 73 Summe 53 Summenfunktion 36, 53 Summensymbol 32 SVERWEIS Matrix 71 Spaltenindex 71 Suchkriterium 71 Suchspalte 71 SVERWEIS-Funktion 71 Symbolleiste 11 anpassen 98 Detektiv 65 Diagramm 145, 146 einblenden 172 Zeichnen 172 Syntax 55 Systemsteuerung 21
Szenarien auswerten 208 speichern 205 Szenario-Manager 207 T Tabellen drucken 28 exportieren 111 gleichzeitig bearbeiten 131 gliedern 106 gruppieren 131 Internet 184 markieren 19 sortieren 159 Tabellenbereiche fixieren 46 kopieren 36 verschieben 38 Tabellenblätter anordnen 128 hinzufügen 127 löschen 127 sortieren 128 Tabellenkalkulation 9, 31 Tabellennamen 127 Tabellenregister 11, 126 Tabellen-Registerzunge 126 Task-Leiste 10 Tastenkombinationen 12, 34 Tastenkürzel 34 Textanordnung 81 Textausrichtung 15 Texteigenschaften 81 Textgestaltung 84 Schriftarten 84 Schriftgrade 84 Titelleiste 11 U Umsatzsteuersatz 57 V Venn-Diagramm 182 Veränderbare Zellen 204 Vergleichsoperatoren 103 Verschachtelte Funktionen 68 Verschieben 36 Vertikale Spalten 10 Vorschau 149 W Währung Euroumrechnung 76 Was-wäre-wenn-Analysen 209
223
Excel 2002 Intensiv WENN-Funktion 69 Dann_Wert 69 Entscheidungen 68 Prüfung 69 Sonst_Wert 70 Werteeingabe beschränken 192 X XLStart 101 Z Zeichen entfernen 16 Zeichnen 172 AutoFormen 176 Farbe und Umriss 173 Objekte erstellen 172 Textfelder 179
224
Zeilen einfügen 42 löschen 43 sortieren 161 Zeilen und Spalten anpassen 43 Zeilen- und Spaltenraster 10 Zeilenbeschriftungen fixieren 46 Zeilenhöhe 43, 44 Zellbereich benennen 64 Zellbezüge 50 Zellcursor 15 Zelle überschreiben 26 Zellen 10 ausfüllen 40 einfügen 41 löschen 41 zusammenfassen 80 Zellhintergrund gestalten 87
Zellinhalt verändern 16 Zellkoordinaten 50 Zellrand 15 Zellschutz 91 Zellwert 10 Zieldiagramm 182 Zielwert 202 Zielwerte mit dem Solver 203 Zielwertsuche 201 Zielzelle 202 Zusammenhängende Zellen markieren 18
Zwischenablage 37, 38 einfügen 114 kopieren 114 Zyklusdiagramm 182
Stichwortverzeichnis
