Haftungsfallen für den WEG-Verwalter

Das bietet Ihnen die CDROM Formulare/Vollmachten

Muster


Vollmacht zur Einsichtnahme in die
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Merkblatt Eigentümerwechsel
Hinweisschreiben wegen Instand
setzung

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So führen Sie eine Beschluss Sammlung rechtssicher.

MusterbeschlussSammlung Musterbeschluss zur Verwalter bestellung Schadensabwicklung mit der Versicherung
Zustimmung zu einer baulichen Veränderung

Verträge und Gesetze
Verwaltervertrag
Wohnungseigentumsgesetz
Energieeinsparverordnung

Screenshot der CDROM: Mit unseren Formularen, Musterschreiben und beschlüssen sind Sie rechtlich abgesichert und tappen in keine Falle mehr.

Bibliographische Information Der Deutschen Bibliothek Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen National bibliographie; detaillierte bibliographische Daten sind im Internet über http://dnb.ddb.de abrufbar.

ISBN: 9783448087932

BestellNr. 06394 0001

1. Auflage 2008 © 2008, Rudolf Haufe Verlag GmbH & Co. KG Niederlassung München Redaktionsanschrift: Postfach, 82142 Planegg/München Hausanschrift: Fraunhoferstraße 5, 82152 Planegg/München Telefon: (089) 895 170, Telefax: (089) 895 17290 www.haufe.de [email protected] Lektorat: Jasmin Jallad Alle Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie die Auswertung durch Datenbanken, vorbehalten. Redaktion und DesktopPublishing: Text + Design Jutta Cram, 86157 Augsburg, www.textplusdesign.de Umschlag: Kienle Visuelle Kommunikation, Stuttgart Druck: BoschDruck GmbH, 84030 Ergolding Zur Herstellung dieses Buches wurde alterungsbeständiges Papier verwendet.

Haftungsfallen für den WEGVerwalter von Andrea Aßelborn Dr. Michael Casser

Haufe Mediengruppe Freiburg · Berlin · München

Inhalt

Vorwort 1

Die wichtigsten Grundsätze zur Verwalterhaftung

1.1

So wird die Wohnungseigentümergemeinschaft nach WEG verwaltet 1.1.1 Willensbildung durch die Wohnungseigentümer (§§ 21, 23 WEG) 1.1.2 Ausführung durch den Verwalter als Organ (§ 27 WEG) 1.1.3 Unterstützung des Verwalters durch den Verwaltungsbeirat (§ 29 WEG) Beginn und Umfang der Verwaltertätigkeit 1.2.1 So wird der Verwalter bestellt (§ 26 WEG) 1.2.2 Das sind die Tätigkeiten des Verwalters Woraus entsteht die Haftung des Verwalters? 1.3.1 … aus dem gesetzlichen Schuldverhältnis 1.3.2 … aus dem Verwaltervertrag 1.3.3 … aus unerlaubter Handlung (§§ 823 ff. BGB) Der Haftungsmaßstab: Verschulden Wem gegenüber haftet der Verwalter? Wann verjähren Haftungsansprüche? Welche Haftungsbeschränkungen sind möglich? 1.7.1 Regelungen im Verwaltervertrag 1.7.2 Entlastungsbeschluss Wofür haftet der Verwalter? 1.8.1 Handeln und Unterlassen 1.8.2 Organisationsverschulden 1.8.3 Gefälligkeit

1.2

1.3

1.4 1.5 1.6 1.7

1.8

4

9 11 12 12 13 14 15 15 17 20 20 20 21 21 22 22 24 24 25 26 26 27 28

Inhalt

1.9

Kann sich der Verwalter durch Versicherungen schützen? 1.9.1 Haus und Grundbesitzerhaftpflichtversicherung 1.9.2 Gewässerschadenhaftpflichtversicherung 1.9.3 Bauherrenhaftpflichtversicherung 1.9.4 Betriebshaftpflichtversicherung 1.9.5 Vermögensschadenhaftpflichtversicherung 1.9.6 Vertrauensschadenhaftpflichtversicherung

28 29 29 30 30 31 31

2

Verwalterhaftung am Beispiel der Verkehrssicherungspflicht

33

3

So vermeiden Sie Haftungsfallen

45

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5

Vorsicht: trügerisches Einvernehmen mit Verwaltungsbeirat und Eigentümern Eigentümerversammlung? – Ja, gerne! Sorgfältige Vorbereitung jeder Beschlussfassung Umlaufbeschluss als Ausnahme „Wer schreibt, der bleibt!“ – Bedenken dokumentieren

46 46 47 48 49

4

Typische Haftungsfallen

51

4.1

… anlässlich der Bestellung 51 4.1.1 Untätigkeit bei Anfechtung des Bestellungsbeschlusses 51 … unmittelbar nach der Bestellung 53 4.2.1 Fehlender Verwaltervertrag 53 4.2.2 Fehlender Verwalternachweis 57 4.2.3 Mangelhafte Objektbegehung 61 4.2.4 Entgangene Mieteinnahmen 63 … im Verwalteralltag 66 4.3.1 Verwalterhandeln ohne Beschluss 66 4.3.2 Sammelvertrag mit Dienstleister 68 4.3.3 Zustimmung des Verwalters zu Einzelmaßnahmen/Gebrauchsregelungen 71 4.3.4 Wanddurchbruch – Zustimmung notwendig? 74 4.3.5 Zahlungen bei Schäden im Sondereigentum 80

4.2

4.3

5

Inhalt

4.4

4.5

4.6

4.7

4.8

6

4.3.6 Nachlässigkeit beim Klageauftrag 82 4.3.7 Falscher Vertragspartner 84 4.3.8 Beschluss im schriftlichen Verfahren (Umlaufbeschluss) 86 … bei der Bearbeitung von Versicherungsfällen 91 4.4.1 Ansprüche bestehen nur gegen die Versicherung 91 4.4.2 Quotelung der Versicherungsleistung bei Selbstbehalt 94 … bei der Einberufung der Eigentümerversammlung 97 4.5.1 Haftungsfalle bei allen Einberufungsmängeln 97 4.5.2 Einladung, Beschlussfähigkeit 99 4.5.3 Schwer zu erreichende Eigentümer 116 4.5.4 Formulierung der Tagesordnung 119 … bei der Durchführung der Eigentümerversammlung 127 4.6.1 Formelle Beschlussmängel: Teilnahmerechte, insbesondere von Dritten? 127 Exkurs: Dritte in der Eigentümerversammlung 131 … anstelle des Eigentümers 131 … als Begleitung des Eigentümers 132 … als Berater der Gemeinschaft 133 4.6.2 Weitere Beschlussmängel: Ablauf der Eigentümerversammlung/Stimmrechtsausschluss 134 4.6.3 Beharren auf dem Versammlungsvorsitz 136 4.6.4 Fehlerhafte Beschlussverkündung 138 4.6.5 Verlust der Beschlussfähigkeit während der Versammlung 142 4.6.6 Beschlussfassungen über bauliche Veränderungen 145 … bei Protokoll und BeschlussSammlung 152 4.7.1 Dokumentation der Abstimmungsergebnisse 152 4.7.2 Heilmittel BeschlussSammlung 156 4.7.3 Exkurs: Haftungsgesichtspunkte zur BeschlussSammlung 159 … bei der Durchführung von Beschlüssen 168 4.8.1 Umgang mit angefochtenen Beschlüssen 168 4.8.2 Umgang mit unklaren Beschlüssen 171

Inhalt

4.9

4.10

4.11

4.12 4.13

… bei Instandhaltungs und Instandsetzungsmaßnahmen 4.9.1 Eigenmächtige Instandsetzung 4.9.2 Zu viel Planungseifer 4.9.3 Energieausweis ohne Beschluss … bei der finanziellen Verwaltung 4.10.1 Verspätete Jahresabrechnung 4.10.2 Zitterbeschluss – falscher Verteilerschlüssel in der Abrechnung 4.10.3 Verteilung der Kosten von Gerichtsverfahren 4.10.4 Kontoüberziehung – Skonto – Kostensteigerung 4.10.5 Beschluss zur Änderung der Verteilung der Heizkosten … bei Veräußerungsvorgängen 4.11.1 Verweigerung der Verwalterzustimmung 4.11.2 (Falsche) Auskünfte … bei Beendigung der Verwaltertätigkeit 4.12.1 Festhalten von Verwaltungsunterlagen … aus strafbarer Handlung 4.13.1 Fragwürdige Praktiken des Vorgängers

176 176 177 179 181 181 183 185 191 195 199 199 202 206 206 208 208

Stichwortverzeichnis

211

Anhang

217

Muster für einen Fragen und Prüfungskatalog zur Gefährdungsbeurteilung Musterbeschluss für Verwalterbestellung Muster für Verwalteranfrage wegen Informationen über den Erwerber Muster zur Beantwortung einer Anfrage eines Eigentümers auf Zustimmung zu einer baulichen Veränderung Muster für einen Umlaufbeschluss Muster für Feststellung und Verkündung eines Umlaufbeschlusses Muster für Mitteilung über einen gescheiterten Umlaufbeschluss

219 226 227 228 229 231 231

7

Inhalt

Musterschreiben der Verwaltung an Wohnungseigentümer wegen Schadensabwicklung mit der Versicherung Muster: Hinweisschreiben der Verwaltung wegen Instandsetzung von Rohren, die im Sondereigentum stehen Merkblatt Eigentümerwechsel für Veräußerer und Erwerber Muster eines Begrüßungs/Informationsschreibens für die Erwerber Muster für Vollmachterteilung bei Personenmehrheit auf Eigentümerseite Muster für Vollmachterteilung von Wohnungseigentümern mit Wohnsitz im Ausland Muster für Einverständniserklärung für den formwahrenden Versand von Verwaltungsunterlagen per EMail Muster eines Einladungsschreibens mit Tagesordnung Übersicht über erforderliche Mehrheiten Muster für einen rechlichen Hinweis des Verwalters bei einer baulichen Veränderung Muster für einen Beschluss zur Zustimmung zu einer baulichen Veränderung Muster einer BeschlussSammlung Muster einer sog. Sachverständigenklausel im Verwaltervertrag Übersicht: Verteilung von Kosten der Rechtsverfolgung Muster für einen Hinweis an die Eigentümer zur Änderung des Heizkostenverteilerschlüssels Vollmachtsformular für Einsichtnahme in die Verwaltungs unterlagen Vollmachtsformular für Einsichtnahme in die Beschluss Sammlung

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232 233 234 235 238 239 240 240 245 247 247 249 252 253 254 255 256

Vorwort Nach „altem WEG“, also bis zum 30.06.2007, hatten die Gerichte eher selten Anlass, sich mit der Qualität von Verwalterhandeln auseinanderzusetzen. Allenfalls der Haftungsklassiker „Verkehrssicherungspflicht“ war insoweit gängig. Regressansprüche von Wohnungseigentümern und/oder Gemeinschaften an Verwalter bildeten die Ausnahme. Dies hat sich mit dem Inkrafttreten des „neuen WEG“ am 01.07.2007 grundlegend geändert: Mit der Vorschrift des § 49 Abs. 2 WEG gibt es einen konkret im Gesetz benannten Schadensersatzanspruch gegen den Verwalter, der der Höhe nach leicht das vereinbarte Verwalterhonorar über Jahre um ein Vielfaches übersteigen kann. Der Schadensersatzanspruch nach § 49 Abs. 2 WEG trifft den Verwalter, ohne dass er als Partei am Verfahren beteiligt ist. Dem Verwalter können die Verfahrenskosten auferlegt werden (und zwar aller beteiligten Parteien), also Gerichts- (einschließlich Sachverständigenhonorare) und Anwaltskosten. Voraussetzung ist die Feststellung des Gerichts, dass das Verfahren durch Verwalterhandeln veranlasst wurde und den Verwalter ein grobes Verschulden trifft. Die Vorschrift des § 49 Abs. 2 WEG ist der äußere Anlass, dass Verwalterhandeln ab sofort beinahe standardmäßig in unzähligen Gerichtsentscheidungen besprochen und bewertet werden wird. Auch ist zu erwarten, dass Eigentümer und Gemeinschaften in der Beurteilung des Verhaltens „ihres“ Verwalters mutiger werden und Schadensersatzansprüche auch für „leichtes“ Verschulden geltend machen werden. Da der „schadensersatzrechtliche Dornröschenschlaf“ der WEGVerwalter durch die WEG-Novellierung beendet wurde, besteht für jeden Verwalter Bedarf, Haftungsfallen frühzeitig zu erkennen, um sie zu umgehen. Ist die Haftungsfalle schon zugeschnappt, braucht der Verwalter schnell eine effiziente Rettungsstrategie. Die Autoren dieses Buches möchten anhand zahlreicher Fälle aus der täglichen Verwalterpraxis, die einfach und schnell nachzuschla-

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Vorwort

gen sind, Verwaltern Hilfestellung bieten und sie bei der Haftungsvermeidung praxisnah unterstützen. Schließlich wird durch die Vermeidung von Haftungsfallen die Qualität der Verwaltertätigkeit deutlich gesteigert. Köln, im Mai 2008

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Andrea Aßelborn Dr. Michael Casser

1

Die wichtigsten Grundsätze zur Verwalterhaftung

Verletzt der Verwalter seine Pflichten und trifft ihn hierfür ein Verschulden, so muss er für die daraus resultierenden Folgen einstehen, d. h. er haftet. Die Pflichten des Verwalters ergeben sich • aus dem Gesetz und • aus dem Verwaltervertrag. Pflichtwidrig kann sich der Verwalter sowohl im Innenverhältnis (gegenüber den Wohnungseigentümern) als auch im Außenverhältnis (Dritten gegenüber) verhalten. Das pflichtwidrige Verhalten kann ebenso in aktivem (falschem) Handeln bestehen wie im Unterlassen einer gebotenen Handlung. Ein Verschulden trifft den Verwalter, wenn er die Pflichtverletzung fahrlässig oder vorsätzlich begeht (§ 276 Abs. 1 BGB). Wenn der Verwalter also schuldhaft seine Pflichten verletzt, haftet er: „Haftung“ bedeutet das persönliche wirtschaftliche EinstehenMüssen des Verwalters für die Folgen seines pflichtwidrigen und schuldhaften Verhaltens. Die Haftung ist inhaltlich sehr weitreichend: Sie umfasst den Ersatz • materieller Schäden, und zwar sowohl unmittelbarer als auch mittelbarer (z. B. Prozesskosten), wie auch • immaterieller Schäden (z. B. Schmerzensgeld). Der Höhe nach ist die Haftung unbegrenzt. Einen vollständigen „Schutz vor Haftung“ oder der Inanspruchnahme aufgrund einer Pflichtverletzung gibt es für den Verwalter nicht – weder durch haftungsbegrenzende oder -ausschließende Vereinbarungen im Verwaltervertrag noch durch den Abschluss einer geeigneten Versicherung. Schützen kann der Verwalter sich jedoch, indem er sich der Gefahrengeneigtheit seiner Tätigkeit bewusst wird und seine eigenen Haftungsinteressen im erforderlichen und angemessenen Umfang in die

Pflicht verletzung

Pflichtwidriges Verhalten

Fahrlässig oder vorsätzlich Haftungs umfang

Schutz vor Haftung

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1

Die wichtigsten Grundsätze zur Verwalterhaftung

tägliche Verwalterarbeit einbezieht. Hierzu wird ein Verwalter jedoch nur in der Lage sein, wenn er über ein ausreichendes rechtliches (Grundlagen-)Wissen verfügt und dieses auch auf dem neuesten Stand hält.

1.1 So wird die Wohnungseigentümer gemeinschaft nach WEG verwaltet Grundlegend ist § 20 WEG: § 20 WEG Gliederung der Verwaltung (1) Die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums obliegt den Wohnungseigentümern nach Maßgabe der §§ 21 bis 25 und dem Verwalter nach Maßgabe der §§ 26 bis 28, im Falle der Bestellung eines Verwaltungsbeirats auch diesem nach Maßgabe des § 29. (2) Die Bestellung eines Verwalters kann nicht ausgeschlossen werden.

Die Verwaltung umfasst alle Maßnahmen, die zur Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderlich sind.

1.1.1 Willensbildung durch die Wohnungseigentümer (§§ 21, 23 WEG) Die Verwaltung steht den Wohnungseigentümern nach § 21 Abs. 1 WEG gemeinschaftlich zu. § 21 Abs. 1 WEG lautet wie folgt: § 21 Abs. 1 WEG (1) Soweit nicht in diesem Gesetz oder durch Vereinbarung der Woh nungseigentümer etwas anderes bestimmt ist, steht die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums den Wohnungseigentümern ge meinschaftlich zu. Eigentümer versammlung

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Die Eigentümerversammlung (ETV) ist das Gremium und die Veranstaltung, in der die Willensbildung der Eigentümer stattfindet. Die Regeln, nach denen die Willensbildung erfolgt, ergeben sich aus § 23 WEG, der lautet wie folgt:

So wird die Wohnungseigentümergemeinschaft nach WEG verwaltet

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§ 23 WEG Wohnungseigentümerversammlung (1) Angelegenheiten, über die nach diesem Gesetz oder nach einer Ver einbarung der Wohnungseigentümer die Wohnungseigentümer durch Beschluß entscheiden können, werden durch Beschlußfassung in einer Versammlung der Wohnungseigentümer geordnet. (2) Zur Gültigkeit eines Beschlusses ist erforderlich, daß der Gegens tand bei der Einberufung bezeichnet ist. (3) Auch ohne Versammlung ist ein Beschluß gültig, wenn alle Woh nungseigentümer ihre Zustimmung zu diesem Beschluß schriftlich erklären. (4) 1Ein Beschluss, der gegen eine Rechtsvorschrift verstößt, auf deren Einhaltung rechtswirksam nicht verzichtet werden kann, ist nichtig. 2 Im Übrigen ist ein Beschluss gültig, solange er nicht durch rechts kräftiges Urteil für ungültig erklärt ist.

Es ist die Aufgabe des Verwalters, den Eigentümern – wann immer es erforderlich ist – die Gelegenheit zur Willensbildung durch die Einberufung einer ETV zu ermöglichen sowie den Ablauf der ETV so zu organisieren, dass eine ordnungsgemäße Willensbildung möglich ist. Der Wille der Eigentümer manifestiert sich in Beschlüssen. Beschlüsse kommen nach demokratischen Grundsätzen zustande. Für das Zustandekommen bestimmter Beschlüsse sind besondere Mehrheitsverhältnisse erforderlich.

1.1.2 Ausführung durch den Verwalter als Organ (§ 27 WEG) Zu den Aufgaben des Verwalters gehört insbesondere auch die Ausführung des Willens der Eigentümer, der sich in Beschlüssen ausdrückt. Darüber hinaus sind ihm noch zahlreiche weitere Aufgaben und Befugnisse zugeordnet, die in § 27 WEG (s. 1.2.2) geregelt sind. Der Verwalter ist das Organ der Wohnungseigentümergemeinschaft – er vertritt sie. Die Rechtsmeinung, dass der Verwalter das Organ der Wohnungseigentümergemeinschaft ist, war bisher nicht unumstritten. In seiner Entscheidung zur Teilrechtsfähigkeit der Wohnungseigentümergemeinschaft vom 02.06.2005 (BGH, Beschluss vom 02.06.2005 – V ZB 32/05 –, veröffentlicht in NZM 2005, 543 = ZMR 2005, 547 =

WEG siehe CDROM

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1

Die wichtigsten Grundsätze zur Verwalterhaftung

NJW 2005, 2061) bestätigte der Bundesgerichtshof (BGH) die Organstellung des Verwalters. Der BGH wies darauf hin, dass sogar ein Fall der „Fremdorganschaft“ vorliege, da der Verwalter nicht aus den Reihen der Wohnungseigentümer stamme. Die Bestellung eines Verwalters kann nicht ausgeschlossen werden (§ 20 Abs. 2 WEG). Anderslautende Vereinbarungen oder Beschlüsse sind wegen Verstoßes gegen ein gesetzliches Verbot nichtig (§ 134 BGB).

1.1.3 Unterstützung des Verwalters durch den Verwaltungsbeirat (§ 29 WEG) Bei der Durchführung seiner Aufgaben wird der Verwalter vom Verwaltungsbeirat unterstützt. § 29 WEG lautet wie folgt: § 29 WEG Verwaltungsbeirat (1) 1Die Wohnungseigentümer können durch Stimmenmehrheit die Be stellung eines Verwaltungsbeirats beschließen. 2Der Verwaltungsbei rat besteht aus einem Wohnungseigentümer als Vorsitzenden und zwei weiteren Wohnungseigentümern als Beisitzern. (2) Der Verwaltungsbeirat unterstützt den Verwalter bei der Durchfüh rung seiner Aufgaben. (3) Der Wirtschaftsplan, die Abrechnung über den Wirtschaftsplan, Rechnungslegungen und Kostenanschläge sollen, bevor über sie die Wohnungseigentümerversammlung beschließt, vom Verwaltungs beirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden. (4) Der Verwaltungsbeirat wird von dem Vorsitzenden nach Bedarf ein berufen. Beratung des Verwalters und Vorbereitung der ETV

Keine Befugnis, Maßnahmen zu treffen

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Die Funktion des Verwaltungsbeirats beschränkt sich auf die Unterstützung (§ 29 Abs. 2 WEG) und Beratung des Verwalters sowie auf die Prüfung von Verwaltungsunterlagen und das Abfassen von Stellungnahmen zur Vorbereitung von Beschlussfassungen der Wohnungseigentümerversammlung (§ 29 Abs. 3 WEG). Der Verwaltungsbeirat hat keinerlei Befugnis, Verwaltungsentscheidungen zu treffen oder Verwaltungsmaßnahmen durchzuführen. Diese Befugnis liegt allein beim Verwalter und den Wohnungseigentümern.

Beginn und Umfang der Verwaltertätigkeit

1

Obwohl sich die beschränkte Funktion des Verwaltungsbeirats so eindeutig aus dem Gesetz ergibt, wird sie in der Praxis häufig bewusst oder unbewusst übersehen. Oft kennt der Verwalter die Haftungsfolgen (für sich und die Verwaltungsbeiräte) nicht.

1.2 Beginn und Umfang der Verwaltertätigkeit Der Verwalter haftet von dem Moment an, zu dem er die Verwalterbestellung an- oder die Verwaltertätigkeit aufgenommen hat.

1.2.1 So wird der Verwalter bestellt (§ 26 WEG) Die Verwalterbestellung (und -abberufung) erfolgt nach § 26 WEG, der lautet wie folgt: § 26 WEG Bestellung und Abberufung des Verwalters (1) 1Über die Bestellung und Abberufung des Verwalters beschließen die Wohnungseigentümer mit Stimmenmehrheit. 2Die Bestellung darf auf höchstens fünf Jahre vorgenommen werden, im Falle der ersten Bestellung nach der Begründung von Wohnungseigentum aber auf höchstens drei Jahre. 3Die Abberufung des Verwalters kann auf das Vorliegen eines wichtigen Grundes beschränkt werden. 4Ein wichti ger Grund liegt regelmäßig vor, wenn der Verwalter die Beschluss Sammlung nicht ordnungsmäßig führt. 5Andere Beschränkungen der Bestellung oder Abberufung des Verwalters sind nicht zulässig. (2) Die wiederholte Bestellung ist zulässig; sie bedarf eines erneuten Beschlusses der Wohnungseigentümer, der frühestens ein Jahr vor Ablauf der Bestellungszeit gefaßt werden kann. (3) Soweit die Verwaltereigenschaft durch eine öffentlich beglaubigte Urkunde nachgewiesen werden muß, genügt die Vorlage einer Nie derschrift über den Bestellungsbeschluß, bei der die Unterschriften der in § 24 Abs. 6 bezeichneten Personen öffentlich beglaubigt sind.

Wann beginnt die organschaftliche Stellung des Verwalters? Nach der heute vorherrschenden Trennungstheorie ist zwischen der Bestellung/Abberufung des Verwalters und dem Abschluss/der Beendigung des Verwaltervertrags zu differenzieren:

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1 Bestellung/ Abberufung

Verwalter vertrag

Die wichtigsten Grundsätze zur Verwalterhaftung

•

Die Bestellung/Abberufung des Verwalters erfolgt regelmäßig nach § 26 Abs. 1 WEG durch die Wohnungseigentümer mit einem Mehrheitsbeschluss. Hierdurch wird die organschaftliche Stellung des Verwalters begründet. Sie beginnt mit der Annahme der Bestellung durch den Verwalter. • Der Verwaltervertrag hat mit der organschaftlichen Stellung des Verwalters nichts zu tun. Für die organschaftliche Stellung des Verwalters und die sich daraus ergebende Verwalterhaftung ist es gleichgültig, ob ein Verwaltervertrag geschlossen wird oder nicht. Verwalter wird man also mit Annahme der Bestellung und nicht (erst) durch Abschluss eines Verwaltervertrags. Wer kann Verwalter werden?

Natürliche und juristische Personen

Ausnahme: BGBGesell schaft/GbR

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Zum Verwalter kann jede natürliche oder juristische Person bestimmt werden, die im Rechtsverkehr geschäfts- und handlungsfähig ist. Dies gilt für den Einzelverwalter, die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), die Aktiengesellschaft (AG), die Kommanditgesellschaft (KG) einschließlich der GmbH & Co. KG und die offene Handelsgesellschaft (oHG). Etwas anderes gilt für die BGB-Gesellschaft/Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR). Mit der Entscheidung vom 26.01.2006 (BGH, Beschluss vom 26.01.2006 – V ZB 132/05 –, veröffentlicht in NZM 2006, 263 = ZWE 2006, 183 = DWE 2006, 23) hat der BGH klargestellt, dass die Anerkennung der Rechtsfähigkeit der GbR nicht dazu führt, dass diese Verwalter nach dem WEG werden kann. Zur Begründung führt der BGH aus, dass sich der Gesellschafterbestand und die Vertretungsbefugnis bei einer GbR nicht durch Einsicht in ein mit öffentlichem Glauben versehenes Register feststellen lassen. Für die Qualifizierung der GbR als WEG-Verwalter fehle es damit trotz Rechtsfähigkeit an der im Rechtsverkehr erforderlichen Rechtssicherheit. Einer (objektivierbaren) fachlichen Qualifikation bedarf es zur Bestellung als Verwalter nicht.

Beginn und Umfang der Verwaltertätigkeit

1

1.2.2 Das sind die Tätigkeiten des Verwalters § 27 WEG lautet wie folgt: § 27 WEG Aufgaben und Befugnisse des Verwalters (1) Der Verwalter ist gegenüber den Wohnungseigentümern und ge genüber der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer berechtigt und verpflichtet, 1. Beschlüsse der Wohnungseigentümer durchzuführen und für die Durchführung der Hausordnung zu sorgen; 2. die für die ordnungsmäßige Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderlichen Maßnahmen zu tref fen; 3. in dringenden Fällen sonstige zur Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderliche Maßnahmen zu treffen; 4. Lasten und Kostenbeiträge, Tilgungsbeträge und Hypothekenzinsen anzufordern, in Empfang zu nehmen und abzuführen, soweit es sich um gemeinschaftliche Angelegenheiten der Wohnungseigentümer handelt; 5. alle Zahlungen und Leistungen zu bewirken und entgegenzuneh men, die mit der laufenden Verwaltung des gemeinschaftlichen Ei gentums zusammenhängen; 6. eingenommene Gelder zu verwalten; 7. die Wohnungseigentümer unverzüglich darüber zu unterrichten, dass ein Rechtsstreit gemäß § 43 anhängig ist; 8. die Erklärungen abzugeben, die zur Vornahme der in § 21 Abs. 5 Nr. 6 bezeichneten Maßnahmen erforderlich sind. (2) Der Verwalter ist berechtigt, im Namen aller Wohnungseigentümer und mit Wirkung für und gegen sie 1. Willenserklärungen und Zustellungen entgegenzunehmen, soweit sie an alle Wohnungseigentümer in dieser Eigenschaft gerichtet sind; 2. Maßnahmen zu treffen, die zur Wahrung einer Frist oder zur Ab wendung eines sonstigen Rechtsnachteils erforderlich sind, insbe sondere einen gegen die Wohnungseigentümer gerichteten Rechts streit gemäß § 43 Nr. 1, Nr. 4 oder Nr. 5 im Erkenntnis und Voll streckungsverfahren zu führen; 3. Ansprüche gerichtlich und außergerichtlich geltend zu machen, so fern er hierzu durch Vereinbarung oder Beschluss mit Stimmen mehrheit der Wohnungseigentümer ermächtigt ist; 4. mit einem Rechtsanwalt wegen eines Rechtsstreits gemäß § 43 Nr. 1, Nr. 4 oder Nr. 5 zu vereinbaren, dass sich die Gebühren nach einem höheren als dem gesetzlichen Streitwert, höchstens nach ei

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1

Die wichtigsten Grundsätze zur Verwalterhaftung

nem gemäß § 49a Abs. 1 Satz 1 des Gerichtskostengesetzes be stimmten Streitwert bemessen. (3) 1Der Verwalter ist berechtigt, im Namen der Gemeinschaft der Woh nungseigentümer und mit Wirkung für und gegen sie 1. Willenserklärungen und Zustellungen entgegenzunehmen; 2. Maßnahmen zu treffen, die zur Wahrung einer Frist oder zur Ab wendung eines sonstigen Rechtsnachteils erforderlich sind, insbe sondere einen gegen die Gemeinschaft gerichteten Rechtsstreit ge mäß § 43 Nr. 2 oder Nr. 5 im Erkenntnis und Vollstreckungsverfah ren zu führen; 3. die laufenden Maßnahmen der erforderlichen ordnungsmäßigen In standhaltung und Instandsetzung gemäß Absatz 1 Nr. 2 zu treffen; 4. die Maßnahmen gemäß Absatz 1 Nr. 3 bis 5 und 8 zu treffen; 5. im Rahmen der Verwaltung der eingenommenen Gelder gemäß Ab satz 1 Nr. 6 Konten zu führen; 6. mit einem Rechtsanwalt wegen eines Rechtsstreits gemäß § 43 Nr. 2 oder Nr. 5 eine Vergütung gemäß Absatz 2 Nr. 4 zu vereinba ren; 7. sonstige Rechtsgeschäfte und Rechtshandlungen vorzunehmen, so weit er hierzu durch Vereinbarung oder Beschluss der Wohnungsei gentümer mit Stimmenmehrheit ermächtigt ist. 2 Fehlt ein Verwalter oder ist er zur Vertretung nicht berechtigt, so vertreten alle Wohnungseigentümer die Gemeinschaft. 3Die Woh nungseigentümer können durch Beschluss mit Stimmenmehrheit ei nen oder mehrere Wohnungseigentümer zur Vertretung ermächti gen. (4) Die dem Verwalter nach den Absätzen 1 bis 3 zustehenden Aufga ben und Befugnisse können durch Vereinbarung der Wohnungsei gentümer nicht eingeschränkt oder ausgeschlossen werden. (5) 1Der Verwalter ist verpflichtet, eingenommene Gelder von seinem Vermögen gesondert zu halten. 2Die Verfügung über solche Gelder kann durch Vereinbarung oder Beschluss der Wohnungseigentümer mit Stimmenmehrheit von der Zustimmung eines Wohnungseigen tümers oder eines Dritten abhängig gemacht werden. (6) Der Verwalter kann von den Wohnungseigentümern die Ausstellung einer Vollmachts und Ermächtigungsurkunde verlangen, aus der der Umfang seiner Vertretungsmacht ersichtlich ist.

WEG siehe CDROM

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§ 27 WEG ist die zentrale Regelung, nach der sich die Aufgaben und Befugnisse des Verwalters richten. § 27 WEG weist dem Verwalter jedoch nicht einen gesetzlich abschließend festgelegten Aufgabenbereich zu, sondern einen erweiterungsfähigen Mindestbereich.

Beginn und Umfang der Verwaltertätigkeit

§ 27 WEG kann als eine Art Spagat verstanden werden zwischen der in § 20 WEG normierten Eigenverwaltung der Wohnungseigentümer und der Notwendigkeit einer gewissen Handlungsfähigkeit der Wohnungseigentümergemeinschaft, die nur bei bestimmten unabdingbaren Mindestbefugnissen des Verwalters gewährleistet ist. Durch § 27 WEG erhält der Verwalter keine beherrschende Funktion. Alle Entscheidungsmacht gehört den Wohnungseigentümern (§ 20 Abs. 1 WEG). Der Verwalter ist (nur) das notwendige Vollzugsorgan der Willensbildung der Wohnungseigentümer. Er ist für die Ausführung der Entscheidungen der Wohnungseigentümer (Beschlüsse/Gemeinschaftsordnung) und für die Erledigung der im Zusammenhang mit der gemeinschaftlichen Verwaltung erforderlichen Aufgaben zuständig. Der Verwalter hat aufgrund der Teilrechtsfähigkeit der Wohnungseigentümergemeinschaft eine Doppelfunktion: Er handelt sowohl als Vertreter der Wohnungseigentümer in deren Eigenschaft als Mitberechtigte am gemeinschaftlichen Grundstück als auch als Vertreter der teilrechtsfähigen Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Die verschiedenen Absätze des § 27 WEG regeln folgende Bereiche: • das Innenverhältnis zwischen Verwalter und Wohnungseigentümern einerseits und Verwalter und teilrechtsfähiger Gemeinschaft andererseits (Abs. 1), • die Vertretungsmacht des Verwalters für die Wohnungseigentümer als nicht rechtsfähige Bruchteilsgemeinschaft (Abs. 2), • die Vertretungsmacht des Verwalters für die teilrechtsfähige Gemeinschaft im Außenverhältnis (Abs. 3), • die Unabdingbarkeit der sich aus den Abs. 1 bis 3 ergebenden Aufgaben und Befugnisse des Verwalters (Abs. 4), • die Verwaltung der eingenommenen Gelder der Wohnungseigentümer (Abs. 5) sowie • den Anspruch des Verwalters auf die Aushändigung einer Vollmachtsurkunde (Abs. 6). Das Verständnis des § 27 WEG und seiner Grundstruktur ist eine wichtige und effiziente Hilfe für die tägliche Verwalterpraxis. § 27 WEG muss immer dann befragt werden, wenn der Verwalter wissen möchte, was er nach dem WEG muss, was er darf und wovon er

1

Doppelfunktion des Verwalters

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1

Die wichtigsten Grundsätze zur Verwalterhaftung

besser die Finger lassen sollte. Im schnellen und sicheren Erkennen und Einordnen von Sachverhalten nach diesen Maßstäben liegt die beste Vermeidung von (rechts)fehlerhaftem Verwalterhandeln und damit einer Haftung des Verwalters.

1.3 Woraus entsteht die Haftung des Verwalters? Für die Haftung des Verwalters kommen drei Rechtsgrundlagen in Betracht:

1.3.1 … aus dem gesetzlichen Schuldverhältnis

Haftung auch bei faktischer Verwaltung

Mit Annahme der Bestellung zum Verwalter entsteht ein gesetzliches Schuldverhältnis eigener Art. Der Verwalter ist verpflichtet, die im Wesentlichen unabdingbaren Vorschriften der §§ 24, 27 und 28 WEG zu beachten und ordnungsgemäß zu erfüllen. Versäumt er dies, haftet er für die Folgen. Die Haftung aus dem gesetzlichen Schuldverhältnis entsteht auch, wenn es (noch) keinen Verwaltervertrag gibt. Das gesetzliche Schuldverhältnis besteht auch, wenn es an einem Bestellungsakt fehlt oder die Bestellung abgelaufen ist und eine sog. faktische Verwaltung stattfindet, d. h. eine Person/der Verwalter die Verwaltungsgeschäfte tatsächlich (fort)führt, ohne hierzu berufen zu sein.

1.3.2 … aus dem Verwaltervertrag

BGB siehe CDROM

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Mit Abschluss eines Verwaltervertrags entsteht ein weiteres, in diesem Fall aber vertragliches Schuldverhältnis. Üblicherweise arbeitet der Verwalter gegen Entgelt. Deshalb enthält der Vertrag ebenso Elemente eines Dienstvertrags (§§ 611 ff. BGB) wie solche eines Geschäftsbesorgungsvertrags (§ 675 Abs. 1 BGB). Der Verwalter haftet aus dem Verwaltervertrag, wenn er seine Leistungspflichten • überhaupt nicht (Nichterfüllung), • schlecht (Schlechterfüllung/positive Vertragsverletzung) oder • zu spät (Verzug) erbringt.

1

Der Haftungsmaßstab: Verschulden

1.3.3 … aus unerlaubter Handlung (§§ 823 ff. BGB) Neben der gesetzlichen und der vertraglichen Haftung kommt noch die sog. deliktische Haftung des Verwalters nach §§ 823 ff. BGB in Betracht. Sie konkurriert in der Regel mit der vertraglichen Haftung, kann jedoch im Einzelfall weitergehen. Anders als die vertragliche umfasst die deliktische Haftung bei Verletzung des Körpers oder der Gesundheit auch den Anspruch auf Schmerzensgeld (§ 847 BGB). Der klassische Fall der deliktischen Haftung ist die Verletzung der Verkehrssicherungspflicht.

Deliktische Haftung

1.4 Der Haftungsmaßstab: Verschulden Der Verwalter kann nur dann „in die Haftung genommen“ werden, wenn er einen Haftungstatbestand schuldhaft verwirklicht hat und der Anspruchsteller hieraus Rechte ableiten kann. Gemäß § 276 Abs. 1 BGB haftet der Verwalter – sofern nichts anderes bestimmt ist – für Vorsatz und Fahrlässigkeit. Fahrlässigkeit ist gegeben, wenn die im Verkehr erforderliche Sorgfalt nicht beachtet wird. Grobe Fahrlässigkeit liegt vor, wenn die im Verkehr erforderliche Sorgfalt in besonders grober Weise verletzt wurde, dass also selbst einfachste, jedem einleuchtende Überlegungen nicht angestellt wurden. Vorsatz ist das Wissen und Wollen eines bestimmten (haftungsbegründenden) Erfolgs. Der allgemeine Haftungsmaßstab wurde von der Rechtssprechung verwalterspezifisch ausgeformt: Der Verwalter hat bei der Erledigung seiner Aufgaben die Sorgfalt aufzubringen, die ein Eigentümer bei der Verwaltung seines Eigentums walten lassen würde und die ein gewissenhafter Verwalter unter den Umständen des konkreten Vertragsverhältnisses aufgewandt hätte. Bedient der Verwalter sich zur Erfüllung seiner Verwalterpflichten eines Dritten (z. B. eines Mitarbeiters), haftet er für dessen Verschulden wie für eigenes Verschulden (§ 278 BGB).

BGB siehe CDROM Definition: Fahrlässigkeit und Vorsatz

Verwalterspezi fischer Haf tungsmaßstab

Haftung für Dritte

21

1

Die wichtigsten Grundsätze zur Verwalterhaftung

1.5 Wem gegenüber haftet der Verwalter? Als Anspruchsteller kommen in Betracht: • die teilrechtsfähige Wohnungseigentümergemeinschaft, • die Gesamtheit der Wohnungseigentümer, • einzelne Wohnungseigentümer sowie • Dritte.

1.6 Wann verjähren Haftungsansprüche? Verjährung: drei Jahre

Fristbeginn

Entstehung des Anspruchs

Kenntnis des Anspruchs

Tatsachen/ Rechtskenntnis

22

Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt gem. § 195 BGB drei Jahre. Gemäß § 199 Abs. 1 Nr. 1 und Nr. 2 BGB hängt der Beginn der Verjährungsfrist davon ab, dass • der Anspruch entstanden ist (objektives Merkmal) und • der Gläubiger von den anspruchsbegründenden Umständen Kenntnis (subjektives Merkmal) erlangt oder grob fahrlässig nicht erlangt hat. Die Verjährung beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem diese beiden Voraussetzungen erfüllt sind. Entstanden ist der Anspruch, sobald er im Wege der Klage geltend gemacht werden kann. Voraussetzung für die Klage ist die Fälligkeit des Anspruchs. Vereinfacht ausgedrückt könnte man also sagen, dass ein Anspruch i. S. v. § 199 Abs. 1 Nr. 1 BGB entstanden ist, wenn er fällig ist. Die Kenntnis des Anspruchs i. S. v. § 199 Abs. 1 Nr. 2 BGB setzt sowohl die Kenntnis der anspruchsbegründenden Umstände als auch der Person des Schuldners in Form von dessen vollständigem Namen und zustellungsfähiger Anschrift voraus. Bei Schadensersatzansprüchen sind das die Kenntnis des Schadens und des Schadensverursachers. Mit der „Kenntnis“ ist jeweils die Tatsachenkenntnis und nicht die Rechtskenntnis gemeint. Geht der Gläubiger irrtümlich davon aus, dass bei der gegebenen Sachlage kein Schadensersatzanspruch bestehe, hindert dies den Beginn der Verjährung nicht.

Wann verjähren Haftungsansprüche?

Grob fahrlässige Unkenntnis liegt vor, wenn die im Verkehr erforderliche Sorgfalt bei der Kenntniserlangung in ungewöhnlich grobem Maße verletzt wurde. Dies ist der Fall, wenn ganz naheliegende Überlegungen nicht angestellt oder beiseite geschoben wurden und dasjenige unbeachtet blieb, was im gegebenen Fall hätte einleuchten müssen. Der Gläubiger (Wohnungseigentümergemeinschaft) muss sich die Kenntnis Dritter zurechnen lassen, sofern diese ihn vertreten (§ 166 Abs. 1 BGB). Dies kann insbesondere dann eine erhebliche Rolle spielen, wenn Verwaltungsbeiratsmitglieder Kenntnis von haftungsbegründenden Tatsachen haben. Man spricht hier von der sog. Wissenszurechnung (OLG Düsseldorf, Beschluss v. 09.11.2001 – 3 Wx 13/01 –, veröffentlicht in NZM 2002, 264 und OLG Köln, Beschluss v. 27.06.2001 – 16 Wx 87/01 –, veröffentlicht in NZM 2001, 862 = ZMR 2001, 914). Neben der kenntnisabhängigen Verjährung gibt es eine zweite, kenntnisunabhängige Verjährung, nach deren Ablauf in jedem Fall, d. h. ohne Berücksichtigung der Voraussetzungen des § 199 Abs. 1 BGB, Verjährung eintritt. Diese „Maximalverjährung“ beträgt 10 bzw. 30 Jahre. Dabei wird zwischen Schadensersatzansprüchen (§ 199 Abs. 2 und 3 BGB) und anderen Ansprüchen als Schadensersatzansprüchen (§ 199 Abs. 4 BGB) unterschieden. Bei Schadensersatzansprüchen wird darüber hinaus nach der Art des verletzten Rechtsguts differenziert. Für Schadensersatzansprüche aufgrund der Verletzung höchstpersönlicher Rechtsgüter (Leben, Gesundheit) ist eine 30-jährige Maximalverjährungsfrist (§ 199 Abs. 2 BGB) vorgesehen; für alle übrigen Ansprüche gilt die 10jährige Maximalverjährung (§ 199 Abs. 4 BGB). Die Maximalverjährungsfristen des § 199 BGB beginnen taggenau mit der Entstehung des Anspruchs, im Zweifel mit dem schadenauslösenden Ereignis. Die Maximalverjährungsfristen hat der Gesetzgeber zur Vermeidung der Unverjährbarkeit eines Anspruchs geschaffen. Eine vertragliche Verkürzung der (kurzen) dreijährigen Verjährungsfrist des § 199 Abs. 1 BGB kann in Allgemeinen Geschäftsbedingungen unzulässig sein. Sie widerspricht den gesetzlichen Regelungen. Die anderslautende Entscheidung des OLG München vom

1 Grob fahrlässige Unkenntnis

Wissens zurechnung

Kenntnis unabhängige Verjährung

Maximal verjährung

BGB siehe CDROM

23

1

Die wichtigsten Grundsätze zur Verwalterhaftung

08.11.2006 (veröffentlicht in NZM 2007, 92) erging noch zur früheren (zehnmal längeren) 30-jährigen Verjährung. Denkbar könnte jedoch die wirksame vertragliche Vereinbarung eines objektiven Verjährungsbeginns und/oder eine Abkürzung der Maximalverjährungsfrist sein. Die Ermittlung der Angemessenheit solcher Regelungen i. S. d. §§ 307 ff. BGB bedarf jedoch einer genauen Interessenanalyse im Einzelfall. Außerdem stellt sich die Frage, wen (z. B. auch den einzelnen Eigentümer?) solche Regelungen im Verwaltervertrag, selbst wenn sie wirksam wären, binden würden.

1.7 Welche Haftungsbeschränkungen sind möglich? In Betracht kommen Regelungen im Verwaltervertrag und die Billigung des Verwalterhandelns durch die Eigentümergemeinschaft in Form des Entlastungsbeschlusses.

1.7.1 Regelungen im Verwaltervertrag Kein Haftungs ausschluss bei Vorsatz Verwalter vertrag = Formularvertrag = AGB

Hier ist kein Haftungsaus schluss möglich

24

Die Haftung des Verwalters für vorsätzlich herbeigeführte Schäden kann gemäß § 276 Abs. 3 BGB grundsätzlich nicht im Voraus ausgeschlossen werden. Für die Frage, ob die Haftung des Verwalters wegen Fahrlässigkeit vertraglich ausgeschlossen werden kann, kommt es wesentlich darauf an, ob und inwieweit der einzelne Verwaltervertrag dem Recht der Allgemeinen Geschäftsbedingungen gemäß §§ 305 bis 310 BGB unterliegt. Verwalterverträge sind selten individuell ausgehandelt; sie sind üblicherweise mehrfach verwendete Vertragsmuster bzw. Formularverträge. Der BGH betrachtet den/die Vertragspartner des Verwalters als Verbraucher und unterwirft den Verwaltervertrag der vollen Inhaltskontrolle der §§ 305 bis 310 BGB (BGH – V ZB 39/01 – Beschluss vom 20.06.2002, veröffentlicht in NJW 2002, 3240). Nach § 309 Nr. 7 BGB ist ein Haftungsausschluss für Verletzungen von Leben, Körper und Gesundheit sowie grob fahrlässig herbeigeführte Schäden unwirksam.

Welche Haftungsbeschränkungen sind möglich?

In Abweichung von der bisherigen Rechtsprechung des BGH entschied das Landgericht Rostock (LG Rostock, Beschluss vom 16.02.2007 – 4 O 322/06 –, veröffentlicht in NZM 2007, 370), dass die Wohnungseigentümergemeinschaft, sobald sie bei der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums am Rechtsverkehr teilnimmt, kein Verbraucher i. S. v. § 13 BGB sei. Damit sei eine (analoge) Anwendung der materiellen Verbraucherschutznormen (die gemäß § 310 Abs. 3 BGB vollumfänglich nur für Verbraucher gelten) ausgeschlossen. Es kann dahingestellt bleiben, ob diese Rechtsprechung zutreffend ist und ob sie eine Fortsetzung findet. Die Rechtsprechung neigt ohnehin dazu, bei der Haftung für einfache Fahrlässigkeit keinen Unterschied zwischen Klauseln gegenüber Verbrauchern oder Unternehmern (§ 14 BGB) zu machen. Sobald Hauptleistungspflichten betroffen sind, sind Freizeichnungsklauseln unwirksam. In welchem Umfang die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen werden kann, ist umstritten. Ein ausdrückliches Verbot, eine solche Klausel aufzunehmen, besteht nicht. Jedoch besagt die Generalklausel des § 307 BGB, dass Bestimmungen in Allgemeinen Geschäftsbedingungen dann unwirksam sind, wenn sie den Vertragspartner des Verwenders (Verwalter) entgegen den Geboten von Treu und Glauben unangemessen benachteiligen. Ein vollständiger Ausschluss der Haftung für leichte Fahrlässigkeit dürfte daher unwirksam sein.

1 Abweichende Rechtsprechung

BGB siehe CDROM

Haftungs ausschluss bei leichter Fahrlässigkeit

1.7.2 Entlastungsbeschluss Eine wesentliche (nachträgliche) Haftungsbeschränkung stellt der Beschluss der Wohnungseigentümer über die Entlastung des Verwalters dar. Die Entlastung ist als ein negatives Schuldanerkenntnis im Sinne von § 397 Abs. 2 BGB anzusehen. Grundsätzlich steht der Eigentümergemeinschaft die Beschlusskompetenz für die Entlastung der Verwaltung zu. Der Entlastungsbeschluss entspricht immer dann ordnungsgemäßer Verwaltung, wenn es keine Anhaltspunkte für ein der Entlastung entgegenstehendes Verhalten des Verwalters gibt (BGH, Beschluss vom 17.07.2003 – V ZB 11/03 –, veröffentlicht in BGHZ 2004, 19 = NJW 2003, 3124 =

Negatives Schuld anerkenntnis

25

1

Die wichtigsten Grundsätze zur Verwalterhaftung

NZM 2003, 764 = WuM 2004, 238 = ZMR 2003, 750 = ZWE 2003, 365). Eine wirksame Entlastung kann aber immer nur für etwas erteilt werden, das dem Erklärenden auch bekannt und bewusst ist.

1.8 Wofür haftet der Verwalter? Unabhängig davon, ob der Verwalter Aufgaben entgeltlich oder unentgeltlich, mit oder ohne ordnungsgemäße Bestellung vornimmt, besteht Haftungsgefahr.

1.8.1 Handeln und Unterlassen

Je professionel ler, desto strenger die Maßstäbe

Beispiel: Baubetreuung

26

Die Grundsätze zur Verwalterhaftung finden auf jegliches Handeln oder Unterlassen des Verwalters Anwendung, das in Ausübung seiner Funktion geschieht. Die an die Sorgfaltspflicht des Verwalters zu stellenden Forderungen werden umso strenger, je professioneller der Verwalter nach außen auftritt und über umso mehr Sachkunde er verfügt und/oder damit wirbt. Ein strenger Haftungsmaßstab ist auch dann anzusetzen, wenn der Verwalter sich die fragliche Tätigkeit gesondert vergüten lässt, etwa nach den Maßstäben der jeweiligen ausgewiesenen Fachleute. Anschauliches Beispiel dürfte hierfür die Baubetreuung sein. Oftmals vereinbaren Verwalter Zusatzhonorare für die Betreuung größerer Sanierungsmaßnahmen, die sich an der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) orientieren. Wer solche qualifizierten Nebenleistungen übernimmt und diese auch noch branchenüblich abrechnet, muss sich am strengen Haftungsmaßstab der jeweiligen Berufsgruppe messen lassen. Umgekehrt ist der Verwalter jedoch in der Regel daran gehindert, die für diese Berufsgruppen spezifisch ausgeformten Berufshaftpflichtversicherungen abzuschließen, sodass diese Tätigkeiten allenfalls über individuell ausgehandelte Zusatzbedingungen zur allgemeinen Vermögensschadenshaftpflichtversicherung des Verwalters versichert werden können.

Wofür haftet der Verwalter?

In diesem Bereich eröffnen sich somit erhebliche Haftungsrisiken für Verwalter, die tatsächlich dazu führen sollten, dass solche Zusatzleistungen nur durch Verwalter angeboten werden, die über eine entsprechend fundierte Ausbildung und damit möglicherweise auch Zugang zu den berufsspezifischen Versicherungen verfügen.

1 Haftungsrisiken bei Zusatz aufgaben

1.8.2 Organisationsverschulden Verwalter bedienen sich regelmäßig Dritter, die als Dienstleister (z. B. Hausmeister, Abrechnungsfirmen), Handwerker oder Freiberufler (z. B. Architekt) auf Rechnung der Wohnungseigentümergemeinschaft tätig sind und bestimmte Aufträge erledigen. Für den Verwalter liegt in der Beauftragung solcher Auftragnehmer sowohl eine Chance als auch ein Risiko: Führt der Dritte einen Auftrag aus, haftet er auch auf die ordnungsgemäße Ausführung des Auftrags. Dies entlastet den Verwalter. Andererseits ist es die Aufgabe des Verwalters, Sorge dafür zu tragen, dass die Auftragserledigung von Anfang an sorgfältig organisiert wird. Der Auftragnehmer muss durch den Verwalter sorgfältig ausgewählt und überwacht werden. Versagt der Verwalter an dieser Stelle, kann ihn ein Organisationsverschulden treffen. Das Organisationsverschulden stellt einen eigenen Haftungsgrund dar. Im eigenen Interesse sollte der Verwalter immer darauf achten, den Pflichtenkreis der jeweiligen Auftragnehmer vertraglich präzise und umfassend zu definieren. Ist der Pflichtenkreis des Auftragnehmers nur ungenau beschrieben und kommt es zu Versäumnissen, aufgrund derer ein Schaden eintritt, ist für den Verwalter die angestrebte Haftungsbefreiung nicht wirksam. Der Verwalter haftet für die sorgfältige Auswahl des jeweiligen Auftragnehmers. Setzt der Verwalter zur Erledigung von Arbeiten einen fachlich nicht geeigneten Auftragnehmer ein, kann ihn ein sog. Auswahlverschulden treffen. Die Auswahl eines geeigneten Auftragnehmers sollte der Verwalter regelmäßig aufgrund objektiv nachvollziehbarer Qualifikationen vornehmen. Darüber hinaus muss der Verwalter die Leistung des beauftragten Dritten nach pflichtgemäßem Ermessen überwachen und kontrollieren. Kommt er dieser Kontrollpflicht nicht im erforderlichen und zu

Beauftragung Dritter

Chance und Risiko

Pflichten der Auftragnehmer definieren

Auswahl verschulden

Überwachungs verschulden

27

1

Die wichtigsten Grundsätze zur Verwalterhaftung

erwartenden Maße nach, kann ihn ein Überwachungsverschulden treffen, aus dem er haftet. Mit der Überwachung des Auftragnehmers und der Kontrolle seiner Leistungen ist der Verwalter häufig mangels eigener Sachkunde schnell überfordert. Zur Haftungsbefreiung muss er sich in diesem Fall eines weiteren sachkundigen Dritten (z. B. eines vereidigten Sachverständigen) bedienen.

1.8.3 Gefälligkeit Der Verwalter haftet auch für Arbeiten, die er in seiner Funktion als Verwalter außerhalb des Verwaltervertrags oder aus Gefälligkeit übernimmt. Diese selbst gewählte oder dem Verwalter von der WEG scheinbar aufgezwungene Aufgabenerweiterung ist in der Praxis häufig anzutreffen. Sie ist ebenso überflüssig wie risikoreich.

1.9 Kann sich der Verwalter durch Versicherungen schützen?

Haftpflicht versicherung

28

Der Verwalter hat keine Möglichkeit, sich vollumfänglich gegen seine zahlreichen Haftungsrisiken zu versichern. Einen gewissen, jedoch oft überschätzten Schutz bieten Haftpflichtversicherungen. Versicherungsnehmer sind die Wohnungseigentümergemeinschaft oder der Verwalter selbst. Im Versicherungsfall stellt die Haftpflichtversicherung den Versicherungsnehmer von Schadensersatzansprüchen Dritter frei. In der Praxis noch viel wichtiger ist jedoch, dass der Haftpflichtversicherer unbegründete Ansprüche abwehren muss und die damit zusammenhängenden außergerichtlichen und gerichtlichen Kosten trägt (§§ 100, 101 VVG). Versicherungsnehmer der Haus- und Grundbesitzer-, der Gewässerschaden- und Bauherrenhaftpflichtversicherung ist immer die Wohnungseigentümergemeinschaft. Der Verwalter ist hier Mitversicherter. Er ist automatisch in den Versicherungsschutz der Wohnungseigentümergemeinschaft einbezogen. Insoweit besteht das Interesse des Verwalters an einer ausreichenden Haftpflichtversicherung der Wohnungseigentümer nicht nur aus Gründen ordnungsgemäßer Verwaltung. Vielmehr hat der Verwal-

Kann sich der Verwalter durch Versicherungen schützen?

ter ein großes Eigeninteresse an einer angemessenen und sachgerechten Haftpflichtversicherung der Eigentümer. Versicherungsnehmer der Betriebs-, Vermögens- und Vertrauensschadenhaftpflichtversicherung ist der Verwalter selbst. Im (möglichen) Schadensfall hat der Verwalter bestimmte Pflichten zu erfüllen: Er muss • den Versicherer unverzüglich vom Schaden in Kenntnis setzen, • ihm gerichtliche oder strafrechtliche Verfahren mitteilen und ihm ggf. die Prozessführung überlassen sowie • ihn bei der Schadensabwicklung und -minderung unterstützen und • es unterlassen, Schäden ohne Zustimmung des Versicherers anzuerkennen oder zu regulieren. Verstößt der Verwalter gegen diese Pflichten, kann dies den Versicherungsschutz kosten. Relevante Haftpflichtversicherungen für Eigentümer/Verwalter sind:

1 Pflichten im Schadensfall

1.9.1 Haus und Grundbesitzerhaftpflichtversicherung Der Verwalter ist gem. § 21 Abs. 5 Nr. 3 WEG im Rahmen ordnungsgemäßer Verwaltung verpflichtet, für eine angemessene Versicherung der Wohnungseigentümer gegen Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht zu sorgen. Hat der Hausbesitzer schuldhaft einen Schaden bei einem Dritten verursacht, werden die berechtigten Ansprüche des Geschädigten von dieser Versicherung befriedigt. Die Grundbesitzerhaftpflichtversicherung tritt bei Schäden aufgrund Verletzung der Verkehrssicherungspflicht ein.

WEG siehe CDROM

1.9.2 Gewässerschadenhaftpflichtversicherung Heizöltanks bedürfen einer besonderen Gewässerschadenhaftpflichtversicherung; sie sind nicht vom Versicherungsschutz der Hausund Grundbesitzerhaftpflicht umfasst. Die Haftung für Schäden im Zusammenhang mit Anlagen wie Heizöltanks ist verschuldensunabhängig und besteht in unbegrenzter Höhe (§ 22 WHG).

Schäden an Heizöltanks

29

1

Die wichtigsten Grundsätze zur Verwalterhaftung

Die Gewässerschadenhaftpflichtversicherung tritt für alle Personen-, Sach- und Vermögensschäden ein, die im Schadensfall von der versicherten Anlage durch eine Gewässerverunreinigung ausgehen.

1.9.3 Bauherrenhaftpflichtversicherung Für größere Bau und Sanierungs maßnahmen

Im Falle größerer Bau- und/oder Sanierungsmaßnahmen bietet sich der Abschluss einer Bauherrenhaftpflichtversicherung an, da jede Baumaßnahme zahlreiche Gefahren birgt. Schnell ist die Baustelle nicht ordnungsgemäß aufgeräumt und/oder abgesichert und es kann zu einem Unfall kommen. Den Bauherrn als Veranlasser der Baumaßnahme und Gefahrenquelle trifft die Verantwortung und damit die Haftung. Die Bauherrenhaftpflichtversicherung stellt den Bauherrn von Ansprüchen Dritter aufgrund Verletzung der Verkehrssicherungspflichten auf der Baustelle frei.

1.9.4 Betriebshaftpflichtversicherung Diese Versicherung deckt die Haftpflichtansprüche ab, die durch die betriebliche Tätigkeit des Verwalters schuldhaft verursacht werden. Beispiel: Eine wertvolle Vase geht zu Bruch Ein Mitarbeiter des Verwalters besichtigt ein Fensterelement und zer stört dabei eine auf der Fensterbank stehende wertvolle Vase. Betriebliche Tätigkeit der Verwaltung

Vorteil dieser Versicherung ist, dass auch der Mitarbeiter selbst in den Versicherungsschutz einbezogen ist und damit auch dessen arbeitsrechtlichem Freistellungsanspruch gegenüber dem Verwalter als Arbeitgeber Rechnung getragen wird. Die recht niedrige Prämie macht diese Versicherung attraktiv, auch wenn entsprechende Haftpflichtfälle selten auftreten. Achtung: Nur Verwalter abgesichert Die Versicherung bezieht sich nur auf den Betrieb des Verwalters und somit nicht auf Schäden, die der (von der Wohnungseigentümerge meinschaft beschäftigte) Hausmeister oder sonstige Dienstleister verur sachen. Hierfür ist der Verwalter in der Regel nicht verantwortlich.

30

Kann sich der Verwalter durch Versicherungen schützen?

1

1.9.5 Vermögensschadenhaftpflichtversicherung Bereits der Name „Vermögensschadenhaftpflichtversicherung“ beinhaltet die Einschränkung: Versichert ist die Tätigkeit als Hausund Grundstücksverwalter sowie als Wohnungseigentumsverwalter nur hinsichtlich der Vermögensschäden. Ausgeschlossen sind Personenschäden (was in Hinblick auf die Einbeziehung des Verwalters in die Grundbesitzerhaftpflicht zu verschmerzen ist) und Sachschäden, die der Verwalter schuldhaft verursacht. Bei Vermögensschäden sind die besonders schadensträchtigen und für den Verwalter existenzbedrohenden Fälle jedoch vom Versicherungsschutz ausgenommen: z. B. Schäden aus nicht ordnungsgemäßem Abschluss bzw. nicht ordnungsgemäßer Fortführung der Versicherungsverträge oder Fehlleistungen beim Zahlungsverkehr (z. B. versehentliche Doppelzahlung an einen zwischenzeitlich insolvent gewordenen Handwerker). Die Vermögensschadenhaftpflichtversicherung eignet sich daher nicht als sanftes Ruhekissen, sondern nur zur Abdeckung kleinerer Risiken und zur Beruhigung der Eigentümer/Verwaltungsbeiräte. Im Hinblick auf den eingeschränkten Versicherungsumfang sollten daher keine zu hohen Deckungssummen vereinbart werden. Im Bedarfsfall, beispielsweise bei größeren Verwaltungsobjekten, kann die Deckungssumme individuell erhöht werden. Im Vergleich zu den spezifisch ausgeformten Berufshaftpflichtversicherungen für Freiberufler (Notare, Rechtsanwälte, Steuerberater, Architekten etc.) sind die Angebote für Vermögensschadenhaftpflichtversicherungen für Verwalter recht uneinheitlich. Die Versicherungsprämien sind zudem sehr hoch angesetzt.

Personen und Sachschäden ausgeschlossen

Weitere Ein schränkungen

Abdeckung kleinerer Risiken

1.9.6 Vertrauensschadenhaftpflichtversicherung Durch eine Vertrauensschadenhaftpflichtversicherung kann sich der Verwalter gegen (durch die einfache Vermögensschadenhaftpflichtversicherung nicht abgedeckte) Vermögensschäden versichern, die durch vorsätzliches Handeln seiner Angestellten verursacht werden. Zu nennen sind insbesondere Betrugs- und Untreuehandlungen durch Mitarbeiter im Zahlungsverkehr.

Schäden durch Angestellte

31

1

Die wichtigsten Grundsätze zur Verwalterhaftung

Die Prämien für diese Versicherung liegen jedoch so hoch, dass diese Versicherung für die meisten Verwalter nicht erschwinglich ist. Tipp: Beratung durch spezialisierte Versicherungsmakler Verwalter sollten sich in Versicherungsangelegenheiten durch speziali sierte Versicherungsmakler beraten und betreuen lassen. Diese bieten oft ganzheitlich orientierte Deckungskonzepte zu günstigen Prämien an, die Deckungslücken beseitigen und auch für die Wohnungseigentümer gemeinschaften viele Vorteile bieten.

32

2

Verwalterhaftung am Beispiel der Verkehrssicherungspflicht

Ein klassisches Beispiel, um Haftungsfolgen praxisnah darzustellen, ist die Verletzung der sog. Verkehrssicherungspflicht. Die Verkehrssicherungspflicht ist zwar die originäre Aufgabe sowohl der Eigentümer als auch des Verbandes, trifft jedoch nach herrschender Rechtsmeinung auch den Verwalter unmittelbar. Bei der Verletzung der Verkehrssicherungspflicht haftet der Verwalter auch gegenüber Dritten. Die Verkehrssicherungspflicht basiert auf dem Gedanken, dass jeder, der Gefahrenquellen schafft, auch die notwendigen Vorkehrungen zum Schutz Dritter zu treffen hat. Es sind daher durch denjenigen, der die entsprechende Verfügungsmacht hat, im Rahmen des wirtschaftlich Zumutbaren diejenigen Vorkehrungen zu treffen, die nach den Sicherheitserwartungen des jeweiligen „Verkehrs“ geeignet sind, solche Gefahren abzuwenden, die bei bestimmungsgemäßer oder bei nicht ganz fernliegender bestimmungswidriger Benutzung drohen (vgl. Palandt-Thomas, BGB, 67. Auflage, § 823, Rd.Nr. 45 ff. mit weiteren Nachweisen). Bei der Verletzung der Verkehrssicherungspflicht geht es in der Regel um das Unterlassen geeigneter Sicherheitsvorkehrungen. Das Gemeinschaftseigentum von Wohnungseigentumsanlagen weist viele Bereiche auf, in denen Probleme auftreten können. Erwähnt seien beispielhaft unzureichende Beleuchtung, Unebenheiten auf Wegen, fehlende Absicherung von Spielplätzen, Tiefgaragen-Rolltorsicherungen, Öltankanlagen, Dachbereiche, Brandschutzvorrichtungen und der Winterdienst. Hervorzuheben ist an dieser Stelle nochmals, dass die Sicherheitsverantwortung zunächst bei der Eigentümergemeinschaft bzw. sogar bei jedem einzelnen Miteigentümer liegt. Durch die Bestellung des Verwalters werden diese Pflichten jedoch an den Verwalter als beauftragten Dritten delegiert. Die Eigentümer haben daher den Ver-

Verkehrssiche rungspflicht trifft den Verwalter

Absicherung von Gefahren quellen

Gefahrenberei che in der WEG

Delegation der Pflichten an den Verwalter

33

2 Garanten stellung des Verwalters

Einschränkun gen im Ver waltervertrag

Verwalterhaftung am Beispiel der Verkehrssicherungspflicht

walter zu überwachen und insbesondere die Pflicht, Risiken zu melden. Der Verwalter wird jedoch Garant für die Abwendung von Schäden durch die tatsächliche Gewährsübernahme und tritt an die Stelle der ursprünglich Verpflichteten in die Verkehrssicherungspflicht mit der Folge ein, dass er insoweit selbst verkehrssicherungspflichtig und bei schuldhafter Verletzung persönlich haftbar ist. Diese Garantenstellung ergibt sich auch ohne verwaltervertragliche Regelung allein durch die Annahme der Verwalterbestellung aus § 27 Abs. 1 Nr. 2 WEG. Denn nach dieser Vorschrift ist der Verwalter berechtigt und verpflichtet, die für die ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderlichen Maßnahmen zu treffen. Im Hinblick auf dieses umfangreiche Haftungsrisiko empfiehlt es sich für den Verwalter, zumindest gegenüber seinen Auftraggebern im Verwaltervertrag (Innenverhältnis) eine seinen Pflichtenkreis nicht überspannende Formulierung zum Bereich der Verkehrssicherungspflicht zu finden. Gegenüber Dritten sind solche Einschränkungen allerdings nicht möglich. Aus § 838 BGB ergibt sich die Haftung des Verwalters sogar unmittelbar: § 838 BGB Wer die Unterhaltung eines Gebäudes oder eines mit einem Grundstück verbundenen Werkes für den Besitzer übernimmt oder das Gebäude o der das Werk vermöge eines ihm zustehenden Nutzungsrechts zu un terhalten hat, ist für den durch den Einsturz oder die Ablösung von Tei len verursachten Schaden in gleicher Weise verantwortlich wie der Be sitzer.

Pflichten ge genüber Dritten

34

Auf der Grundlage dieser Vorschrift hat der BGH die unmittelbare Inanspruchnahme des Verwalters einer Wohnungseigentümergemeinschaft bejaht (BGH, Beschluss vom 23.03.1993 – VI ZR 176/92 – veröffentlicht in NJW 1993, 1782). Die Verkehrssicherungspflicht besteht gegenüber Drittpersonen in Form von Mietern, Besuchern und sämtlichen fremden Personen, die sich berechtigterweise im Bereich des Hausgrundstücks aufhalten.

2

Kann sich der Verwalter durch Versicherungen schützen?

Die Verkehrssicherungspflicht entfällt nur gegenüber solchen Personen, die sich unbefugt in den Gefahrenbereich begeben, insbesondere dann, wenn daraus eine untypische Gefahr entstanden ist, die bei einem Befugten nicht eingetreten wäre. Diese Einschränkungen bestehen jedoch nicht gegenüber Kindern bzw. dann, wenn erfahrungsgemäß mit einem Fehlverhalten Dritter zu rechnen ist. Die Vermögensschadenhaftpflichtversicherung des Verwalters greift bei Verletzungen der Verkehrssicherungspflicht nicht ein, da durch sie nur Vermögensschäden und damit solche Schäden, die weder Personen- noch Sachschäden darstellen, abgedeckt sind. Allerdings tritt die Haus- und Grundstückshaftpflichtversicherung der Gemeinschaft ein, bei der der Verwalter eine automatisch mitversicherte Person ist. Die meisten Gerichtsentscheidungen in Zusammenhang mit der Verkehrssicherungspflicht befassen sich mit der Verletzung der Streupflicht bzw. Unfällen mit Spielgeräten.

Unbefugte Personen

Versicherungen

Häufige Fälle

Tipp: Auf professionelle Lösungen achten Dem Verwalter ist es unbedingt zu empfehlen, für alle haftungsrelevan ten Bereiche Dienstleistungs und/oder Wartungsverträge abzuschlie ßen und sich von unprofessionellen Gestaltungen, wie beispielsweise Winterdienst durch die Hausbewohner nach Winterdienstplan, fernzu halten. Andernfalls erfährt der Verwalter keine Haftungserleichterung, da ihn bereits an dieser Stelle ein Organisationsverschulden in Form des Auswahlverschuldens treffen kann. Die Kosten dieser Verträge trägt nicht der Verwalter; sie gehen vielmehr zulasten der Wohnungseigen tümergemeinschaft.

Die Gegebenheiten jedes einzelnen Verwaltungsobjekts sollte der Verwalter vor Ort prüfen und dokumentieren. So lassen sich Notwendigkeit und erforderlicher Umfang der Verträge und Maßnahmen erkennen.

35

2

Verwalterhaftung am Beispiel der Verkehrssicherungspflicht

Muster für einen Fragen und Prüfungskatalog zur Gefährdungsbeurteilung Siehe CDROM

Gefährdungsbeurteilung (Fragen und Prüfungskatalog) Objekt:

WEG Musterstraße 7, 50987 Musterstadt

Verwaltungsübernahme: 01.01.2008 Objektbegehung:

03.01.2008

Teilnehmer: für die Verwaltung: _______________________________________________ für den Beirat: ___________________________________________________ Eigentümer: _____________________________________________________ weitere Teilnehmer: _______________________________________________ Anlässlich der Objektbegehung wurden folgende besondere Gebäudemerkmale und ausstattungen festgestellt: Das Objekt verfügt über folgendes Heizsystem: Zentralheizung
Ja
Nein Wenn ja,
Ölzentralheizung
Gaszentralheizung
Nah/Fernwärme Besteht ein Wartungsvertrag?


Ja


Nein

Wenn ja, mit welcher Fachfirma? _____________________________________ Und mit welchen Wartungsintervallen? ________________________________ Gibt es Wartungsprotokolle?


Ja


Nein

Wo werden die Protokolle aufbewahrt? ________________________________ Wenn keine Zentralheizung, wie wird dann geheizt?
Gasetagenheizung
Nachtspeicherheizung Bei Gasetagenheizung Wird eine regelmäßige Dichtigkeitsprüfung der Gasleitungen zu den Wohnungen durchgeführt?
Ja
Nein Besteht ein Wartungsvertrag?


Ja


Nein

Wenn ja, mit welcher Fachfirma? _____________________________________ Und mit welchen Wartungsintervallen? ________________________________ Gibt es Wartungsprotokolle?


Ja


Nein

Wo werden die Protokolle aufbewahrt? ________________________________ Sonstiges: ______________________________________________________

36

Kann sich der Verwalter durch Versicherungen schützen?

2

Gefährdungsbeurteilung (Fragen und Prüfungskatalog) Tankanlage Besteht eine Gewässerschadenhaftpflichtversicherung
Ja


Nein

Name der Versicherung: ____________________________________________ Versicherungsnummer: _____________________________________________ Wie ist die Anlage deklariert? ________________________________________ Ist die Anlage richtig deklariert?


Ja


Nein

Wird die Tankanlage regelmäßig einer Dichtigkeitskontrolle unterzogen?
Ja
Nein Besteht ein Wartungsvertrag mit ausreichenden Serviceintervallen?
Ja
Nein Wen Und mit welchen Intervallen? ________________________________________ Gibt es Wartungsprotokolle?


Ja


Nein

Wo werden die Protokolle aufbewahrt? ________________________________ Wann erfolgte die letzte Tankreinigung? am _____________________________ Durch welche Fachfirma? ___________________________________________ Gibt es eine schriftliche Dokumentation?


Ja


Nein

Wo wird das Protokoll aufbewahrt? ___________________________________ Zentrale Warmwasseraufbereitung Ist die Umsetzung der Vorschriften des DVGW (Deutsche Vereinigung des Gas und Wasserfaches e. V.) (Arbeitsblatt 551) zur Prävention von Legionellenbildung gewähr leistet?
Ja
Nein Ist die Umsetzung der DVGW*Vorgaben im Wartungsvertrag vereinbart?
Ja
Nein Besteht ein Wartungsvertrag mit ausreichenden Serviceintervallen?
Ja
Nein Wenn ja, mit welcher Fachfirma? _____________________________________ Und mit welchen Intervallen? ________________________________________ Gibt es Wartungsprotokolle?


Ja


Nein

Wo werden die Protokolle aufbewahrt? ________________________________ Wasserversorgung Wird die Wasserqualität gemäß Trinkwasserverordnung überwacht?
Ja
Nein Besteht ein Wartungsvertrag mit ausreichenden Serviceintervallen?
Ja
Nein Wenn ja, mit welcher Fachfirma? _____________________________________ Und mit welchen Intervallen? ________________________________________ Gibt es Wartungsprotokolle?


Ja


Nein

Wo werden die Protokolle aufbewahrt? ________________________________ Erfolgt eine Behandlung des Trinkwassers durch Enthärtungsanlagen oder sonstige technische Einrichtungen?
Ja
Nein

37

2

Verwalterhaftung am Beispiel der Verkehrssicherungspflicht

Gefährdungsbeurteilung (Fragen und Prüfungskatalog) Wenn ja, wie? ___________________________________________________ Ist die regelmäßige Überprüfung dieser Anlagen einschl. Begutachtung der Trink wasserqualität sichergestellt?
Ja
Nein Besteht ein Wartungsvertrag mit ausreichenden Serviceintervallen?
Ja
Nein Wenn ja, mit welcher Fachfirma? _____________________________________ Und mit welchen Intervallen? ________________________________________ Gibt es Wartungsprotokolle?


Ja


Nein

Wo werden die Protokolle aufbewahrt? ________________________________ Aufzugsanlagen Erfolgte die gemäß Betriebssicherheitsverordnung erforderliche Gefährdungsbeur teilung?
Ja
Nein Wenn ja, wann und durch wen? ______________________________________ Wurden die dabei definierten Anforderungen umgesetzt?
Ja


Nein

Wenn ja, welche und durch wen? _____________________________________ Ist die Personenbefreiung sichergestellt durch ein Aufzugsnotrufsystem oder Kom pensationsmaßnahme?
Ja
Nein Wenn ja, wie/durch welche Personen? _________________________________ _______________________________________________________________ Besteht ein Wartungsvertrag mit ausreichenden Serviceintervallen?
Ja
Nein Wenn ja, mit welcher Fachfirma? Und mit welchen Intervallen? ________________________________________ Gibt es Wartungsprotokolle?


Ja


Nein

Wo werden die Protokolle aufbewahrt? ________________________________ Sind alle Aufzugsanlagen, z. B. auch Lastenaufzüge, die nur vom Hausmeister bedient werden, in die technische Überwachung einbezogen?
Ja
Nein Dach Über was für ein Dach/Dächer verfügt die Anlage? ________________________ Besteht ein Wartungsvertrag mit ausreichenden Serviceintervallen?
Ja
Nein Wenn ja, mit welcher Fachfirma? Und mit welchen Intervallen? ________________________________________ Gibt es Wartungsprotokolle?


Ja


Nein

Wo werden die Protokolle aufbewahrt? ________________________________ Rolltoranlagen Bestehen Rolltoranlagen?


Ja


Nein

Besteht ein Wartungsvertrag mit ausreichenden Serviceintervallen?
Ja
Nein Wenn ja, mit welcher Fachfirma?

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Kann sich der Verwalter durch Versicherungen schützen?

2

Gefährdungsbeurteilung (Fragen und Prüfungskatalog) Und mit welchen Intervallen? ________________________________________ Gibt es Wartungsprotokolle?


Ja


Nein

Wo werden die Protokolle aufbewahrt? ________________________________ Beinhaltet der Wartungsvertrag auch die Durchführung der erforderlichen Sicher heitsprüfung?
Ja
Nein Wenn ja, durch welche Fachfirma? ____________________________________ Und mit welchen Intervallen? ________________________________________ Gibt es Prüfungsprotokolle?
Ja


Nein

Wo werden die Protokolle aufbewahrt? ________________________________ Brandschutz Welche Brandschutzvorrichtungen sind vorhanden? Feuerlöscher


Ja


Nein

RWAAnlage


Ja


Nein

Brandmeldeanlage
Ja
Nein Besteht für diese Vorrichtungen ein Wartungsvertrag mit ausreichenden Servicein tervallen?
Ja
Nein Wenn ja, mit welcher Fachfirma? _____________________________________ Und mit welchen Intervallen? ________________________________________ Gibt es Wartungsprotokolle?


Ja


Nein

Wo werden die Protokolle aufbewahrt? ________________________________
Ja

Gibt es Fluchtwege?


Nein

Sind die Fluchtwege korrekt beschildert? Notausgang 1)


Ja


Nein

Notausgang 2)


Ja


Nein

Notausgang 3)


Ja


Nein

Notausgang 4)


Ja


Nein

Sind die Fluchtwege frei und offen? Notausgang 1)


Ja


Nein

Notausgang 2)


Ja


Nein

Notausgang 3)


Ja


Nein

Notausgang 4)
Ja
Nein Ist eine Sicherheitsbeleuchtung vorhanden/notwendig und wird diese ständig betriebssicher gehalten?
Ja
Nein Wenn ja, durch welche Fachfirma? ___________________________________ Und mit welchen Intervallen? ________________________________________

39

2

Verwalterhaftung am Beispiel der Verkehrssicherungspflicht

Gefährdungsbeurteilung (Fragen und Prüfungskatalog) Gibt es Wartungsprotokolle?


Ja


Nein

Wo werden die Protokolle aufbewahrt? ________________________________ Garagen (Sammelgaragen) Handelt es sich – nach der Einstufung der jeweiligen Landesbauordnung – um eine
Kleingarage
Mittelgaragenanlage
Großgaragenanlage Bestehen in der Garage unzulässige Brandlasten (Lagerung von Reifen, Sperrmüll etc.)?
Ja
Nein Wenn ja, was und wo? _____________________________________________ Wird die Garagenanlage regelmäßig begangen zwecks Feststellung von Sicher heitsmängeln?
Ja
Nein Wann? _________________________________________________________ Durch wen? _____________________________________________________ Enthält die Dienstanweisung für den Hausmeister entsprechende Regelungen für Begehung, Dokumentation und Meldepflichten?
Ja
Nein Datum der Dienstanweisung: ________________________________________ Bestehen Notausgänge?
Ja


Nein

Wenn ja, wo? 1) _____________________________________________________________ 2) _____________________________________________________________ 3) _____________________________________________________________ . 4) _____________________________________________________________ Sind die Fluchtwege korrekt beschildert? Notausgang 1)


Ja


Nein

Notausgang 2)


Ja


Nein

Notausgang 3)


Ja


Nein

Notausgang 4)


Ja


Nein

Sind die Notausgänge frei und offen (insbesondere Schleusen zum Wohngebäu de)?

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Notausgang 1)


Ja


Nein

Notausgang 2)


Ja


Nein

Notausgang 3)


Ja


Nein

Notausgang 4)


Ja


Nein

Kann sich der Verwalter durch Versicherungen schützen?

2

Gefährdungsbeurteilung (Fragen und Prüfungskatalog) Ist eine Sicherheitsbeleuchtung vorhanden/notwendig (abhängig vom Garagentyp) und wird diese ständig betriebssicher gehalten?
Ja
Nein Durch wen? _____________________________________________________ Ist eine CO2Warnalage vorgeschrieben?
Ja


Nein

Ist eine CO2Warnalage vorhanden?


Ja


Nein

Wenn ja, ist diese funktionsfähig?


Ja


Nein

Besteht ein Wartungsvertrag?


Ja


Nein

Wenn ja, mit welcher Fachfirma? _____________________________________ Und mit welchen Intervallen? ________________________________________ Gibt es Wartungsprotokolle?


Ja


Nein

Wo werden die Protokolle aufbewahrt? ________________________________ Ist eine Lüftungsanlage vorhanden?


Ja


Nein

Wenn ja, ist diese funktionsfähig?


Ja


Nein

Wird die Anlage regelmäßig gewartet?
Ja


Nein


Ja


Nein

Besteht ein Wartungsvertrag?

Wenn ja, mit welcher Fachfirma? _____________________________________ Und mit welchen Intervallen? ________________________________________ Gibt es Wartungsprotokolle?


Ja


Nein

Wo werden die Protokolle aufbewahrt? ________________________________ Ist die Lüftungsanlage auf automatische Betriebszeiten programmiert (z. B. in Zeiten mit starkem Fahrzeugverkehr)?
Ja
Nein Wenn ja, welche? _________________________________________________ Bei Sonderbauten, die der Hochhaus oder Garagenverordnung oder sonstigen Sondertatbeständen unterliegen (abhängig von der jeweiligen Landesbauordnung) Wurden die nach der Technischen Prüfverordnung erforderlichen Sachverständi genprüfungen durchgeführt?
Ja
Nein Wenn ja, für welche Einrichtungen? ___________________________________ Wann? _________________________________________________________ Durch wen? _____________________________________________________ Weisen die Prüfberichte Beanstandungen auf?
Ja


Nein

Wenn ja, für welche Einrichtungen? ___________________________________ Wurden diese Mängel beseitigt?


Ja


Nein

Wenn ja, wann und durch wen? ______________________________________ Liegen die Nachweise Fachkundiger vor, dass die gewarteten Einrichtungen „be triebssicher und wirksam“ sind?
Ja
Nein Wenn ja, für welche Einrichtungen? ___________________________________

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2

Verwalterhaftung am Beispiel der Verkehrssicherungspflicht

Gefährdungsbeurteilung (Fragen und Prüfungskatalog) Kinderspielplatz Welche Geräte gibt es? ____________________________________________ Material der Geräte: _______________________________________________ Zustand der Geräte: _______________________________________________
Ja

Werden die Geräte regelmäßig überprüft und gewartet? Besteht ein Wartungsvertrag?
Ja


Nein


Nein

Wenn ja, mit welcher Fachfirma? _____________________________________ Und mit welchen Intervallen? ________________________________________ Gibt es Wartungsprotokolle?


Ja


Nein

Wo werden die Protokolle aufbewahrt? ________________________________ Gibt es einen Sandkasten?


Ja


Nein

Wann wurde der Sand zuletzt ausgetauscht? ____________________________ Wird der Sand regelmäßig (ggf. gem. Ortssatzung) ausgetauscht?
Ja


Nein

Wenn ja, durch wen? ______________________________________________ Wachsen giftige Pflanzen in unmittelbarer Nähe des Kinderspielplatzes?
Ja
Nein Wenn ja, welche und wo? ___________________________________________ Ist die Beseitigung der Pflanzen veranlasst?
Ja


Nein

Wenn ja, durch wen? ______________________________________________ Verkehrswege (einschl. öffentlicher Wege) Werden die Verkehrswege (einschl. öffentlicher Wege) regelmäßig gesäubert?
Ja


Nein

Wenn ja, durch wen? ______________________________________________ Und in welchen Intervallen? _________________________________________ Gibt es für die Verkehrswege (einschl. öffentlicher Wege) einen Winterdienst?
Ja


Nein

Wer versieht den Winterdienst? ______________________________________ Gibt es einen Vertrag?


Ja


Nein

Grünanlagen Müssen Bäume auf ihre Standfestigkeit überprüft werden?


Ja


Nein

Wenn ja, welche? _________________________________________________ Wann geschah dies zuletzt? _________________________________________ Und durch wen? __________________________________________________ Gibt es ein schriftliches Protokoll? ____________________________________

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Kann sich der Verwalter durch Versicherungen schützen?

2

Gefährdungsbeurteilung (Fragen und Prüfungskatalog) Hausmeister Gibt es einen Hausmeister/service?
Ja
Nein Erfolgt die Hausmeistertätigkeit durch einen angestellten Hausmeister?
Ja
Nein Erfolgt die Hausmeistertätigkeit durch eine Hausmeisterfirma?
Ja
Nein Enthält die Dienstanweisung/das Leistungsverzeichnis die Kontrolle und Überwa chung der vorgenannten Einrichtungen?
Ja
Nein Verfügt der Hausmeister/das Serviceunternehmen über besondere Qualifikationen zur Kontrolle und Überwachung der Einrichtungen?
Ja
Nein Wenn ja, welche? _________________________________________________ Wird die Kontrolle und Überwachung regelmäßig schriftlich dokumentiert?
Ja
Nein Wenn ja, wo befinden sich die Protokolle? ______________________________ Sonstiges: ______________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ Datum und Unterschrift

Von der Beauftragung von (manchmal scheinbar preiswerteren) „Amateurfirmen“ muss in jedem Falle abgeraten werden. Ein sog. Auswahlverschulden trifft den Verwalter nur dann nicht, wenn er sich bei der Erfüllung der Verkehrssicherungspflichten eines nachweislich qualifizierten Vertragspartners bediente. Ein Überwachungsverschulden ist zu verneinen, wenn der Verwalter die ordnungsgemäße Erbringung der dem Dritten übertragenen Leistungen geeignet überprüft. Abhängig von der Häufigkeit der Leistungserbringung hat die Überwachung regelmäßig und/oder stichprobenartig oder auch nur einmalig zu erfolgen.

Vorsicht, Auswahl verschulden

Vorsicht, Überwachungs verschulden

Achtung: Beweispflicht des Verwalters Der Verwalter ist beweispflichtig dafür, dass er den Vertragspartner sorgfältig ausgesucht und angemessen überwacht hat. Dies bedeutet: Der Verwalter muss beides gut dokumentieren!

Wie kann der Verwalter diese Dokumentation bewerkstelligen? Die Erbringung laufender Leistungen muss er regelmäßig überwachen,

Dokumenta tionspflicht

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2

Verwalterhaftung am Beispiel der Verkehrssicherungspflicht

indem er Kontrollbesuche und/oder Stichproben durchführt und das Ergebnis jeweils in einem Protokoll festhält. Einzelleistungen muss er konkret kontrollieren. Hier kann er vom Vertragspartner z. B. ein schriftliches Protokoll anfertigen lassen. Beispiel: Dachdecker fertigt Protokoll an Der Verwalter sollte sich nicht nur auf die Erteilung einer Rechnung durch den Dachdecker, der die Sicherheit eines Daches überprüft hat, beschränken, sondern die Auftragserteilung von vornherein davon ab hängig machen, dass der Dachdecker neben der Rechnung auch das Ergebnis seiner Tätigkeit niederlegt.

Ganz nebenbei führt eine solche Dokumentationspflicht im Interesse aller Beteiligten auch dazu, dass der Auftragnehmer seine Tätigkeit ein wenig ernster nimmt, bindet eine schriftliche Stellungnahme doch deutlich mehr als die telefonische Mitteilung „alles in Ordnung“.

44

3

So vermeiden Sie Haftungsfallen

Verwalter beklagen häufig, dass ihre Tätigkeit stark von rechtlichen Belangen eingeschränkt sei und sie nicht mehr genügend Zeit für ihre „eigentliche Arbeit“ fänden. Meist verstehen sie darunter die technische Betreuung der Immobilie. Sicherlich ist es zutreffend, dass die Pflege und Erhaltung der Immobilie eine wesentliche Aufgabe des Verwalters ist. Verwalter und Eigentümer sehen häufig sogar nur diesen Aspekt. Gleichberechtigt daneben stehen jedoch die rechtlichen Belange, deren Kenntnis und Beachtung über die Professionalität eines Verwalters und sicherlich auch seinen langfristigen wirtschaftlichen Erfolg entscheidet. Es mag sein, dass sich Kleingemeinschaften mit wenigen Einheiten mit geringen Rechtskenntnissen verwalten lassen. Eine nachhaltige Verwaltung, insbesondere auch von größeren Wohnungseigentümergemeinschaften, ist ohne konstante Beachtung der rechtlichen Gegebenheiten nicht möglich. Entscheidend ist nicht die Zufriedenheit der Eigentümer, sondern wie die Tätigkeit des Verwalters objektiv zu bewerten ist. Verwalter können dazu neigen, ihre Position misszuverstehen und Aufgaben an sich zu ziehen, die ihnen nicht oder nicht in der Weise obliegen, wie sie es verstehen. Meist geschieht dies in bester Absicht, vermeintlich zum Vorteil der Eigentümer. Eigene Belange werden vom Verwalter entweder nicht gesehen oder verdrängt. Die beste Vermeidung von Haftungsfallen stellt daher die Verinnerlichung grundlegender Handlungsmaximen für Verwalter dar, auf die jede Maßnahme des Verwalters zuerst abgeklopft werden sollte, bevor sie in Angriff genommen wird. Der Verwalter sollte stets überlegen, in welcher Funktion und auf welcher Rechtsgrundlage er im Einzelfall handelt. Erkennt er dies, ist ihm klar, nach welchen Grundsätzen er zu verfahren und was er zu

Rechtskenntnis entscheidet über Professio nalität

Haftungs vermeidung: Kenntnis der Rechtsgrundlage

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3

So vermeiden Sie Haftungsfallen

beachten hat, wem er verpflichtet ist und von welcher Seite Haftung drohen kann. Dem Verwalter sollte bei jeder Tätigkeit klar sein, ob er gerade als Organ der Wohnungseigentümergemeinschaft handelt oder nicht; ob er in Erfüllung seiner gesetzlichen oder vertraglichen Pflichten tätig ist, ob er sich im Innen- oder im Außenverhältnis befindet.

3.1 Vorsicht: trügerisches Einvernehmen mit Verwaltungsbeirat und Eigentümern

Verwaltungs beirat weniger mächtig als oft angenommen

Ohne Zweifel ist Grundlage eines erfolgreichen Verwalterhandels ein vertrauensvolles Verhältnis zwischen Verwalter, Eigentümern und Verwaltungsbeirat. Dennoch sollte dies keine familiären Züge annehmen. Ein Verwalter sollte nie auf die Gefolgschaft „seiner“ Eigentümer vertrauen und darauf, dass alles in Ordnung sei, wenn das Objekt „läuft“ und die Abrechnung jeweils „durchgewunken“ wird. Schnell wendet sich das Blatt, beispielsweise durch Eigentümerwechsel oder wenn der Verwalter bei einem einzelnen Eigentümer in Ungnade fällt. Ebenso wenig sollte der Verwalter sich auf geneigte Verwaltungsbeiräte verlassen. Er sollte Abstand davon nehmen, den Verwaltungsbeiräten Funktionen und Verantwortungsbereiche zuzuweisen, die ihnen nicht zustehen. Die Unterstützung der Verwaltung, zu der der Beirat nach § 29 Abs. 2 WEG aufgerufen ist, beinhaltet keine Entscheidungsbefugnis. Durch die Konsultation/Einbeziehung des Beirats erreicht der Verwalter keine Einschränkung oder Minderung seiner Haftung. Er läuft vielmehr Gefahr, die Zustimmung des Verwaltungsbeirats fälschlicherweise als „Absegnung“ seines Verwalterhandelns zu empfinden. Tatsächlich ist die Zustimmung des Verwaltungsbeirats jedoch rechtlich unerheblich.

3.2 Eigentümerversammlung? – Ja, gerne! Einzig ausschlaggebend sind vielmehr die Entscheidungen (Beschlüsse) der Gesamtheit der Eigentümer, die in dem dafür vorgesehenen Gremium – der Wohnungseigentümerversammlung – getrof-

46

Sorgfältige Vorbereitung jeder Beschlussfassung

fen werden. Der Verwalter hat dafür zu sorgen, dass die Eigentümer immer dann, wenn dies notwendig ist, rechtzeitig Gelegenheit zur Willensbildung durch Einberufung und Abhaltung einer Wohnungseigentümerversammlung erhalten. Ausnahmen gelten nur, wenn eine unmittelbare Gefahr droht und zur Einberufung einer Eigentümerversammlung keine Zeit mehr bleibt. Dies dürfte jedoch die Ausnahme sein. Notfalls sollte der Verwalter von der Möglichkeit der Verkürzung der gesetzlich vorgeschriebenen Einladungsfrist Gebrauch machen. § 24 Abs. 4 Satz 2 WEG sieht dies im Falle besonderer Dringlichkeit vor. Gemäß § 24 Abs. 1 WEG findet mindestens einmal pro Jahr eine Wohnungseigentümerversammlung statt – nicht höchstens. Die Scheu von Verwaltern und/oder Eigentümern, mehr als eine Versammlung pro Jahr abzuhalten, ist verständlich, aber unklug. Sofern erforderlich, ist es sowohl für Eigentümer als auch Verwalter von größtem Vorteil, anlassbezogen weitere Versammlungen abzuhalten. Dies garantiert den Eigentümern größtmögliche aktuelle Einbeziehung in die Belange ihrer Immobilie und dem Verwalter eine laufend aktuelle Handlungsgrundlage. Seine Handlungen sind stets durch die Beschlüsse der Eigentümer gedeckt. Weder Verwalter noch Eigentümer sollten daher sog. außerordentliche oder „zusätzliche“ Eigentümerversammlungen als lästige Zeitverschwendung oder unnötige Aufwendung finanzieller Mittel empfinden.

3 Ausnahme: Gefahr in Verzug

Öfter als einmal pro Jahr

3.3 Sorgfältige Vorbereitung jeder Beschlussfassung Die erwünschte Absicherung wird der Verwalter nur erfahren, wenn er die jeweilige Beschlussfassung optimal vorbereitet. Im Vorfeld einer Beschlussfassung kann hierdurch für den Verwalter viel Arbeit entstehen, die sich jedoch immer lohnen wird. Je sorgfältiger der Verwalter vor der Beschlussfassung die Maßnahme durchdenkt und vorbereitet, desto reibungsloser müssten die Eigentümer entscheiden können und desto klarer sind folglich die Handlungsvorgaben für den Verwalter. Letztlich hat der Verwalter es zu einem großen Teil selbst in der Hand, wie die Beschlüsse der Eigentümer, nach

Gute Vorberei tung – sichere Entscheidung

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3 Notwendige Vorbereitungen

Einladung mit Sachstands bericht

Schnellere und effizientere Abwicklung

So vermeiden Sie Haftungsfallen

denen er sich zu richten hat, aussehen und wie konkret sie gefasst sind. Zu einer sorgfältigen Beschlussvorbereitung gehört • das qualifizierte Aufzeigen von Handlungsalternativen einschließlich Kostenbetrachtung, • die Einholung von Kostenschätzungen und ggf. konkurrierenden Kostenvoranschlägen für die in Betracht kommenden Handlungsvarianten, • die Sicherstellung der Finanzierung und • die Vorformulierung von Beschlussalternativen. Der Verwalter sollte die zur Beschlussfassung anstehende Maßnahme für sich von Anfang bis Ende konkret durchspielen. So kann er sich im Vorfeld überlegen, • was bei Planung und Durchführung der Maßnahme auf ihn zukommen kann und • wofür er sich am besten schon von Beginn an Handlungsanweisungen in Form von entsprechenden Beschlüssen geben lässt. Häufig ist es sogar anzuraten, den Eigentümern im Vorfeld der Versammlung nicht nur die Einladung mit der kargen Benennung der Tagesordnungspunkte zukommen zu lassen, sondern einen Sachstandsbericht beizufügen, in dem bereits Handlungsalternativen und „Risiken und Nebenwirkungen“ angesprochen werden. Es kann auch sinnvoll sein, bereits Beschlussvorschläge mitzusenden. Eine so vorbereitete Eigentümerversammlung dürfte regelmäßig schneller und effizienter ablaufen als eine Versammlung, die für die Anwesenden voller Überraschungen ist. Die optimale Versorgung der Eigentümer mit Informationen bereits im Vorfeld der Versammlung steigert auch die Einsicht in deren Notwendigkeit.

3.4 Umlaufbeschluss als Ausnahme Einstimmigkeit erforderlich

48

Das Gesetz lässt die Beschlussfassung im schriftlichen Verfahren, den sog. Umlaufbeschluss, grundsätzlich zu: Gemäß § 23 Abs. 3 WEG ist ein Beschluss auch ohne Versammlung gültig, wenn alle Wohnungseigentümer ihre Zustimmung zu dem Beschluss erklären.

3

„Wer schreibt, der bleibt!“ – Bedenken dokumentieren

Beschlussfassungen im schriftlichen Verfahren erfreuen sich großer Beliebtheit bei Verwaltern und Eigentümern. Da sie eine sehr präzise Organisation erfordern, bergen sie für den Verwalter zahlreiche Fehler- und damit Haftungsquellen. Wenn überhaupt, sollte auf die Beschlussfassung im schriftlichen Verfahren nur in kleinen und besonders harmonischen Gemeinschaften zurückgegriffen werden.

Vorsicht, Haftungsfallen

3.5 „Wer schreibt, der bleibt!“ – Bedenken dokumentieren Wünschen die Eigentümer ein Verwalterhandeln, das zwar nicht sittenwidrig und/oder strafbar ist, jedoch rechtlichen oder tatsächlichen Bedenken begegnen könnte, und erkennt der Verwalter dies, so empfiehlt es sich, die Eigentümer hierauf vor der Beschlussfassung unmissverständlich hinzuweisen und dies auch im Protokoll festzuhalten. Der Verwalter kann sich so von seiner Haftung befreien. Nach altem WEG geschah dies häufig, wenn die Eigentümer für die Jahresabrechnung unzulässigerweise eine von der Gemeinschaftsordnung abweichende Kostenverteilung beschlossen. Der Verwalter, der zur Erstellung einer ordnungsgemäßen Jahresabrechnung nach Gemeinschaftsordnung und Gesetz verpflichtet ist, zeichnete sich für die Erstellung der wunschgemäß „falschen“ Abrechnung frei, indem er die Eigentümer belegbar vor Beschlussfassung entsprechend belehrte.

Haftungs befreiung

49

4

Typische Haftungsfallen

Anhand der nachfolgenden „Klassiker“ aus dem Verwalteralltag sollen das Bewusstsein des Verwalters geschärft und die Sensibilität gegenüber Haftungsfallen trainiert werden.

4.1 … anlässlich der Bestellung 4.1.1 Untätigkeit bei Anfechtung des Bestellungsbeschlusses Der Fall Im Dezember 2007 findet eine Eigentümerversammlung statt und die Eigentümer wählen den Profiverwalter Willi Schmitz ab 01.01.2008 zum Verwalter. Willi Schmitz ist in der Versammlung anwesend und nimmt die Wahl an. Außerdem beschließen die Eigentümer notwen dige Reparaturarbeiten am Dach. Der Miteigentümer und Vorsitzende des Verwaltungsbeirats B ficht den Bestellungsbeschluss fristgemäß an. Zur Begründung führt er im Wesentlichen aus, dass die Einladungsfrist nicht eingehalten und ver schiedene Eigentümer, die zur Versammlung auch nicht erschienen waren, erst gar nicht eingeladen worden seien. Bei den Nichteingela denen handele es sich aber gerade um die Eigentümer, die sich in der Versammlung gegen die Wahl von Willi Schmitz stark gemacht und auch gegen ihn gestimmt hätten. Tatsächlich stellt Willi Schmitz fest, dass die Einladungen durch den Vorverwalter zu spät und möglicherweise auch nicht vollständig ver sandt wurden, sodass die Einladungsfrist nicht eingehalten wurde. Willi Schmitz befürchtet nun, dass B mit seiner Anfechtungsklage Er folg haben könnte und er gar nicht wirksam zum Verwalter bestellt wurde. Er ist sich unsicher, ob er unter diesen Umständen überhaupt als Verwalter tätig werden darf. Als B ihn durch Anwaltsschreiben auch noch wissen lässt, dass er bloß nicht auf die Idee kommen solle, sich als Verwalter „aufzuspielen“ und Geschäfte für die Gemeinschaft zu tätigen oder gar die Dachreparatur in Auftrag zu geben, beschließt

51

4

Typische Haftungsfallen

Willi Schmitz erst einmal abzuwarten, wie das Gericht über die An fechtung entscheidet. Im Sommer 2008 kommt es nach einem Regenguss aufgrund der Schäden am Dach zu erheblichen Nässeschäden im Treppenhaus und insbesondere in einer Wohnung. Die Gemeinschaft und der geschä digte Sondereigentümer nehmen Willi Schmitz auf Schadensersatz in Anspruch.

Die Haftungsfalle Der Verwalter versteht die Anfechtung seiner Bestellung als klares Misstrauensvotum und als Mitteilung zumindest eines Teils der Eigentümer, „ich/wir will/wollen dich nicht“. Bauen anfechtende Eigentümer und/oder der Verwaltungsbeirat dann noch zusätzlichen Druck auf, kann es sein, dass der Verwalter zu dem Schluss kommt, lieber die gerichtliche Entscheidung abzuwarten, als etwas Falsches zu unternehmen. Dies kann dem Verwalter jedoch schnell zum Nachteil gereichen. Die Rechtslage Anfechtung ohne aufschie bende Wirkung

Verwalter muss Beschlüsse umsetzen

Folgen beseitigung bei ungültigen Beschlüssen

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Die Anfechtung hat keine aufschiebende Wirkung, es sei denn, sie wird besonders gerichtlich angeordnet. Erklärt das Gericht einen Beschluss für ungültig, entfaltet diese Entscheidung Rückwirkung, d. h. der Beschluss ist von Anfang an (ex tunc) ungültig. Nach § 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG ist der Verwalter „berechtigt und verpflichtet“, die „Beschlüsse der Wohnungseigentümer“ umzusetzen. Das Gesetz sagt nicht, dass die Beschlüsse bestandskräftig sein müssen. Danach ist der Verwalter verpflichtet und befugt, Beschlüsse der Gemeinschaft jedenfalls so lange auszuführen, wie dies nicht gerichtlich untersagt ist oder sie nicht für ungültig erklärt wurden. Dies gilt nicht nur für den Beschluss über die Dachsanierung, sondern insbesondere auch für den Bestellungsbeschluss. Der Verwalter muss wissen, dass er so lange „Verwalter“ ist und auch als solcher behandelt wird und haftet, bis das Gegenteil feststeht. Sofern ein Beschluss, den das Gericht für ungültig erklärt, bereits vollzogen ist, hat der anfechtende Wohnungseigentümer einen Anspruch auf Folgenbeseitigung. Dieser richtet sich allerdings nicht gegen den Verwalter, der durch die Ausführung des Beschlusses nur

… unmittelbar nach der Bestellung

4

die ihm gesetzlich auferlegte Pflicht erfüllte, sondern gegen die übrigen Wohnungseigentümer (BayObLG, Beschluss vom 21.02.1990 – BReg. 1b Z 43/88 – veröffentlicht in WuM 1990, 366). Rettungsstrategie Sofern so frühzeitig über die Verwalterbestellung beschlossen wurde, dass es zum Zeitpunkt der Kenntnis von der Anfechtung noch einen ordnungsgemäß bestellten (Vor-)Verwalter gibt, kann dieser eine weitere Eigentümerversammlung einberufen, in der die Eigentümer – diesmal unter Vermeidung der tatsächlichen oder angeblichen Mängel des vorhergehenden Beschlusses – erneut über die Verwalterbestellung beschließen können. Diese Strategie sollte der Verwalter erwägen, wenn er davon ausgeht, dass das Beschlussergebnis nur an formalen Mängeln leidet und sich voraussichtlich wiederholen wird. Aber auch für das gegenteilige Ziel eignet sich dieses Verfahren: Möglicherweise möchte der Verwalter gar nicht mehr für die Gemeinschaft tätig werden. Dann bietet die erneute Versammlung den Eigentümern die Gelegenheit, einen anderen Verwalter zu bestellen.

Erneute Versammlung

Tipp: Anweisung zur Nichtdurchführung einholen Möchte der Verwalter einen angefochtenen Beschluss nicht durchfüh ren, kann er eine Eigentümerversammlung einberufen, in der er sich ausdrücklich anweisen lässt, den angefochtenen Beschluss so lange nicht durchzuführen, wie über die Anfechtung nicht rechtskräftig ent schieden ist.

4.2 … unmittelbar nach der Bestellung 4.2.1 Fehlender Verwaltervertrag Der Fall In Abwandlung zum vorhergehenden Fall wird der Bestellungsbe schluss nicht angefochten. Die Eigentümer haben den Verwaltungs beirat statt dessen im Beschlusswege bevollmächtigt, mit Willi Schmitz einen Verwaltervertrag abzuschließen. Als Willi Schmitz dem

53

4

Typische Haftungsfallen

Verwaltungsbeirat den Verwaltervertrag vorlegt, fordern die Beiräte zahlreiche Änderungen. Insbesondere möchten sie keine Kosten ak zeptieren, die über das laufende Verwalterhonorar hinausgehen. Alle Verhandlungen bleiben vergeblich; die Beiräte zeigen sich unwillig. Richtig sauer wird Willi Schmitz, als B ihm erklärt, dass er gar keinen Anspruch auf einen Verwaltervertrag oder gar die gewünschten zu sätzlichen Gelder habe. Er sei für 12,50 Euro pro Einheit pro Monat zum Verwalter bestellt worden und damit sei die Sache erledigt. Willi Schmitz hat keine Lust, sich so von den Eigentümern behandeln zu lassen. Er teilt dem Verwaltungsbeirat mit, dass er seine Verwal tertätigkeit erst dann aufnehmen werde, wenn der Verwaltervertrag ordnungsgemäß unterzeichnet sei. Schließlich müsse er nicht im „ver tragsfreien Raum“ arbeiten.

Die Haftungsfalle Der Verwalter meint, er habe einen Anspruch auf Abschluss eines Verwaltervertrags und ihm stehe eine Art Zurückbehaltungsrecht hinsichtlich seiner Verwaltertätigkeit zu, wenn und solange es nicht zur Unterzeichnung des Vertrags komme. Das ist falsch. Die Rechtslage Kein Anspruch auf Vertrag

Bestellung durch Beschluss und Annahme

Wenn es keinen Vertrag gibt …

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Dem Verwalter steht grundsätzlich kein Anspruch auf Abschluss eines besonderen Verwaltervertrags zu; infolgedessen ist er aufgrund Nichtunterzeichnung auch nicht zur Leistungsverweigerung berechtigt. Die Bestellung durch Beschluss und Annahme ist der „konstituierende Akt“ der Verwalterbestellung. Der Bestellungsakt ist Anlass und Grundlage des Verwaltervertrags. Der Verwaltervertrag ist die schuldrechtliche Ausgestaltung der Verwaltertätigkeit. Eine Verpflichtung zum Abschluss eines besonderen Verwaltervertrags besteht grundsätzlich jedoch nicht. Etwas anderes gilt nur dann, wenn dies ausdrücklich vereinbart wurde. Gibt es keinen Verwaltervertrag, gilt Folgendes: Dem Verwalter steht aufgrund des Bestellungsakts nach dem Gesetz für seine Arbeit eine angemessene (ortsübliche) Vergütung zu. Seine Rechte und Pflichten als Verwalter ergeben sich aus der Gemeinschaftsordnung, den Beschlüssen der Gemeinschaft und dem Gesetz (WEG und BGB). Es ist also alles geregelt. Dies gilt umso mehr, als die meisten Bestel-

… unmittelbar nach der Bestellung

lungsbeschlüsse die Kosten der Verwaltung pro Einheit/Monat auch ausdrücklich nochmals erwähnen. Eigentlich ist das schon der Verwaltervertrag. Auf mehr hat der Verwalter keinen Anspruch. Möchte er umfassendere Vereinbarungen treffen, sollte er dies bereits anlässlich seiner Bestellung regeln. Sofern möglich, sollte er dafür Sorge tragen, dass den Eigentümern der gewünschte Verwaltervertrag bereits bei Bestellung vorliegt und sie den Verwalter ausdrücklich zu den Konditionen dieses Vertrags bestellen.

4 Vertrag bei Bestellung vorlegen

Musterbeschluss für Verwalterbestellung Die Muster GmbH wird für den Zeitraum vom 01.01.2009 bis 30.06.2011 zur Woh nungseigentumsverwalterin bestellt. Die im Verwaltervertrag zu vereinbarende Vergütung beträgt pro Monat 18,00 Euro pro Wohnungseinheit und 3,00 Euro pro Tiefgaragenstellplatz, jeweils zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer. Die Mitglieder des Verwaltungsbeirats werden bevollmächtigt, mit der Muster GmbH einen Ver waltervertrag auf der Grundlage des Angebots der Muster GmbH vom 22.09.2008 abzuschließen und dem Verwalter eine Verwaltervollmacht auszustellen.

Siehe CDROM

Ist dies nicht möglich, weil der Verwalter auf die Beschlussformulierung keinen Einfluss nehmen kann, dann ist er darauf angewiesen, die Zustimmung zu einem Verwaltervertrag zu einem späteren Zeitpunkt im Beschlusswege von der Gemeinschaft einzuholen. Wird ihm die Zustimmung zu einem Verwaltervertrag verweigert, so muss er sich damit bescheiden, seine Tätigkeit mit dem Verwaltervertrag auszuführen, den ihm die Gemeinschaft zugesteht, oder er muss seine Arbeit ohne besonderen Verwaltervertrag versehen. Tipp: Überflüssige Klauseln vermeiden Häufig wird im Verwaltervertrag nur das wiederholt, was nach Gemein schaftsordnung und Gesetz ohnehin gilt. Solche Klauseln sind überflüs sig.

Andere Klauseln bergen das Risiko der Nichtigkeit in sich, nämlich dann, wenn sie von den Vorgaben der Gemeinschaftsordnung abweichen. Weitere Klauseln im Verwaltervertrag sind nach den Vorschriften über Allgemeine Geschäftsbedingungen (§§ 305 ff. BGB) unwirksam.

Nichtige und unwirksame Klauseln

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4

Typische Haftungsfallen

Der Verwalter sollte daher prüfen, ob er im konkreten Einzelfall überhaupt den gewünschten Verwaltervertrag benötigt oder ob er nicht auch gut ohne Vertrag zurechtkommt. Ein fehlender Verwaltervertrag muss kein Unglück sein. Rettungsstrategie Kündigung des Vertrags

Fristen

Amts niederlegung

Vorsicht, Schadens ersatzansprüche

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Ist der Verwalter auf unbestimmte Zeit bestellt, steht es ihm jederzeit frei, unter Berücksichtigung bestimmter Fristen sein Amt niederzulegen und den faktisch bestehenden Verwaltervertrag zu kündigen. Für die Kündigung des Verwaltervertrags ist die Frist des § 621 BGB zu beachten. § 621 BGB knüpft die ordentlichen Kündigungsfristen an die Vergütungsintervalle. Bei monatlicher Vergütung – wie bei Verwaltern üblich – kann die Kündigung spätestens am 15. des Monats zum Ende des Kalendermonats erklärt werden (§ 621 Nr. 3 BGB). Es ist unschädlich, die Kündigung mit einer längeren Frist auszusprechen. Von der Kündigung des Verwaltervertrags ist die Niederlegung des Amtes (als Spiegelbild der Bestellung) zu unterscheiden: Die Niederlegung des Verwalteramtes sollte mit einer zeitlichen Frist erfolgen, die es der Gemeinschaft ermöglicht, einen Nachfolgeverwalter zu bestellen. Die Einberufung und Abhaltung der dazu erforderlichen Eigentümerversammlung (ETV) sollte noch Aufgabe des niederlegenden/kündigenden Verwalters sein. Der Verwalter sollte Abstand davon nehmen, der Gemeinschaft durch seine Amtsniederlegung zeitlich die Möglichkeit zur Bestellung eines neuen Verwalters abzuschneiden. Durch eine kurzfristige Amtsniederlegung, bei der die berechtigten Interessen der Gemeinschaft außer Betracht bleiben, können dem Verwalter Schadensersatzansprüche drohen. Die Amtsniederlegung kann zu Schäden aufgrund verzögerter oder mangelnder Beschlussdurchführung führen. Mangels Verwaltungsbeirat kann die Gemeinschaft an der Einberufung einer ETV zwecks Neuwahl eines Nachfolgeverwalters gehindert sein, sodass das Gericht einen Eigentümer zur Einberufung einer ETV ermächtigen muss. Anwalts- und Gerichtskosten könnten als Schaden geltend gemacht werden. Amts-

… unmittelbar nach der Bestellung

niederlegung und Vertragskündigung sollten zudem zeitlich harmonisiert werden. Wurde der Verwalter ohne Vertrag bestellt oder kann er sich mit dem bevollmächtigten Verwaltungsbeirat über den Vertrag nicht einigen, möchte aber weiter Verwalter bleiben, sollte er eine Eigentümerversammlung einberufen, in der die Eigentümergemeinschaft über den gewünschten Vertrag beschließt. Besteht Streit über die Höhe der Verwaltervergütung, gilt § 612 Abs. 2 BGB, wonach die „übliche Vergütung“ geschuldet wird. Die Höhe dieser Vergütung muss im Zweifel das Gericht ermitteln; Orientierungshilfe kann dabei die Vergütung sein, die dem Vorverwalter gezahlt wurde.

4 Über Vertrag beschließen lassen

Verwalter vergütung

4.2.2 Fehlender Verwalternachweis Der Fall Verwalter V ist seit dem 01.01.2006 für fünf Jahre zum Verwalter ei nes Objekts bestellt, dessen Gemeinschaftsordnung die Verwalterzu stimmung vorschreibt. Am 20.07.2008 verkauft Eigentümer A sein Ladenlokal an den Erwer ber B zum Preis von € 300.000. Der Kaufpreis soll zum 15.09.2008 gezahlt werden, soweit bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind, ins besondere auch die Verwalterzustimmung vorliegt. Der Notar fordert Verwalter V am 25.07.2008 zur Abgabe der Zustimmungserklärung auf. V prüft den Vorgang und stellt keine Hinderungsgründe für die Abgabe der Verwalterzustimmung fest. Er gibt die Verwalterzustim mung am 31.07.2008 beim Notar ab. Als dieser auch um die Erbrin gung des Verwalternachweises bittet, stellt V fest, dass das Protokoll der Eigentümerversammlung, in der er zum Verwalter bestellt wurde, zwar ordnungsgemäß von Herrn X als Versammlungsleiter und Vorsit zenden des Verwaltungsbeirats und Frau Y als Miteigentümerin un terzeichnet ist. Die Unterschriften sind jedoch nicht öffentlich be glaubigt. X wurde im Juni 2008 bei einem Unfall schwer verletzt, er ist aktuell aufgrund seines Gesundheitszustandes nicht ansprechbar. Frau Y ist Ägyptologin und befindet sich seit Mai 2008 auf einer sechsmonati gen Expedition. Am 15.09.2008 liegen alle Voraussetzungen für die Fälligkeit des Kaufpreises vor, ausgenommen die Zustimmung des Verwalters bzw.

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4

Typische Haftungsfallen

der Verwalternachweis. Der Kaufvertrag kann daher zunächst nicht abgewickelt werden. Erst am 15.11.2008 kann V die Beglaubigung der Unterschriften von Herrn X und Frau Y, die diese so bald wie möglich vornehmen ließen, vorlegen. Jetzt wird der Kaufpreis ausbezahlt. A hatte bereits ein Ersatzobjekt gekauft, für dessen Bezahlung er bis zur Zahlung des Kaufpreises eine teure Zwischenfinanzierung für 9,75 % Zinsen p. a. in Anspruch nehmen musste. Kann A vom Verwalter V Ersatz der Zwischenfinanzierungskosten ver langen?

Die Haftungsfalle Viele Verwalter vergessen, den Verwalternachweis rechtzeitig zu erstellen. Dies kann zu Verzögerungen bei der Kaufvertragsabwicklung und damit zu hohen Regressforderungen führen. Die Rechtslage Verwalter zustimmung in Gemeinschafts ordnung

Notwendige Beglaubigungen

Sofortige Erstellung des Verwalter nachweises

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Gemäß § 12 WEG kann die Veräußerung eines Wohnungseigentums von der Zustimmung der anderen Wohnungseigentümer oder eines Dritten abhängig gemacht werden. Zahlreiche Gemeinschaftsordnungen enthalten daher die Bestimmung, dass für die Veräußerung eines Wohnungseigentums die Zustimmung des Verwalters eingeholt werden muss. Bis zur Erteilung der Zustimmung ist der Kaufvertrag „schwebend unwirksam“. Sowohl die Zustimmungserklärung durch den Verwalter als auch der Verwalternachweis müssen gemäß § 29 GBO (Grundbuchordnung) in der Form öffentlich beglaubigter Urkunden erfolgen. Gemäß § 26 Abs. 4 WEG genügt die Vorlage einer Niederschrift über den Bestellungsbeschluss, bei der die Unterschriften der Unterzeichner öffentlich beglaubigt sind. Unterzeichner der Niederschrift sind nach § 24 Abs. 6 WEG der Vorsitzende der ETV sowie mindestens ein Wohnungseigentümer sowie der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder sein Vertreter (vorausgesetzt, es gibt einen Verwaltungsbeirat). V hätte die Verpflichtung gehabt, im Hinblick auf die in der Gemeinschaftsordnung vorgeschriebene Verwalterzustimmung unverzüglich den sog. Verwalternachweis erstellen zu lassen. Er hätte

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… unmittelbar nach der Bestellung

daher bereits unmittelbar nach seiner Bestellung die Beglaubigung der Unterschriften von Herrn X und Frau Y herbeiführen müssen. Hätte der Verwalternachweis vorgelegen, wäre es nicht zur Verzögerung der Kaufpreiszahlung gekommen. V ist daher zum Ersatz aller durch diese Verzögerung entstehenden Schäden verpflichtet.

Schadenser satzpflicht

Tipp: Verwalternachweis sofort erstellen lassen Der Verwalter sollte bei Objekten, in denen für den Eigentümerwechsel die Zustimmung des Verwalters vorgeschrieben ist, unverzüglich nach der Verwalterbestellung den sog. Verwalternachweis (durch Beglaubi gung der Unterschriften des Protokolls der Eigentümerversammlung, in der die Bestellung erfolgte) herbeiführen. Dies gilt auch für jeden Fall der erneuten Bestellung/Vertragsverlängerung.

Erfolgte die Verwalterbestellung noch zu Zeiten, in denen der Vorverwalter tätig war, ist bei der Verwaltungsübernahme zu prüfen, ob der Verwalternachweis bereits vorliegt. Andernfalls ist er schnellstmöglich nachzuholen. Nach der Rechtsprechung hat der Verwalter nur ca. eine Woche Zeit, um die Voraussetzungen für die Zustimmungserklärung zu prüfen. Die Prüfungspflicht beginnt jedoch erst, wenn dem Verwalter die für die Prüfung erforderlichen Angaben vorliegen.

Eine Woche Zeit für Zustimmung

Rettungsstrategie Regelmäßig formulieren Gemeinschaftsordnungen, dass die Zustimmung dann zu verweigern ist, wenn zu befürchten ist, dass der Erwerber seinen finanziellen Verpflichtungen gegenüber der Wohnungseigentümergemeinschaft nicht nachkommen und sich in die Gemeinschaft der Eigentümer nicht einfügen wird bzw. unzulässige Nutzungen zu befürchten sind. Der Verwalter kann im Hinblick auf diese Prüfungskriterien eine Anfrage formulieren, in der er unter Zitat der entsprechenden Bestimmungen der Gemeinschaftsordnung um sachdienliche Informationen bittet. Da zwischen dem Erwerber und dem Verwalter keinerlei Rechtsverhältnis besteht, ist diese Anfrage an den Veräußerer zu richten. Es ist Aufgabe des Veräußerers, für die Erteilung der notwendigen Informationen Sorge zu tragen.

Auskünfte anfordern

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Typische Haftungsfallen

Muster Verwalteranfrage wegen Informationen über den Erwerber Siehe CDROM

Sehr geehrter Herr Mustermann, durch das Notariat ________ wurden wir um Erteilung der Verwalterzustimmung zu Ihrem Kaufvertrag mit den Eheleuten ____________ gebeten. Gemäß § ___ der Gemeinschaftsordnung hat der Verwalter bei der Erteilung der Verwalterzustimmung zu prüfen, ob • der Erwerber die ihm gegenüber der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer obliegenden finanziellen Verpflichtungen erfüllen wird und • der Erwerber oder zu seinem Hausstand gehörende Personen sich in die Haus gemeinschaft einfügen werden.

Hinweis: Hier bitte möglichst wörtlich die entsprechende Formulierung der Ge meinschaftsordnung wiederholen. Sollte die Gemeinschaftsordnung keine Formu lierung der zu prüfenden/die Verweigerung der Verwalterzustimmung rechtferti genden wichtigen Gründe enthalten, empfiehlt sich folgende Formulierung: Bei der Erteilung der Verwalterzustimmung muss gemäß § 12 Abs. 2 Satz 1 WEG geprüft werden, ob ein wichtiger Grund für deren Versagung gegeben ist. Ein sol cher wichtiger Grund liegt vor, wenn es Anhaltspunkte dafür gibt, dass die Erwer ber ihren finanziellen Verpflichtungen gegenüber der Wohnungseigentümerge meinschaft nicht nachkommen können oder aber den Gemeinschaftsfrieden stören könnten, beispielsweise durch eine zweckwidrige Nutzung des Wohnungs/Teil eigentums. Wir bedürfen daher noch einiger weiterer Informationen, insbesondere über die wirtschaftlichen Verhältnisse des Erwerbers und die beabsichtigte Nutzung des Wohnungs/Teileigentums. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir diese Informationen nur über Sie ab fragen können. Zum Erwerber bestehen (noch) keine rechtlichen Beziehungen. Zur Ermittlung der zustimmungsrelevanten Tatsachen trifft den Veräußerer eine Aus kunftspflicht bzw. die Pflicht, den Erwerber zu veranlassen, selbst die notwendigen Informationen zu geben (OLG Köln, Urteil vom 15.03.1996 – 19 U 139/95 – veröf fentlicht in NJWRR 1996, 1269). Sobald uns die erforderlichen Auskünfte vorliegen, werden wir den Vorgang unver züglich prüfen und, soweit keine Negativmerkmale vorhanden sind, die Verwalter zustimmung erteilen. Mit freundlichen Grüßen Verwalternach weis erstellen

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Die durch diese Bearbeitung entstehenden Verzögerungen hat der Verwalter nicht zu vertreten. Liegt der Verwalternachweis (noch)

… unmittelbar nach der Bestellung

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nicht vor, sollte der Verwalter die Zeit nutzen, dieses Dokument schleunigst herstellen zu lassen. Tipp: Wann kein Verwalternachweis benötigt wird … Erfolgte die Verwalterbestellung mit der Teilungserklärung, so genügt zum Verwalternachweis (während der Andauer dieser Erstbestellung) die Vorlage dieser Urkunde. Bei gerichtlich bestellten Verwaltern genügt der Gerichtsbeschluss.

Von einer Bestellung des Verwalters durch schriftlichen Umlaufbeschluss oder durch „Vereinbarung“ (alle Eigentümer unterschreiben den Verwaltervertrag) ist bei Objekten mit Verwalterzustimmung abzuraten, da dann die Unterschriften aller Unterzeichner beglaubigt werden müssen.

4.2.3 Mangelhafte Objektbegehung Der Fall Verwalter V hat zum 01.01.2008 die Verwaltung der WEG Berthastr. 8 übernommen. Da das Objekt einen gepflegten Eindruck vermittelte, besichtigte er es Anfang Januar 2008 nur einmal oberflächlich und beschränkt sich seither im Wesentlichen darauf, die Unterlagen des Vorverwalters zu sortieren und die Buchhaltung zu erledigen. Im Üb rigen verlässt er sich auf die im Haus wohnenden Eigentümer, die sich bei ihm melden, wenn im Objekt etwas zu tun oder etwas defekt ist. Im Frühjahr 2008 kommt es zu einem Starkregen. Auf dem Flachdach steht das Aufzugshäuschen. Der Regen tropft durch eine zerborstene Fensterscheibe des Aufzugshäuschens auf die neuwertige Aufzugs steuerung, die daraufhin irreparabel ihren Dienst versagt. Abgesehen davon, dass die Eigentümer verärgert sind, da sie tagelang den Auf zug nicht benutzen können, kostet die neue Steuerungsanlage auch noch ca. 5.000 Euro. Die WEG ist der Meinung, dass diese Kosten zulasten des Verwalters gehen. Die Eigentümer haben herausgefunden, dass die Scheibe schon durch den Sturm „Kyrill“ am 18.01.2007 zerstört wurde. Sie werfen dem Verwalter vor, dass er sich nicht ausreichend um ihr Objekt ge kümmert hat, da sonst der Schaden an der Scheibe repariert worden wäre.

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Typische Haftungsfallen

Die Haftungsfalle Schuldhafte Pflicht verletzung

Verstößt der Verwalter schuldhaft gegen die ihm obliegende Pflicht, den Zustand des Verwaltungsobjekts zu beobachten, um je nach Ereignis entweder unmittelbar tätig zu werden oder aber den Willensbildungsprozess der Eigentümer in die Wege zu leiten, kann dies die Haftung des Verwalters zur Folge haben. Die Rechtslage

Untersuchung auf Mängel und Schäden

Ausführliche Objektbegehung am Anfang

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Es gehört zu den Pflichten des Verwalters, das Gemeinschaftseigentum laufend im gebotenen Maß auf Mängel und Schäden zu untersuchen. Das gebotene Maß ergibt sich aus den Umständen des Einzelfalls. Unterlässt der Verwalter die jeweils notwendige Untersuchung des Objekts, stellt dies eine Pflichtverletzung dar, die zur Haftung des Verwalters führt. Es ist unabdingbar, dass der Verwalter zu Beginn einer Verwaltung eine ausführliche Objektbegehung durchführt. Nur so kann er sich ein Bild von den besonderen Gegebenheiten der Liegenschaft und dem konkreten Erhaltungszustand machen. Erst hierdurch wird der Verwalter in den Stand gesetzt, seine Aufgaben und Pflichten für dieses Objekt zu erkennen und zu definieren. Der Verwalter darf sich nie darauf verlassen, dass ihm die Eigentümer Mängel und Schäden am gemeinschaftlichen Eigentum mitteilen. Dies mag zwar häufiger der Fall sein, als es manchem Verwalter lieb ist – es entlässt den Verwalter jedoch nicht aus seiner Verantwortung und ersetzt auch nicht sein eigenes Tätigwerden. Hätte V eine sorgfältige Untersuchung des Objekts anlässlich der Übernahme der Verwaltung durchgeführt, so wäre ihm bei der Begehung des Flachdachs die zerstörte Fensterscheibe im Aufzugshäuschen aufgefallen. Entsprechend wäre die Scheibe repariert worden und der Starkregen hätte den Schaden an der Aufzugssteuerung nicht auslösen können. Die schuldhafte Pflichtverletzung des V ist somit ursächlich für den Schadenseintritt. V haftet für die Folgen seines Unterlassens und muss die Kosten der Beseitigung ersetzen.

… unmittelbar nach der Bestellung

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Tipp: Jährliche Begehung protokollieren Jeder Verwalter muss zu Beginn der Verwaltung und dann mindestens im Jahresabstand eine ausführliche Begehung des Objekts, ggf. in Be gleitung des Beirats, vornehmen. Das Ergebnis der Begehung sollte in einem Begehungsprotokoll gut und ausführlich dokumentiert werden.

Eine sorgfältige Untersuchung und Bestandsaufnahme zu Beginn einer jeden Verwaltung hat für den Verwalter auch eine entlastende Wirkung: Es wird der Zustand festgestellt, in dem sich das Objekt bei Übernahme befindet. Indirekt werden so mögliche Versäumnisse des Vorverwalters dokumentiert und der aktuelle Verwalter braucht nicht mehr zu fürchten, dass hieraus resultierende Schäden zu Unrecht ihm angelastet werden. Besondere Situationen, z. B. der schlechte Erhaltungszustand eines Objekts oder ein Unwetter können zusätzliche „außerplanmäßige“ Untersuchungen gebieten. Kein Verwalter ist verpflichtet, auf ein Satteldach zu klettern. Ebenso wenig werden von ihm besondere Spezialkenntnisse erwartet. Fehlt es dem Verwalter an Sachkunde und/oder entsprechenden Möglichkeiten, bestimmte Untersuchungen vorzunehmen, so kann er sich hierfür geeigneter Dritter bedienen. Die entstehenden Kosten sind Kosten der Verwaltung und gehen zulasten der Gemeinschaft. Häufiges Beispiel ist die regelmäßige Prüfung des Daches durch einen Dachdecker. Denselben Zweck verfolgen auch andere Wartungsverträge, z. B. bei Aufzugs- oder Trinkwasseraufbereitungsanlagen. Bedient der Verwalter sich Dritter, so sollte er diese Auftragnehmer zur eigenen Entlastung mittels präziser Aufgabenstellung im Auftrag zu einer exakten Dokumentation verpflichten.

Entlastende Funktion der Erstbegehung

Außerplan mäßige Unter suchungen Spezialisten zuziehen

Dokumentation einfordern

4.2.4 Entgangene Mieteinnahmen Der Fall Verwalter Fröhlich hat zum 01.01.2008 die Verwaltung der Eigentü mergemeinschaft Weberplatz 11–19 übernommen. Am 10.01.2008 besichtigt er in Begleitung der Beiratsmitglieder die Anlage ausführ lich. Im Begehungsprotokoll, das Fröhlich sorgfältig anfertigt, ver merkt er einen Zigarettenautomaten, der im Vorgarten des Hauses

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Typische Haftungsfallen

Weberplatz 11 steht. Die Beiräte können ihm hierzu nichts sagen. Die Beiräte zeigen ihm jedoch eine Garage und behaupten, dass sie im Gemeinschaftseigentum stehe und von einem Taxiunternehmen aus der Nachbarschaft genutzt werde. Für die Garagennutzung zahle der Chef des Taxiunternehmens von Zeit zu Zeit an den Hausmeister einen Betrag in bar. Der Hausmeister habe von dem Geld jeweils seine „Barkasse“ bestritten. Zurück im Büro prüft Fröhlich die Unterlagen, die er vom Vorverwalter erhielt. Er findet weder Papiere über den Zigarettenautomaten noch über die Garage. Auch die Abrechnungen der vergangenen Jahre wei sen keine Einnahmen zugunsten der Gemeinschaft auf. Nach einigen Nachforschungen stellt sich Folgendes heraus: Als der Vorverwalter zum 01.01.2003 die Verwaltung übernahm, existierte ein Automatenaufstellvertrag mit einer Firma A, die für die Gestat tung der Aufstellung an die Gemeinschaft quartalsweise ein Entgelt schuldete. Vermutlich wegen des Wechsels der Kontoverbindung der WEG mit Verwalterwechsel gingen ab 2003 jedoch keine Zahlungen mehr bei der Gemeinschaft ein. Bei der Garage stellt sich heraus, dass es mit dem Taxiunternehmer gar keinen Vertrag gibt und seit dem 01.01.2003 ebenfalls keine Zah lungen mehr erfolgten. Beide Schuldner berufen sich für die Forderungen, die den Zeitraum bis zum 31.12.2004 betreffen, auf Verjährung.

Die Haftungsfalle Wenn ein Verwalter es schuldhaft unterlässt, Beträge geltend zu machen, die der Gemeinschaft zustehen, und im Zweifel beizutreiben, so ist er für den daraus entstehenden Schaden ersatzpflichtig. Die Rechtslage Forderungen der WEG gel tend machen

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Eine ordnungsgemäße Verwaltung umfasst auch die Geltendmachung von Forderungen/Ansprüchen, die der Gemeinschaft zustehen, und zwar nicht nur der Hausgeldforderungen. Hier hat Fröhlich mit der von ihm zu erwartenden Sorgfalt gearbeitet und ihm sind die beiden fremdgenutzten Anlagen (Automat und Garage) auf dem Grundstück der Gemeinschaft aufgefallen. Insoweit hat er sich korrekt verhalten.

… unmittelbar nach der Bestellung

Allerdings hat der Vorverwalter ein Problem: Seiner Nachlässigkeit ist es zu verdanken, dass die Gemeinschaft seit 2003 keine Einnahmen mehr aus der Automatenaufstellung und Nutzungsüberlassung der Garage erzielte. Soweit die Forderungen (z. B. aufgrund von Verjährung) nicht mehr gegen die Schuldner durchgesetzt und beigetrieben werden können, geht dies zulasten des nachlässigen Verwalters. Er ist der Gemeinschaft insoweit schadensersatzpflichtig. Der Verwalter handelte auch schuldhaft: Hätte er die im Verkehr erforderliche Sorgfalt angewendet, hätten ihm Automat und/oder Garage ebenso auffallen müssen wie Fröhlich und er hätte geeignete Nachforschungen anstellen müssen; außerdem hätten ihm die Einnahmenausfälle aufgrund der früheren Abrechnungen auffallen müssen. Inwieweit die Gemeinschaft ein Mitverschulden trifft, da den Eigentümern die fehlenden Einnahmen nicht auffielen, bleibt der Beurteilung des Einzelfalls überlassen. Genehmigte Jahresabrechnungen, die keine Einnahmen auswiesen, können den Verwalter nicht entlasten. Zum einen beinhaltet die Genehmigung einer Jahresabrechnung niemals eine Entlastung des Verwalters. Zum anderen waren die Jahresabrechnungen in dem fraglichen Punkt ja auch nicht zu beanstanden. Wenn keine Einnahmen erzielt wurden, waren sie zwangsläufig auch nicht in der Abrechnung auszuweisen. Ob der Verwalter sich mit Erfolg auf mögliche Entlastungsbeschlüsse der Gemeinschaft aus den fraglichen Jahren berufen kann, hängt davon ab, ob und wenn ja, wer von den Eigentümern bzw. dem Beirat zum Zeitpunkt der Entlastung etwas von den „verlorenen Einnahmen“ wusste oder hätte wissen können und inwieweit die Gemeinschaft sich dies möglicherweise zurechnen lassen muss.

4 Haftung des Vorverwalters

Schuldhaftes Handeln

Keine Entlas tung durch genehmigte Abrechnungen

Tipp: Aktenstudium bei Übernahme der Verwaltung Auch wenn es mühsam erscheint, sollte sich jeder Verwalter bei Über nahme einer neuen Verwaltung intensiv nicht nur mit den Gegebenhei ten vor Ort vertraut machen, sondern sich auch ein ausführliches Ak tenstudium auferlegen. Dies gilt selbst dann, wenn er die Akten für un geordnet oder „zu dick“ und umfangreich hält. Es handelt sich um eine Arbeitsinvestition, die sich später leicht auszahlen kann.

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4 Auf Schlüssig keit prüfen

Typische Haftungsfallen

Eigene Erkenntnisse vor Ort, die Berichte des Beirats, alte Protokolle und Abrechnungen – alles sollte der Verwalter einer Schlüssigkeitsprüfung unterziehen. Dies bedeutet, dass er aufgrund seiner Erfahrung summarisch prüft, ob alles zusammenpasst. Fallen ihm Dinge auf, die ihm so gar nicht einleuchten wollen, sollte er diese Punkte oder Sachverhalte überprüfen, nachfragen und aufklären. So kann der Verwalter sicherstellen, in relativ überschaubarer Zeit ein neues Objekt gut „in den Griff“ zu bekommen.

4.3 … im Verwalteralltag 4.3.1 Verwalterhandeln ohne Beschluss Der Fall Willi Schmitz ist Verwalter einer Wohnungseigentümergemeinschaft mit sechs Einheiten. Es handelt sich um Luxuswohnungen in bester Lage. Der Eingangsbereich des Hauses und das Treppenhaus sind mit braun meliertem Teppichboden ausgelegt, der schon ca. zehn Jahre alt und abgelaufen ist und deutliche Gebrauchsspuren aufweist. Willi Schmitz hält diesen Zustand für extrem schäbig und dem Niveau des Hauses unangemessen. Im Namen der Wohnungseigentümergemein schaft beauftragt er eine Fachfirma, den Teppichboden herauszurei ßen, ihn zu entsorgen und einen schönen neuen Teppichboden zu ver legen. Die Firma führt die Arbeiten aus. Die Eigentümer sind hierüber empört. Sie erklären, mit der Maßnah me nicht einverstanden zu sein. Von eigenmächtigen Verwaltern hiel ten sie nichts. Die Teppichfirma könne er aus eigener Tasche bezah len. Außerdem verlangen die Eigentümer, dass der Teppichboden ent fernt wird, denn sie wollten lieber einen Marmorboden im Eingang haben. Willi Schmitz ist der Auffassung, dass das Haus ordentlich und ge pflegt aussehen müsse und dass er im Rahmen ordnungsgemäßer Verwaltung auch für die Erneuerung des Teppichbodens im Treppen haus sorgen müsse. Einen Beschluss brauche er nicht. Dies ergebe sich auch daraus, dass er die Kosten der Maßnahme leicht vom lau fenden Konto bestreiten könne. Er müsse weder die Instandhaltungs rücklage angreifen noch bedürfe es einer Sonderumlage.

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… im Verwalteralltag

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Die Haftungsfalle Der Verwalter handelte in bester Absicht. Er wollte den Eigentümern zu einem – nach seiner Auffassung – ansehnlichen Eingangsbereich und Treppenhaus verhelfen. Darauf kommt es aber nicht an. Die Eigentümer sind die Herren ihres Objekts. Der Verwalter hat in der Regel keine eigene Handlungsmacht. Er ist nur ausführendes Organ der Eigentümergemeinschaft. Beachtet er dies nicht, handelt er eigenmächtig und muss für die Folgen haften. Die Eigentümer müssen sich vom Verwalter nichts aufdrängen lassen.

Verwalter ist nur ausführen des Organ

Die Rechtslage Es gilt § 27 WEG: Die Aufgabe des Verwalters beschränkt sich darauf, die Willensbildung der Eigentümer zu organisieren und umzusetzen. Dies geschieht, indem er den Eigentümern durch die Einberufung von Eigentümerversammlungen Gelegenheit bietet, Entscheidungen zu treffen. Es ist Aufgabe des Verwalters, diese Entscheidungen in geeigneter Form vorzubereiten, z. B. indem er im Vorfeld Fachleute befragt, Maßnahmen vorschlägt und erläutert sowie Kostenschätzungen einholt. Zur Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderliche Maßnahmen darf er ausnahmsweise dann eigenmächtig ergreifen, wenn ein dringender Fall gem. § 27 Abs. 1 Nr. 3 WEG vorliegt. Ein dringender Fall liegt dann vor, wenn die vorherige Einberufung einer Eigentümerversammlung (auch mit verkürzter Ladungsfrist) nicht sinnvoll oder möglich ist und ein Schaden nicht ausgeschlossen werden kann. Im vorliegenden Fall ist dies jedoch eindeutig nicht gegeben. Für den Austausch des Teppichs in Flur und Treppenhaus ist keinerlei Eilbedürftigkeit ersichtlich. Demzufolge handelte der Verwalter eigenmächtig. Die Teppichverlegung geht zunächst einmal zulasten des Verwalters. Wollte die Eigentümergemeinschaft den Teppichboden behalten, muss sie sich den für sie daraus entstehenden Vorteil anrechnen lassen. Im günstigsten Fall bedeutet dies, dass der Verwalter gegen die Gemeinschaft einen Anspruch auf Erstattung der gesamten Kos-

Entscheidungen der Eigentümer herbeiführen

Eigenmächtiges Handeln nur im Notfall

Anrechnen des Vorteils

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Verwalter wird in Anspruch genommen

Typische Haftungsfallen

ten der Teppichverlegung hat. Er würde also keinen wirtschaftlichen Schaden erleiden. Allerdings muss die Gemeinschaft sich keinen Vorteil vom Verwalter aufdrängen lassen. Der Verwalter hat also keinen Anspruch darauf, dass die Eigentümer den Teppichboden behalten. Wollen die Eigentümer den Teppichboden schlicht nicht, dann muss der Verwalter nicht nur die Verlegung, sondern auch noch die Entfernung aus eigener Tasche bezahlen. Rettungsstrategie

Nachträgliche Genehmigung

Um Deeskala tion bemühen

Der Verwalter sollte versuchen, sich die (eigenmächtige) Maßnahme durch die Eigentümer im Beschlusswege in der nächsten Eigentümerversammlung genehmigen zu lassen. Hierzu kann es hilfreich sein, dass der Verwalter seinen Fehler offen eingesteht und sich um Deeskalation bemüht, um damit an die Kooperationsbereitschaft der Eigentümer zu appellieren. Auch wenn dies trivial erscheint: Häufig geht es Eigentümern in einem Fall wie dem vorliegenden nicht um die Sache selbst; im Vordergrund steht für sie vielmehr das Gefühl, vom Verwalter übergangen worden zu sein. Fühlen die Eigentümer sich diesbezüglich verstanden, steigt erfahrungsgemäß ihre Bereitschaft zu pragmatischen Lösungen. Den Eigentümern gehört die Immobilie, nicht dem Verwalter. Die Eigentümer bestimmen – nicht der Verwalter. Dies gilt auch dann, wenn dem Verwalter die Denk- und Entscheidungsweise der Eigentümer unverständlich oder wenig sinnvoll erscheint.

4.3.2 Sammelvertrag mit Dienstleister Der Fall Der Verwalter schließt mit einem Hausmeisterservice im eigenen Na men einen sog. Dienstleistungsvertrag mit einer Laufzeit von jeweils einem Jahr, wonach die Verwaltung den Hausmeisterservice monat lich 100 Stunden zu einem festen und sehr günstigen Preis garantiert beschäftigt bzw. in Anspruch nimmt. Der Verwalter ist berechtigt, den Hausmeisterservice nach Bedarf in verschiedenen Objekten nach wechselnder Anweisung einzusetzen. Der Hausmeisterservice teilt dem Verwalter monatlich mit, in welchem Objekt welche Arbeiten und Stunden geleistet wurden. Der Verwalter ordnet diese Leistungen

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… im Verwalteralltag

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den betreffenden Wohnungseigentümergemeinschaften buchhalte risch zu und belastet sie kostenmäßig entsprechend. Der Verwalter ist mit dieser Regelung im Interesse seiner Eigentümer sehr zufrieden: Der Hausmeisterservice kann nach Bedarf flexibel und kurzfristig überall eingesetzt werden. Auch die beteiligten Eigentü mergemeinschaften freuen sich über die unbürokratische Lösung zum günstigen Preis. Im größten Objekt, in dem der Hausmeisterservice monatlich durch schnittlich wenigstens 50 Stunden tätig ist, wollen die Eigentümer auf einmal einen anderen, „besseren“ Dienstleister, nämlich den Schwager des Beiratsvorsitzenden, beauftragen. In der Eigentümerversammlung legt der Verwalter den Eigentümern die Regelung, die mit dem Hausmeisterservice besteht, offen dar. Er teilt mit, dass er bei Wegfall ihres Objekts nicht mehr genug Arbeit für den Hausmeisterservice habe. Außerdem sei der Vertrag gerade erst um ein weiteres Jahr verlängert worden. Trotzdem beschließen die Eigentümer, dass der Hausmeisterservice ab sofort nicht mehr im Objekt tätig sein solle. Den Auftrag erhält der besagte Schwager. Der Verwalter meint, dass die Eigentümer den Hausmeisterservice nicht einfach so „rausschmeißen“ könnten und schon gar nicht zu gunsten irgendeiner „Vetternwirtschaft“. Die Eigentümer hätten die Arbeit des Hausmeisterservice nie beanstandet. Es gebe keine einzige Abmahnung. Da sie jahrelang von dem günstigen Rahmenvertrag pro fitiert hätten, müssten die Eigentümer nun auch das Ende des Ver tragsjahrs abwarten. Hilfsweise gelte zumindest eine Kündigungsfrist, da kein Anlass zu einer fristlosen Kündigung bestehe.

Die Haftungsfalle Der Verwalter hängt an einem Vertrag, den er mit einem Dritten zugunsten der von ihm verwalteten Eigentümergemeinschaften abgeschlossen hat. Entsprechend haftet der Verwalter dem Dienstleister auch ganz allein für die Vertragserfüllung. Die Eigentümer sind völlig frei in ihrer Entscheidung. Der „Dumme“ bleibt der Verwalter.

Vertrag zwischen Verwalter und Dienstleister

Die Rechtslage Der Vertrag besteht zwischen dem Verwalter und dem Hausmeisterservice. Der Verwalter haftet dem Dienstleister für Vertragserfül-

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Typische Haftungsfallen

lung, und zwar unabhängig davon, ob ihm „seine“ Eigentümergemeinschaften folgen und die Leistung abnehmen/abrufen oder ihm die Gefolgschaft verweigern und auf die Dienste des Hausmeisterservice verzichten. Ob der Hausmeisterservice seine Arbeit gut oder schlecht versah, spielt keine Rolle; ebenso wenig die Kostenvorteile, die die Gemeinschaft genoss. Für die Eigentümergemeinschaft besteht keinerlei rechtliche Bindung aus dem Vertrag zwischen Verwalter und Hausmeisterservice. Tipp: Vorsicht bei Sammelverträgen „Sammelverträge“ zwischen Verwalter und Dritten zugunsten diverser Eigentümergemeinschaften mögen vom Verwalter gut gemeint sein, bringen ihm jedoch wirtschaftlich nichts. Stattdessen erhöhen sie sein wirtschaftliches Risiko, ohne dass er eine Gegenleistung hierfür erhielte.

Rettungsstrategie Keine persönliche Verpflichtung Besser: Rahmen verträge

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Der Verwalter sollte darauf verzichten, sich persönlich gegenüber einem Dritten zugunsten von ihm verwalteter Eigentümergemeinschaften zu verpflichten. Deutlich risikoärmer und für den Verwalter sinnvoller ist es, sog. Rahmenverträge abzuschließen. In einem Rahmenvertrag kann der Verwalter mit einem Dritten alles verabreden, was er auch sonst in einem Vertrag regeln würde, und zwar einschließlich (gegebenenfalls gestaffelter) Kosten für bestimmte Leistungen, die der Dritte erbringt. Allerdings wird in dem Rahmenvertrag festgehalten, dass nicht der Verwalter Vertragspartner des Dritten wird, sondern die jeweilige Wohnungseigentümergemeinschaft, die die Leistungen des Dritten (Dienstleisters) zu den Konditionen des Rahmenvertrags in Anspruch nimmt. Dies bedeutet, dass der Verwalter den Eigentümern die Möglichkeit eines günstigen Vertragsabschlusses offerieren kann, ohne sich dabei selbst zu verpflichten. Im Gegenzug wird ein Dritter durchaus Interesse am Abschluss eines Rahmenvertrags mit dem Verwalter haben, da der Verwalter für ihn Multiplikator und Auftragsbeschaffer ist.

… im Verwalteralltag

Allerdings sollte der Verwalter ein derartiges Vorgehen für die Eigentümergemeinschaft immer transparent gestalten und gegebenenfalls auch ausreichend viele Vergleichsangebote einholen, da er andernfalls in den Verdacht geraten könnte, eigene wirtschaftliche Interessen zu verfolgen.

4 Auf Transparenz achten

4.3.3 Zustimmung des Verwalters zu Einzelmaßnahmen/Gebrauchsregelungen Der Fall Verwalter Willi Schmitz ist gerade noch damit beschäftigt, das Proto koll der letzten Eigentümerversammlung an alle Miteigentümer zu versenden, als ihn Eigentümer A anruft und mitteilt, dass er heilfroh sei, nun endlich nach vier Monaten Leerstand zu Beginn des Sommers wieder einen Mieter für seine Wohnung gefunden zu haben. Aller dings habe der Mieter die Unterzeichnung des Mietvertrags davon abhängig gemacht, dass er an der nach Süden orientierten Straßen seite Außenjalousien anbringen könne. A erzählt dem Verwalter, dass es sich um dunkelbraune Jalousien handele, die von einer Fachfirma auf der Fassade montiert würden. Die Kosten trage der Mieter. Auch habe der Mieter zugesagt, die Jalousien hängen zu lassen, wenn er ausziehe. A bittet den Verwalter um seine Zustimmung. Willi Schmitz zögert zwar kurz, da die Fassade gerade saniert und weiß gestrichen wurde, erteilt dann aber schriftlich seine Zustim mung. Er ist der Auffassung, dass es A nicht zuzumuten sei, bis zur nächsten Eigentümerversammlung in einem Jahr zu warten. Außer dem könne die Eigentümergemeinschaft die Anbringung der Jalousien sowieso nicht verhindern, da sie völlig unauffällig seien. Die Gemein schaft dürfe A nicht den wirtschaftlichen Schaden zufügen, der ent stünde, wenn der Mieter abspringen würde. Und das gute Geschäft, das A mache, wenn der Mieter die Jalousien bezahle und ihm sozusa gen schenke, könne die Gemeinschaft ihm auch nicht „vermasseln“. Nachdem die Jalousien montiert sind, verlangen mehrere Eigentümer deren Entfernung.

Die Haftungsfalle Der Verwalter setzt sich über die Beschlusshoheit der Eigentümer hinweg und maßt sich eine Entscheidung an, die ihm nicht zusteht.

Beschlusshoheit der Eigentümer

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Typische Haftungsfallen

Wenn der Verwalter jedoch Handlungen vornimmt, zu denen er nicht ermächtigt ist, haftet er für die Folgen. Die Rechtslage Bauliche Veränderung

Das Anbringen dunkelbrauner Außenjalousien auf der weiß gestrichenen straßenseitigen Fassade stellt eine Veränderung der Fassade (Gemeinschaftseigentum) dar, die das äußere Erscheinungsbild des Gebäudes verändert. Die vom Verwalter genehmigte Anbringung der Außenjalousien ist eine bauliche Veränderung i. S. v. § 22 Abs. 1 WEG, die der Zustimmung der übrigen Wohnungseigentümer bedarf. Angelegenheiten, die der Beschlusshoheit der Gemeinschaft unterliegen, darf der Verwalter nicht eigenmächtig regeln. Die übrigen Eigentümer können A auf Entfernung der Außenjalousien in Anspruch nehmen – im Zweifelsfall mit gerichtlicher Hilfe. Durfte A auf die Rechtswirksamkeit der Zustimmung des Verwalters zur Anbringung der Außenjalousien vertrauen und handelte der Verwalter schuldhaft, dann kann A den Verwalter auf Ersatz der Schäden in Anspruch nehmen, die ihm durch die unbefugtermaßen erteilte Zustimmung des Verwalters entstanden sind. Tipp: Keine eigene Entscheidungsmacht des Verwalters Der Verwalter muss sich immer wieder vor Augen halten, dass er nicht der „Hauseigentümer“ ist, sondern der „Angestellte“ der Hauseigentü mer, nämlich der Wohnungseigentümergemeinschaft. Insoweit steht ihm eine eigene Entscheidungsmacht grundsätzlich – bis auf wenige eng gefasste Ausnahmen (Gefahr in Verzug)  nicht zu. Im Zweifelsfall muss immer die Gemeinschaft entscheiden, nicht der Verwalter.

Dieser Grundsatz gilt immer, auch wenn die anfragenden Eigentümer selbst sich dieser Situation nicht bewusst sind und den Verwalter ansprechen, als sei er ihr Vermieter oder Vorgesetzter. Der Verwalter darf sich davon nie „verführen“ lassen und in diese Rolle schlüpfen. „Chef“ sind und bleiben die Wohnungseigentümergemeinschaft und ihre einzelnen Mitglieder.

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… im Verwalteralltag

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Rettungsstrategie Im vorliegenden Fall kann der Verwalter eine ETV einberufen und die Anbringung der Außenjalousien zum Beschluss stellen, in der Hoffnung, dass sich die Eigentümer doch noch damit einverstanden erklären – zumindest für die Dauer des fraglichen Mietverhältnisses. Scheitert dies, gibt es keine weitere Rettungsstrategie für den Verwalter. In künftigen Fällen könnte der Verwalter einen anfragenden Eigentümer schriftlich über die Rechtslage aufklären. Eine Zustimmung könnte – wenn überhaupt – nur unter dem Vorbehalt der Zustimmung der Eigentümergemeinschaft erteilt werden. Der Verwalter müsste den Eigentümer auf die Risiken aufmerksam machen, die er eingeht, wenn er die zustimmungsbedürftige Maßnahme vor Einholung der Meinung der Eigentümergemeinschaft durchführt.

Nachträglich Zustimmung einholen

Eigentümer über Rechtslage aufklären

Muster zur Beantwortung einer Anfrage eines Eigentümers auf Zustimmung zu einer baulichen Veränderung Siehe CDROM Sehr geehrte Eheleute Mustermann, ich/wir bestätige(n) den Eingang Ihres Schreibens vom 02.05.2008, mit dem Sie um Zustimmung zur Montage eines Außenrollladens am Schlafzimmerfenster bitten. Eine solche Maßnahme wäre eine bauliche Veränderung, für die die Zustimmung jedes Wohnungseigentümers erforderlich ist, der hierdurch beeinträchtigt ist (§ 22 Abs. 1 WEG). Eine solche Beeinträchtigung ist gegeben, wenn eine optische Verän derung eintritt und/oder die Miteigentümer Kostenbelastungen und Haftungsprob leme zu befürchten haben.

Alternativ bei entsprechender Regelung in der Gemeinschaftsordnung einfügen: Zwar ist dem Verwalter durch § ___ Abs. ___ der Gemeinschaftsordnung die Er mächtigung zur Zustimmung zu baulichen Veränderungen eingeräumt. Hiervon möchte/n ich/wir jedoch im Interesse des Vorranges der Willensbildung der Eigen tümergemeinschaft keinen Gebrauch machen. Auch andere Miteigentümer könnten aus Gründen des Sonnen und Einbruchs schutzes Interesse am Einbau von Außenrollläden haben. Es bietet sich daher an, eine einheitliche Regelung zu treffen, für die ich/wir uns folgenden Vorschlag erlaube/n: Die Wohnungseigentümer legen die Gestaltung (Art/Farbe/Ausführungsdetails) einheitlich fest und gestatten jedem Eigentümer die Montage entsprechender Au ßenrollläden mit der Maßgabe, dass der jeweilige Eigentümer zu seinen eigenen Kostenlasten die fachgerechte Montage, Wartung und Reinigung sowie die Ver

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Typische Haftungsfallen

kehrssicherungspflicht übernimmt und außerdem etwaige Mehrkosten bei späteren gemeinschaftlichen Sanierungsmaßnahmen (durch De und Remontage oder An passung an geänderte Fenster und Fassadengestaltungen) trägt. Eine solche allgemeinverbindliche Regelung sollte auf der nächsten Eigentümer versammlung erörtert werden. Eine Verabschiedung durch Beschluss wäre möglich, wobei ich/wir jedoch auf das Risiko der Anfechtbarkeit hinweise/n.

Alternative bei kleineren Gemeinschaften: Alternativ können Sie auch die Zustimmung aller übrigen Eigentümer einholen. Bitte führen Sie die Maßnahme nicht eigenmächtig aus. In diesem Fall müssten Sie mit der Geltendmachung der Rückbauansprüche der übrigen Wohnungseigentümer rechnen. Eine Kopie dieses Schriftverkehrs habe/n ich/wir Herrn/Frau _________________ als Vorsitzendem/r des Verwaltungsbeirats übermittelt. Mit freundlichen Grüßen

4.3.4 Wanddurchbruch – Zustimmung notwendig? Der Fall Am Mittwoch, den 14.05.2008 teilt der Miteigentümer M dem Ver walter Fix mit, dass er beobachtet habe, dass die Fahrzeuge eines ortsbekannten und renommierten Bauunternehmens vorgefahren sei en und schweres Handwerkszeug und Baumaschinen ins Haus und dort in die beiden leer stehenden Wohnungen in der ersten Etage ge tragen wurden. Er habe von den Arbeitern die Auskunft erhalten, dass am Montag, den 19.05.2008 die beiden Wohnungen durch zwei Wanddurchbrüche miteinander verbunden werden sollten. Fix telefoniert daraufhin mit R, einem pensionierten Richter, der Vor sitzender des Verwaltungsbeirats ist. Nach Beratung kommen sie ge meinsam zu dem Ergebnis, dass es sich bei den geplanten Wand durchbrüchen um bauliche Veränderungen handele, die der Zustim mung der Eigentümergemeinschaft bedürften. Die Wände seien Ge meinschaftseigentum und könnten nicht beliebig durch einen einzel nen Eigentümer verändert werden. Außerdem führten die Wand durchbrüche zum Verlust der Abgeschlossenheit und zu einem der Teilungserklärung widersprechenden Zustand. Verwalter Fix ruft am Donnerstag, den 15.05.2008 beim Eigentümer der beiden Wohnungen E an. E ist Architekt und bestätigt die beab

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… im Verwalteralltag

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sichtigte Verbindung der beiden Wohnungen. Er bestätigt außerdem, dass es sich bei den Wänden, die durchgebrochen werden sollen, um tragende Wände handelt, die deshalb in geeignetem und vorher be rechnetem Umfang gestützt und unterfangen werden sollen. Als Fix ihn auffordert, die Wanddurchbrüche zu unterlassen, erklärt E, er denke gar nicht daran. Es lägen geprüfte statische Berechnungen vor, dass die Durchbrüche in der beabsichtigten Ausführung unschädlich seien und den Regeln der Technik entsprächen. Er habe alles durch Fachleute und Sachverständige prüfen lassen und es gäbe keinen Grund, warum er die Wanddurchbrüche unterlassen soll. Sogar den Brandschutz habe er berücksichtigt. Alles sei unbedenklich. E bietet Fix an, ihm sämtliche Unterlagen sofort ins Büro zu bringen, was Fix jedoch ablehnt, da es um den Einzelfall gar nicht gehe, son dern um das Prinzip. Auch das Angebot des E, sich zusätzlich nach Durchführung der Arbeiten von deren Ordnungsgemäßheit mithilfe eines Sachverständigen zu überzeugen, lehnt Fix ab. Zum Ende des Gesprächs bestätigt E, dass er am Montagmorgen mit den Arbeiten beginnen werde. Er teilt Fix mit, dass dies auch dringend erforderlich sei, da er die zusammengelegten Wohnungen als eine große Wohnung bereits ab dem 01.06.2008 für vier Jahre vermietet habe. Der Mietvertrag mit den Mietern sei unterschrieben. Die Mieter müssten bis zum 31.05.2008 aus ihrer bisherigen Wohnung auszie hen. Fix wendet sich erneut an R und möchte eigentlich gerne einen An walt einschalten. R ist jedoch der Meinung, dass dies zu teuer sei und auch zu viel Zeit in Anspruch nehme. Schließlich sei er auch ein er fahrener Jurist. R empfiehlt Fix, gegen E eine einstweilige Verfügung zu beantragen. Gerne entwerfe er für ihn die Antragsschrift. Noch am Freitag, den 16.05.2008 erlässt das Gericht die von Fix für die WEG beantragte einstweilige Verfügung gegen E, und zwar auf grund der von R gefertigten Antragsschrift. E wird die Ausführung der beiden Wanddurchbrüche untersagt und für den Fall der Zuwider handlung ein Ordnungsgeld angedroht. Die Verfügung wird E am Montag, den 19.05.2008 gegen 8 Uhr durch den Gerichtsvollzieher zugestellt. Er sagt daraufhin die Bauarbeiten ab. Gegen die einstweilige Verfügung legt der Anwalt des E Widerspruch ein und beantragt gleichzeitig, dass das Gericht die Klageerhebung anordnen möge. In einem außergerichtlichen Schreiben an Fix kün digt der Anwalt die Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen an, da E den Mietvertrag nicht erfüllen könne.

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Typische Haftungsfallen

Die Haftungsfalle Ungerecht fertigte einstweilige Verfügung

Stellt sich die einstweilige Verfügung als von Anfang an ungerechtfertigt heraus, kann Verwalter Fix im Ergebnis sowohl für die Verfahrenskosten haften als auch für den Ersatz der Schäden, die E darüber hinaus durch die Einstellung der Bauarbeiten aufgrund der Vollziehung der einstweiligen Verfügung entstanden. Hierzu gehören der Mietausfall und all die Schäden, die die (verhinderten) Mieter gegen Fix berechtigterweise geltend machen. Die Rechtslage Die Rechtslage ist nach § 22 Abs. 1 WEG zu beurteilen:

WEG siehe CDROM

Bauliche Veränderung

BGHBeschluss

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§ 22 Abs. 1 WEG 1 (1) Bauliche Veränderungen und Aufwendungen, die über die ord nungsmäßige Instandhaltung oder Instandsetzung des gemeinschaftli chen Eigentums hinausgehen, können beschlossen oder verlangt wer den, wenn jeder Wohnungseigentümer zustimmt, dessen Rechte durch die Maßnahmen über das in § 14 Nr. 1 bestimmte Maß hinaus beein 2 trächtigt werden. Die Zustimmung ist nicht erforderlich, soweit die Rechte eines Wohnungseigentümers nicht in der in Satz 1 bezeichne ten Weise beeinträchtigt werden.

Instandhaltung und Instandsetzung sind die Erhaltung und/oder Wiederherstellung eines ursprünglichen Zustands. Eine bauliche Veränderung ist die auf Dauer angelegte, darüber hinausgehende Umgestaltung des Gemeinschaftseigentums in seiner ursprünglichen Form. Der Durchbruch einer im Gemeinschaftseigentum befindlichen tragenden Wand ist eine bauliche Veränderung. Die bauliche Veränderung ist zulässig, wenn ihr jeder Eigentümer zustimmt, der durch die Maßnahme einen nicht hinnehmbaren Nachteil erleidet. Der BGH hat im Beschluss – V ZB 45/00 – vom 21.12.2000 (veröffentlicht in NJW 2001, 1212 = NZM 2001, 196 = ZMR 2001, 289 = WM 2001, 519) entschieden, dass bei Wanddurchbrüchen zwischen zwei Wohnungen der Verlust der Abgeschlossenheit (§ 3 Abs. 2 WEG) oder ein der Teilungserklärung widersprechender Zustand allein keine Nachteile sind, die die anderen Wohnungseigentümer nicht hinnehmen müssten. Anders herum formuliert: Hat eine bau-

… im Verwalteralltag

liche Veränderung nur den Verlust der Abgeschlossenheit und einen der Teilungserklärung widersprechenden Zustand zur Folge, ist dies kein Nachteil und muss von den anderen Eigentümern hingenommen werden. Einer Zustimmung zu einer solchen Maßnahme bedarf es nicht. Diese Fallkonstellation könnte beim Durchbruch nicht tragender Wände im Sondereigentum gegeben sein. Der Durchbruch einer tragenden Wand stellt jedoch regelmäßig einen darüber hinausgehenden (wesentlichen) Eingriff in die Substanz des Gemeinschaftseigentums dar, da eine Gefahr für die konstruktive Stabilität des Gebäudes gegeben ist und darüber hinaus z. B. die Brandsicherheit gefährdet sein kann. Sind solche Nachteile jedoch ausgeschlossen, führt auch die bauliche Veränderung „Durchbruch einer tragenden Wand“ zu keinem Nachteil für einen anderen Wohnungseigentümer, sodass es für die Ausführung dieser Maßnahme gemäß § 21 Abs. 1 Satz 2 WEG keinerlei Zustimmung bedarf (BGH a. a. O und BayOblG, Beschluss – 2 ZBR 187/01 – vom 14.02.2002 veröffentlicht in NZM 2002, 391 = ZMR 2002, 537). Der Nachweis des Ausschlusses entsprechender Nachteile wird durch die Vorlage geeigneter geprüfter statischer Berechnungen geführt sowie durch Vorlage eines Gutachtens eines vereidigten Brandschutzsachverständigen – sofern erforderlich. Wurde die Maßnahme durch einen Fachunternehmer durchgeführt, besteht in der Regel auch kein Anlass, an der ordnungsgemäßen Umsetzung zu zweifeln. Hilfsweise kann nach Fertigstellung die Bestätigung eines Sachverständigen verlangt werden, dass die Maßnahme planungsgerecht und ordnungsgemäß umgesetzt wurde. Konnte E die Unbedenklichkeit der Wanddurchbrüche sowohl im Hinblick auf Standsicherheit (Statik) als auch Brandschutz und Ausführung der Arbeiten nachweisen, bedurfte es der Zustimmung anderer Wohnungseigentümer nicht, da ihnen durch die Maßnahme kein Nachteil drohte. § 935 ZPO eröffnet auf Antrag in Fällen, in denen „zu besorgen ist, daß durch die Veränderung des bestehenden Zustandes die Verwirklichung des Rechts einer Partei vereitelt oder wesentlich erschwert werden könnte“, die Möglichkeit des Erlasses einer einstweiligen

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Tragende Wand ist Gemein schafts eigentum

Keine Nachteile für WEG

Nachweise

Keine Zustimmung erforderlich

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Widerspruch und Klage erhebung

Verwalter muss u. U. Prozess kosten tragen

Weitere Haftungsfolgen

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Typische Haftungsfallen

Verfügung. Die einstweilige Verfügung ist sofort vollstreckbar. Das Stadium der Vollziehung der einstweiligen Verfügung ist mit der formgerechten Zustellung, hier durch den Gerichtsvollzieher, erreicht. Eine einstweilige Verfügung ergeht meist ohne vorherige mündliche Verhandlung (also ohne vorherige Anhörung des Antragsgegners) allein aufgrund der vom Antragsteller mittels eidesstattlicher Versicherung glaubhaft gemachten Angaben. Das Gericht nimmt lediglich eine Prüfung der Sach- und Rechtslage nach Schlüssigkeitsgesichtspunkten vor, die in ihrer Intensität nicht zuletzt von den wirtschaftlichen Folgen der Verfügung abhängig ist. Keinesfalls ist von einer Entscheidung im Eilverfahren – so heißen die Verfahren des einstweiligen Rechtsschutzes – die inhaltliche Qualität zu erwarten, die eine Entscheidung im ordentlichen (Haupt-)Verfahren hat oder jedenfalls haben sollte. Der Antragsgegner kann gegen die einstweilige Verfügung Widerspruch (§ 924 ZPO) einlegen und die Anordnung der Klageerhebung (§ 926 ZPO) beantragen. Stellt sich im Hauptsacheverfahren heraus, dass die einstweilige Verfügung von Anfang an ungerechtfertigt war, so ist derjenige, der die Verfügung erwirkt hat, „verpflichtet, dem Gegner den Schaden zu ersetzen, der ihm aus der Vollziehung der angeordneten Maßnahme … entsteht“. Im vorliegenden Fall wird sich die von der Gemeinschaft, vertreten von Verwalter Fix, beantragte einstweilige Verfügung im Hauptverfahren als von Anfang an ungerechtfertigt herausstellen. Im Prozessverhältnis kann das Gericht dem Verwalter Fix die Prozesskosten auferlegen, sofern es zu der Auffassung gelangt, dass er die Tätigkeit des Gerichts durch grobes Verschulden veranlasste. Sieht das Gericht hiervon ab, droht Fix die gleiche Haftungsgefahr im Innenverhältnis zwischen ihm, der Gemeinschaft und E. Darüber hinaus kann E zunächst gegen die Gemeinschaft die Schäden geltend machen, die ihm durch die von Anfang an ungerechtfertigte Verfügung entstanden sind, hier den Mietausfall und die weiteren Schäden, die die Mieter gegen E geltend machen (Hotelkosten, zusätzliche Maklerkosten, höhere Miete etc.). Die Gemeinschaft wiederum wird versuchen, sich bei Fix schadlos zu halten.

… im Verwalteralltag

Verwalter Fix kann sich nicht dadurch entlasten, dass der R ihm zur Erwirkung der einstweiligen Verfügung riet und sogar die Antragsschrift schrieb. R ist rechtlich ein Eigentümer wie jeder andere, der zwar als Vorsitzender des Verwaltungsbeirats Fix unterstützen soll (§ 29 Abs. 2 WEG), aber keine Entscheidungsbefugnis hat und gegenüber dem Verwalter auch nicht weisungsbefugt ist.

4 WEG siehe CDROM

Tipp: Anwaltlichen Rat einholen Der Verwalter sollte frühzeitig anwaltlichen Rat einholen. Es geht nicht darum, ob Anwälte (vermeintlich) „teuer“ sind  für den Verwalter sollte allein entscheidend sein, dass er eigene Haftungsrisiken auf den Anwalt abwälzen kann. Unter diesem Gesichtspunkt können die Kosten des An walts im Verhältnis sogar sehr preiswert sein.

Rettungsstrategie Hätte Fix hier einen Anwalt mit der Erwirkung der einstweiligen Verfügung beauftragt, hätte dieser Anwalt ihn vor Einleitung des Verfahrens darauf hinweisen müssen, dass es für die begehrte Entscheidung keinen Rechtsgrund gibt. Eine möglicherweise dennoch erwirkte Verfügung würde sich später als von Anfang an ungerechtfertigt mit den daraus resultierenden Schadensersatzrisiken herausstellen. In diesem Falle hätte Fix sicherlich Abstand davon genommen, gegen E die einstweilige Verfügung zu erwirken. Versäumt der Anwalt die vorgenannten Hinweise und Belehrungen, so haftet er seinerseits dem Auftraggeber/Mandanten auf Ersatz der daraus entstandenen Schäden. Inwieweit die Gemeinschaft verpflichtet ist, die Anwaltskosten zu tragen, hängt von der Beantwortung der Frage ab, welche Rechtskenntnisse sie beim Verwalter erwarten darf. Vertritt man die Auffassung, dass dem Verwalter Fix die Rechtslage hätte vertraut sein müssen, muss er die Anwaltskosten tragen, es sei denn, die Gemeinschaft übernimmt sie dennoch im Beschlusswege. Hätte Fix die Rechtslage nicht kennen müssen, liegt die Kostentragungspflicht grundsätzlich bei der Gemeinschaft, da Fix den Anwalt im Interesse der Gemeinschaft beauftragte, um Schaden von ihr abzuwenden.

Anwalt muss auf Risiken hinweisen

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Typische Haftungsfallen

4.3.5 Zahlungen bei Schäden im Sondereigentum Der Fall Bei einem Gewitterregen läuft Wasser durch das undichte Dach und es kommt zu einem Wasserschaden in der Dachgeschosswohnung. Der Wohnungseigentümer und Vermieter R informiert den Verwalter V umgehend und es findet eine gemeinsame Wohnungsbesichtigung statt. Der Verwalter stimmt R zu, dass sowohl Trocknungsarbeiten als auch nachfolgend bestimmte Renovierungsarbeiten erforderlich sind. Der Mieter macht zu Recht Mietminderung geltend und beansprucht Schadensersatz für zerstörte elektronische Geräte. Nach Abschluss der Arbeiten reicht R eine Zusammenstellung seiner Kosten ein, und zwar einschließlich der Beträge, die er an den Mieter zahlte, und bittet V um Erstattung. Die Wohnungseigentümergemein schaft müsse sämtliche Kosten tragen, da die Schadensursache im Gemeinschaftseigentum liege. V nimmt noch einige geringfügige Kürzungen der angemeldeten Kos ten vor und überweist dann den Betrag vom Gemeinschaftskonto an R. Zu Recht?

Die Haftungsfalle Keine Rechts grundlage für Zahlungen

Für die Zahlung des Verwalters an R gibt es keine Rechtsgrundlage. Wenn der Verwalter jedoch Zahlungen ohne Rechtsgrundlage veranlasst, muss er der Gemeinschaft für den dadurch entstandenen Schaden Ersatz leisten, d. h. er muss die zu Unrecht gezahlten Beträge aus eigener Tasche der Gemeinschaft wieder zur Verfügung stellen. Die Rechtslage

Verschulden muss nachge wiesen werden

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Bis auf wenige Ausnahmen kennt das Gesetz nur eine verschuldensabhängige Haftung. Es haftet nur der, der vorsätzlich oder fahrlässig einen Schaden verursacht hat. Solange der geschädigte Wohnungseigentümer der Gemeinschaft nicht nachweisen kann, dass sie den Schadenseintritt schuldhaft verursacht hat, steht ihm gegen die Gemeinschaft kein Anspruch auf Ersatz von Schäden zu. Dies gilt selbst dann, wenn die Schäden ihre Ursache im Gemeinschaftseigentum haben, sich aber in seinem Sondereigentum auswirken.

… im Verwalteralltag

Es gibt also schlichtweg keine Anspruchsgrundlage, auf die R sein Zahlungsbegehren hätte stützen können. Zahlt der Verwalter dennoch, kann er von der Gemeinschaft auf Schadensersatz in Anspruch genommen werden. Nur wenn die Eigentümergemeinschaft gewusst hätte, dass das Dach undicht war, und sich – beispielsweise aus Geldmangel – davor gedrückt hätte, es reparieren zu lassen, hätte R gegen die Gemeinschaft einen Anspruch auf Ersatz der in seinem Sondereigentum eingetretenen Schäden gehabt. Die Gemeinschaft hätte pflichtwidrig die objektiv notwendige Reparatur des Daches unterlassen und dadurch schuldhaft den Schaden bei R verursacht. Es muss feststehen, dass der Schaden nicht oder nicht in diesem Umfang entstanden wäre, wenn die Gemeinschaft rechtzeitig tätig geworden wäre. Der einzelne Eigentümer kann die Gemeinschaft also nur dann in Anspruch nehmen, wenn die Gemeinschaft es in vorwerfbarer Art und Weise versäumte, den Eintritt eines Schadens zu verhindern. Das Gleiche gilt für die Haftung des Verwalters: R kann auch ihn, und zwar allein oder neben der Gemeinschaft, auf Schadensersatz in Anspruch nehmen, wenn er schuldhaft seine Verwalterpflichten verletzt hat, falls er entweder nicht oder nicht in geeigneter Form gehandelt hat. Das von ihm zu erwartende Handeln kann entweder darin bestehen, im geeigneten Fall (Notfall) selbstständig tätig zu werden oder aber eine Eigentümerversammlung einzuberufen, um den Eigentümern Gelegenheit zur Meinungs- und Entscheidungsbildung zu geben.

4 Keine Anspruchs grundlage

Verschulden nur bei Pflicht verletzung

Haftung des Verwalters

Rettungsstrategie Das vorstehende Ergebnis, dass R leer ausgeht, wird häufig als ungerecht empfunden, und zwar nicht nur vom geschädigten Eigentümer, sondern auch von den übrigen Miteigentümern. Deshalb könnte es sich anbieten, die Wohnungseigentümer auf der nächsten Eigentümerversammlung zu befragen, ob R der Schaden (teilweise) ersetzt werden soll oder nicht. Auf diese Weise kann der Verwalter nachträglich die unberechtigte Verwendung von Geldern der Gemeinschaft heilen bzw. sich eine Legitimation für die Begleichung der angemeldeten Forderung holen.

Befragung der Wohnungs eigentümer

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Typische Haftungsfallen

Der Verwalter sollte es jedoch in keinem Fall versäumen, vor einer Beschlussfassung auf die Rechtslage hinzuweisen und dies auch im Protokoll zu dokumentieren.

4.3.6 Nachlässigkeit beim Klageauftrag Der Fall Der Verwalter V erteilt dem Rechtsanwalt RA den Auftrag, bei Eigen tümer E rückständige Hausgelder einzuklagen. Als RA gegen E einen Vollstreckungsbescheid erwirkt hat, stellt er fest, dass bei E nichts zu holen ist. Außerdem erfährt RA, dass die Ei gentumswohnung, für die keine Hausgelder gezahlt werden, nicht E allein gehört. Außer E ist im Grundbuch auch noch dessen Schwester S als Eigentümerin eingetragen. S ist vermögend. Allerdings sieht sie nicht ein, warum sie das Hausgeld zahlen solle, da sie doch von der Wohnung nichts habe. E bewohne die Wohnung und habe sich ver pflichtet, die laufenden Kosten, so auch das Hausgeld, zu zahlen. S meint, der Verwalter und RA sollten sich allein an E halten. Nachdem alles gute Zureden nicht hilft, leitet RA gegen S wegen der rückständigen Hausgelder ebenfalls ein gerichtliches Mahnverfahren ein. Es entstehen noch einmal die gleichen Gerichts und Anwaltskos ten wie im Verfahren gegen E.

Die Haftungsfalle Nachlässigkeiten bei Auftragserteilungen an Dritte können Kosten zur Folge haben, die der Verwalter tragen muss, da er seine Verpflichtungen aus dem Verwaltervertrag nicht ordnungsgemäß wahrgenommen hat. Wäre das gerichtliche Mahnverfahren von Anfang an gegen beide Eigentümer eingeleitet worden, wären Anwalts- und Gerichtskosten nur einmal angefallen. Die Rechtslage Nachlässigkeit des Verwalters

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Hätte der Verwalter die erforderliche Sorgfalt walten lassen, hätte er durch Einsichtnahme ins Grundbuch wissen müssen, wer Eigentümer welcher Wohnung ist. In diesem Fall hätte er RA damit beauftragt, die rückständigen Hausgelder sowohl gegen E als auch gegen S zu titulieren. Da dies in einem einheitlichen Verfahren hätte gesche-

… im Verwalteralltag

hen können, wären für die Gemeinschaft Anwalts- und Gerichtskosten nur einmal anstatt doppelt angefallen. Die WEG hat gegen V einen Anspruch auf Erstattung der überflüssigerweise entstandenen Kosten.

4 Anspruch gegen den Verwalter

Tipp: Verwalter muss Grundbuch kennen Der Verwalter muss sich in regelmäßigen Abständen durch Einsicht nahme ins Grundbuch der Eigentumsverhältnisse an den einzelnen Ein heiten versichern. Sinnvollerweise geschieht dies im Vorfeld der Eigen tümerversammlung oder anlässlich besonderer Maßnahmen  wie oben. Außerdem muss der Verwalter aktiv werden, wenn er Anlass zur Vermu tung einer Änderung der Eigentumsverhältnisse hat.

Rettungsstrategie Besteht Anlass zu der Vermutung, dass sich die Eigentumsverhältnisse ändern oder geändert haben, kann der Verwalter zunächst den Eigentümer um Übermittlung eines aktuellen Grundbuchauszugs bitten. Dieser Weg spart Kosten. Eintragungen im Grundbuch werden jedem Eigentümer schriftlich und zeitnah vom zuständigen Grundbuchamt mitgeteilt. Kooperiert der Eigentümer nicht oder hat der Verwalter Anlass zu Misstrauen, muss er selbst Einsicht in das Grundbuch nehmen. In Fällen wie dem vorliegenden sollte der Verwalter den Rechtsanwalt bitten, vor Einleitung des Verfahrens einen unbeglaubigten Grundbuchauszug zu beschaffen. Meist ist dieser hierzu online mittels Zugangsberechtigung über das Gemeinsame Registerportal der Länder sofort in der Lage. Die für die Grundbucheinsicht entstehenden Kosten sind Kosten der Verwaltung, die zulasten der Gemeinschaft gehen. Abgesehen hiervon kann der Rechtsanwalt versuchen, sie im gerichtlichen Mahnverfahren als Kosten der Rechtsverfolgung gegen den säumigen Sondereigentümer festsetzen zu lassen.

Grundbuchaus zug anfordern

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Typische Haftungsfallen

4.3.7 Falscher Vertragspartner Der Fall Die VGmbH ist Verwalterin der Eigentümergemeinschaft Weberstra ße 2–12. Sie verfügt seit Jahren über mehr als 20 Mitarbeiter und ist in der Stadt bekannt für die kompetente Verwaltung großer Wohnan lagen. In der Eigentümerversammlung im Februar 2007 hat die WEG Weber straße 2–12 beschlossen, dass ein Hausmeister eingestellt wird. Die VGmbH schreibt die Hausmeisterstelle im Internet und in der örtlichen Tageszeitung aus. Es melden sich zahlreiche Bewerber. Die Wahl fällt schließlich auf Heinz F. Der für das Objekt zuständige Mit arbeiter der VGmbH schließt mit Heinz F. folgenden Vertrag: Arbeitsvertrag zwischen der VGmbH, _________ (Adresse) und Herrn Heinz F., _________ (Adresse) Herr Heinz F. wird ab dem 01.04.2007 als Hausmeister eingestellt. Die Arbeitszeit beträgt ______ usw.

In der ETV am 27.03.2008 sind die Eigentümer sich einig, dass der Hausmeister zu teuer und ineffizient sei. Die Eigentümer beschließen die Kündigung des Hausmeisters. Die VGmbH kündigt das Arbeits verhältnis zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Heinz F. erhebt Kündi gungsschutzklage vor dem zuständigen Arbeitsgericht.

Die Haftungsfalle Vorsicht bei Verträgen im eigenen Namen

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Schließt ein Verwalter Verträge für die Eigentümergemeinschaft im eigenen Namen, ist er aus diesen Verträgen persönlich verpflichtet. Zwar wird es in vielen Fällen offenkundig sein, dass Vertragspartner nicht der Verwalter, sondern die von ihm vertretene Wohnungeigentümergemeinschaft sein soll. In jedem Fall ist jedoch Streit vorprogrammiert.

… im Verwalteralltag

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Die Rechtslage Der Arbeitsvertrag wurde zwischen dem Verwalter und dem Hausmeister geschlossen. Da der Verwalter laufend mehr als zehn Mitarbeiter beschäftigt und das Arbeitsverhältnis mit Heinz F. länger als sechs Monate währt, findet das Kündigungsschutzgesetz Anwendung. Dies kann dazu führen, dass die Kündigung nicht wirksam ist, sondern der Hausmeister weiterbeschäftigt werden muss. Da die Eigentümergemeinschaft keinen anderen Mitarbeiter als den Hausmeister beschäftigt, wäre auf ein Beschäftigungsverhältnis, das sie mit dem Hausmeister eingegangen wäre, das Kündigungsschutzgesetz nicht anwendbar. Bei Einhaltung von Formen und Fristen wäre die Kündigung in jedem Falle wirksam. Für Heinz F. war es nicht offenkundig, dass der Verwalter den Arbeitsvertrag nicht im eigenen Namen, sondern für die Wohnungseigentümergemeinschaft abschließen wollte. Er kann nicht wissen, ob der Verwalter nicht vielleicht seinerseits den Hausmeisterservice übernommen hat und gegenüber der Gemeinschaft abrechnet. Die Kündigungsschutzklage des Heinz F. gegen den Verwalter dürfte deshalb erfolgreich sein. Sofern der Verwalter Heinz F. nicht weiterbeschäftigen muss, sondern das Beschäftigungsverhältnis mit Zahlung einer Abfindung endet, kann der Verwalter diese Kosten nicht auf die Gemeinschaft abwälzen.

Arbeitsvertrag mit Verwalter

Arbeitsvertrag mit WEG

Kündigungs schutzklage müsste erfolg reich sein

Die Rettungsstrategie Tipp: Verträge regelmäßig prüfen Jeder Verwalter sollte „alte Objekte“, die er in langjähriger Verwaltung hat, darauf überprüfen, wie die einzelnen Verträge abgeschlossen wur den. Findet er Verträge, die als Vertragspartei nicht auf die Wohnungs eigentümergemeinschaft als Verband lauten, sondern auf ihn persönlich oder einzelne Eigentümer, ist es dringend anzuraten, diesen Zustand zu ändern. Bei einem Beschäftigungsverhältnis dürfte dies schwieriger sein als bei anderen Verträgen.

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Typische Haftungsfallen

4.3.8 Beschluss im schriftlichen Verfahren (Umlaufbeschluss) Der Fall Der Miteigentümer Dr. med. Mayer betreibt im II. OG eine schönheits chirurgische Arztpraxis. Er wendet sich an den Verwalter Schneider und bittet darum, dass das Treppenhaus an jedem Werktag gereinigt wird. Im Gespräch besteht Einigkeit, dass die wöchentliche Reinigung für übliche Ansprüche eigentlich ausreicht. Dr. Mayer legt jedoch großen Wert auf ein extrem gepflegtes Erscheinungsbild im Umfeld seiner Praxis. Deshalb möchte er die tägliche Reinigung. Verwalter Schneider will sich und den Eigentümern eine zusätzliche Eigentümerversammlung ersparen. Deshalb entscheidet er sich für einen sog. Umlaufbeschluss. Er schickt an alle Eigentümer folgendes Schreiben: Sehr geehrte Eigentümer, im Wege des Umlaufbeschlusses darf ich Sie bitten, über den nachfolgenden Be schlussvorschlag abzustimmen, der auf die Initiative von Herrn Dr. med. Mayer (Arztpraxis im II. OG) zurückgeht: „Ab dem 01.04.2008 wird das Treppenhaus nicht mehr nur einmal pro Woche von der Fa. Blitzsauber gereinigt, sondern jeden Werktag.“ ( ) Ja, ich stimme zu. ( ) Nein, ich stimme nicht zu. ( ) Enthaltung _________________________________ Unterschrift Bitte kreuzen Sie das Zutreffende an und senden Sie das Original kurzfristig zurück an die Verwaltung. Mit freundlichen Grüßen Schneider, Verwaltung

Schneider versendet die Schreiben Anfang Januar 2008. Er wartet bis Mitte März. Dann ergibt sich folgendes Bild: Eigentümer E aus Mün chen, in dessen Wohnung ein Mieter wohnt, hat nicht geantwortet. Ein Eigentümer hat mit „Nein“ gestimmt. Die Mehrheit aller Eigentü mer hat mit „Ja“ gestimmt; es gab aber auch zwei Enthaltungen. Schneider nimmt die Antwortschreiben zu den Akten.

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… im Verwalteralltag

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Außerdem veranlasst er pünktlich ab dem 01.04.2008 die Beauftra gung der Fa. Blitzsauber. Im Juni 2008 findet die jährliche Eigentümerversammlung statt. E ist aus München angereist. Er fragt, wieso jetzt täglich das Treppenhaus gereinigt werde. Sein Mieter habe ihm dies berichtet. Schneider erklärt, dies habe die Gemeinschaft so mehrheitlich be schlossen. E ist hiermit nicht einverstanden und verkündet, er werde für die täg liche Reinigung keinen Cent bezahlen.

Die Haftungsfalle Hat sich der Verwalter über das Zustandekommen eines Beschlusses, der Rechtsgrundlage seines Handelns wurde, geirrt und muss er sich dies zurechnen lassen, ist er der Gemeinschaft zum Ersatz des entstandenen Schadens verpflichtet. Die Rechtslage § 23 Abs. 3 WEG (3) Auch ohne Versammlung ist ein Beschluß gültig, wenn alle Woh nungseigentümer ihre Zustimmung zu diesem Beschluß schriftlich er WEG klären. siehe CDROM

Die Beschlussfassung im schriftlichen Verfahren ist also nur bei Allstimmigkeit – d. h. alle Eigentümer müssen zustimmen – möglich. Ist die Allstimmigkeit nicht gegeben, ist der Beschluss nicht zustande gekommen. Der Verwalter hat auch keinen Beschluss verkündet. Folglich fehlt es an einer Rechtsgrundlage für die Beauftragung der täglichen Reinigung des Treppenhauses. Der Verwalter hätte erkennen müssen, dass kein Beschluss vorliegt. Die Kenntnis des § 23 Abs. 3 WEG, der völlig eindeutig ist, darf von ihm erwartet werden. Indem er der Fa. Blitzblank dennoch den Auftrag erteilt hat, hat er schuldhaft gehandelt und ist zur Übernahme der Mehrkosten verpflichtet.

Umlauf beschluss: Allstimmigkeit erforderlich

Verwalter muss Kosten tragen

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Typische Haftungsfallen

Die Rettungsstrategie Tipp: Vorsicht bei Umlaufbeschlüssen So beliebt sog. Umlaufbeschlüsse sind, so tückisch können sie in der Praxis sein. Abgesehen von sehr kleinen harmonischen Gemeinschaften sollten Beschlussfassungen im schriftlichen Verfahren gemieden wer den. Wird dennoch das schriftliche Verfahren gewählt, sollte der Ver walter den Eigentümern eine Frist setzen, bis zu der eine mögliche Zu stimmung bei der Verwaltung vorliegen muss. Andernfalls entsteht Rechtsunsicherheit.

Muster für einen Umlaufbeschluss Siehe CDROM

Beschlussfassung im Wege des sog. Umlaufbeschlusses gem. § 23 Abs. 3 WEG Sehr geehrte/r Frau/Herr ___________, in der Eigentümerversammlung am 04. März 2008 wurde die Neubepflanzung des Vorgartens einschließlich einer Sonderumlage in Höhe von 3.000 Euro zur Kosten deckung beschlossen. Grundlage des Beschlusses war der Kostenvoranschlag der Firma X vom Februar 2008. Unmittelbar nach Beginn der Arbeiten stellte die Firma X fest, dass das vorhandene Erdreich im Vorgarten wider Erwarten aufgrund von verborgenen Bauabfällen von so schlechter Qualität ist, dass für den Erfolg der beauftragten Neuanpflanzungen keine Gewährleistung übernommen werden kann, es sei denn, der vorhandene Boden wird bis auf eine Tiefe von ca. 40 cm abgetragen. Die Auffüllung des Erd reichs würde durch frischen und guten Mutterboden erfolgen. Die Kosten für diese Zusatzmaßnahme belaufen sich voraussichtlich auf 3.000 Euro, sodass sich die Kosten der Maßnahme verdoppeln. Wir haben uns vom Zustand des Erdreichs am 09.04.2008 vor Ort gemeinsam mit den Mitgliedern des Verwaltungsbeirats überzeugt und die Angaben der Firma X bestätigt gefunden. Die von der Firma X vorgenommene Veranschlagung der Kos ten für die erforderlichen Zusatzarbeiten haben wir ebenfalls überprüft. Drei von uns angefragte Fachfirmen boten die Zusatzarbeiten zu vergleichbarem Preis an. Nach Rücksprache mit dem Verwaltungsbeirat möchten wir anregen, den Aus tausch des Erdreichs und eine weitere Sonderumlage in Höhe von 3.000 Euro zu beschließen, da andernfalls die Neuanpflanzung im Vorgarten nicht sinnvoll vorge nommen werden kann. Um nicht extra für diese eine Beschlussfassung eine außerordentliche Eigentümer versammlung einberufen zu müssen, bieten wir eine Beschlussfassung im schriftli chen Verfahren, einen sog. Umlaufbeschluss, an.

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Ein Umlaufbeschluss unterliegt der besonderen Regelung, dass er nur zustande kommt, wenn alle Miteigentümer zustimmen. Antwortet auch nur ein Miteigen tümer nicht oder lehnt den Beschluss ab oder enthält sich der Stimme, dann ist der Beschluss im schriftlichen Verfahren nicht zustande gekommen. Kommt der Beschluss im schriftlichen Verfahren nicht zustande, so besteht die Möglichkeit, die erneute Beschlussfassung – dann möglicherweise mit einfacher Mehrheit – auf die Tagesordnung der nächsten (außerordentlichen) Eigentümer versammlung zu setzen. Damit Rechtssicherheit eintritt, ob ein Umlaufbeschluss zustande gekommen oder gescheitert ist, wird eine Frist gesetzt, bis wann der Verwaltung der Stimmzettel vorliegen muss. Für die Gültigkeit der Stimmabgabe im schriftlichen Verfahren ist die Vorlage des Originals des Stimmzettels mit der/den Originalunterschrift/en aller Eigentümer erforderlich. Sie können Ihre Stimme ausschließlich mit dem anliegenden Stimmzettel abge ben. Sie können den Beschlusstext nicht ändern oder ergänzen. Andernfalls wird Ihre Stimme ungültig und das schriftliche Beschlussverfahren ist allein hierdurch ge scheitert. Bitte senden Sie den Stimmzettel bis zum ______2008 (Eingang bei der Verwaltung) an uns zurück. Mit freundlichen Grüßen

_________________________________________________________________

Name und Anschrift des/der Miteigentümer/s Anschrift der Hausverwaltung WEG Musterstraße 8, 23456 Musterstadt Beschlussfassung im Wege des sog. Umlaufbeschlusses gem. § 23 Abs. 3 WEG Der Beschlussvorschlag lautet: Die Wohnungseigentümergemeinschaft beschließt, dass das Erdreich im Vorgarten der Wohnanlage um ca. 40 cm abgetragen und durch neuen Mutterboden ersetzt wird. Die Kosten in Höhe von 3.000 Euro werden in Wege einer Sonderumlage aufgebracht, die jeder Eigentümer gemäß Gemeinschaftsordnung (wie bei der vorhergehenden Sonderumlage) anteilig nach den auf ihn entfallenden Miteigen tumsanteilen (s. Anlage) trägt. Die Sonderumlage ist am 30.06.2008 fällig.

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Typische Haftungsfallen

Bitte Zutreffendes ankreuzen:




Ich/Wir stimme/n dem Beschlussvorschlag zu. Ich/Wir lehne/n den Beschlussvorschlag ab. Ich/wir enthalte/n mich/uns der Stimme.

Ausgefüllten und unterzeichneten Stimmzettel bitte bis zum _________ 2008 (Eingang bei der Verwaltung) an die Verwaltung zurücksenden. _______________, den _______________ 2008 ___________________________________ Unterschrift

Verkündung des Beschlusses

Wurde Allstimmigkeit erzielt, muss der Verwalter den Beschluss schnell verkünden. Die Verkündung geschieht durch Feststellung und Bekanntgabe an alle Eigentümer. Muster für Feststellung und Verkündung eines Umlaufbeschlusses

Siehe CDROM

Sehr geehrte/r __________________________, am Umlaufbeschluss bezüglich des Austauschs des Erdreichs im Vorgarten Ihres Objekts haben sich erfreulicherweise alle Eigentümer beteiligt und alle Eigentümer haben dem Beschlussvorschlag zugestimmt. Der Beschluss ist damit wie vorge schlagen zustande gekommen Es wird folgender Beschluss verkündet: Die Wohnungseigentümergemeinschaft beschließt, dass das Erdreich im Vorgarten der Wohnanlage um ca. 40 cm abgetragen und durch neuen Mutterboden ersetzt wird. Die Kosten in Höhe von 3.000 Euro werden in Wege einer Sonderumlage aufgebracht, die jeder Eigentümer gemäß Gemeinschaftsordnung (wie bei der vorhergehenden Sonderumlage) anteilig nach den auf ihn entfallenden Miteigen tumsanteilen trägt. Die Sonderumlage ist am 30.06.2008 fällig. Wir haben die Zusatzarbeiten soeben in Auftrag gegeben, sodass wir hoffen, dass die Arbeiten bald abgeschlossen sein werden. Mit freundlichen Grüßen

Mitteilung des Scheiterns

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Ist die Beschlussfassung im Wege des Umlaufbeschlusses gescheitert, teilt der Verwalter auch dies den Eigentümern mit.

… bei der Bearbeitung von Versicherungsfällen

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Muster für Mitteilung über einen gescheiterten Umlaufbeschluss Sehr geehrte/r _______________,

Siehe CDROM

der Umlaufbeschluss bezüglich des Austauschs des Erdreichs im Vorgarten Ihres Objekts ist nicht zustande gekommen, sodass wir für die Beauftragung der erfor derlichen Arbeiten derzeit keine Handlungsgrundlage haben. Nach Rücksprache mit dem Beirat werden wir kurzfristig eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen.

Alternative: Nach Rücksprache mit dem Beirat werden wir die Angelegenheit in der nächsten Eigentümerversammlung erneut zur Beschlussfassung stellen. Mit freundlichen Grüßen

4.4 … bei der Bearbeitung von Versicherungsfällen 4.4.1 Ansprüche bestehen nur gegen die Versicherung Der Fall Aufgrund eines Rohrbruchs im Steigestrang kommt es in der Woh nung der Miteigentümerin Witwe Meier zu einem erheblichen Scha den: Die vom verstorbenen Ehemann im Badezimmer aufgebrachten moosgrünen Fliesen müssen entlang des Steigestrangs abgeschlagen werden. Der Regulierer der Gebäudeversicherung billigt der Witwe Meier nur Ersatz für die unmittelbar betroffenen Fliesen zu und lehnt eine Erneuerung der Fliesen in den sonstigen Bereichen des Bade zimmers ab, obwohl sich die Fliesen im Originalfarbton nicht wieder beschaffen lassen und erhebliche Farbunterschiede zu bemerken sein werden. Witwe Meier meint, sie müsse dies nicht hinnehmen und ha be Anspruch auf Austausch aller moosgrünen Fliesen. Verwalter Willi Schmitz übernimmt daher zulasten der Eigentümergemeinschaft die zusätzlichen Kosten in Höhe von 2.500 Euro.

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Typische Haftungsfallen

Die Haftungsfalle • •

Zahlung ohne Rechtsgrund Rückforderung durch die Gemeinschaft

Rechtslage Regulierung nur durch Versicherung

Kein Anspruch gegen WEG

Wenn Gebäudebestandteile im Sondereigentum aufgrund von Instandsetzungsarbeiten am Gemeinschaftseigentum beschädigt werden, ist die Gemeinschaft für die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustands verantwortlich (§ 14 Nr. 4 WEG). Bei Versicherungsschäden ist der Anspruch des Eigentümers auf die Leistung der Versicherung beschränkt. Auch wenn die Versicherungsleistung hinter dem empfundenen Schaden zurückbleibt, darf der Verwalter keine zusätzlichen Zahlungen zulasten der Eigentümergemeinschaft vornehmen. Zahlt er dennoch, trifft ihn die Haftung. Die Wohnungseigentümer stehen untereinander in einem besonderen Treueverhältnis, das jeden Wohnungseigentümer verpflichtet, für von der Gebäudeversicherung abgedeckte Schäden ausschließlich den Gebäudeversicherer in Anspruch zu nehmen (BGH, Urteil vom 10.11.2006 – V ZR 62/06 –, veröffentlicht in ZWE 2007, 32 ff.). Besteht also für den Schaden grundsätzlich Versicherungsschutz, kann der Eigentümer seine Schadensersatzansprüche – sei es gegen andere Sondereigentümer oder aber gegenüber der Eigentümergemeinschaft – nur gegenüber dem Gebäudeversicherer geltend machen. Witwe Meier muss daher ihren Anspruch auf vollständige Erneuerung der Fliesenfläche gegenüber dem Gebäudeversicherer geltend machen, Ansprüche gegenüber der Wohnungseigentümergemeinschaft bzw. den übrigen Wohnungseigentümern sind ausgeschlossen. Tipp: Nicht die Position des Regulierers einnehmen Verwalter sollten sich bei Gebäudeschäden nicht in die Position eines Regulierers drängen lassen. Dies gilt ganz besonders, wenn es um Scha densersatzansprüche zwischen zwei Wohnungseigentümern geht, bei spielsweise wenn A wegen eines defekten Siffons an seinem Badewan nenabfluss die Wohnung von B unter Wasser setzt. Für alle vom Versi cherungsschutz umfassten Sachverhalte (vorliegend bestimmungswidri ges Austreten von Leitungswasser) richten sich die Ansprüche des ge schädigten Wohnungseigentümers stets nur gegen den Gebäudeversi

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… bei der Bearbeitung von Versicherungsfällen

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cherer. Versicherungsnehmer ist zwar die Eigentümergemeinschaft, mit versichert und anspruchsberechtigt ist jedoch jeder einzelne Woh nungseigentümer. Verwalter sollten daher die Wohnungseigentümer über diese Rechtslage aufklären und unter Benennung der notwendigen Daten (Gebäudeversicherer, Schadensnummer, Ansprechpartner) die ei genständige Geltendmachung der Ansprüche eröffnen bzw. bei Proble men mit der Regulierung den Eigentümer zur unmittelbaren Geltend machung seiner Ansprüche gegenüber dem Versicherer auffordern.

Musterschreiben der Verwaltung an Wohnungseigentümer wegen Schadensabwicklung mit der Versicherung Siehe CDROM Sehr geehrter Herr Mustermann, wir nehmen Bezug auf Ihren gestrigen Telefonanruf, mit dem Sie uns über den Feuchtigkeitsschaden im Badezimmer Ihrer Wohnung unterrichteten. Die Sanitärfachfirma X teilte uns soeben mit, dass die Schadensursache ein Rohr bruch in der Kaltwasserzuleitung zu Ihrer Badewanne war. Durch eine Rohrschelle wurde der Schaden provisorisch behoben. Die betreffende Rohrleitung befindet sich in Ihrem Sondereigentum, denn § ___ der Gemeinschaftsordnung ordnet alle Versorgungsleitungen ab ihrer Abzweigung vom Hauptstrang dem Sondereigentum zu. Der Gebäudeversicherungsschutz bezieht sich auch auf die Leitungen im Sonder eigentum. Er umfasst nicht nur die Aufwendungen für die Beseitigung des Rohr bruchs, sondern auch der Folgeschäden, soweit es sich um Gebäudebestandteile handelt (Fliesen, Tapeten, bauseits bereits vorhandene Fußböden etc.). Anliegend übermitteln wir Ihnen eine Kopie der Gebäudeversicherungspolice, der Sie alle wichtigen Daten, auch die Anschrift der Versicherungsgesellschaft, ent nehmen können. Wir haben den Schaden bereits gestern der Gebäudeversicherung angezeigt und erhielten auch bereits die Schadensnummer: _________________________ Der Schaden wird beim Versicherer unter dieser Schadensnummer bearbeitet. Zuständige/r Sachbearbeiter/in ist Herr/Frau ______________, Tel. ______________ EMail ___________________. Bitte reichen Sie der Versicherung baldmöglichst die Rechnung der Fa. X für die Durchführung der Sofortmaßnahmen ein. Ebenso sollten Sie der Versicherung vor Durchführung jeweils Kostenvoranschläge für die in Zusammenhang mit der Besei tigung des Rohrbruchs erforderlichen Arbeiten einreichen. Wir empfehlen, vor Freigabe durch die Versicherung keine Aufträge zu erteilen und keine Arbeiten durchführen zu lassen. Gegebenenfalls möchte der Versicherer nämlich vorher eine Besichtigung des Schadens durchführen.

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Typische Haftungsfallen

Gerne unterstützen wir Sie bei der Abwicklung des Schadens. Rein vorsorglich machen wir jedoch darauf aufmerksam, dass Sie Ihre Ansprüche ausschließlich gegenüber dem Versicherer geltend machen können. Mit freundlichen Grüßen

4.4.2 Quotelung der Versicherungsleistung bei Selbstbehalt Der Fall Aufgrund zahlreicher Leitungswasserschäden musste die Eigentümer gemeinschaft Rohrweg bei der Versicherung einen Selbstbehalt in Höhe von 1.500 Euro pro Leitungswasserschaden akzeptieren. In der Wohnung des Eigentümers Müller kommt es im Bereich des Sondereigentums zu einem Rohrbruch. Der Gesamtgebäudeschaden beläuft sich auf 6.000 Euro, hiervon entfallen 2.000 Euro auf den Be reich des Sondereigentums und 4.000 Euro auf den Bereich des Ge meinschaftseigentums. Die Versicherung leistet eine Entschädigung in Höhe von 4.500 Euro: Gesamtschaden in Höhe von 6.000 Euro abzüglich des Selbstbehalts von 1.500 Euro. Verwalter Schmitz erstattet dem Eigentümer Müller 2.000 Euro für den Schaden in seinem Sondereigentum. Den Restbetrag in Höhe von 2.500 Euro verbucht er auf die Aufwendungen der Eigentümerge meinschaft. Der Selbstbehalt in Höhe von 1.500 Euro verbleibt zulas ten der Eigentümergemeinschaft.

Die Haftungsfalle Verwalter Schmitz nimmt irrtümlich an, dass der Selbstbehalt ausschließlich zulasten der Eigentümergemeinschaft geht, und zahlt daher an Müller den ungekürzten Betrag aus. Die Rechtslage Selbstbehalt korrekt verteilen

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Der Selbstbehalt ist, wenn nichts anderes vereinbart ist, zunächst vom entstandenen Gesamtschaden abzuziehen. Die verbleibende Entschädigungssumme ist sodann im Verhältnis der jeweiligen Schadenshöhe zu verteilen. Da ein Drittel des Schadens im Sonder-

… bei der Bearbeitung von Versicherungsfällen

eigentum aufgetreten ist, hätte Verwalter Schmitz die Entschädigung des Eigentümers Müller um ein Drittel des Selbstbehalts, somit 500 Euro kürzen müssen. Befände der Eigentümer sich mit der Instandhaltung seines Sondereigentums in Verzug, könnte es sogar so sein, dass der Selbstbehalt in voller Höhe zu seinen Lasten geht. Verständlicherweise ärgert es viele Wohnungseigentümer, dass manche Eigentümer fahrlässig handeln und im Hinblick auf die bestehende Gebäudeversicherung nicht die gebotene Sorgfalt walten lassen und Instandsetzungsverpflichtungen im Bereich des Sondereigentums nicht ernst nehmen.

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Ärger über mangelnde Sorgfalt

Achtung: Nichtige Beschlüsse Entsprechend der zunehmenden Verbreitung von Selbstbehalten bei Leitungswasserschäden finden sich immer öfter Beschlüsse mit dem Inhalt, dass bei im Sondereigentum verursachten Schäden der jeweilige Wohnungseigentümer den vereinbarten Selbstbehalt zu tragen hat. Ein solcher Beschluss dürfte nichtig sein, weil die Wohnungseigentümer gemeinschaft – auch nach der WEGNovelle – keine Beschlusskompe tenz hat, im Bereich der Instandhaltung eine allgemeine verschuldens unabhängige Kostenzuweisung vorzunehmen.

Solche nichtigen und nicht nur anfechtbare Beschlüsse bergen für den Verwalter immer besondere Probleme, da sie rechtlich nicht existent sind und keine Grundlage für entsprechendes Verwalterhandeln bieten.

Vorsicht, keine Handlungs grundlage

Rettungsstrategie Tipp: Auf Instandhaltungspflicht hinweisen Das Gesetz verpflichtet jeden Eigentümer, sein Sondereigentum so in stand zu halten, dass keine Schäden entstehen (§ 14 Nr. 1 WEG). In vie len Gemeinschaftsordnungen wird diese Verpflichtung wiederholt. So fern erforderlich, sollte der Verwalter die Eigentümer hierauf besonders hinweisen. Es ist sinnvoll, den Hinweis möglichst konkret zu fassen.

Im Falle von Rohrsanierungsmaßnahmen ist dies regelmäßig einfach: Die Firma, die die im Gemeinschaftseigentum stehenden Hauptstränge saniert, ist bestimmt gerne bereit, ein Angebot für die

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Typische Haftungsfallen

Sanierung der im Sondereigentum stehenden Rohrabzweigungen zu unterbreiten. Diesem Angebot können die Eigentümer sowohl die erforderlichen Sanierungsarbeiten als auch die voraussichtlichen Kosten entnehmen. Den Hinweis auf die notwendige Instandhaltung des Sondereigentums kann der Verwalter sowohl in der Eigentümerversammlung als auch durch Anschreiben an den Eigentümer vornehmen: Muster: Hinweisschreiben der Verwaltung wegen Instandsetzung von Rohren, die im Sondereigentum stehen Siehe CDROM Sehr geehrter Herr Mustermann, wie Ihnen bekannt ist, ist in der Steigleitung, die in der Wand des Badezimmers Ihrer Wohnung verläuft, ein Rohrbruch entstanden, der bereits provisorisch durch die Firma X beseitigt wurde. Nach Besichtigung durch den Gebäudeversicherer können die Arbeiten beendet und der Wandaufbruch kann wieder verschlossen werden. Insoweit besteht Deckung durch den Gebäudeversicherer, mit dem aller dings der Umfang der Arbeiten abzustimmen ist. Bitte prüfen Sie, ob Sie noch über Ersatzfliesen verfügen. Die Firma X teilte uns mit, dass auch die von der Steigleitung zur Versorgung Ihrer Wohnung abgehenden Rohre sanierungsbedürftig sind. Unter Hinweis auf die nachfolgend erläuterte Rechtslage bitten wir Sie daher, eine Sanierung dieser Bereiche durchzuführen. Gemäß § ___ Ziff. ___ der Gemeinschaftsordnung gehören die Zu und Ableitun gen der Versorgungs und Entwässerungsanlagen jeder Art von den Hauptsträngen an zum Sondereigentum. Gemäß § 14 Nr. 1 WEG bzw. § ___ Ziff. ___ der Gemein schaftsordnung ist jeder Wohnungseigentümer zur ordnungsgemäßen Instandhal tung seines Sondereigentums (auf eigene Kosten) verpflichtet. Auch wenn für das gesamte Rohrnetz Versicherungsschutz besteht, könnten Sie bei Verstoß gegen die Ihnen obliegende Instandhaltungsverpflichtung Regressan sprüchen der Eigentümergemeinschaft ausgesetzt sein, z. B. wenn eine Selbstbe teiligung durch die Eigentümergemeinschaft zu tragen ist oder aber die Versiche rungsprämie aufgrund dieses Schadens angehoben wird. Wir empfehlen daher, dass Sie im Zusammenhang mit den Arbeiten am gemein schaftlichen Steigestrang auch die Leitungen in Ihrem Sondereigentum gleich mit sanieren lassen. In Absprache mit dem Gebäudeversicherer und den zu beauftra genden Firmen können die Kosten dann verursachergerecht aufgeteilt werden. Damit die Arbeiten an der Steigleitung zügig vorangehen können, wollen Sie sich bitte kurzfristig entweder mit uns oder der Firma X in Verbindung setzen, wenn Sie

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… bei der Einberufung der Eigentümerversammlung

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die aktuelle Gelegenheit zur Sanierung der in Ihrem Sondereigentum stehenden Leitungsteile wahrnehmen wollen. Mit freundlichen Grüßen

Kommt ein Eigentümer seiner Verpflichtung zur Instandhaltung des Sondereigentums trotz Hinweisen und Aufforderungen nicht nach, verhält er sich möglicherweise schuldhaft und die Gemeinschaft hat gegen ihn Anspruch auf Schadenersatz. Der Schaden der Gemeinschaft bestünde in dem (anteiligen) Selbstbehalt, den sie im Rahmen der Schadensregulierung durch die Versicherung hinnehmen muss, möglicherweise auch in der Erhöhung der Prämie. Vernachlässigt ein Eigentümer seine Pflicht zur Instandhaltung des Sondereigentums, kann die Gemeinschaft ihn auch im Klageweg zur Durchführung der erforderlichen Maßnahmen verpflichten. Auch hierüber sollte der Verwalter die Eigentümer aufklären, und zwar unabhängig davon, ob die Gemeinschaft sich zu diesem Schritt entschließt.

Schadens ersatzanspruch gegen Eigentümer

4.5 … bei der Einberufung der Eigentümerversammlung 4.5.1 Haftungsfalle bei allen Einberufungsmängeln Jeder Formfehler führt zur Anfechtbarkeit sämtlicher in der ETV gefassten Beschlüsse. Werden die in einer fehlerhaft einberufenen ETV gefassten Beschlüsse angefochten, werden sie nur dann Bestand haben, also gültig sein, wenn feststeht, dass sie auch bei Beachtung der Formalien gefasst worden wären. Zugunsten des oder der Anfechtenden gilt im Anfechtungsverfahren bei Einladungsmängeln eine Umkehr der Beweislast. Es wird von vornherein vermutet, dass der Einberufungsmangel die Beschlussfassung beeinflusste. Es bleibt die Aufgabe der Anfechtungsbeklagten und/oder des Verwalters, diese Vermutung zu entkräften. Sie müssen den Beweis dafür führen, dass der angefochtene Beschluss inhaltsgleich auch gefasst worden wäre, wenn der Formmangel nicht vorgelegen hätte. Diese Beweisführung ist regelmäßig schwer zu erbringen.

Anfechtbarkeit der Beschlüsse

Beweislast umkehr

Beweisführung schwierig

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WEG siehe CDROM

Typische Haftungsfallen

So kann der erforderliche Gegenbeweis nicht dadurch geführt werden, dass auf ein einstimmiges Abstimmungsergebnis zu dem angefochtenen Beschluss verwiesen wird. Wurde es z. B. versäumt, Berechtigte zur Teilnahme an der ETV einzuladen, kann nicht ausgeschlossen werden, dass ein Nichteingeladener nicht doch zur ETV erschienen und durch eine „flammende Rede“ ein völlig anderes Abstimmungsverhalten und -ergebnis ausgelöst hätte. Hat die Anfechtungsklage Erfolg und erklärt das Gericht den/die Beschluss/Beschlüsse für ungültig, kann es von § 49 Abs. 2 WEG Gebrauch machen: § 49 Abs. 2 WEG (2) Dem Verwalter können Prozesskosten auferlegt werden, soweit die Tätigkeit des Gerichts durch ihn veranlasst wurde und ihn ein grobes Verschulden trifft, auch wenn er nicht Partei des Rechtsstreits ist.

Auf fehlerfreie Einberufung achten

Grobes Verschulden bei Fehlern

Haftung gegenüber Eigentümern

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Die fehlerfreie und fristgerechte Einberufung einer ETV – so schwer dies im Einzelfall auch sein mag – gehört sicherlich zum „kleinen Einmaleins“ eines Verwalters. Im Zweifelsfall muss der Verwalter sich rechtlich beraten lassen, und zwar auf eigene Kosten und nicht auf Kosten der Gemeinschaft. Außerdem muss er mit so viel Sorgfalt und zeitlichem Vorlauf arbeiten, dass ihm bei üblichen Abläufen keine Form- und Fristfehler unterlaufen. Kein Verwalter sollte die ETV „auf den letzten Drücker“ einberufen. Werden Beschlüsse aufgrund von Form- und Fristfehlern bei der Einberufung der ETV für ungültig erklärt, dürfte dem Verwalter hierfür schnell ein grobes Verschulden vorgeworfen werden. Dann kann ihm das Gericht die Verfahrenskosten auferlegen – auch wenn er nicht Partei des Rechtsstreits ist. Bei § 49 Abs. 2 WEG handelt es sich um eine „Kann-Vorschrift“: Das Gericht kann dem Verwalter die Prozesskosten auferlegen, muss es aber nicht. Unter Haftungsgesichtspunkten ist § 49 Abs. 2 WEG aus Sicht des Verwalters jedoch nicht abschließend: Macht das Gericht bei einer Anfechtungsklage von der Möglichkeit des § 49 Abs. 2 WEG keinen Gebrauch, so bedeutet dies nicht, dass der Verwalter wegen der Prozesskosten „aus dem Schneider“ wäre. Die mit den Prozesskosten belasteten Eigentümer sind von einem Anspruch auf Erstattung der

… bei der Einberufung der Eigentümerversammlung

Prozesskosten nicht (präkludiert) ausgeschlossen. Die beklagten Eigentümer der Anfechtungsklage können auch nach Abschluss des Anfechtungsverfahrens wegen der Prozesskosten noch Schadensersatz geltend machen. Der Verwalter haftet außerhalb des § 49 Abs. 2 WEG auch nicht nur auf Erstattung der Verfahrenskosten und bei „grobem Verschulden“, sondern auf die Erstattung jeglicher Schäden, und auch dann, wenn ihn nur „einfaches“ Verschulden trifft. Hat der Verwalter schuldhaft Schaden bei der Eigentümergemeinschaft angerichtet, kann auch sie ihn auf Ersatz in Anspruch nehmen. Dies dürfte z. B. für die Kosten einer aufgrund der Ungültigkeit der Beschlüsse zusätzlich erforderlich gewordenen ETV der Fall sein. Da der Verwalter gem. § 27 WEG sowohl dem Verband als auch jedem Eigentümern gegenüber verpflichtet ist, kann er auch dem einzelnen Eigentümer für dessen individuelle Schäden ersatzpflichtig sein, beispielsweise für dessen zusätzliche Reisekosten zur ETV.

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WEG siehe CDROM

4.5.2 Einladung, Beschlussfähigkeit Der Ausgangsfall Verwalter V lädt zur jährlichen ordentlichen Eigentümerversammlung ein. Die Einladung verschickt V am 10. Juli. Die Versammlung soll in den Sommerferien an einem Werktag, am 20. Juli um 11.30 Uhr, stattfinden. Die Gemeinschaftsordnung sieht eine Ladungsfrist von zehn Tagen vor. Am Versammlungstag erscheinen zur angegebenen Zeit nur wenige Eigentümer. Es werden zahlreiche Beschlüsse gefasst. Eigentümer E ficht sämtliche Beschlüsse fristgerecht an und bean tragt, V die Kosten des Verfahrens aufzuerlegen. Außerdem kündigt er für den Fall, dass er den Prozess gewinnt, an, V auf Erstattung der Kosten in Anspruch zu nehmen, die der Gemeinschaft und ihm per sönlich durch die form und fristwidrige Einberufung der Eigentümer versammlung entstanden sind. Muss V die gerichtlichen und außergerichtlichen Kosten tragen und Schadensersatz leisten?

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Typische Haftungsfallen

Die Rechtslage Frist nicht eingehalten

Gemeinschafts ordnung entscheidend

Ausnahme: Dringlichkeit

Fristberechnung

Versammlungs termin

Uhrzeit

Grundsätze für den Termin

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Die Einberufungsfrist ist nicht eingehalten; die in der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse sind deshalb anfechtbar. Nach § 24 Abs. 4 Satz 2 WEG soll die Einladungsfrist mindestens zwei Wochen betragen. Die Gemeinschaftsordnung kann eine kürzere oder längere Einladungsfrist bestimmen, die der gesetzlichen Regelung vorgeht. Die in der Gemeinschaftsordnung bestimmte Einladungsfrist kann mangels Beschlusskompetenz nicht durch Beschluss abgeändert werden. Die Einladungsfrist kann verkürzt werden, wenn ein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt. Ob ein solcher gegeben ist, hängt vom Einzelfall ab und wird nach objektiven Maßstäben beurteilt. Ein Fall besonderer Dringlichkeit liegt immer dann vor, wenn die Angelegenheit, über die die Eigentümer beschließen sollen, objektiv kein Abwarten der Einberufungsfrist zulässt und der Verwalter ohne Beschluss der Eigentümer handlungsunfähig ist. Für die Berechnung der Einladungsfrist gelten die §§ 187 Abs. 1 und 188 Abs. 2 BGB: Der Tag, an dem die Einladung dem Eigentümer zugeht, darf nicht mitgerechnet werden; Fristende ist am letzten Tag der Frist um 24.00 Uhr. Der Termin der Versammlung liegt mitten in den großen Schulferien (Sommerferien). Aber: Es ist nicht grundsätzlich unzulässig, eine Eigentümerversammlung (ETV) in die Ferienzeit zu legen. Die ETV kann in den Ferien und an allen Tagen einschließlich Sonnund Feiertagen stattfinden. An Sonn- und Feiertagen ist jedoch darauf zu achten, dass das Recht der Eigentümer auf Religionsausübung nicht tangiert wird. Der Verwalter beraumt die Eigentümerversammlung an einem Werktag um 11.30 Uhr an. Der Zeitpunkt der Versammlung ist nicht so gewählt, dass jeder Eigentümer ohne Probleme daran teilnehmen kann; die in der ETV gefassten Beschlüsse sind deshalb anfechtbar. Bei der Uhrzeit 11.30 Uhr an einem Werktag besteht die Gefahr, dass Berufstätige nicht teilnehmen können. Es ist ihnen außerdem nicht zuzumuten, sich einen Tag freizunehmen. Es gilt hinsichtlich Tag und Uhrzeit folgender Grundsatz: Der Termin einer ETV muss so bestimmt werden, dass möglichst alle Eigen-

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… bei der Einberufung der Eigentümerversammlung

tümer die Gelegenheit haben, an der Versammlung teilzunehmen, bzw. ihnen dies jedenfalls nicht unzumutbar erschwert wird. Als Richtlinie wird empfohlen, eine ETV werktags nicht vor 18.00 Uhr und sonn- und feiertags nicht vor 11.00 Uhr anzuberaumen. Tipp: ETV absagen und neu einberufen Stellt der Verwalter fest, dass er die Ladungsfrist nicht eingehalten und/oder andere Ladungsmängel verursacht hat, so kann es angeraten sein, die ETV im Vorhinein abzusagen und einen „neuen Anlauf“ zu star ten. Der Verwalter ist hierzu berechtigt. Der Fall – Fortsetzung (Einladung per EMail) Im Interesse einer zeitgemäßen und modernen Verwaltung verschickt der Verwalter die Einladungen per EMail. Die Gemeinschaftsordnung sieht eine schriftliche Ladung vor.

Die Rechtslage Die für die Einberufung der ETV in der Gemeinschaftsordnung vorgesehene Schriftform ist nicht eingehalten; die in der ETV gefassten Beschlüsse sind deshalb anfechtbar. Ist in der Gemeinschaftsordnung keine besondere Form vorgesehen, gilt die gesetzliche Regelung (§ 24 Abs. 4 Satz 1 WEG). Sie schreibt für die Einladung die Textform vor. Der Begriff der Textform ist in § 126 b BGB definiert:

Textform

§ 126b BGB: Textform Ist durch Gesetz Textform vorgeschrieben, so muss die Erklärung in ei ner Urkunde oder auf andere zur dauerhaften Wiedergabe in Schriftzei BGB chen geeignete Weise abgegeben, die Person des Erklärenden genannt siehe CDROM und der Abschluss der Erklärung durch Nachbildung der Namensunter schrift oder anders erkennbar gemacht werden.

Entsprechend ist bei Textform grundsätzlich eine E-Mail ebenso zulässig wie eine Fotokopie, ein Telefax (einschl. Computerfax) oder Telegramm. Es gilt jedoch folgende Einschränkung: Entscheidend ist, was in der jeweiligen Gemeinschaft üblich ist und worauf sich die Eigentümer einrichten konnten.

EMail zulässig

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4 Einverständnis zum EMail Versand einholen

Elektronische Signatur

„Gemischter“ Versand möglich

Typische Haftungsfallen

Ohne dies vorher mit den Eigentümern besprochen und abgeklärt zu haben, dürfte es unzulässig sein, die Einladungen plötzlich elektronisch zu versenden. Dies gilt insbesondere dann, wenn der Verwalter die E-Mail-Adresse des Eigentümers nur aus anderem Zusammenhang kennt. Auch wenn die laufende Kommunikation mit dem Eigentümer per E-Mail erfolgt, muss er sich nicht darauf einrichten, über dieses Medium die Einladung zur ETV zu erhalten. Will der Verwalter die in Textform zu versendende Einberufung zur ETV per E-Mail an die Eigentümer verschicken, sollte jeder einzelne Eigentümer zu dieser Versandart vorher sein Einverständnis erklärt und dem Verwalter ausdrücklich zu diesem Zweck seine E-MailAdresse übermittelt haben. Bestimmt die Gemeinschaftsordnung – wie hier – eine strengere Form, nämlich die Schriftform, bedarf das elektronische Dokument gem. § 126a Abs. 1 BGB der qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz. Auch muss der Empfänger damit einverstanden sein, dass die Schriftform durch die elektronische Form ersetzt wird. Der Verwalter darf Einladungen zu einer ETV „gemischt“ versenden: Ist z. B. die gesetzliche Form (Textform) ausreichend, kann er einzelne Eigentümer per Fax laden, andere per Brief, wieder andere per E-Mail – vorausgesetzt, der einzelne Eigentümer ist einverstanden bzw. die gewählte Ladungsform ist üblich und war so zu erwarten. Tipp: Einverständnis der Eigentümer einholen Sofern die Bestimmungen der Gemeinschaftsordnung nicht entgegen stehen, kann der Verwalter jeden Eigentümer fragen, ob er mit dem Ver sand der Einladung zur ETV per EMail einverstanden ist. Jeder Einzube rufende kann dem Verwalter sodann schriftlich unter Angabe der E MailAdresse die Erlaubnis erteilen, ihm die Einladung elektronisch zu zusenden. Auch hier empfiehlt sich das oben beschriebene Vorgehen.

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… bei der Einberufung der Eigentümerversammlung

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Muster für Einverständniserklärung für den formwahrenden Versand von Verwaltungsunterlagen per EMail Siehe CDROM Name und Anschrift des Eigentümers Name und Anschrift des Verwalters Erklärung Ich/wir bin/sind damit einverstanden, dass der Verwalter die an mich/uns als Mit eigentümer der Wohnungseigentümergemeinschaft Musterstraße 8, 23456 Mus terstadt gerichtete Korrespondenz nach seiner Wahl per EMail (statt auf dem Postweg) versendet. Zu dieser Korrespondenz gehören insbesondere auch Einberu fungsschreiben zu Wohnungseigentümerversammlungen, deren Niederschriften, Benachrichtigungen über gerichtliche Verfahren sowie Zahlungsaufforderungen, Abrechnungsunterlagen und Wirtschaftspläne. Bitte benutzen Sie folgende EMailAdresse: _________________________ ___________________, den ___________________ _____________________________ Unterschrift des/der Eigentümer/s

Der Fall – Fortsetzung (Erbengemeinschaft, Eigentümer im Ausland) Obwohl Verwalter V weiß, dass die Wohnung 1 einer Erbengemein schaft gehört, schickt er die Einladung nur an Herrn F. F ist Mitglied der Erbengemeinschaft und hat sich immer um die Wohnung geküm mert. V kennt die anderen Mitglieder der Erbengemeinschaft noch nicht einmal namentlich. Der Eigentümer der Wohnung 2 wohnt in Brisbane/Australien. Da V weiß, dass dieser Eigentümer sowieso nicht zur Versammlung kom men wird, und da er dessen EMailAdresse auch nicht kennt, „schenkt“ er sich diese Einladung. Er meint, dass der Versand des Ein ladungsschreibens „rausgeworfenes Geld und sowieso Quatsch“ wäre.

Die Rechtslage Der Verwalter hat damit nicht alle Eigentümer zur ETV eingeladen; die in der ETV gefassten Beschlüsse sind deshalb anfechtbar. Jeder Eigentümer ist zur Eigentümerversammlung einzuladen. Im Zwei-

Anfechtbare Beschlüsse

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4 Bei mehreren Eigentümern

Bei Stimm rechts ausschluss

Typische Haftungsfallen

felsfall muss der Verwalter sich über die einzuladenden Eigentümer Klarheit durch vorherige Einsichtnahme ins Grundbuch verschaffen. Falls eine Eigentumseinheit mehreren Eigentümern gehört, müssen alle einzeln eingeladen werden. Etwas anderes gilt nur dann, wenn diese Eigentümer einen Vertreter benannt haben. Dann genügt die Einladung des Vertreters. Der Verwalter muss auch Eigentümer einladen, von denen er von vorneherein annimmt oder sogar weiß, dass sie sowieso nicht kommen. Auch besonderer Aufwand, den er für eine Einladung treiben muss, befreit ihn nicht von der Verpflichtung zur Einladung. Selbstverständlich muss auch der Eigentümer eingeladen werden, der von einem Stimmrechtsausschluss betroffen ist. Dies gilt selbst dann, wenn die ETV nur diesen einen Tagesordnungspunkt, bei dem der Betreffende vom Stimmrecht ausgeschlossen ist, aufweist. Tipp: Regelmäßig Grundbuch prüfen Der Verwalter sollte die jährliche ETV zum Anlass nehmen, den Inhalt der Grundbücher mit seiner Eigentümerliste abzugleichen. Er muss sich hierfür nicht jeweils einen Grundbuchauszug erteilen lassen. Preiswerter kann es sein, selbst oder durch einen Mitarbeiter beim Amtsgericht Ein sicht in die Grundbücher zu nehmen. Die Einladung sollte mit ausreichendem zeitlichem Vorlauf und nicht mit knapp bemessener Frist versandt werden.

Bevollmächtig ten nennen lassen

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Ist eine sog. Personenmehrheit (mehrere Eigentümer) im Grundbuch für eine Einheit eingetragen, sollte der Verwalter versuchen, sich sofort zu Beginn seiner Tätigkeit oder bei Eintritt der Eigentümermehrheit in die Eigentümergemeinschaft von allen Berechtigten schriftlich übereinstimmend eine Person als Bevollmächtigten benennen zu lassen. Der Verwalter darf sich in diesem Fall darauf beschränken, ausschließlich diesen Bevollmächtigten für diese Einheit anzusprechen. Die Prozedur mag zwar auf den ersten Blick mühsam erscheinen, erleichtert die Arbeit des Verwalters später jedoch ungemein und schafft Rechtsklarheit; dies reduziert für den Verwalter das Haftungsrisiko.

… bei der Einberufung der Eigentümerversammlung

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Muster für Vollmachterteilung bei Personenmehrheit auf Eigentümerseite Siehe CDROM Absender: Klaus und Maria Mustermann Mustermann Verwaltungsgesellschaft mbH WEG Musterstraße Vollmacht bei Personenmehrheit als Eigentümer Wir, die Unterzeichnenden, erteilen uns hiermit gemäß der Teilungserklärung gegenseitig Vollmacht zur Vertretung in allen Angelegenheiten, welche die Verwaltung der vorbezeichne ten Wohnungseigentümergemeinschaft betreffen oder damit in Zusammenhang stehen. Der Bevollmächtigte ist insbesondere befugt, Willenserklärungen und Zustellungen, die in Zusammenhang mit dem Wohnungs oder Teileigentum ste hen, entgegenzunehmen. Der Bevollmächtigte ist auch befugt, für den/die Voll machtgeber das Stimmrecht in den Eigentümerversammlungen und bei sonstigen mündlichen oder schriftlichen Abstimmungen auszuüben und seine/ihre Belange gegenüber dem Verwalter und dem Verwaltungsbeirat wahrzunehmen. Der Be vollmächtigte ist von den Bestimmungen des § 181 BGB befreit. Der Bevollmäch tigte kann Untervollmacht für einzelne von ihm zu bestimmende Angelegenheiten, z. B. für eine bestimmte Eigentümerversammlung, erteilen. Die gegenseitige Vollmacht erlischt, wenn sie von einem der Vollmachtgeber durch schriftliche Erklärung gegenüber dem Verwalter widerrufen wird. Durch Tod eines Vollmachtgebers erlischt die Vollmacht nicht. ______________________________ Ort, Datum ______________________________

____________________________

Unterschrift

Unterschrift

Bei Eigentümern, die im Ausland leben, sollte der Verwalter darauf hinwirken, dass ihm schriftlich ein im Inland wohnender Bevollmächtigter genannt wird – und wenn es nur zum Zwecke von Zustellungen ist.

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Typische Haftungsfallen

Muster für Vollmachterteilung von Wohnungseigentümern mit Wohnsitz im Ausland Siehe CDROM Absender: Klaus Mustermann Mustermann Verwaltungsgesellschaft mbH WEG Musterstraße

Vollmachtsformular für im Ausland ansässige Eigentümer Ich, der Unterzeichnende, erteile hiermit Herrn/Frau __________________________________ wohnhaft

__________________________________

die Vollmacht zur Vertretung in allen Angelegenheiten, welche die Verwaltung der vorbezeichne ten Wohnungseigentümergemeinschaft betreffen oder damit im Zusammenhang stehen. Der Bevollmächtigte ist insbesondere befugt, Willenserklärungen und Zu stellungen, die im Zusammenhang mit dem Wohnungs oder Teileigentum stehen, entgegenzunehmen. Dies gilt auch für gerichtliche Zustellungen aller Art ein schließlich Mahnbescheiden. Der Bevollmächtigte ist auch befugt, für den Voll machtgeber das Stimmrecht in den Eigentümerversammlungen und bei sonstigen mündlichen oder schriftlichen Abstimmungen auszuüben und seine Belange ge genüber dem Verwalter und dem Verwaltungsbeirat wahrzunehmen. Der Bevoll mächtigte ist von den Bestimmungen des § 181 BGB befreit. Der Bevollmächtigte kann Untervollmacht für einzelne von ihm zu bestimmende Angelegenheiten, z. B. für eine bestimmte Eigentümerversammlung, erteilen. _______________________________ Ort, Datum _______________________________ Unterschrift

Jegliche Bevollmächtigungen/Benennungen sollten aus Dokumentationsgründen ausschließlich schriftlich erfolgen. Erfahrungsgemäß sind die Betroffenen froh, wenn ihnen eine vorformulierte Erklärung zur Verfügung gestellt wird, die sie nur noch unterzeichnen und zurücksenden müssen. Das erleichtert Ihnen die

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Arbeit und sie wissen eine derartige Serviceleitung des Verwalters im Allgemeinen sehr zu schätzen. Der Verwalter mag überlegen, ob er der Einfachheit halber nicht sogar noch einen adressierten und frankierten Rückumschlag beilegt. Die Investition wird sich schnell für ihn auszahlen! Der Fall – Fortsetzung (Zwangs/Insolvenzverwalter) Die Wohnung 3 steht unter Zwangsverwaltung. Der Eigentümer der Wohnung 4 befindet sich in Insolvenz. Für beide Wohnungen spart V sich die Einladungen zur ETV.

Die Rechtslage Der Verwalter hat damit nicht alle Eigentümer zur ETV eingeladen; die in der ETV gefassten Beschlüsse sind deshalb anfechtbar. Im Falle der Zwangsverwaltung der Eigentumseinheit ist der Zwangsverwalter zur ETV einzuladen. Mit der Eröffnung des Insolvenzverfahrens wird ein Insolvenzverwalter bestellt; sämtliche Verfügungs- und Verwaltungsbefugnisse in Bezug auf das Sondereigentum gehen auf den Insolvenzverwalter über (§§ 35, 80 InsO). Sowohl im Falle der Zwangs- als auch der Insolvenzverwaltung sind zusätzlich auch noch die Eigentümer zur ETV einzuladen. Auch wenn der Eigentümer (teilweise oder zeitweise) kein Stimmrecht hat, so bleibt er – solange er im Grundbuch als Eigentümer eingetragen ist – Mitglied der Gemeinschaft. Als solchem stehen ihm auch ohne Stimmrecht das Teilnahme-, Rede- und Antragsrecht zu. Diese Rechte kann der Eigentümer jedoch nur wahrnehmen, wenn er auch zur ETV eingeladen wird. Nach Aufhebung des Zwangs- bzw. Insolvenzverfahrens wirken die Beschlüsse für und gegen ihn fort (OLG München, Beschluss vom 12.10.2006 – 32 Wx 124/06 –, veröffentlicht in FGPrax 2007, 20; OLG Zweibrücken, Beschluss vom 27.07.2005 – 3 W 167/04 –, veröffentlicht in MietRB 2006, 199; LG Dresden, Beschluss vom 30.08.2005 – 2 T 68/05 –, veröffentlicht in NZM 2005, 911).

Zwangs und Insolvenzver walter einladen

Auch Eigentü mer einladen

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4

Typische Haftungsfallen

Der Fall – Fortsetzung (Nachlassverwalter/Testamentsvollstrecker) Das Teileigentum 1 gehört A und B. Beide Eigentümer sind verstorben. Die Erben des A sind nicht bekannt. Es ist eine Nachlassverwaltung angeordnet. Die Erben des B sind bekannt. Sie wurden auch schon im Grundbuch eingetragen. Allerdings wurde für den Nachlass des B ein Testaments vollstrecker bestellt. Da der Verwalter die Erben von A nicht kennt, lädt er für das Teilei gentum 1 auch niemanden zur ETV ein.

Die Rechtslage

Nachlassver walter und Testamentsvoll strecker

Der Verwalter hat nicht alle Berechtigten zur ETV eingeladen; die in der ETV gefassten Beschlüsse sind deshalb anfechtbar. Nachlassverwalter und Testamentsvollstrecker üben als Partei kraft Amtes das Stimmrecht für das zum Nachlass gehörende Sondereigentum aus. Der Verwalter muss sie als Berechtigte zur ETV einladen. Sind im Grundbuch Erben eingetragen, sind diese ebenfalls einzuladen. Der Fall – Fortsetzung (Betreuer) Der Eigentümer des Teileigentums 2 ist schwer krank und steht unter Betreuung. V schickt die Einladung an den Betreuer.

Die Rechtslage

Betreuung

Aufgabenkreis abklären

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Der Verwalter hat nicht alle Eigentümer zur ETV eingeladen; die in der ETV gefassten Beschlüsse sind deshalb anfechtbar. Steht ein Eigentümer unter Betreuung, sollte der Verwalter sofort klären, für welchen Aufgabenkreis die Betreuung eingerichtet wurde. Der Aufgabenkreis ergibt sich aus der Bestellungsurkunde, die der Verwalter in Kopie beim Betreuer anfordern kann. Wurde die Betreuung nur für den Aufgabenkreis „Gesundheitsfürsorge“ und/oder „Aufenthaltsbestimmungsrecht“ eingerichtet, tangiert dies das Wohn-/Teileigentum nicht. Die Betreuung hat nichts mit dem Eigentum des Betreuten zu tun. Den Verwalter braucht die

… bei der Einberufung der Eigentümerversammlung

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Betreuung daher nicht zu interessieren. Sein Ansprechpartner ist weiterhin allein der Eigentümer. Wurde die Betreuung aber umfassend oder z. B. für „Vermögensangelegenheiten“ eingerichtet, muss der Verwalter zur Kenntnis nehmen, dass der betreffende Eigentümer zwar weiterhin geschäftsfähig ist, Willenserklärungen jedoch nur noch in Abstimmung mit dem Betreuer zu sehen sind. In diesem Fall müssen sowohl der Eigentümer als auch der Betreuer eine Einladung zur ETV erhalten. Der Fall – Fortsetzung (Eigentümerwechsel) Die Wohnung 5 wurde verkauft. Der bisherige Eigentümer hat V mit geteilt, dass der Verkauf „zum 01.07.“ erfolgte. Der V versendet die Einladung an den neuen Eigentümer.

Die Rechtslage Der Verwalter hat möglicherweise nicht alle Eigentümer zur ETV eingeladen; die in der ETV gefassten Beschlüsse könnten deshalb anfechtbar sein. Bei Eigentümerwechsel gilt: Eigentümer ist, wer als solcher im Grundbuch eingetragen ist. Allein dem Eigentümer steht das Recht auf Teilnahme an der ETV und damit auch das Stimmrecht zu. Aus Sicht des Verwalters interessiert es nicht, zu welchem Termin der Besitzübergang vereinbart wurde. Hierbei handelt es sich um eine vertragliche Abrede zwischen Veräußerer und Erwerber. Für den Verwalter ist allein maßgeblich, wer im Grundbuch als Eigentümer eingetragen ist. Da nicht bekannt ist, ob bereits die Umschreibung im Grundbuch erfolgte oder nicht, ist unklar, ob der Verwalter hier „den Richtigen“ eingeladen hat oder nicht. Vorsorglich sollte er deshalb beide Eigentümer einladen, sowohl den alten wie den neuen. Die Beteiligten können sich dann in der ETV dazu erklären, ob das Eigentum im Grundbuch bereits umgeschrieben wurde.

Eigentümer wechsel

Grundbuch entscheidend

Neuen und alten Eigentü mer einladen

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Typische Haftungsfallen

Tipp: Aufklärung der Beteiligten bei Eigentümerwechsel Eigentümer meinen meistens, der zwischen ihnen vertraglich vereinbar te Tag des Besitzübergangs sei für die Ausübung der mitgliedschaftli chen Rechte in der Gemeinschaft maßgeblich. Die Umschreibung im Grundbuch erscheint ihnen nur als „Formsache“. Damit Alt und Neuei gentümer verstehen, warum dies unzutreffend ist und warum der Ver walter sich hieran nicht orientieren kann, bietet es sich an, die Beteilig ten mittels eines Merkblatts über die rechtliche Situation aufzuklären.

Merkblatt Eigentümerwechsel für Veräußerer und Erwerber Siehe CDROM

Wir bitten die Veräußerer und Erwerber von Wohnungs und Teileigentum um Kenntnisnahme und Beachtung folgender Hinweise: Die Einladung zur Wohnungseigentümerversammlung nebst Abrechnungsunterla gen versenden wir sowohl an den Veräußerer als auch an den Erwerber. Stimmrecht 1. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs (BGH Beschluss vom 01.12.1988  V ZB 6/88 – veröffentlicht in NJW 1989, 1087) haben Erwerber von Eigentumswohnungen/Teileigentum erst dann ein Stimmrecht in der Ei gentümerversammlung, wenn sie im Grundbuch als Eigentümer eingetragen sind. Die Vereinbarung des Übergangs von Nutzen und Lasten im Veräuße rungsvertrag sowie die Eintragung der Auflassungsvormerkung im Grundbuch berechtigen den Erwerber nicht zur Stimmabgabe. 2. Zwischen dem Abschluss des Veräußerungsvertrags und der Umschreibung im Grundbuch kann ein erheblicher Zeitraum liegen. Auch erhält die Verwaltung vom Gericht keine Benachrichtigung über die Eintragung des Erwerbers im Grundbuch. Insofern wird angeregt, dass der Veräußerer dem Erwerber eine Vollmacht für die Versammlung ausstellt. Zur Vollmachtserteilung kann das übliche, der Einladung zur Eigentümerversammlung beigefügte Formular ver wendet werden.

Hinweis für den Verwender dieses Vordrucks: Die Vollmachterteilung ist nur möglich, wenn die Gemeinschaftsordnung (GO) keine Vertretungsbeschränkung (z. B. auf andere Eigentümer, den Verwalter oder Ehepartner) bestimmt. Enthält die GO eine Vertretungsbeschränkung, die die Vollmachtserteilung an den (konkreten) Erwerber verbietet, entfällt Ziffer 3. dieses Vordrucks ersatzlos. Abrechnung 1. Bei einem Eigentümerwechsel während des laufenden Wirtschaftsjahres er folgt keine zeitanteilige Abrechnung des Wirtschaftjahres für Veräußerer und Erwerber. Dies hat ebenfalls der Bundesgerichtshof entschieden (BGH, Be schluss vom 21.04.1988  V ZB 10/87  veröffentlicht in NJW 1989, 148). Ab

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… bei der Einberufung der Eigentümerversammlung

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weichende Regelungen im Veräußerungsvertrag binden die Parteien dieses Vertrags, die selbstverständlich entsprechende Verrechnungen im Innenver hältnis vornehmen können/müssen. Der Verwalter jedoch ist gehalten, die höchstrichterliche Rechtsprechung des BGH zu beachten. 2. In der WEGAbrechnung werden die Kosten für das jeweilige Wohnungs/Teil eigentum für das gesamte Wirtschaftsjahr abgerechnet. Schuldner oder Gläu biger des Saldos der Einzelabrechnung ist grundsätzlich derjenige, der im Zeit punkt der Beschlussfassung über die Jahresabrechnung im Grundbuch als Ei gentümer eingetragen ist. 3. Im Verhältnis zwischen der Wohnungseigentümergemeinschaft und dem Er werber erfolgt bei der Jahreseinzelabrechnung nur die Abrechnung der sog. Abrechnungsspitze. Die Abrechnungsspitze ist der Unterschiedsbetrag zwi schen den Vorauszahlungen auf der Basis des Wirtschaftsplans und dem kon kreten Abrechnungsergebnis. Soweit der Abrechnungssaldo durch nicht er brachte Wohngeldvorauszahlungen des Veräußerers bestimmt wird, darf die Gemeinschaft diese Vorauszahlungsrückstände ausschließlich beim Veräußerer geltend machen (vgl. Beschluss des BGH vom 23.09.1999  V ZB 17/99 –, ver öffentlicht in NJW 1999, 3713).

Die Bearbeitung des Eigentümerwechsels ist für den Verwalter Herausforderung und Chance zugleich: Er muss präzise arbeiten, kann den Vorgang jedoch gleichzeitig auch zur Darstellung seiner Kompetenz nutzen. Ein fachkundiges „Begrüßungsschreiben“ an den neuen Eigentümer kann die Weichen für die künftige positive Zusammenarbeit stellen. Muster eines Begrüßungs/Informationsschreibens für Erwerber WEG Musterstraße 8, 34567 Musterstadt Wohnung Nr. ___/Teileigentum Nr. ___

Siehe CDROM

Sehr geehrte ______________ (an alle neuen Miteigentümer), das beurkundende Notariat hat uns/mir mitgeteilt/ _____________ hat uns/mir davon in Kenntnis gesetzt, dass Sie das im Betreff genannte Sondereigentum erworben haben. In unserer/meiner Eigenschaft als Verwalter/in der o. g. Wohnungseigentümerge meinschaft begrüße/n ich/wir Sie herzlich als neue/n Miteigentümer/in. Die gemäß § ___ Gemeinschaftsordnung (GO) vorgesehene Zustimmung zur Ver äußerung habe/n ich/wir am ________ erteilt. Nachfolgend möchte/n ich/wir Ihnen einige wichtige Informationen zu Ihrem Eintritt in die Wohnungseigentümergemeinschaft geben:

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Typische Haftungsfallen

Besitzübergang/Aufnahme der Wohngeldzahlungen Nach den Bestimmungen des Veräußerungsvertrags haben Sie ab Besitzübergang (________ [Datum]) die monatliche Wohngeldvorauszahlung an die Wohnungsei gentümergemeinschaft übernommen. Gerne knüpfen wir an diese Regelung der Vertragsparteien zur internen Bearbeitung an. Die aktuelle monatliche Wohngeldvorauszahlung beträgt für die von Ihnen erwor bene Einheit laut aktuellem Wirtschaftsplan _____ Euro. Anliegend überreichen wir Ihnen einen Ausdruck dieses Wirtschaftsplans zu Ihrer Kenntnisnahme. Bitte nehmen Sie die Zahlung ab _______ auf. Wir würden es begrüßen, wenn Sie uns mittels des beigefügten Vordrucks (das Doppel ist für Ihre Unterlagen bestimmt) für die Wohngeldzahlungen eine Einzugs ermächtigung erteilen könnten. Hierdurch wird der Zahlungsverkehr erheblich vereinfacht. Durch die Erteilung der Einzugsermächtigung ist gewährleistet, dass Ihre Wohn geldvorauszahlungen stets vollständig und pünktlich eingehen und Mahnaufwand und gebühren nicht anfallen. Außerdem kann die Anpassung der Zahlungen ent sprechend dem jeweils geltenden Wirtschaftplan automatisch erfolgen, ebenso wie die prompte Auszahlung von Guthaben aus der Jahresabrechnung. Sollten Sie unserer/meiner Bitte nicht folgen können, so wollen Sie bitte jegliche Zahlungen zugunsten der Wohnungseigentümergemeinschaft auf deren nachfol gendes Konto mit der folgenden Verwendungsbestimmung erbringen: Empfänger:

WEG Mustertraße 8, 34567 Musterstadt

Kto.Nr.:

_________________________

Bank:

_________________________

BLZ:

_________________________

Verwendungszweck: WE/TE

_________________________

Ungeachtet der Bestimmungen im Veräußerungsvertrag weise/n ich/wir darauf hin, dass aus Sicht der Wohnungseigentümergemeinschaft allein der formale Eigen tumswechsel maßgeblich ist, also die Umschreibung im Grundbuch. Erst hierdurch beginnt die Zahlungspflicht des Erwerbers und endet die des Veräußerers. Da das Grundbuchamt mich/uns als Verwalter/in von der Umschreibung nicht informiert, wäre/n ich/wir Ihnen dankbar, wenn Sie mir/uns zu gegebener Zeit eine Kopie der Umschreibungsnachricht (nicht der Eintragung der Auflassungsvormer kung) des Gerichts zusenden könnten. Erst dann kann/können ich/wir den vollstän digen Übergang des Eigentums auf Sie in meinen/unseren Unterlagen vermerken und darauf verzichten, jeweils auch noch den Veräußerer in alle relevanten Vor gänge einzubeziehen. Der Nachweis der Umschreibung ist wesentlich für die Aus übung aller Eigentümerrechte, insbesondere auch des Stimmrechts in der Eigentü merversammlung.

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… bei der Einberufung der Eigentümerversammlung

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Datenblatt Ich/wir wäre/n Ihnen dankbar, wenn Sie mir/uns auf dem beigefügten Datenblatt ein paar Informationen zu Ihrer Erreichbarkeit bzw. der der Wohnungsnutzer geben könnten. Sie ermöglichen mir/uns damit eine zügige Kommunikation bei allen künftigen Anliegen. Bitte prüfen Sie, ob ich/wir die korrekte Anrede gewählt und Ihre Anschrift richtig erfasst habe/n. So kann/können ich/wir unsere Datenbank pflegen. Ich/wir freue/n mich/uns auf die Rücksendung des Datenblatts und be danke/n mich/uns für Ihre Unterstützung. Ändern sich zukünftig Ihre Anschrift und/oder sonstigen Kontaktdaten, so teilen Sie mir/uns dies bitte unverzüglich mit, damit Sie meine/unsere Korrespondenz jederzeit erreichen kann. Objektbetreuung Sie erreichen mich/uns während unserer Bürostunden montags bis freitags von _____ bis _____ unter den im Briefkopf angegebenen Telefon und Telefaxnum mern sowie per EMail.

Bei einer größeren Verwaltungsgesellschaft: Die Wohnungseigentümergemeinschaft Musterstraße 8 wird federführend von folgenden Mitarbeitern betreut: ______________________________________ Außerhalb unserer Geschäftszeiten ____________________________________ in Notfällen ______________________________________________________ Hausmeister Hausmeister des Objekts ist ________________. Sie erreichen Herrn __________ unter der Telefonnummer _____________________. Die Arbeitszeiten von Herrn ______________ sind _____________. In Notfällen steht Herr ______________ Ihnen auch außerhalb seiner Arbeitszeit zur Verfügung. Verwaltungsbeirat Die nachfolgenden Damen und Herren (Miteigentümer) sind Verwaltungsbeiräte in der Wohnungseigentümergemeinschaft Musterstraße 8: Frau/Herr ___________________________________, Anschrift (Vorsitzende/r) Frau/Herr ______________________, Anschrift (stellvertretender Vorsitzende/r) Frau/Herr _____________________________________, Anschrift (Beisitzer/in) Frau/Herr _____________________________________, Anschrift (Beisitzer/in) Für eventuelle Rückfragen im Zusammenhang mit der Wohnungseigentumsanlage stehe/n ich/wir Ihnen gerne zur Verfügung. In der Erwartung einer angenehmen Zusammenarbeit verbleibe/n ich/wir Mit freundlichen Grüßen

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Typische Haftungsfallen

Der Fall – Fortsetzung (Ergänzung der TO) Eine Woche vor dem Versammlungstermin teilt der Verwalter den Ei gentümern schriftlich mit, dass auf Wunsch von verschiedenen Mitei gentümern die Tagesordnung um zwei Punkte erweitert wurde, zu denen Beschlüsse gefasst werden sollen. Die beiden neuen TOPs be zeichnet er ausführlich, ebenso die erwartete Beschlussfassung.

Die Rechtslage Ergänzung der Tagesordnung

Für die Erweiterung/Ergänzung der Tagesordnung (TO) gelten die gleichen Formen und Fristen wie für die „normale“ Einladung zur ETV. Da für die Erweiterung der TO die Ladungsfrist nicht eingehalten wurde, sind Beschlüsse, die zu den beiden „nachgemeldeten“ TOPs gefasst werden, anfechtbar. Etwas anderes würde nur dann gelten, wenn die Beschlussfassung zu den nachgemeldeten Tagesordnungspunkten objektiv eilbedürftig wäre und die Verkürzung der Einberufungsfrist rechtfertigen würde. Der Fall  Fortsetzung (Eventualeinberufung) Für den Fall, dass die Versammlung nicht beschlussfähig sein sollte, kündigt Verwalter V in der Einladung an, direkt im Anschluss, nämlich ab 12.00 Uhr, eine Wiederholungsversammlung abzuhalten, die dann in jedem Fall beschlussfähig sei. Die Gemeinschaftsordnung enthält keine Regelungen bezüglich einer Wiederholungsversammlung.

Die Rechtslage Eventual einberufung

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Wenn die Gemeinschaftsordnung dies nicht von vornherein vorsieht, ist eine gleichzeitige Einberufung einer ersten mit einer zweiten ETV („Eventualeinberufung“) unzulässig. Eine anderslautende Beschlussfassung der Gemeinschaft ist aufgrund mangelnder Beschlusskompetenz nichtig und darf daher vom Verwalter nicht beachtet werden. Beschlüsse, die in einer ETV gefasst werden, die aufgrund einer unzulässigen Eventualleinberufung stattfand, sind anfechtbar.

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Rettungsstrategie Anfechtbarkeit aufgrund von Einberufungsmängeln Ist „das Kind in den Brunnen gefallen“ und sind Beschlüsse aufgrund formaler Mängel bei der Einladung angefochten und voraussichtlich ungültig, kann es sinnvoll sein, dass der Verwalter zwecks Minimierung des Aufwands und der Kosten noch während der laufenden Anfechtungsklage eine formal fehlerfreie ETV einberuft und die angefochtenen Beschlüsse nochmals zur Abstimmung stellt. Zeitigt die neue ETV inhaltsgleiche Beschlussergebnisse, kann dies der Beweis dafür sein, dass die angefochtenen Beschlüsse jedenfalls nicht aufgrund der Formmängel gefasst wurden. Möglicherweise kann das Anfechtungsverfahren auch kostengünstig vorzeitig beendet werden. Schließlich kann der Verwalter die Sache auch „aussitzen“, indem er auf die Wirkung des § 23 Abs. 4 Satz 2 WEG hofft:

Noch einmal abstimmen lassen

Beendigung des Anfechtungs verfahrens

§ 23 Abs. 4 Satz 2 WEG 2 Im Übrigen ist ein Beschluss gültig, solange er nicht durch rechtskräf tiges Urteil für ungültig erklärt ist.

Im Umkehrschluss bedeutet dies: Wird ein anfechtbarer Beschluss nicht wirksam anfochten, ist er ein für allemal gültig. Die wichtigste Rolle beim „Aussitzen“ dürfte die Anfechtungsfrist spielen. Sie beträgt gem. § 46 Abs. 1 Satz 2 WEG einen Monat, gerechnet vom Tag der Beschlussfassung an, ohne Rücksicht auf die Kenntnis. Nur in Einzelfällen kann bei Fristversäumnis eine Wiedereinsetzung in den vorigen Stand in Betracht kommen. Wird fristgerecht angefochten, kann sich das „Aussitzen“ nochmals lohnen, wenn nämlich der Anfechtende die Bestimmung des § 46 Abs. 1 Satz 2 WEG nicht vollständig kennt: Die Anfechtung muss innerhalb von zwei Monaten nach Beschlussfassung begründet werden. Wird dies versäumt, ist die Anfechtungsklage als unbegründet zurückzuweisen. Die Begründungsfrist wurde mit der Reform des WEG (01.07.2007) neu eingeführt und es ist erstaunlich, bei wie vielen Laien und auch Rechtsanwälten sie (noch) nicht bekannt ist. Die Richter schätzen die Begründungsfrist und sind nach ungenutztem Verstreichen

Anfechtungs frist: ein Monat

Begründungs frist: zwei Monate

WEG siehe CDROM

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Typische Haftungsfallen

gerne bereit, die Klage sofort abzuweisen. Das Gericht kann so die Akte ohne viel Aufwand schließen.

4.5.3 Schwer zu erreichende Eigentümer Der Fall Verwalter Wohlgemut lädt zur alljährlichen Eigentümerversammlung ein. Es gilt die gesetzliche Ladungsfrist von zwei Wochen. Wohlgemut liegt gut in der Zeit: Die Einladungen gehen vier Wochen vor dem Termin der Versammlung per Post raus. Nach einer Woche bekommt er eine Einladung mit dem Vermerk der Post „unbekannt verzogen“ zurück. Er erinnert sich, dass ihm das bei diesem Eigentümer schon öfter passiert ist. Zwei Wochen vor der Versammlung meldet sich telefonisch Frau L und fragt aufgebracht an, warum nur ihr Mann und nicht auch sie eine Einladung erhalten hätte. Zwar sei sie aus der dem Ehepaar ge meinsam gehörenden Wohnung ausgezogen, aber das heiße ja nicht, dass sie keine Einladung mehr zu erhalten habe. Sie erinnert daran, dass sie Wohlgemut ihren Auszug und ihre neue Adresse schon vor Monaten telefonisch mitgeteilt hat. Tatsächlich erinnert Wohlgemut sich hieran auch dunkel  er hatte dem jedoch keine Bedeutung bei gemessen, da ihm die ehelichen Auseinandersetzungen dieser Eigen tümer egal waren. Ein weiterer Eigentümer meldet sich und beschwert sich ebenfalls, warum er keine Einladung erhalten habe. Im Gespräch erfährt der Verwalter erstmals, dass der Eigentümer umgezogen ist. Vor der Versammlung unterhält sich Wohlgemut noch mit der attrak tiven jungen Eigentümerin Frau P und erfährt beiläufig, dass zuguns ten deren Mutter ein Nießbrauchsrecht besteht, das auch im Grund buch eingetragen ist.

Die Haftungsfalle Wie im vorhergehenden Fall ausführlich dargestellt: Der Verwalter haftet, wenn Beschlüsse aufgrund von Ladungsmängeln, die ihm als (grobes) Verschulden anzulasten sind, angefochten und für ungültig erklärt werden. Obwohl Wohlgemut zeitig eingeladen hat, könnte es knapp werden.

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Die Rechtslage Die Ladungsfrist beginnt erst zu laufen, wenn der letzte Einzuberufende die Einladung erhalten hat. Allein die Absendung von Einladungen setzt die Einladungsfrist nicht in Gang. Drei Wochen vor Stattfinden der ETV kennt der Verwalter schon drei Eigentümer, die keine Einladung erhalten haben. Es besteht die Gefahr der Anfechtbarkeit der Beschlüsse aufgrund von Einberufungsmängeln. Eine Haftung des Verwalters kommt in Betracht, wenn ihn für die Einberufungsmängel ein Verschulden trifft. Sofern der Verwalter eine Einladung an eine Adresse geschickt hat, von der er wusste oder hätte wissen können, dass sie nicht mehr zutreffend ist, trifft ihn sogar ein grobes Verschulden. Das Gleiche gilt für die Einladung an die getrennt lebende Ehefrau/Miteigentümerin. Der Verwalter hätte sich sofort die neue Anschrift notieren und die Einladung sowohl an den Ehemann als auch an die Ehefrau schicken müssen. Beide sind Eigentümer und jeder Eigentümer muss eine Einladung erhalten, auch wenn mehrere Eigentümer ihr Stimmrecht in der Versammlung nur einheitlich ausüben können. Das eine hat mit dem anderen nichts zu tun. Wenn der Eigentümer dem Verwalter eine neue Anschrift nicht mitteilt und der Verwalter auch keinen Anlass hat, sich hiernach aus eigener Initiative zu erkundigen oder Nachforschungen anzustellen, dann trifft ihn auch kein Verschulden, wenn die Einladung nicht ankommt. Das Nießbrauchsrecht eines Dritten ändert aus Sicht des Verwalters an der Stellung des Eigentümers als Einzuladendem zur ETV nichts. Die Belastung des Sondereigentums mit einem Nießbrauch lässt das Stimmrecht des Eigentümers aus Sicht des Verwalters völlig unberührt (BGH, Beschluss vom 07.03.2002 – V ZB 24/01 – veröffentlicht in ZMR 2002, 440).

Beginn der Ladungsfrist

Adressen aktuell halten

Jeder Eigen tümer ist einzuladen

Nießbrauchs recht ändert nichts

Rettungsstrategie Tipp: Einladungen nachholen oder Versammlung verschieben Der Verwalter muss schleunigst versuchen, die Einladungen noch nach zuholen. Wenn das nicht mehr geht oder das Risiko zu hoch ist, dass sie nicht mehr rechtzeitig ankommen, muss er zur Abwendung möglicher

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4

Typische Haftungsfallen

Regressforderungen die im vorigen Fall ausführlich dargestellten Über legungen anstellen und Entscheidungen treffen – z. B. die Versammlung verschieben. Melderegister anfrage oder Anschriften prüfung

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Bei der Ermittlung von Anschriften kann der Verwalter neben der Melderegisteranfrage auf einen vergleichsweise preiswerten und relativ fixen Service der Post zurückgreifen: Die sog. Anschriftenprüfung. Die Filialen der Post halten hierfür kostenlose Formulare in Form einer größeren Postkarte bereit. Auf dieser Postkarte vermerkt der Verwalter Name und letzte Anschrift des Gesuchten, frankiert die Karte mit derzeit 1,27 Euro und wirft sie in den nächsten Briefkasten. Ist der Post – beispielsweise aufgrund eines Nachsendeauftrags – eine neue Anschrift des Gesuchten bekannt, erfährt man diese meist innerhalb weniger Tage mithilfe einer Antwortkarte, die die Post schickt.

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4

4.5.4 Formulierung der Tagesordnung Der Fall Verwalter V lädt mit folgendem Schreiben zur Eigentümerversamm lung ein: Sehr geehrte Eigentümer, zu unserer jährlichen Eigentümerversammlung treten wir am Dienstag, den 11. März 2008 um 18.30 Uhr zusammen. Wir treffen uns wie immer in der Woh nung der Familie Schneider. In der Versammlung müssen wir über folgende Punkte sprechen und danach abstimmen. Begrüßung Jahresabrechnung, Wohngeld Hausmeister und Winterdienst Feuchtigkeit Wohnung Schmitz Vorgarten Haustür und Briefkastenanlage Treppenhaus Sonstiges Mit freundlichen Grüßen Ihre Hausverwaltung

Eigentümer E kann sich unter den einzelnen Punkten nichts Genaues vorstellen. Außerdem findet er, dass es bei Familie Schneider immer so eklig stinkt, da sie Kettenraucher sind. E bekommt von der Rauche rei immer Kopfschmerzen. Er beschließt, statt zur Versammlung zu gehen, lieber den Abend zu Hause vor dem Fernseher mit einem küh len Bier zu genießen. E ist völlig erstaunt, als er eine Woche später das Protokoll der Ver sammlung erhält und feststellt, dass die Gemeinschaft folgende Be schlüsse gefasst hat: • Deutliche Erhöhung des Hausgeldes durch Verdoppelung der Zu führung zur Instandhaltungsrücklage; • Entlassung des bisherigen Hausmeisters und Beauftragung eines Hausmeisterservice zu einem deutlich höheren Preis; • Umfassende Dachsanierung (Kosten voraussichtlich 25.000 Euro) zur Vermeidung von Wassereintritt in die Dachgeschosswohnung der Eigentümer Schmitz einschließlich einer Sonderumlage;

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4

Typische Haftungsfallen

•

Neugestaltung und bepflanzung des Vorgartens (Kosten voraus sichtlich 5.000 Euro); Vergabe eines laufenden Pflegeauftrags an eine Gärtnerei; • Altersbedingter Austausch der Haustür und Briefkastenanlage; die neue Anlage soll nicht mehr aus weiß lackiertem Holz, sondern aus Metall (schwarz eloxiert) bestehen; • Das Treppenhaus wird renoviert; Weitere Beschlüsse wurden unter „Sonstiges“ gefasst. E reicht gegen die vorgenannten Beschlüsse Anfechtungsklage ein und beantragt, V die Kosten des Verfahrens aufzuerlegen.

Die Haftungsfalle

WEG siehe CDROM

Unkenntnis ist kein Argument

Ist die Anfechtungsklage eines Eigentümers durch den Verwalter veranlasst (z. B. aufgrund von Einberufungsmängeln) und trifft ihn ein grobes Verschulden, kann das Gericht ihm nach § 49 Abs. 2 WEG die Prozesskosten auferlegen. Grobes Verschulden trifft den Verwalter immer dann, wenn er seine Verwalterpflichten in ungewöhnlich leichtfertiger Weise verletzt hat. Darüber hinausgehende Schadensersatzansprüche können der Wohnungseigentümergemeinschaft und möglicherweise auch einzelnen Eigentümern zustehen. Kein Verwalter kann sich damit herausreden, dass er nicht gewusst hat, wie er seine Verwalterpflichten ordentlich zu erfüllen habe. Auch das Argument „so haben wir das immer schon gemacht und nie hat sich jemand beschwert“ ist rechtlich unbeachtlich. Es gibt keine Übung oder Gleichbehandlung im Unrecht. Und die Ausrede, der Verwalter habe doch nur „das Beste“ für die Eigentümer gewollt, findet auch keine Anerkennung. Selbstverständlich soll der Verwalter „das Beste“ für die Eigentümer wollen – aber bitte ausschließlich in den Grenzen des rechtlich Zulässigen. Die Rechtslage

Information über Inhalte notwendig

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Es gilt erneut der Grundsatz, dass jeder Eigentümer die Gelegenheit haben muss, an der Versammlung teilzunehmen; außerdem hat er ein Recht darauf zu wissen, was in der Versammlung auf ihn zukommt. Er muss die Möglichkeit haben, anhand der Einladung

… bei der Einberufung der Eigentümerversammlung

entscheiden zu können, ob es für ihn wichtig und/oder sinnvoll ist, an der Versammlung teilzunehmen oder nicht. Der Ort der ETV muss in räumlicher Nähe zum Eigentums-/Verwaltungsobjekt liegen. Der Ort muss so gewählt sein, dass alle Eigentümer ihn in zumutbarer Weise erreichen und sich dort aufhalten können. Der Versammlungsort muss jedermann zugänglich und verkehrsüblich zu erreichen sein. Ist bekannt, dass ein Eigentümer Rollstuhlfahrer ist, ist auf die Barrierefreiheit der Versammlungsstätte zu achten. Es ist grundsätzlich zulässig, die Versammlung in den Räumen eines Eigentümers abzuhalten. Gleichzeitig birgt dieser Ort jedoch (rechtliche) Risiken, da die Gefahr besteht, dass sich andere Eigentümer in den Räumen ihres Nachbarn und Miteigentümers möglicherweise nicht so frei fühlen wie in fremden Räumen. Schließlich behält der Eigentümer, in dessen Sondereigentum die Versammlung stattfindet, weiterhin sein Hausrecht. Auch die private Umgebung kann andere Eigentümer befangen machen, sodass sie sich eingeschränkt fühlen oder gar nicht erst kommen. Die Einberufung der ETV am falschen Ort kann ein Anfechtungsgrund sein. Der Verwalter sollte daher grundsätzlich Wert darauf legen, die Versammlung stets an einem neutralen und „öffentlichen“ sowie gut erreichbaren Ort in der Nähe des Objekts abzuhalten. Das Gleiche gilt für die übrigen Bedingungen der Versammlung. Im Zweifelsfall muss ein Rauchverbot gelten. Sind Raucher anwesend, mag die Versammlung lieber wiederholt kurz für ein „Zigarettenpäuschen“ unterbrochen werden. Zur Gültigkeit eines Beschlusses ist es notwendig, den Beschlussgegenstand bereits in der Einladung ausreichend und angemessen zu bezeichnen:

4 Ort der Ver sammlung

Versammlung in Wohnung eines Eigentümers

Bezeichnung der Beschluss gegenstände

§ 23 Abs. 2 (2) Zur Gültigkeit eines Beschlusses ist erforderlich, dass der Gegen stand bei der Einberufung bezeichnet ist.

Jeder Eigentümer soll allein aufgrund der Einladung umfassend verstehen können, worum genau es auf der Eigentümerversammlung gehen wird und über welche Sachverhalte Entscheidungen zu

Entscheidungs grundlage für Teilnahme

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4 Möglichkeit zur Vorbereitung

Schutz vor überraschenden Beschlüssen

Typische Haftungsfallen

treffen, d. h. Beschlüsse zu fassen sind. Nur wenn der Eigentümer über diese Kenntnis verfügt, kann er informiert entscheiden, ob er an der Versammlung teilnimmt oder ihr fernbleiben möchte. Die umfassende Information allein schon aufgrund der Einladung ist auch die Grundlage dafür, dass sich der Eigentümer ausreichend auf die Inhalte der Versammlung vorbereiten kann. Deutlich ist darauf hinzuweisen, dass jeder Eigentümer das Recht hat, sich qualifiziert auf die Themen und Entscheidungen der ETV vorzubereiten. Er muss es sich keineswegs gefallen lassen, erst in der Versammlung mit den konkreten Themen und Inhalten konfrontiert zu werden. Es ist die Aufgabe der Einladung, den Eigentümer vor überraschenden Beschlüssen zu schützen. Beschlüsse, die über nicht oder nicht ausreichend in der Einladung angekündigte Sachverhalte/Themen gefasst werden, sind grundsätzlich anfechtbar. Deshalb dürfen niemals Beschlüsse unter dem TOP „Sonstiges“ oder „Verschiedenes“ gefasst werden. Solche Beschlüsse sind grundsätzlich anfechtbar. Die Einladung des vorliegenden Falls erfüllt die genannten Voraussetzungen nicht, sodass die bereits in der „Haftungsfalle“ genannten Risiken für den Verwalter bestehen. Tipp: Einladung genau und ausführlich formulieren Jeder Verwalter tut sich einen großen Gefallen, die Einladung so aus führlich und genau wie eben nur möglich zu gestalten.

Ausformulierte TOPs und Beschluss vorschläge

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Das Argument, dies sei zu viel Arbeit, ist „zu kurz gesprungen“. Die Arbeit im Vorfeld der ETV lohnt sich immer. Sie erleichtert und verkürzt die Durchführung der Versammlung, da sich zahlreiche Fragen und langwierige Diskussionen erübrigen. Klarheit und Transparenz in der Einladung fördern in der Versammlung eine konstruktive Arbeitsatmosphäre. Es wird daher empfohlen, sich in der Einladung keinesfalls nur auf die (leicht missverständliche) Nennung von Schlagworten zu beschränken, sondern jeden einzelnen Tagesordnungspunkt (TOP) in der gebotenen Form auszuformulieren. Sofern sinnvoll, sollten sogar schon in der Einladung Beschlussvorschläge angeboten werden. Auch hier ist es falsch, anzunehmen, dies verursache unnötige zusätzliche Arbeit. Im Gegenteil: Es verkürzt und befördert den Ablauf

… bei der Einberufung der Eigentümerversammlung

der ETV und das Protokoll der Versammlung ist – bis auf die Beschlussergebnisse – eigentlich auch schon fertig. Die von vielen Verwaltern als mühselig empfundene Abfassung des Protokolls wurde in aller Ruhe bereits vor der Versammlung erledigt. Die erste Seite des Einladungsschreibens mag kurz gehalten sein. Sie enthält Datum, Uhrzeit und Ort der ETV sowie die Tagesordnung in aussagekräftigen Stichworten. Daneben enthält diese erste Seite den qualifizierten Hinweis auf die diversen Anlagen zur Einladung. In den Anlagen erfolgt sodann eine kurze und in sich schlüssige Einführung in das Thema des jeweiligen TOP mit Erläuterung der möglicherweise zur Verfügung stehenden Entscheidungsoptionen. Jede Entscheidungsoption kann mit einem Beschlussvorschlag versehen werden. Sind Unterlagen oder Informationen notwendig, die den Rahmen einer Einladung übersteigen, kann den Eigentümern im Einladungsschreiben angeboten werden, rechtzeitig vor der Versammlung Einsicht im Büro des Verwalters zu nehmen oder dort nachzufragen.

4 Aufbau der Einladung

Muster eines Einladungsschreibens anhand obiger Tagesordnung aus dem Fall Siehe CDROM Eigentümerversammlung 2008 Sehr geehrte Eigentümer, hiermit laden wir Sie ein zur ordentlichen Eigentümerversammlung 2008 der Woh nungseigentümergemeinschaft Musterstraße 8, 23456 Musterstadt am 14. Mai 2008 um 19.00 Uhr (Einlass ab 18.30 Uhr) in der Gaststätte „Zum goldenen Ritter“, Müllerstraße 52, 23456 Musterstadt. Anliegend überreichen wir Ihnen 1.

die Tagesordnung

2.

die Erläuterung der Tagesordnung

3.

einen Vollmachtsvordruck

4.

die Jahresabrechnung 2007 (Gesamt und Einzelabrechnungen)

5.

den Wirtschaftsplan 2009 (Gesamt und Einzelwirtschaftspläne)

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4

Typische Haftungsfallen

Über Ihre persönliche Teilnahme an der Versammlung würden wir uns sehr freuen. Sollten Sie verhindert sein, bedienen Sie sich bitte des beigefügten Vollmachtsvor drucks. Falls Sie an der Versammlung nicht persönlich teilnehmen können, empfehlen wir die Bevollmächtigung eines Mitglieds des Verwaltungsbeirats oder eines anderen Miteigentümers. Das ausgefüllte und unterzeichnete Vollmachtsformular können Sie entweder unmittelbar dem Vollmachtnehmer übergeben, oder zu unseren Händen senden. Die der Jahresabrechnung (Gesamt und Einzelabrechnung für alle Eigentümer) zugrunde liegenden Belege können Sie gerne nach vorheriger Terminabsprache in unserem Büro einsehen. Mit freundlichen Grüßen

Siehe CDROM

Tagesordnung der ordentlichen Eigentümerversammlung 2008 der Wohnungseigentümergemeinschaft Musterstraße 8, 23456 Musterstadt am 14. Mai 2008 TOP 1

Begrüßung und Feststellung der ordnungsgemäßen Ladung, der Be schlussfähigkeit und der Stimmberechtigung

TOP 2 TOP 3

Bericht der Verwaltung Beschlussfassung über die Gesamt und Einzelabrechnungen der Jahres abrechnung 2007

TOP 4

Beschlussfassung über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2007 a. der Verwaltung

TOP 5 TOP 6

b. der Mitglieder des Verwaltungsbeirates Beschlussfassung über die Kündigung des Arbeitsvertrags mit dem Haus meister Y Beschlussfassung über die Beauftragung eines Hausmeisterdienstes ein schließlich Winterdienst

TOP 7

Beschlussfassung über eine Dachsanierung einschließlich Sonderumlage in Höhe von 25.000 Euro

TOP 8

Beschlussfassung über die Neugestaltung und bepflanzung des Vorgar tens und deren Finanzierung

TOP 9 Beschlussfassung über den Abschluss eines Gartenpflegevertrags TOP 10 Beschlussfassung über Austausch und Neugestaltung der Haustür und Briefkastenanlage (anstatt weiß lackiertem Holz, schwarz eloxiertes Me tall) einschließlich Finanzierung TOP 11 Beschlussfassung über die Renovierung des Treppenhauses einschließlich Finanzierung

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… bei der Einberufung der Eigentümerversammlung

4

TOP 12 Beschlussfassung über die Gesamt und Einzelwirtschaftspläne 2009 TOP 13 Sonstiges

Erläuterung der Tagesordnung und der Beschlussvorschläge der ordentlichen Eigentümerversammlung 2008 der Wohnungseigentümergemeinschaft Musterstraße 8, 23456 Musterstadt am 14. Mai 2008 TOP 3

Siehe CDROM

Gesamt und Einzelabrechnungen für das Jahr 2007

Ausführliche Erläuterung der Jahresabrechnung; evtl. Ausführungen und Hinweise zu einem besonderen Abrechnungsmodus, zu einzelnen Positionen und evtl. Ver gleich der Kosten mit Kostenspiegel Bericht der Rechnungsprüfer Beschlussvorschlag: Die Wohnungseigentümergemeinschaft genehmigt die Ge samt und Einzelabrechnungen 2007 in der von der Verwaltung vorgelegten Fas sung. Die Guthaben bzw. Nachzahlungen werden mit der Beschlussfassung fällig gestellt und sind bis zum 14.06.2008 auszugleichen. TOP 4

Entlastung für das Geschäftsjahr 2007

a. der Verwaltung Beschlussvorschlag: Der Verwaltung wird für ihre Geschäftsführung für das Jahr 2007 Entlastung erteilt. b. der Mitglieder des Verwaltungsbeirats Beschlussvorschlag: Den Mitgliedern des Verwaltungsbeirats wird für ihre Amts führung im Jahr 2007 Entlastung erteilt TOP 5

Beschlussfassung über die Kündigung des Arbeitsvertrags mit dem Hausmeister Y

Darlegung der Gründe, warum der Vertrag gekündigt werden soll und welche rechtlichen und tatsächlichen Risiken hierbei zu bedenken sind. Beschlussvorschlag: Die Verwaltung wird beauftragt und ermächtigt, das Beschäf tigungsverhältnis mit dem Hausmeister Y fristgerecht zu kündigen. TOP 6

Beschlussfassung über die Beauftragung eines Hausmeisterdienstes einschließlich Winterdienst

Erläuterungen zu den Gründen für die Beauftragung eines externen Hausmeister dienstes; Erläuterung der Vor und Nachteile; Erläuterung des ins Auge gefassten Vertrags; Bericht über andere Vertragsangebote, Preisvergleiche etc. Beschlussvorschlag: Die Verwaltung wird beauftragt, mit dem Hausmeister X ab dem __________ 2008 einen Betreuungsvertrag auf der Grundlage des Angebotes vom ________ 2008 (monatliche Kosten: ______ Euro) einschließlich Winter dienst abzuschließen.

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4

Typische Haftungsfallen

TOP 7

Beschlussfassung über eine Dachsanierung einschließlich Sonderum lage in Höhe von 25.000 Euro

Erläuterung des bestehenden Zustandes; warum die Maßnahme durchgeführt werden muss; Darstellung evtl. alternativ bestehender technischer Möglichkeiten und ihrer Vor und Nachteile einschl. Kosten; sofern vorhanden: Bericht von einem Sachverständigengutachten; evtl. Empfehlung und Begründung der Empfehlung. Überreichung einer Liste über den konkreten anteiligen Betrag, den jeder Eigentü mer zu leisten hat. Beschlussvorschlag: Die Verwaltung wird beauftragt, die Sanierung des Daches gemäß Kostenvoranschlag der Firma Z vom ______ in Auftrag zu geben. Die Kos ten der Maßnahme werden im Wege einer Sonderumlage finanziert. Die Son derumlage beträgt 25.000 Euro. Sie wird von jedem Eigentümer entsprechend seiner Miteigentumsanteile aufgebracht. Die konkreten Beträge ergeben sich aus der Liste, die Bestandteil des Protokolls ist. Die Sonderumlage ist mit Beschlussfas sung fällig und spätestens bis zum _______ zu begleichen. TOP 8

Beschlussfassung über die Neugestaltung und bepflanzung des Vorgartens

Erläuterung des bestehenden Zustandes; warum die Maßnahme durchgeführt werden muss; Darstellung evtl. alternativ bestehender Möglichkeiten und ihrer Vor und Nachteile einschl. Kosten; evtl. Empfehlung und Begründung der Empfeh lung sowie Darstellung, dass der Ansatz im Wirtschaftsplan der laufenden Instand haltung ausreichend ist, um die Maßnahme zu finanzieren. Beschlussvorschlag: Die Verwaltung wird beauftragt, die Neugestaltung und be pflanzung des Vorgartens entsprechend der Planung und des Kostenvoranschlages der Firma B vom ___ 2008 bei der Firma B in Auftrag zu geben. Die Kosten der Maß nahme werden durch Einstellung in die laufenden Instandhaltungskosten finanziert. TOP 9

Beschlussfassung über den Abschluss eines Gartenpflegevertrags

Erläuterung des bestehenden Zustandes; warum die Maßnahme durchgeführt werden muss; Darstellung evtl. alternativ bestehender Möglichkeiten und ihrer Vor und Nachteile einschl. Kosten; evtl. Empfehlung und Begründung der Empfeh lung. Beschlussvorschlag: Die Verwaltung wird beauftragt, mit dem Gärtnereifachbe trieb B ab dem _____ 2008 einen Gartenpflegevertrag auf der Grundlage des Angebots vom ______ 2008 (monatliche Kosten: ______ abzuschließen. TOP 10

Beschlussfassung über Austausch und Neugestaltung der Haustür und Briefkastenanlage (anstatt weiß lackiertem Holz, schwarz elo xiertes Metall) einschließlich Finanzierung

Erläuterung des bestehenden Zustandes; warum die Maßnahme durchgeführt werden muss; Darstellung evtl. alternativ bestehender technischer Möglichkeiten und ihrer Vor und Nachteile einschl. Kosten; sofern vorhanden: Bericht von einem Sachverständigengutachten; evtl. Empfehlung und Begründung der Empfehlung

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… bei der Durchführung der Eigentümerversammlung

4

Beschlussvorschlag: Wegen altersbedingter Abnutzung beschließt die Eigentümerge meinschaft den Ersatz der bestehenden Haustür und Briefkastenanlage. Als Ersatz der Anlage wird gemäß Angebot der Firma F vom _____ 2008 eine neue, bestehend aus schwarz eloxiertem Metall, eingebaut. Die Aufteilung der Anlage bleibt wie bisher beste hen. Die Verwaltung wird ermächtigt, die Firma F gemäß des o. g. Angebots zu beauftra gen. Die Kosten der Maßnahme werden der Instandhaltungsrücklage entnommen. TOP 11

Beschlussfassung über die Renovierung des Treppenhauses ein schließlich Finanzierung

Erläuterung des bestehenden Zustandes; warum die Maßnahme durchgeführt werden muss; Darstellung evtl. alternativ bestehender technischer Möglichkeiten und ihrer Vor und Nachteile einschl. Kosten; sofern vorhanden: Bericht von einem Sachverständigengutachten; evtl. Empfehlung und Begründung der Empfehlung Beschlussvorschlag: Wegen altersbedingter Abnutzung beschließt die Eigentümer gemeinschaft die Renovierung des Treppenhauses gemäß Vorschlag und Angebot der Malerfachfirma M vom _____ 2008. Die Farbgestaltung bleibt unverändert. Die Verwaltung wird ermächtigt, die Firma M gemäß des o. g. Angebots zu beauftragen. Die Kosten der Maßnahme werden der Instandhaltungsrücklage entnommen. TOP 12

Beschlussfassung über den Wirtschaftsplan 2009

Ausführliche Erläuterung des Wirtschaftsplans; evtl. Ausführungen und Hinweise zu einzelnen Positionen und evtl. Vergleich der Kosten mit Kostenspiegel. Begrün dung der Verdoppelung der Zuführung zur Instandhaltungsrücklage. Beschlussvorschlag: Die Wohnungseigentümergemeinschaft beschließt die Gesamt und Einzelwirtschaftspläne 2009 in der von der Verwaltung vorgelegten Fassung. TOP 13 Sonstiges Unter diesem Tagesordnungspunkt können keine Beschlüsse gefasst werden, es sei denn, alle Eigentümer wären anwesend und unter Verzicht auf Formen und Fristen hiermit einverstanden.

4.6 … bei der Durchführung der Eigentümer versammlung 4.6.1 Formelle Beschlussmängel: Teilnahmerechte, insbesondere von Dritten? Der Fall Verwalter Schön wurde vor sechs Jahren zum Verwalter gewählt. Seither verlängert sich seine Tätigkeit vertragsgemäß automatisch jeweils um ein Jahr.

127

4

Typische Haftungsfallen

Die ETV, die er fristgerecht einberief, hat aufgrund der umfangreichen Sanierungen, die in der Wohnanlage anstehen, 28 TOPs. Obwohl die Versammlung schon um 18 Uhr begann, dauert sie bis ein Uhr morgens. Damit sie nicht noch länger dauert, hatte Schön bewusst darauf ver zichtet, die Eigentümerin F einzuladen. F ist immer sehr emotional und aufbrausend. F hat nach Ansicht des Schön von (bau)technischen Belangen keine Ahnung, will aber immer mitbestimmen und hält nur auf. Das wollte Schön sich und den Miteigentümern diesmal ersparen. Da hatte er aber „die Rechnung ohne den Wirt gemacht“. Eigentümer I war nämlich in Begleitung seines Schwagers, der Architekt ist, zur Versammlung erschienen. Dieser Architekt hatte ständig alles besser gewusst und sich eingemischt und die Eigentümer bei ihren Be schlussfassungen über die Sanierungsmaßnahmen arg verunsichert. Eigentümer E ist empört. Er hält es für unzumutbar, eine Versamm lung mit so vielen TOPs einzuberufen, die dann auch noch sieben Stunden und bis nach Mitternacht dauert. Außerdem hat er von einer geschwätzigen Mitarbeiterin Schöns erfahren, dass dieser F bewusst nicht eingeladen hatte. Zwar fühlt E sich auch häufig von F genervt, dennoch meint er, dass Schön so nicht mit den Eigentümern „um springen“ könne. Auch ärgert er sich über die Anwesenheit des frem den Architekten, dessen Meinung er gar nicht hören wollte, weil er ihn für unfähig hält. E erhebt Anfechtungsklage.

Die Haftungsfalle

WEG siehe CDROM

Sofern der Anfechtungs-/Nichtigkeitsklage stattgegeben wird, können dem Verwalter vom Gericht nach § 49 Abs. 2 WEG die Verfahrenskosten auferlegt werden, ebenso wie er für die weiteren Schäden bei Eigentümern und Verband einstehen muss. Da er die Eigentümerin F bewusst um ihr Recht zur Teilnahme an der ETV und Ausübung ihres Stimmrechts gebracht hat, könnte ihm sogar die fristlose Beendigung der Verwaltertätigkeit drohen. Die Rechtslage Zur Dauer der Verwalterbestellung sagt das Wohnungseigentumsgesetz Folgendes:

128

… bei der Durchführung der Eigentümerversammlung

4

§ 26 Abs. 1 Satz 2 WEG 2 Die Bestellung darf auf höchstens fünf Jahre vorgenommen werden, im Falle der ersten Bestellung nach der Begründung von Wohnungseigen tum aber auf höchstens drei Jahre.

Die maximale Zeit der Verwalterbestellung (fünf Jahre) ist abgelaufen. Eine „automatische Verlängerung durch Vertrag“ ist unwirksam. Dies hat zur Folge, dass Schön schon länger nicht mehr Verwalter i. S. d. Gesetzes ist. Er handelt nur noch wie ein Verwalter. Wenn Schön aber nicht (mehr) bestellter Verwalter ist, dann war er auch nicht zur Einberufung der ETV befugt. Die ETV wurde durch einen Nichtberechtigten einberufen. Die auf der ETV gefassten Beschlüsse sind bereits deshalb anfechtbar. Von einem Verwalter darf erwartet werden, dass er die gesetzlich vorgesehene Höchstdauer der Bestellung kennt und beachtet. Beruft er aufgrund Zeitablaufs als Nichtberechtigter eine ETV ein und „produziert“ so anfechtbare Beschlüsse, so dürfte hierin ein grobes Verschulden zu sehen sein. Eine Verurteilung nach § 49 Abs. 2 WEG kann die Folge sein. Verhindert der Verwalter vorsätzlich die Teilnahme eines Eigentümers an der ETV, wie hier die Teilnahme von F, dann können nach der Rechtsprechung (OLG Köln, Beschluss vom 03.12.2003 – 16 Wx 216/03 –, veröffentlicht in NZM 2004, 793) sämtliche auf dieser ETV gefassten Beschlüsse allein deshalb nichtig sein. Da Eigentümerversammlungen grundsätzlich nicht öffentlich sind, haben nicht teilnahmeberechtigte Dritte nichts auf einer ETV zu suchen, und zwar selbst dann nicht, wenn sie nur schweigend dabeisitzen wollen. Ist dennoch eine solche dritte Person in der ETV anwesend, kann dies die Anfechtbarkeit der Beschlüsse zur Folge haben. Die Dauer der ETV muss sich in für die Eigentümer zumutbaren Grenzen halten. Es muss gewährleistet sein, dass jeder Eigentümer der Versammlung für ihre gesamte Dauer folgen kann. Wo konkret die Grenzen der Zumutbarkeit verlaufen, kommt auf den Einzelfall an. Als Faustregel könnte gelten: Ab 23 Uhr beginnt es kritisch zu werden; ab Mitternacht mag Unzumutbarkeit gegeben sein. Alles, was eine Dauer von vier Stunden überschreitet, dürfte ebenfalls

Bestellung abgelaufen

Einberufung durch Nicht berechtigten

Grobes Ver schulden des Verwalters

Vorsätzliche Nichtladung

Nichtöffentlich keit der ETV

Dauer der ETV

129

4

Typische Haftungsfallen

kritisch werden, da ab dann die Konzentrationsfähigkeit der Teilnehmer erschöpft sein kann. Werden die Grenzen des Zumutbaren überschritten, liegt ein Beschlussmangel vor und die Beschlüsse sind zumindest anfechtbar. Rettungsstrategie ETV zur Ver walterbestel lung einberufen

Vorsätzliche Nichteinladung inakzeptabel Nichtberechtig te identifizieren

Anwesenheits gründe erfra gen, Rechtslage erläutern

Einverständnis der Eigentümer einholen

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Ist die Verwalterbestellung abgelaufen, kann der Verwalter – auch während der laufenden Anfechtungsklage – Sorge dafür tragen, dass eine ETV zum Zwecke seiner ordnungsgemäßen Bestellung einberufen wird. Zur Einberufung berechtigt ist der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats (§ 24 Abs. 3 WEG). Gibt es keinen Vorsitzenden, ist § 24 Abs. 3 WEG erfüllt, wenn alle Beiratsmitglieder die Einladung unterschreiben. Gibt es keinen Verwaltungsbeirat, kann sich auf Antrag ein Miteigentümer durch das Gericht zur Einberufung einer ETV bevollmächtigen lassen. Die vorsätzliche Verhinderung der Teilnahme eines Eigentümers an der ETV durch den Verwalter ist inakzeptabel; für diesen Verwalter gibt es keine Rettungsstrategie. Mit der Teilnahme Nichtberechtigter an der ETV kann der Verwalter folgendermaßen umgehen: Zunächst muss er Sorge dafür tragen, nicht berechtigte Anwesende zu erkennen. Handelt es sich um eine kleine Gemeinschaft, fällt dem Verwalter ein Fremder ohnehin sofort auf. Bei einer großen Gemeinschaft kann der Verwalter zu Beginn der Versammlung fragen, ob sich Fremde im Raum aufhalten und darum bitten, dass sich diese Personen melden oder aber von den anwesenden Eigentümern benannt werden. Im Sinne eines achtungsvollen Umgangs sollte der Verwalter sich sodann bei den betreffenden „Fremden“ nach den Gründen ihrer Anwesenheit und der Beziehung zum Eigentümer erkundigen. Stellt sich heraus, dass kein zur Teilnahme berechtigender Grund (z. B. als Vertreter eines Eigentümers mit Vollmacht) vorliegt, sollte der Verwalter aus Transparenzgründen über die Rechtslage aufklären, dass nämlich für Eigentümerversammlungen grundsätzlich das Gebot der Nichtöffentlichkeit gilt. Sodann muss der Verwalter die anwesenden Eigentümer bitten, ihr Einverständnis zur Teilnahme Dritter an der ETV zu erklären. Dies kann nicht im Beschlussweg geschehen. Vielmehr muss jeder einzel-

… bei der Durchführung der Eigentümerversammlung

ne Eigentümer einverstanden sein. Dieses Einverständnis mag aus Gründen der Praktikabilität abgefragt werden, indem der Verwalter fragt, ob einer der Anwesenden nicht mit der Anwesenheit einverstanden ist. Ein Eigentümer, der der Teilnahme des Dritten an der ETV widerspricht, reicht: Der Dritte muss die nicht öffentliche Versammlung verlassen. Sind mehrere Dritte anwesend, muss die Teilnahme jedes einzelnen Dritten von allen Anwesenden gebilligt werden. Die Billigung „en bloc“ kommt nicht in Betracht: Die Eigentümer könnten die Teilnahme des einen billigen, die eines anderen ablehnen wollen.

4

Einzeln Einverständnis einholen

Exkurs: Dritte in der Eigentümerversammlung Es gibt verschiedene Personen, die nicht Eigentümer sind und die dem Verwalter in unterschiedlichen Funktionen in einer ETV begegnen können: •

Dritte, die anstelle des Eigentümers teilnehmen Dies ist möglich, wenn die Person eine geeignete Vollmacht des Eigentümers vorlegt und zum Kreis der rechtlich zulässigen Bevollmächtigten gehört: Manche Gemeinschaftsordnungen sehen vor, dass sich Eigentümer ausschließlich durch bestimmte Personen, z. B. andere Eigentümer oder den Verwalter, vertreten lassen können. Enthält die Gemeinschaftsordnung keine besonderen Bestimmungen, ist der Kreis der Bevollmächtigten des Eigentümers nicht beschränkt. Enthält die Gemeinschaftsordnung keine Beschränkungen, können Eigentümer sich auch durch ihren Mieter oder den Hausmeister oder ihren Rechtsanwalt oder Steuerberater vertreten lassen. So wenig sachdienlich dies im Einzelfall sein mag: Der Verwalter oder die anderen Eigentümer können sich nicht dagegen wehren. Sofern hierfür ein Bedürfnis besteht, sollte der Verwalter dennoch das Gespräch mit dem Eigentümer suchen und ihm versuchen zu vermitteln, wie ungünstig für alle Beteiligten es sein kann, wenn sich der Eigentümer in der ETV beispielsweise durch seinen Mieter vertreten lässt.

Dritte, die Eigentümer vertreten

131

4 Dritte, die Eigentümer begleiten

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Typische Haftungsfallen

•

Dritte, die als Begleitung des Eigentümers teilnehmen Hierbei handelt es sich häufig um Ehe- oder Lebenspartner, erwachsene Kinder oder deren Eltern, die zwar im Grundbuch nicht als Eigentümer eingetragen sind, aber im Objekt (mit)wohnen oder sich (auch) als tatsächlich wirtschaftlich Berechtigte betrachten. Diese Personen gehören nicht in die ETV. Ihrer Teilnahme muss von allen anwesenden Eigentümern zugestimmt werden. Dies gilt zum Schutz aller Wohnungseigentümer auch für Berater, die als Begleitung eines Eigentümers erscheinen (Stichwort „Waffengleichheit“). Häufiger Fall ist der vom Eigentümer beauftragte Rechtsanwalt oder Architekt, der mit zur ETV erscheint. Grundsätzlich ist der Eigentümer gehalten, sich im Vorfeld der ETV beraten zu lassen. Andernfalls kann in der ETV durch die Anwesenheit eines parteiischen Beraters eine Ungleichheit entstehen, die zu überraschenden Beschlussergebnissen führt. Hiervon abweichend kann der Eigentümer in besonderen Einzelfällen einen Anspruch auf Duldung der Teilnahme der Begleitperson an der ETV haben. Das persönliche oder sachliche Interesse des Eigentümers, von einem Berater begleitet zu werden, muss den Grundsatz der Nichtöffentlichkeit der ETV objektiv überwiegen. Das Interesse eines Eigentümers überwiegt, wenn es sich bei dem Dritten um eine Hilfsperson zur Überwindung körperlicher Gebrechen handelt, z. B. eine Begleitperson, die für einen aufgrund seiner Behinderung ständig der Unterstützung bedürftigen Eigentümer handelt. Auch hat ein der deutschen Sprache nicht mächtiger Eigentümer Anspruch darauf, in der ETV von einem Dolmetscher begleitet zu werden. Doch begründet die Zerstrittenheit der Eigentümergemeinschaft noch kein berechtigtes Interesse eines einzelnen Eigentümers an der Teilnahme eines Rechtsanwalts an der ETV. Wenn die Begleitung des Eigentümers nicht an der ETV teilnehmen darf, kann sich der Eigentümer mit folgendem „Trick“ helfen: Er selbst verlässt die ETV, bevollmächtigt aber vorher schnell noch seinen Berater (z. B. Rechtsanwalt), der dann an seiner Stelle an der ETV teilnimmt und das Rede-, Antrags- und

… bei der Durchführung der Eigentümerversammlung

4

Stimmrecht des Eigentümers ausübt. Hiergegen kann der Verwalter nichts machen, es sei denn, die Gemeinschaftsordnung würde die Vertretung des Eigentümers durch den bevollmächtigten Berater verbieten. Erscheint ein Eigentümer in Begleitung eines zwar von ihm beauftragten Beraters, der aber (angeblich) für die gesamte Gemeinschaft tätig werden soll, muss die Stellung des Beraters als unsicher gelten. Im Zweifel wird der Berater die Interessen desjenigen wahrnehmen, der ihn beauftragt und bezahlt. Deshalb sollte der Verwalter in einem solchen Falle verfahren, als handele es sich um den Berater des Eigentümers und nicht der Gemeinschaft. •

Dritte, die als Berater der Gemeinschaft teilnehmen (z. B. Dienstleister, Sachverständiger, Rechtsanwalt, Architekt, Handwerker etc.) Sofern diese Person als Berater in Wahrnehmung des gemeinschaftlichen Interesses der Eigentümergemeinschaft zu einem oder mehreren bestimmten Sachthemen/TOPs in die ETV kommt, bedarf dies nicht der besonderen Zustimmung jedes anwesenden Eigentümers. Voraussetzung ist jedoch, dass die betreffende Person durch ihren Sachverstand im Interesse der gesamten Eigentümergemeinschaft tätig ist, z. B.: die Meinungsbildung durch Erteilung von Rechtsrat, die Erläuterung baulicher Maßnahmen und/oder Kostenvoranschlägen erleichtert oder gar erst ermöglicht. Die Teilnahme solcher im Auftrag und Interesse der Gemeinschaft tätigen Dritten ist auf die TOPs zu beschränken, zu denen sie mit ihrer Leistung beitragen. Andernfalls ist die Nichtöffentlichkeit der ETV nicht gewahrt.

Dritte als Berater der WEG

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4

Typische Haftungsfallen

4.6.2 Weitere Beschlussmängel: Ablauf der Eigentümerversammlung/Stimmrechtsausschluss Der Fall An der ETV nahm W teil. Er ist Inhaber des im Grundbuch eingetrage nen Wohnrechts an der Wohnung Nr. 5 (§ 1093 BGB). Er gab zu allen Beschlüssen seine Stimme ab. Als es um die Beschlussfassung über die Dachsanierung ging, schloss der Verwalter die Eigentümer der Dachgeschosswohnungen von der Abstimmung aus. Zur Begründung führte er aus, dass diese Eigentü mer ja aus Eigeninteresse für die Dachsanierung stimmen würden. Dies sei nicht zulässig. Es gelte ein Stimmrechtsausschluss. Als die betroffenen Eigentümer der DGWohnungen (A und B) sich wehren wollten, verbot der Verwalter ihnen das Wort. Als die Eigen tümer sich auch hiergegen wenden wollten, verwies der Verwalter sie des Versammlungsraums. Auf der Versammlung brachen daraufhin tumultartige Zustände aus; trotzdem ließ der Verwalter Beschlüsse zur Dachsanierung fassen und setzte die Versammlung auch ansons ten fort. Die Eigentümer A und B erheben Anfechtungsklage. Werden sie Erfolg haben?

Die Haftungsfalle

WEG siehe CDROM

Die Anfechtungsklage wird erfolgreich sein. Dem Verwalter können vom Gericht nach § 49 Abs. 2 WEG die Verfahrenskosten auferlegt werden, ebenso wie er für die weiteren Schäden bei Verband und Eigentümern einstehen muss. Die Rechtslage

Wohnrechtsin haber hat keine Stimme

Stimmrechts ausschluss

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Dem Inhaber eines Wohnrechts stehen ebenso wenig die Rechte des Wohnungseigentümers zu, wie dem Nießbrauchsberechtigten. Deshalb hat sich ein Nichtberechtigter an der Beschlussfassung beteiligt. Der Inhaber des Wohnrechts hatte keine Stimme. Etwas anderes gilt nur dann, wenn der Eigentümer ihn mit einer Stimmrechtsvollmacht ausgestattet hätte. Die Voraussetzungen für einen Stimmrechtsausschluss (bei A und B) sind eng und ergeben sich aus § 25 Abs. 5 WEG:

… bei der Durchführung der Eigentümerversammlung

4

§ 25 Abs. 5 (5) Ein Wohnungseigentümer ist nicht stimmberechtigt, wenn die Beschlußfassung die Vornahme eines auf die Verwaltung des gemein schaftlichen Eigentums bezüglichen Rechtsgeschäfts mit ihm oder die Einleitung oder Erledigung eines Rechtsstreits der anderen Wohnungs eigentümer gegen ihn betrifft oder wenn er nach § 18 rechtskräftig verurteilt ist.

Es lag objektiv kein Grund für einen Stimmrechtsausschluss vor. Die vermeintliche oder tatsächliche Vorteilhaftigkeit einer Maßnahme für einen einzelnen Wohnungseigentümer genügt für einen Stimmrechtsausschluss nicht. Ein Stimmrechtsausschluss ist ein bedeutender Eingriff in die Rechte jedes Eigentümers und nur in besonderen Fällen zulässig. Die Eigentümer A und B waren stimmberechtigt und wurden zu Unrecht von ihrem Stimmrecht ausgeschlossen. Da die ETV der Information und Meinungsbildung der Eigentümer mit nachfolgender Beschlussfassung dienen soll, steht grundsätzlich jedem Eigentümer ein unbeschränktes Rederecht zu – auch dem vom Stimmrechtsausschluss betroffenen Eigentümer. Das Rederecht des Einzelnen findet da seine Grenzen, wo die übrigen Miteigentümer durch dessen Ausübung belästigt werden. Die Belästigung kann sich aus der Dauer, der Art und Weise sowie dem Inhalt der in Ausübung des Rechts gehaltenen Rede ergeben. Im vorliegenden Fall ist nicht ersichtlich, dass A und B ihr Rederecht missbraucht hätten. Der Verwalter entzog es ihnen zu Unrecht. Mit dem Recht auf Teilnahme an der ETV verhält es sich wie mit dem Rederecht. Das Teilnahmerecht folgt aus der Stellung als Miteigentümer und Mitglied der Wohnungseigentümergemeinschaft. Es kann nur aus ganz besonderen Gründen entzogen werden. Insoweit verwies der Verwalter A und B auch zu Unrecht des Versammlungsortes. Ist ein geordneter Ablauf der ETV nicht mehr sichergestellt, sodass auch die einzelnen Berechtigten nicht mehr unbeeinträchtigt die ihnen zustehenden Rechte ausüben können, so verdient die Zusammenkunft nicht mehr das Prädikat einer ETV. Der Verwalter muss die Versammlung abbrechen und zu einem anderen Zeitpunkt neu einberufen. Beschlüsse, die trotz chaotischer Umstände auf der

Ausschluss unrechtmäßig

Unbeschränktes Rederecht der Eigentümer

Teilnahmerecht

Abbruch ungeordneter Versammlung

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4

Typische Haftungsfallen

ETV gefasst werden, leiden unter einem Beschlussmangel und sind anfechtbar. Tipp: Erneute Versammlung einberufen Der Verwalter kann auf eine Wiederholung der Versammlung hinwirken, mit dem Ziel, die inhaltsgleichen Beschlüsse erneut, diesmal ordnungs gemäß fassen zu lassen. Funktion des Verwalters in der Versammlung

Der Verwalter hat stets ausgleichend und mäßigend wie neutral auf die Eigentümer einzuwirken. Er sollte niemals zu einer Eskalation beitragen. Ist der Verwalter sich unsicher, wie eine überraschende Situation rechtlich zu bewerten ist, kann er dies auch ruhig einmal zugeben und die Versammlung unterbrechen, um sich zu beraten und/oder nachzulesen oder anderweitig Rat zu holen. Überraschungen kann der Verwalter aber auch schon weitgehend durch eine gute Vorbereitung auf die Versammlung ausschließen. Die Frage, ob der Inhaber eines Wohnrechts stimmberechtigt ist, kann ebenso fachkundig vor der Versammlung geklärt werden wie ein möglicher Stimmrechtsausschluss.

4.6.3 Beharren auf dem Versammlungsvorsitz Der Fall Verwalter V hat zur ordentlichen ETV geladen. Nach Feststellung der Beschlussfähigkeit meldet sich der Eigentümer E und beantragt, ihm den Vorsitz in der heutigen Versammlung zu übertragen. V ist völlig überrascht und weiß nicht, was das soll. Er lehnt ab und erklärt E, dass den Vorsitz immer der Verwalter führe. So sehe es das Gesetz vor. E erhebt Anfechtungsklage gegen alle in der Versammlung gefassten Beschlüsse.

Die Haftungsfalle Beschlüsse, die unter nicht befugter Versammlungsleitung gefasst wurden, sind anfechtbar. Dem Verwalter droht im Falle der erfolgreichen Anfechtungsklage die zwangsweise Aufbürdung der Prozess-

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… bei der Durchführung der Eigentümerversammlung

4

kosten sowie Schadensersatzansprüche von Verband und Eigentümern. Die Rechtslage Die Eigentümer können den Vorsitz jederzeit durch einfachen Mehrheitsbeschluss einem anderen übertragen, denn das WEG sieht vor:

Vorsitz durch Beschluss ändern

§ 24 Abs. 5 WEG (5) Den Vorsitz in der Wohnungseigentümerversammlung führt, sofern diese nichts anderes beschließt, der Verwalter.

Wer kann den Vorsitz in der ETV führen? Sicherlich ein Miteigentümer. Ob auch ein außenstehender Dritter, beispielsweise der Rechtsanwalt eines Eigentümers, den Vorsitz übernehmen kann, ist streitig. In jedem Falle hätte V den Antrag des Eigentümers E zur Beschlussfassung stellen müssen. Indem er dies ablehnte, war er nicht länger zum Vorsitz legitimiert, sodass die in der Versammlung gefassten Beschlüsse anfechtbar sind. Tipp: Verwalter kann Vorsitz/Verantwortung abgeben Es besteht für den Verwalter kein Anlass, sich gegen die Übernahme des Vorsitzes durch einen Eigentümer zu wehren.

Wer den Vorsitz führt, ist für den Versammlungsverlauf verantwortlich. Nimmt die betreffende Person die Aufgaben des Vorsitzenden mangelhaft wahr und führt dies zu anfechtbaren oder gar nichtigen Beschlussfassungen, haftet hierfür jedenfalls nicht der Verwalter. Soll weder der Verwalter noch ein Eigentümer die Versammlung leiten, sondern ein Dritter, beispielsweise der Rechtsanwalt eines Eigentümers, sollte der Verwalter hiergegen rechtliche Bedenken anmelden und dies dokumentieren. Wenn schon ein Dritter den Vorsitz in der Versammlung ausübt, sollte dies ausschließlich mit Einverständnis aller Anwesenden geschehen.

Vorsitzender ist für Verlauf verantwortlich

Vorsitz durch Außen stehenden

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4

Typische Haftungsfallen

4.6.4 Fehlerhafte Beschlussverkündung Der Fall In der beschlussfähigen ETV, die der Verwalter V leitet, beschließen die Eigentümer unter TOP 3 über die Jahresabrechnung. Von den zehn anwesenden Eigentümern stimmen vier dafür, zwei dagegen und vier enthalten sich der Stimme. V stellt fest, dass die „erforderliche Mehrheit von sechs Stimmen“ nicht erreicht wurde, und verkündet folgendes Beschlussergebnis: „Die Jahresabrechnung wurde abgelehnt.“ Unter TOP 5 entscheiden die Anwesenden über die Entlastung des Verwalters. Alle Eigentümer heben schon die Hand, während V noch den Beschluss formuliert. Der Verwalter notiert kurz noch etwas und geht dann rasch zum nächsten TOP über, auf den alle Anwesenden den ganzen Abend schon gespannt warten, weil es um viel Geld geht. Unter TOP 8 beschließen die Anwesenden über die Entziehung des Wohnungseigentums des Miteigentümers M nach § 18 Abs. 1 WEG. Die einfache Mehrheit der anwesenden (nicht der stimmberechtigten) Eigentümer ist dafür. V verkündet folgendes Beschlussergebnis: „Es wurde beschlossen, dass M das Eigentum an seiner Wohnung entzogen werden soll.“

Die Haftungsfalle Anfechtbare Beschlüsse

Gestaltungs klage

Haftung des Verwalters

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TOP 3 und 8: Ein falsch verkündeter Beschluss ist anfechtbar. Er kann durch die (befristete) Anfechtungsklage beseitigt werden. Andernfalls wird er bestandskräftig. Dies gilt auch für den Negativbeschluss. TOP 5: Fand keine Beschlussverkündung statt, kann Klage auf Feststellung und Verkündung des Beschlusses durch das Gericht erhoben werden. Beklagte sind die einzelnen Wohnungseigentümer. Für die Klage, die eine Gestaltungs- und keine Anfechtungsklage ist, gilt keine Frist. In allen drei Fällen kann der Verwalter gem. 49 Abs. 2 WEG zur Übernahme der Kosten verurteilt werden. Außerdem ist eine Haftung gegenüber dem Verband und jedem Eigentümer denkbar.

… bei der Durchführung der Eigentümerversammlung

4

Die Rechtslage Damit ein Beschluss zustande kommt, bedarf es nicht nur der Abstimmung der Eigentümer, sondern zusätzlich auch noch der Feststellung und Verkündung des Beschlussergebnisses. Dies ergibt sich zwingend aus § 24 Abs. 7 Satz 2 Nr. 1 WEG. Die Verkündung des Beschlussergebnisses hat für die Entstehung des Beschlusses eine sog. konstitutive (rechtsbegründende) Wirkung (BGH, Beschluss v. 23.08.2001 – V ZB 10/01 –, veröffentlicht in NJW 2001, 3339), d. h.: ohne Verkündung kein Beschluss. Der Inhalt eines Beschlusses wird durch die Verkündung bestimmt. Zuständig für die Beschlussverkündung ist der Versammlungsleiter. Aufgrund der konstitutiven Wirkung, die der Beschlussverkündung zukommt, ist der Beschluss mit dem Inhalt in der Welt, wie der Verwalter ihn verkündet hat – und mag das noch so falsch und/oder ungewollt sein. Wird er nicht für ungültig erklärt, entfaltet er für alle Beteiligten verbindliche Wirkung. Für die Art und Weise der Beschlussverkündung (vgl. TOP 5) gibt es keine Regeln. Am besten, einfach und klar ist allein die unzweideutige (mündliche) Mitteilung/Verkündung unmittelbar nach Feststellung des Beschlussergebnisses. Möglich ist auch die sog. konkludente Beschlussfeststellung und -verkündung, die durch entsprechendes schlüssiges Verhalten des Versammlungsleiters in der ETV erfolgt (BGH, Beschluss vom 23.08.2001 – V ZB 10/01 –, veröffentlicht in NJW 2001, 3339 = ZMR 2001, 809). Schlüssig kann das Verhalten des Versammlungsleiters sein, wenn er Handlungen vornimmt oder Aussagen tätigt, die ohne vorherige Beschlussfassung keinen Sinn ergeben würden. Eine solche Situation könnte z. B. vorliegen, wenn zuerst eine Sanierungsmaßnahme beschlossen und dann in einem zweiten Beschluss zur Finanzierung der Maßnahme über eine Sonderumlage befunden wird.

So kommt ein Beschluss zustande

Verkündung bestimmt Inhalt des Beschlusses

Feststellung des Beschluss ergebnisses

Konkludente Beschluss feststellung

Rettungsstrategie Gibt das Protokoll der ETV ein eindeutiges Abstimmungsergebnis wieder, so kann dies die Annahme einer konkludenten Beschlussfeststellung und -verkündung in der ETV rechtfertigen (BGH, a. a O.).

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4 In Protokoll berichtigen

Keine Korrektur der Beschluss verkündung

Zweitbeschluss auf erneuter ETV

Typische Haftungsfallen

Der Verwalter, der in der Versammlung vergessen hat, einen Beschluss zu verkünden, kann versuchen, dies durch eine entsprechend eindeutige Niederschrift zu heilen. Zur Vermeidung von Unsicherheiten sollte diese Niederschrift so schnell wie möglich an die Eigentümer versandt werden. Aufgrund der konstitutiven Wirkung der Beschlussverkündung ist der Verwalter daran gehindert, die Verkündung nach der Versammlung zu „korrigieren“. Er darf nicht heute dies und morgen jenes verkünden. Die unrichtige Verkündung eines Beschlusses kann der Verwalter nur durch Offenlegung und Einberufung einer weiteren ETV beseitigen, in der ein sog. Zweitbeschluss gefasst werden kann. Es ist sinnvoll, den Erstbeschluss durch den Zweitbeschluss ausdrücklich aufheben zu lassen – falls notwendig bei gleichzeitigem Verzicht auf die Ausführung des Beschlusses. Tipp: Auf neue Beschlusskompetenzen achten Eine zutreffende Auswertung der Abstimmungsergebnisse und damit eine fehlerfreie Beschlussverkündung kann der Verwalter nur vorneh men, wenn er mit den je nach Beschlussgegenstand unterschiedlichen Mehrheitsanforderungen vertraut ist. Besonders die durch die WEG Novelle eingeführten neuen Beschlusskompetenzen erfordern Fachwis sen.

Siehe CDROM

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Auf der folgenden Seite sehen Sie eine Übersicht über die erforderlichen Mehrheiten bei verschiedenen Maßnahmen, die Sie auch auf Ihrer CD-ROM finden.

… bei der Durchführung der Eigentümerversammlung

4

Übersicht über erforderliche Mehrheiten Übersicht Beschlusskompetenzen Maßnahme

Mehrheits erfordernisse

Stimmprinzip

Besonderheiten

§ 12 Abs. 4 WEG: Aufhebung einer vereinbar ten Veräußerungs/Vermie tungsbeschränkung

einfacher Mehrheits beschluss

gesetzliches Stimm prinzip nach Köpfen (§ 25 Abs. 2 WEG) oder abweichend hiervon vereinbartes Stimm prinzip (derzeit streitig)

Löschung der Veräu ßerungs/Vermie tungsbeschränkung im Grundbuch

§ 16 Abs. 3 WEG: dauerhafte Änderung des gesetzlichen oder vereinbar ten Kostenverteilerschlüssels hinsichtlich der Betriebskos ten des Gemeinschafts und Sondereigentums sowie der Kosten der Verwaltung

einfacher Mehrheits beschluss

gesetzliches Stimm prinzip nach Köpfen (§ 25 Abs. 2 WEG) oder abweichend hiervon vereinbartes Stimmprinzip (derzeit streitig)

keine Grundbuch berichtigung erforder lich

§ 16 Abs. 4 WEG: Änderung des gesetzlichen oder vereinbarten Kostenver teilerschlüssels hinsichtlich der Kosten einer konkreten Maßnahme der Instandhal tung/setzung gemäß § 21 Abs. 3, 5 Nr. 2 WEG, der modernisierenden Instand setzung gemäß § 22 Abs. 3 i. V. m. § 21 Abs. 3, 5 Nr. 2

doppelt qualifizierte Mehrheit: drei Viertel aller stimmberechtigten und im Grundbuch eingetragenen Woh nungseigentümer, die mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile repräsentieren, müs sen zustimmen

zwingend gesetzliches Stimmprinzip nach Köpfen (§ 25 Abs. 2 WEG)

einfacher Mehrheits beschluss

gesetzliches Stimm prinzip nach Köpfen (§ 25 Abs. 2 WEG) oder abweichend hiervon vereinbartes Stimmprinzip

WEG, der baulichen Verände rung gemäß § 22 Abs. 1 WEG oder einer Modernisierung bzw. der Anpassung des gemeinschaftlichen Eigen tums an den Stand der Tech nik gemäß § 22 Abs. 2 WEG § 21 Abs. 7 WEG: Zahlungs, Fälligkeits und Verzugsmodalitäten, Kosten eines besonderen Gebrauchs, Kosten für einen besonderen Verwaltungsaufwand

Beschlussfassung auch dann möglich, wenn gesetzliche oder be stehende vereinbarte Regelungen dauerhaft geändert werden

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Typische Haftungsfallen

Übersicht Beschlusskompetenzen Maßnahme

Mehrheits erfordernisse

Stimmprinzip

Besonderheiten

§ 22 Abs. 1 WEG: bauliche Veränderung des Gemeinschaftseigentums

einfacher Mehrheits beschluss

gesetzliches gesetzli ches Stimmprinzip nach Köpfen (§ 25 Abs. 2 WEG) oder abweichend hiervon vereinbartes Stimm prinzip

sämtliche über das Maß des § 14 Nr. 1 WEG hinaus benach teiligten Wohnungsei gentümer müssen zustimmen

§ 22 Abs. 2 WEG: Modernisierung bzw. Anpas sung des Gemeinschafts eigentums an den Stand der Technik

doppelt qualifizierte Mehrheit: drei Viertel aller stimmberechtigten und im Grundbuch eingetragenen Woh nungseigentümer, die mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile repräsentieren, müs sen zustimmen

zwingend gesetzliches Stimmprinzip nach Köpfen (§ 25 Abs. 2 WEG)

§ 22 Abs. 3 WEG (i. V. m. § 21 Abs. 3, 5 Nr. 2 WEG): modernisierende Instandset zung des Gemeinschaftsei gentums

einfacher Mehrheits beschluss

gesetzliches Stimm prinzip nach Köpfen (§ 25 Abs. 2 WEG) oder abweichend hiervon vereinbartes Stimmprinzip

4.6.5 Verlust der Beschlussfähigkeit während der Versammlung Der Fall Die ETV der WEG Geranienstraße 6–10 ist beschlussfähig, wenn mehr als die Hälfte der 10.000 Miteigentumsanteile (MEA) anwesend/ver treten sind. Als der Verwalter V zu Beginn der Versammlung die Be schlussfähigkeit prüft, sind 6.238 MEA anwesend. V stellt daher die Beschlussfähigkeit fest. Da am Versammlungsabend ein interessantes Fußballspiel stattfindet, das im Fernsehen übertragen wird, verlassen verschiedene Eigentümer immer wieder den Versammlungssaal, um den Spielstand zu erkunden und das Spiel ein paar Minuten im Schankraum der Gaststätte zu ver

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… bei der Durchführung der Eigentümerversammlung

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folgen, in der die ETV abgehalten wird. Auch Eigentümerin R, die star ke Raucherin ist, geht ab und zu hinaus, um vor der Gaststätte zu rauchen. Schließlich gibt es ab und an noch Toilettengänger, die den Versammlungsraum kurzzeitig verlassen. Als ihm anlässlich einer Abstimmung doch eine recht geringe Zahl von Eigentümern im Saal anwesend zu sein scheint und er darum bit tet, dass die Eigentümer nicht dauernd hinaus und hereinlaufen mö gen, beeindruckt das niemanden. V ärgert sich zwar, lässt aber un verdrossen abstimmen und verkündet die Annahme aller Beschlussan träge. Eigentümer E hat derweil fleißig „Buch geführt“ und freut sich die bisch, dass es bei den ihm zu kostspieligen Sanierungsbeschlüssen an der Beschlussfähigkeit fehlt. Er erhebt fristgerecht Anfechtungsklage.

Die Haftungsfalle Wenn die Beschlussfähigkeit während der Versammlung entfällt, darf der Verwalter keine Beschlüsse mehr fassen lassen. Missachtet er dies und ist die Anfechtungsklage deshalb erfolgreich, haftet er für die Folgen seiner Versäumnisse.

Anfechtbare Beschlüsse

Die Rechtslage Wann die ETV beschlussfähig ist, ergibt sich aus den Vereinbarungen der Gemeinschaft (Gemeinschaftsordnung). Ist dort nichts geregelt, gilt § 25 Abs. 3 WEG:

WEG siehe CDROM

§ 25 Abs. 3 WEG (3) Die Versammlung ist nur beschlußfähig, wenn die erschienenen stimmberechtigten Wohnungseigentümer mehr als die Hälfte der Mit eigentumsanteile, berechnet nach der im Grundbuch eingetragenen Größe dieser Anteile, vertreten.

Die Beschlussfähigkeit zu Beginn der ETV reicht nicht aus. Die Beschlussfähigkeit muss für jeden einzelnen Beschluss gegeben sein (OLG Zweibrücken, Beschluss vom 11.03.2002 – 3 W 184/01 – veröffentlicht in ZWE 2002, 283). Es gehört zu den Aufgaben des Verwalters als Sitzungsleiter, die Beschlussfähigkeit bei jeder einzelnen Beschlussfassung zu prüfen und sicherzustellen.

Beschlussfähig keit immer wieder prüfen

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4

Typische Haftungsfallen

Achtung: Der Stimmrechtsausschluss wirkt sich auf die Beschlussfähigkeit aus. Tipp: Beschlussfähigkeit dokumentieren Der Verwalter muss die Beschlussfähigkeit der ETV für jeden Beschluss feststellen und sollte dies auch dokumentieren.

Kontrolle an der Tür bei großen WEGs

Die laut verkündete Feststellung der Beschlussfähigkeit zu Beginn der Versammlung ist obligatorisch. Die Beschlussfähigkeit im weiteren Verlauf darf der Verwalter „still“ überprüfen und im Auge behalten. Etwas anderes gilt, wenn sich während der Versammlung offensichtliche Zweifel an der Beschlussfähigkeit aufdrängen. Dies kann der Fall sein, wenn viele Eigentümer den Versammlungsraum verlassen haben oder sich die Beschlussfähigkeit durch Stimmrechtsausschluss verändert. In einem solchen Fall sollte der Verwalter die Beschlussfähigkeit auch während der ETV für jede Beschlussfassung ausdrücklich nachvollziehbar feststellen und im Protokoll festhalten. Bei größeren Eigentümergemeinschaften wird der Verwalter nicht umhinkommen, am Eingang zum Versammlungssaal eine „Einlasskontrolle“ in Person von einem oder mehreren Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen zu postieren, die dort auch während der gesamten ETV anwesend bleiben. Die „Einlasskontrolle“ führt die Anwesenheitsliste, in die sich die Teilnehmer der ETV eintragen. Sie addiert die teilnehmenden Köpfe, Einheiten, Miteigentumsanteile und überwacht das Kommen und Gehen der Teilnehmer während der ETV. So weiß der Verwalter zu jedem Zeitpunkt, ob die Versammlung beschlussfähig ist, und kann dies auch lückenlos dokumentieren. Rettungsstrategie

Wiederholungs versammlung

Ist die ETV eine Wiederholungsversammlung, ist die Gefahr mangelnder Beschlussfähigkeit gebannt. Dies ergibt sich aus § 25 Abs. 4 Satz 2 WEG: § 25 Abs. 4 Satz 2 WEG 2 Diese Versammlung ist ohne Rücksicht auf die Höhe der vertretenen Anteile beschlußfähig; hierauf ist bei der Einberufung hinzuweisen.

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… bei der Durchführung der Eigentümerversammlung

Enthält die Einladung zur ETV zulässigerweise auch eine ordnungsgemäße Einladung zur zeitlich unmittelbar nachfolgenden Wiederholungsversammlung (Eventualeinberufung) und ist die Erstversammlung nicht beschlussfähig, so sollte der Verwalter nicht zögern, dies zügig festzustellen und zu verkünden und in die unmittelbar folgende Wiederholungsversammlung einzutreten. Die Wiederholungsversammlung ist immer beschlussfähig (§ 25 Abs. 4 WEG). Das Haftungsrisiko mangelnder Beschlussfähigkeit existiert für die Wiederholungsversammlung nicht!

4 Immer beschlussfähig

4.6.6 Beschlussfassungen über bauliche Veränderungen Der Fall In der Eigentümerversammlung steht der Antrag des Eigentümers Meier auf Zustimmung der Eigentümergemeinschaft zur Vergröße rung des Dachflächenfensters seiner Wohnung auf der Tagesordnung. Meier führt aus, dass er sowohl den Einbau als auch die Instandhal tungskosten zu eigenen Lasten durchführe. Auch liege das hofseitig gelegene Fenster nicht im Blickfeld der übrigen Wohnungseigentü mer. Die anwesenden Versammlungsteilnehmer möchten Meier die Vergrößerung ermöglichen. Sie fragen Verwalter Sorglos jedoch, ob es sich nicht um eine bauliche Veränderung handele, für die die Zustim mung aller Eigentümer, auch der nicht anwesenden, erforderlich sei. Sorglos führt aus, dass ein Mehrheitsbeschluss ausreiche. Wenn er nicht fristgerecht angefochten werde, werde er einen Monat nach Beschlussfassung ein für alle Mal rechtskräftig. Ohnehin könnte eine Anfechtung aber auch nur dann erfolgreich sein, wenn die anderen Eigentümer durch die Vergrößerung des Dachfensters beeinträchtigt würden. Da Meier alle Kosten übernehme und die Fenstervergröße rung optisch nicht wahrnehmbar sei, sehe er keine Probleme. Die Gemeinschaft beschließt sodann mit acht JaStimmen und bei einer Enthaltung, dass „Herr Meier das Dachflächenfenster zu eigenen Kostenlasten mit der Verpflichtung zur Übernahme der Instandhal tungs und Instandsetzungskosten vergrößern darf“. Zwei Eigentümer sind in der Versammlung weder anwesend noch ver treten, darunter der Pingelig. Dieser ficht den Beschluss an und bean tragt, Verwalter Sorglos die Kosten des Verfahrens aufzuerlegen, weil dieser keine rechtswidrigen Beschlüsse zulassen dürfe. Mit Erfolg?

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Typische Haftungsfallen

Die Haftungsfalle • •

Ungültiger Beschluss, falls der Verwalter schuldhaft seine Hinweis- und Aufklärungspflichten verletzt hat. Verwalter kann für Verfahrenskosten haften.

Die Rechtslage Herausforde rung: bauliche Veränderung

Bauliche Veränderungen stellen eine besondere Herausforderung für den Verwalter dar, die er nur meistern kann, wenn er über solides Fachwissen verfügt. Zentrale Norm ist § 22 Abs. 1 WEG: § 22 Abs. 1 WEG 1 (1) Bauliche Veränderungen und Aufwendungen, die über die ord nungsmäßige Instandhaltung oder Instandsetzung des gemeinschaftli chen Eigentums hinausgehen, können beschlossen oder verlangt wer den, wenn jeder Wohnungseigentümer zustimmt, dessen Rechte durch die Maßnahmen über das in § 14 Nr. 1 bestimmte Maß hinaus beein 2 trächtigt werden. Die Zustimmung ist nicht erforderlich, soweit die Rechte eines Wohnungseigentümers nicht in der in Satz 1 bezeichne ten Weise beeinträchtigt werden.

WEG siehe CDROM

Auch diese Neufassung des § 22 Abs. 1 WEG artikuliert nicht deutlich die Absicht des Gesetzgebers, die Beschlusskompetenz der Eigentümer für die Zustimmung zu baulichen Veränderungen zu bekräftigen. Es ist daher ergänzend auf die Gesetzesbegründung zu verweisen: Gesetzesbegründung zu § 22 Abs. 1 WEG Die Neufassung soll die entstandenen Missverständnisse vermeiden. Sein Regelungsgehalt ist wegen der ausdrücklichen Formulierung einer Beschlusskompetenz und eines Individualanspruches sowie des Erfor dernisses der Zustimmung der Beeinträchtigten leichter verständlich als die bisherige doppelte Verneinung. […] Anders als nach bisherigem Recht sieht § 22 Abs. 1 WEG (neu) in der Regel einen Beschluss der Ei gentümer vor. […] Das Erfordernis der Zustimmung aller Beeinträchtig ten regelt die benötigte Stimmenzahl. Es ist – wie im geltenden Recht – nicht kompetenzbegründend. Die Beschlusskompetenz haben die Wohnungseigentümer – wie es sich aus dem Wortlaut „können be schließen“ ergibt – unabhängig davon, ob die Beeinträchtigten im Sin ne des § 14 Nr. 1 WEG zustimmen. Sie dürfen nur keine Beschlüsse fas sen, denen diese nicht zugestimmt haben. Fassen sie gleichwohl einen solchen Beschluss, so ist dieser anfechtbar, aber nicht unwirksam.

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… bei der Durchführung der Eigentümerversammlung

Der Verwalter kann daher beruhigt in der Eigentümerversammlung Beschlüsse über bauliche Veränderungen zulassen. Er hat gar nicht das Recht, die Eigentümer zu bevormunden und die Behandlung von Beschlussanträgen zu verweigern. Aber der Verwalter sollte sich mit eigenen Wertungen zurückhalten und sich auf seine Hinweispflichten konzentrieren. Es ist bereits schwierig genug, im jeweiligen Einzelfall zu entscheiden, ob überhaupt eine bauliche Veränderung vorliegt oder nicht. Zwar ist der Begriff der baulichen Veränderung recht einfach zu definieren; er ist jedoch durch die Rechtsprechung zur Ermöglichung praxisgerechter Lösungen zunehmend ausgehöhlt worden. War 1970 die Erweiterung einer Antennenanlage zum Empfang des dritten Programms noch eine bauliche Veränderung, ist heute der Einbau einer Kaltwasseruhr keine bauliche Veränderung mehr. Der Begriff unterliegt damit dem Zeitgeist. Der Verwalter sollte also lediglich die Aussage treffen, dass es sich um eine bauliche Veränderung handeln könnte. Damit kommt er zur Anwendbarkeit von § 22 Abs. 1 WEG und er hat die Eigentümergemeinschaft darüber zu informieren, dass grundsätzlich die Zustimmung jedes Eigentümers erforderlich ist, „dessen Rechte durch die Maßnahmen über das in § 14 Nr. 1 (WEG) bestimmte Maß hinaus beeinträchtigt werden“. Der Begriff der Beeinträchtigung ist weit auszulegen. Es geht nicht nur um optische Beeinträchtigungen und Kosten; oder umgekehrt formuliert: Auch wenn eine optische Beeinträchtigung nicht vorliegt und der Eigentümer die Übernahme jeglicher Kosten zusichert, kann gleichwohl eine (rechtliche) Beeinträchtigung gegeben sein. Diese ist nach der Rechtsprechung bereits deshalb zu bejahen, weil die bauliche Veränderung Streitpotenzial bei künftigen Instandhaltungsmaßnahmen birgt (OLG Düsseldorf, Beschluss vom 19.12.2007, veröffentlicht in ZMR 2008, 395 ff.). Tritt beispielsweise später eine Durchfeuchtung der Dachfläche im Bereich des vergrößerten Fensters ein, stellt bereits die Klärung der Frage, ob der Schaden durch die Dachfläche an sich oder den neu hergestellten Anschluss verursacht wird, einen nicht hinzunehmenden Nachteil dar. Verwalter Sorglos hätte daher nicht anmerken sollen, dass er keine Probleme sehe. Vielmehr muss der Verwalter darauf hinweisen, dass

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Aushöhlung des Begriffs „Bauliche Veränderung“

WEG siehe CDROM

„Beeinträchti gung“ weit auszulegen

Verwalter muss Hinweis geben

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4 Mögliche Folgen der baulichen Veränderung

Typische Haftungsfallen

eine Beeinträchtigung der übrigen Eigentümer bereits aus Rechtsgründen gegeben sein kann. So trifft die Eigentümergemeinschaft die Verkehrssicherungspflicht für durch bauliche Veränderungen entstandenes „aufgedrängtes“ Gemeinschaftseigentum. Auch stellt die Zusicherung der Kostenübernahme für alle Folgekosten keine wirkliche Absicherung dar, wenn der Eigentümer insolvent wird oder später seine Wohnung veräußert. Die Einhaltung der Verpflichtung, diese Zusicherung an einen Erwerber weiterzugeben, kann durch die Eigentümergemeinschaft bzw. den Verwalter nicht wirksam kontrolliert werden. Der Eigentümerwechsel kann deshalb – selbst dann, wenn eine Verwalterzustimmung vereinbart ist – nicht verhindert werden. Nach der herrschenden Rechtsprechung ist ein später in die Eigentümergemeinschaft eintretender Eigentümer auch nicht zum Rückbau einer (übernommenen) baulichen Veränderung verpflichtet, sondern nur zur Duldung des Rückbaus, der dann aber zu Kostenlasten der Eigentümergemeinschaft erfolgt. Bejaht das Gericht im vorliegenden Fall die Beeinträchtigung aller Eigentümer allein schon aufgrund rechtlicher Beeinträchtigungen, wird das Gericht den Beschluss aufheben und für ungültig erklären. Die entstandenen Kosten könnten zulasten des Verwalters Sorglos gehen, wenn er seine Hinweis- und Aufklärungspflichten schuldhaft verletzt hat. Tipp: Verwalter muss warnen Kurzum: Der Bereich der baulichen Veränderung ist ein Minenfeld, das der Verwalter nicht betreten sollte. Das Betreten erfolgt vielmehr durch die Wohnungseigentümer, denen der Verwalter aber entsprechende Warnhinweise schuldet.

Warnhinweise

Anfechtbarer Beschluss

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Wollen die Eigentümer nach diesen Hinweisen gleichwohl einen Beschluss fassen, hat der Verwalter sie in zweifacher Hinsicht wie folgt zu unterrichten: • Gemäß § 22 Abs. 1 WEG ist eine Beschlussfassung möglich. Der Beschluss ist aber erfolgreich anfechtbar, wenn eine Beeinträchtigung der übrigen Wohnungseigentümer vorliegt, mit der Folge,

4

… bei der Durchführung der Eigentümerversammlung

•

dass der Beschluss aufgehoben wird und die beklagten Eigentümer ein entsprechendes Kostenrisiko tragen. Wird der Beschluss nicht angefochten, so erwächst er in Bestandskraft und ist damit für alle Eigentümer bindend.

Bindende Wirkung

Achtung: Kostenrisiko aufzeigen Nach einem Beschluss des Landgerichts Köln (Beschluss – 29 T 159/07 – vom 10.03.2008, veröffentlicht in WuM 2008, 299 f.) hat der Verwalter auch bei einem Hinweis auf die voraussichtliche Unwirksamkeit eines Beschlusses die Kosten des Verfahrens zu tragen, wenn er den Woh nungseigentümern nicht gleichzeitig das Kostenrisiko aufzeigt.

Diese noch zum alten WEG-Recht ergangene Entscheidung erstaunt und war hoffentlich nur durch die Umstände des Einzelfalls bestimmt (möglicherweise hatte der Verwalter im dort entschiedenen Fall die Gemeinschaft zur Beschlussfassung gedrängt). Aber: Das Kostenrisiko ist durch das neue WEG erheblich gestiegen. Denn jetzt muss die unterlegene Partei alle Kosten des Verfahrens tragen, auch die Anwaltskosten der Gegenseite. Was bedeutet dies in der Praxis? Wird beispielsweise ein positiver Beschluss zu einer baulichen Veränderung gefasst, müssen alle Eigentümer – nicht nur der begünstigte Eigentümer oder die zustimmenden Eigentümer – mit einem erheblichen Kostenrisiko rechnen. Allein weil sie bei einer durch einen Eigentümer eingereichten Anfechtungsklage nicht Anfechtungskläger sind, sondern formal Anfechtungsbeklagte, werden sie bei erfolgreicher Anfechtung mit den Verfahrenskosten belastet, und zwar selbst dann, wenn sie nicht für oder sogar gegen die bauliche Veränderung gestimmt haben. Streng genommen müsste man daher jedem Wohnungseigentümer raten, vorsorglich offensichtlich rechtswidrige Beschlüsse anzufechten und nicht mehr zu dulden, um diesem Kostenrisiko zu entgehen. Jedenfalls hat der Verwalter auch hinsichtlich dieses Kostenrisikos eine Hinweispflicht:

Gestiegenes Kostenrisiko

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Typische Haftungsfallen

Muster für einen Hinweis des Verwalters Siehe CDROM

Der Verwalter gibt zum Antrag zu TOP X folgende Hinweise: Bei der beantragten Maßnahme dürfte es sich um eine bauliche Veränderung handeln, für die gemäß § 22 Abs. 1 WEG die Zustimmung jedes Eigentümers erfor derlich ist, dessen Rechte über das in § 14 Nr. 1 WEG bestimmte Maß beeinträch tigt werden. Nach der Rechtsprechung ist dieser Begriff der Beeinträchtigung weit zu verste hen. Neben optischen Beeinträchtigungen sind insbesondere Kostennachteile zu beachten. Eine Beeinträchtigung wird von der Rechtsprechung selbst dann ange nommen, wenn der Antragsteller die Übernahme aller Kosten einschließlich der Folgekosten zusichert, weil im Falle von Schäden Streitpotenzial über die Ein standspflicht besteht. Es ist daher davon auszugehen, dass die Zustimmung sämtlicher Eigentümer erfor derlich ist. Gleichwohl eröffnet § 22 Abs. 1 WEG die Möglichkeit eines zustimmenden Mehr heitsbeschlusses. Dieser wäre jedoch erfolgreich anfechtbar mit der Folge der Be schlussaufhebung durch das Gericht. Bei einer erfolgreichen Anfechtung werden alle Anfechtungsbeklagten (das sind alle Miteigentümer mit Ausnahme des oder der Anfechtungskläger/s) mit den Kosten des Gerichtsverfahrens und Anwaltskos ten belastet, unabhängig von ihrem individuellen Abstimmungsverhalten. Wird der zustimmende Mehrheitsbeschluss nicht angefochten, erwächst er in Bestandkraft und ist damit bindend.

Muster für einen Beschluss zur Zustimmung zu einer baulichen Veränderung Siehe CDROM Die Eigentümergemeinschaft stimmt der Vergrößerung des hofseitig gelegenen Dachflächenfensters (genaue Beschreibung, z. B. Verbreiterung um 50 cm durch ein feststehendes Fensterelement gemäß bereits bestehender Gestaltung des vor handenen Fensters etc.) durch den Eigentümer der Dachgeschosswohnung Nr. 11, Herrn Ulrich Meier, unter der Bedingung zu, dass Herr Meier mit der WEG _________________, vertreten durch den Verwalter, folgende schriftliche Verein barung trifft: 1. Die Ausführung erfolgt zu Kostenlasten von Herrn Meier durch einen von ihm zu beauftragenden Fachbetrieb. 2. Herr Meier ist verpflichtet, zu eigenen Kostenlasten alle erforderlichen Instand haltungs und Instandsetzungsmaßnahmen durchzuführen. 3. Bei künftigen durch die Eigentümergemeinschaft veranlassten Maßnahmen, insbesondere Instandhaltungs, Instandsetzungs und Modernisierungsmaß nahmen, hat Herr Meier der Eigentümergemeinschaft alle Mehraufwendungen,

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… bei der Durchführung der Eigentümerversammlung

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die durch das vergrößerte Dachflächenfenster entstehen, zu erstatten. Dies gilt auch für sonstige Mehraufwendungen der Eigentümergemeinschaft, z. B. für erhöhten Reinigungsaufwand und erhöhte Versicherungsprämien. 4. Sofern unklar ist, ob ein auftretender Mangel, Schaden oder eine sonstige Ge gebenheit (auch) auf die Vergrößerung des Dachflächenfensters zurückzufüh ren ist, verpflichtet sich Herr Meier zur Finanzierung der zur endgültigen Fest stellung erforderlichen Maßnahmen (z. B. Einholung von Sachverständigengut achten). Herrn Meier stehen insoweit keine Erstattungsansprüche gegen die Gemeinschaft zu, und zwar selbst dann nicht, wenn sich herausstellt, dass das Dachflächenfenster nicht ursächlich ist. 5. Herr Meier übernimmt die Verkehrssicherungspflicht für das vergrößerte Dach flächenfenster und stellt die Eigentümergemeinschaft von etwaigen Ansprü chen Dritter frei. 6. Bei Veräußerung der Dachgeschosswohnung Nr. 11 hat Herr Meier die schriftli che Erklärung des Erwerbers vorzulegen, dass dieser in die Bedingungen dieses Beschlusses eintritt. Soweit diese Erklärung nicht bis zum Eintritt des Besitz übergangs vorliegt, verpflichtet sich Herr Meier gegenüber der Eigentümerge meinschaft zum unverzüglichen Rückbau und zur fachgerechten Herstellung des ursprünglichen Zustands. 7. Zur Absicherung der vorgenannten Verpflichtungen, insbesondere auch des Rückbauanspruchs, hat Herr Meier vor Baubeginn zugunsten der Gemeinschaft beim Verwalter eine Kaution in Höhe von _______ Euro zu hinterlegen. 8. Die Kaution steht der Gemeinschaft zu. Sie wird buchhalterisch gesondert geführt. Sofern Zinsgutschriften erfolgen, erhöhen diese Beträge die Kaution, ohne dass Herrn Meier ein Auszahlungsanspruch zusteht. Allein die Gemein schaft entscheidet durch Mehrheitsbeschluss unter Stimmrechtsausschluss von Herrn Meier, ob und in welcher Höhe Forderungen, die der Gemeinschaft gegen Herrn Meier zustehen, aus dem Kautionsguthaben befriedigt werden und wann die Kaution zurückgezahlt wird. Solange die vorstehende Vereinbarung nicht abgeschlossen ist, gilt die Zustim mung der Gemeinschaft als nicht erteilt und mit der Ausführung der Maßnahme darf nicht begonnen werden.

Nun wird es Verwalter geben, die die Auffassung vertreten, mit einer solchen Beschlussfassung überfordere man die Eigentümer und werde als Verwalter für verrückt erklärt. Hier muss man sagen: Nur Mut zur Beschlussvorlage! Wenn den Eigentümern die Vorlage nicht gefällt, übertrieben oder schlicht zu kompliziert erscheint, dann können sie sie ja gerne entschärfen oder ablehnen. Auch und gerade diese Entscheidung ist für den Verwalter unter Haftungsgesichtspunkten höchst wertvoll: Er hat seine Verwalterpflichten erfüllt – entscheiden müssen die Eigentümer. Und lehnen

Zu komplizier tes Vorgehen?

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4

Weitsichtiges Handeln zahlt sich aus

Typische Haftungsfallen

sie ab oder ändern die Verwaltervorlage, ist das ihre Sache. Dieses Vorgehen ist jedoch die für den Verwalter notwendige Dokumentation, dass er seine Pflichten ordnungsgemäß erfüllt hat und sich zukünftig keine Sorgen machen muss, wenn es später zu Ärger aufgrund einer baulichen Veränderung kommt. Häufig meinen Verwalter auch, einen solchen Beschlussantrag ihren Eigentümern nicht zumuten zu können, da der Verwalter dann „die Verwaltung verliere“ oder nicht wiedergewählt werde. Auch hier gilt: nur Mut! Mancher Verwalter wird sich wundern, dass Eigentümer nach anfänglichem Widerstand durchaus fachliche Kompetenz erkennen und schätzen lernen. Es gehört manchmal nur ein wenig Geduld und Geschick dazu, den Eigentümern die Vorteile durchdachten und weitsichtigen Verwalterhandelns zu vermitteln. Schließlich gibt es auch noch ein wirtschaftliches Argument: Was nützt dem Verwalter die schönste Wiederwahl, wenn die Haftungsrisiken die erwarteten Verwalterhonorare weit übersteigen? Und noch etwas: Gibt es mit oder aufgrund der baulichen Änderung später Ärger, erinnert sich üblicherweise kein Eigentümer daran, dass ihm seinerzeit alles zu viel war. Er will sich dann nur vor ungerechtfertigt erscheinenden Kosten schützen und wird als Erstes auf die Idee verfallen, dass doch seinerzeit eigentlich der Verwalter hätte alles ganz anders und viel besser machen müssen. Dies gilt umso mehr, als damit zu rechnen ist, dass es zukünftig deutlich „populärer“ sein wird, den Verwalter in Regress zu nehmen, als dies in der Vergangenheit der Fall war.

4.7 … bei Protokoll und BeschlussSammlung 4.7.1 Dokumentation der Abstimmungsergebnisse Der Fall Bereits im Vorjahr hat das Amtsgericht den Mehrheitsbeschluss der WEG Am Schlosspark zur Abschaffung des Spielplatzes aufgehoben. Weil der seinerzeit anfechtende Eigentümer zwischenzeitlich aus der Eigentümergemeinschaft ausgetreten ist, wird dieser Antrag in der diesjährigen Versammlung wiederholt und durch die Mehrheit der sich im Rentenalter befindenden Bewohner erneut gefasst. Vor der

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… bei Protokoll und BeschlussSammlung

4

Beschlussfassung hatte Verwalter Redlich die Versammlungsteilneh mer über die Anfechtbarkeit dieses Beschlusses belehrt. Der Beschluss wird auf Anfechtung eines anderen Eigentümers erneut durch das Amtsgericht aufgehoben. Gemäß der Kostenentscheidung haben die beklagten Wohnungseigentümer die Kosten zu tragen. In der Jahresabrechnung verteilt Redlich die Kosten nach Miteigen tumsanteilen auf alle Wohnungseigentümer mit Ausnahme des An fechtungsklägers. Auf den Eigentümer Schulze, der an der Eigentümerversammlung nicht teilgenommen und auch keine Vollmacht erteilt hat, entfallen, da seine große Gewerbeeinheit die meisten Miteigentumsanteile hat, anteilige Kosten in Höhe von 753 Euro. Schulze möchte diese Kosten von denjenigen Miteigentümern erstattet haben, die für den Be schluss gestimmt haben. Er bittet Redlich daher um Auskunftsertei lung über das seinerzeitige Stimmverhalten der Eigentümer. Als Red lich ihm mitteilt, dass er nur das Abstimmungsergebnis notiert habe, aber nicht mehr wisse, wer wie gestimmt hat, meint Schulze, dass dann Redlich die Kosten zu erstatten habe, weil er diese Dokumenta tion pflichtwidrig unterlassen habe. Zu Recht?

Die Haftungsfalle Zur ordnungsgemäßen Verwaltung gehört nicht nur die Dokumentation der Abstimmungsergebnisse, sondern auch des Abstimmungsverhaltens – jedenfalls dann, wenn sich ein Anfechtungsverfahren bereits abzeichnet oder in sonstiger Weise erkennbar ist, dass der Beschluss nachteilige Folgen (z. B. hohe Folgeschäden bei Verweigerung einer Sanierung) haben kann. Versäumt der Verwalter diese Dokumentation schuldhaft, verletzt er hierdurch seine Verwalterpflichten und kann auf Schadensersatz haften.

Dokumentation Abstimmungs verhalten

Die Rechtslage Bisher wurde das Abstimmungsverhalten von Wohnungseigentümern selten sanktioniert. Dies lag in erster Linie daran, dass nach altem Recht die unterlegene Partei nur die vergleichsweise geringen Gerichtskosten zu tragen hatte, was bei Verteilung auf mehrere Antragsgegner auch nur zu einer marginalen Belastung führte. Dies wird sich nach neuem Recht voraussichtlich ändern, hat die unterlegene Partei doch nun auch die Anwaltskosten der obsiegen-

Altes Recht

Neues Recht

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4 Alle müssen Kosten tragen

Verwalter haftung nur bei Pflicht verletzung

Eigentümer können belangt werden

Abstimmungs verhalten dokumentieren

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Typische Haftungsfallen

den Partei zu tragen. Selbst bei mehreren Anfechtungsbeklagten macht dies spürbare Beträge aus. Umso mehr werden sich Eigentümer, die gegen den angefochtenen Beschluss gestimmt oder aber an der Beschlussfassung nicht mitgewirkt haben, fragen, warum sie für die Kosten der Anfechtung aufzukommen haben. Dieser Effekt ist unvermeidbar, da sie ungeachtet ihres Abstimmungsverhaltens allein deshalb Anfechtungsbeklagte sind, weil sie nicht als Anfechtungskläger auftreten. Ihre Friedfertigkeit wird also bestraft. Eigentlich müsste man solchen Eigentümern raten, rechtswidrige Beschlüsse nicht mehr zu dulden, sondern vorsorglich Anfechtungsklage einzureichen, um kein Kostenrisiko einzugehen. Hilfsweise können die betroffenen Eigentümer Erstattung ihrer Kosten verlangen, und zwar entweder vom Verwalter oder von den „falsch“ abstimmenden Eigentümern. Häufig wird der Verwalter, wenn ihm nicht das Gericht bereits nach § 49 Abs. 2 WEG die Kosten auferlegt hat, nicht zu belangen sein. Zwar schließt der Umstand, dass das Gericht keine Kostenbelastung des Verwalters ausgesprochen hat, Schadensersatzansprüche wegen leichter Fahrlässigkeit nicht unbedingt aus. Jedoch ist der Verwalter für den Inhalt der Beschlüsse in der Regel nicht verantwortlich, sondern haftet nur dann, wenn er formale Fehler zu vertreten oder Belehrungen schuldhaft unterlassen hat. Inhaltliche Fehler können aber den „falsch“ abstimmenden Wohnungseigentümern angelastet werden. Das für eine Haftung notwendige Verschulden ist jedoch nur dann anzunehmen, wenn es für die abstimmenden Eigentümer erkennbar war, dass der Antrag nicht ordnungsmäßiger Verwaltung entspricht. Vorliegend war die Rechtswidrigkeit des Beschlusses aufgrund des vorangegangenen Anfechtungsverfahrens bekannt; die Mehrheit wollte es nur noch einmal bei geänderten Rahmenbedingungen versuchen. Der Verwalter muss daher als Versammlungsleiter zumindest bei solchen Fallkonstellation das Abstimmungsverhalten so dokumentieren, dass er auch zu einem späteren Zeitpunkt noch Angaben zur konkreten Stimmausübung jedes Eigentümers bzw. Vollmachtnehmers machen kann. Ob Schulze wegen des Unterlassens dieser Feststellungen wirklich Schadensersatzansprüche gegen Redlich durchsetzen kann, ist frag-

… bei Protokoll und BeschlussSammlung

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lich. Allein die Möglichkeit sollte für den Verwalter jedoch Anlass sein, Abstimmungsvorgänge entsprechend zu organisieren. Tipp: Neue Verantwortung der Eigentümer Diese für einige Verwalter und für viele Eigentümer sicherlich überra schenden Gedanken geben Gelegenheit, darauf hinzuweisen, dass die bisherige Sorglosigkeit vieler Eigentümer bei Abstimmungen keine Rechtsgründe hat, sondern eher Folge bisher gewohnheitsmäßig nicht eingeforderter Verantwortung ist.

Es ist ein verbreiteter Rechtsirrtum, dass es in der Eigentümerversammlung einen Anspruch auf geheime Abstimmung gebe. Das Gegenteil trifft zu: Es gibt kein Recht auf folgenlose Abstimmung! Vielmehr muss jeder Eigentümer die Folgen seines Abstimmungsverhaltens tragen. Und der Verwalter muss die Abstimmungen so dokumentieren, dass das Abstimmungsverhalten nachvollziehbar ist. „Geheim“ sind Abstimmungen allenfalls in dem Sinne, dass bei schriftlicher Abstimmung nicht jeder Versammlungsteilnehmer sieht, wie die anderen abstimmen. Dies mag insbesondere bei Wahlen als angenehm empfunden werden. Wer aber beispielsweise bei einer Beiratswahl für einen Kandidaten stimmt, der nicht Miteigentümer ist, muss zumindest theoretisch für die Folgen seines Abstimmungsverhaltens einstehen. Es sind daher kaum Fälle denkbar, bei denen eine wirklich geheime Abstimmung ordnungsmäßiger Verwaltung entspricht. Denn jeder Beschluss einer Eigentümergemeinschaft entfaltet Rechtswirkungen, die zu verantworten sind. Verwalter sollten daher bei Abstimmung durch Handzeichen die Namen zu den Ja- und Nein-Stimmen aufschreiben oder durch Abstimmlisten festhalten bzw. Stimmzettel so gestalten, dass sie den Abstimmenden zumindest durch Angabe der Wohnungsnummer oder sonstige Kennzeichen identifizierbar machen.

Eigentümer müssen Folgen der Abstim mung tragen

Geheime Abstimmung nicht möglich

Abstimmlisten führen

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4

Typische Haftungsfallen

4.7.2 Heilmittel BeschlussSammlung Der Fall Verwalter Schön erstellt das Protokoll der Eigentümerversammlung vom 14.03.2008, an der nur die Eigentümer Saftig und Kowalski teil nahmen. Er übergibt das Protokoll Saftig, der Beiratsvorsitzender ist, am 18.03.2008 zur Unterzeichnung. Saftig erklärt, das Protokoll erst in Ruhe prüfen zu wollen. Nach sei ner Geschäftsreise, zu der er gerade aufbricht, werde er dies erledigen und das Protokoll dann sofort an seinen Nachbarn Kowalski als wei teren Mitunterzeichner weiterleiten. Nach seiner Rückkehr ergänzt Saftig den Beschlusspunkt „Einbau einer einbruchshemmenden Kel lertür“ mit dem Hinweis, dass er dies „wegen des rasanten Anstiegs der Einbruchsdelikte nach dem Wegfall der Grenzkontrollen an der deutschpolnischen Grenze“ beantragt habe. Am 01.04.2008 reicht er das Protokoll an Kowalski weiter. Kowalski ist empört und verlangt die Streichung dieses Zusatzes: Saf tigs unverschämter Kommentar habe im Protokoll nichts zu suchen. Schön kann keine Einigung erreichen. Er erhält das Protokoll nicht zurück. Eigentümer Pingelig, der in der ETV weder anwesend war noch Voll macht erteilt hatte, verlangt am 04.04.08 von Schön das Protokoll. Schön berichtet ihm vom Problem und bittet um Geduld. Nachdem Pingelig das Protokoll am 11.04.08 noch immer nicht vor liegt, lässt er durch seinen Rechtsanwalt alle Beschlüsse der Ver sammlung gerade noch fristgerecht am 14.04.08 anfechten. Kowalski und Saftig einigen sich am 01.05.08, dass im Protokoll zwar der Anstieg der Einbruchsdelikte, nicht jedoch der Wegfall der Grenz kontrollen erwähnt werden solle, und reichen Schön das Protokoll endlich unterschrieben zurück. Pingelig stellt nach Erhalt des Protokolls fest, dass alle Beschlüsse in Ordnung sind und nimmt die Anfechtung mit Kostenantrag gegen Schön zurück.

Die Haftungsfalle Protokoll zu spät

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Wird das Protokoll zu spät vorgelegt und hat der Verwalter dies zu vertreten, so haftet er für alle daraus resultierenden Schäden. Die Rechtsprechung betrachtet Nachlässigkeiten des Verwalters bei der

… bei Protokoll und BeschlussSammlung

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Protokollerstellung als schwerwiegend, sodass sich hieraus sogar Abberufungsgründe ergeben können. Die Rechtslage Wenn der Verwalter den Vorsitz in der Eigentümerversammlung führt (Regelfall nach § 24 Abs. 5 WEG), ist er auch für die Erstellung des Protokolls verantwortlich. Die „Niederschrift“ (so die Bezeichnung des Gesetzes in § 24 Abs. 6 WEG für das Protokoll) ist unverzüglich zu erstellen. Die Rechtsprechung fordert, dass das Protokoll spätestens eine Woche vor Ablauf der einmonatigen Frist für die Anfechtungsklage (§ 46 Abs. 1 WEG) vorliegen muss. Das Protokoll ist gemäß § 24 Abs. 6 S. 1 WEG vom Vorsitzenden der Versammlung, von einem Wohnungseigentümer und – falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist – auch von dessen Vorsitzendem (oder seinem Vertreter) zu unterschreiben. Schön war daher auf die Unterschriftsleistung von Saftig und Kowalski angewiesen. In einer solchen Situation der Unterschriftsverweigerung durch die Mitunterzeichner hätte Schön jedoch gleichwohl Pingelig (und jedenfalls alle nicht anwesenden sonstigen Eigentümer) über den Inhalt der verkündeten Beschlüsse unterrichten können und müssen. Denn (nur) diese sind Gegenstand eines etwaigen Anfechtungsverfahrens und stehen allein aufgrund der Verkündung fest. Möglicherweise erlegt das Gericht Schön die Kosten des Verfahrens gemäß § 49 Abs. 2 WEG auf, wenn es grobes Verschulden annimmt. Andernfalls könnte Pingelig persönlich wegen der Verfahrenskosten auch Regress bei Schön nehmen, wofür „normales“ Verschulden ausreichend wäre.

Protokoll muss nach drei Wochen vorliegen

Notwendige Unterschriften

Was tun bei Unterschrifts verweigerung?

Haftung des Verwalters

Tipp: BeschlussSammlung umgehend aktualisieren Bekanntlich wurde mit der WEGNovelle die Führung der Beschluss Sammlung eingeführt. § 24 Abs. 7 WEG, der die Einzelheiten der Be schlussSammlung regelt, normiert in S. 6 ausdrücklich, dass alle Ein tragungen „unverzüglich“ vorzunehmen sind. Bei der Führung der Be schlussSammlung ist der Verwalter nicht auf die Mitwirkung anderer Personen angewiesen.

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4 Einsichtnahme in Beschluss Sammlung anbieten

Typische Haftungsfallen

In den häufigen Fällen, in denen sich die Erstellung eines formgültigen Protokolls wegen fehlender Unterschriften verzögert, kann der Verwalter sich die Beschluss-Sammlung zunutze machen: Er kann jeden anfragenden Eigentümer, der auf das Protokoll wartet, auf die Einsichtnahme in die Beschluss-Sammlung verweisen. Kann eine Fertigstellung des Protokolls nicht mehr bis eine Woche vor Ablauf der Anfechtungsfrist erfolgen, sollte der Verwalter allen Eigentümern unter Erläuterung der Gründe zumindest die für diese Eigentümerversammlung getätigten Eintragungen in die BeschlussSammlung übersenden. Rettungsstrategie

Beschluss Sammlung statt Protokoll

Hat der Verwalter auch die Beschluss-Sammlung nicht bekannt gegeben, sollte er sich zur Abwehr der Kosten auf die Entscheidung des Landgerichts München (Beschluss vom 06.02.2008 – 1 T 22613/07 – veröffentlicht in WuM 2008, 243) berufen, wonach der Anfechtungskläger sich unter Kostengesichtspunkten nicht mehr auf die fehlende Niederschrift berufen kann, wenn er vorsorglich alle Beschlüsse angefochten hat. Vielmehr ist der Eigentümer auf die Einsichtnahme der Beschluss-Sammlung verwiesen, wenn ihm das Protokoll nicht rechtzeitig vorliegt. Also: Ein Grund mehr für jeden Verwalter, die Beschluss-Sammlung sorgfältig zu führen und jeweils äußerst zügig zu ergänzen. Eine Arbeit, die höchste Priorität genießt! Tipp: Versand nicht zwingend, aber üblich Das Wohnungseigentumsgesetz schreibt weder für die Niederschrift noch für die BeschlussSammlung den Versand bzw. Zugang an die Ei gentümer vor. Sie sind lediglich zu erstellen und zur Einsichtnahme be reitzuhalten. In der Praxis ist jedoch der Versand der Versammlungspro tokolle üblich und in der Regel auch verwaltervertraglich geschuldet.

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… bei Protokoll und BeschlussSammlung

4

4.7.3 Exkurs: Haftungsgesichtspunkte zur Beschluss Sammlung § 24 WEG Abs. 7 und 8 (7) 1Es ist eine BeschlussSammlung zu führen. 2Die Beschluss Sammlung enthält nur den Wortlaut WEG 1. der in der Versammlung der Wohnungseigentümer verkündeten Be siehe CDROM schlüsse mit Angabe von Ort und Datum der Versammlung, 2. der schriftlichen Beschlüsse mit Angabe von Ort und Datum der Verkündung und 3. der Urteilsformeln der gerichtlichen Entscheidungen in einem Rechtsstreit gemäß § 43 mit Angabe ihres Datums, des Gerichts und der Parteien, soweit diese Beschlüsse und gerichtlichen Entscheidungen nach dem 1. Juli 2007 ergangen sind. 3Die Beschlüsse und gerichtlichen Entscheidungen sind fortlaufend einzutragen und zu nummerieren. 4 Sind sie angefochten oder aufgehoben worden, so ist dies anzu merken. 5Im Falle einer Aufhebung kann von einer Anmerkung ab gesehen und die Eintragung gelöscht werden. 6Eine Eintragung kann auch gelöscht werden, wenn sie aus einem anderen Grund für die Wohnungseigentümer keine Bedeutung mehr hat. 7Die Eintra gungen, Vermerke und Löschungen gemäß den Sätzen 3 bis 6 sind unverzüglich zu erledigen und mit Datum zu versehen. 8Einem Wohnungseigentümer oder einem Dritten, den ein Wohnungseigen tümer ermächtigt hat, ist auf sein Verlangen Einsicht in die Be schlussSammlung zu geben. (8) 1Die BeschlussSammlung ist von dem Verwalter zu führen. 2Fehlt ein Verwalter, so ist der Vorsitzende der Wohnungseigentümerver sammlung verpflichtet, die BeschlussSammlung zu führen, sofern die Wohnungseigentümer durch Stimmenmehrheit keinen anderen für diese Aufgabe bestellt haben.

Führt der Verwalter die Beschluss-Sammlung nicht ordnungsmäßig, stellt dies nach dem Willen des Gesetzgebers einen wichtigen Grund für eine Abberufung dar (§ 26 Abs. 1 Satz 4 WEG) Unter Haftungsgesichtspunkten sollte der Verwalter Folgendes beachten: § 24 Abs. 7 WEG beinhaltet ausdrücklich die Formulierung, dass die Beschluss-Sammlung „nur“ den im Gesetzestext beschriebenen Inhalt haben soll. Viele der bisher veröffentlichten BeschlussSammlungsmuster beinhalten aber über die gesetzlichen Vorgaben hinausgehende Eintragungsinhalte (beispielsweise Abstimmungser-

Grund für Abberufung

Umfang der Beschluss Sammlung

159

4

Inhalte der Beschluss Sammlung

Positiv Beschlüsse

Typische Haftungsfallen

gebnisse, Unterschrift des Eintragenden etc.). Die BeschlussSammlung ersetzt nicht die Niederschrift über die Eigentümerversammlung gemäß § 24 Abs. 6 Satz 1 WEG. Es besteht somit kein Bedarf für über den gesetzlichen Inhalt der Beschluss-Sammlung hinausgehende Eintragungen. Solche zusätzlichen Eintragungen beeinträchtigen nicht nur die Übersichtlichkeit, sondern beinhalten auch zusätzliche Fehlerrisiken. Wer viel einträgt, kann auch viele Fehler machen. Die Beschluss-Sammlung sollte auf den absolut notwendigen Inhalt beschränkt bleiben. Welchen Inhalt verlangt das Gesetz? Gemäß § 24 Abs. 7 Nr. 1 WEG enthält die Beschluss-Sammlung „nur den Wortlaut der in der Versammlung der Wohnungseigentümer verkündeten Beschlüsse mit Angabe von Ort und Datum der Versammlung“. Darunter fallen: • die Positiv-Beschlüsse, z. B. die Verabschiedung der Gesamtund Einzelabrechnungen. Eingetragen wird nur der Wortlaut des verkündeten Beschlusses sowie der Ort und das Datum der Versammlung. Die Angabe des Abstimmungsergebnisses und Kommentare wie „mehrheitlich angenommen“ sind überflüssig. Es kommt nur darauf an, dass der Beschluss verkündet wurde. Anzumerken sind nach dem Gesetzeswortlaut nur die Anfechtung oder die Aufhebung eines Beschlusses. WEG Musterstraße 8, 23456 Musterhausen

ExcelTool auf CDROM

Lfd. Wortlaut der verkün Verkündung Nr. deten Beschlüsse/ Urteilsformeln 1

160

Die Gesamt und Einzelabrechnungen 2007 werden in der von der Verwaltung vorgelegten Fassung genehmigt.

Anmerkung

in der Eigentümerver sammlung am 21.04.2008 in der Gaststätte „Zum gol denen Ritter“, Muster str. 58, 23456 Muster hausen

Eintra gungs datum 22.04.2008

angefochten AG Muster hausen  206 C 136/08 

30.05.2008

Beschluss un gültig lfd. Nr. 9

24.09.2008

… bei Protokoll und BeschlussSammlung

4

WEG Musterstraße 8, 23456 Musterhausen Lfd. Wortlaut der verkün Verkündung Nr. deten Beschlüsse/ Urteilsformeln 2

•

Die Wohnungseigen tümergemeinschaft ermächtigt den Ver walter für den Fall, dass ein Wohnungs eigentümer mit den Hausgeldvorauszah lungen für mindestens zwei Monate in Verzug gerät, durch einseitige Erklärung gegenüber dem Hausgeldschuld ner, den gesamten Hausgeldbetrag für das betreffende Kalender jahr in einer Summe sofort fällig zu stellen und beizutreiben.

Anmerkung

in der Eigentümerver sammlung am 21.04.2008 in der Gaststätte „Zum gol denen Ritter“, Musterstr. 58, 23456 Musterhausen

Eintra gungs datum 22.04.2008

angefochten AG Muster hausen  206 C 152/08 

05.06.2008

Anfechtungs klage abgewie sen lfd. Nr. 8

08.08.2008

die Negativ-Beschlüsse, z. B. Ablehnung der Anwaltsbeauftragung.

Negativ Beschlüsse

WEG Musterstraße 8, 23456 Musterhausen Lfd. Wortlaut der verkün Verkündung Nr. deten Beschlüsse/ Urteilsformeln 3

Der Antrag, „Die Woh nungseigentümer beschließen, Herrn Rechtsanwalt Willi Muster aus Muster hausen mit der Einlei tung eines selbststän

in der Eigentümerver sammlung am 21.04.2008 in der Gaststätte „Zum gol denen Ritter“, Musterstr. 58, 23456 Musterhausen

Anmerkung

Eintra gungs datum 22.04.2008

161

4

Typische Haftungsfallen

WEG Musterstraße 8, 23456 Musterhausen Lfd. Wortlaut der verkün Verkündung Nr. deten Beschlüsse/ Urteilsformeln digen Beweisverfah rens gegen die Bauträ ger B GmbH wegen der Mängel an der Fassade zu beauftragen“ wurde abgelehnt.

Umlauf beschlüsse

•

Anmerkung

Eintra gungs datum

Auch die Ablehnung eines Beschlussantrages hat Regelungscharakter und damit Beschlussqualität (BGH Beschluss vom 23.08.2001 – V ZB 19/01 – veröffentlicht in NZM 2001, 961). Nicht richtig erscheint es, den Beschlussantrag als Beschluss einzutragen und nur in einem Kommentar auf die Ablehnung zu verweisen, denn die Ablehnung ist der Beschluss! schriftliche Beschlüsse gemäß § 23 Abs. 3 WEG (Umlaufbeschlüsse).

WEG Musterstraße 8, 23456 Musterhausen Lfd. Wortlaut der verkün Verkündung Nr. deten Beschlüsse/ Urteilsformeln 4

Urteilsformeln

162

•

Die Wohnungseigen tümergemeinschaft beschließt, das Ver walterhonorar künftig gemäß der Vereinba rung im Verwalterver trag, somit nach Woh nungseinheiten, zu verteilen.

Umlaufbeschluss im schriftlichen Verfahren gemäß § 23 III WEG; verkündet durch Mit teilung an die Eigen tümer mit Schreiben des Verwalters vom 29.05.2008

Anmerkung

Eintra gungs datum 30.05.2008

Auch insoweit ist gemäß § 24 Abs. 7 Nr. 2 WEG „nur der Wortlaut der schriftlichen Beschlüsse mit Angabe von Ort und Datum der Verkündung einzutragen“. Gemäß § 24 Abs. 7 Nr. 3 WEG sind die „Urteilsformeln der gerichtlichen Entscheidungen in einem Rechtsstreit gemäß § 43

… bei Protokoll und BeschlussSammlung

4

mit Angabe ihres Datums, des Gerichts und der Parteien“ in die Beschluss-Sammlung aufzunehmen: § 43 Zuständigkeit Das Gericht, in dessen Bezirk das Grundstück liegt, ist ausschließlich zuständig für WEG 1. Streitigkeiten über die sich aus der Gemeinschaft der Wohnungsei siehe CDROM gentümer und aus der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigen tums ergebenden Rechte und Pflichten der Wohnungseigentümer untereinander; 2. Streitigkeiten über die Rechte und Pflichten zwischen der Gemein schaft der Wohnungseigentümer und Wohnungseigentümern; 3. Streitigkeiten über die Rechte und Pflichten des Verwalters bei der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums; 4. Streitigkeiten über die Gültigkeit von Beschlüssen der Wohnungsei gentümer; 5. Klagen Dritter, die sich gegen die Gemeinschaft der Wohnungsei gentümer oder gegen Wohnungseigentümer richten und sich auf das gemeinschaftliche Eigentum, seine Verwaltung oder das Son dereigentum beziehen; 6. Mahnverfahren, wenn die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer Antragstellerin ist. Insoweit ist § 689 Abs. 2 der Zivilprozessordnung nicht anzuwenden.

Es mag dahingestellt sein, ob dies tatsächlich die Intention des Gesetzgebers war, aber nach dem Gesetzeswortlaut sind alle Gerichtsentscheidungen in die Beschluss-Sammlung einzutragen. Häufig anzutreffende Gerichtsentscheidungen dürften Urteile in Hausgeldklagen sein: WEG Musterstraße 8, 23456 Musterhausen Lfd. Wortlaut der verkün Verkündung Nr. deten Beschlüsse/ Urteilsformeln 5

Die Beklagten werden als Gesamtschuldner verurteilt, an die Klä gerin 2.758,86 Euro nebst jährlicher Zinsen in Höhe von 5 Pro zentpunkten über dem jeweiligen Basiszins

Urteil des Amtsgerichts Musterhausen  206 C 34/08  vom 30.05.2008 im Klage verfahren der WEG (Klägerin) . /. Dieter und Monika Muster mann (Beklagte)

Anmerkung

Eintra gungs datum

ExcelTool auf CDROM

05.06.2008

163

4

Typische Haftungsfallen

WEG Musterstraße 8, 23456 Musterhausen Lfd. Wortlaut der verkün Verkündung Nr. deten Beschlüsse/ Urteilsformeln satz seit dem 04.01.2007 zu zahlen. Die Beklagten tragen die Kosten des Verfah rens. Das Urteil ist vorläufig vollstreckbar. Vollstreckungs bescheid

Anmerkung

Eintra gungs datum

Auch wenn Hausgeldrückstände im gerichtlichen Mahnverfahren tituliert werden, ist der Vollstreckungsbescheid einzutragen. WEG Musterstraße 8, 23456 Musterhausen

ExcelTool auf CDROM

Lfd. Wortlaut der verkün Verkündung Nr. deten Beschlüsse/ Urteilsformeln 6

Urteile aus Anfechtungs klagen

164

Zahlungsverpflichtung in Höhe von 1.646,97 Euro nebst weiterer Zinsen

Vollstreckungsbescheid AG Musterstadt  08 26173208  vom 30.05.2008 im gericht lichen Mahnverfahren der WEG Musterstr. 8, 23456 Musterhausen (Antragstellerin) . /. Dieter Musterfeld (Antragsgegner)

Anmerkung

Eintra gungs datum 06.06.2008

Urteile aus Anfechtungsklagen – unabhängig davon, ob sie erfolgreich sind oder nicht – gehören ebenfalls in die BeschlussSammlung. Bei der Abweisung von Klagen empfiehlt es sich, den Klageantrag mit einzutragen, da ansonsten kein Informationswert für den Einsichtnehmenden besteht.

… bei Protokoll und BeschlussSammlung

4

WEG Musterstraße 8, 23456 Musterhausen Lfd. Wortlaut der verkün Verkündung Nr. deten Beschlüsse/ Urteilsformeln 7

Urteil des Amtsgerichts Musterhausen  206 C 254/07  vom 06.06.2008 in dem Klageverfahren der Der Klageantrag laute Eigentümer Hilde und Ernst Mustermann te: die Beklagten zu (Kläger) . /. Monika verpflichten, den De und Dieter Musterfeld ckendurchbruch zwi (Beklagte) schen dem Erdge Die Klage wird abge wiesen. Die Kläger tra gen die Kosten des Ver fahrens. Das Urteil ist vorläufig vollstreckbar.

Anmerkung

Eintra gungs datum 13.06.2008

schoss und dem Kel lergeschoss in der Wohnung Nr. 2 des Hauses Musterstr. 8, 23456 Musterhausen wieder zu schließen und die Verbindungs treppe zu entfernen. 8

Urteil des Amtsgerichts Musterhausen  206 C 152/08  vom 30.06.2008 in dem Klageverfahren der Eigentümer Hilde und Der Klageantrag laute Ernst Mustermann te: Es wird beantragt, (Kläger) ./. die übrigen Eigentümer der WEG den Beschluss zu Musterstraße 8, 23456 TOP 3 (Vorfälligkeits klausel) für ungültig zu Musterhausen

Die Klage wird abge wiesen. Die Kläger tragen die Kosten des Verfahrens. Das Urteil ist vorläufig voll streckbar.

10.07.2008

erklären. Rechtskraftattest vom 06.08.2008

08.08.2008

Daneben sind die Ergebnisse bei den Beschlüssen, die Gegenstand der Anfechtungsklage waren, einzutragen.

Ergebnis der Anfechtung

165

4

Typische Haftungsfallen

WEG Musterstraße 8, 23456 Musterhausen Lfd. Wortlaut der verkün Verkündung Nr. deten Beschlüsse/ Urteilsformeln 1

9

Nach Datum oder Sachgebie ten ordnen

Unterteilung nach Sach gebieten schwierig

166

Die Gesamt und Einzelabrechnungen 2007 werden in der von der Verwaltung vorgelegten Fassung genehmigt.

Der Beschluss zu TOP 2 der Eigentümerver sammlung vom 21.04.2008 (Genehmi gung der Gesamt und Einzelabrechnungen 2007) wird für ungül tig erklärt. Die Kosten des Verfahrens trägt Willi Mustermann, Mustertraße 98, 23456 Musterhausen als WEGVerwalter. Das Urteil ist vorläufig vollstreckbar.

Anmerkung

in der Eigentümerver sammlung am 21.04.2008 in der Gaststätte „Zum gol denen Ritter“, Muster str. 58, 23456 Muster hausen

Eintra gungs datum 22.04.2008

angefochten AG Muster hausen  206 C 136/08 

30.05.2008

Beschluss un gültig lfd. Nr. 9

24.09.2008

Urteil des Amtsgerichts Musterhausen  206 C 136/2008  vom 01.08.2008 im Klage verfahren der Eigen tümerin Karin Mus termeier . /. die übri gen Eigentümer der WEG Musterstraße 8, 23456 Musterhausen

06.08.2008

Rechtskraftattest vom 22.09.2008

24.09.2008

Nach dem Wortlaut der Gesetzesbegründung bleibt es dem für die Führung der Sammlung Verantwortlichen überlassen, ob er die Eintragungen allein nach dem Datum der Entscheidungen und Beschlüsse oder auch nach anderen Sachgebieten ordnet. Damit je nach Größe und Struktur der Eigentümergemeinschaft die Übersichtlichkeit der Beschluss-Sammlung beispielsweise unter der Eintragung unzähliger Beitreibungsentscheidungen nicht leidet,

… bei Protokoll und BeschlussSammlung

kann eine Unterteilung der Sammlung in Sachgebiete (z. B. Finanzwesen/Instandsetzung) sinnvoll sein. Gleichzeitig dürfte es Schwierigkeiten bereiten, diese Logik konsequent durchzuhalten. Ein Beschluss, der sowohl die Durchführung der Instandsetzungsmaßnahmen als auch deren Finanzierung beinhaltet – unter welchem Sachgebiet soll er eingetragen werden? So ist also sorgfältig zu überlegen, ob sich der Verwalter eine Unterteilung der Sammlung aufbürdet. Zur Vermeidung zusätzlicher (unnötiger) Haftungsrisiken könnte es sich anbieten, bei der chronologischen Eintragung zu bleiben. Wird die Unterteilung nach Sachgebieten gewählt, muss in jedem Fall die historisch/chronologisch fortlaufende Nummerierung eingehalten werden, da sie die Kontrolle der Vollständigkeit ermöglicht. Die fortlaufende Durchnummerierung der Beschlüsse/Eintragungen ist der Nachweis für die lückenlose Führung der Beschluss-Sammlung. Wird ein Beschluss später durch Gerichtsbeschluss oder Zweitbeschluss aufgehoben, so bleibt die Nummerierung erhalten. Auch die ergänzenden Eintragungen/Vermerke und Löschungen sind mit Datum zu versehen. Die Beschluss-Sammlung kann in Papierform, und zwar auch in Form einer Loseblattsammlung, geführt werden, weil es sich nicht um ein Beschluss-Buch handelt. Auch bei der Führung in elektronischer Form muss die Nachvollziehbarkeit der Beschluss-Sammlung dadurch gewährleistet bleiben, dass die laufende Nummer bestehen bleibt und eine etwaige Textlöschung vermerkt wird. Es müssen nur die seit dem Inkrafttreten des Gesetzes am 01.07.2007 verkündeten Beschlüsse und Entscheidungen eingetragen werden. Die Erstellung einer nachträglichen Beschluss-Sammlung ist nicht notwendig. Soweit die Wohnungseigentümergemeinschaft eine solche beschließen sollte, sollte der Verwalter hierfür ein angemessenes Zusatzhonorar verlangen, denn die Führung der BeschlussSammlung war früher nicht Gegenstand der Verwalterleistung. Dies gilt insbesondere bei einem Verwalterwechsel. Für den Fall, dass ein Verwalterwechsel vorliegt, sollte der „neue“ Verwalter für die nachträgliche Erstellung einer Beschluss-Sammlung eine Haftungsfreistellung verlangen, weil er in diesem Fall nicht

4

Fortlaufende Nummerierung

Papierform

Elektronische Form

Erst ab 01. Juli 2007 eintragen

Haftungsfrei stellung für nachträgliche Sammlung

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4 Verwalterpflicht

Unverzügliche Eintragung

Fehler nicht mehr zu verbergen

Typische Haftungsfallen

auf die Vollständigkeit der ihm vorliegenden Informationen vertrauen kann. Gemäß § 24 Abs. 8 WEG ist die Beschluss-Sammlung vom Verwalter zu führen. Die Verpflichtung besteht somit unabhängig davon, ob der Verwalter selbst die Versammlung geleitet hat. Es fällt in jedem Fall in seinen Aufgabenkreis, für die Eintragung der Beschlüsse in die Beschluss-Sammlung Sorge zu tragen. Nur wenn ein Verwalter fehlt, ist der Vorsitzende der Wohnungseigentümerversammlung verpflichtet, die Beschluss-Sammlung zu führen, sofern durch die Wohnungseigentümer kein anderer für diese Aufgabe bestellt wurde. Nach dem Gesetzeswortlaut hat der Verwalter die Eintragungen in die Beschluss-Sammlung unverzüglich (ohne schuldhaftes Zögern) zu führen. Die Gesetzesbegründung formuliert, dass die Eintragung unmittelbar im Anschluss an die Verkündung erfolgen muss und somit eine Eintragung, die mehrere Tage später vorgenommen wird, in der Regel nicht mehr unverzüglich ist. Die Beschluss-Sammlung zwingt den Verwalter zu einem präzisen Arbeiten. Häufig zu beobachtende Nachlässigkeiten, wie beispielsweise • die mangelhafte Vorbereitung der Beschlussformulierungen oder • genaues Ausformulieren der Beschlüsse erst nach der Eigentümerversammlung, sind durch die Notwendigkeit der Führung der BeschlussSammlung bzw. der unverzüglichen Eintragung der Beschlüsse nicht mehr zu verbergen.

4.8 … bei der Durchführung von Beschlüssen 4.8.1 Umgang mit angefochtenen Beschlüssen Der Fall In der ETV im August 2003 beschließen die Eigentümer einen Wirt schaftsplan, der rückwirkend ab 01.01.2003 und bis zur nächsten or dentlichen ETV gelten soll. Die nachzuzahlenden Beträge sollen am 01.09.2003 fällig sein.

168

… bei der Durchführung von Beschlüssen

4

Im Vergleich zum vorhergehenden Wirtschaftsplan verfünffachte sich der Betrag zur Position „Instandhaltung“. Die Eigentümer entschlos sen sich zu diesem Schritt, da in dem Objekt (Baujahr 1973) absehbar in den nächsten Jahren umfangreiche Erhaltungsmaßnahmen anstan den und sie hierfür Gelder „ansparen“ wollen. Die erhöhte Zahlung zur Instandhaltungsrücklage behielten die Ei gentümer für die folgenden Jahre in den jeweiligen Wirtschaftplänen, die sie beschlossen, bei. Eigentümer E sah das nicht ein. Deshalb focht er jeden Beschluss zum Wirtschaftsplan und jede Abrechnung an. Einen Fortgang gab er den Verfahren jedoch nicht, denn er „vergaß“ jeweils, die Gerichtskosten einzuzahlen. Kein Anfechtungsverfahren, das E einleitete, wurde ent schieden. Seit 2003 zahlte E das laufende Hausgeld in reduzierter Höhe. Er „kürzte“ den Betrag um den auf ihn entfallenden Anteil an der „über höhten“ Instandhaltungsrücklage. Entsprechend verfuhr er auch mit den jeweiligen Einzeljahresabrechnungen und zahlte die Abrech nungsspitzen nur in reduzierter Höhe. Da E ansonsten pünktlich zahlte, scheute sich Verwalter Schön, ihn vor Abschluss der Anfechtungsverfahren auf den streitigen Teilbetrag zu verklagen. Mit der Zeit geriet das ärgerliche Thema aber auch in Vergessenheit. Im Januar 2008 verkaufte E seine Wohnung. Seither ist er unauffindbar. Dem Erwerber hatte er erzählt, dass er „aussteige“ und nach Asien ge he. Am 01.05.2008 findet ein Verwalterwechsel statt. Der neue Verwalter Schlau entdeckt die Rückstände des E. Seit 2003 fehlen allein auf grund der von E vorgenommenen „Kürzung des Hausgeldes“ jährlich 700 Euro, die E nie gezahlt hatte. Schlau verlangt für die Gemeinschaft von Schön Schadensersatz in Höhe der Hausgeldrückstände für die Jahre 2003 bis 2006, insgesamt 2.800 Euro. Für 2007 stellt Schlau keine Forderungen, da der Erwerber erklärt, er übernehme die volle Nachzahlung für dieses Jahr.

Die Haftungsfalle Unterlässt der Verwalter die Umsetzung eines Beschlusses, verstößt er gegen seine Verwalterpflichten und macht sich schadensersatzpflichtig.

169

4

Typische Haftungsfallen

Die Rechtslage Beschlüsse müssen umge setzt werden

Gemäß § 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG ist der Verwalter grundsätzlich verpflichtet, einen Beschluss umzusetzen, und zwar unabhängig davon, ob er angefochten wird oder nicht. Hier hätte Verwalter Schön die rückständigen Hausgelder aufgrund der Beschlüsse zu den Wirtschaftsplänen und Jahresabrechnungen jeweils zeitnah mit den gebotenen Mitteln (Mahnung, Titulierung, Zwangsvollstreckung) gegen E geltend machen und beitreiben müssen. Für den Fall, dass der Verwalter nicht durch Gemeinschaftsordnung oder Verwaltervertrag unmittelbar tätig werden kann, hätte er sich entsprechend von der ETV ermächtigen lassen müssen. Indem Schön dies pflichtwidrig unterließ, fügte er der Gemeinschaft einen Schaden in Höhe von 2.800 Euro zu, zu dessen Ersatz er insoweit verpflichtet ist, als die Gemeinschaft ihre Ansprüche nicht (mehr) bei E befriedigen kann. Tipp: Auch angefochtene Beschlüsse umsetzen Der Verwalter muss auch angefochtene Beschlüsse grundsätzlich zeit nah umsetzen.

Anfechtung absehbar

Anfechtungs frist abwarten?

Beim Amts gericht nach fragen

170

In der Praxis geschieht es häufig, dass der Verwalter Anhaltspunkte dafür hat, dass ein Beschluss angefochten wird und er selbst ist sich auch nicht so recht sicher, ob die Anfechtung Erfolg haben wird oder nicht. Gleichzeitig ist ihm bewusst, dass er mit der kurzfristigen Umsetzung des Beschlusses unumkehrbare Fakten schaffen und möglicherweise auch großen Unfrieden unter die Eigentümer tragen würde. In solchen Fällen mag der Verwalter abwägen, ob er mit der Ausführung des Beschlusses die Anfechtungsfrist abwarten kann. Stellt er nach Ablauf der Anfechtungsfrist fest, dass keine Anfechtungsklage erhoben wurde, kann er sich der Ausführung des Beschlusses ohne plagende Zweifel zuwenden. Die Information, ob eine Beschlussanfechtungsklage erhoben wurde, kann der Verwalter üblicherweise fernmündlich bei der Geschäftsstelle der zuständigen Abteilung des jeweiligen Amtsgerichts abfra-

… bei der Durchführung von Beschlüssen

4

gen, wenn auch mit dem Zuverlässigkeitsvorbehalt, den man jeder telefonischen Auskunft entgegenbringen muss. Rettungsstrategie Erfährt der Verwalter frühzeitig, dass eine Anfechtungsklage bei Gericht anhängig ist, kann er sich überlegen, ob er eine außerordentliche ETV einberuft und den Eigentümern die Gelegenheit bietet, darüber zu beschließen, ob die Umsetzung des klagebefangenen Beschlusses möglicherweise ausgesetzt werden soll. Aufgrund eigener Entscheidung darf der Verwalter die Beschlussumsetzung keinesfalls aussetzen. Auch der Verwaltungsbeirat kann mangels Ermächtigung hierüber nicht wirksam befinden. Eine solche Entscheidung obliegt allein den Eigentümern im dafür vorgesehenen Gremium der Willensbildung – der ETV – auf dem dafür vorgesehenen Weg der Willensbekundung – durch Beschluss.

Außer ordentliche ETV einberufen

Beschluss nicht eigenmächtig aussetzen

Achtung: Begründungsfrist zwei Monate Nach altem Recht (somit für alle bis zum 30.06.2007 anhängigen Ver fahren) konnten anfechtende Eigentümer Beschlüsse beliebig lange „schwebend wirksam“ halten, indem sie einfach die Gerichtskosten nicht zahlten oder den Anfechtungsantrag nicht begründeten. § 46 Abs. 1 WEG (in der seit 01.07.2007 geltenden Fassung) lässt dies nicht mehr zu und zwingt zur Begründung der Klage innerhalb von zwei Mo naten ab Beschlussfassung. Unterbleibt die fristgerechte Begründung, muss die Anfechtungsklage als unbegründet zurückgewiesen werden.

4.8.2 Umgang mit unklaren Beschlüssen Der Fall In der ETV am 28. März 2008 diskutieren die Eigentümer ausführlich zum TOP 5 „Fassadensanierung“. Es gibt zahlreiche Anregungen zur Gestaltung der historischen Fassade nach Material und Farbe. Breiten Raum nimmt die Frage nach Möglichkeiten der Wärmedämmung ein. Es ist die Dämmung nach energetischen Mindestanforderungen denk bar, aber auch nach anspruchsvolleren Vorgaben. Teilweise soll es der vorherigen Feststellung bedürfen, welche Auswirkungen welche Dämmmaßnahme auf das Klima der Innenräume hat und in welchem Umfang die bauphysikalischen Gegebenheiten des 100 Jahre alten

171

4

Typische Haftungsfallen

Hauses verändert werden. Außerdem weist Eigentümer E darauf hin, dass „der Denkmalschutz“ mit einzubeziehen sei und es vielleicht dort auch Fördergelder oder Steuervergünstigungen für die Eigentümer gebe. Nachdem sich alle Anwesenden darüber einig sind, dass an der Fassa de etwas gemacht werden muss, stellt Verwalter Lieblich folgenden Beschlussvorschlag zur Abstimmung: „Die Gemeinschaft beschließt die Sanierung der Fassade.“ Der Beschluss wird einstimmig angenommen; Lieblich verkündet das Beschlussergebnis. Drei Wochen später treffen sich Lieblich und Bauunternehmer B und stimmen die Einzelheiten der Maßnahme ab. B erklärt, dass es sicher lich „100 verschieden Arten“ gebe, wie man die Fassade sanieren und dämmen könne, er empfehle immer die Wärmedämmung X, einen Putz Y und die Farbe Z. Das sei alles haltbar, preiswert und gut. Lieb lich stimmt zu und beauftragt die Arbeiten. Nach Abschluss der Arbeiten erscheint der „grünalternative“ Mitei gentümer M und begehrt Einsicht in die Unterlagen zur Fassadensa nierung. Er ist der Auffassung, dass die Fassadensanierung so nie hät te durchgeführt werden dürfen. Es handele sich um das Werk von „Umweltignoranten und Dilettanten“. M verlangt den Rückbau der gesamten Maßnahme. Er kündigt an, dass er der Bezahlung der Maßnahme mit Geldern der Gemeinschaft nicht zustimmen werde.

Die Haftungsfalle Kein Recht zur Auftrags vergabe

Wenn dem Verwalter für die Auftragsvergabe die Rechtsgrundlage fehlt, haftet er für die Kosten, wenn die Gemeinschaft deren nachträgliche Genehmigung ablehnt. Die Rechtslage

Unklarer und unbestimmter Beschluss

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Fehlt einem Beschluss der Eigentümerversammlung die erforderliche Klarheit und Bestimmtheit, ist dieser nichtig oder „nur“ anfechtbar. Letzteres ist anzunehmen, wenn der Beschluss eine durchführbare Regelung noch erkennen lässt (HansOLG Hamburg, Beschluss vom 26.10.2007 – 2 Wx 128/03 – veröffentlicht in ZMR 2008, 225).

4

… bei der Durchführung von Beschlüssen

Im vorliegenden Fall dürfte der Beschluss zwar nicht nichtig sein, denn er lässt erkennen, dass die Fassade saniert werden soll. Es fehlen jedoch jegliche Hinweise oder Maßgaben für die konkrete Ausgestaltung, d. h. für die Durchführung der Sanierung. Dies gilt umso mehr, als nach der Aussage des B nicht nur eine Variante möglich ist, sondern mehrere Ausführungsalternativen in Betracht kommen. Es ist Sache der Eigentümer, eine Entscheidung darüber zu treffen, wie denn nun die Maßnahme konkret ausgeführt werden soll. Lieblich hätte bei Anwendung der im Verkehr erforderlichen Sorgfalt erkennen müssen, dass der Beschluss für die konkrete Auftragserteilung keine Rechtsgrundlage bietet. Folgt die Gemeinschaft der Forderung des M auf Rückbau, treffen Lieblich sowohl die Kosten des Rückbaus als auch die Kosten des B. Folgt die Gemeinschaft der Forderung des M nicht und genehmigt die durchgeführte Sanierung, hat Lieblich Glück gehabt.

Keine konkreten Vorgaben für die Sanierung

Mögliche Folgen

Tipp: Auf klare, umsetzbare Beschlüsse achten Der Verwalter sollte darauf hinwirken, dass er „nur noch“ ausführendes Organ der Gemeinschaft ist; dann kann er auch die wenigsten Fehler machen.

Dies bedeutet, dass der Verwalter im eigenen Interesse Maßnahmen so weit durchdenken und vorbereiten sollte, dass er der Gemeinschaft in der ETV alle sinnvollen Varianten mit Vor- und Nachteilen sowie Kosten präsentieren kann, sodass die Eigentümer durch Beschluss entscheiden können, was wie zu tun ist. Dies scheint zunächst arbeitsaufwendig zu sein, lohnt sich aber spätestens bei der Umsetzung. Sofern sich eine Maßnahme nicht dazu eignet, alles beschlussreif „vorzuplanen“, sollte eine weitere ETV durchgeführt werden. Den Eigentümern sollte vermittelt werden, dass dies keine Last, sondern eine Chance ist, dass sie und nicht Fremde über ihr Eigentum bestimmen können.

Beschlüsse sorgfältig vorbereiten

Notfalls: weitere ETV

173

4

Typische Haftungsfallen

Ausweichstrategie Ermächtigung des Beirats/ einer Kom mission

Hinweis auf Anfechtbarkeit

Gelegentlich kommt der Verwalter in die Situation, dass in der ETV zwar Einigkeit besteht, dass eine bestimmte Maßnahme durchgeführt werden soll (z. B. Fassadensanierung), aber die Eigentümer sich wenig interessiert an der konkreten Ausgestaltung zeigen bzw. noch wichtige Details zu klären sind. Besteht seitens der Eigentümer gleichwohl der Wunsch, die Maßnahme zu beschließen, so sollte der Verwalter darauf hinwirken, dass die Eigentümer Personen, häufig den Beirat oder eine „Sanierungskommission“, auswählen und ermächtigen, die noch erforderlichen Ausführungsbestimmungen zu treffen. Dies hat für den Verwalter den Vorteil, selbst von der Haftung befreit zu sein und sich auf seine Rolle als ausführendes Organ beschränken zu können. Da ein solcher „Delegierungsbeschluss“ wegen zu weitreichender Kompetenzübertragung anfechtbar (aber nicht nichtig) sein könnte, sollte der Verwalter die Eigentümer vor der Beschlussfassung darauf hinweisen und dies im Protokoll festhalten.

Exkurs: Umgang mit nichtigen Beschlüssen Nichtige Beschlüsse

Nicht existent Keine Umsetzung

Wenn doch umgesetzt wird

174

Beschlüsse der Wohnungseigentümergemeinschaft sind nichtig, wenn sie sich mit einer Materie befassen, die durch Beschluss grundsätzlich nicht geregelt werden kann, und wenn die Teilungserklärung insoweit eine Beschlusskompetenz nicht begründet (HansOLG Hamburg, Beschluss vom 07.11.2006 – 2 Wx 105/06 – veröffentlicht in ZMR 2007, 211). Dies gilt auch für Beschlüsse, die einen sittenwidrigen Inhalt haben oder gegen zwingendes Recht verstoßen. Ist ein Beschluss nichtig, gilt er als von Anfang an nicht existent. Einer entsprechenden gerichtlichen Feststellung bedarf es nicht. Der Verwalter hat die Umsetzung eines nichtigen Beschlusses zu unterlassen. Zwar gehört es zu den Pflichten des Verwalters, Beschlüsse vor ihrer Umsetzung auf Nichtigkeit zu überprüfen, jedoch dürfte er hiermit häufig überfordert sein. In diesem Fall muss er sich sachkundig beraten lassen. Setzt der Verwalter einen nichtigen Beschluss um, obwohl die Nichtigkeit offensichtlich ist und er sie hätte erkennen können, haftet er

… bei der Durchführung von Beschlüssen

der Eigentümergemeinschaft auf Ersatz des durch die Umsetzung des nichtigen Beschlusses entstandenen Schadens. Hält der Verwalter einen Beschluss irrtümlich für nichtig und verzichtet deshalb auf die Umsetzung, kann er für die Folgen ebenso haftbar gemacht werden.

4 Haftung auch bei Irrtum

Tipp: Nichtige Beschlüsse vermeiden Zur Reduzierung seines Haftungsrisikos sollte der Verwalter Sorge dafür tragen, möglichst nicht mit nichtigen Beschlüssen konfrontiert zu wer den.

Die erste Möglichkeit, einen nichtigen Beschluss zu verhindern, bietet die rechtzeitige und sorgfältige Vorbereitung der ETV einschließlich der Formulierung von Beschlussvorschlägen. Die Wahrscheinlichkeit, hierdurch überraschende und unbedachte Beschlussfassungen in der Versammlung auszuschließen, ist hoch. Die letzte Möglichkeit zur Verhinderung eines nichtigen Beschlusses bietet sich in der ETV. Hält der Verwalter einen beabsichtigten Beschluss für nichtig, muss er die Eigentümer über seine Bedenken informieren. Fassen die Eigentümer den Beschluss dennoch, müssen die Bedenken und Hinweise des Verwalters im Protokoll der ETV deutlich dokumentiert sein. Es ist sinnvoll, wenn der Verwalter die Eigentümer nicht nur über seine Bedenken informiert, sondern gleichzeitig Alternativen aufzeigen kann. Dies erhöht die Chance, die Eigentümer von der Verabschiedung eines nichtigen Beschlusses abzuhalten. Sieht ein Verwalter sich außerstande festzustellen, ob ein Beschluss nichtig oder wirksam ist, so muss er zur Abwendung der eigenen Haftung fachlichen Rat einholen. Er sollte einen fachlich ausgewiesenen Rechtsanwalt – in der Regel einen Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht – mit der Erstattung eines schriftlichen Gutachtens beauftragen. Stellt sich später heraus, dass der Anwalt die Rechtslage falsch eingeschätzt hat, kann der Verwalter die Haftung an ihn weiterreichen.

Gute Vorberei tung der ETV

Bedenken protokollieren

Alternativen aufzeigen

Fachlichen Rat einholen

175

4

Typische Haftungsfallen

Rettungsstrategie Erneute ETV

Fällt dem Verwalter die Nichtigkeit des Beschlusses erst vor dessen Ausführung auf, kann es sich im Einzelfall anbieten, eine weitere ETV einzuberufen und über das Thema erneut beschließen zu lassen. Der (vermeintlich) nichtige Beschluss sollte im Falle eines Folgebeschlusses aus Gründen der Klarheit und Rechtssicherheit vorsorglich im Beschlusswege ausdrücklich aufgehoben werden.

4.9 … bei Instandhaltungs und Instandsetzungsmaßnahmen 4.9.1 Eigenmächtige Instandsetzung Der Fall Durch die Decke der Tiefgarage der WEG Am Schlossberg dringt in erheblichem Umfang Wasser ein. Mehrere der jeweils im Sonderei gentum stehenden Stellplätze sind betroffen, auch der Beiratsvorsit zende Prof. Brinkmann kann seinen Mercedes SL nicht mehr trocke nen Fußes erreichen. Um eine kostenaufwendige Sanierung der De ckenfuge zu vermeiden, kommen Verwalter Redlich und Prof. Brink mann überein, das Wasser mittels eines Abwasserrohres abzuführen. Dieses wird unterhalb der sowieso schon recht niedrigen Decke der benachbarten Stellplätze geführt und vermindert die Deckenhöhe. Miteigentümerin Roth kann deshalb ihren Renault Kangoo nicht mehr rückwärts einparken. Sie verlangt von Redlich die Entfernung der Konstruktion. Die Kosten soll Redlich aus eigener Tasche zahlen.

Die Haftungsfalle Eigenmächtiges Handeln

Wenn Verwalter Redlich eigenmächtig handelte, muss er den ursprünglichen Zustand auf eigene Kosten wiederherstellen. Die Rechtslage

Kein Handeln ohne Beschluss

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Wie bereits mehrfach dargestellt, hat die Eigentümergemeinschaft die Entscheidungskompetenz auch für alle Instandsetzungsmaßnahmen. Der Verwalter hat nur Kontroll- und Hinweispflichten. Die Beauftragung von Instandsetzungsmaßnahmen ist Sache der Eigentümergemeinschaft, die auf der Grundlage der vom Verwalter erteil-

… bei Instandhaltungs und Instandsetzungsmaßnahmen

4

ten Informationen durch Beschluss entscheidet. Ohne Beschluss kann der Verwalter nur im Rahmen von Notgeschäftsführungsmaßnahmen tätig werden. Insbesondere können weder der Verwalter noch die Gemeinschaft Sondereigentum für Sanierungszwecke in Anspruch nehmen. Die vom Verwalter ohne Eigentümerbeschluss angeordnete Art der Instandsetzung führt zu einer individuellen Beeinträchtigung des Sondereigentümers, sodass dieser einen Individualanspruch auf Beseitigung der Störung hat (KG Berlin, Beschluss vom 26.11.2001 – 24 W 20/01, veröffentlicht in ZMR 2002, 546). Vom Verwalter kann hingegen nicht verlangt werden, dass er auf seine Kosten eine andere technische Lösung umsetzt. Dies ist Aufgabe der Eigentümer.

4.9.2 Zu viel Planungseifer Der Fall Die WEG Am Schlossberg beschließt, den Verwalter Redlich zu be vollmächtigen, durch eine Sanierung die Feuchtigkeitsschäden in der Tiefgarage zu beseitigen. Hierfür werden 40.000 Euro bereitgestellt. Nachdem für Redlich ersichtlich wird, dass die Sanierung noch auf wendiger wird als angenommen, beauftragt er den Fachingenieur Strick mit der Planung und Ausschreibung der Maßnahme. Strick be rechnet für seine Tätigkeit 28.000 Euro. In der nächsten Eigentümerversammlung stellen Redlich und Strick das Sanierungskonzept vor. Statt dem Sanierungsvorschlag des Strick zuzustimmen, folgen die Eigentümer dem Vorschlag eines Miteigen tümers und entscheiden sich für eine alternative Form der Sanierung, die im Konzept von Strick gar nicht zur Sprache kam. Die Eigentümer verlangen von Redlich die Erstattung der Kosten für die Planung von Strick.

Die Haftungsfalle Redlich muss für die Kosten aufkommen, wenn die Beauftragung Stricks durch den Sanierungsbeschluss nicht gedeckt ist.

Kein Auftrag ohne Beschluss

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4

Typische Haftungsfallen

Die Rechtslage

Haftung für vergebliche Kosten

Aus dem Beschluss, die Sanierung für 40.000 Euro durchzuführen, ergibt sich keine Zustimmung der Eigentümer zur Vergabe von Planungs- und Ausschreibungsarbeiten, auch wenn sie mit 28.000 Euro unter dem Kostenlimit liegen – es war erkennbar, dass die vorgesehene Sanierung nicht bzw. nicht im vorgesehenen Kostenrahmen durchführbar sein würde. Vergibt der Verwalter Planungsleistungen, ohne zuvor eine eindeutige Beschlussfassung der Eigentümer herbeigeführt zu haben, so haftet er der Gemeinschaft für die vergeblich aufgewendeten Kosten, wenn sie eine andere Beauftragung der Sanierung beschließt (OLG Celle, Beschluss vom 12.03.2001 – 4 W 199/00, veröffentlicht in NZM 2002, 169) Redlich hätte eine Beschlussfassung herbeiführen müssen, in der den Eigentümern die Gelegenheit zur Auswahl zwischen den verschiedenen Sanierungsmöglichkeiten, insbesondere auch die Entscheidung über die Einschaltung eines Fachplaners, offen gestanden hätte. Redlich befindet sich somit in der unangenehmen Situation, dass er der Gemeinschaft die vollen Planungskosten Stricks erstatten muss. Tipp: Ermächtigung zur Erstberatung im Verwaltervertrag Natürlich ist es anstrengend und oft auch unbefriedigend, Eigentümer versammlungen ohne Lösungsansätze einzuberufen und hierdurch der Verbreitung unqualifizierter Meinungen („mein Schwager arbeitet im Baumarkt, dort kann man einfach einen Sack Machmichdicht kaufen“) Raum zu geben. Einen Lösungsansatz bietet der Verwaltervertrag, in dem zumindest die Ermächtigung des Verwalters zur Beauftragung der Erstberatung durch einen Sachverständigen vereinbart werden kann. Die Präsentation der Ergebnisse einer solchen Erstberatung in der Eigentü merversammlung erleichtert die Willensbildung der Eigentümer hin sichtlich der weiteren Vorgehensweise. Einen Formulierungsvorschlag, wie eine solche Klausel im Verwalterver trag aussehen könne, finden Sie auf der folgenden Seite.

178

… bei Instandhaltungs und Instandsetzungsmaßnahmen

4

Muster einer sog. Sachverständigenklausel im Verwaltervertrag § ___ Aufgaben und Befugnisse des Verwalters … Bei größeren und/oder technisch schwierigen und/oder kostenaufwendigen Einzelsanierungsmaßnahmen hat der Verwalter den Eigentümern rechtzeitig die gesonderte Beauftragung von Privatgutachtern/technischen Sonderfachleuten und eine rechtzeitige Beschlussfassung hierüber vorzuschlagen. In begründeten dringli chen Einzelfällen kann der Verwalter eine solche Beauftragung auch ohne voraus gehende Beschlussfassung vornehmen, jedoch nur in Abstimmung mit dem Ver waltungsbeirat. Eine solche Erstbeauftragung in Abstimmung mit dem Verwal tungsbeirat soll insbesondere auch dann erfolgen, wenn hierdurch die für die Willensbildung der Wohnungseigentümer in der nächsten Eigentümerversammlung erforderlichen Grundlagen ermittelt werden.

Siehe CDROM

4.9.3 Energieausweis ohne Beschluss Der Fall Verwalter Sorglos ist genervt über die andauernde Diskussion zur Ein führung der Energieausweise. Da sich das Inkrafttreten der maßgebli chen Verordnung immer wieder verzögert, führt Sorglos keine Be schlüsse über die Erstellung der Energieausweise herbei. Nachdem die schon lange angekündigte neue Energieeinsparverordnung endlich am 01.10.2007 und damit nach der Eigentümerversammlung 2007 in Kraft getreten ist und die Erstellung der Energieausweise für Objekte bis Baujahr 1964 bis zum 30.06.2008 vorschreibt, beauftragt Sorglos für das 1961 erstellte Objekt Maxstraße 31–33 mit 20 Wohnungsein heiten einen bedarfsorientierten Energieausweis beim Energieberater Listig, der sich hierfür besonders angeboten hat. Als er den Energieausweis stolz in der Eigentümerversammlung am 02.06.2008 präsentiert, beanstanden die Eigentümer sowohl dessen Inhalt als auch die Kosten in Höhe von 950 Euro. Eigentümer Pingelig, der im benachbarten und baugleichen Objekt Maxstraße 35–37 ebenfalls eine Wohnung hat, berichtet, dass dort der Verwalter den Energieausweis für nur 30 Euro von dem mit der Erstellung der Heizkostenabrechnung beauftragten Unternehmen er halten habe. Das Nachbarobjekt sei dabei auch deutlich günstiger eingestuft worden. Die Eigentümer meinen, Sorglos solle diesem Bei spiel folgen. Die Übernahme der Kosten für den bedarfsorientierten Energieausweis lehnen sie ab.

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4

Typische Haftungsfallen

Die Haftungsfalle Keine Ermächtigung

Erteilt der Verwalter Aufträge, ohne hierzu durch die Eigentümer ermächtigt zu sein, hat er die hierfür aufgewandten Kosten zu erstatten, wenn die Eigentümer die (nachträgliche) Genehmigung ablehnen. Die Rechtslage

Beschluss herbeiführen

Ausnahme regelung

Hinweise und Bedenken dokumentieren

Entscheidungs kompetenz der Eigentümer

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Die Tatsache, dass bestimmte Maßnahmen gesetzlich vorgeschrieben sind, ändert nichts daran, dass der Verwalter auch darüber Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft herbeizuführen hat. Wie jeder andere Gebäudeeigentümer hat auch eine Eigentümergemeinschaft die Freiheit, sich vorschriftswidrig zu verhalten. Natürlich muss sie dann auch die Konsequenzen tragen, konkret bei Verstoß gegen die Zugänglichmachung des Energieausweises ein Bußgeld von bis zu 15.000 Euro (§§ 16 Abs. 2, 27 EnEV) in Kauf nehmen. Aus § 27 Abs. 1 Nr. 2 bzw. Abs. 3 Nr. 2 WEG, der besagt, dass der Verwalter berechtigt ist, Maßnahmen zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines sonstigen Rechtsnachteils – sofern erforderlich – zu treffen, kann keine Befugnis des Verwalters zur Beauftragung von vorgeschriebenen Maßnahmen abgeleitet werden. Diese Vorschrift ist als Ausnahmevorschrift eng auszulegen. Erforderlich ist die Maßnahme nämlich grundsätzlich nur dann, wenn keine vorherige Beschlussfassung der Wohnungseigentümer in dieser Sache möglich ist (OLG Düsseldorf, Beschluss – 3 Wx 456/92 – vom 06.07.1994, veröffentlicht in ZMR 1994, 520). Die Entscheidungskompetenz verbleibt bei der Eigentümergemeinschaft. Theoretisch kann der Verwalter gegen den Beschluss, mit dem die Eigentümer eine zwingend vorgeschriebene Maßnahme ablehnen, Anfechtungsklage erheben, verbunden mit einem entsprechenden Verpflichtungsantrag. In der Praxis wird sich der Verwalter jedoch damit begnügen, die Eigentümer auf ihr rechtswidriges Verhalten hinzuweisen, sie zu belehren und seine Bedenken anzumelden, und zwar bei gleichzeitiger sorgfältiger Dokumentation. Eine „Zwangsbeglückung“ der Eigentümer birgt auch andere Probleme: Denn selbst dann, wenn zwingende gesetzliche Verpflichtungen bestehen, gibt es meistens mehr als einen Weg der Umsetzung. Beim Energieausweis gibt es zum einen zwei zulässige Varianten

… bei der finanziellen Verwaltung

4

(den verbrauchs- oder den bedarfsorientierten Ausweis), zum anderen ist bei jeder Variante der Auftragnehmer zu bestimmen. Aus welchem Grund sollte den Eigentümern die Möglichkeit genommen werden, diese Entscheidungen zu treffen? Es gilt daher auch bei der Umsetzung von Vorschriften der allgemeine Grundsatz, dass der Verwalter einer möglichst konkret zu formulierenden Ermächtigung der Eigentümergemeinschaft bedarf.

4.10 … bei der finanziellen Verwaltung 4.10.1 Verspätete Jahresabrechnung Der Fall Verwalter Willi Schmitz erstellt die Jahresabrechnung 2007 für die WEG Rohrweg erst Ende November 2008 und beruft die Eigentümer versammlung, in der diese Jahresabrechnung verabschiedet werden soll, für den 19.12.08 ein. In der Eigentümerversammlung beanstan det B, dass die Heizkostenabrechnung falsch ist. Es stellt sich heraus, dass Schmitz dem Abrechnungsunternehmen falsche Daten übermit telt hat. Die Abrechnungskorrektur kann erst im Januar 2009 erfol gen. C, der seine Wohnung vermietet hat, kann daher die Heizkostenab rechnung seinem Mieter Pingelig erst am 03.02.2009 übergeben. Pin gelig verweigert die darin ausgewiesene Nachzahlung in Höhe von 513 Euro unter Hinweis auf die Verfristung.

Die Haftungsfalle Gerät der Verwalter mit der Erstellung der Abrechnung in Verzug, muss er damit rechnen, von den Eigentümern auf Vornahme der Abrechnung in Anspruch genommen zu werden, im Zweifel auf dem Klageweg. Ihm kann sogar die Ersatzvornahme drohen. Die Kosten für sämtliche Maßnahmen einschließlich der Prozesskosten gehen zu seinen Lasten. Darüber hinaus droht ihm die Inanspruchnahme auf Zahlung der beim Mieter aufgrund der Verspätung nicht mehr durchsetzbaren Nachforderungen.

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4

Typische Haftungsfallen

Die Rechtslage Abrechnung innerhalb von sechs Monaten vorlegen

Mietrecht: Frist für Abrechnung zwölf Monate

Schuldhafte Pflichtverlet zung

Das Wohnungseigentumsgesetz enthält keine Fristvorgabe für die Erstellung der Jahresabrechnung. Nach der Rechtsprechung hat der Verwalter die Jahresabrechnung innerhalb von sechs Monaten (BGH, Beschluss vom 05.07.2006 – VIII ZR 220/05 – veröffentlicht in NZM 2006, 516 = ZMR 2006, 847), somit in der Regel bis zum 30.06. des Folgejahres, zu erstellen. Oftmals enthalten auch die Gemeinschaftsordnungen bestimmte Fristen bzw. werden solche im Verwaltervertrag vereinbart. Bei der Vermietung von Wohnungseigentum gilt für die Betriebkosten im Verhältnis Vermieter/Mieter § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB: Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Gem. § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter nach Ablauf der Frist ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Abrechnung nicht zu vertreten. Aus Sicht Pingeligs liegt die Ursache für die verspätete Abrechnung eindeutig im Einflussbereich des Vermieters. C hätte die verspätete Abrechnung nur dann nicht zu vertreten, wenn er sich nachdrücklich um die rechtzeitige Vorlage der WEG-Abrechnung bemüht hätte. Indem der Verwalter die Abrechnung so spät vornahm und der Abrechnungsfirma dann auch noch falsche Daten lieferte, verletzte er seine Verwalterpflichten schuldhaft. Für den dadurch entstehenden Schaden ist er eintrittspflichtig. Tipp: Alles Erforderliche und Zumutbare unternehmen Eine verspätete Abrechnung ist dem Verwalter dann nicht vorwerfbar, wenn er alles Erforderliche und Zumutbare unternommen hat, um die Abrechnung pünktlich zu erstellen.

Zu Verzögerungen kann es vor allem durch verspätet eingehende Abrechnungen der Unternehmen kommen, die die Erstellung der Heizkostenabrechnung (im Auftrag der WEG!) vornehmen. Verwalter sollten daher nicht nur genau dokumentieren, wann solchen

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… bei der finanziellen Verwaltung

4

Dienstleistern die Abrechnungsdaten und etwaige Korrekturen mitgeteilt wurden, sondern auch darauf achten, dass die Ablesungen bei den Nutzern zeitnah erfolgen. Achtung bei Verwalterwechsel Beim oftmals zum 31.12. stattfindenden Verwalterwechsel muss der neue Verwalter die Jahresabrechnung erstellen, denn die Fälligkeit der Abrechnung tritt frühestens am 01.01. ein. Zu diesem Zeitpunkt ist der Vorverwalter nicht mehr im Amt. Allerdings muss er die Verwaltungs unterlagen herausgeben und ist zur Rechnungslegung verpflichtet.

Rettungsstrategie Erkennt der Verwalter, dass er sich mit der Abrechnung so verspätet, dass vermietende Eigentümer ihrer Nachforderungsansprüche gegen Mieter nach § 556 Abs. 3 BGB verlustig gehen könnten, empfiehlt es sich, diese Eigentümer unverzüglich zu unterrichten. Es ist dann Aufgabe dieser Eigentümer, mögliche Schäden zu mindern, was letztlich dem Verwalter wirtschaftlich zugute kommt, d. h. er hat die Chance, dass der Schaden nicht oder nur gemindert bei ihm „ankommt“.

Vermietende Eigentümer rechtzeitig informieren

4.10.2 Zitterbeschluss – falscher Verteilerschlüssel in der Abrechnung Der Fall Verwalter Lieblich übernimmt am 01.09.2007 eine neue Verwaltung. Laut Gemeinschaftsordnung (GO) sind die Kosten der Verwaltung ka lenderjährlich abzurechnen und nach Miteigentumsanteilen (MEA) zu verteilen. Im Dezember 2007 weist der Beirat Lieblich darauf hin, dass er bitte für die Abrechnung 2007 daran denken solle, dass die Eigentümer in der Vergangenheit zahlreiche „Sonderschlüssel“ beschlossen hätten, nach denen die Kosten abweichend von der GO verteilt wurden. Eine entsprechende Abrechnung werde auch für 2007 gewünscht. Lieblich kontrolliert die alten Protokolle sorgfältig und findet zu je dem abweichenden Schlüssel eine entsprechende einstimmige Be schlussfassung. Da das neue WEG eine von der GO abweichende Kos

183

4

Typische Haftungsfallen

tenverteilung erlaubt, wendet Lieblich für die Jahresabrechnung 2007 den Verteilerschlüssel aus der Abrechnung 2006 an. Die Eigentümer sind zufrieden und beschließen die Abrechnung in der ETV am 25. Ap ril 2008. Der zum 01.04.2008 neu in die Gemeinschaft eingetretene Miteigen tümer M reicht gegen beide Beschlüsse fristgerecht eine Anfech tungsklage ein.

Die Haftungsfalle Kosten und Schadensersatz

Hat die Anfechtungsklage Erfolg und ist die Abrechnung falsch, so kann der Verwalter, wenn ihn ein Verschulden trifft, auf Ersatz sämtlicher Schäden/Kosten in Anspruch genommen werden, die hierdurch entstanden sind. Die Rechtslage

Novelle kann alte Beschlüsse nicht „heilen“

Anfechtbare Beschlüsse

Gerichtliche Ungültig erklärung

Es ist zutreffend, dass § 16 Abs. 3 WEG den Beschluss eines abweichenden Verteilerschlüssels zulässt. Diese Vorschrift heilt aber nicht die Nichtigkeit alter Beschlüsse, die vor dem 01.07.2007 gefasst wurden. Derartige Beschlüsse sind und bleiben nichtig. Sie sind rechtlich nicht existent. Eine auf Grundlage solcher „Beschlüsse“ mit abweichenden Verteilerschlüsseln erstellte Abrechnung ist anfechtbar. Wird der die Abrechnung billigende Beschluss wirksam angefochten, erklärt das Gericht ihn für ungültig. Der Verwalter haftet für die Folgen. Tipp: Bei Verwalterwechsel Protokolle prüfen Jeder Verwalter sollte  zumal wenn er eine Verwaltung neu übernimmt  die alten Versammlungsprotokolle nach solchen Zitterbeschlüssen durchsehen. Im Sinne einer ordnungsgemäßen Verwaltung müssen die sog. Zitterbeschlüsse nach dem 01.07.2007 alle „nachgeholt“ werden, und zwar unter Beachtung des § 16 Abs. 3 WEG.

Standardfall: Verwalter honorar

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Standardfall ist regelmäßig die Verteilung des Verwalterhonorars: Obwohl dies viele Gemeinschaftsordnungen nicht vorsehen, wird das Verwalterhonorar in fast jeder Gemeinschaft nach Einheiten verteilt – so wie es im Verwaltervertrag ausgewiesen ist. Dabei sind

… bei der finanziellen Verwaltung

die Angaben im Verwaltervertrag rechtlich betrachtet lediglich eine offengelegte Kalkulation. Der Verteilerschlüssel kann durch den Verwaltervertrag nicht wirksam geändert werden. Eine „Heilung“ kann nur durch eine wirksame Beschlussfassung nach § 16 Abs. 3 WEG erfolgen. An der „Heilung“ muss der Verwalter auch großes Interesse haben, da er andernfalls ständig eine anfechtbare Abrechnung erstellt – verbunden mit den daraus für ihn folgenden Haftungsrisiken.

4

Beschlüsse schnell nachholen

4.10.3 Verteilung der Kosten von Gerichtsverfahren Der Fall Rechtsanwalt Prächtig war Prozessbevollmächtigter der Eigentümer in einer Beschlussanfechtungsklage, die Wohnungseigentümer Schlau eingereicht und gewonnen hatte. Aufgrund des geringen Streitwerts und des Umfangs der Sache hatte Verwalter Zackig für die beklagten übrigen Wohnungseigentümer einer Streitwertvereinbarung mit Prächtig zugestimmt. In Anlehnung an eine Entscheidung des BGH, die Zackig auf der In ternetseite seines Verbandes gelesen und kommentiert gefunden hat te und die besagt, dass Verfahrenskosten nach Miteigentumsanteilen (MEA) umgelegt werden müssen, stellte Zackig die Kosten von RA Prächtig wie folgt in die Jahresabrechnung ein: Er verteilt die normalen Verfahrenskosten auf alle Eigentümer, ausge nommen den klagenden Eigentümer Schlau, und zwar im Verhältnis der MEA. Die Mehrkosten des Anwalts verteilt er ebenfalls nach MEA, allerdings auf Hinweis des Anwalts, auf alle Eigentümer, also auch auf Schlau. Einige Wochen später genehmigt die Gemeinschaft die Abrechnung wie vorgelegt. Schlau erhebt gegen diesen Beschluss fristgerecht An fechtungsklage und beanstandet die Verteilung der Verfahrenskosten. Er sieht nicht ein, für die Mehrkosten von Anwalt Prächtig aufzu kommen, selbst wenn dies nur anteilig geschieht. Außerdem verweist er auf die Gemeinschaftsordnung, die vorsieht, dass die Verwaltungs kosten nach Einheiten umzulegen sind.

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4

Typische Haftungsfallen

Die Haftungsfalle • • •

Falscher Verteilerschlüssel Anfechtbare Abrechnung Kostenrisiko aus § 49 Abs. 2 WEG

Die Rechtslage

WEG siehe CDROM

Zutreffend hat der Verwalter hier zwischen den Mehrkosten und den normalen Verfahrenskosten unterschieden. Hinsichtlich der Mehrkosten gilt: Da es sich bei einer Beschlussanfechtungsklage um einen Rechtsstreit nach § 43 Nr. 4 WEG handelt, war Verwalter Zackig berechtigt, mit Anwalt Prächtig eine Streitwerterhöhung zu vereinbaren. Dies ergibt sich aus § 27 Abs. 2 Nr. 4 WEG: § 27 Abs. 2 Nr. 4 WEG (2) Der Verwalter ist berechtigt, im Namen aller Wohnungseigentümer und mit Wirkung für und gegen sie […] 4. Maßnahmen zu treffen, die zur Wahrung einer Frist oder zur Ab wendung eines sonstigen Rechtsnachteils erforderlich sind, insbe sondere einen gegen die Wohnungseigentümer gerichteten Rechts streit gemäß § 43 Nr. 1, Nr. 4 oder Nr. 5 im Erkenntnis und Voll streckungsverfahren zu führen;

Die Verteilung der aufgrund der Vereinbarung entstehenden Mehrkosten richtet sich nach der Sonderregelung des § 16 Abs. 8 WEG: § 16 Abs. 8 WEG (8) Kosten eines Rechtsstreits gemäß § 43 gehören nur dann zu den Kosten der Verwaltung im Sinne des Absatzes 2, wenn es sich um Mehrkosten gegenüber der gesetzlichen Vergütung eines Rechtsan walts aufgrund einer Vereinbarung über die Vergütung (§ 27 Abs. 2 Nr. 4, Abs. 3 Nr. 6) handelt. Mehrkosten müssen alle bezahlen

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Die Mehrkosten sind demnach Kosten der Verwaltung i. S. v. § 16 Abs. 2 WEG. Sie sind daher zwingend auf alle Eigentümer zu verteilen. Der in § 16 Abs. 2 WEG vorgesehene Verteilerschlüssel sind die MEA. Dieser Verteilerschlüssel kann jedoch durch Vereinbarung ab-

… bei der finanziellen Verwaltung

bedungen, also verändert werden. Hier sieht die Gemeinschaftsordnung die Umlage der Verwaltungskosten nach Einheiten vor. Zackig hat somit Schlau zwar zutreffend mit den Mehrkosten anteilig belastet; jedoch hat er den falschen Verteilerschlüssel gewählt. Richtig wäre laut GO eine Verteilung nach Einheiten gewesen. Allein schon aus diesem Grund wird das Gericht den angefochtenen Beschluss aufheben. Ob das Gericht darüber hinaus Stellung zur Verteilung der normalen Verfahrenskosten nimmt, hängt davon ab, ob es ein Rechtsschutzbedürfnis Schlaus bejaht oder jedenfalls den Parteien geeignete Hinweise geben möchte, um allen Beteiligten das nächste Verfahren in gleicher Sache zu ersparen. Hinsichtlich der normalen Verfahrenskosten gilt nämlich: § 16 Abs. 8 WEG beinhaltet die bisher wörtlich in § 16 Abs. 5 a. F. enthaltene Regelung, dass Kosten eines Verfahrens nach § 43 WEG keine Verwaltungskosten im Sinne von § 16 Abs. 2 WEG darstellen. Hierdurch will der Gesetzgeber klarstellen, dass die Kosten von Verfahren nach § 43 WEG nicht auf alle Eigentümer umgelegt werden dürfen, sondern nur auf die Anfechtungsbeklagten. Andernfalls müssten nämlich die Anfechtungskläger die Kosten der Anfechtungsbeklagten anteilig mittragen. Deshalb ist es zutreffend, dass Zackig Schlau als Kläger von den normalen Verfahrenskosten freistellt. Jedoch hat Zackig wiederum den falschen Verteilerschlüssel angewendet. Bei der Wahl des zutreffenden Verteilerschlüssels müssen Verwalter unbedingt die Entscheidung des BGH vom 15.03.2007 – V ZB 1/06 – veröffentlicht in NJW 2007, 1869 = NZM 2007, 358 = ZMR 2007, 623 = WuM 2007, 1079 kennen. Nach BGH ist die Verteilung der Verfahrenskosten, obwohl diese ausdrücklich keine Verwaltungskosten i. S. v. § 16 Abs. 2 WEG sind, dennoch nach MEA vorzunehmen. Der BGH begründet dies damit, dass es sich bei dem in § 16 Abs. 2 WEG gesetzlich vorgesehenen Verteilerschlüssel um den „natürlichen Ausgleichsmaßstab unter den Wohnungseigentümern“ handele. Ein anderer Verteilerschlüssel soll nur dann Anwendung finden, wenn die Gemeinschaftsordnung dies vorsieht. Kurz gesagt ist die oben zitierte Entscheidung des BGH so zu verstehen: Die Kosten einer Binnenstreitigkeit zwischen den Wohnungseigentümern sind keine Verwaltungskosten in dem Sinne, dass sie

4 Falscher Ver teilerschlüssel

Aufhebung des Beschlusses

Falscher Ver teilerschlüssel

BGH Entscheidung berücksichtigen

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4

Typische Haftungsfallen

nicht auf alle Eigentümer, sondern unter Freistellung des/der Anfechtungskläger zu verteilen sind. Verteilungsmaßstab dieser Eigentümer im Verhältnis untereinander ist dennoch derjenige, der für Verwaltungskosten in der Gemeinschaft gilt. Enthält die Gemeinschaftsordnung keine abweichende Bestimmung, sind dies nach dem Gesetz die MEA. Im vorliegenden Fall sind die Verwaltungskosten laut Gemeinschaftsordnung nach Einheiten zu verteilen. Dies bedeutet, dass Verwalter Zackig auch die sog. Grundkosten nach Einheiten auf die Eigentümer, ausgenommen Schlau, hätte verteilen müssen. Die Abrechnung entspricht auch insoweit nicht ordnungsmäßiger Verwaltung. Übersicht: Verteilung von Kosten der Rechtsverfolgung Verteilung von Kosten der Rechtsverfolgung Kosten

Parteien

Kostenart

interne Verteilung

einer Beschlussanfech tungsklage

Wohnungsei gentümer gegen die übrigen Eigentümer

Kosten eines Rechtsstreits gemäß § 43 WEG

nach MEA, wenn GO nichts anderes bestimmt

einer Wohngeldklage (einschließlich gerichtli chem Mahnverfahren)

WEG als Ver band gegen Wohnungs eigentümer

Kosten eines Rechtsstreits gemäß § 43 WEG

nach MEA, wenn GO nichts anderes bestimmt

einer sonstigen Binnenstrei tigkeit (z. B. Klage nach § 14 Nr. 4 WEG, Streitigkeiten über den zulässigen Ge brauch des Gemeinschafts eigentums, Beseitigung ei ner baulichen Veränderung)

WEG als Ver band gegen Wohnungs eigentümer

Kosten eines Rechtsstreits gemäß § 43 WEG

nach MEA, wenn GO nichts anderes bestimmt

einer sonstigen Binnen streitigkeit (z. B. Klage auf Zahlung von Schadenser satz)

Wohnungsei gentümer gegen WEG als Ver band

Kosten eines Rechtsstreits gemäß § 43 WEG

nach MEA, wenn GO nichts anderes bestimmt

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aber: der klagende Einzeleigentümer wird von der Kostenverteilung ausge nommen!

aber: der beklagte Einzeleigentümer wird von der Kostenverteilung ausge nommen!

aber: der beklagte Einzeleigentümer wird von der Kostenverteilung ausge nommen!

aber: der klagende Einzeleigentümer wird von der Kostenverteilung ausge nommen!

… bei der finanziellen Verwaltung

4

Vereilung der Kosten der Rechtsverfolgung Mehrkosten gegenüber der WEG als Ver band ist der gesetzlichen Vergütung Auftraggeber eines Rechtsanwalts auf grund Vergütungsvereinba rung (§ 27 Abs. 2 Nr. 4 und Abs. 3 Nr. 6 WEG) einer Klage oder eines an deren gerichtlichen Ver fahrens zwischen der WEG als Verband gegen Dritte(n)

WEG als Ver band gegen Dritte(n) (oder umgekehrt)

Verwaltungs kosten gemäß § 16 Abs. 8, Abs. 2 WEG

nach MEA, wenn GO nichts anderes bestimmt

Verwaltungs nach MEA, wenn GO nichts anderes kosten gemäß bestimmt § 16 Abs. 2 WEG

WEG als Ver eines (außergerichtlichen) Rechtsgutachtens (z. B. Wirk band ist der Auftraggeber samkeit eines Beschlusses)

nach MEA, wenn GO nichts anderes Verwaltungs bestimmt kosten gemäß § 16 Abs. 2 WEG

einer Klage auf Entziehung des Wohnungseigentums gemäß § 18 WEG

Verwaltungs kosten gemäß § 16 Abs. 7, Abs. 2 WEG

WEG als Ver band gegen Wohnungs eigentümer

nach MEA, wenn GO nichts anderes bestimmt

Der Fall – Fortsetzung Nach dem Termin zur mündlichen Verhandlung in der Anfechtungssa che rief Rechtsanwalt Prächtig bei Verwalter Zackig an und teilte ihm mit, dass das Gericht kein großes Federlesen gemacht habe. Der Richter sei aufgrund vorheriger Termine sehr in Zeitverzug gewe sen und habe erklärt, dass für ihn die Sache klar sei: Der Anfech tungsklage werde er stattgeben. Da er beabsichtige, die Kosten des Verfahrens nach § 49 Abs. 2 WEG dem Verwalter aufzuerlegen, werde das Gericht Zackig kurzfristig anschreiben, um ihm rechtliches Gehör zu gewähren. Zackig bittet den Anwalt, ihm all dies ausführlich schriftlich darzule gen und ihm insbesondere auch einen Rat zu geben, wie er sich ver halten solle und welche Rechtsmittel ihm denn im schlimmsten Fall zur Verfügung stünden. In dem Brief, den Zackig von Rechtsanwalt Prächtig erhält, stellt Prächtig sich auf den Standpunkt, dass er Zackig als Verwalter im vorliegenden Fall aus grundsätzlichen Erwägungen nicht beraten könne und dürfe. Zackig möge sich bitte einen eigenen Anwalt su chen, der seine Interessen wahrnehme.

189

4

Typische Haftungsfallen

Die Rechtslage

Rechtliches Gehör für den Verwalter

Beschwerde gegen Entschei dung möglich

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Es soll vorliegend nicht untersucht werden, ob das Gericht zu Recht oder zu Unrecht dazu gelangt, dem Verwalter die Kosten aufzuerlegen. Der Schwerpunkt soll vielmehr auf der Beantwortung der Frage liegen, wie dieses Verfahren abläuft und was der Verwalter wann unternehmen kann, um Schaden von sich abzuwenden. Grundsätzlich gilt, dass dem Verwalter rechtliches Gehör gewährt werden muss, bevor die für ihn nachteilige Kostenentscheidung ergeht. Dies folgt aus Art. 103 Abs. 1 Grundgesetz. Sofern der Verwalter nicht als Verfahrensbeteiligter einen entsprechenden Hinweis erhält und Kenntnis von den im Verfahren gewechselten Schriftsätzen und den Terminen hat, wird ihn das Gericht separat informieren und eine Frist bestimmen, innerhalb derer er sich äußern kann. Das Gericht ist nicht unbedingt gehalten, eine umfassende Sachaufklärung oder Beweisaufnahme zur Findung der Kostenentscheidung zu betreiben. Es entscheidet in Ausübung pflichtgemäßen Ermessens. Das Gesetz sieht zugunsten des Verwalters, der durch die für ihn nachteilige Kostenentscheidung nach § 49 Abs. 2 WEG beschwert ist, kein Rechtsmittel vor. Es wird jedoch angenommen, dass der Verwalter berechtigt ist, die Kostenentscheidung in Analogie zu §§ 99 Abs. 2 Satz 1, 380 Abs. 3 ZPO mit einer sofortigen Beschwerde unter den weiteren Voraussetzungen der §§ 567 ff. ZPO anzugreifen. Richtet sich die sofortige Beschwerde gegen eine Entscheidung über die Verpflichtung, die Prozesskosten zu tragen, ist sie nur zulässig, wenn der Wert des Beschwerdegegenstands 100 Euro übersteigt (§ 567 Abs. 2 Satz 1 ZPO). Es gilt eine Notfrist (die nicht verlängert werden kann!) von zwei Wochen ab Zustellung der gerichtlichen Entscheidung (§ 569 Abs. 1 Satz 1 ZPO). Zuständig ist als Beschwerdegericht das Gericht, dessen Entscheidung angefochten wird, oder das Beschwerdegericht (§ 569 Abs. 1 Satz 1 ZPO). Die Beschwerdeschrift muss inhaltlich den Anforderungen des § 569 Abs. 2 ZPO genügen. Unter den Voraussetzungen des § 569 Abs. 3 ZPO kann sie auch der Geschäftsstelle zu Protokoll gegeben werden. Das Beschwerdegericht wird die Entscheidung des erstinstanzlichen Gerichts jedoch nur auf Ermessensfehler überprüfen.

… bei der finanziellen Verwaltung

Rechtsanwalt Prächtig verweist Zackig zu Recht an einen anderen Anwalt. Prächtig nimmt die Interessen der im Anfechtungsverfahren beklagten Eigentümer wahr. Als deren Prozessbevollmächtigter muss er dafür sorgen, dass das Verfahren möglichst günstig für seine Mandanten endet. Insoweit hat er ein starkes Interesse daran, dass dem Verwalter die Verfahrenskosten überbürdet werden und nicht den Beklagten. Vor diesem Hintergrund ist es ihm aus Gründen der Interessenkollision untersagt, Zackig zu beraten, wie er die Kostentragung von sich abwenden könne. Andernfalls könnte der Anwalt Gefahr laufen, Parteiverrat zu begehen. Die Interessenkollision beginnt schon viel früher: Nimmt Rechtsanwalt Prächtig das Mandat umfassend für die beklagten Eigentümer wahr, muss er eigentlich schon zu Beginn des Verfahrens für den Fall des Unterliegens seiner Mandanten per Schriftsatz bei Gericht beantragen, dem Verwalter die Kosten nach § 49 Abs. 2 WEG aufzuerlegen. Gegebenenfalls muss er diesen Antrag im Laufe des Verfahrens auch noch ausführlich begründen und sich in Wahrnehmung der Interessen seiner Partei klar gegen den Verwalter stellen. Die Situation, dass Verwalter in Gerichtsverfahren indirekt von der Beauftragung des Anwalts durch die Eigentümer profitierten, könnte damit der Vergangenheit angehören. Verwalter müssen sich möglicherweise nach „eigenen Anwälten“, die sie im eigenen Namen und auf eigene Rechnung beauftragen, umsehen.

4 Interessen kollision

WEG siehe CDROM

Verwalter benötigt eigenen Anwalt

4.10.4 Kontoüberziehung – Skonto – Kostensteigerung Der Fall Die Abfallgebühren in der Stadt K sind für 2007 um 20 Prozent ge stiegen. Obwohl die entsprechenden Bescheide Verwalter Gemütlich bereits vorlagen, hatte er sich darauf beschränkt, in der ETV im Frühsommer 2007 einen Wirtschaftsplan vorzulegen, der dem des Vorjahres ent sprach. Als die Zahlung des Abgabenbescheids fällig wird, weist das Konto der Gemeinschaft Wilhelmstr. 7 keine ausreichende Deckung auf. Durch die Bezahlung des Abgabenbescheids wird das Konto überzo gen und es fallen hohe Überziehungszinsen an.

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Typische Haftungsfallen

Als der Beirat der Gemeinschaft im März 2008 die Abrechnung 2007 prüft, fällt dies auf und der Beirat fordert Gemütlich auf, der Gemein schaft die Überziehungszinsen zu erstatten. Außerdem stellt der Bei rat Folgendes fest: Beiratsmitglied M erinnert sich zutreffend, dass im Angebot des Dachdeckers D, das dieser für die neue Dacheindeckung unterbreitet hatte, die Zusage eines Skontoabzugs von 3 % der Rechnungssumme bei Bezahlung innerhalb von zwei Wochen nach Rechnungseingang stand. Die Vorschussrechnung des D datiert vom 13.07.2007. Obwohl das Konto aufgrund der Sonderumlage, die für die Dachdeckerarbei ten gezahlt wurde, eine ausreichende Deckung aufwies, wurde sie erst am 10.08.2007 überwiesen. Die Schlussrechnung des D datiert vom 14.08.2007; sie wurde am 22.08.2007 angewiesen. Bei beiden Rechnungen wurde kein Skonto berücksichtigt. Der Skontobetrag macht bei einer Gesamtauftragssumme von 60.000 Euro immerhin 1.800 Euro aus. Als die Beiräte Gemütlich bitten, die Skontobeträge von D „zurückzufordern“, müssen sie erfahren, dass D zwischenzeit lich Insolvenz angemeldet hat. Zur Durchführung der Dacharbeiten war die Aufstellung eines Gerüs tes erforderlich. Gemütlich hatte Angebote bei verschiedenen Gerüst bauern eingeholt und die Gemeinschaft hatte sich in der ETV am 05.06.2007 für den günstigsten Anbieter G entschieden. Das Angebot des G war im Hinblick auf die ETV, von der Gemütlich ihm berichtet hatte, bis zum 19.06.2007 befristet. Als Gemütlich ihm den Auftrag am 25.06.2007 erteilt, erklärt der G, dass er den Preis nicht mehr hal ten könne und nur gegen einen Aufschlag in Höhe von 5 % der Auf tragssumme tätig werden wolle. Notgedrungen nimmt Gemütlich an. Die Teuerung des G erhöht die Kosten um 300 Euro. Die Beiräte erklären Gemütlich, dass sie es bedauerten, aber im Inte resse der Gemeinschaft darauf dringen müssten, dass Gemütlich die Eigentümer schadlos stelle. Gemütlich ruft seinen Anwalt an und fragt, was er tun soll.

Die Haftungsfalle Haftung bei Nachlässigkeit

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Plant der Verwalter die Ausgaben der Gemeinschaft nicht ordentlich und sorgfältig oder unterlaufen ihm Fehler bei der Finanzverwaltung oder Auftragsabwicklung, die ihm nicht unterlaufen wären, wenn er sorgfältig und umsichtig gearbeitet hätte, so haftet er der

… bei der finanziellen Verwaltung

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Gemeinschaft auf den Ersatz von Schäden, die aus seiner Nachlässigkeit entstehen. Die Rechtslage bei zu knapp kalkuliertem Wirtschaftsplan Ein ordentlicher Verwalter muss einen Wirtschaftsplan so kalkulieren, dass ausreichend Geld zur Verfügung steht und eine Unterdeckung der Konten der Gemeinschaft während des Wirtschaftjahrs ausgeschlossen ist. Etwas anderes gilt nur dann, wenn unvorhergesehene Ausgaben auftreten.

Konto muss gedeckt sein

Die Rettungsstrategie Stellt der Verwalter fest, dass er sich vorwerfbar beim Wirtschaftsplan verkalkuliert hat, sollte er zur Begrenzung des (auch seines eigenen) Schadens die Einberufung einer außerordentlichen ETV erwägen. Hier sollte er entweder über einen geänderten Wirtschaftsplan oder eine Sonderumlage zur Wiederherstellung der Liquidität der Gemeinschaft (sog. Liquiditätsumlage) beschließen lassen.

ETV einberufen

Tipp: Knapper Wirtschaftsplan – Belehrung durch den Verwalter Es soll Gemeinschaften geben, die auf einen knapp kalkulierten Wirt schaftsplan Wert legen, da sie – wie sie meinen – „möglichst preiswert“ wohnen und wenig Geld „für die Nebenkosten“ zahlen wollen. Wenn die Mitglieder solcher Gemeinschaften trotz Erläuterung durch den Verwal ter nicht verstehen, dass sie nicht Mieter, sondern (Mit)Eigentümer des Objekts sind, und auf einen nach Auffassung des Verwalters zu gering kalkulierten Wirtschaftsplan bestehen, gibt es nur ein Mittel: Der Ver walter muss die Eigentümer vor der Beschlussfassung über den Wirt schaftsplan über die Konsequenzen ihres Handelns belehren und dies im Protokoll gut und ausführlich dokumentieren. Nur so kann er sich vor möglicher Haftung schützen.

Die Rechtslage bei versäumtem Skontoabzug Für den Skontoabzug gilt: Versäumt der Verwalter die Inanspruchnahme des Skontoabzugs zugunsten der Gemeinschaft, so haftet er der Gemeinschaft für diesen Schaden. Der Verwalter hat die Aufgabe, die Geschäfte der Gemeinschaft sorgfältig zu führen. Dies gilt auch für den Zahlungsverkehr. Dem Verwalter obliegt sowohl die Prüfung, ob ein Skontoabzug berech-

Haftung bei Versäumnis

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Typische Haftungsfallen

tigterweise in Anspruch genommen werden kann, als auch die Fristenüberwachung und -einhaltung für den Skontoabzug. Gemütlich muss der Gemeinschaft die 1.800 Euro wegen versäumten Skontoabzugs ersetzen. Unabhängig davon, ob hierfür überhaupt eine Anspruchsgrundlage bestünde, kann der Gemütlich sich hinsichtlich des „vergessenen“ Skontoabzugs bei D tatsächlich nicht schadlos halten, da dieser insolvent ist. Die Rechtslage bei verzögerter Auftragserteilung Beschlüsse zügig umsetzen

Angebotsfrist einhalten

Für die verzögerte Auftragserteilung gilt: Der Verwalter ist verpflichtet, Beschlüsse der Gemeinschaft umgehend und zügig umzusetzen. Verletzt er diese Verwalterpflicht schuldhaft, haftet er für den der Gemeinschaft daraus entstehenden Schaden. Hätte Gemütlich seine Verwalterpflichten sorgfältig erfüllt, hätte er dem Gerüstbauer G sofort nach der ETV am 05.06.2007, jedenfalls aber vor dem 19.06.2007, den Auftrag erteilen müssen. In diesem Fall wäre G noch an sein Angebot gebunden gewesen und hätte nicht die Möglichkeit der Teuerung gehabt, die später vornahm. Wenn Gemütlich aber „bummelt“, kann dies nicht der Schaden der Gemeinschaft sein. Für die verzögerte Auftragserteilung gilt: Ein Vertrag kommt zustande durch Angebot und Annahme. Ein Angebot muss entweder sofort oder innerhalb angemessener Frist angenommen werden (§ 147 BGB). Verstreicht die Annahmefrist, ist der Anbietende nicht mehr an sein Angebot gebunden. Bestimmt der Anbietende für die Annahme des Angebots eine Frist, so kann die Annahme nur innerhalb dieser Frist erfolgen (§ 148 BGB). Der Anbietende ist für die Dauer der Frist an sein Angebot gebunden. Tipp: Bedarfsgerechte Frist vereinbaren Der Verwalter sollte darauf achten, dass Angebote grundsätzlich ent sprechend den Bedürfnissen des Verwalters und der Gemeinschaft als Auftraggeber mit einer längeren Annahmefrist (Nennung eines Datums, bis zu dem das Angebot gilt) versehen werden. Fehlt eine Annahmefrist, ist der Anbietende im Zweifel nur sehr kurze Zeit an das Angebot ge bunden. Kommt der Verwalter erst Wochen später auf das Angebot zu

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… bei der finanziellen Verwaltung

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rück und will es beschlussgemäß annehmen, kann der Anbietende dies wegen Verfristung seines Angebots ablehnen. So wird er regelmäßig dann verfahren, wenn er einen besseren Auftrag erhalten hat oder meint, der Verwalter oder die Gemeinschaft seien jetzt um die Auf tragsausführung „verlegen“ und er könne einen höheren Preis fordern.

4.10.5 Beschluss zur Änderung der Verteilung der Heizkosten Der Fall Die WEG Kastanienallee freut sich über die neue Beschlusskompetenz nach § 16 Abs. 3 WEG und beschließt am 15.05.2008 mehrheitlich, die langjährige Praxis der Heizkostenabrechnung zu ändern. In Hin blick auf die enorm gestiegenen Energiepreise sollen ab 2009 die Be triebskosten der zentralen Heizungsanlage nicht mehr zu 50 % nach Verbrauch und zu 50 % im Verhältnis der beheizten Flächen, sondern zu 70 % nach Verbrauch und nur noch zu 30 % im Verhältnis der be heizten Flächen umgelegt werden. Eigentümer Vogel ficht den Beschluss über die geänderte Verteilung der Heizkosten unter Hinweis auf § 6 Abs. 4 der Heizkostenverord nung an. Außerdem könne er den geänderten Heizkostenverteiler schlüssel nicht an seinen langjährigen Mieter weitergeben. Da der Verwalter eine rechtswidrige Beschlussfassung wie die angefochtene nicht hätte zulassen dürfen, beantragt Vogel, dass das Gericht dem Verwalter Sommer die Verfahrenskosten nach § 49 Abs. 2 WEG aufer legen solle.

Die Haftungsfalle • • •

Anfechtbarkeit oder gar Nichtigkeit des Beschlusses Verwalter verletzt schuldhaft seine Hinweispflichten vor Beschlussfassung Verwalter haftet für den Schaden (u. a. Verfahrenskosten)

Die Rechtslage Die Vorschriften der Heizkostenverordnung sind gemäß § 3 Abs. 1 S. 1 HeizkV auch für das Wohnungseigentum anzuwenden. § 6 Abs. 4 HeizkV lautet:

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Typische Haftungsfallen

§ 6 Abs. 4 HeizkV 1 (4) Die Wahl der Abrechnungsmaßstäbe nach Absatz 2 sowie nach den 2 §§ 7 bis 9 bleibt dem Gebäudeeigentümer überlassen. Er kann diese einmalig für künftige Abrechnungszeiträume durch Erklärung ge genüber den Nutzern ändern 1. bis zum Ablauf von drei Abrechnungszeiträumen nach deren erst maliger Bestimmung, 2. bei der Einführung einer Vorerfassung nach Nutzergruppen, 3. nach Durchführung von baulichen Maßnahmen, die nachhaltig Ein sparungen von Heizenergie bewirken. 3 Die Festlegung und die Änderung der Abrechnungsmaßstäbe sind nur mit Wirkung zum Beginn eines Abrechnungszeitraumes zulässig. Nichtiger Beschluss

Keine Umsetzung

Nach Ablauf von drei Jahren kann somit der praktizierte Abrechnungsschlüssel nicht mehr geändert werden, es sei denn, es läge eine der normierten Ausnahmen vor. Da dies hier jedoch nicht der Fall ist, ist der Beschluss über die Änderung des Verteilerschlüssels wegen Verstoßes gegen die Spezialvorschrift aus der HeizkV nichtig. Ausgehend von der Nichtigkeit des Beschlusses dürfte ihn der Verwalter nicht umsetzen. Setzt er sich hierüber hinweg, wären Abrechnungen, die den geänderten Heizkostenverteilerschlüssel beinhalten, anfechtbar. Dem Verwalter drohen daher auch nach Ablauf der Anfechtungsfrist Schadensersatzansprüche der Eigentümergemeinschaft und der einzelnen Eigentümer. Folgt man dieser in der Literatur herrschenden Meinung, wonach § 6 Abs. 4 HeizkV eine Abänderung des Kostenverteilerschlüssels verbietet (Jennißen in Jennißen, WEG, § 16 Rz. 87), steht Verwaltern bei Änderungsbeschlüssen hinsichtlich des Verteilungsmaßstabes der Heizkosten viel Ärger ins Haus. Viele Verwalter und die meisten Eigentümer kennen die Vorschrift des § 6 Abs. 4 HeikV nicht. Auch sehen Eigentümer nicht ein, warum der Gesetzgeber ihnen als Eigentümern untersagen darf, ihren internen Schlüssel für die Verteilung der Heizkosten unter Beachtung der Vorgaben der HeizkV zu ändern. Tipp: Beschlüsse verhindern Verwalter sollten versuchen, unter Hinweis auf die entgegenstehende Vorschrift des § 6 IV HeizkV entsprechende Änderungsbeschlüsse zu verhindern.

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… bei der finanziellen Verwaltung

Für den Fall, dass sich die Eigentümer nicht von ihrem Vorhaben abbringen lassen, ist der Verwalter verpflichtet, seine rechtlichen Bedenken deutlich zu formulieren. Er ist verpflichtet, die Eigentümer auf die Anfechtbarkeit des beabsichtigten Beschlusses hinzuweisen. Wenn – wie im vorliegenden Fall – sogar die Nichtigkeit eines Beschlusses wegen Verstoßes gegen eine Rechtsvorschrift zu befürchten ist, gilt dies umso mehr. Verletzt der Verwalter seine Hinweispflicht schuldhaft, kann er in Regress genommen werden. Zur Haftungsvermeidung sollte er deshalb großen Wert auf die sorgfältige Dokumentation legen, dass er seine Hinweispflichten umfassend und pflichtgemäß erfüllt hat. Regelmäßig geschieht dies durch die Erfassung der erteilten Hinweise in der Niederschrift der Eigentümerversammlung, dem Protokoll.

4 Hinweis auf Anfechtbarkeit/ Nichtigkeit

Im Protokoll dokumentieren

Tipp: Zurückhaltend mit „Nichtigkeit“ umgehen Verwalter sollten die „Nichtigkeitskeule“ im Zusammenhang mit dem Verbot der Änderung des Verteilerschlüssels aufgrund von § 6 Abs. 4 HeizkV nur zurückhaltend einsetzen. Soweit ersichtlich, liegen keine einschlägigen Gerichtsentscheidungen zu dieser Problematik vor.

In den bekannten Fällen (z. B. AG Königsstein, Beschluss – 3 UR II 96/03 – vom 14.05.2004, veröffentlicht in ZMR 2005, 314) wurden stets allgemeine Erwägungen angestellt, wie sie generell bei der Änderung von Kostenverteilerschlüsseln anzuwenden sind. Gelegentlich wurden in Gerichtsentscheidungen auch technische Besonderheiten wie die einer Einrohrheizung behandelt, die im Einzelfall das Ermessen der Eigentümer darauf beschränken können, dass der verbrauchsabhängig abzurechnende Teil der Heizkosten 50 % nicht überschreiten darf. § 6 Abs. 4 HeizkV wurde in den Entscheidungen nicht behandelt. Hierbei muss offen bleiben, ob dies auf der Unkenntnis der Vorschrift oder der Unterstellung beruht, dass diese Vorschrift entsprechenden Beschlüssen der Eigentümer nicht entgegensteht. Man kann nämlich auch die Auffassung vertreten, dass § 6 Abs. 4 HeizkV erkennbar nur die Änderung des Verteilerschlüssels durch Erklärung gegenüber dem Nutzer reglementieren will, in der Regel

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Typische Haftungsfallen

also nur in das Verhältnis zwischen Vermieter und Nutzer eingreifen soll, nicht in das der Gebäudeeigentümer untereinander. Auch stellt sich die Frage, ob ein Änderungsbeschluss auf der Grundlage der neuen Beschlusskompetenz gemäß § 16 Abs. 3 WEG eine „Erklärung“ i. S. v. § 6 Abs. 4 Satz 2 ist. Oder ist ein solcher vereinbarungsändernder Beschluss einer rechtsgeschäftlichen Vereinbarung i. S. v. § 10 HeizkV gleichzusetzen und würde sogar noch umfassendere Abweichungen erlauben? Schließlich nimmt auch die Heizkostenverordnung Bezug auf die Situation der Eigentümergemeinschaft: § 3 Satz 2 HeizkV bestimmt nämlich, dass § 3 Satz 2 HeizkV Auf die Anbringung und Auswahl der Ausstattung nach den §§ 4 und 5 sowie auf die Verteilung der Kosten und die sonstigen Entscheidungen des Gebäudeeigentümers nach den §§ 6 bis 9b und 11 die Regelungen entsprechend anzuwenden [sind], die für die Verwaltung des gemein schaftlichen Eigentums im Wohnungseigentumsgesetz enthalten oder durch Vereinbarung der Wohnungseigentümer getroffen worden sind.

Wie sind die Fälle zu behandeln, in denen die Gemeinschaftsordnung eine Öffnungsklausel für abweichende Beschlüsse zur Verteilung der Heizkosten beinhaltet? Ist eine solche Klausel dann ebenso wegen Verstoßes gegen § 6 Abs. 4 HeizkV unwirksam wie eine Erwerberhaftungsklausel in einer Gemeinschaftsordnung bei Erwerb in der Zwangsversteigerung wegen Verstoßes gegen § 56 ZVG? Diese Fragen kann und muss der Verwalter nicht beantworten. Sie werden sicherlich bald in der Rechtsprechung behandelt werden. Änderungen werden auch durch die neue Energieeinsparverordnung 2009 entstehen, deren Entwurf im Interesse einer Betonung der verbrauchsabhängig abzurechnenden Kosten auch eine Neufassung des § 6 HeizkV vorsieht. Der Verwalter muss jedoch das Problem kennen und entsprechende Hinweise an die Eigentümer geben.

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… bei Veräußerungsvorgängen

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Muster für einen geeigneten Hinweis an die Eigentümer Der Verwalter weist ausdrücklich darauf hin, dass gemäß § 6 Abs. 4 HeizkV eine Änderung des Verteilerschlüssels nur bis zum Ablauf der ersten drei Abrechnungs zeiträume zulässig ist. Die HeizkV ist grundsätzlich auch auf Wohnungseigentü mergemeinschaften anzuwenden, weshalb nach der herrschenden Meinung im Schrifttum Beschlüsse über die Änderung des Verteilerschlüssels trotz der gemäß § 16 Abs. 3 WEG eingeräumten Beschlusskompetenz nichtig sind. Einschlägige Rechtsprechung zu diesem Problem ist nicht bekannt.

Siehe CDROM

Die Nichtigkeit hätte sowohl die erfolgreiche Anfechtbarkeit des Änderungsbeschlus ses mit entsprechend negativen Kostenfolgen für alle Anfechtungsbeklagten (= alle Mitglieder der Wohnungseigentümergemeinschaft mit Ausnahme des oder der An fechtungskläger/s) als auch die Anfechtbarkeit jeder Jahresabrechnung zur Folge, die bei der Heizkostenabrechnung den geänderten Kostenvereilungsschlüssel verwendet. Soweit die Wohnungseigentümergemeinschaft gleichwohl den Änderungsbe schluss fasst und den Verwalter zur Anwendung des geänderten Kostenverteiler schlüssels anweist, erklärt der Verwalter hiermit, dass er jegliche Haftung gegen über der Eigentümergemeinschaft und den einzelnen Eigentümern ablehnt.

Abschließend sei noch auf Folgendes hingewiesen: Die Wohnungseigentümer regeln ihre Angelegenheiten nach dem WEG und nicht nach dem Mietrecht. Entgegen anderslautender Behauptungen bestehen keine wechselseitigen Rücksichtnahmegebote oder Verpflichtungen aus Treu und Glauben der Miteigentümer untereinander, bei Entscheidungen innerhalb der Wohnungseigentümergemeinschaft die Belange vermietender Eigentümer zu beachten. Daher ist das Argument Vogels, er könne die geänderte Abrechnung der Heizkosten nicht an seine Mieter weiterreichen, unbeachtlich. Wohnungseigentumsrecht und Mietrecht haben grundsätzlich nichts miteinander zu tun!

Trennung von Wohnungs eigentums und Mietrecht

4.11 … bei Veräußerungsvorgängen 4.11.1 Verweigerung der Verwalterzustimmung Der Fall A veräußert seine Wohnung an Prof. Brinkmann. Verwalter Willi Schmitz wird zur Abgabe der Verwalterzustimmung aufgefordert. Schmitz fordert A auf, erst einmal seine Wohngeldrückstände aus

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Typische Haftungsfallen

zugleichen. Der Beiratsvorsitzende Rettig ist derselben Meinung. A verweigert nämlich den Ausgleich der Nachzahlungen aus den letzten beiden Jahresabrechnungen, weil er diese für „falsch“ hält.

Die Haftungsfalle Schadensersatz

Verweigert der Verwalter zu Unrecht die Verwalterzustimmung oder hält er sie unbegründet zurück, kann er auf Ersatz des daraus resultierenden Schadens in Anspruch genommen werden. Die Rechtslage

Verweigerung nur aus wichtigem Grund

Erwerberseite allein maßgeblich

§ 12 WEG ermöglicht die Vereinbarung, dass die Veräußerung von Wohnungseigentum der Zustimmung anderer Wohnungseigentümer oder eines Dritten bedarf. Viele Gemeinschaftsordnungen sehen daher die sog. Verwalterzustimmung vor. Gemäß § 12 Abs. 2 S. 1 WEG kann die Zustimmung nur aus wichtigem Grund versagt werden. Die Intention der Verwalterzustimmung liegt darin, dass sich die Eigentümergemeinschaft vor Erwerbern schützen will, die finanziell oder persönlich unzuverlässig sind oder aber unzulässige Nutzungen des Sondereigentums vornehmen wollen. Bei der Prüfung ist ausschließlich auf die Person des Erwerbers bzw. die von ihm beabsichtigte Nutzung abzustellen. Wegen Sachverhalten, die in der Person des Veräußerers liegen, kann die Verwalterzustimmung nicht verweigert werden. Ebenso wenig kann ein Zurückbehaltungsrecht wegen Rückständen des Veräußerers ausgeübt werden. Verwalter Schmitz verweigert die Verwalterzustimmung daher im vorliegenden Fall zu Unrecht. Tipp: Bei Unsicherheit ETV einberufen Fühlt sich der Verwalter bei der Entscheidung über die Erteilung einer Verwalterzustimmung überfordert (beispielsweise weil nur schwer zu beurteilende Sachverhalte wie die künftige Nutzung eines Teileigentums vorliegen), sollte er die Entscheidung einer unverzüglich einzuberufen den Eigentümerversammlung überlassen. Der Verwalter ist berechtigt, eine ihm durch die Gemeinschaftsordnung eingeräumte Kompetenz an die Eigentümer zurückzugeben.

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… bei Veräußerungsvorgängen

Tipp: Letzte Gelegenheit zum Kontenausgleich Die Situation der Veräußerung ist in der Praxis die oftmals letzte Gele genheit, Rückstände des Veräußerers einzutreiben.

Bei nicht titulierten Forderungen sollten sich Verwalter daher informell – keinesfalls unter ausdrücklicher Androhung der Verweigerung der Verwalterzustimmung – an den Veräußerer wenden und mit diesem Möglichkeiten des Ausgleichs der Rückstände, möglichst unmittelbar aus dem zu zahlenden Kaufpreis, erörtern. Dabei hilft oft der Hinweis, dass der Erwerber wenig begeistert sein dürfte, wenn er später von den Rückständen hört. Denn auch ohne Erwerberhaftungsklausel wird er in das Beitreibungsproblem involviert, bis hin zur quotalen Beteiligung an der Umlage uneinbringlicher Forderungen. Hilfreich kann auch die Mitteilung der Hausgeldrückstände an den die Veräußerung beurkundenden Notar sein: Der Notar wird die Mitteilung des Verwalters sicherlich an Veräußerer und Erwerber zur Kenntnis weiterleiten. So erfährt der Erwerber jedenfalls schon einmal von den Rückständen. Wendet der Käufer sich deshalb an den Notar, wird dieser ihm raten, für Ausgleich durch den Veräußerer zu sorgen. Da der Notar an der zügigen und problemlosen Abwicklung des Veräußerungsvertrags interessiert ist, wird er in diesen Fällen häufig zum unfreiwilligen Helfer und leitet den Ausgleich der rückständigen Forderungen in die Wege. Bei titulierten Forderungen gegen Sondereigentümer zugunsten der Gemeinschaft sollten Verwalter die Position der WEG durch die Eintragung einer Zwangssicherungshypothek zugunsten des rechtsfähigen Verbands stärken: Da der Käufer regelmäßig lastenfreies Eigentum erwerben möchte, bedarf es anlässlich der Veräußerung des belasteten Sondereigentums der Bewilligung zur Löschung der Zwangssicherungshypothek. Diese braucht erst erteilt zu werden, wenn die durch die Hypothek gesicherte Forderung (titulierte Hausgeldrückstände) ausgeglichen ist. Auch bei Anordnung der Zwangsverwaltung und/oder Zwangsversteigerung durch die Eigentümergemeinschaft als betreibenden Gläubiger entsteht diese komfortable Situation: Der Verwalter kann die Veräußerungszustimmung unver-

Informelle Einigung suchen

Notar unterrichten

Zwangssiche rungshypothek

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Typische Haftungsfallen

züglich erteilen, jedoch die Rücknahme der Zwangsverwaltung vom Ausgleich der Rückstände abhängig machen.

4.11.2 (Falsche) Auskünfte Der Fall Bei Verwalter Willi Schmitz meldet sich eine Kaufinteressentin für die Wohnung des A in der Residenz „Alpenblick“. Sie möchte von Schmitz wissen, ob er den Kaufpreis für angemessen halte, ob Instandhal tungsprobleme bestünden und ob der von A auf dem Balkon errichte te Wintergarten genehmigt sei. Schmitz windet sich bei der Frage nach dem Kaufpreis, hält es aber für richtig, zumindest zu den objektiv zu beantwortenden Fragen Auskunft zu erteilen. Schließlich trete die Interessentin in die Eigen tümergemeinschaft ein und müsse dann doch die Gegebenheiten kennen. Deshalb informiert er die Kaufinteressentin darüber, dass das Flachdach immer Probleme mache und nun eine Totalsanierung be vorstehe, allerdings sei bisher keine Mehrheit wegen der hohen Son derumlage zu erzielen gewesen. Eine Genehmigung für den Winter garten sei weder beantragt noch erteilt. Wenige Stunden später fährt ihn A am Telefon an, wie er dazu kom me, derartige Auskünfte zu erteilen. Die Interessentin, mit der schon ein Notartermin vereinbart war, sei jetzt abgesprungen. Schmitz wür de von seinem Anwalt hören. Schmitz ist völlig verdattert. Im selben Moment wird ihm aber auch schon klar, dass eine Verwechslung vorlag und er der Kaufinteressen tin völlig falsche, nämlich Auskünfte über die Residenz „Alpenfrüh ling“ – und damit eine andere Wohnung betreffend – erteilt hat.

Die Haftungsfalle Erteilt der Verwalter schuldhaft Auskünfte an Unbefugte und entsteht der Gemeinschaft und/oder einzelnen Eigentümern hierdurch ein Schaden, haftet der Verwalter. Das Gleiche gilt, wenn der Verwalter falsche Auskünfte erteilt. Die Rechtslage Keine Auskünfte an Dritte

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Grundsätzlich ist der Verwalter nicht berechtigt, unbefugten Dritten Auskünfte über Angelegenheiten der Wohnungseigentümergemein-

… bei Veräußerungsvorgängen

schaft oder ihrer Mitglieder bzw. des Sondereigentums zu erteilen. Diese Angelegenheiten sind ebenso vertraulich und nicht öffentlich wie Eigentümerversammlungen. Zur Auskunftserteilung wäre Schmitz nur dann berechtigt gewesen, wenn A der Kaufinteressentin eine entsprechende Vollmacht erteilt hätte. Soweit der Verwalter einem Kaufinteressenten Auskünfte ohne Legitimation erteilt, verstößt er zwar schuldhaft gegen seine Verwalterpflichten; hierdurch braucht jedoch noch nicht unbedingt ein Schaden einzutreten. Im Gegenteil: Der Verwalter erspart einem Verkäufer möglicherweise sogar – jedenfalls im rechtlichen Sinne – einen Schaden, wenn der Kaufinteressent von ihm objektbezogen Tatsachen erfährt, die der Verkäufer ihm bisher verschwiegen hatte, obwohl er zur Offenlegung verpflichtet war. Erteilt der Verwalter Auskunft, muss er die erforderlichen Angaben wahrheitsgemäß machen. Im vorliegenden Fall hat der Verwalter unzutreffende Angaben gemacht und die Käuferin damit vergrault. Es droht ihm ein Regress des Eigentümers A.

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Verstoß gegen Verwalter pflichten

Tipp: So sieht eine ordnungsgemäße Bevollmächtigung aus Für eine ordnungsgemäße Bevollmächtigung reicht es nicht aus, wenn ein Dritter lediglich behauptet, er sei vom Eigentümer zur Einholung von Auskünften ermächtigt worden. Wenn überhaupt, kann die Bevoll mächtigung nur durch den Eigentümer erklärt oder bestätigt werden. Aus Dokumentationsgründen sollte der Verwalter Wert darauf legen, die Bevollmächtigung schriftlich zu erhalten. Der Verwalter kann hierfür ein spezielles Formular bereithalten.

Dies bietet gleichzeitig die Gelegenheit, einem weitverbreiteten Missstand vorzubeugen: Eigentümer und Kaufinteressent können dazu neigen, den Verwalter als „Kopieranstalt“ zu missbrauchen, nach dem Motto: „… und dann hätte ich gerne noch eine Kopie der Teilungserklärung und der Gemeinschaftsordnung und der Abrechnungen der letzten drei Jahre …“. Um diesen Service jedenfalls nicht kostenlos zu erbringen, kann in das Vollmachtsformular gleich eine Regelung zur Erstattung der Kosten für Kopien aufgenommen werden.

Kostenerstat tung für Kopien

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Typische Haftungsfallen

Vollmachtsformular für Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen Siehe CDROM Vollmacht

Als Eigentümer der Wohnung/des Teileigentums/der Garage/des Stellplatzes Nr. ___ in der Wohnungseigentümergemeinschaft Musterstraße 8, 23456 Muster stadt, bevollmächtige/n ich/wir Vor und Zuname: ______________________________________________ Anschrift: _____________________________________________________ hiermit Vor und Zuname: ______________________________________________ Anschrift: _____________________________________________________ Einsicht in folgende Verwaltungsunterlagen zu nehmen (Zutreffendes bitte ankreu zen!):






BeschlussSammlung Protokolle der Eigentümerversammlungen Aktueller Wirtschaftsplan Letzte Jahresgesamt und Einzelabrechnung Sonstiges:

– auch durch Übersendung der Unterlagen per EMail oder per einfacher Post in Fotokopie. Der Vollmachtgeber hat den Vollmachtnehmer zur Verschwiegenheit verpflichtet, und zwar über alles, was der Vollmachtnehmer durch oder im Zusammenhang mit der Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen über die Wohnungseigentümer gemeinschaft Musterstraße 8, 23456 Musterstadt oder deren Mitglieder erfährt. Der Vollmachtgeber erklärt, die beim Verwalter anlässlich dieser Vollmachtertei lung entstehenden Kosten zu übernehmen. Der Verwalter ist zur Vorkasse berech tigt und darf die Einsichtnahme bis zum Ausgleich seiner Kosten zurückbehalten. Die Kosten der Verwaltung betragen pauschal _____ Euro zuzüglich der Kosten für Fotokopien in Höhe von _____ Euro pro Seite, sofern angefallen. ______________________, den _____________________ _________________________________ Unterschrift des/der Eigentümer/s

Außerdem sollte der Verwalter sich in diesem Zusammenhang der seit dem 01.07.2007 zu führenden Beschluss-Sammlung bedienen.

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… bei Veräußerungsvorgängen

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§ 24 Abs. 7 S. 8 WEG besagt, dass „einem Dritten, den ein Wohnungseigentümer ermächtigt hat“, auf Verlangen Einblick in die Beschluss-Sammlung zu geben ist. Vollmachtsformular für Einsichtnahme in die BeschlussSammlung Siehe CDROM Vollmacht zur Einsichtnahme in die BeschlussSammlung gemäß § 24 Abs. 7 Satz 8 WEG Als Eigentümer der Wohnung/des Teileigentums/der Garage/des Stellplatzes Nr. ____ in der Wohnungseigentümergemeinschaft Musterstraße 8, 23456 Mus terstadt, bevollmächtige/n ich/wir Vor und Zuname: ______________________________________________ Anschrift: _____________________________________________________ hiermit Vor und Zuname: ______________________________________________ Anschrift: _____________________________________________________ EMailAdresse: ________________________________________________ Einsicht in die BeschlussSammlung zu nehmen – auch durch Übersendung der BeschlussSammlung per EMail oder per einfacher Post in Fotokopie. Der Vollmachtgeber hat den Vollmachtnehmer zur Verschwiegenheit verpflichtet, und zwar über alles, was der Vollmachtnehmer durch oder im Zusammenhang mit der Einsichtnahme in die BeschlussSammlung über die Wohnungseigentümerge meinschaft Musterstraße 8, 23456 Musterstadt oder deren Mitglieder erfährt. Der Vollmachtgeber erklärt, die beim Verwalter durch diese Vollmachterteilung entstehenden Kosten zu übernehmen. Der Verwalter ist zur Vorkasse berechtigt und darf die Einsichtnahme bis zum Ausgleich seiner Kosten zurückbehalten. Die Kosten der Verwaltung betragen pro Einsichtnahme pauschal ____ Euro zuzüglich der Kosten für Fotokopien in Höhe von ____ Euro pro Seite, sofern angefallen. ___________________, den ___________________ ______________________ Unterschrift

Erteilt der Verwalter Auskünfte, gilt Folgendes: So viel wie nötig und so wenig wie möglich. So begrenzt der Verwalter aktiv sein Haftungsrisiko!

So viel wie nötig, so wenig wie möglich

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Typische Haftungsfallen

Eine weitere Haftungsbeschränkung erzielt der Verwalter, indem er sich bei der Auskunftserteilung möglichst auf vorliegende Dokumente beschränkt, also die Teilungserklärung, die Gemeinschaftsordnung, die Protokolle, die Beschluss-Sammlung und die Abrechnungen. In diesen Unterlagen mag der Berechtigte alles finden, was er sucht und braucht. Gleichzeitig kann der Verwalter – anders als bei mündlichen oder anderweitigen Äußerungen – keine „Fehler“ machen, die ihm später zum Nachteil gereichen könnten.

4.12 … bei Beendigung der Verwaltertätigkeit 4.12.1 Festhalten von Verwaltungsunterlagen Der Fall Die Bestellung von Schmitz als Verwalter endet am 31.12.2007. Zwecks Neubestellung findet am 10. Oktober 2007 eine ETV statt. Schmitz, der gleichzeitig auch Miteigentümer ist, geht fest davon aus, von der Gemeinschaft erneut auf fünf Jahre bestellt zu werden. Miteigentümer M hat von der „Amateurverwaltung“ von Schmitz die Nase voll und präsentiert in der Versammlung überraschend einen weiteren Kandidaten, der sich um die Verwaltung bewirbt, nämlich den jungen, dynamischen und aufstrebenden Verwalter Schlau. Tat sächlich wählen die Eigentümer Schlau ab dem 01.01.2008 zu ihrem neuen Verwalter. Als Schmitz Anfang Januar die Verwaltungsunterlagen an Schlau über geben soll, ist Ersterer zum vereinbarten Termin nicht da. Im Februar schreibt Schmitz an Schlau: Wenn er Unterlagen haben wolle, solle er sich die bei den Eigentümern besorgen. Er gebe nichts heraus, da er den Beschluss, mit dem Schlau bestellt wurde, ange fochten habe. Da er außerdem die „Kündigung seines Verwalterver trags“ anfechte, benötige er die Unterlagen derzeit auch noch selbst. Im März meint er, ihm stünden Zurückbehaltungsrechte an den Un terlagen zu, da er noch Geld von der Gemeinschaft bekomme. Endlich, Ende April 2008, übergibt er Schlau zwei Umzugskartons mit Papier und bemerkt, „da ist alles drin“. Bei Durchsicht der Papiere findet Schlau die Rechnung des Dachde ckers D vom September 2006 über die Sanierung eines kleinen Flach daches, das im Gemeinschaftseigentum steht. Ihm wird sofort klar,

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… bei Beendigung der Verwaltertätigkeit

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dass die Reparatur für 3.000 Euro, die ein anderer Dachdecker auf tragsgemäß wegen Undichtigkeiten am Flachdach im Februar 2008 ausgeführt hat, eigentlich in die Gewährleistung von D gefallen wäre. Über die Arbeiten von D gab es nie einen Beschluss der Gemeinschaft. Auch waren die Arbeiten seinerzeit keinem Eigentümer aufgefallen.

Die Haftungsfalle Gibt der Verwalter die Verwaltungsunterlagen zu spät heraus, kann er sich für die daraus entstandenen Schäden ersatzpflichtig machen.

Ersatzpflicht

Die Rechtslage Der Verwalter ist bei Beendigung seines Amtes (Fälligkeit) verpflichtet, alles herauszugeben, was er in und zur Ausführung seiner Tätigkeit erlangt hat (§ 667 BGB). Verwalter Schmitz hätte also sofort nach dem 31.12.2007 alle Kontounterlagen, Belege, Protokolle einschließlich Beschluss-Sammlung, Pläne, Verträge, Korrespondenz, Schlüssel, Bankunterlagen, Gelder etc. herausgeben müssen, die er als Verwalter bekommen hat. Die Verwaltungsunterlagen sind Teil des sog. Verwaltungsvermögens der Gemeinschaft (§ 10 Abs. 7 WEG). Zum Verwaltungsvermögen gehören auch die Sachen/Unterlagen, die dem Verwalter möglicherweise schon vom Vorverwalter ausgehändigt wurden, sowie alles, was er während der Ausübung seines Amtes für die jeweilige Gemeinschaft jemals bekommen hat. Das Verwaltungsvermögen ist und bleibt alleiniges Eigentum der Gemeinschaft. Der Verwalter verwahrt das Verwaltungsvermögen Zeit seines Amtes als Treuhänder. Dem Verwalter steht an dem Verwaltungsvermögen kein Zurückbehaltungsrecht zu. Hätte Schmitz die Verwaltungsunterlagen pünktlich herausgegeben, hätte Schlau den Auftrag für die Dachreparatur nicht erteilt, sondern stattdessen bei D Gewährleistungsansprüche geltend gemacht. Durch die verzögerte Herausgabe der Verwaltungsunterlagen ist der Gemeinschaft ein Schaden in Höhe von 3.000 Euro entstanden, den Schmitz ersetzen muss.

Herausgabe pflicht

Unterlagen als Teil des Verwaltungs vermögens

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Typische Haftungsfallen

Tipp: Verwaltungsunterlagen pünktlich herausgeben Kein Verwalter sollte das Risiko eingehen, Verwaltungsunterlagen zu rückzuhalten, anstatt sie an den Nachverwalter herauszugeben. Im Ge genteil: Je pünktlicher der Verwalter die Unterlagen herausgibt, desto früher ist er aus der Haftung entlassen und der Nachverwalter ist in der Pflicht. Unterlagen geordnet übergeben

Was kann ein Verwalter tun, der die Unterlagen nicht geordnet übergeben kann, weil er sie z. B. im Karton gesammelt hat? Die ungeordnete Aufbewahrung der Verwaltungsunterlagen stellt möglicherweise eine Pflichtverletzung aus dem Verwaltervertrag dar. Vielleicht drohen dem Verwalter in Einzelfällen auch Ansprüche auf die Erstattung von Kosten, die zur Ordnung der Unterlagen aufgewendet werden mussten. Dieses Übel erscheint jedoch deutlich geringer als das Haftungsrisiko, das der Verwalter eingeht, wenn er die Unterlagen nicht herausgibt.

4.13 … aus strafbarer Handlung 4.13.1 Fragwürdige Praktiken des Vorgängers Der Fall Bei der Prüfung der Verwaltungsunterlagen und durch Gespräche mit Geschäfts und Vertragspartnern der Wohnungseigentümergemein schaft Bleibtreuplatz 9 wird der gerade neu bestellte Verwalter Harm los verschiedener fragwürdiger Praktiken des Vorverwalters Leidlich gewahr: Neben seiner Verwalterfirma führte Leidlich auch noch eine Versiche rungsagentur. Die Haus und Grundbesitzerhaftpflichtversicherung der WEG Bleibtreuplatz 9 wurde über diese Agentur abgeschlossen. Leidlich vereinnahmte in seiner Funktion als Versicherungsagent die Provision. Anlässlich eines Schadens, der durch Leitungswasser im Keller des Hauses Bleibtreuplatz 9 aufgetreten war und den Leidlich als Verwal ter über die Gebäudeversicherung abgewickelt hatte, zahlte die Versi cherung „Regiekosten“ an Leidlich. Mitte Dezember erschien der Chef der Hausmeisterfirma H im Büro des Harmlos und wollte ihm „den jährlichen Umschlag“ überreichen

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4

… aus strafbarer Handlung

und anfragen, ob denn im kommenden Frühjahr Arbeiten im Garten des Einfamilienhauses des Harmlos anstünden. Harmlos erklärte dem Besucher, dass er weder den Umschlag noch die Gartenarbeiten an nehmen wolle. Nun erzählte H, dass er Leidlich jährlich eine prozen tuale Provision in bar gezahlt habe, je nachdem wie hoch der Jahres umsatz mit der WEG gewesen sei. Außerdem habe er „nebenbei“ im mer noch den Leidlichschen Einfamilienhausgarten gepflegt. Harmlos ist das alles etwas zu viel und er informiert den Verwal tungsbeirat, der aus allen Wolken fällt und – ebenso wie alle anderen Eigentümer auch – erstmals von diesen Praktiken des Leidlich Kennt nis erlangt.

Die Haftungsfalle Der Verwalter macht sich nicht nur strafbar, sonder haftet auch zivilrechtlich, wenn er Gelder, die er in seiner Funktion als Verwalter der Gemeinschaft einnimmt, ohne deren Wissen zu eigenen Gunsten vereinnahmt.

Strafbare Handlung

Die Rechtslage § 667 BGB lautet wie folgt: BGB § 667 BGB Der Beauftragte ist verpflichtet, dem Auftraggeber alles, was er zur siehe CDROM Ausführung des Auftrags erhält und was er aus der Geschäftsbesorgung erlangt, herauszugeben.

Demnach stehen der Gemeinschaft sämtliche Gelder zu, die der Verwalter im Zusammenhang mit seiner Tätigkeit für die Gemeinschaft einnimmt. Regelmäßig gehören zu solchen Geldern auch Provisionen, Regiekosten, „Kick-backs“ oder wie immer solche Leistungen genannt werden. Auch der Gegenwert für Vorteile, die der Verwalter in natura erhält („kostenlose“ Gartenpflege zu Hause) stehen der Gemeinschaft zu. Liefert der Verwalter die so erlangten Gelder oder Vorteile nicht bei der Gemeinschaft ab, macht er sich strafbar (Unterschlagung, Untreue, Betrug). Hat der Verwalter sich strafbar gemacht, steht der Gemeinschaft gegen ihn auch ein Schadensersatzanspruch wegen unerlaubter Handlung aus §§ 823 Abs. 2 BGB zu. In Betracht kommt auch ein

Vereinnahmte Gelder stehen Gemeinschaft zu

Schadens ersatzpflicht

209

4

Typische Haftungsfallen

Schadensersatzanspruch nach § 826 BGB wegen sittenwidriger vorsätzlicher Schädigung. Die Schadensersatzansprüche nach §§ 823 Abs. 2, 826 BGB machen nicht bei der Verwaltungs-GmbH halt – ein ungetreuer Verwalter kann sich also nicht hinter der GmbH verstecken: Die Ansprüche schlagen auf den Handelnden persönlich durch. Tipp: Von zweifelhaften Geschäften fernhalten! Es sollte keines Praxistipps bedürfen, um jedem Verwalter zu verdeutli chen, dass er sich von zweifelhaften Geschäften fernhalten möge. Offenlegung von Zahlungen

210

In Betracht kommen kann allenfalls, dass der Verwalter von einem Dritten Vergütungen erhält, die der Dritte ohnehin zahlen würde und deren Annahme nur deshalb problematisch ist, weil der Verwalter im Auftrag der Gemeinschaft tätig ist. In diesen Fällen muss der Verwalter diese Zahlungen gegenüber der Gemeinschaft offenlegen. Die Gemeinschaft kann dann in jedem Einzelfall entscheiden, ob dem Verwalter die Vergütung zusteht und er sie behalten darf (z. B. bei Regiegebühren für besonderen Arbeitsaufwand bei Abwicklung von Versicherungsschäden) oder ob diese an die Gemeinschaft ganz oder teilweise abgeführt werden sollen (z. B. bei Versicherungsprovisionen). Zahlungen, die den Verwalter zu einem bestimmten Verhalten (z. B. Auftragsvergabe an einen bestimmten Auftragnehmer) bewegen sollen, sind völlig inakzeptabel.

Stichwortverzeichnis A Abstimmung – geheime 155 – ~sliste 155 Allstimmigkeit 87 – Umlaufbeschluss 87 Anfechtungsverfahren 97 – Beendigung, vorzeitige 115 – Beweislastumkehr 97 Anschriftenermittlung 118 Auswahlverschulden 27, 43

B Bauliche Veränderung 72, 146 – Außenjalousien 72 – Beeinträchtigung 147 – Beschluss 145 – Beschluss, Muster 8, 150, 224, 253 – Beschlusskompetenz ETV 72 – Folgen 148 – Hinweis, Muster 150, 253 – Kostenrisiko 149 – Wanddurchbruch 76 Beschluss – Anfechtbarkeit 97, 122, 143 – Anfechtung 138 – Anfechtungsfrist 115 – angefochtener 168 – Aussetzung 171 – Begründungsfrist 115 – Durchführung 168 – ~fähigkeit, Verlust der 142

– Feststellung des Ergebnisses 139 – ~gegenstände 121 – Heizkosten 195 – konkludente ~feststellung 139 – ~mängel 127, 134 – Negativ~ 161 – nichtiger 174 – Positiv~ 160 – Umlauf~ 162 – Umsetzung 170 – ungültiger 52 – unklarer 171 – ~verkündung, fehlende 139 – ~verkündung, fehlerhafte 138, 140 – Versammlungsvorsitz 137 – Zitter~ 183 – Zweit~ 140 Beschluss im schriftlichen Verfahren siehe Umlauf beschluss Beschlussfassung, Vor bereitung 47 Beschlusskompetenzen 141, 251 – Mehrheiten, erforderliche 141, 251, 252 BeschlussSammlung 152, 156 – Einsichtnahme 205, 262 – Eintragungsfrist 168 – elektronische Form 167 – Gliederung 166 – Haftungsfallen 159 – Inhalt 160

211

Stichwortverzeichnis – Nummerierung 167 – Papierform 167 – Umfang 159 – Urteilsformel 162 Bestellungsbeschluss, Anfechtung 51

E Eigentümerversammlung (ETV) 12, 46 – Abbruch 135 – Adressdaten 117 – anfechtbare Beschlüsse 97 – Beschlussfähigkeit 143 – Beschlussfähigkeit, Verlust 142 – Beschlussgegenstände 121 – Beschlussverkündung, fehlerhafte 138 – Betreuer 108 – Dauer 129 – Durchführung 127 – Eigentümerwechsel 109 – Einberufung 99 – Einberufung durch Nichtberechtigten 129 – Einberufungsmängel 99, 116, 119 – Einberufungsturnus 47 – Einladung 48 – Einladung, Aufbau 123 – Einladung, Muster 8, 123, 223, 246 – Einladung per EMail 101 – Eventualeinberufung 114 – Inhalt 119 – Insolvenzverwalter 107 – Ladefrist 100, 117

212

– Nachlassverwalter 108 – Nichteinladung, vorsätzliche 129 – Nichtöffentlichkeit 129 – Ort 119 – Rederecht 135 – Tagesordnung 122 – Tagesordnung, Ergänzung 114 – Teilnahme Dritter 127, 130 – Teilnahmerecht 135 – Testamentsvollstrecker 108 – Termin 100 – Textform, Einladung 101 – Uhrzeit 100 – Verwalterbestellung 130 – Vorbereitung 47 – Vorsitz 136 – Zeit 119 – Zwangsverwalter 107 Eigentümerwechsel 109 – Begrüßungsschreiben 111, 241 – Merkblatt 7, 110, 223, 240 Einberufungsmängel – Haftungsfallen 97 Einstweilige Verfügung 77 Elektronische Signatur 102 Energieausweis 179 – eigenmächtige Erstellung 180 Entlastungsbeschluss 25 Eventualeinberufung 114

F Fahrlässigkeit 21

G Garantenstellung 34 Gefälligkeit 28

Stichwortverzeichnis Gestaltungsklage 138 Grundbuch 83

N

H

Nachlassverwalter 108 NegativBeschluss 161 Nießbrauchsrecht 117

Haftungsfallen, Vermeidung 45 Haftungsmaßstab 21 Haftungsvermeidung 45 Handeln ohne Beschluss 66 – im Notfall 67 Handlung, strafbare 208 Handlung, unerlaubte 21 Heizkosten, Verteiler schlüssel 195

I Insolvenzverwalter 107 Instandhaltung 176 Instandsetzung, eigen mächtige 176

J Jahresabrechnung – verspätete 181 – Verteilerschlüssel 183 – Verteilung Gerichtskosten 185 – Verwalterhonorar 184 – Vorlagefrist 182

K Klageauftrag 82 Klageerhebung 78 Kontoüberziehung 191

M Mieteinnahmen, unterlassene 63

O Objektbegehung 61 – Dokumentation 63 – entlastende Funktion 63 – mangelhafte 61 Organisationsverschulden 27

P Personenmehrheit – Vollmacht, Muster 8, 105, 223, 244 PositivBeschluss 160 Protokoll 152 – Abstimmung, Dokumentation 152 – Erstellungsfrist 157 – Haftungsbefreiung 49 – Unterschriften 157

R Rahmenvertrag mit Diensleister 70 Rechtskenntnis 22 Rederecht 135

S Sammelvertrag mit Dienstleister 68 Schadensfall 29 – Pflichten des Verwalters 29

213

Stichwortverzeichnis Schuldanerkenntnis, negatives 25 – Entlastungsbeschluss 25 Schuldverhältnis, gesetzliches 20 Skonto 191 Sondereigentum, Schäden 80 Stimmrechtsausschluss 104, 134 – unrechtmäßiger 135 – Voraussetzungen 134

T Tagesordnung – Ergänzung 114 – Erweiterung 114 Tatsachenkenntnis 22 Teilrechtsfähigkeit 13 Testamentsvollstrecker 108

U Überwachungs verschulden 28, 43 Umlaufbeschluss 48, 86, 162 – Allstimmigkeit 87 – Muster 88, 235 – Scheitern 90 – Verkündung 90

V Veränderung, bauliche siehe Bauliche Veränderung Veräußerung, Verwalter zustimmung 199 Verkehrssicherungspflicht 33 – Auswahlverschulden 43 – Dokumentation 43 – Gefährdungsbeurteilung, Muster 36, 225 – Gefahrenbereiche in WEG 33

214

– Gefahrenquellen absicherung 33 – gegenüber Dritten 34 – Überwachungsverschulden 43 – Versicherungen 35 – Verwaltervertrag 34 Versammlungsvorsitz 136 – Außenstehender 137 Versicherung – Bauherrenhaftpflicht~ 30 – Betriebshaftpflicht~ 30 – Gebäude~ 28 – Gewässerschaden haftpflicht~ 29 – Haftpflicht~ 28 – Haus und Grundbesitzer haftpflicht~ 29 – Vermögensschaden haftpflicht~ 31 – Vertrauensschaden haftpflicht~ 31 Versicherungsfälle 91 – Bearbeitung 91 – Muster Schadensabwicklung 93, 238 – Regulierung 91 – Selbstbehalt, Quotelung 94 Verwalter 13 – Abberufung 16 – Amtsniederlegung 56 – Aufgaben 17 – ausführendes Organ 67 – Auskünfte an Dritte 202 – Befugnisse 17 – Doppelfunktion 19 – Funktion in ETV 136 – Garantenstellung 34 – Handeln ohne Beschluss 66 – Organ der WEG 13

Stichwortverzeichnis – organschaftliche Stellung 15 – Qualifikation 16 – Verträge in eigenem Namen 84 – Verträge mit Dritten 84 Verwalterbestellung 15 – Annahme 54 – Beschluss 54 – Eigentümerversammlung 130 – Haftungsfallen 51 – Vertrag 55 Verwalterhaftung 11 – aus Gesetz 11 – aus Vertrag 11, 20 – Auswahlverschulden 27 – Beschränkungen 24 – deliktische 21 – Fahrlässigkeit 21 – für Dritte 21 – für Handeln 26 – für Unterlassen 26 – Gefälligkeit 28 – gesetzliches Schuldverhältnis 20 – Grundsätze 11 – Maßstab 21 – Organisationsverschulden 27 – Pflichtverletzung 11 – Rechtsgrundlage 20 – Schutz 11 – Überwachungsverschulden 28 – Umfang 11 – unerlaubte Handlung 21 – Verjährung 22 – Verkehrssicherungspflicht 33 – Vermeidung 45 – Versicherungen 28 – Vorsatz 21

Verwalterhonorar, Abrechnung 184 Verwalternachweis 57 – fehlender 57 Verwalterpflichten – BeschlussSammlung 168 – Herausgabe der Unterlagen 207 – Umsetzung von Beschlüssen 52 Verwaltertätigkeit 15, 17 – Beginn 15 – Umfang 15 Verwaltervergütung 57 Verwaltervertrag 16 – Anspruch auf ~ 54 – fehlender 53 – Haftung aus ~ 20 – Haftungsbeschränkung 24 – Kündigung 56 – nichtige Klauseln 55 – Sachverständigen klausel 179, 258 – unwirksame Klauseln 55 Verwalterzustimmung 58, 199 – Verweigerung 199 Verwaltungsbeirat 14, 46 – Befugnisse 14 – Funktion 14 Verwaltungsgliederung 12 Verwaltungsunterlagen – Einsichtnahme 204, 261 – Herausgabe 206 Vollstreckungsbescheid 164 Vorsatz 21 Vorverwalter, Haftung 65

215

Stichwortverzeichnis

W Wanddurchbruch 74 Widerspruch 78 Wiederholungsversammlung 144 – Beschlussfähigkeit 145 Wissenszurechnung 23 Wohnungseigentümer gemeinschaft (WEG) 12 – Willensbildung 12

216

Wohnungseigentümer versammlung siehe Eigentümerversammlung

Z Zitterbeschluss 183 Zwangssicherungshypothek 201 Zwangsverwalter 107 Zweitbeschluss 140

Anhang • • • • • • • • • • • • • • • • •

Muster für einen Fragen- und Prüfungskatalog zur Gefährdungsbeurteilung Musterbeschluss für Verwalterbestellung Muster für die Verwalteranfrage wegen Informationen über den Erwerber Muster zur Beantwortung einer Anfrage eines Eigentümers auf Zustimmung zu einer baulichen Veränderung Muster für einen Umlaufbeschluss Muster für Feststellung und Verkündung eines Umlaufbeschlusses Muster für Mitteilung über einen gescheiterten Umlaufbeschluss Musterschreiben der Verwaltung an Wohnungseigentümer wegen Schadensabwicklung mit der Versicherung Muster: Hinweisschreiben der Verwaltung wegen Instandsetzung von Rohren, die im Sondereigentum stehen Merkblatt Eigentümerwechsel für Veräußerer und Erwerber Muster eines Begrüßungs-/Informationsschreibens für die Erwerber Muster für Vollmachterteilung bei Personenmehrheit auf Eigentümerseite Muster für Vollmachterteilung von Wohnungseigentümern mit Wohnsitz im Ausland Muster für Einverständniserklärung für den formwahrenden Versand von Verwaltungsunterlagen per E-Mail Muster eines Einladungsschreibens mit Tagesordnung Übersicht über erforderliche Mehrheiten Muster für einen rechtlichen Hinweis des Verwalters bei einer baulichen Veränderung

217

Anhang

• • • • • • •

218

Muster für einen Beschluss zur Zustimmung zu einer baulichen Veränderung Muster einer Beschluss-Sammlung Muster einer sog. Sachverständigenklausel im Verwaltervertrag Übersicht: Verteilung von Kosten der Rechtsverfolgung Muster für einen Hinweis an die Eigentümer zur Änderung des Heizkostenverteilerschlüssels Vollmachtsformular für Einsichtnahme in die in die Verwaltungsunterlagen Vollmachtsformular für Einsichtnahme in die in die Beschluss-Sammlung

Anhang

Muster für einen Fragen und Prüfungskatalog zur Gefährdungsbeurteilung Siehe CDROM

Gefährdungsbeurteilung (Fragen und Prüfungskatalog) Objekt:

WEG Musterstraße 7, 50987 Musterstadt

Verwaltungsübernahme: 01.01.2008 Objektbegehung:

03.01.2008

Teilnehmer: für die Verwaltung: _______________________________________________ für den Beirat: ___________________________________________________ Eigentümer: _____________________________________________________ weitere Teilnehmer: _______________________________________________ Anlässlich der Objektbegehung wurden folgende besondere Gebäudemerkmale und ausstattungen festgestellt: Das Objekt verfügt über folgendes Heizsystem: Zentralheizung
Ja
Nein Wenn ja,
Ölzentralheizung
Gaszentralheizung
Nah/Fernwärme Besteht ein Wartungsvertrag?


Ja


Nein

Wenn ja, mit welcher Fachfirma? _____________________________________ Und mit welchen Wartungsintervallen? ________________________________ Gibt es Wartungsprotokolle?


Ja


Nein

Wo werden die Protokolle aufbewahrt? ________________________________ Wenn keine Zentralheizung, wie wird dann geheizt?
Gasetagenheizung
Nachtspeicherheizung Bei Gasetagenheizung Wird eine regelmäßige Dichtigkeitsprüfung der Gasleitungen zu den Wohnungen durchgeführt?
Ja
Nein Besteht ein Wartungsvertrag?


Ja


Nein

Wenn ja, mit welcher Fachfirma? _____________________________________ Und mit welchen Wartungsintervallen? ________________________________ Gibt es Wartungsprotokolle?


Ja


Nein

Wo werden die Protokolle aufbewahrt? ________________________________ Sonstiges: ______________________________________________________

219

Anhang

Gefährdungsbeurteilung (Fragen und Prüfungskatalog) Tankanlage Besteht eine Gewässerschadenhaftpflichtversicherung
Ja


Nein

Name der Versicherung: ____________________________________________ Versicherungsnummer: _____________________________________________ Wie ist die Anlage deklariert? ________________________________________ Ist die Anlage richtig deklariert?


Ja


Nein

Wird die Tankanlage regelmäßig einer Dichtigkeitskontrolle unterzogen?
Ja
Nein Besteht ein Wartungsvertrag mit ausreichenden Serviceintervallen?
Ja
Nein Wen Und mit welchen Intervallen? ________________________________________ Gibt es Wartungsprotokolle?


Ja


Nein

Wo werden die Protokolle aufbewahrt? ________________________________ Wann erfolgte die letzte Tankreinigung? am _____________________________ Durch welche Fachfirma? ___________________________________________ Gibt es eine schriftliche Dokumentation?


Ja


Nein

Wo wird das Protokoll aufbewahrt? ___________________________________ Zentrale Warmwasseraufbereitung Ist die Umsetzung der Vorschriften des DVGW (Deutsche Vereinigung des Gas und Wasserfaches e. V.) (Arbeitsblatt 551) zur Prävention von Legionellenbildung gewähr leistet?
Ja
Nein Ist die Umsetzung der DVGW*Vorgaben im Wartungsvertrag vereinbart?
Ja
Nein Besteht ein Wartungsvertrag mit ausreichenden Serviceintervallen?
Ja
Nein Wenn ja, mit welcher Fachfirma? _____________________________________ Und mit welchen Intervallen? ________________________________________ Gibt es Wartungsprotokolle?


Ja


Nein

Wo werden die Protokolle aufbewahrt? ________________________________ Wasserversorgung Wird die Wasserqualität gemäß Trinkwasserverordnung überwacht?
Ja
Nein Besteht ein Wartungsvertrag mit ausreichenden Serviceintervallen?
Ja
Nein Wenn ja, mit welcher Fachfirma? _____________________________________ Und mit welchen Intervallen? ________________________________________ Gibt es Wartungsprotokolle?


Ja


Nein

Wo werden die Protokolle aufbewahrt? ________________________________ Erfolgt eine Behandlung des Trinkwassers durch Enthärtungsanlagen oder sonstige technische Einrichtungen?
Ja
Nein

220

Anhang

Gefährdungsbeurteilung (Fragen und Prüfungskatalog) Wenn ja, wie? ___________________________________________________ Ist die regelmäßige Überprüfung dieser Anlagen einschl. Begutachtung der Trink wasserqualität sichergestellt?
Ja
Nein Besteht ein Wartungsvertrag mit ausreichenden Serviceintervallen?
Ja
Nein Wenn ja, mit welcher Fachfirma? _____________________________________ Und mit welchen Intervallen? ________________________________________ Gibt es Wartungsprotokolle?


Ja


Nein

Wo werden die Protokolle aufbewahrt? ________________________________ Aufzugsanlagen Erfolgte die gemäß Betriebssicherheitsverordnung erforderliche Gefährdungsbeur teilung?
Ja
Nein Wenn ja, wann und durch wen? ______________________________________ Wurden die dabei definierten Anforderungen umgesetzt?
Ja


Nein

Wenn ja, welche und durch wen? _____________________________________ Ist die Personenbefreiung sichergestellt durch ein Aufzugsnotrufsystem oder Kom pensationsmaßnahme?
Ja
Nein Wenn ja, wie/durch welche Personen? _________________________________ _______________________________________________________________ Besteht ein Wartungsvertrag mit ausreichenden Serviceintervallen?
Ja
Nein Wenn ja, mit welcher Fachfirma? Und mit welchen Intervallen? ________________________________________ Gibt es Wartungsprotokolle?


Ja


Nein

Wo werden die Protokolle aufbewahrt? ________________________________ Sind alle Aufzugsanlagen, z. B. auch Lastenaufzüge, die nur vom Hausmeister bedient werden, in die technische Überwachung einbezogen?
Ja
Nein Dach Über was für ein Dach/Dächer verfügt die Anlage? ________________________ Besteht ein Wartungsvertrag mit ausreichenden Serviceintervallen?
Ja
Nein Wenn ja, mit welcher Fachfirma? Und mit welchen Intervallen? ________________________________________ Gibt es Wartungsprotokolle?


Ja


Nein

Wo werden die Protokolle aufbewahrt? ________________________________ Rolltoranlagen Bestehen Rolltoranlagen?


Ja


Nein

Besteht ein Wartungsvertrag mit ausreichenden Serviceintervallen?
Ja
Nein

221

Anhang

Gefährdungsbeurteilung (Fragen und Prüfungskatalog) Wenn ja, mit welcher Fachfirma? Und mit welchen Intervallen? ________________________________________ Gibt es Wartungsprotokolle?


Ja


Nein

Wo werden die Protokolle aufbewahrt? ________________________________ Beinhaltet der Wartungsvertrag auch die Durchführung der erforderlichen Sicher heitsprüfung?
Ja
Nein Wenn ja, durch welche Fachfirma? ____________________________________ Und mit welchen Intervallen? ________________________________________ Gibt es Prüfungsprotokolle?
Ja


Nein

Wo werden die Protokolle aufbewahrt? ________________________________ Brandschutz Welche Brandschutzvorrichtungen sind vorhanden? Feuerlöscher


Ja


Nein

RWAAnlage


Ja


Nein

Brandmeldeanlage
Ja
Nein Besteht für diese Vorrichtungen ein Wartungsvertrag mit ausreichenden Servicein tervallen?
Ja
Nein Wenn ja, mit welcher Fachfirma? _____________________________________ Und mit welchen Intervallen? ________________________________________ Gibt es Wartungsprotokolle?


Ja


Nein

Wo werden die Protokolle aufbewahrt? ________________________________
Ja

Gibt es Fluchtwege?


Nein

Sind die Fluchtwege korrekt beschildert? Notausgang 1)


Ja


Nein

Notausgang 2)


Ja


Nein

Notausgang 3)


Ja


Nein

Notausgang 4)


Ja


Nein

Sind die Fluchtwege frei und offen? Notausgang 1)


Ja


Nein

Notausgang 2)


Ja


Nein

Notausgang 3)


Ja


Nein

Notausgang 4)
Ja
Nein Ist eine Sicherheitsbeleuchtung vorhanden/notwendig und wird diese ständig betriebssicher gehalten?
Ja
Nein Wenn ja, durch welche Fachfirma? ___________________________________

222

Anhang

Gefährdungsbeurteilung (Fragen und Prüfungskatalog) Und mit welchen Intervallen? ________________________________________ Gibt es Wartungsprotokolle?


Ja


Nein

Wo werden die Protokolle aufbewahrt? ________________________________ Garagen (Sammelgaragen) Handelt es sich – nach der Einstufung der jeweiligen Landesbauordnung – um eine
Kleingarage
Mittelgaragenanlage
Großgaragenanlage Bestehen in der Garage unzulässige Brandlasten (Lagerung von Reifen, Sperrmüll etc.)?
Ja
Nein Wenn ja, was und wo? _____________________________________________ Wird die Garagenanlage regelmäßig begangen zwecks Feststellung von Sicher heitsmängeln?
Ja
Nein Wann? _________________________________________________________ Durch wen? _____________________________________________________ Enthält die Dienstanweisung für den Hausmeister entsprechende Regelungen für Begehung, Dokumentation und Meldepflichten?
Ja
Nein Datum der Dienstanweisung: ________________________________________ Bestehen Notausgänge?
Ja


Nein

Wenn ja, wo? 1) _____________________________________________________________ 2) _____________________________________________________________ 3) _____________________________________________________________ . 4) _____________________________________________________________ Sind die Fluchtwege korrekt beschildert? Notausgang 1)


Ja


Nein

Notausgang 2)


Ja


Nein

Notausgang 3)


Ja


Nein

Notausgang 4)


Ja


Nein

Sind die Notausgänge frei und offen (insbesondere Schleusen zum Wohngebäude)? Notausgang 1)


Ja


Nein

Notausgang 2)


Ja


Nein

Notausgang 3)


Ja


Nein

Notausgang 4)


Ja


Nein

223

Anhang

Gefährdungsbeurteilung (Fragen und Prüfungskatalog) Ist eine Sicherheitsbeleuchtung vorhanden/notwendig (abhängig vom Garagentyp) und wird diese ständig betriebssicher gehalten?
Ja
Nein Durch wen? _____________________________________________________ Ist eine CO2Warnalage vorgeschrieben?
Ja


Nein

Ist eine CO2Warnalage vorhanden?


Ja


Nein

Wenn ja, ist diese funktionsfähig?


Ja


Nein

Besteht ein Wartungsvertrag?


Ja


Nein

Wenn ja, mit welcher Fachfirma? _____________________________________ Und mit welchen Intervallen? ________________________________________ Gibt es Wartungsprotokolle?


Ja


Nein

Wo werden die Protokolle aufbewahrt? ________________________________ Ist eine Lüftungsanlage vorhanden?


Ja


Nein

Wenn ja, ist diese funktionsfähig?


Ja


Nein

Wird die Anlage regelmäßig gewartet?
Ja


Nein


Ja


Nein

Besteht ein Wartungsvertrag?

Wenn ja, mit welcher Fachfirma? _____________________________________ Und mit welchen Intervallen? ________________________________________ Gibt es Wartungsprotokolle?


Ja


Nein

Wo werden die Protokolle aufbewahrt? ________________________________ Ist die Lüftungsanlage auf automatische Betriebszeiten programmiert (z. B. in Zeiten mit starkem Fahrzeugverkehr)?
Ja
Nein Wenn ja, welche? _________________________________________________ Bei Sonderbauten, die der Hochhaus oder Garagenverordnung oder sonstigen Sondertatbeständen unterliegen (abhängig von der jeweiligen Landesbauordnung) Wurden die nach der Technischen Prüfverordnung erforderlichen Sachverständi genprüfungen durchgeführt?
Ja
Nein Wenn ja, für welche Einrichtungen? ___________________________________ Wann? _________________________________________________________ Durch wen? _____________________________________________________ Weisen die Prüfberichte Beanstandungen auf?
Ja


Nein

Wenn ja, für welche Einrichtungen? ___________________________________ Wurden diese Mängel beseitigt?


Ja


Nein

Wenn ja, wann und durch wen? ______________________________________ Liegen die Nachweise Fachkundiger vor, dass die gewarteten Einrichtungen „be triebssicher und wirksam“ sind?
Ja
Nein Wenn ja, für welche Einrichtungen? ___________________________________

224

Anhang

Gefährdungsbeurteilung (Fragen und Prüfungskatalog) Kinderspielplatz Welche Geräte gibt es? ____________________________________________ Material der Geräte: _______________________________________________ Zustand der Geräte: _______________________________________________
Ja

Werden die Geräte regelmäßig überprüft und gewartet? Besteht ein Wartungsvertrag?
Ja


Nein


Nein

Wenn ja, mit welcher Fachfirma? _____________________________________ Und mit welchen Intervallen? ________________________________________ Gibt es Wartungsprotokolle?


Ja


Nein

Wo werden die Protokolle aufbewahrt? ________________________________ Gibt es einen Sandkasten?


Ja


Nein

Wann wurde der Sand zuletzt ausgetauscht? ____________________________ Wird der Sand regelmäßig (ggf. gem. Ortssatzung) ausgetauscht?
Ja


Nein

Wenn ja, durch wen? ______________________________________________ Wachsen giftige Pflanzen in unmittelbarer Nähe des Kinderspielplatzes?
Ja
Nein Wenn ja, welche und wo? __________________________________________ Ist die Beseitigung der Pflanzen veranlasst?
Ja


Nein

Wenn ja, durch wen? ______________________________________________ Verkehrswege (einschl. öffentlicher Wege) Werden die Verkehrswege (einschl. öffentlicher Wege) regelmäßig gesäubert?
Ja


Nein

Wenn ja, durch wen? ______________________________________________ Und in welchen Intervallen? _________________________________________ Gibt es für die Verkehrswege (einschl. öffentlicher Wege) einen Winterdienst?
Ja


Nein

Wer versieht den Winterdienst? ______________________________________ Gibt es einen Vertrag?


Ja


Nein

Grünanlagen Müssen Bäume auf ihre Standfestigkeit überprüft werden?


Ja


Nein

Wenn ja, welche? _________________________________________________ Wann geschah dies zuletzt? _________________________________________ Und durch wen? __________________________________________________ Gibt es ein schriftliches Protokoll? ____________________________________

225

Anhang

Gefährdungsbeurteilung (Fragen und Prüfungskatalog) Hausmeister Gibt es einen Hausmeister/service?
Ja
Nein Erfolgt die Hausmeistertätigkeit durch einen angestellten Hausmeister?
Ja
Nein Erfolgt die Hausmeistertätigkeit durch eine Hausmeisterfirma?
Ja
Nein Enthält die Dienstanweisung/das Leistungsverzeichnis die Kontrolle und Überwa chung der vorgenannten Einrichtungen?
Ja
Nein Verfügt der Hausmeister/das Serviceunternehmen über besondere Qualifikationen zur Kontrolle und Überwachung der Einrichtungen?
Ja
Nein Wenn ja, welche? _________________________________________________ Wird die Kontrolle und Überwachung regelmäßig schriftlich dokumentiert?
Ja
Nein Wenn ja, wo befinden sich die Protokolle? ______________________________ Sonstiges: ______________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ Datum und Unterschrift

Musterbeschluss für Verwalterbestellung Siehe CDROM

226

Die Muster GmbH wird für den Zeitraum vom 01.01.2009 bis 30.06.2011 zur Woh nungseigentumsverwalterin bestellt. Die im Verwaltervertrag zu vereinbarende Vergütung beträgt pro Monat 18,00 Euro pro Wohnungseinheit und 3,00 Euro pro Tiefgaragenstellplatz, jeweils zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer. Die Mitglieder des Verwaltungsbeirats werden bevollmächtigt, mit der Muster GmbH einen Ver waltervertrag auf der Grundlage des Angebots der Muster GmbH vom 22.09.2008 abzuschließen und dem Verwalter eine Verwaltervollmacht auszustellen.

Anhang

Muster für Verwalteranfrage wegen Informationen über den Erwerber Siehe CDROM Sehr geehrter Herr Mustermann, durch das Notariat ________ wurden wir um Erteilung der Verwalterzustimmung zu Ihrem Kaufvertrag mit den Eheleuten ____________ gebeten. Gemäß § ___ der Gemeinschaftsordnung hat der Verwalter bei der Erteilung der Verwalterzustimmung zu prüfen, ob • der Erwerber die ihm gegenüber der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer obliegenden finanziellen Verpflichtungen erfüllen wird und • der Erwerber oder zu seinem Hausstand gehörende Personen sich in die Haus gemeinschaft einfügen werden.

Hinweis: Hier bitte möglichst wörtlich die entsprechende Formulierung der Ge meinschaftsordnung wiederholen. Sollte die Gemeinschaftsordnung keine Formulierung der zu prüfenden/die Verwei gerung der Verwalterzustimmung rechtfertigenden wichtigen Gründe enthalten, empfiehlt sich folgende Formulierung: Bei der Erteilung der Verwalterzustimmung muss gemäß § 12 Abs. 2 Satz 1 WEG geprüft werden, ob ein wichtiger Grund für deren Versagung gegeben ist. Ein sol cher wichtiger Grund liegt vor, wenn es Anhaltspunkte dafür gibt, dass die Erwer ber ihren finanziellen Verpflichtungen gegenüber der Wohnungseigentümerge meinschaft nicht nachkommen können oder aber den Gemeinschaftsfrieden stören könnten, beispielsweise durch eine zweckwidrige Nutzung des Wohnungs/Teil eigentums. Wir bedürfen daher noch einiger weiterer Informationen, insbesondere über die wirtschaftlichen Verhältnisse des Erwerbers und die beabsichtigte Nutzung des Wohnungs/Teileigentums. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir diese Informationen nur über Sie ab fragen können. Zum Erwerber bestehen (noch) keine rechtlichen Beziehungen. Zur Ermittlung der zustimmungsrelevanten Tatsachen trifft den Veräußerer eine Aus kunftspflicht bzw. die Pflicht, den Erwerber zu veranlassen, selbst die notwendigen Informationen zu geben (OLG Köln, Urteil vom 15.03.1996 – 19 U 139/95 – veröf fentlicht in NJWRR 1996, 1269). Sobald uns die erforderlichen Auskünfte vorliegen, werden wir den Vorgang unver züglich prüfen und, soweit keine Negativmerkmale vorhanden sind, die Verwalter zustimmung erteilen. Mit freundlichen Grüßen

227

Anhang

Muster zur Beantwortung einer Anfrage eines Eigentümers auf Zustimmung zu einer baulichen Veränderung Siehe CDROM Sehr geehrte Eheleute Mustermann, ich/wir bestätige(n) den Eingang Ihres Schreibens vom 02.05.2008, mit dem Sie um Zustimmung zur Montage eines Außenrollladens am Schlafzimmerfenster bitten. Eine solche Maßnahme wäre eine bauliche Veränderung, für die die Zustimmung jedes Wohnungseigentümers erforderlich ist, der hierdurch beeinträchtigt ist (§ 22 Abs. 1 WEG). Eine solche Beeinträchtigung ist gegeben, wenn eine optische Verän derung eintritt und/oder die Miteigentümer Kostenbelastungen und Haftungsprob leme zu befürchten haben.

Alternativ bei entsprechender Regelung in der Gemeinschaftsordnung einfügen: Zwar ist dem Verwalter durch § ___ Abs. ___ der Gemeinschaftsordnung die Er mächtigung zur Zustimmung zu baulichen Veränderungen eingeräumt. Hiervon möchte/n ich/wir jedoch im Interesse des Vorranges der Willensbildung der Eigen tümergemeinschaft keinen Gebrauch machen. Auch andere Miteigentümer könnten aus Gründen des Sonnen und Einbruchs schutzes Interesse am Einbau von Außenrollläden haben. Es bietet sich daher an, eine einheitliche Regelung zu treffen, für die ich/wir uns folgenden Vorschlag erlaube/n: Die Wohnungseigentümer legen die Gestaltung (Art/Farbe/Ausführungsdetails) einheitlich fest und gestatten jedem Eigentümer die Montage entsprechender Au ßenrollläden mit der Maßgabe, dass der jeweilige Eigentümer zu seinen eigenen Kostenlasten die fachgerechte Montage, Wartung und Reinigung sowie die Ver kehrssicherungspflicht übernimmt und außerdem etwaige Mehrkosten bei späteren gemeinschaftlichen Sanierungsmaßnahmen (durch De und Remontage oder An passung an geänderte Fenster und Fassadengestaltungen) trägt. Eine solche allgemeinverbindliche Regelung sollte auf der nächsten Eigentümer versammlung erörtert werden. Eine Verabschiedung durch Beschluss wäre möglich, wobei ich/wir jedoch auf das Risiko der Anfechtbarkeit hinweise/n.

Alternative bei kleineren Gemeinschaften: Alternativ können Sie auch die Zustimmung aller übrigen Eigentümer einholen. Bitte führen Sie die Maßnahme nicht eigenmächtig aus. In diesem Fall müssten Sie mit der Geltendmachung der Rückbauansprüche der übrigen Wohnungseigentümer rechnen. Eine Kopie dieses Schriftverkehrs habe/n ich/wir Herrn/Frau _________________ als Vorsitzendem/r des Verwaltungsbeirats übermittelt. Mit freundlichen Grüßen

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Muster für einen Umlaufbeschluss Siehe CDROM Beschlussfassung im Wege des sog. Umlaufbeschlusses gem. § 23 Abs. 3 WEG

Sehr geehrte/r Frau/Herr ___________, in der Eigentümerversammlung am 04. März 2008 wurde die Neubepflanzung des Vorgartens einschließlich einer Sonderumlage in Höhe von 3.000 Euro zur Kosten deckung beschlossen. Grundlage des Beschlusses war der Kostenvoranschlag der Firma X vom Februar 2008. Unmittelbar nach Beginn der Arbeiten stellte die Firma X fest, dass das vorhandene Erdreich im Vorgarten wider Erwarten aufgrund von verborgenen Bauabfällen von so schlechter Qualität ist, dass für den Erfolg der beauftragten Neuanpflanzungen keine Gewährleistung übernommen werden kann, es sei denn, der vorhandene Boden wird bis auf eine Tiefe von ca. 40 cm abgetragen. Die Auffüllung des Erd reichs würde durch frischen und guten Mutterboden erfolgen. Die Kosten für diese Zusatzmaßnahme belaufen sich voraussichtlich auf 3.000 Euro, sodass sich die Kosten der Maßnahme verdoppeln. Wir haben uns vom Zustand des Erdreichs am 09.04.2008 vor Ort gemeinsam mit den Mitgliedern des Verwaltungsbeirats überzeugt und die Angaben der Firma X bestätigt gefunden. Die von der Firma X vorgenommene Veranschlagung der Kos ten für die erforderlichen Zusatzarbeiten haben wir ebenfalls überprüft. Drei von uns angefragte Fachfirmen boten die Zusatzarbeiten zu vergleichbarem Preis an. Nach Rücksprache mit dem Verwaltungsbeirat möchten wir anregen, den Aus tausch des Erdreichs und eine weitere Sonderumlage in Höhe von 3.000 Euro zu beschließen, da andernfalls die Neuanpflanzung im Vorgarten nicht sinnvoll vorge nommen werden kann. Um nicht extra für diese eine Beschlussfassung eine außerordentliche Eigentümer versammlung einberufen zu müssen, bieten wir eine Beschlussfassung im schriftli chen Verfahren, einen sog. Umlaufbeschluss, an. Ein Umlaufbeschluss unterliegt der besonderen Regelung, dass er nur zustande kommt, wenn alle Miteigentümer zustimmen. Antwortet auch nur ein Miteigen tümer nicht oder lehnt den Beschluss ab oder enthält sich der Stimme, dann ist der Beschluss im schriftlichen Verfahren nicht zustande gekommen. Kommt der Beschluss im schriftlichen Verfahren nicht zustande, so besteht die Möglichkeit, die erneute Beschlussfassung – dann möglicherweise mit einfacher Mehrheit – auf die Tagesordnung der nächsten (außerordentlichen) Eigentümer versammlung zu setzen. Damit Rechtssicherheit eintritt, ob ein Umlaufbeschluss zustande gekommen oder gescheitert ist, wird eine Frist gesetzt, bis wann der Verwaltung der Stimmzettel vorliegen muss.

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Für die Gültigkeit der Stimmabgabe im schriftlichen Verfahren ist die Vorlage des Originals des Stimmzettels mit der/den Originalunterschrift/en aller Eigentümer erforderlich. Sie können Ihre Stimme ausschließlich mit dem anliegenden Stimmzettel abge ben. Sie können den Beschlusstext nicht ändern oder ergänzen. Andernfalls wird Ihre Stimme ungültig und das schriftliche Beschlussverfahren ist allein hierdurch ge scheitert. Bitte senden Sie den Stimmzettel bis zum ______2008 (Eingang bei der Verwaltung) an uns zurück. Mit freundlichen Grüßen _________________________________________________________________ Name und Anschrift des/der Miteigentümer/s Anschrift der Hausverwaltung WEG Musterstraße 8, 23456 Musterstadt Beschlussfassung im Wege des sog. Umlaufbeschlusses gem. § 23 Abs. 3 WEG Der Beschlussvorschlag lautet: Die Wohnungseigentümergemeinschaft beschließt, dass das Erdreich im Vorgarten der Wohnanlage um ca. 40 cm abgetragen und durch neuen Mutterboden ersetzt wird. Die Kosten in Höhe von 3.000 Euro werden in Wege einer Sonderumlage aufgebracht, die jeder Eigentümer gemäß Gemeinschaftsordnung (wie bei der vorhergehenden Sonderumlage) anteilig nach den auf ihn entfallenden Miteigen tumsanteilen (s. Anlage) trägt. Die Sonderumlage ist am 30.06.2008 fällig.

Bitte Zutreffendes ankreuzen:




Ich/Wir stimme/n dem Beschlussvorschlag zu. Ich/Wir lehne/n den Beschlussvorschlag ab. Ich/wir enthalte/n mich/uns der Stimme.

Ausgefüllten und unterzeichneten Stimmzettel bitte bis zum _________ 2008 (Eingang bei der Verwaltung) an die Verwaltung zurücksenden. _______________, den _______________ 2008 ___________________________________ Unterschrift

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Muster für Feststellung und Verkündung eines Umlaufbeschlusses Sehr geehrte/r __________________________,

Siehe CDROM

am Umlaufbeschluss bezüglich des Austauschs des Erdreichs im Vorgarten Ihres Objekts haben sich erfreulicherweise alle Eigentümer beteiligt und alle Eigentümer haben dem Beschlussvorschlag zugestimmt. Der Beschluss ist damit wie vorge schlagen zustande gekommen Es wird folgender Beschluss verkündet: Die Wohnungseigentümergemeinschaft beschließt, dass das Erdreich im Vorgarten der Wohnanlage um ca. 40 cm abgetragen und durch neuen Mutterboden ersetzt wird. Die Kosten in Höhe von 3.000 Euro werden in Wege einer Sonderumlage aufgebracht, die jeder Eigentümer gemäß Gemeinschaftsordnung (wie bei der vorhergehenden Sonderumlage) anteilig nach den auf ihn entfallenden Miteigen tumsanteilen trägt. Die Sonderumlage ist am 30.06.2008 fällig. Wir haben die Zusatzarbeiten soeben in Auftrag gegeben, sodass wir hoffen, dass die Arbeiten bald abgeschlossen sein werden. Mit freundlichen Grüßen

Muster für Mitteilung über einen gescheiterten Umlaufbeschluss Sehr geehrte/r _______________,

Siehe CDROM

der Umlaufbeschluss bezüglich des Austauschs des Erdreichs im Vorgarten Ihres Objekts ist nicht zustande gekommen, sodass wir für die Beauftragung der erfor derlichen Arbeiten derzeit keine Handlungsgrundlage haben. Nach Rücksprache mit dem Beirat werden wir kurzfristig eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen.

Alternative: Nach Rücksprache mit dem Beirat werden wir die Angelegenheit in der nächsten Eigentümerversammlung erneut zur Beschlussfassung stellen. Mit freundlichen Grüßen

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Musterschreiben der Verwaltung an Wohnungseigentümer wegen Schadensabwicklung mit der Versicherung Siehe CDROM Sehr geehrter Herr Mustermann, wir nehmen Bezug auf Ihren gestrigen Telefonanruf, mit dem Sie uns über den Feuchtigkeitsschaden im Badezimmer Ihrer Wohnung unterrichteten. Die Sanitärfachfirma X teilte uns soeben mit, dass die Schadensursache ein Rohr bruch in der Kaltwasserzuleitung zu Ihrer Badewanne war. Durch eine Rohrschelle wurde der Schaden provisorisch behoben. Die betreffende Rohrleitung befindet sich in Ihrem Sondereigentum, denn § ___ der Gemeinschaftsordnung ordnet alle Versorgungsleitungen ab ihrer Abzweigung vom Hauptstrang dem Sondereigentum zu. Der Gebäudeversicherungsschutz bezieht sich auch auf die Leitungen im Sonder eigentum. Er umfasst nicht nur die Aufwendungen für die Beseitigung des Rohr bruchs, sondern auch der Folgeschäden, soweit es sich um Gebäudebestandteile handelt (Fliesen, Tapeten, bauseits bereits vorhandene Fußböden etc.). Anliegend übermitteln wir Ihnen eine Kopie der Gebäudeversicherungspolice, der Sie alle wichtigen Daten, auch die Anschrift der Versicherungsgesellschaft, ent nehmen können. Wir haben den Schaden bereits gestern der Gebäudeversicherung angezeigt und erhielten auch bereits die Schadensnummer: _________________________ Der Schaden wird beim Versicherer unter dieser Schadensnummer bearbeitet. Zuständige/r Sachbearbeiter/in ist Herr/Frau ______________, Tel. ______________ EMail ___________________. Bitte reichen Sie der Versicherung baldmöglichst die Rechnung der Fa. X für die Durchführung der Sofortmaßnahmen ein. Ebenso sollten Sie der Versicherung vor Durchführung jeweils Kostenvoranschläge für die in Zusammenhang mit der Besei tigung des Rohrbruchs erforderlichen Arbeiten einreichen. Wir empfehlen, vor Freigabe durch die Versicherung keine Aufträge zu erteilen und keine Arbeiten durchführen zu lassen. Gegebenenfalls möchte der Versicherer nämlich vorher eine Besichtigung des Schadens durchführen. Gerne unterstützen wir Sie bei der Abwicklung des Schadens. Rein vorsorglich machen wir jedoch darauf aufmerksam, dass Sie Ihre Ansprüche ausschließlich gegenüber dem Versicherer geltend machen können. Mit freundlichen Grüßen

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Muster: Hinweisschreiben der Verwaltung wegen Instandsetzung von Rohren, die im Sondereigentum stehen Siehe CDROM Sehr geehrter Herr Mustermann, wie Ihnen bekannt ist, ist in der Steigleitung, die in der Wand des Badezimmers Ihrer Wohnung verläuft, ein Rohrbruch entstanden, der bereits provisorisch durch die Firma X beseitigt wurde. Nach Besichtigung durch den Gebäudeversicherer können die Arbeiten beendet und der Wandaufbruch kann wieder verschlossen werden. Insoweit besteht Deckung durch den Gebäudeversicherer, mit dem aller dings der Umfang der Arbeiten abzustimmen ist. Bitte prüfen Sie, ob Sie noch über Ersatzfliesen verfügen. Die Firma X teilte uns mit, dass auch die von der Steigleitung zur Versorgung Ihrer Wohnung abgehenden Rohre sanierungsbedürftig sind. Unter Hinweis auf die nachfolgend erläuterte Rechtslage bitten wir Sie daher, eine Sanierung dieser Bereiche durchzuführen. Gemäß § ___ Ziff. ___ der Gemeinschaftsordnung gehören die Zu und Ableitun gen der Versorgungs und Entwässerungsanlagen jeder Art von den Hauptsträngen an zum Sondereigentum. Gemäß § 14 Nr. 1 WEG bzw. § ___ Ziff. ___ der Gemein schaftsordnung ist jeder Wohnungseigentümer zur ordnungsgemäßen Instandhal tung seines Sondereigentums (auf eigene Kosten) verpflichtet. Auch wenn für das gesamte Rohrnetz Versicherungsschutz besteht, könnten Sie bei Verstoß gegen die Ihnen obliegende Instandhaltungsverpflichtung Regressan sprüchen der Eigentümergemeinschaft ausgesetzt sein, z. B. wenn eine Selbstbe teiligung durch die Eigentümergemeinschaft zu tragen ist oder aber die Versiche rungsprämie aufgrund dieses Schadens angehoben wird. Wir empfehlen daher, dass Sie im Zusammenhang mit den Arbeiten am gemein schaftlichen Steigestrang auch die Leitungen in Ihrem Sondereigentum gleich mit sanieren lassen. In Absprache mit dem Gebäudeversicherer und den zu beauftra genden Firmen können die Kosten dann verursachergerecht aufgeteilt werden. Damit die Arbeiten an der Steigleitung zügig vorangehen können, wollen Sie sich bitte kurzfristig entweder mit uns oder der Firma X in Verbindung setzen, wenn Sie die aktuelle Gelegenheit zur Sanierung der in Ihrem Sondereigentum stehenden Leitungsteile wahrnehmen wollen. Mit freundlichen Grüßen

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Merkblatt Eigentümerwechsel für Veräußerer und Erwerber Siehe CDROM

Wir bitten die Veräußerer und Erwerber von Wohnungs und Teileigentum um Kenntnisnahme und Beachtung folgender Hinweise: Die Einladung zur Wohnungseigentümerversammlung nebst Abrechnungsunterla gen versenden wir sowohl an den Veräußerer als auch an den Erwerber. Stimmrecht 1. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs (BGH Beschluss vom 01.12.1988  V ZB 6/88 – veröffentlicht in NJW 1989, 1087) haben Erwerber von Eigentumswohnungen/Teileigentum erst dann ein Stimmrecht in der Ei gentümerversammlung, wenn sie im Grundbuch als Eigentümer eingetragen sind. Die Vereinbarung des Übergangs von Nutzen und Lasten im Veräuße rungsvertrag sowie die Eintragung der Auflassungsvormerkung im Grundbuch berechtigen den Erwerber nicht zur Stimmabgabe. 2. Zwischen dem Abschluss des Veräußerungsvertrags und der Umschreibung im Grundbuch kann ein erheblicher Zeitraum liegen. Auch erhält die Verwaltung vom Gericht keine Benachrichtigung über die Eintragung des Erwerbers im Grundbuch. Insofern wird angeregt, dass der Veräußerer dem Erwerber eine Vollmacht für die Versammlung ausstellt. Zur Vollmachtserteilung kann das übliche, der Einladung zur Eigentümerversammlung beigefügte Formular ver wendet werden.

Hinweis für den Verwender dieses Vordrucks: Die Vollmachterteilung ist nur möglich, wenn die Gemeinschaftsordnung (GO) keine Vertretungsbeschränkung (z. B. auf andere Eigentümer, den Verwalter oder Ehepartner) bestimmt. Enthält die GO eine Vertretungsbeschränkung, die die Vollmachtserteilung an den (konkreten) Erwerber verbietet, entfällt Ziffer 3. dieses Vordrucks ersatzlos. Abrechnung 1. Bei einem Eigentümerwechsel während des laufenden Wirtschaftsjahres er folgt keine zeitanteilige Abrechnung des Wirtschaftjahres für Veräußerer und Erwerber. Dies hat ebenfalls der Bundesgerichtshof entschieden (BGH, Be schluss vom 21.04.1988  V ZB 10/87  veröffentlicht in NJW 1989, 148). Ab weichende Regelungen im Veräußerungsvertrag binden die Parteien dieses Vertrags, die selbstverständlich entsprechende Verrechnungen im Innenver hältnis vornehmen können/müssen. Der Verwalter jedoch ist gehalten, die höchstrichterliche Rechtsprechung des BGH zu beachten. 2. In der WEGAbrechnung werden die Kosten für das jeweilige Wohnungs/Teil eigentum für das gesamte Wirtschaftsjahr abgerechnet. Schuldner oder Gläu biger des Saldos der Einzelabrechnung ist grundsätzlich derjenige, der im Zeit punkt der Beschlussfassung über die Jahresabrechnung im Grundbuch als Ei gentümer eingetragen ist.

234

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3. Im Verhältnis zwischen der Wohnungseigentümergemeinschaft und dem Er werber erfolgt bei der Jahreseinzelabrechnung nur die Abrechnung der sog. Abrechnungsspitze. Die Abrechnungsspitze ist der Unterschiedsbetrag zwi schen den Vorauszahlungen auf der Basis des Wirtschaftsplans und dem kon kreten Abrechnungsergebnis. Soweit der Abrechnungssaldo durch nicht er brachte Wohngeldvorauszahlungen des Veräußerers bestimmt wird, darf die Gemeinschaft diese Vorauszahlungsrückstände ausschließlich beim Veräußerer geltend machen (vgl. Beschluss des BGH vom 23.09.1999  V ZB 17/99 –, ver öffentlicht in NJW 1999, 3713).

Muster eines Begrüßungs/Informationsschreibens für die Erwerber Siehe CDROM WEG Musterstraße 8, 34567 Musterstadt Wohnung Nr. ___/Teileigentum Nr. ___ Sehr geehrte ______________ (an alle neuen Miteigentümer), das beurkundende Notariat hat uns/mir mitgeteilt/ _____________ hat uns/mir davon in Kenntnis gesetzt, dass Sie das im Betreff genannte Sondereigentum erworben haben. In unserer/meiner Eigenschaft als Verwalter/in der o. g. Wohnungseigentümerge meinschaft begrüße/n ich/wir Sie herzlich als neue/n Miteigentümer/in. Die gemäß § ___ Gemeinschaftsordnung (GO) vorgesehene Zustimmung zur Ver äußerung habe/n ich/wir am ________ erteilt. Nachfolgend möchte/n ich/wir Ihnen einige wichtige Informationen zu Ihrem Eintritt in die Wohnungseigentümergemeinschaft geben: Besitzübergang/Aufnahme der Wohngeldzahlungen Nach den Bestimmungen des Veräußerungsvertrags haben Sie ab Besitzübergang (________ [Datum]) die monatliche Wohngeldvorauszahlung an die Wohnungsei gentümergemeinschaft übernommen. Gerne knüpfen wir an diese Regelung der Vertragsparteien zur internen Bearbeitung an. Die aktuelle monatliche Wohngeldvorauszahlung beträgt für die von Ihnen erwor bene Einheit laut aktuellem Wirtschaftsplan _____ Euro. Anliegend überreichen wir Ihnen einen Ausdruck dieses Wirtschaftsplans zu Ihrer Kenntnisnahme. Bitte nehmen Sie die Zahlung ab _______ auf. Wir würden es begrüßen, wenn Sie uns mittels des beigefügten Vordrucks (das Doppel ist für Ihre Unterlagen bestimmt) für die Wohngeldzahlungen eine Einzugs

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ermächtigung erteilen könnten. Hierdurch wird der Zahlungsverkehr erheblich vereinfacht. Durch die Erteilung der Einzugsermächtigung ist gewährleistet, dass Ihre Wohn geldvorauszahlungen stets vollständig und pünktlich eingehen und Mahnaufwand und gebühren nicht anfallen. Außerdem kann die Anpassung der Zahlungen ent sprechend dem jeweils geltenden Wirtschaftplan automatisch erfolgen, ebenso wie die prompte Auszahlung von Guthaben aus der Jahresabrechnung. Sollten Sie unserer/meiner Bitte nicht folgen können, so wollen Sie bitte jegliche Zahlungen zugunsten der Wohnungseigentümergemeinschaft auf deren nachfol gendes Konto mit der folgenden Verwendungsbestimmung erbringen: Empfänger:

WEG Mustertraße 8, 34567 Musterstadt

Kto.Nr.:

_________________________

Bank:

_________________________

BLZ:

_________________________

Verwendungszweck: WE/TE

_________________________

Ungeachtet der Bestimmungen im Veräußerungsvertrag weise/n ich/wir darauf hin, dass aus Sicht der Wohnungseigentümergemeinschaft allein der formale Eigen tumswechsel maßgeblich ist, also die Umschreibung im Grundbuch. Erst hierdurch beginnt die Zahlungspflicht des Erwerbers und endet die des Veräußerers. Da das Grundbuchamt mich/uns als Verwalter/in von der Umschreibung nicht informiert, wäre/n ich/wir Ihnen dankbar, wenn Sie mir/uns zu gegebener Zeit eine Kopie der Umschreibungsnachricht (nicht der Eintragung der Auflassungsvormer kung) des Gerichts zusenden könnten. Erst dann kann/können ich/wir den vollstän digen Übergang des Eigentums auf Sie in meinen/unseren Unterlagen vermerken und darauf verzichten, jeweils auch noch den Veräußerer in alle relevanten Vor gänge einzubeziehen. Der Nachweis der Umschreibung ist wesentlich für die Aus übung aller Eigentümerrechte, insbesondere auch des Stimmrechts in der Eigentü merversammlung. Datenblatt Ich/wir wäre/n Ihnen dankbar, wenn Sie mir/uns auf dem beigefügten Datenblatt ein paar Informationen zu Ihrer Erreichbarkeit bzw. der der Wohnungsnutzer geben könnten. Sie ermöglichen mir/uns damit eine zügige Kommunikation bei allen künftigen Anliegen. Bitte prüfen Sie, ob ich/wir die korrekte Anrede gewählt und Ihre Anschrift richtig erfasst habe/n. So kann/können ich/wir unsere Datenbank pflegen. Ich/wir freue/n mich/uns auf die Rücksendung des Datenblatts und be danke/n mich/uns für Ihre Unterstützung. Ändern sich zukünftig Ihre Anschrift und/oder sonstigen Kontaktdaten, so teilen Sie mir/uns dies bitte unverzüglich mit, damit Sie meine/unsere Korrespondenz jederzeit erreichen kann.

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Objektbetreuung Sie erreichen mich/uns während unserer Bürostunden montags bis freitags von _____ bis _____ unter den im Briefkopf angegebenen Telefon und Telefaxnum mern sowie per EMail.

Bei einer größeren Verwaltungsgesellschaft: Die Wohnungseigentümergemeinschaft Musterstraße 8 wird federführend von folgenden Mitarbeitern betreut: ______________________________________ Außerhalb unserer Geschäftszeiten ____________________________________ in Notfällen ______________________________________________________ Hausmeister Hausmeister des Objekts ist ________________. Sie erreichen Herrn __________ unter der Telefonnummer _____________________. Die Arbeitszeiten von Herrn ______________ sind _____________. In Notfällen steht Herr ______________ Ihnen auch außerhalb seiner Arbeitszeit zur Verfügung. Verwaltungsbeirat Die nachfolgenden Damen und Herren (Miteigentümer) sind Verwaltungsbeiräte in der Wohnungseigentümergemeinschaft Musterstraße 8: Frau/Herr ___________________________________, Anschrift (Vorsitzende/r) Frau/Herr ______________________, Anschrift (stellvertretender Vorsitzende/r) Frau/Herr _____________________________________, Anschrift (Beisitzer/in) Frau/Herr _____________________________________, Anschrift (Beisitzer/in) Für eventuelle Rückfragen im Zusammenhang mit der Wohnungseigentumsanlage stehe/n ich/wir Ihnen gerne zur Verfügung. In der Erwartung einer angenehmen Zusammenarbeit verbleibe/n ich/wir Mit freundlichen Grüßen

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Muster für Vollmachterteilung bei Personenmehrheit auf Eigentümerseite Siehe CDROM Absender: Klaus und Maria Mustermann Mustermann Verwaltungsgesellschaft mbH WEG Musterstraße Vollmacht bei Personenmehrheit als Eigentümer Wir, die Unterzeichnenden, erteilen uns hiermit gemäß der Teilungserklärung gegenseitig Vollmacht zur Vertretung in allen Angelegenheiten, welche die Verwaltung der vorbezeichne ten Wohnungseigentümergemeinschaft betreffen oder damit in Zusammenhang stehen. Der Bevollmächtigte ist insbesondere befugt, Willenserklärungen und Zustellungen, die in Zusammenhang mit dem Wohnungs oder Teileigentum ste hen, entgegenzunehmen. Der Bevollmächtigte ist auch befugt, für den/die Voll machtgeber das Stimmrecht in den Eigentümerversammlungen und bei sonstigen mündlichen oder schriftlichen Abstimmungen auszuüben und seine/ihre Belange gegenüber dem Verwalter und dem Verwaltungsbeirat wahrzunehmen. Der Be vollmächtigte ist von den Bestimmungen des § 181 BGB befreit. Der Bevollmäch tigte kann Untervollmacht für einzelne von ihm zu bestimmende Angelegenheiten, z. B. für eine bestimmte Eigentümerversammlung, erteilen. Die gegenseitige Vollmacht erlischt, wenn sie von einem der Vollmachtgeber durch schriftliche Erklärung gegenüber dem Verwalter widerrufen wird. Durch Tod eines Vollmachtgebers erlischt die Vollmacht nicht. ______________________________ Ort, Datum

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______________________________

____________________________

Unterschrift

Unterschrift

Anhang

Muster für Vollmachterteilung von Wohnungseigentümern mit Wohnsitz im Ausland Siehe CDROM Absender: Klaus Mustermann Mustermann Verwaltungsgesellschaft mbH WEG Musterstraße

Vollmachtsformular für im Ausland ansässige Eigentümer Ich, der Unterzeichnende, erteile hiermit Herrn/Frau __________________________________ wohnhaft

__________________________________

die Vollmacht zur Vertretung in allen Angelegenheiten, welche die Verwaltung der vorbezeichne ten Wohnungseigentümergemeinschaft betreffen oder damit im Zusammenhang stehen. Der Bevollmächtigte ist insbesondere befugt, Willenserklärungen und Zu stellungen, die im Zusammenhang mit dem Wohnungs oder Teileigentum stehen, entgegenzunehmen. Dies gilt auch für gerichtliche Zustellungen aller Art ein schließlich Mahnbescheiden. Der Bevollmächtigte ist auch befugt, für den Voll machtgeber das Stimmrecht in den Eigentümerversammlungen und bei sonstigen mündlichen oder schriftlichen Abstimmungen auszuüben und seine Belange ge genüber dem Verwalter und dem Verwaltungsbeirat wahrzunehmen. Der Bevoll mächtigte ist von den Bestimmungen des § 181 BGB befreit. Der Bevollmächtigte kann Untervollmacht für einzelne von ihm zu bestimmende Angelegenheiten, z. B. für eine bestimmte Eigentümerversammlung, erteilen. _______________________________ Ort, Datum _______________________________ Unterschrift

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Anhang

Muster für Einverständniserklärung für den formwahrenden Versand von Verwaltungsunterlagen per EMail Siehe CDROM Name und Anschrift des Eigentümers Name und Anschrift des Verwalters Erklärung Ich/wir bin/sind damit einverstanden, dass der Verwalter die an mich/uns als Mit eigentümer der Wohnungseigentümergemeinschaft Musterstraße 8, 23456 Mus terstadt gerichtete Korrespondenz nach seiner Wahl per EMail (statt auf dem Postweg) versendet. Zu dieser Korrespondenz gehören insbesondere auch Einberu fungsschreiben zu Wohnungseigentümerversammlungen, deren Niederschriften, Benachrichtigungen über gerichtliche Verfahren sowie Zahlungsaufforderungen, Abrechnungsunterlagen und Wirtschaftspläne. Bitte benutzen Sie folgende EMailAdresse: _________________________ ___________________, den ___________________ _____________________________ Unterschrift des/der Eigentümer/s

Muster eines Einladungsschreibens mit Tagesordnung Siehe CDROM

Eigentümerversammlung 2008 Sehr geehrte Eigentümer, hiermit laden wir Sie ein zur ordentlichen Eigentümerversammlung 2008 der Woh nungseigentümergemeinschaft Musterstraße 8, 23456 Musterstadt am 14. Mai 2008 um 19.00 Uhr (Einlass ab 18.30 Uhr) in der Gaststätte „Zum goldenen Ritter“, Müllerstraße 52, 23456 Musterstadt. Anliegend überreichen wir Ihnen

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1.

die Tagesordnung

2.

die Erläuterung der Tagesordnung

3.

einen Vollmachtsvordruck

4.

die Jahresabrechnung 2007 (Gesamt und Einzelabrechnungen)

5.

den Wirtschaftsplan 2009 (Gesamt und Einzelwirtschaftspläne)

Anhang

Über Ihre persönliche Teilnahme an der Versammlung würden wir uns sehr freuen. Sollten Sie verhindert sein, bedienen Sie sich bitte des beigefügten Vollmachtsvor drucks. Falls Sie an der Versammlung nicht persönlich teilnehmen können, empfehlen wir die Bevollmächtigung eines Mitglieds des Verwaltungsbeirats oder eines anderen Miteigentümers. Das ausgefüllte und unterzeichnete Vollmachtsformular können Sie entweder unmittelbar dem Vollmachtnehmer übergeben, oder zu unseren Händen senden. Die der Jahresabrechnung (Gesamt und Einzelabrechnung für alle Eigentümer) zugrunde liegenden Belege können Sie gerne nach vorheriger Terminabsprache in unserem Büro einsehen. Mit freundlichen Grüßen

Tagesordnung der ordentlichen Eigentümerversammlung 2008 der Wohnungseigentümergemeinschaft Musterstraße 8, 23456 Musterstadt am 14. Mai 2008 TOP 1

Begrüßung und Feststellung der ordnungsgemäßen Ladung, der Be schlussfähigkeit und der Stimmberechtigung

TOP 2 TOP 3

Bericht der Verwaltung Beschlussfassung über die Gesamt und Einzelabrechnungen der Jahres abrechnung 2007

TOP 4

Beschlussfassung über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2007

Siehe CDROM

a. der Verwaltung TOP 5 TOP 6 TOP 7 TOP 8

b. der Mitglieder des Verwaltungsbeirates Beschlussfassung über die Kündigung des Arbeitsvertrags mit dem Haus meister Y Beschlussfassung über die Beauftragung eines Hausmeisterdienstes ein schließlich Winterdienst Beschlussfassung über eine Dachsanierung einschließlich Sonderumlage in Höhe von 25.000 Euro Beschlussfassung über die Neugestaltung und bepflanzung des Vorgar tens und deren Finanzierung

TOP 9 Beschlussfassung über den Abschluss eines Gartenpflegevertrags TOP 10 Beschlussfassung über Austausch und Neugestaltung der Haustür und Briefkastenanlage (anstatt weiß lackiertem Holz, schwarz eloxiertes Me tall) einschließlich Finanzierung TOP 11 Beschlussfassung über die Renovierung des Treppenhauses einschließlich Finanzierung

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Anhang

TOP 12 Beschlussfassung über die Gesamt und Einzelwirtschaftspläne 2009 TOP 13 Sonstiges

Siehe CDROM

Erläuterung der Tagesordnung und der Beschlussvorschläge der ordentlichen Eigentümerversammlung 2008 der Wohnungseigentümergemeinschaft Musterstraße 8, 23456 Musterstadt am 14. Mai 2008 TOP 3

Gesamt und Einzelabrechnungen für das Jahr 2007

Ausführliche Erläuterung der Jahresabrechnung; evtl. Ausführungen und Hinweise zu einem besonderen Abrechnungsmodus, zu einzelnen Positionen und evtl. Ver gleich der Kosten mit Kostenspiegel Bericht der Rechnungsprüfer Beschlussvorschlag: Die Wohnungseigentümergemeinschaft genehmigt die Ge samt und Einzelabrechnungen 2007 in der von der Verwaltung vorgelegten Fas sung. Die Guthaben bzw. Nachzahlungen werden mit der Beschlussfassung fällig gestellt und sind bis zum 14.06.2008 auszugleichen. TOP 4

Entlastung für das Geschäftsjahr 2007

a. der Verwaltung Beschlussvorschlag: Der Verwaltung wird für ihre Geschäftsführung für das Jahr 2007 Entlastung erteilt. b. der Mitglieder des Verwaltungsbeirats Beschlussvorschlag: Den Mitgliedern des Verwaltungsbeirats wird für ihre Amts führung im Jahr 2007 Entlastung erteilt TOP 5

Beschlussfassung über die Kündigung des Arbeitsvertrags mit dem Hausmeister Y

Darlegung der Gründe, warum der Vertrag gekündigt werden soll und welche rechtlichen und tatsächlichen Risiken hierbei zu bedenken sind. Beschlussvorschlag: Die Verwaltung wird beauftragt und ermächtigt, das Beschäf tigungsverhältnis mit dem Hausmeister Y fristgerecht zu kündigen. TOP 6

Beschlussfassung über die Beauftragung eines Hausmeisterdienstes einschließlich Winterdienst

Erläuterungen zu den Gründen für die Beauftragung eines externen Hausmeister dienstes; Erläuterung der Vor und Nachteile; Erläuterung des ins Auge gefassten Vertrags; Bericht über andere Vertragsangebote, Preisvergleiche etc. Beschlussvorschlag: Die Verwaltung wird beauftragt, mit dem Hausmeister X ab dem __________ 2008 einen Betreuungsvertrag auf der Grundlage des Angebotes vom ________ 2008 (monatliche Kosten: ______ Euro) einschließlich Winter dienst abzuschließen.

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Anhang

TOP 7

Beschlussfassung über eine Dachsanierung einschließlich Sonderum lage in Höhe von 25.000 Euro

Erläuterung des bestehenden Zustandes; warum die Maßnahme durchgeführt werden muss; Darstellung evtl. alternativ bestehender technischer Möglichkeiten und ihrer Vor und Nachteile einschl. Kosten; sofern vorhanden: Bericht von einem Sachverständigengutachten; evtl. Empfehlung und Begründung der Empfehlung. Überreichung einer Liste über den konkreten anteiligen Betrag, den jeder Eigentü mer zu leisten hat. Beschlussvorschlag: Die Verwaltung wird beauftragt, die Sanierung des Daches gemäß Kostenvoranschlag der Firma Z vom ______ in Auftrag zu geben. Die Kos ten der Maßnahme werden im Wege einer Sonderumlage finanziert. Die Son derumlage beträgt 25.000 Euro. Sie wird von jedem Eigentümer entsprechend seiner Miteigentumsanteile aufgebracht. Die konkreten Beträge ergeben sich aus der Liste, die Bestandteil des Protokolls ist. Die Sonderumlage ist mit Beschlussfas sung fällig und spätestens bis zum _______ zu begleichen. TOP 8

Beschlussfassung über die Neugestaltung und bepflanzung des Vorgartens

Erläuterung des bestehenden Zustandes; warum die Maßnahme durchgeführt werden muss; Darstellung evtl. alternativ bestehender Möglichkeiten und ihrer Vor und Nachteile einschl. Kosten; evtl. Empfehlung und Begründung der Empfeh lung sowie Darstellung, dass der Ansatz im Wirtschaftsplan der laufenden Instand haltung ausreichend ist, um die Maßnahme zu finanzieren. Beschlussvorschlag: Die Verwaltung wird beauftragt, die Neugestaltung und be pflanzung des Vorgartens entsprechend der Planung und des Kostenvoranschlages der Firma B vom _____ 2008 bei der Firma B in Auftrag zu geben. Die Kosten der Maßnahme werden durch Einstellung in die laufenden Instandhaltungskosten finanziert. TOP 9

Beschlussfassung über den Abschluss eines Gartenpflegevertrags

Erläuterung des bestehenden Zustandes; warum die Maßnahme durchgeführt werden muss; Darstellung evtl. alternativ bestehender Möglichkeiten und ihrer Vor und Nachteile einschl. Kosten; evtl. Empfehlung und Begründung der Empfeh lung. Beschlussvorschlag: Die Verwaltung wird beauftragt, mit dem Gärtnereifachbe trieb B ab dem _____ 2008 einen Gartenpflegevertrag auf der Grundlage des Angebots vom ______ 2008 (monatliche Kosten: ______ abzuschließen.

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Anhang

TOP 10

Beschlussfassung über Austausch und Neugestaltung der Haustür und Briefkastenanlage (anstatt weiß lackiertem Holz, schwarz elo xiertes Metall) einschließlich Finanzierung

Erläuterung des bestehenden Zustandes; warum die Maßnahme durchgeführt werden muss; Darstellung evtl. alternativ bestehender technischer Möglichkeiten und ihrer Vor und Nachteile einschl. Kosten; sofern vorhanden: Bericht von einem Sachverständigengutachten; evtl. Empfehlung und Begründung der Empfehlung Beschlussvorschlag: Wegen altersbedingter Abnutzung beschließt die Eigentü mergemeinschaft den Ersatz der bestehenden Haustür und Briefkastenanlage. Als Ersatz der abgenutzten Anlage wird gemäß Angebot der Firma F vom _____ 2008 eine neue, bestehend aus schwarz eloxiertem Metall, eingebaut. Die Aufteilung der Anlage bleibt wie bisher bestehen. Die Verwaltung wird ermächtigt, die Firma F gemäß des o. g. Angebots zu beauftragen. Die Kosten der Maßnahme werden der Instandhaltungsrücklage entnommen. TOP 11

Beschlussfassung über die Renovierung des Treppenhauses ein schließlich Finanzierung

Erläuterung des bestehenden Zustandes; warum die Maßnahme durchgeführt werden muss; Darstellung evtl. alternativ bestehender technischer Möglichkeiten und ihrer Vor und Nachteile einschl. Kosten; sofern vorhanden: Bericht von einem Sachverständigengutachten; evtl. Empfehlung und Begründung der Empfehlung Beschlussvorschlag: Wegen altersbedingter Abnutzung beschließt die Eigentü mergemeinschaft die Renovierung des Treppenhauses gemäß Vorschlag und Ange bot der Malerfachfirma M vom _____ 2008. Die Farbgestaltung bleibt unverän dert. Die Verwaltung wird ermächtigt, die Firma M gemäß des o. g. Angebots zu beauftragen. Die Kosten der Maßnahme werden der Instandhaltungsrücklage entnommen. TOP 12

Beschlussfassung über den Wirtschaftsplan 2009

Ausführliche Erläuterung des Wirtschaftsplans; evtl. Ausführungen und Hinweise zu einzelnen Positionen und evtl. Vergleich der Kosten mit Kostenspiegel. Begrün dung der Verdoppelung der Zuführung zur Instandhaltungsrücklage. Beschlussvorschlag: Die Wohnungseigentümergemeinschaft beschließt die Ge samt und Einzelwirtschaftspläne 2009 in der von der Verwaltung vorgelegten Fassung. TOP 13 Sonstiges Unter diesem Tagesordnungspunkt können keine Beschlüsse gefasst werden, es sei denn, alle Eigentümer wären anwesend und unter Verzicht auf Formen und Fristen hiermit einverstanden.

244

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Übersicht über erforderliche Mehrheiten Übersicht Beschlusskompetenzen Maßnahme

Mehrheits erfordernisse

Stimmprinzip

Besonderheiten

§ 12 Abs. 4 WEG: Aufhebung einer vereinbar ten Veräußerungs/Vermie tungsbeschränkung

einfacher Mehrheits beschluss

gesetzliches Stimm prinzip nach Köpfen (§ 25 Abs. 2 WEG) oder abweichend hiervon vereinbartes Stimm prinzip (derzeit streitig)

Löschung der Veräu ßerungs/Vermie tungsbeschränkung im Grundbuch

§ 16 Abs. 3 WEG: dauerhafte Änderung des gesetzlichen oder vereinbar ten KostenVerteilerschlüssels hinsichtlich der Betriebskos ten des Gemeinschafts und Sondereigentums sowie der Kosten der Verwaltung

einfacher Mehrheits beschluss

gesetzliches Stimm prinzip nach Köpfen (§ 25 Abs. 2 WEG) oder abweichend hiervon vereinbartes Stimmprinzip (derzeit streitig)

keine Grundbuch berichtigung erforder lich

§ 16 Abs. 4 WEG: Änderung des gesetzlichen oder vereinbarten KostenVer teilerschlüssels hinsichtlich der Kosten einer konkreten Maßnahme der Instandhal tung/setzung gemäß § 21

doppelt qualifizierte Mehrheit: drei Viertel aller stimmberechtigten und im Grundbuch eingetragenen Woh nungseigentümer, die

zwingend gesetzliches Stimmprinzip nach Köpfen (§ 25 Abs. 2 WEG)

Abs. 3, 5 Nr. 2 WEG, der modernisierenden Instand setzung gemäß § 22 Abs. 3 i. V. m. § 21 Abs. 3, 5 Nr. 2 WEG, der baulichen Verände rung gemäß § 22 Abs. 1 WEG oder einer Modernisierung bzw. der Anpassung des gemeinschaftlichen Eigen tums an den Stand der Tech nik gemäß § 22 Abs. 2 WEG

mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile repräsentieren, müs sen zustimmen

§ 21 Abs. 7 WEG: Zahlungs, Fälligkeits und Verzugsmodalitäten, Kosten eines besonderen Gebrauchs, Kosten für einen besonderen Verwaltungsaufwand

einfacher Mehrheits beschluss

gesetzliches gesetzli ches Stimmprinzip nach Köpfen (§ 25 Abs. 2 WEG) oder ab weichend hiervon ver einbartes Stimmprinzip

Beschlussfassung auch dann möglich, wenn gesetzliche oder be stehende vereinbarte Regelungen dauerhaft geändert werden

245

Anhang

Übersicht Beschlusskompetenzen § 22 Abs. 1 WEG: bauliche Veränderung des Gemeinschaftseigentums

einfacher Mehrheits beschluss

gesetzliches gesetzli ches Stimmprinzip nach Köpfen (§ 25 Abs. 2 WEG) oder abweichend hiervon vereinbartes Stimm prinzip

§ 22 Abs. 2 WEG: Modernisierung bzw. Anpas sung des Gemeinschafts eigentums an den Stand der Technik

doppelt qualifizierte Mehrheit: drei Viertel aller stimmberechtigten und im Grundbuch eingetragenen Woh nungseigentümer, die mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile repräsentieren, müs sen zustimmen

zwingend gesetzliches Stimmprinzip nach Köpfen (§ 25 Abs. 2 WEG)

§ 22 Abs. 3 WEG (i. V. m. § 21 Abs. 3, 5 Nr. 2 WEG): modernisierende Instandset zung des Gemeinschaftsei gentums

einfacher Mehrheits beschluss

gesetzliches Stimm prinzip nach Köpfen (§ 25 Abs. 2 WEG) oder abweichend hiervon vereinbartes Stimmprinzip

246

sämtliche über das Maß des § 14 Nr. 1 WEG hinaus benach teiligten Wohnungsei gentümer müssen zustimmen

Anhang

Muster für einen rechtlichen Hinweis des Verwalters bei einer baulichen Veränderung Siehe CDROM Der Verwalter gibt zum Antrag zu TOP X folgende Hinweise: Bei der beantragten Maßnahme dürfte es sich um eine bauliche Veränderung handeln, für die gemäß § 22 Abs. 1 WEG die Zustimmung jedes Eigentümers erfor derlich ist, dessen Rechte über das in § 14 Nr. 1 WEG bestimmte Maß beeinträch tigt werden. Nach der Rechtsprechung ist dieser Begriff der Beeinträchtigung weit zu verste hen. Neben optischen Beeinträchtigungen sind insbesondere Kostennachteile zu beachten. Eine Beeinträchtigung wird von der Rechtsprechung selbst dann ange nommen, wenn der Antragsteller die Übernahme aller Kosten einschließlich der Folgekosten zusichert, weil im Falle von Schäden Streitpotenzial über die Ein standspflicht besteht. Es ist daher davon auszugehen, dass die Zustimmung sämtlicher Eigentümer erfor derlich ist. Gleichwohl eröffnet § 22 Abs. 1 WEG die Möglichkeit eines zustimmenden Mehr heitsbeschlusses. Dieser wäre jedoch erfolgreich anfechtbar mit der Folge der Be schlussaufhebung durch das Gericht. Bei einer erfolgreichen Anfechtung werden alle Anfechtungsbeklagten (das sind alle Miteigentümer mit Ausnahme des oder der Anfechtungskläger/s) mit den Kosten des Gerichtsverfahrens und Anwaltskos ten belastet, unabhängig von ihrem individuellen Abstimmungsverhalten. Wird der zustimmende Mehrheitsbeschluss nicht angefochten, erwächst er in Bestandkraft und ist damit bindend.

Muster für einen Beschluss zur Zustimmung zu einer baulichen Veränderung Siehe CDROM Die Eigentümergemeinschaft stimmt der Vergrößerung des hofseitig gelegenen Dachflächenfensters (genaue Beschreibung, z. B. Verbreiterung um 50 cm durch ein feststehendes Fensterelement gemäß bereits bestehender Gestaltung des vor handenen Fensters etc.) durch den Eigentümer der Dachgeschosswohnung Nr. 11, Herrn Ulrich Meier, unter der Bedingung zu, dass Herr Meier mit der WEG _________________, vertreten durch den Verwalter, folgende schriftliche Verein barung trifft: 1. Die Ausführung erfolgt zu Kostenlasten von Herrn Meier durch einen von ihm zu beauftragenden Fachbetrieb. 2. Herr Meier ist verpflichtet, zu eigenen Kostenlasten alle erforderlichen Instand haltungs und Instandsetzungsmaßnahmen durchzuführen.

247

Anhang

3. Bei künftigen durch die Eigentümergemeinschaft veranlassten Maßnahmen, insbesondere Instandhaltungs, Instandsetzungs und Modernisierungsmaß nahmen, hat Herr Meier der Eigentümergemeinschaft alle Mehraufwendungen, die durch das vergrößerte Dachflächenfenster entstehen, zu erstatten. Dies gilt auch für sonstige Mehraufwendungen der Eigentümergemeinschaft, z. B. für erhöhten Reinigungsaufwand und erhöhte Versicherungsprämien. 4. Sofern unklar ist, ob ein auftretender Mangel, Schaden oder eine sonstige Ge gebenheit (auch) auf die Vergrößerung des Dachflächenfensters zurückzufüh ren ist, verpflichtet sich Herr Meier zur Finanzierung der zur endgültigen Fest stellung erforderlichen Maßnahmen (z. B. Einholung von Sachverständigengut achten). Herrn Meier stehen insoweit keine Erstattungsansprüche gegen die Gemeinschaft zu, und zwar selbst dann nicht, wenn sich herausstellt, dass das Dachflächenfenster nicht ursächlich ist. 5. Herr Meier übernimmt die Verkehrssicherungspflicht für das vergrößerte Dach flächenfenster und stellt die Eigentümergemeinschaft von etwaigen Ansprü chen Dritter frei. 6. Bei Veräußerung der Dachgeschosswohnung Nr. 11 hat Herr Meier die schriftli che Erklärung des Erwerbers vorzulegen, dass dieser in die Bedingungen dieses Beschlusses eintritt. Soweit diese Erklärung nicht bis zum Eintritt des Besitz übergangs vorliegt, verpflichtet sich Herr Meier gegenüber der Eigentümerge meinschaft zum unverzüglichen Rückbau und zur fachgerechten Herstellung des ursprünglichen Zustands. 7. Zur Absicherung der vorgenannten Verpflichtungen, insbesondere auch des Rückbauanspruchs, hat Herr Meier vor Baubeginn zugunsten der Gemeinschaft beim Verwalter eine Kaution in Höhe von _______ Euro zu hinterlegen. 8. Die Kaution steht der Gemeinschaft zu. Sie wird buchhalterisch gesondert geführt. Sofern Zinsgutschriften erfolgen, erhöhen diese Beträge die Kaution, ohne dass Herrn Meier ein Auszahlungsanspruch zusteht. Allein die Gemein schaft entscheidet durch Mehrheitsbeschluss unter Stimmrechtsausschluss von Herrn Meier, ob und in welcher Höhe Forderungen, die der Gemeinschaft gegen Herrn Meier zustehen, aus dem Kautionsguthaben befriedigt werden und wann die Kaution zurückgezahlt wird. Solange die vorstehende Vereinbarung nicht abgeschlossen ist, gilt die Zustim mung der Gemeinschaft als nicht erteilt und mit der Ausführung der Maßnahme darf nicht begonnen werden.

248

Anhang

Muster einer BeschlussSammlung Siehe CDROM

WEG Musterstraße 8, 23456 Musterhausen Lfd. Wortlaut der verkün Verkündung Nr. deten Beschlüsse/ Urteilsformeln 1

2

Die Gesamt und Einzelabrechnungen 2007 werden in der von der Verwaltung vorgelegten Fassung genehmigt.

Die Wohnungseigen tümergemeinschaft ermächtigt den Ver walter für den Fall, dass ein Wohnungs eigentümer mit den Hausgeldvorauszah lungen für mindestens zwei Monate in Verzug gerät, durch einseitige Erklärung gegenüber dem Hausgeldschuld ner, den gesamten Hausgeldbetrag für das betreffende Kalender jahr in einer Summe sofort fällig zu stellen und beizutreiben.

Anmerkung

in der Eigentümerver sammlung am 21.04.2008 in der Gaststätte „Zum gol denen Ritter“, Muster str. 58, 23456 Muster hausen

Eintra gungs datum 22.04.2008

angefochten AG Muster hausen  206 C 136/08 

30.05.2008

Beschluss un gültig lfd. Nr. 9

24.09.2008

in der Eigentümerver sammlung am 21.04.2008 in der Gaststätte „Zum gol denen Ritter“, Musterstr. 58, 23456 Musterhausen

22.04.2008

angefochten AG Muster hausen  206 C 152/08 

05.06.2008

Anfechtungs klage abgewie sen lfd. Nr. 8

08.08.2008

249

Anhang

WEG Musterstraße 8, 23456 Musterhausen Lfd. Wortlaut der verkün Verkündung Nr. deten Beschlüsse/ Urteilsformeln

250

Anmerkung

Eintra gungs datum

3

Der Antrag, „Die Woh nungseigentümer beschließen, Herrn Rechtsanwalt Willi Muster aus Muster hausen mit der Einlei tung eines selbststän digen Beweisverfah rens gegen die Bauträ ger B GmbH wegen der Mängel an der Fassade zu beauftragen“ wurde abgelehnt.

in der Eigentümerver sammlung am 21.04.2008 in der Gaststätte „Zum gol denen Ritter“, Musterstr. 58, 23456 Musterhausen

22.04.2008

4

Die Wohnungseigen tümergemeinschaft beschließt, das Ver walterhonorar künftig gemäß der Vereinba rung im Verwalterver trag, somit nach Woh nungseinheiten, zu verteilen.

Umlaufbeschluss im schriftlichen Verfahren gemäß § 23 III WEG; verkündet durch Mit teilung an die Eigen tümer mit Schreiben des Verwalters vom 29.05.2008

30.05.2008

5

Die Beklagten werden als Gesamtschuldner verurteilt, an die Klä gerin 2.758,86 Euro nebst jährlicher Zinsen in Höhe von 5 Pro zentpunkten über dem jeweiligen Basiszins satz seit dem 04.01.2007 zu zahlen. Die Beklagten tragen die Kosten des Verfah rens. Das Urteil ist vorläufig vollstreckbar.

Urteil des Amtsgerichts Musterhausen  206 C 34/08  vom 30.05.2008 im Klage verfahren der WEG (Klägerin) . /. Dieter und Monika Muster mann (Beklagte)

05.06.2008

6

Zahlungsverpflichtung in Höhe von 1.646,97 Euro nebst weiterer Zinsen

Vollstreckungsbescheid AG Musterstadt  08 26173208  vom 30.05.2008 im gericht

06.06.2008

Anhang

WEG Musterstraße 8, 23456 Musterhausen Lfd. Wortlaut der verkün Verkündung Nr. deten Beschlüsse/ Urteilsformeln lichen Mahnverfahren der WEG Musterstr. 8, 23456 Musterhausen (Antragstellerin) . /. Dieter Musterfeld (Antragsgegner) 7

Urteil des Amtsgerichts Musterhausen  206 C 254/07  vom 06.06.2008 in dem Klageverfahren der Eigentümer Hilde und Der Klageantrag laute Ernst Mustermann (Kläger) . /. Monika te: die Beklagten zu und Dieter Musterfeld verpflichten, den De (Beklagte) ckendurchbruch zwi Die Klage wird abge wiesen. Die Kläger tragen die Kosten des Verfahrens. Das Urteil ist vorläufig voll streckbar.

Anmerkung

Eintra gungs datum

13.06.2008

schen dem Erdge schoss und dem Kel lergeschoss in der Wohnung Nr. 2 des Hauses Musterstr. 8, 23456 Musterhausen wieder zu schließen und die Verbindungs treppe zu entfernen. 8

Urteil des Amtsgerichts Musterhausen  206 C 152/08  vom 30.06.2008 in dem Klageverfahren der Eigentümer Hilde und Der Klageantrag laute Ernst Mustermann te: Es wird beantragt, (Kläger) ./. die übrigen Eigentümer der WEG den Beschluss zu Musterstraße 8, 23456 TOP 3 (Vorfälligkeits klausel) für ungültig zu Musterhausen

Die Klage wird abge wiesen. Die Kläger tragen die Kosten des Verfahrens. Das Urteil ist vorläufig voll streckbar.

10.07.2008

erklären. Rechtskraftattest vom 06.08.2008

08.08.2008

251

Anhang

WEG Musterstraße 8, 23456 Musterhausen Lfd. Wortlaut der verkün Verkündung Nr. deten Beschlüsse/ Urteilsformeln 9

Der Beschluss zu TOP 2 der Eigentümerver sammlung vom 21.04.2008 (Genehmi gung der Gesamt und Einzelabrechnungen 2007) wird für ungül tig erklärt. Die Kosten des Verfahrens trägt Willi Mustermann, Mustertraße 98, 23456 Musterhausen als WEGVerwalter. Das Urteil ist vorläufig vollstreckbar.

Anmerkung

Eintra gungs datum

Urteil des Amtsgerichts Musterhausen  206 C 136/2008  vom 01.08.2008 im Klage verfahren der Eigen tümerin Karin Mus termeier . /. die übri gen Eigentümer der WEG Musterstraße 8, 23456 Musterhausen

06.08.2008

Rechtskraftattest vom 22.09.2008

24.09.2008

Muster einer sog. Sachverständigenklausel im Verwaltervertrag Siehe CDROM

§ ___ Aufgaben und Befugnisse des Verwalters … Bei größeren und/oder technisch schwierigen und/oder kostenaufwendigen Einzel sanierungsmaßnahmen hat der Verwalter den Eigentümern rechtzeitig die geson derte Beauftragung von Privatgutachtern/technischen Sonderfachleuten und eine rechtzeitige Beschlussfassung hierüber vorzuschlagen. In begründeten dringlichen Einzelfällen kann der Verwalter eine solche Beauftragung auch ohne vorausgehen de Beschlussfassung vornehmen, jedoch nur in Abstimmung mit dem Verwaltungs beirat. Eine solche Erstbeauftragung in Abstimmung mit dem Verwaltungsbeirat soll insbesondere auch dann erfolgen, wenn hierdurch die für die Willensbildung der Wohnungseigentümer in der nächsten Eigentümerversammlung erforderlichen Grundlagen ermittelt werden.

252

Anhang

Übersicht: Verteilung von Kosten der Rechtsverfolgung Kosten

Parteien

Kostenart

interne Verteilung

einer Beschlussanfech tungsklage

Wohnungsei gentümer gegen die übrigen Eigentümer

Kosten eines Rechtsstreits gemäß § 43 WEG

nach MEA, wenn GO nichts anderes bestimmt aber: der klagende Einzeleigentümer wird von der Kostenverteilung ausge nommen!

einer Wohngeldklage (einschließlich gerichtli chem Mahnverfahren)

WEG als Ver band gegen Wohnungs eigentümer

Kosten eines Rechtsstreits gemäß § 43 WEG

nach MEA, wenn GO nichts anderes bestimmt

einer sonstigen Binnenstrei tigkeit (z. B. Klage nach § 14 Nr. 4 WEG, Streitigkeiten über den zulässigen Ge brauch des Gemeinschafts eigentums, Beseitigung ei ner baulichen Veränderung)

WEG als Ver band gegen Wohnungs eigentümer

Kosten eines Rechtsstreits gemäß § 43 WEG

nach MEA, wenn GO nichts anderes bestimmt

einer sonstigen Binnen streitigkeit (z. B. Klage auf Zahlung von Schadenser satz)

Wohnungsei gentümer gegen WEG als Ver band

Kosten eines Rechtsstreits gemäß § 43 WEG

nach MEA, wenn GO nichts anderes bestimmt

Verwaltungs kosten gemäß § 16 Abs. 8, Abs. 2 WEG

nach MEA, wenn GO nichts anderes bestimmt

Mehrkosten gegenüber der WEG als Ver band ist der gesetzlichen Vergütung Auftraggeber eines Rechtsanwalts auf grund Vergütungsvereinba rung (§ 27 Abs. 2 Nr. 4 und Abs. 3 Nr. 6 WEG) einer Klage oder eines an deren gerichtlichen Ver fahrens zwischen der WEG als Verband gegen Dritte(n)

WEG als Ver band gegen Dritte(n) (oder umgekehrt)

WEG als Ver eines (außergerichtlichen) Rechtsgutachtens (z. B. Wirk band ist der Auftraggeber samkeit eines Beschlusses) einer Klage auf Entziehung des Wohnungseigentums gemäß § 18 WEG

WEG als Ver band gegen Wohnungs eigentümer

aber: der beklagte Einzeleigentümer wird von der Kostenverteilung ausge nommen!

aber: der beklagte Einzeleigentümer wird von der Kostenverteilung ausge nommen!

aber: der klagende Einzeleigentümer wird von der Kostenverteilung ausge nommen!

Verwaltungs nach MEA, wenn GO nichts anderes kosten gemäß bestimmt § 16 Abs. 2 WEG nach MEA, wenn GO nichts anderes Verwaltungs bestimmt kosten gemäß § 16 Abs. 2 WEG Verwaltungs kosten gemäß § 16 Abs. 7, Abs. 2 WEG

nach MEA, wenn GO nichts anderes bestimmt

253

Anhang

Muster für einen Hinweis an die Eigentümer zur Änderung des Heizkostenverteilerschlüssels Siehe CDROM Der Verwalter weist ausdrücklich darauf hin, dass gemäß § 6 Abs. 4 HeizkV eine Änderung des Verteilerschlüssels nur bis zum Ablauf der ersten drei Abrechnungs zeiträume zulässig ist. Die HeizkV ist grundsätzlich auch auf Wohnungseigentü mergemeinschaften anzuwenden, weshalb nach der herrschenden Meinung im Schrifttum Beschlüsse über die Änderung des Verteilerschlüssels trotz der gemäß § 16 Abs. 3 WEG eingeräumten Beschlusskompetenz nichtig sind. Einschlägige Rechtsprechung zu diesem Problem ist nicht bekannt. Die Nichtigkeit hätte sowohl die erfolgreiche Anfechtbarkeit des Änderungsbe schlusses mit entsprechend negativen Kostenfolgen für alle Anfechtungsbeklagten (= alle Mitglieder der Wohnungseigentümergemeinschaft mit Ausnahme des oder der Anfechtungskläger/s) als auch die Anfechtbarkeit jeder Jahresabrechnung zur Folge, die bei der Heizkostenabrechnung den geänderten Kostenvereilungsschlüssel verwendet. Soweit die Wohnungseigentümergemeinschaft gleichwohl den Änderungsbe schluss fasst und den Verwalter zur Anwendung des geänderten Kostenverteiler schlüssels anweist, erklärt der Verwalter hiermit, dass er jegliche Haftung gegen über der Eigentümergemeinschaft und den einzelnen Eigentümern ablehnt.

254

Anhang

Vollmachtsformular für Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen Siehe CD(ROM Vollmacht Als Eigentümer der Wohnung/des Teileigentums/der Garage/des Stellplatzes Nr. ___ in der Wohnungseigentümergemeinschaft Musterstraße 8, 23456 Muster( stadt, bevollmächtige/n ich/wir Vor( und Zuname: ______________________________________________ Anschrift: _____________________________________________________ hiermit Vor( und Zuname: ______________________________________________ Anschrift: _____________________________________________________ Einsicht in folgende Verwaltungsunterlagen zu nehmen (Zutreffendes bitte ankreu( zen!):








Beschluss(Sammlung Protokolle der Eigentümerversammlungen Aktueller Wirtschaftsplan Letzte Jahresgesamt( und Einzelabrechnung Sonstiges:

– auch durch Übersendung der Unterlagen per E(Mail oder per einfacher Post in Fotokopie. Der Vollmachtgeber hat den Vollmachtnehmer zur Verschwiegenheit verpflichtet, und zwar über alles, was der Vollmachtnehmer durch oder im Zusammenhang mit der Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen über die Wohnungseigentümer( gemeinschaft Musterstraße 8, 23456 Musterstadt oder deren Mitglieder erfährt. Der Vollmachtgeber erklärt, die beim Verwalter anlässlich dieser Vollmachtertei( lung entstehenden Kosten zu übernehmen. Der Verwalter ist zur Vorkasse berech( tigt und darf die Einsichtnahme bis zum Ausgleich seiner Kosten zurückbehalten. Die Kosten der Verwaltung betragen pauschal _____ Euro zuzüglich der Kosten für Fotokopien in Höhe von _____ Euro pro Seite, sofern angefallen. ______________________, den _____________________ _________________________________ Unterschrift des/der Eigentümer/s

255

Anhang

Vollmachtsformular für Einsichtnahme in die BeschlussSammlung Siehe CD(ROM Vollmacht zur Einsichtnahme in die BeschlussSammlung gemäß § 24 Abs. 7 Satz 8 WEG Als Eigentümer der Wohnung/des Teileigentums/der Garage/des Stellplatzes Nr. ____ in der Wohnungseigentümergemeinschaft Musterstraße 8, 23456 Mus( terstadt, bevollmächtige/n ich/wir Vor( und Zuname: ______________________________________________ Anschrift: _____________________________________________________ hiermit Vor( und Zuname: ______________________________________________ Anschrift: _____________________________________________________ E(Mail(Adresse: ________________________________________________ Einsicht in die Beschluss(Sammlung zu nehmen – auch durch Übersendung der Beschluss(Sammlung per E(Mail oder per einfacher Post in Fotokopie. Der Vollmachtgeber hat den Vollmachtnehmer zur Verschwiegenheit verpflichtet, und zwar über alles, was der Vollmachtnehmer durch oder im Zusammenhang mit der Einsichtnahme in die Beschluss(Sammlung über die Wohnungseigentümerge( meinschaft Musterstraße 8, 23456 Musterstadt oder deren Mitglieder erfährt. Der Vollmachtgeber erklärt, die beim Verwalter durch diese Vollmachterteilung entstehenden Kosten zu übernehmen. Der Verwalter ist zur Vorkasse berechtigt und darf die Einsichtnahme bis zum Ausgleich seiner Kosten zurückbehalten. Die Kosten der Verwaltung betragen pro Einsichtnahme pauschal ____ Euro zuzüglich der Kosten für Fotokopien in Höhe von ____ Euro pro Seite, sofern angefallen. ___________________, den ___________________ ______________________ Unterschrift

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