Excel 2003: Das kompakte Know- how zum perfekten Einsatz von Excel. German

Franzis' Verlag GmbH Michael Kolberg Excel 2003 Einführung Das Programm Microsoft Excel ist innerhalb der Microsoft ...

Author: Michael Kolberg | Eva Kolberg

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Franzis' Verlag GmbH Michael Kolberg

Excel 2003

Einführung

Das Programm Microsoft Excel ist innerhalb der Microsoft Office-Familie für den Bereich Tabellenkalkulation zuständig. Die Aufgaben einer solchen Art von Programm sind Ihnen wahrscheinlich bekannt: Sie können damit in einem tabellenförmigen Raster Texte und Zahlenwerte eingeben und auf der Basis dieser Eingaben Berechnungen durchführen. Die eingegebenen oder berechneten Werte können in unterschiedlichen Formen von Diagrammen dargestellt oder auf Webseiten veröffentlicht werden.

Zur Excel-Version 2003 Wer Microsoft Office XP oder Excel in der Version 2002 kennt, wird sich nach dem Installieren und ersten Öffnen von Excel 2003 vielleicht wundern, warum Microsoft schon wieder eine neue Version auf den Markt bringen musste. Nach einem genaueren Hinsehen werden Sie aber merken, dass gegenüber der Vorgängerversion einige sinnvolle Neuerungen eingeführt wurden. Diese verbergen sich allerdings etwas unter der Oberfläche, die sich – warum sollte es auch anders sein – wenig geändert hat. Die nachfolgende Aufstellung fasst die wichtigsten Neuerungen der Version 2003 zusammen: a Die Arbeit in Gruppen kann mithilfe von Arbeitsbereichen einfacher organisiert wer-

den. Dafür wird Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 genutzt. Mehrere Mitarbeiter können entweder direkt am Dokument im Arbeitsbereich tätig sein oder an einer lokalen Kopie davon arbeiten und diese regelmäßig mit den Daten aus dem Arbeitsbereich auf den neuesten Stand bringen. Falls Konflikte zwischen Ihrer und der Arbeit anderer zugangsberechtigter Personen auftauchen, können Sie entscheiden, welche Version verwendet werden soll. a Sicherheitssensitive Dokumente werden im Allgemeinen geschützt, indem man nur

bestimmten Benutzern den Zugang dazu erlaubt. Ist der Zugang aber erst einmal gestattet, besteht keine Möglichkeit, die weitere Nutzung des Dokuments durch einen Benutzer einzuschränken. Information Rights Management (IRM) ist ein Ansatz dafür, dem Benutzer nur bestimmte Aktionen zu erlauben. Als Autor eines Dokuments kön-

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Einführung

nen Sie beispielsweise angeben, ob eine andere Person das Dokument lesen, ändern oder drucken darf, und können auch eine zeitliche Beschränkung für den Zugriff setzen. Die Einschränkung der Rechte lässt sich auch wieder schnell abschalten. a Durch die Unterstützung von XML haben Sie Zugang auf Datenbestände, die in

diesem Format abgelegt sind. Sie können an jedes Dokument ein XML-Schema binden. Anschließend können Sie einen Datentausch vornehmen – also Ihr Dokument mit Daten aus XML-Beständen versorgen oder diese mit Ihren Daten aktualisieren. a Smarte Dokumente sind solche, die über eine eigene Funktionalität verfügen und diese

auf Ihre Aktionen einstellen. Wenn Sie beispielsweise eine Vorlage für eine Reisekostenabrechnung benutzen, kann diese mit einer Datenbank verbunden werden. Diese Datenbank versorgt die Vorlage zunächst mit Ihren persönlichen Grunddaten. Nachdem Sie die wöchentlichen oder monatlichen Kosten eingetragen haben, sorgt die Datenbank weiterhin dafür, dass die Unterlage an die entsprechenden Stellen weitergeleitet wird. Das Dokument erkennt immer, wo es ist und was als Nächstes passieren soll. Smarte Dokumente können auch mit anderen Office-Anwendungen interagieren. a Wenn Sie mit unterschiedlichen Versionen eines Dokuments arbeiten, kann das Ver-

gleichen dieser Versionen schwierig sein – besonders wenn sich diese in vielen Punkten unterscheiden. Dafür wurde eine neue Ansicht entwickelt, die zwei Dokumente gleichzeitig auf dem Bildschirm darstellt. Sie können nach Wunsch den Bildlauf zwischen den beiden Fenstern synchronisieren. a Für Bereiche, die Sie als Listen definiert haben, wurde die Funktionalität erweitert: Der

dunkelblaue Rahmen kennzeichnet jetzt den Bereich der Liste. Außerdem wurde eine separate Eingabezeile eingeführt. Jede Spalte verfügt über einen standardmäßig eingeschalteten AutoFilter, über den Sie die Daten schnell sortieren oder filtern können. Listeninformationen können außerdem direkt in SharePoint Services 2.0 veröffentlicht werden. a Die Recherche-Funktion dient dazu, Referenzinformationen zu Begriffen zu sammeln.

Als Quellen können Sie die vorhandenen Wörterbücher, Enzyklopädien oder das Internet verwenden. a Der Bereich der statistischen Funktionen wurde erweitert und in der Genauigkeit ver-

bessert. a Die Integration von Microsoft Office Online in das Hilfesystem wurde erweitert. Sie

können diese Website jetzt von diversen Stellen aus dem Programm heraus ansprechen. Sie finden darin Artikel, Tipps, zusätzliche ClipArts, Vorlagen, Trainingsprogramme und Programmerweiterungen.

Zum Buch

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Zum Buch Das Buch ist in 13 Kapitel gegliedert, die Sie mit (fast) allen Aspekten des Programms vertraut machen – den neuen und den altbewährten. 1. Kapitel 1 führt Sie in die Grundlagen ein, die Sie beherrschen sollten, um mit Micro-

soft Excel vernünftig arbeiten zu können. Sie finden hier Informationen über das Starten und Beenden des Programms, die Elemente der Oberfläche, die wesentlichsten übergreifenden Befehle und die Programmhilfen. Diese Grundlagen unterscheiden sich nur hinsichtlich der Elemente der Programmoberflächen von anderen Vertretern der Office-Familie der neuesten Generation. 2. Excel-Dateien werden als Arbeitsmappen oder – wie allgemein bei Microsoft Office

üblich – als Dokumente bezeichnet. Auch die Aufgaben zu deren Verwaltung – wie das Speichern oder Öffnen – werden wie bei anderen Microsoft Office-Programmen abgewickelt. Es gibt aber eine größere Zahl von programmspezifischen Eigenheiten, in denen Excel von den anderen Programmen der Office-Familie abweicht oder zusätzliche Optionen liefert. Sie sollten diese Dinge kennen, bevor Sie sich mit Eingaben und Berechnungen beschäftigen. Sie wurden in Kapitel 2 zusammengefasst. 3. Eine Arbeitsmappe besteht aus mehreren – standardmäßig sind es drei – Blättern, in

denen die Daten organisiert werden. Bei diesen Blättern handelt es entweder um Tabellen – in denen Zahlenwerte eingegeben und berechnet werden – oder um Diagramme – in denen Daten aus Tabellenblättern grafisch dargestellt werden können. Die Blätter einer Mappe können auch als verschiedene Fenster auf dem Bildschirm dargestellt werden. Welche Funktionen dafür wichtig sind, sagt Ihnen Kapitel 3. 4. Die Tabellenblätter selbst sind die wichtigsten Elemente der Arbeitsoberfläche des

Programms. Sie liefern ein Raster aus Spalten und Zeilen, in dessen Elemente – die Zellen – Texte und Zahlenwerte eingetragen werden können. Auf der Basis dieser Eingaben können Sie Berechnungen durchführen. Auf die Beschreibung dieser wesentlichsten Aufgaben von Excel konzentriert sich Kapitel 4. 5. Eine Liste ist ein zusammenhängender Bereich in einer Tabelle, der zum Organisieren,

Verarbeiten und Abrufen von Informationen aus umfangreichen Datenbeständen verwendet wird. Mithilfe zusätzlicher Werkzeuge – beispielsweise einer Datenmaske – können Sie in einer Excel-Tabelle auch einfache Datenbankfunktionen durchführen. Sie können beispielsweise darin die Daten sortieren oder nach unterschiedlichen Kriterien filtern. Was Sie dabei beachten müssen, erfahren Sie in Kapitel 5. 6. Mit Formatieren meint man im Allgemeinen Dinge, die die optische Gestaltung

betreffen. Das gilt auch für Excel. Zahlenwerte können mit unterschiedlichen Formen

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Einführung

– beispielsweise mit einem Prozent- oder Währungszeichen – angezeigt werden. Zusätzliche Formatelemente erlauben die Wahl von Schriftarten und -größen, Farben, Mustern, Rahmen und mehr. Über die Vorgehensweise beim Formatieren gibt Kapitel 6 Auskunft. 7. Die eingegebenen oder errechneten Zahlenwerte können Sie grafisch in Form von

Diagrammen anzeigen lassen. Darüber wird in Kapitel 7 gesprochen. Unterschiedliche Formen von Diagrammen erlauben es, Ihre Daten in der jeweils gewünschten Form zu präsentieren. Diagramme sind im Allgemeinen mit den Tabellendaten verknüpft, mit denen sie erstellt wurden, und werden standardmäßig immer dann aktualisiert, wenn Sie Ihre Tabelle aktualisieren. 8. Für weitere Verfeinerungen können Sie die Tabellen und Diagramme mit zusätzlichen

Objekten – Textelemente, Grafiken, Medienclips etc. – versehen. Zeichnungsobjekte und Grafiken ermöglichen eine lebendige Gestaltung. Organisations- und Konzeptelemente dienen zur strukturierten Darstellung. Elemente aus anderen Office-Programmen – wie beispielsweise Word – liefern weitere Informationen. Details dazu finden Sie in Kapitel 8. 9. Tabellen und Diagramme können Sie in unterschiedlichen Formaten ausdrucken oder

per E-Mail verschicken. Viele zusätzliche Optionen – wie beispielsweise das Hinzufügen von Kopf- und Fußzeilen – sind hier möglich. Kapitel 9 informiert Sie darüber. 10.Kapitel 10 beschäftigt sich mit dem Arbeiten an Excel-Dokumenten in Gruppen. Hier

werden sowohl ein großer Teil der Neuerungen in der Programmversion 2003 – wie das Information Rights Management (IRM) oder das Nutzen von freigegebenen Arbeitsbereichen – als auch die klassischen Aspekte dieses Themenbereichs – der Schutz von Dokumenten oder die Werkzeuge zu deren Überarbeitung – behandelt. 11.Häufig wiederkehrende Abläufe können Sie mithilfe von Makros automatisieren. Die

einfachste Methode, ein solches Makro zu erstellen, besteht in der Verwendung des Makrorekorders. Dieser Rekorder arbeitet wie ein Kassettenrekorder: Ihre Aktionen werden aufgezeichnet, um jederzeit wieder abgespielt beziehungsweise ausgeführt werden zu können. Mit Visual Basic können Sie darüber hinaus auch eigene Prozeduren und Funktionen definieren. Die Beschreibung der Vorgehensweise liefert Kapitel 11. 12.Wie alle Programme des Pakets Microsoft Office System verfügt Excel über Möglich-

keiten zum individuellen Anpassen des Programms an Ihre persönlichen Präferenzen und speziellen Arbeitsgewohnheiten. Sie können beispielsweise die Symbolleisten und Menüs des Programms bei Bedarf vereinfachen, ändern oder erweitern. Für Excel selbst steht eine Vielzahl von Modifikationsmöglichkeiten zur Verfügung, die vom Ein- und Ausblenden einzelner Bildschirmelemente über das Ändern von Voreinstel-

Zur CD

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lungen bis zum Festlegen bestimmter Sichereinstellungen reichen. Hinweise dazu finden Sie in Kapitel 12. 13.Kapitel 13 beschäftigt sich mit den Fragen, die bei der Installation des Programms

über das Setupprogramm auftauchen können. Bei einer Standardinstallation wird – wie bei allen Office-Programmen – nur ein Teil des Funktionsspektrums von Excel auf die Festplatte Ihres Rechners übertragen. Um weitere Elemente nutzbar zu machen oder nicht benötigte Funktionen zu entfernen, müssen Sie eine so genannte Programmwartung durchführen. Für die regelmäßige Anwendung des Produkts ist außerdem eine Produktaktivierung nötig, die per Internet oder Telefon erfolgen kann. Tipp: Auf der CD finden Sie zwei weitere Kapitel zu Excel: A Neben einfachen Berechnungen können Sie in den Tabellen auch komplexe Analysen durchführen. Einen Überblick dazu liefert Anhang A: Mithilfe der Konsolidierungsfunktion können Sie eine zusammenfassende Darstellungen von Daten einer oder mehrerer Tabellen bewirken. Für größere Tabellen können Sie wahlweise die jeweils wichtigsten Elemente oder die gesamte Tabelle anzeigen lassen. Mithilfe des Szenario-Managers können Sie mehrere Ergebnisse auf der Grundlage unterschiedlicher Annahmen verwalten. Über die Analysefunktionen erhalten Sie Zugriff auf eine Vielzahl von zusätzlichen Funktionen, die Ihnen die Durchführung von statistischen Untersuchungen Ihrer Datenbestände ermöglichen. Sie können mit diesen Funktionen auch prüfen, ob zwischen verschiedenen Datenreihen ein Zusammenhang besteht sowie Datenreihen glätten. Microsoft Excel liefert auch mehrere Verfahren, mit denen Sie Optimierungsaufgaben unterschiedlicher Komplexität lösen können. B Interessant ist auch das Verwenden von Excel zum Erstellen von Webseiten oder Elementen dafür. Die Kalkulationsfunktionen bleiben dabei zum großen Teil gewahrt. Ein Besucher der Webseite kann also dort Daten eingeben, diese berechnen, analysieren, sortieren usw. Informationen dazu liefert Anhang B.

Tipps: In grau unterlegten Kästchen finden Sie in diesem Buch eine Vielzahl von Tipps. In diesen wird auf die am häufigsten gestellten Fragen zu Microsoft Excel eingegangen. Als Grundlage dafür wurden Informationen der Microsoft-Supportabteilung in Deutschland und den USA verwendet.

Zur CD Die CD-ROM enthält viele Beispiele aus dem Buch. Welche Daten Sie wo finden, erfahren Sie in den Fußnoten in den jeweiligen Kapiteln. Zusammengehörende Daten sind jeweils

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Einführung

in einer Arbeitsmappe zusammengefasst. Diese Arbeitsmappen sind auf der CD in einzelnen Unterverzeichnissen beziehungsweise Ordnern organisiert. Sie können die Beispiele direkt von der CD aus öffnen. Wenn Sie Änderungen an den Beispieldaten durchführen und diese speichern wollen, müssen Sie das auf einem anderen Datenträger – beispielsweise einer Festplatte Ihres Rechners – tun. Außerdem finden Sie auf der CD zwei zusätzliche Kapitel, die vielleicht nicht zur alltäglichen Arbeit mit Microsoft Excel gehören, aber für Sie interessant sein könnten: a Anhang A beschreibt komplexere Formen der Kalkulationen und Analysen mit

speziellen Zielrichtungen. Sie finden hier beispielsweise Hinweise für die Arbeit mit Daten- und Matrixtabellen, der Konsolidierungs- und der Gliederungsfunktion, dem Szenario-Manager, der Beantwortung von Was-wäre-wenn-Fragen, den Analysefunktionen und die Durchführung von Optimierungsaufgaben. a Das Anhang B beschreibt, wie Sie eine Microsoft Excel-Arbeitsmappe oder einen Teil

davon als Webseite speichern und anderen Benutzern auf einem Webserver oder einem FTP-Server im Intranet oder im Internet zur Verfügung stellen. Damit können Sie beispielsweise Besuchern die Möglichkeit bieten, auf Ihre Daten zuzugreifen. Die Kalkulationsfunktion einer Tabelle kann dabei zum großen Teil gewahrt bleiben. Ein Benutzer kann also auch auf der Webseite Daten eingeben, diese berechnen, analysieren, sortieren usw.

Zum Autor Michael Kolberg studierte neben seiner Schulausbildung Musik am Städtischen Konservatorium Berlin und nach seinem Abitur Luft- und Raumfahrttechnik an der Technischen Universität Berlin. Nach Abschluss mit dem Dipl.-Ing. war er für zwei Jahre bei der NATO in den Bereichen Operations Research (Unternehmensforschung) und militärische Aufklärung aktiv. Nach einem Aufbaustudium in Betriebswirtschaft an der Harvard School of Business Administration arbeitete er sieben Jahre für die Unternehmensberatungsfirma McKinsey & Co., Inc. und war kurze Zeit leitender Controller bei einem großen deutschen Einzelhandelskonzern. Anschließend wechselte er seine Karriereziele und nahm zunächst an einem einjährigen Managementprogramm zum Studium der japanischen Sprache und Geschichte an der Waseda-Universität in Tokio teil. Seit 1984 ist er als Unternehmensberater und Autor selbstständig. Er hat über 100 Bücher bei verschiedenen Verlagen – vorwiegend zu Themen im Rahmen der Microsoft Office-Programme und deren Anwendung im betriebswirtschaftlichen Bereich – geschrieben.

Inhaltsverzeichnis

1

Grundlagen .................................................................................................19 1.1 Microsoft Excel starten.............................................................................20 1.2 Bildschirmelemente .................................................................................21 1.3 Programmsteuerung................................................................................23 1.3.1 Menüs der Menüleiste ................................................................23 1.3.2 Kontextmenüs ............................................................................24 1.3.3 Aufgabenbereiche.......................................................................25 1.3.4 Symbolleisten .............................................................................26 1.3.5 Dialogfelder................................................................................30 1.4 Standardbefehle ......................................................................................33 1.4.1 Vergrößerungsmaßstab ..............................................................33 1.4.2 Befehle rückgängig machen........................................................34 1.5 Programmhilfen.......................................................................................35 1.5.1 Werkzeuge..................................................................................35 1.5.2 Der Office-Assistent.....................................................................37 1.5.3 Inhaltsverzeichnis zur Hilfe ..........................................................37 1.5.4 Microsoft Office Online...............................................................38 1.5.5 Direkthilfe in Dialogfeldern .........................................................38 1.6 Microsoft Excel beenden..........................................................................39

2

Dokumentverwaltung mit Arbeitsmappen .........................................41 2.1 Neue Arbeitsmappe .................................................................................41 2.2 Arbeitsmappe speichern ..........................................................................43 2.2.1 Zum ersten Mal speichern ..........................................................43 2.2.2 Datei erneut speichern................................................................48 2.2.3 Optionen zum Speichern ............................................................48 2.3 Arbeitsmappe schließen...........................................................................51 2.4 Arbeitsmappe öffnen ...............................................................................51 2.4.1 Liste im Menü DATEI ....................................................................51 2.4.2 Das Dialogfeld Öffnen .................................................................52 2.4.3 Öffnen vom Desktop aus ............................................................55

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Inhaltsverzeichnis

2.4.4 Nach Dateien suchen.................................................................. 56 2.5 Vorlagen.................................................................................................. 59 2.5.1 Vorlage öffnen............................................................................ 60 2.5.2 Vorlage verwenden..................................................................... 61 2.5.3 Vorlage anpassen........................................................................ 61 2.5.4 Eigene Vorlagen erstellen............................................................ 62 2.6 Eigenschaften einer Arbeitsmappe ........................................................... 62 2.7 Datenaustausch mit anderen Programmen .............................................. 64 2.7.1 Ältere Excel-Versionen................................................................. 65 2.7.2 Dateiformate für Lotus 1-2-3....................................................... 66 2.7.3 Textdateiformate ........................................................................ 67 2.7.4 Weitere Programme.................................................................... 67

3

Blätter und Fenster ................................................................................... 69 3.1 Blätter ..................................................................................................... 70 3.1.1 Navigation zwischen Blättern...................................................... 71 3.1.2 Gemeinsames Bearbeiten............................................................ 73 3.1.3 Blätter organisieren..................................................................... 73 3.1.4 Darstellungsoptionen.................................................................. 76 3.1.5 Formatoptionen.......................................................................... 78 3.2 Fensterdarstellungen................................................................................ 80 3.2.1 Fenster, Vollbild und Symbol ...................................................... 82 3.2.2 Fenster anordnen........................................................................ 82 3.2.3 Ganzer Bildschirm....................................................................... 85 3.2.4 Fenster aus- und einblenden ....................................................... 85 3.2.5 Nebeneinander vergleichen ........................................................ 86 3.3 Arbeitsbereiche........................................................................................ 87 3.3.1 Arbeitsbereich speichern............................................................. 87 3.3.2 Arbeitsbereich wiederherstellen .................................................. 87

4

Daten eingeben und bearbeiten ........................................................... 89 4.1 Eingabe und Korrektur............................................................................. 89 4.1.1 Eingaben .................................................................................... 89 4.1.2 Korrektur .................................................................................... 91 4.2 Zellen und Bereiche markieren................................................................. 92 4.2.1 Mit der Maus.............................................................................. 92 4.2.2 Über die Tastatur ........................................................................ 94 4.2.3 Über das Namensfeld ................................................................. 95

Inhaltsverzeichnis

4.3

4.4

4.5

4.6

4.7

4.8

4.9 4.10

13

4.2.4 Weitere Eingabemodi..................................................................96 4.2.5 Über das Dialogfeld Gehe zu .......................................................96 Zahlenwerte eingeben .............................................................................97 4.3.1 Normale Zahlenwerte .................................................................98 4.3.2 Datums- und Uhrzeitangaben...................................................100 4.3.3 Logische Konstante...................................................................102 Berechnungen .......................................................................................102 4.4.1 AutoBerechnen .........................................................................103 4.4.2 Formeln ....................................................................................104 4.4.3 Relative und absolute Bezüge....................................................107 4.4.4 Funktionen ...............................................................................108 4.4.5 Fehlermeldungen......................................................................116 4.4.6 Formelüberwachung.................................................................117 Texteingaben ........................................................................................123 4.5.1 AutoKorrektur ...........................................................................124 4.5.2 Rechtschreibprüfung.................................................................126 4.5.3 Symbole und Sonderzeichen.....................................................128 4.5.4 Recherchieren...........................................................................130 4.5.5 Smarttags .................................................................................132 Zellen benennen....................................................................................135 4.6.1 Namen einfügen und anzeigen.................................................135 4.6.2 Namen verwenden ...................................................................137 Daten verschieben und kopieren............................................................139 4.7.1 Drag & Drop ............................................................................139 4.7.2 Menübefehle ............................................................................141 4.7.3 Office-Zwischenablage..............................................................142 4.7.4 Inhalte einfügen .......................................................................143 4.7.5 Relative und absolute Bezüge....................................................145 4.7.6 Sonderfälle des Kopierens .........................................................146 Ausfüllen................................................................................................147 4.8.1 Ausfüllen über Menübefehl .......................................................147 4.8.2 AutoAusfüllen mit der Maus......................................................150 4.8.3 Trends fortschreiben .................................................................151 Zellbereiche einfügen ............................................................................153 Inhalte oder Zellbereiche löschen...........................................................156 4.10.1 Zellinhalte löschen ....................................................................156 4.10.2 Zellbereiche löschen .................................................................157

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Inhaltsverzeichnis

4.11 Suchen und Ersetzen ............................................................................. 159 4.11.1 Suchen ..................................................................................... 159 4.11.2 Ersetzen.................................................................................... 161 4.11.3 Inhalte suchen .......................................................................... 162

5

Listen........................................................................................................... 165 5.1 Datenblöcke aufbauen........................................................................... 166 5.1.1 AutoVervollständigen................................................................ 167 5.1.2 Webabfragen............................................................................ 168 5.1.3 Eigene Abfragen erstellen ......................................................... 170 5.1.4 Daten aus einer Datenbank....................................................... 174 5.1.5 Textkonvertierungs-Assistent..................................................... 177 5.1.6 XML ......................................................................................... 179 5.1.7 Liste erstellen............................................................................ 182 5.2 Datenmaske .......................................................................................... 185 5.2.1 Maske erstellen ......................................................................... 185 5.2.2 Datensätze anzeigen und bearbeiten ........................................ 186 5.2.3 Suchkriterien ............................................................................ 186 5.3 Filtern .................................................................................................... 188 5.3.1 AutoFilter.................................................................................. 188 5.3.2 Spezialfilter ............................................................................... 191 5.4 Sortieren................................................................................................ 194 5.5 Teilergebnisse und Teilsummen ............................................................. 196 5.5.1 Teilergebnisse........................................................................... 196 5.5.2 Teilsummen.............................................................................. 199 5.6 Pivot-Tabellen........................................................................................ 201 5.6.1 Pivot-Tabelle erstellen ............................................................... 201 5.6.2 Pivot-Bericht ............................................................................. 205 5.6.3 Pivot-Diagramm ....................................................................... 206 5.6.4 Optionen.................................................................................. 207

6

Tabellen formatieren .............................................................................. 211 6.1 AutoFormat ........................................................................................... 213 6.2 Zellenformate ........................................................................................ 215 6.2.1 Schrift....................................................................................... 215 6.2.2 Ausrichtung .............................................................................. 217 6.2.3 Zahlenformate.......................................................................... 219 6.2.4 Rahmen, Linien und Muster...................................................... 224

Inhaltsverzeichnis

6.3 6.4 6.5 6.6

7

15

Zeilen und Spalten formatieren..............................................................228 Formatvorlagen .....................................................................................232 Bedingte Formatierung ..........................................................................234 Ansichten ..............................................................................................236

Diagramme ................................................................................................237 7.1 Diagramm erstellen ...............................................................................241 7.1.1 Daten markieren .......................................................................242 7.1.2 Diagramm-Assistent..................................................................243 7.2 Diagramm ändern .................................................................................246 7.2.1 Speicherort ...............................................................................247 7.2.2 Position und Größe...................................................................247 7.2.3 Diagrammtyp ändern ...............................................................249 7.2.4 Diagrammelemente ändern ......................................................250 7.3 Diagrammflächen ..................................................................................252 7.4 Datenreihen...........................................................................................257 7.4.1 Datenreihen ändern..................................................................257 7.4.2 Datenreihen formatieren...........................................................259 7.5 Beschriftungen.......................................................................................264 7.5.1 Titel und Achsenbeschriftungen................................................264 7.5.2 Legenden .................................................................................265 7.5.3 Datenbeschriftungen ................................................................266 7.5.4 Beschriftungen formatieren.......................................................268 7.5.5 Datentabelle .............................................................................268 7.6 Achsen und Gitternetzlinien...................................................................271 7.6.1 Achsen ein- und ausschalten .....................................................271 7.6.2 Gitternetz ein- und ausschalten.................................................272 7.6.3 Achsen formatieren...................................................................273 7.7 Trendlinien ............................................................................................279 7.8 Verfeinerungen ......................................................................................281 7.9 Diagramm löschen ................................................................................282

8

Objekte in Tabellen und Diagrammen ...............................................283 8.1 Zeichnungsobjekte ................................................................................284 8.1.1 Einfache Zeichnungsobjekte .....................................................286 8.1.2 AutoFormen .............................................................................288 8.1.3 Zeichnungsobjekte formatieren ................................................289

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Inhaltsverzeichnis

8.2 Grafiken................................................................................................. 293 8.2.1 ClipArt...................................................................................... 294 8.2.2 Grafikdateien ............................................................................ 296 8.2.3 Grafiken formatieren................................................................. 297 8.3 Schematische Darstellungen .................................................................. 298 8.4 WordArt ................................................................................................ 300 8.4.1 WordArt-Objekt erstellen .......................................................... 300 8.4.2 WordArt-Objekt formatieren ..................................................... 302 8.5 Andere Objekte ..................................................................................... 303 8.5.1 Neu erstellen ............................................................................ 304 8.5.2 Aus Datei erstellen .................................................................... 304

9

Drucken und versenden ......................................................................... 305 9.1 Seite einrichten...................................................................................... 305 9.1.1 Papierformat............................................................................. 306 9.1.2 Kopf- und Fußzeile ................................................................... 307 9.1.3 Seitenränder ............................................................................. 309 9.1.4 Tabelle ..................................................................................... 310 9.1.5 Diagramm ................................................................................ 313 9.2 Seitenumbruch ...................................................................................... 313 9.3 Seitenansicht ......................................................................................... 316 9.4 Ausdruck ............................................................................................... 317 9.5 Im Netz versenden ................................................................................ 319 9.5.1 Senden an E-Mail-Empfänger.................................................... 319 9.5.2 Senden an E-Mail-Empfänger (als Anlage)................................. 320 9.5.3 Onlinezusammenarbeit............................................................. 320

10 Arbeiten in Gruppen ............................................................................... 323 10.1 Schutzfunktionen................................................................................... 324 10.1.1 Lese-/Schreibschutz .................................................................. 324 10.1.2 Inhalte schützen ....................................................................... 326 10.1.3 Schutz-Symbolleiste .................................................................. 328 10.2 Gültigkeit und Kommentare .................................................................. 329 10.2.1 Gültigkeit ................................................................................. 329 10.2.2 Kommentare ............................................................................ 333 10.3 Änderungsprotokoll ............................................................................... 334 10.3.1 Änderungen aufzeichnen.......................................................... 334 10.3.2 Anzeige der Änderungen .......................................................... 336

Inhaltsverzeichnis

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10.3.3 Änderungen überprüfen ...........................................................337 10.4 Arbeitsmappe freigeben.........................................................................337 10.4.1 Vorarbeiten...............................................................................337 10.4.2 Freigabe ...................................................................................339 10.4.3 Freigabe aufheben ....................................................................341 10.5 Berechtigungen .....................................................................................342 10.5.1 Vorarbeiten...............................................................................343 10.5.2 Inhalte mit Zugriffseinschränkung erstellen ...............................343 10.5.3 Zugriffseinschränkungen entfernen...........................................347 10.6 Freigegebener Arbeitsbereich.................................................................347 10.6.1 Erstellen eines freigegebenen Arbeitsbereichs............................348 10.6.2 Arbeiten im freigegebenen Bereich ...........................................349 10.6.3 Arbeitsbereichsbefehle ..............................................................358 10.6.4 Dienstoptionen.........................................................................359

11 Makros ........................................................................................................361 11.1 Makro erstellen ......................................................................................362 11.1.1 Makro aufzeichnen ...................................................................362 11.1.2 AutoMakros ..............................................................................364 11.2 Makro ausführen....................................................................................365 11.2.1 Menübefehl verwenden ............................................................365 11.2.2 Tastatur verwenden ..................................................................366 11.2.3 Schaltfläche in der Symbolleiste ................................................367 11.3 Makro überarbeiten ...............................................................................368 11.3.1 Fenster......................................................................................368 11.3.2 Prozeduren ...............................................................................372 11.3.3 Steueranweisungen ..................................................................376 11.3.4 Kompilieren, testen und ausführen ...........................................380 11.3.5 Programmierbeispiele ...............................................................380

12 Individuell anpassen ...............................................................................383 12.1 Das Optionen-Dialogfeld .......................................................................383 12.1.1 Ansicht .....................................................................................384 12.1.2 Berechnung ..............................................................................385 12.1.3 Bearbeiten ................................................................................387 12.1.4 Allgemein .................................................................................389 12.1.5 Weboptionen............................................................................391 12.1.6 Dienstoptionen.........................................................................395

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Inhaltsverzeichnis

12.1.7 Umsteigen ................................................................................ 396 12.1.8 Benutzerdefinierte Listen........................................................... 397 12.1.9 Diagramm ................................................................................ 398 12.1.10 Farbe ........................................................................................ 400 12.1.11 International ............................................................................. 401 12.1.12 Speichern ................................................................................. 403 12.1.13 Fehlerüberprüfung.................................................................... 404 12.1.14 Rechtschreibung....................................................................... 405 12.1.15 Sicherheit ................................................................................. 406 12.2 Symbolleisten und Menüs anpassen....................................................... 411 12.2.1 Symbolleisten ........................................................................... 411 12.2.2 Menüs anpassen ....................................................................... 416 12.2.3 Befehle neu anordnen............................................................... 417 12.2.4 Optionen.................................................................................. 420 12.3 Add-Ins.................................................................................................. 421 12.4 Office-Assistent ...................................................................................... 423

13 Installation und Pflege ........................................................................... 425 13.1 Erstinstallation ....................................................................................... 425 13.1.1 Installation................................................................................ 426 13.1.2 Aktivierung ............................................................................... 429 13.2 Programmwartung ................................................................................ 430 13.2.1 Microsoft Excel ......................................................................... 431 13.2.2 Weitere Office-Komponenten ................................................... 433 13.3 Aktualisierungen .................................................................................... 434

Stichwortverzeichnis............................................................................... 435

Grundlagen

In diesem Kapitel werden die Grundlagen der Arbeit mit Microsoft Excel zusammenfasst. Die Mehrzahl dieser grundlegenden Techniken entspricht denen anderer Programme des Pakets Microsoft Office der aktuellen Version. Wenn Sie also bereits mit einem dieser Programme vertraut sind, wird Ihnen vieles bereits bekannt sein. Aber auch dann, wenn Sie bereits ein solches Office-Programm – beispielsweise Microsoft Word – kennen, sollten Sie den Inhalt dieses Kapitels zumindest überfliegen, da hier auch auf spezifische Elemente von Excel eingegangen wird und sich – im Vergleich zur Vorversion – einige Änderungen ergeben haben.

Die verschiedenen Methoden zum Öffnen von Microsoft Excel vom Windows-Desktop aus entsprechen den auch sonst bei unter Microsoft Windows laufenden Anwendungen üblichen. Die wichtigsten Elemente der Arbeitsfläche des Programms – speziell die Techniken zum Wählen von Befehlen mithilfe von Menüs, Dialogfeldern und Symbolleisten – sind im Prinzip gleich mit denen der Vorgängerversion. Seit Microsoft Office XP benutzen die Programme den so genannten Aufgabenbereich, in dem die am häufigsten auftretenden Aufgaben in Microsoft Office organisiert werden. Sie können hierüber beispielsweise neue Dokumente erstellen, Dateien öffnen, Dateien suchen oder den Inhalt der Zwischenablage anzeigen lassen. Auch das Hilfesystem des Programms sollten Sie unbedingt beherrschen. In der Version 2003 stehen neben den gewohnten Hilferessourcen und -werkzeugen, wie die lokalen Hilfedateien, der Office-Assistent etc., umfassende und aktuelle Informationen und Ressourcen auf der Website Microsoft Office Online zur Verfügung. Das Beenden von Microsoft Excel besorgen Sie wie auch bei anderen Microsoft Windows-Anwendungen üblich.

Achtung: Alle hier beschriebenen Hinweise – genau wie die Beschreibungen in den nachfolgenden Kapiteln – setzen voraus, dass sowohl eine aktuelle Version von Microsoft Windows – Windows XP oder Windows 2000 mit Service Pack 3 (SP3) oder höher – als Betriebssystem und auch Microsoft Excel – beziehungsweise Microsoft Office – in der Version 2003 auf Ihrem Rechner ordnungsgemäß installiert wurden.

20

Kapitel 1 – Grundlagen

In diesem Buch wurde Windows XP als Betriebssystem verwendet. Die Angaben in diesem Buch beziehen sich – wenn nicht speziell auf einen Sonderfall hingewiesen wird – insgesamt auf eine Standardinstallation des Programms. Hinweise zum Erweitern und Abändern der Standardinstallation finden Sie in Kapitel 13.

1.1

Microsoft Excel starten

Auf der Basis von Microsoft Windows können Sie Microsoft Excel auf unterschiedliche Weisen starten: _ Typischerweise starten Sie Microsoft Excel – wie alle Anwendungsprogramme – über

das Startmenü von Windows: Klicken Sie zuerst auf die Schaltfläche Start in der Taskleiste, um das Startmenü zu öffnen. Klicken Sie dann auf Alle Programme, um die auf dem System installierten Programme anzuzeigen. Durch einen Klick auf die Gruppe Microsoft Office blenden Sie ein Untermenü mit den Namen der auf Ihrem Rechner installierten Office-Programme ein. Klicken Sie in dieser Liste auf den Eintrag Microsoft Excel, um das Programm zu starten. _ Sollten Sie Microsoft Excel häufiger als andere Anwendungen verwenden, lohnt es

sich, eine Verknüpfung zu diesem Programm auf dem Windows-Desktop abzulegen. Sie können dann das Programm durch einen Doppelklick auf dieses Symbol starten. Tipp: Zum Erstellen einer Verknüpfung auf dem Desktop gibt es mehrere Methoden. Die schnellste besteht darin, über das Startmenü zum Eintrag für das Programm zu navigieren und diesen Eintrag mit gedrückt gehaltener rechter Maustaste aus dem Menü heraus auf den Desktop zu ziehen. Im Kontextmenü, das nach dem Loslassen der Maustaste gezeigt wird, wählen Sie dann HIERHER KOPIEREN. _ Wenn Sie bewirken wollen, dass Microsoft Excel bei jedem Start von Microsoft Win-

dows automatisch geöffnet wird, können Sie eine Verknüpfung zu Excel im Ordner Autostart ablegen. Sie finden diesen Ordner beispielsweise unter C:\Dokumente und Einstellungen\\Startmenü\Programme\Autostart.

1.2

1.2

Bildschirmelemente

21

Bildschirmelemente

Nach dem Starten von Microsoft Excel wird – nach einer kurzen Einblendung des Programmlogos – die Oberfläche des Programms angezeigt. Beim ersten Start des Programms nach der Installation wird diese in ihrer Standardeinstellung wiedergegeben. Einige der in dieser Einstellung gezeigten Elemente ändern sich während Ihrer Arbeit damit oder können nach Ihren Wünschen gezielt abgeändert werden. Hinweise zum Ändern der Oberfläche finden Sie in den nachfolgenden Kapiteln und speziell in Kapitel 12.

Bild 1.1: Die Excel-Arbeitsfläche beinhaltet diverse Elemente

Die Oberfläche besteht aus dem Anwendungsfenster, in dem die wesentlichsten Steuerungselemente angezeigt werden, und einem Dokumentfenster, in dem Sie Ihre Daten eingeben und bearbeiten können.

22

Kapitel 1 – Grundlagen

Anwendungsfenster Das Anwendungsfenster von Microsoft Excel ist der durch den äußeren Rahmen umschlossene Bereich.

Wie allgemein üblich, beinhaltet es eine Menü- und eine Symbolleiste und darunter – spezifisch für Excel – eine Bearbeitungsleiste (siehe hierzu Kapitel 4). Durch einen Klick auf das Symbol ganz links in der Titelleiste öffnen Sie das Systemmenü des Anwendungsfensters. Hierüber können Sie unter anderem die Position und Größe des Fensters einstellen. Wenn Sie Hilfe zum Programm benötigen, können Sie in dem standardmäßig mit Frage hier eingeben beschrifteten Feld Ihre Frage formulieren. Bestätigen Sie anschließend mit der Taste (Eingabe). Die Antwort(en) auf Ihre Frage werden im Aufgabenbereich Suchergebnisse angezeigt (siehe auch Abschnitt 1.5). Über das DropdownListenfeld können Sie zurück zu den vorher gestellten Fragen navigieren.

Dokumentfenster Das Fenster im Inneren ist das so genannte Dokumentfenster.

Es beinhaltet eine Arbeitsmappe (siehe hierzu Kapitel 2 und 3), die – standardmäßig – aus drei Tabellenblättern besteht. Zwischen diesen Blättern können Sie durch Klicken auf eine der Registerlaschen Tabelle1, Tabelle2 und Tabelle3 im unteren Bereich des Fensters wechseln. Ein Tabellenblatt selbst besteht aus einem rechteckigen Gitternetz mit 256 Spalten und 65.535 Zeilen. Die Spalten sind von links nach rechts mit den Buchstaben A bis Z beschriftet. Nach Z wird die Beschriftung mit AA bis AZ fortgeführt, dann BA bis BZ usw. bis IV. Die Zeilen sind von 1 bis 65536 nummeriert. Die Schnittflächen der Spalten und Zeilen werden als Zellen bezeichnet. Eine Zelle ist die Grundeinheit der Tabelle. Hier werden die einzelnen Daten eingegeben. Bis zu 32.000 Zeichen können in einer Zelle eingegeben werden. Zellen werden mit den Bezeichnungen der dazugehörenden Spalte und Zeile benannt. Beispielsweise trägt die Zelle in der oberen linken Ecke – also die in der ersten Zeile der ersten Spalte – den Namen A1. Diese Angabe wird auch als Zelladresse bezeichnet. Mindestens eine der Zellen ist immer markiert. Diese erkennen Sie an der stärkeren Umrandung. Beim Öffnen von Excel mit einer leeren Arbeitsmappe ist beispielsweise die Zelle A1 markiert.

1.3

Programmsteuerung

23

Der Mauszeiger hat die Form eines Kreuzes, solange er sich innerhalb der Tabelle befindet. Wenn Sie diesen Mauszeiger auf eine Zelle bewegen und dann die linke Maustaste drücken, wird diese Zelle aktiviert. Den Erfolg erkennen Sie an der stärkeren Umrandung der Zelle. Über die Bildlaufleisten können Sie den im Fenster angezeigten Bereich der Tabelle mit den üblichen Methoden verschieben: Klicken Sie auf die entsprechende Pfeilschaltfläche, um eine weitere Zeile oder Spalte anzuzeigen; verschieben Sie das Bildlauffeld, um größere Bereiche zu überspringen. Durch Klicken auf den Bereich zwischen Bildlauffeld und Pfeilschaltflächen erreichen Sie eine Bewegung um die Breite beziehungsweise Höhe des Bildschirms.

1.3

Programmsteuerung

Die Techniken der Programmsteuerung entsprechen denen bei anderen Programmen im Paket Microsoft Office der aktuellen Version und ähneln denen anderer WindowsAnwendungen.

1.3.1 Menüs der Menüleiste Über die Menüleiste können Sie die wichtigsten Befehle zum Steuern des Programms aufrufen. Die Programme der aktuellen Version der Microsoft Office-Familie verwenden die seit Version 2000 üblichen adaptiven Menüs – auch personalisierte Menüs genannt –, in denen nach dem Aufklappen zunächst nur die üblicherweise am häufigsten verwendeten Befehle angezeigt werden. Weitere Befehle können Sie in den Menüs anzeigen lassen, indem Sie nach dem Öffnen einige Zeit warten oder auf die doppelten Pfeilspitzen am unteren Rand des Menüs klicken. Wenn Sie einen von diesen weniger häufig verwendeten Befehlen aufrufen, wird er bei der weiteren Arbeit automatisch im Menü mit angezeigt. Im Verlauf der Arbeit werden die Menüs also automatisch personalisiert: Die Befehle, die Sie am häufigsten verwenden, werden angezeigt und die Befehle, die Sie geraume Zeit nicht benutzt haben, werden ausgeblendet. Tipp: Ist auf der Registerkarte Optionen im Dialogfeld zum Befehl ANPASSEN im Menü EXTRAS das Kontrollkästchen Menüs immer vollständig anzeigen aktiviert, werden in den Menüs nach dem Aufklappen stets alle Befehle angezeigt.

24

Kapitel 1 – Grundlagen

Ansonsten gelten für die Arbeit mit den Menüs die üblichen Regeln:

Die Mehrzahl der Menübefehle wird nach dem Aufruf sofort ausgeführt. Eine Ausnahme bilden die Befehle, die mit drei Punkten enden, nach deren Wahl ein Dialogfeld mit weiteren Optionen angezeigt wird (siehe hierzu weiter unten in diesem Kapitel). Bei Menübefehlen, die rechts mit einem kleinen Dreiecksymbol versehen sind, erscheint nach der Anwahl ein Untermenü, in dem Sie den Befehl weiter spezifizieren müssen. Sie können Menübefehle über die Tastatur ausführen lassen: Um ein Menü anzuzeigen, drücken Sie die (Alt)-Taste zusammen mit dem Buchstaben, der im Namen des Menüs unterstrichen ist – beispielsweise (Alt)+(A) für das ANSICHT-Menü. Um anschließend über die Tastatur einen Menübefehl auszuwählen, drücken Sie die Taste für den Buchstaben, der im Befehl unterstrichen ist – beispielsweise (Z) für ZOOM. Einige Menübefehle sind manchmal abgeblendet. Solche nicht aktiven Befehle werden etwas blasser dargestellt. Sie können nicht angesprochen werden. Wenn viele Menübefehle abgeblendet sind, haben Sie wahrscheinlich alle oder mehrere Arbeitsblätter gemeinsam markiert. Das erkennen Sie an den weißen Registerlaschen. Um eine solche Markierung rückgängig zu machen und nur das aktive Blatt zu markieren, halten Sie (Umschalt) gedrückt und klicken dann auf die Registerlasche mit dem fett angezeigten Blattnamen.

Tipp: Über das Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS können Sie verschiedene Elemente des Programms abschalten und diverse Optionen für das Verhalten von Menüs und Symbolleisten festlegen (siehe Kapitel 12).

1.3.2 Kontextmenüs Für bestimmte Teile des Bildschirms können Sie so genannte Kontextmenüs anzeigen lassen, in denen die wichtigsten Befehle zu diesem Programmelement zusammengefasst sind. Sie zeigen ein Kontextmenü an, indem Sie den Mauszeiger auf eine bestimmte Stelle auf der Arbeitsfläche setzen und dann mit der rechten Maustaste klicken oder (Umschalt)+ (F10) drücken.

1.3

Programmsteuerung

25

1.3.3 Aufgabenbereiche Die am häufigsten auftretenden Aufgaben werden bei den Programmen der Office-Familie im Aufgabenbereich organisiert, der standardmäßig am rechten Rand des Bildschirms angezeigt wird. In diesen Aufgabenbereichen werden beispielsweise die Befehle zur Dateiverwaltung, zum Suchen, die Inhalte der Zwischenablage oder die Optionen zum Einfügen von ClipArts angezeigt. Nach dem Starten von Excel wird standardmäßig der Aufgabenbereich Erste Schritte gezeigt. Dieser besteht aus zwei Abschnitten: 1. Im oberen Bereich finden Sie Links zu eventuell interessierenden Themen der OnlineHilfe. Die angezeigten Themen werden vom Programm immer wieder gewechselt. Sie können auch in der Hilfe suchen lassen, indem Sie im Feld Suchen nach einen Begriff eingeben und anschließend durch einen Klick auf die Schaltfläche mit dem grünen Pfeil bestätigen.

Bild 1.2: Über Aufgabenbereiche können Sie bestimmte Tätigkeiten durchführen

2. Im unteren Teil können Sie entscheiden, welche Art von Arbeit Sie mit Excel als Nächstes durchführen wollen. Hier werden die kürzlich geöffneten Excel-Dateien

26

Kapitel 1 – Grundlagen

angezeigt; durch einen Klick auf den entsprechenden Link können Sie sie wieder schnell auf den Bildschirm bringen. Über Weitere lassen Sie das Dialogfeld Öffnen einblenden, über das Sie auch Dateien öffnen können, die nicht im Aufgabenbereich Erste Schritte aufgelistet werden. Der Link Eine neue Arbeitsmappe erstellen wechselt zum Aufgabenbereich Neue Arbeitsmappe (siehe Kapitel 2). Tipp: Sie können die automatische Anzeige des Aufgabenbereichs beim Starten über die Option Startaufgabenbereich auf der Registerkarte Ansicht des Dialogfeldes zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS an- und abschalten.

In der Titelleiste wird der Zweck des Aufgabenbereichs beschrieben. Die sonst noch verfügbaren Aufgabenbereiche können Sie über das Listenfeld zur Titelleiste anzeigen lassen und auswählen. Durch einen Klick auf die Schließen-Schaltfläche (x) in der Titelleiste können Sie den Aufgabenbereich ausblenden. Eine erneute Anzeige erreichen Sie über entsprechende Menübefehle – beispielsweise den Befehl NEU im Menü DATEI für den Aufgabenbereich Neue Arbeitsmappe. Hinweise zu den einzelnen Aufgabenbereichen finden Sie in den nachfolgenden Kapiteln. Jeder Aufgabenbereich verfügt über eine kleine Symbolleiste, mit deren Schaltflächen Sie zwischen den einzelnen Inhalten navigieren können.

Symbol

Beschreibung Schaltet nach einem Wechsel des Aufgabenbereichs zurück zum vorher angezeigten Aufgabenbereich. Zeigt nach einem Rücksprung wieder den vorher gezeigten Aufgabenbereich an. Zeigt die Startseite des Aufgabenbereichs – die Seite Erste Schritte – wieder an.

Tabelle 1.1: Die Symbolleiste zum Navigieren zwischen den verschiedenen Aufgabenbereichen

1.3.4 Symbolleisten Die Schaltflächen der Symbolleisten dienen dazu, häufig verwendete Befehle direkt durch Anklicken ausführen zu können, ohne vorher ein Menü aufklappen zu müssen. Die Bedeutung einer Schaltfläche in einer Symbolleiste erfahren Sie, wenn Sie den Mauszeiger

1.3

Programmsteuerung

27

darauf ruhen lassen – sie wird dann in einer QuickInfo angezeigt. Diese Funktion können Sie über das Dialogfeld zum Befehl ANPASSEN im Menü EXTRAS an- und abschalten.

Bild 1.3:

Die Standard-Symbolleiste enthält die Schaltflächen für häufig benutzte Funktionen

Standardmäßig werden bei Excel zunächst zwei Symbolleisten angezeigt: die Standard-

und die Format-Symbolleiste. Andere Symbolleisten werden bei Bedarf automatisch aktiviert. Sie können sie aber auch selbst ein- und ausschalten. Hinweise dazu finden Sie in Kapitel 12. In der Grundeinstellung des Programms werden Standard- und Format-Symbolleiste

zusammen in einer Zeile angezeigt. Das führt dazu, dass nicht alle Schaltflächen dieser Symbolleisten angezeigt werden, hat aber den Vorteil, dass Ihnen ein größerer Teil des Bildschirms für die Anzeige des Dokuments zur Verfügung steht. Wo die StandardSymbolleiste aufhört und die Format-Symbolleiste anfängt, erkennen Sie an der Marke mit den vier Punkten. Zugang zu den in dieser Darstellung gerade nicht angezeigten Schaltflächen der Symbolleiste erhalten Sie, nachdem Sie auf die Schaltfläche mit dem nach unten zeigenden Dreieck am rechten Rand der Symbolleiste klicken. Tipp: Über das Dialogfeld zum Befehl ANPASSEN im Menü EXTRAS können Sie Standard- und Format-Symbolleiste auch in zwei Zeilen darstellen lassen (siehe Kapitel 12). Wenn Sie die in der Standardeinstellung nicht angezeigten Schaltflächen häufiger nutzen, sollten Sie diese Anpassung vornehmen. Über dieses Dialogfeld können Sie auch vergrößerte Symbole für die Schaltflächen anzeigen lassen. Auch Symbolleisten zeigen – wie die Menüs – ein adaptives Verhalten: Wenn der Platz

nicht zur Anzeige aller Schaltflächen ausreicht, werden nur die Schaltflächen angezeigt, die Sie bei der Arbeit mit dem Programm häufiger benutzt haben. Die restlichen können Sie anzeigen lassen, indem Sie auf die Schaltfläche mit dem nach unten zeigenden Dreieck am rechten Rand einer Symbolleiste klicken. Nach Wahl einer solchen zusätzlichen Schaltfläche wird diese in die entsprechende Symbolleiste eingebaut. Dafür wird eine weniger häufig benutzte entfernt. Sie können eine Symbolleiste aus ihrer Verankerung lösen und an eine beliebige Stelle

auf dem Bildschirm verschieben. Dazu setzen Sie den Mauszeiger auf die Marke mit

28

Kapitel 1 – Grundlagen

den vier Punkten und verschieben dann die Leiste bei gedrückt gehaltener Maustaste. Eine nicht verankerte Symbolleiste können Sie beliebig auf der Arbeitsfläche bewegen. Ebenso lassen sich Breite und Höhe verändern. Um sie wieder zu verankern, doppelklicken Sie auf die Titelleiste.

Schaltflächen der Standard-Symbolleiste Die Bezeichnung und Bedeutung der Schaltflächen in der Standard-Symbolleiste finden Sie in der nachfolgenden Tabelle.

Symbol

Beschreibung Neu – Erstellt ein neues Microsoft Excel-Dokument in Form einer neuen

Arbeitsmappe. Öffnen – Zeigt das Dialogfeld Öffnen an, über das Sie ein vorhandenes

Dokument öffnen können. Speichern – Speichert das aktuelle Dokument. Hatten Sie bisher noch nicht gespeichert, wird zunächst das Dialogfeld Speichern unter angezeigt. Berechtigung – Erlaubt, den Zugriff auf das aktuelle Dokument einzuschränken. E-Mail – Startet den E-Mail-Editor, über den Sie Ihre Arbeitsmappe oder ein Blatt daraus als E-Mail versenden können. Drucken – Druckt das aktuelle Dokument mit den für den Drucker gewählten Einstellungen aus. Seitenansicht – Zeigt das aktuelle Dokument in der Seitenansicht an. Benutzen Sie diese Darstellung vor einem Ausdruck. Rechtschreibung – Startet die Rechtschreibprüfung. In allen Office-Programmen gelten standardmäßig dieselben Wörterbücher. Recherchieren – Öffnet den gleichnamigen Aufgabenbereich, über den Sie Referenzinformationen zu Begriffen sammeln können. Ausschneiden – Verlagert den markierten Bereich in die Zwischenablage. Kopieren – Kopiert den markierten Bereich in die Zwischenablage. Einfügen – Fügt den Inhalt der Zwischenablage an der Markierung ein. Format übertragen – Kopiert ein Format von einem Zellbereich auf einen

anderen.

1.3

Symbol

Programmsteuerung

29

Beschreibung Rückgängig – Macht den letzten Befehl oder die letzte Eingabe rückgängig. Wiederherstellen – Führt einen rückgängig gemachten Befehl wieder aus. Euroumrechnung – Zeigt das Dialogfeld Euroumrechnung an. Hyperlink einfügen – Fügt einen Hyperlink an der markierten Stelle ein. AutoSumme – Berechnet die Summe der Zahlenwerte im markierten Bereich. Aufsteigend sortieren – Sortiert die Daten im markierten Bereich in aufsteigen-

der Reihenfolge. Absteigend sortieren – Sortiert die Daten im markierten Bereich in absteigender

Reihenfolge. Diagramm-Assistent – Startet den entsprechenden Assistenten, über den Sie die

vorher markierten Daten grafisch darstellen können. Zeichnen – Zeigt die Zeichnen-Symbolleiste an (oder blendet sie aus), mit deren

Schaltflächen Sie grafische Elemente einfügen können. Zoom – Ermöglicht das Einstellen des Vergrößerungsmaßstabs für das Blatt. Microsoft Office Excel-Hilfe – Zeigt den Office-Assistenten oder die Microsoft

Excel-Hilfe an. Tabelle 1.2: Die Standard-Symbolleiste beinhaltet allgemein wichtige Befehle Einige Schaltflächen haben die Funktion eines Umschalters. Ein erster Klick darauf

schaltet eine bestimmte Funktion ein, ein zweiter schaltet sie wieder aus. Manche Schaltflächen weisen ein nach unten zeigendes Dreieck auf. Ein Klick darauf

öffnet ein kleines Menü oder eine Liste, aus dem/der Sie eine Option auswählen können. Bei einigen davon – besonders bei Schaltflächen in der Format-Symbolleiste – wird die von Ihnen zuletzt gewählte Option gespeichert. Wenn Sie die vorher ausgewählte Option – beispielsweise die Schriftfarbe Rot – wieder benutzen wollen, reicht es aus, dass Sie einfach auf die Schaltfläche klicken; das Menü brauchen Sie nur zu öffnen, wenn Sie eine andere Option auswählen möchten. Einige zu einer Schaltfläche gehörende Menüs sind »abreißbar«. Das erkennen Sie an

einem kleinen Balken mit mehreren Punkten am oberen Rand des Menüs. Sie können ein solches Menü nach dem Öffnen mit der Maus aus seiner ursprünglichen Position

30

Kapitel 1 – Grundlagen

herausziehen und als unverankerte Symbolleiste für den schnellen Zugriff auf dem Bildschirm ablegen.

1.3.5 Dialogfelder Drei Punkte hinter einem Menübefehl zeigen an, dass der Befehl bei einem Klick darauf nicht unmittelbar ausgeführt, sondern ein Dialogfeld angezeigt wird. Solche Dialogfelder dienen dazu, verschiedene Gruppen von Einstellungen zu einem bestimmten Themenbereich vorzunehmen und diese dann gemeinsam zu bestätigen. In der Titelleiste finden Sie die Bezeichnung für das Dialogfeld. Nach Abschluss der Einstellungen in einem Dialogfeld müssen Sie diese entweder durch Anklicken der Schaltfläche OK im Programm übernehmen oder durch einen Klick auf die Schaltfläche Abbrechen ablehnen. Beim Ablehnen werden auch jene Änderungen verworfen, die Sie gegebenenfalls auf anderen Registerkarten dieses Dialogfeldes vorgenommen haben. In einem Dialogfeld finden Sie verschiedene Möglichkeiten, Programmoptionen einzustellen: Registerkarten, Kontrollkästchen, Optionsgruppen, Textfelder, Drehfelder, Listenfelder usw. Die folgende Tabelle beschreibt die einzelnen Elemente.

Element

Beschreibung In der Titelleiste finden Sie die Bezeichnung für das Dialogfeld. Sie können ein Dialogfeld auf dem Bildschirm verschieben. Dazu führen Sie den Mauszeiger auf die Titelleiste des Dialogfeldes, drücken die linke Maustaste und ziehen dann das Dialogfeld bei gedrückt gehaltener Maustaste an eine andere Stelle auf der Arbeitsfläche. Einige Dialogfelder verfügen über mehrere Registerkarten. Klicken Sie auf eine der Registerlaschen, um die gewünschte Registerkarte anzuzeigen. Je nachdem, welche Registerkarte Sie aktivieren, zeigt das Dialogfeld unterschiedliche Inhalte. In einer Optionsgruppe kann immer nur eine Option eingeschaltet sein. Klicken Sie die gewünschte an. Die aktuell aktive Option erkennen Sie an dem Punkt im Kreis.

1.3

Element

Programmsteuerung

31

Beschreibung Über Kontrollkästchen können Sie die damit verbundene Option aktivieren oder deaktivieren. Eine aktivierte Option erkennen Sie an dem Häkchen im Kästchen. Zum Aktivieren oder Deaktivieren klicken Sie innerhalb des Kästchens. In ein Textfeld können beziehungsweise müssen Sie Daten eingeben. Einige dieser Felder akzeptieren nur bestimmte Formen von Daten. Viele Textfelder zeigen bereits eine Voreinstellung. Ist ein Eintrag schon markiert – das erkennen Sie an der inversen Darstellung –, können Sie ihn direkt überschreiben. Anderenfalls müssen Sie ihn zuerst markieren. Das erreichen Sie am einfachsten, indem auf dem vorhandenen Eintrag einen Doppelklick ausführen. Sie können den vorhandenen Eintrag aber auch für Ihre Eingabe mit verwenden und editieren. In Drehfeldern müssen Sie einen Wert einstellen. Benutzen Sie dazu die Schaltflächen mit den Pfeilen. Die nach oben zeigende Spitze erhöht den Wert, die nach unten zeigende verringert ihn. Oder tippen Sie den Wert direkt in das Feld ein. Bei Listenfeldern müssen Sie einen Wert aus einer Liste mit mehreren Alternativen auswählen. Längere Listen verfügen über eine Bildlaufleiste, über die Sie durch die Liste blättern können. Nachdem Sie das Feld aktiviert haben, können Sie zur Navigation darin auch die Pfeiltasten der Tastatur einsetzen.

Ein geschlossenes Dropdown-Listenfeld müssen Sie erst aufklappen, um darin eine Auswahl vornehmen zu können. Sie tun dies, indem Sie auf das Pfeilsymbol neben dem Feld klicken. Auch hier finden Sie bei längeren Listen Bildlaufleisten, über die Sie durch die Liste blättern können.

32

Element

Kapitel 1 – Grundlagen

Beschreibung Ein Klick auf eine Schaltfläche, deren Bezeichnung mit drei Punkten endet, bewirkt die Anzeige eines weiteren Dialogfeldes. Schaltflächen sind manchmal mit einer grafischen Darstellung versehen. Das macht ihre Wirkung deutlich. Einige Dialogfelder verfügen über eine Schaltfläche mit der Bezeichnung Optionen. Ein Klick darauf führt meist zu einer Erweiterung des Dialogfeldes, das heißt, es werden zusätzliche Optionen angezeigt; ein weiterer Klick blendet diese wieder aus. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen erst dann über die Schaltfläche OK, wenn Sie alle gewünschten Änderungen – auch die auf den anderen Registerkarten des Dialogfeldes – vorgenommen haben. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Abbrechen werden sämtliche Änderungen, die Sie – auch auf anderen Registerkarten – in diesem Dialogfeld vorgenommen haben, verworfen. Die Schaltfläche mit dem Kreuz dient zum Schließen des Dialogfeldes. Denselben Effekt erreichen Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Abbrechen. Die Schaltfläche mit dem Fragezeichen benutzen Sie, wenn Sie sich über die Funktion eines Elements in einem Dialogfeld nicht im Klaren sind.

Tabelle 1.3: Elemente eines Dialogfeldes

Sie können zur Auswahl der Einstellungen in einem Dialogfeld auch die Tastatur benutzen. Das ist zwar recht umständlich, kann aber hilfreich sein, wenn die Maus einmal ihren Dienst aufgibt. Um eine Option in einem Dialogfeld über die Tastatur einzustellen, drücken Sie die (Alt)-Taste zusammen mit dem Buchstaben, der im Namen der Option unterstrichen ist. In Listenfeldern können Sie anschließend mithilfe der Pfeiltasten die gewünschte Einstellung wählen.

1.4

Standardbefehle

Taste(n)

Beschreibung

(Strg)+(Tab)

Vorwärts durch die Registerkarten gehen.

33

(Umschalt)+(Strg)+(Tab) Rückwärts durch die Registerkarten gehen. (Tab)

Vorwärts durch die einzelnen Optionen des Dialogfeldes gehen.

(Umschalt)+(Tab)

Rückwärts durch die Optionen gehen.

(Leertaste)

Eine Schaltfläche aktivieren, sofern das aktuelle Steuerelement eine Schaltfläche ist, oder ein Kontrollkästchen aktivieren oder deaktivieren, sofern das aktuelle Steuerelement ein Kontrollkästchen ist.

(Unten)

Ein ausgewähltes Dropdown-Listenfeld öffnen.

(Eingabe)

Eine ausgewählte Schaltfläche aktivieren.

(Esc)

Den aktuellen Vorgang abbrechen und das Dialogfeld ohne Übernahme der Änderungen schließen.

Tabelle 1.4: Tastenkombinationen in Dialogfeldern

1.4

Standardbefehle

Einige Menübefehle finden Sie in allen Office-Programmen und auch bei praktisch allen unter Microsoft Windows laufenden Anwendungen. Dazu gehören die Einstellung des Vergrößerungsmaßstabs zur Bildschirmanzeige sowie die Rücknahme und die Wiederherstellung von Befehlen und Aktionen. Hinweis: Auch das Verschieben oder Kopieren von Elementen an andere Stellen im Dokument passiert bei Excel so wie bei anderen unter Microsoft Windows laufenden Anwendungen. Allerdings kommen bei Office-Programmen zusätzliche Elemente ins Spiel, sodass diese Befehle sinnvoller an anderer Stelle – in Kapitel 4 – erklärt werden.

1.4.1 Vergrößerungsmaßstab Mit dem Befehl ZOOM in Menü ANSICHT finden Sie die Möglichkeit, den Maßstab der Vergrößerung Ihrer Daten auf dem Bildschirm zu regeln. Die Größe des Ausdrucks wird davon nicht beeinflusst. Nach Auswahl des Befehls wird das Dialogfeld Zoom angezeigt, in dem Sie den gewünschten Maßstab einstellen können.

34

Kapitel 1 – Grundlagen

Bild 1.4: Im Dialogfeld Zoom können Sie die Vergrößerung einstellen Standardmäßig ist ein Maßstab von 100% gewählt. Stellen Sie über die verfügbaren

Optionen die gewünschte Vergrößerung/Verkleinerung ein. Wenn Sie die Option Benutzerdefiniert aktiviert haben, können Sie hier den ge-

wünschten Maßstab zwischen 10% und 400% selbst eingeben. Durch Wahl von An Markierung anpassen bewirken Sie, dass ein vorher markierter

Zellbereich maximal vergrößert wird. Tipp: Der Vergrößerungsmaßstab lässt sich auch über die Schaltfläche ZOOM in der StandardSymbolleiste einstellen. Sie können dazu auf das nach unten zeigende Dreieck klicken und dann die gewünschte Darstellung im daraufhin geöffneten Listenfeld auswählen oder den gewünschten Wert direkt im Feld als Prozentzahl eingeben.

1.4.2 Befehle rückgängig machen Die Mehrzahl der Eingaben und Befehle können Sie rückgängig machen. Falls Sie also einen Befehl irrtümlich aufgerufen haben, können Sie ihn über RÜCKGÄNGIG im Menü BEARBEITEN widerrufen. Denselben Effekt erfüllt ein Klick auf die Schaltfläche Rückgängig in der Standard-Symbolleiste. Über das Listenfeld zu dieser Schaltfläche können Sie mehrere nacheinander ausgeführte Befehle oder durchgeführte Eingaben in einem Arbeitsschritt widerrufen. Um einen rückgängig gemachten Befehl wieder gültig zu machen, wählen Sie WIEDERHERSTELLEN im Menü BEARBEITEN oder klicken auf die Schaltfläche Wiederherstellen in

1.5

Programmhilfen

35

der Standard-Symbolleiste. Wie beim Rückgängigmachen können Sie über das Listenfeld zur Schaltfläche mehrere rückgängig gemachte Befehle in einem Schritt wiederherstellen.

Tasten

Beschreibung

(Strg)+(Z)

Befehl rückgängig machen Rückgängig gemachten Befehl wiederherstellen

(Strg)+(Y)

Tabelle 1.5: Tastenkürzel zum Rückgängigmachen und Wiederherstellen

Achtung: Der Speicher, in dem die Informationen zum Rückgängigmachen abgelegt werden, wird gelöscht, sobald Sie das aktuelle Dokument speichern. Nach dem Speichern können Sie also keine der vorher durchgeführten Aktionen mehr rückgängig machen!

1.5

Programmhilfen

Denken Sie bei Problemen während Ihrer Arbeit mit Excel immer daran, dass das Programm über ein umfangreiches Hilfesystem verfügt, das Sie jederzeit aufrufen können.

1.5.1 Werkzeuge Einen schnellen Aufruf der Hilfe erreichen Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Microsoft Office Excel-Hilfe in der Standard-Symbolleiste. Den zusammenfassenden Zugang zu den Instrumenten des Hilfesystems bieten die Befehle im Menü ?.

Taste(n)

Beschreibung

(F1)

Zeigt den Aufgabenbereich Excel-Hilfe an. Aktivieren/Deaktivieren des Fensters mit den Hilfeinformationen zum geöffneten Dialogfeld.

(Umschalt)+(F1)

Tabelle 1.6: Auch der Zugang zur Hilfe ist über Tastenkürzel möglich

36

Kapitel 1 – Grundlagen

Aufgabenbereich Hilfe Nach einem Klick auf die Schaltfläche Microsoft Office Excel-Hilfe oder nach Drücken von (F1) wird der Aufgabenbereich Excel-Hilfe eingeblendet. Durch Eingeben eines Begriffs im Feld Suchen nach und anschließende Bestätigung über (Eingabe) oder durch einen Klick auf die Schaltfläche mit dem grünen Pfeil rechts davon können Sie im Inhalts- beziehungsweise Stichwortverzeichnis der so genannten Offline-Hilfe nach diesem Begriff suchen lassen. In einigen Fällen müssen Sie diese Frage weiter präzisieren. Der untere Teil des Aufgabenbereichs bietet Ihnen den Zugang zu Microsoft Office Online. Tipp: Sie können den Begriff oder die Frage auch über das Eingabefeld Frage hier eingeben ganz rechts in der Menüleiste des Excel-Fensters an das Hilfesystem übermitteln. Bestätigen Sie abschließend über die Taste (Eingabe). Den Zugang zu schon einmal gestellten Fragen erhalten Sie nach dem Öffnen des Dropdown-Listenfeldes.

Bild 1.5: Der Aufgabenbereich Excel-Hilfe liefert den Einstieg in die Programmhilfe

1.5

Programmhilfen

37

1.5.2 Der Office-Assistent Ein für den Anfänger vielleicht nützliches Werkzeug ist der Office-Assistent. Da er standardmäßig nicht aktiviert ist, muss das durch ein erstes Ansprechen des Befehls OFFICEASSISTENTEN ANZEIGEN im Menü ? nachgeholt werden. Dieser Assistent erfüllt eine ähnliche Funktion wie das Eingabefeld in der Menüleiste: Falls Sie eine Frage haben sollten, klicken Sie auf den Assistenten und geben dann Ihre Frage ein. Bestätigen Sie abschließend über die Schaltfläche Suchen. Sollte der Assistent Ihre Frage nicht eindeutig interpretieren können, müssen Sie sie gegebenenfalls präzisieren. Dieser Assistent unterstützt Sie aber auch unaufgefordert bei der Arbeit mit neuen Programmelementen: Er gibt Ihnen Tipps und bietet Hilfe zu einer Vielzahl von Programmdetails. Er wird in allen Microsoft Office-Programmen verwendet. Wenn Sie die Optionen für den Assistenten ändern, beispielsweise die Art der angezeigten Tipps, wirken sich diese Änderungen auf den Assistenten in allen Office-Programmen aus. Tipp: Über den Befehl OFFICE-ASSISTENTEN

AUSBLENDEN im Menü ? schalten Sie den aktivierten Office-Assistenten wieder aus. Die Verhaltensweise dieses Assistenten können Sie über ein Dialogfeld einstellen, das Sie über den Befehl OPTIONEN im Kontextmenü zum Assistenten anzeigen lassen (siehe Kapitel 12).

1.5.3 Inhaltsverzeichnis zur Hilfe Die auf Ihrem Rechner vorhandenen Hilfeinformationen zu Excel können Sie anzeigen lassen, indem Sie im Aufgabenbereich Excel-Hilfe auf den Link Inhaltsverzeichnis klicken.

Ein geschlossenes Buch signalisiert, dass zu diesem Themenbereich weitere Unterthemen existieren. Klicken Sie darauf, um diese anzuzeigen. Bei einem geöffneten Buch werden die dazugehörigen Unterebenen angezeigt. Klicken Sie auf das Buchsymbol, um die Unterthemen wieder auszublenden. Das Symbol mit dem Fragezeichen steht für die unterste Ebene im Inhaltsverzeichnis. Klicken Sie darauf, um das entsprechende Hilfethema anzuzeigen.

In vielen Hilfethemen können zusätzliche Informationen mittels erweiterbarer Hyperlinks angezeigt oder ausgeblendet werden. Sie müssen also nicht zu einem anderen Hilfethema springen, um diese Informationen anzuzeigen. Diese erweiterbaren Hyperlinks können einzeln aufgerufen oder mit Alle anzeigen beziehungsweise Alle ausblenden oben rechts im Hilfethemafenster gleichzeitig geöffnet beziehungsweise geschlossen werden.

38

Kapitel 1 – Grundlagen

Die Schaltflächen am oberen Rand des Fensters dienen zum großen Teil der Navigation in der Hilfe.

Symbol

Beschreibung Automatisch nebeneinander – Zeigt das Hilfefenster neben dem Aufgaben-

bereich Excel-Hilfe an. Ein nochmaliger Klick schaltet zurück. Zurück – Schaltet nach dem Anzeigen mehrerer Hilfethemen zurück zum vorher angesehenen. Vorwärts – Zeigt nach einem Zurückschalten wieder das vorher angezeigte Hilfethema an. Drucken – Druckt das aktuelle Hilfethema.

Tabelle 1.7: Die Funktionen der Schaltflächen im Hilfethemafenster

1.5.4 Microsoft Office Online Wenn Sie über eine Verbindung zum Internet verfügen, können Sie mit dem Befehl MICROSOFT OFFICE ONLINE im Menü ? direkt zur Microsoft Office-Website wechseln. Dort finden Sie die aktuellsten Hilfeinformationen, können auf technische Ressourcen zugreifen und kostenlose Produkterweiterungen herunterladen, ohne das jeweilige Office-Programm verlassen zu müssen.

1.5.5 Direkthilfe in Dialogfeldern Dialogfelder verfügen in der Regel über eine eigene Hilfeschaltfläche, über die Sie Informationen zu den in diesem Dialogfeld verfügbaren Optionen erhalten. Klicken Sie auf die Schaltfläche ? in der Titelleiste des Dialogfeldes, um ein separates Fenster mit entsprechenden Informationen zu öffnen.

1.6

1.6

Microsoft Excel beenden

39

Microsoft Excel beenden

Um Microsoft Excel zu beenden, stehen verschiedene Verfahren zur Verfügung: Klicken Sie auf die Schließen-Schaltfläche ganz rechts in der Titelleiste des Microsoft

Excel-Anwendungsfensters oder öffnen Sie das DATEI-Menü und wählen Sie den Befehl BEENDEN oder öffnen Sie das Systemmenü des Anwendungsfensters und wählen Sie den Befehl

SCHLIESSEN oder doppelklicken Sie auf das Systemmenüfeld des Anwendungsfensters.

Falls geöffnete Dateien geändert und noch nicht gespeichert wurden, wird abgefragt, ob diese Änderungen vor dem Schließen gespeichert werden sollen.

Bild 1.6: Die Abfrage zum Speichern geänderter Arbeitsmappen

Hinweis: Weitere Informationen zum Speichern von Dateien finden Sie gleich im Anschluss in Kapitel 2.

Dokumentverwaltung mit Arbeitsmappen

Die in Microsoft Excel eingegebenen Daten werden in Dateien verwaltet, die als Arbeitsmappen oder auch – wie allgemein sonst bei Microsoft Office üblich – als Dokumente bezeichnet werden. Die grundlegenden Techniken zum Verwalten dieser Arbeitsmappen entsprechen denen der Arbeit mit Dokumenten in anderen Programmen des Microsoft Office-Pakets. Zu diesen Aufgaben gehören das Erstellen neuer, leerer Arbeitsmappen für weitere Aufgaben, das Speichern von Arbeitsmappen – zusammen mit den von Ihnen eingegebenen Daten –, das Schließen von Arbeitsmappen und das Öffnen bereits vorhandener Dokumente. Außerdem können Sie mit den mit dem Programm ausgelieferten Vorlagen arbeiten, nach Arbeitsmappen suchen oder Eigenschaften für Dokumente anzeigen und zuordnen. Alle Befehle zum Verwalten von Dokumenten finden Sie im DATEI-Menü. Die wichtigsten Befehle zum Verwalten können Sie auch über Schaltflächen in der Standard-Symbolleiste ansprechen (siehe Kapitel 1). Auch Tastenkombinationen stehen dafür zur Verfügung.

Taste(n)

Beschreibung

(Strg)+(N)

Befehl NEU im Menü DATEI ausführen Befehl ÖFFNEN im Menü DATEI ausführen Befehl SPEICHERN im Menü DATEI ausführen Befehl SCHLIESSEN im Menü DATEI ausführen

(Strg)+(O) (Strg)+(S) oder (F12) (Strg)+(W)

Tabelle 2.1: Einige Tastenkombinationen zur Dokumentverwaltung

2.1

Neue Arbeitsmappe

Nach dem Starten von Microsoft Excel wird in der Standardeinstellung ein neues Dokument in Form einer leeren Arbeitsmappe erstellt. In dieser können Sie Ihre Daten eingeben und später speichern. Wenn Sie während derselben Sitzung mit Excel weitere leere Arbeitsmappen benötigen, müssen Sie diese zuerst erstellen.

42

Kapitel 2 – Dokumentverwaltung mit Arbeitsmappen

Tipp: Bevor Sie eine neue Arbeitsmappe erstellen, sollten Sie sich überlegen, ob Sie wirklich eine neue Arbeitsmappe oder nur eine weitere Tabelle in einer schon vorhandenen Mappe benötigen: Zusammenhängende Aufgaben sollten Sie in einer einzigen Arbeitsmappe organisieren; Sie ersparen sich damit das separate Öffnen mehrerer Dateien. Neue Mappen verwenden Sie besser nur dann, wenn die darin zu erledigende Aufgabe von den bisherigen unabhängig ist. Hinweise zum Organisieren mehrerer Tabellen in einer Arbeitsmappe finden Sie in Kapitel 3.

Über den Befehl NEU im Menü DATEI können Sie – wenn er nicht schon angezeigt sein sollte – den Aufgabenbereich Neue Arbeitsmappe einblenden lassen. Auch der Aufgabenbereich Erste Schritte beinhaltet den Link Eine neue Arbeitsmappe erstellen, über den Sie schnell zum Aufgabenbereich Neue Arbeitsmappe wechseln können. Hier legen Sie fest, was Sie als Nächstes tun wollen.

Bild 2.1: Der Aufgabenbereich Neue Arbeitsmappe erledigt mehrere Aufgaben Wollen Sie mit dem Aufbau einer neuen Arbeitsmappe von Grund auf beginnen,

klicken Sie im Aufgabenbereich Neue Arbeitsmappe auf Leere Arbeitsmappe. Das Programm erstellt dann eine neue, leere Mappe. Diese erhält standardmäßig den Namen Mappe mit einer angehängten Zahl. Diese Zahl wird bei jeder neu erstellten Mappe jeweils um 1 erhöht – auf Mappe1 folgt Mappe2 usw. Die Option Aus bestehender Arbeitsmappe bietet die Möglichkeit, die in einer bereits

vorhandenen – schon einmal gespeicherten – Arbeitsmappe eingegebenen Daten in einer neuen Mappe mit zu benutzen. Anschließend müssen Sie – wie beim Öffnen

2.2

Arbeitsmappe speichern

43

einer Arbeitsmappe (siehe hierzu Abschnitt 2.4) – den Namen der zu benutzenden Datei in einem Dialogfeld auswählen. Sie erstellen damit praktisch eine neue Mappe als Kopie einer alten. Als vorläufiger Name wird der Name der alten Mappe mit einer angehängten Zahl verwendet. Sie können also beispielsweise aus Mappe1 mit diesem Befehl Mappe11 erzeugen. Der untere Teil des Aufgabenbereichs beschäftigt sich mit Vorlagen (siehe Abschnitt

2.5). Tipp: Wenn Sie auf die Schaltfläche Neu in der Standard-Symbolleiste klicken, wird ohne den Umweg über den Aufgabenbereich eine neue, leere Arbeitsmappe angelegt.

2.2

Arbeitsmappe speichern

Um mit den in einer Arbeitsmappe vorgenommenen Eingaben zu einem späteren Zeitpunkt weiterarbeiten zu können, müssen Sie sie vor dem Schließen oder dem Beenden von Microsoft Excel speichern. Dabei müssen Sie – wie üblich – zwischen dem ersten und den weiteren Speichervorgängen unterscheiden: Beim ersten Speichern geben Sie der Arbeitsmappe einen Namen und legen fest, auf

welchem Laufwerk und in welchem Ordner die Datei abgelegt werden soll. Beim wiederholten Speichern sorgen Sie im Allgemeinen nur dafür, dass Erweiterun-

gen oder Änderungen der Arbeitsmappe mit erhalten bleiben. Tipp: Mit denselben Methoden können Sie übrigens ein Microsoft Excel-Dokument in ein von anderen Anwendungen lesbares Format exportieren. Hinweise dazu finden Sie weiter unten.

2.2.1 Zum ersten Mal speichern Zum ersten Speichern wählen Sie den Befehl SPEICHERN UNTER im Menü DATEI oder Sie klicken auf die Schaltfläche Speichern in der Standard-Symbolleiste. Legen Sie dann im Dialogfeld Speichern unter die Parameter – den Speicherort, also Laufwerk und Ordner, den Dateinamen und gegebenenfalls das Dateiformat – fest (hierzu gleich mehr). Nachdem Sie das getan haben, führen Sie die Speicherung durch, indem Sie auf die Schaltfläche Speichern klicken.

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Kapitel 2 – Dokumentverwaltung mit Arbeitsmappen

Bild 2.2: Im Dialogfeld Speichern unter legen Sie die Angaben zum Speichern fest

Speicherort In der Umgebungsleiste im linken Bereich des Dialogfeldes finden Sie fünf Schaltflächen, die einen schnellen Zugriff auf die Ordner ermöglichen, in denen Sie Dokumente vornehmlich speichern werden. Standardmäßig wird der Ordner Eigene Dateien zum Speichern von Dokumenten angeboten. Wünschen Sie einen anderen Ordner, müssen Sie ihn zuerst auswählen, indem Sie auf das entsprechende Symbol klicken. Symbol

Beschreibung Standardmäßig wird zunächst der Ordner Eigene Dateien gewählt. Dieser Ordner wird bei der Installation des Betriebssystems automatisch für jedes einzelne Benutzerkonto angelegt. Über die Schaltfläche Zuletzt verwendet können Sie auf Dateien und Ordner zugreifen, die Sie in der letzten Zeit geöffnet hatten. Diese Schaltfläche ist mehr zum Öffnen von Dateien geeignet. Sie sollten den dahinter stehenden Ordner nicht zum Speichern verwenden.

2.2

Symbol

Arbeitsmappe speichern

45

Beschreibung Über die Schaltfläche Desktop können Sie die Datei so speichern, dass ihr Symbol direkt auf dem Windows-Desktop angezeigt wird. Das erlaubt es Ihnen, diese Datei direkt vom Desktop aus über einen Doppelklick auf das entsprechende Symbol zu öffnen. Zu viele Symbole darauf machen aber den Desktop unübersichtlich. Die Schaltfläche Arbeitsplatz ermöglicht den schnellen Zugriff auf die an Ihrem System angeschlossenen Datenträger, also Laufwerke, Ordner, Dateien. Über die Schaltfläche Netzwerk Umgebung können Sie Ihr Dokument auf einem anderen Rechner innerhalb des Netzwerks sichern. Weitere Hinweise dazu finden Sie auf der CD im Anhang B.

Tabelle 2.2: Über die Umgebungsleiste stellen Sie Speicherorte ein

Tipp: Wenn Sie Ihre Dateien in der Regel in einem speziellen Ordner speichern, müssen Sie diesen Ordner bei jedem Speichervorgang immer erst anwählen, nachdem Excel in der Grundeinstellung den Ordner Eigene Dateien als Standardspeicherort benutzt. Über die Registerkarte Allgemein des Dialogfeldes zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS können Sie den Ordner festlegen, den Excel in den Dialogfeldern zu den Befehlen SPEICHERN UNTER und ÖFFNEN anzeigt. Geben Sie hier im Feld Standardspeicherort den Pfad zum gewünschten Ordner ein (siehe auch Kapitel 12).

Der standardmäßig oder über die Umgebungsleiste zum Speichern der Arbeitsmappe ausgewählte Ordner wird auch im Feld Speichern in angezeigt. Wenn Sie einen anderen Ordner als diesen verwenden wollen, müssen Sie ihn zuerst anwählen. Dazu gibt es mehrere Methoden, die sich darin unterscheiden, ob Sie zu einem untergeordneten, einem übergeordneten oder einem neuen Ordner oder zu einem anderen Laufwerk wechseln wollen. Dabei können Sie sich in der vorhandenen Ordnerhierarchie nach oben oder nach unten bewegen und auch einen neuen Ordner erstellen.

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Element

Kapitel 2 – Dokumentverwaltung mit Arbeitsmappen

Beschreibung Die zum aktuellen Ordner vorhandenen Unterordner werden im Hauptbereich des Dialogfeldes aufgelistet. Ist beispielsweise der Ordner Eigene Dateien aktuell, finden Sie hier – unter anderem – die Unterordner Eigene Bilder und Eigene Musik. Wollen Sie einen dieser Unterordner zum aktuellen machen, doppelklicken Sie auf das entsprechende Symbol. Außerdem werden hier die im aktuellen Ordner bereits gespeicherten Dokumente angezeigt. Welche Art von Dateien angezeigt wird, können Sie über das Listenfeld Dateityp festlegen. Um einen anderen Ordner oder ein anderes Laufwerk einzustellen, klicken Sie auf den nach unten zeigenden Pfeil neben dem Feld Speichern in. Ein Listenfeld wird geöffnet, in dem Sie mit einem Mausklick den gewünschten Ordner oder das Laufwerk einstellen können. Wollen Sie beispielsweise einen Ordner auf einem anderen Laufwerk ansteuern, klicken Sie auf die entsprechende Laufwerksbezeichnung. Die oberste Ebene der Ordnerstruktur innerhalb dieses Laufwerks wird dann im Hauptbereich des Dialogfeldes angezeigt. Wollen Sie von dort zu einer tieferen Ebene wechseln, doppelklicken Sie auf das entsprechende Ordnersymbol. Mit der Schaltfläche Eine Ebene nach oben können Sie die zum gerade aktuellen Ordner übergeordnete Ebene aktuell machen. Zurück zeigt – nach einem Wechsel des Ordners – den zuvor gewählten Ordner wieder an. Nach dem Öffnen des zur Schaltfläche gehörenden Listenfeldes können Sie auch direkt zu einem noch früher ausgewählten Ordner zurückschalten.

Ein Klick auf die Schaltfläche Neuen Ordner erstellen legt im aktuellen Ordner einen neuen Ordner an. Weisen Sie diesem anschließend einen Namen zu. Mithilfe der Schaltfläche Ansichten können Sie die Form der Darstellung der Ordner und Dateien im Hauptbereich des Dialogfeldes ändern (siehe unten Tabelle 2.4). Beispielsweise liefert die Ansicht Details Informationen zur Größe und zum Datum des letzten Speichervorgangs. Tabelle 2.3: Zum Navigieren im Dialogfeld gibt es mehrere Möglichkeiten

2.2

Arbeitsmappe speichern

47

Tipp: Eine einfache Möglichkeit zum Wechseln des Laufwerks besteht im Eintippen der Laufwerkkennung (Buchstabe und Doppelpunkt – beispielsweise A:) im Textfeld für den Dateinamen und einer anschließenden Bestätigung mit (Eingabe). Das Dialogfeld Speichern unter bleibt geöffnet und zeigt die Ordnerstruktur des gewählten Laufwerks an. So können Sie auch zu einem bestimmten Ordner wechseln. Allerdings müssen Sie hier den Pfad genau kennen und die Länge der erforderlichen Eingabe legt es doch nahe, mit der Maus zu arbeiten.

Dateiname Beim Aufruf des Dialogfeldes Speichern unter wird automatisch das Feld Dateiname markiert. Hier wird bei zuvor noch nicht gespeicherten Dokumenten der automatisch vergebene Name – beispielsweise Mappe1 – angezeigt. Sie können es zwar bei diesem Namen belassen, sollten aber der Datei einen anderen Namen geben. Wählen Sie hierfür eine Bezeichnung, die Auskunft über den Inhalt gibt – also statt Mappe1 besser Bilanz 20-062003. Ein Dateiname kann bis zu 218 Zeichen enthalten, einschließlich Leerzeichen. Nicht zulässig sind allerdings die folgenden Zeichen: :, *, ?, <, >, [, ] und |. Tipp: Sie können eine Datei direkt in einem bestimmten Ordner auf einem bestimmten Laufwerk speichern, indem Sie zusätzlich den Pfad angeben. Wollen Sie beispielsweise die Datei Bilanz auf einer Diskette im Laufwerk A: speichern, geben Sie A:Bilanz ein und bestätigen dann.

Dateiformat In der Voreinstellung werden die Dateien im Standardformat des jeweiligen Programms gespeichert. Bei Excel lautet dieses Format Microsoft Office Excel-Arbeitsmappe. Sollten Sie Ihre Dateien immer nur mit Excel in der aktuellen Version weiterbearbeiten wollen, besteht kein Grund, von dieser Grundeinstellung abzuweichen. Wollen Sie Ihre Dateien aber später auch in ein anderes Programm einlesen, müssen Sie gegebenenfalls ein entsprechendes Dateiformat wählen (siehe hierzu auch Abschnitt 2.7). Dazu bedienen Sie sich der Einträge im Listenfeld Dateityp im Dialogfeld Speichern unter. Wählen Sie hier das gewünschte Dateiformat. Über die Angabe im Feld Dateityp können Sie Ihre Datei auch als neue Vorlage (Option Mustervorlage) oder als Webseite speichern.

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Kapitel 2 – Dokumentverwaltung mit Arbeitsmappen

2.2.2 Datei erneut speichern Wichtig ist ein häufiges Speichern der Datei während der Arbeit am Dokument. Ist die Datei schon einmal gespeichert worden, führt ein Aufruf von SPEICHERN im Menü DATEI oder ein Klick auf die Schaltfläche Speichern in der Standard-Symbolleiste zu einer kommentarlosen weiteren Speicherung. Gespeichert wird dabei immer nur die gerade aktuelle Arbeitsmappe. Tipp: Wenn Sie eine bereits gespeicherte Datei noch einmal unter einem anderen Namen oder an einem anderen Ort speichern wollen, wählen Sie erneut den Befehl SPEICHERN UNTER im Menü DATEI und geben dann den gewünschten Namen beziehungsweise das gewünschte Laufwerk und den Ordner für die Datei an.

2.2.3 Optionen zum Speichern Zusätzliche Optionen zum Speichern können Sie über die Schaltfläche Extras im Dialogfeld Speichern unter anzeigen lassen. Über die Befehle in diesem Menü können Sie beispielsweise die vorher markierte Datei löschen, umbenennen, drucken und mehr. LÖSCHEN verschiebt die im Dialogfeld markierte Datei in den Papierkorb. UMBENENNEN erlaubt es, der im Dialogfeld markierten Datei einen anderen Namen zu

geben. Alternativ können Sie zum Einleiten dieser Aufgabe den Namen der Datei auch zweimal hintereinander anklicken (nicht doppelklicken). Geben Sie anschließend den neuen Namen ein oder editieren Sie den alten. DRUCKEN gibt die im Dialogfeld markierte Datei mit den Standardeinstellungen auf

dem aktuell eingestellten Drucker aus. NETZLAUFWERK VERBINDEN ermöglicht es, die Verbindung zu einem freigegebenen

Netzwerkordner herzustellen. Durch Zuweisen eines Kennbuchstabens können Sie dann anschließend auf diesen zugreifen. WEBOPTIONEN zeigt das gleichnamige Dialogfeld an (siehe Kapitel 12). ALLGEMEINE OPTIONEN ermöglicht das Festlegen von verschiedenen Dateischutzoptio-

nen, beispielsweise das Festlegen von Kennwörtern (siehe hierzu Kapitel 10).

2.2

Arbeitsmappe speichern

49

Sicherungsdatei Durch Aktivieren von Sicherungsdatei erstellen im Dialogfeld zum Befehl ALLGEMEINE OPTIONEN bewirken Sie, dass bei jedem Speichern der Arbeitsmappe eine Sicherungsdatei angelegt wird.

Bild 2.3: Sicherungsdateien speichern jeweils die letzte Version des Dokuments

Der Inhalt dieser Sicherungsdatei entspricht dem der Originaldatei vor dem Speichern. Wenn Sie einen Fehler machen und die Mappe in diesem Zustand speichern, kann dieser Fehler nicht mehr durch die Rückgängig-Funktion des Programms widerrufen werden. Wenn Sie Sicherungsdatei erstellen aktiviert haben, können Sie die aktuelle Datei ohne weiteres Speichern schließen und stattdessen die Sicherungsdatei öffnen und mit dieser weiterarbeiten. Sie finden sie unter dem Namen Sicherungskopie von in dem Ordner, in dem die Datei selbst auch gespeichert wurde. Speichern Sie anschließend gegebenenfalls die Sicherheitsdatei mithilfe von SPEICHERN UNTER unter dem für die Originaldatei verwendeten Dateinamen ab. Die Warnung vor dem Überschreiben müssen Sie bestätigen. Achtung: Bei jedem erneuten Speichern des Originals wird die Sicherung durch die jeweils letzte Version des Originals erneut überschrieben. Speichern Sie also nach dem Fehler die Datei nicht noch einmal. Sonst enthält auch die Sicherungsdatei den Fehler und kann nicht mehr sinnvoll zur Fehlerbehebung genutzt werden.

Der einzige Nachteil beim Verwenden von Sicherheitsdateien liegt darin, dass Sie für Ihre Dateien etwa den doppelten Speicherplatz auf der Festplatte benötigen.

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Kapitel 2 – Dokumentverwaltung mit Arbeitsmappen

Wiederherstellung Mithilfe der Einstellungen auf der Registerkarte Speichern im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS können Sie in bestimmten Intervallen automatisch eine Datei mit Wiederherstellungsinformationen für die Arbeitsmappe anlegen lassen (siehe hierzu Kapitel 12).

Bild 2.4: Durch Wiederherstellung können Sie verloren gegangene Änderungen retten

Falls beispielsweise der Computer nicht mehr reagiert, öffnet Excel beim nächsten Programmstart den Aufgabenbereich Dokumentwiederherstellung und bietet dort die Datei mit den Wiederherstellungsinformationen an. Markieren Sie in einem solchen Fall die Datei und klicken Sie dann auf die Schaltfläche mit dem nach unten zeigenden Pfeil. Im daraufhin angezeigten Menü wird unter anderem die Möglichkeit angeboten, die wiederhergestellte Datei zu speichern. Vorher sollten Sie aber die Datei öffnen oder eventuelle Reparaturen kontrollieren. Tipp: Die AutoWiederherstellen-Funktion ist kein Ersatz für das regelmäßige Speichern von Dateien. Wenn Sie die Wiederherstellungsdatei nach dem Öffnen nicht speichern, wird sie gelöscht und nicht gespeicherte Änderungen gehen verloren.

2.3

2.3

Arbeitsmappe schließen

51

Arbeitsmappe schließen

Nicht mehr auf dem Bildschirm benötigte Dokumente können Sie schließen. Das verbessert den Überblick. Sie entfernen das Dokument damit aus dem Arbeitsspeicher, beenden Microsoft Excel selbst aber nicht. Wählen Sie dazu SCHLIESSEN im Menü DATEI oder klicken Sie auf die Schließen-Schaltfläche ganz rechts in der Titelleiste des Dokumentfensters. Falls keine Änderungen im Dokument durchgeführt wurden, wird das Dokument sofort geschlossen. Wurden Änderungen vorgenommen, die bislang nicht gesichert wurden, wird abgefragt, ob Sie diese speichern wollen. Tipp: Wenn Sie mehrere Dokumente geöffnet haben, können Sie diese in einem Arbeitsgang schließen: Halten Sie die (Umschalt)-Taste gedrückt und wählen Sie dann ALLE SCHLIESSEN im Menü DATEI.

2.4

Arbeitsmappe öffnen

Eine vorher gespeicherte Arbeitsmappe können Sie in einer späteren Arbeitssitzung weiterbearbeiten. Dazu müssen Sie sie zunächst wieder in Microsoft Excel öffnen. Nach dem Öffnen erscheint das Dokument wieder in derselben Form auf dem Bildschirm, die es vor dem letzten Speichern hatte. Zum Öffnen stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung.

2.4.1 Liste im Menü DATEI Im unteren Teil des Menüs DATEI werden die zuletzt geöffneten Dateien aufgelistet. Um eine der hier gezeigten Arbeitsmappen wieder zu öffnen, wählen Sie den entsprechenden Eintrag wie einen normalen Menübefehl. Standardmäßig werden hier immer die letzten vier geöffneten Dateien angezeigt. Sie können diese Anzahl über die Registerkarte Allgemein im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS bis auf 9 erhöhen oder – durch Deaktivieren des Kontrollkästchens – die Anzeige ganz abschalten (siehe Kapitel 12).

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Kapitel 2 – Dokumentverwaltung mit Arbeitsmappen

2.4.2 Das Dialogfeld Öffnen Wenn Sie die gewünschte Datei nicht im unteren Teil des Menüs DATEI finden, wählen Sie den Befehl ÖFFNEN im selben Menü, um das Dialogfeld Öffnen wird anzuzeigen. Denselben Effekt erreichen Sie, wenn Sie auf die Schaltfläche Öffnen in der Standard-Symbolleiste oder auf Öffnen beziehungsweise Weitere im Aufgabenbereich Erste Schritte klicken.

Speicherort Standardmäßig wird nach dem ersten Aufruf des Dialogfeldes – wie beim Speichern – der Inhalt des Ordners Eigene Dateien angezeigt. Das erkennen Sie an der Anzeige im Feld Suchen in. Wenn Sie die zu öffnende Datei in einem anderen Ordner abgelegt hatten, müssen Sie – wie beim oben beschriebenen Dialogfeld Speichern unter – auch hier zuerst zu dem entsprechenden Ordner navigieren. Dazu benutzen Sie dieselben Methoden wie oben beschrieben: Verwenden Sie die Schaltflächen der Umgebungsleiste, das DropdownListenfeld zu Suchen in und die angezeigten Unterordner. Auch die übrigen Schaltflächen in diesem Dialogfeld dienen zum großen Teil der Navigation zwischen den einzelnen Ordnern und haben meist dieselbe Funktion wie im Dialogfeld Speichern unter. Tipp: Wichtig zum Finden einer vor kurzer Zeit gespeicherten Datei kann die Option Zuletzt verwendet in der Umgebungsleiste sein: Ein Klick auf diese Schaltfläche wechselt zum Ordner Zuletzt verwendet, in dem Verknüpfungen zu den in letzter Zeit geöffneten Ordnern und Dateien angezeigt werden (siehe hierzu auch weiter unten in diesem Kapitel).

Dateityp Im Hauptbereich des Dialogfeldes werden die im aktuell eingestellten Ordner vorhandenen Unterordner und solche Dateien angezeigt, die der Angabe im Feld Dateityp entsprechen. Standardmäßig ist Alle Microsoft Office Excel-Dateien die Voreinstellung für den Dateityp. Damit werden alle Typen von Dateien angezeigt, die mit Microsoft Excel geöffnet werden können – mit Ausnahme der als Dateiexport erstellten Fremdformate. Letztere können Sie durch Wahl eines anderen Dateityps anzeigen lassen. Das brauchen Sie aber nur zu tun, wenn Sie eine Datei aus einer anderen Anwendung importieren wollen oder die unterschiedlichen Typen von Excel-Dateien einschränken wollen (siehe hierzu Abschnitt 2.7).

2.4

Arbeitsmappe öffnen

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Öffnen Um eine Datei zu öffnen, markieren Sie sie und führen dann einen Doppelklick auf der Markierung aus oder Sie klicken nach dem Markieren auf die Schaltfläche Öffnen. Alternativ können Sie auch im Feld Dateiname den gewünschten Dateinamen eingeben und dann auf die Schaltfläche Öffnen klicken. Sobald Sie in diesem Feld die ersten Buchstaben eingeben, wird der Rest des Namens vom Programm ergänzt, wenn sich eine Datei mit diesen Anfangsbuchstaben im aktuellen Ordner befindet. Tipp: Wenn Sie genau wissen, in welchem Ordner sich die zu öffnende Datei befindet, können Sie auch Pfad und Dateiname im Feld Dateiname angeben, ohne vorher zur Anzeige des Ordners wechseln zu müssen. Wollen Sie beispielsweise die Datei Bilanz auf einer Diskette im Laufwerk A: öffnen, geben Sie im Dateiname-Feld A:Bilanz ein und bestätigen dann über Öffnen.

Die Schaltfläche Öffnen im Dialogfeld verfügt über ein Dropdown-Menü. Mithilfe der Befehle in diesem Menü können Sie eine Arbeitsmappe auf unterschiedliche Arten öffnen. ÖFFNEN öffnet die markierte Datei regulär. SCHREIBGESCHÜTZT ÖFFNEN öffnet die Datei so, dass Änderungen nicht in derselben

Datei gespeichert werden können. ALS KOPIE ÖFFNEN erlaubt es, mit einer Kopie der markierten Datei zu arbeiten. Sie

können dann diese Datei speichern, ohne damit das Original zu verändern. IM BROWSER ÖFFNEN zeigt die Datei im Webbrowser an. Diese Option ist nur für Web-

dokumente verfügbar. ÖFFNEN UND REPARIEREN sollten Sie verwenden, wenn Excel feststellt, dass die Datei

beschädigt ist. Damit wird versucht, die unbeschädigten Teile der Datei zu öffnen. Fehler werden anschließend angezeigt.

Ansichten Über das Menü zur Schaltfläche Ansichten können Sie zwischen unterschiedlichen Darstellungsformen wählen. Damit können Sie eine geeignete Darstellung der Dateien im Hauptbereich des Dialogfeldes Öffnen einstellen, die Ihnen die Suche nach der gewünschten Datei erleichtern kann. Standardmäßig werden die Dateien mit der Option Liste angezeigt. Interessant ist hier auch die Ansicht Details, in der Sie die Anzeige der Dateien nach mehreren Kriterien sortieren lassen können.

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Ansicht

Kapitel 2 – Dokumentverwaltung mit Arbeitsmappen

Befehl und Beschreibung KACHELN: Zeigt die Dateien und Ordner als große Symbole an. Dateityp und Größe werden zusätzlich vermerkt.

SYMBOLE: Benutzt kleinere Symbole und zeigt keine Zusatzinformationen an. Verwenden Sie diese Option, um mehrere Elemente anzeigen zu lassen. LISTE: Ist die Standardeinstellung. Es werden kleine Symbole verwendet. Bei vielen Elementen im Ordner erfolgt die Darstellung in mehreren Spalten. DETAILS: Zeigt zusätzliche Dateiinformationen an. Durch einen Klick auf eine Spaltenüberschrift können Sie die Liste nach diesem Element sortieren lassen. Ein weiterer Klick auf dasselbe Element kehrt die Sortierfolge um. EIGENSCHAFTEN: Zeigt auf der rechten Seite einige der für die markierte Arbeitsmappe definierten Eigenschaften an (siehe hierzu Abschnitt 2.6). Sind keine Eigenschaften definiert worden, finden Sie hier Angaben zum Autor und zum Datum der Erstellung und des letzten Zugriffs. VORSCHAU: Zeigt eine Vorschau auf die markierte Datei an. Dazu muss die Option Vorschaugrafik speichern in den Eigenschaften der Datei aktiviert sein (siehe Abschnitt 2.6).

2.4

Arbeitsmappe öffnen

Ansicht

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Befehl und Beschreibung MINIATURANSICHTEN: Zeigt Dateien ähnlich wie in der Ansicht Kacheln an. Haben Sie die Option Vorschaugrafik speichern in den Eigenschaften aktiviert, wird eine Vorschau auf die markierte Datei angezeigt. Dasselbe gilt für Bilddateien.

Tabelle 2.4: Verschiedene Ansichten stehen für unterschiedliche Zwecke zur Verfügung

Mehrere Dokumente öffnen Sie können auch mehrere Dokumente in einem Arbeitsgang öffnen. Dazu halten Sie die (Strg)-Taste gedrückt und markieren die Namen der zu öffnenden Dokumente, indem Sie sie mit der Maus anklicken. Ein weiterer Klick auf einen bereits markierten Namen deaktiviert die Markierung wieder, solange Sie die (Strg)-Taste gedrückt halten. Um eine gemeinsame Markierung mehrerer Dateinamen aufzuheben, lassen Sie die (Strg)-Taste los und klicken dann auf einen beliebigen Dateinamen.

2.4.3 Öffnen vom Desktop aus Die kürzlich geöffneten Arbeitsdateien können Sie durch Wahl von Zuletzt verwendete Dokumente im Windows-Startmenü anzeigen lassen. Klicken Sie dort auf den Namen eines Dokuments, um es zusammen mit Microsoft Excel erneut zu öffnen. Andere ExcelDokumente können Sie öffnen, indem Sie zu dem Ordner navigieren, in dem sie abgelegt sind – beispielsweise dem Ordner Eigene Dateien – und auf dem betreffenden Dateisymbol einen Doppelklick ausführen. Sie können auch Verknüpfungen zu wichtigen Microsoft Excel-Arbeitsdateien auf dem Desktop anzeigen lassen. Durch eine Doppelklick starten Sie dann Excel und öffnen gleichzeitig die Arbeitsdatei. Tipp: Wenn eine bestimmte Arbeitsmappe bei jedem Starten von Excel angezeigt werden soll, erstellen Sie diese Mappe und speichern sie dann in einem neuen beliebigen Ordner. Legen Sie in diesem Ordner aber nur die Dateien ab, die beim Starten von Excel automatisch geöffnet werden sollen.

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Kapitel 2 – Dokumentverwaltung mit Arbeitsmappen

Geben Sie dann auf der Registerkarte Allgemein im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS im Feld Beim Start alle Dateien in diesem Ordner laden den Pfad zu diesem Ordner an (siehe auch Kapitel 12).

2.4.4 Nach Dateien suchen Wenn Sie eine Arbeitsmappe, an der Sie früher gearbeitet haben, nicht mehr finden können, sollten Sie sich der Suchen-Funktion des Programms bedienen. Sorgen Sie dabei dafür, dass auch alle externen Speicher – inklusive der früher verwendeten Netzwerkordner – in den Suchvorgang mit eingeschlossen werden. Prüfen Sie auch Disketten und sonstige Wechselspeicher. Ein Ausfüllen der Felder auf den Registerkarten des Dialogfeldes Eigenschaften vor dem Speichern einer Datei kann bei einer späteren Suche hilfreich sein (siehe hierzu Abschnitt 2.6). Tipp: Wenn Sie das Programm Microsoft Outlook installiert haben, können Sie durch Einschalten dessen Journalfunktionen für die Zukunft die Arbeiten an Excel-Dateien – auch deren Speicherort – protokollieren lassen.

Verlauf Wenn Sie in letzter Zeit an der Arbeitsmappe gearbeitet haben, finden Sie wahrscheinlich eine entsprechende Verknüpfung im Ordner Zuletzt verwendet, dessen Inhalt Sie durch einen Klick auf die gleichnamige Schaltfläche in der Umgebungsleiste des Dialogfeldes Öffnen anzeigen lassen können. Benutzen Sie dabei eine Ansicht, die ein Sortieren der Dateien nach unterschiedlichen Kriterien ermöglicht – beispielsweise die Ansicht Details.

Aufgabenbereich Sollten Sie die Arbeitsmappe nicht über den Ordner Zuletzt verwendet finden – weil vielleicht zu viel Zeit seit dem letzten Öffnen vergangen ist –, wählen Sie DATEISUCHE im Menü DATEI. Sie können die Suchfunktion auch über das Menü zur Schaltfläche Extras im Öffnen-Dialogfeld verwenden. Angezeigt wird zunächst der Aufgabenbereich Einfache Suchoptionen, über den Sie die Datei anhand eines einzelnen Kriteriums suchen lassen können.

2.4

Bild 2.5:

Arbeitsmappe öffnen

57

Die einfache Suche benutzt nur ein Suchkriterium

Geben Sie im Feld Text suchen den Namen der Arbeitsmappe oder zumindest einen

Teil davon ein. Im Feld Suchen in können Sie festlegen, wo gesucht werden soll. Klicken Sie in der Liste die gewünschten Orte an. Das Listenfeld Ergebnisse entsprechen ermöglicht das Festlegen bestimmter Dateitypen. Klicken Sie nach der Eingabe der Kriterien auf die betreffende Schaltfläche, um die

Suche zu starten. Die Suchresultate werden dann im Listenfeld des Aufgabenbereichs angezeigt. Wenn die Suche erfolgreich war, können Sie die gefundene Datei markieren und durch einen Doppelklick öffnen. Über das Dropdown-Menü zu einem Suchergebnis können Sie auch die Eigenschaften der Datei anzeigen lassen oder mit dem Befehl NEU MIT DIESER DATEI eine Kopie davon öffnen. Über Erweiterte Suchoptionen können Sie mehrere Kriterien eingeben und diese gemeinsam für die Suche verwenden. Das empfiehlt sich beispielsweise dann, wenn Sie den Namen oder die Schreibweise der Datei nicht mehr genau kennen und mehrere Möglichkeiten gleichzeitig in der Suche verwenden möchten.

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Bild 2.6:

Kapitel 2 – Dokumentverwaltung mit Arbeitsmappen

Der Aufgabenbereich Erweiterte Suchoptionen ermöglicht das Verwenden mehrerer Kriterien

Im oberen Teil des Aufgabenbereichs – unter der Überschrift Suchen nach – müssen

Sie die Kriterien formulieren: Geben Sie im Feld Wert den Begriff ein, nach dem gesucht werden soll. Im Feld Eigenschaft geben Sie an, um was es sich bei diesem Wert handelt. Bedingung ermöglicht eine weitere Konkretisierung. Nach der Eingabe dieser Daten klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Das Kriterium wird dann im Listenfeld darunter ausformuliert. Wenn Sie nach mehr als einem Kriterium suchen lassen wollen, geben Sie das nächste

auf dieselbe Weise ein und bestätigen wiederum über die Schaltfläche Hinzufügen. Zum Löschen eines Kriteriums aus der Liste markieren Sie es zunächst und klicken dann auf Entfernen. Die Suchergebnisse werden nach einem Klick auf die Schaltfläche Gehe zu angezeigt.

2.5

Vorlagen

59

Durch einen Klick auf Einfache Suchoptionen können Sie wieder zur Suche anhand

eines Kriteriums zurückschalten. Tipp: Natürlich können Sie eine Datei auch über die Suchfunktion des Betriebssystems suchen lassen: Wählen Sie dazu im Windows-Startmenü den entsprechenden Befehl.

2.5

Vorlagen

Wenn Sie häufig Tabelle mit derselben Grundstruktur erstellen müssen – beispielsweise bei monatlichen Abrechnungen –, sollten Sie für diesen Zweck Vorlagen verwenden, in denen die konstant bleibenden Elemente – wie beispielsweise Zeilen- und Spaltenüberschriften, Berechnungsformeln, Formate und anderes – bereits eingegeben sind. Auf diese Weise brauchen Sie solche Elemente nicht immer vollständig neu zu erstellen. Theoretisch könnten Sie dafür eine ganz normale Tabelle verwenden: Geben Sie in

diese alle Elemente ein, die Sie später für jedes der endgültigen Exemplare der Tabelle benötigen, lassen Sie aber alle speziellen Daten weg. Speichern Sie diese Mappe dann unter einem geeigneten Namen – beispielsweise Abrechnungsformular. Wenn Sie später die Abrechnung für einen Monat erstellen wollen, öffnen Sie die Datei Abrechnungsformular wieder, geben die Daten für den Monat ein und speichern die geänderte Mappe mithilfe des Befehls SPEICHERN UNTER unter einem anderen Namen – beispielsweise Abrechnung Januar. Genauso verfahren Sie mit den Abrechnungen für andere Monate. Die Verwendung des Dateityps Mustervorlage funktioniert ähnlich, bietet aber zwei

Vorteile: Erst einmal werden Vorlagen in einem separaten Ordner verwaltet, also nicht mit normalen Dateien gemischt, und sind damit leichter zu finden. Nachdem Sie eine solche Vorlage geöffnet und darin die speziellen Daten eingegeben haben, wird beim Aufruf des Befehls SPEICHERN oder nach einem Klick auf die gleichnamige Schaltfläche automatisch das Dialogfeld Speichern unter angezeigt, in dem Sie einen Dateinamen für die Datei mit den speziellen Daten eingeben müssen. Auf dieser Weise wird verhindert, dass Sie die später noch zu verwendende leere Vorlage mit konkreten Daten überschreiben. Mit Microsoft Excel werden diverse Vorlagen ausgeliefert, die Ihnen einen Teil der Arbeit beim Erstellen von typischen Geschäftsdokumenten – wie beispielsweise eine Reisekostenabrechnung oder eine Rechnung – abnehmen. Wenn Sie eine dieser Vorlagen benutzen

60

Kapitel 2 – Dokumentverwaltung mit Arbeitsmappen

wollen, sollten Sie sie zunächst personalisieren, beispielsweise nicht gewünschte Elemente entfernen und/oder zusätzliche Daten, Ihren Namen oder andere Dinge, hinzufügen. Zum Personalisieren müssen Sie die Vorlage öffnen, die Änderungen vornehmen und dann die geänderte Vorlage wiederum als Vorlage speichern. Tipp: Sie können auch selbst Vorlagen für Arbeitsmappen erstellen, die beispielsweise bereits Formate, standardisierten Text, Makros und benutzerdefinierte Symbolleisten enthalten können (siehe hierzu weiter unten im diesem Kapitel).

2.5.1 Vorlage öffnen Zum Öffnen einer Vorlage wählen Sie zunächst den Befehl NEU im Menü DATEI, um den Aufgabenbereich Neue Arbeitsmappe anzeigen zu lassen. Im Bereich Vorlagen finden Sie mehrere Optionen, die das Öffnen von Vorlagen von unterschiedlichen Quellen her ermöglichen. Auf meinem Computer öffnet das Dialogfeld Vorlagen und zeigt die auf Ihrem Rechner

im entsprechenden Ordner vorhandenen Vorlagen. Das sind zum einen mehrere mit Excel ausgelieferte Vorlagen von Microsoft. Nachdem Sie eigene Vorlagen erstellt haben, werden auch diese standardmäßig hier angezeigt. Auf meinen Websites öffnet ein Dialogfeld, in dem Sie Zugang zu den Speicherorten in

Ihrem Netzwerk erhalten. Wenn Sie – oder Ihre Mitarbeiter –dort Vorlagen abgelegt haben, können Sie diese hierüber nutzen. In beiden Fällen öffnen Sie eine Vorlage wie eine normale Datei: Markieren Sie sie und bestätigen Sie dann über Öffnen oder führen Sie einen Doppelklick auf dem Symbol aus. Tipp: Wenn Sie im Dialogfeld das Symbol für eine Vorlage markiert haben, wird im Feld Vorschau eine Ansicht der oberen linken Ecke der Vorlage skizziert. Das gilt aber nur, wenn Sie die Vorlage bereits auf Ihrer Festplatte installiert haben. Über die drei Schaltflächen oberhalb des Vorschaubereichs können Sie die Form der Anzeige der Dokumente im Dialogfeld regeln.

Zusätzlich auf einer Website von Microsoft zur Verfügung gestellte Vorlagen können Sie bei bestehender Verbindung zum Internet über Vorlagen auf Office Online ansprechen. Wählen Sie hier die Vorlage aus und laden Sie sie herunter. Sie wird dann automatisch in Excel geöffnet. Wenn Sie sie später häufiger benutzen wollen, sollten Sie sie speichern.

2.5

Vorlagen

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Tipp: Die mitgelieferte Vorlage Rechnung ist auch ein gutes Beispiel dafür, wie eine Tabelle so gestaltet werden kann, dass sie optisch ihren sonst etwas langweiligen Charakter verliert und mehr die Gestalt eines Briefes mit eingebauten Tabellenelementen annimmt. Hinweise zu solchen und weiteren Gestaltungsmöglichkeiten finden Sie in den Kapiteln 6 und 7. Die Rechenfunktion bleibt dabei voll erhalten.

2.5.2 Vorlage verwenden Nach dem Öffnen einer Vorlage können Sie diese für die entsprechende Aufgabe – beispielsweise das Schreiben von eigenen Rechnungen – verwenden. Geben Sie einfach die benötigten Daten ein. Wenn Sie die Struktur der Vorlage zusammen mit den von Ihnen eingegebenen Daten speichern wollen, wählen Sie SPEICHERN oder SPEICHERN UNTER im Menü DATEI. Geben Sie dieser speziellen Rechnung einen geeigneten Namen – beispielsweise MeineRechnung 01-02-03. Als Speicherort wird automatisch der Standardordner Eigene Dateien eingestellt und als Dateityp Microsoft Office Excel-Arbeitsmappe. Die – leere – Vorlage selbst wird damit also nicht überschrieben und kann später erneut benutzt werden.

2.5.3 Vorlage anpassen Nach dem Öffnen einer der Standardvorlagen werden Sie manchmal feststellen, dass hierin nicht benötigte Elemente vorhanden sind und/oder gewünschte Elemente fehlen. Statt die notwendigen Korrekturen bei jedem Verwenden der Vorlage immer wieder durchführen zu müssen, können Sie die Vorlage an Ihre persönlichen Vorstellungen anpassen und unter einem eigenen Namen als Vorlage speichern. Führen Sie dazu die gewünschten Änderungen durch – geben Sie beispielsweise in der geöffneten Vorlage Rechnung Ihre persönlichen Daten ein – und wählen Sie dann den Befehl SPEICHERN UNTER im Menü DATEI. Wählen Sie im Feld Dateityp die Option Mustervorlage. Daraufhin wird automatisch der Ordner Vorlagen als Speicherort eingestellt. Wenn Sie die ursprüngliche Vorlage nicht überschreiben wollen, können Sie der geänderten Vorlage einen anderen Namen geben – die geänderte Version der Vorlage Rechnung könnte beispielsweise mit MeineRechnung benannt werden. Anschließend bestätigen Sie und können dann die geänderte Vorlage schließen.

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Kapitel 2 – Dokumentverwaltung mit Arbeitsmappen

Um eine geänderte Vorlage zu verwenden, klicken Sie wieder im Aufgabenbereich Neue Arbeitsmappe auf Auf meinem Computer. Im Dialogfeld Vorlagen wählen Sie dann auf der Registerkarte Tabellenvorlagen die gewünschte Vorlage aus und öffnen diese.

2.5.4 Eigene Vorlagen erstellen Neben den mitgelieferten Vorlagen können Sie auch eigene Vorlagen aus ganz normalen Tabellen erstellen. Dazu gehen Sie im Prinzip genauso vor wie beim Anpassen einer Vorlage. Geben Sie in einer solchen Tabelle die konstant bleibenden Elemente ein – wie beispielsweise Zeilen- und Spaltenüberschriften, Berechnungsformeln, Formate und anderes – und lassen Sie alle speziellen Daten weg. Speichern Sie diese Mappe dann unter einem geeigneten Namen mit dem Dateityp Mustervorlage. Der Ordner Vorlagen wird dabei automatisch als Speicherort verwendet. Anschließend können Sie diese selbst erstellte Vorlage genauso benutzen wie die standardmäßig mitgelieferten.

2.6

Eigenschaften einer Arbeitsmappe

Sie können für eine Arbeitsmappe diverse Eigenschaften definieren, die es Ihnen unter anderem erleichtern, dieses Dokument später schneller wiederzufinden. Wählen Sie dazu den Befehl EIGENSCHAFTEN im Menü DATEI. Das dann angezeigte Dialogfeld verfügt über fünf Registerkarten, auf denen die Eigenschaften der Arbeitsmappe angezeigt oder eingegeben werden können. Ein Teil dieser Dateieigenschaften wird vom Programm automatisch ermittelt und festgelegt – beispielsweise der Speicherort, die Größe oder das Datum der Erstellung und des letzten Zugriffs. Sie können aber auch eigene Eigenschaften definieren. Dazu gehören der Name des Autors, eine Beschreibung des Inhalts und mehrere Stichwörter. Auf der Registerkarte Allgemein finden Sie generelle Angaben zum Namen, zur Größe

und zum Speicherort der Datei etc. Diese Angaben werden erst angezeigt, nachdem die Datei einmal gespeichert wurde. Die Registerkarte Zusammenfassung ermöglicht die Angabe zusätzlicher Informatio-

nen zum Dokument. Diese Angaben können Ihnen helfen, die Datei später wiederzufinden, da Sie beim Suchen nach dem Dokument darauf zugreifen können (siehe hierzu Abschnitt 2.4). Sie können einen Titel und ein Thema eingeben. Eine Kategorie erlaubt eine einfachere Einordnung. Mit Stichwörtern vereinfachen Sie eine eventuelle Suche nach der Datei. Durch Aktivieren von Vorschaugrafik speichern bewirken Sie,

2.6

Eigenschaften einer Arbeitsmappe

63

dass eine entsprechende Abbildung für die Vorschau – beispielsweise im Dialogfeld Öffnen – erstellt wird.

Bild 2.7: Die Registerkarten Allgemein und Zusammenfassung liefern Grundinformationen Die Registerkarte Statistik liefert eine Zusammenfassung der Datums- und Benutzer-

angaben für die Erstellung und Änderung der Arbeitsmappe. Auf der Registerkarte Inhalt finden Sie eine Liste der Blätter – also Tabellen und Dia-

gramme – der Mappe.

64

Kapitel 2 – Dokumentverwaltung mit Arbeitsmappen

Bild 2.8: Die Registerkarte Inhalt listet die Bestandteile der Arbeitsmappe auf Die Registerkarte Anpassen erlaubt das Festlegen benutzerdefinierter Eigenschaften

und das Verknüpfen dieser Eigenschaften mit bestimmten Inhalten der Datei. Über eine Kombination von Einstellungen in den Feldern Name, Typ und Wert können Sie eine Eigenschaft definieren. Klicken Sie anschließend auf Hinzufügen, um die Eigenschaft zu übernehmen. Im unteren Bereich werden die bereits festgelegten Eigenschaften angezeigt.

2.7

Datenaustausch mit anderen Programmen

Die im Listenfeld Dateityp in Dialogfeldern wie Speichern unter oder Öffnen gewählte Option bestimmt zum einen, welche Typen von Dateien im Hauptbereich des Dialogfeldes angezeigt werden. Nach einer entsprechenden Wahl können Sie anschließend die

2.7

Datenaustausch mit anderen Programmen

65

aktuelle Datei in dem bestimmten Format speichern oder eine Datei dieses Formats öffnen. Standardmäßig ist hier die Option Microsoft Office Excel-Arbeitsmappe eingestellt. Wenn Sie eine Mappe immer nur mit der aktuellen Version von Excel bearbeiten wollen, besteht kein Grund, hier eine andere Einstellung zu wählen – einmal abgesehen von dem oben genannten Fall der Arbeit mit einer Mustervorlage oder dem auf der CD im Anhang B beschriebenen Erstellen von Webseiten. Tipp: Das in Ihrer Version zu verwendende Standardformat können Sie über die Registerkarte Umsteigen im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS ändern. Benutzen Sie dort das Feld Excel-Dateien speichern unter (siehe Kapitel 12). Nach einer Änderung werden alle neuen Arbeitsmappen in dem festlegten Dateiformat gespeichert.

In manchen Fällen ist man aber gezwungen, entweder mit der aktuellen Version von Excel erstellte Daten in anderen Programmen – die oft auch sogar unter einem anderen Betriebssystem laufen – weiterzuverarbeiten oder – anders herum – Daten in Excel einzulesen, die in anderen Programmen erstellt wurden. Im ersten Fall können Sie Ihre Daten in Excel in einem für das andere Programm les-

baren Format speichern, indem Sie im Dialogfeld zum Befehl SPEICHERN UNTER im Feld Dateityp ein geeignetes Format einstellen. Die Liste der unter Dateityp aufgeführten Dateiformate variiert, je nachdem, ob ein Tabellenblatt, ein Diagrammblatt oder ein anderer Blatttyp aktiv ist. Im zweiten Fall stellen Sie im Dialogfeld zum Befehl ÖFFNEN im Feld Dateityp das

Format ein, in dem die Daten vorliegen, und versuchen dann, die Datei in Excel zu öffnen. Manchmal ist es aber einfacher, das andere Programm für solche Konvertierungsaufgaben zu bemühen. Hinweise dazu finden Sie in der Dokumentation des entsprechenden Programms.

2.7.1 Ältere Excel-Versionen Einige Dateiformate stehen Ihnen für den Fall zur Verfügung, in dem Sie mit Dateien arbeiten müssen, die mit älteren Excel-Versionen erstellt worden sind oder in diesen weiterverarbeitet werden sollen: Microsoft Excel 5.0/95-Arbeitsmappe speichert die Datei in einem Format, das von eben

diesen Excel-Versionen lesbar ist. Dabei gehen beim Konvertieren alle Merkmale und Formatierungen verloren, die nur in Microsoft Excel 2003 verfügbar sind.

66

Kapitel 2 – Dokumentverwaltung mit Arbeitsmappen

Beim Verwenden von Microsoft Excel 97-Excel 2003 & 5.0/95 Arbeitsmappe wird die

Arbeitsmappe in derselben Datei sowohl im Excel-Dateiformat der Versionen 97 bis 2003 als auch im Excel-Dateiformat der Versionen 5.0/95 gespeichert. Benutzer von Microsoft Excel 2000 können auch weiterhin an der Arbeitsmappe arbeiten und alle Merkmale beziehungsweise Formatierungen verwenden, die für diese Version spezifisch sind. Benutzer von Microsoft Excel Version 5.0 oder Microsoft Excel 95 können die Arbeitsmappe öffnen und verwenden, ohne dass eine Konvertierung der Datei erforderlich ist. In diesem Fall empfiehlt sich jedoch das schreibgeschützte Arbeiten in der Arbeitsmappe. Wenn Benutzer von früheren Versionen die Arbeitsmappe in Microsoft Excel speichern, werden keine Merkmale und Formatierungen übertragen, die nur in Microsoft Excel 2003 verfügbar sind. Bei einigen Dateiformaten konvertiert Microsoft Excel nur das aktive Blatt. Um die

anderen Blätter zu konvertieren, wechseln Sie zu dem jeweiligen Blatt und speichern es einzeln. Zu den Formaten, bei denen nur das aktive Blatt gespeichert wird, gehören die Arbeitsblattformate von Microsoft Excel Versionen 2.x bis 4.0.

Format

Dateinamenerweiterung

Microsoft Excel-Arbeitsmappe (Microsoft Excel 97-2003) Mustervorlage (Microsoft Excel 97-2003) Arbeitsbereich (Microsoft Excel 97-2003) Microsoft Excel 97-2003 & 5.0/95 Arbeitsmappe Microsoft Excel 5.0/95-Arbeitsmappe Microsoft Excel 4.0-Arbeitsmappe (speichert nur Tabellenblätter, Diagrammblätter und Makrovorlagen)

.xls .xlt .xlw .xls .xls .xlw

Tabelle 2.5: Microsoft Excel-Formate

2.7.2 Dateiformate für Lotus 1-2-3 Wenn Sie eine .wk1- oder .wk3-Datei in Microsoft Excel öffnen, wendet Excel die Formatierung der zugehörigen .fmt-, .fm3- oder .all-Datei an. Beim Speichern einer Lotus 1-2-3Datei im Microsoft Excel-Format speichert Excel die Daten sowie die Formatierung des Tabellenblattes in einer einzigen Arbeitsmappendatei. Die Formate WK1 (1-2-3) (*.wk1) und WK3 (1-2-3) (*.wk3) speichern die Formatierung des Tabellenblattes nur zum Teil. Um eine Microsoft Excel-Arbeitsmappe im Lotus 1-2-3-Format zu speichern und dabei Rahmen, Zellschattierungen, Schriftarten und andere Formatierungen zu erhalten,

2.7

Datenaustausch mit anderen Programmen

67

wählen Sie ein Lotus 1-2-3-Dateiformat aus, das die Formatierungsinformationen in einer separaten .fmt-, .fm3- oder .all-Datei speichert.

2.7.3 Textdateiformate Sie können Dateien in mehreren Textformaten öffnen und speichern. Das empfiehlt sich meist, wenn Sie die Daten später in einer Anwendung öffnen wollen, die unter einem anderen Betriebssystem – wie OS/2 oder MS-DOS – läuft. Bei diesen Formaten werden die Daten in den einzelnen Zellen einer Tabelle durch Tabstopps beziehungsweise Listentrennzeichen als Trennzeichen voneinander abgegrenzt. Sie sollten immer das für den gegebenen Zweck geeignete Format wählen, um sicherzustellen, dass Tabstoppzeichen, Zeilenwechselmarken und andere Zeichen richtig interpretiert werden. Beim Speichern geht allerdings die gesamte Formatierung verloren.

2.7.4 Weitere Programme Auch andere Tabellenkalkulationsprogramme und Datenbanken können als Quelle oder Ziel von Excel-Daten benutzt werden. Format

Programm

DBF 2, DBF 3, DBF 4 DBASE II, III und IV (*.dbf) WQ1 (*.wq1) Quattro Pro für MS-DOS .wb1 .wb2 .wb3 .wks

Quattro Pro, Version 5.0 für Windows Quattro Pro, Version 6.0 für Windows Quattro Pro, Version 7.0 für Windows Microsoft Works, Version 2.0 für Windows und Microsoft Works für MS-DOS

Bemerkungen Öffnet und speichert nur das aktive Tabellenblatt Öffnet und speichert nur das aktive Tabellenblatt Nur Öffnen möglich Nur Öffnen möglich Nur Öffnen möglich Öffnet nur Tabellenblätter aus Microsoft Works, Version 2.0 für Windows, beziehungsweise Microsoft Works für MS-DOS

Tabelle 2.6: Die Beschränkungen für andere Tabellenkalkulationsprogramme und Datenbanken

68

Kapitel 2 – Dokumentverwaltung mit Arbeitsmappen

Achtung: Bestimmte Elemente einer Microsoft Excel-Arbeitsmappe sind möglicherweise anschließend nicht mehr verfügbar, wenn Sie die Arbeitsmappe im Dateiformat einer früheren Version von Microsoft Excel oder in dem Dateiformat eines anderen Programms speichern.

Blätter und Fenster

Bevor wir uns im nächsten Kapitel mit der Eingabe von Daten und der Berechnung von Ergebnissen beschäftigen, sollten wir uns in diesem etwas kürzeren Kapitel mit den Programm- beziehungsweise Bildschirmelementen befassen, in denen Sie diese Eingaben vornehmen – den Blättern der Arbeitsmappen und den dafür benutzten Fenstern.

Eine Arbeitsmappe ist in mehrere – standardmäßig sind es drei – Blätter unterteilt, auf oder in denen Sie Ihre Eingaben vornehmen können. Diese Unterteilung erlaubt es Ihnen, verschiedene – zusammengehörende Tabellen – in einer gemeinsamen Arbeitsmappe abzulegen. Beispielsweise könnte eine Arbeitsmappe Jahresabrechnung die Blätter Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Mittelflussrechnung enthalten. Natürlich könnten Sie diese Tabellen auch in separaten Arbeitsmappen ansiedeln. Dann müssten Sie sie aber bei Bedarf immer einzeln öffnen. Sie können die Blätter einer Mappe mit individuellen Namen versehen, weitere Blätter hinzufügen, nicht benötigte löschen und innerhalb der Arbeitsmappe oder zwischen verschiedenen Arbeitsmappen verschieben oder kopieren. Zusätzlich zu den Tabellenblättern kennt Microsoft Excel noch Diagrammblätter, in denen die in Tabellen eingegebenen oder berechneten Daten grafisch angezeigt werden können (siehe hierzu Kapitel 7). Die in früheren Versionen von Excel vorhandenen Makro- oder Modulblätter werden jetzt in Visual Basic in Module umgewandelt. Sie können mehrere Arbeitsmappen im Excel-Anwendungsfenster öffnen und mit diesen durch entsprechende Anordnung in Fenstern gemeinsam arbeiten. Auch die unterschiedlichen Blätter einer Mappe lassen sich in verschiedenen Fenstern anzeigen. Durch unterschiedliche Darstellungsweisen dieser Fenster können Sie den Arbeitsbereich an Ihre momentanen Erfordernisse anpassen. Wenn Sie regelmäßig mit gleichzeitig geöffneten Microsoft Excel-Dokumenten oder verschiedenen Fenstern arbeiten, können Sie diese gemeinsam als so genannten Arbeitsbereich speichern und auch wieder öffnen. In einer solchen Arbeitsbereichsdatei werden nicht nur die Namen der Arbeitsmappen, sondern auch die Größe und Position der dafür verwendeten Fenster gespeichert.

70

3.1

Kapitel 3 – Blätter und Fenster

Blätter

Arbeitsmappen beinhalten Tabellenblätter, in denen Sie Ihre Daten und Berechnungen eingeben können. Mappen und Blätter liefern fast unbegrenzte Möglichkeiten. Einige Restriktionen gibt aber doch.

Beschränkung für

Maximaler Wert

Anzahl geöffneter Arbeitsmappen

durch den verfügbaren Speicher und die Systemressourcen begrenzt

Arbeitsblattgröße

65.536 Zeilen mal 256 Spalten

Spaltenbreite (Standard)

255 Zeichen

Zeilenhöhe (Standard)

409 Punkte

Maximale Länge des Inhalts der Zelle (Text)

32.767 Zeichen. In einer Zelle können aber nur 1.024 Zeichen angezeigt werden; die Bearbeitungsleiste zeigt jedoch alle 32.767 Zeichen an.

Anzahl der Blätter in einer Arbeitsmappe

durch den verfügbaren Speicher begrenzt (Standardwert 3 Blätter)

Anzahl Farben pro Arbeitsmappe

56

Anzahl Zellformate pro Arbeitsmappe

4.000

Anzahl Fenster pro Arbeitsmappe

durch die Systemressourcen begrenzt

Anzahl Ausschnitte pro Fenster

4

Zoombereich

10 bis 400 Prozent

Tabelle 3.1: Arbeitsmappen weisen einige Restriktionen auf

Standardmäßig enthält eine Arbeitsmappe drei Blätter, in denen Sie die Daten eingeben können. Die wichtigsten Befehle zum Bearbeiten eines Blattes sind auch im Kontextmenü für das Blattregister zusammengefasst. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Blattregister, um es anzuzeigen. Sie können darüber die Blätter benennen, kopieren und verschieben, zusätzliche Blätter einfügen oder nicht benötigte löschen.

3.1

Blätter

71

Tipp: In der Grundeinstellung werden neue Arbeitsmappen immer mit drei Tabellen erstellt. Sie können diese Anzahl auf der Registerkarte Allgemein im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS erhöhen oder verringern.

3.1.1 Navigation zwischen Blättern Von den Blättern einer Arbeitsmappe ist immer nur eines aktiv. Welches Blatt gerade aktiv ist, erkennen Sie an der hervorgehobenen Darstellung der Registerlasche am unteren Rand des Fensters. Nach dem Erstellen einer neuen Arbeitsmappe ist das immer das Blatt Tabelle1.

Bild 3.1: Tabelle1 ist das aktive Blatt bei neuen Arbeitsmappen

Wenn Sie ein anderes Blatt anzeigen wollen – beispielsweise um darin Daten einzugeben –, müssen Sie das gewünschte Blatt über das Blattregister aktivieren, indem Sie auf die entsprechende Registerlasche klicken. Klicken Sie beispielsweise auf die Lasche Tabelle2, um dieses Blatt zu aktivieren und anzuzeigen. Aus Platzgründen sind aber am unteren Fensterrand immer nur die Registerlaschen von einigen Blättern sichtbar. Wie viele das sind, hängt auch von den Namen ab, die Sie den Blättern gegeben haben (siehe hierzu weiter unten). Bei der Standardanzahl von drei Blättern pro Mappe sind alle drei Registerlaschen sichtbar. Wenn Sie später der Mappe weitere Blätter hinzufügen, sind meist einige Blattregister verdeckt. Sie können dann den Registerteiler – der kleine senkrechte Balken vor der horizontalen Bildlaufleiste – weiter nach rechts ziehen, um mehr Blattregister anzuzeigen. Das empfiehlt sich, wenn Sie beispielsweise mit vier Blättern arbeiten und oft zwischen dem ersten und dem vierten wechseln müssen.

72

Kapitel 3 – Blätter und Fenster

Bild 3.2: Der Registerteiler ist verschiebbar

Wenn Sie aber die Registerlaschen aller Blätter in der Mappe nicht gleichzeitig anzeigen wollen, können Sie die Registerlaufpfeile benutzen, um nicht angezeigte Blattregister sichtbar zu machen. Das Klicken auf einen der Registerlaufpfeile verschiebt nur die gerade angezeigten Registerlaschen, wechselt aber nicht die aktive Tabelle. Zum endgültigen Wechseln müssen Sie anschließend noch auf die Lasche des Blattes klicken.

Bild 3.3: Vier Schaltflächen dienen zur Navigation zwischen den Blättern

Symbol

Beschreibung Wählt das erste Blattregister Wählt das jeweils vorherige Blattregister Wählt das jeweils nächste Blattregister Wählt das letzte Blattregister

Tabelle 3.2: Ein Klick auf ein Symbol wechselt zwischen den Blättern

Einen schnellen Wechsel zwischen benachbarten Blättern können Sie auch mit Tastenkombinationen erreichen. Taste(n)

Beschreibung

(Strg)+(Bild-ab)

Wechselt zum nächsten Blatt Wechselt zum vorherigen Blatt Fügt ein neues Tabellenblatt ein

(Strg)+(Bild-auf) (Umschalt)+(F11)

Tabelle 3.3: Zum Wechsel des Blattes können Sie auch mit Tasten arbeiten

3.1

Blätter

73

3.1.2 Gemeinsames Bearbeiten Sie können mehrere Blätter einer Mappe gemeinsam markieren, um sie anschließend in einem Arbeitsgang zu bearbeiten – beispielsweise löschen, ausblenden oder ein weiteres Blatt jeweils danach einfügen. Markieren Sie dazu die Blätter gemeinsam, indem Sie die (Strg)-Taste gedrückt halten und dann die Registerlaschen der zu bearbeitenden Tabellen anklicken. Alle markierten Registerlaschen werden dann in weißer Farbe angezeigt. Solange Sie Blätter gemeinsam markiert haben, gelten die Befehle für alle Blätter: Eine Eingabe in eine Zelle eines Blattes wird beispielsweise in allen markierten Blättern vorgenommen. Achtung: Wenn Sie mehrere Arbeitsblätter gemeinsam markiert haben, sind viele Menübefehle – beispielsweise im Menü DATEN – abgeblendet und können nicht angesprochen werden.

Um eine gemeinsame Markierung mehrerer Blätter wieder aufzuheben und nur ein Blatt auszuwählen, klicken Sie auf die Registerlasche des gewünschten Blattes. Wollen Sie nur ein Blatt aus der gemeinsamen Markierung ausschließen, halten Sie die Taste (Strg) gedrückt und klicken dann auf die betreffende Registerlasche.

3.1.3 Blätter organisieren Bezüglich der Anzahl der Blätter in einer Arbeitsmappe sind Sie nicht auf die standardmäßig vorgegebene Zahl von drei beschränkt: Sie können weitere hinzufügen, aber auch nicht benötigte löschen. Außerdem können Sie Blätter kopieren und durch Verschieben in eine andere Reihenfolge bringen.

Blatt einfügen Wenn Sie ein neues Blatt in die Mappe einfügen wollen, aktivieren Sie zunächst das Blatt, vor dem Sie das neue einfügen wollen. Wollen Sie beispielsweise zwischen Tabelle1 und Tabelle2 eine neue Tabelle einfügen, markieren Sie Tabelle2. Wählen Sie dann den Befehl TABELLENBLATT im Menü EINFÜGEN. Das neue Tabellenblatt wird daraufhin links vom markierten eingefügt. Für den Namen des neuen Blattes wird die anfängliche Nummerierung fortgesetzt. Hatten Sie bisher die Blätter mit den Namen Tabelle1, Tabelle2 und Tabelle3 in Ihrer Mappe, trägt das neue den Namen Tabelle4. Hatten Sie vorher Tabelle2 gelöscht – sind also nur Tabelle1 und Tabelle3 in der Mappe –, wird dem neuen Blatt wieder der Name Tabelle2 gegeben.

74

Kapitel 3 – Blätter und Fenster

Tipp: Wenn beim Hinzufügen eines neuen Tabellenblattes dieses an der falschen Stelle im Register erscheint, markieren Sie es zunächst, wählen dann BLATT VERSCHIEBEN/KOPIEREN im Menü BEARBEITEN und legen anschließend die Stelle fest, vor der das aktuelle Blatt eingefügt werden soll (zum Thema Verschieben/Kopieren siehe auch weiter unten).

Vorlagen für neue Blätter Sie können für einzufügende Blätter auch Vorlagen verwenden. Wählen Sie dazu EINFÜGEN im Kontextmenü zum Blattregister und wählen Sie dann im Dialogfeld den Blatttyp beziehungsweise die Vorlage für das einzufügende Blatt aus.

Blatt löschen Um ein Blatt aus der Arbeitsmappe zu entfernen, aktivieren Sie dieses Blatt und wählen dann BLATT LÖSCHEN im Menü BEARBEITEN. Beachten Sie den anschließend angezeigten Warnhinweis, der Sie darauf aufmerksam macht, dass mit dem Blatt auch alle darin enthaltenen Daten für immer verschwinden. Mehrere Blätter können Sie in einem Arbeitsgang löschen, indem Sie sie vorher gemeinsam markieren.

Blatt verschieben oder kopieren Das Verschieben oder das Kopieren von Blättern innerhalb einer Arbeitsmappe und zwischen verschiedenen Arbeitsmappen hat meist organisatorische Gründe.

Durch Verschieben können Sie die Blätter einer Mappe in die gewünschte Reihenfolge bringen – beispielsweise wichtige an den Anfang und weniger wichtige an das Ende stellen. Das Kopieren eines Blattes bietet sich an, wenn Sie bestimmte Daten in einem Blatt – beispielsweise Tabellenüberschriften – in derselben Form in weiteren Blättern verwenden wollen.

Verschieben und Kopieren können Sie sowohl innerhalb einer Mappe als auch zwischen verschiedenen Mappen. In beiden Fällen können Sie direkt mit der Maus als auch mit Menübefehlen arbeiten. Zum Verschieben mit der Maus aktivieren Sie das gewünschte Blatt und verschieben es dann mittels der Maus an die gewünschte Stelle in der Blattregisterleiste. Sie können es zwischen zwei Blättern derselben oder in einer anderen geöffneten Arbeitsmappe ablegen.

3.1

Blätter

75

Der zwischen den Registerlaschen angezeigte Pfeil kennzeichnet die Stelle, an der das Blatt eingefügt wird. Wollen Sie das Blatt kopieren, halten Sie während des gesamten Vorgangs die Taste (Strg) gedrückt. Dabei wird ein zusätzliches Pluszeichen neben dem Mauszeiger angezeigt.

Bild 3.4: Mit der Maus können Blätter verschoben oder kopiert werden

Zur Arbeit über das Menü markieren Sie das zu verschiebende oder zu kopierende Blatt und wählen dann den Befehl BLATT VERSCHIEBEN/KOPIEREN im Menü BEARBEITEN. Im Dialogfeld (fast) gleichen Namens können Sie angeben, wohin das gerade aktive Blatt kopiert oder verschoben werden soll.

Bild 3.5: Dieselbe Aufgabe leistet das Dialogfeld Verschieben oder kopieren

76

Kapitel 3 – Blätter und Fenster

Über das Feld Zur Mappe können Sie angeben, welche Mappe das Blatt aufnehmen

soll. Hier werden alle geöffneten Mappen angezeigt. Die zusätzlich Option (neue Arbeitsmappe) bedeutet genau das, was Sie vermuten: Sie können darüber das Blatt in eine Arbeitsmappe verschieben oder kopieren, die dabei erst erstellt wird. Nachdem Sie die gewünschte Mappe als Ziel ausgewählt haben, werden im Feld Einfü-

gen vor die in dieser Mappe vorhandenen Blätter angezeigt. Markieren Sie in dieser Liste die Tabelle, vor der das Blatt eingefügt werden soll. Ob kopiert oder verschoben werden soll, regeln Sie über das Kontrollkästchen Kopie

erstellen. Ist es aktiviert, wird kopiert, anderenfalls verschoben. Nach dem Bestätigen über OK wird das Blatt entweder an die gewählte Stelle kopiert oder verschoben.

3.1.4 Darstellungsoptionen Mithilfe von zwei zusätzlichen Optionen können Sie die Anzeige eines Blattes auf dem Bildschirm so verändern, dass die Eingabe und Bearbeitung von Daten in den Zellen erleichtert wird: Sie können bestimmte Zellbereiche fixieren oder das Blatt in mehrere Bereiche aufgeteilt anzeigen lassen.

Bereiche fixieren Wenn Sie die Zeilen- und Spaltenüberschriften auf dem Bildschirm sehen wollen, während Sie durch eine umfangreichere Tabelle blättern, können Sie einen Ausschnitt mit den ersten Zeilen und Spalten eines Fensters auf dem Bildschirm fixieren. Dazu markieren Sie in dem Fenster, in dem Sie Ausschnitte fixieren wollen, die Zelle, die unterhalb und/oder rechts der zu fixierenden Zeilen und/oder Spalten liegt, und wählen dann im Menü FENSTER den Befehl FENSTER FIXIEREN. Als Erfolg sehen Sie zunächst nur zwei etwas stärker gezeichnete Linien in der Tabelle. Die eigentliche Wirkung erkennen Sie erst, wenn Sie zu weiter rechts und weiter unten liegenden Zellen navigieren: Die Zeilen oberhalb der Linie bleiben auf dem Bildschirm angezeigt, auch dann, wenn tiefer liegende Teile der Tabelle angezeigt werden; ebenso bleiben die Spalten links der Linie auch dann auf dem Bildschirm angezeigt, wenn weiter rechts liegende Teile der Tabelle angezeigt werden.

3.1

Blätter

77

Bild 3.6: Fixierte Bereich bleiben immer auf dem Bildschirm angezeigt

Um eine solche Fixierung wieder aufzuheben, wählen Sie im Menü FENSTER den Befehl FIXIERUNG AUFHEBEN. Tipp: Das Fixieren von Ausschnitten hat keinen Einfluss auf das Drucken. Sie können beim Drucken aber eine ähnliche Funktion einschalten (siehe Kapitel 9).

Blatt teilen Sie können ein Fenster in mehrere Ausschnitte teilen und in diesen Ausschnitten unterschiedliche Bereiche des Fensters anzeigen. Zum Teilen dienen die beiden Teilungsmarken oberhalb der senkrechten und rechts von der waagerechten Bildlaufleiste. Wenn Sie den Mauszeiger auf eine dieser Teilungsmarken setzen, ändert sich der Zeiger in einen Doppelpfeil. Ziehen Sie dann den Fensterteiler an die gewünschte Stelle. Um die geteilten Ausschnitte anschließend zu verändern, ziehen Sie den Fensterteiler oder die Teilungsmarke an die gewünschte Stelle. Beachten Sie auch, dass mehrere Bildlaufleisten eingeblendet werden, über die Sie die in den einzelnen Ausschnitten anzuzeigenden Bereiche individuell regeln können.

Bild 3.7: Fenster können in Ausschnitte unterteilt werden

78

Kapitel 3 – Blätter und Fenster

Alternativ können Sie die Teilung eines Fensters auch über den Befehl TEILEN im Menü FENSTER bewirken. In diesem Fall müssen Sie vorher die Spalte oder Zeile beziehungsweise die Zelle markieren, an der die Teilung durchgeführt werden soll. Wenn Sie sowohl die senkrechten als auch die waagerechten Teilungsmarken verwenden, können Sie vier verschiedene Ausschnitte erstellen. Im Gegensatz zu verschiedenen Fenstern einer Arbeitsmappe zeigen hier zwei übereinander liegende Ausschnitte dieselben Spalten, zwei nebeneinander liegende Ausschnitte dieselben Zeilen an. Um eine Teilung in einem Fenster aufzuheben, doppelklicken Sie auf einen beliebigen Teil des Fensterteilers oder wählen im Menü FENSTER den Befehl TEILUNG AUFHEBEN. Hinweis: Wie man Spalten und Zeilen markiert, wird in Kapitel 4 beschrieben.

3.1.5 Formatoptionen Über die Befehle im Untermenü zu BLATT im Menü FORMAT können Sie Blätter umbenennen, aus- und einblenden, einen Hintergrund einstellen oder eine Farbe für die Registerlasche wählen. Markieren Sie vor dem Aufruf des gewünschten Befehls das zu formatierende Blatt.

Umbenennen Sie können jedem Blatt einen eigenen Namen geben. Aktivieren Sie dazu das entsprechende Blatt und wählen Sie dann den Befehl UMBENENNEN im Untermenü zum Befehl BLATT im Menü FORMAT oder doppelklicken Sie in der Blattregisterleiste auf den Namen des betreffenden Blattes. Als Ergebnis wird zunächst der bisher verwendete Name des Blattes – beispielsweise Tabelle1 – markiert. Geben Sie dann den neuen Namen ein oder editieren Sie den alten, indem Sie die Einfügemarke über die Maus oder die Pfeiltasten an die gewünschte Stelle im Namen setzen und die entsprechenden Zeichen löschen oder hinzufügen.

Bild 3.8: Blätter können individuell benannt werden

3.1

Blätter

79

Farbiges Register Über den Befehl REGISTERFARBE im Untermenü zu FORMAT/BLATT können Sie die Laschen der Blattregisterleiste einfärben. Das erleichtert das Organisieren: Sie können beispielsweise Blätter mit ähnlichen Inhalten die gleiche Farbe zuweisen. Nachdem Sie das Blattregister eingefärbt haben, erkennen Sie das gerade aktive Blatt am weißen Hintergrund der Registerlasche mit einer zusätzlichen Markierung in der gewählten Farbe.

Blatt aus- und einblenden Sie können Blätter aus der Arbeitsmappe vorübergehend ausblenden, ohne sie dadurch zu löschen. Auf die auf einem solchen Blatt eingegebenen Daten kann auch im ausgeblendeten Zustand – beispielsweise über Formeln – zugegriffen werden. Der Sinn eines solchen Ausblendens liegt darin, dass man damit Blätter, deren Inhalte selten oder nie geändert werden müssen, in der Blattregisterleiste nicht anzeigt und so die Navigation zwischen den häufiger benutzten Blättern erleichtert. Zum Ausblenden aktivieren Sie zunächst das betreffende Blatt, wählen dann den Befehl BLATT im Menü FORMAT und anschließend im Untermenü den Befehl AUSBLENDEN.

Bild 3.9: Die Registerlaschen ausgeblendeter Tabellen werden nicht angezeigt

Ausgeblendete Blätter können Sie selektiv über den Befehl EINBLENDEN im Untermenü zum Befehl BLATT im Menü FORMAT wieder anzeigen. Im Dialogfeld werden die ausgeblendeten Blätter der Arbeitsmappe aufgelistet. Markieren Sie das Blatt, das Sie wieder einblenden wollen, und bestätigen Sie dann. Tipp: Ein Ausblenden kann nur dann durchgeführt werden, wenn mehr als eine Tabelle in der Arbeitsmappe vorhanden ist.

80

Kapitel 3 – Blätter und Fenster

Hintergrundbild Um eine Grafik als Hintergrundbild zu einer Tabelle zu zeigen, wählen Sie den Befehl HINTERGRUND im Untermenü zu FORMAT/BLATT und legen anschließend die gewünschte Datei fest. Es empfiehlt sich, bei einem Hintergrundbild die Helligkeit zu erhöhen und den Kontrast zu verringern. Sonst heben sich die eingegebenen Daten nicht genügend ab. Hinweis: Weitere Techniken zum Illustrieren von Tabellen finden Sie in Kapitel 8. Tipp: Derartige Hintergründe können nicht mit ausgedruckt werden. Wenn Sie eine Tabelle gemeinsam mit einem eingefügten Hintergrundbild ausdrucken wollen, müssen Sie eine andere Methode verwenden. Erstellen Sie die Tabelle und fügen Sie den Hintergrund hinzu. Markieren Sie den Bereich der Tabelle, der gedruckt werden soll. Halten Sie die Taste (Umschalt) gedrückt, wählen Sie BILD KOPIEREN im Menü BEARBEITEN und bestätigen Sie die Voreinstellungen. Wechseln Sie zu einer anderen Stelle in der Tabelle oder Arbeitsmappe und fügen Sie das Bild ein. Drucken Sie dann diesen Bereich aus. Sie müssen dieses Verfahren aber jedes Mal wiederholen, wenn Sie Daten in der Tabelle ändern, da keine dynamische Verbindung zwischen dem Bild und den Daten besteht.

3.2

Fensterdarstellungen

Wenn Sie mehrere Arbeitsmappen geöffnet haben, werden diese automatisch in separaten Fenstern angezeigt. Auch die unterschiedlichen Blätter einer Mappe lassen sich in verschiedenen Fenstern anzeigen. Durch unterschiedliche Darstellungsweisen dieser Fenster können Sie den Arbeitsbereich an Ihre momentanen Erfordernisse anpassen. Die gerade aktive Arbeitsmappe erkennen Sie am farbigen oder zumindest stärker

durchgezeichneten Rahmen. Um eine andere Arbeitsmappe zu aktivieren, klicken Sie eine beliebige sichtbare Stelle in ihr an. Haben Sie mehrere Arbeitsmappen geöffnet, werden deren Namen als separate Sym-

bole in der Windows-Taskleiste angezeigt. Klicken Sie auf eines dieser Symbole, um zur gewünschten Arbeitsmappe zu wechseln. Weitere geöffnete Programme werden ebenfalls in der Taskleiste angezeigt.

3.2

Fensterdarstellungen

81

Bild 3.10: Mehrere Mappen werden in verschiedenen Fenstern angezeigt

Tipp: Wenn bei mehreren geöffneten Tabellen und Diagrammen der Wechsel nicht mehr über die Taskleiste, sondern nur noch durch einen direkten Klick darauf oder über die Befehle des Menüs FENSTER erfolgen kann, ist die Option Fenster in Taskleiste auf der Registerkarte Ansicht im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS deaktiviert (siehe Kapitel 12).

Die Befehle zum Arbeiten mit Fenstern sind im Menü FENSTER zusammengefasst. Die gerade aktive Mappe ist dort mit einem Häkchen gekennzeichnet. Sie können über die Befehle dieses Menüs auch ein neues Fenster für die aktive Arbeitsmappe erstellen, die Fenster anordnen und ein- beziehungsweise ausblenden oder durch geeignete Teilung eines Fensters gleichzeitig verschiedenen Bereiche anzeigen lassen (siehe hierzu weiter oben).

82

Kapitel 3 – Blätter und Fenster

3.2.1 Fenster, Vollbild und Symbol Mithilfe der drei Schaltflächen ganz rechts in der Titelleiste eines Fensters können Sie die Anzeige zwischen den bei Windows üblichen Formen Fenster, Vollbild und Symbol wechseln.

Symbol

Beschreibung Standardmäßig werden die Arbeitsmappen in separaten Fenstern dargestellt. Die Fensterdarstellung erlaubt es, die Größe und Position des Fensters zu verändern. Haben Sie mehrere Arbeitsmappen geöffnet, können Sie diese in unterschiedlicher Form überlappend oder nebeneinander darstellen. Von der Vollbilddarstellung können Sie mit dieser Schaltfläche zur Fensterdarstellung zurückschalten. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche schalten Sie zurück zur Vollbilddarstellung. Damit nutzen Sie den zur Verfügung stehenden Platz voll aus, können aber immer nur eine Mappe auf dem Bildschirm kontrollieren. Wenn Sie eine geöffnete Arbeitsmappe im Augenblick nicht benötigen, können Sie ihr Fenster durch einen Klick auf diese Schaltfläche zu einem Symbol auf der Arbeitsfläche reduzieren. In der minimierten Darstellung wird nur die Titelleiste des Fensters angezeigt. Sie können dieses Symbol beliebig auf der Arbeitsfläche verschieben. Um das dazugehören Fenster wieder zu öffnen, doppelklicken Sie darauf.

Tabelle 3.4: Schaltflächen regeln die Form der Darstellung von Fenstern

Tipp: Die Fensterdarstellung lässt sich auch über das Systemmenü des Fensters regeln. Hierüber können Sie unter anderem auch die Position und Größe des Fensters ändern.

3.2.2 Fenster anordnen Durch eine geeignete Anordnung der Fenster auf der Arbeitsfläche können Sie sich viel Arbeit sparen. Dabei kann es sich um Fenster mit unterschiedlichen Arbeitsmappen, Fenster mit verschiedenen Blättern einer Arbeitsmappe oder Fenster mit unterschiedlichen Ausschnitten desselben Blattes handeln.

3.2

Fensterdarstellungen

83

Mehrere Fenster einer Mappe Wenn Sie unterschiedliche Teile einer Arbeitsmappe gleichzeitig auf dem Bildschirm anzeigen lassen wollen, wählen Sie im Menü FENSTER den Befehl NEUES FENSTER. Microsoft Excel öffnet dann ein neues Fenster, das die gleichen Informationen wie die aktive Tabelle enthält. Der Name des ursprünglichen Fensters wird durch eine Zahl erweitert. In den verschiedenen Fenstern können Sie – beispielsweise durch Wechseln der aktiven Tabelle – unterschiedliche Bereiche der Arbeitsmappe anzeigen lassen. Um das aktive Fenster zu wechseln, klicken Sie auf eine Stelle im gewünschten Fenster oder auf das betreffende Symbol in der Taskleiste oder wählen es über den entsprechenden Eintrag im Menü FENSTER aus. Das gerade aktive Fenster wird darin mit einem Häkchen gekennzeichnet. Zum Wechseln können Sie auch die Tastatur verwenden.

Taste(n)

Beschreibung

(F6)

Zum nächsten Fenster in einer geteilten Mappe Zum vorhergehenden Fenster in einer geteilten Mappe Zum nächsten Arbeitsmappenfenster Zum vorhergehenden Arbeitsmappenfenster

(Umschalt)+(F6) (Strg)+(F6) (Strg)+(Umschalt)+(F6)

Tabelle 3.5: Tasten zum Wechseln zwischen Fenstern

Tipp: Der Maßstab der Anzeige der verschiedenen Fenster einer Arbeitsmappe kann über den Befehl ZOOM im Menü ANSICHT separat für jedes einzelne Fenster geändert werden. Auf diese Weise können Sie ein Fenster für den groben Überblick und eines für Feinarbeiten verwenden.

Größe und Position Um die Größe eines Fensters zu ändern, können Sie entweder den entsprechenden Rand beziehungsweise die entsprechende Ecke mit der Maus in die gewünschte Richtung ziehen oder Sie wählen im Systemmenü den Befehl GRÖSSE ÄNDERN und bestimmen anschließend mit den Pfeiltasten die Größe und Position des Fensters.

84

Kapitel 3 – Blätter und Fenster

Bild 3.11: Größe und Position eines Fensters können direkt mit der Maus geändert werden

Zum Ändern der Position setzen Sie den Mauszeiger auf die Titelleiste des Fensters und verschieben es mit gedrückt gehaltener Maustaste.

Automatisch anordnen Wenn Sie mehrere Fenster geöffnet haben, können Sie diese auf dem Bildschirm automatisch übersichtlich anordnen lassen. Dazu wählen Sie den Befehl ANORDNEN im Menü FENSTER und dann im Dialogfeld die gewünschte Option. Wenn Sie mehrere Arbeitsmappen geöffnet haben, können Sie durch Aktivieren der Option Fenster der aktiven Arbeitsmappe erreichen, dass nur diese entsprechend angeordnet werden.

Bild 3.12: Fenster können automatisch angeordnet werden

Die Option Überlappend ist besonders gut für Fälle geeignet, in denen Sie größere Bereiche eines Fensters benutzen, aber auch schnell zwischen einzelnen Fenstern wechseln wollen.

3.2

Fensterdarstellungen

85

3.2.3 Ganzer Bildschirm In einigen Fällen empfiehlt es sich, den Bereich der Menü- und Symbolleisten auszublenden und die gesamte Bildschirmfläche für die Tabelle zu nutzen. Das erreichen Sie über den Befehl GANZER BILDSCHIRM im Menü ANSICHT. In dieser Darstellung wird eine verschiebbare Symbolleiste eingeblendet, über die Sie wieder zur Normaldarstellung wechseln können.

Bild 3.13: Ganzer Bildschirm schließen beendet die bildschirmfüllende Darstellung

Tipp: Ein Klick auf die Schließen-Schaltfläche ganz rechts in der Titelleiste der Symbolleiste Ganzer Bildschirm löscht die Leiste vom Bildschirm; dann müssen Sie die bildschirmfüllende Anzeige bei Bedarf wieder über das Menü ANSICHT rückgängig machen.

3.2.4 Fenster aus- und einblenden Wenn Sie ein Fenster momentan nicht benötigen, können Sie es ausblenden lassen. Es ist dann weiterhin geöffnet, aber nicht mehr auf dem Bildschirm sichtbar. Dazu aktivieren Sie das Fenster und wählen im Menü FENSTER den Befehl AUSBLENDEN. Tipp: Ein ausgeblendetes Fenster wird beim Wechseln zwischen den Fenstern oder beim Wählen des Befehls ANORDNEN im Menü FENSTER nicht mehr berücksichtigt.

Ausgeblendete Fenster können Sie individuell wieder anzeigen lassen. Wählen Sie dazu den Befehl EINBLENDEN im Menü FENSTER. Im Dialogfeld markieren Sie zunächst das gewünschte Fenster und klicken dann auf OK. Tipp: Hatten Sie vorher alle Fenster ausgeblendet, finden Sie den Befehl EINBLENDEN im Menü DATEI.

86

Kapitel 3 – Blätter und Fenster

3.2.5 Nebeneinander vergleichen Über den Befehl NEBENEINANDER VERGLEICHEN MIT im Menü FENSTER können Sie die Inhalte zweier geöffneter Mappen schnell vergleichen. Das empfiehlt sich beispielsweise, wenn Sie verschiedene Versionen einer Tabelle aufeinander abstimmen wollen. Das aktive und das mit diesem zu vergleichende Fenster werden nach Wahl des Befehls übereinander eingeblendet. Außerdem wird die Symbolleiste Nebeneinander vergleichen angezeigt, in der die Schaltfläche Synchroner Bildlauf bereits aktiviert ist. Hiermit lässt sich bewirken, dass bei einer Änderung des angezeigten Bereichs in einem Fenster derselbe Bereich im anderen Fenster angezeigt wird.

Bild 3.14: Fenster können miteinander verglichen werden

Symbol

Beschreibung Synchroner Bildlauf – Bewirkt einen synchronisierten Bildlauf oder schaltet diesen ab. Fensterposition zurücksetzen – Setzt die beiden Fenster übereinander jeweils auf halbe Anwendungsfensterhöhe. Schaltet zurück zur normalen Ansicht.

Tabelle 3.6: Über die Schaltflächen in der Symbolleiste regeln Sie das Verhalten der Anzeige

3.3

3.3

Arbeitsbereiche

87

Arbeitsbereiche

Wenn Sie regelmäßig mit mehreren gleichzeitig geöffneten Arbeitsmappen oder verschiedenen Fenstern arbeiten, können Sie diese gemeinsam als so genannten Arbeitsbereich speichern und auch wieder öffnen. In dieser Arbeitsbereichsdatei werden nicht nur die Namen der Arbeitsmappen, sondern auch die Größe und Position der dafür verwendeten 1 Fenster gespeichert . Achtung: Die Daten in den Arbeitsmappen selbst werden beim Speichern des Arbeitsbereichs nicht gespeichert. Vergessen Sie also nicht, diese separat zu speichern.

3.3.1 Arbeitsbereich speichern Legen Sie zuerst den Arbeitsbereich in der gewünschten Form fest. Öffnen Sie dazu alle Arbeitsmappen, die der Arbeitsbereich umfassen soll, und ordnen Sie die Fenster dafür wie gewünscht an. Wählen Sie dann AUFGABENBEREICH SPEICHERN (Microsoft meinte wahrscheinlich ARBEITSBEREICH SPEICHERN) im Menü DATEI. Die Elemente in diesem Dialogfeld und deren Verwendung entsprechen denen im Dialogfeld Speichern unter (siehe Kapitel 2). Geben Sie hier den gewünschten Dateinamen ein. Als Standard wird hierfür resume verwendet. Sie können aber auch einen anderen Namen verwenden. Der Dateityp Arbeitsbereiche wird automatisch eingestellt.

3.3.2 Arbeitsbereich wiederherstellen Ein gespeicherter Arbeitsbereich lässt sich wie eine herkömmliche Datei öffnen. Wählen Sie dazu den Befehl ÖFFNEN im Menü DATEI oder klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen in der Standard-Symbolleiste. In dem anschließend angezeigten Dialogfeld wählen Sie gegebenenfalls den Ordner aus, in dem die Arbeitsbereichsdatei abgelegt wurde. Die Elemente in diesem Dialogfeld sind dieselben wie die im Dialogfeld zum Öffnen von Arbeitsmappen (siehe Kapitel 2). Wählen Sie als Dateiformat den Typ Arbeitsbereiche oder Microsoft Office Excel-Dateien und wählen Sie dann unter den angezeigten Dateien die gewünschte Arbeitsbereichsdatei aus. Nach dem Öffnen des Arbeitsbereichs werden alle Arbeitsmappen so angeordnet, wie sie in der Arbeitsbereichsdatei gespeichert wurden.

1

Ein Beispiel für einen gespeicherten Arbeitsbereich (resume) finden Sie auf der CD im Ordner Arbeitsbereich.

88

Kapitel 3 – Blätter und Fenster

Tipp: Sie können einen gespeicherten Arbeitsbereich beim Öffnen von Microsoft Excel automatisch wiederherstellen lassen, indem Sie die Arbeitsbereichsdatei im Ordner XLSTART oder im zusätzlichen Startordner (siehe hierzu Kapitel 12) ablegen.

Daten eingeben und bearbeiten

In die Zellen einer Tabelle können Sie Texte und Zahlenwerte eingeben. Texteingaben dienen meist als Titel für Bereiche, Zeilen oder Spalten. Zahlen können als einzelne Daten eingegeben werden und ermöglichen – und darin liegt die wesentlichste Aufgabe von Excel – das Durchführen von Berechnungen: Wenn Sie beispielsweise in zwei Zellen die Werte für den Umsatz und die Kosten eingeben, können Sie in einer dritten Zelle den Gewinn – als Differenz zwischen Umsatz und Kosten – über eine Formel berechnen. Wenn sich die Ausgangsdaten für Umsatz und/oder Kosten anschließend ändern, ändert sich auch der Gewinn. Für komplizierte Berechnungen können Sie Funktionen verwenden. Die Formelüberwachung hilft Ihnen bei der Kontrolle der Ergebnisse. Zur effektiven Arbeit mit Tabellen benötigen Sie Kenntnisse über die allgemeinen Techniken zur Eingabe und Korrektur von Daten, das Markieren von Zellen und Zellbereichen, die unterschiedlichen Möglichkeiten für die Darstellung von Zahlenwerten, die Besonderheiten bei der Eingabe von Texten und das Benennen von Zellbereichen. Außerdem sollten Sie die Techniken zur anschließenden Bearbeitung der eingegebenen Daten kennen. Dazu gehören das Verschieben und Kopieren von Daten, das automatische Ausfüllen von Bereichen in der Tabelle, das Einfügen von Zellen, Spalten oder Zeilen in eine Tabelle, das Löschen von Zellen, Spalten oder Zeilen sowie das Suchen nach und Ersetzen von bestimmten Zellinhalten.

4.1

Eingabe und Korrektur

Eingegeben werden können zunächst einmal Textelemente, Zahlenwerte in diversen Formaten, Datums- und Uhrzeitangaben sowie logische Konstante. Auf der Basis solcher Eingaben können Sie dann später mit Formeln und Funktionen Berechnungen durchführen.

4.1.1 Eingaben In der Regel – aber nicht immer – wird jede Eingabe in einer anderen Zelle der Tabelle vorgenommen. Das gilt auch umgekehrt: Jede Zelle kann nur eine Eingabe aufnehmen.

90

Kapitel 4 – Daten eingeben und bearbeiten

Markieren Sie also immer zuerst die Zelle, in der Sie die Eingabe vornehmen wollen. Der einfachste Weg dazu besteht darin, die gewünschte Zelle anzuklicken; Sie können aber auch andere Techniken benutzen (siehe auch Kapitel 5). Die gerade markierte Zelle erkennen Sie an einem Rahmen um die Zelle. Geben Sie dann die Daten über die Tastatur ein. Die aktuellen Eingaben werden während der Eingabe sowohl in der Bearbeitungsleiste unterhalb der Symbolleiste(n) als auch in der gerade aktiven Zelle angezeigt.

Bild 4.1: Eingaben werden in der Zelle und in der Bearbeitungsleiste angezeigt

Tipp: Wenn eine Eingabe nicht in der gewünschten Zelle der Tabelle erscheint, haben Sie wahrscheinlich vergessen, die Zelle vor der Eingabe zu markieren. Ihre Eingaben werden immer in der aktuell markierten Zelle der Tabelle dargestellt!

Jede Eingabe müssen Sie durch Bestätigen abschließen. Dazu können Sie sowohl die Schaltflächen in der Bearbeitungsleiste als auch die Tastatur verwenden. Nach dem Bestätigen werden in der Grundeinstellung Texteingaben linksbündig, Zahlenwerte rechtsbündig angezeigt. Logische Konstante werden zentriert.

Symbol

Beschreibung Zum Bestätigen klicken Sie auf dieses Symbol in der Bearbeitungsleiste oder Sie bestätigen über die Tastatur (siehe Tabelle 4.2). Wenn Sie sich vor dem Bestätigen dazu entschließen sollten, die Eingabe doch nicht vorzunehmen, drücken Sie (Esc) oder klicken auf dieses Symbol.

Tabelle 4.1: Die Schaltflächen zum Bestätigen und Verwerfen von Eingaben

4.1

Eingabe und Korrektur

Taste(n)

Beschreibung

(Eingabe)

Bestätigen und die Zelle darunter markieren

(Tab)

Bestätigen und die Zelle rechts daneben markieren

(Umschalt)+(Tab)

Bestätigen und die Zelle links daneben markieren

91

(¼) (½) (Æ) (æ) Bestätigen und die Zelle in die Richtung der verwendeten Pfeiltaste

markieren Tabelle 4.2: Verschiedene Tasten dienen zum Bestätigen von Eingaben

Tipp: Sie können die automatische Bewegung bei Verwendung der (Eingabe)-Taste über den Befehl Markierung nach dem Drücken der Eingabetaste verschieben auf der Registerkarte Bearbeiten des Dialogfeldes zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS ändern.

4.1.2 Korrektur Fehler bei der Text- oder Zahleneingabe können Sie während der Eingabe oder auch erst nachträglich korrigieren. Während der Eingabe – also vor dem Bestätigen – können Sie die links vom Cursor

stehenden Zeichen durch Drücken der (Rück)-Taste löschen. Wenn Sie schon bestätigt haben, müssen Sie die Zelle mit den zu korrigierenden

Daten zuerst wieder markieren. Klicken Sie dann in der Bearbeitungsleiste die zu bearbeitende Stelle an. Die Einfügemarke erscheint in Form eines senkrechten Strichs. Korrigieren Sie dann den Zellinhalt und bestätigen Sie wieder. Statt in der Bearbeitungsleiste können Sie Eingaben auch in der Zelle selbst korrigieren. Dazu doppelklicken Sie in der Zelle, führen die Korrektur durch und bestätigen. Achtung: Die Korrektur in der Zelle selbst ist nur möglich, wenn die Option Direkte Zellbearbeitung aktivieren auf der Registerkarte Bearbeiten im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS aktiviert ist.

92

Kapitel 4 – Daten eingeben und bearbeiten

Bild 4.2: Die Korrektur erfolgt entweder in der Bearbeitungsleiste oder in der Zelle

Tipp: Die Mehrzahl der Eingaben und Befehle können Sie rückgängig machen. Verwenden Sie dazu den Befehl RÜCKGÄNGIG im Menü BEARBEITEN oder klicken Sie auf die Schaltfläche Rückgängig in der Standard-Symbolleiste (siehe auch Kapitel 1).

4.2

Zellen und Bereiche markieren

Nicht nur die oben beschriebenen Eingaben, auch viele Menübefehle beziehen sich immer auf die gerade aktive Zelle oder einen Bereich von Zellen. Durch das vorherige Markieren stellen Sie sicher, dass Sie genau die gewünschte Stelle in der Tabelle bearbeiten. Sie können eine Zelle, eine Zeile, eine Spalte, zusammenhängende Zellen, nicht zusammenhängende Zellen oder die ganze Tabelle markieren. Zum Markieren können Sie sich verschiedener Methoden bedienen.

4.2.1 Mit der Maus Am schnellsten markieren Sie eine Zelle oder einen Zellbereich mithilfe der Maus. Das gilt jedenfalls dann, wenn die zu markierenden Zellen bereits in dem auf dem Bildschirm angezeigten Ausschnitt der Tabelle sichtbar sind oder sich in unmittelbarer Nachbarschaft befinden.

4.2

Zellen und Bereiche markieren

93

Bild 4.3: Zellen und Bereiche können direkt über die Maus markiert werden

Um eine einzelne Zelle zu markieren, bewegen Sie den Mauszeiger auf die Zelle und klicken sie dann mit der linken Maustaste an. Wenn Sie mehrere Zellen, die in Form eines rechteckigen Bereichs zusammenhängen, gemeinsam markieren wollen, setzen Sie den Mauszeiger auf eine Ecke des zu markierenden Zellbereichs und überstreichen bei gedrückt gehaltener Maustaste den Bereich. Zum Markieren einer ganzen Zeile klicken Sie auf den Zeilenkopf – das ist das Feld, in dem die Zeilennummer angezeigt wird. Wollen Sie mehrere aufeinander folgende Zeilen markieren, halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben dann den Mauszeiger über die Köpfe der zu markierenden Zeilen. Zum Markieren von Spalten gehen Sie entsprechend vor: Klicken Sie auf den Spaltenkopf – also das Feld, in dem der oder die Buchstaben zur Spaltenkennung angezeigt werden. Mehrere nebeneinander liegende Spalten markieren Sie, indem Sie die Maustaste gedrückt halten und den Mauszeiger über die Köpfe der zu markierenden Spalten verschieben. Sie können auch Zellen, die nicht in Form eines rechteckigen Blocks zusammenhängen, gemeinsam markieren. Markieren Sie dazu die erste Zelle oder den ersten Bereich und drücken Sie dann (Strg). Halten Sie (Strg) gedrückt und wählen Sie die nächste Zelle oder den nächsten Bereich.

94

Kapitel 4 – Daten eingeben und bearbeiten

Tipp: Die Verwendung der Bildlaufleisten verschiebt zunächst nur den im Fenster angezeigten Ausschnitt der Tabelle. Um eine Zelle zu aktivieren, müssen Sie sie danach noch markieren.

4.2.2 Über die Tastatur Mithilfe der Pfeiltasten und zusätzlichen Tastenkombinationen können Sie die Zellen ebenfalls markieren. Wenn Sie mehrere zusammenhängende Zellen gemeinsam markieren wollen, halten Sie die (Umschalt)-Taste gedrückt und verwenden dieselben Tastenkombinationen wie beim Markieren einzelner Zellen. Taste(n)

Beschreibung

Pfeiltasten ((Oben), (Unten), Bewegen um eine Zelle nach oben, unten, links oder rechts (Rechts), (Links)) (Strg)+Pfeiltaste Bewegen an den Rand des aktuellen Datenblocks (Pos1) Bewegen an den Anfang der Zeile (Strg)+(Pos1) Bewegen an den Anfang des Tabellenblattes (Strg)+(Ende) Bewegen zur letzten verwendeten Zelle im Tabellenblatt (Bild-ab) Bewegen um eine Bildschirmseite nach unten (Bild-auf) Bewegen um eine Bildschirmseite nach oben (Alt)+(Bild-ab) Bewegen um eine Bildschirmseite nach rechts (Alt)+(Bild-auf) Bewegen um eine Bildschirmseite nach links (Strg)+(Bild-ab) Wechseln zum nächsten Blatt in der Arbeitsmappe (Strg)+(Bild-auf) Wechseln zum vorherigen Blatt in der Arbeitsmappe (Strg)+(F6) bzw. Wechseln zur nächsten Arbeitsmappe beziehungsweise zum nächsten Fenster (Strg)+(Tab) (F6) Wechseln zum nächsten Ausschnitt in einer Arbeitsmappe, die geteilt wurde (Umschalt)+(F6) Wechseln zum vorherigen Ausschnitt in einer Arbeitsmappe, die geteilt wurde (Strg)+(Rück) Durchführen eines Bildlaufs, um die aktive Zelle anzuzeigen (F5) Anzeigen des Dialogfeldes Gehe zu (Umschalt)+(F5) Anzeigen des Dialogfeldes Suchen (Umschalt)+(F4)

Wiederholen des letzten Vorgangs Suchen (= Weitersuchen)

Tabelle 4.3: Tasten und -kombinationen zum Markieren von Zellen

4.2

Zellen und Bereiche markieren

95

Tipp: In Tabellen mit gesperrten und nicht gesperrten Zellen können Sie mithilfe von (Tab) beziehungsweise (Umschalt)+(Tab) zwischen den nicht gesperrten Zellen springen. Voraussetzung dafür ist, dass der Schutz für das Dokument aktiviert ist (siehe hierzu Kapitel 10).

4.2.3 Über das Namensfeld Welche Zelle oder welcher Bereich gerade markiert ist, wird im Namensfeld im linkeren Teil der Bearbeitungsleiste angezeigt. Einfache Adressangaben – wie beispielsweise A1 oder Z120 – zeigen die Adresse einer einfachen Zelle an. Eine längere Adressangabe mit einem Doppelpunkt oder einem Semikolon darin bedeutet, dass mehrere Zellen markiert sind. Sie können dieses Feld auch dazu benutzen, einzelne oder mehrere Zellen zu markieren, indem Sie ihre Adresse(n) darin eingeben und anschließend mit der Taste (Eingabe) bestätigen. Die betreffende Zelle wird daraufhin markiert. Diese Technik eignet sich besonders dann, wenn Sie zwischen Zellen wechseln wollen, die weit voneinander entfernt liegen.

Beispiel

Beschreibung Um eine Zelle zu markieren, geben Sie deren Adresse ein. Das empfiehlt sich besonders für größere Sprünge. Um einen Bereich mehrerer Zellen zu markieren, geben Sie die Adressen zweier Eckzellen – getrennt durch einen Doppelpunkt – ein. Zum Markieren einer Spalte geben Sie den Kennbuchstaben der Spalte zweimal – getrennt durch einen Doppelpunkt – ein. Wenn Sie eine ganze Zeile markieren wollen, verfahren Sie genauso mit der Kennnummer der Zeile. Um mehrere, nicht zusammenhängende Zellen oder Zellbereiche zu markieren, geben Sie die Adressen – getrennt durch Semikola – ein.

Tabelle 4.4: Das Namensfeld zeigt die Markierung an

Tipp: Haben Sie bereits Namen für Zellen oder Zellbereich definiert (siehe Abschnitt 4.6), können Sie im Namensfeld auch einen solchen Namen eingeben oder aus dem Listenfeld auswählen, um den benannten Bereich zu markieren.

96

Kapitel 4 – Daten eingeben und bearbeiten

4.2.4 Weitere Eingabemodi Mehrere zusätzliche Eingabemodi stehen zur Verfügung: Durch Drücken von (F8) schalten Sie den Erweiterungsmodus ein (oder aus).

Anschließend können Sie zum Erweitern der Markierung auf benachbarte Zellen wie beim Markieren einzelner Zellen arbeiten, ohne (Umschalt) gedrückt halten zu müssen. Dass der Erweiterungsmodus eingeschaltet ist, erkennen Sie an der Anzeige ERW in der Statusleiste. Durch Drücken von (Umschalt)+(F8) wird der Hinzufügemodus eingeschaltet (bezie-

hungsweise ausgeschaltet). Anschließend können Sie einzelne – auch nicht zusammenhängende – Zellen durch Anklicken der Auswahl hinzufügen, ohne dabei die (Strg)-Taste gedrückt halten zu müssen. Dass der Hinzufügemodus eingeschaltet ist, erkennen Sie an der Anzeige ADD in der Statusleiste. Durch Drücken der (Ende)-Taste schalten Sie den Endemodus ein (und aus). Damit

können Sie mithilfe der Pfeiltasten blockweise springen. Dieser Modus wird mit END in der Statusleiste gekennzeichnet. Über die Taste (Rollen) wird der Rollenmodus eingeschaltet (und ausgeschaltet).

Damit können Sie mit den Pfeiltasten Bildläufe durchführen. Der eingeschaltete Rollenmodus wird in der Statusleiste mit SCRL angezeigt.

4.2.5 Über das Dialogfeld Gehe zu Ebenfalls für weitere Sprünge – oder nachdem Namen in der Tabelle definiert wurden – eignet sich das Dialogfeld zum Befehl GEHE ZU, den Sie im Menü BEARBEITEN finden. Geben Sie im Feld Verweis die Adresse der Zelle oder des Bereichs ein, die oder der markiert werden soll. Nach dem Bestätigen über OK wird die Markierung durchgeführt. Nach mehrfacher Anwendung von GEHE ZU werden die letzten vier Ziele des Befehls

im Feld Gehe zu aufgelistet, und zwar beginnend mit dem letzten angesteuerten Ziel. Sie können unter den hier aufgelisteten Adressen und Namen das Ziel der Markierung auswählen. Haben Sie bereits Namen in der Tabelle definiert, werden diese ebenfalls 1 als mögliche Sprungadressen mit aufgelistet .

1

Ein Beispiel für die Anwendung des Dialogfeldes finden Sie auf der CD in der Arbeitsmappe im Ordner Gehe zu.

4.3

Zahlenwerte eingeben

97

Bild 4.4: Über Gehe zu können Sie schnell zu anderen Stellen springen Ein Klick auf die Schaltfläche Inhalte zeigt ein weiteres Dialogfeld an, über das Sie zu

Zellen mit bestimmten Formen von Inhalten springen können (siehe hierzu am Ende dieses Kapitel). Tipp: Besonders beim Arbeiten mit großen Tabellen benötigt man viel Zeit, um bestimmte Zellen oder Zellbereiche zu finden und zu markieren. Definieren Sie darum von Anfang an Namen für die wichtigsten Zellen und Bereiche (siehe Abschnitt 4.6).

4.3

Zahlenwerte eingeben

Sie können in eine Tabelle Zahlen in unterschiedlichen Formaten eingeben, ohne dass Sie spezielle Formatanweisungen geben müssen. Dazu gehören sowohl normale Zahlenwerte 2 als auch Datums- und Uhrzeitangaben und logische Konstante . Sollten Sie das Format nachträglich ändern wollen, benutzen Sie die entsprechenden Formatierungsbefehle (siehe Kapitel 6).

2

Beispiele für die Eingabe von Zahlenwerten finden Sie auf der CD in der Arbeitsmappe im Ordner Eingaben.

98

Kapitel 4 – Daten eingeben und bearbeiten

4.3.1 Normale Zahlenwerte Im Prinzip geben Sie einen Zahlenwert so über die Tastatur ein, wie er in der Tabelle dargestellt werden soll. Einige Dinge sollten Sie aber zusätzlich beachten.

Bild 4.5: Zahlenwerte können in unterschiedlicher Form eingegeben werden

Positive Zahlen geben Sie direkt ein. Bei negativen Zahlen setzen Sie ein Minuszeichen davor. Dezimalzahlen können mit maximal 15 Stellen hinter dem Dezimalzeichen eingegeben werden. Als Dezimalzeichen wird in der Grundeinstellung das in den Ländereinstellungen des Betriebssystems gewählte Zeichen akzeptiert. Die deutschsprachigen Installationen von Windows benutzen dafür das Komma. Wenn Sie einen Punkt verwenden, wird die Eingabe als Datumswert interpretiert. Sie können aber über die Registerkarte International im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS andere Trennzeichen einstellen (siehe Kapitel 12).

Tipp: Excel zeigt im Format Standard die Stellen hinter dem Komma nur so weit wie notwendig an. Wenn Sie beispielsweise eine Dezimalzahl mit einer 0 als letzte Ziffer hinter dem Dezimalkomma eingeben, wird diese nach dem Bestätigen nicht angezeigt. Die Anzeige der Stellen hinter dem Komma regeln Sie über die Registerkarte Zahlen im Dialogfeld zum Befehl ZELLEN im Menü FORMAT (siehe Kapitel 6). Die Anzeige in der Tabelle ist dann unabhängig davon, wie viele Ziffern Sie hinter dem Komma eingeben.

Durch Anfügen oder Voranstellen des Währungszeichens schalten Sie das Währungsformat ein. Die Leerstelle zwischen der Zahl und dem Währungszeichen können Sie bei der Eingabe weglassen. Automatisch werden bei mehr als dreistelligen Zahlenwerten Tausendertrennzeichen eingefügt. Eine Eingabe von 1000 führt also zur

4.3

Zahlenwerte eingeben

99

Anzeige von 1.000 . Auch hier ist eine beliebige Anzahl von Dezimalstellen möglich. Negative Werte im Währungsformat werden in der Grundeinstellung automatisch rot dargestellt.

Brüche können ebenfalls direkt eingegeben werden. Wichtig ist, dass Sie die Eingabe mit einer ganzen Zahl beginnen und zwischen dieser und dem Bruch ein Leerzeichen einfügen. Für den Wert 2/3 verwenden Sie also die Eingabe 0 2/3.

Tipp: Wenn bei Eingabe eines Bruchs dieser in eine Datumsangabe umgewandelt wird, haben Sie wahrscheinlich vergessen, zuerst eine führende 0 einzugeben. Setzen Sie nach der 0 eine Leerstelle und anschließend den gewünschten Bruchausdruck.

Durch Anfügen des Prozentzeichens schalten Sie das Prozentformat für diese Eingabe ein. Ein Wert von 100% entspricht dem Zahlenwert 1,00. Auch das Format für die wissenschaftliche Darstellung – das die Eingabe von Zehnerpotenzen benutzt – können Sie direkt zur Eingabe verwenden. Um beispielsweise den 3 Wert 1234 in diesem Format einzugeben, schreiben Sie 1,234E3 – für 1,234*10 . Auch kleine Zahlen können Sie in diesem Format eingeben. Um den Wert 0,001234 in -3 diesem Format einzugeben, schreiben Sie 1,234E-3 – für 1,234*10 . Andere Einheiten – wie beispielsweise Fremdwährungsangaben oder Mengeneinheiten – sollten Sie nicht direkt eingeben. Eingaben dieser Art erscheinen zwar in der Zelle, werden aber als Text interpretiert und mit einem solchen können Sie keine Berechnungen durchführen. Sie können aber dafür Sonderformate definieren, die die Einheit nach Eingabe des Zahlenwertes mit anzeigen (siehe Kapitel 6). Wenn Sie eine Zahl als Text eingeben wollen, stellen Sie dem Wert ein einfaches Anführungszeichen (') voraus. Eine solche Eingabe wird – wie jede Texteingabe – automatisch linksbündig angezeigt, das Anführungszeichen erscheint nicht in der Zelle, aber in der Bearbeitungsleiste. Auf der Basis von Zahlen im Textformat können keine numerischen Berechnungen durchgeführt werden.

Falsche Anzeige? In einigen Fällen werden Sie bemerken, dass der in der Zelle angezeigte Wert zumindest optisch nicht dem entspricht, was Sie über die Tastatur eingegeben haben. Das kann mehrere Gründe haben: Haben Sie für eine Zelle einmal eine Eingabe gewählt, die das Format der Zelle ändert,

wird die Zelle auf dieses Format gesetzt. Haben Sie die Zelle beispielsweise durch Ein-

100

Kapitel 4 – Daten eingeben und bearbeiten

gabe von 65% auf das Prozentformat gesetzt, führt eine nachfolgende Eingabe in derselben Zelle als Dezimalzahl wieder zur Anzeige im Prozentformat. Eine Eingabe von 5 wird dann als 500% angezeigt. Um das zu vermeiden, müssen Sie das Zahlenformat der Zelle auf das Standardformat zurücksetzen – beispielsweise indem Sie die Zelle markieren und dann (Strg)+(&) drücken. Wesentlich für die Anzeige einer eingegebenen Zahl ist auch die Breite der Zelle bezie-

hungsweise der Spalte, zu der diese Zelle gehört. Ist diese zu klein, erfolgt die Anzeige möglicherweise in einer anderen Form als gewünscht. Wenn Sie beispielsweise in eine Zelle eine längere Zahl – etwa 1000000 – eingegeben haben, wird diese Eingabe nur in dieser Form angezeigt, wenn die Breite ausreicht – also Raum für mindestens sieben Stellen vorhanden ist. Ist das nicht der Fall, wird automatisch zur wissenschaftlichen Anzeige umgeschaltet: Der Zahlenwert erscheint als 1E+06. Ist die Breite auch zur Anzeige in dieser Form zu gering, erscheinen nur #-Zeichen in der Zelle. Das ist aber keine Fehlermeldung, Berechnungen auf der Basis eines in dieser Form angezeigten Zahlenwertes funktionieren wie gewünscht. Zum Ändern der Anzeige müssen Sie einfach die Spaltenbreite vergrößern (siehe Kapitel 6).

Bild 4.6: In alle Zellen wurde derselbe Zahlenwert 1000000 eingegeben

Tipp: Wenn nach dem Bestätigen der Eingabe einer Zahl ein Dezimalzeichen an der falschen Stelle gesetzt wird, wurde auf der Registerkarte Bearbeiten im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS das Kontrollkästchen Feste Dezimalstelle setzen aktiviert und für Stellenanzahl ein anderer Wert als 0 eingegeben. Deaktivieren Sie diese Option, um dieses Verhalten abzuschalten.

4.3.2 Datums- und Uhrzeitangaben Auch Datumswerte und Uhrzeitangaben können mit unterschiedlichen Formaten direkt in die Zellen der Tabelle eingegeben werden. Solche Werte werden intern als normale Zahlen verarbeitet, aber mit einem besonderen Format angezeigt. Beispielsweise ent-

4.3

Zahlenwerte eingeben

101

spricht das Datum 11.9.2001 der Zahl 37145, die Uhrzeitangabe 12:00 dem Wert 0,5. Normale Zahlenwerte, Datum- und Uhrzeitangaben können durch Wahl eines anderen Formats entsprechend umgewandelt werden (siehe Kapitel 6).

Bild 4.7: Datum und Uhrzeit können in mehreren Formaten eingegeben werden

Zur Eingabe einer vollständigen Datumsangabe in Zahlenwerten verwenden Sie eines der Formate Tag.Monat.Jahr – beispielsweise 11.9.2001 –, Tag-Monat-Jahr – beispielsweise 11-9-2001 – oder Tag/Monat/Jahr – beispielsweise 11/9/2001. Tag und Monat können dabei als ein- oder zweistellige Zahl, das Jahr als zwei- oder vierstellige Zahl eingegeben werden. Alle drei Eingabeformen werden standardmäßig nach dem Bestätigen in der Tabelle im Format Tag.Monat.Jahr angezeigt. Im Fall von Datumsangaben können auch Abkürzungen für den Monatsnamen eingegeben werden. Wenn Sie den Monat ausschreiben, wird die Eingabe nach dem Bestätigen automatisch durch die Abkürzung ersetzt. Auch die Uhrzeit können Sie direkt eingeben. Verwenden Sie eines der Eingabeformate Stunde:Minute oder Stunde:Minute:Sekunde. Stunde, Minute und Sekunde können als ein- oder zweistellige Zahl eingegeben werden, die Anzeige erfolgt immer zweistellig.

Um die aktuellen Daten für Datum und/oder Uhrzeit aus dem Betriebssystem zu übernehmen, können Sie Tastenkombinationen verwenden. Diese Daten ändern sich zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr. Tasten

Beschreibung

(Strg)+(.)

Aktuelles Datum einfügen Aktuelle Uhrzeit einfügen

(Strg)+(:)

Tabelle 4.5: Tastenkürzel für aktuelles Datum und aktuelle Uhrzeit

102

Kapitel 4 – Daten eingeben und bearbeiten

Tipp: Wollen Sie erreichen, dass Datum und Uhrzeit nach jeder Berechnung der Tabelle aktualisiert werden, benutzen Sie die Funktion =JETZT().

4.3.3 Logische Konstante Auch die beiden logischen Konstanten WAHR und FALSCH können Sie direkt in eine Zelle eingeben. Beachten Sie, dass es sich hierbei nicht um Texteingaben, sondern um die Zahlenwerte 1 und 0 handelt, die in einem besonderen Format angezeigt werden. Um das auch optisch zu zeigen, werden die logischen Konstanten zentriert und in Großbuchstaben – auch wenn Sie Kleinbuchstaben zur Eingabe verwenden – angezeigt.

Bild 4.8: Wahrheitswerte sind keine Texteingaben

Wollen Sie die Wörter Wahr oder Falsch tatsächlich als Texteingabe in einer Zelle verwenden, stellen Sie dem Wort ein einfaches Anführungszeichen (’) voran. Eine solche Eingabe wird – wie jede Texteingabe – automatisch linksbündig angezeigt, das Anführungszeichen erscheint nicht in der Zelle, aber in der Bearbeitungsleiste.

4.4

Berechnungen

Microsoft Excel kann Berechnungen auf der Basis von eingegebenen Werten mithilfe von Formeln oder Funktionen durchführen. Für einfachere Berechnungen verwenden Sie Formeln, in denen Werte miteinander verknüpft werden. Meist verknüpfen Sie damit Zelladressen – beispielsweise in der Form =A1+A2+A3+A4. Für die Berechnung werden dann die Inhalte dieser Adressen benutzt.

4.4

Berechnungen

103

Funktionen sind vordefinierte Formeln, die Berechnungen unter Verwendung bestimmter Werte – die so genannten Argumente – ausführen. Beispielsweise berechnet die Funktion SUMME die Summe mehrerer Zahlenwerte, bei denen die Adressen der zu addierenden Zellen als Argumente dienen. Zur Eingabe müssen Sie zuerst – wie bei der einfachen Eingabe von Werten – eine vorerst noch leere Zelle markieren, in der die Berechnung durchgeführt und das Ergebnis angezeigt werden soll. In diese Zelle geben Sie dann die Formel oder die Funktion ein. Allgemein gilt: In der Zelle der Tabelle wird das Ergebnis der Berechnung angezeigt. Die Formel selbst sehen Sie in der Bearbeitungsleiste, wenn die entsprechende Zelle markiert ist.

Bild 4.9: Zum Berechnen dienen Formeln und Funktionen

4.4.1 AutoBerechnen Wenn Sie nur einfache Zwischenberechnungen durchführen müssen, können Sie dazu die Funktion AutoBerechnen benutzen und das Ergebnis in der Statusleiste anzeigen. Dazu markieren Sie den Bereich in der Tabelle, für den Sie die Berechnungen durchführen möchten. Standardmäßig wird die Summe der Werte in den markierten Zellen in der Statusleiste angezeigt. Welche Berechnungsfunktion verwendet wird, können Sie über das Kontextmenü einstellen, das Sie durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf der Statusleiste anzeigen lassen können.

104

Kapitel 4 – Daten eingeben und bearbeiten

Bild 4.10: AutoBerechnen zeigt Zwischenergebnisse an

4.4.2 Formeln 3

Formeln sind Gleichungen, die Berechnungen für Werte im Arbeitsblatt durchführen . Formeln beginnen mit einem Gleichheitszeichen, gefolgt von der eigentlichen Gleichung. Eine solche Gleichung kann unterschiedliche Aufgaben und Inhalte haben. Im Allgemeinen wird sie dazu verwendet, aus den Inhalten von zwei oder mehr Zellen einen Wert zu errechnen. Die Zelle, die die Formel enthält, wird als abhängige Zelle bezeichnet, weil ihr Wert von Werten in anderen Zellen abhängt. In einem einfachen Beispiel können Sie die Inhalte zweier Zellen in einer abhängigen Zelle addieren. Wenn sich die Ausgangswerte in den Zellen A1 und A2 befinden, können Sie dazu die Formel =A1+A2 benutzen. Der Vorteil der Verwendung von Zelldressen in der Formel wird klar, wenn Sie die Werte in den Bezugszellen ändern. Die Zelle mit der Formel zeigt weiterhin das richtige Berechnungsergebnis, da sich die Formel nicht auf die Zahlenwerte, sondern auf die Adressen der Zellen bezieht, in denen diese Zahlen eingegebenen wurden. Die Adressen, die eine Formel benutzt, werden auch als die Bezüge der Formel bezeichnet. Mithilfe solcher Bezüge können Sie Daten aus unterschiedlichen Teilen eines Arbeitsblattes in einer einzigen Formel verwenden oder den Wert einer Zelle in verschiedenen Formeln einsetzen. Sie können Bezüge auf Zellen in anderen Arbeitsblättern derselben Arbeitsmappe oder in anderen Arbeitsmappen definieren.

3

Beispiele für den Einsatz von Formeln finden Sie auf der CD in der Arbeitsmappe im Ordner Formeln.

4.4

105

Berechnungen

Anwendung

Beispiel

Im einfachsten Fall besteht die Formel aus zwei Zahlen, die durch einen Operator verknüpft sind. Sie besteht aus einem einleitenden Gleichheitszeichen und dem zu berechnenden Ausdruck.

=2003+2

Mithilfe von Übertragungsformeln können Sie Zellinhalte in andere Zellen =D2 übertragen. Den Formelausdruck sehen Sie in der Bearbeitungsleiste. Er besteht aus einem einleitenden Gleichheitszeichen und der Adresse der Bezugszelle. Die Übertragung funktioniert auch bei Texten als Zellinhalt. Im Allgemeinen besteht der Formelausdruck aus Bezügen auf Zelladressen, =D2-D3 die mit Operatoren verknüpft sind. Den Formelausdruck sehen Sie in der Bearbeitungsleiste. Er besteht aus einem einleitenden Gleichheitszeichen und den über Operatoren verknüpften Adressen der Bezugszellen. Sie können auch Texteingaben miteinander verknüpfen. Zum Verknüpfen =A2&" und von Textzellen verwenden Sie den Operator &. Die Verwendung eines "&A4 arithmetischen Operators führt zu einer Fehlermeldung. Zusätzliche Textelemente können Sie – in Anführungszeichen eingeschlossen – einfügen. Formeln können sich auch auf andere Tabellen derselben Arbeitsmappe beziehen. Dazu müssen Sie als Bezug vor der eigentlichen Zelladresse den Namen der Tabelle – gefolgt von einem Ausrufungszeichen – angeben.

=Tabelle2!D4

Auch die Übernahme von Daten aus den Tabellen anderer Arbeitsmappen =[Mappe2.xls]Ta belle1!D4 ist möglich. Zusätzlich zur eigentlichen Zelladresse müssen Sie hier – in eckige Klammern eingeschlossen – den Namen der Arbeitsmappe und den Namen der Tabelle, gefolgt von einem Ausrufungszeichen, voranstellen. Tabelle 4.6: Formeln können verschiedene Aufgaben wahrnehmen

Eingeben Zur Eingabe einer Formel markieren Sie zunächst die Zelle, in die Sie die Formel eingeben wollen. Geben Sie dann ein Gleichheitszeichen und anschließend die Formel ein. Im Allgemeinen verknüpfen Sie dazu Zelladressen oder Werte mithilfe von so genannten Operatoren – beispielsweise können Sie auf diese Weise in der Zelle A3 die Summe der Werte in den Zellen A1 und A2 mit der Formel =A1+A2 berechnen. Das Pluszeichen ist in diesem Fall der Operator. Bestätigen Sie die Eingabe mit den üblichen Methoden. Sollte

106

Kapitel 4 – Daten eingeben und bearbeiten

Ihnen bei der Eingabe einer Formel ein Syntaxfehler unterlaufen sein, wird das von Microsoft Excel – zusammen mit einem Korrekturvorschlag – gemeldet.

Operator

Funktion

+ – * / ^ &

Addieren Subtrahieren Multiplizieren Dividieren Potenzieren Texte verknüpfen

Tabelle 4.7: Operatoren verknüpfen Adressen oder Werte

Alternativ können Sie die in der Formel miteinander zu verknüpfenden Zelladressen nacheinander mit der Maus auswählen. Man redet dann auch von der Methode des Zeigens. Angenommen, Sie wollen wieder in der Zelle A3 die Summe der Zellen A1 und A2 mit =A1+A2 berechnen, dann gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie auf die Zelle A3 und geben Sie ein Gleichheitszeichen ein. 2. Klicken Sie dann – ohne vorher zu bestätigen – auf die Zelle A1. In der Bearbeitungsleiste steht nun =A1. 3. Fügen Sie über die Tastatur ein Pluszeichen hinzu und klicken Sie anschließend auf die Zelle A2. In der Bearbeitungsleiste steht jetzt die vollständige Formel =A1+A2. Nach dem Bestätigen ist die Formel funktionsfähig. Tipp: Standardmäßig wird eine Tabelle nach jedem Bestätigen einer Eingabe oder Änderung neu berechnet. Das können Sie über die Registerkarte Berechnen im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS ändern (siehe Kapitel 12).

Taste(n)

Beschreibung

(F9) oder (Strg)+(=)

Alle geöffneten Blätter berechnen Aktives Tabellenblatt und darauf bezogene berechnen

(Umschalt)+(F9)

Tabelle 4.8: Tastenkürzel zum manuellen Berechnen

4.4

Berechnungen

107

Korrigieren Um eine Formel zu korrigieren, markieren Sie zunächst die Zelle, in der die Formel steht. Die einzelnen Bezugsadressen in der Formel werden daraufhin in der Bearbeitungsleiste verschiedenfarbig dargestellt. In der Tabelle werden die Zellen mit denselben Farben markiert. Auf diese Weise sehen Sie schnell, auf welche Zellen sich die Formel bezieht.

Bild 4.11: Korrekturen können über die Tastatur oder mit der Maus vorgenommen werden

Zur Korrektur können Sie zum einen in die Zelle selbst oder in die Bearbeitungsleiste an der zu bearbeitenden Stelle klicken und die Änderung manuell über die Tastatur vornehmen. Zum anderen können Sie die farbig markierten Bezugszellen mit der Maus an andere Stellen in der Tabelle verschieben. Beispielsweise können Sie eine Formel =A1+A2 in =A1+B2 ändern, indem Sie die farbige Markierung der Zelle A2 auf die Zelle B2 verschieben. Tipp: Wenn eine Formel einen falschen Wert als Ergebnis zeigt, haben Sie wahrscheinlich die Formel falsch eingegeben. Excel berechnet zusammengesetzte Ausdrücke in der üblichen Reihenfolge: Zuerst werden die Inhalte von Ausdrücken in Klammern berechnet, dann werden Exponenten berechnet, es folgen die Berechnungen von Multiplikationen und Divisionen, Additionen und Subtraktionen werden abschließend durchgeführt. Das Beispiel =(1+2)*3+4 wird also in folgender Reihenfolge berechnet: (1+2) ergibt 3, diese 3*3 ergibt 9, diese 9+4 ergibt 13.

4.4.3 Relative und absolute Bezüge Microsoft Excel unterscheidet zwischen absoluten, relativen und gemischten Bezügen, die sich beim Kopieren der Zellinhalte unterschiedlich verhalten (siehe dazu Abschnitt 4.7).

108

Kapitel 4 – Daten eingeben und bearbeiten

Standardmäßig werden relative Bezüge verwendet. Sie formulieren einen Bezug als absolut, indem Sie vor dem Buchstaben für die Spalte und der Zahl für die Zeile jeweils ein $Zeichen eingeben. Statt der Eingabe =B2 verwenden Sie also die Eingabe =$B$2. Gemischte Bezüge bilden eine Kombination aus relativen und absoluten Elementen. Zwei Typen von gemischten Bezügen sind möglich: Ein relativer Spaltenbezug mit einem absoluten Zeilenbezug, beispielsweise in der Form =$B2, und ein relativer Spaltenbezug mit einem absoluten Zeilenbezug, beispielsweise in der Form =B$2.

Eingabe Relative, absolute und gemischte Bezugsadressen können Sie natürlich einfach über die Tastatur eingeben. Außerdem können Sie einen eingegebenen relativen Bezug vor dem Bestätigen in einen absoluten oder einen gemischten Bezug umwandeln, indem Sie direkt nach der Eingabe oder dem Markieren der Zelle entsprechend oft (F4) drücken. Haben Sie beispielsweise den relativen Bezug B2 eingegeben, bewirkt ein erstes Drücken von (F4) die Umwandlung in den absoluten Bezug $B$2. Wollen Sie diesen in einen gemischten Bezug mit relativer Spaltenadresse und absoluter Zeilenadresse, drücken Sie nochmals (F4). Damit erhalten Sie B$2. Wollen Sie die Form des gemischten Bezugs umkehren, drücken Sie nochmals (F4). Das erzeugt $B2. Nochmaliges Drücken von (F4) liefert wieder den ursprünglich eingegebenen relativen Bezug. Bestätigen Sie abschließend die Eingabe. Auf dieselbe Weise können Sie die Art des Bezugs nachträglich ändern. Sie können dazu in der Bearbeitungsleiste in einer Formel jeden einzelnen Bezug oder aber auch die gesamte Formel markieren und dann die Form der Bezüge mittels Drücken von (F4) wechseln. Bestätigen Sie abschließend wieder die Eingabe.

4.4.4 Funktionen Funktionen sind ein Spezialfall von Formeln. Sie erleichtern die Eingabe oder ermöglichen komplexere Formen der Berechnung. Beispielsweise ist bereits beim Addieren der Inhalte mehrerer Zellen die Eingabe einer einfachen Formel recht aufwändig – etwa mit =A1+A2+A3+A4+A5+A6. Einfacher geht es in diesem Fall mit einer Funktion: =SUMME (A1:A6). Außerdem ermöglichen Funktionen Formen von Berechnungen, die Sie über normale Formeln nicht oder nur sehr aufwändig ausführen können. Beispielsweise 4 könnten Sie mit =SIN(PI()/2) den Sinus der Zahl •/2 berechnen . 4

Beispiele für den Einsatz von Funktionen finden Sie auf der CD in der Arbeitsmappe im Ordner Funktionen.

4.4

Berechnungen

109

Auch eine Funktion beginnt mit einem Gleichheitszeichen, das von dem Funktionsnamen – beispielsweise SUMME – gefolgt wird. Anschließend folgen die Argumente der Funktion, die durch Semikola getrennt und zusammen in einer Klammer eingeschlossen werden müssen. Fast alle Funktionen verlangen Argumente. Argumente sind Werte oder Adressen, aus denen die Funktion den Funktionswert errechnet. Beispielsweise ist im Funktionsausdruck =SIN(A1) das Argument der Wert in der Zelladresse A1, bei =SUMME(A1:A6) sind die Werte im Bereich A1:A6. Einige Funktionen benötigen keine Argumente, aber auch diese müssen mit zwei Klammern abgeschlossen werden: Um beispielsweise den Wert der Zahl • anzuzeigen, benutzen Sie die Funktion =PI().

Funktions-Assistent Funktionen können Sie wie normale Formeln direkt eintippen. Während Sie die Funktion eingeben, wird eine QuickInfo eingeblendet, die Sie hinsichtlich der Syntax und den Argumenten unterstützt. Einfacher ist es aber, wenn Sie den Funktions-Assistenten benutzen. 1. Markieren Sie dazu zunächst die Zelle, in die Sie die Funktion eingeben wollen, und wählen Sie dann den Befehl FUNKTION im Menü EINFÜGEN oder klicken Sie auf die Schaltfläche Funktion einfügen in der Bearbeitungsleiste.

Bild 4.12: Funktionen können über einen Assistenten eingefügt werden

110

Kapitel 4 – Daten eingeben und bearbeiten

2. Wählen Sie im Dialogfeld die gewünschte Funktion aus. Durch vorherige Wahl einer Kategorie können Sie eine Vorauswahl treffen. Die Kategorie Alle umfasst sämtliche Tabellenfunktionen. Markieren Sie die gewünschte Funktion und bestätigen Sie Ihre Wahl über OK. Tipp: Sie können im Feld Funktion suchen auch eine Beschreibung der durchzuführenden Berechnung eingeben und durch Anklicken der Schaltfläche Start eine Suche durchführen lassen. Der Assistent erstellt daraufhin die Kategorie Empfohlen, in der geeignete Funktionen aufgelistet werden. Das funktioniert unserer Meinung nach aber mehr schlecht als recht.

3. Nach der Wahl der Funktion geben Sie im folgenden Dialogfeld des Assistenten die für die Funktion erforderlichen Argumente ein. Je nach Art der Funktion finden Sie hier im oberen Bereich ein oder mehrere Felder für diese Argumente. Sie können darin Zahlenwerte, Bezüge, Formeln oder weitere Funktionen in die Bearbeitungsfelder für die Argumente eingeben. Im unteren Bereich finden Sie Hinweise zur Natur der Funktion und der Argumente.

Bild 4.13: Die Argumente werden festgelegt

4.4

Berechnungen

111

4. Wenn Sie auf eine der Schaltflächen am rechten Rand eines solchen Eingabefeldes klicken, wird das Dialogfeld verkleinert, sodass Sie die Bezugszellen durch Zeigen in der Tabelle markieren können. 5. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche am rechten Rand der Zeile zum Festlegen der Argumente, um das Dialogfeld wieder komplett anzeigen zu lassen. 6. Ein Klick auf die Schaltfläche OK schließt die Arbeit mit dem Assistenten ab. In der Bearbeitungsleiste wird das Ergebnis der Arbeit angezeigt. Nach dem Bestätigen wird die Funktion dann in die aktive Zelle eingefügt und das Ergebnis dort angezeigt. Jeder Anwender wird aufgrund seines Aufgabenspektrums vordringlich mit bestimmten Funktionen oder Funktionskategorien arbeiten. Viele Funktionen werden Sie vielleicht nie anwenden, einige sind aber von allgemeinem Interesse.

Mathematische und trigonometrische Funktionen Viele Grundfunktionen für typische Berechnungen finden Sie beispielsweise im Bereich Mathematik/Trigonometrie.

Funktion

Ergebnis

ABS COS EXP GANZZAHL LN LOG10 PI POTENZ REST SIN SUMME TAN VORZEICHEN WURZEL

Absolutwert Kosinus Exponentialfunktion Ganzzahliger Teil Natürlicher Logarithmus Logarithmus einer Zahl zur Basis 10 Zahl p mit einer Genauigkeit von 15 Stellen Potenzierte Zahl Rest einer Division Sinus Summe Tangens Vorzeichen Quadratwurzel

Tabelle 4.9: Die wichtigsten Funktionen in der Kategorie Mathematik/Trigonometrie

112

Kapitel 4 – Daten eingeben und bearbeiten

Die Funktion SUMME addiert die Daten in den Argumenten. Sie können die Funk-

tion auch direkt über die Standard-Symbolleiste abrufen. Markieren Sie dazu die Zelle, in der die Summenformel eingegeben werden soll, und klicken Sie dann die Schaltfläche AutoSumme an. Wenn sich die markierte Zelle unmittelbar neben einer Zeile mit Zahlen oder unterhalb einer Spalte mit Zahlen befindet, werden automatisch die Adressen dieser Zellen als Argumente für die Funktion eingefügt. Der als Argument der Funktion automatisch gewählte Bereich wird durch einen Laufrahmen angezeigt. Sie können ihn durch Markieren der gewünschten Zellen mit der Maus ändern. Sie können auch einen anderen Bereich direkt eintippen. Tipp: Über die Dropdown-Liste zur Schaltfläche AutoSumme können Sie auch eine andere häufig verwendete Funktion auswählen. Über die Funktion POTENZ können Sie Potenzen berechnen. Beispielsweise berech-

net =POTENZ(2;3) die dritte Potenz von 2. Stattdessen können Sie aber auch den Ausdruck =2^3 benutzen. Auch um Wurzeln höherer Ordnung zu berechnen, können Sie beispielsweise die Funktion POTENZ benutzen. Diese erlaubt auch den Einsatz von nicht ganzen Zahlen als Argument für die Potenz. Sie können damit beispielsweise die dritte Wurzel aus einem Argument ziehen. Tipp: Höhere Wurzeln können Sie ebenfalls mit dem Potenzoperator ^ berechnen. Der Ausdruck =2^(1/3) berechnet beispielsweise die dritte Wurzel aus 2.

Logische Funktionen Die Funktion im Bereich Logik liefern zu großen Teil Ergebnisse in der Form WAHR oder FALSCH.

Funktion

Beschreibung

WENN NICHT ODER UND

Führt eine Berechnung in Abhängigkeit von einer Bedingung durch Kehrt den Wahrheitswert um Liefert WAHR, wenn ein Argument WAHR ist Liefert WAHR, wenn alle Argumente WAHR sind

Tabelle 4.10: Die wichtigsten Funktionen aus der Kategorie LOGIK

4.4

Berechnungen

113

Eine Ausnahme in dieser Gruppe ist die Funktion WENN. Diese ermöglicht die Wahl oder die Berechnung eines Wertes in Abhängigkeit davon, ob eine bestimmte Bedingung zutrifft oder nicht zutrifft. Beispielsweise können Sie die WENN-Funktion dazu verwenden, zu bestimmen, ob und in welcher Höhe Steuern zu zahlen sind.

Bild 4.14: Die WENN-Funktion gehört zu der Gruppe der logischen Funktionen

Die WENN-Funktion besitzt drei Parameter. Im ersten Parameter wird meist ein Vergleich zweier Werte mittels eines logischen

Operators formuliert. Das Ergebnis eines solchen Vergleichs ist entweder true (wahr) oder false (falsch). Beispielsweise hat in der oben gezeigten Tabelle der Vergleich des Ausdrucks C4>0 den Wert false, da der Wert in der Zelle C4 größer als 0 ist. Der Ausdruck B4>0 dagegen ist aus entsprechenden Gründen heraus true. Operator

Vergleich

= < > <= >= <>

Gleich Kleiner als Größer als Kleiner oder gleich Größer oder gleich Ungleich

Tabelle 4.11: Logische Operatoren ermöglichen Vergleiche Im zweiten Parameter der WENN-Funktion – der vom ersten durch ein Semikolon

getrennt ist – wird angegeben, welchen Wert die Funktion liefern soll, falls der erste

114

Kapitel 4 – Daten eingeben und bearbeiten

Parameter den Wert true annimmt. Im oben gezeigten Beispiel heißt das: Ist Gewinn vor Steuern positiv, werden Steuern in Höhe von 50% dieses Wertes fällig. Das erreichen Sie beispielsweise in der Zelle C5 durch die Funktion =WENN(C4>0;0,5*C4;0). Der dritte Parameter – vom zweiten wiederum durch ein Semikolon getrennt – gibt an,

welcher Wert geliefert werden soll, falls der erste Parameter den Wert false annimmt. Ist in unserem Beispiel Gewinn vor Steuern negativ, sind keine Steuern zu zahlen. Auch das erreichen Sie in der Zelle C5 durch die Funktion =WENN(C4>0;0,5*C4;0).

Sonstige Funktionen Die Funktionen der anderen Bereiche sind für viele Anwender weniger, für einige Benutzer aber vielleicht besonders interessant. Funktion

Ergebnis

BW IKV RMZ

Barwert eines Zukunftswertes zu einem Zinssatz über einen Zeitraum Interner Zinsfuß einer Investition Regelmäßige Zahlung über einen Zeitraum, die einem Barwert oder einem Zukunftswert zu einem Zinssatz entspricht Zinssatz, der notwendig ist, damit eine regelmäßige Zahlung über mehrere Perioden einem Gegenwartswert oder einem Zukunftswert entspricht Zukunftswert eines Barwertes zu einem Zinssatz über einen Zeitraum Zeitraum, in dem ein Barwert bei einem Zinssatz zu einem Zukunftswert anwächst

ZINS ZW ZZR

Tabelle 4.12: Die wichtigsten Funktionen in der Kategorie Finanzmathematik

Funktion

Ergebnis

DATUM HEUTE JAHR JETZT MONAT TAG WOCHENTAG

Fortlaufende Zahl des angegebenen Datums Fortlaufende Zahl des aktuellen Datums Jahreszahl eines fortlaufenden Datums Fortlaufende Zahl des aktuellen Datums und der aktuellen Uhrzeit Monatszahl eines fortlaufenden Datums Tageszahl eines fortlaufenden Datums Wochentag eines fortlaufenden Datums

Tabelle 4.13: Die wichtigsten Funktionen in der Kategorie Datum und Uhrzeit

4.4

Berechnungen

Funktion

Ergebnis

DM ERSETZEN GLÄTTEN WERT

Wandelt eine Zahl in einen Text im Währungsformat um Ersetzt eine bestimmte Anzahl von Zeichen in einem Text Löscht die Leerzeichen im Text Wandelt ein als Text angegebenes Argument in einen Zahlenwert um

115

Tabelle 4.14: Die wichtigsten Textfunktionen

Funktion

Ergebnis

ANZAHL MAX MIN MITTELWERT STABWN VARIANZ

Anzahl der Zahlenwerte unter den Argumenten Maximum der Zahlen unter den Argumenten Minimum der Zahlen unter den Argumenten Mittelwert der Zahlen unter den Argumenten Standardabweichung der Zahlen unter den Argumenten Varianz der Zahlen unter den Argumenten

Tabelle 4.15: Die wichtigsten statistischen Funktionen

Achtung: Der Bereich der statistischen Funktionen wurde in der Version 2003 erweitert. Einige Funktionen wurden in der Genauigkeit verbessert. Das kann – im Vergleich zu vorherigen Excel-Versionen – zu etwas anderen Ergebnissen führen.

Funktionen verschachteln In bestimmten Fällen kann es erforderlich sein, eine Funktion als eines der Argumente einer anderen Funktion zu verwenden. Wenn Sie beispielsweise den Mittelwert mehrerer Zahlenwerte berechnen und das Ergebnis mit einem Zahlenwert vergleichen wollen, können Sie das innerhalb einer Berechnungsvorschrift erreichen, indem Sie die Funktion MITTELWERT in die Funktion WENN verschachteln.

116

Kapitel 4 – Daten eingeben und bearbeiten

Bild 4.15: Diese Formel beinhaltet eine verschachtelte Funktion

Sie können den Funktions-Assistenten verwenden, um Formeln als Argumente zu verschachteln. Beispielsweise könnten Sie darüber zunächst die Funktion WENN eingeben lassen und dann im Feld Prüfung den Ausdruck für die Funktion MITTELWERT eingeben. Tipp: Wenn eine verschachtelte Funktion als Argument verwendet wird, muss sie den gleichen Werttyp wie das Argument zurückgeben. Wenn das Argument beispielsweise WAHR oder FALSCH zurückgibt, muss die verschachtelte Funktion ebenfalls WAHR oder FALSCH zurückgeben.

4.4.5 Fehlermeldungen Fehlermeldungen in der Tabelle können eigentlich nur auftauchen, wenn Sie eine Formel oder Funktion eingeben, bei der irgendetwas nicht stimmt. Die dann von Excel angezeigten Ausdrücke liefern Ihnen einen Hinweis über die mögliche Ursache des Fehlers.

Meldung

Beschreibung

#BEZUG!

Die Formel bezieht sich auf eine unzulässige Zelle: Sie haben beispielsweise Zellen gelöscht, auf die sich andere Formeln beziehen, oder Sie haben beim Verschieben einige Zellen in Zellen eingefügt, auf die sich andere Formeln beziehen. In einer Formel wurde eine Division durch Null versucht: Sie haben beispielsweise als Divisor einen Bezug auf eine leere Zelle oder auf eine Zelle mit dem Inhalt Null verwendet.

#DIV/0!

4.4

Berechnungen

117

Meldung

Beschreibung

#NAME?

Ein Name wird nicht erkannt, der in einer Formel verwendet wird: Sie haben beispielsweise einen in der Formel verwendeten Bezug gelöscht oder einen Namen verwendet, der nicht existiert. Oder Sie haben den Namen falsch eingegeben. Sie haben eine Schnittmenge von zwei Bereichen angegeben, die sich nicht überschneiden: Sie haben beispielsweise einen falschen Bereichsoperator oder einen falschen Bezug verwendet. Dieser Fehlerwert wird angezeigt, wenn ein Wert in einer Funktion oder Formel nicht verfügbar ist. Wenn bestimmte Zellen des Tabellenblattes Daten enthalten sollen, diese Daten aber noch nicht verfügbar sind, geben Sie in diese Zellen #NV ein. Formeln, die sich auf diese Zellen beziehen, geben in diesem Fall #NV zurück und führen keine Berechnung des Wertes durch. Der Typ eines Arguments oder Operanden ist falsch: Sie haben beispielsweise Text an einer Stelle der Formel eingegeben, an der eine Zahl oder ein Wahrheitswert erforderlich ist. Oder Sie haben einem Operator oder einer Funktion, die einen einzelnen Wert erfordern, einen Bereich zugewiesen. Es besteht ein Problem mit einer Zahl: Sie haben beispielsweise ein unzulässiges Argument in einer Funktion verwendet, die ein numerisches Argument erfordert. Oder Sie haben eine Formel eingegeben, deren Ergebnis zu groß oder zu klein ist, um in Microsoft Excel dargestellt werden zu können.

#NULL!

#NV

#WERT!

#ZAHL!

Tabelle 4.16: Einige typische Fehlermeldungen

Die Schaltfläche Spur zum Fehler wird neben der Zelle angezeigt, in der ein Formelfehler aufgetreten ist (siehe hierzu weiter unten in diesem Kapitel). Außerdem wird ein grünes Dreieck links oben in der Zelle dargestellt. Wenn Sie auf den Pfeil neben Spur zum Fehler klicken, wird eine Liste mit Optionen für die Fehlerüberprüfung angezeigt.

4.4.6 Formelüberwachung Bei komplexeren Berechnungen in größeren Tabellen ergeben sich Strukturen, die später – besonders für einen Anwender, der nicht an der Entwicklung des Formelwerks beteiligt war – nicht immer einfach nachzuvollziehen sind. Über die Formelüberwachung können Sie die in einer Tabelle vorhandenen Berechnungsstrukturen sichtbar machen. Sie finden die dazugehörenden Funktionen im Untermenü zum Befehl FORMELÜBERWACHUNG im Menü EXTRAS.

118

Kapitel 4 – Daten eingeben und bearbeiten

Tipp: Wenn Sie häufiger mit den Formelüberwachungsfunktionen arbeiten, sollten Sie zur Erleichterung der Arbeit die Formelüberwachung-Symbolleiste auf den Bildschirm holen (siehe hierzu weiter unten in diesem Kapitel).

Gleiche Formelstrukturen In vielen Fällen weisen die Formeln einer Tabelle gleiche oder ähnliche Strukturen auf. Wenn Sie beispielsweise in einer Tabelle den Umsatz, die Kosten und den sich daraus ergebenden Gewinn über mehrere Jahre hinweg darstellen, muss für jedes Jahr der Gewinn als Differenz zwischen Umsatz und Kosten des Jahres ermittelt werden. Excel vergleicht in einem solchen Fall die Struktur der Formel in einer Zelle mit der Struktur der Formeln in den Nachbarzellen. Wenn sich in einer solchen Reihe Abweichungen ergeben, wird das automatisch durch einen Indikator in Form eines kleinen grünen Dreiecks links oben in der betreffenden Zelle gekennzeichnet.

Bild 4.16: Der Fehlerindikator zeigt Abweichungen in Formelstrukturen auf

Dieser Indikator zeigt nur an, dass die Formel in dieser Zelle von den anderen Formeln im Bereich abweicht. Nach dem Markieren der Zelle mit dem Indikator können Sie über eine Schaltfläche die Befehle zur Korrektur anzeigen lassen. Beispielsweise können Sie

4.4

Berechnungen

119

mithilfe des Befehls FORMEL VON LINKS KOPIEREN die Formel aus der linken Nachbarzelle übernehmen. Tipp: Welche Fälle durch einen Indikator gekennzeichnet werden sollen, können Sie auf der Registerkarte Fehlerüberprüfung im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS einstellen (siehe Kapitel 12).

Formelüberwachungsmodus Um einen Überblick über alle in der Tabelle verwendeten Formeln zu erhalten, können Sie den Befehl FORMELÜBERWACHUNGSMODUS im Untermenü zu FORMELÜBERWACHUNG wählen. Daraufhin werden in den Zellen statt der Berechnungsergebnisse die dahinter stehenden Formeln angezeigt. Die Breite der Spalten wird automatisch vergrößert. Zur Anzeige der Berechnungsergebnisse schalten Sie diesen Modus wieder aus.

Bild 4.17: Die Inhalte der Formeln können angezeigt werden

Formelauswertung Die Idee hinter einer Formel ist manchmal nicht einfach auf den ersten Blick zu verstehen. Das gilt besonders dann, wenn sich eine Formel auf Zellen bezieht, die auch wieder Formeln beinhalten. Um eine solche Berechnungskette schrittweise nachvollziehen zu können, eignet sich die Formelauswertung. Markieren Sie am besten zuerst die Zelle mit der Formel, die am Ende einer Berechnungskette steht. Wählen Sie dann den Befehl FORMELAUSWERTUNG im Untermenü zu FORMELÜBERWACHUNG. Im Dialogfeld wird links unter Bezug die Adresse der markierten Zelle und im Feld Auswertung die Formel angezeigt. Ein Element der Formel ist dabei unterstrichen. Wenn Sie nachvollziehen wollen, wie diese Formel die in der Tabelle vorhandenen

Zahlenwerte in das Ergebnis umsetzt, klicken Sie mehrmals auf die Schaltfläche Aus-

120

Kapitel 4 – Daten eingeben und bearbeiten

werten. Nach jedem Klick wird der unterstrichene Teil durch den Zahlenwert ersetzt, auf den dieser Teil der Formel Bezug nimmt. In komplexeren Tabellen können sich Formeln auf Zelladressen beziehen, die ihrer-

seits wiederum Formeln beinhalten. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Einzelschritt können Sie solche Kettenbezüge nacheinander durchlaufen und die Formeln im Dialogfeld sichtbar machen. Nach jedem Klick auf die Schaltfläche werden Informationen zum gerade im Dialogfeld unterstrichenen Teil geliefert. Diese werden jeweils in einer neuen Zeile angezeigt. Die unterschiedliche Farbgebung gibt Auskunft darüber, wie die einzelnen Teile der so angezeigten Berechnungskette zusammenhängen. Das funktioniert so lange, bis eine Zelle erreicht wird, die keine Formel, sondern einen konstanten Zahlenwert beinhaltet. Sobald Sie den ersten Einzelschritt durchgeführt haben, wird die Schaltfläche Proze-

durschritt verfügbar. Darüber können Sie in der aktuellen Ebene den Formelausdruck durch den Zahlenwert ersetzen.

Überwachungsfenster Sie können auch die in verschiedenen Zellen angezeigten Ergebnisse in einem separaten Fenster zusammen anzeigen lassen. Das Anwenden dieser Technik eignet sich beispielsweise dafür, einen Berechnungsfluss zu kontrollieren, in dem Zellen verwickelt sind, die sich an verschiedenen Stellen der Tabelle – oder in verschiedenen Tabellen der Arbeitsmappe – befinden. Markieren Sie dazu zuerst die zu überwachenden Zellen. Wollen Sie die Werte in mehreren Zellen kontrollieren, halten Sie die Taste (Strg) gedrückt und klicken sie dann nacheinander an. Wählen Sie anschließend den Befehl ÜBERWACHUNGSFENSTER ANZEIGEN im Untermenü zu FORMELÜBERWACHUNG, wird ein zusätzliches Fenster eingeblendet, über das Sie die aktuellen Werte einzelner Zelle zusammenfassend anzeigen lassen können. Im Fenster werden die Namen der Arbeitsmappe und der Tabelle, gegebenenfalls der Name der Zelle, deren Adresse, der aktuelle Wert und die dahinter stehende Formel angezeigt. Anschließend können Sie die Werte in diesen Zellen auch nach einer Änderung der Ausgangswerte verfolgen.

4.4

Berechnungen

121

Bild 4.18: Die Werte in Zellen können separat überwacht werden

Klicken Sie auf Überwachung hinzufügen, um eine weitere Zelle in das Fenster aufzunehmen. Legen Sie dann die gewünschte Zelle fest, indem Sie die Zelle markieren oder ihre Adresse im anschließend angezeigten Fenster Überwachung hinzufügen eingeben.

Berechnungsstrukturen verfolgen Speziell dann, wenn Fehlerwerte (siehe oben) in der Tabelle auftauchen, sollten Sie die Techniken zum Verfolgen der Berechnungsstrukturen in der Formelüberwachung-Symbolleiste verwenden. Über die Schaltflächen im rechten Bereich der Leiste können Sie auch Kommentare einfügen und Gültigkeitsüberprüfungen durchführen (siehe hierzu Kapitel 10).

Bild 4.19: Die Symbolleiste Formelüberwachung

Symbol

Beschreibung Fehlerüberprüfung – Startet die Überprüfung. Spur zum Vorgänger – Zeigt Spurpfeile zu den Zellen an, auf die die markierte Zelle Bezug nimmt. Spur zum Vorgänger entfernen – Blendet die Spurpfeile zu den Zellen aus, auf die die markierte Zelle Bezug nimmt. Spur zum Nachfolger – Zeigt Spurpfeile zu den Zellen an, die auf die markierte Zelle Bezug nehmen.

122

Symbol

Kapitel 4 – Daten eingeben und bearbeiten

Beschreibung Spur zum Nachfolger entfernen – Blendet die Spurpfeile zu den Zellen aus, die auf die markierte Zelle Bezug nehmen. Alle Spuren entfernen – Blendet alle Spurpfeile aus. Spur zum Fehler – Zeigt Spurfehler zur Fehlerursache an. Neuer Kommentar – Öffnet ein Kommentarfeld zur markierten Zelle; der Name des Bearbeiters wird angezeigt (siehe hierzu auch Kapitel 10). Ungültige Daten markieren – Markiert als ungültig erkannte Daten durch Kreise (siehe hierzu auch Kapitel 10). Gültigkeitskreise löschen – Entfernt die Anzeige der ungültigen Daten (siehe Kapitel 10). Zellenüberwachungsfenster anzeigen – Zeigt das Fenster zur Zellenüberwachung an. Formelauswertung – Startet die Formelauswertung (siehe oben).

Tabelle 4.17: Über die Schaltflächen in der Symbolleiste können Sie Berechnungsstrukturen verfolgen

Markieren Sie die zu überprüfende Zelle und wählen Sie im Untermenü zum Befehl FORMELÜBERWACHUNG den entsprechenden Befehl oder klicken Sie – wenn die Formelüberwachung-Symbolleiste angezeigt ist – auf die betreffende Schaltfläche.

Bild 4.20: Die Pfeile zeigen Beziehungen zwischen Zellen an Die SPUR ZUM NACHFOLGER kennzeichnet alle Zellen, die auf die vorher markierte Zelle

Bezug nehmen, durch blaue Spurpfeile. Doppelklicken Sie auf einen solchen Spurpfeil,

4.5

Texteingaben

123

um die Zelle am Ende des Pfeils zu markieren. Gestrichelte Spurpfeile mit einem Symbol an der Spitze beziehen sich auf andere Tabellen. Die SPUR ZUM VORGÄNGER kennzeichnet alle Zellen, auf die die vorher markierte Zelle

Bezug nimmt. Alle im Bezug direkt vorhergehenden Zellen werden durch blaue Spurpfeile angezeigt. Doppelklicken Sie auf einen Spurpfeil, um die Zelle am Pfeilende zu markieren. Die SPUR ZUM FEHLER erlaubt die Suche nach den Ursachen von Fehlermeldungen.

Enthält eine Formel einen Bezug auf eine Zelle, in der ein Fehlerwert steht, dann erzeugt diese Formel wiederum einen Fehlerwert. Um den Ursprung einer solchen Fehlerkette zu finden, markieren Sie eine Zelle, die einen Fehlerwert enthält. Rote Spurpfeile verweisen auf den Ursprung des Fehlers. Nach einer Korrektur des Fehlers wird die Spur zum Vorgänger angezeigt. Tipp: Wenn Sie einen Überblick über die Originalspurpfeile behalten möchten, drucken Sie das Tabellenblatt mit den eingeblendeten Spurpfeilen aus, bevor Sie die Änderungen vornehmen.

Mit dem Befehl ALLE SPUREN ENTFERNEN im Untermenü zum Befehl FORMELÜBERWACHUNG im Menü EXTRAS können Sie die angezeigten Spuren wieder ausblenden. Wenn Sie die Formelüberwachung-Symbolleiste aktiviert haben, können Sie beim Entfernen der Spurpfeile mithilfe der betreffenden Schaltflächen selektiv vorgehen. Tipp: Sie können zur Fehlersuche auch mit dem Gehe zu-Dialogfeld arbeiten (siehe Abschnitt 4.2). Damit können Sie beispielsweise nach Zellen suchen, die sich im Berechnungsausdruck vor oder nach der markierten Zelle befinden. Sie können über dieses Dialogfeld auch nach Zellen suchen lassen, auf die sich die markierte Zelle bezieht.

4.5

Texteingaben

Texteingaben dienen meist als Titel für Tabellen oder als Zeilen- oder Spaltenbeschriftungen. Auch hier gelten die üblichen Methoden zur Eingabe: Markieren Sie zuerst die gewünschte Zelle und geben Sie dann den Text ein. Ihre Eingaben erscheinen in der Bearbeitungsleiste und der vorher markierten Zelle. Beachten Sie aber eine Besonderheit: Texteingaben, die für die eingestellte Spaltenbreite zu lang sind, werden abgeschnitten, wenn sich in der Zelle rechts davon eine Eingabe befindet. Für eine vollständige Anzeige müssen Sie in diesem Fall die Spaltenbreite vergrößern (siehe hierzu Kapitel 6).

124

Kapitel 4 – Daten eingeben und bearbeiten

Bild 4.21: Zu lange Texteingaben werden abgeschnitten

Für Texteingaben können Sie außerdem mehrere Methoden der AutoKorrektur und eine Rechtschreibprüfung vornehmen.

4.5.1 AutoKorrektur Über den Befehl AUTOKORREKTUR-OPTIONEN im Menü EXTRAS können Sie für Sie typische Tippfehler automatisch korrigieren lassen. Außerdem finden Sie hier die schon vordefinierten Codes für eine vereinfachte Eingabe von Sonderzeichen.

Bild 4.22: Die Registerkarte mit den AutoKorrektur-Optionen

4.5

Texteingaben

125

Weitere Sonderzeichen können Sie definieren. Viele der hier verfügbaren Optionen sind natürlich bei einem Programm für Textverarbeitung wichtiger, haben aber auch in Excel ihren Sinn.

Grundeinstellungen Ist Schaltfläche für AutoKorrektur-Optionen anzeigen aktiviert, wird zunächst ein kleiner blauer Balken angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger in der Nähe von Text positionieren, der automatisch korrigiert wurde. Dieser Balken wird zum Schaltflächensymbol AutoKorrektur-Optionen, wenn Sie darauf zeigen. Durch einen Klick auf dieses Symbol können Sie aus mehreren Optionen auswählen – beispielsweise können Sie die Korrektur rückgängig machen oder AutoKorrektur-Optionen ein- beziehungsweise ausblenden. Über die Kontrollkästchen im Bereich darunter können Sie einige allgemeine Grundeinstellungen vornehmen: Wenn Sie am Anfang eines Wortes zwei Großbuchstaben eingeben, wird der zweite

automatisch in einen Kleinbuchstaben umgewandelt, wenn Sie die Option ZWei GRoßbuchstaben am WOrtanfang korrigieren aktiviert haben. Wenn Sie trotzdem die beiden Buchstaben großgeschrieben wünschen, können Sie in diesem Fall nach der automatischen Korrektur nochmals manuell nachkorrigieren. Jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen bewirkt, was es sagt: Bei mehreren Sät-

zen in einer Zelle wird der erste Buchstabe des Satzes großgeschrieben. Wochentage immer großschreiben ändert beispielsweise die Eingabe montag in Montag. Unbeabsichtigtes Verwenden der fESTSTELLTASTE korrigieren schaltet die (Feststell)-

Taste ab und korrigiert die Eingabe, wenn diese Taste eingeschaltet war und Sie ein Wort mit einem kleinen Buchstaben begonnen und anschließend Großbuchstaben eingegeben haben. In den beiden Feldern unterhalb von Während der Eingabe ersetzen können Sie für Sie typische Tippfehler und die richtige Schreibweise eingeben. Bestätigen Sie anschließend über Hinzufügen. Ihre Eingaben werden daraufhin – zusammen mit den vielen bereits vorhandenen Voreinstellungen für typische Fehler und Abkürzungen für Sonderzeichen – in der darunter liegenden Liste vermerkt. Wenn Sie verhindern wollen, dass während der Eingabe automatisch Rechtschreib-

fehler korrigiert und Wörter ersetzt werden, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Während der Eingabe ersetzen.

126

Kapitel 4 – Daten eingeben und bearbeiten

Wollen Sie einen Eintrag aus der Liste entfernen, markieren Sie ihn und klicken dann

auf die Schaltfläche Löschen. Tipp: Auch wenn Sie immer wieder denselben komplexen Text eingeben müssen, können Sie die Möglichkeiten der AutoKorrektur benutzen und eine Abkürzung für diesen Text definieren. Diese wird nach der Eingabe durch den Text selbst ersetzt: Geben Sie auf der Registerkarte AutoKorrektur im Feld Ersetzen eine Abkürzung und im Feld Durch den komplexen Text selbst ein. Bestätigen Sie dann mit Hinzufügen. Anschließend wird nach Eingabe der Abkürzung eine automatische Ersetzung vorgenommen.

Ausnahmen Für die automatische Korrektur von Großbuchstaben und die Schreibweise nach Abkürzungen können Sie Ausnahmen angeben. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche Ausnahmen. Auf der Registerkarte Erster Buchstabe legen Sie die Ausnahmen für das Unterdrücken der Großschreibung nach Abkürzungen fest. Entsprechend legen Sie auf der Registerkarte WOrtanfang GRoß die Ausnahmen für bestimmte technische Bezeichnungen fest. Tipp: Über die Einstellungen auf der Registerkarte AutoFormat während der Eingabe im Dialogfeld AutoKorrektur können Sie außerdem festlegen, dass Internet- und Netzwerkpfade automatisch in Hyperlinks umgewandelt werden sollen.

4.5.2 Rechtschreibprüfung Wie bei der Textverarbeitung können Sie auch in einer Excel-Tabelle eine Rechschreibprüfung vornehmen. Markieren Sie zuerst die Zellen, für die Sie die Prüfung vornehmen wollen. Wenn Sie nur eine einzelne Zelle markiert haben, wird die gesamte Tabelle geprüft. Wollen Sie mehrere Blätter in die Prüfung mit einbeziehen, drücken Sie (Strg) und klicken dann die entsprechenden Registerlaschen im Blattregister an. Wählen Sie anschließend im Menü EXTRAS den Befehl RECHTSCHREIBUNG. Daraufhin wird der Text im markierten Bereich überprüft. Wird ein Wort nicht im Wörterbuch gefunden und handelt es sich tatsächlich um ein falsch geschriebenes Wort, können Sie im Dialogfeld einen Ersatz für das Wort eingeben oder einen Korrekturvorschlag (falls vorhanden) auswählen.

4.5

Texteingaben

127

Tipp: Die von Microsoft Excel verwendeten Wörterbücher sind dieselben, die auch von anderen Microsoft Office-Programmen benutzt werden.

Bild 4.23: Die Rechtschreibprüfung kann Schreibfehler auffinden und korrigieren

Im Feld Nicht im Wörterbuch wird das als falsch gekennzeichnete Wort gezeigt. Unter Vorschläge wird ein Vorschlag oder eine Liste mit Vorschlägen für eine mögliche Korrektur angezeigt. Sie können hier das richtig geschriebene Wort auswählen. Wird das gewünschte Wort unter Vorschläge nicht aufgelistet, können Sie es auch im Feld Nicht im Wörterbuch manuell eingeben. Anschließend müssen Sie über die Schaltflächen im rechten Bereich des Dialogfeldes angeben, ob und wie das Wort ersetzt werden soll: Ändern korrigiert das Wort entsprechend Ihrer Auswahl. Bei einer Bestätigung über

Immer ändern wird sowohl das aktuell hervorgehobene als auch jedes weitere Auftreten dieses Wortes entsprechend Ihrer Angabe geändert. Ein Klick auf Einmal ignorieren behält die Schreibweise bei diesem Wort bei, meldet es

aber bei einem weiteren Auftreten erneut als Fehler. Über Alle ignorieren können Sie erreichen, dass die Schreibweise des Wortes innerhalb des gesamten Bereichs beibehalten und nicht mehr als Fehler gemeldet wird.

128

Kapitel 4 – Daten eingeben und bearbeiten

Falls das Wort tatsächlich korrekt geschrieben wurde, das Wort dem Programm ledig-

lich unbekannt ist, können Sie es über die Schaltfläche Zum Wörterbuch hinzufügen in das aktuelle Wörterbuch aufnehmen. AutoKorrektur übernimmt die fehlerhafte und die richtige Schreibweise in die oben

beschriebene AutoKorrektur-Funktion. Wählen Sie die Sprache, in der geprüft werden soll, im Feld Wörterbuchsprache aus. Im

Allgemeinen benutzt das Programm zunächst einmal die Sprache, für die es installiert wurde. Andere Sprachen sollten aber automatisch erkannt werden. Beachten Sie, dass für viele Sprachen auch regionale Untergruppen – beispielsweise Deutsch (Deutschland), Deutsch (Österreich), Deutsch (Schweiz) usw. – eingestellt werden können. Über das Dialogfeld zur Schaltfläche Optionen, das sich auch über den Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS öffnet lässt, können Sie auf der Registerkarte Rechtschreibung zusätzliche Optionen für die Rechtschreibprüfung einstellen (siehe Kapitel 12). Tipp: Wenn bei der Rechtschreibprüfung versehentlich ein falsch geschriebenes Wort in das Benutzerwörterbuch aufgenommen wurde, wird bei zukünftigen Prüfungen dieses Wort nicht mehr als Fehler gemeldet. Sie sollten es deshalb entfernen: Lassen Sie die Registerkarte Rechtschreibung im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS anzeigen und merken Sie sich den im Feld Wörter hinzufügen eingetragenen Dateinamen. In der Regel heißt diese Datei BENUTZER.DIC. Lassen Sie dann über den Befehl Suchen im Windows-Startmenü nach dieser Datei suchen. Öffnen Sie die Datei durch einen Doppelklick. Sie enthält alle über ein OfficeProgramm eingetragenen Wörter. Markieren Sie das nicht erwünschte Wort und löschen Sie es. Speichern Sie abschließend die Datei.

4.5.3 Symbole und Sonderzeichen Über den Befehl SYMBOL im Menü EINFÜGEN können Sie Symbolzeichen oder bestimmte Steuerzeichen – wie beispielsweise einen Zeilenumbruch – einfügen. Tipp: Das Dialogfeld bleibt nach dem Einfügen eines Zeichens geöffnet und ermöglicht so das Einfügen von Zeichen an verschiedenen Stellen der Tabelle.

4.5

Texteingaben

129

Bild 4.24: Symbol- und Sonderzeichen sind über ein Dialogfeld verfügbar

Symbole Auf der Registerkarte Symbole finden Sie einen großen Vorrat an Symbolzeichen. Fügen Sie das gewünschte Zeichen durch einen Doppelklick oder durch Markieren und anschließendes Bestätigen über die Schaltfläche Einfügen ein. Der verfügbare Zeichenvorrat lässt sich durch Wahl einer anderen Schriftart beein-

flussen. Standardmäßig finden Sie hier die Auswahl (normaler Text). Das bedeutet, dass die für die aktuelle Zelle gewählte Schriftart benutzt wird. Währungszeichen wie beispielsweise , £, ¥, Brüche wie ¼, ½, ¾, Umlaute wie à, á, â, ã, å, æ oder Ähnliches können Sie in allen gängigen Schriftarten erstellen. Einen Satz häufig verwendeter mathematischer Zeichen finden Sie in der Schriftart Symbol. Grafische Elemente finden Sie in den Schriftarten Webdings, Wingdings und ZapfDingbats. Über das Feld Subset können Sie ein Zeichencodesubset für die ausgewählte Schriftart

auswählen. Je nach gewählter Schriftart finden Sie hier unterschiedliche Subsets. Beachten Sie auch, dass im Feld Zuletzt verwendete Symbole am unteren Rand des

Dialogfeldes eben solche Zeichen noch einmal zum schnellen Zugriff darauf aufgelistet werden.

130

Kapitel 4 – Daten eingeben und bearbeiten

Sonderzeichen Die Registerkarte Sonderzeichen ermöglicht das Einfügen von Steuerzeichen und häufig verwendeten Symbolen. Am Anfang der Liste Zeichen finden Sie eine Reihe von Elementen, die auch den automatischen Zeilenumbruch in einer Zelle beeinflussen. Damit es zu einem solchen Zeilenumbruch kommen kann, muss die Option Zeilenumbruch auf der Registerkarte Ausrichtung im Dialogfeld zum Befehl ZELLEN im Menü FORMAT aktiviert dein. Ein bedingter Trennstrich trennt ein Wort dann, wenn es sich am Ende einer Zeile

befindet. Befindet sich das Wort in der Mitte einer Zeile, erscheint das Trennzeichen auf dem Ausdruck nicht. Der geschützte Trennstrich verhindert, dass eine Wortkoppelung mit Bindestrich am

Zeilenende getrennt wird. Beim Verwenden eines normalen Minuszeichens als Bindestrich zwischen zwei Wörtern wird dieses Zeichen als Trennzeichen verwendet, wenn das erste der beiden Wörter am Zeilenende steht. Das geschützte Leerzeichen zwischen zwei Wörtern verhindert, dass diese Wörter durch

einen Zeilenumbruch getrennt werden. Im Weiteren finden Sie in der Liste eine Reihe von typischen Sonderzeichen – wie ©, ®, ™ –, die Sie aber auch über die Registerkarte Symbole einfügen können.

4.5.4 Recherchieren Eine neue Funktion im Office 2003-Programmpaket nennt sich Recherchieren. Sie können damit Referenzinformationen zu bestimmten Begriffen sammeln. Als Quellen können Sie die vorhandenen Wörterbücher, Enzyklopädien oder das Internet verwenden. Dazu lassen Sie über den Befehl RECHERCHIEREN im Menü EXTRAS oder durch einen Klick auf die gleichnamige Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste den Aufgabenbereich Recherchieren anzeigen. Geben Sie dann im Feld Suchen nach den Begriff ein, zu dem Sie Informationen wünschen. Der Inhalt einer vorher in der Tabelle markierten Zelle wird automatisch in das Feld übernommen. Legen Sie im Dropdown-Listenfeld unterhalb von Suchen nach fest, in welchem Nachschlagewerk gesucht werden soll. Standardmäßig können Sie beispielsweise eine Übersetzung vornehmen lassen oder im Wörterbuch oder im Thesaurus nachschlagen. Sie können auch diverse Quellen im Internet zu Rate ziehen. Bestätigen Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche mit dem grünen Pfeil. Die Ergebnisse werden anschließend im entsprechenden Listenfeld angezeigt. Nachdem Sie mehrere Recherchen

4.5

Texteingaben

131

durchgeführt haben, können Sie über die beiden Schaltflächen mit dem nach rechts und dem nach links zeigenden Pfeil zwischen diesen wechseln.

Bild 4.25: Eine Recherche kann unterschiedliche Referenzinformationen liefern

Ein Klick auf Recherche-Optionen öffnet ein Dialogfeld, über das Sie festlegen können, welche Suchdienste verwendet werden sollen. Aktivieren Sie hier die gewünschten Dienste. Wenn Sie Enzyklopädieprogramme – beispielsweise Microsoft Encarta – auf Ihrem Rechner installiert haben, können diese mit in die Suchfunktion eingeschlossen werden. Über die Schaltfläche Dienste hinzufügen können Sie – nachdem Sie eine Verbindung zum Internet hergestellt haben – weitere Suchdienste in Anspruch nehmen. Im Bereich Übersetzung des Aufgabenbereichs finden Sie außerdem den Link Übersetzungsoptionen. Hierüber lässt sich festlegen, welche Sprachrichtungen für eine Übersetzung verfügbar sein sollen.

132

Kapitel 4 – Daten eingeben und bearbeiten

Bild 4.26: Verschiedene Suchdienste können aktiviert werden

4.5.5 Smarttags Das Verwenden von Smarttags kann Ihnen Zeit sparen. Smarttags sind Daten, die vom Programm als ein bestimmter Typ erkannt werden und – in Abhängigkeit vom Typ – bestimmte Aktionen ermöglichen. Beispielsweise bewirkt die Eingabe eines Datums die Anzeige eines Smarttag-Symbols, das unter anderem den direkten Zugriff auf eine Terminvereinbarung ermöglicht.

Aktivieren Smarttags sind in Excel standardmäßig installiert, aber nicht aktiviert. Um sie zu aktivieren, wählen Sie die Registerkarte Smarttags im Dialogfeld zum Befehl AUTOKORREKTUROPTIONEN im Menü EXTRAS und schalten das Kontrollkästchen Daten mit Smarttags beschriften ein.

4.5

Texteingaben

133

Bild 4.27: Smarttags müssen erst eingeschaltet werden In der Liste Merkmale werden die installierten Typen von Smarttags aufgelistet, die Sie

nach einem generellen Einschalten der Funktion auch individuell wieder aus-/einschalten können. Wie Smarttags in der Tabelle angezeigt werden sollen, können Sie über das Drop-

down-Listenfeld Smarttags anzeigen als festlegen. Sie können hier wählen, ob ein Indikator mit einer Schaltfläche, nur die Schaltfläche oder gar nichts angezeigt werden soll. Über die Schaltfläche Weitere Smarttags lassen sich – nachdem eine Verbindung zum

Internet hergestellt wurde – weitere Smarttags herunterladen. Beispielsweise wird bei Microsoft Office Online im Download-Bereich das Smarttag Euro angeboten, das automatisch Geldbeträge in 12 nationalen europäischen Währungen erkennt und in Euro umrechnet und umgekehrt.

Mit Smarttags arbeiten Wenn Sie die entsprechenden Smarttag-Funktionen aktiviert haben, werden die von Excel erkannten Daten mit dem gewählten Smarttag-Indikator gekennzeichnet – also beispielsweise mit einem violetten Dreieck in einer Zelle des Arbeitsblattes und einer Schaltfläche.

134

Kapitel 4 – Daten eingeben und bearbeiten

Um zu erfahren, welche Aktionen Sie mithilfe eines Smarttags durchführen können, führen Sie den Mauszeiger auf die Schaltfläche und klicken dann auf den Pfeil neben der Schaltfläche. Die verfügbaren Aktionen werden dann angezeigt und stehen zur Auswahl bereit.

Bild 4.28: Smarttags werden durch ein Dreieck in einer Ecke der Zelle gekennzeichnet

Entfernen von Smarttags Zum Löschen von Smarttags gibt es verschiedene Möglichkeiten: Um einen einzelnen Smarttag aus einer Zelle zu entfernen, bewegen Sie den Mauszei-

ger über der Zelle, bis die Schaltfläche Smarttag-Aktionen angezeigt wird. Wählen Sie dann SMARTTAG LÖSCHEN im Smarttag-Aktionen-Menü aus. Wenn Sie bestimmte Typen von Smarttags entfernen möchten, deaktivieren Sie auf

der Registerkarte Smarttags im Dialogfeld zum Befehl AUTOKORREKTUR-OPTIONEN unter Merkmale die Kontrollkästchen der Smarttags, die Sie entfernen möchten. Schließen Sie dann die Arbeitsmappe und öffnen Sie sie erneut, damit die vorgenommenen Änderungen wirksam werden. Um alle Smarttags zu entfernen, deaktivieren Sie auf der Registerkarte Smarttags im

Dialogfeld zum Befehl AUTOKORREKTUR-OPTIONEN das Kontrollkästchen Daten mit Smarttags beschriften und auch das Kontrollkästchen Smarttags in diese Arbeitsmappe einbetten. Schließen Sie die Arbeitsmappe und öffnen Sie sie dann erneut, damit die vorgenommenen Änderungen wirksam werden.

4.6

4.6

Zellen benennen

135

Zellen benennen

Einzelnen Zellen oder zusammenhängende Zellbereiche können mit einem Namen versehen werden. Beispielsweise können Sie die Zeile in der Tabelle, in der der Umsatz angegeben wird, mit dem Namen Umsatz versehen. Das Benennen von einzelnen Zellen oder Zellbereichen vereinfacht das Arbeiten. Die verwendeten Namen können Sie beispiels5 weise statt der Bezugsadressen in Formeln und Funktionen verwenden . Die Befehle zum Arbeiten mit Namen finden Sie im Untermenü zum Befehl NAMEN im Menü EINFÜGEN.

4.6.1 Namen einfügen und anzeigen Sie können Namen für Zellbereiche selbst definieren oder automatisch aus in der Tabelle vorhandenen Zeilen- oder Spaltenbeschriftungen ableiten lassen.

Namen selbst definieren Markieren Sie den Bereich in der Tabelle, den Sie mit einem Namen versehen wollen, und wählen Sie dann den Befehl DEFINIEREN im Untermenü zum Befehl NAMEN im Menü EINFÜGEN. Der von Ihnen markierte Bereich wird im Dialogfeld Namen definieren unter Bezieht sich auf angezeigt und kann dort gegebenenfalls editiert werden.

Bild 4.29: Namen können eingegeben oder übernommen werden

5

Beispiele für den Einsatz von Namen in einer Tabelle finden Sie auf der CD in der Arbeitsmappe im Ordner Namen.

136

Kapitel 4 – Daten eingeben und bearbeiten

Den gewünschten Namen legen Sie im Feld Namen in der Arbeitsmappe fest. Wenn

innerhalb der Markierung oder daneben Beschriftungen vorhanden sind, schlägt Microsoft Excel für den markierten Bereich einen Namen vor. Sie können diesen Namensvorschlag auch editieren. Mit Hinzufügen legen Sie den Namen fest und lassen das Dialogfeld weiter geöffnet;

mit OK wird der Name übernommen und das Dialogfeld geschlossen. Die in der Tabelle bereits vergebenen Namen werden in der darunter angezeigten Liste

aufgeführt. Um einen vorhandenen Namen zu entfernen, markieren Sie ihn in der Liste und klicken dann auf die Schaltfläche Löschen. Tipp: Sie können zum Hinzufügen von Namen nach dem Markieren auch einfach (F3) drücken.

Namen übernehmen Wenn Sie Beschriftungen – besonders Zeilenbeschriftungen – in Ihrer Tabelle verwendet haben, können Sie diese als Namen für die entsprechenden Bereiche übernehmen lassen. Markieren Sie dazu den gesamten Zellbereich – inklusive der Zeilen- und Spaltenbeschriftungen –, für dessen Teile Sie die Namen definieren möchten, und wählen Sie dann ERSTELLEN im Untermenü zum Befehl NAMEN im Menü EINFÜGEN. Im Dialogfeld Namen erstellen müssen Sie angeben, welche Beschriftungen in der Tabelle für die Namen verwendet werden sollen. Wenn Sie – wie meist üblich – die Beschriftungen aus der ersten Zeile und der ersten Spalte verwenden wollen, aktivieren Sie die beiden Kontrollkästchen Oberster Zeile und Linker Spalte. Tipp: Wenn Sie die Inhalte von Zellen mit Zahlen als Namen verwenden wollen, müssen diese Zahlen als Text eingegeben worden sein – etwa in der Form ’2003.

Festgelegte Namen anzeigen In manchen Fällen bedeutet es eine Arbeitserleichterung, wenn die verwendeten Namen – zusammen mit den dafür festgelegten Bereichen – direkt in der Tabelle angezeigt werden. Markieren Sie hierzu eine Zelle, die die linke obere Ecke der einzufügenden Liste sein wird. Wählen Sie dann EINFÜGEN im Untermenü zum Befehl NAMEN im Menü EINFÜGEN. Im Dialogfeld Namen einfügen werden die in der Tabelle vergebenen Namen aufgelistet. Die können diese Liste vollständig an der vorher in der Tabelle markierten Stelle einfügen

4.6

Zellen benennen

137

lassen, indem Sie auf die Schaltfläche Liste einfügen klicken. Alternativ können Sie auch einen oder mehrere Einträge in der Liste auswählen und dann über OK bestätigen, um die ausgewählten Elemente einzufügen.

Bild 4.30: Namen können in der Tabelle angezeigt werden

Achtung: Vorher in der Tabelle vorhandene Einträge werden gegebenenfalls überschrieben. Die Namensliste ist in einer Tabelle zwei Spalten breit.

4.6.2 Namen verwenden Haben Sie in der Tabelle Namen für Zellen oder Bereiche definiert, können Sie diese benutzen, um die so benannten Elemente zu markieren oder in Formeln und Funktionen darauf Bezug zu nehmen.

Bereiche markieren Definierte Namen werden im Namensfeld links in der Bearbeitungsleiste angezeigt. Sie können diese dazu verwenden, die Zelle(n) zu markieren. Klappen Sie hierfür die Liste auf und wählen Sie dann aus dem aufgeklappten Namensfeld einen Namen aus. Der benannte Bereich wird markiert. Sie können den gewünschten Namen auch über die Tastatur direkt im vorher angeklickten Namensfeld eingeben und so den Bereich markieren.

138

Kapitel 4 – Daten eingeben und bearbeiten

Bild 4.31: Namen können zum Markieren und als Bezug verwendet werden

Namen als Bezug verwenden Durch Namen wird auch die Eingabe von Formeln und Funktionen stark vereinfacht. Sie brauchen dann nicht mehr die Zelladressen zu verwenden, sondern benutzen einfach die Namen. Markieren Sie zuerst die Zelle, in der Sie die Formel oder Funktion einfügen wollen. Anschließend können Sie die Formel direkt über die Tastatur eingeben, indem Sie die Namen benutzen. Beispielsweise könnten Sie in einer entsprechenden Tabelle zum Berechnen des Gewinns statt der Formel =B2-B3 den Ausdruck =Umsatz-Kosten verwenden. Voraussetzung dafür wäre, dass beispielsweise der Bereich B2:C2 mit dem Namen Umsatz und der Bereich B3:C3 mit dem Namen Kosten versehen wurde. Beachten Sie dabei, dass die Formel in den Zellen B4 und C4 immer =Umsatz-Kosten lautet. Tipp: Wenn Sie die vorher verwendeten Namen nicht mehr im Kopf haben sollten, können Sie die Formel auch über das Dialogfeld zum Befehl EINFÜGEN im Untermenü zum Befehl NAMEN nacheinander aufbauen. Markieren Sie dazu wieder die gewünschte Zelle und lassen Sie dann das Dialogfeld anzeigen. Wählen Sie hierin den ersten einzufügenden Namen aus. Der Name wird mit einem vorangestellten Gleichheitszeichen in die markierte Zelle eingefügt. Fügen Sie einen Operator hinzu – beispielsweise ein Minuszeichen – und wiederholen Sie den Vorgang für weitere Namen.

Bezüge durch Namen ersetzen Anfänglich durch Zelladressen eingegebene Bezüge können Sie nachträglich durch Namen ersetzen lassen. Markieren Sie dazu den Zellbereich, in dem Sie Namen verwenden wollen. Wählen Sie dann im Untermenü zu NAMEN den Befehl ÜBERNEHMEN.

4.7

Daten verschieben und kopieren

139

Über die zusätzlichen Optionen in diesem Dialogfeld können Sie regeln, was wie ersetzt werden soll. Diese Optionen zeigen Sie an, indem Sie auf die gleichnamige Schaltfläche klicken: Die Option Relative/Absolute Bezugsart ignorieren ersetzt Verweise durch Namen,

ohne die Form der Bezüge zu berücksichtigen. Wenn Sie das Kontrollkästchen deaktivieren, ersetzt Excel absolute Bezüge durch absolute Namen, relative Bezüge durch relative Namen und gemischte Verweise durch gemischte Namen. Wenn Sie Zellbezüge in benannten Zeilen und Spalten nicht durch die Namen dieser

Spalten und Zeilen ersetzen wollen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Zeilen- und Spaltennamen verwenden. Soll der Zeilen-/Spaltenname nicht entfallen, wenn sich die Formel in der gleichen

Zeile/Spalte wie die Bezugszelle befindet, deaktivieren Sie das beziehungsweise die entsprechende(n) Kontrollkästchen Bei gleicher Spalte entfällt Spaltenname oder Bei gleicher Zeile entfällt Zeilenname. Wählen Sie unter Reihenfolge der Namen die entsprechende Option, um die Reihen-

folge festzulegen, in der zusammengesetzte Namen verwendbare Bezüge ersetzen.

4.7

Daten verschieben und kopieren

Einträge in Zellen können Sie an andere Stellen in der Tabelle kopieren oder verschieben. Dazu können Sie mit Drag & Drop oder mit Ausschneiden beziehungsweise Kopieren und Einfügen arbeiten. Beachten Sie, dass sich beim Kopieren von Zellen mit Bezugsadressen als Inhalt absolute und relative Bezüge unterschiedlich verhalten. Tipp: Ist das Kontrollkästchen Vor dem Überschreiben von Zellen warnen auf der Registerkarte Bearbeiten im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS aktiviert, werden Sie in einem entsprechenden Meldungsfeld vor den Auswirkungen gewarnt.

4.7.1 Drag & Drop Am schnellsten funktioniert das Kopieren oder Verschieben mittels Maus und Drag & Drop. Markieren Sie zuerst die entsprechende(n) Zelle(n) und positionieren Sie den Zeiger auf einem Rand des Auswahlrahmens. Dass Sie die richtige Stelle gewählt haben,

140

Kapitel 4 – Daten eingeben und bearbeiten

erkennen Sie daran, dass sich der Zeiger in einen Vierfachpfeil ändert. Wenn Sie die Auswahl kopieren – nicht verschieben – wollen, drücken Sie zusätzlich die (Strg)-Taste und halten sie gedrückt. Ein zusätzliches Pluszeichen wird in diesem Fall neben dem Mauszeiger eingeblendet.

Bild 4.32: Zellbereiche verschieben Ziehen Sie die Auswahl zu dem Bereich, in den Sie die Daten verschieben oder kopie-

ren wollen. Während des Ziehens zeigt ein Rahmen die neue Position an. Die aktuelle Einfügeadresse wird in der QuickInfo angezeigt. Wenn Sie sich an der gewünschten Stelle befinden, lassen Sie die Maustaste los. Sollen die Zellen mit den einzufügenden Daten zwischen vorhandene Zellen platziert

werden, halten Sie beim Kopieren beziehungsweise Verschieben zusätzlich die (Umschalt)-Taste gedrückt und bringen den Mauszeiger über eine Gitternetzlinie. Die Stelle, an der eingefügt wird, wird entsprechend gekennzeichnet. Vorhandene Zellen und Daten werden verschoben, um Raum für die neuen Zellen zu schaffen. Ist das Ziel eine andere Tabelle in derselben Arbeitsmappe, müssen Sie den Mauszei-

ger über das Blattregister führen. Sobald der Mauszeiger das Blattregister berührt, wird die Zieltabelle aktiviert. Bewegen Sie dort die Daten an die gewünschte Stelle. Ist das Ziel eine andere geöffnete Arbeitsmappe, ziehen Sie die markierten Zellen

einfach vom einen in das andere Dokumentfenster (ordnen Sie vorher die Fenster entsprechend an).

4.7

Daten verschieben und kopieren

141

Der anfangs markierte Bereich wird von einem blinkenden Laufrahmen umgeben. Das ist das Zeichen dafür, dass sich eine Kopie dieses Bereichs in der Zwischenablage befindet. Er kann jetzt noch an weiteren Stellen eingefügt werden. Um den Rahmen abzuschalten, drücken Sie die Taste (Esc).

4.7.2 Menübefehle Zum Verschieben oder Kopieren von Zellbereichen können Sie ebenso die Zwischenablage verwenden. Markieren auch in diesem Fall zunächst Sie die Zelle(n), die verschoben oder kopiert werden soll(en). Um den Zellbereich zu verschieben, wählen Sie im Menü BEARBEITEN oder im Kon-

textmenü den Befehl AUSSCHNEIDEN oder klicken die Schaltfläche Ausschneiden in der Standard-Symbolleiste an. Um den Zellbereich zu kopieren, wählen Sie im Menü BEARBEITEN oder im Kontext-

menü den Befehl KOPIEREN oder klicken die Schaltfläche Kopieren in der StandardSymbolleiste an. In der Regel werden Sie die Daten in bereits vorhandene Zellen einfügen. Markieren Sie

hierfür die linke obere Zelle im Einfügebereich oder den ganzen Einfügebereich. Ausschneide- und Einfügebereich dürfen sich überschneiden. Wählen Sie dann im Menü BEARBEITEN oder im Kontextmenü den Befehl EINFÜGEN oder klicken Sie die Schaltfläche Einfügen in der Standard-Symbolleiste an oder drücken Sie die (Eingabe)-Taste. Sie können beim Einfügen aber auch dafür sorgen, dass diese Daten zwischen bereits

vorhandene Daten eingeschoben werden. Wählen Sie in diesem Fall zum Einfügen der Daten den Befehl AUSGESCHNITTENE ZELLEN beziehungsweise KOPIERTE ZELLEN im Menü EINFÜGEN oder im Kontextmenü den Befehl AUSGESCHNITTENE beziehungsweise KOPIERTE ZELLEN EINFÜGEN. Geben Sie dann an, in welche Richtung die Zellen verschoben werden sollen. Tasten

Beschreibung

(Strg)+(C)

Kopieren der Auswahl Ausschneiden der Auswahl Einfügen der Auswahl Rückgängig machen der letzten Aktion

(Strg)+(X) (Strg)+(V) (Strg)+(Z)

Tabelle 4.18: Tasten zum Kopieren, Ausschneiden und Einfügen

142

Kapitel 4 – Daten eingeben und bearbeiten

Optionsschaltfläche zum Einfügen Die Schaltfläche Einfügen-Optionen wird unmittelbar unterhalb der eingefügten Auswahl angezeigt. Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, wird ein Menü angezeigt, in dem Sie auswählen können, wie die Informationen in das Arbeitsblatt eingefügt werden sollen. Die Verfügbarkeit der Optionen hängt von der Art des einzufügenden Inhalts, vom Programm, aus dem die einzufügenden Daten stammen, sowie vom Format der Inhalte, in die Sie einfügen möchten, ab.

Bild 4.33: Über eine Optionsschaltfläche können Sie das Einfügen steuern

4.7.3 Office-Zwischenablage Mit der Office-Zwischenablage verfügen Sie über eine Funktion, die es ermöglicht, bis zu 24 unterschiedliche Inhalte in der Zwischenablage abzulegen. Zur Arbeit mit diesen Inhalten dient der Aufgabenbereich Zwischenablage, der automatisch angezeigt wird, sobald Sie mehr als einen Zellinhalt kopiert oder ausgeschnitten haben. In diesem Aufgabenbereich wird angezeigt, wie viele Elemente bereits in der Zwischenablage abgelegt sind. Den Inhalt können Sie anzeigen, indem Sie den Mauszeiger auf einem

4.7

Daten verschieben und kopieren

143

dieser Elemente ruhen lassen. Klicken Sie auf eines der Elemente, um es an der in der Tabelle markierten Stelle einzufügen. Sie können auch alle Elemente aus der Zwischenablage an der markierten Stelle der Tabelle einfügen.

Bild 4.34: Der Aufgabenbereich zeigt die Elemente in der Zwischenablage an

4.7.4 Inhalte einfügen Über den Befehl INHALTE EINFÜGEN im Menü BEARBEITEN erhalten Sie Zugriff auf eine Reihe weiterer Optionen, über die Sie bestimmte Teilelemente des gewählten Elements aus der Zwischenablage einfügen und/oder zusätzliche Operationen mit dem Einfügen verknüpfen können. Sorgen Sie vor der Wahl des Befehls INHALTE EINFÜGEN dafür, dass sich Excel-Daten in der Zwischenablage befinden, indem Sie die entsprechenden Daten kopieren oder ausschneiden.

144

Kapitel 4 – Daten eingeben und bearbeiten

Tipp: Die Optionen im Dialogfeld werden nur dann angezeigt, wenn sich Zellinhalte von Microsoft Excel in der Zwischenablage befinden. Anderenfalls haben Sie nur die Möglichkeit, die Art des Objekts zu wählen, als das der Inhalt der Zwischenablage eingefügt werden soll. Im oberen Bereich des Dialogfeldes Inhalte einfügen können Sie festlegen, was von den

kopierten oder ausgeschnittenen Daten eingefügt werden soll. Sie können hier beispielsweise wählen, ob Sie aus der Zwischenablage alle Inhalte, nur die Text-, Zahlen- und Formeleingaben oder bestimmte Formate übernehmen wollen.

Bild 4.35: Elemente können in unterschiedlicher Form eingefügt werden

Einfügen

Beschreibung

Alles

Fügt alle Elemente aus der Zwischenablage ein.

Formeln

Nur Eingaben und die Ergebnisse der Berechnung der Formeln werden eingefügt; Formate werden nicht übertragen.

Werte

Vormals über Formeln oder Funktionen errechnete Werte werden durch die Ergebnisse ersetzt. Das empfiehlt sich beispielsweise dann, wenn Sie Berechnungen mit mehreren alternativen Grunddaten durchführen wollen und die jeweiligen Ergebnisse an einer bestimmten Stelle der Tabelle speichern wollen.

Formate

Überträgt allein die Formate; Zellinhalte werden nicht mit eingefügt.

4.7

Daten verschieben und kopieren

145

Einfügen

Beschreibung

Kommentare

Nur die Kommentare werden eingefügt (siehe hierzu Kapitel 10).

Gültigkeit

Fügt nur die Gültigkeitsbedingungen ein (siehe hierzu Kapitel 10).

Alles außer Rahmen

Fügt alle Elemente mit Ausnahme von Rahmen ein (siehe zu Rahmen Kapitel 6).

Spaltenbreite

Überträgt nur die Spaltenbreiten der Markierung.

Tabelle 4.19: Die einzufügenden Elemente auswählen Die zweite Optionsgruppe unter der Überschrift Vorgang ermöglicht zusätzliche Ope-

rationen der kopierten oder ausgeschnittenen Zahlenwerte mit anderen Werten. Wenn sich in dem Bereich, in dem die Daten eingefügt werden sollen, bereits Zahlenwerte befinden, können Sie die einzufügenden zu den bereits vorhandenen addieren, von ihnen subtrahieren, damit multiplizieren oder dividieren. In allen Fällen können Sie zusätzlich leere Zeilen eliminieren lassen oder Spalten und

Zeilen vertauschen. Aktivieren Sie hierzu das beziehungsweise die entsprechenden Kontrollkästchen.

Bild 4.36: Transponieren – Zeilen und Spalten können untereinander vertauscht werden

4.7.5 Relative und absolute Bezüge Beim Kopieren von Zellinhalten wirkt sich die Form der verwendeten Bezüge auf das Ergebnis aus: Relative Bezüge werden beim Kopieren an die Adressen der neuen Position angepasst. Absolute Bezüge beziehen sich nach einem Kopieren auf dieselben Zelladressen.

146

Kapitel 4 – Daten eingeben und bearbeiten

Beim Kopieren von gemischten Bezügen wird der relative Teil der Adresse an die neue

Position angepasst, der absolute Teil bleibt konstant. Bezug

Kopierte Formel

Eingefügt (1)

Eingefügt (2)

Eingefügt (3)

Absolut

Relativ

Gemischt

Bild 4.37: Bezüge verhalten sich beim Kopieren unterschiedlich

4.7.6 Sonderfälle des Kopierens Neben den üblichen Formen des Kopierens können Sie diesen Befehl auch anders nutzen: Sie können Daten in der Bearbeitungsleiste kopieren. Damit sparen Sie sich bei

besonders komplizierten Formeleingaben Arbeit. Markieren Sie dazu in der Bearbeitungsleiste die betreffenden Zeichen und kopieren Sie dann wie gewohnt. Um einen Zellbereich als Grafik zu kopieren, halten Sie nach dem Markieren des

Bereichs die (Umschalt)-Taste gedrückt, während Sie im Menü BEARBEITEN den Befehl BILD KOPIEREN wählen. Legen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld fest, ob die Darstellung wie angezeigt oder wie ausgedruckt erfolgen soll. Wählen Sie hier auch noch das Format der Grafik aus. Wechseln Sie dann zu der Anwendung, in die Sie die Grafik kopieren möchten, und fügen Sie sie ein.

4.8

4.8

Ausfüllen

147

Ausfüllen

Wenn die Zellen, in die kopiert werden soll, direkt neben, unter oder über den Zellen liegen, die kopiert werden sollen, können Sie den Kopierprozess einfacher gestalten, indem Sie die Ausfüllfunktion von Microsoft Excel nutzen. Sie können in diesem Fall sowohl über Ziehen mit der Maus als auch mit dem Befehl AUSFÜLLEN im Menü BEARBEITEN arbeiten. Außerdem können Sie diese Technik dazu benutzen, bestehende Datenreihen zu erweitern und damit fortzuschreiben. Tipp: Sie können bereits bei der Eingabe den aktuellen Eintrag auf mehrere Zellen verteilen: Markieren Sie den Bereich, für den die Eingabe gelten soll, geben Sie den Wert oder die Formel ein und bestätigen Sie mit (Strg)+(Eingabe).

4.8.1 Ausfüllen über Menübefehl Markieren Sie die Zelle(n), die kopiert werden soll(en), zusammen mit dem benachbarten Bereich, in den ausgefüllt werden soll. Wählen Sie dann den gewünschten Befehl im Untermenü zu AUSFÜLLEN im Menü BEARBEITEN.

Bild 4.38: Über AUSFÜLLEN können Sie in benachbarte Zellen kopieren

148

Kapitel 4 – Daten eingeben und bearbeiten

Die ersten vier Optionen im Untermenü erlauben ein Ausfüllen in unterschiedliche Richtungen. Der Befehl RECHTS kopiert den Inhalt einer Zelle oder eines Bereichs in die rechts angrenzenden Zellen. Um in die links angrenzenden Zellen zu kopieren, wählen Sie den Befehl LINKS. Der Befehl UNTEN kopiert den Inhalt einer Zelle oder eines Bereichs in die darunter liegenden Zellen. Um die letzte Zeile der Auswahl in die oben angrenzenden Zellen zu kopieren, wählen Sie den Befehl OBEN. Je nachdem, was Sie markiert haben, sind immer nur bestimmte Optionen verfügbar. Der Rest wird abgeblendet angezeigt. Texte und Zahlenwerte werden wie angezeigt kopiert, Formeln und Funktionen verhalten sich entsprechend der Form der verwendeten Bezüge.

Tasten

Beschreibung

(Strg)+(U)

Im markierten Bereich nach unten ausfüllen Im markierten Bereich nach rechts ausfüllen

(Strg)+(R)

Tabelle 4.20: Auch Tastenkürzel können zum Ausfüllen verwendet werden

Datenreihen ausfüllen Sie können mit AUSFÜLLEN auch eine Datenreihe automatisch erstellen beziehungsweise eine vorhandene ausweiten lassen. Geben Sie hierzu zumindest das erste Element der Reihe ein und markieren Sie dann den Bereich, in dem Sie die Reihe erstellen wollen. Wählen Sie anschließend den Befehl REIHE im Untermenü zu AUSFÜLLEN im Menü BEARBEITEN.

Bild 4.39: Mit AUSFÜLLEN können Sie auch Datenreihen erstellen

4.8

Ausfüllen

149

Geben Sie im Dialogfeld Reihe die Parameter für die Fortschreibung der Reihe an. Wenn Sie mehrere Spalten und Zeilen markiert haben, müssen Sie über Reihe in angeben, ob die Reihe in Spalten oder in Zeilen erstellt werden soll. Außerdem ergeben sich einige Unterschiede für reine Zahlenreihen und Reihen aus Datumswerten. Unter Typ geben Sie die Art der Fortschreibung an. Sie legen damit fest, um welchen Wert die Daten von Feld zu Feld ansteigen sollen: Linear bedeutet, dass der Wert von Zelle zu Zelle um einen konstanten Wert erhöht

wird. Die Reihe 1, 2, 3, 4, 5 usw. ist eine lineare Reihe. Den Wert, um den die Reihe erhöht werden soll, legen Sie über Inkrement fest. Alternativ können Sie hier auch den Wert für das letzte Feld der Reihe im Feld Endwert eingeben. Das Inkrement wird dann automatisch errechnet. Mit Geometrisch geben Sie an, dass die Reihe einer geometrischen Struktur folgen soll.

Solche Reihen vervielfachen den Wert von Element zu Element – beispielsweise ist 1, 2, 4, 8, 16 usw. eine geometrische Reihe. Wenn Sie die Option AutoAusfüllen wählen, wird der im Feld Inkrement eingegebene

Wert ignoriert. Wenn Sie die Option Datum aktivieren, müssen Sie im Gruppenfeld Zeiteinheit eine

Einheit wählen. Auf diese Weise können Sie einen Datumswert tageweise, monatlich oder jahresweise fortschreiben. Die Option Wochentag bedeutet hier, dass nur die Tage von Montag bis Freitag benutzt werden. Auch hier können Sie ein Inkrement angeben – beispielsweise 3, wenn nur jeder dritte Monat in der Reihe verwendet werden soll. Nach dem Bestätigen wird die Datenreihe erstellt.

Im Blocksatz ausrichten Die Option IM BLOCKSATZ AUSRICHTEN im Untermenü zum Befehl AUSFÜLLEN ordnet die Textinhalte von Zellen so an, dass diese den markierten Bereich ausfüllen. Zahlen oder Formeln können nicht bündig angeordnet werden.

Über Arbeitsblätter Der Befehl ÜBER ARBEITSBLÄTTER im Untermenü zum Befehl AUSFÜLLEN kopiert den Inhalt des im aktiven Tabellenblatt markierten Zellbereichs in denselben Zellbereich aller ande-

150

Kapitel 4 – Daten eingeben und bearbeiten

ren markierten Blätter einer Gruppe. Dieser Befehl ist nur verfügbar, wenn mehrere Blätter markiert sind.

4.8.2 AutoAusfüllen mit der Maus Die Funktion AutoAusfüllen ermöglicht das Ausfüllen allein durch Ziehen mit der Maus. Markieren Sie die Zelle(n) mit den zu kopierenden Daten und positionieren Sie den Zeiger auf dem Ausfüllkästchen – das schwarze Quadrat in der rechten unteren Ecke der Auswahl. Der Zeiger wechselt zur Form eines Kreuzes. Drücken Sie die Maustaste und markieren Sie dann den Bereich, der mit Daten ausgefüllt werden soll. Lassen Sie abschließend die Maustaste los. Vorsicht: Wenn Sie ein Ausfüllkästchen in der Auswahl nach oben oder nach links ziehen und in den ausgewählten Zellen anhalten, ohne es zuvor an der ersten Spalte oder an der obersten Zeile vorbeigezogen zu haben, werden die Daten in der Auswahl gelöscht.

Bild 4.40: AutoAusfüllen kopiert in benachbarte Zellen und erzeugt auch Datenreihen

4.8

Ausfüllen

151

Texteingaben werden wie eingegeben fortgeschrieben, sofern sie nicht auf der Regis-

terkarte Benutzerdefinierte Listen im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS als Element einer Reihe aufgelistet sind (siehe Kapitel 12). Beispielsweise werden Textangaben für Monate und Wochentage fortgeschrieben, da sie in der Grundeinstellung des Programms auf der Registerkarte AutoAusfüllen im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN als Element einer Reihe eingetragen sind. Zahlenwerte, Datums- und kombinierte Angaben werden fortgeschrieben: Zahlen-

werte werden um den Wert 1 erhöht. Datumsangaben werden jeweils um einen Tag erhöht. Uhrzeitangaben werden um eine Stunde erhöht. Bei aus Texten und Zahlenwerten kombinierten Angaben wird der Zahlenteil um jeweils 1 erhöht. Die Schaltfläche Auto-Ausfülloptionen wird unmittelbar unterhalb der Füllauswahl an-

gezeigt. Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, wird ein Menü angezeigt, das Optionen für den Umgang mit dem Text oder den Daten beim Ausfüllen enthält – ZELLEN KOPIEREN benutzt Inhalte und Formate, alternativ können Sie nur die Formate oder nur die Inhalt fortschreiben. Die Verfügbarkeit der Optionen hängt vom einzufüllenden Inhalt, vom Programm, aus dem die einzufüllenden Daten stammen, sowie vom Format des Textes beziehungsweise der Daten, die sie einfüllen möchten, ab. Wenn Sie beim Ausfüllen zusätzlich (Strg) drücken, erreichen Sie ein reines Kopieren der Eingaben. Ein zusätzliches Pluszeichen wird dann neben dem Ausfüllen-Mauszeiger angezeigt. Tipp: Auf der Registerkarte Benutzerdefinierte Listen im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS werden aus Datenreihen Listen für die AutoAusfüllen-Funktion erstellt (siehe Kapitel 12). Sie können hier solche Listen eingeben, importieren, bearbeiten und löschen. Sowohl die integrierten als auch die benutzerdefinierten Listen können in allen Arbeitsmappen verwendet werden.

4.8.3 Trends fortschreiben Durch das Markieren von zwei oder mehr nebeneinander liegenden Werten können Sie die Differenz oder das Verhältnis zwischen den Werten als Grundlage zum Fortschreiben der Daten verwenden. Auch hier können Sie einen Menübefehl verwenden oder mit der Maus arbeiten.

152

Kapitel 4 – Daten eingeben und bearbeiten

Über Menübefehl Markieren Sie zumindest zwei Elemente der Reihe zusammen mit dem Bereich, in dem Sie die Reihe erweitern wollen. Wählen Sie dann den Befehl REIHE im Untermenü zum Befehl AUSFÜLLEN im Menü BEARBEITEN. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Trend, um den Trend der vorhandenen Eingaben zu benutzen. Geben Sie auf jeden Fall auch an, ob Sie eine arithmetisch oder eine geometrisch fortschreitende Reihe erstellen wollen. Nach dem Bestätigen werden die markierten Zellen entsprechend Ihren Vorgaben gefüllt. Wenn die anfangs eingegebenen Daten der gewählten Form des Trends nicht entsprechen, werden sie überschrieben.

Bild 4.41: Trends können ermittelt und fortgeschrieben werden

Über die Maus Sie können die Trendfortschreibung auch allein über die Maus durchführen. Markieren Sie dazu zuerst die Zellen mit den Anfangselementen und setzen Sie den Mauszeiger auf das Ausfüllkästchen – das schwarze Quadrat in der rechten unteren Ecke der Auswahl. Der Zeiger wechselt daraufhin zur Form eines Kreuzes. Ziehen Sie dann das Ausfüllkästchen über den auszufüllenden Bereich. Zum Ausfüllen in aufsteigender Reihenfolge ziehen Sie nach unten oder nach rechts.

4.9

Zellbereiche einfügen

153

Bild 4.42: Trends können auch über die Maus fortgeschrieben werden

4.9

Zellbereiche einfügen

Falls Sie zwischen Zellen, in die Sie bereits Daten eingegeben haben, zusätzliche Eingaben vornehmen wollen, brauchen Sie die vorhandenen Eingaben nicht zu verschieben. Sie können stattdessen Spalten, Zeilen, einzelne Zellen oder Zellbereiche in die Tabelle einfügen.

Zeilen und Spalten Sie können leere Spalten und Zeilen mithilfe der Maus oder mit Menübefehlen erzeugen: Bei der Arbeit über das Menü markieren Sie die Spalte(n) oder Zeile(n), vor

der/denen die neue(n) Spalte(n) beziehungsweise Zeile(n) eingefügt werden soll(en) und wählen dann im Menü EINFÜGEN den Befehl SPALTEN beziehungsweise ZEILEN. Bei der Arbeit über die Maus markieren Sie die Spalte oder Zeile, nach der die neue(n)

Spalten(n) oder Zeile(n) eingefügt werden soll(en) und platzieren dann den Mauszeiger auf dem entsprechenden Ausfüllkästchen. Halten Sie die (Umschalt)-Taste gedrückt und verschieben Sie die Marke so weit, wie Sie Spalten oder Zeilen einfügen wollen.

154

Kapitel 4 – Daten eingeben und bearbeiten

Lassen Sie dann die Maustaste los. Daraufhin werden entsprechend viel leere Zeilen beziehungsweise Spalten eingefügt.

Bild 4.43: Spalten mit der Maus einfügen

Tipp: Sie können auch mehrere Spalten oder Zeilen in einem Arbeitsgang markieren und damit neue Zeilen beziehungsweise Spalten einfügen.

Bild 4.44: Bei Zeilen funktioniert das genauso

4.9

Zellbereiche einfügen

155

Leere Zellen über Menübefehl einfügen Markieren Sie einen Zellbereich links oder unterhalb der Stelle, an der Sie neue Zellen einfügen wollen. Wählen Sie dann im Menü EINFÜGEN den Befehl ZELLEN oder im Kontextmenü den Befehl ZELLEN EINFÜGEN und legen Sie dann fest, wie die bereits vorhandenen Zellen verschoben werden sollen.

Bild 4.45: Einzelne Zellen über Menübefehl einfügen Mit den ersten beiden Optionen im Dialogfeld Zellen einfügen können Sie entschei-

den, ob der markierte Bereich und die daran angrenzenden Zellen nach rechts oder nach unten verschoben werden sollen. Die beiden unteren Optionen erlauben es, eine ganze Zeile oberhalb oder eine ganze

Spalte links vom markierten Bereich einzufügen. Besteht dieser markierte Bereich aus mehreren Zellen, werden entsprechend viele Spalten beziehungsweise Zeilen eingefügt.

Zellen einfügen mit der Maus Beim Einfügen von Zellen durch Ziehen des Ausfüllkästchens verschieben Sie Zellen mit bereits vorhandenen Eingaben nach unten oder nach rechts. Definieren Sie dabei, wie viel Platz Sie schaffen wollen. Wählen Sie den Zellbereich so groß, dass Sie die gewünschte Anzahl von Zellen einfügen können. Positionieren Sie den Mauszeiger auf dem Ausfüllkästchen. Der Mauszeiger nimmt die Form eines Kreuzes an. Drücken Sie die (Umschalt)Taste und halten Sie sie gedrückt. Ziehen Sie den Mauszeiger nach rechts, wenn Sie rechts vom markierten Zellbereich

Platz schaffen wollen. In dem aufgezogenen Bereich werden neue Zellen eingefügt. Die vorhandenen Zellen werden nach rechts verschoben.

156

Kapitel 4 – Daten eingeben und bearbeiten

Ziehen Sie den Mauszeiger nach unten, wenn Sie unterhalb des markierten Bereichs

Platz schaffen wollen. In dem aufgezogenen Bereich werden neue Zellen eingefügt. Die vorhandenen Zellen werden nach unten verschoben.

4.10 Inhalte oder Zellbereiche löschen In Zellen eingegebene Daten können natürlich bei Bedarf wieder gelöscht werden. Sie müssen beim Löschen von Elementen einer Tabelle unterscheiden, ob Sie nur die in einem Zellbereich eingegebenen Daten oder die Zellen selbst – gegebenenfalls auch mit den dazugehörenden Spalten oder Zeilen – löschen wollen.

4.10.1 Zellinhalte löschen Zellinhalte können Sie über einen Menübefehl oder durch Ziehen mit der Maus löschen. In allen Fällen bleiben die Zellen als solche – ohne Inhalt – bestehen. Markieren Sie zuerst die Zellen, deren Inhalte gelöscht werden sollen.

Über Menübefehl Über das Untermenü zum Befehl LÖSCHEN im Menü BEARBEITEN haben Sie die Möglichkeit festzulegen, welche Inhalte der vorher markierten Zellen entfernt werden sollen. ALLES entfernt im vorher markierten Bereich alle Zellinhalte inklusive der gegebenen-

falls gesetzten Formate und Kommentare. FORMATE entfernt nur Formate; für die Zellen wird das Format Standard gewählt. Mit INHALTE werden alle direkten Einträge aus der markierten Zelle entfernt; vorhan-

dene Formate bleiben erhalten. Über KOMMENTARE löschen Sie nur die in die Zelle eingefügten Kommentare (zu

Kommentaren siehe Kapitel 10).

Durch Ziehen mit der Maus Sie können Zellbereiche auch direkt über die Maus löschen: Positionieren Sie den Mauszeiger auf dem Ausfüllkästchen in der unteren rechten Ecke der Auswahl. Der Zeiger wird daraufhin als Kreuz dargestellt. Ziehen Sie das Ausfüllkästchen in die obere linke Ecke des

4.10

Inhalte oder Zellbereiche löschen

157

vorher markierten Bereichs. Die ganze Auswahl wird grau angezeigt. Lassen Sie die Maustaste los. Die direkten Eingaben im Bereich werden daraufhin gelöscht. Vorhandene Formate und Kommentare bleiben erhalten.

Bild 4.46: Gelöscht werden kann auch direkt mit der Maus

Tipp: Drücken Sie zusätzlich die (Strg)-Taste, um gleichzeitig die Formate und die Kommentare aus dem Zellbereich zu löschen.

Taste(n)

Beschreibung

(Entf)

Löschen des Inhalts der Auswahl Löschen der Auswahl

(Strg)+(-)

Tabelle 4.21: Tastenkürzel zum Löschen

4.10.2 Zellbereiche löschen Statt nur die Inhalte von Zellbereichen zu löschen, können Sie Zellbereiche – auch ganze Spalten oder Zeilen – vollständig entfernen. Auch hier können Sie Menübefehle verwenden oder mit der Maus arbeiten. Tipp: Denken Sie daran, dass Formeln und Funktionen mit Bezügen, die sich auf eine gelöschte Zelle beziehen, nach dem Löschen andere – meist falsche – Werte aufweisen.

158

Kapitel 4 – Daten eingeben und bearbeiten

Über Menübefehl Markieren Sie zunächst den Zellbereich, den Sie löschen wollen. Wählen Sie dann im Menü BEARBEITEN oder im Kontextmenü den Befehl ZELLEN LÖSCHEN. Haben Sie eine ganze Zeile oder Spalte markiert, wird diese ohne weitere Abfrage entfernt. Anderenfalls wird das Dialogfeld Löschen angezeigt, in dem Sie angeben müssen, wie die verbleibenden Zellen verschoben werden sollen. Mit den beiden Optionen im oberen Bereich können Sie die Zellen rechts vom vorher

markierten Bereich nach links rücken beziehungsweise die darunter gelegenen Zellen nach oben. Die Optionen darunter entfernen die zu den markierten Zellen gehörenden Zeilen

beziehungsweise Spalten vollständig.

Bild 4.47: Legen Sie fest, wie beim Löschen vorgegangen werden soll

Tipp: Die Ergebnisse eines solchen Vorgangs entsprechen nicht immer den Erwartungen. Überlegen Sie vorher genau, welche Verschiebung Sie wünschen. Formeln in Zellen, die sich auf die gelöschten Bereiche beziehen, zeigen nach dem Löschen eine Fehlermeldung.

Mit der Maus Sie können einzelne Zellen auch direkt mit der Maus löschen. Dazu markieren Sie den Bereich und positionieren den Mauszeiger unten rechts auf dem Ausfüllkästchen. Der Zeiger wird daraufhin als Kreuz dargestellt. Drücken Sie (Umschalt) und ziehen Sie das Ausfüllkästchen nach oben. Der Mauszeiger nimmt daraufhin die Form eines Doppelpfeils an. Lassen Sie dann die Maustaste und die (Umschalt)-Taste los. Die Zellen werden gelöscht und die unterhalb des markierten Bereichs liegenden Zellen werden nach oben verschoben.

4.11

Suchen und Ersetzen

159

Bild 4.48: Mit der Maus können Sie den gesamten Inhalt löschen

4.11 Suchen und Ersetzen Sie können eine Tabelle oder einen markierten Bereich nach Zeichen oder Zeichenfolgen durchsuchen und diese – wenn gewünscht – durch andere ersetzen lassen.

4.11.1 Suchen Zum Suchen markieren Sie in der Tabelle gegebenenfalls den Bereich, den Sie durchsuchen wollen. Falls nur eine Zelle markiert wurde, durchsucht Microsoft Excel die ganze Tabelle. Wählen Sie dann im Menü BEARBEITEN den Befehl SUCHEN.

Bild 4.49: Sie können nach Zellinhalten und Formaten suchen lassen

160

Kapitel 4 – Daten eingeben und bearbeiten

1. Geben Sie in das Feld Suchen nach das oder die Zeichen ein, nach denen gesucht werden soll. Sie können dabei beliebige Buchstaben, Zahlen, Satzzeichen oder die Stellvertreterzeichen * und ? verwenden. Um nach dem Zeichen * oder ? selbst zu suchen, müssen Sie diesem eine Tilde (˜) voranstellen. Zeichen

Beschreibung

* ?

Steht für eine beliebige Anzahl von Zeichen Steht für ein beliebiges Zeichen

Tabelle 4.22: Stellvertreterzeichen zum Suchen

2. Sie können auch – nur oder zusätzlich – ein Format angeben, nach dem gesucht werden soll. Öffnen Sie dazu das Menü zur Schaltfläche Format und wählen Sie dann eine der angezeigten Optionen: Der Befehl FORMAT öffnet das Dialogfeld Format suchen, in dem Sie eine oder mehrere Formatangaben – wie beispielsweise eine fett formatierte Zahl mit zwei Stellen hinter dem Dezimalzeichen – festlegen können. Wenn Sie mit komplexen Formatangaben arbeiten, sollten Sie den Befehl FORMAT VON ZELLE WÄHLEN benutzen und anschließend auf eine Zelle klicken, die dieselben Formate enthält, wie die zu suchende. Tipp: Das Dialogfeld Format suchen entspricht in seinen Inhalten dem Dialogfeld zum Befehl ZELLEN im Menü FORMAT (siehe Kapitel 6).

3. Sie starten den Suchprozess über die Schaltfläche Weitersuchen. Die erste Fundstelle wird daraufhin in der Tabelle markiert. Setzen Sie den Suchprozess über die Schaltfläche Weitersuchen fort.

Optionen Die Optionen im unteren Bereich des Dialogfeldes erlauben es, den Suchprozess weiter zu spezifizieren. Sie werden erst angezeigt, nachdem Sie auf die Schaltfläche Optionen geklickt haben. Über das erste Listenfeld mit dem Namen Suchen können Sie angeben, ob die Suche in

der aktuellen Tabelle oder in der gesamten Arbeitsmappe durchgeführt werden soll. Das ebenfalls mit Suchen bezeichnete Listenfeld darunter erlaubt es, die Suchrichtung

festzulegen. Sie können entweder in Zeilen (von links nach rechts) oder in Spalten (von oben nach unten) suchen lassen.

4.11

Suchen und Ersetzen

161

Über Suchen in können Sie festlegen, wo gesucht werden soll. Microsoft Excel sucht

nur an der von Ihnen angegebenen Stelle nach den eingegebenen Zeichen. Über die beiden Kontrollkästchen können Sie festlegen, dass beim Suchen zwischen

Groß- und Kleinschreibung unterschieden wird und dass nur Stellen gemeldet werden, bei denen eine vollständige Übereinstimmung zwischen eingegebenem Suchbegriff und vollständigem Zellinhalt vorliegt. Bei Deaktivierung von Gesamten Zellinhalt vergleichen wird beispielsweise bei der Suche nach Kosten auch der Begriff Herstellungskosten angezeigt. Tipp: Wenn Sie (Umschalt) gedrückt halten, während Sie auf die Schaltfläche Weitersuchen klicken, kehrt Microsoft Excel die Suchrichtung um und sucht von rechts nach links in Zeilen beziehungsweise von unten nach oben in Spalten.

4.11.2 Ersetzen Um eine Zeichenkette durch eine andere auszutauschen, wählen Sie im Menü BEARBEITEN den Befehl ERSETZEN. Wenn das Dialogfeld Suchen vorher geöffnet war, können Sie dafür auch die Registerkarte Ersetzen aktivieren. Geben Sie im Feld Suchen nach die Zeichen ein, die ersetzt werden sollen, und im Feld Ersetzen durch diejenigen, die stattdessen eingefügt werden sollen. Auch hier können Sie zusätzlich oder nur Formate festlegen. Die sonstigen Optionen entsprechen den bei der Registerkarte Suchen beschriebenen (siehe oben).

Bild 4.50: Sie können bestimmte Zellinhalte und/oder Formate ersetzen

162

Kapitel 4 – Daten eingeben und bearbeiten

Zum Ersetzen können Sie sich folgender Vorgehensweisen bedienen: Wählen Sie die Schaltfläche Weitersuchen, wenn Sie das nächste Vorkommen der

Zeichen markieren lassen wollen, ohne den gefundenen Begriff zu ersetzen. Wählen Sie Ersetzen, um die angegebenen Zeichen zu ersetzen und automatisch das

nächste Vorkommen des Suchbegriffs markieren zu lassen. Wählen Sie Alle Ersetzen, wenn Microsoft Excel automatisch jedes Vorkommen des

angegebenen Begriffs suchen und entsprechend ersetzen soll.

4.11.3 Inhalte suchen Um Zellen mit speziellen Eigenschaften zu markieren, können Sie das Dialogfeld Inhalte auswählen verwenden. Öffnen Sie hierzu zunächst das Dialogfeld Gehe zu über den entsprechenden Befehl im Menü BEARBEITEN und klicken Sie dort auf die Schaltfläche Inhalte. Stellen Sie im Dialogfeld die Option ein, die die zu markierende Zelle beschreibt. Nach dem Bestätigen werden die entsprechenden Zellen markiert.

Bild 4.51: Sie können nach bestimmten Zellinhalten suchen lassen

4.11

Suchen und Ersetzen

163

Option

Beschreibung

Kommentare Konstanten

Markiert alle Zellen, die einen Kommentar (siehe Kapitel 10) enthalten. Markiert alle Zellen, deren Werte nicht mit einem Gleichheitszeichen beginnen. Markiert alle Zellen, die Formeln enthalten. Aktivieren Sie gegebenenfalls die Kontrollkästchen mit den gewünschten Formelergebnissen. Markiert alle leeren Zellen. Markiert einen rechteckigen Zellbereich, der die aktive Zelle umgibt. Der markierte Bereich wird durch leere Zeilen und Spalten begrenzt. Markiert die gesamte Matrix, zu der die aktive Zelle gehört.

Formeln Leerzellen Aktueller Bereich Aktuelles Array Objekte

Markiert alle Grafikobjekte einschließlich Diagrammen und Schaltflächen im Tabellenblatt und in Textfeldern.

Zeilenunterschiede

Markiert Zellen, deren Inhalt sich von der Vergleichszelle in der jeweiligen Zeile unterscheidet. Die Vergleichszelle befindet sich in jeder Zeile in der gleichen Spalte wie die aktive Zelle.

Spaltenunterschiede

Markiert Zellen, deren Inhalt sich von der Vergleichszelle in der jeweiligen Spalte unterscheidet. Die Vergleichszelle befindet sich in jeder Spalte in der gleichen Zeile wie die aktive Zelle.

Vorgängerzellen

Markiert die Vorgängerzellen.

Nachfolgerzellen

Markiert die Nachfolgerzellen. Wählen Sie zusätzlich eine der Optionen, wenn Sie alle Zellen finden wollen, auf die sich die Formeln in den markierten Zellen direkt oder indirekt beziehen.

Letzte Zelle

Markiert die letzte Zelle im Tabellenblatt, die Daten oder eine Formatierung enthält.

Nur sichtbare Zellen

Markiert die sichtbaren Zellen in einem Tabellenblatt, sodass sich Änderungen nur auf die sichtbaren Zellen und nicht auf ausgeblendete Zeilen oder Spalten auswirken, beispielsweise in einer Gliederung.

Bedingte Formate

Markiert nur die Zellen, denen bedingte Formate zugewiesen sind (siehe hierzu Kapitel 6).

Gültigkeitsprüfung

Markiert die Zellen, auf die Gültigkeitsregeln angewendet werden (siehe Kapitel 10). Wählen Sie Alles, um alle Zellen im Tabellenblatt zu markieren, auf die Gültigkeitsregeln angewendet werden. Wählen Sie Gleiche, um die Zellen zu markieren, für die dieselben Gültigkeitsregeln festgelegt wurden.

Tabelle 4.23: Zellen mit bestimmten Inhalten/Eigenschaften markieren

Listen

Eine Liste ist ein zusammenhängender Bereich in einer Tabelle, der zum Organisieren, Verarbeiten und Abrufen von Informationen aus umfangreichen Datenbeständen dient. Eine solche Liste kann als Datenbank verwendet werden: Dabei stellen die Spalten die einzelnen Felder und die darunter liegenden Zeilen die einzelnen Datensätze dar. In der ersten Zeile einer Liste steht die Überschriftenzeile mit den Feldnamen. Jeder einzelne Auftrag darunter in dieser Liste wäre ein Datensatz beziehungsweise eine Zeile mit den entsprechenden Informationen.

Bild 5.1: Listen können als Datenbank verwendet werden

Mehrere Assistenten ermöglichen ein schnelles Erstellen von Listen aus diversen Datenquellen. Über eine Datenmaske können Sie eine Liste schnell und einfach editieren. Sie können die Zeilen einer Liste entsprechend den Inhalten ausgewählter Spalten sortieren lassen. Verschiedene Filterfunktionen erlauben es, nur die Zeilen anzuzeigen, die einen bestimmten Wert enthalten oder eine Reihe von Kriterien erfüllen. Sie können in die Liste Teilergebniszeilen einfügen, in denen Daten der Liste zusammengefasst werden. Außerdem können Sie Teilsummen für die Werte der Datensätze bilden, die bestimmte Kriterien

166

Kapitel 5 – Listen

erfüllen. Mithilfe von Pivot-Tabellen können Sie interaktive Übersichtstabelle erstellen, anhand derer Sie die Daten der Liste zusammenfassen und analysieren können. Den Zugriff zu den Befehlen, die Sie zur Arbeit mit Listen vordringlich benötigen werden, bietet das Menü DATEN. Sie können hierüber beispielsweise die Daten nach mehreren Kriterien sortieren lassen, bestimmte Zeilen aus der Liste momentan ausblenden oder Zusammenfassungen des Datenbestands anzeigen lassen. Tipp: Beim Arbeiten mit Listen können einige Schwierigkeiten auftauchen! Orientieren Sie sich beim Erstellen von Listen an den folgenden Richtlinien: Beschränken Sie sich auf eine Liste pro Tabellenblatt, da einige Verwaltungsfunktionen nicht auf mehrere Listen gleichzeitig angewendet werden können. Vermeiden Sie leere Zeilen und Spalten innerhalb der Liste, um das Erkennen der Liste zu erleichtern. Wenn Sie die Beschriftungen von den Daten trennen möchten, verwenden Sie Zellrahmen. Geben Sie keine Leerzeichen am Anfang oder am Ende eines Eintrags in der Liste ein. Wenn Sie neue Zeilen mit Daten am Ende einer Liste hinzufügen, werden Formatierungen und Formeln aus den vorhandenen Zeilen auf die neuen übertragen. Dies geschieht nur dann, wenn in drei der letzten fünf Zeilen einer Liste dasselbe Format oder dieselbe Formel verwendet wurde. Ordnen Sie Daten, die nicht zu der Liste gehören, nicht links oder rechts neben, sondern oberhalb oder unterhalb der Liste an, da diese Daten beim Filtern der Liste möglicherweise verdeckt werden könnten. Lassen Sie zwischen der Liste und anderen Daten im Tabellenblatt mindestens eine Zeile leer. Auf diese Weise kann Excel die Liste leichter erkennen und markieren, wenn Sie Daten sortieren und filtern oder automatisch errechnete Teilergebnisse einfügen. Vergewissern Sie sich, dass alle ausgeblendeten Zeilen und Spalten wieder eingeblendet werden, bevor Sie an der Liste Änderungen vornehmen. Werden nicht alle Zeilen und Spalten in einer Liste angezeigt, besteht das Risiko, dass Daten versehentlich gelöscht werden.

5.1

Datenblöcke aufbauen

Der mühsamste Teil beim Arbeiten mit Listen besteht meist darin, die Datenblöcke zu erstellen. Dafür stehen Ihnen mehrere Hilfsfunktionen zur Verfügung. Wenn Sie den Datenbestand in Excel aufbauen müssen, leistet Ihnen die Funktion AutoVervollständigen

5.1

Datenblöcke aufbauen

167

eine gewisse Unterstützung. Wenn Sie die Daten in einer Liste nicht selbst eingeben wollen, können Sie sie aus vorhandenen Datenbeständen übernehmen. Zur Übernahme wählen Sie den Befehl EXTERNE DATEN IMPORTIEREN im Menü EXTRAS. Über das dazugehörende Untermenü haben Sie Zugriff auf unterschiedliche Datenquellen. Sie können damit eine separat gespeicherte Webabfrage durchführen, eine neue Webabfrage erstellen, eine Abfrage bei einer Datenbanken durchführen oder die Daten aus einer Textdatei übernehmen.

5.1.1 AutoVervollständigen Wenn Sie die Liste von Grund auf in eine Tabelle eingeben müssen, ermöglicht die Funktion AutoVervollständigen die schnelle Eingabe von sich wiederholenden Einträgen in einer Spalte.

Bild 5.2:

Die Funktion AutoVervollständigen hilft bei sich wiederholenden Einträgen in einer Spalte

Falls die ersten Buchstaben eines neuen Spalteneintrags mit denen eines bereits vor-

handenen Eintrags in dieser Spalte übereinstimmen, setzt Microsoft Excel automatisch die restlichen Zeichen ein. Haben Sie beispielsweise in einer Spalte schon einmal den Ortsnamen Hamburg – sonst aber keinen mit dem Buchstaben H beginnenden Ort – eingegeben, genügt bereits die Eingabe des ersten Buchstabens, um Hamburg als neue Eingabe zu erzeugen. Sie müssen immer so viele Buchstaben eingeben, bis eine ein-

168

Kapitel 5 – Listen

deutige Identifikation möglich ist. Um den Vorschlag des Programms zu akzeptieren, bestätigen Sie einfach mit der (Eingabe)-Taste. Um ihn zu ignorieren, setzen Sie die Eingabe in der gewünschten Weise fort. Falls Microsoft Excel den Eintrag selbst nicht ermitteln kann, können Sie auch einen

über die Liste der Einträge im Kontextmenü auswählen, das Sie durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf die Zelle anzeigen lassen können. Wählen Sie darin den Befehl DROPDOWN-AUSWAHLLISTE, um die Liste der Einträge in der Spalte einzusehen, und wählen Sie dann aus dieser Liste den gewünschten Eintrag aus. Interessant ist außerdem, dass die in der Liste bereits vorhandenen Formate oder

Berechnungsformeln übertragen werden. Sie brauchen die Zelleinträge in der neuen Zeile also weder separat zu formatieren noch eventuell benutzte Formeln zu kopieren. Tipp: Die Funktion AutoVervollständigen steht in Excel immer zur Verfügung, nicht nur wenn Sie Datenbereiche aufbauen. In manchen Fällen ist sie aber mehr störend als hilfreich.

5.1.2 Webabfragen Mithilfe einer Webabfrage können Sie Daten aus dem Internet importieren. Microsoft Excel beinhaltet bereits einige Abfragen zum Ermitteln von Wechselkursen, Aktienindizes oder einzelnen Aktienkursen. Sie können aber auch eigene Webabfragen erstellen.

Vorhandene Abfragen Um eine der mitgelieferten Webabfragen zu nutzen, wählen Sie DATEN IMPORTIEREN im Untermenü zum Befehl EXTERNE DATEN IMPORTIEREN im Menü EXTRAS. Wählen Sie dann im Dialogfeld Datenquelle auswählen die Abfrage, die Sie verwenden wollen. Die Optionen in diesem Dialogfeld entsprechen denen im Dialogfeld Öffnen (siehe Kapitel 2).

Name

Beschreibung

MSN MoneyCentral Investor Aktienkurse MSN MoneyCentral Investor Aktienkursindizes MSN MoneyCentral Investor Wechselkurse

Fragt Aktienkurse gezielt ab. Fragt die wichtigsten Aktienindizes ab. Liefert die Wechselkurse für die wichtigsten Währungen.

Tabelle 5.1: Vorhandene Abfragen liefern wichtige Finanzdaten

5.1

Datenblöcke aufbauen

169

Nach dem Klicken auf Öffnen müssen Sie angeben, wo die zu übertragenden Daten in der aktuellen Arbeitsmappe abgelegt werden sollen. Sie können hier eine Zelladresse im aktuellen Blatt angeben, in die die obere linke Ecke der Daten gesetzt werden soll, oder festlegen, dass ein neues Arbeitsblatt verwendet werden soll. Einige Dienste verlangen die Angabe zusätzlicher Parameter, die Sie eingeben müssen. Das tun Sie in einem zusätzlichen Dialogfeld, das Sie über die Schaltfläche Parameter anzeigen lassen. Bei der Abfrage spezieller Aktienkurse müssen Sie beispielsweise die Kennungen der betreffenden Wertpapiere angeben – zum Beispiel ORCL für Oracle, CSCO für Cisco Systems, INTC für Intel oder SUNW für Sun Microsystems.

Bild 5.3: Geben Sie die Adressen und zusätzliche Parameter ein

Nach dem Bestätigen über OK im Dialogfeld Daten importieren wird die Verbindung zur entsprechenden Webseite hergestellt und die Daten werden übertragen. Da sich die Inhalte der Dienste über die Zeit ändern, sollten Sie beim Aktualisieren vorsichtig sein. Tipp: Viele Dienste importieren Hyperlinks, die Sie an den unterstrichenen Begriffen und Elementen erkennen. Durch einen Klick darauf können Sie über das Internet die Daten aktualisieren und zusätzliche Informationen abrufen.

Eigenschaften Das Dialogfeld Eigenschaften, das Sie durch einen Klick auf die gleichnamige Schaltfläche im Dialogfeld Daten importieren öffnen, ermöglicht zusätzliche Einstellungen für eine automatische Aktualisierung der Daten.

170

Kapitel 5 – Listen

Bild 5.4: Sie können spezielle Eigenschaften der Abfrage festlegen Aktivieren Sie die Option Abfragedefinition speichern, um die eingegebenen Parameter

für weitere Abfragen zu speichern. Auf diese Weise müssen Sie die betreffenden Aktienkennungen nicht immer neu eingeben. Unter Aktualisierungssteuerelement können Sie angeben, wie die Daten aktualisiert

werden sollen. Der Bereich Datenformatierung und Layout gibt an, wie formatiert werden soll.

Beachten Sie auch die Optionen im unteren Bereich dieses Abschnitts, in dem Sie die Verfahrensweise für den Fall regeln können, dass sich die Anzahl der übertragenen Spalten ändert.

5.1.3 Eigene Abfragen erstellen Um eine eigene Webabfrage zu erstellen, wählen Sie NEUE WEBABFRAGE im Untermenü zum Befehl EXTERNE DATEN IMPORTIEREN im Menü EXTRAS. Daraufhin müssen Sie eine

5.1

Datenblöcke aufbauen

171

Verbindung zum Web herstellen. Geben Sie dann im Feld Adresse den URL ein. Bestätigen Sie anschließend über die Schaltfläche Start, um die gewünschte Webseite anzuzeigen.

Bild 5.5: Sie können auch eigene Abfragen erstellen Viele Webseiten ermöglichen es, die Inhalte der Seiten nur teilweise zu übernehmen.

Auf diese Weise können Sie nur die für Sie interessanten Informationen in die Tabelle herunterladen. Sie aktivieren die gewünschten Elemente der Webseite durch Klicken auf die kleinen gelben Symbole mit dem Pfeil, die auf der Webseite angezeigt werden. Aktivierte Teile werden durch ein Symbol mit einem kleinen Häkchen gekennzeichnet. Nach dem Bestätigen über Importieren müssen Sie noch angeben, wohin die Daten

importiert werden sollen. Die weiteren Schaltflächen in diesem Dialogfeld dienen meist zum Navigieren im Web und zum Steuern der Aktualisierung.

172

Symbol

Kapitel 5 – Listen

Beschreibung Zurück – Zeigt nach Wahl einer neuen Seite wieder die vorher angezeigte Seite an. Vorwärts – Zeigt nach einem Rücksprung wieder die vorher angezeigte Seite an. Anhalten – Stoppt das Herunterladen der Daten. Aktualisieren – Aktualisiert die Daten. Symbole ausblenden – Blendet die Symbole zur Auswahl einzelner Elemente ein/aus. Abfrage speichern – Öffnet das entsprechende Dialogfeld, in dem Sie Ihre Einstellungen unter einem eigenen Namen speichern können. Diese Abfrage kann anschließend über den Befehl Gespeicherte Abfrage ausführen erneut verwendet werden. Optionen – Zeigt ein Dialogfeld mit zusätzlichen Optionen an.

Tabelle 5.2: Die Funktion der Schaltflächen im Dialogfeld zum Erstellen einer neuen Webabfrage

Ein Klick auf die Schaltfläche Optionen in der Symbolleiste des Dialogfeldes Neue Webabfrage öffnet das Dialogfeld Webabfrageoptionen, in dem Sie im oberen Bereich die Art der Formatierung festlegen können. Über die Optionen unter Vorformatierte Textimporteinstellungen für

-Bereiche können Sie dafür sorgen, dass die Daten richtig in Spaten übernommen werden: Bereiche nach Spalten importieren ermöglicht ein Trennen von Daten, die gemeinsam in eine Spalte importiert werden. Aufeinanderfolgende Trennzeichen als ein Zeichen behandeln vermeidet leere Zellen, wenn auf der Webseite mehrere Trennzeichen nacheinander vorhanden sind. Die gleichen Importeinstellungen für den gesamten Bereich verwenden sorgt dafür, dass die Einstellung in der vorherigen Option für alle vorformatierten Abschnitte auf der Webseite verwendet wird. Über Datumserkennung deaktivieren stellen Sie sicher, dass Zahlen als Zahlen und Datumsangaben als Datumsangaben angezeigt werden.

5.1

Datenblöcke aufbauen

173

Bild 5.6: Zur Datenübernahme können Optionen festgelegt werden

Die Symbolleiste Externe Daten Über die Schaltflächen in der Symbolleiste Externe Daten können Sie unter anderem für eine schnelle Aktualisierung der Daten sorgen.

Bild 5.7: Die Symbolleiste Externe Daten

Symbol

Beschreibung Abfrage bearbeiten – Öffnet die Webseite erneut zum Ändern der Abfrageparameter. Datenbereichseigenschaften – Zeigt das Dialogfeld Eigenschaften des externen Datenbereichs an (siehe oben). Abfrageparameter – Zeigt das Dialogfeld Parameter an (siehe oben). Daten aktualisieren – Aktualisiert die Daten im markierten Bereich der Tabelle.

174

Symbol

Kapitel 5 – Listen

Beschreibung Aktualisierung abbrechen – Bricht den Vorgang ab. Alle aktualisieren – Aktualisiert alle Daten in der Tabelle.

Tabelle 5.3: Die Funktionen der Schaltflächen in der Symbolleiste Externe Daten

5.1.4 Daten aus einer Datenbank Wenn die in Excel zu verarbeitenden Daten in einer Datenbankdatei vorliegen, können Sie diese über Microsoft Query in Excel übernehmen. Microsoft Query wird standardmäßig erst beim ersten Aufrufen automatisch installiert. Wählen Sie NEUE ABFRAGE ERSTELLEN im Untermenü zum Befehl EXTERNE DATEN IMPORTIEREN im Menü EXTRAS. Im Dialogfeld Datenquelle auswählen legen Sie zuerst den Typ der Quelle fest. Mehrere Typen stehen zur Verfügung. Beispielsweise führt die Option Microsoft Access-Datenbank zu einem Dialogfeld, aus dem Sie die Datei mit den zu verknüpfenden Daten direkt auswählen können. Anschließend wird der Query-Assistent gestartet (siehe unten).

Bild 5.8: Microsoft Access-Datenbanken können direkt als Quelle ausgewählt werden

5.1

175

Datenblöcke aufbauen

Auf dieselbe Weise können Sie auch vorhandene Excel-Dateien als Quelle benutzen. Tipp: Daten, die mithilfe der Befehle im Untermenü EXTERNE DATEN

nach Microsoft Excel übernommen wurden, bleiben mit der Originaldatenquelle verknüpft. Über den Befehl DATEN AKTUALISIEREN im Menü DATEN können Sie dann Änderungen aus dem jeweiligen Originalbestand nach Excel übertragen lassen. IMPORTIEREN

Query-Assistent Wenn Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen das Kontrollkästchen Query-Assistenten zur Erstellung/Bearbeitung von Abfragen verwenden aktiviert haben, wird anschließend dieser Assistent gestartet, über den Sie die zu übernehmenden Daten auswählen, filtern und/oder sortieren können.

Bild 5.9: Legen Sie die zu übernehmenden Felder fest und filtern Sie die Inhalte

1. Falls die gewählte Datei mehrere mögliche Quellen – beispielsweise mehrere Tabellen – enthält, müssen Sie im ersten Schritt des Assistenten angeben, welche davon Sie verwenden wollen. Markieren Sie im Listenfeld Verfügbare Tabellen und Spalten die gewünschte Tabelle und lassen Sie die darin definierten Felder durch einen Klick auf

176

Kapitel 5 – Listen

das neben dem Tabellennamen gezeigte Pluszeichen anzeigen. Falls Sie sich über den Inhalt eines Feldes nicht im Klaren sind, können Sie auf Vorschau anzeigen klicken, um die im markierten Feld enthaltenen Daten im Feld Datenvorschau der ausgewählten Spalte anzuzeigen. 2. Mithilfe der Schaltflächen zwischen den Listenfeldern können Sie ausgewählte oder alle Felder in Ihre Abfrage übernehmen oder aus dieser wieder entfernen. Um die Position eines Feldes im Listenfeld Spalten in Ihrer Abfrage zu ändern, markieren Sie den Namen und verschieben es über die entsprechende Schaltfläche. Symbol

Beschreibung Übernimmt das in Verfügbare Tabellen und Spalten markierte Feld in die Liste Spalten in Ihrer Abfrage. Entfernt das in Spalten in Ihrer Abfrage markierte Feld. Entfernt alle Felder aus Spalten in Ihrer Abfrage.

Tabelle 5.4: Drei Schaltflächen steuern die Übernahme

3. Klicken Sie zum Abschluss dieses Schritts auf Weiter. Anschließend können Sie – wenn gewünscht – die Originaldaten filtern. Wenn Sie das tun wollen, markieren Sie im Listenfeld Zu filternde Spalte zunächst den Namen des Feldes, für das Sie ein Filterkriterium formulieren wollen. Im mittleren und rechten Bereich des Dialogfeldes können Sie dann das Kriterium für dieses Feld formulieren: Wählen Sie zunächst einen Vergleichsoperator – wie ist gleich, beginnt mit – aus und geben Sie dann daneben einen Vergleichswert ein oder wählen Sie ihn im Dropdown-Listenfeld mit den in der Datenbank vorhandenen Feldeinträgen aus. Sie können in den drei Zeilen in diesem Bereich bis zu drei Kriterien für ein Feld formulieren und diese entweder mit Und oder mit Oder miteinander verknüpfen. Zwei mit Und verknüpfte Kriterien müssen beide erfüllt sein, damit der Filter wirkt, bei einer Oder-Verknüpfung reicht es aus, wenn nur ein Kriterium zutrifft. 4. Im dritten Schritt des Assistenten können Sie die Datensätze sortieren lassen. Wählen Sie unter Sortieren nach das Feld aus, nach dessen Inhalten die Datensätze sortiert werden sollen, und geben Sie an, ob auf- oder absteigend sortiert werden soll. Sie können – wenn gewünscht – anhand von drei Kriterien nacheinander sortieren lassen. Zuerst wirkt der Eintrag im Feld Sortieren nach. Nur wenn hier mehrere Datensätze mit demselben Feldinhalt vorkommen, werden diese nach dem Inhalt des in dann nach gewählten Feldes sortiert.

5.1

Datenblöcke aufbauen

177

Bild 5.10: Sortieren Sie die Daten und legen Sie dann das weitere Vorgehen fest

5. Im abschließenden Schritt des Query-Assistenten können Sie angeben, was mit den so ausgewählten Daten geschehen soll. Die Voreinstellung – Daten an Microsoft Office Excel zurückgeben – ist in diesem Rahmen die wahrscheinlich wichtigste Option. Wenn gewünscht, können Sie die während der Arbeit im Assistenten festgelegten Auswahlschritte auch zur Wiederverwendung als Abfrage speichern. 6. Nach einem Klick auf die Schaltfläche Fertig stellen werden die festgelegten Daten aus der Datenbank extrahiert und im Tabellenblatt angezeigt.

5.1.5 Textkonvertierungs-Assistent Wenn die in Excel zu bearbeitenden Daten in einem Textformat vorliegen, können Sie die entsprechende Datei in der Mehrzahl der Fälle direkt in Excel öffnen (siehe Kapitel 2). Der Textkonvertierungs-Assistent wird dann in der Regel automatisch gestartet. Er hilft Ihnen, die Bestandteile der Textdatei auf die einzelnen Zellen einer Tabelle zu übertragen. Falls einmal nach dem Import die Bestandteile einer Zeile in der ersten Spalte der Tabelle zusammengefasst sein sollten, können Sie den Assistenten auch manuell starten, um die

178

Kapitel 5 – Listen

Daten auf die einzelnen Spalten zu verteilen: Markieren Sie die Daten und wählen Sie dann den Befehl TEXT IN SPALTEN im Menü DATEN. 1. Im ersten Schritt geben Sie unter Ursprünglicher Datentyp an, wie die einzelnen Daten in der Textdatei voneinander getrennt sind. Geben Sie auch an, mit welcher Zeile der Import beginnen soll. Im unteren Teil der Dialogfelder wird der Inhalt der Textdatei und später auch der Fortschritt der Umwandlung angezeigt. 2. Geben Sie im zweiten Schritt an, welche Trennzeichen zwischen den einzelnen Bestandteilen benutzt werden. Wenn Sie dies nicht wissen, sollten Sie mit den vorhandenen Alternativen experimentieren und zur Entscheidung die Anzeige im Feld Datenvorschau zu Rate ziehen.

Bild 5.11: Der Textkonvertierungs-Assistent teilt Texte in Spalten auf

5.1

Datenblöcke aufbauen

179

3. Im dritten Schritt legen Sie die Formate der einzelnen Spalten fest. Dazu markieren Sie im Bereich Datenvorschau nacheinander die einzelnen Spalten. Legen Sie dann im Bereich Datenformat der Spalten jeweils das gewünschte Format fest. Wollen Sie eine Spalte nicht in Excel benutzen, wählen Sie hierfür Spalten nicht importieren (überspringen). 4. Nach Abschluss der Arbeit mit dem Assistenten durch einen Klick auf die Schaltfläche Fertig stellen werden die Daten aus der Textdatei in die Spalten der Liste übertragen.

5.1.6 XML Microsoft Office 2003 ist die erste Generation von Office, bei der XML eine entscheidende Rolle spielt. Anwender und Unternehmen können nun Daten effizienter als bisher wiederverwenden. XML steht für Extensible Markup Language. Darunter versteht man eine Methode, strukturierte Daten auf der Basis gewisser Standardrichtlinien in eine andere Datei einzufügen. Die klassische Form, Daten für mehrere Benutzer bereitzustellen, besteht in der Verwendung von Datenbanken. Dazu müssen die Daten in ein strukturiertes Schema gepresst werden, was meist mit hohem Aufwand verbunden ist. Wenn Sie die Daten stattdessen mithilfe von XML ablegen, können Sie sie in einer recht unstrukturierten Form zusammenstellen und damit jede Art von Information anderen Anwendern zur Verfügung stellen. XML weitet also die traditionelle Datenverwaltung relationaler Datenbanken auch auf Dokumente aus. Achtung: Mit Ausnahme des Datenformats XML-Kalkulationstabelle für das Speichern von Tabellen stehen die XML-Werkzeuge nur in Microsoft Office Professional Edition 2003 und im eigenständigen Produkt Microsoft Office Excel 2003 zur Verfügung.

XML-Datei erstellen Sie können die Daten einer Excel-Arbeitsmappe als XML-Datei speichern. Dazu wählen Sie SPEICHERN UNTER im Menü DATEI und benutzen als Dateityp die Option XML-Kalkulationstabelle. In diesem Dateityp werden – ähnlich wie bei HTML – so genannte XML-Tags verwendet, um spezielle Elemente in einem Dokument zu definieren. XML-Tags legen die strukturellen Elemente des Dokuments sowie die Bedeutung dieser Elemente fest. Anders als HTML-Tags, mit denen das Layout beziehungsweise die Formatierung in einem Dokument beschrieben wird, definiert XML darüber hinaus Struktur und Inhalt des Dokuments. So trennt XML den Inhalt eines Dokuments von der Darstellung und ermöglicht damit die sinnvolle Bearbeitung des Inhalts.

180

Kapitel 5 – Listen

Tipp: Innerhalb von Excel können Sie ein Dokument vom Typ XML-Kalkulationstabelle wie gewohnt öffnen, ohne dass sich das von diesem Programm her gewohnte Erscheinungsbild ändert.

XML-Datei öffnen Sie können jede reguläre XML-Datei in Excel öffnen und weiter verarbeiten. Dazu wählen Sie ÖFFNEN im Menü DATEI, markieren die gewünschte Datei und bestätigen dann über die Schaltfläche Öffnen. Das Dialogfeld XML öffnen wird daraufhin angezeigt. Wählen Sie darin die zutreffende Option aus und klicken Sie dann auf OK.

Bild 5.12: Eine XML-Datei öffnen

Option

Beschreibung

Als eine XML-Liste

Es wird eine XML-Liste in einer neuen Arbeitsmappe erstellt. Der Inhalt der Datei wird in die XML-Liste importiert. Wenn die XMLDatendatei nicht auf ein Schema verweist, ruft Microsoft Excel das Schema der XML-Datendatei auf.

Als eine schreibgeschützte Die XML-Datendatei wird als schreibgeschützte Arbeitsmappe Arbeitsmappe geöffnet. Die Struktur der Datei wird abgeflacht. Aufgabenbereich "XML- Das Schema der XML-Datendatei wird im Aufgabenbereich XMLQuelle" verwenden Quelle angezeigt (siehe unten). Sie können dann Elemente des Schemas auf das Arbeitsblatt ziehen, um die Elemente und das Arbeitsblatt zu verknüpfen. Tabelle 5.5: Zum Öffnen stehen verschiedene Optionen zur Verfügung

5.1

Datenblöcke aufbauen

181

Der Aufgabenbereich XML-Quelle Sie können eine Arbeitsmappe in Excel erstellen oder öffnen und dann ein benutzerdefiniertes XML-Schema an die Arbeitsmappe anfügen. Ordnen Sie anschließend den Elementen des Schemas mithilfe des Aufgabenbereichs XML-Quelle Zellen zu. Nach dem Zuordnen der XML-Elemente zur Arbeitsmappe können Sie nahtlos XML-Daten in die zugeordneten Zellen importieren beziehungsweise daraus exportieren. Dazu wählen Sie im Menü DATEN den Befehl XML und klicken dann auf XML-QUELLE, um den Aufgabenbereich XML-Quelle zu öffnen. Sie können mehrere XML-Schemata mit einer Arbeitsmappe verbinden. Die gewählten Schemata können Sie anzeigen lassen, indem Sie im Aufgabenbereich auf die Schaltfläche XML-Verknüpfungen klicken. Weitere Schemata fügen Sie über das Dialogfeld XMLZuordnungen hinzu, indem Sie dort auf Hinzufügen klicken, die gewünschte Datei markieren und über Öffnen bestätigen.

Bild 5.13: Die Verknüpfungen werden aufgelistet

Im Listenfeld des Aufgabenbereichs wird eine hierarchische Liste der Elemente des Schemas angezeigt, das Sie über das Dropdown-Listenfeld XML-Zuordnungen in dieser Arbeitsmappe ausgewählt haben. Über das Menü zur Schaltfläche Optionen lassen sich einige Einstellungen zum Schema und zur Darstellung der Elemente darin vornehmen. Beispielsweise können Sie durch Aktivieren von Datenvorschau im Aufgabenbereich bewirken, dass die zu einem Element gehörenden Inhalte mit angezeigt werden. Hilfetext im Aufgabenbereich ausblenden entfernt die Hilfeinformationen und vergrößert den Bereich zum Darstellen der Elemente.

182

Kapitel 5 – Listen

XML-Inhalte anzeigen Um den Inhalt eines Elements in einer Tabelle anzuzeigen, markieren Sie es in der Liste und ziehen es dann mit gedrückt gehaltener Maustaste in die gewünschte Zelle. Die Bedeutung der Elemente in der Liste wird durch unterschiedliche Symbole dargestellt. Tipp: Wenn Sie die (Strg)-Taste gedrückt halten, können Sie auch mehrere nicht benachbarte Elemente gemeinsam markieren.

Bild 5.14: Die Inhalte werden angezeigt

5.1.7 Liste erstellen Nachdem Sie über eine der vorher beschriebenen Methoden einen Datenbestand in einer Excel-Tabelle erstellt haben, können Sie daraus eine Liste definieren. Notwendig ist diese Definition für die Tätigkeiten an solchen Datenblöcken nicht, sie vereinfacht aber die Arbeit damit. Außerdem sind Datenblöcke nach dem Definieren als Liste einfacher als solche erkennbar. Markieren Sie eine beliebige Zelle des Datenblocks und wählen Sie dann den Befehl LISTE im Untermenü zu LISTE im Menü DATEN. Sollte Excel keinen Datenblock für die Liste erkennen können – das ist beispielsweise auch der Fall, wenn Sie eine Zelle außerhalb des Datenblocks markiert haben –, wird ein Dialogfeld eingeblendet, in dem Sie den für die Liste gedachten Bereich festlegen müssen. Geben Sie hier auch an, ob der Datenblock eine Kopfzeile mit Spaltenbezeichnungen enthält.

ERSTELLEN

5.1

Datenblöcke aufbauen

183

Bild 5.15: Legen Sie den Bereich für die Liste fest

Nachdem der Bereich des Datenblocks erkannt beziehungsweise festgelegt wurde, werden am Erscheinungsbild automatisch einige Veränderungen vorgenommen. Ein dunkelblauer Rahmen kennzeichnet den Bereich der Liste. Dieser wird nur ange-

zeigt, solange eine Zelle innerhalb des Datenblocks markiert ist. Sie können die Größe der Liste verändern, indem Sie die Markierung in der unteren rechten Ecke verschieben. Das tun Sie beispielsweise, nachdem Sie rechts von der Liste eine neue Spalte definiert haben, die Sie in die Liste aufnehmen möchten.

Bild 5.16: Die Liste wird aus dem Datenblock erstellt

184

Kapitel 5 – Listen

Jede Zeile verfügt über einen standardmäßig eingeschalteten AutoFilter, über den Sie

die Daten schnell sortieren oder filtern können (siehe Abschnitte 5.3 und 5.4). Als letztes Element der Liste wird automatisch eine mit einem Sternchen versehene

leere Zeile eingefügt. Diese Zeile benutzen Sie für die Eingabe neuer Daten. Wenn Sie darin Daten eingeben, die die Zeile automatisch zur Liste hinzugefügt. Wenn Sie stattdessen die Zeile darunter verwenden, werden die darin eingegebenen Daten nicht automatisch Bestandteil der Liste. Zusätzlich wird automatisch die Symbolleiste Liste angezeigt, über deren Schaltflächen Sie diverse Listenfunktionen durchführen können. Über die Schaltfläche Ergebniszeile umschalten in der Symbolleiste Liste – beziehungsweise den Befehl ERGEBNISZEILE im Untermenü zu LISTE im Menü DATEN – können Sie unterhalb der Eingabezeile eine weitere Zeile anzeigen lassen, in der die Einträge in der Liste zusammengefasst werden. Standardmäßig können alle Zellen dieser Zeile innerhalb des Listenbereichs Ergebniswerte anzeigen. Welche Form des Ergebnisses gewählt werden soll, können Sie über das Menü festlegen, das Sie durch einen Klick auf die Dropdown-Schaltfläche zu einem Feld in dieser Zeile öffnen.

Bild 5.17: Die Ergebniszeile wird angezeigt

5.2

Datenmaske

185

Tipp: Excel 2003 erlaubt es, Listeninformationen direkt in einer Windows SharePoint Services-Liste zu veröffentlichen. Änderungen in der Liste werden dann in der SharePoint-Liste wiedergegeben.

5.2

Datenmaske

Eine Datenmaske stellt das einfachste Mittel zum Eingeben oder Ändern der Daten einer Liste oder eines Datenblocks dar. In dieser Maske können Sie Daten der Liste ansehen und bearbeiten sowie Datensätze hinzufügen oder daraus löschen. Sie haben auch die Möglichkeit, mithilfe von festlegbaren Kriterien nach bestimmten Datensätzen zu suchen. 1 In diesen Kriterien können Sie auch Vergleichsoperatoren verwenden .

5.2.1 Maske erstellen Um eine Maske anzuzeigen, markieren Sie eine beliebige Zelle im Listenbereich und wählen dann im Menü DATEN den Befehl MASKE. Die Daten in der Liste werden daraufhin in einer Maske angezeigt.

Bild 5.18: Eine Maske dient zur Anzeige und Eingabe

Ein Beispiel für den Einsatz einer Maske finden Sie auf der CD in der Arbeitsmappe im Ordner Maske.

186

Kapitel 5 – Listen

Die Spaltenbeschriftungen werden in dieser Maske zu Feldnamen. Unterstrichene Hotkeys werden automatisch vergeben. Die Felder entsprechen den Spalten der Liste. Jedes Feld, das Sie bearbeiten können, erscheint in einem Bearbeitungsfeld. Berechnete oder gesperrte Felder erscheinen ohne Rahmen und lassen sich nicht bearbeiten.

5.2.2 Datensätze anzeigen und bearbeiten Sie können in dieser Maske die Datensätze in der Liste einsehen, ändern, löschen und neue hinzufügen. Verwenden Sie zum Bewegen zwischen den Datensätzen die Bildlaufleiste bezie-

hungsweise die Schaltflächen Vorherigen suchen oder Weitersuchen. Drücken Sie (Tab) zum Bewegen zwischen den Feldern. Die beiden Zahlen links oben in der Maske geben an, welcher Datensatz von wie vielen in der Liste angezeigt wird. Zum Ändern eines Eintrags navigieren Sie zu dem entsprechenden Feld und führen

hier die Änderung durch. Wenn Sie die Schaltfläche Wiederherstellen anklicken, bevor Sie (Eingabe) gedrückt oder einen anderen Datensatz ausgewählt haben, können Sie die Änderungen in einem Datensatz rückgängig machen. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Neu erzeugen Sie einen leeren Datensatz, in

den Sie dann Daten eingeben können. Dieser Datensatz wird am Ende der Liste eingefügt. Klicken Sie auf Löschen, um den angezeigten Datensatz aus der Liste zu entfernen.

Gelöschte Datensätze lassen sich nicht wiederherstellen.

5.2.3 Suchkriterien Mit einem Klick auf die Schaltfläche Kriterien holen Sie ein Dialogfeld auf den Bildschirm, in dem Sie Suchkriterien und Vergleichsoperatoren zur Auswahl bestimmter Datensätze eingeben können. In der Maske werden daraufhin zunächst leere Bearbeitungsfelder angezeigt.

5.2

Datenmaske

187

Bild 5.19: Über die Maske können Sie Datensätze auswählen

Geben Sie in die Bearbeitungsfelder der Maske die Suchkriterien ein. Diese Kriterien können Vergleichsoperatoren beinhalten. Mit Maske kehren Sie zurück zur eigentlichen Maske. Darin werden dann nur Datensätze der Liste angezeigt, die den gerade formulierten Suchkriterien entsprechen. Verwenden Sie Vorherigen suchen, um den vorhergehenden Datensatz anzeigen zu lassen, und Weitersuchen, um den nächsten Datensatz anzeigen zu lassen, der den Kriterien genügt.

Operator

Bedeutung

= > < >= <= <>

Gleich Größer als Kleiner als Größer gleich Kleiner gleich Ungleich

Tabelle 5.6: Vergleichoperatoren dienen zum Definieren von Kriterien

Um wieder alle Datensätze der Liste anzuzeigen, klicken Sie in der Datenmaske auf die Schaltfläche Kriterien und dann auf Löschen. Kehren Sie anschließend zur Maske zurück.

188

5.3

Kapitel 5 – Listen

Filtern

Durch Filtern können Sie die für Sie gerade wichtigen Datensätze in der Liste anzeigen 2 lassen. Die anderen Zeilen werden vorübergehend ausgeblendet . Zwei Filterfunktionen stehen zur Verfügung: Über die Option AUTOFILTER können Sie solche Datensätze aus einer Liste herausfil-

tern, bei denen die Einträge in einer Spalte einen bestimmten Wert enthalten oder eine Reihe von Kriterien erfüllen. Ist der Datenblock als Liste definiert (siehe oben), wird diese Funktion automatisch eingeschaltet. Mit dem Befehl SPEZIALFILTER haben Sie die Möglichkeit, die Daten der Liste unter

Verwendung eines separaten Kriterienbereichs zu filtern. Zusätzlich können Sie die Ergebnisse der Filterung an eine andere Stelle in der Tabelle oder in eine andere Tabelle kopieren lassen.

5.3.1 AutoFilter

Bild 5.20: Mit dem AutoFilter filtern Sie über die Einträge in einem Listenfeld

Beispiele für den Einsatz von Filtern finden Sie auf der CD in der Arbeitsmappe im Ordner Filter.

5.3

Filtern

189

Markieren Sie eine Zelle in der Liste und wählen Sie dann AUTOFILTER im Untermenü zum Befehl FILTER im Menü DATEN. Die Feldnamen der Liste werden mit DropdownPfeilen zum Öffnen von Dropdown-Menüs versehen. Wählen Sie darüber die Filterkriterien aus, indem Sie das Menü für die Spalte öffnen, für die Sie die Kriterien eingeben wollen. Die Dropdown-Liste beinhaltet alle Einträge in der Spalte sowie zusätzliche Optionen. Durch nochmaliges Wählen von AUTOFILTER im Untermenü zum Befehl FILTER im Menü DATEN können Sie die Dropdown-Pfeile ausblenden.

Filtern nach Feldeinträgen Wenn Sie einen der aufgelisteten Feldeinträge wählen, werden die Datensätze herausgefiltert, die über diesen Eintrag verfügen. Beispielsweise können Sie im Feld Name nach dem Eintrag Peter Müller filtern. Dass ein Filter noch aktiv ist, erkennen Sie an dem andersfarbigen Dropdown-Pfeil im entsprechenden Feld.

Bild 5.21: Nur zutreffende Datensätze werden angezeigt

Die Option (Alle) bewirkt, dass wieder alle Einträge in der Liste angezeigt werden. Tipp: Wenn nach der Eingabe von Filterkriterien beim AutoFilter alle Datensätze aus der Liste verschwinden, liegt das daran, dass keiner der Datensätze die eingegebenen Filterkriterien erfüllt. Haben Sie beispielsweise im Feld Name das Kriterium Müller und im Feld Wohnort das Kriterium Bremen gewählt, verschwinden alle Sätze, wenn in der Liste in Bremen kein Müller existiert. Um die Daten wieder anzuzeigen, wählen Sie in den Spalten, in denen ein Filter aktiv ist, das Kriterium (Alle). Einen aktiven Filter erkennen Sie an einem blauen Dropdown-Pfeil in der Überschriftenzeile.

190

Kapitel 5 – Listen

Taste(n)

Beschreibung

(Alt)+(¼)

Listenfeld für die gewählte Spaltenbeschriftung öffnen

(Alt)+(½)

Listenfeld für die gewählte Spaltenbeschriftung schließen

(Nachoben)

Vorheriges Element in der Liste markieren

(Nachunten)

Nächstes Element in der Liste markieren

(Pos1)

Erstes Element in der Liste markieren

(Ende)

Letztes Element in der Liste markieren

(Eingabe)

Tabellenblattliste nach dem gewählten Element filtern

Tabelle 5.7: Der Filter kann über Tastenkürzel gesteuert werden

Top 10 Mit der Option Top 10 im Dropdown-Menü können Sie eine bestimmte Anzahl oder einen bestimmten Prozentsatz der Datensätze anzeigen lassen. Diese Möglichkeit trifft natürlich vordringlich auf Felder mit numerischem Inhalt zu. Sie haben hier die Möglichkeit, jeweils die obersten oder die untersten Werte anzeigen zu lassen – beispielsweise die besten 15 oder die schlechtesten 5.

Bild 5.22: Über Top 10 filtern Sie die Spitzenwerte heraus

Wählen Sie im linken Feld, ob Sie die obersten oder die untersten Werte anzeigen lassen wollen. Geben Sie im mittleren Feld an, wie viele Elemente oder wie viel Prozent der Gesamtheit nach dem Filtern angezeigt werden sollen. Legen Sie im rechten Feld fest, ob eine bestimmte Anzahl oder ein Prozentsatz der Gesamtheit nach dem Filtern angezeigt werden soll.

5.3

Filtern

191

Benutzerdefinierter AutoFilter Sie können über das Dropdown-Menü auch mit der Option (Benutzerdefiniert) das Dialogfeld Benutzerdefinierter AutoFilter anzeigen lassen, in dem Sie zusätzliche Filterkriterien angeben können. In diesem Dialogfeld lassen sich maximal zwei vergleichende Filterkriterien für eine Spalte festlegen. Diese beiden Kriterien können Sie durch eine Und- oder eine Oder-Bedingung verknüpfen und damit bewirken, dass die Kriterien zusammen oder alternativ wirken.

Bild 5.23: Ein benutzerdefinierter AutoFilter kann mit zwei Kriterien arbeiten

Wählen Sie im linken Feld einen Vergleichsoperator aus und geben Sie rechts den Wert ein, den Sie zusammen mit dem Vergleichsoperator verwenden möchten, oder wählen Sie einen aus dem Dropdown-Listenfeld aus. Dieses Listenfeld beinhaltet alle in der Spalte vorhandenen Daten. Wenn Sie zwei Kriterien verwenden wollen, wählen Sie entweder die Option Und oder die Option Oder und wiederholen die Schritte. Beispielsweise können Sie das Feld Name mit den Kriterien entspricht Egon Kussak UND entspricht Peter Müller filtern. Dass und wo ein Filter aktiv ist, erkennen Sie wieder in der Liste an dem andersfarbigen Pfeil auf der Schaltfläche für das Dropdown-Menü. Dass Datensätze ausgeblendet wurden, erkennen Sie an den blauen Zeilennummern und auch an den fehlenden Zeilennummern.

5.3.2 Spezialfilter Die Arbeit mit dem Spezialfilter ist umständlicher, bietet aber mehrere zusätzliche Möglichkeiten. Dazu müssen Sie zuerst in der Tabelle mit der Liste einen Zellbereich für die

192

Kapitel 5 – Listen

Kriterien definieren, in dem die Spaltenüberschriften zusammen mit den Auswahlkriterien angegeben werden. Am übersichtlichsten geht das oberhalb der eigentlichen Liste. Dazu fügen Sie beispielsweise zunächst oben im Tabellenblatt mehrere Zeilen ein und kopieren dann in die oberste Zeile die Zeile mit den Spaltenüberschriften. Geben Sie anschließend unterhalb dieser kopierten Überschriften die Filterkriterien ein. Wollen Sie beispielsweise aus einer Namensliste alle Einträge mit dem Nachnamen Müller herausfiltern, können Sie hier das Kriterium *Müller eingeben.

Bild 5.24: Ein Spezialfilter benutzt einen separaten Kriterienbereich

Tipp: Sie können den Kriterienbereich auch an jeder anderen Stelle der Tabelle festlegen. Die Lage oberhalb der Liste hat den Vorteil, dass die Namen der Feldspalten übereinander liegen und dass die Liste später erweitert werden kann, ohne dass der Kriterienbereich dadurch überschrieben würde.

Markieren Sie eine Zelle in der Liste – nicht im Kriterienbereich – und wählen Sie dann SPEZIALFILTER im Untermenü zum Befehl FILTER im Menü DATEN. Im Dialogfeld Spezialfilter müssen Sie die Adressen von Listenbereich und Kriterienbereich angeben. Sie können dazu den Bereich in der Tabelle mithilfe der Maus markieren oder die Adressen selbst eintippen. Die Wahl der Option unter Aktion legt fest, wo die Ergebnisse des Vorgangs gezeigt werden sollen. Liste an gleicher Stelle filtern sorgt dafür, dass die Liste selbst gefiltert wird. Nicht den Kriterien entsprechende Datensätze werden aus der Liste ausgeblendet.

5.3

Filtern

193

Tipp: Um die Ergebnisse in einem anderen Tabellenblatt ablegen zu können, müssen Sie zuerst zu diesem wechseln und den Befehl dann von dort aus aufrufen.

Alle Zeilen wieder anzeigen Wollen Sie nach dem Herausfiltern von Datensätzen wieder alle Datensätze in der Liste anzeigen, wählen Sie den Befehl ALLE ANZEIGEN im Untermenü zum Befehl FILTER im Menü DATEN.

Ergebnisse an anderer Stelle Wollen Sie die Ergebnisse der Filterung nicht nur anzeigen, sondern weiterverarbeiten, empfiehlt es sich, diese automatisch an eine andere Stelle kopieren zu lassen. Aktivieren Sie dazu im Dialogfeld Spezialfilter die Option An eine andere Stelle kopieren und geben Sie dann im Feld Kopieren nach den Zellbereich an, in den die Ergebnisse des Filterprozesses kopiert werden sollen. Es reicht aus, wenn Sie dazu auf die Zelle in der oberen linken Ecke des Zielbereichs klicken. Tipp: Um sicherzustellen, dass in der Liste doppelt vorhandene Datensätze nur einmal angezeigt werden, aktivieren Sie im Dialogfeld Spezialfilter das Kontrollkästchen Keine Duplikate.

Bild 5.25: Separate Filterergebnisse eignen sich besser für die Weiterverarbeitung

194

5.4

Kapitel 5 – Listen

Sortieren

Die Einträge in einer Liste können nach drei Kriterien gleichzeitig sortiert werden. Wenn in dem Feld, nach dem zuerst sortiert wird, bei mehreren Datensätzen derselbe Eintrag vorliegt – wenn beispielsweise derselbe Name mehrfach auftritt –, tritt das zweite Sortierkriterium in Kraft. Entsprechendes gilt für das zweite und dritte Kriterium. Auf diese Weise können Sie dafür sorgen, dass die Datensätze in fast jede beliebige Reihenfolge gebracht werden können. Tipp: Sie können mit mehr als drei Schlüsseln sortieren, indem Sie mehr als einmal sortieren. Sortieren Sie hierzu zuerst nach den am wenigsten signifikanten Sortierschlüsseln und anschließend nach den signifikanteren.

Sortiert werden kann nach Zahlenwerten, Texteinträge sowie Datums- und Uhrzeitangaben. Zusätzliche Sortierfolgen können Sie auf der Registerkarte Benutzerdefinierte Listen im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS eingeben (siehe Kapitel 12). Hier sind bereits die Namen der Wochentage und der Monate als Reihenfolge vorgegeben.

Der SORTIEREN-Befehl Markieren Sie eine Zelle in der Liste und wählen Sie dann SORTIEREN im Menü DATEN. Wählen Sie das erste Sortierkriterium aus, indem Sie unter Sortieren nach das Feld angeben, nach dessen Einträgen sortiert werden soll. Legen Sie auch fest, ob auf- oder absteigend sortiert werden soll. Wenn Sie nach mehr als einem Feld sortieren wollen, nutzen Sie außer dem Feld Sortieren nach auch die Felder Anschließend nach und Zuletzt nach. Wiederholen Sie dazu das oben beschriebene Vorgehen für das zweite und das dritte Sortierkriterium. Unter Datenbereich enthält geben Sie an, ob die Überschriftenzeile auch markiert wurde. Wenn Sie vor dem Aufrufen des Befehls zum Sortieren nur eine Zelle in der Liste gewählt hatten, erfolgt die Einstellung automatisch. Haben Sie aber die Überschriftenzeile markiert und wählen Keine Überschrift, wird diese Zeile in den Sortiervorgang mit eingeschlossen.

5.4

Sortieren

195

Bild 5.26: Sie können eine Liste nach mehreren Kriterien sortieren lassen

Sortieroptionen Durch einen Klick auf die Schaltfläche Optionen zeigen Sie ein zusätzliches Dialogfeld an, über das sich weitere Sortieroptionen einstellen lassen. Zum einen können Sie hier eine benutzerdefinierte Sortierreihenfolge festlegen. Die Grundeinstellung Standard bedeutet, dass nach einer normalen alphabetischen und numerischen Reihenfolge sortiert wird. Wenn Sie beispielsweise die Namen für Wochentage oder Monate nicht in alphabetischer, sondern in ihrer kalendarischen Reihenfolge sortieren wollen, können Sie hier eine andere Option einstellen.

Bild 5.27: Zusätzliche Sortieroptionen können eingestellt werden

Außerdem können Sie hier angeben, ob zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden und ob nach Spalten oder Zeilen sortiert werden soll.

196

Kapitel 5 – Listen

Symbolleiste Wollen Sie die Liste nur nach einem Kriterium sortieren, können Sie dazu auch die entsprechende Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste verwenden. Markieren Sie zunächst eine Zelle in der Spalte, nach der die Liste sortiert werden soll, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Aufsteigend, um aufsteigend zu sortieren, oder auf die Schaltfläche Absteigend, um absteigend zu sortieren.

5.5

Teilergebnisse und Teilsummen

Sie können für einzelne Spalten Teilergebniszeilen in die Liste einfügen lassen, in denen Daten der Liste zusammengefasst werden. Am Ende des Datenblocks wird dann automatisch eine Ergebniszeile eingefügt. Bei jeder Änderung in der Liste werden die Teilergebnisse vom Programm aktualisiert. Außerdem können Sie Teilsummen für die Werte der Datensätze bilden, die bestimmte Kriterien erfüllen.

5.5.1 Teilergebnisse Über so genannte Teilergebnisse können Sie die Einträge von Zeilen zusammenfassen, die in einer bestimmten Spalte denselben Wert haben. Wenn Ihr Datenblock beispielsweise über eine Spalte verfügt, in dem der Wohnort des Kunden vermerkt ist, können Sie über Teilergebniszeilen die Daten der Kunden für jeden einzelnen Ort zusammenfassen.

Teilergebnisse einfügen Bevor Sie solche Teilergebnisse anzeigen lassen, müssen Sie zunächst die Liste nach der Spalte sortieren, für die die Teilergebnisse angezeigt werden sollen. Sortieren Sie beispielsweise nach den Einträgen in der Spalte Wohnort, wenn Sie Teilergebnisse nach Wohnorten anzeigen lassen wollen. Markieren Sie dann eine Zelle in der Liste und wählen Sie TEILERGEBNISSE im Menü DATEN. Im Dialogfeld Teilergebnisse legen Sie fest, für welche Spalte welche Teilergebnisse berechnet werden sollen.

5.5

Teilergebnisse und Teilsummen

197

Bild 5.28: Sie können Teilergebnisse berechnen lassen Im Dropdown-Listenfeld Gruppieren nach wählen Sie die Spalte aus, für die Sie Teiler-

gebnisse anzeigen lassen wollen. Das Listenfeld beinhaltet alle in der Liste vorhandenen Spaltenüberschriften. Wählen Sie im Dropdown-Listenfeld Unter Verwendung von die zu verwendende

Funktion zum Berechnen des Teilergebnisses aus. Wollen Sie beispielsweise bei einem Feld mit numerischen Einträgen die Summe dieser Einträge berechnen lassen, wählen Sie Summe. Sie können hier aber auch das Produkt aller Werte berechnen lassen sowie statistische Größen wie den Mittelwert oder den größten oder den kleinsten numerischen Wert anzeigen lassen. Anzahl zeigt die Zahl der nicht leeren Zellen an. Zu den weiteren Optionen gehören Anzahl Zahlen – was die Anzahl der Zeilen mit numerischen Werten anzeigt –, Standardabweichung (Stichprobe) – für eine Schätzung der Standardabweichung für die Grundgesamtheit –, Varianz (Stichprobe) – für eine Schätzung der Varianz für eine Grundgesamtheit – oder Varianz (Grundgesamtheit) – was die Varianz für die Grundgesamtheit berechnet. Unter Teilergebnis addieren zu geben Sie die Spalte an, in der das Teilergebnis erschei-

nen soll. Sie können hier mehr als eine Spalte auswählen. Die drei weiteren Optionen liefern folgende Variationen: Sie können bereits vorhan-

dene Teilergebnisse ersetzen lassen, Seitenumbrüche zwischen Gruppen einfügen und die Ergebnisse unterhalb der Daten anzeigen lassen. Aktivieren Sie hier die gewünschte(n) Option(en).

198

Kapitel 5 – Listen

Bild 5.29: Teilergebnisse fassen Gruppen zusammen

Nach dem Bestätigen über OK werden die Datensätze gruppiert und zusammen mit den Teilergebnissen angezeigt. Durch einen Klick auf die in der Spalte links von den Zeilenköpfen angezeigten Minuszeichen können Sie die Details zu einer Gruppe ausblenden lassen. Die Schaltfläche wechselt dann ihr Aussehen zu einem Pluszeichen. Ein Klick darauf blendet die Details wieder ein. Über die Schaltflächen mit den kleinen Ziffern 1, 2 und 3 in der oberen linken Ecke des Fensters können Sie die Detailebenen für die so erstellten Gruppen aus- und wieder einblenden lassen. Klicken Sie dazu auf die entsprechende Ziffer.

Teilergebnisse ausblenden Wenn Sie die Teilergebnisse nicht mehr benötigen, können Sie sie wieder löschen. Wählen Sie dazu TEILERGEBNISSE im Menü DATEN und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche ALLE ENTFERNEN.

5.5

Teilergebnisse und Teilsummen

199

5.5.2 Teilsummen Mithilfe der Teilsummen-Funktion können Sie die Summe von numerischen Einträgen für solche Datensätze berechnen lassen, die zusätzlich bestimmte Bedingungen erfüllen. Sie entspricht also einem nacheinander folgenden Einsatz eines Filters und der Berechnung eines Teilergebnisses. Die Summe wird nach Abschluss der Arbeit in einer separaten Zelle angezeigt. Nachträgliche Änderungen in der zugrunde liegenden Liste werden in der Teilsumme automatisch berücksichtigt. Tipp: Die Funktion Teilsummen muss über die Option Teilsummen-Assistent im Dialogfeld Add-Ins installiert werden (siehe Kapitel 12).

Wählen Sie TEILSUMMEN im Untermenü zum Befehl ASSISTENT im Menü EXTRAS, um den Teilsummen-Assistenten zu starten. 1. Im ersten Schritt müssen Sie unten im Dialogfeld festlegen, zu welchem Bereich die zu summierenden Daten gehören. Die darüber angezeigten Daten dienen nur als Beispiel.

Bild 5.30: Wählen Sie den Bereich aus und geben Sie die Kriterien ein

2. Im zweiten Schritt geben Sie zuerst an, aus welcher Spalte die zu summierenden Werte stammen. Das Dropdown-Listenfeld Summierungsspalte enthält alle Spaltenüberschriften der Liste. Definieren Sie dann im mittleren Bereich des Dialogfeldes die Kriterien, nach denen die Datensätze ausgewählt werden sollen. Wie sie es wahrscheinlich schon von der Filterfunktion des Programms her kennen, müssen Sie dabei

200

Kapitel 5 – Listen

angeben, welches Feld verglichen werden soll, wie verglichen werden soll und mit welchem Wert verglichen werden soll. Die Vergleichoperatoren finden Sie im Feld Ist. Im Feld Dieser Wert sind alle Einträge der Spalte in der Dropdown-Liste vermerkt. Sie können einen davon verwenden oder auch einen Wert direkt eintippen. Klicken Sie nach dem Definieren eines Kriteriums auf Bedingung hinzufügen, um es zu der Liste der Bedingungen hinzuzufügen. Anschließend können Sie auf dieselbe Weise weitere Bedingungen formulieren und diese hinzufügen. 3. Der dritte Schritt des Assistenten liefert zwei Möglichkeiten, die zu verwendende Formel in das Arbeitblatt zu übernehmen: Sie können entweder nur das Ergebnis als Formel anzeigen lassen oder zusätzlich das verwendete Kriterium angeben lassen. Die erste Variante hält die Anzeige einfach, die zweite liefert die Möglichkeit, den für das Kriterium verwendeten Wert später einfach zu ändern. 4. Im letzten Schritt des Assistenten legen Sie fest, wo das Ergebnis angezeigt werden soll. Nach dem Bestätigen über Fertig wird die Teilsumme angezeigt. Es empfiehlt sich, dem Wert eine Beschreibung hinzuzufügen. Sie können auch mehrere Teilsummen für unterschiedliche Spalten und mit unterschiedlichen Kriterien in die Tabelle einfügen.

Bild 5.31: Geben Sie an, ob Formeln verwendet werden sollen

5.6

Pivot-Tabellen

201

Pivot-Tabellen

Was sich hinter dem Begriff Pivot-Tabelle verbirgt, ist auf den ersten Blick nicht so leicht zu verstehen. Wenn man aber erst einmal den Sinn begriffen hat, wird man dieses Werkzeug für bestimmte Aufgaben gern einsetzen. Es handelt sich dabei um eine interaktive Übersichtstabelle, anhand derer Sie die Daten der Liste zusammenfassen und analysieren können. Durch Ziehen und Ablegen der Felder in dieser Tabelle können Sie Daten ordnen, organisieren und analysieren. Bei dem in diesem Kapitel benutzten Beispiel können Sie mit einer solchen Analyse beispielsweise eine Tabelle erzeugen, in der die einzelnen Aufträge nach Datum und Wohnort des Kunden aufgelistet werden. Der überragende Vorteil einer Pivot-Tabelle besteht darin, dass Sie die Achsen der Tabelle – im Beispiel 3 Datum und Wohnort – schnell gegen andere Spalten der Liste austauschen können . Tipp: Wenn sich nach dem Erstellen einer Pivot-Tabelle herausstellt, dass eine andere Struktur dafür benötigt wird, können Sie zwar eine weitere Pivot-Tabelle mit der gewünschten Struktur erzeugen – Pivot-Tabellen benötigen aber viel Speicherplatz. Wenn das eine Restriktion darstellen sollte, können Sie die bestehende Tabelle abändern, indem Sie die Feldsymbole verschieben. Setzen Sie dazu den Mauszeiger auf ein Feldsymbol und verschieben Sie es dann an die gewünschte Stelle.

5.6.1 Pivot-Tabelle erstellen Um eine Pivot-Tabelle zu erstellen, müssen Sie zunächst die Grundstruktur der PivotTabelle über die drei Schritte eines Assistenten festlegen. Anschließend werden diese Grundstruktur und die Symbolleiste PivotTable angezeigt. Mithilfe dieser Elemente können Sie dann die gewünschten Feinheiten einstellen.

Der Assistent Markieren Sie zumindest eine Zelle in der Liste oder dem Datenblock und wählen Sie dann den Befehl PIVOTTABLE- UND PIVOTCHART-BERICHT im Menü DATEN. Geben Sie anschließend die gewünschten Daten in den Dialogfeldern des Assistenten an.

Beispiele für den Einsatz von Pivot-Tabellen finden Sie auf der CD in der Arbeitsmappe im Ordner PivotTabelle.

202

Kapitel 5 – Listen

1. Im ersten Schritt des Assistenten geben Sie zunächst an, welchen Typ von Datenquelle Sie benutzen wollen. Wenn die Daten bereits in einer Liste vorliegen, belassen Sie es bei der Grundeinstellung Microsoft Excel-Liste oder -Datenbank. Die nachfolgenden Schritte des Assistenten unterscheiden sich teilweise je nach dem hier gewählten Typ. Im unteren Bereich des Dialogfeldes müssen Sie angeben, welches Ergebnis der Assistent liefern soll. Es ist meist einfacher, zuerst eine Pivot-Tabelle zu erstellen. Einen Pivot-Bericht können Sie anschließend daraus bilden.

Bild 5.32: Der Assistent erstellt die Grundstruktur

2. Im zweiten Schritt definieren Sie – wenn notwendig – den zu bearbeitenden Tabellenbereich. Ein Klick auf die Schaltfläche Dialog reduzieren rechts vom Feld Bereich verkleinert das Dialogfeld und erlaubt es, den Bereich mit der Maus zu markieren. Befinden sich die Daten in einer ungeöffneten Arbeitsmappe, klicken Sie zur Auswahl dieser Datei auf die Schaltfläche Durchsuchen.

5.6

Pivot-Tabellen

203

3. Anschließend geben Sie im dritten Schritt an, wo die Pivot-Tabelle erstellt werden soll. Da eine solche Tabelle recht umfangreich ein kann, ist es meist besser, sie in einem neuen Arbeitsblatt zu erstellen. Tipp: Sie können an dieser Stelle bereits ein Layout und weitere Optionen für die Pivot-Tabelle festlegen. Benutzen Sie dazu die entsprechenden Schaltflächen am unteren Rand des Dialogfeldes. Diese Einstellungen können Sie aber auch später vornehmen (siehe hierzu weiter unten in diesem Kapitel).

Symbolleiste PivotTable Mit den Schaltflächen in der Symbolleiste PivotTable können Sie schnell auf die verschiedenen Bearbeitungsfunktionen zugreifen.

Bild 5.33: Über die Symbolleiste PivotTable können Sie beispielsweise auch Felder hinzufügen

Symbol

Beschreibung PivotTable – Listet die Befehle zum Arbeiten mit der Pivot-Tabelle in einem Menü auf. Bericht formatieren – Erlaubt das Formatieren des Berichts. Diagramm-Assistent – Startet den Assistenten, über den Sie die Daten grafisch aufbereiten können (siehe auch Kapitel 7). Detail ausblenden – Blendet Detaildaten aus. Detail anzeigen – Blendet Detaildaten ein. Daten aktualisieren – Aktualisiert die Pivot-Tabelle mit den zugrunde liegenden Daten. Feldeinstellungen – Zeigt die Einstellungen zum markierten Feld an. Feldliste anzeigen – Zeigt die Liste mit den Feldnamen an/blendet sie aus.

Tabelle 5.8: Die Funktionen der Schaltflächen in der Symbolleiste PivotTable

204

Kapitel 5 – Listen

Struktur definieren Mit dem Assistenten legen Sie nur die Grunddaten – die Verbindung mit der Datenquelle und die Position – für die Pivot-Tabelle fest. Welche Daten darin wie angezeigt werden sollen, müssen Sie erst noch festlegen. Lassen Sie dazu die Feldnamen des zugrunde liegenden Datenbereichs anzeigen, indem Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Feldliste klicken. Markieren Sie dann einen Namen in der Liste und ziehen Sie ihn an die Stelle, an der er in der fertigen Pivot-Tabelle angezeigt werden soll. Sie können bereits angeordnete Symbole innerhalb der Tabelle verschieben oder sie zurücksetzen, indem Sie sie aus der Tabelle herausziehen.

Bild 5.34: Felder müssen zuerst positioniert werden

Tipp: Über die Schaltfläche Layout im dritten Schritt des Assistenten können Sie die Struktur der Tabelle auch bereits zu diesem Zeitpunkt festlegen.

Zur Ablage stehen Ihnen hier vier Bereiche zur Verfügung: Mit den Spaltenfeldern und Zeilenfeldern bilden Sie den Rahmen für die Tabelle. Den eigentlichen Tabelleninhalt – die Datenfelder – legen Sie im Hauptbereich ab. Sie müssen mindestens Felder für die Spalten- und Zeilenbezeichnungen sowie für Datenfelder in der Tabelle angeben. Eine zusätzliche Dimension können Sie auf verschiedenen Seiten der Tabelle anzeigen lassen. Auf der Basis der Position dieser Feldnamen erstellt Microsoft Excel dann die Pivot-Tabelle. Die Quelldaten in der Liste bleiben dabei unverändert. Sie können die Lage der Feldnamen in

5.6

Pivot-Tabellen

205

der Tabelle jederzeit durch Ziehen mit der Maus ändern – beispielsweise ein Spaltenfeld gegen ein Zeilenfeld oder gegen ein Datenfeld austauschen – und damit die Struktur der Tabelle ändern.

Bild 5.35: Die Pivot-Tabelle besteht aus Spalten-, Zeilen und Datenfeldern

Die Felder ermöglichen außerdem ein Aus- und Einblenden einzelner Feldinhalte und damit ein beliebiges Filtern der Tabelle. Öffnen Sie dazu das Dropdown-Menü zu der Spalten-, Zeilen- oder Seitenüberschrift und deaktivieren Sie die Elemente, die in der Pivot-Tabelle nicht berücksichtigt werden soll. Ein Doppelklick auf ein Datenfeld zeigt die Details dazu in einer separaten Tabelle an.

Bild 5.36: Details liefert ein Doppelklick auf ein Datenfeld

5.6.2 Pivot-Bericht Über einen Pivot-Bericht können Sie die aktuellen Ergebnisse der Einstellungen in der Pivot-Tabelle zusammenfassen. Klicken Sie hierzu in der Symbolleiste PivotTable auf die Schaltfläche Bericht formatieren oder wählen Sie BERICHT FORMATIEREN im Menü zur

206

Kapitel 5 – Listen

Schaltfläche PivotTable in dieser Symbolleiste. Über das Dialogfeld AutoFormat legen Sie das Format für den Bericht fest. Wählen Sie hierfür im Listenfeld das gewünschte Format aus, indem Sie es markieren. Nach dem Bestätigen wird die Tabelle in einen Bericht umgewandelt. Der Bericht zeigt die in der Tabelle festgelegten Felder. Über die Dropdown-Listenfelder in den Überschriften können Sie die Zusammenfassung filtern. Deaktivieren Sie dort wieder die Einträge, die im Bericht oder im Diagramm nicht berücksichtigt werden sollen.

Bild 5.37: Ergebnisse können in einem Pivot-Bericht zusammengestellt werden

5.6.3 Pivot-Diagramm Sie können die Ergebnisse der Pivot-Tabelle auch grafisch darstellen lassen. Klicken Sie dazu in der Symbolleiste PivotTable auf die Schaltfläche Diagramm oder wählen Sie PIVOTCHART im Menü zur Schaltfläche PivotTable in dieser Symbolleiste. Das Diagramm wird daraufhin automatisch auf der Basis der Einstellungen in der Tabelle erstellt. Auch hierin können Sie wieder über die Dropdown-Pfeile die Elemente wählen, die im Dia-

5.6

Pivot-Tabellen

207

gramm berücksichtigt werden sollen. Die Auswahl können Sie getrennt für die Seitenfelder, die Zeilenfelder und die Spaltenfelder vornehmen. Tipp: Dieses Diagramm wird auch automatisch erstellt, wenn Sie im ersten Schritt des Assistenten die Option PivotChart-Bericht (mit PivotTable-Bericht) wählen.

Bild 5.38: Die Ergebnisse können auch in einem Pivot-Diagramm angezeigt werden

5.6.4 Optionen Für die Arbeit mit Pivot-Tabellen gibt es eine Reihe von Optionen. Hierbei müssen Sie zwischen Tabellenoptionen – die das gesamte Werkzeug betreffen – und Feldoptionen für einzelne Felder unterscheiden.

Tabellenoptionen Über den Befehl TABELLENOPTIONEN im Menü zur Schaltfläche PivotTable in der Symbolleiste oder über die Schaltfläche Optionen im dritten Schritt des Assistenten können Sie Optionen für die Tabelle festlegen.

208

Kapitel 5 – Listen

Bild 5.39: Für die gesamte Tabelle existieren viele Optionen

Option

Beschreibung

Name

Ermöglicht das Umbenennen der Tabelle.

Gesamtergebnis für Spalten

Zeigt die Gesamtergebnisse für Spalten in der Pivot-Tabelle an.

Gesamtergebnis für Zeilen

Zeigt Gesamtergebnisse für Zeilen in der Pivot-Tabelle an.

Tabelle AutoFormatieren

Weist der Pivot-Tabelle Standard-AutoFormat zu.

Teilergebnis für ausgeblendete Schließt ausgeblendete Felder in Teilergebnisse der PivotSeitenelemente Tabellen ein. Beschriftungen zusammenführen

Führt Zellen für alle äußeren Zeilen- und Spaltenbeschriftungen in der Tabelle zusammen.

Formatierung behalten

Behält beim Aktualisieren die Formatierung bei.

Optionen für alle Seiten wiederholen

Bewirkt, dass bei mehrseitigen Berichten die Elementbeschriftungen der äußeren Zeilenfelder auf jeder Seite ausgedruckt werden.

5.6

Pivot-Tabellen

209

Option

Beschreibung

Seitenlayout

Legt die Reihenfolge fest, in der die Seitenfelder angezeigt werden sollen.

Felder pro Spalte

Bestimmt die Anzahl der Seitenfelder, die in einer Zeile oder Spalte angezeigt werden, bevor eine weitere Zeile oder Spalte im Seitenfeld angelegt wird.

Fehlerwerte anzeigen als

Ermöglicht die Anzeige eines Wertes statt einer Fehlermeldung.

Leere Zellen anzeigen als

Erlaubt die Anzeige eines Wertes anstelle leerer Zellen.

Drucktitel festlegen

Verwendet die Feld- und Elementbeschriftungen als Zeilenund Spaltendrucktitel.

Daten mit Tabellenlayout speichern

Speichert eine Kopie der internen Daten für den Bericht in einer Datei, sodass Sie beim Öffnen den Bericht nicht aktualisieren müssen.

Drilldown zu Details zulassen Ermöglicht die Anzeige von Details nach einem Doppelklick im Datenbereich. Beim Öffnen aktualisieren

Aktualisiert die Daten aus Pivot-Tabellen mit den Quelldaten bei jedem Öffnen der Arbeitsmappe.

Tabelle 5.9: Optionen für die Pivot-Tabelle

Feldoptionen Durch Doppelklicken auf die entsprechende Feldschaltfläche lassen sich in einem Dialogfeld die Eigenschaften dieses Feldes ändern. Unter Name können Sie den in der Pivot-Tabelle angezeigten Namen des Feldes

ändern. Zusammenfassen mit gibt an, welche Form von Teilergebnissen angezeigt werden soll. Das Dropdown-Listenfeld Daten zeigen als erlaubt das Formatieren der Zahlenwerte

des Feldes (siehe auch Kapitel 6).

210

Kapitel 5 – Listen

Bild 5.40: Sie können die Form festlegen, in der die Daten im Feld zusammengefasst werden

Tabellen formatieren

Unter dem Begriff Formatieren einer Tabelle versteht man alle Tätigkeiten, die die optische Gestaltung der Tabelle betreffen. Dazu gehören sowohl Angaben für die Form der Anzeige – beispielsweise die Darstellung mit einem Prozent- oder Währungszeichen – als auch solche zu grafischen Fragen – wie beispielsweise die Wahl der Schriftart. Die Zeilenhöhe kann – genauso wie die Spaltenbreite – verändert werden. Die Einträge in den Zellen können unterschiedlich ausgerichtet oder auch über mehrere Zellen hinweg positioniert werden. Zellbereiche können mit Rahmen und Linien versehen sowie mit Farben und Mustern für den Hintergrund versehen werden. Nicht gewünschte Zeilen und/oder Spalten lassen sich ausblenden. Tipp: Für die Formate aller neuen Tabellen sind standardmäßig bestimmte Voreinstellungen festgelegt. Generell wird beispielsweise die Schriftart Arial in der Schriftgröße 10 verwendet. Die Spaltenbreite beträgt 10,71 Zeichen, die Zeilenhöhe 12,75 Punkt. Wenn Sie bestimmte Formateinstellungen – beispielsweise Schriftart, Schriftgröße, Zahlenformat usw. – für alle neuen Tabellen ändern wollen, öffnen Sie die Arbeitsmappe und wählen dann FORMATVORLAGE im Menü FORMAT. Hierin sind in der Formatvorlage Standard die Einstellungen für die standardmäßig gesetzten Formate der Mappe vermerkt. Um andere Formate einzustellen, klicken Sie im Dialogfeld auf die Schaltfläche Ändern und legen anschließend die gewünschten Einstellungen und bei Bedarf den Zellschutz fest.

Um für eine markierte Zelle oder einen Zellbereich eine vom eingestellten Standard abweichende Formatierung zu wählen, stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung: Alle Werkzeuge zum Formatieren finden Sie in den Befehlen des FORMAT-Menüs. Das

mit dem Befehl ZELLEN verknüpfte Dialogfeld ermöglicht beispielsweise das individuelle Festlegen von Zahlenformat, Ausrichtung des Zellinhalts, Schrift, Rahmen, Muster und Zellschutz. Die wichtigsten Formatierungsbefehle können Sie auch über die Schaltflächen der

Format-Symbolleiste aufrufen. Einige dieser Schaltflächen funktionieren als Umschalter: Der erste Klick auf die Schaltfläche schaltet das Format ein, ein zweiter schaltet es wieder aus.

212

Kapitel 6 – Tabellen formatieren

Bild 6.1: Benutzen Sie die Schaltflächen der Symbolleiste Format

Symbol

Beschreibung Zeigt die aktuell verwendete Schriftart an. Über das Dropdown-Listenfeld können Sie eine andere Schriftart einstellen. Schriften mit vorangestelltem Druckersymbol sind Schriften, die Ihnen der eingestellte Drucker zur Verfügung stellt; sie ändern sich also je nach verwendetem Drucker. Bei Schriften mit vorangestelltem doppelten T handelt es sich um so genannte TrueType-Schriften. Diese werden mit Windows mitgeliefert und können auf jedem grafikfähigen Drucker gedruckt werden. Zeigt die aktuell verwendete Schriftgröße an. Über das Listenfeld können Sie eine andere Größe einstellen. Da nicht alle Schriftarten über jede der üblichen Schriftgrößen verfügen, sollten Sie zuerst die Schriftart und dann die Größe einstellen.

Den Inhalt der Zelle Fett, Kursiv, Unterstrichen formatieren. Den Inhalt der Zelle linksbündig, zentriert, rechtsbündig ausrichten. Den Inhalt der Zelle über mehrere Spalten zentrieren.

Den Inhalt der Zelle im Währungsformat, Prozentformat oder mit Tausendertrennzeichen darstellen. Eine Dezimalstelle hinzufügen, entfernen.

Den Einzug verkleinern, vergrößern.

, ,

Rahmenlinien, Füllfarbe, Schriftfarbe zuweisen.

Tabelle 6.1: Die wichtigsten Befehle können Sie über die Symbolleiste ansprechen

6.1

AutoFormat

213

Tipp: Für weitere optische Verfeinerungen können Sie die Tabelle über verschiedene Optionen im Menü EINFÜGEN mit zusätzlichen Objekten – wie Textelementen, Grafiken oder Medienclips – versehen (siehe hierzu Kapitel 8).

6.1

AutoFormat

Der einfachste Weg, eine Tabelle zu formatieren, ist der Befehl AUTOFORMAT. Damit können Sie dem vorher markierten Bereich in einem Tabellenblatt eine Kombination von Formatierungen, ein so genanntes AutoFormat, zuweisen.

Bild 6.2: Viele AutoFormate stehen zur Verfügung

Markieren Sie also zunächst den Bereich in der Tabelle, den Sie formatieren wollen. Wenn Sie eine einzelne Zelle daraus wählen, bestimmt Microsoft Excel den Bereich für Sie, indem alle Nachbarzellen, die über eine Eingabe verfügen, ebenfalls markiert werden.

214

Kapitel 6 – Tabellen formatieren

Andere Zellbereich der Tabelle, die durch leere Zellen von diesem Bereich getrennt sind, werden nicht automatisch mit eingeschlossen. Wählen Sie dann im Menü FORMAT den Befehl AUTOFORMAT und bestimmen Sie das gewünschte Format. Über die Bildlaufleiste können Sie weitere Alternativen anzeigen lassen. Nach dem Bestätigen wird das Format für den markierten Bereich übernommen. Tipp: Sollten Sie unter den vorhandenen AutoFormaten keines finden, das Ihren Vorstellungen vollständig entspricht, wählen Sie eines, das dem von Ihnen gewünschten sehr nahe kommt, und ändern die Formate anschließend ab.

Beachten Sie bei der Wahl eines AutoFormats die in den Beispielen angezeigten Zeilen und Spalten mit der Bezeichnung Summe. Diese Zeilen und Spalten werden manchmal anders formatiert als der Rest des Tabellenbereichs. Das trifft aber nur zu, wenn sich in Ihrem Tabellenbereich in der letzten Spalte oder der untersten Zeile eine Formel befindet, die andere Zellen der Tabelle irgendwie zusammenfasst, beispielsweise eine Summe oder auch eine Differenz bildet. Die Formate werden also auch durch die konkreten Berechnungsstrukturen im Zellbereich bestimmt.

Bild 6.3: Formeln am Rand der Tabelle werden manchmal anders behandelt

Unter Umständen wichtig ist der Bereich Zu übernehmende Formate am unteren Rand des Dialogfeldes, der erst nach einem Klick auf die Schaltfläche Optionen angezeigt wird. Wenn Sie vorher einzelne Elemente des Bereichs individuell formatiert hatten, werden diese Formate in der Grundeinstellung bei Anwendung des Befehls AUTOFORMAT überschrieben. Durch Deaktivieren einzelner Kontrollkästchen können Sie aber regeln, dass bestimmte Formatelemente erhalten bleiben und nicht durch die Einstellungen des AutoFormats ersetzt werden.

6.2

Zellenformate

215

Zellenformate

Für eine individuelle Formatierung einzelner Zellen oder Zellbereiche arbeiten Sie mit einem Dialogfeld, das Sie über den Befehl ZELLEN im Menü FORMAT auf den Bildschirm bringen. Hierüber können Sie mittels mehrerer Registerkarten das Zahlenformat, die Schrift, die Ausrichtung und weitere Elemente festlegen. Tipp: Um die für eine Zelle definierten Formateinstellungen auf andere Teile der Tabelle zu übertragen, markieren Sie die Zelle mit dem gewünschten Format und klicken dann auf die Schaltfläche Format übertragen in der Standard-Symbolleiste. Klicken Sie anschließend auf die Zelle oder markieren Sie den Bereich, auf die beziehungsweise den Sie das Format übertragen wollen.

6.2.1 Schrift

Bild 6.4:

Das Festlegen der Schriftparameter gleicht dem bei einem Textverarbeitungsprogramm

216

Kapitel 6 – Tabellen formatieren

Für Text- oder Zahleneingaben können Sie die Schriftart, den Schriftstil, die Schriftgröße, die Form der Unterstreichung, die Schriftfarbe und andere Gestaltungsoptionen festlegen. Markieren Sie den zu formatierenden Bereich und wählen Sie dann die Registerkarte Schrift im Dialogfeld zum Befehl ZELLEN im Menü FORMAT. Sie können darüber die Schriftart, den Schriftstil, die Größe der Schrift, ihre Farbe und weitere Effekte einstellen. Alle Stile lassen sich auf unterschiedliche Weisen – zum Beispiel einfach oder doppelt – unterstreichen. Die Wirkung der aktuell gewählten Einstellungen wird im Feld Vorschau skizziert. Um alle Parameter auf die Standardeinstellung einzustellen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Standardschrift. Tasten

Beschreibung

(Strg)+(Umschalt)+(F)

Fett ein- oder ausschalten Kursiv ein- oder ausschalten Unterstrichen ein- oder ausschalten Durchstreichen ein- oder ausschalten

(Strg)+(Umschalt)+(K) (Strg)+(Umschalt)+(U) (Strg)+(5)

Tabelle 6.2: Für die wichtigsten Schriftformate stehen auch Tastenkürzel zur Verfügung

Tipp: Die wesentlichsten Schriftparameter können Sie auch über die entsprechenden Schaltflächen in der Format-Symbolleiste einstellen (siehe Tabelle 6.1).

Unterschiedliche Formate in einer Zelle Im Allgemeinen werden Sie für alle Einträge in einer Zelle dasselbe Format benutzen. Sie können aber auch innerhalb einer Zelle unterschiedliche Schriftformate zuweisen. Auf diese Weise lassen sich beispielsweise innerhalb einer Zelle tief- oder hochgestellte Zeichen für Indizes und Exponenten erzeugen. Wählen Sie dazu zunächst die Zelle, in der Sie die Formateinstellungen vornehmen wollen. Markieren Sie dann den Bereich des Zellinhalts in der Bearbeitungsleiste, den Sie formatieren wollen, wählen Sie den Befehl ZELLEN im Menü FORMAT und legen Sie die gewünschten Schriftparameter für den markierten Bereich fest. Das eingestellte Format wird nur in der Zelle selbst angezeigt, nicht in der Bearbeitungsleiste.

6.2

Zellenformate

217

Bild 6.5: In einer Zelle können unterschiedliche Schriftformate verwendet werden

6.2.2 Ausrichtung Standardmäßig werden in einer Zelle Textwerte linksbündig, Zahlenwerte rechtsbündig und Wahrheitswerte zentriert ausgerichtet. Sie können diese Voreinstellungen ändern und außerdem die horizontale und vertikale Ausrichtung, den Einzug in der Zelle, den Winkel und diverse andere Parameter einstellen.

Bild 6.6: Die Ausrichtung der Zelleinträge kann eingestellt werden

218

Kapitel 6 – Tabellen formatieren

Markieren Sie zunächst den zu formatierenden Zellbereich und wählen Sie dann die Registerkarte Ausrichtung im Dialogfeld zum Befehl ZELLEN im Menü FORMAT. Das wichtigste Feld ist das mit der Bezeichnung Horizontal im Bereich Textausrichtung. Hierüber stellen Sie die waagerechte Ausrichtung ein. Option

Beschreibung

Standard

Grundeinstellung: Textwerte linksbündig, Zahlenwerte rechtsbündig und Wahrheitswerte zentriert Wenn im Feld Einzug ein Wert eingegeben wurde, wird der Zellinhalt um diese Zahl von Zeichen nach rechts eingezogen. Zentriert den Zellinhalt. Richtet den Inhalt am rechten Zellrand aus. Wenn im Feld Einzug ein Wert eingegeben wurde, wird der Zellinhalt um diese Zahl von Zeichen nach links eingezogen. Der Inhalt der aktiven Zelle wird wiederholt, bis der markierte Bereich gefüllt ist. Richtet den Inhalt rechts- und linksbündig aus; ist nur bei mehrzeiligen Texteingaben relevant. Zentriert die Daten in einer Zelle innerhalb des vorher markierten Zellbereichs.

Links (Einzug) Zentriert Rechts (Einzug)

Ausfüllen Blocksatz Über Auswahl zentrieren

Tabelle 6.3: Bei der horizontalen Ausrichtung gibt es mehrere Alternativen

Über das Feld Vertikal legen Sie die senkrechte Ausrichtung der Einträge in den Zellen fest. Der Effekt ist nur sichtbar, wenn Sie die Höhe der betroffenen Zeile vergrößern. Standardmäßig werden Einträge unten in der Zelle angezeigt. Sie können sie hierüber aber auch oben oder in der Mitte (Verteilt) anzeigen lassen. Die Option Blocksatz bewirkt, dass ein längerer Text umbrochen, also auf mehrere Zeilen aufgeteilt wird. Die Einstellmöglichkeiten im Gruppenfeld Orientierung eignen sich besonders für Fälle, in denen eine Spaltenüberschrift – gemessen an den sonstigen Inhalten dieser Spalte – recht lang ist. In solchen Fällen spart es Platz, wenn Sie die Überschrift schräg oder senkrecht stellen. Zur senkrechten Anordnung klicken Sie auf das Feld mit dem senkrechten Eintrag Text. Um den Inhalt schräg zu stellen, verschieben Sie im Feld daneben den Zeiger auf die gewünschte Position oder geben im Feld Grad den gewünschten Winkel ein. Letzteres ermöglicht eine feinere Einstellung. Weitere Optionen bieten die Kontrollkästchen im Gruppenfeld Textsteuerung: Zeilenumbruch legt fest, ob ein Zeilenumbruch vorgenommen werden soll, wenn der

Zellinhalt länger als die Spaltenbreite ist. Wenn diese Option aktiviert ist, erfolgt bei

6.2

Zellenformate

219

mehreren Wörtern in der Zelle der Umbruch automatisch. Bei einem langen Wort sollten Sie an einer geeigneten Stelle über die Bearbeitungsleiste einen Trennstrich einfügen. Tipp: Um einen längeren Texteintrag in einer Zelle gezielt an einer Stelle zu umbrechen, verwenden Sie die Tastenkombination (Alt)+(Eingabe). An Zellgröße anpassen bewirkt, dass die Schriftgröße so verkleinert wird, dass die Zelle

ganz ausgefüllt wird. Mit Zellen verbinden können Sie zwei oder mehr benachbarte Zellen, die Sie vorher

gemeinsam markiert haben, zu einer einzigen verbinden. Über das Dropdown-Listenfeld Textrichtung unter Von rechts nach links können Sie

bestimmen, in welche Richtung der Text laufen soll. Tipp: Die wesentlichsten Ausrichtungsparameter können Sie auch über die entsprechenden Schaltflächen in der Format-Symbolleiste einstellen (siehe Tabelle 6.1).

6.2.3 Zahlenformate Zahlen in einer Tabelle – dazu gehören auch Datums- und Uhrzeitangaben sowie Wahrheitswerte – können in unterschiedlichen Formaten angezeigt werden. Markieren Sie zunächst den gewünschten Zellbereich und wählen Sie dann die Registerkarte Zahlen im Dialogfeld zum Befehl ZELLEN im Menü FORMAT. Wählen Sie hier zuerst eine Kategorie und bestimmen Sie dann die zusätzlichen Parameter. Beachten Sie, dass sich einige Inhalte auf der Registerkarte ändern (können), wenn Sie die Kategorie wechseln. Tipp: Einige Zahlenformate können Sie auch über die entsprechenden Schaltflächen in der Format-Symbolleiste einstellen (siehe Tabelle 6.1).

Standardformate Die ersten zehn Kategorien werden Sie wahrscheinlich am häufigsten verwenden: Die Kategorie Standard bewirkt die Übernahme der Grundeinstellungen, die Sie schon

von der Eingabe von Daten über die Tastatur her kennen. Zahlenwerte werden mit allen Dezimalstellen (bei ausreichender Spaltenbreite; maximal 15 Zeichen) angezeigt.

220

Kapitel 6 – Tabellen formatieren

Die Kategorie Zahl erlaubt die Wahl der Dezimalstellen und unterschiedliche Dar-

stellungsformen für negative Zahlenwerte. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Mit 1000er-Trennzeichen, wenn zwischen den Tausendern – in der deutschen Version – jeweils ein Punkt gesetzt werden soll. Die Form des Trennzeichens wird über die Ländereinstellung des Betriebssystems geregelt. Die Kategorie Währung erlaubt die Wahl unterschiedlicher Währungszeichen, die

Zahl der Dezimalstellen und die separate Darstellungsform von negativen Zahlenwerten. Das Tausendertrennzeichen wird bei dieser Kategorie automatisch gesetzt.

Bild 6.7: Zahlen können mit mehreren Dezimalstellen angezeigt werden Buchhaltung erlaubt die Ausrichtung der Zahlenwerte an Währungssymbolen und

Dezimaltrennzeichen in einer Spalte – unabhängig von einer separat gewählten Ausrichtung. Tipp: Durch Deaktivieren des Kontrollkästchens Nullwerte auf der Registerkarte Ansicht im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS können Sie dafür sorgen, dass Zellen mit Nullwerten als leere Zellen angezeigt werden (siehe Kapitel 12).

6.2

Zellenformate

221

In der Kategorie Datum haben Sie die Wahl zwischen unterschiedlichen Darstel-

lungsformen für Datumsangaben. Wählen Sie zuerst unter Gebietsschema den betreffenden Eintrag. Damit erreichen Sie, dass die für diese Region üblichen Alternativen zur Darstellung im Listenfeld Typ angezeigt werden. Sie können darin reine Datums-, reine Uhrzeit- und gemischte Formate auswählen. Für die Kategorie Uhrzeit stehen entsprechende Optionen zur Verfügung

Bild 6.8:

Auch Datums- und Uhrzeitangaben können auf verschiedene Weisen formatiert werden

Tipp: Normale Zahlenwerte können in Datums- oder Uhrzeitangaben umformatiert werden – und umgekehrt: Das Datum 1. Jul. 2000 entspricht dem Zahlenwert 36708 – der 1. 7. 2000 ist der 36708. Tag nach dem 1.1.1900. Die Uhrzeitangabe 18:30 entspricht dem Zahlenwert 0,77 – 24 Stunden entsprechen dem Wert 1. Kombinationen von Datum und Uhrzeit werden entsprechend umgerechnet.

222

Kapitel 6 – Tabellen formatieren

Das Format Prozent multipliziert den Zahlenwert mit dem Faktor 100 und setzt ein %-

Zeichen hinzu. Beispielsweise wird die Eingabe 0,65 im Format Prozent als 65% dargestellt. Legen Sie außerdem die Zahl der Stellen hinter dem Komma fest. Das Format Bruch erlaubt die Darstellung als Bruchzahl. Die Eingabe 1,25 kann bei-

spielsweise als 1 1/4 oder als 1 2/8 dargestellt werden. Legen Sie unter Typ die Form der Darstellung des Bruchs fest. Tasten

Format

(Strg)+(&)

Standardzahlenformat Standardwährungsformat mit zwei Dezimalstellen (negative Werte werden rot formatiert) Prozentformat ohne Dezimalstellen Exponentielles Zahlenformat mit zwei Dezimalstellen Datumsformat mit Tag, Monat und Jahr

(Strg)+($) (Strg)+(%) (Strg)+(«) (Strg)+(§)

Tabelle 6.4: Für die wichtigsten Zahlenformate gibt es Tastenkürzel

Sonderformate Die Kategorie Sonderformate ist besonders zum Formatieren von Listen und Datenbankeinträgen hilfreich. Beispielsweise finden Sie hier Formate für die Postleitzahlen und Versicherungsnummern unterschiedlicher Länder. Geben Sie hier zuerst das Gebietsschema an. Unter Typ wählen Sie dann das gewünschte Format. Tipp: Falls Sie bestimmte Sonderformate häufig verwenden, können Sie dafür spezielle Schaltflächen in der Format- oder einer neuen Symbolleiste definieren. Wie man dabei vorgeht, wird in Kapitel 12 beschrieben.

Benutzerdefinierte Formate Um Zahlenformate zu definieren, die von den in der Liste angezeigten abweichen, verwenden Sie die Kategorie Benutzerdefiniert. Diese Kategorie erlaubt es, fast jedes Format für Zahlen sowie Datums- und Uhrzeitangaben zu definieren. Wählen Sie unter den im Listenfeld Typ aufgelisteten Formaten zunächst den Typ, der Ihren Vorstellungen am nächsten kommt. Durch das Bearbeiten eines solchen integrierten Formats wird dieses nicht verändert, sondern es wird ein neues hinzugefügt. Einige der hier angezeigten symbolischen Formate bestehen aus zwei oder drei Abschnitten, die jeweils durch ein Semi-

6.2

Zellenformate

223

kolon voneinander getrennt sind. Wenn nur zwei Abschnitte angegeben sind, wird der erste Abschnitt für positive Zahlen und Nullen benutzt, der zweite für negative. Ein dritter Anschnitt wird für Nullwerte und Text verwendet.

Bild 6.9: Auch benutzerdefinierte Formate können erstellt werden Im Textfeld Typ können Sie das gewählte Format abändern. Das Format wird mithilfe

von Zahlenformatcodes definiert. Benutzen Sie die Codes #, 0 und ? zur Angabe der Zahlenformate.

Zeichen Beschreibung #

Zeigt nur signifikante Ziffern an, nicht signifikante Nullen werden ignoriert.

Zeigt nicht signifikante Nullen an, wenn eine Zahl weniger Stellen aufweist als Nullen im Format vorhanden sind.

Fügt auf beiden Seiten der Dezimalstelle Leerzeichen für nicht signifikante Nullen ein, um Dezimalzahlen am Dezimalkomma auszurichten.

Tabelle 6.5: Zahlenformate werden mit Codes gekennzeichnet

224

Kapitel 6 – Tabellen formatieren

Zur Anzeige eines Punktes als Tausendertrennzeichen fügen Sie einen Punkt in das

Zahlenformat ein. Die Farbe für einen Abschnitt des Formats wird eingestellt, indem Sie den Namen der

Farbe in eckige Klammern eingeben. Um Zahlenformate zu definieren, die nur dann angewendet werden, wenn eine Zahl

eine angegebene Bedingung erfüllt, schließen Sie die Bedingung in eckige Klammern ein. Die Bedingung setzt sich aus einer Farbangabe und einem Wert zusammen.

6.2.4 Rahmen, Linien und Muster Sie können einzelne Zellen oder Zellbereiche mit Rahmen, Linien oder Mustern versehen. Auf diese Weise können Sie eine optische Strukturierung der Tabellen vornehmen oder bestimmte Zellen oder Bereiche besonders betonen. Denken Sie aber auch hier an einen angemessenen Einsatz. Zu überladene Dokumente könnten die Seriosität der Aussage gefährden.

Rahmen und Linien Rahmen und Linien sind ähnliche Elemente. Ein Rahmen ist eine Linie, die eine Zelle oder einen Zellbereich voll umschließt. Zum Festlegen markieren Sie den gewünschten Zellbereich und wählen dann die Registerkarte Rahmen im Dialogfeld zum Befehl ZELLEN im Menü FORMAT. Hier können Sie Position, Stärke und Farbe der Linienelemente festlegen. Das Ergebnis wird in der Vorschau angezeigt. Da Sie jedes Linienelement nach der Auswahl noch ändern können, spielt es im Prinzip keine Rolle, in welcher Reihenfolge Sie bei der Festlegung von Position, Art und Farbe vorgehen. Für ein schnelles Arbeiten empfiehlt es sich aber, immer zuerst Art und Farbe der zu verwendenden Linien einzustellen. Das erledigen Sie durch Auswahl in den Feldern auf der rechten Seite des Dialogfeldes. Anschließend legen Sie fest, wo die Linienelemente erscheinen sollen. Alle Linien weisen dann die gewählte Art und Farbe auf. Auch wenn Sie Art und/oder Farbe wechseln wollen, geht es schneller, wenn Sie das vor dem Festlegen der Position der Linie erledigen.

6.2

Zellenformate

225

Bild 6.10: Über die Registerkarte Rahmen können Sie Linienelemente einfügen Mit den drei Schaltflächen unter Voreinstellungen können Sie die am häufigsten auf-

tretenden Fälle einstellen. Sie können diese Optionen auch als eine Voreinstellung benutzen, die Sie anschließend über weitere Schaltflächen abwandeln können. Symbol

Beschreibung Mit der Rahmenoption Außen können Sie einen vorher markierten Zellbereich mit einem umgebenden Rahmen versehen. Mit der Option Innen setzen Sie nur Linien im Inneren des markierten Bereichs. Über die Option Keine entfernen Sie alle bisher festgelegten Linienelemente.

Tabelle 6.6: Verschiedene Voreinstellungen ermöglichen ein schnelles Arbeiten

Tipp: Wenn Sie jede einzelne Zelle mit einem Rahmen versehen wollen, wählen Sie die beiden Optionen Außen und Innen nacheinander.

226

Kapitel 6 – Tabellen formatieren

Das Ergebnis der Auswahl wird in der Vorschau angezeigt. Durch Klicken auf eine

entsprechende Stelle können Sie ein weiteres Element mit der vorher eingestellten Linienart und -farbe erstellen. Ein Klick auf ein bereits vorhandenes Element blendet es wieder aus. Die Schaltflächen links und unterhalb des Vorschaufeldes benutzen Sie, um einzelne

Linienelemente um den oder in dem markierten Bereich zu setzen. Auch hier können Sie durch einen weiteren Klick auf eine der Schaltflächen das betreffende Element wieder abschalten. Eine weitere Möglichkeit zum Positionieren von Linien besteht darin, an der

gewünschten Stelle im Feld für die Vorschau einen Klick durchzuführen. Damit erzeugen Sie dort eine Linie. Ein Klick auf eine schon vorhandene Linie entfernt diese wieder. Um alle Rahmen oder Linien aus einem vorher markierten Bereich wieder zu entfer-

nen, wählen Sie die Voreinstellung Keine. Um ein einzelnes bereits eingefügtes Element zu löschen, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche im Bereich Rahmen oder Sie klicken direkt auf das Element in der Vorschau. Um die Art und/oder die Farbe eines Elements nachträglich zu ändern, wählen Sie

zuerst die neue Art und/oder Farbe und klicken dann in der Vorschau auf das zu ändernde Element. Zum Zeichnen von Linien können Sie auch die Schaltflächen der Rahmenlinien-Symbolleiste verwenden.

Bild 6.11: Die Symbolleiste Rahmenlinien

Symbol

Beschreibung Zeichnet eine Rahmenlinie. Entfernt eine Rahmenlinie. Erlaubt die Wahl der Linienart. Erlaubt die Wahl der Linienfarbe.

Tabelle 6.7: Die Schaltflächen zum Zeichnen und Formatieren von Linien und Rahmen

6.2

Zellenformate

227

Muster Zum Erzeugen eines Zellhintergrunds – beispielsweise farbig oder gemustert – in einem Zellbereich dient eine separate Registerkarte. Markieren Sie zunächst den gewünschten Zellbereich und wählen Sie dann die Registerkarte Muster im Dialogfeld zum Befehl ZELLEN im Menü FORMAT. Hier können Sie den markierten Zellbereich mit einer einfachen Hintergrundfarbe versehen und/oder ein zusätzliches Muster verwenden. Tipp: Auch mithilfe von zwei Schaltflächen in der Format-Symbolleiste können Sie dem markierten Zellbereich Rahmen, Linien oder Muster zuweisen, ohne das Dialogfeld Zellen formatieren öffnen zu müssen (siehe Tabelle 6.1).

Bild 6.12: Zellbereiche können mit Farben und Schraffuren versehen werden Wählen Sie aus den 40 Farben im oberen Bereich der Registerkarte zunächst eine

Grundfarbe für den markierten Bereich. Im Feld Beispiel wird die gewählte Farbe angezeigt. Die 16 zusätzlichen Farben im Bereich darunter benutzt Microsoft Excel standardmäßig für Diagramme. Die Standard- und Diagrammfüllfarben können über

228

Kapitel 6 – Tabellen formatieren

das Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS eingestellt werden (siehe auch Kapitel 12). Wenn Sie die eingestellte Grundfarbe mit einem zusätzlichen Muster versehen wollen,

öffnen Sie das Dropdown-Listenfeld Muster. Hier können Sie einerseits die Form des Musters und andererseits dessen Farbe bestimmen. Benutzen Sie Automatisch, wenn Sie die Farbauswahl für das Muster Microsoft Excel überlassen wollen. Das Ergebnis wird wieder im Feld Beispiel angezeigt. Tipp: Beachten Sie, dass sich die gewählte Hintergrundgestaltung von der verwendeten Schriftfarbe passend unterscheiden sollte, damit die Zelleninhalte lesbar sind.

6.3

Zeilen und Spalten formatieren

Microsoft Excel-Tabellen besitzen zunächst einen Standardwert für die Zeilenhöhe und die Spaltenbreite, den Sie über die Formatvorlage Standard regeln können (siehe hierzu Abschnitt 6.4). Sie können diese Standardwerte mithilfe von Menübefehlen oder direkt über die Maus an die speziellen Erfordernisse der Spalten und Zeilen anpassen. Tipp: Bei Spalten, deren Höhe Sie nicht speziell festgelegt haben oder die auf eine optimale Höhe eingestellt wurden, ändert sich bei der Wahl eines größeren Schriftgrads für den Zellinhalt automatisch die Zeilenhöhe. Die Höhe einer Zeile wird automatisch an die größte, in dieser Zeile verwendete Schriftart angepasst. Nachdem Sie die Höhe einer Zeile manuell geändert haben, werden größere Schriften oft nicht mehr vollständig angezeigt, da die Zeile die eingestellte Höhe behält.

Menübefehl verwenden Markieren Sie zunächst die zu ändernde(n) Zeile(n) oder Spalte(n) oder wählen Sie jeweils eine Zelle aus der zu ändernden Zeile oder Spalte. Verwenden Sie dann die Untermenüs zu den Befehlen ZEILE und SPALTE im Menü FORMAT. Über die Befehle HÖHE und BREITE in den Untermenüs können Sie die Maße für den

markierten Bereich über zwei kleine Dialogfelder einstellen. Die Zeilenhöhe wird in Punkt angegeben. Ein Punkt entspricht 0,35 mm. Werte zwischen 0 bis 409,5 sind zugelassen. Bei einer Eingabe von 0 wird die Spalte ausgeblendet. Die Spaltenbreite

6.3

Zeilen und Spalten formatieren

229

wird in Zeichen gemessen. Zugelassen sind Spaltenbreiten zwischen 0 und 255. Bei einer Breite von 0 wird die Spalte ausgeblendet.

Bild 6.13: Zeilenhöhe und Spaltenbreite können geändert werden Der Befehl Optimale Höhe stellt die Höhe so ein, dass die größte in dieser Zeile ver-

wendete Schrift vollständig dargestellt wird. Bei einem maximalen Schriftgrad von 10 Punkt wird beispielsweise eine Zeilenhöhe von 12,75 Punkt gewählt: 12 Punkt für die Zeile selbst und 0,75 Punkt für die Linien des Gitternetzes.

Bild 6.14: Zeilenhöhe beziehungsweise Spaltenbreite können exakt eingestellt werden Optimale Breite festlegen sorgt dafür, dass die Breite der Spalte so angepasst wird, dass

der längste Eintrag in der Spalte vollständig angezeigt wird. Wenn die Anzeige der Inhalte von bestimmten Zeilen oder Spalten nicht notwendig

ist, können Sie diese aus- und bei Bedarf wieder einblenden. Der Inhalt ausgeblendeter Zeilen oder Spalten bleibt aber weiterhin vorhanden und wird bei entsprechenden Berechnungen mit berücksichtigt. Dazu benutzen Sie den Befehl AUSBLENDEN im Untermenü zu ZEILE beziehungsweise SPALTE. Dass eine Zeile oder Spalte ausgeblendet ist, erkennen Sie an der fehlenden Nummer beziehungsweise dem fehlenden Buchsta-

230

Kapitel 6 – Tabellen formatieren

ben und dem etwas dickeren Trennstrich zwischen den entsprechenden Zeilen- und Spaltenköpfen.

Bild 6.15: Zeilen und Spalten können ausgeblendet werden Um eine ausgeblendete Zeile oder Spalte wieder einzublenden, markieren Sie die

beiden Nachbarzeilen beziehungsweise -spalten und wählen dann den Befehl EINBLENDEN im Untermenü zum Befehl ZEILE beziehungsweise SPALTE im Menü FORMAT. Tastenkombination

Beschreibung

(Strg)+(9) (Strg)+(Umschalt)+(9) (Strg)+(8) (Strg)+(Umschalt)+(8)

Zeile ausblenden Zeile einblenden Spalte ausblenden Spalte einblenden

Tabelle 6.8: Tastenkürzel zum Ein- und Ausblenden von Zeilen/Spalten Eine Tabelle nimmt den kleinsten Raum ein, wenn Sie die optimalen Einstellungen

verwenden. Dabei wird die Zeilenhöhe so geändert, dass der Zellinhalt mit dem größten Schriftgrad vollständig angezeigt wird. Die Spaltenbreite wird an der Zelle mit dem längsten Eintrag ausgerichtet. Mit dem Befehl STANDARDBREITE im Untermenü zu SPALTE setzen Sie alle Spalten der

Tabelle, deren Breite Sie nicht vorher manuell festgelegt hatten, auf einen bestimmten Wert, den Sie in einem Dialogfeld angeben müssen. Die Markierung spielt bei diesem Befehl keine Rolle. Tipp: Wenn man lange Zeilenbezeichnungen verwenden muss, werden die Tabellen dadurch oft übermäßig breit. Benutzen Sie in diesem Fall mehrzeilige Zellen, indem Sie auf der Registerkarte Ausrichtung im Dialogfeld zum Befehl ZELLEN im Menü FORMAT das Kontrollkästchen Zeilenumbruch aktivieren. Zusätzlich können Sie weniger wichtige Elemente des Textes in einer kleineren Schrift formatieren.

6.3

Zeilen und Spalten formatieren

231

Mit der Maus Um mit der Maus die Zeilenhöhe/Spaltenbreite festzulegen, ziehen Sie die untere Begrenzungslinie des Zeilenkopfes beziehungsweise die rechte Begrenzungslinie des Spaltenkopfes mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle. Die neuen Werte für Breite beziehungsweise Höhe werden während des Ziehens angezeigt. Sie können mit diesem Verfahren auch Spalten und Zeilen ausblenden, indem Sie eine Breite/Höhe von 0 einstellen.

Bild 6.16: Breite und Höhe können auch über die Maus eingestellt werden

Tipp: Um die Höhe oder Breite benachbarter Zeilen oder Spalten zu ändern, markieren Sie diese vorher gemeinsam. Ziehen Sie dann die rechte Begrenzungslinie des Spaltenkopfes, um die Spaltenbreite zu ändern, oder ziehen Sie die untere Begrenzungslinie des Zeilenkopfes, um die Zeilenhöhe zu ändern. Zum Einstellen der optimalen Einstellungen doppelklicken Sie auf die Linie rechts

vom entsprechenden Spaltenkopf beziehungsweise auf die Linie unterhalb des entsprechenden Zeilenkopfes.

Bild 6.17: Doppelklicks stellen die Breite und Höhe automatisch ein

232

Kapitel 6 – Tabellen formatieren

Eine breite Markierung im Spaltenkopf und eine fehlende Spaltenkennzeichnung

zeigen an, dass ausgeblendete Spalten vorhanden sind. Positionieren Sie den Mauszeiger dort und ziehen Sie dann nach rechts, um die Spalte wieder einzublenden. Eine breite Markierung im Zeilenkopf und eine fehlende Zeilennummer zeigen an,

dass ausgeblendete Zeilen vorhanden sind. Um eine ausgeblendete Zeile wieder einzublenden, positionieren Sie den Zeiger direkt unterhalb der Markierung für die ausgeblendete Zeile und ziehen sie dann nach unten. Tipp: Lange Einträge in einzelnen Zellen können Sie durch Aktivieren der Option Zeilenumbruch auf der Registerkarte Ausrichtung im Dialogfeld zum Befehl ZELLEN im Menü FORMAT in mehreren Zeilen aufgeteilt anzeigen lassen, ohne dabei die Spalte insgesamt verbreitern zu müssen.

6.4

Formatvorlagen

Sie können Kombinationen von Formatelementen – beispielsweise Zahlenformat, Schrift, Muster, Ausrichtung und Rahmen – definieren und diesen einen Namen zuweisen. Eine so definierte Formatvorlage kann später auf jeden Bereich einer beliebigen Tabelle in der Arbeitsmappe angewendet werden. Eine Änderung in der Definition eines Formats in der Vorlage wirkt sich dann automatisch auch auf alle mit diesem Format versehenen Zellen aus.

Formatvorlage zuweisen Um eine vorhandene Formatvorlage zu verwenden, markieren Sie zunächst den zu formatierenden Tabellenbereich und wählen dann im Menü FORMAT den Befehl FORMATVORLAGE. Excel verfügt über mehrere eingebaute Formatvorlagen, von denen Sie eine über das Dropdown-Listenfeld Name der Formatvorlage wählen können. Nach dieser Wahl werden die dafür eingestellten Parameter im Bereich Formatvorlage enthält angezeigt. Durch einen Klick auf OK formatieren Sie den vorher markierten Bereich damit. Bei allen aktivierten Elementen werden eventuell vorher gesetzte Formate in der Tabelle überschrieben.

6.4

Formatvorlagen

233

Bild 6.18: Formatvorlagen liefern die Standardwerte der Tabelle

Tipp: Die Formatvorlage Standard wird für alle neue erstellten Arbeitsmappen benutzt. Wenn Sie die Einstellungen in dieser Formatvorlage ändern, werden auch alle darauf basierenden Arbeitsmappen neu formatiert!

Formatvorlage ändern Sie können die Einstellungen in den vorhandenen Vorlagen ändern. Dazu aktivieren oder deaktivieren Sie zunächst das zu ändernde Element im Bereich Formatvorlage enthält. Wenn Sie ein Element deaktivieren, beinhaltet die Vorlage keine zusätzliche Einstellung zu diesem Element. Ist ein Element aktiviert und markiert, können Sie die Einstellungen dafür über ein Dialogfeld ändern, das Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Ändern auf den Bildschirm bringen. Bei der Arbeit in diesen Dialogfeldern gehen Sie genauso vor, wie oben bei der direkten Formatierung beschrieben. Nach dem Ändern der Einstellungen für ein Element klicken Sie entweder auf HINZUFÜGEN, um die Änderungen zu übernehmen und das Dialogfeld Formatvorlage für die weitere Bearbeitung geöffnet zu halten, oder Sie klicken auf OK, um das Dialogfeld zu schließen.

Eigene Formatvorlage erstellen Zum Erstellen einer eigenen Vorlage gehen Sie ähnlich vor wie beim Ändern einer bestehenden. Geben Sie aber zuerst einen Namen für Ihre Vorlage im Feld Name der Format-

234

Kapitel 6 – Tabellen formatieren

vorlage ein. Definieren Sie dann die Elemente über die Option im Bereich Formatvorlage enthält. Tipp: Sie können vor dem Aufrufen des Dialogfeldes eine Beispielzelle mit den gewünschten Formaten ausstatten. Sobald Sie dann im Dialogfeld Formatvorlage im Feld Name der Formatvorlage einen neuen Namen eingeben, werden die Formate der Zelle im Dialogfeld angezeigt.

6.5

Bedingte Formatierung

Mithilfe der bedingten Formatierung können Sie erreichen, dass Microsoft Excel ein Format in Abhängigkeit von bestimmten Bedingungen selbstständig zuweist. Damit können Sie bewirken, dass Zellen, in denen Berechnungsergebnisse angezeigt werden, in Abhängigkeit von der Höhe des Ergebnisses unterschiedliche Formate zeigen. Beispielsweise lassen sich geringe Werte mit einem roten, mittlere mit einem gelben und hohe Werte mit einem grünen Hintergrund kennzeichnen.

Bild 6.19: Formate ändern sich in Abhängigkeit vom Wert in der Zelle

Markieren Sie den zu formatierenden Zellbereich und wählen Sie dann BEDINGTE FORMATIERUNG im Menü FORMAT. Legen Sie im Dialogfeld die Bedingungen und die – beim Eintreffen der Bedingungen – gewünschte Formatierung fest. Maximal können drei Bedingungen mit den dazugehörenden Formatangaben definiert werden.

6.5

Bedingte Formatierung

235

Bild 6.20: Die Formate werden an Bedingungen geknüpft

Für jede Bedingung legen Sie im linken Dropdown-Listenfeld fest, ob sich die Formatierung auf eine Formel oder einen Zellwert beziehen soll. Legen Sie dann fest, welche Bedingung erfüllt werden soll; dazu geben Sie entweder direkt einen Wert an oder markieren einen Wert in der Tabelle. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Format, um das Dialogfeld zum Einstellen der Formate zu öffnen; darin können Sie Formate für die Schrift, den Rahmen und das Muster angeben. Bestätigen Sie über die Schaltfläche Hinzufügen. Das Dialogfeld wird daraufhin um eine Zeile erweitert. Insgesamt können drei Bedingungen mit entsprechenden Formaten definiert werden. Nach der abschließenden Bestätigung werden in der Tabelle die definierten Formatierungen angezeigt. Tipp: Wenn die bei der bedingten Formatierung angegebenen Bedingungen nicht richtig interpretiert werden, liegt die Ursache dafür meist darin, dass sich die Bedingungen überlappen: Wird bei mehreren definierten Bedingungen mehr als eine Bedingung durch den Inhalt einer Zelle erfüllt, wendet Microsoft Excel nur die Formatierungseinstellungen der ersten erfüllten Bedingung an.

236

6.6

Kapitel 6 – Tabellen formatieren

Ansichten

Sie können für eine Tabelle unterschiedliche Ansichten erstellen, die verschiedene Einstellungen der Tabelle enthalten. Bevor Sie eine Ansicht definieren, müssen Sie zunächst einmal alle gewünschten Parameter dafür festlegen. Eine Ansicht enthält immer alle Formatierungsangaben, die Fenstergröße und -position, fixierte Ausschnitte oder Titel, die Gliederung, den Prozentsatz der Vergrößerung oder Verkleinerung, den Druckbereich und zahlreiche Einstellungen aus dem Dialogfeld Optionen. Wählen Sie dann den Befehl BENUTZERDEFINIERTE ANSICHTEN im Menü ANSICHT und geben Sie der Ansicht über das Dialogfeld zur Schaltfläche Hinzufügen einen Namen. Im Dialogfeld Ansicht hinzufügen können Sie auch festlegen, ob Druckeinstellungen und der aktuelle Status von ausgeblendeten Zeilen und Spalten sowie Filtereinstellungen in der Ansicht berücksichtigt werden sollen.

Bild 6.21: Ansichten werden benannt

Nach dem Erstellen mehrerer Ansichten einer Tabelle können Sie über den Befehl BENUTZERDEFINIERTE ANSICHTEN im Menü ANSICHT zwischen diesen Ansichten wechseln und auf diese Weise die Aufmerksamkeit auf einzelne Elemente konzentrieren.

Diagramme

Mit Microsoft Excel haben Sie die Möglichkeit, Ihre Daten grafisch in Form von Diagrammen zu präsentieren. Diagramme sind mit den Tabellendaten verknüpft, aus denen sie erstellt wurden, und werden immer dann aktualisiert, wenn Sie Ihre Tabelle aktualisieren. Es werden also immer die aktuellen Daten der Tabelle im Diagramm angezeigt. Solche Diagramme können entweder als eingebettete Diagramme innerhalb eines Tabellen1 blattes oder als separate Diagrammblätter in der Arbeitsmappe erstellt werden .

Bild 7.1: Diagramme können in eigenen Blättern oder in der Tabelle dargestellt werden

Excel stellt Ihnen diverse Typen von Diagrammen für unterschiedliche Zwecke zur Verfügung. Sie können sie in der Grundform über den Diagramm-Assistenten erstellen und anschließend verfeinern. Die Wahl eines Diagrammtyps sollte sich vordringlich an der Art der darzustellenden Aussage und nicht an ästhetischen Gesichtspunkten orientieren. Viele Diagrammtypen können außerdem in dreidimensionaler Form angezeigt werden. Für diese gelten im Prinzip dieselben Richtlinien wie für ihre zweidimensionalen Brüder. Sie sehen interessanter aus, sind aber oft schwerer zu lesen.

Beispiele für den Einsatz von Diagrammen finden Sie auf der CD in der Arbeitsmappe im Ordner Diagramme.

238

Diagramm

Kapitel 7 – Diagramme

Beschreibung In einem Säulendiagramm werden die Datenbereiche als nebeneinander stehende Säulen angezeigt. Sie vermitteln den Eindruck, als würde für jeden Abschnitt der waagerechten Achse ein Wert existieren – beispielsweise ein Umsatzwert für jedes Jahr. Gestapelte Säulendiagramme eignen sich für Fälle, in denen man sowohl die Entwicklung der Summe mehrerer Werte als auch deren Zusammensetzung darstellen möchte. Achten Sie darauf, dass eine solche Summe auch einen Sinn ergibt – addieren Sie hier also beispielsweise nicht Umsatz und Gewinn. Bei der gestapelten Form eines Säulendiagramms können Sie auch eine Normierung vornehmen – also die Anteile von der Gesamtsumme anzeigen. Diese Form eignet sich besonders dann, wenn Sie die Entwicklung einer Zusammensetzung betonen wollen, die Gesamtsumme aber nur eine geringere Rolle spielt. Balkendiagramme erfüllen dieselben Zwecke wie Säulendiagramme, die Elemente werden aber waagerecht angezeigt. Im üblichen Querformat erlauben sie meist die Anzeige von mehr Details. Liniendiagramme werden vordringlich dazu verwendet, einen Trend über die Zeit aufzuzeigen. Sie erwecken den Eindruck einer kontinuierlichen Entwicklung. Bei einer gestapelten Darstellung eines Liniendiagramms wird sowohl die Entwicklung der Summe mehrerer Werte als auch deren Zusammensetzung dargestellt. Sie können bei Liniendiagrammen auch eine Normierung vornehmen – also die Anteile an einer festen Gesamtsumme anzeigen lassen. Diese Form eignet sich besonders dann, wenn Sie die Entwicklung einer Zusammensetzung betonen wollen, die Gesamtsumme aber nur eine geringere Rolle spielt. Liniendiagramme mit zusätzlichen Punkten können Sie verwenden, wenn Sie beispielsweise einzelne konkrete Werte als Punkte mit einer verbindenden Linie zur Anzeige des Trends darstellen wollen. Mit Kreisdiagrammen können Sie die Verteilung von Einzelwerten im Verhältnis zu deren Summe anzeigen. Ein Kreisdiagramm eignet sich nicht zur Darstellung einer Entwicklung. Es kann jeweils nur eine Datenreihe wiedergegeben werden.

7.1

Diagramm

Diagramm erstellen

239

Beschreibung Bei der »explodierenden« Form eines Kreisdiagramms können entweder alle oder einzelne Elemente herausgezogen werden. Benutzen Sie diese Form, wenn Sie bestimmte Segmente des Kreises besonders betonen wollen. Bei Punktdiagrammen (XY) werden die zugrunde liegenden Werte paarweise angezeigt. Die Reihenfolge der Eingabe der Datenpaare in der Tabelle spielt keine Rolle, da die Werte im Diagramm sortiert werden. Die Punkte in einem XY-Diagramm können Sie durch verschiedene Formen von Linien interpolieren lassen. Die Punkte können dann auch weggelassen werden. Benutzen Sie diese Form, wenn Sie beispielsweise die einzelnen Messwerte und den Trend dahinter anzeigen lassen wollen. Flächendiagramme zeigen dieselben Charakteristika wie Liniendiagramme, mit dem Unterschied, dass die Fläche unter der Linie eingefärbt wird. Damit werden kleinere Werte im Hintergrund durch größere im Vordergrund verdeckt. Auch gestapelte Darstellungsformen sind bei Flächendiagrammen möglich. Diese eignen sich sowohl zur Darstellung der Entwicklung einer Summe mehrerer Werte als auch zum Zeigen ihrer Zusammensetzung. Die Werte können auch auf 100% normiert werden. Ringdiagramme erfüllen denselben Zweck wie Kreisdiagramme, zeigen jedoch ein Loch in der Mitte. Auch hier kann jeweils nur eine Datenreihe wiedergegeben werden Netzdiagramme erlauben einen Vergleich mehrerer Charakteristika relativ zu einem Zentralpunkt. Sie sind für das unerfahrene Auge etwas schwer zu lesen, besonders wenn sich im Diagramm mehrere Linien überschneiden. Blasendiagramme haben bezüglich der Anordnung auf den beiden Achsen Ähnlichkeit mit Punktdiagrammen. Hier kann aber ein zusätzlicher Wert durch die Größe der Blase vermittelt werden. Kursdiagramme ermöglichen die Darstellung von drei Werten – beispielsweise Tiefst-, Höchst- und Endstand. Dafür müssen drei Datenreihen eingegeben werden.

Tabelle 7.1: Unterschiedliche Diagrammtypen eigenen sich für unterschiedliche Aufgaben

240

Kapitel 7 – Diagramme

Tipp: Auf der Registerkarte Diagramm im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS legen Sie die Parameter zum Erstellen eines Diagramms fest (siehe Kapitel 12). Um Einstellungen vornehmen zu können, müssen Sie vorher ein Diagrammblatt aktivieren. Die Einstellungen gelten nur für dieses Diagrammblatt.

Zum Erstellen eines Diagramms können Sie den Diagramm-Assistenten verwenden. Dieser Assistent führt Sie in mehreren Schritten durch alle notwendigen Abfragen (siehe nächster Abschnitt). Anschließend können Sie die Elemente des Diagramms mittels der Befehle im DIAGRAMM-Menü verfeinern oder ändern. Zum Formatieren der einzelnen Diagrammelemente verwenden Sie den Befehl MARKIERTE im Menü FORMAT. Dieser Befehl bezieht sich immer auf das Element im Diagramm, das Sie vorher markiert haben – mit MARKIERTER DIAGRAMMTITEL können Sie also das Format des vorher markierten Diagrammtitels einstellen. Die wichtigsten Befehle zum Bearbeiten finden Sie auch in der Diagramm-Symbolleiste, die nach dem Erstellen des Diagramms automatisch eingeblendet wird.

Bild 7.2: Über die Symbolleiste Diagramm können Sie ein Diagramm bearbeiten

Symbol

Beschreibung Diagrammobjekte – Zeigt die Liste der Elemente des Diagramms an. Diese ändert sich, je nachdem, welchen Diagrammtyp Sie benutzen. Sie können durch eine Auswahl in dieser Liste das gewünschte Element markieren.

Ausgewähltes Objekt formatieren – Öffnet das Dialogfeld zum Formatieren des markierten Elements.

7.1

Symbol

Diagramm erstellen

241

Beschreibung Diagrammtyp – Zeigt die Liste der Diagrammtypen an und erlaubt den Wechsel des Typs. Sie finden hier die Typen Flächendiagramm, Balkendiagramm, Netzdiagramm, Säulendiagramm, Blasendiagramm, Liniendiagramm, (XY)-Punkt-Diagramm, Kreisdiagramm und Ringdiagramm sowie deren dreidimensionale Varianten.

Legende – Schaltet die Anzeige der Legende an- und ab. Datentabelle – Schaltet die Anzeige der Datentabelle im Diagramm an und ab. Nach Zeile – Zeigt die Spalten über den Zeilen an. Nach Spalte – Zeigt die Zeilen über den Spalten an. ,

Im Uhrzeigersinn drehen und Gegen den Uhrzeigersinn drehen – Dreht eine vorher markierte Texteingabe um 45° in der entsprechenden Richtung.

Tabelle 7.2: Die Funktionen der Schaltflächen der Diagramm-Symbolleiste

Die wichtigsten Befehle zu einem Diagramm sind auch im Kontextmenü zusammengefasst, das Sie – wie üblich – durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf einem Diagrammelement anzeigen lassen.

7.1

Diagramm erstellen

Diagramme können bequem mit dem Diagramm-Assistenten erstellt werden. Dieser Assistent führt Sie durch eine Reihe von Dialogfeldern, mit deren Hilfe Sie in mehreren Schritten ein neues Diagramm erstellen oder ein vorhandenes abändern können.

242

Kapitel 7 – Diagramme

7.1.1 Daten markieren Bevor Sie den Assistenten aufrufen, sollten Sie die Daten in der Tabelle markieren, die im Diagramm dargestellt werden sollen. Wenn Sie sich die Arbeit erleichtern wollen, sollten Sie dabei einige Dinge beachten.

Wenn Sie planen, Werte in einem Diagramm mit senkrecht aufeinander angeordneten Achsen zu erstellen – also beispielsweise als Balkendiagramm, Säulendiagramm oder Liniendiagramm –, sollten Sie immer gleich mindestens zwei Datenreihen markieren. Diese können in Zeilen oder in Spalten angeordnet sein. Die horizontale Achse wird in der Grundeinstellung bei einer zeilenförmigen Darstellung durch die oberste Zeile, bei einer spaltenförmigen Darstellung durch die am weitesten links stehende Spalte gebildet. Die anderen markierten Zeilen oder Spalten werden dann im Diagramm in der Senkrechten angezeigt. Wenn sich in den betreffenden Zeilen oder Spalten nur Daten befinden, die auch im Diagramm dargestellt werden sollen, können Sie durch einen Klick die gesamte Zeile beziehungsweise Spalte markieren, ansonsten führen Sie eine Bereichsmarkierung durch. Auch nicht direkt aufeinander folgende Zeilen oder Spalten können Sie einzeln markieren, indem Sie die Taste (Strg) gedrückt halten. Achten Sie darauf, dass Überschriften, die als Grundlage für die waagerechte Achse dienen sollen, immer auch markiert werden müssen. Texte in Spalten- und Zeilenüberschriften können Sie ebenfalls markieren, müssen es aber nicht. Wenn Sie sie markieren, werden diese Texte automatisch als Voreinstellung für Achsenbezeichnungen und Legenden verwendet. Wenn Sie zusätzliche Texte markieren, achten Sie darauf, dass die Zelle in der oberen linken Ecke leer ist. Andernfalls wird der Eintrag an dieser Stelle als Element der waagerechten Achse missverstanden.

Bild 7.3: Sie können den Zahlenbereich zusammen mit den Überschriften markieren

7.1

Diagramm erstellen

243

Kreis- und Ringdiagramme können nur eine einzelne Datenreihe wiedergeben – beispielsweise den Anteil einzelner Produkte am Gesamtumsatz. Daher sollten Sie auch in der Tabelle nur eine Datenreihe markieren. Wenn Sie mehrere Reihen markieren, wird nur die oberste beziehungsweise die am weitesten links stehende im Diagramm benutzt.

Tipp: Excel benutzt eine so genannte Vorzugsform für Diagramme. Diese bestimmt, welcher Typ benutzt wird, wenn Sie keine speziellen Angaben zum Typ machen. Standardmäßig ist das das Säulendiagramm. Sie können aber auch einen anderen Typ einstellen. Wenn Sie nach dem Markieren der Daten die Taste (F11) drücken, wird ein Diagramm in dieser Vorzugsform erstellt und als separates Blatt eingefügt. Sie können auch ein eingefügtes Diagramm eines beliebigen Typs erstellen, indem Sie nach dem Markieren der Daten auf die entsprechende Schaltfläche in der Diagrammtyp-Palette in der Diagramm-Symbolleiste klicken. Dazu müssen Sie diese Symbolleiste aber erst über das Menü Ansicht anzeigen lassen.

7.1.2 Diagramm-Assistent Zum Arbeiten mit dem Assistenten wählen Sie nach dem Markieren des betreffenden Tabellenbereichs den Befehl DIAGRAMM im Menü EINFÜGEN oder klicken auf die Schaltfläche Diagramm-Assistent in der Standard-Symbolleiste. 1. Im ersten Schritt des Assistenten wählen Sie den gewünschten Diagrammtyp aus. Dazu markieren Sie zuerst im Listenfeld Diagrammtyp den gewünschten Haupttyp und anschließend rechts daneben den Untertyp. Klicken Sie auf die Schaltfläche Schaltfläche gedrückt halten für Beispiel, um eine Vorschau mit Ihren Daten anzeigen zu lassen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Weiter, um zur nächsten Seite des Assistenten zu gelangen. Tipp: Das Diagramm wird mit der Vorzugsform erstellt, wenn Sie im ersten Schritt des Assistenten auf die Schaltfläche Fertig stellen klicken.

2. Im zweiten Schritt können Sie den vorher markierten Datenbereich kontrollieren oder ändern. Außerdem legen Sie hier fest, ob Sie die Werte in den Zeilen über denen in den Spalten darstellen wollen oder umgekehrt.

244

Kapitel 7 – Diagramme

Bild 7.4: Wählen Sie den Diagrammtyp aus und legen Sie den Datenbereich fest

Tipp: Verwenden Sie möglichst nur so viele Datenreihen in einem Diagramm, dass auch ein unvorbereiteter Betrachter die Aussage schnell versteht. Andernfalls geht die gewünschte Aussage des Diagramms aufgrund der vielen angezeigten Daten verloren.

Im Feld Datenbereich wird der vorher markierte Bereich in der Tabelle wiedergegeben. Diese Angabe können Sie hier über die Tastatur korrigieren. Stellen Sie dabei sicher, dass der gesamte Bezug im Feld Datenbereich ausgewählt ist. Wenn Sie mehrere – in der Tabelle nicht benachbarte – Bereiche darstellen wollen, trennen Sie sie durch Semikola. Einfacher ist die Korrektur jedoch, nachdem Sie auf die Schaltfläche Dialog reduzieren am rechten Rand des Feldes geklickt haben. Damit wird das Dialogfeld vorübergehend verkleinert und die zugrunde liegende Tabelle wird zusammen mit den markierten Daten angezeigt. Hier können Sie den Bereich durch Markieren von Zellen im Tabellenblatt neu definieren. Klicken Sie nach Abschluss des Vorgangs erneut auf die Schaltfläche Dialog reduzieren, um wieder das gesamte Dialogfeld einzublenden. Über die beiden Optionen unter Reihe in können Sie festlegen, welche Datenreihen über welchen angezeigt werden sollen. Wenn Sie nicht wissen, welche Option Sie wählen

7.1

Diagramm erstellen

245

sollen, probieren Sie einfach beide nacheinander aus. Das Beispiel im oberen Bereich des Dialogfeldes skizziert die Auswirkung Ihrer Wahl. Klicken Sie nach Abschluss dieses Schritts wieder auf die Schaltfläche Weiter, um zum nächsten Schritt des Assistenten zu gelangen. Wählen Sie bei Bedarf Zurück, um gegebenenfalls auf der vorherigen Seite noch einmal Einstellungen zu verändern. Tipp: Mittels der Schaltflächen Nach Zeile und Nach Spalte in der Diagramm-Symbolleiste können Sie später die Spalten- und Zeilenfunktion im Diagramm umdrehen.

3. Im dritten Schritt können Sie einen Titel und die Beschriftungen für die Achsen des Diagramms festlegen. Dieses Dialogfeld verfügt außerdem über weitere Registerkarten. Darin können Sie bereits jetzt – bei der Arbeit mit dem Diagramm-Assistenten – bestimmte Feinheiten für das Diagramm festlegen. Wir empfehlen Ihnen aber, das erst später zu tun.

Bild 7.5:

Es folgt die Eingabe von Titel und Achsenbeschriftung sowie die Festlegung, wo das Diagramm angezeigt wird

Geben Sie in den Feldern Diagrammtitel, Rubrikenachse (X) und Größenachse (Y) die gewünschten Beschriftungen ein. Rubrikenachse (X) meint die waagerechte und Größenachse (Y) die senkrechte Achse. Hatten Sie im ersten Schritt des Assistenten ein Kreis-, Ring- oder Netzdiagramm als Typ gewählt, können Sie nur den Diagrammtitel angeben, da diese Typen keine senkrecht aufeinander stehenden Achsen aufweisen. Viele dreidimensionale Typen verfügen über eine zusätzliche Reihenachse, die Sie separat beschrif-

246

Kapitel 7 – Diagramme

ten können. Auf die hier noch abgeblendeten Felder Zweite Rubrikenachse (X) und Zweite Größenachse (Y) werden wir weiter unten eingehen. In der Vorschau im rechten Bereich des Dialogfeldes werden Ihre Eingaben nach jeder Änderung skizziert. Klicken Sie nach Abschluss dieses Schritts wieder auf die Schaltfläche Weiter, um zum nächsten Schritt des Assistenten zu gelangen. Wählen Sie gegebenenfalls Zurück, um zur vorherigen Seite zurückzukehren. Tipp: Sie können auch dafür sorgen, dass sich der Titel eines Diagramms in Abhängigkeit vom Eintrag in eine Zelle in der Tabelle automatisch ändert. Erstellen Sie dazu das Diagramm wie gewohnt und markieren Sie den bisherigen Titel. Geben Sie dann in der Bearbeitungsleiste ein Gleichheitszeichen, gefolgt von dem Bezug auf die gewünschte Zelladresse ein und bestätigen Sie.

4. Legen Sie auf der letzten Seite des Assistenten fest, wo das neue Diagramm eingefügt werden soll. Sie können es als neues Blatt in die Arbeitsmappe einfügen. In diesem Fall können Sie dem Blatt gleich einen eigenen Namen geben oder die Voreinstellung – beispielsweise Diagramm1 – übernehmen. Alternativ dazu können Sie das Diagramm als Objekt in ein von Ihnen festlegbares Tabellenblatt einfügen. 5. Nach einem Klick auf die Schaltfläche Fertig stellen wird das Diagramm erstellt. Sie können die im Assistenten festgelegten Parameter anschließend ändern und/oder die Diagrammelemente verfeinern. Tipp: Wie leere Zellen der Tabelle im Diagramm interpretiert werden sollen, können Sie auf der Registerkarte Diagramm im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS festlegen (siehe Kapitel 12).

7.2

Diagramm ändern

Nach dem Erstellen eines Diagramms lassen sich der Speicherort (eingebettet oder separates Blatt), die Position und/oder Größe des Diagramms sowie der Typ des Diagramms mit wenigen Schritten abändern. Außerdem können Sie Verfeinerungen oder Änderungen durchführen bezüglich des Musters und der Schrift der Hintergrundflächen, der darzustellenden Datenreihen, Art und Format der Beschriftungen, Anzeige und Format der Achsen und Gitternetzlinien sowie der Anzeige von Trendlinien.

7.2

Diagramm ändern

247

Tipp: Um die Position eines Diagrammsblattes in der Arbeitsmappe über das Blattregister zu ändern, gehen Sie genauso vor wie beim Verschieben eines Tabellenblattes (siehe Kapitel 3).

7.2.1 Speicherort Um die Platzierung des Diagramms in der Arbeitsmappe festzulegen, markieren Sie zunächst das Diagramm und wählen dann den Befehl SPEICHERORT im Menü DIAGRAMM. Im Dialogfeld Diagrammspeicherort können Sie die Platzierung – wie im vierten Schritt des Assistenten beschrieben – neu festlegen.

7.2.2 Position und Größe Hinsichtlich der Festlegung der Position und Größe eines Diagramms müssen Sie zwischen eingebetteten Diagrammen und solchen auf einem separaten Blatt unterscheiden.

Bild 7.6:

Lage und Größe von eingebetteten Diagramme können direkt per Maus geändert werden

Bei einem eingebetteten Diagramm können Sie die Position und Größe des Dia-

gramms nachträglich ändern. Markieren Sie das Diagramm, indem Sie darauf klicken. Verwenden Sie dann die Ziehpunkte, um die Größe und/oder die Proportionen des

248

Kapitel 7 – Diagramme

Diagramms mit der Maus zu ändern. Um die Lage auf dem Tabellenblatt zu verändern, halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben die Maus. Die neue Position beziehungsweise die neuen Maße werden durch einen gestrichelten Rahmen angezeigt. Hinweis: Bei eingebetteten Diagrammen können Sie die zugrunde liegenden Daten einfach kontrollieren, indem Sie das Diagramm markieren. Die Daten werden daraufhin farbig eingerahmt. Die Markierung kann mit der Maus geändert werden.

Bild 7.7: Separate Diagramme können abhängig von der Fenstergröße angepasst werden Bei einem Diagramm auf einem separaten Blatt können Sie die Größe in Abhängigkeit

oder unabhängig von der jeweiligen Fenstergröße einstellen. Standardmäßig ist ein auf einem separaten Blatt erstelltes Diagramm unabhängig von der Größe des Fensters. Wenn Sie die Größe des Fensters verändern, behält das Diagramm seine ursprünglich eingestellte Größe. Um zu erreichen, dass sich die Größe des Diagramms automatisch an die aktuelle Fenstergröße anpasst, aktivieren Sie das Diagrammblatt und wählen dann im Menü ANSICHT den Befehl FENSTERGRÖSSE ANGEPASST. Tipp: Auf der Registerkarte Diagramm im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS können Sie die Grundeinstellung für den Befehl FENSTERGRÖSSE ANGEPASST festlegen (siehe Kapitel 12).

7.2

Diagramm ändern

249

7.2.3 Diagrammtyp ändern Um den über den Assistenten gewählten Typ des Diagramms zu ändern, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: entweder über die Diagramm-Symbolleiste oder über einen Menübefehl. In beiden Fällen aktivieren Sie zuerst das Diagramm. Klicken Sie dann auf den Pfeil neben der Schaltfläche Diagrammtyp in der Diagramm-

Symbolleiste, um die Diagrammtyp-Palette zu öffnen. Wählen Sie hier den gewünschten Typ aus. Spezielle Untertypen können Sie hierüber aber nicht festlegen. Oder wählen Sie den Befehl DIAGRAMMTYP im Menü DIAGRAMM beziehungsweise im

Kontextmenü. Das Dialogfeld Diagrammtyp entspricht dem des ersten Schritts des Diagramm-Assistenten. Wählen Sie hier den gewünschten Typ und Untertyp aus.

Benutzerdefinierte Typen Über die Registerkarte Benutzerdefinierte Typen im Dialogfeld zum Befehl DIAGRAMMTYP haben Sie Zugang zu weiteren Diagrammtypen, die Sie – im Gegensatz zu den Standardtypen – verändern und auch erweitern können.

Bild 7.8: Zusätzliche Varianten finden Sie auf der Registerkarte Benutzerdefinierte Typen

250

Kapitel 7 – Diagramme

Einige benutzerdefinierte Typen sind bereits angelegt. Sie können diese Ihrem Diagramm genau wie die Standardtypen zuweisen. Diese Typen lassen Sie anzeigen, indem Sie die Option Integriert im Bereich Auswählen aus aktivieren. Daneben können Sie auch eigene Typen definieren. Das funktioniert aber nur über ein konkretes Diagramm als Vorlage. Ähnlich wie bei den oben für eine Tabelle erwähnten Mustervorlagen beschrieben, müssen Sie hier ein Diagramm so weit festlegen, dass seine Elemente als Muster für weitere Diagramme benutzt werden können. Sie können dafür beliebige Datenreihen verwenden. Stellen Sie dann die gewünschten Formate für das Diagramm ein und fügen Sie alle Elemente hinzu, die später auch im benutzerdefinierten Typ auftauchen sollen. Wählen Sie dann den Befehl DIAGRAMMTYP im Menü DIAGRAMM und wechseln Sie zur Registerkarte Benutzerdefinierte Typen. Aktivieren Sie hier die Option Benutzerdefiniert und klicken Sie dann auf Hinzufügen, um das aktive Diagramm in die Liste der benutzerdefinierten Typen aufzunehmen. Anschließend können Sie dem neuen Typ in einem separaten Dialogfeld einen Namen und eine Beschreibung hinzufügen, die dann im Dialogfeld angezeigt wird. Tipp: Sie können einen solchen benutzerdefinierten Typ auch zum Standarddiagrammtyp bestimmten (siehe hierzu weiter unten).

7.2.4 Diagrammelemente ändern Auch die einzelnen Elemente eines Diagramms können Sie ändern oder verfeinern. Um ein Element eines Diagramms zur Bearbeitung auszuwählen, müssen Sie es markieren. Dazu klicken Sie entweder das gewünschte Element an oder Sie verwenden die Diagramm-Symbolleiste. Welches Element eines Diagramms gerade markiert ist, erkennen Sie an den es umgebenden Markierungspunkten. Ein Klick auf ein Element einer Datenreihe markiert die gesamte Reihe. Ein zweiter Klick (kein Doppelklick) auf ein solches Element markiert dieses separat. Bei Textelementen können Sie mit einem zweiten Klick die Einfügemarke in den Text setzen und diesen ändern. Von vordringlichem Interesse in einem Diagramm sind natürlich die Teile, deren Größe die Werte in der zugrunde liegenden Tabelle wiedergeben. Hier kann es sich – je nach Typ des Diagramms – um Säulen, Kreissegmente, Linien, Flächen oder Punkte handeln. Meist befinden sich mehrere Elemente eines Typs innerhalb eines Diagramms, also beispielsweise mehrere Säulen oder Kreissegmente. Excel spricht in diesem Fall von Datenreihen und damit sind sowohl die grafischen Elemente als auch die dahinter stehenden Wertebereiche in der Tabelle gemeint.

7.2

Diagramm ändern

251

Bild 7.9: Die Elemente eines Diagramms können einzeln markiert werden

Aber auch die weiteren Elemente sind zum Verständnis der Aussage eines Diagramms zum Teil von großer Bedeutung:

Die Hintergrund- oder Diagrammfläche füllt den Fenster- oder Objektrahmen aus. Auf ihr befinden sich alle sonstigen Elemente des Diagramms. Sie kann mit Farben oder Mustern versehen werden. Auf der eigentlichen Zeichnungsfläche werden die Datenreihen dargestellt. Auch sie kann Farben oder Muster aufnehmen. Die Mehrzahl der Diagrammtypen verfügt über Achsen. Bei zweidimensionalen Diagrammen sind es deren zwei, die mit Rubrikenachse (X) für die waagerechte Achse und Größenachse (Y) für die senkrechte Achse bezeichnet werden. Bei dreidimensionalen Diagrammen kommt noch die so genannte Reihenachse hinzu. Achsen werden in der Grundeinstellung links und unterhalb der Datenreihen angeordnet, aber auch eine zusätzliche Achse rechts davon ist möglich. Der Titel sollte den Inhalt des Diagramms beschreiben. In der Regel verwendet man dafür entweder eine Kurzbezeichnung – wie etwa Umsatzentwicklung – oder einen aktionsbezogenen Satz – beispielsweise Der Umsatz steigt wieder. Zusätzlich kann das Diagramm auch noch mit einem Untertitel versehen werden. Hierin liefert man meist

252

Kapitel 7 – Diagramme

zusätzliche Erklärungen – beispielsweise eine zusätzliche Angabe für den Zeitbereich, etwa Für die Jahre 1999 bis 2003 – oder auch eine Angabe zur Maßeinheit der dargestellten Werte – wie in Mio. .

Achsenbezeichnungen sind ein absolutes Muss. Sie beinhalten einerseits die Erklärung der dargestellten Werte – beispielsweise mit Umsatz (in Mio. ) – und andererseits die Skala, die eine Interpretation und ein Ablesen der Werte ermöglicht. Die dargestellten Datenreihen können aber auch separat beschriftet werden, womit sich die Angabe einer Skala manchmal erübrigt. Eine solche Form der Beschriftung macht Diagramme aber etwas unübersichtlich. Legenden dienen – wenn mehrere Datenreihen im Diagramm angezeigt werden – zur Identifizierung der einzelnen Datenreihen. Sie können sie an verschiedenen Stellen auf der Hintergrundfläche platzieren. Gitternetzlinien – das sind die zusätzlichen senkrechten und waagerechten Linien auf der Zeichnungsfläche – verbessern die Lesbarkeit der im Diagramm dargestellten Größen. Sie können waagerechte und/oder senkrechte Gittenetzlinien verwenden. Über eine Datentabelle können Sie die dargestellten Daten zusätzlich anzeigen. Darin werden nur die im Diagramm benutzten Werte der Tabelle angezeigt.

7.3

Diagrammflächen

Alle Diagramme verfügen über einen Hintergrund – Diagrammfläche genannt – und eine oder mehrere Zeichnungsflächen. 2-D-Diagramme verfügen über eine einzige Zeichnungsfläche, 3-D-Diagramme über zwei Wände und eine Bodenfläche. Diese Flächen können Sie individuell formatieren. Aktivieren Sie dazu zunächst die Fläche, die Sie formatieren wollen, und wählen Sie dann im Menü FORMAT den Befehl MARKIERTE <Element> oder führen Sie einen Doppelklick auf der Markierung aus.

Muster Über die Registerkarte Muster können Sie die Fläche mit einem umgebenden Rahmen und/oder einer Füllfarbe versehen. Das Feld Beispiel skizziert die Wirkung der Auswahl. Der linke Bereich dient zum Definieren eines Rahmens um die Fläche. Wenn Sie hier

die Option Benutzerdefiniert wählen, können Sie in dem darunter liegenden Bereich die Art, die Farbe und die Stärke der Rahmenlinien festlegen. Die zusätzliche Option

7.3

Diagrammflächen

253

Schatten bewirkt die Anzeige eines Schattenwurfs, mit Ecken abrunden können Sie die Form des Rahmens entsprechend ändern. Die Einstellung im rechten Bereich legt die Füllfarbe für die Fläche fest. Die Farben im

oberen Bereich sind über die Standardfarbskala verfügbar. Die 16 Farben darunter können auf der betreffenden Registerkarte im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS festgelegt werden (siehe Kapitel 12).

Bild 7.10: Über die Registerkarte Muster können Sie Rahmen und Farben einstellen

Fülleffekte Nach einem Klick auf die Schaltfläche Fülleffekte wird ein Dialogfeld angezeigt, über das Sie auf vier Registerkarten solche Effekte definieren können. Die vielen Möglichkeiten darin verführen leicht dazu, den Hintergrund der Diagramme zu überladen. Seien Sie also etwas vorsichtig damit, sodass die eigentliche Aussage des Diagramms im Vordergrund immer betont bleibt. Wenn Sie einen Satz von mehreren Diagrammen zu einem Themenbereich erstellen, sollten Sie bei allen Diagrammen mit denselben Effekten arbeiten.

254

Kapitel 7 – Diagramme

Die Registerkarte Graduell erlaubt die Wahl eines gleichmäßigen Farbübergangs. Für

Voreinstellung steht unter Voreingestellte Farben eine Reihe von Grundmustern zur Verfügung, die Sie über die drei zusätzlichen Optionen entweder wie definiert (Voreinstellung) oder einfarbig oder zweifarbig einsetzen können. Wenn Sie die Option Zweifarbig gewählt haben, können Sie unter Transparenz ein-

stellen, wie durchsichtig der hellste und der dunkelste Bereich der Farbe sein sollen. Wählen Sie hier eine möglichst hohe Transparenz, um das Diagramm optisch nicht zu überladen. Das Gruppenfeld Schattierungsarten im unteren rechten Bereich erlaubt die Wahl der Richtung des Farbverlaufs. Für jede dieser Optionen stehen dann mehrere Varianten zur Verfügung, die Sie durch einen Klick darauf auswählen müssen. Ihre Wahl wird im Feld Beispiel skizziert.

Bild 7.11: Als Fülleffekt können Sie einen Verlauf oder eine feste Struktur wählen Über die zweite Registerkarte können Sie eine Struktur einstellen. Klicken Sie zur

Auswahl auf das gewünschte Muster. Mithilfe der Bildlaufleisten können Sie weitere Strukturen anzeigen lassen. Ein Klick auf die Schaltfläche Weitere Strukturen zeigt das

7.3

Diagrammflächen

255

Dialogfeld Struktur markieren an, über das Sie eine Grafik als Grundlage für eine weitere Struktur öffnen können. Die Registerkarte Muster erlaubt es, eine Vordergrundfarbe und eine Hintergrundfarbe

zu einem Muster zu kombinieren.

Bild 7.12: Sie können auch ein Muster oder eine Grafik als Hintergrund verwenden Über das Register Grafik können Sie eine Grafik als Fülleffekt einsetzen. Bestimmen

Sie zunächst die gewünschte Datei nach einem Klick auf Grafik auswählen. Legen Sie dann fest, wie die Grafik die markierten Diagrammelemente ausfüllen soll. Strecken passt die Größe der Grafik so an, dass sie die markierten Diagrammelemente vollständig ausfüllt. Stapeln füllt die markierten Diagrammelemente mit horizontal und vertikal angeordneten Kopien der Grafik in Originalgröße. Stapeln und teilen passt die Größe der Grafik an, sodass die im Feld Einheiten/Bild angegebene Anzahl der untereinander angeordneten Bilder die markierten Diagrammelemente komplett ausfüllen. Je kleiner der im Feld Einheiten/Bild eingegebene Wert, desto mehr Kopien der Grafik

256

Kapitel 7 – Diagramme

werden verwendet, wodurch sich der benötigte Speicherplatz und der Zeitbedarf zum Aufbau des Füllbereichs auf dem Bildschirm erhöhen.

Schrift Die Optionen auf der Registerkarte Schrift erlauben ein gemeinsames Formatieren aller auf der Fläche vorhandenen Texte und Zahlen. Dafür bereits individuell gewählte Formatierungen werden überschrieben. Die Einstellmöglichkeiten sind dieselben wie beim Formatieren von Zellinhalten (siehe Kapitel 6).

Eigenschaften Bei eingebetteten Diagrammen finden Sie im Dialogfeld Diagrammfläche formatieren zusätzlich die Registerkarte Eigenschaften. Über die Optionen im oberen Bereich können Sie festlegen, wie die Größe und/oder die Position des Diagramms geändert wird, wenn Sie die vom Diagramm überdeckte Zelle – beziehungsweise deren Spalte oder Zeile – verschieben.

Bild 7.13: Schrift und Eigenschaften der Elemente auf der Diagrammfläche können eingestellt werden

7.4

Datenreihen

257

Diese Optionen sind eigentlich nur relevant, wenn das Diagramm nicht größer ist als die betreffende Zeile beziehungsweise breiter als die betreffende Spalte. Die Option Von Zellposition und -größe abhängig stellt sicher, dass die Größe und Position des Diagramms zusammen mit den darunter liegenden Zellen geändert wird. Verwenden Sie diese Option beispielsweise dann, wenn Sie mehrere kleinere Diagramme in Zellen angeordnet haben und diese zusammen mit den darunter liegenden Zellen sortieren möchten. Nur von Zellposition abhängig stellt sicher, dass die Position eines Diagramms, nicht jedoch dessen Größe, zusammen mit den darunter liegenden Zellen geändert wird. Von Zellposition und -größe unabhängig behält die Position und Größe eines Diagramms im Tabellenblatt bei. Objekt drucken legt fest, dass das Diagramm beim Ausdruck der Tabelle ebenfalls gedruckt wird. Ein Aktivieren von Gesperrt schützt das Diagramm vor manuellen Änderungen (siehe hierzu auch Kapitel 10).

7.4

Datenreihen

Nachdem Sie mithilfe des Assistenten die im Diagramm darzustellenden Datenreihen aus der Tabelle ausgewählt haben, können Sie diese jetzt ändern, neue Datenreihen hinzufügen oder vorhandene Reihen löschen. Diese Datenreihen können Sie auch separat nach Ihren Wünschen formatieren. Hier ergeben sich Unterschiede je nach gewähltem Diagrammtyp.

7.4.1 Datenreihen ändern Zum Ändern der aktuell angezeigten Datenreihe(n) aktivieren Sie das Diagramm und wählen dann den Befehl DATENQUELLE im Menü DIAGRAMM beziehungsweise im Kontextmenü. Daraufhin wird das Dialogfeld Datenquelle mit zwei Registerkarten angezeigt. Die Registerkarte Datenbereich können Sie benutzen, um den gesamten dargestellten Datenbereich zu kontrollieren oder zu ändern. Die Vorgehensweise entspricht der im zweiten Schritt des Diagramm-Assistenten. Änderungen der Angaben auf dieser Registerkarte sind nur notwendig, wenn Sie einen grundsätzlich anderen Bereich im Diagramm darstellen lassen wollen. Über die Registerkarte Reihe können Sie einzelne Reihen ändern. Hier lassen sich zusätzliche Datenreihen definieren, vorhandene ändern oder löschen.

258

Kapitel 7 – Diagramme

Wollen Sie eine zusätzliche Reihe anzeigen lassen, klicken Sie auf Hinzufügen und

geben anschließend die Bezugsgrößen – Name und Werte – ein. Tipp: Sie können auch neue Daten einfügen, indem Sie nach dem Aktivieren des Diagramms den Befehl DATEN HINZUFÜGEN im Menü DIAGRAMM wählen.

Bild 7.14: Datenreihen können erweitert, geändert oder entfernt werden Zum Ändern einer Datenreihe wählen Sie zunächst im Listenfeld Datenreihe die Reihe

aus, die Sie bearbeiten wollen. Um die Werte anderer Zelladressen anzuzeigen, verwenden Sie die Angabe im Feld Werte. Sie können die neue(n) Adresse(n) hier direkt eintippen, die vorhandenen Daten editieren oder – nach einem Klick auf die entsprechende Schaltfläche Dialog reduzieren – in der Tabelle markieren. Im Feld Name wird der Zellbezug für die Beschriftung der Datenreihe angezeigt. Der Zellinhalt wird beispielsweise in der Legende verwendet. Das Feld Beschriftung der Rubrikenachse (X)

7.4

Datenreihen

259

enthält den Zellbezug der darzustellenden Daten. Statt der Zelladressen können Sie in den Feldern Name und Beschriftung der Rubrikenachse (X) die Daten auch direkt eingeben. Die Verknüpfung zu den Zellen der Tabelle geht damit aber verloren. Tipp: Sie können eine Reihe direkt im Diagramm löschen. Markieren Sie dazu die Datenreihe und wählen Sie dann REIHE im Untermenü zum Befehl LÖSCHEN im Menü BEARBEITEN oder drücken Sie (Entf). Sie können neue Datenreihen auch direkt von der Tabelle in das Diagramm kopieren. Markieren Sie dazu in der Tabelle die zusätzlichen Daten und wählen Sie dann im Menü BEARBEITEN den Befehl KOPIEREN oder klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren in der Standard-Symbolleiste. Markieren Sie dann das Diagramm und fügen Sie die neuen Daten über den Befehl EINFÜGEN hinzu oder klicken Sie hierfür auf die Schaltfläche Einfügen in der Standard-Symbolleiste.

7.4.2 Datenreihen formatieren Die Formate für die einzelnen Datenreihen in einem Diagramm können Sie einstellen. Aktivieren Sie dazu zunächst die Datenreihe, die Sie formatieren wollen. Wählen Sie dann im Menü FORMAT den Befehl MARKIERTE DATENREIHEN oder führen Sie einen Doppelklick auf der Markierung aus. Das Dialogfeld Datenreihen formatieren wird daraufhin angezeigt. Welche Formatierungsoptionen Ihnen jeweils zur Verfügung stehen, hängt vom Typ des Elements ab. Hier wird zwischen Flächen, Linien und Punkten unterschieden. Tipp: Wollen Sie nur einen einzelnen Datenwert – beispielsweise eine einzelne Säule – formatieren, markieren Sie diesen durch einen zweiten Klick darauf.

Muster Diagramme mit Flächenelementen können Sie genauso formatieren wie die sonstigen Diagrammflächen (siehe Abschnitt 7.3). Bei Linien- und Punktdiagrammen legen Sie auf der Registerkarte Muster Farbe und Form der Linien und der Datenpunkte fest. Wenn Sie im Gruppenfeld Linie die Option Benutzerdefiniert wählen, können Sie in

dem darunter liegenden Bereich die Art, die Farbe und die Stärke der Linie festlegen. Die zusätzliche Option Linie glätten bewirkt, dass eine gegebenenfalls durch einzelne Datenpunkte gezogene gezackte Form der Linie durch eine geschwungene ersetzt wird. Unter Beispiel wird die Wirkung Ihrer Einstellungen skizziert.

260

Kapitel 7 – Diagramme

Bild 7.15: Die Registerkarte Muster zum Festlegen Linien- und Datenpunktgestaltung Der rechte Bereich im Dialogfeld erlaubt die Wahl der Form der Datenpunkte. In der

Grundeinstellung erfolgt diese automatisch. Nach Wahl der Option Benutzerdefiniert können Sie hier die Art der Markierung und die Farben für Vordergrund und Hintergrund festlegen. Außerdem können Sie die Größe des Markierungspunktes einstellen und einen Schatten zuweisen.

Achsen Wenn Sie im Diagramm mindestens zwei Datenreihen darstellen lassen, können Sie auf der Registerkarte Achsen der vorher markierten Datenreihe eine primäre oder eine sekundäre Achse zuweisen. Die Sekundärachse wird auf der rechten Seite des Diagramms angezeigt und verfügt über eine separate Skalierung. Das Verwenden einer solchen zweiten Achse ist zu empfehlen, wenn in der Senkrechten und kg – verschiedene Daten mit unterschiedlichen Dimensionen – beispielsweise und/oder starken Größenunterschieden – beispielsweise eine mit einem Maximalwert von 1000 und eine mit 1 als Maximum – dargestellt werden sollen.

7.4

Datenreihen

261

Datenreihen Über die Registerkarte Datenreihenanordnung können Sie bei Balken- und Säulendiagrammen die Reihenfolge der Darstellung einstellen. Im Listenfeld Datenreihenanordnung wird die aktuelle Reihenfolge wiedergegeben. Um eine Datenreihe in dieser Reihenfolge zu verschieben, markieren Sie sie dort und verwenden dann die Schaltfläche Nach oben verschieben beziehungsweise Nach unten verschieben.

Bild 7.16: Die Reihenfolge der Balken kann geändert werden

Optionen Die Registerkarte Optionen zeigt – je nach Diagrammtyp – unterschiedliche Inhalte.

Bei Balken- und Säulendiagrammen können Sie unter anderem den Abstand zwischen den Balken/Säulen festlegen. Über das Feld Überlappung können Sie regeln ob und wie weit die zu einer Rubrik gehörenden Elemente übereinander angezeigt werden sollen. Der Wert 0 setzt sie direkt nebeneinander, schaltet die Überlappung also aus. Abstandsbreite regelt den Abstand zwischen den Balken/Säulen zweier Rubriken. Bei

262

Kapitel 7 – Diagramme

gestapelten Diagrammformen können Sie durch Aktivieren von Verbindungslinien auch Linien zwischen den einzelnen Abschnitten des Stapels ziehen lassen.

Kreis- und Ringdiagramme zeigen andere Optionen. Über Winkel des ersten Kreissegments können Sie den Winkel des ersten Segments zur Senkrechten festlegen. Durch Deaktivieren von Segmentfarbunterscheidung werden alle Segmente mit einer Farbe angezeigt.

Bei Netzdiagrammen können Sie die Achsenbeschriftung ein- und ausschalten.

Punktdiagramme erlauben das Einfärben der Punkte.

Bild 7.17: Winkel und unterschiedliche Farbgebung können eingestellt werden

Bei Blasendiagrammen können Sie Einstellungen zu Größe und Farbe der Blasen vornehmen: Mit den Optionen unter Größe repräsentiert können Sie bestimmen, ob die Fläche oder der Durchmesser der Blase für den zugrunde liegenden Wert stehen soll. Wenn Sie Blasendurchmesser wählen, treten im Allgemeinen größere Unterschiede hinsichtlich der Größe auf. Blasengröße anpassen an legt fest, wie groß die Blase – relativ zum vom Programm gewählten Standard – gezeichnet werden soll. Damit können

7.4

Datenreihen

263

Sie alle Blasen insgesamt vergrößern oder verkleinern. Je größer der eingegebene Wert, desto größer die Blase. Negative Blasen anzeigen bewirkt, dass Blasen ohne Füllfarbe gezeichnet werden, wenn die zugrunde liegenden Werte negativ sind. Punktfarbunterscheidung weist jedem Datenpunkt eine andere Farb- oder Stiloption zu.

Fehlerindikator Über die Registerkarte Fehlerindikator Y können Sie für die Mehrzahl der Diagrammtypen die Anzeige eines Fehlerbereichs bewirken. Sie können damit dem Betrachter zeigen, dass es sich bei den im Diagramm dargestellten Daten nicht um genaue Zahlen, sondern um Werte innerhalb eines bestimmten Bereichs handelt. Unter Anzeige wählen Sie die Form der Fehlerdarstellung. Solche Bereiche können

entweder nach oben, nach unten oder in beide Richtungen angezeigt werden.

Bild 7.18: Der Fehlerindikator beschreibt einen Genauigkeitsbereich Die Optionen unter Fehlerbetrag liefern alternative Möglichkeiten zum Festlegen der

Größe des Fehlers. Sie können diese als konstanten Wert oder Prozentsatz eingeben.

264

Kapitel 7 – Diagramme

Die Option Prozentsatz zeigt bei größeren Basisdaten auch größere Fehler an. Standardabweichung verwendet für den Fehlerbetrag eine bestimmte – festlegbare – Anzahl von Standardabweichungen vom Mittel der grafisch dargestellten Werte. Standardfehler benutzt für den Fehlerbetrag den Standardfehler. Sie können auch im Feld Anpassen + und/oder im Feld Anpassen – einen Wert eingeben, um einen in der Tabelle definierten Wert als Fehlerbetrag für die einzelnen Datenpunkte zu verwenden.

7.5

Beschriftungen

Diagramme gewinnen erst dann an Aussagekraft, wenn klar zu erkennen ist, was auf ihnen dargestellt wird. Dazu benötigt ein Diagramm einen Titel und Achsenbeschriftungen. Sollten Sie es nicht schon im Diagramm-Assistenten erledigt haben, können Sie das Diagramm nachträglich mit diesen Elementen versehen. Sie können die Beschriftungen direkt als Text eingeben oder mit dem Inhalt einer Zelle in einer Tabelle verknüpfen. Tipp: Einen bereits eingegebenen Diagrammtext können Sie nachträglich direkt im Diagramm bearbeiten. Markieren Sie dazu zunächst das Diagrammelement, das Sie bearbeiten wollen. Klicken Sie dann auf die Stelle im Text, an der Sie Änderungen durchführen wollen, und bearbeiten Sie den Text mit denselben Verfahren, die Sie zum Bearbeiten der Inhalte von Tabellenzellen verwenden. Damit wird aber eine bestehende Verknüpfung zu den Zellen in der Tabelle mit den Texteingaben gelöst. Das heißt, wenn Sie die Texte später in der Tabelle ändern, ändern sich die Texte im Diagramm nicht mehr automatisch.

7.5.1 Titel und Achsenbeschriftungen Zum Einfügen eines Titels und Beschriften der Achsen markieren Sie zunächst das Diagramm und wählen dann den Befehl DIAGRAMMOPTIONEN im Menü DIAGRAMM. Auf der Registerkarte Titel können Sie sowohl den Titel als auch die Achsenbeschriftungen formulieren. Sie können auch den Inhalt einer Zelle als Text für den Titel oder die Achsenbeschriftung im Diagramm anzeigen lassen. Das hat den Vorteil, dass Änderungen der entsprechenden Zelle in der Tabelle sich automatisch im Diagramm zeigen. Um beispielsweise den Inhalt der Zelle A1 zu verwenden, geben Sie im entsprechenden Feld den Ausdruck =A1 ein. Bei einem in die Tabelle eingebetteten Diagramm brauchen Sie auch nur ein Gleichheitszeichen einzugeben und können dann auf die Zelle in der Tabelle klicken, deren Inhalt dargestellt werden soll. Bestätigen Sie anschließend.

7.5

Beschriftungen

265

Je nach Diagrammtyp stehen unterschiedlich viele Felder auf der Registerkarte Titel zur Verfügung: Alle Diagrammtypen verfügen über das Feld Diagrammtitel. Bei Kreis- und Ringdiagrammen können Sie auch nur diesen Titel eingeben, da diese Diagramme keine Achsen haben. Diagramme mit Achsen verfügen zumindest über die Rubrikenachse (X) und die Größenachse (Y). Flächendiagramme verfügen über drei Achsen, die Sie benennen können. Haben Sie eine oder mehrere Datenreihen einer Sekundärachse zugeordnet, können Sie auch für diese separate Beschriftungen benutzen.

Bild 7.19: Titel und Achsenbezeichnungen können auch als Zelladresse eingegeben werden

7.5.2 Legenden Legenden dienen – wenn mehrere Datenreihen im Diagramm angezeigt werden – zur Identifizierung der einzelnen Datenreihen. Für die Darstellung gibt es einige Optionen. Aktivieren Sie zunächst das Diagramm und wählen Sie dann den Befehl DIAGRAMMOPTIONEN im Menü DIAGRAMM. Wechseln Sie im Dialogfeld zur Registerkarte Legende. Unter Platzierung können Sie wählen, wo die Legende im Diagramm angezeigt werden soll. Standardmäßig setzt Microsoft Excel die Legende rechts innerhalb der Diagrammfläche ein. Sie können eine Legende mit der Maus verschieben beziehungsweise das gesamte

266

Kapitel 7 – Diagramme

Legendenfeld in der Größe ändern. Deaktivieren Sie die Option Legende anzeigen, um die Darstellung dieses Elements abzuschalten. Tipp: Zum An- und Abschalten der Legende können Sie auch die entsprechende Schaltfläche in der Diagramm-Symbolleiste benutzen.

Bild 7.20: Legenden können nach Wunsch positioniert, aber auch ganz ausgeblendet werden

7.5.3 Datenbeschriftungen In manchen Fällen wird man sich dazu entscheiden, die grafischen Elemente im Diagramm zusätzlich mit Zahlenwerten zu versehen. Aktivieren Sie dazu das Diagramm und wählen Sie dann im Menü DIAGRAMM den Befehl DIAGRAMMOPTIONEN. Wechseln Sie im Dialogfeld zur Registerkarte Datenbeschriftungen. Durch Aktivieren der einzelnen Kontrollkästchen können Sie angeben, was an die entsprechenden Stellen geschrieben werden soll. Die verfügbaren Optionen unterscheiden sich wieder – zumindest teilweise – je nach Diagrammtyp.

7.5

Beschriftungen

267

Folgende Elemente stehen (fast) immer zur Verfügung: Wert zeigt die Werte der Datenpunkte an, Kategorie zeigt für alle Datenpunkte die zugehörige Beschriftung der Rubrikenachse an und Datenreihenname die der Größenachse. Bei Flächendiagrammen blendet diese Option die Namen der Datenreihen ein. Die zusätzliche Option Legendensymbol bewirkt, was sie sagt: Neben den Datenbeschriftungen werden im Diagramm entsprechende Legendensymbole mit dem zugewiesenen Format und der festgelegten Farbe angezeigt.

Bild 7.21: Datenpunkte können mit Beschriftungen versehen werden

Kreis- und Ringdiagramme erlauben andere Optionen. Über Prozentsatz können Sie beispielsweise die prozentuale Aufteilung anzeigen. Zusätzlich können Sie auch hier die Werte selbst oder die Beschriftungen anzeigen lassen. Sie können auch wieder die Legendensymbole neben der Datenbeschriftung platzieren und mit der Option Führungslinien anzeigen in Kreisdiagrammen eine Linie vom Kreissegment zur zugehörigen Beschriftung einsetzen.

268

Kapitel 7 – Diagramme

Bild 7.22: Kreis- und Ringdiagramme verfügen über weitere Optionen

7.5.4 Beschriftungen formatieren Natürlich lassen sich auch Beschriftungen formatieren. Markieren Sie dazu das betreffende Beschriftungselement und wählen Sie dann den Befehl MARKIERTE <Element> im Menü FORMAT oder doppelklicken Sie auf das zu bearbeitenden Element. Im Dialogfeld finden Sie die Registerkarten Muster, Schrift und Ausrichtung beziehungsweise – bei einer Legende – Platzierung. Die Optionen auf den Registerkarten Schrift, Zahlen und Ausrichtung entsprechen denen bei der Formatierung von Zellen (siehe Kapitel 6). Tipp: Um einen Text zu drehen, verwenden Sie die Schaltflächen Im Uhrzeigersinn drehen und Gegen den Uhrzeigersinn drehen in der Diagramm-Symbolleiste.

7.5.5 Datentabelle Wenn die Notwendigkeit auftauchen sollte, das Diagramm und die zugrunde liegende Tabelle zusammen darzustellen, liefert die Datentabelle eine Lösung, die wenig Raum be-

7.5

Beschriftungen

269

ansprucht. Sie können damit auch in separaten Diagrammblättern die Daten selbst anzeigen lassen. Es werden nur die Daten dargestellt, die auch im Diagramm benutzt werden.

Datentabelle anzeigen Zur Anzeige einer Datentabelle markieren Sie zunächst das Diagramm und wählen dann DIAGRAMMOPTIONEN im Menü DIAGRAMM. Wechseln Sie im Dialogfeld zur Registerkarte Datentabelle. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Datentabelle anzeigen, um die Datentabelle mit den im Diagramm benutzten Werten einzublenden. Durch Aktivieren von Legendensymbol anzeigen schalten Sie die Darstellung dieser Elemente innerhalb der Datentabelle an. Das kann dem Betrachter beim Identifizieren der Werte helfen.

Bild 7.23: Eine DatenTabelle zeigt die dem Diagramm zugrunde liegenden Werte

Tipp: Über die Schaltfläche Datentabelle in der Diagramm-Symbolleiste lässt sich die Datentabelle schnell an- und abschalten.

270

Kapitel 7 – Diagramme

Datentabelle formatieren Für die Datentabelle stehen einige Formatierungsoptionen zur Verfügung. Markieren Sie dazu die Datentabelle und wählen Sie dann MARKIERTE DATENTABELLE im Menü FORMAT oder doppelklicken Sie auf die Datentabelle. Auf zwei Registerkarten können Sie die Schrift und das Muster für die Datentabelle festlegen. Über die Optionen im linken Bereich können Sie die Form und Farbe der in der Datentabelle zu verwendenden Linien festlegen. Im rechten Bereich lässt sich bestimmen, wo Linien in der Datentabelle gezogen werden sollen. Sie können mehrere Optionen aktivieren.

Bild 7.24: Auch die DatenTabelle kann formatiert werden

Beispiel

Option und Beschreibung Horizontal zeigt nur innen horizontale Linien an.

7.6

Beispiel

Achsen und Gitternetzlinien

271

Option und Beschreibung Vertikal zeigt nur innen vertikale Linien an.

Outline zeigt nur den umgebenden Rahmen an.

Tabelle 7.3: In der Tabelle können Rahmen und Linien individuell gesetzt werden

Tipp: Hinweise zum Verwenden der Registerkarte Schrift finden Sie in Kapitel 6.

7.6

Achsen und Gitternetzlinien

Bei der Mehrzahl der Diagramme mit Achsen wird an diesen Achsen automatisch eine Skala für die angezeigten Daten eingefügt. Sie können sowohl die Achsen als auch die dazugehörenden Skalen und deren Beschriftung ein- und ausschalten sowie zusätzliche Optionen dazu einstellen. Daneben erleichtern Gitternetzlinien das Ablesen der im Diagramm dargestellten Werte. Ein Hauptgitternetz unterteilt die Achsen grob, das Hilfsgitternetz fügt eine zusätzliche Unterteilung hinzu.

7.6.1 Achsen ein- und ausschalten Zum Ein- oder Ausschalten von Achsen aktivieren Sie zunächst das Diagramm und wählen dann den Befehl DIAGRAMMOPTIONEN im Menü DIAGRAMM. Wechseln Sie im Dialogfeld zur Registerkarte Achsen. Sie können die verschiedenen Achsen eines Diagramms separat ein- oder ausschalten und für die Rubrikenachse verschiedene Maßeinheiten wählen. Kategorie zeigt die Daten auf der Achse wie in der Tabelle eingegeben an. Zeitachse zeigt die Daten im Zeitformat an – auch wenn den Daten auf der Achse kein Datumsformat zugewiesen wurde.

272

Kapitel 7 – Diagramme

Bild 7.25: Achsen können ein- und ausgeschaltet werden

Tipp: 3-D-Diagramme verfügen über drei Achsen, die separat ein- und ausgeschaltet werden können.

7.6.2 Gitternetz ein- und ausschalten Zum Ein- oder Ausschalten von Gitternetzlinien aktivieren Sie zunächst das Diagramm und wählen dann den Befehl DIAGRAMMOPTIONEN im Menü DIAGRAMM. Wechseln Sie im Dialogfeld zur Registerkarte Gitternetzlinien. Sie können – getrennt für Rubrikenachse (X) und Größenachse (Y) – ein Hauptgitternetz und ein Hilfsgitternetz ein-/ausschalten. Ein Hauptgitternetz bildet Linien zwischen den Rubriken beziehungsweise an den mit Zahlen markierten Stellen der senkrechten Achse. Ein Hilfsgitternetz liefert zusätzliche Linien. Standardmäßig wird für die Größenachse (Y) das Hauptgitternetz angezeigt.

7.6

Achsen und Gitternetzlinien

273

Bild 7.26: Gitternetzlinien erhöhen die Lesbarkeit

7.6.3 Achsen formatieren Zum Formatieren einer Achse aktivieren Sie zunächst das Diagramm und markieren dann die gewünschte Achse oder Gitternetzlinie. Wählen Sie anschließend im Menü FORMAT den Befehl MARKIERTE <Element> oder führen Sie einen Doppelklick auf der Markierung aus. Daraufhin wird das Dialogfeld Achsen formatieren mit fünf Registerkarten geöffnet.

Muster Auf der Registerkarte Muster legen Sie die Einstellungen für die Art der Achsenlinie, die Art der Teilstriche und die Position der Teilstrichbeschriftungen fest. Für das Gitternetz können Sie nur die Art der Linien bestimmen. Unter Linien können Sie eine automatische Gestaltung für die markierte Achse wählen

oder diese ausblenden. Haben Sie Benutzerdefiniert gewählt, können Sie hier die Art, Farbe und Stärke der Achsenlinien einstellen.

274

Kapitel 7 – Diagramme

Bild 7.27: Auch Achsen können formatiert werden Die Optionen im rechten Bereich dienen zum Festlegen der Art der zu benutzenden

Teilstrichbeschriftungen. Legen Sie hier eine Option für die Anzeige der Hauptstriche und die Form der Ausrichtung der Hilfsstriche fest. Außerdem können Sie eine Option für die Anzeige der Teilstrichbeschriftungen auswählen.

Beispiel

Option und Beschreibung Keine für Hauptstriche und Hilfsstriche zeigt keine Unterteilungen der Achsen an.

7.6

Beispiel

Achsen und Gitternetzlinien

275

Option und Beschreibung Hauptstriche unterteilen die Achsen an den Stellen, an denen auch ein Hauptgitternetz angezeigt werden würde – also beispielsweise zwischen den Rubriken. Hauptstriche können Innen, Außen oder Innen und Außen gezeigt werden. Zusätzliche Hilfsstriche unterteilen die Achsen an den Stellen, an denen auch ein Hilfsgitternetz angezeigt werden würde – also beispielsweise zwischen den Rubriken. Auch Hilfsstriche können Innen, Außen oder Innen und Außen gezeigt werden. Standardmäßig gilt für Teilstrichbeschriftungen die Option Tief. Die Beschriftungen werden damit unterhalb der Zeichnungsfläche angezeigt.

Achsennah für Teilstrichbeschriftungen bewirkt eine Anzeige der Beschriftungen in der Nähe der Achsen. Werden negative Werte im Diagramm dargestellt, werden diese gegebenenfalls von den Beschriftungen überlagert.

Tabelle 7.4: Haupt- und Hilfsstriche sowie Beschriftungen können angepasst werden

Skalierung Die Registerkarte Skalierung enthält unterschiedliche Optionen für Rubrikenachse (X) und Größenachse (Y). Für die Rubrikenachse (X) lassen sich Einstellungen für die Anzeige der Rubriken und

für die Anordnung der Größenachse (Y) vornehmen.

276

Kapitel 7 – Diagramme

Bild 7.28: Die waagerechte Achse wird als Rubrikenachse bezeichnet

Beispiel

Option und Beschreibung Mit Größenachse (Y) schneidet bei Rubriknr.: können Sie festlegen, wo die senkrechte Achse die waagerechte Achse schneidet. Das ist besonders für Fälle interessant, in denen negative Werte für die Rubriken vorhanden sind. Über Rubrikenanzahl zwischen Teilstrichbeschriftungen können Sie bestimmen, welche Rubriken beschriftet werden sollen. Die Eingabe 1 beschriftet jede Rubrik, 2 jede zweite, 3 jede dritte usw.

7.6

Beispiel

Achsen und Gitternetzlinien

277

Option und Beschreibung Mit Rubrikenanzahl zwischen Teilstrichen legen Sie die Anzahl der Rubriken zwischen einem Teilstrichpaar fest.

Über Größenachse (Y) schneidet zwischen Rubriken können Sie wählen, ob die Größenachse zwischen den Rubriken oder mitten in der Rubrik angeordnet werden soll. In der Regel werden Sie diese Option wohl aktiviert lassen. Mit Rubriken in umgekehrter Reihenfolge werden Daten, die in der Tabelle links stehen, rechts im Diagramm angezeigt und umgekehrt.

Ein Aktivieren von Größenachse (Y) schneidet bei größter Rubrik zeigt die Größenachse nach der letzten Rubrik an – also am rechten Rand.

Tabelle 7.5: Die Optionen für die Rubrikenachse Die Optionen für die Größenachse (Y) ermöglichen unterschiedliche Formen der Ska-

lierung. Sie können sich durch Aktivieren der einzelnen Kontrollkästchen im oberen Bereich des Dialogfeldes einer automatischen Einstellung bedienen oder die entsprechenden Werte selbst eintragen. Als zusätzliche Optionen können Sie eine logarithmische Skala verwenden und die angezeigten Zahlenwerte durch eine separate Angabe der Einheiten – beispielsweise Tausende – verkürzen.

278

Kapitel 7 – Diagramme

Bild 7.29: Die Größenachse ist die senkrechte Achse

Beispiel

Option und Beschreibung Über Einheiten anzeigen können Sie eine gemeinsame Einheit an der Achse einfügen und damit die einzelnen anzuzeigenden Zahlen verkürzen.

Mit Rubrikenachse (X) schneidet bei können Sie festlegen, wo die waagerechte Achse die senkrechte Achse schneiden soll.

Logarithmische Skalierung schreibt eine logarithmische Skala an die Größenachse. Das ist besonders dann interessant, wenn sich die darzustellenden Werte in der Größe stark voneinander unterscheiden. Beachten Sie, dass damit nur positive Werte dargestellt werden können.

7.7

Beispiel

Trendlinien

279

Option und Beschreibung Rubrikenachse (X) schneidet bei Höchstwert zeigt die Rubrikenachse oben im Diagramm an.

Tabelle 7.6: Die Optionen für die Größenachse

Tipp: Die Optionen auf den Registerkarten Schrift, Zahlen und Ausrichtung entsprechen denen bei der Formatierung von Zellen (siehe Kapitel 6).

7.7

Trendlinien

Mithilfe der Trendlinienfunktion können Sie Ausgleichskurven oder grafische Vorhersagen in Ihre Diagramme einfügen. Trendlinien können nur für Diagramme mit Achsen – also nicht für Kreis-, Ring- oder Blasendiagramme – erstellt werden.

Bild 7.30: Eine Trendlinie kann die dargestellte Entwicklung extrapolieren

280

Kapitel 7 – Diagramme

Zum Erstellen einer solchen Trendlinie markieren Sie zunächst das Diagramm und wählen dann den Befehl TRENDLINIE HINZUFÜGEN im Menü DIAGRAMM. Legen Sie auf der Registerkarte Typ die Grundeinstellungen für die Trendlinie fest. Wählen Sie unter den sechs Alternativen den für Ihre Daten geeigneten Typ aus.

Bild 7.31: Aktivieren Sie die Registerkarte Typ, um die Art der Kurve festzulegen Wenn Sie den Typ Polynomisch gewählt haben, können Sie im Feld Reihenfolge die

Ordnung des Polynoms festlegen. Haben Sie den Typ Gleitender Durchschnitt gewählt, können Sie im Feld Perioden die

Anzahl der zu verwendenden Perioden festlegen. Wenn Sie mehrere Datenreihen im Diagramm dargestellt haben, können Sie im

Listenfeld Basierend auf Reihe wählen, für welche Reihe der Typ festgelegt wird. Sie können Trendlinien nacheinander für mehrere Datenreihen erstellen. Auf der Registerkarte Optionen finden Sie zusätzliche Einstellmöglichkeiten. Diese Optionen unterscheiden sich teilweise je nach gewähltem Typ.

7.8

Verfeinerungen

281

Wenn Sie die Option Benutzerdefiniert im Gruppenfeld Name der Trendlinie gewählt

haben, können Sie eine Bezeichnung für die Trendlinie eingeben. Diese wird dann in der Legende angezeigt. Im Gruppenfeld Trend können Sie festlegen, um wie viele Perioden die Trendlinie vor

und hinter die vorhandenen Daten extrapoliert werden soll. Wenn Sie das Kontrollkästchen Schnittpunkt aktivieren, geht die Trendlinie durch den

im Feld rechts davon angegebenen Wert. Mit Gleichung im Diagramm darstellen können Sie zusätzlich die zur Berechnung der

Trendlinie verwendete Funktion im Diagramm anzeigen lassen. Die Option Bestimmtheitsmaß im Diagramm darstellen zeigt ein Maß für die Genauig-

keit der Trendaussage im Diagramm an. Tipp: Für eine formelmäßige Berechnung von Trends in der Tabelle können Sie diverse Analysefunktionen verwenden (siehe Anhang A auf der CD).

7.8

Verfeinerungen

Nachdem Sie die gewünschten Diagramme erstellt und formatiert haben, können Sie abschließende Verfeinerungen daran durchführen. Sie können beispielsweise zusammenpassende Diagramme auf einem Blatt darstellen, zusätzliche Texte oder Bildelemente einfügen sowie Wertekorrekturen vornehmen. Wenn Sie zwei Diagramme auf einem Blatt vereinigen wollen, markieren Sie zunächst

das einzufügende Diagramm und wählen dann SPEICHERORT im Menü DIAGRAMM. Geben Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld im Feld Als Objekt in das Diagrammblatt an, in das das Diagramm eingefügt werden soll. Zusätzliche Text- und Zeichnungsobjekte können Sie über die Schaltflächen der

Zeichnen-Symbolleiste in das Diagramm einfügen (siehe hierzu Kapitel 8). Sie können die dargestellten Werte direkt über das Diagramm ändern. Markieren Sie

dazu den zu ändernden Datenpunkt – beispielsweise eine Säule – durch zwei Mausklicks (keinen Doppelklick) und verschieben Sie dann den Datenpunkt auf den gewünschten Wert. Die dem Diagramm zugrunde liegenden Daten in der Tabelle werden dadurch ebenfalls verändert.

282

Kapitel 7 – Diagramme

Bild 7.32: Diagramme können zusammengeführt werden

Tipp: Wenn Sie mehrere Diagramme für unterschiedliche Annahmen in derselben Tabelle vergleichen wollen, können Sie sich eines kleinen Tricks bedienen: Erstellen Sie das Diagramm wie gewohnt mit den Daten der Tabelle. Markieren Sie das Diagramm, halten Sie (Umschalt) gedrückt und wählen Sie dann BILD KOPIEREN im Menü BEARBEITEN. Wechseln Sie zu einer anderen Stelle in der Tabelle oder Arbeitsmappe und fügen Sie dort das Bild des Diagramms ein. Verfahren Sie genauso mit den weiteren Diagrammen auf der Basis der anderen Annahmen in der Tabelle.

7.9

Diagramm löschen

Nicht (mehr) benötigte Diagramme können Sie jederzeit aus der Arbeitsmappe entfernen. Bei einem Diagramm auf einem separaten Blatt verfahren Sie wie üblich beim Löschen eines Blattes (siehe Kapitel 2). Haben Sie das Blatt als Objekt in eine Tabelle eingefügt, markieren Sie es zunächst, indem Sie darauf klicken, und wählen dann ALLES im Untermenü zum Befehl LÖSCHEN im Menü BEARBEITEN oder Sie drücken (Entf) oder Sie wählen im Kontextmenü den Befehl MARKIERUNG LÖSCHEN.

Objekte in Tabellen und Diagrammen

Für weitere Verfeinerungen können Sie eine Tabelle oder ein Diagramm mit zusätzlichen Objekten versehen. Verwendet werden können beispielsweise Grafiken, Medienclips, 1 Zeichnungsobjekte oder Dokumente aus anderen Programmen .

Bild 8.1: Tabellen und Diagramme können zusätzliche Objekte aufnehmen

Zum Einfügen solcher Elemente stehen Ihnen verschiedene Wege zur Verfügung:

Über die Befehle im Untermenü zu GRAFIK im Menü EINFÜGEN finden Sie eine Reihe von Möglichkeiten, Bilder und Grafiken zu importieren. Sie können dazu auf eine

Beispiele für das Einfügen von Objekten finden Sie auf der CD in der Arbeitsmappe im Ordner Objekte.

284

Kapitel 8 – Objekte in Tabellen und Diagrammen

Vielzahl von Clips im Clip Organizer zugreifen, Bilder aus einer Datei einfügen oder Bilder und Fotos direkt vom Scanner oder einer digitalen Kamera auf Ihren Rechner laden.

Über die Schaltflächen der Zeichnen-Symbolleiste haben Sie Zugriff auf sämtliche Hilfsmittel, die zum Erstellen, Bearbeiten und Formatieren von AutoFormen, anderen Zeichnungsobjekten und Clips verfügbar sind. Sie können darüber zum einen einfache Zeichnungsobjekte erstellen. Sie haben aber auch die Auswahl zwischen über 100 verschiedenen AutoFormen wie beispielsweise Blockpfeile, Legenden, Sterne und Banner, die bereits über objektspezifische Merkmale verfügen, ohne dass Sie sie mühsam zeichnen müssen. Organisations- und Konzeptdiagramme erlauben eine Integration von Tabellendaten und grafischen Elementen. Folgende Diagrammtypen stehen zur Verfügung: Organigramm, Zyklusdiagramm, Zieldiagramm, Radialdiagramm, Venn-Diagramm und Pyramidendiagramm. Sie können damit Ihre Ideen anschaulicher präsentieren und Tabellen lebendiger gestalten. Wenn Sie einen Schriftzug besonders hervorheben wollen, erledigen Sie das am einfachsten mit WordArt. WordArt ermöglicht eine grafische Textgestaltung, die Text unterschiedliche Formen zuweist, die mit den Werkzeugen der Textformatierung so nicht verfügbar wären. Sie geben hierbei zwar Textelemente wie Buchstaben oder Zahlen ein, erstellen daraus aber eine Grafik. Dementsprechend können die Hilfsmittel der Textbearbeitung – wie Rechtschreibprüfung oder das Suchen und Ersetzen – innerhalb eines WordArt-Objekts nicht angewendet werden.

8.1

Zeichnungsobjekte

Über die Schaltflächen der Zeichnen-Symbolleiste, die Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Zeichnen in der Standard-Symbolleiste anzeigen lassen, haben Sie Zugriff auf alle Hilfsmittel, die zum Erstellen, Bearbeiten und Formatieren von AutoFormen, anderen Zeichnungsobjekten und Clips verfügbar sind.

Bild 8.2: Die Symbolleiste Zeichnen

8.1

Zeichnungsobjekte

285

Bei einigen Schaltflächen klappen Sie ein Menü oder eine Palette mit weiteren Optio-

nen zur Auswahl auf oder Sie rufen ein Dialogfeld auf, über das Sie die weiteren Einstellungen festlegen können. Beispielsweise können Sie über die Schaltfläche AutoFormen ein Menü mit einer Auswahl von verschiedenen Paletten von AutoFormen aufklappen oder durch einen Klick auf die Schaltfläche Zeichnen ein Untermenü öffnen, in dem vorwiegend Optionen zum Gruppieren und Anordnen von Objekten zu finden sind. Ein Klick auf andere Schaltflächen – beispielsweise die Tools zum Erstellen eines

Rechtecks oder einer geraden Linie – aktiviert direkt die Funktion. Sie können dann anschließend das entsprechende Zeichnungsobjekt im Arbeitsblatt aufziehen. Im rechten Bereich der Symbolleiste finden Sie mehrere Schaltflächen, über die Sie

Paletten zur Auswahl einer anderen Füll-, Linien- oder Schriftfarbe aufklappen und diverse Einstellungen für die Darstellung von Linien treffen sowie einen Schattenoder dreidimensionalen Effekt für das markierte Objekt auswählen können.

Symbol

Beschreibung Zeichnen – Erlaubt die Wahl einer AutoForm und das Anordnen bereits erstellter Zeichnungsobjekte. Objekte markieren – Dient zum Auswählen bereits erstellter Zeichnungsobjekte. AutoFormen – Ermöglicht das Erstellen einer so genannten AutoForm, eines Standardzeichnungsobjekts. Linie – Zeichnet eine Linie. Zusätzliche Parameter können Sie über die Schaltflächen Linienart, Strichart und Linienfarbe festlegen. Pfeil – Zeichnet einen Pfeil. Zusätzliche Parameter können Sie über die Schaltflächen Linienart, Strichart und Linienfarbe festlegen. Rechteck – Zeichnet ein Rechteck oder ein Quadrat. Zusätzliche Parameter können Sie über die Schaltflächen Linienart, Strichart, Linienfarbe und Füllfarbe festlegen. Ellipse – Zeichnet eine Ellipse oder einen Kreis. Zusätzliche Parameter können Sie über die Schaltflächen Linienart, Strichart, Linienfarbe und Füllfarbe festlegen. Textfeld – Erstellt ein Feld, in dem Sie einen Text eingeben können.

286

Symbol

Kapitel 8 – Objekte in Tabellen und Diagrammen

Beschreibung WordArt einfügen – Ermöglicht das Einfügen eines grafischen Textobjekts. Schematische Darstellung oder Organigramm einfügen – Erstellt schematische Darstellungen oder Organigramme. ClipArt einfügen – Öffnet den Aufgabenbereich ClipArt, über den Sie Clips in das Dokument einfügen können. Grafik aus Datei einfügen – Öffnet das Dialogfeld Grafik einfügen, über das Sie eine als Datei vorliegende Grafik einfügen können. Füllfarbe – Verwendet die angezeigte Farbe für die Innenfläche des vorher markierten Objekts beziehungsweise öffnet die Palette zur Auswahl einer Standardfarbe. Linienfarbe – Verwendet die angezeigte Farbe für die Linie des vorher markierten Objekts beziehungsweise öffnet die Palette zur Auswahl einer Standardfarbe. Schriftfarbe – Verwendet die angezeigte Farbe für den vorher markierten Text beziehungsweise öffnet die Palette zur Auswahl einer Standardfarbe. Linienart – Öffnet das Listenfeld der verfügbaren Linienstärken. Strichart – Öffnet das Listenfeld der verfügbaren Linienarten. Pfeilart – Öffnet das Listenfeld der verfügbaren Pfeilarten. Schattenart – Öffnet das Listenfeld der verfügbaren Schattenformen. 3D-Art – Öffnet das Listenfeld der verfügbaren Möglichkeiten für die dreidimensionale Darstellung.

Tabelle 8.1: Werkzeuge der Zeichnen-Symbolleiste

Tipp: Sie können die Symbolleiste Zeichnen auch durch Aktivieren der Option ZEICHNEN im Untermenü zum Befehl SYMBOLLEISTEN im Menü ANSICHT einschalten.

8.1.1 Einfache Zeichnungsobjekte Über die Schaltflächen Linie, Rechteck, Ellipse und Pfeil können Sie einfache Zeichnungsobjekte erstellen. Wählen Sie hierfür zuerst das Zeichenwerkzeug durch einen Klick auf die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste und erstellen Sie dann das Objekt. In

8.1

Zeichnungsobjekte

287

der Grundeinstellung zeichnen Sie damit einfache Formen mit einer durchgezogenen Linie in der Stärke von 0,75 Punkt. Die Stärke und Art der Linie können Sie anschließend über die Schaltflächen Linienart und Strichart in der Zeichnen-Symbolleiste ändern. Linien können Sie nachträglich mit Pfeilspitzen versehen. Solange das Objekt markiert ist, wird es mit Ziehpunkten versehen, über die sich Größe und Form ändern lassen. Zum Zeichnen einer Linie setzen Sie nach dem Klicken auf die entsprechende Schalt-

fläche den Mauszeiger auf einen Endpunkt der geplanten Linie, halten die Maustaste gedrückt und führen dann den Zeiger zum anderen Ende. In der Grundeinstellung können Sie so Linien in jedem gewünschten Winkel zeichnen. Durch gleichzeitiges Drücken der (Umschalt)-Taste können Sie den Winkel der Linie auf Schritte von jeweils 15° einschränken. Damit wird auch das Zeichnen von senkrechten oder waagerechten Linien vereinfacht. Wenn Sie gleichzeitig die (Strg)-Taste drücken, können Sie die Linie aus ihrem Mittelpunkt heraus aufziehen. Außerdem können Sie über das Menü zur Schaltfläche Strichart eine geeignete Linie aus einer Liste mit unterschiedlichen unterbrochenen Linien auswählen. Linienfarbe und -stärke stellen Sie über die Palette beziehungsweise das Menü zu den entsprechenden Schaltflächen ein. Wenn Sie einen Pfeil zeichnen möchten, benutzen Sie die Schaltfläche Pfeil und zeich-

nen diesen in der Grundeinstellung vom Ende zur Spitze. Nach dem Erstellen des Pfeils können Sie über die Schaltfläche Pfeilart in der Zeichnen-Symbolleiste die Pfeilform ändern. Die Optionen im Menü zur Schaltfläche sind nur dann aktivierbar, wenn Sie als Zeichnungsobjekt eine Linie oder einen Pfeil markiert haben. Zum Zeichnen eines Rechtecks setzen Sie den Mauszeiger nach Klicken auf die Schalt-

fläche Rechteck auf einen der vier Eckpunkte des geplanten Rechtecks, halten die Maustaste gedrückt und führen dann den Zeiger auf die Position des diagonal gegenüberliegenden Eckpunktes. Damit können Sie Rechtecke mit beliebigen Proportionen zeichnen. Durch gleichzeitiges Drücken der (Umschalt)-Taste lässt sich bewirken, dass nur Quadrate – also Rechtecke mit gleicher Höhe und Breite – gezeichnet werden. Wenn Sie während des Zeichnens die (Strg)-Taste drücken, können Sie die Form von ihrem Mittelpunkt aus aufziehen. Die Schaltfläche Ellipse in der Zeichnen-Symbolleiste erlaubt das Zeichnen von Kreisen

und Ellipsen. Wenn Sie während des Zeichnens die (Umschalt)-Taste gedrückt halten, wird automatisch ein Kreis erzeugt. Mit der Schaltfläche Textfeld erstellen Sie ein Feld, in dem Sie anschließend Text oder

andere Objekte einfügen können. Der Vorteil der Arbeit damit liegt darin, dass die im Feld angeordneten Objekte anschließend als Gruppe verschoben werden können.

288

Kapitel 8 – Objekte in Tabellen und Diagrammen

Tipp: Wenn ein Zeichnungsobjekt genau an den Gitternetzlinien der Zellen ausgerichtet werden soll, halten Sie beim Verschieben des Objekts mit der Maus die Taste (Alt) gedrückt.

8.1.2 AutoFormen Neben einfachen Formen wie Rechtecken, Ovalen und Linien haben Sie die Auswahl zwischen vielen verschiedenen AutoFormen. Klicken Sie dazu zunächst in der ZeichnenSymbolleiste auf die Schaltfläche AutoFormen. Wählen Sie dann beispielsweise den Eintrag STANDARDFORMEN. Dadurch klappen Sie die Palette mit den Schaltflächen der dort verfügbaren AutoFormen auf.

Bild 8.3: Viele AutoFormen stehen zur Verfügung

Tipp: Wenn Sie häufiger mit denselben AutoFormen arbeiten, können Sie das entsprechende Untermenü auch als eigene Symbolleiste anzeigen lassen, indem Sie es an dem blauen Balken auf die Arbeitsfläche ziehen.

Klicken Sie anschließend auf die entsprechende Schaltfläche und ziehen Sie dann mit der Maus auf der Arbeitsfläche die Form in der gewünschten Größe auf. So können Sie Größe

8.1

Zeichnungsobjekte

289

und Proportionen bereits beim Einfügen regeln. Alternativ können Sie durch einen einfachen Klick auf die Zielstelle die Form in der Standardgröße erstellen. Nachdem Sie das Zeichnungsobjekt erstellt haben, können Sie durch Ziehen mit der Maus die Position verändern. Ziehen Sie an einem der Größenziehpunkte, um die Größe des Objekts zu verändern. Tipp: Sie können jedes beliebige Zeichnungsobjekt (außer ein durch eine Freihandlinie erzeugtes Objekt) mit allen Formatierungsmerkmalen an gleicher Position durch eine andere AutoForm ersetzen. Markieren Sie dazu das bereits vorhandene Zeichnungsobjekt, klicken Sie dann in der Zeichnen-Symbolleiste auf die Schaltfläche Zeichnen und wählen Sie dort den Befehl AUTOFORM ÄNDERN. Klicken Sie dann auf die Form, die Sie anstelle der vorhandenen verwenden wollen.

8.1.3 Zeichnungsobjekte formatieren Alle eingefügten Zeichnungsobjekte können anschließend formatiert werden. Sie können Größe, Position und Drehwinkel ändern, Farben, Linien, Schatten sowie 3-D-Effekte zuweisen und die Objekte auf eine bestimmte Weise anordnen.

Größe, Position und Drehwinkel Zum Ändern von Größe, Position oder Drehwinkel eines markierten Zeichnungsobjekts können Sie direkt mit der Maus arbeiten. Sie können die Position verändern, indem Sie den Mauszeiger auf oder in das Objekt

setzen. Der Mauszeiger verändert sich daraufhin zu einem Vierfachpfeil. Halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben Sie das Objekt an eine neue Stelle. Zum Ändern der Größe verwenden Sie die Ziehpunkte am Objekt. Wenn Sie den

Mauszeiger auf einen solchen Punkt setzen, ändert er sein Aussehen in einen Doppelpfeil, der die möglichen Richtungen der Änderung anzeigt. Halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben Sie den Ziehpunkt in die gewünschte Richtung. Bei einer markierten AutoForm wird zusätzlich zu den Ziehpunkten noch ein gelber

Punkt angezeigt. Hierüber können Sie die Form des Objekts ändern. Doppelklicken Sie auf diesen Punkt, um die ursprünglichen Proportionen wiederherzustellen. Zum Drehen eines Objekts verwenden Sie den grünen Punkt, der am markierten

Objekt angezeigt wird. Setzen Sie den Mauszeiger auf diesen Punkt. Daraufhin ändert

290

Kapitel 8 – Objekte in Tabellen und Diagrammen

er sein Aussehen zu einem kreisförmigen Pfeil. Wenn Sie die Maustaste gedrückt halten, können Sie den Punkt verschieben und damit das Element drehen. Bei gleichzeitigem Drücken der Taste (Umschalt) ist nur noch ein Drehen in Schritten von 15° möglich. Außerdem können Sie zum Einstellen von Größe und Drehwinkel des vorher markierten Objekts die betreffende Registerkarte im Dialogfeld zum Befehl AUTOFORM im Menü FORMAT verwenden. Stellen Sie im Feld Höhe und Breite die Maße des markierten Objekts (in cm) ein. Im Feld Drehung können Sie einen Wert angeben, um den das markierte Objekt gedreht werden soll. Über die Angaben im Bereich Skalierung lässt sich die Größe proportional um einen Prozentsatz verändern.

Bild 8.4: Die Größe kann über das Dialogfeld exakt eingestellt werden

Tipp: Auch über die Befehle im Untermenü zu DREHEN

ODER KIPPEN, das Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Zeichnen in der Zeichnen-Symbolleiste anzeigen lassen, können Sie eine markierte AutoForm drehen und kippen.

8.1

Zeichnungsobjekte

291

Farben, Linien, Schatten und 3-D-Effekte Jedes von Ihnen erstellte Zeichnungsobjekt können Sie nachträglich noch verändern. Dabei lassen sich beispielsweise Füll- und Linienfarben neu bestimmen und Schatten mit unterschiedlichen Einfallswinkeln oder 3-D-Effekte zuweisen. Einem Objekt kann entweder ein Schatten oder ein 3-D-Effekt zugewiesen werden, eine gleichzeitige Zuweisung beider Effekte ist jedoch nicht möglich. Die Farben eines Objekts können Sie getrennt für Linien, Flächen und den gegebe-

nenfalls darin vorhandenen Text separat ändern. Markieren Sie dazu das Zeichnungsobjekt, klicken Sie dann in der Zeichnen-Symbolleiste auf den Pfeil neben der betreffenden Schaltfläche und wählen Sie anschließend die gewünschte Einstellung in der angezeigten Palette aus. In der Palette klicken Sie entweder auf ein Farbfeld oder öffnen über die Befehle unten in der Palette das Dialogfeld zur Auswahl einer anderen Farbe, eines Fülleffekts oder eines Musters. Bei 3-D-Effekten können Sie Tiefe, Farbe und Drehung, den Winkel und die Richtung

des Lichteinfalls sowie die Oberflächenstruktur eines Objekts ändern. Um einen solchen Effekt zuzuweisen, markieren Sie das gewünschte Zeichnungsobjekt. Klicken Sie dann in der Zeichnen-Symbolleiste auf die Schaltfläche 3D-Art und anschließend auf 3D-EINSTELLUNGEN. Hiermit rufen Sie eine Symbolleiste auf, über deren Schaltflächen Sie unter anderem ein 3-D-Objekt in verschiedene Richtungen kippen sowie Tiefe, Lichteinfall, Oberflächenstruktur und Farbe eines Effekts verändern können. Klicken Sie in der Zeichnen-Symbolleiste auf Schatten, um die Palette mit den ver-

schiedenen Schattenwürfen anzuzeigen. Wählen Sie hier einen Schattenwurf aus. Die Option KEIN SCHATTEN entfernt einen bereits zugewiesenen Schatten. Mit SCHATTENEINSTELLUNGEN öffnen Sie eine Symbolleiste, über deren Schaltflächen Sie die Ausrichtung sowie die Farbe des Schattenwurfs ändern können. Linien und Flächen können Sie hinsichtlich Farbe und Art auch über das Dialogfeld AutoForm formatieren ändern. Dazu markieren Sie zuerst das Zeichnungsobjekt. Klicken Sie dann in der Zeichnen-Symbolleiste auf die Schaltfläche Zeichnen und anschließend auf AUTOFORM FORMATIEREN oder wählen Sie im Menü FORMAT den Befehl AUTOFORMAT. Wechseln Sie gegebenenfalls zur Registerkarte Farben und Linien und legen Sie über die verschiedenen Dropdown-Listenfelder die gewünschten Einstellungen fest.

292

Kapitel 8 – Objekte in Tabellen und Diagrammen

Anordnen und gruppieren Durch einen Klick auf die Schaltfläche Zeichnen in der Symbolleiste Zeichnen öffnen Sie ein Untermenü, in dem sich vorwiegend die Optionen zum Anordnen und Gruppieren von Zeichnungsobjekten befinden.

Bild 8.5: Viele Befehle vereinfachen das Anordnen von Elementen Beim Erstellen werden die Objekte in der Reihenfolge übereinander auf dem Bild-

schirm abgelegt, in der Sie sie einfügen. Daraus ergeben sich unter Umständen unerwünschte Effekte; beispielsweise kann in einer AutoForm eingegebener Text durch eine andere AutoForm verdeckt werden. Wenn Sie ein Objekt in einem solchen Stapel auf eine andere Ebene setzen wollen, markieren Sie es zuerst. Klicken Sie dann in der Zeichnen-Symbolleiste auf die Schaltfläche Zeichnen und rufen im aufgeklappten Menü den Befehl REIHENFOLGE auf. Über die Befehle im daraufhin angezeigten Untermenü können Sie bei sich überlappenden Objekten das jeweils markierte in den Vordergrund oder in den Hintergrund schieben. Wählen Sie beispielsweise IN DEN VORDERGRUND, um es vor allen anderen anzeigen zu lassen. Bei mehr als zwei Objekten können Sie das markierte Objekt auch ebenenweise nach vorne beziehungsweise nach hinten verschieben. Sie können mehrere verschiedene Objekte zu einer Gruppe zusammenfassen und

diese Objektgruppe anschließend als ein zusammenhängendes Objekt bearbeiten. Das empfiehlt sich besonders dann, wenn Sie eine komplexe Zeichnung aus mehreren

8.2

Grafiken

293

Freihandobjekten erstellt haben und deren Zusammenhang sichern wollen. Markieren Sie dazu alle nebeneinander liegenden Objekte, die Sie zu einer Gruppe zusammenfassen wollen, indem Sie mit der Maus einen Rahmen um die betreffenden Objekte ziehen. Nicht benachbarte Objekte können Sie gemeinsam markieren, indem Sie die (Strg)-Taste gedrückt halten und die Objekte nacheinander anklicken. Klicken Sie dann in der Zeichnen-Symbolleiste auf die Schaltfläche Zeichnen und wählen Sie den Befehl GRUPPIERUNG, um die markierten Objekte zu einer Objektgruppe zusammenzufassen. Die Objekte, die zu einer Objektgruppe zusammengefasst wurden, sind mit einem gemeinsamen Markierungsrahmen versehen, der einen gemeinsamen Satz von Ziehpunkten aufweist. Sie können nun die Größe und Position der Gruppe gemeinsam ändern. Jede Änderung, die Sie an diesem Objekt hinsichtlich Größe, Farbe, Position usw. vornehmen, wirkt sich auf die gesamte Gruppe aus. Wenn Sie eine markierte Objektgruppe wieder auflösen wollen – um beispielsweise ein einzelnes Objekt darin zu bearbeiten –, klicken Sie auf den Befehl GRUPPIERUNG AUFHEBEN. Der Befehl GRUPPIERUNG WIEDERHERSTELLEN setzt die ursprüngliche Gruppierung einer aufgelösten Gruppe bei markierten Objekten wieder instand. Über den Befehl AUSRICHTEN im Menü zur Schaltfläche Zeichnen können Sie bewirken,

dass markierte Objekte nur noch bestimmte Positionen einnehmen können. Sie erreichen damit eine Ausrichtung am Gitternetz einer Tabelle oder an anderen Elementen. Über die Befehle im Untermenü zu AUSRICHTEN ODER VERTEILEN können Sie verschiedene Ausrichtungsarten und die Richtung bestimmen, in der Objekte angeordnet werden. Voraussetzung ist hierbei, dass Sie mehrere Elemente markiert haben. Über den Befehl DREHEN ODER KIPPEN können Sie Objekte in einem festgelegten Winkel

horizontal, vertikal, nach links oder nach rechts kippen oder in einem beliebigen Winkel drehen.

8.2

Grafiken

Über die Befehle im Untermenü zum Befehl GRAFIK im Menü EINFÜGEN oder die entsprechenden Schaltflächen in der Symbolleiste Zeichnen können Sie auch fertige Grafiken, Bilder oder andere grafische Elemente und Objekte in eine Tabelle oder ein Diagramm einfügen.

294

Kapitel 8 – Objekte in Tabellen und Diagrammen

8.2.1 ClipArt Über den Befehl CLIPART können Sie unter anderem vorgefertigte Grafiken in ein Dokument einfügen. Der Clip Organizer enthält viele so genannte Clips – Grafiken, Fotos, Filme, Sounds etc. –, die Sie als Objekte einem Dokument hinzufügen können.

ClipArt einfügen Um eine ClipArt-Grafik aus dem Clip Organizer einem Dokument hinzuzufügen, klicken Sie entweder im Menü EINFÜGEN auf den Befehl GRAFIK und dann im Untermenü auf CLIPART oder Sie klicken auf die Schaltfläche ClipArt einfügen in der Zeichnen-Symbolleiste. Daraufhin wird der Aufgabenbereich ClipArt angezeigt. Dieser Aufgabenbereich ermöglicht Ihnen die Suche nach einem geeigneten Clip.

Bild 8.6: Im Clip Organizer nach dem gewünschten Clip suchen Geben Sie im Feld Suchen nach einen oder mehrere Begriffe ein, die den Inhalt der

gesuchten Grafik beschreiben. Sie können hier auch mehrere Wörter eingeben, um

8.2

Grafiken

295

eine Vorauswahl unter den Clips durchzuführen. Wo gesucht werden soll, legen Sie über Suchen in fest. Im Listenfeld Ergebnisse können Sie angeben, nach welcher Art von Clip gesucht werden soll – beispielsweise ClipArt, Filme oder Fotos. Sie starten die Suche durch einen Klick auf OK. Die gefundenen Clips werden an-

schließend im Listenfeld im Aufgabenbereich angezeigt. Über die Schaltfläche mit dem Pfeil neben einer markierten Abbildung aktivieren Sie ein Menü mit den Befehlen zum Einfügen, Anzeigen und Organisieren des Clips. Nach dem Einfügen ist das Objekt mit Ziehpunkten versehen. Um den Clip zu drehen, setzen Sie den Mauszeiger auf den grünen Punkt und verschieben ihn bei gedrückter Maustaste. Über die Ziehpunkte können Sie auch die Größe des Clips ändern. Wenn Sie zusätzlich die (Strg)-Taste gedrückt halten, können Sie das Verhältnis von Länge zu Breite konstant halten.

Clip Organizer Im unteren Bereich des Aufgabenbereichs ClipArt finden Sie Schaltflächen, über die Sie Clips im Clip Organizer zuordnen und katalogisieren können. Über den Link ClipArt auf Office Online öffnen Sie die Webseite ClipArt und Medien

auf Microsoft Office Online im Webbrowser. Hier finden Sie eine Vielzahl von Clips, die Sie in den Clip Organizer übertragen können. Nach Wahl des Links Organisieren von Clips wird der Microsoft Clip Organizer geöff-

net. Hierin sind die standardmäßig zur Verfügung stehenden Clips im Ordner OfficeSammlungen in verschiedenen Unterordnern abgelegt. In den Office-Sammlungen selbst können Sie keine Änderungen vornehmen. Sie haben aber die Möglichkeit, eigene Clip-Sammlungen anzulegen, indem Sie sie im Ordner Meine Sammlung hinzufügen. Achtung: Beim Öffnen des Organizers werden Sie gefragt, ob die auf Ihrem Rechner vorhandenen Mediendateien katalogisiert werden sollen. Wenn Sie mit Jetzt bestätigen, werden alle auf Ihrem Computer vorhandenen Grafikdateien in Sammlungsordnern im Clip Organizer notiert. Ignorieren Sie zunächst am besten dieses Dialogfeld, um ein langwieriges Löschen von Verknüpfungen zu Dateien aus dem Organizer zu vermeiden. Diesen Vorgang können Sie auch – falls wirklich notwendig – zu einem späteren Zeitpunkt durchführen.

296

Kapitel 8 – Objekte in Tabellen und Diagrammen

8.2.2 Grafikdateien Um persönliche Bilder – beispielsweise Fotos – in einem Dokument anzuzeigen, können Sie eine auf Ihrem lokalen System gespeicherte Bilddatei hinzufügen oder eine Grafik direkt vom Scanner oder von einer Digitalkamera importieren.

Aus Datei Über den Befehl AUS DATEI im Untermenü zu GRAFIK im Menü EINFÜGEN können Sie eine auf einem Datenträger gespeicherte Grafikdatei in das Dokument einfügen. Alternativ zum Menübefehl können Sie auch auf die Schaltfläche Grafik aus Datei einfügen in der Zeichnen-Symbolleiste klicken. Auch dadurch öffnen Sie das Dialogfeld Grafik einfügen. Hier ist automatisch im Feld Dateityp das Format Alle Grafiken eingestellt, um die Auswahl auf die Anzeige von Grafikdateien einzuschränken. Markieren Sie die einzufügende Grafik und bestätigen Sie Ihre Wahl mit Einfügen. Die sonstige Vorgehensweise in diesem Dialogfeld ist identisch mit der beim Öffnen oder Suchen von Dateien im Dialogfeld Öffnen (siehe Kapitel 2). Nach dem Einfügen können Sie die Größe und Position der Grafik wie üblich bei eingefügten Objekten ändern und sie über die Grafik-Symbolleiste bearbeiten (siehe unten). Tipp: Wenn Sie ein Bild von einer Photo-CD einfügen, haben Sie zusätzliche Möglichkeiten beim Importieren. Sie können entweder mit der Standardauflösung (768x512 Pixel) arbeiten oder eine spezifische Auflösung wählen. Denken Sie daran, dass die höchste Auflösung eines Bildes mehrere Megabyte an Speicherplatz benötigt.

Von Scanner oder Kamera In Excel können Sie eine Grafik direkt vom Scanner oder von einer Digitalkamera importieren – die entsprechende Hardware-Ausstattung ist natürlich Voraussetzung. Setzen Sie die Einfügemarke an die Stelle, an der die zu importierende Grafik eingefügt werden soll, und wählen Sie dann den Befehl VON SCANNER ODER KAMERA im Untermenü zu GRAFIK im Menü EINFÜGEN. Wählen Sie anschließend die gewünschte Quelle aus. Der weitere Vorgang wird dann von der Gerätesoftware durchgeführt, die je nach Hersteller unterschiedlich ist.

8.2

Grafiken

297

8.2.3 Grafiken formatieren Nach dem Einfügen eines Grafikobjekts können Sie dieses formatieren. Einen zusammenfassenden Zugang zu den dafür verfügbaren Befehlen liefert die Grafik-Symbolleiste. Sie können darüber die Farbe, die Helligkeit und den Kontrast variieren, die Grafik zuschneiden und drehen. Ein Klick auf die Schaltfläche Grafik zurücksetzen versetzt die Grafik in den Ausgangszustand. Die Optionen zum Formatieren von Grafiken finden Sie auch im entsprechenden Dialogfeld, das Sie über den Befehl GRAFIK im Menü FORMAT aufrufen.

Bild 8.7: Die Symbolleiste Grafik erlaubt ein Bearbeiten der Grafik

Symbol

Beschreibung Grafik aus Datei einfügen – Ermöglicht das Auswählen einer Grafikdatei im Dialogfeld Grafik einfügen. Farbe – Erlaubt das Ändern der Farbintensität und das Wechseln zur Schwarzweiß- oder Graustufendarstellung. Mehr Kontrast – Verstärkt den Kontrast: helle Bereiche werden heller, dunkle dunkler. Weniger Kontrast – Verringert den Kontrast: helle Bereiche werden dunkler, dunkle heller. Mehr Helligkeit – Erhöht die Helligkeit. Weniger Helligkeit – Verringert die Helligkeit. Zuschneiden – Ermöglicht ein Beschneiden der Grafik. Damit werden Klammersymbole um die Grafik gesetzt, die Sie zum Zuschneiden verschieben müssen. Linksdrehung 90 Grad – Dreht die Grafik in die entsprechende Richtung. Linienart – Versieht das Objekt mit einem Rahmen in der gewählten Linienstärke. Bilder komprimieren – Öffnet ein Dialogfeld, über das Sie eine Bildauflösung einstellen und Bildern mit hoher Farbdichte eine JPEG-Komprimierung zuweisen können.

298

Symbol

Kapitel 8 – Objekte in Tabellen und Diagrammen

Beschreibung Grafik formatieren – Öffnet das entsprechende Dialogfeld, in dem diverse Formatbefehle auf verschiedenen Registerkarten zusammengefasst sind. Transparente Farbe bestimmen – Ermöglicht die Wahl einer transparenten Farbe, durch die der Hintergrund durchscheint. Grafik zurücksetzen – Versetzt die Grafik in den ursprünglichen Zustand.

Tabelle 8.2: Werkzeuge in der Grafik-Symbolleiste

8.3

Schematische Darstellungen

Organisations- und Konzeptdiagramme erlauben eine Integration von Tabellendaten und grafischen Elementen. Sie können damit Ihre Ideen anschaulicher präsentieren und Dokumente lebendiger gestalten. Wählen Sie zum Einfügen eines solches Diagramms den Befehl SCHEMATISCHE DARSTELLUNG im Menü EINFÜGEN oder klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche in der Zeichnen-Symbolleiste. Wählen Sie dann im Dialogfeld Diagrammsammlung den gewünschten Typ aus. Folgende Diagrammtypen stehen zur Verfügung: Organigramm, Zyklusdiagramm, Zieldiagramm, Radialdiagramm, Venn-Diagramm und Pyramidendiagramm.

Bild 8.8: Schematische Darstellungen finden Sie in der Diagrammsammlung

8.3

Schematische Darstellungen

299

Nach dem Bestätigen wird das Diagramm in das Arbeitsblatt eingefügt. Beim Erstellen oder Ändern wird das Objekt mit einem nicht druckbaren Rahmen versehen, dessen Ziehpunkte Sie zum Ändern der Proportionen verwenden können. Auch durch die Verwendung des Befehls ORGANIGRAMM beziehungsweise DIAGRAMM BEARBEITEN im Kontextmenü können Sie die Größe der Form bestimmen. Sie können Farben und Text hinzufügen, die Linienstärke und -art verändern sowie

Füllbereiche, Strukturen und Hintergründe hinzufügen. Um Elemente oder Segmente hinzuzufügen oder zu verschieben, verwenden Sie die Symbolleiste, die mit dem Diagramm angezeigt wird. Die Optionen in der Symbolleiste unterscheiden sich je nach gewählter schematischer Darstellung. Um Text hinzuzufügen, klicken Sie in die entsprechende Form und geben dann den

Text ein. Zu Linien oder Verbindungen kann kein Text hinzugefügt werden.

Bild 8.9: Organigramme können in das Arbeitsblatt eingefügt werden Um eine zusätzliche Form einzufügen, markieren Sie die Form, unter oder neben der

die neue Form dargestellt werden soll. Wählen Sie dann über Form einfügen in der Symbolleiste die gewünschte Form aus. Klicken Sie außerhalb des Diagramms, wenn Sie den Bearbeitungsvorgang beendet haben.

300

8.4

Kapitel 8 – Objekte in Tabellen und Diagrammen

WordArt

Wenn Sie einen Schriftzug besonders hervorheben wollen, gestalten Sie ihn am einfachsten mit WordArt. Sie können damit dem Text unterschiedliche Formen zuweisen, die so mit den Werkzeugen der Textformatierung nicht verfügbar sind. Sie geben hierbei zwar Textelemente – wie Buchstaben oder Zahlen – ein, bearbeiten diese aber als Grafik. Dementsprechend können die Hilfsmittel der Textbearbeitung – wie Rechtschreibprüfung oder das Suchen und Ersetzen – innerhalb eines WordArt-Objekts nicht angewendet werden.

Bild 8.10: Beispiele für WordArt-Schriftzüge in der Tabelle

8.4.1 WordArt-Objekt erstellen Um ein WordArt-Objekt einem Dokument hinzuzufügen, markieren Sie zunächst die Stelle in der Tabelle oder im Diagramm, an der das Objekt angezeigt werden soll. Klicken Sie dann in der Zeichnen-Symbolleiste auf die Schaltfläche WordArt einfügen. Dadurch wird das Dialogfeld WordArt-Katalog mit vorgefertigten Designs angezeigt. Klicken Sie auf ein Feld, um das entsprechende Design für den Schriftzug auszuwählen und bestätigen Sie dann Ihre Wahl. Anschließend wird das Dialogfeld WordArt-Text bearbeiten geöffnet, in dem Sie im Feld Text den Beispieltext durch eigenen Text ersetzen müssen. Bei längeren Texten können Sie – wie in einem normalen Textrahmen – mit der Tastenkombination (Strg)+(Eingabe) einen Zeilenumbruch durchführen oder mit (Eingabe) ein Absatzende einfügen. Über die Dropdown-Listenfelder Schriftart und Schriftgrad können Sie die gewünschten Schrifteinstellungen festlegen. Weitere Schaltflächen ermöglichen es, die Schrift fett oder kursiv zu setzen.

8.4

WordArt

Bild 8.11: Wählen Sie ein WordArt-Design aus

Bild 8.12: Geben Sie den WordArt-Text ein

301

302

Kapitel 8 – Objekte in Tabellen und Diagrammen

Nach der Eingabe und der Grundformatierung Ihres Textes bestätigen Sie mit OK. Daraufhin wird der Text in dem Design, das Sie zuvor im Dialogfeld WordArt-Katalog ausgewählt haben, im Dokument angezeigt. Der Schriftzug ist mit mehreren Punkten versehen, über die Sie durch Ziehen mit der Maus Veränderungen hinsichtlich Größe, Form und Positionierung vornehmen können. Die Methoden dafür sind dieselben wie oben für andere grafische Objekte beschrieben.

8.4.2 WordArt-Objekt formatieren Gleichzeitig mit dem Einfügen des WordArt-Schriftzugs wird die WordArt-Symbolleiste eingeblendet, über die Sie sämtliche WordArt-typischen Formatierungsmöglichkeiten ansprechen können.

Bild 8.13: Änderungen im Erscheinungsbild nehmen Sie über die Symbolleiste vor

Symbol

Beschreibung WordArt einfügen – Öffnet das Dialogfeld WordArt-Katalog zum Erstellen eines neuen Schriftzugs. Text bearbeiten – Ruft das Dialogfeld WordArt-Text bearbeiten zum Ändern des Textes auf. WordArt-Katalog – Erlaubt es, im Dialogfeld WordArt-Katalog ein neues Design für den Schriftzug auszuwählen. AutoForm formatieren – Öffnet ein Dialogfeld, über das Sie Farben, Linien, Größe und Position des WordArt-Objekts ändern können. WordArt-Form – Klappt die Palette zur Auswahl einer neuen WordArtForm auf. WordArt-Buchstaben in gleicher Höhe – Stellt Klein- und Großbuchstaben des Schriftzugs in gleicher Höhe dar. WordArt als vertikaler Text – Stellt den Text des WordArt-Objekts vertikal dar.

8.5

Symbol

Andere Objekte

303

Beschreibung WordArt-Ausrichtung – Klappt ein Menü mit verschiedenen Ausrichtungsmöglichkeiten auf. WordArt-Zeichenabstand – Zeigt ein Menü mit den Optionen zum Einstellen der Zeichenabstände an.

Tabelle 8.3: Schaltflächen in der WordArt-Symbolleiste

Sollte die WordArt-Symbolleiste nicht angezeigt sein, rufen Sie sie auf, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das WordArt-Objekt klicken und dann im Kontextmenü den Eintrag WORDART-SYMBOLLEISTE ANZEIGEN wählen. Tipp: Um ein eingefügtes Objekt zu entfernen, markieren Sie es und wählen dann ALLES im Untermenü zu LÖSCHEN im Menü BEARBEITEN oder drücken einfach die Taste (Entf).

8.5

Andere Objekte

Abhängig von den auf Ihrem Computer installierten Programmen können Sie in diesen Programmen erstellte Objekte oder Dateien in Microsoft Excel-Arbeitsblätter einfügen.

Bild 8.14: Einzufügende Objekte können neu erstellt oder geöffnet werden

304

Kapitel 8 – Objekte in Tabellen und Diagrammen

Bei einer vollständigen Installation von Microsoft Office lassen sich beispielsweise WordDokumente, Publisher-Publikationen oder PowerPoint-Präsentationen in Excel-Arbeitsmappen einfügen. Bei allen Standardinstallationen von Microsoft Windows können Sie außerdem Video- und Klangdateien in die Tabellen integrieren. Wenn Sie ein neues Objekt in Ihr Dokument einfügen möchten, markieren Sie zunächst die Stelle im Dokument, an der das Objekt erscheinen soll. Wählen Sie dann den Befehl OBJEKT im Menü EINFÜGEN.

8.5.1 Neu erstellen Über die Registerkarte Neu erstellen können Sie ein Objekt aus einem der auf Ihrem Rechner installierten Programme in der Tabelle erstellen und anschließend mit Inhalten füllen. Wählen Sie dazu im Listenfeld den einzufügenden Objekttyp aus. Welche Typen hier angezeigt werden, hängt von den auf dem System installierten Anwendungen ab. Um das Objekt nur als Symbol im Blatt anzuzeigen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Als Symbol. Solange Sie das so erstellte Objekt markiert haben, steht Ihnen ein Großteil der Menübefehle des jeweiligen Programms zur Verfügung. Sie können die Größe und die Position eines auf diese Art und Weise eingefügten Objekts wie üblich über die acht Ziehpunkte verändern.

8.5.2 Aus Datei erstellen Über die Registerkarte Aus Datei erstellen können Sie auf eine bereits vorhandene Datei zurückgreifen. Geben Sie im Feld Dateiname den Namen der Datei zusammen mit dem entsprechenden Pfad ein oder verwenden Sie die Schaltfläche Durchsuchen, um die Datei auszuwählen. Um die ausgewählte Datei zu verknüpfen und nicht einzubetten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Verknüpfen. Verknüpfte Objekte bleiben mit ihrer Quelldatei verbunden, das heißt, wenn im Quelldokument Änderungen vorgenommen werden, werden diese auch in das Dokument übernommen, in dem sich das verknüpfte Objekt befindet. Wählen Sie gegebenenfalls die Option Als Symbol, um das Objekt lediglich als Symbol anzuzeigen.

Drucken und versenden

Um die Inhalte Ihrer Arbeitsmappen anderen Personen zugänglich zu machen, stehen Ihnen in Microsoft Excel unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung. Sie können die Daten auf einem lokalen oder einem Netzwerkdrucker ausdrucken, über ein Faxmodem an ein Faxgerät verschicken oder über das Intranet oder Internet als HTML-Datei oder als Dateianlage versenden. Mit dem unter dem Begriff Onlinezusammenarbeit zu findenden Funktionen können Sie auf einfache Art und Weise über eine Intranet- oder Internetverbindung gemeinsam mit anderen Personen ein Dokument diskutieren. Des Weiteren können Sie Ihre Arbeitsmappeninhalte beispielsweise auch als Webseiten veröffentlichen oder auf bestimmten Webseiten freigeben – detaillierte Informationen zu diesen Themen finden Sie in den Kapiteln 10 und auf der CD im Anhang A. Beim Drucken oder Faxen sollten Sie anhand der folgenden Reihenfolge vorgehen: Wenn Sie auf Ihrem System mehrere Drucker installiert haben, sollten Sie zunächst denjenigen auswählen, den Sie benutzen wollen. Legen Sie dann im Dialogfeld Seite einrichten die Optionen dafür – das Papierformat, die Seitenränder, eventuelle Kopf- und Fußzeilen sowie den zu druckenden Bereich – fest. Bestimmen Sie gegebenenfalls die Stellen, an denen in der Tabelle ein Seitenumbruch erfolgen soll. Kontrollieren Sie die auszudruckenden Seiten auf dem Bildschirm mithilfe der Seitenansicht und führen Sie dann den Ausdruck durch.

9.1

Seite einrichten

Bevor Sie drucken, müssen Sie bestimmen, wie die zu druckende Seite aussehen soll. Sie sollten dafür das Papierformat, die Kopf- und Fußzeilen, die Seitenränder und die Druckbereiche festlegen. Aktivieren Sie vorher das Blatt mit den auszudruckenden Daten. Wenn Sie mehrere oder alle Blätter einer Arbeitsmappe mit denselben Einstellungen versehen wollen, können Sie diese zuvor gemeinsam markieren. Wählen Sie dann im Menü DATEI den Befehl SEITE EINRICHTEN. Über die vier Registerkarten des Dialogfeldes können Sie die verschiedenen Parameter einstellen.

306

Kapitel 9 – Drucken und versenden

9.1.1 Papierformat Auf der Registerkarte Papierformat geben Sie die Größe und Ausrichtung des zu verwendenden Papiers an. Falls die auszudruckende Tabelle oder das Diagramm nicht wie gewünscht auf das Papier passt, können Sie hier auch die entsprechende Skalierung festlegen. Auf diese Weise können Sie beispielsweise größere Tabellenbereiche auf weniger Seiten drucken, ohne die für die Bildschirmarbeit gewählten Formate ändern zu müssen.

Bild 9.1: Die Papierformateinstellungen festlegen

Im Dropdown-Listenfeld Papierformat legen Sie die Größe des zu verwendenden Papiers fest. Sie finden hier standardmäßig diverse gängige nationale und internationale Formate, die natürlich auch von der benutzten Hardware abhängen. Auch die Einstellmöglichkeiten im Feld Druckqualität sind durch die Druckerhardware bestimmt. Unter Orientierung wählen Sie die Ausrichtung der Seite. Beziehen Sie sich dabei auf die Proportionen der Tabelle. Ist das Maß für die Breite größer als das für die Höhe, verwenden Sie das Querformat, andernfalls das Hochformat. Im Bereich Skalierung legen Sie fest, ob Sie das Tabellenblatt beim Drucken vergrößern oder verkleinern wollen. Standardmäßig ist eine Skalierung von 100% eingestellt.

9.1

Seite einrichten

307

Sie können einen Wert zwischen 10% und 400% wählen. Dieser Parameter ist bei einigen Druckern nicht verfügbar. Alternativ zur direkten Eingabe der Skalierung können Sie über Anpassen die Ausgabe so skalieren, dass sie auf eine angegebene Zahl von Seiten passt. Die Werte für Seiten(n) breit und Seiten(n) hoch können unabhängig voneinander geändert werden. Diese Option ist für Diagrammblätter nicht verfügbar.

Geben Sie im Feld Erste Seitenzahl an, mit welcher Zahl die Paginierung beginnen soll. Die Einstellung Automatisch bewirkt, dass die Seitennummerierung des zu druckenden Bereichs mit 1 beginnt.

9.1.2 Kopf- und Fußzeile Auf der Registerkarte Kopf-/Fußzeile definieren Sie, was oben beziehungsweise unten auf jeder Seite des ausgedruckten Bereichs angezeigt werden soll. Über die beiden DropdownListenfelder Kopfzeile und Fußzeile haben Sie Zugriff auf vordefinierte Einstellungen. Sie können diese nach der Auswahl in den Feldern darüber und darunter editieren.

Bild 9.2: Kopf- und Fußzeilen werden auf allen Seiten ausgedruckt

308

Kapitel 9 – Drucken und versenden

Tipp: Wenn alle Blätter einer Arbeitsmappe mit identischen Kopf- und Fußzeilen versehen werden sollen, klicken Sie zuerst auf das Register des ersten Blattes in der Arbeitsmappe. Halten Sie (Umschalt) gedrückt und klicken Sie dann auf das Register des letzten Blattes. Damit haben Sie alle Blätter ausgewählt. Geben Sie anschließend die Kopf- und Fußzeilen wie gewohnt ein.

Sie können auch selbst Kopf- und Fußzeilen erstellen. Verwenden Sie dazu die Schaltfläche Benutzerdefinierte Kopfzeile beziehungsweise Benutzerdefinierte Fußzeile. Über die Dialogfelder Kopfzeile und Fußzeile können Sie linksbündig, zentriert und/oder rechtsbündig ausgerichtete Elemente direkt eingeben oder über die entsprechenden Schaltflächen Codes für automatisierte Angaben einfügen.

Bild 9.3: Kopf- und Fußzeilen können individuell definiert werden

Über die Schaltflächen in diesen Dialogfeldern können Sie zusätzliche Informationen in den Kopf- und Fußzeilen anzeigen lassen. Setzen Sie zuerst die Einfügemarke an die gewünschte Stelle im gewählten Abschnitt und klicken Sie dann auf die betreffende Schaltfläche. Im Dialogfeld wird daraufhin ein Code angezeigt, der beim Ausdruck durch die eigentliche Information ersetzt wird – beispielsweise wird &[Seite] auf der ersten Seite des Ausdrucks durch die Zahl 1 ersetzt.

9.1

Symbol

Seite einrichten

309

Beschreibung Erlaubt die Wahl der Schrift für den markierten Bereich (siehe auch Kapitel 6). Fügt die aktuelle Seitenzahl im gewählten Bereich ein mit &[Seite]. Fügt die Gesamtzahl der zum Ausdruck gehörenden Seiten ein mit &[Seiten]. Fügt das Datum zum Zeitpunkt des Ausdrucks im gewählten Bereich ein mit &[Datum]. Fügt die Uhrzeit zum Zeitpunkt des Ausdrucks im gewählten Bereich ein mit &[Zeit]. Fügt Pfad und Dateinamen ein mit &[Pfad]&[Datei]. Fügt den Namen der Datei im gewählten Bereich ein mit &[Datei]. Fügt den Namen des Blattes ein mit &[Register]. Ermöglicht das Auswählen eines Bildes, das im gewählten Bereich eingefügt wird.

Tabelle 9.1: Die Schaltflächen erlauben eine individuelle Gestaltung

Tipp: Die aktuelle und die Gesamtzahl der Seiten können Sie beispielsweise kombinieren mit Seite &[Seite] von &[Seiten]. Das könnte beispielsweise im Ausdruck auf der ersten Seite den Text Seite 1 von 3 erzeugen. Den Namen des Blattes und den der Datei kombinieren Sie mit &[Register] von &[Datei]. Das könnte beispielsweise die Anzeige Tabelle1 von Mappe1 erzeugen.

9.1.3 Seitenränder Auf der Registerkarte Seitenränder legen Sie die Randeinstellungen für die Seite sowie für die Kopf- und Fußzeilen fest. Außerdem können Sie die Daten auf der Seite innerhalb der eingestellten Ränder horizontal und/oder vertikal zentrieren. Die Abstände der Kopf- und Fußzeilen vom Seitenrand sollten kleiner sein als die für die oberen und unteren Seitenränder gewählten Maße. Die Wirkung Ihrer Einstellungen wird in einem Beispielfeld skizziert.

310

Kapitel 9 – Drucken und versenden

Tipp: Sie können auch die Schaltfläche Ränder in der Seitenansicht aktivieren, damit die Ränder und Spaltenbreite angezeigt werden. Diese können Sie dann auf die gewünschte Größe ziehen (siehe Abschnitt 9.3).

Bild 9.4: Seitenränder können einzeln eingestellt werden

Tipp: Um ein Diagramm auf dem Papier zu zentrieren, müssen Sie zuerst auf der Registerkarte Diagramm die Option Benutzerdefiniert einstellen.

9.1.4 Tabelle Auf der Registerkarte Tabelle finden Sie die Möglichkeiten zum Festlegen, welcher Teil der aktuellen Tabelle ausgedruckt werden soll. Zusätzlich können Sie Zeilen oder Spalten der Tabelle bestimmen, die auf allen Seiten wiederholt werden sollen, falls der Ausdruck der Tabelle mehr als eine Seite benötigt. Außerdem können Sie auf dieser Registerkarte angeben, ob die Gitternetzlinien, Spalten- und Zeilenköpfe und die Kommentare ebenfalls ausgedruckt werden sollen. Falls ein Tabellenblatt mehr als eine Druckseite benötigt,

9.1

Seite einrichten

311

können Sie eine Sortierreihenfolge festlegen. Das hat praktische Auswirkungen auf die mitgedruckten Seitenzahlen.

Bild 9.5: Für das Ausdrucken von Tabellen können viele Optionen festgelegt werden Wenn die Tabelle mehr Informationen enthält, als ausgedruckt werden sollen, können

Sie im Feld Druckbereich den zu druckenden Teil des Tabellenblattes angeben. Sie können dabei Zellbezüge – beispielsweise in der Form A1:E12 – oder den Namen eines benannten Bereichs verwenden. Sollen mehrere Bereiche gedruckt werden, trennen Sie die Zellbezüge oder die Namen durch Semikola voneinander, z.B. A1:E2;P22:Z50 oder Umsatz;Kosten. Zwei nicht aneinander angrenzende Bereiche werden auf verschiedenen Seiten gedruckt. Das Feld Druckbereich und die Felder für den Drucktitel verfügen über Schaltflächen, über die Sie das Dialogfeld verkleinern können. Anschließend können Sie den Bereich angeben, indem Sie ihn in der Tabelle markieren. Den Druckbereich können Sie nach einer Markierung des betreffenden Bereichs in der Tabelle auch über das Untermenü zum Befehl DRUCKBEREICH im Menü DATEI festlegen (und wieder aufheben).

312

Kapitel 9 – Drucken und versenden

Tipp: Wenn unterschiedliche Bereiche aus mehreren Tabellen oder Arbeitsmappen auf einer Seite gedruckt werden sollen, erstellen Sie eine neue Tabelle oder Arbeitsmappe, in der alle gewünschten Daten mithilfe von Übertragungsformeln aus den anderen Tabellen übertragen werden. Um das Ergebnis in der Zelle A3 der Tabelle2 zu übertragen, benutzen Sie beispielsweise die Formel =Tabelle2!A3.

Über die beiden Felder unter Drucktitel legen Sie die auf allen Druckseiten zu wiederholenden Zeilen und/oder Zeilen fest. Diese Drucktitel werden erst gedruckt, nachdem die dafür gewählten Zeilen und/oder Spalten als Bestandteil der Tabelle gedruckt worden sind. Wenn Sie beispielsweise eine Zeile auf der zweiten Seite als Drucktitel wählen, werden die Drucktitel erst ab der dritten Seite verwendet. Die Optionsfelder unter Drucken erlauben die Ausgabe von zusätzlichen Elementen einer Tabelle: Gitternetzlinien legt fest, ob diese Linien ebenfalls ausgedruckt werden. Diese Einstellung ist unabhängig von der Darstellung der Linien auf dem Bildschirm. Durch Aktivieren von Zeilen- und Spaltenüberschriften werden diese Elemente mitgedruckt. Mit Schwarzweißdruck werden auch farbig formatierte Elemente schwarzweiß gedruckt. Über das Listenfeld Kommentare können Sie wählen, wie die in der Tabelle enthaltenen Kommentare gedruckt werden sollen. Sie können Am Ende des Blattes oder Wie auf dem Blatt angezeigt ausgegeben werden. Wollen Sie die Notizen mit den dazugehörenden Zelladressen versehen, aktivieren Sie zusätzlich das Kontrollkästchen Zeilenund Spaltenüberschriften. Entwurfsqualität bewirkt, dass Gitternetzlinien und die Mehrzahl der eingefügten Grafikelemente nicht ausgedruckt werden. Hierdurch wird die Druckgeschwindigkeit gesteigert. Auch für Fehlerwerte können Sie über das entsprechende Dropdown-Listenfeld festlegen, wie sie im Ausdruck gekennzeichnet werden sollen. Die im Gruppenfeld Seitenreihenfolge aufgeführten Optionen legen fest, in welcher Form Tabellen abgearbeitet werden, bei denen der Druckbereich größer als eine Seite ist.

9.2

Seitenumbruch

313

Tipp: Zum Drucken von Formeln aktivieren Sie zunächst die Option Formeln auf der Registerkarte Ansicht im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS. In den Zellen werden daraufhin anstelle der Berechnungsergebnisse die Formeln angezeigt. Führen Sie dann den Ausdruck wie gewohnt durch.

9.1.5 Diagramm Handelt es sich bei dem auszudruckenden Blatt um ein Diagrammblatt oder ein vorher markiertes eingefügtes Diagramm, finden Sie im Dialogfeld Seite einrichten auch die Registerkarte Diagramm. Auf dieser Registerkarte können Sie die Größe und die Druckqualität des Ausdrucks bestimmen. Wählen Sie unter den drei Optionen im Bereich Gedruckte Diagrammgröße die

gewünschte aus: Ganze Seite verwenden nutzt für den Druck des Diagramms die komplette Seite. Die Proportionen des Diagramms werden dabei verändert. An Seite anpassen passt das Diagramm mit den am Bildschirm sichtbaren Proportionen an den auf der Seite verfügbaren Platz an. Benutzerdefiniert druckt das Diagramm in derselben Größe aus, mit der es auf dem Bildschirm erscheint. Unter Druckqualität bewirkt die Option Entwurfsqualität einen schnellen, aber weni-

ger präzisen Ausdruck. Wählen Sie diese Option auch, wenn Sie Probleme mit dem Druckerspeicher haben. Schwarzweißdruck druckt auch farbige Elemente schwarzweiß. Tipp: Wenn beim Drucken eines eingebetteten Diagramms dieses auf zwei Seiten verteilt ausgegeben wird, sollten Sie die Optionen auf der Registerkarte Diagramm im Dialogfeld Seite einrichten nutzen. Die Optionen Ganze Seite verwenden und An Seite anpassen garantieren den Ausdruck auf einer Seite.

9.2

Seitenumbruch

Microsoft Excel führt beim Ausdrucken größerer Tabellen einen automatischen Seitenumbruch durch, der die Einstellungen im Dialogfeld Seite einrichten berücksichtigt. Die Stellen, an denen umbrochen wird, sind bereits vorher auf dem Bildschirm sichtbar.

314

Kapitel 9 – Drucken und versenden

Bild 9.6: Der Seitenumbruch wird durch eine gestrichelte Linie angezeigt

In einigen Fällen bewirkt diese Automatik nicht den gewünschten Effekt. Dann müssen Sie die Stellen für den Seitenumbruch manuell angeben. Eine zusätzliche Kontrolle können Sie über die Seitenumbruchvorschau durchführen (siehe unten). Tipp: Wenn eine Tabelle beim Ausdruck nicht auf eine Seite passt, können Sie zum einen die Spaltenbreiten verkleinern. Dafür können Sie auch die Seitenansicht verwenden und darin die Spalten durch einen Klick auf Ränder anzeigen lassen und die Spaltenbreite dann über die Maus ändern (siehe Abschnitt 9.3). Falls das nicht ausreicht, können Sie den Ausdruck über die Felder im Bereich Skalierung auf der Registerkarte Papierformat im Dialogfeld zum Befehl SEITE EINRICHTEN im Menü DATEI verkleinern (siehe Abschnitt 9.1).

Manueller Seitenumbruch Um einen gezielten Seitenwechsel durchzuführen, markieren Sie zunächst die Zelle, Zeile oder Spalte, mit der eine neue Seite beginnen soll, und wählen dann im Menü EINFÜGEN den Befehl SEITENUMBRUCH. Microsoft Excel führt daraufhin oberhalb und links von der markierten Zelle den Seitenumbruch durch.

Bild 9.7: Auch ein manueller Seitenumbruch wird angezeigt

9.2

Seitenumbruch

315

Seitenumbruch entfernen Um einen bestimmten, manuell eingefügten Seitenumbruch zu entfernen, markieren Sie zuerst die Zelle direkt unterhalb und rechts davon und wählen dann im Menü EINFÜGEN den Befehl SEITENUMBRUCH AUFHEBEN. Um alle manuell eingefügten Seitenumbrüche in einem Arbeitsgang zu entfernen, markieren Sie zuerst die ganze Tabelle.

Seitenumbruchvorschau Eine einfache Methode, den Seitenumbruch zu kontrollieren oder zu ändern, bietet der Befehl SEITENUMBRUCHVORSCHAU im Menü ANSICHT. Die Tabelle wird dann in verkleinerter Form angezeigt und Sie können hierin die Position der Seitenumbrüche anpassen, indem Sie sie mit der Maus verschieben. Sie können in dieser Ansicht auch die Breite von Spalten ändern, um die Größe der Tabelle anzupassen. Wenn mehrere Seiten benötigt werden, werden die jeweiligen Seitennummern angezeigt. Mit dem Befehl NORMAL im Menü ANSICHT schalten Sie dann zur Normalansicht zurück.

Bild 9.8:

Der Umbruch kann in der Seitenumbruchvorschau mit der Maus geändert werden

Tipp: Sollten Tabellenbereiche etwas zu groß für eine Seite sein, können Sie auch den Faktor für die Skalierung ändern, um die Tabelle zu komprimieren (siehe Abschnitt 9.1).

316

9.3

Kapitel 9 – Drucken und versenden

Seitenansicht

Sie sollten die Seiten vor dem endgültigen Ausdrucken auf dem Bildschirm kontrollieren, um sicherzugehen, dass das Ergebnis wie von Ihnen beabsichtigt ausfällt. Markieren Sie dazu die betreffenden Blätter und wählen Sie dann im Menü DATEI den Befehl SEITENANSICHT oder klicken Sie auf die Schaltfläche Seitenansicht in der Standard-Symbolleiste. Sie können die Seitenansicht auch über die entsprechenden Schaltflächen in den Dialogfeldern Drucken und Seite einrichten aufrufen. Excel zeigt im Fenster für die Seitenansicht eine ganzseitige Druckansicht des aktiven Blattes an. Jede Seite wird genau so angezeigt, wie sie im Druck aussehen wird. Das Erscheinungsbild der Seiten im Seitenansichtfenster hängt von den verfügbaren Schriftarten, der Druckerauflösung und den verfügbaren Farben ab, die durch den gewählten Drucker vorgegeben sind. Auch in dieser Ansicht können Sie die Seitenränder und Spaltenbreiten ändern. Symbol

Beschreibung

Weiter

Zur nächsten Seite blättern (wenn vorhanden).

Vorher Zoom

Zur vorhergehenden Seite blättern (wenn vorhanden). Schaltet zwischen einer vergrößerten Ansicht und der Ganzseitenansicht hin und her. Die Druckgröße wird hiervon nicht beeinflusst. Sie können alternativ zur Schaltfläche Zoom den Mauszeiger auf dem Blatt positionieren, der dann seine Form in eine Lupe ändert. Ein Klick auf die gewünschte Stelle im Blatt vergrößert die Anzeige. Ein nochmaliges Klicken verkleinert die Darstellung wieder.

Drucken

Zeigt das Dialogfeld Drucken an (siehe unten).

Layout

Zeigt das Dialogfeld Seite einrichten an (siehe Abschnitt 9.1).

Ränder

Bewirkt, dass die Ziehpunkte für die Seitenränder, Kopf- und Fußzeilenränder und Spaltenbreiten aktiviert beziehungsweise deaktiviert werden. Sie können diese Ziehpunkte verschieben, um Ränder oder Spaltenbreiten zu ändern. Die Ränder lassen sich dabei nur im Rahmen des bedruckbaren Seitenbereichs nach außen ziehen. Beim Verschieben werden die Maße des betreffenden Elements in der Statusleiste angezeigt.

Seitenumbruchvorschau Schaltet zur entsprechenden Ansicht. Normalansicht

Schaltet zurück zur Normalansicht

Tabelle 9.2: Die Schaltflächen dienen zur Steuerung

9.4

Ausdruck

317

Tipp: Verwenden Sie bei größeren Dokumenten die Bildlaufleisten oder die Richtungstasten, um durch die Seitenansicht zu blättern.

9.4

Ausdruck

Um eine Arbeitsmappe beziehungsweise Teile davon auf einem Drucker auszugeben, wählen Sie zunächst DRUCKEN im Menü DATEI und legen dann im Dialogfeld Drucken die gewünschten Einstellungen fest. Das Dialogfeld können Sie auch über die entsprechende Schaltfläche im Dialogfeld Seite einrichten oder in der Seitenansicht öffnen.

Bild 9.9: Das Dialogfeld zum Festlegen der Einstellungen zum Drucken

Hinweis: Über die Schaltfläche Drucken in der Standard-Symbolleiste wird die aktive Datei mit den aktuellen Einstellungen gedruckt. Das Dialogfeld Drucken wird dabei nicht angezeigt.

Wenn Sie mehrere Drucker installiert haben, können Sie über das Feld Name den gewünschten Drucker auswählen. Dieser wird – zusammen mit anderen Informationen – auch im Bereich darunter angezeigt.

318

Kapitel 9 – Drucken und versenden

Über das Feld Name haben Sie auch Zugang zum Faxmodem, falls Sie ein solches installiert haben. Nach Wahl der Option wird der Fax-Assistent geöffnet. Führen Sie dann die in den einzelnen Dialogfeldern angezeigten Anweisungen aus. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Eigenschaften öffnen Sie ein Dialogfeld, über das Sie die Parameter des aktuell gewählten Druckers festlegen können. Diese unterscheiden sich je nach benutztem Modell. Über die Optionen im Bereich Drucken können Sie den Teil der aktuellen Arbeitsmappe auswählen, den Sie drucken wollen. Die Standardeinstellung steht hier auf Ausgewählte Blätter. Jedes Blatt der Arbeitsmappe beginnt auf einer neuen Seite. Wenn auf einem Blatt ein Druckbereich definiert ist, wird nur dieser Bereich gedruckt. Um nur einen vorher im Tabellenblatt markierten Bereich zu drucken, wählen Sie die Option Markierung. Wählen Sie die Option Gesamte Arbeitsmappe, um alle Blätter der aktiven Arbeitsmappe zu drucken, die Daten enthalten. Enthält ein Blatt einen Druckbereich, wird nur dieser Bereich ausgegeben. Falls der zu druckende Tabellenbereich mehrere Seiten umfasst, können Sie unter Druckbereich einzelne dieser Seiten zum Drucken auswählen. Wollen Sie beispielsweise nur die zweite Seite eines mehrseitigen Dokuments drucken, aktivieren Sie die Option Seiten und geben in den Feldern Von und Bis jeweils den Wert 2 ein. Unter Exemplare können Sie die Anzahl der zu druckenden Kopien angeben. Wenn Sie mehrere Exemplare eines mehrseitigen Dokuments drucken wollen, können Sie über das Kontrollkästchens Sortieren festlegen, wie die Kopien ausgegeben werden sollen. Durch Aktivieren wird zuerst ein Exemplar vollständig gedruckt, bevor das nächste ausgegeben wird. Um das Dokument in eine Datei umzuleiten, anstatt es auszudrucken, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ausgabe in Datei umleiten.

Tipp: Wenn Sie regelmäßig die Inhalte mehrerer größerer Tabellen ausdrucken und diesen Prozess nicht immer überwachen wollen, können Sie die Arbeitsmappen in einem Arbeitsgang ausdrucken: Öffnen Sie entweder das Dialogfeld Speichern unter oder das Dialogfeld Öffnen, halten Sie die Taste (Strg) gedrückt und klicken Sie dann die Namen der zu druckenden Dateien an. Die angeklickten Dateien werden markiert. Wählen Sie anschließend DRUCKEN im Menü zur Schaltfläche Extras rechts im Dialogfeld.

9.5

Im Netz versenden

319

Im Netz versenden

Wenn Sie über einen Intranet- oder Internetzugang verfügen, können Sie Ihr ExcelDokument anderen Benutzern hierüber zur Verfügung stellen, sei es im Rahmen der Onlinezusammenarbeitsfunktionen MEETING ANSETZEN und BESPRECHUNG BEGINNEN, sei es in einer E-Mail – entweder als Anlage oder als Text der Nachricht. Um eine E-Mail aus Excel heraus zu erstellen, wählen Sie den Befehl SENDEN AN im Menü DATEI. Im Untermenü zu diesem Befehl finden Sie mehrere Optionen, über die Sie den Inhalt eines Blattes oder die gesamte Arbeitsmappe als Anlage an einen oder mehrere Empfänger senden können.

9.5.1 Senden an E-Mail-Empfänger Um die aktuelle Arbeitsmappe oder das aktive Blatt als Nachrichtentext zu versenden, wählen Sie im Untermenü zu SENDEN AN den Befehl E-MAIL-EMPFÄNGER oder klicken auf die Schaltfläche E-Mail in der Standard-Symbolleiste. Geben Sie dann in der eventuell eingeblendeten Abfrage an, ob die gesamte Mappe oder nur das aktuelle Blatt gesendet werden soll. Anschließend wird Ihr Standard-E-Mail-Programm – beispielsweise Microsoft Outlook – im Hintergrund geöffnet. 1. Geben Sie in den Feldern im oberen Bereich des Fensters die Adresse(n) des oder der Empfänger(s) ein. Im Feld An geben Sie den oder die Empfänger an, an den/die die Nachricht adressiert werden soll. Cc steht für Carbon Copy – also Durchschlag. Sie lassen damit dem oder den hier eingetragenen Empfänger(n) eine Kopie der E-Mail zukommen. 2. Haben Sie die Daten der Empfänger bereits in Ihrem Outlook-Adressbuch (dem Ordner Kontakte) gespeichert, können Sie sie auch daraus auswählen. Klicken Sie dazu auf eines der Felder An, Cc oder – wenn angezeigt – Bcc. Über das daraufhin angezeigte Dialogfeld Namen auswählen können Sie dann die gewünschten Empfänger – selektiv für die drei Felder An, Cc und Bcc – festlegen. 3. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Senden beziehungsweise Dieses Blatt senden, um die Mail auf den Weg zu bringen. Tipp: Je nach gewählten Sendeeinstellungen befinden sich Ihre E-Mails nach dem Abschicken gegebenenfalls erst in der Ablage des Postausgangs. Wechseln Sie in diesem Fall dorthin und senden Sie dann die Mails an den/die Empfänger.

320

Kapitel 9 – Drucken und versenden

9.5.2 Senden an E-Mail-Empfänger (als Anlage) Über den Befehl E-MAIL-EMPFÄNGER (ALS ANLAGE) im Untermenü zum Befehl SENDEN können Sie einem Empfänger die gesamte Arbeitsmappe als Anlage zu einer Nachricht senden. Die aktuelle Arbeitsmappe wird automatisch als Anlage in das Nachrichtenformular eingefügt; ebenso wird der Name dieser Mappe automatisch in der Betreff-Zeile angezeigt. Sie können diesen Eintrag bei Bedarf editieren. Das weitere Vorgehen – Empfänger festlegen etc. – ist identisch mit dem beim Senden an E-Mail-Empfänger (siehe oben).

9.5.3 Onlinezusammenarbeit Sie können die Ergebnisse Ihrer Arbeit in einer Microsoft Excel-Arbeitsmappe mit anderen Mitarbeitern über das Netz diskutieren. Die entsprechenden Befehle finden Sie im Untermenü zum Befehl ONLINEZUSAMMENARBEIT im Menü EXTRAS: Sie können ein Meeting ansetzen, eine Besprechung beginnen und Webdiskussionen führen.

Bild 9.10: Bestimmen Sie Teilnehmer und Termin

9.5

Im Netz versenden

321

1. Bestimmen Sie zuerst über den Befehl MEETING ANSETZEN die gewünschten Teilnehmer und setzen Sie den Termin fest. Geben Sie im Dialogfeld NetMeeting gegebenenfalls zunächst Ihre Daten an. 2. Geben Sie dann im Formular Besprechung die Teilnehmer an und setzen Sie den Termin fest. 3. Im Feld An geben Sie die Namen der Teilnehmer an. Sie können die entsprechenden Daten auch aus Ihrem Adressbuch auswählen. 4. Geben Sie im Feld Betreff an, um was es sich bei der Besprechungsanfrage handelt. 5. Geben Sie in den entsprechenden Feldern das Datum und die Uhrzeit für das Meeting an. 6. Legen Sie den Verzeichnisserver fest, über den Sie die Besprechung abhalten wollen. Sie können über das Dropdown-Listenfeld einen der Server auswählen, die Sie zuvor in Microsoft NetMeeting definiert hatten. 7. Senden Sie dann die Einladung an die gewünschten Teilnehmer. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche Senden in der Symbolleiste. Je nach Konfiguration befinden sich die Einladungen nach dem Absenden zunächst im Postausgang Ihres E-Mail-Programms. Stellen Sie in diesem Fall eine Verbindung zum Netz her, um die Sendung auf den Weg zu bringen. Tipp: Über die Registerkarte Terminplanung können Sie gegebenenfalls die Verfügbarkeit der Teilnehmer prüfen.

8. Zum festgelegten Zeitpunkt starten Sie NetMeeting und wählen in Excel den Befehl BESPRECHUNG BEGINNEN im Untermenü zu ONLINEZUSAMMENARBEIT im Menü EXTRAS. Die gewählte Arbeitsmappe wird während der NetMeeting-Sitzung auf dem Bildschirm der Teilnehmer angezeigt. Über die Funktionen Whiteboard und Chat können Sie Informationen austauschen. Wenn Audiosysteme auf den Rechnern installiert sind, können Sie diese über NetMeeting nutzen. Mit den Funktionen in der Symbolleiste Onlinebesprechung lässt sich die Diskussion und Zusammenarbeit steuern.

Arbeiten in Gruppen

Wenn Ihre Dokumente bei der Entwicklung nicht nur durch Ihre, sondern auch durch die Hände anderer Benutzer gehen, kommen zusätzliche Excel-Funktionselemente ins Spiel. Im Wesentlichen geht es hier um Überlegungen, die die Sicherheit Ihrer Arbeit und der in den Mappen enthaltenen Daten betreffen.

Durch diverse Maßnahmen können Sie eine Arbeitsmappe oder Teile davon vor der Ansicht oder der Änderung durch Unbefugte schützen. Zum einen können Sie beim Speichern einer Datei als zusätzliche Option ein Kennwort festlegen, das zum erfolgreichen Öffnen dieser Datei eingegeben werden muss. Darüber hinaus ist es möglich, ein Schreibschutzkennwort festzulegen, das zum Speichern von Änderungen in der Datei benötigt wird. Unabhängig davon können Sie Ihre Eingaben gegen Überschreiben schützen. Wollen Sie Änderungen jedoch zulassen, empfiehlt es sich, dass diese Änderungen in einer Tabelle protokolliert zusammen mit dem Dokument gespeichert werden. Ein Änderungsprotokoll enthält also Informationen zu in früheren Bearbeitungssitzungen vorgenommenen Änderungen, die in einer freigegebenen Arbeitsmappe gespeichert werden. Später können Sie dann die Änderungen überprüfen und jede Änderung individuell annehmen oder ablehnen. Zellen können mit Eingaberestriktionen und zusätzlichen Kommentaren versehen werden. Auf diese Weise können Sie dafür sorgen, dass andere Benutzer die Daten zumindest in der richtigen Form eingeben. Außerdem können Sie zu einer Zelle zusätzliche Kommentare anzeigen lassen, die nicht mit einer Eingabeaufforderung verknüpft sind. Mit dem Information Rights Management (IRM) genannten Werkzeug können Sie die Weitergabe von Dokumenten an Dritte einschränken. Der Autor eines Dokuments kann festlegen, ob ein anderer Benutzer das Dokument lesen oder ändern darf und kann auch eine zeitliche Beschränkung für den Zugriff setzen. Freigegebene Arbeitsbereiche sorgen dafür, dass mehrere Mitarbeiter entweder direkt am Dokument im Arbeitsbereich tätig sein können oder an einer Kopie davon arbeiten und diese regelmäßig mit den Daten aus dem Arbeitsbereich auf den neuesten Stand bringen können. Dafür wird Microsoft Windows SharePoint Services genutzt.

324

Kapitel 10 – Arbeiten in Gruppen

10.1 Schutzfunktionen Mittels verschiedener Funktionen können Sie ein Dokument – oder Teile davon – davor schützen, dass Personen, die nicht im Besitz des entsprechenden Kennwortes sind, es öffnen, Änderungen darin durchführen oder speichern können. Achtung: Wenn Sie das Kennwort für eine geschützte Datei vergessen haben, können Sie den Dateischutz nicht aufheben. Die Datei kann dann nicht wieder geöffnet werden.

10.1.1

Lese-/Schreibschutz

Kennwörter vergeben Sie beim Speichern des Dokuments. Wählen Sie hierzu den Befehl SPEICHERN UNTER im Menü DATEI. Tun Sie das auch dann, wenn Sie die Datei bereits schon einmal gespeichert hatten und erst jetzt ein Kennwort vergeben wollen. Öffnen Sie dann im Dialogfeld Speichern unter das Dropdown-Menü zur Schaltfläche Extras und wählen Sie dort den Befehl ALLGEMEINE OPTIONEN. Daraufhin wird das Dialogfeld Speicheroptionen angezeigt, in dem Sie – unter anderem – Kennwörter vergeben können.

Bild 10.1: Über die Speicheroptionen können Sie Ihre Daten schützen

Kennwörter Im Dialogfeld können Sie zwei verschiedene Typen von Kennwörtern festlegen: Das Festlegen eines Lese-/Schreibkennwort verhindert, dass andere Benutzer dieses

Dokument öffnen können, wenn sie das Kennwort nicht kennen.

10.1

Schutzfunktionen

325

Im Feld Schreibschutzkennwort können Sie ein Kennwort eingeben, damit andere

Benutzer das Dokument nur als schreibgeschützt öffnen, das heißt keine Änderungen speichern können. Sie können zwar Änderungen in der Datei durchführen, diese aber nicht unter demselben Namen und im selben Ordner speichern. Ein Speichern unter einem anderen Namen oder in einem anderen Ordner ist aber möglich. Unabhängig von der Kennwortvergabe können Sie über die Option Schreibschutz

empfehlen festlegen, dass der Benutzer beim Öffnen des Dokuments die Option Schreibgeschützt verwenden soll. Das heißt, beim Öffnen kann der Benutzer entscheiden, ob das Dokument mit oder ohne Schreibschutz geöffnet wird. Ohne zusätzliche Kennwortvergabe bringt diese Option aber natürlich keinen Schutz. Über die Schaltfläche Weitere können Sie eine zusätzliche Verschlüsselung für die

Datei einstellen. Tipp: Excel-Kennwörter können bis zu 15 Buchstaben, Ziffern, Leerzeichen und Sonderzeichen enthalten. Beim Festlegen und Eingeben von Kennwörtern wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Um das Ablesen durch andere Personen zu verhindern, erfolgt die Anzeige bei der Kennworteingabe in Form von Sternchen. Das Kennwort muss beim Festlegen aus Sicherheitsgründen noch einmal wiederholt werden.

Geschütztes Dokument öffnen Beim Öffnen einer kennwortgeschützten Datei wird zunächst das Kennwort abgefragt.

Bild 10.2: Vor dem Öffnen muss das Kennwort eingegeben werden Wurde ein Lese-/Schreibkennwort vergeben, müssen Benutzer dieses Dokuments das

Kennwort eingeben, wenn sie die Datei öffnen wollen. Haben Sie beim Speichern der Datei ein Kennwort für den Schreibschutz vergeben,

muss der Benutzer dieses eingeben, um das Dokument öffnen zu können. Der Schreibschutz ist dann abgeschaltet. Alternativ kann er das Dokument aber durch

326

Kapitel 10 – Arbeiten in Gruppen

einen Klick auf die Schaltfläche Schreibschutz schreibgeschützt öffnen. Ein Speichern des Dokuments – mit oder ohne Änderungen – ist dann nur unter einem anderen Namen oder an einem anderen Ort möglich.

10.1.2

Inhalte schützen

Unabhängig vom Schutz durch ein Kennwort gegen das Öffnen des Dokuments oder das Speichern von Änderungen in diesem können Sie eine Arbeitsmappe oder Teile davon generell gegen Änderungen schützen. Wenn Sie diese Schutzfunktionen zusätzlich über ein Kennwort sichern, wird der Versuch einer Änderung von Zellinhalten damit auch bei Personen erschwert, die sich über ein Kennwort als zugangsberechtigt ausgewiesen haben. Überlegen Sie sich gut, ob Sie hierfür dasselbe Kennwort benutzen wollen, das Sie zum Schutz gegen ein unberechtigtes Öffnen der Mappe verwendet haben. Wenn Sie dasselbe verwenden, kann ein Benutzer, der die Mappe öffnen kann, dann auch Änderungen darin durchführen. Tipp: Der Schutz von Inhalten empfiehlt sich auch bei einem komplexeren Formelwerk in der Tabelle, das durch Unachtsamkeit leicht überschrieben werden könnte. So könnten Sie beispielsweise die Teile der Mappe schützen, die sich als funktionsfähig erwiesen haben, und die Teile ungeschützt lassen, an denen Sie noch arbeiten müssen.

Die Werkzeuge zum Schützen von Inhalten finden Sie im Untermenü zum Befehl SCHUTZ im Menü EXTRAS. Hierüber können Sie die gerade aktive Arbeitsmappe oder das markierte Blatt auf unterschiedliche Weisen schützen.

Blatt schützen Über den Befehl BLATT SCHÜTZEN können Sie einzelne Aktion für das ausgewählte Blatt genehmigen beziehungsweise verbieten. Durch Aktivieren von Arbeitsblatt und Inhalt gesperrter Zellen schützen verbieten Sie zunächst einmal alles. Bestimmte Aktionen können Sie aber zulassen, indem Sie sie im Listenfeld Alle Benutzer dieses Arbeitsblattes dürfen aktivieren. Beispielsweise könnten Sie hier ein Formatieren bestimmter Elemente zulassen. Legen Sie – wenn gewünscht – zusätzlich ein Kennwort fest, das eingegeben werden muss, um Änderungen durchführen zu können. Tipp: Um mehrere oder alle Blätter der Arbeitsmappe zu schützen, aktivieren Sie vor dem Wählen des Befehls BLATT SCHÜTZEN diese Blätter gemeinsam, indem Sie die (Strg)-Taste gedrückt halten und die Registerlaschen der betreffenden Blätter anklicken.

10.1

Schutzfunktionen

327

Bild 10.3: Bestimmte Aktionen können zugelassen werden

Arbeitsmappe schützen Über den Befehl ARBEITSMAPPE SCHÜTZEN können Sie die gesamte Mappe schützen. Durch Aktivieren der Option Struktur wird der gesamte Aufbau der Mappe geschützt. Vorhandene Blätter können dann nicht gelöscht, verschoben, ausgeblendet oder umbenannt werden. Außerdem können keine neuen Blätter eingefügt werden. Ein Aktivieren der Option Fenster schützt die für die einzelnen Fenster der Mappe gewählten Einstellungen. Geben Sie wieder – wenn gewünscht – ein spezielles Kennwort ein.

Bild 10.4: Struktur und Fenster können geschützt werden

328

Kapitel 10 – Arbeiten in Gruppen

Bereiche ausschließen Sie können die Schutzfunktion vor dem Einschalten für einzelne Zellen oder Zellbereiche abschalten und diese damit ungeschützt lassen. Markieren Sie dazu zunächst den betreffenden Zellbereich und deaktivieren Sie dann auf der Registerkarte Schutz im Dialogfeld zum Befehl ZELLEN im Menü FORMAT das Kontrollkästchen Gesperrt. Alle Zellen werden in der Grundeinstellung zunächst mit der Option Gesperrt forma-

tiert. Legen Sie fest, ob der markierte Bereich gesperrt bleiben soll oder nicht. Ist die Option Ausgeblendet aktiviert, werden in die aktuelle Zelle eingegebene For-

meln nicht mehr in der Bearbeitungsleiste angezeigt, können also vom Benutzer nicht nachvollzogen werden. Achtung: Alle Einstellungen auf der Registerkarte Schutz im Dialogfeld Zellen formatieren werden nur dann wirksam, wenn das aktive Blatt beziehungsweise die aktive Arbeitsmappe durch den entsprechenden Befehl im Menü EXTRAS geschützt ist.

Änderungen zulassen Sollten Sie in gesperrten Zellbereichen Eingaben vornehmen wollen, schalten Sie nur den Schutz für das Dokument über den entsprechenden Befehl im Untermenü zum Befehl SCHUTZ im Menü EXTRAS ab. Wenn Sie für ein Kennwort vergeben haben, müssen Sie dieses hier wieder eingeben, damit der Schutz aufgehoben wird.

10.1.3

Schutz-Symbolleiste

In der Schutz-Symbolleiste sind die Funktionen zu diesem Aspekt zusammengefasst. In einigen Fällen müssen Sie vorher die Zelle(n) markieren.

Bild 10.5: Die Schutz-Symbolleiste zum schnellen Zugriff auf die Schutzfunktionen

10.2

Symbol

Gültigkeit und Kommentare

329

Beschreibung Zellen sperren – Sperrt den vorher markierten Bereich. Standardmäßig sind alle Zellen einer neuen Tabelle gesperrt, der Schutz ist aber nicht eingeschaltet. Benutzern erlauben, Bereiche zu bearbeiten – Hebt die Sperrung des vorher markierten Bereichs auf. Blatt schützen – Schützt das aktive Blatt gemäß den im Dialogfeld Blatt schützen festgelegten Einstellungen. Arbeitsmappe schützen – Die Struktur der Arbeitsmappe kann nicht geändert werden. Vorhandene Blätter können nicht gelöscht, verschoben, ausgeblendet oder umbenannt werden; neue Blätter können nicht eingefügt werden. Arbeitsmappe schützen und freigeben – Die Struktur der Arbeitsmappe kann nicht geändert werden. Die Arbeitsmappe wird freigegeben (siehe hierzu Abschnitt 10.4).

Tabelle 10.1: Über die Schaltflächen können Sie den Schutz ein- und ausschalten

10.2 Gültigkeit und Kommentare Zellen lassen sich mit Eingaberestriktionen versehen. Auf diese Weise können Sie dafür sorgen, dass andere Benutzer die Daten zumindest in der richtigen Form eingeben. Außerdem können Sie zu einer Zelle zusätzliche Kommentare anzeigen lassen, die nicht mit einer Eingabeaufforderung verknüpft sind.

10.2.1

Gültigkeit

Sie können für jede Zelle festlegen, dass Microsoft Excel nur bestimmte Arten von Eingaben in diese Zelle zulässt. Das bezieht sich zunächst auf die Art der Eingabe und deren Format. Beispielsweise können Sie bestimmen, dass in eine Zelle nur Text oder nur bestimmte Typen von Zahlenwerten – ganze Zahlen, Dezimalzahlen, Datumsangaben oder Ähnliches – eingegeben werden dürfen. Bei der Mehrzahl dieser grundlegenden Restriktionen können Sie zusätzliche Forderungen an die Eingabe stellen – wie etwa die minimale und maximale Größe. Diese Forderungen an den Eingabewert können Sie in einem Feld anzeigen lassen, das eingeblendet wird, sobald die Zelle markiert wird. Auf diese Weise weiß ein Benutzer sofort, welche Eingabe von ihm erwartet wird.

330

Kapitel 10 – Arbeiten in Gruppen

Diese Einstellungen nehmen Sie über ein Dialogfeld mit drei Registerkarten vor, das Sie über den Befehl GÜLTIGKEIT im Menü DATEN auf den Bildschirm bringen.

Einstellungen Auf der Registerkarte Einstellungen können Sie angeben, welche Art von Eingaben für eine Zelle erlaubt werden sollen. Legen Sie im Feld Zulassen fest, welche Art von Eingabe erlaubt sein soll. Die Option

Jeden Wert lässt alle Typen von Eingaben zu. Wenn Sie unter Zulassen beispielsweise einen Zahlenwert gewählt haben, können Sie im Feld Daten einen Vergleichsparameter festlegen, mit dem Sie den Zahlenwert zusammen mit Eingaben in den Feldern Minimum und Maximum weiter einschränken können. Wenn im Feld Daten beispielsweise die Einstellung zwischen gewählt haben, können Sie noch das Maximum und das Minimum der möglichen Werte angeben.

Bild 10.6: Zelleingaben können eingeschränkt werden Mit Leere Zellen ignorieren wird die Anzeige einer Fehlermeldung unterdrückt, wenn

eine eingeschränkte Zelle oder eine abhängige Zelle für Bezüge oder Formeln leer ist. Durch Aktivieren von Änderungen auf alle Zellen mit den gleichen Einstellungen an-

wenden werden alle Angaben in diesem Dialogfeld auf solche Zellen kopiert.

10.2

Gültigkeit und Kommentare

331

Eingabemeldung Über die Registerkarte Eingabemeldung können Sie angeben, welche Anzeige erscheinen soll, sobald die betreffende Zelle markiert wird. Über das Kontrollkästchen im oberen Bereich der Registerkarte geben Sie an, ob überhaupt eine Meldung angezeigt werden soll. Im Feld Titel können Sie eine Überschrift für die Meldung formulieren, die dann in einer separaten Zeile in fetter Schrift angezeigt wird. Im Feld Eingabemeldung geben Sie den Text der Meldung selbst ein.

Bild 10.7: Sobald Sie die Zelle markieren, wird die Eingabemeldung angezeigt

Fehlermeldung Über die Registerkarte Fehlermeldung können Sie angeben, welche Meldung angezeigt werden soll, wenn ein nicht zulässiger Wert vom Benutzer eingegeben wird. Eine sinnvolle Verwendung setzt natürlich voraus, dass Sie auf der Registerkarte Einstellungen gewisse Einschränkungen formuliert haben. Zunächst müssen Sie durch Aktivieren des Kontrollkästchens wiederum angeben, dass überhaupt eine Meldung angezeigt werden soll. Im Dropdown-Listenfeld Typ wählen Sie den Stil der Fehlermeldung aus. Die drei Optionen darin führen zu einem unterschiedlichen Aussehen der Meldung mit unterschiedlichen Symbolen. Das Feld Titel benutzen Sie zur Eingabe einer Überschrift, den Text der Meldung geben Sie im Feld Fehlermeldung

332

Kapitel 10 – Arbeiten in Gruppen

ein. Über die Schaltfläche Alle löschen können Sie alle auf dieser Registerkarte vorgenommenen Eingaben entfernen.

Bild 10.8: Bei falschen Eingaben kann eine Fehlermeldung angezeigt werden

Ungültige Daten markieren Wenn Sie über den Befehl GÜLTIGKEIT im Menü DATEN bestimmte Forderungen an den Wert in einer Zelle definiert haben, können Sie über die Schaltfläche Ungültige Daten einkreisen in der Symbolleiste Formelüberwachung die Fälle kennzeichnen, in denen diese Bedingung nicht erfüllt ist. Wurden beispielsweise in einer Zelle positive Zahlen gefordert, so verletzen negative Eingaben diese Bedingung und werden entsprechend markiert.

Bild 10.9: Ungültige Daten markieren lassen

10.2

10.2.2

Gültigkeit und Kommentare

333

Kommentare

Sie können in einer Zelle – zusätzlich zu den eingegebenen Daten – Kommentare ablegen. Solche Kommentare werden in der Grundeinstellung angezeigt, sobald der Mauszeiger auf die Zelle mit der Notiz bewegt wird. Diese Funktion können Sie zwar auch für den Endbenutzer verwenden, sie ist aber vordringlich für zusätzliche Bemerkungen während der Entwicklung der Tabellen gedacht. Beispielsweise könnten Sie mithilfe der Kommentarfunktion eine Meldung anzeigen lassen, dass die Daten in der Zelle noch überarbeitet werden müssen.

Kommentar einfügen Um einen Kommentar einzufügen, markieren Sie zunächst die betreffende Zelle und wählen dann im Menü EINFÜGEN den Befehl KOMMENTAR. Geben Sie den Kommentar in dem dann angezeigten Textfeld ein. Der Name des Bearbeiters wird automatisch vorangestellt. Tipp: Wenn die automatisch eingefügten Benutzernamen in den Kommentaren – beispielsweise aus Sicherheitsgründen – entfernt werden sollen, aktivieren Sie auf der Registerkarte Sicherheit im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS die Option Beim Speichern persönliche Informationen aus Dateieigenschaften entfernen (siehe auch Kapitel 12). Nach einem Speichervorgang ist dann der vorher angezeigte Name durch das Wort Autor ersetzt

Bild 10.10: Der Text des Kommentars wird in einem kleinen Feld eingeblendet

Sobald Sie eine andere Zelle markieren, wird das Kommentarfeld ausgeblendet. Dass in einer Zelle ein Kommentar vorhanden ist, erkennen Sie an dem Indikator – einem kleinen roten Dreieck – in der oberen rechten Ecke der Zelle. Der Kommentar wird in der Grundeinstellung erst angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger auf die Zelle bewegen.

334

Kapitel 10 – Arbeiten in Gruppen

Tipp: Auf der Registerkarte Ansicht im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS können Sie festlegen, was von einem eingegebenen Kommentar angezeigt werden soll, wenn die Zelle nicht aktiviert ist – nur der Indikator oder sowohl der Indikator als auch der Kommentartext.

Kommentar löschen Um einen Kommentar zu entfernen, markieren Sie zuerst die entsprechende Zelle und wählen dann KOMMENTARE im Untermenü zum Befehl LÖSCHEN im Menü BEARBEITEN.

10.3 Änderungsprotokoll Sie können festlegen, dass Änderungen an einer Tabelle protokolliert werden und die Liste dieser Änderungen zusammen mit dem Dokument gespeichert wird. Ein Änderungsprotokoll enthält also Informationen zu in vorhergehenden Bearbeitungssitzungen vorgenommenen Änderungen. Zu diesen Informationen gehören der Name der Person, von der die jeweilige Änderung vorgenommen wurde, das Datum der Änderung und die Art der Änderung. Sie können dann später die einzelnen Aktionen kontrollieren und – wenn notwendig – verwerfen. Tipp: Ein Protokollieren der Änderungen ist auch sinnvoll, wenn Sie allein an einer Arbeitsmappe arbeiten und sicherstellen wollen, dass Änderungen an einem komplizierten Formelwerk auch nach dem Speichern des Dokuments wieder rückgängig gemacht werden können.

10.3.1

Änderungen aufzeichnen

Zum Aufzeichnen von Änderungen wählen Sie den Befehl ÄNDERUNGEN NACHVERFOLGEN im Menü EXTRAS und im dazugehörenden Untermenü den Befehl ÄNDERUNGEN HERVORHEBEN. Im Dialogfeld Änderungen hervorheben können Sie die Form des Protokolls festlegen.

10.3

Änderungsprotokoll

335

Bild 10.11: Legen Sie fest, welche Änderungen protokolliert werden sollen Aktivieren Sie zunächst die Option Änderungen während der Eingabe protokollieren,

um die Änderungen aufzeichnen zu lassen. Anschließend können Sie über die darunter liegenden Listenfelder festlegen, über welchen Zeitraum die Liste der Änderungen gepflegt werden soll, wessen Änderungen protokolliert werden sollen und für welchen Bereich der Arbeitsmappe Änderungen protokolliert werden sollen. Wenn Sie im Feld Wo keinen Eintrag vornehmen, werden alle Änderungen in der Arbeitsmappe protokolliert. Aktivieren Sie die Option Änderungen am Bildschirm hervorheben, wenn die Änderun-

gen auf dem Bildschirm sichtbar gemacht werden sollen. Aktivieren Sie die Option Änderungen auf einem neuen Blatt protokollieren, wenn die Änderungen auf einem separaten Blatt der Tabelle aufgezeichnet werden sollen. Die zweite Option ist besonders dann sinnvoll, wenn viele Änderungen am Dokument zu erwarten sind. Sie kann erst nach dem Bestätigen und der anschließenden nochmaligen Wahl des Befehls ÄNDERUNGEN HERVORHEBEN angesprochen werden. Anschließend müssen Sie der Aufforderung zum Speichern zustimmen. Die Arbeitsmappe wird damit auch freigegeben (siehe hierzu weiter unten in diesem Kapitel) – was in der Titelleiste mit einem entsprechenden Zusatz angezeigt wird. Für die Freigabe werden die Grundoptionen verwendet.

336 10.3.2

Kapitel 10 – Arbeiten in Gruppen

Anzeige der Änderungen

Wie die Änderungen auf dem Bildschirm angezeigt werden, hängt von den gewählten Optionen ab. Wenn Sie festgelegt haben, dass die Änderungen auf dem Bildschirm angezeigt werden

sollen, werden diese bei der Eingabe farbig markiert. Ein kleines Dreieck kennzeichnet eine Zelle mit einem Kommentar. Wenn Sie eine solche Zelle markieren, wird ein Kommentarfeld eingeblendet, in dem der Benutzer und die Änderung selbst angezeigt werden.

Bild 10.12: Ein kleines Dreieck kennzeichnet eine Zelle mit einem Änderungsprotokolleintrag Durch Einschalten der Option Änderungen auf einem neuen Blatt protokollieren im

Dialogfeld Änderungen hervorheben erhalten Sie eine Auflistung sämtlicher Änderungen mit den entsprechenden Informationen.

Bild 10.13: Die Änderungen werden zusammenfassend dargestellt

10.4

10.3.3

Arbeitsmappe freigeben

337

Änderungen überprüfen

Die vorgenommenen Änderungen können Sie überprüfen und dann akzeptieren oder ablehnen. Wählen Sie dazu ÄNDERUNGEN NACHVERFOLGEN im Menü EXTRAS und im dazugehörenden Untermenü den Befehl ÄNDERUNGEN ANNEHMEN ODER ABLEHNEN. Legen Sie im Dialogfeld Änderungen zur Überprüfung auswählen zuerst fest, welche

Änderungen Sie überprüfen wollen. Sie können einen Zeitpunkt, den Bearbeiter und – durch Angabe eines Zellbereichs – auch einen Ort/Bereich angeben. Wenn Sie keinen Eintrag vornehmen, werden alle Änderungen in der Arbeitsmappe überprüft. Nach dem Bestätigen werden die zu überprüfenden Änderungen im Dialogfeld Ände-

rungen annehmen oder ablehnen nacheinander angezeigt. Sie müssen die Änderungen bestätigen oder verwerfen. Wenn Sie eine Änderung ablehnen, wird der Zustand vor der Änderung wiederhergestellt.

Bild 10.14: Änderungen können akzeptiert oder abgelehnt werden

10.4 Arbeitsmappe freigeben Wenn andere Benutzer im Netzwerk die Möglichkeit haben sollen, gleichzeitig an derselben Arbeitsmappe arbeiten und die vorgenommenen Änderungen speichern zu können, müssen Sie die Datei an einem entsprechenden Speicherort freigeben.

10.4.1

Vorarbeiten

Bevor Sie die Arbeitsmappe freigeben, müssen Sie die Speicherung in einem Ordner vornehmen, auf den auch andere Benutzer Zugriff haben. Verwenden Sie dafür einen freige-

338

Kapitel 10 – Arbeiten in Gruppen

gebenen Netzwerkordner, keinen Webserver. Überprüfen Sie dann alle Verknüpfungen zu anderen Arbeitsmappen oder Dokumenten und stellen Sie unterbrochene Verknüpfungen wieder her. Dazu öffnen Sie die Mappe erneut und wählen dann den Befehl VERKNÜPFUNGEN im Menü BEARBEITEN. Dieser Befehl ist nicht verfügbar, wenn die Datei keine verknüpften Informationen enthält.

Bild 10.15: Verknüpfungen sollten überprüft werden

Klicken Sie auf Status prüfen, um die Statusangaben aller Verknüpfungen in der Liste zu aktualisieren. Prüfen Sie dann die Angaben in der Spalte Status. Wählen Sie anschließend die Verknüpfung aus und führen Sie die erforderliche Maßnahme durch.

Status

Beschreibung

Es ist keine Maßnahme erforderlich. Die Verknüpfung ist funktionsfähig und ist auf dem neuesten Stand.

Unbekannt

Klicken Sie auf Status prüfen, um den Status aller Verknüpfungen in der Liste zu aktualisieren.

Nicht zutreffend

Die Verknüpfung verwendet OLE oder DDE. Microsoft Excel kann den Status von Verknüpfungen dieser Art nicht prüfen.

Fehler: Quelle nicht gefunden Klicken Sie auf Quelle ändern und wählen Sie dann die betreffende Arbeitsmappe aus.

10.4

Arbeitsmappe freigeben

339

Status

Beschreibung

Fehler: Arbeitsblatt nicht gefunden

Klicken Sie auf Quelle ändern und wählen Sie dann das betreffende Arbeitsblatt aus. Die Quelle wurde möglicherweise verschoben oder umbenannt.

Warnung: Werte nicht aktualisiert

Die Verknüpfung wurde beim Öffnen der Arbeitsmappe nicht aktualisiert. Klicken Sie auf Werte aktualisieren.

Quelle ist geöffnet

Die Quelle ist geöffnet. Es sind keine Maßnahmen erforderlich, wenn keine Arbeitsblattfehler auftreten.

Werte aktualisiert von …

Es sind keine Maßnahmen erforderlich, die Werte wurden aktualisiert.

Tabelle 10.2: Statusinformationen und die betreffenden Maßnahmen

Tipp: OLE steht für Object Linking and Embedding. Das ist eine Programmintegrationstechnologie, die Sie zur gemeinsamen Nutzung von Informationen zwischen Programmen verwenden können. Alle Office-Programme unterstützen OLE, weshalb Sie Informationen über verknüpfte und eingebettete Objekte freigeben können. DDE steht für Dynamic Data Exchange und beschreibt ein erstelltes Protokoll zum Datenaustausch zwischen Microsoft Windows-basierten Programmen.

10.4.2

Freigabe

Zur anschließenden Freigabe der Datei wählen Sie ARBEITSMAPPE FREIGEBEN im Menü EXTRAS. Ein Aktivieren des Kontrollkästchens auf der Registerkarte Status erlaubt das gleichzeitige Bearbeiten der Arbeitsmappe durch mehrere Benutzer und das anschließende Zusammenführen der Änderungen. Im unteren Teil der Registerkarte können Sie später kontrollieren, welche Benutzer auf die Mappe zum gegenwärtigen Zeitpunkt zugreifen. Über die Optionen auf der Registerkarte Weitere spezifizieren Sie das Änderungsprotokoll. Auf diese Optionen kann erst dann zugegriffen werden, wenn Sie die Freigabe auf der Registerkarte Status aktiviert haben. Über die Optionen unter Änderungen nachverfolgen legen Sie fest, ob ein Änderungs-

protokoll geführt werden soll und wie weit dieses zurückreichen soll, bevor die ersten Einträge darin wieder gelöscht werden.

340

Kapitel 10 – Arbeiten in Gruppen

Bild 10.16: Arbeitsmappen können für andere Benutzer freigegeben werden Unter Änderungen aktualisieren können Sie festlegen, wie die Änderungen verschiede-

ner Benutzer zusammengeführt werden sollen. Standardmäßig wird die freigegebene Arbeitsmappe bei jedem Speichern mit den Änderungen aktualisiert, die andere Benutzer gespeichert haben. Wenn Sie die freigegebene Arbeitsmappe geöffnet lassen möchten, um den Status zu überwachen, können Sie festlegen, dass Microsoft Excel die Arbeitsmappe automatisch in den von Ihnen angegebenen Intervallen mit Änderungen aktualisiert, unabhängig davon, ob Sie die Arbeitsmappe selbst speichern. Die Optionen unter Widersprüchliche Änderungen verschiedener Benutzer dienen zum

Lösen von Konflikten: Wenn Sie Änderungen an einer freigegebenen Arbeitsmappe speichern, hat ein anderer Benutzer, der momentan die Arbeitsmappe bearbeitet, möglicherweise Änderungen an denselben Zellen gespeichert. In diesem Fall verursa-

10.4

Arbeitsmappe freigeben

341

chen die Änderungen einen Konflikt und ein Dialogfeld zur Konfliktlösung wird angezeigt, in dem Sie entscheiden können, welche Änderungen beibehalten werden. Unter In persönliche Ansicht einschließen können Sie festlegen, dass Excel eine benut-

zerdefinierte Ansicht der freigegebenen Arbeitsmappe für Sie speichert, die unter anderem beinhaltet, welches Arbeitsblatt angezeigt wurde und welche Zoomeinstellungen verwendet wurden. Ihre Ansicht enthält standardmäßig alle von Ihnen vorgenommenen Filter- und Druckeinstellungen. Sie können jedoch auch festlegen, dass die ursprünglichen Filter- und Druckeinstellungen verwendet werden. Jedes Mal, wenn die freigegebene Arbeitsmappe geöffnet wird, zeigt Excel diese mit der benutzerdefinierten Ansicht an, sodass jeder Benutzer seine eigenen Einstellungen verwenden kann. Nach dem Bestätigen wird die Arbeitsmappe als freigegebene Arbeitsmappe gespeichert, was auch in der Titelleiste angezeigt wird. Das Änderungsprotokoll wird mit seinen Standardeinstellungen eingeschaltet. Alle Benutzer mit Zugriff auf das freigegebene Netzlaufwerk haben vollen Zugriff auf die Arbeitsmappe. Wenn Sie den Zugriff einschränken möchten, verwenden Sie den betreffenden Befehl im Untermenü zu SCHUTZ im Menü EXTRAS, bevor Sie die Mappe freigeben. Achtung: Benutzer, die die freigegebene Arbeitsmappe bearbeiten möchten, benötigen unter Microsoft Windows das Programm Microsoft Excel 97 oder höher und auf dem Macintosh Excel 98 oder höher.

Arbeiten in einer freigegebenen Arbeitsmappe Bestimmte Elemente können nicht mehr geändert werden, nachdem Sie die Arbeitsmappe freigegeben haben. Dazu gehören verbundene Zellen, bedingte Formatierungen, Gültigkeitsprüfungen, Diagramme, Grafiken, Objekte mit Zeichnungsobjekten, Hyperlinks, Szenarien, Gliederungen, Teilergebnisse, Datentabellen, Pivot-Tabellen-Berichte, Schutzeinstellungen für Arbeitsmappen und Arbeitsblätter sowie Makros. Wenn die Arbeitsmappe solche Elemente enthalten soll, müssen Sie sie hinzufügen, bevor Sie sie freigeben.

10.4.3

Freigabe aufheben

Wenn Sie die Freigabe beenden wollen, müssen Sie zunächst alle anderen Benutzer auffordern, die freigegebene Arbeitsmappe zu speichern und zu schließen. Wenn andere Benutzer zum Zeitpunkt des Aufhebens der Freigabe gerade eine Bearbeitung vornehmen, gehen deren nicht gespeicherte Daten verloren.

342

Kapitel 10 – Arbeiten in Gruppen

Wählen Sie dann ARBEITSMAPPE FREIGEBEN im Menü EXTRAS und überprüfen Sie auf der Registerkarte Status, dass nur Ihr Name im Feld Diese Benutzer greifen gemeinsam auf die Datei zu aufgelistet ist. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Bearbeitung von mehreren Benutzern zur selben Zeit zulassen. Wenn dieses Kontrollkästchen abgeblendet ist, müssen Sie erst den Schutz für die Arbeitsmappe aufheben, bevor Sie das Kontrollkästchen deaktivieren können. Achtung: Durch das Aufheben der Freigabe der Arbeitsmappe wird auch das Änderungsprotokoll gelöscht und die Informationen zu den Änderungen gehen verloren. Wenn Sie eine Kopie dieser Daten behalten möchten, drucken Sie das Änderungsprotokoll vorher aus oder kopieren es in eine andere Datei. Eine noch bessere Möglichkeit ist es, die aktuelle Version der Arbeitsmappe vor dem Beenden der Freigabe an einem anderen Ort zu speichern.

10.5 Berechtigungen Sicherheitssensitive Informationen werden im Allgemeinen durch Einschänken des Zugangs zu den Dateien geschützt. Ist einem Benutzer der Zugang zu einem Dokument gestattet, besteht keine Beschränkung, die ihm beispielsweise anschließend verbieten könnte, das Dokument an andere Personen weiterzuleiten. Die Programme der Microsoft Office 2003-Familie verfügen mit dem Information Rights Management (IRM) genannten Werkzeug über eine Möglichkeit, diese Weitergabe zumindest einzuschränken. Der Autor eines Dokuments kann angeben, ob ein Benutzer das Dokument lesen oder ändern darf und kann auch eine zeitliche Beschränkung für den Zugriff setzen. So können Sie beispielsweise einem Mitarbeiter die Berechtigung erteilen, ein Dokument drucken zu können, es jedoch nicht bearbeiten zu dürfen oder den Zugriff auf fünf Tage beschränken. Die Einschränkung der Rechte kann auch schnell wieder abgeschaltet werden. Theoretisch schaffen Sie durch Verwenden dieses Dienstes eine Sicherheitslücke in Ihrem System. Microsoft versichert jedoch, dass Ihre Dokumente selbst dabei nicht an Microsoft weitergeleitet werden. Achtung: Je nach aktueller Installation müssen Sie vor der Verwendung von IRM zuerst die Software zur Verwaltung von Informationsrechten installieren. Informationen dazu erhalten Sie in einem Dialogfeld, das nach Wählen eines Befehls im Untermenü zu BERECHTIGUNG im Menü DATEI eingeblendet wird.

10.5

10.5.1

Berechtigungen

343

Vorarbeiten

Bevor Sie Information Rights Management benutzen können, müssen Sie zunächst einige Voraussetzungen schaffen. Wählen Sie dazu den Befehl NICHT WEITERLEITEN im Untermenü zu BERECHTIGUNG im Menü DATEI. Beim ersten Ansprechen dieses Befehls meldet sich – nachdem die Verbindung zum Internet hergestellt ist – ein Assistent, der Sie beim Herunterladen eines Kontozertifikats unterstützt. Sie benötigen dazu ein .NET Passport-Konto. Wenn Sie noch nicht über ein solches verfügen, können Sie über die Startseite des Assistenten eines einrichten. Melden Sie sich dann bei .NET Passport an, indem Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Kennwort eingeben. Nach dem Bestätigen über Weiter können Sie entscheiden, welche Art von Zertifikatstyp Sie wünschen. Die Unterschiede werden im Dialogfeld erklärt. Nach einer weiteren Bestätigung wird das Zertifikat auf Ihren Rechner heruntergeladen und es wird eine Bestätigung dafür angezeigt. Klicken Sie auf Fertig stellen, um den Assistenten zu schließen.

10.5.2

Inhalte mit Zugriffseinschränkung erstellen

Nachdem die oben genannten Voraussetzungen geschaffen sind, können Sie für eine Arbeitsmappe eine Zugriffseinschränkung für bestimmte Personen, die auf den Inhalt zugreifen, erstellen. Dazu verwenden Sie das Dialogfeld Berechtigung, das Sie durch Wählen von NICHT WEITERLEITEN im Untermenü zu BERECHTIGUNG im Menü DATEI auf den Bildschirm bringen. Alternativ können Sie auch auf die Schaltfläche Berechtigung in der Standard-Symbolleiste klicken. In diesem Dialogfeld können Sie anderen Benutzern den Lese- oder den Änderungszugriff bewilligen. Zum Einschränken aktivieren Sie zunächst die Option Berechtigung für diese(s) Arbeitsmappe einschränken. Anschließend können Sie in den Feldern Lesen und Ändern die EMail-Adressen der Personen angeben, denen Sie die entsprechenden Rechte erteilen möchten. Sie können in jedes Feld mehrere Adressen eingeben; trennen Sie diese durch Semikola voneinander ab.

344

Kapitel 10 – Arbeiten in Gruppen

Bild 10.17: Zwei Grundrechte können vergeben werden

Nach einem Klick auf Lesen oder Ändern können Sie die Adressen auch aus dem aktuell eingestellten Adressbuch auswählen. Gruppennamen können ebenfalls verwendet werden.

Zugriffsebene

Beschreibung

Lesen

Benutzer können das Dokument lesen, sie verfügen jedoch nicht über die Berechtigung zum Bearbeiten, Drucken oder Kopieren.

Ändern

Benutzer können ein Dokument lesen, bearbeiten und Änderungen speichern, sie verfügen jedoch nicht über die Berechtigung zum Drucken.

Vollzugriff

Benutzer verfügen über vollständige Zugriffsberechtigungen und können alle Aktionen für die Arbeitsmappe ausführen, die auch ein Autor ausführen kann: Festlegen von Ablaufdaten für den Inhalt, Verhindern des Druckens und Erteilen von Berechtigungen für Benutzer. Autoren verfügen immer über Vollzugriff.

Tabelle 10.3: Drei Zugriffsebenen sind möglich

10.5

Berechtigungen

345

Legen Sie gegebenenfalls über Schaltfläche Weitere Optionen weitere Einstellungen fest (siehe nächsten Abschnitt). Klicken Sie abschließend auf OK, speichern Sie die Arbeitsmappe und leiten Sie dann die Datei an die betreffenden Personen weiter. Nach dem Bestätigen wird der Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich angezeigt, in dem die Zugriffseinschränkungen zusammengefasst werden.

Bild 10.18: Auf der Registerkarte Status ist vermerkt, dass die Zugriffsrechte für die Arbeitsmappe beschränkt wurden

Hinweis: Benutzer, die Inhalte mit Zugriffseinschränkung erhalten, können – nachdem sie ein Nutzungszertifikat von einem Lizenzierungsserver heruntergeladen haben – das Dokument genauso öffnen, wie sie Inhalte ohne Zugriffseinschränkung öffnen würden. Wenn auf dem jeweiligen Computer Office 2003 oder höher nicht installiert ist, kann ein Programm heruntergeladen werden, mit dessen Hilfe diese Inhalte im Webbrowser angezeigt werden können.

Weitere Optionen Nach einem Klick auf die Schaltfläche Weitere Optionen im Dialogfeld Berechtigung öffnet sich ein weiteres Dialogfeld, über das Sie zusätzliche Berechtigungen formulieren können.

346

Kapitel 10 – Arbeiten in Gruppen

Bild 10.19: Über dieses Dialogfeld können Sie die vergebenen Berechtigungen weiter spezifizieren und verwalten In der Liste im oberen Bereich werden die Personen beziehungsweise deren E-Mail-

Adressen aufgelistet, für die Sie Lese-/Änderungsberechtigungen vergeben haben. Auch Sie selbst gehören mit der Zugriffebene Vollzugriff dazu. Weitere Personen können Sie nach einem Klick auf Hinzufügen angeben; zum Löschen eines Benutzereintrags markieren Sie die entsprechende Zeile und klicken dann auf Entfernen. Unter Zusätzliche Berechtigungen für Benutzer können Sie die vorher angegebenen

Rechte modifizieren: Sie können beispielsweise ein zeitliches Limit für die Berechtigungen setzen oder das Drucken des Dokuments zulassen.

10.6

Freigegebener Arbeitsbereich

347

Im Textfeld zu Benutzer kann hier weitere Berechtigungen anfordern wird standardmä-

ßig automatisch Ihre E-Mail-Adresse als Verweisadresse angezeigt; diese Angabe können Sie jedoch beliebig ändern. Wenn Sie vorher das Kontrollkästchen Beim Speichern persönliche Daten aus Dateiei-

genschaften entfernen auf der Registerkarte Sicherheit im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS aktiviert haben und die Arbeitsmappe nach dem Einschränken der Zugriffsberechtigung gespeichert haben, wird standardmäßig keine Verweisadresse angezeigt. Durch Aktivieren des Kontrollkästchens Benutzern mit früheren Versionen von Office

das Lesen mit Browsern erlauben, die die Verwaltung von Informationsrechten unterstützen lassen Sie zu, dass Benutzer die Inhalte auch ohne Verwendung eines der Microsoft Office 2003-Programme anzeigen können.

10.5.3

Zugriffseinschränkungen entfernen

Autoren können Zugriffseinschränkungen aus einer Arbeitsmappe entfernen, indem sie die Mappe öffnen und dann einfach im Untermenü zu BERECHTIGUNG im Menü DATEI auf UNBESCHRÄNKTER ZUGRIFF klicken. Tipp: Außerdem können Administratoren für Unternehmen Berechtigungsrichtlinien erstellen, die dann im Untermenü zum Befehl BERECHTIGUNG zur Verfügung stehen und definieren, wer auf Informationen zugreifen kann und in welchem Umfang Benutzer ein Dokument bearbeiten können oder in welchem Umfang Office-Funktionen dafür verfügbar sind.

10.6 Freigegebener Arbeitsbereich Ein freigegebener Arbeitsbereich ist ein auf einem Webserver gehosteter Bereich, in dem Sie und Ihre Mitarbeiter Dokumente freigeben und gemeinsam verwalten können. Sie werden immer über den Status des Projekts auf dem Laufenden gehalten. Bei freigegebenen Arbeitsbereichen handelt es sich um Microsoft Windows SharePoint Services-Websites, die Sie in einem Webbrowser oder über den Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich eines Microsoft Office-Programms öffnen können.

348 10.6.1

Kapitel 10 – Arbeiten in Gruppen

Erstellen eines freigegebenen Arbeitsbereichs

Um einen freigegebenen Arbeitsbereich zu erstellen, können Sie sich mehrerer Methoden bedienen. Am einfachsten geht es, wenn Sie das Dokument öffnen und den Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich anzeigen lassen, indem Sie den Befehl FREIGEGEBENER ARBEITSBEREICH im Menü EXTRAS wählen. Wählen Sie hierin unter Speicherort für neuen Arbeitsbereich die Webadresse einer Microsoft Windows SharePoint Services-Website, in der der Dokumentarbeitsbereich angelegt werden soll, aus oder geben Sie diese direkt ein. Klicken Sie zum Bestätigen auf Erstellen. Der Dokumentarbeitsbereich wird daraufhin angelegt.

Bild 10.20: Über den Aufgabenbereich können Sie einen Arbeitsbereich erstellen und Mitglieder hinzufügen

Nach dem Bestätigen eines Sicherheitshinweises werden Sie in der Standardeinstellung aufgefordert, sich mit Ihrem Namen und Passwort bei der gewählten Site anzumelden. Die genaue Prozedur bestimmt der Betreiber der SharePoint-Site.

10.6

Freigegebener Arbeitsbereich

349

Tipp: Sie können einen freigegebenen Arbeitsbereich auch erstellen, indem Sie ein freigegebenes Dokument als Dateianlage über Microsoft Outlook an die Personen versenden, die Mitglieder des Arbeitsbereichs werden sollen. Empfängern in den Zeilen An und Cc wird automatisch die Berechtigung gewährt, Beiträge zur Website zu leisten. Empfängern in der Zeile Bcc wird nicht automatisch Zugang zur Website gewährt, sie müssen entsprechende Berechtigungen erst anfordern. Klicken Sie nach dem Einfügen der Anlage in das Nachrichtenformular auf die Schaltfläche Anlagenoptionen und wählen Sie dann im Aufgabenbereich Anlagenoptionen die Option Freigegebene Anlagen. Geben Sie im Feld Dokumentarbeitsbereich erstellen in die Webadresse der Microsoft Windows SharePoint Services-Website an, in der die Dokumentarbeitsbereichs-Webseite angelegt werden soll.

10.6.2

Arbeiten im freigegebenen Bereich

Nachdem Sie einen freigegebenen Arbeitsbereich eingerichtet haben, können Sie damit arbeiten. Der Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich wird automatisch eingeblendet, wenn Sie ein Dokument öffnen, das in einer Dokumentbibliothek einer SharePointWebsite gespeichert ist. Unter Umständen müssen Sie vorher eine Verbindung zum Netz herstellen. Über die Symbole im oberen Bereich des Aufgabenbereichs können Sie zwischen mehreren Registerkarten wechseln und darüber unterschiedliche Aktionen im Arbeitsbereich einleiten. Hier werden nicht nur auf den Registerkarten Mitglieder, Aufgaben, Dokumente und Hyperlinks Websitedaten angezeigt, sondern auch auf den Registerkarten Status und Dokumentinformationen Informationen zum aktiven Dokument bereitgestellt. Die Zahlen unterhalb der Symbole auf den Registerkarten geben an, wie viele Elemente sich in dem jeweiligen Bereich befinden.

Symbol

Beschreibung Status – Listet wichtige Informationen zum aktuellen Dokument auf, beispielsweise, ob das Dokument aktuell ist, ob ein Konflikt zwischen ihm und der Kopie eines anderen Mitglieds besteht und ob es ausgecheckt ist. Zeigt außerdem Ihre Information Rights Management-Berechtigungen. Sie können Aktualisierungen sowohl auf den Server laden als auch von dort herunterladen. Mitglieder – Listet die Mitglieder des Arbeitsbereichs auf. Neue Mitglieder können hierüber hinzugefügt werden; ebenso lassen sich von hier aus Nachrichten an sie senden.

350

Symbol

Kapitel 10 – Arbeiten in Gruppen

Beschreibung Aufgaben – Listet die unerledigten Projektaufgaben auf. Neue Aufgaben können hinzugefügt werden. Die Mitglieder können über Aufgaben benachrichtigt werden. Dokumente – Listet die im freigegebenen Arbeitsbereich enthaltenen Dokumente auf. Sie können neue Dokumente hinzufügen, Ordner einrichten und Benachrichtigungen konfigurieren. Hyperlinks – Liefert eine Liste von Hyperlinks, die beispielsweise als Bezug zu Referenzinformationen benutzt werden können. Neue Links können hinzugefügt werden. Dokumentinformationen – Liefert Angaben zum aktuellen Dokument. Hier werden mit dem Dokument verbundene Eigenschaften angezeigt, beispielsweise das Datum der letzten Änderung. Wenn in der Dokumentbibliothek, in der das Dokument gespeichert ist, benutzerdefinierte Eigenschaften für Dokumente definiert sind, werden diese Eigenschaften ebenfalls auf dieser Registerkarte angezeigt.

Tabelle 10.4: Über die Registerkarten leiten Sie Anzeigen und Aktionen ein

Mitglieder hinzufügen Nachdem Sie einen freigegebenen Arbeitsbereich erstellt haben, sind Sie zunächst das einzige Mitglied dieses Bereichs. Eine der ersten Aufgaben besteht darin, weiteren Personen den Zugang zu diesem Bereich zu ermöglichen, damit diese ihre Arbeitsbeiträge leisten können. Klicken Sie dazu auf der Registerkarte Mitglieder im Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich auf Neue Mitglieder hinzufügen und geben Sie dann die Benutzernamen oder E-Mail-Adressen der einzuladenden Mitglieder durch Semikola voneinander getrennt ein. Mitglieder eines freigegebenen Arbeitsbereichs werden einer so genannten Websitegruppe zugewiesen, die ihre Berechtigungen für die Website ermittelt. Wenn Sie beispielsweise einen freigegebenen Arbeitsbereich selbst erstellen, sind Sie der Administrator. Sie können dann neue Mitglieder einladen und zu Websitegruppen zuweisen, Mitglieder entfernen und auch den freigegebenen Arbeitsbereich wieder löschen. Am anderen Ende des Spektrums befinden sich Mitglieder, die Dokumente nur schreibgeschützt öffnen können; sie können den freigegebenen Arbeitsbereich besuchen, können jedoch keine Inhalte bearbeiten.

10.6

Freigegebener Arbeitsbereich

351

Bild 10.21: Weitere Mitglieder werden hinzugefügt

Gruppe

Berechtigungen

Administrator

Hat volle Kontrolle über die Site.

Webdesigner

Können Listen und Dokumentenbibliotheken erstellen und Seiten der Site ändern.

Mitwirkender

Kann den Inhalt von Dokumenten auf der Site ändern.

Leser

Kann die Dokumente nur lesen.

Tabelle 10.5: Mitglieder können unterschiedliche Rechte haben

Nach dem Bestätigen über Fertig stellen werden Sie gefragt, ob Sie den neuen Mitgliedern eine Nachricht senden möchten. Wenn Sie zustimmen, wird ein Nachrichtenformular geöffnet, das an die neuen Mitglieder adressiert ist und einen Standardtext enthält, der darüber informiert, dass eine Zugriffsberechtigung zu einer SharePoint-Site erteilt wurde. Der Empfänger kann anschließend über einen Hyperlink auf diese Site zugreifen. Dazu

352

Kapitel 10 – Arbeiten in Gruppen

muss er sich mit den Benutzerdaten anmelden, die ebenfalls mit der Nachricht übermittelt wurden. Sein Kennwort kann er über einen weiteren in der Nachricht enthaltenen Hyperlink ändern. Nach dem Hinzufügen der Mitglieder werden diese auf der Registerkarte Mitglieder mit dem vorher unter Anzeigename eingegebenen Namen aufgelistet. Kontaktinformationen – beispielsweise der Frei- oder Gebucht-Status, Telefonnummer und E-Mail-Adresse – sind mit eingeschlossen, sodass die verschiedenen Mitglieder leicht miteinander in Kontakt bleiben können. Wenn Sie eine bestimmte Aktion mit einem Mitglied planen, markieren Sie seinen Eintrag in der Liste, klicken auf den Dropdown-Pfeil und wählen anschließend im angezeigten Menü die gewünschte Aktion aus. Wollen Sie beispielsweise diesem Mitglied andere Rechte zuweisen, wählen Sie den Befehl WEBSITEGRUPPENZUGEHÖRIGKEIT BEARBEITEN.

Bild 10.22: Mitglieder können angezeigt und Aktionen können durchgeführt werden

Tipp: Wenn Sie Instant Messaging verwenden, können Sie außerdem den Onlinestatus der Mitglieder des freigegebenen Arbeitsbereichs sehen.

10.6

Freigegebener Arbeitsbereich

353

Dokumente Die im freigegebenen Arbeitsbereich vorhandenen Dokumente werden auf der Registerkarte Dokumente angezeigt. Nach einem Klick auf Sortieren nach können sie nach verschiedenen Kriterien in auf- oder absteigender Reihenfolge sortiert werden. Mit den Arbeitsbereichkopien können diverse Aktionen durchgeführt werden, die Sie im Dropdown-Menü zum markierten Dokument auswählen können.

Bild 10.23: Die Registerkarte Dokumente erlaubt das Durchführen diverser Aktionen Um ein weiteres Dokument im Arbeitsbereich abzulegen, klicken Sie auf Neues Do-

kument hinzufügen. Geben Sie dann im Dialogfeld Pfad und Namen der gewünschten Datei ein. Beachten Sie hier auch die Option Arbeitsbereichsaktualisierungen verfügbar machen, wenn ich meine Kopie öffne. Über Neuen Ordner hinzufügen können Sie im Arbeitsbereich einen solchen anlegen.

354

Kapitel 10 – Arbeiten in Gruppen

Tipp: Wenn Sie an dem Dokument im Dokumentarbeitsbereich gearbeitet haben, können Sie die Originalkopie aktualisieren. Klicken Sie dazu auf der Registerkarte Dokumente im Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich auf den Dropdown-Pfeil neben dem Namen des aktiven Dokuments und wählen Sie dann im daraufhin eingeblendeten Menü den Befehl IN URSPRÜNGLICHEN SPEICHERORT ZURÜCKPUBLIZIEREN.

Aufgaben Auf der Registerkarte Aufgaben können Sie zu erledigende Aufgaben mit Fälligkeitsdatum einzelnen Mitgliedern des freigegebenen Arbeitsbereichs zuweisen. In der Liste werden die Aufgaben gezeigt, die Sie bereits definiert haben. Wenn eine Aufgabe erledigt ist, können Sie sie in der Aufgabenliste abhaken. Wenn andere Teammitglieder die Aufgabenliste im Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich öffnen, können sie sehen, dass die Aufgabe erledigt wurde. Die Aufgaben können nach einem Klick auf Sortieren nach nach verschiedenen Kriterien in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge sortiert werden.

Bild 10.24: Die Aufgabenliste

10.6

Freigegebener Arbeitsbereich

355

Um eine neue Aufgabe zuzuweisen, klicken Sie auf Neue Aufgabe hinzufügen. Im dar-

aufhin angezeigten Dialogfeld können Sie die Aufgabe mit einem Titel und einer Beschreibung versehen, eine Prioritätsstufe vergeben und Angaben zum Status machen. Außerdem sollten Sie über das Feld Zugewiesen an einen Verantwortlichen aus der Liste der Mitglieder des Arbeitsbereichs auswählen. Nach dem Bestätigen wird die neue Aufgabe auf der Registerkarte Aufgaben angezeigt.

Bild 10.25: Aufgaben werden konkretisiert Um Änderungen an einer Aufgabe durchzuführen, markieren Sie sie und wählen dann

im Dropdown-Menü den betreffenden Befehl. Um beispielsweise den Status der Aufgabe zu ändern, wählen Sie AUFGABE BEARBEITEN. Sie können dann im Dialogfeld Aufgabe den Status ändern. Abgeschlossene Aufgaben werden auf der Registerkarte Aufgaben mit einem Häkchen im vorangestellten Kästchen angezeigt. Dieses Häkchen kann dort auch direkt ein- und ausgeschaltet werden.

Hyperlinks Die Registerkarte Hyperlinks können Sie benutzen, um den Mitgliedern eine Liste von Verweisen zur Verfügung zu stellen, die beispielsweise als Bezug zu Referenzinformationen benutzt werden können. Die Links können – wie üblich – nach verschiedenen Kriterien sortiert werden. Ein Klick auf einen Hyperlink zeigt den Inhalt, auf den der Hyperlink verweist, im Webbrowser an.

356

Kapitel 10 – Arbeiten in Gruppen

Bild 10.26: Hyperlinks dienen als Bezug zu Referenzinformationen Klicken Sie zum Erweitern der Hyperlinkliste auf Neuen Hyperlink hinzufügen und

geben Sie dann den URL, eine Beschreibung und gegebenenfalls zusätzliche Bemerkungen ein. Die Beschreibung wird auf der Registerkarte zur Anzeige benutzt. Wenn Sie keine eingeben, wird dort der URL selbst verwendet. Um Änderungen an einem eingegebenen Hyperlink durchzuführen, markieren Sie ihn

und wählen dann im Dropdown-Menü den entsprechenden Befehl.

Dokumentinformation Die Registerkarte Dokumentinformationen liefert Angaben zum aktuellen Dokument. Hier werden mit dem Dokument verbundene Eigenschaften angezeigt, beispielsweise das Datum der letzten Änderung. Wenn in der Dokumentbibliothek, in der das Dokument gespeichert ist, benutzerdefinierte Eigenschaften für Dokumente definiert sind, werden diese Eigenschaften ebenfalls auf dieser Registerkarte angezeigt.

10.6

Freigegebener Arbeitsbereich

357

Bild 10.27: Die Informationen zum aktuell geöffneten Dokument

Hier können Sie auch über den entsprechenden Link die Berechtigungen für dieses Dokument einschränken (siehe hierzu auch Abschnitt 10.5) und über Versionsverlauf die unterschiedlichen Fassungen des Dokuments verwalten

Status Im Bereich Status werden Sie über den Zustand Ihrer Version des Dokuments im Vergleich mit der auf dem Server vorhandenen informiert. Die Angaben auf dieser Registerkarte liefern Ihnen auch Hinweise dazu, was Sie als Nächstes tun sollten oder könnten. Wenn Sie Änderungen am Dokument durchführen, müssen Sie diese zunächst mit

dem Befehl SPEICHERN im Menü DATEI lokal speichern. Sie werden dann darüber informiert, dass sich eine Kopie des Dokuments im Arbeitsbereich befindet, die noch nicht mit Ihren neuesten Daten aktualisiert ist. Ein Klick auf Arbeitsbereichkopie aktualisieren bewirkt dann genau dieses.

358

Kapitel 10 – Arbeiten in Gruppen

Ein Klick auf die Schaltfläche Updates downloaden überträgt die Änderungen anderer

Mitglieder an Sie. Tipp: Während Sie an Ihrer Kopie des Dokuments arbeiten, ruft Office regelmäßig Aktualisierungen aus dem Dokumentarbeitsbereich ab und stellt sie Ihnen zur Verfügung. Wie dabei vorgegangen werden soll, können Sie in der Kategorie Freigegebener Arbeitsbereich im Dialogfeld Dienstoptionen festlegen, das Sie durch einen Klick auf Optionen unten auf einer der Registerkarten des Aufgabenbereichs anzeigen lassen können (siehe hierzu auch weiter unten). Zum Speichern Ihrer eigenen Kopie des Dokuments, das Sie mit den an der Arbeitsbe-

reichskopie vorgenommenen Änderungen aktualisieren können, aktivieren Sie die Registerkarte Dokumente im Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich, klicken auf den Namen des zurzeit geöffneten Dokuments und wählen dann im Dropdown-Menü den Befehl AKTUALISIERBARE KOPIE SPEICHERN. Tipp: Sie können Aktualisierungen abrufen, indem Sie im Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich auf Updates downloaden klicken. Wenn Sie bereit sind, Ihre Kopie des Dokuments freizugeben, speichern Sie das Dokument. Klicken Sie dann auf der Registerkarte Status im Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich auf Dokumentaktualisierungen und klicken Sie anschließend im Aufgabenbereich Dokumentaktualisierungen auf Arbeitsbereichkopie aktualisieren.

10.6.3

Arbeitsbereichsbefehle

Über das Menü, das Sie nach einem Klick auf den Dropdown-Pfeil neben dem Namen des Arbeitsbereichs aufklappen können, steht Ihnen eine Reihe von Befehlen zur Verfügung, die sich direkt auf den Arbeitsbereich beziehen. Wenn Sie mit Microsoft Internet Explorer 6 oder höher arbeiten, können Sie den

Dokumentarbeitsbereich auch im Browser anzeigen lassen. Benutzen Sie dazu den Befehl WEBSITE IN BROWSER ÖFFNEN. Änderungen werden dabei in der Arbeitsbereichskopie gespeichert, und andere Mitglieder des Dokumentarbeitsbereichs können Aktualisierungen von dieser Arbeitsbereichskopie abrufen, um entstehende Konflikte zu beheben. Wenn Sie an einer vom Dokumentarbeitsbereich unabhängigen Dokumentkopie

arbeiten möchten, wählen Sie VERBINDUNG ZUM ARBEITSBEREICH TRENNEN. Ihre Kopie des Dokuments ist dann nicht mehr mit dem Dokumentarbeitsbereich verknüpft, und

10.6

Freigegebener Arbeitsbereich

359

Sie können keine Aktualisierungen für das Dokument abrufen. Der Dokumentarbeitsbereich und seine Mitglieder sind davon jedoch nicht betroffen. Wenn Sie später Ihre Kopie des Dokuments wieder freigeben wollen, speichern Sie das Dokument zunächst. Klicken Sie dann auf der Registerkarte Status im Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich auf Dokumentaktualisierungen und klicken Sie anschließend auf Arbeitsbereichkopie aktualisieren. Ihre Kopie des Dokuments wird daraufhin zur Arbeitsbereichskopie des Dokuments, und andere Mitglieder des Dokumentarbeitsbereichs können Aktualisierungen von dieser Arbeitsbereichskopie abrufen, um entstehende Konflikte zu beheben. Zum Entfernen des Dokumentbereichs wählen Sie den Befehl ARBEITSBEREICH LÖSCHEN.

Hierdurch werden alle Daten im Dokumentarbeitsbereich und die Dokumentbibliothek einschließlich aller dort gespeicherten Dokumente entfernt. Sie müssen Administrator eines Dokumentarbeitsbereichs sein, um ihn löschen zu können. Die Kopien der Dokumente, die Sie auf Ihrem eigenen Computer gespeichert haben, werden durch diese Aktion nicht gelöscht. Tipp: Sie können auch den Webbrowser zum Löschen benutzen: Öffnen Sie die Website des Dokumentarbeitsbereichs zunächst im Webbrowser. Klicken Sie dann in der Hyperlinkleiste oben auf Websiteeinstellungen und dann unter Verwaltung auf Zur Websiteverwaltung. Klicken Sie anschließend unter Verwaltung und Statistiken auf Diese Website löschen und dann auf die Schaltfläche Löschen.

10.6.4

Dienstoptionen

Für die Arbeit in einem freigegebenen Bereich können Sie verschiedene Optionen festlegen. Klicken Sie zur Kontrolle oder Änderung der Einstellungen auf einer beliebigen Registerkarte des Aufgabebereichs Freigegebener Arbeitsbereich auf Optionen. Die Optionen unter Aufgabenbereich »Freigegebener Arbeitsbereich« legen fest, wann

dieser Aufgabenbereich eingeblendet werden soll.

360

Kapitel 10 – Arbeiten in Gruppen

Bild 10.28: Regeln Sie, wie der Freigegebene Arbeitsbereich reagieren soll Unter Arbeitsbereichaktualisierungen geben Sie an, wie häufig auf das Vorhandensein

von Updates geprüft werden soll und wie die Kopie für den Arbeitsbereich beim Speichern des Dokuments aktualisiert werden soll. Wenn Sie beispielsweise nur mit dem Dokument arbeiten möchten, ohne dass Office den Dokumentarbeitsbereich auf Aktualisierungen überprüft, klicken Sie auf Niemals: Aktualisierungen nicht abrufen. Sie können in diesem Fall aber dennoch Aktualisierungen manuell abrufen, indem Sie im Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich auf Updates downloaden klicken.

Makros

Makros sind Anweisungen – beispielsweise Befehle oder Eingaben –, die Microsoft Excel automatisch ausführt, nachdem Sie das Makro aufgerufen haben. Makros lassen sich beispielsweise für die Automatisierung von Routineaufgaben einsetzen. Sie können Makros aufzeichnen, indem Sie den Makrorekorder starten und dem Programm die auszuführenden Schritte vorführen. Dabei können Makros praktisch alle Befehle beinhalten, die Sie normalerweise über Tastatur oder Maus eingeben. Anschließend können Sie ein aufgezeichnetes Makro über verschiedene Methoden ausführen lassen. Die aufgezeichneten Aktionen werden zusammen als so genannte Sub-Prozeduren in der Programmiersprache Visual Basic gespeichert. Sie können über den Visual Basic-Editor das Makro korrigieren oder weitere Makros ohne den Makrorekorder direkt manuell erstellen. Außerdem können Sie Sub-Prozeduren mit bestimmten Ereignissen – wie Öffnen oder Schließen der Arbeitsmappe, Wechseln zu einer bestimmten Tabelle etc. – so verknüpfen, dass die Prozeduren beim Eintreffen des Ereignisses automatisch ausgeführt werden. Beispielsweise könnten Sie damit erreichen, dass die Breite einer Spalte nach einer Eingabe automatisch auf den optimalen Wert eingestellt wird. Zusätzlich lassen sich mittels Visual Basic Funktionen erstellen, die Sie benutzen können, falls Ihnen die vorhandene Funktionsvielfalt von Microsoft Excel selbst nicht ausreichen sollte. Diese Funktionen können Sie dann in einer Tabelle der Arbeitsmappe wie die bereits eingebauten Funktionen ansprechen – Sie können ihnen also Argumente zuweisen und erhalten ein Berechnungsergebnis zurück. Tipp: Die mit Visual Basic erstellten Module können nur unter einer Anwendung laufen, die VBA unterstützt. Sie können damit keine eigenständig lauffähigen Programme erstellen.

Den Zugriff zur Arbeit mit Makros bietet der Befehl MAKRO im Menü EXTRAS. Sie können hierüber neue Makros aufzeichnen sowie aufgezeichnete Makros ausführen oder editieren. Tipp: Über den Befehl SICHERHEIT im Untermenü zu MAKRO können Sie festlegen, welche Sicherheitsstufe beim Öffnen eines Dokuments benutzt werden soll (siehe hierzu Kapitel 12).

362

Kapitel 11 – Makros

11.1 Makro erstellen Die einfachste Methode, ein Makro zu erstellen, besteht in der Verwendung des Makrorekorders. Dieser Makrorekorder arbeitet wie ein Kassettenrekorder: Ihre Aktionen werden aufgezeichnet, um jederzeit wieder abgespielt beziehungsweise ausgeführt werden zu können. Wie Sie ein Makro ohne Verwendung des Rekorders selbst schreiben, wird am Ende dieses Kapitels angedeutet.

11.1.1

Makro aufzeichnen

Um ein Makro aufzuzeichnen, wählen Sie im Menü EXTRAS den Befehl MAKRO und dann im Untermenü den Befehl MAKRO AUFZEICHNEN. Im Dialogfeld Makro aufzeichnen können Sie dann dem Makro einen Namen geben und eine Tastenkombination zum späteren Starten vereinbaren.

Bild 11.1: Vereinbaren Sie einen Namen und eine Tastenkombination Geben Sie unter Makroname einen Namen für das Makro ein oder editieren Sie die

Vorgabe. Der Name sollte verständlich und eindeutig sein, sodass Sie daran die Wirkung des Makros auch dann sofort erkennen, wenn Sie mit der Arbeitsmappe längere Zeit nicht mehr gearbeitet haben. Optional können Sie unter Beschreibung einen zusätzlichen Kommentar zu dem Makro eingeben, der beispielsweise die Arbeitsweise genauer beschreibt.

11.1

Makro erstellen

363

Tipp: Der Name eines Makros darf nicht mehr als 255 Zeichen beinhalten. Er muss mit einem Buchstaben beginnen und darf nicht die folgenden Zeichen aufweisen: Leerzeichen, Punkt, Ausrufezeichen, @, &, $ und #. Benutzen Sie auch keine Bezeichnungen, die bereits in Visual Basic verwendet werden. Durch Eingabe eines Zeichens im Feld Tastenkombination bewirken Sie, dass Sie das

Makro durch gleichzeitiges Drücken von (Strg) und dem in diesem Feld angegebenen Zeichen starten können. Die Zuweisung einer Tastenkombination zu einem Makro ist besonders dann sinnvoll, wenn Sie das Makro häufiger verwenden wollen. Achtung: Eine von Ihnen zum Starten eines Makros definierte Tastenkombination überschreibt eventuell vorhandene in Microsoft Excel vordefinierte Tastenkombinationen. Geben Sie außerdem an, wo das Makro gespeichert werden soll. Wenn Sie das Makro

in einer so genannten persönlichen Makroarbeitsmappe speichern, steht es für alle Arbeitsmappen zur Verfügung. Wählen Sie die Option Diese Arbeitsmappe, wenn das Makro nur in der aktuellen Arbeitsmappe verfügbar sein soll. Alternativ können Sie das Makro in einer neuen Arbeitsmappe speichern. Benutzen Sie diese Option, wenn Sie das Makro nur bei Bedarf verwenden wollen.

Aufzeichnung starten Sie starten die Aufzeichnung eines Makros durch Wahl von OK im Dialogfeld Makro aufzeichnen. Von diesem Augenblick an werden alle Ihre Aktionen, die Sie über Maus oder Tastatur ausführen, aufgezeichnet. Außerdem wird eine Symbolleiste mit zwei Schaltflächen eingeblendet.

Bild 11.2: Die Symbolleiste Aufzeichnen beenden

364

Symbol

Kapitel 11 – Makros

Beschreibung Aufzeichnung beenden – Schließt die Aufzeichnung ab und speichert das Makro automatisch. Relativer Verweis – Aufgezeichnete Makros arbeiten standardmäßig mit absoluten Bezügen. Die vor der Wiedergabe markierte Zelle spielt also keine Rolle. Mit dieser Schaltfläche lässt sich die Aufzeichnung von relativen Bezügen einund auszuschalten.

Tabelle 11.1: Die Schaltflächen zum Steuern der Aufzeichnung

Führen Sie dann die Aktionen aus, die Sie aufzeichnen möchten. Es spielt keine Rolle, ob Sie dabei die Maus oder die Tastatur benutzen. Um die Aufzeichnung abzuschließen, wählen Sie entweder den Befehl AUFZEICHNUNG BEENDEN im Untermenü zum Befehl MAKRO im Menü EXTRAS oder Sie klicken auf die Schaltfläche Aufzeichnung beenden. Tipp: Wenn beim Aufzeichnen eines Makros ein falscher Befehl gewählt oder eine falsche Eingabe vorgenommen wird, wird dieser »Fehler« mit aufgezeichnet. Setzen Sie in einem solchen Fall – falls möglich – die Aufzeichnung fort. Wählen Sie nach Abschluss der »fehlerhaften« Aufzeichnung den Befehl MAKROS im Untermenü zu MAKRO im Menü EXTRAS. Markieren Sie im Dialogfeld den Namen des gerade aufgezeichneten Makros und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Bearbeiten. Im Microsoft Visual Basic-Editor können Sie anschließend das Makro editieren (siehe auch Abschnitt 11.3). Sollten Ihre Kenntnisse in Visual Basic dazu nicht ausreichen, empfiehlt es sich, die Aufzeichnung zu wiederholen.

11.1.2

AutoMakros

Sie können so genannte AutoMakros definieren, die automatisch in bestimmten Situationen – etwa beim Öffnen der Arbeitsmappe – ausgeführt werden. Ein solches AutoMakro kann beispielsweise dafür sorgen, dass beim Öffnen der Arbeitsmappe automatisch die Verbindung zum Web hergestellt und die Daten der Mappe auf den neuesten Stand gebracht werden.

11.2

Makro ausführen

Name

Ausführung

AutoExec AutoNew AutoOpen AutoClose AutoExit

beim Starten von Excel beim Erstellen einer neuen Arbeitsmappe beim Öffnen der Arbeitsmappe, in der das Makro gespeichert ist beim Schließen der Arbeitsmappe beim Beenden von Excel

365

Tabelle 11.2: AutoMakros werden automatisch bei bestimmten Ereignissen gestartet

Tipp: Sie können die Ausführung von definierten AutoMakros unterbinden, indem Sie zum Zeitpunkt des Ereignisses, mit dem das Makro verbunden ist, die Taste (Umschalt) gedrückt halten. Wollen Sie beispielsweise AutoOpen nicht ausführen, halten Sie (Umschalt) gedrückt, während Sie die Arbeitsmappe öffnen.

11.2 Makro ausführen Um ein aufgezeichnetes Makro auszuführen, können Sie es über das Dialogfeld Makro auswählen, die vereinbarte Tastenkombination verwenden oder es mit einer Schaltfläche oder einem anderen Element verbinden und zum Ausführen einfach darauf klicken. Tipp: Wenn Sie ein Makro aufgezeichnet haben und dieses nach dem erneuten Öffnen der Arbeitsmappe nicht mehr funktioniert, haben Sie es wahrscheinlich in einer anderen Arbeitsmappe aufgezeichnet (siehe hierzu oben). Die zur Verfügung stehenden Speicherorte können Sie über das Listenfeld Makros in anzeigen lassen.

11.2.1

Menübefehl verwenden

Zum Ausführen eines aufgezeichneten Makros wählen MAKRO und dann MAKROS. Im Dialogfeld werden die angezeigt. Bei mehreren Makros in der Mappe wird warum Sie dem Makro bei der Aufzeichnung einen Namen geben sollten.

Sie im Menü EXTRAS den Befehl Namen aller definierten Makros spätestens an dieser Stelle klar, verständlichen und eindeutigen

366

Kapitel 11 – Makros

Bild 11.3: Makros können über das entsprechende Dialogfeld gestartet werden Um eines der vorhandenen Makros auszuführen, markieren Sie es und klicken dann

auf die Schaltfläche Ausführen. Sie können den gewünschten Makronamen aber auch direkt im Feld Makroname eingeben. Sollte das Makro nicht wie gewünscht funktionieren, können Sie es schrittweise aus-

führen lassen, indem Sie es markieren und dann auf die Schaltfläche Schritt klicken. Sie wechseln damit zum Visual Basic-Editor im Unterbrechen-Modus, in dem Sie das Makro Schritt für Schritt durchgehen können. Das empfiehlt sich besonders zum Testen von komplizierten Makros. Nicht mehr in der Mappe benötigte Makros können Sie entfernen. Markieren Sie dazu

das betreffende Makro und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Löschen.

11.2.2

Tastatur verwenden

Wenn Sie im Dialogfeld Makro aufzeichnen über die Option Tastenkombination eine solche vereinbart haben, können Sie diese zum Starten des Makros verwenden. Wollen Sie die vereinbarte Tastenkombination nachträglich ändern, markieren Sie das betreffende Makro im Dialogfeld Makro und klicken dann auf die Schaltfläche Optionen. Sie können anschließend im Dialogfeld Makrooptionen ein neues Zeichen im Feld (Strg)+ angeben. Außerdem lässt sich hier die Beschreibung für das Makro ändern.

11.2

Makro ausführen

367

Bild 11.4: Die Tastenkombination kann geändert werden

11.2.3

Schaltfläche in der Symbolleiste

Sie können ein Makro mit einer Schaltfläche verbinden, auf die Sie nur zu klicken brauchen, damit das Makro ausgeführt wird. Wählen Sie zunächst den Befehl ANPASSEN im Menü EXTRAS, erstellen Sie eine neue Symbolleiste und fügen Sie in diese eine Schaltfläche für die Ausführung das Makros ein. (Sie können natürlich auch jede andere Symbolleiste dafür benutzen.)

Bild 11.5: Ein Makro kann mit einer Schaltfläche verknüpft werden

368

Kapitel 11 – Makros

Wählen Sie hierfür auf der Registerkarte Befehle die Kategorie Makros und ziehen Sie dann die Option Benutzerdefinierte Schaltfläche aus dem Listenfeld Befehle in die gewünschte Symbolleiste. Klicken Sie nach dem Schließen des Dialogfeldes auf die Schaltfläche und weisen Sie ihr das auszuführende Makro zu. Nach dieser Zuweisung kann das Makro durch einen Klick auf die Schaltfläche gestartet werden.

11.3 Makro überarbeiten Der beim Aufzeichnen erstellte Code wird in ein Visual Basic-Projekt aufgenommen. Zur Anzeige und/oder eventuellen Änderung rufen Sie den Befehl VISUAL BASIC-EDITOR im Untermenü zu MAKRO im Menü EXTRAS auf oder klicken im Dialogfeld Makro auf die Schaltfläche Bearbeiten.

11.3.1

Fenster

Der Editor zeigt in der Grundeinstellung das Projekt-, das Eigenschaften- und das Codefenster an. Bei Bedarf können Sie die Anzeige der Fenster über die Befehle CODE, PROJEKTEXPLORER und EIGENSCHAFTENFENSTER im Menü ANSICHT beziehungsweise über die entsprechenden Schaltflächen in der Symbolleiste regeln. Im Projekt-Explorer werden die vorhandenen Projekte und deren Elemente in einem

Verzeichnisbaum angezeigt. Hier können Sie das zu bearbeitende Projekt auswählen und als Ganzes bearbeiten. Im Eigenschaftenfenster werden die Eigenschaften des im Projektfenster ausgewählten

Objekts angezeigt. Im Codefenster wird der Programmcode für das im Projekt-Explorer markierte Ele-

ment angezeigt. Tipp: Um die Fenster anzuordnen, verwenden Sie die entsprechenden Befehle im Menü FENSTER – ähnlich wie bei Fenstern in einer Excel-Arbeitsmappe (siehe Kapitel 2).

11.3

Makro überarbeiten

369

Bild 11.6: Der Visual Basic-Editor verfügt standardmäßig über drei Fenster

Der Projekt-Explorer Im Projekt-Explorer werden alle zum Projekt gehörenden Objekte in entsprechenden Gruppen zusammengefasst und in einem Verzeichnisbaum angezeigt. Jedes Projekt kann mehrere Komponenten beinhalten. Makros werden meist in einem Modul gespeichert.

Bild 11.7: Im Projekt-Explorer werden die Objekte zusammengefasst

370

Kapitel 11 – Makros

Über drei Schaltflächen unterhalb der Titelleiste des Projekt-Explorer-Fensters können Sie die Anzeige steuern.

Symbol

Beschreibung Code anzeigen – Zeigt den Code des markierten Objekts im Codefenster an. Denselben Zweck erfüllt ein Doppelklick auf den Namen des Objekts im ProjektExplorer. Objekt anzeigen – Zeigt das Objektfenster des markierten Objekts an, beispielsweise eine Tabelle. Ordner wechseln – Blendet Unterordner ein oder aus. Sie können auf ein Pluszeichen klicken, um untergeordnete Elemente anzuzeigen. Der Klick auf ein Minuszeichen blendet diese Elemente wieder aus.

Tabelle 11.3: Über drei Schaltflächen regeln Sie die Anzeige

Tipp: Wenn Sie mehrere Arbeitsmappen geöffnet haben, können Sie ein markiertes Objekt mittels Drag & Drop zwischen den Arbeitsmappen kopieren oder verschieben. Um ein Objekt zu löschen, markieren Sie es und drücken dann die Taste (Entf).

Das Eigenschaftenfenster Viele Elemente, mit denen Sie in Visual Basic arbeiten, haben Attribute oder Eigenschaften. Die Eigenschaften sind Informationen, die das Element beschreiben, wie beispielsweise der Name eines Dokuments oder die Farbe eines Elements. Nach dem Erstellen eines Objekts werden dessen Eigenschaften auf Standardwerte gesetzt. Sie haben aber über die Optionen im Eigenschaftenfenster die Möglichkeit, sie zu modifizieren. Angezeigt werden darin immer die Eigenschaften des aktuell markierten Objekts. Über das Dropdown-Listenfeld ganz oben im Fenster können Sie das Objekt auswählen, dessen Eigenschaften angezeigt werden sollen. Über die beiden Registerkarten Alphabetisch und Nach Kategorien können Sie festlegen, in welcher Reihenfolge die Eigenschaften im Fenster aufgelistet werden sollen. Zum Bearbeiten einer nicht abgeblendeten Eigenschaft klicken Sie auf die Zelle rechts neben der Eigenschaftenbezeichnung und nehmen dann die Änderungen vor.

11.3

Makro überarbeiten

371

Bild 11.8: Im Eigenschaftenfenster werden die Eigenschaften zum gewählten Objekt angezeigt

Codefenster Im Codefenster wird der Programmcode für das im Projektfenster markierte Element angezeigt. Um beispielsweise den Code für ein aufgezeichnetes Makro darzustellen, markieren Sie das entsprechende Modul im Projekt-Explorer.

Bild 11.9: Im Codefenster können Sie Änderungen am Makro durchführen

372

Kapitel 11 – Makros

Im Codefenster lassen sich die gewünschten Änderungen zum Makro durchführen. Einfache Änderungen können Sie auch ohne Kenntnis von Visual Basic direkt über die Tastatur eingeben. Beispielsweise können Sie in einem Makro, mit dem bestimmte Arbeitsmappen geöffnet werden, die Namen der Arbeitsmappen oder den Speicherort abändern. Speichern Sie abschließend Ihre Änderungen. Wenn Sie zu einer anderen Prozedur im Codefenster wechseln wollen, können Sie dazu die Dropdown-Listenfelder am oberen Rand des Codefensters benutzen. Tipp: Um ein leeres Visual Basic-Modul anzuzeigen, wählen Sie im Menü EINFÜGEN den Befehl MODUL.

11.3.2

Prozeduren

Visual Basic-Code wird immer in Prozeduren geschrieben. Eine Prozedur ist ein Block von Visual Basic-Anweisungen, die von einer Deklarationsanweisung und einer End-Anweisung umschlossen sind. Sie können eine ganz neue Prozedur erstellen oder bei der Bearbeitung des Makros eine neue Prozedur aufrufen, die Sie anschließend schreiben. Dazu aktivieren Sie zuerst im Projekt-Explorer das Modul, in dem Sie die Prozedur einfügen wollen.

Bild 11.10: In Visual Basic können Sie mit drei Typen von Prozeduren arbeiten

11.3

Makro überarbeiten

373

Wählen Sie dann PROZEDUR im Menü EINFÜGEN. Im Dialogfeld Prozedur hinzufügen benennen Sie die Prozedur und wählen Sie den Typ aus. Drei Typen von Prozeduren werden unterschieden: Sub-Prozeduren, Funktionen und Eigenschaftenprozeduren. SubProzeduren führen Aktionen aus, geben jedoch keinen Wert an den Aufrufcode zurück. Function-Prozeduren geben Werte an den Aufrufcode zurück. Property-Prozeduren geben Eigenschaftenwerte an Objekte oder Module zurück oder weisen sie diesen zu. Der Gültigkeitsbereich und die Möglichkeit zum Zugriff auf Prozeduren kann als Public oder als Private eingerichtet sein. Mit Public kann die Prozedur von jeder anderen Stelle der Anwendung aus aufgerufen

werden. Dies ist die Standardeinstellung, wenn Sie kein anderes Schlüsselwort angeben. Über Private kann die Prozedur nur von einer anderen Prozedur innerhalb des glei-

chen Moduls oder der gleichen Klasse aufgerufen werden, in dem beziehungsweise der sie definiert ist. Tipp: Prozeduren werden entweder automatisch oder explizit von einer anderen Stelle im Code aufgerufen. Wenn die Ausführung des Aufrufs abgeschlossen ist, wird die Steuerung an den Code zurückgegeben, der den Aufruf gestartet hat; dieser Code wird auch als Aufrufcode bezeichnet. Der Aufrufcode ist eine Anweisung oder ein Ausdruck in einer Anweisung. Er gibt die Prozedur anhand ihres Namens an und übergibt die Steuerung an die Prozedur.

Sub-Prozeduren Sub-Prozeduren können Aktionen ausführen, geben aber keine Ergebnisse zurück. Auch bei den über den Makrorekorder aufgezeichneten Makros handelt es sich um Sub-Prozeduren. Sie können außerdem Argumente, wie Konstanten, Variablen oder Ausdrücke, aufnehmen, die durch den Aufrufcode an sie übergeben werden. Um eine Sub-Prozedur zu erstellen, wählen Sie im Dialogfeld Prozedur hinzufügen die

Option Sub. Im Codefenster wird daraufhin der Coderahmen für die neue Sub-Prozedur erstellt – die erste und die letzte Zeile werden automatisch eingefügt. Eine solche Prozedur beginnt mit dem Schlüsselwort Sub. Anschließend kommt der gewählte Name der Subroutine, gefolgt von zwei runden Klammern. Das Schüsselwort End Sub beendet die Prozedur in der letzten Zeile des Abschnitts.

374

Kapitel 11 – Makros

Bild 11.11: Der Coderahmen der Prozedur wird automatisch erstellt Geben Sie zwischen den Zeilen Public Sub … und End Sub den gewünschten Code ein.

Nach der Eingabe einer Visual Basic-Funktion werden in einer QuickInfo die dazu notwendigen Parameter angezeigt. Durch Drücken von (Eingabe) am Ende einer Zeile erzeugen Sie eine neue leere Zeile.

Bild 11.12: Dieser Code erzeugt beispielsweise eine Anzeige

Tipp: Als Hilfe bei der Codeeingabe können Sie einen Katalog benutzen, in dem alle Eigenschaften, Methoden, Ereignisse und Konstanten angezeigt werden. Diesen bringen Sie durch Wählen des Befehls OBJEKTKATALOG im Menü ANSICHT oder durch Klicken auf die Schaltfläche Objektkatalog auf den Bildschirm. Über das Dropdown-Listenfeld in der oberen linken Ecke können Sie die gewünschte Bibliothek auswählen. Um nach einem Schlüsselwort zu suchen, geben Sie den Suchtext im Feld darunter ein. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Suchen, um die Suche zu starten und die Suchergebnisse anzeigen zu lassen.

Funktionen Function-Prozeduren ähneln Sub-Prozeduren, geben jedoch auch Werte an das aufrufende Programm zurück. Sie können damit also beispielsweise Berechnungsvorschriften definieren, deren Inhalt über die in Excel eingebauten Funktionen hinausgeht. Eine Function-Prozedur ist eine Folge von Visual Basic-Anweisungen, die zwischen den Anweisungen Function und End Function eingeschlossen sind. Auch Function-Prozeduren können

11.3

Makro überarbeiten

375

Argumente wie Konstanten, Variablen oder Ausdrücke aufnehmen, die durch den Aufrufcode an sie übergeben wurden. Eine Funktion kann nicht über den Makrorekorder aufgezeichnet werden. Um eine neue Funktion zu erstellen, wählen Sie im Dialogfeld Prozedur hinzufügen die

Option Function. Die erste und die letzte Zeile der Prozedur werden im Codefenster automatisch eingefügt. Der vorher gewählte Name wird angezeigt.

Bild 11.13: Der Code-Rahmen der Funktion wird automatisch erstellt Wenn die Funktion zur Ausführung einen Wert übernehmen soll, müssen Sie dafür

durch Eingabe eines Namens in die Klammern in der ersten Zeile eine Variable definieren. Sie können hierfür eine beliebige Bezeichnung verwenden – beispielsweise einen Ausdruck wie Wert. Benutzen Sie aber keine Bezeichnungen, die in Visual Basic Verwendung finden. Geben Sie dann zwischen den beiden Zeilen des Coderahmens die gewünschten An-

weisungen ein, die beim späteren Ansprechen der Funktion ausgeführt werden sollen. Wichtig ist hierbei der von der Function-Prozedur erzeugte Rückgabewert – also der Wert, den die Prozedur an das aufrufende Element zurücksendet. Dazu können Sie dem Namen der Prozedur in mindestens einer Anweisung einen Wert zuweisen. Wenn Sie beispielsweise in der Prozedur CoTan den Kotangens der Variablen Wert berechnen wollen, können Sie dies mit der Anweisung CoTan = 1/Tan(Wert) erreichen. Tan ist eine eingebaute Funktion. Außerdem kann mit der Return-Anweisung ein Rückgabewert angegeben werden. Wenn Sie zusätzliche Kommentare einfügen wollen – die bei der Ausführung nicht als

Programmcode berücksichtigt werden sollen –, beginnen Sie solche Zeilen mit einem einfachen Anführungszeichen.

376

Kapitel 11 – Makros

Bild 11.14: Den Kotangens einer Variablen berechnen

Tipp: Über das Dropdown-Listenfeld in der oberen rechten Ecke des Codefensters können Sie wählen, welche Sub-Prozedur im Codefenster angesteuert werden soll.

Zum Aufrufen einer Function-Prozedur aus einer Tabelle heraus benutzen Sie deren Namen wie den einer eingebauten Funktion. Wenn Sie beispielsweise die Function-Prozedur CoTan zur Berechnung des Kotangens definiert haben, können Sie mit =CoTan(PI()) diesen berechnen. Tipp: Außerdem können Sie die Prozedur auch von anderen Prozeduren aus aufrufen. Dazu tragen Sie ihren Namen und die Argumente entweder auf der rechten Seite der Zuweisungsanweisung oder in einen Ausdruck ein.

11.3.3

Steueranweisungen

Steueranweisungen können in allen Typen von Prozeduren verwendet werden. Mithilfe von solchen Steueranweisungen bringen Sie ein Programm dazu, bestimmte Zeilen oder Abschnitte im Code auszuführen und andere nicht. Grundlage einer solchen Entscheidung über den Programmablauf ist im Allgemeinen eine Bedingung, in der zunächst einmal geprüft wird, ob eine bestimmte Situation zutrifft oder nicht. Diese Bedingung ist der Ausgangspunkt für die nachfolgenden Entscheidungen. Eine typische Situation dafür finden Sie in einer Abfrage, die Sie einsetzen, wenn in

einigen Fällen ein bestimmter Codeabschnitt ausgeführt werden soll, in anderen Fällen aber nicht. Es gibt auch die Fälle, in denen ein Programm einen bestimmten Abschnitt des Codes

mehrfach durchlaufen soll – beispielsweise um einen Näherungswert schrittweise zu berechnen. Dann redet man von Schleifen. Auch hier kommt meist wieder eine Bedin-

11.3

Makro überarbeiten

377

gung ins Spiel, anhand derer das Programm entscheidet, wie oft der Durchlauf durch die Schleife erfolgen soll. In Visual Basic stehen verschiedene Abfrage- und Schleifentypen zur Verfügung, von denen jede fast alle zu diesem Bereich gehörenden Aufgaben bewältigen kann. Jeder Typ wurde aber im Hinblick auf einen bestimmten Zweck entworfen.

Die If-Anweisung Die simpelste Abfrage – und eine, über die fast jede Programmiersprache verfügt – ist die If-Anweisung. In ihrer einfachsten Form besagt die If-Anweisung nur, dass ein Stück Code dann – und nur dann – ausgeführt wird, wenn eine bestimmte Bedingung wahr ist. Zwei Formen der Syntax sind möglich: Eine einzeilige Variante bietet sich bei einfachen, kurzen Tests an. Wird die Bedingung zur Laufzeit als True ausgewertet, dann wird die Zeile ausgeführt. Zwar ermöglicht

diese Form auch die Ausführung mehrerer Anweisungen. Dazu müssen sich jedoch alle Anweisungen in einer Zeile befinden und durch Doppelpunkte voneinander getrennt sein. Die mehrzeilige Variante ist dagegen strukturierter und flexibler und kann in der

Regel leichter gelesen und gepflegt werden. Hier wird der Code zwischen der ersten Zeile der Anweisung – If Bedingung Then – und der letzten – End If – platziert. Wird die Bedingung zur Laufzeit als True ausgewertet, dann wird der Codeblock ausgeführt. Wenn sie False ist, dann wird der Codeblock übersprungen und die Ausführung wird mit der Zeile nach End If fortgesetzt. Bei der mehrzeiligen Variante darf es außer der IfAnweisung keine weitere Anweisung in der ersten Zeile geben. Wenn Sie – je nach Wahrheitswert der angewendeten Bedingung – zwei verschiedene Codeblöcke ausführen lassen wollen, können Sie die so genannte erweiterte If-Anweisung benutzen. Beginnen Sie dazu wie bei der einfachen If-Anweisung. Nach Eingabe des Codes, der ausgeführt wird, wenn die Bedingung wahr ist, fügen Sie das Schlüsselwort Else ein. Danach folgt der Code, der ausgeführt werden soll, wenn die Bedingung nicht wahr ist. Den Abschluss bildet wieder End If. Tipp: Eine If-Abfrage lässt aufgrund der booleschen Natur der Bedingung immer nur zwei Möglichkeiten der Reaktion zu. Wenn ein Programm auf mehr als zwei Situationen unterschiedlich reagieren können muss, lassen sich aber mehrere If-Abfragen mit unterschiedlichen Bedingungen einsetzen und diese ineinander verschachteln.

378

Kapitel 11 – Makros

Die For...Next-Schleife Die For-Schleife beinhaltet eine Zählervariable zum Zählen der Wiederholungen des Durchlaufs. Diese Zählervariable beginnt mit einem Anfangswert. Jedes Mal, wenn Visual Basic auf die Next-Anweisung trifft, wird der Zähler hochgezählt. Dann kehrt Visual Basic zur For-Anweisung zurück. Der Zähler wird wieder mit dem Endwert verglichen und wieder wird, abhängig vom Ergebnis, entweder der Block ausgeführt oder die Schleife beendet. Dieser Prozess ist so lange aktiv, bis der Zähler den Endwert überschreitet. Nach dem Beenden der Schleife fährt das Programm in der Zeile fort, die direkt auf die abschließende Next-Anweisung folgt.

Bild 11.15: Eine For...Next-Schleife zum Zählen der Durchläufe

Tipp: In einer For-Schleife wird die Zählervariable bei jedem Durchlauf der Schleife um einen bestimmten Wert – das so genannte Inkrement – erhöht. Die Standardversion der For-Schleife verwendet ein Inkrement von 1. Es ist aber auch möglich, durch eine zusätzliche Angabe mit anderen Inkrementen als 1 zu arbeiten. Dazu müssen Sie nach dem Endwert das Schlüsselwort Step setzen und das gewünschte Inkrement angeben.

Die Do...Loop-Schleife Die Do-Schleife ist sowohl die einfachste als auch die flexibelste Schleifenstruktur, die in Visual Basic zur Verfügung steht. Sie beginnt mit dem Schlüsselwort Do und endet mit Loop. Die Codezeilen dazwischen werden mehrfach ausgeführt – wie oft, müssen Sie über eine separate Beendigungsbedingung angeben. Letztere können Sie auf zwei Weisen einführen:

11.3

Makro überarbeiten

379

Die erste ist die While-Bedingung. Sie führt dazu, dass die Schleife so lange ausgeführt

wird, wie eine Bedingung wahr ist.

Bild 11.16: Do-Schleifen können entweder über While ... Die zweite ist die Until-Bedingung. Sie führt dazu, dass die Schleife so lange ausgeführt

wird, wie eine Bedingung falsch ist.

Bild 11.17: ... oder über Until beendet werden

Theoretisch gesehen ist es gleichgültig, welche der beiden Bedingungen Sie benutzen. Die Positionierung der Bedingungsanweisung ist sehr wichtig. Sie können die Beendigungsbedingung an den Anfang – also beim Do – oder an das Ende – beim Loop – der Schleife setzen. Wenn Sie sie an den Beginn der Schleife setzen, wird der Code innerhalb der Schleife erst gar nicht ausgeführt, wenn die Bedingung nicht zutrifft. Wenn Sie sie ans Ende platzieren, dann wird die Schleife beim ersten Mal immer ausgeführt, gleichgültig ob die Bedingung von vornherein wahr ist oder nicht.

380 11.3.4

Kapitel 11 – Makros

Kompilieren, testen und ausführen

Wenn Sie ein Makro in Visual Basic bearbeitet oder eine neue Prozedur erstellt haben, muss der Code dafür in Maschinencode übersetzt werden. Dieser Vorgang wird als Kompilieren bezeichnet. Dabei wird der Quellcode geprüft und Visual Basic gibt eine Fehlermeldung aus, wenn etwas nicht stimmt. Falls Sie einen Fehler nicht auf den ersten Blick finden, sollten Sie das Programm mithilfe der Befehle im Menü DEBUGGEN testen: EINZELSCHRITT führ die Prozedur Ausweisung für Anweisung durch. AUSFÜHRUNG BIS CURSOR-POSITION führt die Prozedur bis zu der Stelle aus, die durch

die Einfügemarke gekennzeichnet ist, und markiert diese Anweisung. ÜBERWACHUNG HINZUFÜGEN zeigt ein Dialogfeld an, in dem Sie einen Ausdruck definie-

ren können, der während der Ausführung ausgewertet werden soll.

11.3.5

Programmierbeispiele

Um Ihre Prozeduren zu verfeinern, können Sie mit vielerlei Techniken arbeiten. Die nachfolgend gezeigten Möglichkeiten liefern einige Beispiele. Detaillierte Hinweise bietet die Hilfe zu Microsoft Visual Basic.

Eine bedingte Abfrage durchführen Beispielsweise können Sie von einem Benutzer verlangen, einen bestimmten Zahlenwert – beispielsweise eine Zensur zwischen 1 und 6 – in einem Dialogfeld einzugeben. Zunächst fordern Sie den Benutzer zur Eingabe des Wertes auf. Dazu benutzen Sie eine InputBox. Da der in dieser Prozedur eingegebene Wert auch in den folgenden Pro-

zeduren gelten soll, muss er als Variable definiert werden.

11.3

Makro überarbeiten

381

Bild 11.18: Eine Abfrage wird formuliert

Bild 11.19: Eine Eingabe wird gefordert In zwei weiteren Prozeduren prüfen Sie, ob ein Wert eingegeben wurde und ob dieser im Bereich zwischen 1 und 6 liegt. Bedingungen können Sie über den If-Befehl ausfüh-

ren lassen. In Abhängigkeit vom Wert eines Parameters können Sie verschiedene Aktionen durchführen lassen.

Bild 11.20: Falsche Eingaben werden entsprechend kommentiert

382

Kapitel 11 – Makros

Den Text einer Zelle als Dateinamen verwenden Sie können beispielsweise den Eintrag in einer Zelle dazu verwenden, dass er automatisch als Dateiname vorgesehen wird. Hierfür erstellen Sie ein Makro im Visual Basic-Editor, mit dem der Inhalt einer Zelle – beispielsweise der Zelle A1 – als Dateiname festgelegt wird.

Bild 11.21: Ein Dateiname wird aus einer Zelle übernommen

Eine Liste mit Blattnamen erstellen Sie können mit wenigen Anweisungen ein Inhaltsverzeichnis der Arbeitsmappe – also eine Liste mit den Namen der Blätter darin – erstellen lassen.

Bild 11.22: Ein Inhaltsverzeichnis wird erstellt

Damit wird in der aktiven Arbeitsmappe ein neues Blatt eingefügt, in dem die Namen der Blätter in der Mappe – inklusive des neuen – aufgelistet werden.

Individuell anpassen

Microsoft Excel verfügt über eine Vielzahl von Optionen zur individuellen Anpassung des Programms an Ihre persönlichen Präferenzen. Den Zugang zu den wesentlichsten Möglichkeiten der Anpassung finden Sie vor allem in mehreren Befehlen des Menüs EXTRAS.

Den Großteil der Anpassungsmöglichkeiten finden Sie im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN. Hier können Sie auf 13 Registerkarten das Verhalten des Programms recht detailliert regeln. In diesem Kapitel werden die dort verfügbaren Optionen zusammenfassend dargestellt. Über die Optionen des Dialogfeldes zum Befehl ANPASSEN können Sie Einstellungen für die Menüs und Symbolleisten vornehmen. Den Symbolleisten können Sie bei Bedarf weitere Schaltflächen hinzufügen. Außerdem können Sie auch eigene Symbolleisten erstellen und in diese Schaltflächen integrieren, die Sie zur täglichen Arbeit benötigen. Auf ähnliche Weise lassen sich auch Änderungen in den Menüs des Programms durchführen. Add-Ins ermöglichen den Zugriff auf zusätzliche Funktionen in Microsoft Excel. Die Vielfalt der Einsatzmöglichkeiten steigt damit, allerdings dauert der Prozess des Öffnens etwas länger und der Speicherbedarf steigt. Wenn Sie häufig mit dem Office-Assistenten arbeiten, sollten Sie prüfen, welche Anpassung des Assistenten Ihren Vorstellungen am meisten entgegenkommt. Wenn Sie den Assistenten nicht benötigen, können Sie ihn hier auch ausschalten.

12.1 Das Optionen-Dialogfeld Über den Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS bringen Sie ein mit 13 Registerkarten ausgestattetes Dialogfeld auf den Bildschirm. Auf den einzelnen Registerkarten können Sie eine Vielzahl von Einstellungen vornehmen und Microsoft Excel an Ihre persönlichen Erfordernisse anpassen.

384

Kapitel 12 – Individuell anpassen

Achtung: Die Mehrzahl der hier eingestellten Optionen gelten für alle Arbeitsmappen, einige jedoch nur für die gerade aktuelle Tabelle.

12.1.1

Ansicht

Mit den Optionen auf der Registerkarte Ansicht wird die Anzeige von diversen Elementen im Dokument- und im Anwendungsfenster von Microsoft Excel festgelegt.

Bild 12.1: Die Registerkarte Ansicht regelt, was auf dem Bildschirm angezeigt wird Die vier Kontrollkästchen unter Anzeigen regeln, was beim Starten von Excel angezeigt

wird: Sie können hierüber den Aufgabenbereich, die Bearbeitungsleiste und die Statusleiste generell an- oder abschalten. Ein Deaktivieren von Fenster in Taskleiste bewirkt, dass bei mehreren geöffneten Dokumentfenstern der Wechsel zwischen diesen nicht mehr über die Taskleiste, sondern nur noch durch einen direkten Klick auf ein Fenster oder über die Befehle im Menü FENSTER erfolgen kann.

12.1

Das Optionen-Dialogfeld

385

Tipp: Um Bearbeitungsleiste und Statusleiste nur für den Moment auszublenden und dann wieder einzublenden, ohne die Einstellung generell zu ändern, verwenden Sie die entsprechenden Befehle im Menü ANSICHT. Unter Kommentare können Sie wählen, was angezeigt werden soll, wenn eine Zelle

einen Kommentar enthält und diese Zelle gerade nicht markiert ist. Die Optionen unter Objekte regeln, wie eingefügte Objekte angezeigt werden sollen. Die Fensteroptionen gelten für das aktuelle Fenster. Sie bestimmen, wie diverse Ele-

mente der Arbeitsmappe im gerade aktiven Fenster angezeigt werden. Schalten Sie hier die Optionen für die Elemente an, die im aktuellen Fenster der Arbeitsmappe angezeigt werden sollen: Formeln zeigt statt der Berechnungsergebnisse die Formeln selbst an. Das kann für Dokumentationszwecke nützlich sein. Sie können hier auch die Spalten- und Zeilenköpfe ein- oder ausblenden und eine andere Farbe für die Gitternetzlinien der Tabelle wählen oder diese ganz ausblenden. Durch Abschalten der Option Nullwerte bewirken Sie, dass die Zahl 0 in einer Zelle nicht angezeigt wird.

12.1.2

Berechnung

Mit den Optionen auf der Registerkarte Berechnung legen Sie fest, wann und wie Formeln in geöffneten Arbeitsmappen berechnet werden. Standardmäßig wird eine Neuberechnung nach jeder Eingabe durchgeführt. Alle

abhängigen Formeln werden also berechnet, sobald ein Wert, eine Formel oder ein Name geändert wird. Da jede Berechnung Zeit erfordert, empfiehlt es sich besonders bei Tabellen mit vielen Formeln, den Berechnungsmodus auf Manuell umzuschalten. Geöffnete Arbeitsmappen werden in diesem Fall nur dann neu berechnet, wenn Sie auf dieser Registerkarte auf die Schaltfläche Neu berechnen (F9) klicken oder die Taste (F9) drücken. Wenn Sie Automatisch außer bei Mehrfachoperationen wählen, werden alle abhängigen Formeln – außer bei Mehrfachoperationen –berechnet. Mehrfachoperationen können mithilfe der Schaltfläche Neu berechnen (F9) auf dieser Registerkarte oder durch Drücken der Taste (F9) berechnet werden. Die Option Vor dem Speichern neu berechnen können Sie einschalten, wenn Sie die Option Manuell gewählt haben.

386

Kapitel 12 – Individuell anpassen

Bild 12.2: Berechnungsoptionen können eingestellt werden Im Bereich Iteration können Sie festlegen, wie oft oder wie genau Berechnungen in

Zirkelbezügen durchgeführt werden sollen. Von einer Iteration spricht man, wenn das Ergebnis einer Berechnung wiederum als Ausgangswert derselben Berechnung verwendet wird. Diese manchmal etwas eigenartig anmutenden Berechnungsvorschriften dienen meist dazu, sich schrittweise an einen Lösungswert anzunähern. Standardmäßig wird ein Iterationsvorgang nach 100 Operationen abgebrochen oder wenn sich die Berechnungsergebnisse um weniger als 0,001 ändern. Sie können die Anzahl der Iterationen begrenzen, indem Sie die eingegebenen Werte ändern. Taste(n)

Beschreibung

(F9) oder (Strg)+(=)

Alle geöffneten Blätter berechnen

(Umschalt)+(F9)

Aktives Tabellenblatt und darauf bezogene berechnen

Tabelle 12.1: Zum manuellen Berechnen sind auch Tastenkürzel verfügbar

12.1

Das Optionen-Dialogfeld

387

Die Einstellungen im Bereich Arbeitsmappenoptionen gelten nur für die gerade aktuelle

Arbeitsmappe: Ist Remotebezüge aktualisieren aktiviert, werden bei einer Berechnung auch die Ergebnisse von Formeln mit Bezügen zu anderen Anwendungen aktualisiert. Wollen Sie erreichen, dass die Werte für Bezüge zu anderen Anwendungen gespeichert werden, aktivieren Sie Externe Verknüpfungswerte speichern. Durch Deaktivieren dieser Option können Sie Speicherplatz und Zeit sparen. Genauigkeit wie angezeigt bedeutet, dass die in den Zellen angezeigte Genauigkeit zur Berechnung verwendet wird – das kann zu Rundungsfehlern führen. Mit 1904-Datumswerte wird das Anfangsdatum für die Berechnung aller Datumsangaben vom 1. Januar 1900 auf den 2. Januar 1904 geändert. Beschriftungen in Formeln zulassen erlaubt die Verwendung von Spaltenund/oder Zeilenbeschriftungen in Formeln (siehe Kapitel 4).

12.1.3

Bearbeiten

Mit den Optionen auf der Registerkarte Bearbeiten werden die Einstellungen für das Eingeben, Bearbeiten, Kopieren und Verschieben von Daten festgelegt.

Bild 12.3: Die Registerkarte Bearbeiten liefert die Optionen für das Steuern von Bearbeitungsvorgängen

388

Kapitel 12 – Individuell anpassen

Mit einer Ausnahme sind diese Einstellmöglichkeiten alle aktiviert. Option

Beschreibung

Direkte Zellbearbeitung akti- Das direkte Bearbeiten innerhalb einer Zelle selbst wird durch vieren Doppelklicken auf die Zelle ermöglicht. Drag & Drop von Zellen aktivieren

Das Verschieben und Kopieren von Zellinhalten durch Ziehen wird ermöglicht.

Vor dem Überschreiben von Zellen warnen

Bevor bei der Anwendung von Drag & Drop der Inhalt von Zellen in anderen Zellen abgelegt wird, die bereits Daten beinhalten, wird eine Meldung eingeblendet. Die Markierung einer Zelle wird automatisch verschoben, nachdem Sie zum Bestätigen einer Eingabe die (Eingabe)-Taste gedrückt haben. Beim Bestätigen mit (Umschalt)+(Eingabe) wird Markierung in die entgegengesetzte Richtung verschoben. Wählen Sie im Dropdown-Listenfeld Richtung, in welche Richtung verschoben werden soll.

Markierung nach dem Drücken der Eingabetaste verschieben

Feste Dezimalstelle setzen

Hiermit können Sie eine automatische Eingabe eines Dezimalzeichens bewirken. Ist das Kontrollkästchen nicht aktiviert, muss das Dezimalzeichen manuell eingegeben werden. Bei einer positiven Angabe für Stellenanzahl wird das Dezimalzeichen um die entsprechenden Zeichen nach links gesetzt, bei einem negativen Wert nach rechts.

Objekte mit Zellen ausschneiden, kopieren oder sortieren

Beim Ausschneiden, Kopieren oder Sortieren von Zellen bleiben die Objekte in den Zellen erhalten.

Aktualisieren von automati- Hierdurch wird eine Abfrage eingeblendet, in der Sie festlegen, schen Verknüpfungen bestäti- ob Sie OLE-Verknüpfungen zu anderen Dateien oder Anwendungen aktualisieren möchten. gen Feedback mit Animation

Hiermit wird die Bearbeitung durch eine Art Animation deutlicher sichtbar angezeigt.

AutoVervollständigen für Zellwerte aktivieren

Hierdurch wird das automatische Eintragen von Text ermöglicht (siehe Kapitel 4).

Datenbereich und Formeln erweitern

Bei Eingaben in eine neue Zeile einer Liste werden Formate und Formeln automatisch übernommen, wenn diese mindestens dreimal in den vorhergehenden fünf Zeilen verwendet wurden (siehe Kapitel 5).

12.1

Das Optionen-Dialogfeld

389

Option

Beschreibung

Automatische Prozentwerteingabe aktivieren

Eingaben in Zellen, die auf das Prozentformat gesetzt sind, werden automatisch durch 100 dividiert. Beispielsweise erscheint die Eingabe 2 als 2,00%.

Optionen-Schaltfläche beim Einfügen kopierter Daten anzeigen

Beim Einfügen von Zellen, Zeilen oder Spalten wird automatisch eine entsprechende Schaltfläche zum Auswählen von Einfügeoptionen anzeigt.

Optionen-Schaltfläche beim Einfügen von Zellen und Objekten anzeigen

Beim Einfügen wird automatisch eine entsprechende Schaltfläche zum Auswählen von Einfügeoptionen anzeigt.

Tabelle 12.2: Die Optionen zum Bearbeiten von Zellinhalten

12.1.4

Allgemein

Bild 12.4: Auf der Registerkarte Allgemein können Sie die Optionen festlegen, die nicht einem speziellen Funktionsbereich in Excel zugeordnet sind

390

Kapitel 12 – Individuell anpassen

Mit den Optionen auf der Registerkarte Allgemein legen Sie unter anderem die Anzahl der Blätter in einer neuen Arbeitsmappe, die Standardschriftart und die verwendete Bezugsart fest. Außerdem können Sie hier bestimmen, welche Bezeichnung für die Zelladressen verwendet werden soll. Der obere Bereich der Registerkarte enthält unterschiedliche Optionen zur Steuerung der Anzeige.

Option

Beschreibung

Z1S1-Bezugsart

Durch Aktivieren erreichen Sie, dass sowohl Spalten als auch Zeilen numerisch bezeichnet werden. Standardmäßig erhalten Spalten alphabetische und Zeilen numerische Bezeichnungen. Nach Aktivierung werden DDE-Abfragen (DDE steht für Dynamic Data Exchange) anderer Anwendungen ignoriert.

Andere Anwendungen ignorieren

QuickInfo für Funkti- Zeigt kurze Beschreibungen zu den Elementen einer Funktion an. onen Liste zuletzt geöffneter Eine Liste mit den Namen der zuletzt geöffneten Dateien wird im Dateien Menü DATEI angezeigt (siehe Kapitel 2). Geben Sie an, wie viele Dateinamen angezeigt werden sollen; maximal sind 9 möglich. Anfrage nach Dateieigenschaften

Wenn aktiviert, wird das Dialogfeld Eigenschaften (siehe Kapitel 2) angezeigt, wenn eine Arbeitsmappe zum ersten Mal gespeichert wird.

Feedback mit Sound

Beim Eintreten von Programmereignissen werden die Sounddateien abgespielt. Die Zuordnung können Sie über die Systemsteuerung vornehmen.

Beim Rollen mit Wenn Sie die Microsoft IntelliMouse verwenden, können Sie nach IntelliMouse zoomen Aktivierung dieses Kontrollkästchens über das Rad den Vergrößerungsmaßstab einstellen. Tabelle 12.3: Mehrere Optionen stehen für die Anzeige zur Verfügung

12.1

Das Optionen-Dialogfeld

391

Der untere Bereich regelt die wichtigsten Parameter für neu erstellte Arbeitsmappen.

Option

Beschreibung

Blätter in neuer Arbeitsmappe

Hier können Sie die vorgegebene Anzahl von Tabellenblättern in einer neuen Arbeitsmappe festlegen.

Standardschriftart

Hier legen Sie die Standardschriftart für neue Tabellenblätter und Arbeitsmappen fest. Eine neue Schriftart wird erst nach dem nächsten Öffnen von Microsoft Excel wirksam.

Schriftgrad

Stellen Sie hier die Standardgröße für die Schrift ein. Eine neue Schriftgröße wird erst nach dem nächsten Öffnen von Microsoft Excel wirksam.

Standardspeicherort

Hier können Sie einen Standardarbeitsordner mit dem vollständigen Pfad angeben. Dieser Ordner ist dann in Öffnen- und SpeichernDialogfeldern voreingestellt. Hier geben Sie den vollständigen Pfad zu einem alternativen Startordner ein. Die in diesem Ordner abgelegten Excel-Dateien werden beim Starten des Programms automatisch geöffnet.

Beim Start alle Dateien in diesem Ordner laden Benutzername

Hier wird der Benutzername angezeigt; er kann hier auch geändert werden.

Weboptionen

Klicken Sie hier, um das Dialogfeld Weboptionen anzuzeigen (siehe folgenden Abschnitt).

Dienstoptionen

Klicken Sie hier, um das Dialogfeld Dienstoptionen anzuzeigen (siehe hierzu weiter unten in diesem Kapitel).

Tabelle 12.4: Die Parameter für neue Mappen können eingestellt werden

12.1.5

Weboptionen

Nach einem Klick auf die Schaltfläche Weboptionen auf der Registerkarte Allgemein im Dialogfeld Optionen können Sie auf sechs Registerkarten festlegen, wie Microsoft Excel Webseiten erstellen und formatieren soll. Bestimmte Formate beschleunigen das Downloaden und Speichern von Webseiten in einem Webbrowser und die Webseiten beanspruchen weniger Speicherplatz. Beachten Sie aber, dass unterschiedliche Browser nicht alle Formate unterstützen.

392

Kapitel 12 – Individuell anpassen

Allgemein Auf der Registerkarte Allgemein können Sie durch Aktivieren der Option Zusätzliche ausgeblendete Daten speichern, um Formeln zu erhalten sicherstellen, dass nicht zum Arbeitsblatt gehörende Daten mit gespeichert werden, sodass darauf Bezug nehmende Berechnungsformeln weiterhin funktionieren. Ist Bilder von Webseiten laden, die nicht mit Excel erstellt wurden aktiviert, werden beim Öffnen einer Webseite in Microsoft Excel neben den Daten auch Bilder geladen.

Bild 12.5: Zusätzlich zu speichernde Daten sowie die vom Browser zu unterstützenden Funktionen können Sie festlegen

Browser Auf der Registerkarte Browser wählen Sie über das Dropdown-Listenfeld Besucher dieser Webseite verwenden den Webbrowser aus, dessen Funktionen auf der Webseite unterstützt werden sollen. Die darunter liegende Optionsliste legt zusätzliche Einstellungen fest.

12.1

Das Optionen-Dialogfeld

393

Option

Beschreibung

PNG als Grafikformat zulassen

Speichert Bilder auf der Webseite im Speicherplatz und Downloadzeit sparenden Format PNG (Portable Network Graphics).

Für Schriftformatierung Aktivieren Sie diese Option nur dann, wenn die Webseiten in einem auf CSS vertrauen Browser angezeigt werden, der Cascading Style Sheets (kurz CSS – eine spezielle Formatierungsspezifikation) unterstützt. Für Grafikdarstellung Verwenden Sie diese Option nur, wenn keine Grafiken generiert auf VML vertrauen werden und die Webseiten in einem Browser angezeigt werden, der VML (Vector Markup Language) unterstützt. Die Webseite beansprucht dann weniger Speicherplatz. Neue Webseiten Speichert alle Elemente einer Website, einschließlich der Grafiken, in speichern als Webseiten einer Datei. in einer Datei Tabelle 12.5: Zusätzlich Einstellungen zum Browser können festgelegt werden

Dateien Mit den Optionen auf der Registerkarte Dateien werden einige Aspekte der Dateibehandlung geregelt. Die Optionen im oberen Bereich bestimmen, wie die zu einer Webseite gehörenden

Dateien gespeichert werden sollen.

Option

Beschreibung

Hilfsdateien in einen Alle Hilfsdateien, z.B. für Aufzählungszeichen, Hintergrundstrukturen Ordner speichern und Grafiken werden beim Speichern der Webseite in einem separaten Ordner abgelegt. Ein Deaktivieren bewirkt, dass diese Hilfsdateien im gleichen Ordner wie die Webseite gespeichert werden. Nach Möglichkeit lange Dateinamen verwenden

Ermöglicht die Verwendung von Dateinamen mit mehr als acht Zeichen beim Speichern einer Webseite auf einem Server. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn die Dateien immer mit kurzen Namen gespeichert werden sollen.

394

Option

Kapitel 12 – Individuell anpassen

Beschreibung

Links beim Speichern Verknüpfungen zu Hilfsdateien werden automatisch aktualisiert, wenn aktualisieren Sie die Webseite speichern. Tabelle 12.6: Die Form der Speicherung kann geregelt werden Ein Aktivieren der Option unter der Überschrift Standard-Editor überprüft, ob ein

Microsoft Office-Programm als Standardeditor für die Webseite registriert ist und zeigt andernfalls eine entsprechende Meldung an. Falls das Downloadverzeichnis für Ihr Intranet entsprechend eingerichtet ist, werden

Office-Webkomponenten automatisch auf Ihrem Computer installiert, wenn eine Webseite geöffnet wird, in der diese Komponenten verwendet werden. Tipp: Wenn zu erwarten ist, dass die Betrachter Ihrer Webseite mit unterschiedlichen Browsern und/oder unterschiedlichen Bildschirmeinstellungen arbeiten, sollten Sie Ihre Webseiten mit diesen Alternativen testen. Bei Webseiten für das Intranet sollten Sie sich auch darüber informieren, welche Formate vom Server unterstützt werden.

Bilder Auf der Registerkarte Bilder geben Sie die Bildschirmauflösung eines Monitors, auf dem die Webseiten angezeigt werden sollen, an. Wählen Sie im Feld darunter die gewünschte Anzahl der Pixel pro Zoll für die Bildschirmanzeige. Die gewählte Einstellung wirkt sich auf die Größe und das Layout von Bildern aus. Sie sollten gegebenenfalls die Anzeige in verschiedenen Webbrowsern testen.

Codierung Wenn Sie eine Webseite öffnen, ermittelt Microsoft Office die Kodierung, die für diese Seite verwendet wurde. Falls in einem Dokument falsche Zeichen angezeigt werden, können Sie auf der Registerkarte Codierung eine andere Sprache auswählen und die Seite dann erneut laden. Probieren Sie unterschiedliche Sprachen aus, bis Sie den Text einwandfrei lesen können. Hier lässt sich auch die Sprache festlegen, die beim Speichern der Webseite verwendet werden soll. Durch Aktivieren des betreffenden Kontrollkästchens legen Sie fest, dass Webseiten immer in der Sprache gespeichert werden, die im darüber liegenden Feld als Standardkodierung ausgewählt ist.

12.1

Das Optionen-Dialogfeld

395

Schriftarten Auf der Registerkarte Schriftarten wählen Sie im oberen Bereich den Zeichensatz aus, der standardmäßig für die Kodierung der Datei verwendet werden soll. Über die Felder darunter bestimmen Sie, welche Schriftarten und -größen für Text mit variabler Zeichenbreite und für Text mit fester Zeichenbreite verwendet werden sollen.

12.1.6

Dienstoptionen

Nach einem Klick auf die Schaltfläche Dienstoptionen auf der Registerkarte Allgemein im Dialogfeld Optionen können Sie festlegen, wie Microsoft Excel mit bestimmten Webdiensten zusammenarbeiten soll. Die Einstellungen unter Freigegebener Arbeitsbereich sind für Anwender interessant,

die Dokumente benutzen, die zu einem Arbeitsbereich oder einer SharePoint-Site gehören (siehe Kapitel 10).

Bild 12.6: Legen Sie die Einstellungen für Onlineinhalte fest

396

Kapitel 12 – Individuell anpassen

Die Kategorie Kunden-Feedbackinformationen entscheidet über auf die Teilnahme am

Programm zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit, mit dessen Hilfe Microsoft Informationen über die eingesetzte Hardware und die verwendete Software sammelt, um »Trends und Verwendungsmuster zu identifizieren«. Zum Zeitpunkt der Drucklegung dieses Buches war noch nicht geklärt, was dieser Dienst konkret umfasst. Sicherheitsbewusste Anwender sollten sicherstellen, dass hier die Option Nein, ich möchte nicht teilnehmen aktiviert ist. In der Kategorie Onlineinhalte bestimmen Sie, wie das Zusammenspiel mit der Web-

seite Microsoft Office Online geregelt werden soll.

12.1.7

Umsteigen

Die Registerkarte Umsteigen im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS enthält Einstellmöglichkeiten, die den Wechsel von einem anderen Tabellenkalkulationsprogramm beziehungsweise einer anderen Excel-Version erleichtern.

Bild 12.7: Verschiedene Optionen können das Umsteigen erleichtern

12.1

Das Optionen-Dialogfeld

397

Die Option Excel-Dateien speichern unter ermöglicht das Festlegen der Voreinstellung

für das im Feld Dateityp angezeigte Format im Dialogfeld zum Speichern von Dateien. Benutzen Sie eine andere Option als Microsoft Office Excel-Arbeitsmappe, wenn Sie Excel nur selten als Dateigenerator für andere Programme verwenden. Nach Drücken der von Ihnen im Feld Microsoft Office Excel-Menü-/Hilfetaste festge-

legten alternativen Taste wird die Menüleiste aktiviert. Standardmäßig wird hierfür – wie bei Lotus 1-2-3 – der Schrägstrich verwendet. Über die Option Alternative Bewegungstasten können Sie bewirken, dass solche Tasten für das Steuern im Tabellenblatt, für Formel- und Beschriftungseingabe und andere Aktionen verfügbar werden. Alternative Formelberechnung vereinfacht das Öffnen von Lotus 1-2-3-Dateien. In

Microsoft Excel definierte Namen werden so behandelt, als wären sie in Lotus 1-2-3 definiert worden. Alternative Formeleingabe wandelt Formeln um, die in der Syntax von Lotus 1-2-3 eingegeben wurden.

12.1.8

Benutzerdefinierte Listen

Mit den Optionen auf der Registerkarte Benutzerdefinierte Listen im Dialogfeld Optionen werden aus Datenreihen Listen erstellt, die zum AutoAusfüllen verwendet werden können. Eine benutzerdefinierte Liste kann auch als benutzerdefinierte Sortierreihenfolge zum Sortieren einer Liste oder einer Pivot-Tabelle eingesetzt werden. Im Listenfeld Benutzerdefinierte Listen werden die vorhandenen integrierten und

benutzerdefinierten Listen angezeigt. Um eine neue Zeile hinzuzufügen, markieren Sie zuerst den Eintrag Neue Liste und geben dann die einzelnen Bestandteile im Feld Listeneinträge Zeile für Zeile ein. Klicken Sie abschließend auf Hinzufügen, um die neue Liste aufzunehmen. Alternativ können Sie einen Bezug auf einen Bereich in einer Tabelle angeben, aus

dem Sie eine Liste definieren möchten. Ein Klick auf Importieren erzeugt die Liste anschließend aus dem im Feld Liste aus Zellen importieren angezeigten Bereich. Um eine selbst definierte Liste zu editieren, markieren Sie sie im Feld Benutzerdefi-

nierte Listen. Die Bestandteile werden dann im Feld Listeneinträge angezeigt und können dort geändert werden.

398

Kapitel 12 – Individuell anpassen

Bild 12.8: Weitere benutzerdefinierte Listen können erstellt werden

12.1.9

Diagramm

Auf der Registerkarte Diagramm im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS legen Sie mehrere Parameter zum Erstellen eines Diagramms fest. Um Einstellungen im oberen Bereich des Dialogfeldes vornehmen zu können, müssen Sie vorher ein Diagrammblatt aktivieren. Die Einstellungen gelten nur für dieses Diagrammblatt. Legen Sie unter Leere Zellen fest, wie solche Zellen in der Tabelle im Diagramm

behandelt werden sollen.

12.1

Das Optionen-Dialogfeld

399

Bild 12.9: Auch für Diagramme können Optionen eingestellt werden

Option

Beschreibung

werden nicht gezeichnet (übersprungen)

Die Werte in ausgeblendeten Zellen im Diagramm werden nicht berücksichtigt.

werden als Nullwert gezeichnet

Die Werte werden als 0 wiedergegeben.

werden interpoliert

Die Werte werden als Mittelwert zwischen dem Wert davor und dem danach gezeichnet.

Tabelle 12.7: Leere Zelle können unterschiedlich gezeichnet werden Ist die Option Nur sichtbare Zelle zeichnen aktiviert, werden nur die Werte in aktuell ein-

geblendeten Zellen im Diagramm angezeigt. Ausgeblendete Bereiche werden ignoriert. Standardmäßig ist die Option Diagramm an Fenstergröße anpassen aktiviert, das heißt,

ein Diagramm in einem eigenständigen Diagrammblatt füllt das Fenster automatisch aus. Die Optionen im unteren Bereich gelten allgemein für Diagramme.

400

Kapitel 12 – Individuell anpassen

Option

Beschreibung

Namen anzeigen

Der Name eines Diagrammelements wird angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger darauf ruhen lassen.

Werte anzeigen

Die dargestellten Zahlenwerte werden angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger auf dem Diagrammelement ruhen lassen.

Tabelle 12.8: Elementbezeichnungen und Werte können in einer Art QuickInfo angezeigt werden

12.1.10 Farbe Auf der Registerkarte Farbe im Dialogfeld Optionen können Sie die Microsoft Excel-Farbpalette anpassen. Im oberen Bereich der Registerkarte werden die verfügbaren Standardfarben angezeigt, darunter die für Diagramme verfügbaren Füll- und Linienfarben.

Bild 12.10: Über Farbe bestimmen Sie die in den entsprechenden Paletten verfügbaren Farben

12.1

Das Optionen-Dialogfeld

401

Wenn Sie eine der hier gezeigten Farben gegen eine andere austauschen wollen, markieren Sie die betreffende Farbe durch einen Klick auf das entsprechende Quadrat und klicken dann auf Ändern. Damit öffnen Sie das Dialogfeld Farben, über das Sie eigene Farbkombinationen einstellen oder mischen können. Wählen Sie im Dialogfeld Farben auf der Registerkarte Standard die von Ihnen ge-

wünschte Farbe durch Kicken auf das entsprechende Farbfeld aus. Auf der Registerkarte Benutzerdefiniert können Sie eine Farbe selbst mischen, wenn

Ihnen die standardmäßig zur Verfügung gestellten nicht ausreichen sollten oder wenn Sie eine ganz bestimmte Farbnuance einstellen wollen. Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten. Zum einen können Sie die Farbe über die Maus einstellen: Setzen Sie den Mauszeiger auf das kleine Fadenkreuz. Durch Verschieben dieses Fadenkreuzes im Farbenfeld können Sie jede gewünschte Farbe einstellen. Durch Verschieben in der Horizontalen ändern Sie den Farbton, über die Vertikale die Sättigung. Über den Schieberegler am rechten Rand regeln Sie die Helligkeit des Farbtons. Wenn Sie ganz genau arbeiten wollen beziehungsweise wenn Ihnen die genauen Farbwerte bekannt sind, können Sie eine Farbe durch Eingabe der entsprechenden Werte definieren. Dazu stehen Ihnen wiederum zwei Möglichkeiten zur Verfügung. Das HSL-Farbmodell ermöglicht die Eingabe von Zahlenwerten im Bereich von 0 bis 255 für den Farbton, die Sättigung und die Intensität. Über das RGB-Farbmodell können Sie durch Eingabe von Zahlenwerten zwischen 0 und 255 die Farben aus ihren Grundbestandteile Rot, Grün und Blau mischen.

12.1.11 International Die Registerkarte International ermöglicht die Wahl von Trennzeichen und Arbeitsrichtung. Standardmäßig werden die Trennzeichen – beispielsweise für die Dezimaltrennung –

vom Betriebssystem übernommen. Sie können aber auch unabhängig von den im Betriebssystem verwendeten Einstellungen definiert werden. Dazu deaktivieren Sie zunächst das Kontrollkästchen Trennzeichen vom Betriebssystem übernehmen und geben dann in den Feldern Dezimaltrennzeichen und 1000er-Trennzeichen die gewünschten Zeichen ein. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Anpassen an A4/US Letter, wenn Excel automa-

tisch Dokumente, die für das Papierformat eines anderen Landes formatiert sind (beispielsweise Letter), anpassen soll, damit sie auf dem Papierformat Ihres Landes

402

Kapitel 12 – Individuell anpassen

(beispielsweise A4) korrekt gedruckt werden können. Diese Option wirkt sich nur auf den Druck aus, nicht auf die Formatierung in Ihrem Dokument.

Bild 12.11: Die Registerkarte International legt auch Trennzeichen fest Die unter Standardrichtung gewählte Option definiert die Richtung der Spaltenbe-

zeichnungen für neue Tabellen. Standardmäßig werden diese von links nach rechts fortgeschrieben. Eine Umkehrung der Arbeitsrichtung ist für Kulturkreise mit von rechts nach links laufenden Schriften gedacht. Durch Wahl der Option Von rechts nach links können Sie die Richtung umkehren. Wenn Sie die Richtung nur für das aktuelle Blatt umkehren wollen, den Standard aber beibehalten wollen, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen. Steuerzeichen anzeigen zeigt bidirektionale Kontrollzeichen an oder blendet sie aus.

Die Einfügemarke wird unterschiedlich angezeigt, um eine Textfolge von links nach rechts oder eine Textfolge von rechts nach links darzustellen. Der Cursor bewegt sich entweder entsprechend der Richtung der angetroffenen Sprache (logisch) oder entsprechend dem nächsten optisch angrenzenden Schriftzeichen (visuell).

12.1

Das Optionen-Dialogfeld

403

12.1.12 Speichern Falls der Computer nicht mehr reagiert oder es zu einem Stromausfall gekommen ist, öffnet Excel beim nächsten Programmstart die Datei mit den Wiederherstellungsinformationen. Diese Datei enthält möglicherweise ungespeicherte Daten, die andernfalls verloren wären. Auf der Registerkarte Speichern finden Sie die Einstellmöglichkeiten zur AutoWiederherstellen-Funktion. Sie können festlegen, wie häufig die Informationen zum AutoWiederherstellen gespeichert werden sollen. Geben Sie hier einen Wert zwischen 1 und 120 ein. Durch Aktivieren von AutoWiederherstellen deaktivieren können Sie das regelmäßige Speichern der Informationen für die aktuelle Arbeitsmappe abschalten. Tipp: Die automatische Wiederherstellung ersetzt nicht den Befehl SPEICHERN – Sie müssen eine Arbeitsmappe also bei Beendigung der Arbeit immer speichern.

Bild 12.12: Die Optionen auf der Registerkarte Speichern regeln die AutoWiederherstellung

404

Kapitel 12 – Individuell anpassen

12.1.13 Fehlerüberprüfung Über die Registerkarte Fehlerüberprüfung können Sie die Einstellungen zur Überprüfung auf logische Fehler in der Tabelle vornehmen. Standardmäßig ist die Prüfung im Hintergrund aktiviert. Wird in einer Zelle ein Fehler entdeckt, wird diese Zelle durch einen grünen Indikator in der oberen linken Ecke gekennzeichnet. Über das Dropdown-Listenfeld können Sie die Farbe für den Indikator auswählen. 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zu ignorierende Fehler zurücksetzen, um die Fehlerprüfung für die aktuelle Arbeitsmappe erneut durchzuführen.

Bild 12.13: Fehlerüberprüfung und Regeln dafür können eingestellt werden

2. Unter der Überschrift Regeln können Sie festlegen, welche Fälle Excel als Ursache für eine Fehlermeldung ansehen soll.

12.1

Das Optionen-Dialogfeld

405

Option

Beschreibung

Ergibt Fehlerwert

Formeln, die zu fehlerhaften Ergebnissen führen, werden als Fehler angezeigt.

Textdatumswert mit zweistelligen Jahr

Formeln, die Zellen im Textformat mit zweistelligen Jahreszahlen enthalten, werden als Fehler betrachtet.

Als Text gespeicherte Zahlen

Als Text formatierte Zahlen oder solche, denen ein Apostroph vorangestellt ist, werden als Fehler angezeigt.

Inkonsistente Formeln Formeln in einem Bereich des Arbeitsblattes, die von anderen Formeln im Bereich im gleichen Bereich abweichen, werden als Fehler behandelt. Formel bezieht sich nicht auf alle Zellen im Bereich Nicht gesperrte Zellen enthalten Formeln

Formeln, die bestimmte Zellen in einem Bereich auslassen, werden als Fehler gemeldet. Ungesperrte Zellen, die eine Formel enthalten, werden als Fehler angezeigt.

Formeln beziehen sich Formeln, die auf leere Zellen verweisen werden, werden als Fehler auf leere Zellen behandelt. Tabelle 12.9: Bedingungen für Fehlermeldungen können eingestellt werden

12.1.14 Rechtschreibung Die Registerkarte Rechtschreibung erlaubt das Festlegen diverser Optionen für die Rechtschreibprüfung und automatische Fehlerkorrektur. Excel verwendet die Rechtschreibwörterbücher und AutoKorrektur-Einträge gemeinsam mit den anderen Microsoft Office-Programmen, die Sie möglicherweise benutzen. Stellen Sie unter Wörterbuchsprache die standardmäßig zu verwendende Sprache ein

und wählen Sie unter Wörter hinzufügen das Wörterbuch aus, in das Sie die Wörter einfügen möchten, die korrekt geschrieben, aber nicht im Hauptwörterbuch enthalten sind. Durch Aktivieren von Vorschläge nur aus Hauptwörterbuch bewirken Sie, dass Vor-

schläge nur aus dem Hauptwörterbuch entnommen werden, nicht aus dem Benutzerwörterbuch.

406

Kapitel 12 – Individuell anpassen

Bild 12.14: Optionen für die Rechtschreibprüfung können eingestellt werden Bei aktiviertem Kontrollkästchen Wörter in GROSSBUCHSTABEN ignorieren werden

Wörter, die nur Großbuchstaben enthalten, nicht überprüft. Entsprechende Optionen finden Sie hier auch für Wörter mit Zahlen und Internet- beziehungsweise Dateiadressen. Im rechten Bereich der Registerkarte finden Sie sprachenspezifische Optionen. Sollten

Sie Ihre deutschsprachigen Texte nach den Regeln vor der Rechtschreibreform prüfen lassen wollen, deaktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen. Über die Schaltfläche AutoKorrektur-Optionen können Sie für Sie typische Tippfehler

eingeben, die dann bei der Eingabe automatisch korrigiert werden (siehe hierzu Kapitel 4).

12.1.15 Sicherheit Über die Registerkarte Sicherheit im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS können Sie die Grundeinstellungen für die Sicherheitsoptionen der aktuellen Arbeits-

12.1

Das Optionen-Dialogfeld

407

mappe regeln. Dazu gehören Einstellungen für Kennwörter, Verschlüsselung, Freigabe, digitale Signaturen und Makrosicherheit. Tipp: Ein Kennwort kann bis zu 15 Zeichen umfassen. Sie können eine beliebige Kombination aus Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen unter Beachtung der Groß-/Kleinschreibung eingeben. Geben Sie im Feld Kennwort zum Öffnen ein Kennwort ein, um zu verhindern, dass

andere Benutzer die Arbeitsmappe ohne das Kennwort öffnen können. Geben Sie im Feld Kennwort zum Ändern ein Kennwort ein, um zu verhindern, dass andere Benutzer Änderungen in der Arbeitsmappe ohne Angabe des Kennwortes speichern können. Falls die Arbeitsmappe mit Schreibschutz geöffnet wird und Veränderungen daran vorgenommen werden, muss sie unter einem anderen Namen gespeichert werden.

Bild 12.15: Verschiedene Sicherheitsparameter können eingestellt werden Schreibschutz empfehlen legt anderen Benutzern nahe, die Arbeitsmappe schreibge-

schützt zu öffnen. Beim Speichern persönliche Daten aus Dateieigenschaften entfernen

408

Kapitel 12 – Individuell anpassen

löscht alle persönlichen Informationen, die beispielsweise auf der Registerkarte Zusammenfassung im Dialogfeld Eigenschaften angezeigt werden (siehe auch Kapitel 2).

Verschlüsselung Sie können Ihre Arbeitsmappen zusätzlich schützen, indem Sie die Datei verschlüs-

seln, damit sie von keiner unberechtigten Person gelesen werden kann. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Erweitert auf der Registerkarte Sicherheit können Sie die Verschlüsselungsoptionen anzeigen lassen. Die im Dialogfeld aufgeführten Verschlüsselungstypen basieren auf den verfügbaren Verschlüsselungsalgorithmen auf Ihrem System. Bei einigen Verschlüsselungstypen können Sie zusätzlich eine Schlüssellänge auswählen. Nach dem Festlegen von Verschlüsselungstyp und Schlüssellänge können Sie die Verschlüsselung aktivieren.

Bild 12.16: Mehrere Verschlüsselungstypen stehen zur Verfügung

Digitale Signaturen Eine digitale Signatur ist ein elektronisches Authentifizierungszeichen. Diese Signatur bestätigt, dass das Dokument von der Person stammt, die es signiert hat, und nicht verändert wurde. Klicken Sie auf der Registerkarte Sicherheit auf die Schaltfläche Digitale Signaturen, um die Zertifikatinformationen anzusehen und Ihre eigene digitale Signatur hinzuzufügen.

12.1

Das Optionen-Dialogfeld

409

Tipp: Digitale Zertifikate werden von kommerziellen Zertifizierungsstellen (beispielsweise VeriSign, Inc.) oder von Ihrem Systemadministrator vergeben. Mit dem Microsoft Office Tool Digitale Signatur für VBA-Projekte beziehungsweise dem Programm Selfcert.exe können Sie digitale Signaturen auch selbst erstellen. Berücksichtigen Sie jedoch, dass die von Office generierte digitale Signatur nicht rechtsverbindlich ist. Da ein von Ihnen erstelltes digitales Zertifikat nicht von einer offiziellen Zertifizierungsstelle vergeben wurde, werden Makroprojekte, die Sie mit einem solchen Zertifikat signieren, wie selbst unterschriebene Projekte behandelt. Selbst erstellte Zertifikate werden wie nicht authentifizierte Zertifikate behandelt. Wenn die Sicherheitsstufe auf Hoch oder Mittel eingestellt ist, verursachen sie eine Warnung im Feld Sicherheitswarnung. Je nachdem, wie die Microsoft Office-Features für digitale Signaturen in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden, dürfen Sie ein solches Zertifikat möglicherweise nicht verwenden, und andere Personen können aus Sicherheitsgründen vom Autor unterschriebene Makros gegebenenfalls nicht ausführen.

Makrosicherheit Da Makros und Visual Basic leistungsfähige Programmierelemente sind, können sie auch leicht – besonders beim Öffnen von Arbeitsmappen anderer Benutzer – von Ihnen nicht gewünschte Effekte bewirken. Klicken Sie auf der Registerkarte Sicherheit im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS auf die Schaltfläche Makrosicherheit, um Änderungen an den Schutzeinstellungen gegen Makroviren vorzunehmen und um vertrauenswürdige Quellen anzugeben. Dieses Dialogfeld können Sie auch über den Befehl SICHERHEIT im Untermenü zu MAKRO im Menü EXTRAS aufrufen. Aktivieren Sie die Registerkarte Sicherheitsstufe und wählen Sie darin die gewünschte Sicherheitsstufe aus. Um Ihren Computer vor Viren zu schützen, wird in Microsoft Excel als Standardsicherheitsstufe Hoch verwendet. Die Auswirkungen einer Einstellung auf der Registerkarte Sicherheitsstufe werden im Dialogfeld skizziert. Über die zweite Registerkarte können Sie vertrauenswürdige Quellen definieren.

410

Kapitel 12 – Individuell anpassen

Bild 12.17: Sie können die Sicherheitsstufe ändern sowie vertrauenswürdige Quellen angeben

Sicherheitsstufe

Beschreibung

Hoch

Sie können nur Makros ausführen, die digital signiert sind, und für die Sie bestätigen, dass sie von einer vertrauenswürdigen Quelle stammen. Bevor Sie eine Quelle als vertrauenswürdig einstufen, sollten Sie sicherstellen, dass diese Quelle für die Sicherheit verantwortlich ist und vor dem Signieren von Makros einen Virenscanner verwendet, da das Makro ohne Warnmeldung geöffnet wird, wenn die Quelle vertrauenswürdig ist. Wenn Sie dann eine Datei öffnen oder ein Add-In laden, das von einer dieser Quellen entwickelte Makros enthält, werden die Makros automatisch aktiviert. Unsignierte Makros werden automatisch deaktiviert.

12.2

Symbolleisten und Menüs anpassen

411

Sicherheitsstufe

Beschreibung

Mittel

Es wird eine Warnmeldung angezeigt, sobald ein Makro aus einer Quelle gefunden wird, die nicht in Ihrer Liste der vertrauenswürdigen Quellen enthalten ist. Sie können festlegen, ob diese Makros beim Öffnen der Datei aktiviert oder deaktiviert werden sollen. Falls die Datei möglicherweise einen Virus enthält, empfiehlt es sich, Makros zu deaktivieren.

Niedrig

Wenn Sie sicher sind, dass alle Dateien und Add-Ins, die Sie öffnen, einwandfrei sind, können Sie diese Option wählen. Dadurch wird der Makrovirenschutz deaktiviert, das heißt, Makros sind immer aktiviert, wenn Sie Dateien öffnen.

Tabelle 12.10: Sie können zwischen drei verschiedenen Sicherheitsstufen wählen

Tipp: Wenn Sie Makros digital signieren möchten, müssen Sie ein digitales Zertifikat einholen und installieren. Mit diesem Zertifikat signieren Sie dann Ihre Makros und kennzeichnen sie so als Ihre Arbeit.

12.2 Symbolleisten und Menüs anpassen Microsoft Excel verfügt über eine große Zahl von Menüs und Symbolleisten. Sie können die darin vorgegebene Struktur bei Bedarf vereinfachen, ändern oder erweitern.

12.2.1

Symbolleisten

In der Grundeinstellung besitzt Excel 22 Symbolleisten. Diese werden je nach Situation automatisch angezeigt oder können manuell auf den Bildschirm gebracht oder wieder davon entfernt werden. Sie können in jede Symbolleiste weitere Schaltflächen einfügen oder vorhandene daraus entfernen. Außerdem können Sie zusätzliche Symbolleisten selbst erstellen. Das empfiehlt sich vor allem dann, wenn Sie bestimmte Menübefehle häufig benutzen und dabei die Bequemlichkeit der Arbeit mit Schaltflächen nicht vermissen möchten. Jede Symbolleiste benötigt aber Platz auf dem Bildschirm. Schalten Sie also immer nur die erforderlichen Leisten ein. Gegebenenfalls können Sie den für die

412

Kapitel 12 – Individuell anpassen

eigentliche Tabelle verbleibenden Raum vergrößern, indem Sie den Darstellungsmaßstab ändern oder eine andere Bildschirmauflösung wählen.

Symbolleisten ein- und ausblenden Das Einblenden der Symbolleisten geschieht in vielen Fällen automatisch. Wenn Sie beispielsweise in den Diagramm-Modus wechseln, wird automatisch auch die Symbolleiste Diagramm eingeblendet. Sie können Symbolleisten aber auch manuell ein- oder ausschalten. Über den Befehl SYMBOLLEISTEN im Menü ANSICHT können Sie wählen, welche Symbolleisten Sie für Ihre augenblickliche Arbeit während der aktuellen Arbeitssitzung benötigen. Die Namen der eingeblendeten Symbolleisten sind mit einem Häkchen gekennzeichnet. Um eine weitere Symbolleiste zu aktivieren, klicken Sie auf den Namen. Um eine angezeigte Symbolleiste wieder auszublenden, klicken Sie auf das Häkchen.

Symbolleiste verschieben Sollten Sie den Platz, den eine Symbolleiste standardmäßig auf dem Bildschirm einnimmt, für andere Zwecke nutzen wollen, können Sie sie verschieben. Ziehen Sie dazu den Ziehpunkt am linken Rand der verankerten Symbolleiste an die gewünschte Stelle. Nachdem Sie eine Symbolleiste aus der Verankerung gelöst haben, können Sie sie durch Verschieben der Ränder mit der Maus in ihrer Form verändern. Um eine unverankerte Symbolleiste an eine andere Stelle auf dem Bildschirm – oder wieder an ihren ursprünglichen Platz – zu verschieben, ziehen Sie sie mit der Maus an der Titelleiste an die gewünschte Stelle oder doppelklicken auf die Titelleiste.

Schaltflächen ein- und ausblenden Die einzelnen Symbolleisten verfügen über Standardschaltflächen. In der Grundeinstellung werden nur die Schaltflächen angezeigt, die Sie am häufigsten verwenden. Sie können aber bestimmte Schaltflächen auch von der Anzeige ausschließen und bei Bedarf wieder einblenden. Klicken Sie dazu in einer beliebigen Symbolleiste auf die Schaltfläche Optionen für Symbolleisten am rechten Rand der Leiste. Wählen Sie dann die Option Schaltflächen hinzufügen oder entfernen und anschließend die Symbolleiste, deren Schaltflächen Sie anzeigen oder ausblenden wollen. Aktivieren beziehungsweise deaktivieren Sie einen Eintrag, um die Anzeige der dazugehörigen Schaltfläche in der Symbolleiste ein-

12.2

Symbolleisten und Menüs anpassen

413

oder auszuschalten. Ein Häkchen vor dem Namen einer Schaltfläche bedeutet, dass diese momentan in der Symbolleiste angezeigt wird.

Bild 12.18: Weitere Schaltflächen können eingeblendet werden

Neue Symbolleiste Bei Bedarf können Sie eigene Symbolleisten erstellen oder in den vorhandenen Änderungen oder Ergänzungen durchführen. Diese Arbeit nehmen Sie im Dialogfeld zum Befehl ANPASSEN im Menü EXTRAS vor. Auf der Registerkarte Symbolleisten finden Sie eine Liste der verfügbaren integrierten Symbolleisten. Ein Häkchen vor einer Option bedeutet, dass diese Symbolleiste momentan auf dem Bildschirm angezeigt wird. Aktivieren beziehungsweise deaktivieren Sie ein Kontrollkästchen, um die Anzeige der betreffenden Symbolleiste ein- oder auszuschalten.

414

Kapitel 12 – Individuell anpassen

Bild 12.19: Symbolleisten können permanent aktiviert werden Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, um eine benutzerdefinierte Symbolleiste zu er-

stellen. Weisen Sie dieser Symbolleiste anschließend einen Namen zu. Auf der Arbeitsfläche wird nach einem Klick auf OK eine leere Symbolleiste angezeigt. Diese wird auch im Feld Symbolleisten aufgelistet. In die Leiste können Sie dann die gewünschten Schaltflächen einfügen (siehe unten).

Bild 12.20: Neue Symbolleisten können erstellt werden Anfügen ermöglicht das Anbinden einer der von Ihnen definierten Symbolleisten an

die aktuelle Arbeitsmappe. Löschen entfernt die im Listenfeld Symbolleisten markierte Leiste. Sie können nur

benutzerdefinierte Symbolleisten entfernen. Eingebaute Symbolleisten können nicht

12.2

Symbolleisten und Menüs anpassen

415

gelöscht, sondern nur über Zurücksetzen auf ihren ursprünglichen Zustand gebracht werden. Über Umbenennen können Sie der markierten benutzerdefinierten Symbolleiste einen

neuen Namen geben. Integrierte Symbolleisten können nicht umbenannt werden.

Schaltflächen hinzufügen Sie können in jede Symbolleiste zusätzliche Schaltflächen einfügen – gleichgültig, ob es sich dabei um eine integrierte oder eine benutzerdefinierte handelt. Sorgen Sie zunächst dafür, dass die gewünschte Symbolleiste auf dem Bildschirm angezeigt wird. Wählen Sie dann den Befehl ANPASSEN im Menü EXTRAS oder den entsprechenden Befehl im Untermenü zum Befehl SYMBOLLEISTEN im Menü ANSICHT. Wechseln Sie im Dialogfeld Anpassen zur Registerkarte Befehle.

Bild 12.21: Sie können Symbolleisten erweitern Wählen Sie zunächst im Listenfeld auf der linken Seite eine Kategorie. Die Kategorien

entsprechen zum Teil den Namen der Menüs in der Menüleiste. Unter Befehle finden

416

Kapitel 12 – Individuell anpassen

Sie dann die der markierten Kategorie zugeordneten Befehle samt der dafür standardmäßig definierten Schaltflächen. Um einen dieser Befehle – beziehungsweise die Schaltfläche dazu – in eine Symbol-

leiste einzubauen, ziehen Sie den betreffenden Eintrag aus dem Feld Befehle an die Stelle in der angezeigten Symbolleiste, an der die Schaltfläche eingefügt werden soll.

Bild 12.22: Befehle werden in Symbolleisten eingebaut

Schaltflächen löschen Um eine Schaltfläche aus einer Symbolleiste zu löschen, müssen Sie zunächst dafür sorgen, dass die Symbolleiste auf dem Bildschirm angezeigt wird. Öffnen Sie dann über den Befehl ANPASSEN im Menü EXTRAS oder den entsprechenden Befehl im Untermenü zum Befehl ANSICHT/SYMBOLLEISTEN das Dialogfeld Anpassen. Ziehen Sie nun die Schaltfläche, die Sie entfernen wollen, einfach mit der Maus aus der Symbolleiste heraus. Tipp: Eingebaute Schaltflächen von Microsoft Excel werden nicht gelöscht, wenn Sie diese aus den Symbolleisten entfernen. Benutzerdefinierte Schaltflächen werden jedoch permanent gelöscht, sobald Sie sie aus der Symbolleiste ziehen.

12.2.2

Menüs anpassen

Sie können über die Registerkarte Befehle im Dialogfeld Anpassen auch Änderungen in den Menüs des Programms durchführen. Dabei gehen Sie genau so vor wie beim Anpassen von Symbolleisten: Wählen Sie den Befehl auf der rechten Seite des Dialogfeldes und verschieben Sie ihn mit der Maus in das vorher geöffnete Menü an die gewünschte Stelle. Eine Markierung zeigt die Stelle an, an der der Befehl eingefügt wird.

12.2

Symbolleisten und Menüs anpassen

417

Bild 12.23: Ein neuer Befehl wird in ein Menü eingefügt

Um einen Befehl aus einem Menü zu entfernen, öffnen Sie das Dialogfeld Anpassen und das entsprechende Menü wieder und ziehen dann den Befehl einfach mit der Maus aus dem Menü heraus.

12.2.3

Befehle neu anordnen

Nach einem Klick auf die Schaltfläche Befehle neu anordnen auf der Registerkarte Befehle im Dialogfeld Anpassen können Sie die Reihenfolge der Befehle in Symbolleisten oder Menüs verändern. Wählen Sie im angezeigten Dialogfeld zunächst, ob Sie die Änderungen in einem Menü oder in einer Symbolleiste durchführen wollen, und geben Sie an, welches Menü oder welche Symbolleiste Sie meinen. Im Listenfeld Steuerelemente werden dann die bereits vorhandenen Bestandteile aufgelistet. Um ein Steuerelement zum Menü oder zur Symbolleiste hinzuzufügen, klicken Sie auf

Hinzufügen und wählen dann im Dialogfeld Befehl hinzufügen zuerst eine Kategorie und dann den gewünschten Befehl aus. Nach dem Bestätigen über OK wird der Befehl beziehungsweise die zu ihm gehörende Schaltfläche an der vorher markierten Stelle in der Liste der Steuerelemente eingefügt.

418

Kapitel 12 – Individuell anpassen

Bild 12.24: Menübefehle und Schaltflächen können neu geordnet werden

Bild 12.25: Steuerelemente können hinzugefügt werden Nicht in einem Menü oder einer Symbolleiste erwünschte Steuerelemente können Sie

entfernen, indem Sie das Element in der Liste Steuerelemente markieren und dann auf die Schaltfläche Löschen klicken. Über die Schaltfläche Zurücksetzen können Sie die Symbolleiste oder das Menü wieder

in den Ausgangszustand versetzen.

12.2

Symbolleisten und Menüs anpassen

419

Die Reihenfolge der Elemente in einem Menü oder einer Symbolleiste lässt sich

ändern, indem Sie einzelne Elemente in der Liste Steuerelemente verschieben. Markieren Sie das betreffende Element und benutzen Sie die Schaltflächen Nach oben oder Nach unten, um seine Position in der Liste zu ändern. Auswahl ändern ruft ein zusätzliches Menü auf den Bildschirm, über das Sie das vor-

her markierte Steuerelement auf verschiedene Weise ändern können. Neben den schon beschrieben Optionen – wie Zurücksetzen oder Löschen – können Sie hierüber dem Element einen anderen Namen geben, das zu verwendende Symbol ändern oder auch einen Hyperlink oder ein Makro zuweisen.

Bild 12.26: Weitere Manipulationen am gewählten Steuerelement sind möglich

420

Kapitel 12 – Individuell anpassen

Tipp: Sie können einem Befehl einen Hotkey zuweisen, der in der Befehlsbezeichnung unterstrichen angezeigt wird und zum Aufrufen des Befehls über die Tastatur dient. Dazu fügen Sie im Feld Name vor dem zu unterstreichenden Buchstaben ein &-Zeichen ein.

12.2.4

Optionen

Auf der Registerkarte Optionen im Dialogfeld zum Befehl ANPASSEN im Menü EXTRAS finden Sie einige zusätzliche Einstellmöglichkeiten für das Erscheinungsbild von Symbolleisten und Menüs.

Bild 12.27: Allgemeine Optionen für Menüs und Symbolleisten

Die Optionen im oberen Bereich regeln das Verhalten der personalisierten Menüs und Symbolleisten: Ist die Option Standard- und Formatsymbolleiste in zwei Zeilen anzeigen deaktiviert,

werden die standardmäßig immer angezeigten Standard- und Format-Symbolleisten in einer einzigen Zeile angezeigt. Wenn Sie die Option einschalten, werden mehr

12.3

Add-Ins

421

Schaltflächen permanent in der Leiste angezeigt. Ein Deaktivieren liefert hingegen mehr Platz auf dem Bildschirm für andere Zwecke. Ist Menüs immer vollständig anzeigen deaktiviert, werden in den Menüs nach dem

Aufklappen zuerst die Befehle angezeigt, die Sie zuletzt verwendet haben. Nach einer kurzen Verzögerung werden dann alle Befehle angezeigt. Über die Schaltfläche Verwendungsdaten von Menü- und Symbolleisten zurücksetzen

setzen Sie die durch Ihre Arbeit mit dem Programm automatisch eingestellten Änderungen in den Symbolleisten und Menübefehlen auf die Grundeinstellung zurück. Außerdem werden die Änderungen, die selbst vorgenommen haben, zurückgenommen. Um das Arbeiten mit den Symbolleisten und Menüs zu erleichtern, können Sie im unteren Bereich der Registerkarte einige Darstellungsoptionen festlegen: Über die Option Große Symbole vergrößern Sie die Schaltflächen auf etwa das Vierfa-

che. Das ist besonders bei einer hohen Bildschirmauflösung sinnvoll. Schriftartennamen in Schriftart anzeigen bewirkt, dass in den Listenfeldern für die

Schriftartauswahl das jeweilige Schriftartbeispiel mit angezeigt wird. Die Option QuickInfo auf Symbolleisten anzeigen bewirkt, dass eine kurze Beschrei-

bung zur Funktion der Schaltfläche angezeigt wird, wenn der Mauszeiger auf ihr ruht. Die Optionen im Dropdown-Listenfeld Menüanimationen lassen unterschiedliche

Animationseinstellungen für die Menüs zu.

12.3 Add-Ins Die Add-Ins sind Programmzusätze, die die Durchführung bestimmter Funktionen ermöglichen. Diese Programmzusätze benötigen zusätzlichen Platz im Arbeitsspeicher und sind deshalb nicht standardmäßig aktiviert. Um sie nutzen zu können, müssen sie daher erst über den Befehl ADD-INS im Menü EXTRAS installiert werden. Aktivieren Sie im Listenfeld die gewünschten Funktionen; eine kurze Beschreibung des markierten Add-Ins wird unten im Dialogfeld angezeigt. Die aktivierten Add-Ins werden in die entsprechenden Microsoft Excel-Menüs als zusätzliche Befehle eingefügt. Zum Entfernen eines AddIns löschen Sie das Häkchen vor dem entsprechenden Eintrag.

422

Kapitel 12 – Individuell anpassen

Bild 12.28: Add-Ins müssen erst aktiviert werden

Add-In

Beschreibung

Analyse-Funktionen

Stellt finanzmathematische, statistische und technische Funktionen zur Verfügung (siehe auf der CD im Anhang A).

Analyse-Funktionen – VBA

Ermöglicht es Entwicklern, finanztechnische, statistische oder technische Analyse-Funktionen zu veröffentlichen.

Eurowährungs-Tool

Ermöglicht die Umrechnung von Währungen innerhalb des Euro-Raumes (siehe auf der CD im Anhang A).

Internet-Assistent VBA

Ermöglicht Entwicklern, Excel-Daten im Web unter Verwendung von Internet-Assistenten-Syntax zu veröffentlichen.

Solver

Liefert Hilfsmittel für Optimierungsaufgaben (siehe auf der CD im Anhang A).

Teilsummen-Assistent

Hilft bei der Erstellung von Formeln zum Summieren von ausgewählten Daten in Listen (siehe Kapitel 5).

Verweis-Assistent

Hilft bei der Erstellung von Formeln für die Suche nach Daten in Tabellen.

Tabelle 12.11: Add-Ins zum Erweitern der Funktionalität von Excel

12.4

Office-Assistent

423

Hinweis: Entwickler und Lösungsanbieter entwickeln normalerweise benutzerdefinierte COM(Component Object Model) sowie Automatisierungs-Add-Ins. Mithilfe von AutomatisierungsAdd-Ins können COM-Automatisierungsfunktionen von einem Arbeitsblatt aufgerufen werden. Nach einem Klick auf Automatisierung im Dialogfeld Add-Ins werden alle registrierten COM-Automatisierungsserver aufgelistet, die im System verfügbar sind. COM-Add-Ins sind zusätzliche Programme, mit deren Hilfe weitere Funktionen zur Verfügung gestellt werden. Die Programme können in mehreren Programmiersprachen erstellt werden, darunter Visual Basic, Visual C++ und Visual J++.

12.4 Office-Assistent Wenn Sie häufig mit dem Office-Assistenten arbeiten, sollten Sie prüfen, welche Anpassung des Assistenten Ihren Vorstellungen am meisten entgegenkommt. Zur Einstellung der Optionen klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Assistenten und wählen dann im Kontextmenü den Befehl OPTIONEN. Tipp: Um den Assistenten vorübergehend auszublenden, wählen Sie OFFICE-ASSISTENTEN AUSBLENDEN im Menü ? oder den Befehl AUSBLENDEN im Kontextmenü zum Assistenten. Damit lassen Sie den Assistenten nur für die aktuelle Sitzung verschwinden. Beim nächsten Start des Programms erscheint er wieder.

Die wesentlichen Parameter zur Steuerung des Office-Assistenten lassen sich über das Dialogfeld Office-Assistent einstellen: Über die Registerkarte Katalog können Sie zwischen verschiedenen Erscheinungsbildern für den Assistenten wählen, die Registerkarte Optionen zeigt eine Vielzahl von weiteren Einstellungen. Mit der übergeordnete Option Den Office-Assistenten verwenden können Sie die An-

zeige des Assistenten aktivieren und deaktivieren. Nach einer Aktivierung lässt ein Drücken von (F1) den Assistenten erscheinen. Nach einem Deaktivieren führt der Aufruf der Hilfe dann direkt zur Anzeige des Aufgabenbereichs Excel-Hilfe (siehe Kapitel 1). Um den Assistenten in diesem Fall wieder einzuschalten, wählen Sie OFFICE-ASSISTENTEN ANZEIGEN im Menü ?. Die Optionen darunter regeln das individuelle Verhalten in bestimmten Situationen.

424

Kapitel 12 – Individuell anpassen

Option

Beschreibung

Hilfe zu Assistenten

Bewirkt die Anzeige des Office-Assistenten bei der Verwendung anderer Assistenten.

Warnmeldungen anzeigen

Blendet Warnhinweise ein.

Sowohl Produkt- als auch Programmierhilfe während der Programmierung durchsuchen

Zeigt Hilfen bei der Programmierung an.

Verschieben, wenn im Weg

Bewirkt, dass der Office-Assistent anderen Bildschirmelementen Platz macht. Er wird ausgeblendet, wenn Sie ihn fünf Minuten lang nicht verwenden.

Sounds aktivieren

Der Office-Assistent erzeugt Geräusche.

Tabelle 12.12: Die Optionen zum Office-Assistenten steuern sein Verhalten Über die Optionen unter der gemeinsamen Überschrift Tipps anzeigen können Sie

regeln, was in welcher Form als Tipps angezeigt werden soll. Ein Klick auf Meine Tipps zurücksetzen setzt die Anzeige der Tipps zurück: schon einmal angezeigte Tipps werden wieder angezeigt.

Installation und Pflege

Ganz zum Schluss wollen wir uns noch mit den Fragen beschäftigen, die bei der Installation des Programms über das Setupprogramm auftauchen können. Die Mehrzahl der Anwender wird Microsoft Office Excel 2003 wahrscheinlich als Teil des Programmpakets Microsoft Office auf dem Rechner installieren. Es gibt aber auch Fälle, in denen Excel allein oder mit ausgewählten Teilen des jeweiligen Editionenpakets eingerichtet werden soll. Die Unterschiede dabei sind – soweit es Excel selbst betrifft – gering.

Bei der Erstinstallation von Excel – oder eines dieses Programm beinhaltenden Pakets – müssen Sie über das Setupprogramm festlegen, welche Form von Installation Sie wünschen. Bei einer typischen Installation werden beispielsweise nur die Komponenten des Programms von der CD auf die Festplatte kopiert, die der durchschnittliche Anwender in der Regel benötigt. Funktionselemente von Microsoft Excel, die bei der Erstinstallation nicht eingerichtet wurden, können über den Wartungsmodus des Setupprogramms installiert werden. Sie können hierbei auch Komponenten entfernen, die Sie nicht benötigen, um den durch die Programmdateien belegten Speicherplatz gering zu halten. Eine möglichst frühzeitige Installation der aktuellen Service- und Sicherheits-Updates ist die allerwichtigste Voraussetzung dafür, die laufenden Programme sicherer zu machen. Dazu sollten Sie die angebotenen Erweiterungen über eine entsprechende Aktualisierung herunterladen.

13.1 Erstinstallation Vor dem Einrichten sollten Sie die Mindestanforderungen für die Installation überprüfen. Außerdem sollten Sie Sicherungskopien von allen wichtigen Daten erstellen. Eine Sicherung ist besonders dann angeraten, wenn Sie bereits eine vorherige Version von Microsoft Excel oder Office benutzt und bestimmte Vorlagen erstellt oder modifiziert haben. Führen Sie dann die Installation durch. Microsoft verlangt abschließend eine so genannte Aktivierung des Produkts.

426

Kapitel 13 – Installation und Pflege

Mindestanforderungen für die Installation überprüfen Microsoft Excel – beziehungsweise Microsoft Office System – stellt gewisse Mindestanforderungen an die Hardware Ihres Systems. Stellen Sie sicher, dass diese Mindestanforderungen erfüllt werden. Prozessor: Pentium ab 300 MHz, Pentium III wird seitens Microsoft empfohlen. Arbeitsspeicher: mindestens 128 MB RAM sind erforderlich. Festplatte: abhängig von der erworbenen Edition; 260 MB werden beispielsweise für

Microsoft Office System Standard Edition benötigt. Bildschirm: Super-VGA-Monitor ab 800 x 600, mindestens 8 MB Grafikspeicher. Eingabegeräte: Tastatur und Maus oder kompatibles Zeigegerät Laufwerk: CD-ROM-Laufwerk

Als Betriebssystem ist Windows 2000 mit Service Pack 3 oder höher oder Windows XP Voraussetzung.

13.1.1

Installation

Starten Sie den Computer wie gewohnt und legen Sie die CD in das entsprechende Laufwerk. Nach dem Einlegen des Datenträgers wird das Setupprogramm im Allgemeinen automatisch gestartet. Sollte die AutoRun-Funktion deaktiviert sein, und kein automatischer Start erfolgen, verwenden Sie START/AUSFÜHREN und geben im Feld Öffnen den Befehl zum Starten des Installationsprogramms an. Wenn Sie beispielsweise ein Laufwerk mit dem Kennzeichen D: benutzen, geben Sie im Feld Öffnen die Zeile D:/setup ein. Bestätigen Sie mit (Eingabe) oder durch einen Klick auf die Schaltfläche OK. Anschließend wird die Willkommenseite der Installation angezeigt und die Installationsroutine beginnt: 1. Sie müssen zunächst den 25-stelligen Product Key eingeben. Sie finden diese Angaben auf Ihrem Echtheitszertifikat oder auf dem Aufkleber auf der Rückseite der CD-Hülle. Bestätigen Sie nach der Eingabe durch einen Klick auf die Schaltfläche Weiter. 2. Es folgt die Aufforderung zur Eingabe der Benutzerinformationen. Diese werden als Einstellungen für bestimmte Funktionen verwendet, die eine Angabe des Bearbeiters erfordern – beispielsweise in den Eigenschaften der von Ihnen erstellten Dokumente. Geben Sie die Daten ein und bestätigen Sie über Weiter. 3. Anschließend müssen Sie bestätigen, dass Sie die Bedingungen des EndbenutzerLizenzvertrags akzeptieren. Die Schalfläche Weiter können Sie erst ansprechen, nach-

13.1

Erstinstallation

427

dem Sie das Kontrollkästchen Ich stimme den Bedingungen des Lizenzvertrags zu aktiviert haben.

Bild 13.1: Der Typ der Installation und das Installationsverzeichnis müssen angegeben werden

4. Auf der Seite mit der Überschrift Installationsart müssen Sie wählen, welche Art von Installation Sie wünschen. Ist eine frühere Version von Office auf Ihrem Rechner installiert, wird als Installationsart Aktualisierung vorgeschlagen. Hierdurch werden ältere Versionen des Office-Pakets durch die neuen Office 2003-Versionen ersetzt. Ansonsten ist die Grundeinstellung die Installationsart Typische Installation. Um die Festplatte Ihres Systems nicht übermäßig zu belasten, werden dabei zunächst nur die Komponenten des Programms von der CD kopiert, die der durchschnittliche Anwender im Allgemeinen benötigt. Alternativ stehen drei weitere Formen zur Verfügung: Vollständige Installation installiert alle Komponenten des Programmpakets – auch solche, die Sie möglicherweise nie benötigen werden. Minimale Installation ist eine Option für Rechner mit wenig freiem Platz auf der Festplatte. Die Option Benutzerdefinierte Installation erlaubt es Ihnen, die zu installierenden Komponenten selbst auszuwählen. Einen Überblick über diese Komponenten finden Sie weiter hinten in diesem Kapitel.

428

Kapitel 13 – Installation und Pflege

Hinweis: In diesem Buch wurde von einer typischen Installation ausgegangen. Bei Programmelementen, die bei dieser Form der Installation nicht verfügbar sind, wird speziell auf eine zusätzliche Nachinstallation verwiesen.

5. Im unteren Bereich der Seite mit der Überschrift Installationsart können Sie angeben, in welchem Verzeichnis die Installation durchgeführt werden soll. In der Mehrzahl der Fälle können Sie es bei dem vom Programm gelieferten Vorschlag belassen. Eine Änderung empfiehlt sich beispielsweise dann, wenn Sie sowohl die Version 2003 als auch eine frühere Version des Programms auf Ihrem Rechner betreiben wollen. In einem solchen Fall könnten Sie den Namen des Verzeichnisses durch die Angabe 2003 erweitern. Bestätigen Sie die Einstellungen auf der Seite abschließend durch einen Klick auf Weiter.

Bild 13.2: Die durchzuführenden Aufgaben werden zusammengefasst

6. Nachdem Sie über den Typ und den Ort der Installation entschieden haben, werden Ihre Einstellungen noch einmal zusammenfassend dargestellt. Wenn Sie Änderungen wünschen, klicken Sie so oft auf die Schaltfläche Zurück, bis Sie die betreffende Seite erreicht haben. Führen Sie dann die Änderung(en) durch und navigieren Sie wieder

13.1

Erstinstallation

429

über Weiter zur Seite Zusammenfassung. Die Installation starten Sie dann durch einen Klick auf die Schaltfläche Installieren. Nach Abschluss der Installation erhalten Sie eine Erfolgsmeldung. Sie können an dieser Stelle im Internet nach zusätzlichen Komponenten, Aktualisierungen und Sicherheitsupdates suchen und diese installieren lassen. Hinweise dazu finden Sie weiter unten in diesem Kapitel. Außerdem können Sie bestimmte Installationsdateien von der Festplatte löschen lassen. Das sollten Sie allerdings nur dann tun, wenn Sie diesen Platz tatsächlich dringend für andere Zwecke benötigen.

13.1.2

Aktivierung

Im Anschluss an die Installation müssen Sie das Programm aktivieren. Zur Aktivierung erstellt das Programm aus der Seriennummer der erworbenen Software und »unbedenklichen Informationen zur eingesetzten Hardware« – das sind einige typische Merkmale der Hardware Ihres Systems – eine so genannte Identifikationsnummer. Diese beiden Angaben werden bei Microsoft gespeichert und sollen sicherstellen, dass Ihre Seriennummer des Produkts nicht auf weiteren Rechnern installiert und aktiviert werden kann. Die Aktivierung kann entweder direkt über das Internet erfolgen oder per Anruf bei Microsoft. Wenn Sie die Aktivierung – und gegebenenfalls die Registrierung – über das Netz

durchführen wollen, müssen Sie die Einrichtung einer funktionsfähigen Internetverbindung bereits vorgenommen haben. Aktivieren Sie die entsprechende Option und klicken Sie dann auf Weiter. Die Verbindung zum Aktivierungsserver wird daraufhin hergestellt und der Austausch der Daten erfolgt automatisch. Bei der Aktivierungsvariante per Telefon wird zuerst eine 50-stellige Zahl mündlich

übermittelt und dann eine ebenso lange zurückdiktiert; dies erfordert also ein gewisses Maß an Konzentration und Geduld. Tipp: Eine Aktivierung über das Netz kann – wohl aus Überlastungsgründen – fehlschlagen. Versuchen Sie es in solchen Fällen mehrmals.

Nach erfolgreicher Aktivierung werden Sie aufgefordert, alle Anwendungen zu schließen und den Rechner neu zu starten. Sie können sich an dieser Stelle aber vorher noch bei Microsoft registrieren lassen. Wenn Sie das tun, erhalten Sie in Zukunft über das Netz Informationen von Microsoft oder anderen Anbietern. Beenden Sie abschließend die Installationsprozedur durch einen Klick auf die Schaltfläche Schließen.

430

Kapitel 13 – Installation und Pflege

13.2 Programmwartung Je nach der Form der ursprünglich vorgenommenen Installation des Programms sind gegebenenfalls nur ein Teil der in Excel oder Office vorhandenen Komponenten auf Ihrem System eingerichtet. Wenn Sie weitere Komponenten benötigen oder nicht benötigte entfernen wollen, können Sie sich der Programmwartung bedienen. Tipp: Änderungen gegenüber den Standardeinstellungen können Sie auch bereits bei der ersten Installation vornehmen, indem Sie die Option Benutzerdefinierte Installation wählen. Um später Änderungen an der Installation durchzuführen, schließen Sie alle Office-Programme und legen dann den Microsoft Office-Datenträger in das Laufwerk.

Zum Starten der Wartung legen Sie wieder den Datenträger in das Laufwerk, öffnen über das Startmenü die Systemsteuerung und wählen dort Software.

Bild 13.3: Der Wartungsmodus liefert drei Optionen Klicken Sie im Bereich Programme ändern oder entfernen auf den Eintrag Microsoft

Office 2003.

13.2

Programmwartung

431

Über die zu diesem Eintrag gehörende Schaltfläche Entfernen können Sie die Pro-

gramme von der Festplatte komplett löschen. Um neue Komponenten hinzuzufügen oder einzelne installierte zu entfernen, wählen Sie die Schaltfläche Ändern. Daraufhin wird er Konfigurations-Assistent gestartet und anschließend das Dialogfeld mit den Wartungsmodus-Optionen geöffnet. Wählen Sie unter den angebotenen Optionen die gewünschte: Über die Option

Deinstallieren können Sie Microsoft Office von Ihrem Computer entfernen. Neu installieren und reparieren kann hilfreich sein, wenn Office oder bestimmte Komponenten nicht mehr einwandfrei funktionieren. Features hinzufügen oder entfernen benutzen Sie, wenn Sie einzelne Programmele-

mente entfernen oder hinzufügen möchten. Sie können dann angeben, welche Office-Anwendung Sie komplett entfernen oder hinzufügen wollen. Deaktivieren Sie dazu die Kontrollkästchen vor den Programmen, die Sie entfernen wollen, beziehungsweise aktivieren Sie diejenigen vor den Programmen, die Sie installieren wollen. Klicken Sie dann auf Aktualisieren. Wenn Sie nur einzelne Unterkomponenten zu Programmen hinzufügen oder entfernen wollen, lassen Sie die jeweiligen Kontrollkästchen aktiviert und schalten zusätzlich die Option Erweiterte Anpassung von Anwendungen ein. Klicken Sie dann auf Weiter. Anschließend wird die Seite Erweiterte Anpassung angezeigt. Hierin können Sie einzelne Komponenten für jedes der installierten Office-Programme an und abschalten. Durch einen Klick auf den Knoten mit dem Pluszeichen vor einem Programm können Sie die für dieses Programm verfügbaren Komponenten anzeigen. Ein Klick auf das Symbol mit dem Minuszeichen schließt einen Knoten wieder.

13.2.1

Microsoft Excel

Wenn Sie beispielsweise die Komponenten von Excel anzeigen wollen, öffnen Sie den Knoten vor der Option Microsoft Office Excel. Einige Komponenten verfügen wieder über Unterkomponenten, die Sie wiederum durch einen Klick auf den Knoten anzeigen lassen können. Wie eine Komponente installiert werden soll, können Sie über ein Menü regeln, das

Sie durch einen Klick auf die nach unten zeigende Pfeilspitze im Kästchen vor der Beschreibung einblenden. Vier Formen der Installation von Komponenten sind möglich. Nach der Wahl einer Installationsform wird diese im Listenfeld durch ein entsprechendes Symbol angezeigt.

432

Kapitel 13 – Installation und Pflege

Bild 13.4: Für alle Office-Programme können Komponenten ein- und ausgeschaltet werden

Bild 13.5: Die Installationsform regeln Sie über das Dropdown-Menü

Symbol

Beschreibung Die Option Vom Arbeitsplatz starten kopiert die betreffende Komponente in komprimierter Form auf Ihre Festplatte. Die Komponente ist dann einsetzbar.

13.2

Symbol

Programmwartung

433

Beschreibung Mit der Option Bei der ersten Anwendung installiert werden die Komponenten vorerst auf der CD belassen. Sobald Sie diese Komponente aber über einen entsprechenden Menübefehl ansprechen, wird die Installation vorgenommen. Sie können sich auch dafür entscheiden, ein Element nicht zu installieren. Wenn Sie es später dann doch verwenden wollen, müssen Sie zunächst wieder über den Wartungsmodus arbeiten. Ein grau hinterlegtes Symbol zeigt an, dass zu dieser Komponente Unterkomponenten existieren, für die nicht alle die Form Vom Arbeitsplatz starten gewählt wurde.

Tabelle 13.1: Die Form der Installation wird durch ein entsprechendes Symbol angezeigt

Klicken Sie nach der Auswahl der gewünschten Komponenten auf die Schaltfläche Aktualisieren, um die Änderungen in der Installation durchzuführen.

13.2.2

Weitere Office-Komponenten

Bild 13.6: Weitere interessante Werkzeuge sind zusätzlich verfügbar

434

Kapitel 13 – Installation und Pflege

Oft übersehen werden die Gruppen Gemeinsam genutzte Office Features und Office Tools. Die erste Gruppe beinhalt Werkzeuge, die von allen oder mehreren Office-Programmen in derselben Weise verwendet werden – wie Clip Organizer, Konverter und Filter, OfficeAssistent oder diverse Korrekturhilfen. Die Office Tools beinhalten Anwendungs- und Unterstützungsdateien zur Verwendung mit Microsoft Office – wie Microsoft Graph oder Microsoft Query. Sie sollten sich durch diese Listen durcharbeiten und die Komponenten zur Installation aktivieren, die Sie gegebenenfalls benötigen.

13.3 Aktualisierungen Eine möglichst frühzeitige Installation der aktuellen Service- und Sicherheits-Updates ist Voraussetzung dafür, dass die laufenden Programme sicher sind. Dazu sollten Sie die angebotenen Erweiterungen regelmäßig über eine entsprechende Aktualisierung herunterladen. Wählen Sie hierzu AUF AKTUALISIERUNGEN PRÜFEN im Menü ?. Sie werden dann mit der Webseite Microsoft Office Online, Bereich Downloads verbunden. Nach einem Klick auf den Link Suchen nach Updates wird die Office Update Engine auf Ihren Rechner geladen. Dieses Programm verwaltet unter anderem die auf Ihrem System vorgenommenen Aktualisierungen. Anschließend wird geprüft, ob zusätzlich Updates für das Programm zur Verfügung stehen. Nach dieser Überprüfung können Sie auswählen, welche OfficeUpdates Sie downloaden und installieren möchten. Achtung: Vergessen Sie in diesem Zusammenhang nicht, dass auch das Betriebssystem regelmäßig auf den neuesten Stand gebracht werden sollte. Wählen Sie im Startmenü ALLE PROGRAMME/WINDOWS-UPDATE, um mit der entsprechenden Microsoft-Webseite verbunden zu werden. Klicken Sie auf dieser Seite auf den Link Updates suchen. Die aktuelle Systemkonfiguration wird daraufhin ermittelt. Nach einem Klick auf Updates überprüfen und installieren werden die zusätzlich verfügbaren Updates angezeigt. Es werden hier nur solche gemeldet, die nicht bereits auf dem aktuellen System installiert sind. Wenn Sie ein Update aus irgendwelchen Gründen nicht wünschen, klicken Sie unterhalb der jeweiligen Beschreibung auf Entfernen. Um anschließend die ausgewählten Updates auf Ihren Rechner zu übertragen, klicken Sie im oberen Bereich der Seite auf Jetzt installieren.

Stichwortverzeichnis

1000er-Trennzeichen 401 1000er-Trennzeichen (Format) 220 3D-Art (Schaltfläche) 286 3D-Effekt, Zeichnungsobjekt 291

A Abfrage 376 aus einer Datenbank 174 eigene erstellen 170 Web 168 Abfrage bearbeiten (Schaltfläche) 173 Abfrage speichern (Schaltfläche) 172 Absolute Bezüge 107 Absolutwert 111 Absteigend sortieren (Schaltfläche) 29 Achsen 260, 271 ein- und ausschalten 271 formatieren 273 skalieren 275 Achsenbeschriftung 252, 264 Add-Ins 421 Aktivierung 429 Aktualisieren (Schaltfläche) 172 Aktualisierung 434 Aktualisierung abbrechen (Schaltfläche) 174 Alle aktualisieren (Schaltfläche) 174 Alle Spuren entfernen (Schaltfläche) 122 Änderungen anzeigen 336 aufzeichnen 334 überprüfen 337 Änderungsprotokoll 334 Anhalten (Schaltfläche) 172 Anlage, Arbeitsmappe senden als 320 Anordnen, AutoForm 292 Ansicht beim Öffnen oder Speichern 53 benutzerdefinierte 236

Ansicht 'Nebeneinander' schließen (Schaltfläche) 86 Ansichten (Schaltfläche) 46 Anweisung, Bedingung 377 Anwendungsfenster 21, 22 Arbeitsbereich 69, 87 speichern 87 wiederherstellen 87 Arbeitsbereich, freigegebener 347 Arbeitsmappe 22 Blätter 70 drucken 317 Eigenschaften 62 freigeben 337 neue erstellen 41 öffnen 51 schließen 51 schützen 327 senden als Anlage 320 speichern 43 Vorlagen 59 Arbeitsmappe schützen (Schaltfläche) 329 Arbeitsmappe schützen und freigeben (Schaltfläche) 329 Arbeitsrichtung 401 Argument (Funktion) 109 Assistent PivotTable 201 Query 175 Textkonvertierung 177 zur Eingabe von Funktionen 109 Aufgaben, im freigegebenen Arbeitsbereich 354 Aufgabenbereich 25 abschalten 384 Erste Schritte 25 Excel-Hilfe 36 Freigegebener Arbeitsbereich 345 Neue Arbeitsmappe 42

436

Stichwortverzeichnis

Recherchieren 130 Suche 56 Symbolleiste 26 wechseln 26 XML-Quelle 181 Zwischenablage 142 Aufsteigend sortieren (Schaltfläche) 29 Aus- und einblenden Blatt 79 Fenster 85 Ausblenden Spalte 229 Tastenkombinationen 230 Zeile 229 Ausfüllen 147 AutoAusfüllen 150 Datenreihen 148 Tastenkombinationen 148 Ausrichten, Zeichnungsobjekt 293 Ausrichtung 217 Ausschneiden 28, 139 Tastenkombinationen 141 AutoAusfüllen 150 Optionen 397 AutoBerechnen 103 AutoEingabe 167 AutoFilter 188 benutzerdefinierter 191 AutoForm 288 anordnen 292 gruppieren 292 AutoForm formatieren (Schaltfläche) 302 AutoFormat 213 AutoFormen (Schaltfläche) 285 AutoKorrektur 124 Ausnahmen 126 Grundeinstellungen 125 AutoMakro 364 Automatisch nebeneinander (Schaltfläche) 38 AutoSumme 29, 112 AutoWiederherstellen 403

B Balkendiagramm 238 Barwert 114 Bearbeiten, Optionen 387 Bearbeitungsleiste 90 abschalten 384 Bedingung 376 Beenden, Excel 39 Befehl abgeblendeter 24 arbeiten mit 24 rückgängig machen 34 wiederherstellen 35 BENUTZER.DIC (Wörterbuch) 128 Benutzerdefinierte Listen 397 Benutzern erlauben, Bereiche zu bearbeiten (Schaltfläche) 329 Berechnen 102 AutoBerechnen 103 Tastenkombinationen 106 Berechnung alternative 397 Optionen 385 Berechtigung 28, 342 Vorarbeiten 343 Zugriffseinschränkung 343 Bereich benennen 135 einfügen 153 löschen 156 markieren 92 schützen 328 Bericht formatieren (Schaltfläche) 203 Beschränkungen, Excel 70 Beschriftung, Diagramm 264 Besprechung beginnen (Onlinezusammenarbeit) 321 Bestätigen Eingabe 90 Tastenkombinationen 91 Bezug 104, 107 absoluter 107

Stichwortverzeichnis

durch Namen ersetzen 138 Eingabe 108 gemischter 107 kopieren 145 relativer 107 Bezugsart 390 Bild 394 einfügen 296 formatieren 297 in Kopf-/Fußzeile 309 komprimieren 297 kopieren 146 Bilder komprimieren (Schaltfläche) 297 Bildlaufleiste 23 Bildschirmelemente 21 Blasendiagramm 239 Blatt 69, 70 aus- und einblenden 79 Darstellungsoptionen 76 einfügen 73 Fenster 80 formatieren 78 Hintergrundbild 80 kopieren 74 löschen 74 Name in Kopf-/Fußzeile 309 schützen 326 Tastenkombinationen 72 teilen 77 umbenennen 78 verschieben 74 Vorlagen 74 Blatt schützen (Schaltfläche) 329 Blätter mehrere markieren 73 navigieren zwischen 71 organisieren 73 Blattregister 71 Blocksatz 218 Browser 392 Bruch, Eingabe 99 Bruch (Format) 222 Buchhaltung (Format) 220

437

C Clip Organizer 295 installieren 434 ClipArt 294 ClipArt einfügen (Schaltfläche) 286 Code anzeigen (Schaltfläche) 370 Codefenster (Visual Basic-Editor) 368, 371 Codierung 394

D Datei Eigenschaften 62 Sicherungsdatei 49 suchen 56 wiederherstellen 50 Dateiformat 47 Dateiname 47 in Kopf-/Fußzeile 309 Dateityp 52 Daten eingeben 89 konvertieren 64 kopieren 139 korrigieren 89, 91 verschieben 139 Daten aktualisieren (Schaltfläche) 173, 203 Datenaustausch 64 Datenbereichseigenschaften (Schaltfläche) 173 Datenbeschriftungen (Diagramm) 266 Datenblock 166 Datenmaske 185 Datenreihe (Diagramm) 250, 257, 261 ändern 257 Datenreihen, ausfüllen 148 Datentabelle (Diagramm) 241, 252, 268 Datum 114 in Kopf-/Fußzeile 309 Tastenkombinationen 101 Datum (Format) 221 Datums- und Uhrzeitangabe 100 Desktop, Ordner 45 Detail anzeigen (Schaltfläche) 203 Detail ausblenden (Schaltfläche) 203

438

Stichwortverzeichnis

Details, Ansicht 54 Dezimalstelle 212 feste 388 Dezimalzahlen 98 Diagramm Achsen 271 Achsen ein- und ausschalten 271 Achsen formatieren 273 Achsenbeschriftungen 264 Assistent 241, 243 bearbeiten 246 benutzerdefinierte Typen 249 Beschriftungen 264 Beschriftungen formatieren 268 Daten markieren 242 Datenbeschriftungen 266 Datenreihen 257 Datenreihen ändern 257 Datenreihen formatieren 259 Datentabelle 268 Diagrammfläche 251 drucken 313 Elemente 250 erstellen 241 Fenstergröße anpassen 248 Gitternetz ein- und ausschalten 272 Gitternetzlinien 271 Grafiken in 293 Größe ändern 247 Hintergrundfläche 252 Legende 265 löschen 282 Muster von Flächen 259 Optionen 398 Pivot-Tabelle 206 Position ändern 247 Titel 245, 264 Trendlinien 279 Typ 243 Typ ändern 249 verfeinern 281 Vorzugsform 243 Zeichnungsfläche 251

Diagramm-Assistent (Schaltfläche) 203 Diagramm-Assistent (Schaltfläche) 29 Diagrammfläche 251 Diagramm-Symbolleiste 240 Diagrammtyp 243 Dialogfeld 24, 30 Elemente 30 Hilfe zu Optionen 38 Tastenkombinationen 33 Dienstoptionen 391, 395 Digitale Signatur 408 Dokument 41 im freigegebenen Arbeitsbereich 353 Dokumentfenster 21, 22 Dokumentinformation (freigegebener Arbeitsbereich) 356 Dokumentverwaltung 41 Dokumentwiederherstellung 50 Do-Schleife 378 Drag & Drop 139, 388 Drehen, Zeichnungsobjekt 293 Drehfeld 31 Dropdown-Listenfeld 31 Druckbereich 311, 318 Drucken 305 Diagramm 313 Eigenschaften des Druckers 318 Exemplare 318 Gitternetzlinien 312 in Datei 318 Kommentare 312 Kopf- und Fußzeile 307 Papierformat 306 Seite einrichten 305 Seitenansicht 316 Seitenränder 309 Seitenumbruch 313 Seitenumbruchvorschau 315 Tabelle 310 Drucken (Schaltfläche) 28, 38 Drucktitel 311

Stichwortverzeichnis

E Eigene Dateien (Ordner) 44, 45 Eigenschaften Ansicht 54 Datei 62 Eigenschaftenfenster (Visual Basic-Editor) 368, 370 Einblenden ausgeblendetes Blatt 79 ausgeblendetes Fenster 85 Spalte 230 Tastenkombinationen 230 Zeile 230 Eine Ebene nach oben (Schaltfläche) 46 Einfügen Inhalte 143 Optionen 142 Tastenkombinationen 141 Zellen und Bereiche 153 Einfügen (Schaltfläche) 28 Eingabe 89 Änderungen aufzeichnen 334 AutoEingabe 167 bestätigen 90 Bezüge 108 Daten 89 Datums- und Uhrzeitangaben 100 falsche Anzeige 99 Gültigkeit 329 kopieren 139 korrigieren 91 logische Konstante 102 Maske 185 Modus 96 rückgängig machen 34 Taste zum Bestätigen der 91 Texte 123 Textkonvertierungs-Assistent 177 ungültige markieren 332 verschieben 139 verwerfen 90 Zahlenwerte 97 Eingabemodi 96 Einzug 212

439

Ellipse 287 Ellipse (Schaltfläche) 285 Else, Schlüsselwort 377 E-Mail (Schaltfläche) 28 E-Mail-Empfänger, senden an 319 End If, Schlüsselwort 377 End Sub, Schlüsselwort 373 Endemodus 96 Ersetzen 159, 161 Optionen 160 während der Eingabe 125 Erste Schritte (Aufgabenbereich) 25 Erstinstallation 425 Erweiterungsmodus 96 Euroumrechnung (Schaltfläche) 29 Excel automatisch starten 20 beenden 39 Beschränkungen 70 Bildschirmelemente 21 Hilfesystem 35 Optionen 383 Programmhilfen 35 Programmoberfläche 21 Programmsteuerung 23 Standardbefehle 33 starten 20 Verknüpfung auf dem Desktop erstellen 20 Exponentialfunktion 111

F Falsche Anzeige 99 Farbe benutzerdefinierte 401 Optionen 400 transparente 298 Zeichnungsobjekt 291 Farbe (Schaltfläche) 297 Farbmodelle 401 Fehler, Optionen 404 Fehlerindikator 263 Fehlermeldung 116 Gültigkeit 331 Fehlerüberprüfung 404

440

Stichwortverzeichnis

Fehlerüberprüfung (Schaltfläche) 121 Feldeinstellungen (Schaltfläche) 203 Feldliste anzeigen (Schaltfläche) 203 Fenster 80, 82 aus- und einblenden 85 automatisch anordnen 84 Bereiche fixieren 76 Darstellung 82 ganzer Bildschirm 85 Größe ändern 83 mehrere einer Mappe 83 nebeneinander vergleichen 86 Position ändern 83 Visual Basic-Editor 368 Fensterposition zurücksetzen (Schaltfläche) 86 Fensterwechsel, Tastenkombinationen 83 Fett (Format) 212 Filter 188 AutoFilter 188 Spezialfilter 191 Top 10 190 Filter installieren 434 Filtern 188 alle Zeilen wieder anzeigen 193 AutoFilter 188 Ergebnisse an andere Stelle kopieren 193 Spezialfilter 191 Tastenkombinationen 190 Fixieren, Bereiche 76 Flächendiagramm 239 For...Next-Schleife 378 Format übertragen (Schaltfläche) 28 Formatieren Ausrichtung 217 AutoFormat 213 Beschriftungen im Diagramm 268 Bild 297 Blatt 78 Datenreihen im Diagramm 259 Grafik 297 Linien 224 Muster 224, 227 Rahmen 224 Schrift 215

Spalten 228 WordArt-Objekt 302 Zahlenformate 219 Zeichnungsobjekt 289 Zeilen 228 Zellen 215 Formatierung, bedingte 234 Format-Symbolleiste 211 Formatvorlagen 232 Formel Auswertung 119 Berechnungsstrukturen verfolgen 121 Eingabe durch Zeigen 106 eingeben 104 korrigieren 107 Überwachung 117 Überwachungsmodus 119 Formelauswertung (Schaltfläche) 122 Eingabe 104 Formeln, anzeigen 385 Formelüberwachung 119 Formelüberwachung-Symbolleiste 121, 332 Freigabe 337 Freigegebener Arbeitsbereich 345, 347 arbeiten mit 349 Aufgaben 354 Befehle 358 Dokumente 353 Dokumentinformation 356 erstellen 348 Hyperlinks 355 Mitglieder 350 Optionen 359 Status 357 Fülleffekte (Diagramm) 253 Füllfarbe 212 Füllfarbe (Schaltfläche) 286 Funktion AutoBerechnen 103 AutoSumme 112 eingeben 108 verschachteln 115 Visual Basic 374

Stichwortverzeichnis

Funktions-Assistent 109 Fußzeile 307

G Ganzer Bildschirm, Ansicht 85 Ganzzahl 111 Gehe zu (Befehl) 96 Gemischte Bezüge 107 Gitternetzlinien 252, 271 drucken 312 ein- und ausschalten 272 Grafik 293 formatieren 297 Grafik aus Datei einfügen (Schaltfläche) 297 Grafik einfügen (Schaltfläche) 286 Grafik formatieren (Schaltfläche) 298 Grafik zurücksetzen (Schaltfläche) 298 Größe, Zeichnungsobjekt 289 Größenachse 245, 251, 265, 275 Gruppieren, AutoForm 292 Gültigkeit 329 Eingabemeldung 331 Einstellungen 330 Fehlermeldung 331 ungültige Daten markieren 332 Gültigkeitsbereich Private 373 Public 373 Gültigkeitskreise löschen (Schaltfläche) 122

H Helligkeit 297 Hilfe anzeigen 35 in Dialogfeldern 38 Inhaltsverzeichnis 37 Microsoft Office Online 38 Office-Assistent 37 Tastenkombinationen 35 Werkzeuge 35 Hilfesystem 35 Hintergrundbild 80 Hintergrundfläche (Diagramm 251 Hintergrundfläche (Diagramm) 252

Hinzufügemodus 96 Hochformat (Drucken) 306 HSL (Farbmodell) 401 Hyperlink einfügen (Schaltfläche) 29

I If-Anweisung 377 Information Rights Management 342 Inhalte einfügen 143 löschen 156 suchen 162 Installation 425 Aktivierung 429 Aktualisierung 434 durchführen 426 Erstinstallation 425 Installationsart 428 Mindestanforderungen 426 Setupprogramm 425 Wartung 430 IntelliMouse 390 Internationale Optionen 401 Iteration 386

K Kacheln, Ansicht 54 Kennwort 324 Kippen, Zeichnungsobjekt 293 Kommentar 329, 333 erstellen 333 löschen 334 Optionen 385 Kommentare drucken 312 Kompilieren, Makro 380 Kontextmenü 24 Kontrast 297 Kontrollkästchen 31 Konverter installieren 434 Konvertieren 64 Kopfzeile 307 Kopieren 28 Bezüge 145

441

442

Stichwortverzeichnis

Bild 146 Blatt 74 Daten 139 Sonderfälle 146 Tastenkombinationen 141 Korrekturhilfen, installieren 434 Korrigieren AutoKorrektur 124 Eingaben 89, 91, 124, 126 Formeln 107 Rechtschreibprüfung 126 Kosinus 111 Kreisdiagramm 238, 243 Kunden-Feedbackinformationen 396 Kursdiagramm 239 Kursiv (Format) 212

L Leerzeichen, geschütztes 130 Legende 241, 265 Legende) 252 Leseschutz 324 Linie 287 Linie (Schaltfläche) 285 Linien 224 Linienart (Schaltfläche) 286, 297 Liniendiagramm 238 Linienfarbe (Schaltfläche) 286 Linksbündig (Ausrichtung) 212, 217 Linksdrehung 90 Grad (Schaltfläche) 297 Liste Ansicht 54 benutzerdefinierte 397 erstellen 182 Listenfeld 31 Logarithmus 111 Logische Konstante 102 Löschen Bereich 156 Blatt 74 Diagramm 282 Tastenkombinationen 157 Zellbereich 157 Zelle 156

Zellinhalte 156 Lotus 1-2-3 397 Lotus 1-2-3, Daten in Excel öffnen 66

M Makro aufzeichnen 362 ausführen 365 AutoMakro 364 erstellen 362 kompilieren 380 Name 362 Sicherheitsoptionen 409 überarbeiten 368 Mappe1 42 Markieren 92 für Diagrammerstellung 242 Tastenkombinationen 94 über das Namensfeld 95 über die Maus 92 über die Tastatur 94 Maske 185 Datensätze anzeigen und bearbeiten 186 erstellen 185 Suchkriterien 186 Maximum 115 Meeting ansetzen (Onlinezusammenarbeit) 321 Mehr Helligkeit (Schaltfläche) 297 Mehr Kontrast (Schaltfläche) 297 Menü 23 Abreißmenü 29 adaptives 23 anpassen 411, 416 Kontext 24 personalisiertes 23 Menübefehl abgeblendeter 24 arbeiten mit 24 Menüleiste 23 Microsoft Encarta 131 Microsoft Graph installieren 434 Microsoft Office Excel-Hilfe (Schaltfläche) 29 Microsoft Office Online 38

Stichwortverzeichnis

Microsoft Office Tools 434 Microsoft Query installieren 434 Miniaturansichten, Ansicht 55 Minimum 115 Minuszeichen 98 Mitglieder, freigegebener Arbeitsbereich 350 Mittelwert 115 Muster 224, 227 Diagramm 259 Mustervorlage 59

N Name 135 als Bezug 138 als Sprungadresse 96 anzeigen 136 einfügen 135 übernehmen 136 verwenden 137 zum Markieren verwenden 137 Namensfeld 95, 137 Nebeneinander vergleichen, Dokumente 86 Netzdiagramm 239 Netzwerkumgebung (Ordner) 45 Neu, Arbeitsmappe 41 Neu (Schaltfläche) 28 Neuen Ordner erstellen (Schaltfläche) 46 Neuer Kommentar (Schaltfläche) 122 Nullwerte ausblenden 385

O Objekt 283 Anzeigeoptionen 385 aus Datei erstellen 304 einfügen 303 neu erstellen 304 Objekt anzeigen (Schaltfläche) 370 Objekt markieren (Schaltfläche) 285 Office Tools 434 Office-Assistent 37 installieren 434 Optionen 423 Office-Zwischenablage 142

Öffnen ältere Excel-Dateien 65 andere Formate 64 Ansichten 53 Arbeitsmappe 51 Dateityp 52 Daten aus anderen Programmen 67 Dialogfeld 52 Lotus 1-2-3-Dateien 66 mehrere Dokumente gleichzeitig 55 Speicherort 52 vom Desktop aus 55 Vorlage 60 Öffnen (Schaltfläche) 28 Onlinezusammenarbeit 320 Optionen 383 Allgemein 389 anpassen 420 Ansicht 384 AutoKorrektur 124 Balken- und Säulendiagramme 261 Bearbeiten 387 Benutzerdefinierte Listen 397 Berechnung 385 Berechtigungen 345 Diagramm 398 Dienstoptionen 395 Farbe 400 Fehlerüberprüfung 404 freigegebener Arbeitsbereich 359 International 401 Kreis- und Ringdiagramme 262 Netzdiagramme 262 Office-Assistent 423 Pivot-Tabelle 207 Recherche 131 Rechtschreibung 405 Sicherheit 406 Sortieren 195 Speichern 403 Suchen 160 Umsteigen 396 Weboptionen 391 Optionen (Schaltfläche) 172

443

444

Stichwortverzeichnis

Optionsgruppe 30 Ordner wechseln (Schaltfläche) 370 Organigramm 298

P Papierformat 306 Pfad, Angabe in Kopf-/Fußzeile 309 Pfeil 287 Pfeil (Schaltfläche) 285 Pfeilart (Schaltfläche) 286 Pivot-Bericht 205 Pivot-Diagramm 206 Pivot-Tabelle 201 Bericht 205 Diagramm 206 erstellen 201 Optionen 207 Struktur definieren 204 PivotTable (Schaltfläche) 203 PivotTable-Assistent 201 PivotTable-Symbolleiste 203 Position, Zeichnungsobjekt 289 Postleitzahl 222 Potenz 111, 112 Programmhilfen 35 Programmoberfläche 21 Programmsteuerung 23 Programmwartung 430 Projekt-Explorer (Visual Basic-Editor) 368, 369 Prozedur (Visual Basic) 372 Prozent (Format) 222 Prozentformat 99 Punktdiagramm (XY) 239 Pyramidendiagramm 298

Q Quadratwurzel 111 Querformat (Drucken) 306 Query-Assistent 175 QuickInfo 27, 390

R Radialdiagramm 298 Rahmen 224

Rahmenlinie 212 Rahmenlinien-Symbolleiste 226 Recherchieren 28, 130 Rechnung 59, 61 Rechteck 287 Rechteck (Schaltfläche) 285 Rechtsbündig (Ausrichtung) 212, 217 Rechtschreibprüfung 126 Rechtschreibung, Optionen 405 Rechtschreibung (Schaltfläche) 28 Registerfarbe 79 Registerkarte 30 Registerlasche 71 Reihenachse 251 Reisekostenabrechnung 59 Relative Bezüge 107 Rest einer Division 111 Return, Schlüsselwort 375 RGB (Farbmodell) 401 Ringdiagramm 239, 243 Rollenmodus 96 Rubrikenachse 245, 251, 265, 275 Rückgängig (Schaltfläche) 29 Rückgängig machen 34 Eingabe 90 Tastenkombination 35

S Säulendiagramm 238, 243 Schaltfläche 32 Schatten, Zeichnungsobjekt 291 Schattenart (Schaltfläche) 286 Schematische Darstellung oder Organigramm einfügen (Schaltfläche) 286 Schematische Darstellungen 298 Schleife 376 Bedingungsanweisung 379 Do...Loop 378 Do-Schleife 378 For...Next 378 Until, Klausel 379 Zählervariable 378 Schließen, Arbeitsmappe 51 Schreibschutz 324, 325

Stichwortverzeichnis

Schrift 215 Diagrammelemente 256 Schriftart 212, 216, 395 in Kopf-/Fußzeile 309 Standard 391 Schriftfarbe 212 Schriftfarbe (Schaltfläche) 286 Schriftformat, Tastenkombinationen 216 Schriftgrad 391 Schriftgröße 212, 216 Schriftstil 216 Schutz Arbeitsmappe 327 Bereiche 328 Blatt 326 Inhalte 326 Schutzfunktionen 324 Schutz-Symbolleiste 328 Seite einrichten 305 Seitenansicht 28, 316 Seitenränder 309 Seitenumbruch 313 entfernen 315 manueller 314 Seitenumbruchvorschau 315 Seitenzahl 307 aktuelle 309 Senden an 319 E-Mail-Empfänger 319 E-Mail-Empfänger (als Anlage) 320 Setupprogramm 425 Sicherheit Makrosicherheit 409 Optionen 406 Verschlüsselung 408 Sicherungsdatei 49 Signatur, digitale 408 Sinus 108, 111 Skalierung (Achsen) 275 Skalierung (Drucken) 306 Smarttags 132 aktivieren 132 arbeiten mit 133 entfernen 134

445

Sonderformat 222 Sonderzeichen 128 Sortieren 194 Optionen 195 Sortieren (Schaltfläche) 29 Sound 390 Spalte 22 ausblenden 229 einblenden 230 formatieren 228 Spaltenkopf 93 Speichern andere Formate 64 Änderungen 48 Arbeitsbereich 87 Arbeitsmappe 43 Optionen 48, 403 Sicherungsdatei 49 zum ersten Mal 43 Speichern (Schaltfläche) 28 Speichern unter 43 Speicherort 44, 52 Spezialfilter 191 Spur zum Fehler 123 Schaltfläche 122 Spur zum Nachfolger 122 Schaltfläche 121 Spur zum Nachfolger entfernen (Schaltfläche) 122 Spur zum Vorgänger 123 Schaltfläche 121 Spur zum Vorgänger entfernen (Schaltfläche) 121 Standard (Format) 219 Standardabweichung 115 Standardbefehle 33 Standardschriftart 391 Standardspeicherort 391 Standard-Symbolleiste 29 Starten, Excel 20 Startmenü 20 Status (freigegebener Arbeitsbereich) 357 Statusleiste, abschalten 384 Steueranweisung (Visual Basic) 376

446

Stichwortverzeichnis

Steuerzeichen 402 Strichart (Schaltfläche) 286 Sub, Schlüsselwort 373 Sub-Prozeduren (Visual Basic) 373 Suchen 159 Aufgabenbereich 56 Dateien 56 Datensatz 186 einfache Suchoptionen 56 erweiterte Suchoptionen 57 nach Inhalten 162 Optionen 160 Summe 111, 112 Symbol, einfügen 128 Symbol, Fensterdarstellung 82 Symbole ausblenden (Schaltfläche) 172 Symbole, Ansicht 54 Symbolleiste 26, 411 adaptive 27 anpassen 411 Anzeige anpassen 27 Diagramm 240 ein- und ausblenden 412 Externe Daten 173 Format 27, 211 Formelüberwachung 121, 332 in zwei Zeilen anzeigen 420 nicht verankerte 27 PivotTable 203 Rahmenlinien 226 Schaltflächen löschen 416 Schutz 328 Standard 27, 29 verschieben 412 WordArt 302 Zeichnen 284 Synchroner Bildlauf (Schaltfläche) 86 Systemmenü 22

T Tabelle 22 drucken 310 Grafiken in 293 Objekte in 283

Schutz 324 Tabelle1 71 Tangens 111 Taskleiste, Fenstersymbole abschalten 384 Tastenkombinationen Befehl rückgängig machen 35 Befehl wiederherstellen 35 Blattwechsel 72 Dokumentverwaltung 41 Fensterwechsel 83 für Schriftformate 216 für Zahlenformate 222 für Zeilenumbruch 300 Hilfe 35 in Dialogfeldern 33 zum Ein- und Ausblenden 230 zum manuellen Berechnen 386 Tastenkombinationen aktuelles Datum und Uhrzeit einfügen 101 Eingabe bestätigen 91 für Makro 362, 363, 366 Inhalte löschen 157 Zellen löschen 157 Zellen markieren 94 zum Ausfüllen 148 zum Filtern 190 zum Kopieren, Ausschneiden und Einfügen 141 zum manuellen Berechnen 106 Tausendertrennzeichen 220, 401 Teilen, Blatt 77 Teilergebnisse 196 ausblenden 198 einfügen 196 Teilsummen 196, 199 Text bearbeiten (Schaltfläche) 302 Texteingaben 123 Textfeld 31, 287 Textfeld (Schaltfläche) 285 Textkonvertierungs-Assistent 177 Titel (Diagramm) 264 Titelleiste 30 Top 10, Filter 190 Transparente Farbe (Schaltfläche) 298

Stichwortverzeichnis

Trendlinien 279 Trends fortschreiben 151 Trennstrich bedingter 130 geschützter 130 Trennzeichen 401 TrueType-Schrift 212

Ü Überschreiben, Zellinhalte 388 Übersetzung 131 Übertragen, Format (Schaltfläche) 28 Überwachungsfenster 120 Uhrzeit in Kopf-/Fußzeile 309 Tastenkombinationen 101 Uhrzeit (Format) 221 Umbenennen, Blatt 78 Umbruch, Tastenkombinationen 219 Umsteigen von anderen Programmen 396 Ungültige Daten markieren (Schaltfläche) 122 Unterstrichen (Format) 212 Until, Klausel 379

V Varianz 115 Venn-Diagramm 298 Vergrößerungsmaßstab 33 Verknüpfung zu Excel auf dem Desktop 20 Verschieben Blatt 74 Daten 139 Verschlüsselung 408 Versenden 319 als Anlage 320 an E-Mail-Empfänger 319 Visual Basic 368 Codefenster 371 Do...Loop-Schleife 378 Eigenschaftenfenster 370 Fenster 368 For...Next-Schleife 378 Funktionen 374 If-Anweisung 377

447

Programmierbeispiele 380 Projekt-Explorer 369 Prozeduren 372 Steueranweisung 376 Sub-Prozeduren 373 Vollbild 82 Vorlage 59 anpassen 61 eigene erstellen 62 öffnen 60 verwenden 61 Vorschau, Ansicht 54 Vorwärts (Schaltfläche) 172 Vorwärts (Schaltfläche) 38 Vorzeichen 111 Vorzugsform (Diagramm) 243

W Währung (Format) 220 Währungsformat 98 Währungszeichen 129 Webabfrage 168 Webabfrageoptionen 172 Weboptionen 391 Weniger Helligkeit (Schaltfläche) 297 Weniger Kontrast (Schaltfläche) 297 While, Klausel 379 Wiederherstellen Arbeitsbereich 87 rückgängig gemachte Befehle 35 Tastenkombination 35 Wiederherstellen (Schaltfläche) 29 Wiederherstellung 50 WordArt 284, 300 erstellen 300 formatieren 302 WordArt als vertikaler Text (Schaltfläche) 302 WordArt einfügen (Schaltfläche) 286, 302 WordArt-Ausrichtung (Schaltfläche) 303 WordArt-Buchstaben in gleicher Höhe (Schaltfläche) 302 WordArt-Form (Schaltfläche) 302 WordArt-Katalog (Schaltfläche) 302 WordArt-Symbolleiste 302

448

Stichwortverzeichnis

WordArt-Zeichenabstand (Schaltfläche) 303 Wörterbuch 128 Wurzel 112

X XML 179 Datei öffnen 180 Daten erstellen 179 Inhalte anzeigen 182 XML-Quelle (Aufgabenbereich) 181 XY-Diagramm 239

Z Zahl (Format) 220 Zahlenformat 219 Tastenkombinationen 222 Zahlenwerte 97 berechnen 102 eingeben 97 Zählervariable 378 Zahlung 114 Zehnerpotenz 99 Zeichnen AutoFormen 288 einfache Objekte 286 Zeichnen (Schaltfläche) 285 Zeichnen (Schaltfläche) 29 Zeichnen-Symbolleiste 284 Zeichnungsfläche (Diagramm) 251 Zeichnungsobjekt 284 formatieren 289 Zeile 22 ausblenden 229 einblenden 230 formatieren 228

Zeilenkopf 93 Zeilenumbruch 218 Tastenkombinationen 300 Zelladresse 22 Zellbearbeitung, direkte 388 Zelle 22 abhängige 104 Adresse 22 aktive 22 benennen 135 Bezug 104 einfügen 153 formatieren 215 leere 398 löschen 156 markieren 92 überschreiben 388 Zellen sperren (Schaltfläche) 329 Zellenüberwachungsfenster anzeigen (Schaltfläche) 122 Zentriert (Ausrichtung) 212, 217 Zieldiagramm 298 Zinsfuß 114 Zinssatz 114 Zirkelbezüge 386 Zoom (Schaltfläche) 29 Zoom, Befehl 33 Zukunftswert 114 Zuletzt verwendet (Ordner) 56 Zurück (Schaltfläche) 172 Zurück (Schaltfläche) 38, 46 Zuschneiden (Schaltfläche) 297 Zwischenablage 142 Zyklusdiagramm 298

Komplexe Berechnungen und Analysen

Im Kapitel 4 haben Sie die Grundlagen der Technik von Berechnungen mithilfe von Formeln und Funktionen kennen gelernt. Die wirkliche Leistungsfähigkeit von Excel zeigt sich besonders dann, wenn Sie in Ihren Tabellen komplexere Formen der Kalkulationen und Analysen mit speziellen Zielrichtungen durchführen. Dieses Kapitel liefert einen Überblick darüber, was alles möglich ist: _ Datentabellen und Matrixtabellen stellen hilfreiche Werkzeuge dar, mit denen Sie

schnell tabellarische Auflistungen erstellen können, die auf einer einzigen Formel beruhen. _ Mithilfe der Eurowährungstools können Sie Zahlenwerte für Währungen aus dem

Eurobereich dank der festen Wechselkurse schnell in eine andere Währung dieser Gruppe umwandeln – beispielsweise für den Fall, dass Sie ältere Tabellendaten umstellen müssen. _ Mithilfe der Konsolidierungsfunktion können Sie eine zusammenfassende Darstellun-

gen von Daten einer oder mehrerer Tabellen bewirken. _ Größere Tabellen werden leicht unübersichtlich. In solchen Fällen können Sie mithilfe

der Gliederungsfunktion wahlweise die jeweils wichtigsten Elemente oder die gesamte Tabelle anzeigen lassen. _ Ein äußerst hilfreiches Instrument ist auch der Szenario-Manager, der Antworten auf

Was-wäre-wenn-Fragen liefert. Hiermit können Sie mehrere Ergebnisse auf der Grundlage unterschiedlicher Annahmen verwalten. _ Über die Analysefunktionen erhalten Sie Zugriff auf eine Vielzahl weiterer Funktionen,

die Ihnen die Durchführung von statistischen Untersuchungen Ihrer Datenbestände ermöglichen. Sie können mit diesen Funktionen auch prüfen, ob zwischen verschiedenen Datenreihen ein Zusammenhang besteht, und können Datenreihen glätten. _ Mit dem Solver und der Zielwertsuche liefert Microsoft Excel zwei Verfahren, mit

denen Sie Optimierungsaufgaben unterschiedlicher Komplexität lösen können. Den Zugang zu den Funktionen für die Analyse und Zusammenfassung finden Sie über verschiedene Befehle in den Menüs ANSICHT, EXTRAS und DATEN. Die Befehle ANALYSE-

Anhang A – Komplexe Berechnungen und Analysen

FUNKTIONEN und SOLVER sind bei einer Standardinstallation nicht vorhanden und müssen über den Befehl ADD-INS im Menü EXTRAS nachinstalliert werden (siehe hierzu Kapitel

12).

A.1

Mehrfachoperationen und Matrixformeln

Datentabellen und Matrixtabellen bieten ein schnelles Verfahren, tabellarische Auflistungen zu erstellen. Beispielsweise können Sie damit Tabellen erzeugen, in denen verschie1 dene Beträge von einer in eine andere Währung umgerechnet werden können . Andere Beispiele für den Einsatz dieser Techniken wären die altbekannten Logarithmen- und trigonometrischen Tafeln.

A.1.1 Mehrfachoperationen Mithilfe des Befehls TABELLE im Menü DATEN können Sie auf einfache Weise Datentabellen erstellen. Die Formel, mit der die Werte einer Variablen in die einer anderen umgerechnet werden, muss dazu nur einmal eingegeben werden. Die Werte für die Variable können entweder spalten- oder zeilenweise oder sowohl in Spalten als auch in Zeilen eingegeben werden.

Variablen in Spalten Im ersten Fall geben Sie die Variablen in einer Spalte und die zu verwendende Berechnungsformel in der ersten Zelle der Spalte ein, in der die Ergebnisse angezeigt werden sollen. Beispielsweise könnten Sie als Ergebnis eine Spalte wünschen, in der das Einmaleins mit der Zahl 5 angezeigt wird – also 1x5=5, 2x5=10, 3x5=15 usw. 1. Geben Sie die Variablen – im Fall unseres Beispiels sind das die Faktoren 1, 2, 3 usw. – in einer Spalte – beispielsweise der Spalte A – ein. 2. Die zu verwendende Berechnungsformel müssen Sie nur einmal eingeben. In diesem Fall können Sie in die Zelle B1 die Formel =A1*5 setzen.

Beispiele für den Einsatz von Mehrfachoperationen finden Sie auf der CD in der Arbeitsmappe im Ordner Mehrfachoperationen.

A.1

Mehrfachoperationen und Matrixformeln

3. Anschließend markieren Sie den Bereich aus Variablen und Ergebniszellen, wählen dann den Befehl TABELLE im Menü DATEN und geben im Feld Werte aus Spalte die Adresse der ersten Variablen ein.

Bild A.1: Eine Mehrfachoperation kann in einer Spalte vorgenommen werden

Nach dem Bestätigen werden die Ergebnisse angezeigt. Die eingefügte Formel {MEHRFACHOPERATION(;A1)} sorgt dafür, dass Änderungen in den Variablen automatisch umgerechnet werden. Tipp: Die Bestandteile einer solchen Formel können nicht in einzelnen Zellen geändert werden. Sie können nur für die komplette Tabelle geändert werden. Dazu müssen Sie den gesamten Prozess wiederholen.

Variablen in Zeilen Statt einer Darstellung in Spalten können Sie den oben beschriebenen Vorgang auch für eine Zeile durchführen. 1. Geben Sie die Variablen – die Zahlen 1, 2, 3 usw. – in einer Zeile – beispielsweise der Zeile 1 – ein. 2. Die zu verwendende Berechnungsformel müssen Sie wieder nur einmal eingeben – hier mit =A1*5 in der Zelle A2. Hiermit erstellen Sie wieder eine Zeile für das Einmaleins mit der Zahl 5.

Anhang A – Komplexe Berechnungen und Analysen

3. Markieren Sie den Bereich aus Variablen und Ergebniszellen. Wählen Sie den Befehl TABELLE im Menü DATEN und geben Sie im Feld Werte aus Zeile die Adresse der ersten Variable ein.

Bild A.2: Eine Mehrfachoperation kann in einer Zeile vorgenommen werden

Nach dem Bestätigen werden die Ergebnisse angezeigt. Die eingefügte Formel {MEHRFACHOPERATION(A1;)} sorgt dafür, dass Änderungen in den Variablen automatisch umgerechnet werden.

Spalten und Zeilen Mithilfe von zwei Variablen können Sie zweidimensionale Wertetabellen schaffen. Die beiden Variablen werden in einer Spalte und einer Zeile eingegeben. In dem durch diese Spalte und diese Zeile aufgespannten Rechteck werden die Ergebnisse angezeigt. In einem einfachen Beispiel könnten Sie in diesem Bereich das Einmaleins für die Zahlen von 1 bis 10 erstellen lassen. Die grundlegende Formel für jede Zelle dieses Bereichs muss sich auch auf zwei verschiedene Zellen beziehen. 1. Geben Sie in einer Zelle des Tabellenblattes die Formel ein, die die Grundstruktur der Berechnung angibt. Wenn Sie zwei Eingabefelder miteinander multiplizieren wollen, benutzen Sie beispielsweise in der Zelle C1 die Formel =A1*B1. 2. Für die Eingabefelder – A1 und B1 – müssen Sie eigentlich keine Werte eingeben. Da Sie aber gleich noch wissen müssen, welche Zellen Sie bei der Angabe der Grundstruktur benutzt haben, sollten Sie sie durch eine beliebige Eingabe kennzeichnen.

A.1

Mehrfachoperationen und Matrixformeln

Bild A.3: Zeilen und Spalten erzeugen Wertetabellen

3. Direkt unterhalb der Zelle mit der Grundstruktur geben Sie in der Spalte die Liste mit der ersten Gruppe von Eingabewerten ein. In unserem Beispiel sind das die Zahlenwerte 1 bis 10 im Bereich D1:M1. 4. Direkt rechts neben der Zelle mit der Grundstruktur geben Sie in der Zeile die zweite Liste ein. In unserem Beispiel sind das wieder die Zahlenwerte 1 bis 10 im Bereich C2:C11. 5. Markieren Sie den Zellbereich mit der Formel sowie den Spalten- und Zeilenwerten. Wählen Sie den Befehl TABELLE im Menü DATEN und geben Sie im Feld Werte aus Zeile die Adresse der ersten Variablen und im Feld Werte aus Spalte die Adresse der zweiten Variablen ein. Nach dem Bestätigen sorgt die eingefügte Formel {MEHRFACHOPERATION(A1;B1)} dafür, dass Änderungen in den Variablen automatisch umgerechnet werden.

A.1.2 Matrixformeln Eine Matrixformel kann mehrere Berechnungen durchführen und dann entweder ein einzelnes Ergebnis oder mehrere Ergebnisse liefern. Matrixformeln bearbeiten zwei oder mehr Sätze von Variablen, die über dieselbe Anzahl von Zeilen und Spalten verfügen 2 müssen . Sie erstellen eine Matrixformel auf dieselbe Weise wie andere Formeln, mit dem Unterschied, dass Sie zur Formeleingabe die Tastenkombination (Strg)+(Umschalt)+ (Eingabe) drücken.

Ein Beispiel für den Einsatz von Matrixformeln finden Sie auf der CD in der Arbeitsmappe im Ordner Matrix.

Anhang A – Komplexe Berechnungen und Analysen

Bild A.4: Mit einer Matrixformel füllen Sie einen Bereich mit einer Formel

1. Schaffen Sie durch Eingabe von Variablen in der ersten Zeile und der ersten Spalte eines rechteckigen Datenbereichs den Rahmen für den Einsatz einer Matrixformel. 2. Markieren Sie den Bereich für die Formel und geben Sie die Formel ein. Nach dem Bestätigen wird die Formel im gesamten markierten Bereich wirksam – hier beispielsweise mit ={A2:A11*B1:K1}. Tipp: Auch die einzelnen Bestandteile der Matrix können nicht manuell geändert werden. Wollen Sie Änderungen durchführen, markieren Sie den gesamten Bereich und definieren dann die Formel neu.

A.2

Währungsumrechnung

Mithilfe zweier Tools – der Symbolleiste EuroValue und dem Befehl Euroumrechnung – können Sie Zahlenwerte für Währungen aus dem Eurobereich aufgrund der festen Wechselkurse schnell in eine andere Währung dieser Gruppe umwandeln. Das hat zwar eher nur noch historische Bedeutung, aber falls Sie mit älteren Tabellen arbeiten müssen, können Sie diese Funktionen zum Umwandeln der Werte verwenden.

A.2

Währungsumrechnung

EuroValue Die Symbolleiste EuroValue zeigt markierte Zahlenwerte in einer anderen Währung an. Nach dem Aktivieren der Symbolleiste über das Menü ANSICHT brauchen Sie nur eine Zelle mit einem Zahlenwert zu markieren. Wählen Sie dann im Dropdown-Listenfeld, welche Währung in welche andere umgerechnet werden soll. Daraufhin wird im Feld links davon das Ergebnis angezeigt.

Bild A.5: Mit EuroValue Währungsangaben umrechnen

Tipp: Die Symbolleiste EuroValue muss als Add-In installiert werden (siehe Kapitel 12) und wird über den Befehl SYMBOLLEISTEN im Menü ANSICHT angezeigt.

Euroumrechnung Um die Zahlenwerte nicht nur in der Symbolleiste anzuzeigen, sondern zusätzlich auch in der Tabelle zu vermerken, wählen Sie EUROUMRECHNUNG im Menü EXTRAS oder klicken auf die gleichnamige Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste. Geben Sie dann im Dialogfeld Euroumrechnung die Bereiche für die Ein- und Ausgabe sowie die jeweiligen Währungen an.

Bild A.6:

Anhang A – Komplexe Berechnungen und Analysen

Quell- und Zielbereich sowie umzurechnende Währungen müssen festgelegt werden

1. Geben Sie unter Quellbereich den Bereich der Tabelle an, in dem sich die umzurechnenden Werte befinden, und unter Zielbereich den Bereich für die Ergebnisse der Umrechnung. Beachten Sie, dass im Zielbereich bereits vorhandene Daten nach dem Bestätigen überschrieben werden. 2. Wählen Sie unter Währungsumrechnung im Feld Von die ursprüngliche Währung und im Feld In die, in die umgerechnet werden soll. Über das Listenfeld Ausgabeformat können Sie festlegen, wie die Ergebnisse dargestellt werden sollen. Nach dem Bestätigen werden die Ergebnisse im Zielbereich angezeigt. Nachträgliche Änderungen der Daten im Quellbereich werden im Zielbereich automatisch umgerechnet.

Optionen Nach einem Klick auf die Schaltfläche Weitere im Dialogfeld Euroumrechnung können Sie angeben, wie die Umrechnung erfolgen soll.

A.3

Daten zusammenfassen

Bild A.7: Die Optionen für die Euroumrechnung

A.3

Daten zusammenfassen

Besonders bei größeren Dokumenten ist die Zusammenfassung einzelner Daten oft wichtig, um zu übergeordneten Aussagen zu kommen. Beispielsweise könnten Sie die Geschäftsdaten einzelner Länder zu einer Tabelle mit Gesamtdaten zusammenfassen lassen. Das können Sie durch normale Additionsformeln erreichen, Sie können aber auch die Funktion Konsolidieren von Microsoft Excel verwenden. Dabei werden Daten aus einem oder mehreren Quellbereichen in einem Zielbereich zusammengefasst. Quellbereiche und Zielbereich können sich in verschiedenen Tabellen oder Arbeitsmappe befinden. 3 Sie können bis zu 255 Quellbereiche zu einem Zielbereich zusammenfassen . Markieren Sie zuerst einen Zielbereich für die Ergebnisse der Konsolidierung. Dieser kann sich im selben Blatt wie die zu konsolidierenden Daten, auf einem anderen Blatt oder auch in einer anderen Arbeitsmappe befinden. Wählen Sie dann den Befehl KONSOLIDIEREN im Menü DATEN und geben Sie die Adressen der zu konsolidierenden Daten ein. Nach dem Bestätigen werden im zuvor markierten Zielbereich die konsolidierten Daten angezeigt.

Ein Beispiel für den Einsatz der Konsolidierungsfunktion finden Sie auf der CD in der Arbeitsmappe im Ordner Konsolidieren.

Anhang A – Komplexe Berechnungen und Analysen

Bild A.8: Teilbereiche werden zusammengefasst

1. Wählen Sie zunächst unter Funktion die Art, mit der die noch zu bestimmenden Quellbereiche zusammengefasst werden sollen. Über das Dropdown-Listenfeld können Sie eine der typischen Funktionen – Summe, Anzahl, Mittelwert, Maximum, Minimum usw. – auswählen. 2. Anschließend müssen Sie angeben, welche Daten zusammengefasst werden sollen. Dazu definieren Sie unter Verweis den Quellbereich. Sie können ihn nach dem Anklicken des Feldes in der Tabelle markieren. 3. Wählen Sie nach dem Festlegen eines Quellbereichs die Schaltfläche Hinzufügen. Der eingegebene Bezug wird daraufhin in das Listenfeld Vorhandene Bezüge eingefügt. 4. Anschließend können Sie weitere Quellbereiche auf dieselbe Weise hinzufügen. Wollen Sie einen der so definierten Bereiche aus der Liste entfernen, markieren Sie ihn und klicken dann auf die Schaltfläche Löschen. Um anzugeben, welche Beschriftungen bei der Konsolidierung nach Kategorien verwendet werden sollen, aktivieren Sie entweder das Kontrollkästchen Oberster Zeile oder Linker Spalte beziehungsweise beide Kontrollkästchen. Microsoft Excel kopiert diese Beschriftungen als Zeilen- und Spaltenüberschriften in den Zielbereich. Um die Daten im Zielbereich automatisch aktualisieren zu lassen, wenn sich die Daten in einem Quellbereich ändern, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Verknüpfungen mit Quelldaten.

A.4

Tabellen gliedern

Tipp: Wenn Sie unterschiedliche Arbeitsmappen in verschiedenen Ordnern für die Quell- und Zielbereiche verwenden, müssen Sie den Pfad, den Namen der Arbeitsmappe und den der Tabelle zusammen mit dem Zellbezug angeben.

A.4

Tabellen gliedern

Mit der Gliederungsfunktion von Microsoft Excel können Sie erreichen, dass einzelne Bereiche – beispielsweise Zeilen oder Spalten mit untergeordneten Detailangaben – wahlweise ein- und ausgeblendet werden können. Wie eine Tabelle gegliedert wird, können Sie 4 entweder automatisch festlegen lassen oder selbst bestimmen . Die Werkzeuge dazu finden Sie im Untermenü zum Befehl GRUPPIERUNG UND GLIEDERUNG im Menü DATEN. Sie können darüber eine manuelle oder eine automatische Gliederung erstellen und Detailelemente ein- und ausblenden

A.4.1 AutoGliederung Automatische Gliederungen können Sie für Tabellen erstellen, in denen Zeilen andere Zeilen oder Spalten andere Spalten über Formeln zusammenfassen. Bei einer solchen Zusammenfassung wird es sich oft um ein Summieren handeln, es können aber auch andere Typen von Formeln verwendet werden. Markieren Sie eine beliebige Zelle in der Tabelle und wählen Sie dann den Befehl AUTOGLIEDERUNG im Untermenü zum Befehl GRUPPIERUNG UND GLIEDERUNG im Menü DATEN. Die Tabelle wird daraufhin automatisch unter Verwendung der vorhandenen Formeln und der Richtung der Bezüge gegliedert. Hatten Sie sowohl spaltenweise als auch zeilenweise Zusammenfassungen eingegeben, wird sowohl nach Spalten als auch nach Zeilen gegliedert.

Beispiele für den Einsatz der Gliederungsfunktion finden Sie auf der CD in der Arbeitsmappe im Ordner Gliederung.

Anhang A – Komplexe Berechnungen und Analysen

Bild A.9: Automatische Gliederungen orientieren sich an der Berechnungsstruktur

A.4.2 Ebenen ein- und ausblenden Nach dem Ausführen der Gliederungsfunktion werden links von den Zeilen und oberhalb der Spalten mit den Formeln Symbole angezeigt, über die Sie die untergeordneten Zeilen beziehungsweise Spalten anzeigen und ausblenden können. Klicken Sie dazu auf die Schaltflächen mit dem Plus- beziehungsweise Minuszeichen oberhalb des entsprechenden Spalten- oder links von dem entsprechenden Zeilenkopf.

Bild A.10: Details können ein- und ausgeblendet werden

A.4

Tabellen gliedern

Außerdem können Sie bestimmte Ebenen von Zeilen und Spalten für die gesamte Tabelle aus- und wieder einblenden, indem Sie in der linken oberen Ecke der Tabelle auf das Symbol mit der Nummer für die entsprechende Ebene klicken. Klicken Sie beispielsweise auf die Schaltflächen mit der 1, um nur die obersten Gliederungsebenen anzuzeigen.

A.4.3 Benutzerdefinierte Gliederung Etwas aufwändiger als bei der Anwendung der Funktion AutoGliederung müssen Sie vorgehen, wenn keine Formeln auf eine Gliederungsmöglichkeit hinweisen. Sie können dann eine Gliederungsstruktur selbst erstellen, indem Sie einzelne aufeinander folgende Zeilen oder Spalten zu Gruppen zusammenfassen. Markieren Sie hierzu zunächst den Bereich in der Tabelle, den Sie zu einer Ebene zusammenfassen wollen. Wählen Sie dann GRUPPIERUNG im Untermenü zum Befehl GRUPPIERUNG UND GLIEDERUNG im Menü DATEN. Wenn Sie keine vollständigen Zeilen oder Spalten markiert hatten, müssen Sie entscheiden, welche Form gewählt werden soll. Nach dem Bestätigen wird die Gliederung erstellt – die markierten Elemente werden zu einer Ebene zusammengefasst.

Bild A.11: Gliederungsebenen können manuell erstellt werden

Einstellungen Wo die zu der so erstellten Gruppe gehörende Hauptzeile liegt, können Sie über das Dialogfeld Einstellungen im Untermenü zum Befehl GRUPPIERUNG UND GLIEDERUNG im Menü DATEN festlegen.

Anhang A – Komplexe Berechnungen und Analysen

Bild A.12: Die Richtung können Sie festlegen

Gliederung löschen Um eine angezeigte Gliederung wieder aufzuheben, wählen Sie den Befehl GLIEDERUNG ENTFERNEN im Untermenü zum Befehl GRUPPIERUNG UND GLIEDERUNG im Menü DATEN.

Tasten

Beschreibung

(Alt)+(Umschalt)+(Rechts)

Gruppieren von Zeilen oder Spalten Aufheben der Gruppierung von Zeilen oder Spalten Einblenden oder Ausblenden der Gliederungssymbole Ausblenden von markierten Zeilen Einblenden von markierten Zeilen Ausblenden von markierten Spalten Einblenden von markierten Spalten

(Alt)+(Umschalt)+(Links) (Strg)+(7) (Strg)+(9) (Strg)+(Umschalt)+() (Strg)+(0) (Strg)+(Umschalt)+()

Tabelle A.1: Tastenkürzel zum Gliedern

A.5

Szenarien

Bei der Arbeit mit Szenarien geht es um die Frage, wie sich Ergebnisse ändern, wenn bestimmte Ausgangsgrößen andere Werte annehmen. Beispielsweise können Sie bei einer Vorhersage der Gewinnentwicklung bestimmte Daten für einen pessimistischen, einen wahrscheinlichen und einen optimistischen Fall festlegen und die unterschiedlichen

A.5

Szenarien

Ergebnisse für diese Fälle berechnen . Excel ermöglicht es, für diese Berechnungen ein und dieselbe Tabelle zu verwenden und die Annahmen für die unterschiedlichen Fälle in dieser zu speichern. Szenarien können Sie auch – zusammen mit Ansichten – in Berichten zusammenfassen (siehe hierzu weiter unten in diesem Kapitel).

Bild A.13: Mithilfe von Szenarien können Sie unterschiedliche Fälle untersuchen

A.5.1 Szenario erstellen Erstellen Sie zunächst eine Tabelle, in der die gewünschten Zusammenhänge durch entsprechende Formeln wiedergegeben werden. Für das Beispiel einer Gewinnvorhersage erstellen Sie eine Tabelle, in der feste Werte für Umsatz und Kosten eingegeben werden und der Gewinn durch Subtraktion ermittelt wird. Wählen Sie dann den Befehl SZENARIEN im Menü EXTRAS. Wenn noch kein Szenario definiert wurde, müssen Sie zuerst eines erstellen. Wählen Sie dazu die Schaltfläche Hinzufügen. Anschließend geben Sie dem Szenario einen Namen und legen die in der Tabelle veränderbaren Zellen – beispielsweise die Zellen für den Umsatz und für die Kosten – fest. Nach dem Bestätigen legen Sie im Dialogfeld Szenariowerte die Werte für die veränderbaren Zellen fest. Auf diese Weise können Sie mehrere Szenarien erstellen.

Beispiele für den Einsatz von Szenarien finden Sie auf der CD in der Arbeitsmappe im Ordner Szenario.

Anhang A – Komplexe Berechnungen und Analysen

Bild A.14: Für die veränderbaren Zellen müssen Werte gesetzt werden

Tipp: Um zu verhindern, dass andere Personen Änderungen an den Szenarien in der Tabelle selbst vornehmen, aktivieren Sie im Dialogfeld Szenario hinzufügen das Kontrollkästchen Änderungen verhindern. Aktivieren Sie außerdem den Blattschutz (siehe hierzu Kapitel 10).

A.5.2 Szenario anzeigen Um eines der definierten Szenarien in der Tabelle anzuzeigen, wählen Sie wieder den Befehl SZENARIEN im Menü EXTRAS. Im Feld Szenarien des Dialogfeldes Szenario-Manager werden die bereits definierten Szenarien angezeigt. Markieren Sie das gewünschte Szenario und wählen Sie dann Anzeigen. Je nach gewähltem Szenario werden in der Tabelle unterschiedliche Werte angezeigt. Um Änderungen an einem Szenario vorzunehmen, markieren Sie es und klicken dann

auf Bearbeiten. Zum Entfernen benutzen Sie Löschen. Über die Schaltfläche Zusammenführen können Sie Szenarien aus verschiedenen

Arbeitsmappen und Blättern zu einem Satz zusammenfassen. Öffnen Sie dazu vorher alle Arbeitsmappen, die die entsprechenden Szenarien enthalten.

A.5

Szenarien

Bild A.15: Die definierten Szenarien können jederzeit wieder angezeigt werden

Bild A.16: Szenarien können zusammengeführt werden

A.5.3 Berichte zu den Szenarien Sie können für die Werte in den definierten Szenarien einen zusammenfassenden Bericht erstellen lassen. Klicken Sie hierzu im Dialogfeld Szenario-Manager auf die Schaltfläche Zusammenfassung. Die Ergebnisse lassen sich in einem Übersichtsbericht oder in einer Pivot-Tabelle zusammenfassen. Geben Sie im Feld Ergebniszellen an, welche Zellen in den

Anhang A – Komplexe Berechnungen und Analysen

Bericht aufgenommen werden sollen. Sie können diese direkt eingeben oder – nach einem Klick auf das Feld ganz rechts – in der Tabelle markieren.

Bild A.17: Wählen Sie die Form des Berichts Ein Szenariobericht fasst Ausgangsdaten und Ergebnisse der einzelnen Szenarien zu-

sammen. Nach Wahl dieses Berichtstyps wird in der Arbeitsmappe ein neues Blatt mit der entsprechenden Bezeichnung eingefügt, in dem Adressen und Werte der veränderbaren Zellen und der Ergebniszellen angezeigt werden. In den Spaltenüberschriften werden die Namen der Szenarien angegeben. Die einzelnen Bestandteile des Berichts können über Gliederungssymbole ein- und ausgeblendet werden.

Bild A.18: Die Ergebnisse der Szenarien werden zusammengefasst

A.6

Statistische Analysen

Nach Wahl von Szenario-PivotTable-Bericht wird in der Arbeitsmappe ein neues Blatt

eingefügt, in dem Adressen und Werte der veränderbaren Zellen und der Ergebniszellen in einer Pivot-Tabelle angezeigt werden (zu Pivot-Tabellen siehe Kapitel 5).

A.6

Statistische Analysen

In Excel liefern mehrere Analysefunktionen Aussagen über größere Datenmengen: Statistische Kenngrößen liefern diverse Parameter zur Beschreibung der Streuung und der Zentraltendenz einer Datenmenge – also Breite und Schwerpunkt einer Verteilung. Ein Histogramm berechnet einfache und kumulierte Häufigkeiten für einen Zellbereich und stellt diese auch grafisch dar. Wenn eine zugrunde liegende Datenmenge zu groß ist, um sie verarbeiten oder grafisch darstellen zu können, können Sie sie mit Stichprobenziehung reduzieren. Zusätzliche Informationen liefert auch die Analysefunktion Rang und Quan6 til .

A.6.1 Statistische Kenngrößen Größere Datenmengen werden im Allgemeinen durch eine Reihe von statistischen Kenngrößen beschrieben. Allgemein bekannt sind dabei wahrscheinlich der Mittelwert und die Standardabweichung. Um diese und weitere Populationskenngrößen einer Datenmenge zu ermitteln, sollten die betreffenden Daten in einer Spalte oder einer Zeile einer Tabelle vorliegen. Vermeiden Sie leere Felder in diesem Bereich, da sie gegebenenfalls als 0 interpretiert werden könnten. Wählen Sie dann die Option Populationskenngrößen im Dialogfeld zum Befehl ANALYSE-FUNKTIONEN im Menü EXTRAS. Geben Sie im Dialogfeld Populationskenngrößen unter Eingabebereich den Bereich an,

in dem sich die zu analysierenden Daten befinden. Über die Optionen zu Geordnet nach geben Sie an, wie die Grunddaten organisiert sind. Aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen, falls die erste Zeile oder Spalte des angegebenen Eingabebereichs Beschriftungen enthält.

Beispiele für den Einsatz von statistischen Analysen finden Sie auf der CD in der Arbeitsmappe im Ordner Statistik.

Anhang A – Komplexe Berechnungen und Analysen

Bild A.19: Populationskenngrößen liefern statistische Kenngrößen Für die Ausgabe der Ergebnisse können Sie zwischen mehreren Alternativen entschei-

den. Wenn Sie Ausgabebereich wählen, geben Sie den Bezug für die obere linke Zelle der auszugebenden Werte ein. Wenn Sie Neues Tabellenblatt wählen, geben Sie dem Blatt einen Namen. Sie können auch festlegen, dass eine neue Arbeitsmappe für die Daten erstellt wird. Über die Kontrollkästchen im unteren Bereich des Dialogfeldes können Sie angeben,

aus was die Ausgabe bestehen soll: Aktivieren Sie Statistische Kenngrößen, wenn diese ausgegeben werden sollen. Zusätzlich können Sie Angaben für das Konfidenzniveau und die Werte für den k-größten und den k-kleinsten Wert festlegen. Bei der Angabe 95% wird das Konfidenzniveau des Mittelwertes zum Beispiel mit einer Signifikanz von 0,05 berechnet. Nach dem Bestätigen werden die Ergebnisse im festgelegten Ausgabebereich dargestellt. Tipp: Sie können die einzelnen Größen auch separat über Funktionen bestimmen, die im Dialogfeld Funktion einfügen zugänglich werden (siehe Kapitel 4), sobald Sie das Add-In für die Analyse-Funktionen installiert haben.

A.6

Statistische Analysen

A.6.2 Histogramm Die Analysefunktion Histogramm berechnet einfache und kumulierte Häufigkeiten für die Daten in einem Zellbereich. Die Eckwerte der Klassen, für die die Häufigkeiten bestimmt werden sollen, können Sie selbst definieren. Wenn gewünscht, können Sie die Ergebnisse in einem Diagramm anzeigen lassen. Benutzen Sie zwei Bereiche in der Tabelle für die zu analysierenden Daten und die Eckwerte der Klassen. Diese können entweder in Spalten oder in Zeilen organisiert werden. Wählen Sie die Option Histogramm im Dialogfeld zum Befehl ANALYSE-FUNKTIONEN im Menü EXTRAS.

Bild A.20: Ein Histogramm berechnet einfache und kumulierte Häufigkeiten Geben Sie im Dialogfeld Histogramm unter Eingabebereich den Bereich an, in dem sich

die zu analysierenden Daten befinden. Klassenbereich beschreibt den Bereich, in dem Eckwerte eingegeben wurden. Aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen, wenn die Bezüge Beschriftungen beinhalten. Diese Angabe gilt für beide Bereiche. Für die Ausgabe der Ergebnisse können Sie zwischen mehreren Alternativen entschei-

den. Wenn Sie Ausgabebereich wählen, geben Sie den Bezug für die obere linke Zelle der auszugebenden Daten ein. Wenn Sie Neues Tabellenblatt wählen, geben Sie dem Blatt einen Namen. Sie können auch festlegen, dass eine neue Arbeitsmappe für die Daten erstellt wird. Legen Sie im unteren Bereich des Dialogfeldes die anzuzeigenden Werte sowie die

grafische Darstellung fest.

Anhang A – Komplexe Berechnungen und Analysen

Nach dem Bestätigen werden die Ergebnisse im gewählten Ausgabebereich dargestellt. Haben Sie das Kontrollkästchen Diagrammdarstellung aktiviert, wird aus den Daten für die Häufigkeit und die kumulierte Häufigkeit ein Diagramm erstellt.

A.6.3 Stichprobenziehung Wenn eine zugrunde liegende Datenmenge zu groß ist, um sie verarbeiten oder grafisch darstellen zu können, ist es sinnvoll, aus ihr eine Stichprobe zu ziehen und mit dieser zu arbeiten. Die Datenmenge sollte in einer Spalte oder einer Zeile einer Tabelle vorliegen. Vermeiden Sie – wie üblich – leere Felder in diesem Bereich, da diese gegebenenfalls als 0 interpretiert werden könnten. Wählen Sie die Option Strichprobenziehung im Dialogfeld zum Befehl ANALYSE-FUNKTIONEN im Menü EXTRAS.

Bild A.21: Eine Stichprobe reduziert die Datenmenge

1. Geben Sie im Feld Eingabebereich den Bereich an, in dem sich die zu analysierenden Daten befinden. Aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen, falls die erste Zeile beziehungsweise Spalte des angegebenen Eingabebereichs Beschriftungen enthält.

A.7

Datenreihen glätten

2. Legen Sie unter Stichprobenverfahren das Verfahren fest, mit dem die Stichprobe ermittelt werden soll. Wählen Sie Periodisch, wenn die zugrunde liegenden Daten einer sich wiederholenden Periode folgen, oder wählen Sie Zufällig und bestimmen Sie dann die Größe der Stichprobe. 3. Für die Ausgabe der Ergebnisse können Sie zwischen mehreren Alternativen entscheiden. Wenn Sie Ausgabebereich wählen, geben Sie den Bezug für die obere linke Zelle der auszugebenden Daten ein. Wenn Sie Neues Tabellenblatt wählen, geben Sie dem Blatt einen Namen. Sie können auch festlegen, dass eine neue Arbeitsmappe für die Daten erstellt wird. Nach dem Bestätigen wird die Stichprobe im Ausgabebereich ermittelt.

A.7

Datenreihen glätten

Eine oft verwendete Voraussetzung zum Fortschreiben von Datenreihen ist deren Glät7 tung . Zwei Methoden sind typisch: Beim Verfahren des gleitenden Durchschnitts wird der Durchschnittswert aus mehre-

ren nacheinander folgenden Werten gebildet. Im Allgemeinen benutzt man dazu den Wert selbst und eine bestimmte Anzahl der diesem Wert vorhergehenden Werte. Die Funktion zum exponentiellen Glätten prognostiziert einen Glättungswert auf der

Grundlage des Glättungswertes für die vorhergehende Periode, wobei der darin enthaltene Fehler berücksichtigt wird.

A.7.1 Gleitender Durchschnitt Ein gleitender Durchschnitt zeigt einen ruhigeren Verlauf als die aktuellen Basiswerte. Die Grunddaten sollten in einer Spalte oder einer Zeile einer Tabelle vorliegen. Wählen Sie die Option Gleitender Durchschnitt im Dialogfeld zum Befehl ANALYSE-FUNKTIONEN im Menü EXTRAS. 1. Geben Sie unter Eingabebereich den Bereich an, in dem sich die zu analysierenden Daten befinden. Der Eingabebereich muss aus einer einzelnen Spalte beziehungsweise Zeile mit mindestens vier Zellen mit Daten bestehen. Aktivieren Sie das Kontrollkäst7

Beispiele für das Glätten von Datenreihen finden Sie auf der CD in der Arbeitsmappe im Ordner Glättung.

Anhang A – Komplexe Berechnungen und Analysen

chen Beschriftungen, falls die erste Zeile oder Spalte des angegebenen Eingabebereichs Beschriftungen enthält.

Bild A.22: Der gleitende Durchschnitt zeigt einen ruhigeren Verlauf als die aktuellen Werte

2. Die Analysefunktion ermittelt Werte auf der Grundlage einer bestimmten Anzahl von jeweils vorhergehenden Perioden. Über den Parameter Intervall bestimmen Sie, wie viele der aktuellen Werte zum Berechnen eines Durchschnittswertes berücksichtigt werden. Je größer Sie den Wert für diesen Parameter wählen, desto ruhiger wird der Verlauf der Werte für den gleitenden Durchschnitt. Das Standardintervall ist 3. 3. Legen Sie unter Ausgabe fest, wo die Ergebnisse der Analyse erscheinen sollen: Wenn Sie Ausgabebereich wählen, geben Sie den Bezug für die obere linke Zelle der auszugebenden Daten ein. Wenn Sie Neues Tabellenblatt wählen, geben Sie dem Blatt einen Namen. Sie können auch festlegen, dass eine neue Arbeitsmappe für die Daten erstellt wird. 4. Wenn Sie das Kontrollkästchen Standardfehler aktivieren, enthält die Ausgabetabelle eine Spalte, aus der die Standardfehler hervorgehen. Wenn Sie das Kontrollkästchen Diagrammdarstellung aktivieren, wird zusammen mit der Ausgabetabelle automatisch ein Diagramm erstellt. Nach dem Bestätigen über die Schaltfläche OK wird eine Reihe mit Daten für den gleitenden Durchschnitt erzeugt. Da für die Berechnung eines Wertes jeweils eine bestimmte Anzahl vorhergehender Perioden benötigt wird, sind für die ersten Werte der Ausgangsdaten keine Durchschnittswerte verfügbar. Für die Werte danach verwendet Microsoft Excel als Berechnungsgrundlage die Funktion MITTELWERT. Beispielsweise wird in der

A.7

Datenreihen glätten

Zelle B4 die Formel =MITTELWERT(A2:A4) benutzt. Dabei wurde das Standardintervall von 3 verwendet.

A.7.2 Exponentielles Glätten Beim exponentiellen Glätten wird ein Glättungswert auf der Grundlage des Glättungswertes für die vorhergehende Periode berechnet. Die Grunddaten sollten in einer Spalte oder einer Zeile einer Tabelle vorliegen. Wählen Sie die Option Exponentielles Glätten im Dialogfeld zum Befehl ANALYSE-FUNKTIONEN im Menü EXTRAS.

Bild A.23: Das exponentielle Glätten berücksichtigt die Nachbarwerte

1. Geben Sie im Feld Eingabebereich den Bezug für den Bereich der Tabellendaten ein, die Sie analysieren möchten. Der Eingabebereich muss aus einer einzelnen Spalte beziehungsweise Zeile mit mindestens vier Zellen mit Daten bestehen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Beschriftungen, falls die erste Zeile oder Spalte des angegebenen Eingabebereichs Beschriftungen enthält. Die Funktion verwendet einen Glättungsparameter, dessen Größe bestimmt, wie stark sich Fehler des vorhergehenden Glättungswertes auf neue Glättungswerte auswirken. Geben Sie diesen im Feld Glättungsparameter ein. Der Wert muss zwischen 0 und 1 liegen. In Microsoft Excel ist 0,3 der Standardwert; dieser wird verwendet, wenn Sie im Feld keine Eingabe vornehmen. Ein größerer Wert für den Glättungsparameter bewirkt einen ruhigeren Verlauf der Werte.

Anhang A – Komplexe Berechnungen und Analysen

2. Legen Sie unter Ausgabe fest, wo die Ergebnisse der Analyse erscheinen sollen. Wenn Sie Ausgabebereich wählen, geben Sie den Bezug für die obere linke Zelle der auszugebenden Daten ein. Wenn Sie Neues Tabellenblatt wählen, geben Sie dem Blatt einen Namen. Sie können auch festlegen, dass eine neue Arbeitsmappe für die Daten erstellt wird. Diagrammerstellung bewirkt das Erstellen einer Grafik; im Diagramm werden die Originalwerte mit den Ergebnissen der Glättung verglichen. Standardfehler bewirkt die Anzeige einer Spalte mit den Standardfehlerwerten. Nach dem Bestätigen über die Schaltfläche OK wird eine Datenreihe mit den Werten der exponentiellen Glättung erzeugt. Wie das Beispiel zeigt, muss der Prozess der Datenglättung erst anlaufen: Der erste

Datenpunkt in der Zelle B3 wird übernommen mit =A2. Der folgende Datenpunkt wird berechnet mit =0,7*A3+0,3*B3, wenn Sie einen Glättungsparameter von 0,3 verwenden. Wenn Sie einen Glättungsparameter von beispielsweise 0,7 verwenden, wird die Formel =0,3*A3+0,7*B3 verwendet. Wurde das Kontrollkästchen Standardfehler aktiviert, werden in einer zweiten Spalte

die Standardfehlerwerte angezeigt. Die Berechnung erfolgt beispielsweise in der Zelle C6 mit =WURZEL(SUMMEXMY2(A3:A5;B3:B5)/3). Wurde das Kontrollkästchen Diagrammdarstellung aktiviert, wird ein Diagramm

erstellt, in dem die ursprünglichen und die geglätteten Daten angezeigt werden.

A.8

Zusammenhang zwischen Daten

Eine typische Analyseaufgabe besteht in der Prüfung des Zusammenhangs zwischen verschiedenen Datenreihen. Dazu stellt Microsoft Excel mehrere Werkzeuge zur Verfügung. Der Korrelationskoeffizient liefert eine Aussage darüber, ob zwischen zwei Wertereihen überhaupt ein Zusammenhang erkennbar ist. Regressionsanalysen gehen darüber hinaus: Sie haben die Aufgabe, den Zusammenhang zwischen zwei oder mehr Variablen formelmäßig zu beschreiben. Unterschieden wird hierbei im Allgemeinen zwischen der linearen Regression, bei der eine Regressionsgerade verwendet wird, und der exponentiellen Reg8 ression, bei der eine Exponentialkurve zur Beschreibung der Daten verwendet wird .

Beispiele für den Einsatz von Regression und Korrelation finden Sie auf der CD in der Arbeitsmappe im Ordner Zusammenhang.

A.8

Zusammenhang zwischen Daten

A.8.1 Korrelation Geben Sie die beiden Datenbereiche ein, zwischen denen der Zusammenhang untersucht werden soll. Dieser Eingabebereich muss aus mindestens zwei Blöcken von Daten bestehen, die in Spalten oder Zeilen angeordnet sind. Wählen Sie die Option Korrelation im Dialogfeld zum Befehl ANALYSE-FUNKTIONEN im Menü EXTRAS und legen Sie im Dialogfeld die betreffenden Optionen fest.

Bild A.24: Die Korrelationsanalyse bestimmt den Zusammenhang zwischen Daten

1. Geben Sie unter Eingabebereich den Bereich an, in dem sich die zu analysierenden Daten befinden. Über die Optionen zu Geordnet nach geben Sie an, wie die Grunddaten organisiert sind. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Beschriftungen, falls die erste Zeile oder Spalte des angegebenen Eingabebereichs Beschriftungen enthält. 2. Legen Sie unter Ausgabe fest, wo die Ergebnisse der Analyse erscheinen sollen: Wenn Sie Ausgabebereich wählen, geben Sie den Bezug für die obere linke Zelle der auszugebenden Daten ein. Wenn Sie Neues Tabellenblatt wählen, geben Sie dem Blatt einen Namen. Sie können auch festlegen, dass eine neue Arbeitsmappe für die Daten erstellt wird. Nach dem Bestätigen werden die Ergebnisse angezeigt: Die Ausgabetabelle ist ein Quadrat. Da die Korrelation zwischen zwei Datensätzen unabhängig von der Reihenfolge der Verarbeitung ist, wird nur eine Hälfte der Tabelle ausgefüllt. Da jeder Datensatz exakt mit sich selbst korreliert, enthalten die Zellen in der Diagonalen den Wert 1. Der Wert unten links im markierten Bereich beschreibt die Korrelation zwischen den beiden Datensätzen. Bei einer positiven Korrelation hängen hohe Werte des einen Datensatzes mit hohen Werten des anderen zusammen. Bei einer negativen Korrelation hängen niedrige Werte

Anhang A – Komplexe Berechnungen und Analysen

des einen Datensatzes mit hohen Werten des anderen zusammen. Bei einer geringen Korrelation zwischen den Werten der beiden Datensätze besteht kein solcher Zusammenhang.

A.8.2 Lineare Regression Bei der Methode der linearen Regression wird der Zusammenhang zwischen zwei Wertereihen durch eine Gerade wiedergegeben, die nach der Methode der kleinsten Quadrate angepasst wird. Geben Sie wieder die beiden Datenbereiche ein, zwischen denen der Zusammenhang untersucht werden soll. Dieser Eingabebereich muss aus mindestens zwei Blöcken von Daten bestehen, die in Spalten oder Zeilen angeordnet sind. Wählen Sie die Option Regression im Dialogfeld zum Befehl ANALYSE-FUNKTIONEN im Menü EXTRAS und geben Sie im Dialogfeld die notwendigen Daten ein.

Bild A.25: Die lineare Regression verwendet zwei Bereiche Die Funktion benutzt zwei Datenbereiche: einen Bereich für die unabhängigen Daten

– X-Eingabebereich genannt – und einen Y-Eingabebereich genannten, in dem die Daten abgelegt sind, von denen Sie vermuten, dass sie von den anderen abhängig sind. Geben Sie im oberen Teil des Dialogfeldes die Bezüge für diese Bereiche ein. Die ab-

A.8

Zusammenhang zwischen Daten

hängigen Daten sind in einer einzelnen Spalte einzugeben. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Beschriftungen, falls die erste Zeile des Eingabebereichs Beschriftungen enthält. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Konstante ist Null, um zu veranlassen, dass die

Regressionskurve durch den Koordinatenursprung verläuft. Unter Konfidenzniveau können Sie ein zusätzliches Niveau angeben, das außer dem Standardkonfidenzniveau 95 % berücksichtigt werden soll. Legen Sie unter Ausgabe fest, wo die Ergebnisse der Analyse erscheinen sollen: Wenn

Sie Ausgabebereich wählen, geben Sie den Bezug für die obere linke Zelle der auszugebenden Daten ein. Wenn Sie Neues Tabellenblatt wählen, geben Sie dem Blatt einen Namen. Sie können auch festlegen, dass eine neue Arbeitsmappe für die Daten erstellt wird. Im unteren Bereich des Dialogfeldes aktivieren Sie unter Residuen die Elemente, die

zusätzlich in der Ausgabetabelle angezeigt werden sollen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Quantilsplot, falls ein Diagramm für die Quantile erstellt werden soll. Nach dem Bestätigen werden die Ergebnisse angezeigt.

Bild A.26: Die lineare Regression liefert eine umfangreiche Ergebnistabelle

Anhang A – Komplexe Berechnungen und Analysen

Tipp: Im Gegensatz zur linearen Regression – die mit einer Geraden arbeitet – wird bei der exponentiellen Regression nach den Parametern einer Exponentialkurve gesucht. Die allgemeine Gleichung einer Kurve für die exponentielle Regression lautet: y = B*m^x. m ist eine Basis, zu der ein entsprechender x-Wert als Exponent gehört. B ist eine Konstante. Eine spezielle Analysefunktion steht dafür nicht zur Verfügung. Sie können aber eine exponentielle Regression mittels zweier Funktionen durchführen: VARIATION berechnet die Werte der Exponentialkurve, RKP bestimmt die Parameter der Exponentialkurve.

A.9

Optimierung

Bei einer Optimierung müssen die Größen für eine Reihe von Variablen so gewählt werden, dass eine Zielfunktion, deren Wert von den Variablen abhängt, einen – in bestimmter Weise – optimalen Wert annimmt. Diese Zielfunktion muss entweder maximiert, minimiert oder auf einen bestimmten festen Wert eingestellt werden. Außerdem müssen gewisse Randbedingungen für die Variablen erfüllt bleiben. Microsoft Excel liefert zwei Verfahren, mit denen Sie Optimierungsaufgaben unterschiedlicher Komplexität lösen 9 können: den Solver und die Zielwertsuche . Tipp: Den Solver müssen Sie über den Befehl ADD-INS im Menü EXTRAS installieren (siehe Kapitel 12).

A.9.1 Solver Die Arbeit mit dem Solver wird auch als lineare Programmierung bezeichnet. Am besten versteht man eine solche Aufgabe an einem Beispiel: Angenommen, Sie produzieren drei Produkte – Produkt A, Produkt B und Produkt C. Jede Produktionseinheit eines Produkts verlangt einen bestimmten Arbeits- und Materialaufwand. Diese Werte unterscheiden sich für die drei Produkte voneinander, beispielsweise ist Produkt A etwas arbeitsintensiv, Produkt C eher materialintensiv. Jedes Produkt bringt einen bestimmten Gewinn pro Stück und auch dieser unterscheidet sich je nach Produkt – Produkt A bringt mehr als Produkt B. Als guter Kapitalist wollen Sie so viel Gewinn wie möglich erzielen. Das Problem besteht darin, dass Sie nur eine bestimmte Menge an Arbeit und Material zur Verfü9

Beispiele für Optimierungsaufgaben finden Sie auf der CD in der Arbeitsmappe im Ordner Optimierung.

A.9

Optimierung

gung haben. Die Frage lautet also, wie viel Sie von jedem Produkt herstellen sollten, sodass der Gesamtgewinn maximiert wird. Um eine solche Aufgabe zu lösen, erstellen Sie zunächst eine Tabelle, in der die Zusammenhänge formelmäßig erfasst werden. In einem Teil der Tabelle muss die Zielfunktion definiert werden, in einem anderen Teil die Randbedingungen.

Bild A.27: Das Problem muss in einer Tabelle formuliert werden In den Spalten C bis D geben Sie die konstanten Werte für den Gewinn und den

jeweils benötigten Arbeits- und Materialaufwand ein. Die Spalte G beinhaltet zunächst willkürliche Zahlen für die Produktionsmengen – beispielsweise jeweils 10. Im rechten Bereich der Tabelle werden die Gesamtwerte berechnet: Der Gewinn für

das Produkt A in der Zelle I3 berechnet sich beispielsweise mit =C3*G3. Der Arbeitsaufwand für Produkt B wird in der Zelle J4 mit =D4*G4 berechnet. In den Zellen I6, J6 und K6 werden die Werte für Gewinn, Arbeits- und Materialauf-

wand für die drei Produkte summiert. Hier zeigt sich, dass ein Mix von jeweils zehn Einheiten pro Produkt nicht durchführbar ist: sowohl der dafür notwendige Arbeitsals auch der Materialaufwand übersteigen die verfügbaren Mengen, die in den Zelle J8 und K8 angegeben wurden. Zur Lösung des Problems wählen Sie nach Eingabe der Daten den Befehl SOLVER im Menü EXTRAS und geben dann im Dialogfeld die gewünschten Parameter an.

Anhang A – Komplexe Berechnungen und Analysen

Bild A.28: Die Solver-Parameter beinhalten die Zielfunktion und die Nebenbedingungen Bestimmen Sie die Zielzelle, deren Wert minimiert, maximiert oder auf einen be-

stimmten Wert festgesetzt werden soll. In unserem Beispiel ist das die Zelle I6, in der der Gesamtgewinn berechnet wird. Dieser Wert soll möglichst groß werden, aktivieren Sie also unter Zielwert die Option Max. In anderen Beispielen könnten Sie auch Min benutzen, wenn der Wert in der Zielzelle möglichst klein werden soll. Soll das Ergebnis möglichst nahe an einem bestimmten Wert liegen, wählen Sie Wert und geben dann den betreffenden Zielwert im Feld rechts daneben an. Im Bereich Veränderbare Zellen geben Sie die Adresse der Zelle (oder des Zellbereichs)

an, deren Werte so lange angeglichen werden sollen, bis ein optimales Ergebnis ermittelt ist. Im gezeigten Beispiel ist das der Bereich, in dem die Anzahl der hergestellten Einheiten angegeben wurde. Unter Nebenbedingungen formulieren Sie, welche Restriktionen zu beachten sind.

Klicken Sie auf Hinzufügen, um eine Nebenbedingung anzugeben. Im Dialogfeld Nebenbedingungen hinzufügen geben Sie im Feld Zellbezug die Adresse der Zelle ein, für deren Wert die Bedingung gelten soll. Rechts geben Sie die Adresse der Zelle oder einen festen Wert an, mit dem verglichen werden soll. Im mittleren Feld wählen Sie die Form der Bedingung: Sie können hier mit >=, = oder <= festlegen, dass der Wert in Zellbezug größer gleich, gleich oder kleiner gleich dem Vergleichswert sein muss. Mit der Option ganzzahlig können Sie hier festlegen, dass eine Variable nur ganzzahlige Werte annehmen kann. Sie können mit der Option bin auch bestimmen, dass bestimmte Variablen nur die Werte 0 und 1 annehmen dürfen. Nach dem Bestätigen werden die bereits definierten Nebenbedingungen aufgelistet. Wenn Sie eine nach-

A.9

Optimierung

trägliche Änderung wünschen, markieren Sie die betreffende Bedingung und klicken dann auf die Schaltfläche Ändern.

Bild A.29: Nebenbedingungen müssen angegeben werden

Klicken Sie im Dialogfeld Solver auf die Schaltfläche Lösen, um einen Lösungsvorschlag zu erhalten. Wenn eine Lösung ermittelt werden kann, wird diese in den Bereich der veränderbaren Zellen eingetragen. Über das zusätzlich angezeigte Dialogfeld Ergebnis können Sie entscheiden, ob die vorgeschlagene Lösung verwendet oder verworfen werden soll.

Bild A.30: Die gefundene Lösung wird angezeigt

Anhang A – Komplexe Berechnungen und Analysen

Sie können auch Berichte erstellen lassen, die das Ergebnis zusammenfassen:

Der Bericht Antwort listet die Zielzelle und die veränderbaren Zellen sowohl mit ihren Ausgangs- als auch mit ihren Endwerten auf. Außerdem werden die Nebenbedingungen und Informationen dazu angegeben. Der Bericht Sensitivität gibt an, wie empfindlich die Lösung auf kleinere Änderungen in den Bedingungen oder in der Formel im Feld Zielzelle reagiert. Der Bericht Grenzwert gibt die Zielzelle und die veränderbaren Zellen mit dem jeweiligen Wert, dem oberen und unteren Grenzwert und dem Zielwert an.

Tipp: Über die Schaltfläche Optionen im Dialogfeld Solver-Parameter wird ein Dialogfeld geöffnet, in dem die Optionen zur Optimierung festgelegt werden können.

A.9.2 Zielwertsuche Der Solver ist ein mächtiges Instrument, für einige Probleme beinahe schon zu mächtig. Einfachste Optimierungsaufgaben ohne Nebenbedingungen können Sie auch lösen, indem Sie den Wert in einer angegebenen Zelle so lange verändern lassen, bis die Formel, die – mittelbar oder unmittelbar – auf diese Zelle zurückgreift, ein gewünschtes Ergebnis liefert. Das Problem könnte darin bestehen, bei einer vorhandenen Kostenstruktur den Breakeven-Wert zu bestimmen – also den Umsatz, bei dem gerade ein Gewinn von 0 erwirtschaftet wird. 1. Erstellen Sie zunächst eine Tabelle, in der ein formelmäßiger Zusammenhang zwischen den einzelnen Daten definiert wird. Beispielsweise können Sie den Gewinn berechnen, indem Sie vom Umsatz sowohl den Anteil der variablen Kosten als auch die fixen Kosten abziehen. Im vorliegenden Beispiel geschieht das in der Zelle B4 mit der Formel =B1-B2*B1-B3. 2. Wählen Sie dann den Befehl ZIELWERTSUCHE im Menü EXTRAS. Geben Sie im Dialogfeld im Feld Zielzelle die Adresse der Zelle an, für die ein bestimmter Wert gefordert werden soll, und benutzen Sie das Feld Zielwert, um diesen Wert anzugeben. Das Feld Veränderbare Zelle muss die Adresse der Zelle beinhalten, deren Wert verändert werden soll, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.

A.9

Optimierung

Bild A.31: Zielzelle, Zielwert und der veränderbare Wert müssen definiert werden

3. Nach dem Bestätigen wird – wenn möglich – die Lösung geliefert und in die veränderbare Zelle wird der Wert geschrieben, der die Zielvorgabe erfüllt. Über das zusätzlich angezeigte Dialogfeld Status der Zielwertsuche können Sie den Wert bestätigen oder den Vorgang abbrechen.

Bild A.32: Das Ergebnis wird angezeigt

Webseiten

Sie können eine Microsoft Excel-Arbeitsmappe oder einen Teil davon als Webseite speichern und anderen Benutzern auf einem Webserver oder einem FTP-Server im Intranet oder im Internet zur Verfügung stellen. Damit können Sie beispielsweise Besuchern die Möglichkeit bieten, auf Ihre Daten zuzugreifen. Wurden beispielsweise die Umsatzzahlen in einem Excel-Arbeitsblatt erfasst, können Sie diese Zahlen zusammen mit einem Diagramm auf einer Webseite veröffentlichen, sodass Benutzer in ihren Browsern die Zahlen anzeigen oder sogar damit arbeiten können, ohne Excel öffnen zu müssen.

Die Kalkulationsfunktion einer Tabelle kann dabei zum großen Teil gewahrt bleiben. Ein Benutzer kann also auch auf der Webseite Daten eingeben, diese berechnen, analysieren, sortieren usw. Sie sollten jedoch vor dem Veröffentlichen als Webseite die Möglichkeiten und Beschränkungen dieses Vorgehens prüfen. Eine wesentliche Voraussetzung ist natürlich der Zugang zu einem Webserver oder FTP-Server. Wenn Sie einen solchen zur Verfügung haben, können Sie Ihre Arbeitsmappen aus Excel heraus in den entsprechenden Ordnern speichern und von dort aus auch wieder öffnen. Sie gehen dabei im Prinzip genauso vor wie beim Speichern und Öffnen von Dateien auf den lokalen Festplatten Ihres Systems. Sie können Hyperlinks in eine Arbeitsmappe einfügen, die Ihnen einen schnellen Zugriff auf andere Stellen in der Arbeitsmappe, andere Dokumente, das Netzwerk oder das Internet ermöglichen.

Die Befehle zu diesen Funktionen finden Sie in den Menüs DATEI und EXTRAS. Tipp: HTTP ist ein Internetprotokoll, das Informationen zum World Wide Web überträgt. Dieses Protokoll gestattet es Benutzern, mit einem Clientprogramm einen URL einzugeben (oder auf einen Hyperlink zu klicken) und Text, Grafiken, Sounds und sonstige digitale Informationen von einem Webserver abzurufen. FTP ist ein Datenübertragungsprotokoll, das Benutzern die Übertragung von Dateien zwischen Remotestandorten im Netzwerk ermöglicht. Mithilfe dieses Protokolls kann der Benutzer FTPBefehle verwenden und damit beispielsweise Dateien sowie Ordner auflisten, um sie an einem Remotestandort zu bearbeiten.

B.1

Anhang B – Webseiten

Möglichkeiten und Beschränkungen

Bevor Sie daran gehen, Ihre Excel-Daten auf einer Webseite zu veröffentlichen, sollten Sie sich über die Möglichkeiten und Beschränkungen dieses Vorgehens im Klaren sein.

B.1.1 Möglichkeiten Wenn Sie alle Daten einer Arbeitsmappe gleichzeitig auf einer Webseite speichern möchten, können Sie eine interaktive oder eine nicht interaktive Version der gesamten Arbeitsmappe dort ablegen.

Wenn Sie eine interaktive Arbeitsmappe auf einer Webseite veröffentlichen, bleiben die Kalkulationstabellenfunktionen gewahrt. Das Ergebnis ist eine Datei im HTMLFormat, die spezielle Komponenten enthält, mit denen Benutzer von Browsern Interaktionen im Web mit der Arbeitsmappe durchführen können. So kann beispielsweise mithilfe eines Blattregisters zwischen den Blättern gewechselt werden und es lassen sich Daten und Formatierungen sowie Formeln ändern. Ebenso können Daten analysiert, sortiert oder gefiltert werden. Wenn Sie Excel-Daten als nicht interaktive Webseite speichern oder veröffentlichen, werden die Daten als statische Momentaufnahme gespeichert. Die Benutzer können dann die Daten und Formatierung auf der Webseite anzeigen, ohne mit den Daten arbeiten zu können. Die Daten werden aber so angezeigt, wie sie in Excel angezeigt würden, einschließlich der Blattregister, mit denen die Benutzer zwischen den Arbeitsblättern wechseln können.

Hinweis: Zur Anzeige interaktiver Daten muss der Benutzer Microsoft Office Web Components und Microsoft Office ab Version XP sowie Microsoft Internet Explorer Version 4.01 oder höher installiert haben. Für die Anzeige nicht interaktiver Daten reicht Internet Explorer, Version 4.01 oder höher aus.

B.1.2 Beschränkungen Einige Elemente gehen beim Speichern einer Mappe als Webseite verloren. Welche das sind, hängt vom Element – Tabelle, Diagramm oder Pivot-Tabelle – ab, das Sie veröffentlichen. Die folgenden Tabellen bieten hierzu einen Überblick.

B.1

Möglichkeiten und Beschränkungen

Funktion

Ergebnis auf der Webseite

Freigegebene Kalkulationstabelleninformationen

Bleiben nicht erhalten.

Füllbereiche

Bleiben nicht erhalten.

Grafiken

Bleiben nicht erhalten.

Mehrere Schriftarten in einer Zelle

Bleiben nicht erhalten. Die Schriftart des ersten Zeichens in der Zelle wird verwendet.

Bedingte Formatierung

Die aktuelle Zellformatierung wird beibehalten. Die Formatierung ist nicht mehr bedingt.

Gliederung

Reduzierte Zeilen werden ausgeblendet veröffentlicht. Erweiterte Zeilen werden normal veröffentlicht.

Kennwortschutz

Daten in durch ein Kennwort geschützten Tabellenblättern und Arbeitsmappen können nicht als Webseite veröffentlicht werden. Um Daten zu veröffentlichen, die geschützt sind, muss ein leeres (oder kein) Kennwort verwendet werden.

Zellkommentare

Bleiben nicht erhalten.

Beschränkungen und Meldungen bezüglich der Gültigkeitsprüfung von Daten

Bleiben nicht erhalten.

Verteilte Ausrichtung

Bleibt nicht erhalten.

Spurpfeile der Formelüberwachungsfunktion

Bleiben nicht erhalten.

Text mit Einzügen

Bleibt nicht erhalten.

Funktionen für Druck und Seite einrichten

Bleiben nicht erhalten.

Beschriftungen in Formeln

Werden in Zellbezüge umgewandelt.

Gedrehter oder vertikaler Text

Wird in horizontalen Text umgewandelt.

Bezüge auf Daten in anderen Tabellenblättern

Beim Veröffentlichen eines einzelnen Blattes oder eines Zellbereichs werden Bezüge in Werte umgewandelt. Beim Veröffentlichen einer gesamten Arbeitsmappe bleiben Bezüge erhalten.

1904-Datumssystem

Die angezeigten Datumsangaben bleiben gleich, die fortlaufenden Zahlen für die Datumsangaben werden jedoch in das 1900-Datumssystem umgewandelt.

Anhang B – Webseiten

Funktion

Ergebnis auf der Webseite

Z1S1-Bezugsart Externe Datenbereiche

Wird in A1-Bezugsart umgewandelt. Werden in Werte umgewandelt. Die Möglichkeit, Aktualisierungen aus den Quelldaten durchzuführen, bleibt nicht erhalten.

Webabfragen

Werden in Werte umgewandelt. Die Möglichkeit, Aktualisierungen aus den Quelldaten durchzuführen, bleibt nicht erhalten.

Teilsummen

Zahlen und Berechnungen werden richtig angezeigt. Gruppierungs- und Gliederungsfunktionen bleiben nicht erhalten.

Diagrammblätter

Bleiben nicht erhalten.

Tabelle B.1: Beschränkungen bei Tabellen

Funktion

Ergebnis auf der Webseite

Berechnete Felder

Formeln bleiben nicht erhalten. Sie werden in Summenfelder umgewandelt, die die Standardzusammenfassungsfunktion SUMME, ANZAHL, MIN oder MAX für das Feld verwenden.

Berechnete Elemente

Bleiben nicht erhalten.

Benutzerdefinierte Berechnungen

Bleiben nicht erhalten.

Zeichen- und Zellformatierung

Mit Ausnahme von Änderungen bei der Formatierung von Feldtext bleibt die Formatierung größtenteils erhalten.

Zahlenformate

Bleiben teilweise erhalten. Zahlenformate, die PivotTable-Feldern zugewiesen wurden, bleiben erhalten, Zahlenformate, die einzelnen Zellen zugewiesen wurden, jedoch nicht. Wird ein benutzerdefiniertes Zahlenformat oder ein Zahlenformat verwendet, das von PivotTable-Listen im Web nicht unterstützt wird, werden die Zahlen im gleichen Zahlenformat wie der PivotTable-Bericht angezeigt. Wird anschließend das Zahlenformat für das Feld in der PivotTable-Liste geändert, kann das Feld nicht mehr auf das benutzerdefinierte Zahlenformat zurückgesetzt werden.

B.1

Möglichkeiten und Beschränkungen

Funktion

Ergebnis auf der Webseite

Druckeinstellungen

Bleiben nicht erhalten. Die Einstellungen zum Wiederholen von PivotTable-Zeilen- und -Spaltenbeschriftungen auf jeder Seite, zum Wiederholen der Elementbeschriftungen nach Seitenumbrüchen und zum Einfügen von Seitenumbrüchen zwischen Abschnitten gehen verloren.

Gruppierte Elemente in Feldern

Bleiben teilweise erhalten. Gruppierte Elemente in Datenfeldern bleiben erhalten, alle ausgewählten Elemente, die in Excel gruppiert sind, werden in der PivotTable-Liste im Web hingegen nicht mehr gruppiert.

Benutzerdefinierte Sortierreihenfolge

Bleibt nicht erhalten. Die Daten befinden sich in der Reihenfolge, in der sie aus der Quelldatenbank abgerufen werden.

Formate mit Einzügen

Bleiben nicht erhalten. Die Felder befinden sich zwar an den gleichen Positionen, Zeichen- und Zellformatierung bleiben jedoch nicht erhalten. Leere Zeilen zwischen Elementgruppen gehen verloren.

Teilsummen, die über Elementgruppen Bleiben nicht erhalten. angezeigt werden Benutzerdefinierte Fehlerwerte und leere Zellwerte

Bleiben nicht erhalten. Fehler und leere Zellen werden als leere Zellen angezeigt.

Seitenfelder in Zeilen oder Spalten

Bleiben nicht erhalten. Seitenfelder werden zu Filterfeldern, die immer oben angezeigt werden.

Kennworteinstellungen

Daten in durch ein Kennwort geschützten Tabellenblättern und Arbeitsmappen können nicht als Webseite veröffentlicht oder gespeichert werden. Um geschützte Daten zu veröffentlichen, muss ein leeres (oder kein) Kennwort verwendet werden. Wenn das Datenbankkennwort zusammen mit der Abfrage in Excel gespeichert wurde, müssen Benutzer das Kennwort eingeben, wenn sie die Webseite im Browser öffnen.

Tabelle B.2: Beschränkungen bei Pivot-Tabellen

Anhang B – Webseiten

Funktion

Ergebnis auf der Webseite

Oberflächendiagramm

Bleiben nicht erhalten. Wenn die Webseite in einem Browser geöffnet wird, werden Fehler zurückgegeben.

Automatisch skalierte Schriftarten

Werden in den Standardschriftgrad umgewandelt.

Zeichnungsobjekte, Textfelder und Grafiken

Bleiben nicht erhalten.

Halbtransparente Füllbereiche

Bleiben nicht erhalten.

Reihenlinien

Bleiben nicht erhalten.

Schatten

Bleiben nicht erhalten.

Fehlerindikatoren, die mit dem Standardfehler berechnet werden

Bleiben nicht erhalten.

Fehlerindikatoren, die mit der Bleiben nicht erhalten. Standardabweichung berechnet werden Kennwortschutz

Trendlinien

Trendlinien werden durch Datenpunkte und bis zum Rand der Zeichnungsfläche gezeichnet; das Erscheinungsbild weicht geringfügig von dem in Excel ab, da in Excel Trendlinien durch Datenpunkte, nicht jedoch bis an den Rand der Zeichnungsfläche gezeichnet werden.

Tabelle B.3: Beschränkungen bei Diagrammen

B.2

Hyperlinks

Eine Möglichkeit zur Automatisierung in der Navigation zwischen einzelnen Bestandteilen einer Webseite bieten Hyperlinks, die Ihnen einen schnellen Zugriff zu anderen Dokumenten, dem Netzwerk, dem Internet oder anderen Stellen in derselben Arbeitsmappe ermöglichen. Sie können Hyperlinks zu unterschiedlichen Formen von Adressen benutzen. Beispielsweise können Sie durch einen Klick auf einen solchen Link eine Zelle

B.2

Hyperlinks

in der Tabelle der aktuellen Arbeitsmappe markieren, eine Arbeitsmappe in einem angegebenen Verzeichnis öffnen oder die Verbindung zu einer angegebenen Webseite herstellen. Als Hyperlink können Sie einen beliebigen Text anzeigen lassen.

Bild B.1: Hyperlinks bieten Verbindungen zu anderen Objekten

Tipp: Die Möglichkeit, Hyperlinks einzufügen und damit zu arbeiten, steht Ihnen nicht nur in Webseiten zur Verfügung, sondern auch in allen Excel-Dokumenten.

Um einen Hyperlink zu erstellen, markieren Sie das Objekt, das als Hyperlink formatiert werden soll. Das kann eine Zelle oder ein Zeichnungsobjekt sein. Wählen Sie dann den Befehl HYPERLINK im Menü EINFÜGEN oder klicken Sie auf die Schaltfläche Hyperlink einfügen in der Standard-Symbolleiste. Im Dialogfeld Hyperlink einfügen legen Sie zunächst über die mit Link zu überschriebene Leiste fest, welche Art von Hyperlink eingefügt werden soll. Sie können Hyperlinks zu einer beliebigen Datei oder Webseite, zu einer beliebigen Stelle in der aktuellen Arbeitsmappe, zu einer noch zu erstellenden Arbeitsmappe oder zu einer E-Mail-Adresse definieren.

B.2.1 Link zu Datei oder Webseite Wenn Sie unter Links zu die Option Datei oder Webseite eingestellt haben, können Sie wählen, ob die Elemente im aktuellen Ordner, die zuletzt besuchten Webseiten oder die Verweise zu den in letzter Zeit geöffneten Dateien im Listenfeld angezeigt werden sollen.

Anhang B – Webseiten

Bild B.2: Der Hyperlink wird im Dialogfeld definiert Im Feld Text anzeigen als geben Sie an, welcher Text für den Hyperlink verwendet

werden soll. Hier wird in der Grundeinstellung die gewählte Zieladresse angezeigt. Sie können stattdessen aber auch eine beliebige Texteingabe verwenden. Über die Schaltfläche QuickInfo können Sie dem Hyperlink eine QuickInfo hinzufü-

gen. Sie wird angezeigt, wenn sich der Mauszeiger auf dem Hyperlink befindet.

Bild B.3: Eine QuickInfo für den Hyperlink hinzufügen Klicken Sie auf die Schaltfläche Textmarke, um eine bestimmte Stelle im Dokument

auszuwählen. Haben Sie beispielsweise ein Microsoft Excel-Dokument als Ziel gewählt, können Sie das Blatt oder die Zelle angeben. Die in der markierten Tabelle vergebenen Namen sind ebenfalls als Verweisadressen verfügbar.

B.2

Hyperlinks

Bild B.4: Sie können ein Sprungziel auswählen

Nach dem Bestätigen erscheint im Arbeitsblatt die gewählte Adresse beziehungsweise die im Feld Text anzeigen als festgelegte Angabe in blauer Schrift und unterstrichen. Sie können dieses Element mit den üblichen Methoden in jeder anderen Weise formatieren, allerdings ist es üblich, Hyperlinks durch die Kombination blau und unterstrichen zu kennzeichnen. Tipp: Wenn Sie einen eingefügten Hyperlink editieren wollen, markieren Sie die Zelle mit dem Hyperlink über die Tastatur und wählen dann HYPERLINK im Menü EINFÜGEN oder klicken auf die Schaltfläche Hyperlink einfügen in der Standard-Symbolleiste.

B.2.2 Link zu aktuellem Dokument Wenn Sie im Dialogfeld Hyperlink einfügen unter Links zu die Option Aktuelles Dokument gewählt haben, können Sie einen Zellbezug zu einem Bereich in der aktuellen Arbeitsmappe angeben. Als Voreinstellung wird die Zelle A1 der aktiven Tabelle angezeigt. Die in der Mappe gegebenenfalls vergebenen Namen zeigen Sie durch einen Klick auf Festgelegte Namen an.

Anhang B – Webseiten

Bild B.5: Im aktuellen Dokument können Sie einen Zellbezug festlegen

B.2.3 Link zu neuem Dokument Wenn Sie im Dialogfeld Hyperlink einfügen unter Links zu die Option Neues Dokument gewählt haben, können Sie über den Hyperlink ein neues Dokument erstellen lassen.

Bild B.6: Über einen Hyperlink kann ein neues Dokument erstellt werden

B.2

Hyperlinks

Geben Sie unter Name des neuen Dokuments die gewünschte Bezeichnung ein. Unter-

halb dieses Feldes wird der eingestellte Pfad angezeigt. Wenn Sie den Pfad ändern wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern und legen ihn dann im Dialogfeld Neues Dokument erstellen fest. Wenn Sie unter Zeitpunkt der Bearbeitung die Option Das neue Dokument jetzt bear-

beiten wählen, wird das Dokument direkt nach dem Bestätigen erstellt, andernfalls wird es erst nach einem Klick auf den Hyperlink erstellt.

B.2.4 Link zu E-Mail-Adresse Wenn Sie im Dialogfeld Hyperlink einfügen unter Links zu die Option E-Mail-Adresse gewählt haben, können Sie über einen Hyperlink ein E-Mail-Formular mit bereits eingetragener E-Mail-Adresse anzeigen lassen. Geben Sie im Feld E-Mail-Adresse die betreffende Adresse ein. Die eventuell bereits vorhandene Angabe in der Betreffzeile können Sie übernehmen, editieren oder löschen. Über das darunter liegende Listenfeld können Sie gegebenenfalls aus den kürzlich verwendeten Adressen die gewünschte auswählen.

Bild B.7: Ein Hyperlink kann auf eine E-Mail-Adresse verweisen

B.3

Anhang B – Webseiten

Netzwerkressourcen bereitstellen

Wenn Sie eine Datei im Netz speichern wollen, müssen Sie – falls nicht schon vorhanden – den Zugang zu solchen Speicherorten schaffen. Tipp: Bevor Sie eine Verknüpfung zu einem Ordner auf einem Webserver erstellen können, sollten Sie sich gegebenenfalls an Ihren Systemadministrator wenden, um die notwendigen Daten für den Zugang zu einer Webseite zu erhalten, auf der Sie Ihre Dateien speichern können.

Um einen neuen Netzwerkordner anzulegen, wählen Sie in einem der Dialogfelder Öffnen oder Speichern unter in der Umgebungsleiste die Verknüpfung Netzwerkumgebung. Die verfügbaren Ressourcen werden dann im Hauptbereich des Dialogfeldes angezeigt.

Bild B.8:

In der Netzwerkumgebung werden die verfügbaren Netzwerkressourcen angezeigt

Wenn Sie die Daten auf einem FTP-Server speichern wollen, müssen Sie seine Adresse angeben. Dazu wählen Sie im Dropdown-Listenfeld Speichern in im Dialogfeld Speichern unter den Eintrag FTP-Adressen hinzufügen/ändern. Geben Sie dann im anschließend an-

B.4

Webseiten erstellen

gezeigten Dialogfeld die Daten der FTP-Site ein. Gegebenenfalls müssen Sie sich vor dem Zugriff beim Server anmelden.

Bild B.9: Eine FTP-Adresse hinzufügen

Haben Sie die Adresse einmal eingegeben, können Sie sie später direkt über die Netzwerkumgebung ansteuern.

B.4

Webseiten erstellen

Um eine Arbeitsmappe in Teilen oder vollständig als Webseite zu speichern, öffnen Sie die gewünschte Mappe zunächst. Fügen Sie gegebenenfalls Hyperlinks zur Navigation zwischen den einzelnen Bestandteilen oder zu anderen Mappen etc. hinzu (siehe hierzu Abschnitt B.2). Zur Kontrolle der Arbeitsergebnisse können Sie sich vor dem Speichern der Webseitenvorschau oder nach dem Speichern eines Browsers bedienen. Abschließend können Sie die Seite auf einem Webserver veröffentlichen.

Anhang B – Webseiten

B.4.1 Webseitenvorschau Im Webbrowser erscheinen Ihre Daten manchmal nicht exakt so, wie sie sich in Excel präsentiert haben. Sie sollten darum, bevor Sie eine Mappe oder ein Blatt als Webseite speichern, immer erst einmal kontrollieren, wie das Ergebnis aussehen wird. Wenn Sie eine ganze Arbeitsmappe als nicht interaktive Webseite veröffentlichen

möchten, können Sie im Menü DATEI den Befehl WEBSEITENVORSCHAU wählen, um eine Vorschau der Seite anzuzeigen. Die aktuelle Arbeitsmappe wird daraufhin im Browser angezeigt. Hierin können Sie das Layout und die Funktionsfähigkeit – beispielsweise die der eingegebenen Hyperlinks – kontrollieren. Arbeitsmappen im Web besitzen Steuerelemente, die den Registern von Excel-Arbeitsmappen ähneln. Klicken Sie darauf, um von einem Tabellenblatt zu einem anderen zu wechseln.

Bild B.10: Webseiten sollten vor dem Erstellen kontrolliert werden

B.4

Webseiten erstellen

Bei einer interaktiven Webseite sollten Sie die Seite zunächst auf einem lokalen Spei-

cherort veröffentlichen und dann im Webbrowser anzeigen, wenn Sie kontrollieren möchten, wie Ihre Seite nach dem Veröffentlichen aussieht. Sie können dann auch die vorgesehene Funktionalität beziehungsweise Interaktivität testen. Dazu wählen Sie ALS WEBSEITE SPEICHERN im Menü DATEI und legen dann einen Ordner auf der lokalen Festplatte als Speicherort für die Veröffentlichung fest (siehe auch unten). Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Veröffentlichen und aktivieren Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld das Kontrollkästchen Veröffentlichte Webseite im Browser öffnen. Klicken Sie abschließend auf Veröffentlichen. Die veröffentlichte Seite wird auf dem von Ihnen angegebenen lokalen Laufwerk gespeichert und auch gleich im Webbrowser geöffnet. Sollten Sie mit dem Ergebnis nicht zufrieden sein, nehmen Sie an der ursprünglichen Arbeitsmappe die erforderlichen Änderungen vor. Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, ändern Sie den lokalen Speicherort der Webseite, sodass diese auf dem öffentlich zugänglichen Speicherort abgelegt wird, und veröffentlichen dann die Webseite noch einmal.

B.4.2 Als Webseite speichern Wenn die Kontrolle über die Webseitenvorschau zu Ihrer Zufriedenheit verlaufen ist, können Sie die Mappe als Webseite speichern. Wählen Sie dazu ALS WEBSEITE SPEICHERN im Menü DATEI. Im leicht modifizierten Dialogfeld Speichern unter legen Sie die Parameter für das Speichern fest. Sie können entweder die gesamte Arbeitsmappe ohne Interaktivität – also Rechenfähigkeit – oder die aktive Tabelle beziehungsweise einen vorher markierten Bereich davon mit Interaktivität speichern. Legen Sie wie gewohnt fest, wo die Datei gespeichert werden sollen. Standardmäßig

wird wieder der Ordner Eigene Dateien angezeigt beziehungsweise der Ordner, aus dem heraus Sie die Mappe gegebenenfalls geöffnet hatten. Sie können einen solchen lokalen Ordner benutzen, wenn Sie das Speichern erst einmal auf dem lokalen System vornehmen wollen – beispielsweise um die Funktionsfähigkeit nochmals zu testen. Wenn Sie die Speicherung gleich auf dem Server durchführen wollen, klicken Sie in der Umgebungsleiste auf Netzwerk Umgebung. Im Hauptbereich des Dialogfeldes werden dann die verfügbaren Speichermöglichkeiten angezeigt. Wählen Sie hier den gewünschten Ort aus.

Anhang B – Webseiten

Bild B.11: Webseiten werden über das modifizierte Dialogfeld Speichern unter gespeichert Im unteren Bereich des Dialogfeldes können Sie im Bereich Speichern angeben, was

gespeichert werden soll. Standardmäßig ist die Option Gesamte Arbeitsmappe aktiviert. Wenn Sie nur ein Blatt der Mappe speichern wollen, wählen Sie dieses vorher aus und achten dabei darauf, dass in diesem Blatt kein Zellbereich markiert ist. Soll aber nur ein Zellbereich gespeichert werden, markieren Sie diesen vorher. Ihre Markierung wird dann neben der – in diesem Fall angezeigten – Option Auswahl angegeben. Tipp: Wenn Sie mehrere, nicht zusammenhängende Bereiche speichern wollen, müssen Sie den Prozess mehrfach durchführen. Wenn die Interaktivität der Tabelle erhalten bleiben soll, aktivieren Sie zusätzlich die

Option Interaktivität hinzufügen. Achtung: Die interaktiven Komponenten, die in der HTML-Datei verwendet werden, können in Excel nicht geöffnet und geändert werden. Deshalb sollten Sie ein Masterexemplar der veröffentlichten Excel-Arbeitsmappe beibehalten, damit Sie diese Änderungen dort vornehmen und die Arbeitsmappe gegebenenfalls erneut veröffentlichen können.

B.4

Webseiten erstellen

Wenn Sie der Seite einen separaten Titel geben wollen, der beim Öffnen im Browser in

der Titelleiste angezeigt wird, klicken Sie auf Titel ändern und geben dann den gewünschten Text ein. Wenn Sie keinen separaten Titel festlegen, wird hierfür der Dateiname verwendet. Nach dem Bestätigen wird der Titel neben der Option Seitentitel angezeigt.

Bild B.12: Sie können einen eigenen Seitentitel verwenden Als Dateiname wird zunächst der Name der Mappe angegeben. Das ändert sich, wenn

Sie die Option Interaktivität hinzufügen einschalten. Dann wird stattdessen Seite.htm (für Webseite) beziehungsweise Seite.mht (für Webarchiv) benutzt. Wenn Sie ein zu veröffentlichendes Element ausgewählt haben oder eine gesamte

Arbeitsmappe ohne Interaktivität veröffentlichen möchten, können Sie dann auf Speichern klicken, um den Vorgang abzuschließen und die Dateien am festgelegten Ort abzulegen. Andernfalls müssen Sie mit dem im nachfolgenden Abschnitt beschriebenen Schritt fortfahren. Beim Speichern einer Arbeitsmappe als Webseite werden alle dafür notwendigen Dateien in einem separaten Ordner gespeichert. Dieser Ordner trägt denselben Namen wie die ursprüngliche HTML-Datei, gefolgt von einem Bindestrich und dem Wort Dateien. Wo und in welchen Formaten Grafikdateien gespeichert werden, können Sie über die Weboptionen festlegen (siehe Kapitel 12). Tipp: Wenn Sie die Speicherung auf dem lokalen System – beispielsweise im Ordner Eigene Dateien durchführen – können Sie mit den so erzeugten Daten die Webseite testen (siehe auch vorhergehenden Abschnitt).

Anhang B – Webseiten

B.4.3 Veröffentlichen Wählen Sie die Schaltfläche Veröffentlichen im Dialogfeld zum Befehl ALS WEBSEITE im Menü DATEI. Legen Sie dann im Dialogfeld Als Webseite veröffentlichen fest, welche Elemente auf welche Art und Weise veröffentlicht werden soll. SPEICHERN

Bild B.13: Legen Sie fest, was wie veröffentlicht werden soll Über das Dropdown-Listenfeld Wählen müssen Sie angeben, welche Art von Objekt

Sie veröffentlichen wollen. Sie können hier beispielsweise die gesamte Arbeitsmappe, einzelne Tabellen oder den vorher markierten Zellbereich veröffentlichen. Es kann immer nur ein Element pro Durchgang veröffentlicht werden. Um ein weiteres Element zu veröffentlichen, wählen Sie das neue Element aus und wiederholen den Vorgang. Auch ein Aktualisieren von bereits vorher veröffentlichten Elementen ist möglich. Wenn Sie Bereits veröffentlichte Elemente gewählt haben, müssen Sie das zu aktualisierende Element auswählen. Wenn Sie eine Tabelle gewählt haben, müssen Sie die darin vorhandenen Elemente auswählen. Haben Sie Zellbereich gewählt, müssen Sie diesen angeben.

B.4

Webseiten erstellen

Element

Beschreibung

Gesamte Arbeitsmappen

Hiermit können Sie eine gesamte Arbeitsmappe mit Interaktivität, nicht jedoch ohne Interaktivität, veröffentlichen.

Gesamte Arbeitsblätter

Wählen Sie Elemente von und wählen Sie dann Alle Daten in .

Elemente

Wählen Sie Elemente von und wählen Sie dann das gewünschte Element aus, wie beispielsweise einen PivotTable-Bericht oder ein Diagramm. Zu den Elementen gehören keine Zellbereiche.

Zellbereiche

Wählen Sie die Option und klicken Sie dann, wenn das Auswahlfeld den gewünschten Bereich nicht enthält, auf die Schaltfläche Dialog reduzieren (das Dialogfeld wird daraufhin in ein Auswahlfeld verkleinert). Wählen Sie dann in der Arbeitsmappe den gewünschten Zellbereich aus und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Dialogfeld erweitern.

Diagramme

Wählen Sie Elemente von und wählen Sie dann das Diagramm aus.

Gefilterte Bereiche

Wählen Sie Elemente von und wählen Sie dann das gewünschte AutoFilter-Element aus.

Externe Datenbereiche

Wählen Sie Elemente von und wählen Sie dann das gewünschte Abfrage-Element aus.

Wiederveröffentlichen

Um ein bereits veröffentlichtes Arbeitsblatt oder Element erneut zu veröffentlichen, wählen Sie Bereits veröffentlichte Elemente und wählen dann das gewünschte Arbeitsblatt oder Element aus. Um die erneute Veröffentlichung eines Elements zu verhindern, wählen Sie das Element aus und klicken dann auf Entfernen. Um mit dem Veröffentlichen fortzufahren, klicken Sie auf ein weiteres Element in der Liste.

Tabelle B.4: Beim Veröffentlichen gibt es Unterschiede im Vorgehen Wenn Sie Interaktivität wünschen, müssen Sie unter Betrachtungsoptionen das Kon-

trollkästchen Interaktivität hinzufügen mit aktivieren und dann den gewünschten Interaktivitätstyp auswählen.

Anhang B – Webseiten

Im Bereich Veröffentlichen als geben Sie im Feld Dateiname den Pfad und den Datei-

namen als Speicherort Ihrer Webseite an. Die Daten werden aus den Einstellungen im Dialogfeld Speichern unter übernommen. Um die Daten jedes Mal neu zu veröffentlichen, wenn Sie die ursprüngliche Arbeits-

mappe speichern, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatisch Wiederveröffentlichen immer wenn die Arbeitsmappe gespeichert wird. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Veröffentlichte Webseite im Browser öffnen, um

gleich im Anschluss an die Veröffentlichung die Darstellung der Webseite im Browser zu kontrollieren. Nach dem Bestätigen über Veröffentlichen wird die Übertragung in der festgelegten Form vorgenommen. Tipp: Damit Diagramme einwandfrei auf der Webseite angezeigt werden, müssen Sie sie separat von anderen Daten der Arbeitsmappe speichern oder veröffentlichen. Aber auch wenn Sie ein Diagramm mit interaktiver Funktionalität speichern, werden einige Funktionen anders als in Excel angezeigt.

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Änderungen und Verfeinerungen

Nach dem Veröffentlichen ergibt sich oft die Notwendigkeit, die Daten zu ändern. Dazu stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Außerdem können Sie die über Excel veröffentlichten Daten auch mithilfe eines speziellen Webseiten-Editors und einem anderen geeigneten Programm verfeinern.

In Excel bearbeiten Welche Arten von Änderungen an einer in Microsoft Excel erstellten Webseite möglich sind, ist abhängig davon, ob die Webseite mit oder ohne Interaktivität erstellt wurde. Wenn Sie interaktive Daten aus Excel gespeichert oder veröffentlicht haben, sollten Sie

die daraus resultierende HTML-Datei zum Durchführen von Änderungen nicht in Excel öffnen. Ändern Sie stattdessen die ursprüngliche Arbeitsmappe, aus der Sie die Daten veröffentlicht haben, und veröffentlichen Sie dann die interaktiven Elemente nach dem Bearbeiten erneut auf der Webseite. Sie können die Webseite natürlich auch

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Änderungen und Verfeinerungen

in einem speziellen Programm zum Bearbeiten von Webseiten, zum Beispiel Microsoft FrontPage, öffnen und dort die gewünschten Änderungen vornehmen. Wenn Sie eine vollständige Arbeitsmappe ohne Interaktivität speichern, können Sie

die Webseite in Excel öffnen, die Daten ändern und die Datei wieder in Excel speichern. In diesem Fall bleiben viele, jedoch weiterhin nicht alle Arbeitsmappenfunktionen erhalten. Sie können auch Teile einer Arbeitsmappe, die Sie ohne Interaktivität gespeichert haben, öffnen und ändern. Hierbei stehen Ihnen aber möglicherweise noch weniger Möglichkeiten von Excel zur Verfügung.

Funktion

Ergebnis

Benutzerdefinierte Ansichten

Keine der benutzerdefinierten Ansichten wird beibehalten. Bezüge werden nicht beibehalten. Werden in Zellbezüge umgewandelt. Werden nicht beibehalten. Bleiben nicht erhalten.

Datenkonsolidierung Beschriftungen in Formeln Szenarien Freigegebene Kalkulationstabelleninformationen Funktionskategorien

Die definierten Kategorien werden nicht beibehalten.

Tabelle B.5: Einige Funktionen gehen beim Öffnen der Webseite in Excel verloren

Tipp: Ein ohne Interaktivität gespeichertes Diagramm wird beispielsweise zu einem separaten Bild, das auf der Seite nicht mehr geändert werden kann. Wenn Sie jedoch eine vollständige Arbeitsmappe, die das Diagramm enthält, ohne Interaktivität speichern, wird das Diagramm gespeichert und nicht einfach ein Bild des Diagramms. In diesem Fall kann das Diagramm nach dem erneuten Öffnen der Datei geändert werden.

In einem Webseiten-Editor bearbeiten Die meisten Webseiten, die Sie erstellen, enthalten mehrere Elemente – beispielsweise Ihr Logo, Text, eine interaktive Tabelle, eine Liste nicht-interaktiver Daten und ein Diagramm. Diese Elemente können Sie in einem speziellen Programm zum Erstellen und Verwalten von Webseiten – beispielsweise in Microsoft Office FrontPage 2003 oder in der Entwurfsansicht für Datenzugriffsseiten von Microsoft Office Access 2003 – zusammen-

Anhang B – Webseiten

fassend gestalten. Dabei können Sie auch Elemente hinzufügen, die nicht in Excel erstellt werden können. Beispielsweise können Sie die Daten in Excel als Webseite speichern und dann Microsoft Access verwenden, um gruppierte Steuerelemente für Datenseiten oder Skripterstellung hinzuzufügen. Anschließend können Sie die Webseite in Microsoft FrontPage öffnen und Bilder etc. hinzufügen, um die Webseite optisch an andere Seiten Ihrer Site anzupassen. Dazu können Sie die Webseite zunächst im Webbrowser öffnen. Wenn neben der Schaltfläche Bearbeiten ein Dropdown-Pfeil angezeigt wird, klicken Sie darauf und wählen dann das Bearbeitungsprogramm aus, das Sie verwenden möchten. Welches Programm Sie auswählen, hängt davon ab, welche Änderungen Sie vornehmen möchten. Wenn kein Dropdown-Pfeil angezeigt wird, klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten. Wenn Ihr Browser keine Schaltfläche Bearbeiten aufweist oder wenn durch Klicken auf die Schaltfläche Bearbeiten ein anderes als das gewünschte Programm geöffnet wird, können Sie die Webseite direkt in dem Programm öffnen, mit dem Sie sie bearbeiten möchten. Tipp: Wenn Sie keinen Zugriff auf die ursprüngliche Arbeitsmappe haben, können Sie interaktive Kalkulationstabellen und PivotTable-Listen mithilfe der Schaltfläche Bearbeiten in der Symbolleiste des Webbrowsers nach Excel exportieren oder FrontPage oder auch die Entwurfsansicht für Datenzugriffsseiten in Access verwenden.

Speicherort ändern Wenn Sie eine Excel-Arbeitsmappe oder ein Arbeitsblatt als Webseite veröffentlichen, erstellt Excel einen separaten Ordner, in dem alle so genannten Hilfsdateien der Seite gespeichert werden – beispielsweise Aufzählungszeichen, Hintergrundtexturen und Grafiken. Standardmäßig ist der Name dieses Ordners der Name der Webseite gefolgt von einem Bindestrich und dem Wort Dateien. Wenn Sie Ihre Webseite an einen anderen Speicherort verschieben oder kopieren, müssen Sie auch den Ordner mit den Hilfsdateien verschieben, damit alle grafischen Elemente etc. der Webseite erhalten bleiben. Wenn Sie eine Webseite an einem anderen Speicherort neu veröffentlichen, kopiert Excel automatisch den Ordner mit den Hilfsdateien.