Horst-Dieter Radke
Microsoft Office:mac 2008
Microsoft Office:mac 2008 Bibliografische Information der Deutschen Bibliothek Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.ddb.de abrufbar. Copyright © 2008 Smart Books Publishing AG ISBN: 978-3-908497-60-8 1. Auflage 2008 Lektorat: Korrektorat: Layout: Covergestaltung: Druck und Bindung: Coverfoto: Illustrationen:
Jeremias Radke, Berlin Stefanie Barthold, Würzburg Peter Murr, Unterhaching Johanna Voss, Florstadt Himmer AG, Augsburg Bildunion / 10284 Bildunion / 10284
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Übersicht Vorwort
17
Kapitel 1
Office-Grundlagen
19
Kapitel 2
Entourage
47
Kapitel 3
Word:mac 2008
111
Kapitel 4
Excel
243
Kapitel 5
PowerPoint:mac 2008
433
Kapitel 6
Effektive Zusammenarbeit
489
Kapitel 7
Microsoft Expression Media
539
Index
553
Inhaltsverzeichnis Vorwort
17
Kapitel 1 Office-Grundlagen
19
Office:mac 2008 – Bürointegration auf höchstem Niveau................................... 20 Office:mac 2008 im Angebot........................................................................... 20 Neues in der Version 2008...............................................................................21 Neues Dokumentformat........................................................................... 22 Anwendungen automatisieren.................................................................. 23 Voraussetzungen....................................................................................... 25 Grundlagen.......................................................................................................... 25 Installation..................................................................................................... 25 Office installieren und einstellen.............................................................. 26 Nach der Installation................................................................................ 28 Office 2008 deinstallieren......................................................................... 29 Der Projektkatalog.......................................................................................... 30 Den Projektkatalog anpassen....................................................................31 Mit dem Projektkatalog arbeiten.............................................................. 33 Dokumente speichern..................................................................................... 35 Der Kompatibilitätsbericht.............................................................................37 Symbolleisten und Tastenkürzel..................................................................... 38 Symbolleisten............................................................................................ 39 Tastenkombinationen................................................................................41 Informationen finden..................................................................................... 43 Hilfe suchen.............................................................................................. 44 Weitere Hilfen finden................................................................................ 45 Wie geht’s weiter?............................................................................................ 46
Kapitel 2 Entourage
47
Was ist neu in Entourage:mac 2008?.................................................................... 48 Das Kommunikationsgenie mit Organisationstalent........................................... 48 Die Elemente der Arbeitsoberfläche von Entourage............................................. 49 Entourage personalisieren.....................................................................................51 Den Setup-Assistenten nutzen.........................................................................51 Mit dem Apple-Adressbuch synchronisieren.................................................. 53 Andere Formate importieren.......................................................................... 56 Feiertage in den Kalender eintragen..........................................................57 Eine Textdatei importieren....................................................................... 58
Export aus Entourage............................................................................... 60 Entourage anpassen.........................................................................................61 Allgemeine Einstellungen.......................................................................... 62 Adressbuch................................................................................................ 63 Aufgabenliste............................................................................................ 64 Kalender................................................................................................... 64 Schriftarten............................................................................................... 65 Rechtschreibung........................................................................................ 66 Benachrichtigung......................................................................................67 Sicherheit.................................................................................................. 68 Synch.Dienste........................................................................................... 69 Spotlight................................................................................................... 69 Feedback................................................................................................... 70 Einstellungen für E-Mails und News........................................................ 70 Lesen................................................................................................... 70 Verfassen............................................................................................. 70 Antworten/Weiterl...............................................................................71 Anzeigen.............................................................................................. 72 Symbolleisten anpassen............................................................................ 73 Einstellungen sichern und reparieren....................................................... 74 Einstellungen übertragen.................................................................... 74 Datenbankpflege................................................................................. 75 E-Mailen mit Entourage...................................................................................... 78 Ein E-Mail-Konto einrichten......................................................................... 79 E-Mail-Konto neu anlegen....................................................................... 79 Vorhandene E-Mail-Konten bearbeiten....................................................81 E-Mails schreiben und versenden................................................................... 83 E-Mail erfassen......................................................................................... 83 E-Mail versenden..................................................................................... 85 E-Mail-Ergänzungen................................................................................ 86 Eingehende E-Mails bearbeiten...................................................................... 89 Mit Kategorien arbeiten................................................................................. 92 Adressbuch...................................................................................................... 93 Kalender......................................................................................................... 96 Ansichtssache............................................................................................ 96 Termin definieren......................................................................................97 Aufgabe definieren.......................................................................................... 99 Notizen..........................................................................................................101 Projektcenter................................................................................................. 102 Projekt anlegen....................................................................................... 102 Mit einem Projekt arbeiten..................................................................... 105 My Day..........................................................................................................107
Fazit.................................................................................................................... 109
Kapitel 3 Word:mac 2008
111
Was ist neu in Word 2008?................................................................................. 112 Grundlagen der Textverarbeitung...................................................................... 113 Textverarbeitung – was ist das?.................................................................... 113 Die Arbeitsoberfläche................................................................................... 115 Die Elemente der Arbeitsoberfläche von Word....................................... 115 Die Formatierungspalette....................................................................... 116 Texteingabe................................................................................................... 118 Texte erfassen.......................................................................................... 119 Individuelle Einstellungen.......................................................................121 Rechtschreibung...................................................................................... 125 Absätze formatieren................................................................................ 126 Dokumente sichern................................................................................. 129 Bearbeitung von Dokumenten..................................................................... 130 Formate übertragen.................................................................................131 Text ergänzen.......................................................................................... 132 Text hinzufügen................................................................................ 133 Text löschen...................................................................................... 134 Text verschieben oder kopieren......................................................... 136 Andere Objekte in den Text einfügen................................................ 136 Schriftart anpassen........................................................................... 140 Ansichtssache – die verschiedenen Sichtweisen von Word.......................141 Dokumentansichten......................................................................... 142 Der Notizblock.................................................................................. 145 Layoutansicht für Ihre Veröffentlichungen........................................147 Formatierung anzeigen..................................................................... 149 Textverarbeitung für Fortgeschrittene................................................................ 150 Markieren..................................................................................................... 150 Markieren mit Tastenkombinationen..................................................... 150 Markieren mit der F8-Taste................................................................... 152 Arbeiten mit der Gliederungsansicht und der Dokumentstruktur............... 154 Ein gegliedertes Dokument erstellen....................................................... 155 Ein vorhandenes Dokument gliederungstauglich machen..................... 158 Layouten mit der Textverarbeitung.............................................................. 160 Masterseite als Grundlage einrichten..................................................... 160 Führungslinien einsetzen.................................................................. 160 Logos positionieren............................................................................161 Testfeld festlegen............................................................................... 163 Bildablagebereiche definieren................................................................. 164
Das Layout als Vorlage speichern........................................................... 166 Layout fertig stellen.................................................................................167 Verknüpfte Textfelder erstellen...........................................................167 Seitenzahlen..................................................................................... 168 Weitere Seiten................................................................................... 168 Schwarz auf weiß: Drucken mit Word:mac.................................................. 169 Schnelldruck........................................................................................... 170 Druck einstellen...................................................................................... 170 Druck starten.......................................................................................... 173 Serienbriefe............................................................................................. 174 Formatvorlagen effektiv einsetzen................................................................ 180 Was sind eigentlich »Formatvorlagen«?.................................................. 180 Vorhandene Formatvorlagen nutzen...................................................... 180 Formatvorlage aus formatiertem Absatz erstellen...................................181 Vorhandene Formatvorlagen bearbeiten................................................ 183 Formatvorlage von Grund auf neu erstellen........................................... 184 Word von A – Z.................................................................................................. 188 Absatz........................................................................................................... 188 Abschnitt........................................................................................................191 AutoFormat.................................................................................................. 192 AutoFormat während der Eingabe......................................................... 192 Autoformatierung eines kompletten Dokuments.................................... 193 AutoKorrektur............................................................................................... 195 AutoText....................................................................................................... 198 Datum und Uhrzeit einfügen....................................................................... 200 Dokument schützen...................................................................................... 200 Dokumente suchen....................................................................................... 202 Dokumentvorlagen....................................................................................... 204 Globale und eigene Dokumentvorlagen................................................. 204 Dokumentvorlagen anhängen................................................................ 205 Formel-Editor................................................................................................207 Fußnoten...................................................................................................... 210 Fußzeilen und Endnoten einfügen.......................................................... 210 Fußnoten anpassen..................................................................................211 Fußnoten löschen.................................................................................... 212 Index und Inhaltsverzeichnis........................................................................ 213 Inhaltsverzeichnis erstellen..................................................................... 213 Index (Stichwortverzeichnis) erstellen.................................................... 216 Stichworte indizieren.........................................................................217 Stichwortverzeichnis (Index) fertigstellen........................................ 218 Kommentare................................................................................................. 220 Kopf- und Fußzeilen..................................................................................... 222
Ligaturen...................................................................................................... 223 Sonderzeichen einfügen................................................................................ 224 Spaltensatz................................................................................................... 226 Tabellen........................................................................................................ 228 Tabellen anlegen..................................................................................... 228 Tabellen formatieren............................................................................... 229 Tabellen automatisch formatieren.................................................................231 Tabellen bearbeiten................................................................................. 232 Tabellen konvertieren............................................................................. 233 Tabelleneingeschaften anpassen............................................................. 233 In Tabellen rechnen................................................................................ 234 Tabulatoren.................................................................................................. 236 Tastenkombinationen....................................................................................237 Wörter zählen............................................................................................... 240 Zeilennummern........................................................................................... 240
Kapitel 4 Excel
243
Etwas Geschichte................................................................................................ 244 Wie alles begann........................................................................................... 244 Die Geschichte von Excel.............................................................................. 246 Was ist neu in Excel 2008?.................................................................................. 246 Excel-Grundlagen............................................................................................... 248 Einmal ist immer das erste Mal................................................................... 248 Excel starten................................................................................................. 249 Die Arbeitsoberfläche................................................................................... 250 Erste Anpassungen........................................................................................ 252 Excel anpassen und einstellen...................................................................... 253 Eine Tabelle füllen – oder: Wie Zellen Informationen aufnehmen.................... 259 Intelligente Zellen......................................................................................... 259 Daten eingeben....................................................................................... 259 Daten in Bereiche eingeben.................................................................... 260 Bereiche ausfüllen................................................................................... 262 Reihen bilden.......................................................................................... 264 Arbeitsmappen effektiv nutzen............................................................................267 Excels Arbeitsmappenkonzept.......................................................................267 Blattschiebereien......................................................................................267 Voreinstellungen anpassen...................................................................... 268 Bearbeitung »en bloc«.................................................................................. 269 Tabellen gruppieren................................................................................ 269 Eine Gruppierung bearbeiten................................................................. 269 Tabelle formatieren..................................................................................271
Tabellen verknüpfen..................................................................................... 273 Arbeitsmappen verknüpfen........................................................................... 274 Arbeitsmappenübergreifende Bezüge erstellen........................................ 275 Arbeitsmappe schützen..................................................................................277 Blatt schützen......................................................................................... 278 Rechnen mit Excel.............................................................................................. 280 Formeln erstellen.......................................................................................... 280 Excel erkennt Formeln............................................................................ 280 Mit Bereichsnamen arbeiten...................................................................281 Funktionen in Formeln........................................................................... 282 Operatoren in Formeln........................................................................... 284 Mit Funktionen arbeiten.............................................................................. 285 Die Funktionsgruppen............................................................................ 285 Funktionen manuell eingeben................................................................ 285 Mit dem Formel-Generator arbeiten...................................................... 286 Anwendungen entwickeln mit Excel................................................................... 289 Haushaltsbuchführung mit Excel................................................................. 289 Die Monatstabellen vorbereiten............................................................. 289 Arbeiten mit der Datenmaske................................................................. 293 Eine Jahresübersicht erstellen................................................................. 295 Kalkulieren mit Excel................................................................................... 298 Einkaufskalkulationen erstellen............................................................. 298 Arbeitsmappe und Tabellenblatt vorbereiten.................................... 298 Formeln einfügen...............................................................................301 Handelskalkulationen erstellen.............................................................. 302 Industriekalkulationen erstellen............................................................. 306 Funktionen für Fortgeschrittene................................................................... 310 Finanzfunktionen kennenlernen............................................................ 310 Die Funktion BW....................................................................................311 Die Funktion NBW................................................................................ 313 Die Funktion ZW................................................................................... 315 Die Funktion ZINS................................................................................. 316 Weitere Funktionen zur Finanzanalyse.................................................. 319 Kredite vergleichen....................................................................................... 323 Tabellenstruktur entwickeln................................................................... 323 Tabelle formatieren................................................................................. 324 Formel für den Ratenbetrag................................................................... 326 Ein Rechnungsformular erstellen und nutzen.............................................. 329 Ein Formular für die Rechnung anlegen................................................ 329 Fußzeile im Formular hinzufügen...........................................................331 Kopie des Formulars erstellen................................................................. 333 Grafikobjekt ins Formular einbinden..................................................... 333
Ein Rechnungsausgangsbuch aufbauen.................................................. 335 Das Rechnungsausgangsbuch anlegen.............................................. 336 Formate für das Rechnungsausgangsbuch festlegen......................... 336 Das Rechnungsausgangsbuch auswerten.................................................337 Zusätzliche Daten erfassen................................................................337 In der Liste suchen............................................................................ 338 Filtern............................................................................................... 338 Zahlen präsentieren......................................................................................341 Eine Umsatztabelle..................................................................................341 Umsatztabelle aufbauen................................................................... 342 Umsatztabelle gestalten und mit Zahlen füllen................................ 343 Ein Diagramm erstellen......................................................................... 344 Umsatzdiagramm über die Galerie erstellen.................................... 344 Diagramm an die Tabelle anpassen.................................................. 345 Das Diagramm bearbeiten............................................................... 346 Ein Diagramm weiter bearbeiten..................................................... 348 Zusammenfassung mit der Pivot-Tabelle............................................... 349 Vorbereitungen für die Pivot-Tabelle.................................................351 Eine Pivot-Tabelle erstellen................................................................351 Eine Pivot-Tabelle anpassen............................................................. 354 Excel von A–Z.....................................................................................................357 Absoluter Bezug.............................................................................................357 Add-In.......................................................................................................... 358 Ein vorhandenes Add-In aktivieren....................................................... 359 Weitere Add-Ins hinzuladen................................................................... 359 Aktualisieren................................................................................................. 360 Ansichten.......................................................................................................361 Ansichten definieren............................................................................... 362 Ansichten nutzen.................................................................................... 362 Arbeitsbereich............................................................................................... 363 Arbeitsblatt................................................................................................... 364 Arbeitsmappe................................................................................................ 365 Arbeitstage ermitteln.................................................................................... 366 Ausrichtung...................................................................................................367 AutoAusfüllen............................................................................................... 368 Einfache Zahlenreihen........................................................................... 368 Erweiterte Zahlenreihen......................................................................... 369 Textorientierte und kombinierte Reihen.................................................371 Benutzerdefinierte Reihen zum AutoAusfüllen...................................... 372 AutoFilter...................................................................................................... 373 AutoFormat.................................................................................................. 374 AutoFormat anwenden........................................................................... 374
AutoFormate anpassen........................................................................... 375 Bedingte Formatierung................................................................................ 375 Bedingtes Format anlegen...................................................................... 375 Mehrere Bedingungen festlegen.............................................................. 376 Bedingte Formatierung entfernen...........................................................377 Bereich.......................................................................................................... 379 Bereichsname............................................................................................... 379 Ein- und zweidimensionale Bereichsnamen.......................................... 379 Dreidimensionale Bereichsnamen...........................................................381 Bereichsnamen und Konstanten..............................................................381 Datenbank.................................................................................................... 382 Datenbank(liste) erstellen...................................................................... 382 Arbeiten mit der Datenbank(liste)......................................................... 383 Datenbankfunktionen.................................................................................. 385 Datum und Uhrzeit..................................................................................... 388 Datums- und Uhrzeitformate................................................................ 389 Datum- und Zeitfunktionen.................................................................. 392 DATUM und DATWERT................................................................. 392 ZEIT und ZEITWERT..................................................................... 392 HEUTE und JETZT......................................................................... 392 JAHR, MONAT, TAG, WOCHENTAG............................................ 393 STUNDE, MINUTE, SEKUNDE.................................................... 393 Weitere Datum- und Zeitfunktionen............................................... 394 Dezimalstellen.............................................................................................. 395 Externer Bezug............................................................................................. 396 Fehlermeldungen.......................................................................................... 396 FileMaker Pro............................................................................................... 398 Gitternetzlinien.............................................................................................401 Gleitender Durchschnitt............................................................................... 403 Informationsfunktionen............................................................................... 405 Kalenderwoche berechnen.............................................................................407 Kopieren....................................................................................................... 408 Kopieren über die Zwischenablage......................................................... 408 Kopieren mit der Maus........................................................................... 408 Kreissegmente verschieben............................................................................ 409 Leere Zellen zählen....................................................................................... 409 Logische Funktionen..................................................................................... 410 Mathematische Funktionen..........................................................................411 SUMME..................................................................................................411 ABS und VORZEICHEN..............................................................................411 ZÄHLENWENN und SUMMEWENN................................................. 413 Logarithmus-Funktionen....................................................................... 414
Mittelwerte................................................................................................... 416 Neuberechnung............................................................................................ 418 Nullwerte...................................................................................................... 418 Rangfolge...................................................................................................... 419 Relativer Bezug............................................................................................. 420 Runden..........................................................................................................421 Runden nach dem Komma......................................................................421 Runden vor dem Komma....................................................................... 422 Spezialfilter................................................................................................... 422 Statistische Funktionen................................................................................ 423 Szenario-Manager........................................................................................ 424 Tastenkombinationen................................................................................... 426 Textfunktionen............................................................................................. 429 Zielwertsuche.................................................................................................431
Kapitel 5 PowerPoint:mac 2008
433
PowerPoint kennenlernen.................................................................................. 434 Was kann man sonst noch mit PowerPoint machen?................................... 434 Wozu ein Präsentationsprogramm nutzen?.................................................. 435 Die Arbeitsoberfläche................................................................................... 436 Die Elemente der Arbeitsoberfläche von PowerPoint..............................437 Die Formatierungspalette....................................................................... 438 Einstellungen.......................................................................................... 438 Zum Schluss: Was ist neu?............................................................................ 440 Einführung in die Präsentationsgestaltung........................................................ 444 PowerPoint starten....................................................................................... 444 Eine schnelle Präsentation erstellen.............................................................. 446 Präsentation anlegen und Design bestimmen.........................................447 Titelfolie erstellen.....................................................................................447 Weitere Folien anlegen............................................................................ 449 Folien bearbeiten.................................................................................... 449 Die Präsentation ansehen und drucken................................................. 450 PowerPoint-Präsentationen im Detail............................................................... 453 Eine Präsentation vorbereiten...................................................................... 453 Ein Foliendesign wählen......................................................................... 453 Die Titelfolie bearbeiten......................................................................... 454 Eine zweite Folie erstellen....................................................................... 456 Die Präsentation in der Gliederungsansicht fertigstellen........................457 Notizzettel einsetzen............................................................................... 460 Eigene Präsentationsvorlagen erstellen..........................................................461 Eigene Vorlagen erstellen........................................................................ 462
Vorlagen speichern und wiederverwenden............................................. 465 Variationen............................................................................................. 465 Präsentationen zeigen.................................................................................. 466 Präsentation starten und durchführen....................................................467 PowerPoint von A bis Z...................................................................................... 468 Animationen hinzufügen.............................................................................. 468 Ansicht für den Handzettelmaster................................................................ 469 Bearbeiten des Folienmasters....................................................................... 470 Datum einfügen............................................................................................471 Filme (Videoclips) zeigen..............................................................................471 Flussdiagramme erstellen............................................................................. 474 Folienlayout verändern................................................................................ 476 Hintergrund bearbeiten................................................................................477 Hyperlink zu einer Webseite......................................................................... 479 Interaktive Schaltflächen.............................................................................. 480 Präsentationen verpacken............................................................................ 482 Sound hinzufügen........................................................................................ 483 Übergänge erzeugen...................................................................................... 484 Webfunktionen............................................................................................. 485 Zielgruppenorientierte Präsentationen.........................................................487
Kapitel 6 Effektive Zusammenarbeit
489
Daten austauschen............................................................................................. 490 Kopieren und Verschieben............................................................................ 490 Kopieren von Texten und Objekten.........................................................491 Verschiebebahnhof für Texte und Objekte.............................................. 493 Mit dem Scrapbook arbeiten.................................................................. 493 Inhalte einfügen...................................................................................... 495 Drag & Drop – oder: Die Arbeit mit Objekten.............................................497 Textstellen kopieren.................................................................................497 Bilder in Office-2008-Anwendungen..................................................... 498 Excel-Tabellen........................................................................................ 500 Objekte über das Menü einfügen.............................................................501 Dokumente austauschen.............................................................................. 503 Dokumente importieren und exportieren.................................................... 505 Import und Export in Excel.................................................................... 505 ODBC-Import.................................................................................. 506 FileMaker-Import............................................................................. 506 Import aus Textdateien..................................................................... 506 Export in andere Formate.................................................................507 Import und Export in Word................................................................... 508
Import und Export in PowerPoint.......................................................... 509 Abläufe automatisieren.......................................................................................511 Aktionismus per Betriebssystem: Automator-Grundlagen........................... 512 Automator starten und verstehen........................................................... 512 Automator-Workflow speichern und nutzen.......................................... 513 Office-2008-Automator-Aktionen................................................................ 514 Aktionen aus dem Menü starten............................................................ 515 Beispielworkflows untersuchen............................................................... 515 Einen eigenen Arbeitsablauf erstellen..................................................... 518 Übersicht der Office-Aktionen.......................................................................521 Entourage-Aktionen................................................................................521 Word-Aktionen....................................................................................... 525 Excel-Aktionen....................................................................................... 529 PowerPoint-Aktionen............................................................................. 532 Automator für Studenten............................................................................. 535 Updates, Service-Packs und blanke Panik.......................................................... 535 Softwareprobleme......................................................................................... 536 Updaten – aber wie?............................................................................... 536 Datenbankpflege......................................................................................537 Datensicherung ist Pflicht............................................................................ 538
Kapitel 7 Microsoft Expression Media
539
Medienorganisation und -verarbeitung............................................................. 540 Expression Media installieren...................................................................... 540 Medienverwaltung........................................................................................ 543 Medien importieren................................................................................ 544 Medienansichten.................................................................................... 545 Symbolleiste und Menüleiste...................................................................547 Medien zeigen......................................................................................... 548 Medienverarbeitung..................................................................................... 549 Bildbearbeitung...................................................................................... 549 Stapelverarbeitung.................................................................................. 550 Abschluss..............................................................................................................551
Index
553
Vorwort
Smart Books
Microsoft Office:mac 2008
Vorwort Liebe Leserin, lieber Leser, vielleicht sind Sie ein alter Hase in der Arbeit mit Microsoft Office auf dem Mac, vielleicht ein Einsteiger. In beiden Fällen steht vor dem Beginn die Frage nach dem, was Sie erwartet. Die einen wird die Frage bewegen, was neu und anders ist als in den bisherigen Versionen, die anderen, ob sie mit dem, was sie vorfinden, überhaupt zurechtkommen. Seit dem Erscheinen der letzten Version sind mehr als dreieinhalb Jahre vergangen. Viele haben sich an die Arbeit mit Microsoft Office:mac 2004 gewöhnt. Das Programm läuft stabil, mit offenen Wünschen hat man sich vorläufig arrangiert. Ich habe in diesem Buch die Neuerungen und Veränderungen gleich an den Anfang der Kapitel gesetzt, sodass Sie nicht lange suchen müssen, um darüber aufgeklärt zu werden. Aus dem Fundus von vier umfangreichen Anwendungen das ganze Spektrum zu beschreiben, ist in einem Buch fast unmöglich. Ich habe mich bemüht, einen guten Querschnitt zu bieten: Grundlegendes für Einsteiger, Wichtiges für eingearbeitete Anwender und Spezielles für bestimmte Situationen. Das Buch ist also nicht etwas für die einmalige Verwendung, sondern auch dafür gedacht, Sie so lange bei Ihrer Arbeit mit Office 2008 zu begleiten, bis die nächste Version erscheint (2010? 2011?). Ich habe es mir zur Angewohnheit gemacht, meinen Büchern eine E-Mail-Adresse mitzugeben, da Kritik und Feedback für mich wichtig sind. Erfreulicherweise haben das einige Leser meines Vorgängerbuches zu Office 2004 genutzt. Die Anregungen und kritischen Hinweise, die mir bemerkenswert erschienen, habe ich bei der Überarbeitung zur neuen Version in das Buch einfließen lassen. Wenn Sie etwas nicht verstanden haben, Ihnen etwas fehlt oder Sie glauben, kritisch auf etwas reagieren zu müssen, so schreiben Sie an
[email protected]. Ich werde es gewiss lesen und prüfen und bei der Überarbeitung zur nächsten Version, wenn es mir sinnvoll erscheint, auch berücksichtigen. Auch versuche ich, auf jede Mail zu antworten. Das ist mir in der Vergangenheit weitgehend gelungen. Sollte das in der Zukunft nicht immer möglich sein, so liegt das nicht daran, dass ich solche Zuschriften nicht ernst nehme, sondern dass äußere Umstände dies verhindern. Wenn es für Sie wichtig ist, fragen Sie dann einfach noch einmal nach. Ich wünsche Ihnen ein möglichst problemfreies Hineinfinden in die Arbeit mit Office:mac 2008.
Horst-Dieter Radke – Lauda, im Mai 2008
18
Office-Grundlagen
1
In diesem Buch stelle ich Ihnen Microsoft Office:mac 2008 komplett vor. Bei der Leistungsfähigkeit des gesamten Pakets müssen Details außen vor bleiben, um keinen übermäßig dicken, kaum lesbaren Wälzer zu produzieren. Sie erhalten aber für jede Einzelanwendung so viele Informationen, dass Sie eine ganze Weile damit zu tun haben werden und auch bei vorhandenen Vorkenntnissen noch genügend neuen Stoff finden können. Das erste Kapitel beginnt aber nicht mit einer Office-Anwendung, sondern mit Informationen zum Gesamtpaket. Manche Details würden sich in den Einzelapplikationen nur wiederholen, deshalb nehme ich sie hier vorweg.
Smart Books
Microsoft Office:mac 2008
Office:mac 2008 – Bürointegration auf höchstem Niveau Sie haben sich Microsoft Office:mac 2008 gekauft, ein Paket verschiedener Anwendungen für den professionellen Einsatz in unterschiedlichen Bereichen. Es ist für den betrieblichen Einsatz, für Schule, Studium und Forschung, aber ebenso für den privaten Gebrauch konzipiert. Das Programm hebt sich vom Konkurrenzprodukt Apple iWork ’08 durch eine enorme Funktionalität ab – sowohl bei den Einzelkomponenten, als auch im Zusammenspiel der Programme. Manch einer mag dieses Softwarepaket nur einer Applikation wegen gekauft haben (zum Beispiel Word). Statt sich darüber zu ärgern, dass so viele unnütze Programme mitgekauft werden müssen, sollte man sich diese einmal ansehen. Ich bin überzeugt, der Ärger wird ganz schnell verfliegen. Mit dem Softwarepaket Microsoft Office:mac 2008 kaufen Sie sich nicht eine Softwareanwendung und auch nicht nur eine Sammlung von Einzelanwendungen. Die Philosophie, die hinter diesem Softwarepaket steht ist die Unterordnung dieser Einzelanwendungen zur Lösung von Aufgaben und Projekten. Daten lassen sich zwischen den Anwendungen tauschen (zum Beispiel eine Excel-Tabelle in Word integrieren) oder mit einer anderen Anwendung weiterverarbeiten (zum Beispiel eine Word-Gliederung direkt von PowerPoint übernehmen). Aber auch vor fremden Anwendungen macht Microsoft Office:mac 2008 nicht halt. Es gibt ausreichend viele Import- und Exportfilter, sodass die Datenübernahme oder -weitergabe nur noch selten wirklich problematisch ist. Insbesondere das letzte Kapitel dieses Buches (»Effektiv zusammenarbeiten«) wird dieses Thema vertiefen.
Office:mac 2008 im Angebot Microsoft Office:mac 2008 ist nicht ein Softwarepaket, sondern drei. Oder genauer gesagt, es gibt dieses Paket in drei Ausführungen. Die Home and Student Edition enthält vier Hauptanwendungen: < Word < Excel < PowerPoint < Entourage Diese Version ist relativ preiswert zu haben (unter 150 Euro) und darf auf bis zu drei Computern innerhalb einer Familie installiert, allerdings nicht kommerziell genutzt werden.
20
Office-Grundlagen
Kapitel 1
Das eigentliche Paket Microsoft Office:mac 2008 enthält zusätzlich noch Automator-Aktionen, mit denen Abläufe der einzelnen Anwendungen automatisiert werden können. Automator ist eine Anwendung innerhalb von Mac OS X, die es erlaubt, über vorgefertigte Aktionen Abläufe zu steuern. Mehrere Aktionen können hintereinander geschaltet werden. Die Special Media Edition enthält außerdem noch eine Version von Expression Media, eine Software zum Organisieren, Bearbeiten und Exportieren digitaler Bilder, Filme und Audiodateien. Außer bei der Home and Student Edition ist auch noch eine Unterstützung von Microsoft Server Exchange enthalten, sodass auch der Einsatz in Netzwerken optimal angepasst und eingerichtet werden kann. Microsoft Office für den Mac ist also eine Anwendung, die vom privaten Einsatz auf einem einzelnen Apple-Computer bis zum Einsatz in teamorientierten Umgebungen passend eingesetzt werden kann.
Neues in der Version 2008 Nachdem Microsoft die Oberfläche der Version Office 2007 für Windows regelrecht runderneuert hatte, wurde erwartet, dass dies auch für die Mac-Version geschieht. Das ist nicht passiert, obwohl einige der Veränderungen der Windows-Version auch mit integriert wurden, etwa < Funktionsgalerie, < SmartArt-Grafiken, < verbessertes WordArt, < verbesserte Diagrammdarstellung, < Designs und designabhängige Farbauswahl.
Neu in Office 2008 ist die Funktionsgalerie. Zahlreiche weitere Neuerungen sind in den einzelnen Applikationen enthalten und werden dort auch näher vorgestellt.
21
Smart Books
Microsoft Office:mac 2008
Neues Dokumentformat Ein ganz wesentliches Merkmal der neuen Version ist das neue Dokumentformat, das global als Office Open XML bezeichnet werden kann und auf XML, einem Standard für Auszeichnungssprachen beruht. Microsoft hat dieses Dateiformat bereits im Dezember 2007 von der ECMA (einer privaten Normungsorganisation) und im März 2008 von der ISO (einer internationalen Normungsorganisation) zertifiziert bekommen (ISO/IEC 29500). Ziel dieses »offenen Dateiformats für Büroanwendungspakete« ist, den Datenaustausch zwischen den einzelnen Anwendungen zu optimieren und zu vereinfachen. Microsoft Office 2007 für Windows und Microsoft Office 2008 für Mac OS X unterstützen dieses Format in den jeweiligen Anwendungen sehr weitgehend – bisher aber noch nicht vollständig. Für ältere Office-Versionen (Windows ab 2000, Mac ab 2001) bietet Microsoft ein Compatibility Pack, das es diesen Versionen ermöglicht, das Format zu lesen und zu schreiben. ÜHilfe Wenn Sie sich näher mit diesem Dokumentformat beschäftigen möchten, finden Sie dazu Informationen (und den Link zum Compatibility Pack) unter http://msdn2.microsoft.com/de-de/office/bb906068.aspx. Sie erkennen dieses Dokumentformat am angehängten »x«; aus .doc (für Word-Dokumente) ist jetzt .docx, aus .xls (für Excel-Dokumente) ist jetzt .xlsx und aus .ppt (für PowerPoint-Dokumente) ist jetzt .pptx geworden. Manche Neuerungen in Office 2008 (und 2007) lassen sich nur mit diesem neuen Format speichern. Wählen Sie das ältere Format (.doc, .xls oder .ppt), so gehen diese Inhalte in Ihren Dokumenten verloren. Sind Sie auf den Datenaustausch mit anderen angewiesen und können nicht immer damit rechnen, dass dieses neue Format gelesen werden kann, dann sollten Sie unbedingt die älteren Dateiformate wählen. ÜTipp Um nicht auf die Neuheiten generell verzichten zu müssen, speichern Sie die Dokumente »zusätzlich« im alten Format und geben Sie beide Varianten mit dem Hinweis weiter, dass mit dem Compatibility Pack die vollständigere Originalfassung geöffnet und gelesen werden kann. Erwähnenswert ist, dass auch andere Anwendungen wie etwa NeoOffice (eine OpenOffice-Variante für den Mac) oder Apples iWork ab Version ’08 mit dem neuen Format zurechtkommen und dieses Format auch in den E-Mail-Anhängen des iPhones unterstützt wird.
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Office-Grundlagen
Kapitel 1
Das neue Dokumentformat wird immer als Standard angeboten. Im Dialog Speichern bietet Microsoft Office nähere Informationen zum jeweiligen Dateiformat an. Außerdem kann mit dem Kompatibilitätsbericht geprüft werden, ob das zu speichernde Dokument auch für ältere Versionen geeignet ist. Ein Bericht zeigt eventuelle Schwachstellen auf und gibt Anpassungshilfen. Dies finden Sie in allen Anwendungen zu Microsoft Office.
Anwendungen automatisieren Eine der großen Stärken von Office war bisher, dass mit der integrierten Skriptsprache VBA (Visual Basic for Application) recht komplexe Anwendungen entwickelt werden konnten – sogar applikationsübergreifend. Insbesondere in Excel haben viele Anwender die Funktionalität erweitert, indem sie eigene Funktionen entwickelt haben. Dies ist mit einem Schlag vorbei: Microsoft hat VBA aus Office:mac 2008 entfernt. Auch Makros können nicht mehr aufgezeichnet werden. Man findet zwar noch einen Dialog Makros (über Extras | Makros), allein anzufangen ist damit nicht mehr viel. Einen Makrobefehl auszuwählen und auszuführen ist kaum sinnvoll, und das Editieren mehrerer aufeinanderfolgender Befehle ist nicht mehr möglich. Vermutlich haben hier die Entwickler nur vergessen, etwas zu entfernen.
Der Makro-Dialog weist den Anwender nur noch traurig darauf hin, dass hier eine Funktionalität vorhanden war, die nun nicht mehr eingesetzt werden kann.
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Als Alternative weist Microsoft nun darauf hin, dass dafür eine Schnittstelle zu AppleScript vorhanden ist und Automator-Aktionen für verschiedene Abläufe hinzugefügt wurden – die aber leider in der Home and Student Version nicht integriert sind. Für altgediente Apple-Anwender, die sowieso gut mit AppleScript umgehen können, mag dies eine interessante Alternative sein. Wer aber in den vergangenen Jahren zahlreiche VBA-Ergänzungen entwickelt und genutzt hat, steht auf verlorenem Posten. Alles noch einmal entwickeln? Das wird manchen hart treffen. Und wer mit beiden Systemen (Windows und Mac) arbeitet und auf beiden entwickelt, der wird plötzlich das Problem haben, eine Lösung zweimal erstellen zu müssen: einmal mit VBA und einmal mit AppleScript. Ob sich das durchsetzen wird, ist eine berechtigte Frage. Microsoft ist gut beraten, darüber noch einmal gründlich nachzudenken.
Statt Makros gibt es jetzt Automator-Aktionen. Wie im Vorgängerbuch zur Version 2004 gehe ich in diesem Buch hauptsächlich auf die praktische Anwendung der einzelnen Applikationen und deren Zusammenarbeit ein. Statt der Makros (wie im vorigen Buch) stelle ich die Automator-Aktionen im letzten Kapitel vor. Als reiner Nutzer der jeweiligen Funktionalität (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationen etc.) sind Sie von der eben beschriebenen Problematik nicht tangiert.
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Office-Grundlagen
Kapitel 1
Voraussetzungen Microsoft Office:mac 2008 kann nicht auf jedem Apple-Computer eingesetzt werden. Als Mindestvoraussetzung nennt Microsoft: < PowerPC G4-Prozessor oder höher/Intel Prozessor (500 MHz oder schneller) < Mac OS X ab Version 10.4.9 oder höher < 512 MB Arbeitsspeicher oder mehr < 1,5 GByte freier Festplattenspeicher < HFS+-Festplattenformat < DVD-Laufwerk (direkt eingebaut oder über das Netzwerk verfügbar) < Monitor mit 1024 x 768 Auflösung oder höher Die Mindestvoraussetzungen machen aber mit Office:mac 2008 nicht wirklich Freude. Erst ab einem G5-Prozessor läuft das Programmpaket einigermaßen flott. Eine Speichererweiterung auf mindestens 1 GB gibt dem Ganzen noch einmal zusätzlich Schub. Ü Tipp Wenn Sie noch mit der Vorgängerversion Office:mac 2004 arbeiten und überlegen, ob Sie in Hardwareaufrüstung oder Office-Update investieren, dann rate ich Ihnen dringend zur Hardwareaufrüstung. Zum einen werden Sie dann auch bei der älteren OfficeVersion eine bessere Performance erreichen (und damit ein höhere Zufriedenheit) und andererseits sind Sie dann besser gerüstet, wenn sich Ihr finanzieller Spielraum wieder erweitert hat und Sie endlich zu einem Office:mac-Update ausholen können.
Grundlagen Bevor Sie in die Arbeit mit einer Einzelapplikation einsteigen, sollten Sie sich einen kurzen Überblick über die Arbeit mit Microsoft Office:mac 2008 verschaffen.
Installation Ach ja, installiert sollte das Programmpaket auch sein. Eine Einarbeitung ohne Programm ist wenig effektiv. Haben Sie die Installation bereits ohne Anleitung durchgeführt (keine Sorge, dabei kann man kaum etwas falsch machen), dann überspringen Sie einfach den nächsten Abschnitt – oder lesen ihn zur Bestätigung, dass Sie alles richtig gemacht haben.
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Office installieren und einstellen Die Installation des Programmpakets ist keine große Sache. Sie haben die Wahl zwischen zwei Installationsmethoden: < Sie wählen die Standardinstallation – dann wird Office 2008 komplett mit allen Bestandteilen auf Ihrem Computer installiert. < Sie wählen die Angepasste Installation. Dann können Sie entscheiden, was installiert wird und was nicht. Den Ablauf des Installationsassistenten zu beschreiben, ist wenig hilfreich, da kaum zusätzliche Informationen gegeben werden können. Bei der Standardinstallation haben sie ja ohnehin keine Wahl. Deshalb gehe ich hier nicht weiter darauf ein. Eine erste Eingriffsmöglichkeit haben Sie im vierten Schritt: Zielvolume auswählen. Hier können Sie einen anderen als den vorgegebenen Ordner einstellen. In der Regel ist dies aber nicht sinnvoll, denn der Ordner Programme, der hier angegeben wird, sollte auch der Ordner sein, in dem Microsoft Office 2008 landet. Im sechsten Schritt Installationstyp können Sie über die Schaltfläche Anpassen zur Angepassten Installation verzweigen. Hier können Sie festlegen, was installiert werden soll und was nicht.
Das Schwierigste an der Angepassten Installation ist die Auswahl. Je nach Office-Paket (Home, Standard, Expression Media) haben Sie leicht unterschiedliche Installationspakete im Angebot.
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Office-Grundlagen
Kapitel 1
Die Gruppe Microsoft Office 2008 ist bei allen gleich. Öffnen Sie diese durch Anklicken, so werden die einzelnen Module angeboten: Word, Excel, PowerPoint, Entourage, Messenger, Korrekturhilfen. Sie können hier deaktivieren, was Sie nicht installieren möchten. Benötigen Sie Microsoft Messenger nicht, so entfernen Sie das Häkchen dort. ÜAufgepasst Deaktivieren Sie aber nicht komplett alle Korrekturhilfen. Sie können die Gruppe öffnen und die Sprachen deaktivieren, die Sie wirklich nicht benötigen. Auf die Office Schriftarten können Sie theoretisch verzichten, da auf dem Mac bereits genügend Schriften vorhanden sind. Allerdings funktionieren dann einige der Vorlagen, die mit Office geliefert werden, nicht mehr, da Sie einige dieser Office-Schriftarten zwingend benötigen. Auf die Automator-Aktionen sollten Sie ebenfalls nicht verzichten – wenn Sie Ihnen hier angeboten werden. Die Dock-Symbole können Sie zwar ohne Schaden deaktivieren, aber es ist viel bequemer, sie gleich bei der Installation ins Dock befördern zu lassen, als dies später manuell nachzuholen. ÜGrundlagen Alles, was Sie bei der ersten Installation ausgeschlossen haben, können Sie später ohne Nachteil hinzu installieren. Haben Sie eine frühere Office-Version auf Ihrem Mac, so findet die Installationsroutine diese und bietet sowohl an, deren Hauptidentität (aus Entourage, mit allen E-Mails und Einstellungen) zu übertragen, als auch die vorhandene Version zu löschen. Beides sollten Sie annehmen, es sei denn, Sie möchten reinen Tisch machen und (mit Entourage) ganz von vorne beginnen und zur Sicherheit die alte Office-Version noch eine Weile behalten.
Der Setup-Assistent übernimmt die Einstellungen einer älteren Office-Version gern.
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Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen, klicken Sie auf den Schalter Installieren und lassen Ihren Mac arbeiten.
Nach der Installation Ist die Installation beendet, stellt Ihnen der Setup-Assistent in einem Dialog Erste Schritte einige Optionen zur Verfügung, die Sie allerdings alle mit einem Klick auf Schließen übergehen können. Ihre Installation ist danach beendet und Sie können mit Office:mac 2008 – beziehungsweise den einzelnen Applikationen – arbeiten. Trotzdem lohnt es sich, einen Blick auf die Optionen des Assistenten zu werfen. < Der Schalter Weitere Informationen bringt Ihnen Hinweise auf das installierte Programmpaket. Wenn Sie Zeit und Muße haben, schauen Sie sich das ruhig einmal an. Für die weitere Arbeit – insbesondere auch mit diesem Buch – ist es aber nicht nötig. < Registrieren bietet Ihnen an, sofort online bei Microsoft eine Registration vorzunehmen. Nach dem Motto »Erledigt ist erledigt« ist das durchaus zu empfehlen. Da die Registration allerdings freiwillig ist, können Sie auch die Entscheidung treffen, sich nicht zu registrieren. < Auf Updates überprüfen sollten Sie auf jeden Fall wählen. Wahrscheinlich ist die Version auf der DVD, die Sie installiert haben, längst nicht mehr auf dem aktuellsten Stand. Von der Produktion bis zu Ihnen hat sie einen weiten Weg zurückgelegt, der auch Zeit gekostet haben mag. Schauen Sie also nach, was es an Updates gibt, bevor Sie mit der Arbeit beginnen, und installieren Sie diese Updates möglichst sofort, falls welche gefunden werden. Sie finden später die Update-Funktion im Menü Hilfe. Hier können Sie einstellen, ob Automatisch auf Updates geprüft werden soll, und auch die Intervalle für die Prüfung festlegen (zum Beispiel Wöchentlich). Wenn Sie das lieber selbst bestimmen wollen, stellen Sie Manuell ein.
Auf Updates sollten Sie ein Auge haben.
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Office-Grundlagen
Kapitel 1
Haben Sie die Installation auf die eine oder andere Weise abgeschlossen, finden Sie die Icons der Applikationen (unterschiedlich, je nach der von Ihnen gewünschten Installation) im Dock wieder. Es ist müßig, einem Apple-Anwender (oder neudeutsch: Mac-User) zu sagen, dass er sie von hier aus mit einem Klick starten kann. Ü Power User Eine längst nicht jedem bekannte Startvariante für Anwendungen ist die über Spotlight. Drücken Sie die c- und die Leertaste, geben Sie den Anfangsbuchstaben des gewünschten Programms ein (zum Beispiel »W« für Word) und drücken Sie die r-Taste. Um Excel zu starten, müssen Sie auch noch einen zweiten Buchstaben bemühen, denn bei »E« zeigt Spotlight zunächst Entourage an.
Office 2008 deinstallieren Es sollte zwar nicht so häufig vorkommen, aber es ist denkbar, dass Sie Office 2008 von Ihrem Mac entfernen wollen. Das ist einfacher, als es sich zunächst anhört. Sie finden im Ordner Programme nach der Installation einen Ordner Microsoft Office 2008. Darin ist ein Ordner Zusätzliche Tools enthalten, der wiederum den Ordner Office entfernen enthält. Dieser Ordner beinhaltet das Programm Office entfernen.
Entfernen lässt sich Office über ein eigens dafür mitgeliefertes Programm. Die Installation läuft wieder über einen Assistenten und bietet kaum Möglichkeiten, etwas falsch zu machen. Sie müssen lediglich darauf achten, dass bei Vorliegen mehrerer Office-Versionen die richtige deinstalliert wird. ÜTipp Haben Sie zunächst die alte Office-Version behalten – sicherheitshalber –, dann bietet sich das Tool Office entfernen auch an, um diese ältere Version zu entfernen. Das geht sauberer, als wenn Sie mit der Hand alles Nötige zusammensuchen und in den Papierkorb schieben.
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Die aktuelle (und/oder ältere) Office-Version kann sauber mit dem Assistenten entfernt werden. Nach der »Deinstallation« müssen Sie noch den Papierkorb leeren, um Office endgültig von Ihrem Mac zu entfernen. Bevor Sie sich nun mit den einzelnen Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Entourage) beschäftigen, sollten Sie sich ein wenig mit den gemeinsamen Komponenten von Microsoft Office:mac 2008 vertraut machen. Das ist zwar nicht unbedingt nötig, erleichtert aber das Arbeiten mit dem Gesamtpaket ungemein.
Der Projektkatalog Ganz gleich, welche Anwendung Sie starten, Sie werden immer vom Projektkatalog begrüßt (mit Ausnahme von Entourage, wo Sie den Projektkatalog separat öffnen müssen). Sie können in dieser Benutzeroberfläche die Dokumente und Dateien aller Office-Applikationen verwalten, insbesondere die Vorlagen, die eine einfachere Dokumenterstellung ermöglichen sollen. Ü Grundlagen Klicken Sie auf Abbrechen, so verschwindet der Projektkatalog, und die Office-Anwendung startet mit einem neuen, leeren Dokument.
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Office-Grundlagen
Kapitel 1
Der Projektkatalog als Schaltzentrale für das gesamte Office. Sie können in jeder Anwendung über das Menü Datei | Projektkatalog oder über die Tastenkombination s – c – P den Projektkatalog öffnen.
Den Projektkatalog anpassen Sie können Einfluss auf die Art und Weise nehmen, wie der Projektkatalog geöffnet werden soll. Sogar unterbinden können Sie das, wenn Sie lieber direkt in der Anwendung landen und nicht erst von diesem Katalog begrüßt werden möchten. Um die Darstellung und das Erscheinen des Projektkatalogs einzustellen, klicken Sie auf die Registerkarte Einstellungen (das letzte Register). In der Optionsgruppe Allgemein können Sie das Anzeigen des Projektkatalogs unterbinden, wenn Sie das Häkchen bei Projektkatalog beim Start anzeigen entfernen. Unter Öffnen auf: legen Sie fest, wie die Anwendung gestartet wird. Wählen Sie beispielsweise Neu, so wird immer mit einem neuen (noch leeren) Dokument gestartet.
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Soll er – oder soll er nicht angezeigt werden? Bei Anzeigen legen Sie fest, wie viele der zuletzt bearbeiteten Dokumente auf der Registerkarte Zuletzt verwendet angezeigt werden sollen. Voreingestellt sind 50 Dateien. Sie können die Zahl erhöhen oder verringern. Bedenken Sie, dass die Übersicht bei sehr vielen Dokumenten nicht unbedingt erleichtert wird.
Vorhandene Dokumente werden in der voreingestellten Anzahl im Projektkatalog angezeigt.
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Office-Grundlagen
Kapitel 1
Wenn Sie die Option Vor dem Öffnen anderer Programme bestätigen (sie ist standardmäßig deaktiviert) wählen, dann passiert zunächst beim nächsten Start nichts. Eine entsprechende Warnung erhalten Sie nur, wenn Sie ein Microsoft-Office-Programm aus einem anderen Office-Programm starten wollen. Lassen Sie hier besser die Standardeinstellung (deaktiviert). Unter Dokumente und Assistenten können Sie festlegen, welche Art von Dokumenten angezeigt werden soll. Unabhängig davon, dass Sie im Projektkatalog die Anzeige sowieso laufend Ihren Erfordernissen in der aktuellen Situation anpassen können, lassen sich hier dauerhafte Einstellungen vornehmen. Wenn Kalenderereignisse für Sie uninteressant sind, deaktivieren Sie diese Option. Wenn Sie mit Entourage nicht arbeiten, weil Ihnen das Mail-Programm von Apple nach wie vor ausreicht, deaktivieren Sie E-Mail-Nachrichten usw. Unter Dateispeicherorte sehen Sie, wo die Vorlagen (lokal und für Arbeitsgruppen) gespeichert werden.
Mit dem Projektkatalog arbeiten Auf der Registerkarte Neu sehen Sie eine Liste Kategorien, die die Vorlagen in bestimmte Kategorien anzeigt. Es sind zahlreiche Vorlagen vorhanden (zum Beispiel für Geschäftsformulare oder Präsentationen). Standardmäßig wird immer die Gruppe Leere Dokumente angezeigt. Es genügt beispielsweise, im linken Teil des Fensters die Excel-Arbeitsmappe anzuklicken, um ein leeres Excel-Dokument zu öffnen. Haben Sie (wie im vorigen Abschnitt beschrieben) die Warnung aktiviert, sagt Ihnen Word, dass Excel gestartet werden muss. Eine ziemlich uneffektive Behinderung, sodass ich hier meine Empfehlung, diese Meldung zu deaktivieren, noch einmal wiederhole.
Eine Meldung, die nichts bringt. Wollen Sie vermeiden, versehentlich eine Vorlage einer anderen Anwendung als der gewählten auszuwählen, so stellen Sie bei Anzeigen: die Dokumente der Anwendung ein, mit der Sie arbeiten wollen (zum Beispiel Word-Dokumente).
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Schränken Sie die Auswahl der Office-Dokumente ein. Die Anzeige der Vorlageobjekte können Sie übrigens über die kleinen Schaltflächen oberhalb der Kategorienliste beeinflussen. Haben Sie lieber alle im Blick, wählen Sie die mittlere (mit kleiner Vorschau des markierten Dokuments) oder die rechte Schaltfläche.
Verändern Sie die Anzeige für eine bessere Übersicht. Werden nicht alle Dokumente angezeigt (auf der Registerkarte Zuletzt verwendet), dann klicken Sie auf die Schaltfläche Andere öffnen... (die übrigens auf allen Registerkarten angezeigt wird und so einen Zugriff auf gespeicherte Office-Dokumente ohne Umweg ermöglicht). Sie sehen nun den Dialog Datei öffnen, den Sie in allen Applikationen im Menü Datei finden. Hier wählen Sie im Dateibrowser Ihr gewünschtes Dokument aus und verzweigen nach dem Klick auf Öffnen direkt in die Anwendung.
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Office-Grundlagen
Kapitel 1
Datei öffnen über den Projektkatalog. Auf der Registerkarte Projektcenter finden Sie alle Dateien wieder, die einem Projekt zugeordnet wurden. Das Projekt muss allerdings in Entourage definiert worden sein. Im Kapitel zu Entourage erfahren Sie alles Nötige dazu. Über das Eingabefeld Suchen können Sie direkt im Projektkatalog nach Dateien fahnden.
Dokumente speichern Der Vorgang des Speicherns der Office-Dokumente ist in allen Applikationen gleich. Deswegen nehmen wir ihn hier vorweg. Gestandene Apple-Anwender und auch Quereinsteiger aus der Windows-Welt sollten hierbei allerdings keine Probleme haben. Sie wählen das Menü Datei und dann den Befehl Speichern beziehungsweise Speichern unter. Ein Dokument, das erstmalig abgespeichert wird, landet immer im Dialog Sichern unter. Mac-OS-X-Anwender sind vielleicht etwas irritiert über die Bezeichnung Speichern, vor allem da sie dann doch im Dialog Sichern landen. Das ist ein Relikt aus der Windows-Welt, in der nicht vom Sichern, sondern vom Speichern in den Anwendungsdialogen gesprochen wird. Microsoft würde gut daran tun, diese Unebenheiten in der Oberfläche in Zukunft anzupassen.
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Andererseits ist es aber auch nicht so dramatisch, dass Hemmnisse bei der Arbeit mit dem Programm dadurch entstehen. ÜTipp Ganz schnell rufen Sie übrigens den Speichern-/Sichern-Befehl mit der Tastenkombination c – S auf. Wurde ein Dokument bereist einmal gesichert, dann erscheint kein Dialog. Die OfficeAnwendung sichert in Zusammenarbeit mit dem Betriebssystem das aktuelle Dokument auf dem Datenträger. Andernfalls geben Sie im Dialog die nötigen Daten ein: < Bei Sichern unter: bestimmen Sie einen (neuen) Dateinamen. < Im Browserfenster darunter wählen Sie den richtigen Ordner für das Dokument. Über die Schaltfläche Neuer Ordner oder die Tastenkombination s – c – N legen Sie ohne den Umweg über den Finder einen neuen Ordner an. < Bei Format wählen Sie das geeignete Dokumentformat. < Ist das Häkchen im Kontrollkästchen vor Dateinamenerweiterung anfügen gesetzt, so hängt Office die Erweiterung automatisch an den Dateinamen an. < Über die Schaltfläche Optionen wird ein Dialog Speicheroptionen aufgerufen. Sie können Änderungen der Einstellung vornehmen. < Die Schaltfläche Sichern schließt den Dialog und sorgt für das Speichern des Dokuments auf dem Datenträger. < Mit Abbrechen verlassen Sie den Dialog, ohne zu sichern.
Das Sichern beziehungsweise Speichern ist in allen OfficeAnwendungen gleich.
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Office-Grundlagen
Kapitel 1
Der Kompatibilitätsbericht Inzwischen gibt es eine ganze Reihe unterschiedlicher Microsoft-Office-Versionen im Praxiseinsatz, sowohl unter Apple-Betriebssystemen als auch unter Windows. Nicht in allen ist das Dateiformat identisch. Im Laufe der Zeit sind Veränderungen vorgenommen worden, die nicht von allen älteren Office-Anwendungen erkannt und gelesen werden können. Um die Anwender nicht ins offene Messer laufen zu lassen, hat Microsoft den Kompatibilitätsbericht erfunden. Sie finden den Aufruf dazu ebenfalls im Dialogfenster Speichern/Sichern. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kompatibilitätsbericht…, um diesen Vorgang zu starten. Office führt die Prüfung durch und meldet, ob alles glatt gegangen ist oder ob Probleme vorliegen.
Die Kompatibilitätsprüfung hat ein Problem entdeckt. Sie müssen übrigens die Meldung nach der Kompatibilitätsprüfung nicht akzeptieren. Im Bericht selbst sehen Sie ja ebenfalls, ob es Probleme gegeben hat oder nicht. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor Diese Meldung nicht mehr anzeigen, und Sie bleiben in Zukunft verschont. Der Kompatibilitätsbericht zeigt Ihnen in der Übersicht Ergebnisse, welche Probleme aufgetreten sind. Markieren Sie eines der angezeigten Probleme, so finden Sie unter Erklärung eine Beschreibung des Kompatibilitätsproblems. Meist handelt es sich um Hinweise, dass ältere Versionen mit Ihrem Dokument nicht mehr einwandfrei klarkommen. Sind diese älteren Versionen (zum Beispiel von Word) angegeben, können Sie einschätzen, ob das wirklich ein Problem ist oder nicht. Wenn es sich allerdings lediglich um ein Umbruchproblem handelt und Ihr Dokument nicht so gestaltet ist, dass Umbrüche schädlich sind, können Sie ruhig auf Ignorieren klicken. Sie können aus der Liste (auf den Pfeil neben Ignorieren klicken) aber auch Nicht erneut anzeigen auswählen, um in Zukunft solche Hinweise nicht mehr zu bekommen.
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Der Kompatibilitätsbericht weist ein Problem auf. Ist die Schaltfläche Korrigieren aktiv (das heißt nicht grau hinterlegt), können Sie Word auch veranlassen, das Problem automatisch zu beheben. In manchen Fällen wird aber auch nur ein Dialog geöffnet, der Ihnen die Anpassung ermöglicht. Näheres erfahren Sie in der Regel in einer Erklärung in diesem Dialog. ÜBeispiel Sollte das Problem darin liegen, dass Funktionen (zum Beispiel in Excel) benutzt wurden, die neu sind und in älteren Versionen nicht funktionieren, dann haben Sie ein echtes Problem, wenn Sie das Dokument (Tabelle, Präsentation) für eine ältere Version liefern müssen. In diesem Fall ist es ratsam, die Datei unter einem zweiten Namen abzuspeichern und die Kopie so zu bearbeiten, dass sie auch mit älteren Versionen funktioniert. Es bleibt Ihnen unbenommen, sich beim Empfänger zu beklagen, dass er noch mit solch veralteter Software arbeitet. Hoffentlich ist es nicht Ihr Chef.
Symbolleisten und Tastenkürzel Alle Office-Anwendungen stellen Symbolleisten mit Schaltflächen, die wichtige Vorgänge schnell erreichbar machen, zur Verfügung. Ebenso gibt es Tastenkombinationen, um Funktionen fix aufrufen zu können. Sie finden Hinweise dazu in jedem zugehörigen Kapitel. Ein paar grundsätzliche Anmerkungen und Informationen aber schon einmal vorweg.
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Office-Grundlagen
Kapitel 1
Symbolleisten Die Symbolleisten erreichen Sie über das Menü Ansicht | Symbolleisten. Sie können eine bestimmte Symbolleiste auswählen oder über Symbolleisten und Menüs anpassen... einen Dialog zur Anpassung vorhandener Symbolleisten aufrufen. Sie können auch mit der rechten Maustaste (oder ctrl-Klick) in einen freien Bereich einer beliebigen Symbolleiste klicken, um das Menü zu erreichen. Symbolleisten, die schon auf dem Bildschirm angezeigt werden, haben vor dem Namen einen Haken.
Symbolleisten lassen sich beliebig auswählen und anpassen. Sie können jede Symbolleiste auf dem Bildschirm an eine passende Stelle verschieben – mit Ausnahme der Symbolleiste Standard. Die lässt sich nur ein- und ausblenden. Um dies einmal auszuprobieren, müssen Sie also eine zusätzliche Symbolleiste öffnen (über Ansicht | Symbolleisten), falls dies noch nicht geschehen ist. 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen freien Bereich der Symbolleiste (nicht Standard!). 2. Wählen Sie aus dem Kontextmenü Symbolleiste im Fenster andocken. Schon schwebt die Symbolleiste frei über dem Fenster und kann mit der Maus an eine beliebige Stelle verschoben werden. Möchten Sie die Symbolleiste wieder fest unter der Symbolleiste Standard fixieren, so wählen Sie den Befehl Symbolleiste im Fenster andocken erneut an.
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Symbolleisten lassen sich frei schwebend über den Bildschirm verteilen – und bei Bedarf auch wieder »andocken«. Ist Ihnen das Leisten-Wirrwarr auf der Oberfläche zu unübersichtlich, dann können Sie sich auch eine eigene Symbolleiste mit den für Sie wichtigsten Schaltfläche zusammenstellen, nach dem Motto: Ein selbst zusammengestellter Werkzeugkasten ist immer besser sortiert als ein gekaufter: 1. Wählen Sie Ansicht | Symbolleisten | Symbolleisten und Menüs anpassen... . 2. Klicken Sie auf Neu… und geben Sie einen Symbolleistenname (zum Beispiel »Eigene Leiste«) ein. 3. Bestätigen Sie mit OK.
Eine eigene Symbolleiste wird angelegt. Die Symbolleiste wird in die Liste eingefügt und erhält gleichzeitig ein Häkchen. Sie finden auf Ihrem Desktop sofort eine neue, noch leere Symbolleiste. Falls Sie diese nicht sehen, verschieben Sie den Dialog Symbolleisten und Menüs anpassen etwas und ziehen die neue Symbolleiste in eine gut sichtbare Position. 4. Wechseln Sie auf das Register Befehle. 5. Markieren Sie eine Kategorie und ziehen Sie aus der Liste bei Befehle die passenden Schaltflächen in Ihre neue Symbolleiste. 6. Wenn Sie fertig sind, schließen Sie den Dialog über einen Klick auf OK. Diese neue Symbolleiste können Sie beliebig platzieren. Wollen Sie eine Schaltfläche wieder entfernen, so fassen Sie diese mit dem Mauszeiger und ziehen Sie diese aus der Symbolleiste heraus (das funktioniert übrigens auch bei den anderen Leisten).
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Kapitel 1
Eine neue Symbolleiste wurde angelegt. Ü Grundlagen Sind Sie mit einer Symbolleiste, die Sie durch Herausziehen und Hineinschieben anderer Symbole verändert haben, nicht mehr zufrieden, dann markieren Sie diese im Dialog Symbolleisten und Menüs anpassen und klicken auf den Schalter Zurücksetzen. Der Ursprungszustand wird dann wieder hergestellt. Das funktioniert allerdings nicht mit selbst erstellten Symbolleisten, sondern nur mit denjenigen, die Office mitbekommen hat. Sie finden übrigens die selbst erstellte Symbolleiste auch in der Liste über Ansicht | Symbolleisten wieder und können sie dort ein- und ausschalten.
Tastenkombinationen Tastenkombinationen rufen eine Funktion auf, ohne dabei die Maus zu nutzen. Das geht unter Umständen flotter, als immer wieder von der Tastatur zur Maus und zurück zu wechseln. Etwas schwieriger ist es schon, sich alle Tastenkombinationen zu merken. Ich habe in diesem Buch zu jeder Anwendung eine Anzahl Tastenkombinationen nach meiner subjektiven Einschätzung ausgewählt. Leider sind die Tastenkombinationen in der Hilfe nicht mehr so leicht zu finden wie noch in der Version Office 2004. Dort gab man nur im Suchfeld den Begriff »Tastenkombinationen« ein – und schon hatte man Zugriff auf Übersichten, die sich auch ausdrucken ließen. Über die Hilfe von Office 2008 funktioniert das überhaupt nicht. Das Stichwort bringt eine Reihe von Einträgen, die nicht wirklich weiterhelfen. Erst der Begriff »Kurzbefehle« hilft weiter, allerdings muss man dann noch »Tastenkurzbefehle und andere Kurzbefehle» oder andere Einträge anklicken und sich bei den Links etwas umsehen, bis man auf »Listen der Tastaturkurzbefehle« stößt. Die direkte Eingabe dieses Begriffs oder auch nur »Tastaturkurzbefehle« helfen nicht weiter. Tastaturkurzbefehle sind in der Hilfe vollständig aufgelistet, leider aber nicht gut zu finden.
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Schauen Sie in die Menüs, so finden Sie bei einigen Befehlen Tastaturkommandos (immer rechts vom jeweiligen Menü). Für Befehle, die Sie öfter nutzen, können Sie sich so nach und nach die Tastenkombinationen aneignen. Manche sind auch so gestaltet, das Sie damit eine Eselsbrücke haben. s – c – P bringt beispielsweise den Projektkatalog hervor (P = Projektkatalog). Über c – S können Sie sichern (S = Sichern/Speichern) – viele dieser Kurzbefehle finden Sie in gleicher Form auch in anderen Programmen wieder. Mit einer kleinen Einstellungsänderung werden Ihnen die Tastaturkommandos auch in den Quick-Menüs angezeigt: 1. Wählen Sie Ansicht | Symbolleisten und Menüs anpassen... 2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor Tastenkombinationen in QuickInfo anzeigen. 3. Bestätigen Sie mit OK.
Gibt es Tastaturkurzkommandos, so können die in QuickInfos eingeblendet werden. Wenn Sie nun mit dem Mauszeiger auf eine Schaltfläche zeigen, erscheint nach ein paar Sekunden zusammen mit einer kurzen Erklärung die Tastenkombination – falls es eine gibt. Wählen Sie Ansicht | Menüs und Symbolleisten anpassen... und klicken Sie auf die Schaltfläche Tastatur…, so können Sie Befehlen auch eigene Tastaturkommandos zuweisen. Achten Sie aber darauf, dass dadurch keine Konflikte zu bestehenden Tastenkombinationen entstehen.
Definieren Sie Ihre eigenen Tastaturkommandos.
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Kapitel 1
Informationen finden Wenn Sie Fragen haben zu Microsoft Office:mac 2008, werden diese hoffentlich in diesem Buch beantwortet. Wie ich eingangs aber schon schrieb, ist der Leistungsumfang dieses Anwendungspakets so groß, dass er nicht komplett in diesem Buch erfasst werden kann. Leider legt Microsoft seit Jahren keine gedruckten Handbücher mehr bei (es gibt auch Anwender, die »Gott sei Dank!« sagen). Wo also bekommen Sie Antwort auf die Frage? Vielleicht von einem guten Freund? Ich musste es lange läuten lassen, ehe Karl-Theo zum Telefon griff. »Ja?« »Hör mal, Karl-Theo. Ich habe da ein paar Probleme mit Word und …« »Hilfe!« »Ja, deswegen rufe ich an. Ich brauche deine Hilfe. Für meine neue Arbeit muss ich ein Dokument teilweise zweispaltig, teilweise einspaltig formatieren. Wie mache ich das?« »Hilfe!« »Ach – du weißt das auch nicht?« »Nein, da hast du mich falsch verstanden. Ich weiß sehr wohl, wie das geht. Es ist auch gar nicht so schwer. Aber ich finde es nicht gut, dass du mich wegen solcher Belanglosigkeiten andauernd anrufst, anstatt zur Selbsthilfe zu greifen.« »Du bist mir ein schöner Freund. Ich benötige deinen Rat, und du weißt mich zurück.« »Hab ich nicht! Ich habe dir konkret weitergeholfen.« »Du hast ›Hilfe‹ gesagt!« »Eben! Wenn du in deinen Office-Anwendungen unter Hilfe nachschaust, bekommst du solche einfachen Sachen ausreichend und gut erklärt. Sogar manche komplizierten Sachen findest du da drin brauchbar erläutert.« »Du meinst, ich soll in Word unter dem Menü Hilfe nachsehen?« »Genau! Und wenn du dann nicht weiterkommst, rufst du deinen Freund an, und der bemüht sich dann redlich, dir weiterzuhelfen.« Ich legte auf, schämte mich ein wenig und schaute dann nach, was unter dem HilfeMenü zu finden war. Tatsächlich: Da stand einiges drin, und mein Problem war fast auf Anhieb gelöst. Die Telefonrechnung würde demnächst etwas geringer ausfallen. Für die umfassende Einarbeitung in eine Anwendung von Office ist die Hilfe etwas umständlich. Vor allem bietet sie keinen didaktisch vorgeplanten Weg für das Erlernen des Umgangs mit der Applikation. Um aber Einzelprobleme zu lösen, ist sie ausreichend gut ausgestattet und führt gerade über die Links (im Hilfetext und insbesondere am unteren Rand jedes Hilfe-Fensters) differenziert weiter.
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Die Hilfe in den Office-Anwendungen ist das Handbuch, das Sie vielleicht vermisst haben. Öffnen Sie das Hilfe-Menü, so steht an erster Stelle ein Suchen-Eingabefeld. Danach folgt ein Eintrag passend zur Anwendung, zum Beispiel Word-Hilfe.
Hilfe suchen Geben Sie einen Begriff in das Suchfeld ein, wird Office schon während der Eingabe aktiv. Meist werden Ihnen zwei Gruppen von Hilfen angeboten: < Menüobjekte < Hilfethemen Ganz besonders interessant sind die Menüobjekte. Markieren Sie eines davon (einfach nur mit dem Mauscursor drauf zeigen), so wird das Menü geöffnet, und ein schwach tanzender Pfeil zeigt Ihnen, wo der gewünschte Befehl (oder die gewünschte Funktion) steckt.
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Kapitel 1
Befehle und Funktionen sind über die Menüobjekte schnell gefunden. Für diese Hilfe muss man Microsoft ein großes Lob aussprechen. Man muss sich nicht mehr endlos durch Hilfetexte arbeiten, sondern bekommt sofort gezeigt, wo eine Funktionalität in den Menüs versteckt ist. Wählt man ein Hilfethema aus, bekommt man in einem Fenster wie üblich einen Text, der oft mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung versehen ist. Also alles wie gehabt und durchaus nicht unverzichtbar. Möchten Sie ein Hilfethema ausdrucken, weil das bei der Arbeit bequemer ist, als die Sicht auf dem Monitor durch das geöffnete Hilfefenster einzuschränken, dann öffnen Sie über den Schalter das Menü für Aktionen und wählen Drucken.
Weitere Hilfen finden Wählen Sie die »Hilfe in der Hilfe« – also zum Beispiel die Word-Hilfe –, dann bekommen Sie einige Beliebte Themen angeboten und zwei Links unter dem Titel Fragen Sie jemanden. Sie können eines der beliebten Themen auswählen, wenn es Sie gerade interessiert. Für eine systematische Suche nach speziellen Hilfeanforderungen ist das aber kaum ein effektiver Weg.
Die »Hilfe in der Hilfe«.
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Entscheiden Sie sich für die Links unter Fragen Sie jemanden, dann führt der Link über Benutzercommunity auf eine Homepage von Microsoft, die auf zahlreiche Foren zu Office 2008 verweist. Allerdings ausschließlich englischsprachige. Über die Verbindung zu Microsoft erreichen Sie die deutschsprachige Homepage zu Microsoft Office für den Mac. Auch hier finden Sie Antworten, vielleicht auch zu Fragen, die Sie gerade bewegen.
Microsoft stellt eine eigene Homepage für Office:mac 2008 zur Verfügung.
Wie geht’s weiter? Sie haben nun genügend Informationen zum Umgang mit Microsoft Office:mac 2008 bekommen. Es ist nicht hilfreich, Sie jetzt noch mit weiteren Details aufzuhalten. Stürzen Sie sich lieber in die Arbeit mit der Anwendung, die Ihnen am wichtigsten erscheint. Die Reihenfolge der Anwendungen in diesem Kapitel ist zwar nicht unüberlegt und alles andere als willkürlich entstanden – wenn Ihnen aber beispielsweise eine Präsentation auf den Nägeln brennt, dann springen Sie jetzt gleich zum Kapitel »PowerPoint«. Informationen aus den davor liegenden Kapiteln (»Entourage«, »Word«, »Excel«) sind dazu nicht zwingend notwendig. Wenn Sie Zeit haben, ist es allerdings sinnvoll, mit dem Kapitel »Entourage« anzufangen. Immerhin ist das Projektcenter in diese Anwendung integriert. Ist Ihnen die Tabellenkalkulation Excel eine erste Einarbeitung wert, so ziehen Sie das Kapitel vor. Sie erfahren dabei auch, dass Excel seinen Ursprung auf einem Mac hatte.
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Entourage
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Dass Entourage an den Anfang der Beschreibung der Office-Anwendungen gesetzt wurde, hat seinen Grund im integrierten Projektcenter. Möglicherweise haben auch in der vorangegangenen Version viele Apple-Anwender diese Applikation einfach übergangen, weil sie mit Adressbuch, Mail und iCal zufrieden sind. Trotzdem: Es lohnt sich, einen Blick auf Entourage zu werfen, denn es gibt gute Gründe, dieses Office-Programm einzusetzen. Falls Sie lieber zunächst mit einer anderen Anwendung beginnen wollen, so spricht nichts dagegen; die folgenden Kapitel bauen nicht aufeinander auf. Lediglich das letzte Kapitel setzt Kenntnisse mindestens zweier Anwendungsprogramme aus dem Office-Paket voraus.
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Microsoft Office:mac 2008
Was ist neu in Entourage:mac 2008? Entourage ist das Gegenstück zu Outlook aus der Windows-Office-Version. Es beinhaltet alles, was Sie für eine umfassende Kommunikation benötigen: E-Mail-Client, Terminplanung, Adressbuch, Notizzettel, Aufgabenverwaltung und die Koordination aller Komponenten in einem Projektcenter. Bevor Sie also abwinken und sagen, Sie hätten schon einen E-Mail-Client und einen Kalender – schauen Sie sich Entourage erst einmal an. Für alle Umsteiger von einer älteren Version hier zunächst in einer Kurzfassung die Neuheiten der 2008er Version: < My Day ist eine Art Widget (das aber Dashboard nicht benötigt), das auch bei geschlossenem Entourage das Verwalten von Zeitplänen, Aufgaben und Aktivitäten ermöglicht. < Spotlight-Suche in Entourage ist nun möglich. < Der Junk-E-Mail-Filter und Phishing-Schutz wurden verbessert. < Aufgabenlisten < Abwesenheitsassistent (steht allerdings nur zur Verfügung, wenn ein Konto auf einem Server mit Microsoft Exchange Server verfügbar ist). < Symbolleisten können nun angepasst, hinzugefügt oder entfernt werden. < Und das wichtigste zum Schluss: Synchronisation mit Adressbuch, iCal und einem .Mac-Account ist jetzt möglich!
Das Kommunikationsgenie mit Organisationstalent Die einzelnen Aufgaben, die Entourage anbietet, haben Sie sicher längst mit den AppleBordmitteln im Griff: Mail, Adressbuch und iCal werden gepflegt und genutzt. Wie aber steht es mit einer Aufgabenplanung? Sicher, iCal lässt die Definition von Aufgaben zu. Aber wie sieht es mit Terminierungen aus? Lassen sich mit iCal Berichte der Aufgaben anzeigen (zum Beispiel sortiert nach Endterminen) und drucken? Lassen sich Zeitpläne definieren und ausführen – etwa Mails zu bestimmten Terminen senden? Und können Sie auf einen Blick alle projektrelevanten Objekte erfassen? Selbst wenn Sie dafür einen Ordner festlegen, so ist damit noch längst nicht eine gute Übersicht über die Projekte gegeben.
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Entourage
Kapitel 2
Keine Sorge: Ihre lieb gewonnenen Apple-Anwendungen werde ich Ihnen nicht madig machen. Für manch einen sind sie leistungsfähig genug und erfüllen ihren Zweck. Aber sicher sind einige Anwender auch schon an Grenzen gestoßen und haben sich nach etwas anderem umgeschaut. Falls Sie Microsoft Office:mac 2008 besitzen, brauchen Sie nicht weiter zu suchen – schauen Sie sich Entourage an. Sie finden sicher vieles von dem, was Sie schon lange gesucht haben. Aber selbst wenn Sie zu denen gehören, die bei den bisher genutzten Anwendungen bleiben wollen: Prüfen Sie doch das Projektcenter. Zwar kann es Ihnen nicht ohne die Nutzung des Kalenders die volle Leistung bieten – aber immerhin ist es noch interessant genug, die anderen Office-Applikationen etwas enger zusammenzufassen.
Die Elemente der Arbeitsoberfläche von Entourage Die Menüleiste ist Ihnen aus allen anderen Anwendungen bekannt; sie muss nicht näher erläutert werden. Die wichtigsten Menübefehle werden im Verlaufe dieses Kapitels ausführlich vorgestellt.
Die Arbeitsoberfläche von Entourage – Vertrautes mit Neuem.
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Darunter sieht es etwas anders aus als in den restlichen Office-Anwendungen. Im linken Teil sehen Sie zunächst die Funktionsbereiche von Entourage: E-Mail, Adressbuch, Kalender, Notizen, Aufgaben und Projektcenter. Daneben befindet sich die übliche Symbolleiste (im neuen Layout, wie in den anderen Office-Applikationen). Darunter ist eine Favoritenleiste zu sehen, mit der zu bestimmten Funktionen (beziehungsweise Ansichten) umgeschaltet werden kann. Der Hauptteil des Entourage-Postfachs ist dreigeteilt: Ordnerleiste (in der alle Standardordner und die selbst erstellten Ordner angezeigt werden), Liste der Mails nach Kategorie und Vorschaufenster für E-Mails. Wenn Sie in andere Bereiche umschalten, zum Beispiel zum Kalender, ist der Aufbau ein anderer. Da alle Module von Entourage noch besprochen werden, gehe ich auf die unterschiedlichen Ansichten an der passenden Stelle im Text noch ein. Ganz unten sehen Sie die Statuszeile. Hier finden Sie Informationen über jene Aufgabe, in der Sie sich befinden, oder über das, was Sie gerade tun. Über das Menü Datei erreichen Sie den Projektkatalog. Vorbereitete Beispiele finden Sie leider für Entourage keine, allerdings zwei leere Dokumente: eine E-Mail-Nachricht und das Kalenderereignis.
Mit Vorlagen für Entourage ist Office:mac 2008 karg ausgestattet.
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Kapitel 2
Entourage personalisieren Beim ersten Aufruf von Entourage wird von Ihnen noch die Einrichtung dieser Applikation verlangt. Das ist aber kein großer Aufwand und schnell erledigt, denn ein Assistent führt Sie durch alle nötigen Schritte – zumindest wenn Sie sich nicht zu weit von den Vorgaben entfernen.
Den Setup-Assistenten nutzen Der Entourage-Setup-Assistent fragt als Erstes, ob Sie Daten importieren wollen. Sie können aus einer früheren Version von Entourage, aus einer anderen Anwendung importieren oder starten, ohne zu importieren.
Wie wollen Sie mit Entourage beginnen: ganz von vorn oder mit vorhandenen Daten? Im nächsten Schritt bietet der Assistent Ihnen wieder genau drei Varianten an: Apple Mail, Eudora und Meine Anwendung wird nicht aufgeführt. Haben Sie bisher mit Apple Mail gearbeitet, dann ist die erste Option für Sie genau die richtige. Entourage importiert nicht nur die E-Mail-Nachrichten, sondern auch die Konten, die Regeln und Signaturen (falls Sie welche eingerichtet haben). Sie können also ohne großen Aufwand nahtlos mit Entourage weiterarbeiten, wenn Sie die Mail-Daten übernommen haben.
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Der Datenimport aus Apple Mail kann vollständig vorgenommen werden. Sie können auch später die Daten (ganz oder teilweise) importieren, wenn Sie zunächst Entourage ohne alten Ballast ausprobieren möchten. Auch der Import aus Eudora funktioniert reibungslos und kann für die einzelnen Datengruppen selektiv oder vollständig durchgeführt werden.
Entourage versteht sich ebenfalls gut mit den Daten aus Eudora. Die dritte Option läuft allerdings ins Leere. Ein Informationsfenster verweist lediglich darauf, dass andere Kontakte importiert werden können, wenn sie in einem passenden Format vorliegen: < CSV-Datei < durch Tabstopps getrennte Textdatei < Textdateien im MBOX-Format
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Kapitel 2
Bei anderen Formaten muss der Entourage-Assistent passen. Haben Sie sich entschieden (zum Beispiel für Apple Mail) und den Setup-Assistenten veranlasst, den Import durchzuführen, so wird abschließend noch eine wichtige Frage gestellt. Sie müssen sich entscheiden, was Sie mit Entourage machen wollen; soll es in Zukunft das standardmäßige E-Mail-Programm sein oder wollen Sie es erst einmal testen? Entsprechend beantworten Sie im ersten Dialog die Frage mit Als Standard oder mit Nein.
Was wollen Sie mit Entourage machen?
Mit dem Apple-Adressbuch synchronisieren Der Setup-Assistent kann viel importieren, aber nicht das Adressbuch von Apple. Trotzdem ist das kein Problem. Mit wenig Zusatzaufwand bekommen Sie die im Apple-Adressbuch gesammelten Daten in das Adressbuch von Entourage. Folgen Sie einfach der Anleitung: 1. Öffnen Sie über Entourage | Einstellungen den gleichnamigen Dialog. 2. Aktivieren Sie in der Kategorie Allgemeine Einstellungen das Register Synch.dienste. 3. Markieren Sie Kontakte mit Adressbuch und .Mac synchronisieren. 4. Wählen Sie im nächsten Schritt Informationen kombinieren. 5. Bestätigen Sie mit OK.
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Eine Synchronisation mit dem Adressbuch ist kein Problem mehr. Wenn Sie jetzt Entourage schließen (Entourage | Entourage beenden oder c – Q) und neu starten, werden die Daten aus dem Apple-Adressbuch importiert. Ebenfalls ist das der Fall, wenn Sie mit einem .Mac-Account synchronisieren. Sie können auch etwas warten, bis Entourage das von alleine anstößt. Ü Power User Wie Ihnen sicher bei den Einstellungen aufgefallen ist, können Sie auch iCal und Entourage-Notizen über .Mac synchronisieren. Das Spannende ist, dass jetzt die Zusammenarbeit von Entourage mit den AppleAnwendungen Adressbuch und iCal klappt. Ergänzen Sie das Apple-Adressbuch um einen neuen Datensatz, so erscheint dieser wenig später auch im Entourage-Adressbuch. Umgekehrt wird ein in Entourage angelegter Datensatz kurz darauf auch vom Adressbuch registriert.
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Die soeben in Entourage erfasste Adresse ist kurze Zeit später automatisch im AppleAdressbuch verfügbar. Stellt Entourage beim Start fest, dass es Probleme beim Synchronisieren gibt, so weist es darauf hin. Es ist immer angeraten, diese Konflikte zu überprüfen. Sie können dann die Konflikte einzeln korrigieren oder über Ähnliche Konflikte mithilfe von Adress Book beheben dafür sorgen, dass beim Abgleich die Adressbuch-Daten Priorität haben. Eventuell werden dann Einträge in Entourage überschrieben.
Probleme zwischen zwei Adressbeständen werden erkannt und zur Korrektur angeboten.
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Wollen Sie immer den Synchronisierungsstatus in der Menüleiste sehen, dann öffnen Sie Systemeinstellungen | .Mac und aktivieren das Kontrollkästchen vor Status in der Menüleiste anzeigen. Außerdem können Sie hier einstellen, dass die Entourage-Notizen mit .Mac synchronisiert werden (vorausgesetzt, Sie haben einen .Mac-Account).
Auch Entourage-Notizen werden künftig mit .Mac synchronisiert. Diese Erweiterung auf die Apple-Datenbanken Adressbuch und iCal macht Entourage 2008 zu einer wichtigen Anwendung. Vorhandene Daten müssen nicht mehr übertragen werden und bleiben anschließend isoliert, sondern können unabhängig voneinander weiter genutzt werden. Gerade beim Adressbuch gibt es dazu ja vielfältige Möglichkeiten.
Andere Formate importieren Um Daten aus fremden Dateiformaten zu importieren, wählt man Datei | Importieren. Ein Dialog stellt vier verschieden Optionen zur Verfügung: < Entourage-Informationen aus einem Archiv oder einer früheren Version < Informationen aus einer anderen Anwendung < Kontakte oder Nachrichten aus einer Textdatei < Feiertage 56
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Kapitel 2
Die erste Option ist sicher nicht weiter zu erläutern. Entourage 2008 kommt mit den Versionen 2004, X und 2001 sowie von Entourage angelegten Archiv-Dateien (.rge) zurecht. Die zweite Option wiederholt den Dialog aus dem Setup-Assistenten, ist also auch im Bedarfsfall nicht weiter hilfreich. Die dritte Option bietet an, Kontakte aus einer durch Tabstopps oder Kommas getrennten Textdatei oder Nachrichten aus einer Textdatei im MBOX-Format zu importieren. MBOX sind Dateiformate (.mbx) für EMails. Mozilla Thunderbird verwendet zum Beispiel solch ein Format, aber auch viele Unix-Mailserver. Liegen Daten in diesen Formaten vor, dann öffnet sich im nächsten Schritt der Dateibrowser, und Sie können eine solche Datei auswählen.
Feiertage in den Kalender eintragen Die Option Feiertage verzweigt in einen Dialog, der Ihnen länderspezifische Feiertage anbietet. Wählen Sie Österreich, Christliche Religiöse Feiertage und Schweiz, um die Feiertage dieser drei Länder in Ihren Kalender einzutragen.
Feiertage der ganzen Welt sind schnell in den Kalender integriert. Ü Power User Haben Sie die Synchronisation mit iCal (wie beim Adressbuch beschrieben) eingestellt, dann werden diese Feiertage auch nach iCal übertragen.
iCal lernt, was Entourage gelernt hat.
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Wenn die Synchronisation so gut klappt wie bei den Adressen und bei iCal, dann kommt man schnell auf die Idee, diese Fähigkeit auch für andere Zwecke zu nutzen. Wählen Sie etwa in Mail Ablage | Postfächer importieren…, so bietet Ihnen ein Dialog weitergehende Importmöglichkeiten an, als Entourage das kann. So lassen sich zum Beispiel auch Netscape/Mozilla-Postfächer importieren. Über die Synchronisierung oder den Setup-Assistenten gelangen die neuen Daten ruck, zuck nach Entourage.
Apple Mail dient als Importfilter für Entourage.
Eine Textdatei importieren Um eine Textdatei importieren zu können (dritte Option), muss diese erst einmal in einem passenden Format vorliegen. Die einzelnen Informationen müssen durch Kommata oder Tabulatorzeichen getrennt sein. So etwas per Hand einzurichten, ist in der Regel nicht sinnvoll. Die Programme, die passende Daten enthalten, bieten aber oft entsprechende Speicher- oder Exportfunktionen an. So kann mit FileMaker Pro beispielsweise eine Textdatei sowohl Tabulator als auch kommagetrennt abgespeichert werden. Letztere wird dann als csv-Datei gespeichert, also in einem Format, das von vielen anderen Anwendungen gelesen werden kann. Haben Sie eine solche Datei erzeugt, gehen Sie in Entourage so vor: 1. Wählen Sie Datei | Importieren. 2. Aktivieren Sie die dritte Option Kontakte oder Nachrichten aus einer Textdatei. 3. Bestätigen Sie mit dem Pfeil rechts unten, um zum zweiten Dialogschritt zu kommen.
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4. Wenn Kontakte aus einer durch Tabstopps oder Kommas getrennten Textdatei importieren eingestellt ist, klicken Sie wieder auf den Pfeil nach rechts, um einen Schritt weiterzukommen. Andernfalls nehmen Sie die Einstellung zunächst vor. 5. Im Dateibrowser suchen Sie die Datei aus, markieren diese und bestätigen mit der Schaltfläche Importieren. 6. Im nächsten Dialog deaktivieren Sie das Kontrollkästchen vor Erster Eintrag enthält Feldnamen, es sei denn, dies ist wirklich der Fall. 7. Dann prüfen Sie, ob alle Felder richtig zugeordnet sind. Sie können die Zuordnung verändern, indem Sie das entsprechende Feld mit dem Mauscursor fassen und verschieben. 8. Nicht zugeordnete Felder finden Sie rechts in einer Liste. Auch diese können Sie fassen und nach links in die Liste Zugeordnete Felder ziehen.
Was nicht passt, wird durch einfaches Ziehen und Loslassen passend gemacht. 9. Um den Import zu starten, klicken Sie auf Importieren (beantworten Sie die nächste Frage nach dem Abspeichern der Zuordnungsdaten mit Nein). 10. Schließen Sie mit Fertig stellen den Import ab. Es gibt wenige Daten, die Sie nicht auf dem einen oder anderen Weg in Entourage integriert bekommen.
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Export aus Entourage Wie Sie Daten in Entourage hineinbekommen, ist zuvor ausführlich dargestellt worden. Wie man Daten aus Entourage wieder herausbekommt, soll aber auch nicht unerwähnt bleiben: Sie wählen Datei | Exportieren und sehen einen Dialog, in dem Sie alle Einstellungen vornehmen können. Zunächst müssen Sie entscheiden, ob eine tabstoppgetrennte Textdatei erzeugt werden soll (die zum Beispiel mit FileMaker Pro eingelesen werden soll) oder ob die noch auszuwählenden Elemente in ein Entourage-Archiv exportiert werden sollen.
Welche Entourage-Daten sollen wohin? Die Erstellung von Entourage-Archiven ist sehr flexibel möglich. Sie können zum Beispiel Elemente aus Projekt wählen, ein vorhandenes Projekt aus der Liste aussuchen und anschließend die verschiedenen Elementtypen bestimmen. Beachten Sie, dass der Elementtyp Projektdateien nur dann zur Verfügung steht, wenn Sie diese Archivierungsmethode gewählt haben. Dies ist eine ideale Archivierungsmethode, wenn man projektorientiert arbeitet und nach Abschluss des Projekts eine Datensicherung vornehmen möchte. Entscheiden Sie sich für Elemente aus Kategorie, stehen in der Liste daneben alle angelegten Kategorien zur Verfügung. Archiviert werden dann alle Elemente, die zu dieser Kategorie gehören.
Auch das Archivieren nach Kategorien ist mit Entourage möglich. 60
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Wählen Sie alle Elemente, so wird alles archiviert, was in Entourage enthalten und bei den Elementypen ausgewählt ist. Im nächsten Dialogschritt müssen Sie sich noch entscheiden, ob die archivierten Daten anschließend in Entourage bleiben oder gelöscht werden sollen. Ü Aufgepasst Wenn Sie Elemente aus Entourage löschen möchten, achten Sie darauf, dass das Häkchen vor Keine Elemente löschen, die zu anderen Projekten oder Kategorien gehören gesetzt ist, wenn Sie nur Kategorien oder Projekte archivieren wollen.
Vorsicht beim Löschen von Elementen! Im letzten Schritt geben Sie dem Archiv einen Namen, bestimmen den Ort, an dem gespeichert werden soll, und klicken auf Sichern. Wie Sie beim Import schon mitbekommen haben, lassen sich solche .reg-Dateien auch leicht wieder in Entourage importieren.
Entourage anpassen Um Entourage an Ihre persönlichen Bedürfnisse anzupassen, wählen Sie Entourage | Einstellungen. Bei der Synchronisation haben Sie ja schon erfahren, wie hilfreich solche Einstellungen sein können. In den folgenden Abschnitten gebe ich Ihnen einige Hinweise, die Ihnen bei der Personalisierung des Programms helfen sollen. ÜGrundlagen Über die Tastenkombination c – , [Komma] erreichen Sie den Einstellungsdialog am schnellsten. Es wird immer das Register als erstes dargestellt, das zuletzt aufgerufen wurde.
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Allgemeine Einstellungen Die Einstellungen unter Allgemein beeinflussen das generelle Verhalten von Entourage. Sie können sich entscheiden, ob sich durch Doppelklick gleich ein ganzer Ordner öffnet, die Tastenkombinationen zur Bearbeitung von Text (die Ihnen aus Word möglicherweise schon bekannt sind) auch in Entourage gelten, beim Ausschneiden und Einfügen ein Leerzeichenausgleich stattfinden soll oder ob Sie relative Datumsangaben (gestern, heute) den absoluten vorziehen. Mein Rat ist: Weniger ist mehr. Verzichten Sie darauf, durch Doppelklicks neue Fenster zu erzeugen. Übersichtlicher wird es durch mehr Fenster eher nicht. Auch ein Wort automatisch komplett zu markieren, kann sehr lästig sein, weil das zeichenweise Markieren fast nicht mehr möglich ist. WYSIWYG-Schriftartmenü (WYSIWYG = What you see is what you get, das heißt, die Schrift ist in der Form zu sehen, wie sie auch gedruckt wird) ist nur dann wirklich hilfreich, wenn man HTML-E-Mails gestalten möchte. Fehlerprotokolle sind hilfreich beim ersten Einrichten von Entourage oder bei der Anlage neuer Konten. Klappt nicht gleich alles, können Ihnen diese Protokolle helfen, den Fehler oder die noch nötige Einstellung schnell zu finden.
Allgemeine Einstellungen beeinflussen das generelle Verhalten von Entourage. Die Maßeinheiten für Drucken lassen Sie besser auf Millimeter stehen und stellen hier nur etwas um, falls es unbedingt sein muss, zum Beispiel dann, wenn Sie in einem anderen Land mit anderen Vorgaben konfrontiert werden.
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Mit der Schaltfläche Entourage als Standard-E-Mail-Client festlegen können Sie dafür sorgen, dass Entourage in Mail-Angelegenheiten das Sagen hat (in Mail können Sie ebenfalls über Mail | Eigenschaften | Allgemein bei Bedarf diese Einstellung wieder rückgängig machen).
Adressbuch Das Adressbuch wird nach einem festgelegten Standard formatiert. Wie Adressen aufgebaut werden, ist nach nationalen Kriterien festgelegt. In vielen Fällen gleichen sich die Formate, in einigen Ländern gibt es aber auch deutliche Unterschiede, zum Beispiel in Großbritannien, wo der Ort über der Postleitzahl angeordnet wird. Um ein passendes Format auszuwählen, öffnen Sie die Liste bei Standardadressformat und wählen das gewünschte Land aus.
Adressbuchformate sind Ländersache. Wollen Sie ein eigenes Landesformat einrichten, das noch nicht in der Liste enthalten ist (die Welt ist groß und längst nicht vollständig in der vorgegebenen Liste enthalten), klicken Sie auf die Schaltfläche Anpassen… und anschließend auf Hinzufügen. Im folgenden Dialog können Sie die passenden Einstellungen vornehmen. Dazu wählen Sie aus den verschiedenen Listen aus, was unter- und was nebeneinander stehen soll. Vergessen Sie nicht, die Einstellungen mit einem Namen zu versehen, bevor sie auf OK klicken.
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Wählen Sie anschließend das neue Format in der Liste aus, klicken Sie auf Fertig und übernehmen Sie es im Hauptdialog aus der Liste.
Auch eigene Ländereinstellungen können definiert werden. Die Verknüpfungsoptionen unterhalb der Adresseinstellungen nehmen Sie nach Bedarf vor. Mein Rat ist auch hier: Verknüpfen Sie nicht zu viel. Die Standardeinstellung Nachrichtenkategorien automatisch mit Absenderkategorien abstimmen reicht erst einmal aus.
Aufgabenliste Hier legen Sie fest, welche Standardvorgaben bei Anlage einer neuen Aufgabe vorgegeben werden sollen. In den meisten Fällen sollte Heute eine sinnvolle Vorgabe sein. Passt das bei Ihnen nicht, ändern Sie es hier. Ob eine Erinnerung Vorgabe sein soll, können Sie ebenfalls festlegen. Dann wird auch die Standardzeit für erneute Erinnerung wirksam.
Vorgaben für neue Aufgaben werden hier festgelegt.
Kalender Wann beginnt bei Ihnen die Woche? Und haben Sie überhaupt freie Tage? Das sind Fragen, die Sie beantworten müssen, wenn Sie den Kalender individuell einstellen möchten. Außerdem können Sie für die Tagesansicht festlegen, welches zeitliche Raster angegeben sein soll. Wenn Ihre Geschäftszeit nicht von 9:00 bis 17:00 Uhr geht, dann passen Sie sie einfach an.
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Es ist verlockend, »nicht wiederkehrende Ereignisse« zu löschen, die älter sind als ein paar Tage. Das hat aber auch den Nachteil, dass man im Kalender nicht zurückblättern kann, etwa nach dem Motto: »Was habe ich denn letzte Woche am Mittwochnachmittag angest…
… unternommen?« Andererseits wird natürlich auf Dauer die Kalenderdatei sehr groß und unübersichtlich. Besser ist es da schon, einen anderen Zeitraum zu wählen – zum Beispiel 15 Monate, um immer ein Jahr und etwas darüber hinaus zurückschauen zu können (ich weiß, was ich letzten Sommer getan habe!).
Wann genau soll die Woche für Sie beginnen? Die Standarderinnerung wird ausgelöst zum angegebenen Zeitpunkt vor dem eigentlichen Termin. Wird diese weggeklickt, dann wird eine erneute Erinnerung zu einem definierten Zeitpunkt vor dem Termin ausgelöst. Auch diese beiden Vorgaben können Sie hier auf dem Register Kalender einstellen.
Schriftarten Gefallen Ihnen die voreingestellten Schriftarten in Entourage nicht, so passen Sie diese in der Kategorie Schriftarten an. Sie können beliebig aus den installierten Schriftarten auswählen und auch die Schriftgröße variieren.
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ÜAufgepasst Sie können sich natürlich nach Herzenslust aus dem Schriftenschatz von Apple und Microsoft bedienen. Achten Sie aber darauf, dass Mails und andere Informationen lesbar bleiben. Schmuckschriften sind ebenso wenig geeignet wie Schriften mit zu großer Unterschneidung. (Unterschneidung, auch Kerning, ist die Verringerung des Abstands zwischen den einzelnen Buchstaben).
Wie geschrieben wird, bestimmen Sie!
Rechtschreibung Man hat die Schule hinter sich und ist froh, dass kein Lehrer mehr beim Schreiben über die Schulter schaut und keine hässlichen roten Korrekturen in den Diktatheften vornimmt. Schön wär’s. Was früher der Lehrer gemacht hat, machen heute die Anwendungsprogramme, mit denen man arbeitet. Entourage macht da keine Ausnahme. Allerdings ist das ja auch nicht so schlimm, weil die Rechtschreibkorrektur keine schlechten Noten verteilt. Im Gegenteil, sie bietet sogar eine Verbesserung an – ganz ohne Hintergedanken. Aber ganz so einfach ist das nicht. Nach welcher Rechtschreibung soll korrigiert werden – alt oder neu? Warum werden Internetadressen immer rot unterstrichen? Kann man das nicht abstellen? All das stellen Sie hier auf der Registerkarte ein. Wenn Sie nicht beim Schreiben durch die vielen roten Striche gestört werden wollen, so stellen Sie diese Vorgabe einfach ab. Um trotzdem eine Rechtschreibkorrektur vorzunehmen, rufen Sie über Extras | Rechtschreibung oder die Tastenkombination o – c – L die Prüfung auf, wenn Sie mit dem Schreiben fertig sind. Falls Sie die Option Neue deutsche Rechtschreibung verwenden deaktiviert haben, so wird immer nach der alten Rechtschreibung geprüft – auch wenn Sie die Rechtschreibprüfung aus dem Menü starten.
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Wenn Sie durch Aufnahme neuer Begriffe ein eigenes Wörterbuch angelegt haben (oder sogar mehrere), dann sollten Sie das Kästchen vor Vorschläge nur aus Hauptwörterbuch deaktiviert lassen.
Rechtschreibung wird auch im Entourage-Dokument kontrolliert.
Benachrichtigung Wie wollen Sie von einer Nachricht erfahren? Soll die Nachricht auf dem Schreibtisch angezeigt werden? Und wenn – nur der Betreff oder die komplette Vorschau der Grafik? Oder soll Entourage bei eingehenden Nachrichten in den Vordergrund geholt werden? Möchten Sie animiert benachrichtigt werden und sollen akustische Hinweise beim Nachrichteneingang erfolgen? Sie finden die Einstellungen dazu auf dem Register Benachrichtigungen.
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Soll bei Nachrichteneingang geklingelt werden – oder nicht?
Sicherheit Eine Warnung, die dann auftritt, sobald eine Anwendung versucht, E-Mails zu senden, ist ebenfalls nicht leichtfertig zu unterdrücken. Wenn Sie bereits einen Trojaner oder ein Virus im System haben, die sich selbst an alle Einträge in Ihrem Adressbuch verschicken, dann sollten Sie dies unterbinden. Ein besserer Schutz als solch eine Warnung (die aber immerhin darauf aufmerksam machen kann, wenn ungeplante MailAktionen stattfinden sollen) ist ein Firewall-Programm. Die Warnung, die eingeblendet wird, wenn eine externe Anwendung auf das Adressbuch zugreifen will, sollten Sie auch bei einer Firewall nicht unterdrücken. Wenn es ein solches Schädlingsprogramm an Virenscanner und Firewall vorbeigeschafft hat, dann sind nur noch Sie in der Lage, seine Aktivitäten zu stoppen. ÜAufgepasst Gehen Sie nicht von dem weit verbreiteten Irrtum aus, dass ein Apple-Computer absolut sicher ist. Dass es auch auf diesen Systemen Schwachstellen gibt, ist inzwischen hinlänglich bekannt. Absolute Sicherheit verschaffen auch nicht die Einstellungen in Entourage. Eine Firewall ist unverzichtbar, ein Virenscanprogramm kann auch auf einem Mac nicht schaden.
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Sicher ist sicher: Entfernen Sie die Häkchen nur, falls Sie über Alternativen verfügen. Ü Tipp Wenn Sie Ihren E-Mail-Verkehr auf reine Textnachrichten beschränken wollen, dann sollten Sie die HTML-Option Komplexe HTML-Anzeige in Nachrichten deaktivieren.
Synch.Dienste Diese Einstellungen wurden bereits im Abschnitt »Das Adressbuch synchronisieren« besprochen. Eine erneute Beschreibung an dieser Stelle erübrigt sich deshalb.
Spotlight Ein Manko der Version Office:mac 2004 war, dass Spotlight nicht auf die EntourageDokumente zugreifen konnte. Das ist nun Geschichte und kann über dieses Einstellungsregister geregelt werden. Sie können Entourage-Elemente in Spotlight-Suchergebnisse einschließen und außerdem auch die Mail-Anhänge durchforsten lassen. Letzteres erfordert aber erheblich mehr Speicherplatz, und es ist fraglich, ob das wirklich hilfreich ist. Bekommen Sie häufig Dokumente, so werden Sie die für Sie wichtigen sicherlich separat abspeichern. Dann ist diese Einstellung unnötig. Sollte das bei Ihnen anders sein, dann wissen Sie ja jetzt, wo Sie das anpassen können.
Entourage-Mails werden nun auch von Spotlight gefunden.
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Über den Schalter Neuerstellung können Sie dafür sorgen, dass der Entourage-Index, den Spotlight nutzt, neu angelegt wird. Das kann manchmal ganz hilfreich sein, wenn Spotlight zu lange suchen muss.
Feedback Über das Register Feedback können Sie sich entscheiden, an Microsofts Programm zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit teilzunehmen – oder auch nicht.
Einstellungen für E-Mails und News Vier Registerkarten/Kategorien stehen noch zur Verfügung, um E-Mails und News besser an Ihre Bedürfnisse anzupassen.
Lesen Wie mit Nachrichten (E-Mails) in Entourage umgegangen werden soll, stellen Sie auf der Karte Lesen ein. Hier können sie auch die Sprachen und IMAP (Abkürzung für »Internet Mail Access Protocol«) festlegen. Ü Grundlagen IMAP ist ein Protokoll für den elektronischen Nachrichtenaustausch, das – anders als beispielsweise POP (»Post Office Protocol«) – nicht das Herunterladen der Nachrichten vom Server zur Bearbeitung erforderlich macht.
Wie wollen Sie Nachrichten lesen und wann gelten sie als »gelesen«?
Verfassen Auf dem Register Verfassen haben Sie die Möglichkeit, Einstellungen mit nicht unerheblichen Auswirkungen festzulegen: < Deaktivieren Sie die Option Kopien gesendeter Nachrichten im Ordner „Gesendete Elemente“ speichern, dann behalten Sie keine Kopien Ihrer E-Mails zurück. Das sollten Sie besser nicht machen.
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< Außerdem legen Sie fest, ob Mails und News als reiner Text oder im HTML-Format angezeigt werden. Haben Sie sich für Text entschieden, können Sie auch die Option Im Fenster zum Verfassen von Nachrichten HTML-Formatierungsleiste anzeigen deaktivieren. < Verschicken Sie Anlagen, so müssen diese codiert werden. Wählen Sie die Voreinstellung Beliebiger Computer (AppleDouble), dann sollte die Anlage eigentlich auf jedem Computer lesbar sein. Klappt das einmal nicht, können Sie auch Windows (MIME/Base64) wählen, sofern ein Windows-User die Mail samt Anhang bekommen soll, beziehungsweise Macintosh (BinHex) für Apple-Anwender oder UNIX (UUEncode) für Unix/Linux-Anwender. Vergessen Sie nicht, dies nach dem Versand wieder zurückzustellen. < Sie können verhindern, dass Kopie-Empfänger (Cc und Bcc) die Anlagen bekommen, indem Sie die entsprechende Option deaktivieren. < Falls es für Sie eine Belästigung darstellt, bei der E-Mail-Adressierung immer wieder Adressen angeboten zu bekommen, so schalten Sie dies über die Option bei Zuletzt verwendete Adressen aus.
Wie soll die Nachricht verfasst werden? Legen Sie das in diesem Einstellungsdialog fest.
Antworten/Weiterl. Wie soll mit Antworten verfahren werden? Möchten Sie die ursprüngliche Mail als Zitat in der Antwort haben – und wenn ja, mit Zitatzeichen abgegrenzt? Soll der Anfang der ursprünglichen Mail mit einem Hinweis versehen sein (wer schreibt was an wen?).
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Soll die Antwort vor oder nach dem erhaltenen E-Mail-Text stehen? Dies und einiges mehr stellen Sie unter Antworten und Weiterleiten ein.
Optionen für die Antworten auf Nachrichten. Arbeiten Sie mit mehreren E-Mail-Konten, dann können Sie dafür sorgen, dass für die Antwort grundsätzlich das Standardkonto verwendet wird. Im Einzelfall muss dann möglicherweise einmal umgestellt werden, aber das ist weniger aufwendig, als jedes Mal zu prüfen, ob das richtige Konto ausgewählt wurde.
Anzeigen Unter Anzeigen bestimmen Sie, wie die Nachrichten Ihnen präsentiert werden sollen. Dass ungelesene Nachrichten fett hervorgehoben werden, erscheint sinnvoll. Ob Sie diese aber farbig angezeigt bekommen oder sogar Film-Einblendungen (falls im Anhang enthalten) bevorzugen, bleibt Ihrem persönlichen Geschmack (und auch der Leistungsfähigkeit Ihres Systems) überlassen.
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Wie wollen Sie Ihre Nachrichten angezeigt bekommen? Mit OK übernehmen Sie alle Einstellungen. Wenn Sie sich die Mühe gemacht haben, alles nach Ihren persönlichen Vorlieben einzustellen, sollten Sie im Umgang mit Entourage noch mehr Freude haben.
Symbolleisten anpassen Neu in Entourage 2008 ist, dass Symbolleisten jetzt frei angepasst werden können: 1. Wählen Sie Ansicht | Symbolleiste anpassen. 2. Sie können jetzt aus dem Vorrat an Symbolschaltflächen beliebige heraussuchen und in die Symbolleiste ziehen. 3. Abschließend klicken Sie auf Fertig. Ü Grundlagen Es wird als Vorgabe die Symbolleiste angeboten, die gerade voreingestellt im Entourage-Fenster ist. Sie sollten also vorher dorthin wechseln, wo Sie die Symbolleiste verändern möchten, zum Beispiel zum Entourage-Adressbuch.
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Symbolleisten in Entourage richten Sie nun nach eigenem Gusto ein. Wollen Sie zur Ausgangssituation zurück, so ziehen Sie einfach den Standardsatz wieder in die Symbolleiste. Unten links bei Anzeigen können Sie übrigens einstellen, ob Sie Nur Symbol, Nur Text oder wie vorgegeben Symbol & Text in der Symbolleiste sehen möchten.
Einstellungen sichern und reparieren
Einstellungen übertragen Möglicherweise arbeiten Sie mit einem Desktop-PC und mit einem Notebook und möchten dafür sorgen, dass auf beiden Geräten die Einstellungen von Entourage gleich sind und auch sonst möglichst alles identisch ist. Über einen .Mac-Account können Sie zumindest die Mail-, Kalender- und Notizdaten abgleichen. Was aber tun, wenn Sie keinen (teuren) .Mac-Account besitzen und auch die Einstellungen nicht immer doppelt anpassen möchten? Ganz einfach: Übertragen Sie die Entourage-Datenbank. Sie finden diese im Benutzerordner im Ordner Dokumente/Microsoft-Benutzerdaten/Office 2008-Identitäten/ Hauptidentität. Die Entourage-Datenbank heißt einfach Datenbank.
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Die Entourage-Einstellungen befinden sich in dieser Datenbank. Kopieren Sie diese Datenbank einfach an den gleichen Ort auf dem zweiten Computer, und alle Entourage-Daten, auch die Einstellungen, sind auf dem gleichen Stand. Allerdings müssen Sie diese Übertragung dann regelmäßig vornehmen, da eine Synchronisation im Netzwerk so ohne Weiteres noch nicht zu realisieren ist.
Datenbankpflege Datenbanken gehören gepflegt. Das ist in diesem Fall besonders einfach. Folgen Sie dazu der Anleitung: 1. Schließen Sie zunächst Entourage. 2. Halten Sie beim erneuten Start des Programms die o-Taste gedrückt. Es wird das Microsoft-Datenbankdienstprogramm gestartet.
Die Optionen des Microsoft-Datenbankdienstprogramms.
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Ihnen stehen vier Optionen zur Verfügung: < Datenbankintegrität prüfen: Damit wird überprüft, ob die Datenbank in Ordnung ist. Gehen Sie nicht davon aus, dass immer alles in Ordnung ist. Datenbanken können schon beschädigt sein, bevor Sie etwas merken. Wenn es dann auffällt, ist meist der Schaden schon zu groß, um alles zu retten. Besser ist es, vorsorglich hin und wieder einmal zu prüfen. < Datenbank komprimieren: Datenbankdateien sammeln mit der Zeit viel »Leerraum« an. Durch Löschen und Ändern wird Platz frei, der nicht so ohne Weiteres neu vergeben wird. Das ist nicht nur ein Platz-, sondern auch ein Sicherheitsproblem. Scheinbar gelöschte Mails können doch wieder reaktiviert werden. Durch diese Option beugen Sie dem vor – und was fast noch wichtiger ist: Sie legen eine Sicherheitskopie an, die eine Rekonstruktion der Daten im Problemfall erleichtert. < Datenbank neu erstellen: Wurde mit der ersten Option eine defekte Datenbank angelegt, so wird diese repariert (eventuell wird dabei auf eine frühere Sicherungskopie zurückgegriffen) und komprimiert und eine zusätzliche Sicherungskopie angelegt. Wählen Sie diese Option an, wenn bei der Prüfung der Datenbankintegrität ein Problem aufgetreten ist. Beim Testen des Programms für dieses Buch habe ich die Datenbank einmal durch allzu wagemutiges Experimentieren mit der Synchronisierung zerstört. Nach dem Durchlauf dieser Option war alles wieder beim Alten und Datenverlust nicht eingetreten. < Datenbankeinstellungen festlegen: Man kann nicht immer alles im Kopf haben. Daran zu denken, dass man gelegentlich die Datenbankintegrität überprüfen sollte, ist ein fast aussichtsloses Unterfangen. Besser ist es, hier festzulegen, dass diese Prüfung automatisch im Hintergrund stattfinden soll. Das ist sogar voreingestellt und sollte von Ihnen ohne besonderen Grund auch nicht deaktiviert werden.
Warum an etwas denken müssen, was sich fast von allein erledigt? 3. Haben Sie die Option Datenbankintegrität überprüfen ausgewählt, klicken Sie auf Weiter. 4. Ist die Überprüfung abgeschlossen, bestätigen Sie mit Fertig. 76
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Kapitel 2
Abhängig vom Ergebnis der Überprüfung wählen Sie nun die Option 2 (Datenbank komprimieren) oder Option 3 (Datenbank neu erstellen).
Alles gut gegangen! Die Entourage Datenbank ist in Ordnung. Nach dem Komprimieren (und der Anlage einer Sicherungskopie) finden Sie übrigens eine zweite Hauptidentität (ergänzt um das Datum) vor. Haben Sie sehr umfangreiche Datenbanken (verwalten Sie also Tausende von E-Mails und mehrere Kalender und Aufgaben), so kann die Komprimierung schon eine Weile dauern. Haben Sie dann etwas Geduld und schalten Sie den Computer auf keinen Fall aus. ÜPower User Das Verwalten mehrerer Identitäten ist für die Zusammenarbeit mit einem Microsoft Exchange Server gedacht. Denkbar ist es auch, über Entourage | Identität wechseln... mehrere Identitäten zu verwalten. Sinnvoll ist das allerdings nicht, da dies dem Benutzerkonzept von Mac OS X entgegensteht.
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E-Mailen mit Entourage Um E-Mails mit Entourage abholen und versenden zu können, müssen Sie über einen Zugang zum Internet verfügen. Wie solch eine Verbindung eingerichtet und hergestellt wird, erläutert das Handbuch zu Ihrem Computer; noch besser: Lassen Sie sich von einem kompetenten Freund helfen. ÜTipp Wenn Sie es sich selbst zutrauen, aber nur nicht genau wissen wie, dann öffnen Sie die Systemeinstellungen (über das Apfel-Menü links oben) und doppelklicken unter Internet & Netzwerk auf Netzwerk. Klicken Sie am unteren Rand auf die Schaltfläche Assistent…, versucht ein Netzwerk-Assistent bei der Einrichtung einer Internetverbindung zu helfen.
Für viele Fälle gibt es immer noch einen Assistenten. Wenn Sie schon mit einem anderen E-Mail-Programm gearbeitet haben, wird der Umgang mit Entourage für Sie nicht schwer sein. Falls Sie unter Windows schon mit Outlook gearbeitet haben, kommt Ihnen vieles sowieso bekannt vor. Sie finden alle bekannten Funktionen wieder – und einige neue Details.
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Kapitel 2
Ein E-Mail-Konto einrichten Nicht nur bei der Bank und in der Buchhaltung, auch bei der Arbeit mit E-Mails haben Sie es mit Konten zu tun. Mindestens ein solches E-Mail-Konto muss vorhanden sein, bevor Sie die elektronische Post mit Entourage (oder anderen E-Mail-Clients) nutzen können. Wenn das für Sie kein neues Thema ist, dann machen Sie einfach weiter mit der Beschreibung in den nächsten Abschnitten. Anderenfalls sollten Sie sich zuvor nach einem Provider umsehen, der Ihnen den Internetzugang gewährt und E-Mail-Konten bereitstellt.
E-Mail-Konto neu anlegen Bevor Sie E-Mails versenden und empfangen können, müssen Sie ein E-Mail-Konto einrichten. Sie finden die Funktion dafür, wenn Sie < über das Menü Entourage | Kontoeinstellungen oder … < über Extras | Konten wählen. In beiden Fällen wählen Sie über Neu
den Menü-Eintrag E-Mail aus.
Um ein Konto zu eröffnen, brauchen Sie eine E-Mail-Adresse. Diese bekommen Sie von Ihrem Provider. Der Assistent fragt diese Adresse in einem ersten Schritt ab.
Eine E-Mail-Adresse ist die Grundlage für die Anlage eines neuen Kontos in Entourage. In vielen Fällen überrascht der Assistent mit der Mitteilung, dass die nötigen Kontoinformationen nicht zu ermitteln seien, da nur die gängigsten Internetdienstanbieter automatisch erkannt würden. Was gängig ist, wird nicht näher erläutert.
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ÜGrundlagen Wenn Sie die Option und den Hinweise auf den Exchange Server vermissen, die Sie in der Abbildung sehen, dann setzen Sie wahrscheinlich die Home-and-StudentVersion ein, die als einzige der angebotenen Office-2008-Versionen diese Option nicht bietet. Klicken Sie auf die Schaltfläche Konto manuell konfigurieren, so verlassen Sie den Assistenten und gelangen in einen Einstellungsdialog. Das dürfte der richtige Weg für einen fortgeschrittenen Anwender sein. Aber auch diese können den Assistenten nutzen, um das neue Konto einzurichten. Ein Klick auf den Pfeil nach rechts (unten rechts im Dialog), und sie gelangen in den nächsten Dialog des Assistenten. Eingaben müssen Sie hier nicht machen. Wenn Sie alles gelesen haben, klicken Sie bitte erneut auf den Pfeil nach rechts. Der Assistent hat so viele Informationen wie nötig zusammengesucht. Eventuell müssen Sie noch einige Eingaben machen. So kann Entourage für Sie kein sicheres Kennwort bestimmen. Prüfen Sie auch, ob die Angaben bei Posteingangsserver, Posteingangsservertyp und Postausgangsserver korrekt sind. Schauen Sie in den Unterlagen Ihres Providers nach oder rufen Sie dort an und gleichen Sie die Einstellungen ab. Ein Klick auf die Pfeil-nach-rechts-Schaltfläche bringt Sie dann in den nächsten Dialog.
Entourage sucht so viele Informationen wie möglich zusammen. Ergänzen Sie den Rest! Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen überprüfen. Der Assistent wird sich nun bemühen, die vorgegebenen Einstellungen auf Korrektheit zu überprüfen. Dazu versucht er auch, eine Internetverbindung herzustellen. Sollte das nicht möglich sein, so stellen Sie die Verbindung manuell her, bevor Sie auf die Schaltfläche klicken.
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Kapitel 2
Ein neues E-Mail-Konto kann (und sollte) sofort überprüft werden. Sollte die Überprüfung fehlerhaft enden, so gehen Sie mit der Pfeil-nach-links-Schaltfläche zurück in die Kontoeinstellungen und überprüfen alles noch einmal. Ist die EMail-Adresse vollständig? Sind die Posteingangs- und Postausgangsdaten vollständig und richtig? Und sicherheitshalber geben Sie auch das Kennwort noch einmal ein; man vertippt sich leicht, und in Klarschrift ist das ja nicht zu überprüfen. Versuchen Sie den Dialog ungeprüft zu verlassen, so werden Sie von einer Sicherheitsabfrage belästigt. Sie können die Überprüfung nun doch noch veranlassen oder einfach abbrechen. In einem letzten Dialog geben Sie dem Konto einen Namen. Außerdem können Sie das Konto in den Zeitplan Alles Senden und Empfangen aufnehmen, das heißt bei dieser Aktion wird auch das gerade eingerichtete Konto berücksichtigt. Wenn Sie das nicht wollen, entfernen Sie das Häkchen im Kontrollkästchen. Abschließend klicken Sie auf Fertig stellen.
Vorhandene E-Mail-Konten bearbeiten Um das Konto später anzupassen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie Extras | Konten. 2. Im Register E-Mail doppelklicken Sie auf das gewünschte Konto in der Liste. 3. Im Dialog Konto bearbeiten können Sie nun auf den drei Registerkarten Kontoeinstellungen, Optionen und Sicherheit die Einstellungen anpassen oder ergänzen. 4. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen fertigzustellen und zu übernehmen.
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Ein vorhandenes Konto kann bearbeitet und ergänzt werden. Interessant ist vor allem die Registerkarte Optionen. Die Einstellungen unter Serveroptionen sollten Sie sich ansehen und die für Sie passenden Einstellungen vornehmen. < Teilweiser Empfang von Nachrichten über ... legt fest, dass Nachrichten ab einer bestimmten Größe nicht mehr vollständig in Entourage geladen werden. Wenn Sie vermeiden möchten, dass E-Mails mit großen Anhängen Ihnen das Postfach blockieren, dann nehmen Sie hier eine Einstellung vor. Mehr als 100 KB dürfte eine normale Mail kaum haben. Entourage lädt solche Mails nicht herunter, zeigt diese aber in der Übersicht mit einem unvollständigen Briefsymbol an. Bei Bedarf können Sie diese Mails nachträglich laden. < Kopien der Nachrichten auf dem Server belassen bietet zwei wichtige Optionen. Die erste: Nachrichten vom Server Löschen nach ... sorgt dafür, dass die Mails auch nach dem Herunterladen noch eine Weile auf dem Server zur Verfügung stehen. Gibt es einmal Datenverlust auf Ihrem Rechner, können Sie zumindest auf die Mails für den voreingestellten Zeitraum zurückgreifen. Ob Sie ein oder zwei Wochen oder einen ganzen Monat einstellen, müssen Sie nach Ihrer Situation entscheiden. Da die Kapazitäten Ihres Postfachs begrenzt sind, sollten Sie die Aufbewahrungszeit aber nicht zu hoch ansetzen. Die maximale Verweildauer ist mit 365 Tagen begrenzt. 82
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< Nachrichten vom Server löschen, nachdem sie vom Computer gelöscht sind bewirkt, dass gelöschte Mails im Entourage-Postfach beim nächsten Kontakt mit dem Server auch dort gelöscht werden. < Onlinezugriff ermöglichen (Konto in Ordnerliste anzeigen) sorgt dafür, dass die Mails nicht heruntergeladen werden, sondern direkt auf dem Server eingesehen werden können. Entourage zeigt in der Ordnerliste solche Ordner mit einem speziellen Symbol an. Klicken Sie in der rechten Spalte eine solche Nachricht an, wird sie direkt auf dem Server geöffnet.
Insbesondere die Serveroptionen sollten gut angepasst werden.
E-Mails schreiben und versenden Eine E-Mail zu schreiben, ist keine große Sache, wenn Sie wissen, an wen diese gehen und was sie enthalten soll. Die folgende Anleitung zeigt exemplarisch, wie es geht.
E-Mail erfassen 1. Wählen Sie in der Symbolleiste Neu | E-Mail-Nachricht oder drücken Sie die Tastenkombination c – N. 2. Tragen Sie die E-Mail-Adresse bei An: ein oder übernehmen Sie diese aus dem Adressbuch, das Ihnen gleich aufgeschlagen in Listenform angeboten wird.
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3. Drücken Sie die t-Taste, können Sie eine zweite Adresse eingeben. Erneutes Drücken der t-Taste springt zum Feld Cc: 4. Bei Cc: können Sie weitere E-Mail-Adressen eintragen. Die Empfänger bekommen dann eine Kopie (Cc ist die Abkürzung für »Carbon Copy« und entstammt aus der Zeit des Kohlepapier-Durchschlags). 5. Schließen Sie den Eingabedialog für Adressen, indem Sie auf das kleine Kästchen links oben oder einfach irgendwo neben den Dialog klicken. Auch die Esc-Taste hilft hier weiter. ÜGrundlagen Tragen Sie eine E-Mail-Adresse bei Bcc (Bcc = »Blind Carbon Copy«) ein, so erfährt der Hauptempfänger nicht, dass an diese Adresse eine Kopie gegangen ist. Diese Funktion lässt sich auch gut für Rundschreiben nutzen: Tragen Sie als Empfänger bei An: eine eigene E-Mail-Adresse ein und bei Bcc: alle anderen. Dann kann jeder Empfänger nur seine und Ihre Adresse einsehen, nicht aber diejenigen der anderen, an die dieses Rundschreiben gegangen ist. Auf diese Weise helfen Sie, Spam (unerwünschte Werbemails) zu vermeiden. 6. Tragen Sie einen Betreff ein. Das ist zwar nicht zwingend nötig, aber höflicher und auch sinnvoll, weil der Empfänger dann schon auf den ersten Blick sieht, um was es bei dieser Mail geht. 7. Schreiben Sie nun den Text für die Mail.
Eine E-Mail ist schnell erfasst.
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Haben Sie mehrere E-Mail-Konten eingerichtet, dann können Sie bei Von: aus einer Liste die passende auswählen, wenn diese nicht voreingestellt ist.
E-Mail versenden Um die E-Mail sofort zu versenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Senden. Wenn die Adresse(n) korrekt ist/sind, wird kurze Zeit später durch ein Signal mitgeteilt, dass die elektronische Nachricht hinausgeschickt wurde. Werden Sie bei der Arbeit an dieser Mail unterbrochen, so klicken Sie auf den roten Schaltknopf links oben in der Fensterleiste und bestätigen den folgenden Dialog mit Als Entwurf speichern.
Unfertige Mails werden in einen speziellen Ordner gelegt … Entourage hat einen speziellen Ordner Entwürfe, aus dem Sie die angefangenen Mails später wieder durch einen Doppelklick herausholen und zu Ende schreiben können.
… aus dem sie sich später wieder hervorholen lassen. Im Ordner Postausgang finden Sie all jene E-Mails wieder, die noch nicht verschickt wurden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden/Empfangen oder wählen Sie aus der Liste, die durch den kleinen Pfeil neben dem Schaltflächensymbol aufgeklappt werden kann, Alles senden aus (alternativ mit der Tastenkombination s – c – K), versucht Entourage, den Postausgangsordner zu leeren. Das klappt in der Regel auch, wenn eine Verbindung zum Internet besteht oder aufgebaut werden kann.
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ÜTipp Sie sollten regelmäßig in diesen Postausgangskorb schauen. Sollte trotz mehrerer Versandversuche eine E-Mail hier hängen bleiben, stimmt meistens irgendetwas nicht. Vielleicht ist die E-Mail-Adresse ungültig. Entourage meldet sich zwar in der Regel, aber wie schnell hat man einen wichtigen Dialog mal weggeklickt. Schauen Sie in den Ordner Gesendete Objekte, so finden Sie Kopien all jener E-Mails, die Sie verschickt haben; es sei denn, Sie haben das in den Einstellungen unterbunden (siehe oben), was allerdings kaum anzuraten ist. Sollten Sei nicht gerade beim Geheimdienst arbeiten, ist es vielmehr sinnvoll, einzelne (unwichtige) E-Mail-Kopien aus der Liste zu löschen (rechte Maustaste oder ctrl-Klick und Nachricht löschen aus dem Kontextmenü wählen).
Einzelne Nachrichten lassen sich per Mausklick schnell aus der Sammlung gesendeter Objekte entfernen.
E-Mail-Ergänzungen Sicher sind Ihnen die anderen Schaltflächen in der Symbolleiste des E-Mail-Fenster bereits aufgefallen. Eingesetzt haben wir bisher nur die erste (Senden). Schauen wir uns die anderen auch noch kurz an:
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Das E-Mail-Fenster enthält einige Tools. Die Büroklammer-Schaltfläche Anfügen hilft Ihnen, der E-Mail Dokumente und Dateien mitzugeben. Es öffnet sich der bekannte Dateibrowser, der Ihnen die Auswahl einer beliebigen Datei ermöglicht. Beachten Sie, dass das Versenden von E-Mails mit umfangreichen Anhängen beim Empfänger zu Problemen führen kann. Vielleicht hat er keinen Breitbandanschluss, und das Laden der Mail dauert endlos lange und verursacht ihm hohe Kosten. Oder der Platz in seinem Postfach ist durch den Provider begrenzt und Ihre Mail füllt dieses Postfach schon aus. Alle anderen Mails werden dann vom Provider zurückgewiesen. Klären Sie also immer zuvor ab, ob es möglich ist, umfangreiche Anhänge per Mail zu verschicken. Die Schaltfläche Einfügen ermöglicht es Ihnen, der Mail ein Bild, einen Film, einen Sound hinzuzufügen oder ein Bild als Hintergrundbild für die Textfläche zu bestimmen. Das funktioniert allerdings nur in HTML-Mails und nicht in reinen Textmails. Auch so etwas vergrößert die Mails nicht unerheblich. Auch wenn sie schick aussehen – ich rate davon ab, zumal HTML-Mails bei vielen mobilen E-Mail-Diensten nicht empfangen werden können.
Bei HTML-Mails mit Hintergrundbild sollte darauf geachtet werden, dass der eigentliche Mailtext lesbar bleibt.
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Über Priorität kann der Mail eine Wertung zugeordnet werden. Voreingestellt ist Standard (also Normal). Höherwertige Prioritäten sind Hoch und Höchste und niederwertige Prioritäten sind Niedrig und Niedrigste. Nicht jeder Mail-Client versteht sich auf diese Prioritäten. Über Signatur kann der Mail am Ende ein festgelegter Text zugeordnet werden. Allerdings muss dieser natürlich zuvor erfasst worden sein. Dies geschieht über Extras | Signaturen. Sie können Ihren Absender hier eintragen, aber auch einen beliebigen anderen Text, zum Beispiel ein Zitat. Nach dem Speichern finden Sie die Signatur(en) in der Liste wieder, die Sie über die Schaltfläche öffnen.
Signaturen erstellen Sie komfortabel in einem Editor. Über die Schaltfläche Aufgabe können Sie zu einer Mail eine Aufgabe definieren. Angenommen, Sie möchten morgen daran erinnert werden, beim Empfänger nachzufragen, wenn er sich nicht von allein gemeldet hat, dann gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Öffnen Sie die Liste Aufgabe. 2. Wählen Sie den Eintrag Morgen. In Ihrer Mail finden Sie oberhalb des Adresskopfes einen entsprechenden Hinweis mit Datum. Öffnen Sie über c – 5 das Aufgabenfenster und schauen unter Aufgabenliste nach, dann finden Sie dort einen Eintrag, der aus dem Betreff der E-Mail besteht. Auch über das neue Tool My Day ist die Aufgabe jetzt einzusehen – doch dazu an anderer Stelle mehr. Über Kategorie ordnen Sie Ihre Mail einer bestimmten Kategorie zu, die außerdem eine farbliche Markierung trägt. Auf diese Weise fällt es Ihnen leicht, Ihre Eingangsund Ausgangsmail im Blick zu behalten.
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Kategorien helfen, die E-Mail-Flut übersichtlich zu gestalten. Sie müssen sich nicht mit den Vorgaben zufrieden geben. Über Bearbeiten | Kategorien | Kategorien bearbeiten können Sie sowohl neue Kategorien anlegen, vorhandene Kategorien löschen als auch die Farbgebung nach eigenem Gutdünken anpassen und gestalten. Über Projekte ordnen Sie eine Mail einem Projekt zu oder legen ein neues an. Dazu erhalten Sie in einem eigenen Abschnitt ausführlichere Informationen. Über Links können Sie einem Objekt (hier einer E-Mail) Verknüpfungen hinzufügen, und zwar zu anderen E-Mail-Nachrichten, zu Newsbeiträgen, zu Kalenderereignissen, Aufgaben, Notizen, Kontakten und Gruppen.
Eingehende E-Mails bearbeiten Was kann man mit einer eingegangenen (empfangenen) E-Mail alles machen? Man kann sie lesen – natürlich! Im rechten Teil des Fensters bekommen Sie eine Vorschau angezeigt. Passt sie nicht ganz in das Fenster, erlaubt die Scrollleiste am rechten Rand das Bewegen des Textes.
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E-Mails lassen sich im Entourage-Fenster gut anzeigen und lesen. Über die Symbolleiste oder das Menü können Sie alle wesentlichen Funktionen schnell erreichen. Soll eine E-Mail gelöscht werden, so reicht ein Klick auf das Papierkorbsymbol . Wollen Sie eine E-Mail ausdrucken, so wählen Sie Datei | Drucken oder die Tastenkombination c – P. Soll eine E-Mail als Aufgabe gekennzeichnet werden (zur weiteren Bearbeitung oder zur Nachverfolgung), dann klicken Sie auf die Flagge und stellen die nötige Zuordnung ein. Besonders interessant sind die drei Schaltflächen mit den Briefumschlägen. Klicken Sie auf den ersten mit der Bedeutung Antworten , so wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie die empfangene Mail mit einer Antwort versehen können. Der ursprüngliche Mailtext wurde farblich markiert und am Beginn einer jeden Zeile mit einem >-Zeichen versehen, wenn Sie dies bei den Einstellungen nicht ausgeschaltet haben. Entourage hat gleich schon die E-Mail-Adresse des Empfängers richtig eingetragen. Das Programm geht nämlich berechtigterweise davon aus, dass eine Antwort immer an den Absender des ursprünglichen Mails geht. Sie können also sofort anfangen zu schreiben, ohne sich um weitere Details zu kümmern.
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Ein Antwort-E-Mail bereiten Sie durch einen Mausklick vor. Auch der Betreff wurde übernommen und durch ein vorangestelltes Re: (Replay) ergänzt. Soll die Antwort nicht nur an den Absender, sondern auch an alle Kopieempfänger gehen, so wählen Sie den Schalter Allen Antworten . Ist einmal eine E-Mail an den falschen Adressaten gelangt oder soll sie zur Kenntnisnahme einfach an andere Empfänger weitergeleitet werden, so klicken Sie auf Weiterleiten . Entourage trägt nun keinen Empfänger ein, sondern erwartet, dass Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers selbst bestimmen. Wollen Sie eine E-Mail speichern, um sie mit einem anderen Programm weiterzubearbeiten, so wählen Sie Datei | Speichern unter. Geben Sie einen passenden Ordner an (Ort:) und legen Sie das Dateiformat fest (Format:). Für die Weiterverarbeitung in einem Textprogramm oder einer Datenbank ist das Textdokument (Simple Textformat) die richtige Wahl. Soll die Mail in einer anderen Version von Entourage (auf einem anderen Computer) genutzt werden, stellen Sie Entourage-E-Mail-Nachricht ein.
Eine einzelne E-Mail kann auch gespeichert werden.
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Mit Kategorien arbeiten Mit der Zeit wird die Liste der E-Mails sicher sehr lang und unübersichtlich, wenn Sie nicht konsequent die elektronische Post löschen oder manuell auf bereitgestellte Ordner verteilen. Entourage liefert aber eine Ordnungsmethode gleich mit: die Kategorien – wir haben schon kurz bei der E-Mail-Erstellung darauf geschaut. Hier nun noch etwas weitergehende Informationen dazu. Öffnen Sie die Liste der Icon-Schaltfläche Kategorien über Kategorien bearbeiten, so sehen Sie eine Reihe vorbereiteter und farblich voneinander abgegrenzter Kategoriethemen. Wenn Sie Ihre Mails einer Kategorie zuordnen (über den Kontextmenüeintrag Kategorien | Kategorien zuweisen…), dann behalten Sie einen guten Überblick über alle ausgehenden Mails.
Die Kategorienliste im Überblick. Über Kategorien bearbeiten können Sie übrigens auch eigene Kategorien definieren. Im Dialogfenster Kategorien klicken Sie auf die Schaltfläche Neu und geben einen Titel für die Kategorie ein. Sie können die vorgeschlagene Farbe akzeptieren oder aber rechts eine eigene Farbe aus der Farbpalette wählen.
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Eine neue Kategorie ist schnell angelegt und eingefärbt. Um die E-Mails nach Kategorien sortiert anzuzeigen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Klicken Sie über der Liste der E-Mails (im mittleren Teil des Entourage-Fensters) auf Anordnen nach: 2. Wählen Sie aus der Liste den Eintrag Kategorien aus. Prüfen Sie, ob auch In Gruppen anzeigen aktiviert ist. 3. Um Kategorien zu öffnen (oder zu schließen), klicken Sie auf den Pfeil links neben der Kategorie-Überschrift. Sicher ist Ihnen aufgefallen, dass nicht nur nach Kategorien sortiert werden kann. Wenn einmal eine E-Mail nicht auf Anhieb zu finden ist und Sie auch nicht wissen, welches Stichwort Sie bei Suchen eingeben sollen, so probieren Sie einfach unterschiedliche Sortierungen aus. Die wesentlichen Elemente des E-Mail-Moduls von Entourage kennen Sie nun. Sie werden erkannt haben, dass Entourage einiges zu bieten hat. Aber E-Mail ist nicht alles, was Entourage kann.
Adressbuch Das Adressbuch hat eine anwendungsübergreifende Funktion. Sie können es nicht nur in Entourage nutzen, sondern auch in den anderen Anwendungen – etwa Word und Excel. Es ist allerdings so in Entourage eingegliedert, dass Sie nicht groß umdenken
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müssen, wenn Sie in das Adressbuch umschalten. Ein Klick auf das große Symbol Adressbuch reicht, um die Ansicht auf das Adressbuch umzustellen. Unterhalb der Funktions-Icons finden Sie die Adressbuch-Ansichten aufgelistet. Im rechten Teil sind in einem oberen Fenster in einer Liste alle Adressbucheinträge zu sehen. Darunter wird die jeweils markierte Adresse mit all Ihren Einträgen angezeigt.
Die Adressbuch-Ansicht. Um einen neuen Kontakt beziehungsweise eine neue Adresse einzugeben, klicken Sie auf den Schalter Neu . Wollen Sie Ihre Adressen in Gruppen organisieren – zum Beispiel eine Gruppe für private Adressen, eine für geschäftliche –, dann öffnen Sie die Liste über das kleine Dreieck neben Neu und wählen aus dem Menü Gruppe. Im Dialog Unbenannte Gruppe können Sie dann über Hinzufügen eine neue Gruppe anlegen. Ganz besonders einfach ist es, einem ausgewählten Kontakt eine E-Mail zu senden. Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltfläche E-Mail .
Ein neuer Kontakt soll erstellt werden.
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Auch Kontakten können Sie Kategorien zuordnen. Benutzen Sie dabei möglichst die gleichen, die Sie auch in Ihrer E-Mail-Ansicht verwendet haben. Sie können dann trotzdem beispielsweise bei einem geschäftlichen Kontakt eine E-Mail einer anderen Kategorie zuordnen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einladen, so öffnet sich das Mailfenster mit einem Einladungsdialog. Sie müssen noch einen Betreff und den Ort (für die Einladung) angeben und die Zeiten bei Start und Ende anpassen. Dann geht die Einladung nach einem Klick auf Jetzt senden an alle Adressaten raus. Ü Aufgepasst Enthalten markierte Adressen keine E-Mail-Adresse, dann werden diese Empfänger über solch eine Einladung auch nicht erreicht. Die Adressen tauchen im Feld An: gar nicht erst auf.
Einladungen können exakt terminiert herausgeschickt werden. Haben Sie ein Chatprogramm eingerichtet (Microsoft Messenger oder Apples iChat), können Sie über die Schaltfläche Chat einen markierten Kontakt zum Chat einladen, allerdings nur, wenn der Chatname auch im Adressbuch hinterlegt ist. Wollen Sie die markierte Adresse drucken, dann öffnen Sie über einen Klick mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen den Eintrag Drucken. Haben Sie mehrere Adressen markiert, werden darüber alle markierten Adressen gedruckt.
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Kalender Der Kalender erlaubt Ihnen nicht nur eine exakte Zeitplanung (wenn Sie die benötigen), sondern auch eine Aufgaben- und Projektsteuerung, zumindest in einem gewissen Rahmen. Damit geht dieses Entourage-Modul ebenfalls deutlich über die Funktionalität der Apple-Anwendung iCal hinaus. Nicht nötig für die meisten Privatanwender – vielleicht. Wem aber iCal schon immer etwas zu begrenzt war, der sollte sich dieses Modul genauer ansehen, bevor er zu teuren Spezialprogrammen greift. Sie erreichen den Kalender über die Kalender-Schaltfläche in der Symbolleiste, über das Menü Ansicht | Gehe zu | Kalender oder über die Tastenkombination c – 3.
Ansichtssache Der Entourage-Kalender lebt von seinen Ansichten. Da gibt es mehrere Varianten. Einmal sind da die Ansichten, die einen Kalender in unterschiedlicher Struktur zeigen: < Die Ansicht Tag gibt den aktuellen (oder speziell ausgewählten) Tag mit einer Stundeneinteilung wieder. < Die Arbeitswoche zeigt die Arbeitstage (meist Montag bis Freitag) in einer Übersicht, die ebenfalls ein Stundenraster enthält. < Die Ansicht Woche
zeigt auch das Wochenende mit an.
< Die Ansicht Monat gibt eine Übersicht über den aktuellen oder ausgewählten Monat. Eine Jahresansicht ist nicht vorgesehen.
Verschiedene Kalenderansichten erlauben für unterschiedliche Situationen einen Überblick.
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Sie können sich aber auch Ansichten anzeigen lassen, die ereignisorientiert oder nach Terminen und Aufgaben sowie nach Kategorien sortiert sind. Sie finden die Einstellungen dazu im linken Teil unter Kalenderansichten. Sie öffnen die Ansichten und Kategorien über den kleinen Pfeil neben dem Titel Kalenderansichten. Markieren Sie darunter eine bestimmte Ansicht oder Kategorie, und Sie sehen im Vorschaufenster die Auswirkungen dieser Wahl. Um wieder die Kalenderansicht einzustellen, markieren Sie den Eintrag Kalender.
Sie können bei Entourage ohne Probleme eine andere Ansicht haben.
Termin definieren Um einen neuen Termin einzutragen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie Datei | Neu | Kalenderereignis, Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu oder drücken Sie die Tastenkombination c – N. Noch schneller geht es, wenn Sie im Kalender auf eine bestimmte Uhrzeit innerhalb eines Tages doppelklicken. 2. Tragen Sie bei Betreff den Grund des Termins ein. 3. Legen Sie – wenn nötig – den Ort fest (Sie machen es sich einfach, wenn Sie den Ort nur dann weglassen, wenn es sich um Ihren regelmäßigen Arbeitsplatz handelt). 4. Bei Start geben Sie den Beginn, bei Ende das Ende des Termins ein. Passen Sie auch die Uhrzeiten entsprechend an. 97
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5. Unter Häufigkeit legen Sie fest, ob es sich um einen einmaligen oder mehrfach auftretenden Termin handelt. Im letzten Fall wird der Termin in den jeweils festgelegten Intervallen fortlaufend im Kalender eingetragen. 6. Aktivieren Sie Erinnerung, wenn Sie akustisch und durch Meldung vom Programm an den Termin erinnert werden wollen. Das funktioniert natürlich nur, wenn der Computer eingeschaltet ist. 7. Ist es ein externer Termin, können Sie auch An- und Abreisezeiten eintragen. 8. Im unteren Teil des Dialogs haben Sie viel Platz für Notizen. 9. Schließen Sie den Dialog und bestätigen Sie gegebenenfalls den Hinweis zum Speichern.
Ein neuer Termin wird erfasst. Sie finden den Termin anschließend im Kalender wieder. Der Betreff wird angezeigt, und falls ein Ort angegeben ist, wird dieser ebenfalls eingetragen. An der kleinen Glocke erkennen Sie, dass es ein Termin mit Erinnerung ist. Doppelklicken Sie auf den Termin, erhalten Sie den Dialog mit allen Einstellungen und können ihn weiter bearbeiten.
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Aufgabe definieren Aufgaben sind etwas anderes als Termine. Zwar können sie auch an Terminen festgemacht werden (zum Beispiel an einen Fälligkeitstermin), aber sie sind eher zeitraumbezogen. Aufgaben werden auch separat verwaltet und erscheinen nicht direkt im Terminkalender. Sie rufen die Aufgabenansicht über die Schaltfläche Aufgaben oder über die Tastenkombination c – 5 auf. Wie Sie eine neue Aufgabe eintragen, zeigt die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung: 1. Wählen Sie Datei | Neu | Aufgabe oder klicken Sie mit der rechten Maustaste (beziehungsweise ctrl-Klick) in den Bereich Aufgaben und wählen Sie aus dem Kontextmenü Neue Aufgabe. Alternativ können Sie auch die Schaltfläche Neu oder die Tastenkombination c – N wählen. 2. Tragen Sie unter Aufgabe eine Beschreibung der Aufgabe ein. 3. Geben Sie den Fälligkeitstermin bei Fällig am an. 4. Tragen Sie bei Erinnerung ein, wann Sie an die Fertigstellung der Aufgabe erinnert werden wollen. 5. Legen Sie die Priorität fest und geben Sie die Häufigkeit der Aufgabe (nur einmal, täglich oder auch benutzerdefiniert) an. 6. Unter Notizen können Sie die Aufgabe ausführlich beschreiben. 7. Schließen Sie den Dialog, bestätigen Sie die Abfrage zum Speichern. Die Aufgabe wird eingetragen.
Beschreiben Sie die neue Aufgabe möglichst präzise.
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ÜTipp Legen Sie die Aufgaben bereits an, bevor die Terminierung vorgenommen wird. So haben Sie alle anstehenden Aufgaben ebenfalls immer im Blick. Wird dann eine Terminierung vorgenommen, holen Sie dies nach – und können dabei alle anstehenden und geplanten Aufgaben gleichermaßen berücksichtigen. Wurde eine Aufgabe abgeschlossen, so aktivieren Sie diese Option in diesem Dialog. Sie finden die Aufgaben anschließend in der Liste rechts im Kalender und auch in der Aufgabenübersicht oder den Aufgabenansichten wieder.
Die Aufgabenübersicht. Die Aufgabenliste können Sie sich gefiltert ansehen. Das ist dann interessant, wenn die Liste lang geworden ist. Klicken Sie auf Status , so können Sie zwischen Unerledigte Elemente und Erledigte Elemente wählen. Klicken Sie auf Fällig am , so dürfen Sie zwischen Heute fällig und Diese Woche fällig entscheiden. Wählen Sie über Ansicht | Schnellfilter einblenden (oder Tastenkombination s – c + L) oberhalb der Liste das Eingabefeld für den Filter aus, so können Sie gezielt nach Aufgaben fahnden. Soll nach all der Selektiererei die komplette Aufgabenliste wieder eingeblendet werden, so wählen Sie Ansicht | Alle Aufgaben.
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Notizen Bereits in einigen Dialogen haben wir Notizen eingegeben. Diese kommen dann zum Vorschein, wenn auf das jeweilige Objekt (zum Beispiel ein Kalendereintrag) doppelgeklickt wird. Sie können aber von solchen Ereignissen unabhängig Notizen erstellen. Wechseln Sie dazu in die Kategorie Notizen über die Schaltfläche , über das Menü Ansicht | Gehe zu | Notizen oder die Tastenkombination c – 4. Um eine neue Notiz zu erstellen, wählen Sie Datei | Neu | Notiz, drücken die Tastenkombination c – N oder klicken auf die Schaltfläche Neu . Das Ausfüllen einer solchen Notiz sollte Ihnen nicht schwerfallen. Letztendlich handelt es sich um eine einfache Textverarbeitung. Sogar Multimediaobjekte (Bild, Sound, Film etc.) können eingefügt werden (über Einfügen oder Hineinziehen in die Notiz).
Eine neue Notiz wurde soeben erstellt und gespeichert. Leider lassen sich die Notizen nicht beliebig anordnen, zum Beispiel auf dem Desktop. Auch separates Speichern ist nicht möglich. Sie können sie allerdings über die Schaltfläche Links an einige Elemente (zum Beispiel Nachricht, Kalenderereignis etc.)
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hängen, auch wenn sie zunächst separat erstellt wurden. Außerdem lassen sich die einzelnen Notizen drucken und so Ihren Unterlagen hinzufügen. ÜTipp Da aus jedem Druckdialog auch ein PDF-Dokument erstellt werden kann, können einzelne Notizen auf diesem Weg auch separat gespeichert werden.
Auch die Notizen gibt’s in einer Liste als Übersicht.
Projektcenter Zum Schluss ein erstes Sahnebonbon von Entourage: das Projektcenter. Hier können Sie Projekte definieren und Dokumente und Dateien der unterschiedlichen Anwendungen zu diesem Projekt zusammenzufassen. Um in das Projektcenter zu wechseln, wählen Sie die Schaltfläche , das Menü Ansicht | Gehe zu | Projektcenter oder die Tastenkombination c – 6.
Projekt anlegen Um ein neues Projekt anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Öffnen Sie das Projektcenter und klicken Sie auf die Schaltfläche Neu , oder wählen Sie aus dem Menü Datei | Neues Projekt. Auch hier gilt außerdem die Tastenkombination c – N. 2. Geben Sie dem neuen Projekt einen Namen und definieren Sie einen Fälligkeitstermin, falls es solch einen gibt. Ansonsten deaktivieren Sie die Option Fällig am. Ü Tipp Um einen Fälligkeitstermin festzulegen, müssen Sie diesen nicht direkt eingeben. Klicken Sie auf das Kalendericon rechts neben dem Eingabefeld und wählen Sie den Termin aus dem Kalender aus.
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3. Falls vorhanden, ziehen Sie ein Bild in den dafür vorgesehenen Bereich. 4. Klicken sie auf Farbe, um das Projekt farbig zu kennzeichnen. Das ist nicht zwingend notwendig, genauso wenig wie Sie eine Grafik für das Projekt bestimmen müssen. 5. Wichtiger ist es da schon, eigene Notizen zu hinterlegen. 6. Klicken Sie abschließend auf den Pfeil nach rechts, um fortzufahren.
Der erste Schritt zur Definition eines neuen Projekts. 7. Im nächsten Schritt wählen Sie aus, ob ein Projektüberwachungsordner automatisch erstellt werden soll, oder manuell von Ihnen festgelegt wird. Wenn Sie nicht wollen, dass Entourage das Projekt auf Ordnerebene verwaltet, wählen Sie manuell und stellen einen Ordner über Finder: ein. 8. Über Elemente importieren können Sie vorhandene Elemente aus einer Kategorie und/oder aus einem bereits bestehenden Projekt importieren. 9. Haben Sie die nötigen Einstellungen vorgenommen, klicken Sie wieder auf den Pfeil nach rechts, um zum nächsten Dialogfenster zu gelangen.
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Jedes Projekt wird in einem Ordner verwaltet – von Entourage oder vom Benutzer. 10. Legen Sie fest, welche E-Mails diesem Projekt zugeordnet werden sollen. Falls keine direkten Projektkontakte definiert sind oder werden (zum Beispiel mit der Projektfirma), können Sie auch über einen Betreff die Zuordnung steuern. Wichtig ist allerdings dann, dass alle sich an diesen Betreff halten. Wenn Sie die Option Regeln auf vorhandene Nachrichten anwenden aktivieren, können Sie die vorhandenen und gespeicherten E-Mails prüfen lassen und gegebenenfalls dem Projekt hinzufügen. 11. Wollen Sie den Projektüberwachungsordner auf dem Schreibtisch haben, dann belassen Sie die Einstellung unter Finder-Tools. Andernfalls deaktivieren Sie diese. 12. Klicken Sie auf den Pfeil nach rechts, um zum nächsten Schritt zu gelangen.
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Im Projektcenter können Dokumente automatisch zusammengesammelt werden. 13. Der letzte Schritt zeigt Ihnen eine Zusammenfassung an und gibt eine kurze Erklärung für die Arbeit mit dem Projektordner. Klicken Sie auf den Pfeil nach rechts, um das Projekt anzulegen. Ü Power User Wenn Sie ein Projekt in einem Netzwerk bearbeiten und andere Projektmitarbeiter Zugang zu diesem neuen Projektordner erhalten sollen, müssen Sie über die Schaltfläche Freigeben dafür sorgen, dass dieses Projekt freigegeben wird.
Mit einem Projekt arbeiten In der Übersicht finden Sie nun einen Kalender, eine Aufgabenliste sowie Übersichten der zugeordneten Mails und der zugeordneten Dateien (aus Word, Excel, PowerPoint oder Grafiken). Haben Sie Aufgaben mit Fälligkeitsterminen definiert, so werden diese außerdem in den Kalender eingetragen. Um ein neues Ereignis (Termin, Notiz etc.) dem Projektordner hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu und wählen ein Objekt (zum Beispiel Kalenderereignis oder Aufgabe). Wollen Sie ein bereits vorhandenes Element dem Projektordner hinzufügen, klicken Sie unten auf die Schaltflächen Hinzufügen und wählen es
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aus der Liste aus. Über den roten Schalter mit dem Minus Objekte aus dem Projektcenter löschen.
können Sie vorhandene
Über die Register (Übersicht, Zeitplan, E-Mail, Dateien, Kontakte, Clips, Notizen) können Sie direkt zu den einzelnen Projektobjekten wechseln. Ü Aufgepasst Schauen Sie nach rechts, sehen Sie Ihre Notiz, die Sie bei der Projektanlage eingegeben haben. Außerdem bekommen Sie angezeigt, wie viele Tage Ihnen noch bis zum Abschluss des Projekts bleiben – falls Sie einen Projekttermin definiert haben. Ganz links haben Sie übrigens immer alle definierten Projekte im Blick (falls Sie diese Leiste nicht ausgeblendet haben).
Das Projekt behalten Sie so immer im Überblick. Klicken Sie unten auf die Schaltfläche Sicherungskopie , so öffnet sich der Dialog zum Exportieren. Es ist bereits alles eingestellt, um eine Sicherungskopie aller Projektdaten zu erstellen. Nutzen Sie diese Möglichkeit regelmäßig, um die Projektdaten zu sichern. Eine interessante und sehr flexible Lösung wäre, mit drei USB-Sticks zu arbeiten. Sind alle drei mit einer Sicherung beschrieben, kommt beim vierten Mal wieder der erste dran. Arbeiten Sie allerdings mit mehreren Projekten, ist das Sichern auf einer externen Festplatte die bessere Wahl, als mit einer Vielzahl Sticks zu arbeiten.
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Entourage
Kapitel 2
Projektdaten lassen sich bequem aus dem Projektcenter sichern. Der Eigenschaften-Dialog holt den Dialog wieder hervor, mit dem Sie das Projekt angelegt haben. Hier können Sie kleinere Änderungen vornehmen, wenn das nötig werden sollte. Das Projektcenter ist kein Projektmanagementsystem im herkömmlichen Sinne. Außerdem ist es ein wenig gewöhnungsbedürftig. Man muss sich an Regeln halten, damit auch alles schön zusammenbleibt. Es deshalb gleich wieder abzuhaken, ist aber auch nicht korrekt. Wenn man ein wenig damit geübt hat, wird man schnell feststellen, wie einfach es ist, ein Projekt auf diese Weise zusammenzufassen und im Auge zu behalten. Vorausgesetzt natürlich, man arbeitet rundum mit Microsoft Office:mac 2008. Nutzen Sie zum Beispiel Entourage nicht als Ihr E-Mail Programm oder Ihren Terminkalender, gehen die Vorteile dieses Projektcenters verloren. Nur Dateien darin zu verwalten, ist nicht einfacher, als einen eigenen Ordner im Finder anzulegen.
My Day Ein zweites Sahnebonbon in Entourage heißt My Day. Sie erreichen diese Applikation über die Schaltfläche , über das Menü Fenster | My Day oder die Tastenkombination c – 9. Diese Applikation steht Ihnen in Form eines Widgets (ohne dass Dashboard gestartet sein muss) zur Verfügung. Wenn es nicht im Dock auf Wartestellung ist, liegt es über den geöffneten Anwendungen – es sei denn, Sie haben das in den Einstellungen geändert.
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Smart Books
Microsoft Office:mac 2008
My Day agiert unabhängig von Entourage, aber mit dessen Daten. Wie schon gesagt – einmal gestartet muss Entourage nicht geöffnet sein; My Day hat trotzdem Zugriff auf alle Daten. Angezeigt wird immer der aktuelle Tag. Sie können aber mit den Pfeilschaltflächen oben rechts durch den Kalender blättern und bei einem vollen Tagesplan auch durch die Uhrzeitleiste. Sie können in My Day auch Aufgaben erstellen. Klicken Sie unten links auf das Icon mit dem Haken und dem Plus , so fährt unten ein Eingabefeld aus, in dem Sie die Aufgabe eingeben können. Diese wird dann dem angezeigten Tag zugeordnet und erscheint im Fenster von My Day. Doppelklicken Sie auf diesen Eintrag, so öffnet sich Entourage und zeigt den Eingabedialog für Aufgaben an. Sie können darin alle ergänzenden Einträge zu der Aufgabe vornehmen.
Aufgaben können direkt in My Day erstellt und in Entourage weiter definiert werden.
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Entourage
Kapitel 2
Klicken Sie auf das kleine Druckersymbol , so öffnet sich der Drucken-Dialog und bietet Ihnen den Druck einer Liste an, die alle Einträge und Aufgaben des Tages enthält. Ein gute Sache, wenn man nicht überall seinen Computer mit sich herumtragen kann, stets aber die aktuellen Termine und Aufgaben dabeihaben möchte. Über den dritten Schalter erreichen Sie die Einstellungen von My Day. Hier können Sie festlegen, dass My Day nicht im Dock (das bei vielen schon überladen ist), sondern in der Menüleiste angezeigt wird (oder umgekehrt). Außerdem können Sie festlegen (oder ausstellen), dass My Day sich nach der Computeranmeldung automatisch öffnet. Sie können My Day auch untersagen, immer über allen Anwendungen zu liegen. Das macht es anschließend nur noch, wenn Sie es ihm ausdrücklich gestatten, indem Sie es auswählen. Und zuletzt können Sie auch noch die Tastenkombination für My Day neu festlegen oder einfach ausschalten (wenn Sie zum Beispiel immer wieder versehentlich My Day aufrufen, ohne es zu wollen).
My Day lässt sich einstellen. My Day ist eine hervorragende Ergänzung zu Entourage, und obwohl der Leistungsumfang zunächst überschaubar ist, werden Sie ihn bald schätzen lernen.
Fazit Ganz gleich, ob Sie sich für oder gegen die Zusammenarbeit mit Entourage entschieden haben, die Hauptanwendungen der Microsoft-Office:mac-2008-Suite sollten Sie nicht außer Acht lassen. Jede einzelne der folgenden Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint) ist schon das Geld wert, dass Sie für dieses Programmpaket bezahlt haben – vorausgesetzt Sie wissen, was Sie da gekauft haben. Ich habe schon einen Anwender kennengelernt, der dieses Programmpaket erworben hat, weil er dahinter eine Buchführung und Fakturierung vermutet hat. Die Bezeichnung Office (Büro) hat ihm dies suggeriert. Er hätte besser die Beschreibung der Verpackung gelesen, um rechtzeitig über die wahre Funktionalität aufgeklärt zu werden.
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Word:mac 2008
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Haben Sie bereits ausreichend Erfahrung in der Textverarbeitung mit einem Computer? Kennen Sie vielleicht sogar die Vorgängerversionen von Word auf dem Mac oder unter Windows? Dann wird Ihnen der erste Kapitelabschnitt nicht viel Neues bringen. Vielleicht blättern Sie ihn einfach durch oder überschlagen ihn ganz. Ich habe ihn verfasst mit der Absicht, auch Neueinsteigern in diese Thematik oder zumindest die noch nicht so geübten Anwender systematisch und gründlich einzuführen. Im Kapitelabschnitt »Textverarbeitung für Fortgeschrittene« werden dann Techniken besprochen, die auch bei geübten Wordanwendern nicht immer vorausgesetzt werden können. Im Abschnitt »Word von A bis Z« führe ich dann auch weiterführende Techniken auf.
Smart Books
Microsoft Office:mac 2008
Microsoft hat mit Word die Textverarbeitung nicht erfunden. Lange zuvor gab es andere Textverarbeitungsprogramme. Wer in der Zeit vor dem IBM-PC an Computern der 8-Bit-Welt mit dem Betriebssystem CP/M arbeitete, wird sich sicherlich noch an das Programm WordStar erinnern, das sehr leistungsfähig war, sich ohne Maus bedienen ließ und dass man so herrlich »patchen« (das heißt Ergänzungen und Erweiterungen in das Programm hineinschreiben) konnte. Wenige werden noch wissen, dass die erste Ausgabe von Word 1983 eine kostenlose Beigabe auf einer Diskette zur Zeitschrift PC World war. Davon war dann kurze Zeit später nicht mehr die Rede, und schon vor Windows dominierte dieses Programm auf den IBM- und MS-DOS-PCs, sowie ab 1985 auch auf den Macintosh-Rechnern. Seit Windows ist Word Marktführer. Konkurrenz gibt es in durchaus vergleichbarer Qualität – doch eine Gefährdung Microsofts Marktdominanz konnte bislang nicht erreicht werden. Auch Word auf dem Mac hat Tradition, wenn auch (anders als bei Excel) nicht so lang wie in der DOSund Windows-Welt. Wenn Anwender immer noch dem alten Word 5.1 nachtrauern, so ist das ein Zeichen dafür, dass auch die Apple-Textverarbeitungswelt im Laufe der Jahre von Word geprägt wurde. Das neue Word:mac unterscheidet sich von der alten Version wie der alte VW-Käfer vom New Beetle. Wenn man dann alles an Nostalgie beiseite schiebt, bleibt unterm Strich übrig, dass diese Anwendung im Laufe der Jahre an Leistungsumfang und Zuverlässigkeit gewonnen hat.
Was ist neu in Word 2008? Für die ganz ungeduldigen Leser hier eine knappe Zusammenfassung der wichtigsten Neuerungen in Word 2008: < Die Layoutansicht für Ihre Veröffentlichungen ist nicht nur eine neue Ansicht (dort wird sie aufgelistet und zur Auswahl angeboten), sondern eine komplette Arbeitsumgebung, die an Layoutprogramme erinnert und auch in etwa so funktioniert. Sollen Dokumente für den Druck erstellt werden, ermöglicht diese Ansicht ein effektives Erzeugen des Dokuments. In diesem Kapitel wird beschrieben und an einem Beispiel gezeigt, wie mit dieser Ansicht gearbeitet wird. < Über die Funktionsgalerie werden Dokumentelemente angeboten, etwa Inhaltsverzeichnisse, Titelseiten, Bibliografien etc. Das meiste ging auch schon in früheren Versionen. Hier kann es jetzt ohne große Umwege durch Menüs erreicht werden. < Auch Ligaturen (Verbindung aus mindestens zwei Zeichen zum Verbessern des Textformats und der Lesbarkeit) sind jetzt möglich, und zwar in Apple Advanced Typography (AAT, nur in Tiger) und OpenType-Schriftarten (in Tiger und Leopard).
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Word:mac 2008
Kapitel 3
Im Großen und Ganzen ist Word 2008 mit Blick auf den Vorgänger Word 2004 nicht so stark verändert worden wie etwa Word 2007 zu Word 2003 unter Windows. Wer schon mit einer früheren Version von Word gearbeitet hat, wird sich schnell zurechtfinden. Kleinere Veränderungen werden an den entsprechenden Stellen im weiteren Text angesprochen.
Grundlagen der Textverarbeitung Sie lernen zunächst die Arbeitsoberfläche von Word kennen und dann die grundlegenden Techniken der Textverarbeitung mit einem modernen, EDV-gestützten Textverarbeitungsprogramm.
Textverarbeitung – was ist das? Wir wollen nicht bis Gutenberg oder in die Schreibstuben der Mönche zurückgehen. Der Rückblick auf die jüngere Geschichte reicht, um in dieses Thema einzuführen. Schließlich handelt es sich hier ja um ein praktisches Buch. Ein paar theoretische Anmerkungen zum besseren Verständnis der anschließend erläuterten praktischen Verfahren können jedoch nicht schaden. Vielleicht haben Sie viel Erfahrung mit einer Schreibmaschine (bei der jüngeren Generation wohl eher kaum). Das Prinzip war einfach: Blatt einspannen, auf den Tasten die richtigen Buchstaben finden, am Ende der Zeile den Wagen nach rechts drücken und so weitermachen, bis das Blatt voll ist. Je nach Geschmack konnte mit der Wagenbewegung ein verschieden großer Zeilenabstand eingestellt werden. Außerdem ließ sich der Wagen an jede mögliche Anschlagstelle positionieren, sodass ein gewisses Maß an Textgestaltung möglich war. Wichtig war die Vorstellung vom fertigen Ergebnis. Manches ließ sich allerdings nur schwer umsetzen: Blocksatz etwa. Man musste ja vorausberechnen, wie viele Zeichen in die Zeile sollten. Zusätzliche Leerräume waren nur sehr schwer zu positionieren und fielen meistens auf. Das Einfügen von Bildern funktionierte nur mit Schere und Kleber in zuvor freigelassene Stellen auf dem Papier oder indem um das bereits eingeklebte Bild herumgeschrieben wurde. So gesehen erscheint die Schreibmaschine heute als ein antiquiertes und verstaubtes Gerät der Vergangenheit. Es darf allerdings nicht vergessen werden, dass diese Maschine ebenfalls einmal eine revolutionäre Neuheit war. In die Schreibstuben der Unternehmen, in denen eine gewisse Stille herrschte und teilweise auch gefordert wurde,
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Smart Books
Microsoft Office:mac 2008
kehrte damit Lärm und Geklapper ein. Der Ausstoß an beschriebenem Papier wurde größer, denn nun ließen sich relativ schnell lesbare Schrifterzeugnisse produzieren. Ja sogar ein gewisses Maß an Reproduktion war möglich, indem mehrere Blätter gleichzeitig beschrieben wurden (mittels Kohlepapier zwischen den Blättern). Das (wohlgemerkt: idealisierte) Bild des Schriftstellers mit der Schreibfeder in der Hand änderte sich in das Bild des Schriftstellers mit der Schreibmaschine (und Pfeife!), wurde später dann ergänzt durch das Bild des einsamen Reisenden, der in tristen Hotelzimmern seine Reiseschreibmaschine auspackte. Heute sitzt der Dichter vor dem PC und textet vor sich hin oder flucht, weil sein Notebook im Hotel keinen Anschluss an einen Hotspot bekommt. Was bei der Schreibmaschine gut und richtig war, muss aber bei der Textverarbeitung nicht die gleiche Funktion erfüllen. Manches hat sich herübergerettet, was besser vergessen werden sollte. Die Techniken des Zehn-Finger-Schreibens allerdings nehme ich davon aus. Wer zügig und gut schreiben will, kommt um diese (leicht erlernbare) Fähigkeit nicht umhin. Natürlich gibt es immer wieder Vorzeige-Adepten, die mit zwei, drei oder vier Fingern erstaunlich schnelle und gute Ergebnisse erzielen. Tatsächlich sind das aber Ausnahmen. Der Gitarrist Django Reinhard konnte auch mit einer verkrüppelten Hand noch als Ausnahmegitarrist gelten. Es gibt viele Gitarristen, die seine Fähigkeit mit vollständigen Händen nicht erreichen. Von einer freiwilligen Verstümmelung ist deshalb dringend abzuraten. Word ist ein Programm, das nicht nur einfach Text irgendwie auf dem Papier anordnet. Es bietet auch umfangreiche Funktionen zur Textgestaltung, die teilweise bis an die Fähigkeiten eines Layoutprogramms heranreichen. Das ist hilfreich, wenn man gelegentlich in diese Bereiche vorstoßen möchte. Professionelle Setzer finden hier allerdings auch eine Grenze. Spezielle Satzprogramme (DTP = Desktop Publishing) können diesen Bereich deutlich besser abdecken als ein Textverarbeitungsprogramm. Allerdings sind diese sogenannten DTP-Programme meist in der Texterfassung nicht so flexibel wie beispielsweise Word. Ein paar andere Fähigkeiten von Word (ohne Vollständigkeit anzustreben): Word kann < rechnen (über sogenannte Feldfunktionen) < Datenbanken auslesen (was man sich zum Beispiel für Serienbriefe zunutze machen kann) < zeichnen (eine entsprechende Symbolleiste stelle ich Ihnen in diesem Buch noch vor) < Webseiten erstellen (das heißt Dateien im Browserformat HTML formatieren und ablegen) 114
Word:mac 2008
Kapitel 3
Die Funktionen von Word sind so vielfältig, dass sie in einem Buch zu Office nicht komplett ausgeleuchtet und beschrieben werden können. Ich werde Ihnen aber einen Leistungsumfang vorstellen, der weit über die einfache Textverarbeitung hinausgeht.
Die Arbeitsoberfläche Schauen Sie sich zunächst in Word ein wenig um, bevor Sie an die Textarbeit gehen.
Word auf den ersten Blick.
Die Elemente der Arbeitsoberfläche von Word Die Menüleiste am oberen Bildschirmrand ist Ihnen aus allen anderen Anwendungen bekannt; sie muss nicht näher erläutert werden. Die wichtigsten Menübefehle werden im Verlaufe dieses Kapitels ausführlich erklärt, vermutlich erschließen sie sich Ihnen aber schon aus dem Umgang mit anderen Anwendungen. Am oberen Rand des eigentlichen Word-Fensters sehen Sie die Symbolleiste Standard. Über die verschiedenen Schaltflächen können wichtige Funktionen erreicht werden, die häufig bei der Arbeit mit Texten benötigt werden, etwa das Speichern (Diskettensymbol, drittes von rechts), das Drucken, das Erzeugen von Tabellen und Spalten, die Toolbox etc. Neu ist, dass die Fensterleiste mit den drei bunten Buttons (links oben) mit der Symbolleiste darunter als eine Einheit erscheint. Dass es sich
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Smart Books
Microsoft Office:mac 2008
um zwei Elemente handelt, erkennen Sie erst, wenn Sie über Ansicht | Symbolleisten | Standard die Symbolleiste ausschalten. Die Fensterleiste bleibt trotzdem sichtbar. Rechts finden Sie frei schwebend über dem Word-Fenster und der Symbolleiste die Toolbox Formatierungspalette. Dort sind verschiedene Funktionen zur Textbearbeitung zusammengefasst. Auf kleinen Bildschirmen kann dieses wichtige und hilfreiche Instrument trotzdem stören, und so lässt es sich auch ausblenden und die Funktionen über Symbolleisten anders auf dem Bildschirm unterbringen. Den Hauptteil des Fensters nimmt das Dokumentfenster ein. Hier gestalten Sie den Text für Ihr Dokument. Am linken und oberen Rand des Dokumentbereichs finden Sie Lineale, die Ihnen bei der Textgestaltung helfen können. Am oberen Lineal stellen Sie außerdem noch die Tabulatoren und Ränder ein. Neu ist die Funktionsgalerie am oberen Rand, von der aber zunächst nur die Register zu sehen sind. Erst wenn Sie ein Register anklicken oder Ansicht | Funktionsgalerie wählen, öffnet sich diese Galerie.
Die Funktionsgalerie ist ein neues Element in Word 2008. Links unten sehen Sie die Statuszeile. Ganz links sind vier Symbole angeordnet, mit denen zwischen den verschiedenen Ansichten umgeschaltet werden kann (Entwurfsansicht, Gliederungsansicht, Layoutansicht für Ihre Veröffentlichungen, Seitenlayoutansicht, Notizblock-Layoutansicht). Weiterhin finden Sie in der Statusleiste Informationen über die Seiten des Dokuments und auf welcher Seite Sie sich befinden. Auch die Zeilen- und Spaltenposition des Cursors lässt sich ablesen. Sie können auch die Rechtschreibprüfung und den Änderungsmodus ein- und ausschalten sowie anpassen. Apple-typische Details wie die Bildlaufleisten oder die drei farbigen Knöpfe am oberen linken Rand des Fensters müssen hier sicher nicht erläutert werden.
Die Formatierungspalette In der Formatierungspalette finden Sie zahlreiche Funktionen in Gruppen zusammengefasst, die Ihnen bei der Arbeit mit Word schnell zur Verfügung stehen. Das erleichtert die Arbeit ungemein. Allerdings kann die Formatierungspalette auch
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Word:mac 2008
Kapitel 3
stören, da sie den Platz auf dem Monitor doch beschränkt. Am besten ist es, wenn man die einzelnen Funktionsleisten in der Palette eingeklappt hat und immer nur die Funktion(en) öffnet, die man gerade benötigt. Das geht in der Regel schnell, und der Platzverlust reduziert sich dadurch erheblich. Stört die Palette trotzdem, dann gibt es zwei Möglichkeiten: < Sie können die Formatierungspalette mit der Maus an einen anderen Ort verschieben: an der Kopfleiste fassen und bei gedrückter (linker) Maustaste wegziehen. < Lassen Sie die Formatierungspalette ganz verschwinden, indem Sie auf den roten Schalter mit dem »x« links oben klicken. Sie holen sie über die Schaltfläche Toolbox in der Symbolleiste Standard wieder hervor. Alternativ können Sie über einen Klick auf diese Schaltfläche die Toolbox wieder ausblenden. Standardmäßig enthält die Formatierungspalette folgende Leisten: < Unter Schriftart finden Sie Einstellungsmöglichkeiten nicht nur für den Schrifttyp, sondern auch für Größe, Farbe und Formatierungsattribute wie kursiv, fett etc. < Wichtig ist die Palette Formatvorlagen. Hier finden Sie vorhandene Formatvorlagen zur Auswahl und einen Schalter zum Start des Dialogs für neue Formatvorlagen. < Über die Palette Ausrichtung und Abstand nehmen Sie Einfluss auf die Anordnung des Textes im Dokument. Sie können unterschiedliche Ausrichtungen (links-, rechtsbündig, zentriert, Blocksatz), aber auch den Zeilenabstand und den Einzug (vom linken oder rechten Rand) wählen. < Die Palette Nummerierung und Aufzählungszeichen bietet Ihnen Instrumente zur Textstrukturierung an. < Über Rahmen und Schattierung können Sie Text mit einfachen (rechteckigen) grafischen Elementen versehen. Die Palette Dokument lässt Einstellungen für die Seite (Ränder, Kopf- und Fußzeile) zu. < Über Seitenränder des Dokuments können Sie alle Ränder (auch die zu Kopfund Fußzeilen) punkt- oder zentimetergenau einrichten.
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Microsoft Office:mac 2008
Am oberen Rand der Toolbox finden Sie sieben Schaltflächen, mit denen von der Formatierungspalette zu weiteren Paletten umgeschaltet werden kann:
Die Formatierungspalette lässt das Umschalten zu anderen Paletten zu. Die Objektpalette enthält wiederum unterschiedliche Paletten mit zahlreichen Objekten, die in das Dokument eingefügt werden können. Wir werden im Laufe dieses Kapitels häufig darauf zurückgreifen. Die Paletten Zitate, Scrapbook, Referenztools, Kompatibilitätsbericht und Projektpalette sind eher nachgelagert wichtig. Auf sie kommen wir ebenfalls an anderen Stellen zurück.
Texteingabe Um Text zu verarbeiten, muss er zunächst einmal eingegeben werden. Voraussetzung dafür ist ein geöffnetes Dokument. Wie dies über den Projektkatalog geöffnet oder erstellt werden kann, habe ich im ersten Teil dieses Buches ausführlich beschrieben. Ist ein Dokument geöffnet, können Sie Ihre Finger über die Tastatur tanzen lassen und den Text erfassen. Inzwischen gibt es auch ganz brauchbare Programme, die das Diktieren des Textes ermöglichen. Spracherkennung ist inzwischen so weit fortgeschritten, dass sie auch im privaten Bereich mit verhältnismäßig wenig Training und guter Erkennung genutzt werden kann. Auch mit Word arbeiten solche Anwendungen (zum Beispiel iListen oder Dictate von MacSpeech) tadellos zusammen. Das Erfassen von bereits vorhandenem Text über einen Scanner ist ebenfalls möglich; dazu setzt man sogenannte OCRProgramme ein, die oft in einfacher Ausführung den Scannern beigegeben werden.
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Word:mac 2008
Kapitel 3
Auf all diese Alternativen zur Erfassung des Textes über die Tastatur gehe ich aber in diesem Buch nicht ein und nutze stattdessen den Platz besser zur Beschreibung wichtiger Funktionen für den Umgang mit Word.
Texte erfassen Geben Sie also etwas Text ein. Stören Sie sich zunächst nicht an Fehlern. Wie mit diesen umzugehen ist, werden Sie im Verlaufe dieses Kapitels auch noch lernen. Wenn Ihnen gerade nichts einfällt, können Sie auch den kurzen Text aus der folgenden Abbildung übernehmen. Wichtig ist, dass der erfasste Text einige Abschnitte enthält.
Ein kurzer Text ist auch ohne Übung schnell erfasst. Das Erste, was Ihnen auffällt, wenn Sie den Text im (noch digitalen) Dokument betrachten, sind die merkwürdigen Zeichen am Absatzende, die wie ein umgedrehtes »P« aussehen. Hierbei handelt es sich um Absatzendezeichen. Sehen Sie solch ein Zeichen nicht, dann korrigieren Sie folgendermaßen die Einstellungen: 1. Wählen Sie Word | Einstellungen. 2. Klicken Sie auf Ansicht. 119
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Microsoft Office:mac 2008
3. Aktivieren Sie in der Gruppe Nicht druckbare Zeichen die Option Alles durch einen Klick in das Kontrollkästchen. Dort sollte jetzt ein Häkchen zu sehen sein. 4. Bestätigen Sie mit OK.
Nicht druckbare Zeichen sehen zu können, ist eine hilfreiche Option für die »Textarbeit«. Noch schneller geht es übrigens, wenn Sie in der Symbolleiste Standard auf die Schaltfläche Anzeigen klicken. Damit können Sie die Anzeige der »nicht druckbaren Zeichen« ein- und ausschalten. ÜAufgepasst Haben Sie Absatzendezeichen an jedem Zeilenende, dann haben Sie schon etwas falsch gemacht. Nehmen Sie es sich nicht zu Herzen – das passiert vor allem denjenigen, die von der Schreibmaschine auf eine Textverarbeitung umsteigen. Bei der Schreibmaschine wird am Zeilenende immer der Hebel für den Wagen betätigt. Schließlich wollen Sie in der nächsten Zeile ja wieder ganz links anfangen. Die rTaste (auch: Enter- oder Return-Taste) ist aber nur sehr bedingt mit dem Wagenrücklaufschalter der Schreibmaschine zu vergleichen. Um den Zeilenumbruch kümmert sich die Textverarbeitung selbst. Er wird ohne sichtbares Zeichen angelegt. Das ist auch ganz sinnvoll, wenn man den Text später in unterschiedlichen Formaten ausdrucken will, denn dann muss nicht jedes Mal für eine Anpassung »jeder« Zeile gesorgt werden. Betätigen Sie die r-Taste, wird in Word das Zeichen für ein Absatzende eingefügt. Damit verbunden sind zahlreiche Formatierungen, die für einen Absatz wirksam werden. Deshalb sollten Sie auch nie den Abstand von einem Absatz zum nächsten durch
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Word:mac 2008
Kapitel 3
ein erneutes Absatzende (r- beziehungsweise Enter-Taste) vergrößern. Wie solch ein größerer Abstand für alle Absätze festgelegt wird, erfahren Sie an anderer Stelle. Wollen Sie einmal einen Zeilenumbruch erzwingen, ohne einen neuen Absatz zu erzeugen, so drücken Sie die s-Taste, bevor Sie mit der r-Taste den Zeilenumbruch erzeugen. Das erzwungene Zeilenende erkennen Sie an einem nach links abgeknickten Pfeil an der Stelle, an der Sie den Umbruch erzeugt haben. Beachten Sie, dass bei einer Formatierung im Blocksatz die Zeile bis zum Ende verlängert wird, was unter Umständen zu unschönen Löchern in der Zeile (und damit auch im Absatz) führt. Aufgefallen sind Ihnen möglicherweise auch die roten Unterstreichungen unter bestimmten Wörtern. Damit gibt Word zu erkennen, dass es in den unterstrichenen Wörtern Fehler vermutet. Sind diese Unterstreichungen bei Ihnen nicht zu sehen, so können Sie diese über Word | Einstellungen | Rechtschreibung und Grammatik aktivieren, indem Sie das Kontrollkästchen vor Rechtschreibung während der Eingabe überprüfen setzen. Durch Deaktivierung erreichen Sie selbstverständlich auch, dass diese Fehlerhinweise nicht mehr erfolgen.
Bei kurzen Texten sind Fehlerhinweise während der Eingabe auf jeden Fall ein Gewinn.
Individuelle Einstellungen An dieser Stelle unterbrechen wir die Textarbeit für einen Augenblick, um uns mit ein paar individuellen Einstellungen von Word zu beschäftigen. Vielleicht haben Sie das Einstellungsfenster noch geöffnet, ansonsten holen Sie es, wie im vorangegangenen Abschnitt beschrieben, noch einmal vor.
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Microsoft Office:mac 2008
ÜAufgepasst Anders als in der Vorversion werden die einzelnen Einstellungsbereiche nicht mehr über Register erreicht, sondern über Symbole, ähnlich wie bei den Systemeinstellungen (von Mac OS X). Leider muss man zum Umschalten in ein anderes Register wieder zurück in die Übersicht. Das ist nicht so effektiv wie die alte Lösung, was man gut auch in Office 2008 feststellen kann, da nicht alle Anwendungen so ausgestattet sind. PowerPoint hat zum Beispiel noch das alte Konzept.
Über die Word-Einstellungen lässt sich das Programm den persönlichen Anforderungen anpassen. Im Modul Ansicht ist die Aktivierung der Textbegrenzungen (in der Optionsgruppe Anzeigen) zumindest am Anfang eine hilfreiche Sache. In der Layoutansicht sind dann die Ränder deutlicher zu erkennen als nur über das Lineal. In der Optionsgruppe Nicht druckbare Zeichen sollte die Option Alles aktiviert sein (das hatten wir ja in den Abschnitten zuvor bereits vorweggenommen). Nur so können Sie Absatzendezeichen, Tabstoppzeichen und andere Hilfezeichen sehen. Diese Zeichen werden übrigens in allen Ansichten angezeigt. Ist es Ihnen schon passiert, dass beim Schreiben plötzlich ein ganzer Teil des bereits vorhandenen Textes verschwunden war? Ursache ist die Funktion, einen markierten Text durch eine neue Eingabe zu ersetzen. Über Tastenkombinationen sind solche Markierungen schnell ungewollt vorgenommen. Der nächste Tastendruck macht dann einen Teil dessen zunichte (manchmal alles!), was Sie schon geschrieben haben.
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Word:mac 2008
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Wenn Sie es schnell genug merken, können Sie es mit der Tastenkombination c – Z oder über die Funktion Bearbeiten | Rückgängig ungeschehen machen. Befinden Sie sich in einem Dialog, so reicht das Drücken der Esc-Taste, um diesen zu schließen, ohne dass er Auswirkungen hat. Am Anfang verwirrt es aber doch eher, als dass es nützt. Entfernen Sie also auf der Registerkarte Bearbeiten unter Bearbeitungsoptionen das Häkchen vor Eingabe ersetzt Markierung. Neuer Text wird jetzt immer vor dem markierten Text eingefügt. Das ist immer noch unangenehm, wenn der Cursor sich durch die Markierung verschoben hat, aber es ist kein Text mehr verloren. Wenn Sie etwas sicherer im Umgang mit Word und seinen Funktionen sind, können Sie diese Option wieder aktivieren.
Markiertes ist schnell im digitalen Nirgendwo verschwunden – die Deaktivierung der Option Eingabe ersetzt Markierung kann hier Abhilfe schaffen. Im Modul Drucken aktivieren Sie unter Druckoptionen die Option Verknüpfungen aktualisieren. Dann können Sie sicher sein, dass beim Ausdruck auch alle verknüpften Objekte berücksichtigt werden (zum Beispiel Bilder). Prüfen Sie, ob im Modul Speichern bei
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Smart Books
Microsoft Office:mac 2008
AutoWiederherstellen-Info … das Häkchen gesetzt ist und ein Zeitintervall in Minuten eingestellt wurde (zehn Minuten sind voreingestellt und in den meisten Fällen ausreichend). Gehören sie zu denen, bei denen die Ideen nur so sprudeln, und erfassen Sie in kürzester Zeit viel Text, so können Sie diesen Wert auch herabsetzen. Sie haben sicherlich schon mal einen Film gesehen, in dem die Polizei sich durch einen Trick Haar- oder Hautproben für eine Genanalyse und/oder Fingerabdrücke eines Verdächtigen unbemerkt besorgt hat. Wenn Sie Ihre Dokumente weitergeben, reichen Sie persönliche Informationen über sich selbst unbemerkt weiter. Im Dokument werden – scheinbar unsichtbar – zahlreiche Informationen über Ihr System und Sie selbst gespeichert. Wollen Sie das verhindern, so aktivieren Sie im Modul Sicherheit unter Datenschutzoptionen das Häkchen vor Beim Speichern persönliche Daten aus dieser Datei entfernen.
Setzen Sie das richtige Häkchen für Ihre eigene Sicherheit! Bestätigen Sie alle Einstellungen mit einem Klick auf die Schaltfläche OK. Sie haben sicher noch eine Reihe anderer interessanter Einstellungsmöglichkeiten gesehen und bei manchen unschwer erfasst, worum es sich handelt. Für die nächsten Schritte mit Word sind diese Einstellungen aber nicht von Bedeutung. Entweder sind sie sowieso schon voreingestellt oder es handelt sich um Funktionen, die wir erst später besprechen werden.
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Word:mac 2008
Kapitel 3
Rechtschreibung Bevor wir uns mit der weiteren Gestaltung des erfassten Textes beschäftigen, beseitigen wir erst einmal die Fehler. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten. Sie haben durch die roten Unterstreichungen einen konkreten Hinweis auf die fehlerhaften Wörter. Sie können diese nun anklicken und korrigieren: < Klicken Sie auf ein Wort mit der rechten Maustaste, so öffnet sich ein Kontextmenü, in dem Ihnen Vorschläge für eine Korrektur gemacht werden. Finden Sie einen korrekten Vorschlag, so wird das falsch geschriebene Wort durch das ausgewählte Wort aus dem Kontextmenü ausgetauscht.
Word hat meist Vorschläge für falsch geschriebene Wörter. < Hat Word ein Wort als fehlerhaft markiert, weil es dieses nicht kennt (nicht in seinem Wörterbuch hat), so können Sie über den Befehl Hinzufügen aus dem Kontextmenü dieses Wort für die Zukunft im Benutzerwörterbuch einfügen. < Wählen Sie Extras | Rechtschreibung und Grammatik oder die Tastenkombination o – c – L. Es startet ein Dialog, der den gesamten Text durchsucht und Vorschläge für Änderungen macht. Sie können im Fenster Vorschläge einen Vorschlag auswählen und über Ändern in den Text einsetzen. Über Hinzufügen nehmen Sie ein unbekanntes Wort in das Benutzerwörterbuch auf, und mit Ignorieren übergehen Sie einfach ein als fehlerhaft bezeichnetes Wort. Bei längeren Texten ist die letzte Variante meist die bessere Wahl. Sie können so leicht nichts übersehen und müssen nicht dauernd das Kontextmenü aktivieren.
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Smart Books
Microsoft Office:mac 2008
Die Rechtschreibprüfung durchläuft auf Wunsch das ganze Dokument. Wenn Sie keine Hinweise zur Grammatik haben wollen, dann deaktivieren Sie das Häkchen vor Grammatik prüfen. Korrigieren Sie nun den Text, bis alle Fehler beseitigt sind.
Absätze formatieren Nun soll der Text weiter bearbeitet werden. Markieren Sie zunächst den gesamten Text. Dazu haben Sie mehrere Möglichkeiten: < Ziehen Sie bei gedrückter Maustaste den Cursor vom ersten bis zum letzten Zeichen des Textes. < Ziehen Sie bei gedrückter Maustaste den Cursor (er sollte sich in einen Pfeil verwandelt haben) links neben dem Text nach unten. < Setzen Sie den Cursor irgendwo in den Text und drücken Sie fünfmal die F8-Taste. (Achtung! Um die Markierung wieder aufzuheben, drücken Sie die Esc-Taste und klicken dann mit dem Cursor irgendwo hin). < Wählen Sie Bearbeiten | Alles markieren oder … n … drücken Sie die Tastenkombination c – A. Dies ist ein kleiner Vorgriff auf das Thema »Markieren«, das an anderer Stelle in diesem Buch noch ausführlicher behandelt wird.
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Word:mac 2008
Kapitel 3
Der vollständig markierte Text … Gehen Sie nun folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie Format | Absatz. 2. Unter Ausrichtung stellen Sie Blocksatz ein. 3. Unter Einzug wählen Sie bei Extra: aus der Liste Erste Zeile und korrigieren bei um: die Vorgabe 1,25 cm auf 0,75 cm. 4. Bei Abstand wählen Sie für Nach die Einstellung 6pt. 5. Bestätigen Sie die Einstellungen mit OK.
… kann formatiert werden.
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Microsoft Office:mac 2008
Unbefriedigend ist noch die Überschrift. Um diese anzupassen, führen Sie die folgenden Schritte durch: 6. Klicken Sie irgendwohin, um die Markierung aufzulösen. 7. Fahren Sie mit dem Mauszeiger links neben die erste Zeile (außerhalb der Textbegrenzungen) und klicken Sie erneut, um die erste Zeile (die Überschrift) zu markieren. 8. Wählen Sie wiederum Format | Absatz und wählen Sie auf der Registerkarte Einzüge und Abstände bei Ausrichtung aus der Liste Zentriert aus. 9. Entfernen Sie bei Einzug den Eintrag Erste Zeile und stellen Sie dafür (ohne) ein. 10. Wählen Sie bei Abstand für Nach die Einstellung 12 pt. 11. Bestätigen Sie mit OK. Öffnen Sie in der Formatierungspalette die Palette Schriftart und klicken Sie auf den Schalter für fette Auszeichnung , um die Überschrift fett zu formatieren.
Der erste Text wurde passend und ansprechend formatiert. Damit haben wir unseren ersten Text gleich ansprechend formatiert. Mag sein, dass es Ihnen so nicht gefällt und Sie andere Ideen haben. Prima! Versuchen Sie doch, das mit den gezeigten Mitteln einmal umzusetzen. Experimentieren Sie ruhig mit verschiedenen Einstellungen. Die Auswirkungen können Sie ja beliebig zurück korrigieren. Nach ein paar Versuchen sind Sie bereits viel sicherer im Formatieren von Texten und bestimmt in der Lage, eigene Vorstellungen zu realisieren.
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Word:mac 2008
Kapitel 3
Dokumente sichern Was Sie längst schon hätten tun sollen, ist, das Dokument zu sichern. Als geübter Anwender eines Apple Mac – egal in welcher Ausführung – sollte Ihnen dies keine Probleme bereiten. Trotzdem erläutere ich hier noch einmal die Vorgehensweise, um auch die Neulinge nicht auszugrenzen, die gleichzeitig mit Office:mac 2008 auch die Einarbeitung unter Mac OS X beginnen. 1. Wählen Sie Datei | Speichern unter. 2. Geben Sie bei Sichern unter einen Dateinamen ein. Word schlägt hier schon einen Namen vor, den es aus dem Beginn des Dokuments extrahiert hat. Im Beispiel ist das der Name »Anekdote«. Wir übernehmen den Namen, hängen aber noch ein »n« daran, da wir vorhaben, dieses Dokument noch zu erweitern. Drücken Sie einmal die I-Taste und dann die Taste N. 3. Bestätigen Sie mit Sichern. Word hat automatisch das Suffix .docx an den Namen gehängt. Dieses bezeichnet das neue Word-Dokumentformat. Es hat im Laufe der Zeit und der Versionen Veränderungen erfahren. Über die Kompatibilität der verschiedenen Word-Dokumentformate (und der Formate anderer Textverarbeitungsprogramme) sprechen wir noch an anderer Stelle. Das neue .docx-Format kann von älteren Programmen (bis Word 2000) nur mit Hilfe eines Konverters gelesen werden (gibt’s auf der Homepage von Microsoft), von den ganz alten Word-Varianten aber nicht mehr. Deshalb ist es für Dokumente, die weitergeben werden sollen, bestimmt sicherer, das Word-97-2004-Dokument (.doc) zu wählen. Arbeiten Sie nur für sich, sollten Sie dagegen das neue Format nutzen.
Dateiformate spielen beim Dokumentaustausch keine unerhebliche Rolle.
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Smart Books
Microsoft Office:mac 2008
Noch einmal kurz zurück zum Dialog Datei Sichern (siehe Abbildung). Im unteren Bereich können Sie unter Format das Dokumentenformat ändern. Klicken Sie auf den Schalter Optionen…, landen Sie im Eigenschaften-Dialog auf der Registerkarte Sichern. Über den Schalter Neuer Ordner legen Sie einen Ordner an, wenn kein passender für das aktuelle Dokument da ist. Kompatibilitätsbericht ist hilfreich, wenn man das Dokument weitergeben möchte. Word listet auf, welche Probleme dabei auftreten könnten. Damit haben Sie den ersten Grundkurs zum Umgang mit Word bereits abgeschlossen. Sie können nicht nur Text eingeben, wie die Überschrift des Kapitelabschnitts versprochen hat, sondern auch Text formatieren und das Dokument sichern. Im nächsten Teil beschäftigen wir uns mit dem Thema »Textbearbeitung«.
Bearbeitung von Dokumenten Für die Textbearbeitung mit der Schreibmaschine gab es eigentlich nur zwei Möglichkeiten: < Tipp-Ex oder < neu schreiben. Mit einer Textverarbeitung wie Word haben Sie da ganz andere Möglichkeiten. Wie Fehler bereinigt werden können, haben Sie bereits erfahren. Sie können Ihren Text aber nach Belieben ergänzen, verändern, korrigieren, ganze Textteile an eine andere Stelle schieben, die Formatierung ändern usw. Mit den Grundlagen dieser Techniken beschäftigen wir uns im Folgenden. Nehmen Sie sich Ihr erstelltes Dokument wieder vor und schreiben Sie Text dazu. Wenn Sie wollen, nehmen Sie dazu wieder die Beispiele, die ich Ihnen in diesem Buch liefere. Es funktioniert aber alles auch mit Ihren eigenen Texten. Lassen Sie aber eine Textpassage mitten im Text weg. Mindestens einen Satz, vielleicht aber auch einen ganzen Absatz.
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Word:mac 2008
Kapitel 3
Einen vorhandenen Text zu ergänzen, ist kein Problem.
Formate übertragen Wenn Sie den Text ergänzt haben, indem Sie einfach in der nächsten Zeile weitergeschrieben haben, dann besteht jetzt wieder das Problem, dass die Formatierung neu übernommen werden muss. Sie brauchen aber die Schritte, die wir im vorangegangenen Kapitelabschnitt beschrieben haben, so nicht noch einmal gehen. Sie können das Format von einem Absatz auf einen nächsten übertragen: 1. Klicken Sie auf die Überschriftzeile mit dem Cursor, der links neben der Textbegrenzung steht (Cursor sieht aus wie ein Pfeil, der nach rechts oben zeigt, wohingegen der normale Pfeil nach links oben zeigt). Die Zeile ist anschließend markiert. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Format übertragen
.
3. Zeigen Sie mit dem Cursor links neben der Textbegrenzung auf die Zeile, die das Format erhalten soll (Cursor muss wieder wie ein Pfeil aussehen), und klicken Sie erneut. Das ging fix! Wir könnten nun bei den folgenden Absätzen ebenso verfahren – aber es geht noch einfacher: 1. Markieren Sie den Absatz, der das benötigte Format enthält. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Format übertragen. 3. Markieren Sie im neuen Text alle Absätze, die dieses Format erhalten sollen.
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Auch das ist einfach. Aber was tun, wenn die zu formatierenden Absätze nicht nacheinander folgen? 1. Markieren Sie den Absatz mit dem benötigten Absatzformat. 2. Doppelklicken Sie auf die Schaltfläche Format übertragen. 3. Klicken Sie nacheinander in die Absätze, die das Format erhalten sollen. 4. Wenn alle Absätze das Format erhalten haben, klicken Sie noch einmal auf die Schaltfläche Format übertragen, um diesen Vorgang auszuschalten.
Nun hat auch der neue Text die richtigen Formate bekommen. Ü Tipp Ein kleiner Trick hilft Ihnen, die Formatierung von Absatz zu Absatz noch schneller weiterzugeben. Setzen Sie den Cursor an das Ende eines formatierten Absatzes. Drücken Sie nun die r-Taste. Der nächste – neu erzeugte – Absatz hat die Formatierungen des vorangegangenen Absatzes mit übernommen.
Text ergänzen Bei der Schreibmaschine war der getippte Text gleichzeitig auch der endgültige Text. Man konnte ihn nur am Ende ergänzen, es sei denn, man hatte zwischendrin etwas freigelassen. Das war aber dann nicht unproblematisch, denn es war eine Fummelei, das Blatt so zu positionieren, dass nachträglich eingefügter Text nicht zu erkennen war. Mit der Textverarbeitung haben Sie da keine Probleme. Wie Sie die Texte ergänzen können, erfahren Sie auf den nächsten Seiten.
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Word:mac 2008
Kapitel 3
Text hinzufügen Ich bat ja am Anfang dieser neuen Word-Lektion darum, den Text so zu erweitern, dass mittendrin ein Satz oder Absatz fehlt. Diesen wollen wir nun einfügen. < Haben Sie einen Satz vergessen, so klicken Sie mit dem Cursor an die Stelle, an der der Satz eingefügt werden soll. Geben Sie den Satz ein. < Haben Sie einen Absatz vergessen, so klicken Sie an das Ende des Absatzes, auf den der neue Absatz folgen soll. Drücken Sie die Eingabetaste einmal und schreiben Sie den Absatz. So einfach war das mit der Schreibmaschine nicht. Einmal getippter Text war nicht mehr auseinanderzuschieben. Diese Art der Textergänzung muss nicht näher erklärt werden. Sie können den Schreibcursor an eine beliebige Stelle setzen und drauflos schreiben. Mit den Pfeiltasten können Sie sich ebenfalls im Text bewegen und den Cursor positionieren. Was aber, wenn eine ganze Seite eingefügt werden soll? Grundsätzlich ist es ja egal, ob Sie ein Wort, einen Satz, einen Absatz oder mehrere Seiten irgendwo in den Text einfügen. Word schiebt alles hinter dem neuen Text einfach weiter – es sei denn, Sie haben den Überschreibmodus eingeschaltet. ÜGrundlagen Sie schalten den Überschreibmodus ein oder aus, indem Sie über Einstellungen | Bearbeiten die Option Überschreibmodus aktivieren oder deaktivieren. Word passt auch den Seitenumbruch jeweils individuell an. Wenn Sie allerdings die Umbruchstellen nicht dem Zufall überlassen wollen, dann können Sie auch eingreifen. Weitere Tipps zum richtigen Umbrechen (Zeilen, Spalten, Seiten) zeige ich später in diesem Kapitel. Eine manuelle Art des Eingreifens folgt aber hier. Wir wollen unserem Dokument eine Titelseite voranstellen, da wir vorhaben, noch einigen Text hinzuzufügen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: 1. Setzen Sie den Cursor an den Anfang des Textes. 2. Wählen Sie das Menü Einfügen | Umbruch | Seitenumbruch. 3. Drücken Sie einmal die 5-Taste. 4. Drücken Sie die r-Taste. 5. Geben Sie die Titelzeile(n) nach Bedarf ein (oder orientieren Sie sich an der folgenden Abbildung).
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Schaffen Sie dabei möglichst Freiraum zwischen den Titelzeilen, nicht durch Leerzeilen, sondern durch Absatzabstände. Das ist zwar für die Titelseite etwas umständlicher, hat aber den Vorteil, dass durch manuelle Ungeschicklichkeit nichts aus dem Lot geraten kann.
Seiten mit Word einzufügen ist kein Problem.
Text löschen Genauso einfach ist es, etwas zu löschen. : < Drücken Sie die H-Taste, um das Zeichen links neben dem Cursor zu löschen. < Drücken Sie die H-Taste, nachdem Sie einen Textabschnitt markiert haben, wird der gesamte markierte Text gelöscht. < Drücken Sie gleichzeitig die c- und die H-Taste, wird das Wort links neben dem Cursor gelöscht. < Drücken Sie fn – Backspace oder die Entf-Taste, um das Zeichen rechts neben dem Cursor zu löschen. < Drücken Sie die c- und die Entf-Taste, falls Sie eine externe Tastatur haben oder die Fn- und die Backspace-Taste, falls Sie mit einem Apple-Notebook arbeiten, um das Wort neben dem Cursor zu löschen. Soll Text einfach verschwinden, so können Sie den Überschreibmodus einschalten. Dazu müssen Sie leider den Einstellungen-Dialog aufrufen (Word | Einstellungen | Bearbeiten). Ärgerlicherweise hat Microsoft die Möglichkeit, den Überschreibmodus in der Statuszeile ein- und ausschalten zu können, sang- und klanglos verschwinden
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Word:mac 2008
Kapitel 3
lassen. Früher genügte hier ein Klick, um zwischen Überschreib- und Einfügemodus zu wechseln. Was noch wichtiger war: Man konnte auf einen Blick erkennen, ob der Überschreibmodus aktiv war. Das ist jetzt nicht mehr möglich. Da Microsoft aber in den Hilfen (zum Beispiel im Einstellungen-Dialog) noch auf diese »nicht vorhandene Option« hinweist, ist davon auszugehen, dass es sich um eine Schlampigkeit der Entwickler handelt, die hoffentlich mit einem der nächsten Updates ausgebessert ist.
Den Überschreibmodus hat Microsoft aus der Statuszeile verbannt. Ü Tipp Es gibt allerdings noch die Tastenkombination: c – s – E, mit der Sie den Überschreibmodus ein- und ausschalten können. Leider wird damit auch gleichzeitig die Funktion Änderungen verfolgen mit ein- und ausgeschaltet. Ist der Überschreibmodus eingeschaltet, wird der Text rechts neben dem Cursor nicht mehr verschoben, sondern durch den neuen Text überschrieben.
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Text verschieben oder kopieren Nicht selten kommt es vor, dass man geschriebenen Text an eine andere Stelle setzen möchte. Dafür gibt es verschiedene Vorgehensweisen: ÜGrundlagen Soll der Text innerhalb der Bildschirmansicht versetzt werden, so markieren Sie diesen und ziehen ihn bei gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle. Sobald Sie die Maustaste loslassen, wird der Text eingefügt. An der ursprünglichen Stelle wurde er entfernt. Wenn der Text an eine weiter entfernt liegende Stelle im Dokument versetzt werden soll (oder in ein anderes Dokument in einem anderen Fenster!), dann gehen Sie wie folgt vor: 1. Markieren Sie die zu versetzende Textstelle. 2. Wählen Sie Bearbeiten | Ausschneiden oder drücken Sie c – X. 3. Setzen Sie den Schreibcursor an die Stelle, an der Sie den Text einfügen wollen. 4. Wählen Sie Bearbeiten | Einfügen oder drücken Sie c – V. Soll der Text an der ursprünglichen Stelle erhalten bleiben, so wählen Sie statt Ausschneiden den Befehl Kopieren (c – C). Den Text fügen Sie genau so ein wie im vorangegangenen Schritt.
Andere Objekte in den Text einfügen Ein Dokument in Word muss nicht nur Text enthalten. Sie können auch andere Objekte (Zeichnungen, Bilder, Tabellen etc.) einfügen. Je nach Einstellung passt sich der Text den eingefügten Objekten an. Das üben wir mit der ClipArt Sammlung, die mit Microsoft Office:mac 2008 mitgeliefert wird. Zugegeben – die Auswahl ist nicht sehr groß. Fürs Erste und zum Ausprobieren reicht es aber allemal. ÜHilfe Falls Sie Ihre Dokumente des Öfteren mit Bildern illustrieren wollen, so schauen Sie sich im Handel nach entsprechenden Sammlungen um. Meist sind diese sehr umfangreich ausgestattet und für wenig Geld zu bekommen. Sie sollten darauf achten, dass die Abbildungen nicht mit Rechten belegt sind und frei genutzt werden können. Ein Handbuch, in dem die Abbildungen abgedruckt sind, bietet eine Übersicht. 1. Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der die Abbildung eingefügt werden soll (im Beispiel auf der Titelseite unter dem Text). 2. Wählen Sie Einfügen | Bild | ClipArt…
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Word:mac 2008
Kapitel 3
3. In der Clip Gallery wählen Sie eine Kategorie und suchen ein passendes Bild durch Anklicken aus. 4. Bestätigen Sie mit Einfügen.
Bilder sind in der Clip Gallery schnell aufzufinden. Wenn Sie das Bild im Dokument anklicken, ist es von einem Rahmen mit verschiedenen Anfasspunkten umgeben. Sie können an diesen Punkten ziehen und das Bild vergrößern oder verkleinern. Über den oben herausragenden Punkt können Sie das Bild auch drehen. Es ist ratsam, nur die Anfasspunkte an den Ecken zu benutzen, da sonst das Bild verzerrt wird. In der Formatierungspalette werden bei einem markierten Bild Werkzeuge zur Bildbearbeitung eingeblendet. Damit wird es Ihnen gelingen, Bild und Text so im Dokument anzupassen, dass ein gutes Miteinander beider Elemente gegeben ist. Einige dieser Funktionen werden wir später noch kennenlernen.
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Die Bildbearbeitung in Word ist gut ausgestattet. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Bild und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Bild formatieren. Im Dialog sind dann noch weitergehende Anpassungen und Bearbeitungsmöglichkeiten für Bilder möglich. Diesen Dialog erreichen Sie auch, wenn Sie in der Formatierungspalette unter Schnellformatvorlagen und Effekte auf Weitere Optionen… klicken. Wichtig ist das Register Layout. Sie finden hier einige Varianten, um das Bild auf unterschiedliche Weise in das Dokument zu integrieren.
Legen Sie genau fest, wie das Bild im Dokument eingefügt wird.
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Anwender beklagen oft, dass Bilder sich in Word-Dokumenten nicht so verhalten, wie sie es wünschen. Wird der Dialog richtig genutzt, lassen sich derartige Probleme vermeiden. Wenn es trotzdem noch Probleme gibt, dann klicken Sie auf die Schaltfläche Erweitert… Sie finden dann auf dem Register Umbruch ein paar Umbruchvarianten mehr. Auf dem Register Bildposition stehen Ihnen einige weitere Möglichkeiten zur Verfügung, um das Bild an bestimmte Positionen fix zu binden. Wählt man allerdings die Option Mit Text in Zeile, sind unter Bildposition alle Optionen ausgegraut und nicht anwählbar. Gerade bei immer wieder verrutschenden Abbildungen (ein Problem, das manche Word-Anwender an die Grenze zum Wahnsinn treibt) sind diese Einstellungen hilfreich. Die Option Verankern verhindert, dass das Bild verrutscht. Wenn das nicht hilft, entfernen Sie das Häkchen bei Objekt mit Text verschieben und legen eine Absolute Position fest. Diese Position kann an den Linealen im Textfenster genau bestimmt werden. Wenn Sie das Bild entsprechend ausrichten, wird die Position auf der Registerkarte automatisch übernommen. Wenn es bei der Positionierung Schwierigkeiten gibt, geben Sie die Position direkt auf der Registerkarte ein und kontrollieren sie gegebenenfalls über das Lineal.
Notfalls »nageln« Sie das Bild an eine bestimmte Position fest.
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Schriftart anpassen Bislang haben wir die Schriftart benutzt, die standardmäßig vorgegeben ist. Wollen Sie die Schriftart anpassen, so wählen Sie eine neue Schriftart aus der Formatierungspalette Schriftart oder aus dem Menü Schriftart aus.
In Word können Sie aus zahlreichen Schriftarten wählen. ÜAufgepasst Sie werden schnell feststellen, dass anders als in den letzten Versionen bei einigen Schriften kleine Pfeile am rechten Rand der Schriftartenliste zu sehen sind. Zeigen Sie auf eine solche Schriftart, klappt ein weiteres Menü auf. Sie erkennen daran, dass für diese Schriftart verschiedene Schriftschnitte mitgeliefert werden. Das bedeutet, dass zum Beispiel für »kursiv« die vorhandene Schriftart nicht durch Umrechnung schräg gestellt wird, sondern eine kursive Schrift zusätzlich mitgeliefert wird. Da die einzelnen Zeichen dann besser zueinander stehen, ist dies ist der direkten Auszeichnung (kursiv, fett etc.) immer vorzuziehen. Größe und Farbe der Schriftart passen Sie am besten in der Palette Schriftart an. Wichtig ist in allen Fällen, dass der Text, dem eine Schriftart zugewiesen wird, markiert ist. Ist das nicht geschehen, so wird nur die Schriftart für das Wort geändert, in dem der Textcursor gerade steht. Haben Sie ein leeres Dokument, schreiben Sie in der neu gewählten Schriftart weiter – allerdings nur, wenn Sie den Absatz nicht verlassen, in dem der Cursor stand, während Sie die Schriftart gewechselt haben.
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Schriftartwechsel findet nur auf markierten Text Anwendung. Wollen Sie grundsätzlich einen andere Standardschriftart einstellen, als die voreingestellte Schriftart Times New Roman, so gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie Format | Schriftart… oder drücken Sie die Tastenkombination c – D. 2. Stellen Sie die gewünschte Schriftart und die Schriftgröße ein. Belassen Sie bei einer Standardschriftart immer den Schriftschnitt Normal! 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Standard… 4. Bestätigen Sie die nächste Abfrage mit Ja. Die Standardschriftart wird in der Dokumentvorlage Normal eingestellt. Deshalb finden Sie diese Einstellung auch nicht unter Word | Einstellungen.
In der Dokumentvorlage Normal wird die Standardschriftart ausgetauscht.
Ansichtssache – die verschiedenen Sichtweisen von Word Manche Sachen, aus unterschiedlichen Perspektiven betrachtet, zeigen verschiedene, manchmal abweichende Gesichter. Und es ist gut, sich alle Dinge von verschiedenen Seiten anzusehen. Nur so kann man einen Eindruck vom Gesamtobjekt bekommen.
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Auch bei Word müssen Sie die Darstellung nicht so nehmen, wie sie Ihnen angeboten wird. Sie können die Dokumentansicht ändern, die auf dem Bildschirm angeordneten Elemente (Symbolleisten, Paletten, Lineale etc.) anpassen, entfernen oder einblenden und wenn Sie wollen, ein längeres Dokument von vorne und von hinten gleichzeitig auf dem Bildschirm zeigen. Wie das geht und was der Vorteil der verschiedenen Ansichten ist, erfahren Sie in den folgenden Abschnitten.
Dokumentansichten Sie können zur Auswahl einer bestimmten Ansicht über das Menü Ansicht gehen. Dort finden Sie folgende Einstellungen: < Entwurf < Weblayout < Gliederung < Seitenlayout < Notizblock < Veröffentlichungslayout Die voreingestellte Standardansicht ist eine Art vereinfachter Seitenansicht: das Seitenlayout. Zur Textarbeit eignet sich aber besser die Ansicht Entwurf. Einige Elemente (zum Beispiel Kopf- und Fußzeilen, Seitenränder) werden dabei nicht angezeigt. Dafür ist eine schnellere Texteingabe möglich, denn Word muss nicht bei jeder Änderung den Grafikaufbau neu berechnen. Alle Formatierungen wie Schriftgröße, Fett, Kursiv etc. sind aber zu sehen. Sie haben schon zu Beginn dieses Kapitels Hinweise bekommen, wie Sie die Ansichten beeinflussen können (Word | Einstellungen oder schneller: c – ,). Wenn Sie dort unter Ansicht in der Optionsgruppe Fenster bei Breite der Formatvorlagenanzeige: einen Wert eintragen (zum Beispiel »2 cm«), dann wird am linken Rand bei der Ansicht Entwurf angezeigt, welche Formatvorlage für den jeweiligen Absatz benutzt wurde. Solange Sie mit der Formatvorlage Entwurf arbeiten, ist das nicht nötig. Sollten Sie aber beginnen, Formatvorlagen zu benutzen, dann ist diese Anzeige hilfreich, weil man immer gleich sieht, wie der einzelne Absatz formatiert wurde.
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Die Formatvorlagenanzeige am linken Rand ist nur in der Standardansicht zu sehen. Ü Grundlagen Sie können die Breite dieser Anzeige übrigens auch anpassen, indem Sie mit dem Mauscursor auf den schwarzen Strich fahren, der diese Anzeige vom Dokumenttext abgrenzt. Bei gedrückter (linker) Maustaste können Sie die Formatvorlagenanzeige nach links oder rechts verkleinern beziehungsweise vergrößern. Ziehen Sie die Linie ganz bis zum linken Rand, verschwindet die Formatvorlagenanzeige wieder und kann nur über den Dialog Einstellungen wieder hervorgeholt werden. Die Ansicht Weblayout zeigt das Dokument so an, wie es in einem Webbrowser zu sehen sein würde. Das ist meistens wenig sinnvoll, aber immer dann interessant, wenn die Dokumente für die Webdarstellung geprüft und Word als Editor für Webseiten benutzt wird. Mit der Ansicht Gliederung bekommen Sie die Dokumentstruktur – die Gliederung des Dokuments – zu sehen. Allerdings müssen Sie dazu mit Überschriftenformaten arbeiten, denn sonst gibt diese Ansicht nicht viel her. Der Vorteil liegt darin, dass das Dokument auf die Überschriften reduziert werden kann und so die Gesamtstruktur zu sehen ist. Einzelne Texte lassen sich auf- und wieder einklappen. Insbesondere die Arbeit mit umfangreichen Texten wird dadurch sehr erleichtert. Ein paar Abschnitte weiter beschäftigen wir uns ausführlich mit dieser Ansicht.
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Auch Dokumente mit starken Strukturvorgaben (zum Beispiel Drehbücher, Hörspiele) lassen sich so gut erstellen. Wird die Dokumentstruktur am linken Rand eingeblendet, kann man sich gut im Manuskript bewegen und gezielt Stellen anwählen, um diese zu bearbeiten, ohne lange suchen zu müssen.
Die Gliederungsansicht eignet sich auch für dramaturgische Texte. Die Ansicht Seitenlayout bringt das Dokument so auf den Bildschirm, wie es voraussichtlich nach dem Ausdruck auf dem Papier aussehen wird. Alle Elemente des Dokuments (auch Spalten, Kopf-/Fußzeilen etc.) werden angezeigt. Diese Ansicht eignet sich bei längeren Dokumenten nicht zum Erfassen der Texte, vor allem dann nicht, wenn verschiedene Objekte im Dokument vorhanden sind. Ständiges Anpassen der Darstellung verzögert manche Vorgänge, was wiederum zu Fehlern führen kann. Vor dem Ausdruck können Sie das Dokument in dieser Ansicht gut kontrollieren. Außerdem ist diese Ansicht sinnvoll, wenn der Text ergänzt und kontrolliert werden soll, ob alles korrekt formatiert wurde (Seite, Spalte, Absatz etc.). Ebenso ist dies die bevorzugte Ansicht, um längere Texte zu lesen.
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Das Seitenlayout zeigt auf dem Bildschirm, wie gedruckt wird. Statt über das Menü können Sie auch über einige Schalter in der Statusleiste zwischen den Ansichten wechseln (die Ansicht Weblayout ist nur über das Menü Ansicht zu erreichen). Mit dem ersten Schalter erreichen Sie die Entwurfansicht, mit dem zweiten die Gliederungsansicht, mit dem dritten die Layoutansicht für Ihre Veröffentlichungen, mit dem vierten die Seitenlayoutansicht und mit dem fünften die Notizblock-Layoutansicht. Die dritte und fünfte Ansicht sind eigentlich keine echten Ansichten. Deshalb beschäftigen wir uns damit in jeweils einem eigenen Abschnitt.
Der Notizblock Der Notizblock wurde mit der Version Word:mac 2004 eingeführt und hat kein Gegenstück in einer Word-Version für Windows. Dafür ist für Windows das Programm OneNote erhältlich. Wollen Sie in diese Ansicht wechseln, bekommen Sie zunächst einen Hinweis; bei der Konvertierung können nämlich Formatierungen verloren gehen. Klicken Sie deshalb besser auf den Schalter Neu erstellen, um einen neuen Notizblock zu öffnen, oder schalten Sie eine Stufe zurück, indem Sie auf Abbrechen klicken. Wollen Sie wirklich den vorliegenden Text in das Notizbuch bringen, erledigt das Word für Sie, wenn sie den Schalter Konvertieren wählen.
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Soll in der Notizblock-Ansicht etwas formatiert werden, ist Vorsicht geboten. Betrachten Sie also besser das Notizblocklayout nicht als spezielle Ansicht, sondern als ein eigenes Format. Es ist dem normalen Notizblock so weit angenähert, dass selbst die blauen Schreiblinien zu sehen sind, obwohl die doch bei einer Textverarbeitung wenig zweckmäßig sind (oder haben Sie Probleme, mit Ihrem Computer horizontal gerade zu schreiben?). Interessant wäre das bei einem Tablet-PC mit Handschrifterkennung. Aber bis es soweit ist, dass solche Geräte wirklich effektiv eingesetzt werden können, geht noch etwas Zeit ins Land. So gesehen sind diese Schreiblinien nicht mehr als ein grafischer Effekt, den Sie über die Formatierungspalette in der Palette Hilfslinien auch ausschalten können.
Die Hilfslinien lassen sich ein- und ausschalten.
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Sie können allerdings aus der Notizblock-Layoutansicht in alle anderen Ansichten wechseln. Die Weiterverarbeitung eines Notizblockdokuments mit anderen Mitteln in Word ist somit jederzeit möglich. Notizblockdokumente werden von vornherein in einer Gliederungsstruktur erstellt. Eine neu eingegebene Notiz befindet sich dabei gleich auf höchster Ebene. Sie können deshalb später auch die Gliederungspunkte so reduzieren, dass der Text darunter nicht zu sehen ist. Um Gliederungsebenen zu erstellen, benutzen Sie die Palette Notizenebenen. Über einfaches Anklicken der Schalter (Höher stufen, Tiefer stufen) erzeugen Sie neue Gliederungen in der gewünschten Struktur. Sie können auch einzelne Gliederungselemente verschieben (Nach oben, Nach unten).
Gliederungsebenen in der Notizblockansicht sind nur einen Mausklick entfernt. Der Normalfall ist, dass Sie die Notizblockansicht verwenden, um Dokumente vorzustrukturieren oder vorzubereiten (oder natürlich einfach nur, um Notizen festzuhalten, die eine begrenzte Lebensdauer haben). Zur weiteren Nutzung kann dann in eine andere Ansicht umgeschaltet werden. Der umgekehrte Weg ist selten sinnvoll, weil dabei zu viele Formatierungen verloren gehen. Soll aber aus einem Dokument ein Notizauszug erstellt werden, so empfehle ich, zunächst eine Kopie zu verwenden und daraus den Auszug zu erstellen oder über Copy & Paste die vorhandenen Texte in das Notizblockdokument zu übertragen.
Layoutansicht für Ihre Veröffentlichungen Word war schon immer ein Textprogramm mit Layoutambitionen. Mit dieser neuen Ansicht (die es in dieser Form ebenfalls nicht in der Windows Version Word 2007 gibt) kommt Word ein gutes Stück an Layoutprogramme heran. Da die Layoutansicht ebenfalls keine Ansicht ist, in die man einfach so umschaltet, warnt Word wie beim Notizblock vorher.
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Vorsicht auch beim Umschalten in die Layoutansicht für Ihre Veröffentlichungen. Klicken Sie mutig auf Weiter, passiert zunächst nicht viel mit dem Dokument selbst, abgesehen davon, dass plötzlich ein anderer Hintergrund da ist. Bei genauem Hinschauen entdecken Sie dann aber schnell eine veränderte Symbolleiste und unten rechts in der Statuszeile zwei Register . Wer Erfahrung mit Layoutprogrammen hat, wird wissen, was von Masterseiten und Führungslinien zu halten ist. Sie werden das an anderer Stelle in diesem Buch durch ein praktisches Beispiel ebenfalls erfahren. Hier genügt es zu wissen, dass die Masterseite Elemente (Text, Bilder, grafische Elemente) aufnimmt, die bei einem mehrseitigen Dokument für alle Seiten gelten sollen.
Die Layoutansicht überrascht zunächst weniger durch ein anderes Aussehen als durch andere Bearbeitungswerkzeuge.
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Formatierung anzeigen Keine direkte Ansicht, aber ein interessantes Merkmal ist die Anzeige von Formatierungen. Nicht immer sind alle Formatierungseinstellungen direkt aus dem Dokument zu ersehen. Wollen Sie sehen, wie ein bestimmtes Objekt oder Textelement formatiert wurde, dann wählen Sie Ansicht | Formatierung anzeigen. Klicken Sie anschließend auf Objekte oder Text im Dokument, wird in speziellen Infoboxen Auskunft über die Formatierung der ausgewählten Elemente gegeben, und zwar sowohl über die Absatz- als auch die Schriftartformatierung. Dass die Formatierungsanzeige eingeschaltet ist, sehen Sie daran, dass der Cursor als Symbol diese Infokästen zeigt. Sie schalten zurück in den normalen Modus, indem Sie die Esc-Taste drücken.
Wie wurde das noch einmal formatiert? Sie kennen sich nun so gut in Word aus, dass Ihnen ansprechende Dokumente für viele Zwecke ohne weitere Hilfe gelingen. Ausreizen können Sie Word mit den bis hierher gelernten Fähigkeiten allerdings nicht. Deshalb ist das Kapitel auch hier noch nicht zu Ende, sondern es geht weiter mit den fortgeschrittenen Funktionen.
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Textverarbeitung für Fortgeschrittene In diesem neuen Kapitelabschnitt greife ich ein paar Themen auf, die für fortgeschrittene Word-Anwender interessant sind. Dabei werde ich versuchen, einige schon bekannte Textverarbeitungskenntnisse zu erweitern und auszubauen. Sollten Sie hier einsteigen, aber noch sehr unsicher im Umgang mit Word sein, so empfehle ich Ihnen, in den vorangegangenen Abschnitten zu blättern und den einen oder anderen für Sie interessanten Absatz auch zu lesen und nachzuvollziehen.
Markieren Je mehr Sie mit Word Texte erstellen und bearbeiten, umso mehr kommen Sie in die Verlegenheit, Textstellen markieren zu müssen. Das können einzelne Zeichen, Wörter, Sätze, Absätze oder sogar mehrseitige Abschnitte sein. Um schnell die richtige Markierung anzubringen, können Sie in Word verschiedene Techniken benutzen. ÜGrundlagen Muss der gesamte Text markiert werden (zum Beispiel weil eine andere Schriftart gewählt werden soll), so wählen Sie Bearbeiten | Alles markieren oder drücken einfach c – A.
Markieren mit Tastenkombinationen Sie können die Markierungen mit der Maus vornehmen. Meistens ist das die schnellste und effektivste Methode – nicht immer aber die genaueste. Besonders wenn Sie mit einem Trackpad arbeiten (zum Beispiel auf einem MacBook oder MacBook Pro), kann es mit der Zeit nerven, wenn man zeichengenau markieren muss. Deshalb hier ein paar Tipps zu den unterschiedlichen Markierungstechniken. < Setzen Sie den Schreibcursor mitten im Text vor ein Wort. Drücken Sie jetzt die s-Taste und gleichzeitig die D-Taste. Das erste Zeichen rechts vom Cursor wurde markiert. < Drücken Sie die s-Taste, die o-Taste und die D-Taste einmal. Das Wort rechts vom Cursor wird komplett markiert. < Mit s – o – I markieren Sie das Wort links vom Cursor. < Setzen Sie den Cursor an den Anfang eines Absatzes. Drücken Sie die s-Taste, die o-Taste und die 6-Taste. Ruck, zuck ist der Absatz markiert. < Es funktioniert auch, wenn Sie den Schreibcursor an das Ende des Absatzes stellen, die s-Taste, die o-Taste und die 5-Taste drücken.
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< c – s – Cursor-Taste markiert vom Cursor aus den Rest der Zeile oder bis zum nächsten Absatz (je nach Cursor-Taste). Befindet sich der Cursor mitten in einer Zeile, soll diese aber komplett markiert werden, springt man mit c – CursorTaste an den Anfang oder das Ende der Zeile beziehungsweise mit den Cursorn für hoch und runter an den Anfang oder das Ende des Absatzes. ÜGrundlagen Eine Markierung heben Sie auf, indem Sie die Hochstelltaste loslassen und eine Pfeiltaste drücken oder die Maustaste loslassen und erneut kurz drücken.
Es genügt eine Tastenkombination, um einen Absatz zu markieren. Wenn Sie eine andere Taste drücken, solange die Markierung aktiv ist, wird die Aktion dieser Taste auf die Markierung übertragen. Der markierte Text wird gelöscht – es sei denn, Sie haben die Hinweise zu den Einstellungen am Anfang dieses Kapitels berücksichtigt (Eingabe ersetzt Markierung deaktiviert) und noch nicht zurückkorrigiert. Andernfalls brechen Sie aber nicht gleich in Panik aus. Wählen Sie Bearbeiten | Rückgängig oder die Tastenkombination c – Z, und alles ist wie zuvor, einschließlich der Markierung.
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In der folgenden Tabelle eine Übersicht über die wichtigsten Tastenkombinationen zum Markieren in Word-Dokumenten: Tastenkombina- Bedeutung tion s – C
Ein Zeichen nach rechts markieren.
s – H
Ein Zeichen nach links markieren.
s – c – C
Von der Cursorposition bis zum Zeilenende markieren.
s – c – H
Von der Cursorpostion bis zum Zeilenanfang markieren.
s – o – C
Von der Cursorposition bis zum nächsten Wortanfang markieren.
s – o – H
Von der Cursorposition bis zum Wortanfang markieren.
s – o – 6
Von der Cursorposition bis zum Absatzanfang markieren.
s – o – 5
Von der Cursorposition bis zum Absatzende markieren.
s – home
Von der Cursorposition bis zum Zeilenanfang markieren.
s – end
Von der Cursorposition bis zum Zeilenende markieren.
s – home
Von der Cursorposition bis zum Dokumentanfang markieren.
s – end
Von der Cursorposition bis zum Dokumentende markieren.
s – pg up
Von der Cursorposition bis zum oberen Fensterrand markieren.
s – pg dn
Von der Cursorposition bis zum unteren Fensterrand markieren.
ÜAufgepasst Achten Sie darauf, dass auf den Apple-Notebooks eventuell noch zusätzlich die fnTaste gedrückt werden muss, nämlich dann, wenn bestimmte Tasten wie zum Beispiel pg up und pg dn nicht direkt zu erreichen sind. Drücken Sie auch immer die Tasten in der angegebenen Reihenfolge.
Markieren mit der F8-Taste Eine besonders interessante Markierungsvariante bietet die F8-Taste. Wer unter MSDOS schon mit Word gearbeitet hat (bevor er zu Apple oder Windows gewechselt ist), wird diese Taste kennen. Sie leitet den Markierungsmodus ein. Um ihn kennenzulernen, machen Sie die folgenden Übungen einmal mit.
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Ü Aufgepasst Eventuell müssen Sie die fn-Taste drücken, um die Taste F8 tatsächlich zu erreichen. Auf einigen Tastaturen sind diese Tasten doppelt belegt, und einfaches Drücken aktiviert eine andere Funktion.
1. Setzen Sie den Cursor irgendwo in den Text in Sichtweite eines Kommas. 2. Drücken Sie die F8-Taste genau einmal. Sie dürften jetzt noch keine Veränderung auf dem Bildschirm sehen. 3. Drücken Sie die Komma-Taste. Von der Cursorposition bis zum nächsten Komma steht jetzt eine Markierung. 4. Drücken Sie die Punkt-Taste. Die Markierung wird bis zum nächsten Punkt erweitert. 5. Drücken Sie einen beliebigen Buchstaben. Die Markierung wird bis zum ersten Auftreten dieses Buchstabens vorschnellen. 6. Nun drücken Sie die s- und die F8-Taste. Die Markierung wird auf einen Satz reduziert. 7. Drücken Sie erneut die s- und die F8-Taste. Die Markierung wird auf ein Wort zurückgenommen (in der Regel das Wort, in dem der Cursor stand, als der Markierungsmodus mit F8 eingeschaltet wurde). 8. Drücken Sie noch einmal die s- und die F8-Taste. Die Markierung verschwindet vollständig. Sie sollten jetzt die Ausgangssituation (Schritt 1) wieder erreicht haben. Der Markierungsmodus ist aber noch nicht ausgeschaltet. Drücken Sie zum Beispiel eine Pfeiltaste, beginnt die Markierung erneut. Ü Grundlagen Um den Markierungsmodus aufzuheben, müssen Sie die Esc-Taste drücken. Eine vorhandene Markierung verschwindet aber erst, wenn Sie erneut eine Pfeiltaste betätigen oder mit der Maus irgendwo in den Text klicken. Mit dem Markierungsmodus lassen sich auch interessante Effekte erzielen. Probieren Sie einmal Folgendes aus: 1. Setzen Sie den Cursor in einem größeren Absatz in das erste Viertel mindestens einer zweiten Zeile. 2. Drücken Sie s – c – F8. 3. Lassen Sie die Tasten los.
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4. Markieren Sie die Zeile (mit der C-Taste) bis etwa zum Beginn des letzten Viertels der Zeile. 5. Drücken Sie nun die 6-Taste, bis Sie die vorletzte Zeile des Absatzes erreicht haben.
Beim Markieren sind in Word kaum Grenzen gesetzt. Mit der Maus funktioniert es übrigens auch. Nach Schritt 2 markieren Sie einfach den gewünschten Bereich. Sicherlich fragen Sie sich, was man mit solch einer Blockmarkierung anfangen kann. Bei normaler Textverarbeitung kaum etwas. Aber wenn Sie Texteffekte benötigen, ist das eine ganz hilfreiche Sache. Stellen Sie doch einmal den Hintergrund eines solcherart markierten Blocks mitten in einem Absatz auf Schwarz und die Textfarbe auf Weiß.
Arbeiten mit der Gliederungsansicht und der Dokumentstruktur Für diesen Abschnitt sollten Sie sich schon grob mit den unterschiedlichen WordAnsichten auskennen. Wenn das nicht der Fall ist, so lesen Sie bitte den zugehörigen Abschnitt (»Ansichtssache«) im ersten Teil dieses Kapitels nach.
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Die Gliederungsansicht gibt auf den ersten Blick nicht viel her. Ein fertiges Dokument kann sogar sehr komisch aussehen. Aber für bestimmte Zwecke ist die Gliederungsansicht eine praktische Sache, etwa für wissenschaftliche Arbeiten; für längere Berichte, die stark strukturiert sein müssen; Manuskripte für Drehbücher oder für Hörspiele. Auf den nächsten Seiten zeige ich Ihnen nun, wie Sie solch ein »gegliedertes Manuskript« erstellen. An einem umfangreicheren Beispiel sehen Sie dann, wie mit dieser Ansicht gearbeitet werden kann.
Ein gegliedertes Dokument erstellen Gerade für wissenschaftliche Arbeiten (oder um nicht gleich zu hochzustecken, für Referate) ist diese Ansicht geeignet. Man erstellt die erste grobe Gliederung, verfeinert diese und füllt sie anschließend mit Inhalt. Wenn Sie gerade keinen Text haben, um das folgende Beispiel nachzuvollziehen, dann nehmen Sie einfach ein oder zwei Seiten aus einem Buch, das stark gegliedert ist. Sie können auch den Text aus den folgenden Abbildungen abtippen. Gerade bei der Arbeit mit der Gliederungsstruktur ist es wichtig, das Vorgehen an einem konkreten Beispiel einmal auszuprobieren: 1. Öffnen Sie ein neues Dokument und schalten Sie in die Gliederungsansicht um (über das Menü Ansicht | Gliederung oder über das zweite Icon in der Statusleiste). 2. Geben Sie die Grobgliederung entsprechend der folgenden Abbildung ein.
Die Grobgliederung ist schnell eingegeben. 3. Setzen Sie den Schreibcursor hinter die zweite Überschrift (oder die Überschrift, die Sie weiter differenzieren möchten) und drücken Sie die r-Taste. Stören Sie sich nicht an der veränderten Nummerierung der Gliederung. 4. Geben Sie entsprechend der folgenden Abbildung den ersten der weiteren Untergliederungspunkte ein. 5. Klicken Sie in der Symbolleiste Gliederung auf die Schaltfläche Tiefer stufen
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Die Gliederung kann problemlos verfeinert werden. ÜHilfe Die Symbolleiste Gliederung wurde geöffnet und unter die Symbolleiste Standard gehängt, als Sie in die Gliederungsansicht gewechselt sind. Ist diese Symbolleiste nicht zu sehen, so sind Sie entweder nicht in der Gliederungsansicht (bitte prüfen Sie das noch einmal nach) oder Sie haben diese Symbolleiste absichtlich oder versehentlich geschlossen. Über Ansicht | Symbolleisten | Gliederung holen Sie diese wieder hervor. Falls Sie mit einer englischen Version von Office:mac 2008 arbeiten, in der noch nicht alle Menüs eingedeutscht sind, dann heißt diese Symbolleiste bei Ihnen Outlining. 6. Ergänzen Sie die Untergliederung nach der folgenden Abbildung (oder Ihren eigenen Unterlagen). Beenden Sie dabei jede Zeile mit der r-Taste.
Sie sehen vor den einzelnen Gliederungspunkten Minussymbole und im Beispiel beim zweiten Gliederungspunkt ein Plussymbol.
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Kapitel 3
7. Setzen Sie den Schreibcursor in die Zeile, die das Pluszeichen enthält. 8. Klicken Sie in der Symbolleiste Gliederung auf die Schaltfläche Reduzieren Die Gliederungsebene 2 verschwindet. 9. Nun wählen Sie in der Symbolleiste Gliederung die Schaltfläche Erweitern Die untergeordnete Gliederungsebene ist wieder da.
. aus.
Diese Art des Vorgehens bietet sich dann an, wenn Sie einzelne Elemente der Gliederung ein- oder ausblenden wollen. Sollen die Auswirkungen für das ganze Dokument gültig sein, so benutzen Sie bitte die Schaltflächen neben Erweitern und Reduzieren. Sie sind durch die Zahlen 1 bis 7 gekennzeichnet. Klicken Sie auf »1«, wird nur die erste Gliederungsebene angezeigt. Klicken Sie auf »2«, wird alles bis zur zweiten Gliederungsebene angezeigt usw. 10. Setzen Sie den Schreibcursor hinter den ersten Gliederungspunkt der zweiten Gliederungsebene (im Beispiel 2.1) und drücken Sie die r-Taste. 11. Klicken Sie in der Symbolleiste Gliederung auf die Schaltfläche Tiefer stufen
.
12. Geben Sie jetzt den Text ein, entweder wie er in der Abbildung zu sehen ist oder nach eigenen Unterlagen.
Für Word ist jeder Absatz ein Gliederungspunkt. Word betrachtet in dieser Ansicht jeden Absatz als einen Gliederungspunkt, der zu einer bestimmten Ebene gehört. Über die Schaltflächen Höher stufen und Tiefer stufen können die Absätze beliebig zwischen den Ebenen verschoben werden. Über die Schaltflächen Nach oben und nach unten lassen sich Absätze innerhalb einer Ebene verschieben. Auf diese Weise können Sie flexibel mit dem Text arbeiten. Um Absätze zu versetzen, müssen Sie noch nicht einmal das übliche Spiel Ausschneiden
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(c – X) und an anderer Stelle Einfügen (c – V) spielen. Um während der Arbeit einen Überblick über das gesamte Projekt zu bekommen, können Sie stufenweise (oder auf einen Schlag) alle Ebenen ausblenden oder wieder einblenden. ÜGrundlagen Wollen Sie einen ganzen Gliederungsabschnitt markieren, so klicken Sie auf das Plus- oder Minuszeichen im Dokumentfenster. Um die Markierung wieder zu lösen, klicken Sie irgendwo anders hin. Meistens ist es sinnvoller, nur die tiefer liegende Ebene eines Gliederungspunktes geöffnet zu haben, und zwar die, an der man gerade arbeitet. Sie erkennen übrigens nicht nur am Pluszeichen, das ein Gliederungspunkt mindestens eine weitere Gliederungsebene enthält, sondern auch daran, dass der Text teilweise unterstrichen ist.
Plus und unterstrichen – da ist sicher noch etwas drunter! Haben Sie auf diese Weise ein Dokument fertiggestellt, können Sie in eine andere Ansicht wechseln (zum Beispiel Standard oder Seitenlayout). Vermutlich wird die Formatierung für den Ausdruck noch nicht in der gewünschten Form sein. Das können Sie aber mit Ihren inzwischen erworbenen Kenntnissen schnell nachholen.
Ein vorhandenes Dokument gliederungstauglich machen Sie können jedes Dokument in der Gliederungsansicht betrachten. Allerdings sind die bereits geschilderten Effekte – Ein- und Ausblenden der Gliederungsebenen – nicht immer wirksam. Nämlich dann nicht, wenn diese Ebenen für Word nicht existieren.
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Kapitel 3
Am einfachsten haben Sie es, wenn Sie Überschriftformate benutzt haben. Ansonsten müssen Sie jeden Absatz über die beiden Schaltflächen Höher stufen und Tiefer stufen der gewünschten Ebene zuordnen. Die Gliederungsstruktur eignet sich unter anderem auch für die Erstellung von Drehbüchern, Theaterstücken und Hörspielen, die sehr stark durchstrukturiert sein müssen und übersichtlich die Dialoge wiedergeben sollen. Für die Autoren ist es wichtig, im gesamten Manuskript schnell jede gewünschte Stelle zu erreichen. Die Gliederungsansicht kann dafür noch erweitert werden: 1. Klicken Sie in der Symbolleiste Standard auf die Schaltfläche Navigation
.
2. Im linken Teil des Fensters öffnet sich eine neue Informationsleiste. Stellen Sie – falls nicht schon vorgegeben – oberhalb in der Liste von Miniaturansicht auf Dokumentstruktur um.
Über die linke Navigationsleiste kann im gesamten Dokument jede Gliederungsstelle angesprungen werden. In der neu geöffneten Navigationsleiste am linken Rand haben Sie jetzt das gesamte Dokument im Blick und im Griff. Sie können einzelne Gliederungspunkte direkt anspringen, Gliederungsebenen auf- und zuklappen und haben dann den eigentlich zu bearbeitenden Text immer nur einen Mausklick weit rechts daneben stehen. Nicht für alles ist die Gliederungsansicht zu gebrauchen. Aber wenn Sie sich einmal damit vertraut gemacht haben, werden Sie schnell Einsatzmöglichkeiten dafür finden.
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ÜTipp Wenn Sie vorhaben, zu einem Vortrag eine PowerPoint-Präsentation zu erstellen, dann legen Sie das Vortragsdokument in der Gliederungsstruktur an. Sie können dann eine Kopie davon auf Folientauglichkeit reduzieren und in PowerPoint importieren. Damit haben Sie dann ruck, zuck eine Präsentation fertig, die auf Folien gedruckt oder über einen Beamer ausgegeben werden kann.
Layouten mit der Textverarbeitung Sollen Publikationen erstellt werden, die Texte, Bilder und andere Objekte (zum Beispiel WordArt) kombinieren, und diese auch noch regelmäßig in gleicher oder ähnlicher Form verwendet werden, dann bietet sich die Layoutansicht für Ihre Veröffentlichungen an. Was sich hinter diesem umständlichen Begriff verbirgt, ist eine andere Art der Textverarbeitung, als die, die Sie von Word gewohnt sind. Tatsächlich verbirgt sich nicht so viel Neues dahinter. Textfelder und Masterseiten gab es schon in früheren Versionen, aber die Zusammenführung in einer speziellen, auf Publikationen optimierten Ansicht ist neu und fördert die Nutzung dieser Elemente. Am Beispiel eines Rundbriefs probieren Sie diese Ansicht am Besten einmal aus. Wie immer können Sie statt der vorgegebenen Beispiele eigene Ideen einfließen lassen. Zum Üben sollten Sie sich aber nicht allzu sehr von der vorgegebenen Struktur entfernen. Sie wissen nach Durcharbeiten des Beispiels gut, wie Sie mit diesen Elementen eigene Vorstellungen verwirklichen können.
Masterseite als Grundlage einrichten Grundlage für die weitere Arbeit ist die Masterseite. Hier werden Texte und Bilder eingerichtet, die auf allen Seiten angezeigt werden sollen. Auch Layoutführungslinien werden hier eingerichtet, damit die Texte und Bilder im gesamten Rundbrief einheitlich sind. Vorgabe ist ein dreispaltiges Layout.
Führungslinien einsetzen 1. Öffnen Sie über Datei ein Neues leeres Dokument oder drücken Sie die Tastenkombination c – N. 2. Wählen Sie Ansicht | Veröffentlichungslayout und bestätigen Sie den Info-Dialog mit OK. 3. Schalten sie unten rechts im Dokumentfenster über die Register auf Masterseiten um. 4. Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf das vertikale (linke) Lineal. Der Mauszeiger verwandelt sich in ein Symbol mit zwei nach links und rechts zeigenden Pfeilen.
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5. Ziehen Sie bei gedrückter linker Maustaste eine Führungslinie in das Dokument und lassen Sie bei 2 cm (im oberen, horizontalen Lineal) die Maustaste los. 6. Fügen Sie weitere Führungslinien bei 7, 8, 13, 14 und 19 cm ein. Ü Hilfe Sind die Lineale bei Ihnen nicht zu sehen, so schalten Sie diese über Ansicht | Lineale hinzu. 7. Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf das horizontale (obere) Lineal. Der Mauszeiger verwandelt sich in ein Symbol mit zwei nach oben und unten zeigende Pfeilen. 8. Ziehen Sie bei gedrückter linker Maustaste eine Führungslinie in das Dokument und lassen Sie bei 4 cm (im linken, vertikalen Lineal) die Maustaste los. 9. Fügen Sie eine weitere Führungslinie bei 16 cm hinzu.
Das Masterdokument wurde mit Führungslinien strukturiert.
Logos positionieren Sollen Bilder oder Objekte (zum Beispiel ein Logo) auf allen Seiten des Rundbriefs erscheinen, so werden diese ebenfalls auf der Masterseite festgelegt. Für dieses Beispiel wähle ich eine ClipArt aus der Galerie. Da keine passende im Bestand ist, muss eine aus dem Online-Angebot von Microsoft gewählt werden.
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1. Wählen Sie Einfügen | Bild | ClipArt… 2. Klicken Sie auf den Schalter Online und beantworten Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja. 3. Oben links bei ClipArt geben Sie ein Stichwort ein (für das Beispiel wird eine ClipArt gesucht, die etwas mit dem Schreiben zu tun hat) und klicken auf Suchen. 4. Die ClipArts, die Sie herunterladen möchten, markieren Sie durch einen Klick in das Kontrollkästchen darunter.
Das karge Angebot an ClipArts, das mit Office 2008 ausgeliefert wurde, kann durch das Online-Angebot gezielt ergänzt werden. 5. Klicken Sie oberhalb der ClipArts auf xx Element(e) herunterladen, wenn Sie mit der Auswahl fertig sind. 6. Prüfen Sie die Nutzungsbedingungen und bestätigen Sie mit Akzeptieren. ÜAufgepasst Wählen Sie Ablehnen, weil Ihnen die Nutzungsbedingungen nicht gefallen, so entfallen auch die nächsten Schritte. Suchen Sie dann ein beliebiges anderes ClipArt aus dem Offline-Bestand aus und machen Sie ab dem nächsten Unterkapitel mit dieser Beschreibung weiter.
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Kapitel 3
7. Um die ClipArts tatsächlich herunterzuladen, müssen Sie noch einmal im nächsten Dialog, der auch die Vorgehensweise beschreibt, auf Jetzt herunterladen klicken. 8. Um die neuen ClipArts in die Galerie zu integrieren, klicken Sie die heruntergeladene Datei doppelt an.
Die heruntergeladenen ClipArts müssen noch in die Galerie integriert werden. Ein Doppelklick auf das Icon genügt. 9. Wählen Sie eine passende ClipArt aus und bestätigen Sie mit Einfügen. 10. Ziehen Sie die ClipArt an die vorgesehene Stelle und passen Sie gegebenenfalls noch die Größe an.
Testfeld festlegen Sollen bestimmte Bereiche immer mit Text versehen werden – also nicht variabel dem Layout zur Verfügung stehen –, so legen Sie bereits auf der Masterseite dafür ein Textfeld an. Im Beispiel legen wir dies für das Impressum fest: 1. Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Textfeldwerkzeug
.
2. Ziehen Sie im Layout innerhalb der vorgesehenen Führungslinien ein Rechteck auf. Es muss nicht gleich passen. Es kann abschließend auf die richtige Größe gebracht werden. 3. Geben Sie den Text dafür ein. 4. Wenn Sie mögen, können sie auch ein weiteres Textfeld für den Titel festlegen. 5. Um die Arbeit an der Masterseite abzuschließen, klicken Sie auf das Register (rechts unten) Alle Inhalte.
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Feststehende Textfelder werden besser auch in die Masterseite eingearbeitet.
Bildablagebereiche definieren Sollen immer wieder Bilder in den Rundbriefen eingesetzt werden, so kann diese Arbeit vereinfacht werden, indem man Bildablagebereiche definiert. Formatierungen und Effekte müssen so nicht immer wieder neu eingegeben werden, sondern lassen sich »vererben«. Ü Aufgepasst Achtung! Die folgenden Schritte dürfen nicht auf der Masterseite durchgeführt werden, sonst lassen sich keine neuen Bilder hinzufügen. 1. Fügen Sie zunächst ein Bild ein, entweder über Einfügen | Bild | Aus Datei oder indem Sie es einfach in das Dokument ziehen. 2. Passen Sie die Größe an, indem Sie es an den Eckmarkierungen fassen und nach innen (verkleinern) oder nach außen (vergrößern) ziehen. 3. Stellen Sie das Bild ein wenig schräg, um es etwas hervorzuheben, entweder indem Sie den grünen Punkt, der oben aus dem Bild ragt, mit dem Mauscursor fassen oder indem Sie auf das Bild doppelklicken und bei Größe | Drehung einen Winkel eingeben. 4. Im Dialog Bild formatieren (oder in der Formatierungspalette in der Gruppe Schatten) legen Sie auch noch einen Schatten fest. 5. Bestätigen Sie mit OK. 164
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Das Bild darf ruhig einen Schatten werfen und muss nicht immer gerade stehen. 6. Doppelklicken Sie auf das Bild. 7. Wählen Sie Links Layout und klicken Sie rechts auf den Schalter Erweitert. 8. Auf der Registerkarte Bildposition aktivieren Sie in der Gruppe Optionen das Kontrollkästchen vor Bildplatzhalter. 9. Bestätigen Sie zweimal mit OK.
Bildplatzhalter sind nicht einfach nur Bilder, sondern Container, die mit unterschiedlichen Bildern bestückt werden können.
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Nun können Sie bei Einsatz dieser Vorlage beliebige Bilder auf das vorhandene ziehen. Es wird dann sofort durch das neue ersetzt, das die Eigenschaften des Vorgängers annimmt.
Das Layout als Vorlage speichern Damit dieses Layout immer wieder als Vorlage für einen Rundbrief genutzt werden kann, müssen Sie es als Vorlage abspeichern: 1. Wählen Sie Datei | Speichern unter. 2. Geben Sie der Vorlage bei Sichern unter einen aussagekräftigen Namen (im Beispiel: Rundbrief) an. 3. Stellen Sie bei Format: die Word-Vorlage (.dotx) ein. 4. Bestätigen Sie die Einstellungen mit einem Klick auf den Schalter Sichern.
Das Rundbrief-Layout steht als Vorlage im Projektcenter für kommende Rundbriefe zur Verfügung. Sie finden künftig die Layoutvorlage im Projektcenter und können für weitere Rundbriefe die ganzen Schritte, die bisher nötig waren, ignorieren. Laden Sie die Vorlage und geben Sie direkt die aktuellen Informationen ein.
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Kapitel 3
Ü Hilfe Wenn Word sich mal weigert, nach dem Laden der Layoutvorlage diese in der korrekten Ansicht Layoutansicht für Ihre Veröffentlichungen anzuzeigen, dann führt der Umweg über die Entwurfsansicht immer zum gewünschten Ziel.
Layout fertig stellen Die Fertigstellung eines Rundbriefs mit diesem Layout ist nun kein Thema mehr. Was Sie benötigen, sind die Inhalte. Um Texte einzufügen, ziehen Sie einen Textrahmen auf, schreiben die Texte direkt dort hinein oder fügen sie aus anderen Quellen über Copy & Paste hinzu. Bilder ziehen Sie auf die Platzhalter – falls weitere nötig sind, fügen Sie diese wie oben beschrieben (Einfügen | Bild) ein. Es gibt aber noch ein paar Tricks, die Ihnen die Arbeit mit Layouts leichter machen können.
Verknüpfte Textfelder erstellen Nicht immer passt der Text in eine Spalte. Teilt man ihn auf mehrere Spalten auf, so wird es eine unsägliche Fummelei, wenn Veränderungen vorgenommen werden. Man muss aus der zweiten Spalte Text herausnehmen und der ersten hinzufügen oder umgekehrt. Das ist alles nicht nötig, wenn Sie verknüpfte Textfelder einsetzen. 1. Ziehen Sie einen Textrahmen auf. 2. Zeigen Sie unten rechts auf das leere Kästchen am Rahmen. Es sollte sich ein Pluszeichen darin zeigen. 3. Klicken Sie darauf und ziehen Sie einen weiteren Textrahmen auf. 4. Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3 so lange, bis alle benötigten Textrahmen erstellt sind.
Verknüpfte Textrahmen sind leicht zu erkennen.
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Ob Textrahmen verknüpft sind, erkennen Sie leicht an einem kleinen Kreis mit einer Zahl in der linken oberen Ecke des Rahmens. Das ist nicht ständig zu sehen, sondern nur, wenn Sie mit dem Mauscursor diesen Rahmen auswählen, und dann auch nur für kurze Zeit. Über zwei Schalter kann man übrigens schnell durch die verknüpften Textrahmen vor und zurück blättern. Und an einem »A…« am unteren Rand eines Textrahmens erkennen Sie schnell, ob noch Text vorhanden ist, der noch nicht dargestellt werden konnte.
Seitenzahlen Soll der Rundbrief mehrseitig werden, so ist es hilfreich, Seitenzahlen hinzuzufügen. Das ist keine große Sache, denn über Einfügen | Seitenzahlen erreichen Sie einen Dialog, in dem Sie alles Nötige (Position und Ausrichtung) einstellen können. Anschließend stehen die Seitenzahlen im Dokument an der richtigen Stelle.
Seitenzahlen lassen sich bequem im Layout platzieren.
Weitere Seiten Das oben gezeigte Beispiel generiert ein einseitiges Layout. Sollen mehrere Seiten erstellt werden, wobei sich rechte und linke Seite unterscheiden, so müssen zuvor auch mehrere Masterseiten erstellt werden: < eine linke Seite < eine rechte Seite < eine Titelseite Die Titelseite kann eine Variation einer rechten Seite sein. Über das Menü Einfügen stehen Ihnen dann während der Arbeit die nötigen Befehle (Neue Seite/Neue Masterseite/Doppelte Seite) zur Verfügung.
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Kapitel 3
Mit Word kommt man schnell zu einem ansprechenden Drucklayout. Man kann Word immer noch nicht mit den professionellen Layoutprogrammen (zum Beispiel Quark XPress, Adobe InDesign) vergleichen. Dahin zielt auch nicht der Anspruch dieses Textverarbeitungsprogramms. Aber für viele Zwecke ist es einfach zu aufwendig, solch ein spezialisiertes Programm »anzuwerfen« und dessen Bedienung zu lernen. Die erweiterten Fähigkeiten von Word in diesem Bereich kommen sicher einer breiten Anwendergruppe entgegen.
Schwarz auf weiß: Drucken mit Word:mac Texte im Computer werden zunehmend als fertiges Dokument akzeptiert. Inzwischen gibt es ja sogar mit dem E-Book die elektronische Variante zum gedruckten Buch. Allerdings ist es nach wie vor so, dass in vielen Fällen auf den Ausdruck nicht verzichtet werden kann. Briefe werden immer noch im ausgedruckten Format mit der Post verschickt – selbst im Zeitalter der elektronischen Post. Verträge werden in elektronischer Form ebenfalls noch nicht akzeptiert. Zahlreiche andere Drucksachen werden an den Drucker weitergegeben, sodass ich hier keine langen Aufzählungen liefern will, sondern lieber einige Hinweise zum Ausdruck der Word-Dokumente gebe.
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Schnelldruck Die einfachste und schnellste Art, ein Dokument auszudrucken, ist ein Klick auf das Symbol mit dem Drucker in der Symbolleiste Standard. Der Nachteil ist, dass dann keine Einstellungen mehr möglich sind. Das Dokument wird an den Drucker geschickt und ohne weitere Nachfragen ausgedruckt. Diese Art zu drucken bietet sich an, wenn das Dokument zur Kontrolle gedruckt werden soll oder bereits fertig und geprüft ist und keine weiteren Einstellungen mehr benötigt.
Druck einstellen Wählen Sie das Menü Datei | Drucken oder drücken Sie c – P, so gelangen Sie in den Drucken-Dialog, in dem umfangreiche Einstellungen vorgenommen werden können.
Hier können die Einstellungen für den Ausdruck eines Dokuments vorgenommen werden. Die erste Einstellung dient der Auswahl des Druckers. Haben Sie nur einen Drucker angeschlossen, wird dort der richtige Drucker bereits angezeigt. Besitzen Sie mehrere Drucker oder sind Sie einem Netzwerk angeschlossen, so können Sie aus der Liste auch einen anderen als den angezeigten Drucker auswählen. Außerdem gelangen Sie über den Listeneintrag Drucker hinzufügen ... in den Mac-OS-X-Dialog für die Drucker und können dort auch neue Drucker in das System einbinden. Mit der kleinen
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Schaltfläche rechts neben der Einstellungsliste können Sie den Dialog reduzieren und wieder erweitern. Unter Voreinstellungen: können Sie alle Drucken-Einstellungen auch speichern. Das ist hilfreich, wenn man zum Beispiel mit einem Notebook an unterschiedlichen Arbeitsplätzen tätig ist (zum Beispiel zu Hause, im Büro, bei Freunden). In einem eigenen Dialog Einstellung sichern kann man der aktiven Konfiguration einen Namen geben und diese abspeichern. Anschließend lässt sich diese Einstellungsvariante ebenfalls aus der Liste auswählen.
Drucken-Einstellungen können gespeichert werden. Im Hauptteil dieses Dialogs finden Sie zahlreiche Einstellungsvarianten, die Sie über eine Liste ansteuern können. Einige dieser Einstellungsoptionen sind druckerabhängig, sodass sie von Modell zu Modell, von Hersteller zu Hersteller verschieden aussehen. Wundern Sie sich also nicht, wenn die hier beschriebene Variante nicht identisch ist bei Ihnen und Ihrem Drucker. Über Kopien & Seiten legen Sie fest, wie viele Exemplare dieses Dokuments gedruckt werden sollen. Drucken Sie das Dokument mehrfach und besteht es aus mehreren Seiten, so können sie über Sortiert drucken dafür sorgen, dass Sie nicht nach dem Druck noch die vielen Blätter umsortieren müssen. Sie können Alle Seiten drucken oder eine Auswahl von Seiten. Bei Von: und Bis: geben Sie einen zusammenhängenden Bereich an. Bei Seitenbereich lassen sich auch nicht zusammenhängende Bereiche des Dokuments zum Ausdruck freigeben. Links sehen Sie eine Vorschau des Dokuments. Da es eine Weile dauern kann, bis es angezeigt wird, können Sie dies über Kurzübersicht anzeigen auch deaktivieren. Über die Schaltfläche Seite einrichten… wechseln Sie in den Dialog zur Anpassung der Dokumentseiteneinstellungen. Schalten sie bei Einstellungen auf Microsoft Word um, gelangen Sie in einen Dialog, aus dem heraus über weitere Schaltflächen die Seitenränder angepasst werden können. Nach Abschluss dieser Arbeiten wechseln Sie über die Schaltfläche OK zurück in den Drucken-Dialog.
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Wählen Sie aus der Liste Layout, können Sie festlegen, wie das Dokument gedruckt werden soll. Stellen Sie bei Seiten pro Blatt: zum Beispiel »2« ein, so werden zwei Seiten des Dokuments quer auf eine DIN-A4-Seite gedruckt. Wie die Seitenfolge beim Ausdruck angewählt wird, sehen Sie darunter. Sie können die Reihenfolge ändern, indem Sie einfach ein anders Muster anklicken. Über Rahmen lässt sich ein Rahmen für das gesamte Dokument festlegen – von der Haarlinie bis zur Doppellinie ist alles möglich. Die Option Beidseitig drucken ist nur aktiv, wenn Sie eine entsprechende Einstellung bei der Seiteneinstellung vorgenommen haben.
Wie soll das Dokument gedruckt werden? Sehr komfortabel sind die Einstellungsmöglichkeiten im Bereich Zeitplan. Voreingestellt ist immer Jetzt, das heißt der Druck startet nach dem Auftrag. Sie können aber auch eine Uhrzeit angeben (zum Beispiel die Mittagspause). Legen Sie hier auch eine Priorität für das Dokument fest, wenn Sie nicht der einzige sind, der auf dem Drucker ausgibt, oder Sie noch andere Dokumente zum Ausdruck freigeben wollen. Bei Papierhandhabung sollten Sie Einstellungen in Erwägung ziehen, wenn Sie umfangreiche Dokumente drucken wollen. Umkehren bei Seitenfolge bietet sich dann an, wenn ein Dokument mit vielen Seiten gedruckt wird. Es muss anschließend nicht umsortiert werden, sondern liegt dann bereits mit der ersten Seite oben im Papierauswurf. Soll das Papier beidseitig bedruckt werden, so können Sie zunächst die ungeraden Seiten (Nur ungerade) und anschließend, nachdem Sie das Papier wieder eingelegt haben, die geraden Seiten (Nur gerade) drucken. Einstellungen wie ColorSync oder ähnlich sind hersteller- und modellabhängig und sollen hier nicht weiter besprochen werden. Auf Laserdruckern die nur schwarz-weiß drucken können, erscheint dieser Dialog auch gar nicht. Ebenso Qualität & Medium. Hier legen Sie fest, welches Papier benutzt werden soll (Normales Papier ist meist voreingestellt). Auch der Druckmodus kann festgelegt werden. Die beste Qualität bietet natürlich
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immer das optimalste Ergebnis, bringt aber auch den größten Tinten- oder Tonerverbrauch mit sich. Auch Farboptionen und Spezialeffekte sind druckerabhängig. Interessant sind die Einstellungen unter Microsoft Word. Hier finden Sie sowohl die Einstellungen für die zu druckenden Seiten wieder als auch eine neue Liste. Voreingestellt ist immer Dokument, da dies auch die am häufigsten gewünschte Ausgabevariante ist. Sie können aber auch die Dokumenteigenschaften, Formatvorlagen oder AutoText-Einträge ausdrucken lasen.
Nicht nur das Dokument kann gedruckt werden. Unter Zusammenfassung finden Sie dann alle Einstellungen übersichtlich in Form einer Liste.
Druck starten Im unteren Teil des Druckmenüs finden Sie alle Schalter zum Starten des Ausdrucks: < Mit Vorschau sehen Sie sich das Dokument auf dem Bildschirm so an, wie es (wahrscheinlich) auf dem Papier aussehen wird. < Als PDF sichern… schreibt Ihr Dokument in eine Datei, die mit dem Acrobat Reader (und ähnlichen Anwendungen) angeschaut werden kann. Es findet sozusagen ein digitaler Ausdruck statt. Das PDF-Format ist auch als plattformübergreifendes Format interessant. < Fax… verschickt Ihr Dokument als Fax, vorausgesetzt Ihr Computer ist dafür eingerichtet und eine Internetverbindung besteht oder kann aufgebaut werden. Andernfalls erscheint die Schaltfläche hier gar nicht. < Drucken schickt das Dokument an den zuvor eingestellten Drucker. < Mit der Schaltfläche Abbrechen können sie den Druckvorgang auch an dieser Stelle noch verhindern.
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Was abschließend noch zu fragen ist: Haben Sie genug Papier in Ihrem Drucker liegen? Ist er eingeschaltet und die Druckpatrone noch ausreichend gefüllt?
Serienbriefe Eine besondere Form des Drucks ist der Seriendruck. Ein Dokument wird mehrere Male ausgedruckt – allerdings mit veränderbaren Details. Die Standardanwendung für den Seriendruck ist der Serienbrief. Ein Brief wird an viele Empfänger verschickt. Die Adresse (manchmal auch die Anrede) ist das veränderbare Detail. Auch Briefumschläge und Etiketten lassen sich in Word als Seriendruck gestalten. ÜGrundlagen Sie finden alles Nötige für den Seriendruck im Menü Extras. Mit dem SeriendruckManager können Sie einen kompletten Seriendruck von Anfang bis Ende durchführen. Ein Beispiel zeigt Ihnen die Vorgehensweise. Ein Rundbrief soll an die Vereinsmitglieder geschickt werden. Der Brief ist bereits fertiggestellt und muss nur noch als Seriendruck eingerichtet werden. Sie können für dieses Beispiel einen beliebigen Brief nehmen oder es auch mit einem leeren, neuen Dokument nachvollziehen. 1. Öffnen Sie das Dokument oder legen Sie ein neues, leeres Dokument an. 2. Wählen Sie Extras | Seriendruck-Manager. 3. Bei Dokumenttyp auswählen | Neu erstellen wählen Sie Serienbriefe aus der Liste.
Der Seriendruckmanager leitet durch den kompletten Vorgang bis zum Seriendruck. Wichtig für den Seriendruck ist die Datenquelle. Irgendwo müssen die Daten ja herkommen, die in das Dokument, das für den Seriendruck genutzt wird, eingefügt werden sollen. Word kann verschiedene Datenquellen auslesen: eine FileMakerPro-Datenbank (ab Version 7) inzwischen auch, aus dem Office-Adressbuch, einer Excel-Tabelle, aus Textdateien (wenn sie passend aufbereitet sind) und auch aus Word-
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Tabellen (Datenquelle öffnen...). Sie können auch eine Neue Datenquelle… erstellen – und davon gehen wir in diesem Beispiel einmal aus. 4. Bei Empfängerliste auswählen öffnen Sie Liste abrufen und wählen Neue Datenquelle.
Gibt es noch keine Adresssammlung für den Serienbrief, so erstellt man schnell in Word eine neue Liste. 5. Im Dialog Datenquelle erstellen entfernen Sie die Feldnamen: Position, Adresse2, Bundesland/Kanton, Tel_privat, Tel_geschäftlich. Dazu markieren Sie den Feldnamen in der Liste und klicken links daneben auf die Schaltfläche Feldnamen entfernen. 6. Bestätigen Sie mit OK. 7. Geben Sie unter Sichern unter: einen Dateinamen für die Datenquelle an (im Beispiel verein.docx) und klicken Sie auf Sichern. 8. Anschließend öffnet sich ein Datenformular, in dem Sie die gewünschten Datensätze für den Serienbrief eingeben können.
Daten können auch während der Serienbrieferstellung erfasst werden.
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Zugegeben: Es ist meistens nicht sehr effektiv, die Daten für jeden Serienbrief zu erfassen. Da ich aber nicht davon ausgehen kann, dass bei der Nachvollziehung dieses Beispiels jeder gleich eine Datenbasis hat, beschreibe ich diese interessante Option gleich mit. Manchmal ist es auch ganz hilfreich, zum Beispiel dann, wenn ein Serienbrief an eine überschaubare Zahl von Personen geschickt werden soll, die tatsächlich noch nicht erfasst sind. Die über diese Funktion erfassten und in einem Word-Dokument gespeicherten Daten können übrigens von den meisten Datenbank-Management-Systemen (zum Beispiel FileMaker Pro) importiert werden. Eventuell ist aber die Umwandlung in eine reine Textdatei noch nötig (Datei | Speichern unter… | Textdatei). Auf diese Weise ist die erstmalige Eingabe nicht verloren und muss nicht wiederholt werden, wenn sie einem anderen Datenbestand zugeführt werden sollen. 9. Geben Sie einen Datensatz ein und klicken Sie auf OK. Das Datenformular verschwindet und Sie finden sich in Ihrem Hauptdokument mit dem darüber gelagerten Seriendruck-Manager wieder. 10. Unter Empfängerliste auswählen finden Sie jetzt auch mindestens zwei Symbole aktiviert: Datensatz suchen und Datenquelle bearbeiten. Klicken Sie auf das zweite Symbol. 11. Jetzt sind Sie wieder im Datenformular. Klicken Sie auf Neuer Datensatz und geben Sie noch ein paar Datensätze ein, damit der Seriendruck ausprobiert werden kann. 12. Ist ein Datensatz in die Felder eingetragen, speichern Sie diesen über Neuer Datensatz ab. Gleich nach dem Eintragen der Daten wird das Formular wieder leer zur Verfügung gestellt. 13. Klicken Sie auf die Schaltfläche Datenquelle, wenn Sie keinen Datensatz mehr eintragen wollen. Sie finden sich anschließend in einem Word-Dokument wieder, das eine Tabelle enthält, in der die soeben erfassten Daten eingetragen sind.
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Word trägt die Daten in eine Tabelle ein. Sie haben sowohl den Seriendruck-Manager als auch eine neue Symbolleiste Datenbank über der Tabelle liegen. Sie können die Tabelle nun bearbeiten, indem Sie direkt in die Felder gehen und dort Ergänzungen oder Korrekturen vornehmen. Stellen Sie den Cursor in eine Spalte, können Sie die Tabelle auch nach dieser Spalte sortieren. Zwei Icons in der Symbolleiste Datenbank fordern Ihnen dazu nicht mehr als einen Mausklick ab. Mit dem letzten Icon kehren Sie zum Hauptdokument zurück. 14. Setzen Sie den Schreibcursor in die erste Zeile des Anschriftenfeldes. 15. Öffnen Sie im Seriendruck-Manager die Palette Platzhalter einfügen. 16. Fassen Sie das Element Anrede und ziehen Sie es an die Stelle, an der die Anschrift beginnen soll. 17. Ziehen Sie das Element Vorname darunter. Drücken Sie dann einmal die Leertaste (e). 18. Das Element Name ziehen Sie neben Vorname. 19. Fügen Sie so auch noch die Felder Adresse1, LandRegion, Postleitzahl und Ort ein.
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Die Seriendruckfelder sind eingefügt. Bevor man etwas richtig durchführt (»in echt« haben meine Kinder früher gesagt), sollte man es testen. Der Seriendruck-Manager bietet diesen Test mit der Palette Vorschau an. 20. Öffnen sie die Palette Vorschau im Seriendruck-Manager. 21. Klicken Sie auf die erste Schaltfläche Seriendruck-Vorschau . Sofort verschwinden die Platzhalter im Hauptdokument, und der erste Datensatz wird angezeigt. 22. Blättern Sie mit den Schaltern durch die Datensätze, um zu prüfen, ob auch alles richtig angezeigt wird. Manchmal steckt der Teufel im Detail, und Informationen sind in den Spalten vertauscht. In der Tabelle fällt das nicht auf, aber im Serienbrief sofort. 23. Schalten Sie die Seriendruck-Vorschau wieder aus. 24. Öffnen Sie nun die Palette Seriendruck starten. 25. Klicken Sie auf das erste Icon Seriendruck starten , bestätigen Sie den DruckenDialog mit Drucken, und der Seriendruck beginnt. Wenn Sie unter Seriendruck starten die beiden anderen Icons näher anschauen, stellen Sie schnell fest, dass sich darunter noch interessante Ausgabefunktionen verbergen. Ausgabe in ein neues Dokument ermöglicht Ihnen den Seriendruck in eine Word-Datei. So können Sie vor dem Ausdruck prüfen, ob alles geklappt hat. Diese Datei kann gegebenenfalls nachkorrigiert (zum Beispiel sehr schnell über Suchen
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und Ersetzen oder die Tastenkombination c – F) und anschließend über das normale Drucken-Menü an den Drucker geschickt werden.
Auch Serien-E-Mails sind mit Word möglich. Seriendruck in E-Mail ermöglicht Ihnen die Ausgabe einer Serien-E-Mail. Allerdings ist dazu eine E-Mail-Adresse nötig. Diese muss in der Datenquelle vorhanden sein und wird bei An: ausgewählt. Außerdem sollte ein Betreff angegeben werden. Das ist zwar nicht zwingend nötig, aber besser und vor allem höflicher. Ein Klick auf Seriendruck in Postausgang legt die Mail im Postausgang von Microsoft Entourage ab (mit Apple Mail funktioniert das leider nicht). ÜAufgepasst Voraussetzung für den Versand ist natürlich, dass dieses Mailprogramm für die Benutzung installiert und konfiguriert ist. Wenn Sie im Postausgang nachsehen, finden Sie dort Ihre Serienmails wieder.
Die Serienmails sind im Postausgang gelandet.
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Es ist empfehlenswert, mit der Seriendruckfunktion zunächst etwas zu spielen. Sie werden schnell sehen, wie einfach der Umgang damit ist. Wenn Sie ein paar Testbriefe und Etiketten auf Makulaturpapier damit gedruckt haben, wissen Sie, wie es geht, und sind auch für den Ernstfall gerüstet.
Formatvorlagen effektiv einsetzen Bereits am Anfang dieses Kapitels wurde demonstriert, wie Sie Absätze formatieren und diese Formatierungen an andere Absätze vererben und übertragen können. Aber diese Art der Formatübertragung ist nur bei überschaubaren Dokumenten einigermaßen akzeptabel. Wenn Sie mit umfangreichen Dokumenten arbeiten und immer wieder gleiche Formatierungen benötigen, dann sollten Sie mit den sogenannten Formatvorlagen arbeiten. Mit diesen formatieren Sie in Sekundenschnelle Absätze. Eine weitere Steigerung sind dann die Dokumentvorlagen. Davon mehr jedoch im Kapitel »Word von A–Z«.
Was sind eigentlich »Formatvorlagen«? Wie eine Formatvorlage wirkt, haben Sie kennengelernt, als Sie über die Funktion Format übertragen einen Absatz mit den Formaten eines anderen Absatzes beglückt haben. Das war einfach und schnell durchzuführen. Mühsam ist es nur, immer wieder einen passenden Absatz dafür zu finden. Wenn viele Absätze zu formatieren sind, wird das zur Sisyphusarbeit. Noch komplizierter wird es, wenn unterschiedliche Formatierungen nötig sind, etwa für Überschriften, für Absätze mit und ohne Einrückungen, für Gliederungen und Aufzählungen, für die Titelseite und das Literaturverzeichnis etc. Mit fertigen Formatvorlagen geht das alles viel schneller. Erst beim Einsatz von Formatvorlagen bei der Textarbeit kommen die Vorteile der elektronischen Datenverarbeitung (bezogen auf die Textarbeit) so richtig zur Geltung!
Vorhandene Formatvorlagen nutzen Einige Formatvorlagen liefert Word gleich mit. Öffnen Sie die Palette Formatvorlagen in der Formatierungspalette. Sie sehen unter Zu übernehmende Formatvorlage auswählen eine Liste vorhandener Vorlagen, die in der Dokumentvorlage Normal.dot gespeichert sind.
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Die Palette Formatvorlagen enthält alles zur Arbeit mit diesen Vorlagen. Mit den Vorlagen Standard, Überschrift 1 bis 3 etc. kommen Sie nicht weit. Das ist aber längst nicht alles, was Word mitbringt. Wählen Sie unterhalb der Formate aus der Liste Alle Formatvorlagen aus, und schon vergrößert sich die Anzahl der fertigen (und direkt einsetzbaren) Formatvorlagen erheblich. Da die Vielzahl an Formatvorlagen zu Unübersichtlichkeit führt und nicht alles immer dem persönlichen Bedarf entspricht, ist es durchaus sinnvoll, sich ein paar Formatvorlagen »selbst zu stricken«.
Formatvorlage aus formatiertem Absatz erstellen Am einfachsten ist es, eine Formatvorlage aus einem bereits formatierten Absatz zu erstellen. Öffnen Sie das Dokument, das Sie zu Beginn dieses Kapitels erstellt haben (entweder die Datei Anekdoten.doc oder das von Ihnen selbst angelegte Beispiel). Wir werden aus den Absätzen die Formate in Vorlagen extrahieren. 1. Markieren Sie einen Absatz komplett. 2. Klicken Sie in der Palette Formatvorlagen auf die Schaltfläche Neue Formatvorlage… 3. Im Dialog Neue Formatvorlage geben Sie als Erstes dem Absatzformat einen Namen (zum Beispiel Absatz_mit_Einzug). 4. Klicken Sie auf die Kontrollkästchen vor Zur Dokumentvorlage hinzufügen. 5. Wenn Sie wollen, dass immer alle anderen Absätze mit diesem Format automatisch angepasst werden, dann aktivieren Sie auch Automatisch aktualisieren. 6. Bestätigen Sie mit OK. 181
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Wenn Sie jetzt in die Liste schauen, finden Sie Ihre Formatvorlage schön alphabetisch einsortiert. Wenn Sie nun einen Absatz markieren und auf die neue Formatvorlage klicken, wird er automatisch mit allen Formaten belegt, die in der Vorlage enthalten sind. Formatieren Sie übungshalber damit einmal das komplette Manuskript.
Eine neue Formatvorlage ist schnell angelegt. ÜGrundlagen Bei Formatvorlage für nächsten Absatz wird eingestellt, wie der folgende Absatz formatiert wird. Standardmäßig wird hier immer das gleiche Absatzformat eingetragen, auch wenn Sie den Eintrag freilassen.
Jede neu erstellte Formatvorlage wird sofort in die Liste einsortiert und ist für die weitere Arbeit auch in anderen Dokumenten verfügbar.
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Word:mac 2008
Kapitel 3
Vorhandene Formatvorlagen bearbeiten Um eine vorhandene Formatvorlage zu bearbeiten, gehen Sie über das Menü Format | Formatvorlage… Alternativ können sie auch in der Formatierungspalette ein Format mit der Maus anfahren und durch Klick am rechten Rand ein Menü öffnen. Wählen Sie dann Formatvorlage ändern. 1. Öffnen Sie den Dialog Formatvorlage (über das Menü Format). 2. Markieren Sie die gewünschte Formatvorlage (in unserem Fall die soeben erstellte Vorlage Absatz_mit_Einzug) in der Liste und klicken Sie auf Ändern. 3. Stellen Sie die Schriftart um (zum Beispiel von Times New Roman auf Tahoma) und prüfen Sie, ob die Kontrollkästchen vor Zur Dokumentvorlage hinzufügen und Automatisch aktualisieren aktiviert sind. 4. Klicken Sie auf OK. 5. Schließen Sie die Bearbeitung mit Übernehmen ab. Sie sollten sofort im kompletten Dokument die Änderungen bei allen Absätzen sehen, die mit dieser Formatvorlage belegt sind.
Eine bestehende Formatvorlage kann geändert werden.
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Smart Books
Microsoft Office:mac 2008
Wird Ihnen die Liste der Formatvorlagen mit der Zeit zu lang und möchten Sie bevorzugt mit den selbst erstellten Formaten arbeiten, dann stellen Sie das einfach ein: Wählen Sie Benutzerdef. Formatvorlagen (im Dialog Format | Formatvorlage) aus, und Sie bekommen nur die angezeigt, die Sie selbst angelegt haben.
Formatvorlage von Grund auf neu erstellen Wollen sie selbst eine Formatvorlage von Grund auf erstellen, ohne sich auf eine bestehende Absatzformatierung zu beziehen, so ist dazu zwar etwas mehr Aufwand einzuplanen, es ist aber nicht komplizierter, als bisher beschrieben. Um zum Beispiel eine eigene Vorlage für eine Überschrift zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Öffnen Sie den Dialog über Format | Formatvorlagen… 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu… Alternativ hätten Sie auch in der Formatierungspalette auf Neue Formatvorlage klicken können. Schritt 1 könnte dann entfallen. 3. Tragen Sie bei Name eine Bezeichnung für die Vorlage ein (zum Beispiel Eigene_ Ueberschrift_1). 4. Da auf eine Überschrift selten eine zweite folgt, wählen Sie bei Formatvorlage für nächsten Absatz das von Ihnen standardmäßig genutzte Absatzformat aus. Ü Power User Wenn Sie mit mehrstufigen Überschriftenhierarchien arbeiten, kann allerdings das folgende Absatzformat auch eine Überschrift sein. Auf Überschrifttyp 1 folgt Überschrifttyp 2 usw. Dann müssen Sie manuell auf das jeweils benutzte Absatzformat umstellen, wenn diese Hierarchie im Manuskript unterbrochen wird. 5. Bei Formatierung stellen Sie Schriftart, Schriftgröße, Schriftattribute (fett, kursiv), Schriftfarbe und Ausrichtung des Absatzes ein. Wenn Ihr Schreibcursor im zu formatierenden Absatz steht, können Sie die Auswirkungen in der Vorschau kontrollieren. Unterhalb der Vorschau können Sie Ihre Einstellungen auch noch nachlesen. Ü Grundlagen Bei Formatvorlage basiert auf können Sie eine bestehende Vorlage als Basis für Ihr eigenes Format wählen. Vorgegeben ist hier immer Standard, da dies die unformatierte Grundlage für jeden Text ist. Sie können aber zum Beispiel auch eine Überschriften-Formatvorlage wählen und müssen diese dann nur noch variieren. 6. Aktivieren Sie die Optionen Zur Dokumentvorlage hinzufügen und Automatisch aktualisieren.
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Word:mac 2008
Kapitel 3
Eine Formatvorlage von Grund auf zu erstellen, ist keine Hexerei. Eigentlich ist die Formatvorlage jetzt schon fertig und brauchbar. Sie können aber noch eine Feinformatierung vornehmen. Dazu nutzen Sie die unscheinbar am unteren Ende stehende Liste Format. Klappen Sie diese aus, haben Sie weitere Einstellungsmöglichkeiten. < Schriftart: Sie nehmen eine Zeichenformatierung im gleichen Dialog Schrift vor, den Sie auch über das Menü Format | Schriftart erreichen können. Hier finden Sie unter anderem auch eine ganze Reihe weiterer (Schrift-)Effekte. < Absatz: Alle üblichen Absatzeinstellungen aus dem Dialog Format | Absatz finden Sie hier wieder. < Tabstopps: Legen Sie in Ihrer Vorlage die Tabstopps für die Absatzformatvorlage fest. Auf diese Weise können Sie – je nach Absatz und dessen Formatierung – unterschiedliche Tabstopp-Einstellungen für ein Dokument definieren. < Rahmen: Auch Umrandungen sind in einer Formatvorlage festzulegen. < Sprache: In Dokumenten, die auch fremdsprachliche Abschnitte enthalten, können Sie die Sprache je Absatz definieren. Das erleichtert die Rechtschreibprüfung sehr.
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Microsoft Office:mac 2008
Word versucht zwar immer, die jeweils gültige Sprache automatisch festzustellen, läuft dabei aber manchmal in die Irre. Legen Sie für eine Absatzformatierung Kopien für unterschiedliche Sprachen an (zum Beispiel Absatz_Deutsch, Absatz_Englisch, Absatz_Französisch), so wechselt Word bei der Rechtschreibprüfung immer zu den richtigen Wörterbüchern. < Positionsrahmen: Damit legen Sie fest, wo Objekte im Dokument platziert werden und wie Text sich bei diesen Objekten verhalten soll (zum Beispiel ob Text die Objekte umfließen soll). < Nummerierung: Formatierungseinstellungen, die weniger für Absätze als für Listen geeignet sind. < Tastenkombination: Sie können einer Formatvorlage auch eine Tastenkombination zuweisen. Damit lässt sich eine Formatvorlage auch ganz schnell über einen Tastendruck aufrufen. Bei vielen Formatvorlagen lohnt das nicht, abgesehen davon, dass Sie sich auch nur eine begrenzte Zahl von Tastenkombinationen merken können (und Word hat ja auch sonst noch einige zu bieten!). Aber für häufig benutzte Formatvorlagen kann das schon ganz hilfreich sein. Ü Tipp Da die ctrl-Taste am Mac kaum belegt ist, nutzen Sie diese bevorzugt bei der Festlegung eigener Tastenkombinationen. Damit Sie zumindest sehen, wie so etwas gemacht wird, werden wir abschließend der neuen Formatvorlage eine Tastenkombination zuweisen: 7. Wählen Sie aus der Liste Format den Eintrag Tastenkombination. 8. Im Dialog Tastatur anpassen tragen Sie nun eine Tastenkombination ein. Dazu drücken Sie die ctrl-, die o- oder die c-Taste und zusätzlich eine andere Taste. 9. Prüfen Sie, ob unter Derzeit zugeordnet zu: für die gewählte Kombination bereits eine Zuweisung besteht. Falls ja, wiederholen Sie den Vorgang mit einer anderen Kombination. 10. Standardmäßig wird alles in der Vorlage Normal.dot abgespeichert. Damit steht die Tastenkombination in allen Dokumenten zur Verfügung. Wollen Sie die Zuordnung nur für das aktuelle Dokument, so wählen Sie bei Speichern in: dieses Dokument aus. 11. Sind Sie mit der gewählten Kombination zufrieden, klicken Sie auf Zuweisen. 12. Bestätigen Sie die Einstellung mit OK.
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Word:mac 2008
Kapitel 3
Haben Sie OK angeklickt, ohne zuvor Zuweisen gewählt zu haben, geht die Tastenkombination verloren. Vermutlich ist deshalb auch die Schaltfläche Abbrechen nicht in diesen Dialog integriert worden.
Einer Formatvorlage kann auch ein Tastaturkommando zugewiesen werden. 13. Um die Formatvorlage abzuspeichern, müssen Sie im Dialog Neue Formatvorlage nun nur noch auf die Schaltfläche OK klicken. 14. Soll die Vorlage gleich auf den Absatz angewandt werden, in dem der Schreibcursor steht, klicken Sie auf Übernehmen. Ansonsten bestätigen Sie mit Schließen. ÜGrundlagen Sie können Formatvorlagen nicht nur für Absätze, sondern auch für Zeichen, Tabellen und Listen erstellen. Dies stellen Sie im Dialog Neue Formatvorlage bei Formatvorlagentyp ein. Zeichenformatvorlagen können auch kombiniert mit Absatzvorlagen genutzt werden, das heißt in einem bereits mit einer Absatzformatvorlage versehenen Absatz können Sie auch für Wörter und Zeichen eine Zeichenformatvorlage zuweisen (oder umgekehrt). Die Absatzformatierung geht dabei nicht verloren. Vorsicht ist jedoch geboten, wenn Sie einem bereits formatierten Absatz eine andere Absatzformatvorlage zuweisen. Die ursprüngliche Formatierung geht dabei verloren.
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Microsoft Office:mac 2008
Word von A – Z Die folgenden Anleitungen richten sich vorwiegend an fortgeschrittene Anwender, wobei »fortgeschritten« nicht heißt, dass man schon fast alle Funktionen von Word kennt. Gemeint ist, dass die Textverarbeitung mit dem Programm in den Grundzügen bekannt und geübt ist. Tatsächlich entwickeln sich viele Anwender in unterschiedliche Richtungen weiter. Die eine erledigt vorwiegend ihre Korrespondenz mit dem Programm und sucht ständig nach Automatisierungen und Verbesserungen. Der andere nutzt das Programm für umfangreichere Dokumente und sieht die Professionalisierung im effektiveren Umgang mit den umfangreichen Dateien. Wieder andere nutzen Word vorwiegend für die Gestaltung von Textdokumenten (zum Beispiel für eine Firmenzeitschrift oder für Flugblätter) und haben ganz andere Fragen. Deshalb finden Sie in diesem letzten Teil zu Word nicht einfach nur eine alphabetische Auflistung von Funktionen, sondern vor allem eine Sammlung von Anleitungen. Sie finden Vorgehensweisen und kleine Anwendungen beschrieben, die Ihnen in Ihrem speziellen Word-Alltag weiterhelfen können. So müssen Sie diese Seiten nicht linear durcharbeiten, sondern können bei Bedarf nachschlagen und das passende heraussuchen. Manche grundlegende Technik, die in den vorangegangenen Abschnitten bereits erläutert wurde, habe ich erneut aufgeführt, um die jeweiligen Anleitungen nicht unvollständig darzustellen. Auch Zurückblättern kann lästig sein. Es spricht deshalb auch nichts dagegen, diese Seiten einmal durchzublättern, um zu sehen, was alles darin enthalten ist. Vielleicht stoßen Sie ja gerade auf die Lösung, die Sie momentan suchen. Leider können auch mit diesem Teil die Fähigkeiten von Word nicht voll ausgeleuchtet werden. Dazu wäre ein eigenes Buch mindestens mit einem Umfang dieses Buches über Office:mac 2008 nötig. Soll das komplette Office-Paket in einem Buch dargestellt werden, so ist für jedes Programm etwas Beschränkung unumgänglich.
Absatz Ein Absatz wird in einem Dokument immer durch die Eingabetaste (r) erzeugt. Der neue Absatz erhält dabei auch die Einstellungen des vorangegangenen Absatzes. Ein Fehler, den viele Anwender machen, ist, mit der r-Taste durch mehrfaches Drücken Leerraum zu erzeugen. Drücken Sie die Eingabetaste zweimal, so erzeugen Sie keine »leere Zeile«, sondern einen »leeren Absatz«. Ü Grundlagen Die Einstellungen für einen Absatz legen Sie über Format | Absatz oder die Tastenkombination o – c – M fest.
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Word:mac 2008
Kapitel 3
Dialogfenster für Einzüge und Abstände des Absatzes. Auf der Registerkarte Einzüge und Abstände legen Sie fest, wie der Text erscheinen soll: < Unter Ausrichtung stellen Sie ein, wie der Text im Absatz ausgerichtet sein soll (linksbündig, zentriert, rechtsbündig oder im Blocksatz). < Bei Gliederungsebene können Sie festlegen, ob der Absatz zu einer Gliederungsebene oder zu einem Textkörper gehören soll (lesen Sie dazu auch die Ausführung zur Gliederungsansicht). < Bei Einzug stellen Sie den linken und rechten Rand des Textes ein. Gemeint ist damit immer der Abstand vom inneren Rand, der bei den Seiteneinstellungen (über Seite einrichten erreichbar) schon vorgegeben ist. Bei Extra: können Sie Effekte wie einen hängenden Einzug oder einen Einzug nur für die erste Zeile eines Absatzes festlegen. Hinter um: geben Sie diese Einzugseffekte zentimetergenau an. < Bei Abstand legen Sie fest, wie viel Abstand vor oder nach dem Absatz vorgegeben werden soll. Die Einstellungen sind in Punkt (pt) anzugeben. < Der Zeilenabstand: kann wie bei einer Schreibmaschine festgelegt werden, entweder in Zeilen (Einfach, 1,5 Zeilen oder Doppelt) oder in Punkt (Mindestens, Genau, Mehrfach). Die Punktangabe ist bei Maß: anzugeben.
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Microsoft Office:mac 2008
< Die Vorschau stellt grafisch dar, was Sie eingestellt haben. Auf der Registerkarte Zeilen- und Seitenumbrüche legen Sie fest, wie die Absätze sich beim Seitenwechsel verhalten sollen. < Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor Absatzkontrolle, so sorgt Word dafür, dass keine Hurenkinder (letzte Zeile eines Absatzes am Anfang einer neuen Seite) oder Schusterjungen (erste Zeile eines Absatzes am Ende einer Seite) entstehen. Diese Einstellung ist auf jeden Fall zu empfehlen.
Typografische Fehler vermeiden Sie mit einem einfachen, kleinen Haken. < Soll ein Absatz immer zusammengehalten werden, aktivieren Sie die Option Zeilen nicht trennen. < Sollen zwei Absätze immer zusammenstehen und nicht getrennt werden, markieren Sie diese beiden und wählen in diesem Dialog die Option Absätze nicht trennen. < Soll vor dem Absatz zwingend ein Seitenwechsel erfolgen, so aktivieren Sie Seitenwechsel oberhalb. Das wirkt natürlich nur, wenn der entsprechende Absatz markiert wurde. < Wird im Dokument eine Zeilennummerierung durchgeführt, dann kann diese Nummerierung in einem Absatz unterbrochen werden, wenn Sie die Option Zeilennummern unterdrücken aktivieren. (Zeilennummern sind nur in der Seitenlayoutansicht zu sehen).
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Word:mac 2008
Kapitel 3
< Word führt eine automatische Silbentrennung durch. Diese kann für einzelne Absätze deaktiviert werden (Keine Silbentrennung). Es ist hilfreich, einen Absatz so gezielt beeinflussen zu können. Sollen aber mehrere Absätze mit den gleichen Einstellungen belegt werden und sind diese auch in unterschiedlichen Dokumenten gewünscht, dann ist eine Formatvorlage die bessere Wahl.
Abschnitt Ein Abschnitt ist ein Bereich innerhalb eines Dokuments, der sich von anderen Bereichen (Abschnitten) durch seine Formatierung unterscheiden kann. Tatsächlich können zwei Abschnitte die gleiche Formatierung haben. Sie können sich dann durch die Abgrenzung voneinander durch einen Abschnittswechsel auch unterschiedlich formatieren lassen. Was sich hier sehr banal und technisch anhört, kann ein Dokument aber sehr vielseitig machen. So können Sie beispielsweise auf einer Seite einen Teil (oben) einspaltig, einen zweiten Teil (in der Mitte) zweispaltig und einen dritten Teil (im unteren Drittel) wieder einspaltig setzen. Durch die Abschnittswechsel ist diese unterschiedliche Formatierung möglich.
Mit Abschnittswechseln lassen sich Dokumente vielfältig gestalten.
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Einen Spaltenwechsel fügen Sie folgendermaßen ein: < Setzen Sie den Schreibcursor an die Stelle, an der Sie den Abschnitt beenden wollen. < Wählen Sie Einfügen | Umbruch. < Entscheiden Sie sich für einen der vier vorgegebenen Abschnittswechsel (im Beispiel für den Spaltenumbruch). Mit den Abschnittswechseln nächste Seite, ungerade Seite und gerade Seite ist gleichzeitig auch immer ein Seitenwechsel verbunden. Ü Grundlagen Jeder Abschnitt kann über Seite einrichten individuell formatiert werden.
AutoFormat Die Funktion AutoFormat hilft Ihnen, das Dokument ansprechend zu formatieren. Das ist auf zwei Arten möglich: < direkt während der Eingabe < für das gesamte Dokument auf einmal Die erste Art des automatischen Formatierens haben Sie sicher schon kennengelernt. Die zweite Form der automatischen Formatierung ist allerdings bei ungewöhnlich vielen Word-Anwendern unbekannt.
AutoFormat während der Eingabe Während Sie Ihren Text eingeben, prüft Word ständig, ob bestimmte Formatierungen automatisch vorgenommen oder geändert werden sollen. Voreingestellt ist allerdings wenig, etwa dass Listeneinträge vererbt werden. Haben Sie also einen Listeneintrag vorgenommen, dann übernimmt Word beim nächsten – ähnlich wie bei Absätzen – die Formatierung wie beim vorherigen. Um weitere AutoFormatierungen vorzunehmen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie Format | AutoFormat… 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen… 3. Stellen Sie alles Nötige ein und bestätigen Sie mit OK.
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Word:mac 2008
Kapitel 3
Hier legen Sie fest, was Word bei der Eingabe automatisch formatiert. Sie können alles anklicken und damit für eine weitreichende Formatierung bei der Eingabe sorgen. Manchmal kann das auch lästig werden, etwa wenn Word bestimmte Zeichenkombinationen als Netzwerkpfad erkennt und als Hyperlink formatiert, oder wenn es bei Zahlen eine automatische Aufzählung vermutet und eine gerade nicht passende Formatierung einstellt. Aber für solche Fälle wissen Sie ja, wo Sie das (für den Einzelfall oder ständig) deaktivieren können. Eine optimale Grundkonfiguration der AutoFormat-Funktion (bei der Eingabe) zeigt die Abbildung.
Autoformatierung eines kompletten Dokuments Sie können Word auch beauftragen, ein komplettes (bereits vorhandenes) Dokument mit der AutoFormat-Funktion zu bearbeiten. Zuvor sollten Sie allerdings prüfen, was eingestellt ist und dies gegebenenfalls anpassen. Dazu rufen Sie, wie zuvor beschrieben, AutoFormat auf und passen anschließend die Optionen… an. Mein Vorschlag: < Überschriften und … < Listen übernehmen. < »Gerade Anführungszeichen« durch »typografische« sowie … < Internet- und Netzwerkpfade durch Hyperlinks ersetzen. < Formatvorlagen beibehalten.
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Microsoft Office:mac 2008
Word erledigt die AutoFormatierung auch »am Stück«. Für ein komplettes AutoFormat gehen Sie dann folgendermaßen vor: 1. Öffnen Sie das Dokument in Word. 2. Wählen Sie Format | AutoFormat… 3. Aktivieren Sie AutoFormat mit Anzeige der Änderungen. 4. Stellen Sie den Dokumenttyp ein (Allgemeines Dokument, Briefe oder E-Mail). 5. Bestätigen Sie mit OK. Wenn Word fertig ist, können Sie die Änderungen im Dokument ansehen. Alles, was geändert wurde, ist markiert und mit einem Kommentar versehen (zum Beispiel Gelöscht). Klicken Sie auf die Schaltfläche Änderungen überprüfen..., so steuert Word jede Änderung an. Sie bekommen einen etwas ausführlicheren Kommentar und können über Ablehnen die Änderung verwerfen. Klicken Sie auf eine der beiden Suchen-Schaltflächen, so wird vorwärts oder rückwärts weiter Änderung für Änderung angesteuert. Über Abbrechen kehren Sie zum vorherigen Dialog zurück. Mit der Schaltfläche Alle annehmen übernehmen Sie die AutoFormatierungen für das gesamte Dokument. Mit Alle ablehnen verwerfen Sie den kompletten Formatierungsvorgang.
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Word:mac 2008
Kapitel 3
Die Formatierungsarbeit von Word können Sie annehmen oder ablehnen.
AutoKorrektur Die AutoKorrektur ist eine Liste von Wörtern, die häufig falsch geschrieben werden, und den richtigen Schreibweisen dazu. Sie erreichen diese Funktion über das Menü Extras | AutoKorektur… Zunächst finden Sie vier generelle AutoKorrekturvorgaben: < Zwei GRoßbuchstaben am WOrtanfang korrigieren. Dies ist vor allem für Schnellschreiber wichtig. Manchmal hat man schon den zweiten Buchstaben getippt, bevor die s-Taste richtig losgelassen wurde (zumindest mir geht das sehr häufig so). Damit Sie nicht ständig nachkorrigieren müssen (das kann ganz schön nervig sein!), erledigt das Word automatisch mit dieser Funktion für Sie. Ist es nicht relevant oder haben Sie sogar häufig bewusst Wörter mit zwei Großbuchstaben am Anfang, dann deaktivieren Sie diese Funktion besser. < Jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen. Dies scheint zwar eine vernünftige Regelung zu sein, kann aber trotzdem manchmal stören, zum Beispiel wenn viele Aufzählungen gemacht werden. Auch Lyriker stören sich manchmal daran. Sie können es also deaktivieren, wenn Sie zu häufig nachkorrigieren müssen.
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Microsoft Office:mac 2008
< Wochentage immer groß schreiben. Diese Regel benötigt wohl keinen Kommentar. < Jede Tabellenzelle mit einem Großbuchstaben beginnen. Dies kann eine wichtige Vorgabe für die Arbeit mit umfangreichen Texttabellen sein. Ich empfehle aber, die Option auszuschalten und bei Bedarf hinzuzuschalten, da es lästig ist, wenn man in kleinere Tabellen immer nachkorrigieren muss, weil die Großschreibung gerade nicht passt. Wenn Sie zwar grundsätzlich diese AutoKorrekturen wünschen, aber ein paar Ausnahmen wollen, dann klicken Sie auf die Schaltfläche Ausnahmen… und geben diese ein.
Ausnahmen können Sie selbst festlegen. Im unteren Teil des AutoKorrektur-Fensters finden Sie eine lange Liste von Ersetzungen. Allerdings werden diese nicht wirksam, wenn das Kontrollkästchen vor Während der Eingabe ersetzen nicht aktiviert ist. Bevor Sie das machen, sehen Sie sich die Liste einmal an. Sie werden dann schnell sehen, dass zum Beispiel auch Emoticons durch Smilies ersetzt werden. Sie können allerdings aus dieser Liste auch Einträge entfernen (markieren und auf Löschen klicken) und eigene Einträge hinzufügen. Diese Möglichkeit können Sie auch missbrauchen, um Textbausteine auf Tastaturkürzel zu legen.
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Word:mac 2008
Kapitel 3
Hierzu ein Beispiel: Sie möchten eine eigene Grußformel für den Briefschluss erstellen? Ich schreibe zum Beispiel manchmal gerne »Freundliche Grüße aus dem Taubertal« – setzen Sie aber ruhig Ihre eigene Kreation ein. Probieren Sie das einmal anhand der folgenden Anleitung aus: 1. Öffnen Sie über Extras | AutoKorrektur das Dialogfenster. 2. Tragen Sie bei Ersetzen: ein Tastaturkürzel ein, zum Beispiel »fgt«. 3. Bei Durch: geben Sie nun den gewünschten Textbaustein ein (zum Beispiel »freundliche Grüße aus dem Taubertal«). 4. Klicken Sie auf Hinzufügen und bestätigen Sie mit OK.
So erzeugen Sie eigene Textbausteine, die über Tastaturkürzel aufgerufen werden. Wenn Sie nun im Dokument das Kürzel eingeben, wird nach der Eingabetaste oder einem Leerzeichen das Kürzel sofort gegen den Text getauscht.
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Microsoft Office:mac 2008
AutoText Bei häufiger Textarbeit sind Textbausteine sinnvoller als der Missbrauch der AutoKorrektur. Sie finden diese Funktion über Einfügen | AutoText. Im aufgeklappten Untermenü finden Sie Gruppen von Textbausteinen (Anrede, Betreffzeile, Grußformel, Kopf- und Fußzeile, Tabellen, Versandanweisungen), die Sie sofort nutzen können. Interessant sind beispielsweise die Tabellen, die Ihnen viel Formatierungsarbeit abnehmen und sofort weiterbearbeitet werden können.
Textbausteine sind bereits vorhanden. Sie können auch selbst individuelle Textbausteine erstellen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Schreiben Sie den Text, der ein Textbaustein werden soll, in ein beliebiges WordDokument und markieren Sie diesen. 2. Wählen Sie Einfügen | AutoText | Neu… 3. Geben Sie einen Namen für den AutoText ein. 4. Klicken Sie auf OK, um den Baustein zu übernehmen.
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Word:mac 2008
Kapitel 3
Dem Textbaustein wird ein Kurzname zugeordnet. Sie können den Textbaustein auch über das Menü Einfügen | AutoText | AutoText… direkt eingeben, ohne ihn in das Dokument zu schreiben und zu markieren. In beiden Fällen können Sie aus der Liste Standard auswählen.
Direkteingabe eines Textbausteins. ÜTipp Wollen Sie die Textbausteine über ein Kürzel aufrufen, dann benutzen Sie die AutoKorrektur (siehe Stichwort zuvor).
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Microsoft Office:mac 2008
Datum und Uhrzeit einfügen Das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit lassen sich schnell und einfach in ein Dokument einfügen: 1. Setzen Sie den Schreibcursor an die Stelle, an der das Datum (oder die Uhrzeit) eingefügt werden soll. 2. Wählen Sie Einfügen | Datum und Uhrzeit. 3. Suchen Sie eines der verfügbaren Formate aus und markieren Sie es durch Anklicken. 4. Bestätigen Sie mit OK. ÜTipp Wenn Sie das Häkchen in das Kontrollkästchen vor Automatisch aktualisieren setzen, wird jedes Mal, wenn das Dokument geöffnet wird, das Datum (oder die Uhrzeit) aktualisiert.
Datum und Uhrzeit wählen Sie aus einem Dialogfenster.
Dokument schützen Nicht immer ist ein Dokument geeignet, von »jedermann und jederfrau« geöffnet und gelesen zu werden. Sie können das verhindern, indem Sie es durch ein Passwort schützen. 1. Wählen Sie Word | Einstellungen. 2. Klicken Sie das Modul Sicherheit an. 3. Geben Sie ein Kennwort zum Öffnen (und bei Bedarf auch zum Ändern) ein.
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Word:mac 2008
Kapitel 3
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor Schreibschutz empfehlen, so wird Ihnen beim Versuch, diese Datei zu öffnen, das schreibgeschützte Öffnen angeboten. 5. Aktivieren Sie auch mindestens unter den Datenschutzoptionen das Kontrollkästchen vor Beim Speichern persönliche Daten aus dieser Datei entfernen. 6. Bestätigen Sie diese Einstellungen mit OK. 7. Zur Kontrolle müssen Sie das Kennwort noch einmal eingeben und mit OK bestätigen.
Auch Textdokumente können gesichert werden. Haben Sie nur ein Kennwort zum Ändern vergeben, so kann zwar jede(r) das Dokument öffnen, aber nur diejenigen, die das Kennwort kennen, können Änderungen vornehmen. Wenn Sie in einem Netzwerk arbeiten, bietet es sich an, Dokumente in freigegebenen Ordnern mit diesem Schutz zu versehen. Über die Schaltfläche Dokument schützen... (oder alternativ über Extras | Dokument schützen...) bekommen Sie einen Dialog, in dem der Schutz eingeschränkt werden kann. So können Sie zum Beispiel erlauben, dass Überarbeitungen oder Kommentare zugelassen sind. Bei Formularen hilft ein genereller Schutz davor, dass (oft mühevoll erstellte) Formulare durch Unachtsamkeit verändert werden. Über diesen Dialog können Sie dann aber die Formulareingabe erlauben. Geben Sie kein Kennwort an, so kann jeder das Formular ausfüllen, ohne es zu zerstören. Mit Kennwort kann nur eine ausgewählte Zielgruppe (die das Kennwort kennt) die Eingaben vornehmen.
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Microsoft Office:mac 2008
Der Dokumentschutz kann auch begrenzt werden. Ü Aufgepasst Das Kennwort funktioniert nicht? Sie kommen in Ihr eigenes Dokument nicht rein? Bitte berücksichtigen Sie, dass Word bei den Kennwörtern zwischen Großund Kleinschreibung unterscheidet. Möglicherweise ist die Feststelltaste gedrückt. Wenn Sie das Passwort vergessen haben, ist das fatal. Sie können es nur löschen, wenn das Dokument geöffnet ist (wieder über Word | Einstellungen | Sicherheit).
Nach Eingabe des Kennworts können Sie noch entscheiden, ob schreibgeschützt geöffnet werden soll.
Dokumente suchen Natürlich können Sie Spotlight bemühen und damit das gewünschte Dokument suchen. Anschließend ziehen Sie es auf das Word-Icon im Dock, und schon wird es geöffnet. Aber auch Word enthält einige Suchoptionen, mit denen Sie sich zumindest oberflächlich vertraut machen sollten. Die jeweils zuletzt bearbeiteten Dokumente werden im Menü Datei | Zuletzt verwendete öffnen angezeigt. Wollen Sie dort mehr oder weniger Dateien sehen, dann gehen Sie im Dialog Einstellungen (Word | Einstellungen) auf die Registerkarte Allgemein und stellen Sie bei Zuletzt geöffnete Dokumente nachverfolgen einen anderen Wert ein. Allerdings: Die obere Grenze ist 99. Mehr ist auch nicht sinnvoll. Bereits bei weniger als der Hälfte wird diese Liste sehr unübersichtlich. Und außerdem sind es ja oftmals nicht die zuletzt geöffneten Dateien, die man sucht, sondern Dokumente, die schon vor längerer Zeit abgespeichert wurden.
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Word:mac 2008
Kapitel 3
99 Einträge sind die oberste Grenze. Mehr geht nicht! Suchen Sie eine Datei, die Sie in einen der Ordner gelegt haben, in denen Sie Ihre Textdokumente aufbewahren, dann wählen Sie Datei | Öffnen. Sie erreichen den Öffnen-Dialog auch aus dem Projektkatalog, (Datei | Projektkatalog) wenn Sie auf den Schalter Andere öffnen... (links unten) klicken. Hier können Sie nun, wie auch in anderen Mac-OS-X-Anwendungen, in den vorhandenen Ordnern nach dem gewünschten Dokument fahnden. In der Regel reicht es, das Dokument auszuwählen und auf Öffnen zu klicken. Wollen Sie aber am Originaldokument nichts ändern, sondern in einer Kopie arbeiten, so stellen Sie bei Öffnen: von Original auf Kopie um. Soll das Dokument nur gelesen und ein Verändern verhindert werden, können Sie Schreibgeschützt einstellen. Von diesen beiden Möglichkeiten wird leider viel zu selten Gebrauch gemacht. Dabei erspart dies beim späteren Schließen manch nervige Nachfrage.
Anstatt eine Kopie abzuspeichern, kann gleich eine Kopie vom Original geöffnet werden.
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Smart Books
Microsoft Office:mac 2008
Dokumentvorlagen Haben Sie sich im zweiten Teil des Abschnittes dieses Buches mit dem Thema Formatvorlagen auseinandergesetzt (oder kannten Sie sich ohnehin damit schon aus)? Dann sollten Sie sich jetzt mit dem Thema Dokumentvorlagen vertraut machen. Jedem Dokument liegt eine Dokumentvorlage zugrunde. Wenn Sie nichts Weiteres eingestellt haben, dann ist es die Dokumentvorlage Normal.dot. In dieser Dokumentvorlage sind alle Dokumenteinstellungen (AutoText, Schriftarten, Tastenbelegungen, Makros, Layouteinstellungen, Formatvorlagen etc.) gespeichert.
Globale und eigene Dokumentvorlagen Die Dokumentvorlage Normal.dot ist eine globale Vorlage. Diese Einstellungen gelten für alle Dokumente. Wenn Sie Ihre Formatvorlagen in dieser Dokumentvorlage speichern, können Sie diese in jedem Dokument nutzen. Das klingt vorteilhaft, kann sich aber auch als nachteilig erweisen, wenn die Dokumentvorlage dadurch nämlich immer unübersichtlicher wird. Deshalb bietet es sich an, eigene Vorlagen zu erstellen. Die einfachste Art, eine Dokumentvorlage zu erzeugen, ist die, auf vorhandene Arbeit zurückzugreifen. Haben Sie ein Dokument umfangreich formatiert und dabei Formatvorlagen angelegt, dann konstruieren Sie daraus eine Dokumentvorlage folgendermaßen: 1. Öffnen Sie ein fertiges Dokument. 2. Löschen Sie den kompletten Text (c – A, um alles zu markieren, und dann Bearbeiten | Löschen | Inhalt). 3. Wählen Sie Datei | Speichern unter. 4. Stellen Sie bei Format aus der Liste Word-Vorlage (.dotx) ein. 5. Klicken Sie auf Sichern.
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Word:mac 2008
Kapitel 3
Eine eigene Dokumentvorlage entsteht beim Speichern. Sie finden diese Dokumentvorlage anschließend im Projektkatalog wieder. Ü Tipp Wenn Sie eine eigene Dokumentvorlage anlegen, dann säubern Sie vorher besser den Formatvorlagenkatalog. Schmeißen Sie die Formatvorlagen raus, die Sie nicht benötigen. Allerdings lassen sich die Standardformatvorlagen, die auch in der Dokumentvorlage Normal.dot enthalten sind, nicht löschen.
Dokumentvorlagen anhängen Wenn Sie während der Arbeit an einem Manuskript eine bestehende Dokumentvorlage anhängen wollen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie Extras | Vorlagen und Add-Ins… 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Anfügen... 3. Wählen Sie bei Aktivieren: die Word-Vorlagen aus (falls nicht voreingestellt). 4. Falls noch nicht eingestellt, wählen Sie Benutzervorlagen (selbst erstellte Vorlagen finden Sie im Ordner Eigene Vorlagen). 5. Markieren Sie die gewünschte Vorlage und klicken Sie auf Öffnen. 6. Aktivieren Sie im Dialog Dokumentvorlagen und Add-Ins das Kontrollkästchen vor Formatvorlagen automatisch aktualisieren. 7. Bestätigen Sie mit OK. 205
Smart Books
Microsoft Office:mac 2008
Vorhandene Dokumentvorlagen lassen sich an geöffnete Dokumente anhängen. Diese Vorgehensweise gilt weitgehend auch für die anderen Office-Anwendungen. Dokumentvorlagen für Excel haben die Extension .xltx, Dokumentvorlagen für PowerPoint haben die Extension .pptx. Sie finden die gesammelten Vorlagen im Projektkatalog in der Gruppe Eigene Vorlagen wieder.
Dokumentvorlagen finden sich gesammelt im Projektkatalog.
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Word:mac 2008
Kapitel 3
Ü Power User Wenn Kompatibilität für Sie ein wichtiges Thema ist, dann speichern Sie noch im alten Vorlagenformat (.dot) ab. Allerdings kann es dann passieren, dass Neuheiten von Office 2008 nicht mit übertragen werden. Meine Empfehlung: Speichern Sie bei solchen Dokumentvorlagen, die weitergegeben werden, eine zusätzliche Variante als .dot-Datei ab und nehmen Sie Ergänzungen/Verbesserungen immer an der Originalfassung (.dotx) vor, von der dann wiederum eine Kopie (.dot) erzeugt wird. Umständlich – aber sicherer.
Formel-Editor Was hat eine Textverarbeitung mit Mathematik zu tun? Zunächst einmal wenig. Aber selbst Mathematiker schreiben manchmal außer Zahlen und Formeln auch Texte. Und selbst Nicht-Mathematiker müssen ab und an mal eine Formel in ihre Dokumente einfügen. Word hat dafür ein interessantes Werkzeug parat: den Formel-Editor. Sie finden dieses gute Stück über Einfügen | Objekt… | Microsoft Formel-Editor.
Hier verbirgt sich der Formel-Editor. Microsoft ist beim Lokalisieren seiner Anwendungen nicht für Konsequenz, und so finden Sie deshalb in der Menüleiste nicht den Begriff Formel-Editor, sondern Equation Editor vor. Um den Umgang mit diesem Werkzeug zu erläutern, werden wir in diesem Beispiel die Formel für den Zentralwert oder Median, eine statistische Kennzahl, entwickeln.
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Microsoft Office:mac 2008
ÜTipp Ein kleiner Tipp vorweg: Wenn Sie mit dem Cursor einige Sekunde auf eine der Symbolgruppen zeigen, wird angezeigt, um welche Gruppe es sich handelt. Gleichermaßen funktioniert das innerhalb der Gruppen mit den einzelnen Zeichen. 1. Starten Sie den Editor über Einfügen | Objekt… | Microsoft Formel-Editor. 2. Geben Sie ein kleines »x« ein und markieren Sie dieses. 3. Wählen Sie die dritte Gruppe der Symbole (Schrägstriche, Punkte, Dächer und andere Akzente) durch Anklicken aus und klicken Sie auf die Tilde. 4. Geben Sie ein Gleichheitszeichen ein und dahinter wieder ein kleines »x«. 5. Suchen Sie jetzt die Gruppe Vorlagen für Hoch- und Tiefstellungen und klicken Sie auf das zweite Symbol Tiefgestellt. 6. Klicken Sie auf die Gruppe Vorlagen für Klammern und wählen Sie gleich die erste Klammergruppe – Runde Klammern – aus. 7. Öffnen Sie die Gruppe Vorlagen für Brüche und Wurzeln und klicken Sie auf Vertikal angeordneter Bruch - normale Größe. 8. Oberhalb des Bruchstrichs geben Sie ein: »n+1«. 9. Unterhalb des Bruchstrichs geben Sie ein: »2«. 10. Beenden Sie die Arbeit mit dem Editor mit c – Q.
Die fertige Formel im Editor …
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Word:mac 2008
Kapitel 3
Falls die Formel im Dokument zu klein erscheint, klicken Sie einmal auf die Formel. Fassen Sie anschließend einen der Eckpunkte und ziehen Sie das Formelobjekt größer. Sie können das Objekt beliebig auf der Seite platzieren – aber Vorsicht! Ich habe damit keine gute Erfahrung gemacht. Insbesondere dann, wenn am Dokument noch gearbeitet wird, sich Absätze verändern und Seitenumbrüche Textteile verschieben, entwickeln solche Objekte gern ein Eigenleben. Die beste Garantie, dass nichts durcheinander kommt, ist, die Objekte gleich an der richtigen Stelle einzufügen und nur mit den üblichen Ausrichtungsattributen (links- und rechtsbündig, zentriert) anzupassen. Sie können allerdings auch, wie bei den ClipArts schon beschrieben, über Objekt formatieren aus dem Kontextmenü auf der Registerkarte Layouts Optionen einstellen, die das Formelobjekt an der gewünschten Stelle verankern.
… und im Dokument. Wenn Sie eine Formel, die bereits in das Dokument integriert ist, nachbearbeiten wollen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf (oder Ctrl-Klick) und wählen aus dem Kontextmenü Formel-Objekt | Öffnen. Sie können auch einfach doppelt auf das Objekt klicken.
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Fußnoten Auch wenn sich die Belletristik ihrer hin und wieder bedient, sind die Domäne der Fußnoten die Fachliteratur und vor allem die wissenschaftliche Literatur. Ein Verweis im Text (meist eine Zahl) zeigt auf eine Stelle der Seite (oder das Ende des Dokuments – dann spricht man allerdings von Endnoten). Dort findet man dann ergänzende Hinweise zum Text, die ausgegliedert wurden, um den Lesefluss nicht zu stören. Das kann ein Verweis auf eine Quelle sein, auf die sich der Text bezieht, aber auch auf ergänzende Informationen, die nicht im Haupttext untergebracht werden sollen. Dass eine Fußnote an sich schon den Lesefluss stören kann (zum Beispiel bei mir, weil ich dann immer unbedingt wissen will, was sich hinter dieser Fuß- oder Endnote verbirgt), ist eine andere Geschichte und soll an dieser Stelle nicht diskutiert werden.
Fußzeilen und Endnoten einfügen Word kann gut mit Fuß- und Endnoten umgehen. Die werden auch durch nachträgliches Einfügen oder Löschen automatisch angepasst, selbst wenn sich dadurch Seitenumbrüche verändern. Um eine Fußnote anzubringen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Setzen Sie den Schreibcursor an die Stelle im Text, von der Sie zu einer Fußnote verweisen wollen. 2. Wählen Sie Einfügen | Fußnote... 3. Entscheiden Sie sich für Fußnoten oder Endnoten. 4. Legen Sie auch fest, ob die Nummerierung automatisch (AutoWert) mit Zahlen erfolgen soll oder Benutzerdefiniert mit Sonderzeichen.
Fuß- oder Endnote. Sie haben die Wahl. Klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen, wenn Sie weitere Anpassungen vornehmen möchten. So ist es zum Beispiel auch möglich, Fußnoten statt am Seiten- oder Dokumentende am Textende zu positionieren. Textende ist in diesem Sinne das Ende eines Abschnitts, der allerdings durch einen Abschnittswechsel definiert werden muss (wurde unter »Abschnitt« in diesem Kapitel beschrieben).
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5. Klicken Sie auf OK. 6. Tragen Sie die Fußnote (oder Endnote) ein. Word hat an die Stelle gewechselt, an der diese platziert wird. 7. Um im Text weiterzuarbeiten, klicken Sie mit der Maus in den Text (am besten an die Stelle, an der weitergearbeitet werden soll). Sie müssen übrigens nicht immer an das Seitenende (oder Dokumentende) scrollen, um die Fußnote lesen zu können. Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf einen Fußnotenverweis im Text, wird die Fußnote in einem Infofenster angezeigt.
Mit dem Mauszeiger können Sie die Fußnoten einblenden lassen.
Fußnoten anpassen Word formatiert die Fußnoten automatisch, zum Beispiel in einer kleineren Schriftart. Auch die Verweiszeichen werden ohne Ihr Zutun hochgestellt. Sie können in diese Formatierung eingreifen, indem Sie die Textstellen markieren und anders formatieren. Wenn Sie genau hinschauen (oder das Dokument mit Fußnoten schon ausgedruckt haben), werden Sie feststellen, dass zwischen Fußnote und Text eine Trennlinie eingefügt wurde. Dies ist Standard, muss aber nicht von Ihnen akzeptiert werden.
Fußnoten werden von Word automatisch formatiert.
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Um diese Trennlinie zu bearbeiten (oder zu entfernen), müssen Sie in der Entwurfsansicht arbeiten. Haben Sie also das Seitenlayout (oder das Weblayout) eingestellt, wechseln Sie jetzt in die Ansicht Entwurf. 1. Wählen Sie Ansicht | Fußnoten (in der Entwurfsansicht). 2. Wählen Sie im Fußnotenbereich bei Fußnoten aus der Liste die Fußnotentrennlinie aus. 3. Markieren Sie die Fußnotentrennlinie. Jetzt können Sie diese löschen und/oder durch eine andere Linie ersetzen (mit frei wählbaren Zeichen). 4. Möchten Sie zurück zur Standardlinie, so klicken Sie einfach auf den Schalter Zurücksetzen.
Die Fußnotentrennlinie kann nur in der Entwurfsansicht bearbeitet werden. Wollen Sie Fußnoten in Endnoten konvertieren (oder umgekehrt), so wählen Sie (in der Ansicht Seitenlayout) Einfügen | Fußnoten. Klicken auf den Schalter Optionen und anschließend auf den Schalter Konvertieren… Haben Sie beides in Ihrem Text integriert, können Sie auf diesem Weg auch tauschen: Aus Fußnoten werden Endnoten, aus Endnoten Fußnoten. Ü Tipp Noch einfacher geht es, wenn Sie im Fußnotenbereich auf eine Fußnote klicken und aus dem Kontextmenü In Endnoten konvertieren wählen.
Fußnoten löschen Es ist kinderleicht – aber alles andere als offensichtlich: Um Fußnoten zu löschen, setzen Sie den Schreibcursor hinter die zu löschende Fußnote im Text und drücken Sie zweimal die Rüschritt- beziehungsweise Backspace-Taste. Das war’s auch schon. Mit der Fußnote wird der zugehörige Text im Fußnotenbereich entfernt und die verbleibenden Fußnoten werden neu durchnummeriert.
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Index und Inhaltsverzeichnis Ein richtiges Fachbuch hat ein Inhaltsverzeichnis (meistens vorne) und einen Index (meistens hinten). Das Inhaltsverzeichnis listet Kapitel- und Unterkapitelüberschriften mit Seitenverweis auf. Der Index (oder das Stichwortverzeichnis) enthält Verweise auf wichtige im Text vorkommende Stichwörter – ebenfalls mit Seitenverweis. Beides kann Word erstellen.
Inhaltsverzeichnis erstellen Voraussetzung für ein Inhaltsverzeichnis ist die Formatierung der Kapitelüberschriften mit einer einheitlichen Formatvorlage. 1. Setzen Sie den Schreibcursor an die Stelle, an der das Inhaltsverzeichnis eingefügt werden soll. Um es an den Anfang zu setzen (oder besser noch vor das Titelblatt), ist es sinnvoll, hier einen Seitenwechsel einzufügen und so eine leere Seite zu haben. 2. Wählen Sie Einfügen | Index und Verzeichnisse… 3. Klicken Sie auf das Register Inhaltsverzeichnisse. 4. Entscheiden Sie sich für eines der Formate (zum Beispiel Klassisch). 5. Klicken Sie auf OK.
Ein Inhaltsverzeichnis ist schnell erstellt, wenn die Überschriften richtig formatiert sind. Das war’s auch schon – zumindest wenn Sie die Standardformate für die Überschriften genommen haben. Word erstellt dann ein Inhaltsverzeichnis für drei Über-
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schrifthierarchien. Haben Sie aber eigene Formate benutzt, dann überrascht Sie im Dokument an der Stelle, an der das Inhaltsverzeichnis stehen sollte, nur der lapidare Satz: Fehler! Es wurden keine Einträge für das Inhaltsverzeichnis gefunden.
Ein Inhaltsverzeichnis kann unter günstigen Umständen sehr schnell erstellt werden. Sie müssen also noch einmal ran und das Ganze individueller einstellen. Wir beginnen nach dem dritten Schritt der vorangegangenen Schritt-für-Schritt-Anleitung. 1. Stellen Sie die Ebenen ein (bei Ebenen anzeigen), die für das Inhaltsverzeichnis berücksichtigt werden sollen, und passen Sie gegebenenfalls das Füllzeichen an. 2. Klicken Sie auf Optionen… 3. Tragen Sie die gewünschten Ebenen bei den Formatvorlagen ein, die Sie benutzt haben. Sicherheitshalber entfernen Sie auch die nicht benötigten Einträge. 4. Bestätigen Sie zweimal mit OK.
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Legen Sie die Formatvorlagen fest, die Grundlage für das Inhaltsverzeichnis darstellen. Word durchsucht nun das ganze Dokument und erstellt daraus das Inhaltsverzeichnis. Vielleicht stellen Sie dann fest, dass einiges noch nicht Ihren Vorstellungen entspricht. Möglicherweise sind Überschriften noch nicht effektiv genug gegliedert. Wenn Sie überall die gleiche Formatvorlage benutzt haben, obwohl bei einigen Überschriften deutlich eine niedrigere Hierarchieebene vorliegt, wird Ihr Verzeichnis viel zu lang. Tatsächlich kommt dies gar nicht so selten vor. In wissenschaftlichen Texten findet die Hierarchieebene der Überschrift eher durch eine Zahl Ausdruck (zum Beispiel 4.3.1 für die dritte Überschriftenebene). In diesem Fall müssen Sie trotz gleich großer Schrift und Zeichenformatierung unterschiedliche Formatvorlagen anlegen, um ein entsprechend gegliedertes Inhaltsverzeichnis zu erhalten. Oder es werden Überschriften formatiert, die gar nicht ins Inhaltsverzeichnis gehören. Sehen Sie sich dazu zum Beispiel die nächste Abbildung an. Hier wurde die Überschrift »Inhaltsverzeichnis« zuvor mit der gleichen Formatvorlage formatiert, die auch die anderen Überschriften haben. Es ist aber nicht nötig, im Inhaltsverzeichnis auf die Seite zu verweisen, die sowieso gerade aufgeschlagen ist. Formatieren Sie in solch einem Fall die Überschrift nicht mit der Überschriften-Formatvorlage, sondern über andere Formatvorlagen, die für die Gliederung nicht genutzt werden, in speziellen Fällen auch einmal durch Einzelformatierungen. Dies ist ein Beispiel dafür, weshalb man auf Formatvorlagen nicht verzichten sollte. Man ist bei der Textgestaltung flexibler. Außerdem hat man letztendlich weniger Aufwand, denn ein Format ist schneller zugeordnet, weil die direkte Formatierung mehrere Schritte erfordert. Hinzu kommt, dass Formatvorlagen auch für andere Zwecke noch nützlich sind, wie man beim Inhaltsverzeichnis sieht.
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Sie können übrigens das Inhaltsverzeichnis nutzen, um im Dokument eine bestimmte Stelle anzuspringen. Fahren Sie mit dem Mauszeiger auf die Seitenzahl, verändert sich der Cursor in eine Hand mit ausgestrecktem Zeigefinger. Ein Klick, und Sie befinden sich auf der entsprechenden Seite. Passen Sie das Dokument noch an, indem Text hinzugefügt oder gelöscht wird, so wird das Inhaltsverzeichnis nicht automatisch aktualisiert. Haben Sie Kapitelabschnitte einschließlich der Überschriften entfernt oder neue hinzugefügt, ist das im bestehenden Inhaltsverzeichnis nicht zu sehen. Auch Änderungen der Seitenzuordnung werden nicht erfasst. Sie müssen das Verzeichnis aber nicht neu aufbauen. Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Klicken Sie das Inhaltsverzeichnis mit der rechten Maustaste (oder ctrl-Klick) an. 2. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Felder aktualisieren. 3. Legen Sie fest, ob das ganze Verzeichnis oder nur die Seitenzahlen aktualisiert werden sollen. 4. Bestätigen Sie mit OK.
Das Inhaltsverzeichnis muss nach jeder größeren Änderung aktualisiert werden.
Index (Stichwortverzeichnis) erstellen Ein Stichwortverzeichnis (Index) aufzubauen, macht erheblich mehr Mühe. Sie müssen den gesamten Text durchsuchen und alle Stichworte markieren, die in das Verzeichnis gehören. Manche meinen, dass jedes Auftreten eines Wortes in einem solchen Verzeichnis registriert werden muss. Oft führt das den Leser aber in die Irre, wenn er viele Seiten aufschlägt, in denen das Wort vorkommt, es dort aber eigentlich keine oder kaum Bedeutung hat. Besser ist es, das Wort dann zu indizieren, wenn es im Kontext einen wesentlichen Bezug hat.
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Stichworte indizieren Ein Wort zu indizieren, ist keine große Sache. Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt Ihnen, wie es geht: 1. Markieren Sie das zu indizierende Wort (zum Beispiel durch Doppelklick oder zweimal F8). 2. Wählen Sie Einfügen | Index und Verzeichnisse. 3. Aktivieren Sie das Register Index. 4. Klicken Sie auf den Schalter Eintrag festlegen… 5. Nehmen Sie die noch nötigen Einstellungen vor (zum Beispiel ob das Seitenzahlenformat Fett oder Kursiv eingestellt werden soll). Fett könnten zum Beispiel die Seitenzahlen hervorgehoben werden, auf denen eine wesentliche Erläuterung des indizierten Begriffes erfolgt). Sie können auch den Begriff ergänzen, zum Beispiel einem Nachnamen ein Komma und den Vornamen hinzufügen. Bei mehrfach auftretenden Begriffen kann auch ein Untereintrag zugeordnet werden (zum Beispiel Rechner, Untereintrag: mechanische; bei einem anderen Auftauchen des gleichen Hauptbegriffs könnte der Untereintrag elektronische sein). 6. Klicken Sie auf Markieren und Schließen.
In einem Dialog kann der Indexeintrag spezifiziert werden.. Zweckmäßig ist, die Indizierung erst nach Abschluss aller Arbeiten am Dokument – einschließlich der Rechtschreib- und Grammatikprüfung – vorzunehmen. Sie sehen nach Abschluss des Indizierens eines Wortes den Begriff in geschweiften Klammern eingebunden und mit einem merkwürdig vorangestellten »XE« im Dokument. Keine Sorge, dieser zusätzliche Begriff wird nicht mit ausgedruckt.
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ÜTipp Wollen Sie ein zweistufiges Stichwortverzeichnis aufbauen, so legen Sie im Dialog Indexeintrag festlegen noch einen Untereintrag fest. Berücksichtigen Sie dabei immer, das möglichst der gängigere Begriff als Haupteintrag festgelegt wird. Beispiel: Datei ist Haupteintrag, Sichern, Löschen, Suchen etc. sind Untereinträge. Auf diese Weise gibt es einen Haupteintrag Datei mit drei Untereinträgen. Würden Sie es andersherum festlegen, gäbe es drei Haupteinträge, die alle den gleichen Untereintrag haben.
Stichwortverzeichnis (Index) fertigstellen Um aus den indizierten Begriffen ein Stichwortverzeichnis zu erstellen, gehen sie wie folgt vor: 1. Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der das Stichwortverzeichnis eingefügt werden soll (am besten auf einer neuen Seite oder zu Beginn eines neuen Abschnitts). 2. Wählen Sie Einfügen | Index und Verzeichnisse. 3. Wechseln Sie in die Registerkarte Index. 4. Entscheiden Sie sich aus der Liste für eines der vorgegebenen Formate. 5. Legen Sie fest, ob das Stichwortverzeichnis aus einer oder mehreren Spalten bestehen soll. 6. Aktivieren Sie die Option Seitenzahlen rechtsbündig. 7. Legen Sie nach Belieben ein Füllzeichen fest. 8. Bestätigen Sie mit OK.
Die Einstellungen für ein Stichwortverzeichnis sind schnell festgelegt.
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Im Beispiel wird ein zweispaltiges Stichwortverzeichnis mit rechtsbündigen Seitenzahlen und Füllzeichen zwischen Stichwort und Seitenzahlen gewählt. Eigentlich ist das aber bei dieser Art Index nicht nötig, denn der Leerraum ist nicht so groß. Es wurde als Beispiel gewählt, um alle Optionen einmal zu zeigen. Nutzen Sie Füllzeichen deshalb eher bei einspaltigen Verzeichnissen und verzichten Sie dann auf die rechtsbündigen Seitenzahlen, wenn vermehrt mehrere Verweise zu einem Stichwort auftreten. Das Stichwortverzeichnis wird – ebenso wie das Inhaltsverzeichnis – an der Stelle eingefügt, an der der Schreibcursor zuletzt steht. Sie können es aktualisieren (zum Beispiel nach einer Überarbeitung), indem Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken und aus dem Kontextmenü Felder aktualisieren wählen.
Ein aus den indizierten Begriffen automatisch erstelltes Stichwortverzeichnis. In der Regel hat es wenig Sinn, bei einem Dokument von wenigen Seiten ein Stichwortverzeichnis zu erstellen. Die benötigten Begriffe findet man im Überfliegen des Textes. Bereits ab 20 Seiten kann es hilfreich sein.
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Kommentare Es ist eine »hässliche« Angelegenheit mancher Leute, in Dokumenten, Zeitschriften und Büchern ihre Anmerkungen zu hinterlassen. Meist bekommt man die mittels Radiergummi gar nicht mehr weg, zumal wenn sie mit Kuli oder Tinte gemacht sind und möglicherweise noch zusätzlich mit Textmarker verziert wurden. In Word können Sie Kommentare einfügen, ohne dass sich jemand ärgern muss. Sie werden (außer wenn Sie es ausdrücklich wünschen) beim Druck ignoriert und lassen sich rückstandsfrei wieder löschen. Gehen Sie so vor, wenn Sie einen Kommentar einfügen wollen: 1. Markieren Sie ein Wort (eine Textstelle oder einen Absatz). 2. Klicken Sie auf Einfügen | Kommentar. 3. Schreiben Sie Ihren Kommentar in den Dialog, der am Rand des Dokuments erscheint. 4. Klicken Sie irgendwo ins Dokument, um den Kommentar zu verlassen.
Ausgewählte Textstellen können kommentiert werden. Das vorangegangene Beispiel zeigt die Vorgehensweise in der Layoutansicht. In der Ansicht Entwurf sieht es etwas anders aus. Nach Schritt 2 öffnet sich am unteren Rand
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ein Fenster, in dem die Kommentare eingegeben werden können. Dieses Fenster können Sie verschwinden lassen, indem Sie es am oberen Rand in der Mitte mit der Maus fassen und ganz nach unten ziehen. Die Kommentare lassen sich allerdings trotzdem noch im Text anzeigen, wenn man mit dem Mauscursor über ein kommentiertes Wort (erkennbar, da markiert hervorgehoben) fährt. In einem darüber gelegten Infofenster kann der zugehörige Kommentar gelesen werden.
In der Entwurfsansicht werden die Kommentare anders dargestellt. Um einen Kommentar zu bearbeiten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Text, dem der Kommentar hinzugefügt wurde. Sie erkennen ihn daran, dass er rot eingeklammert ist. Außerdem zeigt eine gestrichelte Linie, ausgehend vom Kommentar, dorthin. Wählen Sie dann Kommentar bearbeiten, um diesen zu ergänzen oder zu verändern. Sie können allerdings auch in den Kommentar klicken, um dort weiterzuarbeiten. Um einen Kommentar zu löschen, öffnen Sie auf die beschriebene Weise ebenfalls das Kontextmenü und wählen daraus Kommentar löschen. Der Kommentar wird daraufhin »kommentarlos« entfernt. ÜGrundlagen Noch einfacher ist der Umgang mit den Kommentaren, wenn Sie die Symbolleiste Überarbeiten (Ansicht | Symbolleiste | Überarbeiten) einschalten. Dann haben Sie alles in Reichweite und müssen kein Menü bemühen.
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Kopf- und Fußzeilen Um Kopf- und Fußzeilen einzufügen und zu verwalten, müssen Sie nicht etwa das Einfügen-Menü bemühen, sondern sich im Menü Ansicht umsehen. Dort finden Sie einen entsprechenden Eintrag. Vermutlich hängt das damit zusammen, dass Kopfund Fußzeilen latent immer vorhanden sind, aber nur auf ausdrückliche Nachfrage angezeigt (und damit auch bearbeitet) werden können. Haben Sie diesen Befehl ausgewählt, öffnet sich oberhalb der Dokumentseite ein gestrichelter Bereich. Außerdem ist eine Symbolleiste zu sehen, mit der die Kopf- und Fußbereiche bearbeitet werden können.
Die Kopfzeile von Word ist ein eigener Bereich, der unabhängig vom Hauptdokumenttext bearbeitet und formatiert werden kann. Über diese Symbolleiste lassen sich variable Elemente wie zum Beispiel Seitenzahlen , Anzahl der Seiten , Datum und Uhrzeit in diese Bereiche einfügen und Seitenzahlen formatieren . Über das Menü Einfügen können AutoText-Elemente hinzugefügt werden. Ebenso andere Objekte und Text, soviel in die Kopfund Fußbereiche passt. Kopf- und Fußzeilen werden global für das gesamte Dokument erstellt. Allerdings sind Variationen möglich. So kann etwa die erste Seite ausgenommen werden. Das ist sinnvoll, wenn es sich zum Beispiel um einen Titelseite handelt. Es können Kopf- und Fußzeilen für gerade und ungerade Seiten erstellt werden, zum Beispiel bei gehefteten Broschüren oder für Bücher. Eine Schaltfläche hilft Ihnen, zwischen Kopf- und Fußzeilenbereich zu wechseln.
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Eine Fußzeile mit automatischer Seitenzählung ist schnell erstellt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen, unterhalb des Kopfzeilenbereichs beziehungsweise oberhalb des Fußzeilenbereichs, wenn Sie zur normalen Dokumentansicht und -bearbeitung zurückkehren wollen. Wie groß der Abstand vom Seitenrand (oben und unten) ist, stellen Sie ebenfalls in der Formatierungspalette in der Gruppe Kopf- und Fußzeilen ein. Bei den früheren Versionen mussten Sie dazu in den Dialog Seite einrichten wechseln. Das ist dort zwar immer noch möglich, bei der Bearbeitung von Kopf- und Fußzeilen nun aber nicht mehr nötig.
Ligaturen Normalerweise steht ein Schriftzeichen neben dem anderen, und dazwischen ist noch etwas Luft. Zumindest bei Druckschrift, wenn mit der Schreibmaschine geschrieben wird und meistens auch bei der Textverarbeitung im Computer. Für professionellen Druck und bei besonderen Schriftarten gibt es aber schon aus den Zeiten des Bleisatzes die Möglichkeit, Zeichen so aneinanderzurücken, dass sie wie verbunden aussehen. Man spricht in solch einem Fall von Ligaturen. Word 2008 kann Ligaturen zur Verfügung stellen. Zu beachten ist, < dass diese nur in der Layoutansicht für Ihre Veröffentlichungen (Ansicht | Veröffentlichungsansicht) eingesetzt werden können. < dass es nicht für alle Schriftarten Ligaturzeichen gibt. < dass Ligaturen in Apple Schriftarten erst seit Mac OS X 10.4 (Tiger) und in OpenType-Schriftarten erst seit Mac OS X 10.5 (Leopard) unterstützt werden. < dass Dokumente mit Ligaturen nicht mit Word 2007 (Windows) oder älteren Word-Versionen (unter Mac OS X und Windows) kompatibel sind. 223
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Um Ligaturen einzusetzen, genügt das Anklicken eines Kontrollkästchens. Um Ligaturen einzusetzen (abhängig von der Schriftart), öffnen Sie in der Formatierungspalette die Palette Schriftart und aktivieren das Kontrollkästchen vor Ligaturen im Dokument. Beachten Sie allerdings die oben aufgeführten Einschränkungen.
Ligaturen benötigen besondere Schriftarten, die diese Zeichen unterstützen.
Sonderzeichen einfügen Manchmal werden im Text besondere Zeichen benötigt. Das können andere Schriften sein (zum Beispiel Zeichen des griechischen Alphabets), Kästchen, Euro-Zeichen, das Apple-Logo oder auch Symbole und Zeichen, die nicht so ohne Weiteres über die Tastatur erreicht werden können, etwa der Geviertstrich oder der geschützte Trennstrich. Für einige gibt es Tastenkombinationen (zum Beispiel c – Minuszeichen, um den geschützten Trennstrich zu erzeugen). Aber nicht alle Sonderzeichen sind so zu
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haben, und außerdem ist die Zahl der Tastenkombinationen, die wir uns auf Dauer merken können, begrenzt. Deshalb gibt es eine Funktion, die das Einfügen von Sonderzeichen sehr erleichtert. Sie erreichen diese über Einfügen | Sonderzeichen...
Einige Zeichensätze enthalten fast ausschließlich Symbolzeichen. Es gibt Zeichensätze, die sind mit Symbolen nur so gespickt, etwa die drei WingdingsZeichensätze, Webdings oder Symbol. Auf der Registerkarte Symbole können Sie diese Zeichensätze auswählen und bestimmte Zeichen gezielt aus einer Tabelle auswählen. Wenn Sie besorgt auf die kleinen Zeichen schauen, so relativiert sich das sofort, wenn Sie eines anklicken. Es wird dann in einer etwas vergrößerten Darstellung angezeigt. Über die Schaltfläche Einfügen wird es an der aktuellen Cursorposition im Dokument übernommen. Ü Tipp Gibt es für bestimmte Zeichen doch eine Tastenkombination, so wird diese im Fenster unterhalb der Zeichentabelle angezeigt. So erfahren Sie zum Beispiel, dass Sie das Promillezeichen (‰) über die Tastenkombination s – o – E erreichen können. Auf der Registerkarte Sonderzeichen finden Sie eine Liste von Zeichen vor, die für Dokumente wichtig sein können und die aus einer Tabelle von Symbolen nicht – oder
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nur sehr schwer – auszuwählen sind. Auch hier markieren Sie das Zeichen und wählen Einfügen, um es in das Dokument zu übertragen. Auf beiden Registerkarten können Sie aber über die Schaltfläche AutoKorrektur… das Zeichen in die AutoKorrektur übertragen und so dafür sorgen, dass Word es automatisch berücksichtigt. Oder Sie können dem Zeichen eine Tastenkombination zuweisen (über die gleichnamige Schaltfläche) und ohne Umweg über diesen Dialog das gewünschte Zeichen im Dokument erzeugen. Beachten Sie aber, dass bei einigen Zeichen schon eine Tastenkombination zugewiesen wurde.
Wichtige Zeichen können Sie auch aus einer Liste oder über Tastenkombinationen wählen.
Spaltensatz Falls Sie bereits den ersten Teil dieses Kapitels gelesen haben, dann wissen Sie, dass Word mit der Layoutansicht für Ihre Veröffentlichungen eine neue Darstellungsform hat, die auch das Layout mehrspaltiger Dokumente ermöglicht. Warum also noch über Spaltensatz im üblichen Word-Dokument reden? Nicht jedes Dokument ist für das Layout geeignet. Tatsächlich arbeitet es sich auch besser in einem Dokument, das auf die Layoutfähigkeiten verzichtet. Wenn dann trotz allem noch Text in Spalten darzustellen ist, hilft diese Funktionalität weiter.
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Wenn Sie ein neues Dokument beginnen, geht Word immer von einem einspaltigen Dokument aus. Sie können aber auch mehrspaltige Dokumente erzeugen. Dafür ist kaum Aufwand erforderlich. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche für den Spaltensatz in der Symbolleiste Standard und wählen Sie die Anzahl der Spalten mit der Maus aus.
Spalten stellen Sie ganz schnell über die Symbolleiste … Genauer bekommen Sie es hin, wenn Sie über das Menü Format | Spalten… gehen. In einem Dialog können Sie nicht nur die Anzahl der Spalten, sondern auch deren Breite und den Abstand voneinander einstellen. Dabei muss nicht jede Spalte gleich breit sein. Spalten können für das gesamte Dokumente oder nur für einen bestimmten Abschnitt erstellt werden. Dabei müssen Sie aber Abschnittwechsel definieren.
… oder etwas genauer über das Menü ein. ÜAufgepasst Beachten Sie, dass die Spalten fortlaufend gefüllt werden. Die Texteingabe beginnt in der ersten (linken) Spalte. Erst wenn diese voll ist, wird in die nächste Spalte umbrochen usw. Möchten Sie nach einer halben Spalte schon in die nächste wechseln, so wählen Sie Einfügen | Umbruch | Spaltenumbruch oder die Tastenkombination s – c – r.
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Tabellen Eine Stärke von Word sind die Tabellen. Dabei liegt der Schwerpunkt auf der Gestaltung und – obwohl Word auch über die sogenannten Feldfunktionen rechnen kann – nicht wie bei Excel auf Berechnungen. Tabellen dienen vor allem der Gestaltung von Texten. Sie können mit Rahmenlinien und ohne Rahmenlinien dargestellt werden. Der Vorteil liegt in der strukturierten und übersichtlichen Darstellung von Textelementen, die Ihre Informationen in Zeilen und Spalten darbieten. Sie können Tabellen von Grund auf selbst gestalten oder sich die vorbereiteten Muster (AutoFormat für Tabellen) zunutze machen.
Tabellen anlegen Der schnellste Weg, um eine Tabelle in ein Dokument einzufügen, ist folgender: 1. Legen Sie fest, wie viele Zeilen und Spalten die Tabelle haben soll (einschließlich Überschriften). 2. Setzen Sie den Schreibcursor an die Stelle, an der die Tabelle einzufügen ist. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Tabelle einfügen dard.
in der Symbolleiste Stan-
4. Markieren Sie im aufgeklappten Muster die Zeilen und Spalten, aus denen die Tabelle bestehen wird. Stören Sie sich nicht daran, dass nur ein kleiner Bereich gezeigt wird. Benötigen Sie mehr Zeilen oder mehr Spalten, so fahren Sie einfach mit der Maus nach unten beziehungsweise nach rechts. Lassen Sie die Maustaste los, wenn Sie den Bereich ausgewählt haben.
Eine neue Tabelle ziehen Sie mit der Maus auf. Sie müssen übrigens die Anzahl der Zeilen nicht unbedingt vorab endgültig festlegen. Es reicht, wenn Sie die ersten zwei oder drei Zeilen (mit Überschrift) einplanen. Wie leicht sich eine Tabelle mit zusätzlichen Zeilen erweitern lässt, erfahren Sie in den folgenden Abschnitten. Das Einfügen neuer Spalten ist zwar auch nicht schwierig, aber mit größerem Aufwand verbunden, da die Spalten über die vorhandene Seitenbreite neu verteilt werden müssen. Sie können, nachdem Sie die Tabelle eingefügt haben, sofort mit dem Formatieren beginnen. Meiner Meinung nach ist es hilfreicher, zu-
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nächst die Tabelle mit Inhalten zu versehen (zumindest teilweise), da dann die Auswirkungen der Formatierung besser beurteilt werden können.
Eine Tabelle im unformatierten Zustand. Eine wichtige Taste bei der Arbeit mit Tabellen ist die Tab-Taste (t). Drücken Sie diese Taste einmal, springt der Schreibcursor von einer Tabellenzelle zur nächsten – entweder rechts daneben oder, falls es die letzte Zelle in der Zeile ist, in die erste Zelle der nächsten Zeile. Ist es auch noch die letzte Zeile, legt Word gleich eine neue Zeile in der Tabelle an und übernimmt dabei auch alle Formatierungen der Tabelle mit. Drücken Sie die t-Taste gleichzeitig mit der s-Taste, springt der Schreibcursor Zelle für Zelle rückwärts.
Tabellen formatieren Eine von Word eingefügte Tabelle besteht meist aus gleichbreiten Spalten. Das ist aber oft nicht gewünscht, da die Spalten den Inhalten angepasst werden sollen. Um eine Tabelle zu formatieren, sollten Sie diese zunächst markieren. Sie können dafür den Befehl Tabelle | Auswählen | Tabelle wählen oder mit der Maus bei gedrückter (linker) Maustaste am linken Tabellenrand entlangfahren. Um die Markierung wieder aufzuheben, klicken Sie einmal mit der Maus irgendwo ins Dokument. Wenn Sie in das obere Lineal schauen, sehen Sie kleine blaue Tabellenmarkierungen . Wenn Sie mit dem Mauszeiger darauf zeigen, erhalten Sie die Info Tabellenspalte verschieben. Haben Sie das Lineal ausgeschaltet, sollten Sie es für die Tabellenformatierung
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dringend wieder einschalten: Ansicht | Lineal. Ziehen Sie diese Markierung im Lineal nach links oder rechts, verkleinern oder vergrößern Sie damit die Tabellenspalte. Wollen Sie Elemente der Tabelle formatieren – zum Beispiel die Überschriften oder die erste Spalte –, dann markieren Sie nur diesen Teil der Tabelle und wählen dann die entsprechenden Formatierungsmerkmale aus, so wie Sie es auch bei normalem Text tun (aus dem Menü oder der Symbolleiste Format). Die kleinste Einheit der Tabelle, die Sie formatieren können, ist die Zelle. Zwar lassen sich auch innerhalb einer Zelle einzelne Zeichen formatieren. Diese Formatierung wird allerdings von Word nicht als Tabellenformatierung angesehen und auch beim Anlegen neuer Zeilen (siehe oben) nicht weitervererbt.
Eine formatierte Tabelle. Wenn Sie in der Formatierungspalette in der Palette Tabelle auf das Symbol Tabelle zeichnen klicken, erhalten Sie eine Symbolleiste Tabellen und Rahmen, mit der Sie Tabellen bearbeiten und gestalten können. Es sind alle nötigen Werkzeuge (unter anderem auch Tabelle einfügen und Tabelle AutoFormat) und sogar eine Funktion zur Summierung von Werten in Tabellenspalten vorhanden. Einige dieser Funktionen sind deckungsgleich mit der Palette Tabelle. Sie können diese Symbolleiste auch über Ansicht | Symbolleisten ein- und ausschalten.
Der Werkzeugkasten für Tabellendesigner.
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Tabellen automatisch formatieren Haben Sie nicht viel Zeit für das manuelle Design Ihrer Tabelle, dann benutzen sie die AutoFormat-Funktion für Tabellen. Wählen Sie dazu im Menü Tabellen den Eintrag AutoFormat für Tabellen... aus. ÜAufgepasst Achtung! Haben Sie bereits Formatierungen vorgenommen, so gehen diese bei der »nachträglichen« AutoFormatierung wieder verloren. Wollen Sie also ein AutoFormat mit eigenen Anpassungen aufpeppen, dann fügen Sie diese nach der Auswahl des AutoFormats hinzu. Einzelne Formatierungen können Sie allerdings im Dialog AutoFormat auch ausschalten. Die vorbereiteten AutoFormate wählen Sie aus einer Liste aus. In einer Vorschau darunter sehen Sie, wie das jeweilige Autoformat vorbereitet ist. Bevor Sie an diese Auswahl gehen, sollten Sie allerdings einige Einstellungen darunter vornehmen, weil diese erheblichen Einfluss auf die Gestaltung des AutoFormats haben. < Sie können zum Beispiel auf Rahmenlinien verzichten. Deaktivieren Sie dafür einfach die Option Rahmen. < Deaktivieren Sie die Optionen Zeichen, Schattierung und/oder Farbe, so werden die Formatierungen dafür von der AutoFormat-Vorlage nicht berücksichtigt. < Soll die von Ihnen bereits voreingestellte Spaltenbreite erhalten bleiben (oder wollen Sie diese später selbst anpassen), dann deaktivieren Sie die Option AutoAnpassen.
Die AutoFormate können auch individuell angepasst werden.
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Vier Bereiche in einer Tabelle können von der restlichen Tabelle besonders abgehoben werden: < Die Überschriftenzeile. Diese Formatierung ist voreingestellt. Enthält die Tabelle eine Überschrift, so sollte sie auch von der Tabelle deutlich abgegrenzt werden, damit sie als solche wahrgenommen wird. < Erste Spalte. In gewisser Weise ist die erste Spalte einer Tabelle oft auch eine Überschrift und zwar für das, was dann in der Zeile an Informationen erscheint. Die besondere Formatierung der ersten Spalte ist ebenfalls voreingestellt. < Letzte Zeile und Letzte Spalte. Manchmal erhalten diese Elemente der Tabelle Ergebnisse (zum Beispiel Summen aus der Zeile oder der Spalte). Auch diese Elemente können besonders formatiert werden. Standardmäßig ist diese Formatierung allerdings ausgeschaltet.
Eine mit AutoFormat formatierte Tabelle.
Tabellen bearbeiten Tabellen können (fast) beliebig bearbeitet und ergänzt werden. Alles Nötige dafür finden Sie in der bereits vorgestellten Symbolleiste oder im Menü Tabelle. Sie können < Spalten und Zeilen hinzufügen (Tabelle | Spalten), < Tabellen, Spalten, Zeilen und Zellen löschen (Tabelle | Löschen), < Tabellen, Spalten, Zeilen und Zellen markieren (Tabelle | Auswählen),
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< Tabellen teilen, um aus einer Tabelle zwei (oder mehrere) zu machen (Tabelle | Tabelle teilen), < Tabelleninhalte sortieren (Tabelle | Sortieren). Dabei können Sie bis zu drei Sortierschlüssel festlegen. Die Tabellenstruktur und Formatierung bleiben bei der Sortierung erhalten. Eine Überschrift kann berücksichtigt werden und wird dann nicht mit sortiert.
Tabellen konvertieren Eine wichtige Fähigkeit von Word ist, Tabellen zu konvertieren. Sie können eine vorhandene Tabelle in normales Textformat übertragen (Tabelle | Konvertieren | Tabelle in Text konvertieren…). Für die Darstellung der Spalten können Sie Zeichen auswählen (zum Beispiel Tabstopps oder Semikola, aber auch beliebige andere Zeichen). Häufiger kommt es aber wohl vor, dass aus einem entsprechend vorbereiteten Text eine Tabelle erzeugt wird (Text in Tabelle konvertieren…). Auch hier muss die Tabelle entsprechend vorbereitet sein, damit Word die einzelnen Textelemente Zeilen und Spalten zuordnen kann.
Konvertierung zurück in den Text ist genauso möglich wie der umgekehrte Weg.
Tabelleneingeschaften anpassen Die globalen Tabelleneigenschaften passen Sie über den gleichnamigen Dialog (Tabelle | Tabelleneigenschaften) an. Hier legen Sie unter anderem die Ausrichtung des Textes, in den die Tabelle eingefügt ist, fest (auf der Registerkarte Tabelle unter Ausrichtung und Textfluss). Sie können dafür sorgen, dass bei mehrseitigen Tabellen die Kopfzeilen auf jeder Seite wiederholt werden (Registerkarte Zeile). Die Spaltenbreite lässt sich für jede einzelne Spalte fest (und damit unveränderbar) einstellen (Registerkarte Spalte). Und auch die Ausrichtung des Zelleninhalts kann von Ihnen definitiv festgelegt werden (Registerkarte Zelle).
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Generelle Tabelleneigenschaften können festgelegt werden.
In Tabellen rechnen In Tabellen können Sie auch rechnen. Nicht so komfortabel wie in einer Tabellenkalkulation, aber die wichtigsten Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung. Machen Sie einfach einen Test. 1. Wir benötigen eine leere Tabelle mit fünf Spalten und zwei Zeilen. 2. Geben Sie in die erste Zeile folgende Überschriften ein: »Lfd.Nr.«, »Bezeichnung«, »Menge«, »Einzelpreis«, »Gesamtpreis«. 3. Füllen Sie die erste Zeile bis zur vierten Spalte aus. Wenn Ihnen nichts einfällt, entnehmen Sie die Daten der Abbildung. 4. Steht der Cursor in der fünften Spalte, wählen Sie Tabelle | Formel. 5. Löschen Sie die Vorgabe bis auf das Gleichheitszeichen. 6. Wählen Sie aus der Liste bei Funktion einfügen: die Funktion PRODUCT aus. 7. Setzen Sie zwischen die leeren Klammern das Wort »Links«. 8. Stellen Sie das Zahlenformat #.##0,00 ein. 9. Bestätigen Sie mit OK.
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Die Funktion PRODUCT multipliziert die beiden links stehenden Werte. Word hat nun die beiden Werte aus den Spalten Menge und Einzelpreis multipliziert. Wiederholen Sie diesen Vorgang auch für die folgenden zwei (oder mehr) Zeilen. Abschließend soll die Summe der Gesamtbeträge ermittelt werden. Das ist noch einfacher als die Multiplikation von Menge mit Preis. Setzen Sie den Cursor in die Tabellenzelle unter dem letzten Gesamtpreis und wählen Sie wiederum Tabelle | Formel. Word bietet Ihnen nun gleich die richtige Funktion an: SUM(Über). Legen Sie nur noch das Zahlenformat fest und klicken Sie auf OK.
Die Gesamtsumme aller übereinander stehenden Zahlen ist fix ermittelt. Insgesamt 18 Funktionen stehen Ihnen für das Rechnen in Word-Tabellen zur Verfügung. Wenn das nicht mehr reicht, ist sowieso eine Tabellenkalkulation wie Excel gefragt.
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Tabulatoren Tabulatoren oder Tabstopps sind Stellen, die direkt angesprungen werden können. Diese Einrichtung kommt auch von der Schreibmaschine her, wo diese Ansprungstellen mechanisch eingestellt werden können. In Word sind standardmäßig alle 1,25 cm Tabstopps vorgesehen. Sie können diese aber auch individuell einstellen. Dazu öffnen Sie den entsprechenden Dialog über Format | Tabstopps.
Tabstopps lassen sich individuell einrichten. Dabei können Sie sogar die Ausrichtung festlegen. Vorgegeben ist auch hier eine linksbündige Ausrichtung, das heißt alles was an dem Tabstopp geschrieben wird, wird nach rechts weitergeschrieben. Die Ansprungstelle ist in allen Zeilen die Ausrichtungslinie. Wählen Sie eine Ausrichtung Rechts, so wird die Ansprungstelle als rechter Rand angesehen. Zur Ausrichtung von Zahlen ist die Ausrichtung Dezimal geeignet. Hier wird am Dezimalkomma (oder Dezimalpunkt, je nach Voreinstellung) ausgerichtet.
Eine Tabstopp mit dezimaler Ausrichtung.
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Word:mac 2008
Kapitel 3
Tabstopps können auch über das Zeilenlineal gesetzt werden. Dazu klickt man auf das Ausrichtungssymbol links im Lineal und wählt den gewünschten Tabulatortyp aus der Liste aus. Anschließend wird direkt in das Lineal geklickt und der Tabstopp an der jeweiligen Stelle festgelegt. Um einen Tabstopp wieder zu löschen, wird er mit dem Mauszeiger direkt aus dem Lineal gezogen.
Tabstopps können auch mit der Maus erzeugt und dann im Spaltenlinial platziert werden.
Tastenkombinationen Word enthält eine Vielzahl an Tastenkombinationen. Diese alle hier aufzulisten, wäre reine Platz- und Papierverschwendung. Sie können sich diese Tastenkombinationen in der Word-Hilfe ansehen. 1. Wählen Sie Hilfe | Word-Hilfe. 2. Geben Sie bei Wonach suchen Sie? den Begriff »Tastenkombinationen« ein. 3. Klicken Sie auf Suchen. 4. Markieren Sie links in der Liste den Eintrag Tastenkombinationen für Word. Sie finden Tastenkombinationen nach verschiedenen Kategorien geordnet. Sie können sich aber auch eine Liste von Tastenkombinationen ausdrucken und geheftet (oder in Klarsichtfolien und einen Ordner verpackt) neben den Computer zum Nachschlagen legen. Word enthält für den Ausdruck bereits ein Makro, das Sie folgendermaßen aktivieren können. 1. Wählen Sie Extras | Makro. 2. Suchen Sie in der Liste der Makros BefehleAuflisten aus und markieren Sie dies Makro durch Anklicken. 3. Klicken Sie anschließend auf Ausführen. 4. Im folgenden Dialog Befehle auflisten wählen Sie Aktuelle Menü- und Tastatureinstellungen und bestätigen mit OK. 5. Wählen Sie Datei | Drucken, um die Liste an Ihren Drucker zu schicken (hoffentlich liegt genug Papier drin).
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Microsoft Office:mac 2008
Alle Word-Tastenkombinationen auf »einen Druck«. In der folgenden Tabelle finden Sie eine kleine (subjektive) Auswahl an Tastenkombinationen, die ich für ganz sinnvoll halte. Falls Sie von einer Windows-Word-Version her auf Office:mac umgestiegen sind, sollten Sie sich die Tastenkombinationen besonders gut ansehen. Einige haben andere Funktionen als unter Windows! Außerdem sollten die Notebookbesitzer beachten, dass viele F-Tasten mit anderen Funktionen versehen sind und für die hier aufgeführten Befehle die fn-Taste benötigt wird. Taste/Tastenkombination
Bedeutung
F1
Vorhergehenden Vorgang rückgängig machen
F2
Text oder Grafik ausschneiden
F3
Text oder Grafik kopieren
F4
Inhalt der Zwischenablage einfügen
F5
Den Befehl Gehe zu aufrufen
F8
Markierungsmodus aufrufen (bei mehrmaligem Drücken jeweils die Markierung erweitern)
F11
Zum nächsten Feld wechseln
F12
Den Befehl Speichern unter aufrufen
o – F8
Ein Makro ausführen
o – s – F7
Wörterbuch öffnen
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Word:mac 2008
Kapitel 3
Taste/Tastenkombination
Bedeutung
s – F4
Die bereits ausgeführten Befehle Suchen oder Gehe zu wiederholen
c – F2
Seitenansicht zeigen
c – F4
Fenster schließen
o – Leer
Geschütztes Leerzeichen eingeben
c – s – Bindestrich
Geschützten Bindestrich eingeben
c – s – >
Schriftgrad vergrößern
c – s – <
Schriftgrad verkleinern
c – C
Markiertes Objekt bzw. Text kopieren
c – X
Markiertes Objekt bzw. Text ausschneiden
c – V
Markiertes Objekt bzw. Text einfügen
c – Z
Letzten Befehl zurücknehmen
c – Y
Letzten Befehl wiederholen
c – 1
Einfacher Zeilenabstand
c – 2
Doppelter Zeilenabstand
c – 3
1,5-facher Zeilenabstand
c – E
Absatz zentrieren
c – J
Blocksatz für den Absatz einrichten
c – L
Absatz linksbündig ausrichten
c – R
Absatz rechtsbündig ausrichten
c – T
Hängenden Einzug erstellen
c – s – T
Hängenden Einzug entfernen
c – N
Neues Dokument mit der Dokumentvorlage Normal erstellen
c – O
Dokument öffnen
c – s – P
Projektkatalog öffnen
c – W
Dokument schließen
c – S
Dokument speichern
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Microsoft Office:mac 2008
Wörter zählen Eine kleine, aber feine Funktion finden Sie unter Extras | Wörter zählen. In einem Dialogfenster werden Ihnen nicht nur die Wörter des Dokuments angezeigt, sondern auch die Seiten, die Zeichenanzahl mit und ohne Leerzeichen, die Absätze und Zeilen. Sie können die Fußnoten und Endnoten mit berücksichtigen, wenn Sie die entsprechende Option aktivieren. Standardmäßig ist sie ausgeschaltet. ÜTipp Schneller erreichen Sie diese Funktion, indem Sie in der Statuszeile auf Wörter klicken.
Word zählt für Sie – und zwar eine ganze Menge.
Zeilennummern Normalerweise sind sie nicht gefragt – in manchen Texten aber zwingend notwendig, sei es, um exakt auf eine Textposition zu verweisen oder um eine korrekte Abfolge der Zeilen zu gewährleisten. Word kann in einem Dokument Zeilennummern hinzufügen, und zwar für das gesamte Dokument oder nur für Teile. Um dem gesamten Dokument Zeilennummern hinzuzufügen, muss es zuvor komplett markiert werden (zum Beispiel über c – A). Um einen Bereich mit Zeilennummern zu versehen, muss dieser Bereich markiert werden. Im Folgenden zeige ich Ihnen, wie ein Bereich um Zeilennummern ergänzt wird: 1. Markieren Sie einen Bereich oder Abschnitt in einem beliebigen Dokument. 2. Wählen Sie Format | Dokument. 3 Klicken Sie auf das Register Layout und anschließend auf den Schalter Zeilennummern.
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Word:mac 2008
Kapitel 3
Zeilennummern lassen sich flexibel anpassen. 4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor Zeilennummern hinzufügen. 5. Stellen Sie bei Nummerierung die gewünschte Option ein. 6. Bestätigen Sie mit OK und im Dialog Dokument ebenfalls mit OK. Sie finden anschließend im Dokument neben dem markierten Bereich eine fortlaufende Nummerierung für die Zeilen vor. Achten Sie deshalb darauf, dass immer ein ausreichend breiter linker Rand vorhanden ist.
Zeilennummern wurden einem markierten Bereich hinzugefügt. Sie haben sich bis zu diesem Abschnitt durchgearbeitet? Dann können Sie mit Recht sagen, dass Sie von der Textarbeit mit Word mehr verstehen als nur »wie das Erstellen
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Microsoft Office:mac 2008
eines einfachen Briefes funktioniert«. Sie können mit Word Texte gestalten und ansprechend ausdrucken – und das Erstellen von Serienbriefen (oder anderen Seriendokumenten) ist Textverarbeitung im eigentlichen Sinne. Doch sollten Sie sich auch mit den anderen Anwendungen von Office:mac 2008 einmal auseinandersetzen, damit diese nicht zu lange brachliegen, es sei denn, Sie haben Word:mac 2008 als Einzelapplikation gekauft.
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Excel
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Lange Jahre war Excel der Platzhirsch unter den Tabellenkalkulationen auf dem Mac. Das lag unter anderem daran, dass es kaum etwas anderes gab. Das hat sich inzwischen geändert. Wer lediglich einfache Kalkulationen benötigt, kommt vielleicht mit Numbers (aus iWork ’08) zurecht oder einer der als Shareware vertriebenen Kalkulationsprogramme. Und wer es umfangreich und ausführlich benötigt, kann auf RagTime oder das kostenlos zur Verfügung stehende OpenOffice/NeoOffice zurückgreifen, dass ebenfalls ein entsprechendes Kalkulationsmodul enthält. Kann Excel sich da überhaupt noch behaupten? Es kann! Denn die Leistungsfähigkeit und Benutzerfreundlichkeit dieser Applikation wurde auch in der neuen Version weiter verbessert und stabilisiert. Die problemlose Übernahme älterer, mit Excel erstellter Anwendungen (auch unter Windows!) ist ein zusätzlicher Aspekt, der das Programm von anderen Kalkulationsanwendungen abhebt. In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie das Programm für Ihre Zwecke effektiv einsetzen können.
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Etwas Geschichte Was eine Tabellenkalkulation ist, weiß heute fast jeder Computeranwender. Dass Excel der geläufigste Vertreter dieser Softwaregattung ist, ist ebenfalls weitgehend bekannt. Jedoch haben hauptsächlich Mac-Anwender im Bewusstsein, dass dieses Programm auch für Apple-Computer zur Verfügung steht. Und dass Excel überhaupt auf dem Mac entstanden ist, weiß kaum noch jemand. Auch in Vergessenheit geraten zu sein scheint, dass das Kapitel Tabellenkalkulation überhaupt erst mit dem Apple II begann.
Wie alles begann Dan Bricklin (* 1951) ist ein Computerpionier, dessen Namen die wenigsten kennen. Dabei arbeiten Massen heute mit seiner Erfindung, von der viele gar denken, sie sei eine Entwicklung von Microsoft. Tatsächlich stammen die Idee und die Ausführung der ersten Tabellenkalkulation aber von ihm. Dan Bricklin wurde in Philadelphia geboren. Er studierte von 1969 – 1973 am Massachusetts Institute of Technology (MIT). Nach seinem Abschluss arbeitete er für Digital Equipment Corporation (DEC). 1976 verließ er das Unternehmen und kehrte nach einem kurzen Abstecher in einem anderen Unternehmen an die Hochschule zurück. An der Harvard Business School studierte er für einen Wirtschaftsabschluss. Während seiner Studienzeit entwickelte er zusammen mit Bob Frankston für den Apple II das erste Tabellenkalkulationsprogramm überhaupt: VisiCalc. Bricklin konzipierte das Programm, Frankston programmierte es. 1979 erlangte Bricklin seinen Abschluss, und zur gleichen Zeit war auch VisiCalc fertig. Es wurde für 100 $ angeboten. Ein Baustein des enormen Erfolgs des Apple II war genau dieses Programm. Viele Kunden (vor allem aus dem Banken- und Finanzbereich) kauften keinen Computer mit einem Programm, sondern VisiCalc mit einem Computer dazu. Bricklin und Frankston passten das Programm auch für andere Plattformen an, unter anderem 1981 für den IBM-PC. Erfolg hatte auf dem PC aber zunächst ein anderes Programm: Lotus 1-2-3. Dies führte zu einem Rechtsstreit mit Bricklin und seiner Firma Software Arts. Bricklin gewann zwar den Prozess, musste aber aus Liquiditätsgründen sein Unternehmen schließlich an Lotus verkaufen.
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Excel
Kapitel 4
Dass Tabellenkalkulation einmal so spartanisch begonnen hat, daran erinnert sich heute kaum noch jemand. Ü Grundlagen 1981 erhielt Dan Bricklin für seine Idee und deren Umsetzung den Grace Murray Hopper Award, eine hohe Auszeichnung für Computerpioniere. Lotus Development Corporation ist eine 1982 von Mitchell Kapor gegründete amerikanische Softwarefirma in Cambridge, Massachusetts. Bekannt wurde das Unternehmen mit der Tabellenkalkulation Lotus 1-2-3, einem Tabellenkalkulationsprogramm für IBM-PCs. Damit war Lotus derart erfolgreich, dass es von 1984 bis 1986 als das weltweit erfolgreichste Softwareunternehmen galt. Ab 1987 begann Microsoft, an dieser Position zu kratzen. Anfang der 90er-Jahre geriet Lotus in finanzielle Schwierigkeiten nicht zuletzt dadurch, dass Microsoft mit Excel und Borland mit Quattro Pro die Vormachtstellung von Lotus 1-2-3 brachen. Durch eine an Windows orientierte Entwicklungspolitik konnten die Schwierigkeiten noch einmal überwunden werden. Die Übernahme des Unternehmens durch IBM (1995) für circa 3,5 Milliarden US-Dollar war aber nicht mehr zu verhindern. Heute existiert das Unternehmen unter dem Namen Lotus Software als Tochterunternehmen von IBM und konzentriert sich vor allem auf die Software Lotus Notes Groupware. In den 80er-Jahren hatte Lotus mit der Jazz Office Suite auch ein Paket für Apple-Macintosh-Computer im Repertoire.
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Die Geschichte von Excel Die Geschichte von Excel beginnt im Jahr 1985. Es erscheint nicht nur Windows in der Version 1.03, sondern auch Excel in einer ersten Version für den Apple Macintosh. Bereits ein Jahr zuvor hat Microsoft mit Multiplan eine Tabellenkalkulation für den IBM-PC vorgelegt. 1987 brachte Microsoft die Excel-Version 2 in einer Fassung für das neue Windows 2.0 heraus. Der eigentliche Siegeszug von Excel auf dem PC begann aber erst im Jahre 1990 mit der Veröffentlichung von Windows 3.0 und der Version 3.0 von Excel. 1993 fasste Microsoft die Programme Word, Excel, PowerPoint, Mail sowie die Datenbank Access zu der Anwendungssuite Office 4.0 zusammen. 1995 folgt Windows 95 und adäquat dazu Office 95. Mit der Excel-Version 5 übernahm Microsoft das Registerkartenkonzept für Tabellen von Lotus 1-2-3, und das immer noch starke Programm – wenn auch seit Windows nicht mehr Marktführer, wie zu DOS-Zeiten – geriet dadurch stark ins Abseits. Auch die mehrdimensionale Tabellenkalkulation Lotus Improv konnte das nicht mehr aufhalten, obwohl das Programm in Teilbereichen besser war als das zeitgleiche Excel in der Version 5.0. Für den Mac ließ Microsoft immer um ein Jahr versetzt eine neue Office-Version erscheinen: < Auf Office 97 für den PC folgte Office 98 für den Mac, < auf Office 2000 folgte für den Mac Office 2001. < Die Version Office:mac v.X kam relativ schnell nach Einführung von Mac OS X und wurde zusammen mit der Version 2001 vertrieben. < Die Version Office:mac 2004 erfolgt wiederum ein Jahr nach Erscheinen von Office 2003 und bot eine weitergehende Anpassung an Mac OS X, von Verbesserungen der Einzelmodule wie Excel einmal abgesehen. < Office 2008 folgt wiederum auf Office 2007 (für Windows) und bringt erstmals auch eine direkte Anpassung an die Intel-Rechner-Generation von Apple.
Was ist neu in Excel 2008? Eine übergreifende Neuheit – das Fehlen von VBA – trifft viele Excel-Anwender besonders hart. Wohl in keiner anderen Office-Anwendung wurde VBA so oft und häufig genutzt. Da aber im ersten Kapitel des Buches schon ausführlich auf dieses Thema eingegangen wurde, werde ich es an dieser Stelle nicht näher erläutern.
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Neu sind: < Arbeitsblätter für das Finanzmanagement. Leider sind die nicht unbedingt für den europäischen Markt gedacht. Die Rechnungsformulare sind hier alle nicht ohne Anpassung brauchbar. Und ob man die anderen zur Rechnungskontrolle oder Budgetplanung wirklich einsetzt, wage ich doch sehr zu bezweifeln. Wer viele Rechnungen schreibt, setzt hierzulande doch meist ein Fakturierprogramm oder eine Warenwirtschaft ein, die so etwas schon als Standard liefert. Als Vorlage, wie man so etwas individuell mit Excel gestalten kann, sind diese Formulare aber allemal geeignet.
Arbeitsblätter für das Finanzmanagement gibt es eine ganze Reihe. < Ein Formel-Generator, der beim Erstellen von Formeln durch eine einfache schrittweise Vorgehensweise unterstützt. Das ist eine hilfreiche Sache und wird in diesem Buch ausführlich behandelt. Zwar gab es den Formel-Generator in rudimentärer Form schon in der Vorgängerversion, die neue Fassung ist aber deutlich anwenderfreundlicher. < AutoVervollständigen-Formel unterstützt ebenfalls bei der Formelerstellung. Man muss die Namen von Funktionen und anderen Formelelementen nicht mehr auswendig kennen. Schon nach ersten Buchstaben werden passende Angebote gemacht. < Auch die Diagrammdarstellung wurde verbessert. 247
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Microsoft Office:mac 2008
Natürlich betreffen Excel auch die globalen Veränderungen (neues Dokumentformat, Funktionsgalerie, Automator-Unterstützung etc.).
Excel-Grundlagen Für alle Einsteiger in die Arbeit mit Excel (oder die Tabellenkalkulation überhaupt) ein einführendes Kapitel vorweg. Wenn Sie schon mit Excel gearbeitet haben – ganz gleich, ob unter Windows oder auf dem Mac –, dann können Sie dieses Kapitel überspringen. Oder schnuppern Sie ein wenig hinein, so wie Sie vielleicht die Schulbücher Ihrer Kinder durchblättern und wehmütig an Ihre alten Schulzeiten denken.
Einmal ist immer das erste Mal Wenn Sie noch nie mit einer Tabellenkalkulation gearbeitet haben, dann mag die Arbeit mit einer solchen Anwendung zunächst kompliziert und ungewohnt erscheinen. Tatsächlich lässt sich aber gerade eine Tabellenkalkulation leichter bedienen als eine Textverarbeitung. Sie müssen nur lernen, ein wenig umzudenken. Deshalb finden Sie in diesem relativ kurzen Abschnitt nur ein paar Hinweise zur Arbeit mit einer Tabellenkalkulation – in die Grundlagen führt Sie der nächste Kapitelabschnitt ein, der auch für die Umsteiger von anderen Kalkulationen oder Versionen gedacht ist. Stellen Sie sich eine Tabellenkalkulation als ein großes Blatt vor, das in viele Felder eingeteilt ist, so wie das Papier der Schulhefte, die für den Rechen- und Mathematikunterricht gedacht sind. Sie können in diese Felder (die man in einer Tabellenkalkulation Zellen nennt) Beliebiges hineinschreiben: Zahlen, Texte, Sonderzeichen. Auch andere Objekte – zum Beispiel Bilder – können Sie in eine Tabelle einfügen. Sie sollten aber eines beachten: Wenn Sie mit Zahlen rechnen wollen, dann müssen diese »nackt« in die Zellen eingegeben werden. Kein Währungszeichen, kein Tausenderpunkt – lediglich das Dezimalkomma (oder der Dezimalpunkt, je nach Länderversion) darf in einer Ziffernfolge enthalten sein. Alles andere ist Formatierungssache und wird an anderer Stelle noch ausführlich erklärt. Eine Excel-Tabelle ist in Spalten und Zeilen angeordnet. Die Schnittstelle einer Spalte und einer Zeile ist die Zelle. Spalten werden mit Buchstaben, Zeilen mit Zahlen bezeichnet. B3 ist die Zelle, die in der Spalte B (zweite Spalte von links) und der dritten Zeile zu finden ist. Sie können auch in eine andere Darstellungsweise wechseln; Zeilen und Spalten werden beide mit Zahlen gekennzeichnet. Dies ist für die Arbeit an der Tabelle selbst eher ungünstig.
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Kapitel 4
Eigentlich sind die Zeilen- und Spaltenüberschriften nicht nötig, denn links unterhalb der Symbolleisten ist immer abzulesen, wo man gerade steht. Wie man die Überschriften ein- oder wieder ausschaltet, zeigen wir in einem späteren Abschnitt.
Auch ohne Zeilen- und Spaltenüberschriften ist leicht zu sehen, wo der Zellcursor steht. Sie müssen in einer Tabellenkalkulation zweidimensional denken: horizontal (Zeilen) und vertikal (Spalten). In dieser Anordnung gestalten Sie Ihre Tabellen und Anwendungen. Etwas später kann auch noch eine dritte Dimension hinzukommen, denn Sie können auch tabellenübergreifend rechnen. Damit haben wir ein weiteres Merkmal von Excel beschrieben, was aber bereits in frühen Tabellenkalkulationen veranlagt war. Zellen können mit anderen Zellen – auch in unterschiedlichen Tabellen – verknüpft werden. Da Excel in einer sogenannten Arbeitsmappe mehrere Tabellen anordnen kann, sind solche Verknüpfungen leicht zu organisieren. Aber auch Verknüpfungen mit anderen Arbeitsmappen sind möglich. Damit ist es dann allerdings wie im richtigen Leben: Je mehr Beziehungen bestehen, umso mehr Aufwand muss betrieben werden, damit diese Beziehungen einwandfrei funktionieren. Diese Hinweise zum »Umdenken« sollen aber reichen. Im nächsten Abschnitt geht es direkt an die Tabelle.
Excel starten Wie Excel gestartet wird, sollte ich allerdings nicht groß erklären müssen. Ich gehe davon aus, dass Sie als Anwender eines Apple-Computers wissen, wie aus dem Dock oder Finder heraus Excel gestartet wird. Ü Grundlagen Sie können Excel direkt starten (zum Beispiel über einen Klick auf das Symbol im Dock) und dann die Anwendung(en) öffnen, oder die Anwendung durch Doppelklick zusammen mit Excel starten beziehungsweise die Anwendung mit der Maus fassen und auf das Excel-Symbol im Dock fallen lassen.
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Nach dem Start wartet der Projektkatalog auf eine Entscheidung von Ihnen (falls Sie nicht mit einer Arbeitsmappe direkt gestartet haben). Wie der Projektkatalog zu bedienen ist, haben Sie bereits im ersten Kapitel des Buches erfahren. Wählen Sie die leere Excel-Arbeitsmappe und klicken Sie auf Öffnen. Stellen Sie unter Anzeigen: den Eintrag Excel-Dokumente ein, dann müssen Sie sich im Projektkatalog nicht lange bemühen, um die Excel-Dokumente aus den ganzen Projekten auszuwählen.
Ein auf Excel-Dokumente reduzierter Projektkatalog ist übersichtlicher. Haben Sie Abbrechen gewählt oder zuvor eine andere Arbeitsmappe geschlossen, so öffnen Sie eine neue, leere Arbeitsmappe über Datei | Neue Arbeitsmappe oder über die Tastenkombination c – N.
Die Arbeitsoberfläche Wenn Sie Excel starten, erhalten Sie außer der üblichen Menüstruktur eine geöffnete, leere Arbeitsmappe. Viel anders als etwa bei Word ist das Vorgehen nicht, aber im Detail gibt es doch noch einiges zu lernen.
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Excel
Kapitel 4
Die Elemente der Arbeitsoberfläche. Die Menüleiste am oberen Rand ist Ihnen aus allen anderen Anwendungen bekannt; sie muss nicht näher erläutert werden. Die wichtigsten Menübefehle werden im Verlaufe dieses Kapitels ausführlich erklärt. Unterhalb der Menüleiste finden Sie die Funktionsleiste. Sie gibt Ihnen ständig Auskunft über die Platzierung des Zellcursors (ganz links) und den Zellinhalt (ganz rechts). Darunter angeordnet sehen Sie die Symbolleiste Standard. Über die verschiedenen Schaltflächen können wichtige Funktionen erreicht werden, die häufig bei der Arbeit mit Tabellen benötigt werden, etwa das Speichern (Diskettensymbol, drittes von rechts), das Drucken, das Erzeugen einer Formel, die eine Reihe von Zahlen summiert (AutoSumme), Sortierfunktionen etc. Darunter sind möglicherweise weitere Symbolleisten geöffnet, wenn Sie dies über Ansicht | Symbolleisten veranlasst haben. Rechts über dem Fenster schwebend finden Sie die Toolbox mit geöffneter Formatierungspalette. Wenn nicht, können Sie diese über die Schaltfläche Toolbox öffnen. Darin sind verschiedene Funktionen zur Tabellenformatierung zusammengefasst.
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Den Hauptteil des Fensters nimmt die Arbeitsmappe ein. In einer Arbeitsmappe werden eine oder mehrere Tabellen zusammengefasst. Standardmäßig wird eine leere Tabelle vorgegeben. Dies können Sie über die Einstellungen ändern oder indem Sie auf das Pluszeichen neben dem ersten Register klicken. Zwischen den Tabellen kann über die Register am unteren Rand umgeschaltet werden. ÜTipp Über die Raute links oben neben den Zeilen- und über den Spaltenüberschriften kann mit einem Mausklick die ganze Tabelle markiert werden. Ganz unten sehen Sie die Statuszeile. Ganz links sind zwei Symbole , mit denen zwischen den Ansichten Seitenlayout und Normalansicht umgeschaltet werden kann. Weiterhin finden sich im rechten Bereich Informationen, zum Beispiel über die Summe der markierten Zellen, ob verschiedene Tasten (zum Beispiel die Feststelltaste) eingestellt sind oder nicht. Apple-typische Details wie die Bildlaufleisten oder die drei farbigen Knöpfe am oberen linken Rand des Fensters müssen hier sicher nicht erläutert werden.
Erste Anpassungen Deutlich zu erkennen sind die Zellen – als Schnittpunkt von Zeilen und Spalten – in der Tabelle, auch wenn dort noch nichts eingetragen wurde. Sieht es bei Ihnen anders aus als in der Abbildung, dann probieren Sie die zwei Schaltflächen in der Statuszeile ganz links aus oder wählen Sie aus dem Menü Ansicht | Standard. Erscheinen Ihnen die Zellen zu klein, so stellen Sie über Ansicht | Zoom… oder über die Zoomschaltfläche in der Symbolleiste Standard eine andere Größe ein. Die Formatierungspalette nimmt unter Umständen sehr viel Platz auf dem Bildschirm ein. Bei einem ausreichend großen Monitor ist das kein Problem, auf einem älteren iBook aber sehr wohl. Reduzieren Sie die ausgeklappten Paletten durch Anklicken des kleinen Dreiecks vor der Bezeichnung. Es reicht durchaus, wenn Schriftart und Zahlen zur Verfügung stehen.
Eine reduzierte Formatierungspalette schafft mehr Übersicht.
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Haben Sie die Formatierungspalette ganz weggeklickt, um mehr von der Tabelle zu sehen, so können Sie einige der Formatierungsfunktionen über Symbolleisten wieder sichtbar machen. Wählen Sie Ansicht | Symbolleisten und suchen Sie die passenden aus. Sie können diese Leisten beliebig platzieren. Anders als in den früheren Versionen ist dazu aber ein kleiner Trick nötig. Beschrieben wurde dieser im ersten Kapitel im Abschnitt »Symbolleisten«.
Excel anpassen und einstellen Bevor Sie beginnen, mit Excel zu arbeiten, sollten Sie einige Einstellungen überprüfen und gegebenenfalls anpassen: Über Excel | Einstellungen oder die Tastenkombination c – , [Komma] rufen Sie den Dialog auf, der Ihnen den Zugang zu allen wesentlichen Einstellbereichen liefert.
Alle wichtigen Einstellungen erreichen Sie über diese Übersicht. Die Einstellungen unter Allgemein betreffen grundlegende Vorgaben. So können Sie etwa festlegen, mit wie vielen Tabellen eine neue Arbeitsmappe geöffnet werden soll (Blätter in neuer Arbeitsmappe). Auch die Standardschriftart und der Schriftgrad können hier für alle neuen Arbeitsmappen vorgegeben werden. Bei Bevorzugter Speicherort: legen Sie über die Schaltfläche Auswählen... einen Ordner fest, in dem die Excel-Arbeitsmappen gespeichert werden. Sie sollten wissen, was hier einzustellen ist – aber ich empfehle Anfängern und Umsteigern, hier zunächst alles zu lassen, wie es vorgegeben ist, und erst später konkrete Anpassungen vorzunehmen.
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Auch Allgemeines kann entscheidend sein. Unter Ansicht wählen Sie bei Einstellungen unter Bevorzugte Ansicht für neue Blätter: den Eintrag Standard aus. Prüfen Sie, ob unter Fensteroptionen die Häkchen in den Kontrollkästchen vor Seitenumbrüche anzeigen und Gitternetzlinien anzeigen vorhanden sind. Wenn Sie bereits sehen, an welcher Stelle der Drucker die Seite begrenzt, ist das schon hilfreich für das weitere Tabellendesign. Mit Gitternetzlinien ist selbst an großen Monitoren eine bessere Arbeit in der Tabelle gegeben. Für spezielle Formulare können Sie das immer noch ausblenden. Einsteiger sollten auch nicht auf die Aktivierung von Nullwerte anzeigen verzichten.
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So ist die Ansicht der zu bearbeitenden Tabelle optimal. Unter Bearbeiten können Sie einige weitreichende Eingriffe vornehmen. So lassen sich etwa feste Dezimalstellen als Standard definieren. Wenn Sie häufig mit Beträgen arbeiten, kann es hilfreich sein, wenn diese Vorgabe aktiviert ist; verzichten Sie aber darauf, wenn auch immer wieder Werte ohne und mit unterschiedlichen Nachkommastellen benötigt werden. Feedback mit Animation sollten Sie deaktivieren, denn es hält mehr auf, als dass es nutzt. Unter Markierung nach dem Drücken der Eingabetaste verschieben ändern Sie die Richtung: auf Rechts. Meistens arbeiten wir auch in Tabellen von links nach rechts und dann nach unten.
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ÜTipp Wenn Sie mit dem Zellcursor dann doch einmal in eine andere Richtung springen möchten als eingestellt (zum Beispiel nach unten, statt nach rechts), dann bestätigen Sie nicht mit der r-Taste, sondern mit den entsprechenden Pfeiltasten.
Hier legen Sie einige Optionen für die Zellbearbeitung fest. Auf der Karte Berechnung ist vorläufig nur eines interessant: Wenn Sie häufig Daten mit Windows-Computern austauschen, dann sollten Sie die Einstellung 1904-Datumswerte verwenden deaktivieren. Windows arbeitet mit einem Format, das bei 1900 beginnt.
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Welches Datumsformat wollen Sie verwenden? Unter Speichern deaktivieren Sie Bei neuen Dokumenten Vorschaubild speichern. Sie können das natürlich lassen, wenn Sie gerne einen optischen Eindruck von der Tabelle erhalten wollen; meiner Ansicht nach gibt aber diese Vorschau nicht viel her und verlangsamt die Vorgänge beim Speichern und Starten. Wenn Sie zu den Menschen gehören, die gerne ganz auf Nummer sicher gehen, dann reduzieren Sie die Einstellung für das AutoWiederherstellen-Info, das standardmäßig auf 10 Minuten eingestellt ist. Normalerweise sollte es aber nicht zu einem Nervenzusammenbruch führen, wenn die letzten zehn Minuten Arbeit verloren sind. Als Letztes sollten Sie noch die Vorgaben unter Fehlerüberprüfung ändern. Dass Excel aktiv im Hintergrund nach Fehlern sucht, ist eigentlich eine feine Sache und hilft von Anfang an, einwandfreie Kalkulationsanwendungen zu erstellen. Aber manchmal nervt es doch – Sie können das hier dann vorübergehend abstellen. Nicht gesperrte Zellen kennzeichnen, die Formeln enthalten sollten Sie deaktivieren. Das ist erst hilf-
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reich, wenn Sie anfangen, Arbeitsblätter zu schützen. Sie erfahren in diesem Buch noch, wie das geht. Dann können Sie es (wenn Sie wollen) wieder einschalten.
Fehlerüberprüfung ist meistens eine feine Sache. So vorbereitet sollte Ihnen die Arbeit mit Excel in Zukunft locker von der Hand gehen. Einige Einstellungen, die wir hier nicht besprochen haben, werden an anderen Stellen noch näher erläutert.
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Eine Tabelle füllen – oder: Wie Zellen Informationen aufnehmen Bevor irgendwelche kleineren oder größeren Anwendungen mit einer Tabellenkalkulation entwickelt werden, sollten Sie sich damit beschäftigen, wie Informationen in die Zellen gelangen. »Eintippen!« wird wahrscheinlich Ihr erster Gedanke sein, und der ist gar nicht einmal so falsch. Aber es gehört natürlich noch mehr dazu, die Daten auf die richtige Weise in die Tabelle zu bekommen. Deshalb beschäftigen wir uns damit in diesem Grundlagenkapitel, bevor wir im nächsten eine vollständige Anwendung entwickeln. Vielleicht sind Sie ja kein Neuling und haben schon zig Zahlen, Texte und andere Informationen in eine Tabelle gehackt. Sie können das Kapitel beruhigt überschlagen. Eventuell schauen Sie aber doch einmal hinein; es sollte mich wundern, wenn Sie nicht doch das eine oder andere entdecken, was Ihnen noch nicht geläufig ist.
Intelligente Zellen Dass die Zelle die Schnittstelle zwischen Zeilen und Spalten ist, habe ich am Beginn dieses Buchabschnitts zu Excel schon erwähnt. Damit eine Zelle Daten aufnehmen kann, muss sie ausgewählt sein. Dazu klicken Sie einfach in sie hinein. Sie können durch einen Mausklick an eine andere Stelle die nächste Zelle auswählen. Alternativ lässt sich der Zellcursor auch mit den Pfeiltasten durch die Tabelle bewegen. Eine ausgewählte Zelle erkennen Sie daran, dass der Rand durch einen kräftigen hellblauen Rahmen hervorgehoben wird.
Eine ausgewählte Zelle ist durch einen Rahmen markiert.
Daten eingeben Um die Dateneingabe exemplarisch vorzuführen, folgen Sie einmal der folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung: 1. Setzen Sie den Zellcursor in die Zelle A1. 2. Schreiben Sie »Text« und drücken Sie die r-Taste.
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Der Zellcursor springt eine Zelle weiter (nach rechts, wenn Sie die Einstellung wie empfohlen vorgenommen haben). Der Text wurde in der Zelle linksbündig angeordnet. 3. Geben Sie »12,345« ein. Drücken Sie die r-Taste. 4. Schreiben Sie »13.11.2008« und drücken Sie die r-Taste. 5. Geben Sie als Letztes »23:59« ein und bestätigen Sie mit der r-Taste.
Excel erkennt, welche Art Information (Zahl, Datum, Uhrzeit) eingegeben wird. Die letzten drei Eingaben wurden von Excel rechtsbündig angeordnet. Es wurden auch alle Formate erkannt: Text, Zahl mit Nachkommastellen, Datum und Uhrzeit. Es hat den Anschein, dass man sich um den Typ der Information, die man in die Zelle eingibt, nicht groß kümmern muss. Ü Grundlagen Die Vorgabe von Excel für eine Zelle ist immer Standard. Inhalte, die in einer solchen Zelle eingegeben werden, untersucht Excel automatisch und ordnet ein passendes Format zu. Legen Sie selbst ein bestimmtes Format für eine Zelle fest, dann kann Excel sich bei der Eingabe schon mal stur stellen, falls das neu eingegebene Format von dem früher festgelegten abweicht.
Das Datum 13.11.08 sieht in einem Feld, das mit dem Format Zahl belegt ist, merkwürdig aus.
Daten in Bereiche eingeben Normalerweise steht für die Eingabe die ganze Tabelle bereit. Sie können den Bereich aber auch begrenzen. Das üben wir wie folgt: 1. Markieren Sie den Bereich B3 bis C8. Dazu fahren Sie einfach mit dem Cursor bei gedrückter linker Maustaste über den Bereich.
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2. Geben Sie eine Zahl ein und schließen Sie mit der r-Taste ab. Excel setzt die Zahl in die erste Zelle des Bereichs, der Zellcursor springt aber – wie voreingestellt – in die nächste Zelle. 3. Geben Sie die nächste Zahl ein, drücken Sie erneut r und wiederholen Sie diesen Schritt, bis der markierte Bereich gefüllt ist.
Der Bewegungsspielraum des Zellcursors ist auf den markierten Bereich beschränkt. Der Zellcursor bewegt sich nur innerhalb des zuvor markierten Bereichs. Ist die letzte Zelle erreicht, wird wieder in die erste gesprungen. Diese Eingabevariante bietet sich überall dort an, wo Eingaben in zusammenhängende Bereiche gemacht werden. Ü Tipp Müssen Sie mehrere Bereiche mit Zahlen füllen, die nicht aneinandergrenzen, dann funktioniert die Begrenzung des Zellcursors auf diese Bereiche ebenfalls. Ist der erste Bereich gefüllt, springt der Zellcursor direkt in den nächsten Bereich, danach zum übernächsten und nach dem letzten wieder in den ersten. Nicht zusammenhängende Bereiche markieren Sie, indem Sie die c-Taste bei der Markierung der Bereiche gedrückt halten.
Auch nicht zusammenhängende Bereiche können zur gezielten Eingabe genutzt werden.
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Bereiche ausfüllen Wo der Mensch Arbeit sparen kann, da tut er es auch. Wahrscheinlich hätte er es ansonsten in der kurzen Zeit seit seinem ersten Auftreten in der Evolutionsgeschichte auch nicht so weit gebracht, dass er die Erde sogar zeitweise verlassen kann. Übertragen auf Excel bedeutet dies: Wo man sich das Tippen sparen und trotzdem viele Zellen füllen kann, da sollte man dies aus Gründen der Effizienz auch tun. Es gibt einige hilfreiche Varianten, ganze Bereiche auszufüllen, die alle mit dem kleinen Kästchen zusammenhängen, das rechts unten an der Ecke des Zellcursors zu sehen ist. Im allgemeinen Sprachgebrauch der Excel-Anwender nennt man es das »Ausfüllkästchen« – warum, das werden Sie gleich sehen. 1. Tragen Sie in die Zelle B2 eine »4« ein. Betätigen Sie die ctrl- und die r-Taste. 2. Fassen Sie mit dem Mauscursor das Ausfüllkästchen an der rechten unteren Ecke und ziehen Sie es bis zur Zelle B10.
Mit der Maus kopieren Sie einen Zelleninhalt in weitere Zellen. Sie sehen, es wird nicht nur der Bereich markiert, sondern jede Zelle auch mit der Zahl 4 gefüllt. Solange die Markierung besteht, finden Sie an der rechten unteren Ecke eine neue Schaltfläche . Klicken Sie darauf, so öffnet sich ein Optionsmenü. Voreingestellt ist Zellen kopieren. Das Ergebnis sehen Sie bereits in der Tabelle. Klicken Sie jetzt einmal auf Reihe ausfüllen. Das Ergebnis wird Sie überraschen – beim ersten Mal. Künftig werden Sie diese Funktionalität aber sicher gerne nutzen. Über Nur Formate ausfüllen lassen sich die Formate der ersten Zelle auf die anderen übertragen, ohne dass der Inhalt der ersten Zelle kopiert wird. Ohne Formatierung ausfüllen übernimmt den Inhalt der ersten Zelle, gibt aber die Formatierung nicht mit weiter.
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Wie die markierten Zellen gefüllt werden, können Sie auch nachträglich noch beeinflussen. Das war aber erst die einfache Übung. Machen Sie folgendermaßen weiter: 3. Setzen Sie den Zellcursor durch einen Mausklick in Zelle C2. 4. Geben Sie dort eine »2« ein und bestätigen Sie mit der Pfeil-nach-unten-Taste. 5. Geben Sie in die Zelle C3 eine »5« ein und bestätigen Sie mit der r-Taste. 6. Markieren Sie die Zellen C2 bis C3. 7. Fassen Sie mit dem Mauscursor das Ausfüllkästchen und ziehen Sie den Bereich bis Zelle C10. Jetzt hat Excel den Bereich nicht mit gleichen Zahlen gefüllt, sondern eine Reihe gebildet. Aus den beiden Zahlen 2 und 5 hat Excel abgeleitet, dass es mit 8, 11 … weitergehen soll.
Excel analysiert unterschiedliche Zellinhalte und bildet Reihen.
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Wir sind noch nicht am Ende dieser Technik angelangt: 8. Setzen Sie den Zellcursor in die Zelle D2. 9. Geben Sie die Formel »=B2*C2« ein. Bestätigen Sie mit der ctrl- und der rTaste. 10. Fassen Sie mit dem Mauscursor das Ausfüllkästchen und ziehen Sie den Bereich bis Zelle D10. Sie sehen: Excel überträgt auch Formeln in die markierten Bereiche und passt dabei gleich die Bezüge an. Aus dem Bezug B2 wird in Zelle D3 der Bezug B3 und so weiter. Man spricht in diesem Zusammenhang von einem relativen Bezug. Ein relativer Bezug verändert sich beim Kopieren in andere Zellen demnach relativ zu seiner Position.
Formeln werden ebenfalls in den markierten Bereich kopiert und relative Bezüge dabei korrekt angepasst.
Reihen bilden Wahrscheinlich haben Sie jetzt Blut geleckt. Die bereits gezeigten Beispiele eröffnen für die schnelle und effektive Dateneingabe bereits einige Möglichkeiten. Wenn Sie aber glauben, damit sei auch schon das Ende der Fahnenstange erreicht, dann haben Sie sich geirrt.
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Kapitel 4
Für den Anfang zunächst ein weiteres einfaches Beispiel: 1. Setzen Sie den Zellcursor in die Zelle A2. 2. Geben Sie »Januar« ein. Drücken Sie die ctrl- und die r-Taste. 3. Fassen Sie mit dem Mauscursor das Ausfüllkästchen und ziehen Sie den Bereich bis Zelle A10. Sie sehen, dass Excel den markierten Bereich mit den folgenden Monatszahlen (bis September) gefüllt hat. Genau so funktioniert es auch mit Uhrzeitangaben. 1. Setzen Sie den Zellcursor in die Zelle E2. 2. Geben Sie »8:00« ein und drücken Sie die Pfeil-nach-unten-Taste. 3. Geben Sie »9:00« ein und drücken Sie die ctrl- und die r-Taste. 4. Markieren Sie die Zellen E2:E3. 5. Fassen Sie mit dem Mauscursor das Ausfüllkästchen und ziehen Sie den Bereich bis Zelle E10. Wie schon bei einfachen Zahlen werden die Uhrzeiten in den markierten Zellen fortgesetzt. Verändern Sie die Uhrzeiten folgendermaßen: »7:30« und »8:15«. Sie werden sehen, auch das macht Excel mit und erhöht weiter um 45 Minuten.
Auch Monatsangaben und Uhrzeiten bereiten Excel beim Ausfüllen von Reihen keine Probleme. Sie müssen lange experimentieren, bis Sie eine Reihe finden, die Excel nicht automatisch vervollständigen kann.
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Alles, was wir bisher gemacht haben, geht auch ohne Ausfüllkästchen. Sie finden im Menü Bearbeiten | Ausfüllen | Datenreihe… einen Dialog, der einige Varianten von Reihen anbietet. Was man damit machen kann, zeigt ein abschließendes kleines Beispiel: 1. Setzen Sie den Zellcursor in Zelle F1. 2. Geben Sie eine »1« ein und drücken Sie ctrl – r. 3. Markieren Sie den Bereich F2 bis F10. 4. Öffnen Sie über Bearbeiten | Ausfüllen | Datenreihe den Dialog Datenreihe. 5. Bei Reihe in entscheiden Sie sich für Spalte. 6. Markieren Sie bei Typ das Optionskästchen vor Geometrisch. 7. Tragen Sie bei Inkrement »3« ein. 8. Bestätigen Sie mit OK.
Auch zu geometrischen Reihen lässt sich Excel überreden. Wenn Sie sich den Dialog Datenreihe näher ansehen (altgediente Excel-Füchse haben es längst erkannt: Dieser Dialog hat sich seit Excel 5.0 nicht verändert), erkennen Sie schnell, dass auch Datumsreihen flexibel angepasst werden können und dass Trendreihen nur einen Mausklick weit entfernt sind. Wenn Sie diesen Kapitelabschnitt durchgearbeitet haben, sollten Sie in der Lage sein, eine Excel-Tabelle effektiv mit Daten zu füllen. Ich hoffe, auch die fortgeschrittenen Excel-Anwender konnten noch etwas Neues erfahren. Und wenn nicht, dann können Sie wenigstens von sich behaupten, dass Sie zu den wenigen gehören, die Excel wirklich gut kennen.
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Kapitel 4
Arbeitsmappen effektiv nutzen Excels Konzept geht über einzelne Tabelle hinaus. Eine Arbeitsmappe kann mehr als nur eine Tabelle enthalten. Diese Tabellen können komfortabel und effizient miteinander verknüpft werden. Wenn Sie dieses Kapitel durchgearbeitet haben, werden Sie das Arbeitsmappenkonzept verstehen und für eigene Anwendungen nutzen können.
Excels Arbeitsmappenkonzept Eine neu geöffnete, noch leere Excel-Arbeitsmappe enthält, je nach Voreinstellung, eine oder mehrere leere Tabellen. Sie erkennen dies, wenn Sie an das untere Ende der Tabelle schauen. Direkt über der Statusleiste finden Sie die Register für die einzelnen Tabellen.
Arbeitsblattregister. ÜGrundlagen Um eine weitere Tabelle in die Arbeitsmappe einzufügen, klicken Sie auf das kleine, ganz rechts stehende Registerblatt mit dem Plussymbol oder Sie wählen Einfügen | Blatt | Leeres Blatt. Neben Tabellen kann eine Arbeitsmappe natürlich auch noch andere Objekte enthalten, wie etwa Diagrammblätter. Nähere Informationen zu diesem Thema erhalten Sie im weiteren Verlauf dieses Kapitels.
Blattschiebereien Tabellen (oder andere Arbeitsmappenobjekte) müssen nicht dort platziert bleiben, wo Excel sie ursprünglich eingefügt hat. 1. Klicken Sie ein Register an und halten Sie die Maustaste gedrückt. An den Mauscursor hängt sich ein kleines Dokumentsymbol, und links oberhalb vom Register ist ein schwarzes Dreieck zu sehen.
2. Ziehen Sie das Register nun bei gedrückter Maustaste nach links oder rechts und lassen Sie die Maustaste an der jeweils gewünschten Stelle los.
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Das Tabellenblatt wird nun an der neuen Position eingefügt. Die Reihenfolge wurde verändert. ÜTipp Eine Tabelle lässt sich auch in eine andere Arbeitsmappe kopieren/verschieben. Dazu klickt man das Register der Tabelle an, die verschoben werden soll, wählt aus dem Kontextmenü Verschieben/Kopieren und sucht im Dialog die entsprechende Arbeitsmappe aus. Wichtig: Ein Häkchen bei Kopieren setzen, wenn die Tabelle nicht verschoben werden soll.
Voreinstellungen anpassen Haben Sie so viele Tabellen in der Arbeitsmappe, dass diese nicht mehr auf einmal dargestellt werden können, dann erhalten Sie eine Übersicht über die Arbeitsblätter, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die kleine Schaltfläche links von den Registern klicken. Es öffnet sich eine Liste, die alle vorhandenen Arbeitsblätter der Arbeitsmappe (Tabellen, Diagramme) anzeigt. Mit einem Mausklick auf einen Eintrag in der Liste wählen Sie die Tabelle aus, die aktiv im Vordergrund stehen soll.
Die aktive Tabelle lässt sich über die Liste per Mausklick auswählen. Um die Voreinstellung, wie viele Blätter in neuen Arbeitsmappen enthalten sein sollen, anzupassen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Öffnen Sie über Excel | Einstellungen oder c – , [Komma] den Einstellungsdialog. 2. Klicken Sie auf Allgemein, um den gleichnamigen Dialog zu öffnen. 3. Bei Blätter in neuer Arbeitsmappe stellen Sie die gewünschte Zahl ein. Mit den kleinen Pfeilschaltflächen rechts neben der Zahl können Sie hoch oder runter zählen. Selbstverständlich können sie die Zahl dort auch direkt eingeben.
Was in den neuen Arbeitsmappen enthalten ist, bestimmen Sie.
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Sie können hier auch Schriftart und Schriftgrad für die Arbeitsmappen als Voreinstellung festlegen.
Bearbeitung »en bloc« Dass in einer Arbeitsmappe verschiedene Blätter aufbewahrt werden können, ist nicht wirklich das Besondere. Das können Sie mit einem einfachen Schnellhefter auf Ihrem Schreibtisch auch. Interessanter ist, dass die in einer Arbeitsmappe vorhandenen Tabellen auch gemeinsam bearbeitet werden können.
Tabellen gruppieren Zunächst müssen Sie die Tabellen gruppieren. Um das folgende Beispiel nachvollziehen zu können, sollten Sie eine neue Arbeitsmappe öffnen, die mindestens fünf Tabellen enthält. Wie Sie fehlende Tabellen hinzufügen können, wissen Sie ja jetzt. 1. Klicken Sie auf das Register der ersten Tabelle. 2. Halten Sie die s-Taste gedrückt und klicken Sie auf das Register der fünften Tabelle. Fünf Tabellen sind nun gleichzeitig ausgewählt. Sie erkennen nun, dass alle Tabellen markiert sind. Jeden Eintrag in eine Zelle der Tabelle finden Sie nun auf allen markierten Tabellen identisch wieder. Um diese Gruppierung wieder aufzulösen, müssen Sie lediglich ein beliebiges Register anklicken.
Eine Gruppierung bearbeiten Legen Sie eine einfache Umsatzübersicht wie in der folgenden Abbildung an. Klicken Sie auf ein beliebiges Register und prüfen Sie dann alle Arbeitsblätter. Sie finden die Eingabe überall wieder. Einmal eingegeben – fünfmal vorhanden.
Gleiche Eingaben für mehrere Tabellen lassen sich durch Gruppierung vereinfachen.
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Bevor Sie neu gruppieren, um Formatierungen vorzunehmen, sollten Sie die Register mit aussagekräftigen Namen versehen: 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das erste Register und wählen Sie aus dem Kontextmenü die Option Umbenennen. Ein doppelter Mausklick auf das Register hat die gleiche Wirkung. 4. Überschreiben Sie den Registertitel, der automatisch markiert wurde, mit der gewünschten Bezeichnung.
5. Gleichermaßen verfahren Sie mit allen anderen Registern. Dann gruppieren Sie die fünf Tabellen neu und nehmen die nötigen Formatierungen vor, um die Tabelle präsentabel zu gestalten. Zum Abschluss fügen Sie noch eine Formel hinzu: 6. Setzen Sie den Zellcursor in die Zelle C8. 7. Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Summensymbol
.
8. Markieren Sie die Zellen C4 bis C7 mit der Maus. 9. Bestätigen Sie mit der r-Taste. 10. Kopieren Sie die Formel in die angrenzenden Felder D8 und E8 (sehen Sie dazu gegebenenfalls im Kapitelabschnitt »Bereiche ausfüllen« nach).
Die Formel zum Summieren von Feldern klicken Sie mit der Maus zusammen.
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Kapitel 4
Sie haben soeben Ihre erste Formel in Excel erstellt. Vielleicht haben Sie nicht ganz verstanden, wie diese Formeln im Detail funktionieren. Keine Sorge, das wird in einem eigenen Abschnitt noch ausführlich behandelt. Hier haben Sie aber schon mal gesehen, wie leicht es mit Excel ist, eine Gruppe von Zahlen zu summieren.
Tabelle formatieren Mit den Standardformaten geben wir uns in dieser Tabelle nicht zufrieden, sondern formatieren die Umsatztabelle ansprechender. Prüfen Sie zuvor, ob die Gruppierung noch besteht. Notfalls gruppieren Sie die fünf Arbeitsblätter neu. Die Symbolleiste Format (Ansicht | Symbolleisten) sollte eingeschaltet sein (die Toolbox hilft in diesem Fall nicht weiter). 1. Markieren Sie die Zellen B2 bis E2. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verbinden und Zentrieren
.
3. Wählen Sie eine andere Schriftgröße und, wenn Sie mögen, eine fette Schriftauszeichnung . 4. Legen Sie eine Hintergrundfarbe über die Schaltfläche Füllfarbe
fest.
5. Über die Schaltfläche Rahmen definieren Sie noch einen dicken Rahmen am unteren Rand der verbundenen Zellen. (wenn Sie mögen, legen Sie auch noch eine dünne Rahmenlinie über der Summenzeile fest).
So ist schon deutlicher zu erkennen, dass es sich um eine Tabellenüberschrift handelt. 6. Markieren Sie nun den Bereich von C4 bis E 8. 7. Wählen Sie aus dem Menü Format den Eintrag Zellen oder drücken Sie die Tastenkombination c – 1.
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8. Im Dialog Zellen formatieren stellen Sie auf der Registerkarte Zahlen die Kategorie Zahl ein. 9. Legen Sie 0 Dezimalstellen fest und aktivieren Sie das 1000er-Trennzeichen. 10. Bestätigen Sie mit OK.
Für eine bessere Übersichtlichkeit sorgt ein einheitliches Zahlenformat. Lösen Sie die Markierung und die Gruppierung auf und tragen Sie auf den ersten vier Tabellen Zahlen in den Bereich von C4 bis E7 ein, um die Funktionalität zu testen. Tipp: Markieren Sie, wie gelernt, den Bereich von C4 bis E6, um die Zahlen einzugeben.
Die formatierte und mit Zahlen gefüllte Umsatztabelle macht einen repräsentativen Eindruck.
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Tabellen verknüpfen Die fünfte Tabelle soll zur Auswertung der vier ersten Tabellen dienen. Aktivieren Sie nun dieses Tabellenblatt (im Beispiel heißt es Statistik) und verfahren Sie wie folgt: 11. Setzen Sie den Zellcursor in die Zelle C4. 12. Klicken Sie in der Symbolleiste auf das kleine schwarze Dreieck neben dem Summensymbol . 13. Wählen Sie den Eintrag Mittelwert aus der Liste aus.
14. Klicken Sie nun das Register der ersten Tabelle an. 15. Setzen Sie den Zellcursor in die Zelle C4 und drücken einmal die Tasten s – ;. 16. Wiederholen Sie die letzten beiden Schritte für die zweite und dritte Tabelle. 17. Klicken Sie nun das Register der vierten Tabelle an. 18. Setzen Sie den Zellcursor in die Zelle C4 und bestätigen Sie mit der r-Taste.
Excel errechnet den Mittelwert über alle Tabellen hinweg.
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Excel ermittelt nun den Mittelwert aus der Zelle C4 über alle Tabellen hinweg. Sie können nun diese Formel in die restlichen Felder kopieren. Zuvor sollten Sie die Formel aber kurz näher betrachten. =MITTELWERT(’2004’!C4; ’2005’!C4; ’2006’!C4; ’2007’!C4) Um die Funktion kümmern wir uns hier wiederum nicht (das kommt an anderer Stelle in diesem Kapitel), wichtiger sind die Bezüge. < In einfachen Anführungszeichen eingeschlossen steht der Name des Tabellenblattes. Diese Anführungszeichen entfallen, wenn es sich eindeutig um einen Text handelt. < Mit dem Ausrufezeichen wird die Zelle (im Beispiel C4) vom Tabellenblatt(namen) abgegrenzt. Mit diesem Wissen können Sie nun auch Bezüge innerhalb einer Arbeitsmappe herstellen, ohne zwischen den Registern wechseln zu müssen. Manchmal geht das einfach schneller über die Tastatur. 19. Kopieren Sie nun durch Ziehen am Ausfüllkästchen auch die anderen Zellen der Umsatztabelle auf diesem fünften Tabellenblatt. 20. Verändern Sie den Tabellentitel. Überschreiben Sie »Umsätze« mit »Durchschnittsumsätze der letzten 4 Jahre«.
Über die Ausfülloptionen ist auch eine über mehrere Tabellen gehende Formel schnell kopiert.
Arbeitsmappen verknüpfen Mit diesem Wissen denken Sie nun künftig dreidimensional – und nicht mehr nur in zwei Dimensionen (Zeilen und Spalten).
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Arbeitsmappenübergreifende Bezüge erstellen Sie können aber auch noch einen Schritt weiter gehen und mehrere Arbeitsmappen miteinander verknüpfen. Speichern Sie die bisher benutzte Arbeitsmappe und lassen Sie die Mappe geöffnet. Legen Sie eine neue Arbeitsmappe an. Um alles besser überblicken zu können, sollten Sie die Arbeitsmappen gleichzeitig im Excel-Fenster anzeigen. Sie können das manuell machen – oder Excel um Hilfe bitten: Dazu wählen Sie das Menü Hilfe | Anordnen…, wählen im Dialog Fenster anordnen die Option Überlappend und klicken auf OK.
Arbeitsmappen-Fenster können unterschiedlich im Excel-Fenster angeordnet werden. Erstellen Sie eine neue Tabelle entsprechend der folgenden Abbildung. Die Quartalsüberschriften (links) werden durch die Jahreszahlen ersetzt. Sonst bleibt der Aufbau der Tabelle gleich. Wenn Sie wollen, können Sie die Überschrift noch farblich von der anderen Tabelle absetzen.
Diese Tabelle soll nun aus der anderen Arbeitsmappe gefüllt werden.
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Sie werden nun diese Tabelle mit den Werten aus der anderen Arbeitsmappe füllen, ohne dass Sie dazu die Zahlen noch einmal eintippen müssen. Ausgangspunkt ist die soeben neu angelegte Arbeitsmappe: 1. Setzen Sie den Zellcursor in die Zelle C4. 2. Geben Sie das Gleichheitszeichen »=« ein. 3. Wechseln sie zur Quellarbeitsmappe und aktivieren Sie auf dem Register 2004 die Zelle C8. 4. Bestätigen Sie die r-Taste. 5. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle anderen Zellen, wobei Sie jeweils die passende Tabelle (je nach Jahr) und die zugehörige Zelle (aus dem Bereich C3 bis E7) wählen. 6. Speichern Sie die Arbeitsmappe unter einem passenden Namen (zum Beispiel »Umsatzübersicht«) ab. Ü Aufgepasst Leider sind die Bezüge über mehrere Arbeitsmappen in Excel immer absolut, sodass hier ein Kopieren der Formeln nicht infrage kommt. Wenn Sie die Formeln näher untersuchen, dann werden Sie feststellen, dass der Bezug den Arbeitsmappennamen in eckigen Klammern enthält. Ein vollständiger Bezug auf eine Zelle (über Arbeitsmappen hinweg) lautet also: = [Dateiname]Tabellenname!Zelle(n)
Die Werte wurden aus der andren Arbeitsmappe geholt.
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Diese Art von Datenübernahme – selbst über unterschiedliche Arbeitsmappen hinweg – hat einige Vorteile: < Tippfehler entfallen. Es werden in beiden Arbeitsmappen identische Werte benutzt. < Änderungen werden sofort realisiert. Es müssen also bei geänderten Werten nicht zwei Arbeitsmappen gepflegt werden. Allerdings soll auch eine Problematik nicht verschwiegen werden: Wenn eine Arbeitsmappe verschoben wird, dann funktioniert der Bezug nicht mehr. Für die Arbeit mit der Tabelle Umsatz muss die Quelldatenbank übrigens nicht geöffnet sein. Die Daten werden automatisch aktualisiert.
Arbeitsmappe schützen In vielen Fällen ist es sinnvoll und erforderlich, Dokumente vor dem Zugriff anderer Anwender zu schützen. Solch eine Maßnahme schützt nicht nur gegen böswillige Veränderung, sondern auch vor Anwendern, die aus Unwissenheit Schaden anrichten. Wenn etwa eine Zahl in eine Zelle eingetippt wird, die eine Formel enthält, dann ist die Formel verloren. Außerdem kann ein genereller Schutz sinnvoll sein, um ein Dokument in der Urfassung zu erhalten und somit auch vor eigenen Veränderungen zu bewahren. Excel bietet einen Dokumentschutz (für die Arbeitsmappe) und einen Blattschutz(für das einzelne Arbeitsblatt) an, der außerdem noch in Details differenziert werden kann. Um die Arbeitsmappe zu schützen, wählen Sie aus dem Menü Extras | Schutz | Arbeitsmappe. Sie können den Aufbau der Arbeitsmappe und das Fenster schützen. In letzterem Fall kann das Fenster von keinem Anwender in Größe und Form verändert werden. Optional können Sie auch ein Kennwort eingeben.
Schützen Sie Ihre Arbeitsmappe vor anderen und sich selbst.
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ÜAufgepasst Merken Sie sich Ihr Passwort gut, sonst können Sie auf Ihre Arbeitsmappe nicht mehr zugreifen. Excel zeigt keinen Klartext bei der Eingabe, sondern Sternchen. Beachten Sie auch, dass zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden wird. Ist versehentlich die Feststelltaste gedrückt, sitzen Sie in der Falle, wenn Sie das nicht bemerken. Excel fragt das eingegebene Passwort aber vorsichtshalber noch einmal ab.
Blatt schützen Interessant für Anwendungen, mit denen gearbeitet werden muss, ist allerdings der Blattschutz. 1. Markieren Sie die Zellen C4 bis E7.. 2. Wählen Sie Format | Zellen | Schutz. 3. Entfernen Sie das Häkchen aus dem Kontrollkästchen vor Gesperrt. 4. Bestätigen Sie die Einstellung mit OK.
Hier werden Zellen entsperrt.
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Wenn Sie verhindern wollen, dass Ihnen jemand die Formeln abschaut (zum Beispiel in den Zellen C8 bis E8), dann markieren Sie alle Zellen, die Formeln enthalten, und aktivieren auf der Registerkarte Schutz das Kontrollkästchen vor Formel ausblenden. Die Formeln in den Zellen werden dann nicht mehr angezeigt. Ihren Dienst tun sie aber sehr wohl und führen nach wie vor alle Berechnungen aus. Noch sind wir aber nicht fertig mit unserem Schutz. 5. Heben Sie die Markierung auf, indem Sie irgendeine Pfeiltaste drücken oder mit der Maus in einen freien Bereich klicken. 6. Wählen Sie dann Extras | Schutz | Blatt schützen. Aktiviert werden muss nur Inhalt. Objekte und Szenarios enthält unsere Anwendung ja noch nicht. Ob Sie ein Kennwort vergeben, ist Ihnen überlassen. Vergessen Sie dabei nicht die Anmerkungen, die ich einige Absätze zuvor zu diesem Thema gemacht haben.
So schützen Sie das Arbeitsblatt. Wenn Sie nun versuchen, eine Formel zu überschreiben oder an einer leeren Stelle irgendetwas einzugeben (probieren Sie mal die Leertaste, das ist ein beliebter FormelKiller!), überrascht Sie eine Meldung, die Ihnen ausführlich und umständlich erklärt, dass hier keine Eingaben möglich sind.
Schutz vor (un)gewolltem Überschreiben.
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Versuchen Sie es aber in den Zellen, die Sie soeben entsperrt haben, so ist eine Eingabe ohne Probleme möglich. Geben Sie testweise Daten ein und prüfen Sie, ob alles so ist, wie Sie es geplant haben. Oft hat man doch eine Formatierung irgendwo vergessen, und insbesondere die Formeln sind auf korrekte Berechnung zu prüfen. Sie können übrigens mit den Tasten t (vorwärts) und s – t (rückwärts) die nicht geschützten Zellen in Ihrem Arbeitsblatt direkt anspringen.
Rechnen mit Excel Nachdem in den vorangegangenen Abschnitten schon fleißig mit Formeln und Funktionen gearbeitet wurde, ist es an der Zeit, gründlich darauf einzugehen, bevor Praxislösungen im Vordergrund stehen.
Formeln erstellen Eingebaute Funktionen lassen sich schnell in Tabellen und Formeln integrieren. Warum keine Berührungsängste notwendig sind, zeigt dieser Kapitelabschnitt. Der Aufbau einer Formel und der Einsatz des Funktionsassistenten werden ausführlich beschrieben und erklärt. Aufgrund ausgewählter Funktionen lernen Sie, den praktischen Einsatz in Ihren Tabellen effektiv zu planen und umzusetzen. Dabei wird Ihnen vom Programm schon gut zugearbeitet. Zellen können beliebige Inhalte aufnehmen. Excel versucht zu erkennen, ob es sich um Texte, Zahlen oder Formeln handelt, und reagiert entsprechend.
Excel erkennt Formeln Eigentlich ist es ganz einfach: Eine Formel erkennt Excel immer daran, dass ein Gleichheitszeichen am Anfang steht. Dann versucht das Programm, die dahinter stehende Berechnung, die aus Bezügen, Zahlen und Bereichen bestehen kann, auszuführen.
Excel reagiert auf ein Gleichheitszeichen und versucht, alle Angaben dahinter zu berechnen.
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Allerdings muss das, was hinter dem Gleichheitszeichen steht, auch zu berechnen sein. Schreiben Sie etwa =(Zahl1 + Zahl2)*4 dann reagiert Excel in der Zelle mit der Fehlermeldung #Name?, weil es die beiden Textbegriffe Zahl1 und Zahl2 nicht addieren kann. Excel versucht zwar, Bereiche in der Tabelle mit diesem Namen zu entdecken, findet aber keine, wenn diese nicht zuvor angelegt wurden.
So kann Excel nicht rechnen – zumindest nicht ohne weitere Vorbereitung. Klicken Sie auf das Ausrufezeichen, das sich rechts unterhalb der Fehlermeldung zeigt, bekommen Sie einen Hinweis auf den Fehler, in diesem Fall: Ungültiger Name. Auch eine Hilfe zum erkannten Fehler können Sie sich anzeigen lassen.
Mit Bereichsnamen arbeiten Sie können Bereiche aber durchaus auch eindeutig benennen. Das funktioniert ganz einfach: 1. Setzen Sie den Zellencursor in die Zelle, die einen Bereichsnamen erhalten soll. 2. Schreiben Sie in das Namenfeld einen beliebigen Namen und schließen Sie Ihre Eingabe mit der r-Taste ab.
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Mit »bekannten« Namen, die sich auf Zellen oder Bereiche beziehen, rechnet Excel also auch. Es gelten folgende Regeln für Namen: • Das erste Zeichen muss immer ein Buchstabe, ein Unterstrich oder ein umgekehrter Schrägstrich sein. • Alle weiteren Zeichen können auch aus Ziffern oder Punkten bestehen. • Auch einzelne Buchstaben kommen als Name infrage, mit Ausnahme von »c«, »C«, »r« oder »R«. • Leerzeichen sind nicht erlaubt. Als Alternative kann der Unterstrich »_« benutzt werden. • Zellbezüge (zum Beispiel A1 oder $B$2) sind nicht erlaubt. • Die Länge eines Namens darf maximal 255 Zeichen betragen. • Groß- und Kleinbuchstaben können benutzt werden. Excel kann sie aber nicht unterscheiden. »Kosten« oder »KOSTEN« sind für Excel identische Namen und können so nicht zweimal eingesetzt werden.
Funktionen in Formeln Auch Funktionen können in Formeln eingesetzt werden. Hier gilt ebenfalls: Ob Groß- oder Kleinbuchstaben benutzt werden, spielt für Excel keine Rolle. Aber die Schreibweise der Funktion muss vollständig sein. Eine der gängigsten Funktionen ist SUMME. Sie können »Summe«, »SUMME«, »SUMme« oder »summe« schreiben, aber nicht »SUM« oder »SUMM«. In den letzten beiden Fällen reagiert Excel wieder mit einer Fehlermeldung.
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Manchmal enthält eine Formel nur eine einzige Funktion. Aber auch dann darf das Gleichheitszeichen nicht fehlen. Excel vermutet sonst einen Text – und berechnet nichts.
Funktionen vereinfachen Berechnungen in Formeln. Beachten Sie, dass Excel Ihnen bei der Formelerstellung visuelle Unterstützung anbietet. < Öffnen Sie eine Klammer, so bekommt diese eine Farbe zugewiesen (die erste Klammer meist blau). Jede weitere öffnende Klammer bekommt eine neue Farbe, sodass Sie aufgrund dieser Farben prüfen können, ob auch alle Klammern wieder geschlossen wurden. < Tragen Sie einen Bezug ein, so wird dieser ebenfalls farbig markiert, und außerdem wird die Zelle, auf die Bezug genommen wird, ebenfalls in der gleichen Farbe markiert. Auf diese Weise können Sie sofort prüfen, ob der Bezug auf die richtige Zelle (oder den richtigen Bereich) verweist. < Unterhalb der Formel wird Ihnen als Hilfe die Syntax der Funktion eingeblendet, sodass Sie vor Augen haben, wie diese zusammengesetzt werden muss. Verlangt eine Formel mehrere Parameter, so kann in dieser Formelsyntax jeder einzelne angeklickt und so in der eigentlichen Formel sichtbar gemacht werden. Sie schließen eine Formeleingabe mit der r-Taste ab.
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Operatoren in Formeln Zur Berechnung der Formeln werden noch die Operatoren benötigt. Zur Verfügung stehen mathematische Operatoren, Vergleichsoperatoren, Bezugsoperatoren und Verkettungsoperatoren.
Operator
Gruppe
+
(Plus)
Mathematik Addition
3+4
-
(Minus)
Mathematik
Subtraktion
4-3
*
(Stern)
Mathematik
Multiplikation
3*4
/
(Schrägstrich)
Mathematik
Division
4/2
%
(Prozent)
Mathematik
Prozent
4%
^
(Caret)
Mathematik
Potenzierung
4^2
=
(Gleichheitszeichen)
Vergleich
Zielwert
A1=B1
>
(Größer)
Vergleich
Größer als
A1>B1
>
(Kleiner)
Vergleich
Kleiner als
B1
>= (Größer gleich)
Vergleich
Größer als oder gleich
A1>=B1
<= (Kleiner gleich)
Vergleich
Kleiner als oder gleich
B1<=A1
<> (Ungleich)
Vergleich
Ungleich
A1<>B1
&
(Kaufm. Und)
Textverkettung
Verbindet zwei Werte zu einem zusammenhängenden Textwert
»Jagd« & »wild«
:
(Doppelpunkt)
Bezug
Bezug auf die Zellen zwischen zwei Bezügen
A1:B10
;
(Semikolon)
Bezug
Verbindungsoperator, verbindet mehrere Bezüge in einem Bereich
SUMME (A1:A3;B2: B4;D3:D5)
(Leerschritt)
Bezug
Schnittmengenoperator
A1:A3 B1:B3
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Bedeutung
Beispiel
Excel
Kapitel 4
Mit Funktionen arbeiten Excel besitzt eine Vielzahl an eingebauten Funktionen. Viele Berechnungen können damit schneller und effektiver, vor allem aber einfacher und bequemer durchgeführt werden. Deshalb beschäftigt sich der Hauptteil dieses Abschnitts mit dem Einsatz und der exemplarischen Erläuterung einiger ausgewählter Funktionen.
Die Funktionsgruppen In Excel werden die Funktionen verschiedenen Gruppen zugeordnet: < Finanzmathematische Funktionen < Datums- und Uhrzeitfunktionen < Mathematische und trigonometrische Funktionen < Statistische Funktionen < Matrixfunktionen (auch: Such- und Verweisfunktionen) < Datenbankfunktionen < Textfunktionen < Logische Funktionen < Informationsfunktionen < Technische Funktionen < Such- und Verweisfunktionen Arbeitet man in einem bestimmten Fachgebiet, ist diese Zuordnung eine hilfreiche Sache, da die Vielzahl an Funktionen deutlich eingegrenzt und so der Überblick erleichtert wird.
Funktionen manuell eingeben Eine Funktion setzen Sie ein, indem Sie die Funktion in die Zelle schreiben (Gleichheitszeichen nicht vergessen) und die notwendigen Parameter mit Zahlen oder Bezügen versehen. Es gibt auch einige Funktionen ohne Parameter, wie beispielsweise die Funktionen HEUTE und JETZT, die das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit wiedergeben (letztere sogar beides, wenn die Zelle nicht entsprechend formatiert ist). Manche Funktionen funktionieren auch ohne Parameter.
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ÜAufgepasst Auch wenn keine Parameter benötigt werden, die Funktion muss immer mit Klammern versehen werden. Leere Klammern sagen Excel immerhin, dass es sich um eine Funktion handelt. Sonst versucht Excel, einen Bereich zu finden, und scheitert, wenn es diesen Bereich nicht gibt. Die Funktion HEUTE wird also folgendermaßen in eine Zelle eingesetzt: =HEUTE(). Geben Sie eine Funktion ein, versucht Excel, diese bereits ab dem ersten Buchstaben zu identifizieren, und bietet Ihnen eine Liste zur Auswahl an. Diese Funktionalität, die Microsoft AutoAusfüllen nennt, ist immer dann eine große Hilfe, wenn man die Funktionen kennt und den Tippaufwand reduzieren möchte. AutoAusfüllen hilft Tipparbeit sparen. Sie können die Funktion auch direkt mit den Pfeiltasten auswählen oder mit der Maus anklicken. Drücken Sie dann die t-Taste. Excel schreibt die Funktion in die Zelle und setzt sofort die öffnende Klammer dahinter. Sie können jetzt die Parameter angeben. Vergessen Sie dabei die schließende Klammer nicht.
Mit dem Formel-Generator arbeiten Besser ist es aber, mit dem Formel-Generator zu arbeiten. Sie haben dann nicht nur Zugriff auf alle Funktionen, sondern können auch direkt zu jeder Funktion auf eine Hilfe aus der Funktionen-Referenz zugreifen. Außerdem hilft Ihnen der Generator bei der Zusammenstellung der Parameter. Sie probieren das am Besten einfach einmal aus. 1. Tragen sie in die Spalte A einer leeren Tabelle zehn Zahlen ein. 2. Kontrollieren Sie, ob der Zellcursor in A11 steht. Gegebenenfalls setzen Sie ihn dorthin. 3. Öffnen Sie in der Symbolleiste die Liste beim Summensymbol Sie daraus die Option Weitere Funktionen.
und wählen
4. Geben Sie im Feld Funktion suchen ein: »Median«. (Sie sehen die gesuchte Funktion schon nach dem zweiten Buchstaben, aber schreiben Sie trotzdem einmal zu Ende.) 5. Markieren Sie in der Liste die Funktion Median durch Anklicken. 6. Bestätigen Sie mit der r-Taste. 286
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7. Im Bereich Argumente wurde die Zahlenreihe bereits komplett eingetragen und ein neues Feld für weitere Zahlen geöffnet. 8. Bestätigen Sie mit der r-Taste. Ü Grundlagen Der Formel-Generator versucht immer, den Auswertungsbereich zu erkennen, was insbesondere dann gelingt, wenn die Zelle mit der Formel/Funktion direkt unter oder neben dem Bereich steht. Sonst markieren Sie den Bereich mit der Maus – er wird automatisch in das Eingabefeld bei Zahl1 übernommen.
Funktionen lassen sich mit dem Formel-Generator schnell aufspüren und in Formeln einsetzen. Mehr oder weniger gleich läuft die Arbeit auch mit anderen Funktionen im FormelGenerator ab. Manchmal sind mehrere Parameter anzugeben, und – wie schon gesagt – manchmal sind auch keine nötig.
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Eine schnelle Art und Weise, den Formel-Generator aufzurufen, ist ein Klick auf das Funktionssymbol direkt neben der Eingabezeile in der Bearbeitungsleiste. Einen vollständigen Überblick über alle Funktionen zu geben, ist in diesem Buch nicht sinnvoll. Schließlich geht es um Microsoft Office als komplettes Anwendungspaket und nicht um Excel und seine Funktionen allein. Es ist eigentlich auch nicht notwendig, da die Online-Funktionsreferenz durchaus hilfreich ist: < Sie bekommen unter Beschreibung im Formel-Generator immer eine kurze Beschreibung zur ausgewählten Funktion. < Klicken Sie auf den Link Weitere Beschreibungen zu dieser Funktion, öffnet sich die Excel-Hilfe und zeigt eine ausführliche Referenz zur aktuell gewählten Funktion. < Scrollen Sie ganz nach unten, finden Sie den Link Liste aller Funktionen nach Kategorie. Die gleiche Liste erhalten Sie, wenn Sie in der Excel-Hilfe das Wort Funktionen in das Suchfeld eingeben und mit r bestätigen.
Die Funktionsreferenz von Excel ist umfangreich und ausführlich. Auf den folgenden Seiten dieses Kapitels werden Sie in ausgewählten Themen noch weiter in die Arbeit mit Funktionen eingeführt.
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Kapitel 4
Anwendungen entwickeln mit Excel Excel ist viel zu leistungsfähig, um als besserer Taschenrechner gebraucht zu werden. Deshalb wird in diesem Teil des Excel-Kapitels gezeigt, wie praktische Probleme mit Excel gelöst werden können. Auch die Arbeit mit Funktionen wird noch einmal aufgegriffen und am Beispiel der finanzmathematischen Funktionen problemorientiert vorgeführt.
Haushaltsbuchführung mit Excel Für jeden von uns ist es wichtig, den Überblick über die privaten Finanzen zu behalten. Wer sich dabei allein auf seinen Kopf verlässt, kann den Überblick aber schon mal verlieren. Handaufzeichnungen sind zwar nicht schlecht, doch ein Blatt Papier rechnet nicht von allein lange Zahlenkolonnen zusammen. Diese Arbeit nimmt Excel Ihnen künftig ab. Sie erfahren in diesem Abschnitt, wie Sie in einer Excel-Anwendung private Ein- und Ausgaben monatlich erfassen und bestimmten Kategorien zuordnen können. Dabei wird pro Monat ein Arbeitsblatt angelegt. Wichtige Auswertungen stehen Ihnen jederzeit abrufbereit zur Verfügung. Einige Daten sollen auch als Diagramm dargestellt und damit besser visualisiert werden. Verlieren Sie die Angst vor der zweiten Monatshälfte, indem sie ab jetzt Excel über Ihre Ein- und Ausgaben wachen lassen.
Die Monatstabellen vorbereiten Das Haushaltsbuch besteht aus einer Arbeitsmappe, die mehrere Tabellen enthält. Beginnen Sie damit, dass Sie eine neue Arbeitsmappe öffnen. Für jeden Monat soll eine eigene Tabelle angelegt werden: zwölfmal das gleiche Blatt. Das ist ein ganz schöner Aufwand. Glücklicherweise lassen sich in Excel Arbeitsblätter gruppieren und gemeinsam bearbeiten, sodass die zwölf Monatstabellen in einem Durchgang erstellt werden können. 1. Speichern sie die neue Arbeitsmappe zunächst unter einem möglichst aussagekräftigen Namen ab: Ablage | Speichern unter. Im Beispiel wähle ich HHBuch2008.
Je früher die Arbeitsmappe unter einem eigenen Namen gespeichert wird, umso eher ist sie vor Datenverlust geschützt.
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2. Fügen Sie der Arbeitsmappe weitere Arbeitsblätter hinzu, indem Sie auf das kleine Register mit dem Plus klicken oder Einfügen | Blatt | Leeres Blatt wählen. 13 Arbeitsblätter werden für diese Excel-Anwendung benötigt. 3. Klicken Sie nun auf das Register Tabelle1. Halten Sie die s-Taste gedrückt und klicken Sie auf das Register Tabelle12. Alle zwölf Tabellen sind damit auf einen Schlag markiert.
Die Tabellen 1 bis 12 sind nun gruppiert. ÜGrundlagen Man spricht beim Markieren der Register auch vom »Gruppieren« der Tabellen. Eingaben und Formatierungen, die Sie in einer dieser gruppierten Tabellen vornehmen, werden gleichzeitig in alle anderen Tabellen übertragen. 4. Erstellen Sie nun das Grundgerüst der Monatstabellen, indem Sie die Formeln und Texte aus der folgenden Tabelle eintragen. Zelle
Inhalt
Zelle
Inhalt
A1
Haushaltsbuch 2008
J7
Versicherungen
B3
Einnahmen:
K7
Hobby/Spaß
C3
=SUMME(D8:D199)
L7
Sonstiges
B4
Ausgaben:
A8
=WENN(A7=“Nr.“;1;A7+1)
C4
=SUMME(E8:L199)
B5
Überschuss/Defizit:
C5
=C3-C4
A7
Nr.
B7
Vorgang
C7
Datum
D7
Einnahme
E7
Wohnen
F7
Reinigung
G7
Leben
H7
Kinder
I7
Kfz
290
Excel
Kapitel 4
Noch sieht die Tabellenanwendung sehr karg aus. Die Funktion SUMME haben Sie bereits kennengelernt. Die Funktion WENN ist neu. Ihre Syntax lautet: =WENN(Prüfung einer Bedingung;Wenn WAHR, Dann dieser Wert;Sonst dieser Wert) Sie bewirkt in diesem Fall, dass Excel in der Zelle A7 nachsieht und prüft, ob dort Nr. steht. Wenn das der Fall ist, soll eine 1 in die Zelle 8 geschrieben werden. Ist das nicht der Fall, soll zu dem Wert A7 eine 1 hinzuaddiert und der neue Wert in Zelle 8 geschrieben werden. Das klingt auf den ersten Blick etwas komisch. Natürlich steht in Zelle A7 der Begriff Nr., er soll dort laut Tabelle ja eingetragen werden. Sinn hat diese Formel dann, wenn diese in die Zellen darunter kopiert wird. Beim Kopieren passt Excel die Bezüge an, das heißt, die Formel wird um eine Zelle nach unten in die Zelle A9 kopiert. So steht dort, ohne dass Sie selbst diese Anpassung vornehmen müssen, =WENN(A8=“Nr.“;1;A8+1). Die Prüfung geht nun anders aus. In der Zelle A8 steht nicht mehr Nr., sondern 1. Excel addiert nun zu dieser 1 eine 1 und schreibt »2« in die Zelle A9. ÜGrundlagen Bezüge, die beim Kopieren angepasst werden, nennt man auch relative Bezüge. Um zu verhindern, dass eine Anpassung vorgenommen wird, weil zum Beispiel ein Bezug immer auf die gleiche Zelle verweisen soll, werden Dollarzeichen vor Spalte und/oder Zeile gesetzt. $A$8 verändert sich beim Kopieren nicht. $A8 verändert nur die Zeile, A$8 verändert nur die Spalte. In solchen Fällen spricht man von absoluten Bezügen. 5. Formatieren Sie nun die Spalten nach Belieben oder den folgenden Hinweisen: Spalte A bekommt ein Zahlenformat ohne Tausenderzeichen und ohne Nachkommastellen. Spalte C bekommt ein Datumsformat. Die Spalten D bis L sowie der Bereich C3 bis C5 bekommen ein Währungsformat.
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ÜHilfe Zur Erinnerung: Die Formatierung nehmen Sie entweder über die Symbolleiste oder das Menü Format | Zeichen vor.
6. Die Spalten, die Beträge aufnehmen sollen (C bis L9, werden mit einer Spaltenbreite von 3,5 cm formatiert (Format | Spalte | Breite). Die Spalten A und B passen Sie nach Belieben an. ÜTipp Sie können die Spaltenbreite auch flexibel anpassen. Über Format | Spalte | Markierung AutoAnpassen stellen Sie ein, dass die Spaltenbreite sich an den Inhalten der Zellen orientieren soll. 7. Legen Sie nun für die Überschriftenzeile ein Format fest, das die Überschriften von den Einträgen abhebt. Sie können diese fett auszeichnen, einen Rahmen oder eine Hintergrundfarbe festlegen – oder alles zusammen.
Die Grundlage für die Anwendung Haushaltsbuch ist damit fertig. Um die Erstellung der Monatsblätter abzuschließen, ist noch etwas Nacharbeit erforderlich. 8. Klicken Sie auf ein beliebiges Tabellenregister und lösen Sie dadurch die Gruppierung auf.
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Excel
Kapitel 4
9. Benennen Sie die Register der einzelnen Tabellen um (von Januar 08 bis Dezember 08). Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Register und wählen aus dem Kontextmenü Umbenennen. Sie können dann direkt den markierten Registertext überschreiben. Noch schneller geht es mit einem Doppelklick auf ein Register. 10. Platzieren Sie nun den Cursor auf Zelle A8 und wählen Sie Fenster | Bereiche fixieren. Anschließend ist der Bereich bis Zeile 7 immer sichtbar, auch wenn die Liste der Eintragungen sehr lang wird.
Tabellen für jeden Monat stehen jetzt zur Haushaltsplanung zur Verfügung. ÜAufgepasst Der Vorgang Bereiche fixieren (Windows-Anwender kennen ihn unter Fenster fixieren) muss leider bei allen Tabellen einzeln durchgeführt werden, da er bei der Arbeit an den gruppierten Tabellen nicht auf alle anderen Tabellen übertragen wird.
Arbeiten mit der Datenmaske Sie können nun die Einträge direkt in die Tabellen schreiben. Dabei stoßen Sie aber auf das Problem, dass die Formel in Zelle A8 noch in die darunter liegenden Zellen kopiert werden muss. Das können Sie sich aber sparen, wenn Sie mit der Datenmaske von Excel arbeiten. ÜAufgepasst Wichtig ist, dass der Zellcursor immer im Datenbereich oder in der Zeile genau darunter steht. Zu Beginn setzen Sie ihn einfach in die Zelle A8, später klicken Sie irgendwo in den Datenbereich, damit Excel die Liste erkennt und die Maske entsprechend einrichtet. Wählen Sie dann Daten | Formular, öffnet sich ein Eingabeformular, das Ihnen die Dateneingabe leicht macht. Ein Vorteil ist auch, dass Formeln und Formatierungen mit übertragen werden.
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Die Buchungen werden am einfachsten über das Datenformular erfasst. Felder mit Formeln können in der Datenmaske nicht überschrieben werden. Es wird lediglich das Ergebnis der Formel angezeigt. Datenmasken verhindern auch ungewolltes Überschreiben von Formeln. Zudem kann man so kontrollieren, ob richtig gerechnet wird. Der Umgang mit der Datenmaske erschließt sich fast von selbst. Geben Sie in die gewünschten Felder die jeweiligen Einträge ein. Schreiben Sie immer nur eine Buchung in eine Zeile. < Mit Neu legen Sie einen neuen Datensatz (in der Tabelle ist das eine neue Zeile) an. < Klicken Sie auf Suchkriterien und geben in ein Feld einen Suchbegriff ein, dann können Sie über die Schaltfläche Weitersuchen auch nach Datensätzen forschen, die diesen Suchbegriff enthalten. < Über Löschen entfernen Sie einen Datensatz (eine Zeile der Tabelle) wieder. Excel sorgt dann dafür, dass die Tabelle ohne Lücke bleibt.
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Excel
Kapitel 4
Eine Jahresübersicht erstellen Noch ist das Haushaltsbuch nicht komplett. Es soll ja nicht einfach nur jeder Monat gebucht und ausgewertet werden. Die Anwendung soll außerdem noch einen Jahresüberblick bieten. 1. Aktivieren Sie das noch leere Arbeitsblatt Tabelle13 durch einen Doppelklick und überschreiben Sie es mit Übersicht. 2. Nehmen Sie dann entsprechend der folgenden Tabelle die Einträge vor: Zelle
Inhalt
B2
Haushaltsbuch 2008
B4
Übersicht
B6
Monat
C6
Einnahmen
D6
Ausgaben
E6
Überschuss/Defizit
3. Legen Sie eine größere Spaltenbreite für die Spalten C bis E fest (Zellen | Format | Breite). 4. Markieren Sie die Zellen B2 bis E2 und klicken Sie auf Verbinden und zentrieren in der Symbolleiste Format. 5. Anschließend wählen Sie für die Überschrift eine Schriftgröße von 16 oder 18 Punkt. 6. Gleichermaßen verfahren Sie mit dem Bereich B4 bis E4. Hier wählen Sie eine Schriftgröße von 14 Punkt. 7. Für die Liste der Monate tragen Sie nur den Januar in Zelle B7 ein und markieren anschließend diese Zelle erneut durch Anklicken. 8. Erweitern Sie die Liste der Monate, indem Sie das Anfüllkästchen fassen und bis zur Zelle B18 ziehen. 9. Formatieren Sie die Überschrift der Spalten fett (B6 bis E6) und nehmen Sie weitere Formatierungen nach Belieben vor. 10. Belegen Sie den Bereich C7 bis E18 mit einem Währungsformat (Format | Zellen | Währung).
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Der Bereich für die Zahlen wird mit einem Währungsformat belegt. 11. Aktivieren Sie die Zelle C7 durch Anklicken. Geben sie ein Gleichheitszeichen ein und klicken Sie auf das Register Januar 2008. 12. Klicken Sie nun in die Zelle C3 und betätigen Sie die r-Taste. 13. Verändern Sie nun den Bezug, indem Sie Dollarzeichen in den Bezug eintragen: Aus »=’Januar 08’!C3« wird »=’Januar 08’!$C$3«.
14. Wiederholen Sie die letzten drei Schritte jeweils für die Zellen D7 und C5 (Januar 2008) und E7 und C5 (Januar 2008). 15. Markieren Sie den Bereich C7 bis E7. Ziehen Sie den Bereich am rechten unteren Anfasspunkt bis zur Dezemberzeile und lassen Sie los. Jetzt steht die Formel in allen Feldern, allerdings nur bezogen auf den Januar 2008. Leider passt Excel auch in der neuen Version Formeln dieser Art nicht vollständig an. Mit etwas Nacharbeit können Sie die Formeln aber anpassen, ohne immer wieder einen neuen Monat eintragen zu müssen. 16. Markieren Sie den Bereich C8 bis E8 und drücken Sie die Tastenkombination ctrl – H. 17. Tragen Sie »Januar« bei Suche nach: ein und »Februar« bei Ersetzen durch:. 18. Klicken sie auf Alle Ersetzen und bestätigen Sie den Ersetzungshinweis mit OK.
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Excel
Kapitel 4
19. Wiederholen Sie die letzten drei Schritte auch für die folgenden Zeilen und ersetzen Sie den Januar in der Formel jeweils durch den passenden Monat (März bis Dezember).
Das Austauschen von Zeichenketten ist in Excel so einfach wie in einer Textverarbeitung. Nun können Sie nicht mehr alle Register überblicken. Um schnell einen ganz bestimmten Monat aufzurufen, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf die vier kleinen Schalter neben den Registern. Es öffnet sich ein Menü, das alle vorhandenen Arbeitsblätter anzeigt. Das aktive Arbeitsblatt hat ein Häkchen. Sie können mit der Maus (oder den Pfeiltasten) aus der Liste ein bestimmtes Arbeitsblatt auswählen.
Eine Liste aller Tabellen der Arbeitsmappe ist über einen Klick mit der rechten Maustaste auf die vier kleinen Schalter links neben den Registern abzurufen. Vergessen Sie nicht, Ihre fertige Excel-Anwendung zu speichern.
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Nun haben Sie ein Haushaltsbuch, in das Sie regelmäßig Ihre persönlichen Einnahmen und Ausgaben eintragen und beobachten können. Erledigen Sie die Eingabe möglichst immer mit der Datenmaske (Daten | Formular). Damit vermeiden Sie Probleme, denn Excel reagiert auf leere Zeilen empfindlich (Sie löschen eine Buchung und entfernen die Zeile nicht komplett).
Kalkulieren mit Excel Obwohl die Anwendungen in diesem Kapitelabschnitt nicht schwer umzusetzen sind, sollten Sie als Einsteiger die vorangegangenen Kapitelabschnitte durchgearbeitet haben, da nicht mehr alles Schritt für Schritt erläutert wird. Anwender mit Vorkenntnissen können aber auch direkt hier einsteigen. Kalkuliert werden muss überall dort, wo ein Verkaufspreis ermittelt werden muss. Die Voraussetzungen sind aber in der Regel sehr unterschiedlich. Wer nur eine Ware einkauft und mit angemessenem Aufschlag wieder verkauft, hat es leichter als jemand, der eine Ware herstellt und dabei alle entstehenden Kosten berücksichtigen muss. Excel ist für solche Aufgaben ein ideales Hilfsmittel. Sie lernen in den folgenden Abschnitten verschiedene Kalkulationsarten kennen – und dabei auch den richtigen Umgang mit Formeln und Formaten. Ü Grundlagen Eine wichtige Eigenschaft von Excel sind die zahlreichen unterschiedlichen Formate für Zahlen. Darüber hinaus können Sie auch selbst solche Formate definieren. Excel stellt dazu eine Reihe von Platzhaltern zur Verfügung, die miteinander kombiniert werden können. Der große Vorteil der Zahlenformate ist darin zu sehen, dass nur die Darstellung der Zahl geändert wird, die Zahl dahinter bleibt, wie sie ist. So kann selbst mit einer Zahl wie €3.470,13 noch gerechnet werden; das EuroZeichen stört bei der Berechnung überhaupt nicht.
Einkaufskalkulationen erstellen Zu Beginn dieses Abschnitts über Kalkulationen steht eine recht einfache Einkaufskalkulation. Sie soll dazu dienen, das Prinzip der Kalkulation mit Excel zu erläutern. Trotz der einfachen Form sind aber bereits alle wesentlichen Merkmale einer Einkaufskalkulation enthalten. Sie können diese also individuell ausbauen und erweitern und daraus eine praxistaugliche Anwendung entwickeln.
Arbeitsmappe und Tabellenblatt vorbereiten Zu Vorbereitung legen Sie eine neue Arbeitsmappe an, speichern diese unter einem aussagekräftigen Namen ab (zum Beispiel Kalkulationen) und benennen das erste
298
Excel
Kapitel 4
Register mit Einkauf (umbenennen aus dem Kontextmenü oder doppelt auf das Register klicken). Anschließend bauen Sie das Tabellengerüst nach folgender Tabelle auf. Zelle
Inhalt
Zelle
Inhalt
A1
Einkaufskalkulation
A3
Produkt:
A4
Einheit:
A5:
Preis/Einheit:
A6
Einkaufsmenge:
A8
Rabatt (%):
A9
Skonto (%):
D3
Einkaufspreis:
D4
– Rabatt:
D6
Zieleinkaufspreis:
D8
– Rabatt:
D9
+ Einkaufskosten:
D11
Bareinkaufspreis:
D13
+ Transportkosten:
D15
Einstandspreis:
D17
Einstandspreis/Einheit:
ÜAufgepasst Beachten Sie, dass Sie vor dem Minus- (-) und Pluszeichen (+) ein Leerzeichen setzen müssen, da Excel sonst versucht, den Zellinhalt als Formel zu interpretieren und die Fehlermeldung #Name? ausgibt.
Die Struktur der Tabelle steht ...
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Um der Tabelle ein übersichtliches Aussehen zu geben, sollte diese noch formatiert werden. Richten Sie den Text wie in der Abbildung aus und formatieren Sie ihn entsprechend. Außerdem legen Sie noch folgende Zahlenformate fest (Menü Format | Zellen | Zahlen): < Für die Zellen B5, sowie E3 bis D17 (E3:E17) wählen Sie ein Währungsformat (Euro, mit zwei Nachkommastellen) . < Für die Zelle B6 legen Sie ein Zahlenformat ohne Nachkommastellen fest. < Für die Zellen B8 und B9 wählen Sie ein Prozentformat mastelle.
mit einer Nachkom-
... und die Formatierung ist schnell vorgenommen. Das Prozentformat hat es in sich. Der Umgang mit Prozentsätzen wird zwar erleichtert, kann aber leicht zu Problemen führen, wenn man die Voraussetzungen nicht kennt. Markieren Sie den Bereich A1 bis C1 und legen Sie das Prozentformat darüber (Format | Zellen | Zahlen | Prozent). Geben Sie anschließend »10«, »1« und »0,1« ein. Sie sehen, dass Excel daraus 10 %, 1 % und 0,1 % macht. Multiplizieren Sie eine Zahl (zum Beispiel 99) mit einem in der Tabelle eingetragenen Prozentwert (zum Beispiel 10 %), so ist das Ergebnis 9,9. Excel rechnet also intern mit 0,1 – nimmt die Teilung durch 100 bereits vorweg.
300
Excel
Kapitel 4
Das Prozentformat rechnet mit einem unsichtbaren Divisor.
Formeln einfügen Geben Sie nun nach der folgenden Tabelle die Formeln in die Kalkulation ein. Sie können Sie einfach abschreiben, aber besser ist es, wenn Sie mit der Verweistechnik arbeiten. Für die erste Zelle (E3) bedeutete das: 1. Gleichheitszeichen »=« eingeben. 2. Mit der Maus (oder den Cursortasten) auf die Zelle B5 gehen. 3. Das Multiplikationszeichen »*« eingeben. 4. Mit der Maus (oder den Cursortasten) auf die Zelle B6 gehen. 5. Mit der r-Taste abschließen. Zelle
Inhalt
Zelle
Inhalt
E3
=B5*B6
E4
=E3*B8
E6
=E3-E4
E8
=E6*B9
E11
=E6-E8+E9
E15
=E11+E13
E17
=WENN(B6=0;0;E15/B6)
301
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Vergessen Sie nicht das Abspeichern. Sie können das fertige Tabellenblatt nun noch schützen, wie im Abschnitt »Arbeitsmappe schützen« beschrieben. Wenn Sie die Anwendung ausprobieren, nutzen Sie dafür am besten eine Kopie (entweder der Arbeitsmappe oder des Tabellenblatts).
Die fertige Einkaufskalkulation mit Testdaten.
Handelskalkulationen erstellen Das Erstellen einer Handelskalkulation bringt keine neuen Funktionen, sondern lediglich ein paar Besonderheiten, die ich Ihnen im Anschluss erklären werde. Versuchen Sie zunächst nach den Vorgaben in den Tabellen und den Abbildungen, die Kalkulationsanwendung selbst zu erstellen.
302
Excel
Kapitel 4
Zelle
Inhalt
Zelle
Inhalt
A1
Handelskalkulation
A3
Produkt:
A4
Einheit:
A5
Verkaufseinheit:
A6
Preis/Einheit:
A7
Einkaufsmenge:
A9
Rabatt(%)
A10
Skonto(%)
A12
Handlungskostenzuschlag(%)
A13
Gewinnmarge(%)
A14
Kundenskonto(%)
A15
Kundenrabatt(%)
C3
Einkaufspreis:
C4
- Rabatt:
C5
Zieleinkaufspreis:
C6
- Skonto:
C7
+ Einkaufskosten:
C8
Bareinkaufspreis:
C9
+ Transportkosten
C10
Einstandspreis:
C11
+ Einstandspreis/Einheit:
C12
Einstandspreis/Stück:
C13
+ Handlungskostenzuschlag:
C14
Selbstkosten:
C15
+ Gewinnzuschlag:
C16
Barverkaufspreis:
C17
+ Kundenskonto:
C18
Zielverkaufspreis:
C19
+ Kundenrabatt:
C20
Verkaufspreis:
Bei der Handelskalkulation gibt es mehr In- und Output.
303
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Die Formatierung ist relativ leicht. Die ganze Spalte D können Sie als Währung formatieren, ebenso die Zelle B6. Den Bereich von B9 bis B15 (B9:B15) formatieren Sie mit einem Prozentformat. Die Zelle B5 bekommt ein Bruchformat, da angenommen wird, dass eine Verkaufseinheit immer kleiner als eine Liefereinheit (B4) ist. In Zelle D12 wird mit diesem Bruch multipliziert, um den Preis je Stück (Verkauf) zu ermitteln. Sie sehen: Excel kann also auch Bruchrechnen.
Excel kann auch mit Brüchen rechnen. Geben Sie nun noch die benötigten Formeln ein: Zelle
Inhalt
Zelle
Inhalt
D3
=B6*B7
D4
=D3*B9
D5
=D3-D4
D6
=D5*B10
D8
=D5-D6+D7
D10
=D8+D9
D11
=WENN(B7=0;0;D10/B7)
D12
=WENN(B5=0;0;D11*B5)
D13
=D12*B12
D14
=D12+D13
D15
=D14*B13
D16
=D14+D15
D17
=(D16*(100%-B14))*B14
D18
=D16+D17
D19
=(D18*(100%-B15))*B15
D20
=D18+D19
304
Excel
Kapitel 4
Die etwas komplizierter aussehenden Formeln in den Zellen D17 und D19 berücksichtigen, dass Kundenskonto und Kundenrabatt »im Hundert« gerechnet werden müssen. Der Kunde zieht sie ja schließlich später vom Verkaufspreis ab. Da bei unterschiedlichen Produkten (oder Kunden) auch mit unterschiedlichen Prozentsätzen gerechnet werden muss, ist die Formel so flexibel genug, auf neue Eingaben richtig zu reagieren, ohne dass sie selbst geändert werden muss. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass das Prozentformat eine vereinfachte Dreisatzrechnung ermöglicht.
Die fertige Handelskalkulation im Einsatz. Je komplizierter Formeln werden und je mehr Klammern in diesen Formeln auftauchen, umso leichter schleichen sich Fehler ein. Man vergisst, Klammern zu schließen, oder bringt gar eine schließende Klammer zu viel an. Excel analysiert die Formeln vor dem Abspeichern und weist auf Fehler hin. Manchmal macht Excel auch einen Korrekturvorschlag. Diesen dürfen Sie auf keinen Fall unbesehen akzeptieren. Nur wenn der Fehler sehr eindeutig war – zum Beispiel weil die letzte schießende Klammer gefehlt hat oder zu viel war –, ist die Korrektur von Excel korrekt und kann übernommen werden. Andernfalls haben Sie eine scheinbar richtige Formel, die falsch berechnet. Das ist fataler als eine offensichtlich falsche Formel, die noch untersucht werden muss. Allerdings ist das Überprüfen der Klammern – wie schon erwähnt – kein Problem: Sie müssen nur die Farben kontrollieren. Auch die Bezüge werden angezeigt, und wenn Sie es sich angewöhnen, diese schon beim Erstellen der Formel zu kontrollieren, werden Sie weniger häufig mit Fehlermeldungen (oder gar fehlerhaft arbeitenden Tabellen) konfrontiert.
305
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Excel analysiert Formeln vor dem Abspeichern. ÜTipp Wie man eine Tabellenanwendung entwickelt, ist letztendlich individuell zu entscheiden. Die bisher vorgestellte Verfahrensweise – erst die Struktur und dann die Funktionalität (also Formeln und Funktionen) – ist eine Methode, die etwas Vorplanung verlangt, dann aber gerade bei umfangreichen Tabellen schnell zum Ziel führt.
Industriekalkulationen erstellen Eine industrielle Kalkulation unterscheidet sich von den vorangegangenen Kalkulationsbeispielen grundsätzlich. Eigentlich ist sie ein Teil der Kosten- und Leistungsrechnung. Alle anfallenden Kosten in einer Periode werden in der Kostenartenrechnung erfasst und nach Kostenarten gegliedert. Diese Kostenarten werden in einer zusätzlichen Kostenstellenrechnung auf die Kostenverursacher (Kostenstellen) neu verteilt (umgelegt). Aus dieser Neuverteilung erfolgt die Ermittlung von Zuschlagssätzen (im sogenannten Betriebsabrechnungsbogen). Mit den Zuschlagssätzen wird in der Kostenträgerrechnung der Verkaufspreis ermittelt. Ein Teil dieser Kostenträgerrechnung – die Kostenträgerstückrechnung – ist die eigentliche Kalkulation. Eine einheitliche Form der industriellen Kalkulation gibt es nicht. Die gängigste Form ist die der Zuschlagskalkulation, die in der Praxis in Form der differenzierten Zuschlagskalkulation weit verbreitet ist. Divisionskalkulation (für Einproduktunternehmen) und Äquivalenzziffernkalkulation (für Unternehmen mit wenigen, aber verwandten Produkten) sind andere Formen. In diesem Beitrag wird eine einfache Zuschlagskalkulation erarbeitet.
306
Excel
Kapitel 4
Ü Tipp Im Rahmen dieses Kapitels können wir kein komplettes Kostenrechnungssystem aufbauen, wenn das auch mit Excel möglich wäre. Wenn Sie mehr zu diesem Thema wissen möchten, ohne gleich in umfangreiche Fachliteratur einzusteigen, verweise ich auf mein Büchlein Kostenrechnung, das auf 120 Seiten einen knappen Überblick über die aktuellen Systeme samt Berechnungsbeispielen gibt (4. Auflage, Freiburg 2007, ISBN 3-448-07975-8 bzw. 978-3-448-07975-3). Legen Sie ein neues Arbeitsblatt an. Entwickeln Sie zunächst wieder die Struktur der Anwendung nach folgender Tabelle und der Abbildung. Zelle
Inhalt
Zelle
Inhalt
A1
Zuschlagskalkulation
A3
Produkt:
A5
Zuschlagssätze:
A6
Materialgemeinkosten:
A7
Fertigungsgemeinkosten:
A8
Verwaltungsgemeinkosten:
A9
Vertriebsgemeinkosten
A10
Gewinn:
A11
Mehrwertsteuersatz:
C3
Fertigungsmaterial:
C4
+ Materialgemeinkosten:
C5
Materialkosten:
C7
+ Fertigungslöhne:
C8
+ Fertigungsgemeinkosten:
C9
+ Sondereinzelkosten der Fertigung:
C10
Herstellkosten:
C12
+ Verwaltungsgemeinkosten:
C13
+ Vertriebsgemeinkosten:
C14
+ Sondereinzelkosten Vertrieb:
C15
Selbstkosten:
C17
+ Gewinn:
C18
Bar/Netto-Verkaufspreis:
C20
+ Mehrwertsteuer:
C21
Bruttoverkaufspreis:
307
Smart Books
Microsoft Office:mac 2008
Struktur der Industriekalkulation Den Bereich B6:B11 belegen Sie mit einem Prozentformat (eine Nachkommastelle reicht). Für den Bereich D3:D21 wählen Sie ein Währungsformat. Dann geben Sie die Formeln ein: Zelle
Inhalt
Zelle
Inhalt
D4
=D3*B6
D5
=D3+D4
D8
=D7*B7
D10
=SUMME(D7:D9)
D12
=D10*B8
D13
=D10*B9
D15
=SUMME(D12:D14)
D17
=D15*B10
D18
=D15+D17
D20
=D15*B11
D21
=D18+D20
Vergessen Sie nicht, die Arbeitsmappe mit den fertigen Tabellen abzuspeichern, und probieren Sie auch die industrielle Kalkulation durch Eingabe von Testdaten aus.
308
Excel
Kapitel 4
Die Zuschlagskalkulation mit Testdaten. Die Industriekalkulation – in einer einfachen Form der Zuschlagskalkulation – ist fertig. Die Funktion SUMME wird in dieser Anwendung zweimal eingesetzt. Um die Funktion SUMME schnell in Formeln einzubauen, gibt es zwei Tricks: < Sie können auf die Schaltfläche mit dem Summenzeichen klicken. Excel macht dann auch gleich einen Vorschlag, was summiert werden soll. Dieser Vorschlag ist an einer gestrichelten Linie zu erkennen, welche die entsprechenden Zellen einschließt. Sie können diesen Vorschlag aber auch korrigieren, indem Sie mit der Maus einen anderen Bereich markieren oder den gewünschten Bereich selbst eintippen.
Excel macht für die Funktion SUMME immer schon einen Vorschlag. < Sie tragen »=SUMME(« in die Zelle ein, markieren den zu summierenden Bereich mit der Maus, tragen die schließende Klammer »)« ein und bestätigen mit der r-Taste.
309
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Die aufgeführten Kalkulationsmodelle sind natürlich nur Beispiele, die verdeutlichen sollen, wie solche Kalkulationen mit Excel realisiert werden können. Für einen konkreten Einsatz sind sie in der vorliegenden Form selten zu gebrauchen, weil ein zu einfaches Kalkulationsmuster zugrunde liegt. Die Erweiterung auf die jeweiligen betrieblichen Anforderungen ist aber sicherlich mit dem jetzt vorhandenen Wissen schnell realisiert.
Funktionen für Fortgeschrittene Wie anfangs in diesem Kapitel erwähnt, hat den Siegeszug des Apple II vor allem VisiCalc gefördert, nicht zuletzt durch die Kunden aus der Finanzwelt. Finanzrechnung ist mehr als nur Prozentrechnung. So mancher wird dies feststellen, wenn es zum Beispiel um den Vergleich verschiedener Finanzierungsalternativen geht. Selbst bei gleichen Darlehen ist von Bank zu Bank manchmal Unterschiedliches zu berücksichtigen, trotz gesetzlicher Regelungen. Die nächsten Abschnitte zeigen Ihnen den Umgang mit einigen eingebauten Funktionen zur Finanzanalyse. Ein abschließendes Beispiel zum Kreditvergleich zeigt, wie diese Funktionen sinnvoll eingesetzt werden können.
Finanzfunktionen kennenlernen Legen Sie eine neue, leere Arbeitsmappe an, die Sie gleich unter einem passenden Namen (zum Beispiel Finanz.xlsx) abspeichern. Excel bietet zahlreiche Funktionen zur Finanzanalyse. Diese lassen sich in vier Gruppen einteilen: < Funktionen zur Investitionskalkulation < Funktionen für die Berechnung der Kapitalverzinsung < Funktionen für die Berechnung der Abschreibung < Funktionen zur Analyse von Wertpapieren
Excel enthält zahlreiche Funktionen zur Finanzmathematik.
310
Excel
Kapitel 4
In diesem Projekt werden wir uns auf Funktionen der ersten beiden Gruppen beschränken. Damit die Funktionen richtig arbeiten können, sind zahlreiche Parameter nötig. Diejenigen, die in vielen Funktionen eingesetzt werden, sind mit folgenden Abkürzungen in den Funktionsbeschreibungen angegeben: Abkürzung
Bedeutung
Zzr
Zahlungszeitraum
Rmz
Regelmäßige Zahlungen
F
Fälligkeit: 0=Periodenende, 1=Periodenanfang (0=Standard)
Periode
Folgenummer einer unregelmäßigen periodischen Zahlung
Barwert
Heutiger Wert einer Investition
Zins
Zinssatz (oder Diskontsatz)
Zw
Zukunftswert einer Investition am Ende des Zahlungszeitraums. Wenn nicht angegeben = 0.
Wert_! … Wert_n
Periodische Zahlungen
Die Funktion BW Die Funktion BW berechnet den Barwert einer Investition. Interessant ist diese Funktion vor allem dann, wenn berechnet werden soll, ob eine Anlage eines bestimmten Betrages mit Blick auf die Zukunft rentabel ist. Tatsächlich gibt es zwei Formen der Anwendung für diese Funktion: zum einen, um regelmäßige Zahlungen zu ermitteln, und zum anderen, um eine Zahlung zu einem Endzeitpunkt festzustellen. Die Funktion samt Parameter lautet: =BW(Zins;Zzr;Rmz;Zw;F) Um diese Funktion an einem kleinen Beispiel zu testen, führen Sie folgende Anleitung durch: 1. Beschriften Sie ein Register mit »Barwert« (Kontextmenü Umbenennen). 2. Bauen Sie die Anwendung nach folgender Tabelle und Abbildung auf.
311
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Zelle
Inhalt
Zelle
Inhalt
B2
Funktion BW
B4+D4
Zins:
B5+D5
Zahlungszeitraum:
B6+D6
regelmäßige Zahlungen:
B7+D7
Zukunftswert:
B8+D8
Fälligkeit:
B10
=BW(C4;C5;;C7;C8)
D10
=BW(E4;E5;E6;;E8)
Das leere Tabellengerüst. Wenn Sie die Formel mit der Funktion eintragen, wird unterhalb der Zelle eine kleine Hilfe eingeblendet, die Ihnen die Funktion samt benötigten Parametern zeigt. Jedes Mal, wenn Sie einen Parameter eingeben, wird er in der Hilfe fett hervorgehoben, sodass Sie immer sehen, um welchen Parameter es sich gerade handelt. Sie können so sehr genau prüfen, ob Sie gerade den richtigen Bezug in der Tabelle herstellen.
Excel leistet Hilfestellung beim Einfügen von Funktionen. Speichern Sie die Arbeitsmappe ab, bevor Sie weitermachen. Probieren Sie nun folgende Beispiele in der Tabelle aus – das erste links, das zweite rechts:
312
Excel
Kapitel 4
Ü Beispiel a. In fünf Jahren sollen 10.000 € zurückgezahlt werden. Welcher Betrag muss zu 5 % Zinsen heute dafür angelegt werden? b. In den nächsten fünf Jahren sollen jährlich 2.000 € aus einer Anlage zurückgezahlt werden. Der Zinssatz ist für diesen Zeitraum fest 5 %. Was muss heute für ein Betrag angelegt werden? Beide Beispiele finden Sie in der folgenden Abbildung realisiert. Ihre Lösung sollte übereinstimmen.
Eine Funktion kann Lösung für verschiedene Fragen sein. Lassen Sie sich durch die negativen Zahlen nicht irritieren. Tatsächlich handelt es sich ja auch um eine Zahlungsverpflichtung, die Sie heute leisten müssen, damit die beschriebenen Zahlungen an Sie in der Zukunft realisiert werden können.
Die Funktion NBW Die Funktion NBW ermittelt den Nettobarwert (man spricht auch vom Kapitalwert) einer Investition auf Basis eines Abzinsungsfaktors für eine Reihe von periodischen Zahlungen. Die Funktion samt Parameter lautet: =NBW(Zins; Wert_1; … ; Wert_29)-Anlagebetrag Beschriften Sie das Register einer neuen Tabelle mit der Bezeichnung »Nettobarwert« und bauen Sie die kleine Anwendung nach folgender Tabelle und der Abbildung auf. Hinweise zur Formatierung gebe ich jetzt nicht mehr. Sie wissen, wie das geht, und können auch ohne Einschränkung der Funktionalität anders verfahren.
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Sie müssen übrigens zur Formatierung der Zellen und Bereiche nicht immer umständlich über das Menü Format gehen. Klappen Sie in der Formatierungspalette die Palette Zahlen auf, und Sie können direkt die Zellen und Bereiche, die markiert sind, mit Formaten belegen.
Zur Formatierung von Zellen reicht ein Klick in die Formatierungspalette. Zelle
Inhalt
Zelle
Inhalt
B2
Funktion NBW
B4
Anlagesumme:
B5:
Zins:
B6
Wert_1:
B7
Wert_2:
B8
Wert_3:
B9
Wert_4:
B11
=NBW(C5;C6;C7;C8;C9)-C4
B12
=NBW(C5;C6;C7;C8)-C4
Probieren Sie nun ein Beispiel aus. ÜBeispiel Eine Anlage von 15.000 € bringt voraussichtlich in den nächsten Jahren folgende Erträge: Im ersten Jahr - 9000 € (Verlust), im zweiten Jahr 0 (keinen Ertrag), im dritten Jahr 10.000 € (Ertrag) und im vierten Jahr 20.000 € (Ertrag). Der Zinssatz, der zum Vergleich herangezogen werden soll, beträgt 5,8 %.
Der Nettobarwert einer Investition ist mit der Funktion NBW schnell ermittelt.
314
Excel
Kapitel 4
Jedes Ergebnis, das größer als null ist, deutet darauf hin, dass die Investition rentabel ist. Im Beispiel wird deutlich gezeigt, dass dies erst nach vier Jahren der Fall ist. Für eine kurzfristige Investition ist diese Anlageform also nicht geeignet.
Die Funktion ZW Die Funktion ZW ist das Gegenstück zur Funktion BW. Der zukünftige Wert, also der Endwert einer Investition, wird mit ZW ermittelt. Die Funktion samt Parameter lautet: =ZW(Zins;Zzr;Rmz;Barwert;F) Beschriften Sie ein neues Tabellenblatt mit »ZW« und bauen Sie die Anwendung nach folgender Tabelle und der Abbildung auf. Zelle
Inhalt
Zelle
Inhalt
B2
Funktion ZW
B4+D4
Zins:
B5+D5
Zahlungszeitraum:
B6+D6
Regelmäßige Zahlungen:
B7+D7
Barwert:
B8+D8
Fälligkeit:
B10+D10
zukünftige Werte:
C10
=ZW(C4;C5;C6;;C8)
E10
=ZW(E4;E5;E6;E7;E8)
Ü Tipp Statt beide Spalten (B und D) einzugeben, reicht es, wenn Sie die erste Spalte (B) eingeben, den Bereich B4:B10 kopieren und nach E4:E10 kopieren. Probieren Sie nun folgende Beispiele aus: Ü Beispiel a. Ein Sparkonto soll eröffnet und auf sieben Jahre festgelegt werden. Dafür gibt es einen Zinssatz von 4,75 %. Jedes Jahr werden 1.000 € eingezahlt. Fälligkeit ist der Periodenanfang. Welches Kapital steht am Ende der sieben Jahre zur Verfügung? b. Es sind schon 2.000 € auf dem Konto angespart worden, bevor das Sparbuch festgelegt wurde.
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Regelmäßige Sparleistung und Festanlage bringen erstaunliche Ergebnisse. Die regelmäßigen Zahlungen müssen mit einem negativen Betrag eingesetzt werden. Es handelt sich ja erst einmal um eine Zahlungsverpflichtung (an die Bank). Erst zum Auszahlungszeitpunkt wird daraus eine Forderung.
Die Funktion ZINS Die Funktion ZINS liefert die Kapitalverzinsung einer Anlage oder Investition, wenn diese in regelmäßigen Zahlungen oder einer einmaligen Pauschalzahlung erbracht wird. Die Funktion samt Parameter lautet: =ZINS(Zzr;Rmz;Barwert;Zw;F;Schätzwert) Erstellen Sie ein neues Tabellenblatt (Einfügen | Blatt | Leeres Blatt) und beschriften Sie es mit »ZINS«. Bauen Sie anschließend die Anwendung nach folgender Tabelle und der Abbildung auf: Zelle
Inhalt
Zelle
Inhalt
B2
Funktion ZINS
B4
Zahlungszeitraum:
B5
Regelmäßige Zahlungen:
B6
Barwert:
B7
Zukünftiger Wert:
B8
Fälligkeit:
B9
Schätzwert:
B11
Zins:
C11
=ZINS(C4;C5;C6;C7;C8;C9)
Ü Beispiel Probieren Sie nun ein Beispiel aus: Bei einer Anlage von 24.000 € wird eine jährliche Rückzahlung von 5.000 € versprochen. Wie lautet der effektive Jahreszins?
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Excel
Kapitel 4
Die Funktion ZINS gibt auch bei komplizierten Sachverhalten einen annähernd richtigen Zinssatz zurück. Sie müssen nicht immer alle Parameter füllen. Verbindlich sind nur die ersten drei beziehungsweise drei überhaupt. Füllen Sie beispielsweise das Feld Zukünftiger Wert aus, können Sie auf Barwert verzichten. So können Sie etwas mit dieser Anwendung herumexperimentieren. Bei der Eingabe müssen Sie aber mitdenken. Wollen Sie etwa ermitteln, wie rentabel eine Lebensversicherung ist, die Ihnen nach zwölf Jahren mit 100.000 € ausgezahlt wird und für die Sie jeden Monat 500 € einzahlen müssen, dann realisieren Sie dies mit der vorliegenden Anwendung folgendermaßen: 1. Geben Sie bei Zahlungszeitrum »144« ein (12 Monate * 12 Jahre = 144 Zahlungszeiträume = Monate). 2. Geben Sie bei Regelmäßige Zahlungen »-500 €« ein. 3. Tragen Sie bei Zukünftiger Wert »100.000 €« ein. 4. Multiplizieren Sie das Feld Zins: (C11) mit 12. Damit ergibt sich eine Verzinsung der eingezahlten Beträge für die Lebensversicherung von 5,16 %.
Auch die Funktion ZINS lässt sich flexibel gebrauchen.
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Die Funktion ZINS rechnet iterativ, das heißt sie nähert sich dem Ergebnis durch zahlreiche Berechnungen an. Findet es die Lösung nicht innerhalb von 20 iterativen Berechnungen, so zeigt die Funktion den Fehler #ZAHL! an. Tragen Sie in solch einem Fall einen Schätzwert ein, um die Näherungsrechnung etwas einzugrenzen.
Kann die Funktion auch näherungsweise kein Ergebnis ermitteln, meldet sie einen Fehler. Bei einer Iteration handelt es sich um eine Näherungsrechnung. Jede neue Berechnung bezieht das vorherige Ergebnis ein, um sich so dem eigentlichen Ergebnis anzunähern. Excel verwendet dieses Verfahren in bestimmten Funktionen, um ein Ergebnis zu liefern. Über Excel | Einstellungen auf der Registerkarte Berechnung kann die Iterationsgenauigkeit eingestellt und beeinflusst werden. Beachten Sie aber, dass eine zu hohe Iterationszahl die Berechnung von Anwendungen sehr verlangsamen kann.
Wie genau soll sich Excel denn nun annähern?
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Excel
Kapitel 4
Weitere Funktionen zur Finanzanalyse Nach diesen ausführlichen Funktionsbeschreibungen finden Sie hier weitere interessante Funktionen zur Finanzanalyse. Sie können sie auf die bisher beschriebene Weise ausprobieren oder gleich eine passende Anwendung entwickeln (zum Beispiel zur Wertpapierverwaltung). AUSZAHLUNG liefert den Auszahlungsbetrag eines voll investierten Wertpapiers am Fälligkeitstermin. =AUSZAHLUNG(Abrechnung;Fälligkeit;Anlage;Disagio;Basis) DIA liefert die arithmetisch-degressive Abschreibung eines Wirtschaftsgutes für eine bestimmte Periode. =DIA(Ansch_Wert;Restwert;Nutzungsdauer;Zr) Der Parameter Zr ist optional und nimmt die Periode auf, welche dieselbe Zeiteinheit haben muss wie die Nutzungsdauer. DISAGIO liefert den in Prozent ausgedrückten Abschlag (das Disagio) eines Wertpapiers. =DISAGIO(Abrechnung;Fälligkeit;Kurs;Rückzahlung;Basis) EFFEKTIV liefert die jährliche Effektivverzinsung zurück, ausgehend von einer Nominalverzinsung sowie der jeweiligen Anzahl der Zinszahlungen pro Jahr. =EFFEKTIV(Nominalzins;Perioden) Beachten Sie, dass diese Effektivzinsberechnung nicht unbedingt deckungsgleich zur Effektivzinsberechnung Ihrer Bank arbeitet. GDA2 liefert die geometrisch-degressive Abschreibung eines Wirtschaftsgutes für eine bestimmte Periode. =GDA2(Ansch_Wert;Restwert;Nutzungsdauer;Periode;Monate)
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IKV liefert den internen Zinsfuß einer Investition ohne Finanzierungskosten oder Reinvestitionsgewinne. =IKV(Werte;Schätzwert) KAPZ liefert die Kapitalrückzahlung einer Investition für die angegebene Periode. =KAPZ(Zins;Zzr;Barwert;Zw;F) LIA liefert die lineare Abschreibung eines Wirtschaftsgutes pro Periode. =LIA(Ansch_Wert;Restwert;Nutzungsdauer) QIKV liefert einen modifizierten internen Zinsfuß, bei dem positive und negative Cashflows mit unterschiedlichen Zinssätzen finanziert werden. =QIKV(Werte;Investition;Reinvestition). RENDITE liefert die Rendite eines Wertpapiers, das periodisch Zinsen auszahlt. =RENDITE(Abrechnung;Fälligkeit;Zins;Kurs;Rückzahlung;Häufigkeit;Basis) RMZ liefert die konstante Zahlung einer Annuität pro Periode. =RMZ(Zins;Zzr;Barwert;Zw;F) ZINSZ liefert die Zinszahlung einer Investition für die angegebene Periode. =ZINSZ(Zins;Periode;Zzr;Barwert;Zw;F)
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Excel
Kapitel 4
ZZR liefert die Anzahl der Zahlungsperioden einer Investition. =ZZR(Zins;Rmz;Barwert;Zw;F) Diese Auflistung liefert nicht alle Finanzfunktionen, die in Excel integriert sind. Wollen Sie einen Überblick haben über alle integrierten Finanzfunktionen, so wählen Sie Hilfe | Excel-Hilfe und lassen sich eine Liste aller Funktionen anzeigen.
In der Excel-Hilfe können Sie Auskunft über alle in Excel integrierten Funktionen erhalten.
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Auch im Formel-Generator erhalten Sie Hilfe. Markieren Sie eine Funktion, erscheinen darunter die komplette Syntax und eine Kurzbeschreibung. Klicken Sie auf den Link Weitere Hilfe für diese Funktion, so bekommen Sie einen ausführlichen Hilfetext mit den Beschreibungen aller Parameter und meistens auch mit Beispielen.
Auch mit Hilfe des FormelGenerators können Sie sich informieren. Doppelklicken Sie auf die Funktion, öffnet sich eine Eingabemaske, die die Zusammenstellung der Funktion anbietet. Sie können direkt Zahlen in die Felder eingeben oder auch Verweise auf andere Zellen (was in den meisten Fällen sinnvoller ist). Sie sehen so schnell, ob die von Ihnen benutzte Funktion ein brauchbares Ergebnis liefert oder eine Fehlermeldung. Bei der nächsten Anwendung werden wir gezielt diesen Formel-Generator einsetzen.
Ein Assistent hilft bei der Zusammenstellung einer Funktion. Ähnlich wie bei den Finanzfunktionen können Sie mit anderen Funktionsgruppen arbeiten. Es würde den Rahmen dieses Buches sprengen, würden wir alle aufführen und erklären. Einzelne Funktionen und weitere Gruppen stelle ich Ihnen aber im Laufe dieses Kapitels noch vor.
322
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Kapitel 4
Kredite vergleichen Der Vorteil der Funktionen liegt vor allem darin, dass Formeln in Zellen verkürzt werden können. Komplexe Probleme können dadurch leichter berechnet werden und sind damit auch weniger fehleranfällig. Excel vereinfacht mit dem Formel-Generator die Anwendungsentwicklung noch zusätzlich. Das folgende Beispiel demonstriert dies an einer einfachen Kreditvergleichsrechnung.
Tabellenstruktur entwickeln Legen Sie zunächst eine neue Arbeitsmappe an (Datei | Neue Arbeitsmappe oder c – N) und speichern Sie diese unter einem aussagekräftigem Namen ab (zum Beispiel Kredit.xlsx). Geben Sie anschließend das Grundgerüst der Anwendung nach folgender Tabelle und Abbildung ein. Zelle
Inhalt
Zelle
Inhalt
B2
Kreditvergleich
C4
Kredit 1
D4
Kredit 2
E4
Kredit 3
B6
Kreditbetrag:
B8
Kreditkosten(%):
B9
Kreditkosten(€):
B11
Auszahlung(%):
B12
Auszahlung(€):
B14
Zinssatz(%)p.A.:
B15
Laufzeit(Jahre):
B17
Finanzierungsbetrag:
B19
Ratenhöhe
B21
Gesamtaufwand
C9
=C6*C8
D9
=D6*D8
E9
=E6*E8
C12
=C6*C11
D12
=D6*D11
E12
=E6*E11
C17
=C6+C9
D17
=D6+D9
E17
=E6+E9
C21
=C19*C15+C9+(C6-C12)
D21
=D19*D15+D9+(D6-D12)
E21
=E19*E15+E9+(E6-E12)
Es genügt, wenn Sie die Formeln in die Spalte C eintragen. Wie Sie die Formeln in die angrenzenden Spalten kopieren, wissen Sie ja inzwischen.
323
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Die vorbereitete Tabelle für den Kreditvergleich.
Tabelle formatieren Sie sehen in der Abbildung die Tabelle in ihrer Rohform. Es fehlt noch die Formel für die Ratenhöhe, die wir mit einer Funktion erstellen wollen und deshalb aufgespart haben. Darüber hinaus habe ich aber ein paar Formatierungen vorgegeben, die diese Anwendung etwas übersichtlicher machen: < Der Titel wurde über alle benutzten Spalten zentriert und mit einem Rahmen versehen. < Nur die Zellen, in die etwas eingegeben wurde, sind nicht mit einer Farbe hinterlegt. Nun erfahren Sie im Einzelnen, wie diese Formatierungen realisiert wurden. Wie Sie einen Titel über mehrere Spalten zentrieren, wurde schon beschrieben. Hier aber (zur Vollständigkeit dieser Beschreibung) noch einmal, und dazu noch in einer Variation: 1. Markieren Sie die Zellen über alle Spalten, die zentriert werden sollen (mit der Maus oder den Pfeiltasten). 2. Klicken Sie in der Formatierungspalette unter Ausrichtung und Abstand bei Horizontal die zentrierte Ausrichtung. 3. Aktivieren Sie vor Textgröße anpassen das Kontrollkästchen.
324
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Kapitel 4
So legen Sie eine Überschrift zentriert über mehrere Spalten. Sie können es natürlich nach wie vor auch über die Symbolleiste und die Schaltfläche Verbinden und zentrieren machen. Der Rahmen im Beispiel wurde über Rahmen und Schattierungen in der Formatierungspalette festgelegt. Auch dies lässt sich über die Symbolleiste und die Schaltfläche Rahmen erledigen. Um eine Hintergrundfarbe festzulegen, nutzen Sie folgende Möglichkeit: 4. Markieren Sie einen Bereich (im Beispiel A1:F22) mit der Maus oder den Pfeiltasten. 5. In der Formatierungspalette unter Rahmen und Schattierung suchen Sie über die Palette bei Farbe: eine passende Hintergrundfarbe aus. Bei einer kräftigen Farbe müssen Sie eventuell auch die Schrift anpassen. Bei einem dunklen Braun oder Blau ist schwarze Schrift schlecht zu lesen. Gelb oder Weiß bieten eine bessere Lesbarkeit. 6. Um die Eingabefelder hervorzuheben, markieren Sie diese erneut (im Beispiel C6: E6, C11:E11 und C14:E15) und wählen in der Farbpalette Kein Füllbereich.
Für Hintergrundfarben steht eine Palette bereit. Wie bereits bei der ersten Anwendung beschrieben, legen Sie einen Schutz (Extras | Schutz | Blatt schützen) über die Anwendung und nehmen nur die Eingabefelder von diesem Schutz aus. Dann sind Ihre Formeln gesichert und eine Eingabe in dieser Anwendung ist nur über die freigelassenen Felder möglich.
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Formel für den Ratenbetrag Um die Formel für den Ratenbetrag zu erstellen, nehmen wir diesmal die Hilfe des bereits beschriebenen Formel-Generators in Anspruch. 7. Setzen Sie den Zellcursor in Zelle C19. 8. Wählen Sie Einfügen | Funktion… 9. Suchen Sie die Funktion ZINSZ und wählen Sie diese durch Doppelklick aus.
Im Funktionsassistenten wird die benötige Funktion ausgesucht. 10. Der Cursor sollte bei Zins blinken. Wenn nicht, klicken Sie kurz in das Eingabefeld des Generators. Anschließend klicken Sie in der Tabelle in die Zelle C14. Über diesen Bezug soll der Zinssatz für die Funktion geholt werden. ÜHilfe Wenn Ihnen der Formel-Generator den Blick auf die Tabelle versperrt, dann verschieben Sie ihn, indem Sie ihn mit dem Mauszeiger (linke Maustaste) fassen und bei gedrückter Maustaste an eine andere Stelle ziehen.
326
Excel
Kapitel 4
Einen Bezug stellen Sie im Assistenten über einen Mausklick her. 11. Den Zahlungszeitraum (Zzr) holen Sie aus der Zelle C15. 12. Für den Barwert (Bw) holen Sie den Bezug aus der Zelle C6. 13. Bei Zr (Zinsperiode) geben Sie eine »1« und bei Zw (Zukünftige Wert) eine »0« ein. 14. Schließen Sie den Formel-Generator. Damit ist unsere Formel aber noch nicht komplett. In der Zelle stehen die Zinsen, die für eine Periode gezahlt werden müssen. Der eigentliche Tilgungsanteil ist jedoch noch nicht berechnet. Wir müssen die Formel noch erweitern. Lassen Sie sich übrigens nicht von der Fehlermeldung #ZAHL! irritieren. Da noch keine Werte eingegeben sind, muss Excel auf die Berechnung so reagieren. Das stellen wir aber später ab. 15. Drücken Sie ctrl – U (oder klicken Sie hinter die Formel) und geben Sie das Pluszeichen (+) ein. 16. Starten Sie über Einfügen | Funktion erneut den Formel-Generator. 17. Suchen Sie die Funktion KAPZ und wählen Sie diese durch einen Doppelklick aus. 18. Tragen Sie die gleichen Bezüge ein, beziehungsweise machen Sie die gleichen Eingaben in die Felder wie bei der Funktion ZINSZ: Zins – C14, Zr – 1, Zzr – C15, Bw – C6, Zw – 0. 19. Schließen Sie den Formel-Generator.
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Jetzt muss nur noch die Fehlermeldung verschwinden. 20. Klicken Sie in die Formel hinter das Gleichheitszeichen und tragen Sie ein: »WENN(C17=0;0;(«. 21. Setzen Sie den Cursor an das Ende der Formel und ergänzen Sie diese um »)* (-1))«. 22. Schließen Sie die Formeleingabe mit der r-Taste ab. 23. Markieren Sie den Bereich C19:E19 und wählen Sie Bearbeiten | Ausfüllen | rechts. Jetzt ermittelt die Formel – kombiniert aus zwei Funktionen – den Tilgungsbetrag pro Periode (in diesem Fall jeweils für ein Jahr) korrekt. Liegen keine Daten in der Tabelle vor, wird die Fehlermeldung unterdrückt. Testen Sie das mit einigen Daten aus. Wenn Sie zufrieden mit der Anwendung sind, legen Sie auch wie schon beschrieben den Blattschutz fest, damit nur noch die Eingabefelder zu erreichen sind.
Welcher Kredit der günstigste ist, verrät Ihnen diese Excel-Anwendung. Ü Aufgepasst Beachten Sie, dass die Ratenhöhe und der Gesamtaufwand unter Umständen mit den Angaben Ihrer Bank nicht übereinstimmen. Sprechen Sie dann mit Ihrem Berater darüber und prüfen Sie, ob zusätzliche Gebühren und andere Zahlungsmodalitäten beziehungsweise Zinsberechnungen (nachschüssig, vorschüssig) eine Rolle spielen. Auch auf diese Weise bietet die Anwendung eine Kontrollmöglichkeit.
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Kapitel 4
Mit den finanzmathematischen Funktionen können viele betriebliche Aufgaben und Berechnungen aus den Bereichen Finanzierung, Rechnungswesen und Controlling schnell und einfach gelöst werden. Es ist schlau, sich diese Funktionen einmal näher anzusehen.
Ein Rechnungsformular erstellen und nutzen Formulare werden in der Regel mit einer Textverarbeitung bearbeitet. Wollen Sie aber die Daten aus den Formularen in irgendeiner Form weiterverarbeiten und auf eine zusätzliche Erfassung möglichst verzichten, ist Excel das bessere Programm. Dass auf eine Formulargestaltung nicht verzichtet werden muss, zeigt Ihnen die Anwendung, die in den folgenden Abschnitten entwickelt wird. Selbstständige und Freiberufler gestalten die Abrechnung ihrer erbrachten Leistungen oft selbst. Das passende Rechnungsformular entwickeln wir in diesem Kapitelabschnitt.
Ein Formular für die Rechnung anlegen Legen Sie eine neue Arbeitsmappe an und speichern Sie diese unter einem aussagekräftigen Namen (zum Beispiel Rechnungen.xls) ab. Geben Sie dann die Grunddaten für das Formular anhand der Tabelle ein und formatieren Sie es entsprechend der Abbildung (oder nach eigenem Belieben). Zelle
Inhalt
Zelle
Inhalt
A1
Messeorganisation StandFix
F3
Hinterm Deich 34
F4
26723 Emden/Ostfriesland
F5
Tel./Fax.: 02144/56400
A8
StandFix GbR * Hinterm Deich 34 * 26723 Emden
F17
RECHNUNG
E19
Nr.:
E20
Datum:
F20
=HEUTE()
A24
Pos.
B24
Menge
C24
Faktor
D24
Bezeichnung
E24
Einzelpreis
F24
Gesamtpreis
A25
=WENN(A25=“Pos.“;1;A24+1)
F25
=WENN(E25=0;““;E25*B25)
F41
=SUMME(F25;F39)
F41
=F41*0,19
F44
=F42+F41
D41
Summe:
D44
Gesamtbetrag
D42
+ MwSt(19%):
329
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ÜTipp Sie können auch gleich Ihre eigenen Adressdaten im Kopf und in den Anschriftfeldern eintragen; das hat keinen Einfluss auf die Funktionalität der Anwendung.
Die Formatierung nehmen Sie nach Belieben oder diesem Beispiel vor. Der Firmenkopf wurde in die Zelle A1 eingetragen und anschließend über die Spalten A bis F über Zellen verbinden zentriert ausgerichtet. Die Texte zu Adresse und Rechnung wurden in die Spalte F eingetragen und rechtsbündig ausgerichtet. Der Kopf für das Anschriftenfeld steht in Zelle A8. Es wurde eine kleinere Schriftgröße gewählt und der Text anschließend unterstrichen . So dient diese Adresse in einem Fensterbriefumschlag als Absenderangabe. Das Datum wird über die Funktion =HEUTE() automatisch eingetragen. Allerdings aktualisiert diese Funktion das Tagesdatum ständig. Eine andere Variante, das aktuelle Tagesdatum in eine Zelle zu übertragen, ist die Tastenkombination ctrl – ; [Semikolon]. Bei dieser Methode wird nur das Datum übernommen, das augenblicklich gültig ist. Es verändert sich auch an den folgenden Tagen nicht mehr. Entscheiden Sie selbst, welche Methode für Sie die bessere ist.
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Excel
Kapitel 4
Der untere Teil des Rechnungsformulars. Zwei Formeln müssen noch kopiert werden, um das Arbeitsblatt fertigzustellen. < Kopieren Sie die Formel aus der Zelle A25 in die darunter liegenden Zellen A26: A39. Dazu markieren Sie den Bereich A25:A39 und wählen Bearbeiten | Ausfüllen | unten. < Kopieren Sie die Formel der Zelle F25 in den Bereich F26:F39. Gehen Sie so vor, wie im letzten Schritt beschrieben.
Fußzeile im Formular hinzufügen Die beste Rechnung nützt nichts, wenn der Kunde nicht weiß, wohin er zu zahlen hat. Im Normalfall wird der Rechnungsbetrag auf ein Konto überwiesen. Deshalb sollten Sie die Bankverbindung direkt in das Formular übernehmen, etwa unterhalb der Anschrift (im Formular rechts oben) oder als letzte Zeile unter dem Rechnungsbetrag. Ähnlich wie in einer Textverarbeitung verfügt Excel über die Möglichkeit, Kopf- und Fußzeilen beim Ausdruck in ein Dokument einzufügen. Diese Option soll im Beispiel für die Bankverbindung genutzt werden.
Die Bankverbindung wird als Fußzeile festgelegt.
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1. Wählen Sie Ansicht | Kopf- und Fußzeilen … (diese Funktion ist übrigens auch über den Dialog Datei | Seite einrichten zu erreichen). 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Fußzeile anpassen. 3. Geben Sie unter Mittlerer Abschnitt die Bankverbindung ein. 4. Bestätigen Sie zweimal mit OK. Haben Sie einmal eine Fußzeile festgelegt, so vergisst Excel diese nicht mehr. Sie können sie auch in anderen Excel-Tabellen und -Arbeitsmappen auswählen, indem Sie die Liste bei Fußzeile aufklappen und die gewünschte Fußzeile auswählen.
Das Rechnungsformular verfügt nun auch über eine gültige Bankverbindung. ÜAufgepasst Die Rechnung, wie bisher beschrieben, ist noch nicht finanzamtstauglich. Es fehlt die Steuernummer, die Sie ebenfalls noch in die Fußzeile integrieren können. Außerdem muss das Lieferdatum angegeben werden. Sie können sich behelfen, indem Sie unter die Rechnung schreiben: »Wenn nichts anderes angegeben ist, ist das Rechnungsdatum das Lieferdatum.« Damit das Beispiel in diesem Buch überschaubar bleibt, lasse ich diese Informationen weg. Wenn Sie das Beispiel nur zum Testen und Üben verwenden, benötigen Sie diese Angaben ebenfalls nicht. Wollen Sie das Formular aber tatsächlich einsetzen, dann fügen Sie diese Informationen dem Formular noch hinzu.
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Kapitel 4
Kopie des Formulars erstellen Das Rechnungsformular ist fertig. Setzen Sie es aber nicht direkt ein, sondern erstellen Sie eine Kopie, mit der Sie arbeiten. 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Register Tabelle1 und wählen Sie aus dem Kontextmenü Umbenennen. 2. Geben Sie der Tabelle den Namen Formular. 3. Klicken Sie erneut mit der rechten Maustaste, diesmal auf das Register Formular und wählen Sie aus dem Kontextmenü Verschieben/Kopieren… 4. Im gleichnamigen Dialog aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor Kopie erstellen. 5. Unter Einfügen vor wählen Sie Tabelle2 und klicken auf OK. 6. Doppelklicken Sie auf das Register Formular(2) und benennen Sie es um in Rechnung.
Arbeiten Sie besser immer mit einer Kopie. ÜTipp Haben Sie gemerkt, dass wir für das Umbenennen eines Registers nicht über das Kontextmenü gehen müssen? Zumindest für diesen Fall gibt es den direkten Weg über einen Doppelklick. Arbeiten Sie grundsätzlich immer mit der Tabelle Rechnung. So haben Sie immer ein Muster übrig, das bearbeitet und ergänzt werden kann. Nehmen Sie allerdings Änderungen am Muster vor, so vergessen Sie nicht, dieses erneut zu kopieren und das alte Formular Rechnung zu löschen. Haben Sie die Rechnung nach der oben beschriebenen Anleitung aufgebaut, so ist es eine Kleinigkeit, diese an andere (vielleicht die eigenen) Bedürfnisse anzupassen. Firmenname und Anschrift sind schnell ausgetauscht. Was aber, wenn ein eigenes Logo vorhanden ist? Für Excel ist das kein Problem. Eine Grafik kann leicht dem Formular hinzugefügt werden.
Grafikobjekt ins Formular einbinden Ihr Logo binden Sie über das Menü Einfügen | Bild | aus Datei oder Einfügen | Bild | ClipArt ein. Sie müssen eine Zelle markiert haben, bevor Sie diesen Befehl auswählen können. Das Logo wird anschließend dort eingefügt, wo der Zellcursor steht. Es ist allerdings nicht an die Zelle gebunden. Sie können es dann frei verschieben und auch in der Größe anpassen.
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Wählen Sie ein Bild aus der ClipArt-Gallery … Für dieses Beispiel wählen wir eine ClipArt-Grafik aus der mit Office gelieferten Bildersammlung. Wählen Sie Einfügen | Bild | ClipArt…, suchen Sie ein passendes Bildchen aus und bestätigen Sie mit OK. Anschließend müssen Sie nur noch die Größe und Position anpassen. Verschieben und platzieren können Sie es mit der Maus.
… und fügen Sie es als Logo in Ihr Formular ein. Zum Abschluss sollten Sie noch prüfen, ob das Formular auch auf eine DIN-A4-Seite passt. Dazu wählen Sie die Seitenvorschau (Ansicht | Seitenlayout) und kontrollieren am Bildschirm, ob eine Seite reicht. Passt Ihr Formular nicht auf eine DIN-A4-Seite, so wählen Sie Datei | Seite einrichten… und stellen auf der Registerkarte Seitenränder den linken und rechten Rand etwas knapper ein. Reicht das immer noch nicht – lassen Sie auf jeden Fall links genügend Platz zum Lochen und Abheften –, dann wechseln Sie zur Registerkarte Papierformat und stellen bei Skalierung | Verkleinern/Vergrößern einen Wert von 95 % oder 90 % ein.
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Excel
Kapitel 4
Es sollte alles auf eine Seite passen. Wollen Sie das Formular so anpassen, dass mehr Positionen in die Rechnung aufgenommen werden können, so müssen Sie nur den Positionsbereich etwas erweitern, das heißt den Bereich mit den Summen etwas nach unten verlegen. Im Beispielformular ist noch etwas Luft. Wollen Sie flexibel auch mit mehrseitigen Rechnungen arbeiten, wird es mit Excel allerdings kompliziert. Es geht zwar, aber das ist etwas für ausgefuchste Bastler. Besser ist in solch einem Fall eine richtige Warenwirtschaft.
Ein Rechnungsausgangsbuch aufbauen Das Rechnungsformular können Sie nun bereits benutzen. Zur Aufgabenstellung gehört aber noch das Rechnungsausgangsbuch, in das alle Rechnungen eingetragen werden sollen. Das Rechnungsausgangsbuch liefert die Grundlage für eine Übersicht aller geschriebenen Rechnungen. Sie können daraus Statistiken erstellen oder es zu einer Offenen-Posten-Buchhaltung erweitern, um die Zahlungseingänge zu überwachen. Dieses Rechnungsausgangsbuch erweitert das Rechnungsformular erst zu einer richtigen Anwendung.
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Das Rechnungsausgangsbuch anlegen Benennen Sie ein weiteres Tabellenblatt in Ausgangsbuch um oder fügen Sie ein Tabellenblatt hinzu. Bauen Sie die Liste nach der folgenden Tabelle auf und formatieren Sie sie nach der Abbildung (oder Belieben). Zelle
Inhalt
Zelle
Inhalt
A1
Re.Nr.
B1
Datum
C1
Kunde
D1
Betrag(netto)
E1
Betrag(brutto)
F1
bezahlt am:
Das Rechnungsausgangsbuch wird als Liste eingerichtet. Warum legen wir das Rechnungsausgangsbuch als Liste an? Und was ist eine »Liste« in Excel überhaupt? Eine Tabellenkalkulation kann auch als Datenbank genutzt werden. Eine relationale Datenbank (wie zum Beispiel FileMaker Pro oder MySQL) ist ja im Prinzip auch als große Tabelle organisiert. Solch eine Datenbank wird in Excel in Form einer Liste (man spricht auch von einer Datenbankliste) realisiert. ÜAufgepasst Allerdings macht die Fähigkeit, mit Listen arbeiten zu können, Excel noch nicht zu einer »relationalen Datenbank«. Insbesondere bei größeren Datenmengen (mehrere 100 Datensätze) stößt Excel schnell an seine Grenzen. Dass man mit Excel und einer Datenliste aber bei überschaubarem Datenaufkommen gut arbeiten kann, soll dieses Beispiel zeigen.
Formate für das Rechnungsausgangsbuch festlegen Legen Sie für die Spalten B und F ein Datumsformat fest: 1. Wählen Sie dazu Format | Zellen | Zahlen | Datum. 2. Unter Typ finden Sie den passenden Eintrag. 3. Bestätigen Sie dann mit OK.
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Excel
Kapitel 4
Für die Spalten D und E definieren Sie ein Währungsformat – Sie wissen ja, wie das geht. Damit ist das Rechnungsausgangsbuch auch schon fertig. Hier tragen Sie nun jede neue Rechnung nach dem Ausdrucken ein und vermerken auch die Zahlung, wenn sie erfolgt ist.
Das Rechnungsausgangsbuch auswerten Das Rechnungsausgangsbuch dient nicht nur zur Aufnahme der jeweils geschriebenen Rechnungen, sondern auch zur Kontrolle der Zahlungen. Es ist also auch eine Offene-Posten-Liste darin enthalten. Alle Einträge, die noch kein Datum in der Spalte bezahlt am: enthalten, sind noch offen. Das Rechnungsbuch ist in Form einer Datenbankliste aufgebaut, sodass entsprechende Auswertungs- und Bearbeitungsoptionen zur Verfügung stehen. Bevor Sie weitermachen, sollten Sie übungshalber ein paar Datensätze erfassen.
Zusätzliche Daten erfassen Das Eintragen der Zahlungstermine kann so zum Beispiel mit einer standardmäßigen Erfassungsmaske erfolgen: 1. Stellen Sie sicher, dass die Liste aktiv ist. Gegebenenfalls klicken Sie auf das Register Ausgangsbuch. 2. Wählen Sie Daten | Formular und geben Sie einen Zahlungstermin in das noch freie Feld ein (Sie können direkt in das Feld klicken oder sich mit der Tab-Taste von Feld zu Feld bewegen).
Ein Eingabeformular ist standardmäßig in Excel vorhanden.
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3. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der r-Taste. Im Formular wird automatisch zum nächsten Datensatz gewechselt. Sie können mit den Pfeil-ab und Pfeil-auf-Tasten durch den ganzen Datenbestand blättern. Bei größeren Beständen hilft Ihnen die Scrollleiste weiter.
In der Liste suchen Diese Formularmaske dient aber nicht nur zur Erfassung von Daten. Sie können damit auch die ganze Liste durchsuchen. Dazu müssen Sie die Schaltfläche Suchkriterien anklicken und gezielt einen Suchbegriff eingeben. Sie suchen nach einem Kunden? Dann tragen Sie den Kundennamen im Feld Kunde ein. Dabei können Sie auch sogenannte Wildcards (das sind Platzhalter) benutzen. Anstelle eines Zeichens geben Sie ein Fragezeichen (?) oder anstelle einer Zeichenfolge den Stern (*) ein. »Me?er« findet alle Meier, Meyer, Meter usw. »König*« findet König, König KG, König GmbH, Königin etc.
Mit dem Formular kann auch gezielt nach Informationen gesucht werden. Klicken Sie auf Weitersuchen, startet die Suche und hält beim nächsten gefundenen Satz an. Ein erneutes Anklicken von Weitersuchen findet den nächsten, mit den Kriterien übereinstimmenden Datensatz. Über Vorherigen suchen können Sie in der Suchfolge zurückgehen.
Filtern Ist die Liste stark angewachsen, lassen sich Informationen nur sehr schwer durch Scrollen finden. Die Datenbankmaske zeigt auch immer nur einen Datensatz an. Nützliche Hilfe bietet Ihnen hier das Filtern von Informationen. Insbesondere der AutoFilter bietet eine schnelle und gut handhabbare Lösung für das gezielte Anzeigen ausgewählter Daten.
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Excel
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1. Stellen Sie sicher, dass die Liste aktiv ist. Gegebenenfalls klicken Sie auf das Register Ausgangsbuch. 2. Über Daten | Filtern | AutoFilter fügen Sie den einzelnen Spalten kleine Schalter hinzu, die das Ausklappen von Menülisten ermöglichen. Diese Menülisten enthalten alle Einträge der jeweiligen Spalte. Wird einer dieser Einträge aktiviert, zeigt die gesamte Datenbankliste nur noch die Datensätze an, auf die diese Auswahl zutrifft.
Alle Rechnungen, die noch nicht bezahlt sind, lassen sich mit dem AutoFilter schnell herausfinden. Öffnen Sie beispielsweise in der Spalte bezahlt am: die Liste und wählen den Eintrag (Leere) aus, werden nur noch die Datensätze angezeigt, die keinen Eintrag in dieser Spalte haben. Sie haben also alle offenen Posten im Blick. Um wieder alle Datensätze zu sehen, wählen Sie in der Liste (Alle anzeigen). (Top 10…) zeigt die zehn häufigsten Einträge der Spalte an. (Benutzerdefiniert…) bringt einen neuen Dialog, der eigene Filterdefinitionen ermöglicht. Über die ersten beiden Listeneinträge können Sie die Datensätze aufsteigend und absteigend sortieren, und zwar nach der Spalte, die ausgewählt wurde. Stört Sie die AutoFilter-Option, so können Sie über Daten | Filtern | AutoFilter diesen Filter wieder abstellen. Ü Grundlagen Sie erkennen eine gefilterte Liste an der nicht lückenlosen Nummerierung der Zeilen (links). Außerdem sind die gefilterten Zeilennummern blau hervorgehoben. Weitergehende Möglichkeiten bietet der Spezialfilter. Mit diesem können Sie auch gefilterte Ergebnisse in einen anderen Tabellenbereich transferieren und so die Ursprungstabelle unverändert lassen.
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Beim Einsatz des Spezialfilters müssen Sie einiges beachten: 1. Markieren Sie die Spaltenüberschrift Kunde (C1) und wählen Sie Bearbeiten | Kopieren. 2. Setzen Sie den Zellcursor in die Zelle H1 und wählen Sie Bearbeiten | Einfügen. ÜTipp Sie können auch mit den Tastenkombinationen c – C (Kopieren) und c – V (Einfügen) arbeiten. 3. Setzen Sie den Cursor in die Zelle H2 und tragen Sie den Begriff ein, nach dem Sie filtern möchten. 4. Klicken Sie in den Bereich der Liste, um sicherzustellen, dass der Cursor nicht außerhalb des zu filternden Bereichs steht. 5. Wählen Sie Daten | Filtern | Spezialfilter. 6. Markieren Sie den zu filternden Listenbereich ($A$1:$F$7 im Beispiel) mit der Maus. 7. Klicken Sie in das Eingabefeld bei Kriterienbereich und markieren Sie $H$1:$H$2. 8. Klicken Sie auf OK.
Der Spezialfilter wertet frei definierbare Bereiche flexibel aus. Die Liste wird ebenso reduziert wie beim AutoFilter. Über Daten | Filtern | Alle Anzeigen können Sie zur vollständigen Liste zurückkehren. Haben Sie bei Aktion An eine andere Stelle kopieren gewählt, so müssen Sie noch den Ausgabebereich angeben. Dabei genügt die Angabe der ersten Zelle. Die gefilterten Datensätze werden dann ab dieser Zelle aufgelistet. Das ist dann besonders interessant, wenn mit den gefilterten Datensätzen weiter gearbeitet werden soll.
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Excel
Kapitel 4
Der Spezialfilter fertigt auch zusätzliche Listenauszüge an. Mit wenig Aufwand (Formular erstellen, Rechnungsausgangsbuch anlegen) und standardmäßigen Optionen von Excel (Filter, Datenmaske) lassen sich ohne tiefere System- und Programmierkenntnisse bereits sehr leistungsfähige Anwendungen erstellen. Die in diesem Projekt beschriebene Rechnungsanwendung kann beliebig angepasst und erweitert werden. Beachten Sie aber auch, dass bei einer großen Datenmenge (mehrere Tausend Datensätze) Excel sehr langsam wird. Hier ist dann der Wechsel zu einem Datenbankprogramm (zum Beispiel Bento oder FileMaker Pro) anzuraten. Excel ist ein sehr flexibles und leistungsfähiges Kalkulationsprogramm, das auch Datenbankfunktionalität beherrscht – keinesfalls aber ein Datenbank-Management-System ersetzen kann.
Zahlen präsentieren Trotz der vielen Möglichkeiten, Text darzustellen, bleibt Excel doch immer ein Programm, bei dem die Zahlen im Vordergrund stehen. Zahlen als solche sind sehr aussagekräftig. Manchmal besteht aber auch die Gefahr, dass man bei größeren Tabellen schnell die Übersicht verliert. Um eine gewünschte Aussage zu visualisieren, können Sie Zahlen mit Excel komfortabel und übersichtlich grafisch darstellen. Aber auch die Zusammenfassung großer Zahlenmengen in knappen Übersichten kann dank der Pivot-Tabellen ohne große Neuordnung der Daten erreicht werden.
Eine Umsatztabelle < Umsatzzahlen sind in der Rohform umfangreich und unübersichtlich (denken Sie an die Rechnungsliste des vorangegangenen Projekts). Sie lassen auf den ersten Blick keine näheren Aussagen über die Art des Umsatzes zu. Erst durch die
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Komprimierung gewinnen diese Zahlen eine Aussage. Komprimiert werden können die Umsatzdaten nach verschiedenen Kriterien, etwa nachKunden,Gebieten oder Regionen (Bundesland, Land, Kontinent etc.),Produkten oder Produktgru ppen,zeitlichen Einheiten (Woche, Monat, Quartal, Jahr). Außerdem lassen sich solche Kriterien auch kombinieren, etwa nach Umsatzgebieten und Quartalen. In den seltenen Fällen muss heute eine Komprimierung der Ausgangsdaten noch per Hand vorgenommen werden. Warenwirtschaftssysteme oder Abfragesysteme (wie Query oder SQL) beherrschen dies weitgehend, sodass eine Tabellenkalkulation wie Excel bereits mit diesen vorbereiteten Ausgangsdaten arbeiten kann. Für das folgende Beispiel erstellen Sie eine Umsatztabelle, die Umsatzzahlen in Zeilen und Spalten enthält und nicht zu umfangreich ist.
Umsatztabelle aufbauen 1. Legen Sie zunächst eine neue Arbeitsmappe an (Datei | Neu) und speichern Sie sie unter einem aussagekräftigen Namen ab (zum Beispiel Umsatz2008.xls). 2. Doppelklicken Sie auf das erste Register und benennen Sie es um (zum Beispiel Umsatz 2008). 3. Geben Sie das Grundgerüst der Anwendung nach der folgenden Tabelle ein. Zelle
Inhalt
Zelle
Inhalt
A1
Bersdorfer Ölmühle
A2
Umsatzbericht 2004-09-03
B4
1. Quartal
C4
2. Quartal
D4
3. Quartal
E4
4. Quartal
F4
Gesamt
A5
Sonnenblumenöl
A6
Distelöl
A7
Sesamöl
A8
Rapsöl
A9
Sojaöl
A10
Hanföl
A11
Gesamt
F5
=SUMME(B5:E5)
B11
=SUMME(B5:B10)
4 Kopieren Sie den Bereich von F5 bis F11. Wählen Sie Bearbeiten | Ausfüllen | Abwärts. 5. Kopieren Sie den Bereich von B11 bis E11. Wählen Sie Bearbeiten | Ausfüllen | Rechts.
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Excel
Kapitel 4
6. Formatieren Sie die Tabelle nach der folgenden Abbildung. Wählen Sie für den Bereich B5 bis F11 ein Zahlenformat ohne Nachkommastellen, aber mit Tausendertrennzeichen.
Die vorbereitete Umsatztabelle …
Umsatztabelle gestalten und mit Zahlen füllen Heben Sie Zusammenfassungen wie Spalten- und Zeilensummen durch eine andere Hintergrundfarbe oder durch andere Zeichenattribute (fett, kursiv) von den eigentlichen Tabellenwerten ab. So lässt sich auf einen Blick erkennen, welche Daten wo zu finden sind. Zum Testen tragen Sie nun Zahlen in den Bereich von B5 bis E10 ein. Wenn Sie ein fantasievoller Mensch sind, denken Sie sich einfach ein paar Zahlen aus. Sie können aber auch die Zahlen aus der nächsten Abbildung übernehmen.
… ist schnell mit Daten gefüllt. Damit ist diese Umsatztabelle, die als Grundlage für die weiteren Ausführungen zu diesem Projekt dient, bereits fertig. Die Entwicklung der einzelnen Umsätze ist bei näherer Betrachtung der Zahlen leicht nachvollziehbar. Einfacher und übersichtlicher wird es aber, wenn die Werte in einem Diagramm bildhaft dargestellt werden. Excel bietet umfangreiche Darstellungsmöglichkeiten und -varianten für Diagramme.
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Ein Diagramm erstellen Seit der Verbreitung von Windows ist zunehmend von Objekten die Rede. Dabei hat dieser Begriff durchaus unterschiedliche Bedeutung. < Einmal ist damit eine Dateneinheit gemeint, die in einem Programm erstellt und in ein anderes Programm verschoben oder kopiert werden kann (man spricht auch von Object Linking and Embedding = OLE). < Bei der Programmierung (im Zusammenhang mit der objektorientierten Programmierung) versteht man darunter eine Programmcodeeinheit, mit der Daten manipuliert werden können. Wenn innerhalb von Excel von Objekten die Rede ist, dann handelt es sich um Einheiten, die fast unabhängig voneinander kombiniert werden können. Ein Diagrammobjekt ist zum Beispiel nicht fest mit der Tabelle verbunden. Es lässt sich verschieben und bearbeiten, ohne dass es Einfluss auf die Tabelle, in der es eingebettet liegt, hat. In Excel unterscheidet man zwischen verknüpften und eingebetteten Objekten. Ein verknüpftes Objekt enthält Daten (Objekt), die in einer Datei erstellt (Quelldatei) und in eine andere Datei (Zieldatei) eingefügt werden, wobei eine Verbindung zwischen den beiden Dateien bestehen bleibt. Eine Aktualisierung der Quelldatei wirkt sich automatisch auf das verknüpfte Objekt in der Zieldatei aus. Ein verknüpftes Objekt wird nicht zum Teil der Zieldatei. Ein eingebettetes Objekt enthält in eine Datei (Zieldatei) eingefügte Daten (Objekt). Sobald ein Objekt eingebettet wurde, ist es Teil der Zieldatei. Wenn Sie auf ein eingebettetes Objekt doppelklicken, wird das Programm (Quellprogramm) geöffnet, in dem das Objekt erstellt wurde. Alle an dem eingebetteten Objekt vorgenommenen Änderungen wirken sich auf die Zieldatei aus.
Umsatzdiagramm über die Galerie erstellen Um die Arbeit bei der Erstellung von Diagrammen zu erleichtern, wird die Galerie genutzt. 1. Markieren Sie den Bereich von A4:E10 in der Beispieltabelle. 2. Wählen Sie aus dem Menü Einfügen die Option Diagramm oder klicken Sie auf das Register Diagramme. 3. Im ersten Schritt legen Sie den Diagrammtyp fest. Wählen Sie einen Säulentyp. Dazu müssen Sie in der Galerie bis zur dritten Auswahl weiterschalten . Oder Sie klicken auf Spalten.
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Excel
Kapitel 4
Wählen Sie einen Diagrammtyp direkt aus der Galerie. Das war’s auch schon. Excel präsentiert Ihnen ein Diagramm mitten in der Tabelle.
Diagramm an die Tabelle anpassen Excel platziert dann das Diagramm irgendwo in die Tabelle, ohne Rücksicht darauf, was sonst dort noch vorhanden ist. Das ist aber unproblematisch, da das Diagrammobjekt beliebig verschoben und auch in der Größe (und anderen Details) geändert werden kann. Für dieses Beispiel ist es hilfreich, das Diagramm relativ groß auf den Bildschirm zu bekommen.
Die Platzierung des Diagramms, die Excel vornimmt, ist selten optimal.
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4. Klicken Sie das Diagramm am Rand an. Es sollte jetzt einen Rahmen haben. Sie können das gesamte Diagramm beliebig innerhalb der Tabelle verschieben. Setzen Sie es so in die Tabelle, dass es sich mit den eingegebenen Daten nicht überlappt. 5. Sie können auch die Ecken mit der Maus fassen und bei gedrückter (linker) Maustaste die Größe des Diagramms ändern. Ändern Sie die Diagrammgröße in diesem Beispiel auf Fenstergröße.
Das vergrößerte Diagramm. Das Diagramm sieht immer noch nicht zufriedenstellend aus. Es sind noch einige Änderungen und Anpassungen nötig. Aber die Nachbearbeitung ist nicht problematisch. Probieren Sie es am besten einmal an diesem Beispiel aus.
Das Diagramm bearbeiten Ein Diagramm in einem Tabellenblatt ist ein Objekt. Aber auch das Diagramm selbst besteht aus mehreren Objekten. Klicken Sie zum Beispiel die Legende einmal an, bis diese ebenfalls mit den schwarzen Eckmarkierungen versehen ist. Fassen Sie diese dann mit dem Mauszeiger und ziehen Sie diese bei gedrückter linker Maustaste (oder ctrl – Maustaste) in die rechte obere Ecke. Dadurch wird deutlich, dass Sie es mit einem Objekt zu tun haben, sonst könnten Sie es nicht innerhalb des Diagramms verschieben. 1. Problematisch für eine gute Darstellung ist oft die Schriftgröße. Doppelklicken Sie auf die Beschriftung der X-Achse. 2. Stellen Sie im Dialog Achse formatieren … in der linken Auflistung Schriftart ein. 346
Excel
Kapitel 4
Ü Grundlagen Jedes Objekt eines Diagramms erkennen Sie daran, dass nach dem Anklicken eine Randmarkierung erscheint. Mit der rechten Maustaste (oder ctrl-Klick) bekommen Sie dann ein Kontextmenü, das für das aktuell markierte Objekt Bearbeitungen zulässt. 3. Wählen Sie eine passendere Schriftgröße aus. 4. Wiederholen Sie diese Schritte auch für die anderen beiden Achsen (Reihenachse und Größenachse).
Achsenanpassungen bringen in der Regel viel für ein Diagramm. 5. Nehmen Sie sich auf die gleiche Weise die Legende vor. Zunächst die Schrift verkleinern (oder vergrößeren – je nachdem). Dann verkleinern Sie das Objekt Legende insgesamt und ziehen es in die rechte obere oder untere Ecke. 6. Ein Diagrammtitel fehlt noch: Öffnen Sie die Toolbox . Sind die Diagrammoptionen nicht zu sehen, so klicken Sie einmal in das Diagramm. Sie können nun in das Eingabefeld unterhalb von Diagrammtitel einen Text eintragen, der als Titel in das Diagramm übernommen wird.
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7. Zum Schluss passen Sie das Diagrammformat an, indem Sie eine der vorgegebenen Vorlagen in der Gruppe Diagrammformat auswählen.
Ein fertiges Diagrammbeispiel. Haben Sie ein 3-D-Diagramm erstellt und ist dabei eine ungünstige Perspektive herausgekommen, die möglicherweise Datenwerte verdeckt oder nicht vollständig darstellt? Kein Problem! Sie können die Perspektive fast beliebig verändern und anders einstellen. Klicken Sie dazu einfach in das Diagrammobjekt. Fassen Sie einen der Markierungspunkte an den Achsen mit dem Mauszeiger und bewegen Sie die Maus bei gedrückter linker Taste. Sie sehen, wie sich die Perspektive ändert. Probieren Sie verschiedene Ansichten aus.
Ein Diagramm weiter bearbeiten Sie haben verschiedene Möglichkeiten, Diagramme weiter zu bearbeiten und anzupassen. Im Grunde haben Sie die schon kennengelernt: < Sie doppelklicken auf ein Diagrammelement und bearbeiten es dann in einem speziellen Dialog. < Sie nutzen die Toolbox, um das Diagramm als Ganzes oder im Detail anzupassen. Wenn Sie ein wenig an diesem Beispieldiagramm probieren, werden Sie schnell feststellen, wie vielfältig Ihre Eingriffsmöglichkeiten sind.
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Excel
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Direkt aus dem Diagramm verzweigen Sie über das Kontextmenü in die Bearbeitung. Oder klicken Sie in die Diagrammelemente selbst. Dialoge, die es ermöglichen, die Datenreihen zu formatieren, den Diagrammtyp zu ändern und Datenquellen anzupassen, wählen Sie aus dem Kontextmenü. Bei bestimmten Diagrammen (nicht bei 3-D) können Sie so auch schnell eine Trendlinie hinzufügen.
Jedes einzelne Element kann in einem Diagramm beeinflusst werden.
Zusammenfassung mit der Pivot-Tabelle Tabellen in Excel müssen nicht statisch sein. Für neue Auswertungen aus dem gleichen Datenmaterial brauchen Sie nicht gleich eine neue Tabelle anzufertigen. Das Werkzeug Pivot-Tabellen hilft bei den nötigen Umstellungen mit einem passenden Assistenten aus.
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Mit Pivot-Tabellen werden Daten in Gruppen eingeteilt, um eine übersichtlichere Darstellungsweise zu erreichen oder Fragen zu beantworten, die sich nicht direkt aus dem in der Tabelle angeordneten Zahlenmaterial ergeben. Verschiedene, voneinander abhängige Datengruppen können anschließend in unterschiedlichen Perspektiven betrachtet werden. In früheren Excel-Versionen (bis 4.0) wurde dazu die sogenannte Kreuztabelle eingesetzt, die es in dieser Form auch in Datenbankanwendungen gibt. Lotus hatte mit seinem Programm Improv Mitte der 90er-Jjahre eine Tabellenkalkulation auf dem Markt, die ausschließlich von dieser Darstellungsform ausging. Diese Anwendung konnte sich jedoch leider nicht behaupten und war nach kurzer Zeit wieder vom Markt verschwunden. Einen Teil dieser Funktionalität hat Microsoft mit der Pivot-Tabelle in Excel integriert. Nehmen wir einmal an, die im Beispiel aufgeführte Firma (Bersdorfer Ölmühle) möchte die Umsätze der Jahre 2007 und 2008 miteinander vergleichen, ohne dafür hohen Eingabeaufwand zu haben. Voraussetzung ist dabei, dass eine Auswertung für das vorangegangene Jahr bereits vorhanden ist. Kopieren Sie einfach das Blatt Umsatz 2008 und passen Sie die Zahlen etwas an. Grundlage der Pivot-Tabelle wird eine neue Tabelle sein, in welche die beiden vorhandenen Tabellen zusammengeführt werden. Wenn Sie die Tabelle mit den Umsätzen und dem Diagramm kopiert haben und die Zahlen in der Tabelle anpassen, werden Sie bemerken, dass das Diagramm jeweils aktuell und automatisch aktualisiert wird.
Eine neue Umsatztabelle zum Test ist aus der alten schnell erstellt.
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Kapitel 4
Vorbereitungen für die Pivot-Tabelle 1. Doppelklicken Sie auf das Register einer leeren Tabelle (falls nicht vorhanden, fügen Sie eine neue Tabelle ein) und nennen diese Umsatz_2007_08. 2. Wechseln Sie zur Tabelle Umsatz 2007 und markieren Sie den Bereich A4 bis F11. 3. Wählen Sie Bearbeiten | Kopieren. 4. Wechseln Sie in das Arbeitsblatt Umsatz_2007_08, setzen Sie den Cursor in Zelle A4 und wählen Sie Bearbeiten | Einfügen. 5. Wechseln Sie zur Tabelle Umsatz 2008 und markieren Sie den Bereich B4 bis F11. 6. Wählen Sie Bearbeiten | Kopieren. 7. Wechseln Sie in das Arbeitsblatt Umsatz_2007_08, setzen Sie den Cursor in Zelle G4 und wählen Sie Bearbeiten | Einfügen. Sie können auch über das Kontextmenü kopieren oder einfügen. Klicken Sie dazu in den markierten Bereich und wählen Sie den entsprechenden Befehl dazu aus dem Kontextmenü.
Aus zwei mach eins.
Eine Pivot-Tabelle erstellen Die Grundlage für die Arbeit mit Pivot-Tabellen in dieser Anwendung ist fertig. Grundsätzlich müssen Sie für die Pivot-Auswertungen kein Datenmaterial zusammenkopieren, sondern können es auch direkt aus den Originaltabellen nehmen. Ich finde es jedoch einfacher, das benötigte Ausgangsmaterial übersichtlich in einer Zusammenstellung zu haben, und Sie haben ja gesehen, der Aufwand dafür ist relativ gering. 8. Zunächst ergänzen Sie die neue Tabelle, indem Sie in Zelle A4 den Titel »Ölsorten« eingeben und passend zur restlichen Tabelle formatieren.
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9. Überschreiben Sie den Titel in Zelle F4 mit »Gesamt 07« und in K4 mit »Gesamt 08«. 10. Markieren Sie den Auswertungsbereich (A4:K10). 11. Wählen Sie Daten | PivotTable-Bericht… 12. Im ersten Schritt des Assistenten belassen Sie die Voreinstellung oder stellen Sie auf Microsoft Excel-Datenbank oder -Liste um.
Für Pivot-Tabellen steht ein Assistent bereit. Über die Option externer Datenquelle können Sie Daten für die Pivot-Tabelle auch aus anderen Anwendungen, zum Beispiel einer Datenbank wählen. Voraussetzung ist, dass ODBC-Treiber für die Datenbank existieren und installiert sind. Sie können diese auf der Microsoft-Website unter http://www.microsoft.com/germany/mac/ suchen und gegebenenfalls laden. Über die Option mehreren Konsolidierungsbereichen können Sie die Daten ohne Umweg aus mehreren Tabellen zusammenstellen. 13. Im zweiten Schritt des Assistenten wählen Sie den Tabellenbereich für die PivotAuswertung aus. Da wir zuvor einen Bereich markiert haben, ist er schon als Vorgabe bei Bereich: eingetragen. 14. Im letzten Schritt des PivotTable-Assistenten legen Sie fest, ob die Tabelle in einem Neuen Blatt oder auf dem Vorhandenen Arbeitsblatt eingefügt werden soll. Belassen Sie die Einstellung Neues Blatt und klicken Sie auf Fertig stellen.
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Excel
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Die beste Lösung ist in den meisten Fällen ein eigenes Blatt für eine Pivot-Tabelle. Wenn Sie denken, dass in gewohnter Excel-Manier nun eine fertige Tabelle kommt, werden Sie enttäuscht sein. Es wird lediglich ein vorbereitetes Muster gezeigt, dass Sie noch ausgestalten müssen. Sie finden verschiedene Bereiche und eine Symbolleiste, die außerdem noch die Spaltenüberschriften enthält. Das mag für den Anfang etwas verwirrend erscheinen. Folgen Sie einfach weiter der Anleitung – Sie werden schnell verstehen, wie das Ganze funktioniert. Außerdem lädt diese Art des Tabellendesigns zum Experimentieren ein. Wenn ein unbefriedigendes oder unzureichendes Ergebnis herauskommt, dann machen Sie es wieder rückgängig und probieren es anders. Sie müssen ja nichts mühsam eintippen, sondern ziehen und schieben die Daten mit der Maus hin und her.
Die Tabellenobjekte können (fast) beliebig in der Pivot-Tabelle angeordnet (aber auch weggelassen) werden.
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15. Ziehen Sie Ölsorten auf den Bereich Zeilenfelder hierhin ziehen und die Felder Gesamt 07 sowie Gesamt 08 in den Datenbereich (Datenfelder hierher ziehen). Sie sehen, während Sie die einzelnen Elemente in die Tabelle schieben, die Auswirkung jeder Operation. So können Sie eine Pivot-Tabelle Element für Element entwickeln. Sind Sie mit einer Operation nicht einverstanden, so wählen Sie einfach Bearbeiten | Rückgängig oder klicken auf die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste .
Ein Beispiel für eine Pivot-Tabelle, die schnell mit wenigen Mausklicks erstellt wurde.
Eine Pivot-Tabelle anpassen Der Reiz der Pivot-Tabellen liegt in der Flexibilität. Sie können sämtliche Elemente ohne großen Aufwand neu anordnen. Packen Sie testweise einmal die Überschrift Ölsorten und ziehen diese über die Überschrift Daten. Sofort präsentiert sich eine neue Pivot-Tabelle. Sie können sich jetzt über eine Liste mit einzelnen Ölsorten beschäftigen, ohne dass die anderen dabei stören.
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Pivot-Tabellen helfen auch, die Daten bei Bedarf zu reduzieren, ohne sie zu verlieren. Auch mit der Symbolleiste können Sie experimentieren. Klicken Sie auf das Plussymbol, öffnet sich ein Dialog Detail einblenden. Sie können nun ein Detail auswählen, das zusätzlich in der Tabelle angezeigt werden soll. Um dieses Detail anschließend wieder zu entfernen, klicken Sie auf das Minussymbol.
Details lassen sich auch in vorhandenen Pivot-Tabellen leicht hinzufügen. Ü Aufgepasst Eine Pivot-Tabelle aktualisiert sich nicht automatisch, wenn sich in der Ursprungstabelle Daten ändern. Wählen Sie dann aus dem Kontextmenü (mit der rechten Maustaste mitten in die Tabelle klicken) Daten aktualisieren, und die Pivot-Tabelle ist auf dem neuesten Stand.
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Über das Kontextmenü finden Sie weitere Bearbeitungs- und Anpassungsoptionen für Ihre Pivot-Tabelle. Sie können aus den Daten der Pivot-Tabelle auch Diagramme erstellen. Dazu markieren Sie die entsprechenden Zellen und verfahren so wie einige Seiten zuvor in diesem Kapitel beschrieben. Sie können beliebig viele Pivot-Tabellen in einer Arbeitsmappe erstellen. Allerdings verbrauchen diese Tabellen sehr viel Hauptspeicherkapazität. Akzeptieren Sie deshalb die entsprechende Warnung des Assistenten und wählen Sie eine vorhandene Pivot-Tabelle als Datenbasis. Das spart Speicherplatz. Löschen Sie auch nicht mehr benötigte Pivot-Tabellen aus der Mappe heraus. Sollten sie später doch noch einmal benötigt werden, so sind sie schnell wieder erstellt. Damit sind wir am Ende unseres Grundkurses zur Anwendungsentwicklung angelangt. Sie sollten jetzt in der Lage sein, selbstständig eigene Excel-Anwendungen zu entwickeln. Die Fähigkeiten von Excel reizen Sie aber mit diesen Kenntnissen noch längst nicht aus. Dies mit einem Rundumschlag erreichen zu wollen, ist auch ziemlich aussichtslos. Sie finden deshalb im nächsten Teil (»Excel von A–Z«) weiteres Material, aus dem Sie nach Belieben und Notwendigkeit die für Sie jeweils wichtigen Themen auswählen können. Haben Sie aber erst einmal genug von Excel, dann machen Sie einfach mit PowerPoint weiter und kehren später hierher zurück.
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Excel von A–Z Dieser letzte Kapitelteil zu Excel ist vor allen Dingen für fortgeschrittene Anwender gedacht. Es handelt sich nicht einfach nur um eine alphabetische Auflistung von Funktionen, sondern vor allem um eine Sammlung von Problemlösungen. Sie finden Vorgehensweisen und kleine Anwendungen beschrieben, die Ihnen in Ihrem Excel-Alltag weiterhelfen können. So müssen Sie diese Seiten nicht linear durcharbeiten, sondern können bei Bedarf nachschlagen und das Passende heraussuchen. Es spricht allerdings auch nichts dagegen, diese Seiten einmal durchzublättern, um zu sehen, was alles darin enthalten ist. Vielleicht stoßen Sie ja gerade auf die Lösung, die Sie momentan suchen. Leider können auch mit diesem Teil die Fähigkeiten von Excel nicht voll ausgeleuchtet werden. Dazu bräuchte es ein eigenes Buch mindestens mit einem Umfang dieses Buches über Microsoft Office:mac. Die Behandlung des gesamten Programmpakets bedingt bei allen Anwendungen eine Beschränkung. Trotzdem stoßen Sie mit manchen der folgenden Abschnitte schon in fortgeschrittene Bereiche vor.
Absoluter Bezug Bezieht sich eine Formel auf eine Zelle, die sich auch durch Kopieren oder Verschieben nicht verändern darf, so wird ein absoluter Bezug benötigt. Durch ein $-Zeichen vor Spalten- und Zeilenbezug wird ein absoluter Bezug erzeugt, der so auch optisch von einem relativen Bezug zu unterscheiden ist. Schreibweise
Bedeutung
$A$1
Vollständig absoluter Bezug. Er wird auf keine Weise verändert.
$A1
Die Spalte in diesem Bezug ist absolut. Sie verändert sich nicht. Die Zeilen werden allerdings angepasst.
A$1
Die Zeile in diesem Bezug ist absolut. Sie verändert sich nicht. Die Spalten werden allerdings angepasst.
Die letzten beiden Varianten der vorangegangenen Tabelle bezeichnet man auch als gemischten Bezug.
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Ein absoluter Bezug auf Zelle B2. ÜTipp Absolute Bezüge können direkt eingegeben oder über die Tastenkombination c – T erzeugt werden. Markieren Sie dazu den Bezug in der Formel und drücken Sie mehrmals diese Tastenkombination. Sie werden sehen, dass nacheinander alle oben aufgeführten Bezugsvarianten (einschließlich die des relativen Bezugs) erzeugt werden. Wollen Sie in einer großen Tabelle einen oder alle absoluten Bezüge aufspüren, benutzen Sie dazu die Suchen-Funktion aus dem Menü Bearbeiten. Geben Sie ein $-Zeichen bei Suchen nach ein und stellen Sie bei Suchen in Formeln ein. Excel springt nun jede Zelle an, die einen absoluten oder gemischten Bezug enthält, wenn Sie auf Weitersuchen klicken. Allerdings auch dann, wenn in den Formeln das $-Zeichen auch anderweitig verwendet wird (zum Beispiel in Texten).
Absolute Bezüge lassen sich schnell auch in großen Tabellen aufspüren.
Add-In Ein Add-In ist ein Makro, das den Funktionsumfang von Excel erweitert oder sogar eine komplette Anwendung zur Verfügung stellt. Diese Makros sind allerdings verschlüsselt und können nicht bearbeitet oder eingesehen werden. Da Microsoft VBA entfernt hat, ist das eigene Erstellen von Add-Ins zunächst erschwert. Ältere AddIns, die auf VBA basieren, können nicht mehr eingesetzt werden. Wann (und ob) Fremdanbieter wieder Excel-Add-Ins für Office 2008 zur Verfügung stellen werden,
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Excel
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ist noch nicht abzusehen. Funktionalität von Add-Ins, die Microsoft bisher mitgeliefert hatte (etwa die Analyse-Funktionen), wurden nun in Excel integriert. Andere – etwa so hilfreiche Sachen wie Histogramme oder Stichprobenziehung – sind ersatzlos gestrichen worden. Momentan gibt es also keine Add-Ins, die man installieren könnte. Für alle Fälle aber hier mal die Anleitung, wie vorzugehen ist, wenn es wieder Add-Ins gibt.
Ein vorhandenes Add-In aktivieren Um ein vorhandenes Add-In zu aktivieren, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie aus dem Menü Extras die Option Add-Ins… 2. Klicken Sie in das Kontrollkästchen vor dem Add-In, das Sie aktivieren möchten. 3. Bestätigen Sie mit OK. Der Add-Ins-Manager aktiviert daraufhin das entsprechende Add-In, und anschließend stehen die damit verbundenen Funktionen in allen Excel-Anwendungen zur Verfügung. Beachten Sie allerdings, dass zu viele aktivierte Add-Ins Excel ausbremsen können. Unter Umständen kann dann die Start- und Ladezeit ausreichen, einen neuen Kaffee zu kochen.
Weitere Add-Ins hinzuladen Der Add-Ins-Manager führt alle Add-Ins auf, die mit Excel installiert wurden. Sie können aber auch andere, von Fremdanbietern gelieferte Add-Ins in die Liste aufnehmen. Um diese in Excel einzubinden, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Klicken Sie im Add-In-Dialog auf Auswählen. 2. Suchen Sie den Ordner, in dem das Add-In gespeichert ist. 3. Markieren Sie das Add-In, das Sie hinzufügen wollen. 4. Klicken Sie auf Öffnen. Noch einfacher haben Sie es aber, wenn das neue Add-In in den Ordner Programme/ Microsoft Office 2008/Office/Add-Ins kopiert wurde. Beim Start merkt sich Excel dieses Add-In. Aktivieren müssen Sie es allerdings noch wie bereits beschrieben.
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In diesem Ordner sollten Add-Ins sinnvollerweise abgelegt werden.
Aktualisieren Wird eine Arbeitsmappe geöffnet, die eine Verknüpfung zu einer anderen Arbeitsmappe enthält, versucht Excel die Daten dieser Verknüpfung zu aktualisieren. In einem Dialog kann der Anwender entscheiden, ob die Verknüpfung aktualisiert wird oder nicht. Diese automatische Abfrage kann allerdings auch ausgeschaltet werden: 1. Wählen Sie Excel | Einstellungen. 2. Aktivieren Sie das Register Bearbeiten. 3. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen vor Aktualisieren von automatischen Verknüpfungen bestätigen. 4. Beenden Sie den Vorgang mit OK.
Liegen arbeitsmappenübergreifende Verknüpfungen vor, bietet Excel die automatische Aktualisierung beim Öffnen der verknüpften Arbeitsmappe an.
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Ist die Verknüpfung nicht mehr aktuell, etwa weil Sie die Arbeitsmappe verschoben haben, so können Sie über Verknüpfung bearbeiten eine Anpassung vornehmen. Um während der Arbeit an einer Tabelle die Verknüpfung zu aktivieren (etwa wenn Sie vorher eine Aktualisierung abgelehnt haben), wählen Sie das Menü Bearbeiten | Verknüpfungen... und klicken anschließend auf Jetzt aktualisieren. Über Quelle ändern können Sie auch den Bezug zu einer verknüpften Arbeitsmappe anpassen, etwa wenn diese zuvor verschoben wurde.
Ansichten In Excel arbeitet man in der Regel hauptsächlich mit zwei Ansichten, die über das gleichnamige Menü erreicht werden: die voreingestellte Normal-Ansicht Standard und das Seitenlayout. Letzteres zeigt im verkleinerten Maßstab an, wie die Tabelle in Seiten aufgeteilt wird. Beide Ansichten können auch durch die Schaltflächen links unten neben der Statusleiste erreicht werden. Diese Ansichten unterscheiden sich aber erheblich von der Webseitenvorschau (Menü Datei), die die Arbeitsmappe im Internetbrowser öffnet.
Excel kann die Arbeitsmappe auch für das Internet bereitstellen. Als weitere Ansicht kann eine Seitenumbruchvorschau gewählt werden. Dabei wird die Tabelle mit den voraussichtlichen Seitenumbrüchen (gestrichelte Linien) angezeigt. Über das Menü Datei | Druckbereich | Druckbereich festlegen kann diese Ansicht erreicht werden.
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Ansichten definieren Die Ansicht einer Tabelle kann über das gleichnamige Menü auf vielfältige Weise beeinflusst werden. Symbolleisten, Bearbeitungsleisten und Statusleisten können einoder ausgeblendet werden. Kopfzeile und Fußzeile sowie Kommentare lassen sich in der Ansicht (sowohl für die Anzeige am Bildschirm wie für den Ausdruck) anpassen. Darüber hinaus kann die Bildschirmdarstellung stufenlos gezoomt werden. Ansichten können benutzt werden, um verschiedene Darstellungen der Tabelle zu fixieren und sie bei passender Gelegenheit genau so wieder anzeigen oder ausdrucken zu können. 1. Legen Sie am Bildschirm die gewünschte Ansicht fest, das heißt ordnen Sie die Tabelle so an, wie sie auch in Zukunft für die gewünschte Auskunft gezeigt oder gedruckt werden soll. Dabei können Zellen und/oder Bereiche ein- oder ausgeblendet, bestimmte Druckeinstellungen vorgenommen, die Fenstergröße angepasst und weitere Vorgaben über das Menü Datei | Einstellungen vorgegeben werden. 2. Wählen Sie Ansicht | Benutzerdefinierte Ansichten… 3. Klicken Sie auf Hinzufügen. 4. Geben Sie der Ansicht einen Namen. 5. Legen Sie fest, ob die Ansicht Druckeinstellungen etc. enthalten und ob Ausgeblendete Zeilen, Spalten und Filtereinstellungen wirksam sein sollen oder nicht. 6. Klicken Sie auf OK.
Ansichten können fast beliebig definiert …
Ansichten nutzen Über das Menü Ansicht | Benutzerdefinierte Ansichten… können Sie sich jetzt die definierten Ansichten anbieten lassen und über Anzeigen auswählen.
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… und später wieder angezeigt werden.
Arbeitsbereich Wird häufig eine Kombination von Arbeitsmappen benötigt, können diese als Arbeitsbereich gespeichert und mit einem Aufruf wieder geöffnet werden. Es wird dann exakt die Situation wiederhergestellt, einschließlich Fensterposition und -größe, die beim Speichern des Arbeitsbereichs vorhanden waren. 1. Stellen Sie sicher, dass alle benötigten Arbeitsmappen geöffnet sind. 2. Passen Sie gegebenenfalls die Fensterpositionen und -größen an. 3. Wählen Sie Datei | Arbeitsbereich speichern… 4. Geben Sie einen Dateinamen an und klicken Sie auf Sichern.
Ein gespeicherter Arbeitsbereich stellt schnell eine gewohnte Arbeitsumgebung wieder her.
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Die Informationen werden in einer *.xlw-Datei abgelegt. Um diese wieder zu öffnen, wählen Sie bei Dateityp im Dialog Öffnen Arbeitsbereiche an. Sie bekommen dann nur die .xlw-Dateien zu Auswahl angeboten. ÜTipp Um Arbeitsbereiche automatisch beim Start zu öffnen, legen Sie die Arbeitsbereichdatei im Excel-Ordner ab.
Arbeitsbereiche können über den Öffnen-Dialog geladen werden.
Arbeitsblatt Eine Arbeitsmappe enthält die Daten auf sogenannten Arbeitsblättern. Es gibt unterschiedliche Typen von Blättern. Auf den Tabellenblättern werden die Daten in der eigentlichen Tabellenstruktur gespeichert. Diese Daten können auf Diagrammblättern grafisch ausgewertet werden. Ein Tabellenblatt kann in einer Arbeitsmappe auch für sich alleine stehen; ein Diagrammblatt muss aber immer auf Daten eines Tabellenblattes (in der aktuellen oder einer anderen Arbeitsmappe) zurückgreifen. Wie mit Arbeitsblättern gearbeitet wird, wie man sie anlegt und löscht, kopiert, verschiebt und gruppiert, wurde ausführlich im ersten Teil dieses umfangreichen Kapitels zu Excel erläutert und an Beispielen dargestellt.
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Arbeitsmappe Die Arbeitsmappe ist die Excel-Datei (*.xlsx), in der die Daten gespeichert werden. Sie enthält die Arbeitsblätter, auf denen die eigentliche Tabellenkalkulation stattfindet. Vorgaben und Einstellungen werden über Excel | Einstellungen auf den Registerkarten Berechnen und Allgemein vorgenommen.
Einstellungen zur Arbeitsmappe gelten für die jeweilige Mappe oder global. Die Einstellungen auf der Registerkarte Berechnung gelten für die jeweilige Arbeitsmappe. Die Einstellung Blätter in neuer Arbeitsmappe auf der Registerkarte Allgemein gilt aber grundsätzlich für Excel. Wird hier zum Beispiel eine 3 vorgegeben, dann öffnet Excel eine neue Arbeitsmappe künftig mit drei leeren Tabellenblättern. Die Standardschriftart, der Standardspeicherort sowie ein zusätzlicher Startdateispeicherort können ebenfalls global festgelegt werden.
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Arbeitstage ermitteln Mit der Funktion NETTOARBEITSTAGE können die Arbeitstage ermittelt werden. Die Syntax lautet: NETTOARBEITSTAGE(Ausgangsdatum;Enddatum;Freie_Tage) Sie errechnet die tatsächlichen Arbeitstage aus der Datumsdifferenz zwischen Startund Endtermin ohne Samstage und Sonntage. Freie Tage können ebenfalls angegeben werden. Sollen allerdings die Nettoarbeitstage inklusive Samstag ermittelt werden, hilft diese Funktion allein nicht weiter. Sie muss um den Samstag erweitert werden. Erreicht werden kann dies im Zusammenhang mit den Funktionen WENN und AUFRUNDEN.
Arbeitstage können nach verschiedenen Methoden ermittelt werden. Wenn der Starttermin in Zelle C2 und der Endtermin in Zelle C3 steht, lautet die vollständige Formel: =AUFRUNDEN(WENN(WOCHENTAG(C2)<7;NETTOARBEITSTAGE(C2;C3)+NETTO ARBEITSTAGE(C2;C3)/ 5;NETTOARBEITSTAGE(C2;C3)+NETTOARBEITSTAGE(C2;C3) /5+1);0 Da bei angebrochenen Wochen Tagesdifferenzen entstehen können, wird die Funktion AUFRUNDEN eingesetzt, um auch den Samstag zu erfassen, da dieser fehlen würde, wenn die Woche am Donnerstag oder Freitag beginnt. Immer wenn eine Situation entsteht, in der ein wesentlicher Tagesbruchteil auftritt, sorgt die Funktion AUFRUNDEN dafür, dass aus diesem angebrochenen Wochentag ein voller Samstag wird.
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Excel
Kapitel 4
Eine weitere Funktion – ARBEITSTAG – errechnet ein Datum aufgrund eines Starttermins und einer vorgegebenen Anzahl Arbeitstage. Berücksichtigt werden können außerdem noch die Feiertage. Die Syntax dieser Formel lautet: =ARBEITSTAG(Starttermin;Arbeitstag;Feiertage) Der dritte Parameter Feiertage ist allerdings optional. Es können mehrere Feiertage eingegeben werden. Dann müssen diese Termine in geschweiften Klammern stehen und wie eine Matrixfunktion abgeschlossen werden (mit ctrl – s – r). Sollen etwa vom 1. Januar 2009 an 30 Arbeitstage gerechnet werden, unter Berücksichtigung der beiden Feiertage 1. 1. (Neujahr) und 6. 1. (Hl. Drei Könige), so sieht die Berechnung folgendermaßen aus (wieder vorausgesetzt, dass der Starttermin in Zelle C12 und die Anzahl der Arbeitstage in Zelle C14 stehen): =ARBEITSTAG(C12;C14;{„1.1.2009“;“6.1.2009“} Damit nicht nur eine Zahl im Ergebnisfeld zu sehen ist (für jeden Tag seit dem 1. Januar 1904 führt Excel eine fortlaufende Zahl), müssen Sie das Feld gegebenenfalls mit einem Datumsformat belegen.
Ein Datum wird aufgrund von vorgegebenen Arbeitstagen ermittelt.
Ausrichtung Zellinhalte können auf unterschiedliche Weise ausgerichtet werden: Über die Symbolleiste stehen einige Schaltflächen bereit, über das Menü Format | Zellen ist auf den Registerkarten Ausrichtung vieles einzustellen. Die Schaltflächen bieten die üblichen Attribute wie links-, rechtsbündig und zentriert an. Auf der Registerkarte Ausrichtung können aber auch horizontale und vertikale Ausrichtungen eingestellt werden. Ebenso lässt sich ein Zeilenumbruch in der Zelle festlegen. Über Horizontal legen Sie Textattribute fest. Über Vertikal können Sie festlegen, ob der Zelleninhalt am oberen oder unteren Zellenrand steht oder in der Mitte. Bei Orientierung können Sie den Zelleninhalt auch schräg stellen.
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In der Formatierungspalette können Sie in der Gruppe Ausrichtung und Abstand ebenfalls Zell- und Bereichsausrichtungen vornehmen.
Zelleninhalte können horizontal und vertikal ausgerichtet werden.
AutoAusfüllen Zellbereiche in Excel können auf verschiedene Weise automatisch ausgefüllt werden. Dabei werden Listen benutzt. Es kann wahlweise mit der Maus, mit der Tastatur oder dem Menü gearbeitet werden. Der Zellzeiger wird über einen bestimmten Bereich gezogen. Entweder ermittelt Excel von alleine eine Liste und fügt diese in die Tabelle ein, oder Sie geben eine Liste vor.
Einfache Zahlenreihen 1. Geben Sie in die Zelle A1 eine »1« ein. 2. Fassen Sie das Ausfüllkästchen
mit dem Mauszeiger und ziehen Sie es bis Zelle E1.
3. Lassen sie die (linke) Maustaste los. Ü Grundlagen Das Ausfüllkästchen ist das kleine dunkle Quadrat rechts unten am Zellcursor. Excel hat alle Zellen mit dem Inhalt 1 belegt. Alternativ erreichen Sie diese Lösung für einen markierten Bereich über das Menü Bearbeiten | Ausfüllen | Rechts. Ist eine fortlaufende Nummerierung gewünscht, müssen Sie eine Zahl mehr eingeben.
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Kapitel 4
1. Geben Sie in die Zelle A2 eine »1« und in die Zelle B2 eine »2« ein. 2. Markieren Sie die Zellen A2 und B2. 3. Fassen Sie das Ausfüllkästchen und ziehen Sie es bis E2.
Excel zeigt die fortlaufende Nummerierung bereits beim AutoAusfüllen an. Wie eine Reihe ausgefüllt wird, ohne dass Sie eine zweite Zelle mit Inhalten füllten müssen, zeigt das folgende Beispiel: 1. Markieren Sie die Zellen A2 bis A10 mit der Maus. 2. Wählen Sie das Menü Bearbeiten | Ausfüllen | Datenreihe… 3. Geben Sie als Inkrement »1« ein (Spalten und Linear sollten aktiviert sein) und klicken Sie auf OK.
AutoAusfüllen funktioniert auch über das Bearbeiten-Menü.
Erweiterte Zahlenreihen Über dieses Menü können noch einige Variationen für die Reihen festgelegt werden. So lässt sich über die Eingabe bei Inkrement auch eine Reihe eintragen, die keine lückenlose Aufzählung enthält. Beginnt etwa eine Reihe mit 1 und hat das Inkrement 2, lautet die Reihe: 1, 3, 5, 7, 9 usw. Probieren Sie die Kombination mit Inkrement 2 und geometrisch in der Spalte B, beginnend mit Zelle A2 und Inkrement 2 aus.
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Eine geometrische Reihe mit dem Inkrement 2. Excel übernimmt bei einer geometrischen Reihe den Wert der vorangegangenen Zelle und multipliziert ihn mit dem unter Inkrement festgelegten Faktor. Auf diese Weise kann auch eine einfache Trendberechnung durchgeführt werden. 1. Markieren Sie die Zellen B1:B20. 2. Wählen Sie Bearbeiten | Ausfüllen | Datenreihe… 3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Trend (weitere Einstellungen: Spalten und Linear) und klicken Sie auf OK. Excel füllt nun nicht nur die fehlenden Zellen aus, sondern berechnet auch für die bereits ausgefüllten Zellen den Trend. Dabei werden die alten Werte überschrieben. Sollen diese erhalten bleiben, ist es ratsam, zuvor eine Kopie dieses Bereichs an eine andere Stelle zu kopieren.
Auch Trendberechnungen sind über den Dialog Reihen möglich.
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Kapitel 4
Textorientierte und kombinierte Reihen Excel erkennt am Datentyp der ersten markierten Zelle(n), um welche Reihen es sich handelt, und ergänzt diese dann innerhalb des markierten Bereichs. 1. Geben Sie in die Zelle B12 »Januar« ein. 2. Fassen Sie das Ausfüllkästchen und markieren Sie die Zellen B12 bis E12. 3. Lassen Sie die Maustaste los.
Die AutoAusfüllen-Funktion erkennt den Datentyp. Auch mit kombinierten Reihen wird die AutoAusfüllen-Funktion fertig. Das kann zum Beispiel für eine automatische Nummerierung von Rechnungen oder Ähnlichem genutzt werden: 1. Tragen Sie in die Zelle A15 »Re.Nr.« ein. 2. Geben Sie in die Zelle A16 »AR-08-001« ein. 3. Markieren Sie den Bereich von A16:A23. 4. Wählen Sie Bearbeiten | Ausfüllen | Datenreihe… 5. Eingestellt sein sollten Spalten und AutoAusfüllen sowie Inkrement: 1. Bestätigen Sie mit OK.
Automatische Rechnungsnummernvergabe durch AutoAusfüllen.
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Benutzerdefinierte Reihen zum AutoAusfüllen Reichen die vorhandenen Reihen(vorlagen) für ein zügiges Arbeiten mit der AutoAusfüllen-Funktion nicht aus, können weitere Reihen(vorlagen) erstellt werden. Sind zum Beispiel immer wieder die Filialen eines Unternehmens in Zeilen oder Spalten gefragt, ist es einfacher, diese einmal festzulegen, als immer wieder neu zu schreiben. 1. Wählen Sie Excel | Einstellungen und die Registerkarte Benutzerdefinierte Listen. 2. Klicken Sie in das Fenster Listeneinträge. 3. Geben Sie nacheinander »Berlin«, »Frankfurt«, »Hamburg«, »München«, »Stuttgart« und »Würzburg« durch Kommata voneinander getrennt und ohne Anführungszeichen ein. 4. Klicken Sie auf Hinzufügen. 5. Bestätigen Sie mit OK.
Benutzerdefinierte Listen sind schnell erstellt.
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Kapitel 4
Statt die ganze Städteliste immer wieder neu einzugeben, reicht jetzt der Eintrag Berlin und das Markieren der Zelle und der folgenden fünf Zellen. AutoAusfüllen erkennt, dass es sich um eine hinterlegte Liste handelt und fügt diese ein.
AutoFilter Der AutoFilter ist eine Funktion, um Listen schnell auszuwerten. Aktiviert wird der AutoFilter über Daten | Filter | AutoFilter. Anschließend finden sich in den Spaltenüberschriften Listenpfeile, die alle Einträge in der Spalte aufzeigen. Öffnet man einen der Listenpfeile, so werden Ihnen als Erstes zwei Sortieroptionen angeboten. Sie können die gesamte Liste nach den Einträgen in dieser Spalte aufsteigend oder absteigend sortieren. Sie können sich auch die zehn Favoriten (Top 10) der Liste anzeigen lassen, also die Einträge, die am häufigsten vorkommen.
Umfangreiche Listen können über den AutoFilter schnell selektiert werden. Wählen Sie den Eintrag (Benutzerdefiniert), können Sie selber Filterkriterien anlegen. Darunter sehen Sie alle Einträge, die in der Liste enthalten sind. Wählen Sie einen aus, werden nur noch die Datensätze angezeigt, die diesen Eintrag enthalten.
Kriterien für den AutoFilter basteln Sie sich auch leicht selbst.
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ÜTipp Sie können auch nach mehreren Spalten filtern. Jeder zusätzliche Filter bezieht sich dann immer auf die Auswahl Datensätze, die der vorherige Filter zu Verfügung gestellt hat. Beachten Sie, dass Sie alle Filtereinstellungen (in allen Spalten) einzeln zurücksetzen müssen. Schneller geht es, wenn Sie Daten | Filter | Alle anzeigen wählen. Danach stehen alle Datensätze wieder zur Verfügung.
AutoFormat Ganze Bereiche in einer Tabelle lassen sich über die AutoFormat-Funktion gestalten. Dabei wird dieser Bereich analysiert und Spalten- beziehungsweise Zeilenüberschriften werden anders formatiert als die Bereichsteile, die Werte enthalten.
AutoFormat anwenden Bereiten Sie eine kleine Tabelle vor (ähnlich der Abbildung), um die AutoFormatFunktion auszuprobieren. 1. Markieren sie eine Zelle der Tabelle. 2. Wählen Sie Format | AutoFormat… 3. Suchen Sie aus der Liste der Formate ein zu der Tabelle passendes Format aus. 4. Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch OK.
Mit automatischen Formaten können Tabellen grafisch leicht optimiert werden.
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AutoFormate anpassen In einem gewissen Rahmen können diese AutoFormate beeinflusst werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen, erweitert sich das Dialogfenster um den Bereich Formatierung. Hier können Sie Merkmale einer Tabelle von der Formatierung ausnehmen. Möchten Sie zum Beispiel die Breite und Höhe der Zeilen nicht verändern (was bei manchen AutoFormaten vorgesehen ist), deaktivieren Sie diese Option durch Anklicken des Kontrollkästchens.
AutoFormate können bei manchen Merkmalen noch beeinflusst werden.
Bedingte Formatierung Oft ist es hilfreich, wenn bei Eintritt einer bestimmten Bedingung der Zellinhalt hervorgehoben wird, zum Beispiel durch eine auffällige Farbe. Excel ermöglicht solch eine bedingte Formatierung über das Menü Format.
Bedingtes Format anlegen Wählen Sie eine Tabelle oder legen Sie eine an, in der Reihen und Spalten zu summieren sind. Überlegen Sie sich, wann bestimmte Werte hervorgehoben werden sollen. Gehen Sie dann wie folgt vor: 1. Markieren Sie den gewünschten Bereich. 2. Wählen Sie Format | Bedingte Formatierung. 3. Stellen Sie ein: Zellwert ist und größer oder gleich. 4. In das leere Eingabefeld geben Sie den Wert ein (im Beispiel 1000).
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5. Klicken Sie auf Format und wählen Sie das Format aus, das benutzt werden soll (im Beispiel Fett Kursiv – Sie können aber auch zum Beispiel eine Farbe oder andere Schriftart wählen). 6. Übernehmen Sie die Einstellungen durch zweimal OK.
Bedingte Formatierungen sind leicht zu erstellen … Zellen, deren Inhalt nicht die Bedingung erfüllen, bleiben unverändert. Das Format wird nur angewandt, wenn die Bedingung auf den Inhalt der Zelle zutrifft.
… und machen Tabellen oft übersichtlicher.
Mehrere Bedingungen festlegen Bedingte Formate können auch mit mehreren Bedingungen formuliert werden. Maximal drei Bedingungen je Format sind möglich. Solche Mehrfachbedingungen legen Sie wie folgt an: 1. Legen Sie eine Bedingung für ein Format fest. 2. Klicken Sie auf Hinzufügen. Im erweiterten Bedingungsfenster geben Sie die zweite Bedingung ein. 3. Klicken sie bei Bedarf erneut auf Hinzufügen und legen Sie die dritte Bedingung fest. 4. Übernehmen Sie mit OK die Bedingungen für das aktuelle Format.
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Bis zu drei Bedingungen können je Format festgelegt werden.
Bedingte Formatierung entfernen Um bedingte Formate zu löschen – einzelne oder alle –, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Markieren Sie den Zellbereich, der die Bedingungsformate enthält. 2. Wählen Sie Format | Bedingte Formatierung. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. 4. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen vor den Bedingungen, die nicht gelöscht werden sollen, und bestätigen Sie durch Anklicken von OK. 5. Übernehmen Sie mit einem weiteren OK die geänderten (oder komplett gelöschten) Bedingungen.
Bedingte Formate lassen sich auch wieder entfernen.
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Noch flexibler können Sie bedingte Formate über Formeln einsetzen. Dazu ist nicht Zellwert ist, sondern Formel ist bei Bedingung auszuwählen. Angenommen in einer Datumsreihe sollen immer die Monate März und Juni (im Bereich B12 bis G12) hervorgehoben werden, so wird bei Bedingung 1 folgende Formel eingetragen: =MONAT(B12:G12)=3 Bedingung 2 bekommt folgende Formel: =MONAT(B12:G12)=6
Auch mit Formeln lassen sich Formatierungsbedingungen festlegen. Die Funktion MONAT wertet einen Datumswert aus. Die Angabe in der Klammer gibt die Zellen an, in denen die Datumswerte gefunden werden sollen. Der Wert hinter dem (zweiten) Gleichheitszeichen lässt einen Vergleich zu, der als Ergebnis WAHR oder FALSCH liefert. Trifft die Formel auf eine Zelle, in der beispielsweise ein JuniDatum steht, führt der Vergleich mit 6 zu dem Ergebnis WAHR. Jetzt reagiert die bedingte Formatierung entsprechend der Einstellung. Bedingte Formatierungen mit Formeln sind ganz besonders für Bereiche interessant, weil so die Bedingung mit Formel nur einmal formuliert werden muss.
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Bereich Ein Bereich ist ein Teil einer Tabelle. Er kann aus einer einzelnen Zelle oder aus zusammenhängend vielen Zellen bestehen. Ein Bereich wird von Excel erst als solcher erkannt, wenn er markiert oder mit einem Bereichsnamen versehen ist. Gekennzeichnet wird der Bereich durch die Schreibweise <SpalteZelle>:<SpalteZelle> also etwa B1:C10 Soll eine komplette Spalte als Bereich markiert werden, so schreiben Sie <Spalte>:<Spalte> also beispielsweise A:A Soll beispielsweise immer alles aus den Spalten D und E summiert werden, so schreiben Sie die Formel: =SUMME(D:E)
Bereichsname Wird ein Bereich mit einem Namen gekennzeichnet, kann dieser in Formeln als Bezug benutzt werden. Statt =SUMME(B2:E4) kann nun auch =SUMME(Umsatz) stehen, wenn dieser zusammenhängende Bereich mit diesem Namen belegt wurde.
Ein- und zweidimensionale Bereichsnamen Einen Bereichsnamen vergeben Sie folgendermaßen: 1. Markieren Sie den entsprechenden Bereich. 2. Klicken Sie in der Bearbeitungszeile ganz links in das Feld, in dem die erste Zelle des Bereichs angezeigt wird.
3. Schreiben Sie einen Bereichsnamen hinein (zum Beispiel »Umsatz«). 4. Schließen Sie mit der r-Taste ab. 379
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Über einen solchen Bereichsnamen ist auch der zugehörige Bereich schnell markiert. 5. Lösen Sie die bestehende Markierung durch Anklicken irgendeiner Zelle innerhalb der Tabelle auf. 6. Wählen Sie den Bereichsnamen (im Beispiel Umsatz) aus der Liste in der Bearbeitungszeile aus. Sofort hat Excel den zugehörigen Bereich mit einer Markierung belegt.
Bereiche können über Namen schnell markiert werden. Alternativ kann auch über das Menü Einfügen | Namen | Definieren ein Bereichsname vergeben werden. Eine Markierung muss vor dem Menüaufruf noch nicht einmal vorhanden sein. Um die Markierung festzulegen, klicken Sie in das Feld Bezieht sich auf: und markieren dann in der Tabelle den betreffenden Bereich. Haben Sie vorher schon markiert, erscheint hier der markierte Bereich bereits als Vorgabe.
Bereichsnamen können auch über einen Dialog vergeben werden. Excel erstellt automatisch einen Bereichsnamen, wenn Sie das Menü Einfügen | Namen | Erstellen wählen. In einem Dialogfenster können Sie dann entscheiden, ob Excel den Namen aus den obersten oder untersten Spalten, der linken oder rechen Zeile entnimmt.
Excel kann auch Bereichsnamen vorschlagen.
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Dreidimensionale Bereichsnamen Auch dreidimensionale Bereiche können benannt werden. Soll zum Beispiel ein bestimmtes Feld über mehrere Blätter summiert werden, wäre es doch einfach, wenn man folgendermaßen vorgehen könnte: =SUMME(Bereichsname) Legen Sie dazu zunächst die Gruppe der Arbeitsblätter fest, die für diesen 3-D-Bezug in Frage kommen: 1. Klicken Sie auf das Register des ersten Arbeitsblattes. 2. Drücken Sie die s-Taste. 3. Klicken Sie auf das letzte Arbeitsblatt. Für die Namensfestlegung gehen Sie wie beschrieben über das Menü Einfügen | Namen | Definieren. Geben Sie den gewünschten Namen ein (zum Beispiel »Bereich_ 3D«) und schreiben Sie in das Feld Bezieht sich auf: den Bezug in folgender Form: =Tabelle_n:Tabellem!Bereich zum Beispiel =Tabelle1:Tabelle12!C9 Nun können Sie diesen Namen (und damit den Bereich) in der bereits genannten Form benutzen.
Bereichsnamen und Konstanten Bereichsnamen müssen sich nicht immer auf Zellbereich beziehen. Soll eine bestimmte Konstante in einem Arbeitsblatt wiederholt benutzt werden, muss diese nicht in eine bestimmte Zelle eingetragen werden. Möchten Sie einen Rabattsatz von 3 % immer wieder benutzen, legen Sie das folgendermaßen fest: 1. Wählen Sie das Menü Einfügen | Namen | Definieren. 2. Tragen Sie bei Namen in der Arbeitsmappe »Rabatt« ein. 3. Geben Sie im Feld Bezieht sich auf: die Konstante ein (im Beispiel 3) 4. Beenden Sie mit OK.
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Auch Konstanten können über Namen definiert werden. Diese Konstante können Sie nun in Formeln verwenden, zum Beispiel =A3 * Rabatt Aus dem Betrag, der im Feld A3 steht, wird in diesem Fall der Rabattbetrag von 3 % herausgerechnet. Der Vorteil ist, dass bestimmte konstante Werte nicht erst irgendwo in der Tabelle eingetragen werden müssen, damit sie genutzt werden können.
Datenbank Eine relationale Datenbank besteht aus Tabellen. Was liegt näher, als Excel ebenfalls für Datenbankzwecke einzusetzen. Natürlich kann eine Tabellenkalkulation wie Excel nicht Aufgaben großer Datenbanksysteme übernehmen. Eine überschaubare Zahl an Datensätzen lässt sich aber mit Excel gut verwalten.
Datenbank(liste) erstellen Eine Datenbank in Excel ist schnell aufgebaut. Es genügt, für die einzelnen Spalten Überschriften zu definieren und gegebenenfalls die Zahlenformate für die Spalten festzulegen.
Eine Datenbankliste ist in Excel schnell aufgebaut.
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Ü Aufgepasst Eine Datenbank in Excel muss aus einer lückenlosen Liste bestehen. Excel erkennt sonst die Datenbank nur bis zur ersten leeren Zeile (zum Beispiel beim Sortieren). Alle Daten danach werden unterschlagen. Arbeiten Sie mit einem Formular, erlaubt Excel keine weiteren Eingaben mehr, wenn die leere Zeile innerhalb der Liste gefüllt wurde. Falls Sie Daten mitten aus einer Liste entfernen, löschen Sie nicht nur die Inhalte, sondern die komplette Zeile heraus.
Arbeiten mit der Datenbank(liste) Das Menü Daten stellt zahlreiche Optionen zur Arbeit mit einer Excel-Datenbankliste bereit. Die Option Sortieren erlaubt das Sortieren einer Liste nach bis zu drei Feldern. Jedes Feld kann wahlweise aufsteigend oder absteigend sortiert werden.
Sortieren ist mit maximal drei Kriterien zulässig. Mit einem Formular lassen sich Datensätze in Excel ganz besonders komfortabel eingeben. 1. Wählen Sie aus dem Menü Daten die Option Formular. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. 3. Geben Sie den neuen Datensatz in die Felder ein. 4. Springen Sie zum nächsten Feld mit der t-Taste. 5. Schließen Sie die Eingabe des Datensatzes mit r ab.
Das Formular ermöglicht eine komfortable Dateneingabe …
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Außerdem ist es möglich, in umfangreichen Listen mit diesem Formular Datensätze zu suchen. 1. Wählen Sie aus dem Menü Daten die Option Formular. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchkriterien. 3. Geben Sie in das Feld, das den Suchbegriff aufnehmen soll, den kompletten Begriff oder einen Teil davon ein. 4. Klicken Sie auf Weitersuchen. Falls der komplette Suchbegriff nicht bekannt ist, verwenden Sie Platzhalter (sogenannte Wildcards): »?« für ein einzelnes Zeichen, »*« für eine unbestimmte Zahl von Zeichen. Soll eine CD gesucht werden, die im Titel das Wort Afrika enthält, geben Sie »*Afrika*« ein.
… und ein gute Suchfunktionalität. Es kann aus einer Liste eine Teilmenge angezeigt werden, wenn Sie über Filter einen AutoFilter oder Spezialfilter definieren. Noch komfortabler wird die Arbeit mit Datenbanklisten, wenn Sie FileMaker Pro zu Hilfe nehmen. Sowohl Formulare als auch Berichte können aus dieser Datenbankanwendung in Excel genutzt werden. Für die einzelnen Felder können auch Gültigkeitsregeln (Daten | Gültigkeit... ) festgelegt werden, um Fehleingaben so früh wie möglich abzufangen. So kann zum Beispiel definiert werden, dass in einer Spalte, die Datumswerte aufnehmen soll, nur Werte ab einem bestimmten Datum eingetragen werden dürfen.
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Ein wichtiges Merkmal für die Datenbank: Gültigkeitsregeln verhindern, das in einem Datenfeld falsche Eingaben gemacht werden. Ü Power User Wenn Sie mit der Datenbankliste in Excel arbeiten, empfehle ich Ihnen, über Ansicht | Symbolleisten | Liste die Symbolleiste anzuzeigen, die Ihnen eine effektive Listenbearbeitung ermöglicht. Hier finden Sie auch den Listen-Assistent, der Sie sogar bei der Integration externer Daten (falls Sie auf solche Zugriff haben) in die Excel-Arbeitsmappe unterstützt.
Datenbankfunktionen Excel stellt zwölf spezielle Datenbankfunktionen zum Auswerten von Datenbanklisten zur Verfügung (eine zur Auswertung von Pivot-Tabellen nicht mitgerechnet). Diese sind schon daran zu erkennen, dass sie mit einem DB beginnen. Alle diese Funktionen (mit Ausnahme von DBAUSZUG) haben als Entsprechung eine statistische Funktion. So entspricht zum Beispiel die Funktion DBVARIANZ der Funktion VARIANZ.
Die Datenbankfunktionen helfen …
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Die Syntax aller DB-Funktionen lautet wie folgt: =DBFunktion(Datenbank;Spalte;Suchkriterium) Als Datenbank kann jeder zusammenhängende Zellbereich in einer Excel-Tabelle angegeben werden. Um eine Spalte angeben zu können, muss diese in der ersten Zeile der Liste eindeutig beschriftet sein. Für das Suchkriterium wird ein Bereich angegeben, der aus mindestens zwei Zellen besteht und in dem in der ersten Zelle die Spalte, in der gesucht werden soll, und in der zweiten Zelle der Wert, nach dem gesucht werden soll, angegeben sind. ÜBeispiel Aus einer Umsatzliste sollen alle Umsätze eines bestimmten Kunden aufsummiert werden. Die Datenbankliste befindet sich im Bereich A1:D16, das Suchkriterium ist in den Zellen F1:F2 untergebracht (es wird nach der Kundennummer gesucht). Aufsummiert werden soll das Feld Umsatz. Die Formel lautet: =DBSUMME(A1:D16;“Umsatz“;F1:F2)
… bei der gezielten Auswertung von Listen in Tabellen. Der Vorteil dieser Vorgehensweise ist, dass jetzt nur noch in das Feld F2 die Nummer eingegeben werden muss, für die eine Information verlangt wird (wie im Beispiel die aufgelaufenen Umsätze), um in Zelle F5 eine Information zu erhalten.
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Die DB-Funktionen in der Übersicht: Funktion
Bedeutung
DBANZAHL
Zählt die Datensätze, die der angegebenen Bedingung entsprechen (Letzteres trifft auf alle DB-Funktionen zu und wird deshalb nicht mehr angegeben).
DBANZAHL2
Gibt die nicht leeren Zellen der ausgewählten Datensätze zurück.
DBMAX
Gibt den höchsten Wert der ausgewählten Datensätze zurück.
DBMIN
Gibt den niedrigsten Wert der ausgewählten Datensätze zurück.
DBSUMME
Gibt die Summe aller Werte der ausgewählten Datensätze zurück.
DBPRODUKT
Gibt das Produkt aller Werte der ausgewählten Datensätze zurück.
DBMITTELWERT
Gibt den Mittelwert der ausgewählten Datensätze zurück.
DBAUSZUG
Gibt einen Datensatz zurück.
DBSTDABW
Gibt die geschätzte Standardabweichung der ausgewählten Datensätze zurück, wenn es sich um eine Stichprobe handelt.
DBSTDABWIN
Gibt die geschätzte Standardabweichung der ausgewählten Datensätze zurück, wenn es sich um eine Grundgesamtheit handelt.
DBVARIANZ
Gibt die geschätzte Varianz der ausgewählten Datensätze zurück, wenn es sich um eine Stichprobe handelt.
DBVARIANZEN
Gibt die geschätzte Varianz der ausgewählten Datensätze zurück, wenn es sich um eine Grundgesamtheit handelt.
Kann ein Ergebnis nicht berechnet werden, wird die Fehlermeldung #WERT! zurückgegeben. Bei DBAUSZUG kommt diese Meldung, wenn keine Zelle den angegebenen Kriterien entspricht. Entsprechen mehrere Zellen den Kriterien, gibt DBAUSZUG die Fehlermeldung #ZAHL! zurück.
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ÜPower User Datenbanklisten in Excel können auch mit Referenzfunktionen wie SVERWEIS (Suchen in Spalten), WVERWEIS (Suchen in Zeilen) oder INDEX ausgewertet werden. Das ist immer dann interessant, wenn eine bestimmte Information gefunden werden soll. Geht es aber um das Auswerten und Zusammenfassen von Datenbeständen, sind die DB-Funktionen die bessere Wahl.
Datum und Uhrzeit Datum und Uhrzeit lassen sich überraschend gut in Excel eingeben und auch in Berechnungen einsetzen. Dabei sind unterschiedliche Formatierungen für diese Werte möglich. Es wird bei diesem einfachen Umgang mit Zeitangaben leicht übersehen, dass das Verarbeiten dieser Daten gar nicht so selbstverständlich ist. Schaut man genauer hin, stellt man fest, dass es sich bei Datum und Uhrzeit um ein fortlaufendes Zahlensystem handelt. Es beginnt mit dem Wert 1, der den Wert 2. Januar 1904 darstellt, und endet mit dem Wert 2957003, der das Datum 31. 12. 9999 repräsentiert. Addiert man eine 1 hinzu, erkennt Excel die Zahl nicht mehr als Datum an.
Excel für den Mac arbeitet mit dem 1904-Datumssystem. Excel verwaltet darüber hinaus noch ein zweites Datumswertsystem, das mit dem 1. Januar 1900 beginnt, das für die PC-Windows-Version von Excel bestimmt ist. Aus Kompatibilitätsgründen können jeweils beide Systeme auch beide Datumssysteme darstellen. Unter Excel | Einstellungen können Sie auf der Registerkarte Berechnung unter Arbeitsmappenoptionen das 1904-Datumswertesysteme deaktivieren (da voreingestellt) oder wieder aktivieren.
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Aus Kompatibilitätsgründen kann zum PC-Datumsformat umgeschaltet werden. Ü Aufgepasst Geben Sie eine mit Excel 2008 erstellte Arbeitsmappe an jemanden weiter, der Excel 2007 (unter Windows) einsetzt, dann entstehen dadurch keine Probleme, da die Arbeitsmappe mit der Einstellung 1904-Datumsformat weitergegeben wird. Kopieren Sie dann allerdings den Bereich mit dem Datum und fügen ihn in eine unter Windows angelegte Excel-Arbeitsmappe ein, dann wird sofort das dort gültige 1900-Datumsformat aktiv. Auch bei einer Verknüpfung tritt dieser Effekt auf. Ich empfehle deshalb, Excel-Anwendungen, die von vornherein für den Austausch vorgesehen sind, mit dem 1900-Datumsformat zu versehen.
Datums- und Uhrzeitformate Über das Menü Format | Zellen können auf der Registerkarte Zahlen die benötigten Datums- und Uhrzeitformate ausgewählt werden. Dabei ist es – aufgrund der beschriebenen Datumswertsysteme – möglich, beides in einer Zelle aufzuführen. Außerdem kann mit diesen Informationen gerechnet werden. Es kann zum Beispiel eine Anzahl Tage zu einem vorgegebenen Datum addiert werden. Heraus kommt ein neues Datum. Oder es kann von einem Datum ein anderes Datum abgezogen werden. Heraus kommt die Differenz in Tagen. Um Missverständnisse zu vermeiden, sollten Sie immer auf die richtige Formatierung einer Zelle achten. Soll diese ein Datum darstellen, ist ein Datumsformat zu wählen. Soll die Differenz in Tagen gerechnet werden, ist das Standard- oder ein Zahlenformat angesagt. Neben den vorgegebenen Datums- und Uhrzeitformaten können auch eigene erstellt werden. Dazu stehen verschiedene Formatplatzhalter zur Verfügung:
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Platzhalter
Bedeutung
T,M,J
Tages-, Monats-, Jahreszahl ohne führende Null.
TT,MM,JJ
Tages-, Monats-, Jahreszahl mit führender Null.
TTT,MMM
Wochentag, Monatsnahme als Abkürzung.
TTTT,MMMM,JJJJ
Wochentag, Monatsnamen, Jahreszahl ausgeschrieben.
s,m,h
Sekunde, Minute, Stunde ohne führende Null.
ss,mm,hh
Sekunde, Minute, Stunde mit führender Null.
s,0
Sekunde und Zehntelsekunde ohne führende Null.
s,00
Sekunde und Hundertstelsekunde ohne führende Null.
ss,0
Sekunde und Zehntelsekunde mit führender Null.
ss,00
Sekunde und Hundertstelsekunde mit führender Null.
AM/PM
Zeit in AM/PM-Darstellung.
am/pm
Zeit in am/pm-Darstellung.
A/P
Zeit in A/P-Darstellung.
a/p
Zeit in a/p-Darstellung.
[]
Platzhalter in eckigen Klammern zeigen die absolut verstrichene Zeit an.
Ü Grundlagen Wichtig sind vor allen Dingen die eckigen Klammern. Soll mit Zeitwerten gerechnet werden, die über 60 Sekunden, 60 Minuten oder 24 Stunden hinausgehen, ist die eckige Klammer zwingend erforderlich. Excel beginnt sonst bei Erreichen der 24 Stunden (zum Beispiel) wieder von vorn.
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Zweimal die gleiche Reihe mit Uhrzeiten summiert. Die zweite Reihe wurde mit einem benutzerdefinierten Format belegt. Um Datumsreihen zu erstellen, können Sie die AutoAusfüllen-Funktion verwenden. Geben Sie ein Startdatum ein, markieren Sie den Bereich und wählen Sie Bearbeiten | Ausfüllen | Reihe. Der Reihentyp ist bereits auf Datum vorgestellt. Sie müssen jetzt nur noch die Zeiteinheit und das Inkrement festlegen.
Auch mit Datumsreihen kommt Excels AutoAusfüllen-Funktion gut zurecht.
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Datum- und Zeitfunktionen Eine Reihe von Funktionen ermöglichen weiter gehende Berechnungen mit Datum und Zeit.
DATUM und DATWERT Die Funktion DATUM wandelt Werte in ein echtes Datum um: =DATUM(Jahr;Monat;Tag) Für die Parameter können Werte direkt eingesetzt oder aus Zellen ausgelesen werden: =DATUM(2004;10;13) =DATUM(B7;B6;B5) In beiden Fällen macht die Funktion aus den einzelnen Zahlen eine serielle Datumszahl. Die Funktion DATWERT wandelt dagegen einen Text in ein Datum um. Auch hier kann die Eingabe direkt erfolgen oder in einer Zelle ausgelesen werden: =DATWERT(Text) =DATWERT(„13.12.2004“) =DATWERT(B7)
ZEIT und ZEITWERT Die Funktion ZEIT wandelt Zahlen oder Zellinhalte in eine Uhrzeit um: =Zeit(Stunde;Minute;Sekunde) Der Parameter Sekunde ist optional und kann auch ausgelassen werden. Dann ist allerdings nach Minute trotzdem ein Strichpunkt zu setzen. =ZEIT(15;30;) Die Funktion ZEITWERT wandelt (analog zur Funktion DATWERT) einen Text in einen Zeitwert um: =ZEITWERT(Text) =ZEITWERT(„15:30«)
HEUTE und JETZT Die Funktionen HEUTE und JETZT tragen das aktuelle Datum beziehungsweise die aktuelle Zeit in die entsprechende Zelle ein.
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Excel
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=HEUTE() =JETZT() Der Wert der Funktion wird nicht automatisch angepasst. Bei jeder Neueingabe oder wenn die Tabelle manuell neu berechnet wird, findet eine Anpassung der Ergebnisse aus diesen Funktionen statt.
JAHR, MONAT, TAG, WOCHENTAG Diese drei Funktionen: =JAHR(Zahl) =MONAT(Zahl) =TAG(Zahl) werten ein Datum ihrem Namen entsprechend aus; JAHR zieht die Jahreszahl, MONAT den Monatswert und TAG den Tag aus einer Datumszahl heraus. Steht in Zelle A1 das Datum 25.1.2004, so ergibt =JAHR(A1) den Wert 2004 usw. Wird ein Datum direkt in die Funktion eingegeben, muss es in Anführungszeichen stehen: =JAHR(„25.1.2004“) Die Funktion WOCHENTAG analysiert aus einem Datum den Wochentag. =WOCHENTAG(Zahl;Typ). Der Parameter Typ kann entfallen. Dann nimmt Excel automatisch den Typ 1 an. Typ
Bedeutung
1
1 = Sonntag bis 7 = Samstag
2
1 = Montag bis 7 = Sonntag
3
0 = Montag bis 6 = Sonntag
STUNDE, MINUTE, SEKUNDE Diese Funktionen extrahieren aus einer Zeitangabe den entsprechenden Anteil: =STUNDE(Zahl) =MINUTE(Zahl) =SEKUNDE(Zahl)
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Weitere Datum- und Zeitfunktionen Weitere in Excel enthaltene interessante Datum- und Zeitfunktionen können Sie der folgenden Tabelle entnehmen. Funktion
Bedeutung
=ARBEITSTAGE(Startdatum; Tage;Freie Tage)
Liefert das Datum, das eine angegebene Zahl von Arbeitstagen hinter einem Startdatum liegt. Wochenenden werden nicht berücksichtigt. Zusätzliche freie Tage können angegeben werden.
=NETTOARBEITSTAGE(Start datum;Enddatum;Freie Tage)
Liefert das Datum, das zwischen zwei verschiedenen Datumsangaben liegt. Wochenenden werden nicht berücksichtigt. Zusätzlich freie Tage können angegeben werden.
=EDATUM(Startdatum; Monate)
Berechnet das Datum, das eine angegebene Zahl von Monaten vor oder hinter dem Startdatum liegt.
=MONATSENDE(Startdatum ;Monate)
Liefert den letzten Tag des Monats, der eine angegebene Zahl von Monaten nach einem Startdatum liegt.
=BRTEILJAHRE(Startdatum; Enddatum;Basis)
Diese Funktion wandelt die Anzahl der Tage zwischen zwei angegebenen Daten in Bruchteile von Jahren um. Basis 0 oder keine Angabe = 30 Tage Monate , 360 Tage Jahr (USA). Basis 1 = tatsächliche Anzahl Tage für Monat und Jahr. Basis 2 = tatsächliche Anzahl Tage für Monat, 360 Tage Jahr, Basis 3 = tatsächliche Anzahl Tage für Monat, 365 Tage Jahr. Basis 4 = 30 Tage Monat, 360 Tage Jahr (Europa).
=TAGE360(Startdatum;Enddat um;Methode)
Berechnet die Anzahl Tage zwischen zwei Daten, ausgehend von einem Jahr mit 360 Tagen. Der Parameter Methode ist optional: 0 oder 1. 1 verwendet die europäische Methode: Ausgangsdatum 31. wird zum 30., Enddatum 31. wird zum 1. Der Februar hat immer 30 Tage.
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Excel
Kapitel 4
Dezimalstellen Die Darstellung und Eingabe von Dezimalstellen ist in Excel sehr komfortabel gelöst. Es kann bei der Anlage von Zahlenformaten schon festgelegt werden, welche Dezimalstellen angezeigt werden. Intern rechnet Excel aber immer mit 15 Stellen. Wird ein Zahlenformat gewählt, das nur zwei Dezimalstellen anzeigt, bleiben doch im Hintergrund die anderen Stellen aktiv und werden bei Berechnungen mit berücksichtigt. Das kann durchaus zu Rundungsdifferenzen führen. Um dies zu verhindern, gibt es einige mathematische Funktionen (zum Beispiel RUNDEN, ABRUNDEN). In der Symbolleiste Standard finden sich zwei Symbole, mit denen bei einer Zahl Dezimalstellen hinzugefügt oder entfernt werden können. Diese Schaltflächen finden Sie auch in der Formatierungspalette wieder.
Mit diesen Schaltflächen in der Formatierungspalette lassen sich bei einer Zahl Dezimalstellen hinzufügen oder entfernen. Jedes der beiden Symbole zur Dezimalstellenbearbeitung beinhaltet auch gleichzeitig die Funktion des anderen. Das erste Symbol trennt bei einer Zahl eine Stelle durch ein Dezimaltrennzeichen ab. Drücken Sie die s-Taste, bevor Sie das Symbol anklicken, wird die Funktion genau umgekehrt ausgeführt. Das funktioniert beim zweiten Symbol ebenso. Insbesondere bei der Eingabe langer Zahlenkolonnen (zum Beispiel bei Aufgaben im Rechnungswesen) ist es lästig, immer das Dezimaltrennzeichen eingeben zu müssen. Das kann dann unterbleiben, wenn Sie eine entsprechende Einstellung vornehmen. 1. Wählen Sie Excel | Einstellungen. 2. Aktivieren Sie die Registerkarte Bearbeiten. 3. Schalten Sie das Kontrollkästchen Diese Anzahl von festen Dezimalstellen anzeigen ein und korrigieren Sie gegebenenfalls die Anzahl der Dezimalstellen dahinter. 4. Übernehmen Sie die Einstellungen mit OK. Von jeder Zahl, die jetzt eingegeben wird, werden automatisch die festgelegten Dezimalstellen von rechts abgetrennt. Das heißt aber auch, dass bei Zahlen, die eigentlich keine Stellen nach dem Dezimalkomma haben, so viele Nullen eingegeben werden müssen, wie Dezimalstellen vorgesehen sind.
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Dezimalstellen können fix vorgegeben werden.
Externer Bezug Ein externer Bezug verweist auf andere Tabellen und/oder Arbeitsmappen. Er ist immer folgendermaßen aufgebaut: [Arbeitsmappe]Tabelle!Bezug ÜBeispiel [Finanzen]Quartal1!A12 [Finanzen]Quartal3!$A$15 [Finanzen]Quartal4!Steuern Ein externer Bezug ist immer an dem Ausrufezeichen zu erkennen. Dieses hilft zum Beispiel beim Suchen nach externen Bezügen (sogenannten Verknüpfungen). Bezieht sich der externe Bezug auf eine Tabelle innerhalb der gleichen Arbeitsmappe, kann die Angabe der Arbeitsmappe in eckigen Klammern entfallen. Ein externer Bezug kann sowohl absolute als auch relative Bezüge enthalten.
Fehlermeldungen Führt eine Formel zu einem falschen (oder keinem) Ergebnis, wird eine Fehlermeldung in der Zelle ausgegeben. Diese Fehlermeldungen (oder genauer: die Fehlerwerte) lassen meist relativ genaue Schlüsse auf die Fehlerursache zu. Die folgende Tabelle listet alle möglichen Fehlerwerte auf.
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Excel
Kapitel 4
Fehlerwert
Bedeutung
#DIV/0!
Mit der Formel wird eine Division durch 0 durchgeführt, entweder direkt oder durch einen Bezug auf eine andere Zelle. Manchmal ist dies nur ein vorübergehender Zustand, weil die Zellen später mit Werten gefüllt werden.
#NV
Ein Wert ist nicht verfügbar. Ein Bezug weist z. B. auf eine Zelle, die keinen gültigen Inhalt hat (etwa eine leere Zelle oder eine Zelle mit einem Format, das nicht zur Formel passt).
#BEZUG!
Ein ungültiger Zellbezug ist vorhanden. Dies trifft z. B. dann zu, wenn Zellen gelöscht oder verschoben wurden, der Bezug aber nach wie vor versucht, auf die Inhalte dieser Zellen zuzugreifen.
#NAME?
Ein in der Formel oder Funktion verwendeter Name ist nicht verfügbar. Diese Meldung tritt auch auf, wenn ein Text in einer Formel nicht in Anführungszeichen gesetzt wird oder der Doppelpunkt in einem Bereichsbezug fehlt.
#NULL!
In einer Bereichsangabe wurde ein ungültiger Operator verwendet oder er fehlt. Es wird auf eine falsche Schnittmenge hingewiesen.
#WERT!
Die Formel enthält einen Wert, der für die Berechnung ungültig ist. Es ist z. B. ein Text statt einer Zahl oder eines Wahrheitswertes angegeben. In einer Matrixformel taucht dieser Fehler auf, wenn die Formel lediglich mit der EnterTaste abgeschlossen wurde oder eine ungültige Matrix benutzt wird. Außerdem erscheint die Fehlermeldung, wenn ein Makro eine Zelle benutzt, die den Fehlerwert #BEZUG! enthält.
#ZAHL!
Eine Formel oder Funktion verwendet eine ungültige Zahl oder überschreitet einen für Excel gültigen Zahlenbereich. Funktionen, die mit Iterationen arbeiten, melden mit diesem Wert auch falsche Iterationsergebnisse.
##########
Diese Fehlermeldung weist lediglich darauf hin, dass der Zellinhalt nicht dargestellt werden kann. In der Regel ist die Spalte zu schmal. Passen Sie die Spalte in der richtigen Größe an, so verschwindet die Fehlermeldung in den meisten Fällen.
Möchten Sie eine Fehlermeldung unterdrücken, kombinieren Sie diese mit der WENN-Funktion etwa nach folgendem Prinzip: =WENN(Prüfung;Wahr_DannDies;Falsch_DannDas)
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ÜBeispiel =WENN(B12=0;““;A3/B12) Zuerst wird geprüft, ob die Zelle, die den Divisor enthält, leer ist oder den Wert 0 hat. Ist das der Fall, so werden nur Leerzeichen in die Ergebniszelle geschrieben; die Ausgabe einer Fehlermeldung (#DIV/0!) unterbleibt. Enthält die Zelle B12 aber einen Wert größer 0, so wird von der Prüfung FALSCH zurückgegeben und der zweite Parameter führt die Berechnung durch.
FileMaker Pro Einige der Windows-Versionen von Microsoft Office enthalten das Datenbank-Management-System Access. In der Apple-Version ist diese Datenbanksoftware noch nie dabei gewesen. Damit trug Microsoft wohl der Situation Rechnung, dass mit FileMaker Pro eine Datenbank unter den Apple-Anwendern weit verbreitet ist. Sie können FileMaker-Pro-Datenbanken direkt über das Menü Datei | Öffnen in eine Excel-Tabelle importieren.
FileMaker-Pro-Datenbanken können direkt in eine Excel-Tabelle importiert werden.
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Excel
Kapitel 4
Ab Excel 2008 können nun auch Daten aus FileMaker Pro ab Version 7 (.fp7) importiert werden. Excel startet nach Auswahl einer FileMaker-Datei den FileMaker-ProImport-Assistenten, der sowohl die Auswahl beliebiger Felder aus Tabellen als auch aus Layouts ermöglicht. Letzteres ist dann besonders interessant, wenn in einem Layout Daten aus verschiedenen Tabellen zusammengefasst wurden und genau diese Zusammenfassung auch in der Excel-Tabelle benötigt wird. Es genügt dann ein Mausklick auf Alle Hinzufügen und auf Fertig stellen (den zweiten Schritt des Assistenten kann man sich dann sparen), um die Daten herüberzuholen.
Über den FileMaker-Pro-Import-Assistenten lassen sich auch Datenbanken auswerten. Aber Vorsicht! Eine Excel-Tabelle kann maximal aus 65.536 Zeilen bestehen. Entsprechend beschränkt ist auch der Import einer Datenbanktabelle. Da FileMaker Pro eine größere Anzahl an Datensätzen enthalten kann, gibt es bei einem Import eventuell Datenverlust. Im Falle einer so großen Datenbank ist eine Aufteilung der Tabelle (oder das Filtern) nicht zu umgehen, wenn die Datensätze trotzdem in eine Excel-Tabelle sollen. Der zweite Schritt des FileMaker-Pro-Import-Assistenten bietet dann auch eine Filtermöglichkeit an. Bis zu drei Felder können als Filterkriterium herangezogen werden.
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Beim Import lassen sich die Daten aus FileMaker Pro auch filtern. Nach dem Import stehen die Daten in einer Excel-Liste (Datenbankliste) zur Verfügung. Gleichzeitig wurden die Symbolleiste Liste geöffnet und der AutoFilter eingeschaltet. Die Auswertung der FileMaker-Daten kann sofort beginnen.
Die Datenliste in Excel bekommt sofort die passenden Werkzeuge zur Bearbeitung hinzugestellt. Aber auch aus FileMaker Pro heraus kann an Excel übergeben oder von Excel importiert werden. Es gibt sogar einen Skriptschritt Datensätze als Excel speichern, mit dem skriptgesteuert ein Import nach Excel vorgenommen werden kann. Um eine Excel-Tabelle in FileMaker Pro einzulesen, wird über den normalen Öffnen-Dialog die Excel-Arbeitsmappe markiert und in einem weiteren Schritt die gewünschte Tabelle ausgewählt.
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Excel
Kapitel 4
FileMaker Pro und Excel kooperieren also hervorragend miteinander. Wenn Sie beide Programme einsetzen, werden Sie Ihre Freude daran haben.
Auch FileMaker Pro kann Excel-Daten exportieren.
Gitternetzlinien Gitternetzlinien können in Tabellen, Diagrammen und beim Ausdruck genutzt werden. Das sind die Linien zwischen den einzelnen Zellen auf dem Bildschirm. Sie können über das Menü Excel | Einstellungen auf der Registerkarte Ansicht unter der Gruppe Fensteroptionen ein- und ausgeschaltet werden.
Gitternetzlinien am Bildschirm können ein- und ausgeblendet werden. Gitternetzlinien können auch in einem Diagramm eingesetzt werden. Dabei stehen verschiedene Typen (Haupt- und Hilfsgitternetzlinien) zur Verfügung, die jeweils an der x- oder y-Achse (oder beiden) orientiert werden können. Diese Gitternetzlinien können über die Formatierungspalette aus der Gruppe Diagrammoptionen gestaltet (das heißt auch ausgeblendet) werden.
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Die Formatierungspalette enthält Werkzeuge zum Beeinflussen von Gitternetzlinien in Diagrammen. Auch die rechte Maustaste hilft bei den Gitternetzlinien weiter: < Klicken Sie auf die Achsenbeschriftung mit der rechten Maustaste, so erhalten Sie im Kontextmenü die Befehle Hilfsgitternetz hinzufügen und Hauptgitternetz formatieren. < Klicken Sie mit der rechten Maustaste die Gitternetzlinien im Diagramm direkt an, so erhalten Sie im Kontextmenü den Befehl Gitternetzlinien formatieren. Im Dialog Gitternetzlinien formatieren (identisch mit Hauptgitternetz formatieren) können Sie Einstellungen zu Linienstärke, Farbverlauf etc. vornehmen.
Werkzeuge zur Gitternetzformatierung finden Sie auch direkt im Diagramm. Außerdem lassen sich Gitternetzlinien zwischen den Zellen in einem Tabellenausdruck nutzen. Über das Menü Datei | Seite einrichten kann festgelegt werden, ob Gitternetzlinien gedruckt oder unterdrückt werden. Standardmäßig ist diese Funktion deaktiviert.
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Excel
Kapitel 4
Gitternetzlinien können auch beim Tabellendruck vorgesehen werden.
Gleitender Durchschnitt Der gleitende Durchschnitt ist ein Trend, der von Excel aus einer Reihe errechnet und einem Diagramm hinzugefügt werden kann. Sie gehen dazu folgendermaßen vor: 1. Markieren Sie im Diagramm die Reihe, aus der der gleitende Durchschnitt errechnet werden soll, durch Anklicken. Es sollten dabei alle Diagrammelemente markiert werden. 2. Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen Sie Trendlinie hinzufügen... 3. Markieren Sie die Kategorie Typ. 4. Markieren Sie Gleitender Durchschnitt und stellen Sie die Zahl der Perioden ein (die Anzahl der Werte der Reihe, aus denen der gleitende Durchschnitt errechnet wird). Vorgegeben ist 2. Je größer Sie die Periode wählen, umso genauer wird der gleitende Durchschnitt. 5. Bestätigen Sie mit OK.
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Der gleitende Durchschnitt kann aus einer Auswahl von Trendtypen ausgewählt … 6. Der gleitende Durchschnitt wird mit einer sehr dünnen Linie angezeigt. Um diese etwas anzupassen, markieren Sie die Durchschnittslinie im Diagramm durch Anklicken. 7. Wählen Sie aus dem Kontextmenü Trendlinie formatieren. 8. Aktivieren Sie das Register Stärken & Pfeile. 9. Stellen Sie bei Formatvorlage: eine andere Linie ein oder passen Sie die Stärke an. 10. Beenden Sie die Einstellungen mit OK. Der gleitende Durchschnitt wird dem Diagramm hinzugefügt.
… und einer Diagrammreihe hinzugefügt werden.
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Excel
Kapitel 4
Auch die Trendberechnung können Sie auf diese Weise noch nachträglich anpassen, indem Sie auf der Registerkarte Typ die Einstellung verändern. Es stehen außerdem noch fünf Trend- beziehungsweise Regressionstypen zur Auswahl bereit.
Die Trendlinie kann nachträglich formatiert werden.
Informationsfunktionen Informationsfunktionen geben Auskunft über den Inhalt und das Format von Zellen. Ein Beispiel ist die Funktion INFO(Typ). Je nach Angabe eines bestimmten Parameters werden spezielle Informationen über das System ausgegeben. Die Werte für Typ müssen in Hochkommata eingeschlossen werden, zum Beispiel =INFO(„Version“). Ü Aufgepasst In der Offline-Hilfe warnt Microsoft vor dem unüberlegten Einsatz dieser Funktion, da sie Informationen über System und Benutzer preisgegeben kann.
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Die Funktion INFO schreibt Systeminformationen in eine Zelle. Die Funktion ZELLE(Infotyp;Verweis) gibt Informationen über die Formatierung, der Position und den Inhalt einer Zelle zurück. Wird der Parameter Verweis nicht angegeben, nimmt die Funktion Bezug auf die aktuelle Zelle.
Die Funktion ZELLE() zeigt Informationen über eine ausgewählte Zelle an.
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Excel
Kapitel 4
Die weiteren Informationsfunktionen sind: Funktion
Bedeutung.
FEHLER.TYP
Fragt den Fehlertyp ab und gibt eine Zahl zurück.
ISTBEZUG
Gibt WAHR zurück, wenn der Wert ein Bezug ist.
ISTFEHL
Gibt WAHR zurück, wenn der Fehlerwert ungleich #NV ist.
ISTFEHLER
Gibt WAHR zurück, wenn der Wert ein Fehlerwert ist.
ISTGERADE
Gibt WAHR zurück, wenn die Zahl gerade ist.
ISTKTEXT
Gibt WAHR zurück, wenn kein Text vorliegt.
ISTLEER
Gibt WAHR zurück, wenn die Zelle leer ist.
ISTLOG
Gibt WAHR zurück, wenn der Wert ein Wahrheitswert ist.
ISTNV
Gibt WAHR zurück, wenn der Fehlerwert #NV ist.
ISTTEXT
Gibt WAHR zurück, wenn die Zelle Text enthält.
ISTUNGERADE
Gibt WAHR zurück, wenn die Zahl ungerade ist.
ISTZAHL
Gibt WAHR zurück, wenn die Zelle eine Zahl enthält.
N
Liefert den in eine Zahl umgewandelten Wert.
NV
Liefert den Fehlerwert #NV.
TYP
Gibt den Datentyp des Werts zurück: 1 = Zahl; 2 = Text; 4 =Logischer Wert; 16 = Fehlerwert; 64 = Matrix.
Kalenderwoche berechnen Die Funktion KALENDERWOCHE errechnet aus einem Datum die Nummer der Kalenderwoche. Diese Funktion steht aber nur zur Verfügung, wenn das Add-In Analyse-Funktionen aktiviert ist. ÜBeispiel KALENDERWOCHE(Datum;Rückgabe) Der Parameter Rückgabe regelt, ob die Woche mit dem Sonntag (1) oder Montag (2) beginnt.
Die Kalenderwoche lässt sich aus einem Datum leicht errechnen.
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Kopieren Zellen und Bereiche können in Excel über die Zwischenablage und mit der Maus kopiert werden.
Kopieren über die Zwischenablage 1. Markieren Sie den Bereich, der Kopiert werden soll. 2. Wählen Sie Bearbeiten | Kopieren (alternativ: c – C oder das Symbol Kopieren aus der Symbolleiste ). 3. Setzen Sie den Cursor in die Zelle, von der ab der kopierte Bereich eingefügt werden soll, und wählen Sie Bearbeiten | Einfügen (alternativ: c – V oder das Symbol Einfügen aus der Symbolleiste ).
Kopieren mit der Maus 1. Markieren Sie den Bereich, der markiert werden soll. 2. Fahren Sie mit dem Mauszeiger an den Rand des markierten Bereichs, bis er sich in eine Hand verwandelt. 3. Halten Sie die ctrl-Taste gedrückt und ziehen Sie mit der (linken) Maustaste den Bereich an den gewünschten Ort. 4. Lassen Sie die Maustaste und die ctrl-Taste los.
Mit der Maus lassen sich ganze Bereiche leicht und schnell verschieben.
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Sie können den Vorgang auch ohne ctrl-Taste durchführen. Dann wird der markierte Bereich einfach verschoben. Setzen sie die ctrl-Taste ein, dann können Sie aus vielen Optionen (Verschieben, Kopieren, Werte kopieren etc.) wählen.
Kreissegmente verschieben Um die Segmente in einem Kreisdiagramm zu verschieben, müssen sie zunächst mit der Maus markiert werden. Dazu klicken Sie das gewünschte Segment einmal an. Nun ist das ganze Kreisdiagramm markiert. Klicken Sie ein zweites Mal auf das Segment, so reduziert sich die Markierung auf dieses Segment. Es lässt sich anschließend heraus ziehen. Sobald Sie nicht mehr zusammen hängen, lässt sich jedes einzelne Segment im Diagramm markieren und verschieben. Ü Tipp Gelingt es Ihnen nicht auf Anhieb, ein Segment zu markieren, dann doppelklicken Sie darauf und schließen den Dialog, der dann erscheint, wieder. Sie finden aber das Kreissegment jetzt markiert vor und können es mit der Maus herausziehen.
Die einzelnen Kreissegmente können verschoben werden.
Leere Zellen zählen Möchten Sie wissen, wie viel leere Zellen in einem Bereich vorhanden sind, setzen Sie die Funktion =ANZAHLLEEREZELLEN(Bereich) ein. =ANZAHLLEEREZELLEN(A1:B30)
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zählt die leeren Zellen im Bereich A1 bis B30. Beachten Sie dabei, dass zum Beispiel ein Leerzeichen aus einer leeren Zelle eine gefüllte macht. Obwohl Sie nichts sehen, wird diese Zelle nicht mitgezählt.
Logische Funktionen Logische Funktionen werden vor allem dann eingesetzt, wenn eine Entscheidung zu treffen ist. Mit der logischen ODER- sowie UND-Verknüpfung wird vor allem beim Spezialfilter die Grundlage für die Filterauswahl gelegt. Die Funktionen FALSCH oder WAHR übergeben an eine Zelle oder Funktion einen Wahrheitswert. Am interessantesten ist die WENN-Funktion, denn mit ihr kann in Abhängigkeit einer Bedingung ein Wert ausgewählt oder eine Berechnung durchgeführt werden. Dabei lassen sich mehrere WENN-Funktionen innerhalb einer Formel verschachteln. Die höchste Verschachtelungstiefe ist allerdings sieben. Jedes Mal muss darauf geachtet werden, dass die vollständige Funktion mit allen drei Parametern aufgeführt wird. Darf ein Parameter entfallen, muss dafür das Semikolon gesetzt werden. ÜBeispiel =WENN(Bedingung1;WENN(Bedingung2;Dann2;WENN(Bedingung3;Dann3; Sonst3)Sonst1) Die zweite WENN-Funktion ersetzt den Dann1-Parameter; die dritte WENN-Funktion ersetzt den Sonst2-Parameter. Ist Bedingung1 wahr, dann wird die nächste WENNFunktion ausgeführt, ist sie falsch, Sonst1. Ist Bedingung2 wahr, wird Dann2 ausgeführt, sonst die dritte WENN-Funktion. Funktion
Bedeutung.
FALSCH
Den Wahrheitswert FALSCH eintragen.
NICHT(Wahrheitswert)
Den Wahrheitswert umkehren.
ODER
Logische ODER-Verknüpfung.
UND
Logische UND-Verknüpfung.
WAHR
Den Wahrheitswert WAHR eintragen.
WENN(Bedingung;Dann;Sonst)
Eine Bedingung auf Wahr und Falsch untersuchen und entsprechend einen Parameter (Dann oder Sonst) ausführen.
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Mathematische Funktionen Excel ist eine Anwendung, mit der gerechnet wird. Entsprechend sind auch viele mathematische Funktionen integriert. Einige wichtige mathematische Funktionen im Detail:
SUMME Die Funktion SUMME berechnet die Summe einer angegebenen Reihe. Die Syntax lautet: =SUMME(Reihe) Der Parameter Reihe kann sowohl einen Bezug als auch eine Reihe von maximal 30 Zahlen aufnehmen. Diese Funktion ist sicherlich eine der am häufigsten genutzten Funktionen in Excel. Entsprechend ist sie auch durch ein Symbol in der Symbolleiste vertreten . Über dieses Symbol wird nicht nur die leere Funktion in eine Zelle integriert; Excel versucht auch gleichzeitig, die zu summierende Reihe zu ermitteln. Das funktioniert allerdings nur, wenn angrenzend an die Zelle mit der Funktion eine Reihe oder Spalte mit Werten enthalten ist, die summiert werden sollen. Ü Beispiel =SUMME(B3:B27) =SUMME(33;37;29;31;25;38;31;26) =SUMME(B2:B9;B13;B17;B28) =SUMME(Umsatz)
ABS und VORZEICHEN Die Funktion ABS gibt den absoluten Wert einer Zahl zurück. Die Syntax lautet: =ABS(Zahl) Für den Parameter Zahl kann eine Zahl, ein Bezug oder eine Formel stehen. Enthält die Zelle A4 die Formel =ABS(SUMME(A1:A3)) und enthalten die in der Formel angegebenen Zellen die Werte 10,-33,-17, so gibt die Funktion den Wert 40 zurück.
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Mit der Funktion ABS entfällt das Vorzeichen. Die Funktion VORZEICHEN gibt einen Wert zurück, der aussagt, ob der Inhalt der Zelle positiv, negativ oder gleich null ist. =VORZEICHEN(Zahl/Bezug) Ist die Zahl oder der Bezug positiv, gibt die Funktion den Wert 1 zurück. Bei einem negativen Ergebnis wird -1 zurückgegeben und bei einer leeren Zelle der Wert null.
Das Vorzeichen einer Zahl kann über eine Funktion ermittelt werden. Das Vorzeichen einer Zahl in einer Zelle kann nun abgefragt werden und abhängig von dem zurückgegebenen Wert eine Entscheidung getroffen werden. Ein einfaches Beispiel mit der WENN-Funktion zeigt dies in der nächsten Abbildung.
Über die Abfrage des Vorzeichens spricht Excel jetzt »Klartext«.
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Excel
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ZÄHLENWENN und SUMMEWENN Die Funktionen ZÄHLENWENN und SUMMEWENN werten Bereiche abhängig von einer Bedingung aus. Diese Bedingung wird als Parameter in den Funktionen eingefügt: =ZÄHLENWENN(Bereich;Bedingung) =ZÄHLENWENN(D1:D17;“500“) Hierbei werden alle Zellen gezählt, deren Inhalt größer als 500 ist. Die SUMMEWENN-Funktion arbeitet ähnlich. Auswertungs- und Summierungsbereich können bei dieser Funktion allerdings voneinander abweichen. =SUMMEWENN(D1:D17;“500“) Dabei werden alle Zellen aufsummiert, deren Inhalt größer als 500 ist. ÜAufgepasst Beachten Sie, dass die Bewertungskriterien einschließlich Operator in Anführungszeichen gesetzt werden müssen.
SUMMEWENN und ZÄHLENWENN sind zwei starke Funktionen zur Auswertung von Bereichen. Benötigen Sie immer wieder unterschiedliche Bewertungskriterien, ist es umständlich, wenn jedes Mal die Formel geändert werden muss. Es ist in solch einem Fall sinnvoller, die Bewertungsinformationen in eine Zelle zu schreiben. Die Formeln müssen
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dann folgendermaßen aussehen (wenn zum Beispiel die Bewertungskriterien in Zelle C2 geschrieben wurden): =ZÄHLENWENN(D1:D17;“>“&C2) =SUMMEWENN(D1:D17;“>“&C2 Variiert auch der Vergleichsoperator (gleich =; größer >; kleiner <), kann dieser ebenfalls in die Zelle geschrieben werden. Excel wandelt den Ausdruck dann in einen Text um. Die Formeln sehen dann folgendermaßen aus: =ZÄHLENWENN(D1:D17;C2) =SUMMEWENN(D1:D17;C2)
Logarithmus-Funktionen Fünf Logarithmus-Funktionen (EXP, LN, LOG, LOG10, POTENZ) sind in Excel integriert. Die Funktion =LOG(Zahl;Basis) berechnet den Logarithmus einer positiven Zahl zu einer angegebenen Basis. Fehlt der Parameter Basis, wird als Basis 10 angenommen. =LOG(9;2) gibt 3,169925001 zurück. Die Funktion =LOG10(Zahl) gibt den Logarithmus der Zahl zur Basis 10 zurück. Ist die Zahl nicht positiv, wird die Fehlermeldung #ZAHL! ausgegeben. =LOG10(9) gibt 0,954242509 zurück. Die Funktion =LN(Zahl) errechnet den natürlichen Logarithmus zur Basis e=2,71828183…) einer positiven Zahl. =LN(5) 414
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gibt 1,60943791 zurück. Die Funktion =EXP(Zahl) potenziert die Konstante e mit der angegebenen Zahl. EXP ist die Umkehrfunktion zu LN. =EXP(1,60943791) gibt 5 zurück. Die Funktion =POTENZ(Zahl;Potenz) berechnet die Potenz zur angegebenen Zahl. =POTENZ(5;2) gibt 25 zurück. Die Umkehrfunktion zu POTENZ (für die Potenz 2) ist WURZEL: =WURZEL(25) gibt 5 zurück.
Die Funktionen POTENZ und WURZEL liefern jeweils das Argument der anderen Funktion. Da die Zahl der mathematischen und trigonometrischen Funktionen sehr groß ist, sparen wir uns hier eine Übersicht. In der Excel-Hilfe finden Sie diese ohnehin übersichtlich aufgelistet.
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Da Excel rechnen kann, liegt es nahe, dass auch zahlreiche mathematische Funktionen enthalten sind.
Mittelwerte Excel kennt Funktionen und Methoden zur Berechnung der wichtigsten statistischen Mittelwerte. Ein sehr einfach zu bestimmender Mittelwert ist der häufigste Wert, auch Modus genannt. Der häufigste Wert innerhalb einer Datenmenge verändert sich nicht, auch wenn die Reihenfolge der Daten verändert wird. Excel hat eine Funktion, mit der der
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Modus (Modalwert) berechnet werden kann. Diese Funktion heißt MODALWERT. Um zum Beispiel den Modus aus einer Matrix von Alterswerten zu berechnen, die in Spalte A2:A21 stehen, ist folgende Formel nötig: =MODALWERT(A2:A21) Ein weiterer merkmalsspezifischer Mittelwert ist der Zentralwert oder Median. Dieser trennt eine Häufigkeitsverteilung in zwei gleich große Teile. Man nennt den Median auch das 50. Quantil (Hundertstel) und meint damit, dass links vom Median 50 % der Fälle aus der Häufigkeitsverteilung liegen. Für den Median gibt es eine gleichnamige Funktion: =MEDIAN(A2:A21) Um den Wert, den diese Funktion zurückgibt, zu verstehen, müsste man die Reihe abzählen. Etwas deutlicher machen das vielleicht folgende kleine Beispiele: =MEDIAN(1;2;3;4;5) gibt 3 zurück. =MEDIAN(1;2;3;4;5;6) gibt 3,5 zurück. Der Mittelwert, der umgangssprachlich mit diesem Namen bezeichnet wird, ist der arithmetische Mittelwert. Er wird errechnet, indem man die Summe aller Werte durch die Anzahl dieser Werte dividiert. Die Funktion MITTELWERT auf das Beispiel bezogen lautet: =MITTELWERT(A2:A21)
Excel kennt verschiedene Mittelwerte.
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Darüber hinaus kennt Excel noch weitere statistische Funktionen zur Mittelwertberechnung wie das geometrische Mittel (GEOMITTEL), einen Mittelwert, der an den Randbereichen um Ausreißer bereinigt ist (GESTUTZTMITTEL), das harmonische Mittel (HARMITTEL) und einen Mittelwert aus Argumenten (MITTELWERTA).
Neuberechnung Excel rechnet alle Zellen bei der Eingabe in eine neue Zelle automatisch durch. Normalerweise ist diese dynamische Neuberechnung einer Tabelle die richtige Methode und deshalb voreingestellt. Bei sehr umfangreichen Tabellen kann es aber – gerade bei Änderungen und Anpassungen – sehr lästig sein, wenn nach jeder Eingabe eine komplette Neuberechnung durchgeführt wird. Deshalb lässt sich dies auch abstellen. 1. Wählen Sie Excel | Einstellungen. 2. Klicken Sie auf Berechnung. 3. Aktivieren Sie Manuell und klicken Sie auf OK.
Die automatische Neuberechnung der Tabellen kann deaktiviert werden. Von nun an reagiert Excel auf neue Eingaben nicht mehr durch dynamisches Berechnen der Tabelle. Soll es doch erfolgen – etwa um Zwischenergebnisse zu prüfen –, kann dies über den beschriebenen Weg (und die Schaltfläche Neu berechnen) durchgeführt werden. Schneller geht es mit der Tastenkombination c – =.
Nullwerte Nicht immer ist die Anzeige von Nullwerten in einer Tabelle erwünscht. Dann kann dies über Excel | Einstellungen | Ansicht in der Gruppe Fensteroptionen unterdrückt werden. Deaktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen Nullwerte.
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Nullwerte lassen sich in Tabellen ein- oder ausblenden. In einem Diagramm ist es meist sinnvoll, leere Zellen als Nullwerte darzustellen. Sie erreichen dies ebenfalls über das Menü Excel | Einstellungen. Aktivieren Sie im Dialog Diagramm die Option als Nullwert gezeichnet im Bereich Leere Zellen werden.
Nullwerte sind in Diagrammen durchaus erwünscht.
Rangfolge Eine Rangfolge kann in Excel sehr leicht durch Sortieren hergestellt werden. Sollen allerdings die Datensätze (beziehungsweise Zeilen) in der ursprünglichen Reihenfolge bleiben und die Rangfolge nur als Information hinzugefügt werden, hilft diese Lösung nicht. Die Funktion RANG kann diese Informationen hinzufügen. Die Syntax lautet =RANG(Zahl;Bereich;Reihenfolge) Der Parameter Zahl enthält die Zahl oder einen Bezug auf eine Zahl, deren Rangfolge ermittelt werden soll. Mit dem Parameter Bereich wird ein Bezug angegeben, inner-
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halb dessen die Rangfolge bestimmt wird. Reihenfolge regelt, wie der Rang ermittelt wird: 0 = der höchste Wert.
Die Funktion RANG ordnet den einzelnen Werten innerhalb einer Reihe einen Rang zu. Die Funktion RANG gibt grundsätzlich zwei gleichen Zahlen dieselbe Rangzahl. Zusätzlich wirkt sich das Vorhandensein zweier gleicher Zahlen auch auf die Ränge der nachfolgenden Zahlen aus. Ist die Zahl 58 zum Beispiel zweimal in einer Liste ganzer Zahlen vertreten und hat den Rang 8, dann hat die nächsthöhere Zahl den Rang 10. Der Rang 9 wurde nicht vergeben.
Relativer Bezug Ein relativer Bezug weist nicht wie beim absoluten Bezug direkt auf die Zelle, sondern zeigt den Weg dorthin auf. Steht in der Zelle C3 die Formel =A1, dann ist hier hinterlegt: zwei Zellen hoch, zwei Zellen nach links. Wird die Formel aus Zelle C3 nach D6 verschoben, weist diese jetzt den Bezug =B4 aus. Deutlich wird dies, wenn die Bezugsart umgestellt wird.
Relative Bezüge lassen sich am besten …
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Das Umstellen der Bezugsart nehmen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie Excel | Einstellungen | Allgemein. 2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor Z1S1-Verweisart verwenden und bestätigen Sie mit OK.
… in der Z1S1-Bezugsart dargestellt. Sie erkennen nach der Umstellung schnell das Prinzip. Z(-2)S(-2) heißt einfach: zwei Zeilen nach oben und zwei Spalten nach links zurückgehen. Ein Minus bedeutet immer »zurück« (bei Zeilen nach oben, bei Spalten nach links).
Runden Excel rechnet genau: auf 14 Stellen. Über die Formatierung können Sie Excel bereits anweisen, eine zu lange Zahl zu runden. Legen Sie keine Formatierung fest, werden alle Nachkommstellen bis zur 14. Stelle angezeigt und danach abgeschnitten. Legen Sie zum Beispiel zwei Nachkommstellen fest, rundet Excel ab der dritten Stelle in der Anzeige auf oder ab. Haben Sie allerdings über Excel | Einstellungen | Berechnung die Option Genauigkeit wie angezeigt aktiviert (in der Gruppe Arbeitsmappenoptionen), hat dies natürlich auf die Berechnung in einer Formel auch Auswirkungen: Es wird tatsächlich nur mit den angezeigten Stellen gerechnet.
Runden nach dem Komma Excel stellt einige Funktionen zum Runden von Zahlen innerhalb der Gruppe der mathematischen Funktionen zur Verfügung. Die meisten dieser Funktionen funktionieren nach folgender Syntax: =Rundenfunktion(Zahl;Anzahl_Stellen) Der erste Parameter nimmt die Zahl oder den Bezug auf eine Zahl auf. Der zweite Parameter gibt an, auf wie viele Stellen nach dem Komma gerundet werden soll.
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Einige Funktionen (GERADE, UNGERADE, VRUNDEN) kommen jedoch mit einem Parameter, der Angabe der Zahl, aus.
Excel-Funktionen runden durchaus unterschiedlich.
Runden vor dem Komma Sie möchten eine Zahl auf Zehner-, Hunderter- oder Tausenderstellen – vor dem Komma – runden? Das ist einfacher, als Sie vielleicht denken: 1. Fügen Sie die RUNDEN-Funktion (mit dem Funktionsassistenten) ein. 2. Geben Sie als zweiten Parameter eine Zahl mit einem Minuszeichen ein (»-1« für Zehner-, »-2« für Hunderter- oder »-3« für Tausenderstellenrundung).
Auch vor dem Komma kann gerundet werden.
Spezialfilter Excel stellt mit dem AutoFilter ein flexibles Instrument zur Verfügung, um Listen und Datenbanken in einer Excel-Arbeitsmappe selektiv auszuwerten. Der AutoFilter kommt aber schnell an seine Grenzen, wenn mehrere Kriterien benötigt werden, um eine Liste auszuwerten. Hier hilft der Spezialfilter weiter.
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Der Kriterienbereich – nach dem gefiltert werden soll – muss außerhalb der Liste festgelegt werden. Es bietet sich an, die Spaltenüberschriften zu kopieren und an anderer Stelle einzufügen. Dadurch vermeidet man schon mal Schreibfehler. Excel erwartet hier nämlich exakte Übereinstimmung. Sie können die Liste an der vorhandenen Stelle filtern. Daten gehen dabei nicht verloren. Sie wählen anschließend Daten | Filtern | Alle Anzeigen, und schon ist die komplette Liste wieder zu sehen. Haben Sie sich dafür entschieden, die Daten an eine andere Stelle zu kopieren, dann bleibt die Liste, wie sie ist, die Filtermenge erscheint an der definierten anderen Stelle. Das ist immer dann hilfreich, wenn man mit dieser Auswahl von Datensätzen weiterarbeiten möchte, ohne die Originalliste zu zerstören.
Spezialfilter wenden mehrere Kriterien gleichzeitig auf eine Liste an.
Statistische Funktionen Excel hat eine derart große Zahl an leistungsfähigen Statistikfunktionen integriert, dass es sich für statistische Auswertungen gut eignet und für viele Fälle teure statistische Spezialsoftware überflüssig macht. Einige statistische Funktionen (zum Beispiel zur Mittelwertberechnung) wurden in diesem Kapitel bereits beschrieben. Ähnlich wie bei den mathematischen Funktionen ist die Zahl der statistischen Funktionen so groß, dass eine Auflistung an dieser Stelle unnötig viel Platz binden würde. Schauen Sie sich in der Excel-Hilfe die Übersicht der statistischen Funktionen an.
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Die Zahl der in Excel integrierten statistischen Funktionen und Verfahren ist umfangreich.
Szenario-Manager Lieben Sie es, mit mehreren Varianten zu spielen? Dann empfinden Sie es sicherlich als unelegant, wenn für eine Berechnung (in Varianten) mehrere Tabellen ansonsten gleichen Inhalts angelegt werden müssen. Das ist eigentlich auch nicht nötig, denn es gibt ja den Szenario-Manager, den Sie aus dem Menü Extras anwählen können.
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Excel
Kapitel 4
Mit dem Szenario-Manager werden elegant mehrere Varianten einer Tabellenberechnung angelegt. Das Vorgehen ist einfach: 1. Über Hinzufügen legen Sie ein neues Szenario an. 2. Geben Sie einen Szenarionamen an, der Ihnen auch nach Wochen noch sagt, worum es eigentlich geht. 3. Legen Sie die Bearbeitbare(n) Zelle(n) fest. 4. Bestätigen Sie mit OK. 5. Im nächsten Dialog geben Sie die Szenariowerte ein. 6. Schließen Sie mit OK ab.
Die Werte für jedes Szenario werden vom Szenario-Manager aufbewahrt.
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Über Anzeigen können Sie sich ein Szenario ansehen. Über Löschen entfernen Sie Szenarios, die Sie nicht mehr benötigen. Bearbeiten lässt die Anpassung eines Szenarios zu. Über Zusammenführen können Sie mehrere Szenarien zusammenfassen, und über Bericht können Sie sich eine Übersicht aller Szenarien ausgeben lassen. Der Bericht wird als eigenes Arbeitsblatt angelegt.
Ein Bericht über alle Szenarien ist schnell erstellt. Ü Power User Wählen Sie Bericht, dann haben Sie außerdem die Möglichkeit, sich aus den Szenarien eine Pivot-Tabelle erstellen zu lassen. Dies ist dann besonders interessant, wenn Sie mit den Daten etwas experimentieren wollen.
Tastenkombinationen Viele Aufgaben lassen sich in Excel – wie auch in den anderen Office-Anwendungen – schneller über Tastenkombinationen lösen. An einigen Stellen habe ich auf solche Tastenbefehle in den Anleitungen bereits hingewiesen. Eine komplette Übersicht aller vorbereiteten Tastenkombinationen finden Sie in der Excel-Hilfe über den Suchbegriff Tastenkombinationen.
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Excel
Kapitel 4
Hier finden Sie eine Übersicht über alle Tastaturkommandos. Die Liste der Tastaturkommandos ist sehr lang – wenn Sie diese ausdrucken, ergibt das fast 20 Druckseiten. Das lässt sich nicht mal eben auf die Schnelle behalten. Manchen Befehl werden Sie nach und nach bei der Arbeit lernen und später dann fast intuitiv nutzen. Problematisch ist, dass nicht immer alle Kommandos einwandfrei funktionieren. Lesen Sie dazu den einleitenden Text in der Hilfe und prüfen Sie gegebenenfalls Ihre Hardware. Wenn Sie Umsteiger von Windows sind oder Excel unter Mac OS X und Windows gleichzeitig verwenden, ist es mit den Tastaturkommandos manchmal wie verhext; sie funktionieren nicht gleich. So können Sie unter Windows mit der Funktionstaste F2 einen Zellinhalt bearbeiten (zum Beispiel eine Formel). In der Mac-OS-X-Version von Excel schneiden Sie damit aber Text aus der aktiven Zelle aus. Berücksichtigen müssen Sie auch, dass bei einer Mac-Tastatur die mit F bezeichneten Funktionen (F1 bis F12) nur in Kombination mit der fn-Taste (bei Notebooks) oder über die Systemeinstellungen (bei Tastaturen einzelner Hersteller) erreicht werden.
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ÜAufgepasst Beachten Sie auch, dass in der Liste (in der Excel-Hilfe und in meiner Auswahl) eine deutsche Tastaturbelegung vorgegeben ist. Sie müssen deshalb gegebenenfalls umdenken: Pos1 ist auf der amerikanischen Tastatur home, Ende entspricht end usw. In der folgenden Übersicht gebe ich Ihnen eine subjektive Auswahl einiger Tastenkombinationen, die hilfreich bei der Arbeit mit Excel sind. Vielleicht stellen Sie sich mit der Zeit eine eigene Liste zusammen. Taste/Tastenkombination
Bedeutung
r
Abschließen einer Zelleingabe
s – r
Abschließen einer Zelleingabe und Bewegen nach oben in der Markierung
Esc
Abbrechen einer Zelleingabe
Rückschritt
Löschen des Zeichens links vom Zellcursor oder Löschen der Markierung
Entf
Löschen des Zeichens rechts vom Zellcursor oder Löschen der Markierung
t
Vorwärtsbewegen zwischen nicht gesperrten Zellen in einem geschützten Arbeitsblatt; in einem nicht geschützten Arbeitsblatt Bewegen des Zellcursors eine Zelle weiter in der voreingestellten Richtung
s – t
Rückwärtsbewegen zwischen nicht gesperrten Zellen in einem geschützten Arbeitsblatt; in einem nicht geschützten Arbeitsblatt Bewegen des Zellcursors eine Zelle zurück in der voreingestellten Richtung
ctrl – U
Bearbeiten einer aktiven Zelle und Positionieren der Einfügemarke am Ende der Zeile
F1
Rückgängig
F5
Gehe zu
s – F5
Dialogfeld Suchen aufrufen
F8
Erweitern der Markierung
s – F8
Hinzufügen zu einer Markierung
ctrl – Leer
Markieren der gesamten Spalte
s – Leer
Markieren der gesamten Zeile
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Excel
Kapitel 4
Taste/Tastenkombination
Bedeutung
c – A
Markieren des gesamten Arbeitsblattes
F9
Berechnen aller Blätter in allen geöffneten Arbeitsmappen
s – F9
Berechnen des aktiven Arbeitsblattes
F11
Erstellen eines Diagramms
s – F11
Hinzufügen eines neuen Arbeitsblattes
F12
Speichern unter
s – F12
Speichern
c – F12
Öffnen
ctrl – s – F12
Drucken
Pfeiltasten
Bewegen um eine Zelle nach oben, unten, links oder rechts
ctrl – Pfeiltaste
Bewegen an den Rand des aktuellen Datenbereichs
Pos1
Bewegen an den Anfang der Zeile
ctrl – Pos1
Bewegen an den Anfang des Arbeitsblattes
ctrl – Ende
Bewegen zur letzten aktiven Zelle im Arbeitsblatt
Bild-ab
Eine Bildschirmseite nach unten
Bild-auf
Eine Bildschirmseite nach oben
o – Bild ab
Eine Bildschirmseite nach rechts
o – Bild auf
Eine Bildschirmseite nach links
ctrl – G
Gehe zu
ctrl – s – r
Eingeben einer Formel als Matrixformel
ctrl – ; (Semikolon)
Eingeben des aktuellen Datums
ctrl – : (Doppelpunkt)
Eingeben der aktuellen Uhrzeit
c – ,
Dialog Einstellungen aufrufen
Textfunktionen Um längere Textausdrücke in einer Tabelle auswerten zu können, stellt Excel diverse Textfunktionen bereit. Um einzelne Wörter aus einem Satz zu separieren, kann mit der Kombination von zwei Textfunktionen gearbeitet werden. Soll etwa das erste Wort
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gefunden werden, hilft die Kombination von LINKS und SUCHEN. Mit SUCHEN wird das erste Leerzeichen im gesamten Text ermittelt. Dieses trennt das erste vom zweiten Wort ab. Die Formel lautet (wenn in A1 der gesamte Textausdruck steht) =LINKS(A2;SUCHEN(„“;A1)-1) SUCHEN liest den Text bis zum ersten Leerzeichen und gibt die Zahl der Zeichen (einschließlich des Leerzeichens) zurück. Die Funktion LINKS sucht dann in dem Textstring (A1) nach den von SUCHEN ermittelten Stellen von links minus 1. Ausgegeben wird dann das erste Wort. Um das letzte Wort zu finden, müssen Sie die Formel nur geringfügig ändern: =RECHTS(A1;SUCHEN(„“;A1)-1) Sollen Text und Zahlen verkettet werden, kann das relativ einfach durch das &-Zeichen realisiert werden. Steht in Zelle A1 ein Text und in Zelle A2 eine Zahl, fügt die Formel =A1&A2 beides zusammen. Allerdings werden dabei vorhandene Formatierungen bei der Zahl ignoriert (zum Beispiel das Währungsformat). Steht in Zelle A1 der Text Das macht: und in der Zelle A2 der Betrag von 100 €, bewirkt die Formel die Anzeige: Das macht: 100. Sie können die Formel in der folgenden Art erweitern: =A1&A2&“ €“ Werden allerdings größere Beträge benutzt, fehlen immer noch die oft zur deutlicheren Darstellung benötigten Tausendertrennpunkte. Hier hilft die TEXT-Funktion weiter, die an die umgewandelte Zahl erneut eine Formatierung weitergibt: =A1&TEXT(A2;“#.###.##0,00“)&“ €“ Eine Übersicht über die Textfunktionen gibt die folgende Tabelle: Funktion
Bedeutung
CODE
Gibt die ANSI-Codezahl des ersten Zeichens zurück.
DM
Wandelt eine Zahl in einen Text mit Währungsformat um.
ERSETZEN
Ersetzt einen definierten Teil eines Textstrings.
FEST
Wandelt eine Zahl in eine Zeichenfolge mit fester Anzahl von Nachkommastellen um.
FINDEN
Sucht eine Zeichenfolge in einem Textstring.
GROSS
Wandelt eine Zeichenfolge in Großbuchstaben um.
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Excel
Kapitel 4
Funktion
Bedeutung
GROSS2
Schreibt den ersten Buchstaben eines Textstrings groß.
IDENTISCH
Vergleicht zwei Zeichenketten.
KLEIN
Wandelt eine Zeichenfolge in Kleinbuchstaben um.
LÄNGE
Ermittelt die Länge einer Zeichenkette.
LINKS
Gibt die angegebene Anzahl Zeichen einer Zeichenkette von links zurück.
RECHTS
Gibt die angegebene Anzahl Zeichen einer Zeichenkette von rechts zurück.
SÄUBERN
Entfernt aus einer Zeichenkette alle nicht druckbaren Zeichen.
SUCHEN
Sucht eine Zeichenfolge innerhalb einer anderen.
T
Wandelt die Argumente in Text um.
TEIL
Gibt eine bestimmte Anzahl Zeichen ab einer angegebenen Stelle aus einer Zeichenfolge zurück.
TEXT
Formatiert eine Zahl und wandelt sie in Text um.
VERKETTEN
Verknüpft einzelne Textelemente zu einer Zeichenfolge.
WECHSELN
Tauscht eine Zeichenfolge in einem Text aus.
WERT
Wandelt einen Text in eine Zahl um.
WIEDERHOLEN
Wiederholt eine Zeichenkette so oft wie angegeben.
ZEICHEN
Liefert das ANSI-Code-Zeichen einer bestimmten Textstelle.
Zielwertsuche Oft bekommt man ein gewünschtes Ergebnis erst nach mehrfachem Probieren oder durch Anlage umfangreicher Tabellen mit zig Variationen heraus. Das geht mit Excel einfacher, denn mit der Zielwertsuche ist ein sehr leistungsfähiges Werkzeug vorhanden. Als Beispiel nehmen wir eine Produktkalkulation, in der der Break-Even-Point – die zu verkaufende Stückzahl, die keinen Verlust mehr liefert – ermittelt wird.
Excel muss wenig wissen, …
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1. Wählen Sie Extras | Zielwertsuche. 2. Geben Sie die Zielzelle ein (im Beispiel C15). 3. Legen Sie den Zielwert fest (im Beispiel »0«, weil ja die Stückzahl, bei der kein negatives Ergebnis mehr erzielt wird, ermittelt werden soll). 4. Als Letztes muss noch die Veränderbare Zelle eingegeben werden. Das ist im Beispiel B3, da die zu produzierende Menge die einzige brauchbare Variable in dieser Berechnung ist. 5. Bestätigen Sie mit OK.
… um ein gewünschtes Ziel zu errechnen. Natürlich kann auch ein anderer Zielwert ermittelt werden. Soll die Stückzahl bestimmt werden, bei der die Fixkosten gedeckt sind, so tragen Sie einen negativen Wert ein. Die Zielwertsuche ist immer dann ein gutes und schnelles Hilfsmittel, wenn bestimmte Werte überprüft werden sollen (Break-Even-Point, optimale Produktionsauslastung, Ertragsoptimierung usw.). Die drei Werte sind schnell eingegeben und die Ursprungstabelle ist schnell wiederhergestellt. Es muss ja nur ein Wert geändert werden. ÜTipp Notieren Sie sich die für Sie interessantesten Werte aus der Zielwertsuche und legen Sie anschließend mit dem Szenario-Manager verschiedene immer wieder abrufbare Szenarien an.
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PowerPoint:mac 2008
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Ehe eine Word-Datei so gestaltet ist, dass sie als Folie für eine Präsentation genutzt werden kann, hat der gewitzte PowerPoint-Anwender bereits alle Folien gedruckt, eine Kaffeepause gemacht und ein weiteres Projekt begonnen. Wer eine etwas modernere technische Ausstattung hat (Beamer), kann sich sogar das Drucken sparen, denn mit PowerPoint projizieren Sie Ihre elektronischen Folien direkt auf die Leinwand. Es lohnt sich also, dieses Programm näher anzusehen. Die größte Stärke von PowerPoint ist aber, dass Sie schnell und mit wenig Lernaufwand akzeptable Ergebnisse erzielen können und sich bei genauerer Kenntnis der Detailfunktionen sehr komplexe Präsentationen erzeugen lassen.
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Microsoft Office:mac 2008
PowerPoint kennenlernen Haben Sie bei Excel schon umdenken müssen und die Arbeitsoberfläche als »viele Schnittstellen aus Zeilen und Spalten« betrachten gelernt, so ist es sinnvoll, sich auch PowerPoint in einer ganz speziellen Sichtweise zu nähern. Stellen Sie sich dieses Dokument einfach als einen Stapel einzelner Blätter vor, die Sie nur richtig anordnen müssen, um einen Zusammenhang herzustellen. Diese einzelnen Blätter drucken Sie dann auf Overhead-Folien oder geben Sie direkt über den Projektor (Beamer) aus.
Was kann man sonst noch mit PowerPoint machen? Ich habe bisher niemanden getroffen, der das Microsoft-Office Paket gekauft hat, nur um PowerPoint zu bekommen. Aber falls jemand doch klagt, dass ein teures Softwarepaket erworben werden muss, um eine Präsentationssoftware zu erhalten, soll hier gleich zu Anfang noch auf die Alternativen eingegangen werden. Wer noch einen älteren Apple-Computer besitzt, wird AppleWorks kennen, das sogar auf einigen Geräten von Apple kostenlos mitgeliefert wurde. Es wurde allerdings von Vielen unterschätzt und gar nicht richtig angeschaut. Enthalten ist zum Beispiel ein Modul, mit dem sich ganz ansehnliche Präsentationen erstellen lassen. Wer allerdings schon einmal Präsentationen damit entwickelt hat und anschließend PowerPoint kennenlernt, der wird dem Spruch »Einfacher geht es immer!« schnell zustimmen, denn PowerPoint bietet trotz erweiterter Fähigkeiten auch eine bessere Handhabung an. Nicht übersehen werden darf, dass das Modul Keynote aus dem Programmpaket iWorks fast an PowerPoint heranreicht – übrigens als einziges der drei Module, die sonst mit Microsoft Office nicht mithalten können. Auch das bereits mehrfach erwähnte – und kostenlose – OpenOffice (beziehungsweise NeoOffice) besitzt mit Impress ein Präsentationsmodul, das ganz nah an die Leistungsfähigkeit und einfache Bedienbarkeit von PowerPoint herankommt. Es gibt also nichts zu klagen: Wenn Ihnen Microsoft Office:mac zu teuer ist, können Sie auch auf anderen Wegen zum Ziel kommen, ohne Raubkopien ziehen zu müssen. Es gibt aber auch viele Gründe, gerade mit PowerPoint zu arbeiten. Ein paar davon vorweg, bevor wir in die Arbeit mit dem Programm einsteigen.
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PowerPoint:mac 2008
Kapitel 5
Wozu ein Präsentationsprogramm nutzen? Eigentlich ist das eine blöde Frage – für Präsentationen natürlich. Aber die wenigsten haben täglich Präsentationen. Ist es da sinnvoll, sich in ein Programm einzuarbeiten, wenn man es doch nur gelegentlich nutzt? Man kann ja seine Folien zur Not auch mit Word erstellen. Zugegeben – aber das Spektrum von PowerPoint ist größer. Und dann sind auch noch andere Einsatzmöglichkeiten denkbar. Ein paar davon führe ich hier einmal auf. < Die vorbereitete Präsentation ist die eine Sache. Man erledigt seine Hausarbeiten und bringt die Folien (real oder virtuell) gleich mit. Oft hat man aber Vorträge zu halten und entwickelt manche Themen und Schaubilder erst im Laufe des Vortrags. An der Tafel – wie in früheren Zeiten – oder auf dem Overheadprojektor auf einer Folie, die man mit speziellen Stiften beschriften kann. Das geht mit PowerPoint auch. Beginnen Sie eine leere Präsentation und schreiben Sie während des Vortrags alles auf die Seiten, was Sie sonst auf die Tafel oder die Overheadfolie geschrieben haben. Wie man diese Art Vortrag doch ein wenig vorbereiten kann, erfahren Sie in den weiteren Kapiteln. < Sie unterrichten Kinder, Jugendliche oder Erwachsene. In der Unterrichtsvorbereitung erstellen Sie Materialien, die Sie während des Unterrichts zeigen oder ausgedruckt den Teilnehmern an die Hand geben. Mit PowerPoint ist das Erstellen solcher Unterrichtsmaterialien (neudeutsch: »Handouts«) eine feine Sache. Gleichermaßen können Sie vorgehen, wenn Sie für Schule oder Studium ein Referat halten müssen und Beamer oder Overheadprojektor nicht zur Verfügung stehen. < Sie müssen über eine Sitzung ein Protokoll schreiben. Warum schreiben Sie die wichtigsten Stichpunkte nicht schon während der Sitzung in ein PowerPointDokument? Sie brauchen es später nur ein wenig zu überarbeiten und haben ohne großen Aufwand ein gut formatiertes und ansprechend aussehendes Protokoll fertig. < Sie können Webseiten mit PowerPoint erstellen. Sie benötigen keinerlei Kenntnisse über die Programmierung von Webseiten (zum Beispiel in HTML) und auch keinen separaten Editor für Webseiten. PowerPoint reicht aus. < Sie möchten eine Diashow mit Fotos von Ihrer letzten Reise zeigen und bestimmte Effekte dabei nutzen (Überblendung, Titel etc.). Mit PowerPoint haben Sie das richtige Programm dafür, und es ist sogar etwas flexibler als manche anderen Programme, die speziell auf das Zeigen von Bildern ausgerichtet sind. Und selbst wenn Sie PowerPoint nur gelegentlich benötigen: Durch die wirklich einfache Bedienung ist der Aufwand für die Einarbeitung relativ gering, und es gibt
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Microsoft Office:mac 2008
auch nicht viel zu verlernen. Wenn Sie sich ein paar Tricks angeeignet haben, dann vergessen Sie die nicht so schnell. Und wenn doch, haben Sie alles Wesentliche ganz schnell wieder nachgeschlagen – zum Beispiel in diesem Buch. Hinzu kommt, dass Sie diese Fähigkeiten unabhängig von Ihrem eigenen Computersystem nutzen können. Wenn Sie irgendwo in die Verlegenheit kommen, spontan eine Präsentation halten zu müssen, dann finden Sie in der Regel PowerPoint auf den vorhandenen Geräten vor. ÜGrundlagen Word arbeitet mit (Text-)Dokumenten, Excel mit Arbeitsmappen. PowerPoint hat als Arbeitsgrundlage Folien. Diese dienen der Präsentation von Informationen, indem sie auf Folienpapier ausgedruckt und mit Overheadprojektoren präsentiert oder direkt vom Computer am Bildschirm oder auf der Leinwand (über einen Beamer) vorgestellt werden. Eine Präsentation ist in PowerPoint eine Anzahl zusammengehörender Folien.
Die Arbeitsoberfläche Zunächst sollten Sie einmal in Ruhe einen Blick auf die Arbeitsoberfläche von PowerPoint werfen und sich mit den Anpassungsmöglichkeiten des Programms vertraut machen.
Die Oberfläche von PowerPoint sieht nach dem ersten Start noch sehr aufgeräumt aus.
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PowerPoint:mac 2008
Kapitel 5
Die Elemente der Arbeitsoberfläche von PowerPoint Die Menüleiste ist Ihnen aus allen anderen Anwendungen bekannt; sie muss nicht näher erläutert werden. Die wichtigsten Menübefehle werden im Verlaufe dieses Kapitels ausführlich erklärt. Darunter angeordnet sehen Sie die Symbolleiste Standard. Über die verschiedenen Schaltflächen können Sie wichtige Funktionen erreichen, die häufig bei der Arbeit mit Präsentationen benötigt werden, etwa das Speichern (Diskettensymbol, drittes von rechts), das Drucken, das Erzeugen von Tabellen und Rahmen, die Toolbox etc. Haben Sie schon mit der Vorgängerversion (PowerPoint:mac 2004) gearbeitet, so werden Sie unschwer feststellen, dass Titelleiste und Symbolleiste miteinander verschmolzen sind. Insgesamt sieht es so aufgeräumter aus. Die Symbolschaltflächen haben Luft und hängen nicht wie gequetscht aneinander. Schalten Sie über Ansicht | Symbolleisten eine weitere hinzu (zum Beispiel Formatierung), so wird diese unterhalb der vorhandene Symbolleiste angehängt.
Symbolleisten werden untereinander angeordnet. Unterhalb der Symbolleisten sind Ihnen vielleicht die Reiter-ähnlichen Schaltflächen (Folienlayouts, Foliendesigns etc.) aufgefallen. Dabei handelt es sich um die Funktionsgalerie. Klicken Sie einen dieser Reiter an, öffnet sich die zugehörige Galerie darunter. Aus dieser Galerie per Mausklick gewählte Elemente werden sofort auf die aktuelle Folie oder die ganze Präsentation übertragen. ÜTipp Möchten Sie die Galerien wieder verstecken, so wählen Sie Ansicht | Funktionsgalerie oder klicken auf die Schaltfläche Galerie in der Symbolleiste. .
In der neuen Version wurden PowerPoint eigene Galerien spendiert. Rechts über das Fenster gelegt finden Sie die Formatierungspalette. Dort sind verschiedene Funktionen zur Präsentationsgestaltung zusammengefasst. Die Palette lässt sich auch ausblenden, und die Funktionen können über Symbolleisten anders auf dem Bildschirm untergebracht werden.
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Am linken Rand finden Sie eine Übersicht der Folien in Miniaturdarstellung oder in einer Gliederung. Hier sehen Sie die von Ihnen erstellten Folien in der Reihenfolge, in der sie dargestellt werden. Diese Reihenfolge können Sie beeinflussen und anpassen. Den Hauptteil des Fensters nimmt der Folienbereich ein, der Arbeitsbereich für die Gestaltung der Folien für die Präsentation. Unterhalb des Folienbereichs finden Sie das Notizfeld. Sie können hier Notizen und Hinweise zu den einzelnen Folien erfassen, die nicht mit ausgedruckt beziehungsweise nicht in der Präsentation angezeigt werden. Sie können sie aber separat drucken, als Merkhilfe für den Vortrag. Ganz unten sehen Sie die Statuszeile. Ganz links sind drei Symbole, mit denen zwischen den verschiedenen Ansichten umgeschaltet werden kann (Normalansicht, Foliensortierung und Bildschirmpräsentation). Weiterhin finden sich im rechten Bereich Informationen (zum Beispiel über die aktuelle Folie). Apple-typische Details wie die Bildlaufleisten oder die drei farbigen Knöpfe am oberen linken Rand des Fensters müssen hier sicher nicht noch einmal erläutert werden.
Die Formatierungspalette Wenn Sie sich ein wenig mit der Formatierungspalette in PowerPoint vertraut machen, werden Sie schnell feststellen, dass hier fast alles enthalten ist, um eine Präsentation zu erstellen. Sie müssen selten zu den Menüs wechseln. Insgesamt wurde die Formatierungspalette aufgewertet, denn manches, wie zum Beispiel die Gruppe Objekte hinzufügen (in der Vorgängerversion) finden Sie nun in der Formatierungsgalerie, die ein paar Absätze zuvor bereits beschrieben wurde. Aber alles zu Schriftart, Formatvorlagen, Ausrichtung und Abstand, Nummerierung und Aufzählungszeichen, Rahmen und Schattierung sowie Seitenränder des Dokuments erreichen Sie nun über die Formatierungspalette und ohne großes Suchen in unterschiedlichen Menüs oder Symbolleisten.
Einstellungen PowerPoint ist leicht zu bedienen, unter anderem auch deshalb, weil das meiste schon optimal eingestellt ist. Ein paar kleine Anpassungen können aber trotzdem diskutiert werden. Sie öffnen den Einstellungsdialog über PowerPoint | Einstellungen. Ü Tipp Wie auch in den anderen Office-Anwendungen erreichen Sie über die Tastenkombination c – , [Komma] den Einstellungsdialog am schnellsten.
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PowerPoint:mac 2008
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Auf der Registerkarte Speichern finden Sie den Bereich Folien als Grafikdateien speichern. Sie sollten das Kontrollkästchen Grafikdateien komprimieren aktivieren, da PowerPoint-Dateien ohnehin sehr groß werden. Bei Bildqualität wählen Sie Optimal, insbesondere dann, wenn Sie über den Bildschirm oder Beamer präsentieren. Sollen die Folien gedruckt werden, stellen Sie die Bildqualität auf Hoch. Außerdem sollten Sie dann unter Erweiterte Auflösungseinstellungen bei Dots Per Inch (DPI) einen Wert von 300 wählen, damit das Ergebnis über den Drucker in einer ausreichenden Qualität wiedergegeben wird. 72 DPI reichen für die Bildschirmpräsentation, weil hier keine größere Auflösung dargestellt werden kann.
Hemmen Sie vorab das Megabytewachstum einer PowerPoint-Präsentation. Auf der Registerkarte Erweitert können Sie die Dateispeicherorte anpassen. Sie klicken auf die Schaltfläche Auswählen... und suchen sich den passenden Ordner aus. Bei den Benutzerinformationen können Sie Ihren Namen anpassen, übernehmen oder löschen. Die Initialen werden oft nicht richtig ermittelt und können hier dann korrigiert werden.
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Wohin mit den Präsentationen, und von wem sind sie – das sind hier die Fragen. Mehr gibt es zunächst nicht anzupassen. Auf weitere spezielle Einstellungen – etwa zu den Weboptionen – kommen wir später noch einmal zurück.
Zum Schluss: Was ist neu? Umsteiger werden sich natürlich fragen: Was ist neu gegenüber der älteren Version (PowerPoint:mac 2004)? Das soll hier, vor der eigentlichen Einführung in das Programm, schnell erläutert werden. Neu ist zunächst einmal das Dateiformat: .pptx. Es basiert, wie in den anderen OfficeAnwendungen auch, auf dem mit Office 2007 (Windows) eingeführten OpenXMLDateiformat, für das Microsoft inzwischen (April 2008) die Anerkennung als ISOStandard IS 29500 erhalten hat. Den Test – die Übernahme einer PowerPoint-Präsentation, die unter Windows mit PowerPoint 2007 erstellt wurde – hat PowerPoint:mac 2008 jedenfalls bestanden. Natürlich können auch die alten PowerPoint-Formate (.ppt, .pot etc.) noch geschrieben und gelesen werden, was den Austausch von Präsentationen mit Anwendern, die nicht mit der neuesten Version arbeiten, durchaus erleichtert.
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Ü Power User Wenn Sie nicht genau wissen, welche Ausgangssituation Sie vorfinden, sollten Sie besser zusätzlich noch einmal im .ppt-Format abspeichern.
PowerPoint bietet eine gute Sammlung Dateiformate an, die gelesen und geschrieben werden können. Neu sind die SmartArt-Grafiken, mit denen man Listen, Prozesse, Hierarchien, Beziehungen etc. grafisch ansprechend darstellen kann. Sie sind flexibel genug, um sie auch an ungewöhnliche Vorgaben anzupassen, und dabei einfach zu bedienen. Eingespart wurde der AutoInhalt-Assistent, mit dem ganz fix eine Präsentation erstellt werden konnte. Dafür kommuniziert PowerPoint jetzt mit Automator und bringt über das Menü auch bereits einige fertige Workflows zu Automator mit. Da ist es durchaus möglich, sich seine eigenen, speziellen Assistenten zu basteln.
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ÜAufgepasst In der Home and Student Edition sind die Automator-Aktionen nicht enthalten.
PowerPoint kooperiert jetzt auch mit Automator. Neu ist auch eine interessante Kooperation: So lassen sich Präsentationen direkt an iPhoto senden und können von dort über iTunes auf dem iPod gespeichert werden. So haben Sie Ihre Präsentationen auch dabei, wenn einen Computer mitzunehmen nicht lohnt. An kleineren Änderungen ist zu vermerken: < Geändert haben sich einige Menüs und Symbolleisten. So sind einige Werkzeuge jetzt in die Formatierungspalette gewandert, und manch ehemals verschachteltes Menü ist jetzt auf kürzerem Weg zu erreichen. Man mag ja darüber streiten, ob Änderungen, an die sich Anwender gewöhnt haben, bei einer neuen Version durchgeführt werden dürfen – solange damit aber Arbeitsverbesserungen verbunden sind, ist das durchaus legitim.
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< Es gibt einige neue und zu Office 2007 (Windows) kompatible Animationseffekte, und auch die Referententools sind überarbeitet. < Auch die Fernbedienung Apple Remote lässt sich jetzt mit PowerPoint einsetzen und gibt dem Vortragenden so mehr Bewegungsfreiheit bei der Präsentation. Einige Neuerungen sind zu älteren Versionen abwärtskompatibel. So können SmartArt-Grafiken durchaus auch in einer Präsentation enthalten sein, die als .ppt-Datei abgespeichert wird. PowerPoint:mac 2004 zeigt diese zumindest korrekt an. Sie können aber nicht grundsätzlich sicher sein, dass alles auch in anderen Versionen funktioniert. Um dies nicht dem Zufall zu überlassen, sollten Sie den Kompatibilitätsbericht nutzen: 1. Klicken Sie in der Formatierungspalette auf das Symbol mit dem Schraubenschlüssel. 2. Stellen Sie das Programm ein, für das Sie die Kompatibilität überprüft haben möchten. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dokument überprüfen. 4. Schauen Sie sich die Ergebnisliste an. Sie können jeden einzelnen aufgeführten Punkt markieren. 5. Bei manchen Kompatibilitätsproblemen ist der Schalter Korrigieren nicht grau hinterlegt. Dann können Sie damit eine Korrektur versuchen.
Die Kompatibilität einer PowerPointPräsentation zu älteren Versionen kann detailliert überprüft werden.
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Einführung in die Präsentationsgestaltung Nachdem Sie sich in PowerPoint etwas orientiert haben, sollten wir die Arbeit mit diesem Programm nicht länger hinausschieben. Wenn Sie schon mit einer früheren Version von PowerPoint:mac gearbeitet haben oder Quereinsteiger von der WindowsVersion sind, wird Ihnen dieser Kapitelabschnitt nicht viel Neues bieten. Aber vielleicht überfliegen Sie ihn doch, um zu sehen, was hier anders ist.
PowerPoint starten Nach dem Start von PowerPoint haben Sie zwei Möglichkeiten um mit der Arbeit zu beginnen: 6. Sie wählen im Projektkatalog unter Kategorien den Eintrag PowerPoint-Präsentation aus.
Eine leere Vorlage bringt PowerPoint bereits mit … 7. Sie wählen in den Kategorien unter Präsentationen aus den vielen vorbereiteten Vorlagen eine passende aus.
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… und fertig vorbereitete Vorlagen für unterschiedliche Zwecke gibt es gleich eine ganze Reihe. Ü Beispiel Schauen sie sich die Präsentation Einführung in PowerPoint einmal näher an. Sie zeigt die neuen Features der aktuellen Version und gibt Ihnen Anregungen für eigene Entwürfe. In der Vorgängerversion gab es noch den AutoInhalts-Assistenten. In der aktuellen Fassung ist der gestrichen, sodass man von Anfang an selbst Hand anlegen muss. Dass es trotzdem nicht schwer ist, zeigt der nächste Abschnitt. Ü Grundlagen Über den Schalter Andere öffnen ... laden Sie bereits erstellte (oder begonnene) Präsentationen zur weiteren Bearbeitung in PowerPoint.
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Eine schnelle Präsentation erstellen Den Umgang mit PowerPoint erlernt man am besten bei der Erstellung einer Präsentation. Der Startdialog zeigt schon, dass es mehrere Wege dafür gibt. In dieser Lektion soll der einfachste Weg genutzt werden, um schnell eine Präsentation zu erzeugen. Diese Vorgehensweise ist nicht nur für Einsteiger praktisch, sondern eignet sich auch immer dann, wenn man schnell eine Präsentation benötigt, für eine ausreichende Planung und Konzeption aber kaum Zeit bleibt. Bevor PowerPoint gestartet wird, sollte aber klar sein, worum es eigentlich gehen soll. Nehmen wir einmal an, dass auf der nächsten Gesellschafterversammlung ganz schnell und überraschend ein neues Produkt präsentiert werden soll, und Sie haben dafür nur gut eine Stunde Zeit. Der Chef hat das mit »Sie schaffen das schon!« angeordnet, in jovialem Ton, in dem trotzdem unverkennbar mitschwang: »Und wenn nicht, dann …«. Zeigen Sie ruhig ein besorgtes Gesicht. Der Chef soll ruhig glauben, dass das keine leichte Sache ist. Nur Sie wissen, dass PowerPoint Ihnen da mächtig zuarbeitet. Bevor Sie sich an den Computer setzen, überlegen Sie kurz, was Sie präsentieren wollen. Ganz kurz notieren Sie sich (auf Papier oder als Notiz mit dem Computer), was die Präsentation enthalten soll, beispielsweise: < die aktuelle Situation für Liegeräder am Markt < Liegeräder, ein spezielles Segment < das Fuchur-Liegerad als Produktneuheit < Absatzmöglichkeiten Außerdem halten Sie zu den einzelnen Themen schon mal in Stichpunkten fest, was sie enthalten sollen, für das Beispiel etwa: Folie 1: Fachhändler haben kein Liegeradangebot/Kleinsthersteller dominieren/nur punktuell ausgereifte Modelle/weite Wege für gute Beratung. Folie 2: Vieles ist anders als bei konventionellen Rädern/Kunden mit gesundheitlichen Problemen fragen danach/Fahrradmechaniker muss sich mit neuen Technologien beschäftigen. Folie 3: Ausgereifte Produktentwicklung/Serienproduktion/konkurrenzfähig bei guter Verarbeitung/TÜV-zertifiziert/ADFC Empfehlung. Folie 4: Problem: Fachhandel kommuniziert nicht mit Herstellern/Chance: neue Käufergruppen bei guter Betreuung/Nutzen: bis zu 20 % Umsatzzuwachs.
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Kapitel 5
Falls Sie Grafiken, Diagramme und/oder Tabellen benötigen, suchen Sie die besser vor Beginn der Arbeit mit PowerPoint schon einmal zusammen oder merken sich, wo auf Ihrem Computer sie zu finden sind. Damit sind aber die Vorbereitungen abgeschlossen und es kann mit PowerPoint losgehen. Ü Tipp Anstatt der in diesem Beispiel vorgegebenen Präsentation können Sie auch schon eine eigene gestalten. Falls Sie ein Thema planen, gliedern Sie es, wie im Beispiel gezeigt, und gestalten es im weiteren Verlauf dieser Lektion analog zum Beispiel.
Präsentation anlegen und Design bestimmen Für die folgende Anleitung gehe ich davon aus, dass Sie PowerPoint geöffnet haben. Zunächst öffnen Sie eine leere Präsentation: 1. Wählen Sie im Projektkatalog eine leere Präsentation: Datei | Neue Präsentation. Falls der Projektkatalog geöffnet ist, so wählen Sie die Leere Präsentation aus der Kategorie Leere Dokumente. Sie können auch die Tastenkombination c – N drücken. 2. Als Nächstes entscheiden Sie sich für ein Foliendesign. 3. Klicken Sie in der Formatierungsgalerie auf das Register Foliendesigns. 4. Suchen Sie sich aus der Galerie ein passendes Design aus. Beachten Sie dabei, dass rechts durch einen Schalter weiter durch die Galerie geblättert werden kann – es gibt mehr vorbereitete Designs, als Sie auf den ersten Blick sehen. Wählen Sie das gewünschte Design durch Anklicken aus.
Die Design-Galerie bietet mehr Vorlagen, als auf den ersten Blick zu sehen sind.
Titelfolie erstellen Nun können Sie die Titelfolie erstellen: 5. Klicken Sie auf Titel hinzufügen und schreiben Sie einen eigenen Titel (im Beispiel »Fuchug Liegerad«). 6. Klicken Sie auf Untertitel durch Klicken hinzufügen und schreiben Sie einen eigenen Untertitel (im Beispiel »Die Innovation der Saison«). 7. Bei Bedarf fügen Sie noch ein Bild hinzu (Einfügen | Bild). Sie können es beliebig mit der Maus in der Folie platzieren und skalieren.
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Die Titelfolie ist schnell aus einer Designvorlage erstellt. ÜPower User Sobald ein Bild markiert ist (an den Randmarkierungen zu erkennen), sehen Sie in der Formatierungspalette die Bildoptionen. Sie können damit das Bild bearbeiten, ohne es zuvor in eine Bildbearbeitung zu importieren.
Sie können die Größe eines Objekts (Text, Bild, WordArt-Objekt etc.) verändern, wenn Sie einen der sechs Anfasspunkte, die um das Objekt herumlaufen, mit der Maus fassen und ziehen. Ziehen Sie an dem grünen Anfasspunkt, der oberhalb des Objekts zu sehen ist, dann können Sie das ganze Objekt drehen.
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Kapitel 5
Weitere Folien anlegen Eine Schwalbe macht noch keinen Sommer und eine Titelfolie noch keine Präsentation. Deshalb legen wir schnell noch weitere Folien an: 8. Eine neue Folie fügen Sie über Einfügen | Neue Folie hinzu. Oder drücken Sie einfach die Tastenkombination s – c – N. 9. Fügen Sie so gleich drei weitere Folien hinzu, denn in der Planung haben wir vier Folien (die Titelfolie nicht gerechnet) vorgesehen. 10. Markieren Sie die erste Folie nach der Titelfolie durch Anklicken in der linken Übersichtsspalte. Das bei der Titelfolie bereits übernommene Design wird auch für diese Folien automatisch übernommen. Möglicherweise ist das nicht gleich zu sehen. Warten Sie ein paar Sekunden – PowerPoint ist ein sehr speicherhungriges Programm, das manchmal etwas träge reagiert, selbst auf leistungsstarken Rechnern wie zum Beispiel meinem MacBook Pro. 11. Klicken Sie nun auf den Reiter Folienlayouts.
Aus verschiedenen Layouts kann ein vorbereiteter Folienaufbau übernommen werden.
Folien bearbeiten Nun können die Folien mit den Präsentationsthemen fertiggestellt werden. Sie werden sehen, dank der konzeptionellen Vorbereitung geht das ganz schnell. 1. Wählen Sie ein passendes Folienlayout durch Anklicken aus. Für das Beispiel reicht eines, das nur eine Titelzeile enthält. 2. Klicken Sie auf Titel hinzufügen und tragen Sie den Titel ein (im Beispiel: »Die aktuelle Situation für Liegeräder am Markt«). 3. Da bei einem solch langen Titel eine Zeile nicht mehr ausreicht, wählen Sie in der Formatierungspalette in der Gruppe Schriftart eine andere Größe (zum Beispiel 28). 4. Klicken Sie in der Symbolleiste Standard auf das Textfeld und klicken Sie einmal in die freie Fläche. Um die Größe des Textfeldes müssen Sie sich zunächst keine Gedanken machen, die wächst mit den Eingaben und kann notfalls später noch angepasst werden.
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5. Wählen Sie in der Formatierungspalette in der Gruppe Nummerierung und Aufzählungszeichen ein beliebiges Aufzählungszeichen (über Typ und Format) aus. 6. Schreiben Sie nun Ihre Stichpunkte für die erste Folie auf. Trennen Sie dabei die Stichpunkte durch die r-Taste voneinander. Nach Belieben passen Sie auch hier die Schriftgröße an.
Stichpunkte sind schnell erfasst und als Aufzählung formatiert. ÜGrundlagen Um ein Objekt (zum Beispiel ein Textfeld) zu verschieben, markieren Sie es zunächst durch Anklicken. Fahren Sie dann mit dem Cursor auf den Rand, bis er sich in ein nach vier Seiten weisendes Pfeilsymbol verwandelt. Nun können Sie bei gedrückter Maustaste das Objekt innerhalb der Folie beliebig verschieben Ergänzen Sie auf die gleiche Weise nun auch die anderen Folien. Dank der Notizen, die Sie sich vorher gemacht haben, sind Sie sicher nicht lange mit dieser Arbeit beschäftigt. ÜAufgepasst Vergessen Sie nicht, Ihre Präsentation zu speichern: entweder mit dem Befehl Datei | Speichern unter… oder mit der Tastenkombination s – c – S.
Die Präsentation ansehen und drucken Abschließend schauen Sie sich Ihre Präsentation am Bildschirm an und prüfen, ob alles so umgesetzt worden ist, wie Sie es sich vorgestellt haben. Die Präsentation starten Sie über Ansicht | Bildschirmpräsentation. Um durch die Folien zu blättern, drücken Sie die Leertaste (e).
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Kapitel 5
Die Folie im Präsentationsmodus. Am unteren Bildschirmrand, in der Statuszeile ganz links, finden Sie eine Symbolleiste mit den Schaltflächen für verschiedene Ansichten. Von links nach rechts ist die Bedeutung: Normalansicht, Foliensortierungsansicht und Bildschirmpräsentation. So können Sie einfach per Mausklick die Ansicht wechseln beziehungsweise die Bildschirmpräsentation starten. Die Schaltflächen für die verschiedenen Ansichten. Um die Folien auszudrucken, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie Datei | Drucken oder drücken Sie die Tastenkombination c – P. 2. Stellen Sie bei Drucken auf Folien um (die Kopiervorlage für die Handzettel drucken Sie in einem zweiten Durchgang). 3. Bei Ausgabe wählen Sie Graustufe. Farbe ist teuer, aber wollen Sie trotzdem einen farbigen Ausdruck, dann verändern Sie die Einstellung hier nicht. 4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor An Papiergröße anpassen, um sicherzustellen, dass auch alle Folien auf ein A4-Blatt passen. 5. Klicken Sie auf Drucken, um den Ausdruck zu starten. Im Drucker sollten bereits die passenden Folien liegen.
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Stellen Sie das richtige Druckmedium ein. ÜPower User Drucken Sie die Handzettel so, dass zwei Folien auf eine DIN-A4 Seite passen. Dazu stellen Sie im Dialog Drucken bei Drucken von Folien auf Handzettel (2 Folien pro Seite) um. Die Folien sind dann noch gut lesbar, und gleichzeitig wird Papier eingespart. Zugegebenermaßen hätte man die Präsentation noch effektvoller gestalten können. Die Vorgabe wurde jedoch durch die knappe Zeit bestimmt, und der ganze Vorgang, von der Vorplanung bis zum Ausdruck auf einem mittelschnellen Tinten- oder Laserdrucker, dauert kaum eine halbe Stunde. Damit ist noch genügend Zeit, die Präsentation mental vorzubereiten. Sie verfügen jetzt schon über die Fähigkeit, eigene Folien für Präsentationen zu erstellen und diese auszudrucken, wenngleich Sie sich dabei noch in einem engen Rahmen bewegen. Wie lange haben Sie gebraucht, um an diesen Punkt zu kommen? Wohl kaum mehr als eine Stunde – eher weniger. Sie werden nicht viele Anwendungen finden, in die so schnell eine praktische Einarbeitung gelingt. Nutzen Sie die Chance, wenn sich Ihnen jetzt bereits die Gelegenheit bietet, mit PowerPoint Präsentationsmaterial zu erstellen.
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Kapitel 5
PowerPoint-Präsentationen im Detail Sie haben gesehen, wie schnell eine Präsentation erstellt werden kann. Allerdings hielt sich die Gestaltung dabei in Grenzen. Für den schnellen Bedarf, für eilige Situationen und überraschende Ereignisse ist das in Ordnung – in der Regel wird man aber etwas mehr Mühe aufwenden und bessere Ergebnisse erzielen wollen. Deshalb hier noch einmal das Erstellen einer Präsentation mit mehr Details. Es wird einiges wiederholt, was im vorherigen Kapitelabschnitt schon beschrieben wurde – das erhöht zum einen den Lerneffekt und zum anderen vermissen Sie nichts, wenn Sie später in diesem Kapitel nachschlagen müssen.
Eine Präsentation vorbereiten PowerPoint bringt eine ganze Reihe fertiger Vorlagen mit, die nur darauf warten, von Ihnen eingesetzt zu werden. Warum also alles neu erfinden, wenn doch die Nutzung (ohne Zahlung von Lizenzgebühren oder anderen Schikanen) freigegeben ist? Außerdem lassen sich die Vorlagen in vielen Details noch den persönlichen Bedürfnissen (oder dem individuellen Geschmack) anpassen. Keine Präsentation muss wie die andere aussehen.
Ein Foliendesign wählen Gleich zu Beginn der Präsentationserstellung wählen Sie das Foliendesign aus. Es gilt dann – solange Sie nichts anderes festlegen – für alle weiteren Folien, die Sie bearbeiten. 1. Starten Sie eine neue Präsentation (Datei | Neue Präsentation). 2. Klicken Sie auf das Register Foliendesigns. 3. Wählen Sie ein passendes Design für Ihre Präsentation durch Anklicken aus.
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Eine Designvorlage ist die Ausgangsposition für die zu erstellende Präsentation. Damit ist die Vorbereitung für die Erstellung einer Präsentation schon abgeschlossen. Es gibt nun verschiedene Wege, um die Präsentation fertigzustellen. Sie können Folie für Folie direkt in der Folienansicht erstellen oder in die Gliederungsansicht umschalten und eine passende Präsentationsgliederung aufbauen. In den folgenden Schrittfür-Schritt-Anleitungen werden beide Wege aufgezeigt.
Die Titelfolie bearbeiten Aus der gerade erstellten Vorlage machen Sie ohne Umweg eine Titelfolie: 1. Klicken Sie mit der Maus in das obere Textfeld (Titel hinzufügen) und geben Sie einen Titel ein. Im Beispiel schreibe ich »EDV-Didaktik«. ÜGrundlagen Ist das Textfeld zu groß, können Sie es an den Rändern mit dem Mauszeiger anfassen und in der Größe beliebig verändern. Ist es nicht richtig platziert, so fahren Sie mit dem Mauszeiger an den Rand zwischen zwei Anfasspunkten. Der Cursor verändert sich in ein Symbol, bei dem Pfeile nach allen vier Richtungen weisen. Jetzt können Sie das ganze Textfeld verschieben. 2. Geben Sie in das untere Textfeld einen Untertitel ein (im Beispiel: »Grundlagen und Positionen«).
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Kapitel 5
3. Wählen Sie Einfügen | ClipArt und lockern Sie die Folie durch ein oder zwei Grafiken auf. 4. Sie können in der ClipArt Gallery in verschiedenen Kategorien suchen. Markieren Sie das gefundene Bild und klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügen. 5. Platzieren Sie das Bild passend auf der Folie.
In der ClipArt Gallery finden Sie zahlreiche Grafiken zur Auflockerung Ihrer Präsentationen. ÜPower User Sie können die Vorlagen übrigens noch variieren. Öffnen Sie dazu in der Formatierungspalette den Katalog Folienhintergrund und entscheiden Sie sich für eine der dort angebotenen Variationen. Klicken Sie auf Hintergrund formatieren…, stehen Ihnen weitere Werkzeuge zur Verfügung. Sie können Farbe und Transparenz, den Farbverlauf, das Bild und die Struktur der Vorlage anpassen und ändern.
Der Folienhintergrund kann individuell gestaltet werden.
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Eine zweite Folie erstellen Sie können auch die weiteren Folien mit dieser Vorlage erstellen. Dazu wählen Sie einfach Einfügen | Neue Folie. Eine weitere Folie mit dem ausgewählten Design wird erstellt und kann bearbeitet werden. Haben Sie die zweite Folie wie beschrieben erstellt? Dann geht es folgendermaßen weiter: 1. Klicken Sie auf das Register Folienlayouts. 2. Wählen Sie ein Layout mit einer Titelzeile und einem Textobjekt (zum Beispiel das zweite Layout). 3. Geben Sie Text für den Titel ein (im Beispiel: »Zur Situation der EDV-Ausbildung«). 4. Geben Sie weiteren Text für die Aufzählung ein (für das Beispiel siehe Abbildung). 5. Fügen Sie bei Bedarf und nach Belieben eine passende ClipArt hinzu.
Auch die zweite Folie wurde direkt in der Folienansicht fertiggestellt.
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Kapitel 5
Ü Grundlagen Sie werden übrigens schnell feststellen, dass der Text in den Vorlagen angepasst wird. Schreiben Sie mehr hinein, als eigentlich auf die Folie passen kann, so reduziert PowerPoint ohne Ihr Zutun die Schriftgröße. Achten Sie jedoch darauf, dass die Schrift auch in größeren Räumen noch gut lesbar ist. Gute Präsentationen enthalten sowieso nicht zu viel Text. Selbstverständlich müssen Sie nicht durchgängig mit ein und demselben Design arbeiten. Sie können für jede Folie ein anderes Design festlegen. Dazu brauchen Sie in der Formatierungspalette in der Gruppe Folien ändern nur auf ein anderes Design zu klicken, nachdem Sie eine neue Folie angelegt haben. Bedenken Sie aber, dass eine zu bunte Präsentation nicht unbedingt positiv auf Ihr Publikum wirkt.
Die Präsentation in der Gliederungsansicht fertigstellen Auf die zuvor beschriebene Weise können Sie nun Folie für Folie erstellen. Das ist aber – gerade bei langen Präsentationen – sehr aufwendig. Einfacher ist es, die Gliederung zu erstellen und anschließend die einzelnen Folien zu überarbeiten. So geht es weiter: 1. Wechseln Sie links in der Übersicht von Folien auf Gliederung. 2. Drücken Sie s – c – N, um eine neue Folie zu schreiben. 3. Schreiben Sie nun einfach den Titel in die Gliederung. Sie sehen sofort auch rechts in der Folie, wie der Titel in der Titelzeile erscheint. 4. Klicken Sie in die Folie und schreiben Sie den ersten Stichpunkt. Sie sehen, dass dieser auch in der Gliederung (links) erscheint. Sie können beliebig zwischen Gliederung und Folie wechseln. ÜTipp Ist Ihnen die Schrift in der Gliederungsansicht zu klein, so wählen Sie Ansicht | Zoom und stellen Sie eine andere Größe ein.
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In der Gliederungsansicht lässt sich eine Präsentation schnell strukturiert fertigstellen. Sie können jederzeit einen Gliederungspunkt anklicken und über die Register Folien oder Gliederung in die unterschiedlichen Ansichten umschalten. Stellen Sie nun auch die anderen Folien Ihrer Präsentation fertig. Sie können übrigens das Einfügen von ClipArts auch über die Symbolleiste Standard realisieren. Klicken sie auf die Schaltfläche Bild und wählen Sie aus dem Kontextmenü ClipArt einfügen.
ClipArts und Bilder über die Symbolleiste erreichen. Über Ansicht | Foliensortierung (oder das zweite Symbol in der Statuszeile) schalten Sie in eine Übersicht, in der alle Folien verkleinert dargestellt werden. Diese Ansicht ist gut für einen Überblick und um die Reihenfolge zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen. Stellen Sie fest, dass eine Folie an einer falschen Stelle steht, so fassen Sie diese mit dem Mauszeiger und ziehen sie an die richtige Stelle. Das funktioniert allerdings auch in der Gliederungsansicht. Auch die Folien können über Ansicht | Zoom vergrößert (oder verkleinert) werden.
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Kapitel 5
Die Ansicht Foliensortierung ist für einen Überblick gut. Ü Aufgepasst Dass eine Folie auch wieder gelöscht werden kann, muss ich Ihnen sicher nicht erklären. Folie markieren – Bearbeiten | Löschen wählen – und schon ist die überflüssige Folie weg. Überflüssig? Was tun, wenn es die falsche Folie war? Vielleicht fällt Ihnen jetzt auch auf, dass die übliche Sicherheitsabfrage, ob denn nun wirklich gelöscht werden soll, nicht aufgetaucht ist. Dieses Manko, das schon in den vorherigen Versionen bestand, ist auch in der neuen PowerPoint-Version nicht beseitigt worden. Bevor Ihnen jetzt der Schweiß ausbricht: Es gibt für eine kurze Weile noch eine Lösung. Wählen Sie Bearbeiten | Rückgängig, oder drücken Sie die Tastenkombination c – Z, und die gelöschte Folie ist wieder da. Eine kurze Weile bedeutet, dass irgendwann dieses Rückgängigmachen nicht mehr funktioniert. Standardmäßig kann PowerPoint die letzten 20 Schritte zurücknehmen. Auf der Registerkarte Bearbeiten über PowerPoint | Einstellungen können Sie diese Zahl auch erhöhen oder verringern. Bedenken Sie aber, dass um den 19. Schritt ungeschehen zu machen, auch die 18 Arbeitsschritte vorher zurückgenommen werden müssen, das heißt all die Mühe war umsonst. Wenn Sie etwas ausprobieren wollen mit der Option, zu einem bestimmten Zustand zurückzukehren, dann ist das Zwischenspeichern (eventuell unter einem anderen Dateinamen) die bessere Option. Der höchste einstellbare Wert ist übrigens 150.
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Die Anzahl der Schritte, die sich das Programm merken soll, kann hier beeinflusst werden.
Notizzettel einsetzen Lernen Sie jetzt noch, wie Sie sich begleitendes Material für Ihre Präsentation erstellen – quasi während der Präsentationsentwicklung. Eine Folie sollte nur das Nötigste enthalten: knappen, einprägsamen Text, eventuell unterstützt durch sinnvolle Grafiken und Diagramme. Bei der Präsentation gibt es aber viel mehr zu sagen, als auf der Folie steht. Das muss vorbereitet sein und sollte weder komplett auswendig gelernt (mit dem Risiko des Vergessens) noch aus seitenlangen Abhandlungen vorgelesen werden. 1. Wählen Sie die Folie aus, zu der Sie eine Notiz erstellen wollen. Das Anklicken in der Gliederungsansicht ist die schnellste Art, zur gewünschten Folie zu gelangen. 2. Klicken Sie in den Notizbereich unter der Folie und geben Sie den Text ein. Wenn der Bereich zu klein ist, fassen Sie mit der Maus den oberen Rand und ziehen ihn etwas nach oben. 3. Wechseln Sie über Ansicht | Notizblatt in die Vorschau des Notizzettels. 4. Drucken Sie den Notizzettel aus (Datei | Drucken, im Druckendialog bei Drucken: den Listeneintrag Notizen auswählen – die Folie wird mit den Notizen auf einem Blatt zusammen gedruckt).
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Kapitel 5
Notizen zu Folien sind eine gute Erinnerungsstütze für die Präsentation. Sie haben auf dem Notizzettel neben der eigentlichen Notiz auch eine verkleinerte Fassung der Folie. Das ist sehr hilfreich, um während der Präsentation die Unterlagen nicht durcheinanderzubringen. Außerdem haben Sie so eine gute Unterlage für die Archivierung Ihrer Präsentationen und Vorträge. Jetzt haben Sie eine weitere Stufe in der Kunst der PowerPoint-Anwendung erreicht. Viel mehr Zeit als bei der ersten Arbeit mit dem AutoInhalt-Assistenten werden Sie nicht aufgebracht haben – es sei denn, Sie haben gleich eine eigene umfangreiche Präsentation vorbereitet. Zum Abschluss unseres Grundkurses sollten Sie sich noch mit den Grundlagen der eigenen Vorlagenerstellung vertraut machen. Ü Tipp Über Ansicht | Notizblatt können Sie sich eine Layoutansicht des Blattes mit Notizen zeigen lassen.
Eigene Präsentationsvorlagen erstellen Irgendwann wird der Zeitpunkt kommen, da Ihnen die vorgefertigten Vorlagen nicht mehr gefallen. Zwar sind sie professionell erstellt, passen aber nicht zu allen Gelegenheiten. Bleibt da nur die leere, weiße Folie, die Sie mit Text und Grafik füllen? Keineswegs! Erstellen Sie sich doch einfach selber Vorlagen. Wie das funktioniert, probieren wir an einem einfachen Beispiel aus.
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Eigene Vorlagen erstellen 1. Erstellen Sie über Datei | Neue Präsentation eine leere PowerPoint-Präsentation. 2. Falls nicht voreingestellt, schalten Sie in die Normalansicht um: Ansicht | Standard beziehungsweise das erste Symbol in der Statuszeile. 3. Entfernen Sie die Textfelder. Dazu klicken Sie diese am Rand an und wählen dann Bearbeiten | Löschen oder benutzen einfach die Löschtaste. 4. Falls noch nicht geschehen, öffnen Sie über Ansicht | Symbolleisten | Zeichnen die Symbolleiste mit den Werkzeugen zur Foliengestaltung.
Eine leere Vorlage ist die beste Gestaltungsgrundlage. 5. Klicken Sie auf das Rechteckwerkzeug
in der Symbolleiste Zeichnen.
6. Ziehen Sie ein Rechteck auf der Folie auf, sodass es fast die ganze Folie bedeckt. Lassen Sie nur einen kleinen Rand. 7. Klicken Sie auf das Werkzeug Füllfarbe und wählen Sie eine passendere Farbe aus. Wenn in der Übersicht keine Farbe enthalten ist, die Ihnen gefällt, dann wählen Sie aus dem Menü Weitere Füllfarben... und markieren die Farbe direkt im Farbkreis. Wenn es beim ersten Mal nicht der richtige Treffer war – keine Sorge. Sie können die Farben beliebig nachbessern.
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Kapitel 5
Ü Tipp Ist Ihnen eine Füllfarbe einfach zu schlicht, dann wählen Sie den Eintrag Fülleffekte… aus dem Menü Füllfarbe. Hier können Sie Strukturen und Muster auswählen, mit denen das Objekt auf der Folie ausgefüllt wird. 8. Wählen Sie in der Formatierungspalette die Gruppe Schatten. 9. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei Schatten. 10. Legen Sie als Format Außen fest. 11. Ist der Schatten kaum zu sehen, so erhöhen Sie die Zahl bei Abstand ein wenig.
Legen Sie um das Objekt einen leichten Schatten, um es ein wenig von der Folie abzuheben. Das Objekt bekommt am unteren und rechten Rand einen leichten Schatteneffekt. Wenn Ihnen der zu gering erscheint, können Sie über die vier Einstellfelder auch einen größeren Schatten zaubern. Wenn Sie keine sichtbare Änderung feststellen können, dann passen Sie den Winkel noch ein wenig an. 12. Wählen Sie nun das Textwerkzeug auf.
und ziehen Sie auf der Folie ein Rechteck
13. Schreiben Sie »Titel« hinein. 14. Legen Sie in der Formatierungspalette eine zentrierte Ausrichtung fest. Bestätigen Sie nicht mit der Eingabetaste, um keinen unnützen Zeilenumbruch zu erzeugen.
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15. Wählen Sie unter Farben, Stärken und Füllbereiche bei Farbe in der Formatierungspalette Kein Füllbereich. 16. Ziehen Sie eine Linie unterhalb des Titels auf und wählen Sie, wenn Sie mögen, Schatteneinstellungen. 17. Ziehen Sie ein weiteres Textfeld unterhalb des Titels auf, das bis etwa zur Mitte der Folie reicht. 18. Öffnen Sie in der Formatierungspalette die Gruppe Größe, Drehung und Reihenfolge. 19. Geben Sie als Höhe 12,5 cm und als Breite 11 cm ein. 20. Auch hier legen Sie Kein Füllbereich, eine Linie und Schatten fest. Achten Sie darauf, dass die Textfelder richtig angewählt sind. Sicherheitshalber klicken Sie einfach noch einmal auf den Rand. 21. Wählen Sie Bearbeiten | Kopieren (c – C) und anschließend Bearbeiten | Einfügen (c – V). 22. Positionieren Sie den zweiten Textrahmen rechts.
Die neue Vorlage ist fertig. Nun ist die Vorlage fertig. Der durchsichtige Textrahmen mit dem leichten Schattenwurf bringt einen interessanten Effekt. Mag sein, dass er nicht jedermanns Geschmack trifft. Sie können das ja nach Belieben variieren. Legen Sie eine hellere oder dunklere Füllfarbe fest oder wählen Sie stattdessen die Komplementärfarbe.
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Vorlagen speichern und wiederverwenden Sie sollten das Speichern nicht vergessen. Auch wenn es nicht immer wiederholt werden soll: Zwischenspeichern beruhigt ungemein die Nerven. Spätestens ab dann, wenn man einmal so richtig viel Arbeit verloren hat. Außerdem ist es ratsam, die Vorlage so zu speichern, dass sie wiederbenutzt werden kann. Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie Datei | Speichern unter… 2. Stellen Sie bei Format die PowerPoint-Vorlage (.potx) ein. 3. Legen Sie einen Titel für die Vorlage Fest (zum Beispiel: »Zwei_Rahmen_nebeneinander«). 4. Bestätigen Sie mit Sichern. Wenn Sie in Zukunft im Projektkatalog auf Eigene Vorlagen klicken, finden Sie Ihre selbstgestaltete Vorlage zur wiederholten Verwendung wieder.
Selbsterstellte Vorlagen gehen bei ordnungsgemäßer Speicherung nicht verloren.
Variationen Es spricht nichts dagegen, zahlreiche Vorlagen selbst zu erstellen und in Variationen zu speichern. Allerdings geht dabei auch irgendwann die Übersicht verloren, sodass anzuraten ist, immer nur das Grundmuster zu erstellen und bei der konkreten Verwendung die spezielle Formatierung (mit Schatten, ohne Schatten, mit Hintergrundfarbe, spezielle Muster etc.) festzulegen.
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Probieren Sie ruhig auch die anderen Werkzeuge aus. Hinterlegen Sie zum Beispiel die Titelfolie mit einem Foto und benutzen Sie für den Titel das Werkzeug WordArt aus dem Menü Einfügen. Damit können Sie Schriftzüge dreidimensional erzeugen und verbiegen. Das eignet sich zwar nicht für die Folien mit Textzusammenfassungen, für eine interessante Titelfolie ist es aber sehr praktisch.
Dem kreativen Kopf sind mit PowerPoint kaum Grenzen gesetzt. Ü Power User Machen Sie doch aus vorhandenen Vorlagen eigene Vorlagen. Laden Sie ein fertiges Foliendesign, passen Sie es nach eigenen Vorstellungen an und speichern es als neue (eigene) Vorlage wieder ab. Das ist insbesondere dann interessant, wenn Sie eine Präsentation mit einem fertigen Design planen, dies aber nicht stur für alle Folien übernehmen wollen. Variationen eines Designs sind allemal besser als das Mischen unterschiedlicher Designvorlagen.
Präsentationen zeigen Bisher haben wir die Folien nur ausgedruckt und sind auf die Präsentation lediglich am Rande eingegangen. Wenn Sie aber Ihre Folien über Bildschirm oder Beamer direkt aus dem Computer zeigen wollen, dann sind ein paar zusätzliche Hinweise zum Abschluss dieser Einführung in die Arbeit mit PowerPoint nicht unangebracht.
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Kapitel 5
Präsentation starten und durchführen Sie haben vier Möglichkeiten, die Präsentation zu starten: < Sie klicken auf die dritte Schaltfläche Bildschirmpräsentation in der Statusleiste. < Sie wählen das Menü Ansicht | Bildschirmpräsentation. < Sie wählen das Menü Bildschirmpräsentation | Bildschirmpräsentation anzeigen. < Sie drücken c – r. Wenn die Bildschirmpräsentation gestartet ist, hält sie bei der ersten Folie an. Das ist auch gar nicht schlecht, schließlich wollen Sie sich bei Ihrem Vortrag ja nicht drängeln lassen. Zur nächsten Folie schalten Sie über die Leer- oder Eingabetaste (e), und so geht es weiter, bis alle Folien abgearbeitet sind. Da gibt es aber noch ein paar Tricks: Wenn Sie die Taste A während der Präsentation drücken, zeigt sich links unten ein kleiner Schalter. Klicken Sie darauf, öffnet sich ein Kontextmenü, mit dem Sie die Präsentation steuern können. So lässt sich über Gehe zu eine bestimmte Folie außerhalb der Reihenfolge anspringen. Mit der Esc-Taste beenden Sie die Präsentation.
Die Steuerung finden Sie auf Tastendruck. Damit ist der Grundkurs zu PowerPoint beendet. Sie haben jetzt viel Handwerkszeug für die professionelle Erstellung von Präsentationen kennen und anwenden gelernt.
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Mag sein, dass es zunächst für Ihre Zwecke ausreichend ist. Schauen Sie trotzdem ab und an in den folgenden, abschließenden Kapitelabschnitt. Hier sind eine Reihe von Tipps und Tricks alphabetisch aufgelistet, die Ihnen helfen können, die Folien noch professioneller zu erstellen.
PowerPoint von A bis Z Wenn Sie den ersten Teil dieses Kapitels durchgearbeitet haben, kennen Sie sich mit PowerPoint einigermaßen aus. Sie können Präsentationen vorbereiten, anlegen und bearbeiten. Sie können sie auf Folien ausdrucken, am Bildschirm oder über den Beamer anzeigen. Das mag ausreichen, wird aber auf die Dauer langweilig. PowerPoint bietet verschiedene versteckte und offene Funktionen, um die Präsentationen noch interessanter und professioneller zu gestalten. Einige davon finden Sie zum Nachschlagen in den folgenden Abschnitten.
Animationen hinzufügen Arbeiten Sie mit Folien und einem Overheadprojektor, dann nutzen Sie sicherlich hin und wieder die Gelegenheit, bestimmte Teile der Folie mit einem Blatt Papier abzudecken und erst nach und nach freizugeben. Diesen Effekt können Sie auch mit PowerPoint simulieren – sogar viel besser. 1. Markieren Sie auf der Folie das Element (zum Beispiel Text), das mit einem Effekt versehen werden soll. 2. Wählen Sie dann Bildschirmpräsentation | Benutzerdefinierte Animation. 3. Klicken Sie auf den Schalter Eingangseffekt hinzufügen in der Formatierungspalette. 4. Wählen Sie einen der aufgeführten Effekte (zum Beispiel Hineinfliegen) oder klicken Sie auf Weitere Effekte…, um aus der Liste aller Effekte den passenden auszuwählen. 5. Legen Sie auch für die anderen Folien entsprechende Animationen fest. Das war es auch schon. Animationen werden Objekten in der Folie zugeordnet.
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Kapitel 5
Starten Sie jetzt die Bildschirmpräsentation, wird nach und nach jedes Textobjekt in der Folie angezeigt, die mit der Animation belegt war. So können Sie in Ruhe Ihren Vortrag halten und nach jeder Prämisse diese auf der Leinwand anzeigen.
Ansicht für den Handzettelmaster Handzettel für die Teilnehmer sind eine feine Sache. Um diese auszudrucken, schalten Sie in die Handzettelansicht um. Das können Sie auf zweierlei Art machen: < Einmal, indem Sie die s-Taste drücken und dann auf das Symbol für Foliensortierung in der Statusleiste klicken. < Außerdem können Sie über das Menü Ansicht | Master | Handzettelmaster diese Ansicht erreichen.
Handzettel können individuell bearbeitet werden. Sie können im Handzettelmaster die Handzettel nach Ihren Vorstellungen anpassen. Wie viele Folien auf einen Zettel sollen, können Sie über eine Schaltfläche festlegen. Voreingestellt sind immer sechs. Das ist zwar Papier sparend, gibt aber meist nicht viel her. Sie können aber auch beispielsweise auf drei Folien umschalten, die untereinander stehen, und mit dem Textwerkzeug daneben noch Ergänzungen schreiben. Übrigens können Sie für die Handzettel alle Werkzeuge aus der Symbolleiste Zeichnen einsetzen.
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ÜGrundlagen Unterhalb der Symbolleiste ist eine spezielle Leiste für die Arbeit mit Masterlayouts eingeblendet. Über die Schaltfläche Master schließen verlassen Sie diese Ansicht wieder.
Bearbeiten des Folienmasters Wollen Sie direkten Einfluss auf die Folienelemente nehmen, müssen Sie in den Folienmaster schalten: < Dazu wählen Sie Ansicht | Master | Folienmaster oder … n … halten die s-Taste gedrückt und klicken in der Statuszeile auf die Normal ansicht . Anschließend sehen Sie alle Objekte durch eine gestrichelte Linie markiert und mit ergänzenden Informationen (bei einigen auch mit Platzhaltern) versehen. Sie können nun die Rahmen in der Größe verändern, Elemente löschen, Platzhalter entfernen, deaktivieren, aktivieren oder ergänzen.
Hier finden Sie die Folienobjekte deutlich markiert. Die Bearbeitung eines Folienmasters ist immer vor der Arbeit an einer neuen Präsentation am sinnvollsten.
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Kapitel 5
Datum einfügen Für das aktuelle Datum benutzt PowerPoint spezielle Bereiche auf der Folie, die sich meistens in der Fußzeile befinden. Festlegen oder ändern können Sie diese über die Folienmaster oder über besondere Menüs. 1. Wählen Sie Ansicht | Kopf- und Fußzeile. 2. Aktivieren Sie unter Datum und Uhrzeit die Option Automatisch aktualisieren. 3. Klicken sie auf die Schaltfläche Übernehmen (falls nur auf der aktuellen Folie das Datum erscheinen soll) beziehungsweise auf Für alle übernehmen (wenn auf jeder Seite das Datum gewünscht ist).
Was Sie auf der Folie unten und oben sehen wollen, stellen Sie in diesem Dialog ein. ÜTipp Wollen Sie das Datum zwar auf allen Folien, aber nicht auf der Titelfolie sehen, dann aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor Auf Titelfolie nicht einblenden.
Filme (Videoclips) zeigen Sie können mit PowerPoint auch Filme zeigen. Wie das geht, erkläre ich in einer Kurzfassung: 1. Der Film sollte als Videoclip vorliegen. Wählen Sie dann Einfügen | Film … und wählen Sie den Clip über den Dateibrowser aus.
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ÜPower User Sollen kurze Videoclips öfters benutzt werden, ist es sinnvoll, diese in die ClipArt Gallery zu importieren.
Videoclips lassen sich auch in der ClipArt Gallery sammeln. 2. Legen Sie fest, wann der Film gestartet werden soll: Wenn darauf geklickt wurde oder Automatisch.
Eine Filmvorführung während der Präsentation ist keine große Sache mehr..
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Kapitel 5
3. Positionieren Sie den Videoclip auf der Folie und passen Sie gegebenenfalls die Größe an. 4. Selektieren Sie sicherheitshalber den Film in der Folie durch Anklicken. 5. Öffnen Sie in der Formatierungspalette die Gruppe Film und aktivieren Sie dort Film nach Wiedergabe zurückspulen. ÜTipp Öffnen Sie das Kontextmenü (Klick mit der rechten Maustaste in das Filmobjekt) und wählen Sie Benutzerdefinierte Animation. Wählen Sie bei Effekt hinzufügen
über die nebenstehenden Icons einen passenden Effekt aus (zum Beispiel langsames Ausblenden am Ende des Videoclips). Sie können den Videoclip auch vom Desktop oder aus dem Finder per Drag & Drop (heißt so viel wie »Ziehen und Loslassen«) einfach in der Folie einfügen. Filmdateien werden nicht in der PowerPoint-Präsentation gespeichert, sondern nur mit dieser verknüpft. Wenn Sie die Präsentation auf einem Datenträger mitnehmen, müssen Sie die Filmdatei zusätzlich auf den Datenträger kopieren. Damit sie während der Präsentation gefunden wird, sollten Sie Sorge dafür tragen, dass der Film schon bei der Erstellung der Präsentation im gleichen Verzeichnis wie die Präsentationsdatei liegt. Mit folgenden Dateiformaten kommt PowerPoint bei Videoclips zurecht: < QuickTime-Filme < QuickTime-VR-Filme < Flash-Animationen < DV-Format < MPEG-Videos < AVI-Filme ÜPower User Andere Formate lassen sich allerdings ohne Probleme mit iTunes in ein für PowerPoint passendes Format konvertieren. Für eine richtige Kinovorstellung reichen PowerPoints Fähigkeiten nicht aus. Aber für einige Überraschungen kann solch eine lebende Präsentation schon sorgen.
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Flussdiagramme erstellen Die Zeichenwerkzeuge sind sehr umfangreich und flexibel. Bei der Erstellung einer eigenen Vorlagen haben Sie diese im Grundkurs schon kennengelernt. Interessant sind auch die vielen AutoFormate. So lassen sich sehr leicht standardisierte Fluss- und Ablaufdiagramme erstellen. ÜAufgepasst Man könnte sich dazu verleiten lassen, die SmartArt-Grafiken für solche Diagramme einzusetzen, und tatsächlich lassen sich auch alle Formen, die zur Gestaltung eines Flussdiagramms zu Verfügung stehen, dort integrieren. Da aber die SmartArt-Vorgaben eher im Wege stehen, empfehle ich, bei solch speziellen Anforderungen lieber bei null zu beginnen. 1. Wählen Sie zunächst das Menü Formen Zeichnen aus.
aus den Symbolleisten Standard oder
2. Öffnen Sie dann über das Menü Flussdiagramm die Palette mit den Symbolen und wählen Sie das passende Symbol aus. 3. Ziehen Sie mit der Maus einen rechteckigen Bereich in der Folie auf. Das Symbol wird innerhalb dieses Bereichs (auch wenn es nicht eckig ist) dargestellt.
Die AutoFormen sind gruppiert und dadurch leicht aufzufinden.
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Kapitel 5
Auf diese Weise ordnen Sie sämtliche Objekte in der Folie an. Haben Sie sich vorher eine knappe Skizze gemacht oder eine andere Vorlage zur Hand, ist dies schnell erledigt. 4. Öffnen Sie nun im Menü Formen die Gruppe Linien Linie mit einem Pfeil.
und wählen Sie die
5. Ziehen Sie eine Linie vom ersten zum zweiten Objekt. 6. Fassen Sie auf diese Weise alle Objekte durch Linien zusammen. Das Rohgerüst des Flussdiagramms steht nun. Damit es allgemein verständlich ist, muss es noch beschriftet werden. 7. Wählen Sie das Textwerkzeug
und klicken Sie in das erste Objekt.
8. Schreiben Sie den benötigten Text. Lassen Sie sich nicht irritieren, wenn der Text zu groß oder zu klein erscheint. 9. Markieren Sie den Text und wählen Sie eine passende Schriftgröße aus. 10. Wiederholen Sie die letzten drei Schritte für alle Objekte. Jetzt können Sie die Folie zeigen. Wollen Sie aber bei der Präsentation nicht gleich das ganze Flussdiagramm anzeigen, sondern nach und nach die einzelnen Elemente einblenden, dann führen Sie jetzt noch folgende Schritte durch: 11. Halten Sie die s-Taste gedrückt und klicken Sie die Objekte auf der Folie in der Reihenfolge an, in der sie erscheinen sollen (das erste Objekt nehmen Sie sinnvollerweise aus). Vergessen Sie dabei nicht die Linien und Pfeile und eventuell. frei integrierte Textelemente. Ü Power User Befinden sich zwei Objekte nicht genau neben- oder untereinander und muss man einen Pfeil um mehrere Objekte herum zeichnen, so erzeugt man erst mal schiefe Pfeile oder legt sie quer durch andere Objekte hindurch. Das sieht zwar nicht besonders gut aus, soll aber auch nicht so bleiben. Klicken Sie auf den Pfeil mit der rechten Maustaste, wählen Sie aus dem Kontextmenü Gerade, gewinkelte oder gekrümmte Verbindung und passen Sie so den Pfeil den Verhältnissen an. 12. Lassen Sie die s-Taste los. 13. Wählen Sie Bildschirmpräsentation | Benutzerdefinierte Animationen. 14. Öffnen Sie in der Toolbox die Effekte für das Erscheinen von Objekten
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Auch Fluss- und Ablaufdiagramme lassen sich schnell auf eine Folie bannen. Für das Flussdiagramm im Beispiel brauchen Sie knapp eine Viertelstunde (geübte PowerPoint-Anwender sogar noch weniger). ÜTipp Windows-Anwender kennen die Flussdiagrammerstellung mit dem Programm Visio. Da es dies in der Mac-Version nicht gibt, sind diese Grafikobjekte in Office 2008 eine nicht zu verachtende Alternative. Sie steht übrigens auch in den anderen Anwendungen (Word, Excel) zur Verfügung.
Folienlayout verändern Wo genau Text und Bilder auf der Folie stehen, wird im Folienlayout festgelegt. Sie müssen die Voreinstellungen in den Layouts nicht akzeptieren, sondern können sie verändern und anpassen. Dabei gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Markieren Sie die Folie, die geändert werden soll. 2. Wählen Sie Format | Folienlayout… oder klicken Sie auf das Register Folienlayouts. 3. Suchen Sie ein neues Layout für die markierte Folie. Das neue Layout wird übernommen. Eventuell müssen Sie die Texte in den Feldern neu anpassen.
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Hintergrund bearbeiten Um den Folienhintergrund zu bearbeiten, führen Sie folgende Schritte durch: 1. Wählen Sie Format | Folienhintergrund. Ihnen stehen vier Register zur Hintergrundbearbeitung zur Verfügung. Um ein Bild zu hinterlegen, machen Sie folgendermaßen weiter: 2. Klicken Sie auf das Register Bild. 3. Über die Schaltfläche Bild auswählen
laden Sie ein Bild in den Editor. 4. Mit den Schieberegler Transparenz legen Sie fest, wie stark das Bild zu sehen sein soll. In der Folie können Sie dabei beobachten, welche Auswirkung diese Aktion hat.
Der Dialog zur Hintergrundbearbeitung bietet auf vier Registerkarten zahlreiche Anpassungsmöglichkeiten. 5. Um den fertigen Hintergrund für die aktive Folie wirksam werden zu lassen, klicken Sie auf Übernehmen. Soll der Hintergrund für alle Folien gelten, so klicken Sie auf Für alle übernehmen. Über die Register Uni, Farbverlauf und Struktur gestalten Sie den Folienhintergrund farbig. Sie können es bei der Hintergrundgestaltung so bunt treiben, wie Sie wollen.
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Beachten Sie aber, dass die Informationen für den Leser beziehungsweise Zuschauer noch wahrnehmbar sein müssen. Und möglichst sollten sie auch noch einprägsam herüberkommen. Wenn die Präsentation zusätzlich ausgedruckt und verteilt werden soll (als sogenannte Handouts), dann achten Sie darauf, dass bei einem Druck in Graustufen sehr dunkle Farben im Hintergrund die Lesbarkeit der ausgedruckten Folien stark beeinträchtigen. Sie sollten für diesen Fall besser eine hellere Farbe und eine weniger differenzierte Struktur wählen. Beachten Sie allerdings auch, dass die Farben über den Beamer etwas blasser wirken als auf dem Monitor Ihres Computers. ÜTipp Sie können sich übrigens direkt und ohne Umweg für vorgefertigte Farbschemata entscheiden, wenn Sie bei Farbe Designfarben wählen. Sie können diese durch Anklicken auswählen und über die Schaltflächen Übernehmen sowie Für alle übernehmen auf die Folie oder die gesamte Präsentation anwenden.
Auch mit Strukturen lässt sich ein Hintergrund gut ausstatten. Achten Sie darauf, dass Hintergrund und Text gut kontrastieren, um die Lesbarkeit zu gewährleisten.
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PowerPoint:mac 2008
Kapitel 5
Hyperlink zu einer Webseite Auch direkt ins Internet können Sie aus einer PowerPoint-Präsentation heraus verweisen. Voraussetzung dafür ist natürlich die Verbindung zum Internet, die während der Präsentation bestehen muss. Wenn das gewährleistet ist, richten Sie einen Hyperlink zu einer Webseite folgendermaßen ein: 1. Markieren Sie auf der Folie den Text, der mit einem Hyperlink belegt werden soll. 2. Wählen Sie Einfügen | Link… oder drücken Sie die Tastenkombination c – K. 3. Unter Verknüpfen mit geben Sie die URL der Webseite ein, die Sie ansteuern wollen. 4. Prüfen Sie, ob das Register Webseite aktiv ist. 5. Bestätigen Sie die Einstellungen mit OK.
Per Mausklick können Sie während einer laufenden Präsentation ins Internet gelangen. Auf der Folie erscheint dieser Link dann unterstrichen und blau hervorgehoben. Wenn Sie wollen, können Sie auch festlegen, wohin genau der Link auf der Webseite zeigen soll. Dann müssen Sie zuvor einen Anker anlegen (oder auf einer fremden Webseite suchen) und bei Anker: angeben.
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Klicken Sie auf das Register Dokument, so können Sie auch zu einem Dokument verlinken. Das ist interessant, wenn Sie beispielsweise auf eine Dokumentation verweisen (die zum Beispiel als PDF vorliegt) und diese genau an einer bestimmten Stelle »aufschlagen« (Anker muss definiert sein, was bei PDFs kein Problem ist). Eher weniger wahrscheinlich ist, dass Sie aus einer Präsentation eine E-Mail versenden. Falls das aber (zum Beispiel zur Vorführung der Technik) einmal nötig ist, steht Ihnen ein drittes Register dafür zur Verfügung. Ein interessanter Effekt wäre es allerdings, wenn am Ende der Präsentation allen Teilnehmern die Folien per E-Mail zugeschickt würden.
Interaktive Schaltflächen Präsentationen müssen nicht linear verlaufen. Sie können eine vorbereitete Präsentation auch je nach Publikum (oder eigenem Drehbuch) durch Sprünge steuern (Gehe zu Folie während der Präsentation anwählen). Das lässt sich über das direkte Anspringen einzelner Folien während der Präsentation realisieren. Besser geht es aber durch interaktive Schaltflächen auf den Folien selbst. Wie Sie solche Schaltflächen einrichten, erfahren Sie im Folgenden: 1. Wählen Sie in der Symbolleiste Zeichnen (ggf. zu öffnen über Ansicht | Symbolleisten) die Schaltfläche für Formen aus. 2. Öffnen Sie den Katalog Interaktive Schaltflächen. 3. Entscheiden Sie sich für eine der vorbereiteten Schaltflächen.
Microsoft stellt eine Reihe vordefinierter interaktiver Schaltflächen bereit. 4. Ziehen Sie an der Stelle, an der die Schaltfläche erscheinen soll, ein kleines Rechteck auf. 5. Im Dialogfenster Aktionseinstellungen aktivieren Sie die Aktion Link zu: Anstelle eines Hyperlinks können Sie auch ein Programm oder Makro ausführen oder einen Sound wiedergeben. Diese müssen allerdings über ein separates Menü ausgewählt werden und bei der Präsentation auf dem System vorhanden sein. PowerPoint selbst bietet keine Programme und Makros zur Ausführung an.
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PowerPoint:mac 2008
Kapitel 5
Aktionen können durch Mausklick oder Mausbewegung ausgelöst werden. 6. Wählen Sie aus der Liste den Eintrag Folie… 7. Es öffnet sich der Dialog Link zur Folie, in dem alle Folientitel der aktuellen Präsentation aufgelistet sind. 8. Markieren Sie die benötigte Folie und bestätigen Sie zweimal mit OK. Wiederholen Sie diese Schritte so oft, wie Sie Schaltflächen auf der Folie benötigen.
Hier legen Sie das Sprungziel für die Aktion fest. Beachten Sie, dass die meisten Schalter schon mit einem bestimmten Hyperlink (oder einer anderen Aktion) belegt sind. Diese Voreinstellungen können Sie natürlich auf die oben beschriebene Weise anpassen. Die erste, leere Schaltfläche aus dem Katalog können Sie mit dem Textwerkzeug nach Belieben beschriften. Wollen Sie Schaltflächen nachträglich bearbeiten, so öffnen Sie über einen Rechtsklick das Kontextmenü und wählen Aktionseinstellungen.
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Präsentationen verpacken Aus Platzgründen werden nicht alle Objekte in einer Präsentation gespeichert. Bilder, Sounds und Filme bekommen nur eine Verknüpfung auf den jeweiligen Folien. Wenn Sie die Präsentation auf einen Datenträger kopieren, werden Sie bei der Vorführung erleben, dass an einigen Stellen die gewünschten Objekte nicht erscheinen. Sie müssen also alle diese Objekte immer zusätzlich mitnehmen. Das ist aber weniger aufwendig, als Sie möglicherweise denken. Es gibt nämlich die Option, ein richtiges Präsentationspaket zu packen. 1. Wählen Sie Datei | Speichern unter… oder s – c – S. 2. Stellen Sie bei Format: das PowerPoint-Paket ein. 3. Wünschen Sie, dass die Präsentation in einen neuen Ordner gespeichert wird, so klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Ordner und geben diesem einen Namen. 4. Falls gewünscht, können Sie unter Sichern unter noch den Namen für die Präsentation anpassen oder ändern. 5. Bestätigen Sie diese Einstellungen mit Sichern.
Packen Sie Ihre Präsentation in ein Päckchen. Sie finden anschließend alle benötigten Dateien in einem extra Ordner wieder. Ziehen Sie diesen Ordner komplett auf den Datenträger, den Sie mitnehmen wollen. Als besonders flexibel haben sich hierzu die USB-Sticks erwiesen.
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PowerPoint:mac 2008
Kapitel 5
Sound hinzufügen Sie können eine PowerPoint-Präsentation auch akustisch untermalen. Um einen Sound einer Folie hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie Einfügen | Sound und Musik. 2. Entscheiden Sie sich, ob Sie den Sound Von Datei einfügen, eine CD-Audiospur wiedergeben oder den Sound aufzeichnen wollen. 3. Wählen Sie die gewünschte Datei aus (außer bei der Aufzeichnung) und klicken Sie auf Einfügen. Das war’s auch schon. PowerPoint kann mit folgenden Soundformaten umgehen: < aif, aifc, aiff, (Audio Interchange File Format) < mov, moov (QuickTime Movie Sound) < sfil (Apple System Sound) < rsrc (Apple System Recource Sound) < alaw (CCITT A-Law Audioformat = Europäische Telefonie) < auu, slw, ulaw (CCITT U-Law Audioformat = US-Telefonie) < mp3 (mpeg Layer 3 Audio) < mpg (mpeg 4 Audio) < wav, wave (Windows-Waveform) < aac (Advanced Audio Coding) < mid, midi, kar (Musical Instruments Digital Interface) < Audio CD Endlich kann PowerPoint also auch etwas mit Apples m4a-Format (dem iTunes-Format) anfangen.
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Übergänge erzeugen Dass eine Folie übergangslos nach der anderen kommt, ist sicherlich die gängigste Art und entspricht weitgehend der praktisch orientierten Vortragstechnik. Da ist zunächst nichts dran auszusetzen. Mit PowerPoint können Sie diese Übergänge aber animieren und so bei Ihren Zuschauern Aufmerksamkeit und anschließend Erwartung auf den nächsten Übergang wecken. Ein kleiner Trick, um verschlafene Zuhörer zu vermeiden – nicht mehr, aber manchmal sehr wirkungsvoll. 1. Wählen Sie Bildschirmpräsentation | Übergänge oder klicken Sie auf das Register Übergänge. 2. Wählen Sie einen Effekt aus der Galerie. Der Effekt wird dabei kurz simuliert. Die Effekte sind über mehrere Register verteilt (Verblassen und Auflösungen, Wischungen …), sodass Sie die Art des Effekts schon ein wenig eingrenzen können und dann nicht aus einer langen Liste wählen müssen. Um den Effekt noch anzupassen, machen Sie folgendermaßen weiter: 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen (links in der Galerie). 4. Entscheiden Sie sich, ob der Effekt Langsam, Mittel oder Schnell vollzogen werden soll. 5. Sie können einen Sound für den Übergang bestimmen. 6. Eingestellt werden kann auch, ob die nächste Folie nach einem Mausklick (Standard) oder nach einer festen Anzahl von Sekunden (die Sie eingeben müssen) kommen soll. 7. Übernehmen Sie den Übergang für die Folie oder klicken Sie auf Für alle übernehmen, um die gesamte Präsentation mit diesem ausgewählten Übergang auszustatten.
Eine Folie muss nicht übergangslos auf eine andere folgen.
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Kapitel 5
Webfunktionen Sie möchten eine gelungene Präsentation als Webseite umsetzen und überlegen schon, diesen Auftrag extern an einen Webdesigner zu übergeben? Das sollten Sie nicht machen. Diese Aufgabe erledigt PowerPoint für Sie. Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie Datei | Als Webseite speichern… 2. Klicken Sie auf den Schalter Weboptionen… 3. Auf dem Register Allgemein geben Sie unter Webseiten-Schlüsselwörter: einige Begriffe ein, die im Zusammenhang mit Ihrer Präsentation (also der neuen Webseite) stehen. Diese Schlüsselwörter werden für die Suchmaschinen benötigt, die Webseiten scannen und katalogisieren.
Eine Präsentation kann auch zur Webseite umgearbeitet werden. 4. Wählen Sie auf der Registerkarte Darstellung bei Farben aus der Liste Präsentationsfarben (Akzentfarbe) aus, wenn die Webseite das gleiche Aussehen wie die Präsentation haben soll. Prüfen Sie aber zuvor, ob sich das auch tatsächlich im Web so umsetzen lässt. Eventuell fahren Sie mit der Option Browserfarben besser, weil Sie dann vorher kontrollieren können, was die unterschiedlichen Webbrowser aus Ihren Präsentationsfarben machen. 5. Das Kontrollkästchen Foliennotizen einbeziehen deaktivieren Sie. Das ist in den seltensten Fällen sinnvoll.
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Browserfarben sind meist die bessere Option. 6. Auf der Registerkarte Bilder aktivieren Sie unter Dateiformate die Option PNG als Ausgabeformat zulassen nur dann, wenn sich Bilder in diesem Format in der Präsentation befinden. 7. Stellen Sie bei Zielmonitor kein zu großes Format ein. Die Vorgabe 1024 – 768 ist eine ideale Wahl. Um aber auch auf älteren und kleineren Monitoren besser dargestellt zu werden, stellen Sie lieber 800 x 600 ein. 8. Bestätigen Sie die Einstellungen mit OK.
Eine brauchbare Webseite, die im Internet veröffentlicht werden kann, wird gespeichert. 9. Passen Sie bei Sichern unter den Titel an. Prüfen sie, ob unter Format auch tatsächlich Webseite (HTML) eingestellt ist, und korrigieren Sie dies gegebenenfalls. 10. Starten Sie die Konvertierung mit einem Klick auf Sichern.
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PowerPoint:mac 2008
Kapitel 5
Sie können diese HTML-Variante Ihrer Präsentation mit jedem Browser öffnen (falls Sie nicht einige Einstellungen auf der Registerkarte Dateien in der Gruppe Browserunterstützung deaktiviert haben, was nur bei sehr umfangreichen Präsentationen wirklich sinnvoll ist).
So schnell haben Sie wohl noch nie eine brauchbare Webseite erstellt.
Zielgruppenorientierte Präsentationen Angenommen, Sie müssen Ihre Präsentation öfters vor unterschiedlichem Publikum vorführen. Jedes Mal gibt es individuelle Dinge zu berücksichtigen. Folien sind umzustellen oder zu entfernen. Sicherlich haben Sie keine Lust, die liebevoll erstellte Präsentation jedes Mal komplett umzuarbeiten. Das ist auch nicht nötig. Gehen Sie den Weg über die Option Zielgruppenorientierte Präsentationen. Damit sind die Umstellungen und die Verwaltung unterschiedlicher Varianten einer Präsentation eine Kleinigkeit. Gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie Bildschirmpräsentation | Zielgruppenorientierte Präsentationen. 2. Klicken Sie auf Neu. 3. Geben Sie der Zielpräsentation einen eindeutigen Namen (oder übernehmen Sie den vorgegebenen Standardnamen, zum Beispiel »Zielpräsentation 1«). 4. Ordnen Sie die Folien neu an, indem Sie die Folie in der linken Liste anklicken und mit Hinzufügen in die rechte Liste bringen. Mit den Pfeiltasten können Sie eine markierte Folie verschieben. 5. Bestätigen Sie mit OK.
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Microsoft Office:mac 2008
Ordnen Sie die Präsentationsfolien neu – ohne die alte Ordnung zu zerstören. Im Übersichtsdialog Zielgruppenorientierte Präsentationen finden Sie die soeben erstellte Präsentationsvariante in der Liste wieder. < Über die Schaltfläche Neu können Sie eine weitere Variante anlegen. < Über die Schaltfläche Bearbeiten… können Sie eine bestehende (zuvor markierte Variante) weiter anpassen. < Mit dem Schalter Entfernen löschen Sie eine nicht mehr benötigte Zielpräsentation. < Über Kopieren legen Sie ein Duplikat einer zuvor markierten Zielpräsentation an. Das ist dann sinnvoll, wenn man eine Zielpräsentation mit geringen Anpassungen aus einer anderen erstellen kann. Die ursprüngliche Ausgangspräsentation kann über diese Liste nicht erreicht werden. Deshalb ist es ratsam, die Ausgangspräsentation als unveränderte Zielpräsentation in die Liste mit aufzunehmen (zum Beispiel mit dem Titel Original). Dann fertigen Sie eine Kopie an und erstellen daraus die erste Präsentationsvariante. Hier sind Sie Herr über alle Präsentationsvarianten. Klicken Sie auf den Schalter Anzeigen. Wenn das Häkchen vor Zielgruppenorientierte Präsentation in Referentenansicht öffnen aktiviert ist, bekommen Sie eine Arbeitsoberfläche, in der die Präsentation simuliert wird, Sie aber Eingriffs- und Bearbeitungsmöglichkeiten haben. Der Vorteil dieser Oberfläche ist, dass Sie sofort sehen, welche Auswirkungen Ihre Eingriffe haben. Entfernen Sie das Häkchen, so startet mit einem Klick auf Anzeigen die zuvor markierte Zielpräsentation als normale Bildschirmpräsentation. Ü Power User Diese Referententools können Sie auch unabhängig von diesen Dialogen öffnen. Wählen Sie Ansicht | Referententools.
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Effektive Zusammenarbeit
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Sie haben sich in die Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Entourage) eingearbeitet – in einige davon sicherlich mehr, in andere vielleicht (zunächst) weniger. Bestimmt haben Sie sich inzwischen nicht nur an die Leistungsfähigkeit der Module gewöhnt, sondern beginnen sie auch intensiv zu nutzen. Dann sollten Sie auch anfangen, anwendungsübergreifend zu denken und zu arbeiten. So gut die einzelnen Anwendungen sind – Sie steigern die Leistungsfähigkeit deutlich, wenn Sie die Anwendungen im Verbund nutzen. Außerdem bietet Microsoft Office:mac 2008 noch einige Tools, die ebenfalls in allen Anwendungen verfügbar sind.
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Microsoft Office:mac 2008
Daten austauschen In den vorangegangenen Kapiteln wurde als Struktur immer vorgegeben, dass der Stoff aufsteigend vom Einsteiger bis hin zum fortgeschrittenen Anwender aufbereitet wurde (mit Ausnahme des Entourage-Kapitels, das sich mehr an Einsteiger und Umsteiger von Mail richtete). In diesem Kapitel will ich das ähnlich halten. Wenn Sie längst Bekanntes vorfinden – blättern Sie einfach weiter; es sollte sich dann doch noch Neues und Komplexeres finden. Im Kapitel zu Entourage habe ich ja schon im Zusammenhang mit dem Projektcenter erläutert, dass von vornherein bei der Konzeption von Office an eine Zusammenarbeit der einzelnen Module gedacht wurde. Allerdings werden im Projektcenter nur die Ergebnisse der Module (Nachrichten, Notizen, Dokumente, Tabellen etc.) zusammengefasst und angezeigt. Ein wirklicher Austausch zwischen den Modulen findet auf diese Weise noch nicht statt. Den müssen Sie selbst organisieren, und zwar direkt in den Modulen.
Kopieren und Verschieben Die einfachste Art der gemeinsamen Nutzung von Informationen ist das Kopieren und Verschieben von Informationen. Das funktioniert innerhalb einer Anwendung aber auch zwischen verschiedenen Anwendungen (nicht nur in Microsoft Office:mac). Jeder Mac-OS-X-Anwender (sowie jeder Windows- oder Linux-Anwender) sollte eigentlich mit diesen Techniken vertraut sein. Für diejenigen, die erst seit Kurzem mit dem Computer arbeiten, hier aber noch einmal die Erläuterung. Bevor etwas kopiert oder verschoben wird, muss es markiert sein. Dies ist ausführlich in den anderen Kapiteln (zum Beispiel zu Word) beschrieben worden. Wenn Ihnen also unklar ist, wie Texte oder Objekte markiert werden, beschäftigen Sie sich noch einmal mit den jeweiligen Anwendungen.
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Effektive Zusammenarbeit
Kapitel 6
Vor dem Kopieren muss erst markiert werden.
Kopieren von Texten und Objekten Um einen Text (oder ein Objekt) zu kopieren, führen Sie folgende Schritte aus: 1. Markieren Sie den Text (oder das Objekt). 2. Wählen Sie Bearbeiten | Kopieren beziehungsweise c – C. 3. Wechseln Sie an die Stelle, an die das Kopierte eingefügt werden soll (im gleichen Dokument oder in einem anderen). 4. Wählen Sie Bearbeiten | Einfügen beziehungsweise c – V. Anwender, die bereits unter Windows mit Office gearbeitet haben, werden sich schnell eingewöhnen können. Sie haben dort die Tastenkombinationen Strg – C beziehungsweise Strg – V benutzt. Ü Aufgepasst Beachten Sie, dass in einer anderen Anwendung ein kopierter Text eventuell als Objekt eingefügt wird, etwa wenn Sie einen Text in Word kopieren und in PowerPoint einfügen. Office:mac erstellt das Objekt automatisch. Soll ein Text in ein bereits vorhandenes Objekt eingefügt werden, muss dieses Objekt vor dem Einfügevorgang zunächst aktiviert und die richtige Stelle durch einen Mausklick ausgewählt werden.
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Microsoft Office:mac 2008
Kopierter Text erscheint unter Umständen als eigenständiges Objekt und nicht unbedingt mit der richtigen Formatierung. Wählen Sie beim Einfügen lieber den Befehl Bearbeiten | Inhalte einfügen | Microsoft Word-Dokument-Objekt. Dann bekommen Sie das, was Sie in Word gesehen haben, auch (zum Beispiel) in PowerPoint so wieder. Auf den Befehl Inhalte einfügen gehe ich einige Absätze später noch ausführlicher ein.
Legen Sie besser genau fest, wie eingefügt werden soll.
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Effektive Zusammenarbeit
Kapitel 6
Verschiebebahnhof für Texte und Objekte Wollen Sie nicht kopieren, sondern einen vorhandenen Textabschnitt (oder ein vorhandenes Objekt) nur verschieben, so gehen Sie im Prinzip wie beim Kopieren vor, wählen aber stattdessen den Befehl Bearbeiten | Ausschneiden oder die Tastenkombination c – X. ÜAufgepasst Haben Sie an der Stelle, an welcher der Text (oder das Objekt) aus der Zwischenablage eingefügt werden soll, ebenfalls einen Text (oder ein Objekt) markiert, so wird dieser durch den Inhalt aus der Zwischenablage ersetzt – verschwindet also. Das mag in dem einen oder anderen Fall gewünscht sein. Überlegen Sie aber besser vorher noch einmal, ob das für Sie tatsächlich sinnvoll ist.
Mit dem Scrapbook arbeiten Etwas fortgeschrittene Anwender wissen, wie das mit dem Kopieren/Ausschneiden und Wiedereinfügen funktioniert: Die Daten werden über die Mac-OS-X-Zwischenablage übertragen. Deshalb können auch Anwendungen außerhalb von Microsoft Office:mac für diese Art von Datentransfer genutzt werden. Allerdings hat diese Form der Datenübermittlung einen gravierenden Nachteil. Es ist immer nur ein Text oder ein Objekt transferierbar. Beim nächsten Kopieren/Ausschneiden wird der vorherige Inhalt der Zwischenablage gelöscht. Microsoft hat sich deshalb eine zusätzliche Methode ausgedacht, den Datenaustausch zwischen Office-Anwendungen vorzunehmen: das Scrapbook. Dabei handelt es sich um eine Office-interne Zwischenablage, die unterschiedliche Objekte verwalten und übertragen kann. Sie finden das Scrapbook in der Toolbox jeder Anwendung. Klicken Sie einfach auf das Symbol Scrapbook , und schon steht es Ihnen zur Verfügung.
Das Scrapbook sammelt kopierte Objekte, die die einfache Zwischenablage längst verloren hat.
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Microsoft Office:mac 2008
Haben Sie das Scrapbook geöffnet, finden Sie im Menü Bearbeiten den Befehl In Scrapbook einfügen, der allerdings nur aktiv ist, wenn ein Bereich oder Objekt markiert wurde. Ist im Scrapbook etwas enthalten, ist auch der Befehl Aus Scrapbook einfügen vorhanden. Auch die Tastenkombinationen sind gut zu merken: < Kopieren in Scrapbook: s – c – C < Einfügen aus Scrapbook: s – c – V Den Befehl Ausschneiden gibt es im Scrapbook nicht.
Sobald mit dem Scapbook gearbeitet wird, finden sich auch Menübefehle dafür. Mausliebhaber kommen ebenfalls auf ihre Kosten. Um ein markiertes Objekt in das Scrapbook zu kopieren, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Hinzufügen. Um ein im Scrapbook markiertes Objekt in ein anderes Dokument einzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügen. Sie entfernen ein Objekt wieder aus dem Scrapbook, indem Sie es markieren und anschließend auf das Papierkorb-Icon klicken. Zunächst scheint das Arbeiten mit dem Scrapbook etwas umständlich zu sein. Tatsächlich ist es auch wenig geeignet, ab und an mal eine Textstelle zu verschieben oder ein Objekt zu übertragen. Wenn man aber viel mit Texten und/oder anderen OfficeDokumenten arbeitet und immer wieder Teile übertragen muss, ist das Scrapbook eine schnelle und effektive Hilfe. So kann es zum Beispiel in PowerPoint gut benutzt werden, um einzelne Folien aus einer Präsentation in eine andere PowerPoint-Präsentation zu übertragen (man muss ja nicht immer das Rad mehrfach erfinden!). Versuchen Sie das mal über das übliche Kopieren | Einfügen. Sie müssen dann immer sämtliche Objekte auf einer Folie markieren, bevor Sie diesen Vorgang durchführen können. Das ist viel umständlicher. Oder Sie haben es mit Logos oder längeren Textbausteinen zu tun. Das Scrapbook wird Ihnen schon nach kurzer Nutzung ans Herz wachsen.
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Effektive Zusammenarbeit
Kapitel 6
Inhalte einfügen Wenn Sie etwas in ein Dokument einfügen, haben Sie keinen Einfluss auf das Format des Objekts. Sie müssen hinnehmen, was die Anwendung aus der Zwischenablage holt und was sie daraus macht – es sei denn, Sie verwenden einen anderen Befehl: Bearbeiten | Inhalte einfügen.
Wie soll der Inhalt eingefügt werden? Bevor jetzt irgendetwas eingefügt wird, müssen Sie in einem Dialog noch definieren, was Sie wollen. Zunächst legen Sie fest, ob es tatsächlich eingefügt oder nur verknüpft werden soll. Verknüpfungen sind dann interessant, wenn es sich um umfangreichere Objekte handelt. Sie vermeiden so das Aufblähen Ihres Dokuments. Haben Sie die Verknüpfung gewählt, so können Sie noch festlegen, ob es als Symbol angezeigt werden soll. Dann erscheint das Objekt nicht in der Dokumentansicht, sondern es wird nur ein Verweis gemeldet. ÜAufgepasst Die Wahl zwischen Einfügen als und Verknüpfen erscheint nicht in jedem Fall. In PowerPoint müssen Sie beispielsweise darauf verzichten. Der Rest ist aber weitgehend identisch. In der Liste Als: werden Ihnen einige Formatangebote gemacht (auch hier fällt die Anzahl der Elemente je nach Anwendung unterschiedlich aus): < Microsoft Word-Dokument-Objekt fügt den Inhalt der Zwischenablage als eigenständiges Objekt ein. Sie können es nicht direkt im Zielobjekt bearbeiten, sondern müssen es doppelt anklicken und in einem anderen Fenster als WordDokument einsehen und bearbeiten. Diese Option bietet sich zum Beispiel für Diagramme an.
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< Formatierten Text (RTF) fügt die Zwischenablage mit zahlreichen Formatierungen ein. Es bleiben aber all die Formatierungen außen vor, die nur in Word selbst realisiert werden können (zum Beispiel Spaltensatz). < Unformatierten Text fügt die Zwischenablage ohne jede Formatierung als ASCIIText ein. Ist der Absatz im Zieldokument bereits formatiert, so werden beim Einfügen die vorhandenen Formatierungen übernommen (soweit das möglich ist; Zeichenformatierungen bleiben in der Regel außen vor). < Bild fügt den Inhalt der Zwischenablage als Bild ein. Haben Sie Text in der Zwischenablage, so ist dieser anschließend nicht mehr zu bearbeiten, da er in ein Grafikobjekt umgewandelt wurde. < Formatierter Text fügt die Zwischenablage genau in dem Format ein, wie es im ursprünglichen Word-Dokument markiert und kopiert (beziehungsweise ausgeschnitten) wurde. Dies ist die beste Wahl, wenn Sie von einem Word-Dokument in ein anderes Word-Dokument kopieren oder verschieben und alle Formatierungen mitnehmen wollen. < HTML-Format fügt den Inhalt der Zwischenablage im HTML-Format ein. Wenn Sie gerade an einer Webseite arbeiten, ist dies meist die richtige Option, es sei denn, Sie wollen die Auszeichnung anders und direkt vornehmen.
Hier wurde aus Text eine Grafik gemacht. ÜTipp Wenn Sie etwas aus einer Webseite kopiert haben und in ein Word-Dokument übertragen möchten, dann gehen Sie am besten über Bearbeiten | Inhalte einfügen. Wollen Sie die Struktur der Webseite erhalten, wählen Sie HTML-Format. Wollen Sie nur den reinen Text, so wählen Sie Unformatierten Text.
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Effektive Zusammenarbeit
Kapitel 6
Den Dialog Inhalte einfügen erreichen Sie in allen Office-Applikationen, allerdings je nach ausgewähltem Inhalt mit unterschiedlichen Optionen. Haben Sie etwa eine Excel-Tabelle kopiert und wollen diese in eine PowerPoint-Präsentation eintragen, so steht natürlich bei Einfügen als: Microsoft Excel-Arbeitsblatt-Objekt und nicht Word-Objekt. Außerdem wird angeboten, den Inhalt als Hyperlink hinzuzufügen, was nicht in allen Fällen sinnvoll ist. Bei einer PowerPoint-Präsentation fehlt auch die Option zum Verknüpfen. Allerdings ist es wiederum möglich, das Objekt als Symbol anzuzeigen, was allerdings in einer Präsentation ebenfalls nicht wirklich hilfreich ist, da während einer laufenden Präsentation über das Symbol nicht in die Anwendung verzweigt werden kann.
Eine Excel-Tabelle lässt sich als Objekt in eine PowerPoint-Präsentation einfügen.
Drag & Drop – oder: Die Arbeit mit Objekten Sicher werden Sie sich schon gefragt haben, wie es mit Drag & Drop bestellt ist. Drag & Drop ist das Ziehen von Objekten in eine Anwendung an eine bestimmte Stelle. Kein Problem. Funktioniert hervorragend!
Textstellen kopieren Eigentlich ist mit dem Scrapbook das Drag & Drop überflüssig geworden. Wer es aber noch gewohnt ist, kann weiterhin folgendermaßen verfahren: 1. Markieren Sie eine Textstelle und ziehen Sie diese auf den Desktop. 2. Verfahren Sie so auch mit weiteren Textstellen. 3. Ziehen Sie die dermaßen ausgelagerten Textstellen an eine andere Stelle in das Dokument oder in eine andere Anwendung (Excel, PowerPoint). 4. Löschen Sie anschließend die Clips auf dem Desktop. 497
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Sie finden nun neben dem neu einfügten Textclip ein kleines Klemmbrett-Icon. Wenn Sie die Liste über den kleinen Pfeil am rechten Rand des Icons (zeigt sich, wenn Sie mit der Maus darauf zeigen) ausklappen, bekommen Sie drei Optionen angeboten: < Ursprüngliche Formatierung beibehalten < An Zielformatierung anpassen < Nur den Text übernehmen Damit können Sie sehr flexibel mit den Clips verfahren und sowohl die Anwendung als auch das Dokument und dessen Formatierung berücksichtigen.
Die Zwischenablage gibt den Inhalt sehr flexibel an das Dokument weiter.
Bilder in Office-2008-Anwendungen Fassen Sie beispielsweise ein Bild, das auf dem Desktop liegt, und ziehen es nach Word, so wird dies fix und anstandslos eingefügt. Sie können es auch innerhalb von Word bearbeiten: 1. Wählen Sie Bild formatieren…, um den Dialog zu öffnen, mit dem Sie das Bild innerhalb des Word-Dokuments anpassen. 2. Wählen Sie das Register Bild, um die Werkzeuge zu bekommen, mit denen Sie das Bild hinsichtlich Helligkeit, Kontrast und Transparenz anpassen oder beschneiden können.
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Ziehen Sie Bilder einfach in ein Dokument. Ü Grundlagen Sie finden diese und noch weitere Werkzeuge in der Formatierungspalette in der Gruppe Bild. Wählen Sie beispielsweise die Schaltfläche Effekte, so stehen zahlreiche Filter zur Bildmanipulation bereit. So können Sie sich den Umweg über Photoshop in manchen Fällen sparen.
Bildeffekte stehen in Word in ausreichendem Maße zur Verfügung. So kann aus einem Foto schnell eine holzschnittartige Illustration werden.
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Dies funktioniert in Excel und PowerPoint gleichermaßen. Die Werkzeuge stehen in allen drei Anwendungen und auf die gleiche Weise zur Verfügung.
Excel-Tabellen Sie können auch Dateien einfach auf eines der Anwendungssymbole im Dock ziehen, selbst wenn die Datei nicht zur Applikation gehört. Ziehen Sie etwa eine Excel-Tabelle auf ein Word-Dokument, so zeigt Word – nach einer Warnung mit dem Hinweis auf ein Sicherheitsrisiko – guten Willen und bietet die Übernahme an. Zuvor will es aber noch wissen, was denn übernommen werden soll. Mit einer ganzen Arbeitsmappe wird Word nicht fertig. Sie müssen sich für eine Tabelle entscheiden. Sie können die komplette Tabelle übernehmen (in einer Ausklappliste werden alle in der Arbeitsmappe vorhandenen Tabellen angeboten) oder einen bestimmten Bereich daraus. Haben Sie in der Tabelle einen Bereich definiert, geben Sie nur den Bereichsnamen an, sonst den Zellbereich in der Form, wie er auch in Excel benutzt wird, etwa: A1:H20. Diesen fügt Word anschließend in ein Dokument als Word-Tabelle ein. Die sieht zwar ganz unelegant aus, lässt sich aber mit den Tabellenwerkzeugen schnell in Form bringen.
Beim Import von Excel-Tabellen lässt Word eine gezielte Auswahl von Tabellen und Bereichen zu. Es ist allerdings zu beachten, dass Formeln verloren gehen und nur die Werte erscheinen. Solch ein Vorgehen hat deshalb nur Sinn, wenn die Tabelle oder der Zellenbereich von Excel unabhängig und unveränderbar in das Word-Dokument übernommen werden soll. Noch problematischer ist die Übernahme einer Excel-Tabelle auf diese Weise in PowerPoint. Jede Zeile erscheint anschließend als eigene Folie, sodass von dieser Art der Übernahme hier unbedingt abgeraten werden muss. Ü Tipp Meine Empfehlung für diese Art des Austauschs zwischen Dokumenten ist das Scrapbook. Wenn Sie bisher nur wenig mit dem Scrapbook gearbeitet haben, werden Sie schnell feststellen, wie viel effektiver die Arbeit damit ist. Selbst für Textstellen ist dies anzuraten, denn der Desktop wird durch die Clips sehr schnell unübersichtlich.
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Effektive Zusammenarbeit
Kapitel 6
Wenn Ihnen diese Art des Tabellentransfers aus Excel allerdings zu unflexibel ist und Sie eine dynamische Tabelle in Word bevorzugen (also eine, die sich mit den Inhalten der Excel-Tabelle auch ändert), dann enthält der nächste Abschnitt für Sie die richtigen Informationen.
Objekte über das Menü einfügen Wenn Sie das Menü Einfügen öffnen, finden Sie dort den Eintrag Objekt. Sie erhalten darüber einen Dialog, der das Einfügen verschiedener Objekttypen an der Cursorposition anbietet: Microsoft … < Excel 97 – 2004-Tabelle (alle Mac- und Windows-Excel-Formate bis zur Version 2004) < Excel-Digramm < Excel-Tabelle (die Formate der Excel-Versionen 2007 und 2008, *.xlsx) < Formel-Editor < Graph-Diagramm < Organigramm < Word 97-2004-Dokument (alle Mac- und Windows-Word-Formate bis zur Version 2004) < Word-Dokument (die Formate der Word-Versionen 2007 und 2008, *.docx) Wie solche Objekte einzufügen sind, wurde bereits bei der Beschreibung der einzelnen Applikationen beschrieben (zum Beispiel der Formel-Editor unter Word). Dieser Dialog steht in allen Anwendungen bereit – außer in Entourage. Hier müssen Sie den Umweg über das Scrapbook gehen (das funktioniert auch unter Entourage) oder zum Beispiel das Objekt einer E-Mail anhängen.
Objekte lassen sich in (fast) allen Anwendungen einfügen.
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Um ein leeres Dokument einzufügen, markieren Sie den Objekttyp und klicken auf OK. Die zugehörige Applikation wird geöffnet und das Objekt kann erstellt werden. Schließen Sie die Anwendung, bleibt das neue Objekt in der Ausgangsanwendung (zum Beispiel in einem Word-Dokument) erhalten. Möchten Sie ein vorhandenes Objekt einfügen, klicken Sie auf Von Datei… und suchen das Objekt über den bekannten Dateibrowser. Haben Sie Als Symbol anzeigen aktiviert, erscheint das Objekt nur als Symbol in der Anwendung. Es lässt sich dann nur über die Ursprungsanwendung bearbeiten und einsehen.
Die Excel-Tabelle im Word-Dokument kann – anders als die über die Zwischenablage eingefügte Tabelle – bearbeitet werden und aktualisiert sich, wenn in der Ursprungstabelle Änderungen vorgenommen werden. Daraus ergeben sich praktische Vorteile. Angenommen, Sie haben eine PowerPointPräsentation vorbereitet zur Darstellung der aktuellen Situation in der Aktionärsversammlung. Kurz vor der Versammlung ergeben sich noch ein paar Änderungen in der Übersicht der geschäftlichen Daten. Sie müssen das nur in der Excel-Tabelle anpassen. Ist diese als Objekt in die Präsentation eingefügt worden, so stimmt es sofort mit der Excel-Tabelle überein, wenn Sie die Präsentation ablaufen lassen. Doppelarbeit durch Anpassen in beiden Programmen ist nicht nötig.
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Effektive Zusammenarbeit
Kapitel 6
Dokumente austauschen Zum Dokumentenaustausch zwischen den Office-Applikationen haben Sie in den vorangegangenen Abschnitten bereits einige Anregungen erhalten. Es gibt aber noch eine ganz elegante Methode: Verschicken Sie die Dokumente doch einfach! In jeder Anwendung finden Sie im Menü Datei den Eintrag Senden an. Öffnen Sie diesen, werden Ihnen (meist) verschiedene Optionen angeboten. In Word finden Sie unter Senden an: < E-Mail-Empfänger (als Anlage)
< Microsoft PowerPoint In PowerPoint finden Sie unter Senden an: < E-Mail-Empfänger (als Anlage)
< Microsoft Word < iPhoto… In Excel finden Sie unter Senden an: < E-Mail-Empfänger (als Anlage)... Je nachdem welches Mailprogramm Sie verwenden und wie es eingestellt ist, finden Sie in Word und Excel den Eintrag < E-Mail-Empfänger (als Anlage)... ganz abgesehen davon, dass Entourage das ja beim traditionellen E-Mail-Versand ebenfalls kann. Alle drei Anwendungen können ein Dokument als Anlage versenden. Das ist ganz praktisch, da Sie dann beim Erstellen der E-Mails in Entourage nicht nach dem Dokument suchen müssen. Wählen Sie diese Option, öffnet sich Entourage und bietet gleich ein neues E-Mail-Dokument an, das in der Anlage das Dokument bereits enthält.
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Entourage kann aus den Anwendungen bereits mit einer Anlage gestartet werden. Nur von Word aus kann man ein Dokument nach PowerPoint senden und nur von PowerPoint aus nach Word. In beiden Fällen müssen Sie aber berücksichtigen, dass die Ergebnisse in der jeweils anderen Anwendung nicht so aussehen wie im Ausgangsdokument. PowerPoint kann die Folien auch an iPhoto übergeben. Sie legen einen Albumnamen fest (oder übernehmen die Vorgabe), bestimmen ein Bildformat (.jpg oder .png) und starten die Übergabe über an iPhoto senden. Auf diese Weise lässt sich zum Beispiel eine Präsentation auf einen iPod (neuerer Generation) laden und unterwegs ansehen oder zeigen. Da iPods mit Videofunktion auch per Adapterkabel an einen Fernseher oder Beamer angeschlossen werden können, hat man sozusagen eine vorführbare Präsentation in der Hosentasche.
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Effektive Zusammenarbeit
Kapitel 6
iPhoto nimmt die PowerPoint-Präsentation anstandslos auf. Die Austauschmöglichkeiten der Office-Applikationen untereinander sind vielfältig. Sie sollten sich nicht scheuen, diese im Bedarfsfall auch zu nutzen.
Dokumente importieren und exportieren Eine andere Methode des Dokumentenaustauschs ist der Datenimport und Datenexport. Auch darüber wurde bereits in den Kapiteln über die Anwendungen gesprochen. Hier zusammengefasst aber noch einmal das Nötigste zu diesen Optionen.
Import und Export in Excel Sie finden die Importfunktionen in Excel im Menü Datei | Importieren. Sie finden Importfunktionen aber auch über Daten | Externe Daten. Was ist nun richtig? Zum Teil beides, da die Funktionen deckungsgleich sind (etwa Texdatei importieren…). Es gibt dort aber auch die Einträge: < Gespeicherte Abfrage ausführen
< Neue Abfrage erstellen…
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ODBC-Import Was haben Abfragen mit dem Datenimport zu tun? Viel, denn hinter diesen Menüs steht das Programm Query, das für die Abfrage von externen ODBC-Datenbanken zuständig ist. Dabei handelt es sich um Datenbanken mit der von Microsoft standardisierten Schnittstelle ODBC (= Open Database Connectivity). Excel holt mit Hilfe von Query aus dieser Datenbank die gewünschten Informationen. Damit das funktioniert, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein: < Query ist installiert (bei der Standardinstallation sollte das der Fall sein – Sie können das über Spotlight prüfen); sonst holen Sie es nach. < Der ODBC-Treiber für die Datenbank ist installiert. Ist das nicht der Fall, besorgen Sie sich den Treiber vom Hersteller der Datenbank. Informationen finden Sie auch bei Microsoft, zum Beispiel auf der Webseite www.microsoft.com/germany/ mac/. Dort werden zwei Anbieter von ODBC-Treiber aufgeführt.
Ohne Query und ODBC-Treiber gibt’s keine Abfrage.
FileMaker-Import Interessant für Apple-Anwender sind auf jeden Fall die Optionen < Aus FileMaker Pro importieren… und < Import von FileMaker-Server… FileMaker Pro ist die Datenbank, die sich für die Apple-Betriebssysteme Mac OS und Mac OS X am stärksten durchgesetzt hat. Sie ist leistungsfähig und anwenderfreundlich zugleich und man kann damit auch professionelle Datenbanken aufbauen. Sollen aus solch einer Datenbank Daten nach Excel importiert und dort weiter ausgewertet werden, dann geht das über dieses Menü und über den Dialog aus dem Menü Datei. Verarbeitet werden können Filemaker-Pro-Datenbanken der Versionen 5 und 6 (.fp5) sowie der FileMaker-Pro-Versionen seit 7 (.fp7).
Import aus Textdateien Stecken die Daten weder in FileMaker noch in einer Datenbank, für die es ODBCTreiber gibt, dann müssen Sie einen anderen Weg beim Import gehen. Exportieren Sie
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Effektive Zusammenarbeit
Kapitel 6
die Daten in der Datenbank in eine Text- oder CSV-Datei und sorgen Sie dafür, dass die einzelnen Felder durch bestimmte Zeichen (Kommata, Tabstopps etc.) voneinander getrennt werden. Der Text-Assistent von Excel erledigt dann für Sie den Rest.
Excel importiert auch aus Text- und HTML-Dateien.
Export in andere Formate Um Daten aus Excel zu exportieren, gehen Sie den Weg über Datei | Speichern unter. Hier finden Sie bei Format eine ganze Liste von Tabellenformaten (verschiedene ExcelVersionen, Lotus etc.), Textformaten (Text, CSV, Unicode etc.) und auch Datenbankformate (zum Beispiel DBF). Ein Format, das in Zukunft immer wichtiger werden wird, ist das XML-Format. Microsoft Office ist bereits seit der vorletzten Version XML-fähig. Die neuen, auf XML-basierenden Formate (.xlsx, .docx etc.) haben jedoch nichts mit dem »reinen XML-Format« zu tun. ÜGrundlagen XML ist eine Auszeichnungssprache, die anwendungsübergreifende Dokumentformatierung ermöglicht und – anders als etwa HTML – auch Datenstrukturen darstellen kann. XML ist auf Basis von SGML (Standard Generalized Markup Language), in der auch HTML ihren Ursprung hat, entwickelt worden.
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Der Datenexport in Excel funktioniert ebenfalls.
Import und Export in Word Für den Datenimport in Word gibt es kein extra Menü und keine besondere Funktion. Es funktioniert ausschließlich über Datei | Öffnen... Über die Menüliste bei Aktivieren können Sie alle Formate aufdecken, die Word lesen und darstellen kann. Im Wesentlichen sind es Textformate (Word-Versionen, Rich Text Format, Unicode), Formate der Office-Anwendungen, aber auch aus XML-Dokumenten. Ebenso können gespeicherte Webdateien (mit den Extensionen .htm oder .html) geöffnet werden.
Auch Word kann unterschiedliche Formate öffnen und darstellen.
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Effektive Zusammenarbeit
Kapitel 6
Wie bei Excel nehmen Sie den Datenexport in Word über Datei | Speichern unter… vor. Auch hier finden sie unter Format: die Dateiformate, die Word speichern kann. Eine besondere Form des Datenimports in Word finden Sie bei der Funktion Seriendruck. Öffnen Sie Extras | Seriendruck-Manager, so öffnet sich ein Dialog, in dem Sie unter Liste abrufen verschiedene Optionen für den Datenimport wählen können. Die Datensätze für die Seriendrucke können aus Word selbst stammen (etwa eine extra dafür angelegte Tabelle), aus Excel, aus dem Office-Adressbuch oder aus FileMaker Pro.
Beim Seriendruck gibt’s in Word einen Spezialimport.
Import und Export in PowerPoint Am stärksten eingeschränkt in seinen Import- und Exportfunktionen ist PowerPoint. Ebenso wie bei Word und Excel werden die unterschiedlichen Dateiformate über Öffnen... und Speichern unter… gelesen und geschrieben. Über den Rand von Microsoft Office:mac 2008 kann PowerPoint nur beim Speichern sehen. Aber auch hier sind es nur das RTF-Format und die verschiedenen Grafikformate, die PowerPoint schreiben kann. In der Regel wird es die bessere Variante sein, in der Zielanwendung aus einem PowerPoint-Dokument zu importieren. So können beispielsweise mit Impress aus OpenOffice und mit Keynote aus iWork PowerPoint-Dokumente einigermaßen sauber importieren.
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Keynote kommt mit PowerPoint-Präsentationen klar. Möchten Sie also Ihre PowerPoint-Präsentation an jemanden weitergeben, der nicht Microsoft Office besitzt, sondern OpenOffice, dann sollte ein Import ohne größere Probleme machbar sein. Bei meinen Versuchen hat lediglich die Darstellung von Filmen unter OpenOffice nicht geklappt. Eine interessante Variante ist, eine Präsentation als Film zu speichern. Sie können dies über das Speichern unter Menü einstellen (.mov) oder über einen eigenen Dialog: Datei | Als Film speichern. Letztere Möglichkeit bietet über die Schaltfläche Filmoptionen eine Reihe Eingriffsmöglichkeiten. Sie können die Wiedergabegröße anpassen, einen Hintergrundsoundtrack festlegen und sogar einen Abspann definieren.
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Effektive Zusammenarbeit
Kapitel 6
Eine PowerPoint-Präsentation kann auch über QuickTime abgespielt werden.
Abläufe automatisieren Der Computer an sich und auch die darauf ausgeführte Software haben bereits ein gehöriges Rationalisierungs- und Automatisierungspotenzial. Sie merken es vielleicht nicht mehr – aber jeder Befehl (zum Beispiel zum Speichern beziehungsweise Sichern) enthält viele andere Befehle und Vorgänge. Trotzdem kommt es gar nicht so selten vor, dass sich Abläufe in einem Programm wiederholen. Da so etwas für den Anwender mit der Zeit sehr »stupide« werden kann, ist die Frage nach einer Automatisierung dieser Vorgänge schnell gestellt. Ich habe an anderen Stellen in diesem Buch schon darauf verwiesen, dass die bisherige Automatisierungsvariante, Makros (oder VBA-Programme) zu erstellen, mit Office 2008 hinfällig geworden ist, weil dieser Teil nicht mehr implementiert wurde. Die seit Office 2004 bestehende AppleScript-Schnittstelle zu beschreiben, halte ich (noch nicht) für angemessen, weil das doch einen zu tiefen Einstieg in die Programmierung bedeuten würde. Wer sich dafür interessiert, muss sich zunächst grundsätzlich mit AppleScript auseinandersetzen.
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Automator.
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Die neue Methode, Office 2008 über Automator-Aktionen zu steuern, ist aber etwas, was auch Anwender lernen können, die sich nicht für die Programmierung interessieren (deshalb habe ich im Vorgängerbuch auch keine VBA-Programmierung beschrieben, bin aber sehr wohl auf die Makroerstellung eingegangen). Zum Schluss dieses Kapitels (und dieses Buches) dürfen einige Hinweise dazu nicht fehlen. Obwohl ich auch einige grundsätzliche Anmerkungen dazu mache, ist dies kein Automator-Einführungskurs. Sie sollten sich mit dieser Technik im Zusammenhang mit dem Betriebssystem (Automator gibt es seit Mac OS X 10.4) beschäftigen.
ÜAufgepasst Leider enthält die Home-&-Student-Version von Office 2008 die Automator-Aktionen nicht!
Aktionismus per Betriebssystem: Automator-Grundlagen Mit der Tiger-Version von Mac OS X lieferte Apple ein kleines Robotermännchen namens Automator aus, mit dem Versprechen, dass damit jeder Normalanwender automatisierte Abläufe auf seinem Computer erstellen könne. Mitgeliefert wurden eine Handvoll fertiger Aktionen, die in diesen Abläufen eingesetzt werden konnten, und das Versprechen, dass andere Entwickler auch solche »Ablaufsegmente« nachliefern werden. Das ist in der erhofften Vielfalt nicht gerade passiert – außer FileMaker und Microsoft gibt es meines Wissens nur wenige andere Softwarehersteller, die so etwas offiziell anbieten. Trotzdem ist die Vielfalt an Aktionen inzwischen mächtig gewachsen. Da Apple kein Geheimnis daraus macht, wie Automator-Aktionen erstellt werden, gibt es viele Entwickler, die eigenständig solche entwickeln. Zu Photoshop gibt es bereits eine beachtliche Anzahl dieser Aktionen. Darum soll es aber hier nicht gehen, sondern um die Aktionen, die speziell mit Microsoft Office geliefert werden. Zuvor aber noch einige grundsätzliche Anmerkungen zu Automator selbst.
Automator starten und verstehen Das Programm Automator wird aus dem Ordner Programme gestartet, falls Sie es nicht in das Dock gezogen oder auf dem Desktop abgelegt haben. Nach dem Start steht ein dreigeteiltes Fenster zur Verfügung. Im linken oberen Teil werden in zwei Spalten alle vorhandenen Automator-Aktionen aufgelistet. Darunter wird jeweils die markierte Aktion beschrieben. Sie bekommen gesagt, was diese Aktion macht, was sie als Eingabe erwartet und was sie als Ergebnis zurückgibt. Im rechten Teil wird der Arbeitsablauf (Workflow) aufgezeigt. Die Aktionen werden dazu einfach aus der Liste
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Effektive Zusammenarbeit
Kapitel 6
herübergezogen. Die Reihenfolge kann durch Ziehen und Schieben beliebig verändert werden. Sind mehrere Aktionen vorhanden, so ist durch eckige und runde Übergänge zu sehen, wo etwas von einer an die andere Aktion übergeben wird.
Im Automator-Fenster werden Arbeitsabläufe mit der Maus zusammengestellt.
Automator-Workflow speichern und nutzen Um einen Arbeitsablauf auf Dauer nutzen zu können, müssen Sie diesen über Ablage | Speichern unter als Arbeitsablauf oder Programm sichern. Letzteres ist immer dann interessant, wenn der Arbeitsbablauf unabhängig von Automator ausgeführt werden soll. Eine andere Variante ist, den Ablauf über Ablage | Als Plug-in sichern… zu speichern. Dann kann zum Beispiel der Ablauf in das Skript-Menü in der Menüleiste eingebunden und in beliebigen Situationen aufgerufen werden.
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ÜTipp Sollen Skripte aus dem Skript-Menü wieder entfernt werden, wählen Sie Skriptordner öffnen | Skriptordner des Benutzers öffnen aus dem Skript-Menü. Dann öffnet sich der Ordner in einem Finder-Fenster, in dem ihre eigenen Skripte liegen. Hier können Sie diese löschen (oder verschieben). Danach tauchen sie im Menü nicht mehr auf.
Office-2008-Automator-Aktionen Auf den ersten Blick sind in Automator die Office-Versionen nicht leicht auszumachen, da es keine eigene Kategorie dafür gibt. Geben Sie aber im Suchfeld eine der Office-Applikationen ein, werden diese gesammelt in der Liste darunter aufgeführt.
Word-Aktionen lassen sich im Automator-Fenster leicht herausfiltern. Klicken Sie beispielsweise auf die Kategorie Präsentationen, so werden nicht nur die PowerPoint-Präsentationen gezeigt, sondern auch die von Keynote (falls dies Programm installiert ist). Mit Office kommen insgesamt < 29 Word-Aktionen, < 17 Excel-Aktionen, < 20 PowerPoint-Aktionen und < 25 Entourage-Aktionen.
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Effektive Zusammenarbeit
Kapitel 6
Aktionen aus dem Menü starten Jede Anwendung enthält neben dem Hilfe-Menü noch ein Skript-Menü , aus dem heraus die Automator- und AppleSkript-Abläufe gestartet werden können. Jede Anwendung bringt bereits einige fertige Arbeitsabläufe mit.
Beispielhafte Arbeitsabläufe sind in allen Office-Anwendungen vorhanden. Wollen Sie Ihre eigenen dort ebenfalls unterbringen, so müssen Sie diese in den jeweiligen Unterordner ScriptMenu Items des Ordners Documents/Microsoft-Benutzerdaten kopieren, zum Beispiel: Word Script Menu Items. Dort findet sich auch der Ordner Beispielworkflows für Automator.
Auch Ihre eigenen Arbeitsabläufe können Sie im Skriptmenü unterbringen. ÜTipp Beachten Sie, dass die Beispielworkflows auch über Tastenkombinationen aufgerufen werden können.
Beispielworkflows untersuchen Die Beispielworkflows sind ein gutes Anschauungsmaterial. Sie können sehen, wie solche Automator-Arbeitsabläufe erstellt werden und wie sie funktionieren. Wo diese liegen, habe ich einen Absatz zuvor beschrieben. Öffnen Sie diesen Ordner (Beispielworkflows für Automator) und doppelklicken Sie auf einen beliebigen Arbeitsablauf. Dadurch wird er nicht gestartet, sondern Automator öffnet sich und zeigt den Ablauf an.
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Ein mitgelieferter Arbeitsablauf ist gut für Studienzwecke. Nehmen wir als Beispiel den Ablauf Kennwortschutz und Wasserzeichen hinzufügen. Beim Start erwartet dieser Ablauf, dass zunächst ein Kennwort angelegt wird, und legt anschließend ein Wasserzeichen für das Dokument fest. Als Vorgabe wird VERTRAULICH festgelegt; diese kann aber vom Benutzer überschrieben werden. Auch Schriftart und andere Details (zum Beispiel die Transparenz) lassen sich noch anpassen. Dazu wurden die beiden Aktionen < Sicherheitsoptionen für Word-Dokumente festlegen und < Word-Dokumenten ein Wasserzeichen hinzufügen eingesetzt. Hätten Sie das Kontrollkästchen vor Diese Aktion beim Ausführen des Arbeitsablaufs anzeigen deaktiviert (Kann über ein Klick auf Optionen sichtbar gemacht werden), würde der Arbeitsablauf ohne Benutzereingabe ablaufen. Dann sollten Sie aber schon eine Vorgabe für ein Kennwort eingetragen haben, denn sonst würde als Kennwort kein Kennwort angelegt werden.
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Effektive Zusammenarbeit
Kapitel 6
Aktionen können auch gemischt werden. Selbstverständlich sind Sie für Arbeitsabläufe nicht auf die Office-Aktionen beschränkt. Sie können auch mit anderen Aktionen kombinieren. So übergibt etwa der Beispielworkflow (aus Entourage) Bildanlagen an iPhoto senden die in Mailanhängen gefundenen Bilder an iPhoto und setzt dazu die Aktion Dateien in iPhoto importieren ein. Automator-Arbeitsabläufe sind die idealen Mittel, um anwendungsübergreifend zu arbeiten. Gerade die Beispielworkflows zeigen, wie gut zwischen den Office-Anwendungen (und anderen) übergeben werden kann.
Abläufe sind in der Anzahl Aktionen nicht beschränkt.
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Einen Arbeitsablauf aus zwei, drei Schritten erstellen Sie schnell mal zwischendurch. Da braucht es keine große Planung und nur ein wenig Nachdenken. Interessant wird es aber vor allem dann, wenn Workflows erstellt werden, die aus vielen Aktionen bestehen, also komplexere Aufgaben zu erledigen haben. In der Schrittzahl sind Arbeitsabläufe nicht begrenzt. Allerdings sollten Sie so etwas gründlich vorplanen und gut durchdenken. Links unten sehen Sie in Automator eine Versionsangabe bei jeder Aktion. Stellt Automator fest, dass die im Workflow enthaltene Aktion eine ältere Version als die vorhandene ist, gibt das Programm eine spezielle Warnung aus. Für Sie heißt das nachzuprüfen, ob dadurch Veränderungen im Ablauf entstehen können. Bei unkritischen Aktionen können Sie das einfach ausprobieren, bei kritischeren Aktionen sollten Sie den jeweiligen Schritt überprüfen, bevor Sie ihn ausführen lassen. Datenverlust tut meistens weh.
Der Arbeitsablauf ist nicht mehr aktuell.
Einen eigenen Arbeitsablauf erstellen Damit das nicht alles im Theoretischen bleibt, zeige ich hier exemplarisch, wie man einen eigenen Automator-Arbeitsablauf erstellt und in Office nutzt. ÜBeispiel Ein markierter Text in einem Word-Dokument soll per Automator-Arbeitsablauf in ein neues Dokument gebracht und dieses abgespeichert werden. Vor dem Speichern soll der Arbeitsablauf anhalten, damit ein Dateiname angegeben werden kann. Das ist kein komplexes Beispiel, besteht aber immerhin aus drei Aktionen, und wenn Sie gelegentlich (oder auch öfter) diesen Vorgang durchführen (Text markieren – neues Dokument öffnen – Zwischenablage einfügen – Dialog Datei speichern aufrufen – Dateiname vergeben – Speichern), dann wissen Sie dass viele Schritte notwendig sind. Künftig werden Sie nur noch Markieren, den Arbeitsablauf aufrufen, einen
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Effektive Zusammenarbeit
Kapitel 6
Dateinamen vergeben und das Ganze speichern. Dabei sparen Sie einige Schritte und etwas Zeit. 1. Rufen Sie den Automator auf. 2. Geben Sie im Suchfenster »Word« ein, um alle Word-Aktionen angezeigt zu bekommen.
3. Schieben Sie die Aktion Ausgewählten Inhalt aus Word-Dokumenten abrufen in den rechten Bereich des Fensters. 4. Fügen Sie darunter die Aktion Neues Word-Dokument erstellen an. 5. Holen Sie als letzten Schritt Word-Dokumente speichern. 6. Klicken Sie bei der letzten Aktion auf Optionen. 7. Setzen Sie das Häkchen in das Kontrollkästchen vor Diese Aktion beim Ausführen des Arbeitsablaufs anzeigen.
Ein Automator-Arbeitsablauf ist schnell zusammengestellt. Nun muss der Arbeitsablauf noch gespeichert werden, damit er ausgeführt werden kann. 8. Wählen Sie Ablage | Als Plug-in sichern.
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9. Geben Sie einen Namen ein (in diesem Fall »Text in neues Dokument«). 10. Wählen Sie bei Plug-In für: das Skript-Menü aus. 11. Klicken Sie auf die Schaltfläche Sichern.
Der Arbeitsablauf wird als Plug-in für das Skriptmenü gesichert. Nun können Sie das Plug-in aufrufen, nachdem Sie in einem Word-Dokument eine Textstelle markiert haben. Das neue Dokument wird angelegt, der Text eingefügt, und plötzlich haben Sie den Dialog vor sich, in dem Sie nach dem Dateinamen gefragt werden. Sie können auch noch den Speicherort und das Format anpassen. Bequemer geht es wirklich kaum.
Automator führt die vorgeschriebenen Aktionen anstandslos aus. Sie sehen, schwer ist es nicht, und wenn Sie erst einmal eine kleine Sammlung Arbeitsabläufe zusammen haben, werden Sie Ihre Freude daran finden, Abläufe einzurichten für Arbeiten, die sich sowieso immer wiederholen.
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Effektive Zusammenarbeit
Kapitel 6
Übersicht der Office-Aktionen Damit Sie einen Überblick haben, welche Office-Aktionen Ihnen zur Verfügung stehen, führe ich diese in den folgenden Tabellen auf. Das hilft Ihnen anfangs etwas beim Planen von Arbeitsabläufen. Mit der Zeit werden Sie das nicht mehr brauchen, denn die Zahl der Aktionen ist ja doch überschaubar, und die Informationen werden auch bei den einzelnen Aktionen in Automator angezeigt, wenn auch nicht im gesamten Überblick.
Entourage-Aktionen Aktion
Bewirkt
Eingabe
Ergebnis
An EntourageE-Mail-Nachrichten angefügte Dateien speichern
Speichert alle Dateien, die an die von der vorhergehenden Aktion übergebenen Entourage-Nachrichten angefügt sind.
E-Mail-Nachricht
Dateien oder Ordner
Anlagen zu Entourage-Nachrichten hinzufügen
Fügt die von der vorhergehenden Aktion übergebenen Dateien an die oberste geöffnete ausgehende Nachricht an.
Dateien oder Ordner
E-MailNachricht
Auf EntourageE-Mail-Nachrichten antworten
Generiert eine Antwort auf die Entourage-Nachrichten, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden. Werden keine Nachrichten übergeben, antwortet die Aktion auf die oberste geöffnete Nachricht.
E-Mail-Nachricht
E-MailNachricht
Ausgehende E-Mail-Nachrichten senden
Sendet ausgehende EntourageNachrichten, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden. Werden keine Nachrichten übergeben, sendet die Aktion die oberste geöffnete ausgehende Nachricht.
E-Mail-Nachricht
E-MailNachricht
Ausgewählte Entourage-Elemente abrufen
Ruft die ausgewählten EntourageNachrichten-Kontakte und -Kalenderereignisse ab.
Ausgewählten Text aus Entourage-Elementen abrufen
Ruft den ausgewählten Text aus der obersten geöffneten EntourageNachricht, dem obersten geöffneten -Kontakt oder dem obersten geöffneten -Kalenderereignis ab.
Text
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Aktion
Bewirkt
Eingabe
Ergebnis
Eigenschaften von EntourageKontakten festlegen
Ändert die angegebene Eigenschaft der Entourage-Kontakte, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden.
Kontakte
Kontakte
Entourage beenden
Beendet die Anwendung Entourage.
Beliebig
Entourage-EMail-Nachricht als Aufgabenelement markieren
Fügt der Aufgabenliste die Entourage-Nachrichten hinzu, die von der Aktion übergeben werden.
E-Mail-Nachrichten
E-MailNachrichten
Entourage-EMail-Nachrichten weiterleiten
Leitet die Entourage-Nachrichten weiter, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden. Wenn keine Nachrichten übergeben werden, leitet diese Aktion die oberste geöffnete Nachricht weiter.
E-Mail-Nachrichten
E-MailNachrichten
Entourage-Elemente als Dateien speichern
Speichert die von der vorhergeE-Mail-Nachhenden Aktion übergebenen Enricht, Kalentourage-Nachrichten, -Kontakte derereignisse, und -Ereignisse als Dateien. Wenn Kontakte keine Elemente übergeben werden, speichert diese Aktion die oberste geöffnete Nachricht, den obersten geöffneten Kontakt oder das oberste geöffnete Ereignis als Datei.
Dateien oder Ordner
Entourage-Elemente löschen
Löscht die Entourage-Nachrichten, -Kontakte und -Kalenderereignisse, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden. Nachrichten werden in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben, und Kontakte sowie Kalenderereignisse werden endgültig gelöscht.
E-Mail-Nachrichten, Kalenderereignisse, Kontakte
Entourage-Elemente öffnen
Öffnet die Entourage-Nachrichten, -Kontakte und -Kalenderereignisse, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden.
E-Mail-Nachrichten, Kalenderereignisse, Kontakte
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E-MailNachrichten, Kalenderereignisse, Kontakte
Effektive Zusammenarbeit
Aktion
Kapitel 6
Bewirkt
Eingabe
Ergebnis
Entourage-Elemente schließen
Schließt alle geöffneten Entourage-Nachrichten, -Kontakte und -Kalenderereignisse, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden. Wenn keine Elemente übergeben werden, schließt diese Aktion das oberste geöffnete Entourage-Element.
E-Mail-Nachrichten, Kalenderereignisse, Kontakte
E-MailNachrichten, Kalenderereignisse, Kontakte
Entourage-Elemente speichern
Speichert alle geöffneten Entourage-Nachrichten, -Kontakte und -Kalenderereignisse, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden. Wenn keine Elemente übergeben werden, speichert diese Aktion das oberste geöffnete Entourage-Element.
E-Mail-Nachrichten, Kalenderereignisse, Kontakte
E-MailNachrichten, Kalenderereignisse, Kontakte
Entourage-Elemente suchen
Durchsucht die angegebenen Entourage-Elemente entsprechend der vom Benutzer eingegebenen Abfrage.
Beliebig
E-MailNachrichten, Kalenderereignisse, Kontakte
Entourage-Kontakte exportieren
Exportiert Entourage-Kontakte in eine Entourage-Archivdatei (RGE).
EntourageNachrichten drucken
Druckt Entourage-Nachrichten und gespeicherte Nachrichtendateien, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden. Wenn keine Elemente übergeben werden, druckt dies Aktion die oberste geöffnete Nachricht.
E-Mail-Nachrichten, Dateien/Ordner
E-MailNachrichten, Dateien/ Ordner
Inhalt der Zwischenablage in Entourage-Elemente einfügen
Fügt den Inhalt der Zwischenablage in die Entourage-Nachrichten oder -Kalenderereignisse ein, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden.
E-Mail-Nachrichten, Kalenderereignisse, Kontakte
E-MailNachrichten, Kalenderereignisse, Kontakte
Inhalt in Entourage-E-MailNachrichten einfügen
Fügt den von der vorhergehenden Aktion übergebenen Inhalt in die oberste geöffnete ausgehende Entourage-Nachricht ein.
URLs, Text, Bilddateien, Dateien/Ordner
E-MailNachrichten
Dateien oder Ordner
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Aktion
Bewirkt
Eingabe
Ergebnis
Kategorie von Entourage-Elemente festlegen
Weist den von der vorhergehenden Aktion übergebenen Entourage-Nachrichten, -Kontakten und -Kalenderereignissen die angegebene Kategorie zu.
E-Mail-Nachrichten, Kalenderereignisse, Kontakte
E-MailNachrichten, Kalenderereignisse, Kontakte
Kontakte in Entourage importieren
Importiert Kontakte aus einer Entourage-Archivdatei (RGE) in Entourage.
Neue Entourage-E-Mail-Nachricht erstellen
Erstellt eine neue Nachricht und fügt den von der vorhergehenden Aktion übergebenen Inhalt in diese ein.
URLs, Text, Bilddateien, Dateien/Ordner
E-MailNachricht
Projekt für Entourage-Elemente festlegen
Weist einem Projekt die Entourage-Nachrichten, -Kontakte und Kalenderereignisse zu, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden.
E-Mail-Nachrichten, Kalenderereignisse, Kontakte
E-MailNachrichten, Kalenderereignisse, Kontakte
Text aus Entourage-E-MailNachrichten abrufen
Ruft den gesamten Text aus den Entourage-Nachrichten ab, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden. Wenn keine Nachrichten übergeben werden, ruft diese Aktion den gesamten Text aus der obersten geöffneten Nachricht ab.
E-Mail-Nachricht
Text
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Effektive Zusammenarbeit
Kapitel 6
Word-Aktionen Aktion
Bewirkt
Eingabe
Ergebnis
Ausgewählten Inhalt aus WordDokumenten abrufen
Ruft den gesamten ausgewählten Inhalt aus den Word-Dokumenten ab, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden. Wenn keine Dokumente übergeben werden, ruft diese Aktion den gesamten Inhalt aus dem obersten geöffneten Dokument ab.
Word-Dokumente
(Word-Inhalt) Text
Beschriftungen in Word-Dokumente einfügen
Fügt Beschriftungen für Bilder, Tabellen und Objekte ein, die in von der vorhergehenden Aktion übergebenen Word-Dokumenten enthalten sind.
Word-Dokument
Word-Dokument
Bilder aus WordDokumenten abrufen
Ruft Bilder in den von der vorhergehenden Aktion übergebenen Word-Dokumenten ab und speichert die Bilder im angegebenen Format.
Word-Dokumente
Bilddateien, Dateien/ Ordner
Eigenschaften von Word-Dokumenten festlegen
Ändert die Eigenschaften des Word-Dokuments, das von der vorhergehenden Aktion übergeben wird.
Word-Dokumente
Word-Dokumente
Format von Word-Dokumenten konvertieren
Konvertiert Word-Dokumente in das angegebene Dateiformat. Die neuen Dateien werden unter dem ursprünglichen Dateinamen am ursprünglichen Speicherort gespeichert.
Dateien vom Typ DOCX, DOC, TXT, RTF, HTM, HTML
Dateien, Ordner
Groß-Kleinschreibung in Word-Dokumenten festlegen
Legt die Groß-/Kleinschreibung in den Word-Dokumenten fest, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden. Wenn keine Dokumente von der vorhergehenden Aktion übergeben werden, legt diese Aktion das für das oberste geöffnete Dokument oder den ausgewählten Text im obersten geöffneten Dokument fest.
Word-Dokumente, WordInhalt
Word-Dokumente, WordInhalt
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Aktion
Bewirkt
Eingabe
Ergebnis
Inhalt aus WordDokumenten abrufen
Ruft den gesamten Inhalt aus den Word-Dokumenten ab, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden. Werden keine Dokumente übergeben, ruft die Aktion den gesamten Inhalt aus dem obersten geöffneten Dokument ab.
Word-Dokumente
Word-Inhalt
Inhalt der Zwischenablage in Word-Dokumente einfügen
Fügt den Inhalt der Zwischenablage in das Word-Dokument ein, das von der vorhergehenden Aktion übergeben wird.
Word-Dokumente
Word-Dokumente
Inhalt in WordDokumente einfügen
Fügt den von der vorhergehenden Aktion übergebenen Inhalt in das oberste geöffnete Word-Dokument ein.
URLs, Text, Wort-Inhalt, Dateien/Ordner, Bilddateien
Word-Dokument
Neues Word-Dokument erstellen
Erstellt ein neues Word-Dokument im Standardformat (DOCX) und fügt den von der vorhergehenden Aktion übergebenen Inhalt in das Dokument ein.
URLs, Text, Wort-Inhalt, Dateien/Ordner, Bilddateien
Word-Dokument
Schriftformateinstellungen auf Word-Dokumente anwenden
Wendet Schriftarteneinstellungen auf Word-Dokumente oder Word-Inhalte an, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden. Werden keine Dokumente oder kein Inhalt übergeben, wendet die Aktion Schriftarteinstellungen auf das oberste geöffnete Dokument oder den ausgewählten Inhalt im obersten geöffneten Dokument an.
Word-Dokument, WordInhalt
Word-Dokument, WordInhalt
Sicherheitsoptionen für WordDokumente festlegen
Legt die Sicherheitsoptionen für Word-Dokumente fest, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden.
Word-Dokumente
Word-Dokumente
Text aus WordDokumenten abrufen
Ruft den gesamten Text aus den Word-Dokumenten ab, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden. Wenn keine Dokumente übergeben werden, ruft diese Aktion den gesamten Text aus dem obersten geöffneten Dokument ab.
Word-Dokumente
Text
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Effektive Zusammenarbeit
Kapitel 6
Aktion
Bewirkt
Eingabe
Ergebnis
Text in WordDokumenten suchen und ersetzten
Sucht und ersetzt Text in WordDokumenten, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden.
Word-Dokumente
Word-Dokumente
Word beenden
Beendet die Anwendung Word
Beliebig
Word-Dokumente drucken
Druckt Word-Dokumente, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden. Wenn keine Dokumente übergeben werden, druckt diese Aktion das oberste geöffnete Dokument.
Word-Dokumente
Word-Dokumente
Word-Dokumente in den Vordergrund bringen
Bringt das Word-Dokument, das von der vorhergehenden Aktion übergeben wird, in den Vordergrund.
Word-Dokumente
Word-Dokumente
Word-Dokument öffnen
Öffnet Word-Dokumente, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden.
Dateien/Ordner
Word-Dokumente
Word-Dokument schließen
Schließt die Word-Dokumente, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden. Wenn keine Dokumente übergeben werden, schließt diese Aktion das oberste Word-Dokument.
Word-Dokumente
Dateien/ Ordner
Word-Dokumente schützen
Legt Sicherheitseinstellungen für die Word-Dokumente fest, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden. Wenn kein Dokument übergeben wird, legt diese Aktion Sicherheitseinstellungen für das oberste geöffnete Dokument fest.
Word-Dokumente
Word-Dokumente
Word-Dokumente speichern
Speichert Word-Dokumente, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden. Werden keine Dokumente übergeben, speichert diese Aktion das oberste geöffnete Dokument
Word-Dokumente
Word-Dokumente
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Aktion
Bewirkt
Eingabe
Ergebnis
Word-Dokumente vergleichen
Vergleicht die von der vorhergehenden Aktion übergebenen Word-Dokumente mit einem angegebenen Word-Dokument.
Word-Dokumente
Word-Dokumente
Word-Dokument zur Nachverfolgung kennzeichnen
Legt eine Erinnerung zur angegebenen Zeit für die Nachverfolgung der Word-Dokumente fest, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden.
Word-Dokumente
Word-Dokumente
Word-Dokumente zusammenfassen
Erstellt ein neues Word-Dokument, das den Inhalt der von der vorhergehenden Aktion übergebenen Word-Dokumente enthält. Die Dokumente werden in der Reihenfolge zusammengefasst, in der sie übergeben werden.
Dateien (DOCX, DOC, TXT, RTF, HTM, HTML)/ Ordner
Word-Dokumente
Word-Dokumenten ein Inhaltsverzeichnis hinzufügen
Fügt am Anfang jedes Word-Dokuments, das von der vorhergehenden Aktion übergeben wird, ein Inhaltsverzeichnis hinzu.
Word-Dokument
Word-Dokument
Word-Dokumenten ein Wasserzeichen hinzufügen
Fügt den Word-Dokumenten, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden, das angegebene Wasserzeichen hinzu.
Word-Dokumente
Word-Dokumente
Word-Dokumenten eine Seite mit den Dokumenteigenschaften hinzufügen
Fügt am Ende jedes Word-Dokuments, das von der vorhergehenden Aktion übergeben wird, eine Seite mit den Dokumenteigenschaften hinzu.
Word-Dokumente
Word-Dokumente
Word-Dokumenten Inhalt hinzufügen
Fügt den angegebenen WordDokumenten von der vorhergehenden Aktion übergebenen Inhalt hinzu
URLs, Text, Wort-Inhalt, Dateien/Ordner, Bilddateien
Dateien/ Ordner
Word-Dokumentinhalt in Zwischenablage kopieren
Kopiert den angegebenen Inhalt eines Word-Dokuments in die Zwischenablage.
Word-Dokumente
Word-Dokumente
528
Effektive Zusammenarbeit
Kapitel 6
Excel-Aktionen Aktion
Bewirkt
Eingabe
Ergebnis
Ausgewählten Inhalt aus ExcelArbeitsmappen abrufen
Ruft den ausgewählten (markierten) Inhalt aus den Excel-Arbeitsmappen oder -Tabellen ab, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden.
Excel-Arbeitsmappen, ExcelTabellen
Excel-Inhalt
Daten in ExcelArbeitsmappen automatisch formatieren
Diese Aktion formatiert angegebene Daten mit Hilfe der AutoFormat-Optionen in Excel. Wenn kein Datenbereich angegeben ist, werden alle Daten formatiert.
Excel-Inhalt, Excel-Arbeitsmappen, ExcelTabellen
Excel-Inhalt, Excel-Arbeitsmappen, Excel-Tabellen
Daten in ExcelArbeitsmappen sortieren
Sortiert Daten in den Excel-Arbeitsmappen oder -Tabellen, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden.
Excel-Arbeitsmappen, ExcelTabellen
Excel-Arbeitsmappen, Excel-Tabellen
Eigenschaften von Excel-Arbeitsmappen festlegen
Ändert die Eigenschaften der Excel-Arbeitsmappen, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden.
Excel-Arbeitsmappen
Excel-Arbeitsmappen
Excel beenden
Beendet die Anwendung Excel.
Beliebig
Excel-Arbeitsmappen drucken
Druckt Excel-Arbeitsmappen, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden. Wenn keine Excel-Arbeitsmappen übergeben werden, druckt diese Aktion die oberste geöffnete Excel-Arbeitsmappe.
Excel Arbeitsmappen
Excel-Arbeitsmappen
Excel-Arbeitsmappen öffnen
Öffnet Excel-Arbeitsmappendateien, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden.
Dateien/Ordner
Excel-Arbeitsmappen
Excel-Arbeitsmappen schließen
Schließt die Excel-ArbeitsmapExcel-Arbeitspendateien, die von der vorherge- mappen, Excelhenden Aktion übergeben werden. Tabellen Wenn keine Excel-Arbeitsmappendateien übergeben werden, schließt diese Aktion die oberste geöffnete Excel-Arbeitsmappendatei.
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Dateien/ Ordner
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Aktion
Bewirkt
Eingabe
Ergebnis
Excel-Arbeitsmappen speichern
Speichert Excel-Arbeitsmappen, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden. Wenn keine Arbeitsmappen übergeben werden, speichert diese Aktion das oberste geöffnete Dokument.
Excel-Arbeitsmappen, ExcelTabellen
Excel-Arbeitsmappen
Excel-Arbeitsmappeninhalt in Zwischenablage kopieren
Kopiert den von der vorhergehenden Aktion übergebenen Excel-Inhalt in die Zwischenablage.
Excel-Inhalt, Excel-Arbeitsmappen, ExcelTabellen
Excel-Inhalt
Excel-Dateien zusammenfassen
Fasst den Inhalt der angegebenen Excel-Arbeitsmappendateien in der Reihenfolge, in der die Dateien von der vorhergehenden Aktion übergeben werden, in einer neuen Excel-Arbeitsmappendatei zusammen.
Dateien/Ordner
Excel-Arbeitsmappen
Format von Excel-Dateien konvertieren
Konvertiert Excel-Arbeitsmappendateien in das angegebene Dateiformat. Die neuen Dateien werden unter dem ursprünglichen Dateinamen am ursprünglichen Speicherort gespeichert.
Dateien/Ordner
Dateien/ Ordner
Inhalt der Zwischenablage in Excel-Arbeitsmappen einfügen
Fügt den Inhalt der Zwischenablage in die Tabellen ein, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden. Wenn eine Arbeitsmappe übergeben wird, wird der Inhalt in die oberste Tabelle der Arbeitsmappe eingefügt.
Excel-Arbeitsmappen, ExcelTabellen
Excel-Arbeitsmappen, Excel-Tabellen
Neue Excel-Arbeitsmappe erstellen
Diese Aktion erstellt eine neue Excel-Arbeitsmappe im Standardformat (XLSX) und legt den Inhalt der Arbeitsmappe auf die Daten fest, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden.
URLs, Text, Excel-Inhalt, Excel-Arbeitsmappen, ExcelTabellen.
Excel-Arbeitsmappen
Textdateien in Excel-Arbeitsmappe importieren
Importiert von der vorhergehenden Aktion übergebene Textdateien in die oberste geöffnete Excel-Arbeitsmappe oder in eine neu Excel-Arbeitsmappe.
Dateien (Textdateien: TXT, CSV, HTM, XML)
Dateien/ Ordner
530
Effektive Zusammenarbeit
Kapitel 6
Aktion
Bewirkt
Eingabe
Ergebnis
Übergeordnete Arbeitsmappen abrufen
Ruft die übergeordnete Arbeitsmappe mit den Excel-Tabellen oder -Inhalten ab, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden.
Excel-Inhalt, Excel-Tabellen
Excel-Arbeitsmappen
Zellen in ExcelArbeitsmappen auswählen
Wählt die angegebenen Zellen der Excel-ArbeitsTabelle aus, die von der vorherge- mappen, Excelhenden Aktion übergeben werden. Tabellen Wenn Arbeitsmappen übergeben werden, wählt die Aktion die Zellen aus der obersten Tabelle dieser Arbeitsmappen aus.
531
Excel-Inhalt
Smart Books
Microsoft Office:mac 2008
PowerPoint-Aktionen Aktion
Bewirkt
Eingabe
Ergebnis
Animation auf Teile der PowerPoint-Folie anwenden
Wendet einen Animationseffekt auf einen Teil einer Folie in den Folien an, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden.
PowerPoint-Folien
PowerPointFolien
Bilder aus PowerPoint-Folien abrufen
Ruft Bilder aus den von der vorherigen Aktion übergebenen PowerPoint-Folien ab und speichert die Bilder im angegebenen Format.
PowerPoint-Folien
Dateien/ Ordner
Format von PowerPoint-Präsentationen konvertieren
Konvertiert PowerPoint-Präsentationen in das angegebene Dateiformat. Die konvertierten Dateien werden unter dem ursprünglichen Namen am ursprünglichen Speicherort gespeichert.
Dateien/Ordner
Dateien/ Ordner
Fußzeilen für PowerPoint-Folien festlegen
Legt die Fußzeilen für die PowerPoint-Folien fest, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden.
PowerPointPräsentationen, PowerPoint-Folien
PowerPoint-Präsentationen, PowerPointFolien
Inhalt der Zwischenablage in PowerPoint-Präsentationen einfügen
Fügt den Inhalt der Zwischenablage ein die PowerPoint-Präsentationen ein, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden.
PowerPoint-Präsentationen
PowerPointPräsentationen
Neue PowerPoint-Folie einfügen
Fügt eine neue Folie in die PowerPoint-Präsentation ein, die von der vorhergehenden Aktion übergeben wird.
PowerPoint-Präsentation
PowerPointPräsentation
Neue PowerPoint-Präsentation erstellen
Erstellt eine neue PowerPointPräsentation im Standardformat (PPTX) und fügt die von der vorhergehenden Aktion übergebenen Folien in die Präsentation ein.
PowerPoint-Folien
PowerPointPräsentation
PowerPoint beenden
Beendet die Anwendung PowerPoint.
Beliebig
532
Effektive Zusammenarbeit
Kapitel 6
Aktion
Bewirkt
Eingabe
Ergebnis
PowerPoint-Bildschirmpräsentationen aus Bildern erstellen
Erstellt eine neue PowerPointBildschirmpräsentation, die von der vorhergehenden Aktion übergebenen Bilder enthält.
Dateien/Ordner, Bilddateien
PowerPointPräsentation
PowerPoint-Bildschirmpräsentationen wiedergeben
Gibt die PowerPoint-Präsentationen, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden, als Bildschirmpräsentation wieder.
PowerPointBildschirmpräsentationen, PowerPoint-Präsentationen
PowerPointBildschirmpräsentationen
PowerPoint-Folien auswählen
Wählt die angegebenen Folien in der PowerPoint-Präsentation aus, die von der vorhergehenden Aktion übergeben wird.
PowerPointBildschirmpräsentationen, PowerPoint-Präsentationen
PowerPointFolien
PowerPoint-Folien in die Zwischenablage kopieren
Kopiert die PowerPoint-Folien, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden, in die Zwischenablage.
PowerPoint-Folien
PowerPointFolien
PowerPoint-Folienlayout festlegen
Legt das Layout der PowerPointFolien fest, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden.
PowerPoint-Folien
PowerPointFolien
PowerPointFolienübergangseinstellungen festlegen
Legt die Folienübergangseinstellungen für die PowerPointFolien fest, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden.
PowerPoint-Folien
PowerPointFolien
PowerPoint-Präsentation drucken
Druckt PowerPoint-Präsentationen, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden. Wenn keine Präsentation übergeben wird, druckt diese Aktion die oberste geöffnete Präsentation.
PowerPointBildschirmpräsentationen, PowerPoint-Präsentationen
PowerPoint-Bildschirmpräsentationen, PowerPointPräsentationen
PowerPoint-Präsentationen in Filme konvertieren
Erstellt einen neuen Film (vom Typ MOV), der die von der vorhergehenden Aktion übergebene PowerPoint-Präsentation enthält.
PowerPointBildschirmpräsentationen, PowerPoint-Präsentationen
Dateien/ Ordner
533
Smart Books
Microsoft Office:mac 2008
Aktion
Bewirkt
Eingabe
Ergebnis
PowerPoint-Präsentationen öffnen
Öffnet PowerPoint-Präsentationen, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden.
Dateien/Ordner
PowerPoint-Bildschirmpräsentationen, PowerPointPräsentationen
PowerPoint-Präsentation schließen
Schließt die PowerPoint-Präsentationen, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden. Wenn keine Präsentationen übergeben werden, schließt diese Aktion die oberste geöffnete Präsentation
PowerPointBildschirmpräsentationen, PowerPoint-Präsentationen
Dateien/ Ordner
PowerPoint-Präsentationen speichern
Speichert PowerPoint-Präsentationen, die von der vorhergehenden Aktion übergeben werden. Wenn keine Präsentationen übergeben werden, speichert diese Aktion die oberste geöffnete Präsentation.
PowerPointBildschirmpräsentationen, PowerPoint-Präsentationen
PowerPoint-Bildschirmpräsentationen, PowerPointPräsentationen
PowerPoint-Präsentationen zusammenfassen
Erstellt eine neue PowerPointPräsentation, die die Folien der von der vorhergehenden Aktion übergebenen PowerPoint-Präsentationen enthält. Die Präsentationen werden in der Reihenfolge hinzugefügt, in der sie übergeben werden.
Dateien/Ordner
PowerPointPräsentationen
534
Effektive Zusammenarbeit
Kapitel 6
Automator für Studenten Wie schon an einigen anderen Stellen in diesem Buch erwähnt, gibt es die Home-&Student-Version nur ohne die Automator-Aktionen. Das ist bedauerlich, aber nicht zu ändern. Oder doch? Ein wenig Recherche im Internet bringt einige AutomatorAktionssammlungen zum Vorschein, die kostenlos heruntergeladen und eingesetzt werden können, etwa hier: http://automatorworld.com/archives/microsoft-office-automator-actions/
Automator-Aktionen finden sich auch im Internet. < Auf Automator-Arbeitsabläufe müssen also auch Anwender der preiswertesten Office-2008-Version nicht verzichten. Nachteilig ist aber,dass die Aktionen meistens in Englisch vorliegen,dass sie oft nicht ausreichend dokumentiert sind und < dass die Sammlungen nicht deckungsgleich mit der Microsoft-Sammlung sind. Bevor Sie solche Aktionssammlungen einsetzen, sollten Sie sich die Zeit nehmen und die Aktionen gründlich testen.
Updates, Service-Packs und blanke Panik Relativ schnell hat Microsoft ein Update und ein Service-Pack nachgeschoben, was nötig war, da die Originalversion sehr fehlerhaft ausgeliefert wurde. Wer allerdings
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Smart Books
Microsoft Office:mac 2008
mit Erleichterung das Service-Pack installiert hatte und anschließend eine Office-Anwendung startete, konnte auch auf dem falschen Fuß erwischt werden. Schon am Tage der Veröffentlichung meldeten sich in den diversen Foren einige Nutzer, bei denen Office-Anwendungen nach der Installation des Service-Packs nicht mehr starten wollten oder die eine Fehlermeldung Datenbank defekt bekamen.
Da sollten Fehler behoben werden – und dann dies?!
Softwareprobleme Kein Computer ist wie der andere. Das gilt auch für Apple-Rechner. Im Auslieferungszustand mögen sich die Rechner einer Kategorie vielleicht noch gleichen, aber spätestens dann, wenn ein Anwender das Gerät für sich eingerichtet hat, geht es mit den Unterschieden los. Es wird unterschiedliche Software installiert, es werden diffizile Konfigurationen vorgenommen, es wird verschiedenartige Hardware eingesetzt (Festplatten getauscht, günstige, aber nicht immer kompatible Arbeitspeicherbausteine eingebaut usw.). Wer jetzt die Forderung stellt, jede Software müsste auf jedem Computer gleichermaßen funktionieren, der sollte sich auch dafür einsetzen, dass für die Software gleiche Ausgangsbedingungen gelten. Bei der individuellen Vielfalt der menschlichen Natur ist kaum zu erwarten, dass er damit Erfolg hätte.
Updaten – aber wie? Besser ist es, davon auszugehen, dass es bei der Installation von Software und mehr noch bei der Installation von Updates und Ergänzungen zu Problemen kommen kann. Und hier gilt: Vorbeugen ist besser als heilen. Ü Tipp Etwas abzuwarten kann nie schaden. Stürzen Sie sich nicht gleich auf jedes neue Update und Service-Pack. Schnell spricht es sich im Internet herum, ob etwas grundsätzlich schiefgegangen ist oder nicht. Es passiert immer wieder mal, das Service-Packs und Updates zurückgezogen werden und zu einem späteren Zeitpunkt neu und weniger fehlerbeladen kommen.
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Effektive Zusammenarbeit
Kapitel 6
Wenn Sie aber unbedingt das Service-Pack oder Update benötigen, dann treffen Sie einige Vorbereitungen: < Führen Sie eine Datensicherung durch, und zwar eine möglichst vollständige, die auch den Stand der zu verändernden Programme (in diesem Fall Office 2008) sichert. < Schließen Sie alle offenen Programme (nicht nur die von der Office-Installationsroutine geforderten Office-Anwendungen). < Arbeiten Sie während des Updates nicht weiter. Haben Sie das Update/Service-Pack eingespielt, starten Sie die Programme nicht, sondern nehmen Sie eine Prüfung und – wenn nötig – Reparatur der Datenbanken vor.
Datenbankpflege Office 2008 bringt zwar immer noch keine Datenbank mit, nutzt aber bei der Arbeit welche, zum Beispiel für das Scrapbook. Und wer Datenbanken kennt, der weiß, dass sie nur dann pflegeleicht sind, wenn man sie auch kennt. Deshalb rate ich Ihnen: Starten Sie Office-Anwendungen nach einem Update gar nicht erst, sondern räumen Sie zunächst bei den Datenbanken etwas auf: 1. Gehen Sie in den Ordner /Programme/Microsoft Office 2008/Office. 2. Suchen Sie dort das Programm Microsoft Database Utility.
Microsoft liefert ein Datenbankpflegeprogramm gleich mit. 3. Markieren Sie die Hauptidentität und aktivieren Sie Datenbankintegrität überprüfen. 4. Klicken Sie auf Weiter. Das Programm prüft nun die verschiedenen Datenbanken und gibt dann eine Meldung aus, die hoffentlich unproblematisch verläuft (was auch meistens der Fall ist). Wählen Sie anschließend noch Datenbank komprimieren, bevor Sie das Programm wieder verlassen.
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Smart Books
Microsoft Office:mac 2008
Ein Dienstprogramm zur Datenbankpflege ist eine feine Sache. Haben Sie über eine Office-Anwendung von einer defekten Datenbank erfahren, dann wählen Sie die dritte Option: Datenbank neu erstellen. Das Dienstprogramm geht die vorhandenen Datenbanken Satz für Satz durch und reorganisiert sie wieder. Es kann passieren, dass einzelne Datensätze so defekt sind, dass sie nicht wieder hergestellt werden können. Immerhin sind dann aber nicht alle Daten verloren, weil alles Lesbare in eine neue Datenbank geschrieben wird. Von der alten wird eine Sicherungskopie erstellt.
Datensicherung ist Pflicht Hilft alles nichts mehr, und trotz Datenbankpflege und Vorsorge ist nach dem Updates nichts mehr, wie es früher war, dann haben Sie hoffentlich eine Datensicherung angelegt. Apples Time Machine (ab Leopard verfügbar) hilft Ihnen, auf den letzten Stand zurückzugehen. Schimpfen Sie nicht auf den Computer, die Software oder die Hersteller (Apple, Microsoft), wenn Sie es selbst versäumt haben, für Sicherungen zu sorgen. Externer Speicherplatz ist nicht mehr teuer (und meist billiger als Datenverlust), und Software für regelmäßige und vollständige Backups ist auch dann zu haben, wenn Time Machine bei Ihnen nicht einsetzbar ist.
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Microsoft Expression Media
7
Microsoft liefert mit Expression Media ein Tool, das Ihnen hilft, Ihre digitalen Objekte auf Festplatten, CDs und Speicherkarten zu verwalten. Der »gemeine Mac-User« wird sich fragen, was das soll, denn mit den iLife-Programmen steht schon ausreichend und gute Software zur Medienverwaltung auf dem Mac zur Verfügung, inzwischen auch in ausgereifter Form. Wer sich aber die Special Media Edition gekauft hat oder überlegt, sich diese anzuschaffen (vielleicht weil er aus der Windows-Welt kommt und Vertrautes sucht), der sollte auch in diesem Buch etwas über diese Office-Variante erfahren. Dieses Kapitel gibt Ihnen dazu einen kurzen Überblick.
Smart Books
Microsoft Office:mac 2008
Medienorganisation und -verarbeitung Microsoft Expression ist eine Softwarefamilie von Microsoft, die (bisher) aus vier Komponenten besteht: < Microsoft Expression Web (eine Web-Entwicklungsumgebung) < Microsoft Expression Blend (ein Designwerkzeug für interaktive Benutzeroberflächen) < Microsoft Expression Design (ein Bildbearbeitungsprogramm) < Microsoft Expression Media (ein Programm zur Katalogisierung und Verarbeitung von Mediendateien) Expression Media ist die einzige dieser vier Komponenten, die sowohl in einer Windows- als auch in einer Mac-OS-X-Version angeboten wird. Expression Media basiert auf der Software iView MediaPro, die im Sommer 2006 von Microsoft aufgekauft wurde. Da diese Software sowohl in einer Windows- als auch in einer Mac-Software existierte, entwickelte sie Microsoft auch für beide Systeme weiter. Wenn Sie etwas mehr darüber (und die anderen Module) erfahren möchten, können Sie die deutsche Homepage dazu besuchen: www.microsoft.com/germany/ expression/.
Expression Media installieren Haben Sie die Special Media Edition von Office:mac 2008 erworben, dann liegt eine CD-ROM mit dem Programm Expression Media dabei. Es wird nicht bei der OfficeInstallation mit installiert. Die zusätzliche Installation ist aber unproblematisch und funktioniert wie üblich auf dem Mac: 1. Schieben Sie die CD-ROM ins Laufwerk.Doppelklicken Sie nach dem Starten auf das Icon Expression Media.pkg. Folgen Sie den Anweisungen der Installationsroutine.
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Microsoft Expression Media
Kapitel 7
Die Installation von Expression Media stellt Anwender nicht vor große Herausforderungen. Die Installationsvoraussetzungen sind die gleichen wie für das Office-Paket (siehe Kapitel 1). Es ist aber sicherlich einzusehen, dass gerade bei der Arbeit mit Medien ein höherer Level als diese Mindestvoraussetzungen angeraten ist. Wenn Sie zügig mit Bild-, Musik- und anderen Mediendateien arbeiten wollen, brauchen Sie einen leistungsstarken Prozessor und einen gut ausgebauten Arbeitsspeicher (ab 1 GByte aufwärts). Für die Installation werden rund 90 MByte Festplattenspeicher verlangt. Für die Mediendaten – falls die auf dem Computer nicht schon vorhanden sind – sollte zusätzlicher Platz frei sein.
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Smart Books
Microsoft Office:mac 2008
Ausreichend Speicherplatz auf der Festplatte benötigt man für eine Medienverwaltung schon. Nach der Installation bietet ein Assistent an, Medien auf dem Computer zu suchen und zu installieren, und zwar in folgenden Varianten: < Von ausgewähltem Ordner importieren < Bild-/Filmordner importieren < iPhoto-Bibliothek importieren Wenn Sie schon wissen, dass Sie künftig mit Expression Media arbeiten möchten, dann sollten Sie diese Optionen (oder eine davon) annehmen. Sonst klicken Sie auf Abbrechen. Das lässt sich auch alles später noch bewerkstelligen.
Expression Media übernimmt den Medienimport auf Wunsch selbstständig.
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Microsoft Expression Media
Kapitel 7
Ü Aufgepasst Sie können Expression Media als 180-Tage-Testversion kostenlos bekommen (zumindest war das zur Zeit der Bucherstellung noch so). Haben Sie die Office:2008 Special Media Edition erworben, dann steht Ihnen ein Lizenzcode zur Verfügung, den Sie auch eingeben sollten. 2. Wählen Sie Expression Media | Einstellungen | Lizenznummer eingeben… 3. Aktivieren Sie die Option zur Eingabe eines Product Keys (Sie finden ihn auf der CD-Hülle). 4. Bestätigen Sie mit Fortfahren.
Erst durch den Lizenzcode wird eine vollwertige Version erzeugt.
Medienverwaltung Um Medien mit Expression Media verwalten zu können, müssen solche erst einmal im Katalog vorhanden sein. Haben Sie die nicht gleich vom Assistenten importieren lassen (oder wurden nicht alle durch ihn gefunden), dann stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Auswahl.
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Smart Books
Microsoft Office:mac 2008
Medien importieren Die einfachste Variante ist, Medien und Ordner mit der Maus in die Oberfläche von Expression Media zu ziehen. Dort werden sie in Miniaturdarstellung angeordnet.
Ziehen Sie Ihre Medien einfach in das Expression-Media-Fenster. Über Ablage | Objekte importieren bekommen Sie ebenfalls Medien in das Programm. Sie können diese aus Dateien/Ordnern, aus bereits angelegten Katalogdateien und von Spotlight-Abfragen laden sowie aus der Digitalkamera, von externen oder internen Speichergeräten und aus dem Internet (von URL). Microsoft wirbt damit, dass Expression Media über 100 digitale Mediendateiformate kennt, einschließlich der Camera-RAW-Bildformate. Ich habe auch tatsächlich auf meinem Computer kein Medienformat gefunden, das nicht dargestellt oder abgespielt werden konnte. Da es aber deutlich mehr als 100 Formate gibt, muss davon ausgegangen werden, dass im Einzelfall mal etwas nicht klappt. Man sollte das dann aber nicht gleich dem Programm (oder Microsoft) anlasten, denn eine Anwendung, die alle digitalen Medienformate kennt, ist bis jetzt noch nicht im Blick.
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Microsoft Expression Media
Kapitel 7
Über Ablage | Katalogimportfilter können Sie sich die einzelnen Formate, die Expression Media versteht, ansehen.
Die Medienformate, die erkannt werden, sind über den Katalogfilter einsehbar.
Medienansichten Die Bedienung der wichtigsten Funktionen ergibt sich fast durch Ansehen der Oberfläche. Umfangreiche Handbücher und lange Beschreibungen sind dafür nicht notwendig: Über die drei Registerkarten Liste, Miniaturansicht und Medien kann in verschiedene Ansichten umgeschaltet werden. Liste zeigt alle relevanten Daten zu einer Mediendatei, Miniaturansicht gibt einen katalogartigen Überblick über die vorhandenen Medien und das Register Medien zeigt eine einzelne Mediendatei in Großansicht (bei Audiodateien als Player).
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Smart Books
Microsoft Office:mac 2008
Medien lassen sich auch in groß anschauen. Über die Schaltflächen Informationen und Organisieren blenden Sie am linken Rand Informationsfenster ein, die auch ein Selektieren und Filtern nach Katalogfeldern zulassen beziehungsweise die Medieninformationen anzeigen. Eine interessante Ansicht bietet der Leuchtkasten, den Sie über die Symbolleiste , das Menü Darstellung | Leuchtkasten oder die Tastenkombination c – / erreichen. Sie bekommen nicht nur das Bild einfach angezeigt, sondern sehen links unten ein Histogramm und bekommen im Bild eine Bildwarnung, falls über- oder unterbelichtete Bereiche vorliegen. Diese werden blau oder rot hervorgehoben. Beim ersten Start bekommen Sie ein Hilfefenster, dass die Betrachtung stört, Ihnen aber die Tastaturbefehle anzeigt, die in dieser Ansicht gelten. Sie können es wegklicken, beim nächsten Start erscheint es erneut. Mit der Zeit werden Sie es nicht mehr brauchen, und Sie können die Anzeige unterbinden.
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Microsoft Expression Media
Kapitel 7
Der Leuchtkasten.
Symbolleiste und Menüleiste Die Symbolleiste ist ebenfalls schnell zu erschließen. Die QuickInfos (Maus kurz auf ein Symbol halten und etwas warten) sagen schon, um was es geht, und die kleinen Dreiecke neben den Symbolen öffnen Menüs mit Aktionen zu den jeweiligen Aufgaben. Auch zur Menüleiste gibt es nicht zu viel zu sagen. Sie ist immer am oberen Rand des Fensters zu finden (wie üblich auf einem Mac). Die wesentlichen drei Menüs für die Arbeit sind Darstellung, Aktion und Erstellen. Sie finden manches aus der Symbolleiste wieder, aber auch einiges, was dort nicht vorhanden ist. Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Zahnrädchen, so öffnet sich ein Menü, aus dem Sie wählen können, mit welchem Programm das ausgewählte Bild weiterverarbeitet werden kann. Angezeigt werden natürlich nur Programme, die auch auf Ihrem Computer installiert sind. Findet sich Ihr Programm nicht in der Liste, so gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Klicken Sie auf Hilfsprogramme. 2. Wählen Sie die Schaltfläche Hinzufügen. 3. Suchen Sie im Browser Anwendung auswählen Ihr Hilfsprogramm (zum Beispiel zur Bildbearbeitung). 4. Bestätigen Sie mit OK. 547
Smart Books
Microsoft Office:mac 2008
Künftig erscheint auch Ihre Anwendung in der Liste und arbeitet mit Expression Media zusammen.
Die Zusammenarbeit mit anderen Anwendungen ist vorgesehen und klappt gut. Um eine Audio- oder Filmdatei abzuspielen, klicken Sie nach dem Markieren in der Miniaturansicht in der Symbolleiste auf den Schalter zum Abspielen . Um den Stream zu sehen, müssen Sie von der Miniaturansicht in die Medienansicht umschalten.
Audiodateien lassen sich ohne Umweg über ein anderes Programm komfortabel abspielen.
Medien zeigen Über das Icon Bildschirmpräsentation wird eine Diashow gestartet. Diese startet jedoch nicht sofort von allein, sondern zeigt neben der Präsentationsoberfläche ein Dialogfenster, in dem die ausgewählten Bilder noch einzeln angepasst werden können, zum Beispiel mit Übergängen und Skalierungen. Auch Textinformationen lassen sich einblenden, sofern vorhanden.
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Microsoft Expression Media
Kapitel 7
Medienverarbeitung Ähnlich wie bei Apples iPhoto gibt es auch in Expression Media rudimentäre Bildbearbeitungsfunktionen, die für eine schnelle Bildkorrektur oder Bildverbesserung gut einsetzbar sind.
Bildbearbeitung Sie öffnen diese über die Symbolleiste . Es öffnet sich ein Fenster, das 15 Optionen zur Bearbeitung des aktivierten Bildes zur Verfügung stellt. Diese Optionen reichen vom einfachen Zuschneiden bis zur Automatischen Bildverbesserung.
Werkzeuge und Filter zur Bildverbesserung. Für sämtliche Bearbeitungswerkzeuge wird Ihnen ein eigenes Dialogfenster angeboten. Wenn Sie Vorschau aktivieren, wird die Veränderung auch im Originalbild angezeigt. Realisiert wird sie aber erst, wenn Sie auf OK klicken. Wählen Sie beispielsweise die Option Automatische Bildverbesserung , bestätigen mit OK und stellen dann fest, dass das Ergebnis Sie doch nicht befriedigt, dann werden Sie vergeblich im Menü Bearbeiten einen Befehl zum Widerrufen finden. Trotzdem können Sie zurück. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Letzte Version im Bildbearbeitungsfenster, und Sie haben Ihr Originalfoto zurück. Haben Sie den Dialog jedoch geschlossen, gibt es keinen Weg zurück.
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Smart Books
Microsoft Office:mac 2008
Die meisten Filter und Werkzeuge lassen sich im Detail noch regeln. Ein Ersatz für ein richtiges Bildbearbeitungsprogramm ist Expression Media nicht, aber für die schnelle Bearbeitung oder leichte Korrektur ist das Passende auf jeden Fall dabei.
Stapelverarbeitung Müssen Aufgaben immer wieder durchgeführt werden, wird schnell die Frage nach einer Stapelverarbeitung laut. Expression Media hat dies integriert, wenn auch nur in einem beschränkten Maße. Über Aktion | Batch umbennenen öffnen Sie den Dialog Stapel umbenennen, mit dem Sie eine Gruppe zuvor markierter Bilddateien in einem Durchgang mit Bildnamen und Zeitstempel versehen können.
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Microsoft Expression Media
Kapitel 7
Manche Aufgaben können auch gleich stapelweise erledigt werden. Expression Media lässt sicher noch Wünsche offen. Insgesamt ist dieses Programm aber doch schon so leistungsfähig, dass damit brauchbar gearbeitet werden kann. Die vielen Formate, die erkannt werden, und dass unter einer Oberfläche unterschiedlichste Medien bedient werden können, sprechen für den Einsatz.
Abschluss Hiermit sind wir jetzt am Ende des Buches angekommen. Sie sollten – wenn Sie sich tatsächlich durch alle Kapitel gearbeitet haben – gut mit dem Programm zurechtkommen und selbst komplexe Aufgaben damit meistern können. Dass wir nicht jedes Feature ausleuchten konnten, habe ich schon zu Anfang des Buches begründet. Als fortgeschrittener Anwender sollte Ihnen aber die Erarbeitung weiterer Details nicht mehr schwerfallen.
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Smart Books
Microsoft Office:mac 2008
Gerade vor Abgabe der Buchdaten in die Druckerei geht Microsoft mit der Meldung an die Öffentlichkeit, dass in zwei bis drei Jahren wieder mit VBA in Office zu rechnen ist. Für die aktuelle Version – Office 2008 – sei das aber nicht mehr zu erwarten. Was immer davon zu halten ist – werfen Sie Ihre VBA-Makros aus vergangenen Tagen nicht weg. Vielleicht sind sie ja irgendwann wieder zu gebrauchen.
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Index
Smart Books
Microsoft Office:mac 2008
Index #Name?...................................281 #ZAHL!.................................. 318 .Mac.......................................... 54 .pptx........................................ 440 1904-Datumswerte................ 256
A ABRUNDEN..........................395 ABS..........................................411 Absatz..................................... 188 Absätze formatieren..................... 180 Absatzeinstellungen................185 Absatzende............................. 120 Absatzformat..................132, 182 Absatzformatvorlage...............187 Absatzkontrolle...................... 190 Abschnitt.................................191 Abschnittswechsel...........191, 210 Abschreibung......................... 310 Add-In.................................... 358 Add-Ins-Manager.................. 359 Adressbuch Apple............................48, 56 Entourage.....................53, 93 Adressbuch-Ansichten............ 94 Aktualisieren.......................... 360 Als PDF sichern......................173 Animation.............................. 468 Ansicht Entwurf........................... 142 Formatierungen.............. 149 Gliederung.......................143 Notizblock...................... 146 Seitenlayout..................... 144 Weblayout........................143 Ansichten Benutzerdefinierte.......... 362 PowerPoint...............451, 458 Word................................ 142 ANZAHLLEEREZELLEN..... 409 Anzeige Formatierungen.............. 149 Apple-Adressbuch................... 53 importieren....................... 54
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Apple Mail.................................51 AppleScript.......................24, 511 AppleWorks........................... 434 Arbeitsablauf...................512, 518 erstellen........................... 518 speichern......................... 519 Arbeitsbereich speichern..........................363 Arbeitsblätter......................... 364 gruppieren...................... 289 Arbeitsmappe.................249, 250, .........252, 267, 268, 269, 275, 365 schützen...........................277 ARBEITSTAG.........................367 Archiv........................................61 Archive Entourage.......................... 60 Aufgabe.................................... 88 Aufgaben...........................99, 108 Aufgabenliste..............64, 88, 100 AUFRUNDEN....................... 366 Aufzählungszeichen............... 450 Ausfüllkästchen...............262, 368 Ausrichtung und Abstand......117 Ausschneiden..........................493 AutoAnpassen........................ 292 AutoAusfüllen...286, 368, 372, 391 AutoFilter........ 338, 340, 373, 384 AutoFormat....................192, 193, ................................194, 231, 374 AutoKorrektur................195, 196 Automator.............................. 512 PowerPoint.......................441 starten............................. 512 Automator-Aktionen.... 21, 24, 27 ............................................... 512 Automator-Arbeitsabläufe.....515 AutoText..................173, 198, 204 AutoVervollständigenFormel....................................247
B Barwert...................................311 Bereiche benennen.........................281 Benachrichtigungen.................67 Benutzerdefinierte Animation..... ........................................468, 473 Berechnen...............................365
Bereich................................... 379 Bereiche ausfüllen.......................... 262 dreidimensionale.............381 fixieren.............................293 markieren.........................261 Bereichsname.................379, 380 Bezüge.............................274, 305 absolute............................291 relative..............................291 Bezug absoluter..........................357 externer........................... 396 relativ...............................357 relativer........................... 420 Bild formatieren..................... 138 im Dokument..................137 Bildablagebereiche................. 164 Bildbearbeitungsfunktionen...............................549 Bildschirmpräsentation................ ................................450, 467, 548 Bildverbesserung automatische.................. 549 Bildwarnung.......................... 546 Blatt schützen.........................325 Blattschutz......................277, 278 Blocksatz.................................127 Bricklin, Dan......................... 244 BW..................................311, 315
C Chat..........................................95 Clip-Art Gallery PowerPoint.......................455 ClipArt............................161, 333 ClipArt-Gallery..................... 472 Clip Gallery............................137 Compatibility Pack.................. 22 csv-Datei.................................. 58
D Dateiformat............................. 22 Dateiformate Videoclips.........................473 Dateispeicherorte.................... 33 Datenübernahme...................277
Index
Datenbank......................336, 382 komprimieren................... 76 neu erstellen...................... 76 Datenbankdienstprogramm....75 Datenbankformate.................507 Datenbankfunktionen............385 Datenbankintegrität prüfen.... 76 Datenbankliste................383, 385 Datenbanklisten.................... 384 Datenexport............................505 Word................................ 509 Datenimport...........................505 Word................................ 508 Datenmaske....................294, 298 Datenquelle........................... 179 externe............................. 352 Datenquelle erstellen..............175 Datenquellen......................... 174 Datenreihe......................266, 370 DATUM................................. 392 Datum.............................200, 388 Datum einfügen Folie..................................471 Datumsreihen.........................391 Datumswerte......................... 384 Datumswertsystem................ 388 DATWERT............................ 392 DBAUSZUG...................385, 387 DBSUMME........................... 386 DBVARIANZ..........................385 De-Installation........................ 30 Dezimalstellen........................395 Diagramm..............................345 3D.................................... 348 bearbeiten....................... 346 erstellen........................... 344 Diagrammobjekt................... 344 Diagrammtitel........................347 Diashow..........................435, 548 doc......................................... 129 Dock-Symbole..........................27 docx....................................... 129 Dokument schützen.......................... 200 sichern............................. 129 suchen............................. 202 Dokumente austauschen.....................503 speichern............................35 Dokumenteinstellungen....... 204
Dokumentfenster.................. 116 Dokumentformat.................... 22 Dokumentschutz....................277 Dokumentvorlage..................205 Dokumentvorlagen............... 204 dot...........................................207 dotx.........................................207 Drag & Drop..........................497 Druckbereich..........................361 Drucken..........................123, 170 Drucker einrichten........................ 170 hinzufügen...................... 170 Druckmodus......................... 172 DTP....................................... 114 Durchschnitt gleitender.........................403
E E-Mail als Aufgabe........................ 90 drucken............................. 90 löschen.............................. 90 schreiben........................... 83 speichern............................91 versenden...........................85 E-Mail-Adresse.............79, 83, 84 E-Mail-Clients......................... 79 E-Mail-Konten...................72, 85 E-Mail-Konto einrichten.......................... 79 E-Mails versenden.......................... 79 Eingabeformular....................293 Eingangseffekt....................... 468 Einkaufskalkulation.............. 298 Einstellungen Entourage.......................... 62 Excel.................................253 PowerPoint...................... 438 sichern............................... 74 Einzüge und Abstände.......... 189 Endnoten............................... 210 konvertieren.................... 212 Entourage.................................35 Entourage-Index..................... 70 Entourage-Kalender................ 96 Entwurfansicht.......................145 Equation Editor......................207
Ereignis...................................105 Eudora......................................51 Excel starten............................. 249 EXP........................................ 414 Export Entourage.......................... 60 Expression Media.............21, 540
F Führungslinien...............148, 161 Fülleffekte...............................463 Fälligkeitstermin.................... 102 Fax...........................................173 Feedback.................................. 70 Fehlerüberprüfung.................257 Fehlermeldung.......281, 387, 396 Fehlermeldungen...................305 Feiertage...................................57 FileMaker Pro...................58, 174, ........................ 176, 398, 506, 509 Filter................................341, 384 Filtern.....................................373 Finanzanalyse.................310, 319 Finanzfunktionen...................321 Fluss- und Ablaufdiagramme erstellen........................... 474 Flussdiagramm...............474, 476 Folie....................................... 436 Erstellen.......................... 456 löschen............................ 459 Folien drucken............................451 hinzufügen...................... 449 Folienbereich......................... 438 Foliendesign...................447, 453 Folienhintergrund..........455, 477 bearbeiten........................477 Folienlayout....................456, 476 Folienmaster...................470, 471 Foliensortierung.................... 458 Format übertragen.......................131 Formatierung bedingte...........................375 Formatierungsanzeige........... 149 Formatierungspalette.... 116, 117, ........................................448, 463 PowerPoint...................... 438
555
Smart Books
Microsoft Office:mac 2008
Formatvorlage................142, 180 aus Absatz........................181 bearbeiten........................183 erstellen........................... 184 für Zeichen.......................187 Formatvorlagen..............173, 204 Formatvorlagenanzeige......... 142 Formel....................264, 280, 296 Formel-Editor................207, 501 Formel-Generator..........247, 286, ........................ 287, 322, 323, 326 Formeln..................276, 280, 282, ........................................284, 305 schützen.......................... 279 Formular.........................293, 298 Frankston, Bob...................... 244 Fußnote Trennlinie.........................211 Fußnoten............................... 210 anpassen...........................211 konvertieren.................... 212 löschen............................ 212 Fußzeile.................................. 332 Funktionen.............280, 282, 285, ................................310, 311, 319 Gruppen...........................285 Überblick........................ 288 Word.................................235 Funktionsgalerie.............116, 437 Funktionsleiste.......................251
Handzettel............................. 452 Handzettelmaster.................. 469 Hauptidentität..........................77 Haushaltsbuch....................... 289 HEUTE...................285, 330, 392 Hilfethemen............................. 44 Hilfslinien.............................. 146 Home and Student Version... 24, 80 HTML-Anzeige....................... 69 HTML-Format.................71, 496 HTML-Mails............................87 Hurenkinder.......................... 190 Hyperlink................................193 PowerPoint...............479, 480
I
Gültigkeitsregeln................... 384 Gitternetzlinien..............254, 401 Gliederung......................143, 155 Gliederungsansicht...145, 155, 158 PowerPoint.......................457 Gliederungsebene.................. 189 Gliederungsebenen........147, 158 Gliederungspunkt..................157 Gliederungsstruktur...............155 Grammatik............................ 126 Gruppieren............................ 290 Gruppierung.......................... 272 auflösen........................... 292
IBM.........................................245 IBM-PC................................. 112 iCal.......................... 48, 54, 56, 96 iChat.........................................95 IMAP....................................... 70 Import................................... 400 Import-Assistent................... 399 Import-Funktionen Excel.................................505 Importieren Entourage.......................... 56 Impress.................................. 434 INDEX................................... 388 Index...................................... 216 Indizierung.............................217 Industriekalkulation............. 309 INFO.......................................405 Informationsfunktionen........405 Inhalte einfügen..... 492, 495, 497 Inhaltsverzeichnis...........213, 215 aktualisieren.................... 216 Inkrement.......................370, 391 Installation..........................25, 27 Installationsassistenten........... 26 Investitionskalkulation......... 310 iPhoto.................................... 504 ISO........................................... 22 Iteration................................. 318 iWorks.................................... 434
H
J
Handelskalkulation............... 302
JAHR.......................................393
G
556
JETZT.............................285, 392
K Kalender..............................64, 96 Kalenderansicht........................97 Kalenderereignis.......................97 KALENDERWOCHE............407 Kapitalverzinsung.................. 310 Kapitalwert.............................313 KAPZ......................................327 Katalogimportfilter................545 Kategorien bearbeiten......................... 92 Entourage.......................... 92 Kennwort................................201 Keynote.................................. 434 Kommentare.......................... 220 Kompatibilität........................207 Kompatibilitätsbericht.............37 Konflikte Synchronisieren.................55 Konstante................................381 Kontakte...................................95 Kontoeinstellungen................. 79 Kontrolle................................ 144 Kopf- und Fußzeilen............. 222 Kopieren................................ 490 Korrekturhilfen........................27 Kreisdiagramm...................... 409
L Layoutansicht.................145, 220 Layoutansicht Veröffentlichungen......... 147, . ........................160, 223, 226 Layoutführungslinien........... 160 Layoutprogramm.................. 114 Layoutvorlage........................ 166 Leerzeichenausgleich............... 62 Lesen E-Mails.............................. 70 Ligaturen................................223 Lineale................................... 116 LINKS.................................... 430 Linux.........................................71 Liste........................................ 336 Sortieren..........................383 LN.......................................... 414
Index
LOG....................................... 414 LOG10................................... 414 Logische Funktionen............ 410 Lotus 1-2-3.....................244, 246
M Makros..............................23, 204 Markieren.......................126, 150 F8..................................... 152 Gliederungsabschnitt..... 158 Tastenkombinationen..... 152 Markierung............................ 128 Markierungsmodus............... 152 Markierungstechniken.......... 150 Masterseite..............160, 163, 164 Masterseiten.......................... 148 MBOX..................................... 52 MEDIAN................................417 Median....................................417 Mediendateiformate.............. 544 Medieninformationen.......... 546 Medienverwaltung................ 539 Menüleiste Word.................................115 Menüobjekte........................... 44 Microsoft Exchange Server......77 Microsoft Expression............ 540 MINUTE................................393 MITTELWERT.......................417 Mittelwert.......................274, 416 MODALWERT.......................417 Modus.................................... 416 MONAT..........................378, 393 Multiplan............................... 246 My Day.................................. 108 Einstellungen.................. 109
N Näherungsrechnung............. 318 Namen Regeln............................. 282 NBW.......................................313 NeoOffice.............................. 434 NETTOARBEITSTAGE........ 366 Nettobarwert..........................313 Normal.dot.....................180, 204 Notizblock..............................145 Notizblock-Ansicht................147
Notizblock-Layoutansicht.....145 Notizen...................................101 PowerPoint...................... 460 Notizfeld................................ 438 Nullwerte............................... 418 Nummerierung..............186, 210 Nummerierung und Aufzählungszeichen................117
Präsentationen Zielgruppenorientierte....487 Prioritäten............................... 88 PRODUCT............................ 234 Projekt..................................... 89 Projektcenter............ 35, 102, 107 Projektkatalog...... 30, 31, 35, 250 Projektordner.........................105
O
Q
Objekt einfügen...........................491 verschieben..................... 450 Objekte einfügen...................136, 501 Objekttypen............................501 ODBC.................................... 506 ODBC-Datenbanken............ 506 ODBC-Treiber................352, 506 Office-Adressbuch................. 174 Office-Schriftarten...................27 Office entfernen...................... 29 Office Open XML................... 22 OpenOffice............................ 434 OpenXML-Dateiformat........ 440 Operatoren............................ 284 Outlook................................... 78
Query..................................... 506
P Passwort..........................202, 278 PDF-Dokument.................... 102 PDF-Format...........................173 Pivot-Tabelle...........349, 354, 426 PivotTable-Assistent.............. 352 Plug-in aufrufen.......................... 520 POP......................................... 70 Positionsrahmen................... 186 Postausgang..............................85 Postausgangsserver.................. 80 Posteingangssever.................... 80 POTENZ............................... 414 PowerPoint-Paket.................. 482 Präsentation ansehen........................... 450 Erstellen.......................... 446 leere..................................447 starten......................450, 467
R Rahmen..................................271 Rahmen und Schattierungen 117 RANG.................................... 419 Rangfolge............................... 419 Rechnungsausgangsbuch......335, ........................................336, 337 Rechnungsformular...... 329, 333, ................................................335 Rechtschreibkorrektur Entourage.......................... 66 Rechtschreibung.....................125 Referentenansicht.................. 488 Referententools..................... 488 reg-Dateien...............................61 Register umbenennen................... 270 Registrieren............................. 28 Reihe.......................................265 Reihen festlegen.......................... 369 Return-Taste.......................... 120 RUNDEN.......................395, 422 Runden...................................421
S Schaltflächen interaktive....................... 480 Schätzwert............................. 318 Schnellformatvorlagen.......... 138 Schreibmaschine............113, 114, ........................................133, 236 Schriftart......... 117, 128, 140, 185 Schriftarten Entourage...........................65
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Smart Books
Microsoft Office:mac 2008
Schusterjungen...................... 190 Schutz.....................................325 Scrapbook...............493, 494, 500 Seite einrichten.......................171 Seiteneinstellung................... 172 Seitenlayoutansicht................145 Seitenränder...........................117 Seitenumbrüche.................... 210 Seitenumbruch.......................133 Seitenumbruchvorschau........361 Seitenwechsel......................... 190 Seitenzahlen....................168, 217 SEKUNDE..............................393 Senden an...............................503 Serienbrief............................. 176 Seriendruck........................... 174 in E-Mail......................... 179 in Word-Datei................. 178 starten............................. 178 Seriendruck-Manager........... 174, ........................................177, 509 Server Exchange.......................21 Serveroptionen........................ 82 Setup-Assistent........................ 28 Entourage.....................51, 57 Sicherheit................................. 68 Sicherheitskopie...................... 76 Sicherungskopie.................... 106 Signatur................................... 88 Silbentrennung.......................191 Skript-Menü...........................515 Skriptordner.......................... 514 SmartArt-Grafiken PowerPoint...............441, 474 Sonderzeichen....................... 224 Sortieren.................................383 Sound PowerPoint.......................483 Spalten................................... 248 Spaltenbreite.......................... 292 Spaltensatz............................. 226 Spaltenwechsel....................... 192 Special Media Edition........... 540 Speichererweiterung.................25 Spezialfilter.............339, 384, 422 Spotlight.................................. 69 Spotlight-Abfragen................ 544 Sprache...................................185 Standard-E-Mail-Client.......... 63 Standarderinnerung.................65
558
Standardschriftart..................141 Stapelverarbeitung................ 550 Statistiken...............................335 Statistikfunktionen.................423 Statuszeile Excel................................ 252 PowerPoint...................... 438 Word................................ 116 Stichwortverzeichnis......216, 218 STUNDE................................393 SUCHEN............................... 430 Suchen in Formeln.......................... 358 Suchkriterien..................294, 338 SUM........................................235 SUMME.................282, 291, 309, ................................ 379, 381, 411 SUMMEWENN.....................413 SVERWEIS............................ 388 Symbolleiste Datenbank.......................177 eigene................................ 40 Gliederung...................... 156 Standard...................170, 474 Zeichnen......................... 462 Symbolleisten.......................... 39 anpassen............................ 73 Synch.dienste........................... 53 Synchronisation.......................57 Synchronisieren........................55 Systemeinstellungen................ 78 Szenario-Manager..........424, 432 Szenarios................................ 279
T Tabelle automatisch formatieren 231 bearbeiten....................... 232 einfügen.......................... 228 formatieren..................... 229 konvertieren.....................233 Tabellen.................................. 228 Gruppieren..................... 290 verknüpfen.......................273 Tabellenblatt.......................... 268 Tabelleneigenschaften............233 Tabellenkalkulation........244, 248 Tabstopp.........................185, 236 Tabulatoren............................ 236
Tastenkombinationen.............. 38, ...................................41, 225, 426 Markieren....................... 152 Word.................................237 Teilmenge............................... 384 Terminkalender....................... 99 TEXT..................................... 430 Text einfügen.......................... 136 eingeben.......................... 118 erfassen........................... 119 ergänzen.......................... 132 hinzufügen.......................133 kopieren.......................... 136 löschen............................ 134 verschieben..................... 136 Text-Nachrichten..................... 69 Textbausteine......................... 198 Textbegrenzungen................. 122 Textclip................................... 498 Textdatei importieren Entourage.......................... 58 Texteingabe............................ 142 Texterfassung......................... 144 Textfeld...........................449, 454 Textfelder verknüpfte........................167 Textfunktionen...................... 429 Textrahmen.............................167 Titelfolie.................. 447, 454, 471 Toolbox...................................493 Trendberechnung...........370, 405
U Übergänge............................. 484 Überschreibmodus..133, 134, 135 Überschriften..........................215 Uhrzeit............................200, 388 Uhrzeitformate...................... 389 Umbruch............................... 139 Umsatztabelle........................ 342 UNIX........................................71 Unterstreichungen.................125
V VARIANZ...............................385 VBA................... 23, 246, 511, 552 Veröffentlichungsansicht........223
Index
Verfassen E-Mails.............................. 70 Verknüpfen.............................495 Verknüpfung...........................361 Verknüpfungen...................... 396 hinzufügen........................ 89 Verknüpfungsoptionen........... 64 Verschieben............................ 490 Verweildauer maximale.......................... 82 Videoclip einfügen PowerPoint.......................471 Vorlage................................... 166 speichern..........................465 Vorlagen PowerPoint.......................453 VORZEICHEN...................... 412
ZEITWERT........................... 392 Zellcursor............................... 259 ZELLE.................................... 406 Zelle................................248, 259 Zellen kopieren...................... 262 Zentralwert.............................417 Zielwertsuche.........................431 ZINS...............................316, 318 ZINSZ.....................................327 Zuschlagskalkulation............ 306 ZW..........................................315 Zwischenablage..............493, 495
W Wörter zählen........................ 240 Weboptionen PowerPoint.......................485 Webseiten................................435 Webseitenvorschau.................361 WENN............ 291, 366, 397, 410 Windows...................................71 WOCHENTAG......................393 Word-Tabelle......................... 500 Word 5.1................................ 112 Workflow........................512, 518 WVERWEIS.......................... 388
X XML..................................22, 507 XML-Format..........................507
Z Zahlenformate....................... 298 ZÄHLENWENN....................413 Zeichenformatvorlagen..........187 Zeichensätze...........................225 Zeilen..................................... 248 Zeilenlineal.............................237 Zeilennummerierung............ 190 Zeilennummern.................... 240 Zeilenumbruch...............120, 121 ZEIT....................................... 392
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