Oliver Reinl
TRAINING
Lotus Notes 5.0 intensiv Markt &Technik Buch- und Software-Verlag GmbH
1
Beenden von Lotus Notes
Lektion
Starten und Beenden von Lotus Notes
HINWEIS
Wie Lotus Notes gestartet wird, hängt vom verwendeten Betriebssystem sowie von der Installation auf Ihrem PC ab. Die nachfolgenden Ausführungen gehen von einer Standardinstallation unter Windows aus.
»Lotus Notes« ist der Name für den Mail-, Kalender- und Anwendungsclient. »Lotus Domino« ist die Bezeichnung für den Server.
Starten von Lotus Notes Klicken Sie in der Windows-Startleiste auf Start. Sollte das Notes-Symbol direkt auf Ihrer Oberfläche liegen, klicken Sie dieses zweimal an, um Notes zu starten. Suchen Sie im Startmenü die Programmgruppe von Lotus Notes. Abhängig von der Installation finden Sie in der Regel eine Programmgruppe »Lotus Anwendungen«, in der sich der Startbefehl von Lotus Notes befindet.
HINWEIS
Öffnen Sie in Notes das Menü Datei. Rufen Sie den Befehl Notes Beenden auf.
HINWEIS Sie können auch die in Windows-Anwendungen übliche Tastenkombination [Alt]+ [F4] zum Beenden von Notes verwenden.
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Lektion
Sollten Sie noch geöffnete Dokumente auf Ihrer Arbeitsoberfläche haben, fordert Notes Sie auf, diese zu speichern.
Einführung in die Arbeitsoberfläche Die Arbeitsoberfläche hat sich in der Version 5 im Vergleich zur Vorgängerversion 4 stark verändert. Umsteiger der Versionen 4 bis 4.6 finden im Anhang eine Übersicht, in der die Neuerungen in bezug auf die Version-4-Umgebung detailliert beschrieben werden. Die folgenden Abschnitte beschreiben die Standard-Arbeitsoberfläche von Notes und gehen auf wichtige und immer wiederkehrende Begriffe ein. Die Einstiegsseite ist jedoch firmenspezifisch anpaßbar. Daher beziehen sich die folgenden Ausführungen auf die Standardeinstellungen von Lotus Notes.
Je nach Installation von Notes kann sich der Programmaufruf an unterschiedlichen Stellen befinden.
Die Arbeitsoberfläche von Lotus Notes Die Eingangsseite in der Version 5 ist neu. Sie gelangen auf eine Art »Homepage«, die Ihnen den direkten Zugang zu Ihren neuen Mails, zu neuen Kalendereinträgen oder zum Adreßbuch und Ihren Aufgaben ermöglicht. Die folgende Abbildung beschreibt die Elemente einer typischen Lotus-NotesUmgebung. Die Begriffe werden im Verlauf dieses Buches mehrfach wiederverwendet und sollten daher gegenwärtig sein.
Klicken Sie auf den Menüeintrag Lotus Notes. Je nach Einstellungen kann Lotus Notes direkt die Eingabe Ihres Benutzerkennworts verlangen.
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Die Deutsche Bibliothek – CIP-Einheitsaufnahme
Reinl, Oliver: Lotus Notes 5.0: Einführung; ob zu Hause oder im Seminar: Schritt für Schritt, Bild für Bild in Lotus Notes 5.0 einsteigen; Selbstkontrolle über Testfragen/ Oliver Reinl. – München : Markt und Technik, Buch- und Software-Verl., 1999 (Training) ISBN 3-8272-5526-0
Die Informationen in diesem Produkt werden ohne Rücksicht auf einen eventuellen Patentschutz veröffentlicht. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise auf Fehler sind Verlag und Herausgeber dankbar. Alle Rechte vorbehalten, auch die der fotomechanischen Wiedergabe und der Speicherung in elektronischen Medien. Fast alle Hardware- und Softwarebezeichnungen, die in diesem Buch erwähnt werden, sind gleichzeitig auch eingetragene Warenzeichen oder sollten als solche betrachtet werden. Umwelthinweis: Dieses Buch wurde auf chlorfrei gebleichtem Papier gedruckt. Die Einschrumpffolie – zum Schutz vor Verschmutzung – ist aus umweltverträglichem und recyclingfähigem PE-Material-
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ISBN 3-8272-5526-0
© 1999 by Markt&Technik Buch- und Software-Verlag GmbH, A PEARSON EDUCATION COMPANY, Martin-Kollar-Straße 10–12, D-81829 München/Germany Alle Rechte vorbehalten Einbandgestaltung: Porscha Grafik/Design, Pliening Lektorat: Cornelia Karl,
[email protected] Herstellung: Anna Plenk,
[email protected] Layout und Satz: Borges & Partner GmbH, Lehrte, http:\\www.borges-partner.de Druck: Freiburger Graphische Betriebe Printed in Germany
4
Inhaltsverzeichnis Projekt 1 Lektion 1 Lektion 2 Lektion 3 Fragen
Projekt 2 Lektion 1 Lektion 2 Lektion 3 Lektion 4 Lektion 5 Fragen
Projekt 3 Lektion 1 Lektion 2 Lektion 3 Lektion 4 Lektion 5 Lektion 6 Lektion 7 Fragen
Grundlagen von Lotus Notes
9
Starten und Beenden von Lotus Notes ................................................................. Einführung in die Arbeitsoberfläche ...................................................................... Das Lotus-Notes-Kennwort .................................................................................... Testen Sie Ihr Wissen .............................................................................................
10 11 13 16
Notes anpassen und konfigurieren
17
Anpassen der Notes-Oberfläche ............................................................................ Persönliche Notes-Einstellungen ........................................................................... Anpassen der SmartIcon-Leiste ............................................................................. Erstellen eigener SmartIcons mit Formeln ............................................................ Arbeiten mit der Version-4-Arbeitsoberfläche ....................................................... Testen Sie Ihr Wissen .............................................................................................
18 20 22 25 29 35
Notes-Datenbanken und Dokumente
35
Datenbanken, Dokumente, Masken, Felder, Ansichten und Navigatoren ........... Erstellen und Öffnen einer Notes-Datenbank ....................................................... Erstellen eines Dokuments .................................................................................... Ansichten und Kategorien ...................................................................................... Vorschau auf ein Dokument ................................................................................... Drucken von Dokumenten ..................................................................................... Organisieren der Arbeitsoberfläche mit Lesezeichen ........................................... Testen Sie Ihr Wissen .............................................................................................
36 36 43 45 48 49 51 57
Projekt 4
Arbeiten mit Notes Mail
59
Lektion 1 Lektion 2 Lektion 3 Lektion 4 Lektion 5 Lektion 6 Lektion 7 Lektion 8 Lektion 9 Lektion 10 Lektion 11 Lektion 12 Lektion 13 Lektion 14 Fragen
Öffnen Ihrer Maildatenbank ................................................................................... 60 Erstellen eines neuen Mails ................................................................................... 62 Suchen und Lesen neuer Mails .............................................................................. 65 Antworten auf ein Mail ........................................................................................... 67 Löschen von Mails .................................................................................................. 67 Ordnen der Mails.................................................................................................... 69 Erstellen einer persönlichen Verteilerliste ............................................................. 72 Automatische Mailbenachrichtigung ..................................................................... 74 Verwenden einer Mailsigantur ............................................................................... 76 Archivierung von Mails ........................................................................................... 77 Steuern des Zugriffs auf die eigene Maildatenbank und den Kalender ............... 80 Filtern von Mails mit Regeln .................................................................................. 81 Erstellen von Mails mit Word für Windows ........................................................... 84 Erstellen von Vorlagen für Mails ............................................................................ 87 Testen Sie Ihr Wissen ............................................................................................. 91
5
Projekt 5
Der Notes-Kalender
93
Lektion 1 Lektion 2 Lektion 3 Lektion 4 Lektion 5 Lektion 6 Lektion 7 Lektion 8 Lektion 9 Lektion 10 Lektion 11 Fragen
Grundlagen der Kalenderfunktion ......................................................................... Persönliche Kalendereinstellungen ........................................................................ Erstellen eines neuen Termins ............................................................................... Verschieben eines Termins ..................................................................................... Löschen eines Termins ........................................................................................... Erstellen einer Erinnerung ...................................................................................... Eintragen eines Jahrestags ..................................................................................... Eintragen einer Veranstaltung ................................................................................ Eine Einladung an mehrere Personen verschicken ............................................... Die Termine einer Gruppe einsehen ...................................................................... Einen anderen Kalender öffnen .............................................................................. Testen Sie Ihr Wissen .............................................................................................
94 98 100 101 102 103 104 104 106 108 109 110
Projekt 6
Anspruchsvolle Dokumente
111
Lektion 1 Lektion 2 Lektion 3 Lektion 4 Lektion 5 Lektion 6 Lektion 7 Lektion 8 Lektion 9 Lektion 10 Lektion 11 Fragen
Gestalten von Texten .............................................................................................. Erstellen einer Tabelle ............................................................................................. Einfügen von Kopf- und Fußzeilen ......................................................................... Festlegen von Seitenrändern für den Druck .......................................................... Ändern der Hintergrundfarbe von Dokumenten ................................................... Einfügen einer Hintergrundgrafik .......................................................................... Arbeiten mit Abschnitten ....................................................................................... Erstellen eines Text-Pop-Ups .................................................................................. Berechneter Text...................................................................................................... Erstellen einer horizontalen Trennlinie .................................................................. Arbeiten mit Stilen zur schnellen Textformatierung .............................................. Testen Sie Ihr Wissen .............................................................................................
112 117 121 124 124 126 128 133 134 135 136 139
Projekt 7
Austausch von Informationen mit anderen Programmen
141
Übersicht ................................................................................................................. Importieren einer Datei aus Word für Windows ................................................... Speichern eines Notes-Dokuments als Winword-Datei........................................ Importieren einer Excel-Tabelle .............................................................................. Importieren einer Grafik ......................................................................................... Verknüpfen von Daten anderer Programme .......................................................... Einbetten eines fremden Objekts in Notes ........................................................... Arbeiten mit der Microsoft-Office-Bibliothek ........................................................ Testen Sie Ihr Wissen .............................................................................................
142 142 143 145 147 148 151 153 160
Tips für die persönliche Produktivität
161
Lektion 1 Lektion 2 Lektion 3 Lektion 4 Lektion 5 Lektion 6 Lektion 7 Lektion 8 Fragen
Projekt 8 Lektion 1 Lektion 2 Lektion 3 Lektion 4 Lektion 5 Lektion 6 Fragen
6
Suchen von Informationen in Notes-Datenbanken .............................................. Arbeiten mit dem persönlichen Adreßbuch .......................................................... Einsatz des Kommentarstifts ................................................................................. Wiederherstellen gelöschter Dokumente .............................................................. Komprimieren einer lokalen Datenbank ................................................................ Verschlüsseln einer Datenbank .............................................................................. Testen Sie Ihr Wissen .............................................................................................
162 167 171 173 177 178 180
Projekt 9 Lektion 1 Lektion 2 Lektion 3 Lektion 4 Lektion 5 Lektion 6 Fragen
Projekt 10 Lektion 1 Lektion 2 Lektion 3 Lektion 4 Lektion 5 Lektion 6 Lektion 7 Fragen
Anhang 1 Lektion 1 Lektion 2
Der Umgang mit Internet-Informationen
181
Definieren eines Standardbrowsers ....................................................................... Öffnen einer Internetseite ...................................................................................... Vormerken einer Internetadresse als Lesezeichen ................................................ Weiterleiten einer Internetseite .............................................................................. Öffnen einer Internetseite ohne Verbindung ins Internet ..................................... Verbundene Internetseiten im voraus laden ......................................................... Testen Sie Ihr Wissen .............................................................................................
Notes für mobile Anwender
182 183 184 184 185 186 187
189
Was ist »Replikation«? ........................................................................................... Einrichten eines mobilen Anschlusses .................................................................. Anlegen einer Datenbank-Replik ............................................................................ Replizieren mehrerer Datenbanken ....................................................................... Erstellen einer Replik der Maildatenbank .............................................................. Erstellen eines Mails ohne Serververbindung ....................................................... Senden und Empfangen von Mails ........................................................................ Testen Sie Ihr Wissen .............................................................................................
190 190 198 200 201 203 203 204
Fragen und Antworten
205
Der Umstieg von Version 4
211
Was ist neu in der Version 5? ................................................................................. 212 Der Umstieg auf die Version 5 ............................................................................... 214
Anhang 2
Übersicht Tastenkombinationen
215
Anhang 3
Wichtige Begriffe in Lotus Notes
223
Stichwortverzeichnis
235
7
Projekt 1 Grundlagen von Lotus Notes Dieses erste Projekt schafft einige Rahmenbedingungen, die einerseits zur Einführung dienen, auf der anderen Seite zur Durchführung bestimmter Übungen in diesem Intensiv-Training notwendig sind. Starten und Beenden von Lotus Notes Einführung in die Arbeitsoberfläche Das Lotus-Notes-Kennwort
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Beenden von Lotus Notes
Lektion
Starten und Beenden von Lotus Notes
HINWEIS
Wie Lotus Notes gestartet wird, hängt vom verwendeten Betriebssystem sowie von der Installation auf Ihrem PC ab. Die nachfolgenden Ausführungen gehen von einer Standardinstallation unter Windows aus.
»Lotus Notes« ist der Name für den Mail-, Kalender- und Anwendungsclient. »Lotus Domino« ist die Bezeichnung für den Server.
Starten von Lotus Notes Klicken Sie in der Windows-Startleiste auf Start. Sollte das Notes-Symbol direkt auf Ihrer Oberfläche liegen, klicken Sie dieses zweimal an, um Notes zu starten. Suchen Sie im Startmenü die Programmgruppe von Lotus Notes. Abhängig von der Installation finden Sie in der Regel eine Programmgruppe »Lotus Anwendungen«, in der sich der Startbefehl von Lotus Notes befindet.
HINWEIS
Öffnen Sie in Notes das Menü Datei. Rufen Sie den Befehl Notes Beenden auf.
HINWEIS Sie können auch die in Windows-Anwendungen übliche Tastenkombination [Alt]+ [F4] zum Beenden von Notes verwenden.
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Lektion
Sollten Sie noch geöffnete Dokumente auf Ihrer Arbeitsoberfläche haben, fordert Notes Sie auf, diese zu speichern.
Einführung in die Arbeitsoberfläche Die Arbeitsoberfläche hat sich in der Version 5 im Vergleich zur Vorgängerversion 4 stark verändert. Umsteiger der Versionen 4 bis 4.6 finden im Anhang eine Übersicht, in der die Neuerungen in bezug auf die Version-4-Umgebung detailliert beschrieben werden. Die folgenden Abschnitte beschreiben die Standard-Arbeitsoberfläche von Notes und gehen auf wichtige und immer wiederkehrende Begriffe ein. Die Einstiegsseite ist jedoch firmenspezifisch anpaßbar. Daher beziehen sich die folgenden Ausführungen auf die Standardeinstellungen von Lotus Notes.
Je nach Installation von Notes kann sich der Programmaufruf an unterschiedlichen Stellen befinden.
Die Arbeitsoberfläche von Lotus Notes Die Eingangsseite in der Version 5 ist neu. Sie gelangen auf eine Art »Homepage«, die Ihnen den direkten Zugang zu Ihren neuen Mails, zu neuen Kalendereinträgen oder zum Adreßbuch und Ihren Aufgaben ermöglicht. Die folgende Abbildung beschreibt die Elemente einer typischen Lotus-NotesUmgebung. Die Begriffe werden im Verlauf dieses Buches mehrfach wiederverwendet und sollten daher gegenwärtig sein.
Klicken Sie auf den Menüeintrag Lotus Notes. Je nach Einstellungen kann Lotus Notes direkt die Eingabe Ihres Benutzerkennworts verlangen.
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Lektion
Starten und Beenden von Lotus Notes
HINWEIS
Wie Lotus Notes gestartet wird, hängt vom verwendeten Betriebssystem sowie von der Installation auf Ihrem PC ab. Die nachfolgenden Ausführungen gehen von einer Standardinstallation unter Windows aus.
»Lotus Notes« ist der Name für den Mail-, Kalender- und Anwendungsclient. »Lotus Domino« ist die Bezeichnung für den Server.
Starten von Lotus Notes Klicken Sie in der Windows-Startleiste auf Start. Sollte das Notes-Symbol direkt auf Ihrer Oberfläche liegen, klicken Sie dieses zweimal an, um Notes zu starten. Suchen Sie im Startmenü die Programmgruppe von Lotus Notes. Abhängig von der Installation finden Sie in der Regel eine Programmgruppe »Lotus Anwendungen«, in der sich der Startbefehl von Lotus Notes befindet.
HINWEIS Je nach Installation von Notes kann sich der Programmaufruf an unterschiedlichen Stellen befinden.
Klicken Sie auf den Menüeintrag Lotus Notes. Je nach Einstellungen kann Lotus Notes direkt die Eingabe Ihres Benutzerkennworts verlangen.
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Beenden von Lotus Notes Öffnen Sie in Notes das Menü Datei. Rufen Sie den Befehl Notes Beenden auf.
HINWEIS Sie können auch die in Windows-Anwendungen übliche Tastenkombination [Alt]+ [F4] zum Beenden von Notes verwenden.
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Lektion
Sollten Sie noch geöffnete Dokumente auf Ihrer Arbeitsoberfläche haben, fordert Notes Sie auf, diese zu speichern.
Einführung in die Arbeitsoberfläche Die Arbeitsoberfläche hat sich in der Version 5 im Vergleich zur Vorgängerversion 4 stark verändert. Umsteiger der Versionen 4 bis 4.6 finden im Anhang eine Übersicht, in der die Neuerungen in bezug auf die Version-4-Umgebung detailliert beschrieben werden. Die folgenden Abschnitte beschreiben die Standard-Arbeitsoberfläche von Notes und gehen auf wichtige und immer wiederkehrende Begriffe ein. Die Einstiegsseite ist jedoch firmenspezifisch anpaßbar. Daher beziehen sich die folgenden Ausführungen auf die Standardeinstellungen von Lotus Notes.
Die Arbeitsoberfläche von Lotus Notes Die Eingangsseite in der Version 5 ist neu. Sie gelangen auf eine Art »Homepage«, die Ihnen den direkten Zugang zu Ihren neuen Mails, zu neuen Kalendereinträgen oder zum Adreßbuch und Ihren Aufgaben ermöglicht. Die folgende Abbildung beschreibt die Elemente einer typischen Lotus-NotesUmgebung. Die Begriffe werden im Verlauf dieses Buches mehrfach wiederverwendet und sollten daher gegenwärtig sein.
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Menüzeile SmartIcons Aktivitätsschaltflächen Lesezeichen Navigationsschaltflächen
Lesezeichenordner
Die Lotus-NotesArbeitsoberfläche
Statuszeile
Die Bedienelemente der Lotus-Notes-Arbeitsumgebung haben folgende Bedeutung:
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Bezeichnung
Beschreibung
Menüzeile
In der Menüzeile finden Sie alle in Notes vorhandenen Befehle. Einige Menüs erscheinen erst in bestimmten Situationen, beispielsweise das Menü Tabelle, wenn Sie sich in einer Tabelle befinden. Die Menüs Datei, Bearbeiten, Ansicht, Erstellen und Aktionen sind immer vorhanden.
SmartIcons
SmartIcons sind kleine Symbole unterhalb der Menüzeile und stellen jeweils einen konkreten Befehl dar. Wenn Sie einige Sekunden mit dem Mauszeiger über einem SmartIcon verweilen, erhalten Sie die Funktion des SmartIcons dargestellt. SmartIcons erlauben die Ausführung des entsprechenden Befehls mit lediglich einem einzigen Mausklick.
Aktivitätsschaltflächen
Diese Schaltflächen ersetzen das bisherige FensterMenü. Für jedes geöffnete Notes-Dokument (Fenster) fügt Notes eine neue Schaltfläche ein.
Lesezeichen
Lesezeichen sind Verknüpfungen auf Informationen. Lesezeichen können sich auf Notes-Datenbanken und -Dokumente, Ansichten, Navigatoren oder Internetadressen beziehen.
Lesezeichenordner
Um die Lesezeichen zu organisieren, können diese in Lesezeichenordnern zusammengefaßt werden.
Lesezeichenseiten
Lesezeichenseiten enthalten einzelne Lesezeichen.
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Bezeichnung
Beschreibung
Navigationsschaltflächen
Um sich einfach in den geöffneten Dokumenten und Informationen zu bewegen, existieren auf der rechten Seite der SmartIcon-Leiste sogenannte Navigationsschaltflächen. Die Funktionalität entspricht heutigen Webbrowsern.
Statuszeile
Die Statuszeile befindet sich am unteren Bildschirmrand und enthält situationsbedinge Hinweise.
Kontextmenüs
Mit der rechten Maustaste erhalten Sie zum jeweiligen Kontext entsprechend vorhandene Befehle.
Lektion
Das Lotus-Notes-Kennwort
HINWEIS
Der Administrator des Notes-Systems hat Ihnen beim Erstellen Ihrer Noteszulassung ein Kennwort vergeben. Dieses Kennwort kann jederzeit verändert werden.
Wenden Sie sich bei einem vergessenen Kennwort immer an Ihren Notes-Administrator.
Die Sicherheit in Notes wird durch sogenannte IDs (Identifikationen) gesteuert. Jeder Notes-Anwender besitzt eine ID-Datei, die im Notes-Datenverzeichnis liegt und die Dateiendung .id hat. Wer im Besitz Ihrer ID (und des Kennworts natürlich) ist, kann unter Ihrem Namen im Notes-System arbeiten. Deshalb ist es wichtig, die ID durch ein eindeutiges Kennwort zu sichern.
Ändern des Notes-Kennworts Rufen Sie den Befehl Datei – Extras – Benutzer-ID auf. Geben Sie Ihr derzeit gültiges Kennwort ein. Gegebenenfalls werden Sie sofort aufgefordert, Ihr Kennwort einzugeben.
HINWEIS Das Kennwort zu Ihrer Notes-ID wird Ihnen von Ihrer NotesAdministration ausgehändigt.
In der Dialogbox werden Sie zuerst aufgefordert, Ihr derzeitiges Kennwort einzugeben. Dies verhindert, daß in Ihrer Abwesenheit fremde Personen Ihr Kennwort ändern können. Die Eingabe Ihres Kennworts wird durch das Zeichen »X« überschrieben, um zu verhindern, daß Dritte die Eingabe des Kennworts erkennen können. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kennwort festlegen. Geben Sie erneut Ihr derzeitiges Kennwort ein. Um Ihr Kennwort neu zu vergeben, müssen Sie erneut Ihr derzeit gültiges Kennwort eingeben. 13
Geben Sie unter Geben Sie Ihr neues Kennwort ein das neue Kennwort ein. Beachten Sie hierbei die geforderte Mindestanzahl an Zeichen, auf die in dem Text vor dem Eingabefeld hingewiesen wird. Diese wird durch den Administrator festgelegt. Bestätigen Sie mit OK. Wiederholen Sie die Eingabe des neuen Kennworts. Die Wiederholung des vergebenen Kennworts dient der Sicherstellung, daß Sie sich bei der Kennworteingabe nicht vertippt haben. Bestätigen Sie erneut mit OK. Sie erkennen in der Statuszeile, daß das Kennwort gesetzt wurde.
Schließen Sie die Dialogbox mit OK.
Schnelles Sperren Ihres Kennworts Wenn Sie Ihren Arbeitsplatz verlassen, sollten Sie auf jeden Fall Ihr Kennwort sperren, um zu verhindern, daß in Ihrer Abwesenheit andere Personen unter Ihrem Namen arbeiten beziehungsweise Zugang zu Ihren persönlichen Informationen erhalten. Betätigen Sie die Funktionstaste [F5]. Kontrollieren Sie die Statuszeile. Sie erkennen in der Statuszeile, daß Ihr Kennwort vorübergehend gesperrt wurde.
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Automatisches Sperren der Benutzerkennung Wenn Sie Ihren Arbeitsplatz öfter verlassen, können Sie Notes so einstellen, daß Ihre Benutzerkennung nach einer bestimmten Zeit automatisch gesperrt wird. Rufen Sie den Befehl Datei – Vorgaben – Benutzervorgaben auf. Klicken Sie in der linken Spalte auf Allgemein. Tragen Sie unter ID sperren, wenn nach... beispielsweise »15« ein.
Notes sperrt somit 15 Minuten nach Ihrer letzten Aktivität automatisch die Benutzerkennung. Schließen Sie die Dialogbox mit OK.
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?
Fragen
Testen Sie Ihr Wissen n Was ist ein Lesezeichen? n Was sind Lesezeichen-Ordner und Lesezeichen-Seiten? n Mit welcher Taste kann die persönliche Benutzerinformation gelöscht werden? n Kann das Notes-Kennwort auch automatisch gesperrt werden?
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Projekt 2 Notes anpassen und konfigurieren Das Projekt 2 führt Sie in die Anpassung und Konfiguration von Notes ein. Die beschriebenen Techniken sind individuell am Arbeitsplatz eines Anwenders durchzuführen und haben keinen Einfluß auf den Betrieb des gesamten Lotus-Domino/Lotus-Notes-Systems. Die Einstellungen wirken ausschließlich am Arbeitsplatz des Anwenders. Anpassen der Notes-Oberfläche Persönliche Notes-Einstellungen Anpassen der SmartIcon-Leiste Erstellen eigener SmartIcons mit Formeln Arbeiten mit der Version-4-Arbeitsoberfläche
1
Lektion
HINWEIS Sollten die Abbildungen nicht denen Ihrer Arbeitsumgebung entsprechen, wurde diese firmenindividuell bereits angepaßt.
Wählen Sie ein Layout für die Startseite aus.
Anpassen der Notes-Oberfläche
Spätestens hier sollten Sie sich Gedanken gemacht haben, welche Informationen Sie auf Ihrer Eingangsseite dargestellen möchten. Die Bildschirmlayouts unterscheiden sich in der Anzahl und der Anordnung unterschiedlicher Bereiche, die Sie mit Inhalten versehen können.
Seit der Version 5 existiert neben der für Umsteiger bekannten Version-4-Arbeitsoberfläche die Möglichkeit, eine persönliche Startseite als Einstiegsseite zu definieren.
Klicken Sie auf das Register Inhalt. Hier definieren Sie den Inhalt der zuvor erstellten Bereiche, also das, was in den einzelnen Bereichen angezeigt werden soll.
Anpassung der persönlichen Startseite Was nach dem Starten von Lotus Notes auf dem Bildschirm erscheint, ist individuell einstellbar und wird als persönliche »Startseite« Ihrer Lotus-Notes-Arbeitsumgebung bezeichnet. So haben Sie die Auswahl zwischen
Markieren Sie einen der zuvor festgelegten Bereiche. Klicken Sie hierzu direkt in den Bereich auf der rechten Seite der Dialogbox.
n dem klassischen Lotus-Notes-Arbeitsbereich (für Anwender vorheriger Versionen),
Wählen Sie aus der Liste Rahmeninhalt den darzustellenden Inhalt.
n einer grafischen Einführungsseite (Startseite) mit anpaßbarem Inhalt oder n einer firmenspezifischen Einstiegsseite. Um die dargestellten Informationen auf Ihrer Startseite anzupassen, gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie die Menüliste Einführungsseite auf Ihrer Startseite.
Rufen Sie den Befehl Neuen Seitenstil erstellen auf. Sie erhalten eine Dialogbox zur Definition Ihrer Einführungsseite.
Folgende Optionen werden geboten, die jeweils in einem der Teilbereiche dargestellt werden können: Option
Dargestellter Inhalt des Frame
Allgemeine Aufgaben
Mit den Allgemeinen Aufgaben haben Sie direkten Zugriff auf Ihre Eingangsmailbox, Ihren Kalender sowie auf die Aufgabenliste.
Eingang
Zeigt den Inhalt des Eingangsmailkorbs.
Kalender
Zeigt Ihren Kalender.
Aufgabenliste
Zeigt die Aufgabenliste mit den To Dos.
Webseite
Erlaubt die Festlegung einer Internetadresse, deren Inhalt angezeigt wird.
Quick Links
Erlaubt den direkten Zugriff auf fünf definierbare Internetadressen/bzw. -seiten.
Suchen
Zeigt die Suchseite an, um in Notes-Datenbanken oder im Internet nach Informationen zu suchen.
Datenbankabonnements
Erlaubt die Definition und das Einsehen von Datenbankabonnements.
Geben Sie Ihrer neuen »Startseite« einen Namen. Tragen Sie den Namen Ihrer neuen Startseite in das Feld Titel der Seite ein.
Wiederholen Sie die Schritte 6 und 7 für die weiteren Bereiche (Frames).
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Lektion
HINWEIS Sollten die Abbildungen nicht denen Ihrer Arbeitsumgebung entsprechen, wurde diese firmenindividuell bereits angepaßt.
Anpassen der Notes-Oberfläche Seit der Version 5 existiert neben der für Umsteiger bekannten Version-4-Arbeitsoberfläche die Möglichkeit, eine persönliche Startseite als Einstiegsseite zu definieren.
Anpassung der persönlichen Startseite Was nach dem Starten von Lotus Notes auf dem Bildschirm erscheint, ist individuell einstellbar und wird als persönliche »Startseite« Ihrer Lotus-Notes-Arbeitsumgebung bezeichnet. So haben Sie die Auswahl zwischen n dem klassischen Lotus-Notes-Arbeitsbereich (für Anwender vorheriger Versionen), n einer grafischen Einführungsseite (Startseite) mit anpaßbarem Inhalt oder n einer firmenspezifischen Einstiegsseite. Um die dargestellten Informationen auf Ihrer Startseite anzupassen, gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie die Menüliste Einführungsseite auf Ihrer Startseite.
Rufen Sie den Befehl Neuen Seitenstil erstellen auf. Sie erhalten eine Dialogbox zur Definition Ihrer Einführungsseite. Geben Sie Ihrer neuen »Startseite« einen Namen. Tragen Sie den Namen Ihrer neuen Startseite in das Feld Titel der Seite ein.
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Wählen Sie ein Layout für die Startseite aus. Spätestens hier sollten Sie sich Gedanken gemacht haben, welche Informationen Sie auf Ihrer Eingangsseite dargestellen möchten. Die Bildschirmlayouts unterscheiden sich in der Anzahl und der Anordnung unterschiedlicher Bereiche, die Sie mit Inhalten versehen können. Klicken Sie auf das Register Inhalt. Hier definieren Sie den Inhalt der zuvor erstellten Bereiche, also das, was in den einzelnen Bereichen angezeigt werden soll. Markieren Sie einen der zuvor festgelegten Bereiche. Klicken Sie hierzu direkt in den Bereich auf der rechten Seite der Dialogbox. Wählen Sie aus der Liste Rahmeninhalt den darzustellenden Inhalt.
Folgende Optionen werden geboten, die jeweils in einem der Teilbereiche dargestellt werden können: Option
Dargestellter Inhalt des Frame
Allgemeine Aufgaben
Mit den Allgemeinen Aufgaben haben Sie direkten Zugriff auf Ihre Eingangsmailbox, Ihren Kalender sowie auf die Aufgabenliste.
Eingang
Zeigt den Inhalt des Eingangsmailkorbs.
Kalender
Zeigt Ihren Kalender.
Aufgabenliste
Zeigt die Aufgabenliste mit den To Dos.
Webseite
Erlaubt die Festlegung einer Internetadresse, deren Inhalt angezeigt wird.
Quick Links
Erlaubt den direkten Zugriff auf fünf definierbare Internetadressen/bzw. -seiten.
Suchen
Zeigt die Suchseite an, um in Notes-Datenbanken oder im Internet nach Informationen zu suchen.
Datenbankabonnements
Erlaubt die Definition und das Einsehen von Datenbankabonnements.
Wiederholen Sie die Schritte 6 und 7 für die weiteren Bereiche (Frames).
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Bestätigen Sie mit OK. Notes zeigt Ihnen von nun an in den definierten Bereichen (Frames) die definierten Inhalte an.
2
Lektion
Persönliche Notes-Einstellungen Anpassen der Größe und Darstellung der Befehlssymbole In Lotus Notes finden Sie Symbole zum schnellen und direkten Aufrufen von Befehlen und Informationen unter der Menüzeile sowie am linken Bildschirmrand. Die Icons können in der Darstellung und der Größe angepaßt werden, was je nach vorhandener Bildschirmgröße und der verwendeten Bildschirmauflösung erfolgen sollte. Rufen Sie den Befehl Datei – Vorgaben – Benutzervorgaben auf. Sie erhalten eine Dialogbox mit der Möglichkeit, alle benutzerspezifischen Einstellungen vorzunehmen.
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HINWEIS Die Einstellungen werden erst nach einem Neustart sichtbar, was ein »Ausprobieren« etwas erschwert.
Öffnen Sie die Liste unter Symbol-Farbschema. Wählen Sie eine der Farbdarstellungen aus. Wählen Sie unter Lesezeichengröße eine Darstellungsgröße aus. Schließen Sie die Dialogbox mit OK.
Automatisches Suchen nach neuen Mails Wenn Sie viel außerhalb Ihrer Maildatei arbeiten und beim Eintreffen neuer Mails darauf hingewiesen werden möchten, können Sie folgende Einstellungen vornehmen, um automatisch auf den Eingang neuer Memos hingewiesen zu werden: Rufen Sie den Befehl Datei – Vorgaben – Benutzervorgaben auf. Sie erhalten die Dialogbox Benutzervorgaben. Auf der linken Seite erkennen Sie vier Kategorien, rechts daneben die Optionen der jeweils links markierten Kategorie. Klicken Sie auf die Kategorie Mail und News.
TIP
Sie erkennen rechts die Optionen bezüglich des Mailings.
Um auch ohne Starten von Notes einen Hinweis auf neue Mails zu erhalten, aktivieren Sie den Notes-Minder.
21
Aktivieren Sie die Option Überprüfen des Mail-Eingangs alle... und geben Sie in das Feld die Minutenzahl ein ... ... in welchen Abstand Notes den Eingang neuer Mails überprüfen soll. Aktivieren Sie entweder Akustische Benachrichtigung ... ... wenn Sie akustisch auf den Eingang neuer Mails hingewiesen werden möchten. Wählen Sie hierzu unter der Schaltfläche eine der unter Windows verfügbaren Klänge oder Sounddateien aus. ... oder markieren Sie die Option Optische Benachrichtigung, ... wenn Sie durch eine Meldung in der Statuszeile auf den Eingang neuer Mails hingewiesen werden möchten. Schließen Sie die Dialogbox mit OK.
3
Lektion
Anpassen der SmartIcon-Leiste Die SmartIcon-Leiste enthält Symbole (SmartIcons = schlaue Bildchen), hinter denen jeweils ein bestimmter Befehl hinterlegt ist. Durch die Anwendung der SmartIcons können die entsprechenden Befehle mit nur einem Mausklick ausgeführt werden. Die Zusammensetzung der Symbole (Befehle) in der SmartIcon-Leiste kann individuell angepaßt werden. Dadurch sind Sie in der Lage, die von Ihnen am häufigsten verwendeten Befehle durch die entsprechenden Symbole in der SmartIcon-Leiste zusammenzustellen.
Hinzufügen eines Symbols in die SmartIcon-Leiste Rufen Sie den Befehl Datei – Vorgaben – SmartIcons auf. Auf der linken Seite der Dialogbox erhalten Sie eine Liste aller verfügbaren SmartIcons. Die rechte Liste zeigt die derzeitige SmartIcon-Zusammenstellung an.
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Klicken Sie mit der Maus auf das hinzuzufügende SmartIcon, und ziehen Sie dieses mit gedrückt gehaltener Maustaste an genau die gewünschte Position in der rechten Zusammenstellung. Suchen Sie sich in der linken Liste das Symbol, welches Sie Ihrer SmartIcon-Leiste hinzufügen möchten. Ziehen Sie das hinzuzufügende Symbol mit gedrückt gehaltener Maustaste in die rechte Liste. Suchen Sie sich aus der Liste das neu hinzuzufügende Symbol aus. Die entsprechenden Befehle werden rechts neben dem Symbol beschrieben. Lassen Sie die Maustaste los. Notes fügt das gezogene Symbol an der Stelle ein, an der Sie die Maustaste loslassen.
Löschen eines SmartIcons aus der SmartIcon-Leiste Ziehen Sie das zu löschende Symbol mit gedrückter linker Maustaste in das linke Fenster. Lassen Sie die Maus an irgendeiner Stelle los.
TIP Mit derselben Drag& Drop-Technik können Sie die Symbole auch innerhalb der rechten Liste neu anordnen.
Um ein Symbol aus der rechten SmartIcon-Liste zu löschen, ziehen Sie dieses mit gedrückter linker Maustaste an irgendeine Stelle der linken Liste mit den verfügbaren Symbolen.
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Speichern der Symbolzusammensetzung Individuell zusammengestellte SmartIcon-Leisten können Sie als Satz abspeichern, um diese jederzeit zu aktivieren. Stellen Sie sich die SmartIcons individuell zusammen. Verfahren Sie hierzu wie zuvor beschrieben. Klicken Sie auf die Schaltfläche Satz speichern. Geben Sie dem SmartIcon-Satz einen Namen. Klicken Sie auf OK.
TIP Es können auch mehrere Symbolzusammensetzungen in Form von SmartIcon-Sätzen erstellt und abgespeichert werden.
Wechseln zwischen SmartIcon-Sätzen Um einen anderen, zuvor zusammengestellten SmartIcon-Satz zu aktivieren, verfahren Sie wie folgt: Rufen Sie den Befehl Datei – Vorgaben – SmartIcons auf. Klicken Sie auf das Listensymbol rechts neben der Anzeige des aktuellen SmartIcon-Satzes. Wählen Sie den neuen SmartIcon-Satz aus.
Klicken Sie auf OK.
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4
Lektion
Erstellen eigener SmartIcons mit Formeln Sie sind bei Anwendung der SmartIcons nicht auf die vorhandenen SmartIconBefehle beschränkt. Vielmehr können Sie eigene SmartIcons erstellen und diese mit Formeln individuell hinterlegen. Das folgende Beispiel demonstriert das Erstellen eines eigenen SmartIcons einschließlich Hinterlegung einer Formel zur Formatierung des aktuell markierten Textes in Blau.
Erstellen eines individuellen SmartIcons Das folgende Beispiel demonstriert, wie Sie ein SmartIcon programmieren, welches in einem RichText-Feld den markierten Text sowohl in fetter Schrift als auch blau formatiert. Und dies mit nur einem Klick auf das neue SmartIcon. Rufen Sie den Befehl Datei – Vorgaben – SmartIcons auf. Suchen Sie sich am Ende der Liste ein noch nicht belegtes Symbol aus. Die noch nicht belegten Symbole sind mit dem Text »Makro Schaltfläche« gekennzeichnet.
Ziehen Sie das Symbol in die rechte Symbol-Leiste. Klicken Sie auf die Schaltfläche Symbol bearbeiten. Sie erhalten eine Dialogbox zur Eingabe der SmartIcon-Eigenschaften.
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Geben Sie dem SmartIcon einen Namen. Der Name taucht bei Aktivierung der Symbolbeschreibungen auf. Klicken Sie auf Formel. Nun sind Sie in der Entwicklung von Notes. Notes erwartet nun einen programmierten Befehl. Um Ihnen jedoch die Programmierung zu erleichtern, sind die vorhandenen Befehle und @-Funktionen (interne Programmfunktionen) in einer Liste zur Auswahl vorgegeben. Klicken Sie auf Befehl hinzufügen.
TIP Um an dieser Stelle Hilfe zu dem markierten Befehl zu erhalten, betätigen Sie die Taste [F1].
Suchen Sie sich in der Liste den Befehl TextSetFontColor aus, und markieren Sie diesen. In der Hilfe erkennen Sie, wie Sie dem Befehl TextSetFontColor die zu wählende Farbe als Parameter mitgeben. Der vollständig programmierte Befehl lautet in diesem Fall: @Command([TextSetFontColor] ; [color]) Für »color« ist der Name der gewünschten Farbe anhand der gezeigten Liste anzugeben. Für die Auswahl der Farbe Blau wäre dies der Eintrag »Blue«. Der vollständige Befehl in dem Formelfeld lautet demnach: @Command([TextBold]); @Command([TextSetFontColor] ; [Blue]) Bei einem mehrzeiligen Formeltext sind die Zeilen durch ein Semikolon voneinander zu trennen. Die letzte Zeile benötigt kein Semikolon. Klicken Sie auf Einfügen. Klicken Sie in der Dialogbox SmartIcons bearbeiten auf Fertig. Klicken Sie unter SmartIcon-Einstellungen auf Satz speichern. Beenden Sie die Einstellungen mit zweimal OK. Sie erkennen das neu erstellte SmartIcon in der Icon-Leiste.
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Testen Sie dieses, indem Sie beispielsweise ein neues Mail erstellen, einen Text markieren und diesen nun mit dem Icon fett und blau formatieren.
Erstellen eigener SmartIcon-Symbole Wenn Ihnen die Auswahl an freien Symbolen nicht ausreicht, können Sie eigene Symbole entwerfen und diese zur Belegung mit Formeln und Funktionen verwenden. Zum Erstellen eines Symbols benötigen Sie einen Grafikeditor bzw. einen Iconeditor. Unter Windows können Sie hierzu das mitgelieferte Programm Paint verwenden. Starten Sie das Programm Paint aus Ihrer Windows-Umgebung. Rufen Sie in Paint den Befehl Bild – Attribute auf. Stellen Sie die Breite und Höhe auf »22« Pixel ein. Ein SmartIcon muß exakt die Größe 22 auf 22 Bildpunkte besitzen. Stellen Sie die Maßeinheit auf Pixel ein.
HINWEIS Pixel sind die einzelnen Bildpunkte, die auf Ihrem Bildschirm sichtbar sind.
Wählen Sie die Option Farben. Klicken Sie auf OK. Vergrößern Sie die Ansicht mit dem Befehl Ansicht – Zoomfaktor – Stark vergrößert. Zeichnen Sie nun das Bitmap. Verwenden Sie hierzu die vorhandenen Werkzeuge.
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Speichern Sie das Bitmap als .BMP-Datei im Unterverzeichnis W32 Ihres NotesDatenverzeichnisses.
TIP Beenden und starten Sie Notes, bevor Sie das neu erstellte Icon verwenden. Vorher ist es in der Liste nicht erkennbar, da diese von der Festplatte erst beim Neustart aktualisiert wird.
Das Bitmap muß mit der Dateiendung .BMP im Verzeichnis w32, welches sich unterhalb Ihres Notes-Datenverzeichnisses befindet, abgespeichert werden. Nur aus diesem Verzeichnis liest Notes die verfügbaren Symbole aus.
Um das Laufwerk und den Pfad zu Ihrem Datenverzeichnis zu ermitteln, rufen Sie den Befehl auf. Das Datenverzeichnis wird unter dem Feldnamen Lokaler Datenbankordner angezeigt. Das Symbol steht von nun an in der Symbolauswahl-Liste an unterster Stelle zur Verfügung. Belegen Sie das neu erstellte Icon nun mit einem Befehl ... ... und fügen Sie es in die SmartIcon-Zusammenstellung ein ... ... wie zuvor beschrieben.
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Lektion HINWEIS
Diese Lektion ist speziell für Umsteiger der Version 4, die Ihre altbekannte Arbeitsoberfläche einsetzen möchten.
Arbeiten mit der Version-4-Arbeitsoberfläche Die Arbeitsoberfläche von Lotus Notes kann individuell eingerichtet werden. So können Sie die Datenbanksymbole auf unterschiedlichen Arbeitsbereichsseiten plazieren. Die Anzahl der Arbeitsbereichsseiten sowie die Farbe des sichtbaren Registers können Sie ebenso einstellen wie die Anordnung der Datenbanksymbole auf einer einzelnen Arbeitsbereichsseite. Das Anpassen der Arbeitsregister-Bezeichnungen und das Verändern der Registerfarben haben keinerlei Auswirkungen auf die Arbeitsweise Ihres Notes-Systems.
Umschalten auf die Version-4-Arbeitsumgebung Vor allem Umsteiger der Vorgängerversion 4.x möchten unter Umständen die »alte Arbeitsoberfläche« wiederverwenden. Diese ist nach wie vor vorhanden und kann wie nachfolgend beschrieben als Standard definiert werden. Klicken Sie in der linken Symbolleiste auf den Ordner Datenbanken. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag Arbeitsbereich. Wählen Sie den Befehl Lesezeichen als Homepage festlegen.
Bestätigen Sie mit Ja. Damit ist die alte Arbeitsumgebung zu Ihrer neuen Homepage geworden. Nach dem Neustart von Notes erhalten Sie diese als ersten Eingangsbildschirm.
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Wie geht es wieder zurück?
Um wieder zurück auf die neue, grafische Version-5-Homepage zu gelangen, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie auf dem Ordner Favoriten in der linken Symbolleiste. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag Willkommen. Wählen Sie den Befehl Lesezeichen als Homepage festlegen.
Somit ist der vorherige Version-5-Bildschirm wieder die Einstiegsseite.
Benennen der Version-4-Arbeitsseiten Öffnen Sie mit einem Doppelklick auf das Seitenregister die Infobox für den Arbeitsbereich. Um an die Einstellungen der Arbeitsregister zu gelangen, klicken Sie doppelt mit der linken Maustaste auf das zu verändernde Register. Sie können alternativ auch mit der rechten Maustaste auf ein Register klicken und aus dem Kontextmenü den Befehl Eigenschaften: Arbeitsbereich wählen. Sie erhalten die Infobox mit den Eigenschaften des Arbeitsbereichs.
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Geben Sie die neue Bezeichnung für die Arbeitsbereichsseite ein. Tragen Sie in das Feld »Arbeitsbereich Seitenname« den Titel ein, den die Registerlasche der Arbeitsbereichsseite erhalten soll, oder bearbeiten Sie den momentanen Titel. Wählen Sie unter Label-Farbe die gewünschte Farbe des Registers. Klicken Sie mit der Maus auf den nach unten gerichteten Pfeil neben dem Feld »Label-Farbe«, und wählen Sie eine Farbe aus der angebotenen Farbpalette aus. Es genügt, die gewünschte Farbe einmal anzuklicken. Schließen Sie die Infobox. Schließen Sie die Infobox mit der Schließen-Schaltfläche in der rechten oberen Ecke der Dialogbox.
Erstellen einer neuen Arbeitsbereichsseite Sie können neue Arbeitsbereichsseiten erstellen und diese frei benennen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, Datenbanksymbole nach deren Bedeutung oder Funktion anzuordnen. Rufen Sie den Befehl Erstellen – Arbeitsbereichsseite auf … ... oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein bestehendes Register, und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Arbeitsbereichsseite erstellen. Geben Sie der neuen Arbeitsbereichsseite eine Farbe und eine Bezeichnung … … wie zuvor beschrieben.
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Löschen einer Arbeitsbereichsseite Arbeitsbereichsseiten können, bis auf die rechte Replikatorseite, gelöscht werden. Beachten Sie hierbei, daß mit dem Löschen einer Arbeitsbereichsseite auch die Datenbanksymbole, also die Verbindungen zu den Datenbanken, gelöscht werden. Verschieben Sie demnach die noch benötigten Datenbanksymbole auf eine andere Arbeitsbereichsseite. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Register der Arbeitsbereichsseite, die Sie löschen möchten. Sie erhalten das Kontextmenü der Arbeitsbereichsseite. Rufen Sie in dem Kontextmenü den Befehl Arbeitsbereichsseite löschen auf. Beantworten Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja. Notes löscht die Seite direkt aus der Arbeitsoberfläche.
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Anordnen der Datenbanksymbole auf der Arbeitsbereichsseite Die Datenbanksymbole auf den Arbeitsbereichsseiten können frei angeordnet werden. Beim Beenden von Notes wird die aktuelle Einstellung beibehalten und gespeichert.
TIP Wenn Sie mehrere Datenbanksymbole markiert haben, halten Sie beim Verschieben mit der gedrückten linken Maustaste gleichzeitig die [í]Taste gedrückt.
Markieren Sie das zu verschiebende Datenbanksymbol auf der Arbeitsbereichsseite. Vor dem Verschieben eines Datenbanksymbols klicken Sie einmal auf das Symbol, um es zu markieren.
Ein markiertes Datenbanksymbol wird gedrückt dargestellt.
Verschieben Sie das Datenbanksymbol mit gedrückter linker Maustaste. Klicken Sie mit der linken Maustaste einmal auf das Datenbanksymbol, halten Sie die linke Maustaste gedrückt, und ziehen Sie mit gedrückt gehaltener linker Maustaste das Datenbanksymbol an die gewünschte Stelle. Lassen Sie die Maus los, wenn der Umriß der Datenbank an der gewünschten Stelle erscheint.
Verschieben von Datenbanksymbolen zwischen Arbeitsbereichsseiten Gehen Sie wie nachfolgend beschrieben vor, wenn Sie ein Datenbanksymbol auf eine andere Arbeitsbereichsseite verschieben möchten. Markieren Sie die zu verschiebenden Datenbanksymbole. Um ein Datenbanksymbol zu verschieben, klicken Sie einmal auf das Symbol, um es zu markieren. Markierte Datenbanksymbole werden »gedrückt« dargestellt. Verschieben Sie die Datenbanksymbole mit gedrückter linker Maustaste auf das Register der neuen Arbeitsbereichsseite. Ziehen Sie das markierte Datenbanksymbol mit gedrückt gehaltener linker Maustaste über das Register einer vorhandenen Arbeitsbereichsseite, bis Sie den Registernamen umrandet dargestellt erkennen. Lassen Sie die Maustaste los. Wenn Sie die Registerbezeichnung leicht umrandet erkennen und sich diese an der gewünschten Stelle befindet, lassen Sie einfach die Maustaste los. Um das Verschieben zu kontrollieren, klicken Sie einmal auf das Register der Arbeitsbereichsseite und sehen nach, ob die Datenbanken dort abgelegt wurden.
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Anzeige von Zusatzinformationen in den Datenbanksymbolen Datenbanksymbole enthalten üblicherweise neben dem Logo einen Datenbanktitel. Über den Datenbanktitel und das Datenbanksymbol hinaus können Sie sich zusätzliche Informationen wie die Anzahl der von Ihnen noch nicht gelesenen Dokumente oder den Servernamen, auf dem die Datenbank gespeichert ist, anzeigen lassen. Rufen Sie den Befehl Ansicht – Anzahl der Ungelesenen anzeigen auf.
Wenn Sie im Datenbanksymbol die Anzahl der von Ihnen noch nicht gelesenen Dokumente angezeigt haben wollen, rufen Sie im Menü Ansicht den Befehl Anzahl der Ungelesen anzeigen auf. Dadurch erhalten Sie eine kleine rote Zahl, die Ihnen die Anzahl der Dokumente anzeigt, die Sie persönlich in dieser Datenbank noch nicht gelesen (besser gesagt geöffnet) haben. Vor allem bei Ihrer Maildatenbank ist diese Zahl wichtig. Sie sollte »gegen Null« tendieren. Rufen Sie den Befehl Ansicht – Servernamen anzeigen auf. Um den Servernamen sichtbar zu machen, auf dem die Datenbank liegt, rufen Sie im Menü Ansicht diesen Befehl auf.
?
Fragen
Diese Anzeige ist wohl nur dann von Bedeutung, wenn Ihre Datenbanken auf verschiedenen Servern liegen, die mit unterschiedlichen Netzwerken verbunden sind.
Testen Sie Ihr Wissen n Was sind alternative Bezeichnungen für die persönliche Homepage? n Was ist die persönliche Homepage? n Kann die persönliche Homepage angepaßt werden? n Welche Inhalte können auf der Einstiegsseite dargestellt werden? n Was ist ein SmartIcon-Satz? n Existiert die »alte« Version-4 Arbeitsoberfläche mit den Datenbanksymbolen noch? n Wie kann auf die alte Version 4-Oberfläche umgeschaltet werden? n Was ist der Unterschied zwischen einem Version 4-Datenbanksymbol und einem Version 5-Lesezeichen? n Wie gelangt man wieder zurück zur Lesezeichenleiste?
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Projekt 3 Notes-Datenbanken und Dokumente Viele der in diesem Buch beschriebenen Funktionalitäten werden anhand konkreter Übungen dargestellt. Die Durchführung der Übungen selber jedoch ist nicht zwingend. Alle Beispiele sind so neutral formuliert, daß diese auch unter anderen Bedinungen durchgeführt werden können. Wenn Sie die Übungen nachvollziehen möchten, sollten Sie die folgenden Lektionen durchlaufen, um die Ausgangsbasis hierzu zu schaffen. Datenbanken, Dokumente, Masken, Felder, Ansichten und Navigatoren Erstellen und Öffnen einer Notes-Datenbank Erstellen eines Dokuments Ansichten und Kategorien
1
Lektion
Vorschau auf ein Dokument Datenbanken, Dokumente, Masken, Felder, Ansichten und Navigatoren
Drucken von Dokumenten
Notes-Datenbanken speichern Informationen in Notes. Auch Ihre Maildatenbank ist eine Notes-Datenbank. Eine Datenbank ist zunächst einmal eine Datei auf Ihrer Festplatte oder auf einem Notes-Server. Eine Notes-Datenbank besteht aus unterschiedlichen Elementen.
Erstellen einer neuen Datenbank Rufen Sie den Befehl Datei – Datenbank – Neu auf.
HINWEIS
Sie gelangen in ein Dialogfenster, in dem einerseits die zugrundeliegende Schablone zu wählen ist und anderseits die Namen der neuen Datenbank festgelegt werden.
Jede Datenbank baut auf einer Datenbankschablone auf.
Organisieren der Arbeitsoberfläche mit Lesezeichen
Formulare und Dokumente
Felder
Ansichten
Navigatoren
2
Lektion HINWEIS
Für die Übungen in diesem Buch werden zwei Datenbanken auf der Basis zweier vorhandener Schablonen benötigt.
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Die Dateneingabe erfolgt in sogenannte Masken oder Formulare. Jedes ausgefüllte und gespeicherte Formular wird Dokument genannt. Bei den Dokumenten kann es sich um vollkommen unterschiedliche Arten und Inhalte handeln. Ein Memo ist ein Dokument, wie auch eine seitenlange Darstellung eines Themas in der NotesHilfedatenbank ein Dokument ist. Ein Dokument besteht aus Feldern und statischen Informationen. Statische Informationen sind Überschriften oder Feldnamen, Informationen also, die der Beschreibung dienen. Die eigentlichen Informationen werden in sogenannte Felder eingegeben. Hierbei unterscheidet Notes einfache Felder (wie zum Beispiel die Felder »An« und »Kopie« des Mailformulars) und sogenannte Richtext-Felder (wie beispielsweise das eigentliche Textfeld beim Erstellen eines Memos). Nur in Richtext-Feldern können Sie beliebig lange Texte eingeben, diese durch alle Gestaltungsmöglichkeiten formatieren, Tabellen oder Grafiken einfügen oder Abschnitte erstellen. Die in einer Datenbank vorhandenen Dokumente werden in Ansichten dargestellt. Wenn Sie eine Datenbank öffnen, erhalten Sie eine Standardansicht. Ansichten zeigen Dokumente in einer Listendarstellung. Die Listen zeigt bestimmte Informationen des Dokuments an, nicht jedoch dessen eigentlichen Inhalt. Die Dokumente, die Sie in einer Ansicht sehen, sind geschlossen.
Belassen Sie den Eintrag Lokal im Feld Server. In diesem Beispiel legen wir die Datenbank lokal auf Ihrem PC an. Zum Anlegen von Datenbanken auf einem Server benötigen Sie Administratorenrechte.
Mehr und mehr Datenbanken besitzen zur einfachen Bedienung sogenannte Navigatoren. Navigatoren sind grafische Elemente zur Benutzerführung und gleichen Notes-Datenbanken mehr und mehr an Internetseiten an.
Tragen Sie als Titel »Übungs-Datenbank« ein.
Die folgenden Beschreibungen sind allgemeingültig und lassen sich auf alle NotesDatenbanken anwenden.
Notes leitet auf der Basis des Titels gleich den Dateinamen ab, den Sie, abhängig von den Betriebssystemkonventionen, auch ändern können. Unter dem Dateinamen erstellt Notes die Datenbank auf Ihrer Festplatte.
Erstellen und Öffnen einer Notes-Datenbank Bevor Sie mit einer Datenbank arbeiten können, muß diese Ihrer Arbeitsoberfläche hinzugefügt werden. Das Hinzufügen einer Datenbank bedeutet lediglich, daß Lotus Notes weiß, wo die Datenbank liegt (lokal auf Ihrem Rechner oder auf einem Server im Netzwerk), und diese öffnen kann. In der Lotus-Notes-Sprache bedeutet dies, daß es einen »Link« – eine Verbindung – zu dieser Datenbank gibt. Der »Link« zu einer Datenbank zeigt sich entweder als Lesezeichen oder als Datenbanksymbol in der Version-4-Darstellung. In dieser Lektion lernen Sie das Erstellen zwei neuer Datenbanken. Jede NotesDatenbank baut auf einer sogenannten Datenbankschablone auf, die das »Gerüst« der Datenbank wie Eingabemasken, Ansichten und Hilfetexte enthält. Eine Schablone ist demnach eine »leere« Datenbank ohne Daten. Datenbankschablonen werden direkt von Lotus, von Partnerfirmen oder von eigenen Datenbankentwicklern erstellt und den Anwendern zur Verfügung gestellt.
Der Datenbanktitel erscheint später auf Ihrer Notes-Arbeitsoberfläche und sollte einen klaren und sprechenden Namen haben.
Überprüfen des persönlichen Datenverzeichnisses
Datenbanken werden in der Regel im Verzeichnis \DATEN Ihrer Notes-Umgebung erstellt. Um Ihr persönliches Datenverzeichnis zu erfragen bzw. zu kontrollieren, rufen Sie den Befehl Datei – Vorgaben – Benutzervorgaben auf. Unter Lokaler Datenbankordner erkennen Sie das Verzeichnis, welches Notes zur Ablage von Notes-Datenbanken verwendet. Klicken Sie in die Liste mit den Datenbankschablonen ... ... und wählen Sie die Schablone Dok-Bibliothek Notes & Web (V5). Die Schablone Dok-Bibliothek ist eine recht einfache Datenbankschablone zur Erstellung einer Datenbank, die Ihnen die Ablage persönlicher Informationen ermöglicht.
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1
Lektion
Formulare und Dokumente
Felder
Ansichten
Navigatoren
Datenbanken, Dokumente, Masken, Felder, Ansichten und Navigatoren Notes-Datenbanken speichern Informationen in Notes. Auch Ihre Maildatenbank ist eine Notes-Datenbank. Eine Datenbank ist zunächst einmal eine Datei auf Ihrer Festplatte oder auf einem Notes-Server. Eine Notes-Datenbank besteht aus unterschiedlichen Elementen. Die Dateneingabe erfolgt in sogenannte Masken oder Formulare. Jedes ausgefüllte und gespeicherte Formular wird Dokument genannt. Bei den Dokumenten kann es sich um vollkommen unterschiedliche Arten und Inhalte handeln. Ein Memo ist ein Dokument, wie auch eine seitenlange Darstellung eines Themas in der NotesHilfedatenbank ein Dokument ist. Ein Dokument besteht aus Feldern und statischen Informationen. Statische Informationen sind Überschriften oder Feldnamen, Informationen also, die der Beschreibung dienen. Die eigentlichen Informationen werden in sogenannte Felder eingegeben. Hierbei unterscheidet Notes einfache Felder (wie zum Beispiel die Felder »An« und »Kopie« des Mailformulars) und sogenannte Richtext-Felder (wie beispielsweise das eigentliche Textfeld beim Erstellen eines Memos). Nur in Richtext-Feldern können Sie beliebig lange Texte eingeben, diese durch alle Gestaltungsmöglichkeiten formatieren, Tabellen oder Grafiken einfügen oder Abschnitte erstellen. Die in einer Datenbank vorhandenen Dokumente werden in Ansichten dargestellt. Wenn Sie eine Datenbank öffnen, erhalten Sie eine Standardansicht. Ansichten zeigen Dokumente in einer Listendarstellung. Die Listen zeigt bestimmte Informationen des Dokuments an, nicht jedoch dessen eigentlichen Inhalt. Die Dokumente, die Sie in einer Ansicht sehen, sind geschlossen. Mehr und mehr Datenbanken besitzen zur einfachen Bedienung sogenannte Navigatoren. Navigatoren sind grafische Elemente zur Benutzerführung und gleichen Notes-Datenbanken mehr und mehr an Internetseiten an. Die folgenden Beschreibungen sind allgemeingültig und lassen sich auf alle NotesDatenbanken anwenden.
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Lektion HINWEIS
Für die Übungen in diesem Buch werden zwei Datenbanken auf der Basis zweier vorhandener Schablonen benötigt.
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Erstellen und Öffnen einer Notes-Datenbank Bevor Sie mit einer Datenbank arbeiten können, muß diese Ihrer Arbeitsoberfläche hinzugefügt werden. Das Hinzufügen einer Datenbank bedeutet lediglich, daß Lotus Notes weiß, wo die Datenbank liegt (lokal auf Ihrem Rechner oder auf einem Server im Netzwerk), und diese öffnen kann. In der Lotus-Notes-Sprache bedeutet dies, daß es einen »Link« – eine Verbindung – zu dieser Datenbank gibt. Der »Link« zu einer Datenbank zeigt sich entweder als Lesezeichen oder als Datenbanksymbol in der Version-4-Darstellung. In dieser Lektion lernen Sie das Erstellen zwei neuer Datenbanken. Jede NotesDatenbank baut auf einer sogenannten Datenbankschablone auf, die das »Gerüst« der Datenbank wie Eingabemasken, Ansichten und Hilfetexte enthält. Eine Schablone ist demnach eine »leere« Datenbank ohne Daten. Datenbankschablonen werden direkt von Lotus, von Partnerfirmen oder von eigenen Datenbankentwicklern erstellt und den Anwendern zur Verfügung gestellt.
Erstellen einer neuen Datenbank Rufen Sie den Befehl Datei – Datenbank – Neu auf.
HINWEIS
Sie gelangen in ein Dialogfenster, in dem einerseits die zugrundeliegende Schablone zu wählen ist und anderseits die Namen der neuen Datenbank festgelegt werden.
Jede Datenbank baut auf einer Datenbankschablone auf.
Belassen Sie den Eintrag Lokal im Feld Server. In diesem Beispiel legen wir die Datenbank lokal auf Ihrem PC an. Zum Anlegen von Datenbanken auf einem Server benötigen Sie Administratorenrechte. Tragen Sie als Titel »Übungs-Datenbank« ein. Der Datenbanktitel erscheint später auf Ihrer Notes-Arbeitsoberfläche und sollte einen klaren und sprechenden Namen haben. Notes leitet auf der Basis des Titels gleich den Dateinamen ab, den Sie, abhängig von den Betriebssystemkonventionen, auch ändern können. Unter dem Dateinamen erstellt Notes die Datenbank auf Ihrer Festplatte. Überprüfen des persönlichen Datenverzeichnisses
Datenbanken werden in der Regel im Verzeichnis \DATEN Ihrer Notes-Umgebung erstellt. Um Ihr persönliches Datenverzeichnis zu erfragen bzw. zu kontrollieren, rufen Sie den Befehl Datei – Vorgaben – Benutzervorgaben auf. Unter Lokaler Datenbankordner erkennen Sie das Verzeichnis, welches Notes zur Ablage von Notes-Datenbanken verwendet. Klicken Sie in die Liste mit den Datenbankschablonen ... ... und wählen Sie die Schablone Dok-Bibliothek Notes & Web (V5). Die Schablone Dok-Bibliothek ist eine recht einfache Datenbankschablone zur Erstellung einer Datenbank, die Ihnen die Ablage persönlicher Informationen ermöglicht.
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Klicken Sie auf OK. Notes erstellt nun eine neue Datenbank, auf der Basis der gewählten Schablone und unter Verwendung des festgelegten Dateinamens. Die Datenbank liegt in Ihrem persönlichen Datenverzeichnis und besitzt die Dateiendung .NSF. Schließen Sie die Einführungsseite mit der Taste [Esc]. Notes öffnet die neu erstellte Datenbank sofort und zeigt die Einführungsseite der Datenbank. Um die Übung abzuschließen, schließen Sie das gezeigte Dokument erst mal wieder. Schließen Sie die neue Datenbank mit der Taste [Esc].
HINWEIS
Sie gelangen zurück in Ihre Arbeitsumgebung.
Notes-Datenbanken besitzen die Dateiendung NSF für »Notes Storage Facility«.
Sie erkennen, wenn Sie die Arbeitsoberfläche aktivieren, die neue Datenbank.
Die neue Datenbank auf der Arbeitsoberfläche
Darüber hinaus finden Sie eine Verknüpfung zur Datenbank im Lesezeichenordner Datenbanken.
Die neue Datenbank im Lesezeichenordner Datenbanken.
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Wiederholen Sie die Schritte, und erstellen Sie eine zweite Datenbank mit folgenden Parametern: n Server: lokal n Titel: MS Office Dokumente n Zugrundeliegende Datenbankschablone: MS Office Bibliothek (V5.0) Schließen Sie mit zweimal [Esc].
Löschen einer Datenbankverknüpfung Die folgende Übung zeigt Ihnen, wie Sie die soeben erstellte Datenbank von Ihrer Arbeitsoberfläche entfernen können. Hierbei wird die Datenbank selbst nicht gelöscht. Lediglich das Lesezeichen, die Verknüpfung zu Ihrer Datenbank, wird entfernt! Die dieser Übung folgende zeigt Ihnen, wie Sie die Datenbank wieder auf Ihrer Arbeitsoberfläche einbinden können. Markieren Sie die soeben erstellte Datenbank auf Ihrer Arbeitsoberfläche ... Das markierte Datenbanksymbol wird auf dem Arbeitsbereich gedrückt dargestellt. Löschen eines Datenbanksymbols von der Arbeitsoberfläche
HINWEIS Die folgende Übung zeigt, wie Datenbanksymbole wieder hinzugefügt werden können.
Löschen Sie das Datenbanksymbol mit der Taste [Entf]. 39
Beantworten Sie die Frage mit Ja. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage, ob die ausgewählten Elemente gelöscht werden sollen, mit Ja. Löschen einer Datenbankverknüpfung
Um eine Datenbank in Form eines Lesezeichens zu entfernen, gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie den Lesezeichenordner Datenbanken. Klicken Sie auf das zu löschende Lesezeichen mit der rechten Maustaste. Rufen Sie den Befehl Lesezeichen entfernen auf.
INFO Das folgende Beispiel bindet die zuvor aus dem Arbeitsbereich gelöschte Datenbank wieder ein.
Hinzufügen einer bestehenden Datenbank Das folgende Beispiel beschreibt, wie Sie eine bestehende Datenbank nachträglich in Ihre Arbeitsoberfläche einbinden können. Dieses Szenario trifft dann zu, wenn Sie beispielsweise von Ihrem Administrator oder von Kollegen einen Hinweis auf eine Datenbank bekommen und diese nun Ihrer Arbeitsoberfläche zum Öffnen hinzufügen möchten. Rufen Sie den Befehl Datei – Datenbank – Öffnen auf. Notes öffnet ein Dialogfenster, in dem Sie die zu öffnende Datenbank wählen können. Wählen Sie unter Server den Eintrag lokal. Der Eintrag lokal bedeutet die Suche auf Ihrer lokalen Festplatte. Wenn die Datenbank auf einem Server liegt, wählen Sie diesen. Rollen Sie unter Datenbank die Liste etwas nach unten.
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Markieren Sie die »Übungs-Datenbank«.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen. Notes öffnet die Datenbank und fügt gleichzeitig das Symbol der Arbeitsoberfläche sowie dem Lesezeichenordner Datenbanken hinzu. Schließen Sie die Datenbank mit der Taste [Esc]. Da Notes die Datenbank gleich wieder öffnet, schließen Sie diese wieder mit der Taste [Esc].
Öffnen einer Datenbank Zu allen Datenbanken, die Ihrer Arbeitsoberfläche hinzugefügt wurden, finden Sie ein Datenbanksymbol entweder auf dem grafischen Arbeitsbereich oder im Lesezeichenordner Datenbanken. Öffnen einer Datenbank aus dem Lesezeichenordner ...
Das folgende Beispiel demonstriert das Öffnen der zuvor erstellen Übungs-Datenbank. Klicken Sie auf den Lesezeichenordner Datenbanken. Klicken Sie auf die zu öffnende Datenbank in der Liste der Datenbanken. Öffnen Sie für dieses Beispiel die zuvor erstellte Übungs-Datenbank.
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Notes öffnet diese direkt und fügt gleichzeitig das Symbol dem Arbeitsbereich zu, falls Sie mit diesem arbeiten. Schließen Sie mit [Esc]. ... oder aus dem Arbeitsbereich
Suchen Sie die Datenbank auf dem Arbeitsbereich. Wenn Sie bevorzugt mit dem herkömmlichen Arbeitsbereich arbeiten, suchen Sie die Datenbank »MS Office Dokumente«.
Klicken Sie doppelt auf das Datenbanksymbol.
Schließen einer Datenbank Um eine Datenbank zu schließen, gehen Sie alternativ wie folgt vor: Mit der Taste [Esc]...
... oder über das Menü
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Betätigen Sie die Taste [Esc]. Wenn Sie sich in einem Dokument befunden haben, erhalten Sie entsprechende Hinweise zum Speichern. Wiederholen Sie das Betätigen von [Esc], bis die Datenbank geschlossen ist. Rufen Sie den Befehl Datei – Schließen auf. Alternativ können Sie zum Schließen einer Datenbank auch den Befehl Datei – Schließen wählen.
3
Lektion
Ein Dokument in Lotus Notes
Erstellen eines Dokuments Nachdem die Datenbank erstellt und auf Ihre Arbeitsoberfläche eingebunden wurde, können Sie Dokumente erstellen. Dokumente werden in sogenannten Eingabemasken (Formularen) erstellt. Eine Datenbank kann dabei unterschiedliche Eingabemasken besitzen.
Bestandteil eines Notes-Dokuments Innerhalb eines Lotus-Notes-Dokuments kommen unterschiedliche Elemente zum Einsatz:
Feld Schlüsselwortfeld Berechnetes Feld RichText-Feld
Die dargestellten Elemente einer Eingabemaske haben folgende Bedeutung: Bezeichnung
Beschreibung
(Aktions-)Schaltflächen Aktionsschaltflächen sind Bestandteil von Notes-Datenbanken, nicht von Lotus Notes selbst, und unterscheiden sich daher abhängig von der Aufgabe der Datenbank. Mit Aktionsschaltflächen führen Sie Aktionen innerhalb einer Datenbank aus. Aktionsschaltflächen befinden sich unterhalb der SmartIcon-Leiste und innerhalb der Datenbank selbst. Schlüsselwortfeld
Ein spezielles Feld mit vorgegebenen Werten zur Auswahl über die Leertaste, die Eingabetaste oder mittels Eingabe des Anfangsbuchstabens.
Berechnetes Feld
Felder, die Notes automatisch berechnet und nicht verändert werden können.
RichText-Feld
Feld, in dem Eingaben formatiert (gestaltet) werden können. In RichTextFeldern können darüber hinaus Tabellen, Grafiken und Dateianhänge erstellt sowie Daten aus anderen Anwendungen eingelesen werden.
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Erstellen eines Dokuments Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Dokument. Notes öffnet eine neue Eingabemaske. Geben Sie in das Feld Thema eine Überschrift ein. Die Eingabe in dieses Feld sollte das Dokument kurz und bündig beschreiben. Der Inhalt dieses Feldes wird später in den Ansichten dargestellt und sollte in kurzen Worten auf den Inhalt des Dokuments hinweisen. Wählen Sie unter Kategorie eine Kategorie für das Dokument ...
HINWEIS Dieses Beispiel verwendet die zuvor neu erstellte ÜbungsDatenbank.
... oder erstellen Sie eine neue Kategorie. Als Kategorie tragen Sie einen Begriff ein, unter dem das Dokument oder auch weitere Dokumente später leicht zu finden ist. Verwenden Sie dann Kategorien, wenn Sie innerhalb einer Datenbank die Dokumente bestimmten Oberbegriffen zuordnen möchten. Kategorien erleichtern ein späteres Auffinden von Dokumenten bestimmten Inhalts. Durch Klicken auf die kleine Schaltfläche rechts neben dem Feld erhalten Sie die bereits vorhandenen Kategorien angezeigt. Um eine neue Kategorie zu erstellen, tragen Sie diese in das Feld »Neue Schlüsselwörter« ein.
Geben Sie in das Feld Inhalt Ihre Informationen ein. Zum Gestalten von Texten oder zum Hinzufügen von Tabellen, Grafiken oder sonstigen Elementen lesen Sie das Projekt 5 – Tips für die persönliche Produktivität. Schließen Sie das Dokument mit der Schaltfläche Speichern und schließen. Notes schließt das Dokument und kehrt in die vorherige Ansicht zurück. Nun erkennen Sie das neu erstellte Dokument. 44
Wiederholen Sie diese Übung für einige weitere Dokumente. Verwenden Sie hierbei ca. zwei bis drei Kategorien.
4
Lektion
Hinweise zur folgenden Übung!
Ansichten und Kategorien Eine Ansicht zeigt die in der Datenbank vorhandenen Dokumente in einer vordefinierten Listendarstellung. Anstatt der einfachen Liste der vorhandenen Ansichten können Datenbanken auch grafische Navigatoren enthalten. Darüber hinaus kann eine Datenbank mehrere Ansichten besitzen, um die vorhandenen Dokumente beispielsweise nach dem Datum, nach dem Autor oder nach den vorhandenen Kategorien sortiert oder nicht anzuzeigen. Die folgenden Übungen beziehen sich auf die zuvor erstellte Dokumentenbibliothek. Die Datenbank sollte hierzu einige Dokumente erhalten, die durch das Feld »Kategorie« in unterschiedliche Kategorien aufgeteilt wurden.
Einführung in Ansichten und Kategorien Öffnen Sie die Übungs-Datenbank. Die in dieser Datenbank vorhandenen Ansichten erkennen Sie auf der linken Seite der geöffneten Datenbank. Klicken Sie im linken Bereich auf die Ansicht Alle Dokumente.
INFO Ansichten werden oft mit »Nach...« bezeichnet. »Nach Name«, »Nach Datum« oder »Nach Autor«.
Diese Ansicht besitzt keinerlei Kategorisierungen und stellt alle Dokumente in einer Listendarstellung dar. In diesem Fall nach der linken Spalte, also dem Datum, sortiert.
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Klicken Sie auf die Ansicht Nach Kategorie. Die Ansicht Nach Kategorie besitzt, wie der Name schon sagt, Kategorien, zu denen bestimmte Dokumente zusammengefaßt wurden.
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Öffnen und Schließen aller Kategorien Kategorien können einzeln oder gesammelt geschlossen oder geöffnet werden, um einen schnellen Überblick über die Datenbank zu erhalten. Klicken Sie auf das SmartIcon Alle komprimieren. Notes schließt (komprimiert) alle Kategorien. Sie erkennen lediglich die Kategorieüberschriften.
Klicken Sie auf das SmartIcon Alle erweitern. Notes öffnet somit alle vorhandenen Kategorien.
Öffnen und Schließen einer Kategorie Um nach dem Schließen aller Kategorien gezielt nur einzelne Kategorien in der Ansicht zu öffnen, verfahren Sie wie folgt: Klicken Sie auf das nach unten zeigende Dreieck, um die Kategorie zu schließen. Das nach unten zeigende Dreieck deutet auf eine geöffnete Kategorie hin. Klicken Sie auf das nach rechts zeigende Dreieck, um die Kategorie zu öffnen. Ein nach rechts zeigendes Dreieck deutet auf eine geschlossene Kategorie hin. Sie erkennen, wie Notes die Kategorie öffnet und die darunter befindlichen Dokumente anzeigt.
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Befehle zum Umgang mit Kategorien Das Öffnen und Schließen aller oder einzelner Kategorie können Sie alternativ auch über das Menü Ansicht erreichen. Hier finden Sie folgende Befehle: Der Menübefehl Ansicht – ...
.. führt folgende Aktion aus:
Alle erweitern
Erweitert alle vorhandenen Kategorien.
Alle komprimierten
Komprimiert alle vorhandenen Kategorien.
Erweitern/Komprimieren – Gewählte Erweitert nur die Kategorie unterhalb der markierten Kategorie. Alle weiteren Unterkategorien werden nicht geöffnet. Erweitern/Komprimieren
Erweitert alle Kategorien der markierten Kategorie einschließlich aller sich darunter befindenden Kategorien.
Erweitern/Komprimieren
Komprimiert die aktuell markierte Kategorie.
5
Lektion
Vorschau auf ein Dokument
HINWEIS
Sie können sich direkt aus einer Ansicht heraus eine Vorschau auf das markierte Dokument anzeigen lassen, ohne dieses öffnen zu müssen.
Nicht alle Datenbanken bieten die Möglichkeit, Dokumente direkt aus einer Ansicht heraus anzuzeigen!
Das folgende Beispiel erläutert die Vorschaufunktion anhand der neu eingegangenen Mails in Ihrer Maildatenbank.
Vorschau auf Dokumente einschalten Öffnen Sie Ihre Maildatenbank. Klicken Sie auf die Ansicht Eingang. Sie sehen alle eingegangenen Mails in einer Liste (Ansicht) dargestellt. Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste die Trennlinie am unteren Bildschirmrand nach oben. Fahren Sie mit dem Mauszeiger in den Bildschirmbereich direkt über der Statuszeile. Sie erkennen, wie sich der Mauszeiger in ein Symbol mit einem nach oben und unten gerichteten Pfeil verwandelt. Halten Sie nun die linke Maustaste gedrückt, und ziehen Sie die Linie nach oben. Lassen Sie die Maustaste los ... ... wenn das Vorschaufenster eine sinnvolle Größe hat. Notes zeigt Ihnen nun eine Vorschau auf das im oberen Bereich markierte Dokument. Sie können im oberen Fenster nacheinander auf die eingegangenen Mails klicken oder diese der Reihe nach mit der Cursortaste abfahren und schnell einen Einblick in deren Inhalte erhalten.
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HINWEIS
HINWEIS
Wenn Sie dieses Buch Schritt für Schritt durcharbeiten macht es Sinn, diese Übung mit dem Umgang der Maildatenbank durchzuführen.
Alternativ zum Verschieben des Fensterrandes können Sie auch den Befehl Ansicht – Vorschau aufrufen.
Dokumentenvorschau entfernen Um die Dokumentenvorschau wieder zu entfernen, gehen Sie wie folgt vor: Fahren Sie mit dem Mauszeiger über die obere Trennlinie des Vorschaufensters. Ziehen Sie die Trennlinie mit gedrückter linker Maustaste zum unteren Bildschirmrand. Lassen Sie die Maustaste los. Alternativ hierzu können Sie auch den Befehl Ansicht – Vorschau erneut aufrufen und die Vorschau somit wieder ausschalten.
6
Lektion
Drucken von Dokumenten Dokumente können entweder aus einer Ansicht heraus oder wenn sie geöffnet sind gedruckt werden. Beim Drucken aus einem geöffneten Dokument wird nur das Dokument selber gedruckt, beim Drucken aus einer Ansicht heraus können mehrere Dokumente auf einmal ausgedruckt werden. Voraussetzung hierzu ist das vorherige Markieren der zu druckenden Dokumente.
Drucken des geöffneten Dokuments Öffnen Sie das zu druckende Dokument. Gehen Sie beispielsweise in die zuvor erstellte Dokumentenbibliothek, und öffnen Sie ein beliebiges Dokument aus einer beliebigen Ansicht. Klicken Sie auf das Symbol Drucken in der Symbolleiste ... ... oder rufen Sie den Befehl Datei – Drucken auf. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Kontrollieren Sie in der erscheinenden Dialogbox, ob der aktive Drucker auch der richtige ist. Mit der Schaltfläche Drucker können Sie zwischen den angeschlossenen Druckern wechseln.
Drucken mehrerer Dokumente Um mehrere Dokumente auf einmal zu drucken, müssen diese zuvor in einer Ansicht markiert werden. Öffnen Sie die Ansicht, in der alle zu druckenden Dokumente dargestellt werden. Wählen Sie die Ansicht aus, die alle zu druckenden Dokumente anzeigt. Gehen Sie in der Dokumentenbibliothek beispielsweise in die Ansicht »Alle Dokumente«. Markieren Sie die zu druckenden Dokumente in der linken Markierungsspalte der Ansichtsliste. Markieren von Dokumenten
Klicken Sie hierzu mit der Maus links neben das zu markierende Dokument, oder betätigen Sie einmal die Leertaste, wenn der Balken auf dem Dokument steht.
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Markierte Dokumente werden in der Markierungsspalte mit einem Haken angezeigt.
Rufen Sie den Befehl Datei – Drucken auf. Sie erhalten die Dialogbox Datei drucken. Markieren Sie die Option Ausgewählte Dokumente drucken. Mit dieser Option drucken Sie alle Dokumente, die zuvor markiert wurden.
Legen Sie unter Anpassen die Trennung der Druckseiten fest. Klicken Sie auf die Schaltfläche Anpassen, und wählen Sie unter Druckbeginn für jedes Dokument die Option, wie Notes die einzelnen Dokumente beim Ausdruck voneinander trennen soll.
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Die Option ...
... bewirkt,
Auf neuer Seite...
... daß jedes Dokument auf einer neuen Seite beginnt.
Nach einer Leerzeile unterhalb ... daß zwischen den markierten Dokumenten des vorherigen Dokuments... lediglich eine Leerzeile eingefügt wird. Direkt unterhalb des vorherigen ... daß jedes Dokument direkt hinter dem Dokuments... vorherigen gedruckt wird. Klicken Sie zweimal auf OK.
Drucken einer Ansicht Um nicht die Dokumente selbst sondern nur die Ansicht, also die Liste der Dokumente, zu drucken, gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie die Ansicht, die Sie drucken möchten. Das Drucken einer Ansicht funktioniert in allen Ansichten aller Datenbanken. Öffnen Sie für dieses Beispiel die zuvor erstellte persönliche Informationsdatenbank. Rufen Sie den Befehl Datei – Drucken auf. Markieren Sie die Option Ansicht drucken. Starten Sie den Ausdruck mit OK.
TIP Um aus einer Ansicht nur bestimmte Einträge zu drucken, markieren Sie diese vorher. Sie können auch Kategorien markieren. Verfahren Sie danach wie beschrieben.
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Lektion TIP
Lesezeichen verweisen auf Notes-Datenbanken, auf Dokumente, Ansichten oder auch auf Webseiten.
Öffnen oder schließen Sie die Kategorien nach Wunsch. Die Kategorien in einer Ansicht werden gedruckt wie auf dem Bildschirm dargestellt.
Organisieren der Arbeitsoberfläche mit Lesezeichen Sobald Sie mehrere Datenbanken auf Ihrem Arbeitsbereich eingefügt haben, kommt oft die Notwendigkeit auf, diese zu organisieren. Die Organisation dient einerseits der funktionalen Gruppierung der Datenbanken, andererseits einem schnellen Zugriff auf Informationen. Die Version 5 arbeitet intensiv mit Lesezeichen. Das Organisieren und Einrichten Ihrer persönlichen Arbeitsoberfläche bedeutet Arbeiten mit Verknüpfungen (Lesezeichen) und die Organisation dieser Lesezeichen.
Begriffe rund um die Lesezeichen Was ist ein Lesezeichen?
Ein Lesezeichen ist eine Verbindung zu einer entweder lokal oder auf einem Server liegenden Datenbank, auf eine Ansicht einer Datenbank, auf ein bestimmtes Dokument oder auf eine Webseite. Ein Lesezeichen auf eine Notes-Datenbank entspricht in etwa einem Datenbanksymbol der Version 4, welches ebenfalls auf eine Datenbank hin verwiesen hat. 51
Lesezeichenleiste
Die Lesezeichenleiste auf der linken Bildschirmseite ermöglicht den direkten Zugang zu einzelnen Lesezeichen oder zu Lesezeichenseiten.
Lesezeichen
Lesezeichenordner
Lesezeichenleiste
Lesezeichenseite bzw. Lesezeichenordner
Lesezeichenseiten (Lesezeichenordner) enthalten Listen von Lesezeichen. Lesezeichenseiten können Lesezeichen entweder direkt anzeigen oder diese in Lesezeichenordnern zusammenfassen.
Ein Lesezeicheordner entspricht in etwa einer Arbeitsbereichseite der Vorgängerversion 4.
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Hinzufügen eines Lesezeichens in die Lesezeichenleiste Lesezeichen werden entweder direkt in der Lesezeichenleiste bzw. in Lesezeichenseiten abgelegt. Öffnen Sie die Datenbank und die Ansicht, die Sie in die Lesezeichen hinzufügen möchten. Verwenden Sie zur Übung die Ansicht Nach Kategorie der zuvor erstellten ÜbungsDatenbank. Mit dem späteren Klick auf das Lesezeichen wird diese Ansicht direkt geöffnet. Fahren Sie mit der Maus auf die Navigationsschaltfläche der geöffneten Ansicht.
HINWEIS Wenn Sie dieses Buch Schritt für Schritt durcharbeiten macht es Sinn, die folgenden Übungen erst im Anschluß an das Projekt 3 – Arbeiten mit Datenbanken, durchzugehen.
Klicken Sie auf die linke Maustaste, und halten Sie diese gedrückt. Ziehen Sie die Schaltfläche mit gedrückter linker Maustaste ganz nach unten auf Ihre Lesezeichenleiste. Der Mauszeiger ändert sich in ein Dokumentensymbol. Ein kleiner Trennstrich symbolisiert den Ablageort des Lesezeichens. Lassen Sie die Maustaste los. Notes hat hiermit ein Lesezeichen der Datenbank »Persönliche Informationen« und der Ansicht Nach Kategorie in der Lesezeichenleiste erstellt.
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Test des Lesezeichens Schließen Sie die Datenbank mit [Esc]. Klicken Sie auf das Lesezeichen. Sie erkennen, wie Notes die Datenbank mit der entsprechenden Ansicht sofort öffnet.
Löschen eines Lesezeichens aus der Lesezeichenleiste Um ein erstelltes Lesezeichen wieder aus der Lesezeichenleiste zu entfernen, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Lesezeichen. Sie erhalten ein Kontextmenü angezeigt. Üben Sie dieses Beispiel ebenfalls an dem zuvor erstellten Lesezeichen »Persönliche Informationen«. Rufen Sie den Befehl Lesezeichen entfernen auf. Beantworten Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja.
HINWEIS Lesezeichenordner entsprechen in etwa einer Arbeitsbereichsseite aus der Version 4.
Zusammenfassen von Lesezeichen in Lesezeichenordnern Um die Anzahl der Lesezeichen in der Lesezeichenleiste zu reduzieren, können diese in Lesezeichenordnern zusammengefaßt werden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Lesezeichenleiste. Wählen Sie Neuen Ordner erstellen.
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Geben Sie unter Ordnername den Namen des Lesezeichenordners ein.
Bestätigen Sie mit OK. Notes erstellt in der Lesezeichenleiste den neuen Lesezeichenordner. Ziehen Sie mit gedrückter Maustaste ein Datenbank-Lesezeichen auf das Ordnersymbol, ... ... um das Lesezeichen in diesen Ordner abzulegen. Lesezeichen können in mehreren Ordnern vorhanden sein.
Ändern eines Lesezeichensymbols Sowohl die Symbole für Lesezeichen als auch die der Lesezeichenordner können verändert werden. Hierzu stellt Notes eine Reihe mitgelieferter Symbole zur Verfügung. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Lesezeichen ... ... bzw. den Lesezeichenordner. Rufen Sie den Befehl Symbol ändern auf. Suchen Sie sich in der Liste Bildressource einfügen ein Symbol aus. Am besten verwenden Sie ein Symbol, welches mit »Folder« beginnt. Verwenden Sie nicht die größeren Symbole, da diese in der Lesezeichenleiste keinen Platz haben. Bestätigen Sie mit OK.
Ändern des Lesezeichennamens Um den Namen eines Lesezeichens oder den eines Ordnern zu ändern, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Lesezeichen bzw. den Lesezeichenordner. Rufen Sie den Befehl Umbenennen auf. Geben Sie den neuen Namen ein. Bestätigen Sie mit OK. 55
HINWEIS Beim Löschen eines Lesezeichenordners werden die darin enthaltenen Lesezeichen ebenfalls gelöscht.
Löschen eines Lesezeichens oder Ordners Um ein Lesezeichen oder einen Ordner zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Lesezeichen bzw. den Ordner. Rufen Sie den Befehl Lesezeichen entfernen bzw. Ordner löschen auf. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja.
Definieren eines Lesezeichens als Homepage Eine Besonderheit an den Lesezeichen ist, daß Sie jedes der erstellten Lesezeichen als Homepage definieren können. Somit startet Notes immer mit dem dargestellten Inhalt dieses Lesezeichens. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Lesezeichen ... ... welches Sie als persönliche Homepage definieren möchten. Rufen Sie den Befehl Lesezeichen als Homepage festlegen auf.
Die Abbildung zeigt, daß die Ansicht »Eingang« der Maildatenbank als Homepage definiert wird. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja.
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?
Fragen
Testen Sie Ihr Wissen n Welche Elemente beinhaltet eine Notes-Datenbank? n Was ist eine Datenbankschablone? n Wie heißt der »Servername«, wenn eine Datenbank auf Ihrer Festplatte gespeichert ist? n Wie schließen Sie am schnellsten Dokumente oder Datenbanken? n Wo werden die eigentlichen Informationen eingegeben? n Was passiert beim Löschen einer Datenbankverknüpung/eines Lesezeichens? n Wie können Datenbanken geöffnet werden? n Was ist eine Aktionsschaltfläche? n Was ist ein Schlüsselfeld? n In welcher Art von Feld können Texte formatiert werden? n Was ist ein RichText-Feld? n Was zeigt eine Ansicht? n Was ist eine Kategorie? n Was unterscheidet das Drucken eines geöffneten Dokuments vom Drucken aus einer Ansicht heraus. n Wo muß man sich befinden, um mehrere Dokumente auf einmal markieren (und drucken) zu können?
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Projekt 4 Arbeiten mit Notes Mail Die Mailfunktion in Lotus Notes spielt sich in einer nahezu herkömmlichen Notes-Datenbank ab. Alle Arbeitstechniken wie das Erstellen von Dokumenten, der Umgang mit Ansichten und Kategorien oder das Drucken sind für den Umgang mit Ihrer Maildatenbank wiederverwendbar und notwendig. Dieses Projekt befaßt sich zuerst mit den Grundlagen der Notes-Mailfunktion wie das Öffnen der Maildatenbank, das Erstellen eines neuen Mails, das Lesen und Beantworten von Mail sowie das Löschen von vorhandenen Mails. Weiterführende Kapitel beschreiben Techniken wie das Ordnen von Mails, das Erstellen einer Verteilerliste, die Archivierung von Mails, die Steuerung von Fremdzugriffen auf die eigene Mailbox, das Filtern von Mails durch Regeln sowie das Erstellen von Mails mit Word für Windows bzw. auf der Basis von definierten Vorlagen. Steuern des Zugriffs auf die eigene Maildatenbank und den Kalender
Öffnen Ihrer Maildatenbank Erstellen eines neuen Mails
1
Lektion
Öffnen Ihrer Maildatenbank Suchen und
Filtern von Mails mit Regeln
Lesen neuer Mails
Erstellen von Mails mit Word für Windows
Ihre Maildatenbank wurde vom Notes-Administrator erstellt und liegt zumindest auf dem Server. Unter gewissen Umständen können Sie Ihre Maildatenbank auch lokal auf Ihren Rechner kopieren (replizieren), um auch ohne Serveranbindung arbeiten zu können. Lesen Sie hierzu das Projekt »Notes für den mobilen Anwender«.
Antworten auf ein Mail
Erstellen von Vorlagen für Mails
Ihre Maildatenbank kann auf unterschiedliche Weise geöffnet werden. Alle Techniken führen dazu, daß Sie in Ihre persönliche Maildatenbank gelangen, um neue Mails zu lesen bzw. eine neue Mail zu erstellen. Beim Öffnen einer Notes-Datenbank gelangen Sie immer in eine Ansicht.
Löschen von Mails
Möglichkeiten zum Öffnen Ihrer Maildatenbank
Ordnen der Mails
Um Ihre Maildatenbank schnell und direkt von jeder Stelle innerhalb von Notes aus zu öffnen, wählen Sie alternativ eine der folgenden Techniken: ... über die Symbolleiste
Klicken Sie, egal von welcher Stelle aus, auf das Symbol Mail in der Lesezeichenleiste.
Erstellen einer persönlichen Verteilerliste
Anmerkung: Wenn Ihre Maildatenbank lokal verschlüsselt ist, werden Sie aufgefordert, Ihr Benutzerkennwort einzugeben. ... von der persönlichen Homepage aus
... über die Statuszeile
Automatische Mailbenachrichtigung
Klicken Sie in der unteren Statuszeile auf das Symbol mit dem Briefumschlag, und wählen Sie den Befehl Mail öffnen.
Verwenden einer Mailsignatur
Notes öffnet direkt Ihre Maildatenbank. Sie können beginnen, Mails zu erfassen, zu lesen oder zu ordnen. ... durch einen Doppelklick auf das Mailsymbol
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Wenn Sie Notes in der Art konfiguriert haben, daß Sie mit einer persönlichen Homepage arbeiten, klicken Sie hier auf Mail.
INFO Von der StandardHomepage aus können Sie, anstatt auf Mail zu klicken, direkt auf Neues Memo klicken, um ein neues Memo zu erstellen.
Wenn Sie mit der herkömmlichen (Version 4-)-Arbeitsoberfläche arbeiten, klicken Sie doppelt auf das Symbol Ihrer Maildatenbank, um diese zu öffnen.
Archivierung von Mails
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1
Lektion
Öffnen Ihrer Maildatenbank Ihre Maildatenbank wurde vom Notes-Administrator erstellt und liegt zumindest auf dem Server. Unter gewissen Umständen können Sie Ihre Maildatenbank auch lokal auf Ihren Rechner kopieren (replizieren), um auch ohne Serveranbindung arbeiten zu können. Lesen Sie hierzu das Projekt »Notes für den mobilen Anwender«. Ihre Maildatenbank kann auf unterschiedliche Weise geöffnet werden. Alle Techniken führen dazu, daß Sie in Ihre persönliche Maildatenbank gelangen, um neue Mails zu lesen bzw. eine neue Mail zu erstellen. Beim Öffnen einer Notes-Datenbank gelangen Sie immer in eine Ansicht.
Möglichkeiten zum Öffnen Ihrer Maildatenbank Um Ihre Maildatenbank schnell und direkt von jeder Stelle innerhalb von Notes aus zu öffnen, wählen Sie alternativ eine der folgenden Techniken: ... über die Symbolleiste
... über die Statuszeile
Klicken Sie, egal von welcher Stelle aus, auf das Symbol Mail in der Lesezeichenleiste.
Klicken Sie in der unteren Statuszeile auf das Symbol mit dem Briefumschlag, und wählen Sie den Befehl Mail öffnen.
Notes öffnet direkt Ihre Maildatenbank. Sie können beginnen, Mails zu erfassen, zu lesen oder zu ordnen. ... durch einen Doppelklick auf das Mailsymbol
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Wenn Sie mit der herkömmlichen (Version 4-)-Arbeitsoberfläche arbeiten, klicken Sie doppelt auf das Symbol Ihrer Maildatenbank, um diese zu öffnen.
Anmerkung: Wenn Ihre Maildatenbank lokal verschlüsselt ist, werden Sie aufgefordert, Ihr Benutzerkennwort einzugeben. ... von der persönlichen Homepage aus
Wenn Sie Notes in der Art konfiguriert haben, daß Sie mit einer persönlichen Homepage arbeiten, klicken Sie hier auf Mail.
INFO Von der StandardHomepage aus können Sie, anstatt auf Mail zu klicken, direkt auf Neues Memo klicken, um ein neues Memo zu erstellen.
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2
Lektion
Erstellen eines neuen Mails Das Erstellen eines neuen Mails entspricht dem Ausfüllen eines Formulars. Der Unterschied sind lediglich die zusätzlichen Felder zum Adressieren des Mails.
Erstellen eines neuen Mails Um ein neues Memo zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie Ihre Maildatenbank. Verwenden Sie hierzu eine der zuvor beschriebenen Varianten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Memo. Wenn Sie, wie in Lektion 1 beschrieben, Ihre Maildatenbank geöffnet haben, erhalten Sie ein leeres Dokument zum Erstellen eines neuen Memos.
Ein Mailformular besteht im groben aus Feldern zur Adressierung, aus einem Feld für den Betreff des Mails und einem Feld für den eigentlichen Mailinhalt. Tragen Sie in das Feld »An« den Namen des Empfängers ein. In das Feld »An« können Sie direkt den Namen des Adressaten eingeben. Wenn Sie mit dem Server verbunden sind, sucht Notes bereits während der Eingabe des Empfängernamens nach diesem und zeigt die Ergebnisse vorausschauend an. Sie merken, wie Notes die Zeile automatisch ausfüllt. Je mehr Zeichen Sie eintragen, desto genauer wird der Vorschlag. Lesen Sie in der Lektion 3 nach, wie Sie die Empfängernamen aus dem Adreßbuch auslesen können. Kopie
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Geben Sie in das Feld Kopie die Namen der Personen ein, die eine Kopie dieses Mails erhalten sollen. Alle Personen im Feld Kopie erhalten eine Kopie des Mails.
Blindkopie
Tragen Sie in das Feld Blindkopie die Namen der Personen ein, die eine Kopie des Mails erhalten sollen, ohne daß dies dem oder den eigentlichen Empfängern erkenntlich wird.
Geben Sie in das Feld Thema eine kurze Beschreibung des Mails ein. Die Beschreibung im Feld Thema wird in den Ansichtsfenstern von Notes sichtbar, bevor das eigentliche Mail geöffnet wird und sollte den Inhalt des Memos kurz umreißen. Das vollständig adressierte Mail könnte wie folgt aussehen:
Klicken Sie mit der Maus in das freie Textfeld, und schreiben Sie Ihren Text. Das Textfeld ist ein sogenanntes RichText-Feld und erlaubt beliebig lange Texteingaben, das Formatieren (Gestalten) des Textes, das Einfügen von Grafiken, Tabellen oder Bildern oder das Anhängen von Dateien. Versenden Sie das Mail mit der Schaltfläche Senden.
HINWEIS Zur Gestaltung des Textes lesen Sie das Projekt »Tips für die persönliche Produktivität«.
Nachdem Sie die Schaltfläche Senden betätigt haben, versendet Notes das Mail an die Adressaten und behält eine Kopie des Mails in Ihrem Postkorb. Das gesendete Mail erkennen Sie in Ihrer Maildatenbank, wenn Sie beispielsweise auf die Ansicht Alle Dokumente klicken. Gesendete Dokumente besitzen in der Ansicht einen kleinen Briefumschlag als Kennzeichnung. Empfangene Dokumente dagegen werden ohne diesen dargestellt. Um die Zustelloptionen des Mails zu verändern, lesen Sie die Lektion 4.
Auswahl der Mailadressaten aus dem Adreßbuch In der vorherigen Lektion haben Sie den oder die Empfänger des Memos direkt eingetragen. Um diese jedoch aus dem Adreßbuch auszuwählen, gehen Sie wie folgt vor: Setzen Sie die Schreibmarke in das Feld An. Klicken Sie auf die Schaltfläche Adresse. Notes öffnet das Namens- und Adreßbuch, in dem alle Notes-Anwender Ihrer Firma eingetragen sind. 63
HINWEIS Sollten Sie mit mehreren Adreßbüchern arbeiten, wählen Sie das gewünschte unter Suchen in aus.
Suchen Sie in der Liste den Namen des Adressaten ... ... oder geben Sie die ersten Buchstaben des gesuchten Adressaten in das Textfeld »Beginnt mit« ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche An:. ... um den markierten Namen in das Feld »An« zu übernehmen. Mit den Schaltflächen Kopie und Blindkopie übernehmen Sie den markierten Namen in die entsprechenden Felder. Sollten Sie in der linken Liste einen falschen Namen markiert und übernommen haben, können Sie diesen mit der Schaltfläche Entfernen wieder aus der rechten Liste löschen. Schließen Sie die Dialogbox mit OK. Kontrollieren Sie abschließend die Namen in den Adressatenfeldern. Die aus dem Adreßbuch übernommenen Namen sind nachträglich bearbeitbar.
Erstellen eines Memos direkt aus dem Adreßbuch Die vorherige Lektion ging davon aus, daß Sie sich in Ihrer Maildatei befinden und von dort aus einen Adressaten aus dem Adreßbuch herausziehen. Die folgende Beschreibung geht den anderen Weg. Sie suchen sich zuerst den Adressaten aus dem Adreßbuch heraus und erstellen dann an diesen direkt das Mail. Öffnen Sie Ihr Adreßbuch. Am schnellsten öffnen Sie dieses mit der Schaltfläche Adreßbuch in Ihrer Symbolleiste auf der linken Bildschirmseite oder von der persönlichen Homepage aus. Suchen und markieren Sie die Person, an die Sie ein Mail adressieren möchten.
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Markieren Sie den Eintrag, oder öffnen Sie das Dokument. Klicken Sie auf die Schaltfläche Memo schreiben. Notes öffnet direkt Ihre Maildatenbank, erstellt ein neues Mailformular und übernimmt die aktuelle Mailadresse aus dem Adreßbuch in das Feld »An«. Schreiben und versenden Sie Ihr Memo wie gewohnt.
3
Lektion
Suchen und Lesen neuer Mails Der Eingang neuer Mails kann auf unterschiedliche Weise angezeigt werden. Wenn Sie in Ihrem Eingangsnavigator die Darstellung neuer Mails in einem Frame eingestellt haben, werden Ihnen diese direkt in Rot angezeigt. Ein ebenfalls schneller Weg, ohne in die Mailbox zu gehen, neue Mails zu lesen, ist folgender:
Suchen neu eingegangener Mails Klicken Sie in der Statuszeile auf den Umschlag. Notes öffnet ein kleines Menü.
Wählen Sie den Befehl Ungelesene Mail suchen. Notes öffnet direkt Ihre Maildatenbank und das letzte neu eingegangene Mail. 65
Vorschau auf neu eingegangene Mails Um schnell einen Überblick über die eingegangenen Mails zu erhalten, ohne diese einzeln öffnen zu müssen, gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie Ihre Maildatenbank. Klicken Sie auf den Ordner Eingang in der linken Ansichtsleiste. Sie erhalten nun die Liste aller neuen Mails (rot gekennzeichnet). Fahren Sie mit der Maus knapp über die graue Statuszeile am unteren Bildschirmrand, ... ... bis sich der Mauszeiger in einen nach oben und unten gerichteten Pfeil verwandelt. Klicken Sie auf die schwarze Trennlinie, und ziehen Sie diese mit gedrückt gehaltener linker Maustaste nach oben. Sie erhalten somit ein Vorschaufenster auf das im oberen Teil markierte Mail.
Sie können nun einfach im oberen Teil des Fensters die Mails der Reihe nach anklicken und schnell die Inhalte einsehen.
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4
Lektion
Antworten auf ein Mail Sie können auf jedes erhaltene Mail direkt antworten. Beim Antworten verwendet Notes den Absender als neuen Adressaten. Selbstverständlich lassen sich auch im nachhinein neue Adressaten hinzufügen.
Antworten auf ein geöffnetes Mail Klicken Sie auf die Schaltfläche Antwort, und wählen Sie Antwort.
INFO
Sie können selbstverständlich weitere Adressaten hinzufügen.
Beim Antworten auf ein Mail übernimmt Notes den Absender als neuen Adressaten.
Notes übernimmt den ursprünglichen Betreff und fügt den Text »Antwort« davor.
Schreiben Sie Ihre Antwort. Klicken Sie in das Textfeld, und schreiben Sie Ihre Antwort auf das erhaltene Mail. Versenden Sie das Mail mit der Schaltfläche Senden. Wenn Sie in der Auswahlliste der Schaltfläche Antworten die Option Antwort mit Protokoll wählen, wird der ursprüngliche Text des Absenders in Ihre Antwort übernommen. Sie können sich somit in Ihrer Antwort auf diesen direkt beziehen, diesen bearbeiten oder teilweise löschen.
5
Lektion
Löschen von Mails
INFO
Mails können in der Maildatenbank gelöscht werden wie herkömmliche NotesDokumente in jeder anderen Datenbank auch.
Sie können aus jeder Ansicht der Maildatenbank Dokumente löschen.
Löschen eines einzelnen Mails Öffnen Sie eine Ansicht Ihrer Maildatenbank, in der Sie das zu löschende Dokument erkennen. Plazieren Sie den Markierungsbalken auf das zu löschende Dokument. Mit der nachfolgend beschriebenen Technik wird immer das aktuell markierte Dokument/Mail gelöscht. Setzen Sie deshalb die Schreibmarke auf das zu löschende Mail in der Ansicht. Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. Notes markiert das Dokument mit einem Mülleimer-Symbol. Beim Verlassen der Datenbank werden Sie gefragt, ob Sie das markierte Dokument wirklich löschen möchten. 67
Beantworten Sie beim Schließen des Dokuments die Sicherheitsabfrage mit Ja.
Löschen mehrerer Mails Um mehrere Mails auf einmal zu löschen, müssen Sie diese zuvor markieren. Öffnen Sie eine Ansicht Ihrer Maildatenbank, in der Sie die zu löschenden Dokumente am besten erkennen können. Markieren Sie die zu löschenden Dokumente. Klicken Sie einmal mit der linken Maustaste links neben das zu löschende Dokument in die Markierungsspalte, um das Dokument zu markieren. Notes markiert das Dokument mit einem Haken. Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.
INFO Dokumente können auch mit der Leertaste markiert werden.
Notes markiert die zu löschenden Dokumente mit einem Mülleimer-Symbol in der Markierungsspalte.
Beantworten Sie beim Schließen des Dokuments die Sicherheitsabfrage mit Ja. Beim Verlassen der Datenbank werden Sie gefragt, ob Sie das markierte Dokument wirklich löschen möchten. Beantworten Sie diese Frage mit Ja. 68
6
Lektion
Ordnen der Mails
INFO
Eingegangene sowie erstellte Mails können in Ordnern abgelegt und somit innerhalb Ihrer Maildatenbank sortiert und kategorisiert werden.
Notes-Ordner arbeiten ähnlich wie Ordner auf Ihrer Festplatte, sind jedoch ausschließlich in Ihrer Maildatenbank vorhanden.
Die Ordner werden nicht vorgegeben und sind durch den Anwender selber zu erstellen.
Erstellen eines neuen Ordners Klicken Sie bei geöffneter Maildatenbank auf die Schaltfläche Ordner. Wählen Sie aus der aufgeklappten Liste die Option Ordner erstellen. Tragen Sie in das Feld Ordnername den Namen des neuen Ordners ein. Geben Sie beispielsweise »Projekt A« oder »Private Ablage« ein. Ordner können im nachhinein auch umbenannt werden. Wählen Sie unter »Ordnertyp«, ob es sich um einen privaten Ordner oder um einen öffentlichen handeln soll.
Private Ordner sind ausschließlich für Sie selbst zugänglich. Gemeinsame (öffentliche) Ordner dagegen können für einen weiteren Leserkreis geöffnet werden. Wählen Sie unter »Speicherort für neuen Ordner auswählen« aus, wo der Ordner erstellt werden soll. Notes blendet eine Übersicht der bereits vorhandenen Ordnerstruktur Ihrer Maildatenbank ein. Um den neuen Ordner auf der obersten Ebene zu erzeugen, markieren Sie den Eintrag »Ordner«. Klicken Sie auf OK. Sie erkennen in der linken Spalte Ihrer Maildatenbank den neu erstellten Ordner.
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Ordner erscheinen immer am Ende der Ansichtenliste.
Ein Mail in einen Ordner verschieben Um ein Mail in einem zuvor erstellten Ordner abzulegen, gehen Sie wie folgt vor: Markieren Sie das zu ordnende Memo. Klicken Sie hierzu einmal mit der linken Maustaste auf das Memo in einer Ansicht Ihrer Maildatenbank. Es spielt hierbei keine Rolle, in welcher Ansicht der Maildatenbank Sie sich befinden.
Ziehen Sie das Memo mit gedrückter linker Maustaste auf den Ordnernamen. Um das Memo in den links sichtbaren Ordner zu schieben, klicken Sie dieses mit der linken Maustaste an, halten diese gedrückt und ziehen das Memo über den Namen des Ordners. Lassen Sie die Maustaste los ... ... sobald Sie erkennen, wie sich der Mauszeiger in ein kleines Dokument mit einem Pluszeichen verwandelt. Klicken Sie auf den Ordnernamen.
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Mails gleich beim Versenden in einem Ordner ablegen Wenn Sie erstellte Mails gleich mit dem Versenden in einem Ordner ablegen möchten, gehen Sie wie folgt vor: Erstellen Sie Ihr Mail wie gewohnt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden und ablegen. Sie erhalten eine Dialogbox, in der alle vorhandenen Ordner Ihrer Maildatenbank aufgezeigt werden.
INFO Mit der Option Verschieben erscheint das Mail ausschließlich in dem zugewiesenen Ordner.
Markieren Sie den Ordner, in dem Sie das Mail ablegen möchten. Klicken Sie auf Hinzufügen. Das Mail wird, neben den herkömmlichen Ansichten, nun auch bei Anklicken des gewählten Ordners angezeigt.
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7
Lektion
Erstellen einer persönlichen Verteilerliste
INFO
Eine Gruppe ist eine Liste von Personen, die Sie unter einem zentralen Namen, dem Gruppennamen, zusammenfassen können. Beispielsweise erleichtern Gruppen das Adressieren von Mails an einen bestimmten Verteiler. Erstellen Sie hierzu eine neue Gruppe, tragen Sie den Verteiler (die Namen der Personen) in die Gruppe ein, und geben Sie dieser einen Namen. Sie können somit lediglich durch Eingabe des Gruppennamens ein Memo an den gesamten Verteiler senden.
Mailgruppen werden oft als Verteiler bezeichnet.
Erstellen einer Gruppe Öffnen Sie Ihr Adreßbuch. Klicken Sie hierzu entweder im Eingangsnavigator auf das Symbol Adreßbuch oder auf das Symbol Adreßbuch in der linken Symbolleiste. Klicken Sie in der linken Ansichtsspalte auf den Eintrag »Gruppen«. Die beiden Gruppen, die vermutlich bereits vorhanden sind, sind Systemgruppen und sollten nicht verändert werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Gruppe hinzufügen. Sie erhalten eine Maske zur Eingabe der Gruppendaten wie Gruppenname und die Namen der Gruppenmitglieder. Geben Sie der Gruppe einen Namen. Sinnvoll könnte die Bezeichnung eines Projekts für eine Projektgruppe sein. Oder der Namen Ihrer Abteilung, Ihres Freundeskreises oder ähnliches. Klicken Sie auf die Schaltfläche neben dem Feld Mitglieder, um das Adreßbuch zu öffnen. Wählen Sie die gewünschten Namen aus, ... ... und fügen Sie diese mit der Schaltfläche Hinzufügen der Liste hinzu.
In das Feld »Mitglieder« können Sie mit der Eingabetaste eine neue Zeile erstellen und, auch ohne Zugriff auf Ihr Unternehmensadreßbuch, E-Mail-Adressen eintragen, sollten Sie diese beispielsweise auf Visitenkarten erhalten haben. Hierzu ist jedoch eine Verbindung Ihres Notes-Systems in fremde Mailwelten wie dem Internet notwendig. Fragen Sie hierzu Ihren Administrator. Schließen Sie die Dialogbox mit der Schaltfläche OK. 72
Schließen Sie das Fenster mit der Schaltfläche Speichern und schließen. Sie erkennen in der Ansicht die neu erstellte Gruppe.
Testen der Gruppe Testen Sie die neu erstellte Gruppe, indem Sie ein neues Mail erstellen und den Gruppennamen in das Feld »An« eingeben.
Um den Gruppennamen im Adreßfeld eines Mails in die Einzelnamen aufzulösen, betätigen Sie nach der Eingabe die Taste [F9].
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8
Lektion
Automatische Mailbenachrichtigung
INFO
Seit der Version 5 existiert ein Zusatzprogramm namens Notes Minder. Dieses überprüft Ihre Notes-Maildatenbank auf neu eingegangene Mails auch ohne, daß Notes gestartet ist.
Dieses Zusatzprogramm läuft ausschließlich unter den Betriebssystemen Windows 95, 98 und NT.
Aktivieren des Notes Minder Bevor der Notes Minder Ihren Eingangskorb überprüfen kann, muß dieser gestartet werden. Notes selber muß hierzu nicht gestartet sein! Öffnen Sie in Windows Ihr Startmenü. Rufen Sie im Ordner Lotus Anwendungen den Befehl Notes Minder auf. Je nach Installation kann sich der Befehl auch in anderen Ordnern befinden. Geben Sie Ihr Notes-Kennwort ein. Da Notes selbst nicht läuft, Ihr Windows-System jedoch in Ihre Mailbox sehen muß, müssen Sie Ihr Kennwort eingeben.
HINWEIS Ist Notes bereits gestartet, erfolgt keine Abfrage Ihres Kennworts.
Nach Eingabe Ihres Kennworts erkennen Sie in der Windows-Statuszeile das Symbol für den aktiven Notes Minder.
Konfigurieren des Notes Minder Nachdem der Notes Minder gestartet wurde und im Hintergrund läuft, können Sie ihn auf Ihre individuellen Bedürfnisse hin einstellen. Klicken Sie in der Windows-Startzeile mit der rechten Maustaste auf das Symbol des Notes Minder. Wählen Sie den Befehl Eigenschaften. Stellen Sie die Erinnerungsfunktionen ein. Sie erhalten eine Dialogbox zur persönlichen Einstellung der Erinnerungsfunktionen.
74
Die Funktion...
... bewirkt
Akustische Benachrichtigung
die Aktivierung einer akustischen, hörbaren Benachrichtigung beim Vorhandensein neuer Memos.
Optische Benachrichtigung für Mail
die Aktivierung einer sichtbaren Benachrichtigung beim Vorhandensein neuer Memos.
Versäumte Alarme zeigen
nur die Anzeige der versäumten Memo-Hinweise.
Häufigkeit
die Einstellung, in welchem Zeitabstand nach dem Eingang neuer Memos geprüft werden soll.
Optionen zum Einstellen der Mailbenachrichtigung
Schließen Sie die Dialogbox mit OK. Notes wird Sie nun entsprechend der eingestellten Möglichkeiten in der ebenfalls eingestellten Zeitspanne auf neu eingegangene Mails hinweisen.
INFO Notes muß hierzu nicht gestartet sein!
Überprüfen der neu eingegangenen Mails Um die zuletzt eingegangenen Mails direkt aus dem Notes Minder heraus zu überprüfen, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Windows-Startzeile auf den Notes Minder. Rufen Sie den Befehl Mail-Zusammenfassung anzeigen auf. Sie erhalten eine Übersicht aller zuletzt eingegangenen Mails. Leider erscheinen die zuletzt erhaltenen Mails in der Liste unten.
INFO Um ein Mail direkt zu öffnen, klicken Sie doppelt auf den Eintrag.
Der Notes Minder startet Notes, fragt Sie nach Ihrem Kennwort und öffnet direkt das Mail. Schließen Sie den Notes Minder mit OK.
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9
Lektion
Verwenden einer Mailsignatur Um Ihre Memos standardmäßig mit einer persönlichen Unterschrift oder einer sonstigen Abschlußzeile zu versehen, können Sie eine sogenannte Signatur erstellen. Diese wird an das Ende eines Memos angefügt und kann beispielsweise Ihren Namen, Ihren Titel oder sonstige Angaben wie Adresse oder E-Mail-Verbindungen beinhalten.
Definieren einer Signatur Öffnen Sie Ihre Maildatenbank. Öffnen Sie eine beliebige Ansicht. Klicken Sie auf die Schaltfläche Werkzeuge, und wählen Sie Vorgaben. Notes öffnet eine Dialogbox, in der alle Einstellungen bezüglich des Mailens vorgenommen werden können. Klicken Sie auf das Register Signatur. Markieren Sie die Option Text. Text bedeutet, daß Sie die Signatur in das Textfeld darunter eintragen. Geben Sie Ihre Signatur in das Feld Signatur ein. Die fertige Definition einer Signatur kann beispielsweise wie folgt aussehen:
TIP Fügen Sie vor der ersten Signaturzeile ein oder zwei Leerzeichen ein, um diese gleich vom eigentlichen Mailtext zu trennen.
Markieren Sie die Option Meine ausgehenden Mail-Nachrichten automatisch mit Signatur versehen. ... wenn die Signatur automatisch bei jedem neuen Mail erscheinen soll. Wenn Sie die Option nicht markieren, müssen Sie bei jedem Mail entscheiden, ob die Signatur erscheinen soll oder nicht.
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Manuelles Einfügen der Signatur Sollten Sie im vorherigen Abschnitt das automatische Einfügen der Signatur nicht markiert haben, können Sie diese individuell am Ende eines Memos einfügen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor: Klicken Sie nach dem Erstellen des Memos auf die Schaltfläche Werkzeuge. Wählen Sie den Befehl Signatur einfügen. Notes öffnet eine Dialogbox, in der Sie die Herkunft der Signatur wählen können.
Haben Sie die Signatur wie im vorherigen Schritt beschrieben erstellt, ... ... markieren Sie die Option Aus Mail-Vorgabe wählen. Bestätigen Sie mit OK. Notes fügt die zuvor definierte Signatur an das Ende Ihres Memos ein.
10 Lektion
INFO
Das folgende Beispiel beschreibt die Archivfunktion anhand der Maildatei. Die Archivfunktion kann jedoch bei jeder beliebigen Datenbank angewendet werden.
Archivierung von Mails Um die Maildatenbank frei von veralteten und nicht mehr benötigten Dokumenten zu halten, bietet Lotus eine Archivfunktion an. Mit dieser erstellen Sie sich lokal eine Kopie (die Archivdatei) Ihrer Maildatenbank und können durch eine Funktion bestimmte Mails aus Ihrer produktiven Maildatenbank in das Archiv verschieben. Somit kann einerseits die aktuelle Maildatei übersichtlich gehalten werden, ohne daß andererseits Dokumente gelöscht werden müssen. Wenn Sie die Archivierungsfunktion erstmalig verwenden, müssen Sie diese konfigurieren.
Konfigurieren der Archivfunktion Öffnen oder markieren Sie Ihre Maildatenbank. Die nachfolgend beschriebenen Schritte können mit jeder zu archivierenden Datenbank durchgeführt werden. Rufen Sie den Befehl Datei – Datenbank – Eigenschaften auf. Klicken Sie auf die Schaltfläche Archivierungseinstellungen. Klicken Sie auf Allgemein.
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Legen Sie fest, welche Dokumente Sie archivieren möchten. Die Optionen haben folgende Bedeutung: Die Option ...
bedeutet...
Dokumente, die nicht gelesen ... seit ...
Anzahl der Tage, nach denen nicht mehr gelesene Dokumente in das Archiv verschoben werden sollen.
Dokumente, die nicht geändert ... seit ...
Anzahl der Tage, nach denen nicht mehr geänderte Dokumente in das Archiv verschoben werden sollen.
Dokumente, die abgelaufen sind... seit ...
Diese Option gilt nur in Datenbanken, die es ermöglichen, Dokumente als abgelaufen zu markieren (Bsp: TeamRoom oder Diskussionsdatenbank).
Archivierungsoptionen Eine typische Archivierungseinstellung könnte wie in der folgenden Abbildung dargestellt lauten:
Legen Sie unter Archivdatenbank die Archivdatei fest.
INFO Die Angabe lediglich eines Verzeichnisnamens bezieht sich auf das lokale NotesDatenverzeichnis.
Unter Wo möchten Sie die archivierten Dokumente speichern? legen Sie den Dateinamen der Archivdatenbank fest. Notes schlägt ein Unterverzeichnis namens »Archive« vor. Eine typische Nomenklatur ist die Voranstellung der Zeichen »a_« (für Archiv) direkt vor den eigentlichen Dateinamen. Schließen Sie mit [Esc].
78
Archivierung von Maildokumenten Um die eingestellte Archivfunktion anhand Ihrer Maildatenbank zu testen, gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie Ihre Maildatenbank. Es genügt auch, die Maildatenbank auf der Arbeitsoberfläche zu markieren. Rufen Sie den Befehl Datei – Datenbank – Archivieren auf. Notes archiviert (verschiebt) nun die anhand der vorgenommenen Parameter zutreffenden Dokumente aus Ihrer produktiven Maildatenbank in die definierte Archivdatenbank. Sie erhalten nach Abschluß der Archivierung einen Hinweis auf die verschobenen Dokumente.
Öffnen des Archivs Die erstellte Archivdatenbank ist eine herkömmliche Notes-Datenbank, die jedoch ausschließlich durch die automatische Archivfunktion »gefüttert« wird. Diese Datenbank können Sie mit dem Befehl Datei – Datenbank – Öffnen auf Ihrer Arbeitsoberfläche einfügen.
Der Datenbankname enthält den Zusatz »(Archiv)«. 79
11 Lektion
Steuern des Zugriffs auf die eigene Maildatenbank und den Kalender Sie können anderen Personen unterschiedliche Zugriffsrechte auf Ihre Maildatenbank und Ihren Kalender einräumen. Diesen Vorgang nennt Lotus »Delegierung«. Öffnen Sie Ihre Maildatenbank. Klicken Sie auf die Aktionsschaltfläche Werkzeuge. Rufen Sie den Befehl Vorgaben auf. Klicken Sie auf den Karteireiter Delegierung.
Tragen Sie für die vier Rechtestufen die berechtigten Personen oder Gruppen ein. Durch Klicken auf die Schaltfläche rechts neben dem Eingabefeld öffnet Notes das Adreßbuch zur direkten Auswahl der Personennamen oder Gruppen. Die Delegierungseinstellungen haben folgende Bedeutung: Die Option ...
bewirkt, daß ...
Mail-, Kalender- und Aufgabendokumente lesen
die genannten Personen Ihre Mailbox und Ihren Kalender lesen dürfen – aber auch nur lesen. Änderungen sind nicht möglich. Auch das Einsehen des Kalenders ist erlaubt.
Mail-, Kalender- und Aufgabendokumente lesen und Mail-Nachrichten in meinem Namen senden
die genannten Personen die Berechtigung erhalten, für Sie Mails zu erstellen und zu versenden. Das Lesen des Kalenders ist ebenfalls erlaubt.
Wichtige Delegierungseinstellungen
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12 Lektion
INFO Den Ordner »Protokolle« können Sie vorher oder bei der Definition der Regel anlegen.
Filtern von Mails mit Regeln Mailfilter erlauben das Ausführen bestimmter Aktionen in Ihrer Maildatenbank. Beispiele hierzu sind das automatische Verschieben bestimmter Mails in einen Ordner oder das Suchen nach Mails mit einem bestimmten Betreff. Regeln werden in einem eigenen Ordner »Regeln« in der Maildatenbank abgelegt und können hier nachträglich bearbeitet oder gelöscht werden. Ebenso können Regeln vorübergehend deaktiviert oder aktiviert werden.
Definieren einer Regel Das folgende Beispiel erstellt eine Regel, daß alle Mails, die im Feld Thema den Eintrag »Protokoll« enthalten, automatisch in einen Ordner Protokolle verschoben werden. Regeln bestehen immer aus den beiden Bestandteilen Bedingung (wenn...) und Aktion (dann...). Öffnen Sie Ihre Maildatenbank. Klicken Sie in der Navigatorleiste auf Regeln. Klicken Sie auf die Aktionsschaltfläche Neue Regel. Sie erhalten eine Dialogbox zur Definition der Regel. Wählen Sie unter dem Abschnitt Bedingungen angeben in dem linken Auswahlfeld die Option Thema. Wählen Sie aus dem zweiten Schlüsselfeld die Option enthält. Tragen Sie in das dritte Textfeld »Protokolle« ein. Klicken Sie auf Hinzufügen. Die WENN-Bedingung ist somit erstellt.
81
Wählen Sie im Abschnitt Aktionen angeben im Auswahlfeld den Eintrag In Ordner verschieben. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ordner wählen. Wählen Sie den Ordner aus, in den die Dokumente verschoben werden sollen. Sollte der Ordner noch nicht bestehen, können Sie diesen mit der Schaltfläche Neuen Ordner erstellen an dieser Stelle anlegen.
Klicken Sie auf OK. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktion hinzufügen. Nun ist auch die DANN-Bedingung erfüllt. Speichern Sie die Regel mit OK. Die neu erstellte Regel erscheint im Ansichtsfenster Regeln Ihrer Maildatenbank.
Ein grüner Haken deutet darauf hin, daß die Regel aktiv ist.
82
Bearbeiten einer vorhandenen Regel Um eine Regel im nachhinein zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie den Ordner Regel in Ihrer Maildatenbank. Markieren Sie die zu bearbeitende Regel.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Regel bearbeiten. Sie erhalten erneut den Dialog zur Definition der Regel. Nehmen Sie die Änderungen an der Regel vor. Um beispielsweise einen Eintrag in der Regel zu entfernen, markieren Sie diesen und klicken auf Entfernen. Klicken Sie auf OK. Deaktivieren einer Regel
Aktivieren oder Deaktivieren einer Regel Öffnen Sie den Ordner Regeln in Ihrer Maildatenbank. Markieren Sie die zu deaktivierende Regel. Klicken Sie auf die Schaltfläche Regel(n) deaktivieren.
Aktivieren einer Regel
Öffnen Sie den Ordner Regeln in Ihrer Maildatenbank. Markieren Sie die zu aktivierende Regel. Klicken Sie auf die Schaltfläche Regel(n) aktivieren.
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Löschen einer Regel Um eine Regel aus dem Ordner Regel zu entfernen gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie Ihre Maildatenbank. Öffnen Sie den Ordner Regeln. Markieren Sie die Regel, die Sie löschen möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Regel löschen. Notes zeigt neben der Regel das Papierkorbsymbol an. Regeln werden wie Dokumente behandelt.
Aktualisieren Sie die Ansicht mit der Funktionstaste [F9], ... oder schließen Sie die Ansicht mit [Esc]. Bestätigen Sie mit Ja, um die Regel endgültig zu löschen.
13 Lektion
INFO
Wenn Sie Textfunktionen verwenden, die im Notes Editor nicht zur Verfügung stehen, werden diese darin anders angezeigt.
HINWEIS Mit einem Textverarbeitungsprogramm können Sie keine Nachrichten beantworten, eine Datei an eine Nachricht anhängen oder einer Nachricht einen Modus hinzufügen.
Erstellen von Mails mit Word für Windows Sie können Notes-Mails mit Lotus Word Pro oder Microsoft Word für Windows erstellen und bearbeiten. In diesem Fall werden in Notes die Menübefehle sowie die SmartIcons oder die Symbolleiste des entsprechenden Textverarbeitungsprogramms angezeigt. Von den Notes-Menüs sind lediglich das Menü Datei und das Hilfemenü vorhanden. Verfügt ein Empfänger über das Textverarbeitungsprogramm, mit dem Sie die Nachricht erstellt haben, so wird die Nachricht mit diesem angezeigt. Andernfalls wird die Nachricht mit dem Notes Editor angezeigt.
Ändern des Memo-Editors Um einen externen Editor wie Word Pro oder Word für Windows zu verwenden, ist dieser in einem ersten Schritt einzubinden. Rufen Sie den Befehl Datei – Vorgaben – Benutzervorgaben auf.
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Klicken Sie auf Mail und News. Wählen Sie im Feld Alternativer Memo-Editor für Dokumente das Textverarbeitungsprogramm. Notes unterstützt die beiden Programme Microsoft Word für Windows und Lotus Word Pro.
Die Option Kein verwendet wieder den internen Notes-Editor. Klicken Sie auf OK. Ist das ausgewählte Textverarbeitungsprogramm nicht auf Ihrem Computer installiert, wird statt dessen der Notes-Editor verwendet.
Erstellen eines Memos mit dem externen Editor Markieren oder öffnen Sie Ihre Maildatenbank. Rufen Sie den Befehl Erstellen – Word Pro Memo oder Erstellen – Word Memo auf.
INFO
Je nachdem, welchen externen Editor Sie eingestellt haben, finden Sie einen der beiden Befehle im Menü Erstellen.
Voraussetzung hierzu ist die vorherige Konfiguration des externen Textprogramms wie zuvor beschrieben.
Notes erstellt ein neues Memo und bindet sofort die Menüzeile des Textprogramms ein.
85
INFO Um die Nachricht zu verwerfen, ohne sie zu senden oder zu speichern, wählen Sie Datei – Schließen, Änderungen verwerfen, und klicken Sie dann auf OK.
Geben Sie in die Felder An, Kopie oder Blindkopie die Adressen für die Nachricht ein. Die Adressierung unterscheidet sich nicht von der Adressierung eines herkommlichen Mails. Geben Sie in das Feld Thema ein Thema ein. Klicken Sie auf OK. Erstellen Sie die Nachricht wie jedes andere Dokument mit dem Textverarbeitungsprogramm auch. Versenden Sie die Nachricht mit der Schaltfläche Senden. Der Empfänger erhält ein herkömmliches Notes Memo und benötigt das entsprechende Textprogramm zum Lesen nicht.
Einbinden des Senden an-Befehls aus Lotus Notes in Microsoft-Office-Anwendungen Microsoft-Office-97-Anwendungen besitzen im Menü Datei den Befehl Senden an. Um hinter diesen Befehl das Programm Notes zu legen, gehen Sie wie folgt vor: Rufen Sie den Befehl Datei – Vorgaben – Benutzervorgaben auf. Klicken Sie in den Abschnitt Zusätzliche Optionen. Wählen Sie die zusätzliche Option MS Office 97 Senden an Notes aktivieren.
86
Schließen Sie mit OK. Beenden Sie Notes. Starten Sie Ihr System neu. Die Einstellungen wirken erst nach einem Neustart.
14 Lektion
Erstellen von Vorlagen für Mails Vorlagen sind vorgefertigte Mails, die Sie mit allen enthaltenen Angaben und Formaten als Vorlage zur Erstellung weiterer Mails verwenden können. Vorlagen sind zuerst anhand eines Mustermails zu erstellen und dann als Vorlage abzuspeichern. Anschließend können Sie auf der Grundlage der Vorlage neue Memos erstellen.
Definition einer Vorlage Öffnen Sie Ihre Maildatenbank. Erstellen Sie ein Mail, wie Sie es als Vorlage wiederverwenden möchten.
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Rufen Sie die Aktion Werkzeuge – Als Vorlage speichern auf. Geben Sie der Vorlage einen Namen.
Klicken Sie auf OK. Die neu erstellte Vorlage erscheint im Ordner Vorlage in Ihrer Mailbox.
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Anwenden einer Vorlage Um auf der Basis einer erstellten Vorlage ein neues Memo zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie Ihre Maildatenbank. Rufen Sie die Aktion Werkzeuge auf. Wählen Sie aus dem Menü Neues Memo den Befehl Neue Nachricht – Vorlage verwenden. Sie erhalten eine Dialogbox, in der alle vorhandenen Memovorlagen angeboten werden.
Markieren Sie die Vorlage, auf deren Basis Sie ein neues Memo erstellen möchten. Klicken Sie auf OK. Notes erstellt auf der Basis der gewählten Vorlage ein neues Memo. Der vorgefertigte Text der Vorlage kann im nachhinein bearbeitet oder gelöscht werden.
Bearbeiten einer vorhandenen Vorlage Um eine vorhandene Vorlage nachträglich zu verändern und anzupassen, verfahren Sie wie folgt: Öffnen Sie Ihre Maildatenbank. Öffnen Sie den Ordner Vorlage. Markieren Sie die zu bearbeitende Vorlage in der Ansicht. Klicken Sie auf die Aktion Bearbeiten. Sie haben nun die Möglichkeit, die Vorlage in allen Feldern anzupassen. Klicken Sie auf Speichern.
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Umbenennen einer vorhandenen Vorlage Um eine vorhandene Vorlage umzubenennen, verfahren Sie wie folgt: Öffnen Sie Ihre Maildatenbank. Öffnen Sie den Ordner Vorlage. Markieren Sie die zu bearbeitende Vorlage in der Ansicht. Klicken Sie auf die Aktion Vorlage umbenennen. Sie erhalten eine Dialogbox zur Eingabe des neuen Namens.
Geben Sie den neuen Vorlagennamen ein. Bestätigen Sie mit OK.
Löschen einer Vorlage Um eine erstellte Vorlage zu entfernen, verfahren Sie wie folgt: Öffnen Sie Ihre Maildatenbank. Öffnen Sie den Ordner Vorlage in der Ansichtenleiste. Markieren Sie die zu löschende Vorlage in der Ansicht. Klicken Sie auf die Aktion Löschen. Notes kennzeichnet die zum Löschen markierte Vorlage mit dem bekannten Mülleimer-Symbol in der Markierungsspalte.
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Aktualisieren Sie die Ansicht, und löschen Sie die Vorlage mit [F9]. Beantworten Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja.
?
Fragen
Testen Sie Ihr Wissen n Welche Möglichkeiten existieren, um die eigene Maildatenbank zu öffnen? n Warum sollten die Eingaben in das Feld Thema kurz und bündig sein? n Was ist eine Blindkopie? n Können Memos auch direkt aus dem Adreßbuch heraus erstellt werden? n Was ist der Unterschied zwischen den Optionen Senden und Senden und ablegen? n Wie werden ungelesene Mails in der Ansicht dargestellt? n Wie können Mails gelöscht werden? n Was ist ein Ordner in der Maildatenbank? n Was ist eine Gruppe? n Wie kann ich auf neue Mails hingewiesen werden, ohne daß Notes gestartet ist? n Was ist eine Signatur? n Wo werden archivierte Mails abgelegt? n Was sind Regeln?
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Projekt 5 Der Notes-Kalender Grundlagen der Kalenderfunktion Persönliche Kalendereinstellungen Erstellen eines neuen Termins Verschieben eines Termins Löschen eines Termins Erstellen einer Erinnerung Eintragen eines Jahrestags Eintragen einer Veranstaltung
1
Lektion
Eine Einladung an mehrere Personen verschicken Grundlagen der Kalenderfunktion
Die Termine einer Gruppe einsehen
Der Lotus-Notes-Kalender ist Bestandteil der Maildatenbank. Ein Kalendereintrag in Notes ist zunächst einmal nichts anderes als ein Notes-Dokument. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, Kalendereinträge an andere Personen weiterzuleiten, zu delegieren oder diese in ein Mail oder in eine Aufgabe umzuwandeln.
Einen anderen Kalender öffnen
Da der Notes-Kalender nicht nur ein persönlicher Terminplaner ist, sondern darüber hinaus die Planung von Gruppenterminen erlaubt, greift ein Notes-Server (Domino Server) darauf zu und ermittelt bei einer Freien-Zeit-Suche die Termine, die in Ihrem Kalender nicht vergeben sind.
Darüber hinaus können Sie definieren, ob und welche andere Personen auf Ihren Kalender zugreifen dürfen. Hierbei können Sie zwischen einem reinen Lesezugriff bis hin zur Erlaubnis, in Ihrem Namen Mails zu erstellen, aus einer breiten Palette von Möglichkeiten auswählen.
Öffnen des persönlichen Kalenders Es existieren unterschiedliche Möglichkeiten, Ihren Kalender zu öffnen. n Klicken Sie in der linken Symbolleiste auf das Symbol Kalender. Dieses Symbol ist immer sichtbar und kann daher von jeder beliebigen Stelle aus verwendet werden.
Sie erkennen auf dem gesamten Bildschirm die Eintragungen für den aktuellen Tag. Klicken Sie auf das Symbol 2, um eine Zweitagesansicht zu erhalten.
Öffnen des Kalenders über die Symbolleiste
n Klicken Sie bei geöffneter Maildatenbank links unten auf das Kalendersymbol.
Öffnen des Kalenders aus der Maildatenbank
n Klicken Sie auf Ihrer Homepage auf Kalender.
Die Ansichten auf Ihre Termine Der Notes-Kalender gestattet unterschiedliche Ansichten auf Ihre Termine. Klicken Sie auf das Symbol mit der »1«, um die Tagesansicht zu öffnen.
TIP Sie können in jeder der nachfolgenden Ansichten auf das Symbol mit der Uhr klicken, um die Zeitangaben in den Ansichten ein- bzw. auszuschalten.
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Klicken Sie auf das Symbol 7, um eine Wochenübersicht zu erhalten.
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1
Lektion
Grundlagen der Kalenderfunktion Der Lotus-Notes-Kalender ist Bestandteil der Maildatenbank. Ein Kalendereintrag in Notes ist zunächst einmal nichts anderes als ein Notes-Dokument. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, Kalendereinträge an andere Personen weiterzuleiten, zu delegieren oder diese in ein Mail oder in eine Aufgabe umzuwandeln. Da der Notes-Kalender nicht nur ein persönlicher Terminplaner ist, sondern darüber hinaus die Planung von Gruppenterminen erlaubt, greift ein Notes-Server (Domino Server) darauf zu und ermittelt bei einer Freien-Zeit-Suche die Termine, die in Ihrem Kalender nicht vergeben sind. Darüber hinaus können Sie definieren, ob und welche andere Personen auf Ihren Kalender zugreifen dürfen. Hierbei können Sie zwischen einem reinen Lesezugriff bis hin zur Erlaubnis, in Ihrem Namen Mails zu erstellen, aus einer breiten Palette von Möglichkeiten auswählen.
Öffnen des persönlichen Kalenders Es existieren unterschiedliche Möglichkeiten, Ihren Kalender zu öffnen. n Klicken Sie in der linken Symbolleiste auf das Symbol Kalender. Dieses Symbol ist immer sichtbar und kann daher von jeder beliebigen Stelle aus verwendet werden. Öffnen des Kalenders über die Symbolleiste
n Klicken Sie bei geöffneter Maildatenbank links unten auf das Kalendersymbol.
Öffnen des Kalenders aus der Maildatenbank
n Klicken Sie auf Ihrer Homepage auf Kalender.
Die Ansichten auf Ihre Termine Der Notes-Kalender gestattet unterschiedliche Ansichten auf Ihre Termine. Klicken Sie auf das Symbol mit der »1«, um die Tagesansicht zu öffnen.
TIP Sie können in jeder der nachfolgenden Ansichten auf das Symbol mit der Uhr klicken, um die Zeitangaben in den Ansichten ein- bzw. auszuschalten.
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Sie erkennen auf dem gesamten Bildschirm die Eintragungen für den aktuellen Tag. Klicken Sie auf das Symbol 2, um eine Zweitagesansicht zu erhalten.
Klicken Sie auf das Symbol 7, um eine Wochenübersicht zu erhalten.
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Klicken Sie auf das Symbol 14, um eine Zweiwochenübersicht zu erhalten.
Klicken Sie auf das Symbol 31, um eine Monatsübersicht zu erhalten. Die Monatsübersicht zeigt aufgrund der vielen Informationen lediglich die Uhrzeiten der belegten Zeiträume.
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Zum heutigen Tag springen Um direkt zum heutigen, aktuellen Datum zu springen, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie mit der linken Maustaste einmal auf das Symbol zwischen den beiden Pfeilen.
Einen bestimmten Tag öffnen Um gezielt einen bestimmten Tag in Ihrem Kalender zu öffnen, haben Sie folgende Alternativen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das runde Symbol zwischen den Pfeilen. Sie erhalten ein Kontextmenü mit einigen Sprungbefehlen.
HINWEIS Alternativ können Sie in der Kalenderübersicht im linken Rand Ihres Kalenders einmal mit der Maus auf einen konkreten Tag klicken.
Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Gehe zu Heute.
Im Kalender blättern Klicken Sie auf die beiden Pfeilsymbole im rechten unteren Bildschirmbereich, ... ... um entsprechend der aktuellen Ansicht nach vorne bzw. nach hinten zu blättern. Wenn Sie beispielsweise in der Wochenansicht sind, blättern die beiden Symbole wochenweise nach vorn bzw. nach hinten. Verwenden Sie die beiden Pfeilsymbole in der Kalenderübersicht oben links, ...
INFO
... um monatsweise nach vorn bzw. nach hinten zu blättern.
Tastaturnutzer können auch die Tasten [Bild¢] und [Bild£] zum Blättern im Kalender verwenden.
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2
Lektion
Persönliche Kalendereinstellungen Ihr persönlicher Kalender sollte von Ihnen konfiguriert werden. Hierzu zählen Einstellungen wie Ihre typischen Arbeitszeiten, eine Alarmaktivierung des Anzeigeformats im Kalender und so weiter.
Festlegen der üblichen Arbeitszeiten Um mit dem Gruppenterminkalender arbeiten zu können, muß Notes Ihre typischen Arbeitszeiten kennen, in denen – sofern kein anderer Termin vorhanden ist – andere Teilnehmer Einträge in Ihren Kalender vornehmen oder nach Ihren freien Terminen suchen können. Öffnen Sie Ihren Kalender. Verwenden Sie eine der oben beschriebenen Möglichkeiten. Klicken Sie auf die Aktionsschaltfläche Werkzeuge. Rufen Sie den Befehl Vorgaben auf. Klicken Sie auf das Register Freie Zeit. Geben Sie für jeden Tag der Woche Ihre üblichen Arbeitszeiten ein.
Klicken Sie auf OK.
Einschränken der Freien-Zeit-Suche für andere Wenn nur bestimmte Personen oder Gruppen die Erlaubnis erhalten sollen, in Ihrem Kalender nach verfügbaren Zeiten zu suchen, schränken Sie den Zugriff wie folgt ein: Öffnen Sie Ihren Kalender. Verwenden Sie eine der zuvor beschriebenen Methoden. Klicken Sie auf die Aktionsschaltfläche Werkzeuge. Rufen Sie den Befehl Vorgaben auf. Klicken Sie auf das Register Freie Zeit. 98
Klicken Sie auf die Schaltfläche neben dem Feld Angaben zu meiner freien Zeit... Markieren Sie die Person oder Gruppe im linken Listenfeld. Wählen Sie die Personen aus, denen Sie Zugriff auf Ihre freien, also verfügbaren Zeiten im Kalender Zugang gewähren möchten. Diese sind dadurch in der Lage, in Ihrem Kalender nach freien Terminen zu suchen. Klicken Sie auf Hinzufügen.
Wiederholen Sie die Schritte für weitere Personen oder Gruppen. Schließen Sie mit OK.
Einstellen der angezeigten Zeitintervalle im Kalender Öffnen Sie Ihren Kalender. Klicken Sie auf die Aktionsschaltfläche Werkzeuge. Rufen Sie den Befehl Vorgaben auf. Klicken Sie auf das Register Anzeigen. Geben Sie die Anfangs- und Endzeit ein, ... ... in der ein Kalendertag in Ihrem Kalender angezeigt werden soll. Legen Sie unter Dauer eines Zeitrasters fest, wie lange ein Zeitintervall sein soll. Wählen Sie die Zeitintervalle entsprechend Ihren üblichen Terminen. Wenn diese üblicherweise mindestens 1 Stunde betragen, wählen Sie 60 Minuten. Schließen Sie das Dialogfenster mit OK.
Einstellen von Alarmfunktionen Wenn Sie von Notes bei bestimmten Ereignissen und Terminen akustisch alarmiert werden möchten, nehmen Sie folgende Einstellungen vor: Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Kalendersymbol, und öffnen Sie Ihren Kalender. Öffnen Sie Ihren Kalender.
99
Klicken Sie auf die Aktionsschaltfläche Werkzeuge. Rufen Sie den Befehl Vorgaben auf. Klicken Sie auf das Register Alarme. Aktivieren Sie die Alarmfunktion mit der Option Alarme aktivieren. Geben Sie die Zeiten für die einzelnen Alarme ein. Wählen Sie unter Vorgegebener Klang einen akustischen Klang aus. Notes bietet Ihnen die unter Windows vorhandenen Klangdateien an.
HINWEIS Die Klänge können Sie unter der WindowsSystemsteuerung testen und erweitern.
Schließen Sie mit OK.
3
Lektion
Erstellen eines neuen Termins Um einen neuen Termin in Ihrem Kalender zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
Erstellen eines neuen Termins Öffnen Sie Ihren Kalender. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Wählen Sie den Befehl Termin. Geben Sie unter Thema dem Termin einen kurzen Betreff. Wählen Sie die Anfangs- und Endzeitpunkte.
INFO Notes verwendet automatisch den Tag, der zuvor im Kalender aktiviert war.
100
Verwenden Sie hierzu entweder das Kalendersymbol rechts neben dem Zeitfeld, oder tragen Sie die Zeit direkt ein. Hierzu sollten Sie folgende Zeitformate wählen: Für das Datum: 11.3.99 Für eine Uhrzeit: 14:20
Tragen Sie zu dem Termin unter Beschreibung weitere Informationen ein. Das Feld Beschreibung dient der Aufnahme von weiteren Informationen zum Termin.
Klicken Sie auf Speichern und schließen. Sie erkennen den Termin in allen der zuvor besprochenen Kalenderansichten.
4
Lektion
Verschieben eines Termins Termine können in allen Kalenderansichten verschoben werden. Zum Verschieben eines Termins gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie die geeignete Kalenderansicht. Wählen Sie die Ansicht, in der am besten sowohl der zu verschiebende Termin als auch der Zieltermin sichtbar sind. Klicken Sie einmal mit der linken Maustaste auf den zu verschiebenden Termin. Ziehen Sie den Termin mit gedrückter linker Maustaste auf den neuen Tag bzw. Zeitpunkt. Sie erkennen, wie der Mauszeiger das Symbol eines Dokuments annimmt. Lassen Sie die Maustaste los.
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5
Lektion
Löschen eines Termins Jeder einzelne Termin kann im nachhinein gelöscht werden, sei es, weil dieser nicht mehr existiert oder weil man die Maildatenbank/den Kalender aufräumen möchte, um Plattenplatz zu sparen. Das Löschen eines Termins erfolgt in zwei Schritten: Kennzeichnen (Markieren) des zu löschenden Termins. Endgültiges Löschen des Termins.
Löschen eines Termins Öffnen Sie Ihren Kalender. Markieren Sie den zu löschenden Termin. Sie können hierzu jede Kalenderansicht verwenden. Betätigen Sie die Taste [Entf]. ... oder rufen Sie den Befehl Bearbeiten – Löschen auf. Sie erkennen, wie Notes den Termin durchstreicht. Somit ist er zum Löschen markiert.
Betätigen Sie die Funktionstaste [F9]. Anstatt die Taste [F9] zu betätigen, können Sie auch den Kalender schließen. Notes fragt Sie beim Beenden, ob Sie den Termin löschen möchten. Beantworten Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja.
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6
Lektion
Erstellen einer Erinnerung
INFO
Erinnerungen sind ebenfalls eine Art Kalendereintrag, die Sie an die Erledigung bestimmter Dinge und Aufgaben erinnert.
Dieses Beispiel verwendet die Weckerfunktion zur akustischen Erinnerung.
Erstellen einer Erinnerung Öffnen Sie Ihren Kalender. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Wählen Sie Erinnerung. Tragen Sie in das Feld Thema eine kurze Beschreibung ein. Geben Sie das Datum ein. Alternativ zur Tastatureingabe können Sie auf die Schaltfläche mit dem Kalendersymbol klicken und den Termin aus dem Kalender aussuchen. Klicken Sie mit der Maus einmal auf den Kalendereintrag um diesen in das Feld zu übernehmen. Geben Sie die Uhrzeit ein. Klicken Sie auf das Register Optionen. Aktivieren Sie die Option Ich möchte benachrichtigt werden.
HINWEIS Ab diesem Schritt wird die Aktivierung der Alarmfunktion beschrieben.
Notes öffnet eine Dialogbox zur Einstellung der Alarmfunktionen. Geben Sie ein, wann der Alarm losgehen soll. Geben Sie dem Alarm optional eine kurze Beschreibung. Wählen Sie den Klang, wie sich der Alarm melden soll.
Schließen Sie die Dialogbox mit OK. Schließen Sie die Erinnerung mit Speichern und schließen.
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7
Lektion
Eintragen eines Jahrestags Ein Jahrestag ist ein Eintrag, der sich über den Zeitraum eines Jahres regelmäßig wiederholt. Beispiele für Jahrestage sind Geburtstage, Hochzeitstage oder sonstige jährliche Veranstaltungen.
Erstellen eines Jahrestags Öffnen Sie Ihren Kalender. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Wählen Sie Jahrestag. Tragen Sie in das Feld Thema eine kurze Beschreibung ein. Geben Sie das Datum ein. Alternativ zur Tastatureingabe können Sie auf die Schaltfläche mit dem Kalendersymbol klicken und den Termin aus dem Kalender aussuchen. Klicken Sie mit der Maus einmal auf den Kalendereintrag, um diesen in das Feld zu übernehmen. Klicken Sie auf Speichern und schließen.
8
Lektion
Eintragen einer Veranstaltung Veranstaltungen sind eine besondere Art der Termineintragung. Veranstaltungen sind standardmäßig auf mindestens einen ganzen Tag terminiert.
Eintragen einer Veranstaltung Öffnen Sie Ihren Kalender. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Wählen Sie Veranstaltung. Tragen Sie in das Feld Thema eine kurze Beschreibung ein. Geben Sie das Datum ein, an dem die Veranstaltung beginnt. Alternativ zur Tastatureingabe können Sie auf die Schaltfläche mit dem Kalendersymbol klicken und den Termin aus dem Kalender aussuchen. Klicken Sie mit der Maus einmal auf den Kalendereintrag, um diesen in das Feld zu übernehmen. Geben Sie das Datum ein, an dem die Veranstaltung endet. Bei einer eintägigen Veranstaltung ist Beginn und Ende derselbe Tag. Tragen Sie optional den Ort der Veranstaltung ein. Tragen Sie in das Feld Beschreibung weitere Details zu der Veranstaltung ein. 104
Klicken Sie auf Speichern und schließen. Veranstaltungen erscheinen mit einem eigenen Symbol im Kalender.
105
9
Lektion INFO
Termine mit mehreren Personen heißen Besprechungen.
Eine Einladung an mehrere Personen verschicken Mit der Gruppenkalenderfunktion haben Sie in Notes Zugriff auf die Kalender anderer Personen im Unternehmen und somit auch auf die freien Zeiten dieser Personen. Diese »Freie-Zeiten-Informationen« helfen bei der Terminplanung in Gruppen erheblich, da Notes bei einer Gruppenterminsuche die gemeinsamen freien Zeiten aller eingeladenen Personen durchsucht.
Erstellen und Planen einer Gruppenbesprechung Öffnen Sie Ihren Kalender. Klicken Sie links unter der Kalenderübersicht auf Besprechungen. Klicken Sie auf Besprechung planen. Tragen Sie unter Thema das Thema der Besprechung ein. Geben Sie die Anfangs- und Endzeitpunkte der Besprechung ein. Diese Angaben sind deshalb so wichtig, da Notes später genau für diesen Zeitraum in den Kalendern der eingeladenen Personen nach freien Zeiten suchen wird. Klicken Sie auf das Register Einladungen und Reservierungen. Geben Sie in das Feld Einladen die Namen der einzuladenden Personen ein ... ... oder klicken Sie auf das Adreßbuch-Symbol rechts neben dem Feld, und wählen Sie die Personen aus dem Adreßbuch aus. Geben Sie unter Beschreibung eine Beschreibung des Termins sein. Diese Angaben erhalten die Eingeladenen zur Orientierung.
106
Klicken Sie auf Speichern und Einladungen senden. Notes versendet an die eingeladenen Personen die Einladung. Die Personen können nun die Einladung annehmen oder ablehnen. In jedem Fall erhalten Sie hierüber eine Benachrichtigung.
Überprüfen der freien Zeit der eingeladenen Personen Um bei der Erstellung einer Besprechung gleich für alle eingeplanten Personen einen Termin zu suchen, an dem auch alle Zeit haben, können Sie die Freie-ZeitSuche von Lotus Notes verwenden. Nach dem Eintragen bzw. Auswählen der einzuladenden Personen gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie auf die Schaltfläche Planer. Wählen Sie den Befehl Alle Zeitpläne prüfen. Notes überprüft nun die freien Zeiten der Eingeladenen. Dies kann einige Sekunden in Anspruch nehmen. Danach erhalten Sie eine Übersicht der verfügbaren Zeiten sowie Informationen darüber, ob alle eingeladenen Personen in dem von Ihnen vorgeschlagenen Zeitraum verfügbar sind oder nicht.
Sollten nicht alle Teilnehmer Zeit haben, wird dies in Form eines roten Balkens angezeigt. Sie haben nun mehrere Möglichkeiten. n Sie wählen unter Empfohlene eine der vorgeschlagenen Zeiten aus, an denen alle Personen Zeit haben. n Sie ändern die Teilnehmer mit der Schaltfläche Teilnehmerliste ändern. n Sie ändern direkt das Datum und die Uhrzeit. Schließen Sie die Freie-Zeit-Suche mit OK.
107
10 Lektion
INFO
Der Gruppenkalender ist eine neue Funktion in Version 5.
Die Termine einer Gruppe einsehen Neu in der Version 5 sind Übersichten, wie eine bestimmte Gruppe von Personen zeitmäßig verfügbar oder verplant ist. Hierzu ist zuerst die Gruppe zu definieren, also festzulegen, wer in der Übersicht dargestellt werden soll. Im Anschluß daran können in einer Übersicht die freien Zeiten der definierten Gruppe dargestellt werden.
Definieren einer Gruppe zur Darstellung im Gruppenkalender Bevor Sie mit dem Gruppenterminplaner arbeiten können, müssen Sie die entsprechenden Gruppen, deren Termine für Sie relevant sind, definieren. Im Anschluß daran kann Notes für diese Gruppe gemeinsame Termine planen. Öffnen Sie Ihre Maildatenbank. Öffnen Sie die Ansicht Gruppenkalender. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Gruppenkalender. Geben Sie unter Titel der Gruppe einen Namen. Tragen Sie unter Mitglieder die Namen der Gruppenmitglieder ein ... ... oder wählen Sie diese aus dem Adreßbuch mit Hilfe der Schaltfläche am Ende des Feldes aus.
Bestätigen Sie mit OK. Notes wechselt sofort in die Darstellung des Gruppenkalenders. Schließen Sie für die folgende Übung den Gruppenkalender.
Anzeigen der verplanten und verfügbaren Zeiten der Gruppe Um die gemeinsam vorhandenen Termine einer definierten Gruppe anzusehen, gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie in Ihrer Maildatenbank den Gruppenkalender. Wählen Sie die Gruppe aus, deren Termine Sie in einer Übersicht sehen möchten.
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Schließen Sie anschließend den Gruppenkalender mit [Esc].
11 Lektion
HINWEIS Vertiefende Beschreibungen zum Umgang mit SmartIcons erhalten Sie im Projekt 2.
Einen anderen Kalender öffnen Der Umstellung auf den Gruppenkalender fiel leider eine wichtige Funktion zum Opfer – das direkte Öffnen eines anderen Kalenders. In der Version 4 existierte hierzu ein Menübefehl, der seit der Version 5 nicht mehr vorhanden ist. Mit folgendem Tip erstellen Sie ein SmartIcon, welches diese Funktion wieder bereitstellt. Das SmartIcon öffnet ein Dialogfenster, in dem Sie aus dem Adreßbuch den Namen desjenigen auswählen können, dessen Kalender Sie schnell öffnen möchten.
Erstellen des SmartIcons Rufen Sie den Befehl Datei – Vorgaben – SmartIcons auf. Wählen Sie in der linken Liste ein SmartIcon aus. Verwenden Sie für dieses Beispiel das Symbol Kalender öffnen oder ein sonstiges aus der Liste. Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste das SmartIcon in die Liste auf der rechten Seite.
Markieren Sie das SmartIcon in der rechten Liste. Klicken Sie auf Symbol bearbeiten. Klicken Sie auf Formel. Geben Sie in das Formelfenster die Formel »@command([OpenCalender])« ein. 109
Bestätigen Sie mit OK. Bestätigen Sie mit Fertig. Klicken Sie auf Satz speichern. Klicken Sie auf OK, ... ... um das neue Symbol mit dem derzeitig gültigen SmartIcon-Satz zu speichern. Schließen Sie mit OK. Sie erkennen das neue Symbol in der SmartIcon-Leiste.
Öffnen eines Kalenders Um einen Kalender von einem Kollegen zu öffnen, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie auf das neue SmartIcon. Notes öffnet das Dialogfenster zur Angabe oder Auswahl des Namens. Wählen Sie den Namen aus. Sie erhalten die Dialogbox Kalender öffnen.
?
Fragen
Klicken Sie auf OK.
Testen Sie Ihr Wissen n Wie können Sie Ihren Kalender öffnen? n Wie springe ich schnell zum heutigen Tag? n Wie öffnen ich den Kalender eines bestimmten Tages? n Können Sie die Zeitspanne Ihrer freien Zeit eingrenzen? n Was ist das besonder an Veranstaltungen?
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n Was ist eine Gruppenbesprechung?
Projekt 6 Anspruchsvolle Dokumente INFO Textgestaltung ist nur in sogenannten RichText-Feldern möglich.
Notes besitzt unterschiedliche Arten von Eingabefeldern. Nur in den sogenannten RichText-Feldern sind Textgestaltungen und das Einfügen von sonstigen Objekten wie Tabellen oder Bilder möglich. Texte in RichTextFeldern können durch verschiedene Formate wie Schriftarten, Schriftgrößen, Schriftfarben, Textausrichtungen wie links- und rechtsbündig bzw. zentriert, Einrückungen, Zeilenabstände oder individuelle Randeinstellungen gestaltet werden. Sie erkennen ein RichText-Feld daran, daß im Menü Text die Textbearbeitungsbefehle angezeigt werden, sobald Sie mit der Schreibmarke in einem solchen Feld sind. Gestalten von Texten Erstellen einer Tabelle Einfügen von Kopf- und Fußzeilen
1
Lektion
Formatieren über die Statuszeile
Ändern der Textfarbe Festlegen von Seitenrändern Ifür den Druck NFO
Gestalten von Texten
Die nachfolgenden Übungen verwenden unterschiedliche Möglichkeiten der Textformatierung. So sind die meisten Befehle entweder über die Statuszeile, über das Menü Text, über Funktionstasten, über die SmartIcons oder über das Kontextmenü erreichbar.
Dieses Beispiel verdeutlicht die Textgestaltung mittels Farben anhand der Befehle im Menü Text.
Die Farbe, in der der Text auf dem Bildschirm dargestellt wird, kann aus einer Farbpalette ausgesucht werden. Der Ausdruck des Textes in Farbe erfolgt nur bei installiertem Farbdrucker.
Ändern der Hintergrundfarbe von Dokumenten
Ändern der Schriftart und -größe
Markieren Sie den Text, dessen Farbe Sie ändern möchten.
Einfügen einer Hintergrundgrafik
In der Maildatenbank (und in einigen weiteren auch) finden Sie die Befehle zur Formatierung von Schriftarten und -größen auch in der Statuszeile am unteren Bildschirmrand.
Rufen Sie im Menü Text den Befehl Farbe auf. Sie erhalten eine Liste der gebräuchlichsten Farben.
Die Auswahl der in Ihrem System verfügbaren Schriftarten ist von Ihrer aktuellen Windows-Installation abhängig. Die Abbildungen können sich daher von Ihrer Konfiguration unterscheiden.
Arbeiten mit Abschnitten
Erstellen Sie ein neues Dokument in der Übungs-Datenbank.
Erstellen eines Text-Pop-Ups
Markieren Sie den Text, dessen Schriftart und -größe Sie verändern möchten. Markieren von Text
Markieren Sie den Text entweder mit gedrückter linker Maustaste oder mit den Cursortasten bei gleichzeitig betätigter [¡]-Taste.
Berechneter Text
Klicken Sie in der Statuszeile auf die Liste der Schriftarten ...
Selbstverständlich können Sie auch alle zuvor beschriebenen Techniken verwenden. ... und wählen die gewünschte Schriftart aus.
TIP In Lotus Notes können Sie die Schriftgröße des markierten Textes mittels der Taste [F2] direkt und schnell vergrößern. Die Tastenkombination [¡]+[F2] verkleinert den markierten Text um eine Schriftgröße.
Erstellen einer horizontalen Trennlinie Arbeiten mit Stilen zur schnellen Textformatierung
Klicken Sie auf die gewünschte Farbe. Notes überträgt die gewählte Farbe sofort auf den markierten Text.
INFO Dieses Beispiel verdeutlicht die Textgestaltung mittels Funktionstasten.
Einrücken von Absätzen Einrücken und Ausrichten von Text bedeutet, den markierten Text zwischen den Seitenrändern auszurichten bzw. von den Seitenrändern einzurücken. Einrücken des Textes bedeutet, den Abstand vom linken oder auch rechten Rand zu verändern. Eine positive Einrückung bedeutet, vom Rand zum Textinneren, eine negative Einrückung dagegen vom Seitenrand nach außen hin. Plazieren Sie die Schreibmarke in der Zeile, die Sie einrücken möchten.
Klicken Sie in der Statuszeile auf die Liste der Schriftgrößen ... ... und wählen Sie die gewünschte Schriftgröße aus.
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Wenn Sie mehr als eine Zeile/einen Absatz einrücken möchten, markieren Sie diese. Absatzformate wie das Ausrichten oder das Einrücken wirken immer auf ganze Absätze. Ein Absatz wird durch die Eingabetaste erzeugt. Auch eine Leerzeile ist somit ein Absatz. Drücken Sie die Taste [F8], um den Absatz nach links einzurücken. Sie erkennen sofort den vom linken Rand her eingerückten Text.
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1
Lektion
Formatieren über die Statuszeile
Gestalten von Texten Die nachfolgenden Übungen verwenden unterschiedliche Möglichkeiten der Textformatierung. So sind die meisten Befehle entweder über die Statuszeile, über das Menü Text, über Funktionstasten, über die SmartIcons oder über das Kontextmenü erreichbar.
Ändern der Schriftart und -größe In der Maildatenbank (und in einigen weiteren auch) finden Sie die Befehle zur Formatierung von Schriftarten und -größen auch in der Statuszeile am unteren Bildschirmrand. Die Auswahl der in Ihrem System verfügbaren Schriftarten ist von Ihrer aktuellen Windows-Installation abhängig. Die Abbildungen können sich daher von Ihrer Konfiguration unterscheiden. Erstellen Sie ein neues Dokument in der Übungs-Datenbank. Markieren Sie den Text, dessen Schriftart und -größe Sie verändern möchten.
Markieren von Text
Markieren Sie den Text entweder mit gedrückter linker Maustaste oder mit den Cursortasten bei gleichzeitig betätigter [¡]-Taste. Klicken Sie in der Statuszeile auf die Liste der Schriftarten ... Selbstverständlich können Sie auch alle zuvor beschriebenen Techniken verwenden. ... und wählen die gewünschte Schriftart aus.
TIP In Lotus Notes können Sie die Schriftgröße des markierten Textes mittels der Taste [F2] direkt und schnell vergrößern. Die Tastenkombination [¡]+[F2] verkleinert den markierten Text um eine Schriftgröße.
Klicken Sie in der Statuszeile auf die Liste der Schriftgrößen ... ... und wählen Sie die gewünschte Schriftgröße aus. 112
INFO Dieses Beispiel verdeutlicht die Textgestaltung mittels Farben anhand der Befehle im Menü Text.
Ändern der Textfarbe Die Farbe, in der der Text auf dem Bildschirm dargestellt wird, kann aus einer Farbpalette ausgesucht werden. Der Ausdruck des Textes in Farbe erfolgt nur bei installiertem Farbdrucker. Markieren Sie den Text, dessen Farbe Sie ändern möchten. Rufen Sie im Menü Text den Befehl Farbe auf. Sie erhalten eine Liste der gebräuchlichsten Farben.
Klicken Sie auf die gewünschte Farbe. Notes überträgt die gewählte Farbe sofort auf den markierten Text.
INFO Dieses Beispiel verdeutlicht die Textgestaltung mittels Funktionstasten.
Einrücken von Absätzen Einrücken und Ausrichten von Text bedeutet, den markierten Text zwischen den Seitenrändern auszurichten bzw. von den Seitenrändern einzurücken. Einrücken des Textes bedeutet, den Abstand vom linken oder auch rechten Rand zu verändern. Eine positive Einrückung bedeutet, vom Rand zum Textinneren, eine negative Einrückung dagegen vom Seitenrand nach außen hin. Plazieren Sie die Schreibmarke in der Zeile, die Sie einrücken möchten. Wenn Sie mehr als eine Zeile/einen Absatz einrücken möchten, markieren Sie diese. Absatzformate wie das Ausrichten oder das Einrücken wirken immer auf ganze Absätze. Ein Absatz wird durch die Eingabetaste erzeugt. Auch eine Leerzeile ist somit ein Absatz. Drücken Sie die Taste [F8], um den Absatz nach links einzurücken. Sie erkennen sofort den vom linken Rand her eingerückten Text. 113
Drücken Sie die Tastenkombination [¡]+[F8], um den Absatz wieder auszurücken.
INFO Dieses Beispiel verdeutlicht die Textausrichtung mittels SmartIcons.
Ausrichten von Absätzen zwischen den Seitenrändern Bei der Textausrichtung haben Sie die Auswahl zwischen linksbündig (Standardeinstellung), rechtsbündig, zentriert und Blocksatz. Blocksatz bedeutet eine sowohl links- als auch rechtsbündige Ausrichtung. Um den Absatz zwischen den Seitenrändern auszurichten, gehen Sie wie folgt vor: Plazieren Sie die Schreibmarke in der Zeile, die Sie ausrichten möchten. Wenn Sie mehr als eine Zeile/einen Absatz ausrichten möchten, markieren Sie diese. Klicken Sie auf das SmartIcon Text zentrieren bzw. Text rechtsbündig. Notes stellt den Text sofort ausgerichtet dar.
114
Numerieren von Zeilen Zeilen können entweder durchnumeriert oder mit Aufzählungszeichen versehen werden. Dies kann entweder während der Eingabe erfolgen oder auch im nachhinein am markierten Text. Markieren Sie die Zeilen, die Sie durchnumerieren möchten. Klicken Sie auf das SmartIcon Numerieren. Notes versieht die markierten Zeilen sofort mit einer durchlaufenden Numerierung.
Um die Numerierung rückgängig zu machen, klicken Sie erneut auf das SmartIcon Numerieren.
Aufzählungspunkte Aufzählungspunkte versehen jede Zeile mit einem vorangestellten Punkt und demonstrieren somit eine Liste. Markieren Sie die Zeilen, die Sie mit Aufzählungspunkten versehen möchten. Klicken Sie auf das SmartIcon Aufzählungspunkte. Notes versieht die zuvor markierten Zeilen mit einem runden Aufzählungspunkt.
115
Um andere Symbole zu verwenden, lesen Sie den folgenden Abschnitt.
Erweiterte Listenpunkte und Aufzählungen Nachfolgend wird eine Möglichkeit beschrieben, anstatt des schnellen SmartIcons Aufzählungspunkte die Lotus-Infobox einzusetzen, um die Aufzählungsdarstellung anzupassen und/oder zu verändern Markieren Sie die Zeilen, die Sie mit Aufzählungspunkten versehen möchten, ... ... bzw. die bereits mit einfachen Aufzählungspunkten versehenen Zeilen. Rufen Sie mit [ALT]+[º¼] bzw. mit dem Befehl Text – Eigenschaften die Infobox auf. Klicken Sie auf die zweite Registerlasche. Öffnen Sie mit einem Mausklick auf den nach unten gerichteten Pfeil die Liste. Sie erhalten eine Übersicht aller vorhandenen Listenpunkte.
116
Wählen Sie die gewünschte Listenpunkt-Darstellung aus. Schließen Sie die Infobox mit dem Kreuz in der rechten oberen Ecke.
2
Lektion
Erstellen einer Tabelle Tabellen erleichtern den Umgang mit tabellarisch angeordnetem Text und vor allem mit der Darstellung von Zahlen. Jede Tabelle besteht aus Zeilen und Spalten. Der Schnittpunkt einer Zeile mit einer Spalte nennt sich Zelle. Eine Zelle besitzt die Möglichkeit, Texte und Zahlen auszurichten wie auf einer Seite auch – nur eben innerhalb der Zellenbreite. Zellen können darüber hinaus mit Hintergrundfarben belegt und mittels unterschiedlicher Linienstärken und -arten umrandet werden.
Erstellen einer neuen Tabelle Positionieren Sie die Schreibmarke an der Stelle, an der die Tabelle erscheinen soll. Erstellen Sie für diese Übung beispielsweise ein Dokument in der Übungs-Datenbank. Rufen Sie den Befehl Erstellen – Tabelle auf. Geben Sie die Anzahl der Spalten und Zeilen an.
TIP Markieren Sie die Option Feste Breite, wenn die Tabelle sich nicht mit der Fenstergröße verändern, sondern in der Breite fixiert werden soll.
Diese Angaben sind im nachhinein leicht zu verändern. Spalten und Zeilen können nachträglich gelöscht und eingefügt werden.
117
Wählen Sie den Tabellentyp. Die linke Schaltfläche erstellt eine herkömmliche Tabelle. Die zweite Schaltfläche von links erstellt eine Tabelle mit Registern, in der jede Reihe mit einer Registerlasche dargestellt wird.
Klicken Sie auf OK. Notes erstellt die Tabelle an der Cursorposition.
118
Bewegen der Schreibmarke in Tabellen Nachdem Sie – wie zuvor beschrieben – eine Tabelle erstellt haben, können Sie diese nachträglich verändern und anpassen. Zunächst jedoch ist es wichtig zu wissen, wie Sie sich in der Tabelle bewegen können. è
Mit der [±½]-Taste bewegen Sie die Schreibmarke durch die Zellen.
è
Mit den Cursortasten bewegen Sie die Schreibmarke innerhalb einer Zelle.
è
Mit der Tastenkombination [¡]+[±½] bewegen Sie die Schreibmarke rückwärts durch die Zellen. Texte können in jede der Tabellenzellen direkt eingegeben werden.
Einfügen von Zeilen oder Spalten Um eine neue Zeile einzufügen, gehen Sie wie folgt vor: Setzen Sie die Schreibmarke in die Zeile, über der die neue Zeile eingefügt werden soll. Rufen Sie den Befehl Tabelle – Zeile einfügen auf ...
TIP Um schnell eine neue Zeile zu erzeugen, betätigen Sie in der letzten Zelle der Tabelle die Taste [±½].
...oder klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Zeile, und wählen Sie den Befehl Zeile einfügen. Verfahren Sie beim Einfügen von Spalten genauso.
Löschen von Zeilen oder Spalten Um eine Zeile zu löschen, gehen Sie wie folgt vor: Setzen Sie die Schreibmarke in die zu löschende Zeile. Rufen Sie den Befehl Markierte Zeilen löschen auf. Verfahren Sie beim Löschen von Spalten genauso.
Linien um Tabellen oder Zellen zeichnen Ganze Tabellen oder nur einzelne Spalten, Zeilen oder Zellen können mit Linien umrandet werden. Markieren Sie die Zellen, deren Umrandung Sie ändern möchten. Wenn sich die Einstellungen auf die gesamte Tabelle beziehen sollen, markieren sie diese. Zellen werden genauso markiert wie Text – fahren Sie den zu markierenden Bereich mit gedrückter linker Maustaste ab. Rufen Sie mit dem Befehl Tabelle – Eigenschaften die Infobox zur Tabelle auf. Notes öffnet die Infobox mit den Eigenschaften der aktuellen Tabelle. Sollte sich die Infobox nicht auf die Tabelle beziehen, wählen Sie aus der Liste in der Titelzeile »Tabelle«. Klicken Sie auf die zweite Registerlasche Linien. Dieses Register der Infobox erlaubt alle Einstellungen hinsichtlich Linien und Umrandungen.
119
Ziehen Sie die Infobox ein wenig zur Seite, um die darunterliegende Tabelle zu erkennen. Alle Einstellungen in der Infobox werden sofort auf die Tabelle übertragen und können somit leicht kontrolliert werden. Wählen Sie unter Stil die Linienart, mit der die markierten Zellen umrandet werden sollen. Die Linienart betrifft die gesamte Tabelle. Wählen Sie die Farbe der Linien aus. Wählen Sie für die vier Ränder die Dicke der Linie aus. Bei der Auswahl der Linienstärke können Sie diese für die vier Ränder separat angeben.
Experimentieren Sie hier ein wenig mit der Linienstärke »0«, um auf einer Seite der Tabellenzelle keine Linie zu plazieren.
Ändern des Tabellenhintergrunds Seit der Version 5 von Lotus Notes können Tabellen individuelle Hintergründe vergeben werden. Vor allem, wenn auf die Daten über Browser zugegriffen wird, bieten sich derartige grafische Spielereien an. Markieren Sie die Zellen, deren Hintergrund Sie ändern möchten ... ... bzw. markieren Sie die ganze Tabelle. Rufen Sie mit dem Befehl Tabelle – Eigenschaften die Infobox zur Tabelle auf. Klicken Sie auf den dritten Reiter der Infobox. Notes öffnet die Einstellungen hinsichtlich des Hintergrunds einzelner Zellen oder der ganzen Tabelle.
120
Legen Sie fest, ob Sie den Hintergrund der gesamten Tabelle oder nur den der markierten Zellen verändern möchten. Wählen Sie die Farbe aus der Liste aus, ... ... nachdem Sie mit der Maus auf dem Pfeil neben dem Farben-Feld geklickt haben.
3
Lektion
Einfügen von Kopf- und Fußzeilen
INFO
Kopf- und/oder Fußzeilen können entweder einzelnen Dokumenten oder der ganzen Datenbank zugewiesen werden.
Wenn Sie der gesamten Datenbank Kopfoder Fußzeilen zuweisen, gelten diese für alle Dokumente.
Erstellen einer Kopf- oder Fußzeile Öffnen Sie eine Datenbank oder ein Dokument. Verwenden Sie für dieses Beispiel ein Dokument der Übungs-Datenbank oder ein vorhandenes Mail. Öffnen Sie mit [Alt]+[º¼] die Infobox. Wählen Sie in der Titelzeile der Infobox Datenbank bzw. Dokument. Wenn Sie die Kopf- oder Fußzeile in der Infobox für die Datenbank erstellen, wirken die Einstellungen bei allen Dokumenten in dieser Datenbank. Wenn Sie die Einstellungen lediglich in der Infobox für Dokumente vornehmen, wirken diese entsprechend nur für das Dokument. Klicken Sie auf das Register Drucken.
121
Markieren Sie unter Angaben für entweder Kopfzeile oder Fußzeile. Geben Sie in das Textfeld den Text der Kopf- oder Fußzeile ein. Um besondere Felder wie Seitenzahlen einzugeben, lesen Sie die folgende Lektion. Ändern Sie (optional) die Schriftart und Schriftgröße . Schließen Sie die Infobox. Die korrekten Einstellungen lassen sich leider nur durch einen Probeausdruck feststellen.
Übernahme von Feld-Informationen in die Kopf- oder Fußzeile Bei der Eingabe der Kopf- oder Fußzeile können Sie vordefinierte Felder für die Seitenzahl, das Druckdatum, die Druckzeit oder den Dokumententitel auswählen. Öffnen Sie die Infobox des Dokuments oder der Datenbank. Klicken Sie auf das Register Drucken. Wählen Sie Kopfzeile oder Fußzeile. Klicken Sie in das Feld Text für Kopf-/Fußzeile. Verwenden Sie die dargestellten Symbole, um folgende Felder einzufügen:
122
INFO
Symbol
Funktion
Um die Bedeutung der einzelnen Symbole zu erfahren, verbleiben Sie mit der Maus eine Sekunde über dem Symbol, um eine Kurzbeschreibung einzublenden.
Seitenzahl einfügen
Fügt ein Feld ein, welches beim Druck die aktuelle Seitenzahl berechnet.
Datum einfügen
Fügt das aktuelle Datum ein (Systemdatum).
Uhrzeit einfügen
Fügt die aktuelle Uhrzeit ein (Systemzeit).
Titel einfügen
Fügt den Dokumententitel (siehe Titelzeile des aktuellen Fensters) ein.
Feldfunktionen für Kopf- und Fußzeilen Sie erkennen, wie Notes für die jeweilige Funktion ein Symbol als Platzhalter in die eigentliche Kopf- oder Fußzeile einfügt. Das Feldsymbol ...
Entspricht ...
&P
Seitenzahl einfügen
&D
Druckdatum einfügen
&T
Druckzeit einfügen
&W
Dokumententitel einfügen
Feldsymbole in den Kopf- oder Fußzeilen
Schließen Sie die Infobox.
INFO Wenn Sie keinen Tabulator verwenden, formatiert Notes die Eingaben für die Kopfoder Fußzeilen immer linksbündig.
Ausrichten der Kopf- und Fußzeile Das Symbol Tabulator besitzt eine ganz besondere Bedeutung. Mit dem Tabulator können die Angaben in den Kopf- oder Fußzeilen in drei Bereiche eingeteilt werden: linksbündig, zentriert oder rechtsbündig. Verwenden Sie maximal zwei Tabulatoren, die den Text wie folgt aufteilen: Linksbündiger Text – Tabulator – Zentrierter Text – Tabulator – Rechtsbündiger Text. 123
Tabulatoren werden in dem Eingabefeld durch senkrechte Striche dargestellt.
Beispiele Die Eingabe von ...
Bewirkt ...
Einführung in Notes
Linksbündige Ausrichtung des Textes.
| Einführung von Notes |
Zentrierte Ausrichtung des Textes. Die Eingabe des rechten Tabulators ist nicht zwingend notwendig.
| | Einführung von Notes
Rechtsbündige Ausrichtung des Textes.
&D | Einführung von Notes | &P
Linksbündiges Datum, zentrierter Text und rechtsbündige Seitenzahl.
4
Lektion
Festlegen von Seitenrändern für den Druck Rufen Sie den Befehl Datei – Seitenformat auf. Tragen Sie unter Ränder die gewünschten Randeinstellungen ein.
TIP Die Shortcut-Leiste kann individuell konfiguriert werden. Danach lassen sich auch beliebige andere Programme blitzschnell starten.
5
Lektion
Klicken Sie auf OK.
Ändern der Hintergrundfarbe von Dokumenten Die Hintergrundfarbe eines Dokuments kann individuell angepaßt werden. In vorangegangenen Versionen von Notes war dies nur durch den Datenbankentwickler möglich, der das Design der Datenbank anpassen mußte.
Ändern der Hintergrundfarbe eines Dokuments Öffnen Sie das Dokument, dessen Hintergrundfarbe Sie ändern möchten. Wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus. 124
Rufen Sie den Befehl Datei – Eigenschaften: Dokument auf. Alternativ können Sie auch mit [Alt]+[º¼] die Lotus-Infobox öffnen und in der Titelzeile die Eigenschaften des Dokuments aktivieren. Klicken Sie auf das Register Hintergrund. Das Register Hintergrund ist das dritte Register von links. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol rechts neben dem Feld Farbe.
Klicken Sie auf die gewünschte Farbe. Sie erkennen, wie die Einstellungen in der Lotus-Infobox direkt auf das Dokument übertragen werden. So können Sie leicht einige Einstellungen testen. Schließen Sie die Infobox mit der Schaltfläche X in der Titelzeile.
Entfernen der Hintergrundfarbe Um die eingestellte Hintergrundfarbe wieder zu entfernen, also zurück zu dem meist weißen Standard zu gelangen, verfahren Sie wie folgt: Öffnen Sie das Dokument im Bearbeiten-Modus. Ein Dokument wird beispielsweise mit der Tastenkombination [Strg]+[E] bzw. mit einem Doppelklick vom Lese-Modus in den Bearbeiten-Modus gewechselt. Rufen Sie den Befehl Datei – Eigenschaften: Dokument auf. Klicken Sie auf das Register Hintergrund. Klicken Sie auf die Schaltfläche Auf Maskenfarbe zurücksetzen.
125
Schließen Sie die Infobox.
6
Lektion
Einfügen einer Hintergrundgrafik Sie können Notes-Dokumenten eine Hintergrundgrafik mitgeben, die hinter dem eigentlichen Text dargestellt wird. Hintergrundgrafiken können entweder von der Festplatte importiert oder aus der Zwischenablage eingefügt werden.
Importieren einer Hintergrundgrafik Öffnen Sie das Dokument im Bearbeiten-Modus. Rufen Sie den Befehl Datei – Eigenschaften: Dokument auf. Klicken Sie auf das Register Hintergrund. Das Register Hintergrund ist das dritte Register von links. Klicken Sie auf Importieren. Notes öffnet ein Dialogfenster zur Auswahl der zu importierenden Datei. Wählen Sie unter Dateityp das Grafikformat, in dem die Hintergrundgrafik vorliegt. Suchen Sie die Datei auf Ihrer Festplatte.
INFO Notes unterstützt die Grafikformate BMP, GIF, JPEG, PCX und TIFF.
126
Klicken Sie auf Importieren. Notes fügt die Grafik als Hintergrund in das Dokument ein.
INFO Die Grafik muß selbstverständlich auf Ihrer Festplatte vorhanden sein.
Der Text, den Sie nun erfassen können, fließt über die Grafik hinweg. Schließen Sie die Infobox.
Kopieren einer Grafik aus der Zwischenablage Um diese Methode anzuwenden, müssen Sie die Grafik aus der Ursprungsanwendung zuerst in die Zwischenablage von Windows kopieren. Öffnen Sie die Grafik in dem entsprechenden Programm. Markieren und kopieren Sie diese in die Zwischenablage. Wechseln Sie zu Lotus Notes. Öffnen Sie das Dokument im Bearbeiten-Modus. In den Bearbeiten-Modus gelangen Sie mit der Tastenkombination [Strg]+[B]. Rufen Sie den Befehl Datei – Eigenschaften: Dokument auf. Klicken Sie auf das Register Hintergrund. Das Register Hintergrund ist das dritte Register von links. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügen. Notes fügt den Inhalt der Zwischenablage als Hintergrundgrafik ein. Schließen Sie die Infobox.
127
Entfernen der Hintergrundgrafik Wechseln Sie in den Bearbeiten-Modus des Dokuments. Rufen Sie den Befehl Datei – Eigenschaften: Dokument auf. Klicken Sie auf das Register Hintergrund. Das Register Hintergrund ist das dritte Register von links. Klicken Sie auf die Schaltfäche Entfernen. Schließen Sie die Infobox.
7
Lektion
INFO Ein Abschnitt wird immer durch ein vorangestelltes Dreieck dargestellt.
128
Arbeiten mit Abschnitten Mit Abschnitten können Sie innerhalb eines Dokuments ganze Absätze oder längere Textpassagen zu einer zusammenklappbaren Zeile komprimieren. Dadurch können umfangreiche Texte übersichtlich dargestellt werden. Absätze können bei Bedarf per einfachem Mausklick erweitert und wieder zusammengeklappt werden. Abschnitte können auch Unterabschnitte enthalten. Ein geschlossener Abschnitt wird durch ein nach rechts gerichtetes, ein geöffneter Abschnitt durch ein nach unten gerichtetes Dreieck dargestellt.
Erstellen eines neuen Abschnitts Öffnen Sie das Dokument, in dem Sie einen Abschnitt erstellen möchten. Verwenden Sie für diese Übung wieder die Übungs-Datenbank. Wechseln Sie in den Bearbeiten-Modus. Markieren Sie den Textbereich, den Sie zu einem Abschnitt zusammenfassen möchten.
Rufen Sie den Befehl Erstellen – Abschnitt auf.
INFO
Notes faßt den zuvor markierten Text zu einem Abschnitt zusammen.
Es können auch Abschnitte innerhalb von Abschnitten erstellt werden.
129
Notes verwendet hierbei immer die erste Zeile des Abschnitts als Abschnittstitel. Beachten Sie dies eventuell beim Erstellen des Textes. Der Abschnittstitel kann jedoch auch nachträglich geändert werden. Erstellte Abschnitte können nachträglich bearbeitet werden. So können Sie den Abschnittstitel, die Umrandung, die Anzeige oder die Schriftarten anpassen.
Ändern des Abschnittstitels und der Umrandung Notes verwendet beim Erstellen eines neuen Abschnitts immer die erste Zeile des markierten Textes als Abschnittstitel. Dieser kann nachträglich wie folgt geändert werden: Wechseln Sie in den Bearbeiten-Modus. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Abschnitt. Rufen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Eigenschaften: Abschnitt auf. Alternativ können Sie auch den Menübefehl Abschnitt – Eigenschaften: Abschnitt aufrufen. Sie erhalten die Infobox für Abschnitte.
130
Bearbeiten Sie die Abschnittsbezeichnung im Feld Titel. Legen Sie unter Umrandung/Stil die Rahmenart des Abschnitts fest ... ... oder entfernen Sie diesen. Schließen Sie die Infobox.
Verschieben eines Abschnitts Markieren Sie den komprimierten Abschnitt.
INFO Überprüfen Sie, ob Sie sich im BearbeitenModus befinden.
Rufen Sie den Befehl Bearbeiten – Ausschneiden auf. Setzen Sie die Schreibmarke an die Stelle, an der der Abschnitt eingefügt werden soll.
131
Rufen Sie den Befehl Bearbeiten – Einfügen auf. Dadurch, daß Sie den gesamten geschlossenen Abschnitt markiert haben, verschiebt Notes auch den gesamten, zum Abschnitt gehörenden Text sowie weitere Unterabschnitte, sofern vorhanden.
Löschen eines Abschnitts mit dem enthaltenen Text Um einen Abschnitt mitsamt dem darin enthaltenen Text zu löschen, gehen Sie wie folgt vor: Markieren Sie den Abschnitt.
Rufen Sie den Befehl Bearbeiten – Löschen auf ... bzw. betätigen die Taste [Entf].
Entfernen eines Abschnitts mit Beibehaltung des Textes Um lediglich die Formatierung des Abschnitts, nicht jedoch dessen Inhalt zu entfernen, gehen Sie wie folgt vor: Markieren Sie den Abschnitt ... oder klicken Sie auf den Abschnitt. Rufen Sie den Befehl Abschnitt – Abschnitt entfernen auf. Dieser Befehl befindet sich auch im Kontextmenü, welches Sie mit der rechten Maustaste aufrufen können. Bestätigen Sie die Warnung mit Ja.
132
8
Lektion
Erstellen eines Text-Pop-Ups Erstellen eines Text-Pop-Ups Ein Text-Pop-Up zeigt eine Pop-Up-Definition an, wenn ein Benutzer darauf klickt, oder die Maus darüber bewegt. Sie müssen sich in einem Rich-Text-Feld befinden (ein Feld, das Text, Objekte, Dateianhänge und Bilder enthalten kann), um ein Text-Pop-Up erstellen zu können. Öffnen Sie ein Dokument im Bearbeiten-Modus. Markieren Sie den Text, der als Text-Pop-Up dienen soll. Rufen Sie den Befehl Erstellen – Hotspot – Text-Pop-Up auf. Klicken Sie auf das Register Hotspot-Pop-up Info. Geben Sie den anzuzeigenden Text im Feld Pop-Up-Text ein.
Wählen Sie eine Anzeigeoption. Klicken Sie zum Speichern auf das Häkchen. Schließen Sie die Infobox.
133
9
Lektion
Beispiel
Berechneter Text Berechneter Text kennzeichnet eine Funktionalität, mit der Sie innerhalb des Textes gewisse Berechnungen anstellen oder sonstige Formeln einsetzen können. Der Text wird durch die Formeln automatisch geändert. Wenn Sie beispielsweise die aktuelle Uhrzeit in einem Dokument anzeigen möchten, wenn es geöffnet wird, könnten Sie mit Hilfe der Formel @Time(@Now) einen berechneten Text erstellen. Durch den Einsatz dieser Formel wird im Dokument immer die aktuelle Uhrzeit angezeigt.
Erstellen eines berechneten Textes in einem Dokument Erstellen Sie ein neues Dokument in der Übungs-Datenbank ... ... oder öffnen Sie die im Projekt 4 erstellte Vorlage. Setzen Sie die Schreibmarke an die Stelle, an der der berechnete Text erscheinen soll. Wenn Sie die Vorlagen verwenden, setzen Sie die Schreibmarke in die Zelle mit dem Datum. Rufen Sie den Befehl Erstellen – Berechneter Text auf. Sie erhalten einen neuen Ausschnitt zur Definition des berechneten Textes. Geben Sie unter Berechneter Text: Wert die Formel ein. Verwenden Sie für das Beispiel die Eingabe der Formel: @time(@now). Mit dieser Formel wird bei der Anzeige und beim Ausdruck immer das aktuelle Datum eingesetzt.
134
INFO Nach Eingabe der Formel können Sie mit [F9] den berechneten Text aktualisieren.
Unter dem Karteireiter Referenz und durch Auswahl des Listenpunktes Formel@Funktionen erhalten Sie eine Liste aller vorhandener Funktionen. Weitere Informationen zu @-Funktionen finden Sie in der Notes-5-Designer-Hilfe. Klicken Sie in das Dokument, um das Programmierfenster zu schließen. Sie können irgendwo in das obere Dokument klicken, um das Programmierfenster wieder zu schließen. Sie erkennen sofort, wie Notes das Feld berechnet.
10 Lektion
Erstellen einer horizontalen Trennlinie Vor allem beim Erstellen von Seiten, die im Inter- oder Intranet veröffentlicht werden, kommen horizontale Trennlinien zum Einsatz. Jedoch können diese auch in jedem reinen Notes-Dokument verwendet werden, um Texte oder Dokumententeile voneinander zu trennen.
Einfügen einer horizontalen Trennlinie Setzen Sie die Schreibmarke an die Stelle, an der Sie die Trennlinie einfügen möchten. Rufen Sie den Befehl Erstellen – Horizontaler Strich auf.
INFO Sie müssen sich in einem RichText-Feld und im BearbeitenModus befinden.
Notes fügt den horizontalen Strich in der Standardformatierung an der Cursorposition ein.
135
Formatieren einer horizontalen Trennlinie Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Linie. Wählen Sie Eigenschaften: Horizontaler Strich. Nehmen Sie in der Infobox die Einstellungen vor. Schließen Sie die Infobox.
11 Lektion
INFO Absatzstile können nur in RichText-Feldern erstellt werden.
Arbeiten mit Stilen zur schnellen Textformatierung Mit Absatzstilen können Sie die gleichbleibende Formatierung von Texten erreichen. Ein Stil ist eine Definition aus Formaten wie Schriftarten, Schriftgrößen, Farben und sonstigen Attributen, die allesamt unter einem Namen, dem Stil, zusammengefaßt werden. Alle unter einem Stil zusammengefaßten Attribute können auf einmal auf den Text übertragen werden.
Erstellen eines neuen Absatzstils Öffnen Sie für dieses Beispiel die Übungs-Datenbank. Sie können selbstverständlich jede andere Datenbank oder sogar Ihre Maildatei verwenden. Erstellen Sie ein neues Dokument. Schreiben Sie einen Beispieltext, und formatieren Sie diesen wie gewünscht. Verwenden Sie zur Formatierung die Infobox. Setzen Sie die Schreibmarke in den formatierten Text. Rufen Sie den Befehl Text – Eigenschaften: Text auf. Klicken Sie auf das Register Absatzstile. Das Register Absatzstile ist das ganz rechte Register der Infobox. Klicken Sie auf Stil erstellen. Geben Sie dem Stil einen Namen. Verwenden Sie einen Namen, der den Stil ausreichend beschreibt. Markieren Sie, wo der Stil verfügbar sein soll.
INFO Ein Stern vor dem Stilnamen kennzeichnet, daß dieser in der gesamten Datenbank verfügbar ist.
136
Die Option ...
bewirkt ...
Schrift in Stil aufnehmen
Die Schrift wird in dem erstellten Absatzstil gespeichert.
Stil für alle Dokumente verfügbar machen
Der Stil steht in allen Dokumenten der Datenbank zur Verfügung.
Stil der Umlauftaste [F11] zuweisen
Mit der Funktionstaste [F11] können Sie durch alle Stile durchblättern, die mit dieser Option eingebunden wurden.
Stiloptionen Klicken Sie auf OK. Schließen Sie die Infobox.
Anwenden eines Stils Ändern des Stils über das Menü
Nachdem Stile definiert wurden, können diese wie folgt beschrieben angewendet werden. Schreiben Sie einen Text. Markieren Sie den Text. Rufen Sie den Befehl Text – Stil anwenden auf. Wählen Sie aus dem Untermenü den gewünschten Stil.
Sie erkennen, wie der markierte Text sofort mit allen in dem Stil enthaltenen Formaten versehen wird.
137
Ändern des Stils mit der Funktionstaste [F11]
Sofern Sie bei der Erstellung des Stils die Option Stil der Umlauftaste F11 zuweisen gewählt haben, können Sie die Stile auch wie folgt ändern:
Markieren Sie den Text. Drücken Sie die Funktionstaste [F11], bis der gewünschte Stil verwendet wurde.
Nachträgliches Ändern eines Stils Um einen bestehenden Stil zu ändern, gehen Sie wie folgt vor: Formatieren Sie einen Text nach den neuen Anforderungen. Rufen Sie den Befehl Text – Eigenschaften: Text auf. Klicken Sie auf das Register Absatzstile. Das Register Absatzstile ist das ganz rechte Register der Infobox. Klicken Sie auf Stil neu definieren. Wählen Sie den Stil aus, den Sie neu definieren möchten.
INFO Der ausgewählte Stil wird durch die neuen Formate überschrieben.
Klicken Sie auf OK. Schließen Sie die Infobox. Der Stil besitzt nun neue Formate, hat aber den alten Namen beibehalten.
138
Löschen eines Stils Wenn Sie einen Stil nicht mehr benötigen, löschen Sie diesen wie folgt: Rufen Sie den Befehl Text – Eigenschaften: Text auf. Klicken Sie auf das Register Absatzstile. Klicken Sie auf Stil löschen. Markieren Sie den Stil, den Sie löschen möchten.
Bestätigen Sie mit OK. Schließen Sie die Infobox.
?
Fragen
Testen Sie Ihr Wissen n In welchem Feldtyp können Texte formatiert werden? n Auf welche Art können Texte formatiert werden? n Auf welchen Text beziehen sich Textformatierungen? n Wie wird Text markiert? n Wie kann am Ende einer Tabelle schnell eine neue Zeile eingefügt werden? n Mit welchen Tasten bewegen Sie sich in einer Tabelle? n Was ist ein Abschnitt? n Was sind Kopf- und Fußzeilen? n Wie werden in Kopf- oder Fußzeilen Informationen voneinander getrennt? n Was ist ein Absatzstil?
139
Projekt 7 Austausch von Informationen mit anderen Programmen Übersicht Importieren einer Datei aus Word für Windows Speichern eines Notes-Dokuments als Winword-Datei Importieren einer Excel-Tabelle Importieren einer Grafik Verknüpfen von Daten anderer Programme Einbetten eines fremden Objekts in Notes
1
Arbeiten mit der Microsoft-Office-Bibliothek
Lektion
Übersicht
HINWEIS
Lotus Notes ermöglicht es Ihnen, Daten aus anderen Programmen in ein Feld oder eine Datenbank einzulesen (zu importieren) bzw. Daten aus Notes heraus in anderen Dateiformaten abzuspeichern (zu exportieren). Notes unterstützt folgende Dateiformate für den Im- und Export:
Testen Sie die folgenden Übungen in der zuvor erstellten Übungs-Datenbank
Textformate
Kalkulationsformate
Lotus Ami Pro (1.x, 2.x, 3.x)
Lotus 1-2-3
Grafikformate PCX (.PCX)
Microsoft Word (Winword 6.0)
Microsoft Excel (4.0, 5.0)
CGM (.CGM, .GMF)
Klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren.
Microsoft Rich Text Format
TIFF 5.0 (.TIF)
Word Perfect (5.x, 6.0, 6.1)
Bitmap (.BMP)
ASCII Text
GIF (.GIF)
Notes beginnt den Import der gewählten Datei. Hierbei wird das Ursprungsformat von Word für Windows durch einen sogenannten Importfilter in das Notes-Format umgewandelt.
Binär mit Text
JPEG (.JPG)
Die Daten werden direkt an die Position der Schreibmarke eingefügt. Je nach Komplexität des Word-Dokuments kann der Import einige Zeit in Anspruch nehmen.
Tabellarischer ASCII-Text Strukturierter ASCII-Text Unterstützte Import-Dateiformate
2
Lektion
Importieren einer Datei aus Word für Windows
INFO
Die folgende Lektion beschreibt das Einlesen einer vorhandenen Word-fürWindows-Datei in ein beliebiges Notes-Dokument.
Nur in RichText-Felder können Daten anderer Anwendungen Importiert werden.
3
Lektion
Speichern eines Notes-Dokuments als Winword-Datei Das folgende Beispiel beschreibt den Weg, ein vorhandenes Notes-Dokument als Winword-Datei auf Ihrer Festplatte abzuspeichern, um dieses entsprechend weiterleiten zu können.
Ein Notes-Dokument als Winword-Datei speichern Importieren einer Datei aus Word für Windows Gehen Sie in das Feld, in welches Sie den Inhalt einer Word-Datei importieren möchten. Gehen Sie für dieses Beispiel entweder in das Haupteingabefeld Ihrer Maildatenbank, oder verwenden Sie die zuvor erstellte persönliche InformationsDatenbank.
Öffnen Sie das Notesdokument, welches als Winword-Datei gespeichert werden soll. Das abgebildete Beispiel zeigt ein Notes-Dokument mit Textformaten, einer Grafik und einer Tabelle.
Rufen Sie den Befehl Datei – Importieren auf. Sie erhalten die Dialogbox zur Suche der zu importierenden Datei. Wählen Sie den Dateityp der zu importierenden Datei. Wählen Sie zum Import einer Word-für-Windows-Datei den Eintrag »Word for Windows«. Wählen Sie das Laufwerk, den Ordner und die zu importierende Datei.
122
143
1
Lektion
Übersicht
HINWEIS
Lotus Notes ermöglicht es Ihnen, Daten aus anderen Programmen in ein Feld oder eine Datenbank einzulesen (zu importieren) bzw. Daten aus Notes heraus in anderen Dateiformaten abzuspeichern (zu exportieren). Notes unterstützt folgende Dateiformate für den Im- und Export:
Testen Sie die folgenden Übungen in der zuvor erstellten Übungs-Datenbank
Textformate
Kalkulationsformate
Grafikformate
Lotus Ami Pro (1.x, 2.x, 3.x)
Lotus 1-2-3
PCX (.PCX)
Microsoft Word (Winword 6.0)
Microsoft Excel (4.0, 5.0)
CGM (.CGM, .GMF)
Microsoft Rich Text Format
TIFF 5.0 (.TIF)
Word Perfect (5.x, 6.0, 6.1)
Bitmap (.BMP)
ASCII Text
GIF (.GIF)
Binär mit Text
JPEG (.JPG)
Tabellarischer ASCII-Text Strukturierter ASCII-Text Unterstützte Import-Dateiformate
2
Lektion
Importieren einer Datei aus Word für Windows
INFO
Die folgende Lektion beschreibt das Einlesen einer vorhandenen Word-fürWindows-Datei in ein beliebiges Notes-Dokument.
Nur in RichText-Felder können Daten anderer Anwendungen Importiert werden.
Importieren einer Datei aus Word für Windows Gehen Sie in das Feld, in welches Sie den Inhalt einer Word-Datei importieren möchten. Gehen Sie für dieses Beispiel entweder in das Haupteingabefeld Ihrer Maildatenbank, oder verwenden Sie die zuvor erstellte persönliche InformationsDatenbank. Rufen Sie den Befehl Datei – Importieren auf. Sie erhalten die Dialogbox zur Suche der zu importierenden Datei. Wählen Sie den Dateityp der zu importierenden Datei. Wählen Sie zum Import einer Word-für-Windows-Datei den Eintrag »Word for Windows«. Wählen Sie das Laufwerk, den Ordner und die zu importierende Datei.
142
Klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren. Notes beginnt den Import der gewählten Datei. Hierbei wird das Ursprungsformat von Word für Windows durch einen sogenannten Importfilter in das Notes-Format umgewandelt. Die Daten werden direkt an die Position der Schreibmarke eingefügt. Je nach Komplexität des Word-Dokuments kann der Import einige Zeit in Anspruch nehmen.
3
Lektion
Speichern eines Notes-Dokuments als Winword-Datei Das folgende Beispiel beschreibt den Weg, ein vorhandenes Notes-Dokument als Winword-Datei auf Ihrer Festplatte abzuspeichern, um dieses entsprechend weiterleiten zu können.
Ein Notes-Dokument als Winword-Datei speichern Öffnen Sie das Notesdokument, welches als Winword-Datei gespeichert werden soll. Das abgebildete Beispiel zeigt ein Notes-Dokument mit Textformaten, einer Grafik und einer Tabelle.
143
Rufen Sie den Befehl Datei – Export auf. Geben Sie in dem Feld Speichern in das Laufwerk an, auf dem die Datei abgelegt werden soll. Markieren Sie den Ordner, in dem die Datei abgelegt werden soll. Geben Sie in das Feld Dateiname den Namen der neu zu erstellen Winword-Datei ein.
TIP Versehen Sie die Datei am besten gleich mit der Dateiendung ».doc«.
Wählen Sie unter Dateityp die Option Word für Windows 6.0. Erstellen Sie die Datei mit der Schaltfläche Export. Leider sind die Exportfilter nicht in der Lage, alle Formate und Schriftarten 1:1 zu übernehmen. Sehen Sie sich in jedem Fall die neu erstellte Datei an, und überarbeiten Sie diese eventuell.
144
Da Notes keine festen rechten Seitenränder kennt, sind hier in der Regel Anpassungen notwendig.
4
Lektion
Importieren einer Excel-Tabelle Das folgende Beispiel beschreibt, wie Sie eine bestehende Excel-Tabelle in ein Notes-Dokument importieren können.
Importieren einer Excel-Tabelle Setzen Sie die Schreibmarke an die Stelle, an der die Excel-Tabelle eingefügt werden soll. Die noch zu wählende Datei wird immer exakt an der aktuellen Schreibmarkenposition eingefügt. Rufen Sie den Befehl Datei – Importieren auf. Wählen Sie unter Dateityp den Eintrag »Excel spreadsheet«. Suchen Sie die Excel-Datei ... ... oder geben Sie diese mit vollständigem Pfad in das Feld Dateiname ein.
145
Klicken Sie auf Importieren. Notes fügt die Excel-Tabelle an der Cursorposition ein.
Auch beim Import bietet es sich an, die importierten Daten zu überarbeiten, da die Formate nicht immer direkt umgesetzt werden.
146
5
Lektion
Importieren einer Grafik Importieren einer Grafik Plazieren Sie die Schreibmarke an der Stelle, an der die Grafik eingefügt werden soll. Rufen Sie den Befehl Datei – Importieren auf. Wählen Sie unter Dateityp das Format der zu importierenden Grafik. Suchen Sie die zu importierende Datei ... ... oder tragen Sie den vollständigen Dateinamen in das Feld Dateiname ein.
Klicken Sie auf Import.
HINWEIS Um die importierte Grafik im Text zu positionieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Grafik und wählen den Befehl Eigenschaften: Bild. In der Infobox können Sie alle Eigenschaften der Grafik verändern.
147
6
Lektion
Verknüpfen von Daten anderer Programme Microsoft hat mit einer Technik namens OLE (Objekt Linking & Embedding) einen Standard geschaffen, mit dem Informationen zwischen unterschiedlichen Windows-Programmen ausgetauscht werden können. Mit OLE werden die Informationen eines Programms (Objekte genannt) mit dem anderen Programm verbunden (to link = verbinden). Dabei können die Quelldaten entweder ausschließlich in der eigentlichen Anwendung verbleiben, und es besteht lediglich eine Verbindung (ein Link) zu Notes, oder Sie können das gesamte Dokument als Objekt in Notes einbetten (embedding).
Erstellen einer Verknüpfung zu einer anderen Windows-Anwendung
INFO Das folgende Beispiel funktioniert mit Microsoft Excel genauso.
Mit dem folgenden Beispiel erstellen Sie eine aktive Verknüpfung zu einem Ausschnitt einer Microsoft-Excel-Tabelle. Der Ausschnitt wird in einem Notes-Dokument dargestellt. Wenn sich die Daten der Tabelle in Excel ändern, wird die Darstellung der Daten in Notes automatisch aktualisiert. In diesem Beispiel wird die OLE-Technik von Windows verwendet. Die Daten befinden sich nicht in Notes, sondern ausschließlich in Excel. Öffnen Sie die Anwendung, zu der Sie eine Verknüpfung erstellen möchten. In dem Beispiel starten Sie Excel oder 1-2-3 und öffnen die Arbeitsmappe, aus der Sie Daten in Notes darstellen möchten. Markieren Sie in 1-2-3 oder Excel den Ausschnitt der Daten, die in Notes dargestellt werden sollen.
Kopieren Sie die Daten mit [Strg]+[C] in die Zwischenablage.
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Öffnen Sie in Notes das Zieldokument. Für dieses Beispiel können Sie ein neues Dokument in der Übungs-Datenbank erstellen. Alternativ verwenden Sie ein neues Memo. Wechseln Sie in den Bearbeiten-Modus. Gehen Sie mit der Schreibmarke an die Stelle, an der die Datenverknüpfung eingefügt werden soll. Rufen Sie den Befehl Bearbeiten – Selektiv einfügen auf. Sie erhalten eine Dialogbox, um die Verknüpfung zu definieren. Wählen Sie Verknüpfung zu Quelle einfügen. Wählen Sie im Feld Als ein Anzeigeformat für das Objekt aus.
INFO
Wählen Sie hier das Ursprungsformat der Quellanwendung, also 1-2-3- oder ExcelArbeitsmappe.
Datenverknüpfungen können nur in RichText-Feldern erstellt werden.
Klicken Sie auf OK.
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In Notes können Sie eine Verknüpfung als einen der Dateitypen anzeigen lassen: Rich-Text-Format, Bitmap, Bild, Text oder Symbol. Welche Anzeigetypen zur Verfügung stehen, wird jedoch von der Anwendung bestimmt, zu der Sie eine Verknüpfung erstellen.
Aktualisieren der Verknüpfung Manuelles Aktualisieren der Verknüpfung
Wenn sich die Daten in der Ursprungsanwendung ändern, sollten sich die Änderungen auch in dem in Notes eingebundenen Objekt widerspiegeln. Hierzu ist die Verknüpfung zu aktualisieren. Dies kann entweder manuell oder automatisch erfolgen. Öffnen Sie das Dokument mit dem verknüpften Objekt. Wechseln Sie in den Bearbeiten-Modus. Rufen Sie den Befehl Bearbeiten – Externe Verknüpfungen auf. Sie erhalten die Dialogbox mit den Einstellungen der Verknüpfung.
Markieren Sie die Verknüpfung. Klicken Sie auf Jetzt aktualisieren. Drücken Sie in Notes zur Aktualisierung aller eingebundenen Objekte die Taste F9. Automatische Aktualisierung der Verknüpfung
Um die Verknüpfung immer automatisch aktuell zu halten, verfahren Sie wie folgt:
Öffnen Sie das Dokument mit dem eingebundenen Objekt. Wechseln Sie in den Bearbeiten-Modus. Rufen Sie den Befehl Bearbeiten – Externe Verknüpfungen auf. Markieren Sie die Verknüpfung. Rufen Sie den Befehl Automatisch auf. Schließen Sie die Dialogbox mit der Schaltfläche Schließen. 150
Lösen einer Verknüpfung Beim Lösen einer Verknüpfung wird die Referenz, der Bezug auf die Originaldaten, entfernt. Die Daten selbst bleiben in Notes vorhanden, es erfolgt jedoch keinerlei Aktualisierung mit dem Ursprungsdokument mehr. Öffnen Sie in Notes das Dokument mit der Verknüpung. Rufen Sie den Befehl Bearbeiten – Externe Verknüpfung auf. Markieren Sie die Verknüpfung. Klicken Sie auf Verknüpfung lösen.
Klicken Sie auf OK. Klicken Sie auf Schließen.
7
Lektion
INFO Objekte können nur in RichText-Feldern eingebunden werden.
Einbetten eines fremden Objekts in Notes Die folgende Lektion demonstriert das Einbetten eines Objekts in Notes. Ein Objekt ist in diesem Falle für Notes eine Art Fremdkörper, die Notes zwar aufnimmt (einbettet), jedoch aus eigenen Kräften nicht verwenden kann. Ein Objekt kann eine Paint-Grafik, eine Klangdatei, ein Video oder ein Excel-Arbeitsblatt sein. Um das Objekt lesen zu können, genügt es, das Notes-Dokument zu öffnen. Um das Dokument jedoch zu bearbeiten, benötigen Sie das dem Objekt zugehörige Programm (z.B. Word für Windows, Excel oder Paint).
Einbetten einer Paint-Grafik Öffnen Sie ein neues Mail oder ein neues Dokument in der Übungs-Datenbank. Setzen Sie die Schreibmarke an die Stelle, an der die Paintgrafik erscheinen soll. Rufen Sie den Befehl Erstellen – Objekt auf. Sie erhalten eine Liste aller unter Windows registrierten Objekte für den Datenaustausch zwischen Programmen. Die Liste wird bei der Installation einer »OLEfähigen« Anwendung erstellt. Markieren Sie in der Liste Objekttyp den Eintrag »Paintbrush-Bild«.
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Paintbrush von Windows ist eine OLE-fähige Anwendung. Klicken Sie auf OK. Sie erkennen, wie Notes in dem Dokument ein Grafikobjekt einfügt. Teile des Notes-Menüs werden durch das Menü von Paintbrush ersetzt. Die PaintbrushSymbolleiste ist ebenfalls erkennbar.
Erstellen Sie nun mit den Paintbrush-Werkzeugen Ihre Grafik. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie irgendwo außerhalb des Paintbrush-Objekts. Somit verschwinden die Paintbrush-Menüs und Symbole wieder. Das Paintbrush-Objekt kann nun gespeichert und versendet werden. Lediglich zum Bearbeiten wird das Programm Paint benötigt. Speichern und schließen Sie das Dokument. 152
Bearbeiten eines eingebetteten Objekts Um das Objekt bearbeiten zu können, benötigen Sie das entsprechende Programm. Öffnen Sie das Dokument mit dem eingebetteten Objekt. Klicken Sie doppelt auf das Objekt. Sie erkennen wieder, wie Notes die Menübefehle von Paint bzw. dem Objekt einbindet. Bearbeiten Sie das Objekt mit den Werkzeugen von Paint. Beenden Sie mit dem Befehl Datei – Schließen.
8
Lektion
Arbeiten mit der Microsoft-Office-Bibliothek Lotus liefert mit Notes Version 5 eine Reihe vorgefertigter Datenbanken aus, die für den schnellen persönlichen Einsatz genauso gewinnbringend sind wie für die Arbeit in Gruppen und Teams.
Grundlagen
INFO Es werden die Anwendungen aus MS Office 95 und 97 unterstützt.
Die Datenbank Microsoft-Office-Bibliothek gibt Ihnen die Möglichkeit, Dokumente mit Microsoft Word, Excel, Powerpoint oder Paint zu erstellen, ohne Notes zu verlassen. Darüber hinaus kann sie als elektronisches Archivierungssystem verwendet werden, in dem Dokumente abgelegt sind, auf die Mitglieder einer Arbeitsgruppe gemeinsam zugreifen können. Abgesehen von dem Vorteil eines zentralen Ablageorts für Dokumente, die mit Microsoft-Anwendungen erstellt wurden, bietet die Dokumenten-Bibliothek weitere wichtige Funktionen zur Dokumentenverwaltung, wie zum Beispiel die Möglichkeit, Prüfzyklen einzusetzen, oder eine Archivierung abgelaufender, ungültiger Dokumente. Zur Erstellung und Ablage von MS-Office-Dokumenten existieren zwei grundlegende Möglichkeiten. Die einfachste ist die eines Dateianhangs, indem die vorhandenen Dokumente in das RichText-Feld von Notes gehängt werden. Interessanter an dieser Anwendung jedoch ist die Möglichkeit, MS-Office-Dokumente direkt aus der Notes-Datenbank heraus zu erstellen, ohne jemals in die Verlegenheit zu kommen, einen Dateinamen, ein Verzeichnis oder ein Laufwerk angeben zu müssen. Die Dokumente werden direkt als Objekte in das NotesFormular integriert.
Für »Techies« ...
Die Schablone MS-Office-Bibliothek wurde für das Zusammenspiel mit Microsoft Office 95 und 97 konzipiert und verwendet die OLE-Technik von DocObjects (ActiveX), beim dem das eingebettete OLE-/ActiveX-Objekt innerhalb des NotesDokumentenfensters gestartet wird.
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Erstellen einer neuen Microsoft-Office-Bibliothek Das folgende Beispiel demonstriert das Erstellen einer neuen Datenbank auf der Basis der Schablone Microsoft Office Bibliothek lokal auf Ihrem Rechner. Wenn Sie die Datenbank mit Kollegen teilen möchten, muß Sie der Notes-Administrator auf den Server überspielen und die Zugriffsrechte entsprechend einrichten. Rufen Sie den Befehl Datei – Datenbank – Neu auf. Belassen Sie das Feld Server auf Lokal. Geben Sie in das Feld Titel beispielsweise »MS-Office Dokumente« ein. Legen Sie den Dateinamen fest. Wenn Sie keinerlei Angaben zu Laufwerk und Ordner machen, legt Notes die Datenbank in Ihrem Notes-Datenverzeichnis ab. Klicken Sie in die Liste der Schablonen. Markieren Sie den Eintrag »MS Office Bibliothek (V5.0)«.
Klicken Sie auf OK. Notes erstellt die neue Datenbank auf der Basis der Schablone, speichert diese in Ihrem lokalen Datenverzeichnis und fügt ein Lesezeichen auf der Arbeitsoberfläche bzw. im Lesezeichenordner Datenbanken an. Schließen Sie die nun eingeblendete Informationsseite mit [Esc]. Schließen Sie die Datenbank mit [Esc].
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Öffnen der MS-Office Bibliothek Sie finden die neu erstellte Datenbank entweder auf der V4-Arbeitsoberflläche... Die neue Datenbank auf der Version-4Oberfläche ...
... oder im Lesezeichenordner Datenbanken.
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INFO Voraussetzung für dieses Beispiel ist ein installiertes Word für Windows 95 oder 97.
Erstellen eines MS-Office-Dokuments in der neuen Bibliothek Das nachfolgende Beispiel demonstriert die Möglichkeit, ein Word-für-WindowsDokument direkt aus der Datenbank heraus zu erstellen und dort abzulegen. Ein Abspeichern auf der Festplatte ist nicht mehr notwendig. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues MS Office Dokument. Wählen Sie Word Dokument.
Notes erstellt ein neues Dokument und startet im Hintergrund Word für Windows. Sie erkennen, wie das Notes-Menü durch das Menü von Word ersetzt wird.
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Erstellen Sie Ihr Dokument in Word für Windows wie gewohnt. Sie können über das Menü auf alle vorhandenen Befehle von Winword zugreifen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Eigenschaften. Sie können dem Dokument nun ein Thema und eine Kategorie vergeben. Diese Angaben werden in die ensprechenden Felder des Notes-Dokuments geschrieben, um dieses in den Ansichten klar zu kennzeichnen.
Geben Sie dem Dokument einen Namen. Der Name ist kein Dateiname. Er wird lediglich dazu verwendet, dem NotesDokument einen Namen zu geben, in dem die Winword-Datei abgelegt ist. Bestätigen Sie mit OK. Das Notes-Dokument mit dem enthaltenen Winword-Objekt erscheint in allen Ansichten der Datenbank.
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Dokumente für andere Personen sperren Die Verwendung einer Notes-Datenbank zum Erstellen und Ablegen von WinwordDateien bietet zahlreiche Zusatznutzen, die anhand des folgenden Beispiels dargestellt werden. Öffnen Sie das erstellte Dokument. Klicken Sie auf die Schaltfläche »Als ‚Privat‘ markieren«.
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Dadurch erreichen Sie, sofern eine ganze Gruppe oder gar die ganze Firma auf die Office-Bibliothek zugreift, daß nur Sie als der Autor in der Lage sind, das Dokument zu sehen. Verwenden Sie diese Funktion dann, wenn die Erstellung des Dokuments beispielsweise noch nicht abgeschlossen ist. Um das Dokument wieder der Allgemeinheit zugänglich zu machen, klicken Sie erneut auf die Schaltfläche, die nun die Bezeichnung »Als ‚öffentlich‘ markieren« trägt.
Einrichten eines Prüfzyklus für das Dokument Um einen ganz bestimmten Teilnehmerkreis als Prüfer und Leser des Dokuments festzulegen, ... ... klicken Sie auf die Schaltfläche Prüfzyklus einrichten. Sie erhalten eine Dialogbox zur Festlegung der Reihenfolgen, in der die Prüfung des Dokuments durch andere Personen erfolgen soll.
Legen Sie die Prüfart fest. Die Prüfart definiert, in welchem Ablaufschema das Dokument durch die nächsten Prüfinstanzen wandert.
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Die Option ...
Bewirkt ...
Prüfart – Serielle Prüfung
Daß die Dokumente einzeln und nacheinander an die definierten Personen (Prüfer) weitergeleitet werden.
Seriell – (Alle Änderungen bewahren)
Daß das Dokument einzeln und nacheinander an die definierten Personen weitergeleitet werden kann. Bearbeitungen jedoch werden in einer Kopie vorgenommen – nicht im Original. Das Original bleibt unverändert. Alle älteren Versionen bleiben unverändert und werden zu Antwortdokumenten.
Dokumentreservierungen
Anforderungen für Dokumentprüfungen werden parallel, also gleichzeitig, weitergeleitet. Sobald ein Prüfer das Dokument öffnet, wird es gesperrt und kann von anderen Personen nicht mehr bearbeitet werden. Andere Personen, die das Dokument bearbeiten, erhalten eine Hinweis. Kommentare der prüfenden Person werden in eine Kopie des Ursprungsdokuments eingefügt, das Original bleibt erhalten.
Antwortprüfung
Die Antwortprüfung arbeitet wie die Dokumentreservierung, sperrt jedoch das Originaldokument nicht. Jegliche Kommentare an ein Dokument werden als Antwortdokumente des Originals erstellt.
?
Fragen
Testen Sie Ihr Wissen n Was versteht man unter Importieren und Exportieren von Daten? n Was bedeutet OLE beim Verknüpfen von Daten? n Was ist eine Verknüpfung von Daten? n Wie kann eine Datenverknüpfung aktualisiert werden? n Wie können Microsoft-Office-Dokumente innerhalb von Notes erstellt und verwaltet werden?
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Projekt 8 Tips für die persönliche Produktivität Im Projekt »Tips für die persönliche Produktivität« finden Sie in den einzelnen Lektionen Hinweise zu Themen wie Suchen von Informationen, Arbeiten mit dem persönlichen Adreßbuch, Erstellen von Datenbank-Abonnements, Umgang mit dem Datenbankkatalog, Einsatz des Kommentarstifts, Einsatz des Markierungsstifts, Wiederherstellen gelöschter Dokumente, Automatisieren von Aufgaben mit Agenten, Komprimieren einer lokalen Datenbank, Verschlüsseln einer lokalen Datenbank oder Archivieren einer lokalen Datenbank. Suchen von Informationen in Notes-Datenbanken Arbeiten mit dem persönlichen Adreßbuch Einsatz des Kommentarstifts
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Lektion
Voraussetzungen für eine Volltextsuche in Notes-Datenbanken
Wiederherstellen gelöschter Dokumente Suchen von Informationen in Notes-Datenbanken
Komprimieren einer lokalen Datenbank
Notes bietet umfangreiche Funktionen zum Suchen nach Informationen. Die Suche geht dabei über die reine Suche in Notes-Dokumenten hinaus und erstreckt sich über mehrere Datenbanken, das Dateisystem einer Festplatte bis hin ins Internet. Um innerhalb von Notes-Dokumenten suchen zu können, muß die Datenbank indiziert sein bzw. zuerst indiziert werden. Die Indizierung erstellt einen Volltextindex. Ein Volltextindex ist wie ein Index in einem Buch zu verstehen. Notes durchsucht bei einer Suchanfrage nur den Index und verzweigt dann auf die entsprechenden Stellen in der Datenbank. Ein Index ist schneller durchsucht als der Inhalt einer Datenbank, wie bei einem Buch eben auch.
Verschlüsseln einer Datenbank
Der Index einer Datenbank, die auf einem Notes-Server liegt, muß durch den Administrator erstellt werden. Der Index wird durch den Server automatisch zu festgelegten Zeiten aktualisiert, um Ergänzungen aufzunehmen und Löschungen zu entfernen. Um in Datenbanken, die lokal auf Ihrem Rechner abgelegt sind, Volltextrecherchen durchzuführen, müssen Sie diese selber indizieren.
INFO Um eine Volltextsuche durchzuführen, muß die Datenbank indiziert sein.
Klicken Sie auf Index erstellen. Sie erhalten eine Dialogbox mit den Optionen zum Erstellen des Volltextindex. Markieren Sie die Option Angehängte Dateien indizieren.
Das folgende Beispiel erstellt einen Index Ihrer lokalen Maildatenbank, um in dieser komfortabel nach Informationen zu suchen. Wenn Ihre Maildatenbank auf dem Server liegen sollte, verfahren Sie ebenfalls wie beschrieben. Das Erstellen des Index jedoch kann von bestimmten Rechten abhängen und einige Zeit in Anspruch nehmen.
Aktivieren Sie die Option Binäre Anhänge.
Erstellen eines Datenbankindex Öffnen Sie die Übungs-Datenbank ... ... oder Ihre Maildatenbank. Klicken Sie mit der rechten Maustaste irgendwo in die Ansicht. Wählen Sie aus dem Kontextmenü Eigenschaften: Dokument.
TIP
Notes blendet die Infobox ein.
Verwenden Sie alternativ die Tastenkombination [Alt]+[º¼], um die Infobox zu öffnen.
Klicken Sie auf OK. Wählen Sie in der Titelzeile der Infobox Datenbank. Somit wechseln Sie von den Dokumenteigenschaften zu den Eigenschaften der ganzen Datenbank, in diesem Falle also Ihrer Maildatei. Klicken Sie auf das Register Volltext. Das Register Volltext ist mit einer Lupe gekennzeichnet. Notes öffnet die Einstellungen für den Volltextindex.
122
Sie erhalten in der Statuszeile einen Hinweis, daß die Datenbank nun indiziert wird und danach durchsucht werden kann.
INFO Der Index beansprucht zusätzlichen Plattenplatz!
Wenn die Indizierung abgeschlossen ist, erhalten Sie erneut einen Hinweis.
163
1
Lektion
Voraussetzungen für eine Volltextsuche in Notes-Datenbanken
Suchen von Informationen in Notes-Datenbanken Notes bietet umfangreiche Funktionen zum Suchen nach Informationen. Die Suche geht dabei über die reine Suche in Notes-Dokumenten hinaus und erstreckt sich über mehrere Datenbanken, das Dateisystem einer Festplatte bis hin ins Internet. Um innerhalb von Notes-Dokumenten suchen zu können, muß die Datenbank indiziert sein bzw. zuerst indiziert werden. Die Indizierung erstellt einen Volltextindex. Ein Volltextindex ist wie ein Index in einem Buch zu verstehen. Notes durchsucht bei einer Suchanfrage nur den Index und verzweigt dann auf die entsprechenden Stellen in der Datenbank. Ein Index ist schneller durchsucht als der Inhalt einer Datenbank, wie bei einem Buch eben auch. Der Index einer Datenbank, die auf einem Notes-Server liegt, muß durch den Administrator erstellt werden. Der Index wird durch den Server automatisch zu festgelegten Zeiten aktualisiert, um Ergänzungen aufzunehmen und Löschungen zu entfernen. Um in Datenbanken, die lokal auf Ihrem Rechner abgelegt sind, Volltextrecherchen durchzuführen, müssen Sie diese selber indizieren.
INFO Um eine Volltextsuche durchzuführen, muß die Datenbank indiziert sein.
Das folgende Beispiel erstellt einen Index Ihrer lokalen Maildatenbank, um in dieser komfortabel nach Informationen zu suchen. Wenn Ihre Maildatenbank auf dem Server liegen sollte, verfahren Sie ebenfalls wie beschrieben. Das Erstellen des Index jedoch kann von bestimmten Rechten abhängen und einige Zeit in Anspruch nehmen.
Erstellen eines Datenbankindex Öffnen Sie die Übungs-Datenbank ... ... oder Ihre Maildatenbank. Klicken Sie mit der rechten Maustaste irgendwo in die Ansicht. Wählen Sie aus dem Kontextmenü Eigenschaften: Dokument.
TIP
Notes blendet die Infobox ein.
Verwenden Sie alternativ die Tastenkombination [Alt]+[º¼], um die Infobox zu öffnen.
Wählen Sie in der Titelzeile der Infobox Datenbank. Somit wechseln Sie von den Dokumenteigenschaften zu den Eigenschaften der ganzen Datenbank, in diesem Falle also Ihrer Maildatei. Klicken Sie auf das Register Volltext. Das Register Volltext ist mit einer Lupe gekennzeichnet. Notes öffnet die Einstellungen für den Volltextindex.
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Klicken Sie auf Index erstellen. Sie erhalten eine Dialogbox mit den Optionen zum Erstellen des Volltextindex. Markieren Sie die Option Angehängte Dateien indizieren. Aktivieren Sie die Option Binäre Anhänge.
Klicken Sie auf OK. Sie erhalten in der Statuszeile einen Hinweis, daß die Datenbank nun indiziert wird und danach durchsucht werden kann.
INFO Der Index beansprucht zusätzlichen Plattenplatz!
Wenn die Indizierung abgeschlossen ist, erhalten Sie erneut einen Hinweis.
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Durchführen einer einfachen Suche Um in einer indizierten Notes-Datenbank Informationen zu suchen, gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie die Datenbank, in der Sie nach einer bestimmten Information suchen möchten. Öffnen Sie für dieses Beispiel Ihre zuvor indizierte Maildatenbank. Öffnen Sie die Ansicht, in der Sie suchen möchten. Sie können generell in jeder Ansicht suchen, jedoch bietet es sich an, von vornherein die Ansicht zu wählen, in der die Suche erfolgen soll. Viele Datenbanken besitzen spezielle Ansichten nur zum Suchen. Rufen Sie den Befehl Ansicht – Suchleiste auf.
TIP
Notes blendet die Suchleiste ein.
Alternativ können Sie auf das LupenSymbol in der Symbolleiste klicken.
Klicken Sie mit der Maus in das Feld Suchen nach. Geben Sie den Suchbegriff in das Textfeld ein.
Lesen Sie im folgenden Abschnitt, wie Sie die Suche durch Suchoperatoren verfeinern können. Klicken Sie auf Suchen. Notes führt die Suche in der aktuellen Datenbank durch. Sie erhalten eine Ansicht, in der alle Dokumente aufgeführt sind, die den Suchbegriff enthalten.
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HINWEIS Die Grauabstufungen deuten auf die Häufigkeit des gefundenen Begriffs hin.
Schließen Sie die Suchleiste mit der Schließen-Schaltfläche.
Verfeinern der Suche Die dargestellte einfache Suche kann durch die Verwendung von Operatoren und Bedingungen verfeinert werden. Bei der Eingabe dieser Operatoren werden diese durch Notes als Suchverfeinerung erkannt. So sucht Notes beispielsweise bei der Eingabe von »Lotus AND Microsoft« nach Dokumenten, in denen beide Begriffe, also der Begriff »Lotus« und der Begriff »Microsoft« vorkommen. Wann immer dies gewünscht sein mag.
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INFO Die Schreibweise in GROSS oder klein bei der Eingabe von Operatoren spielt keine Rolle.
Notes bietet eine Reihe von Suchoperatoren, die auszugsweise in folgender Tabelle einschließlich eines Beispiels dargestellt werden. Operator
Funktion
Beispiel
AND
Der Operator AND sucht nach Dokumenten, die beide Begriffe enthalten.
Lotus AND Microsoft
OR
Der Operator OR sucht nach Dokumenten, die entweder den einen, den anderen oder auch beide Suchbegriffe enthalten.
Lotus OR Microsoft
NEAR
Bei Verwendung des Operators NEAR Lotus NEAR Microsoft sucht Notes die Dokumente, in denen beide Begriffe vorkommen. Die Anzeigesortierung erfolgt jedoch danach, wie nah die beiden Begriffe beieinander stehen.
SENTENCE
Mit dem Operator SENTENCE werden Lotus SENTENCE die Dokumente gesucht, in denen Microsoft beide Begriffe im selben Satz vorkommen.
PARAGRAPH Mit dem Operator PARAGRAPH werden Lotus PARAGRAPH Dokumente gesucht, in denen beide Microsoft Begriffe im selben Absatz auftauchen. AND NOT
Mit der Kombination der beiden Operatoren AND und NOT können Sie Dokumente von der Suche ausschließen. Angezeigt werden alle Dokumente, die den angegebenen Begriff nicht enthalten.
Lotus AND NOT Microsoft
*
Mit dem Platzhalter * können Sie bei der Suche beliebige Zeichen ersetzen. Das Beispiel sucht alle Wörter, die mit »Ma« beginnen.
Ma*
Speichern und Wiederverwenden von Suchanfragen Definierte Suchbegriffe können Sie zur späteren Wiederverwendung abspeichern. Wenn Sie also beispielsweise eine Suche wie »Domino.Doc AND Document Workflow NEAR Flowmark AND NOT Microsoft« definiert haben und diese später an anderer Stelle wiederverwenden möchten, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie, nachdem die Suche abgeschlossen ist, in der Suchleiste auf Mehr. Notes erweitert das Suchenmenü um weitergehende Techniken.
166
Klicken Sie auf die Schaltfläche Suche speichern. Geben Sie der Suchdefinition einen Namen. Schließen Sie die Dialogbox mit OK. Verwenden einer gespeicherten Suche
Um zu einem späteren Zeitpunkt die gespeicherte Suchendefinition wieder anzuwenden, klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Mehr und rufen die gespeicherte Suche unter der Schaltfläche Suche laden. Das Speichern von Suchabfragen macht selbstverständlich nur bei komplexeren Suchen Sinn.
2
Lektion
Arbeiten mit dem persönlichen Adreßbuch Das persönliche Adreßbuch enthält zusätzlich erfaßte Daten wie Adressen (Kontakte), Verteilerlisten (Gruppen) und notwendige technische Informationen wie Verbindungsdokumte, Arbeitsumgebungen und sonstige Sicherheitsinformationen. Der Unterschied zum öffentlichen Namens- und Adreßbuch von Lotus Notes ist der, daß das persönliche Adreßbuch unter Ihrer Verwaltung steht und von Ihnen bearbeitet und ergänzt werden kann. Das öffentliche Adreßbuch hingegen ist nur durch den Systemadministrator bearbeitbar.
Erfassen einer Adresse Öffnen Sie Ihr Namens- und Adreßbuch ... ... durch einen Klick auf das Symbol Adreßbuch in der Lesezeichenleiste.
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Klicken Sie auf die Ansicht Kontakte. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kontakt hinzufügen. Geben Sie die Daten ein.
Unter dem Tabellenreiter Details könnten Sie zusätzlich private und geschäftliche Angaben eingeben. Unter dem Tabellenreiter Kommentar haben Sie die Möglichkeit, beliebige Informationen, auch Dateianhänge (!), zu dem Kontakt zu erfassen. 168
Wenn Sie dem Kontakt eine E-Mail-Adresse geben, sind Sie später in der Lage, an diese Person direkt aus dem Adreßbuch heraus ein E-Mail zu erstellen. Speichern Sie den Kontakt mit der Schaltfläche Speichern und schließen. Der neu erfaßte Kontakt erscheint in der Ansicht Kontakte.
INFO Das Zuordnen einer Kategorie zu einem Kontakt im Adreßbuch kann entweder beim Erstellen des Kontakts oder nachträglich erfolgen.
Kategorisieren von Kontakten Alle Kontakte in Ihrem Adreßbuch können durch Vergabe eines Kategorienamens in Kategorien wie beispielsweise »Privat« oder »Geschäftlich« unterteilt werden. Öffnen Sie das Kontaktdokument, welches Sie kategorisieren möchten. Klicken Sie auf den Reiter Erweitert. Hier finden Sie unter der Rubrik Organisieren die Möglichkeit, Kategorien zu erstellen oder diese zu vergeben. Klicken Sie auf die kleine Schaltfläche neben dem Feld Kategorien. Geben Sie unter Neue Schlüsselwörter den Namen einer Kategorie ein. Wenn die Kategorie bereits besteht, markieren Sie diese in dem Listenfeld Schlüsselwörter.
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Klicken Sie auf OK. Speichern und schließen Sie das Dokument. Sie erkennen die Kategorisierung in der Ansicht Kontakte nach Kategorie.
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3
Lektion TIP
Der Kommentarstift schreibt Texte (Kommentare) in bestimmten Schriftattributen. Der Markierstift markiert bereits vorhandenen Text mit einer Farbe.
Einsatz des Kommentarstifts Mit dem Kommentarstift können Sie, nach Vorabeinstellung von Farbe und Schriftart, wichtige Textinformationen hervorheben. Die Vorgabeschrift des Kommentarstifts ist Rot und Fett. Die Attribute können angepaßt werden. Nach dem Einschalten des Kommentarstifts wird der nachfolgend eingegebene Text mit den entsprechenden Einstellungen geschrieben. Egal, an welche Stelle Sie springen und wo Sie beginnen, Texte oder Kommentare einzugeben, bleibt die eingestellt Schrift und Farbe immer erhalten. Um mit dem Kommentarstift zu arbeiten, müssen Sie sich in einem RichText-Feld befinden.
Einstellen der Schriftattribute für den Kommentarstift Setzen Sie die Schreibmarke in ein RichText-Feld.
INFO
Verwenden Sie hierzu beispielsweise ein neues Dokument in der Übungs-Datenbank.
Der Kommentarstift arbeitet nur im Bearbeitungsmodus.
Vergewissern Sie sich, daß Sie sich im Bearbeiten-Modus befinden, oder schalten Sie diesen mit der Tastenkombination [Strg]+[B] ein. Schreiben Sie einen Beispieltext in das RichText-Feld. Markieren Sie den Text. Rufen Sie die Infobox auf. Verwenden Sie hierzu die Tastenkombination [Alt]+[º¼]. Wählen Sie Schriftart, -größe, -stil und -farbe für den Kommentarstift. Das Register Schrift ist das erste Register von links.
Die angebotenen Farben können mit dem Farbrad oben rechts in der Farbauswahl angepaßt werden.
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Schließen Sie die Infobox. Verwenden Sie die kleine Schaltfläche rechts oben in der Infobox. Wählen Sie Text – Kommentarstift – Stil des Kommentarstifts festlegen. Notes aktiviert den Kommentarstift automatisch, wenn Sie dessen Schrifteigenschaften festlegen. Von nun an erfolgen alle Texteingaben bis auf Wiederruf mit den eingestellten Attributen des Kommentarstifts. Schließen Sie das Dokument mit [Esc]. Ein Speichern dieses Dokuments ist nicht zwingend notwendig, da dieses nur als Vorlage gedient hat. Notes merkt sich die Einstellungen.
Aktivieren des Kommentarstifts und Erfassen von Kommentaren Um mit dem Kommentarstift zu arbeiten, gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie das Dokument, in welches Sie Kommentare eingeben möchten. Wechseln Sie in den Bearbeiten-Modus. Rufen Sie den Befehl Text – Kommentarstift – Kommentarstift verwenden auf.
Jede Testeingabe, die Sie nun vornehmen, erfolgt in den Formaten des Kommentarstifts. Setzen Sie die Schreibmarke an die Stelle, an der der Kommentar stehen soll. Geben Sie den Kommentar ein. Notes verwendet die zuvor definierten Schriftstile.
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Deaktivieren des Kommentarstifts Wählen Sie Text – Kommentarstift – Kommentarstift verwenden.
Ändern der Schriftart und Farbe des Kommentarstifts Rufen Sie den Befehl Text – Eigenschaften: Text auf. Klicken Sie auf das Register Schrift. Das Register Schrift ist das erste Register von links. Wählen Sie eine Schriftart, eine Größe, einen Stil und/oder eine Farbe aus. Wählen Sie Text – Kommentarstift – Kommentarstift verwenden.
4
Lektion
Wiederherstellen gelöschter Dokumente Seit der Version 5 existiert die Möglichkeit, in einer Datenbank gelöschte Dokumente wieder herzustellen. Der Prozeß hierzu gliedert sich in folgende Schritte: 1. Aktivieren der Wiederherstellungsfunktion in einer Datenbank 2. Erstellen einer Ansicht zur Anzeige gelöschter Dokumente 3. Wiederherstellen gelöschter Dokumente
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Aktivieren der Wiederherstellungsfunktion Um die Wiederherstellungsfunktion am Beispiel Ihrer Maildatenbank zu aktivieren, verfahren Sie wie folgt: Öffnen Sie Ihre Maildatenbank. Rufen Sie die Datenbank-Eigenschaften auf. Öffnen Sie hierzu die Infobox mit [Alt]+[º¼], und wählen Sie aus dem Titelbalken die Eigenschaften Datenbank. Klicken Sie auf den Karteireiter Erweitert. Dies ist das ganz rechte Register der Infobox. Markieren Sie die Option »Wiederherstellbare Löschungen zulassen«.
Schließen Sie die Infobox.
Erstellen einer Ansicht für die gelöschten Dokumente Um die gelöschten Dokumente in einer Datenbank angezeigt zu bekommen, benötigt die Datenbank eine spezielle Ansicht, die Sie wie folgt erstellen: Rufen Sie in Ihrer Maildatenbank den Befehl Erstellen – Ansicht auf. Geben Sie der Ansicht beispielsweise den Namen »Gelöschte Dokumente«. Wählen Sie unter Ansichtstyp die Option Gemeinsam, enthält gelöschte Dokumente.
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Klicken Sie auf OK. Ihre Maildatenbank erhält nun eine neue Ansicht, die in der Ordnerleiste erkennbar ist. Diese ist derzeit noch leer.
Löschen eines Dokuments Um die Wiederherstellungsfunktion zu überprüfen, gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie eine beliebige Ansicht Ihrer Maildatenbank. Markieren Sie in der Ansicht ein oder mehrere Dokumente. Markieren Sie die Dokumente mit der Taste [Entf] zum Löschen. Notes zeigt die Löschmarkierung in Form eines Mülleimers in der Ansicht an.
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Löschen Sie die Dokumente mit der Taste [F9]. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja.
Wiederherstellen gelöschter Dokumente Um ein, wie zuvor beschrieben, gelöschtes Dokument wiederherzustellen, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie auf die Ansicht Gelöschte Dokumente. Sie erkennen die zuvor gelöschten Dokumente in der Ansicht.
Öffnen Sie das wiederherzustellende Dokument. Wechseln Sie mit [Strg]+[B] in den Bearbeiten-Modus. Speichern Sie das Dokument mit [Strg]+[S]. Schließen Sie das Dokument mit [Esc]. Nachdem das Dokument neu gespeichert wurde, ist es wiederhergestellt. Verschieben Sie das Dokument in eine der vorhandenen Ansichten. 176
Ziehen Sie das Dokument mit gedrückter Maustaste in die Ansicht Eingang.
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Lektion INFO Datenbanken auf Servern werden in der Regel automatisch komprimiert.
Komprimieren einer lokalen Datenbank Notes-Datenbanken haben, wie die meisten Datenbanken, den Nachteil, daß das Löschen von Dokumenten die Dateigröße selbst nicht verringert. Zwar werden die Dokumente entfernt, es entsteht jedoch sogenannter »White Space« also ungenutzter Platz innerhalb der Datenbank.
Überprüfen des nicht genutzten Speicherplatzes einer Datenbank Um zu überprüfen, wieviel nicht genutzter Platz in einer Datenbank vorhanden ist, verfahren Sie wie folgt: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Datenbanksymbol oder das Datenbank-Lesezeichen. Testen Sie diese Übung beispielweise mit Ihrer lokalen Maildatenbank oder der Übungs-Datenbank.
Rufen Sie den Befehl Datenbank – Eigenschaften auf. Klicken Sie auf den Reiter Info. Sie erhalten die Infobox der Datenbank. Klicken Sie auf die Schaltfläche % verwendet. Notes blendet links neben der Schaltlfläche die Prozentzahl des verwendeten Plattenplatzes ein.
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INFO Komprimieren löscht den nicht verwendeten Speicherplatz und reduziert somit die Größe der Datenbankdatei auf der Festplatte.
Sie erkennen nun die Gesamtdateigröße in Kbyte und die davon verwendete Kapazität in Prozent.
Komprimieren einer lokalen Datenbank Um die Datenbank zu komprimieren, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Datenbanksymbol oder das Datenbanklesezeichen. Rufen Sie den Befehl Datenbank – Eigenschaften auf. Klicken Sie auf den Reiter Info. Sie erhalten die Infobox der Datenbank. Klicken Sie auf die Schaltfläche Komprimieren. Notes beginnt nun mit der Komprimierung der Datenbank. Ein Hinweis in der Statuszeile deutet auf die derzeitige Benutzung der Datenbank hin und meldet, wenn die Komprimierung abgeschlossen ist.
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Lektion
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Verschlüsseln einer Datenbank Bei Verlust Ihres Laptops beispielsweise können Fremde an Ihre Notes-Daten heran. In der Regel werden Sie erst dann nach Ihrem Kennwort gefragt, wenn Sie das erste Mail in einer Arbeitssitzung auf einen Server zugreifen. Lokale Datenbanken sind üblicherweise ohne Kennwort zu öffnen.
Technischer Hintergrund Wenn Sie lokale Sicherheit für eine Datenbank bereitstellen, für die Sie Managerzugriff haben, verschlüsselt Notes die Datenbank mit dem öffentlichen Schlüssel einer angegebenen Benutzer-ID. Nur Benutzer mit dem entsprechenden privaten Schlüssel können dann die Datenbank entschlüsseln. Die öffentlichen Schlüssel von Personen liegen im »Öffentlichen Namens- und Adreßbuch« und können von jeder Person verwendet werden. Das Gegenstück jedoch, der private Schlüssel, ist Bestandteil der persönlichen Notes-ID, eine Datei, die mit Ihrem Kennwort gesichert ist. Wenn Sie Ihre persönliche ID (mit dem privaten Schlüssel) verlieren, eine neue erhalten oder das Kennwort vergessen, sind alle mit diesem Schlüssel verschlüsselten Informationen nicht mehr lesbar.
INFO Das folgende Beispiel demonstriert die Verschlüsselung anhand der ÜbungsDatenbank.
Verschlüsseln einer lokalen Datenbank Um eine lokale Datenbank zu verschlüsseln, damit beim Öffnen Ihr Kennwort notwendig ist, verfahren Sie wie folgt:
Markieren Sie Ihre Übungs-Datenbank. Sie können selbstverständlich jede andere Datenbank verwenden, auf die Sie persönlich Managerzugriff haben, z.B. Ihre Maildatenbank. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Datenbanksymbol oder das Lesezeichen. Rufen Sie den Befehl Datenbank – Eigenschaften auf. Klicken Sie auf das Register Allgemein (erstes Register von links). Klicken Sie auf Verschlüsselung. Sie erhalten Sie Dialogbox Verschlüsselung für... .
Markieren Sie die Option Diese Datenbank verschlüsseln mit. Unter Für erkennen Sie Ihren vollständigen Notes-Namen, wie er in Ihrer Benutzerkennung vorhanden ist. Aus der Benutzerkennung dieser Person wird der zur Verschlüsselung herangezogene Schlüssel verwendet.
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Klicken Sie auf OK. Notes verschlüsselt nun die Datenbank. Bei jedem neuen Zugriff wird Ihr persönlicher Schlüssel benötigt, der durch Ihr Notes-Kennwort geschützt in Ihrer persönlichen Benutzer-ID gespeichert ist.
Entfernen der Verschlüsselung einer lokalen Datenbank Um die Verschlüsselung wieder zu entfernen, verfahren Sie wie folgt: Markieren Sie die verschlüsselte Datenbank. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Datenbanksymbol oder das Lesezeichen. Rufen Sie den Befehl Datenbank – Eigenschaften auf. Klicken Sie auf das Register Allgemein (erstes Register von links). Klicken Sie auf Verschlüsselung. Sie erhalten Sie Dialogbox Verschlüsselung für... . Markieren Sie die Option Diese Datenbank nicht lokal verschlüsseln. Klicken Sie auf OK.
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Fragen
Testen Sie Ihr Wissen n Wann erst kann eine Notes-Datenbank nach allen enthaltenen Informationen durchsucht werden? n Was ist ein Datenbankindex? n Wie wird eine Datenbank indiziert? n Was sind Operatoren bei der Durchführung von Suchen? n Müssen Operatoren bei der Eingabe einer Suche groß geschrieben werden? n Wozu dient der Kommentarstift? n Wie können gelöschte Dokumente wiederhergestellt werden? n Wie wird eine Datenbank verschlüsselt? n Was geschieht beim Komprimieren einer Datenbank?
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Projekt 9 Der Umgang mit InternetInformationen INFO Der Umgang mit Internet-Informationen hängt von einem vorhandenen Internetzugang über einen InternetServiceprovider oder über das interne Firmen-LAN ab.
Notes ist vor allem in der aktuellen Version 5 vollständig auf den Umgang mit Internetinformationen ausgerichtet. Diese können direkt aus der Arbeitsumgebung heraus aufgerufen werden, ohne Lotus Notes verlassen und einen Browser aufrufen zu müssen. Notes liefert darüber hinaus erhebliche Vorteile im Vergleich zum Einsatz eines Browsers. So können die Internetseiten direkt bearbeitet, an andere Personen weitergeleitet oder auch lokal gespeichert werden. Notes geht mit Internetseiten wie mit herkömmlichen Notes-Dokumenten um. Definieren des Standardbrowsers Öffnen einer Internetseite Vermerken einer Internetadresse als Lesezeichen
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Projekt INFO
Oft existiert für das Internet eine eigene Arbeitsumgebung.
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Weiterleiten einer Internetseite
Definieren des Standardbrowsers
Sie können, um aus Notes heraus auf Internetseiten zuzugreifen, entweder den internen, noteseigenen Browser oder auch Micorosofts Explorer bzw. Netscapes Communicator verwenden. Bei der Verwendung eines der externen Browser werden diese nahtlos in Notes eingebunden und beim Aufrufen einer URL (Internetadresse) automatisch gestartet.
Lektion
Öffnen einer Internetseite Sofern Ihre Arbeitsstation bzw. der Server in Ihrem Unternehmen mit dem Internet
verbunden und Notes für den Zugang ins Internet eingerichtet ist, können Sie Öffnen einer Internetseite ohne Verbindung Internet direkt aus Notesins heraus auf Internetseiten zugreifen. Dabei werden Sie nahezu keinen Unterschied zum Umgang mit Notes-Dokumenten feststellen.
Öffnen einer Internetseite
Festlegen des Internet-Browsers
Verbundene Internetseiten im voraus Klicken laden Sie in der Menüleiste auf das Symbol »URL öffnen«.
Rufen Sie den Befel Datei – Mobil – Aktuelle Arbeitsumgebung bearbeiten auf.
Das Symbol befindet sich rechts in der Menüleiste und wird durch eine Weltkugel gekennzeichnet.
Wenn Sie für den Internetzugang eine eigene Arbeitsumgebung eingerichtet haben, bearbeiten Sie diese. Klicken Sie auf das Register Internet-Browser. Wählen Sie unter Internet-Browser den gewünschten Browser. Die Optionen haben folgende Bedeutung: Option
Auswirkung
Notes
Mit dieser Option wird zum Lesen von Internetseiten ausschließlich der in Notes vorhandene Browser verwendet.
Geben Sie die URL ein, die Sie öffnen möchten.
TIP Es ist nicht notwendig, die vollständige Adresse in Form von HTTP:\\... einzugeben.
Die URL kennzeichnet weltweit eindeutig den Namen des Internetservers und gegebenenfalls auch die Internetseite auf diesem Server. URLs haben das Format »www.servername.landeskennung« (bzw. Organisationskennung). Beispiele für eine Webadresse ist »www.lotus.de« oder »www.notes.net«.
Notes mit Internet Explorer Mit dieser Option verwenden Sie den Microsoft Internet Explorer, jedoch direkt aus Notes heraus. Netscape Navigator
Mit dieser Option verwenden Sie den Netscape Navigator als Standardbrowser.
Microsoft Internet Explorer Mit dieser Option verwenden Sie ausschließlich den Microsoft Internet Explorer. Andere
Unter dieser Option können Sie den gewünschten Browser individuell einstellen.
Optionen für den Internet-Browser Klicken Sie auf Speichern und Schließen.
Die zuvor eingegebenen Adressen können Sie durch einen Klick auf den nach unten gerichteten Pfeil einsehen und wieder aufrufen. Betätigen Sie die Eingabetaste. Notes öffnet direkt die angegebene Seite im Internet.
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Projekt INFO
Oft existiert für das Internet eine eigene Arbeitsumgebung.
Definieren des Standardbrowsers Sie können, um aus Notes heraus auf Internetseiten zuzugreifen, entweder den internen, noteseigenen Browser oder auch Micorosofts Explorer bzw. Netscapes Communicator verwenden. Bei der Verwendung eines der externen Browser werden diese nahtlos in Notes eingebunden und beim Aufrufen einer URL (Internetadresse) automatisch gestartet.
Festlegen des Internet-Browsers Rufen Sie den Befel Datei – Mobil – Aktuelle Arbeitsumgebung bearbeiten auf. Wenn Sie für den Internetzugang eine eigene Arbeitsumgebung eingerichtet haben, bearbeiten Sie diese. Klicken Sie auf das Register Internet-Browser. Wählen Sie unter Internet-Browser den gewünschten Browser. Die Optionen haben folgende Bedeutung: Option
Auswirkung
Notes
Mit dieser Option wird zum Lesen von Internetseiten ausschließlich der in Notes vorhandene Browser verwendet.
Notes mit Internet Explorer Mit dieser Option verwenden Sie den Microsoft Internet Explorer, jedoch direkt aus Notes heraus. Netscape Navigator
Mit dieser Option verwenden Sie den Netscape Navigator als Standardbrowser.
Microsoft Internet Explorer Mit dieser Option verwenden Sie ausschließlich den Microsoft Internet Explorer. Andere
Unter dieser Option können Sie den gewünschten Browser individuell einstellen.
Optionen für den Internet-Browser Klicken Sie auf Speichern und Schließen.
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Lektion
Öffnen einer Internetseite Sofern Ihre Arbeitsstation bzw. der Server in Ihrem Unternehmen mit dem Internet verbunden und Notes für den Zugang ins Internet eingerichtet ist, können Sie direkt aus Notes heraus auf Internetseiten zugreifen. Dabei werden Sie nahezu keinen Unterschied zum Umgang mit Notes-Dokumenten feststellen.
Öffnen einer Internetseite Klicken Sie in der Menüleiste auf das Symbol »URL öffnen«. Das Symbol befindet sich rechts in der Menüleiste und wird durch eine Weltkugel gekennzeichnet. Geben Sie die URL ein, die Sie öffnen möchten.
TIP Es ist nicht notwendig, die vollständige Adresse in Form von HTTP:\\... einzugeben.
Die URL kennzeichnet weltweit eindeutig den Namen des Internetservers und gegebenenfalls auch die Internetseite auf diesem Server. URLs haben das Format »www.servername.landeskennung« (bzw. Organisationskennung). Beispiele für eine Webadresse ist »www.lotus.de« oder »www.notes.net«.
Die zuvor eingegebenen Adressen können Sie durch einen Klick auf den nach unten gerichteten Pfeil einsehen und wieder aufrufen. Betätigen Sie die Eingabetaste. Notes öffnet direkt die angegebene Seite im Internet.
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Lektion
Vermerken einer Internetadresse als Lesezeichen Als Lesezeichen können Sie nicht nur Stellen aus Ihrer Notes-Umgebung wählen. Auch jede Internetseite kann von Notes als Lesezeichen erstellt werden, wie Sie es aus den Standardbrowsern gewohnt sind. Die vollständige Webadresse wird Bestandteil des Lesezeichens.
Internetseite als Lesezeichen definieren Öffnen Sie die Internetseite, die Sie als Lesezeichen vermerken möchten. Rufen Sie den Befehl Erstellen – Lesezeichen auf. Wählen Sie einen Ordner, in dem das Lesezeichen abzulegen ist ... ... oder erstellen Sie mit Neuer Ordner einen neuen Ordner.
Bestätigen Sie mit OK. Sie finden den neuen Ordner in der Lesezeichenleiste.
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Lektion
Weiterleiten einer Internetseite Jede geöffnete Internetseite können Sie direkt in ein Mail umwandeln, das Sie an andere Personen weiterleiten. Öffnen Sie die Webseite. Rufen Sie den Befehl Aktionen – Weiterleiten auf. Eventuell erscheint hier auch der englische Menübefehl Forward. Wählen Sie die Option Kopie der Seite weiterleiten.
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Mit der alternativen Option Lesezeichen weiterleiten versendet Notes lediglich einen Link auf die Internetseite. Die Internetinformationen selbst werden nicht versendet. Notes wandelt nun die gesamte Internetseite in das Notes-Format um und kopiert diese in das RichText-Feld des Mails. Sie können die Daten beliebig bearbeiten oder ergänzen. Geben Sie den Adressaten in das Feld »An« ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden. Sollten Sie die Internetseite aus dem Internet Explorer, in Verbindung mit Lotus Notes, heraus versenden, und Sie senden die Seite an jemanden, der ausschließlich Notes zum Lesen von Internetinformationen verwendet, wandelt Notes den Inhalt der Seite von HTML in ein RichText-Feld um. Dadurch kann es zu leichten Abweichungen am Aussehen der Internetseite kommen.
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Lektion
Öffnen einer Internetseite ohne Verbindung ins Internet Sobald Sie eine Internetseite geladen haben, speichert Notes diese als Kopie in einer speziellen Notes-Datenbank ab. Wenn Sie diese Seite erneut aufrufen, überprüft Notes, ob diese nicht bereits in der Notes-Datenbank vorhanden ist und öffnet gegebenenfalls diese. Ist diese nicht vorhanden, wird sie aus dem Internet geladen. Diese Technologie ermöglicht es natürlich auch, ganz bewußt auch ohne Verbindung ins Internet auf Internetseiten zuzugreifen, sofern diese bereits einmal geladen wurden.
Ausschalten der direkten Internetsuche Sollten Ihre Arbeitsstation nicht mit dem Internet verbunden sein, können Sie wie nachfolgend beschrieben die Suche nach Informationen im Internet ausschalten und ausschließlich in den vorhandenenen Notes-Datenbanken nach bereits vorhandenen Internetseiten suchen. Rufen Sie den Befehl Datei – Mobil – Aktuelle Arbeitsumgebung bearbeiten auf. Klicken Sie auf das Register Internet-Browser. Wählen Sie unter Seiten abrufen/öffnen die Option Keine Abrufe. Klicken Sie auf Speichern und Schließen. Mit dieser Einstellung sucht Notes ausschließlich nach Internetseiten, die sich in der lokalen Webdatenbank oder auf dem Server befinden – Seiten also, die bereits zuvor geladen und gespeichert wurden. Neue Seiten können ebensowenig geladen werden wie vorhandene Seiten aktualisiert werden können.
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Lektion
Verbundene Internetseiten im voraus laden Eine wirklich leistungsfähige und nützliche Funktion ist »Web ahead«. Sie können hiermit beim Öffnen einer neuen Internetseite alle damit verbundenen (verknüpften) Seiten gleich mit laden, ohne diese alle durch die entsprechenden Links aufrufen zu müssen. Die Tiefe des Nachladens ist von Ihnen einstellbar. Hinweis: Web Ahead ist nur bei Verwendung von Notes oder Notes mit dem Internet Explorer möglich.
Aktivieren und Einstellen des Web Ahead-Agenten Um Web Ahead nutzen zu können, ist dieser Agent zuvor zu aktivieren. Gehen Sie hierzu wie folgt vor: Wählen Sie den Befehl Datei – Vorgaben – Benutzervorgaben. Wählen Sie unter Startoptionen die Option Lokale periodische Agenten aktivieren.
An dieser Stelle werden Sie darauf hingewiesen, daß die Einstellung erst nach einem Neustart greift. Beenden und starten Sie Notes. Öffnen Sie irgendeine Webseite durch Eingabe der Adresse. Bestätigen Sie mit der Eingabetaste. Rufen Sie den Befehl Aktionen – Internet Optionen auf. Klicken Sie auf das Register Web Ahead. Geben Sie die Anzahl der Ebenen ein, die Sie laden und speichern möchten. Die Eingabe von zwei Ebenen beispielsweise bedeutet, daß die geöffnete Seite selbst und alle damit verbundenen Seiten geladen und gespeichert werden würden. Weitere, auf den verbundenen Seiten vorhandene Verknüpfungen würden nicht ausgeführt werden. 186
Klicken Sie auf Web Ahead aktivieren. Klicken Sie auf Speichern und Schließen.
Ausführen von Web Ahead auf einer Webseite Um nun mit Web Ahead zu arbeiten, also alle verbundenen Seiten in einer festgelegten Tiefe zu laden, gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie die Webseite, ... ... von der aus Sie die verbundenen Seiten nachladen möchten. Gehen Sie wie zuvor beschrieben vor. Rufen Sie den Befehl Aktionen – In Ordner verschieben auf. Wählen Sie den Ordner Web Bots\Web Ahead. Klicken Sie auf Hinzufügen. Die geladenen Webseiten liegen nun entweder in der Webdatenbank auf dem Server oder, falls vorhanden, auf Ihrer lokalen Festplatte. Die Datenbank besitzt den Namen Personal Web Navigator.
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Fragen
Testen Sie Ihr Wissen n Können auch externe Browser innerhalb von Notes eingesetzt werden? n Was geschieht beim Öffnen einer Internetseite? n Können Internetseiten weitergeleitet werden? n Was passiert beim Weiterleiten einer Internetseite?
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Projekt 10 Notes für mobile Anwender Notes ist für mobile Anwender, also Anwender, ohne Netzwerkverbindung zum eigentlichen Notesserver, bestens geeignet. Nahezu alle Arbeiten lassen sich mit den auf der eigenen Maschine vorhandenen Daten und Anwendungen erledigen. Hierzu legt Notes Kopien der notwendigen Daten in sogenannten Repliken an. Durch eine Replikation werden die Daten auf Ihrer Maschine mit denen auf dem Server abgeglichen. Die Lektionen 2 bis 5 sind nur dann notwendig, wenn Sie sich die Verbindung zu Ihrem Server selbst konfigurieren. Was ist »Replikation«? Einrichten des mobilen Anschlusses Anlegen einer Datenbank-Replik Replizieren mehrerer Datenbanken
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Lektion INFO
Replikation ist das inhaltliche Abgleichen von Datenbanken.
Was ist »Replikation«?
Erstellen einer Replik der Maildatenbank Schritt 1: Einrichten eines mobilen Anschlusses
Notes ermöglicht das Austauschen von Informationen zwischen zwei gleichen Datenbanken, die Repliken heißen. So kann eine Replik einer Adreßdatenbank beispielsweise auf dem Notes-Server liegen, eine andere Replik derselben Datenbank auf Ihrem Notebook. Mit dem Prozeß der Replikation werden beide Datenbanken auf denselben Stand gebracht, d.h., alle auf beiden Seiten neu hinzugekommenen Dokumente werden in die Gegenrichtung übertragen. Neben neuen Informationen erkennt und repliziert Notes auch Änderungen und Löschungen.
Schritt 1 – Konfigurieren des Modems
Erstellen eines Mails ohne Serververbindung Senden und Empfangen von Mails
Gerade für mobil arbeitende Notes-Anwender ist diese Technik wichtig. So ist man in der Lage, die Datenbestände lokal auf seinem PC bei sich zu haben und unabhängig von einer direkten Netzverbindung arbeiten zu können. Um mit der Replikationstechnik serverunabhängig arbeiten zu können, benötigen Sie entsprechende Repliken auf Ihrem persönlichen PC. Nachdem Sie auf Ihrem Computer eine Replik erstellt haben, können Sie mit dieser Datenbank arbeiten (Dokumente erstellen, Dokumente löschen, Dokumente bearbeiten und ändern). Um die Änderungen und Ergänzungen zum Server zu übertragen, müssen Sie sich, wenn auch nur temporär, mit diesem verbinden. Die Verbindung kann entweder über ein Netzwerk in Ihrer Firma oder auch über Modem von jeder Telefondose aus erfolgen. Sobald Ihr PC (Notes-Client) mit dem Server (Notes-Server) verbunden ist, können Sie die Replikation starten. Hierbei haben Sie die Möglichkeit, festzulegen, welche Datenbanken repliziert werden und welche nicht. Ihre Maildatenbank arbeitet nach einem ähnlichen Prinzip und wird mit der Kopie auf dem Server repliziert, um einerseits neue Mails zu empfangen und andererseits neu erstellte Mails an den Server zu übertragen.
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Lektion
Es existieren unterschiedliche Möglichkeiten, sich in das Netzwerk einer Firma einzuwählen. Neben einer Verbindung außerhalb von Notes über eine LANEinwählung bzw. über ein Internet können Sie die Verbindung auch direkt aus Notes heraus aufbauen. Voraussetzung hierzu ist, daß der Notes-Server mit einem Modem versehen ist und Sie die notwendigen Angaben wie Telefonnummer und Servername haben. Besteht diese Möglichkeit in Ihrer Firma, erhalten Sie die Angaben von Ihrem Notes-Administrator.
Klicken Sie auf Anschlüsse. INFO Diese Lektion beschreibt das Einrichten und Überprüfen eines Anschlusses, um aus Notes heraus einen Firmenserver anzurufen.
Einrichten des mobilen Anschlusses
... oder denjenigen, der an Ihrem Laptop mit dem Modem verbunden ist. Kontrollieren Sie, ober der Anschluß aktiviert ist. Prüfen Sie hierzu die Option Anschluß aktiviert.
Sammeln notwendiger Informationen und Dateien
Klicken Sie auf die Schaltfläche COM2-Optionen.
n Persönliche Notes-Benutzer-ID auf Ihrem Laptop (Datei mit der Endung .id)
Sie erhalten die Dialogbox mit den eigentlichen Einstellungen für Ihr Modem.
n Name des Notes-Servers, den Sie anwählen möchten
INFO
n Telefonnummer des Servers
Nur über einen aktivierten Anschluß kann Notes eine Verbindung zu einem Server herstellen.
n Typ Ihres Modems (Hersteller, Typenbezeichnung, max. Übertragungsgeschwindidgkeit)
Sie erhalten die Dialogbox mit den technischen Einstellmöglichkeiten Ihres Kommunikationsanschlusses.
Klicken Sie unter Kommunikationsanschlüsse auf COM2 ...
Diese Lektion geht auf die technische Vorbereitung zum mobilen Arbeiten mit Lotus Notes ein. Alle Beschreibungen sind in der Regel nur einmal durchzuführen bzw. zu überprüfen.
n Anschluß Ihres Modems an Ihrem Laptop (COM1, COM2, ...)
Rufen Sie den Befehl Datei – Vorgaben – Benutzervorgaben auf.
n Analoge Telefonleitung
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Lektion INFO
Replikation ist das inhaltliche Abgleichen von Datenbanken.
Was ist »Replikation«? Notes ermöglicht das Austauschen von Informationen zwischen zwei gleichen Datenbanken, die Repliken heißen. So kann eine Replik einer Adreßdatenbank beispielsweise auf dem Notes-Server liegen, eine andere Replik derselben Datenbank auf Ihrem Notebook. Mit dem Prozeß der Replikation werden beide Datenbanken auf denselben Stand gebracht, d.h., alle auf beiden Seiten neu hinzugekommenen Dokumente werden in die Gegenrichtung übertragen. Neben neuen Informationen erkennt und repliziert Notes auch Änderungen und Löschungen. Gerade für mobil arbeitende Notes-Anwender ist diese Technik wichtig. So ist man in der Lage, die Datenbestände lokal auf seinem PC bei sich zu haben und unabhängig von einer direkten Netzverbindung arbeiten zu können. Um mit der Replikationstechnik serverunabhängig arbeiten zu können, benötigen Sie entsprechende Repliken auf Ihrem persönlichen PC. Nachdem Sie auf Ihrem Computer eine Replik erstellt haben, können Sie mit dieser Datenbank arbeiten (Dokumente erstellen, Dokumente löschen, Dokumente bearbeiten und ändern). Um die Änderungen und Ergänzungen zum Server zu übertragen, müssen Sie sich, wenn auch nur temporär, mit diesem verbinden. Die Verbindung kann entweder über ein Netzwerk in Ihrer Firma oder auch über Modem von jeder Telefondose aus erfolgen. Sobald Ihr PC (Notes-Client) mit dem Server (Notes-Server) verbunden ist, können Sie die Replikation starten. Hierbei haben Sie die Möglichkeit, festzulegen, welche Datenbanken repliziert werden und welche nicht. Ihre Maildatenbank arbeitet nach einem ähnlichen Prinzip und wird mit der Kopie auf dem Server repliziert, um einerseits neue Mails zu empfangen und andererseits neu erstellte Mails an den Server zu übertragen.
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Lektion
Einrichten des mobilen Anschlusses Diese Lektion geht auf die technische Vorbereitung zum mobilen Arbeiten mit Lotus Notes ein. Alle Beschreibungen sind in der Regel nur einmal durchzuführen bzw. zu überprüfen.
Sammeln notwendiger Informationen und Dateien n Persönliche Notes-Benutzer-ID auf Ihrem Laptop (Datei mit der Endung .id) n Name des Notes-Servers, den Sie anwählen möchten n Telefonnummer des Servers n Anschluß Ihres Modems an Ihrem Laptop (COM1, COM2, ...) n Typ Ihres Modems (Hersteller, Typenbezeichnung, max. Übertragungsgeschwindidgkeit) n Analoge Telefonleitung
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Schritt 1: Einrichten eines mobilen Anschlusses Schritt 1 – Konfigurieren des Modems
Es existieren unterschiedliche Möglichkeiten, sich in das Netzwerk einer Firma einzuwählen. Neben einer Verbindung außerhalb von Notes über eine LANEinwählung bzw. über ein Internet können Sie die Verbindung auch direkt aus Notes heraus aufbauen. Voraussetzung hierzu ist, daß der Notes-Server mit einem Modem versehen ist und Sie die notwendigen Angaben wie Telefonnummer und Servername haben. Besteht diese Möglichkeit in Ihrer Firma, erhalten Sie die Angaben von Ihrem Notes-Administrator. Rufen Sie den Befehl Datei – Vorgaben – Benutzervorgaben auf. Klicken Sie auf Anschlüsse.
INFO Diese Lektion beschreibt das Einrichten und Überprüfen eines Anschlusses, um aus Notes heraus einen Firmenserver anzurufen.
Sie erhalten die Dialogbox mit den technischen Einstellmöglichkeiten Ihres Kommunikationsanschlusses.
Klicken Sie unter Kommunikationsanschlüsse auf COM2 ... ... oder denjenigen, der an Ihrem Laptop mit dem Modem verbunden ist. Kontrollieren Sie, ober der Anschluß aktiviert ist. Prüfen Sie hierzu die Option Anschluß aktiviert. Klicken Sie auf die Schaltfläche COM2-Optionen. Sie erhalten die Dialogbox mit den eigentlichen Einstellungen für Ihr Modem. INFO Nur über einen aktivierten Anschluß kann Notes eine Verbindung zu einem Server herstellen.
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Wählen Sie den Modemtyp aus. In dem Listenfeld Modemtyp sollten der Name/Hersteller und der Typ Ihres Modems stehen. Wählen Sie aus der Liste das von Ihnen verwendete Modem. Überprüfen Sie das Wählverfahren. Vor allem im deutschsprachigen Raum finden Sie beide Arten von Wählverfahren. Tonwahl
Impulswahl
Ton bedeutet Mehrfrequenzverfahren, also Tonwahl. Sie erkennen dieses Wählverfahren an den unterschiedlichen Tönen, die jede Taste beim Betätigen von sich gibt. Impuls heißt Impulswählverfahren und bedeutet den älteren, analogen Verbindungsaufbau. Unter Umständen müssen Sie, je nach Ort und Hotel, aus dem heraus Sie Ihren Server anrufen, diese Einstellungen ändern. Nehmen Sie weitere notwendige Einstellungen vor. Versuchen Sie, die Option Wählen nach Freizeichen auszuschalten. Somit wartet Ihr Modem nicht auf ein Freizeichen und beginnt sofort zu wählen, was in Deutschland in der Regel die Standardeinstellung ist. Schließen Sie beide Dialogboxen mit OK.
Schritt 2: Anpassen der Arbeitsumgebung Schritt 2 – Definieren der Arbeitsumgebung
Die Namen der Server, die Sie regelmäßig anrufen, und deren technischen Daten liegen im Namens- und Adreßbuch hinterlegt. Für jede Verbindungsart zu einem entfernten Server benötigt Notes ein Dokument zur Beschreibung der Arbeitsumgebung. In den Arbeitsumgebungen sind Angaben wie der verwendete Anschluß, der Speicherort Ihrer Maildatenbank, Telefonwahlinformationen usw. hinterlegt. Bei der Installation von Notes wurden bereits fünf typische und vordefinierte Arbeitsumgebungen erstellt: »Insel«, »Büro«, »Privat«, »Unterwegs« und »Internet«. Diese können Sie an Ihre eigene Umgebung anpassen. Die Arbeitsumgebung Unterwegs wurde speziell für den mobilen Einsatz von Notes definiert. Rufen Sie den Befehl Datei – Mobil – Arbeitsumgebungen auf. Notes öffnet Ihr persönliches Namens- und Adreßbuch und listet die vorhandenen Arbeitsumgebungen auf.
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Markieren Sie die Arbeitsumgebung Unterwegs. Klicken Sie auf Arbeitsumgebung bearbeiten. Klicken Sie auf das Register Allgemein.
Wählen Sie als Arbeitsumgebungstyp Notes Direktwählverbindung.
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Geben Sie in das Feld Name der Arbeitsumgebung den Namen dieser Arbeitsumgebung ein. Wählen Sie einen sprechenden Namen. Klicken Sie auf das Register Server. Geben Sie im Feld Mail-/Home-Server den Namen Ihres Mail-Servers an. Den Servernamen erfahren Sie von Ihrem Administrator. Klicken Sie auf Anschlüsse. Wählen Sie einen der von Notes angezeigten aktivierten Anschlüsse aus.
INFO Tragen Sie den ServerNamen in seiner vollen hierarchischen Ausprägung ein.
Sie können zusätzliche Anschlüsse mit Datei – Vorgaben – Benutzervorgaben aktivieren. Wenn Sie nicht genau wissen, welchen Anschluß Sie verwenden sollen, fragen Sie Ihren Domino-Administrator nach einer Netzwerkverbindung, oder suchen Sie in Ihrer Hardware-Dokumentation eine Modemverbindung (üblicherweise ein Anschluß, dessen Name mit COM beginnt).
Kicken Sie auf das Register Mail. Wählen Sie unter Speicherort der Maildatei Lokal. Somit definieren Sie, daß Ihre Maildatei lokal auf Ihrem Laptop abgelegt wird. Legen Sie den Pfad Ihrer Maildatenbank fest.
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Klicken Sie auf Speichern und schließen, um das Arbeitsumgebungsdokument zu speichern. Schließen Sie die Datenbank mit [Esc].
Schritt 3: Erstellen eines Verbindungsdokuments Schritt 3 – Erstellen eines Verbindungsdokuments zum Server
Verbindungsdokumente werden für jede Verbindung zu einem entfernten Server benötigt und enthalten alle technischen Angaben zur Erstellung dieser Verbindung. Für die mobile Verwendung von Lotus Notes ist eine Wählverbindung zu Ihrem Firmenserver zu erstellen. Öffnen Sie Ihr persönliches Namens- und Adreßbuch. Klicken Sie hierzu in der Lesezeichenleiste auf das Symbol Adreßbuch. Klicken Sie unten links auf das Werkzeugsymbol. Sie gelangen in die erweiterten Einstellungen des Adreßbuchs.
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Klicken Sie auf Verbindungen. Sie erhalten eine Liste aller für Ihren PC gültigen Verbindungsdokumente. Klicken Sie auf Verbindung hinzufügen. Wählen Sie unter Verbindungtyp die Option Notes Direktwählverbindung. Geben Sie unter Servername den Namen des anzurufenden Servers ein. Verwenden Sie hierzu den vom Administrator zur Verfügung gestellten Servernamen in seiner vollständigen Schreibweise. Tragen Sie unter Rufnummer die Telefonnummer des Servers ein.
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Prüfen Sie unter Erweitert – Modemanschluß, ob der verfügbare Anschluß markiert ist. Schließen Sie das Dokument mit Speichern und schließen. Schließen Sie das Adreßbuch mit [Esc].
Anrufen des Servers Diese Lektion beschreibt die Anwahl des Notes-Servers und das Trennen der Verbindung. Klicken Sie in der Notes-Statuszeile rechts unten auf die Arbeitsumgebungen. Wechseln Sie auf die zuvor erstellte Arbeitsumgebung Unterwegs. Rufen Sie den Befehl Datei – Mobil – Server anrufen auf. Notes blendet eine Dialobox ein, in der alle Verbindungen aufgezeigt werden. Die Verbindungen stammen aus den erstellten Verbindungsdokumenten. Markieren Sie die zu verwendende Verbindung. Wenn Sie die im Verbindungsdokument hinterlegten Nummern anpassen möchten, tun Sie dies in den dargestellten Feldern. Beispielsweise möchten Sie die »0« als Vorwahl kurzfristig entfernen. Klicken Sie auf Wählen. Notes stellt nun die Verbindung zu Ihrem Server her. Sobald die Verbindung hergestellt ist, meldet dies Notes in der Statuszeile.
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Arbeiten Sie nun, als seien Sie im Netzwerk der Firma.
Trennen der Verbindung Rufen Sie den Befehl Datei – Mobil auf. Rufen Sie den Befehl Verbindung trennen auf. Notes trennt die Verbindung zum Server.
3
Lektion
Anlegen einer Datenbank-Replik Wenn Sie unterwegs ohne Verbindung zum Server arbeiten, müssen Sie sich die Datenbanken, die Sie benötigen, lokal auf Ihren PC oder Notebook kopieren. Diese Kopie heißt in Notes Replik. Ein Vorgang, Replikation genannt, synchronisiert die Replik auf Ihrem PC mit der Datenbank auf dem Server und stellt sicher, daß alle Dokumente, die auf der gegenüberliegenden Seite nicht vorhanden sind, ausgetauscht werden. Selbstverständlich werden auch Löschungen und Veränderungen in Dokumenten repliziert. Um von einer auf dem Server befindlichen Datenbank eine Replik auf Ihrer lokalen Maschine anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:
Erstellen einer lokalen Replik Rufen Sie den Server an, und erstellen Sie eine Verbindung. Verwenden Sie hierzu die vorherigen Ausführungen. Rufen Sie den Befehl Datei – Replizierung – Neue Replik auf. Wählen Sie unter Server den Server, der die zu replizierende Datenbank enthält.
Markieren Sie unter Datenbank die Datenbank, von der Sie eine Replik anlegen möchten. 198
Klicken Sie auf die Schaltlfläche Wählen. Notes blendet eine Dialogbox ein, in der Sie angeben können, wo und unter welchem Namen die Datenbank auf Ihrem Rechner abgelegt werden soll. Belassen Sie die Vorgaben unter Server und Dateiname, und markieren Sie die Option Sofort. Bestätigen Sie mit OK. Notes erstellt nun die Replik von der angegebenen Datenbank auf dem Server. Je nach Datenbankgröße kann dies einige Zeit in Anspruch nehmen. Wenn Die Replikation abgeschlossen ist, erhalten Sie in der Statuszeile einen Hinweis. Trennen Sie die Verbindung mit dem Befehl Datei – Mobil – Verbindung trennen.
Was geschieht nach der Replikation? Sobald der Repliziervorgang beendet ist, fügt Notes die Datenbank auf Ihrer Arbeitsoberfläche bzw. im Lezezeichenordner Datenbanken ein. Die Datenbank liegt nun lokal auf Ihrem PC. Sie können mit dieser arbeiten, ohne mit dem Server verbunden zu sein. Sie können der Datenbank Dokumente hinzufügen, Dokumente löschen oder bestehende Dokumente bearbeiten. Bei der nächsten Replikation senden Sie alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen an das Original auf dem Server. Bei dieser Gelegenheit empfangen Sie auch alle Änderungen, die an dieser Datenbank in der Zwischenzeit vorgenommen wurden.
Kontrollieren der Replikation Während der Replikation können Sie den aktuellen Status überwachen. Klicken Sie in der Lesezeichenleiste auf Replikator. Notes blendet die Replikatorseite ein. Diese zeigt alle zur Replikation stehenden Datenbanken, welche derzeit repliziert werden und den Status der Replikation. Beobachten Sie den Fortschritt der Replikation in der Statuszeile.
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Lektion
Replizieren mehrerer Datenbanken Wenn Sie mit mehreren lokalen Datenbanken (Repliken) arbeiten, können Sie diese über eine zentrale Stelle verwalten und replizieren. Notes kann über den Replikator auch im Hintergrund replizieren, so daß Sie sich in dieser Zeit anderen Aufgaben widmen können.
Übersicht über den Replikator Der Replikator gibt folgende Informationen:
Replikation der Maildatenbank Starten der Replikation
Zu replizierende Datenbanken
Replikationsfortschritt
Replizieren aller lokalen Repliken Um alle lokalen Repliken auf Ihrem PC zu aktualisieren, also zu replizieren, gehen Sie wie folgt vor: Rufen Sie mit Datei – Mobil – Server anrufen den Server an. Warten Sie, bis die Verbindung zum Server hergestellt ist. Klicken Sie in der Lesezeichenleiste auf Replikator. Klicken Sie auf Start. Notes beginnt, alle Datenbanken, die auf der Replikatorseite markiert sind, zu replizieren. Rufen Sie den Befehl Datei – Mobil –Verbindung trennen auf. Wenn die Replikation beendet ist, trennen Sie die Verbindung wieder. Bestätigen Sie die Trennung der Verbindung mit OK.
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Entfernen einer Datenbank aus dem Replikator Der Replikator erhält beim Anlegen einer lokalen Replik automatisch einen neuen Eintrag für diese Datenbank. Um eine Datenbank aus dem Replikator zu löschen, gehen Sie wie folgt vor: Markieren Sie den Datenbankeintrag im Replikator. Betätigen Sie die [Entf]-Taste. Beantworten Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja. Durch diesen Vorgang wird die Datenbank selbst nicht gelöscht, lediglich der Eintrag auf der Replikatorseite.
Deaktivieren der Replikation für bestimmte Datenbanken Um bestimmte Datenbanken vorübergehend nicht zu replizieren, deaktivieren Sie das Häkchen vor dem Datenbanksymbol.
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Lektion
Erstellen einer Replik der Maildatenbank Da die Maildatenbank wie jede herkömmliche Datenbank arbeitet, gilt das Gesagte auch für das Mailing. Wenn Sie eine lokale Replik Ihrer Maildatenbank auf dem Rechner haben, können Sie ohne Verbindung zum Server Mails erstellen, Mails beantworten, Kalendereinträge erstellen etc. Mit der nächsten Replikation werden diese Daten an den Server übertragen und versendet.
Erstellen einer Replik der Maildatenbank Die Replik der Maildatenbank befindet sich in der Regel im Unterverzeichnis \MAIL des Notes-Datenverzeichnisses. Um lokal mit dem Mailsystem arbeiten zu können, legen Sie sich wie folgt eine Replik Ihrer Maildatenbank an: Rufen Sie Ihren Server an. Verfahren Sie wie in den Lektionen zuvor beschrieben. Wechseln Sie auf die V4-Arbeitsoberfläche. Klicken Sie hierzu auf den Lesezeichenordner Datenbanken, und wählen Sie Arbeitsbereich. Markieren Sie auf der Arbeitsoberfläche Ihre Maildatenbank. Diese befindet sich zwar noch auf dem Server, aber das Datenbanksymbol liegt bereits auf Ihrer Arbeitsoberfläche.
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Rufen Sie den Befehl Datei – Replizierung – Neue Replik auf. Notes übernimmt die Daten wie Dateiname und Titel automatisch in die Dialogbox. Überprüfen Sie, ob im Feld Server der Eintrag Lokal steht. Geben Sie in das Feld Dateiname den Zusatz MAIL\ vor den Dateinamen ein. Somit legen Sie die Maildatenbank in das Notes-Datenverzeichnis in einen Ordner namens Mail. Starten Sie die Replikation mit OK. Notes legt nun im Ordner Mail eine Replik Ihrer Maildatenbank an. Selbstverständlich kann die Replikation eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen, je nachdem, wie groß die Datenbank ist. Wenn die Replikation abgeschlossen ist, befindet sich eine Kopie (Replik) der Datenbank auf Ihrem Rechner, und Sie können mobil mit Ihrem Mailsystem arbeiten. Beenden Sie die Verbindung mit Datei – Mobil – Verbindung trennen.
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Lektion
Erstellen eines Mails ohne Server-Verbindung Nachdem Sie eine lokale Replik Ihrer Maildatenbank auf Ihrem PC haben, sind Sie in der Lage, ohne Server-Verbindung Mails zu erstellen, zu lesen oder zu beantworten.
Erstellen eines Mails von unterwegs Klicken Sie in der Notes-Statuszeile auf die Arbeitsumgebungen.
Wählen Sie die Arbeitsumgebung Unterwegs. Öffnen Sie die lokale Replik Ihrer Maildatenbank. Erstellen Sie das Mail wie gewohnt. Speichern und senden Sie das Mail. Sie erkennen in der Statuszeile den Hinweis Mail zur Übertragung an einen Benutzer in der Ausgangs-Maibox abgelegt.
7
Lektion
Senden und Empfangen von Mails Um die in der Ausgangs-Mailbox zwischengelagerten Mails zu versenden und gleichzeitig die neuen, auf dem Server wartenden Mails abzuholen, gehen Sie wie folgt vor: Rufen Sie Ihren Server an. Öffnen Sie die Replikatorseite. Klicken Sie auf Mail senden & empfangen. Notes sendet und empfängt alle neuen Mails vom bzw. an den Server.
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Fragen
Testen Sie Ihr Wissen n Was ist Replikation? n Was ist eine Arbeitsumgebung? n Was ist ein Verbindungsdokument? n Wo werden beim Arbeiten unterwegs die erstellten Informationen gespeichert? n Wie können mehrere Datenbanken auf einmal repliziert werden?
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Fragen und Antworten Projekt 1 n Was ist ein Lesezeichen? Ein Lesezeichen ist eine Verknüpfung zu einer Datenbank, einem Dokument oder einer Internetseite, die sich auf der Arbeitsoberfläche zum direkten Zugriff befindet. n Was sind Lesezeichen-Ordner und Lesezeichen-Seiten? Lesezeichen-Ordner fassen Lesezeichen in der Lesezeichen-Leiste zusammen. Die Lesezeichen-Seite enthält alle Lesezeichen-Ordner und Lesezeichen. n Mit welcher Taste kann die persönliche Benutzerinformation gelöscht werden? Mit der Funionstaste [F5]. n Kann das Notes-Kennwort auch automatisch gesperrt werden? Unter den persönlichen Benutzervorgaben kann eine Zeit eingestellt werden, nach der die persönliche Benutzerinformation gelöscht wird.
Projekt 2 n Was sind alternative Bezeichnungen für die persönliche Homepage? Einführungsseite, Einstiegsseite oder nur Homepage. n Was ist die persönliche Homepage? Die persönliche Homepage ist eine anpaßbare Einstiegsseite mit einem schnellen und direkten Zugriff auf bestimmte Informationen. n Kann die persönliche Homepage angepasst werden? Ja. Das Layout der Einstiegsseite ist über die Definition einzelner Rahmeninhalte individuell anpassbar. n Welche Inhalte können auf der Einstiegsseite dargestellt werden? Allgemeine Aufgaben, Eingangspostkorb, Kalender, Aufgabenliste, Webinhalte, Suchfunktionen, Datenbankabonnements oder Quicklinks. n Was ist ein SmartIcon-Satz? Eine individuelle Zusammenstellung von SmartIcons, die unterhalb der Menüzeile angezeigt werden. n Existiert die »alte« Version-4-Arbeitsoberfläche mit den Datenbanksymbolen noch? Ja. n Wie kann auf die alte Version-4-Oberfläche umgeschaltet werden? Mit dem Lesezeichen Arbeitsbsbereich im Lesezeichenordner Datenbanken. n Was ist der Unterschied zwischen einem Version 4-Datenbanksymbol und einem Version 5-Lesezeichen? Im Grunde keiner. Lesezeichen können lediglich auch auf Internetinformationen, auf konkrete Ansichten oder Dokumente verweisen. n Wie gelangt man wieder zurück zur Lesezeichenleiste? Mit dem Lesezeichen Willkommen im Ordner Favoriten. 205
Projekt 3 n Welche Elemente beinhaltet eine Notes-Datenbank? Masken, Ansichten, Hilfetexte, Navigatoren, Felder und letztendlich Dokumente. n Was ist eine Datenbankschablone? Eine Datenbank mit allen Eingabemasken, Ansichten, Hilfetexten, jedoch ohne Dokumente. n Wie heißt der »Servername«, wenn eine Datenbank auf Ihrer Festplatte gespeichert ist? Lokal. n Wie schließen Sie am schnellsten Dokumente oder Datenbanken? Mit der Taste [Esc] oder einem Doppelklick auf die rechte Maustaste, sofern eingestellt. n Wo werden die eigentlichen Informationen eingegeben? In Felder einer Notes-Maske. n Was passiert beim Löschen einer Datenbankverknüpung/eines Lesezeichens? Es wird lediglich die Verknüpfung zu der Information gelöscht, nicht jedoch die dahinterliegende Datenbank oder das dahinterliegende Dokument. n Wie können Datenbanken geöffnet werden? Durch Doppelklick auf das Datenbanksymbol, durch Klick auf das Lesezeichen, durch den Befehl Datei – Datenbank öffnen oder auch durch Doppelklick auf die NSF-Datei aus dem Windows Explorer. n Was ist eine Aktionsschaltfläche? Aktionsschaltflächen sind Bestandteile einer Datenbank und führen in dieser bestimmte Aktionen aus. n Was ist ein Schlüsselfeld? Ein Feld, in dem bestimmte Werte zur Auswahl vorgegeben werden. n In welcher Art von Feld können Texte formatiert werden? Nur in sogenannten RichText-Feldern. n Was ist ein RichText-Feld? Ein Feld, in dem sowohl Textformatierungen vorgenommen als auch Objekte und Fremddateien eingelesen werden können. n Was zeigt eine Ansicht? Eine Ansicht zeigt die in einer Datenbank vorhandenen Dokumente in einer Übersichtsliste an. n Was ist eine Kategorie? Kategorien fassen Dokumente unter einem einheitlichen Oberbegriff, dem Kategorienamen zusammen und zeigen diese in Ansichten untereinander an. n Was unterscheidet das Drucken eines geöffneten Dokuments vom Drucken aus einer Ansicht heraus. Beim Drucken eines geöffneten Dokuments wird lediglich dieses gedruckt. Das Drucken aus einer Ansicht heraus erlaubt die Auswahl der zu druckenden Dokumente. n Wo muß man sich befinden, um mehrere Dokumente auf einmal markieren (und drucken) zu können? 206
In einer Ansicht. Dort können mit der Leertaste einzelne Dokumente markiert werden.
Projekt 4 n Welche Möglichkeiten existieren, um die eigene Maildatenbank zu öffnen? Über die Lesezeichenleiste, über die Einstiegsseite, über die Version-4-Arbeitsoberfläche oder über die Statuszeile. n Warum sollten die Eingaben in das Feld Thema kurz und bündig sein? Dieses Feld wird in den Ansichten zur Beschreibung des Dokuments in einer Zeile angezeigt. n Was ist eine Blindkopie? Eine Kopie eines Mails, ohne daß der eigentliche Adreßat dies erkennen kann. n Können Memos auch direkt aus dem Adreßbuch heraus erstellt werden? Ja. Hierzu muß das Dokument geöffnet oder markiert sein. n Was ist der Unterschied zwischen den Optionen Senden und Senden und ablegen? Senden versendet das Mail, und fragt, ob das Mail gespeichert werden soll. Die Funktion Ablegen fragt nach einem Ordner, in dem das Mail abgelegt werden soll. n Wie werden ungelesene Mails in der Ansicht dargestellt? In der Regel durch eine rote Markierung und zusätzlich durch einen Stern in der Ansicht. n Wie können Mails gelöscht werden? Mails sind herkömmliche Notes-Dokumente, die wie diese auch gelöscht werden können. n Was ist ein Ordner in der Maildatenbank? Ordner erlauben das Ablegen von Mails in verschiedene Kategorien, den Ordnern eben. Ordner können beliebig erstellt und wieder gelöscht werden. n Was ist eine Gruppe? Eine Zusammenfassung von bestimmten Personen unter einem einheitlichen Namen, dem Gruppennamen. n Wie kann ich auf neue Mails hingewiesen werden, ohne daß Notes gestartet ist? Durch Starten und Einrichten des Zusatzprogramms Notes Minder. n Was ist eine Signatur? Ein vordefinierter Text als Vorlage zum Einfügen unter ein Mail. n Wo werden archivierte Mails abgelegt? In einer eigenen Archivdatenbank, die mit den Zeichen »a_« beginnt. n Was sind Regeln? Mit Regeln können eingegangene Mails nach definierten Vorgaben in bestimmte Ordner verschoben oder gelöscht werden.
207
Projekt 5 n Wie können Sie Ihren Kalender öffnen? Entweder über das Kalendersymbol in der Lesezeichenleiste oder aus der Maildatenbank heraus durch Anklicken des Kalendersymbols unterhalb der Lesezeichendarstellung. n Wie springe ich schnell zum heutigen Tag? Mit dem runden Symbol rechts unten in der Statusleiste des Kalenders. n Wie öffnen ich den Kalender eines bestimmten Tages? Entweder mit dem Symbol zwischen den Navigationspfeilen rechts unten n Können Sie die Zeitspanne Ihrer freien Zeit eingrenzen? Unter den Werkzeugen des Kalenders können die pro Tag verfügbaren Stunden festgelegt werden, in denen andere nach Terminen suchen können. n Was ist das besonder an Veranstaltungen? Veranstaltungen sind mindestens eintägig. n Was ist eine Gruppenbesprechung? Ein Termin, zu dem Sie mehrere Personen einladen und die Möglichkeit haben, in deren Kalendern nach einer gemeinsam verfügbaren Zeit zu suchen.
Projekt 6 n In welchem Feldtyp können Texte formatiert werden? Nur in sogenannten RichText-Feldern. n Auf welche Art können Texte formatiert werden? Über die Statuszeile, über die Infobox, über das Menü Text, über das Kontextmenü, über SmartIcons oder über Tastenkombinsationen. n Auf welchen Text beziehen sich Textformatierungen? Immer auf den markierten Text. n Wie wird Text markiert? Durch Abfahren mit der gedrückten linken Maustaste oder durch die Cursortasten mit gleichzeitig gedrückter [¡]-Taste. n Wie kann am Ende einer Tabelle schnell eine neue Zeile eingefügt werden? Durch erneutes Betätigen der Taste [±½]. n Mit welchen Tasten bewegen Sie sich in einer Tabelle? Mit der Taste Tab vorwärts bzw. mit der Tastenkombination [¡]+[±½] rückwärts. n Was ist ein Abschnitt? Ein Abschnitt ist ein zusammengefaßter Text, der lediglich durch seine Überschrift angezeigt wird. n Was sind Kopf- und Fußzeilen? Kopf- oder Fußzeilen enthalten Informationen, die beim Ausdruck auf jeder Seite wiederholt werden. 208
n Wie werden in Kopf- oder Fußzeilen Informationen voneinander getrennt? Durch Eingabe des Zeichens »|«. n Was ist ein Absatzstil? Ein Absatzstil enthält unterschiedliche Formate wie Schriftarten, -größen, farben sowie Attribute wie fett, kursiv oder unterstrichen. Durch die Definition eines Absatzstils können alle enthaltenen Formate auf einmal auf einen markierten Text übertragen werden.
Projekt 7 n Was versteht man unter Importieren und Exportieren von Daten? Das Einlesen von Daten anderer Programme bzw. das Abspeichern von NotesInformationen in Formate anderer Programme. n Was bedeutet OLE beim Verknüpfen von Daten? Mit der OLE-Technik werden Daten als Objekte in ein Notes-Dokument hineingebracht, die alleine gelesen, jedoch nur mit dem entsprechenden Programm bearbeitet werden können. n Was ist eine Verknüpfung von Daten? Eine Verknüpfung stellt eine direkt Verbindung zum Inhalt einer auf der Festplatte liegenden Datei her und stellt die markierten Inhalte im Notes-Dokument dar. n Wie kann eine Datenverknüpfung aktualisiert werden? Mit der Funktionstaste [F9]. n Wie können Microsoft-Office-Dokumente innerhalb von Notes erstellt und verwaltet werden? Am besten erfolgt dies durch Verwendung der mitgelieferten Datenbank »Microsoft Office Bibliothek«.
Projekt 8 n Wann erst kann eine Notes-Datenbank nach allen enthaltenen Informationen durchsucht werden? Nachdem die Datenbank indiziert wurde, also ein Datenbankindex erstellt wurde. n Was ist ein Datenbankindex? Ein Datenbankindex beinhaltet Verweise auf alle in einer Notes-Datenbank vorkommenden Zeichen. n Wie wird eine Datenbank indiziert? Über die Infobox der entsprechenden Datenbank. n Was sind Operatoren bei der Durchführung von Suchen? Mit Operatoren kann die Suche nach Informationen verfeinert und eingegrenzt werden. n Müssen Operatoren bei der Eingabe einer Suche groß geschrieben werden? Nein. Die Schreibweise der Operatoren spielt keine Rollen.
209
n Wozu dient der Kommentarstift? Mit dem Kommentarstift können in Notes-Dokumente farblich abgesetzte Kommentare und Hinweise eingebracht werden. n Wie können gelöschte Dokumente wiederhergestellt werden? Mit einer besonderen Zusatzfunktion, verbunden mit einer speziellen Ansicht, die in jeder einzelnen Notes-Datenbank aktiviert werden muß. n Wie wird eine Datenbank verschlüsselt? Jede Notes-Datenbank kann mit dem persönlichen Schlüssel, welcher Bestandteil der Notes-ID ist, verschlüsslet werden, damit nur noch der Besitzer der ID die Datenbank öffnen oder lesen kann. n Was geschieht beim Komprimieren einer Datenbank? Beim Komprimieren wird der durch das Löschen von Dokumenten entstandene Freiraum entfernt und somit die Datenbank in der eigentlichen Dateigröße verringert.
Projekt 9 n Können auch externe Browser innerhalb von Notes eingesetzt werden? Ja – Microsoft Internet Explorer oder Netscapes Navigator. n Was geschieht beim Öffnen einer Internetseite? Notes konvertiert die Internetseite in ein Notes-Dokument. Dieses kann im Anschluß an das Öffnen wie ein Notes-Dokument weiterbehandelt werden. n Können Internetseiten weitergeleitet werden? Ja – wie jedes andere Notes-Dokument auch. n Was passiert beim Weiterleiten einer Internetseite? Die Information der Internetseite wird in ein Notes-Dokument übernommen und kann wie ein herkömmliches Notes-Dokument behandelt werden.
Projekt 10 n Was ist Replikation? Unter Replikation versteht man das inhaltliche Abgleichen zweier Notes-Datenbanken. n Was ist eine Arbeitsumgebung? Eine Arbeitsumgebung speichert Informationen wie Netz- oder Modemanschlüsse oder die zu verwendende ID-Datei. n Was ist ein Verbindungsdokument? Ein Verbindungsdokument enthält Informationen zu externen Servern und Quellen, die über das Netzwerk oder über einen Anruf über Modem angewählt werden können. n Wo werden beim Arbeiten die unterwegs erstellten Informationen gespeichert? In lokalen Repliken der Datenbanken. n Wie können mehrere Datenbanken auf einmal repliziert werden? Über die Konfiguration der Replikatorseite. Diese enthält eine Liste aller Datenbanken, die mit der Schaltfläche Replizieren nacheinander repliziert werden. 210
Anhang 1 Der Umstieg von Version 4 Dieser Anhang ist für Umsteiger von einer älteren Version auf die Version 5 gedacht und beschreibt die Neuerungen im Vergleich zur Funktionalität in der Version 4. Gerade für den Endanwender hat sich in bezug auf die Nutzung von Lotus Notes Erhebliches geändert. Was ist neu in der Version 5? Der Umstieg auf die Version 5
1
Lektion
Was ist neu in der Version 5?
Funktion
Beschreibung
Pendant in der Version 4
Aktivitätsschaltflächen
Mit den Aktivitätsschaltflächen kann zwischen den derzeit aktuellen und geöffneten Informationsquellen leicht hin- und hergewechselt werden. Ein neues Taskfenster erscheint, wenn ein neues Mail erstellt, ein Mail, eine Datenbank oder ein Dokument geöffnet oder eine Internetseite geladen wird.
Die Taskbuttons ersetzen das bisherige FensterMenü, welches nun nicht mehr existiert.
Notes Minder
Funktionalität, um auch außerhalb von Notes auf den Eingang neuer Mails zu prüfen und entsprechend zu benachrichtigen.
Nicht vorhanden.
Im Folgenden möchte ich Ihnen, als bereits mit der Version 4.x vertrautem Anwender, die Neuerungen der Verison 5 in einer Übersicht darstellen. Die Übersicht jedoch stellt nicht nur die neuen Funktionen dar, sondern vergleicht diese mit den entsprechenden Arbeitsweisen und Funktionalitäten der Vorgängerversion 4. Viele Dinge sind nach wie vor vorhanden, jedoch vollkommen anders zu bedienen. Andere Dinge hingegen sind tatsächlich neu. Auch wenn Lotus in der Online-Hilfe die Änderungen lapidar mit »We made some changes to the Notes interface to make it easier to get around« bezeichnet, sind die Änderungen meiner Ansicht nach erheblich.
Übersicht über die neuen Funktionen Funktion
Beschreibung
Pendant in der Version 4
Einführungsseite
Browserähnliche Einstiegs-Homepage mit direktem Zugriff auf die Maildatenbank, das Adreßbuch, den Kalender, die Aufgaben oder bestimmte Internetseiten. Die Einführungsseite ist individuell anpaßbar.
Die Portfolio-Datenbank der Version 4.6 konnte ebenfalls Datenbanken unter einer »Oberfläche«, einer Datenbank in diesem Falle, zusammenfassen.
Lesezeichen bieten die Möglichkeit, Verknüpfungen zu nahezu allen Arten von Informationen zu erstellen. Sie können für alle Informationen, zu denen Sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder zurückkehren möchten, Lesezeichen erstellen. Lesezeichen können sowohl auf Stellen innerhalb des Notes-Systems einschließlich Datenbanken, Ansichten, Dokumenten, als auch auf Informationen im Internet wie URLs oder Newsgroups verweisen.
Lesezeichen ersetzen die Datenbanksymbole auf der Arbeitsoberfläche. Die Verbindungen zu Datenbanken werden nun durch Lesezeichen realisiert. Verbindungen zu konkreten Dokumenten innerhalb von Datenbanken gab es in der Version 4 nicht.
Um in offenen Dokumenten oder Webseiten zu navigieren, existieren browserähnliche Schaltflächen wie Zurück, Vorwärts, Stop, Aktualisieren, Suchen und Öffnen einer URL. Die Schaltflächen befinden sich in der oberen rechten Hälfte der Menüzeile.
In der Version 4 gab es keine vergleichbare Funk tionen.
Lesezeichen
Navigationsschaltflächen
122
Verbesserte Gleichzeitiges Öffnen von KalenAnsichtenverwaltung der- und Mailansichten
Nicht vorhanden.
Druckvorschau
Vorschau auf den Ausdruck.
Nicht vorhanden.
Neue Tabellenfunktionen
Vorlagen-Schablonen, Schatteneffekte, Stapelbare Tabellen, Rekursive Tabellen (Tabellen in Tabellen), Tabulatoren in Zellen, Mehrspaltentext, Hintergrundbilder, Mischung von festen und variablen Spaltenbreiten in einer Tabelle.
Nicht vorhandene Funktionen.
Unterstützung
Möglichkeit, Anwendungen in ver- Nicht vorhanden. schiedene Bildschirmbereiche aufzuteilen und darzustellen, wie dies auch Webbrowser mit Internetseiten tun.
Gruppenkalender
Übersichtlichte Ansichten auf freie oder belegte Termine für eine frei bestimmbare Gruppe von Notes-Anwendern.
Nicht vorhanden. Die Funktionalität mußte über Produkte von Drittherstellern nachträglich beschafft werden.
Drag&DropFunktionen
Möglichkeit, alle Informationsquellen als Lesezeichen abzulegen.
Absenderangaben im Mail
Möglichkeit, benutzerspezifische Die Funktion war nicht Absenderangaben am Ende eines vorhanden und wurde oft Mails einzufügen. in das Design der Mailschablone hineingeschrieben.
Trennung des Mailkopfes vom eigentlichen Textbereich
Ermöglicht ein unterschiedliches Nicht vorhanden. Scrollen in den Bereichen der Maildatei. Beim Scrollen im Textbereich bleibt der Adressatenbereich sichtbar. Bei langen Adressatenlisten können diese verkleinert dargestellt werden.
213
1
Lektion
Was ist neu in der Version 5? Im Folgenden möchte ich Ihnen, als bereits mit der Version 4.x vertrautem Anwender, die Neuerungen der Verison 5 in einer Übersicht darstellen. Die Übersicht jedoch stellt nicht nur die neuen Funktionen dar, sondern vergleicht diese mit den entsprechenden Arbeitsweisen und Funktionalitäten der Vorgängerversion 4. Viele Dinge sind nach wie vor vorhanden, jedoch vollkommen anders zu bedienen. Andere Dinge hingegen sind tatsächlich neu. Auch wenn Lotus in der Online-Hilfe die Änderungen lapidar mit »We made some changes to the Notes interface to make it easier to get around« bezeichnet, sind die Änderungen meiner Ansicht nach erheblich.
Übersicht über die neuen Funktionen
212
Funktion
Beschreibung
Pendant in der Version 4
Einführungsseite
Browserähnliche Einstiegs-Homepage mit direktem Zugriff auf die Maildatenbank, das Adreßbuch, den Kalender, die Aufgaben oder bestimmte Internetseiten. Die Einführungsseite ist individuell anpaßbar.
Die Portfolio-Datenbank der Version 4.6 konnte ebenfalls Datenbanken unter einer »Oberfläche«, einer Datenbank in diesem Falle, zusammenfassen.
Lesezeichen
Lesezeichen bieten die Möglichkeit, Verknüpfungen zu nahezu allen Arten von Informationen zu erstellen. Sie können für alle Informationen, zu denen Sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder zurückkehren möchten, Lesezeichen erstellen. Lesezeichen können sowohl auf Stellen innerhalb des Notes-Systems einschließlich Datenbanken, Ansichten, Dokumenten, als auch auf Informationen im Internet wie URLs oder Newsgroups verweisen.
Lesezeichen ersetzen die Datenbanksymbole auf der Arbeitsoberfläche. Die Verbindungen zu Datenbanken werden nun durch Lesezeichen realisiert. Verbindungen zu konkreten Dokumenten innerhalb von Datenbanken gab es in der Version 4 nicht.
Navigationsschaltflächen
Um in offenen Dokumenten oder Webseiten zu navigieren, existieren browserähnliche Schaltflächen wie Zurück, Vorwärts, Stop, Aktualisieren, Suchen und Öffnen einer URL. Die Schaltflächen befinden sich in der oberen rechten Hälfte der Menüzeile.
In der Version 4 gab es keine vergleichbare Funk tionen.
Funktion
Beschreibung
Pendant in der Version 4
Aktivitätsschaltflächen
Mit den Aktivitätsschaltflächen kann zwischen den derzeit aktuellen und geöffneten Informationsquellen leicht hin- und hergewechselt werden. Ein neues Taskfenster erscheint, wenn ein neues Mail erstellt, ein Mail, eine Datenbank oder ein Dokument geöffnet oder eine Internetseite geladen wird.
Die Taskbuttons ersetzen das bisherige FensterMenü, welches nun nicht mehr existiert.
Notes Minder
Funktionalität, um auch außerhalb von Notes auf den Eingang neuer Mails zu prüfen und entsprechend zu benachrichtigen.
Nicht vorhanden.
Verbesserte Gleichzeitiges Öffnen von KalenAnsichtenverwaltung der- und Mailansichten
Nicht vorhanden.
Druckvorschau
Vorschau auf den Ausdruck.
Nicht vorhanden.
Neue Tabellenfunktionen
Vorlagen-Schablonen, Schatteneffekte, Stapelbare Tabellen, Rekursive Tabellen (Tabellen in Tabellen), Tabulatoren in Zellen, Mehrspaltentext, Hintergrundbilder, Mischung von festen und variablen Spaltenbreiten in einer Tabelle.
Nicht vorhandene Funktionen.
Unterstützung
Möglichkeit, Anwendungen in ver- Nicht vorhanden. schiedene Bildschirmbereiche aufzuteilen und darzustellen, wie dies auch Webbrowser mit Internetseiten tun.
Gruppenkalender
Übersichtlichte Ansichten auf freie oder belegte Termine für eine frei bestimmbare Gruppe von Notes-Anwendern.
Drag&DropFunktionen
Möglichkeit, alle Informationsquellen als Lesezeichen abzulegen.
Absenderangaben im Mail
Möglichkeit, benutzerspezifische Die Funktion war nicht Absenderangaben am Ende eines vorhanden und wurde oft Mails einzufügen. in das Design der Mailschablone hineingeschrieben.
Trennung des Mailkopfes vom eigentlichen Textbereich
Ermöglicht ein unterschiedliches Nicht vorhanden. Scrollen in den Bereichen der Maildatei. Beim Scrollen im Textbereich bleibt der Adressatenbereich sichtbar. Bei langen Adressatenlisten können diese verkleinert dargestellt werden.
Nicht vorhanden. Die Funktionalität mußte über Produkte von Drittherstellern nachträglich beschafft werden.
213
Funktion
2
Lektion
Beschreibung
Pendant in der Version 4
Papierkorb und Ermöglicht die WiederherstelWiederherstellungs- lung von in Notes-Datenbanken Funktion von gegelöschten Dokumenten. löschten Dokumenten
Nicht vorhanden.
Verbesserter Kalenderausdruck
Ermöglicht einen übersichtlichen und anpaßbaren Ausdruck des Kalenders.
Nur über Drittprodukte.
GruppenkalenderAnsicht
Ermöglicht die Definition einer Gruppe und die Übersicht über freie Zeiten dieser Gruppe.
Nur über Drittprodukte.
Unterstützung von Feiertagen
Möglichkeit zur Hinterlegung von Nur über Drittprodukte. Feiertagen zur automatischen Übernahme in den oder die Kalender.
Verbesserte Alarmfunktionen
Unterstützung der Einbindung von Klangdateien für Alarme.
Neue Dateifilter
Verwendung von INSO-Filtern zur Indizierung von Dateianhängen. Unterstützte Formate sind PDF, Word, WordPerfect, Word Pro, 1-2-3, Excel, Freelance, PowerPoint und HTML.
Nicht vorhanden.
Indizierung von Dateien auf dem Filesystem
Dateien auf dem Dateisystem, also außerhalb von Notes, können in den Volltextindex aufgenommen und somit durchsucht werden.
Nicht vorhanden.
Der Umstieg auf die Version 5 Für Anwender der Version 4.x stellt sich die Umstellung auf die Version 5 in Form eines Updates dar. Die neue Version wird über die bisherige Version installiert. In diesem Falle übernimmt Notes alle vorhandenen Einstellungen und wandelt die »alte« Arbeitsumgebung in die neue Arbeitsumgebung um. Hierbei geschieht folgendes: n Die in der Version 4 vorhandenen Arbeitsbereichsseiten werden in Lesezeichenordner umgewandelt. n Die Datenbanksymbole der Arbeitsbereichsseiten werden zu Lesezeichen in den jeweiligen Lesezeichenordnern.
214
Anhang 2 Übersicht Tastenkombinationen Dieser Anhang gibt eine Übersicht über die in Notes häufig verwendeten Tastenkombinationen. Gerade Umsteiger und mobile Anwender arbeiten intensiv über die Tastatur.
Häufig verwendete Tastenkombinationen
122
Auf Notes-Funktionen zugreifen
Tastenkombination
Auf Lesezeichen zugreifen
[Alt]+[L], dann Zahl
Auf die Aktionsleiste zugreifen
Andere allgemeine Aufgaben
Tastenkombination
Aktuelles Dokument oder aktuelle Ansicht schließen
[ESC] oder [Strg]+[W]
Hilfe zur aktuellen Funktion aufrufen
[F1]
Notes sperren
In das Fenster klicken, [Alt] drücken und gedrückt halten, dann Zahl eingeben
[F5]
Drucken
[Strg]+[D]
Ansicht aktualisieren
[F9]
Auf das Suchmenü zugreifen
[Alt]+[S]
Speichern
[Strg]+[S]
Auf Aktivitätsschaltflächen zugreifen
[Alt]+[F], dann Zahl
Operation anhalten
[Strg]+[Pause]
Auf das Web zugreifen
[Strg]+[L], und Webadresse eingeben
Notes-Datenbank öffnen
[Strg]+[O]
In Notes navigieren
Tastenkombination
Nächstes Feld in einer Maske
[±½]
Tastenkombinationen für Hauptfunktionen Aktion
Tastenkombination
Auf die Aktionsleiste zugreifen
[Alt] drücken und gedrückt halten, dann Zahl eingeben
Nächster Rahmen
[F6]
Auf Lesezeichen zugreifen
[Alt]+[L], dann Zahl
Nächste Aktivitätsschaltfläche
[Strg]+[±½]
Auf die Menüleiste zugreifen
Nächstes ungelesenes Dokument in einer Ansicht
[±½]
[F10] oder [Alt] und loslassen
Vorheriges Feld in einer Maske
[¡][Alt]+[±½]
Auf Aktivitätsschaltflächen zugreifen
[Alt]+[F], dann Zahl
Vorheriger Rahmen
[¡][Alt]+[F6]
Auf das Web zugreifen
Vorherige Aktivitätsschaltfläche
[Strg]+[¡][Alt]+[±½]
[Strg]+[L], und Webadresse eingeben
Dokument oder Ansicht schließen
[Strg]+[P] oder [ESC]
Dokumente bearbeiten
Tastenkombination
Notes Datenbank erstellen
[Strg]+[N]
Kopieren
[Strg]+[C]
Mail erstellen
[Strg]+[M]
Neue Mail erstellen
[Strg]+[M]
Notes beenden
Ausschneiden
[Strg]+[X]
[Alt]+[F4] oder [Strg]+[Q] [F1]
Text einrücken
[F8]
Hilfe zur aktuellen Funktion aufrufen
InfoBox öffnen
[Alt]+[º¼]
Benutzer-ID sperren
[F5]
Text ausrücken
[¡][Alt]+[F8]
Alle offenen Fenster maximieren
[Strg]+[F10]
Einfügen
[Strg]+[V]
[Strg]+[F9]
Lineal anzeigen
[Strg]+[R]
Aktives Fenster minimieren und andere aktive Fenster überlappend anzeigen lassen
Alles auswählen
[Strg]+[A]
Im Replikator von einem Eintrag zum nächsten wechseln
[¢]- oder [£]-Taste
Rückgängig
[Strg]+[Z]
Zum ersten Replikatoreintrag wechseln
[Pos1] oder [Bild¢]-Taste
Zum letzten Replikatoreintrag wechseln
[Ende]oder [Bild£]-Taste
Zum nächsten Fenster wechseln
[F6]
Zur nächsten Aktivitätsschaltfläche wechseln
[Strg]+[±½] oder [Alt]+[ª]-Taste
Zur vorherigen Aktivitätsschaltfläche wechseln
[Alt]+[º]-Taste
217
Häufig verwendete Tastenkombinationen
216
Auf Notes-Funktionen zugreifen
Tastenkombination
Auf Lesezeichen zugreifen
[Alt]+[L], dann Zahl
Auf die Aktionsleiste zugreifen
In das Fenster klicken, [Alt] drücken und gedrückt halten, dann Zahl eingeben
Auf das Suchmenü zugreifen
[Alt]+[S]
Auf Aktivitätsschaltflächen zugreifen
[Alt]+[F], dann Zahl
Auf das Web zugreifen
[Strg]+[L], und Webadresse eingeben
Notes-Datenbank öffnen
[Strg]+[O]
In Notes navigieren
Tastenkombination
Nächstes Feld in einer Maske
[±½]
Nächster Rahmen
[F6]
Nächste Aktivitätsschaltfläche
[Strg]+[±½]
Nächstes ungelesenes Dokument in einer Ansicht
[±½]
Vorheriges Feld in einer Maske
[¡][Alt]+[±½]
Vorheriger Rahmen
[¡][Alt]+[F6]
Vorherige Aktivitätsschaltfläche
[Strg]+[¡][Alt]+[±½]
Dokumente bearbeiten
Tastenkombination
Kopieren
[Strg]+[C]
Neue Mail erstellen
[Strg]+[M]
Ausschneiden
[Strg]+[X]
Text einrücken
[F8]
InfoBox öffnen
[Alt]+[º¼]
Text ausrücken
[¡][Alt]+[F8]
Einfügen
[Strg]+[V]
Lineal anzeigen
[Strg]+[R]
Alles auswählen
[Strg]+[A]
Rückgängig
[Strg]+[Z]
Andere allgemeine Aufgaben
Tastenkombination
Aktuelles Dokument oder aktuelle Ansicht schließen
[ESC] oder [Strg]+[W]
Hilfe zur aktuellen Funktion aufrufen
[F1]
Notes sperren
[F5]
Drucken
[Strg]+[D]
Ansicht aktualisieren
[F9]
Speichern
[Strg]+[S]
Operation anhalten
[Strg]+[Pause]
Tastenkombinationen für Hauptfunktionen Aktion
Tastenkombination
Auf die Aktionsleiste zugreifen
[Alt] drücken und gedrückt halten, dann Zahl eingeben
Auf Lesezeichen zugreifen
[Alt]+[L], dann Zahl
Auf die Menüleiste zugreifen
[F10] oder [Alt] und loslassen
Auf Aktivitätsschaltflächen zugreifen
[Alt]+[F], dann Zahl
Auf das Web zugreifen
[Strg]+[L], und Webadresse eingeben
Dokument oder Ansicht schließen
[Strg]+[P] oder [ESC]
Notes Datenbank erstellen
[Strg]+[N]
Mail erstellen
[Strg]+[M]
Notes beenden
[Alt]+[F4] oder [Strg]+[Q]
Hilfe zur aktuellen Funktion aufrufen
[F1]
Benutzer-ID sperren
[F5]
Alle offenen Fenster maximieren
[Strg]+[F10]
Aktives Fenster minimieren und andere aktive Fenster überlappend anzeigen lassen
[Strg]+[F9]
Im Replikator von einem Eintrag zum nächsten wechseln
[¢]- oder [£]-Taste
Zum ersten Replikatoreintrag wechseln
[Pos1] oder [Bild¢]-Taste
Zum letzten Replikatoreintrag wechseln
[Ende]oder [Bild£]-Taste
Zum nächsten Fenster wechseln
[F6]
Zur nächsten Aktivitätsschaltfläche wechseln
[Strg]+[±½] oder [Alt]+[ª]-Taste
Zur vorherigen Aktivitätsschaltfläche wechseln
[Alt]+[º]-Taste
217
Aktion
Tastenkombination
Notes-Datenbank öffnen
[Strg]+[O]
InfoBox öffnen
[Alt]-[º¼]
Alle Ansichten in der aktuellen Datenbank neu erstellen [¡][Alt]+[Strg]+[F9] Aktuelles Dokument, aktuelle Ansicht oder aktuellen Arbeitsbereich wiederherstellen
[¡][Alt]+[F9]
Notes in der vorgegebenen minimierten Größe wiederherstellen
[Alt]+[F5]
Mail senden
[Alt]+[1]
Eine Mail senden und eine neue Mail im Bearbeitungsmodus öffnen
[¡][Alt]+[Strg]+[º¼]
Laufende Operation anhalten
[Strg]+[Pause]
Bei Verwendung des Kommentarstifts markierten Text durchstreichen
[¡][Alt]+[º¥]
Alle Felder im aktuellen Dokument oder Arbeitsbereich bzw. in aktueller Ansicht aktualisieren
[F9]
Tastenkombinationen in Dialogfenstern und der Infobox Aktion
Tastenkombination
Vorgegebene oder markierte Auswahl(en) annehmen
[º¼]
Änderungen abbrechen und Dialogfeld schließen
[ESC]
Zur nächsten Option bzw. zum nächsten Optionssatz [±½] wechseln
218
Zur vorherigen Option bzw. zum vorherigen Optionssatz wechseln
[¡][Alt]+[±½]
Hilfe
[F1]
Fokus in und aus InfoBox verschieben, ohne diese zu schließen
[Alt]+[¡][Alt]+[º¼]
Zur vorherigen InfoBox in der Liste wechseln
[¡][Alt]+[Strg]+[Bild¢]
Zur nächsten InfoBox in der Liste wechseln
[¡][Alt]+[Strg]+[Bild£]
Zur ersten InfoBox in der Liste wechseln
[¡][Alt]+[Strg]+[Ende]
Zur letzten InfoBox in der Liste wechseln
[¡][Alt]+[Strg]+[Pos1]
Zum nächsten InfoBox-Register navigieren
[Strg]+[Bild¢]-Taste
Zum ersten InfoBox-Register navigieren
[Strg]+[Pos1]
Zum letzten InfoBox-Register navigieren
[Strg]+[Ende]
Zum vorherigen InfoBox-Register navigieren
[Strg]+[Bild£]-Taste
InfoBox öffnen und schließen
[Alt]+[º¼]
Nächstes Element in einem Listenfeld oder einem Optionssatz markieren
[£]- oder [ª]-Taste
Vorheriges Element in einem Listenfeld oder einem Optionssatz markieren
[¢]- oder [º]-Taste
Tastenkombinationen beim Lesen von Dokumenten Aktion
Tastenkombination
Verknüpfung zu einem Dokument, einer Ansicht oder einer Datenbank aktivieren
[LEER]
Aktives Fenster schließen
[ESC]
Dokument bearbeiten
[Strg]+[B]
Zum nächsten Dokument in der Ansicht wechseln
[º¼]
Zum vorherigen Dokument in der Ansicht wechseln
[º]
Zum nächsten Register in einer Tabelle mit Registern wechseln
[Strg]+[Bild¢]
Zum vorherigen Register in einer Tabelle mit Registern wechseln
[Strg]+[Bild£]
Ausgewähltes Dokument drucken
[Strg]+[D]
Tastenkombinationen beim Bearbeiten von Dokumenten Aktion
Tastenkombination
Ausgewählten Text fett formatieren
[Strg]+[F]
Texteigenschaften in die Vorgabewerte ändern (außer Farbe)
[Strg]+[T]
Dokument schließen
[Strg]+[P] oder [ESC]
Aktuelles Dokument schließen und speichern, ohne das Dialogfeld zu öffnen
[¡][Alt]+[ESC]
Ausgewählten Text bzw. ausgewähltes Objekt kopieren [Strg]+[C] Ausgewählten Text bzw. ausgewähltes Objekt ausschneiden
[Strg]+[X]
Ausgewählten Text bzw. ausgewähltes Objekt löschen
[Entf]
Ausgewählten Text auf die nächste verfügbare Punktgröße vergrößern
[F2]
Suchen und ersetzen
[Strg]+[E]
Weitersuchen und ersetzen
[Strg]+[W]
Absätze formatieren (Ränder, Tabulatoren usw.)
[Strg]+[J]
Text formatieren (Schriftart, Größe, Farbe usw.)
[Strg]+[R]
Gesamten Absatz einrücken
[F8] ([¡][Alt]+[F8] zum Rückgängigmachen)
Erste Zeile eines Absatzes einrücken
[F7] ([¡][Alt]+[F7] zum Rückgängigmachen)
Seitenumbruch einfügen
[Strg]+[¡][Alt]+[L]
Ausgewählten Text kursiv formatieren
[Strg]+[K]
An den Anfang des nächsten Wortes springen
[Strg]+[ª]-TASTE 219
Aktion
Tastenkombination
An den Anfang des aktuellen Wortes springen
[Strg]+[º]-Taste
Gesamten Absatz ausrücken
[¡][Alt]+[F8]
Erste Zeile eines Absatzes ausrücken
[¡][Alt]+[F7]
Einfügen
[Strg]+[V]
Ausgewählten Text auf die nächste verfügbare Punktgröße verkleinern
[¡][Alt]+[F2]
Aktuelles Dokument speichern
[Strg]+[S]
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221
Anhang 3 Wichtige Begriffe in Lotus Notes
Abschnitt
Ausblenden
Ein definierter Bereich in einer Maske, u.a. Felder, Objekte, Layoutbereiche und Text. Sie können Abschnittseigenschaften festlegen, die an bestimmten Punkten automatisch wirksam werden.
Eine Aktion, die Dokumente hinter Kategorien beziehungsweise Antwortdokumente hinter Hauptdokumenten verbirgt.
Ausgangs-Mailbox ACL (Zugriffskontrolliste) Eine Liste mit Datenbankbenutzern (einzelne Benutzer, Lotus Domino Server und Benutzer- bzw. Servergruppen), die vom Datenbankmanager erstellt und aktualisiert wird. Die ACL legt fest, welche Benutzer auf die Datenbank zugreifen und welche Aufgaben sie ausführen dürfen.
Agent Ein Programm, das eine Reihe automatisierter Aufgaben in Übereinstimmung mit einem festgelegten Zeitplan oder aufgrund einer Benutzeraufforderung ausführt. Ein Agent setzt sich aus drei Komponenten zusammen: dem Auslöser (wann er läuft), der Suche (für welche Dokumente er läuft) und der Aktion (welche Funktionen er ausführt). Wird auch als Makro bezeichnet.
Alarm
Bearbeitbares Feld In einer Maske ein Feld, dessen Wert durch eine benutzerdefinierte Formel bestimmt wird. Auf diese Weise geben Sie einen Vorgabewert an, bearbeiten den Benutzereintrag und validieren den Eintrag, um zu überprüfen, ob er bestimmten Kriterien entspricht.
Bearbeitungsmodus Der Modus, in dem Sie ein Dokument erstellen oder ändern können.
@Befehl
Für Endbenutzer: Erinnert Sie an einen Kalendereintrag. Wenn ein Alarm ausgelöst wird, wird in Notes eine Beschreibung des Kalendereintrags angezeigt, der dem Alarm zugewiesen ist.
Eine besondere @Funktion, die in der Benutzeroberfläche zu einer unmittelbaren Aktion führt.
Für Administratoren: Ein in der Statistikdatenbank erstelltes Dokument, das angibt, wann eine Serverstatistik einen bestimmten Schwellenwert überschritten hat. Ein Alarm kann Sie beispielsweise benachrichtigen, wenn der freie Festplattenspeicher des Serverlaufwerks C weniger als 10% beträgt. Zum Konfigurieren von Alarmbenachrichtigungen erstellen Sie Statistik-Monitor-Dokumente.
Eine Taste, die eine Aktion unter Verwendung der [Strg]-Taste (Windows) oder der Befehlstaste (Macintosh) auslöst. Drücken Sie zum Drucken beispielsweise [Strg]+D (BEFEHL+D auf dem Macintosh).
Befehlstaste
Anhang
Benannter Stil
Ein an ein Lotus-Notes-Dokument, eine Maske oder eine Webseite angehängtes Dokument. Ein Anhang wird mit dem Dokument so lange gespeichert, bis Sie den Anhang oder das Dokument löschen.
Eine Sammlung von Stilen, die Sie auf andere Daten in einer Datei anwenden können. In einem benannten Stil gespeicherte Stile sind zum Beispiel das Zahlenformat, die Schriftart, die Schriftgröße, die Unterstreichung, Fett- oder Kursivschrift, Linien, Farben und die Ausrichtung.
Anhängen Eine Datei mit einem Lotus-Notes-Dokument oder einer Lotus-Notes-Maske speichern. Die Datei oder der Anhang wird mit dem Dokument oder der Maske so lange in der Datenbank gespeichert, bis Sie eines davon löschen. Wenn Sie das Dokument versenden, wird der Anhang ebenfalls versendet.
Benutzen dieser Datenbank Ein Dokument, das die Funktionsweise der Datenbank beschreibt. Es stellt Benutzeranweisungen zur Verwendung verschiedener Masken, Ansichten und Navigatoren in der Datenbank zur Verfügung.
Antwortdokument
Benutzer-ID
Ein mit Hilfe einer Antwortmaske erstelltes Dokument, eine typische Komponente einer Diskussionsdatenbank. In einer Ansicht sind Antwortdokumente in der Regel unterhalb des Dokuments eingerückt, auf das sie antworten.
Eine Datei, die jedem Benutzer und Server zugewiesen ist und sie eindeutig als Lotus-Notes- und Domino-Dateien identifiziert.
Arbeitsumgebungsdokument
Ein Feld in einer Maske, dessen Wert durch eine benutzerdefinierte Formel bestimmt ist.
Ein Dokument in Ihrem persönlichen Adreßbuch, das Kommunikations- und andere standortspezifische Einstellungen enthält, die Sie bei der Arbeit mit Notes in einer bestimmten Arbeitsumgebung verwenden. Sie können beliebig viele solcher Dokumente erstellen.
122
Eine Datei (MAIL.BOX), die vorübergehend ausgehende Mail speichert und von den Benutzern verwendet wird, wenn sie nicht mit einem Mail-Server verbunden sind.
Berechnetes Feld
Bibliothek Eine Datenbank mit Listen weiterer Datenbanken.
225
Abschnitt Ein definierter Bereich in einer Maske, u.a. Felder, Objekte, Layoutbereiche und Text. Sie können Abschnittseigenschaften festlegen, die an bestimmten Punkten automatisch wirksam werden.
ACL (Zugriffskontrolliste) Eine Liste mit Datenbankbenutzern (einzelne Benutzer, Lotus Domino Server und Benutzer- bzw. Servergruppen), die vom Datenbankmanager erstellt und aktualisiert wird. Die ACL legt fest, welche Benutzer auf die Datenbank zugreifen und welche Aufgaben sie ausführen dürfen.
Agent Ein Programm, das eine Reihe automatisierter Aufgaben in Übereinstimmung mit einem festgelegten Zeitplan oder aufgrund einer Benutzeraufforderung ausführt. Ein Agent setzt sich aus drei Komponenten zusammen: dem Auslöser (wann er läuft), der Suche (für welche Dokumente er läuft) und der Aktion (welche Funktionen er ausführt). Wird auch als Makro bezeichnet.
Alarm Für Endbenutzer: Erinnert Sie an einen Kalendereintrag. Wenn ein Alarm ausgelöst wird, wird in Notes eine Beschreibung des Kalendereintrags angezeigt, der dem Alarm zugewiesen ist. Für Administratoren: Ein in der Statistikdatenbank erstelltes Dokument, das angibt, wann eine Serverstatistik einen bestimmten Schwellenwert überschritten hat. Ein Alarm kann Sie beispielsweise benachrichtigen, wenn der freie Festplattenspeicher des Serverlaufwerks C weniger als 10% beträgt. Zum Konfigurieren von Alarmbenachrichtigungen erstellen Sie Statistik-Monitor-Dokumente.
Anhang Ein an ein Lotus-Notes-Dokument, eine Maske oder eine Webseite angehängtes Dokument. Ein Anhang wird mit dem Dokument so lange gespeichert, bis Sie den Anhang oder das Dokument löschen.
Anhängen Eine Datei mit einem Lotus-Notes-Dokument oder einer Lotus-Notes-Maske speichern. Die Datei oder der Anhang wird mit dem Dokument oder der Maske so lange in der Datenbank gespeichert, bis Sie eines davon löschen. Wenn Sie das Dokument versenden, wird der Anhang ebenfalls versendet.
Antwortdokument Ein mit Hilfe einer Antwortmaske erstelltes Dokument, eine typische Komponente einer Diskussionsdatenbank. In einer Ansicht sind Antwortdokumente in der Regel unterhalb des Dokuments eingerückt, auf das sie antworten.
Arbeitsumgebungsdokument Ein Dokument in Ihrem persönlichen Adreßbuch, das Kommunikations- und andere standortspezifische Einstellungen enthält, die Sie bei der Arbeit mit Notes in einer bestimmten Arbeitsumgebung verwenden. Sie können beliebig viele solcher Dokumente erstellen. 224
Ausblenden Eine Aktion, die Dokumente hinter Kategorien beziehungsweise Antwortdokumente hinter Hauptdokumenten verbirgt.
Ausgangs-Mailbox Eine Datei (MAIL.BOX), die vorübergehend ausgehende Mail speichert und von den Benutzern verwendet wird, wenn sie nicht mit einem Mail-Server verbunden sind.
Bearbeitbares Feld In einer Maske ein Feld, dessen Wert durch eine benutzerdefinierte Formel bestimmt wird. Auf diese Weise geben Sie einen Vorgabewert an, bearbeiten den Benutzereintrag und validieren den Eintrag, um zu überprüfen, ob er bestimmten Kriterien entspricht.
Bearbeitungsmodus Der Modus, in dem Sie ein Dokument erstellen oder ändern können.
@Befehl Eine besondere @Funktion, die in der Benutzeroberfläche zu einer unmittelbaren Aktion führt.
Befehlstaste Eine Taste, die eine Aktion unter Verwendung der [Strg]-Taste (Windows) oder der Befehlstaste (Macintosh) auslöst. Drücken Sie zum Drucken beispielsweise [Strg]+D (BEFEHL+D auf dem Macintosh).
Benannter Stil Eine Sammlung von Stilen, die Sie auf andere Daten in einer Datei anwenden können. In einem benannten Stil gespeicherte Stile sind zum Beispiel das Zahlenformat, die Schriftart, die Schriftgröße, die Unterstreichung, Fett- oder Kursivschrift, Linien, Farben und die Ausrichtung.
Benutzen dieser Datenbank Ein Dokument, das die Funktionsweise der Datenbank beschreibt. Es stellt Benutzeranweisungen zur Verwendung verschiedener Masken, Ansichten und Navigatoren in der Datenbank zur Verfügung.
Benutzer-ID Eine Datei, die jedem Benutzer und Server zugewiesen ist und sie eindeutig als Lotus-Notes- und Domino-Dateien identifiziert.
Berechnetes Feld Ein Feld in einer Maske, dessen Wert durch eine benutzerdefinierte Formel bestimmt ist.
Bibliothek Eine Datenbank mit Listen weiterer Datenbanken. 225
Briefkopf Die Darstellung Ihres Namens, des Datums und der Uhrzeit in der Kopfzeile der von Ihnen erstellten E-Mail-Nachrichten. Sie können unterschiedliche Briefkopfstile auswählen.
Data-Verzeichnis Verzeichnis, das lokale Datenbanken, lokale Datenbankschablonen, Zeichenumsetzungsdateien (.CLS) und Desktop.dsk-Dateien sowie unter OS/2 bzw. Unix Ihre NOTES.INI-Datei enthält.
Datenbank Eine Sammlung von Dokumenten und ihrer Masken, Ansichten und Ordner, die unter einem Namen gespeichert sind. Notes-Datenbanken können Teil einer Website oder einer Notesanwendung sein.
Datenbank-Cache Ein Teil des Arbeitsspeichers auf einem Domino Server, in dem Datenbanken für einen schnellen Zugriff gespeichert sind. Sie können Cache-Statistiken anzeigen, die Anzahl der Datenbanken ändern, die im Cache des Servers gespeichert werden können, alle Datenbanken im Cache schließen und den Cache deaktivieren.
Datenbankbibliothek Eine Datenbank, die Informationen über Datenbanken enthält, u.a. Beschreibungen, Replik-IDs und die Namen von Managern. Datenbankbibliotheken können lokal gespeichert sein und Datenbanken auf einer Workstation beschreiben oder sich auf einem Server befinden und gemeinsame Datenbanken beschreiben. Datenbankbibliotheken werden in der Regel verwendet, damit die Benutzer die darin enthaltenen Datenbanken ihren Desktops hinzufügen können. Zusammengehörige Datenbanken können gruppiert werden, um so den Zugriff zu erleichtern.
Datenbankkatalog Eine Datenbank, die Informationen über Datenbanken enthält, die auf einem einzelnen Domino Server, einer Gruppe von Servern oder allen Servern innerhalb einer Domäne gespeichert sind. Datenbankkataloge werden in der Regel verwendet, damit die Benutzer die darin enthaltenen Datenbanken ihren Desktops hinzufügen können.
Datenbankmanager Eine Person mit Managerzugriff auf eine Datenbank, die u.a. für das Einrichten und die Verwaltung des Datenbankzugriffs und das Überwachen der Datenbankreplizierung, -verwendung und -größe verantwortlich ist.
Datenbankreplik Eine spezielle Datenbankkopie, die aufgrund der Tatsache, daß sie eine Replik-ID mit der Originaldatenbank gemeinsam hat, mit dieser über eine Replizierung Daten austauschen kann.
226
Datentyp Die Informationen, die in einem Feld einer Datenbank gespeichert werden können, zum Beispiel Text, RichText, Zahlen, Schlüsselwörter und die Uhrzeit.
Desktop.dsk Datei mit Informationen über Ihren Arbeitsbereich.
Dialogfeld Ein Feld, das angezeigt wird, wenn eine Anwendung zusätzliche Informationen zum Ausführen einer Aufgabe benötigt. Ein Dialogfeld kann Kontrollkästchen, Befehlsschaltflächen, Optionsfelder, Listenfelder, Informationsfelder, Bildlaufleisten, Drop-down-Felder und Textfelder enthalten.
Dokument Ein Lotus-Notes-Datenbankeintrag, den Benutzer mit Hilfe einer Maske im Menü Erstellen erstellen. Dokumente bestehen aus Feldern, Text, Zahlen, Grafiken etc. Die Daten können von einem Benutzer eingegeben, von Formeln automatisch berechnet, von anderen Anwendungen importiert oder mit einer anderen Anwendung verknüpft und dynamisch aktualisiert werden.
Dokumentvorschau In der Dokumentvorschau können Sie den Dokumentinhalt lesen, der im Ansichtsfenster ausgewählt ist. Wenn Notes so eingerichtet ist, daß Dokumentverknüpfungen in der Vorschau angezeigt werden können, können Sie auch die mit dem ausgewählten Dokument verknüpften Dokumente anzeigen.
Domino Server Ein Computer, auf dem das Lotus-Domino-Serverprogramm ausgeführt wird und Notes-Datenbanken gespeichert werden.
Einführungsseite Der vorgegebene, anpaßbare Einführungsbildschirm im Notes-Client, der wichtige Aufgaben wie beispielsweise das Senden von Mail, das Erstellen von Terminen und das Einrichten einer Aufgabenliste enthält. Die Seite enthält ferner eine Suchleiste, Informationen über Neuigkeiten in Notes und eine Einführung in Notes.
Einwählverbindung Ein Verbindungstyp. In der Regel ein Anschluß, der sich nicht in einem LAN befindet und über ein Modem und Telefonleitungen zu erreichen ist.
Elektronische Signatur Ein Stempel, der Mail-Nachrichten, Feldern oder Abschnitten hinzugefügt wurde. Er gewährleistet, daß der Absender der Nachricht der Autor ist und daß die Nachricht nicht manipuliert wurde.
Exportieren Ein Lotus-Notes-Dokument oder eine Ansicht in einem Format speichern, das kein Notes-Format ist. 227
Feld In einer Maske ein bezeichneter Bereich mit einem einzigen Informationstyp. Der Datentyp des Feldes bestimmt den Inhalt – Text, RichText (u.a. formatierter Text, Grafiken und Multimedia), Zahlen oder Uhrzeit/Datum.
Feld mit Schlüsselwörtern Ein Feld mit mehreren Auswahlmöglichkeiten, in dem die Benutzer durch Klicken anstatt durch eine Dateneingabe eine Auswahl treffen. Felder mit Schlüsselwörtern können in mehreren Formaten angezeigt werden, u.a. in Form einer Drop-downListe, eines Kontrollkästchens und eines Optionsfeldes.
Fenster Ein Arbeitsbereich, in dem ein bestimmter Teil einer geöffneten Datenbank angezeigt wird, zum Beispiel verfügbare Ordner und Ansichten, die aktuelle Ansicht oder der Inhalt des markierten Dokuments.
Fenstertab Eine Schaltfläche, die ein offenes Fenster in Notes darstellt. Fenstertabs vereinfachen das Wechseln zwischen Fenstern.
@Funktion Eine integrierte Formel, mit der eine spezielle Berechnung automatisch durchgeführt wird.
Gestapeltes Symbol Ein Notes-Datenbanksymbol, das eine Datenbank und alle damit verbundenen Repliken darstellt, die gerade dem Arbeitsbereich hinzugefügt werden.
Groupware Anwendungen, mit denen die Kommunikation, Zusammenarbeit und Koordination zwischen Personengruppen verbessert wird.
Gruppe Eine Liste mit Namen von Benutzern und/oder Servern. Sie kann in DominoVerzeichnissen, persönlichen Adreßbüchern, Zugriffskontrollisten etc. verwendet werden.
Hauptdokument Ein Dokument, dessen Werte an ein anderes Dokument (untergeordnetes Dokument) vererbt werden.
Hotspot Text oder ein Bild in einem RichText-Feld, anhand dessen ein Benutzer eine Aktion ausführen, eine Formel oder ein Script starten oder eine Verknüpfung verwenden kann.
228
Intranet Ein Computernetzwerk mit beschränktem Zugriff. Firmen verwenden Intranets, um Informationen intern gemeinsam zu nutzen. Intranets werden in zunehmendem Maße auch als private Internets verwendet: ein TCP/IP-Netzwerk, das auf WebStandards wie HTML, SMTP oder POP3 basiert. Der Unterschied liegt im Zugriff: Jeder kann mit der entsprechenden Software auf das Internet zugreifen, auf das Intranet jedoch nur Mitarbeiter.
Kalender Eine Ansicht in Ihrer Mail-Datenbank, mit deren Hilfe Sie Ihre Termine verwalten und Besprechungen planen können. Sie können dem Kalender Termine, Besprechungen, Erinnerungen, Veranstaltungen und Jahrestage hinzufügen. Darüber hinaus können Sie im Kalender anstehende Aufgaben anzeigen lassen.
Kalenderprofil Ein Dokument, mit dem Sie Ihren Kalender individuell gestalten können und in dem Sie die Zeiten angeben können, zu denen Sie für Besprechungen zur Verfügung stehen. Notes speichert diese Informationen in einer Datenbank auf Ihrem Mail-Server. Sie legen fest, wer diese Daten abrufen darf.
Kategorie Ein Wort, ein Ausdruck oder eine Zahl zum Gruppieren von Dokumenten in einer Ansicht.
Kein Zugriff Eine Zugriffsebene, die Benutzern den Zugriff auf eine Datenbank verweigert. Die Benutzer können ihrem Arbeitsbereich nicht einmal das Datenbanksymbol hinzufügen.
Kommentarstift Eine Bearbeitungsfunktion, mit der Benutzer Dokumente in einer zweiten Schriftart bearbeiten können.
Leserzugriff Eine Zugriffsebene, die Benutzer Dokumente nur lesen läßt.
Lesezeichen Eine benutzerdefinierbare, grafische Verknüpfung mit Datenbanken, Ansichten, Dokumenten, Webseiten und Newsgroups. Lesezeichen ersetzen die Datenbanksymbole aus Version 4.
Lesezeichenordner Ein Ordner in der Lesezeichenleiste, der Lesezeichen enthält.
Lokale Datenbank Eine auf der Festplatte Ihres Computers, auf einem Datenträger oder einem vernetzten Dateiserver gespeicherte Lotus-Notes-Datenbank. 229
Makro Ein Programm, das eine Reihe automatisierter Aufgaben aufgrund einer Benutzeraufforderung ausführt. Ein Makro setzt sich aus drei Komponenten zusammen: dem Auslöser (wann es läuft), der Suche (für welche Dokumente es läuft) und der Aktion (welche Funktionen es ausführt). Wird auch als Agent bezeichnet.
Maske Masken steuern, wie Dokumente bearbeitet, angezeigt und gedruckt werden. Eine Maske kann Felder, statischen Text, Grafiken und besondere Objekte enthalten. Eine Datenbank kann aus einer Vielzahl von Masken bestehen.
Namens- und Adreßbuch Wird jetzt als Domino-Verzeichnis oder persönliches Adreßbuch bezeichnet.
Navigationsfenster Das Fenster, das entweder die Symbole für alle Ansichten, Ordner und Agenten in einer Datenbank oder den aktuellen Navigator anzeigt.
Navigationsschaltflächen Schaltflächen in Notes, die den Schaltflächen in Browsern ähneln und zum Navigieren zwischen offenen Datenbankseiten oder Webseiten verwendet werden. Folgende Schaltflächen sind enthalten: Zurück, Vor, Stop, Aktualisieren, Suchen und URL öffnen.
Navigator Eine Notes-Seite, die Sie so gestalten können, daß sie RichText und Hotspots für Bilder in jeder beliebigen Anordnung enthält. Hotspots in einem Navigator können Aktionen, Formeln oder Scripts ausführen oder Verknüpfungen mit Dokumenten, Ansichten oder Datenbanken herstellen.
Notes-Client Client-Software, mit der Sie auf Notes-Datenbanken auf einem Domino Server zugreifen, Mail senden und das Web durchsuchen können.
Notes-Mail-Datenbank Eine Lotus-Notes-Datenbank, in der Sie E-Mail senden und empfangen. Ihre MailDatenbank wird auf Ihrem Home-Server gespeichert.
NOTES.INI Eine Datei mit Einstellungen, u.a. Installations- und Konfigurationsoptionen oder Serverkonsolenbefehle.
NSF Die Dateierweiterung für eine Notes-Datenbankdatei (.NSF). Eine Datenbankdatei enthält die Daten für eine Anwendung. Sie besteht aus Masken, Feldern, Ordnern, Ansichten und anderen Darstellungsfunktionen wie einem Navigator und einem Datenbanksymbol. 230
NTF Die Dateierweiterung für eine Notes-Schablonendatei (.NTF). Eine Schablonendatei enthält die Struktur der Datenbank, also Masken, Ordner und Ansichten. Dokumente sind allerdings nicht Teil der Schablonendatei. Domino Designer wird mit einer Sammlung Schablonen geliefert, die Sie zum Erstellen von System- und Anwendungsdatenbanken verwenden können.
Nur-Lesen-Modus Ein Modus, in dem Benutzer ein Dokument lesen, aber nicht ändern können. Damit ein Benutzer ein Dokument bearbeiten kann, benötigt er mindestens Editorzugriff für die Datenbank, oder er muß der Autor des Dokuments sein.
Öffentlicher Schlüssel Ein Verschlüsselungsschlüssel, der mit einer Notes-ID-Datei verknüpft ist und zur Überprüfung einer elektronischen Signatur, zur Verschlüsselung von Nachrichten sowie zur Identifikation eines authentifizierenden Benutzers verwendet wird. Ein öffentlicher Schlüssel ist Teil einer Benutzer-ID. Eine Kopie des Schlüssels wird im Domino-Verzeichnis gespeichert. Die Zertifikate für IDs gewährleisten, daß die öffentlichen Schlüssel gültig sind. Bei SSL-verschlüsselten Transaktionen stellen öffentliche und private Schlüssel ein eindeutiges Paar mathematisch zugehöriger Schlüssel dar, mit dem die Transaktionen ausgelöst werden und die im Domino-Verzeichnis gespeichert werden.
Ordnerfenster Der Arbeitsbereich, in dem die Ordner und Ansichten der geöffneten Datenbank angezeigt werden.
Persönliche Ansicht Eine Ansicht, die die Benutzer für ihre eigene Verwendung mit einer Datenbank entwerfen und speichern.
Persönlicher Web Navigator Eine Funktion, mit der Webseiten in einer lokalen persönlichen Web NavigatorDatenbank abgerufen, angezeigt, gesucht und gespeichert werden. Weil diese Datenbank lokal gespeichert wird, sind Sie die einzige Person, die auf die darin gespeicherten Webseiten zugreifen kann.
Persönliches Adreßbuch Eine Datenbank mit den Namen und Adressen von Benutzern und Benutzergruppen, die Sie selbst eingeben.
Privater Ordner Ein Ordner, den die Benutzer für ihre eigene Verwendung in einer Datenbank entwerfen und speichern.
231
Privater Schlüssel Ein geheimer Verschlüsselungsschlüssel, der in einer Notes-ID-Datei gespeichert und zur Signierung und Entschlüsselung von Nachrichten sowie zur Authentifizierung des Schlüsselbesitzers verwendet wird. Bei SSL-verschlüsselten Transaktionen stellen öffentliche und private Schlüssel ein eindeutiges Paar mathematisch zugehöriger Schlüssel dar, mit dem die Transaktionen ausgelöst werden und die in der Notes-ID-Datei, auf der Festplatte des Internet-Client oder in der Serverschlüsselringdatei gespeichert werden.
Replik Eine spezielle Datenbankkopie, die aufgrund der Tatsache, daß sie eine Replik-ID mit der Originaldatenbank gemeinsam hat, mit dieser über eine Replizierung Daten austauschen kann.
Replikator Der Teil des Arbeitsbereichs, in dem Notes alle Replikdatenbanken anzeigt und in dem Sie den Replizierungsprozeß verwalten können. Auch der Name der ServerTask, mit der Datenbanken zwischen Servern repliziert werden.
Replizieren Datenbankrepliken aktualisieren, die sich auf unterschiedlichen Servern oder auf Ihrer Workstation und einem Server befinden. Sie können die gesamte Datenbank replizieren, so daß im Laufe der Zeit alle Datenbankrepliken einen identischen Inhalt aufweisen. Sie können aber auch bestimmte Elemente oder Bereiche für die Replizierung auswählen.
Replizierung Bei der Replizierung werden Änderungen zwischen den Repliken ausgetauscht. Durch die Replizierung sorgt Notes dafür, daß alle Repliken im Laufe der Zeit im wesentlichen identisch werden.
Schablone Eine Vorlage, die Sie als Grundlage für eine neue Datenbank verwenden können. Wenn es sich um eine Gestaltungsschablone handelt, werden die mit Hilfe der Schablone erstellten Datenbank-Gestaltungselemente aktualisiert.
Schaltflächenleiste Beim Notes Client die Leiste, auf der die Aktionen als Schaltflächen angezeigt werden. Mit Aktionen werden Aufgaben automatisiert, beispielsweise vom Nachbilden von Notes-Menüs bis hin zu Aufgaben, die durch Formeln oder ein LotusScript-Programm definiert sind.
Serververbindung Ein Dokument im Domino-Verzeichnis oder Ihrem persönlichen Adreßbuch, in dem eine Verbindung mit einem Server definiert wird. Es gibt vier verschiedene Arten von Serververbindungsdokumenten: Einwähl-, Netzwerk-, Durchgangs- und Remote-LAN-Dokumente.
232
Tastenkombinationen Eine Kombination von Tasten, die gedrückt werden, anstatt einen Befehl aus einem Pull-down-Menü zu verwenden. [Strg]+Buchstabe und [¡]+Buchstabe sind die häufigsten Tastenkombinationen. Bei manchen Produkten können die Benutzer ihre eigenen Tastenkombinationen festlegen. Dabei kann es sich um einzelne Tasten oder Tastenkombinationen handeln.
Tastenkürzel Eine Taste, die zusammen mit der [Alt]-Taste verwendet wird, um eine Aktion auszulösen. Zum Beispiel ruft [Alt]+[D] das Menü Datei auf. In Notes Menüs sind Tastenkürzel unterstrichen. Siehe »Erweiterte Tastenkürzel«.
URL URL (Uniform Resource Locator = Einheitliche Ressourcenadresse) ist die InternetAdresse für ein Dokument, eine Datei oder eine andere Ressource. Sie beschreibt das für den Zugriff auf die Ressource erforderliche Protokoll, den Host, auf dem sie sich befindet, und einen Pfad dieser Ressource auf diesem Host.
Verbindungsdokument Im Domino-Verzeichnis ermöglicht ein Verbindungsdokument die Kommunikation zwischen zwei Servern und gibt an, wie und wann der Informationsaustausch stattfindet. Im persönlichen Adreßbuch beschreibt es, wie ein Client auf einen bestimmten Server zugreift.
Verknüpfung Ein Symbol, das Ihnen direkten Zugriff von einem Lotus-Notes-Dokument, einer Ansicht oder Datenbank (das Quellobjekt) auf ein beliebiges anderes Dokument, eine Ansicht oder Datenbank (das Zielobjekt) ermöglicht. Notes öffnet das Zielobjekt, ohne das Quellobjekt zu schließen.
Volltextindex Eine Sammlung von Dateien, die den Text in einer Datenbank indiziert, damit Notes die Benutzerabfragen verarbeiten kann.
Volltextsuche Suchoption, mit der Sie eine Datenbank nach Wörtern und Ausdrücken durchsuchen sowie komplexere Suchen mit Platzhaltern und logischen Operatoren durchführen können.
Vorgabeansicht Die Ansicht, die beim erstmaligen Öffnen einer Datenbank angezeigt wird.
Zugriffskontrolle Eine Sicherheitsfunktion, mit der die Aufgaben festgelegt werden, die die Benutzer, Server oder Benutzer- bzw. Servergruppen in einer Lotus-Notes-Datenbank ausführen dürfen. Einige können alle Aufgaben ausführen, andere hingegen nur bestimmte.
233
Stichwortverzeichnis Symbole
○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
1-2-3 148
A
○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
Absatz ausrichten 114 einrücken 113 Absatzstil ändern 138 anwenden 137 Arbeiten mit ... 136 erstellen 136 löschen 139 Abschnitt 128 entfernen 132 erstellen 129 löschen 132 Titel ändern 130 verschieben 131 Adreßbuch 72, 167 öffnen 167 Adresse erfassen 167 Aktivitätsschaltflächen 12 Akustische Benachrichtigung 75 Alarmfunktion im Kalender 99 AND 166 Angehängte Dateien indizieren 163 Anschluß einrichten 190 Ansicht 36 drucken 51 Einführung 45 Arbeitsbereichsseite erstellen 31 löschen 32 Symbole anordnen 33 Symbole verschieben 33 Arbeitsoberfläche 11, 51 Arbeitsumgebung 192 Arbeitszeiten festlegen 98 Archiv öffnen 79 Archivfunktion konfigurieren 77 Archivierung von Mails 77 Aufzählungen 116 Aufzählungspunkte 115
C
○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
COM2-Optionen 191
D
○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
Datei importieren 142 Datenbank 35 erstellen 36 hinzufügen 40 komprimieren 177 öffnen 36, 41 replizieren 200 schließen 42 Verknüpfung löschen 39 verschlüsseln 178 Datenbankindex 162 Datenbanksymbole, Zusatzinformationen 34 Datenbankverknüpfung löschen 39 Dokument 36 Bestandteile 43 drucken 49 erstellen 44 löschen 175 Vorschau 48 wiederherstellen 173, 176 Drucken 49 einer Ansicht 51 mehrerer Dokumente 49
E
○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
Einführungsseite 18 Einladung an mehrere Personen 106 Erinnerung erstellen 103 Excel 145 Tabelle importieren 145
F
○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
Feld 36 Filter, siehe Mail 81 Formular 36 Freie-Zeit-Suche 98
G
○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
B
○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
Befehlssymbole anpassen 20 Benutzerkennung 15 Berechnete Felder 43 Berechneter Text 134
Grafik importieren 147 Gruppe 72 erstellen 72 testen 73 Gruppenbesprechung 106 Gruppenkalender definieren 108
H
○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
Heutiger Tag 97 Hintergrundfarbe 124 Hintergrundgrafik 126 Homepage 18 anpassen 18 Layout 19 Neuen Seitenstil 18
I
○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
Importieren Word für Windows 142 von Daten 142 Internet 181 Internet-Browser 182 Internetadresse als Lesezeichen vermerken 184 Internetseite im voraus laden 186 öffnen 183 öffnen ohne Verbindung ins Internet 185 weiterleiten 184
J
○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
Jahrestag erstellen 104
K
○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
Kalender 93 blättern 97 öffnen 94 Kalendereinstellungen 98 Kategorie Einführung 45 Öffnen und schließen 47 Umgang mit 48 Kennwort 13 ändern 13 sperrren 14 Kommentarstift 171 Kommunikationsanschluß 191 Komprimieren 177 Kontakt 168 kategorisieren 169 Kontextmenü 13 Kopf- oder Fußzeile erstellen 121 Kopf- und Fußzeile 121 ausrichten 123
235
L
○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
Lesezeichen 12, 51, 54 als Homepage definieren 56 in Lesezeichenordner zusammenfassen 54 löschen 54, 56 testen 54 Lesezeichenleiste 52 Lesezeichennamen ändern 55 Lesezeichenordner 12, 52, 54 Lesezeichenseiten 12, 52 Lesezeichensymbol 55 Ändern 55 Linien um Tabellen 119 Listenpunkte 116
M
○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
Mail Adressaten auswählen 63 antworten 67 archivieren 77, 79 auf Eingang prüfen 75 erstellen ohne Serververbindung 203 lesen 65 löschen 67 mit Word für Windows erstellen 84 neue automatisch suchen 21 neues erstellen 62 ordnen 69 senden und empfangen 203 suchen 65 Vorschau 66 Zugriff auf Maildatenbank 80 Mailbenachrichtigung, automatische 74 Maildatenbank Möglichkeiten zum Öffnen 60 öffnen 59, 60 Replik erstellen 201 Zugriff auf... 80 Mailsignatur 76 definieren 76 einfügen 77 Maske 36 Memo, siehe Mail 64 Memo-Editor 84 Menüzeile 12 Microsoft-Office-Bibliothek 153 Modem 190 Modemtyp 192
236
N
○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
Navigationsschaltflächen 13 Navigator 36 NEAR 166 Notes beenden 11 Datenbanken 35 Oberfläche 18 starten 10 Notes Minders 74 konfigurieren 74 Notes-Oberfläche 18 Numerieren von Zeilen 115
O
○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
Objekt 149 bearbeiten 153 einbetten 151 OLE 148 OR 166 Ordnen von Mails 69 Ordner erstellen 69 löschen 56 verschieben 70 Ordnername 70
P
○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
Pop-Up 133
R
○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
Regel 81 aktivieren 83 bearbeiten 83 deaktivieren 83 definieren 81 löschen 84 Replik erstellen 198 Replikation 190, 199 kontrollieren 199 Replikator 200 RichText-Feld 43 Rufnummer 196
S
○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
Schlüsselfeld 43 Schreibmarke in Tabellen bewegen 119 Schriftart 112 Schriftgröße 112 Seitenrand 124
Seitenstil 18 Senden an-Befehl 86 Servernamen anzeigen 34 Signatur siehe Mailsignatur 76 SmartIcon individuelles 25 SmartIcon-Leiste Symbol entfernen 23 Symbol hinzufügen 23 SmartIcon-Symbol eigenes entwerfen 27 SmartIcons 12 mit Formel 25 Spalten einfügen in Tabellen 119 löschen in Tabellen 119 Speicherplatz prüfen 177 Standardbrowser 182 Starten 10 von Notes 9, 181, 189 Startleiste 10 Statuszeile 13 Stil, siehe Absatzstil 137 Stile Arbeiten mit ... 136 Suche einfache Suche durchführen 164 speichern 166 verfeinern 165 Suchen 161, 162
T
○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
Tabelle 117 erstellen 117 Linien 119 Tabellenhintergrund 120 Tabellentyp 118 Telefonnummer des Servers 190 Termin 94 einer Gruppe einsehen 108 erstellen 100 löschen 102 verschieben 101 Text gestalten 112 Textfarbe 113 Textfarbe 113 Trennlinie 135
V
○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
Veranstaltung eintragen 104 Verbindung trennen 198 Verbindungsdokument 195 Verknüpfen von Daten 148 Verknüpfung aktualisieren 150 erstellen 148 lösen 151 Version-4-Arbeitsseiten 30
Version-4-Arbeitsumgebung 29 Umschalten auf ... 29 Verteilerliste erstellen 72 Volltext 162 Vorlage 87 anwenden 89 bearbeiten 89 definieren 87 löschen 90 umbenennen 90
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Wählverfahren 192 Web Ahead 186 Wiederherstellungsfunktion 174 Winword 143
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Zeilen einfügen in Tabellen 119 löschen in Tabellen 119 numerieren 115 Zugriff auf Maildatenbank 80
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