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statt puten t comp liziert
Prinz & Fickler
Excel 2002 ganz einfach
Ullstein
Computer-Wissen von Anfang an. Der neue Computer-Grundkurs 344 Seiten ISBN: 3-548-41177-0
8,95 [D]
Ullstein
Die COMPUTERBILD-Bücher. Überall erhältlich, wo es Bücher und Zeitschriften gibt.
Inhalt 1
Installation
Installation und Aktivierung
Installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7 Probleme bei der Installation . . . . . . . . . . .9
2
Bedienung
3
Rechnen
Erfassen
Eingabehilfen
Monatsnamen blitzschnell eintragen . . . . .50 Zahlenreihen fortschreiben . . . . . . . . . . . . .51 Arithmetische Reihen . . . . . . . . . . . . . . . .52
5
Layouten
14
Arbeitsmappe speichern . . . . . . . . . . . . . .22 Arbeitsmappe öffnen . . . . . . . . . . . . . . . . .23 Neue Arbeitsmappe anlegen . . . . . . . . . . .24 Markieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24 Löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26
Rechnen und Sortieren
Rechnen mit Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30 Rechnen mit Bezügen . . . . . . . . . . . . . . . .30 Relative und absolute Bezüge . . . . . . . . . .31 Ausfüllen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33 Autosumme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34 Zeilen einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35 Bereiche festlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37
4
Programmstart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10 Aktivierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10
Excel kennen lernen
Die Programmoberfläche . . . . . . . . . . . . . .15 Der Arbeitsbereich . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17 Erste Eingabe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18 Spaltenbreite ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . .21 Speichern, öffnen und neu anlegen . . . . . .22
Tabellen gestalten
Tabellen kopieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57 Tabellenblatt benennen . . . . . . . . . . . . . . .58 Zellformatierungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .59 Schriftart wählen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .59 Zahlenformate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61 Schriftschnitt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62 Fett, kursiv und unterstrichen . . . . . . . . .63 Zellen färben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .64
6
29
Mittelwert, Maximum und Minimum . . . .38 Funktionen für jeden Zweck . . . . . . . . . . .40 Nicht benachbarte Zellbereiche . . . . . . . .41 Sortieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .43 Spaltenüberschriften . . . . . . . . . . . . . . . . .45 Unabhängige Spalten . . . . . . . . . . . . . . . .46 Untersortierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .47 49
Geometrische Reihen . . . . . . . . . . . . . . . .54 Mit Autoausfüllen Formeln kopieren . . . . .55
56
Spaltenbreite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65 Optimale Spaltenbreite . . . . . . . . . . . . . . .65 Feste Spaltenbreite . . . . . . . . . . . . . . . . . .66 Ausrichtung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67 Zeilenumbruch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67 Zellen verbinden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .69 Schriftgröße und -farbe . . . . . . . . . . . . . . . .70 Bedingte Formatierung . . . . . . . . . . . . . . . .71 Autoformat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .73 3
Inhalt 6
Bebildern Diagramme erstellen
Diagramm-Assistent . . . . . . . . . . . . . . . . . .76 Diagramm bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . .83 Die Bearbeitungsleiste . . . . . . . . . . . . . . .83 Diagramm färben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .83
7
Drucken
Anhang Was ist eigentlich …? . . . . . . . . . . . . . . . .120
4
98
Ausblenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .103 Überschriften immer im Blick . . . . . . . . . .105 Spalte fixieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .106 Spalte und Zeile gleichzeitig fixieren . . .107
Kommunizieren Excel ohne Grenzen
Zwischenablage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .109 Kopieren und Ausschneiden . . . . . . . . .111 Elemente aus der Zwischenablage einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .112
88
Kopf- und Fußzeilen . . . . . . . . . . . . . . . . . .92 Register „Tabelle” . . . . . . . . . . . . . . . . . . .94 Dialogfenster „Drucken” . . . . . . . . . . . . . . .96
Strukturieren Übersicht behalten
Kommentare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .99 Kommentar bearbeiten . . . . . . . . . . . . . .100 Kommentar löschen . . . . . . . . . . . . . . . .101 Alle Kommentare löschen . . . . . . . . . . . .102
9
Überschrift gestalten . . . . . . . . . . . . . . . . .85 Diagramme ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . .86 Erläuterungstext einfügen . . . . . . . . . . . . .86
Tabellen optimal drucken
Seitenansicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .89 Papierformat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .90 Seitenränder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .91
8
75
108
Elemente der Zwischenablage löschen .114 Tabellen in Text einbinden . . . . . . . . . . . . .114 Größe anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .116 Verknüpfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .118 120
Stichwortverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . .125
Vorwort
Zu diesem Buch
Thomas Hoffmann Herausgeber
Wer sich oft mit Zahlen, Berechnungen oder Statistiken beschäftigen muss,landet eher früher als später bei einem Tabellenkalkulationsprogramm für den Computer. Sogar kleine Datenbanken lassen sich mit solcher Software erstellen und pflegen. Ein Tabellenkalkulationsprogramm war es auch,das dem Personalcomputer einst zum Durchbruch verhalf.
In Sachen Tabellenkalkulation auf Windows-Computern ist seit langem das Programm Excel von Windows-Entwickler Microsoft das Maß aller Dinge. Dieses Buch soll Ihnen den Einstieg in die Zahlen- und Datenwelt von Excel 2002 erleichtern. Daher liegt der Schwerpunkt hier auf den „klassischen“ Funktionen eines Tabellenkalkulationsprogramms:das Erfassen von Zahlen,Berechnungen,die Gestaltung von Tabellen sowie die Präsentation der Ergebnisse in Form ansprechender Diagramme. Für diejenigen, die tiefer in die Funktionen und Möglichkeiten von Excel 2002 vordringen wollen, gibt es einen weiteren Titel in dieser Reihe: „Excel 2002 professionell nutzen“. Alle Anleitungen in diesem Buch lesen Sie, wie von COMPUTERBILD gewohnt,in leicht verständlicher,sofort nachvollziehbarer Schritt-für-SchrittForm anhand praktischer Beispiele. So kommen Sie als Excel-2002-Anfänger auch ohne langes Studium des Handbuchs und der Programmhilfen schnell zu ansehnlichen Ergebnissen. Auf die Erklärungen der Fachbegriffe müssen Sie ebenfalls nicht verzichten. Erläuterungen zu den im Text rot markierten Ausdrücken finden Sie jedoch nicht wie in COMPUTERBILD direkt in einer Extra-Spalte am Seitenrand,sondern alphabetisch geordnet als Anhang am Ende des Buchs.
5
Installation
1
Installation und Aktivierung
Excel 2002 wird zwar auch als Einzelprogramm angeboten. In Normalfall erwirbt man das Tabellenkalkulationsprogramm jedoch im Rahmen eines MS-Office-XP-Pakets.Installation und Aktivierung verlaufen aber im Prinzip völlig identisch.Geschildert werden diese Schritte für ein Office-XP-Paket. Sobald Sie diese – als mehr oder weniger lästig empfundene – Prozedur hinter sich gebracht haben, kann es dann auch gleich losgehen.
Im ersten Kapitel dieses Buches erfahren Sie, • wie Sie ein Office-Paket auf Ihrem Rechner installieren, • wie Sie Excel starten, • und wie Sie sofort oder auch erst später die Aktivierung durchführen.
Kapitel-Wegweiser Installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Probleme bei der Installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Programmstart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Aktivierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 6
Installation
Installation Das Aufspielen eines Programms auf die Festplatte Ihres Computers, also die Übertragung aller benötigten Dateien, bezeichnet man als Installation. Ein Assistent begleitet Sie dabei durch die einzelnen Arbeitsschritte.
Installation
2
Wenige Sekunden nach dem Einlegen der CD startet das Installationsprogramm automatisch. Sollte dies nicht der Fall sein,lesen Sie im Abschnitt „Probleme bei der Installation“ auf Seite 9 nach, wie Sie dann fortfahren.
1
Öffnen Sie die Schublade Ihres CD-ROM-Laufwerks, und nehmen Sie eine eventuell noch eingelegte CD heraus. Legen Sie dann die Installations-CD des Office-Pakets sorgfältig ein,und schließen Sie die Schublade wieder. Das Aufleuchten einer Diode am Laufwerk zeigt Ihnen, dass Sie die CD richtig eingelegt haben.
! DVD-Laufwerk geht auch Die neuesten Computer verfügen statt über ein einfaches CD-Laufwerk sogar oft über ein DVD-Laufwerk. Es ist aber nicht etwa so, dass Sie nur DVDs in solche Laufwerke einlegen können. Auch normale CDs, also auch die Installations-CD, werden problemlos gelesen.
3
Tragen Sie im oberen Teil des Fensters zunächst Ihren Namen, dann Ihre Initialen beziehungsweise ein Kürzel, das Sie verwenden, sowie schließlich Ihren Firmennamen ein.
Die Programme des Office-Pakets greifen später mitunter auf diese Angaben 7
Installation
Installation
zu und schlagen sie Ihnen an geeigneter Stelle vor. Ein Beispiel für diese Vorschläge begegnet Ihnen möglicherweise bereits beim Ausfüllen dieser Felder, wenn nämlich die Installations-Routine wie im Beispielbild persönliche Daten aus den Systemeinstellungen übernimmt und als Vorschlag unterbreitet. Ob Sie solche Vorschläge übernehmen oder verwerfen,indem Sie sie einfach überschreiben,bleibt Ihnen überlassen.
ein Häkchen in dem Kästchen erscheint.
Mit einem Klick auf gelangen Sie dann zum nächsten Fenster, in dem Sie die Installationsart auswählen können.
4
In die Zeile unterhalb des Bereichs mit den persönlichen Daten müssen Sie nun den so genannten Product Key eintippen.
Bei diesem Produktschlüssel, wie die deutsche Übersetzung von Product Key lautet,handelt es sich um eine 25stellige Buchstaben- und Zahlenkombination. Normalerweise ist diese Kombination auf der Rückseite der CD-Hülle aufgeklebt. Jeweils nach fünf eingetippten Zeichen springt die Einfügemarke selbstständig zum nächsten Kästchen. Nachdem Sie die Kombination komplett übertragen haben, klicken Sie auf
6
Haben Sie schon eine frühere Version des Microsoft-Office-Pakets auf Ihrem PC installiert, wählen Sie per Mausklick die Option
.
5
Im nachfolgenden Fenster werden Ihnen die Lizenzbedingungen präsentiert.Darin ist zusammengefasst,was Sie mit Ihrer Software anfangen dürfen und was nicht. Falls Sie mit den Bedingungen einverstanden sind, klicken Sie die entsprechende Option an, so dass 8
. In dem Fall führen Sie lediglich ein so genanntes Update durch.
7
Wenn Sie dagegen zum ersten Mal ein Office-Paket installieren, haben Sie die Wahl zwischen verschiedenen Varianten:
Probleme bei der Installation
Installation
9
Nach dem Installationsstart informiert Sie der Assistent über den Fortschritt
Werden Sie nicht gerade durch gravierende Platzprobleme auf Ihrer Festplatte eingeschränkt, wählen Sie per Mausklick die Option
.
und nach einigen Minuten über den erfolgreichen Abschluss der Installation.
Dadurch ersparen Sie sich später lästige Nachinstallationen. Sind Sie mit dem vorgeschlagenen Speicherort einverstanden, fahren Sie mit einem Klick auf fort.Der Installationsassistent errechnet nun,wie viel Speicherplatz die von Ihnen gewählte Installationsart beansprucht und wie viel freier Platz nach der Installation auf der gewählten Festplatte verbleibt.
8
Sind Sie einverstanden, klicken Sie auf
. Wollen Sie dagegen noch Korrekturen am Installationsumfang oder am Speicherort vornehmen,klicken Sie auf
Probleme bei der Installation Sollte nach dem Einlegen der CD der Installationsbildschirm nicht von selbst erscheinen, liegt dies vermutlich daran, dass die automatische Startoption für das CD-Laufwerk deaktiviert ist. Gehen Sie in dem Fall wie folgt vor:
1
Klicken Sie zuerst auf
, um das Startmenü zu öffnen.
2
Wenn Sie dann im Startmenü auf den Eintrag
, um zum gewünschten Auswahlfenster zurückzublättern.
klicken,erhalten Sie Zugriff auf alle Laufwerke Ihres Computers. 9
Installation
3
Programmstart
Um das Installationsprogramm zu starten,brauchen Síe im Bereich
2
Im geöffneten Startmenü führen Sie dann den Mauszeiger über den Eintrag
. nur noch doppelt auf die Anzeige
! Wo ist der
Installationsbildschirm? Falls im Arbeitsplatzfenster statt des Installationsbildschirms der Inhalt der CD angezeigt werden sollte,
.
Programmstart Nach der erfolgreichen Installation befinden sich alle notwendigen Dateien auf Ihrer Festplatte, und Sie können Excel starten.
1
Klicken Sie dazu als Erstes auf die Schaltfläche
. 10
Daraufhin klappt seitlich die Liste mit den Programmeinträgen auf. Per Klick auf
erstellt von ciando
zu klicken.
klicken Sie doppelt auf
3
wird Excel gestartet.
Aktivierung Die Firma Microsoft verspricht sich von der Aktivierungsprozedur eine Hilfe im Kampf gegen die Software-Piraterie. Aktivierung bedeutet,dass Sie Microsoft telefonisch oder per Internet eine Prüfnummer übermitteln müssen. Im Gegenzug erhalten Sie einen Code, mit dem Sie das Programm freischalten. Das mag sich zunächst kompliziert anhören. Wenn Sie aber nach der folgenden Anleitung vorgehen, haben Sie die Aktivierung innerhalb weniger Minuten erledigt.
1
Falls Sie Excel oder das Office-Paket zusammen mit einem Computer erworben haben,kann es sein,dass die Aktivierung bereits erfolgt ist. Ansonsten erscheint nach dem ersten Programmstart ein Assistentenfenster.
Aktivierung
Installation Zunächst müssen Sie entscheiden, ob Sie die Aktivierung per Telefon oder über das Internet durchführen möchten. Die telefonische Aktivierung ist die schnellere und einfachere Variante.Da Sie dieser Anruf außerdem nichts kostet,wählen Sie per Mausklick die Option
und klicken danach auf
.
2
Lesen Sie die folgende Informationsseite in aller Ruhe durch, und klicken Sie anschließend auf
,
3
Im Fenster, das daraufhin erscheint,bestimmen Sie zunächst Ihren Standort. 11
Installation
Aktivierung
Klicken Sie dazu auf , um sich eine Länderliste anzeigen zu lassen.Per Mausklick treffen Sie dann Ihre Wahl.
5
Als Antwort wird Ihnen dann eine so genannte Bestätigungs-ID durchgegeben. Dabei handelt es sich um eine lange Zahlenreihe,die Sie sehr sorgfältig in den Bereich
Rufen Sie danach die angezeigte Telefonnummer an.
4
Nun geben Sie dem Kundendienstmitarbeiter bei Microsoft die Installations-ID durch. Auch diese Nummer wird auf Ihrem Bildschirm angezeigt.
eintragen müssen. Um die Unterteilung in die verschiedenen Zahlengruppierungen brauchen Sie sich dabei nicht zu kümmern,die Einfügemarke springt von alleine von Feld zu Feld. Wenn Sie die Bestätigungs-ID eingetippt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche
. 12
Aktivierung
6
Sobald Sie der Assistent über den erfolgreichen Aktivierungsvorgang informiert hat,
Installation
! Aktivierung erst später? Wenn Sie die Aktivierung erst später durchführen wollen, klicken Sie auf
. können Sie das Telefonat beenden. Mit einem Klick auf
schließen Sie das Assistentenfenster und können mit der eigentlichen Arbeit loslegen.
Sie sollten jedoch wissen, dass Sie Excel insgesamt nur 50-mal starten können, solange Sie keine Aktivierung durchgeführt haben. Um den Aktivierungs-Assistenten aufzurufen, klicken Sie in der Menüleiste auf und im aufklappenden Menü auf
.
13
Bedienung
2
Excel kennen lernen
Bevor Sie anfangen, Daten in Tabellen zu verwalten oder ausgefeilte Berechnungen durchzuführen, müssen Sie sich zuerst mit der Programmoberfläche vertraut machen und einige grundlegende Arbeitstechniken wie das Markieren erlernen.Gerade als Anfänger sollten Sie dieses Kapitel sorgfältig durcharbeiten, damit Sie die Programmbedienung und die Fachbegriffe absolut sicher beherrschen. Im zweiten Kapitel dieses Buches erfahren Sie, • wie das Excel-Fenster aufgebaut ist, • wie Sie Text und Zahlen in Tabellen eingeben, • wie Sie diese Tabellen sichern, • und wie Sie Zellen,Inhalte oder Formate löschen.
Kapitel-Wegweiser Die Programmoberfläche. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Der Arbeitsbereich . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Erste Eingabe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Spaltenbreite ändern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Speichern,öffnen und neu anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Arbeitsmappe speichern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Arbeitsmappe öffnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Neue Arbeitsmappe anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Markieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 14
Die Programmoberfläche
Bedienung
fach mit einer Nummer versehen.
Die Programmoberfläche
2
Wenn Sie schon mit Windows-Programmen oder sogar mit Programmen aus dem Microsoft-Office-Paket (wie etwa dem Textverarbeitungsprogramm Word) gearbeitet haben, werden Ihnen viele Programmelemente bereits vertraut sein.
oder das Fenster (und damit das Programm) schließen können .
In der rechten oberen Ecke finden Sie die für Windows-Programme typischen Felder, mit denen Sie die Fenstergröße beeinflussen
3
Über die Menüleiste, die sich direkt unterhalb der Titelleiste befindet, haben Sie Zugriff auf alle Befehle, Funktionen und Einstellungen, mit denen Sie Excel steuern können.
1
In der Titelleiste finden Sie den Programmnamen und den Namen der derzeit geladenen Arbeitsmappe.
Wie Sie sehen,hat Excel beim Start automatisch eine Arbeitsmappe angelegt.Da diese Mappe noch nicht gespeichert wurde und Sie ihr noch keinen Namen gegeben haben,wurde sie von Excel ein-
4
Darunter befindet sich die Symbolleiste.Mit jedem der Symbole ist ein häufig benötigter Befehl verbunden. Falls aus Platzgründen nicht alle Symbole angezeigt werden,klicken Sie auf
. 15
Bedienung
Die Programmoberfläche
Dadurch öffnen Sie ein Auswahlfenster mit weiteren Symbolen:
der Aufgabenbereich:
, Klicken Sie in diesem Auswahlfenster auf
, werden die Symbole in zwei untereinander liegenden Reihen angezeigt:
,So liebevoll die Symbole auch gestaltet sein mögen,ihre Bedeutung erschließt sich natürlich nicht auf den ersten Blick. Wenn Sie den Mauszeiger aber über eines der Symbole führen, erscheint ein Beschriftungsfeld mit einer knappen Beschreibung.
In einem Aufgabenbereich sind Befehle zusammengefasst, die je nach Arbeitsschritt vom Anwender vermutlich benötigt werden. So nimmt Excel zu Recht an,dass Sie direkt nach dem Start des Programms eine neue Arbeitsmappe anlegen oder eine vorhandene weiterbearbeiten, also öffnen, wollen. Deshalb wird nach dem Start des Programms auch sofort der entsprechende Aufgabenbereich angezeigt.
,Klicken Sie auf das Kreuz dem Bereichstitel,
neben
Diese Funktion bezeichnet man als Quickinfo.
5
Rechts neben der eigentlichen Arbeitsfläche, die im nächsten Abschnitt vorgestellt wird, befindet sich 16
wird der Aufgabenbereich ausgeblendet.
,Wenn Sie hingegen auf den nach unten
Der Arbeitsbereich weisenden Pfeil klicken,erhalten Sie Zugriff auf die anderen drei Aufgabenbereiche.
,Um den Aufgabenbereich, der je nach vollzogenem Arbeitsschritt vom Bildschirm verschwindet,wieder einzublenden, klicken Sie in der Menüleiste zunächst auf den Eintrag . Im geöffneten Menü brauchen Sie dann nur noch auf den Eintrag
Bedienung
tion Excel sieht demgegenüber folgendermaßen aus:
1
Im Zentrum steht die eigentliche Tabelle, in die Sie später Zahlen, Namen oder sonstige Daten eintragen und in der Sie Berechnungen durchführen.
2
Eine Tabelle ist in Zeilen und Spalten unterteilt.Im Zeilenkopf sind die einzelnen Zeilen von oben nach unten durchnummeriert.
zu klicken – und der Aufgabenbereich wird wieder angezeigt.
Der Arbeitsbereich Die bisherigen Erklärungen zur Programmoberfläche von Excel haben im Prinzip für die meisten Windows-Programme Gültigkeit.Lediglich im Arbeitsbereich unterscheiden sich die Programme. Bei einer Textverarbeitung wie Word besteht der Arbeitsbereich beispielsweise aus einem virtuellen Blatt Papier,auf das Sie Ihre Texte tippen.Der Arbeitsbereich bei der Tabellenkalkula-
3
Spalten werden alphabetisch benannt.Die einzelnen Buchstaben stehen im Spaltenkopf:
4
Die Kästchen, die sich aus den Schnittpunkten von Zeilen und Spalten ergeben, bezeichnet man als Zellen. Die aktive Zelle,also diejenige,in der Sie 17
Bedienung
Erste Eingabe
Eingaben machen können, ist dick umrandet hervorgehoben.
beziehungsweise horizontal durch umfangreiche Tabellen bewegen.
5
Durch den Spaltenbuchstaben und die Zeilenzahl kann jede Zelle der Tabelle eindeutig identifiziert werden. So hat im Beispielbild die aktive, also umrandete,Zelle die Bezeichnung „A1“. Im Namenfeld wird die Zellposition der aktiven Zelle angezeigt. Das Namenfeld befindet sich links oberhalb der Spaltenbezeichnungen.
9
Eine Arbeitsmappe wird von Excel standardmäßig mit drei Tabellen angelegt. Links neben der horizontalen Bildlaufleiste befinden sich Steuerelemente,mit denen Sie innerhalb einer Arbeitsmappe die verschiedenen Einzeltabellen auswählen können: Zunächst arbeiten Sie aber nur innerhalb einer Tabelle, so dass Sie diesen Steuerbereich vorerst ignorieren können.
6
Erste Eingabe
7
1
Rechts neben dem Namenfeld befindet sich das Funktionssymbol,das Sie in Kapitel 3 kennen lernen werden.
Wiederum rechts daneben sehen Sie die Bearbeitungszeile, die Sie über den Inhalt der aktiven Zelle informiert. Da Sie noch keine Eingaben vorgenommen haben, ist die Bearbeitungszeile im Beispielbild noch leer.
8
Mit den Bildlaufleisten können Sie sich vertikal
In Zellen können Sie Text, Zahlen oder wie Sie später noch sehen werden - Formeln eingeben. Tippen Sie zunächst eine beliebige Zahl in die Zelle A1 ein.
Während der Eingabe erscheint die Zahlenfolge auch in der Bearbeitungszeile .
2
Bestätigen Sie nun Ihre Eingabe, indem Sie die x-Taste drücken. Die Umrandung,die die aktive Zelle anzeigt,
18
Erste Eingabe springt daraufhin zur Zelle A2 .
Die Bezeichnung dieser Zelle können Sie sofort im Namenfeld sehen. Die Bearbeitungszeile ist jedoch leer, da Sie in die Zelle A2 ja noch nichts eingegeben haben.
Bedienung
die Zelle bleibt jedoch aktiv.
5
Außerdem wird eine Eingabe automatisch übernommen,wenn Sie mit den Richtungstasten (}{|~) oder der Maus eine beliebige andere Zelle ansteuern und somit aktivieren.
3
Statt der x-Taste können Sie auch die t-Taste verwenden, um Ihre Zahleneingabe zu bestätigen. Wie Sie sehen,wird dann aber nach der Eingabebestätigung nicht die Zelle darunter, sondern rechts davon aktiviert, in diesem Fall die Zelle B1.
4
Eine weitere Möglichkeit,die Eingabe zu bestätigen,besteht darin,auf das grüne Häkchen zu klicken. Dieses Häkchen erscheint während der Eingabe zwischen Namenfeld und Bearbeitungsleiste.
6
Um eine Eingabe abzubrechen,drücken Sie entweder die e-Taste, oder Sie klicken auf das rote Kreuz,
das – genau wie das grüne Häkchen während der Eingabe zwischen Namenfeld und Bearbeitungsleiste erscheint.
7
Sie können sowohl Zahlen als auch Text in eine Zelle eintragen. Texte werden dabei linksbündig,Zahlen rechtsbündig ausgerichtet.
Die Eingabe wird dann von Excel erfasst, 19
Bedienung
Erste Eingabe
Die Ausrichtung der Zellinhalte können Sie jedoch beliebig verändern. In Kapitel 5 werden Ihnen diese und andere Gestaltungsmöglichkeiten einer Tabelle vorgestellt.
,Wenn Sie eine Zahl als Text und nicht als Zahlenwert eingeben wollen, beispielsweise eine Seriennummer oder Ähnliches,setzen Sie ein Anführungszeichen vor die Ziffern.
Excel behandelt die Zahl dann wie eine Texteingabe und richtet den Zellinhalt entsprechend linksbündig aus. Auf diese Weise können Sie verhindern, dass Sie versehentlich mit einer Typbezeichnung oder Ähnlichem rechnen.
8
Damit Sie einen Zellinhalt überschreiben können, genügt es, die betreffende Zelle ein Mal anzuklicken, um sie zu aktivieren.In der Zelle ist dann keine Einfügemarke zu sehen.
Sowie Sie jetzt irgendeine Eingaben vornehmen, ersetzt die neue Eingabe die alte.
9
Um Zellinhalte zu bearbeiten, also nicht gänzlich zu ersetzen,sondern nur zu verändern, klicken Sie die betref20
fende Zelle doppelt an. Daraufhin erscheint die Einfügemarke innerhalb dieser Zelle und ermöglicht Ihnen die Veränderung der bisherigen Werte.
Nun können Sie auch die Richtungstasten verwenden,um die Einfügemarke innerhalb der Zelle zu positionieren. Ist die Zelle, wie im Schritt 8 beschrieben, nur durch einen einfachen Klick aktiviert, führt die Benutzung der Richtungstasten dagegen dazu,dass Sie die Zelle verlassen.
, Eine andere Möglichkeit, den Zellinhalt zu bearbeiten,besteht darin,die Einfügemarke per Mausklick in die Bearbeitungszeile zu setzen und dort die Korrekturen vorzunehmen.
10
Falls der Text oder auch die Zahl, die Sie in eine Zelle eingeben, zu lang sein sollte,
macht das gar nichts.Ist die Nachbarzelle (in die der Inhalt hineinragt) leer, wird Ihre Eingabe über die eigentliche Zellgrenze hinaus sichtbar.
Wenn sich in der Nachbarzelle jedoch ebenfalls ein Wert befindet, wird der
Spaltenbreite ändern überhängende Eintrag in der Darstellung abgeschnitten.
Bedienung
bis der Mauszeiger seine Form verändert:
! Kommando zurück
Der Zellinhalt bleibt aber völlig unverändert.Davon können Sie sich durch einen Klick in die Zelle überzeugen.
Falls Sie eine Aktion, die Sie in Excel durchgeführt haben, rückgängig machen möchten, klicken Sie auf das Symbol .
Und mit einem Klick auf den nach unten weisenden Pfeil
In der Tabelle erscheint der Zellinhalt zwar noch immer abgeschnitten,die Bearbeitungszeile zeigt jedoch,dass der Inhalt nach wie vor komplett ist.
Spaltenbreite ändern Wenn eine Spalte zu schmal ist, um den Zellinhalt komplett anzuzeigen, schadet das zwar nichts, weil keine Daten verloren gehen.Die Übersichtlichkeit bleibt allerdings auf der Strecke. Sie haben daher die Möglichkeit,die Spaltenbreite zu verändern.
1
Führen Sie dazu den Mauszeiger im Spaltenkopf über die Begrenzungslinie der Spalten ,
können Sie sogar mehrere zurückliegende Aktionen in einem Rutsch ungeschehen machen. Dazu brauchen Sie nur in der aufklappenden Auswahl den am weitesten zurückliegenden Eintrag, der rückgängig gemacht werden soll, anzuklicken. Es kann jedoch passieren, dass Sie es sich erneut anders überlegen, das Rückgängigmachen einer Aktion also wieder rückgängig machen wollen. In dem Fall klicken Sie auf .
Auch hierbei eröffnet Ihnen der Klick auf den nach unten weisenden Pfeil die Möglichkeit, gleich mehrere Aktionen auf einmal zu wiederholen. 21
Bedienung
Speichern, öffnen und neu anlegen
2
Halten Sie dann den Mauszeiger gedrückt,und führen Sie eine Ziehbewegung nach rechts aus.Eine gestrichelte Hilfslinie, die die neue Spaltenbreite andeutet,taucht auf.
auf und im aufklappenden Menü auf den Eintrag
. Dadurch öffnet sich ein DateimanagerFenster:
3
Sobald Sie die Maustaste loslassen, sehen Sie,dass die Spalte verbreitert wurde.
Auf vergleichbare Weise können Sie die Zeilenhöhe verändern,indem Sie mit der Maus im Zeilenkopf eine Begrenzungslinie nach unten oder oben ziehen. Weitere Möglichkeiten,wie Sie das Aussehen Ihrer Tabellen verbessern können, lernen Sie in Kapitel 5 kennen.
Speichern, öffnen und neu anlegen Ihre Arbeitsmappen können Sie in Dateien speichern und sichern. Einmal erfasste Daten und Berechnungen stehen Ihnen dann jederzeit zur Verfügung und können darüber hinaus noch weiterbearbeitet werden.
Arbeitsmappe speichern
1 22
Um eine Arbeitsmappe zu speichern,klicken Sie in der Menüleiste
2
Überschreiben Sie den von Excel vorgeschlagenen Dateinamen mit einer aussagekräftigen Bezeichnung,
und klicken Sie danach auf
.
3
Daraufhin erscheint wieder die normale Arbeitsumgebung. In der Titelleiste ist nun jedoch der Name Ihrer Arbeitsmappe eingetragen: Von jetzt an können Sie die gespeicherte Tabelle immer wieder weiterbearbeiten. Um Ihre weiteren Arbeitsergebnisse zu speichern, genügt künftig ein Klick auf
Arbeitsmappe öffnen das Disketten-Symbol
.
und schließlich auf
Bedienung .
• 4
Wenn Sie die aktuelle Arbeitsmappe schließen wollen,klicken Sie auf das Dokumentenschließkreuz in der rechten oberen Ecke:
Verwechseln Sie dieses Kreuz aber nicht mit dem darüber liegenden roten Schließkreuz ,
Wundern Sie sich nicht,wenn all die anderen Dateien,die sich eigentlich im gewählten Ordner befinden müssten, nicht zu sehen sind.Das liegt daran,dass im Dateimanager-Fenster von Excel standardmäßig nur Excel- oder Access-Dateien angezeigt werden.Falls Sie alle Dateien sehen möchten, klicken Sie in der Datentyp-Auswahl auf den Pfeil . Dadurch erhalten Sie Zugriff auf verschiedene Filter.
mit dem Sie das Programmfenster, also Excel insgesamt,schließen! Nach einem Klick auf den Eintrag
Arbeitsmappe öffnen Um eine Datei zu öffnen, klicken Sie zunächst in der Symbolleiste auf ,
im nachfolgenden Dateimanager-Fenster dann auf die Arbeitsmappe,die Sie weiterbearbeiten oder ansehen möchten, 23
Bedienung
Markieren
werden alle Dateien, die sich im jeweiligen Ordner befinden,angezeigt.
neue Arbeitsmappen anlegen oder bestehende öffnen: Mit einem Klick auf
wird eine neue leere Mappe angelegt. Demgegenüber können Sie im Bereich
Neue Arbeitsmappe anlegen Um eine neue Arbeitsmappe anzulegen, klicken Sie in der Symbolleiste auf .
•
24
Stattdessen können Sie auch über den Aufgabenbereich
zuletzt verwendete Dateien öffnen oder auf den Dateimanager zugreifen .
Markieren Um Excel mitzuteilen,auf welche Zellen oder Zellbereiche sich ein Befehl beziehen soll, müssen Sie eine Markierung setzen. Dabei ist es gleichgültig, ob es sich bei diesem Befehl um eine Rechenoder um eine Gestaltungsanweisung, also eine Formatierung,handelt.
•
Eine Zelle markieren: Den einfachsten Fall, die Markierung einer Zelle, haben Sie schon angewendet, als Sie Text oder Zahlen in eine Zelle eingegeben haben. Das geschah durch einen einfachen Klick in die gewünschte Zelle.
Markieren Zur Verdeutlichung: Wenn Sie in der Symbolleiste auf
Bedienung
•
Eine Zeile markieren: Um eine komplette Zeile zu markieren,klicken Sie im Zeilenkopf
klicken,wird diese Zelle farbig dargestellt. einfach auf die gewünschte Zahl
•
Einen Zellbereich markieren: Mit der Maus können Sie sehr einfach und rasch Zellbereiche markieren. Klicken Sie dazu in eine Zelle,halten Sie die Maustaste gedrückt, und führen Sie den Mauszeiger bis zu der Zelle, die in die Markierung mit einbezogen werden soll. Dort lassen Sie die Maustaste los. Die Markierung wird dann durch einen Rahmen und eine farbliche Hervorhebung gekennzeichnet.
.
•
Eine Spalte markieren: Wenn Sie im Spaltenkopf auf den Bezeichnungsbuchstaben klicken, zum Beispiel , wird die komplette Spalte markiert.
•
Erteilen Sie Excel nun die Anweisung, Zellen einzufärben,indem Sie auf
Eine Tabelle markieren: Mit einem Klick auf das unbezeichnete Eckfeld , wo sich Spalten- und Zeilenkopf treffen,
klicken.Umgehend wird diese Anweisung für alle markierten Zellen ausgeführt. markieren Sie die komplette Tabelle.
25
Bedienung
Löschen
•
Nicht zusammenhängende Zellen markieren: Sie können auch nicht zusammenhängende Zellen und Zellbereiche markieren. Halten Sie dazu während der einzelnen Markierungsschritte einfach die r-Taste gedrückt.
Das Beispielbild zeigt Zellbereiche, die auf diese Weise blitzschnell eingefärbt wurden.
•
Bereiche für mehrere Tabellen markieren: Mit dieser Technik können Sie sogar Bereiche über mehrere Tabellen hinweg markieren. Ziehen Sie zunächst eine Markierung auf,
und drücken Sie danach die r-Taste. Während Sie dieTaste gedrückt halten,klicken Sie dann ganz unten im Arbeitsbereich auf die Bezeichnung der Tabelle 3.
Diese Bezeichnung ist nun ebenfalls optisch abgesetzt:
Sobald Sie nun in der Symbolleiste auf
klicken, werden die markierten Zellbereiche sowohl in Tabelle 1 als auch in Tabelle 3 farbig dargestellt.
Klicken Sie jedoch auf die Bezeichnung der Tabelle 2 , sehen Sie, dass der entsprechende Zellbereich dort nicht (!) eingefärbt wurde.
Das überrascht nicht weiter, da die Tabelle 2 vor dem Einfärbungsvorgang ja nicht mit in die Markierung einbezogen wurde.
Löschen Überflüssige Zellen,Zeilen oder Spalten bei Excel zu löschen, ist gar nicht so banal, wie es sich im ersten Augenblick anhören mag.
1
Erstellen Sie eine kleine Beispieltabelle mit einigen Kundennamen und zugehörigen Umsätzen.
26
Löschen
Bedienung
,Um die Zellen komplett zu löschen, klicken Sie (nachdem Sie wie in Schritt 2 die Markierung gesetzt haben) in der Menüleiste auf den Eintrag und im Menü auf Aus optischen Gründen wurde dieser Bereich blau eingefärbt.
2
Um den Kunden Maier aus dieser Tabelle zu entfernen,markieren Sie die beiden Zellen,die ihn betreffen.
. Excel fragt daraufhin nach, wie mit der entstehenden Lücke verfahren werden soll.
Für das Löschen stehen Ihnen nun verschiedene Optionen zur Verfügung: Entf -Taste drücken,verÇ schwinden zwar der Name und die zugehörige Umsatzzahl aus der Tabelle,
, Wenn Sie die
Im vorliegenden Fall ist eingestellt, dass die Zellen nach oben aufrücken sollen. Sobald Sie diese Einstellung mit einem Klick auf bestätigen, erscheint die Tabelle ohne Kunde Maier und auch ohne hässliche Lücke.
die Zeile 3 bleibt aber nach wie vor bestehen und hinterlässt eine unschöne Lücke. Entf -Taste haben Durch das Drücken der Ç Sie also nur den Inhalt der zuvor markierten Zellen, nicht aber die Zellen selbst gelöscht. 27
Bedienung
Löschen
Haben Sie vor dem Löschen nicht nur die beiden betroffenen Zellen markiert,sondern die komplette Zeile,wird das Nachfragefenster, wie die Zellen verschoben werden sollen, übrigens nicht eingeblendet.
, Sie können aber nicht nur Zellen und den Zellinhalt löschen,sondern auch Formatierungen entfernen.Markieren Sie zunächst die kleine Tabelle.
bis seitlich eine kleine Auswahl aufklappt:
Per Klick auf den Eintrag
erscheint die Tabelle wieder mit ihrem Standardhintergrund.
Anschließend klicken Sie in der Menüleiste auf und führen den Mauszeiger dann über den Eintrag
,
28
Die Formatierung „blauer Hintergrund“ wurde also von Ihnen gelöscht.
Rechnen
3
Rechnen und Sortieren
Wie Sie im letzten Kapitel gesehen haben,kann man in Tabellen Daten recht einfach erfassen und sehr übersichtlich darstellen.Der eigentliche Sinn von Tabellenkalkulationsprogrammen wie Excel besteht jedoch darin, mit diesen Daten Berechnungen durchzuführen. Excel stellt Ihnen dafür ein umfangreiches Arsenal von automatischen Funktionen und Formeln zur Verfügung.Auch das Sortieren von Daten stellt Excel vor keine Probleme. Im dritten Kapitel dieses Buches erfahren Sie, • wie Sie Formeln in Ihre Tabelle einsetzen, • wie Sie Rechenbereiche festlegen, • wie Sie nachträglich Zeilen und Spalten in eine Tabelle einfügen, • und wie Sie die Daten in einer Tabelle sortieren.
Kapitel-Wegweiser Rechnen mit Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Rechnen mit Bezügen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Relative und absolute Bezüge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Ausfüllen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Autosumme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Zeilen einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Bereiche festlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Mittelwert,Maximum und Minimum. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Funktionen für jeden Zweck . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Nicht benachbarte Zellbereiche. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Sortieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Spaltenüberschriften . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Unabhängige Spalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Untersortierung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 29
Rechnen
Rechnen mit Excel
Rechnen mit Excel Da alle grundlegenden Rechenfunktionen in Excel integriert sind, können Sie das Programm zunächst einmal wie einen Taschenrechner benutzen.
1
Um eine Berechnung in Excel durchzuführen,aktivieren Sie die Zelle,in der das Ergebnis stehen soll.
2
Durch die Eingabe eines Gleichheitszeichens (=) teilen Sie Excel mit, dass eine Rechenaufgabe gelöst werden soll.Danach tippen Sie wie bei einem Taschenrechner die Zahlen, mit denen gerechnet werden soll, sowie die Rechenoperation ein.
4
Vom Aussehen her unterscheiden sich die Zellen, in die Sie einfach Zahlen eingetippt haben (im Beispielbild also die Zellen A2 und B2) nicht von der Zelle, in der Sie eine Berechnung durchgeführt haben (im Beispielbild die Zelle C2).Wenn Sie die Zelle C2 jedoch durch einen Mausklick aktivieren,sehen Sie in der Bearbeitungsleiste den tatsächlichen Zellinhalt,nämlich die Subtraktion.
! Die Grundrechenarten Die vier Grundrechenarten werden mit folgenden Tasten ausgeführt: Addition: + Subtraktion: Multiplikation: * Division: /
Rechnen mit Bezügen
3
Sobald Sie Ihre Eingaben mit der R-Taste bestätigen, erscheint in der Zelle das Subtraktionsergebnis.
Das Rechnen mit Zahlenwerten wie im obigen Beispiel bezeichnet man als Rechnen mit Konstanten. Für Berechnungen in Tabellen ist jedoch das Rechnen mit Bezügen viel interessanter.
1
Aktivieren Sie die Zelle C2 durch einen Mausklick,und überschreiben Sie die bisherige Rechnung mit dem fol-
30
Relative und absolute Bezüge genden Ausdruck:
Rechnen
Relative und absolute Bezüge Die Unterscheidung zwischen relativen und absoluten Bezügen wird wichtig, sobald sich Zellbezeichnungen ändern.
Gleichheits- und Minuszeichen schreiben Sie also wie bisher,statt der konkreten Zahlen geben Sie jedoch die Zellbezeichnungen ein.
1
Aktivieren Sie zuerst irgendeine Zelle in der Spalte A, zum Beispiel
2
Klicken Sie dann in der Menüleiste auf den Eintrag
.
2
Auch jetzt erscheint nach Bestätigung Ihrer Eingabe wieder das korrekte Rechenergebnis in der Tabelle.
3
Falls Sie nun die Zahl in Zelle A2 verändern, indem Sie die Zahl 500 beispielsweise durch 400 ersetzen , wird automatisch in der Ergebniszelle C2 das korrekte Ergebnis angezeigt.
und im geöffneten Menü auf
,
um eine zusätzliche Spalte in die Beispieltabelle einzufügen. Das liegt daran,dass Sie sich bei der Formeleingabe im Schritt 1 auf Zellwerte bezogen haben (daher die Bezeichnung: Rechnen mit Bezügen) und nicht auf Konstanten. Mit anderen Worten: Sie haben Excel mitgeteilt „Nimm den Wert, der in Zelle A2 steht, und ziehe davon den Wert der Zelle B2 ab.“
Diese zusätzliche Spalte erscheint ganz links,während die schon vorher vorhan31
Rechnen
Relative und absolute Bezüge
denen Spalten eine Position nach rechts rücken.
3
Obwohl sich durch das Einfügen einer Spalte die Zellpositionen der Zellen, auf die sich die Subtraktionsformel bezieht,verändert haben,ist das Rechenergebnis nach wie vor korrekt.Wenn Sie in die Zelle D2 (also die neue Position der Rechenzelle) klicken,sehen Sie in der Bearbeitungsleiste, dass Excel automatisch die Zellbezüge angepasst hat.
Man spricht in diesem Fall von relativen Bezügen.
4
Erweitern Sie die kleine Gewinnrechnung nun wie folgt:
Fixkosten den Gewinn schmälern. Sie lautet nun „B2-C2-F2“.
Die farblichen Hervorhebungen der bezogenen Zellen entsprechen dabei der Farbe der Zellbezeichnungen in der Formel und unterstützen Sie somit optisch bei der Formeleingabe.
6
Tragen Sie anschließend Werte für den Monat Februar ein.
Um die Formel aus der Zelle D2 bequem in die Zelle D3 zu übertragen,können Sie die Zwischenablage verwenden.Klicken Sie dazu mit der rechten (!) Maustaste in die Zelle D2, so dass sich ein Kontextmenü öffnet.
, Tragen Sie in die Spalte A die ersten drei Monatsnamen ein.
, Verändern Sie die Überschrift in der Zelle C1. Dort sollen nur die variablen Kosten erfasst werden, also die Kosten, die in jedem Monat unterschiedlich hoch sein können.
,In die Zelle F2 tragen Sie Fixkosten ein, also die Kosten, die in jedem Monat gleich sind.
5 32
Als Nächstes passen Sie die Formel in der Zelle D2 an, da ja auch die
Dort klicken Sie dann auf den Eintrag
.
7
Danach klicken Sie, erneut mit der rechten (!) Maustaste,in die Zelle D3
Ausfüllen und im Kontextmenü, jetzt wieder ganz normal mit der linken Maustaste,auf den Eintrag
.
Rechnen
,Verändern Sie nun die Formel, indem Sie vor den Spaltenbuchstaben F und die Zeilennummer 2 je ein Dollarzeichen setzen.
, Da im Beispiel recht einfache Zahlen benutzt wurden,erkennen Sie am Ergebnis sofort, dass irgendetwas schief gelaufen sein muss.
, Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der R-Taste.
Ein Blick in die Bearbeitungsleiste zeigt, was passiert ist. Beim Kopieren der Formel hat Excel die Bezüge angepasst.Während dies im Fall der Spalte B (Umsatz) und der Spalte C (Variable Kosten) erwünscht ist,führt die Bezugsanpassung im Fall des Verweises auf die Zelle, die die Fixkosten enthält, zu einem Fehler,nämlich dazu,dass der Wert der Zelle F3 abgezogen wird.Diese Zelle ist aber leer.
8
Um diesen Fehler zu beheben und auch künftig zu vermeiden,müssen Sie einen absoluten Bezug auf die Zelle F2 in die Formel einfügen.
,Löschen Sie dazu als Erstes die falsche Formel in der Zelle D3,indem Sie dieTaste Entf drücken, und aktivieren Sie danach Ç per Mausklick erneut die Zelle D2.
,Anschließend kopieren Sie die Formel, wie in den Schritten 6 und 7 beschrieben,in die Zelle D3.
, Ein Blick auf das korrekte Rechenergebnis und in die Bearbeitungsleiste zeigt,dass die relativen Bezüge korrekt angepasst wurden, der absolute Bezug zur Fixkostenzelle aber belassen wurde.
Ausfüllen Mit der Ausfüllen-Funktion können Sie sich viel Tipp- beziehungsweise Kopierarbeit ersparen.
1
Ergänzen Sie zunächst die Beispieltabelle um einige Monatsnamen.
33
Rechnen
Autosumme
2
Klicken Sie dann in die Zelle D3, halten Sie die Maustaste gedrückt, und führen Sie eine Ziehbewegung bis zur Zeile 7 aus. Die Zellen erscheinen nun blau hervorgehoben.
4
Wenn Sie jetzt in den Spalten B und C die noch fehlenden Beispielwerte nachtragen, sehen Sie, dass Excel alle Berechnungen sofort korrekt durchführt.
Autosumme
3
Anschließend klicken Sie in der Menüleiste auf den Eintrag
führen den Mauszeiger über und klicken im seitlich aufklappenden Menü dann auf
Fast in jeder Tabelle kommt es vor, dass Sie untereinander oder nebeneinander liegende Zahlenreihen zusammenzählen möchten. Excel stellt Ihnen daher eine sehr einfache Methode für die Summenbildung zur Verfügung.
1
Aktivieren Sie die Zelle in der Umsatzspalte B unterhalb des letzten Eintrags.
. Daraufhin werden in den bisher leeren Zellen Zahlenwerte angezeigt.
Durch den Befehl Ausfüllen haben Sie also die Rechenanweisung aus der Zelle D3 auf alle darunter liegenden und im Schritt 2 markierten Zellen übertragen. 34
2
Klicken Sie dann in der Symbolleiste auf
. Infolgedessen erzeugt Excel automatisch eine Formel und schlägt sogar vor,welche
Zeilen einfügen Elemente in die Berechnung einbezogen werden sollen. Welche Elemente dies sind, können Sie an der gestrichelten Umrandung erkennen.
korrekte Ergebnis:
3
Zeilen einfügen
In der Bearbeitungsleiste sehen Sie den kompletten Rechenausdruck, den Excel Ihnen vorschlägt:
,Das Gleichheitszeichen bedeutet, dass eine Berechnung durchgeführt werden soll. , „SUMME“
ist eine Rechenfunktion, die in Excel integriert ist.
,In den Klammern dahinter ist der Bereich benannt, auf den die Rechenfunktion SUMME angewendet werden soll. Um einen Bereich direkt untereinander liegender Zellen zu definieren, genügt es, wie das Beispiel zeigt, die oberste Zelle (im Beispiel B2) und die unterste Zelle (im Beispiel B7) zu benennen und zwischen diese beiden Grenzzellen einen Doppelpunkt zu setzen.
Rechnen
Selbst wenn Sie eine Tabelle sorgfältig planen, so wird es doch vorkommen, dass Sie nachträglich noch Zeilen oder Spalten in Ihre Tabelle einfügen müssen. Um zu veranschaulichen, was dabei mit den Berechnungsfeldern passiert, sollten Sie die Beispieltabelle nun erweitern, damit Umsätze und Kosten auch für die noch nicht abgedeckten Monate erfasst werden können.
1
Klicken Sie zunächst in eine Zelle in der Zeile 8. Damit legen Sie fest, wo nachher zusätzliche Zeilen in Ihre Tabelle eingefügt werden sollen.
4
Bestätigen Sie den Berechnungsvorschlag, den Excel Ihnen unterbreitet,indem Sie auf die R-Taste drücken. Umgehend erscheint in der Zelle B8 das 35
Rechnen
Zeilen einfügen
2
Halten Sie die Maustaste gedrückt, führen Sie eine Ziehbewegung über sechs Zeilen nach unten aus, und lassen Sie dann die Maustaste los.Die Zellen bis einschließlich der Zeile 13 werden nun farblich hervorgehoben. Damit haben Sie festgelegt,wie viele Zeilen in Ihre Tabelle eingefügt werden sollen.
3
gefügt werden sollen,hätten Sie sechs Mal den Weg durch die Menüs gehen müssen, um für jeden Monat eine Zeile zusätzlich zu erstellen.
4
Um nachzusehen, was mit der Bereichsdefinition passiert ist,klicken Sie nun in die Zelle B14 .
Klicken Sie anschließend in der Menüleiste auf den Eintrag
und im aufklappenden Menü auf
. Jetzt sehen Sie, dass sich die Summenzelle an der Position B14 befindet, also sechs Zeilen auf einen Rutsch in Ihre Tabelle eingefügt wurden.
In der Bearbeitungsleiste erkennen Sie, dass der Summenbereich nach wie vor nur die Zellen von B2 bis B7 umfasst. Es sieht also zunächst so aus,als müssten Sie den Bereich manuell anpassen.
5 Hätten Sie den Schritt 2 ausgelassen, in dem Sie festlegten, wie viele Zeilen ein36
Excel erspart Ihnen jedoch diesen Arbeitsschritt. Sobald Sie in eine der Zellen von B8 bis B13 einen Zahlenwert eintippen (wie in der folgenden Beispielabbildung, in der auch die fehlenden Monatsbezeichnungen schon nachgetragen wurden),
Bereiche festlegen
1 wird die Summe seltsamerweise korrekt berechnet . Excel unterstellt demzufolge, dass Sie diese eingefügten Zeilen auch in die Summenbildung einschließen wollen,und ändert die Formel völlig selbstständig ab, sobald Sie einen Zahlenwert eintragen. Klicken Sie zum Test in die Zelle B14, sehen Sie in der Bearbeitungsleiste die abgeänderte Formel: Während der Eingabe können Sie diesen Automatismus daran erkennen, dass die Summenzelle ganz kurz mit dem Aktivierungsrahmen versehen wird, also gleichsam kurz aufleuchtet.
Rechnen
Beschriften Sie zunächst die Zellen F4 und F5 wie in der Abbildung,
und aktivieren Sie dann die Zelle G5, in die die Formel eingesetzt werden soll.
2
Klicken Sie nun in der Symbolleiste auf
Diesmal liegt Excel mit seinem Bereichsvorschlag, der durch die gestrichelte Umrandung gekennzeichnet wird, gründlich daneben:
3
Klicken Sie daher in die Zelle B2, halten Sie die Maustaste gedrückt, und ziehen Sie einen Bereich bis einschließlich der Zelle B4 auf.
Bereiche festlegen Bisher konnten Sie Bereiche, die Ihnen beispielsweise durch die AutosummenFunktion vorgeschlagen werden, einfach übernehmen. Im folgenden Beispiel sollen neben der Wertetabelle die Quartalsumsätze berechnet werden.Dabei lernen Sie, wie Sie Bereiche mit der Maus festlegen.
In der Formelzelle sehen Sie sofort, wie der neue Bereich, den Sie mit der Maus aufgezogen haben,in Zellpositionen um37
Rechnen
Mittelwert, Maximum und Minimum
gesetzt wird.
4
Nachdem Sie zur Bestätigung auf R gedrückt haben, erscheint das korrekte Ergebnis umgehend in der Zelle.
5
Wenn Sie auf die kleine grüne Markierung in der Zellecke, den so genannten Fehlerindikator,klicken,wird ein Warnschild-Symbol eingeblendet:
Führen Sie den Mauszeiger über dieses Symbol, erscheint ein Hilfetext, in dem Excel Ihnen zur Sicherheit mitteilt,dass an den Rechenbereich,den Sie ausgewählt haben, noch weitere Zellen angrenzen, die ebenfalls Zahlenwerte enthalten. Per Klick auf den nach unten weisenden Pfeil öffnet sich ein Menü, in dem Sie auswählen können, wie Sie mit dieser Warnung umgehen wollen. 38
Im Beispielfall ist es völlig korrekt, dass nicht alle zusammenhängenden Zahlen in den Rechenbereich eingeschlossen wurden.Klicken Sie daher auf
.
Mittelwert, Maximum und Minimum Neben der automatischen Summenbildung stehen Ihnen noch viele weitere häufig benötigte Rechenfunktionen mit wenigen Mausklicks zur Verfügung.
1
Ergänzen Sie zunächst dieTabelle um die Beschriftungen „Durchschnitt“, „Maximum“ und „Minimum“:
Mittelwert, Maximum und Minimum
Rechnen
2
Aktivieren Sie dann per Mausklick die Zelle, in der der durchschnittliche Umsatz erscheinen soll:
3
Anschließend klicken Sie in der Symbolleiste auf den nach unten weisenden Pfeil des Autosummen-Symbols.
Infolgedessen öffnet sich ein Menü, das weitere Rechenfunktionen anbietet.
4
Dieser Bereich umfasst aber auch die Summenzelle ,was das Ergebnis natürlich verfälschen würde. Sie müssen daher den Wertebereich mit der Maus durch Aufziehen korrekt bestimmen.
Wenn Sie hier auf den Eintrag
klicken, schlägt Excel einen Wertebereich vor,der zur Mittelwertberechnung herangezogen werden soll. Im Beispiel ist das .
5
Zur Bestätigung klicken Sie danach auf R. Sofort erscheint der Mittelwert der ausgewählten Zahlenreihe, im Beispiel also der durchschnittliche Um39
Rechnen
Funktionen für jeden Zweck
8
satz in der Rechenzelle .
6
Analog können Sie die höchsten beziehungsweise niedrigsten Monatsumsätze ausweisen.Aktivieren Sie dazu als Erstes die entsprechende Rechenzelle.
7
Klicken Sie dann auf den Pfeil im Autosummen-Symbol
, und wählen Sie im Menü per Mausklick
beziehungsweise
. 40
Danach legen Sie den Wertebereich fest (siehe Schritt 4)
und lösen durch Drücken der R-Taste die Berechnung aus.Wenn Sie diese Prozedur für den Maximal- und den Minimalwert durchgeführt haben, sehen Sie zusätzlich zum Durchschnittsergebnis auf einen Blick das beste und das schlechteste Monatsergebnis.
Funktionen für jeden Zweck Für nahezu jeden Rechenzweck stellt Excel geeignete Funktionen zur Verfügung.
1
Am schnellsten erreichen Sie die Funktionsauswahl, indem Sie nach Aktivierung der Zelle,in die Sie die Funk-
Funktionen für jeden Zweck tion einfügen wollen,auf das Funktionssymbol zwischen Namenfeld und Bearbeitungsleiste klicken.
2
Rechnen
und dort per Mausklick Ihre Wahl treffen.
3
Anschließend werden die Funktionen,die in der betreffenden Kategorie zusammengefasst sind,eingeblendet. Im Beispielbild sind dies die mathematischen und trigonometrischen Funktionen.
Dadurch öffnen Sie ein Fenster, das Ihnen Zugriff auf alle Funktionen bietet.
Unterhalb des Fensterbereichs mit den Funktionsbezeichnungen werden Zweck und Anwendung der markierten Funktion kurz beschrieben.
4
Sobald Sie die Funktion, die Sie benötigen,gefunden haben,
Die Rechenfunktionen sind in Kategorien unterteilt. Per Klick auf den Pfeil neben dem Auswahlfeld können Sie sich eine Liste der Kategorien anzeigen lassen
klicken Sie auf
, um sie in Ihre Tabelle einzufügen.
Nicht benachbarte Zellbereiche Bei der Auswahl der Zellen, die in eine Berechnung einbezogen werden sollen, gab es in den bisherigen Beispielen nie 41
Rechnen
Nicht benachbarte Zellbereiche
den Fall, dass diese Zellen nicht direkt benachbart waren. Es gibt aber Situationen, in denen Sie mit nicht benachbarten Zellen rechnen müssen.Und so geht`s:
1
Schreiben Sie einige Zahlenwerte in Zellen, die sich nicht alle nebeneinander befinden.
Drücken Sie nun die r-Taste, und klicken Sie in die Zelle B2.
Halten Sie die r-Taste nach wie vor gedrückt,klicken Sie die Zelle A4 an,und führen Sie eine Ziehbewegung über die Zelle A5 aus. Diese Werte, und zwar nur diese Werte, sollen im Folgenden summiert werden.
2
Daraufhin sieht die Beispieltabelle so aus:
Aktivieren Sie die Zelle, in der das Ergebnis erscheinen soll,
, Durch die optische Hilfe, die Ihnen und klicken Sie dann auf
Den Bereichsvorschlag, den Ihnen Excel daraufhin unterbreitet,
Excel durch die gestrichelten Umrandungen bietet, wissen Sie sofort, dass alle Elemente erfasst wurden. In der Bearbeitungsleiste sehen Sie, dass die einzelnen Zellbezeichnungen durch Semikola voneinander getrennt werden.
brauchen Sie nicht weiter zu beachten. Stattdessen klicken Sie in die erste Zelle, die in Ihre Summe aufgenommen werden soll,im Beispielbild ist das die Zelle A1.
Eine Ausnahme bilden die Zellen A4 und A5,die ja einen,wenn auch nur aus zwei Zellen bestehenden zusammenhängenden Bereich bilden und deshalb durch einen Doppelpunkt verbunden sind.
.
3
42
Sortieren
4
Damit die Berechnung durchgeführt wird,brauchen Sie zur Bestätigung nur noch die R-Taste zu drücken.
Rechnen
.
3
Wenn Sie nun im aufklappenden Menü auf den Eintrag
klicken,erscheint das gleichnamige Dialogfenster:
Sortieren Mit Excel können Sie nicht nur rechnen, sondern auch Zahlen oder Text sortieren.
1
Tippen Sie zunächst in eine leere Tabelle eine Namensliste ein.
2
Um diese Liste alphabetisch sortieren zu lassen, klicken Sie auf eines der Elemente.
4
Lassen Sie alle Einstellungen, wie sie sind,und klicken Sie auf
. Die Namensliste wird umgehend sortiert.
und danach in der Menüleiste auf 43
Rechnen
Sortieren
5
Tippen Sie als Nächstes in die Spalte B (also neben die Namen) Zahlenwerte ein.
Dabei kann es sich beispielsweise um Umsätze handeln, die Sie mit den Kunden, die in der Spalte A erfasst sind, erzielen.
6
Ziehen Sie nun mit der Maus eine Markierung vom obersten Namen in der Spalte A bis zum untersten Umsatz in der Spalte B auf.
8
Um festzulegen, dass Ihre kleine Umsatztabelle nach der Höhe der Umsätze sortiert wird, klicken Sie im Feld „Sortieren nach“ auf den nach unten weisenden Pfeil .
Dadurch erhalten Sie Zugriff auf die Spaltenauswahl.
7
Danach folgt in der Menüleiste ein Klick auf
und im Menü auf
. Erneut öffnet sich das Dialogfenster aus Schritt 3. 44
, Da die Umsätze, nach denen Ihre Tabelle sortiert werden soll, in Spalte B erfasst sind,klicken Sie auf .
Spaltenüberschriften
, Im Bereich
Rechnen
Spaltenüberschriften Wenn Sie Ihre Tabelle – wie im folgenden Beispielbild – mit Spaltenüberschriften versehen haben,
des Dialogfensters können Sie bestimmen, ob der höchste Wert ganz unten oder ganz oben erscheinen soll.Im ersten Fall, wenn Sie also aufsteigend sortieren möchten, belassen Sie die Einstellung, wie sie ist. Wollen Sie dagegen absteigend sortieren, wählen Sie die entsprechende Option per Mausklick aus. bietet Ihnen Excel im Sortieren-Dialogfenster diese aussagekräftigen Bezeichnungen bei der Auswahl an:
9
Nachdem Sie Ihre Auswahl durch einen Klick auf
bestätigt haben, wird die Sortierung durchgeführt.
Im Beispiel erfolgte die Sortierung absteigend.Sie sehen also sofort,dass Schmitz Ihr bester Kunde ist und vielleicht mal wieder zum Essen ausgeführt werden sollte.
Dass Excel die Spaltenüberschriften als solche erkennt, ist natürlich sehr praktisch, wird dadurch doch verhindert, dass die Überschrift „Kunde“ alphabetisch in die Namensliste eingereiht wird. 45
Rechnen
Unabhängige Spalten
, Im Bereich
2
Ziehen Sie daher nicht (!) wie vorher eine Markierung über beide Spalten auf,sondern markieren Sie lediglich die Spalte „Kunde“,
haben Sie bei Bedarf jedoch die Möglichkeit, die voreingestellte Option zu korrigieren. Nämlich dann, wenn Excel bestimmte Einträge zu Unrecht als Spaltenüberschriften interpretiert.
bevor Sie das Sortieren-Menü durch einen Klick auf
Unabhängige Spalten Im Kundenumsatz-Beispiel waren die beiden Spalten inhaltlich miteinander verbunden.Die Sortierung war nur sinnvoll, solange diese Beziehung zueinander auch erhalten blieb. Es gibt jedoch auch Fälle, in denen Daten eher zufällig nebeneinander erfasst werden wie im folgenden Beispiel:
und auf
aufrufen.
3
1
Statt jedoch sofort das SortierenDialogfenster anzuzeigen, vergewissert sich Excel zunächst, ob Sie die Markierung nicht doch erweitern wollen.
Die beiden Namenslisten haben nichts miteinander zu tun. Und es ist daher auch durchaus sinnvoll,Kunden und Lieferanten separat voneinander alphabetisch zu sortieren.
Im vorliegenden Fall haben Sie aber sehr bewusst Ihre Markierung gesetzt. Also
Tippen Sie in die erste Spalte einige Kundennamen und in die zweite Spalte einige Lieferantennamen.
46
Untersortierung
Rechnen
wählen Sie per Mausklick die Option
Untersortierung
aus und klicken dann auf
Mitunter ist es notwendig,Tabellen nach mehreren Kriterien zu sortieren, beispielsweise zuerst nach Namen und dann nach Vornamen.
.
4
Im nachfolgenden Dialogfenster belassen Sie es bei der voreingestellten Sortierrichtung .
1
Erweitern Sie die inzwischen schon recht vertraute Kundenliste um die Vornamen, und fügen Sie einen Nachnamen doppelt ein.
Achten Sie jedoch darauf, dass die Überschriftenoption korrekt eingestellt ist: Im Beispielbild gibt es jetzt also zwei Kunden mit dem Namen Schmitz. Zum Schluss folgt ein Klick auf
.
5
2
Um die Markierung zu setzen, genügt ein Klick auf irgendeine Zelle der Tabelle.
Wenn Sie alle Schritte korrekt ausgeführt haben, wird Ihnen das gewünschte Sortierergebnis präsentiert.
3
Klicken Sie danach auf den Menüeintrag
47
Rechnen
Untersortierung
und anschließend auf
.
4
Da die Tabelle Spaltenüberschriften enthält,wählen Sie im nächsten Fenster per Mausklick die entsprechende Option aus.
5
Da die Tabelle in erster Linie nach Nachnamen sortiert werden soll, klicken Sie auf .
6
Anschließend wählen Sie mit derselben Technik das zweite, also nachgeordnete Suchkriterium „Vorname“ aus
und klicken zur Bestätigung wieder auf Danach klicken Sie auf den nach unten weisenden Pfeil ,
.
7 um die Auswahl für das erste Sortierkriterium zu öffnen.
48
Die Tabelle zeigt daraufhin Ihre Kunden in alphabetischer Reihenfolge. Und die doppelt vorkommenden Herren Schmitz sind nun zusätzlich nach ihren Vornamen eingeordnet.
Erfassen
4
Eingabehilfen
Je mehr Tabellen Sie erstellen, desto häufiger werden Sie feststellen, dass sich viele Eingaben wiederholen.So beschriften Sie beispielsweise immer wieder Zeilen oder Spalten mit Monatsnamen,Wochentagen und ähnlichen Angaben. Excel kann Ihnen in vielen Fällen diese immer wiederkehrende Arbeit erleichtern. So genügt es zum Beispiel, den ersten Monatsnamen in eine Zelle zu tippen, die restlichen ergänzen Sie mit einer Ziehbewegung der Maus.Oft müssen Sie auch eine Formel nur ein einziges Mal eingeben und können sie dann mit der Maus auf so viele benachbarte Zellen übertragen, wie Sie wollen. Schließlich können Sie Excel auch arithmetische und geometrische Reihen errechnen und auch gleich eintragen lassen. Kennzeichen solcher Reihen ist, dass ein Wert sich aus dem vorangehenden Wert errechnet, sei es durch eine Addition im Fall der arithmetischen Reihen, oder durch eine Multiplikation im Fall der geometrischen Reihen. Im vierten Kapitel dieses Buches erfahren Sie, • wie Ihnen Excel beim Ausfüllen einer Tabelle unter die Arme greift, • und wie Sie Reihen erstellen.
Kapitel-Wegweiser Monatsnamen blitzschnell eintragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Zahlenreihen fortschreiben. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Arithmetische Reihen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Geometrische Reihen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 Mit Autoausfüllen Formeln kopieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 49
Erfassen
Monatsnamen blitzschnell eintragen
Monatsnamen blitzschnell eintragen Die Tabelle,die Sie in diesem Kapitel unter anderem mit Hilfe der AutoausfüllenFunktion erstellen, können Sie auch als Übungsmaterial für das Kapitel 5 benutzen, in dem es dann um die Gestaltung einer Tabelle geht.
1
Tragen Sie als Erstes – wie in der Abbildung – die Tabellenüberschrift in die Zelle A1 und die Spaltenüberschriften in die Zellen B2 bis D2 ein:
dicker dargestelltes Rechteck.
Dieses Rechteck wird als Ausfüllkästchen bezeichnet. Wenn Sie mit der Maus auf dieses Ausfüllkästchen klicken, verwandelt sich der Mauszeiger in ein Kreuz.
, Halten Sie die Maustaste gedrückt,und führen Sie eine Ziehbewegung nach unten bis einschließlich der Zelle A14 aus. , Sobald Sie die Maustaste loslassen,trägt Excel die restlichen Monatsnamen ganz von alleine ein.
2
Im nächsten Schritt sollen in der Spalte A die Monatsnamen eingetragen werden.Tippen Sie daher zunächst in die Zelle A3 das Wort „Januar“ ein.
3
Beim Ergänzen der restlichen elf Monate ist Excel Ihnen behilflich:
, In der rechten unteren Ecke der markierten Zelle A3 sehen Sie ein etwas 50
Zahlenreihen fortschreiben
Erfassen
! Ständig informiert Während des Ziehvorgangs werden die einzelnen Monate als Hilfestellung eingeblendet.
2
Setzen Sie dann eine Markierung wie in der folgenden Abbildung,
Sie brauchen also nicht vorher zu berechnen, wie weit Sie den Mauszeiger nach unten führen müssen, um alle Monate einzutragen.
Zahlenreihen fortschreiben Wie Sie soeben gesehen haben, können Sie sich mit der Autoausfüllen-Funktion Tipparbeit ersparen,wenn es etwa um das Eintragen von Monatsnamen,Tagesangaben oder Ähnliches geht.Aber auch das Eintragen von Zahlenreihen können Sie oft durch Excel erledigen lassen. Benutzen Sie diese Funktion,um die Beispieltabelle mit Zahlenwerten zu füllen. Inhaltlich ergibt das natürlich keinen Sinn. Da Sie aber in eine Beispieltabelle sowieso nur fiktive Werte eintragen,können Sie diesen nötigen Arbeitsschritt auch gleich mit einem Lernerfolg verknüpfen.
1
Tippen Sie zunächst zwei Zahlenwerte in die Zellen B3 und B4.
und klicken Sie in der Menüleiste auf
.
3
Im Menü,das sich dadurch öffnet,führen Sie den Mauszeiger über den Eintrag
. Aus dem seitlich ausklappenden Untermenü wählen Sie dann per Mausklick den 51
Erfassen
Arithmetische Reihen
Eintrag
.
4
Behalten Sie die Einstellungen im nachfolgenden Dialogfenster bei,
und klicken Sie zur Bestätigung auf
Arithmetische Reihen Zur Übung bilden Sie am besten gleich noch eine arithmetische Reihe.
1
Tragen Sie einen Beispielwert in die Zelle C3 ein ,
und markieren Sie, wie auf Seite 25 beschrieben, die Zellen bis hinunter zum Monat Dezember.
.
5
Anschließend können Sie in der Tabelle sehen,dass die Werte in dieser Spalte fortgeschrieben wurden.
2
Danach klicken Sie in der Menüleiste auf
, führen den Mauszeiger über Dabei wurde die Differenz zwischen dem Januar- und Februarwert auf den jeweils nächsten Monat aufgeschlagen.Excel hat also eine arithmetische Reihe gebildet und die Werte selbstständig eingetragen. 52
und klicken im Untermenü dann auf
.
Arithmetische Reihen
Erfassen
! Reihen begrenzen Im Dialogfenster, in dem Sie das Verhalten einer Reihe festlegen,
Klicken Sie dazu in das Feld „Inkrement“ , können Sie im Feld
auch einen Endwert für eine Reihe festlegen. Hätten Sie hier beispielsweise den Wert 300 eingetragen, wäre die Reihe in Ihrer Tabelle nur so weit ausgefüllt worden, bis dieser Endwert erreicht wurde.
und tragen Sie den Wert ein,um den das nächste Reihenglied jeweils erhöht werden soll. Im vorigen Beispiel, beim Ausfüllen der ersten Spalte,hat Excel selbstständig den Inkrementwert 100, nämlich die Differenz der beiden vorgegebenen Werte, eingesetzt.
4
Wenn Sie nun zur Bestätigung auf
klicken,füllt Excel die Zellen nach Ihrer Anweisung aus.
3
Im Dialogfenster, das daraufhin erscheint, können Sie das Verhalten der arithmetischen Reihe festlegen. 53
Erfassen
Geometrische Reihen
Geometrische Reihen Während arithmetische Reihen dadurch gekennzeichnet sind, dass neue Glieder einer Reihe durch eine Addition gebildet werden,lassen sich geometrische Reihen durch eine Multiplikation herstellen.
1
und einen Klick auf rufen Sie wieder das Reihen-Dialogfenster auf.
Setzen Sie in die Zelle D3 einen Zahlenwert ein,
und markieren Sie wieder die Zellen bis einschließlich Dezember.
3
Wählen Sie dort per Mausklick die Option für die geometrische Reihe
4
Danach geben Sie einen Inkrementwert ein,in diesem Beispiel ,
aus:
und klicken auf
2
.
Über das Menü
, den Eintrag
54
5
Die markierten Zellen werden daraufhin mit einer geometrischen Reihe ausgefüllt. Der Zahlenwert einer Zelle errechnet sich also aus der Multiplikation der vorangehenden Zelle mit dem Inkrementwert.
Mit Autoausfüllen Formeln kopieren
Mit Autoausfüllen Formeln kopieren
Erfassen
4
Zum Schluss sollten Sie die komplette Tabelle,wie sie sich jetzt präsentiert,
Wie Sie eine Formel kopieren können, haben Sie schon in Kapitel 3 gelernt.Eine noch schnellere Methode bietet auch hierbei die Autoausfüllen-Funktion.
1
Ergänzen Sie zunächst die Beispieltabelle um eine Summenzelle. Klicken Sie dazu in die Zelle B15
und in der Symbolleiste auf
.
2
Bestätigen Sie den Formelvorschlag,
,
Klicken Sie dazu in der Menüleiste
auf
indem Sie auf die R-Taste drücken.
3
am besten abspeichern, damit Sie sie im nächsten Kapitel als Übungsgrundlage parat haben.
und im Menü auf
Klicken Sie dann die Summenzelle erneut an.
.
,Vergeben Sie dann im DateimanagerAnschließend klicken Sie auf das Ausfüllkästchen , halten die Maustaste gedrückt und führen eine Ziehbewegung über insgesamt drei Zellen nach rechts aus. Dadurch können Sie die Formel schnell und einfach auf diese Zellen übertragen.
Fenster einen Namen,
und klicken Sie zur Bestätigung auf
. 55
Layouten
5
Tabellen gestalten
Natürlich stehen die Daten,die Sie in Ihren Tabellen erfassen,und die Berechnungen, die Sie damit anstellen, im Vordergrund des Interesses. Durch eine ansprechende und kluge Gestaltung Ihrer Tabellen lässt sich deren Nutzwert jedoch deutlich erhöhen. So können Sie durch geschickte Formatierungen dem Betrachter die Orientierung in Ihrer Tabelle erleichtern, aber auch die Datenerfassung selbst vereinfachen. Die verschiedenen Gestaltungsmöglichkeiten, von der Wahl der Schriftart bis zur Einstellung einer geeigneten Spaltenbreite,bezeichnet man als Formatierungen. Im fünften Kapitel dieses Buches erfahren Sie, • wie Sie Tabellen kopieren, • wie Sie Ihrer Tabelle zu einem ansprechenden Äußeren verhelfen, • und wie Sie auf ein fertiges Design zurückgreifen können,falls mal die Zeit drängt.
Kapitel-Wegweiser Tabellen kopieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 Tabellenblatt benennen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 Zellformatierungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Schriftart wählen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Zahlenformate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Schriftschnitt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 Fett,kursiv und unterstrichen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 Zellen färben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 Spaltenbreite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Optimale Spaltenbreite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Feste Spaltenbreite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 Ausrichtung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Zeilenumbruch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Zellen verbinden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Schriftgröße und -farbe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 Bedingte Formatierung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Autoformat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 56
Tabellen kopieren
Layouten
Tabellen kopieren Damit Sie unbeschwert mit den verschiedenen Formatierungsmöglichkeiten,die Ihnen Excel bietet,experimentieren können,machen Sie zunächst eine Kopie der Tabelle, die Sie in Kapitel 4 erstellt haben.
1
Öffnen Sie zunächst die Datei,in der Sie die Tabelle gesichert haben,und markieren Sie sie dann.
, Belassen Sie die Einstellung
wie vorgegeben. Die Kopie wird also in derselben Arbeitsmappe gespeichert,die Sie gerade verwenden.
2
Klicken Sie anschließend in der Menüleiste auf
, Wählen Sie danach per Mausklick aus, an welcher Stelle innerhalb der Arbeitsmappe die Kopie eingefügt werden soll.
und im geöffneten Menü auf den Eintrag
.
3
Daraufhin erscheint ein Dialogfenster,in dem Sie festlegen können,wo die Kopie Ihrer Tabelle eingefügt werden soll.
, Setzen Sie durch einen Mausklick ein Häkchen in das Kästchen vor „Kopie erstellen“:
57
Layouten
Tabellenblatt benennen
Damit ordnen Sie an,dass eine Kopie der Tabelle erstellt wird. Hätten Sie diese Option nicht ausgewählt,würde die Originaltabelle lediglich verschoben,also zwar an der gewünschten Stelle eingefügt,aber gleichzeitig auch von der Originalstelle verschwinden.
4
Wenn Sie Ihre Einstellungen dann mit einem Klick auf
bestätigen,sieht es im ersten Moment so aus,als wäre gar nichts passiert.Ein Blick auf die Steuerregister am unteren Rand der Arbeitsfläche zeigt Ihnen jedoch,dass eine zusätzliche Tabelle in die Arbeitsmappe eingefügt wurde.
Tabellenblatt benennen Das neue Tabellenblatt mit der Kopie Ihrer Tabelle können Sie als Sicherheitskopie benutzen. Das bedeutet: Wann immer Sie wieder auf die Tabelle in ihrer Rohfassung zurückgreifen wollen, können Sie aus dieser Kopie wieder eine Arbeitskopie erstellen, mit der Sie dann weiter experimentieren können. Sie ersparen sich so ein komplettes Neuanlegen der Tabelle.
1
Klicken Sie mit der rechten (!) Maustaste auf das Register des neu erschienenen Tabellenblattes,um ein Kontextmenü zu öffnen. 58
2
Im Kontextmenü klicken Sie auf den Eintrag
. Daraufhin wird die Registerbeschriftung markiert und kann einfach überschrieben werden.
3
Tippen Sie nun das Wort „Sicherheitskopie“ ein.
Um das Beschriftungsfeld zu verlassen, müssen Sie nur irgendwo in die Arbeitsfläche klicken.
4
Als Nächstes überschreiben Sie mit derselben Technik das Register
mit dem Wort „Formatierungsübung“. Die Tabellenbezeichnungen sehen jetzt wie folgt aus:
Zellformatierungen Von nun an können Sie nach Herzenslust mit den Formatierungsmöglichkeiten von Excel experimentieren.Wann immer Sie sich verrannt haben,besteht die Möglichkeit, auf die Sicherheitskopie zurückzugreifen und somit wieder die Tabelle in ihrer Urform zur Verfügung zu haben.
2
Layouten
Klicken Sie danach in der Menüleiste auf den Eintrag
und im aufklappenden Menü auf
.
Zellformatierungen
Sie öffnen dadurch ein Dialogfenster,das Ihnen Zugriff auf alle Formatierungsoptionen für Zellen bietet:
Mit Zellformatierungen legen Sie das Aussehen einer Zelle beziehungsweise eines Zellbereichs fest.
Schriftart wählen Excel bietet Ihnen praktisch den gleichen Umfang an Schriftarten und Schriftgestaltungsmöglichkeiten wie ein Textverarbeitungsprogramm.
1
Markieren Sie zunächst Ihre Übungstabelle.Damit teilen Sie Excel mit,dass die Schriftart,die Sie nun wählen werden, auf die ganze Tabelle angewendet werden soll. Diese Formatierungsmöglichkeiten sind thematisch sortiert und in Registern zusammengefasst.
3
Um also an die verschiedenen Schriftgestaltungsvarianten heranzukommen,klicken Sie auf den Registerreiter und holen dadurch das zugehörige Register in den Vordergrund. 59
Layouten
Schriftart wählen wird Ihre Tabelle in der gewählten Schriftart formatiert.Im Beispielbild wurde die Schriftart Verdana verwendet.
! Viele Wege …
4
Über die Bildlaufleisten können Sie sich durch das Schriftenangebot bewegen
Sie können eine Schriftart schneller zuweisen, indem Sie nach dem Markieren in der Symbolleiste auf den nach unten weisenden Pfeil klicken und danach auf einen Eintrag in der aufklappenden Liste, zum Beispiel
. und per Mausklick Ihre Wahl treffen
Ebenso haben die häufig benötigten Einstellungen zu Schriftschnitt
Die Vorschau vermittelt Ihnen einen ersten Eindruck von der gewünschten Schrift.
und Schriftgröße
5
ihre Entsprechungen in der Symbolleiste, wie Sie noch sehen werden.
60
Nach einem Klick auf
Zahlenformate
Layouten
Zahlenformate In Tabellen werden vorzugsweise Zahlen erfasst.Es überrascht daher nicht,dass Excel viele verschiedene Formate dazu anbietet.
1
Markieren Sie zunächst in Ihrer Tabelle den Bereich,in dem Zahlen erscheinen.
4
Da es sich bei der Beispieltabelle, mit der Sie gerade arbeiten,um eine Umsatztabelle handelt, klicken Sie im Kategorienbereich
auf den Eintrag
.
2
Klicken Sie dann in der Menüleiste auf
5
Anschließend erhalten Sie Gelegenheit,die Darstellungsweise noch zu verfeinern.
und im geöffneten Menü auf
, um das Formatierungsfenster zu öffnen.
3
Per Klick auf den Registerreiter
wird das gewünschte Register in den Vordergrund geholt.
, So können Sie beispielsweise im Feld
durch Klicks auf die kleinen Pfeile 61
Layouten
Schriftschnitt
festlegen, wie viele Nachkommastellen in der Tabelle angezeigt werden sollen. Falls die Darstellung nicht auf den Cent genau sein muss,wählen Sie beispielsweise .
Auch wenn es sich bei den eingefügten Euro-Symbolen eigentlich um eine Art Texteingabe handelt,können Sie nach wie vor problemlos mit den Zahlen rechnen.
Schriftschnitt , Das darüber liegende Vorschaufeld zeigt Ihnen wieder, wie Zahlen in diesem Format optisch wirken.
Mit wenigen Mausklicks können Sie Teile einer Tabelle optisch hervorheben.
1
Ziehen Sie zunächst eine Markierung über die Monatsnamen auf.
, Wenn Sie die Anzahl der Dezimalstellen festlegen,bestimmen Sie lediglich ein Anzeigeformat. Die Rechenfunktionen von Excel arbeiten aber nach wie vor mit den exakten Zahlenwerten.
6
Um Ihre Eingaben zu bestätigen,klicken Sie nun auf
.
Halten Sie die S-Taste gedrückt,und markieren Sie zusätzlich die Kundennamen.
Danach sieht Ihre Umsatztabelle so aus:
2 62
Die Symbole, mit denen Sie den Schriftschnitt bestimmen können,
Fett, kursiv und unterstrichen befinden sich in der Symbolleiste direkt nebeneinander:
Layouten
von den Spalten- und Zeilenbeschriftungen ab.
Mit einem Klick auf werden die markierten Zeilen- und Spaltenbeschriftungen fett formatiert.
Fett, kursiv und unterstrichen
3
Markieren Sie als Nächstes die Zellen,die Zahlenwerte enthalten,
Sie können auch mehrere Hervorhebungen gleichzeitig anwenden. Damit lässt sich in der Beispieltabelle die Summenzeile von den Zellen abheben, in denen Daten erfasst werden.
1
Markieren Sie als Erstes die Summenzeile, also die Zellen, in die Sie Formeln eingegeben haben.
In der Symbolleiste sehen Sie, dass das Symbol für die Kursivschreibweise optisch hervorgehoben ist: und klicken Sie auf das Symbol
. Die Zahlenwerte erscheinen daraufhin kursiv und heben sich noch deutlicher
Damit signalisiert Excel die bereits bestehende Formatierung. 63
Layouten
2
Zellen färben
Wenn Sie nun zusätzlich auf
und so fort,bis jede zweite Zeile markiert ist.Lassen Sie die S-Taste dann los.
und klicken,werden alle drei Symbole mit einem farbigen Rahmen hervorgehoben.
Die Summenzellen erscheinen jetzt gleichzeitig fett, kursiv und auch noch unterstrichen.
Zellen färben Gerade bei größeren Tabellen ist es für die Orientierung mitunter sehr hilfreich, wenn Zeilen abwechselnd unterschiedlich eingefärbt sind.
3
Über das Symbol
können Sie die Füllfarbe festlegen. Um die Farbpalette zu öffnen,klicken Sie auf den nach unten weisenden Pfeil .
1
Markieren Sie zunächst den Monatsnamen Januar und die daneben stehenden Zahlenwerte.
2
Halten Sie nun die S-Taste gedrückt,und markieren Sie zusätzlich den übernächsten Monat
64
4
Klicken Sie dort eine eher helle Farbe an.Die markierten Zeilen der Tabelle werden daraufhin mit dieser Hintergrundfarbe gefüllt.
Spaltenbreite
Layouten
7
Sobald Sie eine Farbe anklicken,wird die Schrift in den zuvor markierten Zellen damit eingefärbt.Im Beispiel wurde die Farbe Gelb verwendet.
5
Mit demselben Verfahren können Sie die Zellen,die die Summen enthalten, einfärben. Damit sich diese Zellen deutlich abheben, verwenden Sie am besten eine dunklere Farbe.Im Beispielbild wurden die Zellen pflaumenfarben eingefärbt.
Spaltenbreite
6
Der Nachteil dieser dunklen Farbe ist offensichtlich: Die schwarze Schrift ist vor dem dunklen Hintergrund kaum noch zu erkennen. Sie können jedoch Abhilfe schaffen, indem Sie eine andere Schriftfarbe verwenden.Klicken Sie dazu neben dem Symbol auf den Pfeil öffnen:
, um die Farbpalette zu
Die Spaltenbreite ist bei Excel-Tabellen zunächst vorgegeben. Wie Sie die Spaltenbreite durch Ziehen der Spaltentrenner manuell verändern können, haben Sie bereits in Kapitel 2 gesehen. Excel stellt Ihnen jedoch noch weitere Werkzeuge zur Verfügung.
Optimale Spaltenbreite Wenn Spalten zu schmal für ihren Inhalt sind, die Anzeige von Werten oder Beschriftungen also abgeschnitten wird, ist das nicht nur hässlich. Im schlimmsten Fall sinkt der Wert einer Tabelle auf Null, weil man nichts mehr erkennen kann. 65
Layouten
Feste Spaltenbreite
1
In der Beispieltabelle ist der Monatsname September „abgeschnitten“. Markieren Sie daher die Spalten Ihrer Tabelle.
Im Beispielbild wird dies in der Spalte A sehr deutlich, deren Breite nun an dem Wort in Zelle A1 ausgerichtet ist.
Feste Spaltenbreite Statt Excel die Berechnung der Spaltenbreite zu überlassen, können Sie auch selbst Werte vorgeben.
1
In der Beispieltabelle rücken sich die Summenzellen vielleicht etwas zu sehr auf die Pelle. Markieren Sie daher die Spalten B bis C.
2
Danach klicken Sie in der Menüleiste auf
und führen den Mauszeiger über den Eintrag
.
3
Im seitlich ausklappenden Menü klicken Sie nun mit der Maus auf
. Dadurch passt sich die Spaltenbreite an den jeweils längsten Wert in einer Spalte an.
2
Klicken Sie anschließend auf
,
und führen Sie den Mauszeiger wieder über
.
3
Im seitlich erscheinenden Menü klicken Sie jetzt jedoch auf den Eintrag
. Dadurch rufen Sie ein kleines Dialogfenster auf,in dem Sie die Spaltenbreite festlegen können. 66
Zeilenumbruch
Layouten
2
Die Symbole,mit denen Sie die Ausrichtung der Zellinhalte bestimmen können, befinden sich in der Symbolleiste direkt nebeneinander.
4
Überschreiben Sie dazu einfach den vorgegebenen Wert.
An der bläulichen Hervorhebung können Sie erkennen, dass die Zellen derzeit linksbündig ausgerichtet sind.
3 5
Nach einem Mausklick auf
bekommen die markierten Spalten diesen Breitenwert zugewiesen.
Wenn Sie auf das Symbol
klicken,werden die Namen mittig ausgerichtet.
, Als dritte Möglichkeit können Sie die Namen durch einen Klick auf rechtsbündig ausrichten.
Ausrichtung
, Für welche Möglichkeit Sie sich entscheiden, bleibt ganz Ihnen überlassen. Die folgenden Abbildungen im Buch verwenden die mittige Ausrichtung.
Über die Symbolleiste können Sie blitzschnell Zellinhalte ausrichten.
Zeilenumbruch
1
Markieren Sie zunächst die Spaltenbezeichnungen, in der Beispieltabelle also die Kundennamen.
Dadurch, dass Sie Text innerhalb von Zellen umbrechen können,erledigt sich manches Darstellungsproblem von selbst.
1
Um die Problemstellung zu verdeutlichen, stellen Sie sich vor, Kunde 67
Layouten
Zeilenumbruch
„Müller“ hieße „Müller-Lüdenscheid“.Mit einem Doppelklick in die Zelle C2 können Sie die Namensänderung in der Beispieltabelle gleich umsetzen.
3
Klicken Sie danach in der Menüleiste auf
und im geöffneten Menü auf
.
Dieser Name ist natürlich länger, als die Spaltenbreite zulässt.Wegen der mittigen Ausrichtung der Zelle wird der Name in der Tabelle sogar an beiden Seiten verstümmelt angezeigt.
4
Im nachfolgenden Dialogfenster für die Zellformatierung
klicken Sie auf den Registerreiter
.
5
Im zugehörigen Register, das damit in den Vordergrund rückt,können Sie alle nötigen Einstellungen vornehmen.
, Durch eine Anpassung der Spaltenbreite ließe sich dieses Problem zwar lösen, die Tabelle sähe dann aber immer noch wenig ansprechend aus.
2
Die Lösung dieses Problems besteht darin, den Text in den Namenszellen zu umbrechen. Markieren Sie dazu als Erstes die Zellen,die Namen enthalten.
68
, Klicken Sie in das Auswahlkästchen ,
Zellen verbinden um die Umbruchfunktion auszuwählen:
Layouten
Zellen verbinden Um die Überschrift mittig über derTabelle auszurichten, müssen Sie einige Zellen verbinden.
, Danach klicken Sie im Feld „Vertikal“ auf den Pfeil
1
Markieren Sie dazu die Zellen A1 bis D1,
und klicken Sie dann auf und in der geöffneten Auswahlliste auf den Eintrag . und im aufklappenden Menü auf
.
2
Dadurch öffnen Sie wieder das Fenster, in dem Zellformatierungen zugewiesen werden.
6
Nachdem Sie Ihre Einstellungen mit einem abschließenden Klick auf
bestätigt haben, sieht Ihre Tabelle folgendermaßen aus:
Klicken Sie dort auf den Registerreiter
.
3
Im zugehörigen Register,das daraufhin im Vordergrund erscheint,finden Sie die benötigte Option, um Zellen zu verbinden, im Bereich „Textsteuerung“:
Klicken Sie in das Auswahlkästchen Der Name in Zelle C2 wurde umbrochen. Dazu wurden die drei Namensfelder auch in vertikaler Richtung zentriert ausgerichtet.
,
um die Option zu aktivieren:
69
Layouten
Schriftgröße und -farbe
Danach bestätigen Sie Ihre Einstellung per Klick auf
.
4
Behalten Sie die Markierung in der Tabelle bei,
und klicken Sie in der Symbolleiste auf
. Die Überschrift ist nun exakt in der Mitte der Tabelle platziert.
Schriftgröße und -farbe Um eine Schriftgröße,man spricht auch vom Schriftgrad, zuzuweisen, genügen wenige Mausklicks.
1
Markieren Sie zunächst die Zelle, die die Tabellenüberschrift enthält.
2
Klicken Sie dann in der Symbolleiste neben dem Feld für die Schriftgröße auf den nach unten weisenden Pfeil .
3
Daraufhin klappt eine Liste mit Zahlenwerten auf:
Die Zellen A1 bis D1 wurden gleichsam zu einer Zelle verschmolzen.Diese Zelle verläuft jetzt über die ganze Breite der Tabelle, und der enthaltene Text wurde mittig ausgerichtet. ! Überschrift auf die Schnelle Da Überschriften meist mittig ausgerichtet werden und die Technik des Verbindens von Zellen daher sehr häufig verwendet wird, bietet Excel die Möglichkeit, diese beiden Arbeitsschritte per Klick auf das Symbol zu vereinfachen. 70
Schriftgrößen werden in „Punkt“ gemesen.Wenn Sie also beispielsweise auf die Zahl 16 klicken,
Bedingte Formatierung bedeutet das,dass die Überschrift in einer 16-Punkt-Schrift angezeigt wird.
4
Layouten
werte enthält.
Zum Schluss können Sie der Überschriftenzelle über das Symbol
noch eine Hintergrundfarbe zuweisen und über das Symbol die Schriftfarbe verändern.Am Ende sieht die fertig gestaltete Tabelle dann so aus:
2
Klicken Sie danach in der Menüleiste auf
und im aufgeklappten Menü auf
.
3 .
Im Dialogfenster,das sich daraufhin öffnet,können Sie Bedingungen festlegen,bei deren Erfüllung eine bestimmte Formatierung auf die Zellen,die Sie eben markiert haben,angewendet wird.
Bedingte Formatierung Excel bietet Ihnen die Möglichkeit, Formatzuweisungen an Bedingungen zu knüpfen. Nur wenn diese Bedingung erfüllt ist, soll also eine bestimmte Formatierung angewendet werden.
1
, Belassen Sie die Einstellung
,
wie sie ist. Markieren Sie als Erstes den Zellbereich Ihrer Tabelle, der Umsatz-
, Klicken Sie im nächsten Feld 71
Layouten
Bedingte Formatierung
auf den nach unten weisenden Pfeil , um eine Liste der Vergleichsoperatoren zu öffnen.
Wählen Sie hier per Mausklick den Vergleichsoperator aus.
, Klicken Sie im Feld „Farbe“ auf den nach unten gerichteten Pfeil , , Legen Sie im nächsten Feld den Wert fest, mit dem der jeweilige Zellwert verglichen werden soll.
um die Farbpalette zu öffnen.
Damit haben Sie die Bedingung komplett formuliert.Sie haben Excel angewiesen, auf alle Zellen,deren Wert kleiner als 300 ist,die jetzt noch zu definierende Formatierung anzuwenden.
4
Um diese Formatierung festzulegen,klicken Sie auf die Schaltfläche
. Im nachfolgenden Fenster können Sie auf unterschiedlichste Gestaltungsmöglichkeiten zugreifen. 72
Dort wählen Sie per Mausklick eine kräftige Farbe aus,beispielsweise Blau.
Autoformat
5
Damit das Formatierungsfenster geschlossen wird,klicken Sie anschließend auf
.
Layouten
Dies gilt auch, wenn Sie nachträglich Werte verändern. Erfüllt der neue Wert die Bedingung,ist er also kleiner als 300, wird die bedingte Formatierung „blaue Schrift“ angewendet.
Im Bedingungsfenster können Sie noch einmal alle Eingaben überprüfen.
Autoformat Wie Sie gesehen haben, nimmt die ausgefeilte Formatierung einer Tabelle recht viel Zeit in Anspruch. Wenn es mal schnell gehen muss,können Sie aber auch Excels Autoformat-Funktion nutzen.
Danach schließen Sie auch dieses Fenster per Klick auf
.
1
Erstellen Sie aus der Sicherheitskopie Ihrer Kundenumsatztabelle eine Arbeitskopie, damit Sie wieder eine unformatierte Tabelle zur Verfügung haben.
6
In derTabelle werden nun alle Werte, die der Bedingung entsprechen,die also kleiner als 300 sind, in der eben definierten Farbe hervorgehoben.
Lesen Sie gegebenenfalls noch einmal im Abschnitt „Tabellen kopieren“ auf Seite 57 nach, falls Sie nicht mehr genau wissen sollten,wie Sie eine Tabelle innerhalb eines Arbeitsblattes kopieren können. 73
Layouten
2 3
Autoformat
Markieren Sie nun die gesamte Tabelle. Klicken Sie anschließend in der Menüleiste auf den Eintrag
und im Menü, das daraufhin erscheint,auf
.
4
Infolgedessen wird ein Dialogfenster angezeigt,in dem bereits fix und fertig formatierte Tabellenmuster angeboten werden.
und bestätigen Ihre Auswahl mit
.
6
Blitzschnell wird Ihre Tabelle dann in diesem Design abgebildet.
Über die Bildlaufleiste können Sie sich durch das Angebot bewegen.
5
Wenn Sie eine Vorlage gefunden haben, die Ihnen gefällt, klicken Sie das entsprechende Vorschaubild an
Wenn Sie möchten, können Sie diese Tabelle nun weiterbearbeiten, indem Sie gleich Ihre frisch erworbenen Formatierungskenntnisse anwenden. 74
Bebildern
6
Diagramme erstellen
In nahezu jeder Wahlsendung im Fernsehen werden die Wahlergebnisse graphisch mit Diagrammen aufbereitet,sei es mit den so genannten Tortengrafiken,die die Verteilung der Parlamentssitze auf die verschiedenen Parteien verdeutlichen, oder mit Kurven-Diagrammen,die die Entwicklung des Wahlerfolgs einer Partei veranschaulichen. Oft helfen nämlich Diagramme dem Betrachter, einen Sachverhalt gleichsam auf einen Blick zu erkennen.Auch ohne vergleichsweise mühsames Analysieren von Zahlenwerten lässt sich beispielsweise anhand von Kurvenverläufen erkennen, wie sich ein Trend entwickelt.Durch geschicktes Formatieren eines Diagramms können Sie dabei wesentliche Punkte noch deutlicher hervorheben. Im sechsten Kapitel dieses Buches erfahren Sie, • wie Sie mit einem Assistenten schnell ein Diagramm erstellen, • wie Sie Diagrammelemente einfärben, • und wie Sie Diagramme beschriften.
Kapitel-Wegweiser Diagramm-Assistent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 Diagramm bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Die Bearbeitungsleiste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Diagramm färben. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Überschrift gestalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 Diagramme ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 Erläuterungstext einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 75
Bebildern
Diagramm-Assistent
Diagramm-Assistent Diagramme werden auf der Grundlage einer Datentabelle erstellt.Die Formatierung dieser Datentabelle spielt dabei für die Diagramm-Erstellung keine Rolle.Es ist daher völlig gleichgültig,welche der drei bisher angelegten Umsatztabellen Sie als Grundlage verwenden,diejenige,die Sie Schritt für Schritt selbst formatiert haben, oder die Tabelle, die Sie mit der Autoformat-Funktion gestaltet haben. Auch die unformatierte Tabelle mit den Rohdaten,die Sie noch als Sicherheitskopie gespeichert haben, können Sie getrost verwenden. Die Diagramme,die Sie in diesem Kapitel erstellen,greifen nämlich lediglich auf die Daten zu,die Datentabellen selbst bleiben dabei völlig unverändert.
2
Klicken Sie danach in der Menüleiste auf den Eintrag
und im geöffneten Menü auf
.
3
Daraufhin wird das erste Assistentenfenster angezeigt:
1
Markieren Sie zunächst die gesamte Tabelle mit Ausnahme der Zellen, die die Summenformeln enthalten, also die Spaltensummen anzeigen.
, Achten Sie darauf, dass das Register „Standardtypen“ im Vordergrund ist:
, Im Fensterbereich „Diagrammtyp” 76
Diagramm-Assistent
5
werden Ihnen verschiedene Diagrammtypen angeboten. Mit der Bildlaufleiste können Sie auch zu den derzeit nicht sichtbaren Varianten gelangen.
4
Wenn Sie einen Diagrammtyp anklicken,zum Beispiel
Bebildern
Klicken Sie hier auf das Bild,das für Sie in Betracht kommt.
Unter den Vorschaubildern sehen Sie dann eine Beschreibung des gewählten Diagrammtyps.
, erscheint im Fensterbereich rechts daneben eine Unterauswahl von Diagrammtypen.
,Wenn Sie die Schaltfläche
mit der Maus gedrückt halten,bekommen Sie ein Vorschaubild des Diagrammtyps angezeigt,das nun aber bereits Ihre Daten verwendet.
6
Falls Sie mit der Vorschau zufrieden sind,klicken Sie auf die Schaltfläche
, um zum nächsten Assistentenfenster zu gelangen. 77
Bebildern
Diagramm-Assistent
, Entscheiden Sie sich dagegen für die Option
,
werden nacheinander die Kunden mit ihren jeweiligen Monatsumsätzen dargestellt.
7
Über die Optionsauswahl
können Sie festlegen, wie Ihre Daten im Diagramm horizontal gruppiert werden. Mit der derzeit aktuellen Auswahl folgen die Monate aufeinander,wobei jedem Monat die Umsatzsäulen der einzelnen Kunden zugeordnet sind,wie der Ausschnitt des Vorschaubildes zeigt:
78
, Die kommenden Beispielabbildungen basieren auf der ersten Variante.
8
Fahren Sie nun mit einem Klick auf
fort,damit das nächste Assistentenfenster geöffnet wird.
Diagramm-Assistent
9
Bebildern
Im ersten Register
geht es darum,dem gesamten Diagramm und den beiden Achsen jeweils einen Namen zu geben.
, Der Diagrammtitel,den Sie in das Feld
10 eintragen, erscheint oberhalb des Diagramms.
Klicken Sie als Nächstes auf den Registerreiter
, damit das zugehörige Register angezeigt wird.
,Tippen Sie anschließend im Feld
die Bezeichnung der horizontalen Achse ein. Dieser Name wird im Diagramm etwas unterhalb der Achse angezeigt.
11
Hier können Sie im Bereich
,Auch die Bezeichnung,die Sie im Feld
eingeben, erscheint sofort neben der vertikalen Achse im Vorschaubild. 79
Bebildern
Diagramm-Assistent
Gitternetzlinien einblenden, die die Orientierung im Diagramm erleichtern.
, Die aktivierte Option
bewirkt die horizontal verlaufenden Linien im Vorschaubild.
, Klicken Sie zusätzlich die Option an, werden im Vorschaubild auch vertikal Linien eingezeichnet.
, Die weiteren Abbildungen im Buch basieren auf der folgenden Einstellung:
,Durch einen Klick auf können Sie sowohl vertikal als auch horizontal noch stärker untergliederte Hilfslinien einziehen. So sähe beispielsweise das Vorschaubild mit zusätzlichen vertikalen Hilfslinien aus: 80
12
Klicken Sie nun auf den Registerreiter
, um zum nächsten Register zu wechseln.
Diagramm-Assistent
Bebildern
,Auf Wunsch können Sie auf die Anzeige der Legende auch ganz verzichten. Klicken Sie in dem Fall auf das Kästchen , damit das Häkchen verschwindet: Das Vorschaubild zeigt sofort die Auswirkung im Diagramm:
13
In diesem Register können Sie die Position der Legende bestimmen.Die Legende erklärt im Beispiel,welche Säulenfarbe im Diagramm zu welchem Kunden gehört.
, Wählen Sie beispielsweise per Maus-
, Die weiteren Abbildungen im Buch basieren auf folgenden Einstellungen:
klick die Option
, erscheint die Legende zwischen Diagrammtitel und Diagramm.
Die Legende wird also rechts der Grafik angezeigt.
14
Im Register,das sich hinter dem Eintrag
81
Bebildern
Diagramm-Assistent
verbirgt, können Sie Diagrammteile mit zusätzlichen Beschriftungen versehen.
Im Beispiel der Umsatztabelle würde das Diagramm dabei aber eher unübersichtlicher werden. Deshalb sollten Sie davon Abstand nehmen.
! Daten anzeigen Der Vollständigkeit halber sei erwähnt, dass Sie durch einen Klick auf
15
Zum Schluss klicken Sie auf
, um zum letzten Assistentenfenster zu gelangen.
ein Register öffnen und bestimmen können, dass unterhalb des Diagramms die zugehörigen Daten angezeigt werden.
Klicken Sie hier auf die Option
Falls Sie dies wünschen – die Abbildungen im Buch verzichten darauf –, klicken Sie auf das Kästchen .
82
,
und geben Sie Ihrem neuen Arbeitsblatt einen Namen.
Diagramm bearbeiten
16
Jetzt fehlt nur noch ein Klick auf
– und Ihr Diagramm präsentiert sich in der von Ihnen gewünschten Form.
Bebildern
drückt und ziehen die Leiste an die von Ihnen gewünschte Position.
•
Per Klick auf das Schließkreuz können Sie die Leiste auch ganz ausblenden.
•
Um sie bei Bedarf wieder einzublenden, klicken Sie in der Menüleiste auf den Eintrag
, führen den Mauszeiger über und klicken im seitlich ausklappenden Menü auf
Diagramm bearbeiten
.
Diagramm färben
Das Diagramm,das Sie erstellt haben,ist zwar schon recht ordentlich. Mit wenigen Mausklicks können Sie es jedoch nachträglich noch eindrucksvoller gestalten.
Excel bietet Ihnen so viele Möglichkeiten, ein Diagramm mit Farben und Farbeffekten lebendig zu gestalten, dass es fast schon eine Schande wäre, beispielsweise das triste Grau des Diagrammhintergrunds zu belassen.
Die Bearbeitungsleiste
1
Normalerweise erscheint beim Fertigstellen des Diagramms gleichzeitig eine Bearbeitungsleiste auf dem Bildschirm.
•
Falls sie Ihnen im Weg ist und die Sicht versperrt, klicken Sie in den Titelbereich , halten die Maustaste ge-
Legen Sie zuerst das Diagrammelement fest,das Sie einfärben wollen. Klicken Sie dazu in der Bearbeitungsleiste neben dem leeren Feld
auf den nach unten weisenden Pfeil , um eine Liste mit den Diagrammelementen zu öffnen. 83
Bebildern
Diagramm färben
4
Öffnen Sie das Farbpalettenfenster, das sich nach der Farbwahl wieder geschlossen hat,gleich noch einmal. Am unteren Rand des Farbpalettenfensters finden Sie den Eintrag
. Per Klick darauf öffnet sich ein Fenster, in dem Sie alle möglichen Arten von Farbeffekten herstellen können.
2
Wenn Sie jetzt zum Beispiel den Eintrag
anklicken, sehen Sie an den Anfassern im Diagramm, dass das zugehörige Diagrammelement markiert ist.
3
Anschließend klicken Sie in der Symbolleiste neben dem Füllfarbensymbol auf den kleinen Pfeil , damit die Farbpalette geöffnet wird.Wählen Sie hier die Farbe .
84
Zu Demonstrationszwecken genügt ein Klick auf .
Überschrift gestalten
5
Nachdem Sie zur Bestätigung auf
Bebildern
und den Fülleffekt
geklickt haben, sieht Ihr Diagramm wie folgt aus:
zu.Das Ergebnis:
6
Markieren Sie nun über die Bearbeitungsleiste den Eintrag ,
Überschrift gestalten Um ein Diagrammelement zu markieren, genügt oft ein Mausklick.
1 und öffnen Sie die Farbpalette durch einen Mausklick auf . Jetzt weisen Sie, wie soeben beschrieben,die Farbe
Klicken Sie auf die Diagrammüberschrift,
die vor dem dunklen Hintergrund nur unzureichend zu erkennen ist, um dieses Diagrammelement zu markieren:
2
Öffnen Sie danach die Farbpalette für die Schriftfarbe per Mausklick auf den nach unten weisenden Pfeil ,
85
Bebildern
Diagramme ändern
und weisen Sie der Schrift die Farbe zu.
3
Da die Überschrift immer noch markiert ist, klicken Sie anschließend in der Symbolleiste gleich auf den Pfeil neben dem Schriftgrad und weisen der Überschrift per Mausklick eine größere Schrift zu, beispielsweise .
Jetzt sieht das Diagramm wie in der folgenden Abbildung aus:
Diagramme ändern Abgesehen von solchen Schönheitsreparaturen können Sie nachträglich auch grundsätzliche Entscheidungen zurücknehmen, die Sie während der Diagramm-Erstellung mit dem Assistenten getroffen haben. Wenn Sie zum Beispiel in der Bearbeitungsleiste auf
klicken,werden die Gruppierungen nach Reihen- und Spaltenwerten vertauscht.
Erläuterungstext einfügen Mitunter ist es sinnvoll, ein Diagramm noch mit einer kurzen Erklärung zu versehen.Auch knappe Kommentare können Sie problemlos in ein Diagramm einfügen.
1
Klicken Sie in der Menüleiste auf
,
führen Sie den Mauszeiger über
, 86
Erläuterungstext einfügen und klicken Sie dann auf
,
3
um die Zeichnen-Symbolleiste einzublenden: Normalerweise erscheint diese Symbolleiste am unteren Rand des Bildschirms.
2
In der Zeichnen-Symbolleiste klicken Sie auf das Symbol
Bebildern
Bestimmen Sie über das Symbol noch die Schriftfarbe, und legen Sie über die Schriftgradleiste noch die Schriftgröße fest.
4
Anschließend tippen Sie Ihren erläuternden Text ein.
und ziehen dann etwa an der Stelle im Diagramm, an der Sie Ihren kommentierenden Text einfügen möchten, ein so genanntes Textfeld auf.
5
Um das Textfeld zu verlassen,klicken Sie einfach irgendwo außerhalb in das Diagramm. Zum Schluss sieht das Diagramm dann in etwa wie folgt aus:
87
Drucken
7
Tabellen optimal drucken
So bequem auch die Datenerfassung in einer Tabelle am Bildschirm abläuft,so angenehm ist es doch,einen Papierausdruck zur Hand zu haben,wenn die Daten einer eingehenden Betrachtung unterworfen werden sollen.Während es bei einem Textdokument oft schon genügt,in der Symbolleiste auf das Drucken-Symbol zu klicken,um einen passablen Ausdruck zu bekommen, erfordert das Drucken einer Tabelle oft etwas mehr Vorbereitung. Dabei ist es sehr hilfreich, dass Sie die nötigen Einstellungen direkt aus der Druckvorschau heraus vornehmen können. Sie bekommen dadurch gleich einen guten Eindruck von der optischen Wirkung.
Im siebten Kapitel dieses Buches erfahren Sie, • wie Sie Tabellen für den Ausdruck vorbereiten, • wie Sie Tabellen und auch Teile einer Tabelle ausdrucken, • und was Sie beim Druck grundsätzlich beachten müssen.
Kapitel-Wegweiser Seitenansicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 Papierformat. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 Seitenränder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 Kopf- und Fußzeilen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 Register „Tabelle“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 Dialogfenster „Drucken“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 88
Seitenansicht
Drucken
Seitenansicht Um sich einen ersten Eindruck zu verschaffen, wie Ihre Tabelle ausgedruckt aussehen würde, nutzen Sie die Druckvorschau.
1 2
Öffnen Sie zuerst die Tabelle, die Sie ausdrucken möchten. Klicken Sie dann in der Menüleiste auf den Eintrag
nutzt wird. Klicken Sie daher auf die Schaltfläche
, und im aufgeklappten Menü auf
.
um ein Dialogfenster zu öffnen, in dem Sie Abhilfe schaffen und noch weitere Gestaltungen vornehmen können.
Excel zeigt Ihnen daraufhin in einer Vorschau, wie die Tabelle gedruckt aussehen würde. Die weiße Fläche stellt dabei das virtuelle Blatt Papier dar.
3
Auf den ersten Blick sehen Sie, dass die Fläche des Blattes nicht annähernd ausge89
Drucken
Papierformat
Die Layout-Möglichkeiten, die Ihnen zur Verfügung stehen, sind in Registern zusammengefasst.Durch Anklicken der verschiedenen Registerreiter rufen Sie die einzelnen Themenkomplexe auf.
Papierformat
1
Im Register
legen Sie im Wesentlichen fest, wie sich die Tabelle über das Blatt verteilt.Klicken Sie im Bereich
noch besser der Größe des Blattes anpasst, können Sie eine so genannte Skalierung vornehmen.Dazu dient das Feld
. auf , damit die Druckoption Querformat ausgewählt ist:
Nach einem Klick auf sehen Sie im Vorschaufenster , dass zumindest die Proportionen von Höhe und Breite schon etwas besser passen als zuvor.
2
Um wieder zum Layout-Dialog zurückzukehren, klicken Sie
auf
. Damit sich die Größe der Tabelle 90
Über die kleinen Pfeile oder durch Überschreiben des Wertes können Sie die Darstellung der Tabelle vergrößern oder verkleinern. Längen- und Breitenverhältnis bleiben dabei unverändert. Ein Wert von
Seitenränder führt im Beispielbild zu folgendem Ergebnis:
Drucken
! Tabelle zu groß? Falls eine Tabelle von vornherein zu groß für den Ausdruck auf einer Seite sein sollte, sehen Sie natürlich auch das sofort in der Statuszeile der Vorschau: Die Größe einer Tabelle passend zu reduzieren, ist allerdings etwas einfacher als der umgekehrte Fall. Klicken Sie dazu im Layoutfenster auf die Option .
, Um vernünftige Skalierwerte einzusetzen,bedarf es sicher etwas Routine.Sollten Sie einmal übers Ziel hinausschießen und einen zu hohen Wert einsetzen,
wird die Tabelle am rechten und unteren Rand abgeschnitten und auf mehrere Seiten verteilt.
Die Tabelle wird dann an die Seitengröße angepasst, die Skalierung wird also automatisch vorgenommen.
Seitenränder Auch die Seitenränder können Sie individuell festlegen. Dies können Sie auch in der Statuszeile erkennen:
1
Klicken Sie im Layoutfenster auf den Registerreiter
, damit das benötigte Register in den Vordergrund rückt. 91
Drucken
Kopf- und Fußzeilen
Für alle vier Seitenränder stehen Ihnen separate Einstellfelder zur Verfügung. Zusätzlich können Sie den Raum für Kopf- und Fußzeilen bestimmen.
2
Das Register besitzt ein eigenes Vorschaufenster, in dem Sie die Wirkung Ihrer Änderungen sofort nachvollziehen können.
3
Durch Anklicken der entsprechenden Option(en) im Feld
können Sie die Tabelle auch horizontal und vertikal zentrieren. Wenn Sie beispielsweise beide Optionen ausgewählt haben,
Kopf- und Fußzeilen In Kopf- und Fußzeilen werden sehr häufig Datum,Name des Autors,Speicherort der Datei oder ähnliche Informationen aufgeführt.Viele dieser Einträge können Sie mit wenigen Mausklicks durch Excel erstellen lassen. Aber natürlich können Sie auch selbst eigene Texte verfassen.
1
Klicken Sie im Layoutfenster auf den Registerreiter
, wird die Tabelle genau mittig ausgerichtet,wie das Vorschaubild verdeutlicht. 92
damit das zugehörige Register angezeigt wird.
Kopf- und Fußzeilen
Drucken
Fußzeilen-Eintrag zu erstellen. Die Auswahl finden Sie im Feld „Fußzeile“ nach einem Klick auf den nach unten weisenden Pfeil.
4
Wenn Sie einen eigenen, also einen benutzerdefinierten Eintrag, erstellen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche oder ,
2
Anschließend klicken Sie im Auswahlfeld „Kopfzeile“ auf den Pfeil ,
um eine Liste mit vordefinierten Kopfzeilen-Einträgen aufzurufen.
Über die Bildlaufleiste können Sie sich durch die vielen Vorschläge bewegen und per Mausklick Ihre Wahl treffen. Im Vorschaufenster oberhalb des Auswahlfeldes erscheint dann ein entsprechender Eintrag. In der Beispielabbildung wurde der Name der Arbeitsmappe ausgewählt.
3
je nachdem, ob Sie eine Kopf- oder eine Fußzeile einrichten wollen.Die Beispielabbildung geht von der Erstellung einer Fußzeile aus.
Es werden drei verschiedene Bereiche unterschieden.Je nachdem,in welchem Fensterabschnitt Sie Ihre Einträge vornehmen, erscheinen diese links, in der Mitte oder rechts in der Fußzeile.
5
Tippen Sie einfach den Text, der in der Fußzeile erscheinen soll, in das entsprechende Fenster ein.
Auf die gleiche Weise können Sie Excels Vorschläge nutzen,um einen 93
Drucken
6
Register „Tabelle”
Diesen Text können Sie auch formatieren. Markieren Sie dazu die Text-
passage,
und klicken Sie auf das direkt darüber liegende Symbol
bestätigt haben, können Sie die zugewiesene Formatierung des Fußzeilentextes im Vorschaufeld erkennen.
8
Wenn Sie auch dieses Fenster mit einem Klick auf die Schaltfläche
.
7
Dadurch öffnen Sie ein Fenster, in dem Ihnen alle möglichen Schriftformatierungen zur Verfügung stehen.
bestätigen, kehren Sie ins Layout-Registerfenster zurück.
Register „Tabelle“ Das Register „Tabelle“ enthält eher seltener benötigte Einstellmöglichkeiten.
1
Klicken Sie auf den Registerreiter
, Formatieren Sie die Schrift beispielsweise fett,indem Sie im Bereich
auf klicken.Nachdem Sie Ihre Formatierung mit einem Klick auf
94
um das gleichnamige Register aufzurufen.
Register „Tabelle”
2
Im Bereich „Drucken”
Drucken
hat lediglich Einfluss auf die Druckqualität.
, Die Option stehen einige Optionsfelder zur Verfügung, die Sie per Mausklick mit einem Häkchen versehen und somit auswählen können.
bewirkt,dass Spaltenkopf und Zeilenkopf mit ausgedruckt werden.
,Die Option bewirkt, dass im Ausdruck Gitternetzlinien erscheinen.
, Die Option führt dazu,dass die Tabelle schwarz-weiß ausgedruckt wird.
3
Wenn Sie alle Register im Layoutfenster
bearbeitet haben,klicken Sie auf
. Sie befinden sich dann wieder in der Vorschau-Ansicht,wo Sie sich davon überzeugen können, ob alle Einstellungen wie gewünscht zur Wirkung kommen.
, Die Option
95
Drucken
4
Dialogfenster „Drucken”
Mit einem Klick auf die Schaltfläche
gelangen Sie schließlich in das DruckenFenster.
2
Falls Sie mehrere Drucker angeschlossen haben, können Sie über das Feld
Dialogfenster „Drucken“ Das Dialogfenster „Drucken“ können Sie aus der Seitenansicht heraus öffnen,wie eben beschrieben.
1
Stattdessen können Sie aber auch in der Menüleiste auf den Eintrag
eines der Geräte auswählen.
3
Bei mehrseitigen Dokumenten können Sie im Bereich
festlegen,ob alle Seiten,wie in der Abbildung, oder nur einzelne Seiten ausgedruckt werden sollen.
und im aufgeklappten Menü auf
4
klicken. Das nachfolgende Dialogfenster unterscheidet sich kaum vom Drucken-Fenster anderer Office- oder Windows-Programme.
Bei aktivierter Option
96
Wenn Sie mehrere Exemplare eines Dokuments ausdrucken möchten, geben Sie im Feld die Anzahl ein.
werden die
Dialogfenster „Drucken” Ausdrucke sortiert. Das heißt:Wenn Ihr Dokument mehrere Seiten hat,wird also Exemplar nach Exemplar ausgedruckt.Ist die Option dagegen deaktiviert ,
Drucken
Markieren Sie zunächst den Teil der Tabelle,den Sie ausdrucken möchten,
werden erst alle ersten Seiten ausgedruckt, dann alle zweiten und so weiter.
5
Standardmäßig wird nur das aktuelle Arbeitsblatt einer Arbeitsmappe ausgedruckt. und rufen Sie erst danach das DruckenDialogfenster auf, wie in Schritt 1 beschrieben. Dort wählen Sie dann die Option Wollen Sie dagegen die gesamte Arbeitsmappe, also alle Arbeitsblätter in einem Rutsch, ausdrucken, aktivieren Sie per Mausklick die Option .
6
Um nur einen Teil einer Tabelle auszudrucken, gehen Sie wie folgt vor:
.
7
Sobald Sie alle Einstellungen im Dialogfenster vorgenommen haben,klicken Sie auf
, um den Druckvorgang zu starten.
97
Strukturieren
8
Übersicht behalten
Im Lauf der Zeit wachsen selbst anfangs recht bescheidene Tabellen durch inhaltliche Erweiterungen und durch die Zunahme der erfassten Daten zu teils recht beachtlicher Größe heran.Je größer eine Tabelle wird,desto schwieriger wird natürlich die Orientierung darin.Excel gibt Ihnen jedoch einige Werkzeuge an die Hand,die es Ihnen ermöglichen,die Übersicht zu behalten. Im achten Kapitel dieses Buches erfahren Sie, • wie Sie mit Kommentaren den Inhalt einer Zelle erläutern können, • wie Sie die Anzeige der Tabelle auf das Wesentliche beschränken, • und wie Sie wichtige Tabellenbereiche immer im Blick behalten.
Kapitel-Wegweiser Kommentare. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 Kommentar bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 Kommentar löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 Alle Kommentare löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102 Ausblenden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 Überschriften immer im Blick. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 Spalte fixieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 Spalte und Zeile gleichzeitig fixieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 98
Kommentare
Kommentare
Strukturieren
eine sehr umfangreiche Tabelle, in der Informationen zu Hunderten von Kinofilmen gespeichert sind.
Mit Kommentaren können Sie den Inhalt einer Zelle erläutern. Als Beispiel dient
Dazu gehören der deutsche Titel, der Originaltitel, das Produktionsland, der Regisseur und viele andere Daten.
phabetische Sortierung der Titel zu ermöglichen, ohne dass bestimmte oder unbestimmte Artikel eine Rolle spielen. Ein Blick auf den ersten Filmtitel
, Die Spalte
ist lediglich eine Hilfsspalte, um eine al-
verdeutlicht das Problem: Bei einer Sortierung nach der Titelspalte würde der Film „Die Affäre Aldo Moro“ zwischen lauter Filmen landen, die mit einem D beginnen. Sinnvoll wäre aber eine Sortierung unter dem Begriff „Affäre“. In den Zellen der Spalte „Alpha“ werden daher die ersten Buchstaben eines Titels wiederholt, aber in der Form,in der die Sortierung greifen soll. 99
Strukturieren
Kommentar bearbeiten
1
Um dem Betrachter der Tabelle klarzumachen,dass diese Spalte eigentlich keine filmrelevanten Informationen enthält, klicken Sie zunächst die Zelle, die die Spaltenüberschrift enthält,an.
rung
in der Zelle
können Sie erkennen, dass es zu dieser Zelle einen Kommentar gibt.
5
Wenn Sie den Mauszeiger über diese Eckmarkierung führen, wird der Kommentartext eingeblendet.
2
Klicken Sie danach in der Menüleiste auf den Eintrag
und im geöffneten Menü auf
. Daraufhin erscheint ein gelblich gefärbtes Feld,das bereits Ihren Namen enthält. Auf Wunsch können Sie diesen Namen natürlich überschreiben.
Ebenso findet sich in der Statusleiste ein Hinweis, von wem der Kommentar eingefügt wurde.
Kommentar bearbeiten Vielleicht haben Sie schon bemerkt,dass sich im Beispielkommentar ein Tippfehler eingeschlichen hat,der natürlich entfernt werden sollte.
3
1
4
2
Auf diesen virtuellen Notizzettel können Sie nun einen Kommentar schreiben.
Um das Kommentarfeld zu schließen,klicken Sie irgendwo außerhalb in Ihre Tabelle.An der roten Eckmarkie-
100
Um das Kommentarfeld zu bearbeiten, klicken Sie zuerst in die Zelle, die kommentiert wurde.
Klicken Sie anschließend in der Menüleiste auf den Eintrag
.
Kommentar löschen Das aufklappende Menü enthält dann den ansonsten nicht sichtbaren Befehl
.
3
Per Klick auf diesen Eintrag wird das Kommentarfeld wieder eingeblen-
det.
Im Gegensatz zum Anzeigemodus enthält das Feld nun aber auch die Einfügemarke,die die weitere Bearbeitung,also die Korrektur des Tippfehlers, ermöglicht.
! Nichts unkommentiert lassen Sie können nicht nur Zellen, die Text enthalten, kommentieren, sondern natürlich auch Zellen mit Zahlen
Strukturieren
4
Mit einem Klick außerhalb des Kommentarfeldes irgendwo in Ihre Tabelle verlassen Sie den Bearbeitungsmodus wieder.
Kommentar löschen Um einen Kommentar zu entfernen,hilft Entf -Taste nicht Ihnen die sonst gewohnte Ç weiter. Entf oder Zwar können Sie mit Ç L den Text innerhalb eines Kommentarfeldes löschen.
Nach Verlassen des Feldes bleibt die Eckmarkierung in der Zelle aber erhalten.
1
Um das Kommentarfeld gänzlich zu löschen,markieren Sie zunächst die Zelle.
2
Danach klicken Sie in der Menüleiste auf
, oder Formeln.
führen dann den Mauszeiger über und klicken schließlich im seitlich ausklappenden Menü auf
. 101
Strukturieren
Alle Kommentare löschen
3
Umgehend verschwinden sowohl die rote Markierung als auch das Kommentarfeld selbst aus der Zelle.
damit das gleichnamige Dialogfenster angezeigt wird.
Alle Kommentare löschen Kommentare werden während der Erstellung eines komplexen Tabellenentwurfs sehr oft eingesetzt. Ist die Tabelle dann fertig, möchte man gerne alle Kommentare löschen.
1
Um alle Kommentare aus einer Tabelle zu löschen, müssen Sie nicht mühsam Zelle für Zelle absuchen und Löschvorgang für Löschvorgang von Hand durchführen.Als Beispiel dient wieder die Filmtabelle,in die mittlerweile viele Kommentare eingefügt wurden,was Sie an den überall verstreuten roten Eckmarkierungen erkennen.
2
Klicken Sie in der Menüleiste auf
.
Eine Markierung brauchen Sie vorher nicht zu setzen.
3
Anschließend klicken Sie im geöffneten Menü auf
, 102
4
Wenn Sie in diesem Dialogfenster auf die Schaltfläche
klicken, öffnet sich ein weiteres Fenster mit verschiedensten Tabellenobjekten.
Ausblenden Achten Sie darauf,dass die Option
Ausblenden Excel ermöglicht es Ihnen,Teile Ihrer Tabelle auszublenden. Im Beispiel der Filmtabelle enthält die Spalte
ausgewählt ist.
5
Strukturieren
Nach einem Klick auf die Schaltfläche
erscheinen in der Tabelle alle Zellen,die Kommentarfelder enthalten,markiert. keine Daten,die unbedingt angezeigt werden müssten.
6
Jetzt klicken Sie in der Menüleiste auf
1
Markieren Sie deshalb diese Spalte durch einen Klick auf den Spaltenkopf.
, führen den Mauszeiger über
und klicken im seitlich ausklappenden Menü auf
2
Klicken Sie dann in der Menüleiste auf
, führen Sie den Mauszeiger über den Eintrag
. Infolgedessen verschwinden aus der Tabelle sämtliche Kommentarfelder.
, und klicken Sie im seitlich ausklappenden Menü auf
.
3
Daraufhin wird die Spalte in der Tabelle nicht mehr angezeigt. 103
Strukturieren
Ausblenden
Im Spaltenkopf können Sie leicht erkennen, dass auf die Spalte A nun direkt die Spalte C folgt.
4
DasAusblenden von Spalten ist jedoch vom Löschen zu unterscheiden.Obwohl die Spalte B in der Tabelle nicht mehr angezeigt wird, ist sie doch weiterhin vorhanden.So können Sie dieTabelle auch künftig nach der ausgeblendeten Spalte sortieren lassen. Klicken Sie dazu in der Menüleiste auf
6
Klicken Sie zum Schluss auf
,
wird die Tabelle alphabetisch sortiert.
und im aufklappenden Menü auf
.
5
Wie Sie in Kapitel 3 gelernt haben,nehmen Sie im folgenden Dialogfenster die nötigen Einstellungen vor, um eine Sortierung nach der B-Spalte durchzuführen.
7
Um eine ausgeblendete Spalte wieder einzublenden,markieren Sie eine Spalte links von der ausgeblendeten Spalte und eine Spalte rechts davon.Da im Beispiel die Spalte B ausgeblendet wurde, markieren Sie also die Spalten A und C.
8
Anschließend klicken Sie in der Menüleiste auf
, führen den Mauszeiger über
104
Überschriften immer im Blick und klicken dann auf
.
9
Sofort wird die zuvor ausgeblendete Spalte wieder dargestellt.
Überschriften immer im Blick Tabellen,die sehr viele Daten enthalten, können nicht komplett auf dem Bildschirm angezeigt werden. So sind beispielsweise in der Filmtabelle gerade mal die Daten der ersten 32 Filme zu sehen.
Strukturieren
Mit der vertikalen Bildlaufleiste können Sie zwar die Bildschirmanzeige nach unten verschieben und sich so weitere Filme anzeigen lassen. Es tritt aber das Problem auf, dass die Spaltenüberschriften dann nicht mehr sichtbar sind.
Excel bietet Ihnen jedoch die Möglichkeit,Fensterbereiche zu fixieren.
1
Bewegen Sie die Bildschirmanzeige zunächst mit der Bildlaufleiste ganz nach oben,so dass die Spaltenüberschriften wieder zu sehen sind.
105
Strukturieren
Spalte fixieren
2
Markieren Sie nun die Zeile unterhalb der Zeile,die Sie fixieren möchten.Im Beispiel also die Zeile,die den ersten Film enthält.
1
Klicken Sie zunächst in der Menüleiste auf
und danach auf
,
3
damit die derzeitige Fixierung aufgehoben wird. Klicken Sie dann in der Menüleiste auf
und im aufklappenden Menü auf den Eintrag
2
Ziel ist es jetzt,dass die Spalte „Titel“ immer angezeigt wird – egal, wie weit Sie die Bildschirmanzeige nach rechts bewegen.Um diese Spalte zu fixieren, markieren Sie die Spalte rechts daneben.
.
4
Egal,wie weit Sie die Bildschirmanzeige jetzt nach unten bewegen,die erste Zeile, also die Zeile mit den Spaltenbezeichnungen,wird immer auf dem Bildschirm angezeigt.
3
Anschließend klicken Sie in der Menüleiste auf
und im geöffneten Menü auf
. An den Zeilennummerierungen , wo in der Beispielabbildung auf die erste Zeile direkt die 746.Zeile folgt, kann man das Prinzip sehr schön erkennen.
4
Die Folge:Wie weit auch immer Sie die Bildschirmanzeige mit der horizontalen Bildlaufleiste jetzt nach rechts verschieben,die Spalte A mit den Filmtiteln bleibt eingeblendet:
Spalte fixieren Nach dem gleichen Schema können Sie auch eine Spalte fixieren. Im Beispiel können Sie dadurch die Filmtitel immer im Blick behalten. 106
Im Spaltenkopf können Sie das Prinzip klar erkennen. Direkt hinter der Spalte A wird im Beispielbild die Spalte K angezeigt.
Spalte und Zeile gleichzeitig fixieren
Strukturieren
Spalte und Zeile gleichzeitig fixieren In einer umfangreichen Tabelle wie der Film-Beispieltabelle, die sowohl zu breit als auch zu lang für die Bildschirmanzeige ist, bietet es sich an, die Zeile mit den Spaltenüberschriften und die Spalte mit den Filmtiteln gleichzeitig zu fixieren.
1
Lösen Sie als Erstes die bestehende Fixierung,indem Sie auf
und anschließend auf
3
Durch Mausklicks auf
und auf den Eintrag ordnen Sie die Fixierung dann an.
4
Künftig können Sie die Bildschirmanzeige so weit wie nötig nach rechts und nach unten verschieben.Trotzdem werden Titelspalte und Spaltenbezeichnungen immer angezeigt.
klicken.
2
Danach klicken Sie zum einen in die Zelle, die sich direkt unterhalb der Zeile befindet, die fixiert werden soll, und zum anderen in die Zelle, die sich direkt rechts neben der Spalte befindet, die fixiert werden soll. Im Beispiel ist dies die Zelle B2
Im Zeilenund im Spaltenkopf können Sie die Fixierung wieder nachvollziehen.
107
Kommunizieren
9
Excel ohne Grenzen
Oft benötigen Sie Tabellen oder Diagramme,die Sie mit Excel erstellt haben,auch in anderen Arbeitsmappen oder gar in anderen Programmen.Das Programm Excel gibt es schon seit vielen Jahren, und so wundert es nicht, dass von Version zu Version immer mehr und ausgefeiltere Techniken entwickelt wurden,die Ihnen dabei behilflich sind,Ihre Arbeitsergebnisse schnell und sicher zu kopieren oder zu verschieben. Im neunten Kapitel dieses Buches erfahren Sie, • wie Sie Tabellen kopieren oder ausschneiden, • welche Techniken es gibt,um die Zwischenablage optimal zu nutzen, • und wie Sie eine Tabelle in ein Textdokument einbinden.
Kapitel-Wegweiser Zwischenablage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 Kopieren und Ausschneiden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 Elemente aus der Zwischenablage einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112 Elemente der Zwischenablage löschen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 Tabellen in Text einbinden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 Größe anpassen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 Verknüpfen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 108
Zwischenablage
Kommunizieren
Zwischenablage Die Zwischenablage können Sie nutzen, um eine Tabelle oder auch nur einen Bereich einer Tabelle bequem an einen anderen Ort zu kopieren oder zu verschieben.
1 2
Öffnen Sie zunächst die Beispieltabelle, die Sie in Kapitel 4 und 5 angelegt haben. Klicken Sie nun in der Menüleiste auf
3
Um eine zweite Arbeitsmappe anzulegen,klicken Sie im Aufgabenbereich auf
.
und danach auf
,
In der Taskleiste sehen Sie jetzt, dass derzeit zwei Tabellen geladen sind.
damit am rechten Bildschirmrand der Aufgabenbereich eingeblendet wird.
4
Klicken Sie in der Taskleiste auf
. Daraufhin wird die Kundenumsatz-Tabelle in den Vordergrund geholt.
5
Als Nächstes folgt im Aufgabenbereichs-Kopf ein Klick auf den kleinen Pfeil , um die Auswahl der Aufgabenbereiche zu öffnen. 109
Kommunizieren
Zwischenablage
, Die Anzeige
6
Wenn Sie hier auf den Eintrag
klicken, wird der Aufgabenbereich „Zwischenablage“ angezeigt:
des Aufgabenbereichs Zwischenablage,die Sie in den Schritten 5 und 6 veranlasst haben, ist im konkreten Beispiel nicht unbedingt nötig. Die Zwischenablage funktioniert auch bei ausgeblendetem Aufgabenbereich. Mit der Einblendung können Sie aber besser nachvollziehen,was passiert,wenn eineTabelle in die Zwischenablage kopiert wird.
7
Markieren Sie nun Ihre Tabelle.
8
Danach klicken Sie in der Menüleiste auf
und im aufgeklappten Menü auf
.
9
Im Aufgabenbereich sehen Sie daraufhin, dass die Tabelle in die Zwischenablage kopiert wurde.
110
Kopieren und Ausschneiden
10
Anschließend klicken Sie in der Taskleiste auf
, um die leere Arbeitsmappe in den Bildschirm-Vordergrund zu holen.
Kommunizieren
den Eintrag angeklickt hätten,wäre dieTabelle aus der Ursprungs-Arbeitsmappe verschwunden.
Kopieren und Ausschneiden
11
Mit einem Mausklick im Aufgabenbereich auf den Eintrag
wird die Tabelle aus der Zwischenablage eingefügt.
Die Zwischenablage ist ein komfortables Werkzeug, das Sie nicht nur innerhalb von Excel-Arbeitsmappen,sondern auch für den Datenaustausch zwischen den meisten Windows-Programmen verwenden können.Sie sollten daher die verschiedenenTechniken,die Ihnen zur Verfügung stehen,um Text,Grafiken,Bilder oder Tabellen zu verschieben oder zu kopieren, kennen und beherrschen. Allen Techniken gemeinsam ist,dass Sie zunächst eine Markierung setzen und damit festlegen,was überhaupt kopiert oder ausgeschnitten werden soll.
, In der ursprünglichen Arbeitsmappe ist die Tabelle nach wie vor vorhanden. Wenn Sie allerdings im Schritt 8 dieser Anleitung im Bearbeiten-Menü statt
111
Kommunizieren
Kopieren und Ausschneiden
Danach haben Sie folgende Möglichkeiten des Kopierens und Ausschneidens:
•
Über das Menü: Klicken Sie in der Menüleiste auf
und im geöffneten Menü dann auf
, um die Auswahl in die Zwischenablage zu kopieren,beziehungsweise auf
, um sie auszuschneiden.
•
Über das Kontextmenü: Klicken Sie mit der rechten (!) Maustaste in die Markierung. Damit öffnen Sie ein Kontextmenü, aus dem Sie
oder
gedrückter r-Taste auf die X-Taste tippen,schneiden Sie das Markierte aus.
wählen können.
Elemente aus der Zwischenablage einfügen
•
Wenn in irgendeinem Office-Programm der Aufgabenbereich „Zwischenablage“
Mit Tastenkombinationen: Halten Sie, nachdem Sie eine Markierung gesetzt haben, die S-Taste gedrückt,und tippen Sie dann auf die Taste C,um das Markierte in die Zwischenablage zu kopieren.Wenn Sie hingegen bei 112
Elemente aus der Zwischenablage einfügen geöffnet ist, können Sie bis zu 24 Einträge hintereinander in die Zwischenablage packen,die dann alle zum Einfügen zur Verfügung stehen.
Kommunizieren
marke an die Zielstelle und klicken das Vorschaubildchen im Aufgabenbereich an.
•
Stattdessen können Sie die Zielstelle mit der rechten (!) Maustaste anklicken,um ein Kontextmenü zu öffnen.
Ein Klick auf
An den Symbolen in der Vorschau können Sie erkennen,aus welchem Programm die Elemente stammen. In der Beispielabbildung gibt es Textabschnitte, die in Word erstellt wurden, und Tabellenbereiche, die mit Excel erstellt wurden.
•
Um Einträge unter Verwendung des Aufgabenbereichs aus der Zwischenablage einzufügen,setzen Sie die Einfüge-
fügt dann das letzte Element, das Sie in die Zwischenablage kopiert oder ausgeschnitten haben,ein.Um beim Einfügen auf mehrere Elemente Zugriff zu haben, müssen Sie allerdings den Aufgabenbereich verwenden!
•
Es gibt noch eine dritte Alternative, um ein Element aus der Zwischenablage einzufügen: Halten Sie die rTaste gedrückt, und tippen Sie dann die V-Taste an.Auch mit dieser Tastenkombination können Sie jedoch nur das zuletzt in die Zwischenablage versetzte Element einfügen. 113
Kommunizieren
Elemente der Zwischenablage löschen
Elemente der Zwischenablage löschen
in der Sie nur noch auf
Obwohl Sie bis zu 24 Elemente in die Zwischenablage aufnehmen können,
zu klicken brauchen.
•
In diesem Zusammenhang sei auch erwähnt, dass es sich bei der Zwischenablage lediglich um einen temporären Speicher handelt. Das heißt:Wenn Sie alle Office-Anwendungen schließen, ist auch der Inhalt der Zwischenablage definitiv gelöscht!
werden Sie manchmal Einträge entfernen müssen,um Platz zu schaffen,oder auch nur,um sich wieder einen besseren Überblick zu verschaffen.
•
Damit alle Einträge in einem Rutsch gelöscht werden,klicken Sie auf
.
•
Um einen einzelnen Eintrag zu löschen, führen Sie den Mauszeiger über den Eintrag,den Sie entfernen möchten. Es erscheint dann eine Umrandung mit einem nach unten weisenden Pfeil .
Tabellen in Text einbinden Mitunter wollen Sie die Aussage eines Briefes mit einer Tabelle verdeutlichen, die Sie in Excel erstellt haben.Sie haben dann natürlich die Möglichkeit, die Tabelle auszudrucken und Ihrem Schriftstück als Anlage beizulegen. Meist ist es jedoch eleganter, eine Tabelle direkt in den Text einzubinden.
1
Starten Sie zunächst die Textverarbeitung Word, die ebenfalls Teil des MS-Office-Pakets ist,indem Sie auf klicken,den Mauszeiger über
Per Klick auf diesen Pfeil wird eine kleine Auswahl geöffnet,
führen und in der seitlich ausklappenden Programmauswahl auf klicken.
114
Tabellen in Text einbinden
3
! Wordpad statt Word Sollten Sie das Programm Word nicht auf Ihrem Computer installiert haben, können Sie zur Not auch das Textverarbeitungsprogramm Wordpad benutzen, das zum Zubehör von Windows XP gehört. Das Einbinden einer Tabelle funktioniert dort im Prinzip genauso wie bei Word. Es kann lediglich vorkommen, dass einige Formatierungen verloren gehen, die Tabelle also nach dem Einfügen nicht genauso aussieht, wie Sie sie in Excel gestaltet haben. Und so starten Sie Wordpad: Klicken Sie zunächst auf
, und führen Sie dann den Mauszeiger über sowie in der seitlich aufklappenden Auswahl über
Kommunizieren
Als Nächstes blenden Sie den Aufgabenbereich „Zwischenablage“ ein.
Wenn Sie zwischenzeitlich nicht alle Office-Programme geschlossen hatten,kann es sein, dass sich die Excel-Tabelle noch in der Zwischenablage befindet. Andernfalls kopieren Sie die Tabelle aus Excel in die Zwischenablage,wie im Abschnitt auf Seite 112 beschrieben, und wechseln wieder zu Word zurück.
4
Fügen Sie danach durch einen Klick auf das Vorschaubild im Aufgabenbereich
. Zuletzt klicken Sie in der Programmauswahl „Zubehör“ auf
die Tabelle in Ihr Word-Dokument ein.
.
2
Tippen Sie nun in Word Ihre Mitteilung ein,und positionieren die Einfügemarke an der Stelle, an der die Tabelle eingefügt werden soll.
5
Wenn Sie den Mauszeiger über das Symbol führen,das direkt nach dem Einfügen neben der rechten unteren 115
Kommunizieren
Größe anpassen
Ecke sichtbar wurde,
Sie die Maustaste gedrückt, und führen Sie eine Ziehbewegung aus. Daraufhin erscheinen gestrichelte Linien, die der Größenänderung der Tabelle entsprechen,sobald Sie die Maustaste loslassen.
erscheint ein nach unten weisender Pfeil:
Mit einem Klick auf diesen Pfeil öffnen Sie ein Menü,
2
Wenn Sie möchten, können Sie die Tabelle auf diese Weise über die ganze Seitenbreite ausdehnen.
in dem Sie auf den Eintrag klicken.Damit haben Sie festgelegt,dass die Formatierung der Tabelle beibehalten wird.
Größe anpassen Es wäre purer Zufall,wenn die Tabelle genau die Seitenbreite einnehmen würde. Sie haben daher die Möglichkeit, die Größe der Tabelle anzupassen.
1
Neben der eingefügten Tabelle ist in der rechten unteren Ecke ein kleines Quadrat zu sehen.
Klicken Sie auf dieses Quadrat, halten 116
3
Mitunter ist es jedoch wirkungsvoller,wenn Sie eineTabelle vonText umfließen lassen. Nehmen Sie dazu als Erstes die Größenänderung zurück,indem Sie in der Symbolleiste auf klicken.
Größe anpassen
4
Anschließend klicken Sie mit der rechten (!) Maustaste in die Tabelle, um ein Kontextmenü zu öffnen:
Kommunizieren
in dem Sie festlegen,auf welche Weise der Text umflossen werden soll. Nach einem Klick auf
erscheint eine Markierung:
Zur Bestätigung klicken Sie dann wie üblich auf
.
7 5
Wenn Sie nun an Ihrem Text weiterschreiben, sehen Sie, dass der Text
In diesem Kontextmenü folgt ein Klick auf den Eintrag
. Sofort wird das gleichnamige Registerfenster eingeblendet.
6
Im Register
finden Sie den Bereich „Textfluss“,
117
Kommunizieren
Verknüpfen
neben der Tabelle erscheint. Der Text fließt also um die Tabelle herum.
2
Halten Sie nun die r-Taste gedrückt, und tippen Sie auf die CTaste,um die Tabelle in die Zwischenablage zu kopieren. (Sie können natürlich auch jede andere Möglichkeit des Kopierens nutzen,siehe Seite 111/112)
3
Anschließend wechseln Sie in das leere Textdokument und klicken in der Word-Menüleiste auf und im geöffneten Menü auf
Verknüpfen Es ist keine Seltenheit, dass sich in einer Tabelle, die Sie noch in anderen Dokumenten verwenden wollen, Daten verändern. Sie müssen diese Daten dann von Hand in allen Dokumenten korrigieren. Vermeiden können Sie dieses Problem, indem Sie Tabellen beim Einfügen verknüpfen.
1
Öffnen Sie zunächst ein leeres Textdokument in Word und eine ExcelDatei, in der Sie eine Beispieltabelle gespeichert haben. Dann markieren Sie diese Tabelle.
.
4
Daraufhin wird das gleichnamige Dialogfenster angezeigt:
Hier klicken Sie im Bereich
auf den Eintrag und danach auf die Option
118
.
Verknüpfen
5
Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit einem abschließenden Klick auf
Kommunizieren
mit einem neuen Wert
.
. Daraufhin erscheint die Tabelle im WordDokument,
7
Sobald Sie nun wieder das Word-Dokument aufrufen, sehen Sie, dass die Änderung in der Excel-Tabelle selbstständig weitergegeben wurde.
was an sich ja noch nichts Besonderes ist. Den Vorteil des bisherigen Verfahrens sehen Sie gleich:
6
Wechseln Sie ins Excel-Arbeitsfenster zurück, und ändern Sie einen Wert in der Tabelle. Überschreiben Sie beispielsweise die Zelle B2
, Das Word-Dokument muss dabei nicht einmal geöffnet sein.Machen Sie getrost den Test: Speichern Sie das Textdokument, und nehmen Sie danach eine Änderung in der Excel-Tabelle vor. Beim nächsten Öffnen des Textdokuments wird die Änderung auch in der verknüpften Tabelle angezeigt.
119
Anhang
Was ist eigentlich …?
Was ist eigentlich …
Was ist eigentlich …
Arbeitsmappe
oder auch um eine Formel.
Tabellen erstellen Sie auf Arbeitsblättern. Diese Arbeitsblätter sind in Arbeitsmappen zusammengefasst. Neue Arbeitsmappen, die Sie mit Excel anlegen, enthalten zunächst standardmäßig drei Arbeitsblätter.
Assistenten Assistenten sind elektronische Helfer, die Sie Schritt für Schritt durch komplexe Arbeitsvorgänge führen. Ein Beispiel dafür ist der Installations-Assistent, der Ihnen bei der Einrichtung des Programms auf Ihrem PC zur Seite steht.
Aufgabenbereich Excel kennt vier verschiedene Aufgabenbereiche:
Die Zelle selbst zeigt dagegen, sofern die Formeleingabe abgeschlossen ist, das Rechenergebnis.
Bezug Statt mit konkreten Zahlenwerten können Sie in Formeln auch mit Bezügen rechnen. Dabei verwenden Sie die Zelladressen, also die Positionsangaben einer Zelle, die sich aus Spaltenbuchstabe und Zeilenzahl ergibt.
CD-ROM Jeder dieser Aufgabenbereiche bietet zu einem Thema eine Zusammenstellung häufig benötigter Befehle.
Bearbeitungszeile Die Bearbeitungszeile zeigt den Inhalt der aktiven Zelle an. Dabei kann es sich beispielsweise um einen Zahlenwert handeln
„CD“ steht für „Compact Disc” und „ROM“ für „Read Only Memory”. Das bedeutet, die Daten auf den silbernen Scheiben können vom Computer lediglich gelesen werden. Ein CD-ROM-Laufwerk spielt normalerweise auch Musik-CDs ab, für das Abspielen von DVDs benötigen Sie allerdings ein . DVD-Laufwerk.
Datei Alle Daten, mit denen Ihr Computer arbeitet, sind in Dateien erfasst. So bestehen Programme oft aus Tausenden von Dateien. Wenn Sie ein Dokument speichern, legen Sie ebenfalls eine neue
120
Was ist eigentlich …?
Anhang
Was ist eigentlich …
Was ist eigentlich …
Datei an. Um nicht in einer unübersichtlichen Flut von Dateien unterzugehen, können Sie Dateien in .Ordnern zusammenfassen.
nächste Eingabe erfolgt. Sie können die Einfügemarke mit Hilfe der Richtungstasten, mit der Maus oder auch in manchen Fällen mit der Tabulatortaste positionieren. Die Einfügemarke wird oft auch als Cursor bezeichnet.
Dateimanager Als Dateimanager bezeichnet man ein Arbeitsfenster, über das Sie Zugriff auf die Ordner- und Dateistruktur Ihres Computers erhalten.
Excel 2002 Excel 2002 ist die aktuelle Version des Tabellenkalkulationsprogramms, das im Office-Paket von Microsoft enthalten ist, aber auch als Einzelprogramm separat erworben werden kann. Mitunter wird diese Version auch als Excel XP bezeichnet.
Festplatte
Doppelklick Ein Doppelklick bedeutet nichts anderes, als dass Sie zwei Mal ganz kurz hintereinander die linke Maustaste drücken.
DVD DVD ist eine Abkürzung für „Digital Versatile Disc“. Optisch unterscheidet sich eine DVD nicht von einer Musik- oder Daten-CD. Sie fasst aber eine viel größere Datenmenge. Um auf die Daten einer DVD zugreifen zu können, benötigen Sie ein DVD-Laufwerk. In einem DVD-Laufwerk können Sie aber auch herkömmliche CDs abspielen.
Die Festplatte ist der zentrale Datenträger Ihres Computers. Auf der Festplatte befinden sich die Betriebssystem- und die Programm-Dateien. Im Normalfall speichern auch Sie Ihre Dateien auf der Festplatte. In den allermeisten Fällen ist der Festplatte der Laufwerksbuchstabe „C“ zugeordnet. Sehr große Festplatten werden oft in verschiedene logische Laufwerke unterteilt. Das bedeutet: Konkret ist zwar nur eine Festplatte in Ihrem Computer eingebaut, das Betriebssystem verwaltet aber zwei oder mehr Bereiche auf dieser Festplatte, als wären es verschiedene Bauteile. Im Arbeitsplatzfenster sieht das dann beispielsweise so aus:
Einfügemarke Die Einfügemarke, zu erkennen als senkrechter blinkender Strich, gibt an, wo Ihre 121
Anhang
Was ist eigentlich …?
Was ist eigentlich …
Was ist eigentlich …
Formatierung
World Wide Web, Usenet usw. dar. Oft wird die Bezeichnung Internet etwas nachlässig und ungenau nur für das World Wide Web, also die Gesamtheit der Websites, verwendet.
Die Gestaltung von Tabellen, aber auch von einzelnen Zeichen oder Zellen bezeichnet man als Formatierung. Das Kapitel 5 dieses Buches beschäftigt sich mit Formatierungstechniken. Dummerweise hat der Begriff Formatierung im Computer-Fachvokabular noch eine zweite Bedeutung. Man bezeichnet damit auch den technischen Vorgang, Datenträger (beispielsweise eine Diskette) für die Datenaufnahme vorzubereiten.
Klicken Beim Klicken drücken Sie ein Mal kurz die Maustaste. Wird nicht ausdrücklich etwas anderes erwähnt, bezieht sich das auf die linke Maustaste. Weitere Maustechniken sind der .Rechtsklick, der . Doppelklick und das . Ziehen.
Formel Eine Formel ist gleichsam die Rechenanweisung, die Sie Excel erteilen. Die Eingabe einer Formel wird durch das Gleichheitszeichen „=“ eingeleitet.
Funktion Eine Funktion ist eine vorgefertigte Formel. Bei Verwendung einer Funktion müssen Sie lediglich noch den Wertebereich angeben, der zur Berechnung herangezogen werden soll. In der Beispielabbildung weisen Sie Excel an, die Werte in den Zellen G6 bis G11 zu addieren.
Kontextmenü Excel erkennt meist, welche Arbeitsschritte Sie gerade durchführen und welche Befehle Sie in diesem Zusammenhang, also Kontext, vermutlich brauchen. Meist genügt ein Rechtsklick, beispielweise auf eine Markierung, um die Zusammenstellung dieser Befehle, eben das Kontextmenü, aufzurufen.
Markierung Mit einer Markierung teilen Sie Excel mit, auf welche Stelle die nächste Aktion, die Sie durchführen wollen, angewendet werden soll. Die Techniken, die Ihnen zur Verfügung stehen, um eine Markierung zu setzen, werden ausführlich in Kapitel 2 geschildert.
Internet Das Internet ist die Bezeichnung für die weltweite Vernetzung von Computern via Daten- und Telefonkabeln. Insofern stellt es einen Oberbegriff für die verschiedenen Kommunikationsdienste wie E-Mail, 122
Mausklick Wenn es nicht ausdrücklich anders erwähnt wird, versteht man unter einem Mausklick immer ein kurzes Drücken der linken Maustaste.
Was ist eigentlich …?
Anhang
Was ist eigentlich …
Was ist eigentlich …
Menüleiste
zeichnet, die Sie an Ihren Computer anschließen können, wie beispielsweise Drucker oder Scanner.
Über die Menüleiste, die sich oben im Programmfenster direkt unter der Titelleiste befindet,
Rechtsklick können Sie auf den kompletten Befehlsund Funktionsumfang von Excel zugreifen. Wenn Sie einen der Einträge anklicken, öffnet sich das eigentliche Menü.
Rechtsklick bedeutet ein kurzes Drücken der rechten Maustaste. Mit Rechtsklicks werden beispielsweise oft . Kontextmenüs aufgerufen.
Symbolleisten
Namenfeld
Symbole, die mitunter auch als Icons bezeichnet werden, ermöglichen die direkte Auswahl eines Befehls. Sie müssen sich also nicht durch die Menüs quälen, sondern können häufig benötigte Befehle direkt anklicken. Meistens sind Symbole zu Symbolleisten zusammengefasst.
Das Namenfeld befindet sich direkt oberhalb des Tabellenblattes und zeigt die . Zelladresse der gerade aktiven Zelle.
Tabellenkalkulationsprogramm
Ordner Dateien können Sie in Ordner zusammenfassen, gerade so wie Sie auch Briefe und Dokumente nicht einfach auf einem großen Haufen auf Ihrem Schreibtisch herumliegen lassen, sondern in Ordner einheften. Ordner erkennen Sie an folgendem Symbol:
Peripheriegeräte Als Peripheriegeräte werden Geräte be-
Ein Tabellenkalkulationsprogramm ist darauf spezialisiert, Daten in Tabellenform zu verwalten. Man kann damit umfangreiche Berechnungen durchführen.
Taskleiste Die Taskleiste befindet sich ganz unten auf Ihrem Bildschirm. Jedes geöffnete Programmfenster ist dort mit einem Eintrag vertreten. Durch einen einfachen Mausklick auf einen dieser Einträge können Sie das zugehörige Programm blitzschnell in den Vordergrund holen. Die Bezeichnung leitet sich vom 123
Anhang
Was ist eigentlich …?
Was ist eigentlich …
Was ist eigentlich …
englischen Wort „task“ ab, was geöffnetes Programm bedeutet.
Zelle
Windows Windows ist die Bezeichnung für die Betriebssystem-Familie der Firma Microsoft. Die derzeit aktuellste Version heißt Windows XP. Das englische Wort „Windows“ bedeutet Fenster. Bereits im Namen zeigt sich also, dass Programme unter Windows in Fenstern ablaufen.
Word 2002 Word 2002 ist die offizielle Bezeichnung der aktuellsten Version der Textverarbeitung Word. Oft wird diese Version auch als Word XP bezeichnet. Es handelt sich also nicht um zwei verschiedene Programme, sondern nur um zwei verschiedene Ausdrücke.
Zelladresse Eine Zelladresse ist die eindeutige Positionsangabe einer Zelle. Sie setzt sich zusammen aus der Spalten- und aus der Zeilenbezeichnung. So lautet beispielsweise die Zelladresse der umrandeten Zelle in der Beispielabbildung „C2“.
124
Die Kästchen, aus denen sich eine Tabelle zusammensetzt, bezeichnet man als Zellen. Jede dieser Zellen kann durch ihre Zelladresse eindeutig bezeichnet und angesprochen werden.
Ziehen Das Ziehen ist eine wichtige Maustechnik. Es bedeutet, dass man eine Markierung oder einen Anfasser anklickt, die Maustaste gedrückt hält und dann eine Ziehbewegung mit der Maus vollzieht.
Zwischenablage Die Zwischenablage ist ein temporärer Speicher, den Sie dokument- und oft sogar programmübergreifend nutzen können. Ausführlich wird die Zwischenablage in Kapitel 9 erläutert.
Stichwortverzeichnis
Anhang
Stichwortverzeichnis Aktivierung10 später 13 Arbeitsmappe 15 neu 24, 109 schließen 23 speichern 22 Tabelle anwählen 18 Aufgabenbereich 16, 109, 120 ausblenden 16 einblenden 17 Zwischenablage 110 Ausblenden 103 Ausfüllen 33 Ausfüllkästchen 50 Ausrichten 67 Ausschneiden 111 Autoausfüllen 50, 55 Autoformat 73 Autosumme 34 Bearbeitungszeile 18, 120 Bereich 35 festlegen 37 unzusammenhängende Zellen 41 Bestätigungs-ID 12 Bezug 120 absolut 33 relativ 31 Bildlaufleisten 18 CD-ROM 120 Datei 120 benennen 22
öffnen 23 Diagramme 76 Achsenbeschriftungen 79 Bearbeitungsleiste 83 Elemente 83 färben 83 Farbeffekte 84 Gitternetzlinien 80 Legende 81 Schrift zuweisen 86 Text einfügen 86 Titel 79 Typen 77 Drucken 89 Bereich 96 Dialogfenster 96 Layout 90 mehrere Exemplare 96 mit Gitternetzlinien 95 Papierformat 90 schwarz-weiß 95 Seitenränder 91 Skalieren 90 Vorschau 89 Drucker auswählen 96 Einblenden 104 Einfügen aus Zwischenablage 113 Eingabe abbrechen 19 Farbe 64
Farbeffekte 84 Farbpalette 84 Fehlerindikator 38 Fenster fixieren 105 Fixieren 105 Formatieren fett 63 kursiv 63 unterstrichen 64 Formatierung 122 bedingt 71 Formel 122 kopieren 55 Füllfarben 84 Grundrechenarten 30 Hervorheben 62 Hochformat 90 Inkrement 53 Installation 7 Problem 9 Installations-ID 12 Installationsart 8 Kommentar 99 alle löschen 102 bearbeiten 100 löschen 101 Kontextmenü 112 Kopf- und Fußzeilen einrichten 92 Seitenrand festlegen 92 125
Anhang
Stichwortverzeichnis
Legende 81 Linksbündig 67 Löschen 27 Markieren Maximum Minimum Mittelwert Mittig 67
24, 122 38 38 38
Namenfeld 18, 123 Product Key 8 Programm schließen 15 Querformat 90 Quickinfo 16 Rechenfunktionen 38, 40 Rechnen 30 mit Bezügen 30 Rechtsbündig 67 Reihe arithmetische 52 Endwert 53 geometrische 54 Reihen 51 Rückgängig 21 Schriftart 59 Schriftgröße 65, 71, 85, 87 Schriftgrad 86 Schriftgröße 70 Schriftschnitt 62 Skalierung 90 Sortieren 43 Bereich festlegen 46 nach Überschriften 45 Reihenfolge 47 126
Spalte ausblenden 103 Breite ändern 21 einblenden 104 einfügen 31, 35 fixieren 106-107 markieren 25 Spaltenbreite 65 fest 66 optimal 66 Spaltenkopf 17 Summe 34 Symbolleiste 15, 123 Anzeige 16 Tabelle Blatt benennen 58 in Text einbinden 114 kopieren 57, 110 markieren 25 Überschrift 69 verknüpfen 118 verschieben 57 Werte eingeben 18 Titelleiste 15 Vergleichsoperator 72 Wordpad 115 Zahlenformat 61 Zahlenreihen 51 Zeichnen 87 Zeile einfügen 35 fixieren 105, 107 markieren 25 Zeilenkopf 17 Zelle 17 Zelle
färben 64 Inhalt bearbeiten 20 Inhalt löschen 27 Inhalt überschreiben 20 Inhalte ausrichten 67 kopieren 32 löschen 27 Text umbrechen 67 Werte eingeben 18 Zellen verbinden 69 Zwischenablage 109, 112, 124 ausschneiden 111 kopieren 109, 111-112, 115, 118 Elemente löschen 114
Rufen Sie uns an: 018 05-26 2615*
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