Schritt fur Schritt zur erfolgreichen Prasentation (German Edition)

Schritt für Schritt zur erfolgreichen Präsentation

Brigitte Grass · Marc Ant · James R. Chamberlain Horst Rörig

Schritt für Schritt zur erfolgreichen Präsentation

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Prof. Dr. Brigitte Grass Prof. Dr. Marc Ant Fachhochschule Bonn-Rhein-Sieg Fachbereich Wirtschaft Rheinbach von-Liebig-Straße 20 53359 Rheinbach [email protected] [email protected]

M.A. James R. Chamberlain Dr. Horst Rörig Fachhochschule Bonn-Rhein-Sieg Grantham Allee 20 53757 Sankt Augustin [email protected] [email protected]

ISBN 978-3-540-78435-7

e-ISBN 978-3-540-78436-4

DOI 10.1007/978-3-540-78436-4 Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar. c 2008 Springer-Verlag Berlin Heidelberg
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Inhaltsverzeichnis

Über dieses Buch........................................................................................ 1 Grundlagen der Kommunikation............................................................. 3 Was ist Kommunikation? ....................................................................... 3 Von Sendern und Empfängern: Kommunikationsmodelle ..................... 9 Die Präsentationsmatrix........................................................................ 19 Die Bausteine einer Präsentation............................................................ 21 Ziel – Thema – Publikum ..................................................................... 24 Inhalt – Auswahl und Aufbau............................................................... 25 Rhetorik und Verständlichkeit.............................................................. 26 Körpersprache....................................................................................... 29 Medieneinsatz und Visualisierung........................................................ 30 Die Präsentationserstellung als Prozess ................................................. 35 Prozess-Stufen im Überblick ................................................................ 37 Ziel – Thema – Publikum ..................................................................... 39 Präsentationsvereinbarung................................................................ 39 Ziel.................................................................................................... 40 Thema ............................................................................................... 42 Titel................................................................................................... 43 Publikum........................................................................................... 44 Kurz & rund...................................................................................... 47 Präsentationsvorbereitung und -planung .......................................... 48 Recherche ......................................................................................... 49 Strukturierung................................................................................... 55 Präsentationserstellung ..................................................................... 70 Organisation und Zeitmanagement................................................... 88 Üben und Trainieren......................................................................... 90 Kurz & rund...................................................................................... 91 Die Präsentationsdurchführung ............................................................ 94 Einführung in die Thematik.............................................................. 94 Weiteres Vorgehen ........................................................................... 96

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Inhaltsverzeichnis

Abschluss Ihrer Präsentation ............................................................ 96 Rhetorik und Verständlichkeit.......................................................... 97 Körpersprache................................................................................. 115 Umgang mit Störfaktoren ............................................................... 118 Diskussionsführung ........................................................................ 122 Feedback (Lob & Kritik) ................................................................ 124 Kurz & rund.................................................................................... 126 Die Nachbereitung.............................................................................. 128 Auswertung des Fragebogens......................................................... 128 Stärken & Schwächen analysieren ................................................. 130 Kurz & rund.................................................................................... 131 Die Präsentation als interkulturelle Kommunikation ........................ 133 Was ist Kultur? ................................................................................... 135 Kultur und Kommunikation................................................................ 136 Universell ....................................................................................... 137 Kollektiv ......................................................................................... 137 Individuell....................................................................................... 144 Zusammenfassung ................................................................................. 149 Abkürzungsverzeichnis ......................................................................... 151 Abbildungsverzeichnis .......................................................................... 153 Literatur ................................................................................................. 155 Die Autoren ............................................................................................ 159

Über dieses Buch

Präsentationen sind eine öffentliche Form der zwischenmenschlichen Kommunikation. Die Autoren dieses Buches haben sich zum Ziel gesetzt, die Besonderheiten dieser Kommunikationsbeziehung darzustellen und von Seiten des Vortragenden (Senders) wie des Zuhörers (Empfängers) zu beleuchten. Das Einführungskapitel Grundlagen der Kommunikation behandelt grundlegende Formen der Kommunikation und deren Störungen – die alltäglichen Missverständnisse im Alltag, ob im Beruf, der Familie, mit dem Partner usw. Die verschiedenen Kommunikationsmodelle stellen Versuche dar, Strukturen und Funktionsweisen von Kommunikation offen zu legen und ‚zu verstehen’. In Form einer Präsentationsmatrix erfolgt eine Eingrenzung der in diesem Buch zu erörternden Kommunikationsformen. Ausgehend vom Sender-Empfänger Modell zeigen die Bausteine einer Präsentation die einzelnen Präsentationsaspekte, die zum Erfolg einer Präsentation beitragen, aus Sicht des Empfängers. Hierzu zählen die publikumsadäquate Ziel- und Themenformulierung, der Aufbau, die Rhetorik, die Körpersprache sowie die eingesetzten Medien bzw. Visualisierungsmittel. Es folgt die Präsentationserstellung als Prozess: Von der Idee bis zur Nachbereitung wird eingehend erörtert, wie eine Präsentation entsteht. Schritt für Schritt wird erklärt, was bei der Erstellung zu beachten ist. Nützliche Hinweise und Praxisbeispiele runden die inhaltliche Darstellung ab. Dabei werden vier grundlegende Prozessphasen unterschieden: ZielThema-Publikum, Aufbereitung/Planung, Durchführung und Nachbereitung/Evaluation einer Präsentation. Die Präsentation als interkulturelle Kommunikation behandelt die Eigenheiten und verschiedenen Verstehensweisen von Präsentationen in kulturtheoretischer Hinsicht. Beispielhaft seien hier die verschiedenen Erwartungen eines europäischen oder amerikanischen Publikums genannt. Der kulturelle (und soziale) Kontext beeinflusst die Art und Weise wie wir kommunizieren. Für die Frage, vor wem ich präsentiere (und demnach wie ich präsentiere) spielen daher Nationalität, Kulturkreis und sozialer Kontext der Zuhörerinnen und Zuhörer eine entscheidende Rolle.

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Über dieses Buch

Die Zusammenfassung am Ende des Buches greift noch einmal die wesentlichen Aussagen auf. Ergänzende Informationen zum Thema Präsentationen sowie Begleitmaterial zu diesem Buch finden Sie im Internet unter der Adresse www.praesentationen.wir.fh-brs.de. Die Vorgehensweise dieses Buches und seiner Struktur lässt sich einfach und hilfreich grafisch darstellen, wobei jedes Schlagwort in einem Kapitel behandelt wird bzw. für das zentrale Thema einsteht:

Kommunikation

(Grundlagen der Kommunikation)

Sender

BLICKWINKEL

(Präsentationserstellung als Prozess)

Empfänger (Bausteine einer Präsentation)

Interkulturelle Kommunikation (Die Präsentation als interkulturelle Kommunikation)

Zusammenfassung Abb. 1: Aufbau des Buches, Zusammenhang der Kapitelthemen.

Grundlagen der Kommunikation

Was ist Kommunikation? Kommunikation ist eine der ursprünglichsten Wesenseigenschaften der menschlichen Spezies. Sie ist untrennbar mit unserem Sein und Tun, mit dem Gewinnen von Einblicken und mit unserem Kontakt zur Außenwelt verbunden. Kommunikation ist als System anzusehen, das aus verschiedenen und zahlreichen Elementen (Töne, Laute, Gesten, Schriftzeichen, ...) besteht, die sich gegenseitig beeinflussen und die ein Ganzes bilden (Schrift- und Lautsprache) – und sich somit von anderen Systemen abgrenzen. Die Bestandteile, die ein Sprachsystem bilden, bestehen in erster Linie aus Zeichen. Dem kommunizierenden Menschen steht eine enorme Vielzahl an Zeichen zur Verfügung, die alle unterschiedliche Ausprägungen und Funktionen haben, die aus einer überschaubaren Anzahl von Grundformen bestehen (Buchstaben des Alphabets) und die unendlich oft miteinander kombiniert werden können (Wörter, Sätze). Beispiel System Gesprochene Sprache Schriftsprache

Bestandteile Laute, Lautgebilde Buchstaben

Gestik und Mimik

Körperbewegungen und Gesichtsausdruck

Straßenschild Piktogramm Morsezeichen Brailleschrift Taubstummensprache Maritime Sprache

Runde oder eckige Hinweisschilder Abstrakte grafische Darstellung Punkte, Striche Punkte Gesichts-, Finger- und Armbewegungen Flagge

Tab. 1: Kommunikationssysteme

Kombinationen Gespräche, Reden Wörter, Sätze, Texte Bewegungen, Haltung, Gesichtsausdruck, Grimassen Schilderbäume oder -wälder Orientierungsschilder Wörter, Sätze, Texte Wörter, Sätze, Texte Wörter, Sätze, Texte Wörter, Sätze, Texte

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Grundlagen der Kommunikation

Einerseits sind sprachliche Zeichen sehr abstrakt, sie haben, wenn überhaupt, nur sehr wenig mit der Sache zu tun, für die sie stehen. Die Auswahl der Zeichen ist völlig willkürlich, denn beispielsweise hat das Schriftzeichen „Tisch“ überhaupt nichts mit der Sache (viereckige Platte, vier Holzstempel einer gewissen Höhe) zu tun, worauf wir morgens frühstücken. Andererseits, wenn wir einmal beschlossen haben, dass die Beziehung «Schriftzeichen: „Tisch“ Ù Lautsprache: » gilt, dann muss diese eindeutige Beziehung zwischen dem Zeichen, das Bezeichnende, und der Sache, das Bezeichnete, über die Zeit bestehen bleiben und für alle gültig werden, da sonst keine Kommunikation stattfinden kann. Jeder würde das Zeichen auf seine Weise interpretieren oder das Zeichen nicht als solches wahrnehmen. Daher muss zwischen dem Zeichen und der Sache, die es bezeichnen soll, eine möglichst eindeutige Bedeutungsrelation bestehen, so dass das Zeichen (A = drei Striche) zum Symbol (Laut oder Buchstabe „A“) wird. Das Symbol (oder die Ansammlung von Symbolen in Form von Wörtern) verweist stellvertretend auf etwas außerhalb Liegendes, als etwas, das für etwas anderes steht, oder wie Aristoteles gesagt hat: Aliquid stat pro aliquod (Etwas steht für etwas anderes). Darüber hinaus ist die Beziehung gerichtet: das eine steht für das andere, aber nicht umgekehrt, so dass nur das Lautgebilde für die Sache „Luft“ steht, die fehlende Luft aber nicht durch das Schreien danach hervorgezaubert werden kann. Diese nicht mehr zu ändernde Assoziation zwischen zwei verschiedenen Wirklichkeiten (Zeichen/Sache) ist dann für alle Nutzer eines Zeichen– oder Sprachsystems gültig, das Symbol wird zur Konvention. Der Vorteil der Zeichen und Symbole ist in ökonomischer oder praktischer Hinsicht enorm: man braucht die Dinge, über die man spricht nicht heranzuschleppen, und man kann auch über Dinge sprechen, die nur in unserer Phantasie bestehen. Der Sinn und Zweck von Kommunikation ist ebenso vielschichtig wie die Bandbreite kommunikativer Möglichkeiten. Zunächst dient Kommunikation dazu, Beziehungen mit anderen Menschen herzustellen und aufrechtzuerhalten – also sprichwörtlich zu kommunizieren. Ohne Kommunikation wäre weder unser soziales, noch unser physikalisches oder geografisches Zusammenleben möglich. Kommunikation kann daher als Grundbedürfnis aller Lebewesen betrachtet werden, das die Beziehungsgeflechte zwischen den Menschen managt und die Unsicherheit sozialer Situationen reduziert. Darüber hinaus dient Kommunikation der Beeinflussung unserer Umwelt. Wir können andere Menschen durch Kommunikation motivieren oder unterstützten, uns beschweren oder jemanden trösten – in all diesen Fällen

Was ist Kommunikation?

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möchten wir andere Menschen dazu veranlassen Dinge zu tun, die wir möchten (oder vice versa: Wir tun Dinge, die andere Menschen von uns möchten). Als nächstes dient Kommunikation dem Austausch von Information(en). Erst durch den Austausch von gegenseitigen Botschaften ist es möglich, menschliches Handeln zu koordinieren und aufeinander abzustimmen. Menschliches Miteinander funktioniert auf der Basis von Informationen, darauf aufbauenden Entscheidungen und dem entsprechenden anschließenden Handeln. Formen der Kommunikation können demnach sein: x Intrapersonelle oder persönliche Kommunikation Mit sich selbst kommunizieren (denken, träumen, Tagebuch führen) x Interpersonelle oder zwischenmenschliche Kommunikation Mit einer anderen Person kommunizieren (Gespräch, Brief, E-Mail, Telefon) x Gruppenkommunikation Mit mehreren anderen Personen kommunizieren (Meeting, Präsentation) x Organisationale Kommunikation Mit allen Gruppen in einer Organisation kommunizieren (Rundmail, Mitarbeiterbrief) x Massenkommunikation Mit vielen Menschen gleichzeitig kommunizieren (Internet, Fernsehen, Radio) x Interkulturelle Kommunikation Mit Menschen aus anderen Kulturen kommunizieren x Computerkommunikation Mit anderen Computern kommunizieren (Austausch von Daten) x Physikalische Kommunikation Gegenseitige Beeinflussung von physikalischen Größen (Magneten, Erdanziehungskraft) Probleme bei der Kommunikation

In den meisten Kommunikationssituationen spielen Kommunikationsbarrieren eine wesentliche Rolle. Nicht das Verständnis ist die Regel in der Kommunikation, sondern das Missverständnis. Es handelt sich dabei um Faktoren, die eine Kommunikation erschweren oder gänzlich unmöglich machen. Nur das Wissen um diese Faktoren kann uns helfen, diese Schwierigkeiten zu überwinden und nicht in jede Kommunikationsfalle zu tappen.

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Grundlagen der Kommunikation

x Vorurteile oder Stereotypen Vorurteile sind Schubladen, Verallgemeinerungen, um andere Menschen einzuordnen. Auch wenn diese Einordnungen im alltäglichen Leben nützlich und von großer Bedeutung sind, so muss man sie doch konstant hinterfragen, um nicht vorschnelle und daher falsche Einordnungen zu tätigen. x Selektive Wahrnehmung Unser Gehirn schützt uns automatisch vor zuviel Informationen, leider aber unterscheidet unser Gehirn, wenn wir nicht bewusst genug darauf aufpassen, nicht immer ausreichend oder situationsbedingt richtig, zwischen wichtigen und unwichtigen Informationen, so dass wichtige Informationen ausgeblendet und unwichtige übernommen werden. Dies kann zu Fehlurteilen führen. x Fundamentaler Attributionsfehler Beim Herausbilden von Eindrücken über andere Personen, machen Menschen vornehmlich einen fundamentalen Fehler: Sie erklären sich das Verhalten einer Person, indem sie sich fast ausschließlich auf die Persönlichkeit beziehen. Externale, situative Faktoren werden zu sehr vernachlässigt bei der Bedeutungserklärung von Verhalten anderer Personen. x Erster Eindruck In Sekundenschnelle machen sich Menschen „ein Bild“ von ihrem Gegenüber. Es werden, zumeist voreilig, Rückschlüsse auf die Persönlichkeit des Menschen getroffen, dem man zum ersten Mal gegenüber tritt (der berühmte erste gute oder schlechte Eindruck), und alle nachfolgenden Eindrücke bezüglich dieser Person, werden in Relation zu diesem ersten Eindruck interpretiert. x Halo-Effekt Beim Überstrahlungseffekt besteht die Gefahr, dass von einem herausragenden Merkmal auf weitere Merkmale geschlossen wird, auch wenn dies nicht gerechtfertigt ist. Ähnlich ergeht es dem Mond, der manchmal so hell strahlt, dass er größer wirkt, als er in Wirklichkeit ist. x Sich-Selbst-Erfüllende Prophezeiung Ein bekanntes Phänomen: man bestätigt sich mit seinen Beobachtungen selbst, oder man lügt sich ganz einfach selbst in die eigene Tasche.

Was ist Kommunikation?

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x Maßstabfehler Wir schätzen andere mit Vorliebe auf der Grundlage eigener Maßstäbe ein, auch wenn unsere Maßstäbe nichts mit der einzuschätzenden Person zu tun haben. x Informationsüberfluss Vor dem Internetzeitalter hatten die Menschen das Problem, dass ihnen nicht genügend Informationen zur Verfügung standen. Seit dem Internetzeitalter haben die Menschen das Problem, dass ihnen zu viele Informationen zur Verfügung stehen. Es handelt sich um das gleiche Problem! x Sympathie und Antipathie Beides sind gängige und ständige Emotionen, die häufig unsere Wahrnehmung verzerren. Menschen, die ähnliche Charakteristika haben als wir, sind uns eher sympathisch. Wenn man allerdings Merkmale an einer anderen Person feststellt, die man an sich selbst auch nicht mag, ist dieser Mensch einem eher unsympathisch. x Abwehrhaltung Kommunikation kann nicht zustande kommen, wenn die Teilnehmer eine ablehnende oder abwehrende Haltung einnehmen. x Sprache und Jargon Natürlich ist es von großer Bedeutung, dass zwei Kommunikationsteilnehmer über ein Mindestreservoir an gemeinsamen Wörtern verfügen. Ansonsten ist eine Kommunikation nicht oder nur sehr beschränkt möglich. Jargon oder Fachsprachen sind wichtig, sie erlauben es den Spezialisten ökonomisch vorzugehen, da sie davon ausgehen können, dass der Gesprächsteilnehmer weiß, was damit gemeint ist. Wenn man aber die Fachbegriffe, die in den Seminaren während der Hochschulausbildung gelernt wurden, bei Gesprächsteilnehmern verwendet, die diese Begriffe nicht kennen oder verstehen, dann darf man sich nicht wundern, dass man auf Cocktailparties als Angeber tituliert wird. x Kommunikationsangst Viele Menschen haben Angst, mit anderen Menschen oder innerhalb einer Gruppe zu kommunizieren. Ihnen kann durch entsprechende therapeutische Maßnahmen eventuell geholfen werden.

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Grundlagen der Kommunikation

x Lärm Kommunikation wird beeinträchtigt durch Störungen (Gesprächsunterbrechungen, Handygebimmel, etc.) oder Lärm aus unserer Umwelt (Flugzeuge, Maschinen, Radio, Fernsehen, etc.). Wie diese bei Weitem nicht vollständige Auflistung zeigt, birgt die Kommunikation die Gefahr zahlreicher Barrieren oder Fehlerquellen in sich. Eine reibungslose Kommunikation ist daher fast unmöglich und nur durch eine Bewusstmachung der Fehlerquellen und durch entsprechende Trainings bezüglich der persönlichen Verhaltensweisen wird es möglich, die eigene Kommunikation zu optimieren und unpassende Muster zu durchbrechen, mit dem Ziel, das Zusammenleben und die Zusammenarbeit mit anderen Menschen angenehmer, leichter und effizienter zu gestalten. Körpersprache und kulturelle Unterschiede

Unser Körper spricht mit. Nicht nur, dass wir durch unseren verbalen Ausdruck Botschaften vermitteln, sondern wir „sprechen“ auch durch unseren Gesichtsausdruck oder Mimik, durch unsere Bewegungen oder Gestik sowie durch unsere allgemeine Körperhaltung. Die Körpersprache unterstützt und unterstreicht das Gesagte, sie drückt in weiten Teilen unsere Gefühlslage aus: wenn wir traurig sind, werden wir wohl kaum mit erhobenem Kopf, mit geschwellter Brust und grinsendem Gesicht durch die Gegend laufen. Unser Gesichtsausdruck wird eher nach unten gerichtet sein und unsere Körperhaltung sich durch herunterhängende Schultern kennzeichnen. Das Problem ist, dass wir unsere Körpersprache weit weniger kontrollieren können als unsere gesprochene Sprache – mit ihr ist es schwerer zu lügen als mit Worten. Dass der Körper in der Kommunikation eine Rolle spielt, sieht man alleine schon an einer ganzen Anzahl von Redewendungen: x „Die Nase hoch tragen.“ x „Jemandem die kalte Schulter zeigen.“ x „Den Kopf hoch halten.“ x „Der Wahrheit ins Gesicht schauen.“ x „Einem etwas auf die Nase binden.“ x „In die Knie gehen.“ x „Mit offenen Armen empfangen.“ Körpersprache zu interpretieren ist an sich schon ein schwieriges Unterfangen, aber wenn die Kommunikation über die kulturellen Barrieren hinausgeht, dann wird es besonders kompliziert. Auch wenn Körpersignale

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existieren, die in den allermeisten Kulturen identisch sind, wie Lächeln aus Freude, grimmiges Gesicht aus Verärgerung oder Weinen aus Trauer, so sind doch die Unterschiede zwischen den Kulturen herausragend. So z.B. wird in manchen Ländern besonders großen Wert auf eine ausladende nonverbale Kommunikation gelegt, wie in Italien oder Griechenland. In Ländern wie Japan oder Korea kommt die Körpersprache nur in sehr homöopathischen Dosierungen zum Einsatz. In unseren Breitengraden ist es völlig normal, sich bei einer Begegnung die Hände relativ fest zu schütteln. In manchen zentralafrikanischen Ländern stößt man sich gegenseitig mit dem Kopf, die Massai berühren sich kurz die Handoberflächen, in Ländern Nordafrikas küsst man sich gegenseitig die Hände. In arabischen Ländern ist es völlig normal, dass Männer händchenhaltend durch die Straßen gehen, in nördlichen europäischen Ländern ist der Körperkontakt eher reservierter bzw. es ist üblich, eine größere Distanz zwischen den Gesprächspartnern zu bewahren.

Von Sendern und Empfängern: Kommunikationsmodelle Es soll mit diesem Kapitel aufgezeigt werden, anhand welcher theoretischen Gesichtspunkte Kommunikation beschrieben werden kann. Es handelt sich dabei aber nur um eine sehr begrenzte Auswahl, denn Theorien und experimentelle Untersuchungen zum Thema Kommunikation gibt es mittlerweile so häufig wie Sand am Meer. Das allgemeine Kommunikationsmodell

Kommunikation ist ein Austausch von Informationen jeglicher Art. Kommunikation beinhaltet sowohl die Übertragung als auch das Verständnis von Bedeutungsinhalten. Sinn und Zweck von Kommunikation ist es, Informationen zu vermitteln oder Botschaften zu übersenden. Kommunikation als Prozess kann daher folgendermaßen beschrieben werden: eine Kommunikationsquelle, ein Sprecher oder ein Sender möchte Informationen oder Botschaften an einen Zuhörer oder Empfänger übermitteln. Dazu enkodiert er/sie eine Botschaft (eine Person entwirft eine Botschaft in ihren Gedanken), die durch ihr persönliches Wissen, ihre Erfahrungen, Fähigkeiten, Einstellungen oder ihren soziokulturellen Hintergrund bedingt wird. Die Botschaft wird anschließend zu einem physikalisch messbaren Produkt transformiert: die Person spricht, singt, gestikuliert, schreibt, tippt, zeichnet..., d.h. die Botschaft, die in einem bestimmten Symbolsystem en-

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Grundlagen der Kommunikation

kodiert wurde, wird über ein entsprechendes Medium oder einen Kanal (Luft, Papier, elektronische Impulse) transportiert. Der Kommunikationsempfänger seinerseits dekodiert die Botschaft, d.h., er nimmt sie mit seinen Sinnesorganen auf und versucht die wahrgenommenen Symbole in eine für ihn/sie verständliche Form zu übersetzen, zu verstehen, zu interpretieren und vielleicht auch zu behalten. Um dieses Ziel zu erreichen, schöpft der Sender aus seinem Reservoir oder Fundus an Symbolen und formuliert entsprechende Botschaften mit einer bestimmten Bedeutung, in der Hoffnung, dass sie von seinem Gegenüber zumindest teilweise verstanden werden. Die Botschaft erreicht den Empfänger über das Medium, der diese dekodieren muss, da erstens sein Zeichenvorrat nicht mit demjenigen des Senders hundertprozentig übereinstimmt und zweitens eine ganze Reihe von Bedeutungsebenen in den Informationen vorhanden sind, die erst einmal entschlüsselt werden müssen, um die eigentliche Bedeutung der Botschaft zu verstehen. Dabei findet Kommunikation in einem gegebenen Raum-Zeit-Kontext statt, d.h., sie ist nicht völlig losgelöst von einer spezifischen Situation, die die Kommunikation wiederum begründet. Darüber hinaus bezieht sich Kommunikation auch immer auf einen spezifischen Gesprächsgegenstand. Schlussendlich kommt es (normalerweise) zu einer Rückkopplung (Feedback), da der Kommunikationsempfänger eine neue Botschaft als Reaktion auf die zuvor erhaltene zurück in das Kommunikationssystem schickt. Der Empfänger wandelt sich zum Sender, der wiederum seinerseits Informationen an den vormaligen Sender, jetzt Empfänger, weiterleitet: es kommt zu einem Austausch von Informationen, zu einer Interaktion, zu einer Kommunikation. Kommunikation kann somit als interaktiver Prozess angesehen werden, der solange anhält, wie Botschaften gebildet und übermittelt sowie die Rollen des Senders und Empfängers gewechselt werden. Der Prozess der Kommunikation funktioniert folgendermaßen: x Eine Person (Sender) x sagt etwas (Nachricht, Botschaft, Information) x zu einer anderen Person (Empfänger, Adressat) x anhand von Verhaltensweisen (verbale und nonverbale, Ausdruck, Signal) x über ein Medium (Kanal, Modalität) x mit einer bestimmten Absicht (Intention, Motivation, Ziel) x mit einem gewünschten Effekt (Eindruck, Informationsverarbeitung). Dabei bleibt aber zu beachten, dass dies nur dann eintritt, wenn keine Störung in der Kommunikation vorliegt. Störungen können dazu führen, dass

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Botschaften nur teilweise oder nur fehlerhaft gesendet oder aufgenommen werden. Es handelt sich um die berühmten Missverständnisse, und manche Menschen behaupten, dass Missverständnisse in der Kommunikation nicht die Ausnahme, sondern die Regel darstellen. In der Theorie der verschiedenen Kommunikationsmodelle wird nämlich davon ausgegangen, dass eine unabdingbare Voraussetzung jeder sprachlichen Kommunikation darin besteht, dass Sprecher und Hörer über einen zumindest teilweise gleichen Code verfügen. Botschaften werden aber nicht nur als objektive Fakten mitgeteilt, sondern es werden zusätzliche Information geliefert, die z.B. etwas über den Sender selbst aussagen, über seine Beziehung zu dem Gesagten, über die Art und Weise wie der Empfänger die Botschaft verstehen soll und die Position, die der Sprecher gegenüber dem Empfänger einnimmt. Man unterscheidet zwischen der eigentlichen Bedeutung – der Denotation – und der mitschwingenden Bedeutung – der Konnotation. Darüber hinaus will der Sender auch immer etwas auf Seiten des Empfängers bewirken, er will ihn eigentlich in irgendeiner Form beeinflussen. Demnach kann das allgemeine Kommunikations- oder Sender-EmpfängerModell folgendermaßen zusammengefasst werden: Lärm/Störung SENDER Enkodierung

Nachricht Kanal

EMPFÄNGER Dekodierung

Situation/Kontext Abb. 2: Allgemeines Sender-Empfänger-Modell.

Dieses Grundmodell der Kommunikation kann als Resultante der Gesamtheit der Kommunikationstheorien aufgefasst werden. Die einzelnen Autoren mit ihren unterschiedlichen Theorien, die wir in der Folge erläutern werden, haben nicht nur dazu beigetragen, dieses Modell zu entwickeln, sondern haben zudem einzelne Aspekte aus unterschiedlichen Perspektiven genauer untersucht und beschrieben. Wegen der Bedeutung dieses allgemeinen Modells der Kommunikation haben wir es gleichermaßen als Grundmodell für die Erläuterungen dieses Buches gewählt.

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Grundlagen der Kommunikation

Ferdinand de Saussure

Ferdinand de Saussure, ein Genfer Professor (1857-1913), gilt als Begründer der modernen Sprachwissenschaft oder Linguistik. In seinem Hauptwerk Cours de linguistique générale, eine Mitschrift seiner Vorlesungen durch seine Studenten, entwickelte er eine völlig neue Sichtweise von Sprache und der damit verbundenen Wissenschaft. Vor de Saussure bestand das Interesse der Sprachwissenschaftler vor allem in der Erkundung der historisch bedingten Entwicklung von Sprache (diachrone Sichtweise). Seine fast als revolutionär anzusehende Neuerung bestand darin, Sprache als ein System anzusehen, mit dem Ziel, es zu einem gewissen Zeitpunkt, und nicht mehr in einer geschichtlichen Perspektive, zu erforschen (synchrone Sichtweise). De Saussures Hauptaussage besteht in der Feststellung eines systematischen Zusammenhangs zwischen allen Erscheinungsformen von Sprache. Und er definiert es als die Aufgabe der Linguistik, die Zeichen einer Sprache zu identifizieren, sie zu klassifizieren und ihre Kombinationsregeln in einer einheitlichen Form festzuhalten. Um dieses Ziel zu erreichen, hat de Saussure eine Reihe von inhaltlich entgegen gesetzten Begriffen eingeführt, die er Dichotomien genannt hat, und die auch heute noch – in ihrer französischsprachigen Form – ihre Bedeutung haben: Langue Signifiant

Arbitraire Synchronie Deskriptiv Relevant

Sprache als System von Zeichen, als eine Art Wörterbuch das Bezeichnete als abstrakte Vorstellung, Konzept, Begriff beliebige Auswahl der Zeichen

Parole

momentaner Sprachzustand Sprache beschreibend, so wie sie ist in der Langue findet sich nur das Relevante gespeichert

Diachronie

Tab. 2: Dichotomien de Saussures

Signifié

Motivé, convention

Präskriptiv Redundant

Sprache als Sprachverwendung, als konkrete Äußerung Das Bezeichnende, das Lautbild Festlegung des sprachlichen Zeichens historische Sprachentwicklung Sprache bestimmend, so wie sie sein sollte in der Parole sind Wiederholungen und Nebensächlichkeiten von Bedeutung

Von Sendern und Empfängern: Kommunikationsmodelle

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Charles S. Peirce

Aufbauend auf den Überlegungen de Saussures entwickelte Charles S. Peirce die Semiologie, worunter die Wissenschaft der Zeichen zu verstehen ist. Als Zeichen definierte Peirce „etwas, das für jemanden in gewisser Hinsicht für etwas steht“ (Eco 1995, S. 37). Diese triadische Sichtweise deutet darauf hin, dass Kommunikation aus drei Komponenten besteht, und nicht wie bei de Saussure aus zwei: 1. Ein Sender, ein Zeichen; 2. ein Interpretant; 3. ein Objekt. Wenn also eine Person mit dem Finger auf eine Sache (d.h. ein Objekt) zeigt, und dieses von einer anderen Person nicht nur wahrgenommen, sondern das Zeigen auch von dieser Person verstanden wird, dann ist das Zeigen der einen Person als Zeichen anzusehen, das von der anderen Person auch als solches erkannt wird. Darüber hinaus kann die Reaktion der zweiten Person ihrerseits wiederum als Zeichen interpretiert werden, so dass der Kommunikationsprozess seinen Lauf nehmen kann, da, wie Peirce festgestellt hat, jedes Zeichen, also jede Geste, Bewegung oder jedes geschriebene Wort, von einem anderen Interpretanten wahrgenommen und interpretiert werden kann. Karl Bühler

Sprache und die dazu gehörenden sprachlichen Zeichen haben nicht nur die alleinige Funktion zu erklären, „was die Welt im Innersten zusammenhält“, sondern sie sind gleichermaßen als eine Art Werkzeug (griech. organon) oder Hilfsmittel anzusehen, um bestimmte Vorhaben zu erreichen. Für Bühler – ähnlich wie bei Peirce – gehören daher zu einer Kommunikationssituation drei grundlegende Elemente, als eine Art „Werkzeug“ (daher der Begriff Organon-Modell): 1. Ein Sender, der eine gewisse Absicht verfolgt, und der mit seiner Aussage etwas zum Ausdruck bringen möchte („mir ist kalt“); 2. ein Empfänger, bei dem etwas bewirkt werden soll, an den ein Appell oder ein Signal gerichtet wird („mach bitte die Heizung an“); 3. die Außenwelt, auf die sich der Sprecher bezieht („draußen sind es zehn Grad“).

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Grundlagen der Kommunikation

Dreh- und Angelpunkt zwischen diesen drei Faktoren sind die sprachlichen Zeichen, wobei es aber darauf aufzupassen gilt, dass in der Kommunikationssituation einerseits die zahlreichen redundanten und unnötigen Informationen herausgefiltert („abstraktive Relevanz“), und andererseits die fehlenden Informationen ergänzt werden („apperzeptive Ergänzung“). Roman Jakobson

Die Leistung des russischen Sprachwissenschaftlers Roman Jakobson bestand in der Erweiterung des von Karl Bühler entwickelten OrganonModells, indem er die Bedeutung von drei weiteren Funktionen von Sprache unterstrich. Schlussendlich ist dabei ein Kommunikationsmodell mit sechs verschiedenen Funktionen von Sprache herausgekommen: 1. Expressive oder emotive Funktion Die sprachliche Äußerung drückt sowohl die Einstellung des Senders gegenüber dem Sachverhalt als auch seine innere emotionale Verfassung aus. 2. Konative oder apellative Funktion Diese Funktion bezieht sich auf den Empfänger und weist darauf hin, dass durch Sprache ein Appell an ihn gerichtet wird, mit dem Ziel eine Reaktion, ein Verhalten oder ein Handeln auszulösen. 3. Referentielle Funktion Die referentielle Funktion von Sprache bezieht sich auf den Gegenstand, auf den referiert, bzw. über den etwas gesagt wird. 4. Metasprachliche Funktion Der metasprachliche Aspekt einer Äußerung bezieht sich auf die Sprache selbst. Es wird eine Aussage über die Sprache selbst getätigt (z.B. „Was meinst du damit?“, „Dieser Begriff entspricht eher der Umgangssprache.“). 5. Phatische Funktion Bei dieser Funktion geht es um die Kontaktaufnahme mit einer anderen Person. Es bedeutet, anders ausgedrückt, „Reden als Vermeiden von Schweigen“, wie z.B. das Sprechen über das Wetter, um einerseits die Peinlichkeit des Schweigens zu vermeiden, ohne jedoch gleich persönlich zu werden.

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6. Ästhetische Funktion Sprache dient nicht nur der puren Informationsvermittlung, sondern es geht auch um die Form, um die besondere Auswahl der Wörter oder Redewendungen aus einer Vielzahl von mehr oder weniger gleichwertigen Möglichkeiten, mit dem Ziel, eine Botschaft entsprechend einzupacken. George Herbert Mead

Eine völlig andere Sichtweise verfolgt der von dem amerikanischen Philosophieprofessor George Herbert Mead entworfene und von Herbert Blumer weiterentwickelte Ansatz des symbolischen Interaktionismus. Die drei Grundbegriffe des symbolischen Interaktionismus sind: 1. meaning, 2. language, and 3. thought. Diese drei Grundprinzipien erlauben uns Schlussfolgerungen darüber zu ziehen, auf welche Art und Weise sich das Selbst oder die Persönlichkeit einer Person herausbildet. Das Konzept der Bedeutung bezieht sich auf die Fragestellung, wie Menschen ihre soziale Wirklichkeit konstruieren. Mead ist der Ansicht, dass Menschen sich gegenüber anderen Menschen oder gegenüber Dingen auf der Grundlage der Bedeutungsgehalte verhalten, die sie diesen Menschen oder Dingen zuschreiben. Nachdem diese Zuschreibung erfolgt ist und als wirklich angesehen wird, bleibt diese Wirklichkeit auch hinsichtlich der Konsequenzen des Handelns bestehen. Die Herstellung von Bedeutung ist aber keine rein individualistische Angelegenheit, sondern Mead geht davon aus, dass sie eine Funktion der Gemeinschaft ist, in der der Mensch lebt. Sprache ist als Bedeutungsquelle anzusehen, da die Bedeutung, die Menschen anderen Menschen oder den Dingen zuschreiben, aus der sozialen Interaktion entsteht. Die Bedeutung einer Handlung oder einer Sache entspringt nicht der Handlung oder der Sache selbst, sondern ist das Resultat einer sprachlichen Auseinandersetzung (daher der Begriff symbolischer Interaktionismus: 1. Nutzung von Sprache als Symbolsystem; 2. Kommunikation zwischen Personen). Im Gegensatz zu Tieren verfügen die Menschen über die Fähigkeit, Dinge zu benennen (naming). Darüber hinaus, indem die Menschen dies tun, kommunizieren sie und indem sie kommunizieren, schreiben sie den

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Grundlagen der Kommunikation

Wörtern eine Bedeutung zu (die sie per se nicht haben) und entwickeln somit ihr auf Sprache und Bedeutung aufgebautes Universum. Dieses persönliche Universum besteht aus persönlichen Interpretationen von sprachlichen Symbolen (thought) und wird durch eigene Denkprozesse beeinflusst, die als Gespräch mit sich selbst anzusehen sind, um Bedeutung herzustellen (minding). Dies bedingt aber, wiederum in Gegensatz zu der Tierwelt, dass Menschen durch ihre soziale Umwelt stimuliert werden und über ein abstraktes Symbolssystem (Sprache) verfügen. Paul Watzlawick

Paul Watzlawick, Psychotherapeut und konstruktivistischer Kommunikationstheoretiker der so genannten Palo-Alto-Schule, geht seinerseits davon aus, dass Menschen immer das interpretieren, was um sie herum geschieht. Aus diesem Grunde ist immer alles Kommunikation, auch wenn man seinem Gegenüber nicht direkt etwas mitteilen möchte. Zum Beispiel die Situation zweier Reisender in einem Zugabteil. Beide treten ein, begrüßen sich kurz, legen ihre Mäntel und Sachen ab, packen ihre Sandwiches, Cola und Zeitung aus. Sie essen, lesen, gucken, aber sie reden nicht miteinander. Nach Watzlawick kommunizieren sie trotzdem, und zwar die Botschaft „Ich will nicht mit dir kommunizieren“. Nach einer gewissen Zeit, die Brötchen sind gegessen und die Zeitung ist gelesen, kommt es dennoch zu einer Kommunikation: Über das Wetter natürlich. Warum wohl? Eine ausführliche Diskussion über das Wetter ist sehr neutral, geht jeden irgendwie etwas an, aber die Gefahr daneben zu liegen ist relativ klein. Etwas unnatürlicher wäre es, in einem ersten Satz Auskunft über seine beliebtesten Sexualpraktiken zu geben. Watzlawick geht davon aus, dass Individuen im Kontext ihres Familiensystems verstanden werden müssen. Daher lehnt er die Idee ab, dass Persönlichkeit und Motivation die Hauptdeterminanten der Funktionsweisen der Kommunikationsprozesse darstellen. Ihn interessiert weniger, warum Menschen in einem gewissen Kontext auf eine gewisse Art und Weise handeln, sondern vielmehr die Frage, wie sich ihr Verhalten auf das Verhalten der Gruppe, in der sie sich bewegen, auswirkt. Da familiäre (oder auch andere) Beziehungsgeflechte komplexe und multidimensionale Zusammenspiele darstellen, entwickelten Watzlawick und seine Mitarbeiter eine Reihe von fünf pragmatischen Axiomen, deren Zweck darin besteht, die Regeln des kommunikativen Spiels zu erhellen:

Von Sendern und Empfängern: Kommunikationsmodelle

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1. Man kann nicht nicht Kommunizieren. Kommunikation findet nicht nur in Form eines sprachlichen Austauschs statt, sondern auch in Form von Gestik und Mimik, wobei auch die Nicht-Kommunikation, d.h. das Schweigen, dem Kommunikationsteilnehmer Informationen vermittelt („ich will nicht mit dir reden“). 2. Jede Kommunikation verfügt über einen Inhalts- und einen Beziehungsaspekt. Der letztere bestimmt den ersteren. Man sagt also nicht nur etwas über die Dinge aus, sondern man vermittelt dem Gesprächsteilnehmer durch die Art und Weise, wie man sich ausdrückt und sich nonverbal verhält auch, wie er die mitgeteilte Information zu verstehen hat. 3. Kommunikation beinhaltet eine Interpunktion von Ereignisfolgen. Kommunikation kann als ununterbrochener Mitteilungsaustausch, als Kreislauf, angesehen werden, wobei jede Kommunikation einer Person bei einer anderen Person eine Reaktion hervorruft, die wiederum ihrerseits eine Reaktion bei derselben oder einer dritten Person hervorruft, usw. Die Natur der Beziehung zwischen zwei kommunizierenden Wesen ist bedingt durch die Art und Weise, wie die beiden Kommunikationsteilnehmer die Kommunikationssequenz interpretieren. Es geht also um den Punkt, an dem die Personen den Anfang der zwischenmenschlichen Interaktion setzen. Die Interaktion wird problematisch, wenn der eine Teilnehmer sein Verhalten nur als Reaktion auf das Verhalten des anderen Teilnehmers interpretiert und sich selbst nicht als jemand, der auch ein Verhalten hervorruft. Mit anderen Worten, niemand weiß mehr, wie der Streit angefangen hat, aber die Streithähne schmeißen sich munter weiter die Für- und Wider-Argumente an den Kopf. 4. Kommunikation ist digital oder analog. Die digitale Kommunikation entspricht der Übermittlung von Informationen und von Inhaltsaspekten. Sie basiert in ihrer Darstellungsweise auf den arbiträr ausgewählten Zeichen und Symbolen. Die analoge Kommunikation (Bilder, Körpersprache...) entspricht der Übermittlung des Beziehungsaspektes, d.h., sie liefert Informationen über die Art und Weise wie der Sprecher zum Kommunikationsthema und zum Kommunikationsteilnehmer steht. Das Problem ist, dass analoge Kommunikation interpretiert werden muss und daher zu Missverständnissen führen kann. Beide Kommunikationsformen beziehen sich aber normalerweise aufeinander und ergänzen sich.

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Grundlagen der Kommunikation

5. Kommunikation ist symmetrisch oder komplementär. Menschliche Kommunikation verläuft entweder symmetrisch oder komplementär. Die erstere kennzeichnet sich durch Ungleichheit der Positionen der Kommunikationsteilnehmer (Professor-Student), die letztere durch deren Gleichheit (Freunde). Friedemann Schulz von Thun

In der Nachfolge von Watzlawick hat Friedemann Schulz von Thun sein „4-Ohren-Modell“ entwickelt, das besagt, dass Botschaften in Sach-, Beziehungs-, Selbstoffenbarungs- und Appell-Botschaften zu unterscheiden sind, die zueinander in einer dynamischen Beziehung stehen und normalerweise die Kommunikation unterstützen. Sie können aber auch im Widerspruch zueinander stehen und die Kommunikation stören. Demzufolge stellen sich Kommunikationsteilnehmer zu Beginn oder während des Kommunikationsprozesses über den Gesprächsteilnehmer und über das Gesprächsthema folgende Fragen: x x x x

Was ist das für einer? Was ist mit ihm? Wie ist der Sachverhalt zu verstehen? Wie redet der eigentlich mit mir? Wen glaubt er vor sich zu haben? Was soll ich tun, denken, fühlen, aufgrund seiner Mitteilung?

Ein Beispiel: Der Beifahrer im Auto vor einer Ampel sagt zum Fahrer: „Es ist grün!“ Jetzt kann der Fahrer diese Aussage sehr unterschiedlich auffassen. Entweder nimmt er diese Aussage als reine Informationsaussage oder Sachbotschaft auf, weil er diese Information nicht wahrnehmen konnte (weil er am Autoradio drehte). Oder aber er kann sie auch als Beziehungsbotschaft auffassen, da der/die Beifahrer/in sowieso schon den ganzen morgen an ihm rumnörgelt. Wie diese kleine Auswahl von Kommunikationsmodellen verdeutlicht, handelt es sich bei der Kommunikation um einen komplexen Prozess, bei dem unterschiedliche Aspekte (Situation, Erwartungen, Interpretationen etc.) eine Rolle spielen und der in unterschiedlichsten Formen auftreten kann.

Die Präsentationsmatrix

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Die Präsentationsmatrix Mittels der kommunikationstheoretischen Erklärungsmodelle haben Sie gesehen, dass Kommunikation sehr vielfältig ist. Bevor wir uns nun den Bausteinen einer erfolgreichen Präsentation zuwenden, grenzen wir die in diesem Buch zu erörternden Kommunikationsformen ein. Um dies zu erreichen, soll in Form einer Präsentationsmatrix zuerst ein Überblick über die verschiedenen Formen, Anlässe und Zielsetzungen von Präsentationen und Vorträgen gegeben werden. Rede- und Präsentationsanlässe gibt es viele: x Jubiläum, Einweihung, Familienfeier; x Wahlkampf, Stellungnahme, Podiumsdiskussion im Parlament; x Gerichtsverhandlung, Verkaufspräsentation, Bericht des Vorstandsvorsitzenden, Projektbeschreibung; x Lehrvortrag, Referat, Vorlesung, Gastvortrag; x Kongress-Präsentation, Präsentation der Forschungsergebnisse. Die unterschiedlichen Redeanlässe unterscheiden sich nicht nur nach der Art der Redner, der Form der Rede, sondern vor allem nach der Zielsetzung. So wird es bei einer Einweihung darum gehen, eine Würdigung der Person oder des Ereignisses vorzunehmen. Das Ziel einer Wahlkampfrede ist es, die eigene Position überzeugend darzulegen und die Wähler für die eigenen politischen Interessen zu gewinnen. Auch bei einer Verkaufsveranstaltung wird die Überzeugung für das Produkt im Vordergrund stehen. Es gibt aber auch Präsentationen im geschäftlichen Bereich, deren Ziel die Informationsübermittlung ist. Gleiches gilt für den Lehrvortrag, das Referat, die Vorlesung. Hier übermittelt der Vortragende Informationen und Einsichten in die gewählte Thematik. Hier wird dann auch keine Verkaufsveranstaltung mit Überzeugungsarbeit erwartet. Es lassen sich daher drei grundlegende Arten von Präsentationen und Vorträgen unterscheiden (vgl. Mantel et al. 1997, S. 55): x Meinungsrede bzw. -präsentation x Sach- bzw. Fachvortrag x Gesellschaftsrede Die Zielsetzung der Meinungsrede ist es, den Zuhörer zu überzeugen. Bei dem Sach- bzw. Fachvortrag geht es um die Informationsübermittlung und bei der Gesellschaftsrede um Unterhaltung und Anteilnahme.

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Grundlagen der Kommunikation

Gegenstand der weiteren Betrachtungen ist vor allem der Sach- und Fachvortrag und die Meinungspräsentation. Gesellschaftliche Reden (Laudationes, Geburtsansprachen u.ä.) haben andere Zielsetzungen, die für den hiesigen Kontext nachrangig sind. Aus den vorgenommenen Einteilungen lässt sich eine sog. Präsentationsmatrix erstellen (vgl. Abb. 3). Diese leistet bei Ihrer Zielvereinbarung und Präsentationsvorbereitung wertvolle Dienste. Sie hilft Ihnen bei der Beantwortung der Frage: Was will ich bei wem erreichen? Präsentationsmatrix umstimmen Emotionen, Argumentationskette

Höchste Ansprüche an Fachwissen und Argumentation

überzeugen verkaufen Vorgehensweise vermitteln/lehren würdigen

Darstellung der Kompetenz durch Fachwissen

informieren Laien

Interessierte

Informierte

Spezialisten

Wissenschaftler

Zielgruppe

Abb. 3: Präsentationsmatrix

Aus der Präsentationsmatrix wird deutlich, dass die Präsentationen die höchsten Ansprüche an den Vortragenden stellen, die vor Spezialisten (z.B. Wissenschaftlern) gehalten werden. Neben der fachlichen Kompetenz ist hier insbesondere Ihre Überzeugungskraft gefragt. Ein Laienpublikum hingegen erfordert mehr Gespür für die situative Stimmung. So ist für das Ziel Ihres Vortrags neben dem Thema immer auch die Empfängerseite relevant.

Die Bausteine einer Präsentation

Erinnern Sie sich noch an den letzten ‚guten’ Vortrag, dem Sie zugehört haben. Warum war die Präsentation, an die Sie sich auch heute noch gerne und oft erinnern, so gelungen? Die Antwort liegt in den Bausteinen einer Präsentation. Sie sind die formalen Aspekte einer Präsentation und entscheiden für den Zuhörer über Erfolg oder Misserfolg des Vortragenden. Wenn Sie also ermessen wollen, wie und warum ein Vortrag besonders gelungen war, liefern Ihnen die Bausteine die hinreichende Antwort darauf.

ZIEL/ANLASS

Störungen SENDER

Kommunikation

EMPFÄNGER

Präsentations-Bausteine Ziel – Thema – Publikum Inhalt – Auswahl und Aufbau Rhetorik & Verständlichkeit Körpersprache Medieneinsatz & Visualisierung

Abb. 4: Kommunikationsmodell und formale Präsentationskriterien.

Die Bausteine der Präsentation bilden also die einzelnen Elemente eines Vortrags. Sie bestimmen die Qualität einer Präsentation, unterscheiden die eine Rede von anderen und benennen die Stärken, Schwächen und Beson-

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Die Bausteine einer Präsentation

derheiten. Mit Hilfe der Bausteine lässt sich eine Präsentation analysieren: Wie ist der Aufbau des Vortrags, die stimmliche Kraft des Redners oder sein verbales Talent, wie wirken die eingesetzten Medien usw. Die Gestaltung der Einzelaspekte und deren Verknüpfung zu einem Ganzen bestimmt entscheidend die Qualität Ihres Auftrittes. SENDER

Visualisierung

Thema/ Inhalt Ziel Mimik

Sprechstil Kleidung Aufbau

Vielfalt

BOTSCHAFT

EMPFÄNGER Abb. 5: Die Bausteine bestimmen die Qualität der Botschaft beim Empfänger.

Die Schwierigkeit besteht darin, dass es eine letztlich allgemeingültige und erfolgssichere Bewertung der Bausteine nicht gibt, da deren Bewertung (inter-)subjektiv bleibt: Der Aufbau gefällt nicht allen, den einen ist die Rede zu leise, den anderen zu laut. Will der eine lieber filmische Einschübe, schätzt der andere die Abstraktion der reinen Rede. Und so wie das eine Publikum den animationsfreudigen Unterhalter liebt, gilt den anderen Zuhörern die sachlich zurückhaltende Präsentation als einzig wahre Vortragsweise. Trotzdem – oder eben gerade deshalb – fungieren die Bausteine als Qualitätskriterien für die Zuhörer.

Die Bausteine einer Präsentation

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Menschliche Kommunikation ist nicht frei von Störungen. Entgegen der allgemeinen Annahme sind Störungen in der zwischenmenschlichen Verständigung – wie wir bereits erwähnt haben – nicht die Ausnahme, sondern die Regel. Dies gilt auch und im Besonderen für Vorträge und Präsentationen, da hier die freie Sprache, der Vortrag wie der Vortragende sozusagen auf dem Präsentierteller liegen und dem Augenmerk des Publikums in besonders intensiver Weise ausgesetzt sind. Etwaige Fehler einer Präsentation stehen gleichsam im Raum, werden oftmals unvermittelt durch das Publikum getadelt und sind ungleich schwerer wettzumachen als z.B. Missverständnisse in einem Zwiegespräch, die durch eine simple Nachfrage ausgeräumt werden können. Um so wichtiger ist es, sich über die verschiedenen Bestandteile einer Präsentation, die maßgeblich über deren Erfolg und Misserfolg entscheiden, im Klaren zu sein: Die genauere Betrachtung der einzelnen Bausteine schärft den Blick dafür, wie breit das Wirkungsfeld einer Botschaft angelegt ist, wo die Botschaft bereits beginnt (lange vor dem ersten gesprochenen Wort) und welche feinfühligen Signale wir aufnehmen und vermitteln, ohne uns dessen bewusst zu sein. In der Art wie Sie den Raum betreten liegt schon eine erste Botschaft, die Ihr Publikum wahrnimmt. Weil ein Großteil dieser Mechanismen unbewusst und unmerklich abläuft, ist die Kenntnis der formalen Aspekte der Kommunikation für eine erfolgreiche Präsentation umso wichtiger. Was das Erkennen allerdings oftmals so schwierig macht, ist die offenkundige Schlichtheit der formalen Erfolgsfaktoren. Eine Schlichtheit, die schnell verleitet, die formalen Seiten zu übersehen, da sie ja „eh klar“ sind. Konkret gesprochen: Das, was das Publikum ansehen sollte, wird meist dann klar, wenn der Redner dies eben nicht darstellen kann. Die Wirkung von Körpersprache fällt am meisten auf, wenn der Vortragende stocksteif bleibt. Es ist allenthalben festzustellen, als würden die formalen Aspekte gerade deshalb vergessen, weil sie so einfach, klar und von einleuchtender Natur sind. Dieses Kapitel liefert eine knappe, aber systematische Aufreihung der formalen Bausteine einer Präsentation. Die einzelnen Aspekte können der Reihe nach, einem Musterkatalog gleich, Punkt für Punkt durchgegangen und „abgearbeitet“ werden. Sie helfen damit, Qualitätsaspekte von Präsentationen zu erkennen und zu analysieren. Die Betrachtung wird aus Sicht des Empfängers vorgenommen, der einer Präsentation aufmerksam folgt. Im anschließenden Kapitel wird dann eine prozessuale Perspektive eingenommen. Aus Sicht desjenigen, der eine Präsentation zu halten hat, wird dann die Vorgehensweise bei der Erstellung einer eigenen Präsentation eingehend behandelt. Wer danach arbeitet und vorgeht kann sicher sein, die formalen Voraussetzungen geprüft und berücksichtigt zu haben und

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Die Bausteine einer Präsentation

wird ein Gefühl der sorgfältigen Vorbereitung erfahren. Die Beachtung der formalen Bausteine ist ein wichtiger Schritt hin zum Gelingen Ihrer Präsentation und zu einer klaren und geradlinigen Kommunikationssituation und damit Grundlage Ihres Erfolges.

Ziel – Thema – Publikum Was halten Sie von einem Vortrag, bei dem Ihnen gar nicht klar ist, um was es eigentlich geht? Sie haben keine Informationen zum Ziel und Thema erhalten. Sie wissen nicht, was der Vortragende Ihnen eigentlich sagen will. Es kann aber auch sein, dass der Vortragende das Ziel klar gemacht hat und Sie das Thema auch interessiert. Der Vortrag wird aber in einer Fachsprache durchgeführt, der Sie nicht folgen können. Aus Sicht der Empfänger wird so sehr schnell klar, dass der Vortragende zu Beginn ein konkretes Ziel vorgeben muss, dass er das Thema exakt formuliert und dass er Ziel, Thema und Vortrag den Anforderungen des Publikums anpasst. Somit sind Ziel, Thema und Publikum ein wichtiger Baustein einer erfolgreichen Präsentation. Das Ziel und das Thema eines Vortrags sollte den Zuhörern nicht nur klar sein, das Publikum sollte sich vor allem auch als besonders gezielt angesprochen fühlen. Alle drei Aspekte sind eng miteinander verwoben und sie entscheiden über die Klarheit, Struktur und Zielstrebigkeit eines Vortrags für den Zuhörer. Das Ziel steht als Erstes und Letztes und dient während der gesamten Präsentation und Vorbereitung als Korrektiv, Maßstab und Filter. Für die Klarheit eines Vortrags ist die Nutzenfrage von hohem Wert: Was nehme ich von dem Vortrag mit nach Hause? Was bringt mir der Vortrag? Welche Gründe gibt es, die Präsentation zu hören? Das Ziel bestimmt, was von Vortrag und Vortragendem nachwirkt und im Gedächtnis haften bleibt. Jede Präsentation sollte ein klares Thema haben, welches präzise formuliert ist. Was banal klingt, wird viel zu häufig missachtet. Bei wie vielen Präsentationen möchte man den Vortragenden fragen, worüber er denn eigentlich redet! Als Richtungsweiser leiten Titel & Thema das Publikum durch jeden einzelnen Punkt der Präsentation. So wie die Präsentation (Titel & Thema) auf das Publikum zugeschnitten sein sollte, wollen auch die Zuhörer als solche angesprochen werden. Das Publikum sollte immer das Gefühl haben, die Präsentation ist exklusiv und

Inhalt – Auswahl und Aufbau

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einmalig. An der adressatengerechten Darbietung lässt sich nicht zuletzt ablesen, wie gut der Redner sich vorbereitet hat und ob er sich im Vorhinein über Ort, Umfeld, Institution, Publikumszusammensetzung, Milieu, Interessen, soziale Rahmenbedingungen usw. informiert hat und seinen Vortrag entsprechend ausrichtet. Welche Fauxpas bei einer nicht-publikumsgerechten Präsentation entstehen können, zeigt sich insbesondere bei der Kommunikation zwischen verschiedenen Kulturkreisen. Auf dieses spezielle Thema wird in Kapitel IV am Beispiel der Präsentation vor amerikanerischem Publikum eingegangen.

Inhalt – Auswahl und Aufbau Irreführend und ärgerlich sind Vorträge, die zwar die Zielvorstellungen treffen, aber ohne Struktur die einzelnen Punkte ansprechen und von der Logik her Bewertung und Darstellung von Instrumenten wild hintereinander schalten? Sie sind sicherlich auch enttäuscht, wenn zwar das Thema und die Zielsetzung Ihren Vorstellungen entspricht, der Vortragende sich aber dann an einem Exkurs so lange festhält, dass er die eigentlich interessanten Aspekte des Themas nur kurz behandeln kann.. Der Inhalt hat einen großen Einfluss auf die Güte eines Vortrags. Hierbei sind allerdings nicht nur das Thema an sich relevant, sondern dessen publikumsgerechte Darstellung, die Gewichtung der einzelnen Bestandteile/Kapitel sowie der Aufbau und die Struktur der Präsentation. Das Publikum muss also stets verstehen, wovon gesprochen wird, in seinen eigenen Bedürfnissen angesprochen werden und dem Gesamtvortrag in seinem Ablauf stets folgen können. Nur die ausgewogene Aufbereitung erreicht und schafft zufriedene Zuhörer (siehe Abbildung 6).

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Die Bausteine einer Präsentation

Publikumsorientierung

Inhalt Gewichtung

Aufbau & Struktur

Abb. 6: Inhaltliche Zusammensetzung der Präsentation.

Rhetorik und Verständlichkeit Neben dem „Was wird vorgetragen“ ist es für Sie als Empfänger genau so wichtig, wie dasselbe vorgetragen wird. Der bewusste Einsatz rhetorischer Mittel und eine verständliche Sprache sorgen dafür, dass das Publikum gerne und dauerhaft zuhört. Verantwortlich hierfür sind der Sprechstil, die Sprech- und Atemtechnik und die gekonnt liebevolle Verwendung der Wörter (Sprachfiguren, Redeschmuck). Die Verständlichkeit der Sprache lässt sich bemessen. Friedemann Schulz von Thun hat vier zentrale Dimensionen für die Verständlichkeit von Sprache und Texten ermittelt. Einfachheit

Prägnanz

Stimulanz

Ordnung/Gliederung

Abb. 7: Die vier Faktoren der Verständlichkeit. Vgl. Schulz von Thun, Friedemann: Miteinander reden 1. Störungen und Klärungen. 40. Aufl. Reinbek 2004, S. 140ff.

Die Gliederung/Ordnung meint die inhaltliche Struktur, die Stimulanz umschreibt den „Appell an das Publikum“, d.h. die Art und Weise, wie sich das Publikum angesprochen fühlt, ob die Gedanken der Zuhörer angeregt

Rhetorik und Verständlichkeit

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werden usw. Stimulanz hängt in diesem Sinne ganz eng mit der Motivation zusammen, die das Publikum durch einen Vortrag erfährt oder „mitnimmt“. Einfachheit und Prägnanz finden sich als Verständlichkeitsdimension im Sprechstil wieder und erfordern klare, eindeutige Botschaften, die beim Publikum haften bleiben. Ob eine Rednerin oder ein Redner einfach und prägnant spricht, lässt sich an einigen zentralen Merkmalen feststellen: 1. Redestil statt Schreibstil Als Zuhörer kann ich keinem geschriebenen Text folgen, sondern muss der freien Rede folgen. Viele Vortragende vergessen, dass das Publikum kein Skript hat und nicht vor- oder zurückblättern kann. 2. Laute und verständliche Sprache Es sollte langsam gesprochen werden, mit einem klaren und deutlichen sprachlichen Ausdruck. 3. Dynamische Sprache Der Redner sollte seinen Vortrag nicht „singend“, wohl aber variiert darbieten (laut-leise, schnell-langsam, hoch-tief, Betonungen etc.). Nichts ist einschläfernder als eine monotone Sprachberieselung. 4. Satzbau und Satzlänge Kurze, klare und einfache Sätze, wenn möglich Hauptsätze und möglichst wenig Schachtelsätze. Als Zuhörer kann ich nicht vor- und zurückblättern oder innehalten. 5. Leerwörter Worthülsen ohne Aussagekraft sowie Füllwörter („nicht wahr“) oder -geräusche („hm“, „äh“) sollten tunlichst vermieden werden. 6. Direkte und zuhörerfreundliche Ansprache Die oder der Vortragende sprechen mit dem Publikum und nicht vor dem Publikum. Eine verständliche und überzeugende Sprache ist nicht nur eine Frage der Wortwahl. Auch die Technik (d.h. wie die Stimme variiert und gekonnt eingesetzt wird – Tempo, Lautstärke, Tonhöhe) und wie klar und deutlich die Aussprache ist, sowie die Atmung sind in hohem Maße für eine gelungene freie Rede verantwortlich. Gut zu sprechen ist schwer und eigentlich doch so einfach. Eine klare und verständliche Sprache ist immer die Vor-

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Die Bausteine einer Präsentation

aussetzung einer guten Rede; sie schafft das Vertrauen für das Publikum und die Überzeugung für das Dargebotene. Eine deutliche Aussprache und fehlerfreie Wahrnehmung wird wesentlich dadurch bestimmt, wie der Vortragende spricht und atmet – angesprochen ist hier der Klang der Stimme. Die Stimmkunde beschäftigt sich insbesondere mit der Atmung (Brustatmung und Bauchatmung), der Tönung (Tonbildung und Resonanz) und der Lautung (Vokalisation und Artikulation). Die häufigsten Fehler der Sprech- und Atemtechnik bei Vortragenden sind (ausführliche Informationen hierzu finden sich im anschließenden Kapitel): 1. Zu starke Belastung der Stimmorgane 2. Zu lautes und zu hohes Sprechen 3. Pressen und Aushauchen 4. Zu starke und zu schwache Kiefer- und Zungenbewegungen 5. Dialekte und Aussprachefehler 6. Eine falsche Modulation (lebendige Sprache) Sprachfiguren und Redeschmuck sind im allgemeinen Sprachgebrauch die Gradmesser dafür, ob jemand „reden kann“ oder nicht. Gemeint ist eine blumige, griffige und bildhafte Sprache, die komplexe Zusammenhänge auf einfache Formeln bringt (Metaphern, Redensarten etc.). Oftmals sind es gerade die Sprachfiguren, die beim Zuhörer einen bleibenden Eindruck hinterlassen und den Kern der Präsentation in der Alltagssprache zusammenfassen. Redeschmuck bezeichnet dabei alle Wortwahl, die über die pure Informationsvermittlung der Sprache hinausgeht. Was bei der Stimme die Modulation, ist bei der Wortwahl der Redeschmuck. Die geläufigsten Formen des Redeschmucks sind Synonyme, Ironie, rhetorische Fragen oder auch Metaphern. Es gibt aber noch zahlreiche andere Wortfiguren, die meist ohne explizite Kenntnis der sprachwissenschaftlichen Bedeutung ‚selbstverständlich’ angewendet werden. Eine eingehende Behandlung von Sprachfiguren erfolgt in Kapitel III. Für die Bausteine einer Präsentation bleibt hier festzuhalten, dass die ‚gehörte Qualität’ eines Vortrags sich in hohem Maße dadurch auszeichnet, in welchem Maße die oder der Vortragende imstande ist, seine Aussagen sprachlich gekonnt in Szene zu setzen. Aber nicht nur das Was wir sagen und Wie wir sprechen werden bei einer Präsentation vom Empfänger bewertet. Die Aufmerksamkeit richtet sich auf die gesamte Person des Vortragenden und hier auf seine Körpersprache.

Körpersprache

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Körpersprache Haben Sie schon einmal über die Ausdruckskraft der körperlichen Erscheinung nachgedacht? War der Präsentierende Ihnen sympathisch? Zeigte er Selbstsicherheit? Wann vermittelt eine Haltung Souveränität? Neben dem Inhalt und Aufbau der Präsentation wird auch die Körpersprache, die in Mimik, Gestik und Habitus des Vortragenden eingeteilt werden kann, in die Beurteilung mit einbezogen. Die Körpersprache bestimmt den ersten und meist auch den letzten Eindruck, den eine oder ein Vortragende(r) beim Publikum hinterlässt. Die Körpersprache und ihre ‚Zeichen’ sind insofern besonders interessant, als dass jeder Mensch durch sein ihm eigenes Wesen eine Vielzahl von unbewussten Signalen aussendet. Auch wenn man Körpersprache trainieren kann, zeigt unsere äußere Erscheinung und unsere Haltung uns doch in einem hohen Maße stets so, wie wir sind. Dies gilt insbesondere bei Präsentationen, wo der Vortragende sich im Rampenlicht dem Publikum sprichwörtlich auch selbst präsentiert. Die körperliche Erscheinung gibt unablässig Informationen über die physische und psychische Verfassung des Vortragenden preis – und dies, bevor überhaupt ein Wort gesprochen wurde. Da die Botschaften in einer visuell dominierten Welt in hohem Maße symbolisch transportiert werden, ist das Wissen um die grundlegenden Elemente und Funktionen der Körpersprache unerlässlich. Als weitere Bausteine einer Präsentation lassen sich hier die Bereiche Mimik, Gestik und Habitus klassifizieren. Der Gesichtsausdruck als Mienen- und Gebärdenspiel des Vortragenden definiert für den Zuhörer die Qualität eines Vortrags dahingehend, wie sympathisch, seriös oder glaubwürdig der Sprecher wirkt. Im Gesicht – und vor allem im Blick – fokussiert sich wie bei keinem anderen ‚Körperteil’ der Charakter des Vortragenden auf bildlich-emotionale Weise. Das Menschlich-Unmenschliche ist uns stets ins Gesicht geschrieben. Bei Präsentationen wird dies spätestens dann bemerkbar, wenn der Vortragende aus dem Konzept gerät, sei es dadurch, dass er den roten Faden verliert, durch kritische Fragen ins Schlingern gerät oder durch andere unvorhergesehene Ereignisse verunsichert wird. Für das Publikum ist aber vor allem der Eindruck entscheidend, ob es sich von der oder dem Vortragenden mimisch angesprochen fühlt. Stellt sich für die Zuhörenden der Eindruck ein, der Redner spricht über sie hinweg, wird die Aufmerksamkeit schnell schwinden.

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Die Bausteine einer Präsentation

Die Gestik beschreibt die kommunikativen Bewegungen der Arme, Hände und Finger. Gerade ungeübte oder unbeholfene Vortragende ‚vergessen’ aus Anspannung oftmals die Gestik und halten ihren Vortrag in körperlicher Erstarrung. Eine lockere und scheinbar selbstverständliche Gestik demonstriert hingegen immer eine gewisse Souveränität und Routine des Vortragenden. Eine zu schwache Gestik lässt den Vortragenden schnell langweilig, hölzern, arrogant oder desinteressiert wirken, eine zu starke Gestik wirkt oft theatralisch und aufgesetzt, inszeniert, albern… Der Habitus umschreibt sowohl die Gesamtheit der Person der oder des Vortragenden (Erscheinungsbild, Kleidung, Benehmen, Gebaren) als auch deren/dessen ‚soziale Persönlichkeitsstruktur’. Damit ist gemeint, dass sich der Zuhörer, abgeleitet vom gesamten Erscheinungsbild einer Person, ein Bild über dessen Milieu, seinen Lebensstil, seine Sprache, seine soziale Stellung usw. macht. Vom Habitus eines Vortragenden schließen wir also auf dessen soziale Stellung, dessen Rang oder Status und damit auch auf seine Kompetenz. Als Zuhörer weckt der Habitus eines Präsentierenden damit auch Erwartungen, die von dem Vortragenden möglichst eingelöst werden sollten. Bleibt der Vortragende etwa hinter den professionellen und hochgestellten Erwartungen zurück, die sein Habitus evoziert, führt dies beim Publikum schnell zu Enttäuschungen bis hin zum Eindruck, der Vortragende sei ein ‚Blender’. Wichtig für den Habitus des Vortragenden als Baustein einer Präsentation ist also, dass die Erscheinungsweise einer Person diese stets auf dessen Glaubwürdigkeit und Seriosität zurückwirft. Aus Sicht des Empfängers ist also das „Was wird präsentiert“ und das „Wie wird präsentiert“ sehr wichtig. Es fehlt jetzt noch ein dritter Bereich, der ebenfalls mit in die Bewertung einer Präsentation einfließt. Hier lässt sich die Frage formulieren: „Womit wird präsentiert?“ Wir sind beim Thema Medieneinsatz und Visualisierung, an die heutzutage – nicht zuletzt durch Computerprogramme – große Anforderungen gestellt werden. Oder ist es für Sie nicht wichtig, ob der Vortragende seine Thesen mit aussagekräftigen PowerPoint-Folien visualisiert hat? Hören Sie lieber einem Fachvortrag zu, der überhaupt keine Medien – weder Tafel, Folien, Handout, PowerPoint-Präsentation etc. – verwendet?

Medieneinsatz und Visualisierung Medieneinsatz und Visualisierung zielen heute primär auf die Gestaltung und Optik computerbasierter Präsentationsprogramme ab, mit der der Prä-

Medieneinsatz und Visualisierung

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sentierende sein Publikum ‚unterhält’. Gerade das Programm PowerPoint ist zum Quasi-Standard der Präsentationsmethodik avanciert. Dies ist allerdings auch kritisch zu betrachten, denn der Quasi-Standard von PowerPoint hat zu einem Automatismus geführt, der oftmals gar keinen Raum mehr für andere Präsentationsmethodiken und -techniken entstehen lässt. Zudem überlagert der optische Unterhaltungswert von Beamer-Präsentationen oftmals den inhaltlichen Aussagewert von Präsentationen. Hier gilt es als Zuhörer aufmerksam zu sein und sich nicht von allzu vielen schönen Bildern, Grafiken und Animationen von den eigentlichen Inhalten und Aussagen ablenken zu lassen. Als Publikumsteilnehmer macht man vielfach die Erfahrung, dass gerade Kerninhalte eines Vortrags, die ‚offline’ präsentiert oder z.B. mittels Metaplanwand und Kartenabfrage gemeinsam erarbeitet werden, einen stärkeren oder nachhaltigeren Eindruck entfalten als schlicht an die Wand geworfene Folien, die man abliest. Als Zuhörer entfaltet sich die visuelle Qualität einer Präsentation in einer ausgewogenen Mischung der digitalen und nicht-digitalen Präsentationsmöglichkeiten, bei der das gesprochene Wort stets im Vordergrund bleiben muss. Alle Formen des Medieneinsatzes und der Visualisierung müssen stets Hilfsmittel zur Verdeutlichung des Gesagten bleiben und sind kein Selbstzweck. Allein daran muss sich jede Präsentation im Wesentlichen messen lassen. Demnach lautet die erste und grundsätzlichste Regel der Visualisierung: Die Visualisierung dient der Unterstützung eines Vortrags und ist kein Selbstzweck. Alle Medientechnik ist Mittel zum Zweck, die inhaltlichen Aussagen des Vortragenden zu verdeutlichen oder zu unterstreichen. Das wird oftmals vergessen und gerade Beamer-Präsentationen verselbstständigen sich gerne zu einer endlosen Folienschlacht zu Lasten des Publikums. Als einfache Faustregel gilt es zu überschlagen, wie viele Folien der Vortragende im Verhältnis zu seiner Sprechzeit einsetzt. Wer 20 Minuten spricht und dabei 40 Folien einsetzt, mutet dem Publikum zwei Folien pro Minute zu. Bei solcherart Vorträgen ist das Publikum nur noch gezwungen, mit dem Lesen der Folien nachzukommen und es stellt sich die Frage, ob man nicht gleich das Skript oder ein Buch zum Thema hätte lesen können. Als nächstes gilt es abzuwägen, in welchem Maße der Vortragende visualisiert. Unsere (visuelle) Aufnahmekapazität ist begrenzt und erschöpft sich leicht. Bilder, Grafiken, Animationen und Filmeinspielungen sind als Auflockerungen zwar willkommen, ihr übermäßiger Einsatz ermüdet das Publikum jedoch sehr schnell. Als Zuhörer sollte ich mich also stets fragen, ob die visuellen Auflockerungen das Thema für mich auf unterhalt-

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Die Bausteine einer Präsentation

same Weise unterstreichen bzw. verdeutlichen oder ob es sich nicht doch um optische Spielereien ohne größeren Mehrwert handelt. Gleiches gilt für die typographische Gestaltung der Folien. Textliche Markierungen oder Hervorhebungen (fett, kursiv, unterstrichen) sind in Ordnung, sollten aber wohl dosiert verwendet werden. Ist jedes dritte Wort typographisch abgesetzt, hat sich alle Hervorhebung verflüchtigt. Nicht minder übel sind so genannte ‚Bleiwüsten’, also Folien, die mit Fließtext und ganzen Sätzen so aufgefüllt sind, dass der Zuhörer minutenlang mit deren Ablesen beschäftigt ist. Die Aufmerksamkeit des Publikums ist bei solchen Vorträgen innerhalb kürzester Zeit verbraucht. Moderne Präsentationen bieten dem Zuhörer einen Mix verschiedener Präsentationstechniken und Medien, wobei als Zentralmedium dabei in der Regel der Computer mit Beamer und Präsentationssoftware eingesetzt wird. Dieses Zentralmedium sollte idealer Weise mit einem Arrangement aus anderen Darstellungs- und Präsentationsformen ergänzt werden, z.B. ein Flipchart mit Grafiken, einer Metaplanwand für die Publikumsabfrage, Kartenmaterial an der Wand oder schlicht und einfach Anschauungsmaterial. Eine professionelle und durchdachte Präsentation bietet dem Zuhörer durch verschiedene Medienarten, Visualisierungsformen und Medienwechsel einen abwechslungsreichen, unterhaltsamen und kurzweiligen Gesamtvortrag, bei dem das gesprochene Wort stets im Mittelpunkt bleibt. Die Foliengestaltung trägt maßgeblich dazu bei, ob eine Präsentation gefällt. Für das Publikum ist entscheidend, ob die Folienoptik dabei eine ruhige und stimmige Atmosphäre erzeugt, die im Einklang mit dem Thema und der Person des Vortragenden steht. Negativ formuliert: Eine zerklüftete und allzu willfährig erscheinende Folienoptik assoziiert stets Rückschlüsse auf die Kompetenz des Vortragenden, insbesondere seiner Stringenz und Strukturiertheit. Detaillierte Informationen sowie Tipps und Tricks zur Foliengestaltung finden Sie im anschließenden Kapitel unter ‚Präsentationserstellung’. Handelt es sich nicht nur um einen reinen Unterhaltungsvortrag, sind Handouts und/oder Skripte für die Zuhörer eine sinnvolle Ergänzung. Sie runden eine vollständige Präsentation ab und helfen den Zuhörern, dem Gesagten zu folgen. Auch dienen z.B. Handouts als nützliche Unterlagen für Notizen oder Fragen, die sich aus dem Vortrag ergeben und die am Ende diskutiert werden können. Zu einem vollständigen Vortrag gehört auch zunehmend eine Nachbereitung, die Präsentationsunterlagen, Skripte, zusätzliche Informationen o.ä. via E-Mail den Zuhörern zukommen lässt. Gerade bei Workshops ist es üblich geworden, die erarbeiteten Metaplanwände digital an die Teilnehmer zu versenden.

Medieneinsatz und Visualisierung

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Allerdings sollte es vermieden werden, die Unterlagen während des Vortrages auszuteilen und einfach weiter zu sprechen. Die Zuhörer werden sofort ihre Aufmerksamkeit auf die Unterlagen richten und darin blättern, dem Vortragenden werden sie aber nicht mehr zuhören. Die Verwendung von Handouts und Skripten ist eng mit dem Charakter des Vortrags versehen und kein grundsätzliches Muss. Bei einem reinen Unterhaltungsvortrag oder einer Jubiläumsrede sind beide Vortragsergänzungen sicherlich fehl am Platze. Für Sachvorträge oder Diskussionsbeiträge hingegen sind sie eine ebenso nützliche wie professionelle Arbeitshilfe für alle Teilnehmer. Ausführliche Hinweise zur Erstellung von Skripten und Handouts finden sich im Folgekapitel unter ‚Medieneinsatz und Visualisierung’. Die Qualität eines Vortrages hängt von vielen unterschiedlichen Bausteinen ab, die wir hier aus Sicht des Empfängers näher analysiert haben. Bei einem Vortrag oder einer Präsentation gibt es viel zu beachten. Sie sollten jetzt aber nicht das Buch in die Ecke legen und sagen, dies schaffe ich nie, denn im Anschluss wird Schritt für Schritt die Planung, Vorbereitung und Nachbereitung einer Präsentation besprochen. Dieses schrittweise Vorgehen, hilft Ihnen, sich in einzelnen Phasen gezielt mit Teilthemen zu beschäftigen und so nicht das Gefühl zu haben, vor einem unüberwindbaren Berg an Anforderungen zu stehen. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Präsentation gut vorbereiten und dass Sie Präsentationen halten. Dann werden Sie die Qualität Ihrer Präsentationen und Vorträge stetig erhöhen. Denken Sie daran: Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen. Der Erfolg einer Präsentation hängt nicht nur von dessen Inhalt ab. Viele andere verschiedene Bausteine sind erforderlich, damit die Präsentation beim Publikum den gewünschten Erfolg zeigt: x Wie klar ist Ihren Zuhörern das Ziel und Thema des Vortrags? x Haben Sie sich auf Ihr Publikum eingestellt? x Nach welchen Kriterien haben Sie die Auswahl des Inhaltes Ihrer Präsentation getroffen? Wurde dabei Ihr Publikum berücksichtigt? x Wie haben Sie den Vortrag strukturiert? x Wie wird Ihr Vortrag rhetorisch präsentiert? Welchen Sprechstil verwenden Sie, wie tragfähig ist Ihre Stimme, welche Sprachfiguren verwenden Sie? x Welche Mimik und Gestik (Körpersprache) setzen Sie ein? x Wie untermauern Sie Ihre Aussage durch Visualisierungen? Welchen Medien-Mix verwenden Sie?

Die Präsentationserstellung als Prozess

Im letzten Kapitel wurden die einzelnen Bausteine einer erfolgreichen Präsentation eingehend erörtert. Es wurde detailliert dargestellt, wie u.a. die Körperhaltung, die Mimik, die Gliederung, die Visualisierung den Erfolg Ihrer Präsentation beeinflussen und auf welche Details Sie bei der Präsentation achten müssen. Die Vorgehensweise zur Erstellung einer Präsentation wurde dabei noch nicht angesprochen. Doch ohne Planung geht es nicht. Erst die strukturierte Vorgehensweise führt zu einer erfolgreichen Präsentation. Bevor mit der Darstellung der einzelnen Phasen begonnen wird, soll erst einmal der Nutzen einer systematischen Vor- und Nachbereitung thematisiert werden, um Ihre Motivation für den Prozessgedanken zu stärken. Mit dem Wechsel von den Bausteinen einer Präsentation hin zum Prozess der Erstellung wechselt auch die Perspektive der Betrachtung. Stand bei den Bausteinen die Zuhörer- oder Empfängerperspektive im Vordergrund, gilt die Betrachtung hier dem ‚Sender’, der eine Präsentation erstellt. Die Präsentationserstellung lässt sich als eine Abfolge von logisch aufeinander aufbauenden Prozessstufen darstellen.

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Die Präsentationserstellung als Prozess ZIEL/ ANLASS

Störungen SENDER

EMPFÄNGER

Kommunikation Die Prozess-Stufen

Präsentations-Bausteine Ziel – Thema – Publikum

Ziel – Thema – Publikum Inhalt – Auswahl und Aufbau Vorbereitung und Planung Durchführung

Rhetorik & Verständlichkeit Körpersprache Medieneinsatz & Visualisierung

Nachbereitung

Abb. 8: Präsentationsmodell aus Sicht des Senders (Präsentationserstellung).

Wir leben in einer Welt der Informationsüberflutung. Tagtäglich strömen unzählige Informationen auf uns ein. Ob im Fernsehen, in Zeitungen, Zeitschriften, auf Werbeplakaten oder dem Internet, überall befinden sich Informationen und Botschaften, die um die Aufmerksamkeit buhlen. Von der Vielzahl der Informationen nehmen wir nur den Teil auf, der uns interessiert und wo wir über Anknüpfungspunkte verfügen. Das Gleiche gilt auch für Präsentationen. Nur wenn es gelingt, einen interessanten Anknüpfungspunkt zu finden und damit das Interesse zu wecken, werden die Zuhörer bzw. die Adressaten auch Ihren Vortrag verfolgen. Dies gilt es zu planen. Unerlässlich für eine erfolgreiche Informationsvermittlung ist in diesem Zusammenhang, die Auseinandersetzung mit den Bedürfnissen und Erwartungen der Adressaten und die Beschäftigung mit der Zusammensetzung des Publikums. Werden beide Aspekte bei der Erstellung von Präsentationen berücksichtigt, können Vorträge zuhörergerecht aufgebaut werden und Kerninhalte fokussiert und für den Zuhörerkreis interessant dargestellt werden. Die Gefahr des gedanklichen „Abdriftens“ des Publikums kann damit vermindert werden.

Prozess-Stufen im Überblick

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Auch hier können wir wieder auf das Sender- und Empfängermodell zurückgreifen. Nur wenn der Sender Nachrichten versendet, die den Empfänger interessieren und die er versteht, kann es zu einer erfolgreichen Übermittlung von Informationen kommen. Eingehende Informationen werden im Individuum in einem kognitiven Prozess verarbeitet, es handelt sich um einen sog. Informationsverarbeitungsprozess. Dieser Prozess wird gesteuert vom individuellen Psychosystem. Es besteht aus der Summe der Faktoren, die die Persönlichkeit eines Individuums bestimmen, u.a. Bedürfnisse, Einstellungen und Kenntnisse/Fähigkeiten. Die Informationen werden nur selektiv wahrgenommen. Der Aufnahmeprozess wird gesteuert durch die Inhalte des Psychosystems (Hill et al. 1981, S. 61ff.). Knüpft der Vortragende nicht an diese Inhalte an, so wird der Empfänger die Aufnahme verweigern. Interessant ist bei diesem Prozess, dass Individuen das wahrnehmen, was ihnen die Möglichkeit bietet, die eigenen Bedürfnisse zu befriedigen, sie ignorieren die Informationen, die im Widerspruch zu den eigenen Bedürfnissen stehen. Wenn allerdings ein gewisser Grad an Störungsintensität überschritten wird, dann wird die Information wieder aufgenommen. Dies dürfte ein wichtiger Hinweis für die Darstellung der Informationen in einer Präsentation sein. Die Vorteile der Vorbereitung eines Vortrags können durch einen zweiten Erfolgsbaustein noch intensiviert werden. Die Rede ist von der Nachbereitung des Vortrags. Diese ist insofern von Bedeutung, weil sich eigene Präsentationsfähigkeiten durch ein gezieltes Training verbessern bzw. perfektionieren lassen. Dabei geht es in erster Linie darum, aus vergangenen Fehlern zu lernen, die eigenen Stärken auszubauen und das Vertrauen in die eigenen Präsentationsfähigkeiten zu erhöhen. Durch ein integriertes Feedback kann die gezielte Verbesserung der eigenen Fähigkeiten erreicht werden. Das Publikum ist daher nicht der Feind, sondern es hilft einem Vortragenden beim Ausbau der persönlichen Stärken. Werfen wir nun einen Blick auf die einzelnen Prozess-Stufen auf dem Weg zu einer erfolgreichen Präsentation.

Prozess-Stufen im Überblick Es ist eigentlich ganz einfach. Eine prozessorientierte Betrachtung beschäftigt sich mit der Einteilung des Gesamtprozesses in zeitlicher Hinsicht. Wie jeder andere Prozess auch – u.a. die Bewältigung einer Klausur – beginnt die Präsentationserstellung mit der Planung und Vorbereitung. Dann schließt sich die Durchführung an und zum Abschluss sollte eine

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Die Präsentationserstellung als Prozess

Nachbereitung nicht fehlen. Doch so plausibel wie dieser Ablauf auch klingen mag, es gibt viele Fehlerquellen in diesem Prozess und häufig wird auf eine Nachbereitung ganz verzichtet. Auch wenn die Themen und Aufgabenstellungen für Präsentationen normalerweise sehr unterschiedlich sind, können Sie bei der Vorgehensweise auf ein Grundraster zurückgreifen. Ob Sie einen Vortrag zum Thema: Der Einsatz des Customer Relationship Managements im Unternehmen XY oder eine Verkaufsveranstaltung zum neuen Modell Z vorbereiten, so gibt es immer einen Anlass, eine Anfrage, eine Anforderung für die Präsentation. In dieser sog. Präsentationsvereinbarung werden mit Ihnen Datum, Ort, Zeit und Anlass der Präsentation und das Präsentationsziel aus Sicht des Auftraggebers festgelegt. Nachdem die wesentlichen Fragen geklärt sind, beginnen Sie mit der Zielformulierung, der Themenfixierung und der Adressatenanalyse. Hierbei handelt es sich um einen mehrstufigen Prozess. Von der Zielformulierung über die Adressatenanalyse bis zur Evaluationsbogen-Erstellung sind hier viele verschiedene Aufgaben und Schritte zu bewältigen. Die Durchführung der Präsentation schließt sich dann als nächste Hürde an. Hierbei kann es zu verschiedenen Störungen z.B. technische Pannen kommen, die im Rahmen des Kapitels dann ebenfalls erörtert werden. Damit sollte der Prozess noch nicht beendet sein. Sehr wertvoll für die weitere Entwicklung der eigenen Fähigkeiten ist die Nachbereitung der Präsentation mit der Durchführung einer Stärken- und Schwächenanalyse. Dieses Vier-Phasen-Modell, das die Hauptprozesse einer Präsentationsvorbereitung beinhaltet, ist in Abb. 9 dargestellt. Ziel – Thema – Publikum

Nachbereitung/ Evaluation

Aufbereitung/ Planung

Durchführung

Abb. 9: Der Gesamtprozess der Präsentationsvor- und -nachbereitung.

Ziel – Thema – Publikum

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An dieser Stelle soll auf eine Schwierigkeit hingewiesen werden. Dieser idealtypische Prozess, der die Vorbereitung erleichtert und effizienter gestaltet, wird in der Praxis nicht immer stringent einzuhalten sein. Es kann vorkommen, dass Ergebnisse der durchgeführten Recherchen Sie dazu veranlassen, die Zielsetzung nochmals zu revidieren oder es kommen von Seiten des „Auftraggebers“ neue Anforderungen auf Sie zu. Der Professor wünscht, dass zusätzlich neben der Erläuterung der Aufbauorganisation auch auf Aspekte der Ablauforganisation eingegangen werden soll. Es handelt sich um einen sog. iterativen Prozess, bei dem die Übergänge fließend und Rückwärtsschleifen nicht ausgeschlossen sind. Es geht nun darum, die einzelnen Prozess-Stufen einer Präsentation Schritt für Schritt im Detail zu betrachten. Wir starten mit der Präsentationsvorbereitung, also dem, was am Anfang aller Überlegungen steht.

Ziel – Thema – Publikum

Präsentationsvereinbarung Mit dem Auftraggeber sollten Sie die Grundlagen für die Präsentation eingehend erörtern. Hierbei geht es um die Gründe, Anlass, Ziel, Rolle des Vortragenden, Angaben zu den Teilnehmern etc. Eine gute Auftragsklärung trägt zu einem erheblichen Maße zum Erfolg der Präsentation bei. Dafür ist es wichtig, dass Sie den richtigen Ansprechpartner auswählen und ihm präzise Fragen stellen. Es geht nicht darum, dass Sie Ihre Vorstellungen durchsetzen. (vgl. Besser 2001, S. 34). Wichtig ist vielmehr, dass Sie die Vorstellungen des Auftraggebers herausfiltern und umsetzen, denn davon hängt der Gesamterfolg einer Veranstaltung ab. Meist ist die Präsentation selbst nur ein Teil im Rahmen einer Gesamtveranstaltung und der Gesamteindruck entscheidet über die Bewertung des Publikums. Widersprüche bei den einzelnen Veranstaltungen, ständige Wiederholungen etc. führen nur zum Unmut der Zuhörer. In der Praxis ist es üblich, präzise Vereinbarungen teilweise auch schriftlich über die wesentlichen bereits angesprochenen Aspekte zu treffen (vgl. Besser 2001, S. 34ff.). Überträgt man diese Anforderungen, die sich in der Praxis immer wieder stellen, auf das Studium, so ist nur die Präsentation von Erfolg gekrönt, die auch die Anforderungen Ihrer Professorin bzw. Ihres Professors (Auftraggeber) erfüllen. Der Auftraggeber wird auch Ihre Präsentation bewerten.

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Die Präsentationserstellung als Prozess

Es ist daher für den Erfolg sehr wichtig, dass die Gesamtkonzeption des Seminars verstanden wurde, dass die Ziele vereinbart wurden, dass die inhaltlichen Schwerpunkte festgelegt werden, dass die Vorkenntnisse abgeklärt werden etc. Konkrete vorbereitete Fragestellungen zeigen, dass Sie gut planen können, dass Sie wissen, was Sie tun. Weiterhin sollten Sie mit Ihrem Auftraggeber ein konkretes Thema formulieren und absprechen. Auch hier hat Ihr Auftraggeber klare Vorstellungen und eventuell schon eine Themenformulierung für Sie vorbereitet. Wenn dies nicht der Fall ist, müssen Sie überlegen, wie Sie Ihren Vortrag mit einem Thema aktuell und interessant beschreiben können. Die eigenständige Formulierung eines Themas fällt Ungeübten sehr schwer. Nutzen Sie daher die Gelegenheit, sich mit dem Auftraggeber über ein konkretes Thema zu verständigen. Neben der Zielformulierung von Seiten des Auftraggebers und der Themenfestlegung sollten Sie unbedingt versuchen, noch Informationen zu dem zu erwarteten Publikum zu erlangen. Dabei geht es darum, herauszufiltern, ob es sich um Laien oder Wissenschaftler handelt. Was das Publikum von Ihnen erwartet, welche Vorkenntnisse es hat etc. Wir werden noch gezielt auf die Adressatenanalyse eingehen, aber die ersten wertvollen Informationen erhalten Sie vom Auftraggeber. Nachdem Sie nun wissen, was der Auftraggeber erwartet, sollten Sie sich intensiv mit dem Ziel, Thema und Publikum beschäftigen. Sie werden sich nach dem Warum fragen, da doch ganz klar ist, was das Ziel aus Sicht des Auftraggebers sein soll. Doch so einfach ist es nicht, wie die folgenden Ausführungen zeigen werden, denn in dem Kommunikationsprozess gibt es neben dem Auftraggeber noch Sender und Empfänger. Ziel Das Gespräch mit dem Auftraggeber hat Ihnen gezeigt, was er als Ziel des Vortrages verfolgt: Sie sollen das Publikum über ein Thema informieren, Sie sollen das Publikum von dem neuen Produkt überzeugen… Aber auch Sie als Vortragender verfolgen bestimmte Ziele (sich selbst zu präsentieren, Aufträge einzuholen etc.). Und dann ist da auch noch Ihr Publikum, was ebenfalls einen Grund (=Ziel) besitzt, warum es zu Ihrer Präsentation erschienen ist. Diese drei teilweise unterschiedlichen Interessenlagen müssen Sie mit einer Zielformulierung in Einklang bringen.

Ziel – Thema – Publikum

Auftraggeber

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Vortragende

Zuhörer

Abb. 10: Triade der Interessengruppen bei einer Präsentation. Vgl. Mehrmann 1993, S. 26 und Kürsteiner et al. 1999, S. 19.

Wie aus der Abbildung 10 hervorgeht, können sich die Interessen der beteiligten Personen unterscheiden, sie werden sich aber immer überschneiden. Durch eine zielorientierte Vorbereitung gelingt es dem Vortragenden, die Schnittstellen zu finden und die Zielformulierung präzise auf die Bedürfnisse der beteiligten Personen einzustellen. Als Auftraggeber kann die Unternehmensführung auftreten, die die Abteilungsleiterebene über anstehende organisatorische Änderungen informieren will. Die Abteilungsleiterebene möchte wissen, was von der Unternehmensführung geplant ist und welche Konsequenzen dies für ihre Abteilung besitzt. Der Vortragende ist der Unternehmensberater, der immer auch seine Leistung und sein Knowhow darstellen will und nun versucht, die Interessen der Unternehmensleitung mit denen der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter in Einklang zu bringen (vgl. Hartmann et al. 1998, S. 24ff.). Was für Sie das Ziel, ist für das Publikum der Nutzen! Für die Klarheit Ihres Vortrags ist die Nutzenfrage von hohem Wert. Sie sollten sich fragen: Was will ich dem Publikum mit nach Hause geben? Das Publikum wird sich fragen: Was bringt mir der Vortrag? Welche Gründe gibt es, Ihre Präsentation zu hören? Versetzen Sie sich in die Situation, als ob Sie Ihrer eigenen Präsentation beiwohnen. Was nehmen Sie von Ihrem Vortrag mit? Am Ende gilt daher das Ziel ebenso wie zu Beginn. Das Ziel bestimmt, was von Ihnen und Ihrem Vortrag nachwirkt und im Gedächtnis des Publikums haften bleibt. Das Ziel bestimmt Ihre zentrale Botschaft.

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Die Präsentationserstellung als Prozess

Das Ziel Ihres Vortrags sollten Sie in einem Satz formulieren. Konkret beantworten Sie mit dem Ziel folgende Fragen: „Was sollen die Zuhörerinnen und Zuhörer am Ende wissen oder tun?“ „Was will ich mit der Präsentation erreichen?“ Im Rahmen des Einführungskapitels wurde bereits die Präsentationsmatrix erörtert. Dort wurden die Hauptzielrichtungen einer Präsentation wie informieren, würdigen, verkaufen, überzeugen etc. bereits aufgeführt. Daran kann eine erste Orientierung stattfinden auf dem Weg zu einer Zielformulierung. Bezogen auf das oben bereits angeführte Beispiel mit den organisatorischen Veränderungen in einem Unternehmen könnte die Zielformulierung wie folgt aussehen: Sie wollen die Abteilungsleiter von den anstehenden organisatorischen Veränderungen, die Sie vorgeschlagen haben, überzeugen und die Angst vor möglichen Konsequenzen auf Abteilungsleiterebene nehmen, um somit kein mögliches Konfliktpotential im Unternehmen aufkommen zu lassen. Dieses Ziel steht als Erstes und Letztes und dient während der gesamten Präsentation und Vorbereitung als Korrektiv, Maßstab und Filter. Das Ziel sollte stets klar sein und bleiben (weshalb es günstig ist, das Ziel auf einem Blatt Papier groß niederzuschreiben und zentral im Raum – etwa über Ihrem Computer – aufzuhängen, um dieses während der Vorbereitung stets gegenwärtig zu haben). Verinnerlichen Sie Ihr Ziel und vergegenwärtigen Sie sich immer wieder, was Ihr Vortrag eigentlich bezwecken soll.

Thema Der zweite große Schritt zu Beginn jeder Präsentation ist Ihr Thema: Worüber wollen und/oder sollen Sie überhaupt sprechen? Wenn Sie Ihr Thema vorgegeben bekommen, fällt ein Teil dieser Überlegungen zwar grund-

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sätzlich weg; Sie sollten aber auch dann die Ausgestaltung der Präsentation an den Fragen zu Ziel, Thema und Adressat abgleichen. Sie sollten also ein klares Thema haben, das präzise formuliert ist. Das Thema trägt Sie in Wesensverwandtschaft mit dem Ziel durch die gesamte Vorbereitung Ihrer Präsentation. Als Hilfsmittel, wie Sie Ihr Thema selbst finden und frei gestalten, gibt es gedankliche Strukturierungs- und Kreativitätstechniken, die unter dem Titel „Aufbau und Struktur“ in diesem Kapitel erläutert werden. Als Richtungsweiser ‚leiten’ Sie Titel & Thema durch jeden einzelnen Punkt Ihrer Vorbereitung, so wie auch für das Publikum später Titel & Thema als roter Faden fungieren. Wählen Sie ein Thema, das Sie selbst interessiert oder begeistert! Die gesamte Präsentationsvorbereitung geht leichter von der Hand, wenn Sie selbst Interesse und Begeisterung für Ihr Thema mitbringen (soweit dies möglich ist). Sie sind kreativer, engagierter, motivierter und werden auch beim Vortrag einfacher Ihre Botschaft vermitteln können – einfach weil Sie selber die Botschaft verinnerlicht haben. Überlegen Sie also vorab, welches Thema Sie wählen wollen bzw. wie Sie ein Thema nach für Sie interessanten Gesichtspunkten gestalten können. Hilfreich ist dabei, sich über Ihren inhaltsbezogenen Leitbegriff klar zu werden – als Antwort auf die Frage: Was ist denn überhaupt Ihr Thema? Die Frage mag naiv klingen, doch bei mancher Präsentation mag man sich und den Vortragenden wirklich fragen, was denn das eigentliche Thema des Vortrags ist! Ein Tipp zum Üben: Fragen Sie sich selbst nach Vorträgen, Diskussionen oder Interviews (etwa im TV oder Radio), was denn das zentrale Thema oder die zentrale Frage ist – wissen Sie das immer, sofort und einwandfrei? Titel Wie für Ihr Ziel, gelten Anlass, Ort, Vorgeschichte, Botschaft und Charakter Ihrer Präsentation auch für Ihr Thema. Sie werden hier inhaltlich konkretisiert. Die Bündelung all dieser Aspekte sollte sich in Ihrem Titel wieder finden. Ein griffiger Titel sollte die Synthese Ihrer Überlegungen und Gedanken in einprägsamer Wortwahl verkörpern und zugleich den Vorgeschmack für Ihre Zuhörer liefern. Wir leben in einer Zeit dominanter Oberflächengestaltung und Außenwirkung, dem auch Reden und Vorträge zunehmend gerecht werden müssen. So wie Präsentieren sprachliche Arbeit ist, will auch Ihr Vortrag gut ‚verkauft’ sein. Und das geschieht verbal ü-

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Die Präsentationserstellung als Prozess

ber Ihren Titel. Der Titel ist als kumulierter Ausdruck des Themas deshalb von höchster Wichtigkeit. Nehmen Sie sich viel Zeit, das Thema Ihres Vortrags als griffigen Titel zu formulieren, sofern dieser Ihnen nicht bereits in der Präsentationsvereinbarung vorgegeben wurde. Ähnlich dem Ziel als übergeordnete Leitlinie, sollte der Titel Ihr Thema und Ihr konkretes Ziel benennen. Überlegen Sie dabei gut, wie Titel & Thema auf den Stil Ihres Vortrags abstrahlen. Ein langer Titel, kompliziert formuliert und gedrechselt im wissenschaftlichen Jargon, wird vor einem Schülerpublikum ebenso Abscheu erzeugen wie auf dem Seniorentag. Wählen Sie gerne eine stilistisch kecke Wortwahl, versprechen Sie aber nicht im Titel, was Sie im Vortrag nicht halten! Der Titel muss also seriös über das Thema informieren, sollte originell genug sein, Aufmerksamkeit zu erzeugen und das Interesse der Leser respektive potentieller Zuhörer wecken. Publikum Neben Zielformulierung, Themenfestlegung und Titelfindung spielt die Adressatenanalyse als Ausgangspunkt für die Präsentationsgestaltung eine sehr große Rolle. Wie bei der Präsentationsvereinbarung schon erwähnt, sollten Sie so viele Informationen wie möglich über Ihr Publikum einholen. Die Vernachlässigung der Analyse Ihrer Zuhörer wiegt nicht nur als schwerer organisatorischer Fehler, sondern bleibt auch unverständlich, immerhin ist das Publikum Ihr ,Kunde’. Ihre Präsentation halten Sie nicht für sich (das sollten Sie gemeinhin zumindest nicht tun, auch wenn dies bei manchen Rednern nicht ganz klar scheint), sondern an und für Ihr Gegenüber. An der Reaktion und dem Wohlwollen des Publikums entscheidet sich letztendlich der Erfolg Ihres Auftritts: Applaus ist das Brot des Künstlers. Kennen Sie Ihr Publikum? Überlegen und ermitteln Sie genau, zu wem Sie sprechen und wer vor Ihnen sitzt. Eine fehlende Adressatenanalyse und falsche Publikumseinschätzung kann im Extremfall Ihre Präsentation schon zu Beginn und nach wenigen Worten scheitern lassen (man erinnere sich nur an Heinrich Lübkes Begrüßung: „Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Neger“). Die publikumsbezogene Vorbereitung sucht Antworten auf die Fragen nach Größe, Milieu, demographischen Faktoren, Vorkenntnissen, Erwartungen und Interessen der Zuhörerschaft. Wie ist das Publikum qualitativ und quantitativ

Ziel – Thema – Publikum

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zusammengesetzt, was für ein Publikum erwartet Sie und was erwartet das Publikum von Ihnen? Wissen Sie überhaupt, wer vor Ihnen sitzt? Zuerst einmal sollten Sie die Publikumsgröße ermitteln. Sprechen Sie vor fünf oder vor 50 Leuten oder vor 500 Leuten? Die Größe des Publikums ist zwar ein rein quantitativer Parameter, er kann jedoch bei Missachtung oder Unkenntnis direkt auf die Qualität Ihres Vortrags abstrahlen, etwa wenn die letzten Reihen Sie akustisch nicht mehr verstehen oder Ihre Folienschrift nicht mehr lesen können, weil Sie von einer kleinen Zuhörergruppe ausgegangen sind. Auch für die Vorbereitung von Handouts und Handzetteln ist es unbedingt vonnöten, die Publikumsgröße zu kennen. Als nächstes sind Ort, Umfeld und/oder Institution zu betrachten. Bei Unternehmen: Informieren Sie sich über die Firma, deren Produkte, Konkurrenten, aktuelle Firmensituation und sonstige Besonderheiten. Das Wissen um das ‚geistige Wesen’ und das Niveau Ihrer Zuhörerschaft ist essentiell für Ihre thematische Tiefe, Ihre Wortwahl, den Einsatz von Humor und den Esprit, der von Ihnen ausgehen ‚darf’. Er bestimmt die kritische Haltung des Publikums, mögliche Fragen, Einwände und indiziert den möglichen Gegenwind, der mir als Redner oder Präsentierender entgegenschlagen kann. Die Ansprüche bzw. das Niveau, welches Ihr Publikum von Ihnen erwartet, sollten Sie emphatisch antizipieren. D.h., sie sollten sich in Ihr Publikum hineinversetzen und mögliche Fragen, Bedenken und Kritik aus der Sicht der Zuhörenden vorwegnehmen, um so angemessen und souverän darauf reagieren zu können. Kennen Sie die soziale und demografische Zusammensetzung des Publikums? Sprechen Sie vor jungen oder alten, vorwiegend männlichen oder weiblichen Zuhörern, vor der Arbeiterschaft oder dem Vorstand eines Unternehmens, vor einer Volkshochschulgruppe oder einer universitären Expertenrunde, vor den Grauen Panthern oder den Jusos? Und wie homogen oder heterogen ist die Gruppe zusammengesetzt? Sitzen dort nur Graue Panther oder nur Jusos oder Vertreter beider Gruppierungen oder noch andere Interessengemeinschaften? Das sollte Ihnen klar sein, wollen Sie milieu- und gruppenspezifische Sensibilitäten berücksichtigen und peinliche Fauxpas vermeiden. In diesem Zusammenhang gehören auch mögliche lokale oder regionale Besonderheiten, Mentalitäten und kulturelle Eigenheiten. Hierzu zählen z.B. die stereotype Sparsamkeit beim Schwaben oder die Jovialität des Rheinländers auf regionaler Ebene ebenso wie supranationale Besonderheiten, etwa die christliche Prägung des (europäischen) Abendlandes, die muslimische Prägung des Orients oder die buddhistisch-hinduistische Prä-

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Die Präsentationserstellung als Prozess

gung weiter Teile Asiens. Wem das zu abstrakt scheint: Auf einer europäischen Beerdigung sollten Sie in schwarz gekleidet erscheinen, auf einer japanischen in Weiß! Inder bevorzugen sehr farbige Folien, für amerikanische Wissenschaftler bedeutet Wissenschaftlichkeit etwas anderes als für deutsche und sie legen nicht so viel Wert auf Formales. Nachdem die große Relevanz der Adressatenanalyse für eine erfolgreiche Präsentation dargestellt wurde, soll im Folgenden noch kurz erläutert werden, wie man die notwendigen Informationen über ein unbekanntes Publikum beschaffen kann. Hier bieten sich verschiedene Möglichkeiten an. Sie können versuchen, bei Ihrem Auftraggeber Informationen zu erhalten, Sie können einen Ansprechpartner suchen, der letztes Jahr auf der Konferenz einen Vortrag gehalten hat, Sie können mit den Abteilungsleitern sprechen, welche Ängste diese bei anstehenden Veränderungen haben etc. Es gibt teilweise aber auch Anmeldelisten, deren Namen, Firmenangaben etc. ebenfalls Hinweise auf das Publikum liefern können. Sofern im Vorhinein keinerlei Kontaktpersonen aufzufinden sind, müssen Sie unmittelbar vor der Präsentation durch eine einfache Abfrage herausfinden, was Ihr Publikum erwartet. Dabei verteilen Sie Klebepunkte an die Gäste, die diese auf Plakatwänden (meist am Eingang) anbringen können. Bei dieser Vorgehensweise müssen Sie aber flexibel auf die sehr kurzfristigen Anforderungen reagieren können. Diese Vorgehensweise ist nicht immer geeignet, aber bei Fachvorträgen, Vorlesungen, Präsentationen, wo die Gefahr einer inhomogenen Gruppe droht, sehr sinnvoll. Durch die Punktevergabe kann z.B. der Dozent Präferenzen bzw. das Vorwissen des Publikums schnell feststellen und diese Informationen im Rahmen seines Vortrages gezielt herausstellen (vgl. Wohlleben 1994, S. 25 und Hierhold 1998, S. 63). Aber nicht nur Sie sollten möglichst viele Informationen zu Ihrem Publikum besitzen, Sie sollten sich auch fragen, was die Adressaten von Ihnen wissen und denken. Kennt das Publikum Sie? Große Bedeutung kommt auch dieser spiegelverkehrten Betrachtung zu. Was weiß und fragt sich das Publikum wohl über Sie? Kennt Sie das Publikum, existiert ein Bild, eine Vorstellung von Ihnen oder gar ein Vorurteil über Sie? Sie sollten immer damit rechnen, dass Sie sich in der Vorstellung

Ziel – Thema – Publikum

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des Publikums in stereotypen Schubladen wieder finden: Sie sind der nette Onkel, der junge Schnösel, der altkluge Langweiler, der Theoretiker von der Hochschule, der Autodidakt, der junge Wilde, der aalglatte Vertreter usw. Klischees sind hier nichts Schlimmes, wenn man sie denn erkennt und nicht erfüllt. Dann dienen Sie nämlich als abschreckendes Beispiel und können durch Ihre Person und Ihre Präsentation positiv widerlegt werden. Jedes erkannte und widerlegte Klischee dient somit letztlich Ihrem Profil und positivem Image. Das Niveau und die Homogenität/Heterogenität Ihres Publikums bestimmt das Wissensniveau, was Sie zugrunde legen und hat Einfluss auf Ihre Argumentationskette und die Ansprüche, die an Ihre Präsentation gestellt werden. Auch hierzu wurde bereits in der Präsentationsmatrix eine grundsätzliche Einteilung vorgenommen. Mit den präzisen Informationen über die Adressaten Ihrer Präsentation sind Sie gut vorbereitet, um die Inhalte und die Art Ihrer Präsentation zu planen. Sie besitzen damit auch die Möglichkeit, sich schnell eine Beziehung zu Ihrem Publikum aufzubauen. Am leichtesten gelingt dies, wenn Sie in der Einleitung zu der Präsentation über die Schilderung gemeinsamer Interessen, Erlebnisse oder Erfahrungen ein so genanntes ,WirGefühl’ zu erzeugen. Dieses verhilft Ihnen zu Sympathie und Ihnen wird es gelingen, die Aufmerksamkeit des Publikums auf sich zu ziehen. Die präzise Zielformulierung, das konkrete Thema mit einem aussagefähigen und interessant klingenden Titel und die Informationen über Ihr Publikum versetzen Sie nun in die Lage, den Aufbau und Inhalt Ihrer Präsentation konkret zu planen. Diesem Thema wenden wir uns nun in den nächsten Kapiteln zu. Sollten Sie an dieser Stelle nach der Durchführung Ihrer Analysen zum Publikum, zu Ihren Zielen etc. feststellen, dass Ihre Präsentationsvereinbarung von dem Erarbeiteten abweicht, so setzen Sie sich bitte umgehend wieder mit Ihrem Auftraggeber in Verbindung, um die Unstimmigkeiten zu beseitigen und Klarheit für das weitere Vorgehen zu erzielen. Kurz & rund ZIEL x Was will ich genau vermitteln, erreichen, kommunizieren? x Was ist der Anlass meiner Präsentation? Warum reden Sie? x Was bringt der Vortrag (Nutzen für den Adressaten)? x Was will ich den Zuhörern mit auf den Weg geben (Botschaft)?

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Die Präsentationserstellung als Prozess

THEMA x Wie ist mein zentrales Thema oder meine zentrale Frage? x Handelt es sich um ein freies oder vorgegebenes Thema? x Taugt mein Thema als Leitgedanke für den Vortrag? x Ist mein Thema klar und deutlich formuliert? x Bekomme ich mein Thema auf einen griffigen Titel reduziert? x Ist der Titel eingängig, originell und zugleich seriös? PUBLIKUM/ADRESSATENANALYSE x Können Sie den Adressaten (Ihren Zuhörern) alle Aufmerksamkeit widmen? x Wissen Sie, wer Ihre Zuhörer sind und was diese wollen? Können Sie Ihre Ausführungen den Wünschen anpassen? Davon hängt der Erfolg Ihrer Präsentation ab. x Vor wie vielen Teilnehmern sprechen Sie? (Seminar oder Stadthalle) x Wo, in welchem Umfeld und bei welcher Institution tragen Sie vor? x Handelt es sich um ein homogenes oder heterogenes Publikum? x Wie ist die soziale und demographische Zusammensetzung des Publikums (Milieu, Alter, Geschlecht, soziale Schicht, Qualifikation)? x Welche Vorkenntnisse haben Ihre Zuhörer? Welche Nationalität? x Welche gruppenspezifischen Mentalitäten und Sensibilitäten gilt es zu beachten (politische, religiöse, weltanschauliche Einstellungen, Vorurteile etc.)? x Daraus folgend: Welches Klima und welche Konfliktpotentiale können sich daraus ergeben? x Wie ist die Motivation, wo ist das Interesse der Teilnehmer? x Wer sind Sie für das Publikum? Welche Rolle nehmen Sie in den Augen des Publikums ein? (Klischees und Vorurteile?) Präsentationsvorbereitung und -planung Die Planung der Präsentationsstruktur und -inhalte schließt sich an die Phase der Ziel-, Themen-, Titelformulierung und Adressatenanalyse an. In der Literatur gibt es hierzu unterschiedliche Phasenschemata, teilweise wird die Adressatenanalyse mit in die Vorbereitungsphase integriert. Da aber die Analyse der Zuhörer sehr eng mit der Zielformulierung zusammenhängt und Zielformulierung und Adressatenstruktur und -kenntnisse als Auswahlkriterien für die inhaltliche Gestaltung und den Aufbau zu sehen sind, wurde hier diese Trennung vorgenommen.

Ziel – Thema – Publikum

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In der Phase der Präsentationsplanung sind sehr unterschiedliche Vorbereitungen zu treffen. Zuerst ist es erforderlich, eine Recherche oder Stoffsammlung zu dem Präsentationsthema vorzunehmen. Diese bildet das Fundament für die Präsentationserstellung. Es wird nur nicht möglich sein, alle Ergebnisse der Recherche auch in der Präsentation zu verwenden, daher ist anhand der Zielvereinbarung und der Adressatenanalyse ein Auswahlprozess erforderlich. Wichtig ist es, die Inhalte klar zu strukturieren und dieser Struktur zu folgen. Der nächste Schritt besteht in der Erstellung der Präsentationsunterlagen. Hierbei geht es um die Visualisierung Ihrer wesentlichen Präsentationsinhalte. Dann sind auch noch organisatorische Vorbereitungen zu treffen und die zeitliche Einteilung ist detailliert zu planen. Im Anschluss hieran kann das Training bzw. die Präsentationsübung stattfinden. Sie üben die Präsentation vor dem Spiegel, vor einem Freund, vor einer Videokamera etc. Die Erstellung eines Evaluationsbogen, d.h. eines Bewertungsbogens und eventuell eines Handouts, gehört ebenfalls mit in die Planungsphase. Die einzelnen Stufen der Präsentationsplanung sind in Abb. 11 dargestellt und werden im Folgenden eingehend erörtert.

Zielformulierung Thema Titel Publikum

Recherche Stoffsammlung

Strukturierung

Erstellen der Unterlagen

Organisation und Zeitmanagement

Üben und Trainieren

Abb. 11: Stufen der Präsentationsvorbereitung bzw. -planung.

Recherche Die Aufgabe, ein Thema mit Stoff zu füllen, stellt viele Menschen vor große Probleme. Der Angst vor der Leere kann mit einfachen Mitteln begegnet werden. Es gibt kein Thema, zu dem sich Nichts finden lässt (und wenn, dann gilt es, das Nichts als Interessantes zu thematisieren, womit man schon wieder ein Thema hat). Achten Sie darauf, dass Sie zuerst einmal nur sammeln, d.h. noch nicht auswählen, verwerfen, beurteilen oder ähnliches. Auswahl und Gewichtung kommen erst später – wer weiß, vielleicht können Sie einen Aspekt, den Sie zu Beginn streichen wollen, später noch gebrauchen. Tragen Sie zunächst einmal frisch und frei alles zusammen, was Sie zum Thema bekommen können.

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Die Präsentationserstellung als Prozess

Eigenes Wissen

Am Beginn steht Ihr Wissen und Ihre persönliche Erfahrungen, grundsätzliche Überlegungen, der eigene Kopf und gesunder Menschenverstand – kurzum das, was neudeutsch als Brainstorming firmiert. Nehmen Sie sich Zeit und bedenken in aller Ruhe Titel und Thema und was Ihnen dazu einfällt. Was sagt das Thema eigentlich aus, was stellt man sich gemeinhin darunter vor? Was würden Sie von einem solchen Vortragstitel erwarten? Mit der Aufgabe betraut, ein Thema zu präsentieren, stürzen sich viele unvermittelt in die Fachliteratur und arbeiten Organisationsmodelle und Strukturmuster ab, ohne sich zuvor überhaupt eigene Gedanken zum Thema zu machen. Ruhe und Überlegung sind aber wichtig für die Nähe zum Gegenstand und den bewussten Umgang mit dem Stoff. Als Nächstes erweitern Sie Ihren Blickwinkel und suchen Assoziationen: Gibt es Bezüge zu dem Thema im Alltag, aktuelle Ereignisse oder in jüngster Vergangenheit, gibt es historische Vorläufer, Parallelen oder zukünftige Andeutungen? Lässt sich das Thema mit berühmten Persönlichkeiten oder Ereignissen verbinden? Gibt es besondere Aufhänger oder Kurioses zu berichten? Haben Sie eigene Erfahrungen mit dem Thema oder kennen Sie hierzu Anekdoten aus Ihrem Bekanntenkreis? Suchen Sie Bezugspunkte zu dem Thema – zunächst bei Ihrer eigenen Person, Ihrem eigenen Umfeld, dann in tagesaktueller, gesellschaftspolitischer, historischer Hinsicht usw. Dieselben Fragen können Sie nun aus Sicht des Publikums stellen. Spielen Sie einen Perspektivwechsel durch: Was wird sich das Publikum unter dem Thema vorstellen, welche Gedanken im Vorfeld entwickeln, welche Bilder im Kopf mit Ihrem Vortragstitel verknüpfen. Einstellungen, Interessen, Motivationen (der Teilnahme), Vorurteile oder etwa die Biographien des Publikums können als hervorragende Bezugspunkte für inhaltliche Aspekte dienen. Literaturrecherche

Nachdem Sie sich ein eigenes Bild und eigene Gedanken zu dem Thema gemacht haben, sollten Sie eine Literatur- und Internetrecherche durchführen. Hier können Sie fächerübergreifend, auf breiter quantitativer Basis, Material sammeln. Das Ziel der Recherche ist es u.a. sich einen Überblick über die Meinungen/Theorien/Studien verschiedener Autoren zu verschaffen, um so über den Stand der Dinge informiert zu sein. Im Zeitalter der Informationsüberflutung stehen Ihnen hier sehr viele Quellen und Texte zur Verfügung. Die Schwierigkeit liegt darin, Texte zu finden, die wertvolle Informationen für Ihre Präsentation enthalten. Dabei können Zufallstref-

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fer aus Archiven und Datenbanken überraschende Einsichten aus verschiedenen Blickwinkeln öffnen und Interessantes zu Tage befördern. Zeitungsarchive bieten oft eine hohe Aktualität und gut angereicherte und komprimierte und vor allem aktuelle Artikel zum Thema. Hier können Sie von der journalistischen Sorgfalt der Redakteure profitieren. Vergessen Sie auch nicht die gute alte Bibliothek. Bücher zum Thema sind meist nach wie vor die solidesten Quellen und als Zitat- und Quellenangaben von der höchsten Qualität. Sie bieten die sorgfältige und sachlich korrekte Absicherung Ihrer Behauptungen. Es ist daher ratsam, sich frühzeitig mit der Arbeit und dem Aufbau einer Bibliothek vertraut zu machen. Die meisten Universitäts- und Fachhochschulbibliotheken bieten Bibliotheksführungen und Einführungen in die Arbeit der Bibliotheken an. Heutzutage gibt es die Möglichkeit, die Bestände vieler Bibliotheken surfend zu erforschen. Man kann also von zu Hause aus auf die Homepage der Universität oder Fachhochschule zugreifen und mit den sog. OPACs (Online Public Access Catalogues) arbeiten. Weiterhin gibt es Verbundkataloge, wie z.B. den HBZ-Katalog (nordrhein-westfälischer Verbundkatalog unter http://www.hbz-nrw.de), den Dreiländerkatalog (http://www. dreilaenderkatalog.de) oder den Karlsruher virtuellen Katalog (KVK), in denen man unter Stichworten eine Vielzahl von Büchern finden kann. Hier wurden nur drei Beispiele gegeben. Informationen zu Büchern können auch über den Online-Buchhandel beschafft werden (z.B. http://www. amazon.de; http://www.Buch.de). Nicht immer berücksichtigen die aufgeführten Kataloge auch Zeitschriftenartikel, was das Auffinden von aktuellen Artikeln dann sehr mühsam gestaltet. Sie müssten dann über die Jahresinhaltsverzeichnisse auf die Artikel und Autoren zugreifen. Hier können Fachdatenbanken Ihnen weiterhelfen, wie z.B. WISO für die Wirtschaftswissenschaften. Insgesamt erfordert eine Literaturrecherche viel Geduld und Zeit. Meistens sind die gewünschten Bücher nicht sofort erhältlich und müssen bestellt werden. Planen Sie daher für diese Phase genügend Zeit ein. Aber auch die ersten ,Werke’, die Sie gefunden haben und sich ansehen, enthalten wertvolle Hinweise auf weiterführende Literatur. Eine intensive Beschäftigung mit dem Literaturverzeichnis führt sehr häufig zu weiteren interessanten Büchern oder Artikeln. Die Möglichkeiten an Daten heranzukommen, sind sehr vielfältig. Im Rahmen dieser Ausführungen ist es nicht möglich, alles aufzuzählen. Mit den Hinweisen wird Ihnen aber der Einstieg in die Literaturrecherche nicht mehr schwer fallen. Achten Sie unbedingt darauf, bei Kopien die Quelle in korrekter Zitierweise direkt zu erfassen, denn auch bei einer Präsentation sollten Sie fremdes Gedankengut kenntlich machen (vgl. Grass u. Drügg

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Die Präsentationserstellung als Prozess

1998, S. 195ff.). Die Zitierweise, die für wissenschaftliche Texte und Präsentationen korrekt wiedergegeben werden muss, wird hier nicht weiter behandelt. Die Hinterlegung von Quellen kann Ihnen auch in der Präsentation bei Fragen aus dem Publikum: „Welche Grundlagen haben Sie denn für diese vorgetragenen Thesen“ eine wertvolle Hilfestellung leisten. Sie können, wenn Sie die Quellen zur Hand haben, sofort weitere Details hinzufügen. Eine andere Möglichkeit besteht darin, darauf zu verweisen, dass Sie die Quellen sehr gerne zur Verfügung stellen. Die Voraussetzung ist, Sie haben sich die Literaturangaben, Studien etc. korrekt vermerkt und können dann die Frage präzise beantworten. Nachdem Sie die Quellen recherchiert haben, die interessanten Zeitschriften oder Bücher bestellt, gesichtet und evtl. kopiert haben, versuchen Sie nun eine sog. Stoffsammlung zusammen zu stellen. Hier leisten Haftnotizen (Klebezettel) wertvolle Dienste. Beim Durchlesen werden die Inhalte von Absätzen kurz gekennzeichnet, z.B. Motive, Ziele, Instrumente, Stärken, Schwächen, Methodenbeschreibung etc. Hieraus lässt sich dann auch eine Stoffsammlung erstellen. Bei der Stoffsammlung werden Begriffe teilweise schon in eine gewisse Systematik (Über- und Unterordnung) gebracht und die Quellen, die sich mit der Thematik beschäftigen, werden hinterlegt. Es gibt aber noch weitere Möglichkeiten, an Informationen und Ideen für Ihre Themenbearbeitung zu gelangen. Internetrecherche

Heutzutage können Sie durch Surfen im Internet ebenfalls wertvolle Informationen z.B. über Firmen, Personen, Ansätze erhalten. Hier greifen Sie auf den größten Informationspool zu, bei dem allerdings die Zuverlässigkeit der Quelle immer zu überprüfen ist. Gibt es zu Ihrer Präsentation namentliche oder gezielte Internetseiten (z.B. bei Firmen, Produkten, öffentlichen Personen), haben Sie direkten Zugriff auf Primärquellen. Für Hintergründe, Sekundärquellen und unabhängige Themen gilt die freie Suche über Suchmaschinen, Online-Archive etc. Beachten Sie aber: Ihre Suche ist nur so gut wie Ihre Suchbegriffe und Ihre Suchmaschine. Zudem erfolgt die Rangliste der Suchergebnisse oft nach kommerziellen Kriterien. Suchen Sie deshalb mit mehreren Suchbegriffen (Einzelbegriffen, Begriffspaaren, verschiedenen Schreibweisen, verwandten Wörtern etc.) und verschiedenen Suchmaschinen (dies gilt natürlich auch für andere Datenbanken, Bibliothekskataloge u.ä.). Blättern Sie bei der Anzeige der Suchergebnisse ruhig einmal nach hinten oder arbeiten Sie sich von hinten nach vorne durch.

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Kreativitätstechniken

Um Material zum Thema zu sammeln, bieten sich über die Recherche hinaus die sog. Kreativitätstechniken an. Bei der Mehrheit der Kreativitätstechniken handelt es sich um verlängerte und abgeänderte Modelle des Brainstormings. Über die spontane und freie Gedankenentwicklung zu einem Thema oder Schlagwort werden Gedankenströme entwickelt, die sich in einem zweiten Schritt ordnen lassen. Bei allen Modellen wird zuerst assoziiert und dann strukturiert. Mit der Kategorien-Methode lässt sich sowohl Inhalt sammeln wie ordnen. Sie betrachten Ihr Thema nach verschiedenen Blickwinkeln und suchen entweder zu jeder Kategorie noch Argumente oder zu den gefundenen Argumenten Beweise und Absicherungen. Sie verschaffen Ihrem Vortrag eine breite(re) Basis, indem Sie Argumente aus möglichst vielen Themenbereichen suchen. Danach stützen Sie diese Argumente, indem Sie Begründungen für Ihre Thesen suchen. Je nach Einsatzzweck, Ort und Publikum können Sie weitere spezielle Gesichtspunkte hinzufügen (z.B. juristische Aspekte, psychologische, sportliche, familiäre etc.). Zum Beispiel: x Rationale Argumente: x Emotionale Argumente: x Moralische Argumente: x Plausibilitäts-Argumente:

wissenschaftliche Thesen, Analysen, Erhebungen, (empirische) Basisdaten, etc. Geschichten, Schicksale, Anekdoten, etc. ethisch-moralische, normative Aspekte logische Schlussfolgerungen, Axiome, etc.

x Ökonomische Argumente: Mit der ETHOS-Formel können Sie ebenfalls Inhaltspunkte sammeln, ordnen und zugleich prüfen, wie breit Ihre Argumentation gefächert ist. Die ETHOS-Formel wie die Kategorien-Methode bauen darauf, dass ein Vortrag umso überzeugender ist, je weiter seine Argumente greifen und je umfassender die Stoffsammlung organisiert ist. x E = Economic

Welche ökonomischen Faktoren gibt es? Berücksichtigen Sie die kaufmännischen Sichtweisen?

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Die Präsentationserstellung als Prozess

x T = Technical x H = Human x O = Organizational

x S = Social

Welche technischen Dimensionen herrschen vor? Gibt es technisches Hintergrundwissen o. ä.? Steht hier für die (zwischen-)menschliche Sichtweise, auch für Arbeitsbedingungen, Kollegialität und soft skills. Hier gilt es organisatorische Aspekte zu beachten; sowohl die Aufbau- und Ablauforganisation des Vortrags als auch Eigenschaften des Publikums (Hierarchien, Milieus etc). Soziale Aspekte, insbesondere hinsichtlich der Nachhaltigkeit.

Prüfen Sie, ob Ihre Argumente Ihr Thema aus den verschiedenen Themenbereichen/Blickwinkeln beleuchten. Wenn nicht, sollten Sie noch weitere inhaltliche Aspekte sammeln. Schauen Sie hinsichtlich Ihres Publikums auch, welche Themenbereiche wichtiger und weniger wichtig sind. Mit sehr einfachen Mitteln ist die Kartenabfrage zu realisieren. Sie benötigen einen Stapel Papierkarten (die Sie auch selber ausschneiden können) und möglichst einen breiteren Filzmarker. Sie beginnen nun, Ihre Einfälle und Ideen zum Thema nacheinander auf die Karten zu schreiben. Immer nur in Schlagworten und immer nur eine Idee pro Karte. Sie üben noch keine Selbstkritik und hinterfragen noch nicht Ihre Ideen. Sie sammeln und lassen Ihren Gedanken freien Lauf. Werfen Sie, wenn Ihnen das hilft, die geschriebenen Karten einfach auf die Erde; Hauptsache, es entwickelt sich ein fließender kreativer Moment, eine produktive Atmosphäre. Danach nehmen Sie die Karten auf und ordnen Sie thematisch. Der Übersicht halber ist hier eine Metaplanwand oder eine Tafel hilfreich; es geht aber auch prima auf dem Fußboden. Hauptsache, Sie können eine übersichtliche Struktur herstellen. Ähnlich, aber ohne Karten, arbeitet das Mind Mapping, das Tony Buzan in den sechziger Jahren entwickelte (unter seinem Namen werden Sie bis heute zahlreiche Schriften zum Thema finden). Beim Mind Mapping nehmen Sie ein großes Blatt Papier (am besten ist ein Format in der Größe von Packpapier, DIN A0 oder DIN A1) und schreiben Ihr Thema in die Mitte. Dann beginnen Sie, Ihrem freien Gedankenfluss folgend, Schlagworte hierzu zu finden und davon weitere Begriffe abzuleiten. Sehr schnell wird sich ein Themenbaum bilden, mit Hauptsträngen und Unterästen, der eine thematische Struktur wiedergibt.

Ziel – Thema – Publikum

Theater

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Schule

Sport Beruf

Hobbies Schule

Firma A

60 Jahre

Studium

Firma B

Familie

Freunde Partner Kinder

Abb. 12: Beispiel für eine Mind Map für eine Geburtstagsfeier. Siehe auch Buzan, Tony; North, Vanda: Business Mind Mapping. Wien 1999.

Wichtig bei allen Kreativitätstechniken ist die richtige Anwendung. Sammeln Sie so viele Ideen wie möglich, d.h. schreiben Sie zunächst alles auf. Streichen und herausnehmen können Sie später immer noch. Der Erfolg dieser Methoden liegt eben in dem völlig freien Fluss der Gedanken. Wichtig ist ebenfalls, dass Sie schnell arbeiten. Und immer: Stichwörter, Schlagwärter, Symbole, Ideen, etc. Die Äste Ihrer Mind Map müssen genau so schnell wachsen, wie Ihre Ideen sprießen! Neben den eigenen Ideen, den Einfällen, die Sie mithilfe der Kreativitätstechniken entwickeln, den Ergebnissen Ihrer Sekundäranalyse besteht immer noch die Möglichkeit, Primärquellen, d.h. eigene Befragungen bzw. Studien zu erstellen. Da es sich hierbei um eine sehr aufwändige Arbeit handelt, soll diese nur der Vollständigkeit halber erwähnt werden. Informationen hierzu können Sie sich in Werken zur empirischen Sozialforschung besorgen. Strukturierung Sie haben sich mit den Facetten Ihres Themas nun gründlich auseinander gesetzt und genügend Stoff für Ihre Präsentation zusammen. Nun gilt es, eine Auswahl aus der Vielzahl von Informationen zu finden, diese zu

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Die Präsentationserstellung als Prozess

strukturieren und in eine ansprechende Form zu bringen, die auch Ihre Zuhörer gut nachvollziehen können. Ihre Zielformulierung und Adressatenanalyse kann bei der Auswahl der vielen zur Verfügung stehenden Informationen wertvolle Dienste leisten. Was ist für den Zuhörer von entscheidender Bedeutung, damit er Ihrer Präsentation folgen kann? Welche Informationen sind für ihn neu und von hohem Interesse? Welche Daten und Kernaussagen unterstützen ihre Präsentation? Nun gilt es, die gesamten Informationen zu strukturieren. Wie wir bereits gesehen haben, gehört die Struktur einer Präsentation zu den Bausteinen Ihres Erfolgs. Ungeordneten Ausführungen können die Zuhörer schlecht folgen. Sie verlieren das Interesse und schalten ab. Sie haben dann keine Chance mehr, Ihre Informationen an den Empfänger zu übertragen. Dieser muss bereit sein, Ihre Ausführungen auch zu empfangen. Welche Methoden stehen zur Verfügung, aus einer Stoffsammlung eine Gliederung zu erstellen? Für viele Studierende ist dies der schwierigste Teil der Vorbereitung einer Präsentation oder bei der Erstellung einer Hausarbeit. Als qualitative Gewichtung der einzelnen Teile gilt die Faustregel: Einleitung 15% (Aktualität, Einordnung in das Themenfeld) Hauptteil 75% (Themenspezifisch) Schluss 10% (Fazit, Zusammenfassung, Ausblick) Jede Präsentation gliedert sich – unabhängig ihrer zentralen Argumentationsfiguren o. ä. – in Einleitung, Hauptteil und Schluss. Bei Ihrer Vorbereitung, Ausarbeitung wie auch später bei Ihrer Probepräsentation sollten Sie auf die Einhaltung der Zeitanteile dieser drei Bereiche achten. Als Faustregel hat sich dabei die 15/75/10-Relation durchgesetzt. Wenn Sie in Ihrem ausgearbeiteten Vortrag also rund die Hälfte der Zeit für Ihre Einleitung benötigen bzw. bis Sie zum ersten Hauptpunkt kommen, sollten Sie Ihre Präsentation dringend überarbeiten! Die einzelnen Kapitel sollten Sie aber auch nicht Einleitung oder Schluss bzw. Hauptteil nennen, dafür gibt es viele Möglichkeiten, diese Kapitel anders zu bezeichnen, um nicht den Eindruck eines Schulaufsatzes aufkommen zu lassen.

Strukturierung Ihres eigentlichen Themas

Bevor wir uns mit der Hinführung zum Thema oder den Schlussbemerkungen beschäftigen, gilt es die Gesamtstruktur des Hauptteils zu erstellen.

Ziel – Thema – Publikum

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Der Hauptteil behandelt Ihr eigentliches Thema. Nach der Einleitung beginnt hier Ihre eigentliche Geschichte, die Darlegung Ihres Themas, Ihre Argumentation. Um eine möglichst geschlossen Abhandlung zu präsentieren, müssen Sie die zuvor gesammelten Argumente auswählen und logisch anordnen. Für die übergreifende Ordnung Ihrer Präsentation bieten sich verschiedene Muster an. Für die Auswahl der Argumente und inhaltlichen Gliederungspunkte kann die ABC Analyse eingesetzt werden. ABC-Analyse Mit der ABC-Analyse gewichten und selektieren Sie Ihre Argumente. A = Muss-Argumente

sehr wichtig, müssen unbedingt ‚rein’

B = Soll-Argumente

wichtig, aber nicht zwingend; Stützungen, Hintergründe, Statistiken, Basisdaten, Beispiele etc. Soll-Argumente sind zwar relevant, können aber bei Zeitknappheit z.B. ausgelassen werden. nice to know; Humoriges, Anekdoten, detaillierte Ausflüge; Themen, die man in der Hinterhand hat, um den Vortrag zu strecken, Themen ausführlich zu verdeutlichen oder etwa, um unfreiwillige Pausen zu überbrücken.

C = Kann-Argumente

Über das ABC-Raster können Sie Ihre Argumente in eine Reihenfolge bringen. Indem Sie zu jedem Argument ein Contra-Argument suchen, reflektieren Sie Ihre eigene Argumentation, greifen möglichen Einwänden vor und verfestigen Ihre eigene Position. Ihre Argumentation ist nur so stark, wie Ihr schwächstes Argument. Tipp: Sortieren Sie alle gesammelten Punkte und Argumente nach ABC; sortieren Sie nun jeden Stapel in eine Rangfolge von eins (am stärksten) bis fünf (weniger stark), und suchen zu jedem Argument ein Gegenargument. Über die Gewichtung wird sich sehr schnell eine Argumentationslinie herausbilden. Verstehenslinie Hilfreich für die Zuhörer ist eine ‚Verstehenslinie’ Ihrer Thesen:

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Die Präsentationserstellung als Prozess

Vom Allgemeinen zum Speziellen. Vom Bekannten zum Unbekannten. Vom Einfachen zum Schwierigen. Themenerörterung Die klassischste Vorgehensweise, ein Thema zu präsentieren, ist die Themen- oder Problemerörterung. Sie erarbeiten ein Thema über die Darstellung kontroverser Ansichten und führen über eine eigene Sicht der Situation hin zu einer Lösung: 1. 2. 3. 4. 5.

Sie nennen das Problem, eine Situation, einen Ist-Zustand, Sie analysieren die Ausgangslage, die Vorgeschichte, die Ursachen; Sie stellen Vor- und Nachteile oder andere entgegenstehende Positionen dar und leiten daraus Ihre eigene Position oder einen Soll-Zustand ab. Sie bieten eine Lösung an, appellieren oder motivieren das Publikum.

W-Fragen Aus dem Journalismus kommend, lassen sich über die W’s die relevanten Daten zu einem Ereignis oder einer Nachricht abfragen. Für Ihre Präsentation bieten sich die gewonnenen Antworten als Hinführung zum Thema an. Was? Wer? Wann? Wo? Wie? Warum?

Was ist passiert (Faktum)? Wer hat etwas getan (Hauptperson)? Wann ist etwas passiert (Zeit)? Wo ist etwas passiert (Ort)? Wie ist es geschehen (Verlauf)? Warum ist es dazu gekommen (Ursache/Anlass)?

AIDA-Formel Der Verkaufsförderung entlehnt, bietet die AIDA-Formel eine Reihenfolge, um Aufmerksamkeit zu erzeugen, diese in Wünsche zu transformieren und in eine Handlung (sprich: Konsum) umzuwandeln. A = Attention I = Interest D = Desire A = Action

Aufmerksamkeit wecken und erzeugen. Interesse; die noch vage Aufmerksamkeit wird in gezieltes Interesse verwandelt. Auch der konkrete Nutzen, den das Publikum für sich erkennt, fällt hierunter. Wunsch; das Interesse setzt sich in einen konkreten Wunsch um, der Nutzen wird als konkreter Mehrwert erkannt, akzeptiert bzw. nach Umsetzung verlangt. Handlung, Appell oder auch die neue Information, die Ihr Vortrag bringt.

Ziel – Thema – Publikum

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Fünf-Finger-Formel ‚Handgreifliche’ Methode ein Thema abzufragen, indem Sie die Reihenfolge an den Fingern Ihrer Hand abzählen: Kleiner Finger Ringfinger Mittelfinger Zeigefinger Daumen

Aufmerksamkeit wecken/worum geht es/attention steps Inhaltsübersicht: Was erwartet die Zuhörer? Mittelteil: Ihre Argumentation und Ausführungen Stützungen Ihrer Thesen/Belege/Beispiele Zusammenfassung/Fazit/Appell

Gestern –Heute – Morgen Viele Themen lassen sich sehr gut als Geschichte arrangieren, indem Sie Bezüge zur Vergangenheit oder Zukunft herstellen oder eine historische Linie der Ereignisse abbilden (früher war es so, heute ist der aktuelle Stand so, die Zukunft wird dahin gehen). x Vergangenheit: Gibt es historische Vorläufer, eine Entwicklungsgeschichte bzw. Entwicklungsschritte, gibt es geschichtliche Zäsuren oder Großereignisse, Vorbilder, berühmte Personen (Pioniere, Erfinder, etc.) x Gegenwart: Wie ist der aktuelle Stand der Geschehnisse. Gibt es aktuelle Bezüge, Fragen oder einen Diskussionstand? Gibt es Notstände, Katastrophen, Engpässe oder Sinnbilder in der Gegenwart, die das Thema einer breiten Masse präsent werden lassen? x Zukunft: Wohin geht die Entwicklung? Was werden oder können zukünftige Fragen sein? Bestehen Zukunftsängste oder Euphorien? Versprechungen oder Panik? Gibt es Beschlüsse oder Entscheidungen mit zukünftigem Charakter? Stehen Veränderungen, Generationenwechsel oder ähnliches an?

Mit den drei Zeitformen und ihren Bezügen können Sie sowohl chronologisch erzählen (gestern – heute – morgen), wie auch die Zeiten variieren. So können Sie z.B. mit einem Blick in die Zukunft eröffnen (Zukunftsszenarien eigenen sich gut als Eröffnungspunkt, um Aufmerksamkeit zu erzeugen), dann die Entwicklung aus der Vergangenheit heraus aufzeigen und beim Status quo landen. Oder aber Sie können eine extreme Polarisierung zwischen Vergangenheit und Zukunft betreiben, um aus der Synthese die Gegenwart zu entwickeln. Fünf-Satz-Technik(en) Mit der Fünf-Satz-Technik lassen sich Ihre Argumente einem logischen Aufbau folgend so gliedern, dass Sie eine größtmögliche Plausibilität erreichen. Die Prägnanz liegt in der griffigen Methode, immer in fünf Schritten (Sätzen) vorzugehen:

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Die Präsentationserstellung als Prozess x Fünfsätze sind gedankliche Baupläne für eine zielgerichtete Argumentationsstruktur x Fünfsätze sind zur kurzen, konkreten Darlegung eines Standpunktes sehr hilfreiche Vorlagen x Fünfsätze erlauben eine kurzfristige und schnelle, dabei aber trotzdem professionelle Argumentation auszuarbeiten

Die populärsten Fünf-Satz-Muster sind: Der klassische Aufbau. Erörterungsstruktur; ein Thema bzw. ein Problem wird dem klassischen Analyseverfahren nach aufgezeigt, untersucht und problemlösend angegangen: 1. 2. 3. 4. 5.

Problem(e) benennen Ursache(n) erklären/analysieren Lösungsansatz aufzeigen Auswirkungen/Folgen Zusammenfassung, Appell, Motivation für Folgehandeln

Problemlösungsformel. Der wichtigste und geläufigste Fünfsatz. Hier gehen Sie in logisch aufeinander folgenden Schritten ein Problem an und entwickeln dafür Lösungsvorschläge, die Sie anschließend in Handlungsoptionen (Appell) münden lassen. Bei den meisten Präsentationen, gerade im Alltagsbereich, bei kurzfristig anberaumten Sitzungen mit Präsentationen zum Stand der Dinge, wird die Problemlösungsformel angewendet – ob wissentlich oder unwissentlich. 1. 2. 3. 4. 5.

Ist-Analyse, Status quo, Ausgangslage Ursache(n), Erklärungen, Wie konnte es dazu kommen? Zielbestimmung, Was soll erreicht werden? Welche Lösungen, Optionen, etc. bieten sich an? Appell, Was ist nun konkret zu tun?

Die Problemlösungsformel bietet sich ideal an, um Ihre eigene Argumentation zu überprüfen und abzusichern: Wie sicher und stichhaltig ist meine Rede? Ist mein Aufbau logisch und konsistent? Sind meine Schlussfolgerungen einleuchtend und kann ich konkrete Lösungen inklusive einem Handlungsappell formulieren? Die Standpunktformel. Wie der Name schon sagt, entwickeln Sie Ihre Rede hier von Ihrem eingangs vorgetragenen Standpunkt aus. Ausführung und argumentative Stützung des Standpunkts bilden das Rückrat Ihres wei-

Ziel – Thema – Publikum

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teren Vortrags. Ihre Meinung (Standpunkt) bildet hier den Inhalt des Vortrags; andere Positionen, Gegenargumente werden nicht genannt! 1. 2. 3. 4. 5.

Standpunkt nennen (Ausgangslage) Argument(e) zur Stützung anführen Illustration/Verdeutlichung (Beweise, Beispiele, etc.) Konsequenzen ziehen Appell, Handlungsanweisungen verteilen

Der dialektische Aufbau. Dem dialektischen Dreischritt von These – Antithese – Synthese folgend entwickeln Sie hier einen Standpunkt durch abwägendes Pro und Contra. Ihre eigene Meinung (4.) schließt an die Argumente unter 3. an bzw. geht aus diesen hervor. 1. 2. 3. 4. 5.

These oder Thema nennen, Ausgangssituation Pro (mehrere Argumente) Contra (mehrere Argumente) Synthese, (Urteil aus 2.+3.), eigener Standpunkt Appell, Folgehandlungen

Die Kompromissformel. Sie generiert sich ebenfalls aus einem Für und Wider und ist dem dialektischen Fünfsatz ähnlich. Hier wird allerdings vorrangig die Vermittlung (Gemeinsamkeiten) zwischen beiden Polen angestrebt bzw. herausgearbeitet. 1. 2. 3. 4. 5.

Meinung A Meinung B (in Widerspruch zu A) Übereinstimmung von A und B Kompromiss als Lösungsform Appell, Handeln aus der Lösung heraus

Deduktion. Oftmals findet sich auch der deduktive Vortragsaufbau, bei dem ein Thema vom Allgemeinen hin zum Besonderen ‚verengt’ wird. Die Deduktion bietet sich insbesondere für ein aktuelles und/oder allgemein streitbares Thema mit Publikumsdiskussion an. Mit dem deduktiven Verfahren erläutern Sie, welche konkreten Folgen sich aus allgemeinen Debatten oder Kontroversen heraus für den Einzelnen ergeben. 1. 2. 3. 4. 5.

Allgemeine Behauptung, Situation, Diskussion Das heißt für uns/daher gilt für uns Begründung Konkrete Beispiele Fazit/Appell/Handlungsaufforderung

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Die Präsentationserstellung als Prozess

Die Induktion folgt einem ähnlichen, spiegelverkehrten Weg: Hier wird aus einem konkreten, besonderen Fall heraus eine allgemeine Erkenntnis abgeleitet (typisch ist dieses Verfahren für die Naturwissenschaften, wo aus konkreten Experimenten Rückschlüsse für Naturgesetze/-phänomene abgeleitet werden). Die aufgezeigten Techniken, z.B. ABC-Analyse, Verstehenslinien und Fünf-Satz-Techniken helfen Ihnen dabei, Ihren Vortrag zu gliedern. Sie dienen als praktische und griffige Schablonen, um ohne lange Vorbereitungszeit einen inhaltlich straffen Vortrag zu erstellen. Denken Sie bei aller inhaltlichen Gliederung aber immer daran, sich in Ihrer Erzählstruktur an Ihrem dramaturgischen Überbau (Ziel und Thema) zu orientieren. Dramaturgie

Die Ordnung einer Präsentation ist ihre Dramaturgie: Sie erzählen eine Geschichte. Ihre Geschichte gliedert sich in Einleitung, Hauptteil und Schluss. Ähnlich der aristotelischen Dramentheorie steht am Anfang die Exposition, die Einführung in Handlung, Personen, Ort, Geschichte. Es folgen der Beginn der Geschichte, der allmähliche Spannungsanstieg bis zum retardierenden Moment (der Spannungsverzögerung), der weitere Spannungsanstieg bis zur Katastrophe (als Höhepunkt) und dann der Schluss. Ganz ähnlich verhalten Sie sich bei Ihrem Vortrag. Sie erläutern zu Beginn Thema, Hintergrund und Grundproblematik, ‚ziehen’ das Publikum in das Thema, breiten Ihr Thema aus und kommen zu einem bestimmten Höhepunkt Ihrer Geschichte, sei es eine Forderung, ein Appell, eine Meinung, ein Lösungsansatz. Danach runden Sie Ihre Geschichte ab und lassen diese ausklingen. Retardation Spannungsanstieg

Höhepunkt Schluss

Exposition Einleitung

Hauptteil

Schluss

Abb. 13: Dramaturgischer Spannungsverlauf nach aristotelischem Muster.

Ziel – Thema – Publikum

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Pyramidenstruktur

Im Folgenden soll auch noch die Pyramidenstruktur vorgestellt werden, die sich als Gliederungsrahmen für Präsentationen in Unternehmen, Unternehmensberatungen und auch Hochschulen bewährt hat. Hier wird allerdings – entgegen dem dargestellten dramaturgischen Spannungsverlauf das Ergebnis als erstes dargestellt. Das Pyramidenprinzip ordnet die Gedanken und Argumentationen hierarchisch an, denn die Ordnung der Ideen von oben nach unten erleichtert es dem Zuhörer, diese zu verstehen. Barbara Minto (Minto 2005) hat dieses Prinzip entwickelt und als Beraterin bei McKinsey zum Einsatz gebracht. Immer dann, wenn es darum geht, komplexe Sachverhalte zu erläutern – sei es schriftlich oder mündlich – kann das Pyramidenprinzip wertvolle Hilfestellung leisten. Vor allem aus Präsentationen in Unternehmen ist dieses Prinzip nicht mehr wegzudenken. Die Botschaft und das Ergebnis stehen ganz oben in der Hierarchie. Es handelt sich hierbei um eine Feststellung oder Empfehlung, die immer als ganzer Satz ausgedrückt wird und den Kern der Präsentation vorwegnimmt. Im Gegensatz zu den bereits dargestellten Vorgehen (Fünf-SatzFormel, Problemlösungstechnik) wird nicht der Weg bis zu der Empfehlung Schritt für Schritt zuerst erarbeitet und dann das Ergebnis dargestellt, sondern diese Vorgehensweise stellt alles auf den Kopf. Dies soll an einem kurzen Beispiel erläutert werden. Sie wollen mit Ihrer Präsentation zeigen, dass die Verantwortung nicht klar genug in der Hochschule verteilt ist. Wenn dies Ihre Botschaft ist, die in der Präsentation auf oberster Ebene dargestellt ist, so können Sie auf der zweiten Ebene erläutern, warum Sie dieser Ansicht sind. Beispielsweise werden Aufgaben doppelt erledigt oder ein zweiter Grund ist, dass wichtige Aufgaben teilweise ganz vernachlässigt werden. Weiterhin gibt es drittens sehr häufig Kompetenzstreitigkeiten, wer für die Aufgabenerledigung zuständig ist. Auf der dritten Ebene Ihrer Pyramidenstruktur können Sie nun an konkreten Beispielen erläutern, in welchen Bereichen es zu Streitigkeiten gekommen ist bzw. welche Aufgaben doppelt erledigt werden etc. Das Prinzip ist ganz einfach: x x x x

Das Ergebnis stellen Sie am Anfang in den Raum. Es werden Gedanken und keine Themen diskutiert. Gedanken werden gruppiert. Gedanken werden von oben nach unten präsentiert.

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Die Präsentationserstellung als Prozess

x Ideen auf jeder Pyramidenstufe müssen immer Zusammenfassungen der darunter liegenden Argumente sein. x Alle Ideen in jeder Gruppierung müssen logisch geordnet sein (z.B. deduktiv, induktiv, chronologisch, strukturell etc.).

Abb. 14: Pyramidenprinzip nach Minto, Barbara: Das Prinzip der Pyramide. Ideen klar, verständlich und erfolgreich kommunizieren, München: 2005, S. 27.

Wie komme ich am einfachsten zu meiner Pyramidenstruktur? Sie wissen, über was Sie reden wollen (Thema) und welche Zielsetzung Sie damit verfolgen. Sie haben sich ebenfalls Gedanken gemacht, was Ihre Zuhörer erwarten und welche Fragen sich Ihre Zuhörer stellen (Warum, Wie, Wer, Wo, Was, Wann). 1. Zeichnen Sie ein Kästchen und tragen Ihr Diskussionsthema in den Kopf der Pyramide ein. 2. Entscheiden Sie sich hinsichtlich der Frage, die Ihre Zuhörer beantwortet haben wollen. Schreiben Sie diese Frage auf. 3. Kennen Sie die Antwort, dann formulieren Sie diese auch so klar wie möglich. 4. Welche Ursachen, Erkenntnisse etc. haben Sie zu dieser Antwort bewogen. Schreiben Sie diese Gründe, Ursachen, Erkenntnisse auf. Hier beantworten Sie die Frage nach dem Warum oder Wie? Versuchen Sie zuerst eine Idee zu präsentieren, die bei Ihren Zuhörern nicht angefochten werden dürfte. 5. Sobald Sie die obere Ebene formuliert haben, gehen Sie eine Stufe tiefer. Auch hier bieten sich wieder verschiedene Möglichkeiten an, die Sie aufführen. So verfahren Sie, bis Ihre Pyramide steht und Ihre Argumentation eine Struktur erhalten hat. Generell gilt, erst die Struktur zu erstellen. Dies wird bei Referaten, Hausarbeiten, Thesis und auch bei der Präsentation immer wieder falsch ge-

Ziel – Thema – Publikum

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macht. Die Entscheidung über die Struktur sollte am Anfang stehen, danach erfolgt die Präzisierung. Die Pyramidenstruktur ist nur eine Möglichkeit der Strukturierung. Diese lässt sich mit den anderen bereits aufgeführten Strukturmöglichkeiten kombinieren. So lassen sich innerhalb der Pyramidenstruktur einerseits das deduktive und andererseits das induktive Verfahren verwenden. Im Folgenden wurde diese Vorgehensweise an zwei Beispielen verdeutlicht. Beim deduktiven Vortragsaufbau wird ein Thema vom Allgemeinen hin zum Besonderen erörtert. Die Deduktion bietet sich an, wenn man etwa ein aktuelles und/oder allgemein diskutiertes Thema einem Publikum näher bringen möchte. Mit dem deduktiven Verfahren erläutern Sie, welche konkreten Folgen sich aus der allgemeinen Situation heraus ergeben, um den Zuhörern das Thema mit greifbaren Beispielen näher zu bringen. 1. Allgemeine Behauptung, Situation, Diskussion 2. Das heißt für uns / daher gilt für uns 3. Begründung 4. Konkrete Beispiele 5. Fazit / Appell / Handlungsaufforderung

Wir müssen unseren Energieverbrauch überdenken Aufgrund der Begrenztheit der Ressourcen steigen die Rohstoffpreise Steigende Preise und Verknappung Heizkosten, Spritpreise

Alle Energieverbrauchsquellen müssen geprüft und ggf. gegen verbrauchsärmere Geräte getauscht werden Abb. 15: Pyramidenform mit deduktiver Argumentationskette.

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Die Präsentationserstellung als Prozess

Die Induktion folgt einem ähnlichem, spiegelverkehrten Weg: Hier wird aus einem konkreten, besonderen Fall heraus eine allgemeine Erkenntnis abgeleitet (typisch ist dieses Verfahren für die Naturwissenschaften, wo aus konkreten Experimenten Rückschlüsse für Naturgesetze/-phänomene abgeleitet werden). Wir müssen alternative Energiequellen finden und (weiter)entwickeln Unser gesamtes Wirtschaftssystem ist eng an Rohöl gekoppelt Rohöl ist als Ressource endlich und wird auf absehbare Zeit erschöpft sein 1987: 1 Liter rund 50 Cent 1997: 1 Liter rund 80 Cent 2007: 1 Liter rund 120 Cent Die Spritpreise steigen immer weiter

Abb. 16: Pyramidenform mit induktiver Argumentationskette.

In der Literatur existieren aber noch weitere Modelle und Vorgehensweisen, die für die Strukturierung eines Vortrages sehr von Nutzen sein können, so z.B. die entscheidungsorientierte Gliederungssystematik, kybernetische oder systemtheoretische Strukturierung. Es handelt sich dabei um klassische Themen der entscheidungsorientierten Gliederung in einer Entscheidungssituation in einem Unternehmen, z.B. bei Investitionen. Der Ablauf derartiger Entscheidungsprozesse führt von der Problemerkennung (Notwendigkeit, eine neue Maschine anzuschaffen) über die Entwicklung von alternativen Lösungen, der Bewertung der Alternativen hin zu einer Entscheidung, die im Anschluss kontrolliert wird. Die kybernetische Gliederungssystematik (siehe Abb. 16) hingegen bietet sich bei Prozessen und Abläufen an und orientiert sich am kybernetischen Regelkreis. Eine konkrete Sollvorgabe eines bestimmten Ziels soll erreicht

Ziel – Thema – Publikum

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werden. Zur Erreichung dieser Vorgabe werden Maßnahmen entwickelt und umgesetzt. Störungen z.B. aus der Umwelt, Menschen können dazu führen, dass die Maßnahmen nicht zu dem gewünschten Ergebnis führen. Dies wird durch den Vergleich von Ist (tatsächlicher Wert) und dem Soll (Zielvorgaben) erkannt und es kommt zum Einsatz anderer Maßnahmen. Das Heizungssystem oder aber auch ein Bügeleisen wird nach diesem Prinzip gesteuert (vgl. hierzu auch Grass/Drügg 1998, S. 156 ff.). Führungsgrößen Sollgröße

Regler

Führungsgröße =

Ziel, Vorgabewert

Regler =

Entscheidungsinstanz

Stellgröße =

Instrumente, die auf die Regelstrecke einwirken

Regelstrecke =

das zu regelnde Objekt, zu gestaltender Sachverhalt

Störgröße =

Größen, die auf die Regelstrecke einwirken und das Ergebnis beeinflussen

Soll-Ist Vergleich =

Gegenüberstellung der Führungs- und Regelgröße

Soll-Ist Vergleich Stellgröße Regelgröße

Regelstrecke Störgrößen

Abb. 17: Kybernetische Gliederungssystematik nach Baumann, E.: Das System Unternehmung, a.a.O., S. 29. Vgl. auch Brehme, W.; Schimmelpfennig, K.: Unternehmensführung als kybernetischer Prozeß. In: WISU, 22. Jg. (1993), Heft 4, S. 290 und Korndörfer, W.: Unternehmensführungslehre: Einführung, Entscheidungslogik, soziale Kompetenz, 8. überarb. Aufl., Wiesbaden 1995, S. 197.

Die Erörterung der möglichen Gliederungsmöglichkeiten für die Systematisierung Ihres eigentlichen Themas soll hiermit beendet werden. Neben dem Hauptteil (d.h. der Strukturierung des eigentlichen Themas) sind noch die Hinführung zum Thema und der Schluss festzulegen. Hinführung zum Thema

Ihr erster Eindruck ist nicht nur eine Sache des Auftretens, sondern auch Ihres thematischen Einstiegs. Eine schlechte Einleitung kann Sie die Aufmerksamkeit und Glaubwürdigkeit für den Rest Ihres Vortrags kosten. Selbst geübten Rednern wird es nur schwer gelingen, ein zu Beginn vergrämtes Publikum zurück auf ihre Seite zu holen. Sondieren Sie deshalb präzise, mit welchen inhaltlichen Punkten Sie eröffnen. Für eine Einleitung bieten sich mehrere Möglichkeiten an:

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Die Präsentationserstellung als Prozess

x Sie können auf die Aktualität hinweisen. x Ihre Eröffnung beginnt mit einem konkreten Beispiel. x Neueste Studienergebnisse und Statistiken zeigen die Relevanz der Thematik auf. x Sie beginnen mit einem geschichtlichen Abriss. x Sie zeigen die Relevanz des Themas für das Publikum auf. x Eine Anekdote bildet den Ausgangspunkt der Überlegungen. Die drei populärsten Eröffnungsweisen sind: x Die einfache, wirkungsvolle Einleitung. Sie stellen die Wichtigkeit des Themas heraus, nennen nochmals den Anlass oder verweisen auf die Aktualität, schlagen darüber die Brücke zu Ihnen und Ihrer Kompetenz (warum Sie sprechen) und knüpfen ggf. sachverwandte Themenbezüge an. Sie bleiben also klassisch, ohne Experimente und decken die formellen Seiten ohne Extravaganzen ab. x Die publikumsbezogene Einleitung. Sie gehen direkt und zentriert auf das Publikum ein. Sie provozieren oder polarisieren, sie erregen die Gemüter oder belustigen, sie komplimentieren, umgarnen das Auditorium und zeigen damit, dass Sie Ihr Publikum, seine Vorurteile und Vorlieben kennen. Über die emotionale Argumentation bauen Sie Gemeinsamkeiten oder thematische Lager auf. Die publikumsbezogene Einleitung verlangt einen geschulten und starken Redner, der im Zweifel auch mit harscher Kritik und starkem Widerspruch leben kann. x Die sachliche, themenzentrierte Einleitung. Sie orientieren sich primär an ihrem Thema oder Ihrem Anlass und halten sich an dessen Darlegung bzw. Behandlung. Sie wollen informieren und Fakten vermitteln, und das steht im Vordergrund. Sie bieten Definitionen, Zitate, Statistiken oder Prognosen oder Demonstrationen (Film, Audio, Schaubilder), an denen Sie Ihr Thema verdeutlichen. Schlussbemerkungen

Den letzten Ausführungen in Ihrer Präsentation müssen Sie noch einmal besondere Aufmerksamkeit schenken. Zunächst einmal rundet der Schluss Ihren Vortrag nach hinten ab, er bildet das Ende Ihrer Geschichte, den letzten Ordnungspunkt. Inhaltlich schließen Sie Ihren Hauptteil ab und fassen diesen zusammen. Hier legen Sie fest, was die Zuhörer mit nach Hause nehmen sollen. Wie dem Anfang gilt dem Schluss daher besondere Aufmerksamkeit.

Ziel – Thema – Publikum

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Der erste Eindruck ist entscheidend, der letzte bleibt bestehen. Der Schluss sollte nochmals Thema, Ziel und Kernaussage Ihres Vortrags verdeutlichen. Dies erreichen Sie, indem Sie das Gesagte in einem Resümee bündeln, die Kernaussage als Botschaft unterstreichen, als Appell und/oder Lösungsansatz formulieren. Denken Sie daran, was Sie dem Publikum mit auf den Weg geben wollen – in Ihrem Schlussteil schnüren Sie dieses Päckchen. Denken Sie dabei an die Grundfrage des Publikums: „Was bringt mir der Vortrag?“ Der Schluss sollte... ...zu allererst ein prägnantes, griffiges Ende Ihres Vortrags sein. ...den Vortrag zusammenfassen, nochmals einen Überblick geben (das rafft noch einmal das Gesagte und bietet Anknüpfungspunkte für anschließende Fragen / Diskussion). ...Ihre ‚Geschichte’ beenden. ...die Kernaussage herausstreichen, einen Appell, eine Botschaft etc. lancieren. ...eine griffige Information bieten, einen Mehrwert, einen konkreten Nutzen, den das Publikum mit nach Hause nehmen kann (Was hat das Publikum gelernt oder neu erfahren?). ...auch wirklich das Ende Ihres Vortrags sein – dann kommen Sie auch zum Ende. Oft bietet es sich an, mit dem Schluss eine zu Beginn gestellte Frage neu aufzugreifen oder zu beantworten, um den Bogen vom Anfang zum Ende zu schlagen. Auch eine eingangs erwähnte Pointe kann gut zum Abschluss aufgegriffen werden; beides ruft beim Zuhörer den Eindruck eines ‚runden’ und schlüssigen Vortrags hervor. Ebenfalls bietet es sich an, ein abschließendes Statement mit einer Frage zu verbinden, die über den Vortrag hinaus wirkt und als Übergang zu einer Diskussion, oder als nachhallender Effekt über den Abend hinaus dienen kann. Wichtig ist bei jedem Ende eine gewisse Griffigkeit, eine Prägnanz und konkrete Gestalt Ihres Abschlusses. Ihre Struktur steht, Sie haben diese fest vor Augen und unter Beachtung der Zielsetzung Ihrer Präsentation steht der rote Faden fest. Sie sollten Ihre Ordnung/Gliederung in einer Abbildung verdeutlichen. Eine Übersicht hilft, diese Struktur zu visualisieren und mithilfe eines Piktogramms bei Folienpräsentationen als Ordnungsrahmen für die gesam-

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Die Präsentationserstellung als Prozess

te Präsentation zu verwenden. In Abb. 18 ist die Struktur dieses Buches als schematische Darstellung beispielhaft aufgeführt.

Kommunikation

Blickwinkel

Sender

Empfänger

Präsentationserstellung als Prozess

Bausteine einer Präsentation

Interkulturelle Kommunikation

Zusammenfassung Abb. 18: Schematische Darstellung der Struktur dieses Buches.

Präsentationserstellung Bei der Erstellung der Präsentation geht es darum, alle Ihre Gedanken und Argumente den einzelnen Gliederungspunkten zuzuordnen und die Aussagen der Präsentationspunkte festzulegen. Hierzu können Sie entweder Ihre zu präsentierenden Punkte auf Karteikarten festhalten und/oder Sie erstellen für Präsentationen die sog. PowerPoint Präsentationsunterlage. Viele

Ziel – Thema – Publikum

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formulieren auch die gesamte Präsentation bzw. Rede vollständig aus, damit Sie sich sicherer fühlen. Im Folgenden wird auf diese einzelnen Unterlagen spezifisch eingegangen. Die Verwendung eines Redemanuskripts oder von Moderationskarten hängt im Wesentlichen von den Gewohnheiten der Rednerin oder des Redners ab. Die Rede mit Karten will dabei ebenso geübt sein wie das ‚Ablesen’ vom Manuskript. Viele Vortragende schätzen Moderationskarten etwa allein deshalb, weil sie dann etwas in der Hand halten und die Arme automatisch ‚beschäftigt’ sind. Hier gilt zu beachten, dass das gesprochene Wort besser beim Zuhörer ankommt, als das geschriebene Wort. Deshalb ist nichts dagegen einzuwenden, wenn Sie die gesamte Rede ausformulieren, Sie sollten diese nur nicht als Manuskript verwenden. Die Karteikarten, auf die Sie Stichworte in Ihrer Systematik aufschreiben und Ihre Gedanken ordnen, sind der effektivere Weg. Redemanuskript

Falls Sie unbedingt mit einen Redemanuskript arbeiten wollen (wenn Sie etwa an einem Pult sprechen), sollten Sie dies auf keinen Fall auswendig lernen. Bei der Erstellung sollten Sie eine Schrift in Mindestgröße 14 Punkt verwenden und mindestens Zeilenabstand von anderthalb. Lassen Sie Sich nicht davon irritieren, dass das DIN A4-Blatt dann nicht mehr viel Text aufnimmt – jede kleinere Schriftgröße mit engerem Zeilenabstand zwingt Sie sonst, mit den Augen streng auf dem Blatt zu verharren. Nur große Lettern und weitere Zeilenabstände ermöglichen Ihnen den regelmäßigen Blick ins Publikum und gewährleisten, dass Sie Ihre Stelle im Manuskripttext wieder finden. Unbedingt vonnöten ist eine Nummerierung der Seiten, um den Überblick zu behalten. Lassen Sie ebenfalls einen breiten rechten Rand für (handschriftliche) Notizen, Hinweise oder z.B. Eselsbrücken. Auch Folienwechsel lassen sich gut am Rand markieren, ebenso wie Pausen und andere ‚Regieanweisungen’ für Sie als Vortragenden. In Ihrem Redemanuskript formulieren Sie also zu den einzelnen Gliederungspunkten Ihre Ausführungen, Gedanken und Argumente. Nach dem Erstellen der Folien versehen Sie diese mit Randvermerken, damit Sie wissen, wann die nächste Folie geschaltet werden muss.

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Die Präsentationserstellung als Prozess

Stichwortkarten oder Moderationskarten

Karten sind die gebräuchlichsten Hilfsmittel, um Sie bei der freien Rede zu unterstützen. Sie lassen sich sowohl dauerhaft einsetzen als auch temporär, um z.B. eine Zwischenmoderation oder ein Frage-Antwort-Spiel zu leiten. Das wichtigste Kriterium von Moderationskarten ist das Stichwortkonzept. Sie notieren nur Stichworte oder einzelne Schlagworte, die Sie dann in freier Rede erklären und die Sie durch Ihren Vortrag führen. Abgesehen von einzelnen Definitionen haben ganze ausformulierte Sätze oder Redepassagen auf Moderationskarten nichts verloren. Für das Format gilt DIN A6 oder noch kleiner – es handelt sich eben um Stichwortkarten und nicht um Stichwortblätter (die dann in Ihrer Hand flattern). Als wirkliche Organisationshilfen lassen sich Moderationskarten ‚layouten’:

Probleme Ursachen

Schlagworte Titel

Erläuterungen Definitionen

Zeitangaben

Abb. 19: Beispiel für die Aufteilung von Moderationskarten. Visualisierung

Auch bei Vorträgen und Präsentationen ist der Computer heute nicht mehr wegzudenken und das Programm PowerPoint zum Quasi-Standard der Präsentationsmethodik avanciert. Medieneinsatz und Visualisierung werden deshalb immer mit digitalen Präsentationsmedien und -software in Verbindung gebracht. Allerdings hat dies auch eine negative Seite, denn der Quasi-Standard von PowerPoint hat zu einem Automatismus geführt, der oftmals gar keinen Raum mehr für andere Präsentationsmethodiken und -techniken entstehen lässt. So gilt es insbesondere das Bewusstsein zu schärfen, Beamer-Präsentationen so knapp wie möglich und so ausführlich wie nötig zu gestalten und immer zu überlegen, ob man nicht mit einfachen klassischen Mitteln – z.B. der Kartenabfrage – oftmals mehr erreichen kann.

Ziel – Thema – Publikum

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Die erste Regel der Visualisierung bei Präsentationen muss lauten: Die Visualisierung dient der Unterstützung Ihres Vortrags und ist kein Selbstzweck. Alle Medientechnik ist Mittel zum Zweck, Ihre Aussagen, Thesen u.ä. zu verdeutlichen oder zu unterstreichen. Die Forschung hat herausgefunden, dass die beiden Gehirnhälften des Menschen sehr unterschiedlich angesprochen werden müssen. Während die linke Hirnhälfte für rationales und analytisches Denken, für das Arbeiten mit Zahlen und Begriffen verantwortlich ist, eine Liebe zum Detail entwickelt und einen Bedarf nach Ordnung und Struktur aufweist, entwickelt die rechte Hirnhälfte andere Aktivitäten. Sie ist für den Einsatz von Phantasie, für ganzheitliches Denken, Mustererkennung, bildhafte Vergleiche und für übergreifendes Denken verantwortlich (vgl. Vester 1996, S. 24 ff.). Weitere andere Präsentationsmedien können hier aber auch Anwendung finden: Tafel oder Whiteboard, Flip-Chart, Diaprojektor, Moderationstafel. Eine Kombination der Präsentationstechniken ist sehr hilfreich, aber auch hier müssen die Inhalte geplant werden. Mit den Präsentationscharts oder auch anderen visuellen Medien besteht die Möglichkeit, die teils brachliegende rechte Hirnhälfte ebenfalls verstärkt anzusprechen. Dies gelingt durch die bildhafte Darstellung, durch Graphiken und Schemata. Da das Gehirn der Zuhörer sehr unterschiedliche Wahrnehmungen hat, ist es von Vorteil, mehrere Wahrnehmungsebenen anzusprechen, damit man möglichst viele Zuhörer auch erreicht. Weiterhin ist bekannt, dass die Sachverhalte, die man durch Hören und Sehen vermittelt bekommt, besser behalten werden als die Inhalte, die lediglich durch Sehen oder Hören oder Lesen übertragen werden. Sie kennen doch den Spruch: „Ein Bild sagt so viel wie hunderttausend Worte“. Ob, wie und wie lange man etwas behält, hängt wesentlich von der Form der Aufbereitung der Inhalte und ihrer Rezeptionsweisen ab. Auf Lesen folgt Hören, auf Hören folgt Sehen, auf Sehen folgt Selbermachen. Etwas filmisch Dargebotenes bleibt länger im Gedächtnis haften als dieselbe Information, wenn sie ‚nur’ gehört wird. Der höchste Grad der Erinnerung ist immer dann vorhanden, wenn man Sachen selber macht, wenn man selber denkt oder etwas erarbeitet. Dies ist für die Visualisierung und den Medieneinsatz bei Präsentationen von zentraler Bedeutung – insbesondere für den Medienmix.

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Diagramm des Behaltens 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Lesen

Hören

Sehen Hören & Sehen

selber Sagen

selber Tun

Abb. 20: Behaltensleistung von Informationen je nach Form der Darbietung. Quelle: Hofmann, E:; Löhle, M.: Erfolgreich Lernen. Göttingen u.a. 2004, S. 57. Grafik: eigene.

Das wird oftmals vergessen und gerade Beamer-Präsentationen verselbstständigen sich gerne zu einer endlosen Folienschlacht zu Lasten des Publikums – das Phänomen des PowerPoint Poisonings. Dem vorzugreifen hilft eine einfache Kopfrechnung: Wenn Sie 20 Minuten sprechen sollen und bereits 40 Folien erstellt haben, ist dies zuviel. Oder finden Sie einen Folienwechsel alle 30 Sekunden okay? Als nächstes gilt es Qualität und Quantität Ihrer Visualisierungen ins rechte Verhältnis zu setzen. Eine wohlüberlegte Dosierung ist hier unerlässlich (dies gilt insbesondere für die Foliengestaltung, siehe unten). Kurze Filmeinspielungen sind immer eine willkommene Illustrierung und Abwechslung, aber spätestens beim dritten Film schleift sich deren Effekt ab (außer Sie referieren über die Ästhetik von Werbeclips und stellen diese ins Verhältnis zu einander). Bildhafte Darstellungen sind grundsätzlich willkommen, tauchen diese aber auf jeder Folie auf, sinken deren Wahrnehmung erheblich. Gleiches gilt für Hervorhebungen im Text: Ist jedes dritte Wort in Fettschrift, wird jede Hervorhebung eliminiert. Anstatt die textlichen Hervorhebungen zu reduzieren, flüchten sich die meisten dann in ein Sammelsurium von Fett- und Kursivschrift, Unterstreichungen, Kapitälchen u.ä., was den optischen Überdruss perfekt werden lässt. Heben Sie also nur dass hervor, was auch hervorgehoben werden sollte.

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Die Wirksamkeit von Visualisierungen hängt von der Dosierung ab. Medienmix

Verwenden Sie bei Präsentationen einen Mix aus verschiedenen Präsentationstechniken und setzen Sie verschiedene Medien ein. Als Zentralmedium fungiert dabei der Computer mit Beamer und Präsentationssoftware. Idealerweise arrangieren Sie um die Beamer-Präsentation einen Mix aus anderen Darstellungs- und Präsentationsformen, z.B. ein Flipchart mit Grafiken, eine Metaplanwand für die Publikumsabfrage, Kartenmaterial an der Wand oder schlicht und einfach Anschauungsmaterial. Gerade Anschauungsmaterial kommt immer seltener zum Vorschein, obwohl es im sprichwörtlichen Sinne unvergleichlich simpel, effektiv und griffig ist. Beamer-Präsentationen zwingen das Publikum immer automatisch in die Rolle des passiv konsumierenden Publikums. Versuchen Sie deshalb durch Medienwechsel Abwechslung zu schaffen. Bei einem durchdachten Vortragsablauf bieten verschiedene Medienarten, Visualisierungsformen und Medienwechsel eine abwechslungsreiche und kurzweilige Gesamtpräsentation. Denken Sie bei der dramaturgischen Gestaltung Ihrer Präsentation in diesem Sinne immer an die Aufmerksamkeit und Konzentration der Zuhörer und überprüfen Sie, wie Sie selber als Publikumsteilnehmer damit zurecht kämen. Foliengestaltung

Bei der Foliengestaltung sind der Phantasie keine Grenzen gesetzt, womit das eigentliche ‚Problem’ auch schon bezeichnet ist. Bevor es an die Erstellung einer Präsentation geht, sollte man sich einen formalen Rahmen für die Folienoptik überlegen, eine Layoutform, die als persönliche Corporate Identity funktioniert. Eine gestalterische Linie mit Wiedererkennungseffekt wirkt nicht nur professionell, sondern schützt auch davor, sich nicht in einer Vielzahl von Animationen, Visualisierungen oder einem typographischen Nirvana zu verlieren. Was lustig klingt ist ernst gemeint, denn moderne Präsentationsprogramme bergen eine schier unüberschaubare Zahl von Animationen aller Art, auf die man bei der Erstellung der Einzelfolien gerne und schnell zugreift. Hiermit verliert man aber den Blick für die Gesamtpräsentation. Ein Potpourri einfliegender Überschriften, Soundeinschübe mit Maschinengewehrsalven oder Schreibmaschinengeklapper und explodierende Bildüber-

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gänge sind dann oftmals das Ergebnis einer Präsentation, bei deren Effekten dem Publikum sprichwörtlich Hören und Sehen vergeht. Wenn sich etwas bewegt, schauen wir hin. Mäßigung und eine gestalterische ‚Strenge’ in eigener Sache sind also bei der Erstellung einer Präsentation das Gebot der Stunde. Alle Animationen und dynamischen Elemente auf Ihren Folien bilden kleine Unterbrechungen und ziehen die Aufmerksamkeit auf die Leinwand – und von Ihrem Vortrag ab. Ein eigenes Layout legt man sich über eine Masterfolie an, deren Bestandteile dann als Formatvorlage für alle weiteren Folien dienen. Feste Bestandteile sind hier neben Ihrem Namen und dem Titel des Vortrags das Datum und die Foliennummer. Unbedingte Vorsicht sollten Sie bei der Verwendung von Firmen- oder Produktlogos walten lassen – obwohl gut gemeint, ist deren Verwendung ohne Autorisierung meist problematisch und kann schnell als Anmaßung empfunden werden, da Sie ja in der Regel eben kein offizieller Repräsentant für die Firma oder ein spezielles Produkt sind. Grundsätzliche Vorsicht gilt auch bei allen Grafiken oder Illustrationen („ClipArts“), die konfektioniert in der Software bereitgestellt sind. Diese sind nur dann originell, wenn sie neu sind, ansonsten verblassen sie schnell oder wirken schlimmstenfalls peinlich. Die allseits beliebten und berühmten Strichmännchen auf Präsentationen etwa sind etwa so originell und anmutend wie die Achtklässler-Präsentation ihrer Tochter, die mal mit Papis Präsentationssoftware gespielt hat. Das wollen Sie nicht wirklich, oder?

Abb. 21: ClipArt Männchen aus Microsoft PowerPoint. Quelle: Microsoft.

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Für die Beibehaltung einer klaren (optischen) Linie Ihrer Präsentationsfolien sind einige Tipps und Faustregeln sehr hilfreich: x Den Umgang mit Präsentationssoftware lernt man am besten nach dem trial & error-Prinzip. Mit jeder Präsentation wird man außerdem besser. Legen Sie sich einen Ordner auf Ihrem Rechner an, auf dem Sie Präsentationen (nicht nur eigene) sammeln. So haben Sie immer eine Modellsammlung, wo Sie sich Inspirationen oder technische Hilfe holen können. x Es gibt nicht nur eine Präsentationssoftware. Der Quasistandard von PowerPoint bringt es mit sich, dass man nahezu alle Hintergründe, Effekte u.ä. schon einmal gesehen wurden. Schöne Effekte können Sie schon ganz einfach mit einer anderen Software erzielen, die alternative Möglichkeiten bietet. x Setzen Sie Visualisierungen dosiert ein. Als Themen für die Visualisierung bieten sich grundsätzlich an: Kernthemen, Formeln oder Baupläne, Diagramme, Statistiken, abstrakte oder komplexe Themen. x Zeigen Sie eine sichtbare Gliederung. Am Anfang und ggf. zwischen Ihren Kapiteln. Das Publikum weiß so stets, wo es sich während des Vortrags befindet. x Der Text auf den Folien sollte so knapp wie möglich und so lang wie nötig sein und dient nur der Ergänzung Ihrer Rede. Was Sie zu sagen haben, sprechen Sie aus. Schreiben Sie es nicht vollständig auf Ihre Folien, weil die Lesezeit des Publikums immer die Aufmerksamkeit von Ihren Worten abzieht (oder können Sie lesen und zuhören?). x Copy & Paste torpediert das Urheberrecht. Bei allen Einfügungen in Präsentationen (Bilder, Graphiken u.ä.), die man in Büchern, Zeitschriften oder im Internet ,gefunden’ hat, muss die Quelle bzw. der Link angeben werden. Besondere Vorsicht gilt hier bei der Verwendung von Firmenlogos. Wissenschaftliche Zitierweise sollte selbstverständlich sein. x Verwenden Sie keinesfalls mehr als drei Schriftarten in Ihrer Präsentation, auch die Zahl der verwendeten Schriftgrößen sollte limitiert sein. x Limitieren Sie die Zahl der verwendeten Farben, denn Schlichtheit ist hier die Maxime, weil Sie einen sachlichen Eindruck erzeugen wollen. x Faustregel: Maximal sieben Zeilen pro Folie, maximal sieben Worte pro Zeile. x Halten Sie genügend Zeilenabstand.

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x Die Schriftgröße muss mit dem Raum und der Publikumsgröße korrelieren. Dass Zuschauer in den letzten Reihen nichts mehr lesen können, ist ein ebenso häufiger wie vermeidbarer Fehler, wäre die Präsentation einmal vor Ort ausprobiert worden. x Vorsicht bei heller Schrift auf dunklem Grund. Die Negativoptik ist sehr lichtempfindlich, setzt einen lichtstarke Quelle (Beamer) und ggf. einen abdunkelbaren Raum voraus. PowerPoint-Präsentation

Im Berufsleben, aber auch im Studium haben sich Präsentationen mit PowerPoint durchgesetzt. Diese haben den Vorteil, dass die Gedanken und Inhalte bereits auf Charts festgehalten sind und der Vortragende diese dem Publikum erläutern kann. Dabei ist es wichtig, dass man nicht nur die Inhalte der Charts abliest und wiedergibt, sondern zusätzliche Informationen im Übergang von Abbildung zu Abbildung oder zu den einzelnen Seiten zu sagen hat. Bei den Ausführungen zur Visualisierung haben wir uns bereits mit den Übertreibungen, den Gestaltungsregeln und der sog. Masterfolie beschäftigt. Im Folgenden wird daher der Darstellung der Präsentationsinhalte in Form von Abbildungen, Übersichten, Bildern verstärkt Aufmerksamkeit geschenkt. Die Schaubilder und Abbildungen sollen der Untermauerung unserer Gedanken dienen. Generell sollten bei Abbildungen folgende Gestaltungsregeln beachtet werden: x Weniger ist mehr. Sie sollten den Sachverhalt treffsicher in einer nicht überfüllten Darstellung präsentieren. Tabellen mit vielen Zahlen eignen sich für schriftliche Ausführungen, sind aber in mündlichen Präsentationen fehl am Platz auch wenn das Publikum die Darstellung kennt (Bilanz). x Das Schaubild sollte aber andererseits auch nicht so simpel sein, dass ich die Darstellung in einem Satz verdeutlichen kann. x Das Chart sollte auch noch problemlos lesbar in der letzten Reihe sein. x Die Darstellung sollte so gewählt werden, dass sie die wesentlichen Inhalte selbsterklärend darstellt. Dafür ist die richtige Wahl der Darstellungstechnik wichtig. Zum Beispiel wird eine Umsatzentwicklung mit Hilfe einer Kurve dargestellt, für einen Vergleich können Balkendiagramme herangezogen werden. x Die Farben sollten so gewählt werden, dass sie die Aussage unterstützen.

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Wie aber komme ich zu einer anschaulichen visuellen Untermauerung meiner Ausführungen? (vgl. zu den Ausführungen Zelazny 2005, S. 39ff) Am Anfang der visuellen Gestaltung steht die eigentliche Aussage, die Sie mit der Präsentationsunterlage darstellen wollen. Diese muss Ihnen vorher unbedingt bekannt sein. Diese Kernaussage kommt als Überschrift über die Darstellung. Beispiele hierfür können sein: Der Gewinn hat sich in den letzten 3 Jahren verdoppelt. Die meisten Studierenden sind in der Altersklasse 18-25 Jahre. 2007 konnte der Marktanteil um 15 % gesteigert werden. Die Wahrnehmung der durchgeführten Maßnahmen in der Bevölkerung ist schlecht. x Im Dezember hat das Produkt C den größten Umsatzanteil. x Schwächen des Produktes sind vielfältig. x Studentinnenanteil ist überproportional gestiegen.

x x x x

Bei der Wahl der Darstellungsform muss man entscheiden, um welchen Vergleich es sich handelt: x Struktur-Vergleich: Hier geht es darum, welchen Anteil eine einzelne Komponente an einer Gesamtheit hat. x Rangfolge-Vergleich: Es wird die Bedeutung einzelner Objekte bewertend gegenüber gestellt (gleich, größer, kleiner). x Zeitreihen-Vergleich: Hier geht es um die Veränderung im Zeitablauf. x Häufigkeits-Vergleich: Hier wird untersucht, welche Bedeutung ein bestimmtes Objekt in unterschiedlichen aufeinander folgenden Größenklassen besitzt. x Korrelations-Vergleich: Gibt es einen Zusammenhang zwischen zwei Variablen. Auf der anderen Seite gibt es unterschiedliche Darstellungsformen: x x x x x

Kreisdiagramm Balkendiagramm Säulendiagramm Kurve Punkteverteilung

Schauen wir uns die Zusammenführung von Zahlenvergleich und Darstellungsform genauer an:

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Die Präsentationserstellung als Prozess

Der Strukturvergleich lässt sich am besten in einem Kreisdiagramm darstellen. Hier kann von dem Zuhörer sofort erkannt werden, wer den größten oder kleinsten Teil vom Kuchen besitzt bzw. welche Gruppe am stärksten an einer Befragung teilgenommen hat und wie die Einteilung aussieht. Dabei sollten sie darauf achten, dass der Kreis lediglich geeignet ist, wenn Sie nicht mehr als sechs Komponenten darstellen wollen. Haben Sie mehr als sechs Unternehmen, so können Sie die mit den geringen Marktanteilen zu einem Paket sonstige zusammenfassen. Achten Sie auch darauf, dass Sie in der Mitte (12 Uhr) beginnen und die einzelnen Komponenten im Uhrzeigersinn anordnen. Wenn die farbliche Hervorhebung auch noch mit kontrastreichen Farben dargestellt wird, werden Ihre Zuhörer den Unterschied, den Sie herausarbeiten wollen, sehr schnell erkennen. In Abb. 22 ist ein Kreisdiagramm als Beispiel aufgeführt.

Produkt D 3% Produkt C 14%

Produkt B 24%

Produkt A 59%

Abb. 22: Beispiel für ein Kreisdiagramm.

Der Rangfolge-Vergleich lässt sich am besten mit dem Balkendiagramm darstellen. Hierfür werden auf der vertikalen Achse lediglich die Vergleichsobjekte aufgeführt, z.B. Länder, Wettbewerber, Kunden. Die Balken werden dann skaliert (Umsatz, Größe, Marktanteil, Prozente). So lässt sich dann darstellen, auf welcher Stelle wir stehen. Am klarsten wird die Darstellung, wenn die Reihenfolge der Vergleichsobjekte vom Besten zum Schlechtesten bzw. von demjenigen mit höchstem Anteil zu demjenigen

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mit geringstem Anteil gewählt wird. Den Teil, den wir hervorheben wollen, können wir dann farblich markieren. Achten Sie auf die Skalierung, dort sollten Sie angeben, was dargestellt ist. Auch hierfür wurde eine beispielhafte Darstellung (Abb. 23) gewählt.

An Umweltbewusstsein mangelt es vor allem bei den Jüngeren

über 61 Jahre 51 - 60 Jahre 41 - 50 Jahre 31 - 40 Jahre 19 - 30 Jahre unter 18 Jahre 0%

20%

40%

gar nicht umweltbewusst umweltbewusst

60%

80%

100%

weniger umweltbewusst sehr umweltbewusst

* Prozent der Befragten

Abb. 23: Beispiel für ein Balkendiagramm

Das Balkendiagramm kann durch Unterteilungen (männlich-weiblich), als Doppeldiagramm (Marktanteil von zwei Produkten in unterschiedlichen Regionen, die links und rechts von einer Mittelachse dargestellt werden), als Spannendiagramm (dort wird durch Balken der Beginn und das Ende aufgezeigt, alle Balken können unterschiedliche Bandbreiten aufweisen) etc variiert werden. Dem Balkendiagramm sehr ähnlich ist das Säulendiagramm. Hier werden die Objekte auf der x-Achse und die Ausprägungen (Werte) auf der y-Achse dargestellt. Die Meinungen, was für Vergleiche besser ist, gehen sehr auseinander. Es hängt davon ab, wie viele Objekte Sie darstellen wollen. Bei wenigen eignet sich auf jeden Fall das Balkendiagramm. Das Säulendiagramm werden wir noch bei dem ZeitreihenVergleich kennen lernen. Achten Sie darauf, dass die Legende nicht fehlt. Bei einem Zeitreihen-Vergleich bietet sich auf jeden Fall das Säulendiagramm, aber auch eine Kurvendarstellung an. Hier wird eine Entwicklung

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im Laufe der Zeit dargestellt. Die x-Achse ist durch den gewählten Zeitrahmen vorgegeben. Auf der y-Achse wird die Einheit abgetragen, die die Aussage untermauern soll. Wann ist nun ein Säulendiagramm und wann ein Zeitreihendiagramm anzuwenden. Dies hängt von der Art der Daten ab. Wenn Sie einen Umsatzverlauf über einen langen Zeitrahmen darstellen wollen (30 Jahre), dann bietet sich die Kurve an. Wollen Sie aber auf einen Umsatzeinbruch in den letzten 5 Jahren aufmerksam machen, dann würde ein Säulendiagramm den Eindruck von Größenunterschied eher wiedergeben und klarer Ihre Aussage untermauern. Die Ausführungen beim Balkendiagramm mit den verschiedenen Variationen gelten auch für das Säulendiagramm, auch hier können Sie zwei Gruppen miteinander im Zeitablauf vergleichen oder eine Untergliederung zwischen Inländern und Ausländern in den Säulen verdeutlichen. Beim Häufigkeitsvergleich wird dargestellt, wie oft ein Objekt in einer Reihung von Größenklassen auftritt. x x x

75% unserer Mitarbeiter verdienen weniger als 20.000 Euro p.a. Die meisten Lieferungen kommen mehr als 3 Tage zu spät. 60% unserer Kunden haben einen Jahres-Auftragswert von weniger als 7.000 Euro.

Hier wird ebenfalls das Säulendiagramm in Form einer Staffel-Säule verwendet. Auf der x-Achse wird Ihre Einteilung in Klassen abgetragen, auf der y-Achse die Häufigkeit dieser Klasse. Die Höhen der Stufen müssen hier so gewählt werden, dass die Struktur der Verteilung auch klar erkennbar wird. Am besten ist es, wenn alle Gruppen gleich groß gewählt werden und keine Überlappungen in den Gruppen vorliegen (z.B. 0-10, 10-20, 2030 sollte besser eingeteilt werden in < 11, 11-20, 21-30). Diese Art der Darstellung wird in Abb. 24 verdeutlicht.

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Der Umsatz ist im Jahr 2006 in drei Strategischen Geschäftsfeldern (SGF) stark eingebrochen 30

Umsatz in Mio €

25

20 SGF1 SGF2

15

SGF3 SGF4

10

5

0 2001

2002

2003

2004

2005

2006

Jahre

Abb. 24: Beispiel für einen Säulendiagramm.

Der Vollständigkeit halber soll hier auch noch der Korrelations-Vergleich kurz erläutert werden. Hier werden zwei unterschiedliche Größen (Auftragsvolumen und Rabatt, Vorbereitungszeit für eine Klausur und Note etc.) in Beziehung gesetzt. Wenn auf der x-Achse das Auftragsvolumen abgetragen wird und auf der y-Achse die Rabattprozente, dann werden die einzelnen Aufträge als Punkt in diesem Koordinatensystem gekennzeichnet (vgl. Abb. 25). Es entsteht in der Regel eine Punktwolke, die entweder keine Beziehung wiedergibt oder aber eine Korrelation aufweist. Je nach der Vorkenntnis Ihrer Zuhörer, sollten Sie eine derartige Abbildung aber deutlich erklären.

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Mit steigenden Werbeausgaben erhöht sich auch der Umsatz 2.800,00 € 2.700,00 €

Umsatz im Jahr 2006

2.600,00 € 2.500,00 € 2.400,00 € 2.300,00 € 2.200,00 €

Umsatz Trend (Umsatz)

2.100,00 € 2.000,00 € 50,00 €

70,00 €

90,00 €

110,00 €

130,00 €

150,00 €

170,00 €

Werbeausgaben

Abb. 25: Korrelations-Diagramm

Neben diesen Abbildungen, die auf quantitativen Größen basieren, gibt es noch weniger populäre Darstellungs- und Visualisierungsmöglichkeiten (z.B. Spinnennetz, vgl. Abb. 26). Eine der beliebtesten Folien sind die sog. Auflistungen mit Haken, Punkten, Kästchen etc. Entweder werden Stärken aufgelistet, Vorteile, Beispiele etc. Hier sollten Sie darauf achten, dass diese nicht sehr häufig verwendet werden, dass die Texte sehr kurz gehalten werden und eventuell durch Animation die einzelnen Punkte, über die Sie reden, nicht direkt alle auf der Leinwand erscheinen. Dem Vortragenden helfen diese Bullet Slides als Gedankenstütze, sie sind wichtig in der Nachbereitung (Handout). Für die Zuhörer bringen diese erst einmal beim Vortrag selbst keinen direkten Gewinn. Ganze Sätze sollten nur dann auf einer Folie erscheinen, wenn es sich um wichtige Zitate oder Gesetzestexte handelt.

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Produkt B kommt vor allem im Verkaufsgebiet Süd bei unseren Kunden sehr gut an Nord 60 T€ 50 T€ 40 T€ 30 T€ 20 T€

Mitte

Süd

10 T€

Produkt A

0 T€

Produkt B

Produkt C

Produkt D

Ost

West

Abb. 26: Spinnennetz

Weiterhin können Sie in Ihrer Präsentation Fotos, symbolhafte Graphiken, Landkarten, Filmausschnitte etc. verwenden. Ihre Phantasie können Sie hier unter Beweis stellen. Achten Sie aber darauf, was Sie eigentlich als Botschaft Ihren Zuhörern mit dem Chart vermitteln wollen, überladen Sie die Präsentation nicht durch unnötigen Ballast, der von Ihrer eigentlichen Aussage ablenkt. Planen Sie ebenfalls die Inhalte, die Sie mit anderen Medien darstellen wollen (z.B. Flipchart, Tafelbild, Moderation). Sie sollten nicht alles auf einmal verwenden, aber der Wechsel von Visualisierungstechniken zeigt Ihre Professionalität, wenn Sie es nicht übertreiben und den Einsatz Ihrer Visualisierung vom Ziel abhängig machen. Aber hierüber haben wir ja bereits ausführlich informiert. Über die Visualisierung könnte man noch sehr viel mehr sagen. Sie haben aber einen kleinen Überblick über Sinn, Anwendung, Regeln der Visualisierung erhalten. Mit jeder Präsentation werden Sie sicherer im Umgang mit den Darstellungsformen und Ihnen wird eine Präsentationserstellung immer leichter fallen. Hier macht Übung den Meister. Im Folgenden wol-

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len wir uns noch den Unterlagen zuwenden, die Sie dem Zuhörer mit nach Hause geben. Skripte, Handouts

Eine rundum vollständige Präsentation umfasst neben der eigentlichen Präsentation Handouts für die Teilnehmer und ein Skript, welches Ihren Vortrag in schriftlicher Form zusammenfasst und welches Sie nachreichen (können). Gerade bei geschäftlichen Präsentationen oder Sachvorträgen von Expertengruppen ist es üblich, nach dem Vortrag die Präsentation und entsprechende Unterlagen/Vertiefungen zum Thema an die Teilnehmer in Dateiform zu verteilen. Bei Workshops kommen oftmals noch Digitalfotos hinzu, die die am Flipchart oder der Pinwand erarbeiteten Ergebnisse bildlich dokumentieren. Stets willkommen und gerade bei Sachthemen eine gute Hilfe sind Handouts für die Teilnehmer. Diese sollten die Gliederung des Vortrags sowie die wesentlichen Aussagen in zentrierter Form darbieten. Die Teilnehmer können sich dann auf den Handouts Notizen machen oder Fragen notieren. Handouts sind meist einseitig und sollten einen Umfang von drei Seiten nicht überschreiten, da die Teilnehmer sonst zuviel ‚blättern’. Ähnlich einer Visitenkarte sollten Sie auf einem Handout Ihre Kontaktadresse angeben, falls sich eine Teilnehmerin oder ein Teilnehmer mit Ihnen in Verbindung setzen möchte. Grundsätzliches und Fallgruben

Die größte Fallgrube für das Gelingen Ihres Vortrags ist und bleibt die Technik. Die grundsätzliche Qualität Ihrer Vorträge wird aus der Übung heraus sicher mit jedem Vortrag ein Stückchen besser (vorausgesetzt Sie arbeiten diesen nach und reflektieren Ihre Verbesserungsmöglichkeiten). Planung und Koordination lassen sich üben und spielen sich über Routine meist ebenfalls über kurz oder lang ein. Bei der (Computer-)Technik steckt der Teufel allerdings nach wie vor allzu häufig im Detail. Da wir die Computer selber nicht direkt verbessern können, helfen hier nur Vorbereitungen auf den worst case. Die beste Garantie dafür, dass Ihre Präsentation auf der Leinwand so erscheint, wie Sie diese entworfen haben, bleibt das eigene Notebook. Nach wie vor muss beim Transfer von Dateien auf andere Rechner ansonsten davon ausgegangen werden, dass Ihre Folien nicht in allen Details so wiedergegeben werden, wie auf dem eigenen Rechner. Versuchen Sie also möglichst immer mit dem eigenen Notebook zu präsentieren. Abseits der Computertechnik empfiehlt es sich, jede Präsentation als gedruckten Fo-

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liensatz für den Overheadprojektor im Gepäck zu haben. Da ein Overheadprojektor nahezu immer funktioniert, haben Sie auch bei einem kompletten Ausfall der Computertechnik so immer noch die Chance, Ihren Vortrag wie in guter alter Zeit über Folien ‚offline’ zu präsentieren. Die ausgedruckten Folien im Handgepäck sind zudem psychologisch ein nicht zu unterschätzender Puffer gegen Lampenfieber. Die Verwendung moderner Präsentationstechnik mitsamt den digitalen Möglichkeiten von Bild, Ton und Film hat zudem noch eine zweite Ebene. Mit der Qualität der Technik wächst die Erwartung des Publikums. Und wenn Sie die technischen Möglichkeiten einsetzen, wird verständlicherweise auch erwartet, dass Sie deren Verwendung beherrschen. Um möglichen Peinlichkeiten zu entgehen, sollten Sie sich deshalb mit dem Gerät und der eingesetzten Software wirklich auskennen. Vielen, die mit dem Notebook präsentieren, ist etwa überhaupt nicht der wählbare Anzeigemodus von Mobilcomputer – nur Notebook, nur Beamer oder Notebook+Beamer – bekannt. Sollte der Beamer aus diesem Grund schwarz bleiben, empfehle ich Ihnen, diese Funktion zu kennen und selbstverständlich das Problem zu beheben – ansonsten dürfte allen Präsentationserfahrenen im Publikum klar sein, dass Sie noch nicht oft Beamerpräsentationen gehalten haben. Für den Gesamtvortrag ist der Umstand, dass man als Präsentierender zunehmend von der Technik abhängig ist, von besonderer Bedeutung. Denn als Vortragender sind Sie für den gesamten Ablauf und das Gelingen Ihres Vortrages verantwortlich. Auch wenn technische Fehler immer wieder vorkommen, wird das Ge- und Misslingen immer an Ihrer Person haften bleiben. Die Komplexität von Präsentationen steigt aber in dem Maße, wie der technische Fortschritt auch in den Privatbereich eindringt: So wie Digitalfotos und Digitalvideos die privaten Haushalte erobert haben, werden diese Technologien auch in Präsentationen zum Standard. Um die ständige Übung und das ständige Dazulernen hinsichtlich technischer Kompetenz und Handhabung kommt niemand mehr herum, der mit Medien präsentiert. Wichtig ist dabei vor allem zu wissen, wie die Technik funktioniert. Völlige Ignoranz gegenüber neuen Medien ist nahezu unmöglich und nur der kann sie sich erlauben, der zugleich weiß, wie Medientechnologien funktionieren. Nur dann kann man abwägen und entscheiden, ob und in welchem Umfang man diese einsetzt.

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Organisation und Zeitmanagement Nachdem Sie die Präsentationsinhalte und deren Strukturierung und Visualisierung festgelegt haben, müssen Sie nochmals überprüfen, ob die gewählten Inhalte in Ihr Zeitfenster passen. Sie hatten bereits eine Präsentationsvereinbarung abgeschlossen, aus der auch die verfügbare Zeit hervorgeht. Im Eifer der Erstellung von Präsentationsunterlagen wird dieser Zeitrahmen gerne vergessen und es werden in der Regel mehr Schaubilder produziert, als man zeigen kann. Nach Abschluss der eigentlichen Erstellung sollten Sie daher noch einmal über die Anzahl der Folien pro Zeiteinheit, die Gewichtung der einzelnen Bausteine Ihrer Präsentation, die Einteilung von Einleitung, Hauptteil und Schluss kritisch nachdenken. Schreiben Sie die Anzahl der Folien zu Ihren einzelnen Kapiteln auf. Stimmt die Gewichtung? Haben Sie in einem Kapitel übermäßig viele Charts, die auch noch sehr ausführlich besprochen werden müssen? Achten Sie bei der Planung Ihres Zeitfensters auch auf Diskussionszeiten. Die Erfahrung zeigt, dass man weniger in einer Zeiteinheit präsentieren kann, als man vorher denkt, da während der eigentlichen Präsentation sog. Zeitfresser auftreten. Dies kann die Überziehung des Vorredners sein, dass Sie vorgestellt werden bzw. sich selbst vorstellen, was ebenfalls Zeit in Anspruch nimmt oder dass Fragen auftauchen oder weitere Aspekte angeführt werden. Für Ihre Zeitplanung ist es wichtig, dass Sie sich vorher überlegen, ob Sie auch Zwischenfragen zulassen. Auch hier besteht eventuell noch Klärungsbedarf mit Ihrem Auftraggeber. Beachten Sie bei Ihrer Zeitplanung, dass Sie weitere Visualisierungsbestandteile in Ihrer Präsentation haben, die in der Regel sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Bei der Verwendung von Flipcharts beziehen Sie Ihre Zuhörer mit in Ihre Gedanken ein und Sie notieren die Ergebnisse des Gedankenaustausches mit dem Publikum. Auch sonst sollten Sie gezielt Einheiten einbauen, in denen Sie Ihre Zuhörer einbeziehen. Wie stark Sie Ihre Zuhörer integrieren, hängt ebenfalls von der Art der Präsentation und der Größe des Auditoriums ab. Auch Moderationen nehmen viel Zeit in Anspruch. Sie müssen jetzt also versuchen, den Zeitbedarf genau zu planen. Schreiben Sie sich einen Zettel, in dem Sie den Zeitbedarf pro Kapitel genau festlegen. Dann können Sie auch während der Präsentation abschätzen, wie weit Sie in Verzug sind. Wenn es Sie beruhigt, können Sie auch noch sog. Back-up Folien für den Fall vorsehen, dass Sie schneller als geplant mit Ihrer Präsentation fertig sind und evtl. das Publikum wenig diskussionsfreudig ist. Dies können

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teilweise Bereiche sein, die Sie aus Zeitgründen vorher aussortiert haben, weil Sie bei der Planung festgestellt haben, dass Sie zu viele vorbereitet haben. Diese sog. Back-up Folien können auch wertvolle Hilfestellung leisten, wenn das Thema genau auf den Inhalt einer bestimmten Argumentation hinausläuft und Sie diese aus Zeitgründen nicht ausführlich in Ihre Präsentation eingebaut haben. Da Sie zu diesem Zeitpunkt erst wissen können, welche anderen Hilfsmittel Sie konkret einsetzen wollen, überprüfen Sie nochmals, ob Sie bei der Präsentationsvereinbarung auch das Flipchart, den Moderationskoffer etc. angesprochen hatten. Ansonsten müssen Sie sich jetzt nochmals mit dem Auftraggeber in Verbindung setzen oder selbst für das entsprechende Präsentationsmedium sorgen. Weiterhin sollten Sie zu diesem Zeitpunkt überlegen, was Sie als Handout Ihrem Publikum nach Abschluss Ihrer Präsentation zur Verfügung stellen wollen. Gleiches gilt für den Evaluationsbogen, der auf keinen Fall fehlen sollte. Wenn dieser nicht von dem Auftraggeber vorgesehen ist, sollten Sie einen eigenen Feedback-Bogen entwickeln, diesen im Anschluss an Ihre Präsentation an die Zuhörer verteilen und dann für Ihre Stärken- und Schwächenanalyse benutzen. In diesem Kapitel sind unter dem Abschnitt „Nachbereitung einer Präsentation“ einige Anregungen für die Formulierung eines solchen Evaluations-Bogens enthalten. Ihre Präsentationsinhalte haben Sie jetzt gut vorbereitet. Zur Organisation gehört aber auch, dass die notwendigen Präsentationsmaterialien und -geräte vorhanden sind (Flipchart-Stifte, Papier, Beamer) und auch die Räumlichkeiten für Ihre Durchführung den Anforderungen entsprechen. Wenn Sie kleinere Fallstudien oder Aufgabenstellungen eingeplant haben, wie sieht es mit der Sitzordnung aus, passt diese zu Ihren Anforderungen. Mit diesem Beispiel sollte gezeigt werden, dass Sie auch über den Tellerrand der inhaltlichen Aspekte hinaussehen sollten und andere Faktoren vorher überlegen und planen sollten. Denken Sie auch über Ihre Kleidung nach. Sitzen nur Zuhörer aus Banken vor Ihnen, so ist eine andere Kleidung erforderlich, wie wenn es Studierende oder Mitarbeiter einer Werbeagentur sind. Fragen Sie sich, welcher Kleidungsstil in der jeweiligen Branche üblich ist, passen Sie sich dem Anlass an. Sie sollten sich auch Gedanken machen, wie Sie auf eventuelle Fragen reagieren können. Überlegen Sie sich mögliche Fragen und versuchen Sie hierauf Antworten im Kopf zu formulieren. Auf mögliche Störfaktoren in einer Präsentation wird noch gesondert eingegangen werden.

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Üben und Trainieren Nun haben Sie die Gelegenheit, Ihre Präsentation oder Rede einzuüben. Dazu sollten Sie Folgendes bedenken: x Übung macht den Meister, verzichten Sie nicht auf eine Generalprobe. x Üben Sie laut. Führen Sie Ihre Präsentationsübung realitätsnah durch. x Die Generalprobe dauert zeitlich nicht so lange, wie die eigentliche Durchführung. Sie können in der Regel noch 1/3 der Zeit auf die Probezeit hinzuaddieren. Notieren Sie die Zeit, die Sie für die einzelnen Kapitel benötigen. x Nutzen Sie lediglich Ihre Handzettel oder Karteikarten als Gedankenstütze, üben Sie frei zu sprechen, denn das Ablesen vorformulierter Sätze kommt beim Leser nicht so gut an. Geschriebene Sätze sind anders formuliert als Aussagen, die ich mündlich tätige. Auswendiglernen der gesamten Präsentation ist auch keine Lösung. x Denken Sie daran, das die Präsentationsfolie nur eine Grundinformation für die Zuhörer und für Sie eine Gedankenstütze darstellt, Sie sollten mehr erzählen als auf einem Chart steht und etwas mehr berichten und erläutern. Sie können sich auf Karten Stichworte notieren, über die Sie bei jeder Folie berichten wollen. x Lassen Sie Ihre Zuhörer nicht im Stich. Erläutern Sie die Struktur Ihres Vortrages oder Ihrer Präsentation. Zwischen den einzelnen Kapiteln oder Gedankengängen ist es auch ratsam, Überleitungen zum Verständnis zu bringen: Nachdem wir die Gründe für den Umsatzrückgang analysiert haben, möchte ich Ihnen im Folgenden Maßnahmen vorstellen… x Überlegen Sie sich auch die Überleitungen, die Sie zwischen den einzelnen Folien bringen wollen. Auch eingebaute Witze sollten richtig platziert und überlegt sein. x Für die eigentliche letzte Generalprobe können Sie sich auch einen Zuhörer einladen (Studienfreund bzw. -freundin, Arbeitskollegen, Nachbarin etc.) oder die Präsentation auf einen Kassettenrecorder aufzeichnen bzw. filmen, um sie sich dann nochmals anhören oder ansehen zu können. Steht eine Kamera nicht zur Verfügung, so tut es auch ein Spiegel. x Auf die Einleitung und den Schluss sollten Sie bei der Präsentationsübung besonders achten. Bei einem guten Start verzeiht Ihnen das Publikum auch kleinere Fehler. Am Start ist man allerdings auch am nervösesten, daher ist es besonders wichtig, diesen Teil sehr gut vorbereitet zu haben. Mit dem Schluss entlassen Sie Ihre Zuhörerinnen und Zuhörer und Sie nehmen den letzten Eindruck mit nach Hause.

Ziel – Thema – Publikum

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x Üben Sie auch die anderen Bausteine einer erfolgreichen Präsentation ein, die Sie bereits kennen gelernt haben. Achten Sie auf Ihre Mimik, Gestik, Stimme etc. Wenn Ihre Zeiteinteilung und Ihre Zeiterfordernis mit Ihren Planungen übereinstimmt und Sie die Inhalte präsentieren können und mit Ihrer Körpersprache in Einklang bringen können, dann haben Sie einen wichtigen Schritt in Richtung einer erfolgreichen Präsentation absolviert. Kurz & rund RECHERCHE x Was geben Ihre eigenen Erfahrungen, Ihr eigenes Wissen zum Thema her (Ihr eigener Kopf)? x Welche Bezugspunkte zum Thema lassen sich herstellen (Vergangenheit, Zukunft, Aktuelles, Geschichtliches, Parallelen, Aufhänger, Kurioses)? x Perspektivwechsel: Was würden Sie sich fragen und denken, wenn Sie im Publikum säßen? x Klassische Recherche: Was geben Zeitungen, Bibliotheken, Internet zum Thema her? x Suchtipp und Suchtechnik: Es gibt immer mehrere Suchbegriffe (Synonyme) und es gibt nicht nur Google! x Kategorien-Methode und ETHOS-Formel: Wie ausgewogen und abgesichert ist Ihr Thema? x Kreativitätstechniken: Brainstorming, Kartenabfrage, Mindmapping. Erst assoziieren, dann strukturieren und selektieren. STRUKTURIERUNG x Gewichten Sie Ihren Vortrag: Anfang (15%), Hauptteil (75%) und Schluss (10%). x Wie ist Ihre Geschichte? Folgen Sie einer erzählerischen Linie? x Beginnen Sie mit der Strukturierung des Hauptteils. Welche Systematisierungslogik können Sie am besten verwenden? Pyramidenform oder die anderen beschriebenen Gliederungstechniken. Wenn Sie den Hauptteil strukturiert haben, überlegen Sie sich die Hinführung zum Thema. x Darstellung des eigentlichen Themas, grobe Ordnung & Orientierung, Spannungskurve, logisch sortieren. Hilfsmittel: W-Fragen, Chronologie, AIDA-Formel etc.

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Die Präsentationserstellung als Prozess

x Wie können Sie in der Einleitung am besten das Publikum einfangen, abholen, Neugier und Interesse wecken (Warum lohnt sich das Zuhören?). x Für die Einführung eignen sich folgende Inhalte: Bedeutung, Aktualität, Praxisbeispiele, Historie, Statistiken, Studienergebnisse, Anekdoten. x In der Einführung sollten nicht fehlen: Begrüßung, Thema, Vorstellung, Überblick, Verhaltensregeln, Publikum abholen, Sympathie schaffen und Harmonie herstellen (Sympathie und Vertrauen sind die Basis Ihrer Glaubwürdigkeit), attention steps: Humor, originelle Einfälle, Beispiele, offene Fragen etc. x Zum Schluss können Sie das Thema zusammenfassen, ein Fazit ziehen, die Kernaussage nochmals wiederholen, einen Appell formulieren. Die Schlussbetrachtung dient dem Abrunden Ihrer Ausführungen und dem Übergang an die anschließenden Fragen und Diskussionsbeiträge. PRÄSENTATIONSERSTELLUNG x Bevor Sie in das Präsentationsprogramm ‚eintauchen’: Was und wie viel wollen Sie überhaupt visualisieren, welche Medien wollen Sie einsetzen? x Visualisierung ist kein Selbstzweck, sondern ein Hilfsmittel. Sie sind der Mittelpunkt – nicht die Medien, nicht die Folienpräsentation, nicht die Effekte. x Dosieren Sie wohlüberlegt die Textfülle: Werden Sie nicht zum Folienvorleser. Was Sie sagen wollen, erzählen Sie. x Schaubilder, Fotos oder Videoclips sollen Abwechslung bieten und die Aufmerksamkeit des Publikums erhalten. x Nutzen Sie Medienwechsel und versuchen Sie immer, das Publikum einzubinden. Schalten Sie ggf. den Beamer zwischendurch schwarz. x Suchen Sie für Probedurchläufe immer neutrale Zuschauer, die von dem Thema keine Ahnung haben. Unbeteiligte geben meist ein sehr direktes und ehrliches Feedback über die Form und den Inhalt Ihrer Präsentation. x Digitale Technologien sind in dem Maße, wie sie sich standardisieren, ebenso Fortschritt, Herausforderung wie Verpflichtung für die Nutzer. Das kontinuierliche Ausprobieren neuer Präsentationsmöglichkeiten – auch wenn man sie nicht direkt zwingend benötigt – ist deshalb unerlässlich. x Der Inhalt steht fest. Nun müssen Sie entscheiden, welche Visualisierungen Sie vornehmen wollen.

Ziel – Thema – Publikum

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x Durch Visualisierung erreichen Sie, dass mehrere Wahrnehmungsebenen bei Ihren Zuhörern aktiviert werden. x Entscheiden Sie sich für eine Darstellungsform (u.a. Kreisdiagramm, Säulendiagramm etc.) nach den Aussagen, die Sie damit tätigen wollen und wählen Sie die Form, die Ihre Ausführungen am besten unterstreicht. x Überladen Sie Ihre Folien nicht. Weniger ist oft mehr. x Achten Sie bei der Farbwahl und auch bei der Schriftgröße darauf, dass dies auch noch in der letzten Reihe problemlos wahrgenommen werden kann. x Arbeiten Sie mit knappen Kernaussagen, die Sie als Überschriften über Ihre Darstellung verwenden. x Planen Sie auch die Darstellung und Inhalte auf anderen Präsentationsmedien (Flipchart, Tafel, Moderationswand) mit ein. x Schreiben Sie sich als Gedankenstütze Handzettel oder Karteikarten, auf denen Sie die Stichworte zu Ihren Ausführungen notieren. ORGANISATION UND ZEITMANAGEMENT x Überprüfen Sie nochmals Ihren Zeitrahmen und planen Sie den Zeitbedarf für jedes Kapitel. So können Sie während der Präsentation feststellen, ob sie in Zeitverzug sind. Innerhalb der Präsentation lassen sich noch Zeiteinsparungen realisieren, Sie sollten jedoch auf jeden Fall Ihre Schlussbemerkungen präsentieren können. x Da jetzt Ihre Medienwahl konkret feststeht, überprüfen Sie nochmals, was Sie bereits beantragt haben. Sollten noch Medien nicht vereinbart sein, so setzen Sie sich umgehend mit dem Veranstalter in Verbindung. x Stellen Sie ein eventuelles Hand-out zusammen und kopieren Sie dieses in entsprechender Anzahl. x Erarbeiten Sie einen Evaluationsbogen, sofern dieser nicht vom Veranstalter bereitgestellt wird. ÜBEN UND TRAINIEREN x Übung macht den Meister, verzichten Sie nicht auf eine Generalprobe, in der Sie realitätsnah (laut, stehend, vor dem Spiegel oder einer Person) Ihre Präsentation einüben. x Nutzen Sie den Handzettel oder eine Karteikarte als Gedankenstütze und versuchen Sie frei zu reden. x Üben Sie besonders die Einleitung, da hier noch Nervosität vorherrscht und ein guter Start Pluspunkte beim Publikum verschafft.

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Die Präsentationserstellung als Prozess

x Schenken Sie bei der Übung auch Ihrem Schluss besondere Aufmerksamkeit, da dieser letzte Eindruck von Ihren Zuhörern mit nach Hause genommen wird. x Überlegen Sie sich Ihre Überleitungen, die Sie zwischen den einzelnen Charts bringen wollen. x Achten Sie auch darauf, dass dem Publikum Ihre Strukturierung klar wird und sie diese nachvollziehen können. x Beziehen Sie die Bausteine einer erfolgreichen Präsentation (Stimme, Mimik, Gestik, Körperhaltung) mit in die Übung ein.

Die Präsentationsdurchführung Die Durchführung Ihrer Präsentation naht. Sie sind gut vorbereitet und haben alle notwendigen Vorarbeiten durchgeführt. Die erforderlichen Hilfsmittel stehen zur Verfügung, die Präsentation ist hochgefahren und steht auf der Leinwand zur Verfügung, das Mikrofon funktioniert. Endlich geht es los. Atmen Sie mehrmals tief in den Bauch ein. Eine gewisse Nervosität bzw. Lampenfieber gehört dazu. Sie werden dieses im Rahmen der ersten Ausführungen immer mehr verlieren. Lampenfieber haben mehr oder weniger alle, die sich vor mehreren Leuten darstellen wollen (Musiker, Politiker, Professoren). Sie sollten dies positiv bewerten, denn es hilft Ihnen, dass alle erforderlichen Organe sich jetzt voll auf Ihren Einsatz vorbereiten. Denken Sie daran, Sie wurden als Experte für diese Thematik beauftragt, Sie sind sehr gut vorbereitet, Sie haben an alles gedacht und sind planvoll vorgegangen. Was soll Ihnen denn schlimmes passieren. Kleinere Probleme während der Präsentation können Sie meistern. Auf los geht’s los. Einführung in die Thematik Wegen der Bedeutung des ersten Eindruckes wird auf die Durchführung der Einführung nochmals eingegangen. Umfang und Gestaltung einer Einleitung richten sich nach Ihrer Person, Ihrem Stil, dem Anlass, der Situation (Kontext) und dem Zeitrahmen. Allen formalen Aspekten stehen Sie als Person vor: Sie stellen sich vor ein Publikum und Sie wollen vom Publikum ernst genommen werden, Glaubwürdigkeit und Sympathie erlangen. Das geht zuvorderst durch die Gewissheit Ihrer eigenen Person und Ihr Selbstvertrauen als Glauben an Ihre eigenen Fähigkeiten. Treten Sie deshalb immer selbstbewusst vor Ihr Publikum. Nicht laut, durchdringend und

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rechthaberisch, sondern sich dem Thema bewusst und dem Umstand gewiss, etwas zu erzählen zu haben. Ihr erster Eindruck ist nicht nur eine Sache des Auftretens, sondern auch Ihres thematischen Einstiegs. Eine vermaledeite Einleitung kann Sie die Aufmerksamkeit und Glaubwürdigkeit für den Rest Ihres Vortrags kosten. Selbst geübten Rednern wird es nur schwer gelingen, ein zu Beginn vergrämtes Publikum zurück auf ihre Seite zu holen. Konzentrieren Sie sich jetzt auf die Punkte, die Sie für Ihre einführenden Worte überlegt ausgesucht haben. Wenn Sie vorne stehen, sollten Sie nicht hektisch beginnen. Lassen Sie einige ‚Schweigesekunden’ verstreichen, bevor Sie das Wort ergreifen. Nur so ist gewährleistet, dass Ihnen von Beginn an zugehört wird. Formal ... begrüßen Sie zunächst das Publikum (Dank für die Einladung etc). ... nennen Sie Ihr Thema/den Anlass; worüber/warum Sie sprechen wollen. ... stellen Sie sich selbst vor (Herkunft, Kompetenz, warum sprechen Sie). ... organisatorische Fragen vorweg nehmen: Dauer des Vortrags, Übersicht, Fragen am Ende/mittendrin, Pausen, etc. ... stellen Sie in Aussicht, warum sich das Zuhören lohnt (Mehrwert, Info). Inhaltlich eröffnen Sie gemäß Ihrem Thema, Ihrem Anlass, Ihrem Ziel. Dabei richten sich die Punkte, mit denen Sie beginnen, nach der inhaltlichen Struktur und Ihrer Argumentation. Der Zuhörer kann Sie und Ihre Position besser verorten, wenn Sie das inhaltliche Ordnungsmuster aufzeigen, nach dem sich Ihr Vortrag richtet. Psychologisch bauen Sie mit Ihrer Eröffnung die Beziehung zum Publikum auf. Es ist psychologisch erwiesen, dass nur eine kurze Zeit gegenüber Menschen ausreicht, um über Sympathie oder Antipathie zu entscheiden. Dies gilt gerade bei einer Präsentation, wo Sie alleine vor den Augen des/der Anderen bestehen müssen. Bemühen Sie sich deshalb nach Kräften, das Publikum und sein Interesse zu gewinnen. D.h., Sie müssen das Publikum ‚abholen’ und ,beim Nerv packen’ und mit einem Thema konfrontieren, bei dem sich schnell die gewünschte Aufmerksamkeit einstellt. Warten Sie mit Freundlichkeit und Humor auf und bleiben Sie dabei natürlich. Sympathie schafft Glaubwürdigkeit. Wichtig sind auch so genannte attention steps, Aufmerksamkeitsträger, wie z.B. aktuelle Ereignisse, Anekdoten, (maßvoll gesteuerte) Provokationen, Demonstrationen o.ä. Achten Sie dabei auf die Originalität der attention steps; verwenden Sie möglichst keine abgegriffenen, langweiligen

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Beispiele, billige Anekdoten oder geschmacklose Provokationen. Aus der mittelalterlichen Rhetorik ist das Publikum umgarnende Verhalten als captatio benevolentiae bekannt. Gemeint ist damit jedes rhetorische Verhalten, welches dazu dient, das Wohlwollen des Publikums zu erwerben. Eine solche Annäherung ist z.B. gegeben, wenn Sie Ihren Vortrag mit einer Anekdote aus der Sicht oder der Situation des Publikums beginnen. Das Publikum merkt, das Sie seine Sichtweise (er-)kennen; es fühlt sich ernst genommen und wird Ihnen Vertrauen entgegenbringen. Weiteres Vorgehen Der Anfang ist gemacht, wie geht es nun weiter? Fahren Sie in Ihrer Präsentation fort, so wie Sie diese geplant und eingeübt haben. Häufig macht der Vortragende den Fehler, zu schnell vorzugehen. Er kennt den Stoff, er weiß, was folgt. Daher achten Sie bitte auf Ihr Tempo. Lassen Sie jede Folie bei Ihrem Vortrag erst einmal drei Sekunden ‚stehen’, damit das Publikum die Folie erfassen und lesen kann. Nahezu alle Vortragenden missachten diesen Umstand und reden mit jedem Folienwechsel ohne Punkt und Komma weiter. Die wenigsten Zuhörer können jedoch gleichzeitig die Folie kognitiv erfassen und gleichzeitig zuhören Heften Sie niemals Redemanuskripte, sonst müssen Sie ‚blättern’. Das Blättern im Redemanuskript wirkt störend auf Ihren Vortrag und gilt als unseriös und unprofessionell. Schieben Sie besser die einzelnen Blätter beiseite oder legen diese behutsam daneben. Ein Redemanuskript verwenden Sie nur, wenn Sie eine Unterlage dafür haben. Halten Sie niemals Ihr Redemanuskript in der Hand, wenn Sie frei vor einem Publikum sprechen. In dieser Situation sind nur Stichwortkarten bzw. Moderationskarten ‚erlaubt’. Abschluss Ihrer Präsentation Zu guter Letzt: Der Dank ans Publikum. Vermeiden Sie... ... zu überziehen. Wenn Schluss ist, ist Schluss. ... neue Punkte, Thesen oder Argumente einzuführen. ... zu erwähnen, dass Sie etwas vergessen haben. ... auf jeden Fall die mehrmalige Beendigung mit wiederholtem Neuanfang (Ach ja, noch was...). ... ebenfalls wie am Anfang, sich zu entschuldigen.

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Denken Sie daran, dass ein guter Anfang und ausgefeilter Vortrag wenig nützt, wenn Sie unglücklich enden. Fassen Sie Ihre Rede zusammen und hinterlassen Sie dem Publikum eine Botschaft. So wie der Anfang Appetit wecken muss, soll der Schluss Nachgeschmack bieten – und möglichst keinen fahlen. Leider bleiben negative Aspekte immer leichter und länger in Erinnerung als positive. Lob und Tadel halten sich selten die Waage. Während der gesamten Präsentation kommt es nicht nur auf Ihren Inhalt an, den Sie hervorragend vorbereitet haben, sondern auch auf Rhetorik und Verständlichkeit und Ihre Körpersprache an. Daher werden hier diese beiden Aspekte einer Präsentation ausführlich diskutiert. Sie werden nicht auf Anhieb alle Empfehlungen umsetzen können, dieses Gebiet ist viel zu umfangreich. Aber aus der Beschäftigung mit dem Thema werden Sie wertvolle Hinweise erhalten und nach und nach werden Sie im Umgang mit diesen Bausteinen immer erfolgreicher. Rhetorik und Verständlichkeit Die Grundfrage der freien Rede ist einfach: Wie formuliere ich einfach und natürlich, d.h. so, dass mir das Publikum gerne und dauerhaft zuhört? Die Antwort ist fast ebenso einfach: Mit dem bewusstem Einsatz rhetorischer Mittel und einer verständlichen Sprache. Dies lässt sich über den Sprechstil, die Sprech- und Atemtechnik und die gekonnt liebevolle Verwendung der Wörter (Sprachfiguren, Redeschmuck) erreichen und verbessern. Die Verständlichkeit der Sprache lässt sich bemessen. Friedemann Schulz von Thun hat vier zentrale Dimensionen für die Verständlichkeit von Sprache und Texten ermittelt. Einfachheit

Prägnanz

Stimulanz

Ordnung/Gliederung

Abb. 27: Die vier Faktoren der Verständlichkeit. Vgl. Schulz von Thun, F.: Miteinander reden 1. Störungen und Klärungen. 40. Aufl. Reinbek 2004, S. 140ff.

Die Dimensionen der Ordnung/Gliederung sind uns bereits bei der Stoffsammlung und -gliederung bzw. bei den Gestaltungshinweisen für den Abschluss Ihres Vortrags begegnet (Appell). Für Ihre freie Rede gelten diese ebenso.

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Die Präsentationserstellung als Prozess

Die Stimulanz ist nicht minder wertvoll für das Gelingen. Stimulanz meint hier ganz sprichwörtlich Anregung; das Publikum will angeregt sein von Ihren Worten, für das Thema, Ihrer Argumentation, Ihren Thesen. Ihre Sprache muss zeigen, dass Sie nach vorne wollen! Dies erreichen Sie vor allem durch Engagement, Emotionalität, Ihre eigene glaubwürdige Begeisterung für die Sache und den Appell an das Publikum, Ihnen zu folgen, es Ihnen gleichzutun oder Ihre Meinung zu teilen (deshalb sollten Sie möglichst auch ein Thema mit Nähe zur eigenen Person wählen). Stimulanz hängt hier ganz eng mit Motivation zusammen und knüpft an das Ziel an, dem Publikum etwas ‚mitzugeben’. Wie kein anderer Aspekt der Präsentation ist Ihre Sprache dazu geeignet, dass Publikum zu begeistern, zu überzeugen, zu motivieren und zu stimulieren (das gilt allerdings auch negativ im Sinne von Langeweile und Abkehr vom Redner). Nicht zuletzt durch Ihre Sprache demonstrieren Sie Kompetenz, Souveränität und Autorität – oder wie viel Glauben schenken Sie einem leisen, unsicher wirkenden Redner? Einfachheit und Prägnanz finden sich als Verständlichkeitsdimension im Sprechstil wieder. Mit einer einfachen und prägnanten Rede erzeugen Sie am ehesten Verständnis. Das mag banal klingen, wird aber meistens ignoriert. Wer mag sich schon trauen, einfach, ohne Fremdworte, in schlichten und kurzen Sätzen und klaren Botschaften zu reden?! Ist das nicht ein Ausdruck von Schlichtheit, Minderkomplexität und fehlender Wissenschaftlichkeit? Irrtum. Immer, wenn Sie klare, eindeutige Botschaften vermitteln wollen, die über den Vortrag hinaus beim Publikum haften bleiben sollen, müssen Sie einfach und prägnant sprechen. Tipp: Um mehr über seinen eigenen Sprechstil zu erfahren, ist eine Tonbandaufzeichnung einer freien Rede und eines gelesenen Textes sehr hilfreich. Auch ein Diktiergerät oder eine Videokamera können einem hier gute Dienste erweisen. Man hört sich meist ganz anders an, als die eigene Wahrnehmung einen glauben macht. Sie reden anders als Sie schreiben1 Ihr gesprochener Text muss griffiger, prägnanter, ‚hörwilliger’ sein; immerhin hat das Publikum kein Skript vorliegen. Der Hörer kann nicht innehalten, wenn er (oder sie) etwas nicht versteht. Er kann nicht vor- und zurückblättern, über ein Detail weiter sinnieren o.ä. Könnten Sie Ihrem eigenen Vortrag hörend folgen?

1

Vgl. zum Sprechstil auch Vogt 1998, S. 9ff.

Die Präsentationsdurchführung

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Sprechen Sie laut und verständlich Reden Sie langsam, klar und deutlich. Lassen Sie sich Zeit beim Sprechen und vergessen Sie nicht die Zuhörer in den hinteren Reihen. Viele Redner meinen Sie sprechen zu langsam, und sprechen deshalb in Wirklichkeit zu schnell. Zur Kontrolle: Wissen Sie, wie Sie sich selber anhören? Nehmen Sie ein Tonband von sich auf, in freier Rede und mit abgelesenem Text: Sind Sie gut zu verstehen? Haben Sie einen Dialekt oder personentypische Aussprache-Fehler? Sprechen Sie dynamisch Eintöniges Sprechen langweilt: Variieren Sie deshalb in der Aussprache. Laut-leise, schnell-langsam, hoch-tief etc. Mit dem Sprechstil können Sie Akzente setzen, Übergänge bilden, Begriffe ‚unterstreichen’ etc. (markieren Sie im Skript Begriffe, die Sie akustisch hervorheben wollen). Auch die Zurücknahme der Stimme kann übrigens Akzente setzen (z.B. ein unruhiges Publikum sanktionieren). Legen Sie auch bewusst Sprechpausen ein. Entgegen der eigenen Wahrnehmung wird das Publikum für Pausen sehr dankbar sein. Lassen Sie das Publikum ruhig ab und zu verschnaufen. Wenn Sie beim Sprechen ‚von selbst’ immer schneller werden, markieren Sie sich Pausenstichworte auf Ihrem Redemanuskript oder Handzetteln. Satzbau und Satzlänge Sprechen Sie möglichst in Hauptsätzen. In kurzen, einfachen und klaren Hauptsätzen. Suchen Sie in den Sätzen den Verbalstil, d.h. sprechen Sie in einer aktiven Verbform, statt in passiven Substantiven (akzeptieren statt Akzeptanz, registrieren statt Registrierung). Gerade bei Wortendungen wie -ung oder -ismus sollten Sie kritisch werden! Vermeiden Sie „äh“-Sätze, „und“-Sätze und Schachtelsätze. Wo das Auge noch gut und geschult folgt, sind das Ohr und das Gehirn schnell überfordert und kann dem Gesprochenen nicht mehr folgen. ‚Pflücken’ Sie deshalb Schachtelsätze auseinander und bilden Sie mehrere Hauptsätze. Mit Kurt Tucholsky gesprochen: „Sprich mit langen, langen Sätzen – solchen, bei denen Du, der Du Dich zu Hause, wo Du ja die Ruhe, deren Du so sehr benötigst, Deiner Kinder ungeachtet, hast, vorbereitest, genau weißt, wie das Ende ist, die Nebensätze schön ineinandergeschachtelt, so dass der Hörer, ungeduldig auf seinem Sitz hin und her träumend, sich in einem Kolleg wähnend, in dem er früher so gern geschlummert hat, auf das Ende solcher Periode wartet ..“ (Tucholsky 1975, S. 291)

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Die Präsentationserstellung als Prozess

Vermeiden Sie Anfangsphrasen und sogen. Vorreiter. Sie lenken nur von der Aussage ab und bieten damit Füllsel, die die Konzentration unnötig belasten. „Bevor ich beginne...“ „Ich würde sagen...“ „Dazu möchte ich sagen...“

Fangen Sie doch einfach an! Sie sagen es doch damit gerade?! Sie möchten? Sie tun es!

Vermeiden Sie Füllwörter, Leimwörter, Doppelungen die nichts sagend oder doppeldeutig sind. (Streichen Sie einfach die kursiven Wörter und schauen Sie, ob sich der Sinn verändert). Die durchgeführte Maßnahme... Der getroffene Beschluss... Die gemachten Erfahrungen... In der Zeit vom.... Ein Betrag von 100 Euro...

Meiden Sie Weichmacher, übervorsichtige Scheinfreundlichkeiten, Abfederungen und unnötigen Wortschmuck, der in seiner Schwülstigkeit lediglich die Aufmerksamkeit des Publikums aufbraucht. „Eigentlich möchte ich vielleicht eventuell mit einer kleinen Rede um ihre Aufmerksamkeit bitten. Falls es ihnen nichts ausmacht...“ „Ich möchte jetzt gerne mit folgendem Thema beginnen...“

Nochmals Tucholsky über den Umgang mit Worthülsen: „Fang nie mit dem Anfang an, sondern immer drei Meilen vor dem Anfang! Etwa so: ‚Meine Damen und Herren! Bevor ich zum Thema des heutigen Abends komme, lassen Sie mich Ihnen kurz...’ Hier hast Du schon so ziemlich alles, was einen schönen Anfang ausmacht: eine steife Anrede; der Anfang vor dem Anfang; die Ankündigung, dass und was Du zu sprechen beabsichtigst, und das Wörtchen kurz.“ (Tucholsky 1975, S. 290)

Richtig und deutlich sprechen Sprechen Sie möglichst grammatikalisch richtig, d.h. hochdeutsch. Sprechen Sie langsam, laut und deutlich, formulieren Sie klar und präzise. Sie müssen dabei möglichst normal sprechen, d.h. Ihre Sprache sollte sich nicht affektiert, gestelzt oder arrogant anhören. Achten Sie auf Dialekt(e) oder regionalspezifische Spracharten. Viele Dialekte bilden grammatikalisch völlig falsche Idiome aus, die den Spre-

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chern meist nicht bewusst sind (und die diese in der Regel auch nicht mehr selber hören). Der Rheinländer etwa ist grundsätzlich alles „am machen“ (Die Kuh am Schwanz am raus am ziehen!), der Ruhrpötter mit „dat“ und „wat“ versehen usw. Dialekte sind in seriösen, sachlichen und offiziellen Vorträgen fehl am Platz. Dialekte können höchstens als rhetorisches Stilmittel einzeln und gezielt eingesetzt werden (etwa in einem Sprichwort oder um den Publikumsbezug herzustellen). Beziehen Sie Ihre Sprache grundsätzlich auf Ihr Publikum, dessen Milieu, Wissensstand sowie Anlass und Ort der Rede. Ob Sie salopper oder formal steifer sprechen, hängt maßgeblich von Publikum, Ort und Anlass Ihrer Rede ab; Sie werden vor einer Gruppe Jugendlicher anders sprechen als vor dem Firmenvorstand, in der Verkaufspräsentation anders als vor dem Kegelclub. Achten Sie immer auf Ironie und satirische Einschübe: Ironie und ähnlicher Humor muss vom Publikum verstanden werden! Sonst drohen böse Missverständnisse. Vermeiden Sie Beamtendeutsch, d.h. die unzähligen Wortsünden der Verwaltungssprache und des administrativen Obrigkeitsdenkens. Auch wenn einige Menschen glauben, diese Sprache verleihe Ihnen einen offiziellen und kompetenten Charakter – Verwaltungsdeutsch ist und bleibt furchtbar, kalt, unfreundlich und meistens nichts sagend. „In meiner Eigenschaft als Vorsitzender der ... „ „In Anbetracht der Maßlage... „ „Ich möchte meiner Hochachtung Ausdruck verleihen...“

Direkt und zuhörerfreundlich sprechen Sprechen Sie MIT dem Publikum, nicht VOR dem Publikum. Es gibt einige einfache Regeln, die dem Zuhörer das Gefühl geben, ER sei angesprochen. Nebenbei wird die Sprache dabei lebendiger und sympathischer, und damit einprägsamer und glaubwürdiger. Achten Sie einmal auf folgende Punkte, wenn Sie schreiben und reden: Direkt formulieren heißt, im Satz zuerst das Positive, dann das Negative zu benennen. Zuerst die Gebote, dann die Verbote, vorne die Do’s, hinten die Dont’s. Sprechen Sie zuerst und direkt das aus, was Sie wollen.

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indirekt: direkt:

Sprechen Sie nicht vor dem Publikum, sondern mit dem Publikum. Sprechen Sie mit dem Publikum, nicht vor dem Publikum.

indirekt: direkt:

Während wir Auto fahren, bitte ich Sie, nicht zu rauchen. Rauchen Sie bitte nicht, während wir Auto fahren.

Sprechen Sie im Aktiv, nicht im Passiv. Verschachtelte und indirekt formulierte (passive) Sätze gelten immer noch als vornehm und ‚edler’, weil eben für unser Ohr zurückhaltender klingend. In Ihrer Präsentation wollen Sie jedoch Ihre Botschaft direkt an die Frau und den Mann bringen. Vielfach können Sie dabei zugleich freundlicher formulieren, um den Imperativ abzufedern. passiv: aktiv:

Es wird gebeten, während der Autofahrt nicht zu rauchen. Bitte rauchen Sie nicht während der Autofahrt.

passiv: aktiv:

Das Betreten der Turnhalle ist nur mit Sportschuhen erlaubt. Bitte nur mit Sportschuhen in die Turnhalle gehen.

Letzter Satz klingt direkt und freundlich, weil sich jeder über die Form der Ansprache eben auch direkt angesprochen fühlt. In dem ersten Satz klingt „Das Betreten der Turnhalle...“ wie ein fernes Gebot, dass für einen selbst nicht zwingend sein muss. Zudem ist „Das Betreten“ ein schlimmer Fall von Substantivitis und stilistisch üblen Zuschnitts. Nutzen Sie die „Sie“-Form statt der „Man“-Formel zur Ansprache und sprechen Sie das Publikum an, indem Sie Fragen aus seinem Mund/seinen Gedanken heraus formulieren. allgemein: konkret:

Viele Menschen haben sich vielleicht schon einmal gefragt, in welchem Format Folien zu erstellen sind. Wie erstellen Sie Folien? Hochkant oder quer?

allgemein: direkt:

Man sollte die Folien im Querformat erstellen. Erstellen Sie die Folien im Querformat.

Präzise Sprache und ein kontinuierlicher Wortgebrauch begünstigen das Verständnis und die Laune am Zuhören. Wer präzise spricht, wird (hoffentlich) auch präzise denken und handeln. Die sprachliche Vielfalt kann man erweitern, indem man häufiger ein Synonymwörterbuch zur Hand nimmt und alternative Ausdrucksformen sucht.

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Vermeiden Sie nichtssagende Eigenschaftswörter wie „schön“, „toll“, „gut“ etc. und versuchen diese durch Adjektive zu ersetzen, die dem Hörer auch eine wirkliche Vorstellung geben. Klären Sie, warum und wie war etwas „schön“, „toll“, „gut“ etc. Vermeiden Sie unbedingt Klischees und Allgemeinplätze. Sie besagen meist Nichts, und wenn doch, dann Vorurteile und falsche Behauptungen und Halbwissen. Sprechen Sie immer in der Gegenwartsform, das hält Ihre Sprache aktuell und lebendig.

Sprech- und Atemtechnik

Verständliche und überzeugende Sprache ist nicht nur eine Frage der Wortwahl. Auch die Technik d.h., wie ich meine Stimme variiere und gekonnt einsetze (Tempo, Lautstärke, Tonhöhe) und wie klar und deutlich ich die Worte ausspreche und wie ich die Atmung einsetze, bestimmt in hohem Maße die Qualität meiner Präsentation.2 Gut zu sprechen ist schwer und eigentlich doch so einfach. Eine klare und verständliche Sprache ist immer Voraussetzung einer guten Rede; sie schafft Sicherheit für den Redner, Vertrauen im Publikum, und Überzeugung für das Dargebotene. Jeder Mensch hat eine individuelle Klangfarbe und Lautstärke, aber eine kräftige und modulationsfähige Stimme kann man trainieren. Ob und wie Sie zu verstehen sind, hängt nicht nur vom Sprechstil ab. Eine deutliche Aussprache und fehlerfreie Wahrnehmung wird auch stark dadurch bestimmt, wie Sie sprechen und atmen. Angesprochen ist der Klang Ihrer Stimme. Die Stimmkunde beschäftigt sich mit: - der Atmung (Brustatmung und Bauchatmung), - der Tönung (Tonbildung und Resonanz), - der Lautung (Vokalisation und Artikulation). Nehmen Sie sich die Zeit für einen kurzen Ausflug in die Biologie der Atmung und des Sprechens und kontrollieren Sie sich dabei einmal selbst.

2

Vgl. zur Sprechtechnik auch Vogt 1998, S. 46ff.

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Atmung – Tönung – Lautung

Wie wir atmen und sprechen steht in unmittelbarem Zusammenhang. Rudimentär gesprochen: zum Sprechen brauchen wir Luft, und atmen wir falsch, leidet bald auch unsere Aussprache, da uns sprichwörtlich die Luft wegbleibt. Und nicht zuletzt beeinflusst die Atmung stark unsere Klangbildung. Bauchatmung vor Brustatmung Unterschieden wird zwischen Bauchatmung und Brustatmung. Normal, d.h. gesund und unter gewöhnlichen Bedingungen, atmen wir über den Bauch bzw. das Zwerchfell. Während Sie dieses Buch lesen, werden Sie wahrscheinlich ruhig dabei sitzen und ruhig ‚vor sich hin atmen’ – und zwar über die Bauchatmung. Bei der Bauch- oder Tiefenatmung wird das Zwerchfell bewegt und die Atembewegung pulsiert über den Bereich Bauch/Flanken/Lenden. Geatmet wird dabei durch die Nase, und zwar langsam und tief im Rhythmus einatmen – ausatmen – Pause. Ganz normal eben. Die Bauchatmung entspannt den Körper, sie hält den Korpus ruhig und sorgt für ein HerzKreislauf-Gleichgewicht, welches für ein allgemeines Wohlbefinden sorgt. Die ruhige Atmung durch die Nase sorgt dabei stets für genügend Sauerstoff, um schonend zu sprechen, ohne nach Luft zu ringen. All dies geschieht unauffällig und unbemerkt und wird uns meist nur bei Störungen bewusst; bei einer erkälteten, verstopften Nase etwa oder eben bei Anspannung und Aufregung. Geraten wir in Stress, überträgt sich die äußere Anspannung auf die Atmung. Bei der Brust-, Kurz- oder Flachatmung findet sich ein kürzerer Atemrhythmus. Dieser findet nicht mehr über den Bauch und die Flanken statt, sondern wird über den Brustraum abgefedert, ohne jedoch das Lungenvolumen auszunutzen. Wir atmen hektischer und kurzatmiger durch den Mund und nehmen dabei statt der durchschnittlichen drei Liter Luft nur rund einen halben Liter Luft auf. Die geringere Sauerstoffzufuhr wird durch häufigeres Atmen weiter kompensiert, es entwickelt sich ein Kreislauf, der sich auf die Stimme überträgt. Bei Stress fällt zudem die Atempause weg, die Atmung wird zweiphasig im Rhythmus einatmen – ausatmen. Die flachere und unruhigere Atmung nimmt uns zunehmend die Luft zum Sprechen und die Ruhe unserer Stimme. Diese wird ebenfalls hektischer, unruhiger und oftmals im Tonfall höher (das berühmte Singen), weil der Sprecher immer

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kurzatmiger wird. Der Klang der Stimme wird dabei für den Hörer immer unangenehmer. Die Flachatmung ‚bekämpft’ man zuvorderst, indem man sie erkennt. Wer erkennt, wann er selber kurzatmiger wird, kann bewusst langsamer sprechen, die Atmung beruhigen, Sprechpausen einlegen oder Vortragspausen inszenieren. Als nächstes gilt: Nasenatmung vor Mundatmung x Die Nasenatmung unterstützt die ruhige und beruhigende Bauchatmung; x die Nasenatmung entspannt den Körper, Sie werden ruhiger, Ihre Stimme kräftiger; x die Kehle trocknet nicht so schnell aus, was für die Aussprache wichtig ist; x die Nase wärmt die Luft über die Nasenflügel an und bietet der Stimme mehr Klangfarbe, da der Mund allein als Resonanzraum für die Wortbildung dient (und nicht noch ein- und ausatmen muss). Die Tönung der Stimme umfasst Tonbildung und Resonanz. Sprache besteht aus Tönen, die von unserem Stimmapparat im Kehlkopf erzeugt werden. Der Kehlkopf besteht hauptsächlich aus den Stimmbändern und der Glottis (der Stimmritze). Über die Öffnung (und Schließung) der Stimmritze wird mit der Atemluft Druck aufgebaut, der die Stimmbänder in Schwingung(en) versetzt. Diese Schwingungen erzeugen Töne. Wie hoch unsere Stimme ist, hängt von der Länge, Dicke und Spannung der Stimmbänder ab (Frauen haben i.d.R. kürzere, dünnere Stimmbänder = schnellere Schwingungen = höhere Töne). Die von den Stimmbändern erzeugten Töne sind jedoch Primärtöne, die erst durch die Mund- und Nasenresonanz geformt und verstärkt werden. Wichtig ist hierbei, dass die Mundresonanz konstant bleibt, während die Nasenresonanz flexibel ist. Wie groß die Nasenresonanz für die Tonbildung ist, sehen wir, wenn wir erkältet sind: Ist die Nase ‚zu’, kommt es zu der bekannten seltsam klingenden ‚nasalen’ Stimme. Durch die Resonanz des Nasenraumes wird die Stimme ausdrucksvoller und nuancenreicher. Zudem wird der Kehlkopf durch die Nasenatmung entlastet, die unangenehme trockene Kehle vermieden. Deshalb gilt für die Tönung wie für die Atmung als wichtigste Regel: Üben und trainieren können Sie die Nasenatmung und -resonanz mit Sprechtraining. Sie sprechen dabei die so genannten Nasallaute (m, n, g)

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sehr bewusst und übertrieben stark und mit stetiger Wiederholung aus; zuerst einzelne Laute, später ganze Wortfolgen. Tipp: Wenn Sie detailliert und ausgiebig Ihre Aussprache trainieren wollen, empfiehlt sich ein praktisches Sprachseminar (z.B. eine WochenendWorkshop) oder ein Trainingsprogramm, welches auf jeden Fall mit akustischer Unterstützung verbunden sein sollte (z.B. auf CD oder DVD). Bei der Lautung geht es um Vokalisation und Artikulation, d.h. die saubere und lautreine Aussprache. Die Lautung ist sehr wichtig und wirkungsvoll für Ihre Sprache. Je mehr Sie an Deutlichkeit gewinnen, desto mehr können Sie an Lautstärke sparen. Und je mehr Sie an Lautstärke sparen, umso mehr Kraft sparen Sie. Laut sprechen kostet Kraft! Es geht hier nicht darum so leise zu sprechen, dass das Publikum Sie nicht mehr versteht, sondern so klar und deutlich zu sprechen, dass Sie Ihre Rede mit dem erforderlichen Mindestaufwand an Kraft halten können, ohne danach oder am Tag darauf heiser und erschöpft zu sein. Die Möglichkeiten der Atmung und Tonbildung (Nasenresonanz) dazu haben wir bereits kennen gelernt. Nun also geht es um die Lautbildung (nicht die Tonbildung). Die Sprache wird von Klang- und Geräuschlauten bestimmt. Diese gestalten wir mit Mund und Lippen. Deutlichkeit erreicht man durch Muskeltraining der Lippen. Eine klare und deutliche Aussprache ist umrissscharf, d.h. genaues und weiträumiges Formulieren der Worte. Klanglaute sind vor allem Vokale; helle Vokale (a, e, i, ä), dunkle Vokale (o, u, ü) und Doppellaute (Diphthonge) (ai, ei, äu, eu). Geräuschlaute werden durch Konsonanten bestimmt (f, s, ch, sch); Ausnahmen bilden hier die stimmhaften Geräuschlaute (b, d, g, w, j) und die Nasallaute (m, n, g). Der Wohlklang unserer Stimme wird vor allem von den Klanglauten (Vokalen) bestimmt; die Geräuschlaute (Konsonanten) vermindern den Klang der Vokale. Die Geräuschlaute bestimmen Rhythmus und Klang der Vokale. Was heißt das konkret? Dass unsere Sprachkultur auf den Selbstlauten aufbaut, die von den Geräuschlauten flankiert werden. Erst die umrissscharfe Aussprache der Zisch- und Geräuschlaute lässt unsere Sprache deutlich und verständlich werden, und erzeugt den für unsere Ohren angenehmen Sprachklang (arabische Sprachen etwa funktionieren primär über Konsonanten und Geräuschlaute, also genau entgegengesetzt; dem abend-

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ländischen Ohr fehlen die Orientierungspunkte in Form der Vokale, die Konsonanten alleine erzeugen für uns kein wortähnliches Klangbild!). Beachten Sie deshalb folgende phonetischen Fehler und Hinweise: 1. Zu starke Belastung der Stimmorgane Wer falsche betont, die Worte mit den Lippen zu lasch ausformuliert und falsch atmet, verbraucht viel Kraft ohne Erfolg – denn Sie sind undeutlich. Sie ermüden sich und Ihr Publikum. Deshalb üben Sie die langsame, deutliche Aussprache, Atempausen, die Atmung durch die Nase, und die umrissscharfe Formulierung der Worte. 2. Zu lautes und zu hohes Sprechen Jeder Mensch hat seinen phonetischen Bereich, in dem er normal und unangestrengt sprechen kann; man spricht von seiner phonetischen Indifferenzlage. Gehen wir mit unserer Stimme über und unter diesen Mittelbereich hinaus, schreien etwa laut oder sprechen bewusst sehr tieftönig, kostet uns das Kraft. Zu lautes und hohes Sprechen ermüdet deshalb sehr schnell. Das heißt nicht, dass Sie monoton sprechen sollen, sondern in der Ihnen angepassten Lautstärke. Ihre Stimme sollen Sie natürlich dabei variieren. Damit Sie gut verstanden werden, sollten Sie statt mit Lautstärke besser mit den Mitteln der Bauch- und Nasenatmung, der Nasenresonanz und der sauberen und lautreinen Aussprache arbeiten. Auch mit Laut- und Lippenübungen können Sie zu lautem und hohem Sprechen entgegnen. 3. Pressen und Aushauchen Sprechen wir über längere Zeit sehr laut – über unsere Indifferenzlage hinaus – verengt sich der Halsmuskel. Die Worte werden dann zunehmend gepresst. Viele Sprecher pressen unbewusst Ihre Worte hinaus, um so lauter zu sein. Das ermüdet aber nicht nur den Redner, sondern auch für die Zuhörer klingt die Rede alsbald sehr angestrengt, gekrächzt und gepresst, das Zuhören ermüdet zunehmend. Das Pressen der Worte geht fast immer mit dem Aushauchen einher, dem übertrieben starken Ausatmen. Ebenfalls meist unbewusst haucht der Sprecher beim ausatmen mehr Luft aus, als eigentlich nötig. Weil ihm diese danach wieder fehlt, versucht er dies durch weiteres Pressen der Stimme zu kompensieren. Es entsteht ein Kreislauf aus gepressten Worten und Aushauchen; die Stimme wird dabei zunehmend überanstrengt, klingt fase-

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rig und wird schnell heiser. Pressen und Aushauchen kann durch bewussten Einsatz und Training der Atemtechnik entgegnet werden. 4. Zu starke und zu schwache Kiefer- und Zungenbewegungen Mit zu starken Kiefer- und Zungenbewegungen versuchen viele Vortragende, ihre fehlende umrissscharfe Aussprache zu übertünchen. Statt mit den Lippen klar und deutlich die Worte auszuformulieren, wird übertrieben stark die Zunge bemüht oder der Kiefer bewegt. Beides sieht schnell albern aus, führt leicht zu Schnalzen und Kiefergeräuschen und ermüdet überschnell. Zu schwache Mund- und Kieferbewegungen sollten Sie ebenfalls vermeiden. Nuscheln, die sprichwörtliche „Maulfaulheit“ und Silben verschlucken führen bei jedem Zuhörer sehr schnell zu Unmut: x Sie werden missverstanden, x Sie werden nicht verstanden, x Ihr Publikum fühlt sich missachtet. Schlimmstenfalls treten alle drei Momente ein. Hat sich Ihr Publikum erst einmal ‚ausgeklinkt’, wird es kaum mehr gelingen, dessen wohlwollende Aufmerksamkeit zurück zu erlangen. 5. Dialekte und Aussprachefehler Dialekte und Umgangssprache erzeugen bei der Übertragung in die hochdeutsche Standardaussprache besondere Formen von Aussprachefehlern. Gerade bei Kindern, die (hochdeutsch) Schreiben lernen, wird vielfach offenbar, wie der Dialekt das Sprachbewusstsein in die Irre führt. ‚Könich’ statt König ‚Kirsche’ statt Kirche ‚Wuarst’ statt Wurst ‚janich’ statt gar nicht bis ‚dat un wat’...

Die hochdeutsche Standardaussprache, d.h. die gehobene, klare und umrissscharfe Aussprache, ist verbindlich im öffentlichen Leben (Schule, Wirtschaft, Wissenschaft, Korrespondenz etc.). Vermeiden Sie in öffentlicher Rede grundsätzlich Dialekte.

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Jede Regel hat ihre Ausnahmen, aber bei Dialekten sollten Sie stets vorsichtig sein. Sie selber finden Ihren Dialekt vielleicht freundlich, originell oder bodenständig, aber Sie sind befangen in Ihrer eigenen Sprache. Oder denken Sie genauso über den hanseatischen Dialekt, den sächsischen, den schwäbischen, den hessischen, den bayrischen, den sächsischen oder die Berliner Schnauze? Setzen Sie besser einzelne Dialekthappen als humorvolle Spitzen oder originelle Einschübe ein, aber sprechen Sie immer hochdeutsch (außer Sie haben einen Mundartabend). 6. Übungen zur Sprech- und Atemtechnik Eine klare, deutliche und verständliche Aussprache kann man üben. Die beste Selbstanalyse ist eine Videoaufzeichnung der eigenen Präsentation (oder auch schon der Probepräsentation). Hier können Sie in Bild und Ton sich selbst kontrollieren. Des Weiteren bieten sich Sprachübungen, Zungenbrecher und Alliterationen an, die Sie vielleicht aus Ihrer Kindheit kennen (die pädagogische Eigenschaft der Übungen bleibt davon unberührt). - „Blaukraut bleibt Blaukraut und Brautkleid bleibt Braukleid.“ - „Er kommt; ob er aber über Ober- oder ob er aber über Unterammergau kommt, das weiß man nicht.“ - „Der Pater pappt Pappplakate.“ - „In Ulm, um Ulm und rund um Ulm herum!“

Weiter können Sie Ihre Sprache schärfen, indem Sie Geschichten, Gedichte, Artikel o.ä. laut vorlesen. Scheint Ihnen das albern, suchen Sie sich Situationen: lesen Sie Ihren Kindern Geschichten vor, lernen Sie ein Gedicht auswendig, suchen Sie Volkslieder (deren Wortschatz eignet sich meist hervorragend für Sprechübungen). Auch bei einem Waldspaziergang können Sie auswendig gelernte Passagen sehr gut üben. Wenn Ihnen das alles zu peinlich ist, bedenken Sie: Bei Ihrem Vortrag stehen Sie auf jeden Fall vor Publikum. 7. Modulation Die Würze des gesprochenen Wortes ist die Modulation. Der Abgesang jedes gesprochenen Wortes ist die Monotonie. Sie sprechen moduliert, wenn Sie die ‚Bewegungsmöglichkeiten’ Ihrer Stimme ausnutzen, d. h.: Betonung – Tonhöhe – Lautstärke – Sprechtempo – Klangfarbe

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Die Modulation der Stimme umfasst alles das, was bisher zur Sprechtechnik gesagt wurde, plus der Variation Ihrer Stimme. Sprechen Sie abwechslungsreich, betonen Sie pointiert, heben und senken Sie Ihre Stimme (ohne zu ‚singen’) um Worte zu unterstreichen, Thesen zu verdeutlichen, Hintergründe zu veranschaulichen. Spielen Sie mit den Sprachtempi3; setzen Sie gekonnt und bewusst Pausen und spielen Sie mit Ihren sprachlichen Möglichkeiten. All das meint Modulation, oder banaler ausgedrückt: lebendiges Sprechen. Sprachfiguren und Redeschmuck

Redeschmuck bezeichnet alle Wortwahl, die über die pure Informationsvermittlung der Sprache hinausgeht. Was bei der Stimme die Modulation, ist bei der Wortwahl der Redeschmuck. Neben der Pflicht zählt hier die Kür. Man unterscheidet:4

Tropen

Figuren

Wortfiguren

Satzfiguren

Abb. 28: Formen des Redeschmucks.

Tropen (Einzahl: Tropus) sind Ausdrücke, die durch den Ersatz des Wortes durch ein anderes entstehen. Die Wirkung des Tropus bildet sich aus der Ähnlichkeitsbeziehung zwischen den beiden Worten. Wissenschaftlich gesprochen: Das Sinnbild des Tropus ist das Tertium Comparationis, das ‚Dritte des Vergleichs’ zwischen Ursprungs- und Ersatzwort.

3

4

Tempi: adagio = langsam; andante = mäßig langsam; andantino = etwas schneller als andante; allegretto = bewegt; moderato = mäßig schnell; allegro = schnell; allegro molto = sehr schnell; vivace = lebhaft; presto = sehr rasch; prestissimo = so rasch wie möglich. In der Literatur findet man häufig den Oberbegriff der ‚rhetorischen Figur’ für alle Formen des Redeschmucks, d.h. für Tropen und Figuren. Hinzu kommt, dass es Tropen gibt, die auch als Figuren funktionieren und andersherum. Wir unterscheiden hier aber sprachwissenschaftlich offiziell Tropen und Figuren.

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Beachte: Tropen ‚funktionieren’ nur dann, wenn sich dem Hörer dieser Vergleichspunkt erschließt! Erkennt der Hörer nicht das Sinnbild des Ersatzwortes, läuft der Wortschmuck ins Leere. Während der Gattungsbegriff ‚Tropen’ oft nicht geläufig ist, sind die einzelnen Tropen insofern bekannt, als dass sie auch ohne sprachtheoretischen Hintergrund alltäglich verwendet werden (was für die Gebrauchsfertigkeit der Tropen spricht). Die häufigsten Tropen sind: Synonym

bedeutungsgleiches Ersatzwort, möglichst neutral, häufig Fremdworte, z.B. - Gleichartigkeit oder Homogenität, - Couch oder Sofa, - Samstag oder Sonnabend.

Ironie

Gegenteil des bezeichneten Wortes, Ironie ist a) verdeckter Spott, durch bewusste Verkehrung von Gesagtem und Gemeintem, das Eigentliche lächerlich machend; Bsp. Ein toller Hecht (für einen Angeber, Hochstapler o.ä., rein abwertend und missbilligend gemeint). b) eine paradoxe Situation, die eine Begebenheit eigentümlich verkehrt (Ironie des Schicksals, der Geschichte, etc.) Vorsicht: Wird Ironie verkannt, drohen grobe Missverständnisse bis hin zu Beleidigungen! Bsp.: Ein toller Abend (= langweiliger, misslungener Abend).

Metapher

kürzester Vergleich, sinnliche Veranschaulichung; das Wesen der Metapher liegt in der Vergleichsebene der Analogiebegriffe. Bsp.: Betonkopf, Stockfisch, Tastengott, Schlafmütze.

Litotes

Bejahung durch doppelte Verneinung; bescheidene oder zurückhaltende Verwendung oder emphatischironische Verstärkung. Vorsicht: Auch die Litotes ist nur in Ihrem Kontext eindeutig, ‚total lecker’ kann dann eben wirklich wohlschmeckend wie auch eben überhaupt nicht lecker bedeuten! Bsp.: nicht schlecht (gut), nicht unklug (schlau)

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Metonymie

Reale Beziehung zwischen dem eigentlichen und dem verwendeten Wort; ein Teil oder Person steht für eine Sache, der Ort für Personen, der Behälter für den Inhalt usw. - Ich lese den neuen Grass... (den Roman) - Aus Berlin hört man... (die Bundesregierung) - Sie haben die Ringe gewechselt... (geheiratet)

Synekdoche

Quantitative Beziehung zwischen eigentlichem und verwendeten Wort; häufig pars pro toto (ein Teil steht für das Ganze), aber auch die Gattung für die Art, die Einzahl für die Mehrzahl usw. Bsp. - Unter deutschen Dächern (Stimmung oder Meinung in der Bevölkerung). - Säbelrasseln (Kriegsstimmung). - Das Leder rollt wieder (Fußballsaison beginnt).

Katachrese

Bildbruch; grundsätzlich negativ gemeint, hier aber Stilmittel durch sinnbildlichen Verweis in einen fremden Bereich; Bsp: Atomkern, Tischbein, einen Unfall bauen, Eistüte.

Emphase

Nachdruck; präzise Bezeichnungen werden durch unpräzise, mit größerem Bedeutungsumfang ersetzt; Bsp.: - Er ist ein Mann (stark, standhaft, prinzipientreu). - Er ist auch nur ein Mensch (nicht ohne Fehler).

Hyperbel

Unglaubwürdige Übertreibung und Überbietung, meist emotionaler Natur; Bsp.: - Sie ist schnell wie der Wind. - Er säuft wie ein Loch.

Während der Effekt der Tropen in dem Vergleich oder der Beziehung zu einem anderen Begriff liegt, schöpfen die rhetorischen Figuren ihre Qualität aus der kunstvollen Verknüpfung einzelner Worte oder ganzer Sätze. Unterschieden wird dabei zwischen Wortfiguren und Satzfiguren. Bei Wortfiguren handelt es sich – nomen est omen – um Wortverbindungen, deren rhetorischer Effekt sich aus Wortwiederholungen, Doppelungen, der Abweichung von grammatikalischen Normen oder ungewöhnlichen Satzstellungen ergibt. Mittels dieser ‚Normverletzungen’ wird dann

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z.B. verbal akzentuiert, pointiert oder auch eine eigenständige ästhetische Qualität ausgeprägt. Die geläufigsten Wortfiguren sind: Parallelismus

Vordergründig identisch klingende Konstruktionen, bei der eines oder mehrer Wörter wiederholt werden; Bsp.: Seine Wäsche zu waschen? Seine Launen auszubaden? Sein Geschwätz zu ertragen?

Chiasmus

Parallelismus, bei dem sich die Satzpaare und Bedeutungsträger kreuzen; Bsp. - Die Kunst ist lang, das Leben ist kurz. - Erst hatten wir kein Glück, dann kam Pech hinzu.

Alliteration

Stabreim, d.h. gleicher Anlaut. Bsp.: - Kind und Kegel. - Liebe, Lust und Leidenschaft. - Titel, Thesen, Temperamente. - Verliebt, verlobt, verheiratet.

Ellipse

Auslassung von Wörtern oder Satzteilen; oft mit spielerischem Witz, da die Ergänzungen auslegungsfähig sind; Bsp.: - Sie mich auch... - Wo Licht ist... - Es war einmal...

Zeugma

Wort, das sich auf einen vorgezogenen oder nachgestellten Satzteil bezieht; Bsp.: - Nimm Dir Zeit und nicht das Leben. - Es ist leichter, den Mund zu halten, als eine Rede.

Anapher

Wiederholung eines Wortes/Wortgruppe am Anfang eines Satzes oder von Satzteilen; Bsp.: - Keiner sah sie kommen, keiner sah sie gehen. - Gut gegessen, gut getrunken, gut geschlafen.

Epipher

Wiederholung eines Wortes/Wortgruppe am Ende eines Satzes oder von Satzteilen; Bsp.: - Er will alles, kann alles, tut alles. - Ich kann nach Süden reisen, Norden reisen, Osten reisen...

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Die Präsentationserstellung als Prozess

Paranomasie

Spiel mit Wörtern, die sich lautmalerisch ähneln, aber Verschiedenes bedeuten; Bsp.: - Eile mit Weile. - Taten statt Warten.

Satzfiguren oder auch Gedankenfiguren betreffen Satzteile oder größere Texteinheiten. Während Tropen und Wortfiguren die Rede vor allem inhaltlich stützen (Stimmung erzeugen, Akzente setzen), dienen die Satzfiguren mehr der Auflockerung und Unterhaltung. Die bekanntesten Satzfiguren sind: Rhetorische Frage

Frage, die keine Antwort erwartet; statt eines Aussagesatzes wird ein Fragesatz verwendet. Bsp.: - Glauben Sie das wirklich? (Nein) - Ist das nicht schrecklich? (Ja)

Allegorie

Ausführliche, auf einen ganzen Text oder Textzusammenhang ausgedehnte Metapher, Versinnbildlichung eines ganzen Gedankens.

Sentenz

Allgemeiner bzw. allgemeingültiger Satz als Kerngedanke, Grundlage oder Resümee. Bsp.: - Was lange währt, wird endlich gut.

Antithese

Zusammenstellung gegensätzlicher Begriffe, entgegengesetzte Behauptung. Bsp.: - Wir sind Narren, ihr aber seid klug. - Feuer und Wasser, Himmel und Hölle.

Oxymoron

Extreme Antithese als Einheit sich widersprechender Begriffe. Bsp.: - Bittersüß - Schrei nach Stille - Das Immerneue

Correctio

Selbstkorrektur, bei der meist ein schwaches durch ein stärkeres oder drastischeres Wort ersetzt wird. Bsp.: - Das war nicht laut, das war ohrenbetäubend. - Es war mehr als ein Erfolg, ein Sieg und ein Triumph.

Die Präsentationsdurchführung

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Die Ausführungen zur Rhetorik waren sehr umfangreich und es wird nicht erwartet, dass Sie gleich bei der ersten Präsentationsdurchführung all diese Hinweise und Ratschläge umsetzen können. Die Darlegungen war insofern von hoher Bedeutung, da Ihnen klar werden muss, dass nicht nur das „Was“ Sie sagen, sondern auch dass „Wie“ Sie es sagen, den Erfolg Ihrer Präsentation bestimmen. Bei den Bausteinen der Präsentation wurde auf diesen Aspekt bereits eingegangen. Zu dem „Wie“ gehört nicht nur die Stimme und Sprache, hier wird auch der Körpersprache besondere Aufmerksamkeit geschenkt Körpersprache Die Körpersprache sagt mehr aus, als uns manchmal lieb ist. Unsere körperliche Erscheinung gibt unablässig Informationen über unsere physische und psychische Verfassung preis – und dies, bevor wir überhaupt ein Wort gesprochen haben. Da die Botschaften in einer visuell dominierten Welt in hohem Maße symbolisch transportiert werden, ist das Wissen um die grundlegenden Elemente und Funktionen der Körpersprache unerlässlich. Mimik

Die Mimik beschreibt das Gebärden- und Mienenspiel des Gesichts, also das, was gemeinhin als Gesichtsausdruck bezeichnet wird. Die Mimik ist der vielleicht am schwersten kontrollierbare Teil der Körpersprache. Zum einen können wir uns selber nicht sehen, zum anderen ist das Gesicht der unmittelbarste Ausdruck unseres Innenlebens. Im Zusammenspiel der Gesichtspartien zentriert sich wie bei keinem anderen Körperteil auf bildlichemotionale Weise all das, was uns als Menschen ausmacht. Das Menschliche (oder Unmenschliche) an sich ist uns stets sprichwörtlich ins Gesicht geschrieben. Die Funktion und Bedeutung von Mimik lässt sich am allerbesten im Umgang mit Babys und Kleinkindern studieren, da hier nahezu die gesamte Verständigung von Angesicht zu Angesicht und mehr oder weniger nonverbal geschieht. Psychologisch vermittelt das Babygesicht – große, freundliche und fragende Augen und ein breiter offener Mund – ein Grundbedürfnis nach Harmonie, Freude und Optimismus. Nicht zuletzt dieser Assoziationen wegen fungiert das einfach mimische Muster des Kindchenschemas als Prototyp verschiedenster Objektformen, von der Comicfigur bis hin zum ‚Autogesicht’. Üben lässt sich eine positive Mimik ganz einfach: Wenn Sie Ihren Mitmenschen im Alltag mit Freundlichkeit und einem leichten Lächeln begegnen, wird dies überall seine positive

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Die Präsentationserstellung als Prozess

Wirkung entfalten. Ob in der Familie, im Büroalltag oder beim Einkauf – wenn Sie mit einem freundlichen Gesicht auftreten, tun das (in der Regel) auch Ihre Mitmenschen. Eine ganz besondere Bedeutung kommt dem Blick zu. Ihre Augen sind das wichtigste mimische Instrument und der kürzeste Weg zu Ihrem Gegenüber. Mit den Augen bauen Sie den Dialog zum Publikum auf, kontrollieren Ihre Wirkung und die Aufmerksamkeit des Publikums, ebenso, wie Sie mit Ihren Blicken honorieren und sanktionieren. ‚Stört’ etwa eine Person im Publikum, reicht meist schon ein wiederholter Blick auf den Betreffenden, um ihm die Störung zu signalisieren. Das ist leiser, galanter und meist auch effektiver, als den Vortrag zu unterbrechen und die Person um Ruhe zu bitten. Mit den Augen demonstrieren Sie Souveränität und Engagement, also sprechen Sie mit wachem Blick. Über die Wirkung eines Redners mit schlaftrunkenen Augen muss man nicht viele Worte verlieren. Wichtig ist vor allem eins: Schauen Sie die Leute an! Benutzen Sie die Augen, denn zum Sehen sind sie da. Viele Menschen sind kaum in der Lage, einem in die Augen zu sehen und sind verunsichert, wenn man ihnen in die Augen schaut. Als Vortragende(r) dürfen Sie dies auf keinen Fall tun. Halten Sie Kontakt mit dem Publikum – halten Sie die Augen auf! Gestik

Die Gestik beschreibt die kommunikativen Bewegungen unserer Arme und Hände und Finger. Gesten sind sichtbare Emotionen und unterstreichen unsere Aussagen. Ganz allgemein gilt: Eine zu schwache Gestik lässt den Vortragenden schnell langweilig, hölzern, arrogant oder desinteressiert wirken, eine zu starke Gestik wirkt oft theatralisch und aufgesetzt. Entsprechend ihrer Verwendung unterscheidet man symbolische Gesten (deren Bedeutung kulturell festgelegt ist), Zeigegesten und ikonische Gesten, die auf eine spezifische Weise einen Sachverhalt wiedergeben. Gerade bei symbolischen Gesten ist Vorsicht geboten, da deren Bedeutung in anderen Kulturkreisen grundlegend anders sein kann. Gilt der geschlossene Ring aus Daumen und Zeigefinger den einen als lobendes ‚okay’, interpretieren andere dies als anzügliche Gestik der allerübelsten Sorte. Gerade ganz alltägliche Gesten sind in unterschiedlichen Kulturen mit ganz unterschiedlichen Bedeutungen versehen. Weiter müssen Gesten kongruent sein, d.h., sie müssen inhaltlich und zeitlich mit dem Gesprochenen übereinstimmen. Nur sinngemäße Gesten sind sinnvolle Gesten. Da Gesten ‚automatisch’ geschehen, erlernt man sie ebenso ‚automatisch’ durch die häufige Übung von Reden und Vorträgen.

Die Präsentationsdurchführung

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Je lockerer Sie werden, desto selbstverständlicher werden Sie gestikulieren. Mit der Videoanalyse können Sie Ihre Gestik (und Mimik) kontrollieren und trainieren. Sie sollten möglichst ruhig und souverän gestikulieren und die Arme oberhalb der Gürtellinie halten. Vermeiden sollten Sie auf jeden Fall Drohgebärden, wie z.B. eine Faust oder einen erhobenen Zeigefinger! Zuletzt ein Wort zu den Verlegenheitsgesten. Nahezu jeder Mensch hat ‚seine’ Verlegenheitsgeste, ob in Form des Haarekräuselns, dem Wegstreichen der Haarsträhne, dem Griff ans Kinn oder ans Ohrläppchen. ‚Ihre’ Verlegenheitsgeste ist nichts Schlimmes oder Verwerfliches, sondern ist Teil Ihrer persönlichen Note. Nur kennen sollten Sie Ihre Schwächen – das hilft, diese im Zweifel zu vermeiden. Habitus

Habitus umschreibt sowohl die Gesamtheit Ihrer Erscheinung als Person (Erscheinungsbild, Kleidung, Benehmen, Gebaren) als auch ihre ‚soziale Persönlichkeitsstruktur’. Letztere geht im Wesentlichen auf die Untersuchungen des französischen Sozialphilosophen Pierre Bourdieu zurück, wonach der Habitus das gesamte Auftreten einer Person bezeichnet, also seinen Lebensstil, seine Sprache, die Kleidung oder den Geschmack. Am Habitus einer Person lässt sich der Rang oder Status einer Person in der Gesellschaft ablesen (vgl. Bourdieu 2000). Für Redner, Vortragende und im Mittelpunkt stehende Menschen zielt dies auf Fragen der Etikette ab. Kleider machen Leute, aber ebenso sieht man jedem Mann im Anzug an, ob er öfter Anzüge trägt oder diese ihm wie eine fremde ‚Rüstung’ übergestülpt sind. Ähnliche Beispiele lassen sich gerade in der Geschäftswelt finden, wo erfolgreiche Menschen oftmals dazu neigen, ihren Erfolg mit allzu auffälligen Statussymbolen zu garnieren (protzige Armbanduhren, Ohrringe, Tätowierungen, exaltierte Accessoires etc.). In diesem Sinne gilt: Weniger ist mehr und eine schlichte, aber korrekte Bekleidung ist aller Extravaganz vorzuziehen. Schließlich wollen Sie als Person ernst genommen werden und keinen Eindruck hinterlassen, der sich allein aus Ihren Extrovertiertheiten nährt. Es ist nicht nur wichtig, zu wissen, worauf es bei Rhetorik und Körpersprache ankommt. Es ist auch für die eigene Selbstsicherheit wichtig, sich mit den möglichen Störfaktoren einer Präsentation zu beschäftigen und sich im Vorhinein Gedanken zu machen, wie man darauf reagieren kann. Mit diesem Thema wollen wir uns nun im Folgenden beschäftigen.

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Die Präsentationserstellung als Prozess

Umgang mit Störfaktoren Während der Präsentation können auch mit noch so viel Übung unvorhergesehene Störungen auftreten, die im Folgenden kurz aufgelistet werden sollen (vgl. u.a. Kushner 1997, S. 332ff.; Walter 1997, S. 179ff.; Stadelwieser 1993, S. 62ff.).

Sie verlieren den roten Faden

Stecken zu bleiben, gehört mit zu den Ängsten, die jeder Vortragende nur zu gut kennt. Aber bedenken Sie, nicht jede kleine Pause wird von Ihren Zuhörern als Steckenbleiben gewertet. Häufig erhöht sich durch kleinere Pausen die Aufmerksamkeit Ihres Publikums. Die Zuhörer merken es teilweise auch nicht, weil diese ja gar nicht wissen, was Sie als Nächstes sagen wollten. Wenn Sie den roten Faden verloren haben, sehen Sie auf Ihre Präsentationsunterlagen, Manuskript oder Ihre Karteikarten, und suchen Sie nach dem nächsten Stichwort. Hilfreich kann auch sein, wenn Sie das bisher Gesagte zusammenfassen, dann werden Sie den Faden auch wieder finden.

Ein bestimmter Begriff fällt Ihnen nicht ein

Auch dies kann passieren. Sie schätzen die Situation schlimmer ein als Ihr Publikum. Sie sollten diesen Begriff dann einfach umschreiben. Entweder fällt Ihnen dann der Terminus ein oder Ihr Publikum hilft Ihnen dabei. Sie aktivieren damit Ihre Zuhörer und erhöhen die Aufmerksamkeit. Kein Grund zur Panik.

Eine Satzkonstruktion verunglückt

Sie reden frei und beginnen einen Satz, der eventuell etwas zu lang geraten ist. Sie kommen am Schluss mit der Satzkonstruktion etwas ins Schleudern. Gelingt es Ihnen noch den Satz zu beenden, sehen Sie sich die Gesichter Ihrer Zuhörer an. Wenn Sie das Gefühl haben, diese haben Ihre Aussage verstanden, fahren Sie weiter fort mit Ihren Gedanken. Wenn es nicht gelingt, das Satzende mit dem Satzanfang in eine Einheit zu bringen, brechen Sie diesen Satz ab und versuchen mit folgenden Überleitungen das ganze noch einmal von vorne: Anders ausgedrückt…

Die Präsentationsdurchführung

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Besonders betonen möchte ich hier... Mir kommt es besonders darauf an, dass… Wichtig ist, dass Sie den Fehler von Schachtelsätzen dann versuchen zu vermeiden. Verwenden Sie danach kurze prägnante Sätze und Satzkonstruktionen.

Sie haben einen Gliederungspunkt übersprungen

Im Eifer sind Sie zu schnell vorgegangen und haben einen Gliederungspunkt völlig vergessen. Dann müssen Sie sich schnell entscheiden. Handelt es sich dabei um einen sehr wichtigen Punkt, dann sollten Sie diesen bei nächster Gelegenheit nachholen und einfügen. Kann auf diesen Aspekt verzichtet werden, so fahren Sie weiter fort. Überleitungen, die Ihnen helfen, den Gliederungspunkt noch mit einzufügen, könnten wie folgt aussehen: Zur Untermauerung meiner Ausführungen müssen wir noch auf folgenden wesentlichen Aspekt eingehen… Wir haben ein wesentliches Kriterium noch nicht diskutiert…

Sie haben sich versprochen

Auch mit einem Versprecher kann man umgehen lernen. Handelt es sich um eine Art Versprechen, die den Sinnzusammenhang nicht gefährdet, so fahren Sie einfach fort, so als ob nichts passiert wäre. Handelt es sich aber um einen Versprecher, der die inhaltliche Verständlichkeit gefährdet, dann entschuldigen Sie sich und fahren fort. Sie haben im Eifer des Gefechts gesagt, dass Vertreter A den größten Umsatz im Jahre 2007 erzielt hat, richtig muss es aber heißen, B. Entschuldigen Sie sich nicht großartig, dies kann jedem passieren. Sagen Sie einfach: Richtig muss es heißen...

Umgang mit Fragen aus dem Publikum

Generell gilt, dass Sie… …Verständnisfragen sofort beantworten. …Fragen zum Thema kurz und knapp beantworten. …Fragen zu späteren Gliederungspunkten verschieben.

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Die Präsentationserstellung als Prozess

…Kettenfragen sehr kurz beantworten und Gesprächsbereitschaft signalisieren. …Fragen zu einem früheren Gliederungspunkt sehr kurz beantworten …Fragen an der Grenze zum Thema kurz beantworten und darauf hinweisen, dass es sich um ein Grenzgebiet handelt. …Fragen außerhalb des Themas sollten Sie nicht beantworten, Sie schweifen sonst zu weit vom Thema ab.

Sie können Fragen aus Ihrem Publikum nicht beantworten

Trotz intensiver Vorbereitungen kann es vorkommen, dass Sie eine Frage aus dem Publikum entweder nicht beantworten können oder nicht kurz beantworten können. Dann geben Sie dies ehrlich zu, wie z.B.: „Ich kann Ihnen die Frage im Moment nicht beantworten, aber vielleicht hat jemand aus dem Publikum Erfahrung damit.“ Sollte die Frage von Ihrem eigentlichen Thema ablenken und nicht ganz kurz zu erläutern sein, so notieren Sie sich die Frage und bieten an, diese im Anschluss an die Präsentation zu beantworten.

Es werden Fragen gestellt, die Sie verunsichern sollen

Es gibt immer wieder Fragen, die den Vortragenden ganz schön ins Schleudern bringen können. Dazu gehört u.a. die Frage: Können Sie dies überhaupt belegen? Welche Grundlagen haben Sie für Ihre Behauptung? Beantworten Sie diese Fragen sehr höflich, indem Sie zuerst einmal nach dem Namen und dem Unternehmen fragen. Dies nimmt derartigen Nörglern schon mal etwas Wind aus den Segeln. Im nächsten Satz weisen Sie entweder auf die Quelle hin, wenn Sie Ihnen direkt zur Verfügung steht (Quellenangabe auf dem Chart) oder aber Sie antworten damit, dass Sie die Zuhörer nicht mit langen statistischen Auswertungsergebnissen langweilen wollten, Sie aber selbstverständlich nach der Präsentation dem Herrn oder der Dame die Quelle zur Verfügung stellen werden. Auch durch die Bitte nach Präzisierung der Frage, nehmen Sie dem Fragenden schon viel von seinem Angriff. Reagieren Sie ruhig und besonnen und stecken Sie den Ärger über derartige Verunsicherungsversuche einfach weg. Schweigen Sie nicht und bieten Sie an, dass Sie die Frage später beantworten werden (vgl. Schlegel 2007). Insgesamt stehen hier folgende Möglichkeiten zur Verfügung: Will Sie ein Zuhörer aufs Glatteis führen, so antworten Sie doch mal mit einer Gegen-

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frage: Wieso interessiert Sie dieser Zusammenhang, wo sehen Sie den Zusammenhang zu unserer Thematik oder Sie bitten ganz einfach, diesen Punkt in dem Vortrag sowieso nochmals anzusprechen, da er von der Thematik dort behandelt wird. Folgende Möglichkeiten bieten sich an: 1. Sie analysieren die Situation und bewahren eine freundliche Haltung. Reagieren Sie nie aggressiv. 2. Stellen Sie Rückfragen. Damit gewinnen Sie Zeit und können zusätzliche Informationen erlangen. 3. Überlegen Sie dann Ihre Reaktion, sammeln Sie Ihre Argumente. 4. Dann beginnen Sie mit Ihrem Ausführungen. Haben Sie Verständnis für diese Frage und folgen Sie Ihrer Argumentationskette, auch wenn es nur die Antwort ist, dass dies später besser in den Zusammenhang passt, dass die Fragenbeantwortung länger dauert, dass durch folgende Tatbestände der Zusammenhang bewiesen werden kann.

Es tritt Unruhe bei den Zuhörern auf

Sollten zwei oder mehrere Zuhörer miteinander reden oder es tritt eine allgemeine Unruhe auf, dann hilft es, wenn Sie dies konkret ansprechen und fragen: Ich habe das Gefühl, dass bei diesem Punkt noch einiges unklar ist. Was für Fragen haben Sie? Haben Sie hierzu andere Erfahrungen gemacht? Fassen Sie danach die bisherigen Ausführungen nochmals zusammen, damit die Zuhörer wieder den Faden gefunden haben. Ansonsten kann Unruhe auch ein Hinweis dafür sein, dass eine Pause erforderlich wird und die Konzentration der Zuhörer nachlässt.

Es erfolgen Zwischenrufe

Ein Zwischenruf wie Hört, hört wird in Ihren Vortrag eingeworfen. Sie haben nun mehrere Möglichkeiten, hierauf zu antworten. Was auf jeden Fall vermieden werden sollte, ist eine ironische Antwort, denn dies könnte zu einem Schlagabtausch führen und die Situation eskalieren lassen. Versuchen Sie ruhig und sachlich zu bleiben und versuchen Sie folgendes: x Nehmen Sie Blickkontakt mit dem Zwischenrufer auf und fahren Sie einfach in Ihrer Präsentation fort. x Sie sollten Zwischenrufe immer dann übergehen, wenn Sie keine schlagkräftige Antwort parat haben. x Können Sie mit dem Zwischenruf gut umgehen, so kontern Sie nett und höflich und erklären einen Sachverhalt nochmals.

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x Zwischenrufe, die inhaltliche Bezugspunkte haben, sollten Sie aufnehmen. x Reagieren Sie insgesamt nicht zu häufig auf derartige Störungen, denn dann könnte es sein, dass Sie sich auf Diskussionen einlassen müssen, die Ihnen kostbare Zeit rauben.

Die Technik funktioniert nicht mehr

Trotz noch so guter Vorbereitung kann es passieren, dass die Technik ausfällt. Das Mikrofon funktioniert nicht mehr, der Beamer schaltet ab, der Flipchart-Stift will nicht mehr schreiben. Sie versuchen selbstverständlich erst einmal, das Problem zu beheben und sich Hilfe zu holen. Besteht aber keine Chance, dieses Problem kurzfristig zu lösen, so versuchen Sie zu improvisieren: x Sie verweisen auf Ihr Hand-out (gut das Sie dies vorbereitet haben). x Sie versuchen auch ohne Mikrofon durch lauteres Sprechen den Vortrag zu beenden. x Sie bitten jemanden, einen Stift bzw. Beamer aus einem anderen Raum zu besorgen und versuchen in der Zwischenzeit in Ihrer Präsentation fortzufahren. x Sollte zu viel Unruhe eingetreten sein, so schlagen Sie eine kurze Pause vor. Eine gute Vorbereitung und besonnenes Handeln wird Ihnen insgesamt helfen, diese Störungen im Rahmen Ihrer Präsentation zu meistern. Diskussionsführung Die Präsentation ist geschafft. Es ist üblich, dass im Anschluss noch eine Diskussion stattfindet und Sie sollten diese leiten, sofern kein Moderator oder anderer Diskussionsleiter vorher bestimmt wurde. Ob nun Fragen bereits während der Präsentation geklärt wurden oder nicht, hängt u.a. davon ab, aus wie vielen Personen Ihr Auditorium besteht. Bei einer größeren Zuhörerschaft ist eine Frageunterbrechung nicht möglich. Wie diskussionsfreudig Ihre Zuhörer sind, hängt davon ab, wie Sie die Fragezeit einführen: „Gibt es noch Fragen?“ lädt nicht unbedingt zu einer Aktivierung Ihrer Zuhörer ein. Mit der Formulierung „Welche Fragen interessieren Sie noch?“ oder „Haben Sie auch gleiche Erfahrungen damit ge-

Die Präsentationsdurchführung

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macht?“ hingegen stimulieren Sie Ihr Publikum. Sie müssen auch mit der Körpersprache und Ihrer Stimme sympathisch und freundlich rüberkommen. Wichtig ist es auch, zu klären, wie die Organisation der Fragestunde oder Diskussion ablaufen soll. Es ist wünschenswert, dass sich die Personen, die eine Frage haben, auch melden. Wenn diese dann an der Reihe sind, sollten sie sich bei größeren Runden auch vorstellen (Name und evtl. Firma) und dann mit der Frage beginnen. Was sollte man aber machen, wenn die Fragestunde so gar nicht starten will. Es bedarf dann teilweise nur eines Anstoßes. Eine Aktivierung können Sie dadurch erzielen, indem entweder Sie selbst eine Frage stellen, die immer wieder auftaucht bei diesem Thema. Danach ist in der Regel das Eis gebrochen. Insgesamt ist es wichtig, dass Sie die Diskussion fest im Griff haben. Verweisen Sie Personen, die sich nicht gemeldet haben und noch nicht an der Reihe sind, mit freundlichen aber bestimmten Worten: „Herr Meier hatte sich vor Ihnen gemeldet“ auf einen späteren Zeitpunkt. Wenn Sie es schaffen, ist die Verwendung von Namen sehr wünschenswert. Greifen Sie ein, wenn einer zu lange redet oder dauernd Fragen stellt. Fordern Sie die Disziplin ein und führen Sie diese Diskussion durch höfliches, aber auch bestimmtes Handeln. Sie sind dafür verantwortlich, dass bei einem größeren Publikum möglichst viele Personen sich beteiligen können und auch von der Diskussion profitieren. Bestimmen Sie auch das Ende der Diskussion. Wenn die vereinbarte Zeit des Endes naht, erwähnen Sie, dass aus Zeitgründen nur noch zwei/drei Wortmeldungen behandelt werden können, dass Sie aber gerne auch in der Pause für Fragen zur Verfügung stehen. Beenden Sie dann auch pünktlich Ihren Part in der Veranstaltung durch eine sehr knappe Zusammenfassung und bedanken Sie sich für die Aufmerksamkeit. Nun kommen wir noch kurz zur Beantwortung von Fragen. Sie können sich die Fragen kurz notieren und sollten diese bei einem großen Publikum nochmals wiederholen, wenn nicht klar ist, dass jeder die Frage auch akustisch und inhaltlich verstanden hat. Negative Einwände sollten grundsätzlich in einer positiven Grundstimmung und auch Wortwahl als Frage wiederholt werden. Generell sollten Sie alle Einwände als Fragen formulieren und behandeln. Sie sollten vermeiden, Ihre persönliche Meinung zu einer Frage abzugeben, wie zum Beispiel: Das ist aber eine interessante Frage. Damit frustrieren Sie alle anderen Fragenden. Bei der Beantwortung der Fragen sollten Sie sich an den Politikern ein Beispiel nehmen. Diese wiederholen immer wieder die Kernbotschaft, die

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Die Präsentationserstellung als Prozess

sie gerne rüberbringen wollen. Dazu können Sie auch die Folien, Darstellungen, Flipchart-Aufzeichnungen, die Sie beim Vortrag verwendet haben, wieder hervor nehmen und es daran nochmals deutlich erläutern. Vermeiden Sie aber, diese Technik zu strikt zu verwenden und auf alle Fragen, egal welche Zielrichtung diese haben, mit Ihren vorbereiteten Kernbotschaften zu antworten. Auch dies fällt dem Publikum auf. Versuchen Sie die Fragen konkret zu beantworten und geben Sie zu, dass Sie auch Fragen nicht beantworten können, wenn es so ist. Schlecht ist nur, wenn dies zu häufig vorkommt. Verweisen Sie Fragen, die nicht zum Thema gehören höflich aber bestimmt in die Pause, in der Sie gerne bereit sind, diese Fragen zu beantworten. Denken Sie daran, die Fragestunde gibt Ihnen auch wertvolle Hilfestellung. Sie zeigt Ihnen, wo eventuell noch Erklärungsbedarf besteht, welche Einwände sich bei Ihren Zuhörern gezeigt haben etc. Die Diskussion bietet sowohl dem Vortragenden als auch den Zuhörern die Gelegenheit, sich auszutauschen. Sie stellt eine Chance dar, Bedenken auszuräumen und ergänzende Informationen zu platzieren.

Feedback (Lob & Kritik) Lob gefällt uns allen. Sollten Sie nach Ihrer Präsentation gelobt werden, genießen Sie es. Dies ist der Lohn für Ihre gute Vorbereitung, Ihren Einsatz und Ihr Können. Mit Kritik können die meisten Menschen nicht umgehen. Ohne auf die vielfältigen Ursachen dafür einzugehen, soll im Folgenden kurz dargestellt werden, wie man sich verhalten kann. Dabei haben die Psychologen herausgefunden, dass Kritik Frauen stärker trifft als Männer und auch die Verhaltensweise sich zwischen den Geschlechtern sehr unterscheidet (vgl. Schlütter 2003, S. 165). Dies hängt mit dem Wesen der Frau und ihrer Erziehung zusammen. Generell sollte folgendes beachtet werden: x Kritik bezieht sich nicht auf Ihre ganze Person, sondern betrifft nur einen Teilaspekt Ihrer Präsentation. x Gehen Sie konstruktiv und positiv mit Kritik um, denn es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen. Wir alle machen Fehler und sind nicht perfekt. x Sie sollten die Kritik, sofern Sie berechtigt ist, ernst nehmen und an diesem Punkt arbeiten. Wie man mit unberechtigter Kritik umgehen

Die Präsentationsdurchführung

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x x x x

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soll, wird unterschiedlich gesehen. Aus Ihrer Perspektive ist Kritik immer unberechtigt, wenn Sie eine andere Meinung dazu haben. Sie können einerseits Ihre Meinung argumentativ vertreten oder andererseits auch das Feedback akzeptieren. Sie sollten das Feedback Ihrer Zuhörer, sofern dies ehrlich gemeint ist, akzeptieren und nicht wegdiskutieren. Überlegen Sie, ob die Ziele klar formuliert wurden, ob die Adressatenanalyse eventuell nicht präzise genug war, ob Sie rhetorisch diesen Punkt nicht klar genug herausgearbeitet haben. Versuchen Sie in der Diskussion Ihre Sicht der Dinge nochmals zu erläutern. Bleiben Sie freundlich und ruhig, auch wenn Ihr Gegenüber eventuell aggressiv und gereizt wirkt. Fragen Sie genau nach und lassen Sie sich Alternativen aufzeigen. Versuchen Sie – egal wie ungerechtfertigt oder kränkend die Kritik auch ist – sachlich zu bleiben und verstricken Sie sich nicht in langwierige Rechtfertigungen. Sie sollten Kritik auch selbstbewusst entgegennehmen.

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Die Präsentationserstellung als Prozess

Kurz & rund RHETORIK UND VERSTÄNDLICHKEIT Sprechen lernt man nur durch Sprechen. Sie werden mit jedem Vortrag besser, und jeder Fehler hilft, diesen in Zukunft zu vermeiden. Wirkung, Verständnis, Überzeugung x Sprechtempo: langsam – schnell, Pausen x Modulation (Melodie): hoch – tief (nicht singen!) x Betonung (Dynamik): leise – laut x Deutlichkeit (Artikulation): klare Aussprache, hochdeutsch x Wortwahl (Stil): leicht – schwer, sachlich – humorvoll etc. x Sprechen Sie immer aus einer lockeren Grundhaltung bzw. Einstellung heraus; bleiben Sie immer möglichst natürlich. Sprechstil x Redestil ist kein Schreibstil – reden Sie für die Ohren, nicht für die Augen. x Sprechen Sie langsam, laut, deutlich und hochdeutsch. x Variieren Sie Ihre Sprache. x Hauptsätze und Verbalstil: kurze Sätze, klare Sprache. x Direkte und aktive „Sie“-Ansprache: Sprechen Sie MIT dem Publikum. x Formulieren Sie präzise und kontinuierlich, suchen Sie schöne Wörter x Vorsicht bei Ironie, Satire und speziellem Humor! x Vermeiden Sie Phrasen, Klischees, Füllwörter, Doppelungen, Allgemeinplätze, nichtssagende Adjektive, Weichmacher, Beamtendeutsch und Dialekte. x Stellen Sie Ihre Sprache in gewissem Maße auf Ihr Publikum ab. Sprechtechnik x Betonung, Tonhöhe, Lautstärke, Sprechtempo, Klangfarbe. x Immer durch die Nase atmen – nicht durch den Mund. x Hektik und Flachatmung vermeiden – Pausen setzen. x Umrissscharfe Aussprache, langsam und deutlich. x Je deutlicher Sie werden, desto leiser können Sie sprechen. x dynamisch sprechen, aber nicht singen.

Die Präsentationsdurchführung

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KÖRPERSPRACHE x Körpersprache lässt sich trainieren: Entweder vor dem Spiegel oder anhand der Selbstaufzeichnung mit Videofilm. x Versuchen Sie immer, ein freundliches Gesicht zu machen. x Schauen Sie die Leute an, suchen Sie Blickkontakt. x Erkennen Sie Ihre Verlegenheitsgesten. x Welchen Habitus ‚verkörpern’ Sie – sind Sie authentisch? UMGANG MIT STÖRFAKTOREN x Denken Sie daran, Lampenfieber hat fast jeder und es ist etwas ganz natürliches. Sie sind hervorragend vorbereitet und die Einführung haben Sie am besten trainiert und beherrschen diese. Endlich geht es los, das Lampenfieber legt sich von ganz alleine. x Während der Präsentation können verschiedene Störungen auftreten, z.B. Sie verlieren den roten Faden, Sie vergessen in Ihrem Eifer einen Gliederungspunkt. Machen Sie sich vorher klar, was passieren kann und wie Sie darauf reagieren sollten. Jeder der Zuhörer, der Präsentationen gehalten hat, kennt diese Situation und wenn Sie es geschickt anstellen, merkt es vielleicht noch nicht mal Ihr Auditorium. x Lassen Sie sich vor allem von bewussten Störungen nicht aus der Ruhe bringen. FEEDBACK (LOB & KRITIK) x Bei der anschließenden Frage- und Diskussionsrunde kommt es darauf an, dass Sie – sofern Sie die Diskussion leiten – das Zepter nicht aus der Hand geben. x Versuchen Sie die Reihenfolge der Zuhörer, die sich zu dem Thema melden, einzuhalten und möglichst viele Zuhörer mit einzubeziehen. Antworten Sie – sofern möglich – mit Ihren bereits in der Präsentation verfolgten Hauptargumenten. x Kritik bezieht sich nie auf Ihre ganze Person, sondern betrifft immer nur einen Teil Ihrer Präsentation. Bleiben Sie ruhig, unterlassen Sie ausschweifende Rechtfertigungen und setzen Sie sich mit der Kritik – vielleicht auch nach der Präsentation – in Ruhe auseinander. Jeder macht Fehler und man sollte aus diesen Fehlern lernen. Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen.

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Die Präsentationserstellung als Prozess

Die Nachbereitung Die Präsentation liegt hinter Ihnen. Häufig geht man dann zur nächsten Aufgabe über, ohne sich die Zeit für eine Nachbereitung zu nehmen. Diese dauert in der Regel gar nicht so lange, gibt Ihnen aber wichtige Hinweise für die Zukunft. Sie werden herausfinden, was Sie beim nächsten Mal besser machen können. Sie werden aber auch viele Hinweise finden, die Ihnen zeigen, was Sie alles schon sehr gut beherrschen und was Sie sehr gut gemacht haben. Das steigert Ihr Selbstvertrauen und Sie werden immer professioneller und sicherer mit Präsentationen und Reden umgehen können. Bewerten Sie zuerst aus Ihrer Sicht, was Sie an der Präsentation sehr gut und verbesserungsfähig fanden. Schreiben Sie Ihr Urteil auf einen Zettel und/oder füllen Sie den Fragebogen, den auch Ihre Zuhörer ausgefüllt haben selbst aus. Stellen Sie sich zusätzlich u.a. folgende Fragen: Was hat gut geklappt? Habe ich mein Ziel erfüllt? Welche Inhalte konnte ich gut vermitteln? Wie konnte ich auf Fragen und Einwände reagieren? Wie sicher habe ich mich gefühlt? Wie war die Organisation meiner Vorbereitung? Dann gehen Sie daran, den Fragebogen, den der Veranstalter oder Sie ausgeteilt haben, auszuwerten. Hierin sind die externen Anhaltspunkte für eine Nachbereitung enthalten. Auswertung des Fragebogens Bei der Beschreibung des Zeitmanagements und der Organisation wurde bereits darauf hingewiesen, dass Sie auch einen Feedback- oder Evaluationsbogen entwickeln sollen, der dann nach Ihrer Präsentation von den Zuhörern ausgefüllt werden soll. Je nach Fragestellung können Sie hieraus wertvolle Informationen für die Verbesserung Ihrer Präsentation für die Zukunft erhalten. Theoretisch lassen sich viele Fragen formulieren (Stimme, Gestik, Inhalt, Spannungsbogen, Körperhaltung, Visualisierung, Strukturierung etc.). Der ausgeteilte Fragebogen sollte aber kurz und knapp sein, daher müssen Sie aus der Vielzahl der potentiellen Fragen die auswählen, die Sie wirklich interessieren und weiterbringen (vgl. Walter 1997, S 197ff.). Mögliche Fragen wären z.B.:

Die Nachbereitung

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x Wie war Ihr Interesse an der Fragestellung? (sehr hoch – sehr gering) x Waren Ihnen die Ziele der Präsentation klar? (sehr gut – sehr schlecht) x Konnten Sie den Ausführungen folgen? (sehr gut – sehr schlecht) x Wie beurteilen Sie die Struktur der Präsentation? (sehr gut – sehr schlecht) x Wie fanden Sie die Visualisierung? (sehr gut – sehr schlecht) x Wie beurteilen Sie die eingesetzten Medien? (sehr gut – sehr schlecht) x Wie fachlich kompetent wirkte der/die Vortragende (sehr kompetent – nicht kompetent) x Wie schätzen Sie den Schwierigkeitsgrad ein (zu schwer – zu leicht) Zusätzlich zu diesen oder anderen Fragen, sind dann noch Fragen zu den antwortenden Personen zu stellen. x x x x x

Geschlecht (männlich – weiblich) Alter (nach Jahren oder Jahrgang) Hochschulbildung Funktion Gründe für den Besuch der Präsentation

In den Beispielen wurden lediglich zwei Antwortkategorien vorgegeben. Dies kennzeichnet lediglich die zwei extremen Positionen, zwischen diesen befinden sich je nach gewählter Systematik noch zwei oder drei weitere Abstufungen: Sehr gut Trifft voll zu Sehr hoch

† † † † † † † † † † † † † † †

Sehr schlecht Trifft gar nicht zu Sehr gering

Die Verwendung von fünf Kästchen hat den Nachteil, dass viele sich dann für die Mitte entscheiden. Bei einer Vierer-Unterteilung muss sich der Zuhörer entscheiden, ob er es tendenziell gut oder schlecht fand. Wichtig sind auch offene Fragen, wie beispielsweise: x Was fanden Sie besonders gut an der Präsentation? x Was sollte unbedingt beibehalten werden? x Folgendes sollte geändert werden. x Folgende Aspekte habe ich bei der Themenbearbeitung vermisst. x Zusätzliche Anmerkungen.

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Die Präsentationserstellung als Prozess

Sie haben einen Fragebogen erstellt, verteilt und ausgewertet und sehen jetzt, wie Ihre Zuhörer Sie beurteilt haben. Weiterhin können Sie Ihre eigene Auswertung, die auf einem Blatt festgehalten wurde, gegenüberstellen. Sie werden jetzt feststellen, wo Sie sich besser, genauso oder schlechter eingestuft haben. Die Erfahrungen zeigen, dass man in der Regel mit sich am härtesten umgeht. In den Rhetorikkursen erhalten die Zuhörer und die Vortragenden den gleichen Fragebogen und Sie werden gebeten, eine Bewertung abzugeben. Diejenigen, die präsentiert haben und sich selbst bewerten sollten, lagen in der eigenen Bewertung immer um einiges schlechter als Sie von den Zuhörern bewertet wurden. Auch dies hilft dabei, mehr Zutrauen zu den eigenen Fähigkeiten zu entwickeln. Stärken & Schwächen analysieren Durch die Auswertung des Evaluationsbogens wissen Sie, in welchen Bereichen (Gestik, Zielformulierung, Argumentation, Visualisierung etc.) Sie vor dem Auditorium schlechter oder besser abgeschnitten haben. Ihre Selbsteinschätzung liegt Ihnen ebenfalls in schriftlicher Form vor. Sie sollten sich jetzt einer Stärken- und Schwächenanalyse (vgl. Abb. 29) zuwenden. Persönliches Stärken- und Schwächenprofil

Kriterien

Gut

Mittel

Schlecht

Visualisierung … … …

Eigene Einschätzung Fremdeinschätzung

Abb. 29: Persönliches Stärken- und Schwächenprofil.

Die Nachbereitung

131

Zu guter Letzt schreiben Sie dann auf einen Zettel, was Sie bei dem nächsten Vortrag bzw. bei der nächsten Präsentation unbedingt verbessern wollen und worauf Sie das Augenmerk legen. Es gibt auch zu vielen Bereichen spezielle Seminare, in denen Sie Ihre Fertigkeiten und Fähigkeiten ausbauen können. Vielleicht überlegen Sie sich, an einem Seminar teilzunehmen. Durch die Lektüre von Fachliteratur lassen sich auch Wissenslücken schließen, eine Einübung ist dadurch nicht gewährleistet. Denken Sie dabei auch an die Überlegungen, was Ihnen bei der Vorbereitung besonders schwer gefallen ist und wie Sie dies in Zukunft verbessern können. Durch Übung der Bausteine einer Präsentation und deren planvolle Vorbereitung werden Sie nach und nach immer besser. Die Vorbereitung geht Ihnen leichter von der Hand, bei der Durchführung sind Sie sicher und professionell. Übung macht den Meister. Kurz & rund x Auf die Nachbereitung Ihrer Präsentation sollten Sie auf keinen Fall verzichten. Hierdurch lassen sich langfristig Ihre Präsentationsfähigkeiten steigern. x Beurteilen Sie sich auch selbst, denn Selbsteinschätzung und Fremdeinschätzung können teilweise weit auseinander liegen. x Werten Sie dann den Fragebogen (Fremdeinschätzung) aus, auf den Sie ebenfalls nicht verzichten sollten. Stellen Sie beides (Selbst- und Fremdeinschätzung) in einer persönlichen Stärken- und Schwächenanalyse visuell gegenüber. x Entscheiden Sie, in welchem Bereich Sie sich verbessern wollen und überlegen Sie konkrete Maßnahmen, die Sie hierfür einsetzen wollen (Seminare, Bücher). x Beziehen Sie in die kritische Würdigung unbedingt den Ablauf des Präsentationsvorbereitungsprozesses mit ein.

Die Präsentation als interkulturelle Kommunikation

Beginnen wir mit einem Fallbeispiel: Eine Gruppe von Geschäftsleuten aus verschiedenen Ländern hört einer Verkaufspräsentation zu. Der Vortragende zieht sein Jackett aus, beginnt mit einem kurzen Witz und fährt dann nach dem KISS-Prinzip (Keep It Short and Simple) fort. Er untermauert seine Rede mit einer Folienpräsentation mit Animationen. Er lädt seine Hörer ein, ihn mit Fragen zu unterbrechen, und als sie das nicht tun, lächelt er sie an und beginnt, Fragen an sie zu richten. Als Einleitung erklärt er seinem Publikum, was er sagen wird, dann sagt er es, und als Zusammenfassung erklärt er ihnen was er gesagt hat. Er hält genau die vorgegebene Länge von 10 Minuten ein. Das Publikum reagiert auf ihn unterschiedlich: Einige sind angetan, andere gar nicht beeindruckt.5 Wie finden Sie die Art, in der dieser Geschäftsmann seine Präsentation vorträgt? Finden Sie diese nachahmenswert? Oder eher unseriös und unprofessionell? Die Qualität einer Präsentation kann man auf verschiedenen Ebenen beurteilen. Vielleicht spricht der Vortragende zu leise oder undeutlich, seine Folien sind unlesbar oder die vorgetragenen Informationen halten das im Titel angekündigte Versprechen nicht. Solche Probleme einer Präsentation können wir universell nennen, d.h., sie sind der kommunikativen Situation des Präsentierens inhärent und unabhängig von Ziel, Muttersprache oder Kultur des Vortragenden (vergleichbar also den ‚Bausteinen’ einer Präsentation). Vielleicht liegen die Probleme aber auch auf der kollektiven Ebene: Der Vortragende erfüllt die Stereotypen über die Gruppe, der er angehört: Der 5

Gibson, R.: Intercultural Business Communication. Berlin: Cornelesen & Oxford 2000, S. 88. Diese und alle weitere Zitate aus dem Englischen wurden vom Autor übersetzt.

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Die Präsentation als interkulturelle Kommunikation

Amerikaner muss Witze erzählen, der Schwabe kann kein Hochdeutsch, der Akademiker spricht langatmig und viel zu ausführlich. Angesprochen ist dann die interkulturelle Kommunikation, die im Folgenden ausführlicher behandelt wird. Es könnte aber auch sein, dass das Problem eher bei der Person des Vortragenden liegt, also auf der individuellen Ebene: Hat die Person etwa einen aggressiven Vortragsstil oder macht sie zu viele ironische Nebenbemerkungen? Die Frage lautet dann: Wie bewahre ich meine Authentizität ohne bloß eine Rolle zu spielen, um meine Aufgabe und die Erwartungen meines Publikums zu erfüllen? Man sieht also sehr schnell, dass sich Präsentationsprobleme nicht nur konkret benennen, sondern auch strukturell klassifizieren lassen. Geert Hofstede vereint diese Ebenen in einem Kulturbegriff, den er in seinem bahnbrechenden Buch Culture’s Consequences (1980) erläutert. Hofstede setzt die Metapher der „Mentalitätssoftware“ (software of the mind) für Kultur ein und stellt die „Programmierung“ des menschlichen Bewusstseins in drei Ebenen dar:

individuell

kollektiv

universell

Abb. 30: Die drei Ebenen des „Human Mental Programming“. Vgl. Hofstede, Geert: Culture’s Consequences. Newbury Park, CA: Sage 1980, S. 16.

Die grundlegende Kategorie ist demnach die universelle Ebene. Sie besteht aus den Eigenschaften, die alle Menschen teilen. Das Universelle, um Hofstedes Metapher weiterzuführen, funktioniert wie ein menschliches

Was ist Kultur?

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„Betriebssystem“ des Körpers und steuert z. B. das Lachen, das Weinen, das Flucht- oder Kampfverhalten u. ä. Die kollektive Software ist all den Menschen gemein, die einer bestimmten (kulturellen, sozialen o. a.) Gruppe oder Gesellschaft angehören. Sie steuert die subjektive menschliche Kultur in ihren Erscheinungsformen wie Sprache, räumliche Distanz zwischen zwei Gesprächspartnern oder etwa Ehrerbietungsrituale. Als dritte Kategorie existiert die individuelle Ebene: Sie ist einzigartig und umfasst den Bereich des Charakters und der Persönlichkeit. Die individuelle kulturelle Ebene gewährleistet ein breites Spektrum von Verhaltens- und Handlungsformen innerhalb derselben Kultur. Das Vortragen einer Präsentation ist eine kommunikative Handlung, und sobald die Zuhörer keine homogene Gruppe bilden (was heutzutage meistens der Fall ist) handelt es sich um interkulturelle Kommunikation. Als Annäherung zu diesem Themenfeld lohnt zunächst ein Blick auf den Begriff der Kultur.

Was ist Kultur? Es gibt tausend Definitionen von Kultur, von der pragmatischen („Wie es bei uns so läuft”) bis hin zur akademischen („ein System von Annahmen, Werten und Glaubenssätzen, das von einer Gruppe gemeinsam geteilt wird, woraus sich charakteristische Verhaltensmuster ergeben”). Vielleicht wird Kultur verständlicher, wenn wir sie mit unserer Muttersprache vergleichen: Beide werden gelernt, und zwar instinktiv, unbewusst und von unserer Umwelt bzw. Lebenswelt determiniert. Ein kleines Kind, das seine Muttersprache gerade lernt, erbringt eine kognitive Hochleistung. Das Kind erarbeitet sich aber nicht nur eine linguistische, sondern auch eine kommunikative Kompetenz, d.h., es lernt eine passende Sprechgeschwindigkeit und Lautstärke, die richtige Stimmhöhe und den richtigen Ton, das Lachen, das Seufzen und eine Vielzahl von Lauten, die eine höchst nuancierte und emotionale Kommunikation ermöglichen. Darüber hinaus lernt das Kind eine Palette von nonverbalen Kommunikationstechniken: Gestik, die Frage, ob, wann und wie Augenkontakt erlaubt ist, wie nah es seinem Gesprächspartner gegenüber stehen kann, wann man selber mit dem Sprechen „dran“ ist usw. In dem Maße, wie das Kind weiter wächst und weiter lernt, erwirbt es auch eine kulturelle Kompetenz. Es eignet sich ein breites Netzwerk von Wissen über den täglichen Umgang mit anderen an: Welche Gruppen in der Gesellschaft Respekt verdienen, welches Verhalten für Frauen und welches für Männer „korrekt“ ist, was man essen darf und was nicht, wor-

136

Die Präsentation als interkulturelle Kommunikation

über man lachen und worüber man keinesfalls lachen darf. Kurzum: Das Kind wird ein sozialisiertes Mitglied seiner Gesellschaft, und das Geflecht von Werten, Normen und Verhalten, die es sich aneignet, kann man in einem Wort zusammenfassen: Kultur. „Kultur als ein von einer Menschengruppe geteiltes System von Werten und Einstellungen“ schreibt Craig Storti, „ist ein Begriff, den wir intellektuell verstehen können, aber es ist das Verhalten, der reale Ausdruck und die bedeutungsvolle Folge von Kultur, die wir tatsächlich erleben und mit der wir uns auseinandersetzen müssen. Einer anderen Kultur gegenüber müssen wir zwei Arten von Anpassungen machen: wir müssen uns an das Verhalten der Anderen (Verhalten das uns verwirrt oder irritiert) gewöhnen; und wir müssen unser eigenes Verhalten, das die Anderen verwirrt oder irritiert, ändern. So lange wir vom Verhalten der Anderen immer verstimmt werden oder dieses Verhalten ständig missdeuten, und umgekehrt, so lange die Anderen von unserem Verhalten provoziert und verblüfft werden, so lange können wir weder im Ausland heimisch werden noch effektiv unserer Arbeit nachgehen.“6

Storti schreibt für diejenigen, die einen Auslandsaufenthalt vor sich haben. Aber die moderne (Arbeits-)Welt bietet immer öfter interkulturelle Begegnungen, ohne dass man sich dafür im Ausland befinden muss: Virtuelle und globale Projektgruppen, internationale Meetings, zentralisierte Trainingsmaßnahmen und damit das, was in jeder von diesen Veranstaltungen vorkommt: Präsentationen. Und wenn wir mit Anderen kommunizieren wollen, ohne sie zu verwirren oder sie zu irritieren, müssen wir die Rolle der Kultur in der Kommunikation berücksichtigen.

Kultur und Kommunikation Natürlich beeinflusst unsere Kultur – unsere gelernte Art die Welt zu sehen und zu verstehen – die Weise, in der wir kommunizieren. Da wir in einer bestimmten Gesellschaft aufgewachsen sind, haben wir gelernt, bestimmte Verhaltensweisen (verbale und nichtverbale) als normal zu betrachten; andere sind nur in spezifischen Situationen zu benutzen, und noch andere sind jederzeit tabu. Anders gesagt, unsere Kultur stattet uns mit einem Katalog von Erwartungen aus. Erwartungen darüber, wie die anderen agieren und reagieren, wenn wir mit ihnen kommunizieren. Und innerhalb unserer 6

Craig Storti: The Art of Crossing Cultures. Yarmouth 1990, S. 15.

Kultur und Kommunikation

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eigenen Gruppe oder Gesellschaft werden diese Erwartungen meistens erfüllt. Unter Fremden und in (kulturell) gemischten Gruppen wird die Einlösung unserer Erwartungen jedoch weniger wahrscheinlich und dies kann schnell ein Problem werden. Kultur ist also ein komplexes Zusammenspiel von Erwartungen, die wir an andere und andere an uns stellen. Wie können wir diesen Erwartungen also gerecht werden, wenn wir vor einem internationalen Publikum vortragen? Kehren wir zurück zu unserer eingangs erwähnten Kategorisierung der drei Kulturebenen nach Hofstede: Die universelle, kollektive und individuelle. Wir können diese Aufteilung nun als analytisches Modell benutzen, um die kulturbedingten Erwartungen unseres Publikums zu verstehen. Universell Vorträge und Präsentationen gibt es in jeder Kultur, sie sind in jedem Volk der Welt zu finden, sei es als Palaver im afrikanischen Dschungel, als Powwow in der amerikanischen Prärie oder als Präsentation in den weltweiten Führungsetagen. Jedes Mal, wenn ein Einzelner vor einer Gruppe Informationen ausbreitet, handelt es sich um eine Präsentation. Und es gibt gewisse Praktiken, die dieser Situation inhärent sind und die gut oder schlecht durchgeführt werden können. Das zweite Kapitel dieses Buches (über die Bausteine der Präsentation) widmet sich den Erfolgsfaktoren einer Präsentation für den Zuhörer und führt dabei die Kriterien an, die weitgehend kulturneutral sind (z. B. eine klare, laute und deutliche Sprache). Diese Präsentationskriterien haben einen universellen Anspruch. Kollektiv Auf der kollektiven Ebene kommt das gesamte Wissen der interkulturellen Kommunikation zur Geltung. Dieses Wissen ist sehr weit gefächert und schließt viele Gebiete ein: Anthropologie, Soziologie, Linguistik, Psychologie, Kommunikationswissenschaft und mehr. Für die Konzentration auf das Wesentliche genügt als erste Orientierung hier eine allgemeine, bipolare Aufteilung von Kulturen, die zuerst von Edward T. Hall beobachtet und beschrieben wurde. Der Anthropologe Edward T. Hall ist einer der Gründungsväter des Faches interkultureller Kommunikation. Seine Untersuchungen über den kulturell geprägten Umgang mit Zeit und Information sind für dieses Fach grundlegend. In den meisten Kulturen, schreibt Hall, sind die zeitliche Organisation des Lebens und die Informationsdichte in kommunikativen Situationen eng verknüpft. Monochron nennt Hall Kulturen, die die alltägli-

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Die Präsentation als interkulturelle Kommunikation

chen Aufgaben des Lebens in kleinen Päckchen aufteilen und eins nach dem anderen erledigen. In solchen Kulturen wird großer Wert auf Pünktlichkeit und das Einhalten von Terminen gelegt. Polychron hingegen sind jene Kulturen, die keine solchen Aufteilungen verfolgen, sondern mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen. Die Mitmenschen stehen im Vordergrund, die Aufgaben im Hintergrund. Fristen sind nicht absolut, sondern abhängig von den Menschen, ihrem Status oder ihrer Situation7. Nehmen wir ein Vorstellungsgespräch als Beispiel: Wenn Sie in einem monochronen Land wie Deutschland zum Vorstellungsgespräch erscheinen, bringen Sie einige kulturell geprägte Erwartungen mit: Dass es wichtig ist, rechtzeitig zu erscheinen; dass Qualifikationen und Erfahrungen die wichtigsten Auswahlkriterien sind; dass das Gespräch nicht durch Telefonate oder sonstige Alltagsgeschäfte unterbrochen wird usw. In polychronen Ländern läuft dieses Szenario anders ab: Bis zu 60 Minuten nach der vereinbarten Zeit kann immer noch als ‚rechtzeitig’ gelten; Klan- oder Familienangehörigkeiten können wichtiger als Qualifikationen sein; das Gespräch wird ständig durch Telefonate, Besuche und scheinbar triviale Aufgaben unterbrochen. Jeder Teilnehmer der jeweiligen Kultur wird sein eigenes Verhalten als ‚normal’ (und somit selbstredend als allgemeingültig) empfinden, die Verhaltensweisen des anderen Kulturkreises hingegen als unbotmäßigen Normverstoß interpretieren. Da unsere kulturell geformten Erwartungen immer an Wertvorstellungen geknüpft sind, kommt es so leicht zu Irritationen oder Verstimmungen, wenn diese nicht erfüllt werden. Jemand aus einer monochronen Kultur, der sich einem Vorstellungsgespräch im polychronen Stil unterziehen muss, kann sich auf den Arm genommen oder sogar beleidigt fühlen. Und für die ‚polychrone Person’ kann sich die Arbeitsatmosphäre während eines monochronen Vorstellungsgesprächs kalt, unfreundlich, ja sogar unmenschlich anfühlen. Eine weitere Dimension der monochron-polychronen Diskrepanz erschwert die kulturelle Verständigung zusätzlich. Zumindest in westlichen Kulturen fällt die Einteilung zwischen monochron und polychron zusammen mit der Informationsdichte in der Kommunikation. In so genannten low-context-Kulturen wird fast alles explizit und ausdrücklich gesagt, d.h., es wird für den Gesprächspartner alles gründlich und ausführlich dargestellt. Man geht davon aus, dass der Anteil der ‚gespeicherten’ Information 7

Hall, Edward T.: Monochronic and Polychronic Time. In: Samovar, Larry A. and Porter, Richard E. Intercultural Communication. A Reader. 8th Edition. New York: Wadsworth 1997, Pp. 280-286.

Kultur und Kommunikation

139

beim Gesprächspartner eher gering ist; Hall spricht hier von Informationsnetzen mit geringer Dichte als spezifische Eigenschaft monochroner Kulturen. Polychrone Kulturen hingegen verfolgen einen komplexeren highcontext: Da der Anteil der gespeicherten Information beim Gesprächspartner hoch ist, hat das, was ‚zwischen den Zeilen’ angedeutet oder gar nicht zur Sprache gebracht wird genauso viel Bedeutung wie das, was ausdrücklich gesagt wird. Der Sprecher geht also davon aus, dass der Gesprächspartner schon ‚im Bilde’ ist und liefert ihm keine unnötigen Hintergrundinformationen. Mit Hall lassen sich die gegensätzlichen Kommunikationsstile visuell verdeutlichen: 9 8 Anteil der gespeicherten Informationen (Kontext) 7 6 5 4 3 2 1

9

1

Informationsnetze mit hoher Dichte. Der Anteil gespeicherter Informationen ist groß. Beispiel: Japaner

2

3 4

Bedeutung

5

6

7

8 Anteil der übermittelten Informationen

Informationsnetze mit mittlerer und geringerer Dichte. Beispiel: Amerikaner Informationsnetze mit geringer Dichte. Der Anteil der gespeicherten Information ist klein. Beispiel: Deutsche

Gespeicherte und übermittelte Informationen zusammen ergeben die Bedeutung.

Abb. 31: Das Verhältnis von gespeicherter und übermittelter Information bei unterschiedlicher Dichte der Informationsnetze. Vgl. Hall, Edward T. and Mildred Reed Hall: Verborgene Signale. Über den Umgang mit Amerikanern. Hamburg: Grüner + Jahr 1983, S. 36-37.

Wie wirken sich die Unterschiede in der Informationsdichte im konkreten Fall aus? Nehmen wir die Präsentation selbst als Beispiel. Eine deutsche und eine französische Firma wollen zusammen in Form eines joint venture kooperieren. Teams beider Unternehmen treffen sich, um sich näher über die jeweilige Firmenstruktur, die strategischen Ziele und das operative Vorgehen auszutauschen. Die low-context Deutschen legen Wert auf

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Die Präsentation als interkulturelle Kommunikation

Gründlichkeit und Ausführlichkeit. Um Zukunftspläne entscheiden zu können, meinen sie, muss man sowohl die Vergangenheit als auch die gegenwärtige Situation der Firma verstehen. Dementsprechend holen die Deutschen weit aus und beschreiben mit vielen Details die Gründung der Firma, ihre wichtigsten Wachstumsphasen und strukturelle Änderungen, ihre heutige Situation und die daraus zu schließende Strategie für das joint venture. Die high-context Franzosen reagieren darauf mit großer Ungeduld: Von ihrer Warte aus ist die Geschichte der deutschen Firma in dieser Sache irrelevant, ihre gegenwärtige Situation kennen sie schon sehr gut (sonst wäre es nie zu diesem Zusammentreffen gekommen) und das ganze Procedere dauert ihnen zu lange und wird viel zu detailliert und mit unnötigen Hintergrundinformationen ausgemalt. Die französischen Partner fragen sich: „Halten die Deutschen uns Franzosen eigentlich für Idioten? Das alles wissen wir schon!“ Für sie wirkt die deutsche Präsentation viel zu belehrend und schulmeisterlich. Aber nun sind die Franzosen an der Reihe. Mit Charme, Witz und sprachlicher Eleganz erklären sie ihre Sicht der Zusammenarbeit. Sie liefern eine knappe, aber klare Analyse der gegenwärtigen Situation, die eher mit der Ideologie des Firmenchefs als mit der jetzigen Marktlage zu tun hat. Daran schließen sich einige Anspielungen auf die aktuelle Politik des französischen Präsidenten an. Nun fragen sich die Deutschen indigniert: „Ist das alles? Das sind viel zu wenige Informationen um eine Entscheidung zu treffen! Wieso sagen die Franzosen uns nicht alles? Haben Sie etwas zu verbergen?“ So beginnt die angestrebte Zusammenarbeit unter den Vorzeichen kultureller Missverständnisse: Die eine Seite reagiert irritiert und fühlt sich belehrt, die andere Seite meint, nicht alle Information bekommen zu haben und misstraut den neuen Partnern aufgrund der mutmaßlichen Vorenthaltung von Anfang an. Wie wir sehen, gehen beide Seiten von ihrer jeweils kulturell geprägten Art und Weise der Kommunikation aus. Sie erwarten von ihrem Gegenüber denselben Kommunikationsstil wie den eigenen und sind irritiert oder verstimmt, wenn sie diesen nicht vorfinden. Die naive und unreflektierte Annahme, dass die eigenen Erwartungen vom Verhalten des Gegenübers selbstverständlich eingelöst werden entspringt dem kulturellen Kontext, in dem wir sozialisiert sind. In diesem Sinne sind diese Erwartungen ein urmenschlicher Zug, der fachwissenschaftlich unter dem Terminus des Ethnozentrismus behandelt wird. Nur wenn man den ethnozentristischen Blickwinkel überschreitet, können ein kulturelles Verständnis und damit ein kulturell übergreifendes Verstehen wirklich funktionieren. Es geht also um interkulturelle Kompetenz.

Kultur und Kommunikation

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In Westeuropa läuft die Grenze zwischen mono- und polychronen Kulturen von West nach Ost und teilt den Kontinent in einen monochronen lowcontext-Norden und einem polychronen high-context-Süden. Die Grenze läuft quer durch Belgien, zwischen Flandern und Wallonien, weiter zwischen Frankreich und Deutschland, als ‚Röstigraben’ zwischen den deutschsprachigen und anderssprachigen Teilen der Schweiz und teilt Österreich von Italien. Global betrachtet gehören zu den monochronen Kulturen auch die USA, Kanada und Australien, zu den polychronen Lateinamerika und die arabische Welt. Der Unterschied zwischen mono- und polychronen Kulturen bzw. zwischen low- vs. high-context ist so grundlegend, dass eine ganze Reihe von Kulturmerkmalen damit verbunden ist: monochron / low-context Eine Sache nach der anderen machen explizite Kommunikation Pünktlichkeit ist absolut pragmatische Einstellung „leben, um arbeiten zu können“ flache Hierarchien reserviert und distanziert sein aufgabenorientiert

polychron / high-context viele Sachen gleichzeitig machen implizite Kommunikation Pünktlichkeit ist relativ ideologische Einstellung „arbeiten, um leben zu können“ steile Hierarchien unterbrechen und sich gern einmischen personenorientiert usw.

Tab. 3: Nach Bennett et al (1998), S. 105-108.

Je nach kultureller Eigenschaft des Publikums müssen einige Aspekte der Präsentation (vor allem der Aufbau und der Vortragsstil) angepasst werden, um die Erwartungen des jeweiligen Publikums zu erfüllen. Für ein monochrones Publikum z. B. sollte die Präsentation eine klare Struktur und einen linearen Verlauf haben, der vorgegebene Zeitrahmen sollte unbedingt eingehalten werden und der Stil soll direkt und sachlich sein. Ein polychrones Publikum hingegen schätzt andere Merkmale: Die Präsentation soll kontextualisiert werden, d.h., sie soll stets Bezug auf die aktuelle Situation des Publikums (wirtschaftliche Situation einer Firma oder politische Lage eines Landes) nehmen. Abweichungen vom Thema sind erlaubt, Improvisation wird als ein Zeichen der Intelligenz angesehen und auf eine elegante Erscheinung und einen guten Vortragsstil wird Wert gelegt. Bennet et al. fassen die Hauptunterschiede in den Erwartungen des Publikums in der folgenden Tabelle zusammen:

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Die Präsentation als interkulturelle Kommunikation monochron / low-context direktes, geplantes Vorgehen kurze Einleitung sachlich und direkt gründliche Vorbereitung strenge Zeitplanung thematisch präzise pragmatisch induktive Logik

polychron / high-context indirektes Vorgehen einleitende Elemente (z.B. Anekdote) Ausweichungen erlaubt schemenhafte Vorbereitung mit Improvisation zeitlich flexibel, der Situation angepasst thematisch ausschweifend ideologisch deduktive Logik

Tab. 4: Nach Bennett et al. 1998, S. 111.

Das Wissen darüber, dass Kulturen sich in zwei Gruppen (monochrone und polychrone oder low-context und high-context) aufteilen lassen, ist ein erster Schritt in Richtung interkulturelle Kompetenz. Ein weiterer Schritt ist die Erkenntnis, dass diese Dichotomie eine eher grobe Klassifikation ist und dass man viel mehr Information benötigt, um die kulturellen Erwartungen des Publikums zu erfüllen und dadurch effektiv und erfolgreich vor einem internationalen Publikum auftreten zu können. Die beste Quelle für solche Informationen ist immer ein so genannter Informant, d.h. jemand, der aus der Kultur stammt, in der Sie Ihre Präsentation vortragen werden. Es gibt auch viele Bücher und Webseiten, die sich dieser Thematik widmen und eine entsprechende Bibliographie findet sich am Ende dieses Kapitels. Interessante Einblicke über Führungsstil, Ablauf von Meetings und die Erwartungen bei Präsentationen in verschiedenen Kulturen finden sich zum Beispiel bei Richard D. Lewis (Cross Cultural Communication. A Visual Approach). Die folgende Tabelle zählt einige der dort genannten Erwartungen auf.

Kultur und Kommunikation

143

ERWARTUNGEN DES PUBLIKUMS BEI PRÄSENTATIONEN

x x x x x x

x x x x x x x

x x x x x x x x

U.S.A. Humor Witze Modernität Gimmicks Slogans Hard Sell

Frankreich Formalität innovatives Produkt „sexy“ Marketing logische Präsentation Bezugnahme auf Frankreich Stil, gutes Aussehen offen für Unterbrechungen Japan guter Preis USP Übereinstimmung mit dem Image der Firma Harmonie Höflichkeit ruhige Präsentation Formalität Diagramme

Dänemark x exzellentes Design x Qualität x gute Lieferbedingungen x ruhige, vernünftige Präsentation x Humor x Technik

Spanien menschliche Wärme Originalität Beredsamkeit guter Augenkontakt Humor kraftvolle Körpersprache x guter Preis x x x x x x

x x x x x x x x

Arabische Länder Rhetorik Beredsamkeit Lebendigkeit Verbindlichkeit Bildung Respekt körperliche Nähe starker Augenkontakt

Niederländer x interessantes Produkt x Fakten und noch mehr Fakten x keinen Sarkasmus, nur wenige Witze x ausführliche Dokumentation x schlicht und sachlich x keine Zeitverschwendung Italien x Freundlichkeit x Flexibilität x Stil und elegante Kleidung x geschmackvolles Produkt x Bezugnahme auf Kultur Bewusstsein für Design China x Know-how x Demütiger Ton x Reserviertheit und Geduld x Langfristige Perspektive x Hilfe und Rat x Gleichheit x ältere Vertreter x Respekt für ältere Menschen

Tab. 5: Nach Richard D. Lewis, Cross Cultural Communication. A Visual Approach, 1999.

144

Die Präsentation als interkulturelle Kommunikation

Individuell Die Steigerung der Effektivität Ihrer Präsentation durch die Anpassung an die Publikumserwartungen hat ihren Preis. Sie sind nicht mehr so frei, Ihren eigenen, individuellen Stil in dem Maße zu pflegen, wie Sie es vor einem deutschen Publikum gewöhnt sind. Verwechseln Sie aber nicht Stil mit Charakter: Um Präsentationen professionell halten zu können, müssen Sie in der Lage sein, verschiedene Stilrichtungen zu beherrschen. Und darüber hinaus müssen Sie auch wissen, in welcher Situation ein bestimmter Stil einzusetzen ist. Das heißt jedoch nicht, dass Sie bloß eine Rolle zu spielen haben, oder schlimmer, dass Sie Ihre Integrität oder Authentizität aufgeben, um die Erwartungen des Publikums zu erfüllen. Ihr Vortragsstil ergibt sich aus der publikumsorientierten Vorbereitung, wie sie in diesem Buch dargestellt wurde. Verschiedene Kriterien bestimmen Ihre Auswahl: Vorrangig das Ziel und das Thema Ihrer Präsentation, aber auch die berufliche und kulturelle Eigenart Ihres Publikums. Sie werden die Informationsinhalte Ihrer Präsentation je nach Zweck der Präsentation unterschiedlich aufbereiten: Wollen Sie Ihr Publikum informieren, von einer Strategie überzeugen oder zum Kauf eines Produktes bewegen? Besteht Ihr Publikum vorwiegend aus Amerikanern, Finnen oder Italienern? Schauen Sie sich die folgenden Stilrichtungen an, die Bob Dignen für Präsentationen vor einem angloamerikanischen Publikum vorschlägt und überlegen Sie, zu welchem Zweck einer Präsentation der jeweilige Stil dienlich sein könnte?

Kultur und Kommunikation Stilrichtung kraftvoller Stil

balancierter Stil

x x x

x x x x

145

Charakteristika drückt Überzeugung aus scheut Konflikt nicht benutzt laute Stimme, formale Körpersprache und ernsthaften Gesichtsausdruck betont Zukunft und Möglichkeiten vermeidet Konflikt handelt Ablauf der Präsentation mit dem Publikum aus benutzt ruhige, gleichmäßige Stimme und viel Augenkontakt

peripetetischer Stil

x x x x

tritt in direkten Dialog mit dem Publikum stellt reale und rhetorische Fragen läuft ins Publikum hinein hält Bemerkungen des Publikums via Flipchart oder Whiteboard fest

persönlicher Stil

x x x

setzt Schwerpunkt auf Gemeinsamkeiten drückt sich positiv und optimistisch aus baut eine Beziehung mit dem Publikum auf (oft durch Humor) hält Augenkontakt mit dem Publikum

x

Tab. 6: Nach Bob Dignen, Presentation Skills in English, 2007, S. 61-70.

Für angloamerikanische Kulturkreise ist ein kraftvoller Stil für eine Verkaufspräsentation angebracht; ein balancierter Stil wird erwartet, wenn zukunftsweisende Entscheidungen vorgetragen und zur Diskussion gestellt werden; ein peripetetischer Stil hingegen wird eingesetzt, um zu informieren oder um ein brainstorming zu initiieren; ein persönlicher Stil wird letztlich gerne in heiklen Situationen benutzt, wo der Redner nicht auf das Wohlwollen des Publikums zählen kann. Obwohl Stil ein individueller Ausdruck und somit mannigfaltig ist, lassen sich Persönlichkeitsstile doch in Hauptkategorien klassifizieren, wie Dignen hier für die anglophonen Kulturen zeigt. Spielen Sie einmal folgende Denkaufgabe durch: Wie würde ein Stilkatalog für den deutschsprachigen Raum aussehen? Welche Stilrichtungen passen zu den verschiedenen Zielen Ihrer Präsentationen? Und welche sind für einen eher monochronen und low-context Kulturkreis angebracht? Vergessen Sie da-

146

Die Präsentation als interkulturelle Kommunikation

bei nicht, dass es wesentliche kulturelle Unterschiede zwischen Deutschen, Österreichern und Schweizern gibt!8 Das Vortragen einer Präsentation ist eine pragmatische Angelegenheit. Wechseln wir also vom Denkmodell zur Praxis. Wie können Sie Ihre eigene Palette von Stilen erweitern, um Ihren Vortrag besser dem Publikum anzupassen? Es gibt eine Reihe von Schritten, die Sie unternehmen können, um sich verschiedene Vortragsstile anzueignen: 1. Beobachten Sie andere Präsentationen mit besonderem Augenmerk auf den Stil. Aus welchen Gründen finden Sie den Stil passend oder unpassend? 2. Analysieren Sie sich durch Videoaufnahmen Ihrer Präsentation. Wie würden Sie Ihren eigenen Stil charakterisieren? 3. Bedenken Sie die Stilfrage bereits in den ersten Vorbereitungen. 4. Experimentieren Sie mit verschiedenen Stilrichtungen, indem Sie eine Präsentation mehrmals mit Video aufnehmen, aber jedes Mal stilistisch anders präsentieren. 5. Auch hier gilt, was für jede Phase der Vorbereitung und Durchführung einer professionellen Präsentation gilt: practice makes perfect. „Man kann nicht nicht kommunizieren“ lautet das berühmte Zitat von Paul Watzlawick. Wie wir gesehen haben, kommunizieren wir stets auf mehreren Ebenen gleichzeitig – verbal wie nonverbal, bewusst wie unbewusst. Wir tragen stets kulturbedingte Erwartungen mit uns, die wir zu jeder kommunikativen Situation mitbringen und wir reagieren mit Unverständnis oder sogar Misstrauen, wenn diese nicht erfüllt werden. Um effektiv kommunizieren zu können – vor allem über kulturelle Grenzen hinweg – müssen wir deshalb nicht nur auf die Form der Kommunikation achten (in unserem Fall die Präsentation), sondern auch stets die Erwartungen unseres Publikums und seinen jeweiligen kulturellen Kontext im Auge behalten. Hofstedes (eingangs erwähntes) triadisches Kulturmodell hilft uns dabei, nicht nur die jeweilige kulturelle Ebene des menschlichen Denkens zu verstehen, sondern dient auch als Klassifikationssystem für Präsentationsprobleme bzw. als Richtlinie für die Präsentationsplanung. Jede Ebene

8

Siehe z.B. Enid Kopper: Swiss and Germans: Similarities and differences in work-related values, attitudes, and behavior. International Journal of Intercultural Relations, Vol. 17, 1993, S. 167-184.

Kultur und Kommunikation

147

lenkt unser Augenmerk auf verschiedene Aspekte der Kommunikation mittels einer Präsentation: x Die universelle Ebene auf die präsentationsinhärenten Aspekte, die in jeder Kultur Gültigkeit haben; x die kollektive Ebene auf die kulturspezifischen Erwartungen, die ein Publikum uns entgegenbringt; x die individuelle Ebene auf unsere eigene Fähigkeit, sich verschiedenen Präsentationssituationen anzupassen und die passende Stilrichtung anzuwenden. Jede Ebene wirft eine Reihe von entsprechenden Fragen auf, die, wenn ihnen konsequent nachgegangen wird, zu einer technisch brillanten, interkulturell effektiven und stilistisch angemessenen Präsentation führen.

Zusammenfassung

Wir haben gesehen, dass Kommunikation ein allgegenwärtiges Phänomen ist, dessen Bedeutung weit über die reine Informationsvermittlung hinausgeht. Dies gilt gerade und im Besonderen für Präsentationen im geschäftlichen und/oder interkulturellen Bereich. Mehr noch garantieren eigentlich erst alle informationsübergreifenden Aspekte, dass die Information vom Gegenüber richtig verstanden wird. Die erste Erkenntnis des erfolgreichen Präsentierens liegt also in der Erkenntnis, dass Kommunikation stets mehr als die inhaltliche Aussage umfasst und im Zweifel bereits Vieles ohne ein Wort gesagt ist. Neben den zahlreichen kommunikativen Erscheinungsformen haben wir im ersten Kapitel die populärsten Kommunikationsmodelle aufgezeigt. Alle Kommunikationsmodelle stellen eine Sender-Empfänger-Beziehung dar, die ggf. über ein Medium funktioniert. In unserem Falle wäre das Medium die Präsentation bzw. die verwendeten Präsentationsmedien. Die formale Gestaltung einer Präsentation bietet zahlreiche Möglichkeiten der nonverbalen Kommunikation – im Positiven wie im Negativen – und sollte stets wohlüberlegt und wohldosiert sein. Bei der Ausrichtung und der Definition der Ziele der eigenen Präsentation hilft die Einordnung innerhalb der Präsentationsmatrix. Die Bausteine der Präsentation beschreiben grundlegende Aspekte einer Präsentation, wie sie grundsätzlich für alle Zuhörerkreise gelten. Dazu zählen inhaltliche und strukturelle Aspekte ebenso wie die rhetorischen Qualitäten der oder des Vortragenden (klare und einfache Sprache, klare Aussagen etc.). Auch die Körpersprache ist ein solcher zentraler Baustein, ist doch die Haltung stets äußerlicher Ausdruck unserer inneren Befindlichkeit und unseres Charakters. Neben der Körpersprache sind Visualisierung und Medieneinsatz der zweite große Bereich nonverbaler Kommunikation innerhalb einer Präsentation. Das dritte Kapitel bildet den Kern des Buches und zählt die einzelnen Schritte der Präsentationserstellung in prozessualer Form auf. Es wird deutlich, dass Präsentieren weit über die eigentliche Präsentation hinaus-

150

Zusammenfassung

geht. Die Übung und Selbstanalyse, Feedbacks sowie Vor- und Nachbereitung sind mindestens ebenso wichtig, wie Ihr eigentlicher Auftritt. Auch die Antizipation möglicher Störfaktoren (rhetorische Angriffe und deren Verteidigung, Polemiken etc.) gehört zu einer umfassenden Präsentationsvorbereitung und helfen dabei, die Bühne nicht allzu leicht zur Fallgrube werden zu lassen. Eine gesonderte Betrachtung erfährt eine Präsentation im interkulturellen oder internationalen Kontext. Das vierte Kapitel widmet sich diesem Komplex, der zunächst eine Auseinandersetzung mit dem (jeweiligen) Kulturbegriff vonnöten macht. Erst das Bewusstsein, dass kulturelle Phänomene und Handlungsweisen und deren Bedeutung keinesfalls eindeutig normiert sind, sondern äußerst unterschiedliche und z.T. widersprechende Konstrukte sind, ebnen den Weg für eine Kommunikation ohne Missverständnisse. Hilfe beim Verständnis interkultureller Kommunikation und ihrer Funktionsweisen bietet die Einsicht, dass es universelle, kollektive und individuelle Aspekte gibt – jede Präsentation also auf verschiedenen Ebenen ‚funktioniert’ (oder eben nicht). Ausgehend von den vier Kapiteln dieses Buches ergibt sich so das Resümee, dass der Erfolg einer Präsentation nicht vorrangig von der Vielzahl der Folien oder der Originalität des Folienlayouts abhängt. Präsentationen sind zwischenmenschliche Kommunikationen, die eine wohl überlegte und empathische Auseinandersetzung mit dem Gegenüber, seinen Meinungen und Vorstellungen, dem sozialen, intellektuellen und (inter-)kulturellen Kontext voraussetzt und die trotz aller Vorbereitung oftmals nicht frei von Reibungsverlusten und Missverständnissen bleibt. In diesem Sinne kann dieses Buch helfen, den Blick für die eigenen Schwächen zu schärfen und für den Blickwinkel des Publikums zu erweitern. Mit den in diesem Buch aufgezeigten Empfehlungen haben Sie viel unterschiedliches aber auch grundlegendes Wissen über das Wesen der Präsentation als Kommunikationsform sammeln können. Somit sind Sie in der Lage, Ihre Vortragskunst Schritt für Schritt auf einen erfolgreichen Weg zu bringen. Zum Schluss ein Hinweis: Ergänzende Informationen zum Thema Präsentationen sowie Begleitmaterial zu diesem Buch finden Sie im Internet unter der Adresse www.praesentationen.wir.fh-brs.de.

Abkürzungsverzeichnis

a. a. O. Abb. Aufl.

am angeführten/angegebenen Ort Abbildung Auflage

bearb. Bsp. bzw.

bearbeitete Beispiel beziehungsweise

d. h. Dr.

das heißt Doktor

erw. et al. etc. evtl.

erweiterte et alii (und andere) et cetera eventuell

ff.

fortfolgende

ggf. griech.

gegebenenfalls griechisch

HBZ

Hochschulbibliothekszentrum

i. d. R. Info

in der Regel Information

Jg.

Jahrgang

KVK

Karlsruher virtueller Katalog

M. A.

Master of Arts

o. Ä. OPACs

oder Ähnliches Online Public Access Catalogues

152

Abkürzungsverzeichnis

p. a. Prof. pp.

per anno Professor pages

S. sog.

Seite so genannten

Tab.

Tabelle

u. u. a. u. Ä. überarb. usw.

und und andere/ unter anderem und Ähnliches überarbeitete und so weiter

vgl. Vol.

vergleiche Volume

WISO

Wirtschafts- und Sozialwissenschaften

z. B. z. T.

zum Beispiel zum Teil

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1: Abb. 2: Abb. 3: Abb. 4: Abb. 5: Abb. 6: Abb. 7: Abb. 8: Abb. 9: Abb. 10: Abb. 11: Abb. 12: Abb. 13: Abb. 14: Abb. 15: Abb. 16: Abb. 17: Abb. 18: Abb. 19: Abb. 20: Abb. 21: Abb. 22: Abb. 23: Abb. 24: Abb. 25: Abb. 26: Abb. 27:

Aufbau des Buches, Zusammenhang der Kapitelthemen Allgemeines Sender-Empfänger-Modell Präsentationsmatrix Kommunikationsmodell und formale Präsentationskriterien Die Bausteine bestimmen die Qualität der Botschaft beim Empfänger Inhaltliche Zusammensetzung der Präsentation Die vier Faktoren der Verständlichkeit Präsentationsmodell aus Sicht des Senders (Präsentationserstellung) Der Gesamtprozess der Präsentationsvor- und -nachbereitung Triade der Interessengruppen bei einer Präsentation Stufen der Präsentationsvorbereitung bzw. -planung Beispiel für eine Mind Map für eine Geburtstagsfeier Dramaturgischer Spannungsverlauf nach aristotelischem Muster Pyramidenprinzip Pyramidenform mit deduktiver Argumentationskette Pyramidenform mit induktiver Argumentationskette Kybernetische Gliederungssystematik Schematische Darstellung der Struktur dieses Buches Beispiel für die Aufteilung von Moderationskarten Behaltensleistung von Informationen je nach Form der Darbietung ClipArt Männchen aus Microsoft PowerPoint Beispiel für ein Kreisdiagramm Beispiel für ein Balkendiagramm Beispiel für einen Säulendiagramm Korrelations-Diagramm Spinnennetz Die vier Faktoren der Verständlichkeit

2 11 20 21 22 26 26 36 38 41 49 55 62 64 65 66 67 70 72 74 76 80 81 83 84 85 97

154

Abbildungsverzeichnis

Abb. 28: Abb. 29: Abb. 30: Abb. 31:

Formen des Redeschmucks Persönliches Stärken- und Schwächenprofi Die drei Ebenen des „Human Mental Programming“ Das Verhältnis von gespeicherter und übermittelter Information bei unterschiedlicher Dichte der Informationsnetze

110 130 134 139

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Die Autoren

Prof. Dr. Brigitte Grass hat Betriebswirtschaftlehre und Wirtschaftspädagogik an der Universität zu Köln studiert. Sie ist zurzeit Professorin für Betriebswirtschaftslehre, insbesondere Unternehmensführung, an der Fachhochschule Bonn-Rhein-Sieg. Im Rahmen ihrer Tätigkeit als Unternehmensberaterin hat sie die Bedeutung von Rhetorik und Präsentation kennen gelernt und durch Projekte in die Hochschule eingebracht. Prof. Dr. Marc Ant ist Pädagoge, Diplom-Psychologe, Professor für Kommunikation und Wirtschaftspsychologie an der Fachhochschule Bonn-Rhein-Sieg. Darüber hinaus ist er Trainer für Präsentations- und Moderationstechniken. James R. Chamberlain, M.A., ist Leiter des Sprachenzentrums der Fachhochschule Bonn-Rhein-Sieg. Er ist seit 1984 Lehrkraft für Wirtschaftsenglisch und arbeitet seit über zehn Jahren als Trainer zum Thema interkulturelle Kommunikation. Dr. Horst Rörig hat nach dem Studium der Medien-Planung, -Entwicklung und -Beratung zum Thema Interaktivität promoviert. Er arbeitet als wissenschaftlicher Mitarbeiter an der Fachhochschule Bonn-Rhein-Sieg und beschäftigt sich seit Jahren mit den Themen Rhetorik, Präsentation und Kommunikation.