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© 2008 Micro Application 20-22, rue des Petits-Hôtels 75010 Paris 1ère Édition - Août 2008
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Jean-Sébastien CHÉREL Toute représentation ou reproduction, intégrale ou partielle, faite sans le consentement de MICRO APPLICATION est illicite (article L122-4 du code de la propriété intellectuelle). Cette représentation ou reproduction illicite, par quelque procédé que ce soit, constituerait une contrefaçon sanctionnée par les articles L335-2 et suivants du code de la propriété intellectuelle. Le code de la propriété intellectuelle n’autorise aux termes de l’article L122-5 que les reproductions strictement destinées à l’usage privé et non destinées à l’utilisation collective d’une part, et d’autre part, que les analyses et courtes citations dans un but d’exemple et d’illustration.
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ISBN : 978-2-300-014901
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Avant-propos Destinée aussi bien aux débutants qu’aux utilisateurs initiés, la collection Guide Complet repose sur une méthode essentiellement pratique. Les explications, données dans un langage clair et précis, s’appuient sur de courts exemples. En fin de chaque chapitre, découvrez, en fonction du sujet, des exercices, une check-list ou une série de FAQ pour répondre à vos questions. Vous trouverez dans cette collection les principaux thèmes de l’univers informatique : matériel, bureautique, programmation, nouvelles technologies...
Conventions typographiques Afin de faciliter la compréhension des techniques décrites, nous avons adopté les conventions typographiques suivantes : j gras
: menu, commande, boîte de dialogue, bouton, onglet.
j italique
: zone de texte, liste déroulante, case à cocher, bouton
radio. j
Police bâton : Instruction, listing, adresse internet, texte à
saisir. j
✂ : indique un retour à la ligne volontaire dû aux contraintes de la mise en page. Il s’agit d’informations supplémentaires relatives au sujet traité.
Met l’accent sur un point important, souvent d’ordre technique qu’il ne faut négliger à aucun prix.
Propose conseils et trucs pratiques.
Donne en quelques lignes la définition d’un terme technique ou d’une abréviation.
Sommaire
Chapitre 1 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8.
Chapitre 2
2.1. 2.2.
2.3. 2.4. 2.5.
4 LE GUIDE COMPLET
Première installation d’Office 2008
17
Installation du logiciel ............................................. 18 La Bibliothèque de projets ....................................... 20 Word 2008 ........................................................... 22 Excel 2008 ........................................................... 25 PowerPoint 2008 ................................................... 26 Entourage 2008 ..................................................... 27 Messenger 8.0 ...................................................... 30 Conclusion .......................................................... 30
Les fonctions communes aux logiciels d’Office
31
Ouvrir un logiciel de la suite Office .............................. 32 La Bibliothèque de projets ....................................... 32 Documents vierges ................................................. 34 Mes modèles ........................................................ 34 Brochures ............................................................ 35 Bulletins .............................................................. 35 Calendriers ........................................................... 35 Curriculum vitae ..................................................... 36 Étiquettes ............................................................ 36 Étiquettes de CD .................................................... 36 Événements .......................................................... 36 Formes coordonnées ............................................... 37 Grands livres ......................................................... 37 Les indispensables ................................................. 38 Marketing ............................................................. 38 Papier à en-tête ..................................................... 39 Présentations ........................................................ 40 Programmes ........................................................ 40 Prospectus ........................................................... 40 Thèmes Office ....................................................... 41 La manipulation des documents ................................ 41 Le widget My Day .................................................. 45 Conclusion .......................................................... 47
Sommaire
Chapitre 3 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6.
Chapitre 4 4.1.
4.2. 4.3. 4.4. 4.5.
4.6.
4.7.
4.8.
L’aide d’Office
49
L’aide de Word ...................................................... 52 L’aide d’Excel ....................................................... 55 L’aide de PowerPoint .............................................. 56 L’aide d’Entourage ................................................. 57 L’aide de Messenger .............................................. 57 Conclusion .......................................................... 58
Word 2008 : Premier contact
59
Le menu Fichier de Word 2008 .................................. 60 Les projets ........................................................... 60 Les documents ...................................................... 61 L’enregistrement .................................................... 61 La mise en page et l’impression ................................. 63 Envoyer vers ........................................................ 66 Les modes d’affichage d’un document Word ................ 67 La navigation dans un document Word ........................ 69 Le zoom dans un document Word .............................. 70 Le menu Édition de Word 2008 .................................. 71 L’annulation et la répétition ........................................ 71 Le copier-coller ...................................................... 71 La sélection et l’effacement ....................................... 74 La recherche et le remplacement ................................. 74 Les barres d’outils de Word ...................................... 75 La barre d’outils Standard ........................................ 75 La Palette de formatage de la boîte à outils de Word ......... 77 Le menu Affichage de Word 2008 ............................... 80 L’affichage ........................................................... 80 La boîte à outils ...................................................... 80 La Palette des objets ............................................... 80 La Palette des citations ............................................ 82 Les outils de référence ............................................. 82 Le rapport de compatibilité ........................................ 83 La Palette de projets ................................................ 84 Les préférences de la boîte à outils .............................. 84 La Bibliothèque et la barre d’outils ............................... 85 Les règles, notes, en-tête et pied de page ...................... 94 Conclusion .......................................................... 96
LE GUIDE COMPLET 5
Sommaire
Chapitre 5 5.1. 5.2. 5.3.
5.4.
Chapitre 6 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5.
6 LE GUIDE COMPLET
Word 2008 : Mise en forme
97
La frappe au kilomètre ............................................ 98 Les marges, les règles et les retraits ........................... 99 Insérer un élément dans votre document .................... 103 Le saut de page .................................................... 104 Le saut de colonne ................................................ 104 Le saut de section ................................................. 106 Les numéros de page ............................................. 107 Date et heure ....................................................... 108 Insertion automatique ............................................ 109 Champ .............................................................. 111 Caractères spéciaux .............................................. 111 Commentaire ....................................................... 112 Éléments de document ........................................... 114 Tableaux rapides .................................................. 117 Graphiques et Graphiques SmartArt ........................... 118 WordArt ............................................................. 118 Note ................................................................. 119 Légende ............................................................. 120 Renvoi ............................................................... 120 Table et index ...................................................... 121 Filigrane ............................................................. 123 Image ................................................................ 123 Objet HTML ........................................................ 125 Zone de texte ...................................................... 125 Film .................................................................. 127 Fichier ............................................................... 127 Objet ................................................................. 128 Signet ............................................................... 129 Lien hypertexte .................................................... 130 Conclusion ......................................................... 131
Word 2008 : Les outils
133
Les outils de vérification ........................................ 134 Les outils statistiques ............................................ 135 Les outils de révision ............................................. 136 Les Assistants spécifiques ..................................... 137 Le Gestionnaire de publipostage ............................... 137 Enveloppes ........................................................ 142
Sommaire 6.6. 6.7. 6.8. 6.9. 6.10. 6.11.
6.12. 6.13.
Chapitre 7 7.1.
7.2. 7.3. 7.4.
7.5. 7.6.
Étiquettes .......................................................... 143 L’Assistant Courrier .............................................. 143 Modifier vos informations personnelles ...................... 147 Modifier un modèle et l’enregistrer comme modèle personnel ........................................................... 148 Le Carnet d’adresses ............................................ 150 Les compléments ................................................. 150 Les macros ......................................................... 150 Les modèles et compléments ................................... 152 La personnalisation du clavier ................................... 153 Gérer vos fenêtres ................................................ 153 Conclusion ......................................................... 154
Excel 2008 : Premier contact
155
Le menu Fichier d’Excel 2008 .................................. 157 Les projets .......................................................... 158 Les documents .................................................... 159 L’enregistrement ................................................... 159 La mise en page et l’impression ................................ 160 Importer et Envoyer vers ........................................ 162 Propriétés .......................................................... 163 Les modes d’affichage d’un classeur Excel ................. 163 Le menu Édition d’Excel 2008 .................................. 164 Lier des informations pour une mise à jour automatique ... 167 Incorporer des informations pour une mise à jour manuelle . 168 Lier ou incorporer une fraction d’un classeur ................. 168 Recherche et remplacement .................................... 169 Les barres d’outils d’Excel ...................................... 169 Le menu Affichage d’Excel 2008 ............................... 170 L’affichage .......................................................... 171 La boîte à outils .................................................... 171 La Bibliothèque et la barre d’outils ............................. 171 La barre d’outils de dessin de bordures ....................... 172 La barre d’outils Tableaux graphiques ......................... 172 La barre d’outils Base de données ............................. 174 La barre d’outils Formulaires .................................... 174 La barre d’outils Révision des formules ........................ 174 La barre d’outils Listes ............................................ 174 L’Assistant Tableaux croisés dynamiques ..................... 175 La barre d’outils Commentaires ................................. 175
LE GUIDE COMPLET 7
Sommaire 7.7. 7.8. 7.9.
Chapitre 8 8.1. 8.2. 8.3. 8.4. 8.5.
8.6.
8.7. 8.8.
Chapitre 9 9.1. 9.2. 9.3.
8 LE GUIDE COMPLET
La barre de formules ............................................. 176 Les Commentaires ............................................... 176 Conclusion ......................................................... 176
Excel 2008 : Les formules
177
Première formule : une soustraction .......................... 178 Deuxième formule : une somme automatique .............. 179 Troisième formule : la fonction logique « Si » ................ 181 Les opérateurs de calcul ........................................ 182 Les opérateurs arithmétiques .................................. 182 Opérateurs de comparaison ..................................... 183 Opérateurs de référence ......................................... 184 Ordre des opérations dans les formules ....................... 184 Conversion des valeurs dans les formules par Excel ........ 185 Modification d’une formule ...................................... 186 Déplacement ou copie d’une formule .......................... 186 Copie d’une formule .............................................. 187 Remplacement d’une formule par son résultat ............... 188 Les erreurs de formules .......................................... 189 Le menu Insérer d’Excel 2008 .................................. 192 Insertion d’un élément ............................................ 192 Insertion d’une liste ............................................... 193 Insertion d’une feuille ............................................. 193 Insertion d’un saut de page ...................................... 193 Insérer une fonction ............................................... 193 Insertion d’un nom ................................................ 194 Insertion d’un commentaire ..................................... 195 Insertion d’une Image ............................................. 195 Le menu Format d’Excel 2008 .................................. 196 Conclusion ......................................................... 199
Excel 2008 : Les outils
201
Les outils de vérification orthographique et grammaticale ................................................... 202 Les outils de partage ............................................. 202 Les Assistants spécifiques ..................................... 203 Correction d’une référence circulaire .......................... 206
Sommaire 9.4.
9.5.
Chapitre 10 10.1. 10.2. 10.3. 10.4. 10.5. 10.6.
Chapitre 11
Le menu Données d’Excel 2008 ............................... 209 Une zone de tri ..................................................... 209 Une zone de conversion et de mise en forme de données . 213 Table ................................................................. 213 Convertir ............................................................ 214 Consolider .......................................................... 214 Grouper et créer un plan ......................................... 215 Rapport de tableau croisé dynamique ......................... 216 Données externes ................................................. 219 Conclusion ......................................................... 220
PowerPoint 2008 : Premier contact
221
Le menu Fichier de PowerPoint 2008 ......................... 225 Le menu Édition de PowerPoint 2008 ........................ 229 Le menu Affichage de PowerPoint 2008 ..................... 230 Le menu Insertion de PowerPoint 2008 ...................... 233 Le menu Format de PowerPoint 2008 ........................ 238 Conclusion ......................................................... 241
PowerPoint 2008 : Faire une présentation
243
11.1. Le menu Outils de PowerPoint 2008 .......................... 244 11.2. Le menu Diaporama de PowerPoint 2008 ................... 245 Insérer un bouton de navigation dans chaque diapositive .. 248 Insérer un bouton de navigation sur une seule diapositive . 249 11.3. Suppression ou ajout de marques sur une diapositive pendant une présentation ...................................... 251 Ajout de marques sur une diapositive .......................... 252 11.4. Création d’un modèle ............................................ 252 Étape 1 : Création et application d’une couleur de thème .. 252 Étape 2 : Ajout d’un logo ......................................... 253 Étape 3 : Création d’une présentation personnalisée ....... 253 Étape 4 : Enregistrement de votre modèle .................... 253 Étape 5 : création d’une présentation à l’aide de votre modèle .............................................................. 254 11.5. Télécommande Apple ........................................... 254 11.6. Exemple type ...................................................... 255 11.7. Conclusion ......................................................... 256
LE GUIDE COMPLET 9
Sommaire
Chapitre 12
Entourage 2008 : Premier contact
257
12.1. Les fonctions d’Entourage ...................................... 258 Messagerie électronique ......................................... 259 Créer un compte ................................................... 260 Modifier ou supprimer un compte .............................. 262 Importation dans Entourage ..................................... 263 Exportation depuis Entourage .................................. 265 Synchronisation avec un iPhone ou un iPod Touch .......... 266 12.2. La fenêtre principale de messages d’Entourage 2008 .... 267 La rédaction d’un message dans Entourage .................. 270 La lecture d’un message dans Entourage ..................... 272 Prendre des précautions élémentaires ......................... 274 La recherche d’un message ..................................... 276 La création des règles ............................................ 279 L’allocation d’une tâche à un message ........................ 282 12.3. My Day .............................................................. 282 12.4. Le Carnet d’adresses dans Entourage ....................... 283 12.5. Le calendrier de vos événements ............................. 285 Créer un événement .............................................. 286 Catégoriser un événement ....................................... 287 Supprimer un événement ........................................ 287 Se déplacer dans le calendrier .................................. 288 12.6. La gestion des notes ............................................. 288 12.7. La gestion des tâches ........................................... 290 12.8. S’abonner à un groupe de news ............................... 292 12.9. Conclusion ......................................................... 293
Chapitre 13
Messenger 2008 : Premier contact
295
13.1. Le lancement de Messenger et le réglage de ses préférences ............................................... 296 13.2. La création d’un compte Messenger ......................... 297 13.3. La barre d’outils de Messenger ................................ 301 13.4. La gestion des contacts dans Messenger ................... 303 13.5. Conclusion ......................................................... 304
10 LE GUIDE COMPLET
Sommaire
Chapitre 14 14.1. 14.2. 14.3. 14.4. 14.5. 14.6.
Chapitre 15
Partage et productivité sous Office 2008 et au-delà
305
Un exemple de gestion de tâche dans Office ............... 307 Détectez vos besoins de "ménage" ........................... 309 Quelques solutions génériques ................................ 311 Sauvegarde en ligne ............................................. 312 La suite iWork 08 .................................................. 315 Conclusion ......................................................... 315
Annexes
317
15.1. Formats de fichiers ............................................... 318 Formats graphiques compatibles .............................. 318 Formats Word ...................................................... 320 Formats Excel ...................................................... 323 Formats PowerPoint .............................................. 326 Format Entourage ................................................. 329 15.2. Les raccourcis clavier ........................................... 329 Les raccourcis clavier communs à Office ..................... 329 Les principaux raccourcis clavier de Word .................... 331 Les principaux raccourcis clavier d’Excel ..................... 337 Aperçu et impression ............................................. 340 Entrée de données dans une feuille de calcul ................ 340 Les principaux raccourcis clavier de PowerPoint ............ 351 Les principaux raccourcis clavier d’Entourage ............... 357 Messages groupés ................................................ 362 Les principaux raccourcis clavier de Messenger ............. 369 15.3. Liens Internet ...................................................... 370 Sites de tutoriels ................................................... 370 VTC .................................................................. 370 Lynda ................................................................ 371 Mises à jour d’Office .............................................. 371 15.4. Conversions de fichiers XML ................................... 372 Exemples téléchargeables ....................................... 372 Les logiciels libres ................................................. 372 15.5. Google .............................................................. 373
Chapitre 16
Index
375
LE GUIDE COMPLET 11
Office 2008, une suite optimisée pour le Mac Créée en 2001 pour Mac alors que la société Apple vivait des années difficiles, la suite Microsoft Office s’est imposée rapidement auprès des utilisateurs désireux de disposer d’une suite bureautique professionnelle. Utilisée par des centaines de millions d’usagers, PC et Mac confondus, la suite Microsoft Office offre des centaines de raccourcis dont l’usage reste inconnu de la majorité, bien qu’ils améliorent votre productivité. Dépassant à l’époque l’Apple Works par ses fonctionnalités, notamment celles de PowerPoint et d’Entourage qui étaient sans équivalent sur la plateforme Macintosh, la suite Microsoft Office comprenait déjà : j j j j
Word, un traitement de texte ; Excel, un tableur ; PowerPoint, un logiciel de présentation de diapositives ; Entourage, un logiciel de messagerie électronique.
Figure 1 :
La suite Office
Les parts de marché d’Apple restant faibles, l’équipe chargée de développer la suite Office sur Mac a pris son temps pour livrer sa nouvelle version. La suite Office 2004 reprenait les quatre logiciels fondamentaux précédents tout en ajoutant un logiciel de chat, Messenger, rapidement devenu un must chez les adolescents pour la réactivité des messages proches de la syntaxe des SMS et la multiplicité des interlocuteurs. La suite Office 2008 est dans la continuité des précédentes versions. Les parts de marché d’Apple ont augmenté sensiblement ces trois dernières années. Mais la concurrence est aussi plus rude pour la firme de Redmond. Les logiciels libres tels NeoOffice, l’équivalent sur Mac d’OpenOffice rendent des services appréciables. LE GUIDE COMPLET 13
Introduction
Figure 2 : La suite NeoOffice
L’apparition depuis deux ans dans iWork, la suite bureautique d’Apple, d’une application Numbers concurrençant Excel ne facilite pas les relations entre Microsoft et Mac, relations qui remontent à l’époque lointaine où Bill Gates, jeune et méconnu, faisait un stage chez Apple à Cupertino en Californie et découvrait l’interface graphique des Mac, révolutionnaire pour l’époque… Malgré ces luttes, la suite Office reste incontournable comme tous les standards qui s’imposèrent avec l’apparition des micro-ordinateurs. On imagine mal les documents .doc du logiciel de traitement de texte Word ou les .xls du tableur Excel être détrônés à brève échéance… Revenons brièvement sur les concurrents de la suite Office.
Figure 3 :
La suite iWork
14 LE GUIDE COMPLET
Introduction
iWork comprend Pages, Keynote et Numbers. Pages est le descendant du vénérable AppleWorks qui était lui-même largement inspiré de Microsoft Works aujourd’hui tombé en désuétude. Keynote est le concurrent de PowerPoint. Numbers, déjà cité, se rapproche d’Excel sans atteindre de loin toutes ses fonctionnalités. Livrés avec le système d’exploitation, Mail, Carnet d’adresses et iCal gèrent respectivement votre messagerie électronique, vos adresses et vos rendez-vous, ce qu’Entourage peut faire dans une seule application intégrée. Certains logiciels tiers que nous citerons vous permettront toutefois d’ouvrir des passerelles si vous souhaitez par exemple vous servir d’Entourage pour vos emails et garder iCal et Carnet d’adresses. La suite bureautique NeoOffice, gratuite et régulièrement mise à jour par les programmeurs de logiciel libre est nettement plus préoccupante pour Office 2008. En effet, ses fonctionnalités sont nombreuses et la critique qu’on peut lui adresser est davantage esthétique, aucun effort n’étant fait pour enjoliver l’interface de NeoOffice… Elle présente par ailleurs l’inconvénient d’enregistrer par défaut vos documents en .odt, le format open document type que Word ne peut comprendre, vous obligeant à enregistrer sous le format Word votre document NeoOffice si vous voulez le rendre lisible pour des utilisateurs d’Office. Il est temps maintenant d’installer votre suite Microsoft Office.
LE GUIDE COMPLET 15
Première installation d’Office 2008 Installation du logiciel .......................................................................................................... 18 La Bibliothèque de projets ................................................................................................. 20 Word 2008 .............................................................................................................................. 22 Excel 2008 .............................................................................................................................. 25 PowerPoint 2008 .................................................................................................................. 26 Entourage 2008 .................................................................................................................... 27 Messenger 8.0 ....................................................................................................................... 30 Conclusion ............................................................................................................................. 30
Chapitre 1
Première installation d’Office 2008
1.1. Installation du logiciel Pour installer le logiciel :
1 Glissez le CD d’installation de Microsoft Office dans le lecteur optique de votre Mac. Le CD monte sur votre Bureau, ouvrant une première fenêtre.
Figure 1.1 : Le CD d’installation de Microsoft Office 2008
2 En double-cliquant sur l’icône Installation de Microsoft Office, vous allez être guidé pas à pas dans l’installation de la suite de logiciels. 3 Préparez si ce n’est déjà fait votre numéro de licence figurant dans le boîtier ainsi que votre mot de passe administrateur, nécessaire puisque l’installateur ajoutera des polices de caractères dans votre système. 4 Acceptez la licence qui vous rappelle, au passage, que Microsoft n’est pas responsable des pertes de données. Il se peut en effet qu’en cas de panne, Office perde une partie de votre travail bien qu’un outil automatique de récupération des données soit intégré. Vous verrez dans ce cas le mot "récupéré" ajouté à l’en-tête de votre document. 5 Après avoir rentré votre numéro de licence, laissez la destination d’Office dans son réglage par défaut. Mac OS X fonctionne mieux en conservant vos applications dans le dossier Applications. Installez Office dans le dossier Applications du disque dur afin qu’il soit visible de chaque utilisateur. 6 En cliquant sur Installation personnalisée, vous pourrez installer une partie des logiciels de la suite, quitte à les installer plus tard. Si vous ne souhaitez pas par exemple que Messenger, le logiciel de chat d’Office, soit installé, décochez l’élément correspondant.
18 LE GUIDE COMPLET
Installation du logiciel
Chapitre 1
Figure 1.2 : Personnaliser l’installation de Microsoft Office 2008
Une fois l’installation terminée, un résumé vous l’emplacement et l’espace occupés par la suite Office.
indiquera
7 Éjectez et rangez votre disque d’installation. Effectuer une copie de sauvegarde du disque d’installation d’Office
Si vous craignez que votre disque d’installation d’Office s’abîme ou s’égare, vous pouvez en réaliser une image disque en vous rendant dans l’utilitaire de disque : Le raccourci [Pomme]+[Maj]+[U] vous ouvre la fenêtre des utilitaires sous le Finder. Lancez en double-cliquant l’application Utilitaire de Disque qui s’y trouve. Sélectionnez l’onglet Restaurer dans la partie droite de la fenêtre. Glissez l’image du disque Office située dans la colonne de gauche en dessous de vos disques durs vers le champ Source. Glissez un disque de destination sur le champ Destination en évitant de cocher l’option Effacer la destination. Idéalement, vous aurez choisi votre disque de sauvegarde. Cliquez sur Restaurer. L’utilitaire disque fabrique une image disque de votre disque original
Rendez-vous maintenant dans le Dock situé par défaut en bas de votre écran. Vous retrouvez l’ensemble des icônes qui viennent d’être installées : ; Excel ;
j Word j
j PowerPoint
;
; Messenger.
j Entourage j
LE GUIDE COMPLET 19
Chapitre 1
Première installation d’Office 2008
Si vous cliquez sur l’icône de l’une de ces applications, un menu contextuel apparaît :
Figure 1.3 : Le menu contextuel de l’icône Word dans le Dock
Outre les items habituels qui vous permettent de : j Supprimer du Dock/Conserver dans le Dock j Ouvrir à l’ouverture de session j Afficher dans le Finder j Afficher/Masquer
;
;
;
;
j Ouvrir/Quitter.
Office vous propose d’accéder directement à vos documents les plus récents par le sous-menu Ouvrir récent. Avant d’aller plus loin, demandez à l’icône du Dock d’Afficher dans le Finder sa source. Vous retrouvez le dossier Microsoft Office dans le dossier Applications de votre disque dur. Évitez de déplacer les éléments qui s’y trouvent ou de modifier le contenu du dossier Office. Si vous désirez supprimer Office sans passer par le disque d’installation, un utilitaire est à votre disposition dans le dossier Outils Supplémentaires.
1.2. La Bibliothèque de projets Puisque vous êtes dans le dossier Microsoft Office 2008, ouvrez directement Word par exemple en double-cliquant sur son icône. Dans le Dock, il aurait fallu cliquer une fois ; nous le retiendrons pour la prochaine fois. Votre premier document vierge s’ouvre.
20 LE GUIDE COMPLET
La Bibliothèque de projets
Chapitre 1
Nous le commenterons en détail au chapitre 4, Word 2008 : Premier contact. Vous pouvez cliquer sur les bords de page pour découvrir les multiples fonctionnalités… Tout en conservant les menus habituels, les développeurs ont pensé à rendre les fonctions les plus fréquentes directement accessibles sur la page du document : j j
L’en-tête et le pied de page sont affichés quand vous cliquez dans la zone correspondante. Vos marges sont modifiables d’un clic en appelant leur fenêtre de modification.
Dans la barre d’outils principale : vous permet de visualiser l’ensemble de vos pages en colonne de gauche. Bibliothèque fait surgir une barre d’outils d’un nouveau genre où une partie des modèles seront applicables d’un seul clic.
j Navigation j
Répondant à l’appel par le menu Fichier/Bibliothèque de projets ou par le raccourci [Maj]+[Pomme]+[P], la Bibliothèque de projets commune à Word, Excel et PowerPoint vous donne un accès plus complet aux nombreux modèles de mise en forme d’Office ou à ceux que vous avez créés.
Figure 1.4 : La Bibliothèque de projets
Vous pouvez, toujours en vous rendant dans le quatrième onglet vers la droite, Préférences, demander à afficher cette fenêtre au démarrage. LE GUIDE COMPLET 21
Chapitre 1
Première installation d’Office 2008
Passons maintenant en revue les différents logiciels de la suite Office avant d’entrer dans les détails pour chacun d’eux. Ce survol a pour objet de vous rappeler les fonctions de base des logiciels. Pour entrer dans les détails, reportez-vous aux chapitres qui suivent.
1.3. Word 2008 Traitement de texte adopté par la majorité des utilisateurs, Word se présente sous la forme d’une feuille sur laquelle le texte que vous frappez au clavier s’inscrit en temps réel. La montée en puissance des ordinateurs a permis depuis les vingt dernières années d’ajouter à cette fonctionnalité de base des aides syntaxiques et orthographiques ainsi que des outils de mise en page.
Figure 1.5 : Un document vierge dans Word
Quittant le langage Visual Basic avec lequel les macros étaient écrites pour automatiser des tâches répétitives, l’équipe Microsoft pour le Mac a sauté le pas en réécrivant ces commandes en langage de 22 LE GUIDE COMPLET
Word 2008
Chapitre 1
programmation Apple Script, langage utilisé par Automator. Cette nouveauté qui pourra paraître désagréable aux utilisateurs habitués à Visual Basic offre une intégration poussée de Microsoft Office 2008 avec le système Mac OS X. Elle devrait les réconcilier avec Excel lorsqu’ils prendront connaissance des fonctions dorénavant accessibles via Automator… De haut en bas, nous trouvons à l’ouverture d’un document Word : j j j j j
treize menus déroulants donnant accès à la totalité des fonctions ; une barre d’outils par défaut personnalisable ; des éléments préformatés issus de la Bibliothèque ; une barre de navigation latérale donnant accès à vos pages ; des marges, des en-têtes et des pieds de pages configurables.
Tout est conçu pour que vous puissiez accéder aux fonctions principales d’écriture et de publication d’un texte le plus simplement possible. Commencez par vous familiariser avec ces quatre commandes : j Création d’un nouveau document
:
par Nouveau de la barre d’outils ; par Fichier/Nouveau document ; par le raccourci [Pomme]+[N]. : par Ouvrir de la barre d’outils ; par Fichier/Ouvrir ; par le raccourci [Pomme]+[O].
j Ouverture d’un document
j Enregistrement d’un document
:
par Enregistrer de la barre d’outils ; par Fichier/Enregistrer ; par le raccourci [Pomme]+[S]. j Impression d’un document
:
par Imprimer de la barre d’outils ; par Fichier/Imprimer ; par le raccourci [Pomme]+[P].
LE GUIDE COMPLET 23
Première installation d’Office 2008
Chapitre 1
Commun à tous les logiciels sur Mac, le raccourci [Pomme]+[Z] vous permet de revenir en arrière jusqu’au début de votre session sur Word, en vous évitant la sensation désagréable d’être dans une impasse sans pouvoir reculer… Pensez aussi à mémoriser les raccourcis d’édition, également communs à tous les logiciels : j j j
[Pomme]+[C] pour copier ; [Pomme]+[X] pour couper ; [Pomme]+[V] pour coller.
Figure 1.6 : La palette de formatage de la boîte à outils de Word
Pour aller plus loin, repérez la boîte à outils à laquelle nous aurons souvent recours et qui vous donne accès dans le détail aux fonctions suivantes : j Mise en forme de votre texte j Insertion d’objets
;
j Insertion de citations j Album
;
j Références
;
j Compatibilité j Projets.
24 LE GUIDE COMPLET
;
;
;
Excel 2008
Chapitre 1
Apple a sorti dans sa suite iWork un logiciel concurrent, Pages. Destiné à un usage grand public, il n’a pas les nombreuses fonctionnalités de Word.
1.4. Excel 2008 Tableur destiné à faciliter vos calculs et à traiter des données par des opérations algébriques telles que l’addition, la soustraction, la multiplication et logiques telles que vrai, faux, est plus grand que, est plus petit que…, Excel se présente sous la forme d’une feuille de cellules.
Figure 1.7 : Un document vierge dans Excel
Vous pouvez entrer dans chaque cellule des données et traiter par exemple une colonne de cellules pour en faire l’addition. À la différence de Word qui vous faisait passer à la ligne, le retour chariot validera les données que vous avez entrées dans une cellule donnée en activant la cellule située en dessous. Prenez donc l’habitude, dès le début, de vous déplacer dans Excel : j j
avec la souris ; avec les flèches du pavé numérique, le passage d’une cellule à l’autre validant automatiquement la précédente.
À titre d’exercice, vérifiez que les fonctions de création, d’ouverture, d’enregistrement, d’impression et d’édition abordées sous Word sont actives sous Excel. LE GUIDE COMPLET 25
Chapitre 1
Première installation d’Office 2008
Comparez ensuite durant quelques minutes les boîtes à outil de Word et d’Excel. Vous identifierez plus facilement par la suite les fonctions communes de sélection d’une police de caractères par exemple, tout en notant les particularités d’Excel. C’est le seul logiciel d’Office à disposer notamment d’une palette de formules.
Figure 1.8 : La palette des formules de la boîte à outils d’Excel
Apple a sorti depuis deux ans un logiciel concurrent dans sa suite iWork ; il s’agit de Numbers. Mais la majorité des utilisateurs préfèrent Excel également présent sur PC.
1.5. PowerPoint 2008 Destiné à la conception de diapositives et à leur présentation en plein écran trouvant son sens en connectant par exemple un ordinateur portable à un vidéoprojecteur, PowerPoint vous permet d’insérer des formes prédéfinies, de les modifier, d’ajouter des images, du son, de la vidéo et des animations entre vos diapositives pour que vos présentations soient convaincantes et attrayantes.
Figure 1.9 : Un document vierge dans PowerPoint
26 LE GUIDE COMPLET
Entourage 2008
Chapitre 1
En raison de son usage graphique, sa barre d’outils prédéfinie comprend davantage de boutons d’insertion suivant la nature des éléments que vous importez. Remarquez sur votre gauche la présence d’une colonne contenant les diapositives de votre présentation et mémorisez le raccourci [Maj]+[Pomme]+[N] qui vous permet de créer nouvelle diapositive venant se caler en dessous de celle sur laquelle vous avez travaillé. À titre d’exercice, vérifiez que les fonctions de création, d’ouverture, d’enregistrement, d’impression et d’édition abordées sous Word sont actives sous PowerPoint. Comparez de nouveau les boîtes à outils de PowerPoint, Word et Excel. Notez dans la boîte à outils de PowerPoint la présence d’un onglet Personnalisation de l’animation, le troisième en partant de la gauche, qui vous sera utile par la suite.
Figure 1.10 : L’onglet Images de la boîte à outils de PowerPoint
Apple a sorti depuis plusieurs années un logiciel concurrent, Keynote, mais l’usage de ce dernier reste marginal pour les mêmes raisons que Numbers.
1.6. Entourage 2008 Créé à l’origine pour gérer votre messagerie électronique à l’instar d’Outlook Express sur PC, Entourage peut être comparé à un secrétaire virtuel : j
envoi et réception de messages électroniques ; LE GUIDE COMPLET 27
Chapitre 1 j j j j
j
Première installation d’Office 2008
classement de ces messages par des règles automatiques facilement éditables ; gestion de plusieurs comptes d’email , synchronisation avec des téléphones et/ou des PDA ; prise de rendez-vous et rappel de ceux-ci à l’aide, chose nouvelle dans Entourage 2008, de l’Assistant MyDay se lançant au démarrage de votre ordinateur ; abonnement à des projets en liaison avec les autres logiciels de la suite Office.
Figure 1.11 : La fenêtre type d’Entourage
Vous pouvez également vérifier que les fonctions de création, d’ouverture et d’enregistrement, d’impression et d’édition se retrouvent dans Entourage aux mêmes endroits. Toutefois, vous ne voyez pas la boîte à outils car elle n’est pas réglée par défaut. Appelez-la via Outils/Boîte à Outils ou cliquez du bouton droit sur la barre d’outils et choisissez dans le menu contextuel l’élément Boîte à Outils pour pouvoir l’appeler plus facilement par la suite. 28 LE GUIDE COMPLET
Entourage 2008
Chapitre 1
Figure 1.12 : La personnalisation de la barre d’outils d’Entourage
Comparez maintenant la boîte à outils d’Entourage à celles des autres logiciels de la suite Office.
Figure 1.13 : La palette des dictionnaires de la boîte à outils d’Entourage
LE GUIDE COMPLET 29
Chapitre 1
Première installation d’Office 2008
Analogue à Mail, le logiciel de courrier électronique d’Apple, mais en intégrant les fonctions d’agenda d’iCal ainsi que son propre carnet d’adresses, Entourage a prouvé sa fiabilité au fil des années.
1.7. Messenger 8.0 Microsoft Messenger est un logiciel de messagerie instantanée, plus connu sous le terme anglais de "chat", synonyme de conversation informelle. Il nécessite la création gratuite d’un compte de messagerie électronique Windows live pour être fonctionnel.
Figure 1.14 : La fenêtre principale de Messenger lorsqu’elle est configurée
Plus simple que les autres logiciels de la suite Office, ses fonctionnalités de création et d’édition sont davantage réduites. Il reste malgré tout le standard du genre pour la messagerie instantanée sur Mac et sur PC.
1.8. Conclusion Durant ce bref tour d’horizon, vous vous êtes familiarisé avec la suite Office. Les raccourcis ne sont probablement pas les mêmes si vous venez de l’univers des PC. Et les fonctions supplémentaires d’Office 2008 peuvent ne pas vous paraître évidentes si vous étiez un utilisateur d’Office 2001 ou 2004. Dans les chapitres qui suivent, nous verrons en détail comment tirer le meilleur parti de votre nouvelle suite Office.
30 LE GUIDE COMPLET
Les fonctions communes aux logiciels d’Office Ouvrir un logiciel de la suite Office .................................................................................. 32 La Bibliothèque de projets ................................................................................................. 32 La manipulation des documents ...................................................................................... 41 Le widget My Day ................................................................................................................. 45 Conclusion ............................................................................................................................. 47
Chapitre 2
Les fonctions communes aux logiciels d’Office
2.1. Ouvrir un logiciel de la suite Office Rendez-vous dans le Dock et cliquez une fois sur l’application de la suite Office que vous désirez lancer parmi Word, Excel, PowerPoint ou Entourage. Messenger, dont le fonctionnement est différent, sera détaillé au chapitre 13 Messenger 2008 : Premier contact.
2.2. La Bibliothèque de projets Contenant des dizaines de modèles que vous appelez à plusieurs reprises sans perdre la mise en page initiale (c’est le principe même des modèles de la suite Office), la Bibliothèque de projets vous aide à améliorer vos présentations. Dans la colonne de gauche se trouvent successivement : j Documents vierges
;
j Mes modèles j Brochures j Bulletins
;
;
;
j Calendriers
;
j Curriculum vitae j Étiquettes
;
;
j Étiquettes de CD j Événements
;
;
j Formes coordonnées
;
j Grands livres
j Les indispensables j Marketing
;
j Papier à en-tête j Présentations j Programmes j Prospectus
;
;
;
j Thèmes Office.
32 LE GUIDE COMPLET
;
;
;
La Bibliothèque de projets
Chapitre 2
Pour appeler la Bibliothèque, pensez au raccourci [Pomme]+[Maj]+[P] ou passez par le menu Fichier/Bibliothèque de Projets
Figure 2.1 : La Bibliothèque de projets ouverte sur les bulletins
Pour ouvrir un modèle :
1 Cliquez sur Fichier/Bibliothèque de projets. 2 Dans l’onglet Nouveau, cliquez sur la catégorie souhaitée, par exemple Bulletins, puis choisissez un des modèles. 3 Le modèle s’ouvre sous le titre Document1 si c’est le premier document à être ouvert depuis le lancement de l’application. Dans le cas contraire, le chiffre est incrémenté d’autant. 4 Cliquez dans les champs prédéfinis pour les remplir avec vos données personnelles. Modèles
Pour afficher uniquement les modèles de l’application sur laquelle vous vous trouvez, déployez le menu déroulant Afficher et lâchez votre souris sur l’application souhaitée.
Figure 2.2 : La première page d’un modèle de Bulletin
Revenons maintenant aux modèles dans le détail. LE GUIDE COMPLET 33
Chapitre 2
Les fonctions communes aux logiciels d’Office
Documents vierges Identifiés par l’icône de l’application et un code couleur, les documents vierges vous permettent de repérer la destination principale des logiciels : j Assistant Listes
vous aide à importer une liste dans une feuille
Excel. ouvre une feuille Excel vierge. Document Word ouvre un document Word vierge. Mode Bloc-notes Word ouvre un Bloc-notes sur lequel vous pourrez consigner des notes partageables avec Entourage par exemple. Mode Publication Word vous aide à gérer la publication de documents plus élaborés comme un bulletin, par exemple. Notez le fond simili bois qui s’affiche par défaut et vous permet de différencier ce mode des autres. Événement du calendrier ouvre un nouvel événement à insérer dans votre agenda intégré dans Entourage. Message électronique crée un nouvel email dans Entourage. Présentation PowerPoint crée une première diapositive PowerPoint pour démarrer une présentation.
j Classeur Excel j j j
j j j
Figure 2.3 : Documents vierges
Mes modèles Les fichiers qui se trouvent ici portent l’extension .dotx. Ce sont des modèles de lettre ou de facture que vous pourrez créer avec l’en-tête de votre entreprise à partir d’un document Word ou Excel puis enregistrer en tant que modèles. À leur ouverture, ils perdront leur nom, prenant celui d’un document générique. Après avoir rempli les champs nécessaires, vous aurez alors la possibilité de les enregistrer en simples documents. 34 LE GUIDE COMPLET
La Bibliothèque de projets
Chapitre 2
Brochures Les Brochures sont des modèles prédéfinis qui s’ouvrent dans le mode Publication de Word. Ils vous permettent de communiquer proprement sur vos produits en modifiant des zones de texte et d’image mises en valeur par des masques.
Figure 2.4 :
Brochures
Bulletins Les Bulletins s’ouvrent également dans le mode Publication de Word. Destinés à des clubs sportifs, des associations, une école, ils sont représentatifs d’une ou de plusieurs activités.
Calendriers Les Calendriers vous permettent de mettre en forme des événements à venir tout en y incrustant des photos de votre choix.
Figure 2.5 : Les Calendriers
LE GUIDE COMPLET 35
Chapitre 2
Les fonctions communes aux logiciels d’Office
Curriculum vitae Vous retrouvez ici cinq modèles de curriculum vitae. Ils sont assez basiques mais vous pouvez en créer vous-même et les enregistrer dans Mes Modèles.
Étiquettes L’Assistant Création d’étiquettes vous permet de centrer vos adresses correctement suivant le format de l’enveloppe.
Étiquettes de CD Vous pouvez imprimer des étiquettes de CD ou DVD ainsi que des jaquettes. Le fond n’est pas modifiable.
Figure 2.6 : Les étiquettes de CD
Événements Cliquez sur le triangle à gauche de Événements pour découvrir les différents types d’événements inclus dans Word puis cliquez sur l’événement désiré : j Affiches
;
j Cartes postales j Invitations j Prix.
36 LE GUIDE COMPLET
;
;
La Bibliothèque de projets
Chapitre 2
Figure 2.7 : Les Affiches
Formes coordonnées Faites de même pour déployer les Formes coordonnées et sélectionnez dans la liste celle que vous souhaitez ouvrir : j Cartes de visite
;
j Factures j Mémos
;
;
j Ordre du jour j Rapport
;
;
j Télécopies.
Remarquez en allant d’un élément à l’autre d’où vient le terme "coordonnées". L’habillage est décliné par familles (Avantage, Capital, Plaza, Révolution, Spectrum).
Grands livres Ces modèles Excel vont vous permettre de créer des listes et de tenir vos comptes : j Budget
;
; Factures ; Listes ;
j Comptes j j
j Portefeuilles
;
j Rapports.
LE GUIDE COMPLET 37
Les fonctions communes aux logiciels d’Office
Chapitre 2
Figure 2.8 : Les comptes dans les Grands livres
Ils contiennent des formules prédéfinies : sommes, pourcentages… ainsi qu’un habillage.
Les indispensables Vous trouverez ici plusieurs feuilles Excel qui facilitent la gestion domestique quotidienne : j Collecte de fonds
;
; Outils financiers ; Papier quadrillé ; Planning.
j Outils de voyage j j j
Figure 2.9 : Les outils financiers dans les indispensables
Marketing Revenons vers Word et son mode Publication pour des outils Marketing : j Catalogues j Menus
;
38 LE GUIDE COMPLET
;
La Bibliothèque de projets j Propositions
Chapitre 2
;
j Signes.
Figure 2.10 : Les propositions dans Marketing
Papier à en-tête Le papier à en-tête permet d’uniformiser votre communication. Vous y trouvez, outre les modèles déjà rencontrés dans les formes coordonnées, le modèle Ondulations, un Assistant Courrier et un Assistant Enveloppes.
Figure 2.11 : Le Papier à en-tête
Lancer l’Assistant Courrier
Si vous êtes novice dans Word et souhaitez obtenir un résultat propre et rapide, pensez à lancer cet Assistant Courrier pour mettre en page vos premières lettres. Vous pouvez aussi y accéder via Outils/Assistant Courrier....
LE GUIDE COMPLET 39
Chapitre 2
Les fonctions communes aux logiciels d’Office
Présentations Dédiées à PowerPoint, ces Présentations professionnel à vos diapositives : j Album Photo classique
un
aspect
;
j Album Photo contemporain j Présentation
donnent
;
;
j Présentation pour écran large
;
j Présentation de PowerPoint 2008
;
j Questionnaire.
Figure 2.12 : Les Présentations
Pour prendre connaissance rapidement des nouveautés de PowerPoint, lancez la Présentation de PowerPoint 2008. Nous reviendrons sur ce sujet au chapitre 10, PowerPoint 2008 : Premier contact.
Programmes Ils vous permettent de définir les Programmes d’un spectacle ou d’une fête scolaire et s’ouvrent dans le mode Publication de Word.
Prospectus Utiles lorsque vous souhaitez passez une annonce, ces Prospectus s’ouvrent aussi dans le mode Publication de Word.
40 LE GUIDE COMPLET
La manipulation des documents
Chapitre 2
Figure 2.13 : Les Prospectus
Thèmes Office Vous trouverez enfin tous les thèmes prédéfinis pour PowerPoint dans cet espace. Modifiables à volonté, ils vous feront gagner du temps dans vos présentations.
2.3. La manipulation des documents Après ce tour d’horizon de la Bibliothèque des projets sur laquelle nous reviendrons à travers des exemples dans les chapitres d’approfondissement, prenons le temps de rappeler les règles de base de manipulation d’un document dans la suite Office. Le raccourci [Pomme]+[N] fait surgir pour chaque logiciel un nouveau document. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Nouveau à gauche de votre barre d’outils ou sur le petit triangle pointant vers le bas situé à sa droite qui développera un menu déroulant d’accès aux modes Page, Blocnotes ou Publication.
Figure 2.14 : Créer un nouveau document dans Word
LE GUIDE COMPLET 41
Les fonctions communes aux logiciels d’Office
Chapitre 2
Même vide, commencez par enregistrer ce nouveau document sur votre disque dur.
Figure 2.15 : Enregistrer un document
Des dossiers créés au préalable vous donnent un aperçu d’une organisation possible de votre travail : j A classer
;
j A envoyer
;
j Comptabilité j Courrier
;
;
j En attente
;
j Présentations.
Ce n’est qu’une des nombreuses manières de procéder. Suivant vos activités, vous pourrez certainement en inventer d’autres : j Visites
;
j Prospects
;
j Commandes,
etc.
Si vous travaillez sur plusieurs projets à la fois, votre Bureau sera vite encombré. Il pourra être utile de ranger ces dossiers dans un dossier portant le nom de chaque projet puis de les ranger dans Documents. À terme, vous serez amené à classer ces projets par catégories en suivant une chronologie : j Projets passés
;
j Projets en cours j Projets futurs.
42 LE GUIDE COMPLET
;
La manipulation des documents
Chapitre 2
Cette méthode peut s’avérer limitée dans le cadre de projets compliqués et collaboratifs. Office 2008 vous aidera à gérer vos documents via son Centre de projets :
1 Cliquez sur Affichage/Palette de projets puis sur Atteindre le Centre de projets. 2 Office lance Entourage et son Assistant Nouveau projet.
Figure 2.16 : L’Assistant Nouveau projet
3 Nommez par exemple ce premier projet Mon projet puis cliquez en bas à droite pour accéder à l’étape suivante.
Figure 2.17 : Le dossier Espions de projets
4 Laissez pour l’instant les réglages par défaut et finalisez le processus. Le Centre de projets s’ouvre.
LE GUIDE COMPLET 43
Chapitre 2
Les fonctions communes aux logiciels d’Office
Figure 2.18 : Le Centre de projets ouvert sur Mon projet
Nous verrons en détail ce Centre de projets au chapitre 15, Annexes. Vous pouvez déjà vous exercer à créer des événements et vous déplacer dans les onglets : j Vue d’ensemble j Planification
;
;
; Fichiers ;
j Courrier j
j Contacts j Extraits
;
;
j Notes.
Quittez Entourage soit via Entourage/Quitter Entourage, soit par le raccourci [Pomme]+[Q]. Si vous avez créé des tâches dans le passé, vous aurez sans doute remarqué qu’une fenêtre violette s’est affichée en bas à droite de votre écran.
44 LE GUIDE COMPLET
Le widget My Day
Chapitre 2
Figure 2.19 : La fenêtre Rappels Office
Communiquant avec Entourage, Rappels Office liste les tâches en retard. Vous pouvez vous déplacer avec la souris ou les flèches du pavé numérique d’une tâche à l’autre et à l’aide de Répéter et Faire disparaître
Un clic sur le triangle pointant vers le bas à droite de Répéter développe un sous-menu vous permettant de déplacer d’un seul clic l’horaire de la tâche considérée.
Figure 2.20 : Les options de Répéter
2.4. Le widget My Day Le lancement d’Entourage, même sans configurer un compte email, a activé automatiquement My Day. Cette application widget nouvelle dans Office 2008 affiche les événements et la liste des tâches du jour sur votre Bureau. Elle vous permet de consulter votre planification, vérifier les tâches effectuées et en créer de nouvelles. Double-cliquez sur la tâche ou l’événement concerné pour le modifier dans Entourage. Activez la case à cocher à gauche d’une tâche pour marquer une tâche comme effectuée. L’élément disparaît des tâches de My Day. Il reste marqué comme effectué dans la liste des tâches d’Entourage.
LE GUIDE COMPLET 45
Chapitre 2
Les fonctions communes aux logiciels d’Office
Figure 2.21 :
My Day
Cliquez sur le + en bas à gauche pour ajouter une tâche, tapez son nom dans la zone qui s’affiche puis appuyez sur [Ä]. Pour vous déplacer dans les jours de la semaine, appuyez sur le triangle gauche ou droite dans l’angle supérieur de My Day. Le point séparant ces deux triangles vous ramène à la journée d’aujourd’hui. Pour vous déplacer dans une même journée, utilisez les triangles aux extrémités de la bande horaire qui surmonte les événements. Pour accéder aux préférences de My Day, cliquez sur l’icône en bas à droite de My Day.
Figure 2.22 : Les préférences de My Day
Dans ces préférences, vous pouvez demander d’afficher My Day : j j
dans le Dock ; sur la barre de menus de Mac OS.
Préférez cette dernière option pour visualiser votre planning car la version actuelle d’Office ne met pas à jour My Day dans le Dock. Les clics maintenus sur l’icône My Day dans le Dock ne sont pas davantage renseignés… Il est également curieux que My Day ne permette pas d’ajouter ou supprimer des événements. Le double-clic sur un événement renvoie à
46 LE GUIDE COMPLET
Conclusion
Chapitre 2
l’application Entourage où il devient possible de créer un autre événement, réduisant l’intérêt de ce widget. Si son usage ne vous convainc pas pour l’instant, vous pouvez désactiver son démarrage d’une session en décochant l’option correspondante dans ses préférences. Les préférences des logiciels d’Office
Très bien renseignées par un champ mis à jour durant le survol de la souris, les Préférences des logiciels d’Office, communément appelées via le raccourci [Pomme]+[,] ne nécessitent pas d’explication détaillée. Lorsque leur configuration doit être modifiée, elle sera traitée dans le chapitre correspondant.
2.5. Conclusion Nous avons vu dans ce deuxième chapitre la Bibliothèque de projets, la manipulation des documents, la création d’un projet et l’activation de My Day et de Rappels Office qui contiennent des fonctions communes aux logiciels de la suite Office. Un aperçu du Centre de projets nous a montré l’intérêt de disposer d’une suite bureautique intégrée. Ni iWork ni NeoOffice ne sont allés aussi loin dans cette synergie. Bien utilisée, cette fonction facilitera la conduite de vos projets notamment en équipe. Nous allons maintenant nous pencher sur l’aide d’Office.
LE GUIDE COMPLET 47
L’aide d’Office
L’aide de Word ...................................................................................................................... L’aide d’Excel ........................................................................................................................ L’aide de PowerPoint .......................................................................................................... L’aide d’Entourage ............................................................................................................... L’aide de Messenger ........................................................................................................... Conclusion .............................................................................................................................
52 55 56 57 57 58
Chapitre 3
L’aide d’Office
Accessible via le menu Aide, l’aide d’Office nécessite, pour être pleinement efficace, un accès Internet.
Figure 3.1 : L’aide de Word
Vous pouvez chercher : j j
en saisissant un ou plusieurs mots-clés dans le champ en haut à droite ; en déployant le tiroir des rubriques puis en sélectionnant la rubrique appropriée.
Dans le second cas, votre recherche se fait par contenu et laisse apparaître trois types d’informations :
Figure 3.2 : L’aide par Rubriques j
Des informations sur les fonctions du logiciel regroupées par familles reconnaissables par l’icône d’un document. Lorsque vous cliquez par exemple sur Désactivation des modifications
50 LE GUIDE COMPLET
Chapitre 3 automatiques, la fenêtre de droite vous indique toutes les désactivations possibles. Ici les triangles ont été développés afin de vous donner un aperçu du détail des procédures.
Figure 3.3 : La désactivation des modifications automatiques j
Des informations sur les préférences du logiciel où des captures d’écran vous renseignent pas à pas. Vous les reconnaîtrez par leur icône verte portant les chiffres 123.
Figure 3.4 : Modification de l’apparence de la barre d’outils
LE GUIDE COMPLET 51
Chapitre 3 j
L’aide d’Office
Des cours de base sur les fonctions principales du logiciel identifiables par une icône représentant double livre.
Figure 3.5 : Le mode d’emploi des fonctions principales de Word
En cliquant sur Ouvrir, vous accédez à une page Internet de Microsoft ; un support de cours assorti d’un document Word à télécharger vous accompagnent dans vos premiers pas. Toujours dans ces rubriques, l’onglet Rechercher se trouve à la droite de l’onglet Contenu. Il aurait pu être supprimé sans dommages. En effet, si vous cherchez à cliquer dans la zone en dessous, l’Aide vous renvoie au champ de recherche à droite de la barre d’outils dans la fenêtre principale de l’Aide. Explorons dans le détail les rubriques disponibles pour chaque application de la suite Office :
3.1. L’aide de Word Voici la liste des rubriques de l’aide de Word : j Configuration et paramètres
;
; Accessibilité ;
j Boîte à outils j
; Gestion de fichiers ;
j Raccourcis clavier j
j Récupération de documents corrompus
52 LE GUIDE COMPLET
;
L’aide de Word j Meilleures pratiques de Windows j Modèles
Chapitre 3
;
;
j Affichage et accès aux documents j Affichage en mode Bloc-notes j Accès aux documents
;
; ;
j Mise en page de documents j En-têtes et pieds de page
;
j Numéros de page et de ligne j Colonnes
;
;
;
j Conteneurs de texte
;
j Sauts de page, sauts de section et pagination j Configuration de la page et du document
;
;
j Mise en page d’un bulletin en mode Publication
;
j Conception de documents bien présentés à l’aide de thèmes j Le contenu disparaît lorsque je passe en mode Publication j Insertion de texte par un clic et une frappe j Modification et mise en forme du texte j Mise en forme du texte
j Corrections automatiques j Rechercher et remplacer
;
;
;
;
j Contrôle des coupures de mots
;
;
j Insertion d’une équation
;
j Modification d’une équation j Synthèse d’un texte
;
;
j Outils orthographique et de référence
j Insertion d’un symbole
;
;
j Je ne peux pas taper les caractères d’une langue donnée j Création de documents Office élégants j Graphiques
;
;
;
;
;
; Objets ;
j Images j
j Diagrammes
;
j Mise en forme et effets
; LE GUIDE COMPLET 53
Chapitre 3
L’aide d’Office
j Types de fichiers graphiques pouvant être insérés et enregistrés
;
j Enregistrement de texte et de graphiques pour une utilisation future j Utilisation d’un logo dans des applications Office
;
j Fichiers Office 2008 incorporés dans des versions antérieures d’Office j Office pour Windows ne parvient pas à lire ma vidéo QuickTime j Apparition partielle d’une image j Tableaux et listes
j Notes et références
;
;
;
j Notes de bas de page ou de fin j Renvois, légendes et signets
;
;
j Index, tables des matières et autres tables
;
;
j Création d’une source de données pour un publipostage j Automatisation de tâches j Impression
;
;
;
j Listes numérotées et à puces
j Publipostages
;
;
;
;
j Impression de documents
;
j Impression d’enveloppes et d’étiquettes j Sécurité et confidentialité j Partage des données
;
;
;
j Corrections de documents
;
j À propos de l’enregistrement d’un document Word en tant que page web j Comparaison de deux versions d’un document j Partage de données entre applications
;
;
;
j Partage de documents avec d’autres versions d’Office
;
j Je ne peux pas ouvrir un document Office à accès restreint
;
j Mes caractères s’affichent différemment dans les versions antérieures
d’Office ; j Résolution des problèmes.
Vous retrouverez ces points abordés aux chapitres 4 à 6.
54 LE GUIDE COMPLET
L’aide d’Excel
Chapitre 3
3.2. L’aide d’Excel Voici la liste des rubriques d’aide d’Excel :
Figure 3.6 : L’aide d’Excel j Configuration et paramètres j Accessibilité
;
j Personnalisation d’Excel j Compatibilité
;
;
j Classeurs et feuilles
;
j Formules et fonctions j Référence de fonction j Données
;
; ;
;
j Graphiques
;
j Feuilles de livre
;
j Images et formes
;
j Rapports de tableau croisé dynamique j Impression
;
;
j Sécurité et confidentialité j Partage d’informations
;
;
j Résolution des problèmes.
Vous retrouverez ces points abordés aux chapitres 7 à 9.
LE GUIDE COMPLET 55
Chapitre 3
L’aide d’Office
3.3. L’aide de PowerPoint Voici la liste des rubriques d’aide de PowerPoint :
Figure 3.7 : L’aide de PowerPoint j Configuration et paramètres j Accessibilité
;
j Gestion de fichiers
;
j Création d’une présentation j Mise en forme du texte
j Ajout d’objets
;
;
j Ajout d’une action j Collaboration
;
;
j Création de diapositives
j Présentation
;
;
;
;
j Impression et documents
;
j Partage avec d’autres applications
;
; Résolution des problèmes.
j Sécurité et confidentialité j
Vous retrouverez ces points abordés aux chapitres 10 et 11.
56 LE GUIDE COMPLET
L’aide de Messenger
Chapitre 3
3.4. L’aide d’Entourage Voici la liste des rubriques d’aide d’Entourage :
Figure 3.8 : L’aide d’Entourage j Configuration et paramètres j Accessibilité
;
j Organisation et recherche j Courrier
;
;
j Carnet d’adresses j Calendrier j Notes
;
;
;
:
j Tâches j Projets
; ;
; Résolution des problèmes.
j Sécurité et confidentialité j
Vous retrouverez ces points abordés au chapitres 12, Entourage 2008 : Premier contact.
3.5. L’aide de Messenger Voici la liste des rubriques d’aide de Messenger : j Mise en route
;
j Connexion et ouverture d’une session j Ajout et gestion de contacts
;
;
j Envoi et réception de messages
; LE GUIDE COMPLET 57
Chapitre 3
L’aide d’Office
j Voir les autres et être vu
;
j Personnalisation de Messenger
;
j Dépannage.
Vous retrouverez ces points abordés au chapitre 13, Messenger 2008 : Premier contact.
3.6. Conclusion En comparant les listes d’aide, prenez le temps de vous familiariser avec les fonctions de chaque logiciel. Rappelons encore une fois les éléments suivants : j j j
j
j
Word capte votre frappe au clavier et vous aide à mettre en forme le texte. Excel vous assiste dans vos calculs d’une simple addition à des feuilles comptables plus complexes. PowerPoint facilite la conception de vos projets par la création de diapositives où vous pouvez insérer des plans, du texte, de l’image et du son. Entourage gère vos messages électroniques, vos adresses, votre agenda et votre Centre de projets. Vous recevez des rappels en cas d’oubli. Un agenda quotidien My Day s’affiche à chaque ouverture de session pour vous rappeler vos rendez-vous. Messenger vous accompagne dans votre "chat" – les conversations instantanées – en s’appuyant sur votre carnet d’adresses d’Entourage.
L’aide de Word est nettement plus renseignée que les autres logiciels d’Office. Ce n’est pas étonnant car la majorité des utilisateurs emploient ce traitement de texte pour leur travail et les versions successives l’ont fait davantage évoluer. Par ailleurs, les rubriques d’aide ont été conçues par Microsoft à partir des statistiques des groupes de discussion afin de rendre compte des sujets les plus fréquemment abordés. Vous pouvez également contacter Microsoft ou la communauté des utilisateurs si la réponse à votre question ne figure pas dans ces rubriques. 58 LE GUIDE COMPLET
Word 2008 : Premier contact Le menu Fichier de Word 2008 ......................................................................................... 60 Les modes d’affichage d’un document Word ............................................................... 67 La navigation dans un document Word .......................................................................... 69 Le zoom dans un document Word ................................................................................... 70 Le menu Édition de Word 2008 ........................................................................................ 71 Les barres d’outils de Word ............................................................................................... 75 Le menu Affichage de Word 2008 .................................................................................... 80 Conclusion ............................................................................................................................. 96
Chapitre 4
Word 2008 : Premier contact
Lancez Word 2008 en cliquant une fois dans le Dock ; un document vierge s’ouvre, intitulé Document1. Vous reconnaissez la barre d’outils de Word surplombant le document ainsi que les icônes l’entourant. Ma barre d’outils ne me suffit pas
Cliquez du bouton droit dans la zone grise de la barre d’outils puis appelez une barre d’outils prédéfinie ou personnalisez la vôtre.
4.1. Le menu Fichier de Word 2008
Figure 4.1 : Le menu Fichier de Word
Étudions le contenu du menu Fichier. Points de suspension dans les menus
Certains menus présentent des points de suspension. Ils vous mènent à des sous-menus offrant plusieurs options, contrairement aux autres. Faites le test.
Ce menu est séparé en six zones.
Les projets Le menu Les projets ouvre la Bibliothèque de projets, également disponible via [Maj]+[Pomme]+[P]. Vous ouvrez ainsi les modèles de Word déjà étudiés au chapitre 2, Les fonctions communes aux logiciels d’Office.
60 LE GUIDE COMPLET
Le menu Fichier de Word 2008
Chapitre 4
Les documents Pour créer ou ouvrir un document : (raccourci : [Pomme]+[N]) ; Ouvrir… un document existant (raccourci [Pomme]+[O]) ; Ouvrir récent, déroulant un sous-menu contenant vos documents récemment ouverts.
j Nouveau document j j
L’enregistrement Pour fermer et sauvegarder un document : (raccourci : [Pomme]+[W]) pour fermer votre document. Vous pouvez également cliquer sur le bouton radio rouge en haut à gauche de la fenêtre du document. Enregistrer un document existant (raccourci : [Pomme]+[S]). Enregistrer sous… ouvre une fenêtre sur votre disque dur.
j Fermer
j j
Figure 4.2 : La fenêtre d’enregistrement d’un document
Pour en savoir plus, reportez-vous à l’annexe Formats de fichiers du chapitre 15, Annexes. crée une version de votre document affichable par un navigateur Internet.
j Enregistrer en tant que page web…
Toutefois, les résultats de la conversion seront décevants si vous avez effectué des mises en forme et/ou des animations de texte. Lorsque vous enregistrez un document en tant que page web, Word le convertit au plus proche des standards HTML. La page web peut être très différente du document original : LE GUIDE COMPLET 61
Chapitre 4 j
j
Word 2008 : Premier contact
Les mises en forme de paragraphe telles les arrière-plans avec motifs ou texte ombré ou les styles de bordure décorative, ainsi que la mise en forme de tableau, ne seront pas respectées. La mise en page et les éléments de page comme les en-têtes et pieds de page, les numéros de page et les bordures peuvent être déplacés ou supprimés. Prévisualisation
Prévisualisez votre document dans un navigateur web pour être certain du résultat et servez-vous fréquemment de l’Aperçu de la page web.
La fenêtre Enregistrer sous… vous propose de renommer votre document si vous ne souhaitez pas conserver le nom pris par défaut qui est constitué de la première ligne de votre document Word. Dans la deuxième zone de la boîte de dialogue, déplacez-vous à l’intérieur de votre disque dur afin de trouver le dossier où vous désirez enregistrer ce document. Si ce dossier n’existe pas encore, créez-le à l’aide de Nouveau dossier lorsque vous êtes à l’endroit désiré. Raccourci Pomme+D
Vous êtes perdu dans l’arborescence de votre disque dur. Utilisez le raccourci [Pomme]+[D] pour revenir sur le Bureau et repartez à la recherche de votre dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer votre document.
Dans la troisième zone de la boîte de dialogue, prenez-le temps de définir le format de fichier approprié. Word 2008 exploite le format de document XML qui permet des échanges normalisés entre applications. Il est reconnaissable à son extension .docx. Pensez aux utilisateurs des versions précédentes
Pensez aux nombreux utilisateurs qui ne disposent pas encore de la dernière version d’Office. Pour faciliter vos échanges avec vos interlocuteurs, développez ce menu déroulant et préférez un enregistrement en .doc compatible avec les utilisateurs de Word 97 à 2004 tant que vous ne serez pas assuré de leur migration vers Office 2008.
62 LE GUIDE COMPLET
Le menu Fichier de Word 2008
Chapitre 4
Figure 4.3 : Les formats d’enregistrement
Si vous rencontrez toujours des difficultés dans vos échanges, choisissez le format .rtf, abréviation de rich text format, qui conserve la plupart de vos enrichissements tout en restant compatible avec tout traitement de texte. Enfin, pensez à enregistrer en PDF toujours par via menu si vous souhaitez envoyez un texte non modifiable.
La mise en page et l’impression Plusieurs commandes sont disponibles : appelle la fenêtre des attributs de mise en page où vous sélectionnez les réglages pour les attributs de page relatifs au modèle d’imprimante, au format portrait ou paysage et à l’échelle d’impression où les réglages de Microsoft Word qui concernent les marges.
j Mise en page…
Figure 4.4 : La fenêtre Mise en page j Aperçu avant impression
vous donne l’aperçu de votre document.
Mémorisation du raccourci de l’Aperçu
Mémorisez le raccourci d’Aperçu avant impression qui n’est pas renseigné dans le menu Fichier : [Alt]+[Pomme]+[I].
LE GUIDE COMPLET 63
Chapitre 4
Word 2008 : Premier contact
dont le raccourci classique est [Pomme]+[P], vous renvoie vers la fenêtre du même nom où figurent les derniers réglages avant la création physique de votre document par [Ä] où son impression sous la forme d’un fichier PDF en cliquant sur PDF en bas à gauche.
j Imprimer…,
Figure 4.5 : La fenêtre Imprimer
Vous pouvez via des processus Automator intégrés dans Word 2008 : j Enregistrer en format PDF…
pour partager votre document avec
d’autres utilisateurs. j Enregistrer en format PostScript…. j
j
j
j
Les fichiers PS sont réclamés par certaines imprimantes. Faxer le document PDF… activera un port série pour l’émission et la réception de fax – sous réserve que votre fournisseur de télécommunications accepte ce protocole – et enverra le document vers un numéro de fax. Envoyer le document PDF par courrier électronique créera un email sans titre soit dans Entourage, soit dans Mail, suivant les préférences de logiciel de courriel par défaut que vous aurez définies dans Mail/Préférences… puis dans Générales. Enregistrer en PDF-X garantit que le document sera imprimé tel que vous l’avez conçu. C’est une forme ISO inventée en 2003 par Adobe. Enregistrer le document PDF vers iPhoto. Vous créerez alors un album contenant les pages de votre document. Si vous souhaitez les emmener sur votre iPod ou votre iPhone, synchronisez cet album dans iTunes.
64 LE GUIDE COMPLET
Le menu Fichier de Word 2008
Chapitre 4
pour enregistrer vos documents dans Documents/Web Receipts et les imprimer plus tard en une fois, lorsque vous serez à portée d’une imprimante. Enregistrer PDF vers Papers pour exploiter votre document dans Papers de la suite iWork d’Apple. Modifier le menu… pour ajouter des routines Automator.
j Enregistrer le document PDF dans le dossier de reçus web
j j
Choisissez l’option correspondante dans le menu local PDF. Réaliser des pièces jointes en PDF
Il est préférable de réaliser des pièces jointes en PDF parce qu’un PDF ne peut pas transporter de virus, contrairement à un document Office. Les utilisateurs PC ont donc pris l’habitude de supprimer les pièces jointes en .doc, .xls ou .ppt après avoir subi des mésaventures. Pensez systématiquement à fabriquer un PDF, à moins que l’édition du document soit indispensable à votre destinataire.
Figure 4.6 : Le sous-menu PDF
Si votre ordinateur dispose d’un modem, vous pouvez faxer un document depuis Imprimer. Choisissez Faxer PDF dans le menu PDF. Cette fenêtre vous donne également la main à droite de l’Aperçu sur l’ensemble des options disponibles pour l’imprimante ou pour Word en déroulant Copies et pages :
Figure 4.7 : Le menu Copies et pages
Si vous basculez sur l’option Microsoft Word, votre fenêtre Imprimer prend l’allure suivante :
LE GUIDE COMPLET 65
Chapitre 4
Word 2008 : Premier contact
Figure 4.8 : Les options Microsoft Word de la fenêtre Imprimer
Si vous cliquez sur Document, vous pouvez choisir d’imprimer ou d’obtenir un aperçu d’informations utiles telles que les Propriétés du document comprenant notamment des statistiques, également accessibles de trois autres manières : j j
Cliquez en bas du document sur Nombre de mots. Sélectionnez Outils/Statistiques….
Figure 4.9 : La fenêtre Statistiques j
Passez par Fichier/Propriétés.
Dans ce dernier cas, vous retrouvez dans des onglets la totalité des informations précédemment citées.
Envoyer vers… Le menu Envoyer vers… vous permet de communiquer avec les autres applications de la suite Office. Commande Fichier/Envoyer vers…
Vous prenez des notes en réunion et devez faire une présentation en fin d’après-midi. Vous apprécierez la commande Ficher/Envoyer vers… PowerPoint qui lancera PowerPoint et vous créera une diapositive par note en facilitant d’autant votre travail.
66 LE GUIDE COMPLET
Les modes d’affichage d’un document Word
Chapitre 4
4.2. Les modes d’affichage d’un document Word Passons en revue les modes d’affichage sous Word. En bas et à gauche de votre document, se trouvent cinq icônes. Nous sommes par défaut dans le quatrième mode, le mode Page. En déplaçant de gauche à droite votre souris au-dessus de ces boutons, la zone à droite de la dernière icône affiche le nom du mode. En cliquant sur ces boutons, vous basculez dans le mode correspondant. Vous pouvez également le faire via Affichage. Passons en revue ces différents modes : j
j
Brouillon ne charge pas l’application en calculs d’affichage et s’avère le mode par excellence pour entrer votre texte si vous le faites au clavier. Plan vous permet de définir la structure de votre ouvrage. Vous l’emploierez uniquement pour des rapports, des études ou des livres dont l’importance nécessite une structuration préalable.
Figure 4.10 : La barre d’outils du mode Plan j
Publicationvous permet d’appeler des modèles de PAO donnant immédiatement un aspect fini et professionnel. Vous pouvez créer des bulletins d’informations, des prospectus, des brochures… que nous avons déjà rencontrés dans la Bibliothèque de projets (raccourci [Maj]+[Pomme]+[P]). Une partie de ces modèles est également accessible en cliquant sur Modèles de publications puis en double-cliquant sur le modèle de votre choix.
Figure 4.11 : Le mode Publication j
Page est le mode que vous pouvez choisir pour des documents de petite taille ; il a l’avantage de vous présenter la page telle qu’elle apparaîtra à la sortie de l’imprimante. LE GUIDE COMPLET 67
Chapitre 4 j
Word 2008 : Premier contact
Bloc-notes peut paraître secondaire puisque vous connaissez sans doute déjà sur Mac la petite application Notes intégrée à Mail. Mais si vous vous servez d’Entourage, vous préférerez probablement rester dans Office avec Bloc-notes…
Notez la présence sur la droite d’onglets pouvant être ajoutés via le symbole +. Ils sont modifiables par un menu contextuel.
Figure 4.12 : Le menu contextuel des onglets
La dénomination des onglets peut changer en cliquant dans leur champ textuel. Vous pouvez modifier leurs couleurs et les positionner dans un autre ordre. L’intérêt de ce Bloc-notes – outre l’envoi des notes vers PowerPoint – est : j
j
La possibilité d’enregistrement audio associé à une note. Appuyez sur Audio puis suivez les instructions classiques d’enregistrement et d’écoute dans la barre d’outils qui surgit en haut de votre Bloc-notes. La prise de dessins si vous disposez d’une palette graphique. Activez le bouton Gribouille et choisissez, via le petit triangle noir à droite de ce bouton, l’épaisseur de votre trait et sa couleur.
Figure 4.13 : Le mode Bloc-notes
68 LE GUIDE COMPLET
La navigation dans un document Word
Chapitre 4
Revenons à la barre d’outils principale dans un document texte classique que vous aviez peut-être gardé ouvert sur votre Bureau. Autrement, retrouvez-le dans votre arborescence et ouvrez-le. Dossiers glissés dans la colonne de gauche
Mac OS X permet depuis Panther 10.3 de glisser des dossiers dans la colonne de gauche de la fenêtre du Finder pour accéder directement à leur contenu. Pour ne pas perdre de temps à chercher vos documents, préférez ce mode de rangement au dépôt des dossiers sur votre Bureau.
4.3. La navigation dans un document Word Nous allons maintenant nous intéresser à une nouveauté de Word 2008. En appuyant dans votre barre d’outils principale sur Navigation, vous faites en effet apparaître une colonne sur votre gauche.
Figure 4.14 : La navigation
Cette colonne vous donne un aperçu des pages de votre document. Si vous étiez un habitué de PowerPoint, elle vous sera vite familière :
1 Amenez votre souris sur cette colonne ; le pointeur se transforme en doigt. 2 Cliquez sur une page au choix. 3 La partie droite de la fenêtre de votre document affiche la page correspondante.
LE GUIDE COMPLET 69
Chapitre 4
Word 2008 : Premier contact
4.4. Le zoom dans un document Word Laissez la Navigation activée et restez en mode Page. À droite de votre boîte à outils se trouve le zoom. Cliquez sur le triangle à droite du pourcentage de zoom et choisissez par exemple un affichage à 75 %. Votre affichage se réduit. Suivant la taille de votre écran, vous pouvez désormais voir plusieurs pages à la fois et les éditer.
Figure 4.15 : Afficher plusieurs pages en mode Page
Saisissez maintenant votre fenêtre en bas à droite et réduisez-la. Le zoom diminue et s’affiche en temps réel dans la barre d’outils. À l’inverse, si vous tapez un chiffre dans le champ Zoom, votre affichage diminue ou s’agrandit mais la fenêtre ne se modifie pas en conséquence. Le zoom n’est pas une action
Ne tentez pas d’annuler ou de rétablir un réglage du Zoom. Il n’est pas mémorisé dans la suite d’actions modifiant le texte puisqu’il agit uniquement sur votre confort visuel.
70 LE GUIDE COMPLET
Le zoom dans un document Word
Chapitre 4
4.5. Le menu Édition de Word 2008
Figure 4.16 : Le menu Édition de Word 2008
L’annulation et la répétition Cette zone change suivant votre dernière action pour vous permettre de l’annuler ou de la répéter. Mémorisez : j j
le raccourci d’annulation : [Pomme]+[Z] ; le raccourci de répétition qui mémorise votre dernière action et vous permet de la répéter : [Pomme]+[Y].
Le copier-coller Il offre les fonctions traditionnelles : (raccourci [Pomme]+[X]) ; Copier (raccourci [Pomme]+[C]) ; Coller (raccourci [Pomme]+[V]).
j Couper j j
Utilisez la touche Alt pour copier une portion de texte
En appuyant sur la touche [Alt] tout en sélectionnant une portion de texte, vous copiez cette dernière à l’endroit où vous lâchez le clic de votre souris. Si vous n’appuyez pas sur la touche [Alt], le texte se déplace à l’endroit désiré. La touche [Alt] transforme un couper en un coller.
Remarquez aussi la présence de fonctions supplémentaires : (raccourci [Maj]+[Pomme]+[C]) ; Coller la sélection de l’album (raccourci [Maj]+[Pomme]+[V]).
j Copier vers l’album j
LE GUIDE COMPLET 71
Chapitre 4
Word 2008 : Premier contact
Elles seront activées après un premier passage par la boîte à outils dans l’Album. Vous aurez sélectionné un premier élément à copier dans votre texte puis appuyé sur Ajouter.
Figure 4.17 : L’Album dans la boîte à outils
Notez la présence d’un petit triangle à droite de ce bouton. Un sousmenu se développe si vous cliquez dessus ; vous pouvez : j Ajouter la sélection j Ajouter un fichier
;
;
j Ajouter à partir du Presse-papiers
;
j Toujours ajouter une copie.
Évitez d’activer cette dernière fonction. Un message d’alerte vous prévient des ralentissements possibles du logiciel :
Figure 4.18 : Les conséquences de l’ajout automatique d’une copie
Si vous constatez des ralentissements malgré tout, il peut être utile de supprimer une partie des éléments de l’Album. Suppression des éléments de l’Album
Vous supprimez des éléments si ces derniers font référence à des copier-coller dans votre document de travail. Ce n’est pas le cas s’il s’agit de fichier texte ou image importés ; Word ne crée alors qu’un alias dans l’Album.
72 LE GUIDE COMPLET
Le zoom dans un document Word
Chapitre 4
Lorsque vous avez besoin d’un des éléments stockés de votre Album :
1 Positionnez votre pointeur dans votre document. 2 Sélectionnez l’élément désiré dans l’Album. 3 Cliquez sur Coller. Notez enfin la présence dans cet Album d’outils d’affichage et de classement. L’icône des vignettes en haut à droite vous offre trois options d’affichage : j Liste
;
j Détail
;
j Aperçu de grande taille.
Si vous développez le menu Toutes, vous pourrez déterminer des critères de recherche : classe les éléments créés aujourd’hui, une semaine ou un mois avant. Le projet est fait surgir un menu liant la recherche à un projet donné. La catégorie est fait surgir un menu la liant à une catégorie prédéfinie. Créé dans identifie l’application d’Office avec laquelle cet élément a été créé. Éléments trop grands liste les éléments impossible à insérer tels quels dans votre document. Le titre contient affiche les éléments contenant le mot que vous définissez. Le mot clé contient fonctionnera si vous avez renseigné les mots clés dans le champ tout en bas.
j Date de création j j j j j j
Le Collage spécial, le Collage avec lien hypertexte, les éléments Liaison… et Objet qui y sont liés seront étudiés au chapitre 5, Word 2008 : Mise en forme.
LE GUIDE COMPLET 73
Chapitre 4
Word 2008 : Premier contact
La sélection et l’effacement Vous
pouvez
sélectionner
l’ensemble
de
votre
texte
via
Édition/Sélectionner tout (raccourci [Pomme]+[A]). Utilisez cette fonction
lorsque vous désirez fusionner deux textes en copiant le premier dans le second ou lorsque des problèmes se posent sur un document Word. Dans ce cas, la sélection du contenu et la création d’un nouveau document dans lequel vous enregistrez votre frappe peuvent résoudre des problèmes d’instabilité de fichier. Ces problèmes sont heureusement de plus en plus rares.
La recherche et le remplacement Très utile sur les documents importants, l’outil Rechercher… (raccourci : [Pomme]+[F]) est lié à ces voisins Remplacer… et Atteindre… par des onglets :
Figure 4.19 : L’onglet Rechercher… de Word
Une recherche ou un remplacement (raccourci : [Maj]+[Pomme]+[H]) auraient pu être effectués également par attributs en cliquant sur le sous-menu Format :
Figure 4.20 : Le sous-menu Format de Rechercher…
74 LE GUIDE COMPLET
Les barres d’outils de Word
Chapitre 4
Pour vérifier, par exemple, que vous n’avez pas utilisé sans le savoir plusieurs polices de caractères…
4.6. Les barres d’outils de Word Word dispose de nombreuses barres d’outils ; leurs boutons affichent des renseignements sur leurs fonctions si vous les survolez à l’aide du pointeur de votre souris. Vous pouvez afficher ou masquer ces barres d’outils : j j
via Affichage/Barres d’outils puis en sélectionnant la barre désirée ; par un clic droit dans le vide sur la barre d’outils standard en sélectionnant Barres d’outils dans le menu qui s’affiche puis la barre désirée.
Les barres d’outil actives s’ajoutent sous votre barre d’outils Standard. Elles figurent désormais comme cochées dans les menus correspondants. Pour en savoir plus sur ces barres d’outils supplémentaires et leurs personnalisations, rendez-vous dans la description du menu Affichage.
La barre d’outils Standard Elle est destinée à manipuler vos documents.
Figure 4.21 : La barre d’outils Standard de Word
Cette barre offre de gauche à droite les boutons suivants : j Nouveau,
j j
dédié à la création d’un nouveau document Word. Le petit triangle sur la droite vous propose alternativement de créer un nouveau document en mode Bloc-notes vide ou un nouveau document en mode Publication vide. Ouvrir dont l’action déclenche l’ouverture d’une fenêtre de recherche du document à ouvrir. Enregistrer pour enregistrer le document en cours. LE GUIDE COMPLET 75
Chapitre 4
Word 2008 : Premier contact
pour imprimer le document en cours. Annuler et Rétablir dont le petit triangle vous permet de remonter jusqu’à votre première opération – ou toute autre opération intermédiaire – depuis que vous avez ouvert ce document. Utilisez les triangles haut et bas pour vous déplacer au niveau d’annulation requis puis cliquez sur celui-ci. Si vous préférez les raccourcis clavier, souvenez-vous de [Pomme]+[Z] pour annuler et [Maj]+[Pomme]+[Z] pour rétablir.
j Imprimer j
Figure 4.22 : Le sous-menu du bouton Rétablir
Vous pouvez aussi passer par le menu Édition de Word pour Annuler ou Répéter. Revenons dans la barre d’outils Standard de Word et poursuivons nos explorations : reproduit la mise en forme d’un emplacement pour l’appliquer à un autre. Si, par exemple, vous avez mis un mot en gras (raccourci : [Pomme]+[B]) en sélectionnant ce mot puis en cliquant sur Format, votre pointeur se transforme en un point d’insertion assorti d’un +. Vous pouvez copier la mise en forme gras sur un autre mot. Tableaux insère un tableau dans votre document. En cliquant sur ce bouton, vous générez un mini tableau de quatre rangées de cinq cellules où vous pouvez sélectionner le nombre de cellules souhaitées. Concrètement, préoccupez-vous de sélectionner le nombre de cellules de la première rangée. Une fois le tableau créé, appuyer sur [Ä] à la fin de la cette première rangée en créera automatiquement une seconde, etc. Colonnes scinde votre texte en deux à quatre colonnes maximum et fonctionne sur le même principe que Tableaux.
j Format
j
j
J’ai choisi le mode Colonnes et mon texte disparaît…
Appuyez plusieurs fois sur [Ä] jusqu’à ce que votre texte apparaisse dans la seconde colonne. Peut-être auriez-vous mieux fait de définir un tableau ?
montre les caractères non imprimables tels que les retours à la ligne, l’espace entre les mots et avant un point
j Afficher
76 LE GUIDE COMPLET
Les barres d’outils de Word
j j j
Chapitre 4
d’exclamation, par exemple. Ces espaces suivent les règles typographiques d’usage. Navigation affiche le volet latéral vous permettant de vous déplacer de page en page. Bibliothèque affiche où masque la Bibliothèque d’éléments. Boîte à outils déploie à droite de votre document la boîte à outils d’Office où une partie du formatage disponible, à savoir les éléments les plus fréquents, sont réunis dans une palette de formatage. Pour avoir accès aux réglages complets, passez par le menu Format.
Figure 4.23 : La Palette de formatage de la boîte à outils
La Palette de formatage de la boîte à outils de Word Si ses sous-menus ne sont pas déployés, vous pouvez cliquer sur les triangles à gauche de : j Police,
où vous définissez la police de caractères de votre document en cliquant sur le triangle à droite du champ Nom pour LE GUIDE COMPLET 77
Chapitre 4
Word 2008 : Premier contact
régler par la suite sa Taille en points et de gauche à droite les enrichissements de texte désormais classiques : Gras, Italique, Souligné, Barré. Suivent la couleur de police et le Surlignage. Enfin, il peut être utile de placer certains caractères en exposant ou en indice, ou encore de passer un mot ou un groupe de mots en Petites majuscules ou Tout en majuscule. Survolez vos boutons et lisez leurs commentaires
Pour mémoriser vos fonctions, survolez vos boutons dans la barre d’outils et dans la boîte à outils en prenant le temps de lire le commentaire qui s’affiche sur un fond jaune. Par exemple, si vous survolez un des boutons [Couleur] ou [Surlignage], un sous-menu des couleurs se déploie dans lequel vous pouvez rentrer et sélectionner la couleur de votre choix. Si vous sortez de cette zone, repassez par la porte d’entrée du bouton.
est destiné à enrichir votre présentation par des styles prédéfinis ou que vous créerez vous-même. Pour appliquer un style à une portion de votre document, sélectionnez-le puis cliquez sur le style à appliquer dans la fenêtre des styles.
j Styles
Figure 4.24 : Création d’un Nouveau style
vous permet de mettre en page votre texte de manière harmonieuse. Les trois premiers groupes vous permettent de justifier votre texte horizontalement, verticalement par son interligne et de changer l’orientation du texte. Dans Espaces entre paragraphes, vous pouvez saisir une valeur, l’augmenter ou la réduire via le double triangle.
j Alignement et espacement
j
78 LE GUIDE COMPLET
Les barres d’outils de Word
Chapitre 4
vous permet de définir un retrait supplémentaire aux marges de votre document, toujours pour des questions de lisibilité.
j Retrait
Mises en page trop serrées
Évitez des mises en page trop serrées pour ne pas fatiguer vos lecteurs. L’espace entre paragraphes vous permet d’espacer vos paragraphes sans ajouter de retours chariot, erreur fréquente lorsque l’on débute dans Word. Pensez aussi à vous servir du Retrait et à vérifier vos Marges de document. Une fois imprimé, un texte trop près des bords de page serait par exemple caché par vos pouces durant la lecture…
crée une liste à puces ou à numéros. Vous pouvez en modifier le retrait lorsque vous avez à créer des sous-listes. Bordure et trame enrichit votre texte en ajoutant des encadrements dont le Style, la Couleur et l’Épaisseur sont paramétrables. Vous pouvez également ajouter une trame de fond, à 5 % en gris par exemple, pour attirer l’attention sur un titre important.
j Puces et numéros
j
Figure 4.25 : Types de bordures j Marges de document,
comme son nom l’indique, vous permet de modifier l’ensemble de votre document à l’aide des champs de bordure qui sont au nombre de six (quatre pour chaque côté de la page, Gauche, Droite, Haut et Bas, deux pour les En-tête et Pied de page.
Cette boîte à outils ne se limite pas au formatage de votre document. Elle contient également, dans les onglets accessibles, en haut de sa fenêtre : j j j j j j j
une palette d’objets ; des citations ; un Album ; des outils de références ; le rapport de compatibilités ; la Palette des projets ; des préférences.
LE GUIDE COMPLET 79
Chapitre 4
Word 2008 : Premier contact
4.7. Le menu Affichage de Word 2008 Avant de découvrir les onglets qui composent le reste de notre boîte à outils, faisons un détour par le menu Affichage. Vous pouvez également accéder à ces onglets dans la seconde zone de ce menu, celle de la boîte à outils.
Figure 4.26 : Le menu Affichage de Word 2008
Partagé en quatre zones, le menu Affichage est un menu important de Word.
L’affichage Cette zone vous permet de basculer d’un mode à un autre si l’usage des boutons en bas et à gauche de votre document vous paraît moins intuitif.
La boîte à outils Cette zone vous fait basculer d’un onglet à un autre dans la boîte à outils. Mémorisez le raccourci ([Alt]+[Pomme]+[R]) appelant vos dictionnaires.
La Palette des objets Elle réunit les objets à insérer dans vos documents.
80 LE GUIDE COMPLET
Le menu Affichage de Word 2008
Chapitre 4
Figure 4.27 : La Palette d’objets de la boîte à outils
Cette palette peut être agrandie en saisissant les qui se trouvent en bas de la fenêtre. Elle devient plus facile à aborder en utilisant le champ de recherche en bas de la fenêtre. Si vous tapez par exemple le mot triangle, les formes triangulaires sont les seules à apparaître. Vous pouvez aussi développer le sous-menu Toutes les formes pour faire apparaître uniquement la famille qui vous intéresse : j Formes de base j Lignes
;
;
; Organigramme ;
j Flèches pleines j
j Étoiles et bannières
;
j Bulles et légendes.
Enfin, la présence de quatre onglets vous permet d’accéder de gauche à droite aux : j Formes
;
j Images de Word 2008 j Symboles
;
;
j Photos d’iPhoto.
On ne peut qu’apprécier l’intégration de Word 2008 avec iPhoto.
LE GUIDE COMPLET 81
Chapitre 4
Word 2008 : Premier contact
La Palette des citations
Figure 4.28 : Les citations de la boîte à outils
Cette palette vous permet de recenser des œuvres et leurs auteurs afin de faciliter le référencement des citations que vous ferez par la suite dans vos documents. En cliquant sur le + en bas à gauche de cette fenêtre, vous pouvez renseigner les champs de votre citation.
Figure 4.29 : La création d’une citation
Les outils de référence Réunis dans une seule palette, le dictionnaire de Word, celui des synonymes, le dictionnaire bilingue, les outils de traduction et de recherche sur le Web vous donnent une assistance étendue à l’écriture de vos documents. L’usage d’Internet s’étant généralisé, l’utilité du Dictionnaire des synonymes, du Dictionnaire, disponible en français, anglais, allemand, japonais et espagnol et du Dictionnaire bilingue comprenant de surcroît l’italien, le chinois et le coréen vous rendront suffisamment de services sans que vous ayez à utiliser la Traduction et la Recherche web aux résultats plus incertains… 82 LE GUIDE COMPLET
Le menu Affichage de Word 2008
Chapitre 4
Figure 4.30 : Les outils de référence
Vérifier mon orthographe et ma grammaire
Appelez ces outils par Outils/Grammaire & Orthographe… ou via le raccourci [Alt]+[Pomme]+[L].
Le rapport de compatibilité Si votre destinataire détient une version plus ancienne d’Office, vous avez intérêt à vérifier ici la compatibilité de votre document.
Figure 4.31 : Le Rapport de compatibilité
LE GUIDE COMPLET 83
Chapitre 4
Word 2008 : Premier contact
Cliquez sur les problèmes de compatibilité un à un pour lire les explications associées. Si Word peut corriger votre document, l’icône de la clé à molette Corriger sera active.
La Palette de projets Créé dans Entourage, le logiciel de courriers électroniques d’Office, les projets se retrouvent sous une forme résumée dans cette Palette. En règle générale, ils ne sont pas éditables depuis cet endroit. Si vous cherchez à créer un rendez-vous ou une tâche en cliquant sur l’étoile bleue, Office vous enverra sur Entourage.
Figure 4.32 : La Palette de projets
Nous reviendrons au chapitre 12, Entourage 2008 : Premier contact, sur le Centre de projets et ses éléments associés.
Les préférences de la boîte à outils Pour accéder à ces préférences, cliquez sur la flèche retour qui figure en haut à droite de la boîte à outils. À la manière des widgets de Mac OS X, la fenêtre tourne et affiche les préférences de la boîte à outils.
Figure 4.33 : Les préférences de la boîte à outils
84 LE GUIDE COMPLET
Le menu Affichage de Word 2008
Chapitre 4
En cochant Quand inactivité pendant, vous pourrez réduire l’espace pris par cette palette lorsqu’elle reste inutilisée durant la frappe d’un texte, une chose utile sur un portable dont l’écran est plus réduit qu’au Bureau. La seconde partie de la fenêtre vous propose de masquer une partie des items inutilisés. Passez par le sous-menu Palette de mise en forme pour afficher les écrans correspondants et décochez ceux-ci. Dictionnaire de synonymes
Il est impossible de masquer le dictionnaire des synonymes.
La Bibliothèque et la barre d’outils Dans cette troisième zone d’affichage, nous retrouvons la Bibliothèque d’éléments qui se déploie entre la barre d’outils et votre document afin de vous donner accès à une partie des modèles de la Bibliothèque de projets…. Juste en dessous se trouve la sélection des barres d’outils. Pour votre commodité, les programmeurs de Word ont défini des barres d’outil dédiées aux travaux les plus fréquents. Activer les barres d’outils d’un clic droit
Vous pouvez activer les barres d’outils de votre choix par un clic droit dans le vide au-dessus de n’importe quelle barre d’outils.
La barre d’outils de formatage Figure 4.34 : La barre d’outils de formatage
Vous retrouvez dans cette barre les outils de formatage déjà abordés dans la boîte à outils.
La barre d’outils de contact Figure 4.35 : La barre d’outils de Contact
LE GUIDE COMPLET 85
Chapitre 4
Word 2008 : Premier contact
Cette barre vous permet de créer, modifier ou insérer un contact figurant dans le carnet d’adresses d’Entourage : j
j j
Sélectionnez un contact dans le champ Nom du contact. Lorsqu’un contact est sélectionné dans ce champ, vous avez le choix d’inclure l’adresse, le téléphone ou l’email via les trois boutons sur la droite. Ils resteront grisés tant que vous n’avez pas sélectionné un contact. Ajouter crée un nouveau contact dans ce carnet d’adresses. Les boutons suivants seront activés si vous avez sélectionné un contact dans votre document : Remplacer un contact ouvre une fenêtre vous proposant de
changer de contact. Mettre à jour un contact met à jour le contact sélectionné dans
votre document.
La barre d’outils de révision Figure 4.36 : La barre d’outils de Révision
Cette barre d’outils est utile si vous écrivez un texte à plusieurs. De gauche à droite, vous pouvez : j j
Afficher le texte final ou original, avec ou sans marques. Afficher tout ou partie des outils de révision qui sont les Commentaires que vous ajoutez par Nouveau commentaire, les Insertions et suppressions, la Mise en forme, le choix des Relecteurs, Le Volet vérifications également disponible via le dernier bouton à droite de la barre de révision et les Préférences de Word relatives aux révisions.
Figure 4.37 : Les préférences de révision de Word
86 LE GUIDE COMPLET
Le menu Affichage de Word 2008 j j j j
Chapitre 4
Une série de cinq boutons de déplacement, validation ou refus des commentaires. Un suivi des modifications vous donne le détail des modifications à l’endroit du texte. Vous pouvez envoyer votre texte révisé en pièce jointe avec Entourage. Ou contacter votre interlocuteur par messagerie instantanée avec Messenger.
La barre d’outils de tableaux et bordures Figure 4.38 : La barre d’outils de Tableaux et bordures
Suivant le même principe, cette barre d’outils rassemble les boutons nécessaires à la mise en forme de tableaux et de bordures. Pour en savoir davantage, rendez-vous au chapitre 5, Word 2008 : Mise en forme.
La barre d’outils d’insertion automatique de texte Pratique pour insérer des formules de politesse, cette barre se déploie par l’intermédiaire de son petit triangle.
Figure 4.39 : La barre d’outils d’insertion automatique de texte
Le bouton de gauche vous renvoie vers les préférences de Correction automatique de Word que vous laisserez dans son réglage par défaut.
La barre d’outils d’arrière-plan Elle vous propose de modifier la couleur de fond de votre document et d’appeler la fenêtre Motifs et textures… pour modifier vos arrière-plans. LE GUIDE COMPLET 87
Chapitre 4
Word 2008 : Premier contact
Figure 4.40 : La fenêtre Motifs et textures…
La barre d’outils de bases de données Utile pour fusionner par exemple un ensemble d’adresses avec une lettre type afin d’imprimer un publipostage. Cette barre est d’un abord plus complexe ; elle sera traitée à travers un exemple au chapitre 5, Word 2008 : Mise en forme.
La barre d’outils de dessin Elle vous sera utile dès que vous voudrez manipuler des images dans Word, les insérer dans un texte, leur adjoindre des cadres, des formes en 2D et en 3D. De haut en bas, nous retrouvons :
pour déplacer vos dessins ou images ; Options de la grille, afin de gérer la disposition des éléments dans votre document, que vous laisserez dans son réglage par défaut ;
j Sélection des objets j
Figure 4.41 : La barre d’outils de dessin
Figure 4.42 : Les options de la grille
88 LE GUIDE COMPLET
Le menu Affichage de Word 2008 j Rotation libre
Chapitre 4
des éléments pour amener de la fantaisie dans vos
documents ; j Insérer une image,
qui appelle une fenêtre du Finder pour définir l’image à insérer puis la dépose au dernier endroit où se trouvait votre pointeur.
Remarquez la transformation de votre Palette de formatage dans votre boîte à outils après l’insertion d’une image.
Figure 4.43 : Les menus Image, Taille et Habillage de la Palette de formatage
De nombreuses options s’offrent à vous pour retravailler les images insérées dans vos documents : vous fait passer de la couleur aux nuances de gris, en noir et en blanc ou en filigrane. Rognage rogne une image trop grande. Forme modifie la forme si elle est éditable. Couleur transparente permet de rendre l’arrière-plan d’une image invisible pour qu’il prenne la couleur d’arrière-plan du document ou pour que du texte soit visible au travers. Images de la bibliothèque appelle la Clip Gallery de Word.
j Recolorier j j j
j
LE GUIDE COMPLET 89
Word 2008 : Premier contact
Chapitre 4
Figure 4.44 : La Clip Gallery de Word
Également disponible via Insertion/Image/Images de la bibliothèque…, Clip Gallery est une bibliothèque d’images clipart pouvant être insérés dans des documents Office. Vous pouvez : j j j
Ajouter des images à des documents Word et des feuilles Excel ou des films et des sons aux présentations PowerPoint. Obtenir un aperçu et télécharger gratuitement des clips supplémentaires en cliquant sur En ligne. importer des images, des films et des sons à partir du disque dur de votre Mac, d’un CD-ROM ou d’un réseau local. Clip Gallery importe des clips vers la catégorie Favoris sauf si vous sélectionnez une autre catégorie lors de l’importation.
Dans Clip Gallery, les clips sont organisés par catégories pour les retrouver rapidement. Vous pouvez également attribuer des propriétés aux clips afin d’effectuer une recherche par mot-clé ou description. Revenons à la barre d’outils Dessins : modifie votre pointeur et vous permet de dessiner une zone rectangulaire dans laquelle votre texte sera contraint.
j Zone de texte
Enfin, les trois derniers boutons insèrent des formes utiles à vos présentations : j Forme automatique j Ligne
;
j 3D.
90 LE GUIDE COMPLET
;
Le menu Affichage de Word 2008
Chapitre 4
Une forme peut contenir du texte
Comme une zone de texte, une forme peut être un conteneur de texte. Mais avant d’entrer du texte dans une forme, vous devez commencer par la préparer afin qu’elle accepte le texte. 1 Cliquez sur une forme pour la sélectionner.
2 3 4 5
Maintenez la touche [Ctrl] appuyée. Cliquez sur la forme. Cliquez sur Ajouter du texte. Tapez ou collez du texte dans la forme.
La barre d’outils de formes Cette barre d’outils vous servira à créer des formulaires de champs que vous pourrez par exemple enregistrer sous la forme d’une page web ou envoyer en pièce jointe à des adhérents, si vous gérez une association. Figure 4.45 : La barre d’outils de formes
De gauche à droite, nous avons : j Champ texte
;
j Champ case à cocher
;
; Options pour les champs de formulaire, qui ouvre une fenêtre où vous définissez vos champs ;
j Liste déroulante de champ de formulaire j
Figure 4.46 : Options pour les champs de formulaire j Dessiner un tableau
;
j Insérer ou dessiner un tableau dans ce document
; LE GUIDE COMPLET 91
Chapitre 4
Word 2008 : Premier contact
j Insérer un cadre j Trame de fond
;
;
j Protection du formulaire.
La barre d’outils de films Cette barre permet d’insérer un film depuis votre disque dur, de lancer sa lecture, de contrôler l’aspect de la fenêtre et son format. Elle sera surtout utile dans PowerPoint.
La barre d’outils de Speech Word utilise la technologie Synthèse vocale d’Apple pour lire le texte des documents à voix haute. Procédez ainsi :
1 2 3 4
Rendez-vous dans Affichage/Barres d’outils/Speech. Sélectionnez le texte que Word doit lire à voix haute. Dans la barre d’outils Speech, cliquez sur Sélection Speak . Pour que Word arrête de lire le texte, cliquez sur Arrêter de parler.
Figure 4.47 : La barre d’outils de Speech
Cet outil reste malheureusement un gadget en français car la voix utilisée est celle d’Apple qui ne "sait pas lire" le français. Écrivez une phrase en anglais ; vous constaterez immédiatement la différence…
La personnalisation des barres d’outils… Vous y accédez de deux manières possibles : j j
Par Affichage/Personnaliser les barres d’outils…. Par un clic droit sur une zone vide des barres d’outils développant le sous-menu suivant :
Figure 4.48 : Le menu contextuel des barres d’outils
92 LE GUIDE COMPLET
Le menu Affichage de Word 2008
Chapitre 4
Dans les deux cas, la fenêtre Personnaliser les barres d’outils et menus s’ouvre :
Figure 4.49 : Personnaliser les barres d’outils et menus
1 Activez la case à cocher Afficher correspondant à la barre d’outils à modifier. 2 Sélectionnez l’onglet Commandes. 3 Dans Catégories, choisissez une catégorie. 4 Dans Commandes, faites glisser la commande à partir de la liste des commandes vers l’emplacement souhaité dans la barre d’outils ou la barre de menus. Les boutons s’écartent et votre nouvelle commande figure désormais dans la barre d’outils. Il est utile, par exemple, d’ajouter à votre barre d’outils Standard les boutons Dessin et Grammaire & Orthographe. Exercez-vous à les trouver et à la glisser au bon endroit. Pour supprimer une commande, faites-la glisser à l’extérieur de la barre d’outils. Vous pouvez également Réinitialiser la barre d’outils… via le menu contextuel obtenu par un clic droit sur la barre d’outils considérée. Enfin, vous pouvez modifier les propriétés d’un bouton dans une barre d’outils lorsqu’elle n’est pas ancrée et qu’il n’appartient pas à la barre d’outils Standard. Modifions par exemple le bouton Insérer une zone de texte de la barre d’outils Dessin en lui ajoutant un raccourci :
1 Affichez la barre d’outils Dessin via Affichage/Barres d’outils/Drawing ou en cliquant dans la barre d’outils Standard sur le bouton Dessin que vous avez ajouté.
LE GUIDE COMPLET 93
Chapitre 4
Word 2008 : Premier contact
2 Par un clic droit sur le bouton Insérer une zone de texte de la barre d’outils Dessin, demandez à voir les Propriétés.
Figure 4.50 : Les propriétés d’un bouton
3 Cliquez sur Clavier. 4 Dans la fenêtre Personnaliser le clavier qui s’ouvre, tapez au clavier une combinaison de touches, par exemple [Alt]+[Pomme]+[0]. Cette combinaison de touches n’est pas déjà attribuée. Dans le cas contraire, mieux vaut en définir une autre.
Figure 4.51 : Personnaliser le clavier
5 Fermez les deux fenêtres précédentes et vérifiez que votre raccourci est actif.
Les règles, notes, en-tête et pied de page… Employés dès que vous écrivez plusieurs pages, que vous devez citer vos sources et surveiller vos marges, ces outils sont d’un usage quotidien. fait apparaître ou disparaître une règle horizontale et une règle verticale autour de votre document.
j Règle
94 LE GUIDE COMPLET
Le menu Affichage de Word 2008
Chapitre 4
fait apparaître ces éléments en bas et en haut de votre document. Depuis Word 2008, vous pouvez directement les faire apparaître en cliquant en haut ou en bas dans votre document. Notes vous renvoie à vos notes dès la première création d’une note par Insertion/Note…. Marque de révision vous dévoile les marques de révision d’un document lorsque ce mode est activé. L’activation du Suivi des modifications active automatiquement ce mode.
j En-tête et pied de page
j j
Figure 4.52 : Les marques de révision d’un document
la mise en forme vous indique dans une fenêtre accompagnant votre pointeur le formatage du texte survolé.
j Révéler
Figure 4.53 : Révéler la mise en forme j Plein écran
affiche votre document en Plein écran.
Boutons disparus
Je ne vois plus mes boutons de passage d’un mode à un autre en bas de mon document… Vérifiez que vous n’êtes pas en mode Plein écran dans Affichage.
affiche une fenêtre flottante reprenant les contrôles du zoom de la barre d’outils Standard.
j Zoom…
LE GUIDE COMPLET 95
Chapitre 4
Word 2008 : Premier contact
4.8. Conclusion Nous avons vu les trois premiers menus de Word 2008 – Fichier, Édition et Affichage – ainsi que les barres d’outils et la boîte à outils. Vous disposez d’une bonne base pour écrire, mettre en page et imprimer vos documents. Le chapitre suivant sera consacré, à travers des exemples, à mettre en forme des documents types tels que des lettres, des bulletins, des étiquettes et à insérer des éléments.
96 LE GUIDE COMPLET
Word 2008 : Mise en forme La frappe au kilomètre ........................................................................................................ 98 Les marges, les règles et les retraits ............................................................................... 99 Insérer un élément dans votre document .................................................................... 103 Conclusion ........................................................................................................................... 131
Chapitre 5
Word 2008 : Mise en forme
Vous avez écrit vos premiers documents. Mais leur aspect ne vous satisfait pas encore… L’aspect d’un document compte autant que son contenu, suivant l’adage "c’est la première}impression qui compte" : les marges, l’espacement des lignes et des caractères, le positionnement de la ponctuation, d’un indice ou d’un exposant répondent à une harmonie établie de longue date. Word tient compte de toutes ces règles. Grâce aux fonctionnalités de Word, nous verrons comment appeler des modèles variés et les modifier selon vos goûts. Trace des trois derniers emplacements
Word conserve la trace des trois derniers emplacements où vous avez saisi ou modifié du texte. Sous réserve de ne pas fermer puis rouvrir un document, pour revenir à un emplacement d’édition précédent, appuyez sur [Maj]+[F5] jusqu’à atteindre l’emplacement souhaité.
5.1. La frappe au kilomètre Peut-être est-ce l’une des premières fois que vous tapez un texte dans un traitement de texte ? Pour vous familiariser avec le clavier, adoptez d’abord quelques règles simples : j j
j
j
Posez vos paumes et vos coudes sur la table en réservant suffisamment de place pour ce faire sur votre bureau. Gardez votre dos droit et si possible, procurez-vous un siège ergonomique qui prendra soin de vos lombaires. Il existe des sièges inversés qui sont parfaits pour cela mais ne conviennent pas à tout le monde. Essayez-les dans un magasin… Cherchez l’endroit où placer vos paumes pour que votre clavier soit à portée de vos doigts. En gardant le contact en permanence avec la table, vous donnez ainsi une référence à votre cerveau qui mémorise la position des touches sans avoir à baisser les yeux vers le clavier. Ce faisant, vous vous consacrez à ce que vous voyez sur votre écran. Au besoin, regardez vos doigts bien sûr mais amusez-vous à rendre ce temps le plus court possible afin de vous affranchir peu à peu de cette vérification.
Avec cette technique et en écrivant une moyenne d’une page par jour, votre agilité se développera en quelques mois et vous pourrez frapper du texte au kilomètre. 98 LE GUIDE COMPLET
Les marges, les règles et les retraits
Chapitre 5
Déplacez des pavés de texte avec la souris
En saisissant un mot ou un groupe de mots, vous pouvez en maintenant le clic déplacer votre sélection à un autre endroit du texte. Cette astuce vous épargne un copier coller.
Une fois le texte saisi, il s’agit de mettre ce dernier en forme. Déplacez votre souris sur les bords de votre document.
5.2. Les marges, les règles et les retraits Lorsque vous êtes à la limite de la zone bleue à droite ou à gauche, le pointeur d’insertion prend l’aspect d’une double flèche horizontale. En maintenant le clic, vous augmentez ou réduisez la marge de votre document. À titre d’exercice, faites de même sur la règle verticale située à gauche de votre document. Appuyez sur Alt pour un contrôle plus précis de la marge
Pour spécifier des mesures de marge exactes, maintenez [Alt] appuyée lors du déplacement de la limite de marge. La règle affiche les mesures des marges.
Cette méthode visuelle étant peu précise, vous pouvez double-cliquer sur la règle horizontale ou la règle verticale pour appeler la boîte de dialogue Document, également disponible via Format/Document….
Figure 5.1 : Les marges dans la boîte de dialogue Document
LE GUIDE COMPLET 99
Chapitre 5
Word 2008 : Mise en forme
Vous pouvez définir au centième de millimètre près vos marges dans les champs qui s’affichent. Si vous réalisez une impression en recto verso, cochez la case Pages en vis-à-vis pour ajuster les marges des pages à gauche et à droite en même temps. Le second onglet de Document, Disposition, vous donne la possibilité de définir : j j
j j j j
Le mode de changement de section que vous laisserez par défaut sur Nouvelle page. Le comportement des en-têtes et pieds de page. Il est utile de cocher si vous faites une impression recto verso Paires et impaires différentes et si vous insérez une page de garde Première page différente, afin de ne pas avoir de numéro de page sur votre première page. L’alignement vertical que vous laisserez par défaut. La Numérotation des lignes… qui est utile uniquement dans des cas particuliers comme l’étude d’un texte à l’école, par exemple. le choix des Bordures dans Bordure et trame, également accessible via Format/Bordure et trame…. La mise en page, accessible dans l’onglet Marges, l’est aussi via Fichier/Mise en page….
Mise en page Cliquez sur Gauche
Étend le texte vers la droite à partir du taquet de gauche. C’est le taquet réglé par défaut.
Cliquez sur Centré
Centre le texte autour de ce taquet.
Cliquez sur Droite
Étend le texte vers la gauche à partir du taquet de droite jusqu’à ce que la ligne soit pleine. Le texte continuera à s’étendre vers la droite.
Cliquez sur Décimale
Centre le texte sur le point décimal.
Cliquez sur Barre
Place une ligne verticale sur la position de votre choix. Cette barre n’affecte pas la position du texte.
100 LE GUIDE COMPLET
Les marges, les règles et les retraits
Chapitre 5
Figure 5.2 : La disposition dans la boîte de dialogue Document
Il est également utile de définir des taquets de tabulations pour que le début d’un paragraphe soit signalé par un retrait afin d’être davantage identifiable. Sélectionnez le texte dans lequel vous souhaitez définir un taquet de tabulation. Pour définir les taquets de tabulation d’un document entier, sélectionnez tout le texte avec le raccourci [Pomme]+[A]. Enfin, si vous voulez définir des mesures précises, appelez Tabulations… via Format/Tabulations… ou via le sous-menu des taquets
de tabulation.
Figure 5.3 : La boîte de dialogue Tabulations…
Étudions le menu Format de plus près.
Figure 5.4 : Le menu Format de Word
LE GUIDE COMPLET 101
Chapitre 5
Word 2008 : Mise en forme
De haut en bas, Format vous permet de : j j
Choisir votre Police… de caractères, l’aspect de vos paragraphes et la mise en page de votre document. Personnaliser une liste à puces via Puces et numéros…. C’est ici, par exemple, dans l’onglet Numéros que vous pourrez poursuivre la numérotation d’une liste interrompue par un commentaire.
Figure 5.5 : L’onglet Numéros de Puces et numéros… j j j j
Changer vos Bordures et trames... dont la Palette de formatage ne propose qu’une partie des options. Définir des Colonnes… de proportions inégales contrairement au bouton Colonnes de la barre d’outils Standard. Ajouter ou supprimer des taquets de Tabulations… dans la règle surplombant votre document. Insérer une Lettrine… qui est un agrandissement de la première lettre d’un paragraphe.
Figure 5.6 : La boîte de dialogue Lettrine j j j
Changer l’Orientation du texte… dont vous pourrez vous servir, par exemple, dans un tableau. Changer la casse… de Minuscule vers Majuscule et inversement, également accessible par la Palette de Formatage. Faire une Mise en forme automatique… dont les résultats laissent toujours à désirer dans cette nouvelle version et que vous ne ferez qu’en cas d’urgence, Word interprétant parfois les styles présents de façon fantaisiste.
102 LE GUIDE COMPLET
Insérer un élément dans votre document j
Chapitre 5
Appeler les Styles… fait surgir une boîte de dialogue qui vous permet de modifier les styles existants, d’en créer ou d’en supprimer.
Figure 5.7 : La boîte de dialogue Style
modifie la couleur de fond de votre page lorsque vous désirez distinguer certaines pages d’un document. Choisissez de préférence des couleurs pastel en conservant une couleur de police noire pour une meilleure lisibilité. Objet… vous aide à définir les options de disposition de l’objet sélectionné vis-à-vis du texte.
j Arrière-plan
j
Cet objet que vous avez sélectionné, vous vous êtes peut-être contenté de le glisser déposer dans votre document… Office est compatible avec la plupart des formats graphiques ; vous n’avez pas eu de message d’erreur. Si le glisser déposer n’est pas dans vos habitudes, vous pouvez également passer par Insertion.
5.3. Insérer un élément dans votre document
Figure 5.8 : Le menu Insertion de Word
LE GUIDE COMPLET 103
Chapitre 5
Word 2008 : Mise en forme
Word insère automatiquement des sauts de page en fonction de la mise en forme que vous appliquez au document. Des sections et sauts de section déterminent des options de mise en page et de mise en forme spécifiques dans votre document. Vous créez une nouvelle section pour modifier des propriétés telles que la numérotation, le nombre de colonnes ou les en-têtes et pieds de page d’une partie de votre document. Par exemple, vous pouvez mettre en forme une section avec une seule colonne pour l’introduction du rapport, puis mettre en forme la section suivante avec deux colonnes pour le corps de texte. Word considère que le document est composé d’une seule section à laquelle il appliquera le même formatage jusqu’à l’insertion d’un saut de section.
Figure 5.9 : Le sous-menu Saut du menu Insertion de Word
Le saut de page Si vous voulez insérer un saut de page à un emplacement spécifique, vous pouvez le faire manuellement :
1 Dans le document, cliquez à l’emplacement souhaité de démarrage d’une nouvelle page. 2 Sélectionnez Insertion/Saut/Saut de page. Bien que la mise en forme soit automatique, vous pouvez décider de faire un saut de ligne manuel :
1 Dans le document, cliquez à l’emplacement souhaité d’un saut de ligne. 2 Appuyez sur [Maj]+[Retour].
Le saut de colonne Il est disponible via le raccourci [Pomme]+[Maj]+[Retour] et facilite la mise en page en colonnes. Vous pouvez en effet mettre en forme le texte dans plusieurs colonnes, parfois nommées "colonnes de journal" du temps où les articles étaient composés par colonnes. 104 LE GUIDE COMPLET
Insérer un élément dans votre document
Chapitre 5
Prenez un de vos textes et cliquez sur Colonnes dans la barre d’outils principale ; une icône représentant quatre colonnes surgit au-dessous. Vous pouvez sélectionner deux à quatre colonnes. Word formatera votre texte en conséquence. Les colonnes supplémentaires n’apparaissent pas si votre texte est trop court.
Figure 5.10 : Un exemple de mise en page en colonnes
Le texte remplit les colonnes dans l’ordre de leur apparition, le saut de colonne intervenant une fois la colonne remplie. Si vous voulez contrôler l’emplacement du saut de colonne, vous pouvez insérer un saut de colonne à l’emplacement de votre choix :
1 Dans le document, cliquez à l’emplacement souhaité d’insertion d’un saut de colonne. 2 Cliquez sur Insertion/Saut/Saut de colonne. Ou ajuster toutes les colonnes pour que leur longueur soit identique :
1 Cliquez à l’extrémité des colonnes à ajuster. 2 Cliquez sur Insertion/Saut/Saut de section (continu). Ma nouvelle page ne commence pas après les colonnes ajustées
Si vous voulez qu’une nouvelle page commence après les colonnes ajustées, cliquez après le saut de section continu, puis insérez un saut de page manuel via Insertion/Saut/Saut de page.
En cours de travail, vous pouvez aussi modifier le nombre de colonnes en utilisant de nouveau le bouton Colonnes de la barre d’outils principale. Enfin, ces colonnes sont modifiables en largeur en déplaçant les marqueurs bleus visibles sur la règle horizontale.
Figure 5.11 : Les marqueurs de colonne
LE GUIDE COMPLET 105
Chapitre 5
Word 2008 : Mise en forme
Vous pouvez faciliter votre mise en page en affichant les limites des colonnes, des marges de page et d’objets par l’affichage des caractères non imprimables dont le bouton Afficher figure sur la barre d’outils principale.
Figure 5.12 : Un exemple de caractères non imprimables d’une colonne
Le saut de section Chaque saut de section contrôle la mise en page et la mise en forme de la section précédant le saut. Par exemple, si vous supprimez un saut de section, le texte précédent se raccroche à la section qui suit et épouse sa mise en forme. La dernière marque de paragraphe (¶) dans le document contrôle la mise en page et la mise en forme de la dernière section du document. Si le document ne contient pas de section, la dernière marque de paragraphe commande la mise en page et la mise en forme du document entier. Les sauts de section sont de quatre types : j Page suivante. j j j
Le saut insère un saut de section et une nouvelle section sur la page suivante. Continu. Le saut insère un saut de section et une nouvelle section sur la même page. Page impaire. Le saut insère un saut de section et une nouvelle section sur la page impaire suivante. Page paire. Le saut insère un saut de section et une nouvelle section sur la page paire suivante.
Pour chaque section, vous pourrez modifier les options de mise en page et de format des éléments suivants : j j j
marges ; format ou orientation de la page ; alimentation papier de l’imprimante ;
106 LE GUIDE COMPLET
Insérer un élément dans votre document j j j j j j j
Chapitre 5
bordures de page ; alignement vertical ; en-têtes et pieds de page ; colonnes ; numérotation de page ; numérotation de ligne ; notes de bas de page ou de fin.
Pour modifier un saut de section :
1 Cliquez dans la section à modifier. 2 Dans le menu Format, cliquez sur Document. 3 Dans le menu contextuel Début de la section, cliquez sur l’option qui décrit le type de saut de section souhaité. Pour supprimer un saut de section :
1 Cliquez sur le saut de section à supprimer. 2 Si vous êtes en mode Page ou en mode Plan et que vous ne voyiez pas le saut de section, dans la barre d’outils Standard, cliquez sur Afficher les caractères non imprimables. 3 Appuyez sur Supprimer. Suppression d’un saut de section
Lorsque vous supprimez un saut de section, vous supprimez aussi la mise en forme de la section pour le texte dans la section précédant le saut. Ce texte devient partie intégrante de la section suivante et épouse la mise en forme de la section, y compris les marges. Pensez à faire un retour en arrière ([Pomme]+[Z]) si vous vous êtes trompé.
Les numéros de page Vous pouvez insérer des numéros de page dans votre document. Ils se placeront dans la zone de l’en-tête ou du pied de page que vous pouvez également activer depuis Office 2008 en cliquant en haut ou en bas de votre document ou via Affichage/En-tête et pied de page. Procédez ainsi :
1 Assurez-vous d’être en mode Page. LE GUIDE COMPLET 107
Chapitre 5
Word 2008 : Mise en forme
2 Cliquez sur Insertion/Numéros de page.
Figure 5.13 : Numéros de page
Notez la présence de l’option Commencer la numérotation à la première page que vous pourrez décocher si votre document contient une page de garde. Dans la partie droite de cette fenêtre, un aperçu montre le positionnement de votre numéro de page. En dessous de cette option, vous pouvez cliquer sur Format des numéros de page qui ouvre une nouvelle fenêtre
Figure 5.14 : La fenêtre Format des numéros de page de Word
Cette fenêtre vous permet de définir le type de format des numéros de page en chiffres arabes ou romains, par exemple, ainsi que leur démarrage depuis le début du document ou pour une section donnée.
Date et heure De la même manière que pour l’insertion d’un numéro de page, vous pouvez dater votre document via Date et heure…. Pour cela :
Figure 5.15 : La boîte de dialogue Date et heure
108 LE GUIDE COMPLET
Insérer un élément dans votre document
Chapitre 5
1 Dans Insertion/Date et heure…, faites surgir la fenêtre correspondante. 2 Cliquez sur la date de votre choix. 3 Demandez à mettre à jour automatiquement en cochant la case si vous souhaitez que votre document affiche toujours sa dernière utilisation.
Insertion automatique…
Figure 5.16 : Le sous-menu Insertion automatique…
Vous pouvez enregistrer et insérer rapidement du texte, des graphiques et d’autres éléments dont vous vous servez souvent ; votre adresse, par exemple. Word insère automatiquement les éléments enregistrés dans le document lorsque vous saisissez les premiers caractères ou lorsque vous sélectionnez l’entrée d’un menu. Word est fourni avec des insertions automatiques intégrées mais nous allons voir comment créer les vôtres. Via Affichage/Insertion automatique…, vous appelez les préférences de Word en matière d’insertion automatique. Laissez les préférences par défaut et si vous devez faire régulièrement des insertions, utilisez Afficher barre d’outils pour bénéficier d’un accès plus direct.
Figure 5.17 : Création d’une insertion automatique
Pour créer une insertion automatique :
1 Sélectionnez un texte ou un graphique à enregistrer. 2 Pour stocker la mise en forme de paragraphe avec l’entrée, incluez la marque de paragraphe dans la sélection. LE GUIDE COMPLET 109
Chapitre 5
Word 2008 : Mise en forme
3 Rendez-vous dans Insertion/Insertion automatique/Nouveau. 4 Dans la boîte de dialogue qui apparaît, entrez un nom pour l’insertion automatique. Word enregistre l’insertion automatique pour une utilisation ultérieure dans NORMAL, la catégorie par défaut, disponible pour tous documents. Cliquez sur OK. Quatre caractères minimum
Pour une insertion automatique, assurez-vous que le nom contient au moins quatre caractères ; Word effectue une insertion seulement après la saisie de quatre caractères.
Vous pouvez vérifier la présence de votre nouvelle Insertion automatique en vous rendant dans Insertion/Insertion automatique/Normal suivi du nom de votre insertion. En lâchant la souris sur cette insertion, vérifiez qu’elle apparaît après votre pointeur dans votre document Word. Pour modifier une insertion automatique, procédez de même que pour sa création. Lors de l’apparition de Créer une insertion automatique, vous serez invité à la redéfinir si vous adoptez le même nom, Word identifiant la précédente. Il ne vous restera plus qu’à confirmer la modification. Pour supprimer une insertion automatique :
1 Retournez dans les préférences d’insertion automatique via Insertion/Insertion Automatique…. 2 Dans la liste Tapez les insertions automatiques ici, cliquez sur le nom de l’insertion automatique à supprimer. 3 Cliquez sur Supprimer.
Figure 5.18 : La boîte de dialogue Organiser de Modèles et Compléments
110 LE GUIDE COMPLET
Insérer un élément dans votre document
Chapitre 5
Champ… Un champ est un texte d’espace réservé indiquant l’emplacement dans lequel apparaîtront les informations de votre source de données. Le code de champ inclut les caractères du champ { , le type du champ et des instructions. Pour insérer un champ dans un document, utilisez Insertion/Champ…. L’insertion de champ, incontournable en cas de fusion de documents, sera étudiée lors du publipostage au chapitre 6, Word 2008 : Les outils.
Caractères spéciaux… Les Caractères spéciaux sont associés à la boîte de dialogue Symboles accessible par l’onglet Symboles de la Palette d’objets.
Figure 5.19 : La boîte de dialogue Caractères spéciaux…
Outre les caractères typographiques non imprimables comme le tiret cadratin ou demi cadratin, trois caractères méritent votre attention pour leur utilité fréquente : j j j
l’espace insécable, également accessible par le raccourci [Ctrl]+[Maj]+[Barre}d'espace]. le symbole copyright (raccourci : [Alt]+[C]). le symbole marque déposée (raccourci : [Alt]+[R]).
LE GUIDE COMPLET 111
Chapitre 5
Word 2008 : Mise en forme
Commentaire L’insertion d’un commentaire prend son sens dès que vous êtes en Suivi des modifications. En demandant à insérer un commentaire par Insertion/Commentaire, vous faites apparaître cette barre de révision. Vous pouvez également activer le Suivi des modifications en cliquant au milieu et en bas de votre document sur RÉV. Figure 5.20 : Une bulle de commentaire
Grâce au suivi des modifications, plusieurs utilisateurs peuvent collaborer sur un même document. Les modifications apportées par chaque personne sont suivies et affichées dans une couleur distincte mais elles ne sont pas incluses dans le texte du document jusqu’à leur révision et leur acceptation. Si les marques de révision ne s’affichent pas dans le document : Figure 5.21 : Le sous-menu Accepter la modification de la barre de révision
1 Allez
dans
Outils/Suivi
des
modifications/Afficher
les
modifications.
2 Activez la case à cocher Afficher les modifications à l’écran. 3 Procédez de la manière suivante : But
Étape 1
Étape 2
Réviser la modification suivante
Cliquez sur Suivant.
Cliquez sur Accepter la modification, Refuser les modifications ou Supprimer les commentaires.
Accepter toutes les modifications à la fois
Cliquez sur la flèche près de Accepter la modification.
Cliquez sur Accepter toutes les modifications dans le document.
Refuser toutes les modifications à la fois
Cliquez sur la flèche point vers le bas près de Refuser les modifications ou Supprimer les commentaires.
Cliquez sur Refuser toutes les modifications dans le document.
112 LE GUIDE COMPLET
Insérer un élément dans votre document
Chapitre 5
But
Étape 1
Étape 2
Supprimer tous les commentaires à la fois
Cliquez sur la flèche près de Refuser les modifications ou Supprimer les commentaires.
Cliquez sur Supprimer tous les commentaires du document.
Réviser les éléments créés par un relecteur spécifique
Cliquez sur Afficher.
Cliquez sur Relecteurs puis désactivez toutes les cases à cocher, à l’exception de celle du relecteur dont vous voulez réviser les modifications. Pour activer ou désactiver les cases à cocher pour tous les relecteurs, cliquez sur Tous les relecteurs.
Les infobulles vous guident
Pensez à laisser le pointeur de votre souris un moment sur une modification pour prendre connaissance de l’infobulle associée. Elle contient le nom de l’auteur, la date, l’heure et le type de la modification.
Si vous souhaitez modifier les couleurs de révision selon votre goût, pensez à appeler les préférences de révision : j
via Word/Préférences… modifications ;
puis en cliquant sur Suivi des
j
via le menu Afficher de la barre de révision en cliquant sur Préférences….
Figure 5.22 : Le sous-menu Afficher de la barre de révision
Ce suivi des modifications ne présenterait qu’un intérêt limité sans la possibilité d’envoyer par email via Entourage votre document assorti de ses modifications à un ou plusieurs lecteurs. Cliquez pour cela sur Destinataire du message ou sur Message instantané qui lancera Microsoft Messenger pour une session de "chat".
LE GUIDE COMPLET 113
Chapitre 5
Word 2008 : Mise en forme
Éléments de document Les Éléments de documents permettent d’automatiser des tâches courantes mais parfois laborieuses, telles que la création d’une table des matières. Disponibles dans la Bibliothèque des éléments, ces composants de publication de conception professionnelle incluent des pages de couverture, des tables des matières, des en-têtes, des pieds de page et des bibliographies qui vous aident à assembler rapidement des documents complexes. Ces éléments sont activables en cliquant sur l’onglet au-dessus de la règle de votre document. Rangés selon l’ordre suivant : Pages de garde, Table des matières, En-tête, Pied de page et Bibliographies ; il suffit de cliquer sur l’un d’eux pour l’insérer dans votre document. Changez l’ordre des éléments
Par un clic droit maintenu de votre souris, vous pouvez changer l’ordre des éléments selon vos souhaits.
Revenons à la Bibliothèque de projets par le raccourci [Pomme]+[Maj]+[P] et appelons un document de publication, par exemple une Affiche de la sous-catégorie Événements. La barre d’outils principale se transforme immédiatement en privilégiant des outils qui permettent de manipuler des blocs de texte ou des images.
Figure 5.23 : Le modèle Affiche Événements
114 LE GUIDE COMPLET
Insérer un élément dans votre document
Chapitre 5
Retournez dans Insertion de Word. Remarquez la modification de ce menu. La zone allant de Note… à Filigrane… a disparu. Vous avez la possibilité d’insérer depuis ce menu des Tableaux rapides, des Graphiques ordinaires et SmartArt ainsi que du WordArt. Conçus pour faciliter vos présentations, ces modèles sont utilisables dans Word, Excel et PowerPoint. S’ils ne sont pas accessibles dans l’application où vous vous trouvez, ils resteront en filigrane bleu et vous ne pourrez pas les insérer. Nous allons les passer en revue suivant chaque catégorie.
Figure 5.24 : Les onglets Éléments de document
Les éléments de document sont réunis en cinq sous-catégories auxquelles vous accédez par des onglets : j Pages de garde
;
j Table des matières j En-tête
;
;
j Pied de page
;
j Bibliographies.
Une page de garde est la première page d’un rapport ou d’un livre, en général d’un document de plusieurs pages. On y trouve usuellement le titre et le nom de l’auteur ainsi que ses coordonnées ou celles de la société pour laquelle l’auteur a rédigé ce rapport. Une table des matières permet d’embrasser d’un seul regard le contenu d’un ouvrage volumineux. Elle renvoie généralement à des chapitres et sous-chapitre sans entrer dans les détails. Word s’inspire des styles que vous avez définis dans votre document pour générer une table des matières. Word peut créer des styles selon vos souhaits :
1 Cliquez sur l’onglet Styles dans la Palette de formatage. 2 Cliquez sur Sélectionner tout si vous souhaitez définir un style entre deux sauts de paragraphe. Dans le cas contraire, le style s’appliquera à la ligne sur laquelle se trouve votre pointeur. LE GUIDE COMPLET 115
Chapitre 5
Word 2008 : Mise en forme
3 Cliquez sur Nouveau Style. Une boîte de dialogue apparaît. 4 Réglez les options choisies telles que le type, la police, ses enrichissements… 5 Nommez votre style et enregistrez-le. Il est désormais accessible dans Choisir un style à appliquer.
Figure 5.25 : La boîte de dialogue Nouveau style
En cliquant une fois sur un des éléments de ces sous-catégories, Word le positionne à l’endroit prédéfini, en première page pour une page de garde, par exemple. Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur les espaces réservés identifiés par des crochets pour saisir votre propre texte. Une page de garde en remplace une autre
Si votre document contient déjà une page de garde insérée à l’aide de la Bibliothèque des éléments et que vous cliquiez sur une autre page de garde dans la Bibliothèque des éléments, Word remplace l’ancienne conception de page de garde par la nouvelle.
Pour supprimer une page de garde, vous pourrez soit la sélectionner et la supprimer via [Suppr], soit passer par le volet Navigation, sélectionner la page de garde puis appuyer sur [Suppr]. Les en-têtes et pieds de page vous proposent une série d’options prédéfinies offrant un intérêt graphique évident. Si vous voulez aller au plus simple, cliquez en haut ou en bas de votre document pour activer l’en-tête ou le pied de page correspondants puis refermez cet espace lorsque vous êtes satisfait de son édition.
116 LE GUIDE COMPLET
Insérer un élément dans votre document
Chapitre 5
Figure 5.26 : Fermer l’en-tête depuis le document
Les Bibliographies et Travaux cités obéissent à des styles de citations connus dans le monde entier comme l’APA ou le Chicago, par exemple. Laissez-les réglés par défaut, sauf avis contraire. L’insertion d’une bibliographie nécessite la présence de sources bibliographiques correspondant aux définitions car Word "balaie" votre document à la recherche des citations existantes.
Tableaux rapides Les tableaux vous permettent de mettre en page de manière harmonieuse une suite d’instructions pour un mode d’emploi ou une feuille de notes, par exemple. Une fois insérés, vous aurez la possibilité de les modifier par un clic droit dans le tableau. Le menu contextuel qui apparaît, différent du menu associé au texte simple, constatez-le en faisant la même opération en dehors du tableau que vous venez d’insérer, vous permet d’accéder sans délai à la mise en forme de ce tableau.
Figure 5.27 : Le menu contextuel d’un tableau
Propriétés d’un tableau… renvoie à la boîte de dialogue du Tableau à laquelle vous accédez également par Tableau/Propriétés d’un tableau….
Exercez-vous pour : dans une cellule ; Supprimer les cellules… à l’unité, par ligne ou par colonne entière ;
j Insérer un tableau… j
LE GUIDE COMPLET 117
Chapitre 5
Word 2008 : Mise en forme
j Fractionner les cellules…
selon un nombre de lignes et de colonnes
modulables ; j Changer Bordure et trame…
;
j Changer l’orientation du texte… j Modifier l’alignement de cellules
; ;
j Ajuster au contenu, à la fenêtre, à une largeur de colonne fixe.
Si vous désirez aller plus loin dans ces ajustements, passez par Tableau qui réunit toutes ces commandes, en particulier la commande bien pratique Ajustement automatique et distribution.
Figure 5.28 : Le menu Tableau de Word
Il peut être utile, lorsque vous créez un tableau, de dégager un en-tête entre deux tableaux en convertissant un tableau en texte. Procédez de la manière suivante :
1 Placez votre point d’insertion au début d’une ligne où vous désirez fractionner un tableau. 2 Par un [Ctrl]+clic, sélectionnez dans le menu contextuel qui apparaît Insérer une ligne. 3 Exécutez Tableau/Convertir tableau en texte…. 4 Saisissez votre en-tête.
Graphiques… et Graphiques SmartArt… Vous trouverez des Graphiques insérables à la suite des Tableaux rapides.
WordArt… Destiné à apporter une touche de fantaisie à vos documents, WordArt crée des chemins prédéfinis au long desquels vous pouvez saisir un
118 LE GUIDE COMPLET
Insérer un élément dans votre document
Chapitre 5
texte. Son intérêt reste marginal pour un usage professionnel mais il pourra faire la joie de vos enfants ou donner de l’agrément à une invitation.
Figure 5.29 : Un exemple WordArt
Note… Présente dès les premières versions d’Office, l’insertion de note est un outil fondamental pour la plupart des documents. Word vous permet d’automatiser une opération qui serait fastidieuse manuellement puisque l’appel d’une note tient compte des précédentes en incrémentant de "1" le nombre ou le symbole que vous avez choisi. Ainsi la Note 1 sera suivie de la Note 2, la Note A de la Note B, etc.
Figure 5.30 : La boîte de dialogue d’insertion d’une note
Notez la présence d’un bouton Options qui vous permet de personnaliser l’appellation et la numérotation de vos notes en réinitialisant par exemple cette dernière à chaque saut de section. Notes ne peut être associé à un raccourci
Tous les éléments des menus de Word ne sont pas assortis de raccourcis. Certains sont paramétrables en vous rendant dans Outils/Personnaliser le clavier…. Malheureusement, ce n’est pas le cas de Notes.
LE GUIDE COMPLET 119
Chapitre 5
Word 2008 : Mise en forme
Légende… Destiné à légender vos illustrations ou vos équations par exemple, cet outil est d’un emploi comparable à celui de Notes…
1 2 3 4
Dans Affichage, cliquez sur Page. Dans Insertion, cliquez sur Légende.... Cliquez sur Nouvel intitulé. Dans la zone Intitulé, tapez sur l’étiquette souhaitée puis cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Nouvel intitulé. 5 Dans la boîte de dialogue Légende…, cliquez sur Fermer. La nouvelle étiquette de légende sera disponible dans le menu contextuel Intitulé de la boîte de dialogue Légende dès le prochain ajout de légende.
Figure 5.31 : La boîte de dialogue d’insertion d’une légende
Notez la présence d’un automatisme qui vous permet d’activer le légendage si Word reconnaît des documents Office spécifiques.
Renvoi… Pour faire référence à un élément affiché à un autre emplacement du document, vous pouvez créer un renvoi, par exemple "Figure 1, page 3". Si vous ajoutez ou supprimez du contenu et entraînez le déplacement de l’élément référencé, Word mettra automatiquement le renvoi à jour.
1 Saisissez le texte à utiliser pour présenter le renvoi, puis positionnez le curseur sur l’emplacement souhaité d’affichage du renvoi. Par exemple, si vous tapez "Pour plus d’informations, voir", insérez une espace après le mot "voir" puis positionnez le curseur après cette espace. 2 Allez dans Insertion/Renvoi…. 3 Dans Catégorie, cliquez sur le type d’élément auquel renvoyer.
120 LE GUIDE COMPLET
Insérer un élément dans votre document
Chapitre 5
4 Dans Insérer un renvoi à, cliquez sur les informations à insérer dans le document. 5 Dans la zone, cliquez sur l’élément spécifique auquel renvoyer. Vous ne voulez pas de lien hypertexte
Si vous ne voulez pas que le renvoi soit un lien hypertexte cliquable, désactivez la case à cocher Insérer comme lien hypertexte. Cliquez sur Insérer.
Table et index…
Figure 5.32 : Table & Index
Notez le raccourci pratique [Pomme]+[Alt]+[Maj]+[X] pour appeler la boîte de dialogue du marquage des entrées d’index.
Figure 5.33 : Marquer les entrées d’index
Vous pouvez créer une entrée d’index pour un mot, une phrase, un symbole unique ou une rubrique qui s’étend sur plusieurs pages. Procédez ainsi :
1 Sélectionnez le texte que vous voulez utiliser comme entrée d’index. 2 Cliquez sur l’onglet Index puis sur Marquer entrée.
LE GUIDE COMPLET 121
Chapitre 5
Word 2008 : Mise en forme
Marquer des entrées d’index pour des symboles
Pour marquer les entrées d’index pour les symboles tels que @, dans le champ Entrée principale, directement à la suite du symbole, tapez ;# (point virgule suivi du signe dièse) puis cliquez sur Marquer. Lorsque vous créez l’index Word, placez les symboles au début.
Pour marquer des entrées d’index supplémentaires, sélectionnez le texte, qu’il s’agisse d’un mot ou d’une plage de textes, cliquez dans la boîte de dialogue Marquer entrée… puis répétez les deux dernières étapes.
1 Sélectionnez la plage de texte à laquelle l’index doit se référer. 2 Allez dans Insertion/Signet. 3 Dans le champ Nom du signet , tapez un nom puis cliquez sur Marquer. Ou :
1 Dans le document, cliquez sur le début de la plage de texte sélectionnée. 2 Allez dans Insertion/Tables et index. 3 Cliquez sur l’onglet Index puis sur Marquer entrée. 4 Dans le champ Entrée, tapez l’entrée d’index du texte marqué. 5 Dans Options, cliquez sur Plage de pages. 6 Dans le champ Signet, tapez ou sélectionnez le nom du signet de l’étape 3. 7 Cliquez sur Marquer. 8 Cliquez sur Fermer. Word insère chaque entrée d’index marquée en tant que champ d’entrée d’index (XE) dans un format de texte masqué. Si le champ XE n’apparaît pas, cliquez sur Afficher/Masquer dans la barre d’outils Standard. Une fois votre Index marqué, il vous reste à le créer car il n’apparaît nulle part, pour l’instant.
1 Cliquez dans votre document à l’endroit souhaité d’insertion de l’index complet. 2 Allez dans Insertion/Tables et index… puis cliquez sur Index. 3 Cliquez sur une conception dans Formats. 122 LE GUIDE COMPLET
Insérer un élément dans votre document
Chapitre 5
4 Sélectionnez les autres options d’index souhaitées. 5 Votre index est créé au point d’insertion.
Filigrane… Vous pouvez insérer une image ou du texte en filigrane. Cette technique appose une opacité réduite sur l’image afin qu’elle apparaisse en arrièreplan et soit à peine perceptible.
Figure 5.34 : La boîte de dialogue Filigrane…
Image… Nous entrons dans la dernière zone du menu Insertion de Word où les objets multimédias pouvant composer un document sont disponibles via une série de commandes. Et en premier lieu, l’insertion d’une image. Le choix d’une image de la bibliothèque d’images de Word ou d’une photo appropriée enrichit votre document. Vous pouvez insérer une image par Insertion/Image/Image à partir d’un fichier… ou par la Palette d’objets. Cette dernière facilite la prévisualisation des images, ainsi que la recherche de celles qui sont le plus adaptées. Ouvrons la Palette d’objets et examinons les images disponibles.
1 Cliquez sur Affichage/Palette d’objets. 2 Cliquez sur l’onglet Image de la bibliothèque. Vous pouvez insérer n’importe quelle image de la bibliothèque dans des documents, des modèles ou d’autres fichiers.
LE GUIDE COMPLET 123
Chapitre 5
Word 2008 : Mise en forme
3 Glissez déposez votre image sur votre document. 4 Cliquez sur l’image. Un cadre l’entoure. Revenez dans la Palette de formatage. Une section dédiée aux images est apparue. 5 Appliquez plusieurs types de mise en forme à cette image en vous imposant des objectifs simples tels que : réduire l’image, la déplacer, la supprimer, l’insérer en filigrane, la rogner…
Figure 5.35 : L’onglet Image dans la Palette de formatage
Pensez à retrouver ces commandes en cliquant du bouton droit sur l’image que vous avez déposée dans votre document.
Figure 5.36 : Le menu contextuel de Word sur une image
Le menu contextuel qui s’affiche vous donne accès à la boite de dialogue Format de l’image… que vous venez d’insérer dans Word.
Figure 5.37 : La boîte de dialogue Format de l’image
Malgré les améliorations apportées par Microsoft à cette nouvelle version d’Office, il reste regrettable que les modifications de réglage des 124 LE GUIDE COMPLET
Insérer un élément dans votre document
Chapitre 5
images ne soient toujours pas visibles en temps réel, vous forçant à des allers-retours entre la fenêtre Format de l’image… et le corps du texte. Pour cette raison, il sera plus judicieux d’utiliser un logiciel tiers pour mettre en forme vos images, comme Adobe Photoshop, très complet, ou iPhoto, disposant des ajustements de base pour vos photos.
Objet HTML Bien que Word ne soit pas un éditeur HTML, vous retrouvez ici quelques fonctions utiles lors de la création d’une page web : vous permet d’insérer un commentaire sonore dans votre page. Texte défilant… fait défiler un texte de droite à gauche. Case à cocher… crée un bouton lié à une variable booléenne (oui/non). Case d’option… crée un bouton dont l’activation exclue les autres options, également lié à une variable booléenne. Zone de liste… définit une liste fixe ou déroulante dont un élément peut être sélectionné et renvoyé. Zone de texte… crée un champ invitant à taper un texte pour définir le sujet d’un message électronique, par exemple. Envoyer… crée un bouton Envoyer récupérant les informations de l’utilisateur pour les envoyer à un destinataire. Réinitialiser… remet à zéro les champs remplis par l’utilisateur. Il est généralement placé à côté du bouton Envoyer. Masqué… crée un champ caché servant en général à un calcul intermédiaire.
j Fond sonore… j j j j j j j j
Zone de texte Les zones de texte et les cadres sont des conteneurs de texte pouvant être positionnés sur une page et redimensionnés. Les zones de texte présentent à peu près tous les avantages des cadres, auxquels s’ajoutent d’autres avantages, comme la possibilité d’effectuer un enchaînement du texte d’une zone de texte à une autre. Toutefois, vous devez utiliser un cadre à la place d’une zone de texte lorsque votre texte ou graphique contient des commentaires, marques de commentaire ou appels de note. LE GUIDE COMPLET 125
Chapitre 5
Word 2008 : Mise en forme
Utilisez une zone de texte pour : j j j
j j j
Faire continuer un texte d’un bout à l’autre d’un document en liant les zones de texte. Créer un filigrane contenant le texte qui s’affiche sur les pages imprimées d’un document. Mettre en forme le conteneur de texte à l’aide des options de la barre d’outils Dessin. Vous pouvez appliquer divers effets, y compris des ombres, des styles et des couleurs de bordure, des remplissages et des fonds. Faire pivoter ou retourner le texte. Modifier l’orientation du texte. Regrouper les conteneurs de texte en les liant ensemble et modifier leur alignement ou leur distribution en tant que groupe.
Utilisez un cadre lorsque le texte ou les graphiques contiennent : j j
des commentaires, indiqués par des marques de commentaire ; des notes de bas de page ou de fin, indiquées par des marques de référence de note.
Dès que vous créez plus d’une zone de texte, vous avez la possibilité de les lier pour suivre le flux d’un article dans lequel des images ont été insérées. Pour lier deux zones de texte, positionnez le pointeur sur la poignée de liaison de la zone de texte dans l’angle inférieur gauche de la zone, cliquez sur le signe plus, puis dessinez une nouvelle zone de texte. Vous avez maintenant deux zones de texte liées.
Figure 5.38 : Un exemple de deux zones de texte liées
126 LE GUIDE COMPLET
Insérer un élément dans votre document
Chapitre 5
Mes zones de texte liées ne sont pas visibles ?
Assurez-vous que vous êtes en mode Page ou en mode Publication.
Pour vous déplacer d’une zone à une autre :
1 Sélectionnez une zone de texte liée. 2 Dans la barre d’outils Zone de texte ou la barre d’outils Mode publication standard, cliquez sur Zone de texte suivante ou Zone de texte précédente. Pour supprimer une zone de texte sans supprimer le texte :
1 Sélectionnez une zone de texte faisant partie d’un article. 2 Maintenez le pointeur sur la bordure de la zone de texte jusqu’à ce que le pointeur devienne une main puis cliquez sur la bordure. La zone de texte est sélectionnée dès l’apparition des poignées de redimensionnement. 3 Appuyez sur [Suppr]. Le texte passe dans les zones de texte liées restantes. 4 Redimensionnez les zones restantes si besoin est.
Film… Vous pouvez insérer une vidéo dans un de vos documents. Peu usuelle dans le cas d’un fichier Word ou Excel, cette fonction vous rendra service dans PowerPoint où il arrive de présenter de courtes séquences dans des diapositives. Pour assurer une meilleure compatibilité avec Office pour Windows, utilisez un format de vidéo tel que le MPEG 2, MPEG 4 ou AVI sans l’extension .mov qu’un PC ne "comprendra pas" si Quicktime n’est pas installé sur la machine.
Fichier… Votre document Word accepte en son sein des documents Office, XML, des pages web, des fichiers RTF ou texte, des classeurs Excel. Si le fichier est trop volumineux, vous avez la possibilité de le lier à votre document. Avec des fichiers liés, bien qu’ils soient visibles dans le document, le fichier contient une référence pointant vers son LE GUIDE COMPLET 127
Chapitre 5
Word 2008 : Mise en forme
emplacement dans le disque dur de votre machine ou d’une machine distante sur un réseau intranet, par exemple. Procédez ainsi :
1 Positionnez votre pointeur à l’emplacement souhaité d’insertion de l’image ou du fichier. 2 Allez dans Insertion/Image/À partir d’un fichier… ou dans Insertion/Fichier…. 3 Cliquez sur l’image ou le fichier à insérer. 4 Activez la case à cocher Lier au fichier. 5 Cliquez sur Insérer. Mes fichiers liés n’apparaissent pas…
Si vous envoyez le document à quelqu’un, les fichiers liés n’y figureront pas s’il n’a pas à un accès physique à ces fichiers. De même, si vous déplacez ces fichiers dans votre ordinateur, Word ne les retrouvera pas de lui-même…
Objet… Utile lorsque vous voulez inclure des formulaires à remplir à l’intérieur même d’un document Word, qu’il s’agisse de fichiers Word ou Excel. Dans ce cas, passez par cette fonction en cochant la case Afficher sous forme d’icône.
Figure 5.39 : L’insertion d’un objet
En adjoignant un commentaire à cette icône, les utilisateurs auront le loisir de cliquer dessus pour ouvrir le formulaire et le remplir…
128 LE GUIDE COMPLET
Insérer un élément dans votre document
Chapitre 5
Signet… Les signets vous aident à atteindre rapidement un endroit donné dans un document ; c’est l’équivalent d’un marque-page dans un document électronique.
Figure 5.40 : L’insertion d’un signet
Pour ajouter un signet :
1 2 3 4
Cliquez à l’emplacement souhaité d’insertion d’un signet. Allez dans Insertion/Signet. Dans Nom du signet, tapez un nom. Cliquez sur Ajouter.
Les noms des signets doivent commencer par une lettre. Ils peuvent renfermer de 1 à 40 caractères et contiennent des lettres, des chiffres ou des traits de soulignement. Pour supprimer un signet :
1 Allez dans Insertion/Signet. 2 Cliquez sur le nom du signet que vous désirez supprimer puis sur Supprimer. Si vous avez souvent recours aux signets pour donner un cours par exemple et atteindre rapidement telle ou telle partie de la vidéo projetée, prenez l’habitude d’afficher vos signets pour les repérer plus facilement :
1 Allez dans Word/Préférences puis sur Affichage. 2 Cochez Signets.
LE GUIDE COMPLET 129
Chapitre 5
Word 2008 : Mise en forme
Figure 5.41 : Les préférences d’affichage de Word
Les signets affectés à un élément s’affichent entre crochets ([ ]) à l’écran. Les signets affectés à un emplacement s’affichent sous forme de pointeur en I. Ni les crochets ni le pointeur en I n’apparaissent à l’impression.
Lien hypertexte… Vous pouvez définir du texte ou un objet comme lien hypertexte ouvrant un document Word, un classeur Excel ou une présentation PowerPoint. Un lien hypertexte peut également ouvrir une page web, un fichier ou une adresse de messagerie. Pour créer un lien hypertexte dans un document Word, vous devez insérer un signet ou appliquer un style spécifique d’en-tête au texte vers lequel vous voulez créer le lien ; Word s’oriente par ce procédé au sein d’un document.
Figure 5.42 : Insérer un lien hypertexte
130 LE GUIDE COMPLET
Conclusion
Chapitre 5
Pour insérer un lien hypertexte :
1 Sélectionnez le texte ou l’objet à convertir en lien hypertexte. 2 Allez dans Insertion/Lien hypertexte.... 3 Cliquez sur l’onglet correspondant au type de lien hypertexte à insérer. 4 Suivez les instructions pour créer un lien vers une page web, un document ou une adresse de messagerie. 5 Pour associer une infobulle qui s’affiche lorsque le pointeur passe sur le lien hypertexte, cliquez sur Infobulle puis tapez le texte souhaité. Pour modifier un lien hypertexte :
1 Sélectionnez le lien hypertexte à modifier. 2 Allez dans Insertion/Lien hypertexte. 3 Apportez les modifications souhaitées. Pour supprimer un lien hypertexte :
1 Sélectionnez le texte ou l’objet représentant le lien hypertexte à supprimer. 2 Allez dans Insertion/Lien hypertexte puis cliquez sur Supprimer le lien.
5.4. Conclusion Vous savez maintenant insérer des objets de diverses natures dans un document texte, le mettre en forme et l’améliorer par plusieurs types d’insertions. Nous allons voir comment Word peut vous faire gagner du temps avec ses outils.
LE GUIDE COMPLET 131
Word 2008 : Les outils Les outils de vérification .................................................................................................. 134 Les outils statistiques ....................................................................................................... 135 Les outils de révision ........................................................................................................ 136 Les Assistants spécifiques .............................................................................................. 137 Enveloppes .......................................................................................................................... 142 Étiquettes ............................................................................................................................. 143 L’Assistant Courrier ........................................................................................................... 143 Modifier vos informations personnelles ....................................................................... 147 Modifier un modèle et l’enregistrer comme modèle personnel ............................. 148 Le Carnet d’adresses ........................................................................................................ 150 Les compléments .............................................................................................................. 150 Gérer vos fenêtres ............................................................................................................. 153 Conclusion ........................................................................................................................... 154
Chapitre 6
Word 2008 : Les outils
Écrire son document en frappant du texte au kilomètre, le mettre en forme, utiliser des modèles de la Bibliothèque de projets vous ont permis d’améliorer vos CVs, vos lettres et vos rapports pour ne citer que les documents les plus fréquemment créés dans un traitement de texte. Notre attention va maintenant se porter sur le menu Outils. Ces outils vous seront en effet précieux si vous désirez affiner une première version d’un document.
Figure 6.1 : Le menu Outils de Word
Le menu Outils est découpé en cinq zones.
6.1. Les outils de vérification Dans cette première zone, vous allez vérifier la gramme et l’orthographe de votre document (raccourci : [Alt]+[Pomme]+[L]).
Figure 6.2 : La boîte de dialogue Grammaire et orthographe…
En utilisant les boutons de droite de la boîte de dialogue, vous ignorez, ajoutez une orthographe ou la remplacez par celle que Word vous suggère dans la liste située en bas à gauche. Évitez la Correction auto ; les résultats ne sont pas au point… La boîte de dialogue Synonymes…, qui s’ouvre dans la boîte à outils de l’onglet Outils de référence est utile lorsque vous souhaitez éviter des répétitions dans votre texte ou enrichir celui-ci par des mots plus appropriés, un synonyme n’étant jamais totalement semblable au mot auquel il fait référence. Elle est contiguë à celle du Dictionnaire… recensant l’orthographe et les définitions des mots. 134 LE GUIDE COMPLET
Les outils statistiques
Chapitre 6
La Coupure de mots, traditionnellement nommée césure, se règle dans cette boîte de dialogue. Laissez-la inactive par défaut. L’usage automatique des justifications dans les traitements de texte nous a rendus paresseux à l’égard de la césure. Il est devenu rare de la rencontrer dans des articles de journaux. Elle devient peu à peu obsolète…
Figure 6.3 : La boîte de dialogue Langue
Langue… est une boîte de dialogue que vous ouvrirez assez souvent si
vous écrivez en plusieurs langues ou recevez des documents de l’étranger. En sélectionnant la langue de travail, vous activez les outils de vérification correspondants.
6.2. Les outils statistiques La deuxième zone d’outils réunit des outils statistiques : également accessible au pied de votre document en cliquant sur Nombre de mots : compte le nombre de caractères, un outil très utile si vous êtes journaliste. Synthèse automatique… est censé créer une synthèse de votre document. En réalité, l’analyse de Word reste fantaisiste et à moins d’avoir un usage détourné de cet outil, vous pourrez vous en passer sans dommages. En guise de clin d’œil, voici la synthèse d’une page de "La Bovary" de Flaubert :
j Statistiques…
j
Figure 6.4 : Un exemple de synthèse qui prête à sourire
LE GUIDE COMPLET 135
Chapitre 6
Word 2008 : Les outils
appelle les préférences de Word. Cet outil est nettement plus intéressant puisque Word dispose d’une base de données des erreurs les plus fréquentes dans les langues les plus connues. Par exemple, il remplacera "ficheirs" par "fichiers" en identifiant automatiquement la faute de frappe. Mais il vous laissera l’écrire selon vos souhaits si vous corrigez sa correction…
j Correction automatique…
Figure 6.5 : La boîte de dialogue Correction automatique…
6.3. Les outils de révision Le premier item de la troisième zone d’outils, Suivi des modifications…, a été traité au chapitre 5, Word 2008 : Mise en forme. j j j
La Fusion de documents… fusionne un document de votre choix avec le document ouvert. La Protection des documents… peut allouer un mot de passe aux commentaires que vous faites lors de la révision d’un document. L’Indicateur de message pour le suivi… vous rappelle la date et l’heure pour lesquelles vous avez à réviser un document donné.
136 LE GUIDE COMPLET
Les Assistants spécifiques
Chapitre 6
6.4. Les Assistants spécifiques La quatrième zone d’outils réunit des Assistants pour vos publipostages, étiquettes, courriers et adresses.
Le Gestionnaire de publipostage Le Gestionnaire de publipostage, anciennement appelé Gestionnaire de fusion de données, combine ou fusionne les informations d’une source de données avec les informations d’un document Word de manière à automatiser plusieurs versions du document. Vous avez décidé d’envoyer une lettre à tous vos contacts sur la nouvelle activité que vous développez. Pour ce faire, vous allez créer une lettre type dans laquelle des champs tels que le nom et l’adresse, le téléphone et l’email seront automatiquement changés par Word à partir d’une base de données qui peut être un document Word, une feuille Excel, un Carnet d’adresses Office ou une base de données FileMaker Pro.
Figure 6.6 : Le principe d’un publipostage
La fusion finale peut être un document Word ou des messages électroniques dans Entourage. Vous pouvez aussi les imprimer directement. Procédez ainsi :
1 Ouvrez ou créez le document d’origine, ici une lettre type.
Figure 6.7 : Un document d’origine
LE GUIDE COMPLET 137
Chapitre 6
Word 2008 : Les outils
2 Indiquez au Gestionnaire de publipostage le type de fusion et publipostage souhaité : une lettre type, des étiquettes de publipostage, des enveloppes ou un catalogue. 3 Dans 1. Sélectionner le type de document, cliquez sur le menu contextuel. 4 Dans Nouvel objet, sélectionnez Lettres types.
Figure 6.8 : Le Gestionnaire de publipostage
Votre document est désormais le document principal pour le type de fusion Lettres types et l’ajout ou la création de données de fusion est actif. Créons cette source de données et ajoutons-y des enregistrements.
5 Dans 2. Sélectionner la liste de destinataires, cliquez sur le menu contextuel Obtenir la liste puis sur Nouvelle source de données.... 6 Dans la boîte de dialogue Créer une source de données, cliquez sur OK.
Figure 6.9 : La boîte de dialogue Créer une source de données
7 Pour ajouter des champs supplémentaires, tapez l’intitulé dans le champ Liste d’espaces réservés puis cliquez sur Ajouter un espace réservé. Le nom des espaces réservés ne peut pas contenir d’espace ou de tiret, ni commencer par un nombre. 138 LE GUIDE COMPLET
Les Assistants spécifiques
Chapitre 6
8 Dans la boîte de dialogue Enregistrer une source de données, tapez un nom de fichier, sélectionnez un emplacement pour enregistrer le document source de données puis cliquez sur Enregistrer. 9 Dans la boîte de dialogue Saisie de données de fusion, tapez les données personnelles d’un contact. Pour ajouter des enregistrements, cliquez sur Nouveau, puis saisissez les données personnelles du contact. Recommencez autant de fois que nécessaire. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK.
Figure 6.10 : La boîte de dialogue Saisie de données de fusion
Le nom de votre document source de données s’affiche dans le Gestionnaire de publipostage. Si vous voulez ajouter ou modifier des données, appuyez sur Modifier la source de données situé à droite de Obtenir la liste afin de rappeler Saisie de données de fusion. Je peux créer plusieurs sources de données
Lorsque vous effectuez un mailing, ce dernier peut varier selon des groupes de destinataires. Créez dans ce cas des sources de données supplémentaires en modifiant en conséquence les espaces réservés.
Vous pouvez réutiliser la source de données pour n’importe quel document de publipostage mais un document principal ne peut utiliser qu’une source de données à la fois. Il est temps maintenant de positionner ces espaces réservés dans le document que vous avez sélectionné en première étape. La procédure est celle du glisser déposer depuis l’onglet Contacts vers votre document principal.
10 Sous 3. Insérer des espaces réservés, cliquez sur Contacts. L’onglet Autres, réservé à un usage avancé, contient des opérateurs logiques. LE GUIDE COMPLET 139
Chapitre 6
Word 2008 : Les outils
11 Faites glisser un espace réservé (par exemple Prénom) vers l’endroit où il doit s’afficher dans le document principal. 12 Répétez l’étape 2 pour tous les espaces réservés à insérer dans le document. Pour supprimer un espace réservé du document, sélectionnez le champ dans le document principal puis appuyez sur [Suppr]. Tous vos espaces réservés apparaissent entre chevrons (par exemple <
>), de manière à les distinguer du texte normal. Les chevrons rendant la lecture plus difficile, assurez-vous que vous utilisez des espacements et une ponctuation corrects entre les espaces réservés. Lorsque vous êtes satisfait de la mise en page de vos espaces réservés, passez l’étape 4.Filtrer les destinataires. Le Gestionnaire de publipostage permet d’envoyer des lettres à un plus petit groupe de destinataires, tels ceux qui vivent dans une ville avec un code postal donné. Si nécessaire, le filtrage peut combiner jusqu’à six critères. Créons des lettres pour les destinataires vivant dans une ville donnée :
13 Sous 4. Filtrer les destinataires, cliquez sur Options. 14 Dans la boîte de dialogue Options de requête, cliquez sur le menu contextuel Champ puis sur Ville. 15 Sous Filtrer les enregistrements, cliquez sur Champ puis sur Ville. 16 Dans le champ Comparer à, saisissez le nom d’une ville présente dans votre source de données puis cliquez sur OK.
Figure 6.11 : La boîte de dialogue Options de requête
140 LE GUIDE COMPLET
Les Assistants spécifiques
Chapitre 6
17 Pour supprimer les filtres de votre source de données, sous 4. Filtrer les destinataires, cliquez sur Options puis sur Effacer tout. 18 Pour trier les enregistrements filtrés (par exemple par noms dans l’ordre alphabétique), sous 4. Filtrer les destinataires, cliquez sur Options puis sur l’onglet Trier les enregistrements. Lorsque vos critères de tri ont été établis, vous pouvez afficher un aperçu de vos lettres afin de vous assurer qu’elles correspondent à vos attentes.
19 Sous 5. Visionner les résultats, cliquez sur Mode publipostage. Les données personnelles du premier enregistrement remplacent les espaces réservés dans le document principal. À l’aide des triangles rouges ou du champ indiquant un numéro dans lequel vous pouvez taper le numéro de votre choix, vous vous déplacez d’un document à l’autre. Pour terminer le publipostage, sélectionnez un format pour le document fusionné. Suivant la nature de ce publipostage, trois options de format sont disponibles : j j j
une impression ; un nouveau document Word ; des messages électroniques Entourage.
En effet, en l’absence d’email par exemple, le publipostage vers Entourage restera en grisé. En demandant la fusion dans un nouveau document Word, ce qui est plus prudent que de procéder à une impression directe, le document qui s’affiche contient l’ensemble des lettres types séparées par un saut de page. Il ne vous reste plus qu’à imprimer et/ou enregistrer ce document dans votre ordinateur.
20 Pour achever le publipostage par des messages électroniques Entourage, cliquez dans 6. Achever la fusion sur Générez des messages électroniques. Pour utiliser cette option, Entourage doit être votre application de messagerie par défaut. 21 Pour achever la fusion pour une plage de contacts spécifique (par exemple du 1er au 5e), dans le menu contextuel Fusionner une plage de données, cliquez sur Personnalisé. Les champs en bas à droite s’activeront pour que vous précisiez un numéro de départ et de fin. LE GUIDE COMPLET 141
Chapitre 6
Word 2008 : Les outils
6.5. Enveloppes…
Figure 6.12 : La boîte de dialogue Enveloppes…
Dotée de deux champs, cette boîte de dialogue vous invite à définir un destinataire et un expéditeur. Si vous désirez désigner un autre expéditeur, cliquez sur l’icône du Carnet d’adresses ou tapez directement l’adresse. Pour créer une enveloppe unique :
1 Dans Outils, cliquez sur Enveloppes... 2 Dans Adresse du destinataire, tapez ou modifiez l’adresse postale. 3 Dans Adresse de l’expéditeur, saisissez ou modifiez l’adresse de l’expéditeur. Si vous ne pouvez pas taper dans la zone Adresse de l’expéditeur, désactivez Utiliser mon adresse. 4 Insérez une enveloppe dans l’imprimante. 5 Dans la boîte de dialogue Enveloppe, cliquez sur Imprimer. Word crée le document associé et vous laisse la possibilité de l’enregistrer pour un usage ultérieur si vous annulez l’impression à ce stade. 6 Pour imprimer directement, cliquez sur Imprimer ou rendez-vous dans Fichier/Imprimer…. 7 Pour créer les enveloppes associées à un publipostage, cliquez sur Fusion puis reportez-vous au Gestionnaire de publipostage.
Figure 6.13 : Une enveloppe en cours de fusion dans un publipostage
142 LE GUIDE COMPLET
L’Assistant Courrier…
Chapitre 6
6.6. Étiquettes… Vous pouvez imprimer des étiquettes par feuilles, identiques ou toutes différentes si vous passez par une fusion avec une source de données.
Figure 6.14 : La boîte de dialogue Étiquettes
Pour imprimer une étiquette unique :
1 Dans Outils, cliquez sur Étiquettes. 2 Dans Adresse, tapez ou modifiez l’adresse postale. 3 Dans Étiquettes, cliquez sur Options, sélectionnez les paramètres pour le type d’étiquette utilisé puis cliquez sur OK. 4 Dans Nombre d’étiquettes, cliquez sur Étiquette unique. 5 Dans Ligne et Étiquette, sélectionnez les numéros correspondant à l’étiquette sur la feuille d’étiquettes à imprimer ; une partie de vos étiquettes pouvant déjà être utilisées… 6 Insérez une feuille d’étiquettes dans l’imprimante. 7 Dans Étiquettes, cliquez sur Imprimer. 8 Dans la boîte de dialogue Imprimer qui s’affiche, cliquez sur Imprimer. 9 Pour imprimer une série d’étiquettes, cliquez sur Fusion puis reportez-vous au Gestionnaire de publipostage.
6.7. L’Assistant Courrier… Créons une lettre en utilisant l’Assistant Courrier. Vous pouvez y accéder via Outils/Assistant courrier… ou procédez ainsi :
1 Cliquez sur Fichier/Bibliothèque de projets. LE GUIDE COMPLET 143
Chapitre 6
Word 2008 : Les outils
2 Sous l’onglet Nouveau, sélectionnez Papier à en-tête. 3 Sélectionnez Assistant Courrier. 4 Une fenêtre s’ouvre afin de vous assister en quatre étapes.
Figure 6.15 : La première étape de l’Assistant Courrier
Dans cette première fenêtre de l’Assistant Courrier, vous pouvez inclure de haut en bas : j j j j j j
la ville de l’expéditeur ; le format de date ; un en-tête et un pied de page ; un modèle prédéfini ; une indentation de vos paragraphes suivant une tabulation prédéfinie selon les usages ; un espace à préserver si vous utilisez un papier à en-tête préimprimé.
Lorsque vous avez fait vos choix, cliquez sur Suivant.
Figure 6.16 : La deuxième étape de l’Assistant Courrier
144 LE GUIDE COMPLET
L’Assistant Courrier…
Chapitre 6
La deuxième étape est consacrée au destinataire de votre courrier. Vous pouvez remplir les champs Nom du destinataire et Adresse du destinataire ou cliquer sur l’icône Carnet d’adresses pour faire surgir une fenêtre de celui-ci où vous sélectionnerez votre adresse :
Figure 6.17 : Le Carnet d’adresses via l’Assistant Courrier
Dans ce cas, Office ne lance pas Entourage afin de ne pas alourdir les tâches et vous laisse modifier une adresse au sein du carnet de la même manière. Pour vous en assurer, cliquez sur une adresse et modifiez-la. Lorsque vous avez terminé et choisi éventuellement d’insérer une formule de politesse, passez à la troisième étape en cliquant sur Suivant.
Figure 6.18 : La troisième étape de l’Assistant Courrier
Activez les différentes options qui s’offrent à vous : j Référence
;
j Critères de diffusion
;
LE GUIDE COMPLET 145
Word 2008 : Les outils
Chapitre 6
j À l’attention de j Objet
;
;
j Copie(Cc).
Découvrez au passage les codes en vigueur dans les administrations et les entreprises. La Référence peut concerner un courrier précédent ou un numéro de dossier, les Critères de diffusion précisent à votre destinataire la nature de votre courrier. Est-il confidentiel ? À usage restreint dans un cercle donné ou au contraire à diffuser largement ? Les trois dernières options vous rappellent les champs en vigueur dans un email et dont le courrier électronique a hérité.
Figure 6.19 : La quatrième étape de l’Assistant Courrier
Passons à la dernière étape de l’Assistant Courrier ; il vous faut définir l’expéditeur et les informations du Bloc de fin où se retrouvent vos coordonnées ou celles de la société pour laquelle vous rédigez ce courrier. Cliquez sur Terminer pour confier à l’Assistant Courrier la mise en page de votre lettre. Il ne vous reste plus qu’à frapper le texte dont la mise en forme vient d’être définie. À titre d’exercice, tentez de reproduire le résultat de l’Assistant Courrier à partir d’un document vierge en réglant vos marges et vos taquets de tabulation manuellement.
146 LE GUIDE COMPLET
Modifier vos informations personnelles
Chapitre 6
6.8. Modifier vos informations personnelles Vous avez peut-être remarqué la présence d’informations personnelles en utilisant cet Assistant. Si vous souhaitez les modifier :
1 Cliquez sur Word/Préférences…. 2 Dans Paramètres personnels, cliquez sur Utilisateur.
Figure 6.20 : L’onglet Paramètres personnels des Préférences de Word
Vous retrouvez vos informations personnelles telles que le prénom, le nom, l’adresse, le téléphone et l’email dont Word se sert pour renseigner vos modèles. Mais il peut être nécessaire d’écrire des courriers personnels. Cliquez sur Plus. La fenêtre qui apparaît vous donne accès à la base de données d’Entourage où sont stockés vos contacts dans un carnet d’adresses qui sera traité plus en détail au chapitre 12, Entourage 2008 : Premier contact.
Figure 6.21 : La fenêtre de raccourci vers le carnet d’adresses d’Office
LE GUIDE COMPLET 147
Chapitre 6
Word 2008 : Les outils
Il ne vous reste plus qu’à modifier ces informations en vous rendant dans les onglets à droite de Résumé.
6.9. Modifier un modèle et l’enregistrer comme modèle personnel Si vous appréciez la mise en page d’un modèle mais souhaitez utiliser d’autres couleurs et polices, vous pouvez personnaliser ces éléments selon vos besoins.
1 Ouvrez la Bibliothèque via Fichier/Bibliothèque de projets… ou via son raccourci [Pomme]+[Maj]+[P]. 2 Prenez le modèle Lettre Avantage dans la rubrique Papier à en-tête.
Figure 6.22 : L’en-tête du modèle de Lettre Avantage
3 Choisissez par exemple de modifier les couleurs de l’en-tête dans la section Bordure et Trame. Double-clic
Un double-clic permet de fermer ou d’ouvrir une section de la palette.
Figure 6.23 : La couleur de remplissage
148 LE GUIDE COMPLET
Modifier un modèle et l’enregistrer comme modèle personnel
Chapitre 6
4 Sélectionnez les couleurs à utiliser en cliquant à chaque fois sur la zone considérée. 5 Sélectionnez l’ensemble de la lettre via le raccourci [Pomme]+[A]. Rendez-vous dans la section Police. Changez la police prédéfinie par une police de votre choix. 6 Lorsque vous avez terminé la personnalisation de votre lettre, cliquez sur Fichier/Enregistrer sous.
Figure 6.24 : La fenêtre Enregistrer sous de Word
7 Dans Format, sélectionnez Modèle Word (.dotx). Word sélectionne automatiquement le dossier où sont réunis vos modèles personnalisés. 8 Dans Enregistrer sous, renommez votre modèle car Word se sert par défaut des premiers mots du documents et ce n’est pas toujours pertinent. 9 Cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez vérifier, en rappelant via Fichier/Bibliothèque de projets puis en cliquant sur Mes Modèles, que celui-ci s’y trouve bien. En le sélectionnant, Word ouvre un document sans titre respectant la mise en page et les textes prédéfinis dans ce modèle. Mes amis n’arrivent pas à utiliser mon modèle
Pensez à l’enregistrer au format plus ancien .dot ; ils n’ont peut-être pas la dernière version d’Office.
LE GUIDE COMPLET 149
Chapitre 6
Word 2008 : Les outils
Si vous vous servez souvent de modèles, vous aurez intérêt à en rendre l’accès plus direct. Les modèles sont situés sur votre disque dur ; empruntez le chemin suivant : Utilisateurs/nom d’utilisateur/Bibliothèque/Application Microsoft/Office/Modèles utilisateur/Mes modèles
Support/
Cet accès n’étant pas des plus pratiques, pensez à glisser le dossier Mes modèles dans la colonne de gauche de la fenêtre du Finder pour créer un alias et bénéficier d’un accès immédiat où rendez-vous dans Word/Préférences… et cliquez sur Dossier par défaut pour modifier cet
emplacement.
6.10. Le Carnet d’adresses Word ouvre une boîte de dialogue sur le Carnet d’adresses d’Entourage sans avoir à ouvrir ce dernier. À partir de cette boîte de dialogue dont les éléments sont modifiables uniquement dans Entourage, vous pouvez insérer une adresse dans votre document.
6.11. Les compléments La cinquième et dernière zone d’outils réunit des macros, modèles et compléments ainsi qu’une personnalisation du clavier.
Les macros Office 2008 pour Mac ne peut pas exécuter des macros Visual Basic ni charger des compléments qui contiennent des macros Visual Basic. Vous pouvez conserver une macro si vous ou d’autres utilisateurs doivent pouvoir l’exécuter dans d’autres versions d’Office. Les modifications que vous apportez à un fichier dans Office 2008 n’affectent pas les macros, pour autant que vous enregistriez le fichier sous son format d’origine ou un autre format de fichier compatible avec ces macros : j j
Document Word 97 2004 (.doc) ; Modèle Word 97 2004 (.dot) ;
150 LE GUIDE COMPLET
Les compléments j j
Chapitre 6
Document Word prenant en charge les macros (.docm) ; Modèle Word prenant en charge les macros (.dotm).
Vous ne pourrez pas afficher, exécuter ni modifier les macros dans Office 2008.
Figure 6.25 : L’alerte des macros Visual Basic
Pour conserver les macros :
1 Dans l’alerte Le fichier contient des macros Visual Basic qui s’affiche dans Office 2008 lors de l’ouverture d’un fichier contenant une macro Visual Basic, cliquez sur Ouvrir. 2 Apportez au document les modifications de votre choix. 3 Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer dans la boîte de dialogue qui s’affiche à la fermeture. Pour vous débarrasser des macros :
1 Cliquez sur Ouvrir en supprimant les macros. 2 Apportez au document les modifications de votre choix. 3 Enregistrez sous un nouveau nom de fichier depuis la boîte de dialogue qui s’affiche à la fermeture. Si vous êtes un utilisateur de Visual Basic, Microsoft conseille d’employer AppleScript, le langage inclus dans Mac OS X, plus performant. Voici quelques exemples montrant l’intérêt de ce langage de programmation dans le menu Script situé à droite de l’aide : j j j j j
ajouter la protection par mot de passe et un filigrane ; convertir le format de fichiers Word spe’cifie’s ; convertir le texte en audio et envoyer vers un iPod ; enregistrer en tant que fichier PDF tout en pre’servant l’orientation de page ; enregistrer le fichier actuel au format Word 97-2004 format ;
LE GUIDE COMPLET 151
Chapitre 6 j j j
Word 2008 : Les outils
envoyer le texte se’lectionne’ dans un message Entourage ; envoyer une version HTML dans un message Entourage ; envoyer une version PDF dans un message Entourage.
On ne peut que déplorer une fois encore, concernant la conversion de texte en audio, l’absence de voix française, rendant le script inutilisable. Outils/Macros… ouvre une boîte de dialogue contenant des commandes
dont l’intérêt n’est pas flagrant ; vous pourrez les exécuter uniquement depuis cette fenêtre…
Figure 6.26 : La boîte de dialogue des Macros
Les modèles et compléments Lorsque votre travail réclame des mises en forme particulières, Modèles et compléments… attache des modèles à votre document. Les compléments, fournis par des applications tierces, sont réunis dans le champ du dessous et peuvent être chargés dans l’ordre de vos souhaits par Organiser.
Figure 6.27 : La boîte de dialogue Modèles et compléments
152 LE GUIDE COMPLET
Gérer vos fenêtres
Chapitre 6
La personnalisation du clavier Il peut être intéressant, pour faciliter votre travail, d’attribuer de nouvelles commandes clavier à Word ou de les modifier si elles entrent en conflit avec d’autres applications.
Figure 6.28 : La boîte de dialogue Personnaliser le clavier
Pour ce faire :
1 Sélectionnez une commande dans la liste de gauche puis dans celle qui s’affiche à droite. 2 Placez votre pointeur sur Appuyer sur un nouveau raccourci clavier. 3 Frappez le raccourci en vérifiant qu’il n’est pas déjà attribué à moins que vous ne désiriez écraser le précédent. 4 Cliquez sur OK.
6.12. Gérer vos fenêtres Enfin, les deux derniers menus de Word, Fenêtre et Travail, vous aident respectivement à gérer vos fenêtres et afficher des signets menant à vos documents en cours.
Figure 6.29 : Le menu Fenêtre de Word
mémorise deux positions de fenêtres en récupérant l’information du bouton radio vert de la fenêtre du document ouvert.
j Agrandissement
LE GUIDE COMPLET 153
Chapitre 6
Word 2008 : Les outils
envoie la fenêtre active dans le Dock. Tout ramener au premier plan ramène la ou les fenêtres déposées dans le Dock. Cette fonction ne fonctionne pas sur toutes les installations d’Office 2008. Vous devrez dans ce cas ramener vos fenêtres depuis le Dock avec la souris. Réorganiser répartit également les fenêtres ouvertes selon votre écran. Fractionner vous permet de conserver les en-têtes d’un tableau tout en le remplissant plus bas. Une fois fractionnée, une fenêtre peut être ramenée à son état d’origine via Fenêtre/Annuler le fractionnement où en saisissant en haut à droite de votre document l’icône de fractionnement et en la ramenant tout en haut.
j Réduire la fenêtre j
j j
Figure 6.30 : Le menu Travail de Word
L’intérêt de Travail par rapport à Fichier/Ouvrir récent réside dans la stabilité du premier surtout lorsque vous travaillez avec un grand nombre de documents.
6.13. Conclusion Word vous paraît peut-être moins inaccessible à l’issue de ce tour d’horizon, même si certaines de ses fonctionnalités qui nécessiteraient un guide plus indigeste n’ont pas été développées ici. Dans la suite de ce livre consacré à Office, nous nous intéresserons au tableur de Microsoft, Excel, tout en comparant par moment son ergonomie à celle de Word. Lors de ces comparaisons, vous aurez l’occasion de vous remémorer les fonctions du traitement de texte d’Office.
154 LE GUIDE COMPLET
Excel 2008 : Premier contact Le menu Fichier d’Excel 2008 ........................................................................................ 157 Propriétés ............................................................................................................................. 163 Les modes d’affichage d’un classeur Excel ............................................................... 163 Le menu Édition d’Excel 2008 ........................................................................................ 164 Les barres d’outils d’Excel .............................................................................................. 169 Le menu Affichage d’Excel 2008 ................................................................................... 170 La barre de formules ......................................................................................................... 176 Les Commentaires ............................................................................................................. 176 Conclusion ........................................................................................................................... 176
Chapitre 7
Excel 2008 : Premier contact
Lancez Excel 2008 en cliquant une fois dans le Dock ; un document vierge s’ouvre, intitulé Classeur1. Son aspect diffère totalement d’un document Word. Il se présente comme un tableau infini dont le quadrillage et les en-têtes sont fictifs et ne seront pas imprimés, à moins que vous ne le demandiez lors de l’impression. Par exemple, pour le quadrillage :
1 Cliquez sur la feuille à imprimer. 2 Rendez-vous dans Affichage/Palette de mise en forme. 3 Sous Format d’impression, en regard de Quadrillage, cochez Imprimer. 4 Dans Fichier, cliquez sur Imprimer. Livrez-vous à ces quelques exercices pour vous familiariser avec ce nouvel environnement : j j j
j j j j
Cliquez sur une cellule. Elle s’encadre d’une bordure bleu pâle. Cliquez sur une autre cellule. La première cesse d’être sélectionnée. Déplacez votre souris d’un clic maintenu sur la feuille Excel. Au passage, les cellules sont sélectionnées par lignes et colonnes même si vous vous déplacez en diagonale. Pour sélectionner plusieurs cellules adjacentes, utilisez votre souris et [Maj]. Pour sélectionner plusieurs cellules non adjacentes, utilisez votre souris et [Pomme]. Cliquez sur une cellule au hasard et tapez du texte à l’intérieur. Insérez une ligne en cliquant du bouton droit sur une ligne.
Figure 7.1 : Le menu contextuel dans une feuille de calcul j j
Insérez une colonne en cliquant du bouton droit sur une colonne. Supprimez une cellule d’une ligne ou d’une colonne. Observez les quatre réglages distincts de la boîte de dialogue Supprimer.
156 LE GUIDE COMPLET
Le menu Fichier d’Excel 2008
Chapitre 7
Alors que Word est un traitement de texte, Excel est un tableur dont la destination est de lier des cellules par des calculs et/ou des opérations logiques afin de gérer des listes ou de mener à bien une comptabilité. La touche Retour me fait quitter la cellule…
Contrairement à Word, Excel interprète la touche [Retour] comme une validation et vous fait passer à la cellule du dessous.
7.1. Le menu Fichier d’Excel 2008 Prenez maintenant le temps de découvrir la barre d’outils d’Excel surplombant le document ainsi que les icônes l’entourant. Pour ce faire, ouvrez à la fois un document Word et un classeur Excel, mettez leurs barres d’outils côte à côte et comparez-les. Nous trouvons de gauche à droite : pour créer un classeur vide ; Ouvrir pour ouvrir un classeur ; Enregistrer pour enregistrer ce classeur sur votre ordinateur ; Imprimer pour imprimer un exemplaire de cette feuille ; Importer pour importer des données d’un fichier dans Excel. Suivez dans ce cas les instructions de l’Assistant Importation de données.
j Nouveau j j j j
Figure 7.2 : La boîte de dialogue Importer des données
Cet Assistant est également accessible via Fichier/Importer…. Faut-il insérer ou ajouter des données ?
Prenez l’habitude pour traiter vos données de les importer vers une nouvelle feuille afin de les traiter au calme. Vous les ajouterez dans un second temps, si besoin est, dans votre feuille initiale.
LE GUIDE COMPLET 157
Chapitre 7
Excel 2008 : Premier contact
j Copier, coller j j j j j j j
et formater par Format pour copier la mise en forme d’un endroit et l’appliquer à un autre. Annuler et Rétablir pour inverser la dernière commande ou la rétablir. Somme automatique pour ajouter les valeurs d’une colonne ou d’une ligne et les sommer dans une cellule. Tri croissant et Tri décroissant pour trier votre sélection afin que les valeurs les plus faibles soient en tête de colonne et inversement. Bibliothèque pour afficher la bibliothèque d’éléments spécifique à Excel. Boîte à outils pour utiliser la Palette de formatage de vos cellules. Zoom pour réduire ou agrandir la taille d’affichage de votre classeur. Aide pour utiliser l’Aide d’Excel.
À travers cette comparaison avec la barre d’outils standard de Word, nous retrouvons l’importance accordée aux calculs dans Excel. Penchons-nous maintenant sur le contenu du menu Fichier d’Excel.
Figure 7.3 : Le menu Fichier d’Excel
Ce menu est séparé en sept zones.
Les projets Ouvre la Bibliothèque [Maj]+[Pomme]+[P].
de
projets,
également
disponible
via
Cette commande ouvre les modèles d’Excel vus au chapitre 2, Les fonctions communes aux logiciels d’Office. Pour afficher uniquement les éléments Excel, pensez à filtrer l’application source dans Afficher en bas à droite de la Bibliothèque de projets. 158 LE GUIDE COMPLET
Le menu Fichier d’Excel 2008
Chapitre 7
Les documents Pour créer ou ouvrir un classeur : (raccourci : [Pomme]+[N]) ; Ouvrir… un classeur existant (raccourci [Pomme]+[O]) ; Ouvrir récent pour dérouler un sous-menu contenant vos classeurs récemment ouverts.
j Nouveau classeur j j
Pourquoi des classeurs ?
Excel utilise le terme de classeur car tout en bas de la feuille de calcul près de Feuil1 se trouve un + qui permet de créer des feuilles supplémentaires et, bien entendu, de lier ces feuilles entre elles.
L’enregistrement Pour fermer et sauvegarder un classeur : (raccourci : [Pomme]+[W]) pour fermer votre classeur. Vous pouvez également cliquer sur le bouton radio rouge en haut à gauche de la fenêtre du classeur. Enregistrer un classeur existant (raccourci : [Pomme]+[S]). Enregistrer sous… ouvre une fenêtre sur votre disque dur à partir de laquelle vous pouvez enregistrer votre classeur sous une nouvelle destination.
j Fermer
j j
Figure 7.4 : Les formats d’enregistrement
LE GUIDE COMPLET 159
Chapitre 7
Excel 2008 : Premier contact
Quel format choisir ?
Indépendamment des progrès de telle ou telle version, ce qui prime est la lisibilité pour votre destinataire. Si vos correspondants n’ont pas la dernière version, préférez un format .xls plus universellement lisible au tout dernier .xlsx incluant le XML.
Pour en savoir plus, reportez-vous à l’annexe Formats de Fichiers du chapitre 15. crée une version de votre classeur affichable via un navigateur Internet.
j Enregistrer en tant que page web…
Figure 7.5 : La boîte de dialogue Enregistrer en tant que page web
Comme dans Word, les résultats de la conversion d’un classeur Excel en page web seront décevants. L’usage systématique de l’Aperçu de la page web vous permettra d’affiner votre mise en page. Il faut généralement éviter des intitulés trop longs et des enrichissements non convertibles en HTML. un environnement… enregistre l’emplacement, la taille de la fenêtre et la position de tous les classeurs ouverts sans enregistrer les modifications du contenu des classeurs ouverts.
j Enregistrer
Cette fonction est un peu différente de Affichage/Affichages personnalisés… qui vous permet de mémoriser des espaces de travail localement. Enregistrer un environnement… peut en effet être transmis à une autre personne pour qu’elle bénéficie du même fenêtrage et que les erreurs soient d’autant plus réduites.
La mise en page et l’impression Réunit plusieurs commandes : appelle la fenêtre des attributs de mise en page où vous sélectionnez les réglages pour les attributs de page relatifs au
j Mise en page…
160 LE GUIDE COMPLET
Le menu Fichier d’Excel 2008
Chapitre 7
modèle d’imprimante, au format portrait ou paysage et à l’échelle d’impression ainsi que les réglages de Microsoft Excel qui concernent les feuilles de calcul.
Figure 7.6 : La mise en page d’Excel
vous invite à délimiter une zone de votre classeur et à la Définir comme zone d’impression dans le sousmenu qui s’affiche, à l’Annuler où à l’Ajouter à la zone d’impression. Imprimer… (raccourci : [Pomme]+[P]) vous renvoie vers la fenêtre du même nom où figurent les derniers réglages avant l’impression physique de votre classeur par [Retour] ou l’impression sous la forme d’un fichier PDF en cliquant sur PDF en bas à gauche.
j Zone d’impression
j
Figure 7.7 : La fenêtre Imprimer
Vous pouvez via des processus Automator intégrés dans Excel 2008 : j Enregistrer en format PDF…
pour le partager avec d’autres
utilisateurs. j Enregistrer en format PostScript….
Les fichiers PS sont réclamés
par certaines imprimantes.
LE GUIDE COMPLET 161
Chapitre 7
Excel 2008 : Premier contact
activera un port série pour l’émission et la réception de fax – sous réserve que votre fournisseur de télécommunications accepte ce protocole – et enverra le document vers un numéro de fax. Envoyer le document PDF par courrier électronique créera un email sans titre soit dans Entourage, soit dans Mail, suivant les préférences de logiciel de courriel par défaut que vous aurez définies dans Mail/Préférences… puis dans Générales. Enregistrer en PDF-X vous garantit que le document sera imprimé tel que vous l’avez conçu. C’est une forme ISO inventée en 2003 par Adobe. Enregistrer le document PDF vers iPhoto. Vous créerez alors un Album contenant les pages de votre document. Si vous souhaitez les emmener sur votre iPod ou votre iPhone, il ne vous restera plus qu’à synchroniser cet Album dans iTunes. Enregistrer le document PDF dans le dossier de reçus web pour enregistrer vos documents dans Documents/Web Receipts et les imprimer plus tard en une fois, lorsque vous serez à portée d’une imprimante. Enregistrer PDF vers Papers pour l’exploiter dans Papers de la suite iWork d’Apple. Modifier le menu… pour ajouter des routines Automator.
j Faxer le document PDF…
j
j
j
j
j j
Choisissez l’option la plus adéquate dans le menu local PDF.
Importer et Envoyer vers… convoque l’Assistant Importation de données déjà traité au début de ce chapitre. Envoyer vers… vous permet d’envoyer directement votre classeur sous la forme d’une page HTML ou d’une pièce jointe en format natif Excel en créant un nouveau message dans votre logiciel de courriels.
j Importer… j
Excel lance Mail au lieu d’Entourage…
Il faut rentrer dans les préférences de Mail pour définir l’application de courriels par défaut. Si Entourage n’apparaît pas dans le menu déroulant, cherchez-le en appelant la boîte de dialogue Autre.
162 LE GUIDE COMPLET
Les modes d’affichage d’un classeur Excel
Chapitre 7
Figure 7.8 : Le logiciel de courriel par défaut dans les préférences de Mail
7.2. Propriétés… Vous renseignerez ici les champs correspondants afin de définir la "carte d’identité" de votre classeur Excel lorsque vous l’envoyez à votre correspondant. En règle générale, ces champs n’étant pas requis pour l’enregistrement, l’utilisateur oublie de les renseigner…
7.3. Les modes d’affichage d’un classeur Excel Passons en revue les deux modes d’affichage sous Excel. En bas et à gauche de votre document se trouvent deux icônes. Nous sommes par défaut dans le second mode, le mode Page.
Figure 7.9 : Les modes d’affichage d’Excel
Comme dans Word, en déplaçant de droite à gauche votre souris au-dessus de ces deux boutons, la zone à droite de la seconde icône affiche le nom du mode. En cliquant sur ces boutons, vous basculez dans le mode correspondant. Vous pouvez également le faire en passant par Affichage. Passons en revue ces deux modes : j j
Page vous présente la page telle qu’elle apparaîtra à la sortie de l’imprimante en visualisant les marges de chaque feuille. Normal est le mode natif d’Excel affichant les limites de chaque page par un pointillé assez discret.
Si vous n’êtes pas astreint à l’impression A4, vous prendrez l’habitude de travailler dans ce dernier mode. LE GUIDE COMPLET 163
Chapitre 7
Excel 2008 : Premier contact
Notez la présence sur la droite de Feuil1 du symbole + qui vous permet d’ajouter des feuilles à votre classeur ainsi que la présence d’un menu contextuel disponible par un clic droit.
Figure 7.10 : Le menu contextuel des feuilles
D’un comportement analogue aux Bloc-notes de Word, ce menu vous permet de : un nouveau document Excel en appelant la bibliothèque de projets d’Office sous le filtre documents Excel. Supprimer la feuille sur laquelle vous vous trouvez.
j Insérer… j
La suppression d’une feuille est définitive
Vous ne pourrez pas annuler cette opération. Ne la lancez qu’avec toute la précaution qui s’impose.
en rendant leur champ modifiable. Déplacer ou copier… en sélectionnant la feuille à faire apparaître en premier dans la boîte de dialogue du même nom. Sélectionner toutes les feuilles dans l’hypothèse par exemple de les copier dans un autre classeur.
j Renommer des feuilles j j
7.4. Le menu Édition d’Excel 2008
Figure 7.11 : Le menu Édition d’Excel 2008
164 LE GUIDE COMPLET
Le menu Édition d’Excel 2008
Chapitre 7
Ce menu réunit de haut en bas : (raccourci [Pomme]+[Z]). Répéter qui mémorise votre dernière action et vous permet de la répéter (raccourci : [Pomme]+[Y]). Couper (raccourci : [Pomme]+[X]). Copier (raccourci : [Pomme]+[C]). Copier vers l’album (raccourci [Maj]+[Pomme]+[C]). Coller (raccourci : [Pomme]+[V]). Coller la sélection de l’album (raccourci : [Maj]+[Pomme]+[V]).
j Annuler j j j j j j
Ces deux commandes seront activées après un premier passage par la boîte à outils dans l’Album où vous aurez sélectionné un premier élément à copier dans votre texte puis appuyé sur Ajouter. Notez la présence d’un petit triangle à droite de ce bouton. Un sous-menu se développe si vous cliquez dessus. Vous pouvez : ; Ajouter un fichier… ;
j Ajouter la sélection j
j Ajouter à partir du Presse-papiers
;
j Toujours ajouter une copie.
Comme pour Word, l’album reste présent dans le quatrième onglet de la Palette de formatage. Il vous permet de stocker des captures d’écran ou tout autre type de texte ou de graphique. Supprimer des éléments de l’Album, est-ce les supprimer tout court ?
Oui si les éléments font référence à des copier coller dans votre document de travail. Non s’il s’agit de fichier texte ou image importés. En effet, Excel ne crée en ce cas qu’un alias dans l’Album.
Excel dispose également d’une copie spécifique, extrêmement utile : la recopie incrémentée. Pour l’utiliser :
1 Saisissez une valeur telle qu’un jour de la semaine ou une date. 2 Saisissez le cadre de votre cellule en bas à droite et tirez-le vers le bas. 3 Cliquez dans le menu contextuel qui s’affiche en bas à droite pour choisir l’option désirée. LE GUIDE COMPLET 165
Chapitre 7
Excel 2008 : Premier contact
Figure 7.12 : La copie incrémentée
Revenons dans le menu Édition. Collage spécial… appelle la boîte de dialogue du même nom
Figure 7.13 : La boîte de dialogue Collage spécial d’Excel
Cette boîte de dialogue mérite qu’on s’y arrête. Sous des dehors anodins, elle cache le moteur d’Excel qui ne se contente pas de coller ce que vous avez copié en bloc mais vous autorise à copier tout ou partie des informations que vous avez stockées dans le Presse-papiers en les exploitant finement. En effet une cellule contient à la fois : j j j j
du texte, un graphique, un nombre qui sont regroupés sous le terme de Valeurs ; des Formules agissant sur ces données ; un formatage identifié par Format ; des Commentaires.
Cette boîte de dialogue vous permet de sélectionner le collage d’une partie de ces informations, seules ou combinées. Reportez-vous dans ce dernier cas aux boutons radio de la colonne de droite. Des opérations algébriques simples (addition, soustraction, multiplication, division) et un collage avec liaison tenant compte des modifications des données sources sont également possibles :
166 LE GUIDE COMPLET
Le menu Édition d’Excel 2008
Chapitre 7
identifie vos données comme une URL afin qu’Excel autorise la cellule à lancer votre navigateur si elle est activée. Liaison… et Objet sont actifs dès que vous liez deux documents entre eux.
j Coller comme lien hypertexte
j
Ces deux derniers items méritent quelques développements. Lorsque vous utilisez Office, vous pouvez partager des informations entre des applications de plusieurs façons. Il est précieux de partager des informations afin de faciliter leur mise à jour. Vous pouvez : j j
j
lier les informations afin de les mettre à jour automatiquement ; incorporer les informations afin qu’elles soient mises à jour uniquement lorsque vous les mettez à jour manuellement en ouvrant le document dans l’application dans laquelle il a été créé ; lier à ou incorporer une partie du document, par exemple, quelques cellules d’un classeur Excel à l’aide d’un objet lié ou incorporé ;
Lier des informations pour une mise à jour automatique Supposons que vous produisiez dans Word un bulletin scolaire trimestriel contenant des notes mises à jour dans un classeur Excel. Une manière de partager les données consiste à lier une feuille Excel au document Word afin que, lorsque vous mettez à jour la feuille Excel, les informations dans le document Word soient également mises à jour. Partons du principe que vous souhaitez lier les notes de vos élèves réunies sous Excel à un bulletin contenant vos commentaires, que vous avez rédigé dans Word. En établissant un lien avec les retours, le bulletin sera actualisé chaque fois que les notes seront mises à jour. Procédez ainsi :
1 Dans votre document Word, cliquez à l’endroit où vous désirez lier la feuille Excel. 2 Rendez-vous dans Insertion/Objet puis À partir du fichier. 3 Localisez et cliquez sur le classeur Excel contenant la feuille à lier au document. La feuille active dans le classeur lié s’affiche dans le document. LE GUIDE COMPLET 167
Chapitre 7
Excel 2008 : Premier contact
4 Pour qu’une icône cliquable permettant d’afficher les informations Excel soit disponible en lieu et place des données, activez la case à cocher Afficher sous forme d’icône. 5 Activez Lier au fichier. 6 Cliquez sur Insertion.
Figure 7.14 : La boîte de dialogue Collage spécial de Word
Incorporer des informations pour une mise à jour manuelle Pour conserver la connexion entre deux fichiers sans modifier le bulletin lorsque la feuille Excel est modifiée, vous pouvez incorporer des informations. Les informations étant regroupées dans un seul document Word, l’incorporation permet de distribuer une version en ligne du document aux personnes qui n’ont pas accès à la feuille Excel . En suivant la même procédure que précédemment :
1 Désactivez la case à cocher Lier au fichier. 2 Cliquez sur Insertion.
Lier ou incorporer une fraction d’un classeur Enfin, vous pouvez insérer juste une partie des notes contenues dans votre feuille Excel :
1 Sélectionnez la plage de cellules à coller. 2 Allez dans Édition/Copier ou faites [Pomme]+[C] 3 Dans le document Word, cliquez au point d’insertion où les informations doivent s’afficher. 4 Allez dans Edition/Collage spécial… puis sur Coller avec liaison. 168 LE GUIDE COMPLET
Les barres d’outils d’Excel
Chapitre 7
5 Dans le champ En tant que, cliquez sur Feuille de calcul Microsoft Excel Objet puis sur OK. Si vous devez modifier rapidement les informations du document Excel :
1 Allez dans Édition/Liaisons… Si Liaisons n’est pas disponible, cela signifie que le document ne contient pas d’informations liées. 2 Sous Fichier source, cliquez sur la feuille Excel incorporée ou liée puis sur Ouvrir la source. 3 Apportez les modifications souhaitées à la feuille. 4 Enregistrez vos modifications lorsque vous avez terminé et fermez le classeur Excel. 5 Vérifiez que le fichier Word a enregistré les modifications apportées. Exercez-vous à faire quelques allers-retours entre Word et Excel afin de saisir les avantages et inconvénients de ces trois types de réglages. Vous remarquerez vite qu’un document lié réclame la présence du document source. Vous réserverez probablement cette technique à des documents locaux en choisissant d’incorporer des données lorsque vous les expédiez par email.
Recherche et remplacement Très utile sur un classeur contenant un grand nombre de données, l’outil Rechercher… (raccourci : [Pomme]+[F]) est lié à ces voisins, Remplacer… et Atteindre…, par des onglets.
7.5. Les barres d’outils d’Excel Excel dispose de nombreuses barres d’outils dont les boutons affichent des renseignements sur leurs fonctions si vous les survolez à l’aide du pointeur de votre souris. Vous pouvez afficher ou masquer ces barres d’outils : j j
Par Affichage/Barres d’outils puis en sélectionnant la barre désirée Par un clic droit dans le vide sur la barre d’outils standard en sélectionnant Barres d’outils dans le menu qui s’affiche puis la barre désirée. LE GUIDE COMPLET 169
Chapitre 7
Excel 2008 : Premier contact
En cochant la case Afficher/Personnaliser les barres d’outils, les barres d’outil actives s’ajoutent en palette flottante autour de votre barre d’outils Standard. Elles figurent désormais comme cochées dans Affichage/Barres d’outils.
Figure 7.15 : Toutes les barres d’outils d’Excel
Nous allons découvrir une part des fonctions de ces nombreuses barres au cours de l’exploration du troisième menu d’Excel, Affichage.
7.6. Le menu Affichage d’Excel 2008
Figure 7.16 : Le menu Affichage d’Excel 2008
Partagé en cinq zones, le menu Affichage est un menu important dans Excel. 170 LE GUIDE COMPLET
Le menu Affichage d’Excel 2008
Chapitre 7
L’affichage Cette première zone vous permet de basculer d’un mode à un autre si l’usage des boutons en bas à gauche de votre document vous paraît moins intuitif.
La boîte à outils Cette seconde zone vous fait basculer d’un onglet à un autre dans la boîte à outils tout en visualisant l’onglet affiché. Pour faciliter le recours à l’onglet Concepteur de formules qui ne dispose pas de raccourci, procédez comme suit :
1 Rendez-vous dans Outils/Personnaliser le clavier…. 2 Cliquez sur l’élément Affichage puis sur Concepteur de formule. 3 Attribuez par exemple le raccourci initialement libre [Alt]+[Pomme]+[F]. 4 Cliquez sur Attribuer. 5 Fermez la boîte de dialogue Personnaliser le clavier….
Figure 7.17 : La boîte de dialogue du Concepteur de formules
Vous disposez maintenant d’un raccourci pour afficher l’onglet de la boîte à outils où sont réunies les formules d’Excel. Dans la vie courante, vous vous servirez de quelques formules sur les centaines disponibles. La Palette des objets ne diffère pas, par ailleurs, de celle étudiée dans les chapitres concernant Word.
La Bibliothèque et la barre d’outils Dans cette troisième zone d’affichage, nous retrouvons la Bibliothèque d’éléments qui se déploie entre la barre d’outils et votre document afin de vous donner accès à une partie des modèles de la Bibliothèque de projets…. LE GUIDE COMPLET 171
Chapitre 7
Excel 2008 : Premier contact
Juste en dessous se trouve la sélection des barres d’outils. La barre d’outils Standard ayant été vue au début et celles de formatage, de dessin et de films étant les mêmes que celles de Word, passons en revue celles qui restent.
La barre d’outils de dessin de bordures Figure 7.18 : La barre d’outils de dessin de bordures
Analogue à celle de la boîte à outils, cette barre vous permet de dessiner manuellement des bordures simples autour de vos cellules ou de les effacer si les séparations ne vous conviennent plus. Cette barre vous sera utile à l’issue d’une mise en forme automatique via Format/Mise en forme automatique…, lorsque vous souhaiterez procéder à des ajustements.
La barre d’outils Tableaux graphiques Figure 7.19 : La barre d’outils Tableaux graphiques
Affichable via ce menu, cette barre vous guide dans le dessin de tableaux graphiques lorsque vous désirez afficher une liste de résultats sous la forme d’un diagramme en barres ou en camembert. Pour montrer un exemple, nous allons commencer par la personnaliser :
1 Rendez-vous dans Affichage/Personnaliser les barres d’outils et les menus…. 2 Dans la liste de gauche Catégories, sélectionnez Graphiques. 3 Dans la liste Commandes, glissez déposez Secteur 3D sur la barre d’outils Graphiques. 4 Répétez l’opération avec d’autres commandes si besoin est. 5 Fermez la boîte de dialogue Personnaliser les barres d’outils et les menus….
172 LE GUIDE COMPLET
Le menu Affichage d’Excel 2008
Chapitre 7
Figure 7.20 : La boîte de dialogue Personnaliser les barres d’outils et les menus
Observez les modifications apportées à votre barre d’outils Graphiques. Nous allons maintenant créer un diagramme en forme de camembert, utile lors d’une présentation PowerPoint par exemple :
1 Créez un classeur Excel vide. 2 Dans la première colonne, frappez cinq intitulés ou plus. 3 Dans la colonne adjacente, entrez une série de chiffres correspondants. 4 Sélectionnez l’ensemble de vos données par un clic maintenu en les survolant. 5 Dans la barre d’outils Graphiques, cliquez sur Secteur 3D. Excel crée en dessous de vos données un camembert en relief assorti d’une légende. En cliquant sur ce camembert, vous pouvez d’une manière simple et visuelle : j j
écarter les portions afin de mieux profiter de l’effet 3D ; modifier le fond, les couleurs, le relief, les légendes.
Figure 7.21 : Un exemple de graphique en camembert
LE GUIDE COMPLET 173
Chapitre 7
Excel 2008 : Premier contact
Amusez-vous à modifier la valeur de vos données ; vous constatez que le graphique reste lié… C’est tout l’intérêt de cette représentation graphique. Elle reste en lien dynamique avec vos données.
La barre d’outils Base de données Figure 7.22 : La barre d’outils Bases de données
À l’aide de cette barre qui n’a pas son équivalent dans la boîte à outils, vous lancez une requête sur une base de données et actualisez la source.
La barre d’outils Formulaires Très utile si vous utilisez Excel pour créer des formulaires, cette barre vous permet de placer des boutons dans une feuille de calcul qui guideront l’utilisateur à travers un questionnaire à remplir.
Figure 7.23 : La barre d’outils Formulaires
La barre d’outils Révision des formules Cette barre vous assiste dans la vérification de vos formules en identifiant les erreurs de syntaxe.
Figure 7.24 : Un exemple de liste avec une moyenne sans erreurs
La barre d’outils Listes Destiné à trier vos listes de données, l’Assistant Liste vous guide dans cette tâche fastidieuse et classe vos éléments suivant des critères simples que vous paramétrez.
174 LE GUIDE COMPLET
Le menu Affichage d’Excel 2008
Chapitre 7
Figure 7.25 : Un exemple de tri de liste
L’Assistant Tableaux croisés dynamiques Également disponible cet outil particulièrement lorsque de chiffres et que vous chaque chiffre.
dynamique,
via Données/Rapport de tableau croisé permet d’analyser des totaux associés, vous devez faire la somme d’une longue liste voulez comparer plusieurs faits à propos de
Figure 7.26 : L’Assistant Tableaux croisés dynamiques
Comme un rapport de tableau croisé dynamique est interactif, vous pouvez modifier l’affichage des données pour voir des détails supplémentaires ou calculer des synthèses, telles que des comptes ou des moyennes.
La barre d’outils Commentaires Semblable à la barre d’outils Vérification, cette barre permet d’associer des commentaires analogues à des "post-it" sur des cellules et d’envoyer le fichier Excel et les commentaires par email. Figure 7.27 : La barre d’outils de commentaires
LE GUIDE COMPLET 175
Chapitre 7
Excel 2008 : Premier contact
7.7. La barre de formules Présente dans les précédentes versions d’Excel, peut-être souhaiterezvous l’afficher en permanence. Faute de quoi, il vous faudra doublecliquer sur une cellule contenant une formule pour afficher son équation et les liens vers d’autres cellules, symbolisés par des couleurs différentes comme vous l’aurez peut-être remarqué juste avant dans l’exemple de liste avec une moyenne sans erreurs. Figure 7.28 : La barre d’outils des formules
Dans la quatrième zone du menu Afficher se trouvent les en-têtes et pieds de page dans Excel. Ils se comportent de la même manière que dans Word.
7.8. Les Commentaires Ils vous permettent d’associer un post-it à une cellule. Une fois posé, la présence d’un commentaire se traduit par un petit triangle rouge en haut et à droite de la cellule. En le survolant, vous faites apparaître le commentaire. Si vous préférez une méthode plus systématique, pensez à utiliser la barre d’outils Commentaires qui vous permet de naviguer d’un commentaire à un autre. La cinquième et dernière zone du menu Afficher ne présente pas de difficultés particulières. La boîte de dialogue Affichages personnalisés enregistre vos espaces de travail et vous permet de les rappeler à loisir. Le Plein écran étend votre classeur sur la totalité de votre écran. Le Zoom double la fonction déjà rencontrée dans la barre d’outils Standard.
7.9. Conclusion Nous avons vu les trois premiers menus d’Excel 2008, Fichier, Édition, Affichage ainsi que les barres d’outils et la boîte à outils. Le chapitre suivant sera consacré, à travers des exemples, à la manipulation des listes et des formules et à l’exploitation des résultats. 176 LE GUIDE COMPLET
Excel 2008 : Les formules Première formule : une soustraction ............................................................................. 178 Deuxième formule : une somme automatique ........................................................... 179 Troisième formule : la fonction logique « Si » .............................................................. 181 Les opérateurs de calcul .................................................................................................. 182 Les opérateurs arithmétiques ......................................................................................... 182 Le menu Insérer d’Excel 2008 ........................................................................................ 192 Le menu Format d’Excel 2008 ....................................................................................... 196 Conclusion ........................................................................................................................... 199
Chapitre 8
Excel 2008 : Les formules
Vous vous êtes familiarisé avec la manipulation des cellules. Il est temps de vous lancer dans la confection de vos premières formules.
8.1. Première formule : une soustraction Justement, à propos de confection, imaginons que vous ayez à compter pour un magasin de vêtements l’état d’un stock. Cet état comprend plusieurs types de données. Le stock d’arrivée vous est réclamé par exemple chaque semaine afin de procéder à des réassortissements. Vous disposez donc des informations suivantes : j j j j
un stock de départ ; des entrées ; des sorties ; un stock d’arrivée.
Pour répondre à cette demande :
1 Ouvrez une feuille Excel vierge. 2 Définissez vos en-têtes de ligne et de colonne. 3 Dans la première cellule de la colonne Stock d’arrivée, activez le mode Formule en saisissant =. 4 Cliquez sur la valeur du stock de départ. 5 Tapez −. 6 Cliquez sur la valeur des sorties. 7 Appuyez sur [Ä] pour sortir du mode Formule. Une erreur s’affiche…
Ressaisissez votre formule en veillant à ne pas laisser d’espace entre l’identifiant de cellule et l’opérateur logique et évitez les erreurs algébriques notoires, comme la division par zéro.
Votre résultat s’affiche pour la première ligne.
178 LE GUIDE COMPLET
Deuxième formule : une somme automatique
Chapitre 8
J’ai calculé séparément ma soustraction et ça ne fonctionne pas
Si vous entrez manuellement le résultat précédent sans passer par le mode Formule, Excel ne peut pas mettre à jour votre état de stock pour cette cellule et les suivantes. N’oubliez pas de saisir = dans la cellule où votre formule sera calculée…
Figure 8.1 : Un calcul de stock
Vous pouvez répéter ce calcul pour les lignes suivantes mais cela promet d’être fastidieux... Pour répéter la même opération sur les lignes suivantes :
1 Copiez le résultat du stock d’arrivée en utilisant [Pomme]+[C]. 2 Sélectionnez par un clic maintenu les cellules du dessous jusqu’à votre dernier article. 3 Collez en utilisant [Pomme]+[V]. Remarquez la présence d’une icône en bas à droite qui vous propose différentes options de collage :
Figure 8.2 : Les options de collage
Entraînez-vous à modifier ces options de collage en cliquant sur le bouton radio correspondant pour juger des résultats puis revenez au réglage par défaut.
8.2. Deuxième formule : une somme automatique On vous demande maintenant de donner l’état des ventes sur un mois article par article.
LE GUIDE COMPLET 179
Chapitre 8
Excel 2008 : Les formules
Si vous copiez via [Pomme]+[C] puis collez via [Pomme]+[V], vous copierez par défaut la valeur de la cellule et non l’ensemble des informations la contenant. Procédez comme suit :
1 2 3 4 5
Tapez =. Sélectionnez la cellule visée. Appuyez sur [Ä]. Répétez l’opération autant de fois que nécessaire Sélectionnez la colonne d’un article en choisissant en dessous deux cellules vides. 6 Via la barre d’outils Standard, demandez une Somme automatique. 7 Le résultat doit s’afficher dans la dernière cellule. Votre première ligne de l’état des ventes sur un mois devrait être :
Figure 8.3 : L’état des ventes sur une semaine
En respectant cette manière de traiter vos données, en cas d’erreur sur un chiffre dans votre stock de départ, vous pourrez le modifier sans avoir à vérifier votre calcul de haut en bas. Une fois vos données entrées, votre état mensuel des ventes devrait ressembler à cela :
Figure 8.4 : L’état des ventes sur un mois
Un losange jaune avec un point d’exclamation s’affiche. En cliquant dessus, vous obtenez plusieurs options de recherche et de réparation des erreurs de formules. Excel, qui a horreur du vide, a en effet repéré qu’une cellule vide se trouve entre vos données et la somme automatique. Nous aurions pu éviter cet espace en sélectionnant la cellule immédiatement en dessous des données mais l’occasion vous est donnée de voir comment fonctionne la vérification des formules dans 180 LE GUIDE COMPLET
Troisième formule : la fonction logique « Si »
Chapitre 8
Excel. Explorez les différentes options qui s’offrent à vous pour supprimer cette cellule vide ou l’ignorer. Nous aurions pu également, toujours dans le mode Formule activé par [=] dans la cellule destinée à afficher notre somme, cliquer sur les cellules concernées par l’addition. Cette façon de faire sera à privilégier lorsque les cellules ne sont pas adjacentes et ne sont pas trop nombreuses.
8.3. Troisième formule : la fonction logique « Si » Outre les opérateurs algébriques classiques, Excel dispose d’opérateurs logiques conditionnels qui vous permettent d’automatiser vos feuilles. Imaginons que vous désirez fidéliser vos meilleurs clients en leur offrant une remise sur le volume de leurs achats. En deçà de 3 000 Q, ils auront 5 % de réduction, au-delà 10 % :
Figure 8.5 : Une réduction sous conditions
Pour appeler la fonction logique SI et rédiger votre formule :
1 Saisissez = dans la cellule désirée. 2 Tapez la première lettre de la fonction désirée ; un menu contextuel sur fond jaune s’affiche. Sélectionnez SI. 3 Sélectionnez la cellule à surveiller. 4 Tapez <. 5 Saisissez le chiffre seuil pour vos paliers de réduction. 6 Tapez ; pour passer à l’opération logique suivante. 7 Sélectionnez la cellule surveillée. 8 Tapez *, le symbole de la multiplication. 9 Saisissez le pourcentage de réduction souhaitée sans oublier le %. Autrement, le chiffre sera considéré dans son entier. 10 Tapez ; pour passer à l’opération logique suivante. 11 Sélectionnez la cellule surveillée. 12 Tapez *, le symbole de la multiplication. LE GUIDE COMPLET 181
Chapitre 8
Excel 2008 : Les formules
13 Saisissez le pourcentage de réduction souhaitée avec son %. 14 Appuyez sur [Ä]. 15 Sélectionnez de nouveau la cellule et copiez-la en utilisant [Pomme]+[C]. 16 Sélectionnez les cellules du dessous concernées par cette réduction. 17 Collez la formule en utilisant [Pomme]+[V]. Vos réductions doivent s’afficher client par client dans la colonne Remise.
Pensez au séparateur ;
Pensez à séparer vos opérations logiques par le [;] dans chaque formule "complexes"d’Excel. Ce séparateur permet de sérier les opérations à accomplir. L’aide contextuelle d’Excel vous assiste en affichant durant cette opération délicate l’état de votre formule en mettant en gras sur fond jaune la zone sur laquelle vous travaillez.
Exercez-vous à créer des formules contenant ces trois premiers exemples. Utilisez aussi les fonctions Moyenne, Max et Min qui vous donnent respectivement la moyenne, la plus grande et la plus petite d’une suite de valeurs.
8.4. Les opérateurs de calcul Pour aller plus loin, penchons-nous sur ces formules en général. Les opérateurs spécifient le type de calcul que vous voulez effectuer sur les éléments d’une formule. Excel réalise des calculs selon un ordre standard. Vous pouvez également contrôler l’ordre des calculs.
8.5. Les opérateurs arithmétiques Pour effectuer les opérations mathématiques de base (addition, soustraction ou multiplication), combiner des nombres et obtenir des résultats numériques, utilisez les opérateurs arithmétiques suivants.
182 LE GUIDE COMPLET
Les opérateurs arithmétiques
Chapitre 8
Opérateur arithmétique
Signification (exemple)
+ (signe plus)
Addition (3+3)
– (signe moins)
Soustraction (3–1) ou négation (–1)
* (astérisque)
Multiplication (3*3)
/ (barre oblique)
Division (3/3)
% (signe pourcentage)
Pourcentage (20 %)
Signe ^
Élévation à la puissance (3^2)
Opérateurs de comparaison Vous pouvez comparer deux valeurs avec les opérateurs suivants. Lorsque deux valeurs sont comparées à l’aide de ces opérateurs, le résultat est la valeur logique VRAI ou FAUX. Opérateur de comparaison
Signification (exemple)
= (signe égal)
Égal à (A1=B1)
> (signe supérieur à)
Supérieur à (A1>B1)
< (signe inférieur à)
Inférieur à (A1
>= (signe supérieur ou égal à)
Supérieur ou égal à (A1>=B1)
<= (signe inférieur ou égal à)
Inférieur ou égal à (A1<=B1)
<> (signe différent de)
Différent de (A1<>B1)
Utilisez le "et" commercial (&) pour joindre une ou plusieurs chaînes de caractères afin d’obtenir un seul texte. Opérateur de jointure
Signification (exemple)
[&}] (et commercial)
Joint deux valeurs pour obtenir une valeur de texte continue ("Nord"&"ouest")
LE GUIDE COMPLET 183
Chapitre 8
Excel 2008 : Les formules
Opérateurs de référence Combinez des plages de cellules pour effectuer des calculs avec les opérateurs suivants. Opérateur de référence
Signification (exemple)
[:}] (deux-points)
Opérateur de plage qui permet d’obtenir une référence pour toutes les cellules entre deux références, y compris les deux références (B5:B15).
[;}] (point-virgule)
Opérateur d’union qui combine plusieurs références dans une référence (SOMME(B5:B15;D5:D15)).
(espace simple)
Opérateur d’intersection qui permet d’obtenir une référence pour les cellules communes aux deux références (B7:D7 C6:C8).
Ordre des opérations dans les formules Une formule dans Excel commence toujours avec le signe égal [=]. Les éléments du calcul (opérandes), séparés par des opérateurs de calcul, figurent après le signe [=]. Excel calcule la formule de gauche à droite, selon un ordre spécifique pour chaque opérateur dans la formule. j j
Si vous combinez plusieurs opérateurs dans une formule, Excel effectue les opérations dans l’ordre indiqué dans le tableau suivant. Si une formule contient des opérateurs avec la même priorité – par exemple, si une formule contient un opérateur de multiplication et un opérateur de division –, Excel prend en compte les opérateurs de gauche à droite.
Opérateur
Description
[:] (deux-points) [;}] (point-virgule) (espace simple)
Opérateurs de référence
[-] (signe moins)
Négation (comme dans -1)
[%] (signe pourcentage)
Pourcentage
Signe [^]
Élévation à la puissance
[*] (astérisque) [/] (barre oblique)
Multiplication et division
184 LE GUIDE COMPLET
Les opérateurs arithmétiques
Chapitre 8
Opérateur
Description
[+] (signe plus) [-] (signe moins)
Addition et soustraction
[&] (et commercial)
Lie deux chaînes de caractères (concaténation)
[=] (signe égal) [>] (signe supérieur à) [<] (signe inférieur à) >= (signe supérieur ou égal à) <= (signe inférieur ou égal à) <> (signe différent de)
Comparaison
Pour modifier l’ordre d’évaluation, placez entre parenthèses la partie de la formule devant être calculée en premier. Par exemple, la formule suivante donne le résultat 11 car Excel calcule la multiplication avant l’addition. La formule multiplie 2 par 3 puis ajoute 5 au résultat. =5+2*3
Toutefois, si vous utilisez des parenthèses pour modifier la syntaxe, Excel ajoute 5 et 2 puis multiplie le résultat par 3 pour obtenir 21. =(5+2)*3
Dans cet exemple, les parenthèses qui encadrent la première partie de la formule forcent Excel à calculer B4+25 puis à diviser le résultat par la somme des valeurs des cellules D5, E5 et F5 : =(B4+25)/SOMME(D5:F5)
Conversion des valeurs dans les formules par Excel Lorsque vous entrez une formule, Excel attend certains types de valeurs pour chaque opérateur. Si vous entrez un type de valeur différent de celui attendu, Excel est parfois en mesure de convertir la valeur. La formule
donne le résultat
Commentaire
="1"+"2"
3
Lorsque vous utilisez le signe plus [+], Excel attend des nombres dans la formule. Même si les guillemets indiquent que "1" et "2" sont des valeurs de texte, Excel convertit automatiquement les valeurs de texte en nombres.
LE GUIDE COMPLET 185
Chapitre 8
Excel 2008 : Les formules
La formule
=1+"4,00
"
="01/06/2001" -"01/05/2001"
donne le résultat
Commentaire
5
Lorsqu’une formule attend un nombre, Excel convertit le texte s’il est dans un format généralement accepté pour un nombre.
31
Excel interprète le texte comme une date au format jj/mm/aaaa, convertit les dates en numéros de série, puis calcule la différence entre ceux-ci.
=RACINE("8+1") #VALEUR!
="A"&VRAI
AVRAI
Excel ne peut pas convertir le texte "8+1" en nombre. Vous pouvez utiliser "9" ou "8"+"1" au lieu de "8+1" pour convertir le texte en nombre et renvoyer le résultat 3. Lorsque du texte est attendu, Excel convertit les nombres et valeurs logiques telles que VRAI et FAUX en texte.
Modification d’une formule Une fois votre formule définie dans une cellule donnée, vous pouvez avoir besoin de la modifier :
1 Double-cliquez sur la cellule contenant la formule. 2 Dans Affichage, cliquez sur Concepteur de formule. 3 Modifiez la formule dans la section Arguments de la fenêtre Concepteur de formule. 4 Lorsque vous avez terminé, appuyez sur [Ä].
Déplacement ou copie d’une formule Lorsque vous déplacez une formule, les références de cellule dans la formule ne sont pas modifiées quel que soit le type de référence utilisé, qu’elle soit absolue ou relative. Lorsque vous copiez une formule, les références de cellule peuvent changer en fonction du type de référence de cellule utilisé. Par exemple une formule SOMME entre deux cellules copiées dans la ligne du dessous ira chercher les valeurs des deux cellules du dessous si la référence est relative ou celle des deux cellules
186 LE GUIDE COMPLET
Les opérateurs arithmétiques
Chapitre 8
initiales si la référence est absolue. Il est donc nécessaire par moments de basculer d’une référence absolue à une référence relative :
1 Sélectionnez la cellule contenant les références de cellule à modifier. 2 Dans la barre de formule, cliquez sur la référence de cellule à modifier. 3 Appuyez sur [Pomme]+[T] pour vous déplacer dans les combinaisons. Dans le tableau suivant, la colonne Devient reflète la manière dont un type de référence est mis à jour si une formule contenant la référence est copiée deux cellules plus bas, à droite. La référence (description)
Devient
$A$1 (absolue et ligne absolue)
$A$1
A$1 (relative et ligne absolue)
C$1
$A1 (colonne absolue et ligne relative)
$A3
A1 (colonne relative et ligne relative)
C3
Pour déplacer une formule :
1 Sélectionnez la cellule contenant la formule à déplacer. 2 Allez dans Édition/Couper ou faites [Pomme]+[X]. 3 Sélectionnez la cellule vers laquelle vous voulez déplacer la formule. 4 Procédez de l’une des manières suivantes : Pour déplacer la formule et la mise en forme, cliquez sur Édition/Coller ou utilisez [Pomme]+[V]. Pour déplacer la formule uniquement, cliquez sur Édition/Collage spécial puis sur Formules.
Copie d’une formule Pour copier et coller une formule :
1 Sélectionnez la cellule contenant la formule à copier. 2 Rendez-vous sur Édition/Copier.
LE GUIDE COMPLET 187
Chapitre 8
Excel 2008 : Les formules
3 Sélectionnez la cellule dans laquelle vous voulez copier la formule. 4 Procédez de l’une des manières suivantes : Pour coller la formule et la mise en forme, cliquez sur Édition/Coller. Pour coller la formule uniquement, cliquez sur Édition/Collage spécial puis sur Formules. Poignée de recopie et déplacement par glisser déposer
Vous pouvez copier des formules de cellules adjacentes en utilisant la poignée de recopie. Sélectionnez la cellule contenant la formule copiée puis faites glisser la poignée de recopie sur la plage à compléter. Excel ajuste automatiquement les références de cellule pour inclure les valeurs correctes dans chaque ligne. Vous pouvez aussi déplacer des formules en faisant glisser la bordure de la cellule sélectionnée vers la cellule supérieure gauche de la zone de collage. Les données existantes sont remplacées.
Remplacement d’une formule par son résultat Vous pouvez remplacer une formule par sa valeur calculée afin qu’elle ne soit pas recalculée. Vous pouvez par ailleurs remplacer uniquement une partie d’une formule que vous ne voulez pas recalculer. Le remplacement partiel ou total est destructif
Lorsque vous remplacez une formule par sa valeur, Excel supprime définitivement la formule. Si vous remplacez accidentellement une formule par sa valeur et que vous vouliez rétablir la formule, cliquez sur Édition/Annuler immédiatement après avoir entré ou collé la valeur.
Remplacement d’une formule par sa valeur calculée Pour remplacer une formule par sa valeur calculée :
1 Sélectionnez la cellule qui contient la formule. Si la formule est une formule matricielle, sélectionnez la plage de cellules contenant la formule matricielle. 188 LE GUIDE COMPLET
Les opérateurs arithmétiques
Chapitre 8
2 Cliquez sur Édition/Copier. 3 Cliquez sur Édition/Coller. 4 Cliquez sur la flèche en regard de Options de collage puis sur Valeurs uniquement.
Remplacement d’une partie de la formule par sa valeur calculée 1 Sélectionnez la cellule qui contient la formule. 2 Dans la barre de formule, sélectionnez la partie de la formule que vous voulez remplacer par sa valeur calculée. Inclure l’opérande entier
Lorsque vous sélectionnez la partie de la formule que vous voulez remplacer, assurez-vous d’inclure l’opérande entier. Par exemple, si vous sélectionnez une fonction, vous devez sélectionner le nom complet de la fonction, la parenthèse ouvrante, les arguments et la parenthèse fermante.
3 Appuyez sur [Pomme]+[=]. Excel calcule la partie sélectionnée de la formule. 4 Appuyez sur [Retour]. S’il s’agit d’une formule matricielle, appuyez sur [Pomme]+[Retour]. Excel remplace la partie sélectionnée de la formule par sa valeur calculée.
Les erreurs de formules Comme le vérificateur orthographique ou le vérificateur de grammaire, il existe un vérificateur de formules qui teste la cohérence de vos formules. Une cellule présentant une formule erronée affiche un triangle vert dans l’angle supérieur gauche. Excel vous propose en général de repérer l’erreur en cliquant sur le point d’exclamation jaune qui apparaît en passant la souris sur ce triangle vert. Pour vous aider à repérer les problèmes qui peuvent se poser, voici les différents types d’erreur susceptibles de se présenter :
LE GUIDE COMPLET 189
Chapitre 8
Excel 2008 : Les formules
##### Il s’agit d’un problème d’affichage. Élargissez la colonne contenant la cellule à problème en passant votre souris sur un séparateur de colonne. Si vous préférez, mais ce sera plus long, demandez à ajuster le contenu à la case :
1 Rendez-vous dans Format/Cellule. 2 Rendez-vous dans Alignement. 3 Cliquez sur Ajuster.
#DIV/0! Cette erreur est produite lors d’une division par 0. Vérifiez chacune des références de votre formule pour repérer quelle case contient un résultat nul. Vous pouvez aussi empêcher le calcul si le dénominateur est égal à 0 en posant cette condition : =SI(Case à tester=0;"",Formule)
Remplacez ’Case à tester’
par la case devant être non nulle et ’Formule’
par votre formule d’origine.
#N/A Excel affiche cette erreur lorsqu’il ne trouve pas de valeur nécessaire au bon fonctionnement d’une formule ou d’une fonction. Vérifiez votre formule et saisissez les paramètres indispensables aux fonctions utilisées. Vérifiez aussi que chaque cellule servant de référence dans votre fonction affiche un résultat.
#NOM? Cette erreur apparaît lorsque Excel ne reconnaît pas le texte dans une formule. Vérifiez l’existence du nom utilisé, si vous avez employé ce nom pour référencer un cellule, une plage de cellules, une formule ou une valeur constante ainsi que son orthographe. Vérifiez également que vous n’avez pas omis les : nécessaires à la référence d’une plage. 190 LE GUIDE COMPLET
Les opérateurs arithmétiques
Chapitre 8
#NUL! Cette erreur survient lorsque vous désignez une intersection de plages non adjacentes. Vérifiez que vous avez bien placé les : pour séparer la première cellule de la dernière cellule de la plage référencée. Par exemple, A1:A5 fait référence à la plage qui s’étend de la cellule A1 à A5 incluse. Pour faire référence à deux zones qui ne se coupent pas, utilisez l’opérateur d’union ; . Par exemple, si votre formule additionne deux plages, veillez à les séparer par un point-virgule : SOMME(A1:A10;C1:C10)
#NOMBRE! Votre donnée numérique attendue n’est pas correcte. Veillez à fournir aux fonctions utilisées les paramètres demandés.
#REF! Une référence de cellule (exemple : Feuille1!A1 est une référence de cellule) n’est pas valide. Vérifiez que les références demandées par les formules sont disponibles. Il peut s’agir de l’existence d’une cellule, d’une plage, de l’accès à un fichier ou un programme…
#VALEUR! Le type d’argument ou d’opérande (les opérandes sont les éléments situés de chaque côté d’un opérateur) est inapproprié pour la formule que vous avez choisie. Les arguments et opérande peuvent être : j j j j j
des des des des des
valeurs numériques ; valeurs texte ; références de cellule ; noms ou étiquettes ; fonctions.
Les types d’arguments sont spécifiques à chaque fonction. Veillez à suivre l’indication fournie par Excel lors de la frappe d’une fonction.
LE GUIDE COMPLET 191
Chapitre 8
Excel 2008 : Les formules
8.6. Le menu Insérer d’Excel 2008 Retournons maintenant à l’exploration des menus et intéressons-nous au menu Insérer d’Excel.
Figure 8.6 : le menu Insérer d’Excel 2008
Contrairement à un texte saisi au kilomètre, une feuille de calcul nécessite souvent des rajouts, des insertions et des suppressions pour lesquelles Excel est bien doté.
Insertion d’un élément La première zone vous permet d’insérer : j Une cellule.
Figure 8.7 : L’insertion et la suppression dans Excel
Notez la similarité entre l’insertion et la suppression qui vous pousse à rester vigilant concernant la cohésion de vos calculs. j j j
Une ligne. Une colonne. Un graphique… qui appelle la bibliothèque des éléments et ses graphiques spécifiques à Excel.
Figure 8.8 : Un graphique de type radar
192 LE GUIDE COMPLET
Le menu Insérer d’Excel 2008
Chapitre 8
Moins usités que les graphiques en barres, ces graphiques de type radar vous seront utiles pour observer la répartition d’une clientèle ou afficher une tendance dans un sondage.
Insertion d’une liste Dès que vous avez une série de données comme celles que nous avons traitées lors de la somme automatique, il peut être utile de les trier à travers l’Assistant Liste. Vous l’appelez par Insérer/Liste… et pouvez décider d’utiliser tout ou seulement une partie des données du classeur ouvert ou des données externes.
Insertion d’une feuille Vous retrouvez ici les familles d’éléments d’Excel pouvant être insérés dans un classeur : j j j j
une Feuille vierge ; une Feuille de graphique ; une Feuille de liste ; Autre… appelant la boîte de dialogue des modèles d’Excel.
Ce n’est qu’une autre manière d’insérer les éléments vus dans la première zone de ce menu, Excel se référant à chaque fois à la dernière zone de données rencontrées.
Insertion d’un saut de page Dans cette quatrième zone, vous pouvez insérer un saut de page. Ce dernier a été vu dans les chapitres consacrés à Word. L’usage n’est pas différent dans Excel.
Insérer une fonction Vous privilégierez la frappe du signe = pour activer le mode Formule.
LE GUIDE COMPLET 193
Excel 2008 : Les formules
Chapitre 8
Mode Formule dans une liste
Lorsque vous activez le mode Formule dans une cellule de liste, Excel interprète la colonne correspondante comme une colonne calculée. Faites attention aux données non calculées qui risquent d’être perdues durant cette opération.
Figure 8.9 : La conversion d’une colonne en colonne calculée
Insertion d’un nom Il peut être plus facile pour des utilisateurs débutants de définir vos données avec des noms plus accessibles. Le sous-menu Insérer/Nom… est fait pour ça : j Définir j Créer j Coller
;
; ;
j Appliquer.
Il vous permet de définir sous un seul nom un groupe de cellules ou une liste. Ce nom est ensuite identifié par Excel de manière transparente. Reprenons l’exemple des ventes de polos…
1 Sélectionnez les ventes de la première semaine. 2 Dans la barre de formule, tapez messtocks puis appuyez sur [Ä]. Les ventes de la première semaine sont maintenant identifiées sous ce nom. Vous pouvez le vérifier en rappelant Insérer/Nom. La zone apparaît maintenant dans le champ central prêt à servir. 3 Saisissez une formule, MOYENNE par exemple, puis définissez entre les crochets le nom « messtocks » pour que l’opération soit automatiquement exécutée en appuyant sur [Ä].
Figure 8.10 : Définir un groupe de cellules sous un nom
194 LE GUIDE COMPLET
Le menu Insérer d’Excel 2008
Chapitre 8
Prenez note de quelques directives à respecter : Directives
Description
Caractères autorisés
Le premier caractère d’un nom doit être une lettre ou un caractère de soulignement tel que l’underscore : _. Les autres caractères peuvent être des lettres, des nombres, des points et des caractères de soulignements. Dans certaines langues, Excel peut remplacer certains caractères par des traits de soulignement.
Syntaxe
Les espaces ne sont pas autorisés. Les caractères de soulignement et les points peuvent être utilisés comme séparateurs de mots. Par exemple, Taxe_Ventes ou Premier.Trimestre.
Conflits entre références de cellule
Les noms ne peuvent pas être semblables à une référence de cellule (Z$100, BIN9 ou R1C1).
Nombre maximal de caractères
Un nom peut contenir jusqu’à 255 caractères. Si un nom défini pour une plage contient plus de 253 caractères, vous ne pouvez pas le sélectionner à partir de la zone Nom mais vous pouvez l’utiliser dans des formules.
Respect de la casse
Les noms peuvent contenir des lettres minuscules et majuscules mais Excel ne fait pas la différence entre les deux. Par exemple, si vous avez nommé une cellule Ventes et une autre cellules VENTES dans le même classeur, le second nom remplace le premier.
Insertion d’un commentaire Déjà abordé dans la barre d’outils Commentaires, l’insertion d’un commentaire vous permet de donner des renseignements à des utilisateurs qui ne trouveraient pas vos formulaires et vos feuilles de calcul assez explicites. C’est fréquemment le cas ; le travail en finesse nous pousse à perdre de vue le sens global, comme nous en avertissait Blaise Pascal…
Insertion d’une Image Dans cette dernière zone, vous retrouvez des commandes familières dans les chapitres sur Word.
LE GUIDE COMPLET 195
Chapitre 8
Excel 2008 : Les formules
Notez la présence de l’Organigramme hiérarchique qui vous permet de définir l’organigramme d’une structure pour l’insérer dans un feuille Excel.
Figure 8.11 : L’organiseur de diagrammes hiérarchiques
8.7. Le menu Format d’Excel 2008 La mise en valeur des données compte pour moitié dans une présentation réussie. Vous l’avez probablement compris lors de l’exemple du graphique en camembert ou du graphique de type radar. La lisibilité d’un rapport est extrêmement importante. Une tendance fréquente chez les débutants est de remplir un rapport par un excès de données. Pour éviter cet écueil, pensez à présenter votre document Excel dans PowerPoint en suivant les règles habituelles aux diapositives où les informations restent choisies avec rigueur et les commentaires sobres. Votre propre démonstration trouvera d’autant mieux sa place si vous devez présenter votre travail devant un auditoire. Excel modifie automatiquement certains formats…
Lorsque vous entrez des nombres des valeurs de dates, d’heures ou de devises, Excel les reconnaît et leur fait correspondre le format de cellule. Pour qu’Excel ne modifie pas le format de cellule automatiquement, appliquez le format de cellule Texte à la cellule avant d’entrer le nombre. Un nombre formaté comme texte est aligné à gauche et non à droite. Il n’est pas pris en compte dans les calculs. 1 Sélectionnez les cellules où vous voulez appliquer le format texte.
2 Pour sélectionner toutes les cellules d’une feuille, cliquez sur le carreau dans l’angle supérieur gauche de la grille de la feuille.
3 Allez dans Affichage/Palette de mise en forme. 4 Sous Nombre, dans le menu contextuel Format, cliquez sur Texte. Enfin, pour empêcher occasionnellement la mise en forme automatique des nombres, tapez une ['] comme premier caractère dans la cellule, suivi par le nombre. Lorsque vous appuyez sur [Retour], 196 LE GUIDE COMPLET
Le menu Format d’Excel 2008
Chapitre 8
l’apostrophe apparaît dans la barre de formule mais pas sur la feuille. Par exemple, cette méthode permet d’afficher un signe égal visible comme premier caractère dans une cellule, en empêchant Excel d’interpréter le signe égal comme le début d’une formule…
En règle générale, privilégiez les formatages simples, sans fioritures et les polices de caractères connues de tous.
Figure 8.12 : Le menu Format d’Excel 2008
Séparé en deux zones, ce menu vous permet de mettre en forme vos feuilles Excel depuis leurs éléments, les cellules, jusqu’aux classeurs complets.
Figure 8.13 : La boîte de dialogue Format de cellule dans l’onglet Nombre catégorie Monétaire
Comme dans Word, vous trouverez dans cette boîte de dialogue des informations plus complètes que dans la Palette de formatage de la boîte à Outils d’Excel. Notez en particulier la présence d’un onglet Protection qui vous permet de masquer et/ou de verrouiller une partie des cellules de votre feuille. Ce masquage est également accessible par ligne, colonne ou feuille dans Format/Ligne, Colonne ou Feuille. La seconde zone de Format est consacrée aux mises en forme automatiques, conditionnelles et de style. La Mise en forme automatique… vous permet d’afficher un résultat honorable pour vos tableaux bien que sa provenance soit vite reconnaissable. LE GUIDE COMPLET 197
Chapitre 8
Excel 2008 : Les formules
Figure 8.14 : La Mise en forme automatique…
La Mise en forme conditionnelle… vous permet de surveiller la présence d’une formule ou la détection de valeurs d’une cellule en leur appliquant une mise en forme conditionnelle. Par exemple, vous pouvez spécifier l’application d’une mise en forme verte à une cellule si sa valeur est supérieure aux prévisions de ventes et d’une mise en forme rouge dans le cas contraire. Si la valeur de la cellule change et ne correspond plus à la condition spécifiée, Excel supprime la mise en forme de la cellule mais conserve la condition appliquée afin que la mise en forme conditionnelle soit appliquée à nouveau automatiquement, lorsque la condition est à nouveau remplie. Les critères de comparaison de cellule sont : j j j j j j j j
comprise entre telle et telle cellule que vous avez à définir ; non comprise entre ; égale à ; différente de ; supérieure à ; inférieure à ; supérieure ou égale à ; inférieure ou égale à.
Dans l’exemple joint, trois critères ont été définis mais vous pouvez en ajouter davantage.
Figure 8.15 : La mise en forme conditionnelle
198 LE GUIDE COMPLET
Conclusion
Chapitre 8
Enfin, la boîte de dialogue Style vous permet de définir, comme pour Word, des styles spécifiques que vous appliquerez à des cellules ou à des groupes de cellules.
Figure 8.16 : La boîte de dialogue Style
Pour créer un nouveau style :
1 Saisissez un nouveau nom dans le champ Normal. 2 Modifiez-le selon vos souhaits. 3 Cliquez sur Ajouter. Vous pourrez ensuite l’appeler par cette boîte de dialogue.
8.8. Conclusion À l’issue de ce chapitre, vous disposez d’un bagage suffisant pour construire des feuilles Excel et mener des calculs contenant des formules simples. Pour aller plus loin dan cette autonomie, au chapitre suivant, nous allons explorer les menus Outils et Données.
LE GUIDE COMPLET 199
Excel 2008 : Les outils Les outils de vérification orthographique et grammaticale ..................................... 202 Les outils de partage ........................................................................................................ 202 Les Assistants spécifiques .............................................................................................. 203 Le menu Données d’Excel 2008 .................................................................................... 209 Conclusion ........................................................................................................................... 220
Chapitre 9
Excel 2008 : Les outils
Nous allons maintenant, comme pour Word, explorer les outils qui vous permettent d’améliorer votre productivité sous Excel.
Figure 9.1 : Le menu Outils d’Excel 2008
9.1. Les outils de vérification orthographique et grammaticale Le menu Outils est constitué d’une première zone de vérification orthographique et grammaticale, la même que celle de Word.
9.2. Les outils de partage La deuxième zone, dite de partage, vous permet de travailler sur un classeur avec des utilisateurs distants. autorise des utilisateurs à partager votre travail. En activant Permettre une modification par plusieurs utilisateurs, votre document cesse d’être en lecture seule pour les utilisateurs distants. Les données seront fusionnées, avec tous les risques que cela comporte. Activez-la avec une prudence.
j Partager le classeur
Figure 9.2 : La boîte de dialogue Partager le classeur
202 LE GUIDE COMPLET
Les Assistants spécifiques
Chapitre 9
active le mode Suivi des modifications déjà vu dans Word ; son comportement est le même sous Excel. Notez la possibilité de suivre les modifications dans une zone partielle de votre feuille de calcul.
j Activer les modifications
Figure 9.3 : La boîte de dialogue Afficher les modifications
vous permet de programmer un message de rappel pour le suivi de vos modifications relatives à un fichier donné. Fusionner les classeurs…. Comme pour Word lors de la fusion de documents, cette commande est utile par exemple lorsque vous avez travaillé sur un projet avec deux équipes et que vous désirez réunir les données sous un seul classeur. Protection vous propose de protéger par un mot de passe votre feuille ou votre classeur, même s’il est partagé. Dans ce cas, le mot de passe devra être alloué avant le partage.
j Indicateur de message pour le suivi
j
j
9.3. Les Assistants spécifiques La troisième zone du menu Outils réunit des Assistants pour vos calculs : définit la donnée de départ d’une formule désignée afin d’atteindre une valeur cible. Par exemple, en vue d’obtenir une croissance de 10 % de votre chiffre d’affaires, 10 % seront votre valeur cible. Vous demandez à Excel de trouver le nombre de salariés à embaucher pour atteindre ce résultat, la formule sur laquelle vous vous appuyez ayant été définie d’après vos résultats de l’an passé.
j Valeur cible…
Figure 9.4 : La boîte de dialogue État de la recherche
LE GUIDE COMPLET 203
Chapitre 9
Excel 2008 : Les outils
affiche pour une même suite de données une hypothèse haute et une hypothèse basse, par exemple en changeant uniquement une partie des variables afin d’interpréter son influence. Pour configurer cette boîte de dialogue, suivez pas à pas les indications de l’Assistant Scénarios en cliquant sur Ajouter, Modifier, Supprimer, Fusionner ou Synthèse selon vos besoins.
j Gestionnaire de scénarios…
Figure 9.5 : La boîte de dialogue Gestionnaire de scénarios
réunit toutes les fonctions qui vous seront utiles pour identifier vos erreurs lorsque vous rencontrez des problèmes dans vos formules. Audit affiche en effet les relations entre les cellules.
j Audit
Figure 9.6 : Un repérage d’antécédent lors d’un audit
La valeur qui s’affiche dans une cellule peut être le résultat d’une formule ou peut être utilisée par une formule produisant un résultat incorrect. Les commandes d’audit assurent un suivi des relations entre les cellules et les formules à l’aide des flèches d’audit. Lorsque vous procédez à l’audit d’une feuille, vous pouvez repérer : j j j
les antécédents ; les cellules fournissant des données à une cellule spécifique ; les dépendants, qui sont les cellules dépendant de la valeur d’une cellule spécifique.
Pour repérer un antécédent :
1 Allez dans Outils/Audit/Afficher la barre d’outils Audit. 2 Sélectionnez la cellule contenant la formule pour laquelle vous voulez rechercher les cellules des antécédents.
204 LE GUIDE COMPLET
Les Assistants spécifiques
Chapitre 9
3 Pour afficher les flèches d’audit vers chaque cellule qui fournit directement des données à la cellule active, dans la barre d’outils Audit, cliquez sur Repérer les antécédents. Ma flèche est rouge ou noire au lieu d’être bleue…
Les flèches rouges indiquent les cellules posant problème. Si la cellule sélectionnée est référencée par une cellule dans une autre feuille ou un autre classeur, une flèche noire pointe depuis la cellule sélectionnée vers une icône de feuille. L’autre classeur doit être ouvert pour que Excel puisse suivre ces relations.
Figure 9.7 : Un repérage d’erreur dans un audit
4 Pour voir le code couleur des antécédents des arguments dans une formule, double-cliquez sur la cellule contenant la formule. 5 Pour sélectionner la cellule à l’autre bout d’une flèche, doublecliquez sur la flèche. Si la cellule se trouve dans une autre feuille ou un autre classeur, double-cliquez sur la flèche noire, puis sur la référence souhaitée dans la liste Atteindre. 6 Pour identifier le niveau suivant, répétez les opérations 2 et 3 en partant de la dernière cellule repérée. Pour repérer des formules faisant référence à une cellule spécifique :
1 Allez dans Outils/Audit/Afficher la barre d’outils Audit…. 2 Sélectionnez la cellule pour laquelle vous voulez afficher les cellules des dépendants. 3 Pour afficher les flèches d’audit dans chaque cellule qui dépend de la cellule active, dans la barre d’outils Audit, cliquez sur Repérer les dépendants. 4 Pour identifier le niveau suivant, répétez les opérations 2 et 3 en partant de la dernière cellule repérée. Pour supprimer des flèches d’audit :
1 Allez dans Outils/Audit/Afficher la barre d’outils Audit. 2 Procédez de l’une des manières suivantes : LE GUIDE COMPLET 205
Chapitre 9
Excel 2008 : Les outils
Pour supprimer les flèches d’audit en commençant par la cellule antécédente la plus éloignée de la cellule active, cliquez sur Supprimer les flèches des antécédents. Pour supprimer les flèches d’audit en commençant par la cellule dépendante la plus éloignée de la cellule active, cliquez sur Supprimer les flèches des dépendants. Pour supprimer toutes les flèches d’audit de la feuille, cliquez sur Supprimer toutes les flèches.
3 Pour supprimer un autre niveau de flèches d’audit des antécédents ou dépendants, cliquez de nouveau sur le bouton correspondant.
Correction d’une référence circulaire Une formule qui renvoie à sa propre cellule, directement ou indirectement, est une référence circulaire. Excel ne peut pas calculer automatiquement les classeurs ouverts quand l’un d’eux contient une référence circulaire. Vous pouvez supprimer une référence circulaire ou Excel peut calculer une fois chaque cellule impliquée dans une référence circulaire à l’aide des résultats du calcul précédent. Sauf si vous modifiez les paramètres pour une itération, Excel arrête de calculer après 100 itérations ou une fois que toutes les valeurs dans une référence circulaire changent de moins de 0,001 entre les itérations, à la première des deux occurrences. Il identifie alors formellement la référence circulaire. Pour localiser et supprimer une référence circulaire :
1 Si vous ne voyez pas la barre d’outils Référence circulaire, allez dans Affichage/Barres d’outils puis cliquez sur Référence circulaire. 2 Dans la barre d’outils Référence circulaire, cliquez sur la première cellule dans le menu contextuel Naviguer parmi les références circulaires. 3 Double-cliquez sur la cellule pour examiner la formule. Si vous ne pouvez pas déterminer si la cellule est la cause de la référence circulaire, elle doit pour cela contenir dans sa formule une référence directe ou indirecte à elle-même. Cliquez sur la cellule suivante du menu contextuel Naviguer parmi les références circulaires.
206 LE GUIDE COMPLET
Les Assistants spécifiques
Chapitre 9
Comment atteindre une erreur ?…
Si "Circulaire" apparaît sans référence à une cellule, c’est que la référence circulaire se trouve dans une cellule d’une feuille ou d’un autre classeur. Pour l’atteindre, vous pouvez vous déplacer entre les différentes cellules d’une référence circulaire en double-cliquant sur les flèches d’audit.
4 Continuez à examiner et corriger la référence circulaire jusqu’à ce que la barre d’état n’affiche plus "Circulaire". Si vous souhaitez que vos références circulaires soit identifiées plus rapidement, vous pouvez modifier le nombre de fois où Excel réitère les formules :
1 Allez dans Excel/Préférences. 2 Sous Formules et listes, cliquez sur Calcul puis cochez Limiter l’itération. 3 Dans Itérations maximales, tapez le nombre d’itérations que vous voulez définir comme nombre maximal de fois où Excel répète ses calculs. Plus le nombre d’itérations est élevé, plus la durée nécessaire à l’exécution des calculs d’une feuille par Excel est importante. 4 Dans Modification maximale, saisissez le montant que vous voulez définir comme montant maximal de modification entre les résultats de calcul. N’oubliez pas que plus le nombre est petit, plus le résultat est précis et plus la durée nécessaire à l’exécution des calculs d’une feuille par Excel est importante.
Calculatrice Pour définir vos formules, vous pouvez vous aider de la calculatrice d’Excel. La possibilité de saisir une plage de cellules pour appliquer une formule est utile.
Figure 9.8 : La Calculatrice d’Excel
LE GUIDE COMPLET 207
Chapitre 9
Excel 2008 : Les outils
Somme conditionnelle… C’est un Assistant pour la formule Somme.SI.ENS qui se retrouve dans le concepteur de formules. Son emploi n’étant pas évident, Excel vous propose un Assistant.
Figure 9.9 : L’Assistant Somme conditionnelle
Cette somme est souvent nécessaire dès que vous faites des statistiques où Excel peut additionner uniquement les cellules répondant à des critères donnés.
Figure 9.10 : Un exemple de calcul de la somme conditionnelle dévoilant les arguments de la formule
Entrons dans la quatrième et dernière zone du menu Outils.
Macros et Macros additionnelles Elles vous permettent de lancer des macros existantes mais sans Visual Basic. Microsoft a abandonné l’héritage des macros première génération, les bibliothèques de l’époque et leur lot de problèmes de sécurité. De même, il ne sera plus possible d’intégrer étroitement des logiciels (correcteurs orthographiques, outils de traduction) et extensions dans les produits Office. Microsoft proposera plutôt une approche s’appuyant sur des "ponts logiciels" plus sécurisés et plus efficaces, gérés en bibliothèques de composants. Pour automatiser vos processus, passez plutôt par le menu Apple Script situé à droite de la barre de menus et rendez-vous dans Automator.
208 LE GUIDE COMPLET
Le menu Données d’Excel 2008
Chapitre 9
Personnalisation du clavier… Cela vous permet de définir des raccourcis complémentaires ou de modifier les raccourcis existants comme dans Word.
9.4. Le menu Données d’Excel 2008
Figure 9.11 : Le menu Données d’Excel 2008
Ce menu est constitué de quatre zones.
Une zone de tri Destinée à la manipulation de vos données ; elle se justifie dès que vous avez à traiter un grand nombre d’informations.
Trier… Cette commande trie par valeurs croissantes ou décroissantes ou suite de données. Notez la présence d’un bouton constitué d’une double flèche suite à son application. En cliquant dessus, vous accédez aux options de tri que vous pouvez changer à la volée.
Figure 9.12 : Les options de tri
Filtre Les filtres permettent de travailler avec une partie des données dans une plage. LE GUIDE COMPLET 209
Chapitre 9
Excel 2008 : Les outils
automatique filtre des listes afin d’afficher les données correspondant aux critères requis.
Filtre
Afficher les premières ou dernières valeurs ou pourcentages 1 Cliquez sur une cellule dans la plage que vous voulez filtrer. 2 Allez dans Données/Filtre/Filtre automatique. 3 Cliquez sur la double flèche à côté de l’en-tête de la colonne contenant les nombres à filtrer, puis sur (10 premiers...).
Figure 9.13 : La boîte de dialogue Les 10 premiers
4 Dans la boîte de dialogue Les 10 premiers, procédez de l’une des manières suivantes : Pour filtrer les premiers éléments par valeur, dans les menus contextuels, cliquez sur premiers et Éléments. Pour filtrer les derniers éléments par valeur, dans les menus contextuels, cliquez sur derniers et Éléments. Pour filtrer les premiers éléments par pourcentage, dans les menus contextuels, cliquez sur premiers et Pourcentage. Pour filtrer les derniers éléments par pourcentage, dans les menus contextuels, cliquez sur derniers et Pourcentage.
5 Dans la zone centrale, entrez la valeur à utiliser. Vous pouvez trier entre 1 et 500 valeurs.
Filtrer un nombre supérieur ou inférieur à un autre nombre 1 Cliquez sur une cellule dans la plage que vous voulez filtrer. 2 Allez dans Données/Filtre/Filtre automatique. 3 Cliquez sur la flèche à côté de l’en-tête de colonne où se trouve le contenu à filtrer, puis sur (Filtre personnalisé...). 4 Procédez de l’une des manières suivantes :
210 LE GUIDE COMPLET
Le menu Données d’Excel 2008
Chapitre 9
Pour filtrer les nombres supérieurs ou inférieurs à un autre nombre, dans le premier menu contextuel, cliquez sur est supérieur(e) à ou est inférieur(e) à. Pour filtrer les nombres égaux ou différents d’un autre nombre, dans le premier menu contextuel, cliquez sur est égal à ou est différent de.
5 Dans la zone à droite du menu contextuel, entrez le nombre à utiliser.
Filtrer des cellules vides ou non vides (si vos données en contiennent) 1 Cliquez sur une cellule dans la plage que vous voulez filtrer. 2 Allez dans Données/Filtre/Filtre automatique. 3 Cliquez sur la flèche à côté de l’en-tête de colonne où se trouve le contenu à filtrer, puis sur (Filtre personnalisé...). 4 Procédez de l’une des manières suivantes : Pour filtrer les cellules vides, cliquez sur (Vides). Pour filtrer les cellules contenant des données, cliquez sur (Non vides).
Filtrer un texte donné 1 Cliquez sur une cellule dans la plage que vous voulez filtrer. 2 Allez dans Données/Filtre/Filtre automatique. 3 Cliquez sur la flèche à côté de l’en-tête de colonne où se trouve le contenu à filtrer, puis sur (Filtre personnalisé...). 4 Procédez de l’une des manières suivantes : Pour filtrer dans la plage les lignes contenant du texte spécifique, dans le premier menu contextuel, cliquez sur contient ou est égal à. Pour filtrer les lignes ne contenant pas de texte spécifique, dans le premier menu contextuel, cliquez sur ne contient pas ou est différent de.
5 Dans le champ à côté du menu contextuel, entrez le texte à utiliser. LE GUIDE COMPLET 211
Chapitre 9
Excel 2008 : Les outils
Filtrer le début ou la fin d’une phrase 1 Cliquez sur une cellule dans la plage que vous voulez filtrer. 2 Allez dans Données/Filtre/Filtre automatique. 3 Cliquez sur la flèche à côté de l’en-tête de colonne où se trouve le contenu à filtrer, puis sur (Filtre personnalisé...). 4 Procédez de l’une des manières suivantes : Pour filtrer le début d’une ligne de texte, dans le premier menu contextuel, cliquez sur commence par. Pour filtrer la fin d’une ligne de texte, dans le premier menu contextuel, cliquez sur se termine par. Pour filtrer les cellules contenant du texte mais ne commençant pas par des lettres, dans le premier menu contextuel, cliquez sur ne commence pas par. Pour filtrer les cellules contenant du texte mais ne se terminant pas par des lettres, dans le premier menu contextuel, cliquez sur ne se termine pas par. 5 Dans le champ à côté du menu contextuel, entrez le texte à utiliser.
Supprimer un filtre ou en appliquer un nouveau Effectuez l’une des opérations suivantes : j
j j
Pour supprimer un filtre appliqué à une colonne dans une plage ou liste, cliquez sur la flèche à côté de l’en-tête de la colonne où se trouve le contenu à filtrer, puis sur (Tous). Pour supprimer les filtres appliqués aux colonnes dans une plage ou une liste, allez dans Données/Filtre/Afficher tout. Pour supprimer ou appliquer à nouveau les flèches de filtre d’une plage ou d’une liste, allez dans Données/Filtre/Filtre automatique. Le tri dans Excel a tout de même ses limites…
Vous pouvez appliquer des filtres à une plage de feuille à la fois. Lorsque vous appliquez un filtre à une colonne, les seuls filtres disponibles pour les autres colonnes sont les valeurs visibles dans la plage en cours de filtrage. Excel ne peut pas afficher à la fois plus de 1 000 entrées d’une liste.
212 LE GUIDE COMPLET
Le menu Données d’Excel 2008
Chapitre 9
Grille… Excel peut identifier vos colonnes de données et afficher leur contenu ligne par ligne en facilitant la gestion des éléments.
Sous-totaux… Crée des sous-totaux automatiques dans une liste de données. Les formules SOUS.TOTAL sont ensuite manipulables selon vos souhaits.
Validation…
Figure 9.14 : Validation des données
Réservée aux utilisateurs plus aguerris, cette boîte de dialogue vous permet d’avertir l’utilisateur entrant des données de critères limitatifs tels qu’un ordre de grandeur, une nature de variable, l’affichage d’un message de saisie ou d’erreur.
Une zone de conversion et de mise en forme de données Destinée à la manipulation de vos données, cette zone est également réservée aux utilisateurs avancés.
Table… Les tables en colonne, en ligne ou les deux à la fois permettent d’automatiser certains calculs. À l’aide d’une table, vous pouvez comparer par exemple des prix de revient en fonction d’une ou deux variables. Elles sont souvent utilisées dans les fonctions financières ou
LE GUIDE COMPLET 213
Chapitre 9
Excel 2008 : Les outils
pour des calculs de rentabilité conjointement avec des graphiques, afin d’exploiter plus efficacement des données.
Convertir… Cette commande convoque un Assistant Conversion qui vous aide à modifier la nature d’une plage de données.
Figure 9.15 : La boîte de dialogue de l’Assistant Conversion de données
Cette procédure s’applique à la division du contenu de cellules non fusionnées et à la répartition du contenu divisé dans d’autres cellules. Elle ne s’applique pas au fractionnement de cellules fusionnées.
1 Sélectionnez la cellule, la plage de cellules ou la colonne entière (pas plus d’une) contenant les chaînes de caractères à diviser en d’autres cellules. 2 Allez dans Données/Convertir. 3 Suivez les instructions de l’Assistant Conversion pour convertir le texte en colonnes.
Consolider… Pour synthétiser et afficher des résultats de feuilles de calcul distinctes, vous pouvez consolider les données de chaque feuille dans une seule feuille maître. Ces feuilles peuvent figurer dans le même classeur en tant que feuille maître ou dans des classeurs différents. Lorsque vous consolidez les données, vous les regroupez pour pouvoir les mettre à jour et à les appeler selon vos besoins.
214 LE GUIDE COMPLET
Le menu Données d’Excel 2008
Chapitre 9
Figure 9.16 : Un exemple de consolidation entre deux classeurs
Par exemple, si vous disposez d’une feuille de calcul de frais pour chaque bureau régional, vous pouvez utiliser une consolidation afin de rassembler ces chiffres dans une feuille de calcul de dépenses d’entreprise. Cette feuille maître pourra contenir les ventes totales et moyennes, l’inventaire actuel et les produit les plus performants pour toute l’entreprise.
Grouper et créer un plan Pour créer un plan, votre liste doit d’abord être organisée avec des zones de détails et des lignes ou colonnes de synthèse. Celles-ci contiennent par exemple des sommes, des écart-types Pour établir un plan :
1 Sélectionnez une cellule de votre tableau. 2 Allez dans Données/Grouper et créer un plan/Plan automatique. À gauche des numéros de lignes ou au-dessus des numéros de colonnes, une zone en gris représentant le plan apparaît avec des lignes et des boutons.
Figure 9.17 : Les zones de plan
LE GUIDE COMPLET 215
Chapitre 9
Excel 2008 : Les outils
Si vos données ne sont pas reconnues, vous devez établir le plan manuellement :
1 Sélectionnez les lignes ou les colonnes que vous désirez regrouper 2 Allez dans Données/Grouper et créer un plan/Grouper. 3 Sélectionnez les lignes ou les colonnes que vous ne désirez plus regrouper via Données/Grouper et créer un plan/Dissocier. Les sous-totaux créent automatiquement un plan
Lorsque vous insérez des sous-totaux à une liste, vous créez automatiquement un plan.
Rapport de tableau croisé dynamique… Vous devez parfois retourner des données dans tous les sens pour les comprendre. Les rapports de tableau croisé dynamique vous permettent de le faire en quelques clics. À l’aide des rapports de tableau croisé dynamique, vous pouvez réorganiser et analyser de grandes quantités de données et repérer les tendances d’un coup d’œil. Avant de créer un rapport : j
j
j
Réfléchissez au type d’informations à obtenir à partir de vos données. Par exemple, dans une feuille des ventes, vous pouvez déterminer les ventes totales par produit ou les ventes de produits totales par commercial pour chaque trimestre. Assurez-vous que chaque en-tête de colonne de votre feuille de données sources possède une étiquette descriptive. L’Assistant Tableau croisé dynamique utilise les en-têtes de colonne pour organiser le rapport. Supprimez toutes les colonnes ou lignes vides des données à utiliser. Pour sélectionner une ligne ou une colonne entière, cliquez sur l’en-tête puis en utilisant [Ctrl]+Clic, faites surgir le menu contextuel et demandez à supprimer la colonne ou la ligne.
Figure 9.18 : Le menu contextuel de la feuille de calcul d’Excel 2008
216 LE GUIDE COMPLET
Le menu Données d’Excel 2008
Chapitre 9
Vous pouvez maintenant lancer l’Assistant Tableau croisé dynamique :
Figure 9.19 : L’Assistant Tableau croisé dynamique
1 Cliquez sur une cellule dans les données à utiliser. 2 Allez dans Données/Rapport de tableau croisé dynamique. 3 Vos données sont repérées sous la forme d’une plage. Cliquez sur Fin. La barre d’outils Tableau croisé dynamique et la zone de mise en page du rapport apparaissent dans une nouvelle feuille.
Figure 9.20 : Le Tableau croisé dynamique
Dans les zones de dépôt, vous placez et réorganisez les boutons de champ pour créer un rapport. Il existe quatre zones de dépôt : j Page
;
; Données ; Ligne.
j Colonne j j
Remarquez comment le curseur change lorsque vous déplacez un bouton de champ sur une zone de dépôt. Une bordure sombre apparaît pour vous avertir que cette zone est disponible.
LE GUIDE COMPLET 217
Chapitre 9
Excel 2008 : Les outils
Faites glisser par exemple les boutons de champ Nom et Ventes dans les zones de dépôt pour créer un rapport. Il existe un bouton pour chaque en-tête de colonne de votre feuille de données sources. Une ligne s’affiche pour chaque commercial et le total des ventes pour chaque personne s’affiche dans la zone de dépôt Données. Glissons déposons maintenant une troisième série de données entre les deux premières, à savoir l’information Trimestre.
Figure 9.21 : Le tableau croisé dynamique par trimestre
Dans la zone de mise en page, faites glisser le bouton de champ Produit vers la zone de dépôt Placez les champs de page ici. Vous pouvez maintenant afficher les ventes par produit. Inversement, pour supprimer un champ de plage, glissez-le en dehors de la mise en page du tableau pour le faire disparaître. Vous pouvez également mettre à jour vos données en revenant sur la feuille contenant vos données sources puis en cliquant dans la barre d’outils Rapport de tableau dynamique sur le point d’exclamation rouge qui actualise vos données. Enfin, vous pouvez modifier les critères du champ de synthèse où s’affiche votre total en cliquant sur Paramètres de champ, en remplaçant par exemple Somme par Moyenne
Figure 9.22 : Modifier le champ de synthèse du rapport de tableau dynamique
218 LE GUIDE COMPLET
Le menu Données d’Excel 2008
Chapitre 9
Données externes Vous avez la possibilité d’importer des données provenant d’une base de données externes mais il faut installer auparavant des pilotes ODBC (Open Database Connectivity) compatibles, logiciels qu’Excel réclame pour accéder à votre serveur de base de données. Les pilotes ODBC compatibles avec Excel pour Mac sont disponibles auprès des fournisseurs suivants : j j
OpenLink Software : http://www.openlinksw.com ; Actual Technologies : http://www.actualtechnologies.com.
Après avoir installé les pilotes ODBC, vous pourrez utiliser Microsoft Query pour créer de nouvelles requêtes ou actualiser des requêtes existantes créées dans d’autres versions d’Excel, telles que Excel X, Excel 2004 et Excel pour Windows. Plus approprié aux petites structures, Actual technologies vous offre un moyen abordable d’intégrer Office à un logiciel comme Filemaker tout en offrant l’importation d’une base de données Access venant du monde PC si vous avez récemment migré sur Mac. Vous avez également la possibilité d’importer des requêtes prédéfinies comme celle des principaux taux de devises actualisable par la barre de requêtes.
Figure 9.23 : La requête des taux de devises
LE GUIDE COMPLET 219
Chapitre 9
Excel 2008 : Les outils
9.5. Conclusion Nettement plus complexe que Word, Excel nécessite des compétences et un goût des chiffres qu’il est inutile de chercher à déguiser. Les outils puissants de tables, de formules et notamment de statistiques dont il dispose lui ont permis de trouver sa place dans de nombreuses entreprises. Leur étude dépassant le cadre de cet ouvrage, en faisant une rechercher sur Internet vous pourrez trouver de nombreux exemples téléchargeables gratuitement et vous exercer avec profit. Pour aller plus loin, une série de liens sont à votre disposition dans la rubrique Liens Internet des annexes.
220 LE GUIDE COMPLET
PowerPoint 2008 : Premier contact Le menu Fichier de PowerPoint 2008 ........................................................................... 225 Le menu Édition de PowerPoint 2008 .......................................................................... 229 Le menu Affichage de PowerPoint 2008 ..................................................................... 230 Le menu Insertion de PowerPoint 2008 ....................................................................... 233 Le menu Format de PowerPoint 2008 .......................................................................... 238 Conclusion ........................................................................................................................... 241
Chapitre 10
PowerPoint 2008 : Premier contact
Lancez PowerPoint 2008 en cliquant une fois dans le Dock ; un document vierge s’ouvre intitulé Présentation1. Vous découvrez la barre d’outils de PowerPoint surplombant le document ainsi que les icônes l’entourant. Prenez le temps de comparer les barres d’outils des logiciels d’Office en vous intéressant aux similarités et aux dissemblances.
Figure 10.1 : La barre d’outils Standard de PowerPoint 2008
De gauche à droite dans la barre d’outils Standard de PowerPoint, nous distinguons : j
La création, l’ouverture, l’enregistrement et l’impression, analogues à ceux de Word.
Notez au passage l’absence du petit triangle à droite de Nouveau. Les objets gérés par PowerPoint sont d’un seul genre. On les nomme des présentations dans lesquelles on intègre des documents textuels, graphiques, du son ou de la vidéo. j
j j
L’annulation et le rétablissement de vos opérations, qui est analogue dans son fonctionnement à celui des autres logiciels d’Office. Le Format, semblable en tout point à celui de Word et d’Excel, qui permet de copier un format d’un élément vers un autre. L’insertion d’une Zone de texte, d’Image, de Formes, de Tableaux et de Média dans une présentation.
Notez au contraire la présence du petit triangle à droite d’Image, Formes et Média vous permettant d’insérer des objets de nature différente. j
La création d’une Nouvelle diapositive et le réglage général du Diaporama réunissant ces images.
Il vous paraîtra sans doute plus pratique de personnaliser votre barre d’outils standard en déplaçant Nouvelle diapositive et Diaporama près de Nouveau, qui crée une présentation vierge. Par un [Ctrl]+clic dans la zone grise de la barre d’outils, vous appellerez la boîte de dialogue Personnalisation de votre barre d’outils. En revenant sur la barre d’outils de PowerPoint, il ne vous restera plus qu’à déplacer les boutons au bon endroit. j
La Bibliothèque des éléments communs à Office.
222 LE GUIDE COMPLET
Chapitre 10 j
La boîte à outils qui se distingue de celle de Word par la présence d’un onglet Personnaliser l’animation et une grande richesse d’options graphiques dans sa Palette de formatage.
Figure 10.2 : La Palette de formatage de PowerPoint 2008
Vous pourrez par exemple modifier rapidement les couleurs de l’ensemble de votre présentation en changeant de thème de couleur :
1 Allez dans Affichage/Palette de mise en forme. 2 Dans Thème du document, cliquez sur la flèche à droite de Couleurs. 3 Choisissez le thème de couleurs souhaité. 4 Pour créer votre propre thème, cliquez sur Créez couleur de thème en bas dans la liste Couleurs.
LE GUIDE COMPLET 223
Chapitre 10
PowerPoint 2008 : Premier contact
L’exploration de la barre d’outils Standard de PowerPoint s’achève avec : j j
la fonction Zoom qui vous est désormais familière ; l’aide contextuelle d’Office.
Avant d’aller plus environnement :
loin,
familiarisez-vous
avec
votre
nouvel
1 Créez plusieurs diapositives en cliquant sur Nouvelle diapositive à plusieurs reprises. 2 Tapez sur Cliquez pour ajouter un titre puis frappez un titre de votre choix. 3 Glissez déposez une photo depuis votre Bureau ou votre dossier Images vers le centre de la seconde diapositive. La photo est centrée et s’insère automatiquement. 4 Faites de même avec un film si vous en avez un dans votre dossier Séquences. Portez maintenant votre attention à gauche de votre présentation. Une colonne rappelant le Navigateur de Word – c’est en fait ce dernier qui l’a "copiée" à PowerPoint – s’est remplie de trois diapositives. Cette colonne de gauche est en mode Diapos. En cliquant à côté sur Contour, vous passez dans l’équivalent du mode Plan pour PowerPoint où le logiciel vous dévoile la hiérarchie des diapositives, outil qui prend son sens sur des présentations plus importantes. Cliquez en bas à gauche sur les icônes de mode qui vous sont familières depuis Word et Excel. PowerPoint en contient trois entre lesquelles vous naviguerez souvent pour jauger votre travail : j j
j
L’affichage normal est l’affichage de départ. Le mode Trieuse de diapositives vous permet de déplacer dans la colonne de gauche l’ordre de vos diapositives d’un simple glisser déposer. Le Diaporama présente vos diapositives en plein écran.
Passons maintenant aux menus de PowerPoint.
224 LE GUIDE COMPLET
Le menu Fichier de PowerPoint 2008
Chapitre 10
10.1. Le menu Fichier de PowerPoint 2008
Figure 10.3 : La menu Fichier de PowerPoint 2008
Le menu Fichier de PowerPoint gère vos présentations, leur ouverture et leurs enregistrements dans tous les formats disponibles : également disponible via le raccourci [Maj]+[Pomme]+[P] contient des éléments spécifiques à PowerPoint que vous pouvez filtrer en bas à droite, en masquant les modèles des autres logiciels d’Office. Nouvelle présentation (raccourci : [Pomme]+[N]) crée un nouveau conteneur vierge dans lequel vous pourrez ajouter des diapositives. Ouvrir (raccourci : [Pomme]+[O]) ouvre une fenêtre du Finder pour travailler sur une présentation existante. Ouvrir récent ouvre vos dernières présentations en cours. En vous rendant dans PowerPoint/Préférences puis dans l’onglet Général qui s’ouvre par défaut, vous pouvez augmenter le nombre d’éléments récents à mémoriser par PowerPoint.
j Bibliothèque de projets…
j
j j
Figure 10.4 : Les préférences générales de PowerPoint 2008
LE GUIDE COMPLET 225
Chapitre 10
PowerPoint 2008 : Premier contact
j Fermer, Enregistrer
j
et Enregistrer sous… ne sont pas spécifiques à PowerPoint. Ils vous permettent de clore une session de travail, d’enregistrer celle-ci dans l’arborescence initiale ou sous une nouvelle destination. Enregistrer comme images… force l’enregistrement de votre présentation comme une suite d’images JPEG dont les calques sont fusionnés et ne sont donc plus modifiables hormis globalement. Elle s’avère nécessaire pour l’importation dans des logiciels tiers incapables d’interpréter les formats .ppt et .pptx spécifiques à PowerPoint. L’enregistrement en JPEG se fait par défaut en RGB en 720 x 540 pixels.
Figure 10.5 : La boîte de dialogue Enregistrer comme images…
force l’enregistrement de votre présentation sous la forme d’une séquence vidéo dont la taille et la qualité seront, par défaut, celle d’une vidéo SD en 640 x 480.
j Enregistrer en tant que vidéo…
Rien ne vous empêche toutefois : d’opter pour une taille supérieure en cochant Personnalisée ; d’ajouter une bande sonore ; PowerPoint ouvrira alors une boîte de dialogue pour que vous lui indiquiez où se trouve ce fichier audio ; de mettre en boucle la vidéo ; de cacher les commandes de lecture de la vidéo ; d’effectuer vos réglages par défaut pour les futures présentations ou juste pour celle-ci. Ne réglez pas vos boutons d’action en rollover (survol de la souris)
La vidéo exportée ne sait les interpréter qu’en clics d’action… contrairement à l’enregistrement en tant que page web.
226 LE GUIDE COMPLET
Le menu Fichier de PowerPoint 2008
Chapitre 10
Figure 10.6 : La boîte de dialogue Enregistrer en tant que vidéo…
Investissez dans un logiciel professionnel pour vos exportations web
L’exportation vidéo de PowerPoint 2008 reste pauvre. Le logiciel n’inclut pas, par exemple, le flash en .flv ou le divx devenus fréquents sur les sites pour leurs qualités de compression. Déjà présent par le passé, ce point faible de PowerPoint n’est pas corrigé dans la version 2008. Sur Mac, vous pouvez vous tourner vers Squeeze, Episode pro ou Quicktime en licence pro. En raison des licences des codecs incorporés dans ces compresseurs, les prix des deux premiers logiciels sont élevés mais le résultat est à la hauteur. Quicktime Pro reste plus abordable à moins de 30 euros, même s’il ne fait pas l’exportation en flash.
encode votre présentation en HTML dans une présentation un peu "vieillotte" mais qui reste active dans ses liens internes alors que l’enregistrement comme images ou comme vidéo vous fait perdre cette fonctionnalité. Dans ses Options web par défaut, ce mode d’enregistrement encapsule également le fichier PowerPoint original afin de permettre sa modification future. Notez aussi la possibilité de renseigner des mots-clés.
j Enregistrer en tant que page web…
Figure 10.7 : La boîte de dialogue Enregistrer en tant que page web…
LE GUIDE COMPLET 227
Chapitre 10
PowerPoint 2008 : Premier contact
vous donne, tout comme Word et Excel, un aperçu avant exportation de votre présentation. Vous apprécierez de pouvoir tester votre fichier par ce moyen mais les liens ne seront pas actifs.
j Aperçu de la page web
Figure 10.8 : La boîte de dialogue Mise en page
et Imprimer ne diffèrent pas de leurs homologues dans les autres logiciels d’Office. Notez toutefois deux choses :
j Mise en page…
L’orientation par défaut est en paysage mais vous pouvez basculer en portrait. La dimension par défaut des diapositives ne vous empêche pas d’opter pour d’autres formats ou de les définir vous-même via Personnalisé.
Figure 10.9 : Les formats de diapositives
Vous pouvez par exemple créer des bannières simples pour vos documents ou votre site web ou choisir un format HD en 1 920 x 1 080 pixels grâce à Personnalisé. témoigne de la volonté des informaticiens de Microsoft d’intégrer Office au sein de Mac OS X et des logiciels d’Apple. Vous pouvez en effet choisir ici d’envoyer votre présentation :
j Envoyer vers…
Au Destinataire du message (en tant que pièce jointe)… Il s’agira d’Entourage ou de Mail suivant l’application de courriel que vous avez choisi par défaut. Vers Microsoft Word. Vers iPhoto. 228 LE GUIDE COMPLET
Le menu Édition de PowerPoint 2008
Chapitre 10
décrit les caractéristiques de votre présentation. Contrairement à Word qui disposait d’un accès statistique en bas de son document, ces informations seront accessibles uniquement dans Statistiques, le troisième onglet de la boîte de dialogue Propriétés. Adaptées à PowerPoint, ces statistiques recensent tous les objets insérés dans votre présentation.
j Propriétés…
10.2. Le menu Édition de PowerPoint 2008 Vous éditez ici les éléments insérés dans vos présentations en copiant collant des éléments d’une diapositive à une autre :
Figure 10.10 : Le menu Édition de PowerPoint 2008
Ce menu comprend : j j j
j
j
Les actions Annuler (raccourci : [Pomme]+[Z]) et Répéter (raccourci : [Pomme]+[Y]). Couper, Copier, Coller (raccourcis respectifs classiques : [Pomme]+[X], [Pomme]+[C], [Pomme]+[V]) Un copier coller entre votre présentation et l’album dont les propriétés sont les mêmes que celles de Word et d’Excel, raccourcis [Maj]+[Pomme]+[C]) pour Copier vers l’album et [Maj]+[Pomme]+[V] pour Coller la sélection de l’album vers votre présentation. Un Collage spécial… destiné à insérer dans vos présentations des images, des fichiers RTF et des documents Word. Ceux-ci ne seront plus modifiables par la suite car PowerPoint les interprète comme une image. Effacer gomme un contenu dans une zone donnée ou l’ensemble des éléments si votre pointeur est en dehors des zones de textes et/ou graphiques. LE GUIDE COMPLET 229
Chapitre 10
PowerPoint 2008 : Premier contact
copie ou efface en une fois tous les éléments contenus dans une diapositive. Dupliquer duplique le ou les éléments sélectionnés. Supprimer la diapositive permet d’éliminer une diapositive dont vous ne voulez plus. Vous pouvez également la supprimer en la sélectionnant dans la colonne du Navigateur et appuyer sur [Suppr]. Un outil pour Rechercher, accessible par [Pomme]+[F] et son "jumeau", Remplacer, analogues aux outils de Word et d’Excel. Des Caractères spéciaux permettant d’insérer des éléments mathématiques, des symboles, y compris en langues étrangères.
j Sélectionner tout j j
j j
Figure 10.11 : L’insertion de caractères spéciaux dans PowerPoint 2008
10.3. Le menu Affichage de PowerPoint 2008 Menu important de PowerPoint en raison de sa destination graphique, Affichage est constitué de six zones.
Figure 10.12 : Le menu Affichage de PowerPoint 2008
230 LE GUIDE COMPLET
Le menu Affichage de PowerPoint 2008
Chapitre 10
Outre les modes Normal, Trieuse de diapositives et Diaporama, que nous avons découvert via leur bouton en bas à gauche de chaque présentation, nous rencontrons : j j
La Page de commentaires qui insère une zone de texte en dessous de la diapositive pour y insérer des commentaires. Les Outils du présentateur qui affichent en plein écran de gauche à droite : un chronomètre ; le chemin de fer de votre présentation ; la présentation elle-même ; la diapositive qui suit la diapositive active en plus petite taille en bas à droite.
j
Notez
Plus bas, Masque vous permet de définir le modèle type de votre présentation. Une fois édité, ce masque qui peut agir sur une diapositive, un document ou des pages de commentaires devient la matrice de vos futures présentations. la
présence,
dès
son
activation,
d’une
barre
d’outils
Masque ancrée sous la barre d’outils principale. Figure 10.13 : La barre d’outils Masques
Dans la zone qui suit, vous pouvez : j Appeler ou Masquer les en-têtes et pieds de pages,
les
Commentaires et passer en Nuances de gris lorsque votre
j
imprimante ne gère pas la couleur afin de ne pas avoir de mauvaises surprises dues à des contrastes insuffisants. Vous retrouvez les onglets de la boîte à outils. Notez la présence d’un nouvel onglet, Personnaliser l’animation.
Figure 10.14 : La boîte de dialogue Personnaliser l’animation
LE GUIDE COMPLET 231
Chapitre 10
PowerPoint 2008 : Premier contact
Dans Personnaliser l’animation, vous pouvez ajouter un ou plusieurs effets à vos textes ou graphiques afin d’améliorer l’impact de vos messages. Rappelez-vous qu’une bonne communication repose autant sur le fond que sur la forme. Soyez sobres dans vos effets. Par exemple, un cycle peut bénéficier d’un effet de roue ou de rotation dévoilant progressivement les éléments. Cet effet fera sens pour vos interlocuteurs. Mais le côté gadget d’une animation peut prêter le flanc à la critique lors d’une présentation cruciale de votre travail…
Figure 10.15 : Un exemple d’adjonction de cycle par un graphique SmartArt
Quittons maintenant la Bibliothèque d’éléments à la fois accessible par Fichier/Bibliothèque d’éléments (raccourci : [Maj]+[Pomme]+[P]) ou par la
barre d’éléments afin de retrouver les barres d’outils de PowerPoint. Nettement moins nombreuses que celle d’Excel et de Word, elles sont cinq dans PowerPoint : j Standard
;
j Mise en forme j Mode Plan
;
;
j Tableaux et bordures
;
j Suivi des modifications.
Nous les avons déjà rencontrées dans Word et Excel et les reverrons dans les menus Format et Outils de PowerPoint. Vous serez en terrain connu car les mêmes règles s’appliquent.
232 LE GUIDE COMPLET
Le menu Insertion de PowerPoint 2008
Chapitre 10
Figure 10.16 : Les barres d’outils de PowerPoint
Avant de passer au menu suivant, notez l’utilité dans le sous-menu de Règles des Guides statiques (raccourci : [Pomme]+[G]) que vous pouvez déplacer à votre guise pour caler vos éléments.
10.4. Le menu Insertion de PowerPoint 2008
Figure 10.17 : Le menu Insertion de PowerPoint 2008
Ce menu vous permet d’insérer six types d’objets.
LE GUIDE COMPLET 233
Chapitre 10
PowerPoint 2008 : Premier contact
Dans la première zone, vous pouvez : j
j
j
Créer une Nouvelle diapositive pour laquelle le raccourci [Maj]+[Pomme]+[N] est à rapprocher de [Pomme]+[N] qui crée une Nouvelle présentation. Dupliquer la diapositive (raccourci : [Maj]+[Pomme]+[D]) est à rapprocher de [Pomme]+[D] qui duplique un élément sélectionné dans une diapositive. Diapositives de contient un sous-menu intéressant où vous pouvez : Appeler les diapositives d’un thème par Mise en page des diapositives… également disponible via Format/Mise en page des diapositives….
Figure 10.18 : Les diapositives d’un thème
Notez la présence des boutons radio Insérer une nouvelle diapositive ou Appliquer à une diapositive existante. Avez-vous remarqué au passage la présence de la barre d’outils Dessin qui vous assiste dans les modifications de vos modèles ?
Figure 10.19 : La barre d’outils Dessin
Insérer une ou plusieurs diapositives provenant d’une Autre présentation….
Figure 10.20 : La boîte de dialogue Insertion d’une autre présentation
234 LE GUIDE COMPLET
Le menu Insertion de PowerPoint 2008
Chapitre 10
Insertion ou fusion
1 2 3 4 5 6 7
Vous pouvez également fusionner deux présentations : Ouvrez la première présentation. Sélectionnez le mode Trieuse de diaporamas. Allez sans Édition/Sélectionner tout. Allez dans Édition/Copier. Ouvrez la deuxième présentation. Sélectionnez le mode Trieuse de diaporamas. Allez dans Édition/Coller.
Insérez un Fichier en ligne… en indiquant un chemin d’accès. Dans la deuxième zone, vous pouvez numéroter vos diapositives et y insérer des commentaires par la boîte de dialogue En-tête et pied de page.
Figure 10.21 : La boîte de dialogue En-tête et pied de page
La troisième zone permet l’insertion de : j Graphiques
;
j Graphiques SmartArt
;
j WordArt.
Si vous cliquez sur l’un de ces trois éléments, vous développerez la barre d’éléments au-dessus de votre présentation. Il vous restera à insérer l’élément de votre choix par un glisser déposer.
LE GUIDE COMPLET 235
Chapitre 10
PowerPoint 2008 : Premier contact
Figure 10.22 : L’insertion d’un Graphique SmartArt
Dans la quatrième zone, vous insérez des éléments suivants : qui crée une zone éditable en traitement de texte ; Image qui ouvre une boîte de dialogue pour insérer une image de votre choix ; Images Clip Art qui ouvre votre bibliothèque Clip Art ; Forme qui insère une forme depuis la Palette Forme de la boîte à outils ; Tableau qui insère un tableau dans votre diapositive.
j Zones de texte j j j j
Vous pouvez retrouver ces différentes insertions en sélectionnant un modèle et en survolant les icônes d’insertion qui s’y trouvent.
Figure 10.23 : L’insertion d’un élément dans un modèle
Dans la cinquième zone, vous pouvez insérer des éléments multimédias : j
L’insertion d’un film ouvre une boîte de dialogue dans votre arborescence. Le film est inséré automatiquement, sous réserve que son codec soit interprétable par PowerPoint. À l’issue de son insertion, PowerPoint vous demande de choisir le type de démarrage au clic de la souris ou automatique, afin de vous laisser la possibilité de faire un commentaire lors de votre présentation.
236 LE GUIDE COMPLET
Le menu Insertion de PowerPoint 2008
Chapitre 10
Figure 10.24 : Choix du démarrage d’un film j Son et musique
cache un sous-menu qui vous permet :
d’insérer un son à partir d’un fichier ; de lire une piste de CD audio en ne lisant qu’une portion de piste si besoin est.
Figure 10.25 : Lire une piste de CD audio
d’enregistrer un son si vous disposez du matériel nécessaire.
Figure 10.26 : Enregistrer un son
Enfin, l’insertion d’un Objet vous permet d’insérer tout type de document office, Word ou Excel, des équations…
Figure 10.27 : Un exemple d’insertion d’équation
LE GUIDE COMPLET 237
Chapitre 10
PowerPoint 2008 : Premier contact
Validation de Microsoft équation
Pensez à fermer la fenêtre de Microsoft équation pour insérer la formule dans la diapositive.
Le dernier item du menu Insertion est consacré à l’insertion d’un lien hypertexte qui permet de lancer votre navigateur Internet par défaut en pointant vers une URL.
10.5. Le menu Format de PowerPoint 2008
Figure 10.28 : Le menu Format de PowerPoint 2008
Nous retrouvons ici les formatages déjà rencontrés dans les chapitres sur Word et Excel Ces formatages incluent des effets supplémentaires améliorant la présentation dans PowerPoint et qui se rapprochent de ce que vous pouvez faire dans Photoshop, sans disposer toutefois de la panoplie d’options de ce logiciel professionnel.
Figure 10.29 : L’option Reflet du texte dans la boîte de dialogue Police
Via Police (raccourci : [Pomme]+[T]), vous appelez la boîte de dialogue Format du texte dans laquelle vous retrouverez par onglet successifs : 238 LE GUIDE COMPLET
Le menu Format de PowerPoint 2008
Chapitre 10
pour définir vos polices de caractères et leur espacement. Paragraphe pour définir l’alignement, le retrait et l’espacement des paragraphes. Puces et numéros pour définir vos listes d’éléments. Notez la possibilité dans Puce personnalisée de définir une de vos images comme puce. Évitez pour garder une communication claire et efficace de mettre plus de trois items dans une liste pour chaque diapositive. Colonnes pour définir des colonnes dans une zone de texte. Cette commande est analogue à celle de Word. Alignement à Gauche, au Centre, à Droite, Justifié, de raccourcis respectifs [Pomme]+[L],[}Pomme]+[E,}Pomme]+[R],[Pomme]+[J] ainsi que l’alignement par Paragraphe réparti qui vous permet de répartir harmonieusement vos paragraphes en hauteur et que vous laisserez coché par défaut. Orientation du texte rouvre la Figure 10.30 : boîte de dialogue Format du Le point vert de texte sur l’onglet Zone de rotation libre du texte texte où vous pouvez modifier l’orientation du texte. En général, vous utiliserez plutôt le point vert associé à la zone de texte pour la faire pivoter selon vos souhaits. Changer la casse ouvre la boîte de dialogue Modifier la casse. C’est ici, via les boutons radios correspondants, que vous changerez rapidement en majuscules ou minuscules votre texte. Vous pouvez également accéder à une partie de ces fonctions dans la section Police de la Palette de formatage.
j Police j j
j j
j
j
Pour changer la police de caractères de l’ensemble de votre présentation, passez par la boîte de dialogue Remplacer des polices. vous permet de changer à la volée le thème d’une présentation en appelant la barre des éléments correspondants.
j Thème des diapositives…
Figure 10.31 : Les Thèmes Office j Couleurs du thème…
modifie les couleurs par défaut attribuées
aux thèmes. LE GUIDE COMPLET 239
Chapitre 10
PowerPoint 2008 : Premier contact
Vous pouvez en effet créer une couleur de thème personnalisée dans PowerPoint et l’utiliser aussi dans d’autres applications Office. Pour créer une couleur de thème personnalisée :
1 2 3 4 5
Allez dans Format/Couleurs du thème. Cliquez sur une couleur à modifier, puis sur Changer de couleur. Cliquez sur une couleur de votre choix puis sur OK. Répétez les étapes 3 et 4 pour chaque couleur à modifier. Dans Nom, tapez un nom pour les couleurs de thème personnalisées, puis cliquez sur Appliquer partout.
Figure 10.32 : La boîte de dialogue Créer couleur de thème
PowerPoint applique les couleurs de thème personnalisées à toutes les diapositives et les ajoute au menu contextuel Couleurs dans la Palette de formatage dans toutes les applications Microsoft Office. Si vous désirez supprimer une couleur de thème personnalisée :
1 Tapez [Maj]+[Pomme]+[G] pour vous rendre dans un dossier. 2 Frappez dans la boîte de dialogue qui s’ouvre : Votre nom d’utilisateur/Bibliothèque/Application Support/Microsoft/Office/ Modèles utilisateurs/Mes thèmes/Couleurs de thème. 3 Faites glisser le fichier avec votre couleur de thème personnalisée, par exemple Custom 1.xml, vers la Corbeille en le sélectionnant puis en utilisant le raccourci [Maj]+[Pomme]+[Suppr]. Le thème supprimé reste dans la liste…
Ne soyez pas surpris. Il disparaîtra à la prochaine réouverture des applications Office .
240 LE GUIDE COMPLET
Conclusion
Chapitre 10
ouvre la boîte de dialogue portant le même nom où vous pouvez définir les options de transparence, de dégradé, d’insertion d’une image et de texture.
j Mise en forme de l’arrière-plan…
Dans l’exemple du Symposium des opticiens lunetiers, une image d’arrière-plan de la bibliothèque d’Office a été placée avec une transparence à 40 % tout en diminuant la luminosité de 10 % et en augmentant le contraste de 20 %.
Figure 10.33 : Un exemple d’arrière-plan : le Symposium des opticiens lunetiers…
En même temps, un ombrage sur le texte a été choisi avec une distance de 2 points afin de le faire ressortir de l’arrière-plan. Cet exemple montre bien la limitation de PowerPoint si vous voulez par exemple combiner un dégradé à votre image de fond ; il ne vous laissera pas le faire et vous devrez passer par un logiciel comme Photoshop puis importer l’image dans PowerPoint. Enfin, en cliquant sur la Forme ou l’Objet de la diapositive, vous pouvez accéder aux options de réglage de cette Forme ou cet Objet dans le dernier item.
10.6. Conclusion Ce chapitre s’achève par un tour quasi-complet de PowerPoint. Vous pourriez sans difficultés vous amuser à créer dès maintenant vos premières présentations. Les allers-retours par des boîtes de dialogue vous semblent peut-être lourds à gérer. N’oubliez pas de passer par les menus contextuels, bien renseignés dans PowerPoint. Par exemple, en LE GUIDE COMPLET 241
Chapitre 10
PowerPoint 2008 : Premier contact
faisant sur une diapositive un [Ctrl]+clic ou un clic droit si vous disposez d’une souris à trois boutons, vous voyez s’afficher un menu contextuel pratique pour gérer vos diaporamas :
Figure 10.34 : Le menu contextuel de PowerPoint sur une diapositive
Dans le chapitre qui suit, nous allons voir comment améliorer vos diaporamas ou présentations.
242 LE GUIDE COMPLET
PowerPoint 2008 : Faire une présentation Le menu Outils de PowerPoint 2008 ............................................................................ 244 Le menu Diaporama de PowerPoint 2008 .................................................................. 245 Suppression ou ajout de marques sur une diapositive pendant une présentation ................................................................................................ 251 Création d’un modèle ....................................................................................................... 252 Télécommande Apple ....................................................................................................... 254 Exemple type ...................................................................................................................... 255 Conclusion ........................................................................................................................... 256
Chapitre 11
PowerPoint 2008 : Faire une présentation
Poursuivons l’exploration des menus de PowerPoint.
11.1. Le menu Outils de PowerPoint 2008
Figure 11.1 : Le menu Outils de PowerPoint 2008
Dans ce menu, vous retrouvez les outils suivants : (raccourci [Alt]+[Pomme]+[L]) ; Dictionnaire des synonymes (raccourci : [Ctrl]+[Alt]+[Pomme]+[R]) ; Dictionnaire (raccourci : [Maj]+[Alt]+[Pomme]+[R]).
j Orthographe j j
Dans la seconde zone se trouve l’option Correction automatique que vous laisserez cochée par défaut.
Figure 11.2 : L’onglet Correction automatique des Préférences de PowerPoint 2008
Plus bas, vous retrouvez : j Réviser les commentaires
;
j Indicateur de messages pour le suivi.
244 LE GUIDE COMPLET
Le menu Diaporama de PowerPoint 2008
Chapitre 11
11.2. Le menu Diaporama de PowerPoint 2008
Figure 11.3 : Le menu Diaporama de PowerPoint 2008
Plus fourni, ce menu contient les Assistants de PowerPoint destinés à améliorer vos diaporamas : (raccourci : [Pomme]+[Retour]). Vous pouvez aussi cliquer sur l’icône Diaporama en bas à gauche de votre fenêtre PowerPoint. Afficher les outils du présentateur qui vous permettent de présenter votre travail en configuration double écran.
j Afficher le diaporama
j
Si vous possédez deux moniteurs, les outils du présentateur permettent les actions suivantes : j j j j j
Le minutage compte le temps écoulé depuis le début du diaporama. L’affichage au public vous montre ce que le public voit. La colonne de gauche contient les miniatures de toutes les diapositives de la présentation. Le volet Commentaires contient vos commentaires. La miniature Suivante affiche ce que va voir le public juste après.
Figure 11.4 : Les outils du présentateur
Le premier écran affiche la présentation au public, le second écran n’est visible que par le présentateur. L’écran du présentateur inclut les outils
LE GUIDE COMPLET 245
Chapitre 11
PowerPoint 2008 : Faire une présentation
permettant de mener à bien la présentation. Vous pouvez utiliser les raccourcis clavier pour naviguer dans votre présentation. Pour plus de détails sur ce sujet, reportez-vous à la rubrique Raccourcis clavier des annexes. Vous pouvez aussi les afficher au cours d’un diaporama si vous disposez d’une touche [Help] au clavier. Je ne vois pas mes deux écrans alors que je les ai branchés…
1 Allez dans Apple/Préférences système. 2 Dans Matériel, cliquez sur Moniteurs. 3 Sous l’onglet Réorganisation, désactivez la case à cocher Recopie vidéo. S’il n’y a pas de case à cocher Recopie vidéo, les deux moniteurs sont en miroir et ce paramètre ne peut être modifié ; c’est le cas sur certains Mac anciens ne disposant pas de la fonction de Bureau étendu. Les deux écrans afficheront alors la même chose. Les outils du présentateur apparaissent sur votre moniteur principal et l’affichage au public sur le second. Le moniteur avec la barre de menu est le moniteur principal. Pour le modifier, sous l’onglet Réorganisation, faites glisser la barre de menu sur le second moniteur.
j
C’est dans Diaporamas personnalisés… que vous stockerez vos présentations personnalisées pour les appeler plus rapidement.
Figure 11.5 : La boîte de dialogue Diaporamas personnalisés
vous permet de modifier les options d’exécution de votre présentation. Vous les laisserez en général par défaut hormis la couleur de marqueur que vous pouvez passer au rouge, vert ou bleu suivant l’arrière-plan que vous avez choisi, afin d’attirer davantage l’attention sur vos remarques.
j Paramètres du diaporama…
246 LE GUIDE COMPLET
Le menu Diaporama de PowerPoint 2008
Chapitre 11
Figure 11.6 : La boîte de dialogue Paramètres du diaporama
compte pour vous le minutage de votre présentation et l’affiche dans une fenêtre à la fin du diaporama.
j Vérification du minutage…
Figure 11.7 : La boîte de dialogue de vérification du minutage
active le micro de votre mac lorsqu’il en est équipé, comme c’est le cas sur un portable ou un iMac ou lorsque vous en branchez sur d’autres modèles. Vous pouvez également accéder à cet utilitaire dans Insertion/Son et Musique/Enregistrer un son….
j Enregistrer la narration…
À l’issue de cet enregistrement, vous remarquerez en bas à droite de votre présentation la présence d’un haut-parleur. Cette icône, agrandie pour des raisons de visibilité durant la capture d’image, témoigne de l’enregistrement d’une narration ou d’un fichier audio lié à cette diapositive. Vous pouvez activer ce fichier audio automatiquement ou manuellement dans la Palette de formatage où un nouvel onglet Son est apparu. Je n’ai pas de micro, que faire ?
Vous avez peut-être un appareil photo numérique ? Ceux-ci disposent souvent d’une fonction Prise de notes audio. Les fichiers WAV générés par l’appareil peuvent être déposés dans une clé USB ou importés directement dans votre ordinateur par une liaison filaire ou non. Il ne vous restera plus qu’à les insérer dans votre présentation…
LE GUIDE COMPLET 247
Chapitre 11
PowerPoint 2008 : Faire une présentation
Figure 11.8 : L’icône de haut-parleur et l’onglet Son qui lui est associé
À l’aide des Boutons d’action, vous vous déplacez dans une présentation en fabriquant par exemple un questionnaire à choix multiples.
Figure 11.9 : Les boutons d’actions dans la Palette d’objets
Les boutons de navigation facilitent vos déplacements dans la présentation. Pour modifier les diapositives, cliquez sur le bouton ou positionnez votre pointeur dessus.
Insérer un bouton de navigation dans chaque diapositive 1 Allez dans Affichage/Masque/Masque de diapositives. 2 Allez dans Diaporama/Boutons d’action puis sélectionnez le bouton souhaité. 3 Dans le masque de diapositives affiché, cliquez sur l’emplacement souhaité d’apparition du bouton dans la diapositive. 4 La boîte de dialogue Paramètres des actions s’ouvre.
Figure 11.10 : La boîte de dialogue Paramètres des actions
248 LE GUIDE COMPLET
Le menu Diaporama de PowerPoint 2008
Chapitre 11
5 Pour lancer l’action en cliquant sur le bouton, cliquez sur Clic avec la souris. 6 Pour lancer l’action en survolant le bouton, cliquez sur Pointer avec la souris. 7 Sélectionnez le type d’action à mener par les boutons radios puis via les sous-menus. C’est ici par exemple que vous pourrez créer un bouton personnalisé vers un site web par un lien hypertexte, en reprenant par exemple le logo de votre entreprise, ou associer un son à votre bouton en cochant la case Activer un son.
Figure 11.11 : Le menu déroulant du bouton Lien hypertexte
8 Lorsque vous avez terminé la programmation de votre bouton d’action, fermez la boîte de dialogue Paramètres des actions en cliquant sur OK. 9 Revenez dans Affichage/Normal. Comment modifier la taille d’un bouton ?
Pour modifier la taille du bouton d’action que vous venez de déposer, faites glisser un angle jusqu’à ce que le bouton ait la taille souhaitée. Pour conserver les proportions du bouton, maintenez enfoncée la touche [Maj] durant le déplacement. Si ce bouton fait partie du masque, sa taille, comme pour tout objet logé dans le masque, sera modifiée dans toutes les diapositives.
Insérer un bouton de navigation sur une seule diapositive 1 Sélectionnez la diapositive à laquelle ajouter le bouton de navigation. 2 Allez dans Diaporama/Boutons d’action puis sélectionnez le bouton souhaité. 3 Cliquez sur l’emplacement souhaité d’apparition du bouton dans la diapositive. 4 Procédez de la même manière qu’en agissant dans le masque de diapositives. LE GUIDE COMPLET 249
Chapitre 11
PowerPoint 2008 : Faire une présentation
Figure 11.12 : Un exemple d’animation de texte, l’effet Élever
5 Dans Animation personnalisée, commencez par sélectionner le texte ou l’objet auxquels vous souhaitez appliquer une animation. Rendez-vous dans l’onglet Personnaliser l’animation de la Palette de formatage qui vient de s’ouvrir. À droite de Ajouter un effet, effectuez l’une des opérations suivantes et cliquez sur le triangle de lecture pour obtenir un aperçu de l’animation : Pour animer Début de l’effet, cliquez sur la flèche en regard de Ajouter un effet de début puis cliquez sur l’effet souhaité. Pour animer Apparition de l’effet, cliquez sur la flèche en regard de Ajouter un effet d’accentuation puis cliquez sur l’effet souhaité. Pour animer Fin de l’effet, cliquez sur la flèche en regard de Ajouter un effet de fin, puis cliquez sur l’effet souhaité.
Pour animer Sons et vidéos, cliquez sur la flèche en regard de Ajouter une action de média puis cliquez sur l’effet souhaité.
Si les effets favoris que vous découvrez dans les menus déroulants ne vous suffisent pas, en cliquant sur Autres Effets…, vous accéderez à la boîte de dialogue complète des animations.
Figure 11.13 : La boîte de dialogue Effets d’animation
250 LE GUIDE COMPLET
Suppression ou ajout de marques sur une diapositive pendant une présentation
Chapitre 11
Puis-je lire des animations dans d’anciennes versions de PowerPoint ?
Les animations créées dans PowerPoint 2008 ne sont pas lisibles dans les versions plus anciennes de PowerPoint. Vos présentations sans animations resteront toutefois lisibles dans les versions précédentes…
j
Les Transitions vous permettent de passer d’une diapositive à une autre d’une manière attrayante. Accessibles par la barre des éléments sous la forme d’un glisser déposer, vous pouvez les retrouver plus classiquement sous la forme d’une boîte de dialogue Options de transition dont le premier menu déroulant cache toutes les transitions disponibles. L’adjonction d’un son et le défilement manuel ou automatique sont également sélectionnables.
Figure 11.14 : La boîte de dialogue Options de transition
diapositive(s) vous permet de masquer certaines diapositives comme le masquage de calques, dans Photoshop.
j Masquer
11.3. Suppression ou ajout de marques sur une diapositive pendant une présentation Durant une présentation, il peut être utile d’ajouter des marques. Vous pouvez souligner des mots, dessiner des flèches et des cercles, ou insérer d’autres marques sur les diapositives à l’aide du marqueur pour mettre l’accent sur un détail de votre présentation. Les marques sont automatiquement effacées lorsque vous passez à la diapositive suivante, ou vous pouvez effacer les marques sur la diapositive en cours. Effectuez l’une des opérations suivantes. LE GUIDE COMPLET 251
Chapitre 11
PowerPoint 2008 : Faire une présentation
Ajout de marques sur une diapositive Pendant la présentation :
1 Maintenez la touche [Ctrl] appuyée et cliquez. 2 Cliquez sur Options du pointeur. 3 Cliquez sur Marqueur. Le curseur se transforme en marqueur que vous pouvez utiliser pour ajouter des marques à vos diapositives. Pour passer à la diapositive suivante lorsque vous utilisez le marqueur, appuyez sur [Ÿ]. Diapositive et animation
Si la diapositive offre une animation, appuyer sur [Ÿ] permet de passer à l’animation suivante. Pour passer à la diapositive suivante, continuez d’appuyer sur [Ÿ].
Pour supprimer les marques sur la diapositive en cours, par exemple, pour mettre l’accent sur un autre point ou indiquer un autre lien, appuyez sur [E].
11.4. Création d’un modèle Les entreprises et les organisations de tout type utilisent souvent une image ou un logo, ainsi que des couleurs et des polices spécifiques, afin de renforcer l’identité de leur marque dans leurs présentations. PowerPoint 2008 permet de créer votre propre modèle de manière à réutiliser cette mise en forme pour les présentations suivantes. Les procédures ci-après permettent de créer et d’enregistrer un modèle qui incorpore : j j j
une couleur de thème personnalisée ; un logo dans l’angle inférieur droit de chaque diapositive ; une présentation personnalisée.
Étape 1 : Création et application d’une couleur de thème 1 Allez dans Affichage/Palette de mise en forme. 2 Sous Thème du document, cliquez sur la flèche en regard de Couleurs puis cliquez sur Créer des couleurs de thème. 252 LE GUIDE COMPLET
Création d’un modèle
3 4 5 6
Chapitre 11
Cliquez sur une couleur à modifier puis sur Modifier la couleur. Cliquez sur une couleur puis sur OK. Répétez les étapes 3 et 4 pour chaque couleur à modifier. Dans le champ Nom, tapez un nom pour les couleurs de thème personnalisées, puis cliquez sur Appliquer partout.
Étape 2 : Ajout d’un logo 1 Allez dans Affichage/Masque/Masque de diapositives. 2 Allez dans Insertion/Image, sélectionnez l’image désirée puis cliquez sur Insertion. 3 Cliquez sur l’image, positionnez le pointeur dessus. Lorsqu’il devient une flèche à quatre pointes, faites glisser l’image vers l’angle inférieur droit de la diapositive de masque. 4 Retournez dans Affichage/Normal.
Étape 3 : Création d’une présentation personnalisée 1 Allez dans Affichage/Masque/Masque de diapositives. 2 Dans le volet gauche, sous la première diapositive, cliquez sur une mise en page. 3 Allez dans Insertion/Nouvelle mise en page. 4 Dans la barre d’outils Masque, cliquez sur Image. 5 Faites glisser le curseur pour dessiner l’espace réservé à l’image à gauche de la présentation. 6 Dans la barre d’outils Masque, cliquez sur Texte. 7 Faites glisser le curseur pour dessiner l’espace réservé au texte à droite de la présentation. 8 Retournez dans Affichage/Normal.
Étape 4 : Enregistrement de votre modèle 1 Allez dans Fichier/Enregistrer sous. 2 Dans Enregistrer sous, tapez le nom de votre nouvelle présentation. LE GUIDE COMPLET 253
Chapitre 11
PowerPoint 2008 : Faire une présentation
3 Dans le menu contextuel Format, cliquez sur Modèle PowerPoint (*.potx). Votre modèle s’enregistre par défaut dans Nom d’utilisateur/Bibliothèque/Application Support/Microsoft/Office/Modèles utilisateurs/Mes modèles.
4 Cliquez sur Enregistrer.
Étape 5 : création d’une présentation à l’aide de votre modèle 1 Allez dans Fichier/Bibliothèque de projets. 2 Sous l’onglet Catégorie, cliquez sur Mes modèles puis sur Nouvelle présentation. 3 Créez une nouvelle présentation à l’aide du modèle que vous venez de créer. Dans la barre d’outils Standard, cliquez sur Enregistrer. 4 Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous qui s’ouvre, cliquez sur Documents. 5 Cliquez sur Enregistrer. La nouvelle présentation est enregistrée dans le dossier Documents en tant que fichier de présentation PowerPoint(.pptx).
11.5. Télécommande Apple Durant une présentation, il est parfois utile de s’éloigner de l’ordinateur pour montrer tel ou tel élément… Si vous disposez d’un Mac équipé d’une télécommande, pensez à l’utiliser, PowerPoint intégrant la gestion des commandes infrarouge…
Figure 11.15 : La télécommande Apple est reconnue par PowerPoint
254 LE GUIDE COMPLET
Exemple type
Chapitre 11
11.6. Exemple type Pour vous exercer, créez une présentation de sept diapositives en ayant pour objectif une présentation de vos vacances.
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Lancez PowerPoint. Cliquez dans la barre d’éléments sur Thèmes de la diapositive. Choisissez par exemple le thème Travelogue. Tapez du texte en titre et en sous-titre. Par le raccourci [Maj]+[Pomme]+[N], créez une seconde diapositive. Cliquez sur Mises en page des diapositives. Sélectionnez le second modèle après la diapositive de titre. Insérez une photo de la Bibliothèque d’éléments d’Office. Positionnez la photo à l’aide d’un [Ctrl]+clic puis intervenez sur la taille, la position, la lumière et le contraste dans Format du Texte accessible via [Pomme]+[T]. 10 Répétez les opérations 7 à 9 dans une Nouvelle diapositive. 11 Sélectionnez le cinquième modèle après la diapositive de titre. 12 Insérez à gauche un clipart et à droite un film et en dessous un texte de votre choix. 13 Reprenez l’étape 11 et insérez du texte dans la zone de gauche.
Figure 11.16 : Un diaporama type
LE GUIDE COMPLET 255
PowerPoint 2008 : Faire une présentation
Chapitre 11
11.7. Conclusion Il ne vous reste plus qu’à utiliser votre appareil photo et/ou votre caméra pour ajouter des sons, de la vidéo, des images et du texte en prenant soin, pour chaque projet, d’organiser votre travail en partageant les améliorations que vous apporterez à votre organisation... Voici un exemple de dossiers pratiques où classer votre travail en cours : j Arborescence du projet j Notes
;
;
j Dossier images j Dossier son
;
,
j Dossier vidéo
;
j Travaux en cours
;
j Éléments textuels
;
; Export à valider ; Export validé.
j Import à traiter j j
En effet, qui dit multimédia dit multitude de fichiers et réclame donc une organisation tonique et bien innervée : j j j j
Nommez vos fichiers et vos dossiers d’une manière parlante. Classez-les régulièrement. N’hésitez pas à inventer de nouvelles manières de vous organiser. Si vous sentez qu’il vous manque un dossier où ranger tel ou tel type d’élément, nommez-le sans attendre, même si vous l’utilisez temporairement.
Peu à peu, vous développerez une vigilance et une attention en nommant les pièces de votre jeu de construction. Cette gymnastique vous aidera à progresser vers l’essentiel de votre communication qui reste fondée sur l’échange.
256 LE GUIDE COMPLET
Entourage 2008 : Premier contact Les fonctions d’Entourage .............................................................................................. 258 La fenêtre principale de messages d’Entourage 2008 ............................................. 267 My Day .................................................................................................................................. 282 Le Carnet d’adresses dans Entourage ......................................................................... 283 Le calendrier de vos événements .................................................................................. 285 La gestion des notes ......................................................................................................... 288 La gestion des tâches ....................................................................................................... 290 S’abonner à un groupe de news .................................................................................... 292 Conclusion ........................................................................................................................... 293
Chapitre 12
Entourage 2008 : Premier contact
Penchons-nous maintenant sur Entourage, le logiciel de courriers électroniques pour Mac de Microsoft ; l’équivalent d’Outlook sur PC. Contrairement aux autres logiciels d’Office, notre approche d’Entourage ne passera pas par un examen systématique des menus mais par une découverte dynamique. Nous évoquerons les fonctions et les menus associés afin d’aller à l’essentiel des fonctions croisées de ce logiciel.
12.1. Les fonctions d’Entourage Entourage a pour principales fonctions : j j
j j j j j j
d’envoyer des messages à un ou plusieurs destinataires ; de mettre en copie cachée certains emails pour informer une tierce personne où d’envoyer à un groupe des informations sans révéler l’identité des autres destinataires ; de rediriger un courrier ; de joindre une pièce à votre message ; de filtrer des messages en créant des boîtes aux lettres où ils seront automatiquement rangés ; de gérer votre agenda ; de gérer votre carnet d’adresses ; de vous avertir lorsqu’un rendez-vous approche avec l’utilitaire My Day.
Si vous étiez familier d’une version précédente, voici les améliorations apportées : j
j
j
Avec My Day, vous restez au fait en gardant un œil sur votre planning depuis votre bureau. Vérifiez le calendrier et la liste des tâches du jour sans ouvrir Entourage. Recherche éclair permet de retrouver des années de messagerie, de contacts, d’événements et même de pièces jointes à des messages. Enregistrez vos recherches pour créer des affichages mis à jour automatiquement. Indicateurs de tâches organise les messages et les contacts importants, et attribue à chaque élément avec indicateur une échéance et une heure de rappel. Vous vérifiez la liste des tâches pour vous concentrer sur le plus important.
258 LE GUIDE COMPLET
Les fonctions d’Entourage
Chapitre 12
sont améliorés. La protection contre le courrier indésirable améliorée filtre les messages indésirables. Vous recevez un avertissement si Entourage détecte un "hameçonnage" qui contient des liens vers des sites web suspects. La Barre des favoris vous aide à atteindre rapidement vos emplacements favoris dans Entourage, sans devoir parcourir une liste entière de dossiers. Glissez vos dossiers du moment vers cette Barre des favoris, y compris des dossiers de messagerie, des carnets d’adresses, la liste des tâches et des recherches enregistrées. Les Barres d’outils personnalisables vous permettent d’ajouter, réorganiser ou supprimer les boutons de la barre d’outils.
j Filtre de courrier indésirable et protection contre l’hameçonnage
j
j
Messagerie électronique Une messagerie électronique vous permet d’envoyer et de recevoir des messages par ordinateur, avec un assistant personnel ou certains téléphones. Apparu à la fin des années 80 dans les milieux scientifiques américains et réservé à un usage confidentiel dans un premier temps, l’email est devenu un mode de communication incontournable. Pour envoyer et recevoir des messages, il faut détenir ou créer un compte email comprenant un serveur POP et un serveur SMTP : j j
POP (Post Office Protocol) est un mode de réception du courrier. SMTP (Simple Mail Transfert Protocol) est un mode d’envoi du courrier.
Vos messages sortants sont acheminés par le serveur SMTP vers le destinataire de votre choix. Les messages que vous recevez sont stockés sur votre compte POP ou IMAP si vous avez un webmail sur une page HTML : voila ou yahoo, par exemple. Pour utiliser Entourage, il faut posséder une adresse email ou plusieurs, Entourage pouvant gérer plusieurs comptes email à la fois. Si vous avez un fournisseur d’accès à Internet, ce dernier vous attribuera une adresse email gratuitement. Unissant un nom de domaine à votre nom ou prénom par le symbole @ – prononcez at –, ce symbole vient toujours de l’anglais où l’on dit at home pour parler de chez soi. Votre email signifie donc que vous êtes chez votre fournisseur d’accès qui a
LE GUIDE COMPLET 259
Chapitre 12
Entourage 2008 : Premier contact
l’obligation, dès qu’il vous crée un compte de courriel, d’acheminer votre courrier électronique. Dans la plupart des cas, prévoyez quelques jours pour recevoir par courrier postal vos identifiants : j j
un login constitué du nom que vous avez choisi à gauche du @ ; un mot de passe interdisant l’accès de votre courrier à des personnes malintentionnées.
Créer un compte Une fois que vous aurez reçu ces informations, vous pourrez créer votre compte dans Entourage :
1 Allez dans Entourage/Paramètres du compte…. 2 Dans la boîte de dialogue Comptes, cliquez sur Nouveau. 3 L’Assistant Configuration de Compte vous invite à rentrer les paramètres de votre messagerie. 4 Saisissez votre adresse email dans Adresse de messagerie.. 5 Cliquez sur la flèche en bas à droite pour passer à l’étape suivante.
Figure 12.1 : L’Assistant Configuration du compte
6 En mode Automatique, Entourage vous invite à passer à la troisième étape et à rentrer votre Mot de passe. Dans un configuration POP ou IMAP, l’Assistant vous demandera en plus Votre nom, votre Adresse de messagerie, votre ID de compte qui est en général la partie à gauche de @, les serveurs de messagerie entrants, leur type et le serveur de messagerie sortant. 7 Vous pouvez en quatrième étape vérifier les données du compte en effectuant un test. Bien que facultatif, ce test est toujours utile.
260 LE GUIDE COMPLET
Les fonctions d’Entourage
Chapitre 12
En effet, des erreurs ultérieures peuvent survenir sans que vous puissiez en détecter facilement l’origine.
Figure 12.2 : La vérification des données du compte
8 Fermez l’Assistant de configuration de comptes en cliquant sur Terminer. Le compte que nous venons de configurer est un compte Live des serveurs Microsoft qui nous sera utile pour l’utilisation de Messenger. Créez maintenant vos comptes POP ou IMAP en suivant la même procédure. Pour configurer un compte POP ou IMAP : j
Pour le compte POP, très fréquent chez les fournisseurs d’accès à Internet, Entourage va identifier votre FAI en mode Automatique : un serveur de messagerie entrant de la forme pop.xxx.fr ; un serveur de messagerie sortant de la forme smtp.xxx.fr.
j
Pour le compte IMAP, typique pour .Mac, Entourage le reconnaît comme tel et vous proposera : un serveur de messagerie entrant de la forme mail.mac.com ; un serveur de messagerie sortant de la forme smtp.mac.com. Réglage serveur de messagerie sortant
Réglez votre serveur de messagerie sortant avec les réglages de votre FAI au lieu de ceux de .Mac. Autrement, vos courriers ne pourront pas être expédiés.
Une fois vos comptes créés, vous constatez leur présence dans la boîte de dialogue Comptes ainsi que dans le sous-menu Envoyer/Recevoir de la fenêtre principale de messages d’Entourage. LE GUIDE COMPLET 261
Chapitre 12
Entourage 2008 : Premier contact
Modifier ou supprimer un compte Suivez la procédure ci-après :
1 Rendez-vous dans Entourage/Paramètres du compte…. 2 En double-cliquant sur le compte créé dans la boîte de dialogue Comptes, vous ouvrez la boîte de dialogue Modifier le compte. 3 Dans l’onglet Options, vous pouvez gérer les messages présents sur le serveur de votre FAI : Cochez Recevoir les messages partiellement s’ils dépassent… lorsque vous êtes en connexion bas débit ou en connexion 3G avec un portable et que vous ne voulez pas gaspiller votre forfait. Cochez Laisser une copie de chaque message sur le serveur lorsque vous relevez vos mails depuis un ordinateur de bureau par exemple, pour pouvoir les retrouver plus tard chez vous.
Figure 12.3 : L’onglet Options de la boîte de dialogue Modifier le compte
4 Dans l’onglet Avancé, présent uniquement pour les comptes IMAP, vous disposez d’options de stockage et de suppression supplémentaires. 5 Dans l’onglet Sécurité de messagerie électronique, vous définirez vos certificats de chiffrement si vous codez vos échanges dans le cadre de votre travail.
262 LE GUIDE COMPLET
Les fonctions d’Entourage
Chapitre 12
Figure 12.4 : L’onglet Sécurité de message électronique de la boîte de dialogue Modifier le compte
6 Si vous désirez supprimer un compte, sélectionnez-le dans la boîte de dialogue Comptes puis appuyez sur [Suppr].
Importation dans Entourage Une fois vos comptes créés dans Entourage, vous désirerez peut-être récupérer des données provenant d’un autre logiciel :
1 Rendez-vous dans Fichier/Importer…. 2 Dans la boîte de dialogue Importer, sélectionnez Informations d’une autre application. 3 Sélectionnez une application, par exemple Apple Mail. 4 Sélectionnez les éléments à importer.
Figure 12.5 : Les éléments à importer depuis Apple Mail
5 Fermez l’Assistant Import en cliquant sur Terminer. Les messages venant de Mail seront importés dans une boîte Importation du courrier.
LE GUIDE COMPLET 263
Chapitre 12
Entourage 2008 : Premier contact
En ce qui concerne les contacts, Entourage vous réclamera davantage de travail pour importer vos contacts du Carnet d’adresses d’Apple car les champs définis dans les contacts d’Entourage et ceux d’Apple ne sont pas harmonisés… La faute en incombe à Apple, semble-t-il. Mais un petit gratuiciel vous permet d’exporter votre Carnet d’adresses Apple sous la forme d’un fichier exploitable par Entourage : http://www .gwenhiver.net/address-book-exporter.html.
Figure 12.6 : La boîte de dialogue d’Address Book Exporter réglée pour Entourage
Une fois ce fichier obtenu à l’aide d’Address Book Exporter, nommé par l’application Carnet d’adresses exporté.txt :
1 Rendez-vous dans Fichier/Importer…. 2 Dans la boîte de dialogue Importer, sélectionnez Contacts ou messages à partir d’un fichier texte. 3 Sélectionnez Importer des contacts d’un fichier texte délimité par des tabulations ou des virgules. 4 Sélectionnez Carnet d’adresse exporté.txt. 5 Dans la boîte de dialogue Importer des contacts, reliez les champs de gauche à ceux de droite par un glisser déposer. 6 Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Importer ou appuyez sur [Ä].
Figure 12.7 : La boîte de dialogue Importer des contacts
264 LE GUIDE COMPLET
Les fonctions d’Entourage
Chapitre 12
Vos contacts du Carnet d’adresses Apple seront importés dans celui d’Entourage.
Exportation depuis Entourage Inversement, pour exporter vos contacts d’Entourage vers un fichier texte :
1 Rendez-vous dans Fichier/Exporter…. 2 Dans la boîte de dialogue Exporter, sélectionnez vers une liste (texte délimité par des tabulations). 3 L’exportation achevée, Entourage vous informe ; vous n’avez plus qu’à fermer la fenêtre de l’Assistant d’export.
Figure 12.8 : La boîte de dialogue Exporter
Où archiver tout ce que contient Entourage en gardant coché par défaut Éléments vers une archive Entourage. L’avantage de cette sauvegarde est
de conserver des archives exploitables de vos informations avant qu’une corruption de la base de données d’Entourage, un événement rare mais radical, vous interdise l’accès à vos messages, vos notes, votre agenda, vos projets… L’importation d’une archive se fait par l’Assistant Import dans Fichier/Import en suivant les instructions pas à pas. Procédez régulièrement à cet archivage si vos emails sont vitaux dans votre travail. Ne pas mettre tous ses œufs dans le même panier
Entourage, comme tout autre logiciel, contient des faiblesses inhérentes à sa volonté de réunir de multiples fonctionnalités. Le choix de séparer le carnet d’adresses, le calendrier et le logiciel de courriels fait par Apple n’est pas anodin. Ce que vous gagnez en synergie, vous le perdez en sécurité…
LE GUIDE COMPLET 265
Chapitre 12
Entourage 2008 : Premier contact
Synchronisation avec un iPhone ou un iPod Touch L’équipe de Microsoft pour Mac n’a pas oublié les utilisateurs d’iPhone ou d’iPod Touch employant Entourage :
1 Rendez-vous dans Entourage/Préférences…. 2 Cliquez sur Services de Synchronisation. 3 Cochez les deux premières options afin que les contacts et calendriers Entourage se synchronisent avec Carnet d’adresses et iCal.
Figure 12.9 : Les préférences de synchronisation avec iTunes et iCal
4 Si vos informations se trouvent : Dans Entourage et non dans Carnet d’adresses, sélectionnez Remplacer les éléments des services de synchronisation par les éléments Entourage.
Dans Carnet d’adresses, sélectionnez Remplacer les éléments Entourage par les éléments des services de synchronisation. Dans Entourage et dans Carnet d’adresses, sélectionnez Fusionner les éléments Entourage avec les éléments des services de synchronisation.
Et si je n’ai pas d’iPhone ni d’iPod Touch ?
Palm est en perte de vitesse depuis plusieurs années déjà et les assistants personnels sont généralement compatibles avec le logiciel Missing Sync qui a repris le flambeau de Palm Desktop avec succès. Payant, mais d’un prix assez modique, Missing Sync vous permet de synchroniser un assistant personnel au carnet d’adresses Apple et à son calendrier iCal : http://www.markspace.com/fr/, et donc indirectement à Entourage si vous avez activé la synchronisation, comme nous venons de le voir.
266 LE GUIDE COMPLET
La fenêtre principale de messages d’Entourage 2008
Chapitre 12
12.2. La fenêtre principale de messages d’Entourage 2008 Cette fenêtre principale s’ouvre au lancement d’Entourage. Si vous la fermez par [Pomme]+[W] ou en cliquant sur le bouton radio rouge par mégarde, pensez à la rappeler par le raccourci [Alt]+[Maj]+[Pomme]+[N].
Figure 12.10 : La fenêtre de messages d’Entourage 2008
De prime abord, nous distinguons quatre zones : j
j
Une barre d’outils Standard que vous pouvez personnaliser par un [Ctrl]+clic sur la zone grise ou par Affichage/Personnaliser la barre d’outils…. Si vous recevez de nombreux mails liés à des abonnements par liste par exemple, affichez le bouton marquer comme lus si vous ne désirez pas les consulter sur le moment. Dans la colonne de gauche se trouve la Boîte de réception de vos messages, celle des Brouillons, des Envois, des Éléments supprimés et du Courrier indésirable. Entourage dispose en effet d’un outil antispam filtrant les "pourriels"… C’est dans cette colonne que se trouveront les dossiers que vous créerez par l’appel du menu contextuel associé en demandant à créer un Nouveau dossier. La création de ces dossiers assortis à des règles que nous définirons dans Outils/Règles… permettra de filtrer vos messages afin d’optimiser la gestion de vos emails lorsque vous avez des correspondants réguliers. Comme dans le Finder, vous pouvez renommer vos dossiers en cliquant dessus.
LE GUIDE COMPLET 267
Chapitre 12
Entourage 2008 : Premier contact
Visualiser le calendrier dans chaque fenêtre d’Entourage.
Cliquez sur le petit triangle gris pointant vers le haut, tout en bas à gauche, pour faire apparaître un calendrier. Cliquez sur un jour donné. Entourage vous mène sans délai vers la date sélectionnée en activant l’onglet Calendrier.
Figure 12.11 : Le menu contextuel des dossiers d’Entourage j
Dans la colonne du centre se trouvent les mails que vous recevez sous la forme d’une liste. Le message apparaît en gras lorsqu’il n’a pas été lu.
Figure 12.12 : Un message non lu j
Dans la colonne de droite se trouve le contenu du message sélectionné, ici le mail de bienvenue de l’équipe Microsoft Entourage. Si vous préférez une disposition des messages avec le contenu en dessous,, rendez-vous dans Affichage/Volet de visualisation/Sous la liste.
De gauche à droite, la barre d’outils contient les commandes essentielles d’Entourage : j Courrier, j j j j j
qui affiche par défaut la fenêtre des messages ; Carnet d’adresses, où vous retrouvez vos contacts par ordre alphabétique ; Calendrier, qui affiche votre agenda par jour, semaine ou mois ; Notes, qui centralise vos notes associables à des événements ; Tâches, qui réunit vos tâches à accomplir par ordre de priorité ; Centre de projets, qui vous permet de collaborer sur un projet avec des utilisateurs distants.
268 LE GUIDE COMPLET
La fenêtre principale de messages d’Entourage 2008
Chapitre 12
À leur suite se trouvent les boutons d’action sur vos messages : pour créer un nouveau message (raccourci : [Pomme]+[N]). En cliquant à droite de ce bouton sur le petit triangle noir, vous appellerez le sous-menu des différents types d’éléments à créer.
j Nouveau
Figure 12.13 : Le sous-menu du bouton Nouveau message
(raccourci : [Pomme]+[R]) pour répondre à un message sélectionné. Répondre à tous (raccourci : [Maj]+[Pomme]+[R]) pour répondre à tous lorsque le message était destiné à plusieurs interlocuteurs. Transférer (raccourci : [Pomme]+[J]) pour envoyer à une tierce personne un message qui vous paraît susceptible de l’intéresser. Suppression (raccourci : [Suppr]) pour supprimer un ou plusieurs messages sélectionnés. Indésirable (raccourci : [Maj]+[Pomme]+[J]) pour désigner ce message à Entourage comme étant un spam. Tâche pour définir de nouvelles tâches ou les consulter. Catégories pour assigner une catégorie à un des éléments d’Entourage comme un événement, une tâche, un message.
j Répondre j j j j j j
Figure 12.14 : Le sous-menu du bouton Catégorie
pour accéder au rappel de vos tâches, un petit logiciel automatiquement lancé par Entourage que vous pourrez toutefois désactiver si ces rappels vous paraissent intempestifs. Envoyer et recevoir pour envoyer et recevoir vos messages, sur un compte ou plusieurs. Rechercher pour filtrer vos messages reçus en saisissant une requête dans le champ de recherche.
j My Day
j j
LE GUIDE COMPLET 269
Chapitre 12
Entourage 2008 : Premier contact
La rédaction d’un message dans Entourage En cliquant sur Nouveau dans la barre d’outils Standard de votre fenêtre principale ou en tapant le raccourci [Pomme]+[N], vous faites surgir une fenêtre vierge de message électronique. Explorons-la de haut en bas.
Figure 12.15 : Un message électronique en cours de rédaction et ses différentes zones
La barre d’outils de votre message comprend de gauche à droite : j Envoyer
pour envoyer votre message lorsque vous aurez fini de le
rédiger. pour ajouter une pièce jointe en ouvrant une fenêtre du Finder afin de la sélectionner. Vous pouvez aussi développer le triangle à gauche de Pièces Jointes et glisser déposer ou cliquer sur Ajouter. Insérer pour insérer une image, une image d’arrière-plan, un son, une vidéo par le sous-menu associé. Généralement, vous éviterez de surcharger votre courriel de ces "plus" qui sont certes décoratifs mais peuvent irriter vos destinataires confrontés à des emails trop lourds. Priorité pour indiquer à votre destinataire l’importance plus ou moins grande de votre email afin d’attirer son attention. À utiliser également avec parcimonie. À force d’alerter, on finit par ne plus être remarqué. Signature pour insérer une signature de votre choix. Très utile dès que vous avez plusieurs comptes email associés à des activités différentes.
j Attacher
j
j
j
270 LE GUIDE COMPLET
La fenêtre principale de messages d’Entourage 2008
Chapitre 12
Pour créer une signature :
1 Rendez-vous dans Outils/Signatures. 2 Cliquez sur Nouveau pour ajouter une signature. Inclure un logo dans une signature
Pour inclure un logo, placez-vous dans le texte et collez votre logo à la fin. Si le format n’est pas reconnu par Entourage, ouvrez votre fichier avec Aperçu et demandez à l’enregistrer en JPEG par exemple.
3 Lorsque votre signature est rédigée, fermez la fenêtre qui s’était ouverte. 4 Rendez-vous dans Outils/Comptes… puis dans Options de la boîte de dialogue Modifier le compte. 5 Sélectionnez la signature que vous venez de créer comme signature par défaut. À droite de la barre d’outils de la fenêtre principale se trouve un groupe de quatre boutons associés destinés à identifier et qualifier le message que vous envoyez dans un projet donné. Votre message peut en effet : j j j
faire partie d’une Tâche ; appartenir à une Catégorie donnée ; appartenir à un Projet donné.
Il peut aussi être lié à un élément nouveau ou existant qui peut-être : j j j j j j j
un Message ; un Événement ; une Tâche ; une Note ; un Contact ; un Groupe ; un Fichier.
Ces options peuvent paraître lourdes si vous travaillez seul. Elles prennent leur sens dès que vous collaborez à un projet dont vous avez à cadrer la mise en œuvre. Juste en dessous de la barre d’outils se trouvent : j
Le champ De qui vous propose de définir le compte à partir duquel vous enverrez votre message. LE GUIDE COMPLET 271
Chapitre 12 j
Entourage 2008 : Premier contact
Les champs À :; Cc : (Copie carbone), Cci (Copie carbone invisible), réservés respectivement à vos destinataires, à la mise en copie ou en copie cachée, sont en relation avec le Carnet d’adresses d’Entourage. Ce dernier vous proposera de compléter l’adresse dès les premières lettres du nom ou du prénom.
Si vous n’avez pas le temps de rédiger votre message, vous aurez la possibilité de l’enregistrer comme brouillon. Fermez-le par le raccourci [Pomme]+[W] ou le bouton radio rouge. La boîte d’alerte qui s’affiche vous propose d’Ignorer les modifications, de Continuer la saisie ou de l’Enregistrer comme Brouillon. Si vous choisissez cette dernière option, vous le retrouverez dans le dossier Brouillon de la fenêtre principale assortie d’un chiffre entre parenthèses indiquant le nombre de courriels en cours de rédaction. Figure 12.16 : L’alerte de fermeture d’un message en cours de rédaction
Pensez également à corriger vos erreurs de frappe, d’orthographe ou de grammaire en vous rendant dans la seconde zone d’Outils.
Figure 12.17 : Le menu Outils d’Entourage 2008
Enfin, la rédaction d’une réponse à un courriel est une occasion de "nourrir" votre Carnet d’adresses. Par un [Ctrl]+clic, vous pouvez enregistrer les coordonnées de votre correspondant afin qu’Entourage l’identifie plus facilement à l’avenir et lui évite notamment d’être classé dans les indésirables.
La lecture d’un message dans Entourage Vous avez lancé Entourage depuis le Dock, par exemple. La planification automatique, réglée par défaut toutes les dix minutes, est trop longue. Vous avez peut-être un message qui vous attend sur le serveur… 272 LE GUIDE COMPLET
La fenêtre principale de messages d’Entourage 2008
Chapitre 12
Vous pouvez : j j
cliquer dans la barre d’outils de la fenêtre principale sur Envoyer/Recevoir ; vous rendre dans Outils/Envoyer et recevoir et sélectionner le compte à relever ou la totalité de vos comptes, également par le raccourci [Pomme]+[K].
Vous pouvez aussi réduire l’intervalle de votre planification automatique via le même menu Outils/Exécuter une planification/Modifier les planifications.
Figure 12.18 : Le menu contextuel d’Entourage
Cette commande peut également être atteinte via le menu contextuel d’Entourage sur lequel nous reviendrons lors de l’examen des Règles. Pour lire le contenu d’un message, sélectionnez-le. Si le volet de visualisation sur la droite ne vous convient pas, allez dans Affichage/Volet de visualisation/Sous la liste.
Figure 12.19 : Répondre à un message
Pour y répondre, cliquez sur Répondre où utilisez le raccourci [Pomme]+[R] après avoir sélectionné le message. Vous retrouvez la même
LE GUIDE COMPLET 273
Chapitre 12
Entourage 2008 : Premier contact
structure de message, Entourage mettant en citation en dessous du pointeur sous la forme "le…, … à écrit :" le message auquel vous répondez. Un champ jaune attire toutefois votre attention en vous proposant de Répondre à tous. Vous avez la possibilité, lorsqu’un message est envoyé à plusieurs destinataires, de répondre à l’expéditeur seul ou à tous. Éviter à vos amis d’être spammés
Lorsque vous réalisez des envois en nombre, mettez vos amis en copie cachée où créez un groupe anonyme dans le Carnet d’adresses d’Entourage afin que leurs adresses email ne soient pas récupérées par l’un des destinataires.
Une fois que vous avez fini de rédiger votre réponse, vous pouvez l’enregistrer comme Brouillon ou l’envoyer de suite si vous êtes connecté à Internet. Une fois envoyée, votre réponse restera consultable dans le dossier Éléments envoyés. Une flèche sera ajoutée au message auquel vous avez
répondu en précisant la date à laquelle vous avez répondu et en vous laissant la possibilité d’Afficher la réponse. Retour à l’envoyeur
Mon message m’a été retourné avec le commentaire "Delivery to the following recipients failed permanently :". Le mail du destinataire peut être momentanément inactif si sa boîte aux lettres est pleine ou il contient une erreur de syntaxe ou une faute de frappe. Vérifiez vos sources…
Prendre des précautions élémentaires… Sans doute avez-vous également remarqué que vos messages apparaissent généralement sans images avec un rectangle jaune… Figure 12.20 : L’alerte d’images dans Entourage
Dans le monde PC, les emails sous forme HTML et les images qu’ils contiennent peuvent contenir des virus. Entourage prend soin des utilisateurs PC auxquels vous pourriez communiquer une infection à 274 LE GUIDE COMPLET
La fenêtre principale de messages d’Entourage 2008
Chapitre 12
laquelle ne serait pas sensible votre Mac. Si cliquer sur Télécharger les images à chaque fois vous importune, vous avez la possibilité de modifier le comportement d’Entourage dans ses Préférences en cliquant sur Télécharger les images pour tout expéditeur ou pour les expéditeurs connus dans votre Carnet d’adresses.
Figure 12.21 : Les préférences de Sécurité d’Entourage
Ne désactivez pas les autres options, notamment les deux premières sans lesquelles les virus s’introduiraient dans votre Carnet d’adresses en vous attirant des remarques désagréables de vos correspondants… Prenez garde également aux pièces jointes que vous recevez. Toutes les pièces contenant un exécutif doivent être supprimées sans état d’âme par Supprimer. Mac n’utilise pas de .exe. Vous enregistrerez vos fichiers sur votre Bureau pour les examiner à loisir ou dans un dossier En cours créé pour la circonstance. Si vous êtes en réseau dans votre entreprise, vous éviterez de partager ce dossier dont le contenu mérite un examen. Il faut également être vigilant vis-à-vis du phising ou hameçonnage qui consiste à vous faire croire par exemple que votre banque entre en contact avec vous. Ne rentrez pas d’informations confidentielles dans un email non chiffré comme des informations de carte bleue car celles-ci peuvent être interceptées. Dans l’ensemble, réduisez au strict minimum l’inscription de vos données bancaires à la fois dans votre ordinateur et sur Internet, en utilisant un organisme tiers de confiance comme Paypal, par exemple. Le Mac a jusqu’ici été négligé par les programmeurs de virus en raison de ses faibles parts de marché. Mais son succès grandissant lié à la stabilité de Mac OS X et à la simplicité de son approche promettent d’attirer leur attention sous peu…
LE GUIDE COMPLET 275
Chapitre 12
Entourage 2008 : Premier contact
Figure 12.22 : La protection d’Entourage contre le courrier indésirable
Si vous désirez modifier les réglages par défaut d’identification des spams, rendez-vous dans Outils/Protection contre les indésirables… où vous pourrez pour chaque onglet : j j j
augmenter le niveau de protection ; désigner des domaines protégés ; bloquer certains spammeurs. Vous augmentez votre protection, vérifiez votre dossier Courrier Indésirable…
Si de nouveaux contacts vous écrivent, ils risquent de passer à la "trappe" en raison de vos niveaux de sécurité. Vous pouvez changer le statut d’un email indésirable en cliquant sur Légitime dans la barre d’outils. La vie est un équilibre à trouver entre l’ouvert et le fermé…
De temps en temps, vous pouvez supprimer les messages du dossier Courrier Indésirable, lorsque vous le passez en revue en sélectionnant les messages : j
j
Contigus par [Maj] et en survolant par un clic maintenu les messages puis en appuyant sur [Suppr] ou sur Supprimer dans la barre d’outils. Non contigus en cliquant sur [Pomme] puis en sélectionnant le ou les messages – en combinant avec la technique de sélection contiguë – et en appuyant sur [Suppr] ou sur Supprimer dans la barre d’outils.
La recherche d’un message Lorsque vous ne jetez pas vos courriels, le dossier Boîte de réception s’alourdit. On compte en moyenne une vingtaine de mails par jour pour une personne active disposant d’un réseau d’une dizaine de 276 LE GUIDE COMPLET
La fenêtre principale de messages d’Entourage 2008
Chapitre 12
personnes, une centaine de mails pour une petite entreprise, plusieurs centaines pour des institutions ou de grosses entreprises. Certaines personnes assimilent les courriels à des éléments jetables et gèrent ainsi leur correspondance électronique. D’autres les utilisent pour leur travail et ont besoin d’y faire référence plusieurs mois plus tard. Ce flux d’informations nécessite une organisation pour canaliser, classer, faciliter l’accès et la gestion. Autrement, vous serez débordé par ces courriels et raterez des informations importantes. La première solution consiste à chercher dans ces courriels la ou les informations clés en formulant une requête dans le filtre rapide situé en haut à droite de la fenêtre principale :
1 Sélectionnez un dossier ou la boîte de réception pour réduire le champ de recherche à cette zone. 2 Rendez-vous dans le champ de recherche situé en haut à droite sous la barre d’outils. 3 Définissez le type de recherche. S’agit-il de l’objet d’un message, de l’identité de l’expéditeur ? Cette recherche s’adresse-t-elle à un destinataire ? La catégorie est-elle un travail, un message indésirable ? 4 La phrase recherchée commence par le mot que vous tapez ou le contient ? En filtrant vos mails, Entourage visualise ceux qui répondent aux critères demandés. Si cette requête n’est pas efficace, vous pouvez passer par le champ Rechercher de la barre d’outils qui propose des critères plus détaillés.
Figure 12.23 : Les critères disponibles pour l’outil de recherche d’Entourage
LE GUIDE COMPLET 277
Chapitre 12
Entourage 2008 : Premier contact
Notez la possibilité de combiner des critères en cliquant sur le + afin d’affiner votre recherche et celle, bien pratique, d’Enregistrer la recherche qui crée un raccourci dans la liste des dossiers. Suivant le degré de confidentialité de vos messages et l’accès à votre ordinateur, vous pourrez Inclure les éléments d’Entourage dans les résultats des recherches de Spotlight ou non en cochant la case concernée.
Figure 12.24 : Inclure les éléments d’Entourage dans la recherche Spotlight
Prenez également l’habitude d’enregistrer vos pièces jointes dans les dossiers associés à vos projets sur votre disque dur au lieu de les laisser dans Entourage. En effet, en cas d’erreur de la base de données, cas rare mais qui peut survenir suite à un email malveillant par exemple, vous risquez de perdre tout accès à vos mails, même après une reconstruction de la base. Reconstruire la base de données d’Entourage
Lors du démarrage, gardez un doigt appuyé sur [Alt]. Entourage vous propose de reconstruire sa base de données. Suivez les instructions pas à pas. La reconstruction s’achève par le lancement d’Entourage si aucun problème grave n’a été rencontré.
Enfin, vous avez la possibilité de trier vos messages dans un dossier donné en cliquant sur les en-têtes de vos colonnes de gauche à droite : j Drapeau,
pour trier par tâches. pour trier suivant les liens définis dans vos projets. Lu ou Non lu, symbolisé par l’enveloppe ouverte ou fermée. État d’un message, indiquant que vous y avez répondu ou que vous l’avez retransmis. Niveau d’urgence, afin de distinguer les messages les plus importants en premier (selon leur expéditeur).
j Lien, j j j
278 LE GUIDE COMPLET
La fenêtre principale de messages d’Entourage 2008
Chapitre 12
; l’icône présente sera un trombone ou un cadenas si le message est chiffré. De pour trier par expéditeur. Envoyé, pour trier par date. Objet, pour trier par objet de message. Compte, pour trier par compte email.
j Comportant une pièce jointe j j j j
La création des règles Plutôt que de partir d’une organisation a priori, prenez l’habitude d’adapter votre classement à votre travail. Si par exemple, vous recevez régulièrement des emails de la société "Bidule", créez un dossier par un [Ctrl]+clic sur Boîte de réception en sélectionnant Nouveau dossier et nommez-le "Bidule". D’ores et déjà, vous pouvez manuellement glisser déposer tous les emails de la société du même nom dans le dossier que vous avez créé. Cliquez sur ce dossier pour les voir réapparaître dans la partie centrale de visualisation de vos emails. Ce classement manuel ne change pas toutefois le comportement d’Entourage lorsque vous recevrez de nouveaux messages de la société "Bidule". Vous aimeriez que les messages de la société arrivent directement dans le dossier du même nom… C’est possible en créant une Règle :
1 Sélectionnez un des messages de la société "Bidule". 2 Allez dans Outils/Règles….
Figure 12.25 : La règle Bidule
3 Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, commencez par nommer le nom de votre règle. 4 Définissez, c’est important, si tous les critères sont satisfaits ou si l’un des critères est satisfait. Cette dernière option est préférable au cas où votre correspondant change de mail mais pas de fournisseur d’accès à Internet, par exemple.
LE GUIDE COMPLET 279
Chapitre 12
Entourage 2008 : Premier contact
5 Développez le menu Tous les messages et sélectionnez De. 6 Dans la zone du dessous des actions sous condition, développez le menu Modifier l’état et sélectionnez Déplacer le message. 7 Dans le menu déroulant immédiatement à droite de Déplacer le message, sélectionnez Bidule.
Figure 12.26 : La sélection du dossier Bidule
Faut-il créer le dossier Bidule ou tout autre avant la création de la règle ?
Ce n’est pas indispensable, contrairement à Mail. Notez en bas à droite de la boîte de dialogue de sélection du dossier la présence de Nouveau dossier qui vous permet de modifier l’arborescence de vos dossiers à la volée.
8 Accessoirement, à droite de Définir la catégorie, cliquez sur Aucune et sélectionnez Travail. 9 Terminez la programmation de votre règle en cliquant sur OK. Dorénavant, et tant que vous garderez cette règle activée – vous pouvez au demeurant la modifier en revenant dans Outils/Règles… et en cliquant sur celle-ci –, les messages de la société Bidule parviendront directement dans le dossier Bidule. La création de cette règle n’est qu’un exemple simple parmi bien d’autres. Vous pouvez aussi créer une règle enregistrant vos pièces jointes dans un dossier à examiner ultérieurement :
1 Allez dans Outils/Règles…. 2 Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, nommez votre règle, Pièces jointes par exemple. 3 Définissez si tous les critères sont satisfaits. 4 Développez le menu Tous les messages et sélectionnez Pièce jointe puis développez le menu immédiatement à droite sur Existe. 280 LE GUIDE COMPLET
La fenêtre principale de messages d’Entourage 2008
Chapitre 12
5 Dans la zone du dessous des actions sous condition, développez le menu Modifier l’état et sélectionnez Enregistrer les pièces. 6 Cliquez sur Destination et créez un dossier A Examiner. 7 Terminez la programmation de votre règle en cliquant sur OK.
Figure 12.27 : La règle Pièces jointes
Dorénavant, toutes vos pièces jointes seront stockées dans le dossier A Examiner.
Vous auriez pu définir une règle similaire en tous points dans Automator, le logiciel programmable en Apple Script.
Figure 12.28 : L’action Automator d’enregistrement des pièces jointes
Appliquer une règle à d’anciens messages
Pour appliquer la règle à un message donné ou à un ensemble de messages, rendez-vous dans Message/Appliquer la règle puis sélectionnez la règle souhaitée.
LE GUIDE COMPLET 281
Chapitre 12
Entourage 2008 : Premier contact
L’allocation d’une tâche à un message Si vous n’avez pas le temps de répondre à certains messages et que votre réponse soit indispensable, vous pouvez faire un nœud à votre mouchoir ou allouer à ce message un rappel :
1 2 3 4
Sélectionnez le message à traiter ultérieurement. Allez dans Tâches/Dates et rappel…. Définissez une date d’échéance et une date de rappel. Confirmez la tâche en cliquant sur OK.
Retournez dans la liste des messages. Le message est désormais assorti d’un drapeau rouge. My Day vous préviendra à l’heure prévue…
12.3. My Day Vous pouvez afficher les événements et la liste de tâches de votre journée directement sur votre Bureau à l’aide de My Day, application widget qui affiche des informations sur Entourage.
Figure 12.29 :
My Day
Même lorsque Entourage est fermé, vous pouvez utiliser My Day pour consulter votre planification, vérifier les tâches effectuées et créer des tâches. Dans la barre d’outils d’Entourage :
1 Cliquez sur Courrier. 2 Cliquez sur My Day. L’application My Day s’ouvre. 3 Effectuez l’une des opérations suivantes :
282 LE GUIDE COMPLET
Le Carnet d’adresses dans Entourage
Chapitre 12
Pour afficher l’emplacement d’un événement de calendrier, positionnez le pointeur sur l’événement. Pour ouvrir un événement ou des tâches dans Entourage, double-cliquez sur le texte de l’élément. Pour marquer une tâche comme effectuée, activez la case à cocher en regard de la tâche. L’élément est supprimé de la liste des tâches dans My Day et marqué comme effectué dans la liste des tâches dans Entourage. Pour ajouter une tâche dans la liste des tâches, cliquez sur l’icône +, tapez la tâche dans la zone qui s’affiche puis appuyez sur [Ä]. Pour afficher des événements et la liste des tâches pour la veille ou le lendemain, cliquez sur les doubles flèches dans l’angle supérieur droit de My Day. Pour afficher My Day dans le Dock, faites un clic maintenu sur My Day dans le Dock puis lâchez la souris sur Afficher dans le Dock ou cliquez sur l’icône des préférences en bas à droite de My Day. Pour définir les préférences de My Day, cliquez sur l’icône Préférences en bas à droite de My Day, sur la catégorie des préférences à modifier, puis sélectionnez les préférences souhaitées.
12.4. Le Carnet d’adresses dans Entourage
Figure 12.30 : La fenêtre du Carnet d’adresses d’Entourage
Durant la création de votre premier compte email, votre adresse a été ajoutée et figure avec une icône violette. Mais si vous désirez changer cette information, informez-en Entourage en désignant un nouveau LE GUIDE COMPLET 283
Chapitre 12
Entourage 2008 : Premier contact
contact puis en passant par Contact/Ceci est mon contact. Considérons que vous avez déjà importé vos contacts, comme nous l’avons vu avec l’Assistant Importation activable par Fichier/Import…. Pour sélectionner un contact, cliquez deux fois sur l’un d’eux. Sa boîte de dialogue s’ouvre.
Figure 12.31 : La boîte de dialogue d’un contact j
Par Nom et messagerie, vous pouvez Ajouter ou Supprimer des adresses email supplémentaires. Notez la présence de Utiliser par défaut actif dès que vous avez plus d’une adresse email. Il vous permet de définir l’email qu’Entourage utilisera en priorité lors de l’écriture d’un message. Une fenêtre de confirmation d’enregistrement surgit lorsque vous avez terminé et fermé votre contact. Si elle vous lasse, cochez Toujours enregistrer les modifications sans confirmer.
j j j
j
j
Via Domicile, vous définissez l’adresse postale de votre contact et ses coordonnées téléphoniques. Par Travail, vous faites de même avec ses coordonnées de travail. Par Personnel, vous ajoutez des informations telles que son Anniversaire, son Âge, son Signe zodiacal, sa Fête… ainsi qu’une image par glisser déposer. Via Autre, vous ajoutez des notes personnelles. Cet onglet peut s’avérer utile par exemple si vous travaillez aux ressources humaines d’une PME ne disposant pas d’un logiciel spécialisé. Par Certificat, vous stockez les chiffrages associés à un contact afin de communiquer par messages chiffrés.
L’ajout, la suppression ou la modification via Ouvrir le contact se feront plus efficacement à l’aide du menu contextuel associé au contact, que vous appelez comme d’habitude par [Ctrl]+clic car les commandes de menu se trouvent dispersées entre Fichier, Édition et Contact.
284 LE GUIDE COMPLET
Le calendrier de vos événements
Chapitre 12
Figure 12.32 : Le menu contextuel associé à un contact
Si vous avez de nombreux contacts, vous pouvez les rechercher à l’aide des outils de recherche communs à Entourage et que nous avons vu dans la fenêtre principale du logiciel. Il peut être utile, si vous écrivez fréquemment aux mêmes personnes, de les rassembler dans un groupe :
1 Sélectionnez vos messages par un clic continu ou discontinu à l’aide des raccourcis respectifs [Maj] ou [Pomme] maintenus. 2 Développez le menu contextuel associé à Nouveau et sélectionnez Groupe.
Figure 12.33 : Le menu contextuel associé à Nouveau
3 Une fenêtre s’affiche contenant les contacts sélectionnés. 4 Donnez un nom à votre groupe. 5 Si vous désirez garder la confidentialité de vos contacts, que ce soit en copie carbone, Cc, ou en copie carbone invisible, Cci, cochez Ne pas afficher les adresses lors de l’envoi au groupe. 6 Fermez la boîte de dialogue du groupe. Il s’affiche maintenant dans vos contacts avec une icône double de personnages.
12.5. Le calendrier de vos événements Justement, à propos de rendez-vous, il est temps de vous pencher sur la gestion du calendrier lié à Entourage. Cliquez sur l’icône du calendrier, la troisième à partir de la gauche dans la barre d’outils de la fenêtre principale. LE GUIDE COMPLET 285
Chapitre 12
Entourage 2008 : Premier contact
Figure 12.34 : Le calendrier d’Entourage
Affichable par jour, semaine de travail, semaine ou mois, le calendrier d’Entourage fonctionne sur le même principe que Ical.
Créer un événement Vous cliquez sur un jour où vous désirez créer un événement pour appeler un Nouvel événement. Notez la présence de l’affichage des tâches et de la fenêtre de My Day placée à côté pour la circonstance afin de constater leurs correspondances.
Figure 12.35 : Un nouvel événement du calendrier
286 LE GUIDE COMPLET
Le calendrier de vos événements
Chapitre 12
Votre nouvel événement s’affiche. Notez la présence, en haut à gauche, d’Inviter qui vous permet d’associer des contacts de votre Carnet d’adresses à cet événement ainsi qu’une allocation de Tâches dont le fonctionnement est le même que celui des messages. Vous avez à saisir, de haut en bas : j j j j j j
l’objet de votre rendez-vous ; son emplacement ; le début du rendez-vous ; la fin du rendez-vous qui peut se situer un autre jour en modifiant la date affichée à gauche de ce champ… ; sa périodicité ; le Rappel éventuel.
Ce Rappel vous permet, par exemple, si vous êtes d’un naturel distrait, de vous remémorer votre cours de natation ou la formation que vous suivez. Pensez à inclure un Temps de trajet si besoin est. L’événement est répercuté sur les jours ouvrables. Vous pouvez changer ce paramètre en vous rendant dans Entourage/Préférences puis en cliquant sur Calendrier.
Figure 12.36 : Les préférences de Calendrier d’Entourage
Catégoriser un événement Dès que vous avez plusieurs événements, il devient utile de leur allouer des Catégories différentes afin de les identifier par des codes couleur.
Supprimer un événement Pour supprimer un événement, cliquez sur l’événement et via un [Ctrl]+clic, appelez le menu contextuel qui lui est associé pour le Supprimer par le message d’alerte qu’Entourage affiche afin d’éviter les suppressions accidentelles. LE GUIDE COMPLET 287
Chapitre 12
Entourage 2008 : Premier contact
Figure 12.37 : Le menu contextuel du Calendrier
Un événement périodique générera également un message d’alerte en vous invitant à Supprimer toutes les occurrences ou à Supprimer celle-ci uniquement.
Se déplacer dans le calendrier Suivant le réglage affiché par l’intermédiaire de la barre d’outils, vous pourrez vous déplacer en cliquant sur les doubles flèches à gauche de la semaine ou du mois affiché ou de façon plus pratique par le raccourci : j j
[Pomme]+[î] pour vous rendre dans le futur ; [Pomme]+[ï] pour vous rendre dans le passé.
12.6. La gestion des notes
Figure 12.38 : La fenêtreNotes dans Entourage
Les notes servent à écrire des idées, des questions et toute information utile. Elles permettent aussi de stocker des informations pour plus tard, notamment des itinéraires ou du texte à réutiliser dans d’autres éléments ou documents. Pour créer une note :
1 Cliquez sur Nouveau. 288 LE GUIDE COMPLET
La gestion des notes
Chapitre 12
2 Dans Titre, tapez le titre de la note. 3 Dans Texte, tapez le texte de la note. Pour modifier une note, ouvrez la note à modifier en double-cliquant dessus. Puis cliquez dans le texte à l’endroit où vous souhaitez effectuer l’insertion : j j
Tapez par exemple un nouveau titre pour la renommer. Tapez sur [Suppr] pour la supprimer ou cliquez sur Supprimer dans la barre d’outils.
Pour modifier l’apparence de votre note rendez-vous dans : j Format/Couleur de fond
puis cliquez sur la couleur désirée. pour ajouter une ligne de séparation.
j Format/Ligne horizontale
Vous pouvez aussi, depuis la barre d’outils, cliquer sur Insérer puis choisir dans le sous-menu : j j j j
une image ; une image d’arrière-plan, il pourra s’agir ici par exemple d’une capture écran d’un itinéraire ; un son ; une vidéo.
Si vous avez des projets ouverts, vous pouvez lier une note à un projet donné par l’intermédiaire du menu contextuel qui lui est associé et auquel vous accédez, comme à l’accoutumée, par un [Ctrl]+clic.
Figure 12.39 : L’association d’une note à un projet par le menu contextuel
LE GUIDE COMPLET 289
Chapitre 12
Entourage 2008 : Premier contact
Si vous préférez, rendez-vous dans Outils/Ouvrir les liens afin de lier une note à : j j j j j j
un message ; un événement du calendrier ; une tâche ; une note ; un contact ; un groupe.
12.7. La gestion des tâches Vous pouvez créer des tâches pour assurer le suivi des actions à effectuer et leur assigner des dates de début, des échéances, des degrés de priorité et des rappels.
Figure 12.40 : La fenêtre Tâches dans Entourage j
j j
À la fin d’une tâche, vous pouvez marquer cette dernière comme terminée en cochant la case à côté de la tâche dans la liste de tâches. Une tâche en retard apparaît en caractères gras dans la liste des tâches. Vous pouvez aussi définir des tâches périodiques.
290 LE GUIDE COMPLET
La gestion des tâches
Chapitre 12
Figure 12.41 : Un exemple de tâche en cours avec une périodicité hebdomadaire j
j
Lorsque vous marquez comme terminée une tâche reproduite, l’occurrence suivante apparaît automatiquement sur votre liste des tâches avec une date d’échéance à l’intervalle spécifié. Les tâches inachevées sont affichées dans la liste des tâches avec les contacts et l’adresse électronique qui ont été marqués d’un indicateur de tâches.
À chaque création d’une tâche, Entourage vous demandera de définir : j j j j j j
un nom ; une date de fin (facultatif) ; une date de rappel ; un degré de priorité ; une périodicité ; un contenu pour la tâche à réaliser..
Ici aussi, les menus contextuels seront la voie à privilégier pour allouer rapidement aux tâches une propriété donnée.
Figure 12.42 : La tâche Appeler Francis est ramenée à aujourd’hui par l’entremise du menu contextuel
LE GUIDE COMPLET 291
Chapitre 12
Entourage 2008 : Premier contact
Personnaliser la périodicité d’une tâche
Si vous souhaitez qu’elle se termine après X occurrences, sous Début et fin, sélectionnez Fin après, puis tapez les X occurrences après lesquelles vous souhaitez terminer la tâche. Si vous souhaitez que la tâche périodique s’achève à une date donnée, sous Début et fin, sélectionnez Fin le, puis entrez la date à laquelle vous souhaitez terminer la tâche périodique.
12.8. S’abonner à un groupe de news Au début d’Internet, les forums n’avaient pas été développés en pages web tels que nous les connaissons aujourd’hui et de nombreux échanges passaient par ces groupes de news auxquels vous pouvez toujours vous abonner. Procédez ainsi :
1 Rendez-vous dans l’onglet principal Messages d’Entourage. 2 Cliquez sur Serveur de news Microsoft.
Figure 12.43 : L’Assistant Configuration du compte pour un compte de News
3 À l’aide du Filtre en haut à droite, affichez les groupes retenant votre intérêt. À titre d’exemple, tapez mac puis sélectionnez microsoft.public.mac.office.entourage en cliquant deux fois dessus. 4 Entourage ouvre une nouvelle fenêtre de news dans laquelle vous pouvez lire les messages, y répondre où créer un nouveau fil de discussion.
292 LE GUIDE COMPLET
Conclusion
Chapitre 12
Figure 12.44 :
La fenêtre de news
Ces espaces collaboratifs existent par la volonté de chacun. Prenez soin de vous adresser à vos interlocuteurs avec l’attention et le respect qu’ils vous témoignent…
12.9. Conclusion Notre tour d’horizon d’Entourage s’achève et les multiples fonctionnalités que nous avons rencontrées vous inquiètent peut-être. Rien ne vous empêche toutefois d’utiliser ce logiciel à une fraction de ses capacités pour monter en compréhension progressivement. Pour cela, l’idéal est de poser une question sur Internet, sur des forums ou sur des newsgroups pour échanger à la fois vos astuces et vos interrogations.
LE GUIDE COMPLET 293
Messenger 2008 : Premier contact Le lancement de Messenger et le réglage de ses préférences ............................. 296 La création d’un compte Messenger ............................................................................ 297 La barre d’outils de Messenger ...................................................................................... 301 La gestion des contacts dans Messenger .................................................................. 303 Conclusion ........................................................................................................................... 304
Chapitre 13
Messenger 2008 : Premier contact
La messagerie instantanée permet l’échange de messages textuels entre plusieurs ordinateurs connectés au même réseau informatique, cela signifie aujourd’hui principalement le réseau Internet. Contrairement au courrier électronique, ce moyen de communication est caractérisé par le fait que les messages permettent un dialogue interactif en s’affichant en temps réel. Souvent désignée sous le nom de "chat" (de l’anglais to chat, bavarder), la messagerie instantanée se définit bien par ce verbe où l’idée de communication plus diffuse, moins "cadrée" prédomine. En évoluant, la messagerie instantanée a intégré les fonctionnalités de voix et de vidéo grâce à une webcam, mais aussi toutes sortes d’applications collaboratives telles que des jeux, des prises de notes ou des envois de fichiers, l’envoi de messages automatiques et de notifications. Soyez vigilant avec ce mode de communication en particulier si vous avez des enfants. Le caractère instantané des réponses et la multiplicité des interlocuteurs sur Messenger ou tout système équivalent de messagerie instantanée fait perdre la notion d’agenda, d’organisation d’une journée en décloisonnant les activités et un phénomène d’addiction peut survenir rapidement…
13.1. Le lancement de Messenger et le réglage de ses préférences Au lancement de Messenger, l’application vous propose par l’intermédiaire d’un Assistant Création de compte de créer un compte sur : http://www.windowslive.fr/. Concurrent de Google et de ses google applications, Windowslive vous permet de créer un espace virtuel collaboratif intitulé Spaces et un compte email et messenger gratuit. Sur cet espace, vous pourrez notamment : j j j j j j
gérer votre messagerie par webmail ; partager des fichiers sur un disque virtuel ; déposer des photos dans un diaporama ; installer un antivirus ; installer un contrôle parental ; lancer des invitations à des événements.
Parallèlement, sur Messenger, vous aurez accès à : j
la messagerie instantanée ;
296 LE GUIDE COMPLET
La création d’un compte Messenger j j
Chapitre 13
le partage de fichiers ; les émoticônes animées.
Il est également possible de personnaliser le texte envoyé à vos correspondants, la couleur ou le fond de la fenêtre de conversation et de trier vos contacts par catégories.
13.2. La création d’un compte Messenger Au premier lancement de Messenger, le logiciel vous demande de configurer le compte d’accès. Suivez pas à pas les instructions de l’Assistant Création de compte. Vous avez peut-être déjà un identifiant Windows Live ID sans le savoir
Tout compte "hotmail" possède un identifiant Windows Live ID. Si vous possédez ou pouvez retrouver vos identifiants, il suffira de les rentrer à la demande de l’Assistant.
Une fois ce processus de création de compte achevé, le lancement de Messenger débute par une fenêtre de connexion.
Figure 13.1 : La fenêtre de connexion Messenger
Cliquez sur Connexion pour vous connecter et tapez [Pomme]+[G] pour fermer une session, également accessible par Réseau/Fermer la session, la fermeture de la fenêtre principale n’entraînant pas la fermeture de la session. Quelques instants après avoir cliqué sur Connexion, la fenêtre
LE GUIDE COMPLET 297
Chapitre 13
Messenger 2008 : Premier contact
de Messenger affiche vos contacts en distinguant ceux qui sont en ligne et ceux qui sont hors-ligne. Le bonhomme bleu en haut et à gauche correspond à l’image de votre compte. Cliquez dessus pour faire surgir le menu contextuel associé que nous allons explorer de bas en haut.
Figure 13.2 : Le menu contextuel de Messenger
vous permet de choisir une image. Elle vous servira d’identifiant dans la plupart des cas, les conversations vidéo étant plus rares. Réglages personnels… affiche les Préférences de Messenger.
j Mon image perso…
j
Figure 13.3 : Les préférences de Messenger
Ajoutez un Message perso si vous souhaitez qualifier votre état du moment par exemple Cliquez sur Modifier dans la zone Profil public si vous voulez ajouter des informations personnelles. Messenger vous renvoie vers le site Internet de Windows Live pour détailler votre profil. Si besoin est, faites de même pour les volets Coordonnées et Social qui suivent.
298 LE GUIDE COMPLET
La création d’un compte Messenger
Chapitre 13
Figure 13.4 : Mon Profil public
Si vous souhaitez que Messenger se lance automatiquement au démarrage, allez dans l’onglet Général des Préférences, également accessible par Messenger/Préférences ou via [Pomme]+[,] et cochez la case Lancer automatiquement Messenger au démarrage. Dans le cadre d’un intranet, vous pouvez définir des comptes Entreprise en vous rendant dans Messenger/Préférences puis en sélectionnant Comptes et en cliquant finalement sur Entreprise.
Figure 13.5 : Création d’un compte Entreprise
Suivant votre opérateur, vous pouvez configurer votre portable avec Messenger dans l’onglet Portable. Voyez les conditions d’application avec votre compagnie. En France, SFR, Orange et Bouygues offrent Live Messenger Mobile pour quelques euros de plus par mois… Dans Historique, vous pouvez demander à Enregistrer les conversations sans demander si un adolescent utilise Messenger… Mais le mieux est de maintenir un échange régulier avec elle ou lui plutôt que de vous transformer en "barbouze". Et si vous êtes très pris, vous pouvez par exemple utiliser la planification d’Entourage pour programmer des plages à lui consacrer… Notez le raccourci d’affichage de l’historique, [Pomme]+[O]. LE GUIDE COMPLET 299
Chapitre 13
Messenger 2008 : Premier contact
Mac OS X dispose aussi d’un contrôle parental.
Pour accéder au contrôle parental, rendez-vous dans Pomme/Préférences Système puis cliquez sur Contrôle Parental et suivez les instructions de l’Assistant Configuration. Notez la possibilité de contrôler un ordinateur à distance.
Dans Confidentialité, vous pouvez définir une liste verte et une liste rouge qui servent respectivement à laisser passer les utilisateurs connus et à bloquer les autres tout en vous envoyant une alerte dans ce dernier cas.
Figure 13.6 : L’onglet Confidentialité des Préférences de Messenger
Revenons dans le menu contextuel de Messenger. Les services de synchronisation sont une des fonctionnalités de Windows Live pour partager des fichiers, auxquels vous pouvez vous connecter gratuitement : https://www.foldershare.com/welcome.aspx. Une fois activés, ces services vous permettent de partager des informations sous l’aspect d’un dossier assorti de deux personnages sur lequel vous pouvez cliquer deux fois pour glisser déposer des éléments.
Figure 13.7 : Un exemple de dossier partagé dans Messenger
300 LE GUIDE COMPLET
La barre d’outils de Messenger
Chapitre 13
Vous pouvez aussi utiliser Skydrive
Microsoft met également à votre disposition un espace virtuel, intitulé Spaces, qui signifie Espaces en anglais, dans lequel vous pouvez partager jusqu’à 5 Go de données. Pour en savoir plus, rendez-vous dans Partager des informations.
Activer ma musique affiche les informations de la chanson iTunes que
vous écoutez à la place du message perso, que ce dernier soit défini ou pas. La dernière zone sert à renseigner vos correspondants sur votre activité afin d’excuser votre absence de réponse. Vous pouvez y spécifier en ligne, occupé, en retour immédiat, absent, au téléphone, parti manger ou apparaître hors-ligne. J’ai une iSight et je n’arrive pas à la faire fonctionner avec Messenger
Hélas, ce n’est pas possible avec Messenger. Si vous voulez disposer de fonctions audio vidéo, utilisez plutôt le gratuiciel aMSN…http://www .amsn-project.net/.
13.3. La barre d’outils de Messenger
Figure 13.8 : La fenêtre principale de Messenger
En haut de la fenêtre principale se trouve une barre d’outils constituée de cinq boutons : permet d’ajouter des correspondants. Notez la possibilité de les ajouter au Carnet d’adresses d’Entourage. Pour appeler la liste de vos correspondants, mémorisez le raccourci [Pomme]+[L].
j Plus
LE GUIDE COMPLET 301
Chapitre 13
Messenger 2008 : Premier contact
Figure 13.9 : Ajouter un correspondant dans Messenger
permet d’envoyer un message instantané à l’une des personnes de votre listes où à un correspondant inconnu ; il vous faudra saisir alors son adresse Messenger.
j Envoyer
Figure 13.10 : Un exemple de fenêtre avec plusieurs correspondants
Souvent appréciés des utilisateurs Messenger, pensez à ajouter dans vos messages des émoticônes via Édition/Émoticônes….
Figure 13.11 : Les émoticônes
302 LE GUIDE COMPLET
La gestion des contacts dans Messenger
Chapitre 13
permet d’envoyer un fichier à un correspondant. Le protocole n’étant pas sécurisé, ce moyen reste soumis aux aléas du Net. Préférez une solution gratuite et plus fiable, par exemple Podmailing, qui a l’avantage de fonctionner sans limitation sous Mac et PC : www.podmailing.fr. Envoyer un SMS ne fonctionnera qu’après activation avec votre opérateur, sous réserve d’avoir contracté un abonnement Live Messenger. Envoyer un message vous redirige vers la page Internet de votre webmail Windows Live.
j Envoyer fichier
j
j
Figure 13.12 : Envoyer un message par le webmail Windows Live
Notez la possibilité de gérer un calendrier et des contacts depuis Windows Live comme dans Google… vous pouvez aussi y accéder par Réseau.
Figure 13.13 : Le menu Réseau de Messenger
13.4. La gestion des contacts dans Messenger
Figure 13.14 : Le menu Contacts de Messenger
LE GUIDE COMPLET 303
Chapitre 13
Messenger 2008 : Premier contact
Vous pouvez : par groupes ou selon l’état Ligne/Hors-ligne. Envoyer un message instantané, un fichier ou un SMS à un utilisateur enregistré dans votre Carnet d’adresses. Bloquer ou ajouter un contact dans vos adresses. Mémorisez dans ce dernier le raccourci [Maj]+[Pomme]+[A]. Afficher le profil public d’un correspondant. Obtenir des informations sur un message, un correspondant. Ajouter un groupe en sélectionnant plusieurs utilisateurs. Gérer votre niveau de confidentialité.
j Trier les contacts j j j j j j
13.5. Conclusion Messenger a été porté sur Mac trop rapidement si nous le comparons à sa version PC plus conviviale et plus complète. Des efforts importants restent à faire pour rendre ce logiciel davantage attirant malgré son intégration appréciable avec Office qui vous permet d’enregistrer vos contacts dans le Carnet d’adresses d’Entourage. Entre temps, vous pouvez vous tourner vers une solution alternative en logiciel libre telle qu’aMSN, compatible avec vos contacts MSN quelle que soit votre plateforme d’origine.
304 LE GUIDE COMPLET
Partage et productivité sous Office 2008 et au-delà… Un exemple de gestion de tâche dans Office ............................................................ 307 Détectez vos besoins de "ménage" .............................................................................. 309 Quelques solutions génériques ...................................................................................... 311 Sauvegarde en ligne .......................................................................................................... 312 La suite iWork 08 ................................................................................................................ 315 Conclusion ........................................................................................................................... 315
Chapitre 14
Partage et productivité sous Office 2008 et au-delà…
Vous lancez Office 2008 en commençant votre journée par Entourage afin de relever vos mails.
1 Levez-vous tôt parce qu’à l’issue d’une nuit de repos, vous êtes plus efficace, moins stressé. Vous avez l’esprit plus clair pour accomplir vos tâches sans être dérangé de surcroît par des courriels ou des appels, à moins que vous n’ayez des contacts professionnels à l’étranger et qu’il y ait un décalage horaire, bien entendu… 2 Démarrez vos journées en accomplissant la tâche la plus importante. La plus importante n’est pas la plus urgente. Pour distinguer le plus important de l’urgent, apprenez à vous projeter dans l’avenir en utilisant le calendrier d’Entourage et son centre de projet. Modifiez l’affichage rapidement pour voir ce qui vous attend sur une semaine, un mois, un an. Vous voyez une modification possible ? Faites une note et envoyez-la à vos collaborateurs car modifier un calendrier partagé avec une équipe de six personnes sans les associer à votre réflexion peut vous rendre impopulaire rapidement… 3 Ne faites pas plusieurs choses en même temps mais découpez votre journée en tranches suffisamment importantes pour gérer deux ou trois projets différents par jour, pas plus ; l’idéal étant de n’en gérer qu’un par jour. Mesurez votre aptitude à la concentration
À titre de comparaison, allez au cinéma plus de trois fois par jour et posez-vous la question : Est-ce toujours un plaisir ? Êtes-vous toujours réceptif ? Pouvez-vous raconter à vos amis l’histoire de chaque film à la fin de la journée sans réduire votre niveau de détail ? La limite de concentration varie d’une personne à une autre et dépend de son entraînement et de son âge. Mais le chiffre de deux à trois projets distincts par jour maximum semble s’imposer pour la majorité des gens.
4 Évitez les interruptions pour rester concentré. Cela peut passer par le filtrage d’appel à votre bureau, l’extinction de votre portable, la déconnexion d’Internet… suivant les nécessités qui sont les vôtres de garder contact avec votre entourage. Pensez alors à les prévenir en amont en plaçant, par exemple, une alerte dans votre calendrier : Indisponible de telle date à telle date sauf pour…. 5 Faites ce que vous avez à faire sans vous laisser dévier par des activités secondaires. Internet est extrêmement piégeant pour cela
306 LE GUIDE COMPLET
Un exemple de gestion de tâche dans Office
Chapitre 14
et joue le rôle d’une sirène pour de nombreuses personnes cherchant une distraction, tombant même parfois dans une addiction. L’addiction peut concerner : les sites pour adultes ; la consultation des news avec des lecteurs RSS ; la bourse pour ceux qui la pratiquent ; les forums de discussion ; l’achat ou la vente de matériel superfétatoire ; les jeux en ligne bien entendu, etc. En cas d’addiction
Suivant le degré, vous pouvez en prendre conscience et revenir à une attitude plus équilibrée ou vous faire aider. La prise de conscience peut survenir en vacances, lorsque vous êtes éloigné de vos conditions de travail, lorsque vous ressentez une sensation de manque… Pour en savoir plus : http://psydoc-fr.broca.inserm.fr/toxicomanies/internet_addiction /cyberaddiction.htm.
Pour vous prémunir de tout cela, faites table rase de ce qui ne vous concerne pas directement en mettant noir sur blanc, par exemple dans un centre de projet sur Entourage, l’objectif que vous vous fixez. À partir de ce point précis, bâtissez votre projet sur trois points : j j j
vos atouts pour atteindre cet objectif ; les étapes que vous vous fixez ; les points importants à valider pour atteindre ces étapes : contacts à établir, formations à suivre, etc.
14.1. Un exemple de gestion de tâche dans Office My Day vous informe des tâches de la journée. Vous avez à : j
A : téléphoner à votre comptable pour voir comment réduire les frais bancaires ;
LE GUIDE COMPLET 307
Chapitre 14 j j j
Partage et productivité sous Office 2008 et au-delà…
B : archiver votre correspondance de 2007 et retrouver la facture du client que vous réclame votre comptable ; C : résoudre un dossier contentieux créant des agios importants et n’étant pas lié au point B ; D : rédiger un rapport sur l’opportunité d’investissement dans les bananeraies à l’occasion du changement climatique. Un avancement vous est promis si vous rendez ce rapport d’ici ce soir.
Commencez par une phase d’analyse. Dans l’intérêt de votre société, C semble être la tâche importante de la journée. Définie au préalable dans le calendrier, cette tâche s’affiche sous vos yeux. Il s’agit d’un email sur lequel une tâche à été allouée. Il est lié au projet Réseau Paris d’après le code couleur figurant à gauche. La tâche est en retard car vous attendez une information d’un de vos interlocuteurs qui bloque tout le processus. Vous passez par une phase de synthèse où vous déduisez qu’il est important de contacter cette personne :
1 En basculant sur Messenger, vous savez qu’à cette heure-ci, vous avez des chances de joindre cette personne. Malgré l’heure matinale, elle vous répond. Et envoie un email avec la pièce jointe manquante. 2 Vous revenez dans My Day, c’est plus rapide que de chercher votre brouillon dans Entourage. En double-cliquant sur la tâche à accomplir, vous basculez sur Entourage. 3 L’email correspondant s’ouvre dans Entourage. Vous le modifiez. Comme vous venez de recevoir la pièce jointe qui vous manquait, vous pouvez l’envoyer. 4 Vous revenez dans My Day et cliquez sur le carré à cocher à gauche de la tâche pour signifier qu’elle vient d’être accomplie. 5 La tâche est accomplie dans le Centre de projets mais vous incluez un rappel afin de penser à vérifier avec votre comptable d’ici 8 jours. 6 Finalement, vous n’avez même pas consacré la matinée à résoudre ce problème. Vous avez le temps de vous attaquer au point D, le rapport sur l’opportunité d’investissement dans les bananeraies…
308 LE GUIDE COMPLET
Détectez vos besoins de "ménage"…
Chapitre 14
14.2. Détectez vos besoins de "ménage"… Voici quelques indices qui doivent vous mettre la puce à l’oreille ; ils indiquent que votre organisation laisse à désirer : j
Vous mettez plus de quelques secondes à trouver une information dans votre Mac, que ce soit par Spotlight ou par un logiciel comme Quicksilver qui indexe votre disque dur et vous permet d’accéder à vos applications et vos fichiers en saisissant leurs premières lettres. Il est temps de faire du ménage… Trouver Quicksilver
Régulièrement mis à jour, Quicksilver est à recommander pour son indexation automatique et son accès efficace et rapide à vos documents et applications malgré un chargement un peu lent au démarrage, surtout si vous avez de nombreux fichiers. Vous pouvez le trouver sur : http: //quicksilver.blacktree.com/.
j
j
Vous perdez des documents sur votre Bureau et dans votre propre disque dur. Vous avez constaté que vous ne les avez pas sauvegardés en passant par Time Machine si vous êtes sur Léopard. Il est peut-être temps d’acheter un disque dur externe et d’activer Time Machine dans la barre de menus ?... Quant à vos documents perdus, vous les avez peut-être envoyés à un correspondant ? Cherchez dans le dossier des courriels envoyés dans Entourage. Vous avez perdu des documents suite à un crash de Microsoft Office. Une boîte de dialogue vous invite à envoyer un rapport à l’équipe Mac de Microsoft et relance aussitôt l’application qui ouvre un fichier récupéré à partir du dernier enregistrement. Vous avez deux stratégies possibles à ce stade : vous rendre dans le dossier Office 2008 Autorecovery par une recherche Spotlight ou via Documents/Données utilisateur Microsoft/Office 2008 Autorecovery pour voir s’il ne s’en trouve pas un autre plus approprié ; fermer ce document récupéré et rouvrir votre dernier enregistrement qui est parfois plus récent, etc.
LE GUIDE COMPLET 309
Chapitre 14 j
j
Partage et productivité sous Office 2008 et au-delà…
Vous avez des documents trop anciens pour être ouverts. Peut-être sont-ils obsolètes ? Sans vous inviter à vous en débarrasser, il peut être utile de les graver sur un CD ou un DVD de données et de les archiver par années. Si exploiter leurs données s’avère indispensable, pensez à conserver un ordinateur avec un système plus ancien que vous mettrez en réseau avec les plus récents. La solution n’étant pas viable sur la longueur, planifiez sur l’année en cours la migration de vos documents vers des versions plus récentes ou scannez les documents qui ne peuvent pas être mis à jour. Vous avez des documents éparpillés dans plusieurs disques, plusieurs ordinateurs, plusieurs armoires… Face à un cas d’une telle gravité, il est recommandé de procéder à un inventaire. Ouvrez une feuille Excel et notez feuille par feuille les éléments retrouvés par catégories. Classez-les dans votre ordinateur dans des dossiers portant le nom du projet ou au minimum le mois concerné en les réunissant par famille dans un disque dur par année écoulée. Scannez les premiers documents de dossiers pour faire référence aux autres si vous avez à effectuer une recherche dans les dossiers physiques. Des alternatives à My Day
Si vous trouvez My Day limité, pensez à un petit utilitaire qui vous offre un éventail d’actions plus large : http://www.objectpark.net/mcce.html.
Figure 14.1 : MenuCalendarClock j
Certains documents sont sur un réseau qui a été en panne bien qu’il bénéficie d’une sauvegarde. Gardez si possible une copie des documents indispensables à votre travail en ajoutant dans le nom du dossier que vous créez la date de la copie. Bien sûr, si vous n’avez pas les droits administrateur pour effectuer cette sauvegarde, la question ne se pose pas.
310 LE GUIDE COMPLET
Quelques solutions génériques j
Chapitre 14
Vos réunions sont critiquées pour un manque d’organisation, une perte de temps à chercher tel ou tel document. Vous compensez par une énergie débordante. Mais la fatigue s’accumule. Préparez vos documents virtuellement dans un Centre de projets en demandant à vos collaborateurs deux semaines avant de préparer les documents nécessaires. Prévoyez un à deux rappels en arguant avec justesse de communiquer les pièces aux autres membres de l’équipe en anticipant sur tel ou tel problème (compatibilité, vérification matérielle, etc.).
14.3. Quelques solutions génériques j
j
j
Organisez le concours du document retrouvé le plus rapidement dans une équipe notoirement mal notée pour le classement de ses dossiers… Faites communiquer l’équipe gagnante sur son mode de classement. Peut-être ont-ils pris l’habitude de décrire leurs documents d’une manière qui facilite leur rangement. Par exemple sous la forme PROJET-DATE-OBJETEXTENSION. Créez des versions de vos documents pour des usages définis. Par exemple la diffusion d’un document Word, Excel ou PowerPoint génère potentiellement plus de versions car ces documents sont davantage modifiables que l’envoi d’un fichier PDF… Vous pouvez également fournir des modèles à remplir afin de toujours partir de la même source. En concevant ainsi vos documents, ils peuvent avoir plusieurs usages, être recyclés… et vous faire gagner du temps.
Des exemples de documents réutilisables : j j j j j j
feuilles Excel ; relances client et fournisseur ; brochures ; courriers administratifs ; présentations annuelles ; contrats…
LE GUIDE COMPLET 311
Chapitre 14
Partage et productivité sous Office 2008 et au-delà…
14.4. Sauvegarde en ligne Vous pouvez utiliser Google ou Windows Live pour stocker en ligne vos documents et les partager.
Figure 14.2 :
SkyDrive
Une fois configuré, cet espace disque vous permet de : j j j
créer des dossiers personnels pour vos documents texte, vos photos, vos vidéos ; partager des dossiers ; créer des dossiers publics.
Figure 14.3 : La fenêtre de SkyDrive
Ces espaces virtuels sont conçus pour reproduire des processus qui vous sont familiers.
312 LE GUIDE COMPLET
Sauvegarde en ligne
Chapitre 14
Figure 14.4 : La création d’un dossier dans Skydrive
Le dossier tel qu’il apparaît en mode Liste, plus informatif.
Figure 14.5 : Le dossier Livre Office 2008 a été créé
Si nous en créons un second, cette fois en cochant la catégorie Vous uniquement, le dossier apparaît avec un cadenas doré dans la partie supérieure de SkyDrive.
Figure 14.6 : La création d’un dossier personnel
En cliquant dessus, vous pouvez toutefois Modifier les autorisations et le transformer en un dossier ouvert à une liste de personnes ou à tous. Réactif en haut débit, sobre et fonctionnel, disposant d’une connexion chiffrée forte en RC4-128 bits, SkyDrive laisse une bonne impression
LE GUIDE COMPLET 313
Chapitre 14
Partage et productivité sous Office 2008 et au-delà…
mais reste faible sur deux points importants qui en disent long sur le retard technologique pris par la firme de Redmond : j j
Vous ne pouvez pas télécharger un dossier complet mais seulement des fichiers, un par un. Vous ne pouvez pas travailler le document en ligne, contrairement à Google documents.
Figure 14.7 : Google Documents
Prenez le temps de découvrir les offres équivalentes chez Google avec Google documents, notamment sa solution entreprise : http://www.google .com/a/enterprise/?hl=fr. Ainsi que chez Apple avec le nouveau mobileme qui s’adresse davantage à un public familial.
Figure 14.8 : L’annonce de mobileme
314 LE GUIDE COMPLET
Conclusion
Chapitre 14
14.5. La suite iWork 08 Cette orientation familiale d’Apple se retrouve dans sa déclinaison de Pages, Numbers et Keynote de leur suite iWork s’adressant au même public qu’iLife dont les applications iMovie, iPhoto et Garageband vulgarisent l’approche professionnelle de logiciels tels que Final Cut Pro, Aperture et Logic Pro. Numbers ne peut pas rivaliser dans ces conditions et de loin avec Excel.
Figure 14.9 : Un modèle du tableur Numbers d’Apple
Il en va de même pour la comparaison entre Pages et Word ou entre Keynote et PowerPoint. Leur approche se justifie par la conquête d’un marché étudiant dont les besoins en logiciel professionnel sont moins urgents et sans doute par la volonté de ne pas empiéter sur le terrain de Microsoft.
14.6. Conclusion À l’issue de cette exploration d’Office, vous disposez d’une solide base pour aller plus loin dans l’exploitation de Word, d’Excel, de Powerpoint et d’Entourage. Vous sentirez sans doute dès vos premières mises en œuvre un gain de productivité, d’esthétique et de convivialité… Ne négligez pas pour autant les applications en ligne qui apparaissent depuis un peu plus d’un an avec Google. Elles ne sont pas encore assez LE GUIDE COMPLET 315
Chapitre 14
Partage et productivité sous Office 2008 et au-delà…
mûres pour leur confier vos documents les plus importants et restent dédiées à des opérations simples dans leur version présente. En effet, la programmation de l’application en ligne, souvent fondée sur la machine Java ne tient pas compte de tous les enrichissements possibles dans l’application localisée. Il m’est arrivé, par exemple, de perdre du travail sur un Google documents… D’autre part, la confidentialité des informations pose problème, aussi convaincantes que soient les solutions de chiffrage. Un cryptage 128 bits est plus long à pirater mais reste "crackable"…
Figure 14.10 : Un exemple dans Google documents
Bien sûr, des solutions alternatives existent dans des sociétés informatiques déjà habituées depuis plusieurs années au portage en ligne des applications. Mais leur tarif, tout en étant destiné à plusieurs postes, reste de beaucoup supérieur à celui d’une licence Office ou d’un abonnement mobileme. La tendance est là. Et ces applications "délocalisées" sont une solution d’avenir car elles s’affranchissent de la plateforme d’exploitation, source fréquente d’incompatibilité entre utilisateurs tout en ouvrant de nouveaux usages pour Internet.
316 LE GUIDE COMPLET
Annexes
Formats de fichiers ............................................................................................................ 318 Les raccourcis clavier ...................................................................................................... 329 Liens Internet ..................................................................................................................... 370 Conversions de fichiers XML .......................................................................................... 372 Google .................................................................................................................................. 373
Chapitre 15
Annexes
15.1. Formats de fichiers La multiplicité des formats de fichiers traités par Office mérite une annexe à elle seule. Elle vous permettra, d’un coup d’œil, de mémoriser leurs usages respectifs.
Formats graphiques compatibles Type de fichier
Format de fichier
BMP
Windows Bitmap, connu aussi sous son acronyme BMP, est un format d’image numérique matriciel ouvert développé par Microsoft et IBM. C’est un des formats d’images les plus simples à développer et à utiliser pour programmer. Il est lisible par quasiment tous les visualiseurs et éditeurs d’images.
EMF
Métafichier Windows, le filtre graphique métafichier amélioré (Emfimp32.flt) convertit les métafichiers améliorés (.emf) en métafichiers Windows (.wmf).
EMZ
Métafichier Windows compressé
EPS
PostScript encapsulé est un format créé par Adobe Systems en langage PostScript qui permet de décrire des images pouvant être constituées d’objets vectoriels et/ou bitmap.
FPix, FPX
Un fichier FlashPix contient une version haute résolution d’une image, plus des copies de l’image dans des résolutions moins élevées.
GIF
En raison de son bon rapport entre sa compression et la préservation de la qualité de ses images, le GIF reste populaire sur le Web.
JPEG, JFIF, JPEG-2000
Joint Photographic Experts Group (norme de compression d’images) offre une bonne qualité à des taux de compression moyens mais dégradent vite l’image en deçà, hormis le JPEG2000 d’algorithme plus récent (par ondelettes).
318 LE GUIDE COMPLET
Formats de fichiers
Chapitre 15
Type de fichier
Format de fichier
PDF
Ce format de document Adobe préserve les polices, les images, les objets graphiques et la mise en forme de tout document source, quelles que soient l’application et la plate-forme utilisées pour le lire, mais rend le document non modifiable.
PICT, PCT
Image Macintosh est un format de fichier graphique créé par Apple comme métafichier standard pour ses premiers Macintosh. Il peut contenir des informations graphiques bitmap ou vectorielles, ainsi que quelques champs de texte.
PNG
Portable Network Graphics (format d’image de type Bitmap libre de droits) est un format ouvert d’images numériques, qui a été créé pour remplacer le format GIF à l’époque propriétaire et dont la compression était soumise à un brevet. Le PNG est un format non destructeur spécialement adapté pour publier des images simples comprenant des aplats de couleurs.
PNTG
Macintosh Paint est un ancien format graphique Mac.
PSD
C’est le format natif de travail de Photoshop car il permet de conserver les calques.
QTIF
C’est un ancien format d’image souvent associé à QuickTime.
SGI
Inventés par Silicon Graphics Incorporated, les fichiers SGI peuvent contenir des images en noir et blanc, en couleurs ou en couleur avec un canal alpha destiné à la gestion des transparences.
TGA, TPIC
Capable de coder les couleurs de 1 à 32 bits, Targa est un format de fichier image qui a été développé par Truevision à partir de 1984. Le format TGA supporte les images de n’importe quelle taille. Il est principalement utilisé dans les milieux professionnels pour la création d’images couleur.
TIFF, TIF
Tagged Image File Format (Format d’image de type Bitmap développé par la société Aldus (maintenant Adobe). Plus ancien que le PSD, il a la même fonction.
LE GUIDE COMPLET 319
Chapitre 15
Annexes
Type de fichier
Format de fichier
WMF
C’est un métafichier Windows conçu au début des années 1990 et de moins en moins utilisé depuis l’avènement d’Internet et de l’utilisation massive d’autres formats comme le GIF, le JPEG, le PNG. C’est un format supportant le dessin vectoriel qui permet aussi l’inclusion d’images matricielles.
WMZ
Métafichier Windows compressé est un WMF compressé.
Formats Word Format de fichier
Description
Document Word (.docx)
Format de document XML, par défaut, de Word 2008 pour Mac et Word 2007 pour Windows.
Document Word 97-2004 (.doc)
Format de document compatible avec les versions de Word 98 à Word 2004 pour Mac et de Word 97 à Word 2003 pour Windows.
Modèle Word (.dotx)
Enregistre le document en tant que modèle XML que vous pouvez utiliser pour créer des documents. Enregistre le contenu du document et les paramètres tels que les styles, la mise en page, les insertions automatiques, les affectations de raccourcis clavier personnalisés et les menus.
Modèle Word 97-2004 (.dot)
Enregistre le document en tant que modèle que vous pouvez utiliser pour créer des documents. Enregistre le contenu du document et les paramètres tels que les styles, la mise en page, les insertions automatiques, les affectations de raccourcis clavier personnalisés et les menus. Compatible avec les versions de Word 97 à Word 2003 pour Windows et de Word 98 à Word 2004 pour Mac.
320 LE GUIDE COMPLET
Formats de fichiers
Chapitre 15
Format de fichier
Description
Format RTF (.rtf)
Exporte le contenu et la mise en forme du document dans un format que d’autres applications, notamment des programmes compatibles Microsoft, peuvent lire et interpréter.
Texte brut (.txt)
Exporte le contenu du document dans un fichier texte et enregistre le texte sans mise en forme. Choisissez ce format seulement si le programme de destination ne peut pas lire d’autres formats de fichier disponibles. Utilisez le jeu de caractères ASCII étendu pour Mac.
Page Web (.htm)
Enregistre le document pour un affichage web. HTML est le format web par défaut que peuvent afficher des navigateurs Macintosh et Windows.
PDF
Exporte le document dans un fichier PDF dont l’affichage est identique sur des ordinateurs Macintosh et Windows.
Document Word prenant en charge les macros (.docm)
Format de document XML qui préserve le code macro VBA. Les macros VBA ne s’exécutent pas dans Word 2008.
Modèle Word prenant en charge les macros (.dotm)
Enregistre le document en tant que modèle XML qui préserve le code macro VBA. Les macros VBA ne s’exécutent pas dans Word 2008.
Document XML Word (.xml)
Exporte le contenu du document dans un fichier XML. Convertit toutes les instructions de mise en forme et de texte en XML. Compatible avec Word 2007 for Windows.
Document XML Word 2003 (.xml)
Exporte le contenu du document dans un fichier XML. Convertit toutes les instructions de mise en forme et de texte en XML. Compatible avec Word 2003 pour Windows.
LE GUIDE COMPLET 321
Chapitre 15
Annexes
Format de fichier
Description
Page Web à fichier unique (.mht)
Enregistre le document pour affichage sur le Web en créant un fichier unique incluant tous les éléments de page, tels que les graphiques. Utilise la norme Internet HTML MIME.
Document papier à lettres Word (.doc)
Enregistre un document en lui associant l’indicateur Finder Modèle. Ainsi, à l’ouverture de ce dernier, le fichier est ouvert en tant que nouveau document sans titre.
Dictionnaire personnel vérificateur d’orthographe (.dic)
Enregistre le contenu d’un document en tant que fichier dictionnaire pour stocker les mots et les termes qui ne sont pas inclus dans le dictionnaire principal.
Dictionnaire personnalisable exclusif (.dic)
Enregistre le contenu d’un document en tant que fichier de dictionnaire permettant de spécifier une préférence orthographique pour des mots correctement orthographiés. Choisissez cette option pour enregistrer les mots à exclure du dictionnaire de manière à ce que Word ne les signale pas comme incorrectement orthographiés.
Compatible avec Word 4.0-6.0/95 (.rtf)
Ce format RTF est compatible avec les versions de Word 4.0 à Word 6.0 pour Mac et de Word 6.0 à Word 95 pour Windows.
Thème Office (.thmx)
Enregistre la police, le jeu de couleurs et l’arrière-plan du fichier à utiliser comme nouveau thème. Vous pouvez appliquer un thème utilisé dans un document à un autre document en cliquant sur le bouton Parcourir sous Thème du document dans la Palette de mise en forme. Vous pouvez également enregistrer un thème modifié comme nouveau thème en cliquant sur le bouton Enregistrer sous Thème du document.
322 LE GUIDE COMPLET
Formats de fichiers
Chapitre 15
Formats Excel Format de fichier
Description
Classeur Excel (.xlsx)
Format de classeur par défaut, de type XML pour Microsoft Excel 2008 pour Mac et Excel 2007 pour Windows. Impossible de stocker du code macro VBA ou des feuilles macro Excel 4.0.
Classeur Excel 972004 (.xls)
Format de classeur compatible avec les versions Excel 98 à Excel 2004 pour Mac et Excel 97 à Excel 2003 pour Windows. Préserver du code macro VBA et des feuilles macro Excel 4.0. Les macros VBA ne s’exécutent pas dans Excel 2008.
Modèle Excel (.xltx)
Enregistre le classeur dans un format de type XML que vous pouvez utiliser pour démarrer de nouveaux classeurs. Enregistre des paramètres tels que la mise en forme, les titres, les formules et les barres d’outils personnalisées. Impossible de stocker du code macro VBA ou des feuilles macro Excel 4.0.
Modèle Excel 97-2004 (.xlt)
Enregistre le classeur comme modèle que vous pouvez utiliser pour commencer de nouveaux classeurs. Compatible avec les versions Excel 98 à Excel 2004 pour Mac et Excel 97 à Excel 2003 pour Windows. Enregistre des paramètres tels que la mise en forme, les titres, les formules, les macros VBA et les barres d’outils personnalisées. Les macros VBA ne s’exécutent pas dans Excel 2008.
CSV (séparateur : virgule) (.csv)
Exporte les données de la feuille active dans un fichier texte, avec des virgules comme séparateurs de valeurs dans les cellules. Les propriétés de cellule, les formules, les graphiques et autres mises en forme ne sont pas conservées.
Page Web (.html)
Enregistre le classeur à afficher sur le Web. HTML est le format web par défaut que peuvent afficher des navigateurs Macintosh et Windows.
LE GUIDE COMPLET 323
Chapitre 15
Annexes
Format de fichier
Description
PDF
Exporte les cellules sélectionnées, la feuille active ou toutes les feuilles du classeur dans des fichiers PDF qui s’affichent de la même manière sur des ordinateurs Macintosh et Windows.
Classeur Excel binaire (.xlsb)
Stocke des données dans un format binaire. L’enregistrement prend moins de temps et les données sensibles sont davantage sécurisées. Préserver du code macro VBA et des feuilles macro Excel 4.0. Les macros VBA ne s’exécutent pas dans Excel 2008.
Classeur Excel prenant en charge les macros (.xlsm)
Format de classeur de type XML pour Microsoft Excel 2008 pour Mac et Excel 2007 pour Windows qui préserve le code de macro VBA et les feuilles de macro Excel 4.0. Les macros VBA ne s’exécutent pas dans Excel 2008.
Modèle Excel prenant en charge les macros (.xltm)
Enregistre le classeur comme modèle de type XML qui préserve le code de macro VBA et les feuilles de macro Excel 4.0. Les macros VBA ne s’exécutent pas dans Excel 2008.
Feuilles de calcul XML Excel 2004 (.xml)
Exporte les données de classeur dans un fichier XML utilisant le schéma de feuille de calcul XML d’Excel 2004. Le niveau de précision des nombres, les graphiques, ainsi que d’autres mises en forme sont perdus.
Macro complémentaire Excel (.xlam)
Enregistre la feuille active sous forme de macro complémentaire de type XML, un programme supplémentaire conçu pour exécuter du code supplémentaire. Préserver du code macro VBA et des feuilles macro Excel 4.0. Les macros VBA ne s’exécutent pas dans Excel 2008.
Macro complémentaire Excel 97-2004 (.xla)
Enregistre la feuille active comme macro complémentaire, un programme supplémentaire conçu pour exécuter du code supplémentaire. Compatible avec les versions Excel 98 à Excel 2004 pour Mac et Excel 97 à Excel 2003 pour Windows. Préserver du code macro VBA et des feuilles macro Excel 4.0. Les macros VBA ne s’exécutent pas dans Excel 2008.
324 LE GUIDE COMPLET
Formats de fichiers
Chapitre 15
Format de fichier
Description
Page Web à fichier unique (.mht)
Enregistre le classeur pour l’afficher sur une page web en créant un fichier unique incluant tous les éléments de page. Utilise la norme Internet HTML MIME.
Texte Unicode UTF-16 (.txt)
Exporte les données de la feuille active dans un fichier texte conforme aux normes d’encodage Unicode. Les propriétés de cellule, les formules, les graphiques et autres mises en forme ne sont pas conservées.
Texte (séparateur : tabulation) (.txt)
Exporte les données de la feuille active dans un fichier texte, avec des tabulations comme séparateurs de valeurs dans les cellules. Les propriétés de cellule, les formules, les graphiques et autres mises en forme ne sont pas conservées.
Texte mis en forme Windows (.txt)
Exporte les données de la feuille active dans un fichier texte compatible Windows, avec des tabulations comme séparateurs de valeurs dans les cellules. Les propriétés de cellule, les formules, les graphiques et autres mises en forme ne sont pas conservées.
Texte mis en forme MSDOS (.txt)
Exporte les données de la feuille active dans un fichier texte compatible MS-DOS, avec des tabulations comme séparateurs de valeurs dans les cellules. Les propriétés de cellule, les formules, les graphiques et autres mises en forme ne sont pas conservées.
CSV (Windows) (.csv)
Exporte les données de la feuille active dans un fichier texte compatible Windows, avec des virgules comme séparateurs de valeurs dans les cellules. Les propriétés de cellule, les formules, les graphiques et autres mises en forme ne sont pas conservées.
CSV (MS-DOS) (.csv)
Exporte les données de la feuille active dans un fichier texte compatible MS-DOS, avec des virgules comme séparateurs de valeurs dans les cellules. Les propriétés de cellule, les formules, les graphiques et autres mises en forme ne sont pas conservées.
LE GUIDE COMPLET 325
Chapitre 15
Annexes
Format de fichier
Description
Texte (séparateur : espace) (.prn)
Exporte les données de la feuille active dans un fichier texte, avec des espaces comme séparateurs de valeurs dans les cellules. Les propriétés de cellule, les formules, les graphiques et autres mises en forme ne sont pas conservées.
Format d’échange de données (.dif)
Exporte les données de la feuille active dans un fichier texte utilisable pour échanger des données avec d’autres applications de feuille de calcul. Les propriétés de cellule, les formules, les graphiques et autres mises en forme ne sont pas conservées.
Lien symbolique (.slk)
Exporte les données de la feuille active dans un fichier texte compatible avec Multiplan et d’autres applications de feuille de calcul. Les propriétés de cellule, les formules, les graphiques et autres mises en forme ne sont pas conservées.
Classeur Excel 5.0/95 (.xls)
Format de classeur compatible avec Excel 5.0 pour Mac et Excel 95 pour Windows. Préserver du code macro VBA et des feuilles macro Excel 4.0. Les macros VBA ne s’exécutent pas dans Excel 2008.
Thème Office (.thmx)
Enregistre la police, le jeu de couleurs et l’arrière-plan du fichier à utiliser comme nouveau thème. Vous pouvez appliquer un thème utilisé dans un document à un autre document en cliquant sur le bouton Parcourir sous Thème du document dans la Palette de mise en forme. Vous pouvez également enregistrer un thème modifié comme nouveau thème en cliquant sur le bouton Enregistrer sous Thème du document.
Formats PowerPoint Type
Définition
Présentation PowerPoint (.pptx)
Format de présentation par défaut, XML de PowerPoint 2008 pour Mac et PowerPoint 2007 pour Windows. Impossible de stocker du code macro VBA.
326 LE GUIDE COMPLET
Formats de fichiers
Chapitre 15
Type
Définition
Présentation PowerPoint 972004 (.ppt)
Format de présentation compatible avec les versions PowerPoint 98 à PowerPoint 2004 pour Mac et PowerPoint 97 à PowerPoint 2003 pour Windows.
Modèle PowerPoint (.potx)
Enregistre la présentation en tant que modèle XML que vous pouvez utiliser pour créer de nouvelles présentations. Enregistre des paramètres de présentation tels que des polices, des jeux de couleurs, des mises en page de diapositives et des graphiques. Impossible de stocker du code macro VBA.
Modèle PowerPoint 972004 (.pot)
Enregistre la présentation en tant que modèle que vous pouvez utiliser pour créer des présentations. Enregistre des paramètres de présentation tels que des polices, des jeux de couleurs, des mises en page de diapositives et des graphiques. Compatible avec les versions PowerPoint 98 à PowerPoint 2004 pour Mac et PowerPoint 97 à PowerPoint 2003 pour Windows.
Lot Microsoft PowerPoint
Enregistre la présentation et tous ses fichiers liés (images, sons et vidéos) dans un seul dossier.
Vidéo (.mov)
Exporte la présentation en tant que fichier vidéo lisible par QuickTime Player.
Page Web (.htm)
Enregistre la présentation en vue de son affichage sur le Web. HTML est le format web par défaut que peuvent afficher des navigateurs Macintosh et Windows.
PDF
Exporte la présentation dans un fichier PDF dont l’affichage est identique sur des ordinateurs Macintosh et Windows.
Diaporama PowerPoint (.ppsx)
Enregistre en tant que présentation XML qui s’ouvre toujours en mode Diaporama. Compatible avec PowerPoint 2008 pour Mac et PowerPoint 2007 pour Windows.
LE GUIDE COMPLET 327
Chapitre 15
Annexes
Type
Définition
Diaporama PowerPoint 972004 (.pps)
Enregistre en tant que présentation qui s’ouvre toujours en mode Diaporama. Compatible avec les versions PowerPoint 98 à PowerPoint 2004 pour Mac et PowerPoint 97 à PowerPoint 2003 pour Windows.
Présentation PowerPoint prenant en charge les macros (.pptm)
Format de présentation XML qui préserve le code macro VBA. Les macros VBA ne s’exécutent pas dans PowerPoint 2008.
Modèle PowerPoint prenant en charge les macros (.potm)
Enregistre la présentation en tant que modèle XML préservant le code macro VBA. Enregistre des paramètres de présentation tels que des polices, des jeux de couleurs, des mises en page de diapositives et des graphiques. Les macros VBA ne s’exécutent pas dans PowerPoint 2008.
Diaporama PowerPoint prenant en charge les macros (.ppsm)
Format de présentation XML qui s’ouvre toujours en mode Diaporama et préserve le code macro VBA. Les macros VBA ne s’exécutent pas dans PowerPoint 2008.
Format de Plan RTF (.rtf)
Exporte le texte du plan de votre présentation dans un fichier que d’autres applications, y compris celles de Microsoft, peuvent ouvrir.
Thème Office (.thmx)
Enregistre la police, le jeu de couleurs et l’arrière-plan du fichier à utiliser comme nouveau thème. Vous pouvez appliquer un thème utilisé dans un document à un autre document en cliquant sur le bouton Parcourir sous Thème du document dans la Palette de mise en forme. Vous pouvez également enregistrer un thème modifié comme nouveau thème en cliquant sur le bouton Enregistrer sous Thème du document.
JPEG
Exporte chaque diapositive dans un fichier graphique que d’autres applications peuvent ouvrir.
PNG
Exporte chaque diapositive dans un fichier graphique que d’autres applications peuvent ouvrir.
328 LE GUIDE COMPLET
Les raccourcis clavier
Chapitre 15
Type
Définition
GIF
Exporte chaque diapositive dans un fichier graphique que d’autres applications peuvent ouvrir.
BMP
Exporte chaque diapositive dans un fichier graphique que d’autres applications peuvent ouvrir.
TIFF
Exporte chaque diapositive dans un fichier graphique que d’autres applications peuvent ouvrir.
Format Entourage Format de fichier
Description
Archive Entourage (.rge)
C’est celui que Entourage utilise pour stocker ses données, soit pour faire une archive de certains éléments, soit pour partager un projet. Pour créer une archive à ce format, utilisez Fichier/Export et laissez-vous guider par l’Assistant.
15.2. Les raccourcis clavier Les raccourcis clavier communs à Office Les raccourcis clavier qui sont constitués d’une ou plusieurs touches sur lesquelles vous appuyez pour effectuer une tâche, permettent d’accomplir une opération rapidement. Par exemple, appuyer sur [Pomme]+[P] permet d’ouvrir la boîte de dialogue Imprimer… également accessible par Fichier/Imprimer….
Pour manipuler des fichiers, appeler des outils et des applications Action
Raccourci clavier
Créer un fichier ou un élément
[Pomme]+[N]
Enregistrer
[Pomme]+[S]
LE GUIDE COMPLET 329
Chapitre 15
Annexes
Action
Raccourci clavier
Imprimer
[Pomme]+[P]
Ouvrir un fichier
[Pomme]+[O]
Fermer un fichier
[Pomme]+[W]
Quitter l’application active
[Pomme+Q]
Masquer l’application active
[Pomme]+[H]
Masquer les autres applications
[Alt]+[Pomme]+[H]
Réduire la fenêtre dans le Dock
[Pomme]+[M]
Afficher les outils de référence d’Entourage
[Maj]+[Alt]+[Pomme]+[R]
Afficher les outils de références d’Excel, PowerPoint et Word
[Alt]+[Pomme]+[R]
Ouvrir la Bibliothèque de projets
[Maj]+[Pomme]+[P]
Afficher l’Aide
Menu Aide
Pour modifier et mettre en forme Action
Raccourci clavier
Annuler la dernière modification
[Pomme]+[Z]
Répéter la dernière action
[Pomme]+[Y]
Couper et stocker dans le Presse-papiers la sélection
[Pomme]+[X]
Copier la sélection et la stocker dans le Pressepapiers
[Pomme]+[C]
Copier la sélection dans l’Album
[Maj]+[pomme]+[C]
Coller
[Pomme]+[V]
Coller depuis l’Album
[Maj]+[Pomme]+[V]
Sélectionner tout
[Pomme]+[A]
Rechercher
[Pomme]+[F]
Insérer un lien hypertexte
[Pomme]+[K]
330 LE GUIDE COMPLET
Les raccourcis clavier
Chapitre 15
Pour se déplacer dans une boîte de dialogue Action
Raccourci clavier
Atteindre la zone, l’option, le contrôle ou la commande suivante
[˜]
Atteindre la zone, l’option, le contrôle ou la commande précédente
[Maj]+[˜]
Quitter une boîte de dialogue ou annuler une action
[Echap]
Les descriptions des raccourcis clavier font référence au modèle de clavier américain. Par ailleurs, les raccourcis clavier d’un ordinateur portable peuvent également être différents. Des raccourcis de Mac OS X et d’applications tierces peuvent aussi interférer avec des raccourcis clavier et des touches de fonction dans Office. Si vous constatez un problème, vous pouvez modifier l’affectation de touches d’un raccourci clavier dans l’application tierce si elle le permet ou dans Mac OS X :
1 2 3 4 5
Allez dans Pomme/Préférences Système…. Cliquez sur Clavier et souris. Sélectionnez Raccourcis Clavier. Cliquez sur le raccourci de l’application considérée. Frappez au clavier un autre raccourci.
Les principaux raccourcis clavier de Word Classée selon leurs fonctionnalités, cette liste de raccourcis réunit les plus fréquents. Pour connaître la liste complète, pensez à appeler l’Aide.
Pour se déplacer Action
Raccourci clavier
Appeler la boîte de dialogue Atteindre
[F5]
Appeler Grammaire et Orthographe…
[F7]
Étendre une sélection
[F8]
LE GUIDE COMPLET 331
Chapitre 15
Annexes
Action
Raccourci clavier
Afficher un menu contextuel
[Maj]+[F10]
Appeler Enregistrer sous…
[F12]
Plusieurs raccourcis d’Office et Exposé ont le même raccourci Mettre à jour les champs sélectionnés, Accéder au champ suivant, Enregistrer sous, Basculer entre un code de champ et son résultat, Afficher un menu contextuel possèdent un raccourci clavier en conflit
avec l’affectation d’Exposé par défaut dans Mac OS X version 10.3 ou ultérieure. Pour utiliser ce raccourci clavier Office, vous devez d’abord désactiver le raccourci clavier Exposé correspondant à cette touche. Le problème se posera pour les autres applications d’Office.
Action
Raccourci clavier
Modifier les lettres en majuscules et/ou minuscules
[Maj]+[F3]
Appeler la boîte de dialogue Rechercher
[Maj]+[F4]
Appeler les Synonymes
[Maj]+[F7]
Demander un Aperçu avant impression
[Pomme]+[F2]
Fermer la fenêtre
[Pomme]+[F4]
Mettre à jour les informations liées dans un document Word source
[Pomme]+[Maj]+[F7]
Étendre une sélection ou un bloc (puis appuyer sur une touche de direction)
[Pomme]+[Maj]+[F8]
Créer une entrée Insertion automatique
[Alt]+[F3]
Se déplacer d’un caractère vers la gauche
[ï]
Se déplacer d’un caractère vers la droite
[î]
D’un mot vers la gauche
[Alt]+[}ï]
D’un mot vers la droite
[Alt]+[}î]
D’un paragraphe vers le haut
[Pomme]+[ÿ]
D’un paragraphe vers le bas
[Pomme]+[Ÿ]
D’une cellule d’un tableau vers la gauche
[Maj]+[˜]
D’une cellule d’un tableau vers la droite
[˜]
332 LE GUIDE COMPLET
Les raccourcis clavier
Chapitre 15
Action
Raccourci clavier
D’une ligne vers le haut
[ÿ]
D’une ligne vers le bas
[Ÿ]
Aller à la fin d’une ligne
[Pomme]+[ï] ou [Fin]
Aller au début d’une ligne
[Pomme]+[ï] ou [Ö]
Passer à la page précédente
[‘]
Passer à la suivante
[’]
Aller en haut de la page suivante
[Pomme]+[’]
Aller en haut de la page précédente
[Pomme]+[‘]
Aller à la fin d’un document
[Pomme]+[Fin]
Aller au début d’un document
[Pomme]+[Ö]
Aller à la dernière modification enregistrée
[Maj]+[F5]
Pour gérer vos sélections Action
Raccourci clavier
Sélectionner plusieurs termes non adjacents
Sélectionnez le premier élément souhaité, maintenez appuyée la touche [Pomme], puis sélectionnez les autres.
Tout sélectionner
[Pomme]+[A]
Sélectionner un bloc de texte
[Pomme]+[Maj]+[F8]
Sélectionner jusqu’à un emplacement donné
[F8] puis utilisez les touches de direction. Appuyez sur [Pomme]+[.] pour annuler ce mode de sélection.
Sélectionner le contenu de la cellule suivante
[˜]
Sélectionner le contenu de la cellule précédente
[Maj]+[˜]
Étendre une sélection aux cellules voisines
Maintenez appuyée la touche [Maj] et appuyez plusieurs fois sur une flèche de direction.
LE GUIDE COMPLET 333
Chapitre 15
Annexes
Action
Raccourci clavier
Sélectionner une colonne
Cliquez dans la cellule inférieure ou supérieure de la colonne. Maintenez appuyée la touche [Maj] et appuyez plusieurs fois sur [ÿ] ou [Ÿ].
Copier un texte ou un graphique
[Pomme]+[C] ou [F3]
Copier un texte ou un graphique dans l’Album
[Pomme]+[Maj]+[C]
Déplacer un texte ou un graphique
[Pomme]+[X] ou [F2] puis [Pomme]+[V] ou [F4]
Couper le contenu du Pressepapiers
[Pomme]+[X] ou [F2]
Copier le contenu du Presse-papiers
[Pomme]+[V] ou [F4]
Coller le contenu du Presse-papiers
[Pomme]+[Maj]+[F3]
Coller l’extrait sélectionné de l’Album
[Pomme]+[Maj]+[V]
Supprimer un caractère à gauche
[Retour]
Supprimer un caractère à droite
[Supprimer]
Supprimer un mot à gauche
[Pomme]+[Retour]
Supprimer un mot à droite
[Pomme]+[Suppr]
Annuler la dernière action
[Pomme]+[Z]
Centrer un paragraphe
[Pomme]+[E]
Justifier un paragraphe
[Pomme]+[E]
Aligner un paragraphe à gauche
[Pomme]+[L]
Aligner un paragraphe à droite
[Pomme]+[R]
Mettre en retrait un paragraphe depuis la gauche
[Ctrl]+[Maj]+[M]
Supprimer un retrait de paragraphe depuis la gauche
[Pomme]+[Maj]+[M]
Créer un retrait négatif
[Pomme]+[T]
Supprimer un retrait négatif
[Pomme]+[Maj]+[T]
Appliquer un style
[Pomme]+[Maj]+[S]
Demander une mise en forme automatique
[Pomme]+[Alt]+[K]
334 LE GUIDE COMPLET
Les raccourcis clavier Action
Raccourci clavier
Appliquer le style Normal
[Pomme]+[Maj]+[N]
Appliquer le style Titre 1
[Pomme]+[Alt]+[1]
Appliquer le style Titre 2
[Pomme]+[Alt]+[2]
Appliquer le style Titre 3
[Pomme]+[Alt]+[3]
Appliquer le style de Liste
[Pomme]+[Maj]+[L]
Chapitre 15
Pour définir les propriétés de votre sélection Action
Raccourci clavier
Définir un interligne simple
[Pomme]+[1]
Définir un interligne double
[Pomme]+[2]
Définir un interligne d’une ligne et demi
[Pomme]+[5]
Augmenter ou réduire l’espacement précédant un paragraphe
[Pomme]+[0]
Modifier la police
[Pomme]+[Maj]+[F]
Augmenter le corps de la police
[Pomme]+[Maj]+[>]
Diminuer le corps de la police
[Pomme]+[Maj]+[<]
Appeler la boîte de dialogue Format
[Pomme]+[D]
Modifier la casse des lettres
[Maj]+[F3]
Passer en majuscules
[Pomme]+[Maj]+[A]
Mettre en gras
[Pomme]+[B]
Souligner
[Pomme]+[U]
Souligner les mots sans leurs espaces
[Pomme]+[Maj]+[W]
Souligner deux fois
[Pomme]+[Maj]+[D]
Mettre en italique
[Pomme]+[I]
Passer en petites majuscules
[Pomme]+[Maj]+[K]
Passer en indice
[Pomme]+[Maj]+[=]
Passer en exposant
[Pomme]+[Maj]+[+]
LE GUIDE COMPLET 335
Chapitre 15
Annexes
Pour insérer au point d’insertion Action
Raccourci clavier
Insérer un champ
[Pomme]+[F9]
Insérer un saut de ligne
[Maj]+[Retour]
Insérer un saut de page
[Maj]+[Ä]
Insérer un saut de colonne
[Pomme]+[Maj]+[Retour]
Insérer un trait d’union insécable
[Alt]+[Barre}d'espace]
Insérer un Copyright
[Alt]+[G]
Insérer une Marque déposée
[Alt]+[R]
Insérer des points de suspension
[Alt]+[;]
Hausser un paragraphe d’un niveau
[Ctrl]+[Maj]+[ï]
Abaisser un paragraphe
[Ctrl]+[Maj]+[î]
Baisser en corps de texte
[Pomme]+[Maj]+[N]
Déplacer les paragraphes sélectionnés vers le haut
[Ctrl]+[Maj]+[ÿ]
Déplacer les paragraphes sélectionnés vers le bas
[Ctrl]+[Maj]+[Ÿ]
Développer le texte sous un titre
[Ctrl]+[Maj]+[+]
Réduire le texte sous un titre
[Ctrl]+[Maj]+[-]
Développer ou réduire tout le texte ou les titres
[Ctrl]+[Maj]+[A]
Afficher la première ligne du corps de texte ou tout le corps de texte
[Ctrl]+[Maj]+[L]
Insérer un commentaire
[Pomme]+[Alt]+[A]
Activer ou désactiver le suivi des modifications
[Pomme]+[Maj]+[E]
Aller au début d’un commentaire
[Ö]
Aller à la fin d’un commentaire
[Fin]
Aller au début de la liste des commentaires
[Pomme]+[Ö]
Aller à la fin de la liste des commentaires
[Pomme]+[Fin]
Imprimer un document
[Pomme]+[P]
Basculer/quitter l’aperçu avant impression
[Pomme]+[Alt]+[I]
Accéder à la cellule suivante
[˜]
336 LE GUIDE COMPLET
Les raccourcis clavier
Chapitre 15
Action
Raccourci clavier
Créer une ligne si le curseur est à la dernière cellule d’un tableau
[˜]
Accéder à la cellule précédente
[Maj]+[˜]
Accéder à la ligne précédente ou suivante
[ÿ] ou [Ÿ]
Accéder à la première cellule de la ligne
[Ctrl]+[Ö]
Accéder à la dernière cellule de la ligne
[Ctrl]+[Fin]
Accéder à la première cellule de la colonne
[Ctrl]+[‘]
Accéder à la dernière cellule de la colonne
[Ctrl]+[’]
Création d’un paragraphe
[Retour]
Insérer des tabulations dans une cellule
[Alt]+[˜]
Fusionner un document
[Ctrl]+[Maj]+[N]
Modifier un document de données pour la fusion de données
[Ctrl]+[Maj]+[E]
Rechercher des erreurs
[Ctrl]+[Maj]+[K]
Insérer un champ de fusion
[Ctrl]+[Maj]+[F]
Insérer une note de bas de page
[Pomme]+[Alt]+[F]
Insérer une note de fin
[Pomme]+[Alt]+[E]
Les principaux raccourcis clavier d’Excel Comme pour Word, certains raccourcis sont en conflit avec Mac OS X. Placés à la fin de chaque famille, ils nécessitent la désactivation du raccourci clavier Mac OS X pour cette touche.
Touches de fonction Annuler
[F1]
Couper le texte de la cellule active
[F2]
Modifier le commentaire d’une cellule
[Maj]+[F2]
Copier le texte de la cellule active
[F3]
LE GUIDE COMPLET 337
Chapitre 15
Annexes
Ouvrir le Concepteur de formule
[Maj]+[F3]
Coller du texte dans la cellule active
[F4]
Répéter la dernière recherche
[Maj]+[F4]
Fermer la fenêtre
[Pomme]+[F4]
Afficher la boîte de dialogue Atteindre
[F5]
Afficher la boîte de dialogue Rechercher
[Maj]+[F5]
Atteindre le volet suivant dans un classeur fractionné
[F6]
Atteindre le volet précédent dans un classeur fractionné
[Maj]+[F6]
Atteindre la fenêtre de classeur suivante
[Pomme]+[F6]
Atteindre la fenêtre de classeur précédente
[Ctrl]+[Maj]+[F6]
Vérifier l’orthographe
[F7]
Activer le mode de sélection étendu, utilisé avec les touches de direction ou le curseur
[F8]
Ajouter à la sélection
[Maj]+[F8]
Afficher la boîte de dialogue Macro
[Alt]+[F8]
Agrandir ou rétablir la fenêtre d’un classeur
[Pomme]+[F10]
Activer le premier bouton d’une barre d’outils flottante
[Alt]+[F10]
Insérer une feuille macro Excel 4.0
[Pomme]+[F11]
Afficher la boîte de dialogue Ouvrir
[Pomme]+[F12]
Afficher la boîte de dialogue Imprimer
[Ctrl]+[Maj]+[F12]
Rétablir la taille de la fenêtre.
[Pomme]+[F5]
Pour utiliser ce raccourci clavier Office, vous devez d’abord désactiver le raccourci clavier Voice Over correspondant à cette touche :
1 2 3 4
Allez dans Pomme/Préférences système. Dans Matériel, cliquez sur Clavier & souris. Cliquez sur l’onglet Raccourcis clavier. Désactivez la case Activé pour l’affectation de touches que vous voulez désactiver.
338 LE GUIDE COMPLET
Les raccourcis clavier
Chapitre 15
Calculer les feuilles de tous les classeurs ouverts.
[F9]
Calculer la feuille active.
[Maj]+[F9]
Afficher un menu contextuel
[Maj]+[F10]
Insérer une nouvelle feuille de graphique
[F11]
Insérer une nouvelle feuille
[Maj]+[F11]
Afficher la boîte de dialogue Enregistrer sous.
[F12]
Pour utiliser ces raccourcis clavier Office, vous devez d’abord désactiver les raccourcis clavier Exposé correspondant à ces touches :
1 2 3 4
Allez dans Pomme/Préférences système. Dans Matériel, cliquez sur Tableau de bord & Exposé. Cliquez sur l’onglet Raccourcis clavier et souris. Désactivez la case Activé pour l’affectation de touches que vous voulez désactiver.
Se déplacer et faire défiler dans une feuille ou un classeur Se déplacer d’une cellule vers le haut, le bas, la gauche ou la droite
Une touche de direction
Atteindre l’angle de la région de données active
[Ctrl]+Touche de direction
Aller au début de la ligne
[Ö]
Aller au début de la feuille
[Ctrl]+[Ö]
Atteindre la dernière cellule utilisée de la feuille, c’est-à-dire la cellule placée à l’intersection de la colonne située à l’extrémité droite et de la ligne du bas (dans le coin inférieur droit) ou la cellule à l’opposé de la cellule de destination, généralement la cellule A1
[Ctrl]+[Fin]
Descendre d’un écran
[’]
Monter d’un écran
[‘]
Atteindre l’écran de droite
[Alt]+[’]
Atteindre l’écran de gauche
[Alt]+[‘]
LE GUIDE COMPLET 339
Chapitre 15
Annexes
Atteindre la feuille suivante d’un classeur
[Ctrl]+[’]
Atteindre la feuille précédente d’un classeur
[Ctrl]+[‘]
Atteindre le classeur ou la fenêtre suivant
[Ctrl]+[˜]
Atteindre le classeur ou la fenêtre précédent
[Ctrl]+[Maj]+[˜]
Atteindre le volet suivant dans un classeur fractionné
[F6]
Atteindre le volet précédent dans un classeur fractionné
[Maj]+[F6]
Afficher la cellule active
[Ctrl]+[Suppr]
Afficher la boîte de dialogue Atteindre
[Ctrl]+[G]
Afficher la boîte de dialogue Rechercher
[Pomme]+[F]
Répéter la dernière action Rechercher (identique à Suivant)
[Pomme]+[G]
Se déplacer entre les cellules déverrouillées d’une feuille protégée
[˜]
Aperçu et impression Afficher la boîte de dialogue Imprimer
[Pomme]+[P]
Dans l’Aperçu avant impression, se déplacer dans la page après avoir effectué un zoom avant
Touches de direction
Dans l’aperçu avant impression, se déplacer d’une page après avoir effectué un zoom arrière
[‘]
Dans l’Aperçu avant impression, atteindre la première page après avoir effectué un zoom arrière
[Ctrl]+[ÿ]
Dans l’Aperçu avant impression, atteindre la dernière page après avoir effectué un zoom arrière
[Ctrl]+[Ÿ]
Entrée de données dans une feuille de calcul Finir d’entrer les données d’une cellule puis se déplacer vers le bas dans la sélection
[Retour]
Commencer une nouvelle ligne dans la même cellule
[Ctrl]+[Alt]+[Retour]
340 LE GUIDE COMPLET
Les raccourcis clavier
Chapitre 15
Remplir la plage de cellules sélectionnée avec le texte tapé
[Ctrl]+[Retour]
Finir d’entrer les données d’une cellule, puis se déplacer vers le haut dans la sélection
[Maj]+[Retour]
Finir d’entrer les données d’une cellule, puis se déplacer vers la droite dans la sélection
[˜]
Finir d’entrer les données d’une cellule, puis se déplacer vers la gauche dans la sélection
[Maj]+[˜]
Annuler une saisie
[Echap]
Supprimer la sélection ou le caractère à gauche du point d’insertion
[Supprimer]
Supprimer la sélection ou le caractère à droite du point d’insertion
[Supprimer]
Supprimer du texte en fin de ligne
[Ctrl]+[Suppr]
Se déplacer d’un caractère en haut, en bas,à gauche ou à droite
Une touche de direction
Aller au début de la ligne
[Ö]
Répéter l’action précédente
[Pomme]+[Y]
Modifier le commentaire d’une cellule
[Maj]+[F2]
Recopier en bas
[Ctrl]+[D]
Recopier à droite
[Ctrl]+[R]
Définir un nom
[Ctrl]+[L]
Utilisation des cellules et de la barre de formules Modifier la cellule active puis l’effacer ou supprimer le caractère précédent dans la cellule active pendant l’édition du contenu de la cellule
[Suppr]
Terminer une saisie
[Retour]
Entrer une formule comme une formule de tableau
[Ctrl]+[Maj]+[Retour]
LE GUIDE COMPLET 341
Chapitre 15
Annexes
Annuler une saisie dans une cellule ou une barre de formules
[Echap]
Afficher le Concepteur de formule après avoir tapé un nom de fonction valide dans une formule
[Ctrl]+[A]
Insérer un lien hypertexte
[Pomme]+[K]
Activer un lien hypertexte
[Retour] (dans une cellule avec un lien hypertexte)
Modifier la cellule active et placer le point d’insertion en fin de ligne
[Ctrl]+[U]
Ouvrir le Concepteur de formule
[Maj]+[F3]
Calculer les feuilles de tous les classeurs ouverts
[Pomme]+[=]
Calculer la feuille active
[Pomme]+[Maj]+[=]
Commencer une formule
[=]
Basculer entre les styles de référence de formule : absolu, relatif et mixte
[Pomme]+[T]
Insérer une formule de somme automatique
[Pomme]+[Maj]+[T]
Entrer la date
[Ctrl]+[;]
Entrer l’heure
[Pomme]+[;]
Copier la valeur de la cellule située au-dessus de la cellule active dans celle-ci ou dans la barre de formules
[Ctrl]+[Maj]+[»]
Alterner entre affichage des valeurs et affichage des formules
[Ctrl]+[']
Copier la formule de la cellule située au-dessus de la cellule active dans celle-ci ou dans la barre de formules
[Ctrl]+[']
Afficher la liste de saisie semiautomatique
[Alt]+[Ÿ]
Définir un nom
[Ctrl]+[L]
342 LE GUIDE COMPLET
Les raccourcis clavier
Chapitre 15
Mise en forme et modification des données Afficher la boîte de dialogue Style
[Pomme]+[Maj]+[L]
Afficher la boîte de dialogue Format de cellules
[Pomme]+[1]
Appliquer le format de nombre Général
[Ctrl]+[Maj]+[~]
Appliquer le format monétaire avec deux décimales (les nombres négatifs apparaissent en rouge et entre parenthèses)
[Ctrl]+[Maj]+[$]
Appliquer le format Pourcentage sans décimale
[Ctrl]+[Maj]+[%]
Appliquer le format de nombre exponentiel avec deux décimales
[Ctrl]+[Maj]+[^]
Appliquer le format de date composé du jour, du mois et de l’année
[Ctrl]+[Maj]+[#]
Appliquer le format d’heure avec l’heure et les minutes, et indiquer A.M. ou P.M.
[Ctrl]+[Maj]+[@]
Appliquer le format de nombre avec deux décimales, le séparateur de milliers et le signe (-) pour les valeurs négatives
[Ctrl]+[Maj]+[!]
Appliquer la bordure extérieure autour des cellules sélectionnées
[Pomme]+[Alt]+[0]
Ajouter un contour à droite de la sélection
[Pomme]+[Alt]+[î]
Ajouter un contour à gauche de la sélection
[Pomme]+[Alt]+[ï]
Ajouter un contour en haut de la sélection
[Pomme]+[Alt]+[ÿ]
Ajouter un contour au bas de la sélection
[Pomme]+[Alt]+[Ÿ]
Supprimer les contours
[Pomme]+[Alt]+[']
Appliquer ou supprimer une mise en forme gras
[Pomme]+[B]
Appliquer ou supprimer une mise en forme italique
[Pomme]+[I]
Appliquer ou supprimer un soulignement
[Pomme]+[U]
Appliquer ou supprimer le style barré
[Pomme]+[Maj]+[_]
Masquer des lignes
[Ctrl]+[9]
Afficher des lignes
[Ctrl]+[Maj]+[(]
Masquer des colonnes
[Ctrl]+[0]
Afficher des colonnes
[Ctrl]+[Maj]+[)]
LE GUIDE COMPLET 343
Chapitre 15
Annexes
Ajouter ou supprimer le style ombré
[Pomme]+[Maj]+[W]
Ajouter ou supprimer le style police vectorielle
[Pomme]+[Maj]+[D]
Modifier la cellule active
[Ctrl]+[U]
Annuler une saisie dans la cellule ou la barre de formules
[Echap]
Modifier la cellule active puis l’effacer ou supprimer le caractère précédent dans la cellule active pendant l’édition du contenu de la cellule
[Suppr]
Coller du texte dans la cellule active
[Pomme]+[V]
Terminer une saisie
[Retour]
Entrer une formule comme une formule de tableau
[Ctrl]+[Maj]+[Retour]
Afficher le Concepteur de formule après avoir saisi un nom de fonction valide dans une formule
[Ctrl]+[A]
Utilisation d’une sélection Copier la sélection
[Pomme]+[C]
Couper la sélection
[Pomme]+[X]
Coller la sélection
[Pomme]+[V]
Effacer le contenu de la sélection
[Suppr]
Supprimer la sélection
[Ctrl]+[-]
Annuler l’action précédente
[Pomme]+[Z]
Activer le mode Afficher les formules
[Ctrl]+[Maj]+[+]
Se déplacer du haut en bas de la sélection ou aller dans la direction sélectionnée.
[Retour]
Se déplacer du bas en haut de la sélection (vers le haut) ou aller à l’opposé de la direction sélectionnée.
[Maj]+[Retour]
Aller de gauche à droite dans la sélection ou se déplacer d’une cellule vers le bas si une seule colonne est sélectionnée
[˜]
Aller de droite à gauche dans la sélection ou se déplacer d’une cellule vers le haut si une seule colonne est sélectionnée
[Maj]+[˜]
344 LE GUIDE COMPLET
Les raccourcis clavier
Chapitre 15
Se déplacer dans le sens horaire pour atteindre l’angle suivant de la sélection
[Ctrl]+[.]
Se déplacer vers la droite entre des sélections non adjacentes
[Ctrl]+[Alt]+[î]
Se déplacer vers la gauche entre des sélections non adjacentes
[Ctrl]+[Alt]+[ï]
Sélection de cellules, de lignes ou de colonnes Sélectionner la zone en cours autour de la cellule active (la zone en cours est une zone entourée de lignes et de colonnes vides)
[Ctrl]+[Maj]+[*]
Ajouter une cellule à la sélection
[Maj]+Touche de direction
Étendre la sélection à la dernière cellule non vide de la même colonne ou ligne en tant que cellule active
[Ctrl]+[Maj]+ Touche de direction
Étendre la sélection au début de la ligne
[Maj]+[Ö]
Étendre la sélection au début de la feuille
[Ctrl]+[Maj]+[Ö]
Étendre la sélection à la dernière cellule utilisée dans la feuille (angle inférieur droit)
[Ctrl]+[Maj]+[Fin]
Sélectionner la colonne entière
[Ctrl]+[Barre}d'espace]
Sélectionner la ligne entière
[Maj]+[Barre}d'espace]
Sélectionner la feuille entière
[Pomme]+[A]
Sélectionner uniquement la cellule active lors de la sélection de plusieurs cellules
[Maj]+[Supprimer]
Étendre la sélection d’un écran vers le bas
[Maj]+[’]
Étendre la sélection d’un écran vers le haut
[Maj]+[‘]
Lors de la sélection d’un objet, sélectionner tous les objets de la feuille
[Ctrl]+[Maj]+[Barre}d'espace]
Alterner entre l’affichage et le masquage des objets et l’affichage des espaces qui leur sont réservés
[Ctrl]+[6]
Afficher ou masquer la barre d’outils Standard
[Ctrl]+[7]
Activer la fonctionnalité d’extension de la sélection à l’aide des touches de direction
[F8]
LE GUIDE COMPLET 345
Chapitre 15
Annexes
Ajouter une plage de cellules à la sélection ou utiliser les touches de direction pour accéder au début de la plage à ajouter, puis appuyer sur [F8] et les touches de direction pour sélectionner la plage suivante
[Maj]+[F8]
Sélectionner le tableau actif, à savoir le tableau auquel la cellule active appartient
[Ctrl]+[/]
Sélectionner toutes les cellules comportant des commentaires
[Pomme]+[Maj]+[O] (la lettre O)
Sélectionner les cellules d’une ligne qui ne correspondent pas à la valeur de la cellule active dans la ligne. Vous devez sélectionner la ligne en commençant par la cellule active.
[Ctrl]+[\]
Sélectionner uniquement les cellules auxquelles des formules de la sélection font directement référence
[Ctrl]+[Maj]+[|]
Sélectionner les cellules d’une colonne qui ne correspondent pas à la valeur de la cellule active de la colonne. Vous devez sélectionner la colonne en commençant par la cellule active.
[Ctrl]+[´]
Sélectionner toutes les cellules auxquelles des formules de la sélection font directement ou indirectement référence
[Ctrl]+[Maj]+{
Sélectionner uniquement les cellules contenant des formules qui font directement référence à la cellule active
[Ctrl]+[†]
Sélectionner toutes les cellules contenant des formules qui font directement ou indirectement référence à la cellule active
[Ctrl]+[Maj]+}
Sélectionner uniquement les cellules visibles dans la sélection active
[Pomme]+[Maj]+[Z]
Feuilles de livre Afficher le menu de saisie semi-automatique des catégories
[Alt]+[Ÿ]
Atteindre l’élément précédent dans le menu de saisie semi-automatique des catégories
[ÿ]
346 LE GUIDE COMPLET
Les raccourcis clavier
Chapitre 15
Atteindre l’élément suivant dans le menu de saisie semi-automatique des catégories
[Ÿ]
Faire défiler d’une page vers le haut le menu de saisie semi-automatique des catégories
[‘]
Faire défiler d’une page vers le bas le menu de saisie semi-automatique des catégories
[’]
Atteindre le bas du menu de saisie semi-automatique des catégories
[Fin]
Fermer le menu de saisie semi-automatique des catégories
[Echap]
Assigner la catégorie sélectionnée dans le menu de saisie semi-automatique Catégorie
[˜]+[Retour]
Afficher le menu Priorité
[Alt]+[Ÿ]
Se déplacer dans la liste des priorités
Touches de direction
Assigner la priorité sélectionnée dans la liste des priorités
[˜]+[Retour]
Fermer la liste des priorités et revenir à la cellule
[Echap]
Fermer la liste des priorités et revenir à la cellule
[Pomme]+[.]
Afficher le menu correspondant au champ de la première variable de l’en-tête
[Pomme]+[Alt]+[1]
Afficher le menu correspondant au champ de la deuxième variable de l’en-tête
[Pomme]+[Alt]+[2]
Graphiques Se déplacer dans la sélection d’objets de graphique
Une touche de direction
Alterner entre l’affichage et le masquage des objets des graphiques et l’affichage des repères d’emplacements des objets de graphique
[Ctrl]+[6]
Ce raccourci clavier est en conflit avec une affectation de touches Mac OS X par défaut : Insérer une nouvelle feuille de graphique
[F11]
LE GUIDE COMPLET 347
Chapitre 15
Annexes
Pour l’utiliser, vous devez d’abord désactiver le raccourci clavier correspondant Mac OS X.
1 2 3 4
Allez dans Pomme/Préférences système. Dans Matériel, cliquez sur Clavier & souris. Cliquez sur l’onglet Raccourcis clavier. Désactivez la case Activé pour l’affectation de touches que vous voulez désactiver.
Formulaires de données Atteindre le même champ dans l’enregistrement suivant
[Ÿ]
Atteindre le même champ dans l’enregistrement précédent
[ÿ]
Atteindre le champ suivant qui peut être modifié dans l’enregistrement
[˜]
Atteindre le champ précédent qui peut être modifié dans l’enregistrement
[Maj]+[˜]
Atteindre le premier champ de l’enregistrement suivant
[Retour]
Atteindre le premier champ de l’enregistrement précédent
[Maj]+[Retour]
Atteindre le même champ 10 enregistrements en avant
[’]
Atteindre un nouvel enregistrement
[Ctrl]+[’]
Atteindre le même champ 10 enregistrements en arrière
[‘]
Atteindre le premier enregistrement
[Ctrl]+[‘]
Se déplacer d’un caractère vers la gauche dans un champ
[ï]
Se déplacer d’un caractère vers la droite dans un champ
[î]
Sélectionner le caractère à gauche
[Maj]+[ï]
Sélectionner le caractère à droite
[Maj]+[Alt]+[ï]
348 LE GUIDE COMPLET
Les raccourcis clavier
Chapitre 15
Filtres automatiques et rapports de tableaux croisés dynamiques Afficher le menu contextuel de la liste Filtre automatique ou de la page de tableau croisé dynamique pour la cellule sélectionnée
[Alt]+[Ÿ]
Afficher l’élément suivant du champ de la liste Filtre automatique ou de la page de tableau croisé dynamique
[Ÿ]
Afficher l’élément précédent du champ de la liste Filtre automatique ou de la page de tableau croisé dynamique
[ÿ]
Afficher l’élément précédent (tri par ordre croissant) du champ de la liste Filtre automatique ou de la page de tableau croisé dynamique
[Ö]
Afficher le dernier élément du champ de la liste Filtre automatique ou de la page de tableau croisé dynamique
[Fin]
Filtrer la liste à l’aide de l’élément sélectionné dans le champ de la liste Filtre automatique ou de la page de tableau croisé dynamique
[Retour]
Plan de données Afficher ou masquer des symboles de plan
[Ctrl]+[8]
Masquer des lignes sélectionnées
[Ctrl]+[9]
Afficher des lignes sélectionnées
[Ctrl]+[Maj]+[(]
Masquer des colonnes sélectionnées
[Ctrl]+[0]
Afficher des colonnes sélectionnées
[Ctrl]+[Maj]+[)]
Barres d’outils Activer le premier bouton d’une barre d’outils flottante
[Alt]+[F10]
Lorsqu’une barre d’outils est active, y sélectionner le bouton ou le menu suivant
[˜]
Lorsqu’une barre d’outils est active, y sélectionner le bouton ou le menu précédent
[Maj]+[˜]
Lorsqu’une barre d’outils est active, sélectionner la barre d’outils suivante
[Ctrl]+[˜]
LE GUIDE COMPLET 349
Chapitre 15
Annexes
Lorsqu’une barre d’outils est active, sélectionner la barre d’outils précédente
[Ctrl]+[Maj]+[˜]
Exécuter l’action assignée au bouton sélectionné
[Retour]
Fenêtres Basculer vers l’application suivante
[Pomme]+[˜]
Basculer vers l’application précédente
[Pomme]+[Maj]+[˜]
Fermer la fenêtre du classeur actif
[Pomme]+[W]
Atteindre le volet suivant dans un classeur fractionné
[F6]
Atteindre le volet précédent dans un classeur fractionné
[Maj]+[F6]
Basculer vers la fenêtre de classeur suivante
[Pomme]+[F6]
Basculer vers la fenêtre de classeur précédente
[Pomme]+[Maj]+[F6]
Agrandir ou rétablir la fenêtre d’un classeur
[Ctrl]+[F10]
Ces raccourcis clavier sont en conflit avec une affectation de touches Mac OS X par défaut : Rétablir la taille de la fenêtre du classeur actif
[Pomme]+[F5]
Rétablir la taille de la fenêtre
[Pomme]+[F5]
Copier l’image de l’écran vers le Presse-papiers
[Pomme]+[Maj]+[3]
Copier l’image de la fenêtre active vers le Pressepapiers (après avoir appuyé, puis relâché la combinaison de touches, cliquer sur la fenêtre qui contient l’image à coller)
[Pomme]+[Maj]+[4]
Pour les utiliser, vous devez d’abord désactiver le raccourci clavier correspondant Mac OS X. :
1 Allez dans Pomme/Préférences système. 2 Dans Matériel, cliquez sur Clavier & souris. 3 Cliquez sur l’onglet Raccourcis clavier. 350 LE GUIDE COMPLET
Les raccourcis clavier
Chapitre 15
4 Désactivez la case Activé pour l’affectation de touches que vous voulez désactiver.
Boîtes de dialogue Atteindre la zone de texte suivante
[˜]
Atteindre la zone de texte précédente
[Maj]+[˜]
Atteindre l’onglet suivant dans la boîte de dialogue
[Ctrl]+[˜]
Atteindre l’onglet précédent dans la boîte de dialogue
[Ctrl]+[Maj]+[˜]
Exécuter l’action assignée au bouton de commande par défaut dans la boîte de dialogue (à savoir le bouton avec le contour gras, généralement le bouton OK )
[Retour]
Annuler la commande et fermer la boîte de dialogue
[Echap]
Les principaux raccourcis clavier de PowerPoint Modification de textes et d’objets Couper un texte ou objet sélectionné
[Pomme]+[X] ou [F2]
Copier un texte ou objet sélectionné
[Pomme]+[C] ou [F3]
Coller un texte ou un objet coupé ou copié
[Pomme]+[V] ou [F4]
Dupliquer un objet sélectionné
[Pomme]+[D]
Augmenter la taille de police
[Pomme]+[Maj]+[>]
Diminuer la taille de police
[Pomme]+[Maj]+[<]
Modifier la casse
[Maj]+[F3]
Appliquer une mise en forme gras
[Pomme]+[B]
Appliquer un soulignement
[Pomme]+[U]
Appliquer une mise en forme italique
[Pomme]+[I]
Mettre un texte en indice (espacement automatique)
[Pomme]+[=]
LE GUIDE COMPLET 351
Chapitre 15
Annexes
Mettre un texte en exposant (espacement automatique)
[Pomme]+[+] sur le pavé numérique
Centrer un paragraphe
[Pomme]+[E]
Justifier un paragraphe
[Pomme]+[J]
Aligner un paragraphe à gauche
[Pomme]+[L]
Aligner un paragraphe à droite
[Pomme]+[R]
Annuler l’action précédente
[Pomme]+[Z] ou [F1]
Ouvrir la boîte de dialogue Format du texte
[Pomme]+[T]
Pour déplacer Un caractère à gauche
[ï]
Un caractère à droite
[î]
Une ligne au-dessus
[ÿ]
Une ligne au-dessous
[Ÿ]
Au début d’un mot ou un mot à gauche
[Alt]+[ï]
Un mot à droite
[Alt]+[î]
En fin de ligne
[Pomme]+[î] ou [Fin]
En début de ligne
[Pomme]+[ï] ou [Ö]
Au début d’un paragraphe ou un paragraphe audessus
[Alt]+[ÿ]
Un paragraphe au-dessous
[Alt]+[Ÿ]
À la fin d’une zone de texte
[Alt]+[Fin]
Au début d’une zone de texte
[Alt]+[Ö]
Utilisation d’objets Dupliquer un objet sélectionné
[Pomme]+[D]
Sélectionner l’objet suivant
[˜]
Sélectionner l’objet précédent
[Maj]+[˜]
352 LE GUIDE COMPLET
Les raccourcis clavier
Chapitre 15
Sélectionner tous les objets et tout le texte
[Pomme]+[A]
Déplacer l’objet sélectionné dans la direction de la flèche
Touches de direction
Déplacer l’objet sélectionné légèrement dans le sens de la flèche
[Pomme]+touche de direction
Grouper les objets sélectionnés
[Pomme]+[Maj]+[G]
Dégrouper les objets sélectionnés
[Pomme]+[Maj]+[H]
Présentations Créer une présentation
[Pomme]+[N]
Ouvrir la Bibliothèque de projets
[Pomme]+[Maj]+[P]
Insérer une nouvelle diapositive
[Ctrl]+[M]
Copier la diapositive sélectionnée en mode Plan, mode Trieuse de diapositives ou dans le volet de plan en mode Normal
[Pomme]+[D]
Copier la diapositive sélectionnée en mode Page de commentaires ou dans le volet des diapositives ou dans le volet Commentaires en mode Normal
[Pomme]+[Maj]+[D]
Ouvrir une présentation
[Pomme]+[O]
Fermer une présentation
[Pomme]+[W]
Imprimer une présentation
[Pomme]+[P]
Enregistrer une présentation
[Pomme]+[S]
Enregistrer une présentation avec un nom, un emplacement ou un format de fichier différent
[Pomme]+[Maj]+[S]
Quitter PowerPoint
[Pomme]+[Q]
Rechercher du texte, une mise en forme ou des éléments spécifiques
[Pomme]+[F]
Rechercher et remplacer du texte, une mise en forme ou des éléments spécifiques
[Ctrl]+[H]
Ouvrir les outils de référence
[Maj]+[Alt]+[F7]
Vérifier l’orthographe
[Pomme]+[Alt]+[L] ou [F7]
Insérer un lien hypertexte
[Pomme]+[K]
LE GUIDE COMPLET 353
Chapitre 15
Annexes
Annuler une commande
[Echap]
Annuler une action
[Pomme]+[Z]
Répéter une action
[Pomme]+[Y]
Afficher un menu contextuel
[Maj]+[F10]
Pour utiliser ce raccourci clavier Office, vous devez d’abord désactiver le raccourci clavier Exposé correspondant à ces touches :
1 2 3 4
Allez dans Pomme/Préférences système. Dans Matériel, cliquez sur Tableau de bord & Exposé. Cliquez sur l’onglet Raccourcis clavier et souris. Désactivez la case Activé pour l’affectation de touches que vous voulez désactiver.
Se déplacer entre plusieurs présentations ouvertes.
[Pomme]+[F6] ou [Pomme]+[Maj]+[F6]
Pour utiliser ce raccourci clavier Office, vous devez d’abord désactiver le raccourci clavier Mac OS X :
1 2 3 4
Allez dans Pomme/Préférences système. Dans Matériel, cliquez sur Clavier & souris. Cliquez sur l’onglet Raccourcis clavier. Désactivez la case Activé pour l’affectation de touches que vous voulez désactiver.
Dupliquer la diapositive sélectionnée
[Pomme]+[Maj]+[D]
Modifier les affichages Afficher ou masquer les guides
[Pomme]+[G]
Afficher le masque du document
[Maj]+cliquer sur Trieuse de diapositives
Basculer vers le mode Masque des diapositives
[Maj]+cliquer sur Normal
Activer les outils du présentateur
[Maj]+cliquer sur Diaporama
354 LE GUIDE COMPLET
Les raccourcis clavier Basculer en mode Normal
[Ctrl]+[Maj]+[Z]
Basculer en mode Trieuse de diapositives
[Ctrl]+[Maj]+[V]
Basculer en mode Commentaires
[Ctrl]+[Maj]+[T]
Développer le volet de plan en mode Normal
[Ctrl]+[Maj]+[X]
Basculer en mode Diapositive
[Ctrl]+[Maj]+[C]
Chapitre 15
Sélection de texte Un caractère à droite
[Maj]+[î]
Un caractère à gauche
[Maj]+[ï]
Du point d’insertion au même point une ligne audessus
[Maj]+[ÿ]
Du point d’insertion au même point une ligne audessous
[Maj]+[Ÿ]
Tout le texte depuis le début de la ligne
[Maj]+[Ö]
Tout le texte jusqu’à la fin de la ligne
[Maj]+[Fin]
Du point d’insertion à la fin du paragraphe
[Maj]+[Alt]+[Ÿ]
Du point d’insertion au début du paragraphe
[Maj]+[Alt]+[ÿ]
Du point d’insertion au début de la zone de texte
[Maj]+[Alt]+[Ö]
Du point d’insertion à la fin de la zone de texte
[Maj]+[Alt]+[Fin]
Diaporama Vous pouvez utiliser les raccourcis clavier suivants pendant la lecture de votre diaporama en mode Plein écran, avec ou sans les outils du présentateur. Touche Aide
Pour afficher la liste des raccourcis clavier, vous pouvez appuyer sur la touche [Aide] au cours du diaporama (tous les claviers n’offrent pas la touche [Aide] ).
LE GUIDE COMPLET 355
Chapitre 15
Annexes
Passer à l’animation suivante ou avancer à la diapositive suivante
[N], [Retour}],[‘],[}î], [Ÿ], [Retour], [Barre}d'espace] (ou cliquer avec la souris)
Revenir à l’animation ou à la diapositive précédente
[P], [‘], [ï], [ÿ] ou [Suppr]
Atteindre un numéro de diapositive
Numéro de la diapositive à afficher puis appuyez sur [Retour]
Afficher un écran noir ou revenir au diaporama à partir de l’écran noir
[B] ou [.]
Afficher un écran blanc ou revenir au diaporama à partir de l’écran blanc
[W] ou [,]
Interrompre ou redémarrer un diaporama automatique
[S] ou [+]
Démarrer un diaporama à partir de la première diapositive
[Ctrl]+[Maj]+[S]
Démarrer un diaporama à partir de la diapositive en cours
[Ctrl]+[Maj]+[B]
Terminer un diaporama
[Echap], [Pomme]+[.] ou [-]
Supprimer les annotations à l’écran
[E]
Atteindre la prochaine diapositive masquée
[H]
Afficher un pointeur masqué et/ou changer le pointeur en stylo
[Pomme]+[P]
Afficher un pointeur masqué et/ou changer le pointeur en flèche
[Pomme]+[A]
Masquer le pointeur et le bouton immédiatement
[Ctrl]+[H]
Masquer le pointeur et le bouton dans 10 secondes
[Pomme]+[U]
Afficher ou masquer la flèche du pointeur
[A] ou [=]
Afficher le menu contextuel
Maintenir enfoncée la touche [Ctrl] et cliquer sur le bouton de la souris
356 LE GUIDE COMPLET
Les raccourcis clavier
Chapitre 15
Utilisation d’un tableau Se déplacer vers la cellule suivante
[˜]
Se déplacer vers la cellule précédente
[Maj]+[˜]
Se déplacer vers la bordure ou la ligne suivante
[Ÿ]
Se déplacer vers la bordure ou la ligne précédente
[ÿ]
Commencer un nouveau paragraphe dans une cellule
[Retour]
Ajouter une ligne au bas du tableau
[˜] à la fin de la dernière ligne
Fenêtres et boîtes de dialogue Fermer la fenêtre active
[Pomme]+[W]
Exécuter l’action attribuée au bouton par défaut dans une boîte de dialogue
[Retour]
Annuler une commande et fermer la boîte de dialogue
[Echap]
Masquer la fenêtre active
[Pomme]+[H]
Réduire la fenêtre active
[Pomme]+[M]
Les principaux raccourcis clavier d’Entourage Fonctions Entourage communes Démarrer Entourage sans exécuter de planification ni tenter de vous connecter à un serveur de messagerie. Cela permet d’éviter toute erreur de connexion lors de l’utilisation d’Entourage sans être connecté au réseau.
[Maj] (au démarrage d’Entourage)
Basculer vers une autre identité
[Alt] +[Pomme]+[Q]
LE GUIDE COMPLET 357
Chapitre 15
Annexes
Enregistrer un élément
[Pomme]+[S]
Imprimer un élément
[Pomme]+[P]
Imprimer une copie d’un élément, sans sélectionner d’options d’impression
[Alt]+[Pomme]+[P]
Annuler l’action précédente
[Pomme]+[Z]
Répéter l’action précédente
[Pomme]+[Y]
Ouvrir la Bibliothèque de projets
[Maj]+[Pomme]+[P]
Réduire la fenêtre active
[Pomme]+[M]
Masquer Entourage
[Pomme]+[H]
Quitter Entourage
[Pomme]+[Q]
Fenêtres et boîtes de dialogue Afficher ou masquer la liste des dossiers
[Pomme]+[B]
Ouvrir une nouvelle fenêtre Entourage
[Pomme]+[Maj]+[Alt]+[N]
Passer à l’affichage du courrier
[Pomme]+[1]
Ouvrir la liste des messages dans une nouvelle fenêtre
[Pomme]+[Alt]+[1]
Passer à l’affichage du Carnet d’adresses
[Pomme]+[2]
Ouvrir le Carnet d’adresses dans une nouvelle fenêtre
[Pomme]+[Alt]+[2]
Passer à l’affichage du calendrier
[Pomme]+[3]
Ouvrir le calendrier dans une nouvelle fenêtre
[Pomme]+ [Alt]+[3]
Passer en mode Page de commentaires
[Pomme]+[4]
Ouvrir la liste des commentaires dans une nouvelle fenêtre
[Pomme]+ [Alt]+[4]
Passer en mode Tâches
[Pomme]+[5]
Ouvrir la liste des tâches dans une nouvelle fenêtre
[Pomme]+[Alt]+[5]
Passer à l’affichage du Centre de projets
[Pomme]+[6]
Ouvrir le Centre de projets dans une nouvelle fenêtre
[Pomme]+[Alt]+[6]
358 LE GUIDE COMPLET
Les raccourcis clavier
Chapitre 15
Ouvrir la fenêtre État ou l’afficher comme fenêtre active
[Pomme]+[7]
Ouvrir le journal des erreurs ou l’afficher comme fenêtre active
[Pomme]+[8]
Ouvrir la boîte de dialogue Préférences
[Pomme]+[,]
Naviguer vers l’avant entre les fenêtres ouvertes
[Pomme]+[~]
Naviguer vers l’arrière entre les fenêtres ouvertes
[Maj]+[Pomme]+[~]
Fermer la fenêtre active
[Pomme]+[W]
Ouvrir l’élément sélectionné
[Pomme]+[O]
Se déplacer vers l’avant entre les champs d’une boîte de dialogue
[˜]
Se déplacer vers l’arrière entre les champs d’une boîte de dialogue
[Maj]+[˜]
Se déplacer vers l’avant entre les onglets d’une boîte de dialogue
[Ctrl]+[˜]
Se déplacer vers l’arrière entre les onglets d’une boîte de dialogue
[Maj]+[Ctrl]+[˜]
Recherche Rechercher du texte dans des éléments
[Pomme]+[F]
Rechercher l’occurrence suivante du texte recherché dans un élément
[Pomme]+[G]
Rechercher l’occurrence suivante du texte sélectionné
[Pomme]+[Maj]+[G]
Annuler une recherche en cours
[Pomme]+[.]
Exécuter une recherche avancée
[Alt]+[Pomme]+[F]
Exécuter une recherche sur un serveur IMAP (comptes IMAP uniquement)
[Pomme]+[Maj]+[F]
Messages Créer un message
[Pomme]+[N]
Dans la liste des messages d’un groupe de discussion, créer un message électronique
[Pomme]+[Alt]+[N]
LE GUIDE COMPLET 359
Chapitre 15
Annexes
Envoyer le message ouvert
[Pomme]+[Retour]
Déplacer le message ouvert vers la Boîte d’envoi afin qu’ Entourage l’envoie à la prochaine connexion au serveur
[Pomme]+[Maj]+[Retour]
Envoyer tous les messages de la Boîte d’envoi et recevoir tous les messages entrants
[Pomme]+[K]
Envoyer tous les messages de la Boîte d’envoi
[Maj]+[Pomme]+[K]
Enregistrer le message ouvert dans le dossier Brouillons
[Pomme]+[S]
Ajouter une pièce jointe au message ouvert
[Pomme]+[E]
Vérifier l’orthographe d’un message ouvert
[Alt]+[Pomme]+[L]
Vérifier les noms des destinataires dans les messages ouverts
[Alt]+[V]+[C]
Répondre à l’expéditeur du message ou, le cas échéant, à la liste de distribution
[Pomme]+[R]
Répondre à tous
[Maj]+[Pomme]+[R]
Répondre uniquement à l’expéditeur d’un message de liste de distribution
[Alt]+[Pomme]+[R]
Transférer le message
[Pomme]+[J]
Rediriger le message
[Alt]+[Pomme]+[J]
Ouvrir le message sélectionné dans une fenêtre distincte
[Pomme]+[O]
Supprimer l’indicateur du message sélectionné
[Alt]+[Pomme]+[‘]
Marquer le message sélectionné comme courrier indésirable
[Pomme]+[Maj]+[J]
Marquer le message sélectionné comme n’étant pas un courrier indésirable
[Pomme]+[Maj]+[Option]+[J]
Afficher le message précédent
[Pomme]+[´]
Afficher le message suivant
[Pomme]+[†]
Ajouter l’expéditeur du message sélectionné au Carnet d’adresses
[Option]+[Pomme]+[C]
Déplacer le message sélectionné vers un dossier
[Maj]+[Option]+[Pomme]+[M]
360 LE GUIDE COMPLET
Les raccourcis clavier
Chapitre 15
Réduire la taille d’affichage du texte dans un message ouvert ou dans le volet de visualisation
[Pomme]+[-]
Augmenter la taille d’affichage du texte dans un message ouvert ou dans le volet de visualisation
[Pomme]+[=]
Afficher ou masquer les en-têtes Internet
[Maj]+[Option]+[Pomme]+[H]
Afficher le message non lu précédent
[Ctrl]+[´]
Afficher le message non lu suivant
[Ctrl]+[†]
Faire défiler vers l’écran de texte suivant ou, si vous êtes à la fin d’un message, afficher le message non lu suivant
[Barre}d'espace]
Faire défiler vers l’écran de texte précédent
[Maj]+[Barre}d'espace]
Faire défiler vers l’écran de texte suivant ou, si vous êtes à la fin d’un message, supprimer le message actif et afficher le message non lu suivant
[Alt]+[Barre}d'espace]
Faire défiler vers le bas d’un message lentement et de manière continue
Maintenir enfoncée la [Barre}d'espace]
Supprimer le message actif et afficher le message précédent
[Alt]+[Pomme]+[´]
Supprimer le message actif et afficher le message suivant
[Alt]+[Pomme]+[†]
Supprimer le message actif et afficher le message non lu précédent
[Ctrl]+[Alt]+[´]
Supprimer le message actif et afficher le message non lu suivant
[Ctrl]+[Alt]+[†]
Supprimer le message sélectionné
[Suppr]
Supprimer le message actif et fermer la fenêtre de message si celle-ci est ouverte
[Alt]+[Pomme]+[Suppr]
Liste de messages Ouvrir la liste des messages dans une nouvelle fenêtre
[Pomme]+[Maj]+[Alt]+[N]
Afficher ou masquer la liste des dossiers
[Pomme]+[B]
LE GUIDE COMPLET 361
Chapitre 15
Annexes
Créer un message
[Pomme]+[N]
Créer un dossier
[Maj]+[Pomme]+[N]
Ouvrir le message sélectionné
[Pomme]+[O]
Afficher ou masquer le volet de visualisation
[Pomme]+[\]
Sélectionner tous les messages, si la liste des messages est ouverte dans le volet actif
[Pomme]+[A]
Annuler la sélection de tous les messages
[Maj]+[Pomme]+[A]
Dupliquer le message
[Pomme]+[D]
Supprimer le message
[Pomme]+[Suppr]
Activer ou désactiver l’affichage des messages non lus uniquement
[Maj]+[Pomme]+[O]
Activer ou désactiver l’affichage des messages marqués uniquement
[Pomme]+[Alt]+[O]
Marquer les messages sélectionnés comme lus
[Pomme]+[T]
Marquer les messages sélectionnés comme non lus
[Maj]+[Pomme]+[T]
Marquer tous les messages d’un dossier comme lus
[Ctrl]+[Pomme]+[T]
Actualiser la liste des messages (Exchange, IMAP, Windows Live Hotmail, News et comptes POP en ligne uniquement)
[Pomme]+[L]
Synchroniser le contenu du dossier de courrier sélectionné avec le serveur (comptes IMAP uniquement)
[Alt]+[Pomme]+[L]
Messages groupés Lire le dernier message non lu du groupe précédent contenant un message non lu
[Ctrl]+[Maj]+[´]
Lire le premier message non lu du groupe suivant contenant un message non lu
[Ctrl]+[Maj]+[†]
Lire le dernier message du groupe précédent
[Maj]+[Pomme]+[´]
Lire le premier message du groupe suivant
[Maj]+[Pomme]+[†]
362 LE GUIDE COMPLET
Les raccourcis clavier
Chapitre 15
Supprimer le message actif et lire le dernier message du groupe précédent
[Maj]+[Alt]+[Pomme]+[´]
Supprimer le message actif et lire le premier message du groupe suivant
[Maj]+[Alt]+[Pomme]+[†]
Supprimer le message actif et ouvrir le dernier message non lu du groupe précédant contenant un message non lu
[Alt]+[Ctrl]+[Maj]+[´]
Supprimer le message actif et ouvrir le premier message non lu du groupe suivant contenant un message non lu
[Alt]+[Ctrl]+[Maj]+[†]
Supprimer tous les messages d’un groupe
[Alt]+[Pomme]+[Suppr]
Carnet d’adresses Créer un contact
[Pomme]+[N]
Ouvrir le contact sélectionné
[Pomme]+[O]
Afficher ou masquer le volet de visualisation
[Pomme]+[\]
Afficher ou masquer la liste des dossiers
[Pomme]+[B]
Sélectionner tous les contacts si le Carnet d’adresses est ouvert dans le volet actif
[Pomme]+[A]
Annuler la sélection de tous les contacts
[Maj]+[Pomme]+[A]
Dupliquer le contact
[Pomme]+[D]
Supprimer le contact
[Pomme]+[Suppr]
Fermer le contact ouvert et ouvrir le contact précédent dans la liste du Carnet d’adresses
[Pomme]+[´]
Fermer le contact ouvert et ouvrir le contact suivant dans la liste du Carnet d’adresses
[Pomme]+[†]
Marquer le contact sélectionné avec l’échéance définie sur aujourd’hui
[Ctrl]+[1]
Marquer le message sélectionné avec l’échéance définie sur demain
[Ctrl]+[2]
Marquer le contact sélectionné avec l’échéance définie sur cette semaine
[Ctrl]+[3]
Marquer le contact sélectionné avec l’échéance définie sur la semaine prochaine
[Ctrl]+[4]
LE GUIDE COMPLET 363
Chapitre 15
Annexes
Marquer le contact sélectionné sans date d’échéance
[Ctrl]+[5]
Marquer le contact sélectionné comme Terminé
[Ctrl]+[0]
Effacer l’indicateur du contact sélectionné
[Alt]+[Pomme]+[']
Copier le contact sélectionné dans un autre Carnet d’adresses
[Maj]+[Pomme]+[C]
Calendrier Afficher ou masquer la liste des dossiers
[Pomme}]+[B]
Créer un événement de calendrier
[Pomme}]+[N]
Ouvrir l’événement de calendrier sélectionné
[Pomme]+[O]
Supprimer l’événement de calendrier
[Pomme]+[Suppr]
Basculer vers un affichage incluant aujourd’hui
[Pomme]+[T]
Ouvrir la boîte de dialogues Atteindre la date
[Maj]+[Pomme]+[T]
Dans l’affichage Jour, aller au jour précédent. Dans les affichages Semaine et Semaine de travail, aller à la semaine précédente. Dans l’affichage Mois, aller au mois précédent.
[Pomme]+[´]
Dans l’affichage Jour, aller au jour suivant. Dans les affichages Semaine et Semaine de travail, aller à la semaine suivante. Dans l’affichage Mois, aller au mois suivant.
[Pomme]+[†]
Copier le contact sélectionné vers un autre calendrier
[Maj]+[Pomme]+[C]
Tâches Afficher ou masquer la liste des dossiers
[Pomme]+[B]
Créer une tâche
[Pomme]+[N]
Ouvrir la tâche sélectionnée
[Pomme]+[O]
Sélectionner toutes les tâches si la liste des tâches est ouverte dans le volet actif
[Pomme]+[A]
Annuler la sélection de toutes les tâches
[Maj]+[Pomme]+[A]
Dupliquer la tâche
[Pomme]+[D]
364 LE GUIDE COMPLET
Les raccourcis clavier
Chapitre 15
Supprimer la tâche
[Pomme]+[Suppr]
Fermer la tâche ouverte et ouvrir la tâche précédente dans la liste des tâches
[Pomme]+[´]
Fermer la tâche ouverte et ouvrir la tâche suivante dans la liste des tâches
[Pomme]+[†]
Notes Afficher ou masquer la liste des dossiers
[Pomme]+[B]
Créer une note
[Pomme]+[N]
Ouvrir la note sélectionnée
[Pomme]+[O]
Sélectionner toutes les notes si la liste des notes est ouverte dans le volet actif
[Pomme]+[A]
Annuler la sélection de toutes les notes
[Maj]+[Pomme]+[A]
Dupliquer la note
[Pomme]+[D]
Supprimer la note
[Pomme]+[Suppr]
Fermer la note ouverte et ouvrir la note précédente dans la liste des notes
[Pomme]+[´]
Fermer la note ouverte et ouvrir la note suivante dans la liste des notes
[Pomme]+[†]
Centre de projets Afficher ou masquer la liste des dossiers
[Pomme]+[B]
Créer un projet
[Pomme]+[N]
Ouvrir le projet sélectionné
[Pomme]+[O]
Dupliquer le projet
[Pomme]+[D]
Ouvrir la fenêtre du Centre de projets
[Pomme]+[I]
Supprimer le projet
[Pomme]+[Suppr]
LE GUIDE COMPLET 365
Chapitre 15
Annexes
Catégories Assigner l’élément sélectionné à des catégories
[Pomme]+[;]
Ouvrir la boîte de dialogue Catégories . La boîte de dialogue Catégories permet d’ajouter, de supprimer ou de modifier la couleur d’une catégorie.
[Maj]+[Pomme]+[;]
Désigner la catégorie comme catégorie principale
[Pomme]+[S]
Fenêtre d’aide Ouvrir l’aide Entourage
[Pomme]+[?]
Atteindre le début de la rubrique d’Aide écran par écran
[‘]
Atteindre la fin de la rubrique d’Aide écran par écran
[’]
Atteindre le début de la rubrique d’Aide ligne par ligne
[ÿ]
Atteindre la fin de la rubrique d’Aide ligne par ligne
[Ÿ]
Atteindre la rubrique d’Aide précédente
[Pomme]+[ï]
Atteindre la rubrique d’Aide suivante
[Pomme]+[î]
Copier la sélection dans le Presse-papiers
[Pomme]+[C]
Fermer la fenêtre d’Aide
[Pomme]+[W]
Modification et mise en forme du texte Copier le texte sélectionné vers le Presse-papiers
[Pomme]+[X]
Copier une sélection vers le Presse-papiers
[Pomme]+[C]
Copier la sélection dans l’album
[Pomme]+[Maj]+[C]
Copier une sélection à partir du Presse-papiers
[Pomme]+[V]
Coller un clip à partir de l’album
[Pomme]+[Maj]+[V]
Copier une sélection à partir du Presse-papiers comme citation
[Pomme]+[Ctrl]+[V]
Coller en tant que texte brut
[Pomme]+[Alt]+[V]
Mettre le texte sélectionné en gras dans une note ou dans un message ou une signature HTML
[Pomme]+[B]
366 LE GUIDE COMPLET
Les raccourcis clavier
Chapitre 15
Mettre le texte sélectionné en italique dans une note ou dans un message ou une signature HTML
[Pomme]+[I]
Souligner le texte sélectionné dans une note ou dans un message ou une signature HTML
[Pomme]+[U]
Édition de texte de style Office Pour les tâches d’édition suivantes, vous pouvez utiliser des raccourcis clavier de style Office. Certains raccourcis clavier ne fonctionnent pas…
Il faut peut-être désactiver les raccourcis clavier de style Office. Pour cela, dans le menu Entourage, cliquez sur Préférences. Sous Préférences générales, cliquez sur Général puis activez Utiliser les touches de raccourcis clavier de Microsoft Office lors de la modification de texte.
Sélectionner tout le texte
[Pomme]+[A]
Déplacer le curseur d’un caractère à gauche
[ï]
Déplacer le curseur d’un caractère à droite
[î]
Déplacer le curseur d’une ligne vers le haut
[ÿ]
Déplacer le curseur d’une ligne vers le bas
[Ÿ]
Déplacer le curseur en haut de l’écran actif ou de l’écran précédent ou au début de la sélection actuelle
[Alt]+[ÿ]
Déplacer le curseur en bas de l’écran actif ou de l’écran suivant ou à la fin de la sélection actuelle
[Alt]+[Ÿ]
Déplacer le curseur au début du mot actif ou du mot précédent ou au début de la sélection actuelle
[Alt]+[ï]
Déplacer le curseur à la fin du mot actif ou du mot suivant ou à la fin de la sélection actuelle
[Alt]+[î]
Supprimer le caractère à gauche du curseur ou supprimer le texte sélectionné
[Suppr]
Supprimer le caractère à droite du curseur ou supprimez le texte sélectionné
[Suppr]
Insérer des espaces jusqu’au prochain taquet de tabulation ou tous les cinq caractères
[˜]
LE GUIDE COMPLET 367
Chapitre 15
Annexes
Déplacer le curseur au début du mot précédent ou du texte sélectionné
[Pomme]+[ï]
Déplacer le curseur à la fin du mot suivant ou du texte sélectionné
[Pomme]+[î]
Déplacer le curseur au début du paragraphe précédent
[Pomme]+[ÿ]
Déplacer le curseur au début du paragraphe suivant
[Pomme]+[Ÿ]
Déplacer le curseur en début de ligne ou au début du texte sélectionné
[Ctrl]+[ÿ] ou [Ö]
Déplacer le curseur en fin de ligne ou à la fin du texte sélectionné
[Ctrl]+[Ÿ] ou [Fin]
Déplacer le curseur au début du message
[Pomme]+[Ö]
Déplacer le curseur à la fin du message
[Pomme]+[Fin]
Déplacer le curseur d’un écran vers le haut
[‘]
Déplacer le curseur d’un écran vers le bas
[’]
Édition de texte de style Macintosh Pour les tâches d’édition suivantes, vous pouvez utiliser les raccourcis clavier Macintosh en désactivant les raccourcis clavier Office. Pour désactiver les raccourcis clavier Office, dans le menu Entourage, cliquez sur Préférences. Sous Préférences générales, cliquez sur Général puis désactivez la case à cocher Utiliser les touches de raccourcis clavier de Microsoft Office lors de la modification de texte. Sélectionner tout le texte
[Pomme]+[A]
Déplacer le curseur d’un caractère à gauche
[ï]
Déplacer le curseur d’un caractère à droite
[î]
Déplacer le curseur d’une ligne vers le haut
[ÿ]
Déplacer le curseur d’une ligne vers le bas
[Ÿ]
Déplacer le curseur en haut de l’écran actif ou de l’écran précédent ou au début de la sélection actuelle
[Alt]+[ÿ]
Déplacer le curseur en bas de l’écran actif ou de l’écran suivant ou à la fin de la sélection actuelle
[Alt]+[Ÿ]
Déplacer le curseur au début du mot actif ou du mot précédent ou au début de la sélection actuelle
[Alt]+[ï]
368 LE GUIDE COMPLET
Les raccourcis clavier
Chapitre 15
Déplacer le curseur à la fin du mot actif ou du mot suivant ou à la fin de la sélection actuelle
[Alt]+[î]
Supprimer le caractère à gauche du curseur ou supprimer le texte sélectionné
[Suppr]
Supprimer le caractère à droite du curseur ou supprimer le texte sélectionné
[Suppr]
Insérer des espaces jusqu’au prochain taquet de tabulation ou tous les cinq caractères
[˜]
Déplacer le curseur en début de ligne ou au début du texte sélectionné
[Pomme]+[ï]
Déplacer le curseur en fin de ligne ou à la fin du texte sélectionné
[Pomme]+[î]
Déplacer le curseur au début du message ou du texte sélectionné
[Pomme]+[ÿ]
Déplacer le curseur à la fin du message ou du texte sélectionné
[Pomme]+[Ÿ]
Faire défiler jusqu’au début du message
[Ö]
Faire défiler jusqu’à la fin du message
[Fin]
Faire défiler d’un écran vers le haut
[‘]
Faire défiler d’un écran vers le bas
[’]
Les principaux raccourcis clavier de Messenger Enregistrer
[Pomme]+[S]
Fermer
[Pomme]+[W]
Liste des contacts personnels
[Pomme]+[L]
Liste des contacts entreprises
[Pomme]+[Alt]+[L]
Historique de la conversation
[Pomme]+[O]
Fermer la session
[Pomme]+[G]
Ajouter un contact
[Pomme]+[Maj]+[A]
Placer dans le Dock
[Pomme]+[M]
LE GUIDE COMPLET 369
Chapitre 15
Annexes
15.3. Liens Internet Les conseils des forums d’utilisateurs ne sont pas toujours à la hauteur surtout s’ils n’ont pas suivi une première formation, certaines habitudes bien ancrées pouvant vous faire perdre du temps vis-à-vis d’un usage professionnel.
Sites de tutoriels Vérifiez toujours les références des informations trouvées sur le Net sauf lorsque la source ne fait aucun doute comme pour ces trois sites : Mactopia est le site de l’équipe mac de Microsoft contient une aide bien documentée. Lorsque vous vous connectez à l’aide contextuelle d’Office, vous interrogez la même base de données : http://www.microsoft .com/France/mac/help.mspx.
Figure 15.1 : Le site Mactopia
VTC La Virtual Training Company a été l’une des premières sociétés aux USA à investir dans des films pédagogiques quicktime. Vous pouvez apprendre à vous servir des logiciels de la suite Office en regardant des films multimedia en français qui en décrivent point par point les principales fonctions. Word : http://www.vtc.com/products/Microsoft-Word-Tutorials-Francais.htm ;
370 LE GUIDE COMPLET
Liens Internet
Chapitre 15
Excel : http://www.vtc.com/products/Microsoft-Excel-tutorials-francais.htm ; Powerpoint : http://www.vtc.com/products/PowerPoint-pour-Mac-tutorials-francais.htm. La plupart des sites de tutoriaux professionnels sont américains. Certains comme VTC ont une filiale française et ont commencé à faire des tutoriaux français depuis plusieurs années. Leurs films sont consultables par abonnement en ligne si vous disposez d’un accès haut-débit ou en commandant un cd. Les tarifs sont en général de 25 $/mois pour une consultation en ligne ou de 80 $ pour l’envoi d’un cours par voie postale.
Lynda Voici un concurrent de VTC, meilleur encore mais uniquement en anglais : Word : http://movielibrary.lynda.com/html/modPage.asp?ID=530 ; Excel : http://movielibrary.lynda.com/html/modPage.asp?ID=570 ; Powerpoint : http://movielibrary.lynda.com/html/modPage.asp?ID=559 ; Entourage : http://movielibrary.lynda.com/html/modPage.asp?ID=553.
Mises à jour d’Office Votre suite Office est régulièrement mise à jour par l’équipe Mac de Microsoft. Vous pouvez la mettre à jour de deux manières : j
En vous rendant dans Aide/Rechercher les mises à jour, vous lancez Microsoft Autoupdate et pouvez choisir une mise à jour manuelle ou automatique et une fréquence de vérification.
Figure 15.2 : La boîte de dialogue de Microsoft Autoupdate
LE GUIDE COMPLET 371
Chapitre 15 j
Annexes
En allant directement sur http://www.microsoft.com/France/mac /downloads.mspx.
15.4. Conversions de fichiers XML Il est embarrassant d’exporter par défaut en .docx, .xlsx, .pptx et d’avoir des fichiers illisibles pour les utilisateurs des versions précédentes d’Office… Pour les utilisateurs PC dont la version d’Office est trop ancienne pour lire un fichier Word, Excel ou Powerpoint 2007 pour Windows ou 2008 pour Mac, il existe un convertisseur XML : http://www.microsoft.com /downloads/Search.aspx?displaylang=fr. Convertisseur de formats de fichier Open XML pour Mac 1.0. Pour les utilisateurs Mac, le convertisseur Open XML permet de convertir les fichiers Open XML créés dans Office 2008 pour Mac ou Office 2007 pour Windows afin de pouvoir les ouvrir, les modifier et les enregistrer dans les versions antérieures d’Office pour Mac : http://www .microsoft.com/France/mac/downloads.mspx?pid=Mactopia_Office2004&fid= 6B9238E1-CF69-48C4-BF2D-C4A8ACEEE520#viewer.
Exemples téléchargeables Profitez des modèles qui sont mis à disposition pour la version PC d’Office et qui restent compatibles avec votre version Mac, à la fois aux USA où la communauté est très vaste : http://office.microsoft.com/en-us /templates/default.aspx. Et en France : http://office.microsoft.com/fr-fr/default.aspx. Retrouvez les modèles en français : http://office.microsoft.com/fr-fr /templates/FX100595491036.aspx?pid=CL100632981036.
Les logiciels libres Si vous voulez en savoir plus sur les logiciels libres des suites intégrées, vous pouvez trouvez des informations ici :
372 LE GUIDE COMPLET
Google
Chapitre 15
NeoOffice, financé par les dons des utilisateurs, ½ millions d’utilisateurs : http://www.neooffice.org/neojava/fr/index.php. La suite OpenOffice : http://fr.openoffice.org/. De nombreux exemples sont téléchargeables sur leur site prouvant la vivacité du logiciel libre…
15.5. Google N’oubliez pas en second lieu de faire une recherche dans Google ou dans un moteur de recherche similaire en plaçant votre requête entre guillemets.
LE GUIDE COMPLET 373
Index
Chapitre 16
Index
! @, 259 #####, 190 #DIV/0 !, 190 #N/A, 190 #NOM ?, 190 #NOMBRE !, 191 #NUL !, 191 #REF !, 191 #VALEUR !, 191 .doc, 14 .docx, 62 .dot, 149 .dotx, 34 .exe, 275 .flv, 227 .Mac, 261 .odt, 15 .pptx, 254 .rge, 329 .rtf, 63 .xls, 14, 160 .xlsx, 160 3D, 90
A Accéder aux cellules, 336, 337 Accepter la modification, 112 Accès à Internet, 50 aux documents, 53 Accessibilité, 52, 55 à 57 Achever la fusion, 141 Action sous condition, 280 Activer les modifications, 203 un lien hypertexte, 342 Actual Technologies, 219 Addiction, 307 376 LE GUIDE COMPLET
Adjoindre des cadres, 88 un son, 251 Adresse, 272 de l’expéditeur, 142 de messagerie, 260 du destinataire, 142, 145 Affectation de touches, 347 Affichage, 67, 96, 163, 176 Afficher un menu contextuel, 332, 339, 354, 356 Agenda, 58 Agrandissement, 153 Aide, 47, 52, 55 à 57, 158, 224 Ajout à la sélection, 338 à partir du Presse-papiers, 72, 165 d’objets, 56 d’un contact, 304, 369 d’un fichier, 72, 165 d’un groupe, 304 d’un logo, 253 d’un titre, 224 d’une action, 56 d’une pièce jointe, 270 de correspondants, 301 de texte, 91 Ajuster au contenu, 118 Album, 40, 79 Alignement, 239 Animation, 232 Annuler, 76, 158, 165, 229, 337 Antécédent, 204 Aperçu, 108 avant impression, 63, 332 de grande taille, 73 de la page web, 160, 228 Aperture, 315 Apparaître hors-ligne, 301 Appareil photo, 256
Index
Apparition partielle d’une image, 54 Apple, 13 Mail, 263 Script, 208 Application widget, 282 Appliquer, 194 à une diapositive, 234 des filtres, 212 un soulignement, 351 un style, 334 Arborescence du projet, 256 Archive Entourage, 329 Arrière-plan, 87, 103 Attacher, 270 Atteindre, 74, 169, 331 Audio, 68 Audit, 204 Automatisation de tâches, 54 Automatisme, 120 Automator, 23, 64-65, 161-162, 208 Autre, 284 Avancé, 262 Avantage, 37 AVI, 127
B Baisser en corps de texte, 336 Bande sonore, 226 Bannière, 228 Barre de formule, 176, 194 Barre de requêtes, 219 Barre des favoris, 259 Barre d’outil active, 170 d’Excel, 169 de Word, 75 personnalisable, 259
Chapitre 16
Base de données Access, 219 FileMaker Pro, 137 Bibliographie, 114-115, 117 Bibliothèque, 77, 158 Bloc-notes, 41, 68, 164 Bloquer, 304 BMP, 318, 329 Boîte à outils, 52, 72, 77, 79, 165, 223 Boîte de dialogue, 351 Bordure et trame, 79, 100, 118 Brochure, 32, 35 Brouillon, 67, 267 Budget, 37 Bulle et légende, 81 Bulletin, 32, 35, 96
C Cacher les commandes de lecture, 226 Cadre, 124-125 Calculatrice, 207 Calendrier, 32, 35, 57, 268, 364 Caméra, 256 Capital, 37 Carnet d’adresses, 57, 145, 150, 266, 268, 275, 363 Carreau, 196 Case à cocher, 125 Case d’option, 125 Catalogue, 38 Catégorie, 254, 269, 271, 366 Cellule, 25, 178, 181 Centre de projet, 43, 58, 268, 307-308, 365 Certificat, 284 Césure, 135 Champ, 111 Changer la casse, 102, 239 LE GUIDE COMPLET 377
Chapitre 16
Index
Chat, 30, 58 Chemin de fer de votre présentation, 231 Chevron, 140 Chronomètre, 231 Citation, 79, 274 Classeur, 156 Clavier, 94 Clé à molette, 84 Code couleur, 308 de champ, 111 Collaboration, 56 Collage spécial, 73, 166, 229 Commande infrarouge, 254 Commentaire, 86, 112, 166, 176, 231, 245 Communauté des utilisateurs, 58 Communiquer avec les autres applications de la suite Office, 66 Compatibilité, 55 Conception de vos projets, 58 Conclusion, 96, 176 Confidentialité, 300 Configuration de la page et du document, 53 Conserver une macro, 150 Consolidation, 215 Consultation des news, 307 Consulter votre planification, 282 Contact, 44, 266, 271 Contrôle parental, 300 Convertir, 214 Copie carbone invisible, 272 Copier, 71, 158, 165, 229 Copier la sélection, 344 Corriger, 84 Couper, 71, 165, 229 Coupure de mots, 135 Courrier, 42, 44, 57, 268 indésirable, 267
378 LE GUIDE COMPLET
électronique, 258 Cours, 52 Crash, 309 Création, 222 Créer des tâches, 282 Critère, 277 Crochet, 116 Curseur, 217
D Défilement, 251 Définir, 194 Dégradé, 241 Degré de priorité, 291 Demi cadratin, 111 Dénomination des onglets, 68 Dépannage, 58 Dépendant, 204 Dessin, 93, 172 Détail, 73 Diagramme, 53 Dialogue interactif, 296 Diaporama, 222, 224, 231, 246, 355 Dictionnaire, 82, 134, 244 Divx, 227 Domicile, 284 Droit administrateur, 310 Dupliquer, 230
E Écran du présentateur, 245 Édition, 96, 176 Effacer, 229 Effet, 238 EMF, 318 Émoticônes, 302 Emplacement, 287
Index
EMZ, 318 Enregistrement, 222 Entourage, 32, 45, 58, 145 Enveloppe, 142 Envoi, 267 EPS, 318 Équation, 120 Équipe, 47 Espace insécable, 111 virtuel, 301 Étiquette, 32, 36, 96, 143 Événement, 271
F Facture, 37 Fenêtre d’aide, 366 Fermer la session, 297, 369 Filemaker, 219 Filigrane, 123-124 Filtre, 209, 292 automatique, 210 Format, 74, 76, 108, 158, 166, 222, 232 Fusion, 137
Chapitre 16
Haut-parleur, 247 HTML, 227
I ICal, 30, 266 ILife, 315 Illustration, 120 Image, 123, 222, 236, 241, 289 IMAP, 259 IMovie, 315 Impression, 54-55, 160, 222 Indentation, 144 Indésirable, 269 Index, tables des matières et autres tables, 54 Insérer, 164, 270 Interligne, 78 Internet, 306 IPhoto, 125, 315 ISight, 301 IWork, 26, 47, 65, 162
J Joindre une pièce, 258 Justifier un paragraphe, 334, 352
G Garageband, 315 GIF, 318, 329 Google, 373 Grammaire et orthographe, 93, 134, 331 Grille, 213
H Hameçonnage, 275
K Keynote, 15, 315
L Langue, 135 Légende, 120 Lettre, 96 Lettrine, 102 Liaison, 73, 167 LE GUIDE COMPLET 379
Chapitre 16
Index
Lien, 278 Lien hypertexte, 121, 130, 238, 249 Ligne, 90, 217 Liste, 73 Login, 260 Logo, 252 Lynda, 371
M Macro, 150, 208 Mail, 30 Marge, 99, 106, 146 Mémo, 37 Minutage, 245 Mise en forme, 86, 97, 232 en page, 63, 160, 228 en route, 57 Mot de passe, 260 Motif et texture, 87 Mot-clé, 50, 227 Moyenne, 182, 194 Multimédia, 256 My Day, 45, 47, 58, 258, 269, 282, 286, 307-308, 28
N Navigateur, 224 Internet, 61, 160 Navigation, 69, 116 Notification, 296 Nuance de gris, 231
O Objet, 73, 103, 128, 146, 167, 241 Opacité, 123 380 LE GUIDE COMPLET
Opérateur, 185 Ordre du jour, 37 Orthographe, 244 Outil antispam, 267
P Paragraphe, 239 Partage d’informations, 55 de fichiers, 297 des données, 54 Paypal, 275 PDF, 63-64, 161, 319, 321, 324, 327 Périodicité, 287, 291 Personnalisation des barres d’outils, 92 du clavier, 153, 209 Phising, 275 Photoshop, 238 PICT, 319 Pièce jointe, 275 Plan, 67 Planification, 45 Planning, 38 Plein écran, 95, 176 PNG, 319, 328 PNTG, 319 Podmailing, 303 Police, 102, 116, 239 POP, 259 Portion de piste, 237 Pourriel, 267 Préférence, 79, 225, 275 Priorité, 270 PSD, 319 Publication, 41, 67 Publipostage, 88, 111, 138 Puce et numéro, 79, 102, 239
Index
Chapitre 16
Q
T
QTIF, 319 Quadrillage, 156
Table des matières, 115 Table et index, 121 Tableau, 236 Tableur, 25, 157 Tabulation, 102 Tâche, 269, 271 Taille, 226 TIFF, 319, 329 Tiret Cadratin, 111 Traduction, 82 Traitement de texte, 22, 157 Trame de fond, 92 Transition, 251 Transparence, 241
R Raccourci clavier, 52, 246, 329, 347, 368 Recherche d’un message, 276 Recolorier, 89 Relative, 186 Renvoi, 120 Réorganisation, 246 Réorganiser, 154 Révision, 112 Rognage, 89 Rogner, 124 Rotation libre, 89
S Saut de colonne, 104-105 de page, 104 de section, 106 de paragraphe, 115 Service de synchronisation, 300 Son, 222, 270, 289 Source de données, 138 Space, 296, 301 Statistique, 135, 208, 220, 229 Style, 199 Suivi des modifications, 87, 112, 232 Symbole, 81, 111 Synonyme, 134, 332 Syntaxe, 195 Synthèse, 204
V Validation, 157, 213 Virus, 274-275 Vue d’ensemble, 44
W Webcam, 296 Webmail, 259 Widget, 45, 84
Y Yahoo, 259
Z Zone d’impression, 161 Zoom, 70, 95, 158, 176, 224
LE GUIDE COMPLET 381
Notes
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