Wie aus Ideen Präsentationen werden: Planung, Plot und Technik für professionelles Chart-Design mit PowerPoint

,

Vorhergehende Folie bzw. vorhergehenden Animationsschritt zeigen.



Erste Folie anzeigen.

<Ende>

Letzte Folie anzeigen.

und dann <Enter>

Geben Sie eine Foliennummer () ein und drücken Sie dann <Enter>, um die betreffende Folie anzuzeigen.

, <.>

Folie ausblenden und Schwarzfolie (engl. Black) zeigen. Drücken einer beliebigen Taste beendet den Modus und zeigt wieder die ursprüngliche Folie an.

<W>, <,>

Folie ausblenden und Weißfolie zeigen. Drücken einer beliebigen Taste beendet den Modus und zeigt wieder die ursprüngliche Folie an.



Liste mit Steuerelementen anzeigen.

<Esc>

Bildschirmpräsentation beenden.

Kennen Sie die Situation während der Fragerunde am Ende einer Präsentation, wenn ein Zuhörer auf eine bestimmte Folie verweist („Können Sie nochmal Folie Nummer 12 zeigen?“). Viele Referenten reagieren dann etwas ungelenk, indem sie die Bildschirmpräsentation abbrechen und in der Foliensortierung zu suchen beginnen. Merken Sie sich daher die elegantere Variante: Solange die Bildschirmpräsentationsansicht aufliegt, können Sie durch Eingabe der Foliennummer und anschließendes Drücken von <Enter> die Folie direkt aufrufen. Und natürlich sollte auf jeder Folie die Foliennummer stehen, um den Zuhörern die Chance zur gezielten Rückfrage zu geben.

12

Wenn mehrere Tastaturbefehle für dieselbe Funktion angegeben sind, können Sie diese wahlweise und gleichwertig verwenden.

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Präsentationen vorführen 6.1.2 Hervorhebungen während der Präsentation anbringen Während der Präsentation möchte man gewöhnlich auf bestimmte Elemente der Folie zeigen oder diese hervorheben. Neben der Verwendung von separaten Zeigegeräten (Laserpointer, Zeigestock, ausgestreckte Hand) bietet PowerPoint dafür in der Bildschirmpräsentationsansicht folgende Hilfsmittel: • Mauszeiger: Bewegen Sie die Maus, um den Mauszeiger (Pfeil) einzublenden und als Zeigegerät zu verwenden. • Simulierter Laserpointer: Halten Sie <Strg> und die linke Maustaste gedrückt, so wird ein roter Punkt in der Gestalt einer Laserpointer-Markierung eingeblendet. Bewegen Sie die Markierung mit der Maus. • Stift: Sie können handschriftliche Notizen und Kennzeichnungen auf der Folie vornehmen, indem Sie die STIFT-Funktion nutzen. Aktivieren Sie diese, indem Sie die rechte Maustaste drücken und aus dem Kontextmenü ZEIGEROPTIONEN / STIFT wählen. Alternativ können Sie die Maus bewegen, so dass der Mauszeiger sichtbar wird, und dann am unteren linken Bildschirmrand auf STIFT klicken (Abbildung 6.1, 2. Bild). Abbildung 6.2 zeigt die Verwendung der STIFT-Funktion. Nach Aktivierung der STIFT-Funktion in der Bildschirmpräsentationsansicht können Sie bei gedrückter linker Maustaste Freihandlinien zeichnen. Das erfordert, zugegeben, etwas Fingerfertigkeit und Übung. Die Farbe der Linie wählen Sie aus, indem Sie die rechte Maustaste drücken und dann aus dem Kontextmenü ZEIGEROPTIONEN / FREIHANDFARBE wählen. Am Ende der Bildschirmpräsentation können Sie wählen, ob die Freihandzeichnungen verworfen oder in der Präsentationsdatei beibehalten werden sollen.

Abbildung 6.2: STIFT-Funktion in der Bildschirmpräsentationsansicht

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I

Grundlegende Techniken in PowerPoint

6.1.3 Weitere Präsentationshilfsmittel nutzen 13

Als Zeigegeräte sind Laserpointer und Zeigestöcke verbreitet – beide sind nützlich, sollten jedoch zurückhaltend und gezielt eingesetzt werden. Darüber hinaus bietet es sich zur Steuerung der Präsentation an, eine gute Funkmaus (Reichweite von mehreren Metern!) oder, besser noch, eine spezielle Präsentationsfernbedienung zu verwenden. Letztere erlaubt es, sich während der Präsentation frei im Raum zu bewegen und mithilfe eines handlichen Geräts die wichtigsten Befehle zur Präsentationssteuerung (insbesondere Vor- und Zurückblättern) auszulösen. Wer oft mit PowerPoint präsentiert, sollte sich eine solche Fernbedienung unbedingt zulegen – man ist damit nicht mehr an den Laptop gefesselt und macht buchstäblich eine bessere Figur.

6.2 Bildschirmpräsentation am Beamer vorführen 6.2.1 Beamer anschließen und einrichten Immer wieder spannend wird es, wenn man einen Beamer an die VGA-Schnittstelle des Laptops anschließt, um die Präsentation an eine (Lein-)Wand zu projizieren. Je nachdem, welche Laptop- und Beamer-Modelle man miteinander verbindet, kommt die Projektion mehr oder weniger reibungslos zustande. Moderne Laptops erkennen oftmals den angeschlossenen Beamer automatisch; bei anderen Laptops hingegen muss man die Ausgabe des Bildes über die VGASchnittstelle noch manuell freischalten. Oftmals geschieht das durch Drücken einer Tastenkombination (z. B. die -Taste auf der Laptop-Tastatur zusammen mit einer der Funktionstasten, z. B. oder , welche ein Symbol für die Monitor-Auswahl trägt) oder durch einen Befehl in der Windows-Steuerung. Diese kann gewöhnlich aufgerufen werden, indem man mit der rechten Maustaste auf den Desktop (Windows-Startbildschirm) klickt und dann aus dem Kontextmenü GRAFIKOPTIONEN / AUSGABE IN wählt, sinngemäß gefolgt von einer Option, die für duale Monitornutzung steht (auf unserem Laptop ist das ERWEITERTER DESKTOP / NOTEBOOK + MONITOR). Manchmal muss man auch die Bildschirmauflösung des Laptops verändern, um eine einwandfreie Projektion zu erzielen. Ebenso kann es erforderlich sein, einige Einstellungen an dem Beamer vorzunehmen. Gewöhnlich muss man die Eingangsquelle für das Bildsignal auswählen (die Auswahl trägt Be13

Weithin verbreitet sind rote Laserpointer. Im gut sortierten PC- und Bürozubehörhandel sind auch grüne Laserpointer erhältlich, welche zwar etwas teurer als die roten Modelle sind, jedoch den Vorteil haben, dass sie bei ungünstigen Beleuchtungssituationen wesentlich besser sichtbar sind.

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Präsentationen vorführen zeichnungen wie „Source“ oder „Input“; die benötigte Option heißt dann z. B. „VGA“ oder „PC“). Bei modernen Geräten spielt es keine Rolle, ob man Laptop oder Beamer zuerst anschaltet und in welcher Reihenfolge man die Geräte miteinander verbindet. Schalten Sie den Beamer nicht verfrüht aus; auch in kurzen Pausen während des Vortrags sollte der Beamer eingeschaltet bleiben (verwenden Sie ggf. die Schwarzbildfunktion in der Bildschirmpräsentationsansicht, um das Bild kurzzeitig auszublenden). Häufige Ein-/Ausschaltvorgänge und mithin Temperaturwechsel können der teuren Lampe im Beamer schaden, und zudem kann es passieren, dass der Beamer sich nach dem Ausschalten für einige Zeit nicht wieder einschalten lässt. 6.2.2 Referentenansicht verwenden Normalerweise sehen Sie auf dem Bildschirm Ihres Laptops genau dasselbe Bild, welches auch die Zuhörer in der Präsentation sehen – in der Bildschirmpräsentationsansicht ist dies das Vollbild der jeweiligen Folie. Das birgt jedoch einige Probleme, da Ihnen damit wichtige Informationen fehlen. Insbesondere sehen Sie eventuelle Notizen, die Sie zu der Folie angelegt haben, nicht. Darüber hinaus können Sie nicht vorab erkennen, welche Folie als nächste folgt, was die Gestaltung einer rhetorisch sauberen Überleitung erschwert. Eine mögliche Lösung besteht darin, Sprechernotizen auf Papier zu verwenden. Eleganter ist die Referentenansicht, mit der PowerPoint die Möglichkeit bietet, auf dem LaptopBildschirm weitere Informationen anzuzeigen, während in der Projektion nur die aktuelle Folie zu sehen ist. Um die Referentenansicht zu nutzen, aktivieren Sie auf der Registerkarte BILDSCHIRMPRÄSENTATION in der Kategorie BILDSCHIRME das Kontrollkästchen REFERENTENANSICHT (der Beamer muss bereits mit dem Laptop verbunden sein). Jetzt gibt es zwei Möglichkeiten: Idealerweise lässt sich das Kontrollkästchen aktivieren, und Sie müssen nur mit dem Auswahlfeld über dem Kontrollkästchen REFERENTENANSICHT festlegen, auf welchem der beiden verfügbaren Anzeigegeräte (Laptop oder Beamer) die Vollbild-Bildschirmpräsentation angezeigt werden soll (vgl. Abbildung 6.5). Es kann aber auch passieren, dass das Kontrollkästchen sich nicht aktivieren lässt und stattdessen eine Meldung wie in Abbildung 6.3 erscheint. Klicken Sie auf ÜBERPRÜFEN, so dass die Dialogbox gemäß Abbildung 6.4 erscheint.

Abbildung 6.3: Meldung bei Einrichtung der Referentenansicht

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I

Grundlegende Techniken in PowerPoint

Abbildung 6.4: Ausgabe auf mehreren Bildschirmen einrichten

Hier sollte es möglich sein, im Feld MEHRERE ANZEIGEN die Option „Diese Anzeigen erweitern“ zu wählen; anschließend bestätigen Sie mit einem Klick auf ÜBERNEHMEN. Im oberen Teil des Fensters sollten jetzt wie in Abbildung 6.4 die Symbole zweier Bildschirmansichten mit den Ziffern c und d erscheinen. Klicken Sie auf IDENTIFIZIEREN, so sollten für einige Sekunden auf dem Laptop-Bildschirm die Ziffer 1 und in der Projektion die Ziffer 2 eingeblendet werden. Bestätigen Sie dann mit OK und aktivieren Sie das Kontrollkästchen REFERENTENANSICHT auf der Registerkarte BILDSCHIRMPRÄSENTATION. Beachten Sie auch die Einstellungen, die in Abbildung 6.5 gezeigt werden.

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Präsentationen vorführen

Nach Aktivierung von REFERENTENANSICHT wählen Sie in dem darüber liegenden Auswahlfeld das Ausgabegerät aus, auf dem die VollbildBildschirmpräsentation gezeigt wird. Dies sollte nicht der Hauptbildschirm sein. Abbildung 6.5: Referentenansicht aktivieren

Wenn Sie nun die Bildschirmpräsentationsansicht starten, sollte in der Projektion das Vollbild der Folie sichtbar sein, während auf dem Laptop-Bildschirm die Ansicht wie in Abbildung 6.6 erscheint. Aktuelle Folie

Befehle zur Präsentationssteuerung

Foliensortierung/Folgefolien

Eventuell vorhandene Notizen zu der Folie

Bereits verstrichene Vortragsdauer und Uhrzeit Abbildung 6.6: Referentenansicht

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I

Grundlegende Techniken in PowerPoint

6.3 Praxisbeispiel: Hyperlinks für flexiblen Präsentationsablauf Nicht immer ist der Verlauf einer Präsentation vollständig planbar: Aus den spontanen Fragen der Zuhörer, aus der jeweiligen Interessenlage im Auditorium, kurz: aus der Dynamik zwischen Vortragendem und Zuhörern heraus wird eine gute Präsentation lebendig. Für den Vortragenden ergibt sich damit die Herausforderung, sich nicht starr an seine Agenda zu halten. Dennoch kann man das Unplanbare ein Stück weit planen – man kann sich überlegen, welche Fragen mit einiger Wahrscheinlichkeit aufkommen werden und welche Richtung die Präsentation damit nehmen könnte. Um diese Flexibilität auch in die PowerPoint-Präsentation zu tragen, gibt es das Instrument der Hyperlinks (Verknüpfungen): Ähnlich wie Sie das von Internet-Seiten kennen, können Sie auch auf PowerPoint-Folien Verknüpfungen einführen, mit denen sich per Mausklick andere Quellen öffnen lassen – das können entweder Verweise auf andere Folien in derselben Präsentation oder Verweise auf externe Quellen, etwa separat gespeicherte Bilddateien oder sogar Internetseiten, sein. Wir zeigen die Verwendung von Hyperlinks nachfolgend an einem Beispiel. Abbildung 6.7 zeigt eine Übersichtsfolie, wie sie gelegentlich in Business-Präsentationen verwendet wird. Ein komplexer Sachverhalt wird in Form von mehreren Schritten oder Bildern auf einer Folie dargestellt, um somit einen Gesamtzusammenhang zu verdeutlichen. Zu jedem Teil der Folie sind eines oder mehrere Detailschaubilder vorbereitet, die dann und nur dann aufgerufen werden, wenn die Zuhörer an diesen Details Interesse zeigen. Dazu verfährt man folgendermaßen: (1) Die Detailschaubilder werden am Ende der Präsentation als Anhang (Backup) oder unmittelbar hinter dem Übersichtsschaubild eingefügt. Es kann sinnvoll sein, die Detailschaubilder als ausgeblendet zu kennzeichnen (vgl. ↑3.4). (2) Auf dem Übersichtsschaubild werden nun Objekte definiert, von denen die Hyperlinks ausgehen sollen. Solche Objekte können Texte, Zeichenobjekte, Bilder oder Diagramme sein. Klickt man während des Präsentationsverlaufs auf ein solches Objekt, wird die zugeordnete Detailfolie angezeigt. (3) Im Beispiel aus Abbildung 6.7 wollen wir die drei Diagramme als Objekte für die Hyperlinks verwenden. Um einen Hyperlink einzurichten, klicken Sie eines der Diagramme an und wählen Sie aus der Menüleiste EINFÜGEN / AKTION. In der dann erscheinenden Dialogbox AKTIONSEINSTELLUNGEN wählen Sie die Folie aus, die verknüpft werden soll (Abbildung 6.8). (4) Der Hyperlink wird erst dann sichtbar und wirksam, wenn Sie die Folie in der Bildschirmpräsentationsansicht betrachten. Bewegen Sie in dieser Ansicht den Mauszeiger und stellen ihn auf das Objekt mit dem Hyperlink. Der Mauszeiger erscheint dort nicht mehr als Pfeil, sondern als Hand . Klicken Sie nun, um die verknüpfte Folie aufzurufen. 96

Präsentationen vorführen

Eine beliebte Variante zur Darstellung komplexer Sachverhalte im Überblick: Ein Gesamtzusammenhang wird in seine drei Teile zerlegt und jeweils mit kurzer Evidenz hinterlegt (in unserem Beispiel jeweils ein einfaches Diagramm). Ein solches Schaubild ist gut geeignet, um mithilfe von Hyperlinks auf weitere Details zugreifen zu können. Die Struktur des Schaubildes werden wir im Zusammenhang mit den Konzept-Schaubildern in ↑10.4.6 als Argumentation wiederfinden.

Abbildung 6.7: Übersichtsschaubild mit Hyperlinks

Klicken Sie das Objekt an, welches den Hyperlink tragen soll, und wählen Sie aus der Menüleiste EINFÜGEN / AKTION. In der Dialogbox AKTIONSEINSTELLUNGEN (links) wählen Sie auf der Registerkarte MAUSKLICK die Option HYPERLINK ZU und dann aus der Liste die Option FOLIE. Es öffnet sich eine neue Dialogbox, in der Sie die Folie auswählen, auf die der Hyperlink verweisen soll. Im Feld HYPERLINK ZU (links) haben Sie auch die Möglichkeit, Verweise auf externe Quellen, etwa eine Internetseite (URL) oder eine andere Datei, zu erstellen. Solche externen Quellen sind mit Vorsicht zu verwenden, da sie möglicherweise während der Präsentation nicht verfügbar sind und zu Störungen führen können.

Abbildung 6.8: Hyperlink einfügen

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Teil II: Entwurf von Präsentationen und Schaubildern

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Entwurf von Präsentationen und Schaubildern

Von der Idee bis zum fertigen Schaubild: Im zweiten Teil des Buches lernen Sie, wie man Ideen strukturiert, Präsentationen entwirft und letztlich einzelne Schaubilder gestaltet. Dieser Teil des Buches liegt uns ganz besonders am Herzen, denn unter all den schwachen Präsentationen, die man allzu häufig zu sehen bekommt, kranken die meisten an methodischen Defiziten in Entwurf und Umsetzung. Dabei braucht man keineswegs ein kreatives Genie zu sein oder tagelange Arbeit zu investieren: Gute Business-Präsentationen sind erlernbar und erfordern in erster Linie strukturiertes Vorgehen. Die bewährte Methodik zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt anhand der Präsentationswertschöpfungskette, die wir in Kapitel 7 einführen und deren Stufen uns durch die Kapitel 7 bis 10 leiten. Präsentationen sind ein weites Feld. Daher beginnen wir Kapitel 7 mit einer Begriffsklärung und besprechen, was Business-Präsentationen sind und welche Kommunikationsprinzipien dabei beachtet werden sollten. Kapitel 8 hilft Ihnen, die Botschaften und die Geschichte der Präsentation zu entwerfen. Entlang des 3S-Ansatzes (Strategie, Struktur, Stil) planen wir die Präsentation und legen den berühmten roten Faden aus. In Kapitel 9 hängen wir an diesem roten Faden Schaubilder auf. Wir entwerfen Aussagetitel und Skizzen unserer Schaubilder auf Basis der zuvor formulierten Botschaften – Storylining und Storyboarding nennen wir diese Arbeitsschritte. Kapitel 10 schließlich nimmt sich als Bildergalerie aus: Sie erfahren, wie ein Schaubild strukturiert sein sollte und welche Bausteine zur Verfügung stehen, um die Skizzen aus Kapitel 9 relativ mühelos in ein professionelles Schaubilddesign zu übersetzen. Über die Kapitel 7 bis 10 spannt sich ein zusammenhängendes Praxisbeispiel, welches Schritt für Schritt die Entstehung einer Beispielpräsentation entlang der gesamten Präsentationswertschöpfungskette zeigt. In Teil II konzentrieren wir uns voll und ganz auf die Methodik zum Entwurf von Präsentationen und Schaubildern. PowerPoint als Werkzeug, welches wir letztlich zur technischen Umsetzung dieser Schaubilder verwenden werden, bleibt ganz bewusst außen vor und findet seine Anwendung in den Teilen I und III dieses Buches.

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7 Präsentationsphilosophie 7.1 Unsere Sicht auf Präsentationen Entwarnung für alle, die sich beim Titel dieses Kapitels erschreckt haben: Wir fassen uns sehr kurz mit der Theorie, und philosophiert wird hier eigentlich gar nicht. Ein paar Grundlagen müssen wir aber vorab klären, damit wir in den folgenden Kapiteln nicht aneinander vorbeireden. Schließlich gibt es sehr viele verschiedene Interpretationen davon, was eine Präsentation ist, wie sie auszusehen hat und wozu man sie verwendet. Das Feld reicht vom nüchternen Fachvortrag im Hörsaal einer Universität bis hin zur bunten Diashow bei einer Hochzeitsfeier. Ganz klar, wir können in diesem Buch nur auf einen Ausschnitt aus diesem breiten Spektrum fokussieren (und Sie ahnen es – die bunten Diashows für Hochzeitsfeiern sind nicht darunter). Bevor wir also auf den folgenden Seiten in die Methodik zum Entwurf von Präsentationen einsteigen, schulden wir Ihnen die Antwort auf die Frage: Um welche Art von Präsentationen geht es hier eigentlich? Wir sind uns einig, dass wir uns in diesem Buch mit PowerPoint-Präsentationen beschäftigen wollen. PowerPoint ist nichts weiter als ein technisches Hilfsmittel, das uns bei der Erstellung von Schaubildern unterstützt. Derartige Schaubilder können wir nach ihrem Zweck und nach ihrem Zugang zum Adressaten klassifizieren: • Zweck beschreibt, was mit dem Schaubild erreicht werden soll. In Anlehnung an die klassische Rhetorik unterscheiden wir dabei zwischen Information, Überzeugung und Unterhaltung. Information bedeutet Vermittlung von Faktenwissen, so z. B. in wissenschaftlichen Vorträgen. Überzeugung bedeutet, den Adressaten zu einer bestimmten Handlung oder Meinung zu bewegen, etwa mithilfe von Entscheidungsvorlagen. Unterhaltung schließlich dient dem Vergnügen und stiftet soziale Integration. • Zugang ist der Kommunikationsweg, auf dem das Schaubild zum Adressaten gelangt. Entweder wird das Schaubild als Teil einer Präsentation verwendet, bei der ein Referent persönlich vorträgt und das Schaubild erklärt, oder das Schaubild dient der schriftlichen Dokumentation, soll also vom Adressaten gelesen und ohne weitere Erklärungen verstanden werden. Diese Dimensionen Zweck und Zugang spannen die Präsentationsmatrix in Abbildung 7.1 auf, welche die möglichen Anwendungen von PowerPoint zeigt:

M. Graebig et al., Wie aus Ideen Präsentationen werden, DOI 10.1007/978-3-8349-6562-2_7, © Gabler Verlag | Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH 2011

II

Entwurf von Präsentationen und Schaubildern

Zweck

Information

Überzeugung

Unterhaltung

Info-Container

Info-Grafik

• Faktensammlung („Fact Pack“, Ideensammlung)

• Business-Präsentation

• Memorandum (z. B. Gesprächsprotokoll)

• Vorlesung/Unterricht

• White Paper (z. B. Entscheidungsvorlage)

• Seminarvortrag • Referat

Comic

Anlassrede

• Spaßpräsentation, multimediale Grußkarte etc.

• Rede zum 20-jährigen Betriebsjubiläum, zur Weihnachtsfeier etc.

Dokumentation

Persönlicher Vortrag Zugang Abbildung 7.1: Die Präsentationsmatrix

• Info-Grafiken sind die Klassiker. Eine gute Info-Grafik stellt niemals den Referenten in den Hintergrund oder macht ihn gar überflüssig; sie ergänzt vielmehr den gesprochenen Vortrag und hilft dabei, Informationen zu visualisieren. Sie ist knapp gehalten und kommt mit einem Minimum an Text aus. Je nach Anwendung hat sie eine mehr oder weniger große Überzeugungskomponente (besonders stark in Business-Präsentationen). • Info-Container werden eigenständig (ohne Referenten) gelesen und dienen der schriftlichen Dokumentation, daher sind sie oftmals wortreicher, detaillierter und vollständig selbsterklärend. Der klassische Info-Container ist das Handout (der „Umdruck“) zum Vortrag. PowerPoint ist aber auch zur Erstellung ganz anderer Info-Container (Faktensammlungen, Beschlussvorlagen etc.) populär geworden. Vorsicht ist bei der Unterscheidung von Info-Grafik und Info-Container geboten. Während ein Info-Container detailreich sein muss, ist eine übermäßige Informationsdichte auf Info-Grafiken störend (das ist die berühmt-berüchtigte „überladene Folie“). In der Praxis ist dennoch die Versuchung groß, einen datenreichen Info-Container unmittelbar in einer Vortragssituation einzusetzen. Das lässt sich manchmal 102

Präsentationsphilosophie aus praktischen Gründen nicht ganz vermeiden, wenn schlicht die Zeit zur Erstellung neuer Schaubilder fehlt. Doch wenn das Schaubild schon Zwitter sein muss, setzen Sie zumindest die richtigen Akzente und überlegen Sie, welche Verwendung – Info-Container oder InfoGrafik – im Vordergrund stehen wird. • Nur der Vollständigkeit halber erwähnen wir die beiden übrigen Blöcke: Was wir als Anlassrede bezeichnen, kann beispielsweise die besagte bunte Diashow zu einem gesellschaftlichen Anlass sein. Und was wir Comic nennen, hatten Sie wahrscheinlich alle schon einmal in Ihrem E-Mail-Postfach: als Smiley-versehene Spaßpräsentation von Freunden oder Kollegen zu Themen wie „10 gute Gründe, um Montag Morgen im Bett zu bleiben“. In diesem Buch konzentrieren wir uns auf Info-Grafiken. Unser Fokus liegt dabei auf der Business-Präsentation, die gekennzeichnet ist durch eine faktenbasierte, wohl strukturierte Argumentation, gepaart mit klaren Schlussfolgerungen und handlungsorientierten Aussagen. In ihrer Form zeichnet sie sich durch Präzision und gediegene Schlichtheit aus. Stärker noch als bei den anderen Präsentationen im Info-Grafik-Segment verbindet sich das Element der Information („Kernbotschaft“ des Vortrags) mit dem Element der Überzeugung („So-what“ des Vortrags, also Antwort auf die Frage „was folgt daraus?“). Business-Präsentationen dieser Art sind ein alltägliches Kommunikationsmittel in Management und Verwaltung. Aber auch wissenschaftliche Fachvorträge, Vorlesungen und Referate können sehr von den methodischen Prinzipien und professionellen Standards profitieren, die wir auf den folgenden Seiten für BusinessPräsentationen vorstellen.

7.2 Präsentationen sind zielgerichtete Geschichten Es passiert allzu oft: Die Zuhörer ertragen die Präsentation mit wachsender Ungeduld, fühlen sich nicht angesprochen, suchen vergeblich einen roten Faden in der Faktenfülle und nehmen letztlich ein Gefühl der Leere mit. „Was wollten Sie uns denn eigentlich mit Ihrer Präsentation sagen?“ lautet dann die vernichtende Frage an den Referenten. Er hätte gut daran getan, sich diese Frage im Vorfeld des Vortrags zu stellen. Eine Business-Präsentation dient nämlich nicht der Unterhaltung eines Publikums (das sehen Sie ganz deutlich in der Präsentationsmatrix!); man spricht nicht „einfach mal so“ über irgendein Thema, weil es „so interessant“ ist. Eine gute Business-Präsentation ist in höchstem Grade ergebnis- und handlungsorientiert, sie ist zugeschnitten auf den Adressaten und transportiert eine klare Botschaft. Unser Verständnis von Business-Präsentationen drückt sich in vier Kommunikationsprinzipien aus, welche Sie sich in Form der folgenden Fragen zu Beginn der Vortragsvorbereitung stellen sollten:

103

II

Entwurf von Präsentationen und Schaubildern

• Zielgruppe: Wer sind die Adressaten, was wissen sie schon und was erwarten sie von dem Vortrag? Welcher Stil, welche Detailtiefe ist angemessen? Gibt es Sensibilitäten? • Zielsetzung: Warum präsentieren Sie? Was möchten Sie erreichen (dazu können durchaus auch persönliche Ziele zählen, z. B. sich als Fachmann/-frau zu positionieren)? • Kernbotschaft: Was ist der Leitgedanke („Governing Thought“) des Vortrags? Welche Fakten sollen unbedingt bei den Adressaten ankommen? • So-what („na und?“): Warum ist Ihre Präsentation wichtig für die Adressaten und was folgt aus dem Gesagten? Was sollen die Adressaten nach dem Vortrag tun oder denken? Nun bedeuten diese Kommunikationsprinzipien keineswegs, dass eine Business-Präsentation technokratisch daher kommt oder gar eines Spannungsbogens entbehrt. Ganz im Gegenteil bilden diese vier Prinzipien nur das Gerippe, an dem das Fleisch erst durch die Geschichte wächst. Die Metapher des Geschichtenerzählens wird uns immer wieder begegnen, wenn wir uns mit dem Entwurf von Präsentationen beschäftigen – so werden wir in Kapitel 9 noch eingehend über „Storyline“ und „Storyboard“ (von engl. story = Geschichte) sprechen. In der Tat haben Business-Präsentationen Gemeinsamkeiten mit herkömmlichen Geschichten. Denken Sie etwa an das bekannte Märchen von Rotkäppchen und dem bösen Wolf. Auch hier gibt es eine klare Zielgruppe (moralisch ungefestigte Kinder), eine Zielsetzung (Erziehung der Kinder zu Gefahrenbewusstsein im Alltag), eine Kernbotschaft (junges Mädchen gerät durch Abweichen vom sicheren Weg in die Gewalt eines Verbrechers) und ein So-what („die Moral von der Geschicht’: Traue fremden Verführern nicht“). Natürlich stößt die Märchen-Metapher an ihre Grenzen, wenn wir an Aspekte wie Faktentreue, Kompaktheit und Sprachstil denken. Die entscheidende Gemeinsamkeit zwischen dem Rotkäppchen-Beispiel und einer Präsentation besteht aber darin, dass erst die Geschichte den roten Faden liefert, der die Fakten verknüpft, die Kernbotschaft erzählbar macht, das abgeleitete So-what motiviert und den passenden Rahmen für die Zielgruppe liefert.

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Präsentationsphilosophie

7.3 Die Präsentationswertschöpfungskette Eine professionelle Business-Präsentation entsteht in vier wesentlichen Schritten, die wir als Präsentationswertschöpfungskette (Abbildung 7.2) bezeichnen: (1) Planung: Die Arbeit beginnt mit der Orientierung an den vier Kommunikationsprinzipien, also mit der Beantwortung der Fragen aus ↑7.2. Zusätzlich werden wir in Kapitel 8 das 3SModell vorstellen, mit dem systematisch die Strategie, die Struktur und der Stil der Präsentation geplant werden können. (2) Storyline und Storyboard: Ausgehend von der Kernbotschaft des Vortrags wird eine Geschichte als Abfolge logischer Aussagen geplant. Jede dieser Aussagen erhält später ein eigenes Schaubild, dessen Titel schon jetzt entworfen wird (Storyline). Alle Titel nacheinander gelesen erzählen die Quintessenz der gesamten Geschichte. In dem Schaubild wird der Titel mit Argumenten oder Evidenz untermauert, welche ebenfalls schon jetzt grob entworfen werden (Storyboard). (3) Visualisierungshilfen: Die designerische Herausforderung liegt in der Gestaltung des Schaubildes auf Basis der im Storyboard festgelegten Inhalte. Hierfür gibt es Best Practices, die sich zum Standard professioneller Business-Präsentationen etabliert haben. Dazu gehören „goldene Regeln“ zum Aufbau und zur Funktion von Schaubildern, die Herangehensweise zur Erstellung der drei wichtigsten Schaubildtypen (Daten, Konzepte, Texte) sowie Gestaltungsregeln für Text und Grafiken. (4) Technische Umsetzung: Im letzten Schritt kommt PowerPoint ins Spiel. Jetzt gilt es, die zuvor gestalteten Schaubilder technisch umzusetzen. Die Kunst ist hierbei, sich nicht in der Masse des Möglichen zu verlieren, sondern diejenigen PowerPoint-Werkzeuge virtuos zu beherrschen, welche dem Schaubild professionelle Perfektion verleihen. Das anschließende Finale ist der Vortrag selbst. Gefragt ist hier rhetorisches Talent – zweifellos auch eine Schlüsselkompetenz, die allerdings aus guten Gründen außerhalb unserer Präsentationswertschöpfungskette liegt. Ebenso wie die bekannte Aufgabenteilung zwischen Redenschreiber und Redner zeigt auch die Praxis im Präsentationsgeschäft, dass oftmals derjenige, der die Präsentation erstellt, nicht mit demjenigen identisch ist, der sie hält. Und selbst dann, wenn beide Teile in Personalunion erledigt werden, handelt es sich doch um zwei grundverschiedene Herausforderungen. Es gibt viele gute Rhetorik-Bücher; wir beschränken uns daher in unserem Buch auf die Präsentationserstellung.

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II

Entwurf von Präsentationen und Schaubildern

Abbildung 7.2: Die Präsentationswertschöpfungskette

7.4 Praxisbeispiel: Klimaschutz im Büro (Teil 1) In den folgenden Kapiteln werden wir Schritt für Schritt die Elemente der Präsentationswertschöpfungskette erklären. Um den Praxisbezug zu verdeutlichen, wird uns eine konkrete Musterpräsentation durch die Kapitel begleiten. Am Ende eines jeden Kapitels zeigen wir, wie unsere Musterpräsentation entlang der zuvor eingeführten Konzepte wächst – von der ersten Idee bis hin zur fertigen Präsentation. Am Ende von Kapitel 10 sehen Sie dann eine vollständige, bis ins Detail ausgearbeitete Business-Präsentation. Alle Zahlen und Fakten des Praxisbeispiels sind frei erfunden, jedoch plausibel und typisch für Business-Präsentationen. Zur Szenerie unseres Praxisbeispiels: Wir versetzen uns in die Situation von Peter Elbeshausen, Angestellter bei einer fiktiven Firma PowerIng. Was genau die Firma tut, ist unbedeutend; wir stellen uns vor, es handle sich um ein mittelgroßes Ingenieursbüro, welches technische Dienstleistungen erbringt (z. B. Beratung von Kunden im Energiemarkt). Peters Vorgesetzter ist 14 der Technische Vorstand (CTO ) des Unternehmens und leidenschaftlicher Klimaschützer. Er 14

Die Kurzbezeichnungen für die Mitglieder der Geschäftsführung leiten sich ab von den englischen Begriffen Chief Executive Officer (CEO), Chief Financial Officer (CFO), Chief Human Resources Officer (CHRO), Chief Marketing Officer (CMO) und Chief Technical Officer (CTO).

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Präsentationsphilosophie hat sich vorgenommen, den Gedanken des Klimaschutzes in der gesamten Firma fest zu verankern. Daher hat er Peter beauftragt, einen Projektvorschlag „Green Office – 25% weniger CO2-Emissionen in 25 Monaten“ vorzubereiten. Innerhalb von rund zwei Jahren sollen die CO2Emissionen des Unternehmens um 25% gesenkt werden. Peter soll erste Ansatzpunkte und Handlungsvorschläge erarbeiten, um diese dann im Kreise der Geschäftsleitung zu präsentieren und Unterstützung für das Projekt zu gewinnen. Wir gehen davon aus, dass Peter ein erfahrener Projektleiter ist und sich mit Klimaschutz gut auskennt. Er wird mit den Inhalten des Vortrags keine Schwierigkeiten haben. Als Medium wird er eine Business-Präsentation mit PowerPoint verwenden; das entspricht den Gepflogenheiten im Unternehmen und hilft bei der Visualisierung der Fakten und Konzepte. Bevor Peter allerdings in die inhaltliche Arbeit einsteigt, bedenkt er die vier Kommunikationsprinzipien: 14

• Zielgruppe: Abbildung 7.3 zeigt das Organigramm von PowerIng . Peter hat nur die Teilnehmer seiner Präsentation namentlich eingetragen. Außerdem hat er vermerkt, welche Erwartungshaltungen die Beteiligten haben werden, wie sie voraussichtlich dem Thema gegenüberstehen, wo er sie „abholen“ muss und was ihre eigene Agenda sein mag. Darin zeichnen sich zwei Fraktionen ab: Auf der Seite der Befürworter werden voraussichtlich der CHRO und der CMO stehen, die Klimaschutz ohnehin auf ihrer Agenda haben. Diese beiden werden mit dem Hinweis auf die positive Reputationswirkung von „Green Office“ schnell für das Projekt zu gewinnen sein. Skeptisch werden hingegen der CEO und der CFO sein – wenn Peter diese beiden an Bord haben möchte, muss er mit den Kostenvorteilen des geplanten Projekts werben. • Zielsetzung: Für Peter gibt es ein offenes und mehrere verdeckte Ziele. Das offene Ziel ist, im Auftrag seines Chefs für dessen neues Projekt „Green Office“ zum Klimaschutz im Büro zu werben. Für Peter verbinden sich damit unausgesprochene persönliche Ziele: Zunächst möchte er natürlich seinen Chef zufriedenstellen. Vielleicht ist er auch selbst ein überzeugter Klimaschützer, so dass ihm das Projekt ein ehrliches persönliches Anliegen ist. Peter erkennt aber auch die große Chance, vor der versammelten Geschäftsleitung präsentieren zu dürfen, und möchte die Gelegenheit nutzen, sich als fähigen und ambitionierten Projektleiter zu zeigen. Vielleicht kann er sich damit für anspruchsvollere Aufgaben oder sogar für eine Beförderung empfehlen. • Kernbotschaft: Die Kernbotschaft hat Peters Chef fast schon explizit gemacht: „Wir sollten das Projekt Green Office starten, um unsere CO2-Emissionen innerhalb von zwei Jahren um 25% zu senken.“ Zentrale Aussagen werden die Antworten auf folgende Fragen sein: Wa-

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Entwurf von Präsentationen und Schaubildern rum ist das Programm Green Office wichtig für uns? Was sind die entscheidenden Stellhebel? Was müssen wir jetzt tun?

• So-what: Ambitionierter Klimaschutz ist wichtig für unser Büro. Die Geschäftsführung sollte sich zu der Zielsetzung bekennen und ein entsprechendes Projektteam einsetzen.

CEO:

Innovationsfreundlich, pragmatisch. Ist offen für Klimaschutz, befürwortet aber nur kostenneutrale Projekte, die sich gut gegenüber dem Aufsichtsrat darstellen lassen.

CFO:

Als Kostensenker fest entschlossen, teure Projekte ohne klares Geschäftsmodell (Business Case) zu verhindern. Skeptisch gegenüber Klimawandel.

CHRO: Sorgt sich um den Nachwuchsmangel bei PowerIng. Sucht nach Wegen, die Firma für hoch qualifizierte Ingenieure attraktiver zu machen. Erkennt Vorteil eines „grünen Images“. CMO: Möchte die Marke PowerIng schärfen und den gestiegenen Umweltstandards der Kunden gerecht werden. Interessiert an öffentlichkeitswirksamen Klimaschutzmaßnahmen. CTO:

Technikversiert, innovationsbegeistert, überzeugter Umweltschützer. Initiator des geplanten Projekts. Abbildung 7.3: Präsentation „Green Office“ – Vorüberlegungen zur Zielgruppe

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8 Präsentationen planen 8.1 Der 3S-Ansatz für zielgerichtete Kommunikation In der Planungsphase einer Präsentation ist eine Vielzahl konzeptioneller Fragen zu bedenken: Wie erreiche ich meine Zuhörer am besten, wie gliedere ich meinen Vortrag, welcher Stil bietet 15 sich an und so fort. Ein gutes Hilfsmittel ist der 3S-Ansatz – Strategie, Struktur, Stil. Er gibt einen strukturierten Rahmen vor, um die kommunikativen Aspekte der Präsentation systematisch zu durchdenken. Die Elemente des 3S-Ansatzes werden wir in den folgenden Abschnitten detailliert behandeln: • Strategie: Wir holen unsere Adressaten dort ab, wo sie stehen. Die Präsentation erfüllt die Erwartungen unserer Adressaten und transportiert zugleich unsere Kernbotschaft. • Struktur: Wir ordnen unsere Fakten und Argumente hierarchisch, so dass sie die Kernbotschaft unterstützen. Damit gelangen wir zu einer schlüssigen, überzeugenden Geschichte. • Stil: Wir formulieren unsere Aussagen verständlich, effizient und anregend – sprachlich ebenso wie visuell. Effizienter Stil ist so knapp wie möglich und so lang wie nötig.

8.2 3S-Ansatz: Strategie 8.2.1 Adressatenbezug Kommunikation muss sich am Adressaten ausrichten. Versuchen Sie daher zunächst, möglichst genau Ihre Zielgruppe zu verstehen. Dabei helfen folgende Kategorien: • Personen: Welche Personen nehmen an dem Vortrag teil? Welche Funktionen (im Unternehmen, in der Gesellschaft) haben die Personen inne? Warum ist das Thema für diese Personen wichtig – haben sie etwas zu gewinnen oder zu verlieren? • Kontext: Welche Vorgeschichte hat das Thema? Welche begleitenden Aktionen und welche Folgeplanungen gibt es? Gibt es „Reizworte“, die zu vermeiden, oder andere Befindlichkeiten, die zu beachten sind? • Vorkenntnisse: Was wissen die Adressaten bereits über das Thema? Wie tief ist ihre Fachkenntnis? Was ist die offene oder gar die versteckte Agenda der Adressaten?

15

Das 3S-Konzept ist eine bei McKinsey gebräuchliche Formulierung.

M. Graebig et al., Wie aus Ideen Präsentationen werden, DOI 10.1007/978-3-8349-6562-2_8, © Gabler Verlag | Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH 2011

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Entwurf von Präsentationen und Schaubildern

• Erwartungen: Welche Erwartungen haben die Adressaten an Sie und an das Thema? Was möchten sie erfahren oder bewegen? Wird man Ihnen und dem Thema offen und interessiert oder eher kritisch und ablehnend begegnen? • Präferenzen: Welche Informationen (Fakten/Zahlen, Bilder, Visionen etc.) sprechen die Adressaten besonders an? Wie lassen sie sich ggf. beeinflussen (rationale versus emotionale, appellative Strategie)? Welcher Stil und welche Präsentationstechnik sind angemessen? • Advocatus Diaboli: Wenn auch alle Ihre Argumente noch so überzeugend scheinen – versetzen Sie sich in einen Zuhörer hinein, der Ihnen gerne widersprechen möchte, und suchen Sie aus seinem Blickwinkel nach Schwachpunkten der Präsentation. Aufgabe des Referenten wird es nun sein, die Adressaten dort abzuholen, wo sie mit ihrem Wissen oder ihrer Meinungsbildung gerade stehen. Oftmals besteht das Ziel des Vortrags darin, die Adressaten von einem Vorschlag zu begeistern, Handlungsbereitschaft zu erzeugen, Zustimmung zu einer Strategie zu gewinnen oder Bedenken auszuräumen. Es geht um Über16 zeugungsarbeit, für die das ACCA-Modell (Abbildung 8.1) einen guten Rahmen liefert.

Abbildung 8.1: ACCA-Modell

16

Das ACCA-Konzept ist im Marketing gängig und geht wohl auf einen Vorschlag von Russel H. Colley im Jahr 1961 zurück.

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Präsentationen planen Beim Adressaten wird der Bogen von der Erzeugung des Problembewusstseins über das Verständnis des Lösungsvorschlags bis hin zur Unterstützung und Ausführung der vorgeschlagenen Maßnahmen gespannt. Es ist wichtig, tatsächlich alle diese Schritte zu gehen, sonst läuft man Gefahr, mit dem Lösungsvorschlag auf Unverständnis oder gar Ablehnung zu stoßen. 8.2.2 Kernbotschaft, So-what und Elevator-Test Es ist nicht immer einfach, sich kurz zu fassen. Manchmal haben wortreiche Referenten aber auch einfach ihr Thema nicht zu Ende gedacht oder den Vortrag schlecht strukturiert. „Kommen Sie mal auf den Punkt“, ruft man solchen Referenten zu – und genau das sollte man schon während der Vorbereitung üben. Folgender Selbsttest hat sich dafür sehr bewährt: Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Präsentation zum Thema XY für das obere Management Ihrer Firma vorbereitet. Am Tag der Präsentation stehen Sie morgens im Aufzug, als unerwartet der Geschäftsführer zusteigt. Er ist furchtbar in Eile, wird wegen dringender Termine nicht zu Ihrer Präsentation kommen können und fragt daher: „Wo stehen wir denn bezüglich XY?“ Jetzt haben Sie 30 Sekunden Zeit (denn so lange dauert es, bis der Aufzug in der Vorstandsetage hält), um das Entscheidende aus Ihrem Vortrag zu sagen. In Anlehnung an die bildliche Szene im Aufzug (englisch: elevator) nennt man diese prägnante, 30-sekündige Botschaft oft auch Elevator Message. Mit dem Elevator-Test können Sie sich selbst prüfen: Gelingt es Ihnen, den Vortrag so kurz und so prägnant zusammenzufassen, dass der eilige Geschäftsführer die zentralen Punkte aus dem Aufzug mitnimmt? Wenn ja, sind Sie in der Vorbereitung Ihrer BusinessPräsentation auf einem guten Weg. Falls nicht, laufen Sie Gefahr, Ihre Zuhörer zu langweilen und zu verwirren.

8.3 3S-Ansatz: Struktur und Pyramidenprinzip 8.3.1 Das Pyramidenprinzip: Hierarchie und Schlüssigkeit Struktur begegnet uns einerseits auf der Mikroebene beim Aufbau einzelner Argumente und andererseits auf der Makroebene beim Aufbau der gesamten Präsentation (Storyline). In beiden Fällen gilt, dass der Zuhörer einen ganz klaren roten Faden erwartet; Gedankensprünge und unsaubere Strukturen sind ein Kapitalfehler in Business-Präsentationen. Wir stellen Ihnen in diesem Abschnitt das Pyramidenprinzip vor, welches auf der Mikro- ebenso wie auf der Makroebene für klare Strukturen sorgt.

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Entwurf von Präsentationen und Schaubildern

Lassen Sie uns mit einer Alltagssituation beginnen: Wir sind im Büro, stehen unter Zeitdruck und hören den Anrufbeantworter ab. Welche der folgenden Botschaften gefällt Ihnen besser? Version A:

Ich wollte Ihnen nur kurz sagen, dass Herr Elbeshausen angerufen hat. Seine Tochter ist krank, und er kann deshalb wahrscheinlich nicht zur Projektbesprechung am Montag früh kommen. Ab Dienstag ist er aber wieder verfügbar. Bei Frau Yersin habe ich nachgefragt, und sie ist ab Donnerstag im Urlaub. Dr. Hentschel kommt allerdings erst Dienstagabend aus München zurück. Mit dem Besprechungsraum wird es auch ein bisschen eng, der ist für den Rest der Woche nur noch vormittags frei. Was meinen Sie?

Version B:

Wir müssen die Projektbesprechung auf Mittwoch, 10:00 Uhr verlegen, weil Herr Elbeshausen den ursprünglichen Termin nicht wahrnehmen kann. Der Ersatztermin passt auch für Frau Yersin und Herrn Dr. Hentschel. Sind Sie einverstanden?

Natürlich ist Version B besser. Sie ist aber nicht nur kürzer, sondern auch argumentativ überlegen: Während Version A eine Aneinanderreihung von Fakten ist, ohne diese zu einer Aussage zu synthetisieren, startet Version B mit der Kernaussage und untermauert diese dann mit schlüssigen Argumenten. Version B folgt einer Struktur, die in Anlehnung an Barbara Minto als 17 Pyramidenstruktur bezeichnet wird (Abbildung 8.2). Die Pyramide organisiert Aussagen hierarchisch und schlüssig: Es gibt nur eine Spitze, welche die Kernaussage darstellt. Nach unten hin verbreitert sich die Pyramide und liefert die Details. Je nach Komplexität des Themas kann es eine oder mehrere Unterebenen geben. Dabei ist zu beachten, dass nach unten hin stets eine Verbreiterung auftritt, jede übergeordnete Aussage also auf mindestens zwei Aussagen der darunter liegenden Ebene ruht. Das Fundament der Pyramide stellen Daten, Fakten oder zugrunde liegende Annahmen dar. Das Pyramidenprinzip ist eine bewährte Methode, um komplexe Sachverhalte klar, logisch und strukturiert darzustellen. Es wird wegen seiner Kompaktheit und Übersichtlichkeit geschätzt. Es ist ideal dazu geeignet, unter Zeitknappheit effizient zu kommunizieren – die Kernbotschaft steckt in der Spitze; auf Details in den darunter liegenden Ebenen geht man nur bei Bedarf und nur in der erforderlichen Tiefe ein. Ein alltägliches Beispiel für pyramidenförmige Kommunikation sind Zeitungsartikel: Die Kernbotschaft steckt in der Überschrift, im Vorspann folgt eine Zusammenfassung der wichtigsten Fakten, und im Fließtext stehen alle relevanten Details. 17

Barbara Minto, The Pyramid Principle, New York, Financial Times Prentice Hall, 2002. In Anlehnung an Barbara Minto werden wir im Folgenden den Begriff der Pyramide übernehmen, da er sehr anschaulich ist.

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Abbildung 8.2: Kernbotschaft mit dem Pyramidenprinzip kommunizieren

Im vorstehenden Beispiel haben wir die Pyramide von oben betrachtet, also zuerst die Kernbotschaft und dann, soweit erforderlich, die Details eingeführt. In der Logik nennt man dieses Vorgehen Deduktion, im Präsentationsjargon spricht man von Top-down-Kommunikation. Auch in diesem Buch werden wir uns von dem bewährten Prinzip der Top-down-Kommunikation leiten lassen, welches typisch für Business-Präsentation ist. Dennoch sollten wir uns bewusst sein, dass dies keine Universalmethode ist. Top-down-Kommunikation kann zu Schwierigkeiten führen, wenn sehr komplexe oder sensible Informationen zu besprechen sind. Dann kann durchaus ein induktiver Weg der bessere sein, also Bottom-up-Kommunikation, der Aufbau der Pyramide von unten und die Herleitung der Kernbotschaft aus den Details. Das ist beispielsweise im Schulunterricht oftmals der Fall, wo sich Induktion als erkenntniserweiternde Methode anbietet. Und auch in Business-Präsentationen kann sich Bottom-up empfehlen, um behutsam und logisch unangreifbar auf eine unbequeme Botschaft hinzuleiten. Doch das erfordert mehr Zeit und Geduld bei den Zuhörern. Mit Top-down-Kommunikation erkauft man sich eine höhere Kommunikationsgeschwindigkeit auf Kosten einer Knappheit an Details. In BusinessPräsentationen ist das meistens der richtige Kompromiss.

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8.3.2 Fundamente der Pyramide: Logische Gruppe und das MECE-Prinzip Es gibt in Pyramiden grundsätzlich zwei Varianten, um eine Aussage mit Argumenten zu untermauern: logische Gruppen und logische Ketten. Wir beginnen mit der logischen Gruppe, die in Abbildung 8.3 veranschaulicht wird.

Abbildung 8.3: Logische Gruppe

In diesem Beispiel sollen die Adressaten überzeugt werden, dass unsere Firma auf dem Feld der Energieeffizienz eine Vorreiterrolle einnehmen soll. Das ist die Kernaussage, welche auf einer oder mehreren Ebenen argumentativ gestützt wird. Jede Ebene enthält eine logische Gruppe gleichartiger Inhalte – Gründe, Prozessschritte, Beispiele, Vorteile oder Ähnliches. Diese Gruppe gibt Antwort auf die typischen Fragen, welche sich aus der übergeordneten Aussage ergeben: „Warum sollen wir das tun?“, „Wie geht das?“, „Was muss getan werden?“ Umgekehrt kann die logische Gruppe als induktiver Schluss verstanden werden: Ausgehend von besonderen Einzelfällen, von Fakten oder empirischen Beobachtungen wird auf eine größere Gesetzmäßigkeit geschlossen eine Folgerung abgeleitet. Als Faustregel gilt, dass in jeder logischen Gruppe zwei bis fünf gleichartige Inhalte stehen sollten, welche die übergeordnete Aussage stützen. Zwei sind das Minimum, denn gäbe es nur einen untergeordneten Inhalt, so wäre die Regel verletzt, dass eine Pyramide sich nach unten hin verbreitern muss (der untergeordnete Inhalt würde in diesem Fall schlicht an die Stelle der übergeordneten Aussage treten und diese ersetzen). Mehr als fünf Elemente in einer Gruppe 114

Präsentationen planen überfordern die Fähigkeit der Zuhörer, sich einzelne Dinge zu merken. Auch zeigt die Erfahrung, dass mehr als fünf untermauernde Aussagen in den meisten Fällen gar nicht notwendig sind. Es mag zwar zwanzig gute Gründe oder zehn Vorteile eines bestimmten Vorgehens geben, doch genügen meist die wichtigsten drei oder vier, um den Adressaten zu überzeugen. Zu viele Details können auch die kraftvollste Aussage verwässern. Ergibt sich dennoch einmal der Fall, dass beim Entwurf einer Pyramide mehr als fünf Kästen in einer Gruppe auftauchen, so sollte man prüfen, ob sich daraus nicht wiederum Untergruppen bilden lassen. Eine gute logische Gruppe ist frei von Redundanzen, also von Überschneidungen mehrerer Argumente, und enthält zugleich genügend Argumente, um die Aussage der nächsthöheren Ebene begründen zu können. Man sagt, eine solche logische Gruppe sei „MECE“ (gesprochen „mießie“), abgeleitet von englisch mutually exclusive, collectively exhaustive – „gegenseitig überschneidungsfrei, gemeinsam umfassend“. Abbildung 8.4 illustriert das Prinzip anhand unserer Pyramide zur Energieeffizienz. Jede logische Gruppe muss MECE sein! ME – Mutually Exclusive, d. h. die Argumente überschneiden sich thematisch nicht. Die drei Elemente der Gruppe behandeln klar gegeneinander abgegrenzte Themen: • Kostenkontrolle • Mitarbeitermotivation • Qualitätsanforderungen

CE – Collectively Exhaustive, d. h. gemeinsam reichen die Argumente als Begründung der übergeordneten Ebene aus. Die Themen Kostenkontrolle, Mitarbeitermotivation und Qualität sind in ihrer Summe ein so großer und wichtiger Teil der Unternehmensstrategie, dass sie den strategischen Vorschlag ausreichend begründen. Abbildung 8.4: MECE-Prinzip für logische Gruppen

Die Argumentation anhand logischer Gruppen bietet sich bei handlungsorientierten Zielgruppen an. Die logische Gruppe lässt sich gut „von oben“ kommunizieren, bietet je nach Bedarf größe115

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re oder kleinere Detailtiefe und erleichtert es, einzelne Argumente zu erinnern. Vor allem aber ist die logische Gruppe ein robustes Modell: Wird ein Argument abgelehnt, so berührt das die anderen Argumente aus der Gruppe nicht; die Pyramide und damit die Aussage auf der nächsthöheren Ebene bleibt stehen. Eine Gefahr ist es, wenn man in der logischen Gruppe Plausibilisierungen statt logisch zwingender Argumente versammelt. Das kann bei skeptischen Adressaten problematisch sein. 8.3.3 Fundamente der Pyramide: Logische Kette Eine logische Kette folgt stets dem Muster eines Syllogismus: Jeweils zwei Prämissen (Voraussetzungen oder Annahmen) führen zu einer Konklusion (Schlussfolgerung). Das folgende Beispiel verdeutlicht das Argumentationsmuster eines Syllogismus. Ausgehend vom Allgemeinen (zwei anerkannte Gesetzmäßigkeiten) wird auf das Besondere geschlossen – ein deduktives Argument also: Alle Menschen sind sterblich. Alle Griechen sind Menschen. Also sind alle Griechen sterblich.

(1. Prämisse) (2. Prämisse) (Konklusion)

Abbildung 8.5 zeigt ein Beispiel für eine logische Kette, so wie sie als Teil unserer Pyramiden oft verwendet wird. Sie ist gekennzeichnet durch die dreigliedrige Argumentation. Logische Kette und logische Gruppe können auch kombiniert werden; ein Beispiel ist in Abbildung 8.6 gezeigt.

Abbildung 8.5: Logische Kette

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Präsentationen planen

Abbildung 8.6: Kombination aus logischer Kette und logischer Gruppe

Anders als die logische Gruppe bringt die logische Kette alle Schlussfolgerungen und Erkenntnisse auf eine Ebene. Aus der Wahrheit der beiden Prämissen folgt notwendig die Wahrheit der Konklusion. Diese zwingende Logik macht die logische Kette besonders überzeugend und kann ihr auch bei Widerständen große Durchsetzungskraft verleihen. Zugleich liegt hier aber auch ihr Risiko: Wird eine der beiden Prämissen widerlegt oder angezweifelt, so bricht die gesamte Kette und damit die Kernbotschaft zusammen. Ein weiterer Nachteil ist die Länge der logischen Kette. Der Adressat muss vergleichsweise viele Informationen verarbeiten, bevor schließlich das So-what kommt. 8.3.4 Die Pyramide aufbauen: Von oben oder von unten? Steinerne Pyramiden kann man nur von unten nach oben aufbauen. Bei unseren argumentativen Pyramiden haben wir mehr Freiheiten – wir können sie prinzipiell von oben oder von unten (manchmal sogar aus der Mitte heraus) aufbauen. Je nach Kontext werden beide Architekturen in der Praxis verwendet. Ein Aufbau von oben nach unten (top-down) ist sinnvoll, wenn die Kernaussage bekannt ist, der Weg dorthin allerdings noch nicht. Diese Situation ist durchaus nicht unüblich; oftmals arbeitet man hypothesengetrieben, hat also von Anfang an eine klare Vorstellung von der Kernaussage, welche nun untermauert werden muss. Die Kernaussage kann aber auch eine politische oder strategische Vorgabe sein, die es zu stützen gilt. Die Top-down-Konstruktion einer Pyramide kann sogar eine Problemlösungsstrategie sein: Im Beispiel von Abbildung 8.7 ist zunächst die Spitze der Pyramide vorgegeben: „Wir brauchen mehr Geld für unser neues Haus.“ Die darunter liegende Ebene entwickelt man durch intelligentes 117

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Nachdenken anhand der naheliegenden Fragen: „Woher kommt das Geld?“ und „Wie machen wir das?“ Die tieferen Ebenen der Pyramide entstehen analog.

Abbildung 8.7: Top-down-Konstruktion einer Pyramide

Ein Pyramidenaufbau von unten nach oben (bottom-up) bietet sich dann an, wenn Struktur in eine Sammlung von Argumenten oder Fakten gebracht werden soll. Von unten nach oben erfolgt schrittweise die Synthese der Argumente oder Fakten mithilfe der So-what-Frage, also der Überlegung: Was sagt mir das, was folgt daraus? Das So-what hilft beim Ordnen, Zusammenfassen und Schlussfolgern, immer mit dem Ziel, aus den Einzelheiten übergeordnete Aussagen auf der nächsthöheren Ebene zu gewinnen. Dabei ist eine reine Aufzählung der tieferen Ebene („Es gibt drei Gründe“, „... besteht aus fünf Schritten“) noch keine besonders gute Synthese. In dem Beispiel in Abbildung 8.8 nehmen wir eine Bottom-up-Synthese einer Pyramide aus den folgenden Fakten vor: Ɣ Ɣ Ɣ Ɣ

Ich habe unseren Hochzeitstag vergessen Mein Pass ist nicht da, wo er sein sollte Meine Steuererklärung war vor zwei Monaten fällig Ich kann meine Schlüssel nicht finden

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Abbildung 8.8: Bottom-up-Synthese einer Pyramide

8.3.5 Die Pyramide kommunizieren: Von oben nach unten Pyramiden helfen uns, Aussagen wohlstrukturiert zu kommunizieren. Um ein Missverständnis zu vermeiden: In den seltensten Fällen wird man in einem Vortrag tatsächlich ein Schaubild mit einer Pyramidenstruktur sehen. Die Pyramide ist vielmehr in der Vorbereitungsphase eine Strukturierungshilfe, um Aussagen schlüssig zu organisieren, die Geschichte zu entwerfen und schließlich die Abfolge der Schaubilder zu planen. Typischerweise übersetzt sich dann eine Box oder ein Zweig der Pyramide in ein Schaubild – dazu in den folgenden Kapiteln mehr. Von ganz grundsätzlicher Bedeutung ist die Frage, ob man die Pyramide von oben nach unten (top-down) oder von unten nach oben (bottom-up) erzählt. Betrachten wir als Beispiel die Pyramide aus Abbildung 8.8. Die zugehörige Bottom-up-Geschichte könnte etwa wie folgt lauten: „Es ist schrecklich, ich kann meine Schlüssel nicht mehr finden. Auch meinen Pass habe ich verlegt. Das alles ist wohl ein Indiz für die Unordnung in meinem Büro. Nun habe ich kürzlich auch noch unseren Hochzeitstag verpasst und eben eine Mahnung bekommen, da meine Steuererklärung verspätet ist. Ich bin wirklich vergesslich! Unordnung und Vergesslichkeit – meine Frau hat wohl recht, wenn sie sagt, ich sei generell schlampig.“ Sie sehen hier, dass zunächst alle Fakten erzählt werden, um daraus Schlussfolgerungen abzuleiten und erst ganz am Ende zur Kernbotschaft – generelle Schlampigkeit – zu gelangen. Ganz anders sieht die Top-down-Geschichte aus; hier steht zuallererst die Kernbotschaft, gefolgt von stützenden Fakten, welche die unausgesprochenen Fragen der Zuhörer („Warum?“, „Wie?“) beantworten: „Ich bin leider generell schlampig. Das zeigt sich sowohl in der Unordnung in meinem Büro als auch in meiner Vergesslichkeit. Während ich im Büro meinen Pass verlegt habe und die

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Schlüssel unauffindbar sind, habe ich außerdem unseren Hochzeitstag und die Steuererklärung vergessen.“ Eine Bottom-up-Geschichte baut einen Spannungsbogen auf, der ganz am Ende in einer Kernbotschaft aufgelöst wird. Wir alle kennen dieses Vorgehen aus dem Schulunterricht. Dafür muss der Zuhörer aber Geduld haben und bis zum Ende der Geschichte zuhören. In einer Topdown-Geschichte hingegen bekommt der Zuhörer die Kernbotschaft gleich am Anfang. Die Dramaturgie ist jetzt eine ganz andere – der Zuhörer wartet nicht mehr auf das Ergebnis, sondern auf dessen Erklärung. Manchmal kann eine solche Top-down-Kommunikation den Eindruck erwecken, „mit der Tür ins Haus zu fallen“. Alle klassischen Erzählungen sind daher Bottom-up-Geschichten, sonst wären sie auch ziemlich langweilig. Eine Top-down-Erzählweise würde die Pointe eines jeden Witzes zerstören. Top-down-Strukturen werden jedoch oftmals in der Geschäftskommunikation bevorzugt, wenn man unter Zeitknappheit „auf den Punkt kommen“ muss. Die Top-down-Struktur zwingt zudem den Sprecher, seine Argumente sehr klar zu organisieren. Sie werden diese Vorzüge zu würdigen wissen, wenn Sie schon einmal eine endlose Besprechung erlebt haben, in der sich ein schwafelnder Kollege in Anekdoten verlor und am Ende niemand wusste, was der Kollege eigentlich sagen wollte. Wir empfehlen die Top-down-Kommunikation für Business-Präsentationen. Sie hat sich aufgrund ihrer prägnanten Botschaften, der Ermöglichung eines Frage-Antwort-Dialogs und nicht zuletzt ihrer zeiteffizienten Form („Message first“) sehr bewährt. Der oben genannte ElevatorTest ist hilfreich, um zu prüfen, ob Sie wirkungsvoll top-down kommunizieren. Das Konzept der Top-down-Kommunikation werden Sie in den folgenden Kapiteln auch in unserer Schaubildphilosophie wiederfinden, wenn wir für sprechende Folientitel (Aussagetitel) plädieren. Allerdings gibt es auch in der Geschäftskommunikation gelegentlich Fälle, in denen man sich besser für bottom-up-strukturierte Präsentationen entscheidet. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn sensible Aussagen mit großem Konfliktpotenzial zu kommunizieren sind. Hier könnte es große Widerstände provozieren, wenn man die Zuhörer in Top-down-Manier sogleich mit der ungeliebten Botschaft konfrontierte. Besser ist es dann, die Argumentation bottom-up aufzubauen und die Kernbotschaft behutsam als „zwingenden Schluss“ abzuleiten. Außerhalb der Business-Präsentation im engeren Sinne, etwa in wissenschaftlichen Vorträgen oder im Schulunterricht, trifft man oftmals auf Bottom-up-Strukturen. Sie haben hier zweifelsfrei ihre Berechtigung, etwa um Studenten in einer Vorlesung die Ableitung eines wissenschaftlichen Konzepts vorzuführen. Dennoch glauben wir, dass auch wissenschaftliche Vorträge gelegentlich von einer stärkeren Top-down-Struktur profitieren könnten.

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Präsentationen planen 8.3.6 Zusammenfassung: Drei Seiten der Pyramide Das Pyramidenprinzip ist eine bewährte Methode, um Argumente in einer Präsentation zu organisieren. In Abbildung 8.9 sehen Sie ein kompaktes Modell, das unsere Überlegungen zur pyramidenförmigen Struktur von Aussagen zusammenfasst.

• Aufbau erfolgt top-down oder bottom-up, je nachdem, ob Kernbotschaft vorgegeben oder aus Faktensammlung abzuleiten ist

• Top-down-Kommunikation ist für Business-Präsentationen meist empfehlenswert • Vortrag als Frage-AntwortDialog (ausgehend von der Kernbotschaft folgen die tieferen Ebenen anhand von Wieund Weshalb-Fragen)

• Höhere Ebenen sind Schlussfolgerungen bzw. Zusammenfassungen aus den tieferen Ebenen

• Elevator Test verwenden

• Gleichartige Aussagen auf einer Ebene • Logische Gruppen sind MECE • Logische Ketten sind Syllogismen (Struktur: Prämisse-Prämisse-Konklusion) Abbildung 8.9: Drei Seiten der Kommunikationspyramide

8.4 3S-Ansatz: Stil Der passende Stil richtet sich maßgeblich nach der Art der Präsentation sowie nach der Zielgruppe und der Zielsetzung. Eine sachliche Business-Präsentation, etwa im Lenkungskreis des Projektes „IT-gestützte Kostenoptimierung im Vertrieb“, wird sowohl sprachlich als auch grafisch eher zurückhaltend und nüchtern aufgesetzt. Auch wenn man vor unterschiedlichem Publikum über genau dasselbe Thema spricht, variiert der Stil ganz erheblich je nach Zielgruppe und Zielsetzung: Spricht man zu Fachleuten, so wird man viel mehr „Jargon“ (Fachbegriffe) 121

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Entwurf von Präsentationen und Schaubildern

verwenden als beispielsweise vor einer Gruppe interessierter Schüler. Spricht man zu Kritikern, so wird die Wortwahl viel mehr auf behutsame Überzeugungsarbeit ausgerichtet sein als vor einer Gruppe Gleichgesinnter. Natürlich spielen auch Hierarchien bei der Wortwahl eine Rolle – so wird der Mitarbeiter seinem Chef keinen Rat geben, sondern einen Vorschlag machen. Wir wagen gar nicht erst den Versuch, das Thema „Stil“ in seiner ganzen Breite zu diskutieren. Vielmehr wollen wir Ihnen einige wirkungsvolle Stil-Tipps mit auf den Weg geben, mit denen Botschaften in Business-Präsentationen kompakter und prägnanter werden. Die Tipps gelten grundsätzlich für den gesprochenen Vortrag ebenso wie für die Gestaltung der Schaubilder. Aktiv verwenden: Aussagen im Aktiv schaffen Verbindlichkeit. Der Passiv hingegen begünstigt vage, unklare Aussagen. Betrachten Sie das linke Beispiel – hier bleiben Fragen nach der Verantwortlichkeit offen (Wer hat die Erkenntnis gewonnen und wer wird an den Maßnahmen beteiligt sein?). Passiv Es wurde erkannt, dass eine bessere Teamabstimmung notwendig ist. Deshalb werden in Zukunft wöchentliche Treffen abgehalten.

Besser: Aktiv Der Projektleiter hat erkannt, dass eine bessere Teamabstimmung notwendig ist. Daher werden sich die Kollegen Meyer, Müller und Schulz in Zukunft wöchentlich treffen.

Stringenz herstellen: „So viel wie nötig, so wenig wie möglich“, ist die Regel für die optimale Textmenge. Denken Sie daran, dass Ihre Adressaten wenig Zeit haben, und ersparen Sie ihnen Wortballast (Füllwörter, wortreiche Floskeln, Wiederholungen, unnötige Informationen). Das lässt Ihre Aussagen zugleich kraftvoller wirken. Vermeiden Sie lange, verschachtelte Sätze. Kernaussagen gehören in Hauptsätze! Unnötig wortreich „Vor dem Hintergrund des zunehmenden Wettbewerbsdrucks sind wir zu der Erkenntnis gelangt, dass wir einen effizienten und nachhaltigen Betrieb unserer Motorenfertigung nur aufrechterhalten können, wenn auch unsere Lieferanten Verantwortung übernehmen und sich zu Preiszugeständnissen bereiterklären.“

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Besser: auf den Punkt gebracht „Unsere Lieferanten müssen die Preise senken, damit unsere Motorenfertigung wettbewerbsfähig bleibt.“

Präsentationen planen Präzision schaffen: Aussagen müssen klar und unmissverständlich formuliert werden. Das Negativbeispiel zeigt eine Formulierung, die nicht nur schlecht klingt, sondern auch zu viel Interpretationsspielraum lässt. Unscharfe Formulierung „Die ungenügenden Mitarbeiter werden die Aufgaben, die sich aus diesem Projekt ergeben, kaum umsetzen können.“

Besser: präzise Aussage „Es gibt zu wenige Mitarbeiter, um die Projektaufgaben zu bewältigen.“ oder „Die Mitarbeiter sind nicht hinreichend qualifiziert, um die Projektaufgaben zu bewältigen.“

Jargon gezielt verwenden: Jargon kennzeichnet Ausdrucksweisen, die von Eingeweihten innerhalb einer beruflichen, fachlichen oder sozialen Gruppe benutzt werden. Verwenden Sie Jargon mit Bedacht: Wenn Sie vor einer homogenen Gruppe von Kollegen präsentieren, empfiehlt sich geradewegs die Verwendung von Jargon, das ist Zeichen der Zugehörigkeit. Gegenüber Außenstehenden sollten Sie hingegen Jargon vermeiden oder Fachbegriffe, sofern sie denn benötigt werden, erklären. Jargon „Wir werden Best-Practice-Konzepte für nachhaltiges Energiemanagement implementieren. Dazu sollten wir ein innovatives Mikro-KWK aufbauen und Energy Contracting leveragen.“

Oftmals besser: weniger Jargon „Wir werden bewährte Konzepte umsetzen, mit denen wir unseren Energieverbrauch wirtschaftlicher und umweltfreundlicher gestalten können. Dazu empfiehlt sich der Aufbau eines Mikro-KWK, also eines kleinen Kraftwerks, das uns gleichzeitig Strom und Wärme liefert. Außerdem sollten wir alle Möglichkeiten nutzen, Sparmodelle mit Energieversorgern auszuhandeln.“

Konsistenz beweisen: Die logische Konsistenz der Aussagen wird durch deren sprachliche Konsistenz unterstrichen. Das Beispiel zeigt eine Abfolge von Maßnahmen (hier die Schritte, welche zur Vorbereitung des Sommerurlaubs erforderlich sind). Die sprachliche Konsistenz wird im rechten Beispiel durch eine einheitliche Aussagenstruktur hergestellt (ein Objekt, gefolgt von einem Verb). Ganz gleich, ob Sie sich für den Nominalstil entscheiden („Auswahl des Reiseziels“) oder den von uns bevorzugten Verbalstil verwenden („Reiseziel auswählen“) – wenden Sie diesen Stil konsistent an. Das linke Beispiel entbehrt dieser Konsistenz und wirkt daher unaufgeräumt.

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Sprachlich inhomogen (1) Auswahl des Reiseziels (2) Unterkunft buchen (3) Familie von der Reise informieren (4) Packen der Koffer

Besser: Sprachlich konsistent (1) Reiseziel auswählen (2) Unterkunft buchen (3) Familie informieren (4) Koffer packen

Ein weiterer typischer Fall für das Konsistenzgebot: Betrachten Sie die Überschriften der fünf Tipps in diesem Abschnitt. Alle machen positive Aussagen (was man tun soll), nicht hingegen negative Aussagen (was man nicht tun soll). Positive Aussagen sind grundsätzlich zu bevorzugen, doch noch mehr sollten Sie darauf achten, eine Mischung von positiven und negativen Aussagen zu vermeiden. Sprachlich inhomogen (1) Passiv vermeiden (2) Wortballast vermeiden (3) Unscharfe Formulierung vermeiden (4) Jargon gezielt verwenden (5) Konsistenz beweisen

Besser: Sprachlich konsistent (1) Aktiv verwenden (2) Stringenz herstellen (3) Präzision schaffen (4) Jargon gezielt verwenden (5) Konsistenz beweisen

8.5 Praxisbeispiel: Klimaschutz im Büro (Teil 2) Peter Elbeshausen hat im Kapitel 7 den Auftrag bekommen, zum Thema „Green Office – 25% weniger CO2-Emissionen in 25 Monaten“ vor der Geschäftsführung von PowerIng zu präsentieren. Nachdem er in ↑7.4 die Zielgruppe, Zielsetzung, Kernbotschaft und das So-what seines Vortrags identifiziert hat, plant er nun die Präsentation mit dem 3S-Ansatz. 8.5.1 Strategie: Adressatenbezug mit dem ACCA-Modell konkretisieren Die Analyse der Zielgruppe hat gezeigt, dass es zwei verschiedene Fraktionen gibt: Zum einen die „Imagebewussten“ (CMO, CHRO), welche die Reduktion der CO2-Emissionen als Marketinginstrument befürworten. Zum anderen die „Kostensenker“ (CEO, CFO), die nur kostenneutrale Maßnahmen unterstützen. Den CTO sparen wir in dieser Betrachtung aus, da er von Anfang an Peters Verbündeter ist. Beiden Zielgruppen gilt es, gerecht zu werden: Die Imagebewussten werden relativ leicht auf Peters Seite zu bringen sein, wenn er ihnen die Wichtigkeit von „Green Office“ für die Außenwahrnehmung von PowerIng vor Augen führt. Die Kostensenker hingegen werden mehr Widerstand leisten, da das Thema Klimaschutz nicht nur unbedeu-

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Präsentationen planen tend auf ihrer Agenda ist, sondern als potenzieller Kostenfaktor sogar stört. Hier kann das ACCA-Modell helfen, um eine Kommunikationsstrategie zu entwickeln: • Awareness (Problembewusstsein schaffen): „Klimaschutz ist nicht nur eine ökologische Notwendigkeit, sondern für die Reputation der Firma von strategischer Bedeutung.“ • Comprehension (Verständnis für die Lösung erzeugen): „Wir haben ein großes Potenzial zur Senkung der CO2-Emissionen. Das muss allerdings nicht teuer sein. Wenn man die Maßnahmen nach Kosten-Nutzen-Erwägungen auswählt, sind sogar Kostensenkungen möglich.“ • Commitment (Verbindlichkeit schaffen): „Wir wählen diejenigen drei Maßnahmen aus, welche die größten CO2-Senkungen erlauben und in Summe Geld sparen. Das schafft eine Win-win-Situation, sofern wir alle gemeinsam die Vision Green Office unterstützen.“ • Action (Handlung auslösen): Peter muss abschließend ein konkretes Maßnahmenpaket vorschlagen sowie die Verantwortlichkeiten und die nächsten Schritte abstimmen. Alle Beteiligten müssen ihre Rollen kennen und sich mit diesen identifizieren. 8.5.2 Struktur: Top-down-Entwurf der Pyramide Peter baut seine Pyramide top-down auf, indem er Argumente findet, welche die vorgegebene Kernaussage („Wir sollten Green Office starten“) stützen. Er entscheidet sich für eine logische Kette (Abbildung 8.10): „Klimaschutz bestimmt maßgeblich die Außenwahrnehmung von PowerIng“ aber „beim Klimaschutz müssen wir auch ans Geld denken (Kosten-Nutzen-Kriterien beachten)“, deshalb „schlagen wir drei ausgewählte Maßnahmen vor, die CO2-Emissionen und Geld einsparen“. Der „zwingende Schluss“ einer logischen Kette ist stets hilfreich, wenn man Überzeugungsarbeit leisten muss. Peters logische Kette folgt der Struktur obiger ACCAStrategie und greift darüber hinaus die Interessenlagen beider Zuhörerfraktionen auf (Klimaschutz und Geldeinsparung). Die nächsttiefere Ebene der Pyramide leitet Peter als Antwort auf die Fragen nach dem „Warum?“, „Wie?“ und „Welche?“ ab. Hier werden seine Zahlen, Fakten und Analysen einfließen.

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Entwurf von Präsentationen und Schaubildern

Abbildung 8.10: Argumentationspyramide für das Projekt „Green Office“

8.5.3 Stil: Botschaft an den Vorgesetzten Peter präsentiert in einem relativ homogenen Kreis von Fachleuten. Die Verwendung eines gewissen Jargons kann also durchaus angezeigt sein; wirtschaftliche und technische Fachtermini kann er voraussetzen. Eine bedachte Wortwahl ist aber trotzdem geboten: Anders als beispielsweise bei einer wissenschaftlichen Konferenz, bei der sich gleichrangige Forscher zum Gedankenaustausch treffen, befindet sich Peter in einer Gruppe mit klarer Hierarchie. Als Mitarbeiter spricht er mit den obersten Firmenchefs. Es ist eine Frage der Firmenkultur, inwiefern diese Hierarchie in Peters Auftreten reflektiert werden sollte (z. B. eher zurückhaltender, bescheidener Stil oder eher selbstbewusste, dynamische Präsentation); in jedem Fall aber sind vor vielbeschäftigten Managern eine bündige Darstellung sowie gut begründete, klare Handlungsempfehlungen angezeigt.

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9 Dramaturgie: Geschichten erzählen 9.1 Storyline: Überblick über die Geschichte Mithilfe des Pyramidenprinzips haben wir den Fakten und Argumenten eine logische Struktur gegeben. Das war ein sehr wichtiger Schritt auf dem Weg zu einer gut organisierten Präsentation. Im nächsten Schritt gilt es, diese logische Struktur in eine erzählbare Geschichte zu übersetzen. Aus der Pyramide wird der Hauptteil der Geschichte entstehen, welcher die zentralen Aussagen enthält und etwa 80% der gesamten Geschichte ausmacht. Die restlichen 20% entfallen auf einen Rahmen, bestehend aus Einleitung und Schluss, in den der Hauptteil eingebettet ist (Abbildung 9.1). Einleitung: Führt in den Kontext des Themas ein, schafft Aufmerksamkeit und zeigt die Struktur der Geschichte. Die Einleitung folgt häufig einer SCR-Struktur (von englisch: Situation, Complication, Resolution; frei übersetzt: Ausgangslage, Problemstellung, Lösung): • Wovon ist die Rede? [Situation] • Warum reden wir darüber? [Complication] • Was schlagen wir als Lösung vor bzw. was ist unsere Kernbotschaft? [Resolution] Die Einleitung macht die Zielsetzung der Präsentation klar und klärt ggf. die Methodik des weiteren Vorgehens. Hauptteil: Kapitel und Unterkapitel mit den zentralen Botschaften des Vortrags, abgeleitet aus der zuvor erstellten Pyramide. Schluss: Zusammenfassung der Kernaussagen sowie Ausblick: Nächste Schritte, Verantwortlichkeiten, Zeitplan. Abbildung 9.1: Struktur einer Geschichte mit Einleitung, Hauptteil, Schluss

Die Planung einer erzählbaren Geschichte bezeichnen wir als Storylining. Die Storyline stellt den gedanklichen Fluss der Geschichte dar, ist also gewissermaßen der ausformulierte rote Faden. In ihrer Struktur ähnelt die Storyline einem detaillierten Inhaltsverzeichnis: Sie legt die Abfolge und die Überschriften der Kapitel und Unterkapitel fest. Da wir letztendlich eine PowerPoint-Präsentation erstellen möchten, werden in unserer Storyline die Abfolge und die Überschriften der einzelnen Schaubilder geplant. Abbildung 9.2 zeigt anhand eines stark vereinfachten Beispiels, wie die Storyline als Fließtext entworfen werden kann.

M. Graebig et al., Wie aus Ideen Präsentationen werden, DOI 10.1007/978-3-8349-6562-2_9, © Gabler Verlag | Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH 2011

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Entwurf von Präsentationen und Schaubildern

Gedankliche Struktur mit Einleitung, Hauptteil als Pyramide, Schluss

Storyline als Textentwurf (jeder Aufzählungspunkt entspricht einem Schaubild und nennt dessen Titel) Einleitung • Ziel ist die Klärung von Ursachen und Lösungsansätzen für die zurückgegangene Profitabilität • Unser Umsatz ist im vergangenen Jahr moderat um 2% gewachsen [Situation] • Im selben Zeitraum sind unsere Vertriebskosten mit 10% weit überproportional gestiegen [Complication] • Die Analyse unserer Vertriebsstruktur zeigt jedoch erhebliche Sparpotenziale [Resolution] Hauptteil • Die 3 wichtigsten Hebel erlauben die Senkung der Vertriebskosten um 15% [Kernbotschaft] • Allein der optimierte Betrieb des Call-Centers kann 8% zur Kostensenkung beitragen • Durch Beauftragung eines günstigeren Paketdienstleisters lassen sich weitere 5% sparen • Effizienzsteigerungen im Kundendienst tragen gut 2% zu den Einsparungen bei Schluss • Für die drei Arbeitsstränge ist je ein Teilprojektleiter zu benennen [Nächste Schritte] • Die Teilprojektleiter stimmen den Projektfortschritt einmal monatlich ab [Zeitplan] Abbildung 9.2: Entwurf der Storyline als Fließtext

9.2 Storyboard: Visualisierung der Geschichte Das Storyboard ist die Visualisierung der Geschichte, gewissermaßen das Drehbuch der Präsentation. Erstmalig in der Präsentationswertschöpfungskette beginnen wir jetzt, konkrete Schaubilder zu entwerfen. Im Storyboard wird die Struktur der Präsentation in Form von Miniaturschaubildern angedeutet. Im ersten Schritt schreibt man auf diese Miniaturschaubilder jeweils nur den Titel, welcher dann um eine grobe Skizze des geplanten Schaubilds ergänzt wird (Abbildung 9.3). Streng genommen sollte man zunächst die Storyline entwickeln, so wie in 9.1 gezeigt, und dann die dort formulierten Überschriften als Titel der Miniaturschaubilder im Storyboard verwenden. Tatsächlich werden jedoch in der Praxis das Storylining und das Storyboarding häufig miteinander verbunden.

128

Dramaturgie: Geschichten erzählen

Abbildung 9.3: Storyboard („Mickey-Mouse-Master“) mit Miniaturschaubildern

Sehr beliebt ist folgendes Vorgehen: Ein DIN-A4-Blatt im Querformat unterteilt man mit waagerechten und senkrechten Strichen in sechs oder neun kleine Felder, welche die Miniaturschaubilder darstellen (wenn man mehr als neun Schaubilder braucht, verwendet man mehrere DINA4-Seiten oder man arbeitet auf einem großen Flipchart-Blatt). Auf diesen MiniaturSchaubildern plant man zunächst die Struktur der Geschichte, indem man die Überschriften entwirft. Dann skizziert man zu jeder Überschrift ganz grob, welche Visualisierung man verwenden möchte (z. B. ein Balken- oder Kreisdiagramm, eine Stichpunktliste etc.). Unentbehrliche Arbeitsmittel in diesem kreativen Prozess sind ein Radiergummi oder selbstklebendes weißes Korrekturband. Das Storyboard aus Miniaturschaubildern wird manchmal auch „MickeyMouse-Master“ genannt, mit Bezug auf die Bildchenabfolge in Mickey-Mouse-Comics und in Anlehnung an den englischen Sprachgebrauch, wo die Übersicht der Schaubilder in einer 129

II

Entwurf von Präsentationen und Schaubildern

PowerPoint-Präsentation als „Master“ bezeichnet wird. Im Storyboard erkennen Sie bereits einige zentrale Strukturelemente der Präsentation: • Titelseite: Die Präsentation beginnt mit einer Titelseite, welche mindestens den Titel der Präsentation nennt, häufig jedoch noch einen erklärenden Untertitel hat und Angaben zur Veranstaltung macht (z. B. „Diskussionsunterlage zum Workshop in Berlin, 12.12.2010“). • Agenda: Zeigen Sie dem Zuhörer den roten Faden Ihrer Präsentation. Mindestens einmal am Anfang steht eine Agenda-Seite, welche die Gliederung der Präsentation (nicht jedoch ein Inhaltsverzeichnis sämtlicher Schaubilder!) zeigt. Oftmals wird diese Agenda-Seite jeweils zur Eröffnung eines Kapitels erneut aufgelegt und der aktuelle Gliederungspunkt hervorgehoben. • Aussagetitel: Jedes Schaubild trägt eine Überschrift. Die Überschriften aus unserer Storyline sind „sprechende Überschriften“. Eine solche Überschrift drückt die Kernbotschaft des Schaubilds in einem kurzen, prägnanten Satz aus, sie ist handlungsorientiert und wird daher auch als Action Title bezeichnet. Im Gegensatz dazu stehen Überschriften, welche nur das Thema des Schaubilds nennen, nicht jedoch die Kernaussage transportieren (z. B. „Übersicht der Kostensenkungen“ anstelle von „Durch Senkung laufender Kosten lassen sich insgesamt X €/Monat gewinnen“). Aussagetitel sind unsere Überschriften der Wahl. Sie zwingen dazu, die Kernbotschaft auf den Punkt zu bringen, und sie erlauben dem Adressaten das sehr schnelle Verständnis dieser Kernbotschaft. Einen weiteren Vorteil von Aussagetiteln erkennen Sie im Storyboard: Liest man einfach nur die Abfolge der Überschriften, so hat man bereits die ganze Geschichte verstanden – man kennt noch nicht alle Details, aber man weiß genau, was die zentralen Aussagen sind. Oft wird gefragt, wie lang eine Präsentation sein sollte und wie viel Vortragszeit pro Schaubild zu veranschlagen ist. Wir können nicht pauschal beantworten, wie viele Schaubilder eine Präsentation enthalten sollte; das richtet sich nach den Umständen des jeweiligen Vortrags und der Komplexität der Schaubilder. Grundsätzlich gilt jedoch „eine Aussage, ein Schaubild“, d. h. jedes Schaubild transportiert genau eine Kernaussage. Ganz grob zeigt die Erfahrung, dass man bei den meisten Präsentationen durchschnittlich ein bis drei Minuten pro Schaubild benötigen wird – doch wie gesagt, der Wert kann variieren, speziell dann, wenn Sie während des Vortrags Fragen und Diskussionen zulassen. Überschreiten Sie den vorgegebenen Zeitrahmen nicht – und niemand wird Ihnen böse sein, wenn Sie den Vortrag etwas zu früh beenden. Ein guter Vortrag ist ein Dialog zwischen dem Vortragenden und den Zuhörern. Idealerweise halten Sie sich also nicht starr an Ihre Agenda, sondern bringen die Flexibilität mit, auf Fragen 130

Dramaturgie: Geschichten erzählen und Interessenlagen der Zuhörer einzugehen. Oftmals legt man dafür sogenannte BackupFolien an. Das sind Folien ganz am Ende der Präsentation, welche man nur zu dem Zweck vorhält, um ggf. auf bestimmte Fragen zu reagieren, die zu jeder Zeit während des Vortrags aufkommen können. Oftmals handelt es sich dabei um Daten- und Faktensammlungen, mit denen man Argumente aus dem Vortrag detailliert belegen kann. Ganz klar: Wer eine Frage aus dem Auditorium treffsicher mit einer guten Backup-Folie beantworten kann, beweist nicht 18 nur gute Vorbereitung, sondern auch die Fähigkeit, vorauszudenken. Gene Zelazny empfiehlt in diesem Zusammenhang: „Anticipate the three toughest questions from the members of your audience with the most at stake“, sinngemäß: Überlegen Sie, welche Zuhörer von Ihrem Vortrag am stärksten betroffen sind (und folglich am kritischsten sind) und was deren drei härteste Fragen sein werden.

9.3 Praxisbeispiel: Klimaschutz im Büro (Teil 3) In Kapitel 8 hat Peter Elbeshausen die argumentative Pyramide entwickelt, mit der er vor der Geschäftsleitung von PowerIng für das Projekt „Green Office – 25% weniger CO2-Emissionen in 25 Monaten“ werben möchte. Ergänzt um eine Einleitung und einen Schluss, leitet er daraus die Storyline in Abbildung 9.4 ab. Die Storyline zeigt, dass Peter konsequent das Prinzip der Top-down-Kommunikation befolgt. Die höher liegende Ebene der Pyramide wird stets vor der tiefer liegenden Ebene eingeführt (z. B. steht zuerst die Aussage „Klimaschutz bestimmt maßgeblich die Außenwahrnehmung von PowerIng“, bevor in den nachfolgenden Punkten die detaillierten Gründe – Kundenerwartungen, Mitarbeiter, Bewerber – genannt werden). Einzige Ausnahme ist der letzte Absatz im Hauptteil: Hier startet Peter zwar mit einer Aussage, die nach Top-down-Struktur klingt („Konkrete Maßnahmen helfen uns, die Potenziale aus den 3 priorisierten CO2-Quellen zu heben“). Tatsächlich aber präsentiert er die eigentliche Kernaussage erst in der letzten Folie des Absatzes („Priorisierte Maßnahmen senken die CO2Emissionen um 25% und sparen rund x Mio. Euro“), nachdem er zunächst die Detailanalysen geliefert hat. Dieser kleine Kunstgriff – eine versteckte induktive Argumentation (Bottom-upStruktur) – ist gewollt, um die Kernaussage behutsamer einzuführen; schließlich ist sie inhaltlich sehr dicht und könnte bei den Zuhörern kontrovers aufgenommen werden oder gar auf Widerspruch stoßen.

18

Gene Zelazny, Say It with Presentations. How to Design and Deliver Successful Business Presentations, Mcgraw-Hill Professional (1999).

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II

Entwurf von Präsentationen und Schaubildern

Gedankliche Struktur

Storyline als Textentwurf

Einleitung: Ankündigung der Zielsetzung. Einführung in das Thema Klimawandel. Dabei SCR-Ansatz: [Situation] Klimawandel ist Realität [Complication] Klimawandel muss gestoppt werden [Resolution] Wir als PowerIng liefern unseren Beitrag mit Green Office

Einleitung • Ziele des heutigen Treffens zu Green Office • Klimawandel ist Realität: CO2-Ausstoß lässt globale Temperaturen steigen • Temperaturanstieg über 2 °C muss verhindert werden, um massive Schäden zu vermeiden • Green Office leistet einen ambitionierten Beitrag zum Klimaschutz und spart Geld

Hauptteil: Kernbotschaft, Inhalte, Sowhat zum Projekt Green Office. Hier kommt die Pyramide aus Kapitel 8 zum Einsatz.

Hauptteil • Klimaschutz bestimmt maßgeblich die Außenwahrnehmung von PowerIng • Unsere Kunden sind umweltbewusst und legen besonderen Wert auf Klimaschutz • Unsere Mitarbeiter wünschen sich zeitgemäße CorporateResponsibility-Projekte • Hoch qualifizierte Bewerber legen Wert auf eine umweltbewusste Firmenkultur • Ansatzpunkte für Klimaschutz werden nach Kosten-NutzenErwägungen ausgewählt • Mehr als 90% unserer Gesamtemissionen entfallen auf die fünf größten CO2-Quellen • Bei drei dieser CO2-Quellen lässt sich durch Verringerung der Emissionen zugleich Geld sparen • Konkrete Maßnahmen helfen uns, die Potenziale aus den drei priorisierten CO2-Quellen zu heben • Videokonferenzen sparen x Tonnen CO2 • Sparanreize bei Firmenwagen vermeiden x Tonnen CO2 • Energieeffiziente Bürogeräte sparen x t CO2 • Priorisierte Maßnahmen senken CO2-Emissionen um 25% und sparen rund x Mio. Euro

Schluss: Verantwortlichkeiten (Bitte um Unterstützung durch die Geschäftsführung) und nächste Schritte (Zeitplan für Projektumsetzung; erste Ergebnisse in drei Monaten). Sicherstellen, dass alle die Zielsetzung unterstützen.

Schluss • Wir brauchen ein Green-Office-Projektteam, welches direkt an die Geschäftsführung berichtet • Innerhalb von drei Monaten werden wir die ersten Ergebnisse erzielen • Wir unterstützen das Projekt Green Office (Beschlussvorlage) Abbildung 9.4: Storyline für „Green Office“

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Dramaturgie: Geschichten erzählen Jeder Aufzählungspunkt in der Storyline wird später in ein Schaubild der Präsentation übersetzt. Peter hat die Punkte in der Storyline bewusst so formuliert, dass sie später als Aussagetitel der Schaubilder verwendet werden können. Hinzu kommen dann in der Präsentation nur noch die Agenda-Seiten, welche die Präsentation gliedern; die Begriffe „Einleitung“, „Hauptteil“ und „Schluss“ hingegen werden nicht mehr explizit erscheinen. Auf den nachfolgend gezeigten Miniaturschaubildern des Storyboards skizziert Peter, welche Fakten und Argumente er zur Stützung der Aussagetitel verwenden möchte und welche Visualisierungen geeignet sind. Die Miniaturschaubilder sind noch keine verkleinerten Abbilder der finalen Schaubilder; zentrale Elemente (Quellenangaben, Einheiten, detaillierte Fakten) fehlen in der Skizze noch. Allerdings funktioniert dieser Mickey-Mouse-Master gut als „Daumenkino“: Legt man die MiniaturSchaubilder hintereinander und liest nur die Titel, so erzählen sie bereits die gesamte Geschichte. Blättert man dann durch die Miniaturschaubilder und betrachtet die Skizzen, so bekommt man außerdem eine Vorstellung, mit welchen Visualisierungen die Geschichte unterlegt werden soll.

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Entwurf von Präsentationen und Schaubildern

9 Dramaturgie: Geschichten erzählen

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II

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Entwurf von Präsentationen und Schaubildern

10 Schaubilddesign 10.1 Schaubildphilosophie Zum zweiten Mal leiten wir ein Kapitel mit „Philosophie“ ein, und wieder folgt ein kleines Glaubensbekenntnis. Diesmal geht es um die Fragen, wozu das Schaubild dient, was auf einem Schaubild stehen sollte und welches Design (Farben, Schriftgrößen, Einsatz von Bildern) zu wählen ist. Je nach Kontext und persönlichen Präferenzen des Vortragenden gibt es dafür unterschiedlichste Antworten. Und wie so oft bei konkurrierenden Philosophien lässt sich wohl auch hier kein absolutes Richtig und Falsch ausmachen. Sehr wohl lassen sich aber Ansätze finden, die sich für bestimmte Situationen als gut und nützlich erwiesen haben. Wir stellen Ihnen in diesem Kapitel Gestaltungsprinzipien vor, welche sich in Business-Präsentationen bewährt und weithin als ungeschriebener Standard etabliert haben. Diese Gestaltungsprinzipien haben zwei bestechende Vorteile: Erstens führen sie zu sehr klaren, gut verständlichen Schaubildern, die von Betrachtern unterschiedlichster Hintergründe intuitiv verstanden werden. Und zweitens muss man kein Designer sein, um die Gestaltungsprinzipien umsetzen zu können. Sie lassen sich systematisch erlernen und mit einfachen Mitteln in PowerPoint anwenden. Folgende Überzeugungen leiten unser Schaubilddesign: • Schaubilder sind Hilfsmittel. Im Mittelpunkt einer Präsentation steht der Vortragende. Seine Aufgabe ist es, eine Geschichte mit klaren Aussagen zu erzählen und durch seine Persönlichkeit zu wirken. Schaubilder sollen den Vortragenden dabei unterstützen, Sachverhalte auf den Punkt zu bringen. Keinesfalls dürfen sie eine Eigendynamik entwickeln oder gar den Vortragenden marginalisieren. Die Existenzberechtigung eines jeden Schaubilds ergibt sich aus den Fragen: Hilft es dem Vortragenden dabei, eine bestimmte Botschaft zu transportieren? Welchen Mehrwert liefert es? • Schaubilder sind aussagegetrieben und handlungsorientiert. Ein Vortrag soll eine Kernbotschaft haben und ein „So-what“ aussenden – das haben wir in den Kommunikationsprinzipien in Kapitel 7 festgestellt. Entsprechend gilt für jedes einzelne Schaubild, dass wir es niemals „einfach nur so“ oder „rein interessehalber“ zeigen. Was wir zeigen, zeigen wir ganz bewusst. Jedes Schaubild beruht auf einer Aussage und versucht, mit seinem „So-what“ zu einer Handlung aufzurufen oder eine Erkenntnis zu vermitteln. • Schaubilder sind prägnant. Ein Schaubild sollte in zehn bis 15 Sekunden vollständig erfasst werden können. Jedes Schaubild hat genau eine Kernaussage – nicht weniger, aber auch nicht mehr. Alles, was auf dem Schaubild steht, dient allein der Stützung dieser Kernaussage. Das Schaubild sollte knapp und übersichtlich sein. Für die Informationsdichte gilt: „So viel wie nötig, so wenig wie möglich.“

M. Graebig et al., Wie aus Ideen Präsentationen werden, DOI 10.1007/978-3-8349-6562-2_10, © Gabler Verlag | Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH 2011

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Entwurf von Präsentationen und Schaubildern

• Schaubilder sind sparsam mit grafischen Mitteln bestückt. Farbe, Bilder und Animationen werden in Business-Präsentationen zurückhaltend und sehr gezielt verwendet. „Sinn geht vor Optik“, und Grafik ist Mittel zum Zweck. Die übermäßige Verwendung von grafischen Mitteln ist störend und lenkt vom Inhalt ab. Buntheit wirkt oftmals unseriös. Unnötiger Einsatz von Bildern und Animationen kann einen verspielten Eindruck machen. Das bedeutet nicht, dass Business-Präsentationen langweilig oder gar unformatiert daherkommen. Vielmehr ist der zielgerichtete Einsatz wirkungsvoller Visualisierungen entscheidend.

10.2 Aufbau und Funktion von Schaubildern Schaubilder einer Business-Präsentation sind nach einem einheitlichen Muster aufgebaut. Dem Betrachter bietet das den Vorteil, die Schaubilder schneller erfassen zu können, ohne nach Informationen suchen zu müssen. Abbildung 10.1 zeigt den Aufbau eines Schaubilds mit den folgenden Standardelementen: • Aussage: Die Überschrift ist ein Aussagetitel (auch als „Action Title“ oder sprechender Titel bekannt) und transportiert die Kernaussage. Die konsequente Verwendung von Aussagetiteln ist für viele Vortragende gewöhnungsbedürftig. Der Gegenentwurf zum Aussagetitel ist 19 ein thematischer Titel (in unserem Beispiel könnte dieser „Entwicklung des Alkoholmissbrauchs unter Jugendlichen“ oder „Stationäre Behandlungen Jugendlicher aufgrund von Alkoholvergiftungen“ heißen). Für Business-Präsentationen sind jedoch Aussagetitel das Mittel der Wahl. Sie folgen dem Pyramidenprinzip und der Idee der „Top-down-Kommunikation“, die wir in Kapitel 8 besprochen haben. Ein Aussagetitel erlaubt es Ihnen, den Blick des Betrachters schnell und unmissverständlich auf die entscheidenden Informationen zu lenken. • Der Untertitel erklärt, um was es sich in der Grafik handelt. Bei quantitativen Schaubildern und Diagrammen dient er als Beschriftung und gibt auch die Maßeinheit für das Diagramm an (z. B. „in Euro pro Kopf“, „in Millionen“ etc.). Er beantwortet die Frage: „Was ist das abgebildete Datenmaterial?“, während der Aussagetitel die Frage beantwortet: „Was sollen uns diese Daten sagen?“

19

Thematische Titel haben ihre Anhängerschaft in bestimmten Bereichen, vor allem im schulischen, universitären und wissenschaftlichen Umfeld. Wir sind aber überzeugt, dass auch in diesen Bereichen manche Präsentationen durch die Verwendung von Aussagetiteln gewinnen könnten.

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Schaubilddesign

Aussage Hinweis Untertitel, ggf. mit Maßeinheit

Legende

Grafik

Fußnote Quelle

Foliennummer Abbildung 10.1: Aufbau eines Schaubilds

• Grafik ist der Schaubildinhalt – diejenige Visualisierung also, welche die Aussage stützt. Je nach der Art der Grafik unterscheiden wir drei Schaubildtypen: Daten-, Konzept- und TextSchaubilder, auf die wir in ↑10.3, ↑10.4 und ↑10.5 detailliert eingehen. • Fußnote (optional) kann verwendet werden, um Teile der Abbildung zu spezifizieren (Erklärung von Fachbegriffen, Querverweise etc.). Fußnoten sollten sparsam verwendet werden; ohnehin sollten viele Detailinformationen nicht Teil des Schaubilds, sondern vielmehr des mündlichen Vortrags sein. • Quelle: Jede Folie trägt eine Quellenangabe. Für eine klassische Business-Präsentation reicht eine knappe Angabe in der Regel aus (hier: „Destatis“, das Statistische Bundesamt), während bestimmte Zielgruppen, z. B. im wissenschaftlichen Bereich, detailliertere Quellenangaben erwarten werden.

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Entwurf von Präsentationen und Schaubildern

• Hinweis (optional) kann verwendet werden, um die Gültigkeit des Schaubildinhalts zu qualifizieren (z. B. „Vorläufig“, „Arbeitsstand“, „Zur Diskussion“, „Illustrativ“, „Exemplarisch“). • Legende kann zur Beschriftung von Diagrammen und Abbildungen erforderlich sind. Oftmals lässt sich das Schaubild jedoch durch den Verzicht auf eine Legende vereinfachen; wir hätten in unserem Beispiel dieselbe Information einfach links vor die erste Säule schreiben können. Aus zwei Gründen haben wir das aber nicht getan – erstens, um Ihnen eine Legende zeigen zu können, und zweitens, weil der Platz neben der Säule knapp ist. • Foliennummer steht auf jedem Schaubild, so dass man sich in anschließenden Diskussionen gezielt auf ein bestimmtes Schaubild beziehen kann. Ein stimmiges Schaubild erfüllt folgende „fünf goldenen Regeln“: 1. Eine klare Aussage: Die Kernbotschaft des Schaubilds steht im Aussagetitel. Überprüfen Sie, ob dieser klar und unmissverständlich ist. Abbildung 10.2 zeigt ein typisches Beispiel: Dasselbe Diagramm, oben links abgebildet, passt zu unterschiedlichen Aussagen. Die Wahl des Aussagetitels ist hier entscheidend, um die beabsichtigte Botschaft zu transportieren; das Schaubild stünde ansonsten frei zur Interpretation des Betrachters. 2. Aussage und Grafik sind stimmig: Der Schaubildinhalt ergibt sich aus dem Aussagetitel. Das Schaubild zeigt genau die Informationen, welche die Aussage stützen – nicht mehr und nicht weniger. Das bedeutet einerseits, auf unnötige Informationen zu verzichten: In Abbildung 10.1 hätte man z. B. auf die Differenzierung der beiden Altersgruppen der Jugendlichen verzichten können, da diese für die Kernaussage nicht unmittelbar relevant ist. Wesentlich wichtiger noch ist aber, dass im Aussagetitel keine Behauptung stehen darf, die nicht unmittelbar aus dem Schaubildinhalt folgt. Wenn eine Grafik unterschiedliche Aussagetitel stützen kann, ist es wichtig, die gewünschte Aussage durch Akzentuierungen in der Grafik hervorzuheben (Abbildung 10.2). 3. Lesbarkeit ist ein Muss: Die Schriftgröße sollte so gewählt werden, dass der Text auch von der hintersten Reihe des Auditoriums aus mühelos gelesen werden kann. Die Anordnung der Informationen sollte einen logischen Aufbau haben und der natürlichen Leserichtung folgen.

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Schaubilddesign

Abbildung 10.2: Aussage bestimmt die Akzentuierung

4. Weniger ist mehr: (a) Der Informationsgehalt des Schaubilds sollte die Aussage stützen und das notwendige Material für die zu erwartenden Fragen und Diskussionen enthalten. Unnötige Details oder Zusatzinformationen sind zu vermeiden. (b) Die Textmenge sollte möglichst gering gehalten werden, ohne allerdings notwendige Angaben (z. B. Diagrammbeschriftung, Einheiten etc.) zu vernachlässigen. (c) Grafikelemente – Bilder, Farben, Animationen – sollten sparsam verwendet werden. Fragen Sie sich bei jedem dieser Grafikelemente selbstkritisch: „Welchen Beitrag liefert das für meine Aussage?“, und verzichten Sie ggf. auf unnötige Elemente. 141

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Entwurf von Präsentationen und Schaubildern

5. Grafikstil ist klar und konsistent: Grafische Konsistenz ist innerhalb eines Schaubilds ebenso wie entlang mehrerer Schaubilder in der Präsentation geboten. Dazu gehören Farbschemata (gleiche Farbe für gleiche Aussagen), Schriftgrößen (möglichst innerhalb eines Schaubilds und auch entlang mehrerer Schaubilder einheitlich), Anordnung der Standardelemente (Titel, Fußnoten, Quellenangaben) etc.

10.3 Schaubildtypen: Visualisierung von Daten 10.3.1 Wie aus Zahlen Bilder werden: Die Zelazny-Matrix Zahlen sind in Business-Präsentationen beliebt: In Form von Statistiken oder mathematischen Modellen bilden sie die Fakten, die unserer Argumentation Substanz verleihen. Dennoch wird man nur in Ausnahmefällen die nackten Zahlen auf ein Schaubild schreiben – schließlich haben die wenigsten Menschen das Talent, durch bloßes Betrachten einer Zahlenreihe deren Aussagegehalt zu erfassen. Diagramme sind daher ein sehr wirksames Mittel, um Zahlen zu kommunizieren – sie zeigen auf einen Blick, worauf es ankommt, und sie erlauben es, den Blick des Betrachters zu lenken. Dabei kommt man in den meisten Fällen mit einer sehr überschaubaren Anzahl standardisierter Diagrammtypen aus. Den richtigen Diagrammtyp finden Sie in drei Schritten: (1) Aussage bilden: Nehmen wir an, die nebenstehende Tabelle mit den Umsätzen eines Unternehmens sei gegeben. Wir haben bereits Beispiele dafür gesehen, dass dieselben Daten durchaus sehr unterschiedliche Aussagen stützen können. Im ersten Schritt müssen wir also entscheiden, welchen Aussagetitel wir transportieren möchten. Hier drängt sich folgende Aussage auf: „Der Umsatz ist von 2005 bis 2010 stetig gewachsen“ (es wären aber auch andere Aussagen denkbar, z. B. „Im Krisenjahr 2009 stagnierte das Wachstum“).

Umsatz pro Jahr in Tsd. Euro 2005 4.244 2006 4.368 2007 5.290 2008 5.932 2009 5.935 2010 6.705

(2) Vergleichsart aus der Aussage bestimmen: Die Aussage speist sich gewöhnlich daraus, dass wir die Zahlen des Datensatzes zueinander in Beziehung setzen, also vergleichen. Dabei kommen fünf Vergleichsarten zur Anwendung: Struktur, Rangfolge, Zeitreihe, Häufigkeit und Korrelation. Eine davon wählen Sie für Ihre Aussage aus. In den folgenden Abschnitten erklären wir, wodurch sich diese Vergleichsarten auszeichnen. Das obige Beispiel ist eine Zeitreihe.

142

Schaubilddesign (3) Diagrammtyp anhand der Vergleichsart wählen: Im letzten Schritt brauchen wir einen Diagrammtyp, der zu der identifizierten Vergleichsart passt (im obigen Beispiel wäre das ein Säulendiagramm). Gene Zelazny hat dazu die nach ihm benannte Matrix entwickelt (Abbildung 10.3), in der jeder Vergleichsart ein oder mehrere passende Diagrammtypen zugeord20 net sind. Die Anwendung dieser Diagrammtypen zeigen wir in den folgenden Abschnitten. Technische Hinweise zur Umsetzung dieser Diagramme in PowerPoint geben wir in ↑13.1.

Abbildung 10.3: Zelazny-Matrix (adaptiert)

20

Gene Zelazny, Wie aus Zahlen Bilder werden, Gabler (2005), 6. Auflage.

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Entwurf von Präsentationen und Schaubildern

10.3.2 Vergleichsarten: Struktur Ein Strukturvergleich zeigt, welchen Anteil (in Prozent) einzelne Komponenten an einer Gesamtheit haben. Typische Schlüsselworte, die auf einen Strukturvergleich hindeuten, sind: • Anteil, Prozentsatz • x % entfallen auf … • Der größte/kleinste Teil … Typische Aussagetitel lauten: • Wir haben einen Marktanteil von unter 10% • Die meisten unserer Mitarbeiter haben einen akademischen Hintergrund • Mehr als 40% unserer Stromrechnung entfallen auf die Heizung Sofern es sich um eine einzige Datenreihe handelt, werden Strukturvergleiche in Form von Kreis- oder Tortendiagrammen dargestellt (Abbildung 10.4). Möchte man mehrere Datenreihen nebeneinander stellen (etwa die Bundestagswahlen 2005 und 2009 miteinander vergleichen), so bieten sich gestapelte Säulen oder Balken an (Abbildung 10.5). Normalerweise würde man die Segmente mit den jeweiligen Farben der Parteien einfärben (Grün für die Grünen, Rot für die SPD etc.), um den Wiedererkennungswert zu steigern. Diese Möglichkeit haben wir im Zweifarbendruck unseres Buches nicht. Daher akzentuieren wir nur dasjenige Segment, welches mit dem Aussagetitel in Verbindung steht. Innerhalb einer einzelnen Datenreihe kann es vorkommen, dass man ein Segment weiter untergliedern möchte. In diesem Fall stellt man die Details in einem untergeordneten Säulendiagramm dar. Abbildung 10.6 zeigt ein Beispiel: Im Kreisdiagramm ist die Zusammensetzung des deutschen Strommixes nach Energieträgern dargestellt. Sämtliche erneuerbaren Energieträger (Wind, Biomasse, Wasserkraft etc.) sind zu einem Segment zusammengefasst, welches nebenstehend detailliert wird.

144

Schaubilddesign

Datenblatt Anzahl der Sitze Fraktion

Jahr 2009

SPD

146

CDU/CSU

239

Grüne

68

FDP

93

Linke

76

Abbildung 10.4: Kreisdiagramm für Strukturvergleich mit einer Datenreihe

Datenblatt Anzahl der Sitze Fraktion

2005

2009

SPD

222

146

CDU/CSU

226

239

Grüne

51

68

FDP

61

93

Linke

54

76











 Abbildung 10.5: Gestapeltes Säulendiagramm für Strukturvergleich mit zwei Datenreihen

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Entwurf von Präsentationen und Schaubildern

Datenblatt Anteile Energieträger im Strommix Energieträger Anteil Braunkohle 24% Kernenergie 23% Steinkohle 18% Erneuerbare 16% Erdgas 13% Sonstige 6% Beiträge zu den Erneuerbaren Quelle Windkraft Biomasse Wasserkraft Photovoltaik Müll

Anteil 40,9% 27,4% 20,4% 5,9% 5,4% Abbildung 10.6: Kreisdiagramm mit Detaillierung eines Segments

10.3.3 Vergleichsarten: Rangfolge Eine Rangfolge ordnet einzelne Objekte in einer bewertenden Abfolge („vom Besten zum Schlechtesten“, „vom Größten zum Kleinsten“ etc.). Typische Schlüsselwörter, die auf eine Rangfolge hindeuten, sind: • Größer/kleiner als … • An x-ter Stelle der Rangliste • Im Vergleich mit … Typische Aussagetitel lauten: • Bei der Fertigung von Produkt X sind wir deutscher Marktführer • Die Qualitätsmerkmale A und B sind unseren Kunden besonders wichtig • Die Fluktuation ist an allen fünf Standorten etwa gleich hoch

146

Schaubilddesign In Abbildung 10.7 gehen wir von einer Rangliste der zehn führenden Hersteller neu zugelassener Kraftfahrzeuge aus. Die Darstellung erfolgt in einem Balkendiagramm. Durch farbliche Akzentuierung der Balken unterstreichen wir die Aussage, denn mit demselben Diagramm hätten auch andere Aussagetitel gestützt werden können, beispielsweise „Die Modelle Golf und Jetta sind die beliebtesten Neuwagen in Deutschland“ oder „sieben der zehn am häufigsten gekauften Neuwagen stammen aus dem Volkswagen-Konzern“. Datenblatt Rang 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Hersteller/ Modell VW Golf, Jetta VW Polo Opel Astra VW Passat Audi A4, S4 Opel Corsa BMW 3er Skoda Fabia Audi A3, S3 VW Touran

Anzahl Autos 68.043 24.426 16.704 16.210 14.885 14.400 14.084 13.774 13.765 13.278



















Abbildung 10.7: Balkendiagramm für Rangfolge

  10.3.4 Vergleichsarten: Zeitreihe 



Eine Zeitreihe zeigt die Veränderung einer Größe über einen bestimmten (historischen) Zeitraum, oder sie extrapoliert eine Entwicklung in die Zukunft (Prognose). Typische Schlüsselwörter, die auf eine Zeitreihe hindeuten, sind: • X ist gefallen/gestiegen; X wird weiter fallen/steigen • X wächst/sinkt • X schwankt/bleibt gleich

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Entwurf von Präsentationen und Schaubildern

Typische Aussagetitel lauten: • Die Inflationsrate verharrt seit Langem auf niedrigem Niveau • Die Ölpreise zeigen seit 2008 erhebliche Schwankungen • Im Laufe der nächsten fünf Jahre erwarten wir eine Umsatzverdopplung Zeitreihen werden, je nach Anzahl der abzubildenden Datenpunkte, entweder als Säulendiagramm oder als Liniendiagramm dargestellt. Gewöhnlich kommen Liniendiagramme bei mehr als acht Datenpunkten in Betracht. Säulendiagramme können zwar durchaus mehr als acht Datenpunkte enthalten, jedoch sollte dabei auf grafische Konsistenz zwischen den verschiedenen Folien geachtet werden (es kann unruhig wirken, wenn auf manchen Folien viele dicht gedrängte, schmale Säulen stehen, während auf anderen Folien wenige breite Säulen sind). In Abbildung 10.8 haben wir zwei Zeitreihen nebeneinander dargestellt. Beide Zeitreihen beschreiben die Entwicklung der Windkraftanlagen in Deutschland: „Jährlicher Zubau“ kennzeichnet, in welchem Umfang in dem jeweiligen Jahr neue Anlagen errichtet wurden; „Kumulierte Leistung“ gibt an, wie groß der Gesamtbestand an Windkraftanlagen in dem jeweiligen Jahr ist. Für den jährlichen Zubau bieten sich Säulen an, da sie zeitliche Punktabbildungen liefern (ein Liniendiagramm wäre insofern irreführend, als die Linienabschnitte zwischen den Datenpunkten bedeutungslos wären). Für die kumulierte Leistung hingegen ist das Liniendiagramm besser geeignet, da es eine kontinuierlich wachsende Größe repräsentiert – hier sind auch die Linienabschnitte zwischen den Punkten durchaus sinnvoll. Beide Datenreihen korrespondieren jeweils mit einer eigenen y-Achse (vertikale Achse) im Diagramm. Der jährliche Zubau (Säulen) wird links angezeigt; die kumulierte Leistung (Linie) wird rechts angezeigt. Oftmals möchte man bei Zeitreihen ein Wachstum zeigen und dieses auch quantifizieren können. Das Beispiel in Abbildung 10.9 zeigt die Entwicklung unserer Staatsschulden im Verlauf der letzten 40 Jahre, ein kontinuierliches Wachstum also. Die angegebene jährliche Wachstumsra21 te von 8,7% ist ein rechnerischer Mittelwert – hätte man im Jahr 1970 mit 63 Mrd. Euro begonnen und jedes Jahr den gesamten angehäuften Schuldenberg um 8,7% vergrößert, so käme man im Jahr 2010 auf genau 1.745 Mrd. Euro. 21

Diese durchschnittliche jährliche Wachstumsrate wird auch als CAGR (Compound Annual Growth Rate) bezeichnet. Man berechnet sie nach folgender Formel: ‫ ܴܩܣܥ‬ൌ ቀ

ௐሺ௧ಿ ሻ ௐሺ௧బ ሻ

ቁ

ଵൗ ே

െͳ

Darin ist N die Anzahl der Jahre, über die das Wachstum erfolgt, W(t0) der Wert der wachsenden Größe im Startjahr und W(tN) der Wert der wachsenden Größe nach N Jahren. In unserem Beispiel ergibt sich damit für die Wachstumsrate: ‫ ܴܩܣܥ‬ൌ ቀ

148

ଵ଻ସହ ଺ଷ

ቁ

ଵൗ ସ଴

െ ͳ ൎ ͺǡ͹Ψ.

Schaubilddesign

Datenblatt

Jahr 92 93 94 95 96 97 98 99 00 01 02 03 04 05 06 …

Zubau (GW) 0,074 0,155 0,309 0,505 0,428 0,534 0,793 1,568 1,665 2,659 3,247 2,645 2,037 1,808 2,233 …

Kumuliert (GW) 0,183 0,338 0,643 1,137 1,546 2,082 2,875 4,445 6,095 8,754 12,001 14,609 16,629 18,428 20,621 …









 Datenblatt  

Jahr  1970 1975 1980 1985 1990 1995 2000 2005 2010

Abbildung 10.8: Säulen- und Liniendiagramm für zwei Zeitreihen

  Schulden  [Mrd. EUR]  63 129 237 387 536 1009 1198 1448 1745

Abbildung 10.9: Säulendiagramm für Zeitreihe mit Wachstumsrate (CAGR)

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II

Entwurf von Präsentationen und Schaubildern

10.3.5 Vergleichsarten: Häufigkeit Eine Häufigkeitsverteilung zeigt, wie oft ein Merkmal in bestimmten aufeinanderfolgenden Größenklassen auftritt. Typische Schlüsselwörter, die auf eine Häufigkeitsverteilung hindeuten, sind: • Konzentration • Verteilung • zwischen x und y Typische Aussagetitel lauten: • Die meisten Kunden geben zwischen 30 und 40 Euro pro Einkauf aus • Das Gehaltsniveau ist in der Gruppe der 40- bis 50-Jährigen am höchsten • Die meisten Beschäftigten verdienen zwischen 25.000 und 35.000 Euro Sofern sich die Merkmale in eine überschaubare (diskrete) Anzahl von Größenklassen einteilen lassen, verwendet man ein Säulendiagramm (Histogramm). Dabei stehen die Säulen dichter beieinander als in einem normalen Säulendiagramm, oft auch ohne Zwischenraum. In Abbildung 10.10 werden die Gehaltsklassen deutscher Arbeitnehmer dargestellt – für jede Gehaltsgruppe (unter 1.000 Euro, zwischen 1.000 und 2.000 Euro etc.) zeigt die jeweilige Säule an, wie viele Arbeitnehmer Gehalt in dieser Größenordnung erhalten. Eine beliebte Abwandlung dieses Beispiels zeigt Abbildung 10.11: Hier werden zwei verwandte Häufigkeitsverteilungen nebeneinander gestellt, in unserem Fall die Gehaltsklassen der Arbeitnehmer nach Männern und Frauen aufgeschlüsselt. Die Aussage des Schaubilds ergibt sich nun aus dem unmittelbaren Vergleich der beiden Häufigkeitsverteilungen: „Frauen dominieren im niedrigen Lohnsegment, während die meisten Spitzenverdiener Männer sind.“ Dieses „Schmetterlingsdiagramm“ ist in der Zelazny-Matrix eigentlich nicht für Häufigkeitsverteilungen vorgesehen, für unseren Zweck aber dennoch sehr sinnvoll. Für Häufigkeitsverteilungen mit sehr vielen oder gar kontinuierlichen Größenklassen verwendet man Liniendiagramme.

150

Schaubilddesign

Datenblatt Einkommen Anz. Arbeit[Tsd. EUR] nehmer [Mio.] <1 3,932 1-2 4,820 2-3 6,048 3-4 3,134 4-5 1,327 5-6 0,606 6-7 0,291 7-8 0,139 8-9 0,075 9-10 0,039 >10 0,090

  

  

Abbildung 10.10: Säulendiagramm für Häufigkeitsverteilung

Datenblatt Einkommen Männer Frauen [Tsd. EUR] [Mio.] [Mio.] <1

1,445

2,487

1-2

1,865

2,955

2-3

3,765

2,282

3-4

2,251

0,883

4-5

1,072

0,256

5-6

0,530

0,076

>6

0,575

0,060





Abbildung 10.11: Schmetterlingsdiagramm für Häufigkeitsverteilungen

151

II

Entwurf von Präsentationen und Schaubildern

10.3.6 Vergleichsarten: Korrelation Eine Korrelation setzt zwei Variablen miteinander in Beziehung und stellt einen Vergleich zwischen diesen her. Typische Schlüsselwörter, die auf eine Korrelation hindeuten, sind: • Im Verhältnis zu/in Abhängigkeit von • X korreliert (nicht) mit Y; X ist (nicht) proportional zu Y Typische Aussagetitel lauten: • Die Versicherungsprämien steigen mit dem Einstiegsalter der Versicherten • Höhere Preise für bestimmte Benzinmarken bedeuten nicht höhere Qualität In Abbildung 10.12 gehen wir der Frage nach, ob es einen Zusammenhang zwischen der Bevölkerungsgröße eines Landes und dem Wohlstand seiner Einwohner gibt. Wir suchen also nach Aussagen der Art „Je höher die Einwohnerzahl, desto höher der Pro-Kopf-Wohlstand“ oder „In kleineren Ländern sind die Menschen tendenziell reicher“. Wir betrachten die Länder der sogenannten EU-15 und stellen in einem Schmetterlingsdiagramm jeweils die Bevölke22 rungsgröße dem Wohlstand pro Kopf gegenüber. Beachten Sie, dass wir die Liste nach der Bevölkerungsgröße sortiert haben – das erleichtert es dem Betrachter erheblich, Zusammenhänge der Art „je größer/kleiner, desto …“ zu erkennen. In unserem Beispiel zeigt sich, mit Ausnahme des kleinen und reichen Luxemburg (LU), keine deutliche Korrelation zwischen Bevölkerungsgröße und Pro-Kopf-Wohlstand; der Aussagetitel drückt das aus. In Abbildung 10.13 liegen so viele Datenpunkte vor, dass sie nicht mehr in ein Schmetterlingsdiagramm passen würden. In diesem Fall ist das Punktdiagramm das Mittel der Wahl. In dem Beispiel geht es um die Frage, wie sich die Gesundheitsausgaben verschiedener Länder zu ihrer volkswirtschaftlichen Gesamtleistungsfähigkeit (BIP) verhalten. Für jedes der Länder wird entsprechend ein Punkt in das Diagramm gesetzt. Es zeigt sich für die meisten Länder, dass sich die Gesundheitsausgaben in guter Näherung proportional zum BIP verhalten (je größer das BIP, desto größer die Gesundheitsausgaben). Das erkennt man sehr gut anhand der Trendlinie, um die herum die Punktewolke liegt. Insofern hätte der Aussagetitel durchaus auch lauten können: „In den meisten Ländern sind die Gesundheitsausgaben proportional zum BIP“. In unserem Aussagetitel wollten wir jedoch auf den bemerkenswerten Umstand hinweisen, dass die USA aus dieser Proportionalität deutlich herausfallen. 22

Als Messgröße für „Wohlstand pro Kopf“ verwenden wir das Pro-Kopf-BIP (Bruttoinlandsprodukt), welches auf „Kaufkraftstandards“ (KKS) normiert wurde, so dass sich im Mittelwert der 27 EU-Staaten ein Index von 100 KKS ergibt.

152

Schaubilddesign

Datenblatt BIP pro Kopf in KKS Land DE FR GB IT ES NL GR BE PT SE AT …

Bevölkerung [Mio.] 82,217837 63,982881 61,179256 59,619290 45,283259 16,405399 11,213785 10,666866 10,617575 9,182927 8,318592 …

BIP [KKS] 116 108 116 102 103 134 94 115 78 122 124 … Abbildung 10.12: Schmetterlingsdiagramm für Korrelation

Datenblatt US-$ (Kaufkraftparität) Land AUS AUT BEL CAN CZE DNK FIN FRA DEU GRC HUN …

BIP 37.808 37.121 35.380 38.500 24.027 35.978 34.698 32.684 34.393 28.423 18.754 …

Gesundh.Ausg. 3.137 3.763 3.595 3.895 1.626 3.512 2.840 3.601 3.588 2.727 1.388 … Abbildung 10.13: Punktdiagramm für Korrelation

153

II

Entwurf von Präsentationen und Schaubildern

10.3.7 Wasserfalldiagramm Die Zelazny-Matrix zeigt nicht alle denkbaren Diagrammtypen. Unter den weiteren Diagrammtypen greifen wir einen heraus, der in Business-Präsentationen besonders beliebt ist: das Wasserfalldiagramm. Es bietet sich an, wenn eine Zeitabfolge oder andere Abfolgen, z. B. ein Produktionsablauf, gezeigt werden sollen, bei denen eine bestimmte Größe aufsummiert wird. In Abbildung 10.14 ist exemplarisch dargestellt, welche Geldflüsse sich jährlich aus der Markteinführung eines Produkts X ergeben: Im ersten Jahr kostet die Maßnahme Geld (daher ein negativer Balken), da investiert werden muss. In den kommenden Jahren werden aus dem neuen Produkt steigende Gewinne erwirtschaftet. Das Wasserfalldiagramm ist hier gut geeignet, da es Zwischensummen erkennen lässt und verdeutlicht, wann sich das neue Produkt amortisiert hat (nämlich im Laufe des fünften Jahres). Datenblatt Geldflüsse aus Einführung und Verkauf von Produkt X Tausend Euro, Barwerte im Jahr 2010 Jahr 2010 2011 2012 2013 2014 Summe

Geldfluss -100 15 35 40 55 45

Abbildung 10.14: Wasserfalldiagramm

154

Schaubilddesign

10.4 Schaubildtypen: Visualisierung von Konzepten 10.4.1 Wie aus Konzepten Bilder werden Während datengetriebene Diagramme die „harten Fakten“ der Präsentation liefern, nutzen wir Konzeptschaubilder, um Ideen, Strukturen, Visionen oder kreative Lösungsvorschläge vorzustellen. Konzeption ist dabei nicht mit „Entwurfsstadium“ zu verwechseln, sondern vielmehr als „geistiger, künstlerischer Einfall“ (Duden) zu verstehen. Derlei Konzepte sind in Präsentationen an der Tagesordnung, und gewöhnlich sind die Idee und ihre visuelle Umsetzung sehr eng miteinander verbunden. So gibt es zahlreiche Klassiker wie z. B. „Struktur eines Projektplans“, „Organisation eines Unternehmens“ oder „Bewertung eines Produktportfolios“, die sich mit quasi-standardisierten Bildern verbinden (z. B. Gantt-Diagramm, Organigramm, Matrix). Ganz neue Ideen erfordern aber oftmals auch ganz neue Bilder: Denken Sie beispielsweise an den Entwurf eines Zukunftsszenarios oder die Entwicklung eines sogenannten Frameworks, gewissermaßen eines Rezepts zur Lösung eines bestimmten Problems. In diesen Fällen ist die Visualisierung eine kreative Herausforderung, für die es kein Standardrezept gibt. Beim Auffinden einer geeigneten Visualisierung kann folgendes Vorgehen hilfreich sein: (1) Aussage festlegen: Welche Idee, welche Kernaussage möchten Sie mit dem Schaubild transportieren? Beispiel: „Unser neues Marketingkonzept besteht aus vier eng verzahnten Maßnahmen.“ (2) Bild zur Veranschaulichung der Aussage finden: Welche Teile der Aussage können mit einer typischen Visualisierung umgesetzt werden, korrespondieren mit gängigen Symbolen oder lassen sich durch eine Allegorie (Darstellung eines abstrakten Begriffs in einem Bild) veranschaulichen? Ein klassisches Bild für unser Beispiel ist das vierteilige Puzzle.

Maßnahme 1

Maßnahme 4

Maßnahme 2

Maßnahme 3

(3) Inhalte einfüllen und Konsistenz prüfen: Wie gliedern sich die Inhalte in das Bild ein? Bleibt das derartig entwickelte Bild stimmig und transportiert es die ursprünglich festgelegte Kernaussage? Anders als bei den datengetriebenen Schaubildern können wir nicht anhand einer einfachen Matrix die Konzepttypen mit standardisierten Visualisierungen verbinden. Allerdings zeigt die Praxis, dass bestimmte Konzepttypen besonders häufig auftreten und dann gewöhnlich in typischen Visualisierungen abgebildet werden (Abbildung 10.15). Hinzu kommen die Schaubildtypen Landkarte und Gantt-Diagramm (Projektplan), die wir gesondert besprechen.

155

II

Entwurf von Präsentationen und Schaubildern

Abbildung 10.15: Typen von Konzeptschaubildern mit gängigen Visualisierungen23

10.4.2 Konzepttypen: Prozess Ein Prozess zeigt den Ablauf von Aktivitäten oder den Fluss von Informationen bzw. Dingen. Typische Anwendungen sind die Darstellungen von: • Projektphasen eines geplanten Vorhabens (Abbildung 10.16) • Schritten auf dem Weg zur Erreichung eines bestimmten Ziels (Arbeitsplan, strategische Wegmarken; Abbildung 10.17) 23

Technische Hinweise zur Umsetzung dieser Visualisierungen in PowerPoint geben wir ↑13.2.

156

Schaubilddesign • Logistischen Aufgaben und Vorgängen (Transportprozesse, Produktionsabläufe etc.) sowie 24 von Energie- oder Stoffflüssen. Letztere werden in Form von Sankey-Diagrammen veranschaulicht, in denen die Dicke eines jeden Blockpfeils die transportierte Menge ausdrückt (Abbildung 10.18). Ein berühmter Vorläufer von Sankeys Diagramm ist die Darstellung des französischen Bauingenieurs C. J. Minard von 1861 (Abbildung 10.19; achten Sie nur auf die Pfeile, nicht auf die schwer lesbare Beschriftung), in der er die Verluste der französischen Armee während Napoleons Russlandfeldzug zeigte. Entlang der Marschstrecke gibt die Dicke der Pfeile die verbliebene Truppenstärke an und macht die Dezimierung deutlich. Die Phasen eines Projekts werden oft mit Blockpfeilen dargestellt. Zu jeder Phase können dann die zentralen Aufgaben und Ziele sowie ggf. der geplante Zeitraum und die wesentlichen Beteiligten aufgeführt werden. Die Blockpfeile eignen sich auch besonders gut als Tracker (vgl. ↑10.6.2), um die Struktur der folgenden Schaubilder zu organisieren.

Abbildung 10.16: Blockpfeile für Projektphasen

Typische Aussagetitel lauten: • Das geplante Projekt erfolgt in vier aufeinanderfolgenden Phasen • Das neue Produkt durchläuft während seiner Entwicklung mehrere Optimierungsschleifen • Die Osterweiterung der Europäischen Union erfolgte in drei großen Schritten

24

Benannt nach dem irischen Ingenieur M. H. P. R. Sankey, der eine ähnliche Darstellung 1898 zur Beschreibung von Dampfmaschinen verwendete [Wikipedia].

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II

Entwurf von Präsentationen und Schaubildern Horizonte oder Stufen werden gerne verwendet, um Projektstrukturen in mehreren Phasen darzustellen. Im Unterschied zu den Blockpfeilen steht hier aber im Vordergrund, dass der Prozess stufenweise hin zu etwas Größerem, Besserem, Anspruchsvollerem oder zu einem Ergebnis auf einer höheren Ebene führt. Auch Eskalationsstufen oder zeitliche Entwicklungen werden gerne mit diesem Bild dargestellt.

Abbildung 10.17: Horizonte für stufenweise Fortschritte In einem Sankey-Diagramm ist die Dicke eines jeden Blockpfeils proportional zur Menge einer bestimmten Transportgröße. Das wird gerne für Energie- und Stoffflüsse verwendet. In unserem Beispiel sind die Energieflüsse in Deutschland gezeigt. Ausgehend von sämtlicher eingesetzter Primärenergie (Öl, Kohle, Gas etc.; angedeutet im Kreisdiagramm) ist angezeigt, wohin welcher Anteil der Gesamtenergie fließt. In diesem Schaubild wird auf die Verluste (Boxen am unteren Rand) fokussiert.

Abbildung 10.18: Sankey-Diagramm für Energie- und Stoffflüsse

158

Schaubilddesign

Grauer Pfeil: Einmarsch Schwarzer Pfeil: Rückzug

Abbildung 10.19: Minards Grafik über Napoleons Russlandfeldzug [Wikipedia]

10.4.3 Konzepttypen: Beziehung Beziehungen zeigen die Interaktion von Akteuren oder Einflussfaktoren an. Typische Anwendungen für Beziehungsschaubilder sind Darstellungen von: • Hierarchischen Organisationen in Form von Organigrammen (Abbildung 10.20, vgl. auch Abbildung 2.20) • Einflussfaktoren oder äußeren Kräften, die auf ein Subjekt einwirken (Abbildung 10.21) • Gleich- oder Ungleichgewichten verschiedener Entscheidungsfaktoren, die miteinander in Wechselwirkung stehen (typischerweise mit dem Bild der Waage oder Wippe visualisiert) Typische Aussagetitel lauten: • Dem neuen Vorstand gehören die Leiter der drei Regionalgesellschaften an • Der Wettbewerbsdruck für etablierte Fluggesellschaften hat sich durch das Aufkommen von Billigfliegern erheblich verschärft • Die wirtschaftlichen Vorteile der geplanten Restrukturierung überwiegen die organisatorischen Herausforderungen 159

II

Entwurf von Präsentationen und Schaubildern Organigramme sind die Klassiker unter den Beziehungsschaubildern; ein typisches Beispiel sehen Sie in Abbildung 2.20. Das nebenstehende Bild zeigt eine Projektorganisation, wie sie häufig anzutreffen ist (an der Stelle der angedeuteten grauen Textlinien stehen die Namen und Funktionen der Beteiligten): Ein Lenkungskreis trägt die Gesamtverantwortung für das Projekt. Ihm unterstellt ist ein Projektteam, welches die operative Arbeit ausführt und dabei von Expertengremien unterstützt wird.

Abbildung 10.20: Organigramm für eine Projektorganisation Porters Fünf-Kräfte-Modell (benannt nach Michael E. Porter, Professor an der Harvard Business School) ist ein klassisches Beispiel für die Darstellung äußerer Einflussfaktoren. Bei Porter geht es dabei um die Wettbewerbssituation, der ein Unternehmen durch fünf Faktoren (Konkurrenten, Zulieferer, Kunden, neue Mitbewerber, Ersatzprodukte) ausgesetzt ist. Es hätte durchaus auch eine Visualisierung gewählt werden können, in der das betroffene Subjekt (Firma X) in der Mitte steht und von außen fünf Pfeile einwirken.

Abbildung 10.21: Einwirkung äußerer Kräfte anhand von Porters Fünf-Kräfte-Modell

160

Schaubilddesign 10.4.4 Konzepttypen: Struktur Strukturen zeigen den Aufbau eines Gesamtkonzepts aus mehreren Teilen. Typische Anwendungen für Strukturschaubilder sind Darstellungen von: • Komplementären Teilen eines Gesamtsystems (Abbildung 10.22) • Hierarchisierten Komponenten (Ebenen) in einem Gesamtsystem • Überlagerungen und Schnittmengen verschiedener Einflüsse, Komponenten oder Gesichtspunkte (Abbildung 10.23) Typische Aussagetitel lauten: • Die Marketingstrategie setzt sich aus vier Komponenten zusammen • Neue klinische Behandlungsverfahren müssen sich auf ethischer, medizinischer und wirtschaftlicher Ebene bewähren • Zukunftsfähige Elektrizitätsversorger sollen Wirtschaftlichkeit, Umweltschutz und Versorgungssicherheit zur Deckung bringen Das Puzzle-Bild wird gerne zur Darstellung von Komponenten verwendet, die sich zu einem Ganzen fügen. Ähnlich wie die Blockpfeile eignet sich auch das Puzzle gut als Tracker (vgl. Abschnitt 10.6.2).

Abbildung 10.22: Puzzle zur Darstellung von Komponenten

161

II

Entwurf von Präsentationen und Schaubildern Das Venn-Diagramm zeigt Schnittmengen zwischen überlappenden Einflüssen oder Gesichtspunkten auf. In unserem Beispiel dient es der Erläuterung, was „nachhaltige Entwicklung“ bedeutet: Sie wird als ein Zustand verstanden, in dem sowohl ökologische als auch ökonomische und soziale Nachhaltigkeitskriterien zur Deckung gebracht werden – ausgedrückt durch die farblich akzentuierte Schnittmenge der drei Kreise.

Abbildung 10.23: Venn-Diagramm25 zur Darstellung von Schnittmengen

10.4.5 Konzepttypen: Selektion Bei einer Selektion soll entweder aus einer Liste von Optionen die beste ausgewählt werden, oder es sollen verschiedene Elemente nach bestimmten Kriterien bewertet werden. Selektionen gehören zu den anspruchsvollsten Konzeptschaubildern; sie spielen insbesondere im Bereich der Strategieentwicklung eine zentrale Rolle. Häufig hat man es mit Entscheidungssituationen zu tun, in denen aus einer Vielzahl von Alternativen eine oder einige wenige ausgewählt werden sollen: Wer ist der beste Lieferant für Druckerpatronen? Welches Auto sollte ich kaufen? Wo bieten sich in unserem Büro die besten Ansatzpunkte zum Geldsparen? In einer solchen Situation legt man im ersten Schritt die Bewertungskriterien fest, nach denen die Entscheidung erfolgen soll. Die Anzahl möglicher Bewertungskriterien mag auf den ersten Blick hoch sein – bei genauerer Betrachtung gelingt es aber oftmals, die Liste der Kriterien auf zwei bis drei wirklich wichtige zu reduzieren (Abbildung 10.24). Je nach Anzahl der verbleibenden Bewertungskriterien und der zu bewertenden Elemente bieten sich unterschiedliche Visualisierungen an:

25

Das Venn-Diagramm ist ein verbreiteter Vertreter der Mengendiagramme, die der Veranschaulichung der Mengenlehre dienen. Es ist benannt nach John Venn, englischer Mathematiker aus Cambridge (1834-1923) [Wikipedia].

162

Schaubilddesign • Zweidimensionale Bewertung, viele Elemente: Die beiden Bewertungskriterien werden auf den beiden Achsen einer Matrix aufgetragen, und in der Matrix lassen sich annähernd beliebig viele Elemente bewertend einordnen (vgl. ↑2.8). Mit einem kleinen Kunstgriff kann man sogar eine dreidimensionale Bewertung mit einer Matrix vornehmen, indem man ein Blasendiagramm zeichnet. Darin wird jedes Element mit einem Kreis eingetragen, wobei die Fläche des Kreises als Maß für das dritte Bewertungskriterium dient (Abbildung 10.25). • Mehrdimensionale Bewertung, mehrere Elemente: Wenn mehr als zwei Bewertungskriterien 26 erforderlich sind, bietet sich oftmals die Darstellung mit einer sogenannten Mondlogik an (Abbildung 10.26). In Form von Kreisen (Monden), welche in Viertelschritten farblich ausgefüllt werden, lässt sich eine Bewertungsskala sehr anschaulich machen. Vielleicht ist Ihnen dieses System von Wetterkarten geläufig, wo es zur Darstellung des Bewölkungsgrades verwendet wird. Grundsätzlich bietet sich die Mondlogik auch dann an, wenn es sich um eine eher qualitative Bewertung handelt, bei der das Bewertungskriterium schlecht in Zahlen ausgedrückt werden kann. • Mehrdimensionale Bewertung, zwei Elemente: Sofern mehrere Bewertungskriterien erforderlich sind, die Anzahl der zu bewertenden Elemente jedoch klein ist, kann ein Netzdiagramm (Abbildung 10.27) eine sehr wirkungsvolle Alternative zur Mondlogik sein. Die Bewertungskriterien auf der linken Seite sind zunächst ungeordnet und können z. B. Ergebnis eines Brainstormings sein. Oftmals lassen sie sich gruppieren (rechts). In unserem Beispiel geht es um Kriterien, die bei der Auswahl eines Fahrzeugmodells für einen Fuhrpark anzuwenden sind.

Abbildung 10.24: Identifikation zentraler Bewertungskriterien

26

Die Bezeichnung „Monde“ kommt von der Ähnlichkeit, die man den teilweise gefüllten Kreisen mit einem Neumond, Halbmond oder Vollmond zusprechen kann. Davon abgeleitet ist im Präsentations-Jargon auch der Begriff der „Mondlogik“ gebräuchlich.

163

II

Entwurf von Präsentationen und Schaubildern Wir knüpfen an das AutokaufBeispiel aus der vorhergehenden Abbildung an. Für jedes der drei Kriterien muss nun eine Maßzahl gefunden werden, anhand derer die Kriterien quantifizierbar sind. Die beiden wichtigsten Kriterien, Wirtschaftlichkeit und Umweltverträglichkeit, werden an die beiden Achsen geschrieben. Das Matrixsegment oben rechts kombiniert hohe Wirtschaftlichkeit mit hoher Umweltverträglichkeit und ist damit eine Vorauswahl der in Frage kommenden Modelle. Das dritte Kriterium, Fahrspaß, wird durch die Kreisgröße abgebildet.

Abbildung 10.25: Matrix/Blasendiagramm für zwei-/dreidimensionale Bewertung vieler Elemente

Mithilfe von segmentierten Kreisen („Monden“), welche in Viertelschritten farblich ausgefüllt werden, lässt sich eine Bewertungsskala veranschaulichen. Das Vorgehen bietet sich dann an, wenn mehrere Bewertungskriterien anzuwenden sind oder wenn die Bewertungskriterien „semi-quantitativ“ sind, also nur näherungsweise in einer Messzahl ausgedrückt werden können. Unabdingbar ist eine Legende (oben rechts), welche die Bedeutung der Monde erklärt.

Abbildung 10.26: Mondlogik für mehrdimensionale Bewertung mehrerer Elemente

164

Schaubilddesign Im Netzdiagramm erkennt man auf einen Blick, (a) wie gut ein Element die jeweiligen Kriterien erfüllt, (b) bei welchen Kriterien das eine Element besser als das andere ist, (c) wie gut das Element insgesamt abschneidet. Die durch das Netz aufgespannte Fläche ist in erster Näherung die „Gesamtbewertung“ eines Elements. Voraussetzung ist, dass jedes Kriterium mit normierten Messzahlen bewertet wird (z. B. Zahlen zwischen 0 und 1, mit 0 für „sehr schlecht“ und 1 für „perfekt“).

Abbildung 10.27: Netzdiagramm für mehrdimensionale Bewertung weniger Elemente

In den vorgenannten Fällen ging es darum, eine Entscheidung zu treffen und das Ergebnis der Selektion zu präsentieren. Manchmal möchte man jedoch nicht so sehr das Ergebnis, sondern vielmehr den Entscheidungsweg darstellen, also aufzeigen, nach welchen Kriterien eine Entscheidung getroffen wird. Sofern es sich dabei um eine mehrstufige Entscheidung handelt, bei der die zur Auswahl stehenden Optionen anhand mehrerer Kriterien Schritt für Schritt eingeengt werden, verwendet man sehr gerne das Bild des Trichters (Abbildung 10.28). Dabei symbolisiert der Trichter (englisch Funnel) die Einengung einer Vielzahl verfügbarer Optionen auf eine deutlich kleinere Ergebnismenge. Eine andere sehr nützliche Variante sind Entscheidungsbäume, die den Logikbäumen ähneln (Abbildung 10.32).

165

II

Entwurf von Präsentationen und Schaubildern Entlang des Trichters werden der Reihe nach verschiedene Auswahlkriterien angewendet, von denen jedes einem Filterschritt entspricht. In unserem Beispiel sind aus 100 Bewerbern insgesamt fünf auszuwählen. Die drei Filterkriterien könnten z. B. „fachliche Eignung“, „persönliche Eignung“ und „Gehaltsvorstellung“ sein.

Abbildung 10.28: Trichter (Funnel) zur Darstellung mehrstufiger Selektionskriterien

10.4.6 Konzepttypen: Argumentation Oftmals gilt es, eine Argumentationskette auf einem Schaubild darzustellen. Das ist besonders herausfordernd, da das abzubildende Konzept einen sehr hohen Abstraktionsgrad hat. Dennoch gibt es auch hier einige bewährte Visualisierungen: • Einfache Schlussfolgerungen („aus X folgt Y“) werden gewöhnlich mit Pfeilen oder Blockpfeilen dargestellt (Abbildung 10.29). • Mehrstufige Argumentationen (logische Ketten, SCR-Argumentationsmuster) können in ihre Schritte aufgespaltet und mithilfe von Blockpfeilen dargestellt werden (Abbildung 10.30). • Spannungsverhältnisse, Kontraste und Widersprüche lassen sich oftmals mithilfe einfacher Symbole ausdrücken (Abbildung 10.31). Neben den in der Abbildung gezeigten Symbolen können das beispielsweise Fragezeigen (für Unklarheiten), Ausrufezeichen (für Punkte, die besondere Beachtung verdienen) oder gezackte Blitze (für Widersprüche oder für Punkte mit besonderem Konfliktpotenzial) sein. • Komplexe Sachverhalte können durch Logik- oder Argumentationsbäume aufbereitet werden und damit eine überzeugende Argumentation sehr erleichtern (Abbildung 10.32). Der Logikbaum ähnelt anderen Baumstrukturen (etwa Organigrammen). 166

Schaubilddesign Das Bild zeigt eine einfache Schlussfolgerung nach dem Muster „aus X folgt Y“. Dies wird gewöhnlich durch das Bild des Pfeils (hier in einer stilisierten Form) ausgedrückt; Abbildung 10.24 zeigt eine andere oft verwendete Form des Pfeils für eine Folgerung. Im vorliegenden Beispiel wird ausgedrückt, dass aus einer bestimmten Liste von Vorgaben unmittelbar eine Reihe von nächsten Schritten folgt.

Abbildung 10.29: Einfache (Schluss-)Folgerung Das Bild folgt dem oft verwendeten SCR-Argumentationsmuster (von englisch: Situation, Complication, Resolution; frei übersetzt: Ausgangslage, Problemstellung, Lösung). Damit wird auf einem Schaubild dargestellt, welche Herausforderungen sich aus einer bestimmten Situation ergeben und welcher Lösungsansatz daher vorgeschlagen wird. Solche Bilder sollten mit Bedacht verwendet werden – sie haben typischerweise eine sehr hohe Inhaltsdichte und müssen sorgfältig erklärt werden.

Abbildung 10.30: Mehrstufige Argumentation nach dem SCR-Muster

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II

Entwurf von Präsentationen und Schaubildern Oftmals sind einfache Symbole sehr ausdrucksstark, um Spannungsverhältnisse (konkurrierende Meinungen, Kontraste oder logische Widersprüche) auszudrücken. Auf der linken Seite unseres Beispiels wird gesagt, wozu man sich bekennt (Häkchen für „ja, genau, das machen wir“); auf der rechten Seite hingegen stehen Aussagen, von denen man sich distanziert (Kreuz für „nein, kommt nicht in Frage“). Für diese Symbole können sich auch Farben anbieten (Häkchen grün, Kreuze rot).

Abbildung 10.31: Spannungsverhältnisse, Kontraste, Widersprüche Ein Logik- oder Argumentationsbaum kann helfen, einen Sachverhalt logisch zu untergliedern. Ein solcher Baum folgt dem MECEPrinzip (vgl. Abschnitt 8.3.2) und eignet sich damit sehr gut für eine überzeugende, logisch zwingende Argumentation. Unser Beispiel zeigt eine Abwandlung des Logikbaums, einen Treiberbaum, welcher die mathematische Zusammensetzung einer bestimmten Größe zeigt (Gewinn = Einnahmen – Kosten). Diesen Baum würde man für eine Diskussion darüber verwenden, mit welchen Hebeln sich der Gewinn erhöhen lässt.

Abbildung 10.32: Logik- oder Argumentationsbaum

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Schaubilddesign 10.4.7 Weitere Konzepttypen: Projektplan (Gantt-Diagramm) Projektpläne und ähnliche Zeitplanungen werden mithilfe von Gantt-Diagrammen dargestellt (Abbildung 10.33). Darin werden anhand liegender Balken Zeiträume gezeigt und die Frage „was wird wann von wem gemacht?“ beantwortet. Die große Stärke des Gantt-Diagramms liegt darin, die Zusammenwirkung und die Abfolge einzelner Arbeitspakete als Teil eines Gesamtprojekts zu verdeutlichen. Das Gantt-Diagramm zur Darstellung von Projekt- und Zeitplänen besteht üblicherweise aus drei Teilen: Links werden die anstehenden Aufgaben aufgeführt, in der Mitte stehen die Zeiträume der geplanten Bearbeitung und Erledigung, rechts stehen die Namen der Verantwortlichen. Die Zeiträume werden als Balken (Bearbeitung der Aufgabe) oder durchbrochene Balken (Vor-/Nachbereitung) gezeichnet. Dreiecke kennzeichnen Einzelereignisse (z. B. Sitzungstermine) oder Wegmarken.

Abbildung 10.33: Gantt-Diagramm

10.4.8 Weitere Konzepttypen: Landkarte Für Informationen mit geografischem Bezug verwendet man Landkarten. Zwei Beispiele sind in Abbildung 10.34 und 10.35 gezeigt. Landkarten können sehr wirkungsvolle, interessante und informationsreiche Visualisierungen sein. Oftmals erfordern sie jedoch einige Kreativität. Manchmal treten sie in Verbindung mit anderen Darstellungen auf, die das Diagramm überlagern (z. B. Kreisdiagramme, Zeitreihen, Waren- oder Informationsflüsse, die zur Kennzeichnung bestimmter Länder oder Regionen angezeichnet werden).

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II

Entwurf von Präsentationen und Schaubildern Für ein bestimmtes Unternehmen wird gezeigt, wie es von der Berliner Zentrale aus nach ganz Deutschland expandiert. Das ist eine Momentaufnahme einer zeitlichen Entwicklung, auf die hier im Begleittext („Bislang“ und „Künftig“) noch näher eingegangen wird.

Abbildung 10.34: Landkarte für geografische Verteilungen Die Ausprägung eines bestimmten Merkmals im geografischen Vergleich wird durch einen Farbcode angezeigt, mit dem man die jeweiligen Regionen einfärbt. Unser Beispiel zeigt die Auswirkung des Klimawandels auf die menschliche Gesundheit. Als Merkmal wird dafür der „Verlust an gesunder Lebenszeit“ verwendet; je höher die Kennzahl und je dunkler das Blau, desto höher die klimabedingten Folgen. Die Zahlen in der Legende geben an, wie viele gesunde Lebensjahre insgesamt durch den Klimawandel verloren gehen, wenn man die Auswirkungen auf eine Gruppe von 1 Mio. Menschen betrachtet. Abbildung 10.35: Landkarte für die Ausprägung geografischer Merkmale

170

Schaubilddesign

10.5 Schaubildtypen: Aufbereitung von Texten Textschaubilder bestehen nur aus Text, der in Form von Listen, Aufzählungen oder Fließtext präsentiert wird. Textschaubilder sollten möglichst vermieden werden, da sie die besondere Gefahr bergen, den Betrachter zu ermüden, zu langweilen oder vom Vortrag abzulenken. Anders als Diagramme und Konzeptschaubilder sprechen sie beim Betrachter nicht primär die visuelle Wahrnehmung an, sondern binden seine Aufmerksamkeit, während er den Text lesen muss. Falls ein Textschaubild dennoch erforderlich ist, optimieren Sie es anhand folgender Hinweise (Abbildung 10.36 zeigt das Vorgehen exemplarisch): • Textmenge minimieren: Halten Sie den Text möglichst kurz, Stichpunkte sind ausreichend, und bewahren Sie einen klaren Blick für das Wesentliche. Details gehören nicht auf das Schaubild, sondern werden während des Vortrags mündlich geliefert. • Redundanzen vermeiden: Das Schaubild soll frei von Wiederholungen sein. Wiederholungen treten oftmals versteckt auf, wenn man unnötig viele sinnähnliche Wörter oder Stichpunkte verwendet. • Logische Konsistenz herstellen: Achten Sie auf eine einheitliche Struktur des Textes. Das macht ihn schneller lesbar und besser verständlich. Dazu gehört unter anderem, dass Sie bei allen Stichpunkten die gleiche Satzstruktur einhalten (z. B. Substantiv gefolgt vom Verb). • Struktur schaffen: Vermeiden Sie strukturlose Aufzählungen (sogenannte „Wäschelisten“), in denen Stichpunkte willkürlich aufeinander folgen. Wann immer möglich, sollten Sie Stichpunkte und Aussagen zu logischen Gruppen bündeln. Versuchen Sie, Gemeinsamkeiten in den Punkten zu identifizieren und diese entsprechend anzuordnen. • Bild entwerfen: Und es gilt weiterhin – ein gutes Bild sagt mehr als 1000 Worte. Prüfen Sie gründlich, ob sich das Textschaubild nicht doch durch eine Visualisierung oder ein Konzeptschaubild ersetzen lässt. Natürlich wird das nicht immer gelingen, ist aber ein lohnender Versuch. Insbesondere die Konzeptschaubilder vom Typ „Argumentation“ bieten oft auch bei scheinbar hoffnungslosen Textschaubildern Potenzial zur strukturellen Verbesserung. Abbildung 10.37 zeigt ein Beispiel für die Überführung eines unübersichtlichen Textschaubilds in ein viel einfacheres, eingängiges Bild. Eigentlich handelt es sich dabei gar nicht um ein Schaubild, sondern um die Hinweistafel an einem Gebäude am Ostsee-Strand. Die Parallelität mit unseren Textschaubildern ist allerdings verblüffend. Schritt (1) in Abbildung 10.37 ist derart mit überflüssiger Information überfüllt, dass die Kernbotschaft – „Mitführen von Hunden verboten!“ – völlig untergeht. Ganz klar, dieses Schaubild kann und muss entschlackt werden; Schritt (2) zeigt einen Vorschlag. Doch es geht noch besser: Das Schaubild verlangt förmlich nach 171

II

Entwurf von Präsentationen und Schaubildern

einer Visualisierung. Der Vorschlag in Schritt (3) bedient sich einer Symbolik, die den meisten Menschen aus einem anderem Kontext (Straßenverkehr) bekannt ist. Mit diesem Bild wird man sogar Menschen erreichen, die das Schaubild in (1) nicht verstehen, da sie der deutschen Sprache nicht mächtig sind oder den Grad an Komplexität auf der Hinweistafel nicht bewältigen können. Vorher: Das Schaubild ist aufgrund zahlreicher Defizite unübersichtlich. Textmenge: Alle Aufzählungspunkte sind unnötig wortreich und enthalten Details, die in den mündlichen Vortrag gehören. Redundanzen: Punkte 1. und 4. drücken im Wesentlichen dieselbe Botschaft aus und sollten zusammengefasst werden. Logische Konsistenz: Das Lesen wird dadurch erschwert, dass die Aufzählungspunkte unterschiedliche Satzstrukturen aufweisen.

Nachher: Wir haben den Text auf Stichworte reduziert, die Punkte 1. und 4. zusammengefasst sowie die Satzstruktur vereinheitlicht. Darüber hinaus haben wir folgende Verbesserungen vorgenommen: Struktur: Anstelle der „Wäscheliste“ von Aufzählungspunkten haben wir zwei logische Gruppen („Unklare Kompetenzen“ und „Offene Konflikte“) gebildet. Aussagetitel: Dank der verbesserten Struktur konnten wir nun auch einen Aussagetitel finden.

Abbildung 10.36: Optimierung eines Textschaubilds

172

Schaubilddesign

(1) Überladenes Text-Schaubild

(2) Optimierter Text

(3) Bild statt Text

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1. Apr - 15. Okt

Abbildung 10.37: Bild statt Text – ein Beispiel aus dem Alltag

10.6 Struktur zeigen: Agenda und Tracker 10.6.1 Agenda und Zielsetzung Business-Präsentationen haben eine klare Struktur, die der Betrachter auch erkennen möchte. Folgende Folien werden dazu gerne verwendet: • Die Agenda-Seite zeigt die Struktur der Präsentation und ruft diese am Anfang eines jeden neuen Kapitels wieder in Erinnerung (Abbildung 10.38). • Die Ziele-Seite (Abbildung 10.39) mit der Zielsetzung des Vortrags zeigt man ganz am Anfang der Präsentation. • Eine Nächste-Schritte-Seite oder eine Beschlussvorlage (Abbildung 10.49, Folie 25) am Ende der Präsentation kann der Ergebnissicherung dienen. Im Zweifel verwenden Sie lieber eine neutrale Nächste-Schritte-Seite, da sich manche Betrachter durch eine Beschlussvorlage unnötig bedrängt fühlen können.

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Entwurf von Präsentationen und Schaubildern Ein klassisches Design für die Agenda-Seite: Die Kapitel werden als Liste dargestellt; der aktuelle Agenda-Punkt wird durch einen Balken hervorgehoben. Bei Bedarf kann man noch weitere Ablaufinformationen neben die Kapitelüberschriften schreiben (geplanter Zeitrahmen für den jeweiligen AgendaPunkt, Name des Vortragenden). Missverstehen Sie die Agenda nicht als detailliertes Inhaltsverzeichnis; vielmehr soll sie die Kapitel im Überblick zeigen und entspricht damit der obersten Ebene der Argumentationspyramide.

Abbildung 10.38: Agenda Es ist wichtig, dass sich zu Beginn der Präsentation alle Anwesenden über die Ziele einig sind. Dabei kann ein solches Schaubild zur Zielsetzung helfen. Die Überschrift kann beispielsweise „Ziele des heutigen Treffens“, „Was wir erreichen möchten“, „Heute Abend benötigen wir ein abgestimmtes Vorgehen für …“ lauten. Ganz bewusst weichen wir bei diesem Schaubild den Ruf nach einem Aussagetitel ein wenig auf.

Abbildung 10.39: Ziele-Seite

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Schaubilddesign 10.6.2 Tracker Tracker (engl. für „Aufspürer“, „Fährtenfinder“) sind Orientierungshilfen, mit denen man die Struktur innerhalb eines Präsentationsteils verdeutlicht. Im Beispiel von Abbildung 10.40 wird auf dem ersten Schaubild ein Projektplan vorgestellt, auf dessen drei Schritte auf den folgenden Schaubildern näher eingegangen wird. Dabei können, anders als hier abgebildet, auch durchaus mehrere Schaubilder zu jedem einzelnen der drei Schritte gehören. Der Tracker ist hier die Miniaturabbildung des Blockpfeils vom ersten Schaubild, die sich auf jeder folgenden Seite wiederholt und anzeigt, zu welchem Teil des Prozesses das jeweilige Schaubild gehört.

Abbildung 10.40: Tracker

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Entwurf von Präsentationen und Schaubildern

Solche Tracker sind gerade in umfangreicheren Präsentationen sehr beliebt, um den roten Faden zu verdeutlichen. Als Tracker kommen fast alle mehrteiligen Konzeptvisualisierungen gemäß Abbildung 10.15 in Frage (neben den Blockpfeilen für lineare Phasen können das beispielsweise die Puzzleteile für Komponenten, die Pyramidensegmente für Strukturebenen oder die Kreise eines Venn-Diagramms sein). Weitere Beispiele für Tracker sehen Sie im Praxisbeispiel ↑10.8, Abbildung 10.49, auf den Folien 8 bis 11 und 17 bis 21.

10.7 Gestaltungstipps für Texte und Grafiken Wir haben bereits viel über die Gestaltung bestimmter Schaubildtypen gesprochen. Abschließend geben wir Ihnen einige allgemeine Gestaltungstipps für Text und Grafiken, die unabhängig vom Schaubildtyp gelten. 10.7.1 Text und Typografie • Schriftart: Verwenden Sie eine gut lesbare Schriftart mit klaren Linien. Auf Schaubildern sind serifenlose Schriftarten (z. B. Arial, 9HUGDQD) gegenüber Serifenschriften (z. B. Times New Roman, Courier) aus Gründen der besseren Lesbarkeit zu bevorzugen. Sonderschriftarten (z. B. +DQGVFKULIWHQ ZLH 9ODGLPLU 6FULSW oder '(('-65%*4+(6'0 9+' %#56'. .#4) sollten Sie schon allein deshalb vermeiden, weil sie einen effekthascherischen Eindruck machen. Auch durchgehende GROßSCHREIBUNG GANZER WÖRTER sollten Sie vermeiden, da dies mühsam zu lesen ist. • Schriftgröße: Grundsätzlich ist die Lesbarkeit für die Auswahl der Schriftgröße maßgeblich – hier sind Faktoren wie der Projektionsabstand zwischen Beamer und Leinwand, die Leinwanddiagonale und der Abstand zwischen der letzten Stuhlreihe und der Leinwand zu beachten. Wir halten folgende Schriftgrößen für gute Richtwerte: Überschriften zwischen 22 und 32 pt, Fließtext zwischen 16 und 28 pt, Anmerkungen können auch kleiner sein, z. B. 12 bis 16 pt für Quellenangaben und Fußzeilen. Entgegen der Empfehlung vieler Präsentationsratgeber – „je größer die Schrift, desto besser“ – raten wir auch bei der Schriftgröße zur Mäßigung. Unnötig große Schrift kann aufdringlich und irritierend wirken („Hatte der Referent etwa Schwierigkeiten, die Folie zu füllen?“, „Glaubt der denn, wir seien halb blind?“). • Textmenge: „So wenig wie möglich, so viel wie nötig“ – prüfen Sie bei jedem einzelnen Wort, ob es wirklich erforderlich ist, aber sparen Sie nicht dort, wo die Klarheit oder der Informationsgehalt leiden. Es gibt viele gut gemeinte Faustformeln, beispielsweise die „7-mal7-Regel“, der zufolge maximal sieben Textzeilen à sieben Worte auf einer Folie stehen sollten. Wichtiger als solche starren Regeln erscheint uns, unsere Schaubildphilosophie in Er176

Schaubilddesign innerung zu rufen: (1) Jedes Schaubild transportiert genau eine Kernaussage. Viel Text bedeutet oftmals, dass eine Aufteilung auf mehrere Schaubilder angezeigt ist. (2) Ein Schaubild sollte in maximal zehn bis 15 Sekunden zu erfassen sein und den Betrachter darüber hinaus nicht mit Lesen beschäftigen. (3) Ein gutes Bild sagt mehr als 1000 Worte – wann immer möglich, sollten Visualisierungen statt Text verwendet werden. • Hervorhebungen: Zur Hervorhebung von Texten stehen die typografischen Merkmale fett, kursiv, unterstrichen sowie Hintergrundfarben und Vordergrundfarben zur Verfügung. Vom Kursivsatz raten wir ab, da er auf Schaubildern leicht übersehen oder für einen Projektionsfehler gehalten wird. Auch das Merkmal fett übersieht man manchmal in der Projektion; dennoch verwenden wir es gerne für dezente Hervorhebungen. Unterstreichungen sowie Hintergrund- und Vordergrundfarben sind geeignete Hervorhebungsmittel, sollten jedoch sparsam und bedacht eingesetzt werden. Wenn Sie zwecks Hervorhebung mit invertierten Farben arbeiten (weiße Schrift auf dunklem Hintergrund), sollten Sie die Schrift fett setzen, weil das in der Projektion besser lesbar ist. • Konsistenz: (1) Innerhalb einer Präsentation sollten Sie sich auf eine Schriftart beschränken. (2) Innerhalb eines Schaubilds sollten Sie möglichst nicht mehr als drei Schriftgrößen verwenden (eine Schriftgröße für den Titel, eine Schriftgröße für den Fließtext und ggf. eine Schriftgröße für Anmerkungen). Diese Schriftgrößen sollten Sie möglichst auf allen Schaubildern einheitlich verwenden. (3) Hervorhebungen sind ebenfalls konsistent zu verwenden – gleiche Formen/Farben für artgleiche Aussagen. 10.7.2 Grafiken und Zeichenobjekte • Konsistenz und Einfachheit: Einzelne Schaubilder, ebenso wie ganze Präsentationen, sollen einen einheitlichen Stil vermitteln. Wenn Sie Zeichenobjekte verwenden, sollten Sie die Anzahl der geometrischen Formen minimieren sowie gleichartige Formen und Größen für gleichartige Funktionen verwenden (Abbildung 10.41). Verzichten Sie auf unnötige grafische Spielereien (3D-Effekte, Schatten etc.), die aufdringlich und unseriös wirken. Bevorzugen Sie einfache Formen (Rechtecke, Ellipsen, Blockpfeile) gegenüber komplexen Formen (mehrfach gezackte Sterne, Wolkenformen etc.). • Eindeutige, klare Formen: Wenn mehrere Zeichenobjekte kombiniert werden und sich berühren, führt das manchmal zu ungewollten Formverschmelzungen, die Missverständnisse verursachen (Abbildung 10.42). Das Beispiel zeigt für die Verwendung von Pfeilen und Blockpfeilen: Pfeilspitzen sollten zwar aufeinander zeigen, sich jedoch nicht berühren. Die Anzahl der Zeichenobjekte pro Schaubild sollte minimiert werden.

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Entwurf von Präsentationen und Schaubildern Es geht noch …

... besser

Abbildung 10.41: Konsistente Zeichenobjekte Es geht noch …

… besser

Abbildung 10.42: Eindeutige, klare Formen

• Symmetrie und klare Struktur: Bevor der Betrachter in die Details des Schaubilds einsteigt, nimmt er große Blöcke wahr. Diese sollten eine regelmäßige, klare Struktur haben. Streben Sie nach Möglichkeit ein symmetrisches Schaubild an – das ist einfacher zu verstehen und wirkt professioneller (Abbildung 10.43).

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Schaubilddesign Es geht noch …

… besser

Abbildung 10.43: Symmetrische Bildaufteilung

• Visueller Mittelpunkt und Verbindungslinien: Oftmals werden Zeichenobjekte durch Linien oder Pfeile miteinander verbunden. Solche Verbindungen sollten stets vom (gedachten) Mittelpunkt des einen Objekts ausgehen und auf den (gedachten) Mittelpunkt des anderen Objekts weisen (Abbildung 10.44). Auch sollten die Verbindungslinien oder -pfeile eine gleichmäßige Gewichtung (Dicke) haben. Bei der Verwendung von Linien mit Pfeilspitzen bietet es sich gewöhnlich an, die größte verfügbare Pfeilspitze zu wählen. Es geht noch …

… besser

Abbildung 10.44: Verbindung von Zeichenobjekten zwischen deren visuellen Mittelpunkten

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Entwurf von Präsentationen und Schaubildern

• Lese- und Betrachtungsrichtung: Die Aussage des Schaubilds sollte passend zur Leserichtung, von links nach rechts, strukturiert sein (Abbildung 10.45). Kreisdiagramme liest man von der 12-Uhr-Linie aus im Uhrzeigersinn (Abbildung 10.46). Daher beginnt an der 12-UhrLinie nicht notwendigerweise das größte Segment, sondern dasjenige, auf welches man sich in der Aussage bezieht. Es geht noch …

… besser

Abbildung 10.45: Natürliche Leserichtung – Aussage konsistent angeordnet Es geht noch …

… besser

Abbildung 10.46: Natürliche Betrachtungsrichtung – beim Kreisdiagramm von 12 Uhr aus

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Schaubilddesign 10.7.3 Bilder und ClipArts Bilder, Zeichnungen und Skizzen sind dann sinnvoll, wenn sie zum Verständnis des Präsentationsgegenstands beitragen. In jedem Fall sollten Sie Bilder sparsam und gezielt verwenden; die Präsentation soll nicht den Charakter eines Comic-Heftes erhalten. Manchmal dienen Illustrationen auch der Bild- oder Symbolsprache. Betrachten Sie beispielsweise Abbildung 10.49, Folie 5, auf der die Kategorien „Wetter“, „Wasser“, „Ernte“, „Sozialsystem“ mit entsprechenden Strichzeichnungen symbolisiert werden. Abbildung 10.47 zeigt ein weiteres Beispiel für solche Illustrationen, an denen Sie folgende Prinzipien erkennen: • Stil: Alle Bilder haben einen konsistenten Stil. Sie verzichten auf Gestaltungselemente, welche unruhig oder reißerisch wirken. Gleichzeitig machen sie einen professionellen Eindruck. • Farbschema: Die Bilder nutzen ein einheitliches, möglichst monochromes Farbschema. Sie vermeiden Buntheit ebenso wie unnötige Signalfarben. • Detailgrad: Die Bilder sind bewusst abstrahiert und verzichten auf unnötige Details. Damit sind die Bilder sehr schnell zu erfassen, lenken den Betrachter nicht vom Wesentlichen ab und dienen der wirkungsvollen Bildsprache.

Abbildung 10.47: Illustrationsstile

10.7.4 Farben und Weißraum • Farbschema: Buntheit kann unseriös wirken. Grundsätzlich sollten Sie daher Farbe zurückhaltend und gezielt einsetzen. Neben der Grundfarbe (typischerweise schwarze oder dunkelblaue Schrift auf weißem Hintergrund) verwenden Sie maximal zwei oder drei weitere Farben für Hervorhebungen. Idealerweise legen Sie ein abgestimmtes Farbschema an (Ab181

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Entwurf von Präsentationen und Schaubildern bildung 10.48), welches Sie für verschiedene Schattierungsstufen oder Hervorhebungen verwenden können. Die Verwendung desselben Farbschemas in der gesamten Präsentation trägt zu einem stimmigen Gesamteindruck bei.

Abbildung 10.48: Farbschemata für Füll- und Textfarben27

• Kontraste: Bei der Überlagerung mehrerer Zeichenobjekte, insbesondere bei der Verwendung von Text, sollten Sie auf ausreichenden Kontrast achten. Beachten Sie, dass die Projektion oftmals weniger trennscharf ausfällt als die Darstellung am Monitor. Vermeiden Sie zudem, Komplementärfarben zusammentreffen zu lassen; das kann zu einer unangenehmen Farbverschmelzung an der Berührungskante führen. • Weißraum: Schaubilder sollten nicht mit Farbflächen überladen werden. Typografische Hervorhebungen (z. B. Unterstreichungen) oder einfache Grafikobjekte (z. B. Linien) können Alternativen zum großflächigen Farbeinsatz sein. Der Weißraum zwischen den Objekten ist nicht einfach nur leerer Raum, sondern er kann gezielt verwendet werden, um dem Betrachter Orientierung, Ordnung und Ruhe zu bieten. • Aussage und Assoziation: Farbe braucht Sinn. Verwenden Sie Hervorhebungen konsistent (gleiche Farbe für gleichartige Aussagen). Beachten Sie darüber hinaus Konventionen und Assoziationen, die mit Farben verbunden sind. Beispiele: (1) Corporate Design, also unternehmensspezifische Konventionen zum Umgang mit Designelementen und Farben. Im weiteren Sinne gehört dazu die Überlegung, welches Farbschema für die jeweilige Zielgruppe und das Thema angemessen ist (fröhliche, helle Farben passen nicht zu einem konservati27

RGB steht für die Farben Rot, Grün, Blau. Durch additives Mischen dieser drei Grundfarben kann jede andere Farbe nachgebildet werden. Im RGB-System wird der Farbanteil einer jeden Grundfarbe mit Werten zwischen 0 und 255 angegeben, so dass mehr als 16 Mio. Farben darstellbar sind.

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Schaubilddesign ven Auditorium, das über Kostenreduktion nachdenkt). (2) Wiedererkennbarkeit aufgrund etablierter Farbbedeutungen, beispielsweise die Zuordnung von Farben zu politischen Parteien. (3) Signalgehalt bestimmter Farben, beispielsweise Rot als Signalfarbe („Achtung!“). • Inhalte müssen auch in Graustufen erkennbar bleiben: Das Verständnis des Folieninhalts sollte stets auch ohne Farben möglich sein. Falls Sie Farben verwenden, machen Sie einen einfachen Versuch: Drucken Sie die Präsentation auf einem Schwarz-Weiß-Drucker aus und prüfen Sie, ob auf dem Papier weiterhin alle Informationen erkennbar sind. Ansonsten läuft man Gefahr, bestimmte Betrachter zu diskriminieren (Farbenblindheit) oder anfälliger für technische Probleme zu werden (schlechte Projektionsqualität; Ausdruck der Präsentation auf einem Schwarz-Weiß-Drucker). 10.7.5 Hintergrundgestaltung In Business-Präsentationen verwendet man in den meisten Fällen einen weißen Hintergrund, allenfalls ergänzt durch dezente Muster, Unternehmensfarben oder Logos an den Rändern. Die Hintergrundgestaltung sollte in doppelter Hinsicht im Hintergrund stehen. Dazu folgende Hinweise: • Kontraste: Schrift und Hintergrund müssen einen ausreichend deutlichen Kontrast haben. • Muster: Hintergrundmuster und Hintergrundbilder sind in aller Regel ungeeignet. Verwenden Sie allenfalls dezente einfarbige Flächen oder Farbverläufe. • Farbinversion: In den meisten Business-Präsentationen ist es üblich, mit dunkler Schrift (Schwarz oder Dunkelblau) auf hellem Hintergrund (oftmals Weiß) zu arbeiten. Gelegentlich entscheidet man sich aus gutem Grund dafür, Vorder- und Hintergrundfarbe auszutauschen: So präsentiert beispielsweise die radiologische Abteilung eines Krankenhauses stets mit weißer Schrift auf schwarzem Hintergrund, weil damit die in der Präsentation gezeigten Röntgenbilder (schwache weiße Linien auf schwarzem Hintergrund) besser erkennbar sind. Auch kann es bei ungünstigen Lichtverhältnissen oder bei längeren Präsentationen vorteilhaft sein, mit heller Schrift auf dunklem Hintergrund zu arbeiten, weil das die Betrachter weniger ermüdet.

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Entwurf von Präsentationen und Schaubildern

10.8 Praxisbeispiel: Klimaschutz im Büro (Teil 4) Die Präsentation zum Thema „Green Office – 25% weniger CO2-Emissionen in 25 Monaten“ liegt im Konzeptstadium vor, Peter Elbeshausen hat dazu in Kapitel 9 das Storyboard entworfen und Miniaturschaubilder gezeichnet. Auf Basis dieses Storyboards gilt es nun, die einzelnen Schaubilder detailliert auszuarbeiten. Bevor sich Peter an die Arbeit macht, erstellt er in PowerPoint eine Entwurfsvorlage, also eine leere Präsentation, in der Farbschemata, Hintergrundgestaltungen, Schriftarten etc. festgelegt sind. Wir gehen darauf in Kapitel 12 noch genauer ein. Im Folgenden zeigen wir die gesamte Präsentation. Beachten Sie dabei insbesondere folgende Informationen, die im Storyboard noch nicht enthalten waren, jedoch auf jedem fertigen Schaubild ihren Platz haben müssen: • Schaubildtitel (unterhalb des Aussagetitels), sofern erforderlich • Maßeinheiten und sinnvolle Beschriftungen sowie ggf. Fußnoten • Quellenangaben

Abbildung 10.49, Folien 1 und 2: Musterpräsentation Green Office (1) und (2) Pflichtprogramm zu Beginn einer jeden Präsentation: die Titelseite und die Klärung der Zielsetzung.

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Schaubilddesign

Abbildung 10.49, Folien 3 bis 6: Musterpräsentation Green Office (3) Die Agenda zeigt die Gliederung der Präsentation im Überblick, jedoch keine Titel von Einzelfolien. (4) Hier werden zwei korrelierte Zeitreihen gezeigt: Die Temperatur steigt in Abhängigkeit von der CO2-Konzentration. Es ist üblich, die abhängige Größe (die Temperatur) auf die rechte und die unabhängige Größe (CO2) auf die linke y-Achse zu schreiben. (5) Die Strichzeichnungen am linken Rand visualisieren die vier Kategorien (Wetter, Wasser, Ernte, Sozialsystem). Die Farbverläufe in den Balken sollen andeuten, dass die betreffenden Auswirkungen sich mit zunehmender Temperatur verstärken.

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Entwurf von Präsentationen und Schaubildern

Abbildung 10.49, Folien 7 bis 10: Musterpräsentation Green Office (7) Die Agenda-Folie wird zu Beginn eines jeden Kapitels wiederholt und das aktuelle Kapitel hervorgehoben. (8) Das Venn-Diagramm mit seinen drei überlappenden Kreisen veranschaulicht die überlappenden Interessen der drei Gruppen. Auf den Folgefolien präsentiert Peter weitere Details zu den drei Gruppen. Das Venn-Diagramm nutzt er dabei jeweils als Tracker (obere linke Ecke der Folien), um anzuzeigen, von welcher der drei Gruppen auf der jeweiligen Folie die Rede ist. (9) und (10) Die farbliche Hervorhebung in den Balken ist notwendig, um an den Aussagetitel anzuknüpfen.

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Schaubilddesign

Abbildung 10.49, Folien 11 bis 14: Musterpräsentation Green Office (13) Der Trichter ist ein beliebtes Konzeptschaubild zur Darstellung einer mehrstufigen Selektion („Filterung“). Links stehen die Auswahlkriterien, rechts die (Zwischen-)Produkte des Auswahlprozesses. (14) Die Folie knüpft an die Vorfolie an und zeigt das Ergebnis der ersten Filterstufe. Durch farbliche Hervorhebung ist gekennzeichnet, welche die fünf größten CO2-Quellen sind.

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Entwurf von Präsentationen und Schaubildern

Abbildung 10.49, Folien 15 bis 18: Musterpräsentation Green Office (15) Hier folgt das Ergebnis der zweiten Filterstufe gemäß Folie (13): drei CO2-Quellen mit dem höchsten EUR-Einsparpotenzial. (17) Für die Logik der Präsentation ist dies ein ganz zentrales Schaubild: Einerseits fasst es die Ergebnisse des vorhergehenden Abschnitts zusammen, indem die Ergebnisse des zweistufigen Filterprozesses gemäß Folie (13) hervorgehoben werden. Andererseits ordnet es den drei CO2-Quellen jeweils eine Sparmaßnahme zu, die im Folgenden näher erklärt wird. (18) Die Folie provoziert Rückfragen („Woher kommen diese Zahlen?“), welche mit dem Backup (Folie 27) zu beantworten sind.

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Schaubilddesign

Abbildung 10.49, Folien 19 bis 22: Musterpräsentation Green Office (19) und (20) Ein weiteres Beispiel für die Verwendung eines kreativen Trackers sehen Sie in der linken oberen Ecke. (21) In der strengen Lehre der Top-down-Kommunikation hätte diese Folie am Anfang des Abschnitts (anstelle von Folie 17) stehen müssen. Das hat Peter aber bewusst nicht getan, um nicht „mit der Tür ins Haus zu fallen“: Die Zahlen, die er hier zeigt, müssen hergeleitet werden, um zu wirken – ein kleines Bottom-up-Element zum Aufbau eines Spannungsbogens. Den Hinweis „Vorläufig“ verwendet Peter, weil in den Einsparungen noch nicht die Investitionskosten berücksichtigt sind.

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Entwurf von Präsentationen und Schaubildern

Abbildung 10.49, Folien 23 bis 26: Musterpräsentation Green Office (23) bis (25) Die Präsentation endet ganz klassisch mit einem Ausblick auf die nächsten Schritte. (24) Das Gantt-Diagramm zeigt die geplanten Arbeitspakete und Zeithorizonte. „Q1“ steht für „1. Quartal“. Ein durchgezogener Balken zeigt die Kernarbeitszeit für ein Arbeitspaket an; gestrichelte Balken stehen für Vor- und Nacharbeiten. Dreiecke stehen für Einzelereignisse, beispielsweise Sitzungen oder Meilensteine.

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Schaubilddesign Am Ende einer Präsentation steht oftmals ein Backup, also ein Anhang zur regulären Präsentation, welches Hintergrundinformationen und detailliertere Fakten für den Bedarfsfall vorhält. So präsentiert Peter beispielsweise auf den Folien (18) bis (20) die CO2-Reduktionspotenziale für die drei Fokusmaßnahmen, ohne zu zeigen, wie diese Zahlen zustande gekommen sind. Die Zahlen müssen aus einer fundierten Analyse hervorgegangen sein; gewöhnlich bauen sie auf einer Datensammlung oder einem Excel-basierten Rechenmodell auf. Es ist sehr ratsam, diese Hintergrundinformationen aufzubereiten und auf Backup-Folien bereitzulegen. In Abbildung 10.50 sehen Sie die Backup-Folie zu (18).

Abbildung 10.50: Backup zu Folie (18) in der Green-Office-Präsentation

Peter ist am Ende der Präsentationswertschöpfungskette angekommen. Was nun folgt, ist der Vortrag seiner Präsentation. Hierfür braucht er rhetorische Fähigkeiten, Übung, ein bisschen Talent sowie ggf. ein spezielles Rhetorik-Lehrbuch oder ein Präsentationstraining. 191

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Entwurf von Präsentationen und Schaubildern

10.9 Praxisbeispiel: Das Korrekturquintett Ein letzter Arbeitsschritt bleibt am Ende der Präsentationserstellung zu erledigen: das finale Korrekturlesen. Wenn man an diesem Punkt angelangt ist, hat man die Präsentation in der Regel bereits viele Male überarbeitet und läuft Gefahr, vor lauter „Betriebsblindheit“ Fehler nicht mehr zu sehen. Nehmen Sie sich daher die Zeit für eine systematische finale Korrekturrunde. Dafür hat sich in der Praxis das Korrekturquintett bewährt, ein strukturiertes fünfstufiges Vorgehen, bei dem Sie die Präsentation fünf Mal vom Anfang bis zum Ende durchsehen und sich jeweils auf einen bestimmten Gesichtspunkt konzentrieren. (1) Schritt 1 – Aussagetitel: Lesen Sie auf jeder Folie nur den Aussagetitel. Auf der AgendaSeite lesen Sie jeweils nur den hervorgehobenen Abschnittstitel. Achten Sie darauf, dass die Abfolge der Aussagetitel schlüssig ist, der rote Faden der Präsentation deutlich wird und die Kernaussagen auf den Punkt kommen. (2) Schritt 2 – Schaubildinhalte: Prüfen Sie im zweiten Durchgang auf jeder Folie, ob der Schaubildinhalt zum Aussagetitel passt. Wird die Aussage des Titels hinreichend deutlich mit dem Schaubild belegt? Sind eventuell Backups erforderlich? Unterziehen Sie die Inhalte der Folie nochmals einer Plausibilitätsprüfung. Bei Diagrammen achten Sie auf vollständige und korrekte Beschriftung und prüfen Sie die Summen (addieren sich z. B. bei Kreisdiagrammen die Segmente exakt zu 100,0% oder ergeben sich aufgrund von Rundungsfehlern in Summe 100,2%?). (3) Schritt 3 – Formale Aspekte: Im dritten Durchgang prüfen Sie die „formalen Kleinigkeiten“. Trägt jede Folie eine Quellenangabe und eine Foliennummer? Sind, soweit erforderlich, Hinweise (z. B. „Vorläufig“, „Zur Diskussion“, „Illustrativ“) oben rechts auf der Folie angebracht? (4) Schritt 4 – Grafische Konsistenz: Blättern Sie die Folien nochmals durch und lassen Sie Ihr Auge allein von der grafischen Gesamtwirkung leiten. Achten Sie auf störendes „Rucken“, welches sich beim Blättern von einer Folie zur nächsten ergibt, wenn Fixpunkte (insbesondere Überschriftenfelder, Quellenangaben, Foliennummern, Tracker) nicht auf jeder Folie exakt an derselben Stelle stehen. Prüfen Sie, ob Sie Farbschemata auf allen Folien einheitlich verwendet haben, ob die Schriftgrößen auf allen Folien einheitlich sind und ob Grafikelemente (z. B. die Form der Pfeilspitzen, die Füllfarben von Zeichenobjekten etc.) konsistent sind. (5) Schritt 5 – Rechtschreibung: Im letzten Schritt gehen Sie die Folien Wort für Wort durch und achten nicht mehr auf Inhalte, sondern nur noch auf Orthografie und Interpunktion.

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Teil III: Anwendungspraxis in PowerPoint

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Anwendungspraxis in PowerPoint

Zum Schluss noch einmal etwas Technik: Der letzte Teil des Buches richtet sich an fortgeschrittene PowerPoint-Anwender. Neben Tipps und Tricks zur schnelleren, effizienteren Nutzung von PowerPoint zeigen wir Ihnen Lösungen, mit denen Sie die Methoden aus Teil II in die Praxis umsetzen können. In Kapitel 11 haben wir eine lose Sammlung fortgeschrittener Techniken zusammengestellt, die routinierten PowerPoint-Anwendern die Arbeit erleichtern sollen. Besonderes Augenmerk liegt auf der Konfiguration der Menüleiste sowie auf der Arbeit mit Zeichenobjekten. In Kapitel 12 erstellen wir ein PowerPoint-Template, also eine Entwurfsvorlage für Präsentationen, unter besonderer Berücksichtigung von Corporate Design. Kapitel 13 beschäftigt sich mit Diagrammen und zeigt insbesondere, wie die in Kapitel 10 eingeführten Diagramme und Konzeptschaubilder in PowerPoint technisch umgesetzt werden können. In Kapitel 14 schließlich haben wir eine umfangreiche Sammlung von Tastaturbefehlen zusammengestellt. Anhand eines Punktesystems finden Sie in der Liste schnell die wichtigsten Tastaturbefehle, die Ihnen helfen werden, schneller und bequemer mit PowerPoint zu arbeiten.

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11 Fortgeschrittene Techniken 11.1 Menüband anpassen 11.1.1 Schaltflächen hinzufügen und entfernen Die Registerkarten im Menüband kann man an den persönlichen Bedarf anpassen, indem man Befehle oder Befehlsgruppen hinzufügt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Befehl oder eine Befehlsgruppe im Menüband, so erscheint das Kontextmenü (Abbildung 11.1) und erlaubt die folgenden Einstellungen: Symbolleiste für Schnellzugriff Menüband

Kontextmenü zur Konfiguration des Menübandes Abbildung 11.1: Menüband

• ZU SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF HINZUFÜGEN kopiert den Befehl oder die Befehlsgruppe, auf die der Mauszeiger weist, in die „Symbolleiste für den Schnellzugriff“ ganz am oberen Rand des Bildschirms. Diese Symbolleiste ist die einzige, welche dauerhaft am oberen Bildschirmrand stehenbleibt. Standardmäßig sind hier nur die Befehle SPEICHERN, RÜCKGÄNGIG und W IEDERHOLEN abgebildet. Fügen Sie weitere Befehle hinzu, die Ihnen so wichtig sind, dass Sie sie permanent verfügbar haben möchten. • SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF ANPASSEN erlaubt es Ihnen, für die Symbolleiste aus einer Liste aller verfügbaren Schaltflächen weitere Schaltflächen auszuwählen. • MENÜBAND ANPASSEN öffnet eine Dialogbox (Abbildung 11.2), in der Sie die Auswahl der Schaltflächen auf den Registerkarten anpassen können. Wählen Sie im rechten Teil unter MENÜBAND ANPASSEN die betreffende Registerkarte oder eine Befehlsgruppe auf einer Registerkarte, wählen Sie dann im linken Teil unter BEFEHLE AUSWÄHLEN den hinzuzufügenden

M. Graebig et al., Wie aus Ideen Präsentationen werden, DOI 10.1007/978-3-8349-6562-2_11, © Gabler Verlag | Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH 2011

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Anwendungspraxis in PowerPoint

Befehl aus und klicken Sie auf HINZUFÜGEN. Entsprechend können Sie auch Befehle aus dem Menüband entfernen, indem Sie den entsprechenden Befehl unter MENÜBAND ANPASSEN anklicken und dann auf ENTFERNEN klicken.

Abbildung 11.2: Menüband anpassen

11.1.2 Benutzerdefinierte Registerkarte im Menüband erstellen Sie können eine ganz eigene Registerkarte im Menüband erstellen, um sich Ihre eigene Sammlung der am häufigsten benötigten Befehle zusammenzustellen. Dazu verfahren Sie wie folgt: (1) Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Menüband und wählen Sie aus dem Kontextmenü MENÜBAND ANPASSEN, so dass die Dialogbox POWERPOINT-OPTIONEN (Abbildung 11.2) erscheint. (2) Klicken Sie auf NEUE REGISTERKARTE, so dass in der Liste MENÜBAND ANPASSEN ein Eintrag „Neue Registerkarte (Benutzerdefiniert)“ erscheint. Mithilfe der Schaltfläche UMBENENNEN benennen Sie die Registerkarte.

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Fortgeschrittene Techniken (3) In der linken Liste (unter BEFEHLE AUSWÄHLEN) wählen Sie der Reihe nach Befehle oder Befehlsgruppen für Ihre neue Registerkarte aus und übernehmen die Befehle jeweils mit einem Klick auf EINFÜGEN. (4) Auch die Reihenfolge der Registerkarten im Menüband können Sie festlegen, indem Sie rechts in der Liste unter „Hauptregisterkarten“ die Einträge mittels Drag&Drop verschieben. (5) Bestätigen Sie abschließend mit OK. Die neue Registerkarte können Sie nun im Menüband auswählen. Dieses Vorgehen wollen wir anwenden, um eine eigene Registerkarte „Favoriten“ zu erstellen, welche die wichtigsten Befehle zur Gestaltung von Text und Zeichenobjekten versammelt. Diese Registerkarte wird uns bei der Arbeit mit Zeichenobjekten helfen, schneller und wesentlich übersichtlicher auf die benötigten Befehle zuzugreifen. Abbildung 11.3 zeigt, wie Sie die Registerkarte erstellen, die in Abbildung 11.4 zu sehen ist. (1) Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Menüband und wählen Sie aus dem Kontextmenü MENÜBAND ANPASSEN.

(2) In der nun erscheinenden Dialogbox klicken Sie auf NEUE REGISTERKARTE. In der Liste unter „Hauptregisterkarten“ erscheint eine „Neue Registerkarte“, die Sie anklicken und mithilfe der Schaltfläche UMBENENNEN in „Favoriten“ umbenennen. Entsprechend benennen Sie die „Neue Gruppe“, welche unterhalb dieser Registerkarte steht, in „Zeichnungen“ um.

Abbildung 11.3, Teil 1: Benutzerdefinierte Registerkarte erstellen

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Anwendungspraxis in PowerPoint

(3) Im linken Teil der Dialogbox wählen Sie unter BEFEHLE AUSWÄHLEN die Option „Alle Registerkarten“. Dann öffnen Sie unter HAUPTREGISTERKARTEN den Eintrag START und fügen nacheinander die Gruppen SCHRIFTART und ABSATZ mithilfe der Schaltfläche HINZUFÜGEN in die neue Registerkarte ein. Weiter unten in der Liste wählen Sie unter ZEICHENTOOLS / FORMAT die Option ANORDNEN und fügen diese ebenfalls hinzu. Jetzt klicken Sie im rechten Teil der Dialogbox auf die benutzerdefinierte Gruppe „Zeichnungen“. Aus der linken Liste fügen Sie dann unter ZEICHENTOOLS / FORMAT / FORMEN EINFÜGEN den Befehl FORMEN ein.

(4) Unter BEFEHLE AUSWÄHLEN wählen Sie „Nicht im Menüband enthaltene Befehle“. Aus dieser Liste fügen Sie den Befehl AN FORM AUSRICHTEN sowie den Befehl FORMEN KOMBINIEREN in Ihre benutzerdefinierte Gruppe „Zeichnungen“ ein.

Abbildung 11.3, Teil 2: Benutzerdefinierte Registerkarte erstellen

Abbildung 11.4: Benutzerdefinierte Registerkarte FAVORITEN im Menüband

11.2 Zeichenobjekte organisieren In ↑2.2 und ↑2.3 haben Sie eine Reihe wichtiger Grundlagen zum Arbeiten mit Zeichenobjekten und Textfeldern kennengelernt. In den folgenden Abschnitten stellen wir Ihnen ausgewählte fortgeschrittene Techniken zum Umgang mit Zeichenobjekten vor.

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Fortgeschrittene Techniken 11.2.1 Textfelder ausrichten Die Ausrichtung eines Textfeldes ist von Bedeutung, wenn man es zur Beschriftung einer Zeichnung oder Grafik verwendet. Klicken Sie den Rand eines Textfeldes mit der rechten Maustaste an und wählen Sie aus dem Kontextmenü FORM FORMATIEREN, so öffnet sich die Dialogbox FORM FORMATIEREN, in der Sie unter TEXTFELD folgende Einstellungen vornehmen können (Abbildung 11.5): • VERTIKALE AUSRICHTUNG legt fest, welche Kante des Textfeldes (oben, unten oder die Mitte) als feststehende Bezugslinie gelten soll. Soll das Textfeld beispielsweise als Überschrift oberhalb einer Figur angeordnet werden, so wählt man „Unten“. • AUTOMATISCH ANPASSEN legt fest, ob die Größe des Textfeldes oder die Schriftgröße angepasst wird, falls die Textmenge den verfügbaren Platz im Textfeld überschreitet. • TEXT IN FORM UMBRECHEN erlaubt einen automatischen Zeilenumbruch im Textfeld.

Vertikale Ausrichtung des Textfeldes Anpassung der Größe des Textfeldes an die Textmenge

Automatischen Zeilenumbruch im Textfeld zulassen

Abbildung 11.5: Optionen zur Ausrichtung des Textfeldes

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Anwendungspraxis in PowerPoint

Abbildung 11.6 zeigt die Wirkung der verschiedenen Ausrichtungen des Textfeldes: Wir beginnen mit dem Textfeld (A), welches nur den Text „Probetext“ enthält. Die unterschiedlichen Ausrichtungen (B bis F) werden dann sichtbar, wenn man zusätzlichen Text (in unserer Abbildung ein zweites Mal „Probetext“) eingibt, so dass die Textmenge die ursprüngliche Größe des Textfeldes überschreitet. In (B) wird die Schriftgröße automatisch angepasst. In (C) ist kein Zeilenumbruch erlaubt, jedoch darf die Größe des Textfeldes an die Textmenge angepasst werden. In (D) bis (F) ist ein Zeilenumbruch erlaubt; dabei vergrößert sich das Textfeld zwangsläufig, so dass die unterschiedlichen vertikalen Ausrichtungen (oben, Mitte, unten) sichtbar werden.

(A) Ausgangssituation

(B) Text bei Überlauf verkleinern

(C) Größe der Form dem Text anpassen; TEXT IN FORM UMBRECHEN deaktiviert

(D) Vertikale „Oben“

(E) Vertikale „Mitte“

(F) Vertikale „Unten“

Ausrichtung

Ausrichtung

Ausrichtung

Abbildung 11.6: Verschiedene Ausrichtungen des Textfeldes

11.2.2 Zeichenobjekte ausrichten Oftmals muss man mehrere Zeichenobjekte auf der Folie anordnen und möchte dabei eine bündige Ausrichtung und einheitliche Abstände sicherstellen. Dabei helfen die AUSRICHTENFunktionen: Markieren Sie zwei oder mehrere Zeichenobjekte und wählen Sie auf der dann erscheinenden Registerkarte ZEICHENTOOLS-FORMAT im Bereich ANORDNEN den Befehl AUSRICHTEN (Abbildung 11.7). Darunter verbergen sich folgende Funktionen: • Horizontale Ausrichtung: Mehrere Zeichenobjekte werden linksbündig, zentriert oder rechtsbündig ausgerichtet (Abbildung 11.8). Maßgeblich sind dabei nur die markierten Objekte, nicht jedoch die Folienränder. Entscheiden Sie sich beispielsweise für die linksbündige Aus200

Fortgeschrittene Techniken richtung, so wird die linke Kante des am weitesten links stehenden Objektes als Bezugslinie für die Ausrichtung aller anderen markierten Objekte verwendet. • Vertikale Ausrichtung: Mehrere Zeichenobjekte werden oben, vertikal zentriert oder unten ausgerichtet (Abbildung 11.9). Wiederum sind dabei nur die markierten Objekte, nicht jedoch die Folienränder maßgeblich. • Verteilung: Mit den Verteilungsschaltflächen sorgen Sie dafür, dass zwischen den markierten Objekten gleichmäßige Abstände hergestellt werden. Wir zeigen das am Beispiel der horizontalen Verteilung in Abbildung 11.10. Unten in der Liste unter AUSRICHTEN können Sie zwischen den Optionen AN FOLIE AUSRICHTEN und AUSGEWÄHLTE OBJEKTE AUSRICHTEN wählen. Standardmäßig sollte die zweitgenannte Option aktiviert sein; dann funktionieren alle AUSRICHTEN-Funktionen wie im Text beschrieben. Als Bezugssystem gelten damit die markierten Objekte. Sofern Sie allerdings auf AN FOLIE AUSRICHTEN umschalten, werden jeweils die Folienränder als Bezugssystem verwendet. Klicken Sie dann beispielsweise auf die Schaltfläche LINKSBÜNDIG, werden alle markierten Objekte am linken Folienrand ausgerichtet.

Abbildung 11.7: AUSRICHTEN-Funktionsvorrat

Ausgangssituation

Linksbündig

Horizontal zentrieren

Rechtsbündig

Abbildung 11.8: Zeichenobjekte horizontal ausrichten

201

III

Anwendungspraxis in PowerPoint

Ausgangssituation

Oben ausrichten

Vertikal zentrieren

Unten ausrichten

Abbildung 11.9: Zeichenobjekte vertikal ausrichten

Ausgangssituation

Horizontal verteilen Abbildung 11.10: Zeichenobjekte horizontal verteilen

Im Praxisbeispiel in ↑11.4 zeigen wir eine typische Anwendung der AUSRICHTEN-Funktionen zur Überarbeitung eines Schaubildes. 11.2.3 Zeichenobjekte verbinden: Ankerpunkte und Konnektoren Mithilfe von Verbindungslinien (Konnektoren) können Sie zwei Zeichenobjekte verbinden. Klicken Sie beispielsweise ein Rechteck an (Abbildung 11.11, c), so erscheint mittig auf einer jeden Kantenlinie ein Ankerpunkt, der Ansatzpunkt für Konnektoren. Wählen Sie nun über EINFÜGEN / FORMEN / LINIEN die Linienform aus, welche Sie als Konnektor verwenden möchten. Zeichnen Sie die Linie von einem Ankerpunkt des ersten Rechtecks zu einem Ankerpunkt des zweiten Rechtecks (Abbildung 11.11, d). Die Vorzüge eines Konnektors, der von Ankerpunkt zu Ankerpunkt führt, erkennen Sie, wenn Sie eines der beiden verbundenen Objekte verschieben: Die Verbindungslinie wird mitgeführt (Abbildung 11.11, e). In Abbildung 11.12 sehen Sie eine Auswahl der Konnektoren, die über EINFÜGEN / FORMEN / LINIEN verfügbar sind. c

d

e

Abbildung 11.11: Konnektoren und Ankerpunkte

202

Fortgeschrittene Techniken

Linie

Gewinkelte Verbindung

Gekrümmte Verbindung

Abbildung 11.12: Verschiedene Arten von Konnektoren

Wenn man an einem Zeichenobjekt andere Ankerpunkte als die standardmäßig vorgegebenen benötigt, ist Kreativität gefragt. Eine Möglichkeit ist die Verwendung einer Freihandform (EINFÜGEN / FORMEN / LINIEN / FREIHANDFORM ), bei der alle Ecken der Figur als Ankerpunkte fungieren. Eine etwas trickreichere Lösung ist in Abbildung 11.13 gezeigt. Darin erstellen wir ein Textfeld mit einer darunter liegenden, horizontalen Linie, wobei sich die Länge der Linie stets automatisch an die Textlänge im Textfeld anpasst. Dieses Textfeld kann beispielsweise für die Beschriftung von Abbildungen verwendet werden. Über EINFÜGEN / FORMEN / BLOCKPFEILE wählen Sie den PFEIL NACH LINKS UND RECHTS und fügen diesen auf der Folie ein. Geben Sie einen kurzen Platzhaltertext (z. B. „xxx“) ein. Oben an dem Pfeil sehen Sie zwei gelbe Rauten, mit denen Sie die Form des Pfeils einrichten können.

Ziehen Sie die linke Raute ganz an den linken und die rechte Raute ganz an den oberen Rand, so dass das Objekt zu einem Rechteck wird. Wählen Sie nun über EINFÜGEN / FORMEN / LINIEN die LINIE aus und zeichnen Sie diese von der linken bis zur rechten unteren Ecke des Rechtecks (beide Ecken sind Ankerpunkte). Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die obere Kante des Rechtecks und wählen Sie aus dem Kontextmenü FORM FORMATIEREN. Unter LINIENFARBE wählen Sie dann „Keine Linie“; unter TEXTFELD nehmen Sie folgende Einstellungen vor: VERTIKALE AUSRICHTUNG „unten“, „Größe der Form dem Text anpassen“, TEXT IN FORM UMBRECHEN deaktivieren. Geben Sie nun anstelle des Platzhaltertextes („xxx“) einen beliebigen Text ein. Sie sehen, dass die Länge der Linie automatisch mit der Textlänge verändert wird.

Abbildung 11.13: Textfeld mit Unterstrich flexibler Länge

203

III

Anwendungspraxis in PowerPoint

11.2.4 Excel-Objekte als geschützte Grafiken einfügen Manchmal möchte man auf einer PowerPoint-Folie Objekte aus Excel (beispielsweise einen Tabellenausschnitt oder ein Diagramm) einfügen. Dazu kopiert man das betreffende Objekt in Excel mit <Strg>+ in den Zwischenspeicher. Wenn man das Objekt nun einfach mit <Strg>+ in PowerPoint einfügt, kann es passieren, dass Formatierungen verloren gehen oder das Objekt „verzerrt“ wird, da es in ein PowerPoint-Objekt konvertiert wird. Das Problem vermeiden Sie, indem Sie zum Einfügen wie folgt vorgehen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Folie und wählen Sie auf dem Kontextmenü die EINFÜGEOPTION „Grafik“ (siehe Abbildung). 11.2.5 Formen kombinieren Eine der schönsten Neuerungen in PowerPoint 2010 versteckt sich jenseits der Menüleiste: die FORMEN-KOMBINIEREN-Funktion. Sie kommt zum Einsatz, wenn man Zeichenobjekte in ausgefallenen Formen benötigt, die man durch Überlagerung oder Subtraktion von Basisformen (Kreise, Rechtecke etc.) erstellen kann. FORMEN KOMBINIEREN steht auf keiner Registerkarte und muss daher zunächst aktiviert werden, um nutzbar zu sein: In ↑11.1.2 haben wir eine benutzerdefinierte Registerkarte erstellt und darin auch den Befehl FORMEN KOMBINIEREN untergebracht (Abbildung 11.3, Schritt 4). Diese Registerkarte brauchen wir jetzt. Ausgangspunkt für eine Vereinigung von Formen sind zwei oder mehrere überlagerte Zeichenobjekte (Abbildung 11.14, links). Markieren Sie diese Objekte. Anders als beim Gruppieren von Grafiken sollen die markierten Objekte nicht nur in ihrer gegenseitigen Ausrichtung eingefroren, sondern fest miteinander verschmolzen werden. Dafür bietet FORMEN KOMBINIEREN mehrere Varianten, wie Sie in Abbildung 11.14 sehen. In ↑13.2.4 und ↑13.2.5 zeigen wir, wie man mithilfe von FORMEN KOMBINIEREN wichtige KonzeptSchaubilder (Venn-Diagramm, Puzzle) erstellen kann.

Ausgangssituation

Formenvereinigung

Formenschnittmenge

Formensubtraktion Abbildung 11.14: Formen kombinieren

204

Fortgeschrittene Techniken

11.3 Makros verwenden (oder auch nicht) Makros sind kleine Programme, mit deren Hilfe häufig benötigte Aufgaben in PowerPoint automatisiert werden können. Makros werden in der Programmiersprache VBA (Visual Basic for Applications) erstellt. In PowerPoint gibt es jedoch nicht den „Makro-Rekorder“, den Sie vielleicht aus Excel kennen und mit dem sich Makros auch ohne Programmierkenntnisse ganz einfach aufzeichnen lassen, indem man den zu automatisierenden Vorgang einmal vorführt. Wer also Makros in PowerPoint erstellen möchte, muss programmieren können – ein umfangreiches, eigenes Thema, in das wir hier nicht einsteigen können. Wenn Sie Makros verwenden oder programmieren möchten, sollten Sie zunächst die Registerkarte ENTWICKLERTOOLS im Menüband aktivieren. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Menüband, wählen im Kontextmenü MENÜBAND ANPASSEN und aktivieren in der dann erscheinenden Dialogbox das Kontrollkästchen neben ENTWICKLERTOOLS in der Liste am rechten Rand der Dialogbox. Auf der Registerkarte ENTWICKLERTOOLS (Abbildung 11.15), welche sodann im Menüband erscheint, beachten Sie die folgenden Schaltflächen: • VISUAL BASIC öffnet das VBA-Fenster, in dem Sie ein neues Makro programmieren oder ein bestehendes bearbeiten können. • MAKROS öffnet eine Liste, aus der Sie ein bestehendes Makro zur Ausführung auswählen können. • MAKROSICHERHEIT erlaubt die Einstellung von Sicherheitsstufen für die Ausführung von Makros. Hintergrund ist, dass Makros aus fremder oder unzuverlässiger Quelle die Gefahr bergen, den Computer mit Viren zu infizieren. Wenn Sie also mit PowerPoint-Dateien aus nicht absolut zuverlässiger Quelle arbeiten, sollten Sie unter MAKROSICHERHEIT / EINSTELLUNGEN FÜR MAKROS die Option „Alle Makros mit Benachrichtigung deaktivieren“ wählen.

Abbildung 11.15: Registerkarte ENTWICKLERTOOLS für Makro-Nutzung

205

III

Anwendungspraxis in PowerPoint

11.4 Praxisbeispiel: Schaubild justieren Das passiert oft: Das Schaubild wächst aus einzelnen Grafikelementen zusammen, man fügt Linien und Zeichenobjekte ein, kopiert Textfelder – und stellt schließlich fest, dass das Ganze „krumm und schief“ aussieht. In Abbildung 11.16 haben wir dieses Problem etwas überakzentuiert, um Ihnen im Folgenden zeigen zu können, wie man mit wenigen Mausklicks Ordnung schafft – Abbildung 11.17 ist unser Ziel. Dazu brauchen wir die AUSRICHTEN-Funktionen, zu finden in der Registerkarte ZEICHENTOOLS-FORMAT, welche im Menüband erscheint, sobald Sie mindestens ein Zeichenobjekt markiert haben. Objekte sind nicht an gemeinsamer Fluchtlinie ausgerichtet

Objekte sind innerhalb einer Zeile nicht zentriert

Zeilenabstände sind uneinheitlich

Abbildung 11.16: Schaubild mit Justierungsbedarf

206

Fortgeschrittene Techniken

Gegenüber dem Ausgangsbild haben wir die Objekte justiert und zusätzlich eine Hervorhebung für Option B eingeführt, um den Aussagetitel zu verdeutlichen.

Abbildung 11.17: Justiertes Schaubild

Das Vorgehen ist in Abbildung 11.18 in vier Schritten gezeigt: c Markieren Sie die Blöcke A bis D sowie die Überschrift „Option“. Klicken Sie auf die Funktion AUSRICHTEN / LINKSBÜNDIG . d Ebenso markieren Sie die Textblöcke und klicken wiederum auf die Funktion AUSRICHTEN / LINKSBÜNDIG . e Markieren Sie alle Objekte in der ersten Zeile. Klicken Sie auf die Funktion AUSRICHTEN / VERTIKAL ZENTRIEREN . Bevor Sie die Markierung aufheben, wählen Sie aus der Registeroder drücken Sie karte ZEICHENTOOLS-FORMAT / GRUPPIEREN / GRUPPIEREN <Strg>+<ž>+. Analog richten Sie der Reihe nach auch die Objekte in den folgenden drei Zeilen aus. Denken Sie am Ende jeweils an das Gruppieren. . Wenn f Markieren Sie die vier Zeilen. Klicken Sie auf AUSRICHTEN / VERTIKAL VERTEILEN 28 Sie nun noch eine Hervorhebung für Zeile B einfügen, erhalten Sie Abbildung 11.17. 28

Zum Einfügen dieser Hervorhebung: Klicken Sie Zeile B an und heben Sie die Gruppierung auf (ZEICHENTOOLSFORMAT / GRUPPIEREN / GRUPPIERUNG AUFHEBEN oder <Strg>+<ž>+). Klicken Sie das Rechteck B an und kopieren Sie es (<Strg> gedrückt halten, Ziehen mit der Maus) unmittelbar daneben. In dem neuen Rechteck löschen Sie das „B“, verbreitern das Rechteck bis zum Zeilenende, passen die Füll- und Linienfarbe an und setzen das Rechteck dann in den Hintergrund (ZEICHENTOOLS-FORMAT / EBENE NACH HINTEN / IN DEN HINTERGRUND).

207

III

Anwendungspraxis in PowerPoint 1

2

3

4

Abbildung 11.18: Justierung der Zeichenobjekte mit den AUSRICHTEN-Funktionen

208

12 Entwurfsvorlagen erstellen 12.1 Wozu Entwurfsvorlagen? Eine Entwurfsvorlage (auch Template genannt) umfasst Standardeinstellungen für das Design einer Präsentation, unter anderem die Schriftgrößen, Schriftarten, Hintergrundfarben, Hintergrundbilder und anderes mehr. In ↑1.3.3 haben wir bereits einige der Präsentationsvorlagen kennengelernt, welche PowerPoint serienmäßig mitbringt. Da diese vorgegebenen Entwurfsvorlagen oftmals unseren Ansprüchen an die Gestaltung von Business-Präsentationen nicht vollständig genügen, ist die Erstellung und Verwendung eigener Entwurfsvorlagen unbedingt empfehlenswert. Solche benutzerdefinierten Entwurfsvorlagen haben drei wesentliche Vorteile: (1) Sie sparen Zeit. Wenn Sie mit Entwurfsvorlagen arbeiten, müssen Sie sich nur ein einziges Mal die Mühe machen, eine Präsentation zu formatieren. Jedes weitere Mal, wenn Sie eine Präsentation erstellen möchten, können Sie auf eine anwendungsbereite Vorlage zurückgreifen. (2) Das Ergebnis ist professionell. Gegenüber manuell formatierten Folien stellt die Verwendung der Präsentationsvorlage sicher, dass alle Folien konsistent formatiert sind. Andere Bearbeiter der Präsentation können vordefinierte Grafiken und Platzhalter ohne Änderungsaufwand nutzen und das einmal angelegte Design für ähnliche Zwecke immer wieder verwenden. (3) Das Corporate Design wird umgesetzt. Corporate Design bezeichnet das Erscheinungsbild eines Unternehmens oder einer Organisation und ist unter anderem bei der Gestaltung von Kommunikationsmitteln von Bedeutung. Zum Corporate Design gehören insbesondere das Logo und die Unternehmensfarben. Viele Unternehmen und Organisationen legen großen Wert darauf, dass ihr Corporate Design auch und gerade in Präsentationen adäquat wiedergegeben wird. Dabei helfen Entwurfsvorlagen. In diesem Kapitel werden wir Schritt für Schritt eine Entwurfsvorlage erstellen. Dabei bedienen wir uns des Beispiels der fiktiven Firma PowerIng aus dem Praxisbeispiel „Klimaschutz im Büro“ in ↑10.8. Betrachten Sie einmal die Folien der Musterpräsentation in ↑10.8 und überlegen Sie, welche Designelemente zur Entwurfsvorlage gehören. Ins Auge fallen das Farbschema (z. B. blaue Überschrift) sowie die Dekoration am unteren Folienrand und das Logo am rechten Folienrand.

M. Graebig et al., Wie aus Ideen Präsentationen werden, DOI 10.1007/978-3-8349-6562-2_12, © Gabler Verlag | Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH 2011

III

Anwendungspraxis in PowerPoint

12.2 Vorbereitung: Corporate Design identifizieren Bevor Sie die Arbeit an der Entwurfsvorlage beginnen, sollten Sie die Vorgaben zum Corporate Design in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation klären. Besorgen Sie sich das Logo als Grafikdatei. Finden Sie außerdem heraus, in welchen Farben das Unternehmen oder die Organisation bevorzugt kommuniziert. Diese Farben benötigen wir in einem der nächsten Schritte 29 zur Gestaltung des Farbschemas. Idealerweise sind diese Unternehmensfarben im RGB Schema definiert. Falls diese Information nicht verfügbar ist, sollten Sie versuchen, sich den RGB-Codes der Unternehmensfarben durch Ausprobieren anzunähern oder sie mit Hilfsmitteln herauszufinden: Besorgen Sie sich eine elektronische Veröffentlichung des Unternehmens, beispielsweise einen Screenshot des Internetauftritts. Wenn Sie über ein Grafikprogramm verfügen, können Sie damit die Farbwerte des Bildes analysieren und die RGB-Codes ableiten. Im Falle von PowerIng wurde als Farbschema eine Reihe von Blautönen festgelegt. Die Schriftfarbe für Fließtext ist Schwarz; gearbeitet wird auf weißem Hintergrund. Als Schriftart wird Arial verwendet. Das Firmenlogo soll in dieser Präsentation nicht erscheinen; stattdessen wird das Projektlogo des Vorhabens „Green Office“ verwendet, welches an das Thema „Klimaschutz“ anknüpft. Lediglich auf der Titelseite soll der Firmenname stehen.

12.3 Entwurfsvorlage anlegen 12.3.1 Folienlayouts im Folienmaster vorbereiten Beginnen Sie mit einer leeren PowerPoint-Präsentation. Wählen Sie ANSICHT / FOLIENMASTER, so dass der Folienmaster erscheint, den wir bereits aus ↑3.2 kennen. In der Foliensortierung am linken Teil des Fensters sehen Sie unter der Masterfolie die verfügbaren Folientypen, im rechten Teil des Fensters sehen Sie eine Vorschau auf die Gestaltung der Masterfolie (Abbildung 12.1). Löschen Sie in der Foliensortierung alle Folientypen, die Sie nicht benötigen. Unserer Auffassung nach genügen die drei abgebildeten Folientypen. Achten Sie dabei auch auf die Reihenfolge (Sie können die Folienreihenfolge mittels Drag&Drop anpassen): Der oberste der drei abgebildeten Folientypen steht für die Titelfolie. Darunter folgt das Folienlayout, wel29

RGB steht für die Farben Rot, Grün, Blau. Durch additives Mischen dieser drei Grundfarben kann jede andere Farbe nachgebildet werden. Im RGB-System wird der Farbanteil einer jeden Grundfarbe mit Werten zwischen 0 und 255 angegeben, so dass mehr als 16 Mio. Farben darstellbar sind. So steht 255 / 255 / 255 für Weiß, 0 / 0 / 0 für Schwarz und 128 / 128 / 128 für ein mittleres Grau. 255 / 0 / 0 steht für ein tiefes Rot, 0 / 0 / 255 für ein tiefes Blau.

210

Entwurfsvorlagen erstellen ches wir am häufigsten benutzen. Es gibt nur die Titelzeile fest vor und bietet darunter freien Raum zur Gestaltung der Folie. Masterfolie

Folientypen

Vorschau auf Gestaltung der Masterfolie

Abbildung 12.1: Folienmaster

12.3.2 Farbschema festlegen Um das Farbschema einzurichten, wählen Sie FOLIENMASTER / FARBEN / NEUE DESIGNFARBEN (Abbildung 12.2, links). Es öffnet sich die Dialogbox NEUE DESIGNFARBEN ERSTELLEN (Abbildung 12.2, rechts), in der Sie die Farben des Farbschemas über die Listenpfeile auswäh-

ERSTELLEN

211

III

Anwendungspraxis in PowerPoint

len können. Ein Farbschema besteht aus mehreren vordefinierten Farben für Texte, Hintergründe und Füllfarben von Zeichenobjekten bzw. Diagrammen. Wenn Sie beispielsweise ein Diagramm erstellen, greift PowerPoint automatisch auf das Farbschema zurück, um die Diagrammsegmente einzufärben. Wenn Sie in der Dialogbox NEUE DESIGNFARBEN ERSTELLEN auf einen der Listenpfeile klicken und W EITERE FARBEN auswählen, öffnet sich eine Dialogbox FARBEN, in der Sie auf der Registerkarte BENUTZERDEFINIERT den RGB-Code einer Farbe eingeben können. Bevor Sie die Dialogbox NEUE DESIGNFARBE ERSTELLEN mit einem Klick auf SPEICHERN verlassen, benennen Sie das Farbschema bei NAME als „Green Office“. Wählen Sie anschließend nochmals FOLIENMASTER / FARBEN aus dem Menü und stellen Sie sicher, dass in der Farbpalette das neue Farbschema „Green Office“ aktiviert ist.

Farben wählen

Farbschema benennen

Abbildung 12.2: Farbschema festlegen

12.3.3 Textplatzhalter formatieren Betrachten Sie in Abbildung 12.1 nochmals die Vorschau auf die Gestaltung der Masterfolie. Sie erkennen hier die Platzhalter für die Überschrift, den Textblock und die Fußzeilen-

212

Entwurfsvorlagen erstellen Elemente. Es gilt nun, diese Platzhalter und damit die Standardeinstellungen für das Textlayout zu formatieren. Wir führen das exemplarisch anhand der Überschrift vor: • Folie auswählen: Wählen Sie in der Foliensortierung die Masterfolie (Abbildung 12.1) und markieren Sie dann im rechten Teil des Fensters die Dummy-Überschrift „Titelmasterformat durch Klicken bearbeiten“. • Schrift formatieren: Unter START / SCHRIFTART wählen Sie die Schriftart Arial, Schriftgröße 24 pt, Schriftschnitt fett sowie als Schriftfarbe ein dunkles Blau (wenn Sie auf klicken, sehen Sie in der obersten Zeile der Farbpalette das zuvor festgelegte Farbschema und können hieraus ein dunkles Blau wählen). • Größe des Überschriftenplatzhalters einrichten: Verkleinern Sie die Höhe des Überschriftenplatzhalters. • Ausrichtung des Überschriftenplatzhalters definieren: Klicken Sie den Rand des Überschriftenplatzhalters mit der rechten Maustaste an und wählen Sie aus dem Kontextmenü FORM FORMATIEREN. In der Dialogbox FORM FORMATIEREN wählen Sie die Registerkarte TEXTFELD und nehmen folgende Einstellungen vor: VERTIKALE AUSRICHTUNG „Oben“ (damit auch mehrzeilige Überschriften an derselben oberen Kante beginnen), unter AUTOMATISCH ANPASSEN wählen Sie „Größe der Form dem Text anpassen“ und unter INNERER SEITENRAND wählen Sie in allen Feldern 0,0 cm. Das Kontrollkästchen TEXT IN FORM UMBRECHEN bleibt aktiviert. • Andere Folientypen anpassen: Alle Einstellungen, die Sie an der Masterfolie vorgenommen haben, werden auf die darunter stehenden Folientypen (Abbildung 12.1, Foliensortierung am linken Rand) übertragen. Sofern erforderlich, können Sie auf den jeweiligen Folientypen weitere Anpassungen vornehmen. Klicken Sie den Folientyp „Titelfolie“ an und wählen Sie dort für die Überschrift die Schriftgröße 32 pt, nicht fett. Entsprechend formatieren Sie auf der Masterfolie in dem großen Textplatzhalter (Abbildung 12.1) die verschiedenen Textebenen. Markieren Sie beispielsweise die erste Textebene („Textmasterformat bearbeiten“) und wählen Sie die Schriftart Arial, die Schriftgröße 20 pt und die Schriftfarbe Schwarz. Sofern Sie später auf den Folien mit Aufzählungszeichen arbeiten, können Sie mehrere Textebenen unterscheiden und jeweils mit eigenen Aufzählungszeichen versehen. Diese definieren Sie, indem Sie die betreffende Textebene markieren, unter START / klicken und ein Aufzählungszeichen auswählen. ABSATZ auf den Listenpfeil neben

213

III

Anwendungspraxis in PowerPoint

12.3.4 Fußzeile formatieren Die Fußzeile nutzen wir, um die Foliennummer, die Quellenangabe sowie bei Bedarf Fußnoten unterzubringen. Wählen Sie aus dem Menü EINFÜGEN / KOPF- UND FUßZEILE. In der Dialogbox KOPF- UND FUßZEILE aktivieren Sie auf der Registerkarte FOLIE alle Kontrollkästchen und nehmen die Einstellungen gemäß Abbildung 12.3 vor. Bestätigen Sie dann mit einem Klick auf FÜR ALLE ÜBERNEHMEN. Formatieren Sie die drei Platzhalter, indem Sie jeweils die Schriftart Arial, die Schriftgröße 12 pt und die Schriftfarbe Schwarz wählen. Verfahren Sie dann wie folgt: • Markieren Sie die drei Platzhalter, klicken Sie die Rahmenlinie mit der rechten Maustaste an und wählen Sie aus dem Kontextmenü OBJEKT FORMATIEREN. In der Dialogbox OBJEKT FORMATIEREN wählen Sie die Registerkarte TEXTFELD und nehmen dort folgende Einstellungen vor: VERTIKALE AUSRICHTUNG „Unten“, AUTOMATISCH ANPASSEN „Größe der Form dem Text anpassen“, INNERER SEITENRAND alle auf 0,0 cm. TEXT IN FORM UMBRECHEN bleibt aktiviert. • Stellen Sie für die beiden linken Platzhalter die Absatzausrichtung LINKSBÜNDIG ein. • Den linken und den mittleren Platzhalter, die für das Datum und für eine unbestimmte Fußzeile vorgeschlagen waren, werden wir für eine eventuelle Fußnote (daher das Sternchen) sowie für die Quellenangabe nutzen. Arrangieren Sie die Platzhalter gemäß Abbildung 12.4.

Alle vier Kontrollkästchen aktivieren

FEST wählen und ein Sternchen („*“) eingeben FUßZEILE aktivieren und „Quelle:“ eingeben

Abbildung 12.3: Fußzeile einrichten

214

Entwurfsvorlagen erstellen

Fußzeile in Ausgangsposition Fußzeile in neuer Anordnung Abbildung 12.4: Anordnung der Fußzeile

12.3.5 Hintergrundbilder und Logos einfügen 30

Über EINFÜGEN / GRAFIK fügen wir das Logo sowie ggf. die Dekoration ein und ordnen die Bilder auf der Folie an (Abbildung 12.5). Klicken Sie die Grafiken mit der rechten Maustaste an und wählen Sie aus dem Kontextmenü IN DEN HINTERGRUND / IN DEN HINTERGRUND. Die Hintergrundfarbe (auszuwählen über FOLIENMASTER / HINTERGRUNDFORMATE / HINTERGRUND FORMATIEREN) belassen wir bei Weiß.

Logo

Platzhalter für Fußnote und Quelle Dekoration Abbildung 12.5: Hintergrundbilder und Logo anordnen 30

Voraussetzung ist natürlich, dass diese Grafiken als Grafikdateien auf dem Computer oder einem angeschlossenen Datenträger gespeichert sind.

215

III

Anwendungspraxis in PowerPoint

12.3.6 Entwurfsvorlage speichern und anwenden Beenden Sie dann die Folienmaster-Ansicht mit FOLIENMASTER / MASTERANSICHT SCHLIEßEN. Speichern Sie die Datei als Entwurfsvorlage, indem Sie DATEI / SPEICHERN UNTER aufrufen und in der Dialogbox SPEICHERN UNTER als DATEITYP „PowerPoint-Vorlage“ wählen (Abbildung 12.6). Schließen Sie dann die Datei.

Name der Entwurfsvorlage PowerPoint-Vorlage

Abbildung 12.6: Entwurfsvorlage speichern

Um eine neue Präsentation auf Basis der Entwurfsvorlage zu erstellen, wählen Sie DATEI / NEU / MEINE VORLAGEN und rufen dort die Entwurfsvorlage auf.

216

13 Daten und Konzepte visualisieren 13.1 Diagramme erstellen 13.1.1 Übersicht der Diagramme In ↑10.3 haben wir Diagrammtypen zur Darstellung von Daten gezeigt. Wir zeigen im Folgenden, wie man die jeweiligen Diagramme in PowerPoint umsetzt. Beachten Sie dazu die Querverweise in Abbildung 13.1.

↑2.6

↑13.1.4

↑13.1.2 ↑13.1.2 ↑13.1.3

↑13.1.5

Abbildung 13.1: Zelazny-Matrix (adaptiert) und Hinweise zur Umsetzung der Diagramme

13.1.2 Grundlagen zur Erstellung und Formatierung von Diagrammen Das grundsätzliche Vorgehen zur Erstellung und Formatierung von Diagrammen zeigen wir am Beispiel eines gestapelten Säulendiagramms, welches im Ergebnis wie Abbildung 13.2 aussehen soll. Die Erstellung des Diagramms beginnt über EINFÜGEN / DIAGRAMM, wo wir den ge-

M. Graebig et al., Wie aus Ideen Präsentationen werden, DOI 10.1007/978-3-8349-6562-2_13, © Gabler Verlag | Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH 2011

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Anwendungspraxis in PowerPoint

wünschten Diagrammtyp auswählen. Wir entscheiden uns für den Typ SÄULE / GESTAPELTE SÄULEN (der zweite Diagrammtyp im Bereich SÄULE). Es öffnet sich ein Excel-Tabellenblatt, in dem wir die Daten sowie die Bezeichnungen der Datenreihen und der Kategorien eingeben (Abbildung 13.3). Das Diagramm in unserem Beispiel umfasst zwei Datenreihen: die 10- bis 15- jährigen sowie die 15- bis 20-jährigen Jugendlichen.

Legende (optional) Diagrammbeschriftung und Maßeinheit Optionale Kennzeichnung der Differenz oder des Wachstums Datenreihe 1: „15- bis 20-Jährige“ (hellblau) Datenreihe 2: „10- bis 15-Jährige“ (dunkelblau) Kategorien Abbildung 13.2: Elemente eines Diagramms

Das Excel-Tabellenblatt zur Erstellung eines Diagramms präsentiert sich zunächst mit Dummy-Daten. Löschen Sie nicht benötigte Daten und passen Sie die Größe des Diagrammdatenbereichs an, indem Sie die Größe des Rahmens an dem Anfasserpunkt (blaue Hervorhebung) einstellen.

Geben Sie die Kategorien (hier die Jahreszahlen 2000 bis 2008), die Bezeichnungen der Datenreihen („10- bis 15-Jährige“ und „15- bis 20-Jährige“) und die zugehörigen Daten ein. Schließen Sie dann das Excel-Tabellenblatt. Abbildung 13.3: Daten für ein Diagramm eingeben

218

Daten und Konzepte visualisieren Nach dem Schließen des Excel-Tabellenblatts erscheint die Rohversion des Diagramms, welches wir in mehreren Schritten nachbearbeiten (Abbildung 13.4). Diagrammelemente kennenlernen: Ein Diagramm ist aus mehreren Elementen aufgebaut, welche jeweils einzeln ausgewählt und formatiert werden können. Probieren Sie es einmal aus: Klicken Sie auf unterschiedliche Teile des Diagramms und beobachten Sie, welche Elemente hervorgehoben werden. Manche Teile muss man in zwei Schritten anwählen: Wenn Sie beispielsweise auf eine der hellblauen Säulen klicken, wählen Sie damit alle fünf hellblauen Säulen aus. Klicken Sie jetzt noch einmal auf eine der hellblauen Säulen, so wird nur diese ausgewählt. Klicken Sie außerhalb des Diagramms, um die Auswahl aufzuheben. Säulen formatieren und Achse skalieren: Doppelklicken Sie auf eine der hellblauen Säulen, so dass sich die Dialogbox DATENREIHEN FORMATIEREN öffnet. Auf der Registerkarte REIHENOPTIONEN wählen Sie für die ABSTANDSBREITE 50%. Auf der Registerkarte FÜLLUNG wählen Sie bei EINFARBIGE FÜLLUNG eine geeignete Farbe aus. Schließen Sie die Dialogbox. Doppelklicken Sie dann auf eine der Zahlen an der senkrechten Achse, so dass sich die Dialogbox ACHSE FORMATIEREN öffnet. Auf der Registerkarte ACHSENOPTIONEN stellen Sie MINIMUM 0,0; MAXIMUM 26,0; HAUPTINTERVALL 4,0 fest ein. Datenbeschriftung wählen: Klicken Sie auf eine der hellblauen Säulen, so dass alle hellblauen Säulen aktiviert sind. Wählen Sie DIAGRAMMTOOLS-LAYOUT / DATENBESCHRIFTUNGEN / ZENTRIERT, um die Werte in den Säulen anzuzeigen. Entsprechend verfahren Sie mit den dunkelblauen Säulen. Klicken Sie die Zahlen in den dunkelblauen Säulen an und wählen Sie als Schriftfarbe Weiß. Doppelklicken Sie auf eine der Zahlen und wählen Sie dann in der Dialogbox DATENBESCHRIFTUNGEN FORMATIEREN die Registerkarte ZAHL. Dort wählen Sie die KATEGORIE „Zahl“ und für DEZIMALSTELLEN „1“. Abbildung 13.4, Teil 1: Diagramm formatieren

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Anwendungspraxis in PowerPoint

Nicht benötigte Elemente ausschalten: Auf der Registerkarte DIAGRAMMTOOLS-LAYOUT nehmen wir folgende Einstellungen vor: LEGENDE / KEINE; ACHSEN / VERTIKALE PRIMÄRACHSE / KEINE; GITTERNETZLINIEN / PRIMÄRE HORIZONTALE GITTERNETZLINIEN / KEINE. Abschließend beseitigen wir noch ein kleines Detail: die Striche zwischen den Jahreszahlen. Dazu wählen wir ACHSEN / HORIZONTALE PRIMÄRACHSE / WEITERE OPTIONEN FÜR HORIZONTALE PRIMÄRACHSE und stellen auf der Registerkarte ACHSENOPTIONEN bei HAUPTSTRICHTYP „Keine“ ein.

Beschriftungen einfügen und Wachstum kennzeichnen: Eine Legende ist in diesem Diagramm eigentlich nicht notwendig; es genügt, die Säulen mithilfe von Textfeldern direkt zu beschriften (linker Rand des Diagramms). Wenn Sie eine Legende wie in Abbildung 13.2 bevorzugen, erstellen Sie diese mithilfe von Rechtecken (Füllfarben entsprechend den Säulen wählen) und Textfeldern. Die Gesamtsummen über den Säulen fügen Sie ebenfalls mithilfe von Textfeldern ein. Das Gesamtwachstum zwischen 2000 und 2008 beträgt 170%. Diese Information zeichnen wir mithilfe von gestrichelten Linien, einem Pfeil und einem Rechteck ein. Abbildung 13.4, Teil 2: Diagramm formatieren

13.1.3 Sekundärachse nutzen: Zwei verschiedenartige Datenreihen in einem Diagramm Abbildung 13.5 zeigt zwei verschiedene Diagrammtypen, ein Säulendiagramm und ein Liniendiagramm, vereint in einem Schaubild. Die Diagramme zeigen zwei verschiedenartige Zeitreihen: den Gesamtbestand deutscher Windkraftanlagen in Form des Liniendiagramms und den jährlichen Zubau neuer Windkraftanlagen in Form des Säulendiagramms. Da es sich hierbei um unterschiedliche Größen handelt, ist jeder der beiden Zeitreihen eine eigene y-Achse (senkrechte Achse) zugeordnet. Gemeinsam haben die beiden Zeitreihen, dass sie sich auf dieselben Jahreszahlen, aufgetragen auf der x-Achse (horizontale Achse), beziehen. Um das Diagramm zu zeichnen, wählen wir EINFÜGEN / DIAGRAMM / LINIE / LINIE MIT DATENPUNKTEN (der vierte Diagrammtyp bei LINIE). In dem Excel-Tabellenblatt tragen wir die in Abbildung 13.5 gegebenen Daten ein. Das weitere Vorgehen ist in Abbildung 13.6 gezeigt.

220

Daten und Konzepte visualisieren :ĂŚƌ ƵďĂƵ;'tͿ <ƵŵƵůŝĞƌƚ;'tͿ ϵϮ Ϭ͕Ϭϳϰ Ϭ͕ϭϴϯ ϵϯ Ϭ͕ϭϱϱ Ϭ͕ϯϯϴ ϵϰ Ϭ͕ϯϬϵ Ϭ͕ϲϰϯ ϵϱ Ϭ͕ϱϬϱ ϭ͕ϭϯϳ ϵϲ Ϭ͕ϰϮϴ ϭ͕ϱϰϲ ϵϳ Ϭ͕ϱϯϰ Ϯ͕ϬϴϮ ϵϴ Ϭ͕ϳϵϯ Ϯ͕ϴϳϱ ϵϵ ϭ͕ϱϲϴ ϰ͕ϰϰϱ ϬϬ ϭ͕ϲϲϱ ϲ͕Ϭϵϱ Ϭϭ Ϯ͕ϲϱϵ ϴ͕ϳϱϰ ϬϮ ϯ͕Ϯϰϳ ϭϮ͕ϬϬϭ Ϭϯ Ϯ͕ϲϰϱ ϭϰ͕ϲϬϵ Ϭϰ Ϯ͕Ϭϯϳ ϭϲ͕ϲϮϵ Ϭϱ ϭ͕ϴϬϴ ϭϴ͕ϰϮϴ Ϭϲ Ϯ͕Ϯϯϯ ϮϬ͕ϲϮϭ Ϭϳ ϭ͕ϲϲϳ ϮϮ͕Ϯϰϳ Ϭϴ ϭ͕ϲϲϱ Ϯϯ͕ϵϬϯ Ϭϵ ϭ͕ϵϭϳ Ϯϱ͕ϳϳϳ Abbildung 13.5: Diagramm mit Sekundärachse

Größe einstellen: Um die Größe des Diagramms einzustellen, klicken Sie das Diagramm einmal an und ziehen dann an einer der Ecken des dicken äußeren Diagrammrahmens.

Abbildung 13.6, Teil 1: Diagramm mit Sekundärachse erstellen

221

III

Anwendungspraxis in PowerPoint

Sekundärachse zuweisen und Säulendiagramm einführen: Doppelklicken Sie auf die obere (dunkelblaue) der beiden Diagrammlinien. In der Dialogbox DATENREIHEN FORMATIEREN wählen Sie unter REIHENOPTIONEN „Sekundärachse“. Damit wird am rechten Rand des Diagramms eine zweite y-Achse, die Sekundärachse, eingefügt. Klicken Sie nun die andere (hellblaue) Diagrammlinie an und rufen Sie DIAGRAMMTOOLS-ENTWURF / DIAGRAMMTYP ÄNDERN auf. Dort wählen Sie im Bereich SÄULE den ersten angebotenen Diagrammtyp. Doppelklicken Sie auf die Säulen bzw. auf die Linie und richten Sie deren Farben ein. Achsen formatieren: Jetzt benötigen wir wieder die Registerkarte DIAGRAMMTOOLS-LAYOUT. Hier schalten Sie mit LEGENDE / KEINE die Legende aus. Mit ACHSENTITEL / TITEL DER VERTIKALEN PRIMÄRACHSE / GEDREHTER TITEL fügen Sie an der linken y-Achse ein Textfeld ein, in das Sie dann „Jährlicher Zubau“ eintragen. Entsprechend fügen Sie die Beschriftung der Sekundärachse ein. Ziehen Sie das Diagramm in die Breite. Doppelklicken Sie auf die Jahreszahlen am unteren Rand und wählen Sie bei ACHSENOPTIONEN im Feld INTERVALLEINHEIT ANGEBEN „2“. Klicken Sie die linke y-Achse an und passen Sie die Schriftfarbe der Säulenfarbe an. Doppelklicken Sie auf eine der Zahlen an der linken yAchse und wählen Sie unter ACHSENOPTIONEN als MAXIMUM „4,0“ und als HAUPTINTERVALL „1,0“. Abbildung 13.6, Teil 2: Diagramm mit Sekundärachse erstellen

13.1.4 Schmetterlingsdiagramm Ein Schmetterlingsdiagramm wie in Abbildung 13.7 ist aus zwei Balkendiagrammen zusammengesetzt. Die zugrunde liegenden Daten sind ebenfalls in Abbildung 13.7 gegeben. Über EINFÜGEN / DIAGRAMM / BALKEN / GRUPPIERTE BALKEN (der erste Diagrammtyp im Bereich BALKEN) erstellen wir zunächst das Einkommensdiagramm für Frauen. Analog erstellen wir dann ein zweites Balkendiagramm für Männer (Abbildung 13.8).

222

Daten und Konzepte visualisieren ŝŶŬŽŵŵĞŶ ΀dƐĚ͘hZ΁ фϭ ϭͲϮ ϮͲϯ ϯͲϰ ϰͲϱ ϱͲϲ хϲ

&ƌĂƵĞŶ΀DŝŽ͘΁ Ϯ͕ϰϴϳ Ϯ͕ϵϱϱ Ϯ͕ϮϴϮ Ϭ͕ϴϴϯ Ϭ͕Ϯϱϲ Ϭ͕Ϭϳϲ Ϭ͕ϬϲϬ

ŝŶŬŽŵŵĞŶ ΀dƐĚ͘hZ΁ фϭ ϭͲϮ ϮͲϯ ϯͲϰ ϰͲϱ ϱͲϲ хϲ

DćŶŶĞƌ΀DŝŽ͘΁ ϭ͕ϰϰϱ ϭ͕ϴϲϱ ϯ͕ϳϲϱ Ϯ͕Ϯϱϭ ϭ͕ϬϳϮ Ϭ͕ϱϯϬ Ϭ͕ϱϳϱ

Abbildung 13.7: Schmetterlingsdiagramm

Abbildung 13.8: Schmetterlingsdiagramm erstellen

Die weitere Formatierung der Diagramme zeigen wir anhand von Abbildung 13.9.

223

III

Anwendungspraxis in PowerPoint

• Schritt 1: Zur weiteren Formatierung der Diagramme benötigen wir wieder die Registerkarte DIAGRAMMTOOLS-LAYOUT. Hier schalten wir für beide Diagramme den DIAGRAMMTITEL, die LEGENDE sowie die GITTERNETZLINIEN aus. Mittels Doppelklick auf die Balken gelangen wir in die Dialogbox DATENREIHEN FORMATIEREN, wo wir bei REIHENOPTIONEN eine Abstandsbreite von 50% wählen und bei FÜLLUNG eine dunkle einfarbige Füllung einrichten. • Schritt 2: In beiden Diagrammen doppelklicken wir auf die Beschriftung der y-Achse, so dass sich die Dialogbox ACHSE FORMATIEREN öffnet. Auf der Registerkarte ACHSENOPTIONEN aktivieren wir das Kontrollkästchen KATEGORIEN IN UMGEKEHRTER REIHENFOLGE und wählen im Bereich HORIZONTALE ACHSE SCHNEIDET „Bei größter Rubrik“. Nur für das linke Diagramm wählen wir außerdem bei ACHSENBESCHRIFTUNGEN „Keine“. Wir doppelklicken auf die Zahlen an der x-Achse im linken Diagramm und aktivieren in der Dialogbox ACHSE FORMATIEREN unter ACHSENOPTIONEN das Kontrollkästchen IN UMGEKEHRTER REIHENFOLGE. Schritt 1

Schritt 2

Abbildung 13.9: Schmetterlingsdiagramm formatieren

224

Daten und Konzepte visualisieren Abschließend passen wir die Größe beider Diagramme an und schieben sie dicht zusammen. Das Ergebnis sehen Sie in Abbildung 13.7. Hier haben wir die zusätzlichen Beschriftungen mithilfe von Textfeldern angebracht. Außerdem haben wir, passend zum Aussagetitel, einzelne 31 Balken farblich hervorgehoben. 13.1.5 Punktdiagramm Die Erstellung eines einfachen Punktdiagramms ist in Abbildung 13.10 gezeigt.

Rufen Sie EINFÜGEN / DIAGRAMM / PUNKT und dort den ersten verfügbaren Diagrammtyp (PUNKTE NUR MIT DATENPUNKTEN) auf. Geben Sie in dem Excel-Tabellenblatt die Daten gemäß der Tabelle in Abbildung 13.11 ein (verwenden Sie hier aber nur die Daten „BIP“ und „Gesundheitskosten“, nicht jedoch die Länderkennzeichnungen). Formatieren Sie dann das Diagramm: Unter DIAGRAMMTOOLS-LAYOUT schalten Sie die LEGENDE und die GITTERNETZLINIEN aus. Per Doppelklick auf die Zahlen an den beiden Achsen richten Sie die Skalierung des Diagramms ein. Wenn Sie auf einen der Datenpunkte doppelklicken, können Sie das Format der Datenpunkte wählen.

Um eine Trendlinie (aus der Schule als „Ausgleichgerade“ und unter Mathematikern als „Fitfunktion“ bekannt) einzufügen, klicken Sie das Diagramm an und wählen DIAGRAMMTOOLS-LAYOUT / TRENDLINIE / LINEARE TRENDLINIE. Weitere Optionen bieten sich, wenn Sie auf diese Trendlinie doppelklicken: In der Dialogbox TRENDLINIE FORMATIEREN können Sie unter TRENDLINIENOPTIONEN die Kontrollkästchen FORMEL IM DIAGRAMM ANZEIGEN und BESTIMMTHEITSMAß IM DIAGRAMM ANZEIGEN aktivieren.

Abbildung 13.10: Einfaches Punktdiagramm erstellen 31

Um einzelne Balken zu formatieren, gehen Sie folgendermaßen vor: Klicken Sie einen beliebigen Balken an. Daraufhin markiert PowerPoint sämtliche Balken aus der Datenreihe. Warten Sie kurz ab und doppelklicken Sie dann auf denjenigen Balken, den Sie formatieren möchten. Es öffnet sich die Dialogbox DATENPUNKT FORMATIEREN, in der Sie unter FÜLLUNG die Farbe des ausgewählten Balkens wählen können.

225

III

Anwendungspraxis in PowerPoint

Wünschenswert wäre es, dass die Datenpunkte auch mit den zugehörigen Länderkennungen beschriftet werden, so wie im Abbildung 13.11 gezeigt. Das ist jedoch weder mit den Standardfunktionen in PowerPoint noch in Excel möglich. Natürlich können Sie jeden der Datenpunkte per Hand mithilfe von Textfeldern beschriften. Wenn Ihnen das zu aufwendig oder aufgrund der großen Zahl an Punkten schlicht unmöglich ist, gibt es Abhilfe auf Umwegen: • Im Internet finden Sie Hilfsprogramme zur Beschriftung von Excel-Punktdiagrammen. Ohne jede Gewähr halten wir das kostenlose Programm „XY Chart Labeler“ für empfehlenswert, welches Sie von http://www.appspro.com/Utilities/ChartLabeler.htm herunterladen können. • Nach der Installation steht der „XY Chart Labeler“ als Add-In in Excel zur Verfügung. In Excel erstellen Sie zunächst ein ganz normales Punktdiagramm, analog zu Abbildung 13.10. Dann klicken Sie das Diagramm an, wählen ADD-INS / XY CHART LABELS / HINZUFÜGEN CHART LABELS und können dann die Beschriftungen für die Datenpunkte auswählen. • Eventuell ist etwas Nacharbeit per Hand erforderlich, indem Sie einzelne Beschriftungen anklicken und um die Datenpunkte herum arrangieren. • Im letzten Schritt klicken Sie das Diagramm an, kopieren es (<Strg>+) und fügen es auf der PowerPoint-Folie ein (<Strg>+). >ĂŶĚ

BIP

Gesundheitskosten

AUS

37808

3137

CAN

38500

3895

CZE

24027

1626

FIN

34698

2840

DEU

34393

3588

GRC

28423

2727

HUN

18754

1388

ITA

30794

2686

LUX

59484

4162

MEX

13989

823

NZL

27140

2510

NOR

53443

4763

SVK

20073

1555

ESP

31586

2671

SWE

36632

3323

CHE

40877

4417

TUR

13604

618

GBR

35557

2992

USA

45559

7290

Abbildung 13.11: Punktdiagramm mit Trendlinie und Beschriftung der Punkte

226

Daten und Konzepte visualisieren 13.1.6 Wasserfalldiagramm Wasserfalldiagramme erfordern einige Handarbeit, da sie nicht als Standard-Diagrammtyp in PowerPoint verfügbar sind. Dabei bedienen wir uns eines Tricks mithilfe gestapelter Säulendiagramme: Um das Diagramm in Abbildung 13.12 zu zeichnen, richten wir für jedes der abgebildeten Jahre eine gestapelte Säule ein, in der das gewünschte Säulensegment enthalten ist und die übrigen Säulensegmente später durch weiße Füllfarbe unsichtbar gemacht werden. Das Vorgehen ist Schritt für Schritt in Abbildung 13.13 gezeigt. :ĂŚƌ ϮϬϭϬ ϮϬϭϭ ϮϬϭϮ ϮϬϭϯ ϮϬϭϰ ^ƵŵŵĞ

'ĞůĚĨůƵƐƐ΀Φ΁ ͲϭϬϬ ϭϱ ϯϱ ϰϬ ϱϱ ϰϱ

Abbildung 13.12: Wasserfalldiagramm

ϮϬϭϬ Ϭ Ϭ Ϭ Ϭ ͲϭϬϬ

ϮϬϭϭ Ϭ Ϭ Ϭ Ͳϴϱ Ͳϭϱ

ϮϬϭϮ Ϭ Ϭ ͲϱϬ Ͳϯϱ Ϭ

ϮϬϭϯ Ϭ ͲϭϬ ͲϰϬ Ϭ Ϭ

ϮϬϭϰ ^ƵŵŵĞ ϰϱ ϰϱ ͲϭϬ Ϭ Ϭ Ϭ Ϭ Ϭ Ϭ Ϭ

Wählen Sie EINFÜGEN / DIAGRAMM / SÄULE / GESTAPELTE SÄULEN (zweiter Diagrammtyp unter SÄULE). Geben Sie in dem Excel-Tabellenblatt die vorstehende Tabelle ein. Darin haben wir mit der blauen Linie die Null-Linie des Diagramms sowie jeweils die gewünschten Säulensegmente markiert. Abbildung 13.13, Schritt 1: Wasserfalldiagramm zeichnen

227

III

Anwendungspraxis in PowerPoint

Offenbar hat PowerPoint die Datenreihen verdreht: Die Jahreszahlen und die Summe sollen nicht in der Legende, sondern als Beschriftung unter den Säulen stehen. Das beheben wir, indem wir das Diagramm anklicken und DIAGRAMM-ENTWURF / DATEN AUSWÄHLEN wählen. Es öffnet sich die Dialogbox DATENQUELLE AUSWÄHLEN, in der wir auf die Schaltfläche ZEILE/SPALTE WECHSELN klicken. Dann schließen wir das Excel-Tabellenblatt, welches sich gleichzeitig mit der Dialogbox DATENQUELLE AUSWÄHLEN geöffnet hat.

Auf der Registerkarte DIAGRAMMTOOLS-LAYOUT schalten wir die LEGENDE und die GITTERNETZLINIEN aus. Dann doppelklicken wir auf die Zahlen an der vertikalen Achse und nehmen in der Dialogbox ACHSE FORMATIEREN folgende Einstellungen vor: Unter ACHSENOPTIONEN wählen wir MINIMUM fest mit -120 und MAXIMUM fest mit 60; bei HAUPTSTRICHTYP, HILFSSTRICHTYP und ACHSENBESCHRIFTUNGEN wählen wir jeweils „Keine“, und unter HORIZONTALE ACHSE SCHNEIDET wählen wir als Achsenwert das zuvor festgelegte Minimum von -120. Schließlich wählen wir breitere Säulen (Doppelklick auf eine Säule und dann unter REIHENOPTIONEN eine ABSTANDSBREITE von 100% wählen). Nun richten wir die Füllfarben für die Säulen ein (jeweils eine Säule anklicken, kurz warten, auf die Säule doppelklicken und dann in der Dialogbox DATENPUNKT FORMATIEREN den Abschnitt FÜLLUNG verwenden): Die nicht benötigten Säulensegmente machen wir durch weiße Füllfarbe unsichtbar; die übrigen Säulensegmente heben wir blau hervor. Abschließend fügen wir Verbindungslinien ein (EINFÜGEN / FORMEN) und beschriften die Säulen mithilfe von Textfeldern; das Ergebnis sehen Sie in Abbildung 13.12.

Abbildung 13.13, Schritte 2 bis 4: Wasserfalldiagramm zeichnen

228

Daten und Konzepte visualisieren

13.2 Konzeptschaubilder zeichnen 13.2.1 Übersicht der Konzeptschaubilder In ↑10.4 haben wir Schaubilder zur Visualisierung von Konzepten vorgestellt. Dieselben Konzepttypen finden Sie im Überblick in Abbildung 13.14. Wir besprechen im Folgenden, wie man die jeweiligen Schaubilder in PowerPoint umsetzt. Beachten Sie dazu die Querverweise in Abbildung 13.14. Für einige der Bilder haben wir bereits an anderer Stelle in diesem Buch technische Hinweise gegeben; die übrigen behandeln wir in diesem Abschnitt. Bevor Sie mit den Zeichnungen beginnen, sollten Sie sicherstellen, dass unter ANSICHT / ANZEIGEN / Schaltfläche die Optionen OBJEKTE AN ANDEREN OBJEKTEN AUSRICHTEN und BEIM AUSRICHTEN VON FORMEN INTELLIGENTE FÜHRUNGSLINIEN ANZEIGEN aktiviert sind.

↑3.5.2, Abb. 3.12

↑13.2.3

↑13.2.2 ↑2.5, Abb. 2.20

↑13.2.11

↑13.2.2 ↑13.2.4

↑13.2.5

↑2.9 ↑2.8, ↑13.2.6

↑13.2.10

↑13.2.8

↑13.2.9

Abbildung 13.14: Typen von Konzeptschaubildern und Hinweise zu deren Umsetzung

229

III

Anwendungspraxis in PowerPoint

13.2.2 SmartArt-Grafiken nutzen Zu den bemerkenswertesten Neuerungen in PowerPoint 2010 zählen die SmartArt-Grafiken. Unter EINFÜGEN / SMARTART finden Sie eine umfangreiche Sammlung von KonzeptSchaubildern. Die SmartArt-Galerie ist aus der recht überschaubaren Sammlung von KonzeptSchaubildern früherer PowerPoint-Versionen hervorgegangen, die sich im Wesentlichen auf Organigramme, Pyramiden und Radialdiagramme beschränkte. Es lohnt sich, einige Zeit in den SmartArt-Grafiken herumzustöbern, auch wenn diese für den professionellen Einsatz weiterhin Wünsche offenlassen. Eine typische Anwendung für Organigramme haben wir bereits in ↑2.5 gezeigt. Weiterhin finden Sie in den Kategorien ZYKLUS und PYRAMIDE unsere Konzepttypen Iteration und Ebenen wieder (Abbildung 13.15). Sobald Sie ein SmartArt-Element eingefügt haben, erscheinen die Registerkarten SMARTART-TOOLS-ENTWURF und SMARTART-TOOLSFORMAT, mit denen Sie die Gestaltung der Abbildung anpassen können.

Abbildung 13.15: Konzepttypen Iteration und Ebenen, erstellt über EINFÜGEN / SMARTART / ZYKLUS und PYRAMIDE

13.2.3 Prozess: Horizonte/Stufen Für die Darstellung von Stufen gibt es in den SmartArt-Grafiken (Kategorie PROZESS) einige nützliche Vorschläge (Abbildung 13.16). Darüber hinaus zeigen wir in Abbildung 13.17, wie Sie mit einfachen Zeichenobjekten ein klassisches Horizonte-Bild erstellen können.

Abbildung 13.16: Konzepttyp Horizonte/Stufen, erstellt über EINFÜGEN / SMARTART / PROZESS

230

Daten und Konzepte visualisieren

Über EINFÜGEN / FORMEN wählen Sie den PFEIL und zeichnen damit eine horizontale und eine vertikale Achse. Ebenfalls über EINFÜGEN / FORMEN wählen Sie den BOGEN und zeichnen eine Bogenlinie (in der Abbildung durch blaue Hinterlegung hervorgehoben). Zur Ausrichtung der Bogenlinie stehen folgende Werkzeuge zur Verfügung: (1) Strecken/Stauchen der gesamten Figur mit den Ziehpunkten am rechteckigen Rahmen, der den Bogen umgibt. (2) Drehen der gesamten Figur mit dem grünen Anfasser über dem Bogen. (3) Anpassen der Bogenlänge mit den gelben Rauten an beiden Bogenenden. – Zur Einstellung der Linienstärke klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Linie und wählen FORM FORMATIEREN. Kopieren Sie den Bogen zwei- oder mehrmals, um die benötigte Anzahl von Horizonten darzustellen (Drag&Drop bei gedrückter <Strg>). Die Beschriftung erfolgt mit Hilfe von Textfeldern (EINFÜGEN / FORMEN / TEXTFELD).

Abbildung 13.17: Horizonte zeichnen

13.2.4 Struktur: Puzzle Puzzle lassen sich nicht ohne weiteres aus Standard-Zeichenelementen in PowerPoint erstellen. In Abbildung 13.18 erstellen wir Schritt für Schritt ein vierteiliges Puzzle. Voraussetzung für die vorgeschlagene Lösung ist, dass Sie wie in ↑11.1.2 beschrieben eine benutzerdefinierte Registerkarte erstellt haben, die den Befehl FORMEN KOMBINIEREN enthält. Ein solches Puzzle lässt sich übrigens sehr gut als Tracker verwenden, um eine mehrteilige Argumentation oder ein Unterkapitel zu strukturieren. Abbildung 13.19 zeigt zwei Beispiele. Über die Registerkarte EINFÜGEN / FORMEN fügen Sie ein Quadrat und einen Kreis ein (Schaltflächen ). Halten Sie die <ž>-Taste gedrückt, während Sie die Formen zeichnen, damit das Rechteck zum Quadrat und die Ellipse zum Kreis wird. Duplizieren Sie den Kreis (Drag&Drop bei gedrückter <Strg>-Taste). Ziehen Sie einen der Kreise exakt mittig auf die rechte Kante des Quadrats und den anderen Kreis exakt mittig auf die untere Kante. Bei der mittigen Ausrichtung hilft es, jeweils das Quadrat und einen Kreis zu markieren und dann ZEICHENTOOLS-FORMAT / AUSRICHTEN / HORIZONTAL oder VERTIKAL ZENTRIEREN zu verwenden. Abbildung 13.18, Teil 1: Einfaches vierteiliges Puzzle erstellen

231

III

Anwendungspraxis in PowerPoint

Markieren Sie das Quadrat und den rechten Kreis und wählen Sie den Befehl FORMEN KOMBINIEREN / FORMENVEREINIGUNG. Dann markieren Sie die neue Form und den unteren Kreis, wobei es auf die Reihenfolge ankommt: Klicken Sie zuerst das Quadrat mit Halbkreis an, halten Sie <Strg> gedrückt und klicken Sie dann den unteren Kreis an. Jetzt wählen Sie FORMEN KOMBINIEREN / FORMENSUBTRAKTION.

Kopieren Sie das Puzzleteil dreimal (Drag&Drop bei gedrückter <Strg>-Taste). Rotieren Sie die Puzzleteile bei gedrückter <ž>-Taste und fügen Sie dann alle vier Teile zusammen. Die Feinausrichtung „per Augenmaß“ funktioniert gut, wenn Sie die Puzzleteile anklicken und mit den Cursortasten verschieben.

Abbildung 13.18, Teil 2: Einfaches vierteiliges Puzzle erstellen

Abbildung 13.19: Puzzle als Tracker verwenden

232

Daten und Konzepte visualisieren 13.2.5 Struktur: Venn-Diagramm Venn-Diagramme sind über EINFÜGEN / SMARTART / BEZIEHUNG verfügbar. Oftmals sind die dort gegebenen Möglichkeiten ausreichend. Wenn Sie jedoch anspruchsvollere Formatierungen im Venn-Diagramm vornehmen möchten, z. B. selektive Einfärbung bestimmter Schnittflächen, sollten Sie das Diagramm selbst zeichnen (Abbildung 13.20). Voraussetzung dafür ist, dass Sie gemäß ↑11.1.2 eine benutzerdefinierte Registerkarte erstellt haben, welche den Befehl FORMEN KOMBINIEREN enthält. Auch ein Venn-Diagramm kann man gut als Tracker verwenden (vgl. Folien 8 bis 11 des Praxisbeispiels in ↑10.8).

Zeichnen Sie zunächst bei gedrückter <ž>-Taste ein gleichseitiges Dreieck (EINFÜGEN / FORMEN / DREIECK ). Es wird uns bei der symmetrischen Anordnung der Kreise helfen. Wählen Sie EINFÜGEN / FORMEN / ELLIPSE . Zeigen Sie mit dem Mauszeiger genau auf eine Ecke des Dreiecks, halten Sie <Strg>+<ž> gedrückt und ziehen Sie mit der Maus den Kreisbogen so weit auf, bis er die gegenüberliegende Dreieckseite berührt. Entsprechend zeichnen Sie alle drei Kreise.

Löschen Sie das Hilfsdreieck (Dreieck anklicken und <Entf> drücken). Wir wollen nun das Mittelsegment einfärben, in dem sich alle drei Kreise schneiden. Auch das erfordert den Griff in die Trickkiste: Markieren Sie alle drei Kreise und kopieren Sie die gesamte Figur an einen freien Platz auf der Folie (Drag&Drop bei gedrückter <Strg>-Taste); die Kreise sind weiterhin markiert. Wählen Sie FORMEN KOMBINIEREN / FORMENSCHNITTMENGE. Übrig bleibt das Mittelsegment des Venn-Diagramms. Wählen Sie eine Füllfarbe für das Mittelsegment (mit rechter Maustaste anklicken, FORM FORMATIEREN / FÜLLUNG wählen).

Ziehen Sie das Mittelsegment in das Venn-Diagramm. Bei Bedarf können Sie ganz ähnlich auch andere Segmente des Diagramms einfärben. (Um eines der drei hellblau gezeigten Segmente zu erzeugen, bilden Sie zunächst aus zweien der Kreise die FORMENSCHNITTMENGE und dann mit dem dritten Kreis die FORMENSUBTRAKTION.) Mit Textfeldern (EINFÜGEN / FORMEN / TEXTFELD) können Sie die Segmente beschriften.

Abbildung 13.20: Dreiteiliges Venn-Diagramm erstellen

233

III

Anwendungspraxis in PowerPoint

13.2.6 Selektion: Matrix und Blasendiagramm Wie man eine Matrix und ein Blasendiagramm per Hand zeichnet, haben wir in ↑2.8 gezeigt. Für Blasendiagramme gibt es auch eine automatische Funktion, die wir am Beispiel der nebenstehenden Datenbasis zeigen: Für die Modernisierung eines Wohnhauses werden verschiedene denkbare Maßnahmen im Hinblick auf ihren Investitionsbedarf, ihre voraussichtliche Energiesparwirkung und ihre Umsetzbarkeit (1 für „total ungeeignet“ bis 5 für „bestens geeignet“) bewertet. Die drei Dimensionen sollen in einem Blasendiagramm abgebildet werden. Die unabhängige Größe (der Investitionsbedarf) steht auf der xAchse, die abhängige Größe (die Wirkung) steht auf der y-Achse, und die dritte Größe (Umsetzbarkeit) wird durch die Blasengröße ausgedrückt. In PowerPoint wählen Sie EINFÜGEN / DIAGRAMM / BLASE und dort das linke der beiden Blasendiagramme. Es öffnet sich ein Excel-Tabellenblatt, in das Sie die gegebenen Daten übertragen (Abbildung 13.21, links). Schließen Sie das Excel-Fenster, und das Diagramm gemäß Abbildung 13.21 (rechts) erscheint.

Abbildung 13.21: Blasendiagramm erstellen

234

Daten und Konzepte visualisieren Zur Formatierung des Diagramms empfehlen wir die folgenden Schritte: • Diagramm aufräumen (Abbildung 13.22, links): Doppelklicken Sie auf eine der Blasen und stellen Sie dann im Dialog DATENREIHEN FORMATIEREN / FÜLLUNG die Füllfarbe für alle Blasen ein. Auf der Registerkarte DIAGRAMMTOOLS-LAYOUT nehmen Sie dann folgende Einstellungen vor: Diagrammtitel ausschalten (DIAGRAMMTITEL / KEINEN), Legende ausschalten (LEGENDE / KEINE), Gitternetzlinien ausschalten (GITTERNETZLINIEN / PRIMÄRE HORIZONTALE GITTERNETZLINIEN / KEINE), Beschriftung der Achsen einführen (ACHSENTITEL und dann jeweils horizontale und vertikale Primärachse aktivieren; Achsenbeschriftung lautet „Investitionsbedarf [Tsd. €]“ und „Wirkung [MWh p.a.]“). Außerdem zeichnen wir über dem Diagramm einen Kreis und schreiben daneben in ein Textfeld „Blasengröße steht für Umsetzbarkeit“. • Achsenskalierung anpassen (Abbildung 13.22, rechts), um das Diagramm zu entzerren: Doppelklicken Sie auf eine der Zahlen an der x-Achse (horizontale Achse) und richten Sie unter ACHSENOPTIONEN die Achsenskalierung ein. Wir geben jeweils FEST-Werte für MINIMUM (-10), MAXIMUM (110) und HAUPTINTERVALL (40) an. Entsprechend konfigurieren Sie die y-Achse (MINIMUM -2, MAXIMUM 12, HAUPTINTERVALL 4).

Abbildung 13.22: Blasendiagramm formatieren

• Achsenorientierung umkehren (Abbildung 13.23, links): Der Betrachter des Diagramms möchte auf einen Blick erkennen, welche die am besten geeigneten Maßnahmen sind. Das wird erschwert, wenn die Achsen gegensinnig orientiert sind: Auf der x-Achse bedeutet zu32 nehmender Abstand vom Ursprung , dass die Maßnahmen unattraktiver (weil teurer) wer32

Der Ursprung ist der Schnittpunkt der horizontalen und vertikalen Achse.

235

III

Anwendungspraxis in PowerPoint

den. Auf der y-Achse hingegen werden die Maßnahmen mit zunehmendem Abstand vom Ursprung attraktiver (weil wirkungsvoller). Daher kehren wir die Orientierung der x-Achse um: Doppelklicken Sie auf eine Zahl an der x-Achse und nehmen Sie dann unter ACHSE FORMATIEREN / ACHSENOPTIONEN folgende Einstellungen vor: Kontrollkästchen W ERTE IN UMGEKEHRTER REIHENFOLGE aktivieren; HAUPTSTRICHTYP „Innen“; ACHSENBESCHRIFTUNGEN „Hoch“. Jetzt ist die Interpretation des Diagramms leichter, denn es gilt: „Je weiter die Blase vom Ursprung entfernt ist, desto attraktiver ist die Maßnahme.“ Diese Botschaft kann man durch einen Farbverlauf in der Diagrammfläche noch verstärken: Doppelklicken Sie auf die Diagrammfläche und nehmen Sie dann unter ZEICHNUNGSFLÄCHE FORMATIEREN / FÜLLUNG / FARBVERLAUF folgende Einstellungen vor: TYP „Linear“; W INKEL „315°“; F ARBVERLAUFSTOPPS von einer hellen zu einer dunkleren Farbe (in unserem Beispiel von Weiß nach Grau). • Blasen beschriften (Abbildung 13.23, rechts): PowerPoint bietet keine Möglichkeit, die Blasen automatisch mit den Namen der Maßnahmen zu beschriften. Wir behelfen uns mit etwas Handarbeit: Unter DIAGRAMMTOOLS-LAYOUT wählen wir DATENBESCHRIFTUNGEN / ZENTRIERT. In den Blasen erscheinen jetzt Zahlenwerte. Klicken Sie dann in jede der Blasen und ersetzen Sie die Zahlen durch die Namen der Maßnahmen (ggf. Schriftfarbe anpassen).

Abbildung 13.23: Aussage des Blasendiagramms hervorheben

236

Daten und Konzepte visualisieren 13.2.7 Selektion: Netzdiagramm Über EINFÜGEN / DIAGRAMM / NETZ öffnen Sie das ExcelTabellenblatt und geben die Daten ein. Empfehlenswert ist es, alle Daten auf den Bereich 0 bis 1 zu normieren. Es erscheint das Diagramm gemäß Abbildung 13.24 (links). Doppelklicken Sie auf eine Zahl an der Achse und wählen Sie unter ACHSE FORMATIEREN / ACHSENOPTIONEN für das MINIMUM 0,0 sowie für MAXIMUM und HAUPTINTERVALL je 1,0. Doppelklicken Sie auf jede der Netzlinien und wählen Sie unter LINIENART eine größere Breite sowie unter LINIENFARBE eine geeignete Farbe für die Linie (Abbildung 13.24, rechts).

Abbildung 13.24: Netzdiagramm erstellen

13.2.8 Selektion: Filter Filterprozesse drücken aus, dass eine bestimmte Menge verfügbarer Optionen schrittweise anhand von üblicherweise zwei bis drei Filterkriterien eingeengt wird, bis schließlich eine deutlich kleinere Menge ausgewählter Optionen verbleibt. Für dieses Konzept findet sich keine geeignete SmartArt-Grafik. Aus Zeichenobjekten lässt sich aber ein Trichter zeichnen, welcher ein sehr beliebtes Bild für Filterprozesse ist (Abbildung 13.25).

237

III

Anwendungspraxis in PowerPoint

c

d e

Über EINFÜGEN / FORMEN / BOGEN fügen Sie eine Bogenlinie ein, welche das Profil des Trichters markiert. Mit den gelben Rauten am Ende der Bogenlinie (c und d, blau hinterlegt) richten Sie den Bogen ein. Kopieren Sie die Bogenlinie (Drag&Drop bei gedrückter <Strg>und <ž>-Taste). Spiegeln Sie dann die Bogenlinie, indem Sie an dem mittigen Ziehpunkt auf der linken Rahmenlinie (e, blau hinterlegt) ausreichend weit nach rechts ziehen. Wenn Sie den Trichter perfekt symmetrisch zeichnen möchten, klicken Sie nun die erste Bogenlinie mit der rechten Maustaste an und wählen GRÖßE UND POSITION aus dem Kontextmenü. Hier finden Sie die exakte BREITE, welche Sie sich merken und sodann auch für die zweite Bogenlinie einstellen. Über EINFÜGEN / FORMEN / ELLIPSE zeichnen Sie eine Ellipse und passen diese zwischen den oberen Enden der Bogenlinien ein. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Ellipse und wählen Sie aus dem Kontextmenü FORM FORMATIEREN / FÜLLUNG. Hier wählen Sie unter MUSTERFÜLLUNG eine dezente Karostruktur. Kopieren Sie diese Ellipse zwei- oder mehrfach (Drag&Drop mit <Strg>) und passen Sie sie an den tieferen Stellen des Trichters ein.

Mit Hilfe von Linien und Textfeldern (über EINFÜGEN / FORMEN) beschriften Sie den Trichter. Oftmals trägt man auf der einen Seite die Filterkriterien und auf der anderen Seite die Zwischenergebnisse an. Für den Eingang und Ausgang des Trichters bietet sich die Verwendung von Blockpfeilen (EINFÜGEN / FORMEN / BLOCKPFEILE) an.

Abbildung 13.25: Trichter zeichnen

238

Daten und Konzepte visualisieren 13.2.9 Argumentation: Logikbaum Einen Logikbaum können Sie ganz einfach aus Rechtecken und Konnektoren (Verbindungslinien) zeichnen. Abbildung 13.26 zeigt die wichtigsten Schritte.

Über EINFÜGEN / FORMEN / RECHTECK zeichnen Sie ein Rechteck. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Rechteck und wählen Sie aus dem Kontextmenü FORM FORMATIEREN / TEXTFELD. Hier aktivieren Sie das Kontrollkästchen TEXT IN FORM UMBRECHEN. Kopieren Sie das Rechteck mittels Drag&Drop und <Strg>-Taste. Bei der Ausrichtung der Rechtecke helfen die Funktionen unter ZEICHENTOOLS-FORMAT / AUSRICHTEN.

Verbinden Sie die Rechtecke mit Hilfe der Konnektoren unter EINFÜGEN / FORMEN / LINIEN . Sobald Sie eine der LINIENSchaltflächen angeklickt haben und auf ein Rechteck zeigen, erscheinen dort die roten Ankerpunkte (in der Abbildung blau hervorgehoben), an denen Sie die Linien anknüpfen können. Klicken Sie auf die Rechtecke, um Text einzutragen. Mit Hilfe von Textfeldern können Sie außerdem Beschriftungen an den Knotenpunkten der Verbindungslinien, beispielsweise Rechenoperatoren, anzeichnen. Abbildung 13.26: Logikbaum zeichnen

13.2.10 Argumentation Bei der Darstellung von Argumentationen können Sie kreativ sein. Gerne verwendet man Darstellungen mit Pfeilen, welche den Gedankengang oder die Richtung des logischen Schlusses nachvollziehen. Abbildung 13.27 zeigt zwei Varianten: In dem linken Schaubild haben wir Blockpfeile (EINFÜGEN / FORMEN / BLOCKPFEILE ) sowie ein Rechteck verwendet. In dem rechten, etwas schlichteren Schaubild haben wir nur mit Linien sowie mit zwei Dreiecken gearbeitet 239

III

Anwendungspraxis in PowerPoint

(EINFÜGEN / FORMEN / GLEICHSCHENKLIGES DREIECK anpassen und eine mäßig dunkle Füllfarbe wählen).

, dann das Dreieck drehen, die Größe

Abbildung 13.27: Argumentationen darstellen

13.2.11 Weitere Konzepttypen • Gantt-Diagramme (vgl. Abbildung 10.33) zur Darstellung von Projekt- und Zeitplänen: Leider gibt es keinen Assistenten in PowerPoint, der die Erstellung dieser recht komplexen Diagramme unterstützt. Geduld und Fingerfertigkeit vorausgesetzt, können Sie sich das Diagramm „per Hand“ aus Linien, Rechtecken, Textfeldern und Dreiecken aufbauen. Wenn Sie Gantt-Diagramme häufiger benötigen, sollten Sie über die Anschaffung eines Hilfsprogramms nachdenken (z. B. das kommerzielle Programm think-cell®). • Landkarten (vgl. Abbildung 10.34 und 10.35) gehören ebenfalls nicht zum Lieferumfang von PowerPoint. Wenn Sie Landkarten benötigen, gibt es folgende Möglichkeiten: (1) Suchen Sie in der ClipArt-Galerie (EINFÜGEN / CLIPART) nach der betreffenden Landkarte. Die Auswahl ist allerdings sehr überschaubar. (2) Im Internet finden Sie mithilfe einer Suchmaschine an vielen Stellen brauchbare Karten. (3) Mithilfe eines speziellen Kartenprogramms (z. B. des kostenpflichtigen Microsoft MapPoint®) können Sie eigene Karten erstellen und professionell formatieren. • Sankey-Diagramme (vgl. Abbildung 10.18 und 10.19) zur Darstellung von Transportprozessen, Energie- und Stoffflüssen werden relativ selten benötigt. Sie können allerdings sehr wertvolle Illustrationen sein und sind per Hand nur sehr mühsam mithilfe von Blockpfeilen 240

Daten und Konzepte visualisieren zu zeichnen. Im Internet finden sich einige kostenlose Werkzeuge, mit denen SankeyDiagramme zumindest ein Stück weit automatisiert werden können. • Allegorien: Manche Konzepte stellt man gerne mit Bildern dar, beispielsweise (Un-)Gleichgewichte mit einer Waage. Diese Bilder sind nicht standardmäßig in PowerPoint zu finden; oftmals hilft eine Suche in der ClipArt-Galerie (EINFÜGEN / CLIPART) oder im Internet. Blättern Sie auch in der SMARTART-Galerie (EINFÜGEN / SMARTART). 13.2.12 Details beschriften Manchmal möchte man in Diagrammen oder Konzeptschaubildern auf bestimmte Details besonders hinweisen oder ergänzende Erklärungen geben. Ein Beispiel ist in Abbildung 13.28 gezeigt. Abbildung 13.29 zeigt, wie Sie eine solche Beschriftung erstellen können.

Pfeil und Textbox zur Beschriftung von Diagrammen und Konzeptschaubildern

Abbildung 13.28: Details beschriften

d c

e

Wählen Sie EINFÜGEN / FORMEN / FREIHANDFORM . Klicken Sie auf der Folie nacheinander auf die Punkte c, d, e, c.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die neue Form, wählen Sie FORM FORMATIEREN und richten Sie Füll- und Linienfarbe einheitlich ein.

Fügen Sie ein Rechteck mit der Füllfarbe Weiß ein. Geben Sie den Text in das Rechteck ein. Gruppieren Sie das Rechteck und die Pfeilspitze. Abbildung 13.29: Beschriftung erstellen

241

14 Übersicht der Tastaturbefehle 14.1 Wozu Tastaturbefehle? Tastaturbefehle (auch Shortcuts genannt) werden über Sondertasten oder Tastenkombinationen aufgerufen und erlauben den schnellen Zugriff auf bestimmte häufig benötigte Funktionen. Damit werden der Griff zur Maus und das Suchen in Menüs überflüssig. In PowerPoint 2007/2010 wurde im Zuge der Neugestaltung der Menüs auch das System der Tastaturbefehle überarbeitet und ergänzt, jedoch behalten die alten Tastaturbefehle, die Sie möglicherweise noch aus PowerPoint XP/2003 kennen, ihre Gültigkeit. In diesem Kapitel finden Sie eine Auswahl von Tastaturbefehlen in PowerPoint sowie für einige Windows-Funktionen, die uns besonders nützlich erscheint. Sie werden natürlich längst nicht alle dieser Tastenkombinationen benötigen oder auswendig lernen wollen; nutzen Sie die Liste eher dazu, Ihre persönlichen „Top 10“ zusammenzustellen. Wenn Sie gerne mit Tastaturbefehlen arbeiten, hilft Ihnen PowerPoint beim Lernen: Stellen Sie sicher, dass unter DATEI / OPTIONEN / ALLGEMEIN bei QUICKINFO-FORMAT die Option „Featurebeschreibungen in QuickInfos anzeigen“ gewählt ist. Wenn Sie nun den Mauszeiger auf eine Schaltfläche stellen, wird darunter ein Hilfetext („QuickInfo“) mit Angabe der zugehörigen Tastenkombination eingeblendet (Abbildung 14.1).

Mauszeiger auf eine Schaltfläche stellen und kurz abwarten … … führt dazu, dass eine QuickInfo mit Tastaturbefehl eingeblendet wird Abbildung 14.1: QuickInfo mit Tastaturbefehl

Noch ein Hinweis zur Ergonomie: Viele Anfänger brechen sich beim Drücken von Tastenkombinationen förmlich die Finger, in dem Versuch, alle angegebenen Tasten gleichzeitig als „Punktlandung“ mit einem Fingerschlag zu treffen. Das geht viel einfacher: Die angegebenen Sondertasten in einer Tastenkombination (<ž>, <Strg>, , ) können Sie beliebig lange gedrückt halten, bis Sie schließlich die Tastenkombination durch kurzes Drücken der letzten verbleibenden Taste vervollständigen. Beispiel: Um <Strg>+<ž>+ (Schriftschnitt

M. Graebig et al., Wie aus Ideen Präsentationen werden, DOI 10.1007/978-3-8349-6562-2_14, © Gabler Verlag | Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH 2011

III

Anwendungspraxis in PowerPoint

fett) auszulösen, halten Sie <Strg> und <ž> beliebig lange gedrückt und tippen dann einmal kurz die Taste an. Um Ihnen die Orientierung in den vielen Tastenkombinationen zu erleichtern, haben wir ein Punktesystem entwickelt. Wir kennzeichnen damit die Wichtigkeit der Tastenkombinationen nach unserer Erfahrung und möchten Ihnen dadurch helfen, sich beim Lesen und Lernen zunächst auf einige häufig benötigte Tastenkombinationen zu konzentrieren: ••• Essenzieller Tastaturbefehl, den jeder PowerPoint-Nutzer „von der ersten Stunde an“ kennen sollte. ••

Sehr wichtiger Tastaturbefehl, den Anfänger schnell lernen sollten.

•

Oft verwendeter Tastaturbefehl für Fortgeschrittene.

14.2 Tastaturbefehle in PowerPoint 14.2.1 Allgemeine Funktionen und Programmsteuerung

PowerPoint-Hilfe aufrufen.

<Strg>+

Neue, leere Präsentation beginnen.

•

<Strg>+

Gespeicherte Präsentation öffnen.

•

<Strg>+

Präsentation drucken.

••• <Strg>+<S> ••• <Strg>+

•

Präsentation speichern. Letzte Aktion rückgängig machen.

<Strg>+

Wiederherstellen einer rückgängig gemachten Aktion.

<Strg>

Bei gedrückter <Strg>-Taste können Sie mit dem Scroll-Rad der Maus den Zoomfaktor für die Bildschirmansicht einstellen.

+<ž>

Zwischen deutscher (QWERTZ) und englischer (QWERTY) Tastaturbelegung wechseln.

14.2.2 Programmfenstersteuerung •

244

<Strg>+

Wechseln zwischen mehreren geöffneten PowerPoint-Fenstern.

+

Wechseln zum nächsten Fenster (das bezieht sich auf alle geöffneten Anwendungen, die in der Windows-Task-Leiste stehen).

Übersicht der Tastaturbefehle •

+

Programmfenster schließen.

•



Gesamte Bildschirmansicht in den Zwischenspeicher kopieren.

••

<á>+<E>

Windows-Explorer (Arbeitsplatz) öffnen.

••

<Strg>++<Entf> Drücken Sie diese Tasten, wenn Sie den Computer sperren möchten oder wenn Sie den Task-Manager benötigen, da ein Programm nicht mehr reagiert.

14.2.3 Navigieren im Menüband Das Menüband können Sie auch ohne die Maus bedienen. Drücken Sie (die Taste nicht gedrückt halten), so erscheinen an den Befehlen oder Befehlsgruppen sogenannte ZugriffstastenInfos, also eingerahmte Buchstaben oder Ziffern (Abbildung 14.2). Drücken Sie die betreffende Taste, um den Befehl oder die Befehlsgruppe zu öffnen. Drücken Sie in dem Bild gemäß Abbildung 14.2 beispielsweise das , so wird die Registerkarte BILDSCHIRMPRÄSENTATION geöffnet, auf der Sie wiederum ZugriffstastenInfos für die weitere Navigation finden werden. Sobald Sie eine Dialogbox erreicht haben, können Sie in dieser mit den Pfeiltasten (<←, →, ↑, ↓>) navigieren und die Auswahl mit <Enter> bestätigen. Drücken Sie , um die Aktion abzubrechen, die Sie gerade ausführen, und die ZugriffstastenInfos auszublenden. Mit <Esc> können Sie ebenfalls die aktuelle Aktion abbrechen und auf die nächsthöhere Ebene der ZugriffstastenInfos zurückkehren.

Abbildung 14.2: Navigieren im Menüband

14.2.4 Navigieren in der Präsentation ••

<Strg>+<M>

Neue Folie nach der aktuellen Folie einfügen.

••



Zur vorhergehenden Folie blättern.

••



Zur nächsten Folie blättern.

<Strg>+<ž>+ Aktuelle Folie duplizieren (Kopie der Folie einfügen). 245

III •

Anwendungspraxis in PowerPoint <Strg>+

SUCHEN-Dialog öffnen.

<ž>+

Wiederholung der letzten Aktion SUCHE, sofern der SUCHEN-Dialog nicht mehr geöffnet ist.

<Strg>+

ERSETZEN-Dialog öffnen.

14.2.5 Bewegen im Text ••• <←, →, ↑, ↓>

Cursortasten zum Navigieren im bestehenden Text.

••

Cursor (Texteingabemarke) an den Anfang der aktuellen Zeile setzen.



••

<Ende>

Cursor an das Ende der aktuellen Zeile setzen.

•

<Strg>+<←>

Cursor wortweise nach links verschieben.

•

<Strg>+<→>

Cursor wortweise nach rechts verschieben.

<Strg>+

Cursor an den Anfang der aktuellen Textbox.

<Strg>+<Ende>

Cursor ans Ende der aktuellen Textbox.

14.2.6 Text bearbeiten ••• <Enter> •

Absatzwechsel einfügen.

<ž>+<Enter> 33

••• ••

Zeilenwechsel innerhalb eines Absatzes einfügen. Ein Zeichen links vom Cursor löschen.

<Strg>+ Ganzes Wort links vom Cursor löschen.

••• <Entf>

Ein Zeichen rechts vom Cursor löschen.

••

<Strg>+<Entf>

Ganzes Wort rechts vom Cursor löschen.



Dialogbox RECHTSCHREIBUNG aufrufen.

<ž>+

Thesaurus (Synonymwörterbuch) aufrufen: Synonyme zeigen zu dem Wort, auf dem der Cursor steht.

14.2.7 Text markieren ••

<ž>+<←,→,↑,↓> Markierung im Text in Pfeilrichtung erweitern.

•

<Strg>+<ž>+<←> Markierung um ein ganzes Wort nach links erweitern.

•

<Strg>+<ž>+<→> Markierung um ein ganzes Wort nach rechts erweitern.

33

ist die Backspace-Taste („Rücklöschtaste“) oberhalb der <Enter>-Taste.

246

Übersicht der Tastaturbefehle <ž>+<Ende>

Markierung bis zum Zeilenende erweitern.

<Esc>

Markierung aufheben.

14.2.8 Text formatieren ••

<Strg>+<ž>+ Schriftschnitt fett.

••

<Strg>+<ž>+ Schriftschnitt kursiv.

••

<Strg>+<ž>+ Schriftschnitt unterstrichen.

•

<Strg>+<ž>+<.>

Schriftgröße erhöhen.

•

<Strg>+<ž>+<,>

Schriftgröße verkleinern.

<Strg>+<ž>+ Schriftart, Schriftschnitt und Schriftgröße ändern (Dialogbox SCHRIFTART öffnen). <Strg>+<ž>+

Identisch mit <Strg>+<ž>+. ••

<Strg>+<+>

••

<Strg>+<ž>+<+> Text

•

Text tiefgestellt. hochgestellt

.

<Strg>+

Entfernen der manuellen Formatierung.

<ž>+

Groß-/Kleinschreibung wählen (wenn Sie z. B. „wort“ markiert haben und wiederholt <ž>+ drücken, wird daraus der Reihe nach „Wort“, „WORT“, „wort“).

14.2.9 Absätze gestalten <Strg>+

Absatzausrichtung linksbündig.

<Strg>+<E>

Absatzausrichtung zentriert.

<Strg>+

Absatzausrichtung rechtsbündig.

<Strg>+<J>

Absatzausrichtung Blocksatz.

•

+<ž>+<→>

Tieferstufen eines Absatzes: Absatz nach rechts einrücken und damit zugleich auf eine untergeordnete Gliederungsebene bringen.

•

+<ž>+<←>

Höherstufen eines Absatzes: Absatz nach links ausrücken und damit zugleich auf eine höhere Gliederungsebene bringen.

•

+<ž>+<↑>

Absatz nach oben verschieben.

•

+<ž>+<↓>

Absatz nach unten verschieben.

247

III

Anwendungspraxis in PowerPoint

14.2.10 Zeichenobjekte einfügen Wenn Sie über EINFÜGEN / FORMEN ein Zeichenobjekt ausgewählt haben, können Sie folgende Tasten verwenden (auch in Kombination miteinander), während Sie das Zeichenobjekt auf der Folie aufziehen.

Unterdrückt die Rasterung, mit der Zeichenobjekte normalerweise aufgezogen werden. Damit können Sie die Größe des Objekts stufenlos einstellen.

•

<ž>

Sofern Sie ein zweidimensionales (flächiges) Objekt einfügen, wird dieses als gleichseitiges Objekt bzw. als Objekt mit definiertem Längen-Breiten-Verhältnis eingefügt. Sofern Sie ein eindimensionales Objekt (Linie oder Pfeil) einfügen, erlaubt PowerPoint dafür nur Neigungswinkel in 45°-Schritten.

•

<Strg>

Führt bei zweidimensionalen Objekten dazu, dass der Startpunkt, bei dem Sie die Zeichnung begonnen haben, zugleich den Mittelpunkt des Objekts markiert.

<ž>+

Raster ein- oder ausblenden.

+

Führungslinien ein- oder ausblenden.

14.2.11 Zeichenobjekte formatieren <Strg>

Bei gedrückter <Strg>-Taste können Sie durch Anklicken mehrere Zeichenobjekte markieren.

<Strg>+

Alle Elemente markieren (klicken Sie zuvor auf eine Folie in der Foliensortierung, so werden alle Folien der Präsentation markiert; klicken Sie hingegen zuvor auf den Bearbeitungsbereich einer Folie, so werden alle Objekte auf dieser Folie markiert).

<←, →, ↑, ↓>

Markierte Zeichenobjekte verschieben.

•

<Strg>+<ž>+ Markierte Zeichenobjekte gruppieren.

•

<Strg>+<ž>+ Gruppierung aufheben.

14.2.12 Kopieren, Ausschneiden, Einfügen •

<Strg>

Bei gedrückter <Strg>-Taste können Sie ein markiertes Objekt durch Ziehen mit der Maus (Drag&Drop) kopieren.

••

<Strg>+

Markiertes Element in den Zwischenspeicher kopieren.

248

Übersicht der Tastaturbefehle ••

<Strg>+<X>

Markiertes Element ausschneiden und in den Zwischenspeicher legen.

••

<Strg>+

Inhalt des Zwischenspeichers einfügen (Text wird an der Cursorposition eingefügt).

14.2.13 Präsentation vorführen •••

Bildschirmpräsentation bei der ersten Folie starten.

••

Bildschirmpräsentation bei der aktuellen Folie starten.

<ž>+

Folgende Tastaturbefehle sind nur in der Bildschirmpräsentationsansicht verfügbar; bei mehreren Optionen merken Sie sich mindestens eine: ••• <↓>, <→>, <Enter>, , , Nächste Folie bzw. nächsten Animationsschritt zeigen. ••• <↑>, <←>, ,

, Vorhergehende Folie bzw. vorhergehenden Animationsschritt zeigen.

Erste Folie zeigen.

<Ende>

Letzte Folie zeigen.

••

und dann <Enter> Geben Sie eine Foliennummer () ein und drücken Sie dann <Enter>, um die betreffende Folie anzuzeigen.

•

, <.>

Folie ausblenden und Schwarzfolie (engl. Black) zeigen. Drücken einer beliebigen Taste beendet den Modus und zeigt wieder die ursprüngliche Folie an.

•

<W>, <,>

Folie ausblenden und Weißfolie zeigen. Drücken einer beliebigen Taste beendet den Modus und zeigt wieder die ursprüngliche Folie an.

<Strg>+ Simulierten Laserpointer zeigen. ••• <Esc>

Liste mit Steuerelementen anzeigen. Bildschirmpräsentation beenden.

249

Stichwortverzeichnis Zur Benutzung des Stichwortverzeichnisses • Bei den Einträgen wird jeweils auf die Abschnitte, nicht auf die Seitenzahlen verwiesen. • Bei häufig verwendeten Stichworten (z. B. „Präsentation“) haben wir nicht jede Verwendung im Text in das Stichwortverzeichnis aufgenommen. Aufgelistet sind nur solche Stellen, an denen das Stichwort definiert wird oder im Mittelpunkt der Diskussion steht. • Fett gedruckte Verweise geben die Stelle an, an der das Stichwort eingeführt bzw. definiert wird oder wo es im Mittelpunkt der Diskussion steht. • In Kapitel 14 finden Sie eine Sammlung der Tastaturbefehle. Wir verweisen im Stichwortverzeichnis nicht auf jeden einzelnen der dort aufgelisteten Befehle.

Stichwortverzeichnis 3S-Ansatz 8.1

-AAbbildung ↑Grafik Abfolge ↑Rangfolge Abhängigkeit 10.3.6 Absatz ~ ausrichten 1.4.4 ~ einrücken 1.4.5 ~ verschieben 1.4.5 Absatzreihenfolge 1.4.5 Abstandsbreite in Säulendiagrammen 13.1.2 ACCA-Modell 8.2.1, 8.5.1 Achsen in Diagrammen ~ formatieren 13.1.3, 13.1.4 ~ orientieren 13.2.6 ~ skalieren 13.1.2, 13.2.6 Action Title ↑Aussagetitel Action-Kino-Effekte 4.2.2 Adressatenbezug 8.2.1 Agenda 9.2 Agenda-Seite 10.6.1, 10.8 ~ erstellen 3.5.1 Alternativen bewerten ↑Selektion

Anfänger in PowerPoint 0.2 Anfangsgröße ↑Pfeilspitzen Anfangstyp ↑Pfeilspitzen Anhang ↑Backup Animationen 4.2 Animationspfade 4.2.5 Ankerpunkte 2.2.3, 11.2.3 Anlassrede 7.1 Anmerkungen ↑Kommentare Ansicht, Registerkarte 1.1 Ansichten in PowerPoint 1.5 Anstieg 10.3.4 Anteil 10.3.2 Appendix ↑Backup Arbeitsplanung ↑Gantt-Diagramm Argumentation 10.4.1, 13.2.9, 13.2.10 ~ Konzeptschaubild für 10.4.6, 10.8 Argumentationsbaum 10.4.6 Argumentationsstruktur ↑Pyramide, ↑Pyramidenprinzip Arten von Präsentationen 7.1 auf den Punkt kommen ↑Pyramidenprinzip Aufbau von Schaubildern 10.2, 10.8 Aufbereitung von Texten 10.5 Aufdecktaktik 4.4.1

M. Graebig et al., Wie aus Ideen Präsentationen werden, DOI 10.1007/978-3-8349-6562-2, © Gabler Verlag | Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH 2011

Stichwortverzeichnis Auflösung eines Bildes 2.4.3 Aufzählung 1.4.5 Ausblenden einer Folie 6.1.1, 3.4 Ausdrucken 5.2 Ausgleichsgerade ↑Trendlinie Ausrichtung ~ von Textfeldern 2.2.4, 11.2.1 ~ von Zeichenobjekten 11.2.2, 11.4 Aussagetitel 9.2, 10.2, 10.8 Ausschneiden 1.4.3 Auswahl treffen ↑Selektion AutoKorrektur 1.4.6 Automatische Ersetzung 1.4.6 Automatischer Aufruf der nächsten Folie 4.1.2

Bildschirmpräsentationsansicht 6.1 Bildtools-Format, Registerkarte 2.4.2 Blasendiagramm 2.8.3, 10.4.5, 13.2.6 Blaupause ↑Entwurfsvorlage Blockpfeil 3.5.2, 10.4.2, 10.7.2, 11.2.3, 13.2.10 Bogenlinie 2.2.3, 13.2.3, 13.2.8 Botschaft 7.2 Bottom-up-Kommunikation 8.3.1 Bubble Chart ↑Blasendiagramm Bullet Point 1.4.5 Bündige Ausrichtung von Zeichenobjekten 11.2.2, 11.4 Business-Präsentation 7.1, 7.2

-C-BBackup 6.3, 9.2, 10.8 Balkendiagramm 10.3.1, 10.3.3, 10.8 Beamer anschließen 6.2.1 Beenden, Animationstyp 4.2.3 Befehle mit Vorschau 1.3.4 Befehlsgruppen 1.2 Beispielpräsentation ↑Musterpräsentation Benutzerdefinierte Registerkarte 11.1.2 Beschlussvorlage 10.6.1, 10.8 Beschriftung von Diagrammen 10.2, 10.8, 13.2.12 Betont, Animationstyp 4.2.4 Betrachtungsrichtung 10.7.2 Bewegungen ↑Animationen Bewertung 10.4.1, ↑Selektion Beziehung 10.4.1 ~ Konzeptschaubild für 10.4.3 Bildbearbeitung 2.4.2 Bilder 10.7.3 ~ einfügen 2.4.1 ~ komprimieren 2.4.3 Bildformatvorlagen 2.4.2 Bildgröße ↑Zoomfaktor Bildqualität 2.4.3 Bildschirmansicht, Steuerung der 1.1, 1.3.5 Bildschirme, zwei verschiedene ↑Referentenansicht Bildschirmkopie 2.4.4 Bildschirmpräsentation 1.5 ~ am Beamer vorführen 6.2

252

CAGR 10.3.4 CEO 7.4 CFO 7.4 CHRO 7.4 ClipArt 2.4.4, 10.7.3 CMO 7.4 Collage ↑Überlagerung von Zeichenobjekten Comic 7.1 Compatibility Pack 1.2 Corporate Design 12.1, 12.2 CTO 7.4 Cursor 1.4.1

-DDateiname 1.3.6 Datenreihen 13.1.2, 13.1.3 Daten-Schaubilder 10.3, 10.8 Datum und Uhrzeit 3.3 Daumenkino 9.3 Deduktion 8.3.1, 8.3.3 Default-Einstellungen ↑Folienmaster Demo-Präsentation ↑Musterpräsentation Detailinformationen ↑Backup Details beschriften 13.2.12 Diagramm 2.6, 10.3, ↑Matrix, ↑SmartArt ~ erstellen 13.1 ~ formatieren 13.1.2 Diagrammsegmente einzeln einblenden 4.4.2 Diagrammtypen 10.3.1

Stichwortverzeichnis Dokumentauflösung 2.4.3 Dokumentenvorlage ↑Entwurfsvorlage Drag&Drop 1.5, 2.3.1 Dramaturgie 9 Drehen ~ eines Bildes 2.4.1 ~ eines Zeichenobjekts 2.3.1 Dreidimensionale Matrix ↑Blasendiagramm Drucker einrichten 5.2.1 Druckformate 5.2.1 Durchschimmern ↑Transparenz von Zeichenobjekten

-EEbenen 10.4.1, 13.2.2 Effektoptionen ~ für Animationen 4.3 ~ für Folienübergänge 4.1.2 Einblenden ~ von Diagrammsegmenten 4.4.2 ~ von Stichworten 4.4.1 Einfliegen 4.2.2 Einflussfaktoren 10.4.3 Einfügen 1.4.3 ~ als Grafik 11.2.4 ~ Registerkarte 2.1.2 Eingang, Animationstyp 4.2.2 Einleitung 9.1, 9.3 Einwirkung 10.4.1 Elemente eines Schaubilds 10.2, 10.8 Elevator Message, Elevator-Test 8.2.2 Ellipse 2.2.1, 2.2.2 Ellipsensegment ↑Bogenlinie Endgröße ↑Pfeilspitze Endtyp ↑Pfeilspitze Energie- und Stoffflüsse 10.4.2 Entscheidungsbaum 10.4.5 Entscheidungsweg ↑Selektion Entwicklertools, Registerkarte 11.3 Entwicklung ↑Zeitreihe Entwurf, Registerkarte 1.3.3 Entwurfsvorlage 1.3.3, 1.6, 3.2, 12 ~ anwenden 12.3.6 ~ erstellen 12.3 ~ speichern 12.3.6

erfahrener PowerPoint-Anwender 0.2 Ergebnissicherung ↑Handout Erscheinen 4.2.2 Erstellung einer Präsentation 7.3 Excel-Objekte einfügen 11.2.4 Exponent 1.4.4

-FFaktensammlung 7.1 Farben 10.7.4 Farbschema ~ anwenden 1.3.3 ~ festlegen 12.3.2 Farbverlauf 3.1 Farbwahl im Ausdruck 5.2.1 Featurebeschreibungen in QuickInfos 14.1 fett 1.4.4, 10.7.1 Filter 10.4.1, 13.2.8 Fitfunktion ↑Trendlinie Five Forces ↑Fünf-Kräfte-Modell flexibler Präsentationsablauf 6.3 Folgerung 10.4.1 Folie 1.3.1, ↑Schaubild ~ Aufteilung ↑Entwurfsvorlagen ~ Abfolge 3.4 ~ einfügen 1.3.2 ~ für OH-Projektor 5.1 ~ ausdrucken 5.2 Foliendesign 3.2 ~ zuweisen 1.3.2 Folienhintergrund 10.7.5, ↑Hintergrundformate Folienmaster 3.2, 12.3.1 Foliennummer 3.3, 10.2, 10.8 ~ Springen zur 6.1.1 Foliensortierung 1.5, 3.4 ~ während der Präsentation anzeigen ↑Referentenansicht Folientypen 1.3.1, 3.2 Folienübergänge 4.1 Form bearbeiten 2.3.1 Formatierung von Text 1.4.4 Formeln und Formelsymbole 2.7 Formen kombinieren 11.1.2, 11.2.5, 13.2.4, 13.2.5 Formenschnittmenge 11.2.5

253

Stichwortverzeichnis Formensubtraktion 11.2.5 Formenvereinigung 11.2.5 Formulierung 8.4 fortgeschrittener PowerPoint-Anwender 0.2 Frameworks 10.4.1 Freihandform 11.2.3, ↑Skizze Führungslinien 2.3.2 Fünf-Kräfte-Modell 10.4.3 Funkmaus 6.1.3 Funktion von Schaubildern 10.2 Funnel ↑Trichter Fußnote 10.2, 10.8 ~ in Entwurfsvorlage anlegen 12.3.4 Fußzeile 3.2, 3.3 ~ in Folienmaster formatieren 12.3.4

-GGantt-Diagramm 10.4.7, 10.8, 13.2.11 ganzseitige Folien 5.2.1 gebogene Linie ↑Kurve Gehaltsgruppen 10.3.5 Geldflüsse 10.3.7 geografische Informationen 10.4.8 Gesamtbewertung ↑Selektion Geschichte 7.2, 9 ~ planen 9 Gestaltung von Text und Grafiken 10.7 Gestaltungsprinzipien für Schaubilder 10.1 Gewichtung 10.4.1 Gitternetzlinien in Diagrammen 13.1.2 Gleichgewicht 10.4.3 Gliederung 9.1, ↑Agenda-Seite Goldene Regeln für Schaubilder 10.2 Grafik ↑Bild, ↑ClipArt, ↑Diagramm, ↑SmartArt, ↑Zeichenobjekte ~ Einfügen als 11.2.4 ~ Gestaltungstipps 10.7 Grafikelemente 2.1 Grafikrahmen 2.4.2 Green Office 7.4, 8.5, 9.3, 10.8, 12.2 Großbuchstaben, Umwandeln in 1.4.4 Größe des Bildes ↑Zoomfaktor Größenklassen 10.3.5 Größenvergleich ↑Rangfolge

254

Großformat der Folie ↑Bildschirmpräsentationsansicht Gruppierung von Zeichenobjekten 2.3.4

-HHandout 5.1, 7.1 Handzettel 5.2.1 Handzettelmaster 5.2.2 Häufigkeit 10.3.1 Häufigkeitsverteilung 10.3.5 Hauptteil 9.1, 9.3 Helligkeit 2.4.2 Hervorhebung 10.7.1 ~ durch Animation 4.2.4 ~ während der Präsentation 6.1.2 Hierarchie 10.4.1, 10.4.3 Hilfe aufrufen 14.2.1 Hintergrund ↑Reihenfolge von Zeichenobjekten Hintergrundbild in Entwurfsvorlage einfügen 12.3.5 Hintergrundfarbe 2.4.2, 10.7.1 Hintergrundformat 1.3.3, 3.1, 3.2 Hintergrundinformationen ↑Backup Hinweis auf Schaubildern 10.2, 10.8 Histogramm 10.3.5 hochstellen 1.4.4 horizontale Achse ↑x-Achse Horizonte 10.4.1, 10.4.2, 13.2.3 Hyperlinks 6.3

-IIndex 1.4.4 Induktion 8.3.1, 8.3.2 Info-Container 7.1 Info-Grafik 7.1 Information 7.1 Informationen während der Präsentation anzeigen ↑Referentenansicht Inhaltsverzeichnis 9.1, ↑Agenda-Seite Iteration 10.4.1, 13.2.2

-JJargon 8.4 Justierung von Zeichenobjekten 11.4

Stichwortverzeichnis -KKapitälchen 0.3 Kernbotschaft 7.2, 7.4, 8.2.2, 8.3.1, 8.3.5, ↑Aussagetitel Kleinbuchstaben, Umwandeln in 1.4.4 kombiniertes Diagramm, Säule und Linie 10.3.4 Kommentare 5.3 Kommunikationsprinzipien 7.2, 7.4, 8.4, 8.5, ↑3S-Ansatz Komponenten 10.4.1, 10.4.4 Komprimieren eines Bildes 2.4.3 Konnektoren 11.2.3, 13.2.9 Konsistenz, sprachliche 8.4 Kontrast 2.4.2, 10.4.6, 10.7.4 Konzentration 10.3.5 Konzepte 10.4, ↑SmartArt ~ Schaubilder 10.4 ~ Schaubilder erstellen 13.2 ~ Typen 10.4.1 Kopf- und Fußzeile 3.3, 12.3.4 ~ für den Druck 5.2.2 Kopieren 1.4.3 Korrekturlesen 10.9 Korrekturquintett 10.9 Korrelation 10.3.1, 10.3.6 Kreis 2.2.1, 2.2.2 Kreisdiagramm 2.6, 10.3.1, 10.3.2, 10.7.2, 10.8, ↑Venn-Diagramm ~ segmentweise einblenden 4.4.2 Kreissegment 2.9, ↑Bogenlinie Kriterien ~ für Bewertung ↑Selektion ~ für gute Schaubilder 10.1 Künstlerische Effekte 2.4.2 kursiv 1.4.4, 10.7.1 Kurve 2.2.3

-LLänderkennung 1.4.7 Landkarte 10.4.8, 13.2.11 Laptop, Freigabe für Beamer 6.2 Laserpointer 6.1.3 ~ simulierter 6.1.2

Legende ~ auf Schaubildern 10.2 ~ in Diagrammen 13.1.2 Leserichtung 10.7.2 lineare Phasen 10.4.1 Linie 2.2.1, 2.2.3 Liniendiagramm 10.3.1, 10.3.4, 10.8, 13.1.3 Links ↑Hyperlinks Linksbündige Ausrichtung von Zeichenobjekten 11.2.2, 11.4 Listenpfeil 1.3.4 Logikbaum 10.4.1, 10.4.6, 13.2.9 logische Gruppe 8.3.2 logische Kette 8.3.3 logistische Aufgaben 10.4.2 Logo in Entwurfsvorlage einfügen 12.3.5 Löschen ~ eines Animationseffekts 4.3 ~ eines Zeichenobjekts 2.3.1 ~ von Folien 3.4 ~ von Text 1.4.1

-MMakros 11.3 Makrosicherheit 11.3 Markieren von Text 1.4.2 Maßeinheit für Diagramme 10.2, 10.8 Maßnahmen bewerten ↑Matrix Masterfolie 3.2, 12.3.1 mathematische Formeln 2.7 Matrix 2.8, 10.4.1, 10.4.5, 13.2.6 ~ dreidimensional ↑Blasendiagramm MECE-Prinzip 8.3.2 Memorandum 7.1 Menüband 1.1, 1.2, 14.2.3 ~ anpassen 11.1.1 ~ verwenden 1.3.4 Message first 8.3.5 Message Title ↑Aussagetitel Mickey-Mouse-Master 9.2 Minard, Diagramm von 10.4.2 Miniaturschaubilder 9.2 Mittelpunkt, visueller 10.7.2 Monde 2.9, 10.4.5

255

Stichwortverzeichnis Mondlogik 2.9, 10.4.5 Multifunktionsleiste ↑Menüband Musterfüllung 3.1 Musterpräsentation 7.4, 8.5, 9.3, 10.8

-Nnächste Folie ~ aufrufen 6.1.1 ~ automatisch aufrufen 4.1.2 Nächste-Schritte-Seite 10.6.1 Name der Präsentation ↑Dateiname Navigieren im Menüband 14.2.3 Netzdiagramm 10.4.5, 13.2.7 neue Folie erstellen 1.3.2 Neuerungen in PowerPoint 2010 1.2, 2.5, 11.2.5, 13.2.2 Normalansicht 1.5 Notizen ↑Kommentare ~ während der Präsentation anzeigen ↑Referentenansicht ~ während der Präsentation machen 6.1.2 Notizenfeld 1.1 Notizenseite 1.5, 5.2.1, 5.4 Nummerierung 1.4.5

-OObjekte am Raster ausrichten 2.3.2 Optionen bewerten ↑Selektion Organigramm 2.5, 7.4, 10.4.3, 10.8 Orientierungshilfe ↑Tracker Overhead-Projektor ↑OH-Projektor

-PPDF-Datei erstellen 5.2.3 Pfeil 2.2.1, 2.2.3 ~ und Textbox zur Beschriftung 13.2.12 Pfeilspitze 2.2.3, 10.7.2 Phasen 3.5.2, 10.4.1 Pie Chart ↑Kreisdiagramm Piktogramm 1.4.1 Planung einer Präsentation 8 Platzhalter ~ auf der Masterfolie 3.2 ~ in Folienmaster formatieren 12.3.3

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Porters Fünf-Kräfte-Modell 10.4.3 Positionierung eines Zeichenobjekts 2.3.1, 2.3.2 PowerIng 2.5, 7.4, 8.5, 9.3, 10.8, 12.2 PowerPoint ~ Arbeitsumgebung 1.5 ~ Standardeinstellungen 1.1 ~ Startansicht 1.1 ~ XP/2003-Nutzer 1.2, 1.3.6 pptx-Dateiformat 1.2, 1.3.6 Präsentation 1.3.1, 7 ~ am Beamer vorführen 6.2 ~ überarbeiten 5.3 ~ vorführen 6.1.1 ~ Planung 8 ~ überarbeiten und korrigieren 10.9 ~ zusammenführen 5.3 Präsentationsansichten 1.5 Präsentationsarten 7.1 Präsentationsfernbedienung 6.1.3 Präsentationshilfsmittel 6.1.3 Präsentationsmatrix 7.1 Präsentationsname ↑Dateiname Präsentationsvorlage ↑Entwurfsvorlage Präsentationswertschöpfungskette 7.3 Problembewusstsein schaffen 8.2.1, 8.5.1 Produktionsablauf 10.3.7, 10.4.2 Projektorganisation 10.4.3, 10.8 Projektphasen 3.5.2, 10.4.2 Projektplan ↑Gantt-Diagramm Proportionalität 10.3.6 Prozentsatz 10.3.2 Prozess 10.4.1, 13.2.3 ~ Konzeptschaubilder für 10.4.2 Punktdiagramm 10.3.1, 10.3.6, 13.1.5 ~ beschriften 13.1.5 Puzzle 10.4.4, 13.2.4 Pyramide ~ aufbauen 8.3.4, 8.5.2 ~ kommunizieren 8.3.5 Pyramidenprinzip 8.3.1, 8.3.6, 8.5.2

-Qqualitative Schaubilder ↑Konzeptschaubilder quantitative Schaubilder ↑Datenschaubilder

Stichwortverzeichnis Quellenangabe 10.2, 10.8 ~ in Entwurfsvorlage anlegen 12.3.4 Querverweise 10.2 Quick&Dirty-Präsentation 1.6 QuickInfo 1.4.4, 14.1 QWERTY-Tastatur 1.4.7 QWERTZ-Tastatur 1.4.7

-RRangfolge 10.3.1, 10.3.3 Raster 2.3.2, ↑Matrix Rechteck 2.2.1, 2.2.2 ~ zeichnen 2.8.2 rechtsbündige Ausrichtung von Zeichenobjekten 11.2.2 Rechtschreibprüfung 1.4.6, 10.9 Referat 7.1 Referentenansicht 6.2.2 Registerkarte 1.1, 1.3.4 ~ Animationen 4.2.1 ~ anpassen 11.1 ~ Ansicht 1.1 ~ benutzerdefinierte erstellen 11.1.2 ~ Bildtools-Format 2.4.2 ~ Einfügen 2.1.2 ~ Entwicklertools 11.3 ~ Entwurf 1.3.3 ~ Favoriten (benutzerdefiniert) 11.1.2 ~ Handzettelmaster 5.2.2 ~ im Menüband erstellen 11.1.2 ~ Start 2.1.2 ~ Übergänge 4.1.1 Reihenfolge ~ der Animationseffekte 4.3 ~ der Folien 3.4 ~ von Zeichenobjekten 2.3.3 RGB 12.2 Ribbon ↑Menüband Roter Faden ↑Präsentationswertschöpfungskette, ↑Pyramidenprinzip, ↑Storyboard, ↑Storyline Rotieren ↑Drehen Rückgängig 1.1, 2.3.1, 1.3.4

-SSankey-Diagramm 10.4.2, 13.2.11 Säulen- und Liniendiagramm, kombiniert 10.3.4, 13.1.3 Säulendiagramm 10.3.1, 10.3.2, 10.3.4, 10.3.5, 10.8, 13.1.2, 13.1.3 Schaltflächen ~ zum Menüband hinzufügen 11.1.1 ~ mit Vorschau 1.3.4 Schaubilddesign 10 Schaubildelemente 10.2, 10.8 Schaubilder 10, ↑Folie ~ Aufbau und Funktion 10.2 ~ justieren 11.4 Schaubildphilosophie 10.1 Schaubildtypen 10.3, 10.4, 10.5 Schluss 9.1, 9.3 Schlussfolgerung 10.4.6 Schmetterlingsdiagramm 10.3.5, 10.3.6, 13.1.4 Schnellzugriff, Symbolleiste für 1.1, 1.2 Schnittmenge 10.4.1, ↑Venn-Diagramm Schriftart 1.4.4, 10.7.1 Schriftgröße 1.4.4, 10.7.1 Schritte 10.4.2 ~ zur Präsentationserstellung 7.3 Schwankung 10.3.4 Schwarzfolie 6.1.1 Schwarz-Weiß-Drucker 5.2.1, 10.7.4 Screenshot 2.4.4 Scroll-Rad 1.3.5 SCR-Struktur 9.1, 9.3, 10.4.6 Seitennummer ↑Foliennummer Sekundärachse 13.1.3 Selektion 10.4.1, 13.2.6, 13.2.7, 13.2.8 ~ Konzeptschaubild für 10.4.5, 10.8 Seminarvortrag 7.1 Serifen 10.7.1 Shortcuts ↑Tastaturbefehle Situation, Complication, Resolution 9.1, 9.3 Skala für Bewertung ↑Selektion Skalierung eines Zeichenobjekts 2.3.1 Skizze 2.2.3, ↑SmartArt Slide ↑Folie SmartArt 2.5, 13.2.2

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Stichwortverzeichnis Sonderzeichen 1.4.1 So-what 7.2, 7.4, 8.2.2, 10.1 Spannungsverhältnisse 10.4.6 Spaßpräsentation 7.1 Speicherbedarf 2.4.3 Speichern 1.1, 1.3.6 Spiegelstrich 1.4.5 Spitze ↑Pfeilspitze Sprachwahl 8.4 sprechende Überschrift ↑Aussagetitel Sprechernotizen 5.1, 5.4 Staatsverschuldung 10.3.4 Standard-Designs ↑Entwurfsvorlagen Standardeinstellungen ↑Folienmaster ~ in PowerPoint 1.1 Standardform 2.2.2 Standardzielausgabe 2.4.3 Start, Registerkarte 2.1.2 Stichworte einzeln erscheinen lassen 4.4.1 Stift-Funktion während der Präsentation 6.1.2 Stil, 3S-Ansatz 8.4, 8.5.3 Story ↑Geschichte Storyboard 9.2, 9.3 ~ organisieren 3.4 Storyline 9.1, 9.3 Strategie, 3S-Ansatz 8.2, 8.5.1 Strategieentwicklung ↑Selektion Struktur 10.3.1, 10.4.1, 13.2.4, 13.2.5, ↑AgendaSeite, ↑SmartArt, ↑Tracker ~ 3S-Ansatz 8.3, 8.5.2 ~ Konzeptschaubild für 10.4.4 Strukturvergleich 10.3.2 Stufen 10.4.1, 10.4.2, 13.2.3 Syllogismus 8.3.3 Symbolleiste für Schnellzugriff 1.1, 1.2 ~ anpassen 11.1.1 Symmetrie 10.7.2

-TTabelle 2.1.2 Tageslichtprojektor ↑Beamer, ↑OH-Projektor Tagesordnungspunkte ↑Agenda-Seite Tastatur, deutsche und englische 1.4.7 Tastaturbefehle 14

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~ Absätze 1.4.5 ~ Drag&Drop 2.3.1 ~ Einfügen von Zeichenobjekten 2.2.1 ~ Formatieren 1.4.4 ~ Gruppierung 2.3.4 ~ Kopieren und Einfügen 1.4.3 ~ Markieren 1.4.2 ~ Schreibweise 0.3 ~ Textbearbeitung 1.4.1 ~ Umschalten zwischen deutscher und englischer Tastatur 1.4.7 ~ Vorführung der Präsentation 6.1.1 ~ Zeichenobjekte bearbeiten 2.3.1 Tastenkombinationen ↑Tastaturbefehle Teamarbeit 5.3 Template ↑Entwurfsvorlage Textbearbeitung 1.4 Texte 10.5 ~ Gestaltungstipps 10.7 Textfeld 2.2.4 ~ ausrichten 11.2.1 ~ mit Unterstrich variabler Länge 11.2.3 Textmenge 10.7.1 Textplatzhalter 11.2.3 ~ in Folienmaster formatieren 12.3.3 Text-Schaubilder 10.5 thematischer Titel 10.2 tiefstellen 1.4.4 Titel ↑Aussagetitel ~ thematischer 10.2 Titelfolie abweichend formatieren 3.3 Titelseite 1.6, 9.2 Top-down-Kommunikation 8.3.1, 8.3.5, 8.5.2 Tortendiagramm ↑Kreisdiagramm Tracker 10.6.2, 10.8, 13.2.4 ~ erstellen 3.5.2 transparente Farbe bestimmen 2.4.2 Transparenz von Zeichenobjekten 2.3.3 Transportprozesse 10.4.2 Treiberbaum 10.4.6 Trendlinie 13.1.5 Trichter 10.4.5, 10.8, 13.2.8 Typografie 10.7.1

Stichwortverzeichnis -UÜberarbeitung einer Präsentation 5.3 Überblick über die Geschichte 9.1 Übergänge, Registerkarte 4.1.1 überladene Folie 7.1 Überlagerung von Zeichenobjekten 2.3.3 Überschneidungsfreiheit ↑MECE-Prinzip Überschrift ↑Aussagetitel, ↑Untertitel Überschrift mit Unterstreichung 11.2.3 Übersichtsfolie 6.3 Überzeugung 7.1 Umbruch von Text in Textfeldern 11.2.1 Umdrucke ↑Handout Ungleichgewicht 10.4.3 Unterhaltung 7.1 Unterricht 7.1 unterstreichen 1.4.4, 10.7.1 Untertitel 10.2, 10.8

-VVBA 11.3 Venn-Diagramm 10.4.4, 10.8, 13.2.5 Verbindungslinie 2.2.3, 10.7.2, 11.2.3 Verblassen 4.2.2 Verdecken ↑Reihenfolge von Zeichenobjekten Vergleichsart 10.3.1 Vergrößern/Verkleinern eines Zeichenobjekts 2.3.1 Verhältnis 10.3.6 Verknüpfung 2.4.1, ↑Hyperlinks Verschieben eines Zeichenobjekts 2.3.1 Verschwinden 4.2.3 Versionsnummer 1.3.6 Verteilung 10.3.5 ~ von Zeichenobjekten 11.2.2, 11.4 vertikale Achse ↑y-Achse Verweise ↑Hyperlinks Verzerren eines Zeichenobjekts 2.3.1 Viertelkreis ↑Bogenlinie Visual Basic for Applications ↑VBA Visualisierung ~ der Geschichte 9.2 ~ von Daten 10.3 ~ von Konzepten 10.4 ~ von Texten 10.5

visueller Mittelpunkt 10.7.2 Vollbildschirm ↑Bildschirmpräsentations-Ansicht Vollständigkeit ↑MECE-Prinzip Vordergrund ↑Reihenfolge von Zeichenobjekten Vordergrundfarbe 10.7.1 Vorführung der Präsentation 6.1.1 vorherige Folie aufrufen 6.1.1 Vorlage ↑Entwurfsvorlage Vorlesung 7.1 Vorschaufunktion für Befehle 1.3.4 Vortragszeit pro Schaubild 9.2

-WWachstumsrate 10.3.4 Wahlergebnis 10.3.2 Wäscheliste 10.5 Wasserfalldiagramm 10.3.7, 10.8, 13.1.6 Wegmarke ↑Tracker Weißfolie 6.1.1 Weißraum 10.7.4 Weltkarte 10.4.8 White Paper 7.1 Widerspruch 10.4.1, 10.4.6 Wingdings 1.4.1 Wischen 4.2.2

-Xx-Achse 13.1.3 XML-Dateiformat 1.2 XY Chart Labeler 13.1.5

-YY statt Z 1.4.7 y-Achse 13.1.3

-ZZ statt Y 1.4.7 Zahlen visualisieren 10.3.1 Zeichenobjekte 2.1.2 ~ am Raster ausrichten 2.3.2 ~ ausrichten 11.2.2 ~ bearbeiten 2.3 ~ einfügen 2.2.1 ~ justieren 11.4

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Stichwortverzeichnis ~ organisieren 11.2 ~ verbinden 11.2.3 ~ vereinigen ↑Formen kombinieren ~ verteilen 11.2.2, 11.4 Zeit pro Schaubild 9.2 Zeitplanung ↑Gantt-Diagramm Zeitreihe 10.3.1, 10.3.4, 10.8, ↑Wasserfalldiagramm Zelazny-Matrix 10.3.1 zentrierte Ausrichtung von Zeichenobjekten 11.2.2, 11.4 Zieldesign 1.4.3 Ziele-Seite 10.6.1, 10.8 zielgerichtete Kommunikation ↑3S-Ansatz

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Zielgruppe 7.2, 7.4, 8.2.1 Zielsetzung 7.2, 7.4 Zoomfaktor 1.3.5 zufällige Balken 4.2.2 Zugang zum Adressaten 7.1 ZugriffstastenInfos 14.2.3 Zusammenfassung 9.1 Zusammenhang zwischen zwei Größen ↑Korrelation Zuschneiden eines Bildes 2.4.2 Zweck einer Präsentation 7.1 Zwischenablage 1.4.3 Zwischensummen 10.3.7

Die Autoren Markus Graebig (Jahrgang 1979), Dipl.-Ing. M.Phil., ist Unternehmensberater und war bei McKinsey tätig. Zuvor trug er über viele Jahre die Verantwortung für die IT-Fortbildungen in den DRK Klinken Berlin. Dort hat er hunderte Seminare mit Schwerpunkt Microsoft Office und Präsentationstechniken konzipiert und als Dozent durchgeführt. Im Beuth Verlag hat er die beiden erfolgreichen IT-Lehrbücher EXCELlence (2005) und WORDgewandt (2008) veröffentlicht. Anja Jennerich-Wünsche (Jahrgang 1977) ist Mediengestalterin mit Schwerpunkt Medientechnik. Seit fast zehn Jahren ist sie für McKinsey im Bereich Grafik und Technischer Support tätig. Sie war lange Zeit Teamleiterin im Grafikcenter in Indien und gehört heute einem Team ausgesuchter MedientechnikSpezialisten an. Seit Jahren konzipiert und leitet sie PowerPoint-Trainings für Mitarbeiter aller Bereiche. Ernst Engel (Jahrgang 1961), M.A., leitet seit zehn Jahren die Grafik- und Medienabteilung von McKinsey in Deutschland. Die von ihm geführten Servicecenter in Berlin und München unterstützen die McKinsey-Berater mit Präsentationen, Print- und Digitalmedien. Er ist ausgewiesener Experte für visuelle Kommunikation und verfügt über langjährige Erfahrung als Schlussredakteur.

M. Graebig et al., Wie aus Ideen Präsentationen werden, DOI 10.1007/978-3-8349-6562-2, © Gabler Verlag | Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH 2011