Эффективная работа Microsoft Office Excel 2003

М. Додж К. Стинсон

Microsoft

Office Excel

2003

Москва • Санкт-Петербург • Нижний Новгород • Воронеж Ростов-на-Дону • Екатеринбург • Самара • Новосибирск Киев • Харьков • Минск 2005

ББК 32.973.23-018.2 УДК 681.3.06 Д60

Д60

Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил. ISBN 5-94723-881-0

Книга, издаваемая по лицензии Microsoft Press, представляет новую версию программы для обработки электронных таблиц Excel, входящую в пакет Office 2003. На ее страницах смогло уместиться невероятное количество информации: настройка интерфейса и домашняя бухгалтерия, обработка результатов эксперимента и вебтехнологии, финансовый анализ и графическое представление данных, подводные камни и их обходные пути, сотни примеров и иллюстраций. Для одних эта книга станет настольным справочником, другие будут заинтересованы дополнительными усовершенствованиями в плане совместной работы, а третьим она в доступной форме объяснит, как пользоваться Excel на все 100 %.

ББК 32.973.23-018.2 УДК 681.3.06

Права на издание получены по соглашению с Microsoft Press. Все права защищены. Никакая часть данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме без письменного разрешения владельцев авторских прав. Информация, содержащаяся в данной книге, получена из источников, рассматриваемых издательством как надежные. Тем не менее, имея в виду возможные человеческие или технические ошибки, издательство не может гарантировать абсолютную точность и полноту приводимых сведений и не несет ответственности за возможные ошибки, связанные с использованием книги.

© 2004 by Craig Stinson and Mark Dodge ISBN 0-7356-1511-Х (англ.) © Перевод на русский язык, ЗАО Издательский дом «Питер», 2005 ISBN 5-94723-881-0 © Издание на русском языке, оформление, ЗАО Издательский дом «Питер», 2005

Краткое содержание Введение..................................................................................................................................................................... 21 Часть I. Начало работы _____________________________________________________________ Глава 1, Что нового в Microsoft Office Excel 2003...................................................................................................... 24 Глава 2. Запуск Excel .................................................................................................................................................. 35 Глава 3. Настройка рабочей области Excel.................................................................................................................. 95 Часть II. Рабочие листы ____________________________________________________________ Глава 4. Практические советы .................................................................................................................................... 126 Глава 5. Основы работы с листами .................................. .................................................................................. 135 Глава 6. Работа с книгами . . ................................................................................................................................ 170 Часть III. Форматирование и редактирование листов - ________________________________ Глава 7. Редактирование листов.................................................................................................................................. 184 Глава 8. Форматирование листов ................................ ......................................................................................... 240 Глава 9. Эффективная работа с листами ..................................................................................................................... 291 Часть IV. Графические объекты и печать листов ■ ____________________________________ Глава 10. Графические объекты.................................................................................................................................. 336 Глава 11. Печать листов.............................................................................................................................................. 387 Часть У. Создание формул и анализ данных __________________________________________ Глава 12. Создание формул......................................................................................................................................... 406 Глава 13. Использование функций ............................................................................................................................. 455 Глава 14. Основные функции .................................................................................................................................. 464 Глава 15. Даты и время............................................................................................................................................... 490 Глава 16. Финансовый анализ .................................................................................................................................... 504 Глава 17. Статистический анализ ............................................................................................................................... 520 Глава 18. Анализ «что-если» ....................................................................................................................................... 552

6 ♦ Краткое содержание

Часть VI. Совместная работа и Интернет _____________________________________________ Глава 19. Совместная работа.............................................................................................................. 582 Глава 20. Получение и передача файлов через Интернет.................................................................... 616 Часть VII. Интеграция Excel с другими приложениями_________________________________ Глава 21. Связывание и внедрение..................................................................................................... 632 Глава 22. Гиперссылки ...................................................................................................................... 645 Глава 23. Интеграция Excel с Word и PowerPoint............................................................................... 654 Часть VIII. Диаграммы _____________________________________________________________ Глава 24. Основные приемы создания диаграмм............................................................................... 674 Глава 25. Улучшение внешнего вида диаграмм ................................................................................. 689 Глава 26. Работа с данными диаграмм .............................................................................................. 738 Глава 27. Более сложные методы работы с диаграммами................................................................... 755 Часть IX. Базы данных и списки ________________________________________________ . Глава 28. Работа со списками............................................................................................................ 772 Глава 29. Работа с внешними данными...............................................................................................832 Глава 30. Анализ данных при помощи сводных таблиц......................................................................879 Часть X. Автоматизация Excel _______________________________________________________ Глава 31. Создание макросов .............................................................................................................926 Глава 32. Пользовательские функции ................................................................................................ 944 Глава 33. Отладка макросов и пользовательских функций..................................................................953

Приложения __________________________________________________ Приложение А. Установка Microsoft Excel........................................................................................ 966 Приложение Б. Сочетания клавиш .................................. ..................................................................972 Приложение В. Встроенные функции Excel ................................................................................... 989 Алфавитный указатель..................................................................................................................... 1065

Содержание Введение........................................................................................................................... 21 Терминология.......................................................................................................................22 От издательства....................................................................................................................22 Часть I. Начало работы _____________________________________________________ Глава 1. Что нового в Microsoft Office Excel 2003 .................................................... 24 Новые возможности и усовершенствования в версии 2003 ..............................................25 Интерактивная помощь ................................................................................................. 25 Сравнение листов...........................................................................................................27 Улучшенные статистические функции.........................................................................27 Новые панели задач........................................................................................................28 Рабочие области для документов ..................................................................................29 Управление правами на доступ к данным....................................................................29 Новые возможности списков ............................................................................. 30 Поддержка пользовательских структур XML .......................................................... . 30 Если вы пропустили последнее обновление ......................................................................30 Глава 2. Запуск Excel......................................................................................................35 Что произойдет после установки Excel ..........................................................................36 Регистрация Excel и подлиска на обновления.............................................................36 Почему в новых программах бывает много ошибок?.................................................37 Обновление программы.................................................................................................38 Восстановление после сбоя.................................................................................................39 Настройка автовосстановления.....................................................................................40 Чрезвычайные меры.......................................................................................................41 Знакомство с рабочей областью Excel...............................................................................41 Рабочие листы .................. .............................................................................................42 Окно рабочей книги ......................................................................................................42 Изменение размеров окна книги ............................................................................46 Меню и диалоговые окна..............................................................................................47 Строка формул ...............................................................................................................51 Строка состояния........................................................................................................... 52 Панели инструментов....................................................................................................53 Основы работы с файлами ........................................................................................... .54 Создание и открытие рабочих книг.............................................................................54 Сохранение файлов........................................................................................................ 60 Открытие файлов ...........................................................................................................68 Поиск файлов .................................................................................................................74

8 ♦ Содержание Импорт и экспорт файлов ..................................................................................................................76 Команды Открыть и Сохранить как ........................................................................................77 Импорт и экспорт текстовых файлов ......................................................................................78 Обмен данными между Excel для Windows и Excel для Macintosh............................................79 Помощь в интерактивном режиме . .............................................................................................80 Оптимальный способ обращения к справке .....................................................- .......................80 Управление Помощником............................................................................................................84 Работа с Помощником ................................................................................................................. 85 Обзор справочной системы .........................................................................................................88 Параметры обратной связи.......................................................................................................... 90 Меню Справка .............................................................................................................................. 93 Прежде чем обращаться в службу технической поддержки ..................................................... 93 Глава 3. Настройка рабочей области Excel ................................................................................ 95 Настройка панелей инструментов и меню........................................................................................ 96 Управление кнопками и командами ........................................................................................... 96 Быстрая настройка панелей инструментов ............................................................................. 97 Изменение расположения меню и подменю ............................................................................ 104 Создание и редактирование значков кнопок ........................................................................... 105 Работа с панелями инструментов..................................................................................................... 107 Позиционирование панелей инструментов .............................................................................. 108 Создание панелей инструментов и меню ....................................................................................... 109 Создание панели инструментов .................................................................................... 110 Присоединение панели инструментов к книге........................................................................ 111 Создание меню ........................................................................................................................... 112 Сохранение конфигурации панели инструментов и меню...................................................... 113 Восстановление панелей инструментов и меню ...................................................................... 114 Другие параметры панелей инструментов и меню .................................................................... 115 Другие элементы интерфейса Excel ................................................................................................ 116 Отображение формул ............................................................................................................. 117 Нулевые значения ....................................................................................................................... 118 Изменение стандартного шрифта ......................................................................................... 119 Изменение цветовой палитры ................................................................................................ 120 Дополнительные возможности........................................................................................................ 122 Часть II. Рабочие листы Глава 4. Практические советы................................................................................... . . 126 Какие данные вводятся в строки, а какие в столбцы? ................................................................... Планируется ли напечатать рабочий лист? ..................................................................................... Для кого предназначена эта информация? ..................................................................................... Обойдутся ли коллеги без вашей помощи при работе с вашими электронными таблицами? . . Можно ли для рабочих листов использовать внешние данные? •.................................................. Зачем нужны дополнительные листы?............................................................................................ Допускается ли вставка новых строк и столбцов? .......................................... .........................

127 128 130 131 132 133 133

Глава 5. Основы работы с листами ...................................................................................... 135 Перемещение по листу..................................................................................................................... 136 Управление блоками ячеек ........................................................................................................ 136 Индикаторы клавиатурных режимов ........................................................................................ 137 Перемещение с помощью специальных клавиш ...................................................................... 138 Выделение ячеек ............................................................................................................................... 139 Выделение с помощью мыши.................................................................................................... 139 Выделение с помощью команды Перейти .......................................................... 142 Ввод данных.......................................................................................... . . ..................................... 143 Ввод значений в ячейки и в строку формул ......................................................................... 144 Ввод данных в диапазоны ячеек.............................. ............................................................ 152 Редактирование и удаление данных.......................................................................................... 153 Управление листами ......................................................................................................................... 154 Вставка и удаление листов ........................................................................................................ 154 Присвоение имен листам и переименование листов . . . ................................................... 156 Изменение цвета ярлыка............................................................................................................ 156 Перемещение и копирование листов........................................................................................ 156

Содержание ♦ 9 Просмотр листов............................................................................................................................... Разделение листов на области.................................................................................................... Изменение масштаба отображения листов............................................................................... Представления............................................................................................................................. Защита данных .................................................................................................................................. Снятие защиты с отдельных ячеек ............................................................................................ Защита рабочих книг ................................................................................................................. Доступ по паролю к диапазонам ячеек .................................................................................... Скрытие формул и листов.......................................................................................................... Ввод паролей ..............................................................................................................................

157 157 161 162 163 164 164 165 168 169

Глава 6. Работа с книгами ......................................................................................................... 170 Работа с несколькими книгами ....................................................................................................... 171 Перемещение между открытыми книгами ............................................................................... 171 Размещение окон на экране ....................................................................................................... 172 Полноэкранный режим .............................................................................................................. 173 Сравнение листов ....................................................................................................................... 175 Открытие нескольких окон для одной книги . . ........................................................................ 176 Приемы работы с несколькими окнами.................................................................................... 178 Скрытие и защита книг.................................................................. " ............................................... 179 Скрытие окон книг....................................................................................................................... 179 Защита книг ............................................................................................................................ 180 Сохранение книг или окон как скрытых ................................................................................. 181 Скрытие отдельных листов........................................................................................................ 182 Часть III. Форматирование и редактирование листов __________________________________ Глава 7. Редактирование листов................................................................................................ 184 Копирование, вырезание и вставка................................................................................................. 185 Копирование и вставка.............................................................................................................. 185 Команда Специальная вставка .................................................................................................. 189 Вставка гиперссылок................................................................................................................. 194 Перемещение и копирование с помощью мыши .................................................................... 195 Добавление и удаление элементов листа .................................................................................... 197 Добавление столбцов и строк ................................................................................................... 197 Вставка ячеек.............................................................................................................................. 199 Удаление ячеек, столбцов и строк ............................................................................................ 202 Добавление, удаление и очистка ячеек с помощью мыши...................................................... 204 Отмена выполненных действий....................................................................................................... 207 Восстановление отмененных действий..................................................................................... 208 Повтор последнего действия .................................................................................................... 208 Редактирование содержимого ячеек............................................................................................... 209 Редактирование в строке формул ............................................................................................. 209 Редактирование непосредственно в ячейках ........................................................................... 209 Вкладка Правка диалогового окна Параметры........................................................................ 210 Очистка ячеек и сброс форматирования .................................................................................. 212 Заполнение ячеек и создание рядов данных ............................................................................ 213 Автоматическое применение форматирования ....................................................................... 222 Поиск и замена данных ................................................................................................................... 222 Поиск форматированных данных ............................................................................................. 225 Поиск с использованием подстановочных символов.............................................................. 226 Замена найденных данных ........................................................................................................ 227 Редактирование группы листов ...................................................................................................... 228 Группирование листов для редактирования ............................................................................ 228 Заполнение группы листов........................................................................................................ 231 Ввод текста и проверка орфографии ...................................: ......................................................... 232 Исправление ошибок при вводе ............................................................................................... 232 Автозавершение ввода............................................................................................................... 236 Проверка орфографии ............................................................................................................... 238 Глава 8. Форматирование листов ............................................................................................... 240 Основы форматирования.................................................................................................................. 241 Панель инструментов Форматирование................................................................................... 243 Автоформатирование................................................................................................................. 244

10 ♦ Содержание Форматирование ячеек .................................................................................................................... 246 Форматирование отдельных символов ..................................................................................... 247 Форматирование чисел при вводе ............................. "............................................................. 247 Общий формат............................................................................................................................ 249 Числовые форматы ..................................................................................................................... 249 Денежный формат ...................................................................................................................... 250 Финансовые форматы ................................................................................................................ 254 Процентные форматы ............................................................................................................. 255 Дробные форматы ...................................................................................................................... 256 Экспоненциальный (научный) формат..................................................................................... 256 Текстовый формат . . ............................................................................................................... 257 Дополнительные форматы ......................................................................................................... 257 Нестандартные форматы .................................................................................................................. 259 Создание новых форматов ......................................................................................................... 259 Многовариантные форматы............................ .......................................................................... 263 Окрашивание форматированных данных.................................................................................. 264 Использование условий в кодах форматов............................................................................... 265 Скрытие значений с помощью форматирования ..................................................................... 266 Выравнивание содержимого ячеек ........................................................................................... . 266 Выравнивание по горизонтали.................................................................................................. 267 Выравнивание по вертикали ..................................................................................................... 270 Автоподбор размеров символов ............................................................................................... 273 Изменение шрифта........................................................................................................................... 274 Изменение шрифта с помощью панели инструментов............................................................ 275 Выделение границ ............................................................................................................................ 277 Установка границ с помощью панели инструментов ............................................................. 278 Диагональные границы.............................................................................................................. 279 Рисование границ .................................................................... ......................................... 280 Применение цвета и узоров............................................................................................................. 281 Окрашивание ячеек с помощью панели инструментов........................................................... 283 Добавление подложки к рабочему листу ................................................................................. 283 Настройка размеров ячеек ....................................................................... ................................... 284 Ширина столбцов ...................................................................................................................... 284 Высота строк...............................................................................................................'.............. 286 Скрытие столбцов или строк .................................................................................................... 287 Объединение ячеек..................................................................................................................... 287 Глава 9. Эффективная работа с листами ........................................................................ . 291 Условное форматирование............................................................................................................... 292 Использование формул при условном форматировании ........................................................ 294 Стилевое форматирование ............................................................................................................... 295 Создание стиля ........................................................................................................................... 297 Изменение стиля ........................................................................................................................ 299 Копирование стилей между книгами....................................................................................... 299 Удаление стиля ........................................................................................................................... 300 Сохранение форматирования в шаблонах....................................................................................... 300 Добавление шаблонов в папку XLStart .................................................................................... 302 Шаблоны стандартных электронных таблиц............................................................................ 303 Проверка и документирование листов .................................................................................. • • • 303 Проверка наличия ошибок ........................................................................................................ 303 Вычисление и проверка формул.............. ........................................................................... 305 Трассировка формул .................................................................................................................. 307 Зависимости между ячейками .................................................................................................. 309 Добавление примечаний.......................................................... .............................................315 Выделение группы ячеек........................................................................................................... 317 Структурирование листов ........................................................................................................... 321 Создание панели инструментов Структура ............................................................................. 323 Структурирование листа с нестандартным расположением данных ..................................... 324 Расширение структуры на другие области листа .................................................................... 324 Удаление структуры и скрытие символов структуры ............................................................. 325 Скрытие и отображение уровней структуры ........................................................................... 325 Нумерация уровней структуры ................................................................................................. 327 Исключение из выделения скрытых ячеек............................................................................ . 327 Группирование столбцов и строк............................................................................................. 327

Содержание ♦ 11 Объединение данных с разных листов .................................................................................................................. Консолидация по расположению ................................................................................................................... Консолидация по категориям ......................................................................................................................... Связывание итогового и исходных листов....................................................................................................

328 329 332 334

Часть IV. Графические объекты и печать листов _______________

Глава 10. Графические объекты .......................................................... 336 Инструменты для рисования ......................................................................................................... .................. 337 Рисование объектов правильной формы ........................................................................................................ 338 Использование палитр ..................................................................................................................................... 340 Создание графических объектов ..............................- ........................................................................................... 340 Линии произвольной формы и многоугольники ..................................................................................... 341 Надписи ......................................................................................................................................................... 344 Автофигуры ...................................................................................................................................................... 346 Объекты WordArt ............................................................................................................................................. 348 Работа с графическими объектами........................................................................................................................ 350 Выделение и группирование объектов.......................................................................................................... 350 Форматирование объектов ............................................................................................................................. 352 Размещение объектов ...................................................................................................................................... 359 Защита объектов............................................................................................................................................... 361 Управление отображением объектов............................................................................................................. 362 Вставка объектов из других приложений............................................................................................................. 362 Работа с коллекцией мультимедийных элементов ........................................................................................... 364 Импорт графики............................................................ ............................................................................ 369 Вставка рисунков............................................................................................................................................. 370 Форматирование рисунков.................................................................... ........................................... 373 Дополнительные возможности .............................................................................................................................. 376 Назначение объектам макросов ..................................................................................................................... 378 Копирование изображения листа................................................................................................................... 378 Показательные примеры ......................................................................................................................................... 382

Глава 11. Печать листов

................................

........................ 387

Управление внешним видом страниц ................................................................................................................... 388 Параметры страниц ...................................................................................................................................... 388 Поля................................................................................................................................................................... 390 Колонтитулы..................................................................................................................................................... 391 Параметры листа .............................................................................................................................................. 394 Настройка разрывов страниц................................................................................................................................. 397 Принудительные разрывы страниц ............................................................................................................. . 399 Предварительный просмотр................................................................................................................................... 399 Печать......................................... .........................................................................................................................401 Печать в файл.................................................................................................................................................... 403 Область печати ................................................................................................................................................. 403 Параметры драйвера принтера .............................................................................................................................. 404

Часть У. Создание формул и анализ данных _________________________

Глава 12. Создание формул.................................................................. 406 Основные сведения о формулах ......................................................................................................................... . 407 Приоритет операторов .................................................................................................................................... 407 Использование в формулах ссылок................................................................................................................ 408 Поведение ссылок при копировании формул............................................................................................... 411 Редактирование формул ......................................................................................................... ................ 415 Использование функций: обзор ........................................................................................................................ 417 Автосумма ........................................................................................................................................................ 418 Вставка функций.............................................................................................................................................. 419 Создание «трехмерных» формул.............................................................................................................. . 419 Форматирование в строке формул................................................................................................................. 420 Обозначения диапазонов в формулах ............................................................................................................ 420 Присвоение имен ячейкам и диапазонам ......................................................................................................... 424 Использование имен в формулах ................................................................................................................... 425 Определение имен и правила именования............................................ ........................................................ 426

12 ♦ Содержание Редактирование имен ...................................................................................................................................427 Имена на уровне листа в сравнении с именами на уровне книги .......................................................... 427 Полуавтоматическое создание имен..............................................................................................................428 Именованные константы и формулы.............................................................................................................. 429 «Трехмерные» имена ........................................................................................................................................ 429 Вставка имен в формулы................................................................................................................................. 430 Создание списка имен ..................................................................................................................................... 430 Замещение ссылок именами ....................................................................................................................... , 431 Переход к заданному диапазону .................................................................................................................... 433 Сообщения об ошибках .......................................................................................................................................... 433 Вычисления на листе............................................................................................................................................... 434 Управление вычислениями.............................................................................................................................. 434 Копирование значений формул...................................................................................................................... 435 Промежуточные значения в формулах........................................................................................................... 436 Циклические ссылки ....................................................................................................................................... 437 Точность числовых значений .......................................................................................................................... 438 Массивы ................................................................................................................................................................... 439 Одномерные массивы...................................................................................................................................... 440 Формулы массива ............................................................................................................................................ 441 Двумерные массивы ........................................................................................................................................ 441 Применение формул массива ...................................................................................................................... 442 Массивы констант . . . . ■ ........................................................................................................................... 443 Расширение массивов-аргументов................................................................................................................. 444 Связанные книги ..................................................................................................................................................... 444 Сохранение связанных книг ........................................................................................................................... 445 Открытие зависимых книг . . . .'............................................................................................................... 445 Редактирование связей .................................................................................................................................... 446 Копирование зависимых формул ................................................................................................................... 447 Условные выражения .............................................................................................................................................. 448 Создание формул с помощью Мастера суммирования................................................................................. 449 Создание формул с помощью Мастера подстановок ................................................................................... 451

Глава 13. Использование функций . . .............................................. 455 Справочная информация о функциях .................................................................................................................... 456 Установка пакета анализа . .................................................................................................................................. 458 Синтаксис функций ................................................................................................................................................ 459 Выражения как аргументы .............................................................................................................................. 460 Типы аргументов...................................... А ..................................................................................................... 460 Добавление функций на рабочий лист.................................................................................................................. 461 Из-за чего возникает ошибка #ИМЯ? ........................................................................................................... 463 Вставка ссылок и имен.................................................................................................................................... 463

Глава 14. Основные функции............................................................... 464 Математические функции ...................................................................................................................................... 465 Функция СУММ .............................................................................................................................................. 465 Наиболее полезные математические функции .............................................................................................. 466 Функции округления....................................................................................................................................... 468 Текстовые функции................................................................................................................................................. 471 Наиболее полезные текстовые функции ........................................................................................................ 471 Функции для работы с подстроками ............................................................................................................. 474 Логические функции .............................................................................................................................................. 476 Функция ЕСЛИ ................................................................................................................................................ 476 Функции И, ИЛИ и НЕ ................................................................................................................................... 477 Вложенные функции ЕСЛИ ............................................................................................................................ 478 Другое применение логических функций .................................................................................................... 478 Информационные функции .................................................................................................................................... 479 Функции ТИП и ТИП.ОШИБКИ ................................................................................................................... 479 Функция СЧИТАТЬПУСТОТЫ........................................................................................................................ 479 Функции проверки типа значения ............................................................................................................. 480 Функции для списков и массивов ..................................................................................................................... 481 Функции ВПР и ГПР ................................................................................................................................... 482 Функция ПРОСМОТР...................................................................................................................................... 484 Функция АДРЕС............................................................................................................................................... 485

Содержание ♦ 13 Функция ВЫБОР.............................................................................................................................................. 485 Функция ПОИСКПОЗ...................................................................................................................................... 485 Функция ИНДЕКС ........................................................................................................................................... 486 Функция ДВССЫЛ ...................................................................................................................................... 488 Функции СТРОКА и СТОЛБЕЦ .................................................................................................................. 488 Функции ЧСТРОК и ЧИСЛСТОЛБЦОВ . . ................................................................................................. 488 Функция ОБЛАСТИ ......................................................................................................................................... 489 Функция ТРАНСП ............................................................................................................................................ 489

Глава 15. Даты и время ....................................................................... 490 Как Excel хранит даты и время............................................................................................................................... 491 Ввод дат и времени ............................................. -............................................................................................... 492 Автоэаполнение дат ......................................................................................................................................493 Расширение временных рядов ........................................................................................................................ 494 Форматирование дат и времени.............................................................................................................................496 Пользовательские форматы дат и времени .................................................................................................497 Форматы для промежутков времени..............................................................................................................497 Арифметические операции с датами и временем .................................................................................................499 Функции дат и времени ..........................................................................................................................................500 Функции СЕГОДНЯ и ТДАТА .....................................................................................................................500 Функция ДЕНЬНЕД..........................................................................................................................................501 Функции ГОД, МЕСЯЦ и ДЕНЬ......................................................................................................................501 Функции ЧАС, МИНУТЫ и СЕКУНДЫ .........................................................................................................501 Функции ДАТАЗНАЧ и ВРЕМЗНАЧ ..........................................................................................................501 Специальные функции для работы с датами ..................................................................................................502

Глава 16. Финансовый анализ ............................................................. 504 Функции для анализа инвестиций...............................................................................................................• • ■ 505 Функция ПС ......................................................................................................................................................506 Функция ЧПС ....................................................................................................................................................506 Функция ВС ......................................................................................................................................................507 Функция ПЛТ....................................................................................................................................................508 Функция ПРПЛТ ...............................................................................................................................................509 Функция ОСПЛТ ...........................................................................................................................................509 Функция КПЕР..................................................................................................................................................509 Функция СТАВКА............................................................................................................................................510 Функция ВСД ...................................................................................................................................................510 Функция МВСД........................................................................................................ .................................511 Функции для вычисления амортизации ................................................................................................................511 Функция АПЛ ...................................................................................................................................................512 Функции ДДОВ и ФУО ...................................................................................................................................512 Функция ПУО ...................................................................................................................................................513 Функция АСЧ....................................................................................................................................................514 Функции для анализа ценных бумаг......................................................................................................................514 Функции РУБЛЬ.ДЕС и РУБЛЬ.ДРОБЬ . ...............................................................................................515 Функции НАКОПДОХОД и НАКОПДОХОДПОГАШ .................................................................................515 Функции ИНОРМАи ПОЛУЧЕНО .................................................................................................................516 Функции ЦЕНА, ЦЕНАСКИДКА и ЦЕНАПОГАШ.......................................................................................516 Функция СКИДКА...........................................................................................................................................517 Функции ДОХОД, ДОХОДСКИДКА и ДОХОДПОГАШ ...............................................................................517 Функции РАВНОКЧЕК, ЦЕНАКЧЕК и ДОХОДКЧЕК .................................................................................518 Функции ДНЕИКУПОНДО, ДНЕИКУПОН, ДНЕИКУПОНПОСЛЕ, ДАТАКУПОНПОСЛЕ, ЧИСЛКУПОН и ДАТАКУПОНДО . ..................................................................518 Функции ДЛИТ и МДЛИТ .............................................................................................................................519

Глава 17. Статистический анализ .......................................................520 Анализ распределения данных ............................................................................................................................... Встроенные статистические функции ........................................................................................................ Функции для вычисления порядковых статистик......................................................................................... Функции для оценки разброса данных ......................................................................................................... Линейная и экспоненциальная регрессии ............................................................................................................. Линейная регрессия ......................................................................................................................................... Экспоненциальная регрессия ......................................................................................................................

521 522 523 526 527 528 534

14 ♦ Содержание Инструменты пакета анализа ................................................................................................................................. Описательная статистика ................................................................................................................................ Гистограмма..................................................................................................................................................... Ранг и персентиль............................................................................................................................................ Генерация случайных чисел ......................................................................................................................... Выборка ........................................................................................................................................................ Скользящее среднее..........................................................................................................................................

535 535 538 541 544 548 549

Глава 18. Анализ «что-если»..................................................................................................... 552 Таблицы подстановки ........................................................................................: .................................................... Таблицы подстановки для одной переменной ............................................................................................... Таблицы подстановки для двух переменных.................................................................................................. Редактирование таблиц подстановки ............................................................................................................. Диспетчер сценариев........................................................ '...................................................................................... Создание сценария ........................................................................................................................................... Просмотр сценариев ........................................................................................................................................ Добавление, редактирование и удаление сценариев ..................................................................................... Объединение сценариев ................................................................................................................................... Создание отчетов по сценариям....................................................................................................'................. Команда Подбор параметра .................................................................................................................................... Замечания о точности и множественности решений .................................................................................... Поиск решения ......................................................................................................................................................... Указание ожидаемого результата ................................................................................................................ Задание переменных ........................................................................................................................................ Задание ограничений........................................................................................................................................ Сохранение модели поиска решения ....................................................................*г ...................................... Сохранение результатов в виде сценария ...................................................................................................... Другие параметры поиска решения .......................................................................................................... Создание отчетов ............................................................................................................................................. Если решение не найдено ................................................................................................................................

Часть VI. Совместная работа и Интернет

553 553 556 557 558 559 561 562 563 565 568 570 571 573 573 573 576 577 * 577 579 580

______________

Глава 19. Совместная работа............................................................... 582 Сохранение и получение файлов на удаленных компьютерах................................................... .................... Совместное использование книг в сети................................................................................................................ Ограничения при работе с общей книгой ..................................................................................................... Настройка параметров совместного доступа................................................................................................ Отслеживание изменений................................................................................................................................ Защита журнала изменений...................................................................... Т . . . .................. .................... Просмотр изменений........................................................................................................................................ Завершение сеанса работы с общей книгой.................................................................................................. Объединение изменений из нескольких книг ...................................................................................................... Отправка книг и листов по электронной почте ................................................................................................... Отправка книги как вложения в почтовое сообщение.................................................................................. Отправка текущего листа в качестве текста сообщения............................................................................... Отправка рабочей книги на рецензию........................................................................................................... Отправка книг по маршруту членам рабочей группы .................................................................................. Управление правами на доступ к документам................................. .................................................. Защита документа при помощи IRM............................................................................. %............................. Работа с защищенным документом................................................................................................................ Работа с веб-узлом SharePoint . ............................................................................................................................. Загрузка документов с сайта и помещение их обратно ........................................................................... Выдача и возврат документа........................................................................................................................... Общая рабочая область ................................................................................................................................. Создание рабочей области для документов................................................................................................... Веб-обсуждения.......................................................................................................................................................

583 584 587 587 588 590 591 592 593 594 595 596 597 598 600 601 603 604 605 607 607 612 614

Глава 20. Получение и передача файлов через Интернет............... 616 Работа с узлами FTP.................................................................................................................................................617 Добавление узла FTP на панель адресов.........................................................................................................618 ' Добавление узла FTP в папку Мое сетевое окружение .................................................................................619

Содержание ♦ 15 Сохранение и публикация файлов Excel в формате HTML ................................................................................. Выбор возможностей....................................................................................................................................... Сохранение всей рабочей книги без интерактивности ............................................................................... Публикация без интерактивности .................................................................................................................. Публикация с интерактивностью ................................................................................................................... Работа с веб-компонентами ......................................................................................... .........................................

620 620 624 625 626 627

Часть VII. Интеграция Excel с другими приложениями ____________ Глава 21. Связывание и внедрение

................................................ 632

Внедрение или связывание? ................................................................................................................................... 633 Внедрение или статическая вставка?..................................................................................................................... 634 Внедрение и связывание при вставке из буфера обмена ................................................................................ . 635 Внедрение и связывание при помощи команды Объект..................................................................................... 638 Вкладывание исполняемых файлов в документ Excel ............................................................. 640 Манипулирование внедренными объектами ...................................................................................................... 640 Управление связями .......................................................................................................................... 642 Выбор обновления: автоматическое или по запросу ................................................................................... 643 Обновление при открытии файла ................................................................................................................... 643 Восстановление разорванных связей ...........................................................................................................643 Связывание или гиперссылки?............................................................................................................................... 644

Глава 22. Гиперссылки ......................................................................... 645 Создание гиперссылки в ячейке ............................................................................................................................ Преобразование текста в гиперссылку,.......................................................................................................... Гиперссылка на веб-узел или файл................................................................................................................. Гиперссылка на место в текущей книге ................................................................................................... Гиперссылка на новый файл ........................................................................................................................... Гиперссылка на адрес электронной почты ................................................................................................... Назначение гиперссылки элементу интерфейса..................................... .............................................. Изменение и удаление гиперссылки..................................................................................................................... Форматирование гиперссылки ...................................................................................................................... Функция ГИПЕРССЫЛКА .....................................................................................................................................

647 647 648 650 650 650 652 652 653 653

Глава 23. Интеграция Excel с Word и PowerPoint ........................... 654 Использование таблиц Excel в документах Word.............................................................................................. . 655 Вставка таблицы Excel из буфера обмена...................................................................................................... 655 Форматирование таблицы при помощи команды Специальная вставка ....................................................657 Применение команды Объект..........................................................................................................................664 Работа с диаграммами, Excel в документах Word .................................................................................................665 Слияние данных Excel в Word для создания почтовых сообщений .......................................................................666 Использование данных Excel в PowerPoint............................................................................................................669 Вставка данных Excel в PowerPoint и связывание...........................................................................................671 Работа с диаграммами Excel в PowerPoint .....................................................................................................672

Часть VIII. Диаграммы

____________________ _^^_____

Глава 24. Основные приемы создания диаграмм ............................. 674 Создание диаграмм.............................................................................................................................................. . 675 Этап 1. Выбор типа диаграммы .................................................. .......................................................... 676 Этап 2. Задание исходных данных ................................................................................................................. 677 Этап 3. Настройка параметров диаграммы ................................................................................................... 679 Этап 4. Размещение диаграммы..................................................................................................................... 684 Создание комбинированных диаграмм ................................................................................................................ 685 Изменение размеров и расположения диаграммы .............................................................................................. 685 Отображение скрытых ячеек ................................................................................................................................. 686 Отображение пустых ячеек ...........................................* ...................................................................................... 686 Изменение типа диаграммы по умолчанию .......................................................................................................... 687 Печать диаграмм ..................................................................................................................................................... 687 Сохранение и защита диаграмм............................................................................................................................ 686 Работа с внедренными диаграммами .................................................. ............................................................ 688

16 ♦ Содержание

Глава 25. Улучшение внешнего вида диаграмм............................... 689 Меню Диаграмма и панель инструментов Диаграммы.......................................................... ....................... 690 Выбор элементов диаграммы ................................................................................................................................ 692 Копирование параметров форматирования диаграммы...................................................................................... 692 Добавление диаграммы в галерею типов.............................................................................................................. 692 Перемещение элементов диаграммы мышью ...................................................................................................... 693 Перемещение и изменение размера области рисования ................................................................................. 694 Работа с заголовками . . . . I ............................................................................................................................... 694 Создание заголовка на двух строках.............................................................................................................. 695 Форматирование заголовка ........................................................................................................................ 695 Форматирование отдельных символов заголовка ........................................................................................ 698 Добавление текстовых примечаний . . .* .......................................................................................................... 698 Работа с подписями данных ................................................................................................................................... 699 Позиционирование и выравнивание подписей............................................................................................. 700 Числовое форматирование подписей данных............................................................................................... 701 Вид и шрифт подписей данных...................................................................................................................... 701 Редактирование подписей данных ................................................................................................................. 702 Форматирование одной подписи данных ..................................................................................................... 702 Генерация подписей для точечных диаграмм................................................................................................702 Работа с осями ..........................................' ..............................................................................................................705 Выбор типа, цвета и толщины линии .............................................................................................................705 Расположение делений и подписей делений .................................................................................................706 Изменение числового формата подписей делений .......................................................................................707 Масштабирование осей ................................................................................................................................707 Добавление, удаление и форматирование линий сетки .......................................................................................716 Форматирование рядов и маркеров данных...........................................................................................................716 Использование вспомогательной оси значений ............................................................................................716 Создание комбинированных диаграмм ..........................................................................................................717 Изменение порядка рядов данных ..................................................................................................................718 Изменение ориентации рядов данных............................................................................................................718 Изменение внешнего вида маркеров данных ................................................................................................719 Настройка размещения маркеров данных в гистограммах и линейчатых диаграммах .... 720 Настройка расстояния между маркерами данных в объемных диаграммах ..............................................721 Линии рядов в гистограммах и линейчатых диаграммах с накоплением ...................................................723 Изменение формы маркеров данных в объемных гистограммах и линейчатых диаграммах . . 723 Сглаживание линий в графиках и точечных диаграммах ...........................................................................723 Изменение атрибутов линий и маркеров в графиках, точечных и лепестковых диаграммах . . . 725 Линии минимума-максимума и полосы открытия-закрытия......................................................................725 Отображение линий проекции на графиках и диаграммах с областями.....................................................726 Разъединение секторов круговых и кольцевых диаграмм ...........................................726 Параметры форматирования и распределения для вторичных диаграмм и кольцевых диаграмм.................................................................................................................................726 Изменение угла поворота первого сектора круговой или кольцевой диаграммы ................................727 Работа с таблицами данных ....................................................................................................................................728 Форматирование фоновых областей......................................................................................................................728 Заполнение области градиентной заливкой........................................................................................ ■ • • 729 -Заполнение области узором........................ ....................................................................................................730 Заполнение области текстурой или рисунком ..................................................730 Изменение вида трехмерной диаграммы ..............................................................................................................734 Настройка возвышения ....................................................................................................................................736 Настройка поворота .........................................................................................................................................736 Настройка высоты ............................................................................................................................................736 Настройка перспективы ..........................: ...................................................................................................736 Изометрия и автомасштабирование ...............................................................................................................737

Глава 26. Работа с данными диаграмм.............................................. 738 Добавление данных..................................................................................................................................................739 Копирование и вставка данных ......................................................................................................................739 Добавление рядов данных................................................................................................................................740 Создание расширяющихся диаграмм ................................................................................................................742 Удаление данных......................................................................................................................................................743 Редактирование и замена данных...........................................................................................................................743 Выборочное отображение и выделение точек......................................................................................................744 Изменение порядка отображения рядов ...............................................................................................................746

Содержание ♦ 17 Многоуровневые диаграммы................................................................................................................................. Добавление линий тренда ...................................................................................................................................... Добавление планок погрешностей ....................................................................................................................... Прогнозирование при помощи диаграмм: графический подбор параметра .....................................................

749 749 751 752

Глава 27. Более сложные методы работы с диаграммами.............. 755 Создание динамических диаграмм при помощи именованных диапазонов ...................................................... Автоматическое отображение новых данных ............................................................................................. Отображение только новых точек .................................................................................................................. Создание статических диаграмм при помощи массивов ................................................................................... Работа с пузырьковыми диаграммами.................................................................................................................. Работа с лепестковыми диаграммами................................................................................................................... Создание диаграмм Ганта ...................................................................................................................................... Специфическое форматирование ....................................................................................................................... Подписи делений без осей .............................................................................................................................. Подписи делений в области рисования ..................................................................................................... Форматирование выделенных линий сетки или подписей делений ....................................................... Ступенчатые подписи делений .............................................................. ................................................... Отображение собственной линии прогноза .................................................................................................

756 757 758 759 760 762 765 767 767 767 769 769 770

Часть IX. Базы данных и списки________________________________ Глава 28. Работа со списками.............................................................. 772 Создание и ведение списков ..................................................................................................................................773 Использование заголовков в формулах ......................................................................................................774 Вспомогательные средства Excel для создания списков .......................................................................... . 777 Работа со списками как с объектами ............................................................................................................ 779 Публикация списка................................................................................................................................... ■; . 781 Работа со списками SharePoint........................................................................................................................790 Отображение строки итогов ...........................................................................................................................790 Изменение размеров списка............................................................................................................................791 Проверка вводимых значений.................................................................................................................................792 Задание типа данных и допустимых значений ..............................................................................................793 Задание подсказки............................................................................................................................................794 Задание вида и текста сообщения об ошибке ...............................................................................................794 Формы при работе со списками............................................................................................................................ 795 Добавление строк .......................................................................................... .........................................795

Поиск записей............................................................................................................................. 796

Сортировка списков и диапазонов .................................................................................................................... . 797 Сортировка по одному столбцу......................................................................................................................797 Сортировка по нескольким столбцам............................................................................................................798 Сортировка части списка ................................................................................................................................799 Сортировка столбцов ....................................................................................................................................... 799 Сортировка ячеек с формулами ..................................................................................... . .............................801 Последовательность сортировки данных в Excel...........................................................................................802 Пользовательские списки и сортировка месяцев и дней недели .................................................................803 Сортировка с учетом регистра букв ..............................................................................................................803 Фильтрация списка .................................................................................................................................................804 Автофильтр ...................................................................................................................., ..................................804 Расширенный фильтр . . . .' .............................................................................................................................808 Промежуточные итоги в анализе списков ........................................................................................................817 Подведение итогов по нескольким столбцам ................................................................................................820 Применение к столбцу нескольких итоговых формул.................................................................................. 820 Автоматические разрывы страниц..................................................................................................................820 Удаление или замена промежуточных итогов ...........................................................................................821 Группировка по датам .....................................................................................................................................821 Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ ...........................................................................................................822 Функции в анализе списков ...............................................................................................................................823 Статистические функции баз данных ............................................................................................................823 Функции СЧЕТЕСЛИ и СУММЕСЛИ . ........................................................... .....................................824 Функция СЧИТАТЬПУСТОТЫ ........................................................................................................................826

Функции ВПР и ГПР .............................................................................................................. , 826

Функции ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС .................................................................................................................828

18 ♦ Содержание

Глава 29. Работа с внешними данными .............................................832 Импорт внешних данных с помощью команды Открыть ............................................................................... 833 Открытие текстовых файлов............................................................................................................................ 833 Открытие таблиц Microsoft Access ................................................... _........................................................... 838 Открытие файлов dBase...................................................................... " ........................................................... 838 Работа с файлами в формате XML ......................................................................................................................... 839 Открытие и импорт списка XML ................................................................................................................ 839 Экспорт списка XML .......................................................... ...................................................................... 844 Импорт данных посредством запросов................................................................................................................. 844 Повторное использование запроса................................................................................................................. 845 Создание запроса к базе данных..................................................................................................................... 846 Создание DSN-файла ......................................•................................................................................................ 847 Создание простого запроса ............................................................................................................................ 848 Режимы обновления и другие свойства запроса........................................................................................... 851 Редактирование запроса .................................................................................................................................. 854 Сохранение запроса ......................................................................................................................................... 857 Непосредственная работа с Microsoft Query ........................................................................................................... 858 Запуск Microsoft Query.................................................................................................................................... 858 Добавление и удаление таблиц .................................................................................................................... 860 Объединение таблиц ........................................................................................................................................ 860 Добавление, удаление и перемещение полей................................................................................................ 861 Переименование полей ...........................................................................................................- ....................... 861 Сортировка таблицы результатов ................................................................................................................... 861 Фильтрация таблицы результатов................................................................................................................... 863 Вычисление итогов .......................................................................................................................................... 868 Создание запроса с параметрами ................................................................................................................... 870 Сохранение запроса ......................................................................................................................................... 871 Передача таблицы результатов в Microsoft Excel ......................... ........................................................... 871 Извлечение информации из Интернета с помощью веб-запросов ..................................................................... 872 Использование готового веб-запроса............................................................................................................ 872 Создание веб-запроса ........................................................................................................................................ 874

Глава 30. Анализ данных при помощи сводных таблиц.................. 879 Знакомьтесь: сводная таблица................................................................................................................................ Создание сводной таблицы..................................................................................................................................... Запуск Мастера сводных таблиц и диаграмм ......................................................................................... Шаг 1: задание типа источника данных ........................................................................................................ Шаг 2: указание местонахождения исходных данных .................................................................................. Шаг 3: указание места для размещения таблицы ........................................................................................... Задание начальной структуры таблицы ......................................................................................................... Реорганизация сводной таблицы............................................................................................................................ Использование оси страниц............................................................................................................................ Отображение итогов для поля страницы........................................................................................................ Перемещение элементов поля страницы на отдельные листы книги .......................................................... Скрытие элементов на осях строк и столбцов .............................................................................................. Создание сводной диаграммы ............................................................................................................................... Обновление сводной таблицы ................................................................................................................................ Обновление таблицы при открытии файла .................................................................................................... Выделение элементов сводной таблицы ............................................................................................................... Форматирование сводной таблицы ....................................................................................................................... Автоформатирование сводной таблицы......................................................................................................... Применение числовых форматов.................................................................................................................... Отображение пустых ячеек ............................................................................................................................. Отображение значений ошибки ................................................................................................................. Центрирование надписей ................................................................................................................................ Использование нескольких полей данных ..................................................................................................... Переименование полей и элементов...................................................................................................................... Сортировка элементов ............................................................................................................................................ Автосортировка................................................................................................................................................ Ручная сортировка элементов ......................................................................................................................... Отображение наибольших и наименьших элементов поля ................................................................................. Отображение и скрытие элементов внутреннего поля....................................................~:................................. Вывод развернутой информации для значения поля данных..............................................................................

880 882 883 883 884 884 885 886 887 888 888 888 889 890 891 891 891 892 892 892 893 893 893 895 896 896 897 897 898 899

Содержание ♦ 19 Группировка данных............................................................................................................................................... 900 Создание групп элементов .............................................................................................................................. 900 Группировка числовых элементов.................................................................................................................. 901 Группировка элементов по временным диапазонам .................................................................................... 902 Удаление групп................................................................................................................................................. 904 Общие и промежуточные итоги ............................................................................................................................ 904 Общие итоги..................................................................................................................................................... 905 Промежуточные итоги ................................................................................................................................. 905 Промежуточные итоги для самых внутренних полей................................................................................... 906 Вычисления в сводных таблицах ........................................................................................................................... 906 Использование других итоговых функций ............................................................................................... 906 Несколько итоговых функций для одного гюля ........................................................................................... 907 Дополнительные вычисления.......................................................................................................................... 907 Вычисляемые поля и элементы ...................................................................................................................... 909 Ссылки на данные сводной таблицы ......................................................................................................................913 Построение сводной таблицы на внешних данных ............................................................................................. 914 Обновление сводной таблицы из внешнего источника данных.................................................................. 915 Работа с данными OLAP .................................................................................................................................. 916 Использование сводной таблицы для консолидации диапазонов...................................................................... 916 Построение сводной таблицы на основе другой сводной таблицы ................................................................... 921 Печать сводных таблиц ........................................................................................................................................... 922 Заголовки строк и столбцов в качестве заголовков печати .................................................................... 922 Повтор заголовков элементов на каждой странице ......................................................................................922 Печать каждого элемента внешнего поля на новой странице..................................................................... 922 Веб-компонент Сводная таблица .......................................................................................................................... 923

Часть X. Автоматизация Excel Глава 31. Создание макросов.................................................................................................... 926 Запись макроса........................................................................................................................................................ Запуск макроса из диалогового окна Макрос .......................................................................................... За сценой: среда VBA.............................................................................................................................................. Получение справки по ключевым словам VBA ............................................................................................. Объекты, свойства и методы ........................................................................................................................... Просмотр объектов........................................................................................................................................... Семейства объектов ......................................................................................................................................... Изменение свойств объекта без его выделения ............................................................................................ Имена аргументов метода ............................................................................................................................... Редактирование макросов ...................................................................................................................................... Абсолютные и относительные ссылки в макросах.............................................................................................. Макросы и процедуры............................................................................................................................................ Личная книга макросов .......................................................................................................................................... Резюме......................................................................................................................................................................

927 929 929 930 931 932 933 935 935 936 938 940 942 942

Глава 32. Пользовательские функции .................................................................................... 944 Применение пользовательских функций .............................................................................................................. Как работает пользовательская функция ..................................., .................................................................. Правила создания пользовательских функций ..................................................................................................... Ключевые слова VBA в пользовательских функциях........................................................................................... Документирование макросов и пользовательских функций ........................................................................... Пользовательские функции с необязательными аргументами........................................................................... Доступ к пользовательским функциям .....................................................................................'...........................

946 947 948 948 949 950 952

Глава 33. Отладка макросов и пользовательских функций ...............................................953 Отладка программ при их разработке.................................................................................................................. Обнаружение синтаксических ошибок ......................................................................................................... Ошибки в именах переменных....................................................................................................................... Пошаговое исполнение кода .......................................................................................................................... Установка контрольных точек ........................................................................................................................ Программное задание условных контрольных точек .................................................................................. Наблюдение за значениями переменных и свойств ..................................................................................... Работа с окном отладки ............................................................................................................................... Обработка ошибок на этапе выполнения .............................................................................................................

954 954 956 957 957 958 959 961 961

20 ♦ Содержание Приложения

Приложение А. Установка Microsoft Excel ........................................ 966 Требования к системным ресурсам ....................................................................................................................... 967 Дополнительные требования и рекомендации.............................................................................................. 968 Установка Office .................................................................................................................................................. 968 Удаление Office........................................................................................................................................................ 969 Установка дополнительных компонентов............................................................................................................. 969 Установка национальных компонентов Office ............................................................................................. 970 Использование экранной клавиатуры ........................................................................................................ 971 Устранение неполадок Microsoft Office................................................................................................................971

Приложение Б. Сочетания клавиш..................................................... 972 Диаграммы и их элементы ..................................................................................................................................... Формы ....................................................................................................................................................................... Редактирование полей диалоговых окон................................................................................................................ Диалоговые окна ...................................................................................................................................................... Редактирование данных ........................................................................................................................................... Ввод формул и вычисления ..................................................................................................................................... Ввод данных ............................................................................................................................................................. Вставка специальных символов .......................................................................................................................... Расширение выделенных фрагментов .................................................................................................................... Фильтрация списков ............................................................................................................................................... Вкладка Граница диалогового окна Формат ячеек ............................................................................................ Форматирование данных......................................................................................................................................... Справка...................................................................................................................................................................... Окно Справка Microsoft Excel ................................................................................................................................ Вставка, копирование и удаление ячеек................................................................., ............................................. Языки......................................................................................................................................................................... Макросы.................................................................................................................................................................... Меню и панели инструментов................................................................................................................................ Перемещение и прокрутка в режиме End .......................................................................................................... Перемещение и прокрутка в режиме Scroll Lock ................................................................................................ Перемещение и прокрутка в рабочих листах........................................................................................................ Перемещение внутри выделенного диапазона ..................................................................................................... Диалоговые окна Открытие документа, Сохранение документа и Добавление рисунка................................. Диалоговое окно Мастера сводных таблиц и диаграмм ..................................................................................... Отображение и скрытие элементов сводных таблиц ........................................................................................... Изменение макета сводной таблицы ...................................................................................................................... Печать........................................................................................................................................................................ Предварительный просмотр данных для печати ................................................................................................... Выделение ячеек, столбцов, строк и объектов ..................................................................................................... Выделение ячеек со специальными характеристиками........................................................................................ Отправка сообщений электронной почты............................................................................................................. Отображение, скрытие и группировка данных..................................................................................................... Смарт^теги............................................................................................................................................................... Панели задач............................................................................................................................................................. Интерфейс Office и Windows .................................................................................................................................. Рабочие листы..........................................................................................................................................................

974 974 974 975 975 976 976 977 977 978 978 979 979 980 980 980 981 981 982 982 982 983 983 984 984 984 985 985 985 985 986 986 987 987 988 988

Приложение,В. Встроенные функции Excel ....................................... 989 Алфавитный указатель ........................................................................ 1065

Введение В данной книге встречаются условные обозначения, призванные обратить внимание читателя на ряд ключевых моментов и базовых понятий. Так, курсивным шрифтом выделены раскрываемые в данном абзаце специальные термины и определения, которые далее используются без дополнительных пояснений; полужирным шрифтом обозначены важные моменты в тексте книги; специальный шрифт используется для выделения элементов интерфейса, названий мастеров, окон, команд, меню и функций. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Эта врезка содержит обычно полезные рекомендации, соблюдение которых может способствовать большей эффективности практического применения полученных вами в тексте книги теоретических знаний. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Врезка «примечание» включает пояснения к излагаемому в данном абзаце тексту, которые автор посчитал необходимым вынести в отдельный блок или подвергнуть дополнительному анализу. ВНИМАНИЕ--------------------------------------------------------------------------------------------Врезка «внимание» указывает на то, что приведенный в ней текст имеет особое значение, на которое следует обратить пристальное внимание во избежание возникновения ошибок или недочетов в работе. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Эта врезка указывает на разделы и главы книги, которые имеют отношение к понятиям, обсуждаемым на текущей странице, или в которых рассказывается о них.

22 ♦ Введение

Терминология Используемая в настоящей книге терминология в целом является стандартной для технической документации, описывающей программное обеспечение. Диалоговое окно — это окно, в котором пользователь может изменить какие-либо настройки либо ввести те или иные значения. Мастером называется служебный компонент, предназначенный для пошаговой настройки программы с помощью набора диалоговых окон. Вкладка — это один из разделов диалогового окна, который открывается щелчком мыши на его заголовке. Флажок — элемент настройки системы, устанавливаемый рядом с каким-либо пунктом щелчком мыши и отображающийся на экране в виде символа «галочка». С помощью флажков можно отметить несколько пунктов в одном меню или логической группе функций, тогда как переключатель позволяет выбрать только один из предложенных вариантов. Кнопкой называется управляющий графический объект различных окон и мастеров, в то время как клавиша — это один из компонентов клавиатуры компьютера. Встречающиеся в тексте последовательности команд предполагают, что пользователь по очереди переходит от одного такого пункта к другому, причем в качестве пунктов в зависимости от контекста могут выступать компоненты разного рода меню. Очередность действий пользователя обозначается символом ► . Предложение щелкните мышью на ... означает, что следует сделать однократный щелчок левой кнопкой мыши на указанном далее объекте. Если на каком-то объекте следует щелкнуть правой кнопкой мыши, об этом сказано особо. И наконец, следует помнить, что все настройки вступают в силу после щелчка мышью на кнопках ОК, Да (Yes) или Применить (Apply). Если в тексте не сказано о необходимости использования этих кнопок для сохранения настроек, это предполагается по умолчанию.

От издательства Ваши замечания, предложения, вопросы отправляйте по адресу электронной почты [email protected] (издательство «Питер», компьютерная редакция). Мы будем рады узнать ваше мнение! Все файлы примеров, использующихся в этой книге, можно найти на web-сайте издательства по адресу http://www.piter.com/download. Подробную информацию о наших книгах вы найдете на веб-сайте издательства http://www.piter.com.

ЧАСТЬ I

Начало работы Глава 1. Что нового в Microsoft Office Excel 2003 Глава 2. Запуск Excel Глава 3. Настройка рабочей области Excel

Глава 1. Что нового в Microsoft Office Excel 2003 'с*

• Новые возможности и усовершенствования в версии 2003 • Если вы пропустили последнее обновление...

Не всегда очередная реализация программного обеспечения вызывает у вас страстное желание обновить предыдущую версию. Вам, естественно, хотелось бы знать, насколько она ушла вперед с точки зрения удобства работы и функциональности. И тут сомнений нет — Microsoft Excel стала «зрелой» программой. Данная версия не является просто косметическим обновлением предыдущей, хотя многие из новых возможностей скрыты «под капотом» и не выглядят очевидными для рядового пользователя. Самое основное из явно видимых улучшений — это новый внешний облик офисного пакета, который Microsoft описывает как «более открытый и энергичный». Кроме того, претерпели изменения старые и появились дополнительные панели задач, в том числе такие, как Справка, Общая рабочая область и Справочные материалы. Поддержка планшетного ПК теперь позволяет быстро вводить рукописные данные непосредственно в документы Microsoft Office. В Microsoft Office Excel 2003 улучшены и расширены существующие возможности, появилось несколько новых средств, которые обеспечивают более удобную и безопасную совместную работу с документами, эффективное взаимодействие пользователей, получение наиболее полной справочной информации, в том числе и через Интернет. Изменения также затронули вопросы программирования приложений. В этой главе представлен обзор новых возможностей Microsoft Office Excel 2003 и Microsoft Office 2003.

Новые возможности и усовершенствования в версии 2003 Сначала мы рассмотрим новые возможности Microsoft Office 2003 в целом и конкретно Microsoft Excel последней версии, а затем проведем обзор средств, которые окажутся для вас незнакомыми, если вы пропустили последнее обновление этих продуктов.

Интерактивная помощь Справочная система Microsoft Office все время меняется, и текущая версия не является исключением. Сейчас приоритет отдан веб-технологиям, и новые команды, такие как Свяжитесь с нами (Contact Us) и Проверить наличие обновлений (Check For Updates), предоставляют прямой доступ к веб-узлу Microsoft. Интерактивная справка теперь автоматически ищет дополнительные справочные разделы, имеющиеся на веб-узле Office Online, что делает ее более полной и точной, чем когда-либо прежде. Интеграция автономной и сетевой справок происходит совершенно незаметно: все, что вам надлежит сделать, — это подключиться к Интернету, и ответ на ваш запрос частично будет включать в себя информацию из сети, как показано на рис. 1.1. СМОТРИ ТАКЖЕ----------------- — -----------------------------------------------------------------Дополнительная информация об интерактивной справке приведена в разделе «Помощь в интерактивном режиме» главы 2.

26 ♦ Глава 1. Что нового в Microsoft Office Excel 2003

Рис. 1.1. Если вы подключены к Интернету, результаты поиска содержат данные, найденные как в автономной справке, так и на веб-узлах

Настройка параметров сетевых служб Excel Команда Параметры отзывов пользователей (Customers Feedback Options) меню Справка (Help) предоставляет доступ к параметрам новых сетевых служб Excel. При желании вы можете принять участие в интерактивной программе улучшения качества программного обеспечения, призванной сделать следующие версии Microsoft Office более дружественными к пользователям. Вы также можете настроить-доступ к общим документам на узле SharePoint и параметры подключения к веб-узлу Microsoft Office и отображения его содержимого. СМОТРИ ТАКЖЕ--------------------------------------------------------------------------------------Более подробно команда Параметры отзывов пользователей рассматривается в разделе «Параметры обратной связи» главы 2.

Обновление программного обеспечения Теперь, чтобы обновить свое программное обеспечение Microsoft Office, вам достаточно щелкнуть на команде Проверить наличие обновлений (Check For Updates) в меню Справка. После этого в окне вашего браузера будет отображена страница Office Update, где вы найдете все доступные обновления, которые сразу можно загрузить.

Новые возможности и усовершенствования в версии 2003 ♦ 27 СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Дополнительную информацию об обновлении программного обеспечения см. в разделе «Обновление программы» главы 2.

Сравнение листов Команда Сравнить рядом с... (Compare Side By Side) из меню Окно (Window) позволяет легко выявить различия между двумя листами, как показано на рис. 1.2. При этом вы можете прокручивать оба листа синхронно. СМОТРИ ТАКЖЕ ---------------------------------------------------------- --------------------------Сравнение рабочих листов рассматривается в разделе «Работа с несколькими книгами» главы 6.

Рис. 1.2. Используя команду Сравнить рядом с, вы можете прокручивать два листа одновременно

Улучшенные статистические функции У целого ряда встроенных функций Excel, применяемых при статистическом анализе данных, улучшены некоторые характеристики. За счет нового подхода к точности вычислений и округлению результатов при этом можно получить несколько иные результаты, в отличие от предыдущих версий Excel. Усовершенствования были внесены в следующие функции:

28 ♦ Глава 1. Что нового в Microsoft Office Excel 2003 БИНОМРАСП (BIN0MDIST), ХИ20БР (CHIINV), ДОВЕРИТ (CONFIDENCE), КРИТБИНОМ (CRITBIN0M), ДСТАНДОТКЛ (DSTDEV), ДСТАНДОТКЛП (DSTDEVP), БДДИСП (DVAR), БДДИСПП (DVARP), FPACnOBP (FINV), ПРЕДСКАЗ (FORECAST), ГАММАОБР (GAMMAINV), РОСТ (GROWTH), ГИПЕРГЕОМЕТ (HYPGE0MDIST), ОТРЕЗОК (INTERCEPT), ЛИНЕЙН (LINEST), ЛГРФПРИБЛ (L0GEST), Л0ГН0РМ0БР (L0GINV), ЛОГНОРМРАСП (L0GN0RMDIST), ОТРБИНОМРАСП (NEGBINOMDIST), НОРМРАСП (N0RMDIST), НОРМОБР (N0RMINV), НОРМСТРАСП (NORMSDIST), Н0РМСТ0БР (NORMSINV), ПИРСОН (PEARSON), ПУАССОН (P0ISSON), СЛЧИС (RAND), КВПИРСОН (RSQ), НАКЛОН (SLOPE), СТАНДОТКЛОН (STDEV), СТАНДОТКЛОНА (STDEVA), СТАНДОТКЛОНП (STDEVP), СТАНДОТКЛОНПА (STDEVPA), CTOUJYX (STEYX), СТЬЮДРАСПОБР (TINV), ТЕНДЕНЦИЯ (TREND), ДИСП (VAR), ДИСПА (VARA), ДИСПР (VARP), ДИСПРА (VARPA), ZTECT (ZTEST).

СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Дополнительную информацию о статистическом анализе см. в главе 17, «Статистический анализ».

Новые панели задач Новая панель задач Справочные материалы (Research) предлагает разнообразную справочную информацию и дополнительные ресурсы, если вы подключены к Интернету. Она позволяет проводить поиск интересующих вас тем в энциклопедиях, веб-ресурсах и материалах, предоставляемых другими организациями. Excel 2003, опираясь на возможности служб SharePoint Team версии 2, обеспечивает надежную поддержку совместной разработки проектов1. Новая панель задач Общая рабочая область (Shared Workspace) показывает, кто из ваших партнеров в текущий момент работает в сети с общими документами, и облегчает взаимодействие с другими членами рабочей группы (рис. 1.3). Достаточно одного щелчка, чтобы отправить сообщение электронной почты одному человеку или всем работающим над проектом, а также начать сетевое обсуждение. Отсюда вы можете назначить задачу другому сотруднику и отследить ее выполнение. СМОТРИ ТАКЖЕ --------------------------------------------------------------------------------------Дополнительную информацию о новых панелях задач вы найдете в разделе «Оптимальный способ обращения к справке» главы 2 и разделе «Общая рабочая область» главы 19.

1

Уточнение: на момент выпуска окончательной версии Office 2003 цифра 2 относится к продукту Microsoft SharePoint Portal Server, для работы которого требуется операционная система Windows Server 2003. Его совместное использование с Microsoft Windows SharePoint Services (решение, которое ранее называлось SharePoint Team Setrvices) дает возможность создавать собственные узлы и управлять ими в рамках всей организации. Windows SharePoint Services обеспечивает технологию построения и поддержания узлов, a SharePoint Portal Server объединяет узлы группы в каталоги порталов и делает их доступными для обнаружения и поиска необходимых данных. Кроме того, страницы веб-компонентов SharePoint Portal Server могут содержать общие данные, находящиеся на узле Windows SharePoint. — Примеч. ред.

Новые возможности и усовершенствования в версии 2003 ♦ 29

Рис. 1.3. Панель задач Общая рабочая область позволяет организовать рабочее пространство для совместной работы с документами на узле SharePoint, с правами доступа на уровне пользователя

Рабочие области для документов Пользователи, имеющие доступ к SharePoint, вправе создавать собственнее узлы для так называемых рабочих областей для документов. Все документы Microsoft Office, относящиеся к определенному проекту, могут быть собраны вместе в отдельной рабочей области для документов, доступ к которой получат только сотрудники, принимающие участие в этом проекте. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------ : -----------------------------Дополнительная информация о рабочих областях для документов приведена в разделе «Создание рабочей области для документов» главы 19.

Управление правами на доступ к данным Новое средство IRM (Information Rights Management — управление правами доступа к данным) дает вам возможность управлять доступом других пользователей к вашим книгам Excel. Вы монете предоставить пользователям (или их группам) разрешения на чтение или редактирование, используя систему авторизации сервера или паспортную систему авторизации .NET, и установить срок действия разрешений, по истечении которого документы станут недоступны для других пользователей. Защита IRM всегда сопровождает файл, где бы он ни находился.

30 ♦ Глава 1. Что нового в Microsoft Office Excel 2003

СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Дополнительная информация приведена в разделе «Управление правами на доступ к документам» главы 19.

Новые возможности списков Новые средства работы со списками помогают сохранять целостность списков и публиковать списки на узле SharePoint. Панель инструментов Список (List) дает вам возможность одним щелчком кнопки мыши обновить данные списка, включить или выключить отображение строки итогов и т. д. СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Дополнительная информация о работе со списками приведена в разделе «Работа со списками как с объектами» главы 28.

Поддержка пользовательских структур ХМL Теперь Excel умеет импортировать и экспортировать данные файлов XML согласно любой схеме. С помощью новой панели задач Источник XML вы можете отобразить элементы XML на столбцы списка в рабочем листе.

СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Дополнительную информацию об импорте и экспорте данных XML см. в разделе «Работа с файлами в формате XML» главы 29.

Если вы пропустили последнее обновление... На тот случай, если вы своевременно не озаботились «апгрейдом» программного обеспечения и прошли мимо последних обновлений Microsoft Office, ниже приведены краткие описания тех возможностей, которые могут оказаться для вас новыми, но на самом деле они были реализованы еще в Excel 2002. ► Область задач. Объединяет ряд ранее существовавших средств. Ее панели более гибкие и менее назойливые по сравнению с диалоговыми окнами. Обсуждение панелей задач встречается во многих местах книги, включая разделы «Восстановление после сбоя» и «Создание и открытие рабочих книг» главы 2, «Сохранение форматирования в шаблонах» главы 9, разделы «Другие автофигуры» и «Работа с коллекцией мультимедийных элементов» главы 10. ► Восстановление после сбоя. Если во время работы Excel возникает критическая ситуация, программа пытается сохранить все открытые файлы, которые становятся доступными при следующем запуске Excel. Смотри раздел «Восстановление после сбоя» главы 2.

Если вы пропустили последнее обновление... ♦ 31

► Автовосстановление. Excel сохраняет информацию, необходимую для восстановления файлов, с заданной периодичностью, что позволяет Microsoft Office более эффективно восстанавливать файлы после сбоя. Смотри раздел «Настройка автовосстановления» главы 2. ► Открытие и восстановление. Команда Открыть и восстановить (Open And Repair) может восстановить поврежденный файл или извлечь из него данные, что вносит дополнительную гибкость в функцию восстановления. Смотри раздел «Восстановление поврежденных файлов» главы 2. ► Открытие и сохранение файлов.-Диалоговые окна Открытие документа (Open) и Сохранение документа (Save As) несколько изменили свой внешний вид. Теперь при желании вы можете изменять их размеры, перетаскивая маркер в правом нижнем углу диалогового окна. Смотри разделы «Сохранение файлов» и «Открытие файлов» главы 2. ► Поиск файлов. Средства поиска файлов имеют новый интерфейс и новые параметры поиска по заданному тексту. Смотри раздел «Поиск файлов» главы 2. ► Смарт-теги. Эти раскрывающие меню предоставляют быстрый доступ к командам и операциям, которые могут потребоваться вам при выполнении текущей задачи. Например, смотри разделы: «Как сохранить числа в виде текста» главы 5, «Отслеживание ошибок» главы 9, «Копирование значений формул» главы 12 и «Автозаполнение дат» главы 15. ► Цветные ярлычки листов. Ярлычки листов могут быть цветными, что позволяет более гибко организовывать структуру книг. Смотри раздел «Изменение цвета ярлыка» главы 5. ► Вставка символов. Теперь в Excel предусмотрен доступ ко всем наборам шрифтов, установленных на вашем компьютере, так что вы можете вводить любые символы, которые не представлены на клавиатуре. Смотри раздел «Ввод специальных символов» главы 5. ► Защита диапазонов ячеек с помощью пароля. Такая защита обеспечивает доступ к определенным областям защищенного листа и позволяет устанавливать индивидуальные разрешения. Смотри раздел «Доступ по паролю к диапазонам ячеек» главы 5. ► Копирование нескольких объектов. Улучшенный буфер обмена дает возможность теперь хранить в два раза больше (до 24) скопированных объектов, а работа с ними выполняется при помощи панели задач Буфер обмена (Clipboard). Смотри раздел «Копирование нескольких объектов в буфер обмена» главы 7. ► Поиск и замена.- Операции поиска и замены теперь можно выполнять также для данных с учетом дрорматирования и во всей книге, а не только в текущем листе. Смотри раздел «Поиск и замена данных» главы 7. ► Форматирование ячеек. В диалоговом окне Формат ячеек (Format Cells) на вкладке Число (Number) список дополнительных числовых форматов расширился до 120 форматов телефонных номеров и почтовых индексов различных стран. Вкладка Выравнивание (Alignment) этого диалогового окна содержит новые параметры По ширине (Distributed) и По правому краю с отступом (Right Indent), а также позволяет, при определенных условиях, отображать текст справа налево. Смотри разделы «Нестандартные форматы» и «Выравнивание содержимого ячеек» главы 8.

32 ♦ Глава 1. Что нового в Microsoft Office Excel 2003

► Рисование границ. С помощью инструмента Карандаш (Pencil) вы можете обвести границами любое место листа. Смотри раздел «Выделение границ» главы 8. ► Объединение ячеек. Кнопка Объединить и поместить в центре (Merge And Center) теперь умеет не только объединять ячейки, но и работает в обратную сторону. Смотри раздел «Установка границ с помощью панели инструментов» главы 8. ► Команда Вычислить формулу. Команда Вычислить формулу (Evaluate Formula) облегчает отладку сложной формулы, позволяя выполнить вычисление по шагам и понять, каким образом получается итоговый результат. Смотри раздел «Проверка и документирование листов» главы 9. ► Окно контрольного значения. Окно контрольного значения предназначено для отслеживания содержимого в интересующих вас ячейках на всех открытых листах в то время, когда вы вносите изменения совсем в других местах книги, и предоставляет текущую информацию о каждой формуле, включая ее расположение и значение, и многое другое. Смотри раздел «Трассировка формул» главы 9. ► Преобразование текста в речь. Теперь Excel может проговаривать содержимое ячеек, облегчая просмотр и проверку данных рабочего листа. ► Смарт-тег обнаруженных ошибок. Excel обнаруживает аномалии после редактирования формулы и отображает смарт-тег, меню которого содержит список возможных действий для исправления ошибки. Смотри раздел «Отслеживание ошибок» главы 9. ► Проверка ошибок. С помощью команды Проверка наличия ошибок (Error Checking) вы быстро найдете ошибочные значения в текущем рабочем листе. Смотри раздел «Проверка наличия ошибок» главы 9. ► Форматирование рисунков. Новый параметр Подложка (Washout) позволяет создавать на рисунке эффект водяных знаков, а параметр Сжать (Compress) дает возможность уменьшить дисковое пространство, используемое для хранения рисунков. Смотри раздел «Форматирование рисунков» главы 10. ► Коллекция клипов. Кнопка Добавить картинку (Insert Clip Art) теперь открывает панель задач Коллекция клипов (Clip Art). Смотри раздел «Работа с коллекцией мультимедийных элементов» главы 10. ► Добавление диаграмм. Вы можете добавлять в свои документы полноценные организационные диаграммы, диаграммы Вина и других типов и затем редактировать их. Смотри разделы «Вставка организационных диаграм» и «Добавление диаграмм» главы 10. ► Поворот автофигур. Все двухмерные графические объекты теперь отображаются со специальными маркерами, предназначенными для поворота этих объектов. Смотри раздел «Автофигуры» главы 10.

Если вы пропустили последнее обновление... ♦ 33

► Кнопка Найти принтер. Для поиска доступного в вашей сети принтера можно использовать кнопку Найти принтер (Find Printer) в диалоговом окне Печать (Print). Смотри главу 11, «Печать листов». ► Пропуск пустых страниц. Excel не просто бездумно отправляет текущий лист на печать, но и предварительно просматривает его содержимое. Смотри главу 11, «Печать листов». ► Графические колонтитулы. Теперь вы можете добавлять в колонтитулы графические элементы. Смотри главу 11, «Печать листов». ► Автосуммирование. Такие функции, как СРЗНАЧ, СЧЕТ, МАКС и МИН, используются аналогично функции СУММА. Смотри раздел «Автосумма» главы 12. ► Мастер функций. Поиск нужной функций значительно упрощается благодаря возможности производить поиск по краткому описанию действия, которое вы хотите выполнить. Смотри раздел «Вставка функций» главы 12. ► Экранные подсказки по функциям. «Повзрослевший» Excel при вводе и редактировании функции отображает на экране окно, содержащее описание синтаксиса функции. Смотри раздел «Справочная информация о функциях» главы 13. ► Рецензирование книг. Новая команда Отправить (Send To) меню Файл предоставляет удобный способ рассылки книги Excel другим членам вашей рабочей группы для редактирования и рецензирования этой книги. Смотри раздел «Отправка рабочей книги на рецензию» главы 19. ► Службы Microsoft SharePoint. Эта интернет-технология обеспечивает эффективную работу группы над общими проектами. Смотри раздел «Работа с узлом SharePoint» главы 19. ► Веб-архивы. В прежних версиях Excel сохранение книги в формате HTML разделяло ее на отдельные файлы. Текущая версия предлагает дополнительный формат Веб-архив (Web Archive), при использовании которого книга Excel сохраняется в едином файле. Смотри раздел «Веб-страница или веб-страница в одном файле?» главы 20. ► Автоматическое переиздание. Новый параметр Автопереиздание (AutoRepublish) облегчает обновление веб-страницы текущими данными в книге Excel. Включите его, и Excel будет обновлять HTML-копию книги каждый раз, когда вы сохраняете исходный файл. Смотри раздел «Сохранять или публиковать?» главы 20. ► Доступ к FTP-узлам. Если при работе в Excel вы регулярно сохраняете файлы или получаете их с определенного FTP-узла, вы можете добавить этот узел на панель адресов, которая отображается в левой части диалоговых окон Открытие документа (Open) и Сохранение документа (Save As). Смотри раздел «Добавление узла FTP на панель адресов» главы 20. ► Поддержка XML. Вы можете открывать и сохранять документы Excel в формате XML, а также создавать запросы к источникам XML-данных. Смотри раздел «Работа с файлами в формате XML» главы 29.

34 ♦ Глава 1. Что нового в Microsoft Office Excel 2003

► Редактирование гиперссылок. Обычно гиперссылки довольно сложно редактировать. Но теперь все обстоит иначе. Смотри раздел «Создание гиперссылки в ячейке» главы 22. ► Веб-запросы. Для формулировки запроса на получение данных с веб-узлов не обязательно учить HTML и вникать в конструкцию этих веб-узлов. Смотри раздел «Извлечение информации из Интернета с помощью веб-запросов» главы 29. ► Панель инструментов Сводные таблицы. Эта панель сейчас выглядит иначе и не содержит кнопок с именами полей текущей сводной таблицы. Имена полей появляются в отдельном окне Список полей сводной таблицы (PivotTable Field List), отображаемом как автоматически, так и по вашему желанию. Смотри главу 30, «Анализ данных при помощи сводных таблиц». ► Ссылки на данные сводной таблицы. Если вы создаете формулу вне сводной таблицы, которая содержит ссылку на ячейку этой таблицы, Excel генерирует для вас функцию ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ (GETPIV0TDATA). Смотри главу 30, «Анализ данных при помощи сводных таблиц». ► Свойства сводной таблицы. При создании сводной таблицы, источником данных которой является куб OLAP, можно комментировать обобщенные данные, привлекая для этого свойства элементов. Смотри главу 30, «Анализ данных при помощи сводных таблиц». ► Распознавание речи. Работая с Excel и другими программами Office, пользователи могут диктовать текст, а также перемещаться по таблицам и отдавать различные команды, используя микрофон1. ► Распознавание рукописного ввода. Пользователи, имеющие графический планшет или световое перо, в состоянии вводить рукописный текст прямо в лист Excel и документы других приложений Office2.

1

Данное средство ввода информации задействовано в версиях Microsoft Office на китайском (упрощенное письмо), английском (США) и японском языках. — Примеч. ред. 2 Эта возможность доступна в версиях Microsoft Office на китайском (упрощенное и традиционное письмо), английском, японском и корейском языках. — Примеч. ред.

Глава 2. Запуск Excel • Что произойдет после установки Excel • Восстановление после сбоя • Знакомство с рабочей областью Excel • Основы работы с файлами • Импорт и экспорт файлов • Помощь в интерактивном режиме

Чтобы научиться без затруднений управлять программой, необходимо знать, как работают элементы ее интерфейса. В данной главе речь пойдет об основных инструментах и приемах работы в Excel.

Что произойдет после установки Excel Конечно, это азы, но мы имеем моральные обязательства и просто не можем не упомянуть вкратце о том, как начать работу с программой, то есть запустить ее. Существует два различных по своему принципу способа запуска Excel: ► в Windows выберите в меню Пуск (Start) команду Программы (Programs), а затем — Microsoft Excel; ► открыв Проводник (Windows Explorer), дважды щелкните на любом Excel-файле.

Регистрация Excel и подписка на обновления При первом запуске Excel на экране монитора появится предложение зарегистрировать программу. Проще всего сделать это, позволив Excel зарегистрироваться в интерактивном режиме, то есть через Интернет. Пожалуй, это самый быстрый и надежный способ, по сравнению, скажем, с отправкой письма или открытки с помощью обычной почты. И мы рекомендуем поступать именно так. Не исключено, что вы немного опасаетесь любого вида регистрации собственности, но, когда речь идет только о программном обеспечении, бояться нечего — поверьте нам. Поставив на учет свою копию, вы автоматически получите доступ к обновленным версиям приложения с исправлениями и новыми инструментами — примерно в течение года обязательно выходит пакет обновлений (Service Pack (SP) или Service Release (SR)), — а также к «специальным предложениям» и технической поддержке Microsoft. Бывает, что идея регистрации не вызывает положительных эмоций, особенно в отношении анонсов «специальных предложений», но, получив бесплатно полезный инструмент, вы наверняка оцените ее. И хотя вам, скорее всего, не требуется слишком часто «освежать» свои копии, их готовность к обновлению в любой момент не может не радовать. Считается, что за подпиской будущее всего программного обеспечения. Идея поставки программных средств через Интернет родилась относительно давно, но лишь в последнее время получила признание среди широких слоев пользователей. Вы, конечно, понимаете, что процесс модернизации приложений никогда не стоит на месте. Как только выпускается текущая версия программы, команда разработчиков немедленно начинает трудиться над следующей редакцией, но в то же самое время другая группа тестирует и дорабатывает только что вышедшую программу, ищет и исправляет ошибки. Поэтому когда вы покупаете красиво упакованную коробку с программным обеспечением, будьте настороже: это еще не конечный продукт, работа над ним до сих пор продолжается. Регулярное обновление программного обеспечения выглядит как подписка на какое-либо периодическое издание. Идея подписки заключается в том, что, проводя небольшие, но регулярные оплаты, вы автоматически получаете возможность периодической модернизации пакета. Соответственно, подписка очень удобна, если обновления требуется проводить часто.

Что произойдет после установки Excel ♦ 37

В общем-то, можно работать, приобретя только стандартную версию Office или Excel в фирменной коробке. Подписка — дело независимое и оплачивается отдельно. Но когда она есть, обновления обойдутся дешевле — точно так же, как это происходит с подпиской на журналы. Кроме того, достаточно удобно, что в течение 60 дней до окончания срока Мастер активизации Microsoft Office (Microsoft Office Activation Wizard) будет напоминать об окончании оплаченного времени и необходимости возобновить подписку.

Почему в новых программах бывает много ошибок? Прежде всего, далеко не все потаенные ошибки существенно влияют на повседневную работу. В основном пользователи имеют дело с незначительными огрехами, которые в крайнем случае могут привести к «зависанию» компьютера. К сожалению, ни один продаваемый программный продукт не избавлен от подобных сюрпризов. Дело в том, что даже тщательное бета-тестирование выявляет в основном крупные очевидные недочеты и значительные недоработки в программе. Все торговые компании заведомо продают программное обеспечение с возможными мелкими недоработками, поскольку таков современный рынок и никуда от этого не деться. В этом смысле вина Microsoft и любой другой компании одинакова. Давайте разберемся, в чем тут дело? Когда среди разработчиков программного продукта в 80-х и 90-х годах развернулась битва за потенциального покупателя, единственным лозунгом всех без исключения компаний было: «Продавать, продавать и продавать!» Каждый из них старался побыстрее закончить очередную версию своей программы, чтобы тотчас же приступить к следующей. Главным оправданием такой спешки служили два обстоятельства. Прежде всего, все компании продвигались к цели одними и теми же ускоренными темпами, и каждая из них старалась не отстать от конкурентов. Приложения жили или умирали в зависимости от того, появлялись ли они в обновленном списке программных продуктов основных компьютерных изданий или нет. Если продукт был плохо или недостаточно представлен в прессе по сравнению с решениями конкурентов, то разрабатывающая его компания могла запросто потерять потенциальных покупателей. Поэтому если информация о новой версии программы не печаталась, скажем, в какомнибудь специальном бюллетене, то и сама компания и группа разработчиков оказывались далеко позади своих соперников. Вторая причина ускоренной модернизации программ связана с тем, что регулярное обновление существующего коммерческого программного продукта является основным финансовым вливанием в бюджет его компании-разработчика. Это тот путь, каким в настоящее время идет любая подобная фирма, и создатели Excel в том числе. Таким образом, рынок подталкивает разработчиков к выпуску новых версий каждый год, а иногда и каждые полгода! Но не только пользователи вынуждены отслеживать и оплачивать обновление и модернизацию — на плечи разработчиков программного обеспечения ложится тяжкое бремя сохранять предложенный темп работ. Вначале необходимо затратить определенное время для генерации новых идей, затем оформить эти идеи в виде программного кода, внедрить новые фрагменты в существующие пакета не конфликтуют друг с другом, и лишь потом документировать внесенные новшества, произвести маркетинговые исследования, подготовить и выпустить программный продукт на рынок. В таком жестком и ускоренном ритме программы зачастую выпускаются «сырыми», не до конца отлаженными, и чем более «сырым» является конечный продукт, тем более сложным и непредсказуемым становится его поведение. Как тут не вспомнить «Парк юрского периода»?

38 ♦ Глава 2. Запуск Excel

Заключительная, но не менее важная проблема — компьютерные технологии тоже не стоят на месте, возможности компьютеров все расширяются, и создаваемые сложные, многофункциональные программы должны оставаться полностью совместимыми с любыми системами. Это означает, что новые версии программы должны легко распознавать собственные файлы, созданные версиями-предшественниками. Иногда также требуется поддержка устаревших, но используемых в предыдущих версиях команд и комбинаций клавиш. Чтобы полностью избавить программу от всех без исключения ошибок, могут потребоваться годы кропотливого труда. Существует мнение, что это просто невозможно. Всем известно, что специально учрежденная организация, отвечающая за качество выпускаемой продукции, спокойно признается в том, что в любимых всеми американцами хот-догах вполне допустим совсем небольшой процент крысиных «включений», но тем не менее сертифицирует данный продукт как годный к употреблению. Действуя аналогично, компании-разработчики допускают возможность выявления впоследствии некоторых ошибок в так называемом «конечном» программном продукте. При этом компания должна определить для себя приемлемый уровень качества, то есть в первую очередь исключить из программы большинство очевидных и серьезных ошибок и недоработок. Остаются же обычно настолько мелкие и специфические погрешности, что найти и обнаружить их при тестировании практически невозможно, и пользователь может вообще не столкнуться с ними за все время работы.

Обновление программы Корпорация Microsoft позволяет пользователям проводить бесплатное обновление своих копий программ. Данный вид обслуживания называется Service Release (SR), для Office он обычно становится доступен примерно через год после выпуска очередной версии. То есть для каждой новой версии Office/Excel появляется по крайней мере один пакет обновлений. Указанный способ обновления пакета подразумевает замену отдельных программных кодов, в которых выявлены какие-либо технические погрешности или решены другие проблемы. Прижилось, что такие дополнительные выпуски обычно называют «патчами» (от англ. patch — заплатка). Также обновление программ через Интернет позволяет активизировать ранее скрытые части интерфейса, которые были еще не закончены или не отлажены на момент продажи пакета. Этот вид обслуживания бесплатен, но выход пакетов обновлений не очень хорошо анонсируется. Если ваш компьютер подсоединен к Интернету, проще всего выяснить, не появился ли очередной пакет обновлений, выбрав команду Проверить наличие обновлений (Check For Updates) меню Справка (Help). Это приведет к загрузке веб-страницы, на которой располагаются ссылки на доступные обновления.

Восстановление после сбоя ♦ 39

Кроме того, в меню Справка присутствует команда Office в Интернете (Office On The Web). С ее помощью можно попасть на веб-страницу Microsoft Office (http:// office.microsoft.com), являющуюся центром по модернизации и поддержке в интерактивном режиме всего пакета Office, включая шаблоны, техническое обслуживание, корпоративную (Microsoft) информацию, обучение и пр. Каждому пользователю имеет смысл посетить эту страницу и изучить ее содержимое.

Восстановление после сбоя Еще совсем недавно восстановление программы после сбоя начиналось с оглашения нелицеприятных выражений в адрес разработчиков пакета, затем следовало нервное беспорядочное хождение по офису и, возможно, в некоторых случаях не обходилось и без пары таблеток валидола. В Excel 2002, наконец, реализован механизм, позволяющий в случае «зависания» программы «спасти» открытые файлы. Надо признать, что работает этот механизм весьма достойно. Как только Excel сталкивается с какой-либо проблемой, он в первую очередь старается сохранить любые открытые в данный момент файлы, пока с ними не случилось чего-либо непоправимого, например, если сбой окажется критическим. При следующем запуске Excel список сохраненных и восстановленных файлов отображается в панели задач, с левой стороны экрана, как показано на рис. 2.1. Если файл в списке помечен как Восстановленный (Recovered), то это означает, что программа, весьма успешно справилась с задачей сохранения файла.

Рис. 2.1. В списке Восстановленные документы отображается список файлов, сохраненных Excel при неполадках в работе программы

40 ♦ Глава 2. Запуск Excel

Если файл в списке Восстановление документов (Document Recovery) обозначен как Исходный (Original), значит, Excel определил, что на момент, когда случились неполадки в работе программы, данный файл был открыт, и теперь автоматически откроется последняя сохраненная версия этого файла. В подобном случае процедура восстановления или была необязательна, поскольку документ не редактировался после последнего сохранения, или же восстановить сделанные изменения оказалось невозможно. Что касается содержимого панели задач на рис. 2.1, то после сбоя системы (инициированного автором) Excel уже не сумел «реанимировать» в полной мере измененный, но еще не сохраненный документ, поэтому в списке предлагается исходный файл. Если же в списке восстановленных документов один и тот же файл значится и как «восстановленный» и как «исходный», то пользователю предоставляется право сравнить версии и решить, какую из них сохранить для дальнейшей работы.

Настройка автовосстановления Несмотря на то что возможности Excel по восстановлению файлов после неполадок в системе значительно развились, можно дополнительно подстраховать себя, настроив режим сохранения данных для автовосстановления (autorecover). Задаются его параметры на вкладке Сохранение (Save) диалогового окна Параметры (Options), как показано на рис. 2.2.

Рис. 2.2. Средство автовосстановления дополнительно защищает от потери информации

По умолчанию режим автовосстановления активен. Чтобы отключить его, выберите команду Сервис ► Параметры (Tools ► Options), откройте вкладку Сохранение

Знакомство с рабочей областью Excel ♦ 41

и обнулите значение в поле со счетчиком Сохранять данные для автовосстановления каждые: (Save AutoRecover Info Every). В текстовом поле Каталог данных для автовосстановления (AutoRecover Save Location) указывается путь к папке, в которую записывается информация, необходимая для будущего восстановления файлов.

Чрезвычайные меры По замыслу разработчиков, Excel будет прилагать максимальные усилия, чтобы спасти не сохраненные, но открытые файлы при неполадках в работе программы или системы. Но в некоторых ситуациях даже этих усилий оказывается недостаточно, и тогда приходит время других дополнительных, а иногда и чрезвычайных мер. Если программа «зависла» — не реагирует на команды и не закрывается, попробуйте воспользоваться средством Восстановление приложений Microsoft Office (MOAR — Microsoft Office Application Recovery). Оно вызывается одноименной командой меню Средства Microsoft Office (Microsoft Office Tools) (в Windows нужно выбрать Пуск ► Программы ► Средства Microsoft Office). На экране появится диалоговое окно, представленное на рис. 2.3.

Рис. 2.3. Диалоговое окно Восстановление приложений Microsoft Office дает шанс сохранить открытые файлы в случае сбоев в Excel

Если программа остается открытой и не реагирует на внешние воздействия, попробуйте в этом диалоговом окне щелкнуть на кнопке Восстановить приложение (Recover Application). Возможно, вам удастся сохранить документ, над которым в данный момент шла работа. Если необходимо просто закрыть программу, нужно щелкнуть на кнопке Завершить приложение (End Application).

Знакомство с рабочей областью Excel Данный раздел посвящен знакомству не только с «приборной доской» Excel, но и с содержимым его «багажника» и «бардачка».

42 ♦ Глава 2. Запуск Excel

Рабочие листы В окне Excel вы прежде всего видите сетку, называемую рабочим листом (worksheet): ► Названия столбцов маркируются от А до IV (после столбца Z следует столбец АА, а после AZ — ВА, и так далее до IV). Количество строк лежит в диапазоне от 1 до 65 356. ► Текущая выделенная ячейка называется активной ячейкой. Если выделить некоторый блок, состоящий из нескольких ячеек, то все равно как активная будет рассматриваться программой только одна ячейка, расположенная в верхнем левом углу выделенного блока. Ссылка на активную ячейку появляется с левой стороны строки формул (formula bar) в поле имени (name box). ► Заголовки столбцов и строк для выбранных ячеек выделяются цветом, что позволяет легче находить в таблице такие ячейки. ► 256 столбцов и 65 356 строк дают в общей сложности более 16 млн отдельных ячеек. Прежде чем вторгаться в необъятные тайны простого рабочего листа, помните, что ограничитель количества доступных при работе в Excel ячеек — вместимость вашего компьютера. Хотя Excel резервирует память лишь для ячеек, содержащих какие-либо данные, использование всех ячеек рабочего листа может привести к определенным проблемам. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Окно книги, которое вы видите перед собой на экране монитора после запуска Excel, подобно иллюминатору — через него можно наблюдать только очень малую часть одного рабочего листа. Представьте, что вы вырезали в куске картона небольшое квадратное отверстие и положили этот кусок на страницу какого-либо текста. Перемещая картон по странице, вы в конце концов прочитаете всю страницу целиком, но на это потребуется определенное время. Точно так же происходит и просмотр рабочих листов в Excel, за исключением того, что в Excel вы перемещаете сам лист, а иллюминатор остается неподвижным. Кроме того, можно открыть несколько окон для одновременного просмотра разных частей одного и того же рабочего листа.

Окно рабочей книги Новая книга появляется на экране плавающей — не развернутой и не свернутой, как показано на рис. 2.4, и первоначально состоит из трех рабочих листов. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------ Более подробную информацию о книгах можно найти в главе 6, «Работа с книгами».

Рабочая книга является отличным средством для организации и размещения табличных данных. Например, в одной книге можно собрать вместе все документы, относящиеся к определенному проекту, или все документы, ведущиеся одним человеком, а листы книги — сгруппировать по выполняемым задачам или пользователям. Более того, для любой книги допускается установка режима совместного доступа. В таком случае с ней могут работать одновременно несколько пользователей. Более подробно этот вопрос мы рассмотрим в главе 19, раздел «Совместное использование книг в сети». Если вам регулярно приходится создавать папки для хранения в них взаимосвязанных файлов, то вам легко понять, что рабочая книга — это «папка», а роль файлов выполняют рабочие листы.

Знакомство с рабочей областью Excel ♦ 43

Поле выделения всего листа

Строка заголовка окна

Полеменю выделения всего окном Значок Управления л

Кнопка Свернуть

Заголовки столбцов

Кнопка Свернуть Кнопка Свернуть Кнопка Закрыть Разделитель окна по вертикали Стрелки прокрутки Ползунок прокрутки

Полоса прокрутки

Кнопки прокрутки ярлыков листов

Маркер разделения ярлыков

Разделитель окна по горизонтали

Поле для изменения размеров окна по диагонали

Рис. 2.4. Каждая новая рабочая книга первоначально состоит из трех рабочих листов

Строка заголовка В самом верху окна Excel находится строка заголовка (title bar), где выводится название приложения и имя книги, с которой вы работаете в данный момен Если окно книги «плавающее», как показано на рис. 2.4, то ее имя появляетс в строке заголовка окна книги, но не окна рабочей области Excel. Более подробно о разворачивании и сворачивании книги Excel рассказывается далее, в раздле «Изменение размеров окна книги».

Перемещение по книге В нижней части окна книги расположено несколько кнопок, с помощью которых осуществляется перемещение между отдельными рабочими листами книги. Строка с этими кнопками изображена на рис. 2.5. Перейти к следующему ярлыку Перейти к последнему ярлыку

Маркер разделения ярлыков

Перейти к предыдующему ярлыку Перейти к первому ярлыку Рис. 2.5. Для перемещения по листам книги используются специальные кнопки управления

44 ♦ Глава 2. Запуск Excel

Кнопки прокрутки листов книги необходимы, когда выделенная под ярлыки область полностью заполнена названиями ярлыков и часть из ярлыков скрыта. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Если вы работаете мышью, аналогичной модели Microsoft IntelliMouse, то прокручивать лист можно с помощью колесика мыши. Для перемещения вверх покрутите колесико от себя, вниз — на себя. Чтобы быстро переместиться по рабочему листу влево или вправо, нажмите на колесико мыши и, не отпуская его, перетащите указатель мыши в нужном направлении. При этом в момент нажатия на колесико в точке расположения указателя появится «якорь» серого цвета, а затем, во время перетаскивания указателя, — черная стрелка, обозначающая направление прокрутки, как продемонстрировано на рисунке ниже. Скорость прокрутки зависит от того, насколько далеко от «якоря» переместится указатель мыши. При желании можно изменить стандартную функцию колесика мыши — прокрутку, на функцию изменения масштаба. Для этого выберите в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options) и затем на вкладке Общие (General) открывшегося диалогового окна установите флажок Панорамирование с помощью IntelliMouse (Zoom On Roll With IntelliMouse). Дополнительную информацию см. в разделе «Изменение масштаба отображения листов» главы 5.

Практические советы В Excel существует довольно много элементов управления, позволяющих перемещаться по столбцам, строкам и рабочим листам книги, и, следовательно, много способов выполнения этой операции. Ниже приведены советы, как эффективнее использовать данные средства: ► Для просмотра листов книги используйте кнопки прокрутки листов в нижней части рабочего окна. Чтобы открыть конкретный лист, щелкните на ярлыке с его названием. ► Перетащите маркер разделения ярлыков вправо, чтобы увеличить количество видимых на экране ярлыков. Обратите внимание, что при этом горизонтальная полоса прокрутки станет короче. Чтобы восстановить исходное положение маркера, просто дважды щелкните на нем. ► Перейти от одного листа книги к другому можно и с помощью клавиатуры. Для перехода к предыдущему листу книги нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Page Up, к следующему — Ctrl+Page Down. ► Для просмотра содержимого листа удобнее всего пользоваться полосами прокрутки, расположенными вдоль правой и нижней сторон окна книги. Полосы прокрутки есть только в активной рабочей книге. Щелчок правой кнопкой мыши на любой из полос вызывает связанное с ней контекстное меню, как показано на рис. 2.6. Передвигаться по листу можно и с его помощью. ► Для перемещения по листу нужно передвигать ползунки на полосах прокрутки. А чтобы перейти на один полный экран, щелкните на полосе прокрутки вне ползунка.

Знакомство с рабочей областью Excel ♦ 45

Рис. 2.6. Контекстное меню полос прокрутки также предназначено для перемещения по листу

► Размер ползунка меняется в зависимости от величины области листа, содержащей данные. Так, если ползунок занимает больше половины всей полосы прокрутки (как на рис. 2.6), значит, в данный момент видна практически вся область рабочего листа. По мере добавления новых строк и столбцов с данными ползунки на полосах прокрутки пропорционально уменьшаются, давая наглядное представление о размерах листа. ► Стрелки на концах полос прокрутки позволяют за один щелчок переместить лист на одну строку или на один столбец. ► В поле имени в левой части строки формул всегда отображается название активной ячейки, независимо от того, какую область рабочего листа вы просматриваете в данный момент. ► Есть еще один способ прокрутить рабочий лист, не меняя активную ячейку (помимо работы с полосами прокрутки): клавиша Scroll Lock. Например, чтобы прокрутить лист на один полный экран, нажмите клавишу Scroll Lock, а затем — Ctrl и одну из кнопок со стрелками. ПРИМЕЧАНИЕ----------------------------------------------------------------------------------------Активной областью рабочего листа называется прямоугольный фрагмент, в который попадают все данные этого листа, и ничего более. То есть если в левую часть листа, в три строки и три столбца, введена какая-то информация (а в другие ячейки нет), то активной областью является диапазон А1:СЗ. Но если в ячейку АВ1299 случайно или специально попал какой-нибудь знак, пусть даже пробел, активной областью станет диапазон А1:АВ1299. Однако в новом, чистом рабочем листе за активную область Excel по умолчанию принимает фрагмент, который умещается на экране, даже если он абсолютно пуст.

46 ♦ Глава 2. Запуск Excel

Изменение размеров окна книги В правом верхнем углу окна книги расположены три кнопки: Свернуть (Minimize), Развернуть/Восстановить (Maximize/Restore) и Закрыть (Close). Когда окно книги развернуто, активный лист занимает все свободное пространство рабочей области Excel. После того как вы развернете окно, в строке меню появляется кнопка с двумя маленькими прямоугольниками — она называется Восстановить и заменяет кнопку Развернуть. Если щелкнуть на ней, окно станет «плавающим», то есть станет возможным изменение его размеров и местоположения. Кнопка Свернуть (с небольшой линией внизу) позволяет превратить окно рабочей книги в кнопку с короткой строкой заголовка. Сворачивание рабочих книг — удобный способ наведения порядка в рабочей области, когда одновременно открыто сразу несколько книг. Чтобы вернуть книгу к исходным размеру и состоянию, достаточно щелкнуть на кнопке Восстановить, а в результате щелчка на кнопке Развернуть окно книги заполнит всю рабочую область. Кроме того, подобрать нужные размеры плавающего окна книги можно, изменив положение его границ. Конечно, чем меньше окно, тем меньшую часть листа видно в нем. Однако иногда бывает очень удобно размещать на экране одновременно несколько небольших окон, например когда для работы требуются различные части книги или даже одного листа. Если открыть рядом несколько окон для одной и той же книги, вам не понадобится больше переключаться с одного листа на другой с помощью ярлыков или прокручивать взад и вперед содержимое одного большого окна. СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы видеть на экране больше строк, можно установить для панели задач Windows режим, когда она, будучи невостребованной, автоматически «уходит» с экрана. Для этого в версии Windows, отличной от ХР, нажмите кнопку Пуск (Start), выберите пункт Настройка (Settings) и затем — Панель задач и меню «Пуск» (Taskbar & Start Menu). Откроется диалоговое окно Свойства: Панель задач и меню «Пуск» (Taskbar Options). В Windows XP следует выбрать команду Пуск ► Панель управления ► Панель задач и меню «Пуск» (Start ► Control Panel ► Appearance and Themes ► Taskbar And Start Menu). Далее в обоих случаях нужно установить флажок Автоматически скрывать панель задач (Auto Hide) и нажать кнопку ОК. После этого панель задач пропадет с экрана и появится только тогда, когда вы подведете указатель мыши к нижней его части.

Microsoft и SDI Не пугайтесь, мы совершенно не имеем в виду Стратегическую Оборонную Инициативу (Strategic Defense Initiative, сокращенно SDI), имеющую отношение к звездным войнам и тому подобным вещам, вызывающим ужас у рядовых американских налогоплательщиков. В нашем случае SDI — Single Document Interface («Каждому документу свой интерфейс») — всего лишь инициатива, которую Microsoft внедрила в последние две версии Office. Дело в том, что раньше было не очень удобно работать с несколькими открытыми документами — приложениями Office. Еще памятны времена, когда на панели задач Windows или в окне, появляющемся при переключении между различными документами с помощью клавиш Alt+Tab, находились только ярлыки приложений, независимо от того, сколько в них открыто документов на данный момент. Так, при одновременно открытых трех рабочих книгах Excel на панели задач отображался только один ярлык — самого приложения.

Знакомство с рабочей областью Excel ♦ 47

Упомянутое нововведение Microsoft предписывает создание своего собственного окна для каждого открытого документа, которое и показывается на панели задач. Откройте три рабочих листа Excel, и вы увидите для них три кнопки. Такой способ обращения с несколькими документами более удобен в работе.

Меню и диалоговые окна После того как вы занесете в книгу Excel первые значащие данные, наверняка потребуется некоторое время, чтобы упорядочить и обработать их с помощью различных команд меню и диалоговых окон. Поэтому сейчас мы вкратце расска жем о приемах работы с меню и окнами Excel.

Краткие и полные меню По умолчанию сразу после открытия какого-либо меню в нем будет представлено только определенное, ограниченное количество команд. Через несколько секунд меню автоматически расширяется, и в нем отображаются уже все пункты, как показано на рис. 2.7. Подобное поведение существенно облегчает работу с большими наборами команд. В кратком (начальном) виде собраны наиболее часто применяемые из них, но чем дольше вы работаете и чем большее количество различных команд Excel используется, тем полнее становится краткое меню. В принципе, краткое меню сродни списку недавно использованных команд — таким образом Excel подстраивает интерфейс под особенности работы индивидуального пользователя.

Рис. 2.7. В кратком меню (слева) отображается список наиболее часто используемых команд. Справа показано полное меню, содержащее все команды

48 ♦ Глава 2. Запуск Excel

Если вас не устраивает, что для отображения полного меню требуется некоторое время, есть несколько выходов из положения. Во-первых, можно просто дважды щелкнуть на заголовке меню. Во-вторых, можно щелкнуть на двойной стрелке внизу меню (см. рис. 2.7). Наконец, третий вариант позволяет решить проблему раз и навсегда. Выберите в меню Сервис (Tools) команду Настройка (Customize) и затем в раскрывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Параметры (Options). Она представлена на рис. 2.8. Затем установите флажок Всегда показывать полные меню (Always Show Full Menus). Если же снять флажок Показывать полные меню после короткой задержки (Show Full Menus After Short Delay), любое краткое меню не будет расширяться до полного до тех пор, пока вы дважды не щелкните на его заголовке или на двойной стрелке в его нижней части. Нажатие кнопки Сброс (Reset My Usage Data) возвратит меню к исходному состоянию, то есть информация о наиболее часто используемых командах стирается и с этого момента начинает накапливаться заново.

Рис. 2.8. На данной вкладке можно установить режим вывода только полных меню или отключить автоматическое разворачивание кратких меню ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------При желании вы можете легко настроить Excel под собственный стиль работы, изменив стандартные меню и команды или создав собственные пользовательские меню. Дополнительная информация находится в разделе «Настройка панелей инструментов и меню» главы 3. СОВЕТ ------------------------------------------------------------- — ---------------------------------Для некоторых команд в меню приведены их клавиатурные эквиваленты, то есть комбинации клавиш. Эти комбинации позволяют выбрать соответствующую команду без предварительного обращения к меню.

Знакомство с рабочей областью Excel ♦ 49

Доступ к командам меню с клавиатуры Иногда удобнее выбирать команды меню, пользуясь клавиатурой вместо мыши. При нажатии клавиши Alt Excel автоматически активизирует строку меню. Далее с помощью клавиш со стрелками можно перейти к нужному пункту меню и вызвать команду, нажав клавишу Enter. Есть и другой способ: нажать подчеркнутую букву в требуемой команде, предварительно раскрыв меню, в котором она находится. Например, после активизации меню клавишей Alt нажатие клавиши Е приведет к отображению меню Сервис (клавиша Т для меню Tools), так как именно она подчеркнута в данном меню. Затем, чтобы выбрать команду, например, Параметры (Options), достаточно нажать клавишу А (0), и на экране появится диалоговое окно Параметры. Таким образом, клавиши Alt, E, А делают то же, что и продолжительная «мышиная возня». Подобный способ работы с меню значительно ускоряет диалог с программой, делает его более эффективным, необходимо всего лишь выучить клавиатурные эквиваленты наиболее часто используемых команд. СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------------------------------Клавиша / (слеш, знак деления, наклонная черта) используется для активизации строки меню наравне с клавишей Alt. При желании можно назначить эту операцию любой другой клавише. Для этого выберите команду Сервис ► Параметры. Затем на вкладке Переход (Transition) окна Параметры (Options) в поле Клавиша перехода в меню Microsoft Excel или в справке (Microsoft Excel Menu Or Help Key) укажите нужную клавишу и нажмите кнопку ОК.

Диалоговые окна и их вкладки Некоторые команды меню заканчиваются многоточием. Это означает, что, выполняя данную команду, Excel выведет на экран диалоговое окно, запрашивающее от пользователя какую-либо информацию. Например, на рис. 2.9 показано диалоговое окно, которое появляется при выборе команды Удалить (Delete) в меню Правка (Edit).

Рис. 2.9. Команды меню, заканчивающиеся многоточием, выводят на экран диалоговое окно

Иные команды имеют бессчетное число настроек. Их диалоговые окна содержат вкладки, на которых и располагаются все соответствующие элементы управления, разделенные по группам. На рис. 2.10 представлено диалоговое окно с вкладками, которое появляется при выборе в меню Сервис команды Параметры. Можно изменить параметры на любой или даже на всех вкладках одного диалогового окна, последовательно пройдясь по ним. Чтобы применить все внесенные изменения после завершения настройки, достаточно щелкнуть на кнопке ОК в диалоговом окне.

50 ♦ Глава 2. Запуск Excel

Рис. 2.10. Диалоговые окна части команд содержат вкладки, на которых находятся несколько наборов параметров ПРИМЕЧАНИЕ-----------------------------------------------------------------------------------------Диалоговое окно с вкладками, появляющееся на экране при вызове команды Сервис ► Параметры, является одним из самых важных окон в Excel. Как видно из рис. 2.10, оно содержит целый набор вкладок, охватывающих почти все аспекты работы Excel, включая такие общие, как число листов в новой книге, шрифт, выбираемый по умолчанию, и его размер., Это же окно предоставляет доступ и к более специальным параметрам: для сохранения файлов Excel как веб-страниц, форматирования в соответствии со стандартами определенных стран и многие другие настройки. Если вы найдете время и просмотрите все вкладки данного окна, познакомитесь с различными вариантами настроек, то получите неплохое представление как о потенциале программы, так и о своих возможностях по управлению ими. Если необходимо уточнить, для чего именно служит тот или иной параметр, просто нажмите кнопку справки (кнопка с вопросительным знаком) в строке заголовка диалогового окна, а затем щелкните на интересующем параметре, и вы немедленно получите соответствующую разъяснительную информацию.

Контекстные меню Контекстные меню содержат только те команды, которые применяются к выделенному, то есть активному, в данный момент элементу интерфейса. Активный элемент определяется тем, где находится в данный момент указатель. Таким образом, контекстные меню сводят к минимуму необходимые перемещения мыши (а от них так устают наши запястья!).

Знакомство с рабочей областью Excel ♦ 51

Итак, контекстное меню вызывается на экран нажатием правой кнопки мыши и появляется рядом с позицией указателя, как изображено на рис. 2.11.

Рис. 2.11. Нажатие правой кнопки мыши на заголовке столбца активизирует контекстное меню

Набор команд в контекстном меню меняется в зависимости от позиции указателя и типа рабочего листа. Например, если вы нажмете правую кнопку мыши, когда указатель находится на ячейке или на заголовке столбца, набор команд в каждом из этих контекстных меню будет различным. В первом случае он будет относиться к отдельной ячейке, во втором — к свойствам заголовка столбца. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Для многих команд меню предусмотрены также дублирующие их кнопки на панелях инструментов, которые предоставляют альтернативный, зачастую более удобный и эффективный способ достижения того же самого результата. Значок слева от команды меню, как, например, значок «копирования» рядом с командой Копировать (Сору) на рис. 2.11, выглядит так же, как и соответствующая кнопка на панели инструментов. Если значок из меню в данный момент не отображен на панелях инструментов, значит, соответствующая панель не выведена на экран или эта кнопка не входит в стандартные панели, то есть ее можно использовать при создании или изменении собственной панели инструментов. Пользовательские панели инструментов подробно рассматриваются в разделе «Настройка панелей инструментов и меню» главы 3.

Строка формул Каждая ячейка листа в Excel является неким строительным блоком. В каждой из них хранится и отображается информация, вводимая на рабочий лист, и над содержимым ячейки производятся различные математические действия. Данные можно вводить непосредственно в отдельную ячейку листа или же воспользоваться для этого строкой формул, как показано на рис. 2.12.

52 ♦ Глава 2. Запуск Excel

Ввод Отмена

Вставка функции Строка формул

Рис. 2.12. В строке формул отображается содержимое активной ячейки

Содержимое активной ячейки всегда появляется в строке формул, а адрес (местоположение) активной-ячейки отображается в поле имени слева от строки формул. Кнопка Вставка функции (Insert Function) всегда доступна, как показано на рис. 2,12, слева, но две другие кнопки редактирования формул появляются в строке формул только в случае ввода или редактирования данных в ячейке, как на рисунке справа. Щелчок на кнопке отмены (кнопка с символом х) влечет отказ от текущего действия с ячейкой, аналогично действию клавиши Esc. Реакция на нажатие кнопки ввода (со значком «птички») подобна таковой для клавиши Enter за исключением того, что последняя обычно дополнительно активизирует ячейку, расположенную непосредственно ниже той, в которую вы вводили данные. Щелчок на кнопке Вставка функции выводит на экран диалоговое окно Мастер функций (Insert Function), которое разбивает процесс создания нужной формулы на последовательные этапы. Процесс построения формул и работа с Мастером функций подробно рассматриваются в главе 12, «Создание формул». СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------По умолчанию Excel всегда отображает строку формул в рабочей области. Если вы предпочитаете не видеть ее на экране, то выберите в меню Вид (View) команду Строка формул (Formula Bar). Чтобы вернуть строку на место, просто повторите это действие.

Строка состояния В строке состояния выводятся сведения о том, что происходит в рабочей облас ти. Например, большую часть времени на левом краю строки состояния находит ся надпись Готово (Ready). Как только вы начнете вводить новые данные, на ее месте появится слово Ввод (Enter). А если активизировать строку формул или дважды щелкнуть на содержимом ячейки, вы увидите в строке состояния слово Правка (Edit). С правой стороны строки состояния расположены индикаторы различных режимов клавиатуры, которые (режимы) можно включать и отключать. Так, если нажать клавишу Caps Lock, высветится индикатор Caps, а после нажатия клавиши Num Lock (для активизации правой цифровой клавиатуры и использования ее для ввода числовых значений) — Num. СМОТРИ ТАКЖЕ-------------------------------------------------------------------------------------Более подробно о различных режимах работы клавиатуры рассказывается в разделе «Индикаторы клавиатурных режимов» главы 5.

Знакомство с рабочей областью Excel ♦ 53

Вывод результатов в строке состояния Если выделено несколько ячеек и хотя бы одна из них содержит какие-либо числовые данные, Excel в строке состояния выводит суммарное значение, как показано на рисунке ниже. Это называется автоматическим вычислением результатов, или автоитогами (AutoCalculate). Обычно под ним подразумевается суммирование значений в выделенных ячейках. Но если при наличии выделенной области щелкнуть правой кнопкой мыши на строке состояния, появится контекстное меню, позволяющее получить информацию о количестве непустых ячеек (команда Количество значений (Count)), узнать, сколько из них содержат числовые значения (команда Количество чисел (Count Nums)), вычислить среднее и определить минимальную или максимальную величину в выделенном диапазоне. Режим отображения результатов можно отключить, щелкнув на команде Нет (None) в верхней части контекстного меню.

СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------Excel отображает строку состояния по умолчанию. Если желательно скрыть ее, выберите команду Вид ► Строка состояния (View ► Status Bar). Чтобы вернуть строку состояния на экран, повторите это действие.

Панели инструментов При первом запуске Excel на экране появляются две панели инструментов: Стандартная (Standard) и Форматирование (Formatting), изображенные на рис. 2.13. Они содержат множество полезных кнопок, но это лишь верхушка айсберга. Кроме представленных двух в Excel существует множество других панелей инструментов, на которые можно поместить огромное количество дополнительных кнопок. Excel предлагает своего рода «шведский стол» разнообразных панелей инструментов, с различными кнопками, разработанных для упрощения выполнения повторяющихся операций. В вашей власти сформировать свои собственные панели инструментов, выбрав для них любой набор из более чем 500 готовых кнопок, палитр и полей с раскрывающимися списками или же использовать кнопки, созданные лично вами. Более того, даже строку меню, поскольку она ничем не отличается от прочих панелей инструментов Excel, можно изменить и расположить на экране по своему усмотрению.

54 ♦ Глава 2. Запуск Excel

Панель инструментов Форматирование Панель инструментов Стандартная

Рис. 2.13. При первом запуске Excel на экране появляются эти две панели инструментов

В Excel имеется и целый ряд встроенных панелей инструментов, которые обеспечивают быстрый и удобный способ выполнения многих типовых действий. Некоторые из них выводятся на экран автоматически, когда оказываются необходимы. Например, при работе с диаграммой Excel автоматически отображает панель инструментов Диаграммы (Charts). СМОТРИ ТАКЖЕ --------------------------------------------------------------------------------------------- : --Более подробная информация о панелях .инструментов приведена в разделе «Настройка панелей инструментов и меню» главы 3.

Основы работы с файлами Одним из преимуществ работы на компьютере, безусловно, является возможность хранения результатов труда в электронном виде, в файлах. В этом разделе мы рассмотрим стандартные и специфические способы создания, открытия, сохранения и поиска файлов в Excel.

Создание и открытие рабочих книг Чтобы открыть существующую рабочую книгу, щелкните на кнопке Открыть (Open) (вторая кнопка слева на «стандартной» панели инструментов). На экране появится диалоговое окно Открытие документа (Орел), представленное на рис. 2.14. Для создания новой книги щелкните на кнопке Создать (New) (первая кнопка «стандартной» панели инструментов). На экране появится чистый рабочий лист. Каждая новая создаваемая книга отображается поверх предыдущей. По умолчанию Excel присваивает им последовательные имена: Книга 1, Книга 2 и т. д. В другом варианте — с помощью команды Создать (New) меню Файл — в правой части рабочей области появится панель задач Создание книги (New Workbook), как показано на рис. 2.15.

Основы работы с файлами ♦ 55

Рис. 2.14. Попасть в диалоговое окно Открытие документа также можно, выбрав в меню Файл команду Открыть

Рис. 2.15. Чтобы отобразить панель задач Создание книги, выберите команду Файл ► Создать

Эта панель предоставляет доступ к большинству наиболее часто используемых операций, выполняемых при создании файлов в Excel: ► Создание (New). Щелчок на значке Чистая книга (Blank Workbook), как следует из названия, создает новый документ Excel так же, как если бы вы щелкнули на кнопке Создать (New) панели инструментов Стандартная.

56 ♦ Глава 2. Запуск Excel

► Из имеющейся книги (From Existing Workbook). Если щелкнуть на значке Из имеющейся книги (From Existing Workbook), на экране появится диалоговое окно, полностью повторяющее окно Открытие документа (Open), которое мы уже видели на рис. 2.14. Несмотря на одинаковый вид окон, в данном случае выбор файла приводит к другому результату: Excel воспринимает его как шаблон, и появляются следующие различия. Во-первых, открывается не оригинальная рабочая книга, а ее копия. Вовторых, при попытке сохранить эту книгу обычным способом на экран выводится диалоговое окно Сохранение документа (Save As), и Excels предлагает'добавить к названию файла порядковый номер. Таким образом реализуется простая защита исходного файла от несанкционированной перезаписи. ► Шаблоны на узле Office Online (Templates On Office Online). Подсоединившись к Интернету, можно щелкнуть на значке Шаблоны на узле Office Online (Templates On Office Online). Это позволит перейти к веб-узлу Microsoft, на котором находятся дополнительные шаблоны. Также можно искать конкретный шаблон; для этого следует ввести ключевое слово в поле Поиск в сети (Search Office Online) и щелкнуть на кнопке Найти (Go). ► На моем компьютере (On My Computer). Вместе с Excel устанавливается несколько шаблонов, которые, помимо прямого назначения, полезны в качестве примеров, демонстрирующих некоторую часть огромных возможностей программы по форматированию данных и структурированию рабочих книг. При щелчке на значке На моем компьютере (On My Computer) появляется диалоговое окно, изображенное на рис. 2.16. Названия имеющихся готовых шаблонов находятся на вкладке Решения (Spreadsheet Solutions).

Рис. 2.16. В диалоговом окне Шаблоны отображаются установленные шаблоны

Основы работы с файлами ♦ 57

► На моих веб-узлах (On My Web Sites). Щелчок на этом значке вызывает диалоговое окно, опять аналогичное окну Открытие документа, но с содержимым сетевого окружения компьютера. Здесь перечислены документы, расположенные в Интернете и в локальной сети, к которым вы обращались в последнее время. Если компьютер в данный момент подсоединен к Интернету или локальной сети, можно щелкнуть на любой ссылке, и в окне будут показаны все доступные шаблоны. ► Последние использовавшиеся шаблоны (Recently Used Templates). Под этим заголовком перечислены все-шаблоны, использовавшиеся в последнее время, если таковые имеются. Обратите внимание, что значки в диалоговом окне Шаблоны выглядят как небольшие блокноты. Это означает, что данные файлы были специально сохранены как шаблоны, а не как обычные документы Excel. Как выполнить такое сохранение, говорится далее в разделе «Форматы файлов».

Добавление собственных шаблонов Собственные шаблоны незаменимы там, где часто требуется работать с однотипными листами нестандартной структуры. Как уже было сказано, чтобы использовать какуюлибо существующую книгу в качестве шаблона для новой, можно выбрать в панели задач вариант Из имеющейся книги (From Existing Workbook). Но еще проще сохранить книгу, на основе которой часто создаются документы, в определенной папке, и тогда при загрузке она автоматически попадет в список установленных шаблонов. Местоположение этой папки зависит от операционной системы: ► Microsoft Windows 98 без пользовательских профилей: \Windows\Application Data\Microsoft\Шаблоны (или Templates); ► Microsoft Windows 98 с пользовательскими профилями: \Windows\Profiles\<ваше имя>\Аррlication Data\Microsoft\Шaблoны (или Templates); ► Microsoft Windows NT 4: \Winnt\Profiles\<ваше имя>\Аррlication Data\Microsoft\Шаблоны (или Templates); ► Microsoft Windows 2000 и ХР: \Documents and Settings\<ваше имя>\Аррlication Data\Microsoft\Шаблоны (или Templates)1.

1

Приведенная информация относится к предварительной версии Office 2003. Окончательная версия не устанавливается в Windows 98/NT4. Согласно минимальным требованиям для работы системы Microsoft Office System необходима ОС Microsoft Windows 2000 с пакетом обновления 3 (SP3), Microsoft Windows XP или более поздняя версия. По графику поддержки программных продуктов платная техподдержка Windows 98 и Windows 98 SE должна была прекратиться 16 января 2004 года. По определенным причинам срок прекращения платной технической поддержки этих ОС был передвинут на 30 июня 2006 года. До этой даты специалисты Microsoft будут осуществлять платное консультирование легальных пользователей по телефону. Бесплатная поддержка Windows 98 была прекращена летом 2003 года. — Примеч. ред.

58 ♦ Глава 2. Запуск Excel

Под <вашим именем> понимается имя пользователя, с которым вы входите в систему Windows. Все файлы, помещенные в папку Шаблоны (Templates), появляются в списке на вкладке Общие диалогового окна Шаблоны, показанной на рис. 2.17. Все очень просто, не правда ли?

Рис. 2.17. Скопируйте свои шаблоны в указанную папку, и в диалоговом окне Шаблоны появятся их ярлыки

Работа с собственными папками с шаблонами Как уже говорилось, содержимое диалогового окна Шаблоны определяется специальной папкой Microsoft Office. Если в эту папку скопировать другую папку вместе с рабочими книгами или шаблонами, в диалоговом окне Шаблоны будет создана новая вкладка. В качестве названия вкладки выступает название папки. На рис. 2.18 такая папка называется Отчеты. Обратите внимание, что на рис. 2.18 только один значок выглядит как маленький блокнот. Значит, только один файл является шаблоном, остальные — обычные документы Excel. На самом деле очень необычно и достаточно удобно, что после помещения обычной рабочей книги в папку шаблонов она трактуется как шаблон. То есть пропадает необходимость сохранять файлы в формате шаблонов, теперь достаточно всего лишь скопировать их в папку Шаблоны. Когда через диалоговое окно Шаблоны открывается обычная рабочая книга, программа создает ее копию, с которой и ведется работа, а к названию файла добавляет порядковый номер, чтобы не записывать этот файл поверх исходного. Например, если открыть книгу 01_01_04, присутствующую в диалоговом окне на рис. 2.18, Excel воспримет ее как шаблон и открытый файл назовет 01_01_041.

Основы работы с файлами ♦ 59

Рис. 2.18. Собственная вкладка в диалоговом окне Шаблоны создается очень просто ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Если добавить в папку Шаблоны собственную папку, последняя становится доступна не только для Excel, но и для всех приложений Office. Но отображаться в виде отдельной вкладки в диалоговом окне Шаблоны каждого из приложений она будет только в том случае, если содержит хотя бы один документ, записанный в родном формате этого приложения. Например, скопируем в подпапку Отчеты документ Microsoft Word. Тогда при открытии окна Шаблоны из приложения Word в нем появится вкладка Отчеты.

Изменение свойств новой книги и рабочего листа Предположим, вы решили создать свою собственную «чистую» рабочую книгу. Для этого необходимо разработать два шаблона: один задает свойства (формат и содержимое) всех новых книг (Книга.xlt или Book.xlt), втором определяются формат и содержимое отдельных листов новой книги, вставляемых в документ командой Вставка ► Лист (Insert ► Worksheet) (Лист.xlt или Sheet.xlt). Данные файлы нужно сохранить в папке: \Documents and Settings\<ваше имя>\Application Data\ Microsoft \Excel\XLStart. Чтобы сохранить файл в формате шаблона (*.XLT), выберите в меню Файл команду Сохранить как и в раскрывающемся списке типов файлов диалогового окна Сохранить как задайте вариант Шаблон (Templates). ПРИМЕЧАНИЕ — ------------------------------------------- ---------------------------------------Любые рабочие книги, находящиеся в папке XLStart, автоматически открываются при запуске Excel (кроме книг с именами Книга.xls или /IHCT.XIS).

Подготовленные вами для автоматической загрузки файлы изменяют свойства, применяемые по

умолчанию к новым книгам и рабочим листам. Даже характеристики привычной Книги1, которая откроется на экране при последующем запуске Excel, изменятся в соответствии с настройками, запомненными в шаблоне Книга.xlt. Чтобы вернуться к стандартным параметрам, просто удалите созданный вами файл шаблона из папки XLStart.

60 ♦ Глава 2. Запуск Excel

Следует обратить внимание, что с помощью собственных шаблонов можно изменять не только формат книги, но и текст, графику, формулы, пользовательские панели инструментов, макросы, некоторые окна и параметры обработки данных. Также допускается определение количества и типа листов, которые будут по умолчанию загружаться в новую книгу или вставляться в нее по команде Лист (Sheet) меню Вставка (Insert). Например, если задать в шаблоне Лист.хlt: это значение равным четырем, то вместо одного листа, как обычно, по команде Лист из меню Вставка в книгу будет добавлено четыре новых рабочих листа. Если это в действительности не требуется, нужно удалить лишние листы, прежде чем сохранять файл шаблона Лист.xlt..

Сохранение файлов Без сомнения, наиболее важной функцией любой программы является сохранение данных. В Excel, например, предусмотрено множество различных способов сохранения файлов, включая команды: Сохранить (Save), Сохранить как (Save As), Сохранить как веб-страницу (Save As Web Page), Сохранить рабочую область (Save Workspace), Закрыть (Close) и Выход (Exit), а также самый простой вариант — щелчок на кнопке Сохранить (Save) панели инструментов Стандартная. СМОТРИ ТАКЖЕ --------------------------------------------------------------------------------------------------Сохранение книги как веб-страницы рассматривается в разделе «Сохранение и публикация файлов Excel в формате HTML» главы 20.

Есть одна команда, которая также сохраняет книги, хотя на первый взгляд это неочевидно, — Доступ к книге (Share Workbook) меню Сервис (Tools). При вызове данной команды книга автоматически получает статус общей, то есть файл становится доступным для других пользователей сети, и они с этого момента получают возможность открывать книгу и вносить в нее изменения. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------ : -----------------------------------------За дополнительной информацией обращайтесь к разделу «Совместное использование книг в сети» главы 19. СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------------------------------Если вы чаще всего используете для файлов книг одну и ту же папку, имеет смысл определить ее как рабочую. Тогда, выполняя команды Открыть (Open), Сохранить (Save) и Сохранить как (Save As), Excel всегда будет открывать в диалоговых окнах именно эту папку. Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Общие (General) и введите в текстовое поле Рабочий каталог (Default File Location) полный путь к вашей папке.

При первом сохранении файла на экране появится диалоговое окно Сохранение документа, показанное на рис. 2.19.

Основы работы с файлами ♦ 61

Создание новой папки

Изиенение вида списка файлов

Переход на один уровень вверх

Рис. 2.19. При первом сохранении файла вы увидите диалоговое окно Сохранение документа РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ ------------------------------------------------------------------------------При сохранении новой копии файла Excel создает временный файл, затем удаляет оригинал и присваивает временному файлу имя исходного. Это позволяет избежать одновременной потери оригинала и новой версии в случае нештатной ситуации по ходу сохранения. Поэтому вы не можете открыть, изменить и затем сохранить файл, который занимает больше половины доступного пространства на рабочем диске. Например, при работе с гибким диском объемом 1,44 Мбайт невозможно открыть, отредактировать и затем вернуть на место файл, превышающий по объему 720 Кбайт (а это довольно «солидный» файл). В такой ситуации все изменения следует вносить в копию книги, расположенную на жестком диске, сохранить ее и лишь затем скопировать на гибкий диск.

Правила именования файлов Названия файлов в Excel могут содержать до 218 символов и представлять собой любую комбинацию из буквенных, цифровых, специальных символов и пробелов, исключая косую черту (слэш, /), обратную косую черту (обратный слэш, \), знаки «больше» (>) и «меньше» (<), звездочки (*), знак вопроса (?), кавычки ("), вертикальную черту (|), двоеточие (:) и точку с запятой (;). Несмотря на то что в именах файлов допускается любое сочетание строчных и прописных букв, имейте в виду, что Excel игнорирует регистр. Так, например, имена MYFILE, MyFile и myfile для программы совершенно идентичны. Знакомое трехсимвольное расширение MS-DOS, расположенное после имени и отделенное от него точкой, помогает идентифицировать файлы Excel и добавляется автоматически при сохранении файла. Заметим, однако, что в окнах Windows расширения файлов в зависимости от настроек могут и не отображаться. В табл. 2.1 приведены некоторые расширения имен файлов Excel, принятые по умолчанию.

62 ♦ Глава 2. Запуск Excel Таблица 2.1. Расширения имен файлов Excel Тип документа

Расширение

Надстройка (Add-in)

.XLA

Резервная копия (Backup)

.XLK

Шаблон (Template)

.XLT

Книга (Workbook)

.XLS

Рабочая область (Workspace)

.XLW

Электронная таблица XML (Spreadsheet)

.XML

Форматы файлов Помимо названия файла и его местоположения на диске в диалоговом окне Сохранение документа также можно указать его формат. Щелкните на стрелке правее поля Тип файла (Save As Type), и в раскрывшемся списке вы увидите все доступные форматы. СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Форматы, в которые Excel умеет преобразовывать файлы, рассматриваются далее в этой главе, в разделе «Импорт и экспорт файлов».

По умолчанию Excel записывает книги в основном рабочем формате Книга Microsoft Excel (Workbook Microsoft Excel). Однако если требуется экспортировать книгу Excel в другое приложение, то ее всегда можно преобразовать в представление, распознаваемое данной программой.

Типы документов предыдущих версий Excel В версиях Excel от 5.0 до 11 все рабочие листы, листы диаграмм, диалоговых окон Excel 5.0 и макросов Excel 4.0 содержатся в книгах. В более ранних версиях рабочие листы, листы диаграмм и макросов сохранялись отдельно. Соответственно, при открытии листов младших версий в Excel 2003 они автоматически преобразуются в книги Excel 2003, а далее ваше право — либо сохранить их в формате текущей версии, либо оставить в исходном виде. Кроме того, существует возможность объединять листы предыдущих версий Excel в одной книге Excel 20031. 1

Уточнение. До версии 5.0 файл XLS мог содержать только одну рабочую страницу. Версия 5.0 представила концепцию рабочей книги, которая может содержать несколько рабочих листов. В результате оказались неработоспособны существующие надстройки. В версии 5.0 отдельный макроязык Excel (XLM) был поддержан на новом уровне: VBA. Номер 7.0 была присвоен Excel в связи с включением программы в состав Office 95, версия 6.0 как конечный продукт не вышла — пакет стал 32-разрядным. Соответственно, версия, включенная в состав Office 97, получила номер 8.0 и т. д. Office 2000 — 9.0, Office XP (2002) — 10.0, Office 2003 — 11.0. В версиях Excel до 2003 (расширенных)присутствовал компонент Microsoft Map, позволявший вставить в таблицу географическую карту (или ее фрагмент) и позднее связать с картой другую информацию для наглядного представления. К сожалению, поддержка Microsoft Map прекращена и, если не установлены ранние версии Office, открытие файлов, созданных с помощью Microsoft Map, невозможно. — Примеч. ред.

Основы работы с файлами ♦ 63

Книги Excel 5.0 были полностью совместимы с Excel 95, и наоборот. Это означало, что вы могли сохранить книгу в Excel 95, а затем без всяких проблем открыть ее в Excel 5.0. В трех последующих версиях Excel применялась другая структура файлов. Для обеспечения совместной работы пользователей, работающих в различных версиях Excel, в список Тип файла диалогового окна Сохранить как включены соответствующие пункты: Книга Microsoft Excel 5.0/95 (Microsoft Excel 5.0/95 Workbook) и Книга Microsoft Excel 972002 & 5.0/95 (Microsoft Excel 97-2002 And 5.0/95 Workbook), выбор которых вызывает сохранение книги одновременно в обоих указанных форматах. Пользователь любой из этих версий Excel в состоянии открыть книгу, записанную таким образом, но если после этого он сохранит изменения, работая в Excel 5.0 или Excel 95, то все особенности, характерные для Excel версий 2000-2003, будут потеряны.

Задание формата по умолчанию Как мы уже говорили, обычно новая книга сохраняется в формате книги Microsoft Excel. При желании для записи файлов по умолчанию можно выбрать другой формат. Это оказывается очень удобным, например, в случае регулярного редактирования документов совместно с другими пользователями, работающими в Excel 95. Итак, в меню Сервис выберите команду Параметры и затем в открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Переход (Transition), представленную рис. 2.20.

Рис. 2.20. Здесь можно задать формат, в котором по умолчанию будут сохраняться книги Excel

Список Сохранять файлы Excel как (Save Excel File As) имеет тот же состав, что и список Тип файла диалогового окна Сохранение документа.

64 ♦ Глава 2. Запуск Excel

Автоматическое создание резервных копий В вашей власти настроить Excel так, что при каждом сохранении файла всегда будет создаваться его резервная копия в той же самой папке, в которой находится и оригинал. Для этого после выбора в меню Файл команды Сохранить как нажмите в диалоговом окне кнопку Сервис (Tools) и затем выберите команду Общие параметры (General Options). Excel выведет на экран диалоговое окно Параметры сохранения (Save Options), показанное на рис. 2.21. Теперь установите флажок Всегда создавать резервную копию (Always Create Backup).

Рис. 2.21. Диалоговое окно Параметры сохранения позволяет настроить режим записи файлов

Резервный файл (backup file) — это дубликат файла оригинала с расширением XLK, в название которого перед именем исходного файла добавляются слова Резервная копия. ВНИМАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Учтите, что Excel при создании резервных копий во всех случаях использует расширение XLK. Предположим, что вы работаете с книгой Myfile.xls и с шаблоном Myfile.xlt, причем для обоих файлов установлен флажок Всегда создавать резервную копию. Поскольку в папке не бывает двух файлов с одинаковым именем-расширением (Myfile.xlk), в качестве резервной копии в данной папке может оказаться как предыдущая версия самой книги, так и ее шаблон — в зависимости от того, какой из файлов был сохранен последним.

Защита файлов Excel позволяет защитить файлы от несанкционированного доступа путем назначения файлу пароля. За это также отвечает диалоговое окно Параметры сохранения, изображенное на рис. 2.21. Пароли бывают двух типов: пароль для открытия файла и пароль разрешения записи. Каждый из них может содержать до 15 символов, при этом регистр букв учитывается. Соответственно, если для пароля было выбрано слово Секрет, у вас уже не получится открыть его, вводя слово СЕКРЕТ ИЛИ секрет. Для обеспечения более высокого уровня безопасности Excel не отображает на экране вводимый пароль. ► После назначения пароля открытия файла Excel будет запрашивать пароль при каждой последующей попытке открыть данный документ. ► После установки пароля разрешения записи открыть файл сможет любой пользователь, но если это будет сделано без указания пароля, то сохранить его под тем же именем уже не удастся.

Основы работы с файлами ♦ 65

► Третий вариант защиты Рекомендовать доступ только для чтения (Read-Only Recommended) усиливает парольную защиту. Если вам нужен более высокий уровень безопасности, установите данный флажок. Тогда Excel будет дополнительно рекомендовать пользователям открывать данный файл лишь для чтения. СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------------------------------Хотя с годами меры безопасности в Excel укрепились, тем не менее всегда найдутся любители поиска новых и более совершенных способов взлома защиты. Чем сложнее и длиннее будет пароль, тем в большей безопасности будут ваши данные. Желательно применять для паролей не имеющую смысла смесь из строчных, прописных букв и цифр длиной не менее восьми символов.

Внесение сводной информации о книгах При выборе в меню Файл команды Свойства (Properties) Excel выводит на экран диалоговое окно Свойства, представленное на рис. 2.22 и содержащее доступные для изменения общие сведения об активной рабочей книге.

Рис- 2.22. Диалоговое окно Свойства содержит информацию об активной книге

Информация, записанная в этом окне, может позднее использоваться для идентификации файлов или их поиска. Чтобы увидеть свойства файла при его открытии, достаточно в диалоговом окне Открытие документа щелкнуть на кнопке Представления (Views) и выбрать пункт Свойства (Properties). Окно примет вид, показанный на рис. 2.23. Область со списком файлов разделится на две части, и справа появится информация обо всех свойствах выделенного документа. Эти свойства также будут просматриваться поисковой системой Windows при просмотре ею файлов на компьютере.

66 ♦ Глава 2. Запуск Excel

Разумеется, диалоговое окно Свойства станет максимально полезным только в том случае, если вы заполните все его поля. В принципе, неплохо взять в привычку просмотр свойств сохраненных ранее файлов, особенно когда приходится иметь дело с большим объемом записанной на жесткий диск информации.

Рис. 2.23. Обращайте внимание на свойства каждого файла, прежде чем открывать его

Связывание свойств с ячейками Excel позволяет связать определенное свойство с именованной ячейкой рабочего листа. В этом случае значение свойства становится равным содержимому ячейки и изменяется при изменении значения в ячейке. Для достижения подобного эффекта необходимо, прежде всего, присвоить ячейке название (см. раздел «Присвоение имен ячейкам и диапазонам» главы 12), после чего станет доступным флажок Для объекта (Link To Content) на вкладке Прочие (Custom) диалогового окна Свойства. Если данный флажок установлен, то в раскрывающемся списке Значения (Value) (при связывании свойства с ячейкой название этого списка изменяется на Источник (Source)) выводятся имена, определенные в книге, как показано на рис. 2.24. В поле Название (Name) выберите или создайте имя для определенного свойства. (При установлении связи свойства с ячейкой поле Тип (Туре) становится недоступным.) После задания источника (именованной ячейки, с которой связывается свойство) нажмите кнопку Добавить (Add), и новое свойство появится в списке диалогового окна Свойства.

Основы работы с файлами ♦ 67

Рис. 2.24. Свойства документа можно динамически связать с именованными ячейками

Если связь нарушится (например, будет удалена именованная ячейка), в списке диалогового окна Свойства сохранится последнее значение для этого свойства. Если имя присвоено диапазону ячеек, значение свойства будет назначено только одной ячейке, расположенной в верхнем левом углу этого диапазона.

Сохранение рабочей области С помощью команды Сохранить рабочую область (Save Workspace) меню Файл можно запомнить текущее состояние рабочей среды Excel. При выборе этой команды на экране появляется одноименное диалоговое окно, изображенное на рис. 2.25. Сохраняя рабочую область, Excel наряду с множеством установок запоминает состояние всех открытых книг. В результате при следующем запуске программы рабочая область восстанавливается точно в таком же виде, в каком она была в момент записи. Другими словами, откроются все книги, которые были открыты на момент сохранения файла рабочей области, и окажутся активизированными все применявшиеся настройки. В число сохраняемых установок входит большинство параметров вычислений и вывода информации на экран, которые задаются в диалоговом окне Параметры меню Сервис. По умолчанию рабочая область сохраняется в файле Resume.xlw, но вы всегда можете использовать другое название с тем же расширением, составленное в соответствии с правилами именования файлов Excel.

68 ♦ Глава 2. Запуск Excel

Рис. 2.25. Команда Сохранить рабочую область позволяет записать текущее состояние рабочей среды Excel ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Команду Файл ► Сохранить рабочую область не нужно путать с командой Сервис ► Общая рабочая область (Tools ► Shared Workspace); их действие различно. Последняя является средством, разработанным Microsoft для облегчения совместной работы нескольких пользователей над одним проектом. За дополнительной информацией по данному вопросу обращайтесь к главе 19. ----------------------------, ------------------------ 5 ----------------------------------------------

Открытие файлов Работая в программе, нужно уметь не только сохранять файлы в нужном формате, но и открывать их. Чтобы открыть какой-либо файл Excel, выберите в меню Файл команду Открыть (Open) или щелкните на одноименной кнопке панели инструментов Стандартная. В ответ на экране появится диалоговое окно Открытие документа (Open), показанное ранее на рис. 2.14. Значки с левой стороны используются для навигации и работы с файлами, списки которых представлены в главной области окна. По умолчанию при первом открытии окна (в рамках одного сеанса работы с Excel) в главной области отображается содержимое папки Мои документы (My Documents) и выделен одноименный ярлык в левой части, если только не были внесены изменения в поле Рабочий каталог (Default File Location) на вкладке Общие (General) диалогового окна Параметры. Рассмотрим элементы окна Открытие документа: ► Если щелкнуть на значке Мои последние документы (My Recent Documents), в основной части окна отобразится в обратном хронологическом порядке список файлов и папок, недавно открывавшихся на компьютере. На самом деле здесь появляется содержимое папки Последние файлы (Recent), в которую автоматически заносятся ссылки на файлы и папки, к которым выполнялось обращение через диалоговые окна Открытие документа и Сохранение документа.

Основы работы с файлами ♦ 69

► Значок Рабочий стол (Desktop) предоставляет быстрый способ перехода на самый высокий уровень иерархии файловой системы компьютера. ► При щелчке на значке Мои документы (My Documents) в главной части окна отображается содержимое папки Мои документы. ► Если щелкнуть на значке Мой компьютер (My Computer), в основной части сведутся воедино все доступные на компьютере места хранения файлов, включая жесткий диск, дисководы для гибких, компакт- и DVD-дисков и папки с совместным доступом. ► Значок Мое сетевое окружение (My Network Places) открывает доступ к файлам, хранящимся в локальной сети или в Интернете. ► Раскрывающийся список Тип файлов (Files Of Type), расположенный в нижней части диалогового окна Открытие документа, определяет, файлы какого типа появятся в главном окне. По умолчанию здесь выбран вариант Все файлы Microsoft Excel (All Microsoft Excel Files) — файлы с расширениями, начинающимися с двух букв «XL». При желании в списке файлов можно показать как документы определенного формата, так и все доступные в данной папке (пункт Все файлы (All Files)), выделив нужный вариант в раскрывающемся списке. СОВЕТ —-----------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы одновременно открыть сразу несколько файлов из одной папки, выделите их названия щелчками мыши, удерживая при этом нажатой клавишу Ctrl.

► Кнопка Представления (Views) позволяет задавать различные способы ото бражения файлов в диалоговом окне Открытие документа. Так, список файлов в режиме Таблица (Details) предоставляет более подробные сведения о доку ментах. Обратите внимание на заголовки столбцов этого списка. Если щелкнуть на любом из них, файлы будут отсортированы в соответствии с со держимым столбца. Например, щелкнув на заголовке Изменен (Modified), вы получите список, упорядоченный по датам изменения файлов. При желании можно изменять ширину столбцов, перетаскивая границы между заголовка ми, подобно тому как редактируется ширина столбцов рабочего листа Excel. ► Если щелкнуть на кнопке Сервис (Tools), на экране появится меню (рис. 2.26), содержащее набор дополнительных команд для выделенных файлов. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Щелчок правой кнопкой мыши на большинстве файлов в диалоговых окнах Открытие документа, Создание документа и Сохранение документа выводит на экран контекстное меню с набором команд, применимых к данному файлу. Например, с помощью команды этого меню можно удалить файл, выделенный в диалоговом окне Открытие документа.

70 ♦ Глава 2. Запуск Excel

Рис. 2.26. Меню Сервис с набором дополнительных полезных команд

Специальные способы открытия файлов В правой нижней части диалогового окна Открытие документа находится кнопка Открыть, рядом с которой расположена маленькая кнопка со стрелкой, направленной вниз. Щелкните на кнопке со стрелкой, и на экране появится дополнительное меню, изображенное на рис. 2.27.

Рис. 2.27. В результате щелчка на кнопке со стрелкой, расположенной рядом с кнопкой Открыть, на экране появляется меню, позволяющее управлять открытием файлов

Основы работы с файлами ♦ 71

►• Открыть для чтения (Open Read-Only). При открытии файла в данном режиме разрешается его просмотр и редактирование, но запрещается сохранение файла под тем же именем. ► Открыть как копию (Open As Copy). В этом случае создается копия выделенного файла, и к ее названию добавляется слово Копия (Copy Of)- Таким образом, работа ведется с дубликатом, а оригинал остается в неприкосновенности. ► Открыть в обозревателе (Open In Browser). Команда применяется только к HTMLдокументам и открывает выделенный файл в используемом по умолчанию браузере. ► Открыть и восстановить (Open And Repair). Это мощное средство, с помощью которого можно попытаться открыть поврежденные файлы. Более подробно команда описывается далее в данной главе, в разделе «Восстановление поврежденных файлов».

Автоматическое открытие файлов при запуске Excel Если вы каждый день работаете с одними й теми же файлами, удобнее хранить их в особой папке — XLStart. В этом случае при каждом запуске Excel все файлы, находящиеся в данной папке, будут открываться автоматически. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Если предстоит продолжительная работа с несколькими книгами, имеет смысл сохранить в палке XLStart и файл рабочей области. Тогда при каждом запуске Excel будут автоматически загружаться все настройки рабочей области. Этому вопросу посвящен раздел «Сохранение рабочей области» данной главы.

Папка XLStart создается автоматически при установке Excel и располагается в одной из следующих папок: \Program Files\Microsoft Office\Officell \Documents and Settings\<ваше имя>\Аррlication Data\Microsoft\Excel

СОВЕТ--------------------------------------------------------------------------------------------------Можно создать специальные файлы, определяющие вид и содержимое открываемых по умолчанию рабочих книг и новых листов, и сохранить их в папке XLStart. Заинтересованные могут вернуться к разделу «Изменение свойств новой книги и рабочего листа» данной главы.

Если желательно, чтобы при запуске Excel одновременно открывались файлы из папки, отличной от XLStart, следует определить альтернативную папку запуска следующим образом: выберите в меню Сервис команду Параметры и на вкладке Общие открывшегося диалогового окна введите полный путь к нужной папке в поле Каталог Автозагрузки (At Startup, Open All Files In), как показано на рис. 2.28. Это особенно удобно, когда компьютер подключен к локальной сети и требуется, чтобы при запуске Excel открывались файлы из папки коллективного доступа.

72 ♦ Глава 2. Запуск Excel

Рис. 2.28. Указание папки автозагрузки является одним из двух способов автоматического открытия документов

Восстановление поврежденных файлов На рис. 2.27 представлен список дополнительных команд диалогового окна Открытие документа, среди которых присутствует команда Открыть и восстановить (Open And Repair). Она дает шанс побороться либо за «воскрешение» поврежденного файла, либо, по крайней мере, за извлечение из него данных, если файл восстановлению не подлежит. После того как вы выделите файл и выберете в списке команду Открыть и восстановить, на экране появится окно, показанное на рис. 2.29.

Рис. 2.29. Команда Открыть и восстановить дает надежду на восстановление потерянных данных

Сначала выберите вариант Восстановить (Repair) и, если все же не удастся открыть файл, вернитесь назад и щелкните на кнопке Извлечь данные (Extract Data). Это приведет к отображению нового окна, оно показано на рис. 2.30. На данном этапе необходимо правильно оценить ситуацию: если вы полагаете, что удастся восстановить введенные формулы, выберите вариант Восстановить формулы (Recover Formulas), в противном случае постарайтесь сохранить хотя бы

Основы работы с файлами ♦ 73

значения — щелкните на кнопке Преобразовать в значения (Convert To Values). Независимо от того, какой вариант был выбран, данные из всех рабочих листов и таблиц считываются в том порядке, в каком они располагались в исходном документе. К сожалению, процессу восстановления не подлежат атрибуты форматирования, построенные диаграммы, другие объекты — только содержимое ячеек, поскольку именно оно является основой для дальнейшей работы с файлом.

Рис. 2.30. После щелчка на кнопке Извлечь данные Excel предлагает два варианта их восстановления

Стоит заметить, что если повреждения коснулись участка файла, на котором записывались пароли для работы с ним, то с большой долей вероятности вам не удастся извлечь данные из защищенного паролем документа, используя команду Открыть и восстановить. СМОТРИ ТАКЖЕ --------------------------------------------------------------------------------------------------Больше по теме рассказывается в разделе «Восстановление после сбоя» этой главы, о паролях и защите документов можно узнать из раздела «Защита книг» главы 6.

Восстановление за счет изменения источника данных Существует еще один способ восстановить данные из поврежденной книги, которые вы считали безвозвратно потерянными. В целом принцип действия программы здесь аналогичен выполнению команды Открыть и восстановить, но все же имеет смысл воспользоваться этой возможностью, если предыдущие попытки не дали удовлетворительных результатов. Итак, попробуйте предпринять следующие шаги. Сначала откройте две новые книги. В одной из них выделите ячейку А1 и нажмите клавиши Ctrl+C, чтобы скопировать ее значение в буфер обмена. Активизируйте вторую книгу и щелкните правой кнопкой мыши на ячейке А1. В контекстном меню выберите команду Специальная вставка (Paste Special) и затем нажмите кнопку Вставить связи (Paste Link). После этого в меню Правка выберите команду Связи (Links), нажмите кнопку Изменить (Change Source), найдите на жестком диске поврежденную книгу, выделите ее и нажмите кнопку ОК в диалоговом окне Связи (Links). Если удача на вашей стороне, данные из ячейки А1 испорченной книги появятся в ячейке А1 текущей книги благодаря связи, установленной с помощью формулы. Нажмите на клавишу F2 для активизации режима правки и затем трижды нажмите F4 для преобразования абсолютной ссылки $А$1 в относительную А1. После этого копируйте формулу на все остальные участки рабочего листа до тех пор, пока все данные листа не будут извлечены. Повторите процедуру для каждого листа поврежденной книги.

74 ♦ Глава 2. Запуск Excel

Подобный прием может оказаться эффективным даже при восстановлении «битых» файлов, защищенных паролем. После щелчка на кнопке Изменить (Change Source) вам будет предложено ввести пароль. Щелкните на кнопке Отменить (Cancel) и посмотрите, что изменится. Успех, разумеется, не гарантирован, но попытаться стоит.

Поиск файлов Если вы не знаете точного местонахождения конкретного файла, можно воспользоваться поисковыми средствами, предоставляемыми диалоговым окном Открытие документа. В этом окне щелкните на кнопке Сервис и выберите команду Найти (Search). На экране появится диалоговое окно Поиск файлов (Search), показанное на рис. 2.31.

Рис. 2.31. Диалоговое окно Поиск файлов применяется для обнаружения файлов во всех локальных ресурсах и используемых совместно СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Совместное использование файлов подробно рассматривается в разделе «Совместное использование книг в сети» главы 19.

Чтобы начать поиск, достаточно ввести какое-либо слово в большое поле, а затем щелкнуть на кнопке Найти (Search). Однако мы настоятельно рекомендуем,

Основы работы с файлами ♦ 75

используя раскрывающиеся списки Область поиска (Search In) и Типы файлов результатов (Results Should Be) раздела Другие параметры поиска (Other Search Options), максимально сужать область поиска. В противном случае — на основании какого-либо одного критерия — поиск по всему жесткому диску компьютера может занять довольно много времени. Список файлов, удовлетворяющих заданному критерию, появится в нижней части диалогового окна. Нажмите кнопку ОК или дважды щелкните на имени файла, чтобы закрыть окно Поиск (Search). Название найденного документа будет скопировано в поле Имя файла (File Name) диалогового окна Открытие документа. Чтобы добавить новые критерии и тем самым еще больше сузить область поиска, щелкните на вкладке Расширенный (Advanced) диалогового окна Поиск (Search). Используя раскрывающиеся списки раздела Искать (Search For), размещенные в верхней части диалогового окна, создавайте по одному условию за один раз и добавляйте столько дополнительных критериев поиска, сколько посчитаете нужным. Определив Свойство (Property), Условие (Condition) и Значение (Value), щелкните на кнопке Добавить (Add), чтобы добавить критерий в расположенный чуть ниже список. При желании можно указать любое количество критериев поиска. Ниже представлено описание элементов управления вкладки расширенного поиска. ► В раскрывающемся списке Свойство (Property) перечислена большая часть дос тупных свойств. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Подробнее о диалоговом окне Свойства рассказывалось в разделе «Внесение сводной информации о книгах» данной главы.

► Содержимое списка Условие (Condition) меняется в зависимости от пункта, выбранного в списке Свойство. Например, если задано свойство Дата создания (Creation Date ), то среди условий будут такие, как не ранее (On Or After), сегодня (Today), в прошлом месяце (Last Month) и т. д. ► Поле Значение (Value) предназначено для ввода конкретного значения, имеющего смысл при заданном условии поиска. Например, если в качестве свойства выбрана Дата создания, то в поле Значение может стоять конкретная дата. ► Кнопки И (And) и ИЛИ (Or) используются для того, чтобы указать, как расценивать очередное условие при успехе поиска: «в дополнение» (оба объединяемых условия должны быть соблюдены) или же «вместо» предыдущего (то есть наравне с ним — достаточно успеха по одному критерию) соответственно. Некоторые типы свойств допускают только один логический оператор И. Так, если попытаться создать с помощью кнопки И еще одно условие Тип файлов, Excel сообщит, что в списке условий уже указан один тип файлов, и предложит заменить И логическим оператором ИЛИ. ► Чтобы удалить любой выделенный критерий поиска, щелкните на кнопке Удалить (Remove). Если требуется очистить весь лист условий поиска, щелкните на кнопке Удалить все (Remove All). ► "Чтобы начать поиск, нажмите кнопку Найти (Search). Если вы хотите, сохра нив условия, удалить результаты, щелкните на кнопке Восстановить (Restore).

76 ♦ Глава 2. Запуск Excel

► Обнаружив искомый файл, нажмите кнопку ОК, и его название появится в поле Имя файла в диалоговом окне Открытие документа. ► Последний критерий, по которому производился поиск файлов, запоминается вплоть до следующего открытия диалогового окна Поиск (Search). СОВЕТ -----------------------------------------— -----------------------------------------------------Чтобы заполнение свойств файла вошло в привычку, можно включить режим автоматического отображения диалогового окна Свойства еще при первом сохранении файла. Для этого в меню Сервис выберите команду Параметры и затем на вкладке Общие установите флажок Предлагать заполнение свойств файла (Prompt For Workbook Properties). ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------Возможности Excel можно расширить за счет дополнительных небольших программ, встраивающихся в основное приложение и запускающихся из его среды. Такие программы называются надстройками, или подключаемыми модулями (add-ins), и устанавливаются отдельно. Одна из надстроек, Spreadsheet Assistant (Помощник по работе с электронными таблицами)1, предоставляет множество полезных, позволяющих сэкономить время средств. После установки Spreadsheet Assistant в строке меню появляется новый пункт — Assistants (Помощь), в котором есть подменю File Assistants (Помощь по работе с файлами). Содержащиеся в нем команды помогают выполнять как довольно необычные, так и рутинные задачи, наподобие сохранения нескольких файлов, перемещения, переименования, удаления и экспорта файлов, создания резервных копий и снятия «экранных снимков» с диапазонов ячеек или диаграмм для использования в других программах, например Microsoft PowerPoint. Чтобы открыть представленное ниже диалоговое окно, выберите команду Assistants ► File Assistants ► Create A Picture File (Помощь ► Помощь по работе с файлами ► Создать картинку).

Импорт и экспорт файлов Что очень приятно, так это способность Microsoft Excel работать с данными многих других приложений. Также можно легко импортировать данные из текстовых файлов и размещать их в столбцах рабочего листа.

_______________________________________ 1

Дополнительные материалы к книге можно найти на сайте издательства (http://download. piter.com). — Примеч. ред.

Импорт и экспорт файлов ♦ 77

ПРИМЕЧАНИЕ — ------------------------------------------------------------------------------------Существует множество очень специфичных, скрытых технических деталей импорта и экспорта файлов. Если вам необходимо знать все эти подробности для решения задач, связанных с переноской данных, например вы хотите передавать в Excel сотни управляемых макросами файлов Lotus, обратитесь к руководству Microsoft Office Resource Kit, издания Microsoft Press. Кроме того, дополнительную информацию об использовании данных из других приложений Office можно найти в главе 23 («Интеграция Excel с Word и PowerPoint») и в главе 29 («Работа с внешними данными»).

Команды Открыть и Сохранить как Чтобы импортировать файл из другого приложения или из более ранней версии Excel, в меню Файл выберите команду Открыть (или щелкните на кнопке Открыть панели инструментов Стандартная) и выберите из списка в диалоговом окне Открытие документа файл, который требуется импортировать. Чтобы в диалоговом окне стали видны файлы нужного формата, укажите подходящий вариант в списке Тип файлов, расположенном в нижней части диалогового окна, как показано на рис. 2.32. Имейте в виду, что при импорте файла совсем не обязательно указывать его расширение, поскольку Excel определяет формат документа по содержимому, а не по имени.

Рис. 2.32. Чтобы увидеть файлы определенного формата, воспользуйтесь раскрывающимся списком Тип файлов

Чтобы выполнить экспорт документа Microsoft Excel в другое приложение или в более раннюю версию программы, в меню Файл выберите команду Сохранить как (File ► Save As). Затем установите в раскрывающемся списке Тип файла (Save As Туре) принадлежность выходного файла к целевому приложению. Этот список похож на список Тип файлов (Files Type), приведенный на рис. 2.32, за тем лишь исключением, что в нем предлагается существенно больше различных форматов,

78 ♦ Глава 2. Запуск Excel

в которых допускается сохранение данных Excel. Например, в диалоговом окне Открытие документа из читаемых форматов Lotus присутствует только один вариант — Файлы Lotus 1-2-3 (Lotus 1-2-3 Files), в то время как сохранить документ Excel можно для нескольких различных версий Lotus, включая файлы WKS, WK1, WK3, FM3 и WK4. Что такое XML? Вы, наверное, обратили внимание, что среди типов файлов для импорта и экспорта фигурирует формат XML (extensible Markup Language). Данный язык разметки был разработан для сохранения документов в структурированном виде и первоначально был ориентирован на веб-страницы. Если вы собираетесь публиковать содержание рабочих листов в Интернете или локальной сети, то, возможно, вам придется более детально изучить XML, описание которого выходит за рамки данной книги. Подробнее о возможностях XML рассказывается в разделе «Работа с файлами в формате XML» главы 29.

Импорт и экспорт текстовых файлов Чтобы экспортировать лист Excel как текстовый файл, выберите в меню Файл команду Сохранить как и в раскрывающемся списке Тип файла укажите один из приведенных ниже восьми форматов. При записи данных в текстовом виде сохраняется только текущий лист, с учетом настроек, выполненных на вкладке Число (Number) диалогового окна Формат ячеек (Format Cells ), все прочее форматирование удаляется. ► Форматированный текст (разделители — пробелы) (*.prn) (Formatted Text (Space Delimited)). При выборе данного варианта создается файл, в котором выравнивание столбцов сохраняется за счет символов пробела. Этот формат, например, удобен для передачи данных по модему пользователю, не имеющему приложения Excel. ► Текстовые файлы (с разделителями табуляции) (*.txt) (Text (Tab Delimited)). Здесь значения в каждой строке разделяются символами табуляции. Значение ячейки, содержащей запятую, заключается в кавычки. ► Текст Юникод (*.txt) (Unicode Text). Это широко распространенный текстовый формат, где каждому символу приписывается уникальный номер. Система кодирования Unicode присваивает номер (как правило, двухбайтовый) каждому символу любого языка для любых компьютерных платформ. ► CSV (разделители — запятые) (*.csv) (CSV (Comma Delimited)). Значения в каждой строке разделяются запятыми. Запятые в качестве разделителей в ряде случаев более рациональны, чем пробелы, особенно при экспорте файлов в программы управления базами данных (большинство СУБД распознают текстовые файлы любых форматов, однако некоторые из них способны импортировать только файлы .CSV). Кроме того, многие текстовые редакторы в файлах .CSV хранят информацию, предназначенную для операций слияния. ► Текст (Macintosh) (*.txt) (Text (Macintosh)). В вариантах для Macintosh применяется специальный набор символов. Выберите данный формат, если собираетесь открывать файл в приложении для компьютеров Apple.

Импорт и экспорт файлов ♦ 79

► Текст (MS-DOS) (*.txt) (Text (MS-DOS)). Как и в файлах .CSV, используется один и тот же набор символов ANSI. Если вы собираетесь экспортировать текстовый файл в какое-либо приложение Windows, например в Microsoft Word, следует выбрать один из этих двух форматов. ► CSV (Macintosh) (*.csv). Различие между обычными текстовыми форматами и их вариантами для Macintosh или MS-DOS связано с кодировкой символов используемого языка. Если это не английский язык, она выходит за пределы стандартного 7-битового диапазона ASCII. ► CSV (MS-DOS) (*.csv). Используется расширенный набор символов IBM PC. (Своего рода «текст OEM».) Выберите данный формат, если собираетесь передать текстовый файл в программу, не являющуюся приложением Windows. СОВЕТ --- —-------------------------------------------------------------------------------------------В Excel 2003 применяется тот же формат файла, что и в предыдущих версиях: Excel 2002, Excel 2000 и Excel 97. Однако он несовместим с форматами более ранних версий. С помощью команды Сохранить как (Save As) можно экспортировать книги Excel 2002/ 2000/97 в любые более ранние версии программы. Если вы регулярно трудитесь над одними и теми же файлами вместе с коллегами, работающими в более ранних версиях программы (Excel 5 или Excel 7), то для сохранения совместных книг лучше воспользоваться двойным форматом сохранения — Книга Microsoft Excel 97-Excel 2003 & 5.0/95 (Microsoft Excel 97-Excel 2003 & 5.0/95 Workbook). В этом случае книгу можно будет прочитать в любой версии Excel.

Обмен данными между Excel для Windows и Excel для Macintosh Версии Microsoft Excel 98 и 2001 для Macintosh полностью совместимы на уровне формата файлов с Excel 2003, 2002, 2000 и Excel 97. Над этими файлами можно свободно работать совместно с пользователями Macintosh, просто пересылая их с одного компьютера на другой. Для сохранения файла Excel 2002 с тем, чтобы его смог открыть ваш коллега, работающий на компьютере Macintosh в версии Excel 5, воспользуйтесь командой Сохранить как и выберите формат Книга Microsoft Excel 5.0/95. Всегда держите в голове следующее: ►Для импорта файлов Macintosh на PC прежде всего необходимо обеспечить передачу данных с помощью кабеля, модема, диска, локальной сети или, например, с помощью утилиты МасОрепег. Далее просто выберите в меню Файл команду Открыть и найдите нужный документ. ►С той же легкостью выполняется обмен файлами в обратную сторону. Перенесите документ с PC на Macintosh и просто откройте его с помощью команды Открыть так же, как поступаете для любого другого файла.

Преобразование дат Несмотря на то что версии Excel для Windows и Macintosh имеют очень много сходных характеристик и одинаковых возможностей, системы летоисчисления

80 ♦ Глава 2. Запуск Excel

в них различаются. В Excel для Windows базовой датой является 1 января 1900 года, а в версии для Macintosh — 2 января 1904 года. При обмене файлами с Macintosh Excel позволяет определить нужную систему путем установки или снятия флажка Система дат 1904 (1904 Date System) на вкладке Вычисления (Calculation) диалогового окна Параметры. Безусловно, такой способ согласования дат вполне приемлем, тем не менее при сравнении дат файлов, записанных в разных системах, все же возникают некоторые недоразумения. По этой причине мы советуем применять на всех компьютерах, с которыми вы работаете, одну и ту же систему летоисчисления.

Помощь в интерактивном режиме Возможности Excel с момента появления программы в 1985 году считались достаточно мощными для тех времен, но по прошествии нескольких лет она превратилась в понастоящему сложное и многогранное приложение. И это не пустые слова. Программа настолько сложна, что обычному пользователю для успешной и эффективной работы бывает достаточно освоить не более одной пятой всех ее ресурсов. Большинство людей изучают программу с помощью справочных пособий, подобных этой книге, но практически каждый пользователь время от времени обращается к встроенной справочной системе, которая с годами стала проще в использовании, а сами сведения теперь представляются в более понятной для восприятия форме и охватывают все аспекты работы в Excel.

Оптимальный способ обращения к справке В правой верхней части окна Excel присутствует специальное поле Введите вопрос (Ask A Question), представленное на рис. 2.33.

Рис. 2.33. Поле Введите вопрос предоставляет самый простой способ получения справки

Все, что вам нужно сделать, — это ввести несколько ключевых слов в поле и нажать клавишу Enter. (Ключевые слова не обязательно должны складываться в конкретный вопрос.) Практически мгновенно Excel отобразит панель задач под названием Поиск (Search Results) со списком разделов справки, как показано на рис. 2.34, среди которых вы с большой долей вероятности сможете найти ответ на свой вопрос. Если в предложенном списке нет искомой информации, попробуйте поменять одно или пару ключевых слов. Щелкните на любой предложенной теме справки, и на экране появится окно Справка Microsoft Excel с развернутой информацией по интересующему вас вопросу. Это окно представлено на рис. 2.35.

Помощь в интерактивном режиме ♦ 81

Рис. 2.34. Введите вопрос или несколько ключевых слов — Excel выдаст список возможных ответов

Рис. 2.35. После выбора раздела на экране появляется диалоговое окно Справка Microsoft Excel с информацией по данной теме

82 ♦ Глава 2. Запуск Excel

В панели задач под списком тем справки, соответствующих ключевым словам, располагается раздел Другие разделы для поиска (Other Place To Look), а в самом низу панели — ссылка Не удается найти? (Can't Find It?). Если стандартный поиск по ключевым словам не привел к желаемым результатам, попробуйте воспользоваться этими элементами. Щелчок на ссылке Не удается найти? открывает раздел справки Excel под названием Советы по достижению лучших результатов поиска (Tips For Better Search Results), в котором содержатся сведения, помогающие лучше подобрать сочетание слов для поиска справочной информации. Поиск можно сузить до заданного направления: Картинки и мультимедиа (Clip Art And Mecfia) (в случае, если вы ищете сведения такого рода), Справочные материалы (Research) и Поиск в базе знаний (Product Support). Ссылка Поиск в базе знаний (Microsoft Product Support) позволяет соединиться с соответствующими ресурсами поддержки на сайте Microsoft.com. Все эти ссылки предназначены для связи с веб-узлами в Интернете. На самом же деле, если при обращении по ссылке компьютер не подключен к Интернету, на экране появляется диалоговое окно с сообщением о недоступности ресурсов. Помимо перечисленных выше разделов, в нижней части панели задач Поиск находится отдельное поле Поиск (Search), размещенное здесь специально для поиска ответов на страницах сайта Microsoft.com, имеющих отношение ко всему пакету Office.

Рис. 2.36. Панель задач Справочные материалы дает возможность проводить поиск в словарях и справочниках

По щелчку на ссылке Справочные материалы (Research) открывается одноименная панель задач, показанная на рис. 2.36, и поиск ведется по всем доступным источ-

Помощь в интерактивном режиме ♦ 83

никам, таким как словари и справочники, и даже предлагается перевод, который выполняется с помощью установленных локально или размещенных в Интернете словарей. (Обратите внимание, что при этом переводятся только отдельные слова.) Чтобы увидеть списки найденных ссылок, нужно щелкнуть на значке «плюс» слева от любого из заголовков результатов поиска. А щелчок на заголовке Не удается найти? позволяет просмотреть альтернативные с точки зрения орфографии варианты ключевых слов и обратиться к другим источникам информации. По ссылке Параметры (Research Options), расположенной в нижней части панели задач Справочные материалы, открывается диалоговое окно, представленное на рис. 2.37. Оно используется для добавления или удаления ресурсов, включая веб-узлы, на которых производится поиск.

Рис. 2.37. В диалоговом окне Параметры справочных материалов добавляются или удаляются доступные источники, по которым выполняется поиск

Изменения в список ресурсов следует вносить с помощью кнопок Добавить службы (Add Services) и Обновить или удалить (Update/Remote Services), расположенных внизу диалогового окна. Вторая кнопка также применяется для автоматического обновления списка после установки в системе каких-либо новых средств получения информации, например энциклопедий. В результате нажатия кнопки Родительский контроль (Parental Control) на экране появляется одноименное диалоговое окно, представленное на рис. 2.38. Здесь устанавливаются параметры контроля над возвращаемой информацией, что очень важно, так как фильтрующие интернет-системы сторонних фирм не всегда активизируются, если обращение к ресурсу было выполнено из Excel.

84 ♦ Глава 2. Запуск Excel

Рис. 2.38. Диалоговое окно Родительский контроль помогает регулировать доступ к сомнительным ресурсам Интернета ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Поле Введите вопрос — это часть интерфейса, которая выглядит обманчиво просто и никак не отражает всей сложности системы поиска. Вы видите только, что после запроса соответствующие разделы справочной системы появляются на экране практически мгновенно. А ведь Мастер ответов — именно ему и адресуется запрос, введенный в текстовом поле, — принимает вопросы практически в любой форме, с использованием живого языка, незаконченных предложений, как если бы вы, сидя на высоком холме, просто общались с гуру под именем Excel. Затем, основываясь на ключевых словах, их порядке в запросе, форме глаголов, справочная система Excel выдает ответ в виде списка разделов справки в окне Введите Вопрос.

Управление Помощником В нескольких последних версиях Excel мы стали свидетелями рождения и взросления ранее вездесущего Помощника по Office, по умолчанию принимающего вид «мультяшной» скрепки для бумаги под именем Скрепыш (Clippit). Правда, в качестве Помощника могут выступать и другие мультипликационные персонажи. До недавнего времени игнорировать Помощника, а тем более избавиться от него было практически невозможно. Даже будучи выключенным, время от времени он все же появлялся поверх всего и подавал советы в зависимости от выполняемого действия. Но теперь, наконец-то, наш маленький друг научился быть «тише воды и ниже травы», то есть неслышимым и невидимым. И у нас есть право полностью отключить Помощника. Не правда ли, это очень приятное известие для большинства пользователей (хотя иногда мы все-таки делаем паузу и наслаждаемся финтами и выкрутасами Бобика (Rocky)). СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Выбор персонажа, который будет исполнять роль Помощника, рассматривается далее в этой главе в разделе «Параметры Помощника».

Помощь в интерактивном режиме ♦ 85

Отключение Помощника В Excel 2003 Помощник уже не так навязчив, как в прежних версиях. Но все же иногда он появляется. Если вы хотите, чтобы Помощник больше ни разу не почтил вас своим визитом, для начала установите флажок Показать Помощника (Show The Office Assistant) в меню Справка (если он еще не активизирован). Затем щелкните на персонаже и нажмите кнопку Параметры (Options) в нижней части всплывающей выноски. На экране появится диалоговое окно Помощник (Office Assistant), показанное на рис. 2.39. Переключитесь на вкладку Параметры (Options) и снимите флажок Использовать Помощника (Use .the Office Assistant). После этого все остальные параметры данного диалогового окна станут недоступны.

Рис. 2.39. Щелкните на вкладке Параметры, чтобы приступить к удалению Помощника

Если позднее ваше отношение к Помощнику изменится на более теплое, выберите в меню Справка команду Показать Помощника (Show The Office Assistant). Эта команда замещается командой Скрыть Помощника (Hide The Office Assistant), которая временно удаляет Помощника с экрана, если в текущий момент тот активен. Как вы помните, для полного перевода Помощника в подполье необходимо сбросить флажок Использовать Помощника в диалоговом окне Помощник.

Работа с Помощником Некоторым пользователям Помощник вполне симпатичен, и, я уверен, среди них есть и те, кто готов дать ему шанс проявить себя. При этом смешной мультик вкупе с советами может вовсе не требоваться для работы.

86 ♦ Глава 2. Запуск Excel

Помощник будет счастлив приютиться в углу вашего экрана, готовый в любой момент прийти на помощь. Чтобы предоставить ему такую возможность, выберите в меню Справка команду Показать Помощника — Скрепыш (персонаж, установленный по умолчанию) немедленно появится перед вами. Щелкните на самом персонаже, и на экране появится выноска с текстовым полем для ввода вопроса и двумя кнопками управления Параметры (Options) и Найти (Search), как на рис. 2.40.

Рис. 2.40. Щелкните на Помощнике, чтобы начать работу с ним

Справочная система Помощника работает точно так же, как поле Введите вопрос (см. раздел «Оптимальный способ обращения к справке»).

Параметры Помощника Нажав на кнопку Параметры (Options), вы откроете уже знакомое по предыдущему разделу диалоговое окно Помощник. Вкладка Коллекция (Gallery), представленная на рис. 2.41, позволяет просмотреть всех претендентов и выбрать понравившийся персонаж. Многие функции Помощника устанавливаются на вкладке Параметры (Options), изображенной на рис. 2.39. Большинство из них не нуждается в пояснениях,, по этому остановимся только на некоторых ключевых моментах: ► При установленном флажке Отображать справку для мастеров (Help With Wizard) Помощник появляется на экране при запуске любого из мастеров Excel. ► Если установлен флажок Отображать сообщения Помощника (Display Alerts), стандартные сообщения Excel, предупреждающие о возможных последствиях ваших действий, выводятся не в обычных окнах сообщений, а в окне Помощника. Так, например, при попытке перетащить ячейку на место другой ячейки,

Помощь в интерактивном режиме ♦ 87

уже содержащей данные, на экране появится сообщение «Заменить содержимое конечных ячеек?» («Do you want to replace the contents of the destination?»). Если установлен рассматриваемый флажок, вы увидите не только предупреждение, но и небольшой хореографический номер, напоминающий джигу, в исполнении Помощника.

Рис. 2.41. На вкладке Коллекция можно просмотреть кандидатов на место Помощника

►Когда установлен флажок Не закрывать данные (Move When In The Way), Помощник автоматически сдвигается, чтобы не заслонять какую-либо информацию, например диалоговые окна, появляющиеся под ним. ►Название флажка Просматривать две справочных системы при работе с VBA (Search For Both Product And Programming Help When Programming) вполне отражает его действие. Если этот флажок снят, а вы заняты программированием, Помощник выводит только разделы справки, непосредственно касающиеся аспектов программирования. ►В области Отображать советы (Show Tips About) можно выбрать тип советов, которые будут появляться в окне Помощника. Помощник запоминает все данные им рекомендации и не повторяется. Более того, советы записываются в специальный журнал. Чтобы увидеть их заново, щелкните на кнопке Очистить журнал (Reset My Tips).

Анимированное шоу Помощника Команда Мотор! (Animate!) контекстного меню, изображенного вверху следующей иллюстрации, совершенно не похожа на другие команды Excel. Можете рассматривать ее как способ немного расслабиться. Чтобы вызвать контекстное меню, щелкните правой кнопкой мыши на Помощнике.

88 ♦ Глава 2. Запуск Excel

По команде Мотор! Помощник демонстрирует небольшой комикс, выбираемый случайным образом. На рисунке представлены только отдельные кадры из нескольких анимационных серий из жизни собачки Бобика (Rocky). Каждый персо: наж имеет собственный набор выступлений, иногда просто неотразимых! Сделайте паузу в работе и насладитесь спектаклем маленьких артистов.

Получение ответов на незаданные вопросы Если в разделе Отображать советы (Show Tips About) диалогового окна Помощник установлен хотя бы один флажок (см. рис. 2.39), Помощник практически никогда не оставит вас без внимания, он будет постоянно отслеживать выполняемые действия, стремясь быть максимально полезным в текущей ситуации. Например, если выделить несколько ячеек и начать перетаскивать их за границу выделения на новое место, над Помощником немедленно загорится желтая лампочка. Если щелкнуть в этот момент на Помощнике или на лампочке, в окне появится и сама подсказка, относящаяся к только что выполненному действию, как изображено на рис. 2.42. Если вы продолжили работу, а лампочка продолжает гореть, значит, Помощник до конца не высказался. Можно вообще не обращать внимания на «световой сигнал» или просматривать советы и подсказки лишь периодически. А когда требуется задать конкретный вопрос, просто ознакомившись с советом Помощника, щелкните на персонаже еще раз, и вы увидите уже знакомую выноску с полем для ввода ключевых слов.

Обзор справочной системы Поле Введите вопрос чрезвычайно удобно для быстрого получения искомой информации, но, возможно, иногда предпочтительнее будет изучить все доступные темы справки. Чтобы открыть их в области задач, выберите команду Справка ► CnpaBKarMicrosoft Excel (Help ► Microsoft Excel Help) и щелкните на ссылке Оглавление (Table Of Contents). Область задач примет вид, представленный на рис. 2.43.

Помощь в интерактивном режиме ♦ 89

Рис. 2.42. Помощник в любой момент готов дать «профилактический ответ» на потенциальный вопрос

Рис. 2.43. Оглавление справочной системы предоставляет доступ как к установленным разделам справки, так и к доступным в Интернете

90 ♦ Глава 2. Запуск Excel

Изначально в содержании видны только заголовки самого верхнего уровня. Чтобы раскрыть конкретную тему, щелкните на значке книжки слева от заголовка. Если компьютер подсоединен к Интернету, в список тем справки добавятся и разделы с сайта Microsoft.com. СОВЕТ--------------------------------------------------------------------- = ---------------------------В большинстве диалоговых окон в верхнем правом углу расположена кнопка со знаком вопроса. Если щелкнуть на ней, в панели задач появляется раздел, описывающий функции и элементы управления диалогового окна.

Всплывающие подсказки Для тех, кому трудно запомнить назначение кнопок панелей инструментов, Excel предоставляет всплывающие подсказки (ScreenTips). Если включен режим отображения всплывающих подсказок, при помещении указателя мыши на кнопку панели инструментов появляется название кнопки, как показано на рис. 2.44 для кнопки Добавить гиперссылку (Insert Hyperlink).

Рис. 2.44. Всплывающие подсказки позволяют быстро идентифицировать любую кнопку панели инструментов

По умолчанию всплывающие подсказки отображаются на экране. Чтобы их отключить, в меню Вид (View) выберите команду Панели инструментов ► Настройка (Toolbars ► Customize) и на вкладке Параметры (Options) открывшегося диалогового окна снимите флажок Отображать подсказки для кнопок (Show ScreenTips On Toolbars). СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------—---------------------------------------------------------------Для получения сведений о панелях инструментов обращайтесь к разделу «Настройка панелей инструментов и меню» главы 3.

Параметры обратной связи В Excel 2003 вошло еще больше интерактивных средств, чем когда-либо. Причем при необходимости программа самостоятельно связывается с веб-узлами Интернета, зачастую даже не извещая о своих действиях пользователя. Все это, конечно, очень хорошо, но вопрос подключения к Интернету весьма существенен для множества людей, и поэтому компания Microsoft предоставила возможность контролировать эти соединения. Выберите команду Параметры отзывов пользователей (Customer Feedback Options)

Помощь в интерактивном режиме ♦ 91

меню Справка (Help), и на экране откроется диалоговое окно, изображенное на рис. 2.45.

Рис. 2.45. Определитесь, какой долей информации вы хотели бы поделиться

В разделе Параметры отзывов пользователей (Customer Feedback Options) подробно описывается так называемая Программа улучшения качества ПО (Customer Experience Improvement Program). Кратко говоря, здесь вы можете разрешить или запретить компании Microsoft собирать данные об эксплуатации пакета Office на вашем компьютере и о произошедших ошибках. В течение многих лет в Microsoft существовала отдельная лаборатория, которая отвечала за то, чтобы при разработке новых продуктов учитывались фактические требования, предъявляемые пользователями. Программа улучшения качества программного обеспечения выполняет те же задачи, только вместо проведения тестов в контролируемом Microsoft окружении осуществляется сбор данных в некой огромной, коллективной «лаборатории», куда потенциально входит и ваш компьютер. Согласно новой идее должна аккумулироваться более реалистичная информация, чем в результате лабораторной генерации потребностей пользователей. Компания Microsoft постоянно заверяет, что при этом не будут собираться никакие персональные сведения, а участники программы останутся полностью анонимными. Прочтите текст в диалоговом окне (чтобы получить более полную информацию, щелкните на ссылке), определитесь с решением по данному вопросу и в соответствии с ним ответьте Да (Yes) или Нет (No). Прокрутив текст до конца, вы также увидите некоторые пояснения: как персональная информация записывается в документы и каким образом ею можно управлять. Если вас заботит возможная потеря личных данных, обязательно прочитайте и этот фрагмент.

92 ♦ Глава 2. Запуск Excel

СОВЕТ --------:-----------------------------------------------------------------------------------------Если вы хотите сохранить анонимность, размещая книгу Excel в Интернете или выполняя совместную работу над файлом Excel по локальной сети, удалите из рабочих книг всю персональную информацию. Для этого выберите команду Сервис ► Параметры, щелкните на вкладке Безопасность (Security) и установите флажок Удалять личные сведения из свойств файла при сохранении (Remove Personal Information From The File Properties On Save).

Ресурсы в Интернете Категория Содержимое в сети (Online Content) диалогового окна Параметры служб (Service Options) охватывает настройки, позволяющие управлять подсоединением Excel к веб-узлу Microsoft для доступа к хранящейся там информации. Например, в обычном режиме Excel обращается к ресурсам Интернета всякий раз при использовании справочной системы и отображает на экране ссылки на них, если ресурсы доступны в данный момент. Если вам не требуется справка из Интернета, снимите флажок Показать содержимое и ссылки с веб-узла Microsoft Office Online (Never). Или можно выбрать вариант Автоматический поиск в сетевом содержимом при наличии подключения (If Local Content Is Not Available), чтобы обеспечить получение справочной информации с сайта Microsoft в тех случаях, когда ее нет на вашем компьютере. Флажок Автоматически отображать справку по шаблону (при ее наличии) (Show Template Help Automatically When Opening A Template) управляет отображением панели задач Справка по шаблону (Template Help) при загрузке шаблона из Интернета. А флажок Показывать ссылки на материалы веб-узла Microsoft Office Online (Show Spotlight Links) позволяет выделять то, что Microsoft называет «гвоздем программы» (featured links), то есть ссылки на недавно поступившую информацию, представляющую огромный интерес для пользователей. Компания Microsoft заверяет, что эти ссылки, если таковые имеются на данный момент, будут появляться в панели задач Справка (Help) при каждом подсоединении к Интернету.

Общая рабочая область Параметры, устанавливаемые в категории Общая рабочая область (Shared Workspace), предназначены для управления работой над общими документами. При открытии совместно используемого файла обычно выводится панель задач Общая рабочая область (Shared Workspace). Вы можете отказаться от этой услуги или выбрать режим, когда данная панель задач будет показываться только в случае появления новой информации об общем документе. Также здесь можно установить порядок обращения с обновлениями, если они касаются рабочего пространства, и закрытия общих документов после внесенных исправлений или добавлений. СМОТРИ ТАКЖЕ------------------------------------------------------Более подробно общая рабочая область рассматривается в главе 19.

Помощь в интерактивном режиме ♦ 93

Меню Справка В предыдущих разделах мы рассмотрели лишь несколько команд меню Справка (Help). Остановимся на остальных: ► Свяжитесь с нами (Contact Us). Данная команда запускает установленный в системе браузер, который подключает компьютер к узлам Microsoft в Интернете. Здесь существует множество способов доступа к полезной справочной информации, включая личное общение с представителем технической поддержки Office. ► Проверить наличие обновлений (Check For Updates) запускает браузер, подсоединяет компьютер к Интернету и отображает сайт, содержащий обновления Office. Отсюда можно загрузить любые доступные пакеты обновлений. ► Найти и восстановить (Detect And Repair). Команда пытается исправить любые ошибки, которые могли возникнуть при установке Microsoft Office, а не только Excel. Ее действие немного напоминает перезапуск программы установки Office. И ее даже можно расценивать как средство для принятия или исключения тех изменений, которые вы успели сделать за время работы с Office. ► Активировать продукт (Activate Product). Если щелкнуть на этой кнопке, запустится Мастер активации, с помощью которого происходит обновление информации пользователя на веб-узле Microsoft и осуществляется подписка на Excel. Более подробно об этом рассказывалось в разделе «Регистрация Excel и подписка на обновления». ► О программе (About Microsoft Office). Данная команда выводит на экран окно со справочной информацией о приложении Microsoft Excel, в котором предлагается пара весьма любопытных видов сервисного обслуживания. Подробнее мы поговорим об этом в следующем разделе. СМОТРИ ТАКЖЕ --------------------------------------------------------- •-------------------------Дополнительные сведения вы найдете в главе 3, «Настройка рабочей области Excel». Восстановлению информации, утраченной по причине некорректной работы программы, посвящен раздел «Чрезвычайные меры» этой главы.

Прежде чем обращаться в службу технической поддержки Пока вы еще не набрали номер телефона службы технической поддержки, попытайтесь найти ответы на свои вопросы в справочной системе программы, документации Excel, в Интернете на официальном сайте Microsoft Excel (www.microsoft.com/excel/) или в данной книге. Если же вы, обратившись по очереди ко всем упомянутым источникам, не нашли ответа, видимо, действительно настало время звонить специалистам из Microsoft. Но предварительно выберите в меню Справка команду О программе, а затем нажмите кнопку О системе (System Info). На экране появится диалоговое окно, содержащее множество сведений о текущей конфигурации системы, работающих приложениях, характеристиках

94 ♦ Глава 2. Запуск Excel

монитора и многом-многом другом. При желании всю предоставленную информацию можно отправить на печать или сохранить на диске. Также в диалоговом окне О программе Microsoft Excel вам понадобится кнопка Поддержка (Tech Support). Щелкните на ней, чтобы показать раздел справки с телефонами служб технической поддержки вашей версии Office. При разговоре с представителем компании, скорее всего, потребуется иметь перед глазами отчет с информацией о вашей системе. Это поможет диагностировать проблему и сэкономит время Для вас обоих. В диалоговом окне О программе Microsoft Excel есть еще одна кнопка — Отключенные объекты (Disabled Items).-Если щелкнуть на ней, на экране появится одноименное диалоговое окно со списком объектов, отключенных системой, поскольку они мешали корректной работе Excel. Вы вправе попытаться вновь активировать их, щелкнув на кнопке Включить (Enable). Если какие-либо элементы были отключены, то, возможно, именно они являются причиной некорректной работы программы. А может быть, это пока только симптом. В любом случае информацию о состоянии диалогового окна Отключенные объекты необходимо донести до представителя службы технической поддержки в первую очередь.

Глава 3. Настройка рабочей области Excel • Настройка панелей инструментов и меню • Работа с панелями инструментов • Создание панелей инструментов и меню • Другие элементы интерфейса Excel • Дополнительные возможности

Учитывая, насколько разнообразна среда Excel, вам вовсе необязательно останавливаться только на одном способе вызова команд и стандартном виде рабочей области. Существует множество методов, позволяющих самостоятельно настроить элементы интерфейса так, чтобы вам было приятно и комфортно работать с ними. В этой главе мы расскажем о том, как, метафорически выражаясь, регулировать наклон и высоту «сидений» и производить тюнинг «рулевой системы» автомобиля под названием Excel, и даже покажем, что именно нам подсунули под его «капотом».

Настройка панелей инструментов и меню Если вы принадлежите к славной армии автолюбителей и автовладельцев, то вам наверняка приходилось сожалеть о том, что никак нельзя изменить местоположение спидометра или какого-нибудь другого труднодоступного, вмонтированного в приборную доску элемента контроля над состоянием автомобиля. В этом смысле «приборная панель» Excel предоставляет необозримый простор для творчества: ее можно легко разобрать на отдельные «модули» и вновь собрать так, как хочется именно вам.

Управление кнопками и командами При первом запуске Excel панели инструментов Стандартная (Standard) и Форматирование (Formatting) отображаются в рабочей области на одной строке, «прикрепленными» друг к другу, как показано на рис. 3.1. Маркер перемещения панели Меню Параметры панелей инструментов

Рис. 3.1. Меню Параметры панелей инструментов позволяет добавить кнопки на панель инструментов; для изменения положения панели служит маркер перемещения

При желании их можно разнести на разные строки. Для этого в меню Сервис (Tools) выберите команду Настройка (Customize) и затем на вкладке Параметры (Options) открывшегося диалогового окна установите флажок Стандартная панель и панель форматирования в две строки (Show Standard And Formatting Toolbars On Two Rows). В итоге панели инструментов примут вид, как на рис. 3.2. Для достижения того же результата применяется команда контекстного меню, изображенного на рис. 3.3, — Отображать кнопки на двух строках (Show Buttons On Two Rows).

Настройка панелей инструментов и меню ♦ 97

Рис. 3.2. Здесь панели инструментов Стандартная и Форматирование располагаются на отдельных

строках и представлены в полном объеме

Рис. 3.3. Подменю с кнопками после щелчка остается видимым на экране, что дает возможность легко добавлять или удалять кнопки с панелей инструментов

Быстрая настройка панелей инструментов Конечно, размещение панелей инструментов Стандартная и Форматирование на одной строке увеличивает пространство на экране, отводимое под рабочие листы книги. Однако если размер вашего монитора оставляет желать лучшего, часть кнопок будет скрыта, поскольку просто не поместится на экране. С другой стороны, добраться до таких скрытых кнопок не представляет особого труда — достаточно просто щелкнуть на стрелке, направленной вниз, с правой стороны панели инструментов. Откроется меню Параметры панелей инструментов (Toolbar Options), подобное изображенному на рис. 3,3.

98 ♦ Глава 3. Настройка рабочей области Excel

Обратите внимание на двойную стрелку, указывающую вправо (>>), расположенную над стрелкой, направленной вниз. Этот значок демонстрирует, что в текущей конфигурации панели инструментов часть кнопок скрыта. В левой части раскрывающегося меню Параметры панелей инструментов находятся все кнопки панели инструментов, не отображенные в данный момент на экране (см. рис. 3.3). Для того чтобы воспользоваться инструментом, доступ к которому открывает какая-либо кнопка из меню, достаточно просто щелкнуть на ней. При этом выбранная кнопка помещается на панель лнструментов, а одна из присутствовавших на экране кнопок, освобождая место на панели, уходит в меню Параметры панелей инструментов. (Порядок удаления и замещения кнопок, запрограммированный Microsoft, основан на частоте их применения.) Трудно предсказать, какая именно кнопка будет удалена в конкретный момент, однако на панели инструментов всегда останутся средства, обращения к которым происходят достаточно регулярно. В нижней части меню Параметры панелей инструментов (см. рис. 3.3) находится команда Добавить или удалить кнопки (Add Or Remove Buttons). Раскрываемое ею подменю предлагает доступ к меню для всех кнопок как для панели инструментов Стандартная, так и для панели Форматирование. Оба эти элемента интерфейса имеют особый статус и отображаются на экране по умолчанию. Меню Параметры панелей инструментов любой другой панели содержит только одну команду добавления или удаления кнопок. В подменю любой панели напротив названий кнопок есть место для флажков, часть из которых установлена, как в подменю Форматирование на рис. 3.3. Флажки указывают, что данные кнопки уже входят в состав панели инструментов (просто они могут не все помещаться на экране). Те кнопки, напротив которых флажок отсутствует, можно вставить на соответствующую панель инструментов. Каждая панель инструментов имеет собственный комплект доступных кнопок. В любой момент простым щелчком мыши можно добавить или удалить кнопку с панели инструментов по своему усмотрению. Все изменения немедленно проявятся на экране. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Скорее всего, как на «стандартной» панели и панели Форматирование, так и на любой другой найдется несколько кнопок, которые вы никогда не нажимали, да и не собираетесь это делать в будущем. Тогда смелее — удалите ненужное и освободите место для других инструментов, которыми вы действительно пользуетесь. Так, например, если вы постоянно выполняете операции копирования и вставки с помощью сочетаний клавиш Ctrl+C и Ctrl+V, соответствующие кнопки можно убрать с панели инструментов Стандартная.

После того как настройка панели инструментов закончена, просто щелкните на любом свободном месте рабочей области, чтобы закрыть меню. Не бойтесь экспериментировать, в крайнем случае, всегда можно вернуться к первоначальному, типовому облику любой панели. Для этого следует выбрать команду Сброс панели (Reset Toolbar), которая «запрятана» в самом низу палитры кнопок каждой панели инструментов. Эта палитра открывается командой Добавить или удалить кнопки. При разрешении экрана 800 х 600 палитра кнопок некоторых больших панелей не умещается целиком на экране. Тогда в ее нижней части появляется стрелка, которая как раз и указывает на то, что часть элементов палитры в данный момент скрыта (см. рис. 3.3). Чтобы получить доступ к скрытым командам, достаточно щелкнуть на этой стрелке.

Настройка панелей инструментов и меню ♦ 99

ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Кнопки на панелях инструментов являются не чем иным, как просто удобным способом вызова команд. Текстовые команды меню, по сути, ничем не отличаются от кнопок, и большинство из них сопровождается значками соответствующих кнопок панелей инструментов.

Удаление и добавление кнопок и команд Для удаления и добавления кнопок на панель инструментов и команд в меню предназначено диалоговое окно Настройка (Customize), изображенное на рис. 3.4. Открывается оно любым из указанных ниже способов: ►команда Настройка (Customize) в подменю Добавить или удалить кнопки меню Параметры панелей инструментов; ►самая нижняя команда контекстного меню, которое появляется на экране при щелчке правой кнопкой мыши на любой панели инструментов или меню; ►команда Вид ► Панели инструментов ► Настройка (View ► Toolbars ► Customize); ►команда Настройка в меню Сервис.

Рис. 3.4. Диалоговое окно Настройка позволяет управлять внешним видом меню и панелей инструментов

Диалоговое окно Настройка — основное средство доступа к режиму редактирования панелей инструментов. В нем можно как добавлять и удалять команды и кнопки, так и перемещать их между панелями инструментов и строками меню.

100 ♦ Глава 3. Настройка рабочей области Excel

Откройте это окно, а затем, чтобы удалить команду или кнопку, выделите ее на панели инструментов или меню и, удерживая нажатой кнопку мыши, перетащите ее в любое свободное место рабочей области. После этого отпустите кнопку мыши. На рис. 3.5 демонстрируется удаление кнопки Отправить (E-mail).

Рис. 3.5. Для удаления кнопки перетащите ее за пределы панели и отпустите кнопку мыши

Чтобы добавить кнопку или команду, перейдите на вкладку Команды (Commands) и выберите нужную категорию. Щелкните на кнопке или команде, которую вы хотите добавить, и, удерживая нажатой кнопку мыши, перетащите элемент на желаемую позицию на панели инструментов или в меню. В процессе перетаскивания маркер черного цвета в виде буквы I будет демонстрировать положение кнопки или команды после того, как вы отпустите кнопку мыши. На рис. 3.6 показано добавление кнопки Сохранить как веб-страницу (Save As Web Page), а на рис. 3.7 — выполняется вставка команды Источник HTML (HTML Source) в меню Вид (View).

Рис. 3.6. Перетащите команду на панель инструментов, и на ее месте появится соответствующая кнопка

Настройка панелей инструментов и меню ♦ 101

Рис. 3.7. Чтобы добавить команду, вставьте ее на нужное место в меню СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------Excel допускает копирование, перемещение или удаление кнопок панелей инструментов при закрытом диалоговом окне Настройка. Чтобы удалить кнопку или переместить ее на другую панель инструментов, при перетаскивании удерживайте нажатой клавишу Alt. Если нужно скопировать кнопку на другую панель инструментов, перетащите ее при одновременно нажатых клавишах Ctrl и Alt. Этот же прием можно использовать для изменения расположения или удаления элементов главного меню, таких как Файл, Правка и Вид, но он не сработает для команд меню.

Изменение расположения кнопок и команд С помощью меню Параметры панелей инструментов легко раскрывать или скрывать кнопки конкретной панели инструментов, но их местоположение всегда определено заранее. А при открытом диалоговом окне Настройка допускается произвольное изменение порядка следования кнопок и команд и «перетасовка» кнопок между панелями, а команд между меню. Более того, можно перетащить какой-либо элемент с панели инструментов в меню или наоборот. Также разрешается вставка или удаление разделительных линий между группами кнопок на панели инструментов или между группами команд в меню. Для выполнения этой операции понадобится немного попрактиковаться, но сама процедура очень простая. Чтобы добавить черточку слева от кнопки, «захватите» кнопку, передвиньте ее чуть-чуть вправо и отпустите кнопку мыши, прежде чем появится маркер точки вставки. Для вставки линии над командой меню таким же образом перетащите команду вниз. Удалить линию можно, передвинув через нее кнопку или команду, расположенную справа. Другой способ вставки и удаления разделительных линий состоит в применении команд, скрывающихся под кнопкой Изменить выделенный объект (Modify Selection) на вкладке Команды (Commands) диалогового окна Настройка. В результате выбора команды Начать группу (Begin A Group) из меню Изменить выделенный объект

102 ♦ Глава 3. Настройка рабочей области Excel

(Modify Selection) появится новая линия слева от выделенной кнопки или выше выделенной команды, как показано на рис. 3.8. Чтобы удалить уже существующий разделитель, выделите кнопку или команду правее или ниже линии и опять же выберите команду Начать группу. Флажок рядом с названием команды будет снят, а линия — удалена.

Рис. 3.8. Добавлять и удалять линии можно с помощью команды Начать группу, входящей в меню Изменить выделенный объект

Как уже упоминалось, программа допускает копирование кнопок и команд между панелями инструментов или меню. При открытом диалоговом окне Настройка, удерживая клавишу Ctrl, перетащите копируемую кнопку или команду на новое место. (Рядом с указателем появится небольшой значок «плюс».) В результате кнопка или команда останется на прежнем месте, а на новой позиции появится второй экземпляр. Отображение значков кнопок Вы, наверно, уже заметили, что в раскрывающихся меню слева от некоторых команд располагаются значки кнопок. Это означает, что данная команда снабжена соответствующей ей кнопкой, которая предназначается для выполнения той же задачи. Большинство таких кнопок находятся на панелях инструментов. Управлять отображением значков кнопок позволяют четыре команды меню кнопки Изменить выделенный объект (Modify Selection), представленной на рис. 3.8.

Настройка панелей инструментов и меню ♦

103

На панелях инструментов и в меню могут отображаться только названия команд, только значки кнопок или то и другое. Если в каком-либо меню выделить одну из команд, а затем выбрать вариант Только текст (в меню) (Text Only (In Menu)), то ее значок кнопки исчезнет из меню. Но если впоследствии перенести команду на панель инструментов, в последней вместо названия появится значок кнопки. Случай Только текст (всегда) (Text Only (Always)) всегда предполагает вывод лишь названия команды. Чтобы везде отображались и название команды, и значок ее кнопки, нужно выбрать вариант Значок и текст (Image And Text). Команда Основной стиль (Default Style) возвращает выделенной команде ее стандартный вид: для большинства команд это означает «значок и текст» в меню и «только значок» на панели инструментов.

Назначение кнопок командам Если в меню команда не представлена значком кнопки, можно либо назначить данной команде какой-нибудь из существующих значков, либо создать собственный. Для этого при открытом диалоговом окне Настройка выделите такую команду, щелкните на кнопке Изменить выделенный объект, а затем воспользуйтесь одной из команд по своему желанию: Выбрать значок для кнопки (Change Button Image) или Изменить значок на кнопке (Edit Button Image). В примере на рис. 3.9 мы добавляем значок-смайл команде Условное форматирование (Conditional Formatting)

Рис. 3.9. Назначение значка кнопки команде

104 ♦ Глава 3. Настройка рабочей области Excel

При желании можно копировать рисунок других значков (это не лучший, но возможный способ), редактировать существующие кнопки и создавать собственные значки, разрабатывая их дизайн в специальном редакторе. К этой теме мы еще вернемся в данной главе.

Изменение расположения меню и подменю Для перемещения, удаления с экрана и отображения подменю используются те же приемы, что для кнопок панелей инструментов и команд. Дополнительно отметим еще один способ — встроенные меню. На вкладке Команды диалогового окна Настройки имеется категория Встроенные меню (Built-in Menus), на которой собраны все заранее определенные меню и подменю, встречающиеся в Excel. Элемент из списка Встроенные меню можно поместить на любую панель инструментов, в раскрывающееся меню или в строку меню подобно обычной команде или кнопке. Например, перетащив элемент Панели инструментов из категории Встроенные меню в строку меню, вы создадите отдельное меню для панелей инструментов, как показано на рис. 3.10. После этого можно удалить подменю Панели инструментов с его обычного места в меню Вид.

Рис. 3.10. Чтобы облегчить доступ к часто используемым командам, переместите в удобное место встроенное меню

Также при открытом диалоговом окне Настройка допускается преобразование любого из подменю главного меню в подчиненное подменю путем перетаскивания. Так, можно вставить меню Справка в нижнюю часть раскрывающегося меню Вид. Аналогичным образом выполняется добавление меню на панели инструментов и кнопок панелей инструментов в меню.

Настройка панелей инструментов и меню ♦ 105

ПРИМЕЧАНИЕ----------------------------------------------------------------------------------------Как уже говорилось в главе 2, Excel умеет менять интерфейс за счет небольших программ, устанавливаемых отдельно и работающих из среды основного приложения, — надстроек. Одной из них является Spreadsheet Assistant (Помощник по работе с электронными таблицами). Она предоставляет массу полезных средств, которые собраны в отдельном подменю и на панели инструментов, показанных на рисунке. Кроме того, после установки Spreadsheet Assistant новые пункты появляются и в существующих меню.

Создание и редактирование значков кнопок Ниже перечислены способы изменения внешнего вида кнопок. Для реализации каждого из них сначала нужно открыть диалоговое окно Настройка, а затем выполнить одно из предложенных ниже действий: ►воспользоваться командой Выбрать значок для кнопки (Change Button Image); ►вызвать редактор кнопок командой Изменить значок на кнопке (Edit Button Image) и в нем изменить существующую кнопку; ►в редакторе кнопок создать новый значок; ►скопировать значок с другой кнопки. При открытом диалоговом окне Настройка установите указатель на кнопке панели инструментов и нажмите правую кнопку мыши, чтобы вывести на экран контекстное меню (не удивляйтесь, это меню ничем не отличается от меню Изменить выделенный объект). Как показано на рис. 3.9, команда Выбрать значок для кнопки открывает палитру зарезервированных значков Excel.

106 ♦ Глава 3. Настройка рабочей области Excel

Если в палитре не оказалось подходящего значка, можно сделать «пластическую операцию» какому-либо существующему значку — выберите команду Изменить значок на кнопке для запуска диалогового окна Редактор кнопок (Button Editor), представленного на рис. 3.11.

Рис. 3.11. Редактор кнопок позволяет изменить внешний вид любой кнопки панели инструментов ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Если требуется создать новый значок для определенной команды, прежде всего необходимо выделить ее в меню или на панели инструментов. Если выделять пока нечего, вначале добавьте команду в какой-либо из элементов интерфейса.

Редактор кнопок Небольшие квадраты, на которые поделено рабочее поле Рисунок (Picture) диалогового окна Редактор кнопок, соответствуют пикселам — минимальным элементам изображения на экране монитора. Чтобы стереть какие-либо из выделенных цветом пикселов, щелкните на квадрате Стереть (Erase) и, нажав кнопку мыши, проведите указатель по удаляемым элементам в рисунке кнопки. Или же подведите указатель к удаляемому пикселу и щелкните на нем. В области Просмотр (Preview) показывается кнопка в том виде, в каком она появится на панели инструментов или в меню, Если вы хотите сами создать значок для кнопки, прежде всего сотрите полностью изображение, щелкнув на кнопке Очистить (Clear). Затем щелкните на одном из цветных квадратиков и перенесите выбранный цвет на любые пикселы рисунка. Другими словами, работайте указателем как кисточкой, вначале «обмакивая» его в краску на палитре,

Работа с панелями инструментов ♦ 107

а затем «нанося мазки» на «холст». Учтите, что кнопки с созданными значками будут доступны только на панелях инструментов или в меню. То есть вы не увидите их ни в какой из категорий диалогового окна Настройка. Чтобы восстановить первоначальный рисунок на кнопке, в случае если вас не удовлетворит продукт своего творчества, выберите команду Восстановить значок на кнопке (Reset Button Image) в контекстном меню кнопки. С помощью кнопок со стрелками группы Переместить (Move ) можно сдвигать изображение значка в различных направлениях. Но учтите, что кнопки работают только в том случае, если в соответствующем направлении есть условно свободное место для перемещения. В примере на рис. 3.11 для сдвига изображения влево-вправо или вверх места нет, но зато можно сдвинуть на два пиксела вниз.

Копирование значка кнопки Чтобы скопировать значок с одной кнопки на другую, при открытом диалоговом окне Настройка щелкните правой кнопкой мыши на кнопке, которую вы собираетесь копировать, и выберите в контекстном меню команду Копировать значок на кнопке (Copy Button Image). Затем щелкните вновь правой кнопкой мыши на той кнопке, значок которой требуется заменить, и выберите в контекстном меню команду Вставить значок для кнопки (Paste Button Image).

Размер кнопки По умолчанию высота кнопки панелей инструментов в Excel составляет 16 пикселов и столько же ширина. Те же размеры имеет пиксельная сетка окна Редактора кнопок (см. рис. 3.11). Но что произойдет, если на вкладке Параметры диалогового окна Настройка установить флажок Крупные значки (Large Icons)? Кнопки станут больше, а фактический размер изображений в пикселах останется тем же. Дело в том, что Excel просто масштабирует рисунки. При редактировании или создании значков кнопок имеет смысл проверять, так ли уж хорошо они будут смотреться в увеличенном виде.

Работа с панелями инструментов В любой момент работы с Excel можно показать любую из доступных панелей инструментов, соответственно, одновременно на экране может находиться столько дополнительных панелей инструментов, сколько вы посчитаете нужным, при этом, правда, придется пожертвовать размерами окна рабочего листа (см. пример на рис. 3.12). Для активизации панели инструментов щелкните правой кнопкой мыши на любой видимой панели или меню и выберите нужный пункт в контекстном меню. В данном контекстном меню собраны все наиболее полезные панели инструментов, но их полный состав представлен в диалоговом окне Настройка на вкладке Панели инструментов (Toolbars). Некоторые панели появляются на экране автоматически, исходя из требований какой-либо определенной задачи.

108 ♦ Глава 3. Настройка рабочей области Excel

Рис. 3.12. Панели инструментов запросто способны «оккупировать» всю рабочую область

Позиционирование панелей инструментов После первого запуска Excel в верхней части экрана располагаются строка главного меню, панели инструментов Стандартная и Форматирование. Остальные панели на этот момент скрыты. Панели, придвинутые к какой-либо из границ окна Excel, называют закрепленными. Панель инструментов или строку меню можно открепить, щелкнув на маркере перемещения и перетащив в любое другое место на экране. Маркером перемещения называется вертикальная полоска, появляющаяся у левого края любой закрепленной панели инструментов или строки меню, а открепленные панели часто называют плавающими. На рис. 3.12 большинство панелей инструментов изображены плавающими, а на рис. 3.13 они закреплены. Открепив строку меню или панель инструментов, можно легко изменить ее размеры, просто потянув за границы, и Excel запомнит новое местоположение строки/панели и ее форму. При следующем запуске программы измененная панель или строка меню предстанут на экране в том же виде, в каком они были на момент выхода из Excel.

Создание панелей инструментов и меню ♦ 109

Рис. 3.13. Закрепление панелей инструментов экономит пространство рабочего листа, однако едва ли стоит выводить на экран все эти панели

Чтобы закрепить какую-нибудь плавающую панель, достаточно подтащить ее к любому краю окна или дважды щелкнуть на ее заголовке. При этом часть расположенных в панели инструментов, таких как раскрывающиеся списки, может стать невидимой, поскольку не уместится в пределах окна. Также допускается закрепление панелей инструментовки ли строки меню сбоку окна, тогда все названия команд меню поворачиваются на 90° по часовой стрелке. Кроме того, увеличивается вероятность, что на такой вертикально закрепленной панели инструментов некоторые кнопки окажутся за пределами окна Excel в связи с пропорциями экрана монитора. В этом случае доступ к скрытым кнопкам предоставляет первая часть рассматриваемого ранее меню Параметры панелей инструментов. ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------Направленная вниз стрелка, щелчок на которой раскрывает меню Параметры панелей инструментов, находится в правом конце каждой закрепленной панели инструментов. В плавающей панели эта стрелка появляется у левого края строки заголовка.

Создание панелей инструментов и меню Переставлять и редактировать уже имеющиеся кнопки и меню, конечно, очень интересно, а главное — полезно, но иногда имеет смысл начать с самого начала и создать новую панель инструментов или меню.

110 ♦ Глава 3. Настройка рабочей области Excel

Создание панели инструментов Сформировать новую панель инструментов очень просто, для этого достаточно выполнить следующие действия: 1. На вкладке Панели инструментов (Toolbars) диалогового окна Настройка щелкните на кнопке Создать (New). 2. В появившемся диалоговом окне Создание панели инструментов (New Toolbar) введите название будущей панели, как показано на рис. 3.14. Нажмите кнопку ОК, и на экране появится небольшая, пустая и плавающая новая панель инструментов.

Рис. 3.14. Прежде всего придумайте соответствующее имя для новой панели инструментов, что-

нибудь отличающееся от предлагаемого по умолчанию

3. Добавьте на новую панель нужные кнопки, перетаскивая их с вкладки Команды диалогового окна Настройка или копируя с других панелей инструментов. После определения пользовательской панели инструментов и закрытия диалогового окна Настройка ее имя появится во всех местах, где фигурируют названия панелей инструментов. Пользовательскую панель инструментов, как и любую другую встроенную в Excel, можно вывести на экран, скрыть или закрепить у края экрана.

Создание пользовательских команд и кнопок Обратите внимание на еще одну категорию — Макросы (Macros) — на вкладке Команды диалогового окна Настройка. Она имеет прямое отношение к созданию нестандартных команд и кнопок. Макрос представляет собой записанную и сохраненную под одним названием последовательность инструкций, сводящую выполнение сложных часто используемых операций к одному действию. Категория Макросы содержит два элемента: Настраиваемая команда меню (Custom Menu Item) и Настраиваемая

Создание панелей инструментов и меню ♦ 111

кнопка (Custom Button). Единственное существенное различие между ними состоит в том, что для элемента Настраиваемая команда меню нет связанного с ним значка кнопки. Как уже было показано несколько выше, при желании значок кнопки всегда можно добавить. Оба эти элемента являются отправными точками для создания собственных команд и кнопок. Перетащите один из элементов в меню, строку меню или на панель инструментов. Установите указатель на только что созданной кнопке или пункте меню, нажмите правую кнопку мыши и в контекстном меню выберите команду Назначить макрос (Assign Macro). В открывшемся .диалоговом окне вы увидите все доступные макросы. На этом шаге можно выделить один из существующих макросов и назначить его кнопке или пункту меню либо нажать кнопку Записать (Record) и начать запись нового макроса. СМОТРИ ТАКЖЕ — ---------------------------------------------------------------------------------Запись макросов и связывание их с командами и кнопками подробно рассматриваются в главе 31, «Создание макросов».

Присоединение панели инструментов к книге При выходе из Microsoft Excel сохраняются настройки любой панели инструментов, включая пользовательские. Когда вы снова запустите программу, все установки активизируются, а панели будут готовы к работе. Excel также позволяет присоединять нестандартные панели инструментов к определенной книге, в результате каждая такая панель появится на экране только при открытии соответствующей книги. Такой подход придает смысл разработке панелей инструментов, подходящих для решения определенных задач в конкретных книгах, и позволяет уменьшить набор панелей в стандартном шаблоне книги Excel, по которому создается новый документ. Кроме того, отправляя копию книга с присоединенной к ней пользовательской панелью инструментов коллегам, работающим вместе с вами над одним и тем же проектом, вы добьетесь того, что эта панель станет доступна всем остальным сотрудникам. Чтобы присоединить панель инструментов к книге, откройте вкладку Панели инструментов диалогового окна Настройка и щелкните на кнопке Вложить (Attach). На экране появится диалоговое окно Управление панелями инструментов (Attach Toolbars), представленное на рис. 3.15. В списке Панели пользователя (Custom Toolbars ) выберите интересующую вас собственную панель инструментов. (К книгам нельзя присоединять встроенные панели инструментов Excel, допускаются только пользовательские.) Нажмите кнопку Копировать (Сору), чтобы добавить выделенную панель в список Панели книги (Toolbars In Workbook). СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------После присоединения к книге пользовательскую панель инструментов можно удалить из списка Панели инструментов в диалоговом окне Настройка. Для этого выделите панель в списке и нажмите кнопку Удалить (Delete). Присоединенная к книге панель инструментов появляется на экране только при открытии данной книги, но остается в рабочей области после окончания работы с книгой и ее закрытия.

112 ♦ Глава 3. Настройка рабочей области Excel

Рис. 3.15. Диалоговое окно Управление панелями инструментов предназначено для присоединения панелей инструментов к определенным книгам

Чтобы отсоединить пользовательскую панель инструментов от книги, вновь откройте диалоговое окно Управление панелями инструментов, выделите панель в списке Панели книги и затем нажмите копку Удалить. (При выделении присоединенной панели кнопка Копировать заменяется кнопкой Удалить.) Если пользовательскую панель не открепить от книги, она будет появляться на экране каждый раз при открытии данной книги, даже после удаления ее из списка Панели инструментов.

Удаление пользовательских панелей инструментов При необходимости удалить пользовательскую панель инструментов откройте диалоговое окно Настройка, перейдите на вкладку Панели инструментов, выделите название панели и нажмите кнопку Удалить (Delete). Здесь стоит обратить внимание на следующие моменты: ► удаленную панель инструментов нельзя восстановить с помощью кнопки (или команды) Отменить (Undo); ► не разрешается удаление встроенных панелей инструментов Excel.

Создание меню Список Категории на вкладке Команды диалогового окна Настройка содержит категорию Новое меню (New Menu). В ней находится только один элемент — Новое меню. Если перетащить этот элемент в уже существующее меню, в строку меню или на панель инструментов, в указанном месте появится пустое меню с названием Новое меню. Поскольку данное имя не слишком содержательно, его следует изменить. Для этого поместите поверх меню указатель, щелкните правой кнопкой мыши, введите нужный текст в поле Имя (Name) контекстного меню, как показано на рис. 3.16, и нажмите клавишу Enter. Созданное таким образом меню можно по своему усмотрению заполнить любыми командами, другими меню, кнопками и даже раскрывающимися списками.

Создание панелей инструментов и меню ♦ 113

Рис. 3.16. Создайте свое собственное меню

Восстановление меню Чтобы удалить созданные нестандартные меню и вернуть перемещенные команды на их исходные места, на вкладке Панели инструментов диалогового окна Настройка выделите в списке пункт Строка меню листа (Worksheet Menu Bar) (или Строка меню диаграммы (Chart Menu Bar), если в данный момент выделена диаграмма) и нажмите кнопку Сброс (Reset).

Сохранение конфигурации панели инструментов и меню При выходе из Excel все созданные панели инструментов и меню, а также изменения встроенных записываются в том самом виде, какой они имели на момент сохранения. И при следующем запуске Excel рабочая область предстанет в сохраненном виде. Все установки пользовательских панелей инструментов и меню программа записывает в специальном файле Excel10.xlb1. Чтобы сохранить различные комбинации настроек пользовательских панелей и меню, необходимо создать собственный- файл с расширением XLB. __________________________________________ 1

В окончательной версии Office 2003 файл называется Excelll.xlb, согласно нумерации версии пакета. — Примеч. ред.

114 ♦ Глава 3. Настройка рабочей области Excel

Если при этом желательно сохранить текущие установки, закройте Excel и с помощью Проводника Windows измените название файла ExcellO.xlb в одной из папок: ► Windows\Application Data\Microsoft\Excel (Windows 9x и Windows Me); ► Documents and Settings\/owrrcarae>\Application Data\Microsoft\Excel (Windows 2000 и Windows XP). СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------Если в Проводнике не выводятся расширения файлов, выберите в меню Вид (View) (или в меню Сервис (Tools) для Windows 2000 и Windows XP) команду Свойства папки (Folder Options) и в односменном диалоговом окне на вкладке Вид (View) снимите флажок Скрывать расширения для зарегистрированных типов файлов (Hide File Extensions For Known File Types).

Тогда, завершая следующий сеанс работы, Excel создаст заново файл Excel10.xlb и запишет в нем все настройки, действующие до выхода из программы. Последующие изменения в панелях и меню по-прежнему будут сохраняться в этом файле. При желании можно запомнить любое количество вариантов настроек, а чтобы воспользоваться ими в любой момент, не прерывая работу с Excel, достаточно в Проводнике дважды щелкнуть на названии соответствующего .XLB-файла. Можно даже специально выделить папку для таких быстрых переключений. СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы полностью восстановить все меню и панели инструментов и удалить все пользовательские установки, закройте программу и удалите файл ExcellO.xlb. При следующем запуске Excel будет создан новый загрузочный файл конфигурации.

Восстановление панелей инструментов и меню После многочисленных (а возможно, и не всегда удачных) экспериментов с меню и панелями инструментов, вы можете захотеть вернуть им первозданный вид. Не стоит особенно беспокоиться, привести интерфейс в исходное состояние достаточно просто: ► Восстановление панели инструментов. В диалоговом окне Настройка выделите в списке Панели инструментов название панели инструментов, которую требуется восстановить, и щелкните на кнопке Сброс (Reset). Нажмите OК, чтобы подтвердить восстановление изначального вида панели. ► Восстановление меню. При открытом диалоговом окне Настройка установите указатель мыши на интересующее вас меню и нажмите правую кнопку мыши. В появившемся контекстном меню выберите команду Сброс (Reset). ► Восстановление всех меню. Чтобы одновременно восстановить все меню, подменю и команды, на вкладке Панели инструментов диалогового окна Настройка установите флажок рядом с элементом Строка меню листа (Worksheet Menu Ваг) (или Строка меню диаграммы (Chart Menu Bar), если в данный момент активна диаграмма) и нажмите кнопку Сброс. Затем нажмите OК для подтверждения и кнопку Закрыть (Close) — для закрытия диалогового окна.

Создание панелей инструментов и меню ♦ 115

Восстановление персонализированных меню и панелей инструментов Описанные выше процедуры восстанавливают элементный состав панелей инструментов и меню, но не влияют на то, какие именно кнопки и команды отображаются в них, если действует специальный персонализированный режим. Этот режим включается с помощью флажка Стандартная панель и панель форматирования в две строки (Show Standard And Formatting Toolbars On Two Rows) на вкладке Параметры диалогового окна Настройка. Снимая данный флажок, вы тем самым активизируете режим отображения последних использованных команд для панелей инструментов. Excel отслеживает нажатия кнопок панелей инструментов, поэтому от ваших привычек и типа решаемой задачи зависит, что вы видите в панелях Стандартная и Форматирование (или любой другой панели, переведенной в этот режим). Чтобы вернуть все кнопки панелей инструментов и команды меню на их первоначальные позиции, щелкните в диалоговом окне Настройка на кнопке Сброс (Reset Menu And Toolbar Usage Data).

Другие параметры панелей инструментов и меню Кажется, что количество различных параметров, влияющих на «рулевое управление» и «приборную доску» автомобиля с именем Excel, просто бесконечно. Ниже перечислено еще несколько полезных в различной степени настроек. Одна из них даже лишена какого бы то ни было практического смысла. ►При желании можно увеличить размеры кнопок панелей, что, несомненно, облегчит выбор инструментов. Для этого на вкладке Параметры диалогового окна Настройка установите флажок Крупные значки (Large Icons). Учтите, однако, что тем самым уменьшится количество кнопок, помещающихся на закрепленной панели инструментов. ►Если установлен флажок Отображать подсказки для кнопок (Show ScreenTips On Toolbars), при задержке указателя мыши над любой кнопкой панели инструментов на экране появится подсказка с названием кнопки. (Более подробно о всплывающих подсказках рассказывается далее в разделе «Дополнительные возможности» данной главы.) ►На вкладке Параметры диалогового окна Настройка находится раскрывающийся список Эффект при выводе меню (Menu Animations). Это еще один, образно говоря, «внутренний орган» Excel, наряду со звуковым сопровождением некоторых действий программы и плавной вставкой и удалением строк и столбцов (все эти элементы настраиваются в диалоговом окне Параметры, открываемом одноименной командой меню Сервис). Раскрывающийся список позволяет задать один из четырех типов анимации: Случайный выбор (Random), Развертывание (Unfold), Соскальзывание (Slide) и Угасание (Fade). Последний вариант установлен по умолчанию. Если выбрать какой-либо из этих пунктов списка, отображение меню будет сопровождаться определенным анимационным действием. Именно эту настройку мы назвали довольно бессмысленной.

116 ♦ Глава 3. Настройка рабочей области Excel

► При установленном флажке Всегда показывать полные меню (Always Show Full Menus) меню сразу будут появляться на экране в полной комплектации, показывая все команды. Тогда не придется ни ждать несколько секунд, ни щелкать на стрелке в нижней части меню, ни дважды щелкать на его заголовке, чтобы развернуть меню до полного размера. ► Флажок Отображать названия шрифтов тем же шрифтом (List Font Names In Their Font) включает режим демонстрации шрифтов в раскрывающемся списке Шрифт (Font), полностью соответствующий своему названию. СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Более подробно шрифты и форматирование описываются в главе 8, «Форматирование листов».

Другие элементы интерфейса Excel Для управления выводом документов на экран предназначены три важные вкладки диалогового окна Параметры (Options), изображенного на рис. 3.17: Вид (View), Общие (General) и Цвет (Color).

Рис. 3.17. Вкладки Вид, Общие и Цвет диалогового окна Параметры содержат настройки, управляющие обликом книги

Вкладка Вид контролирует вывод на экран строк формул и состояния, а также отвечает за отображение автоматических разрывов страниц, формул, сетки, Заголовков столбцов и строк, символов структуры, нулевых значений и графических объектов. Вкладка Цвет позволяет изменять цветовую палитру для текущей книги.

Другие элементы интерфейса Excel ♦ 117

А на вкладке Общие задается используемый по умолчанию шрифт, количество листов в новой книге и многое другое. Флажки в разделе Параметры окна (Window Options) на вкладке Вид воздействуют только на активную рабочую книгу и никак не влияют на отображение других книг. Если снять флажки Заголовки строк и столбцов (Row & Column Headers), Горизонтальная полоса прокрутки (Horizontal Scroll Bar ) и Вертикальная полоса прокрутки (Vertical Scroll Bar) или Ярлычки листов (Sheet Tabs), то для текущей книги соответствующие элементы окна убираются с экрана. Эти настройки можно использовать для более наглядного отображения на экране законченной книги, а на печати ее листов они никоим образом не скажутся. ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------- — ------------------------------------------------------------Обычно Excel выводит на экран сетку, обозначающую границы ячеек на рабочем листе. Несмотря на то что сетка удобна и при выделении ячеек, и для перемещения по рабочему листу, иногда возникает необходимость убрать ее с экрана. Чтобы отменить отображение сетки, снимите флажок Сетка (Gridlines) на вкладке Вид диалогового окна Параметры. Снятие флажка Сетка приводит к удалению ее с экрана и с листа при печати документа. Если требуется, чтобы сетка только печаталась, но не выводилась на экран (или наоборот), следует выбрать в меню Файл (File) команду Параметры страницы (Page Setup) и затем на вкладке Лист (Sheet) в разделе Печать (Print) установить или снять флажок Сетка (Gridlines). СМОТРИ ТАКЖЕ ----------------------------------------------------------------------------------Более подробно о печати документа без сетки рассказывается в главе 11, «Печать листов».

Отображение формул Обычно после ввода формулы в ячейке появляется только результат вычислений, а не сама формула. Точно так же после форматирования какого-либо числа в ячейке демонстрируется уже его отформатированное значение, а начальный, неформатированный вариант скрывается. Хранимые в ячейках листа значения и формулы в исходном виде можно просмотреть в строке формул, предварительно выделив нужную ячейку, или в самой ячейке, дважды щелкнув на ней. Установка флажка Формулы (Formulas) на вкладке Вид диалогового окна Параметры позволяет показывать на рабочем листе все хранимые значения и исходные формулы. На рис. 3.18 вверху представлен рабочий лист, в ячейках которого отображаются хранимые исходные значения, а в нижней части рисунка расположен другой лист, в строке 6 которого видны формулы. Обратите внимание, что все значения в ячейках выровнены по левому краю. (Excel игнорирует любое выравнивание, если установлен флажок Формулы.) Кроме того, чтобы полностью показать записанную в ячейку формулу, ширина каждого столбца на листе практически удваивается, и вдобавок на экране возникает панель инструментов Зависимости (Formula Auditing). (На самом деле ширина столбцов остается той же, изменяется только отображение их на экране.)

118 ♦ Глава 3. Настройка рабочей области Excel

Чтобы восстановить прежнюю ширину всех столбцов и вернуться к значениям вместо формул, достаточно снять флажок Формулы.

Рис. 3.18. Для удобства проверки можно установить режим просмотра хранимых в ячейках значений и формул СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы быстро вывести на экран формулы рабочего листа, нажмите Ctrl+обратный апостроф (клавишу, расположенную над клавишей Tab). Чтобы вновь вернуться к результатам вычислений, нажмите указанные клавиши еще раз. СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------Если с помощью команды Новое окно (New Window) меню Окно (Window) создать дополнительные окна для одной и той же книги, то в каждом из этих окон разрешается установить различные параметры вывода данных на экран. Например, в одном окне можно просматривать формулы, а в другом — результаты вычислений (обычный вид).

Флажок Формулы полезно устанавливать при редактировании больших рабочих листов. В этом случае вы будете видеть свои формулы без активизации (выделения) каждой ячейки и обращения к строке формул. Данный режим просмотра также можно использовать для документирования своей работы — печати листов с содержащимися на них формулами.

Нулевые значения Обычно все нулевые значения, присутствующие в ячейках, отображаются на экране. Но иногда для наглядности, особенно если лист создан с целью презентаций, лучше скрыть нулевые значения. Это тем более имеет смысл, если нули попадаются на листе достаточно часто. Чтобы скрыть их, снимите флажок Нулевые значения (Zero Values) на вкладке Вид диалогового окна Параметры. Тогда все ячейки, содержащие нулевые значения или формулы с результатами вычислений, равными нулю, будут видны как пустые. Хранимые в них величины, разумеется, останутся без изменений. Если в результате редактирования данных или формулы значение в ячейке изменится и станет отличным от нуля, то оно сразу появится на экране. Но учтите, что сброс флажка Нулевые значения при установленном флажке Формулы на вкладке Вид никак не повлияет на отображение данных.

Другие элементы интерфейса Excel ♦ 119

ВНИМАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------- — Если вы выбрали режим, когда не показываются нулевые значения, будьте внимательны при редактировании листа: то, что на экране выглядит как пустая ячейка, на самом деле может содержать формулу.

Изменение стандартного шрифта На вкладке Общие (General) диалогового окна Параметры можно назначить стандартный шрифт, который будет использоваться для текста и чисел, вводимых в ячейки рабочей книги, а также для заголовков столбцов и строк. Кроме того, стандартный шрифт является базовым для стиля Обычный (Normal). Чтобы переопределить стандартный шрифт, выберите название нового шрифта и его размер в соответствующих раскрывающихся списках на вкладке Общие диалогового окна Параметры (рис. 3.19). Если вместо используемого по умолчанию шрифта Arial размером 10 пунктов в качестве стандартного выбрать Times New Roman размером 14 пунктов, возможно, такая замена улучшит восприятие текста, но существенно снизит количество информации, попадающей в поле зрения. Новый стандартный шрифт активизируется не в текущем, а в следующем сеансе работы Excel, то есть на данный момент вид окна не изменится. Но если закрыть и заново запустить программу, все создаваемые рабочие книги будут отображаться с учетом сделанных изменений, и в диалоговом окне, вызываемом командой Стиль (Style) меню Формат (Format), в строке Шрифт (Font) для стиля Обычный появится название этого же шрифта.

Рис. 3.19. Изменить стандартный шрифт, используемый в новых рабочих книгах, можно на вкладке Общие диалогового окна Параметры

120 ♦ Глава 3. Настройка рабочей области Excel

Предположим, вам не требуется изменять стандартный шрифт для всех новых книг Excel, а нужно применить выбранный шрифт только к текущей книге. В этом случае выберите команду Стиль (Style) в меню Формат (Format). На экране появится одноименное диалоговое окно. Щелкните на кнопке Изменить (Modify), перейдите на вкладку Шрифт (Font) открывшегося окна Формат ячеек (Format Cells) и установите шрифт и его высоту по своему желанию. Изменения, внесенные в стиль Обычный, отражаются только на текущей книге, тогда как для всех вновь создаваемых книг будет применяться прежний стандартный шрифт. СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Другие параметры, устанавливаемые в этом диалоговом окне, подробно рассматриваются в разделе «Управление листами» главы 5 и в разделе «Сохранение и публикация файлов Excel в формате HTML» главы 20.

Изменение цветовой палитры Установить цвета для таких элементов интерфейса, как шрифты, границы, узоры, линии сетки и т. д., можно в нескольких местах программы. Все доступные цвета ограничиваются стандартной палитрой, состоящей из 56 оттенков. Чтобы изменить любой элемент в данной палитре, выберите вкладку Цвет (Color) диалогового окна Параметры, изображенную на рис. 3.20. В разделе Стандартные цвета (Standard Colors) собраны образцы чистых цветов текущей палитры. Группы Заливка диаграмм (Chart Fills) и Линии диаграмм (Chart Lines) показывают используемые по умолчанию цвета и порядок, в котором Excel их применяет для элементов диаграммы. Чтобы изменить какой-нибудь из стандартных цветов, выделите его в палитре и нажмите кнопку Изменить (Modify) — на экране появится диалоговое окно Цвета (Colors), также продемонстрированное на рис. 3.20. На вкладке Обычные (Standard) диалогового окна Цвета отображается так называемый «цветовой круг», предоставляющий набор из 127 цветов и 15 градаций серого. Область просмотра Новый/Текущий (New/Current) позволяет увидеть различие между текущим цветом (внизу) и новым выбранным цветом (вверху). А с помощью вкладки Спектр (Custom) диалогового окна Цвета, представленной на рис. 3.21, можно более точно подобрать желаемую окраску. Любой цветовой оттенок определяется соотношением в нем трех базовых компонентов: красного (Red), зеленого (Green) и синего (Blue) (цветовая модель RGB). Из них образуется искомый цвет. В альтернативной системе определения цвета за основу взяты три других параметра: цветовой тон (hue), насыщенность (saturation) и яркость (luminescence) (цветовая модель HSL). Система определения цвета выбирается в списке Цветовая модель (Color Model), и в соответствии с ней меняется смысл и название расположенных ниже трех полей. Чтобы задать любой новый цвет, введите в эти поля нужные цифровые значения или выберите их с помощью кнопок со стрелками. Второй, альтернативный, способ выбора нового цвета реализуется с помощью мыши. В большом поле в центре диалогового окна выбирается нужный цвет: тон задается перемещением крестообразного указателя влево или вправо, его насыщенность — вверх и вниз. Затем устанавливается яркость цвета на шкале, расположенной справа от большого цветного поля. Экспериментируя с расположением указателей на шкале, манипулируя указателем в поле и наблюдая за изменением образца в области просмотра, можно получить любой новый цвет, даже если ничего не известно о его компонентном составе.

Другие элементы интерфейса Excel ♦ 121

Рис. 3.20. Вкладка Цвет диалогового окна Параметры контролирует набор цветов, принятых в Excel по умолчанию

Рис. 3.21. Вкладка Спектр позволяет более точно подобрать оттенок цвета

122 ♦ Глава 3. Настройка рабочей области Excel ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Если задать оттенок, которого нет среди полного набора системных цветов (127 вариантов, расположенных в цветовом круге на вкладке Обычные), Excel образует его смешиванием точек чистых цветов. Полученные оттенки называются «смешанными» (dithered) и прекрасно подходят для заливок. Но для текста и линий Excel использует только чистые цвета, выбирая вместо смешанного ближайший к нему чистый оттенок.

Завершив изменение палитры, нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить ее. Теперь новая палитра будет постоянным атрибутом текущей книги. Чтобы вернуться к первоначальному набору цветов, нажмите кнопку Сброс (Reset) на вкладке Цвет. Копирование цветовых палитр из других книг Чтобы обеспечить единообразие созданных вами книг, то есть сделать так, чтобы в них применялась одна и та же цветовая палитра, можно скопировать палитру из одной книги в другую. Для этого откройте две книги: исходную (из которой копируется палитра) и конечную (в которую палитра вставляется). Активизируйте целевую книгу, затем в меню Сервис выберите команду Параметры, перейдите на вкладку Цвет и раскройте список Копировать цвета из (Copy Colors From). В нем должны быть перечислены все открытые документы. Выберите в списке исходную книгу и нажмите кнопку ОК.

Дополнительные возможности Excel, как и все остальные приложения Office XP, поддерживает так называемую систему адаптации — Microsoft Active Accessibility 2.0. В результате различные доступные средства помощи пользователю действуют более эффективно и наглядно, что существенно облегчает работу с приложением. За дополнительными сведениями по этому вопросу обращайтесь на официальный сайт Microsoft Accessibility (http://www.microsoft.com/enable). Ниже приводится список встроенных в Excel дополнительных средств, предназначенных для улучшения наглядности интерфейса и эффективной подстройки программы под каждого конкретного пользователя. ► Крупные значки. При активизации данного средства увеличивается размер кнопок панели инструментов. Для этого установите флажок Крупные значки (Large Icons) на вкладке Параметры диалогового окна (которое открывается командой Вид ► Панели инструментов ► Настройка). Более подробно данный флажок обсуждается в разделе «Другие параметры панелей инструментов и меню» этой главы. ► Всплывающие подсказки для кнопок панелей инструментов. Если подвести указатель мыши к какой-нибудь кнопке или раскрывающемуся списку панели инструментов, на экране всплывет небольшой текстовый прямоугольник желтого цвета с названием этого элемента — подсказка. Чтобы активизировать режим отображения подсказок, установите флажок Отображать подсказки для кнопок (Show ScreenTips On Toolbars) на вкладке Параметры диалогового окна Настройка. Дополнительную информацию смотрите в разделе «Другие параметры панелей инструментов и меню» этой главы.

Дополнительные возможности ♦

123

► Звуковое сопровождение. Озвучивание некоторых производимых действий, например щелчка мыши или прокрутки. Чтобы включить данный эффект, установите флажок Звуковое сопровождение событий (Provide Feedback With Sound) на вкладке Общие диалогового окна Параметры. ► Всплывающие подсказки для функций. Это небольшие желтые текстовые поля с кратким описанием синтаксиса и аргументов функций, появляющиеся на экране при подведении указателя мыши к функциям, введенным или выбранным в строке формул или в ячейке. Если вы хотите видеть подсказки подобного рода, установите флажок Всплывающие подсказки для функций (Function ToolTips) на вкладке Общие диалогового окна Параметры. Подробнее функции рассматриваются в главе 13, «Использование функций». ► Анимация. В этом режиме при выполнении стандартных операций, например при открытии меню, прокрутке, вставке и удалении данных, добавляются зрительные эффекты. Для включения анимации установите флажок Плавная вставка и удаление ячеек (Provide Feedback With Animation) на вкладке Правка (Edit) диалогового окна Параметры. Смотрите также раздел «Другие параметры панелей инструментов и меню» этой главы. ►Автозавершение ячеек. Включает автоматическое заполнение ячеек при вводе данных по столбцам. Если первые введенные символы соответствуют уже существующему в столбце значению, Excel автоматически заполняет оставшуюся часть. Таким образом, при вводе повторяющихся данных существенно сокращается время их набора на клавиатуре. Чтобы задействовать данную функцию Excel, установите флажок Автозаполнение значений ячеек (Enable AutoComplete For Cell Values) на вкладке Правка диалогового окна Параметры. Более подробная информация находится в разделе «Автозавершение ввода» главы 7. ►Цвет линий сетки. Изменяет цвет линий сетки рабочего листа. Если вы хотите задать другой цвет для линий сетки, выберите его в раскрывающейся палитре Цвет линий сетки (Gridlines Color) на вкладке Вид (View) диалогового окна Параметры. ► Цвет ярлыка листа. Позволяет выбрать цвет фона ярлыка листа. Это упрощает нахождение нужных листов книги и задает своего рода опознавательный код различным ярлыкам. Чтобы изменить цвет ярлыка, выберите в меню Формат (Format) команду Лист ► Цвет ярлычка (Sheet ► Tab Color). Более подробно об этом рассказывается в разделе «Изменение цвета ярлыка» главы 5. ► Озвучивание текста. Функция проговаривания содержимого ячеек1. Чтобы задействовать данную функцию Excel, выберите команду Сервис ► Речь ► Показывать панель преобразования текста в речь (Tools ► Speech ► Show Text To Speech Toolbar) и щелкните на кнопке Проговорить ячейки (Speak Cells) указанной панели инструментов. Или щелкните на кнопке Проговаривать ячейки при нажатии клавиши ввода (Speak On Enter), чтобы программа читала вслух то, что введено в ячейку.

_____________________ 1 Данная функция отсутствует в русской версии Microsoft Excel 2003. — Примеч. перев.

124 ♦ Глава 3. Настройка рабочей области Excel

► Клавиатурные комбинации. Используя клавиатурные комбинации, можно получить доступ к любой команде Excel. Более подробно о них рассказывается в приложении Б. ► Прокрутка и перетаскивание. Если на вашей мыши есть колесико, как на моделях Microsoft IntelliMouse, то с его помощью можно прокручивать рабочий лист. Направление вращения колесика соответствует направлению вертикальной прокрутки. Если же нажать на колесико мыши, то ее перемещение в любую сторону вызовет соответствующее перемещение рабочего листа относительно «иллюминатора». ► Увеличение. При желании можно изменить масштаб отображения рабочего листа до 400%, установив нужную величину в раскрывающемся списке Масштаб (Zoom) панели инструментов Стандартная или вращая колесико мыши при нажатой клавише Ctrl.

ЧАСТЬ II Рабочие листы Глава 4. Практические советы Глава 5. Основы работы с листами Глава 6. Работа с книгами

Глава 4. Практические советы • Какие данные вводятся в строки, а какие в столбцы? • Планируется ли напечатать рабочий лист? • Для кого предназначена эта информация? • Обойдутся ли коллеги без вашей помощи при работе с вашими электронными таблицами? • Можно ли для рабочих листов использовать внешние данные? • Зачем нужны дополнительные листы? • Допускается ли вставка новых строк и столбцов?

В процессе создания рабочего листа нет ничего особенно сложного и загадочного. В конце концов, это не более чем простой набор строк и столбцов в электронной таблице. Хотя мы вовсе не собираемся ограничивать ваши творческие планы, все же существует несколько основных принципов, которыми стоит руководствоваться при разметке и заполнении листов. Познакомившись с ними, вы значительно облегчите себе дальнейшую жизнь. В этой главе даны ответы на множество вопpocoв, которые, несомненно, возникнут у вас в первую очередь. Надеемся, что, прежде чем уйти с головой в работу, вы познакомитесь с ее содержимым.

Какие данные вводятся в строки, а какие в столбцы? Желательно придерживаться следующего очевидного и простого правила: количество строк рабочего листа должно превышать количество его столбцов. Прежде всего, это связано с наглядностью и удобочитаемостью данных на экране. Например, на рис. 4.1 показан рабочий лист, в котором заголовками строк являются месяцы года, а в заголовках столбцов фигурируют названия регионов. Но довольно легко представить себе и обратную картину, если поменять местами строки и столбцы листа. Тем не менее первый способ отображения более предпочтителен, потому что, во-первых, такой рабочий лист целиком отображается на экране, а во-вторых, легко помещается на печатную страницу. В приведенном на рис. 4.1 примере рабочий лист содержит только пять столбцов необобщенных данных, но, если бы столбцов было больше, чем строк, имело бы смысл изменить ориентацию таблицы и поместить названия месяцев в заголовки столбцов.

Рис. 4.1. Месяцы лучше выносить в заголовки строк

128 ♦ Глава 4. Практические советы

Обычно дополняют таблицу данными по строкам, а не по столбцам. То есть рабочий лист должен быть по возможности узкий и длинный. Конечно, никто не запрещает формировать широкий и короткий лист, состоящий всего из нескольких строк и множества столбцов, но, как правило, это неудобно и нерационально. Ведь тогда для просмотра данных вам придется постоянно прокручивать лист влево-вправо, а при печати получится множество страниц с разрывами между столбцами. Поэтому, прежде чем начать вводить информацию, подумайте о том, как будет выглядеть ваш рабочий лист, чтобы позже не потерять время на его реорганизацию. Когда таблица ориентирована вертикально, для ее просмотра удобно использовать клавиши Page Up и Page Down. Горизонтально вытянутый лист, подобный представленному на рис. 4.2, будет, без сомнения, правильно отображать ваши данные, но переходить к столбцам, выходящим за пределы экрана, придется только с помощью полос прокрутки или с помощью мыши, имеющей колесико.

Рис. 4.2. Листы, ориентированные горизонтально, труднее просматривать и печатать

Планируется ли напечатать рабочий лист? Прежде чем начать работу над новым листом, вы должны спросить себя, собираетесь ли в дальнейшем печатать его. Вполне вероятно, что нет необходимости особенно волноваться, поскольку, например, таблица будет использоваться только для накопления информации. Но если же вы планируете в будущем напечатать лист, стоит заранее подумать о расположении данных на нем и о том, как сам документ будет, выглядеть на бумаге. От этого зависит оформление листа, которое может быть совершенно различным. Так, лист на рис. 4.2 даже при изменении ориентации страницы (с книжной на альбомную) в отпечатанном виде займет не менее двух страниц. Причем вторая страница будет содержать только столбцы с заголовками и

данными, но названия строк, к которым они относятся, не будут видны, поскольку останутся на первой странице. Впрочем, именно это не так существенно — есть возможность при печати копировать названия строк и столбцов на другую страницу, благодаря предусмотренным в Excel средствам. Такое копирование просто необходимо применять с целью повышения удобочитаемости при печати вытянутых как по горизонтали, так и по вертикали листов.

Планируется ли напечатать рабочий лист? ♦ 129

СМОТРИ ТАКЖЕ ---------------------------------------------------------------------------------- —

Более подробно о настройке параметров страницы и печати заголовков рассказывается в главе 11, «Печать листов».

Необходимо также предусмотреть, в каком виде и для каких целей будет использоваться рабочий лист после печати. Если это будет отчет, желательно собрать все самые важные данные и поместить их на одну страницу. Если же лист создается для презентации, возможно, придется еще сильнее сжать данные, представив информацию в виде более легко «усваиваемой» компактной таблицы, состоящей всего из десятка другого ячеек, которая в итоге поместится на слайде или прозрачной пленке. В случае, когда требуется отобразить большое количество данных, удобно создавать отдельные листы результатов, подобные показанному на рис. 4.3. Также Excel позволяет скрыть часть строк или столбцов таблицы и, таким образом, при печати выводить лишь итоговые значения, аналогично рис. 4.4.

Рис. 4.3. Если единая таблица слишком громоздка, удобно создавать отдельные листы с краткими отчетами СМОТРИ ТАКЖЕ--------------------------------------------------------------------------------------

Структуре листов посвящен раздел «Структурирование листов» главы 9.

130 ♦ Глава 4. Практические советы

Если рабочий лист создается с целью проверки данных или как документ, на который затем будут неоднократно ссылаться, вероятней всего вы пожелаете поместить на нем всю информацию. В этом случае очень важно правильно выбрать ориентацию. Допускается печать как на горизонтально расположенных листах бумаги (альбомный формат), так и на вертикальных (книжный формат), поэтому размещать данные на рабочем листе надо соответствующим образом. Альбомный формат более удобен для таблиц с большим количеством столбцов, а книжный — для большого количества строк. Как уже было сказано, при избытке столбцов можно попытаться сегментировать все данные, скрыв часть столбцов с подробной информацией и оставив только общие итоговые графы. Например, каждому столбцу на рис. 4.3 соответствует отдельный лист с детальной информацией по указанному разделу, о чем свидетельствует множество ярлыков листов в нижней части окна рабочей

книги.

Рис. 4.4. Чтобы поместить все данные на один печатный лист, часть строк или столбцов можно скрыть

Для кого предназначена эта информация? Формируете ли вы лист для своих собственных целей или им будет пользоваться ктонибудь еще, например при совместной работе? Нужен ли для этого компьютер или достаточно распечатки? Другими словами, требуется ли доводить лист до совершенства или же часть параметров форматирования можно опустить? Что вы планируете создать: подробный отчет с диаграммами или краткий обзор из нескольких строк? Очень важно правильно оценить целевую аудиторию и соответствующим образом оформить лист. Если ваша электронная таблица содержит много детализированной информации (возможно, именно в этом и заключается ваша работа), вы должны представлять, какие из деталей наиболее интересны. Необходимо встать на место тех людей, которые будут просматривать эту таблицу, и рассказать им ровно то, что они хотят знать, — не больше и, конечно же, не меньше. Когда рабочий лист содержит слишком много сведений, в действительности ненужных вашей аудитории — а такие данные всегда найдутся, — имеет смысл подготовить еще один лист с краткой сводкой, подобный показанному в примере на рис. 4.3. А если лист предназначен для разных категорий пользователей, то на основе исходных данных создайте несколько отчетов для каждой такой группы в соответствии с ее интересами.

Обойдутся ли коллеги без вашей помощи? ♦ 131

Обойдутся ли коллеги без вашей помощи при работе с вашими электронными таблицами? Если вы создаете рабочие листы, которые затем будут использоваться другими людьми, позаботьтесь о том, чтобы они были понятны и хорошо документированы. К сожалению, большинство из нас не слишком задумывается о документировании. Однако, формируя таблицы для решения коммерческих задач или в личных целях, всегда следует держать на заметке следующее: плод вашего труда в какой-то момент может понадобиться кому-либо еще, и неизвестно, будете ли вы рядом. Поэтому постарайтесь сделать так, чтобы другие сумели легко разобраться с вашими таблицами. Если даже вы смените работодателя, от вас останутся только хорошие впечатления, и вашему преемнику будет достаточно легко войти в курс дела. Небольшие примечания по всему листу с объяснениями и комментариями, как в примере на рис. 4.5, могут существенно облегчить участь других пользователей.

Рис. 4.5. Подготовьте необходимые примечания и ссылки, чтобы облегчить работу с листом СМОТРИ ТАКЖЕ ---------------------------■------------------------------------------------------Более подробно о документировании рабочих листов рассказывается в разделе «Добавление примечаний» главы 9.

Памятуя о бренности жизни, нужно так же заботливо относиться и к рабочим листам, содержащим важные персональные записи. Как ни ужасно это звучит, вам наверняка не понравится мысль о том, что в случае неожиданной смерти ваше семейство попадет в беду только из-за неразберихе в вашей финансовой документации.

132 ♦ Глава 4. Практические советы

Можно ли для рабочих листов использовать внешние данные? Многие люди для работы со своими таблицами привлекают данные, взятые из какихлибо других источников. Например, база данных, которая хранится на вашем компьютере или на любом другом сетевом ресурсе, может служить источником информации, которая извлекается и анализируется в Excel. Если это действительно так, постарайтесь облегчить себе жизнь. Довольно часто мы быстро принимаемся за дело, не продумав его полностью. Вполне может статься, что обращение к источнику информации окажется не единичным, а повторяющимся. Если вам приходится извлекать сведения из базы данных, резоннее создать так называемые запросы (queries), которые можно запускать вновь и вновь, и тогда для следующей таблицы этого типа не понадобится начинать все сначала. Кроме того, такой способ позволяет быть абсолютно уверенным, что все импортированные данные структурированы совершенно одинаково. В дальнейшем эту структуру данных можно было бы использовать как базу для будущего рабочего листа. Возможно, в целях обеспечения конфиденциальности источника, имеет смысл сохранить все импортированные данные на отдельном листе, чтобы посторонние их не видели, и затем на их основе безмятежно создавать превосходно отформатированные таблицы, позволяющие извлечь строго определенную информацию. В примере на рис. 4.6 на переднем плане продемонстрирован лист, выдающий информацию уже с определенным вкусом, а позади него, в отдельной таблице, расположены «сырые» исходные данные.

Рис. 4.6. Импортированные данные можно оставить на отдельном листе, а для их презентации создать другой лист с соответствующим дизайном

Допускается ли вставка новых строк и столбцов? ♦ 133 СМОТРИ ТАКЖЕ --------------------------------------------------------------- ;— ----------------Более подробно об использовании внешних данных рассказывается в разделе «Работа с внешними данными» главы 29, а также этому посвящена часть VI, «Совместная работа и Интернет». ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Некоторые люди, услышав слова «база данных», широко раскрывают глаза и ждут разъяснения непонятного термина. Что ж, поясним это понятие и мы. Несмотря на то что большинство программ управления базами данных достаточно сложны, считается, что рабочие листы Excel (подобные таблице с исходными данными на рис. 4.6) фактически являются простейшими базами данных. В качестве примера отпечатанной базы данных можно привести обычный телефонный справочник. В терминологии баз данных все сведения, содержащиеся в одной строке справочника (то есть относящиеся к одному телефонному абоненту), называются записью, а каждый отдельный ее информационный элемент (имя, фамилия, адрес и телефон) называется полем.

Зачем нужны дополнительные листы? Программы, работающие с электронными таблицами, изначально предназначались для хранения, представления и интерпретации данных, которые ранее хранились в бумажном виде и рассчитывались вручную или на калькуляторах, обычных или инженерных с дополнительным набором функций. И, возвращаясь к первым версиям Excel, можно вспомнить, что в те времена созданные с помощью программы листы лишь немногим отличались от таблиц, записанных на бумаге. Шагом вперед от старых бумажных форм явилось модульное конструирование. Модули — это элементы для реализации своего рода структурного программирования или объектно-ориентированного подхода, когда данные вписываются в законченные логические конструкции, рассматриваемые по отдельности. (Другой подход, называемый иерархическим, удобен для поиска ошибок и максимальной читаемости программ.) Поскольку теперь нет нужды хранить данные в привычном формате, к чему беспокоиться? Сконцентрируйтесь на улучшении внешнего вида листов, подготовке отчетов и диаграмм, которыми вы поделитесь с коллегами. По возможности старайтесь создавать систему рабочих листов — это лучше, чем пытаться уместить все данные в одной таблице. На рис. 4.6 показан элементарный пример модульной конструкции — данные располагаются на первом листе, а второй используется для их анализа. Сложные модульные системы могут содержать десятки листов, каждый из которых выполняет свою роль.

Допускается ли вставка новых строк и столбцов? Едва ли будет разумным расширять и редактировать рабочий лист после того, как он полностью скомпонован. Гораздо продуктивнее добавлять по мере необходимости строки и столбцы в область текущих данных, а итоговые значения отделять от остальной информации одной или двумя строками или столбцами. Как ни странно, основным выполняемым над таблицами действием является добавление к ним новых строк и столбцов. И хотя внутренний механизм Excel с годами стал намного более «разумным» в отношении этого действия, до сих пор не представляет труда испортить абсолютно все.

134 ♦ Глава 4. Практические советы

Существует одна довольно известная притча о бухгалтере, который добавил строку в нижнюю часть готовой таблицы, но забыл применить к ней формулу. Он был уволен за то, что в итоге таких манипуляций потерял около $200 000. Мораль: редактируйте листы очень внимательно и регулярно проверяйте себя, помня, что по вине всего одной строки можно легко лишиться работы.

Глава 5. Основы работы с листами • Перемещение по листу • Выделение ячеек • Ввод данных • Управление листами • Просмотр листов • Защита данных

Рабочие листы — это основное «игровое» поле Microsoft Excel, на котором и происходят все события: удачные «попадания», безумные «передачи», великолепные «удары», досадные ошибки и промахи. В этой главе речь пойдет обо всех тонкостях работы с листами. Мы расскажем вам, как самым быстрым способом переместиться от ячейки А1 к ячейке IV65536 (или к любой другой промежуточной), продемонстрируем скрытые методы выделения ячеек и немного коснемся основ редактирования. Скорее всего, вы знакомы с большинством из приведенных здесь методов работы с листами, но ниже мы представим вашему вниманию несколько альтернативных вариантов. Возможно, вы найдете их более быстрыми или эффективными и будете использовать в повседневной работе. Уж чего-чего, а различных дополнительных вариантов выполнения одних и тех же действий в Excel всегда было предостаточно.

Перемещение по листу Вы уже прекрасно знаете, как перемещаться по листу с помощью полос прокрутки и клавиш Page Up и Page Down. Теперь познакомьтесь с другими способами перемещения, в том числе уникальными, характерными только для Excel.

Управление блоками ячеек Блок (region), или диапазон (range), — это область листа, окруженная со всех сторон пустыми ячейками или заголовками столбцов и строк. Например, область АЗ:Е7 на рис. 5.1 является блоком, так же как и G3:H7, A9:E10, и G9:H10. (Строго говоря, и сама ячейка А1 — тоже блок, поскольку не имеет соседних ячеек, содержащих какие-либо данные.) На рис. 5.1 ячейка Е7 входит в диапазон, хотя она и не заполнена. Активной областью (active area) называется прямоугольник, который охватывает все блоки, то есть все столбцы и строки активного листа, содержащие непустые ячейки. Очень важно уметь оперативно перемещаться между блоками, особенно если вам приходится много работать с большими, «массивными» таблицами данных. Чтобы добраться до 500-й строки, совсем не обязательно использовать полосу прокрутки. Как это сделать более эффективно? Читайте дальше.

Рис. 5.1. Все четыре группы ячеек этого листа представляют собой отдельные блоки

Перемещение по листу ♦ 137

Маленький квадратик в правом нижнем углу рамки выделения активной ячейки называется маркером заполнения (fill handle). Если маркера заполнения нет на экране, это означает, что выключен режим перетаскивания ячеек, необходимый при работе с блоками. Для его активизации выберите команду Параметры (Options) в меню Сервис (Tools) и в открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Правка (Edit). Установите флажок Перетаскивание ячеек (Allow Cell Drag And Drop) и нажмите кнопку ОК. .

Перемещение в блоке с помощью клавиатуры Для перемещения к краю диапазона ячеек используются клавиши со стрелками при нажатой клавише Ctrl. Например, на рис. 5.1 ячейка A3 активная; и чтобы перейти к ячейке ЕЗ, достаточно нажать клавишу Ctrl одновременно с клавишей —>. Если при таком перемещении обнаруживается, что следующая ячейка пустая, Excel выделяет в соответствующем направлении первую непустую ячейку или же, если в данном направлении все остальные ячейки пустые, последнюю ячейку листа. Предположим, что на Рис. 5.1 активна ячейка F3. Тогда при нажатии комбинации клавиш Ctrl и —> выделенной (активной) окажется ячейка G3.

Индикаторы клавиатурных режимов Когда указатель мыши находится на границе активной ячейки, его форма изменяется со значка «плюс» на стрелку. Если в этот момент дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на любой из границ выделенной ячейки, то активной ячейкой станет последняя ячейка блока в выбранном направлении — точно так же, как в результате нажатая клавиши Ctrl одновременно с клавишей со стрелкой. Например, если дважды щелкнуть на нижней границе активной ячейки A3 на рис. 5.1, то Excel выделит ячейку А7. Когда активны некотрые режимы работы с клавиатурой, в правой части строки состояния отображаются соответствующие обозначения (индикаторы): ► ВДЛ (ЕХТ) — режим расширения выделения. Для перехода в него нажмите клавишу F8, и тогда станет возможным расширение выделенной области с помощью клавиатуры аналогично использованию мыши в обычном режиме. (Убедитесь, что режим Scroll Lock выключен.) Более того, если в обычном режиме для изменения выделенной области необходимо нажимать клавиши перемещения, не отпуская клавишу Shift, то в режиме расширения выделения удерживать клавишу Shift не требуется. Чтобы вернутьбя в обычный режим, нажмите еще клавишу F8. ► ДОБ (ADD) — добавление к выделению. .Нажмите клавиши Shift+F8, чтобы добавить ячейки б текущее выделение (просто щелкните на ячейке или выделите диапазон с помощъю мыши). При этом ячейки не обязательно должны быть смежными. Этот способ эквивалентен добавлению ячеек к выделению с помощью мыши при нажатой клавише Ctrl. ► NUM — режим Num Lock. Он активен по умолчанию, то есть цифровая клавиатура готова к вводу чисел. Чтобы выключить данный режим, просто нажмите клавишу Num Lock.

138 ♦ Глава 5. Основы работы с листами

► FIX — числовой ввод с фиксированной точкой. Для активизации этого режима выберите в меню Сервис команду Параметры и на вкладке Правка установите флажок Фиксированный десятичный формат при вводе (Fixed Decimal). В поле Десятичных разрядов (Places) укажите количество цифр после запятой. Например, если оно равно двум, вместо введенного числа 12345 после нажатия клавиши Enter в ячейке окажется величина 123,45. На уже введенные значения переход в этот режим не повлияет, если только вы не начнете их редактировать. Чтобы вернуться к обычному порядку ввода данных, снимите указанный флажок. ► CAPS — режим Caps Lock. Нажатие клавиши Caps Lock позволяет вводить весь текст прописными буквами. Данный режим не оказывает влияния на цифровые клавиши и клавиши специальных символов. Чтобы отключить его, нажмите еще раз на клавишу Caps Lock. ► SCRL — режим Scroll Lock. По умолчанию при нажатии клавиш Page Up и Page Down (или клавиш со стрелками) для прокрутки листа активная ячейка всегда остается на рабочем листе в поле зрения, активной становится ячейка следующей страницы (или следующая ячейка в направлении, указанном стрелкой). Если включить режим Scroll Lock, активная ячейка будет всегда оставаться на том же месте. Для сброса указанного режима повторно нажмите клавишу Scroll Lock. ► КНЦ (END). При включенном режиме End в результате нажатия любой клавиши со стрелкой активной становится последняя ячейка диапазона или рабочего листа в указанном направлении, аналогично применению клавиш со стрелками при нажатой клавише Ctrl. Разница состоит в том, что здесь достаточно нажать только на одну управляющую клавишу. Чтобы отключить данный режим, нажмите еще раз клавишу End. Также он автоматически сбрасывается после нажатия на любую из клавиш со стрелками. ► ЗАМ (OVR) — режим замены. Чтобы перейти в него, щелкните на строке формул или дважды щелкните на содержимом ячейки и затем нажмите клавишу Insert. Обычно при вводе в строку формул новые символы вставляются между существующими. Когда включен режим замены, новые символы от точки вставки начинают не раздвигать, а замещать символы, введенные ранее. Отключается режим замены при повторном нажатии клавиши Insert или нажатии клавиши Enter.

Перемещение с помощью специальных клавиш Для перемещения по листу удобно пользоваться клавишами Ноmе и End. В табл. 5.1 приведены данные о том, к каким действиям приводит нажатие этих клавиш по отдельности или в сочетании с другими клавишами. Таблица 5.1. Клавиши для перемещения по листу Нажатие Действие Ноте Перемещение к первой ячейке текущей строки Ctrl+Home Переход к ячейке А1 Ctrl+End Перемещение к последней ячейке последнего столбца активной области. Например, на рис. 5.1 нажатие данной комбинации клавиш приведет к выделению ячейки НЮ

Выделение ячеек ♦ 139 Нажатие

Действие

End

Активизация режима End, в котором для перемещения к границам блока используются клавиши со стрелками Scroll Lock+Home Перемещение к первой ячейке текущего окна Scroll Lock+End Перемещение к последней ячейке текущего окна

Выделение ячеек Прежде чем приступить к работе с ячейкой или диапазоном, необходимо их выделить. Только после этого ячейка становится активной, и ее адрес появляется в поле Имя (Name) в строке формул. Хотя в любой конкретный момент времени активной может быть только одна ячейка, часто удается ускорить выполнение операций, выделяя блоки ячеек. В пределах диапазона (но не вне его) можно последовательно выбирать разные ячейки, делая их активными, и при этом весь диапазон будет оставаться выделенным.

Выделение с помощью мыши Чтобы выделить диапазон ячеек, нажмите кнопку мыши и проведите указатель по диагонали данного диапазона. Существует и альтернативная техника, которая называется расширением выделения (extending). Мы о ней уже немного говорили: выделение изменяется с помощью клавиш перемещения при нажатой клавише Shift или включенном режиме расширения выделения (индикатор ВДЛ). То же самое можно сделать и мышью, выделив один угол блока и щелкнув на противоположном по диагонали при нажатой клавише Shift. Например, чтобы расширить выделение ячеек А1:В5 до диапазона А1:С10, удерживая клавишу Shift, щелкните на ячейке С10. В том случае, когда требуется выделить большой диапазон, этот прием может оказаться более быстрым и удобным, чем перетаскивание указателя мыши.

Выделение за пределами окна Как правило, в окне помещается только часть рабочего листа, а ее величина зависит от размера экрана и его разрешения. И как же тогда выделить большой диапазон ячеек? Можно перетащить указатель за пределы окна и подождать, пока автоматическая прокрутка не доберется до нужных ячеек. Однако такой метод едва ли покажется удобным, если скорость прокрутки невелика (она зависит от ресурсов компьютера и объема данных), к тому же есть вероятность промахнуться. В данной ситуации лучше воспользоваться командой Масштаб (Zoom) меню Вид (View) или одноименным раскрывающимся списком панели инструментов Стандартная. Как команда, так и список позволяют изменить масштаб изображения, чтобы увидеть на экране ячейки, находящиеся в данный момент за пределами окна, как показано на рис. 5.2. Величина масштабного коэффициента вводится вручную или выбирается из предложенных значений, но ее изменение ограничено диапазоном от 10 до 400%. Возможно, вам так и не удастся увидеть рабочий лист полностью, но этот способ наверняка в некоторых случаях окажется полезным.

140 ♦ Глава 5. Основы работы с листами

Рис. 5.2. При выделении больших диапазонов ячеек вам поможет команда Масштаб

Выделение столбцов, строк и групп диапазонов Группа (multiple-area) диапазонов, называемая также несмежными диапазонами или диапазонами, состоящими из нескольких несмежных участков, — это выделенные блоки ячеек, в общем случае суммарно представляющие область произвольной формы, то есть не обязательно прямоугольную, подобно представленной на рис. 5.3. Чтобы создать такую сложную область с помощью мыши, нажмите клавишу Ctrl и, удерживая ее в этом состоянии, по очереди выделите мышью все нужные блоки и отдельные ячейки. Первая ячейка последнего выделенного диапазона станет активной. В примере на рис. 5.3 такой ячейкой стала G9.

Рис. 5.3. Чтобы выделить группу диапазонов с помощью мыши, удерживайте клавишу Ctrl

Если нужно целиком выделить строку или столбец, достаточно щелкнуть на ее или его заголовке. Другими словами, если требуется выделить все ячейки с В1 по В65356,

Выделение ячеек ♦ 141

щелкните на заголовке столбца В. Первая видимая на экране ячейка столбца станет активной. Для выделения нескольких смежных столбцов или строк нажмите кнопку мыши и перетащите указатель по нескольким заголовкам столбцов или строк соответственно либо щелкните на первом заголовке диапазона, нажмите клавишу Shift и щелкните на последнем заголовке диапазона. Чтобы выделить несколько несмежных столбцов или строк, как на рис. 5.4, используйте клавишу Ctrl, то есть при нажатой клавише Ctrl щелкайте на заголовках интересующих вас столбцов или строк.

Рис. 5.4. Столбец или строка выделяется целиком в результате щелчка на его или ее заголовке. Для выделения нескольких несмежных столбцов или строк удерживайте нажатой клавишу Ctrl СОВЕТ--------------------------------------------------------------------------------------------------Иногда бывает необходимо выделить все ячейки листа, например чтобы изменить, их формат или скопировать содержимое одного листа на другой. Весь лист целиком выделяется щелчком на кнопке в верхнем левом углу листа, где пересекаются заголовки столбцов и строк.

Для выделения столбцов и строк с помощью клавиатуры используются следующие комбинации клавиш: ►чтобы выделить целиком столбец, перейдите к любой ячейке данного столбца и нажмите клавиши Ctrl+Пробел; ►чтобы выделить всю строку, перейдите к любой ячейке данной строки и нажмите клавиши Shift+Пробел; ►чтобы выделить несколько смежных столбцов или строк, выделите блок ячеек, который включает ячейки только из каждого столбца или каждой строки будущего диапазона, а затем нажмите клавиши Ctrl+Пробел или Shift+ Пробел соответственно. Например, для столбцов В, С и D выделите диапазон B4:D4 (или любой другой, включающий ячейки только из всех трех столбцов) и используйте клавиатурную комбинацию Ctrl+Пробел. СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------Весь лист выделяется с помощью сочетания клавиш Ctrl+Shift+Пробел.

142 ♦ Глава 5. Основы работы с листами

Выделение диапазонов Если при нажатой клавише Shift дважды щелкнуть на одной из границ выделенной ячейки, Excel выделит в соответствующем направлении все ячейки, начиная с текущей, до края блока. Ячейка, с которой вы начали выделение, останется активной. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------В меню Assistants (Помощь), вставляемом уже дважды упоминавшейся нами надстройкой Spreadsheet Assistant, есть подменю Select Assistants (Помощь по выделению). Содержащиеся в нем команды, а также кнопки панели инструментов Spreadsheet Assistant, упрощают выполнение специальных задач выделения. Так, если щелкнуть на кнопке Select All Cells Below The Selected Range (Выделить все ячейки ниже выделенного диапазона), будут выделены все ячейки, находящиеся ниже любой выделенной строки (именно строки), независимо от того разделены ли они пустыми строками. Кроме того, надстройка добавляет несколько удобных команд выделения в контекстное меню, появляющееся при щелчке правой кнопкой мыши на рабочем листе. (Команды Spreadsheet Assistant начинаются с символа ».) И еще один пример: чтобы быстро размножить по всей таблице формулу, которая записана в ячейку С6 на рисунке, представленном ниже, достаточно всего лишь нажать две кнопки на панели инструментов Spreadsheet Assistant — Fill Highlighted Cells To The Right (Заполнить выделенные ячейки вправо) и Fill Highlighted Cells Down (Заполнить выделенные ячейки вниз).

Выделение с помощью команды Перейти Для быстрого перемещения и выделения ячейки или диапазона ячеек выберите в меню Правка (Edit) команду Перейти (Go To) (или нажмите клавишу F5). Затем введите ссылку на ячейку, на диапазон или имя диапазона в поле Ссылка (Reference) и нажмите клавишу Enter. Команда Перейти подходит и для расширения выделения. Например, чтобы выделить диапазон A1:Z100, можно щелкнуть на ячейке А1, открыть диалоговое окно Переход (Go To), ввести в поле значение Z100 и, удерживая клавишу Shift, нажать клавишу Enter. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Более подробно об именах ячеек и ссылках рассказывается в разделе «Присвоение имен ячейкам и диапазонам» и разделе «Использование в формулах ссылок» главы 12.

Для перемещения на другой лист в пределах одной книги откройте диалоговое окно Переход и введите в поле Ссылка название листа, восклицательный знак и ссылку на ячейку или ее название. Например, чтобы перейти к ячейке D5 листа Лист2, введите ЛИСТ2!D5.

Ввод данных ♦ 143

ВНИМАНИЕ ------------------------------------------------------------------------------------------Команда Перейти не применяется для перехода к другим книгам.

Excel запоминает адреса четырех последних ячеек, из которых выполнялось перемещение по команде Перейти, и отображает их в списке Перейти к (Go To) в диалоговом окне Переход. Адреса, содержащиеся в данном списке, можно использовать для повторного перемещения. Это очень удобно, если идет работа с листом большого размера и приходится часто «бегать» с одного его края на другой или между листами одной книги. На рис. 5.5 показано диалоговое окно Переход со списком ссылок на четыре последние ячейки.

Рис. 5.5. В диалоговом окне Переход запоминаются адреса четырех последних ячеек, из которых совершалось перемещение по команде Перейти СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------ — После выполнения команды Перейти Excel помещает в поле Ссылка адрес или название ячейки или диапазона, являющихся исходной точкой. Пользуясь этим, можно легко перемещаться туда и обратно между двумя выбранными пунктами, чередуя нажатия клавиш F5 и Enter.

Если щелкнуть на кнопке Выделить (Special) диалогового окна Переход, на экране появится дополнительное диалоговое окно Выделение группы ячеек (Go To Special), в котором собраны параметры, позволяющие задать правила перехода, отличные от простого перемещения к ячейке. Данное диалоговое окно представлено на рис. 5.6.

Ввод данных В ячейки листа допускается вводить данные двух типов: константы (constants) и формулы (formulas). Константы подразделяются на три основные категории: числовые величины, текстовые значения (называемые также текстовыми строками, строками или просто текстом) и значения дат и времени. Кроме того, в Excel существует еще два специальных типа констант: логический и значения ошибок.

144 ♦ Глава 5. Основы работы с листами

Рис. 5.6. Диалоговое окно Выделение группы ячеек с набором дополнительных параметров перехода СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Ввод дат и времени мы подробнее рассмотрим в главе 15, «Даты и время».

Ввод значений в ячейки и в строку формул Чтобы ввести какое-либо значение в ячейку, выделите ее и начните нажимать клавиши на клавиатуре. Вводимые символы будут отображаться в активной ячейке и в строке формул одновременно. Мигающая вертикальная черта в строке формул и в активной ячейке называется текстовым курсором. Затем значение следует зафиксировать для его постоянного хранения. Для этого достаточно нажать клавишу Enter. При этом по умолчанию активизируется ячейка, расположенная в том же столбце, что и текущая, но строкой ниже. Это правило можно изменить, если нужно, чтобы активной оставалась текущая ячейка или такой становилась любая другая соседняя. В меню Сервис выберите команду Параметры, перейдите на вкладку Правка открывшегося окна и снимите флажок Переход к другой ячейке после ввода (Move Selection After Enter) или же измените направление перехода к новой активной ячейке в списке В направлении (Direction), расположенном чуть ниже указанного флажка. Также запомнить введенное значение и перейти к одной из соседних ячеек позволяют сочетания клавиш Tab, Shift+Tab, Shift+Enter в соответствии с табл. 5.2 и клавиши со стрелками. Таблица 5.2. Фиксирование значения в ячейке Клавиши

Действие

Enter

Активизируется ячейка, расположенная под ячейкой ввода, если на вкладке Правка диалогового окна Параметры не установлено иное направление перехода

Активизируется ячейка, расположенная над ячейкой ввода или ячейка, Shift+Enter противоположная направлению перехода, заданного на вкладке Правка диалогового окна Параметры

Ввод данных ♦ 145 Клавиши Tab Shift+Tab Стрелки

Действие Переход к ячейке, находящейся справа от ячейки ввода Переход к ячейке, находящейся слева от ячейки ввода Активизируется соседняя ячейка в направлении стрелки

Сразу после начала ввода данных в строке формул появляются три кнопки: Отмена (Cancel), Ввод (Enter) и Вставка функции (Insert Function). Кроме того, если вводится формула, а следовательно, первым символом является знак равенства (=), плюс (+) или минус (-), к кнопкам добавляется раскрывающийся список наиболее часто используемых формул, как показано на рис. 5.7. СМОТРИ ТАКЖЕ -----------------------------------------------------------------------------------Для получения дополнительных сведений о вводе и редактировании формул обращайтесь к главе 12, «Создание формул». Список функций Отмена

Ввод Вставка функции

Рис. 5.7. Если начат ввод формулы, в строке формул появляются элементы, помогающие закончить выражение

Ввод простых числовых и текстовых значений Записи, которые содержат только цифры от 0 до 9 и специальные символы, такие как + Е е ( ).,$ % /, называются числовыми значениями. Что касается текстовых значений, то они могут включать в себя практически любые символы. В табл. 5.3 приведены примеры числовых и текстовых значений. Таблица 5.3. Числовые и текстовые значения

Числовые значения 123 123,456 $1.98 1% .1.23Е+12

Текстовые значения Продажа В-1 Одиннадцать Камышовая 32 № 324

146 ♦ Глава 5. Основы работы с листами

Специальные символы Некоторые символы в Excel обрабатываются особенным образом. Ниже приводится описание таких специальных символов. ► Когда ввод числа начинается со знака плюса (+), Excel его опускает. ► Если введенному числу предшествует знак минуса (-), Excel интерпретирует это число как отрицательное и сохраняет минус. ► Символы Е или е используются при вводе чисел в экспоненциальном представлении. Например, запись 1Е6 Excel интерпретирует как число 1 000 000 (единица, умноженная на 10 в шестой степени) и отображает в виде 1.00Е+06. Чтобы ввести число в отрицательной степени, перед показателем экспоненты нужно поставить знак минуса (-). То есть запись 1Е-6 (единица, умноженная на 10 в минус шестой степени) воспринимается как 0,000 001 и отображается в виде 1.00Е-06. Если же требуется записать в экспоненциальном представлении отрицательное число, достаточно поставить знак минуса перед всем выражением, например -1Е6. Это число -1 000 000, которое будет выглядеть после ввода как -1.00Е+06. ► Числовые величины, заключенные в круглые скобки, Excel трактует как отрицательные. Такая практика существует в бухгалтерском учете некоторых стран. Например, значение (100) воспринимается как -100. ► В дробных значениях для отделения десятичной части от целой может использоваться как точка, так запятая. Когда вводятся числа с пробелами, разделяющими группы разрядов, то в ячейках они появляются вместе с пробелами, а в строке формул — слитно. Например, при вводе числа 1 234,56 в строке формул вы увидите 1234,561. ► Если начать ввод числа со знака доллара ($), Excel автоматически применит к ячейке денежный формат. Например, при вводе $123456 в ячейке появится $123 456, а в строке формул вы увидите просто 123456. Пробел в качестве разделителя добавляется по умолчанию, поскольку такой ввод подразумевает денежный формат числа2. ► Когда ввод числового значения оканчивается знаком процента (%), Excel автоматически применяет к такой величине процентный формат. Например, введя значение 23%, как в строке формул, так и в ячейке вы увидите те же 23%. ► Если при вводе числового значения используется наклонная черта (/), но саму величину невозможно интерпретировать как дату, Excel рассматривает ее как дробь. _____________________________________________________ 1

2

Разделитель целой и дробной части, а также разделитель групп разрядов определяется настройками операционной системы. Для русскоязычных версий Windows эти парамет ры задаются в диалоговом окне Свойства: Язык и региональные стандарты. (Чтобы открыть его, выберите на Панели управления команду Язык и региональные стандарты.) Для измене ния этих установок из Excel откройте диалоговое окно Параметры, перейдите на вкладку Международные, снимите флажок Использовать системные разделители и выполните персо нальные настройки. — Примеч. перев. Этот способ не работает для русскоязычной версии, следует вводить 123456 р. (с пробе лом и точкой как принятыми по умолчанию разделителями). — Примеч. ред.

Ввод данных ♦ 147

Так, если ввести 11 5/8 (обязательно с пробелом между целой и дробной частями числа), то, соответственно, десятичное представление данного числа 11,625 появится в строке формул, а ячейке будет назначен дробный формат и записано 11 5/8. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Для того чтобы Excel не рассматривал дробь как дату, начните ввод с цифры 0 и пробела. Например, чтобы ввести 1/2, наберите на клавиатуре 0 1/2. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Более подробно о встроенных числовых форматах Excel рассказывается в разделе «Форматирование ячеек» главы 8, а форматы даты и времени описываются в разделе «Автозаполнение дат и времени» главы 7.

Различие между отображаемыми и хранимыми значениями Несмотря на то что в ячейку можно ввести максимум 32 767 символов, точность числового значения ограничивается всего 15 цифрами. Это не означает, что слишком большие величины под запретом, просто Excel все значащие цифры после пятнадцатой преобразует в нули. Поэтому, если идет работа с числами, превышающими 999 триллионов, или со значениями меньшими одной трилли-онной, лучше применить какойнибудь другой метод — программу или пакет для математических расчетов. Когда вводится число слишком длинное, чтобы поместиться в ячейку, Excel отображает его в экспоненциальном представлении, если данной ячейке не назначен какой-либо определенный формат. При этом точность выбирается в зависимости от ширины ячейки. Если указывается слишком большое или очень малое числовое значение, то и в строке формул оно предстает в экспоненциальном виде. На рис. 5.8 одно и то же число введено в ячейки А1 и В1, однако, поскольку ячейка В1 шире, Excel отображает в ней больше значащих цифр, чем в ячейке А1.

Рис. 5.8. Так как число 123456789012 слишком длинное для отображения как в ячейке А1, так и в ячейке В1, для него применяется экспоненциальная форма записи СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Дополнительная информация об увеличении ширины ячейки представлена в разделе «Настройка размеров ячеек» Главы 8.

Значения которые показываются в ячейках, называются выводимыми или отображаемыми. Те же величины, появляющиеся в строке формул, называются

148 ♦ Глава 5. Основы работы с листами

хранимыми. Количество отображаемых символов зависит от ширины столбца и от выбранного формата. Если ширины недостаточно для вывода числа целиком, то в зависимости от используемого формата в ячейке может появиться округленное значение, либо строка из символов #, либо число в экспоненциальной форме. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Если вы видите строку символов ###### там, где ожидали увидеть число, просто сделайте ячейку шире. РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ -----------------------------------------------------------------------------Что делать, когда формула дает неправильный результат? Предположим, вы ввели формулу суммирования и Excel, складывая числа 2,23 и 5,55, выдал результат 7,79 вместо 7,78. Прежде всего проверьте хранимые в ячейках значения. Если для ячеек используется денежный формат, то все числа больше чем с тремя значащими цифрами после десятичной точки автоматически округляются до двух значимых цифр с целью отображения на экране. Если, например, хранятся значения 2,234 и 5,552, то в сумме получится 7,786, что при округлении до двух цифр после запятой и даст 7,79. Эту ситуацию легко исправить, установив флажок Точность как на экране (Precision As Displayed) на вкладке Вычисления (Calculation) диалогового окна Параметры. Однако стоит с осторожностью применять данный режим отображения чисел, поскольку здесь хранимые значения заменяются их отображаемыми эквивалентами.

Длинные текстовые значения Если введена строка, не помещающаяся по длине в одну ячейку, Excel, несмотря ни на что, полностью показывает текст на экране1. Само строковое значение хранится только в исходной ячейке, но при этом текст перекрывает одну или несколько соседних справа ячеек. Теперь, если в следующую в строке ячейку также ввести какую-либо величину, на экране будет отображаться именно она, а первое текстовое значение обрежется по границе ячейки. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Самый простой способ увидеть полностью длинный текст — расширить столбец, дважды щелкнув на его границе у заголовка. Если в примере, приведенном на рис. 5.8, дважды щелкнуть на линии между заголовками столбцов А и В, ширина столбца А автоматически увеличится так, чтобы в нем помещалось самое длинное значение в этом столбце.

Перенос текста Разбиение длинных текстовых значений на несколько строк существенно облегчает их чтение. При этом текст располагается на двух или более строках в исходной ячейке, не затрагивая соседнюю справа. Для активизации функции переноса выделите ячейку, в которой будет храниться текст, выберите в меню Формат(Format) команду Ячейки _______________________________ 1

Это не совсем так. Если применить выравнивание по ширине (горизонтальное) вместо других способов выравнивания, в строке, для которой установлена конкретная высота, видимый текст будет отсечен (на самом деле переброшен на невидимую строку) по границе ячейки. Тогда соседняя ячейка вполне может оставаться пустой. — Примеч. ред.

Ввод данных ♦ 149

(Cells) и на вкладке Выравнивание (Alignment) открывшегося диалогового окна установите флажок Переносить по словам (Wrap Text). В результате, чтобы уместить вводимый текст, Excel будет увеличивать высоту всей ячейки по мере появления в ней новых строк. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Более подробно о переносе текста рассказывается в разделе «Перенос по словам» главы 8.

Как сохранить числа в виде текста Иногда требуется, чтобы записи в ячейках таблицы содержали специальные символы, которые в обычном режиме Excel не трактует как текст. Предположим, вы хотите, чтобы в ячейке отображалось значение «+1». Если просто ввести +1, то, как упоминалось ранее, программа воспримет это выражение как положительное числовое значение-и опустит знак «плюс». Кроме того, обычно игнорируется ведущий нуль (предшествующий другим цифрам числа), например при вводе величины 01234. Но программа позволяет сделать так, чтобы специальные символы интерпретировались как обычные — нужно ввести значение как текст. Если требуется ввести в ячейку значение, содержащее и текст и цифры, например Ю239, выделите ячейку, наберите на клавиатуре требуемую последовательность символов и нажмите клавишу Enter. Поскольку это значение содержит не только числовые символы, Excel автоматически интерпретирует его как текстовое. Создание текста, полностью состоящего из цифр и символов, допустимых в числах, немного отличается от стандартной процедуры. Начните ввод данных с апострофа либо сначала наберите знак равенства, а затем значение, заключенное в кавычки — во втором случае содержимое ячейки будет восприниматься как формула. Например, чтобы ввести число 01234 как текст, то есть сохранить в записи значения цифру «нуль», наберите на клавиатуре '01234' или =?01234?. Причем, в то время как числовые значения обычно выравниваются по правому краю, текст с цифрами (как и обычный) выравнивается по левому краю ячейки, что продемонстрировано на рис. 5.9. Знак равенства и кавычки, а также апостроф видны только в строке формул, но не отображаются в ячейке. В табл. 5.4 приведен список символов, влияющих на выравнивание содержимого ячейки. Таблица 5.4. Символы выравнивания текста

Символ ' (апостроф)

Действие Выравнивает данные в ячейке по левому краю

" (кавычки)

Выравнивает данные в ячейке по правому краю

^ (знак вставки, возведения в степень, «крышка») \ (обратная косая черта)

Выравнивает данные в ячейке по центру Повторяет введенные символы, заполняя ячейку

150 ♦ Глава 5. Основы работы с листами

Рис. 5.9. Номера полисов в столбце А введены как текст ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Из представленных в таблице символов только апостроф всегда выравнивает содержимое ячейки. Остальные символы в стандартном режиме воспринимаются как текст, то есть они отображаются в ячейке и не работают в качестве специальных. Чтобы их активизировать, необходимо установить флажок «Клавиши перемещения, использовавшиеся в Lotus 1-2-3» (Transition Navigation Keys) на вкладке Переход (Transition) диалогового окна Параметры.

Когда в ячейку введено цифровое значение, начинающееся с одного из символов выравнивания, в ее верхнем левом углу появляется небольшой флажок зеленого цвета, указывающий на наличие ошибки. Если перейти на такую ячейку, справа от нее высветится значок — смарт-тег Источник ошибки (Trace Error). Щелчок на смарт-теге приводит к отображению контекстного меню с набором специальных команд проверки ошибок, как показано на рис. 5.9. Поскольку знак апострофа был поставлен сознательно, можно смело выбрать в меню команду Пропустить ошибку (Ignore Error). ПРИМЕЧАНИЕ----------------------------------------------------------------------------------------Смарт-тегами называются особые элементы интерфейса приложений Office, появляющиеся на экране при выполнении определенных действий. Внешне они похожи на кнопки, а функционально служат для предоставления быстрого доступа к командам и операциям, связанным с конкретной задачей. Вызывают появление смарт-тегов многие действия по редактированию, например копирование и вставка ячеек. В этом случае смарт-тег выводится рядом с последней ячейкой, как показано на рисунке ниже. Если щелкнуть на нем, раскроется меню, предлагающее набор команд, так или иначе имеющих отношение к операции вставки: Сохранить формат оригинала; Использовать формат конечных ячеек; Значения и форматы чисел; Сохранить ширину столбцов оригинала; Только форматы; Ссылки на ячейки. Смарт-теги возникают во многих ситуациях, поэтому мы упоминаем о них в разных мес-. тах книги. Например, в главе 7, в главе 9 (раздел «Отслеживание ошибок») и в главе 15 (раздел «Автозаполнение дат»).

Ввод данных ♦ 151

СОВЕТ-------------------------------------------------------------------------------------------------Если одна и та же проблема наблюдается в каком-либо диапазоне ячеек, как, например, сданными в столбце А на рис. 5.9, то можно выделить весь диапазон и воспользоваться одной из команд меню смарт-тега для исправления ошибок одновременно во всех отмеченных ячейках.

Ввод специальных символов Также встречаются особые ситуации, когда требуется ввести в ячейку какие-либо специальные символы, отсутствующие в стандартной раскладке клавиатуры. Вам и здесь повезло — Excel предлагает простое решение этой проблемы. Выберите в меню Вставка (Insert) команду Символ (Symbol), и на экране появится одноименное диалоговое окно, предоставляющее доступ к полному набору символов каждого из установленных на компьютере шрифтов. Оно показано на рис. 5.10. Чтобы увидеть весь набор символов какого-либо шрифта, выберите его название в раскрывающемся списке Шрифт (Font) на вкладке Символы (Symbols). Для некоторых шрифтов справа от списка Шрифт появляется дополнительный раскрывающийся список Набор (Subset), позволяющий быстро переместиться к области, содержащей искомый символ. Для просмотра всех доступных символов следует использовать полосу прокрутки, расположенную справа. В текстовом поле Код знака (Character Code) отображается соответствующий код выделенного символа. Это поле также является средством перехода к нужному символу — достаточно ввести в него код, и искомый символ выделится в основной области диалогового .окна. Кроме того, в раскрывающемся списке Из (From) Excel позволяет выбрать систему кодировки: ASCII (десятеричные или шестнадцатеричные цифры) или Unicode (соответственно изменится содержимое поля Код знака), но список Набор становится доступен только в случае кодировки Unicode.

152 ♦ Глава 5. Основы работы с листами

Рис. 5.10. В документ можно вставить знаки из расширенного набора символов любого из установленных шрифтов СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------На вкладке Специальные знаки (Special Characters) собраны многие из наиболее часто используемых (относительно других специфических) символов, такие как знак торговой марки, авторского права, неразрывный пробел, длинное тире и др.

Ввод данных в диапазоны ячеек Если нужно ввести значения в несколько смежных ячеек, прежде всего необходимо их выделить. Затем для перемещения активной ячейки в пределах диапазона следует применять сочетания клавиш Enter, Shift+Enter и Shift+Tab. Чтобы заполнить диапазон выделенных ячеек, просто начните вводить в выделенные ячейки значения, как показано в примере на рис. 5.11. Каждый раз при нажатии клавиши Enter активной становится следующая ячейка выделенного диапазона. Если не нажимать других клавиш и не щелкать на листе, активная ячейка будет всегда находиться в пределах данного диапазона, пока вы сознательно не выделите новый диапазон или ячейку. Другими словами, когда при вводе значений в ячейки одного столбца будет достигнута нижняя граница диапазона, активной автоматически станет первая ячейка диапазона в следующем столбце. Таким образом можно продолжать ввод значений, пока не заполнится весь диапазон. Преимущество описанного способа ввода данных заключается в том, что не приходится отвлекаться и снимать руку с клавиатуры, чтобы переместить указатель на новую ячейку и выделить ее. СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы ввести одно и то же значение сразу в несколько выделенных ячеек, введите его один раз, а^затем при нажатой клавише Ctrl нажмите клавишу Enter.

Ввод данных ♦

153

Рис. 5.11. Гораздо проще вводить данные в диапазон ячеек, если предварительно его выделить

Редактирование и удаление данных Чтобы исправить допущенную во время ввода данных ошибку, до фиксации значения в ячейке, можно нажатием клавиши Backspace стереть символы, расположенные слева от курсора, и ввести их заново. Однако для того чтобы отредактировать уже зафиксированное в ячейке значение, необходимо перейти в режим правки. (Тогда в левом конце строки высветится слово Правка (Edit) вместо Готово (Ready).) Активизируется режим правки одним из следующих способов: ►чтобы изменить значение в ячейке, дважды щелкните на ней и установите курсор на том месте, где требуется внести изменение; ►для перехода в режим правки с помощью клавиатуры выделите ячейку и нажмите клавишу F2. Используя кнопки со стрелками, установите курсор рядом с нужным символом. Для замены нескольких символов в ячейке перейдите в режим правки, установи-• те перед ними или непосредственно за ними курсор и, удерживая клавишу Shift, нажмите клавишу со стрелкой вправо или влево, чтобы выделить эти символы. Теперь введите новые символы. СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------Если вам не хочется прибегать к мыши для перемещения курсора в пределах ячейки, можно сделать это и с помощью клавиатуры. Чтобы перейти в начало или конец значения ячейки, нажмите в режиме правки клавишу Ноте или End соответственно. Для смещения на одно слово вправо или влево, удерживая клавишу Ctrl, нажмите клавишу со стрелкой вправо или влево соответственно.

Если требуется полностью стереть содержимое активной ячейки, нажмите клавишу Delete или Backspace, а затем — Enter. Нажатие клавиши Enter служит своего рода подтверждением удаления данных. Если же клавиша Backspace была нажата случайно, то для восстановления содержимого ячейки нужно до нажатия клавиши Enter щелкнуть на кнопке Отмена строки формул или нажать клавишу Esc. Также можно стереть старое значение, выделив ячейку и введя в нее новые данные. Пока вы не зафиксировали ввод, восстановить первоначальное значение можно клавишей Esc. Если же требуется восстановить значение после нажатия клавиши Delete или фиксации значения, выберите в меню Правка команду Отменить (Undo) или нажмите клавиши Ctrl+Z. Программа запоминает 16 последних выполненных операций, поэтому когда вы повторно нажимаете на клавиши Ctrl+Z, в обратном порядке будут отменены 16

154 ♦ Глава 5. Основы работы с листами

последних действий. Кроме того, щелчок на небольшой стрелке справа от кнопки Отменить (Undo) на панели инструментов Стандартная выводит на экран список последних операций. Выделите мышью один или несколько элементов в списке, как показано на рис. 5.12. После того как вы отпустите кнопку мыши (или щелкните, если выделение выполнялось без нажатия кнопки мыши), соответствующие операции будут отменены. Кнопка Вернуть (Redo) панели инструментов Стандартная работает аналогичным образом, так что при необходимости всегда можно восстановить последние отмененные действия.

Рис. 5.12. Щелкните на небольшой стрелке справа от кнопки Отменить, выберите любое количество из последних 16 выполненных действий и отмените их все разом ПРИМЕЧАНИЕ----------------------------------------------------------------------------------------Обратите внимание, что нельзя выделять и отменять отдельные действия из середины списка. Если выделить какую-либо операцию в списке Отменить, то вместе с выбранной будут отменены все операции, расположенные в списке выше нее.

Управление листами Одна книга может содержать до 255 листов, соответственно, совсем не обязательно пытаться поместить все данные на один лист. Ниже пойдет речь об основах работы с листами, а также будет рассказано о некоторых интересных возможностях, позволяющих организовать листы в книге и повысить эффективность их использования.

Вставка и удаление листов Чтобы добавить новый лист в существующую книгу, выберите в меню Вставка (Insert) команду Лист (Worksheet). Новый лист появится в книге перед активным листом. Другой способ — щелкнуть правой кнопкой мыши на ярлычке листа в нижней части экрана и воспользоваться командами контекстного меню, изображенного на рис. 5.13. Если выбрать в меню команду Добавить (Insert), на экране появится диалоговое окно Вставка (Insert), содержащее список объектов для вставки, таких как диаграммы и рабочие листы.

Управление листами ♦ 155

Рис. 5.13. Контекстное меню ярлычка листа

Помимо того что данное контекстное меню предоставляет быстрый доступ к командам вставки, удаления, переименования, перемещения и копирования рабочих листов, оно также содержит команду Выделить все листы (Select All Sheets). Как понятно из названия, она позволяет выделить одновременно все листы текущей книги, что очень удобно, если вы собираетесь выполнять, например, операции копирования или форматирования одновременно со всеми листами. Команда Исходный текст (View Code) загружает редактор Microsoft Visual Basic, в окне Code (Код) которого отображаются данные для текущего листа. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------- — -----------------------------------------------------------Более подробно о работе в среде Visual Basic for Applications рассказывается в главе 31, «Создание макросов».

Также Excel позволяет одновременно добавить в текущую книгу сразу несколько новых листов. Для этого, прежде чем выбрать команду Вставка ► Лист, щелкните на ярлыке листа, нажмите клавишу Shift и выделите в нижней части окна столько ярлыков листов, сколько собираетесь добавить. (Обратите внимание, что в строке заголовка окна к имени книги добавляется слово [Группа], указывая тем самым, что выделена группа листов.) Excel вставит заданное количество новых листов перед первым листом выделенного диапазона. Учтите, что этот способ не годится для копирования выделенных листов. СМОТРИ ТАКЖЕ----------------------------------------------------------------------------------Подробнее о редактировании групп объектов рассказывается в разделе «Редактирование группы листов» главы 7.

Имейте в виду, что отменить вставку нового листа с помощью команды Отменить (Undo) невозможно. Чтобы удалить лист, щелкните на его ярлыке и выберите рменю Правка (Edit) команду Удалить лист (Delete Sheet). А для удаления группы вистов выделите их при нажатой клавише Shift (если это соседние листы) или Ctrl (если они не смежные) и точно также выберите в меню Правка команду Удалить лист или в контекстном меню команду Удалить. Будьте внимательны, вернуть назад удаленные листы уже не удастся.

156 ♦ Глава 5. Основы работы с листами

Присвоение имен листам и переименование листов Вы, наверное, уже обратили внимание, что всем новым листам в книге Excel присваивает стандартные имена, основываясь на количестве уже существующих листов в данной книге. Таким образом, если книга включает в себя три листа, то первый дополнительный лист получит имя Лист4, следующий — Лист5 и т. д. Если вам уже надоело пересчитывать эти однообразные ...1, ...2, ...3, можно дать листам более осмысленные и полезные имена. Для этого дважды щелкните на ярлыке листа и введите новое имя. Другой способ — использовать команду Формат ► Лист ► Переименовать (Format ► Sheet ► Rename) или команду Переименовать (Rename) контекстного меню ярлыка. Название листа может содержать до 31 символа. Только учтите, что длина названия определяет ширину ярлычка листа в нижней части окна книги, как показано на рис. 5.14. Поэтому, чтобы видеть на экране одновременно больше ярлыков, желательно назначать листам по возможности короткие имена.

Рис. 5.14. Чтобы изменить имя листа, дважды щелкните на его ярлычке

Изменение цвета ярлыка Как можно заметить, в контекстном меню, изображенном на рис. 5.13, есть команда Цвет ярлычка (Tab Color). (Такая же команда присутствует в подменю Лист (Sheet) меню Формат (Format).) Диалоговое окно, вызываемое этой командой, позволяет задать цвет для любого ярлыка листа.

Перемещение и копирование листов Вы уже достаточно познакомились с Excel, чтобы предполагать наличие простого способа, позволяющего легко изменить местоположение листа в пределах одной книги. Фактически для этого достаточно щелкнуть на ярлычке листа, таким образом выделяя перемещаемый объект, и затем просто перетащить его на новую позицию. Рисунок 5.15 иллюстрирует эту процедуру. В процессе перетаскивания ярлычка появляется маленький значок листа, а небольшая стрелка указывает место вставки среди остальных листов книги.

Рис. 5.15. Чтооы изменить порядок следования листов в книге, выделите соответствующий ярлычок и перетащите его на новое место

Просмотр листов ♦

157

При перемещении листов обратите внимание на следующие моменты: ►Если позиция вставки листа в данный момент не видна на экране, продолжайте перетаскивать ярлычок в нужном направлении, ведя его за пределы последнего видимого ярлыка. При этом остальные ярлычки будут автоматически прокручиваться в ту же сторону. ►При необходимости можно одновременно переместить сразу несколько листов — выделите группу листов и перетащите ее с помощью мыши на новое место. Заметьте, что перетаскивание будет сопровождено миниатюрным изображением стопки листов, в отличие от предыдущего случая. ►Копируются листы книги аналогично перемещению. Сначала выделите лист или листы, которые требуется скопировать, а затем при нажатой клавише Ctrl перетащите их на новое место в книге. В результате на новой позиции появится второй экземпляр листа. При этом к его названию добавляется число в круглых скобках, позволяющее отличить копию от оригинала. Например, если исходный лист назван Лист1, то имя копии — Jlucm1 (2). ►Также допускается копирование и перемещение одновременно нескольких несмежных листов, только предварительно нужно выделить их ярлычки с помощью клавиши Ctrl. В зависимости от того, нажата клавиша Ctrl при дальнейшем перетаскивании ярлычков или нет, листы будут либо просто перемещаться, либо копироваться на новое место. ► Для перемещения и копирования листов можно использовать и команду Переместить/скопировать лист (Move Or Copy Sheet) меню Правка (Edit) или контекстного меню ярлыка листа. Более того, эта команда позволяет скопировать или переместить лист из одной книги в другую.

Перетаскивание листов между книгами Одной из наиболее интересных особенностей Excel является возможность перемещать или копировать листы в другие книги простым перетаскиванием с помощью мыши. При этом используются те же методы, что и для работы с листами в пределах одной книги.

Просмотр листов Excel предоставляет несколько удобных способов просмотра и отображения рабочих листов. При желании можно настроить рабочую область определенным образом, подходящим для выполнения конкретных процедур, затем сохранить эти настройки и обращаться к ним при решении подобных задач.

Разделение листов на области Области позволяют одновременно работать с несколькими частями рабочего листа. Любой лист книги можно разделить по вертикали, по горизонтали или в обоих направлениях, при этом сохраняется возможность прокручивания каждой из областей по отдельности. Например, на листе, изображенном на рис. 5.16, в столбцах с В по М и в строках с 4 по 37 содержатся данные о продажах. А в столбце N и строке 38 подводятся итоги. При обычном режиме просмотра одновременно увидеть и итоговые данные, и все заголовки столбцов и строк на стандартном мониторе просто невозможно.

158 ♦ Глава 5. Основы работы с листами Маркер разделения по горизонтали

Маркер разделения по вертикали Рис. 5.16. Чтобы увидеть результаты в столбце N или строке 38, придется прокрутить лист, но при этом скроются заголовки

Было бы гораздо легче работать с приведенным на рис. 5.16 листом, если бы он был разделен на несколько областей. Это нетрудно реализовать, причем несколькими способами. Команда Разделить (Split) меню Окно (Window) разделяет лист одновременно по горизонтали и по вертикали на уровне верхней и левой границ активной ячейки, а если активна самая первая ячейка листа или выделенной ячейки не видно на экране — по центру листа. Второй метод — с помощью мыши можно перетащить любой маркер разделения, а следовательно, и границу по направлению к середине листа. Третий — просто дважды щелкните на маркере разделения. Соответствующая линия поделит окно приблизительно на две половины, если активна первая ячейка листа или выделенной ячейки не видно на экране, а если активна любая другая ячейка, — по ее верхнему или левому краю. Маркеры разделения располагаются рядом с полосами прокрутки. Когда указатель мыши находится на маркере разделения, он принимает форму полоски с двухсторонней стрелкой. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Прежде чем выбрать команду Окно ► Разделить или дважды щелкнуть на одном из маркеров разделения, выделите ячейку в том месте листа, где желательно провести границу. Как уже говорилось, полоса разделения пройдет непосредственно слева или сверху от выделенной ячейки. На рис. 5.16 активна ячейка В4, и вызов команды Окно ► Разделить привел к разделению листа, продемонстрированному на рис. 5.17.

Просмотр листов ♦ 159

Рис. 5.17. Каждую из областей окна можно прокручивать независимо от остальных

Когда окно разделено на четыре области, как показано на рис. 5.17, становятся доступны четыре полосы прокрутки — по две в каждом направлении. Теперь мы легко можем просматривать содержимое столбцов с А по N, не теряя из виду заголовки в столбце А. Кроме того, прокручивая лист по вертикали от 1-й до 38-й строки, мы всегда будем держать в поле зрения заголовки, содержащиеся в строке 3. Расположение полос разделения всегда можно изменить, перетаскивая их на новое место с помощью мыши. Чтобы вернуть окно к обычному, неразделенному состоянию, выберите в меню Окно команду Снять разделение (Remove Split) (она появится на месте команды Разделить). Также можно удалить любую из полос разделения, если дважды щелкнуть на ней (двойной щелчок на пересечении горизонтальной и вертикальной границ разделения удаляет сразу обе полосы) или перетащить соответствующую полосу к правому или верхнему краю окна. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------- — Быстро переместиться из одной области окна в другую позволяет клавиша F6. При каждом ее нажатии активной по умолчанию становится верхняя левая ячейка следующей по часовой стрелке области. При наличии ранее выделенных ячеек в областях именно они и активизируются. Сочетание клавиш Shift+F6 действует аналогично, но направление перемещения будет противоположным — против часовой стрелки.

Закрепление областей После разделения окна на области можно зафиксировать положение на экране левой, верхней или левой верхней области листа. Для этого выберите в меню Окно : команду Закрепить области (Freeze Panes). Тогда данные, отображаемые в левой верхней части, окажутся неподвижными, что позволит прокручивать лист без потери из виду этих

160 ♦ Глава 5. Основы работы с листами

столбцов или строк. На рис. 5.18 видно, что полосы разделения после закрепления областей из объемных превратились в простые линии, а мы приобрели возможность всегда видеть первый столбец и первую строку таблицы.

Рис. 5.18. Команда Закрепить области фиксирует отображение столбцов в левой, а строк — в верхней области листа

Команда Закрепить области работает и без предварительного разделения листа на области. Если выделить ячейку и затем выбрать эту команду, то области автоматически выделяются и фиксируются выше и слева от активной ячейки. При использовании данного метода последующий вызов команды Снять закрепление областей (Unfreeze Panes) приведет к удалению не только закрепления областей, но и их разделения. Также обратите внимание, что после разделения листа на сегменты горизонтальные полосы прокрутки нижних областей закрывают ярлычки с названиями листов, как на рис. 5.17. Но после «замораживания» областей полоса прокрутки возвращается на свое обычное место в правую часть окна, и ярлычки вновь становятся видны на экране (см. рис. 5.18). СОВЕТ —-----------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы активизировать другие листы книги, когда ярлычки с их названиями не видны,, нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Page Up для перехода к предыдущему листу или Ctrl+Page Down — для перехода к следующему.

После выбора команды Закрепить области вы не сможете ни в каком направлении прокручивать верхнюю левую область листа. В правой верхней области будут прокручиваться только столбцы, а в левой нижней — только строки. Правую нижнюю закрепленную область окна можно без ограничения прокручивать в любом направлении.

Просмотр листов ♦

161

ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------Вообще говоря, все операции с областями легче проводить, когда последние зафиксированы. Однако не всегда можно с первого взгляда понять, разделен ли экран на области и в каком месте, поскольку полосы разделения преобразуются в обычную тонкую линию, которую легко принять за границу ячеек. Чтобы не тратить лишнее время, отформатируйте закрепленные области как-нибудь иначе. Например, выделите все неподвижные столбцы и строки определенным цветом.

Изменение масштаба отображения листов Как уже упоминалось ранее, команда Масштаб (Zoom) меню Вид (View) и раскрывающийся список Масштаб (Zoom) панели инструментов Стандартная используются для изменения масштаба отображения листа на экране. В диалоговом окне Масштаб, которое открывается одноименной командой, находятся пять кнопок для пяти значений масштаба и кнопка По выделению (Fit Selection), которая определяет необходимый коэффициент масштабирования, основываясь на размере окна и выделенного в данный момент диапазона, то есть после нажатия этой кнопки в окне будет виден только выделенный диапазон. Последняя кнопка переключателя — Произвольный (Custom) — связана с текстовым полем, в котором можно задать любую величину масштаба от 10 до 400%. СОВЕТ-------------------------------------------------------------------------------------------------Команда Масштаб влияет на все выделенные (сгруппированные) листы. Подробнее о группировании листов рассказывается в разделе «Редактирование группы листов» главы 7.

Вам, чтобы отобразить на экране весь лист, представленный ранее на рис. 5.16, возможно, придется опробовать несколько масштабов, пока не будет достигнут наилучший результат. В данном случае проще выделить всю активную область листа и установить переключатель в диалоговом окне Масштаб в положение По выделению. Тогда все данные этого листа поместятся на экране, как показано на рис. 5.19. Конечно, читать мелкие цифры и буквы не так легко; но порой приходится жертвовать легкостью чтения ради удобства ввода и редактирования данных. Масштабирование листов книги никак не влияет на возможность выделения ячеек, форматирование и ввод в них формул — все выполняется точно так же, как в масштабе «один к одному». Текущий масштаб запомнится и при сохранении книги, и при следующем ее открытии он будет применен к данному листу. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------Если на вашей мыши есть колесико, как на модели Microsoft IntelliMouse, то его можно использовать для изменения масштаба, хотя в обычном режиме колесико служит для прокрутки листа. Нажмите клавишу Ctrl и поверните колесико на себя, чтобы уменьшить масштаб, или от себя, чтобы увеличить. При желании масштабирование можно сделать стандартной функцией колесика, и тогда при изменении масштаба не нужно будет удерживать клавишу Ctrl. Для этого в меню Сервис выберите команду Параметры, перейдите на вкладку Общие и в открывшемся окне установите флажок Панорамирование с помощью IntelliMouse (Zoom On Roll With IntelliMouse).

162 ♦ Глава 5. Основы работы с листами

Рис. 5.19. С помощью переключателя По выделению можно вывести на экран весь лист. При этом в диалоговом окне Масштаб в поле Произвольный будет указан вычисленный масштаб отображения

Представления Предположим, желательно, чтобы лист имел один набор параметров вывода как на экран, так и для печати с целью решения определенной задачи, например редактирования, и другой набор настроек — для другой цели, например для презентации данных. Диалоговое окно, появляющееся в результате выбора команды Представления (Custom Views) в меню Вид (View), позволяет назначить имена различным наборам параметров отображения, собственно и называемым представлениями, а затем сохранить и использовать их при дальнейшей работе. Тогда в дальнейшем вам не потребуется заново подбирать параметры отображения листа, а достаточно будет просто загрузить записанные настройки. В представлениях можно запоминать ширину столбцов, высоту строк, характеристики вывода на экран, размеры окна и его положение на экране, настройки областей окна, выделенные на момент сохранения ячейки и дополнительные параметры печати и фильтрации. СОВЕТ ----------------------------------------------------------------------------------------------- — Прежде чем изменять параметры отображения, сохраните текущий набор настроек, например под названием «Обычный». Тогда вы всегда сможете вернуться к стандартным установкам. В противном случае, чтобы вернуться к обычному режиму отображения, придется пошагово восстанавливать все параметры.

При первом открытии диалоговое окно Представления (Custom Views) будет пустым. Чтобы создать новое представление, установите необходимые параметры вывода листа на экран и в указанном диалоговом окне нажмите кнопку Добавить (Add).

Защита данных ♦ 163

На экране появится диалоговое окно Добавление представления (Add View), как показано на рис. 5.20 справа; слева на этом же рисунке изображено диалоговое окно Представления с двумя сохраненными представлениями.

Рис. 5.20. Чтобы присвоить название новому представлению, нажмите кнопку Добавить в диалоговом окне Представления СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------Представления являются очень удобным средством, позволяющим создать пользовательские форматы, подходящие для решения каких-либо определенных задач. Если вы часто обращаетесь к списку представлений, то будет проще вынести его на любую панель инструментов. Если же вы предпочитаете работать с меню, то замените существующую команду Представление раскрывающимся списком. Чтобы произвести подобные изменения, выберите в меню Вид команду Панели инструментов (Toolbars), а затем команду Настройка (Customize), на вкладке Команды (Commands) щелкните на категории Вид (View) и в поле справа найдите пункт Представления (Custom Views). Затем откройте меню Вид и извлеките из него команду Представления. И, последнее действие: перетащите пункт Представления из диалогового окна Настройка в меню Вид.

Защита данных В дополнение к защите файлов с помощью паролей Excel предлагает набор средств для защиты книг, структуры книг, отдельных ячеек, графических объектов, диаграмм, сценариев, окон и т. д. от несанкционированного доступа или изменения. Также можно разрешить для защищенных листов проведение только строго определенных операций редактирования. По умолчанию Excel блокирует доступ ко всем ячейкам и диаграммам, но эта защита не будет задействована, пока вы не выберете команду Сервис ► Защита ► Защитить лист (Tools ► Protection ► Protect Sheet). На экране появится диалоговое окно, изображенное на рис. 5.21. Выбираемые в нем варианты защиты применяются только к текущему листу. После включения защиты изменить заблокированный элемент будет уже невозможно. При попытке сделать это Excel выведет на экран предупреждение. Как можно видеть из рисунка, в списке Разрешить всем пользователям этого листа (Allow » All Users Of This Worksheet To) предлагаются различные операции редактирования, I которые можно разрешить даже для защищенных листов. Кроме того, в нижней части списка находятся команды, разрешающие сортировку данных листа, применение автофильтра, создание сводной таблицы, а также редактирование объектов и сценариев.

164 ♦ Глава 5. Основы работы с листами

Рис. 5.21. Диалоговое окно Защита листа позволяет защитить лист, сохранив часть возможностей по редактированию

Снятие защиты с отдельных ячеек Если выбрать команду Защитить лист, не уточняя, какие именно элементы данного листа должны быть защищены, то по умолчанию будут заблокированы все ячейки. Однако в большинстве случаев такой необходимости нет. Например, разумно заблокировать все ячейки с формулами и форматированием, но оставить незащищенными другие ячейки, чтобы при вводе новых данных не нужно было снимать защиту со всего листа. Поэтому, прежде чем защищать лист, выделите ячейки, которые хотите оставить незаблокированными, и затем в меню Формат (Format) выберите команду Ячейки (Cells). В открывшемся диалоговом окне Формат ячеек (Format Cells) на вкладке Защита (Protection) снимите флажок Защищаемая ячейка (Locked), как показано на рис. 5.22. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Более подробно о защите книг с общим доступом рассказывается в разделе «Совместное использование книг в сети» главы 19. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Имейте в виду, что в Excel нет никакого индикатора, сообщающего о защищенности ячейки. Чтобы отличить заблокированные ячейки от обычных, мы советуем изменить их форматирование. Например, покрасьте их^в другой цвет или добавьте рамки.

Защита рабочих книг Можно также заранее обезопасить себя от изменения структуры книги и зафиксировать положения ее окон. Для этого используется команда Защитить книгу (Protect Workbook) того же подменю Защита меню Сервис. Диалоговое окно Защита книги продемонстрировано на рис. 5.23.

Защита данных ♦

165

Рис. 5.22. Вкладка Защита диалогового окна Формат ячеек позволяет снять защиту с выделенных ячеек

Рис. 5.23. Диалоговое окно Защита книги позволяет установить режим защиты книги в целом СОВЕТ -----------------------------------------------------------------------------------------------Для свободного перемещения между незащищенными ячейками заблокированного листа можно использовать клавишу Tab.

Доступ по паролю к диапазонам ячеек Если требуется обезопасить не всю книгу или лист целиком, а лишь отдельные ячейки, выберите в подменю Защита меню Сервис команду Разрешить изменение диапазонов (Allow Users To Edit Ranges) Она доступна только для незащищенных рмстов. На экране появится одноименное диалоговое окно, показанное на рис. 5.24. !3десь можно конкретно указать тех пользователей, которым будет открыт доступ на редактирование диапазона.

166 ♦ Глава 5. Основы работы с листами

Рис. 5.24. В этом окне задается диапазон доступных для изменения ячеек защищенного листа, а также список пользователей, которым разрешено их редактирование

Как только в диалоговом окне Разрешить изменение диапазонов вы нажмете кнопку Создать (New), чтобы добавить в список новый диапазон ячеек, на экране появится диалоговое окно Новый диапазон (New Range), представленное на рис. 5.25. Введите в поле Имя (Name) название блока ячеек, к которому вы открываете доступ другим лицам. Затем введите ссылку на диапазон или его имя в поле Ячейки (Refers To Cells) или щелкните на кнопке справа от поля Ячейки и выделите мышью нужный диапазон.

Рис. 5.25. Укажите диапазон ячеек защищенного листа, который можно будет редактировать другим пользователям

Чтобы сохранить информацию о том, кому и что вы позволили делать в данной книге, установите флажок Вставить сведения о разрешениях в новую книгу (Paste Permissions Information Into A New Workbook ) в диалоговом окне Разрешить изменение диапазонов. Обратите внимание, что, находясь в этом диалоговом окне, можно быстро открыть диалоговое окно Защита листа — достаточно нажать кнопку Защитить лист (Protect Sheet). А нажав кнопку Разрешения (Permissions), вы получите возможность указать тех сетевых пользователей, которым требуется предоставить доступ к каждому из диапазонов (рис. 5.26).

Защита данных ♦ 167

Рис. 5.26. Настройте доступ пользователей к каждому из диапазонов ячеек

Рис. 5.27. Щелкните на кнопке Добавить (Add) в диалоговом окне Разрешения, чтобы добавить в список авторизованных пользователей

168 ♦ Глава 5. Основы работы с листами

В диалоговом окне Разрешения перечислены все пользователи, которым позволено редактирование рабочего листа, а также указано, требуется ли для этого ввести заданный пароль или нет. Для каждого элемента в списке Имя (Group Or Users Names) можно определить, доступно ли стоящим за ним лицам изменение листа без указания пароля (флажок Разрешить (Allow) в поле под списком) или нет (флажок Запретить (Deny) там же). Тем самым вы при желании вдвойне ограничиваете доступ к редактированию листа: во-первых, разрешая изменения только конкретным пользователям, а во-вторых, с помощью пароля. ПРИМЕЧАНИЕ----------------------------------------------------------------------------------------Чтобы активизировать списки авторизованных пользователей, для каждого из диапазонов обязательно следует определить пароль в диалоговом окне Новый Диапазон (см. рис. 5.25) или в идентичном диалоговом окне Изменение диапазона (Modify Range). В противном случае, то есть если пароль для диапазона не задан, ячейки сможет редактировать любой пользователь.

Пользователи и группы добавляются в список в диалоговом окне Разрешения следующим образом. Нажмите кнопку Добавить (Add), а затем щелкните на кнопке Дополнительно (Advanced). Тогда открывшееся диалоговое окно Выбор:Пользователи или Группы (Select Users or Group) примет вид, как на рис. 5.27. Щелчок на кнопке Поиск (Find Now) позволяет обнаружить всех пользователей и все группы, доступные в системе. Но, если компьютер подключен к достаточно большой сети, такая процедура может занять много времени. В этом случае имеет смысл ограничить область поиска, задав параметры в разделе Общие запросы (Common Queries). Еще сильнее сузить рамки поиска позволяет точное определение типа объекта (кнопка Типы объектов (Object Type)) и его местонахождения (кнопка Размещение (Locations)). Когда все найденные элементы появятся в поле в нижней части диалогового окна, выделите необходимые и нажмите кнопку ОК. Чтобы выделить сразу несколько элементов, удерживайте нажатой клавишу Ctrl.; Не нужно забывать о том, что после всего этого надо активизировать защиту листа, выбрав команду Сервис ► Защита ► Защитить лист или щелкнув на кнопке Защитить лист в диалоговом окне Разрешить изменение диапазонов. СМОТРИ ТАКЖЕ-------------------------------------------------------------------------------------В разделе «Управление правами на доступ к документам» главы 19 описывается настройка пятиуровневого разрешения. А совместная работа более подробно рассматривается в той же разделе «Совместное использование книг в сети» главы 19. '

Скрытие формул и листов Если на защищенном листе к ячейкам применить скрытие формул, то есть установить флажок Скрыть формулы (Hide Formulas) на вкладке Защита (Protection) диалогового окна Формат Ячеек (Format Cells) (см. рис. 5.22), то при активизации таких ячеек содержащиеся в них формулы не отображаются в строке формул. Сами формулы, разумеется, сохраняются, они просто становятся недоступны для просмотра. В любом случае результаты вычислений остаются видимыми.

Защита данных ♦

169

СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Более подробно о скрытии самих чисел в ячейках говорится в разделе «Скрытие значений с помощью форматирования» главы 8.

При желании можно спрятать и целые листы книги. В скрытых листах все данные и результаты вычислений точно так же сохраняются и доступны по ссылкам, тогда как сами листы просмотреть невозможно. Щелкните на ярлыке листа, который вы собираетесь спрятать, и выберите команду Формат ► Лист ► Скрыть (Format ► Sheet ► Hide). В отличие от скрытия ячеек, скрытие листов происходит тотчас же. После этого в подменю Лист становится доступна команда Отобразить (Unhide), позволяющая снова сделать лист видимым. Однако если после скрытия листа выбрать команду Сервис ► Защита ► Защитить лист, то команда Отобразить окажется недоступной. Таким образом, листневидимка будет защищен вдвойне. СМОТРИ ТАКЖЕ -----------------------------------------------------------------------------------Защита книг подробнее рассматривается в разделе «Скрытие и защита книг» главы 6.

Ввод паролей После выбора в меню Защита команды Защитить лист, Защитить книгу или Защитить книгу и дать общий доступ на экране появляется диалоговое окно, в котором следует ввести пароль, необходимый для снятия защиты. Здесь для каждого элемента можно использовать индивидуальный пароль или же определить единственный вариант для снятия защиты как с листа, так и целиком со всей книги. ВНИМАНИЕ ------------------------------------------------------------------------------------------Установка паролей в Excel — ответственное решение. Забыв пароль, вы лишитесь единственного легального способа снятия защиты с листа или книги. Будьте внимательны, запоминайте свои пароли с точностью до регистра букв!

Глава 6. Работа с книгами • Работа с несколькими книгами • Открытие нескольких окон для одной книги • Скрытие и защита книг

В ранних версиях Microsoft Excel рабочие листы, диаграммы и листы макросов хранились на диске в виде отдельных документов. Начиная с Excel 5 все эти типы данных и многое другое спокойно соседствуют друг с другом в одном файле. Сейчас в рабочих книгах Excel допускается хранение множества листов, содержащих любые виды данных. А редактируя записанную в них информацию, можно открывать в окне программы одновременно несколько книг или же несколько окон для одной и той же книги. Единственное ограничение — это память вашего компьютера и его системные ресурсы.

Работа с несколькими книгами В данной главе говорится, как защищать книгу, как работать одновременно с несколькими книгами, а также как и зачем разбивать рабочую область Excel на несколько окон. Обычно при запуске Excel открывается пустая книга с названием Книга1. Исключением являются случаи, когда одновременно с вызовом программы загружается и существующий файл книги. Так происходит, если вы запускаете Excel двойным щелчком на значке документа, или если в папке XLStart хранится несколько файлов книг — они загружаются автоматически. Если работа в Excel начата с автоматической загрузки файла Книга 1, и без внесений в него каких-либо изменений был открыт другой файл Excel, то Книга1 исчезнет с экрана. При желании можно открыть столько книг, сколько позволяет память вашего компьютера. СМОТРИ ТАКЖЕ ----------------------------------------------------------------------------------Более подробно о работе с несколькими окнами рассказывается далее в разделе «Открытие нескольких окон для одной книги» этой главы. Дополнительную информацию о папке XLStart смотрите в разделе «Открытие файлов» главы 2.

Перемещение между открытыми книгами Если на экране открыто больше одной книги, то перемещаться между ними можно с помощью следующих трех методов: ►Щелкните на окне нужной книги, если оно находится в поле зрения. ►Если все окна развернуты (максимально увеличены) и вы не можете даже частично увидеть их на экране, для переключения между ними (в порядке загрузки книг) можно воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl+Tab. Для переключения между книгами в обратном порядке нажимайте клавиши Shift+ Ctrl+Tab. ►Выберите имя нужной книги в списке открытых книг в нижней части меню Окно (Window). В этом списке отображаются имена девяти книг, открытых последними. Если таких книг больше девяти, в меню Окно появляется команда Все книги (More Workbooks). После ее выбора на экран выводится диалоговое окно, содержащее список названий всех загруженных в данный момент книг.

172 ♦ Глава 6. Работа с книгами

Размещение окон на экране Чтобы увидеть на экране несколько книг одновременно, выберите в меню Окно команду Расположить (Arrange). Вы увидите диалоговое окно, изображенное на рис. 6.1. Здесь приведен пример расположения на экране открытых книг в режиме Рядом (Tiled), когда окна располагаются «плиткой». При выборе варианта Сверху вниз (Horizontal) картина будет напоминать показанную на рис. 6.2.

Рис. 6.1. Команда Расположить, принадлежащая меню Окно, предлагает четыре способа размещения окон на экране

Если в диалоговом окне Расположение окон (Arrange Windows) установить флажок Только для текущей книги (Windows Of Active Workbook), активное окно развернется до максимального размера. Точно так же, если открыто несколько окон для текущей книги, они позиционируются на экране в соответствии с положением переключателя Расположить в диалоговом окне. Это удобно, когда загружено несколько книг, но вы хотите вывести на экран окна только активной книги, не закрывая остальные.

Работа с несколькими книгами ♦ 173

Рис. 6.2. Эти окна размещены в направлении сверху вниз

СМОТРИ ТАКЖЕ -----------------------------------------------------------------------------------Более подробно о работе с несколькими листами одной книги мы поговорим далее в разделе «Открытие нескольких окон для одной книги». СОВЕТ-------------------------------------------------------------------------------------------------Если вы регулярно работаете одновременно с несколькими книгами и определенным образом разносите их по экрану, имеет смысл подумать о сохранении рабочей области. Для этого выберите в меню Файл команду Сохранить рабочую область (Save Workspace). Теперь текущие параметры вывода на экран зафиксированы, и восстановить их можно, просто открыв одну из книг. Более подробно об этом рассказывается в разделе «Сохранение рабочей области» главы 2.

Полноэкранный режим Чтобы увеличить видимую часть активного листа, можно развернуть окно книги до максимального размера, но если и этого не достаточно, попробуйте воспользоваться командой Во весь экран (Full Screen) меню Вид. При выборе данного режима просмотра Excel убирает с экрана строку формул, строку состояния, панели инструментов и строки заголовков, то есть практически все, оставляя лишь строку меню и развернутое окно книги, как показано на рис. 6.3.

174 ♦ Глава 6. Работа с книгами ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Надстройка Spreadsheet Assistant при установке встраивает в строку меню Excel собственное меню Assistants (Помощь), куда в числе прочих команд входит подменю Window Assistants (Помощь по работе с окнами). Содержащиеся в этом подменю команды облегчают изменение размеров окон, их дублирование, скрытие и несколько других процедур. Если выбрать команду Resize Window (Изменить размер окна), появится следующее диалоговое окно:

СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Об изменении размеров окон книги рассказывается в разделе «Изменение размеров окна книги» главы 2.

Рис. 6.3. Для вывода на экран максимального объема информации применяется режим просмотра Во весь экран

Работа с несколькими книгами ♦

175

ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Команда Во весь экран предлагает удобный способ демонстрации на экране информации без изменения масштаба изображения. Более подробные сведения об изменении масштаба содержатся в разделе «Изменение масштаба изображения листов» главы 5.

Для того чтобы вернуть экран к его прежней конфигурации, просто нажмите кнопку Вернуть обычный режим (Close Full Screen). ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------При сохранении книги Excel записывает в файл многие ее характеристики, например размеры окна, его расположение на экране, настройки отображения. Поэтому когда вы в следующий раз откроете эту книгу, она будет выглядеть точно так же, как в момент сохранения. Более того, Excel выделит даже те же ячейки рабочего листа, которые на это время были выделены.

Сравнение листов Когда требуется сравнить содержимое двух похожих книг, несомненно, полезно будет расположить их окна на экране с помощью команды Расположить (Arrange) меню Окно (Window). Но теперь в Excel существует новое средство, позволяющее решить эту задачу более просто. Ныне меню Окно (Window) дополнено командой Сравнить рядом с (SideBy-Side), которая предоставляет пару полезных возможностей, упрощающих сравнение листов. Она применяется для любых двух открытых окон, даже если оба окна принадлежат одной и той же книге (как описано в следующем разделе). Но в отличие от команды Расположить (Arrange), новая команда обрабатывает ровно два окна, ни больше ни меньше. При начале сравнения, если в данный момент открыто более двух окон, на экране появляется диалоговое окно Сравнить рядом (Compare Side-By-Side), продемонстрированное на рис. 6.4. Далее нужно выбрать окно для сравнения. Оно откроется и расположится рядом с окном, которое было активно до выбора этой команды. Кроме того, на экран выведется специальная панель инструментов, тоже показанная на рис. 6.4. (Название команды вносит некоторую путаницу, так как здесь «рядом» следует понимать, что одно окно будет выше другого.)

Восстановить расположение Окна Синхронная прокрутка

Рис. 6.4. Если открыто больше чем два окна, выберите нужное в диалоговом окне Сравнить рядом

176 ♦ Глава 6. Работа с книгами

Панель инструментов Сравнить рядом (Compare Side-By-Side) содержит три кнопки. Кнопка Синхронная прокрутка (Synchronous Scrolling) сцепляет два окна, как бы они ни располагались, с тем, чтобы при перемещении в различных направлениях одного окна соседнее перемещалось точно так же. Кнопка Восстановить расположение окна (Reset Window Position) позволяет изменить относительную позицию окон. Обычно окно, которое активно на момент выбора этой команды, располагается сверху. Если же требуется, чтобы выше было второе окно, нажмите кнопку Восстановить расположение окна (Reset Window Position). Наконец, кнопка Закрыть открытые рядом документы (Close Side-By-Side) разъединяет окна и возвращает их в прежнее положение.

Открытие нескольких окон для одной книги Предположим, была создана книга, похожая на представленную на рис 6.5. Допустим, при работе с листами книги вам необходимо всегда видеть лист Резюме или же иметь возможность просматривать разные части одного и того же листа. Для этого достаточно просто открыть еще одно окно, выбрав в меню Окно команду Новое (New Window).

Рис. 6.5. Чтобы при работе с листом Резюме видеть на экране лист Духовые, откройте еще одно окно

Чтобы иметь перед глазами сразу оба окна, выберите в меню Окно команду Расположить и укажите любой из видов размещения окон на экране, кроме случая Каскадом. Дело в том, что этот вариант ориентирован на работу с окнами посредством щелчков на их заголовках, которые все одновременно присутствуют на экране. В варианте Сверху вниз (Horizontal) вы увидите картину, изображенную на рис. 6.6.

Открытие нескольких окон для одной книги ♦

177

Обратите внимание, что новому окну программа по умолчанию присвоила имя Музыкальные инструменты2, а также изменила имя первоначального окна книги на Музыкальные инструменты1. Кроме того, окно Музыкальные ипструмен-ты:2 стало активным, на это указывает цвет строки его заголовка и наличие полос прокрутки. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------Если открыто несколько книг, но вас сейчас интересуют окна лишь активной, установите в диалоговом окне Расположение окон флажок Только окна текущей книги (Windows Of Active Workbook).

Теперь можно просматривать любую часть книги в любом из этих окон. На рис 6.6 в окне Музыкальные инструменты:2 отображается лист Медные, поскольку именно данный лист был активен, когда была вызвана команда Новое (окно). Можно легко переключиться, например, на лист Резюме и анализировать в окне Музыкальные инструменты:1 информацию о продажах музыкальных инструментов в целом, при этом сохраняя в поле зрения лист Медные.

Рис. б.б. После открытия нового окна той же самой книги используйте команды меню Расположить для соответствующего размещения этих окон на экране

178 ♦ Глава 6. Работа с книгами

Приемы работы с несколькими окнами Любые операции, которые вы выполняете в одном окне, имеют силу во всех окнах книги. Если ввести какие-либо новые данные в окно, они проявятся и в любом другом окне этой книги. То же самое относится и к форматированию, добавлению и удалению столбцов, строк и листов, и к любым другим изменениям, кроме характеристик отображения окон на экране. То есть команды масштабирования, команды изменения параметров отображения (вкладка Вид (View) диалогового окна Параметры) и любые команды меню Вид (View) влияют только на активное окно. Вид остальных окон данной книги не изменится, как показано на рис 6.7.

Рис. 6.7. Вы можете изменять характеристики отображения окон на экране по отдельности для каждого окна

На этом рисунке продемонстрировано, как можно, например, просматривать формулы и связанные ячейки, увеличив масштаб и задав иные параметры отображения данных (на экран не выводятся полосы прокрутки и заголовки столбцов и строк) только в активном окне книги. Подобная методика позволяет для каждого окна книги выбирать свой набор настроек отображения данных.

Скрытие и защита книг ♦

179

Чтобы сохранить внешний вид окна Музыкальные инструменты1 (см. рис. 6.7) и использовать его в дальнейшем, выберите в меню Вид команду Представления (Custom View) и сохраните текущее представление под другим именем. Если вы хотите полностью сохранить внешний вид книги со всеми дополнительными окнами и настройками, выберите в меню Файл команду Сохранить рабочую область (Save Workspace). СМОТРИ ТАКЖЕ-------------------------------------------------------------------------------------Более подробно о представлениях рассказывается в разделе «Представления» главы 5, о сохранении рабочей области — в разделе «Сохранение рабочей области» главы 2, о проверке рабочих листов — в разделе «Проверка и документирование листов» главы 9. Работа с формулами описывается в главе 12, «Создание формул». ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Когда вы открываете для работы с одной книгой два окна, а затем закрываете одно из них, то «номер» последнего окна не имеет никакого значения, в отличие от его настроек. Если после окончания работы с окном Музыкальные инструменты:2 (см. рис. 6.7) его закрыть, то активным останется окно Музыкальные инструменты: 1 со всеми изменениями, и его внешний вид не претерпит изменений. Соответственно, сохранив книгу, мы сохраним и все настройки последнего активного окна. Таким образом, чтобы при загрузке активное окно книги всегда имело настройки, установленные по умолчанию, необходимо закрывать и сохранять его последним, а номер окна, повторим, совершенно не принципиален.

Скрытие и защита книг Иногда возникает необходимость спрятать определенную информацию от постороннего взгляда или просто защитить ее от случайного или преднамеренного изменения. При желании вы можете спрятать и защитить данные, скрывая отдельные окна книг, книги целиком или их отдельные листы. СМОТРИ ТАКЖЕ------------------------------------------------------------------------------------Более подробно о защите отдельных ячеек рассказывается в разделе «Защита данных» главы 5.

Скрытие окон книг Иногда требуется держать книгу открытой, чтобы всегда иметь доступ к содержащейся в ней информации, при этом не помешало бы, чтобы ее окно не загромождало экран. Когда несколько открытых книг оккупируют рабочее пространство экрана, можно использовать команду Спрятать (Hide) меню Окно, чтобы убрать их из вида. Данное обстоятельство никак не помешает Excel работать с такими скрытыми книгами, зато высвободится дополнительная площадь экрана, а их названия исчезнут из списка в меню Окно.

180 ♦ Глава 6. Работа с книгами

Для того чтобы скрыть окно книги, просто активизируйте его и выберите в меню Окно команду Скрыть. Excel удалит окно с экрана, оставив книгу открытой. Чтобы затем вновь вывести на экран скрытое окно, выберите в меню Окно команду Отобразить (Unhide). (Если таких окон нет, команда недоступна.) Появится диалоговое окно со списком всех скрытых окон, подобное представленному на рис. 6.8.

Рис. 6.8. Диалоговое окно Вывод на экран скрытого окна книги содержит список всех скрытых в данный момент окон ПРИМЕЧАНИЕ----------------------------------------------------------------------------------------Команда Скрыть позволяет спрятать любое открытое окно. Если одновременно открыто несколько окон одной книги, то, выбрав данную команду, вы скроете только активное окно, остальные останутся на виду. Дополнительную информацию смотрите в разделе «Открытие нескольких окон для одной книги» этой главы.

Что делать, если не удается открыть книгу? Если при открытии книги не появляется ни сообщение об ошибке, ни какое-либо другое диалоговое окно и книги нет на экране, возможно, что ее окно было скрыто при последнем сохранении. На самом деле книга уже загружена, ее просто не видно. Скорее всего, когда вы в последний раз работали с этой книгой и использовали команду Скрыть меню Окно, при выходе из программы просто поспешили и пропустили предупреждение. Возможно, вы даже вспомните сообщение, которое появилось в тот момент: Сохранить изменения в файле Книга1? (Do you want to save changes you made to Bookl). Это сообщение как раз и говорило о том, что изменения в файле касались скрытия окна какой-то из книг. Соответственно, при загрузке сохраненного файла в меню Окно появится команда Отобразить (Unhide). Воспользовавшись ею, вы выведете на экран диалоговое окно со списком всех скрытых окон. Выберите в списке имя нужного окна, чтобы вновь сделать его видимым, и сохраните файл не выгружая Excel.

Защита книг Защита книги предохраняет ее отдельные листы не только от внесения изменений в данные, но и от изменения настроек отображения книги на экране. Чтобы защитить книгу, выберите в меню Сервис команду Защита, а затем команду Защитить книгу, и на экране появится диалоговое окно, изображенное на рис. 6.9.

Скрытие и защита книг ♦ 181

Рис. 6.9. Команда Защита книги позволяет предохранить книгу от возможного непреднамеренного изменения

Установка флажка Структуру (Structure) приводит к блокировке любых изменений расположения окна книги, названий листов и режима скрытия. Если установить флажок Окна (Windows), окна нельзя будет закрывать, скрывать, отображать, изменять размеры или перемещать, исчезнут даже кнопки Свернуть, Развернуть и Закрыть. Это не значит, что вы не сумеете закрыть такую книгу, — команда Закрыть меню Файл останется доступной. Однако, если для данной книги открыто более одного окна, вы не сможете закрыть ни одно из них. Все введенные параметры защиты книги немедленно вступают в силу. Чтобы снять защиту, выберите в меню Сервис команду Защита, а затем — Снять защиту книги (Unprotect Workbook) — команду, которая замещает собой команду Защитить книгу. Если был указан пароль, Excel, прежде чем снять защиту, попросит обязательно ввести этот пароль, в противном случае вы не получите полной власти над книгой.

Сохранение книг или окон как скрытых Иногда нужно скрыть окно или конкретную книгу, чтобы другие пользователи не могли открыть и просмотреть ее содержимое в ваше отсутствие. Для этого достаточно сохранить книгу как скрытую. Тогда она и останется скрытой после ее загрузки. Выполните следующие действия: 1. Активизируйте интересующую вас книгу и выберите в меню Окно команду Скрыть. 2. Удерживая клавишу Shift, выберите в меню Файл команду Закрыть все (Close All). 3. Когда появится диалоговое окно с запросом, нужно ли сохранить изменения, нажмите кнопку Да. При следующем открытии книги ее окно окажется скрытым. Вы также вправе усилить защиту книги перед ее скрытием и сохранением с помощью пароля, выбрав в меню Сервис команду Защита, а затем — Защитить книгу.

182 ♦ Глава 6. Работа с книгами

Точно так же сохраняется книга с невидимым окном. Просто создайте новое окно, скройте его с помощью команды Скрыть меню Окно и затем завершите работу с книгой.

Скрытие отдельных листов Если необходимо скрыть конкретный лист книги, можно использовать команду Формат ► Лист ► Скрыть (Format ► Sheet ► Hide). После выбора данной команды активный лист больше не появится в книге. Чтобы снова вывести на экран скрытый лист, выберите команду Отобразить (Unhide) в подменю Лист. Диалоговое окно Вывод на экран скрытого листа (Unhide) практически идентично окну Вывод на экран скрытого окна книги, изображенного ранее на рис 6.8.

ЧАСТЬ III

Форматирование и редактирование листов

Глава 7. Редактирование листов Глава 8. Форматирование листов Глава 9. Эффективная работа с листами

Глава 7. Редактирование листов • Копирование, вырезание и вставка • Добавление и удаление элементов листа • Отмена выполненных действий • Редактирование содержимого ячеек • Поиск и замена данных • Редактирование группы листов • Ввод текста и проверка орфографии

Вырезание и вставка. Добавление и удаление. Отмена и отмена отмены. Все перечисленные операции кажутся элементарными, однако в Microsoft Excel даже для выполнения этих простых действий предусмотрено несколько различных подходов. Кроме того, в программе продумано решение проблем, которые вам никогда не приходили в голову. Данная глава посвящена самым распространенным приемам редактирования, включая одновременное редактирование группы листов, проверку орфографии, выборочные вставку и создание наборов данных, а также многое другое, без чего рассмотрение вопроса было бы не полным.

Копирование, вырезание и вставка При копировании объекта Excel сохраняет его в памяти, помещая в специальную область временного хранения, называемую буфером обмена (clipboard). Копирование состоит в запоминании не только хранимых в ячейках данных, но и их формата, а также любых присоединенных примечаний и объектов. СМОТРИ ТАКЖЕ -----------------------------------------------------------------------------------Более подробно о добавлении примечаний рассказывается в разделе «Проверка и документирование листов» главы 9, а об объектах Excel — в главе 10, «Графические объекты».

Когда вы копируете или вырезаете ячейки, вокруг них появляется особая рамка (штрихи перемещаются по кругу вдоль рамки, за что линия и получила название «муравьиная тропинка»). Эта рамка обозначает вырезаемую или копируемую область. Скопированные или вырезанные ячейки можно вставить в другие листы или в другие книги, сохранив текущее выделение. Мы полагаем, что основные операции редактирования зачастую удобнее выполнять с помощью клавиатуры, поэтому далее в табл. 7.1 приводим назначенные стандартным действиям сочетания клавиш. Эти команды располагаются в меню Правка (Edit). Таблица 7.1. Клавишные комбинации команд редактирования Клавиши Команда Ctrl+C Копировать (Сору) Ctrl+X Вырезать (Cut) Ctrl+V Вставить (Paste) Ctr!+Z Отменить (Undo) Ctrl+Y ____________________ Вернуть (Redo)

Копирование и вставка После того как вы скопировали ячейки в буфер обмена, можно вставлять их в лю-|ое место рабочего листа сколько угодно раз. Пока «бегущая» рамка остается видимой, сохраняется и возможность вставки скопированных ячеек. А рамка будет оставаться на экране до тех пор, пока вы не нажмете клавишу Esc или не выполните какую-либо другую операцию редактирования.

186 ♦ Глава 7. Редактирование листов

Копирование нескольких объектов в буфер обмена Новая улучшенная методика Excel «собрать и вставить» (collect and copy) позволяет собирать в буфере обмена до 24 отдельных элементов и затем вставлять их в нужное место по одному или все разом. Все эти операции выполняются с помощью панели Буфер обмена (Clipboard), открываемой в области задач и изображенной справа на рис. 7.1. Вызывается она командой Правка ► Буфер обмена Office (Edit ► Office Clipboard).

Рис. 7.1. В буфере обмена Office собраны последние 24 скопированных или вырезанных объекта

Обычно при выполнении операции копирования за один раз допустимо работать только с одним элементом. Даже если скопировать подряд несколько элементов, в буфере обмена все равно сохранится лишь последний. Но теперь в вашей власти вся последовательность объектов, всего лишь нужно вывести на экран панель задач Буфер обмена. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------При желании можно изменить стандартное поведение Excel и, независимо от того, отображена панель Буфер обмена или нет, всегда накапливать скопированные или вырезанные элементы. Для этого щелкните на кнопке Параметры (Options) в нижней части панели задач и установите флажок Собирать данные без отображения буфера обмена Office (Collect Without Showing Office Clipboard).

Копирование, вырезание и вставка ♦ 187

Для этого существует несколько способов:

►выбрать в меню Правка команду Буфер обмена Office; ►дважды нажать клавиши Ctrl+C, не изменяя выделенную область; ►если область задач уже инициализирована, щелкнуть на небольшой направленной вниз стрелке строки в заголовке любой панели задач и выбрать команду Буфер обмена (Clipboard). Каждый раз, когда вы копируете или вырезаете какие-либо элементы, в панели задач появляется новый значок с кратким описанием этого элемента. На рис. 7.1 в буфере обмена находится три различных объекта, и теперь можно как вставить в новое место одновременно все три элемента, так и поместить их в разные ячейки листа. Чтобы вставить объект из буфера обмена, выделите ячейку в позиции вставки и щелкните на значке нужного элемента в панели задач. Чтобы освободить буфер обмена для новой «коллекции», достаточно нажать кнопку Очистить все (Clear All). СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------Хотя возможность накапливать в буфере обмена отдельные элементы относится скорее к операциям редактирования, тем не менее эта функция программы может оказаться очень удобной для сбора и сортировки информации. Например, скопировав по очереди в буфер различные элементы, такие как имена или адреса, можно воспользоваться командой Вставить все (Paste All) панели задач, чтобы поместить в один столбец все элементы в том порядке, в каком они были собраны.

Вставка нескольких элементов Для того чтобы вставить элемент после его копирования, достаточно просто нажать клавиши Ctrl+V. Это совсем несложно. Однако следует учесть, что если перед вставкой выделить не одну ячейку, а целый диапазон, то Excel автоматически заполнит все входящие в него ячейки содержимым исходной ячейки, как продемонстрировано на рис. 7.2.

Рис. 7.2. Если требуется создать несколько копий элемента, перед его вставкой выделите несколько ячеек

188 ♦ Глава 7. Редактирование листов

Чтобы получить рис. 7.2, мы выполнили следующие действия: 1. Скопировали ячейку А1, затем выделили диапазон С1:С15 и выполнили вставку. В результате содержимым ячейки А1 были заполнены все ячейки выделенного диапазона. 2. Затем скопировали диапазон А1:А4, выделили диапазон Е1:Е16 и вставили данные из буфера обмена. Как видите, весь диапазон заполнен содержимым ячеек источника. 3. Еще раз скопировали ячейки А1:А4, выделили ячейку G1 сделали вставку. В результате получили дубликат скопированных ячеек. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Если выделенный диапазон состоит из большего числа ячеек, чем скопированный, то количество заполненных конечных ячеек будет ограничено целевым диапазоном. То есть, если в примере на рис. 7.2 вместо диапазона Е1:Е16 будет выделен диапазон Е1:Е15, вместо четырех копий получится только три — ячейки Е13:Е15 не будут заполнены.

Смарт-тег Параметры вставки Вы, наверное, обратили внимание на меню с набором команд, относящихся к операции вставки, показанное на рис. 7.2. Оно раскрывается, если щелкнуть на значке смарт-тега Параметры вставки (Paste Options). Сам значок появляется на экране при любой вставке данных и предлагает команды, которые можно применить после подобной операции, — своего рода меню Специальная вставка (Paste Special). Самый лучший способ понять, как работает Excel, — попробовать перебрать каждую из возможностей. Далее приводится описание всех команд меню смарт-тега Параметры вставки: ► Сохранить форматы оригинала (Keep Source Formatting). Эта команда используется по умолчанию и сохраняет исходное форматирование. Если вам не подойдут остальные варианты, до нажатия клавиши Enter всегда можно будет вернуться к текущему состоянию. ► Использовать форматы конечных ячеек (Match Destination Formatting). Позволяет скопировать содержимое ячеек без учета формата. Вставленные данные форматируются в соответствии с параметрами форматирования места вставки. ► Значения и форматы чисел (Values And Number Formatting). При выборе данного варианта будут скопированы не только числовые значения, но и форматы самих чисел. ► Сохранить ширину столбцов оригинала (Keep Source Column Widths). Команда сохраняет при копировании ширину столбцов оригинала. Она работает точно так же, как команда Сохранить форматы оригинала (Keep Source Formatting) с дополнительным эффектом — «вставкой» ширины столбцов оригинала. ► Только форматы (Formatting Only). В данном случае на выделенные ячейки распространяется исключительно форматирование исходных. Команда аналогична кнопке Формат по образцу (Format Painter) панели инструментов Стандартная. ► Ссылки на ячейки (Link Cells). Если выбрать эту команду, вместо вставки содержимого вырезанных или скопированных ячеек Excel вставит ссылки на ячейки источника, игнорируя их формат.

Копирование, вырезание и вставка ♦ 189

Вырезание и последующая вставка Когда ячейки не копируются, а вырезаются для последующей вставки на новое место, их содержимое сначала помещается в буфер обмена, а затем — после вставки — удаляется оттуда, кроме того, с экрана убирается рамка выделения. Выполняется подобная операция следующим образом: выделите ячейки, которые требуется переместить на новое место, и нажмите клавиши Ctrl+X, что приведет к появлению вокруг выделенных ячеек «бегущей» рамки. Теперь перейдите к месту вставки и нажмите клавиши Ctrl+V — Excel переместит вырезанные ячейки на указанную позицию, удалив их с прежнего места. При вырезании и вставке имейте в виду следующее: ►На новое место переносится не только содержимое ячеек, но и их форматирование. ►Excel преобразует все формулы вне диапазона выделения так, чтобы в них сохранялись ссылки на «перемещенные» ячейки. ►Вырезать можно только прямоугольные блоки ячеек. В случае нескольких диапазонов вы получите сообщение об ошибке. ►Независимо от размера выделенного диапазона вставки, Excel вставит на новую позицию все вырезанные ячейки и ровно один раз (без тиражирования). Верхняя левая ячейка выделенного диапазона будет считаться верхним левым углом области вставки. В предыдущих версиях программы, до Excel 2002, необходимо было либо задать положение верхнего левого угла области вставки (выделить одну ячейку), либо точно указать область вставки так, чтобы она была той же формы и размера, что и вырезаемый диапазон ячеек. ►Excel замещает содержимое и форматирование во всех ячейках целевого диапазона. Если вы не хотите потерять эти данные, убедитесь, что для размещения вырезаемой области на рабочем листе имеется достаточное количество пустых ячеек снизу и справа от ячейки, которая окажется в верхнем левом углу области вставки. ► После операции вырезания невозможно воспользоваться командами меню Специальная вставка (Paste Special). Более того, смарт-тег также не появится на экране.

Команда Специальная вставка Команда Специальная вставка (Paste Special) наиболее полезна и чаще других используется при редактировании. Существует много вариантов применения этой команды, но, возможно, самый популярный из них — это копирование значения ячейки без копирования ее формата или записанной в ней формулы. Чтобы открыть диалоговое окно Специальная вставка (Paste Special), показанное на рис. 7.3, выберите после копирования ячейки или нескольких ячеек команду Специальная вставка в меню Правка. (Команда Специальная вставка будет активна только в том случае, если ячейки были скопированы, а не вырезаны.)

190 ♦ Глава 7. Редактирование листов СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------Существует еще один, более быстрый способ открыть диалоговое окно Специальная вставка. Это обычное контекстное меню целевой ячейки, содержащее одноименную команду.

Рис. 7.3. Диалоговое окно Специальная вставка позволяет вставлять определенные элементы из буфера обмена

Рассмотрим подробнее кнопки переключателя Вставить (Paste) диалогового окна Специальная вставка: ► Все (ALL). В этом случае копируются как данные выделенной ячейки, так и атрибуты, аналогично команде Вставить. ► Формулы (Formulas). Позволяет перемещать из ячеек копируемого диапазона в конечные ячейки только формулы, сохраняя в последних относительные ссылки. ► Значения (Values). Копируются только текстовые, числовые значения и результаты вычислений по формулам без самих формул. ► Форматы (Formats). Если установить переключатель в это положение, к диапазону вставки будут применены только параметры форматирования копируемых ячеек. СОВЕТ--------------------------------------------------------------------------------------------------Для копирования форматирования ячеек можно использовать кнопку Формат по образцу (Format Painter) панели инструментов Стандартная.

► Примечания (Comments). В область вставки копируются только прикрепленные к выделенным ячейкам примечания. ► Условия на значения (Validation). В целевой диапазон копируются только условия на значения, примененные к выделенным ячейкам.

Копирование, вырезание и вставка ♦ 191 СМОТРИ ТАКЖЕ -----------------------------------------------------------------------------------Подробнее об условиях на значения рассказывается в разделе «Проверка вводимых значений» главы 28.

►Без рамки (Alt Except Borders). Когда нужно просто продублировать данные, не нарушая границ, на создание которых было потрачено немало времени, данный вариант команды Специальная вставка подойдет более всего. ►Ширины столбцов (Column Width). В этом случае «копируются» лишь значения ширины столбцов, что очень удобно при подготовке презентаций, когда нужно сохранить одинаковое оформление данных на всем листе. ►Формулы и форматы чисел (Formulas And Number Formats). При данном положении переключателя в область вставки переносятся только формулы и числовые форматы, что бывает крайне удобно при копировании формул в уже отформатированные ячейки. ►Значения и форматы чисел (Values And Number Formats). В отличие от предыдущего варианта, здесь производится вставка лишь результатов вычислений (но не формул) и числовых форматов. ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------Некоторые из параметров диалогового окна Специальная правка также присутствуют в меню смарт-тега, появляющегося после выполнения команды Вставить (см. рис. 7.2).

Поскольку при выборе варианта Все (Аll) из копируемого диапазона в область вставки переносятся и формулы, и значения, и форматы, и примечания, закономерен вопрос: зачем было включать данный переключатель в диалоговое окно Специальная правка, если к тому же результату приводит копирование с помощью обычной команды Вставить? Следующий раздел разрешит наши сомнения.

Арифметические операции при вставке Переключатель Операция (Operation) диалогового окна Специальная вставка предназначен для выполнения математических операций над содержимым исходных и конечных ячеек. При выборе любой из кнопок, за исключением Нет (None), Excel будет не просто копировать в область вставки содержимое буфера обмена, а предварительно выполнит заданную операцию над копируемым диапазоном и диапазоном вставки. Например, пусть нам нужно быстро подсчитать итоговую сумму страховых взносов по Северному и Восточному регионам на листе, изображенном на рис. 7.4. Для этого сначала скопируем все данные по Северному региону в столбец G (вместе с итоговой ячейкой, но без заголовочной), затем все данные по Восточному региону — в буфер обмена (уже без итоговой ячейки, чтобы сумма оказалась правильной) и выделим в качестве целевой области диапазон G2:G13. После этого в меню Правка выберем команду Специальная вставка. Установим переключатель Вставить в положение Значения (Values), а переключатель Операция — в положение Сложить (Add). И наконец, нажмем кнопку ОК и увидим результат, представленный внизу рис. 7.4.

192 ♦ Глава 7. Редактирование листов

Рис. 7.4. Мы использовали кнопки Значения и Сложить в диалоговом окне Специальная вставка, чтобы суммировать значения в столбцах D и G

Другие кнопки переключателя Операция позволяют выполнять ряд других арифметических действий над содержимым копируемого диапазона и областью вставки. В варианте Вычесть (Subtract) вычисляется разность между значениями в ячейках области вставки и значениями в ячейках копируемого диапазона. Точно так же в случае Разделить (Divide) выполняется деление значений конечного диапазона вставки на значения из буфера обмена. Если последние являются текстовыми, Excel не производит никаких вычислений независимо от предпочтений, выраженных в диалоговом окне специальной вставки. Обычно при использовании арифметических операций переключатель Вставить переводят в положение Значения. Если все значения в копируемом диапазоне являются числовыми, допустимо задать вариант Все. Когда же в копируемых ячейках содержатся формулы, результаты непредсказуемы. Как правило, при таких условиях следует вообще избегать применения арифметических операций.

Копирование, вырезание и вставка ♦ 193

ПРИМЕЧАНИЕ — -----------------------------------------------------------------------------------При любой арифметической операции пустым ячейкам в копируемом диапазоне и в диапазоне вставки присваиваются нулевые значения.

Вставка ссылок Кнопка Вставить связь (Paste Link) диалогового окна Специальная вставка (см. рис. 7.4) предоставляет удобный способ создания ссылок на ячейки диапазона. Когда вы нажимаете на эту кнопку, в место вставки вводится абсолютная ссылка на копируемую ячейку. Например, если была скопирована ячейка A3, а затем выделена ячейка В5, то после нажатия кнопки Вставить связь в ячейке В5 появится формула =$А$3. Если нажать кнопку Вставить связь, предварительно поместив в буфер обмена диапазон, Excel аналогично перенесет по месту вставки (в диапазон такого же размера) формулы для каждой ячейки копируемого диапазона. СМОТРИ ТАКЖЕ------------------------------------------------------------------------------------Дополнительная информация об абсолютных ссылках находится в разделе «Относительные, абсолютные и смешанные ссылки» главы 12.

Флажок Пропускать пустые ячейки В нижней части диалогового окна Специальная правка находится флажок Пропускать пустые ячейки (Skip Blanks), при установке которого Excel игнорирует пустые ячейки в исходном диапазоне. В нормальном режиме, если в копируемом диапазоне попадаются незаполненные ячейки, Excel учитывает это при вставке. В результате содержимое, формулы и примечания конечного диапазона замещаются пустыми ячейками. При установке флажка Пропускать пустые ячейки соответствующие ячейки в области вставки останутся без изменений.

Флажок Транспонировать Флажок Транспонировать (Transpose) окна Специальная вставка очень часто вообще не замечают, хотя он бывает чрезвычайно полезен — его установка позволяет при вставке данных изменить их ориентацию, то есть данные, которые были в строках, расположить в столбцах, а данные из столбцов перенести в строки. Например, для листа, изображенного на рис. 7.5, мы поставили перед собой задачу: перенести заголовки столбцов из строки 3 в столбец А. Для этого мы скопировали диапазон B3:G3, выделили ячейки А2:А7 и применили команду Специальная вставка с установленным флажком Транспонировать. СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------Если исходные ячейки содержат формулы, Excel соответствующим образом изменяет в формулах относительные ссылки на ячейки. Поэтому, если требуется, чтобы транспонированные ячейки сохранили корректные ссылки на нетранспонированные ячейки, при копировании убедитесь, что все ссылки в формулах абсолютные. Подробнее об абсолютных ссылках на ячейки рассказывается в разделе «Использование в формулах ссылок» главы 12.

194 ♦ Глава 7. Редактирование листов

Рис. 7.5. Заголовки столбцов с верхнего листа мы преобразовали в заголовки строк на нижнем листе с помощью флажка Транспонировать

Работа с формулами массива Как и для любой другой формулы, при работе с формулами массива можно преобразовать результаты вычислений в набор постоянных значений. Для этого достаточно скопировать весь массив и, не изменяя границ выделения, выбрать в меню Правка команду Специальная вставка. Если в диалоговом окне Специальная вставка для переключателя Вставить выбрана кнопка Значения, Excel заменит формулы массива вычисленными значениями (константами) и в дальнейшем перестанет рассматривать его как массив. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Более подробно работа с массивами рассматривается в разделе «Массивы» главы 12.

Вставка гиперссылок На команду Вставить как гиперссылку (Paste As Hyperlink) меню Правка возложена совершенно определенная задача — она вставляет в указанном месте гиперссылку на копируемые данные. При создании гиперссылки Excel как бы рисует поверх выделенной ячейки невидимую кнопку, щелчок на которой позволит перейти по адресу гиперссылки.

Копирование, вырезание и вставка ♦ 195

Гиперссылки в Excel работают точно так же, как в Интернете. Когда вы щелкаете на ссылке, помещенной на веб-страницу, то переходите на другую веб-страницу, которая может находиться как на том же компьютере, так и на удаленном, расположенном в другой части света. С той же целью гиперссылки размещаются и на рабочих листах Excel - чтобы предоставить быстрый доступ к другим листам или книгам, содержащим дополнительную информацию. Кроме того, можно создавать гиперссылки на другие документы Office, например на отчеты Microsoft Word или на презентации Microsoft PowerPoint. Чтобы создать гиперссылку в Excel, скопируйте ячейку или диапазон, затем выделите ячейку в любом месте текущей или другой книги, там, где нужно создать гиперссылку, и выберите в меню Правка команду Вставить как гиперссылку. Теперь указатель мыши, оказавшись над такой ячейкой, будет принимать форму ладони с вытянутым указательным пальцем, показывая тем самым, что при щелчке на данной ячейке произойдет определенное действие. Кроме того, на экране появится всплывающая подсказка с названием и местоположением документа, с которым связана гиперссылка, как показано на рис. 7.6. СОВЕТ --------------- — -------------------------------------------------------------------------------Чтобы выделить ячейку с гиперссылкой, не переходя по ней на другой лист или книгу, при щелчке удерживайте нажатой кнопку мыши до тех пор, пока указатель не поменяет форму на знак «плюс».

После щелчка на гиперссылке на экране появляется связанный с ней документ. При этом, когда указывается ссылка на какой-либо внешний (не на локальном компьютере) документ, дополнительно выводится панель инструментов Веб-узел (Web), присутствующая и на рис. 7.6, где она отображена принудительно. Кнопки Вперед (Forward) и Назад (Back) данной панели инструментов предназначены для быстрого перемещения между листами, связанными гиперссылками, к которым недавно происходило обращение. Чтобы отредактировать или удалить гиперссылку, установите на ней указатель и щелкните правой кнопкой мыши. В появившемся контекстном меню выберите команду Изменить гиперссылку (Edit Hyperlink) или Удалить гиперссылку (Remove Hyperlink). СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Подробнее о гиперссылках рассказывается в главе 22, «Гиперссылки».

Перемещение и копирование с помощью мыши Операции перемещения и копирования с помощью мыши называют также непосредственными манипуляциями с ячейкой. С их помощью можно быстро переместить значение ячейки (диапазона) в новое место. Это очень просто. Выделив ячейку или диапазон, подведите указатель к рамке выделения, чтобы он принял форму стрелки с перекрестьем. Затем щелкните на рамке и, удерживая кнопку мыши, перетащите выделенную ячейку или диапазон в уготованное место. При перетаскивании появляется серая рамка, помогающая правильно определить новую позицию обрабатываемого диапазона.

196 ♦ Глава 7. Редактирование листов

Щелкните, чтобы активизировать связанные книги

Рис. 7.6. По данной гиперссылке можно перейти к другим книгам

Чтобы не просто переместить, а скопировать выделенный диапазон, удерживайте при перетаскивании клавишу Ctrl. Тогда указатель будет сопровожден небольшим знаком «плюс», как показано на рис. 7.7. По смыслу этого значка нетрудно догадаться, что происходит операция не перемещения, а копирования. ВНИМАНИЕ--------------------------------------------------------------------------------------------Если ваши манипуляции заканчиваются неудачно, убедитесь, что на вкладке Правка диалогового окна Параметры установлен флажок Перетаскивание ячеек (Allow Cell Drag And Drop).

Рис. 7.7. Копируя выделенные ячейки, удерживайте нажатой клавишу Ctrl СМОТРИ ТАКЖЕ — ---------------------------------------------------------------------------------Подробнее о перемещении и копировании ячеек с помощью клавиатуры рассказано в разделе «Вставка скопированных или вырезанных ячеек» данной главы.

Добавление и удаление элементов листа ♦ 197

С помощью мыши можно также вставлять в документ предварительно скопированные или вырезанные ячейки. Например, слева на рис. 7.8 мы выделили диапазон А4:Е4, а затем выполнили перетаскивание, не отпуская клавишу Shift. При перемещении указателя в моменты, когда он оказывается над вертикальными или горизонтальными границами ячеек, на экране появляется маркер серого цвета в виде буквы I, который обозначает место вставки выделенного диапазона. В нашем случае выделена горизонтальная граница между 6-й и 7-й строками листа. Но так же легко определить место вставки выделенного диапазона и относительно вертикальной границы — достаточно расположить указатель на вертикальной линии сетки. Чтобы вставить диапазон, просто отпустите кнопку мыши, продолжая удерживать клавишу Shift. Выделенные значения переместятся в новое место, как показано на рис. 7.8, справа. Если при перетаскивании удерживать клавиши Ctrl+Shift, то выделенные значения не перемещаются на другие позиции, а копируются туда. При этом рядом к стандартному указателю в форме стрелки добавляется маленький значок «плюс», а значения ячеек после отпускания кнопки мыши копируются в те ячейки, на которые указывает маркер в виде буквы I. Рассмотренными способами можно выделять целые столбцы и строки и перемешать или копировать их на другие позиции.

Рис. 7.8. Указатель в виде большой буквы I показывает место вставки

Добавление и удаление элементов листа В плане редактирования электронных таблиц следующими после копирования (вырезания) и вставки по важности и частоте использования операциями являются добавление и удаление элементов листа. В выполнении этих несложных процедур имеются определенные нюансы, на которые стоит обратить внимание.

Добавление столбцов и строк Часть команд меню Вставка (Insert) служит для добавления ячеек, столбцов и строк в рабочий лист. Однако проще воспользоваться контекстным меню, которое появляется на экране при щелчке правой кнопкой мыши, например, на заголовке столбца или строки,

198 ♦ Глава 7. Редактирование листов

как показано на рис. 7.9. (Можно выделить сразу несколько строк или столбцов и после этого нажать правую кнопку мыши.) Затем в контекстном меню нужно выбрать команду Добавить ячейки (Insert).

Рис. 7.9. Щелчок правой кнопкой мыши на заголовке столбца или строки выведет на экран контекстное меню с командой Добавить ячейки

Предположим, решено, что требуется добавить дополнительные сведения на лист, изображенный на рис. 7.9, но при этом необходимо объединить их с уже существующими данными. Чтобы вставить столбец для новых данных, щелкните правой кнопкой мыши на заголовке столбца — пусть это будет столбец Е — и выберите в контекстном меню команду Добавить ячейки. Содержимое столбца Е переместится в столбец F, он опустеет и станет готов к вводу новой информации, как показано на рис. 7.10. Вставленные ячейки получат то же форматирование, что и ячейки в столбце слева, а формулы в ячейках столбца 6 преобразуются с учетом расширения диапазона. После вставки на экране появится значок смарт-тега, меню которого можно использовать для изменения формата ячеек вставляемого диапазона. Щелкните на значке смарт-тега, чтобы раскрыть его меню, как на рис. 7.10. Если желательно добавить в таблицу столбец с собственным форматированием или отформатированный так же, как столбец справе; то вам подойдут команды меню смарт-тега Очистить формат (Clear Formatting) и Форматировать как справа (Format Same As Right) соответственно. В примере мы приняли вариант, установленный по умолчанию, -Форматировать как слева (Format Same As Left). ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------- . ----------------------------------------При работе со строками в меню смарт-тега появятся, соответственно, команды с аналогичными названиями: Форматировать как сверху (Format Same As Above) (no умолчанию) и Форматировать как снизу (Format Same As Below).

Добавление и удаление элементов листа ♦ 199

Рис. 7.10. После вставки нового столбца или строки щелкните на смарт-теге, чтобы задать их формат

Некоторые пользователи не особенно благосклонны к мыши и предпочитают не отрываться от клавиатуры. Именно для них Excel предоставляет сочетания клавиш, позволяющие добавить, удалить и выделить столбцы и строки. Они перечислены ниже в табл. 7.2. Таблица 7.2. Клавиатурные комбинации для вставки и удаления столбцов и строк Сочетание клавиш Действие Alt+I+R Добавление строки Alt+I+C Добавление столбца Alt+E+D Удаление выделенной строки или столбца Ctrl+пробел Выделение столбца Shift+пробел Выделение строки

Вставка ячеек Вставлять в таблицу допускается не только целые столбцы или строки, но и отдельные ячейки. Для этого выберите в меню Вставка команду Ячейки (Cells), а она выведет на экран диалоговое окно Добавление ячеек (Insert), представленное на рис. 7.11. То же самое окно появляется при выборе команды Добавить ячейки (Insert Cells) контекстного меню выделенных ячеек — одной или нескольких, но не целого столбца или строки. Переключатель в диалоговом окне уточняет ваши действия, позволяя добавить ячейки, строку или столбец. ПРИМЕЧАНИЕ —------------------------------------------------------------------------------------Используя, команды меню Вставка, вы можете вставлять несколько несмежных выделенных диапазонов.

200 ♦ Глава 7. Редактирование листов

Рис. 7.11, В диалоговом окне Добавление ячеек можно выбрать направление, в котором будут смещаться существующие ячейки таблицы при добавлении новых

Создание пользовательской панели инструментов для вставки и удаления В Excel предусмотрены шесть кнопок для вставки и удаления строк и столбцов. Эти кнопки не помещены на отдельную встроенную панель, поэтому для группирования их на экране нужно сформировать новую панель инструментов или модернизировать уже существующую. Если вам приходится выполнять множество операций добавления и удаления элементов, вас должно всерьез заинтересовать это предложение — создать собственную панель инструментов Вставка/Удаление, на которой и расположить все шесть кнопок, как показано на рисунке.

Вот эти кнопки слева направо: Добавить ячейки (Insert Cells), Добавить строки (Insert Rows), Добавить столбцы (Insert Columns), Удалить (Delete), Удалить строки (Delete Rows) и Удалить столбцы (Delete Columns). Чтобы создать такую панель, выберите . в меню Сервис команду Настройка. Затем перейдите в диалоговом окне на вкладку Панели инструментов (Toolbars), нажмите кнопку Создать (New) и введите название для новой панели инструментов. Перейдите на вкладку Команды (Commands). Первые три кнопки вы найдете в категории Вставка (Insert), а оставшиеся три -в категории Правка (Edit). Более подробно о создании панелей инструментов рассказывается в разделе «Создание панелей инструментов и меню» главы 3.

Вставка скопированных или вырезанных ячеек Довольно часто требуется скопировать или переместить существующие данные в середину уже заполненного другой информацией блока, сдвинув ячейки, окружающие область вставки, в заданном направлении. Можно пойти прямым, достаточно трудоемким путем: сначала добавить в нужное место листа необходимое количество пустых ячеек, а затем вставить в них данные. Однако4намного проще выбрать в меню Вставка команду Скопированные ячейки (Copied Cells) или Вырезанные

Добавление и удаление элементов листа ♦ 201

ячейки (Cut Celts), и программа за вас выполнит описанную выше процедуру. Эти команды появляются в меню Вставка (или в контекстном меню) только тогда, когда в буфере обмена находятся скопированные или вырезанные ячейки. Дальнейшие действия иногда очевидны, а иной раз требуют ввода дополнительной информации. Например, если была вырезана целая строка, то понятно, что по команде нужно вставить в заданное место целую строку, сдвинув ячейки вниз. В таких случаях Excel, руководствуясь некими общими соображениями, выполняет определенные действия, не обращаясь к вам за советом. Если же программе необходимо получить дополнительные сведения о размещении ячеек на листе, на экране отображается диалоговое окно, подобное изображенному ранее на рис. 7.11. СМОТРИ ТАКЖЕ-------------------------------------------------------------------------------------Для вставки вырезанных ячеек можно использовать и мышь. Подробнее о редактировании с помощью мыши рассказывается в разделе «Перемещение и копирование с помощью мыши» данной главы.

Например, мы изменили порядок следования месяцев на рис. 7.12 таким образом, чтобы они начинались с сентября и заканчивались августом: сначала выделили диапазон ячеек A10:F13; затем выбрали в меню Правка команду Вырезать; щелкнули на ячейке А2; и последним действием выбрали в меню Вставка команду Вырезанные ячейки (если команда не появится в кратком меню Вставка, подождите пару секунд, и меню раскроется полностью). В результате данные из диапазона A10:G13 перешли в диапазон A2:G5, а оставшаяся часть таблицы сдвинулась вниз, как показано на рис. 7.12.

Рис. 7.12. С помощью команды Вырезать меню Правка и команды Вырезанные ячейки меню Вставка мы переместили наверх четыре месяца из нижней части списка

202 ♦ Глава 7. Редактирование листов РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ ------------------------------------------------------------------------------Вернитесь к главе 5 и посмотрите на рис. 5.9, который интересует нас в связи с проблемой, связанной с формулами. А именно, обратите внимание на небольшие маркеры треугольной формы в верхнем левом углу ячеек первого столбца (на экране они окрашены в зеленый цвет). Это означает, что в ячейках выявлены ошибки. Но если ранее проблемы были связаны с вводом значений, то сейчас они будут иметь место из-за того, что после перемещения диапазона формулы перестанут ссылаться на удаленные ячейки. Данная ошибка возникает всегда, когда вставляются или перемещаются отдельные строки или столбцы из целого диапазона, на ячейки которого ссылаются формулы. До сих пор подобные проблемы приходилось устранять собственными силами, но теперь, начиная с версии Excel 2002,,программа помогает исправлять ошибки. Как показано на рисунке, при щелчке на ячейке с ошибкой появится смарт-тег, предлагающий меню Формула не охватывает смежные ячейки (Formula Omits Adjacent Cells) с набором соответствующих команд. (На рисунке в строке формул отображается =SUM(B13:B20), то есть формула, в которой не учитываются ячейки перемещенного диапазона.)

В нашем случае для исправления ошибки подойдет команда Добавить в формулу смежные ячейки (Update Formula To Include Cells). Это проще, чем каторжное редактирование каждой формулы вручную в предыдущих версиях Excel. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Подробнее о формулах и ссылках на ячейки рассказывается в главе 12, «Создание формул».

Удаление ячеек, столбцов и строк В отличие от команды Очистить (Clear), которая сбрасывает форматирование и очищает ячейку, команда Удалить (Delete) меню Правка сдвигает другие ячейки для заполнения образовавшегося пустого пространства. Другими словами, команда Очистить работает подобно ластику, а команда Удалить — подобно ножницам. Ниже приведены некоторые советы по практическому ее использованию. ► Чтобы удалить несколько несмежных строк, выделите их заголовки и выберите в меню Правка команду Удалить. Excel сдвинет вверх все ниже расположенные строки и соответствующим образом настроит формулы.

Добавление и удаление элементов листа ♦ 203

► Чтобы удалить полностью несколько столбцов, выделите их заголовки и выберите эту же команду. Excel переместит все, что находится справа от удаляемых столбцов, влево и соответствующим образом обновит формулы. ► Несколько несмежных выделенных диапазонов удаляются точно так же, как целые строки или столбцы. Но удалить одновременно целые строки и столбцы нельзя, поскольку они имеют перекрывающиеся области. ► Можно удалить часть строки и столбца. Для этого выделите ячейку или несколько ячеек и выберите команду Удалить. Откроется диалоговое окно Удаление ячеек (Delete), изображенное на рис. 7.13. Оно позволяет выбрать направление, в котором будут смещаться остальные ячейки для заполнения образовавшегося пробела. Также можно выбрать вариант, когда строки или столбцы, содержащие выделенные ячейки, будут удаляться целиком.

Рис. 7.13. Переключатель диалогового окна Удаление ячеек указывает направление смещения ячеек листа

Удаление части строки или столбца опасно нарушением структуры данных в таблице. Например, на рис. 7.14 мы удалили диапазон В9:Е12, причем в окне Удаление ячеек переключатель находился в положении по умолчанию — Ячейки, со сдвигом вверх (Shift Cells Up). Но на этот диапазон ссылались формулы в столбце F, и в итоге в столбце F появились сообщения об ошибке #ССЫЛКА! (#REF). Более того, в столбце F суммы в строках с 13 по 20 соответствуют на самом деле данным в строках с 9 по 16. Этот пример показывает, что в данном случае лучше просто очистить ячейки. ВНИМАНИЕ------------------------- ; -------------------------------------------------- —-----------Несмотря на то что от операции удаления можно отказаться командой Отменить (Undo), применять удаление следует с осторожностью. Внимательно просмотрите весь лист, убедитесь, что вместе со строкой или столбцом вы не стираете важную информацию, которая в данный момент не видна на экране. Удаление отдельных ячеек листа может привести к еще более печальным последствиям, как это было продемонстрировано на рис. 7.14. Наконец, если вы упраздняете столбец или строку, на которую ссылается аргумент функции, Excel отредактирует аргумент с учетом удаленных фрагментов. Подобная приспособляемость программы к изменению внешних условий — хороший повод применять функции там, где это возможно. Подробнее о функциях рассказывается в главе 13, «Использование функций».

204 ♦ Глава 7. Редактирование листов

Рис. 7.14. Удаление ячеек, на которые ссылается формула, может привести к возникновению ошибок

Добавление, удаление и очистка ячеек с помощью мыши Для выполнения следующей группы операций используется маркер заполнения, появляющийся в нижнем правом углу рамки выделения. Если выделить целиком один или несколько столбцов или строк, маркер заполнения окажется ниже и правее последнего выделенного заголовка столбца или строки. Когда вы выделяете ячейку и начинаете перетаскивать маркер заполнения в любом направлении, Excel распространяет содержимое этой ячейки на весь диапазон (с некоторыми оговорками, но об этом чуть ниже). Если вначале выделить не одну, а несколько ячеек, то либо копируется весь диапазон, либо расширяется ряд данных в направлении перетаскивания указателя. Это зависит от содержимого ячеек, формы выделенного диапазона и от того, нажата или нет клавиша Ctrl. Чтобы добавить ячейки, строку или столбец, нужно при перетаскивании маркера удерживать нажатой клавишу Shift. Например, на листе, представленном слева на рис. 7.15, мы выделили диапазон Аб:Е6 и при нажатой клавише Shift сдвинули маркер заполнения на одну строку вниз. При этом указатель мыши принимает форму развернутого на 90° знака равенства с двумя стрелками, направленными в противоположные стороны. Справа на рис. 7.15 показан лист после отпускания кнопки мыши и клавиши Shift. Подобная техника работает и для добавления целых строк или столбцов. Здесь достаточно выделить заголовок строки или столбца и при нажатой клавише Shift перетащить маркер заполнения в нужную сторону. Удаляются столбцы или строки аналогично. Например, чтобы удалить ячейки, которые мы только что вставили (рис. 7.15), выделите диапазон А7:Е7, нажмите клавишу Shift и перетащите маркер заполнения обратно на одну строку вверх. Область выделения окрасится в серый цвет, а поперечные стрелки на указателе теперь будут направлены уже навстречу друг другу. После отпускания кнопки мыши выделенный фрагмент листа удаляется.

Добавление и удаление элементов листа ♦ 205

Рис. 7.15. Для добавления ячеек с помощью мыши перетащите маркер заполнения при нажатой клавише Shift

Если перетаскивать маркер заполнения в обратном направлении через выделенные ячейки, не нажимая клавишу Shift, то вместо удаления ячеек вы их просто очистите. Это действие эквивалентно выбору команды Правка ► Очистить ► Содержимое (Edit ► Clear ► Contents), с помощью которой стирают только формулы, текст и числовые значения. Если при перетаскивании маркера в обратную сторону удерживать клавишу Ctrl, удалится все содержимое ячеек, включая форматирование и примечания, то есть данное действие равносильно выбору команды Правка ► Очистить ► Все (Edit ► Clear ► All).

Маркер заполнения и рамка выделения Рамка выделения — это рамка черного цвета и прямоугольной формы, охватывающая выделенные ячейки. По умолчанию маркер заполнения появляется в виде маленького черного квадрата в нижнем правом углу любой рамки выделения, как показано на рисунке. Указатель мыши при перемещении выделенной области

Маркер заполнения

Указатель мыши при заполнении ячеек

Перетаскивание маркера заполнения приводит к расширению области выделения и выполнению других действий, о которых также рассказывается в данной главе. Перетаскивая рамку выделения, можно перемещать или копировать выделенный диапазон — эти операции мы тоже недавно рассматривали. Столкнувшись с тем, что маркер заполнения не появляется на экране после выделения ячеек, проверьте, установлен ли флажок Перетаскивание ячеек (Allow Cell Drag And Drop) на вкладке Правка диалогового окна Параметры.

Перетаскивание с помощью правой кнопки мыши Если выделить ячейки и затем перетащить любую границу рамки выделения (но не маркер заполнения) при нажатой правой кнопке мыши, после ее отпускания на экране

206 ♦ Глава 7. Редактирование листов

j

появится контекстное меню, показанное на рис. 7.16. Его команды предназначены для завершения редактирования ячеек различными способами. Рассмотрим их подробнее:

Рис. 7.16. Чтобы отобразить контекстное меню, перетащите выделенную область при нажатой правой кнопке мыши

► Переместить (Move Here). Перемещает исходные выделенные ячейки на новую позицию, ► Копировать (Сору Неге). Копирует исходные выделенные ячейки в область, где теперь находится рамка. ► Копировать только значения (Copy Here As Values Only). Копирует видимое содержимое исходных выделенных ячеек в область рамки, не сохраняя формулы. ► Копировать только форматы (Copy Here As Formats Only). Копирует форматы исходных выделенных ячеек в область рамки, не затрагивая содержимое ячеек. ► Связать (Link Here). Создает в области, куда перенесена рамка, связующие формулы, ссылающиеся на исходные ячейки. ► Создать гиперссылку (Create Hyperlink Here). Организует своего рода «переход» между исходными и конечными ячейками, наподобие ссылок для перемещения между веб-страницами в Интернете. ► Следующие четыре команды сдвига позволяют копировать или перемещать исходные ячейки в области, уже содержащие данные, без потери информации — посредством сдвига заполненных ячеек в указанном направлении.

Отмена выполненных действий ♦ 207

Отмена выполненных действий До тех пор пока в нашу жизнь не вторглись компьютеры, слово отменить не использовалось столь широко, как сейчас. Но теперь мы все хотим иметь возможность исправить все, что бы мы ни натворили. И Excel не отстает от прочих программ — команда Отменить (Undo) меню Правка и одноименная кнопка панели инструментов Стандартная позволяют отказаться от последствий выполнения операций редактирования и избежать необходимости повторного ввода данных. Раскрывающийся список кнопки Отменить содержит список до 16 последних выполненных операций, как показано на рис. 7.17. Вы можете выделить в нем любое количество последних действий и отменить их все одновременно. Раскрывается список щелчком на маленькой направленной вниз стрелке, расположенной рядом с кнопкой Отменить.

Рис. 7.17. В списке можно выделить и отменить до 16 последних операций одновременно

Чтобы выделить операции в списке, проведите над ними указатель, нажав на левую кнопку мыши или и не делая этого. В первом случае при отпускании кнопки рабочий лист вернется к исходному состоянию, которое он имел до выполнения выделенных действий. Если же вы не нажимали кнопку мыши, то, выделив нужное количество операций, щелкните — их последствия также будут устранены. Команда Отменить аннулирует действие большинства команд меню Правка и восстанавливает любые значения в строке формул. Например, если вы случайно удалили какой-либо диапазон с данными, выберите для их восстановления команду Отменить. Или, если вы изменили содержимое ячейки и вдруг обнаружили, что были не правы, эта команда поможет вернуть первоначальное значение. Кроме того, ее можно применять для отмены форматирования и многих других действий. К сожалению, некоторые команды в Excel необратимы. В их число входят команды Сохранить (Save) и Удалить лист (Delete Sheet). На самом деле при сохранении

208 ♦ Глава 7. Редактирование листов

документа очищается весь список доступных для отмены операций, то есть становится невозможной отмена любых действий. Соответственно, после выполнения необратимых команд на месте команды Отменить появляется сообщение Нельзя отменить (Can't Undo).

Восстановление отмененных действий После выполнения команды Отменить уже для ее отмены используется обратная ей команда Вернуть (Redo) меню Правка. Эта команда или кнопка Вернуть панели инструментов Стандартная работает точно так же, как команда и кнопка Отменить, позволяя одним щелчком восстановить последнее отмененное действие или одновременно вернуть до 16 отмененных действий из списка кнопки Вернуть. При отмене все выделенные в списке кнопки Отменить операции переносятся в список кнопки Вернуть, а возвращенные действия снова появляются в списке кнопки Отменить. Очень удобно с помощью команд Отменить и Вернуть наблюдать за эффектом от применения команд редактирования к ячейкам рабочего листа. Предположим, решено внести изменение в ячейку, на которую ссылаются несколько формул. Теперь, нажимая по очереди кнопки Отменить и Вернуть, можно проследить, чем различается вид листа до и после изменения.

Повтор последнего действия Возможность повторить последнее действие чрезвычайно удобна при осуществлении однообразных операций и позволяет значительно сэкономить время. Команды Повторить (Repeat) и Вернуть (Redo) меню Правка вызываются одним и тем же сочетанием клавиш (Ctrl+Y), поскольку в каждый конкретный момент можно выполнить только одну из них. Разница между ними состоит в их отношении к словосочетанию «последняя операция». Более того, они занимают одну строку в меню Правка и замещают друг друга в зависимости от самого последнего выполненного действия. Команда Вернуть становится доступна, только если перед этим выполнялась отмена операций с помощью команды или кнопки Отменить. После возврата всех «отмен» (до 16) вы возвращаетесь в состояние последнего «правильного» действия — то есть действия, выполненного до первой отмены. Например, сотрем содержимое ячейки, нажав клавишу Delete. В этот момент в меню Правка присутствуют команды Отменить очистку (Undo Clear) и Повторить очистку (Repeat Clear). Если выбрать первую из них, а затем опять открыть меню Правка, вместо второй команды появится команда Вернуть очистку (Redo Clear). Если теперь выполнить возврат операции, а затем открыть меню Правка, то мы опять увидим на своем месте команду Повторить очистку. В отличие от команды отмены, повторить можно практически любое действие. Исключение составляют только те операции, которые в принципе не допускают повтора или повторение которых не имеет смысла. Например, командой Повторить нельзя второй раз сохранить файл. В любом случае в тексте этой команды отражается последнее действие, допускающее повторение.

Редактирование содержимого ячеек ♦ 209

Редактирование содержимого ячеек Редактировать содержимое ячейки можно как в строке формул, так и непосредственно в ячейке. Кроме этого, в Excel предусмотрен ряд дополнительных специальных средств, таких как ввод последовательностей данных и автозаполнение ячеек.

Редактирование в строке формул Команды Вырезать, Копировать, Вставить и Очистить используют и для редактирования значений прямо в строке формул. Часто бывает проще повторно ввести в ячейку значение или формулу, чем обращаться к командам меню Правка. Но в случаях, когда приходится работать с текстом или длинными, сложными формулами, команды редактирования могут оказаться очень полезными. Действия над содержимым ячейки в строке формул подобны работе в любом текстовом редакторе, например в Word. Так, можно легко скопировать всю формулу или только ее часть из одной ячейки в другую. Предположим, что ячейка А10 содержит формулу: =ЕСЛИ(НПЗ(.15,А1:А9)>0,А11,А12) Требуется скопировать в ячейку В10 только ее фрагмент: =НПЗ(.15,А1:А9) Для этого сначала выделите ячейку А10, а затем в строке формул выделите ту часть формулы, которую нужно скопировать, и выберите в меню Правка команду Копировать. Затем введите в ячейку В10 знак равенства «=», чтобы начать формулу, и выберите в меню Правка команду Вставить (или нажмите кнопку Вставить панели инструментов Стандартная). ВНИМАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Помните, при вырезании, копировании и вставке непосредственно в строке формул ссылки на ячейки в формуле не настраиваются. Подробнее об изменении ссылок рассказывается в разделе «Поведение ссылок при копировании формул» главы 12.

Редактирование непосредственно в ячейках Excel позволяет изменить содержимое ячеек без обращения к строке формул. Дважды щелкните на ячейке — и теперь вы можете выполнять любые операции редактирования непосредственно в ячейке. Дополнительное преимущество такого способа заключается в том, что тогда на экране цветной рамкой выделяется диапазон ячеек, к которому относится изменяемая формула, как показано на рис. 7.18. СМОТРИ ТАКЖЕ--------------------------------------------------------------------------------------Подробнее о проверке документов рассказывается в разделе «Проверка и документирование листов» главы 9. ВНИМАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Редактирование непосредственно в ячейках возможно только при установленном флажке Правка прямо в ячейке (Edit Directly In Cell) в диалоговом окне Параметры на вкладке Правка. В принципе, режим прямого редактирования активен по умолчанию, но если флажок был снят, необходимо заново установить его.

210 ♦ Глава 7. Редактирование листов

Рис. 7.18. Чтобы отредактировать данные непосредственно в ячейке, просто дважды щелкните на ней

Вкладка Правка диалогового окна Параметры На вкладке Правка диалогового окна Параметры (которое открывается командой Сервис ► Параметры), представленной на рис. 7.19, собраны все настройки, контролирующие выполнение операций редактирования в рабочей среде Excel. Рассмотрим каждый из элементов управления подробнее: ► Правка прямо в ячейке (Edit Directly In Cell). Флажок должен быть установлен для доступа к редактированию непосредственно в ячейке. Подробнее об этом рассказывалось в предыдущем разделе. ► Перетаскивание ячеек (Allow Cell Drag And Drop). Установка данного флажка позволяет перетаскивать и копировать ячейки с помощью мыши. Подробнее об этом рассказывалось ранее, в разделе «Перемещение и копирование с помощью мыши». Кроме того, мы советуем сохранить в установленном состоянии флажок Предупреждать перед перезаписью ячеек (Alert Before Overwriting Cells). ► Переход к другой ячейке после ввода (Move Selection After Enter). Когда этот флажок установлен, после фиксации введенных данных активизируется ячейка, расположенная под ячейкой ввода. Чтобы изменить направление перемещения активной ячейки после нажатия клавиши Enter, выберите нужный вариант в раскрывающемся списке В направлении (Direction). Если снять флажок, то в результате нажатия клавиши Enter данные в ячейке фиксируются и активной остается та же ячейка. ► Фиксированный десятичный формат при вводе (Fixed Decimal). Флажок позволяет автоматически расставлять разделительные символы при вводе десятичных числовых значений в ячейку. В обычном режиме и значения, и разделители вводятся вручную. Чтобы программа сделала это за вас, установите данный флажок и задайте в счетчике Десятичных разрядов (Places) количество знаков

Редактирование содержимого ячеек ♦ 211

после десятичной точки. Например, если в счетчике установлено значение 2, то при вводе числа 12345 оно будет преобразовано программой и в ячейке появится значение 123,45. Когда применяется режим ввода данных с фиксированным десятичным форматом, в строке состояния отображается индикатор ФИКС (FIX). Флажок не оказывает никакого влияния на уже имеющиеся на рабочем листе данные; он имеет силу только для тех чисел, которые вводятся уже после его установки. При вводе числа с десятичной точкой оно сохраняется в ячейке именно с тем количеством цифр после запятой, которое вы указали.

Рис. 7.19. На вкладке Правка диалогового окна Параметры собраны все относящиеся к процессу редактирования параметры рабочей среды

► Перемещать объекты вместе с ячейками (Cut Copy, And Sort Objects With Cells). При установке данного флажка ячейки перемещаются вместе с «прикрепленными» к ним графическими объектами. Подробнее позиционирование объектов рассматривается в разделе «Расположение объектов на листе» главы 10. ► Запрашивать об обновлении автоматических связей (Ask To Update Automatic Links). Если установлен этот флажок, при обновлении формул, ссылающихся на ячейки в удаленных книгах, на экран выводится предупреждение. Дополнительная информация по этому вопросу находится в разделе «Управление связями» главы 2\. ► Плавная вставка и удаление ячеек (Provide Feedback With Animation). В результате установки флажка нажатие кнопок полос прокрутки, а также вставка и удаление строк или столбцов сопровождаются анимацией. Если на быстрых компьютерах это практически незаметно, то на более медленных выглядит так, будто строки или столбцы скользят в определенном направлении.

212 ♦ Глава 7. Редактирование листов

► Автозавершение значений ячеек (Enable AutoComplete For Cell Values). В данном режиме Excel предлагает автоматически заполнить остаток значения на основании сравнения уже введенных символов и значений других ячеек. Подробнее об этом рассказывается в разделе «Заполнение ячеек и создание рядов данных» данной главы. ► Расширять форматы и формулы в списках (Extend List Formats And Formulas). Режим, который позволяет Excel автоматически применять форматирование к новым ячейкам, добавляемым к таблице, основываясь на форматах существующих ячеек. Подробнее об этом говорится в разделе «Автоматическое применение форматирования» данной главы. ► Автоматический ввод процентов (Enable Automatic Percent Entry). Режим, используемый для ввода значений в процентном формате. Когда установлен данный флажок, все значения меньше 1 автоматически умножаются на 100. Если флажок снят, то все числа процентного формата, как меньше, так и больше 1, будут в обязательном порядке домножаться на 100. ► Отображать меню параметров вставки (Show Paste Options Buttons) и Отображать меню параметров добавления (Show Insert Options Buttons). При выполнении операций вставки на экран выводится смарт-тег с набором дополнительных команд для совершения специфических действий, имеющих смысл уже после вставки. Если снять эти флажки, не будут отображаться ни смарт-теги, ни их меню. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Возможность задать фиксированный десятичный формат при вводе очень удобна тогда, когда необходимо вводить длинный список однотипных числовых значений. (Этот режим напоминает ввод чисел с плавающей запятой на большинстве 10-клавишных калькуляторов.) Например, если требуется ввести подряд много значений в денежном формате, установка флажка и значения 2 в поле Десятичных разрядов (Places) позволит существенно ускорить процесс. Тогда, как только вы наберете новое число и нажмете клавишу Enter, программа автоматически добавит десятичную точку в заданной позиции. В этом случае при вводе трехзначных чисел вам придется на 25% меньше раз нажимать на клавиши — ведь когда нужно ввести число 2,95, достаточно будет просто набрать 295. Однако осторожность не помешает. Предположим, нужно ввести значение 5,00. Что вы делаете? Обычно просто набираете на клавиатуре число 5. Но при включенном режиме фиксированного десятичного формата с двумя цифрами после запятой в ячейке отобразится значение 0,05. Поэтому, чтобы в ней оказалось верное число, необходимо набрать либо 500, либо 5,00.

Очистка ячеек и сброс форматирования Чтобы очистить ячейку или диапазон, отменить форматирование, назначенное этой ячейке или диапазону, удалить примечание, прикрепленное к ячейке, или диаграмму, достаточно воспользоваться одной из команд подменю Очистить (Clear) меню Правка: ► Все (Аll). Данная команда стирает содержимое всех выделенных ячеек, сбрасывает форматирование (кроме ширины столбцов и высоты строк), а также удаляет все присоединенные к ним примечания. ► Форматы (Formats). Команда удаляет форматирование выделенных ячеек, но оставляет нетронутыми значения и примечания. Выделенным ячейкам назначается формат Общий (General) и стиль Обычный (Normal).

Редактирование содержимого ячеек ♦ 213

► Содержимое (Contents). Удаляет содержимое выделенных ячеек, но сохраняет форматирование и примечания. Результат действия этой команды аналоги чен получаемому после выделения ячейки и нажатия клавиши Delete. ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Если содержимое ячейки находится в процессе редактирования, не важно — выполняется последнее в строке формул или непосредственно в ячейке, нажатие клавиши Delete приводит к другим последствиям. Удаляются все выделенные символы или, если ничего не выделено, символ справа от курсора. А стереть символ слева от курсора можно, нажав клавишу Backspace.

► Примечания (Comments). Стирает примечания к выделенным ячейкам, при этом их содержимое и форматирование сохраняются. Подробнее о примеча ниях к ячейкам рассказывается в разделе «Добавление примечаний» главы 9.

Заполнение ячеек и создание рядов данных Как было сказано ранее в этой главе, маркер заполнения, помимо всего прочего, можно использовать для различного ввода данных в рабочий лист. В том числе с его помощью очень легко и удобно заполнять ячейки и создавать ряды данных, применяя специально разработанный для этих целей режим автозаполнения. Взгляните на рис. 7.20. Если выделить ячейку А2, нажать кнопку мыши и перетащить маркер заполнения вниз к ячейке Аб, то Excel скопирует содержимое ячейки А2 на весь диапазон с A3 по Аб. А если далее щелкнуть на значке смарт-тега, появится дополнительное меню, в котором можно выбрать одну из команд автозаполнения, как показано справа на рис. 7.20.

Рис. 7.20. Чтобы распространить содержимое выделенной ячейки на смежный диапазон, перетащите маркер заполнения

При выборе варианта Заполнить (Fill Series) Excel вместо копирования числа 20 продолжит серию, заполнив ячейки АЗ:Аб числами 21, 22, 23 и 24 соответственно. Можно вначале выделять не одну ячейку, а две. Например, если на рис. 7.20 выделить диапазон С1:С2 и потянуть маркер заполнения к ячейке С5, то будет создан ряд данных

214 ♦ Глава 7. Редактирование листов

с шагом, рассчитанным исходя из разницы между двумя выделенными ячейками: 50, 60, 70, .80 и 90. По команде Копировать ячейки (Copy Cells) Excel, вместо того чтобы продлить ряд данных, скопирует ячейки, повторяя при необходимости исходный диапазон (или его часть) до заполнения конечного диапазона. То есть на рис. 7.20 в ячейках диапазона СЗ:С5 вместо значений 70, 80 и 90 появятся числа 50, 60 и снова 50. СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------Обычно при перетаскивании маркёра заполнения вниз или вправо значения в ячейках возрастают. Но при необходимости можно создать ряд и с убывающей последовательностью. Для этого маркер заполнения необходимо перетаскивать вверх или влево. Введите начальные значения в ячейки внизу или справа в конце диапазона, который вы собираетесь заполнить, и затем перетащите маркер заполнения назад к началу диапазона1.

Если исходная ячейка содержит только текст, при перетаскивании маркера заполнения этот текст копируется в новые ячейки. Но если выделенная область охватывает и текстовые и числовые значения, включается функция автозаполнения, которая соответствующим образом изменяет числовое значение, а текстовое — просто копирует. Подобным образом программа при автозаполнении поступает и с содержимым ячейки любого рода с числом на конце или в начале — продолжает ряд, наращивая числовую часть. Таким способом можно продолжить серию типа Кв.1, Кв.2 и т. д. Также нужно учитывать, что текст, эквивалентный какому-либо компоненту даты (например, месяцу или дню недели), Excel расценивает как ряд данных, который следует продолжить. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------— Excel позволяет вводить в любую ячейку до 32 767 символов. Но исходная ячейка для продолжения ряда данных с помощью автозаполнения должна содержать менее 255 символов. Иначе программа просто скопирует данные, как текст. Такой эффект возникает не изза ошибки программы, а вследствие ограничения на ширину столбцов в 255 символов. Более того, запись длиной в 256 символов просто неудобочитаема. Если вам на самом деле потребуется создать ряд данных такого огромного размера, это придется делать вручную и, скорее всего, понадобится изменить оформление рабочего листа.

На рис. 7.21 представлено несколько примеров рядов, созданных с использованием маркера заполнения на основе различных выделенных значений в одной ячейке. Величины в столбце А вводились вручную, а значения справа от столбца А были получены с помощью автозаполнения. На рис. 7.22 приведены примеры работы функции автозаполнения, когда изначально выделено не одно, а два значения, то есть когда, в сущности, определяется интервал и на базе него строится последовательность данных. Столбцы А и В содержат введенные с клавиатуры значения, а значения в столбцах с С по Н получены путем перетаскивания маркера заполнения. Данные примеры показывают, как автозаполнение может экстраполировать ряд даже тогда, когда ячейки содержат одновременно и текст, и числа. ________________________________ 1

Другой вариант — просто задайте начальные значения в порядке убывания. — Примеч. ред.

Редактирование содержимого ячеек ♦ 215

Рис. 7.21. Чтобы создать простой ряд данных, выделите какое-либо одно значение и перетащите маркер заполнения

Рис. 7.22. Чтобы создать ряд, в котором данные различаются на фиксированное значение, выделите два начальных элемента ряда и перетащите маркер заполнения СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Нажатая клавиша Ctrl при перетаскивании маркера заполнения изменяет поведение функции автозаполнения. Если в исходных ячейках находились даты, время или текст с числом, автозаполнение отключается и содержимое ячеек просто копируется в смежные. А если в исходной ячейке было число, например 100, то автозаполнение работает и в диапазон, выделяемый при перетаскивании маркера, вводятся значения 101, 102, 103 и т. д.

Автозаполнение дат и времени Функция автозаполнения обычно увеличивает значения дат и времени при перетаскивании маркера заполнения, даже если изначально выделить всего одну ячейку. Так, если эта ячейка содержит значение 01.01.00, ряд расширится соответственно: 02.01.00, 03.01.00 и т. д. После перетаскивания внизу и справа от выделенной области появляется значок смарт-тега. Если щелкнуть на нем, раскроется меню, где помимо вариантов, доступных при построении числового ряда данных, будет присутствовать набор дополнительных команд, относящихся к работе с датами и временем, как показано на рисунке.

216 ♦ Глава 7. Редактирование листов

Интересной командой данного меню является команда Заполнить по рабочим дням (Fill Weekdays), позволяющая не только расширять ряд, прибавляя дни недели, но и при этом не учитывать выходных. Как мы уже говорили, набор команд меню смарт-тега будет меняться в зависимости от типа данных в исходной выделенной области или ячейке.

Автозаполнение двойным щелчком Иногда, чтобы автоматически построить ряд на основе выделенного диапазона, достаточно просто дважды щелкнуть на маркере заполнения. Функция автозаполнения определяет размер и форму нового диапазона по соседнему диапазону. Например, на рис. 7.23 мы заполнили столбец А серией значений. Теперь, чтобы заполнить столбец В, поступим следующим образом: введем начальные значения ряда в ячейки В1 и В2, затем выделим диапазон В1:В2 и дважды щелкнем на маркере заполнения. Вновь созданный ряд закончится в ячейке В5 в соответствии с заполненными ячейками в столбце А. И, как при обычном заполнении путем перетаскивания маркера, рядом с новым диапазоном появится смарт-тег, предлагающий набор команд.

Рис. 7.23. Мы расширили ряд до ВЗ:В5, выделив диапазон В1 :В2 и дважды щелкнув на маркере заполнения

Перетаскивание маркера заполнения при нажатой правой кнопке мыши Если для заполнения диапазона или расширения ряда при перетаскивании маркера заполнения нажать правую кнопку мыши, при ее отпускании на экране появится контекстное меню, показанное на рис. 7.24. Оно отличается от меню смарт-тега тем, что позволяет заранее определить дальнейшие действия, в то время как команды смарт-тега применяются для изменения существующего положения вещей. Выноска, сопровождающая указатель во время перетаскивания маркера, демонстрирует последнее число в последовательности, которое было бы выведено в выделенных ячейках при обычном заполнении ряда (при нажатой левой кнопке мыши) — в данном случае это число 70. Если в исходной ячейке была записана какая-либо дата, то в контекстном меню становятся доступны дополнительные команды: Заполнить по дням (Fill Days), Заполнить по рабочим дням (Fill Weekdays), Заполнить по месяцам (Fill Months) и Заполнить по годам (Fill Years), позволяющие создать ряд, в котором изменяется только соответствующий компонент даты.

Редактирование содержимого ячеек ♦ 217

Рис. 7.24. Если при перетаскивании маркера заполнения нажать правую кнопку мыши, при ее отпускании на экран выводится данное контекстное меню

Команда Линейное приближение (Linear Trend) формирует простой линейный ряд, аналогичный тому, который получается при перетаскивании маркера заполнения левой кнопкой мыши. Команда Экспоненциальное приближение (Growth Trend) создает простой ряд возрастающих нелинейно данных, используя выделенные ячейки для экстраполяции точек вдоль экспоненциальной кривой. На рис. 7.25 строки с 4 по б в столбце А содержат ряд, построенный с помощью команды Линейное приближение, а те же ячейки в столбце С — ряд, построенный с помощью команды Экспоненциальное приближение. Оба ряда основаны на одних и тех же начальных ячейках.

Рис. 7.25. Мы создали линейный ряд в столбце А и экспоненциальный в столбце С

При выборе команды Прогрессия (Series) открывается одноименное диалоговое окно, параметры которого позволяют формировать пользовательские ряды. Эта команда более подробно рассматривается далее в разделе «Работа с подменю Заполнить».

Создание пользовательских списков Если вам приходится часто повторять ввод одних и тех же последовательностей, например списки имен или названия товаров, то для этой цели удобно

218 ♦ Глава 7. Редактирование листов

воспользоваться пользовательскими списками Excel. После создания нужного списка достаточно ввести в ячейку любой его элемент и, чтобы быстро вывести на экран всю последовательность, протащить в нужном направлении маркер заполнения. Например, на рис. 7.26 показано, как в результате ввода в ячейку А1 только одного названия из сохраненного пользовательского списка и перетаскивания маркера заполнения автоматически заполняется диапазон А2:А10.

Рис. 7.26. Создав пользовательский список, можно автоматически вводить его в ячейки рабочего листа перетаскиванием маркера заполнения

Чтобы сформировать пользовательский список, нужно выполнить следующие действия: 1. В меню Сервис выберите команду Параметры и в открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Списки (Custom Lists). 2. Выберите среди предложенных списков пункт НОВЫЙ СПИСОК (NEW LIST) и в раздел Элементы списка (List Entries) введите значения, которые требуется включить в список. Обязательно вводите элементы в том порядке, в котором они должны появляться на рабочем листе. 3. Нажмите кнопку Добавить (Add), чтобы включить созданный список в перечень списков Excel. 4. Нажмите кнопку ОК для возврата на рабочий лист.

Импорт пользовательских списков Excel позволяет создавать пользовательские списки, импортируя значения из существующих диапазонов ячеек. Чтобы импортировать значения, вставленные в ячейки на рис. 7.26, сначала нужно выделить диапазон А1:А10, затем открыть диалоговое окно Параметры на вкладке Списки. В поле Импорт списка из ячеек (List From Cells) появится адрес выделенного диапазона. Теперь, чтобы добавить выделенные записи в ячейках в качестве нового списка, достаточно щелкнуть на кнопке Импорт (Import). (В принципе, диапазон для нового списка можно выделить и после открытия диалогового окна Параметры, если щелкнуть на поле Импорт списка из ячеек.)

Редактирование содержимого ячеек ♦ 219

Рис. 7.27. Если щелкнуть на кнопке Импорт вкладки Списки, то выделенные значения на листе будут сохранены в качестве пользовательского списка

Работа с подменю Заполнить Подменю Заполнить (Fill) меню Правка содержит набор команд, которые дают возможность выполнять большинство описанных в предыдущих разделах данной главы операций копирования и заполнения, не обращаясь к помощи маркера заполнения и мыши. Приведем описание этих команд: ► Вниз (Down), Вправо (Right), Вверх (Up) и Влево (Left). Данные команды используются, когда необходимо скопировать одну или несколько ячеек в смежный диапазон. Перед выбором любой из этих команд выделите целевой диапазон, включая и ячейку или диапазон, содержащие формулы, значения и форматирование, которые требуется скопировать. (Примечания к ячейкам команды подменю Заполнить не затрагивают,) СОВЕТ------------------------------------------------------------------------------------------------- — Сочетание клавиш Ctrl+D равносильно выбору команды Правка ► Заполнить ► Вниз, а комбинация Ctrl+R — команде Правка ► Заполнить ► Вправо.

► По листам (Across Worksheets). Позволяет копировать ячейки из одного листа в другие листы той же книги. Подробнее о заполнении по листам рассказывается в разделе «Заполнение группы листов». ► Прогрессия (Series). Эта команда подменю Заполнить используется для быстрого создания ряда чисел или дат. При работе с ней выделяется ячейка, содержащая начальное значение, определяется интервал между отдельными членами ряда (шаг),

220 ♦ Глава 7. Редактирование листов

и, если не выделен заполняемый диапазон, задается максимальная величина (конечное значение). Такой способ задания прогрессии имеет, по крайней мере, два преимущества перед обычным автозаполнением с помощью мыши, описанным ранее в этой главе. Вопервых, не обязательно выделять диапазон заполнения, и, во-вторых, можно задать шаг прогрессии, а не выделять две ячейки, чтобы обозначить разницу между значениями. Предположим, что в ячейки А1 и А2 введены значения 10 и 20 соответственно. Если выделить диапазон А1:А10 и в меню Правка выбрать команду Заполнить ► Прогрессия, на экране появится диалоговое окно, представленное на рис. 7.28.

Рис. 7.28. Диалоговое окно Прогрессия предназначено для создания рядов чисел или дат

Сначала укажите, как ряд будет располагаться на листе: в столбцах или в строках. Переключатель По строкам (Rows) предписывает Excel использовать первое значение в каждой строке для заполнения ячеек вправо, а переключатель По столбцам (Columns), соответственно, для заполнения ячеек вниз. В нашем случае выделение вертикальное, и поэтому переключатель автоматически устанавливается в положение По столбцам. Затем определите тип формируемого ряда в разделе Тип (Туре). Программе необходимо знать начальное значение в выделенной ячейке, интервал между значениями — величину в поле Шаг (Step Value) и собственно тип прогрессии. Если выделенные ячейки уже задают шаг прогрессии, то его значение автоматически отображается в поле Шаг, как показано на рис. 7.28, в противном случае шаг изначально выбирается равным 1. Это значение программа добавляет к каждому следующему значению на рабочем листе, если выбран тип Арифметическая (Linear). Когда переключатель находится в положении Геометрическая (Growth), для получения следующего значения предыдущее умножается на шаг прогрессии. Если установить переключатель в положение Даты (Date), становится доступен переключатель Единицы (Date Unit), в котором нужно определить компонент даты, изменяемый при заполнении ячеек. Наконец, переключатель Автозаполнение (AutoFill) включает режим автозаполнения, в котором ряд создается точно так же, как при перетаскивании маркера заполнения. То есть для расширения ряда используется интервал между двумя выделенными значениями.

Редактирование содержимого ячеек ♦ 221 СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Более подробно автозаполнение и маркер заполнения рассматриваются в разделе «Заполнение ячеек и создание рядов данных» данной главы, а ввод дат — в разделе «Автозаполнение дат» главы 15.

► Выровнять (Justify). Команда Выровнять подменю Заполнить выполняет вовсе не то, о чем можно было бы подумать. Она разбивает текст ячейки на фрагменты (по словам) и распределяет их по нескольким смежным ячейкам в столбце. В отличие от других команд подменю Заполнить данная команда воздействует на содержимое исходной ячейки. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Более подробно о различных видах выравнивания рассказывается в разделе «Выравнивание содержимого в ячеек» главы 8.

Например, на листе, представленном слева на рис. 7.29, в ячейку А1 введено длинное текстовое значение. Чтобы разделить эту надпись на части по размеру ячейки, выделите ячейку А1 и выберите команду Заполнить ► Выровнять. Результат такой операции показан на рис. 7.29 справа.

Рис. 7.29. Команда Выровнять распределяет надпись, находящуюся в ячейке А1, по диапазону А1 :А8

При выборе команды Выровнять на экране в некоторых ситуациях появляется сообщение: Текст выйдет за нижнюю границу выделенного диапазона (Text will extend below selected range). Так программа предупреждает о том, что для размещения текста будет использовано ровно столько ячеек, сколько необходимо для распределения содержимого выделенной ячейки. При этом содержимое ячеек в расширенном диапазоне замещается распределяемым текстом. Выполнение команды приводит к следующим результатам: Z Если для размещения длинного текста выделен определенный диапазон шириной в одну ячейку, то команда Выровнять перераспределит текст по выделенным ячейкам, при необходимости удлинив диапазон (сообщение об этом появится на экране). Так, если на рис. 7.29 расширить столбец А, выделить диапазон А1:А8 и затем выбрать команду Выровнять, текст будет размещен в выделенном диапазоне с учетом новой ширины столбца.

222 ♦ Глава 7. Редактирование листов

Z Если для выравнивания был предварительно выделен диапазон шириной в несколько ячеек, команда Выровнять обрабатывает только содержимое самого левого столбца диапазона, но ограничивает длину записи в каждой его ячейке общей шириной выделения. При этом значения ячеек в смежных столбцах не изменяются, однако их содержимое может частично закрыть перераспределенный текст. СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы распределить содержимое ячейки по соседним ячейкам в строке, можно использовать команду По столбцам (Text To Columns). Она находится в меню Данные (Data), поскольку чаще всего бывает нужна при импорте в Excel информации из баз данных, созданных другими программами. Дополнительную информацию по этой теме смотрите в главе 29, в разделе «Использование Мастера импорта текста».

Автоматическое применение форматирования Данная функция позволяет добавлять новые столбцы данных к уже сформированной таблице без ручного форматирования новых ячеек. Например, чтобы добавить еще один столбец к уже созданной таблице, представленной на рис. 7.30, достаточно просто выделить ячейку ЕЗ, ввести название столбца и продолжить ввод значений в диапазон Е4:Е7.

Рис. 7.30. Автоматическое распространение форматов позволяет вводить данные в существующую таблицу без дополнительного форматирования

При вводе значений в столбец Е Excel применит к ним точно такое же форматирование, как к смежным с ними ячейкам столбца D. Чтобы отключить автоматическое распространение форматирования и формул по листу, снимите флажок Расширять форматы и формулы в списках (Extend List Formats And Formulas) на вкладке.Правка диалогового окна Параметры.

Поиск и замена данных Предположим, вы создали большой рабочий лист и хотели бы найти все вхождения конкретной строки символов на этом листе. (На языке компьютеров сmpoкой (string) называется любая последовательность символов, которые допускается ввести в ячейку, то есть строка состоит из букв, чисел, арифметических операторов, знаков пунктуации и специальных символов.) Для выполнения этой задачи следует вызвать команду

Поиск и замена данных ♦ 223

Найти (Find) меню Правка, которая позволяет обнаружить на листе любую строку, ссылку на ячейку, имя диапазона или формулу. Кроме этого, с ее помощью можно найти определенным образом отформатированную конкретную строку символов или даже просто форматированные данные, невзирая на содержимое. Затем, выбрав команду Заменить (Replace), можно отредактировать обнаруженные строки символов или формат ячеек. В результате выбора в меню Правка команды Найти или нажатия клавиш Ctrl+F на экране появляется диалоговое окно Найти и заменить (Find And Replace), изображенное на рис. 7.31. (Если у вас на экране окно имеет другой вид, щелкните на кнопке Параметры (Options), чтобы расширить его.) Рассмотрим элементы управления этого диалогового окна: ► Найти (Find What). В поле Найти вводится образец — строка символов. Здесь следует соблюдать точность, поскольку программа будет искать ровно то, что вы набрали, включая все пробелы — ни больше ни меньше. ► Учитывать регистр (Match Case). Если установлен данный флажок, Excel различает прописные и строчные буквы и находит только те вхождения, которые совпадают с образцом с точностью до регистра букв. Если флажок снят, поиск будет выполнен без учета регистра. ► Ячейка целиком (Match Entire Cells Contents). При установленном флажке ищутся ячейки, значения в которых идентичны искомой строке символов. В обычном режиме Excel выполняет поиск любого вхождения образца, даже если оно является частью другой последовательности символов. ► Искать (Within). Список, в котором устанавливается область поиска: либо на активном листе, либо на всех листах книги. ► Просматривать (Search). Здесь выбирается порядок просмотра: по строкам или по столбцам. Поиск в небольших документах в любом направлении занимает доли секунды. Но если вы работаете с таблицей огромных размеров и имеете представление о том, как лучше обнаружить искомую строку, определение порядка просмотра становится вполне осмысленным. Когда выбран вариант По строкам (By Rows), Excel «сканирует» лист по горизонтали, строка за строкой, начиная с выделенной в данный момент ячейки. Воспользуйтесь этим режимом, если полагаете, что искомая строка символов находится справа от выделенной ячейки. При выборе варианта По столбцам (By Columns) лист просматривается столбец за столбцом, начиная с выделенной ячейки. Данный вариант поиска стоит выбирать, когда вы считаете, что цель поиска находится ниже выделенной ячейки. ► Область поиска (Look In). Это поле со списком дополнительно конкретизирует порядок поиска: его областью могут быть формулы, значения или примечания. Если выбрать вариант Формулы (Formulas), Excel станет обрабатывать лишь ячейки с формулами. В варианте Значения (Values) поиск выполняется как по ячейкам с константами, так и по ячейкам, отображающим результаты вычислений по формулам. Выбор пункта Примечания (Comments) подразумевает проверку только текстов примечаний, присоединенных к ячейкам.

224 ♦ Глава 7. Редактирование листов

Рис. 7.31. Диалоговое окно Найти и заменить служит для поиска строки символов СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------Если требуется выполнить поиск по всему текущему рабочему листу или по всей активной книге (в зависимости от того, что выбрано в списке Искать (Within)), то не имеет значения, какая ячейка была выделена перед вызовом команды Найти. Excel начнет поиск с этой ячейки и просмотрит целиком лист или книгу. Хотя, в определенных случаях таким образом можно уменьшить время поиска. Но если требуется найти что-либо только в каком-то ограниченном диапазоне, следует обязательно выделить его до вызова команды Найти.

Нюансы, имеющие место при поиске по формулам или по значениям, иногда вызывают некоторое непонимание. Следует помнить, что хранимое и отображаемое значение в ячейке часто не совпадают. Поэтому, когда вы задаете область поиска, обратите внимание на следующие обстоятельства: ► если ячейка содержит формулу, то отображаемым значением обычно является результат вычисления по этой формуле; ► если в ячейке находится число, то показываемое значение может как совпадать, так и не совпадать с хранимой величиной; ► если в ячейке отображается текст, то, скорее всего, он не отличается от хранимой величины, за исключением случая, когда текст является результатом вычисления по формуле, содержащей функции обработки текста; ► если ячейка имеет формат Общий (General), то отображаемое и хранимое значения обычно совпадают. Например, пусть в поле Найти введено значение 1000 и в списке Область поиска выбран вариант Значения. Тогда Excel будет осуществлять поиск этой строки по всем ячейкам листа. Если ячейка с хранимым в ней значением 1000 имеет формат Общий, поисковая система найдет ее. Но если то же самое число содержится в ячейке, имеющей, например, денежный формат, программа не сумеет ее обнаружить, поскольку отображаемое значение ($1,000) не точно соответствует искомой строке (1000). Поскольку поиск ведется только среди значений, а не в формулах, Excel игнорирует тот факт, что хранимым содержимым ячейки является число 1000.

Поиск и замена данных ♦ 225 СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Если вы закрыли диалоговое окно Найти и заменить и требуется продолжить поиск следующего вхождения искомой строки, нажмите F4 — клавишу, вызывающую повторение последнего выполненного действия. А для повторения именно последнего поиска, независимо от других операций, предназначено сочетание клавиш Shift+F4.

Поиск форматированных данных Теперь Excel предоставляет способ поиска и замены всех ячеек с одинаковым форматом и любым содержимым, то есть позволяет сделать форматирование как дополнительным, так и отдельным критерием поиска. Щелчок на кнопке Формат (Format) диалогового окна Найти и заменить, показанного на рис. 7.32, вызывает другое диалоговое окно, изображенное на рис. 7.33. В зависимости от того, на какой вкладке диалогового окна Найти и заменить была нажата кнопка Формат, второе окно будет называться либо Найти формат (Find Format), либо Заменить формат (Replace Format). Ничем, кроме названий, данные диалоговые окна друг от друга не отличаются. На разных вкладках этого диалогового окна можно выбрать любое количество параметров, а затем нажатием кнопки ОК добавить их к общему критерию поиска. Если щелкнуть на стрелке кнопки Формат, появится меню, в котором есть команда Выбрать формат из ячейки (Choose Format From Cell) (см. рис. 7.32). Она также доступна на обеих вкладках диалогового окна Найти и заменить.

Рис. 7.32. Чтобы в качестве критерия поиска задать формат определенной ячейки, выберите в меню кнопки Формат команду Выбрать формат из ячейки

После щелчка на команде Выбрать формат из ячейки диалоговое окно исчезнет, а рядом с указателем мыши появится небольшой значок в виде пипетки. Щелкните на ячейке, формат которой нужно использовать в качестве критерия поиска. Диалоговое окно Найти и заменить вновь появится на экране, и в нем справа от поля Найти будет присутствовать образец ячейки с заданным форматированием (до выбора ячейки-образца в этом месте находится сообщение Формат не задан). После добавления формата как критерия поиска Excel станет искать строку символов, отформатированную только заданным образом. Например, если ищется слово Продажи, а в качестве формата

226 ♦ Глава 7. Редактирование листов

указано полужирное начертание символов, то Excel ограничится обнаружением всех вхождений слова Продажи, набранных стилем Полужирный. Ячейка, содержащая слова Продажи инструментов, которые набраны полужирным шрифтом и выделены курсивом и подчеркиванием, также будет найдена, поскольку ее содержимое соответствует поисковому критерию. Чем больше параметров форматирования вы выбираете, тем больше сужаете область поиска. Чтобы изменить условия по форматированию, предварительно удалите ранее заданные, выбрав в меню кнопки Формат команду Очистить формат поиска (Clear Find Format) (см. рис. 7.32).

Рис. 7.33. Диалоговое окно Найти формат открывается щелчком на кнопке Формат диалогового окна Найти и заменить

Поиск с использованием подстановочных символов Для расширения возможностей поиска предусмотрены подстановочные символы ? и *. Они становятся особенно полезны тогда, когда ищется группа подобных, но не идентичных значений, или когда точно неизвестно, как будет выглядеть результат. Эти символы используют следующим образом: ► Знак вопроса ? заменяет собой один символ в искомой строке. Например, в результате поиска по сочетанию 100? будут найдены значения 1000, 1001, 100А, 100В и т. д. ► Звездочка * соответствует любому количеству любых символов в искомой строке (включая их отсутствие). Например, строке 12* соответствуют значения 12, 120, 125, 1200000 и даже 123, Невский пр.

Поиск и замена данных ♦ 227

► Подстановочные символы можно располагать в любом месте образца. Так, если в поле Найти ввести значение *ся, будут найдены все сочетания символов, которые оканчиваются на ся, а если указать — *ся*, мы обнаружим все ячейки, содержащие последовательность ся в любом месте формулы или строки. ► Чтобы найти строку, содержащую собственно символы ? или *, перед ними нужно ставить тильду (~). Соответственно, для поиска строки Кто? (вместе со знаком вопроса) введите в поле Найти значение Кто~?.

Замена найденных данных Команда Заменить (Replace) меню Правка работает практически так же, как команда Найти, и более того — в результате вызова обеих команд на экране появляется одно и то же диалоговое окно Найти и заменить. Правда, при выборе команды Заменить (или после нажатия клавиш Ctrl+H) открывается другая вкладка этого окна, как показано на рис. 7.34. (Если у вас на экране диалоговое окно имеет другой вид, щелкните на кнопке Параметры (Options), чтобы расширить его.)

Рис, 7.34. Чтобы заместить найденную строку символов или ее форматирование, выберите в меню Правка команду Заменить

Например, чтобы каждое вхождение слова «Один» стало цифрой 1, введите слово Один в поле Найти (Find What), а в поле Заменить на (Replace With) — цифру 1. Так же как и в случае с поиском файлов, с помощью двух кнопок Формат диалогового окна можно задать поиск определенного формата и его замену на другое форматирование. Так, допустимо выполнить поиск всех данных, имеющих формат: шрифт Times Roman, 14 пунктов, полужирный, курсив, и поменять форматирование на шрифт Arial с двойным подчеркиванием. Чтобы заменить все вхождения образца в искомой последовательности символов строкой, заданной в поле Заменить на, нажмите кнопку Заменить все (Replace All). В этом случае программа не будет, обнаружив очередное вхождение, спрашивать вашего разрешения, а произведет безоговорочную замену. ВНИМАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Символы ? и * в поле Заменить на (Replace With) не рассматриваются как подстановочные, а считаются именно вопросительным знаком и звездочкой и вставляются в каждую строку при замене.

228 ♦ Глава 7. Редактирование листов

Редактирование группы листов Excel позволяет значительно уменьшить количество щелчков мыши и нажатий клавиш, когда требуется создать несколько одинаковых или очень похожих рабочих листов. Например, если формируемая книга должна содержать отдельные листы для каждого месяца, квартала, продукта и т. д., вы сэкономите много времени, создав их за один прием с помощью специальной техники, описанной ниже, а затем при необходимости измените содержимое каждого листа по отдельности. Даже если одинаковые листы требуются для разных рабочих книг, гораздо проще создать их все вместе, а потом переместить на подобающие места. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------За дополнительной информацией о перемещении и копировании листов из одной рабочей книги в другую обращайтесь к разделу «Перетаскивание листов между книгами» главы 5. Форматирование подробно рассматривается в главе 8, «Форматирование листов».

Группирование листов для редактирования Excel также позволяет сгруппировать вместе несколько листов книги, а затем добавить, отредактировать или отформатировать данные на всех этих листах одновременно. Такое объединенное редактирование особенно полезно, когда требуется создать или изменить сразу несколько листов, схожих как по выполняемым на них задачам, так и по структуре (например, месячные отчеты или бюджеты отделений). Выделить и сгруппировать листы можно одним из следующих способов: ► щелкните на ярлыке первого листа в диапазоне смежных листов, которые нужно сгруппировать, и, нажав клавишу Shift, щелкните на ярлыке последнего листа в диапазоне; ► выделите ярлык первого листа и, нажав клавишу Ctrl, последовательно щелкните на ярлыках всех листов, которые требуется включить в группу, независимо от того, являются они смежными или нет; ► щелкните правой кнопкой мыши на ярлыке листа и выберите в контекстном меню команду Выделить все листы (Select All Sheets). Попробуем создать книгу, состоящую из нескольких отдельных листов для каждого месяца, начав с пустой книги. Порядок наших действий будет таким: 1. Щелкните на ярлыке Лист1, а затем, удерживая клавишу Shift, на ярлыке ЛистЗ. Теперь листы книги сгруппированы, как показано на рис. 7.35. Обратите внимание, что в строке заголовка окна книги рядом с ее названием появилось слово [Группа]. 2. Щелкните правой кнопкой мыши на любом из выделенных ярлыков и выберите в контекстном меню команду Переместить/Скопировать (Move Or Copy). В появившемся на экране диалоговом окне в списке Перед листом выделите пункт Переместить в конец (Move To End) и установите флажок Создать копию (Create A Copy). Нажмите кнопку ОК, и Excel создаст три новых листа, как показано на рис. 7.36. 3. Сгруппируйте все шесть листов книги, щелкнув на любом ярлыке правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню команду Выделить все листы, а затем повторите шаг 2, чтобы увеличить количество листов до 12.

Редактирование группы листов ♦ 229

Рис. 7.35. Эти три листа книги сгруппированы

Рис. 7.36. В результате копирования группы количество листов удваивается

4. Переименуйте все листы. Для этого дважды щелкните на ярлыке каждого листа и введите новое название. В данном примере мы используем для имен листов названия месяцев: Янв., Февр. и т. д. 5. Сгруппируйте все 12 листов. Теперь любое изменение — ввод данных или форматирование на одном из листов — немедленно продублируется на всех листах группы. 6. Введите на активный лист данные и отформатируйте ячейки, как показано на рис. 7.37.

Рис. 7.37. Когда редактируется компонент группы, Excel изменяет как значения, так и форматирование одновременно на всех листах группы

230 ♦ Глава 7. Редактирование листов

7. После завершения ввода данных, формул и форматирования ячеек, чтобы выйти из режима группового редактирования и разгруппировать листы, щелкните на любом другом ярлыке листа. Теперь можно изменять каждый лист по отдельности, например вводить значения в графы Кол-во и Сумма для каждого месяца. ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Если в книге сгруппировано несколько листов, но не все, щелчок на одном из ярлыков в группе не приводит к разгруппированию листов. Поэтому, имея цель отредактировать отдельный лист из группы, нужно внимательно следить за выполнением разгруппирования, иначе можно нечаянно внести нежелательные изменения во все листы группы. Дело в том, что вызов процедуры разгруппирования зависит от количества листов в группе. Когда сгруппированы все листы рабочей книги, щелчок на любом из ярлыков, кроме активного, приводит к выходу из режима группового редактирования. В этом случае слово [Группа] удаляется из строки заголовка. Если же в группу включены не все листы рабочей книги, щелчок на любом ярлыке группы делает этот лист активным, но не снимает режим группового редактирования. Тогда, чтобы разгруппировать листы, следует щелкнуть на любом ярлыке листа, не принадлежащего группе.

Если изменить форматирование, формулы или любые другие данные на активном листе, входящем в группу, Excel тут же соответствующим образом редактирует все остальные листы группы. Это также касается изменения ширины столбцов, высоты строк, параметров просмотра, таких как линии сетки, полосы прокрутки и даже текущая активная ячейка группы.

Перетаскивание сгруппированных листов Копирование и перестановку листов в рабочей книге можно производить не только с помощью команды Переместить/Скопировать контекстного меню, но и с использованием мыши. Для изменения местоположения группы листов достаточно выделить ее и перетащить на другое место.

При этом рядом с указателем мыши появится значок в виде стопки бумаг. Чтобы скопировать группу листов, делать это нужно при нажатой клавише Ctrl. Теперь в значке появится еще небольшой знак «плюс». При желании точно так же можно перетащить группу листов из одной открытой книги в другую.

Другие операции с группами листов Объединение листов в группу позволяет выполнить ряд других операций одновременно со всеми входящими в нее листами: ►

Ввод текста. Любые данные, вводимые на одном листе, дублируются на всех остальных листах группы.

Редактирование группы листов ♦ 231

► Печать. В режиме группового редактирования все команды меню Файл, относящиеся к печати, применяются ко всем листам группы. ► Просмотр. Режимы просмотра Обычный (Normal) и Разметка страницы (Page Break Preview) относятся ко всем листам группы. ► Форматирование. Любые настройки форматирования, выполненные на вкладках диалогового окна Формат ячеек (Format Cells), применяются ко всем листам группы. Также изменения, внесенные командами Строка (Row), Столбец (Column), Автоформат (AutoFormat), Условное форматирование (Conditional Formatting) и Стиль (Style), в режиме группового редактирования влияют одновременно на все листы группы. Более того, командой Формат ► Лист ► Скрыть (Format ► Sheet ► Hide) можно скрыть все листы группы, за исключением ситуации, когда в группу входят все листы книги. ► Правка. Все команды меню Правка, включая Найти (Find) и Заменить (Replace), одновременно применяются ко всем листам группы. ► Вставка. Команды меню Вставка: Ячейка (Cells), Строки (Rows), Столбцы (Columns), Лист (Worksheet), Имя (Name) и Функция (Function) применимы для группового редактирования листов. ► Сервис. Для одновременного редактирования группы листов используются команды Орфография (Spelling) и Исправления (Track Changes) меню Сервис, а также большинство элементов управления на вкладке Вид диалогового окна Параметры.

Заполнение группы листов До сих пор мы обсуждали ввод данных на листы группы и их редактирование. Но что же делать, когда требуется скопировать уже существующие данные с одного листа группы на другие? Тут вам поможет команда По листам (Across Worksheets) в подменю Заполнить меню Правка, которая становится доступной после объединения листов в группу. При ее выборе на экране появляется диалоговое окно Заполнить по листам (Fill Across Worksheets), изображенное на рис.7.38.

Рис. 7.38. Диалоговое окно Заполнить по листам позволяет копировать данные во все листы группы

Например, чтобы скопировать весь текст и форматирование с листа, показанного на рис. 7.37, на другие, отличающиеся от него листы группы, достаточно выделить диапазон А1:J10, выбрать команду По листам и оставить переключатель в диалоговом окне в положении Все (Аll). Тогда Excel распространит все параметры выделенного диапазона — текст, формулы и форматирование — на каждый лист группы.

232 ♦ Глава 7. Редактирование листов

Когда переключатель в диалоговом окне установлен в положение Только содержимое (Contents), Excel дублирует только текст и значения, не затрагивая форматов. Соответственно, в положении Только форматы (Formatting) переносится лишь форматирование выделенного диапазона. (Как вы можете догадаться, при заполнении группы листов с помощью команды По листам игнорируются такие свойства, как высота строк, ширина столбцов и режимы просмотра.

Ввод текста и проверка орфографии Рабочие листы в электронных таблицах содержат, разумеется, не только числа, поэтому в Excel предусмотрен ряд средств, облегчающих ввод и редактирование текста. Одним из этих средств является команда Параметры автозамены (AutoCorrect), помогающая исправлять обычные опечатки прямо при вводе. Написание уже введенных слов в рабочих листах можно контролировать с помощью команды Орфография (Spelling Checker), проверяющей правильность написания слов в соответствии со словарем. И наконец, есть еще один инструмент — Автозавершение ввода (AutoComplete), когда Excel заканчивает ввод значений за вас.

Исправление ошибок при вводе Если при вводе слов вы иногда переставляете местами соседние буквы или печатаете настолько быстро, что успеваете ввести вторую прописную букву в именах собственных, не отпустив вовремя клавишу Shift, Excel тут же автоматически исправит лгакие опечатки. За такую коррекцию данных отвечает функция автозамены. Чтобы активизировать и настроить ее, выберите в меню Сервис команду Параметры автозамены (AutoCorrect), и на экране появится диалоговое окно Автозамена (AutoCorrect), представленное на рис. 7.39. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Функция автозамены работает при вводе текста в ячейки, формулы, текстовые поля, элементы управления и надписи в диаграммах. Но она отключается при вводе текста в диалоговые окна.

Вкладка Автозамена диалогового окна Автозамена содержит следующие элементы: ► Показать кнопки возможной автозамены (Show Auto Correct Options Buttons). Этот флажок включает при обнаружении Excel какой-либо ошибки ввода вызов на экран кнопки смарт-тега, в меню которой собраны команды для исправления ошибки. ► Исправлять ДВе ПРописные буквы в начале слова (Correct TWo INitial Capitals). Если в слове встречаются и прописные и строчные буквы, отслеживается количество прописных букв в начале слова. При наличии ошибки, то есть если прописных букв две, происходит автоматическая замена второй прописной буквы на строчную. Когда слово состоит только из прописных букв, Excel оставляет его в том же виде, резонно полагая, что такое написание было выбрано сознательно. Поскольку довольно часто стали встречаться слова с прописной буквой в середине слова, например АвтоЗамеиа, на такие слова действие функции автозамены также не распространяется.

Ввод текста и проверка орфографии ♦ 233

Рис. 7.39. В диалоговом окне Автозамена указываются типичные ошибки ввода

► Делать первые буквы предложений прописными (Capitalize First Letter Of Sentence). Данный флажок включает режим, в котором на основе положения знаков пунктуации выполняется слежение за тем, чтобы каждое предложение начиналось с прописной буквы, даже если оно построено грамматически неверно. ► Писать название дней с прописной буквы (Capitalize Names Of Days). Если флажок установлен, названия всех дней недели будут писаться с большой буквы, но только в том случае, когда это не аббревиатура, например Пн. ► Устранять последствия случайного нажатия cAPS LOCK (Correct Accidental Use Of cAPS LOCK Key). При установленном флажке отслеживаются и исправляются последствия неверного использования регистра букв. ► Заменять при вводе (Replace Text As You Type). Если установлен данный флажок, активизируется список замен в нижней части диалогового окна, где собраны типичные ошибки ввода и варианты их исправления. В дополнение к стандартным заменам неправильного ввода, таким как исправление блы на был, в этом списке предлагается ряд полезных сокращений. Так, вместо поиска нужного шрифта и символа авторского права © можно просто набрать символы (с), и это обозначение будет автоматически заменено символом ©. В каждом из режимов исправления ошибок при вводе программа действует, исходя из соответствующего набора правил. Например, в режиме Исправлять ДВе ПРописные буквы в начале слова слова для автозамены отбираются по следующим критериям: ► слово должно начинаться с прописной буквы; ► вторая буква слова тоже должна быть прописная; ► в слово должны входить строчные буквы; ► слово не указано в списке исключений;

234 ♦ Глава 7. Редактирование листов

► в слове больше двух букв; ► в слове имеется, по крайней мере, одна гласная; ► слово содержит не более двух прописных букв подряд. И все остальные режимы автозамены имеют не менее логичный алгоритм определения ошибки при вводе. Отсюда мораль — не думайте, что программа в режимах автозамены и проверке орфографии читает ваши мысли и знает, что вы имели в виду, набирая текст. Это просто результат машинной логики, и более ничего. Поэтому не полагайтесь во всем, что касается орфографии, ца программу, а всегда проверяйте документы (особенно важные) самостоятельно. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Если в системе установлены другие программы Microsoft Office, то все добавления в список автозамены Excel появятся в соответствующих списках автозамены и других приложений Microsoft Office.

Автоформатирование при вводе В Excel 2003 на вкладке Автоформат при вводе (AutoFormat As You Type) диалогового окна Автозамена количество разделов и доступных вариантов автоформатирования увеличилось до двух. В первом разделе Заменять при вводе (Replace As You Туре) находится флажок Адреса Интернета и сетевые пути гиперссылками (Internet And Network Paths With Hyperlinks). Если он установлен, то после окончания ввода все URL и сетевые пути преобразуются в гиперссылки. Для перехода по ним остается только щелкнуть кнопкой мыши. Второй флажок Включать в список новые строки и столбцы (Include New Rows And Columns In List Ranges) находится в разделе Выполнять в ходе работы (Apply As You Work) и применяется к спискам, созданным командой Данные ► Список (Data ► List). Включаемая им функция является составляющей мощного набора средств, рассматриваемых в деталях в главе 28, «Работа со списками». Вкратце: когда этот флажок установлен, автоматически расширяется ранее определенный диапазон списка при добавлении данных в любые соседние строки и столбцы.

Корректировка данных с помощью смарт-тегов Вкладка Смарт-теги (Smart Tags) диалогового окна Автозамена, показанная на рис. 7.40, предназначена для настройки смарт-тегов, появляющихся при выполнении определенных действий. Пока в Excel таковых не столь много — всего несколько штук, но с официального сервера Microsoft Office (http://office.microsoft.com) вы можете загружать дополнительные смарт-теги, которые становятся доступны по мере доработки программы. На вкладке Смарт-теги расположены следующие параметры управления: ► Распознаватели (Recognizers). В этом разделе приводится список всех установленных в системе смарт-тегов согласно типу их действий. Имеются следующие категории: дата, финансовое обозначение (для получения котировок акций), имя (для адресатов электронной почты и контактных лиц), номер телефона и время. Меню смарт-тегов для финансовых обозначений и времени изображены на рис. 7.41.

Ввод текста и проверка орфографии ♦ 235

Рис. 7.40. На вкладке Смарт-теги диалогового окна Автозамена собраны все команды и параметры управления смарт-тегами

► Проверить книгу (Check Workbook). В результате нажатия кнопки выбранные распознаватели применяются к данным активной книги, одновременно допускается добавлять новые смарт-теги к существующим книгам. Чтобы выполнить команду, необходимо также установить флажок Внедрить смарт-теги в книгу (Embed Smart Tags In This Workbook)1. ► Другие смарт-теги (More Smart Tags). Эта команда позволяет добавить новые типы смарт-тегов в список Распознаватели, загрузив их с официального сайта Microsoft Office. Если вы собрались нажать на кнопку, сначала подключитесь к Интернету2. ► Показать смарт-теги как (Show Smart Tags As). Раскрывающийся список с набором вариантов отображения смарт-тега в активной книге. По умолчанию это Индикатор и кнопка (Indicator And Button), но можно выбрать вариант Только кнопка (Button Only) или Нет (None). Обычно смарт-теги появляются на экране в виде маленького сиреневого треугольника в правом нижнем углу ячейки (индикатор) и значка, который отображается, если установить указатель мыши на этой ячейке (кнопка). ________________________________ 1

Опечатка в оригинальном издании — подразумевается флажок Пометить данные смарттегами. При внедрении смарт-теги сохраняются в книге, увеличивая ее объем. — Примеч. ред. 2 Как видно из рисунка, для России финансовые обозначения, телефонные номера и время не поддержаны. Также Россия не относится к числу регионов, в которых служба обновления смарттегов недоступна. — Примеч. ред.

236 ♦ Глава 7. Редактирование листов

► Внедрить смарт-теги в книгу (Embed Smart Tags In This Workbook). Когда установлен данный флажок, смарт-теги прикрепляются к распознанным данным. ► Свойства (Properties). Чтобы получить информацию по смарт-тегу, следует выделить его в списке Распознаватели и щелкнуть на кнопке Свойства. Правда, все сведения берутся из Интернета, поэтому на момент нажатия кнопки необходимо быть подключенным к Сети.

Рис. 7.41. Excel добавляет встроенные смарт-теги с набором команд к символам акций, адресам электронной почты и ряду других данных

Автозавершение ввода При вводе в списки большого количества данных часто приходится набирать одно и то же значение много раз. Воспользуйтесь функцией автозавершения ввода, и она положит конец бесчисленному повторению, а также повысит точность ввода значений. Чтобы задействовать эту возможность, выберите в меню Сервис команду Параметры и на вкладке Правка открывшегося диалогового окна установите флажок Автозавершение значений ячеек (Enable AutoComplete For Cell Values). После включения данного режима при вводе новых данных в ячейку Excel просматривает все данные в текущем столбце и по введенным символам предлагает возможную заключительную часть значения. (Следует помнить, что автозавершение работает только при вводе значений в смежные с другими ячейки.) Например, как только мы введем в ячейку А14 на рис. 7.42 первые буквы Ку, механизм автозавершения предложит единственный вариант продолжения — Кузнецов П. Г. Добавляемый текст выделяется, но ни к чему не обязывает. Если вас не устраивает предложенный вариант, просто продолжите ввод текста в ячейку. Если же вариант вам подходит, нужно нажать клавишу Enter или любую из клавиш со стрелками, чтобы принять предложение программы и перейти к следующей ячейке. Функция автозавершения при вводе сравнивает только полное содержимое ячеек, а не отдельные слова. Соответственно, если начать в ячейке А14 набирать П. Г. Кузнецов, механизм не сработает, поскольку данное значение не точно совпадает с введенной ранее строкой Кузнецов П. Г. При вводе формул функция автозавершения также отключается.

Ввод текста и проверка орфографии ♦ 237

Рис. 7.42: Начните вводить символы, и если в столбце обнаружится вариант продолжения, то функция автозавершения отобразит оставшуюся часть значения. Если это не то, что вы хотели, достаточно просто продолжить ввод, как показано на рисунке справа •

Вместо того, чтобы начинать ввод и ждать, пока что-нибудь будет предложено, можно выбрать в текущем столбце уже существующее значение. Для этого выделите ячейку, щелкните на ней правой кнопкой мыши и воспользуйтесь командой Выбрать из раскрывающегося списка (Pick From Drop-Down List) контекстного меню, аналогично рис. 7.43. В появившемся списке щелкните на нужном элементе, и Excel введет его текст в ячейку. Разумеется, таким способом нельзя добавлять новые значения, как мы сделали в примере на рис. 7.42 справа, — данный список составлен только из уже имеющихся в столбце данных.

Рис. 7.43. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Выбрать из раскрывающегося списка, чтобы вывести на экран список значений текущего столбца

Создание собственных сокращений Вы вправе настроить список автозамены под собственные типовые ошибки ввода и часто употребляемые слова и словосочетания. Для этого нужно ввести текст и его заменитель

238 ♦ Глава 7. Редактирование листов

в поля Заменять (Replace) и На (With) соответственно раздела Заменять при вводе диалогового окна Автозамена (вкладка Автозамена). Например, можно в поле Заменять ввести сокращение МО, а в поле На указать полный вариант — Microsoft Office. Теперь каждый раз, когда вы будете набирать символы МО, Excel автоматически расширит сокращение до Microsoft Office. Будьте внимательны, используйте только уникальные сокращения, иначе Excel может оказаться излишне усерден там, где вам совершенно это не требуется.

Проверка орфографии Для проверки текста на оставшиеся после ввода ошибки предназначена команда Орфография меню Сервис и кнопка Орфография панели инструментов Стандартная. В любом случае имеется возможность обработать как весь лист, так и его отдельные части. Если программа обнаруживает какие-либо подозрительные слова, на экране появляется диалоговое окно Орфография (Spelling), изображенное на рис. 7.44. При работе со средством проверки орфографии обратите внимание на следующие моменты: ► если выделить одну ячейку, Excel проверит лист полностью, включая все ячейки, примечания, графические объекты и колонтитулы; ► если выделено больше одной ячейки, проверка будет выполнена только для этого диапазона; ► при активной строке формул Excel обращается лишь к ее содержимому; ► если в строке формул выделены какие-либо слова, проверяются только они; ► когда выделенный диапазон содержит скрытые ячейки или ячейки структуры, которые не выводятся на экран, Excel их также учитывает; ► ячейки с формулами не проверяются.

Рис. 7.44. С помощью диалогового окна Орфография можно проверить книгу и исправить ошибки, а также добавить часто употребляемые слова в персональный словарь

Ввод текста и проверка орфографии ♦ 239

Чтобы попасть в диалоговое окно, представленное на рис. 7.45, щелкните на кнопке Параметры (Options) диалогового окна Орфография. В нем можно выбрать словари для разных языков и активизировать специальные режимы, такие как Пропускать адреса Интернета и имена файлов (Ignore Internet And File Addresses). Кнопка Параметры Автозамены (AutoCorrect Options) позволяет открыть диалоговое окно, изображенное на рис. 7.39. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Если нажать клавишу F7, Excel начнет-проверку орфографии.

Рис. 7.45. Дополнительные параметры проверки орфографии настраиваются в этом окне

Глава 8. Форматирование листов • Основы форматирования • Форматирование ячеек • Нестандартные форматы • Выравнивание содержимого ячеек • Изменение шрифта • Выделение границ • Применение цвета и узоров • Настройка размеров ячеек

Заполняя данными листы книг, вы, возможно, задавались вопросом: для чего, собственно, нужно форматирование? Ответить на него очень просто. Сравните рис. 8.1 с рис. 8.2, и вы сразу заметите разницу. Несмотря на то что на обоих рисунках представлены одни и те же данные, информация на рис. 8.2 более наглядна и ее проще интерпретировать. Все это достигается за счет форматирования данных. Полученных нами знаний уже достаточно, чтобы глубоко изучить вопросы о том, как и в каком виде представлять данные, чтобы с ними было легко и удобно работать.

Рис. 8.1. Все значения на этом листе имеют форматирование, присваиваемое по умолчанию

Рис. 8.2. Форматирование облегчает восприятие данных на рабочем листе

Основы форматирования Чтобы отформатировать какой-либо элемент на рабочем листе Excel, достаточно выделить его и применить к нему одну из команд меню Формат (Format). При выборе команды Ячейки (Cells) на экран выводится диалоговое окно Формат ячеек

242 ♦ Глава 8. Форматирование листов

(Format Cells), представленное на рис. 8.3, в котором сконцентрированы основные средства форматирования. Далее в этой главе мы подробно остановимся на каждом из управляющих элементов данного диалогового окна. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------- ; ----------------------------С помощью клавиатуры диалоговое окно Формат ячеек открывается сочетанием клавиш Ctrl+1.

После выбора одного из форматов в-списке Числовые форматы (Categories), расположенного с левой стороны вкладки Число (Number) диалогового окна Формат ячеек, с правой стороны появится дополнительная информация, соответствующая настройкам выбранного элемента. Чуть выше в поле Образец (Sample) показывается, как будет выглядеть содержимое ячейки после применения к ней указанного формата.

Рис. 8.3. В диалоговом окне Формат ячеек собраны все основные команды форматирования рабочего листа

При работе с диалоговым окном Формат ячеек помните о следующем: ► форматирование сохраняется до тех пор, пока к ячейке не будут применены команда, его удаляющая, или новый формат; ► при редактировании и изменении значений в ячейке нет необходимости переформатировать ее заново; ► при копировании и вырезании ячейки вместе с ее содержимым копируется и сохраняется в буфере обмена и ее форматирование. Чтобы сбросить все назначенные форматы, выделите ячейку или диапазон ячеек и в меню Правка выберите команду Очистить ► Форматы (Clear ► Formats). Если требуется удалить

Основы форматирования ♦ 243

также и содержимое ячеек, выберите команду Очистить ► Все (Clear ► All). Подробнее о команде Очистить рассказывается в разделе «Очистка ячеек и сброс форматирования» главы 7. СОВЕТ ------------------: -------------------------------------------------------------------------------Для одинакового форматирования (или удаления форматов) одних и тех же диапазонов ячеек в нескольких листах одной книги имеет смысл использовать приемы группового редактирования. Этой технике посвящен раздел «Редактирование группы листов» главы 7.

На панели инструментов Стандартная расположена очень удобная кнопка Формат по образцу (Format Painter). С ее помощью можно копировать форматирование выделенных ячеек в другие ячейки того же самого листа и других листов текущей книги и даже в другие книги.

СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------------------------- ---Если кнопки Формат по образцу не видно на экране, щелкните на маленькой кнопке со стрелкой с правой стороны панели инструментов и выберите в меню команду Отображать кнопки на двух строках (Show Buttons On Two Rows). Правда, по умолчанию наиболее часто востребуемые кнопки «оседают» на панелях инструментов, даже если последние располагаются в одной строке. Поэтому, чтобы не терять из вида кнопку Формат по образцу, достаточно периодически обращаться к ней.

Чтобы скопировать формат какой-либо ячейки или области на листе, выделите ее и щелкните на кнопке Формат по образцу. (Рядом с указателем мыши появится небольшой значок в виде кисти.) Затем выделите ячейку или диапазон, к которым нужно применить выбранный формат. Вот и все. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Кнопка Формат по образцу — одна из наиболее часто используемых кнопок — отображается на панели инструментов Стандартная, а не на панели инструментов Форматирование, которой она по идее должна принадлежать. Если вы хотите «восстановить справедливость», перетащите ее, удерживая клавишу Alt, с панели на панель.

Если для копирования выделена одна ячейка, все равно в месте вставки применяются все форматы исходного диапазона, начиная с выделенной ячейки и далее вниз и вправо. В то же время, когда в качестве области вставки выделен некоторый диапазон, учитываются размеры исходного диапазона. В случае когда форматируемая область отличается по размеру от копируемой, исходный набор форматов при необходимости используется повторно или урезается.

Панель инструментов Форматирование Многие из наиболее часто применяемых средств форматирования вызываются кнопками панели инструментов Форматирование, показанной на рисунке ниже.

244 ♦ Глава 8. Форматирование листов

Но в установленном по умолчанию режиме отображения кнопок в одну строку не все кнопки могут быть видны на экране. Тем не менее получить к ним доступ при необходимости совсем нетрудно.

С левой стороны панели инструментов форматирование находятся два списка: Шрифт (Font) и Размер (Font Size), а далее следуют кнопки: Полужирный (Bold), Курсив (Italic), Подчеркнутый (Underline), По левому краю (Align Left), По центру (Center), По правому краю (Align Right), Объединить и поместить в центре (Merge And Center), Денежный формат (Currency Style), Процентный формат (Percent Style), Формат с разделителями (Comma Style), Увеличить разрядность (Increase Decimal), Уменьшить разрядность (Decrease Decimal), Уменьшить отступ (Decrease Indent), Увеличить отступ (Increase Indent), Границы (Borders), Цвет заливки (Fill Color) и Цвет шрифта (Font Color). Чтобы увидеть название любой из кнопок, поместите над ней указатель мыши — на экране появится всплывающая подсказка. При расположении панелей инструментов в одной строке на экране помещается только часть кнопок панели инструментов Форматирование. Чтобы панель приняла вид, как на рисунке, можно отсоединить ее и перетащить к центру экрана, сделав плавающей1. Также можно получить доступ к любой из кнопок, если щелкнуть на кнопке Параметры панелей инструментов (у правого края панели). После выбора какой-либо «спрятанной» кнопки она вводится в состав отображаемой на экране части панели Форматирование, но при этом другая, реже используемая кнопка исчезнет с панели, чтобы освободить место выбранной.

Автоформатирование Команда Автоформат (AutoFormat) позволяет быстро и легко применить к выбранному диапазону рабочего листа набор стандартных настроек форматирования, изменяющих стиль, шрифт, выравнивание, границы, фоновый рисунок, ширину столбцов и высоту строк выделенного диапазона. Такие наборы собраны в диалоговом окне Автоформат (AutoFormat), представленном на рис. 8.4. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------- — -------------------------------------------------------------Если диалоговое окно Автоформат у вас на экране выглядит не так, как показано на рис. 8.4, нажмите кнопку Параметры (Options).

Команду Автоформат можно применить к любому диапазону ячеек, который средство автоформатирования распознает как таблицу, — просто щелкните на любом месте в пределах таблицы или диапазона ячеек и выберите в меню Формат команду Автоформат. Затем в появившемся на экране диалоговом окне Автоформат выберите образец форматирования. ____________________________________ 1

Панель будет иметь немного другой вид, но все кнопки также появятся на экране, если разместить ее в отдельной строке. Подробную информацию по теме см. в главе 3. — Примеч. перев.

Основы форматирования ♦ 245

Когда вы нажмете кнопку ОК, Excel выделит целиком всю таблицу и применит к ней указанный формат. В процессе автоматического форматирования таблицы учитываются позиции формул, констант и текста. В принципе, для форматирования простых таблиц достаточно и стандартных образцов, но чаще всего после их применения еще требуется некоторая доработка. Например, чтобы преобразовать данные, приведенные на рис. 8.1, к виду, представленному на рис. 8.5, мы воспользовались набором Список 3 (List 3).

Рис. 8.4. Диалоговое окно Автоформат предлагает набор заранее определенных форматов, меняющих вид ячеек рабочего листа всего одним щелчком

При наложении автоформатирования учтите следующее: ► Если вас не устраивает полученный вид таблицы, отмените последнюю операцию, выбрав в меню Правка команду Отменить автоформат (Undo AutoFormat) или нажав клавиши Ctrt+Z. ► Границы таблицы определяются либо по незаполненным строкам и столбцам, либо по сторонам рабочего листа. Попробуйте добавить к таблице пустые столбцы или строки, чтобы четко очертить ту область, к которой будет применено автоформатирование. ► Если выделить больше одной ячейки, автоформатирование повлияет только на этот выделенный диапазон. Таким образом, существует способ применить автоформатирование к пустым ячейкам вне таблицы — следует выделить включающий их диапазон. ► При нажатии кнопки Параметры в нижней части диалогового окна Автоформат появляется раздел Изменить (Formats To Apply). Снимая и устанавливая его флажки, можно изменять параметры автоформатирования, причем изменения будут сразу же отображаться на образцах таблиц.

246 ♦ Глава 8. Форматирование листов

Рис. 8.5. С помощью команды Автоформат можно за считанные секунды преобразовать «сырой» лист данных в более приемлемую табличную форму СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Сначала введите данные на рабочий лист, отформатировать его вы всегда успеете. Иногда слишком раннее форматирование только вредит — в дальнейшем больше времени придется потратить на устранение последствий. Поэтому мы настоятельно рекомендуем сначала продумать все детали и лишь затем применять к таблице требуемое форматирование.

Чтобы получить таблицу, изображенную на рис. 8.2, можно начать с применения автоформата Список 3, но затем, все равно, с помощью кнопок панели инструментов Форматирование понадобится внести некоторые дополнительные изменения, улучшающие визуальное восприятие таблицы: ► выделите ячейку А1 и выберите в списке Размер (Font Size) размер шрифта 24; ► выделите ячейки A3, B2:G2, щелкните на кнопке Цвет заливки (Fill Color) и выберите Желтый (Yellow); ► наконец, выделите диапазон B4:G16 и щелкните на кнопке Денежный формат (Currency Style).

Форматирование ячеек Команда Ячейки (Cells) меню Формат (Format) контролирует отображение на экране цифровых и алфавитных символов. При этом всегда следует помнить о том, что между хранимыми и показываемыми в ячейках значениями существуют определенные различия. Например, если ввести число с шестью значащими цифрами после десятичной точки в ячейку, настроенную на отображение только двух значащих цифр, в результате четыре последние цифры вы не увидите. Однако хранимое в ячейке значение будет верным, и при расчетах Excel будет использовать число с указанной вами точностью.

Форматирование ячеек ♦ 247 СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------При копировании ячейки учитывается ее формат. Вставляя данные в другую ячейку, вы переносите на нее форматирование исходной ячейки. Таким образом, чтобы сэкономить время, имеет смысл применять команды Копировать (Сору), Вставить (Paste) и Заполнить (Fill) к уже имеющим законченный вид данным. Более подробно о копировании и вставке рассказывается в главе 7, «Редактирование листов».

Форматирование отдельных символов Если выделить ячейку и применить к ней какой-либо формат, изменения коснутся всего содержимого ячейки. Но при необходимости можно отформатировать и отдельные символы текста, записанного в ячейке (не цифры и не формулы). Для этого достаточно выделить нужные символы или слова и задать для них необходимые атрибуты. Чтобы увидеть результат своих действий, нажмите клавишу Enter. Пример такого форматирования приведен на рис. 8.6. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Другие примеры форматирования отдельных символов смотрите в разделе «Изменение шрифта» этой главы.

Рис. 8.6. При желании можно по-разному форматировать отдельные символы в ячейке ПРИМЕЧАНИЕ----------------------------------------------------------------------------------------Если попытаться применить форматирование к отдельным символам (цифрам) числового значения, после нажатия клавиши Enter назначенные атрибуты проигнорируются, поскольку они будут перекрываться форматом, примененным к числу в целом.

Форматирование чисел при вводе Добавление к числовым значениям специальных символов, например знака доллара, процента, запятой или наклонной черты (прямого слэша), позволяет отформатировать числа прямо при вводе. Увидев такой символ, представляющий какой-либо распознаваемый формат, программа тут же применяет его к ячейке. Ниже описывается соответствие наиболее часто используемых специальных символов и числовых форматов: ► Если ввести в ячейку $45.00, Excel воспримет введенное значение как число 45 в денежном формате с двумя десятичными знаками. При этом в строке формул будет отображаться хранимое значение — число 45, а в ячейке — отформатированное значение ($45.00). ► При вводе последовательности символов 1 3/8 (с одним пробелом между цифрами 1 и 3) в ячейке появится значение 1 3/8, а в строке формул будет отображаться число 1,375. Однако если ввести просто 3/8, вы увидите в ячейке дату — 3 августа, поскольку формат даты имеет преимущество перед дробным форматом. Чтобы увидеть в ячейке

248 ♦ Глава 8. Форматирование листов

дробь (3/8), а в строке формул — число (0,375), необходимо ввести строку 0 3/8, с пробелом между цифрами 0 и 3. Подробнее о вводе дат и форматах даты/времени рассказывается в разделе «Ввод дат и времени» главы 15. ► Если ввести в ячейку значение 23%, то в самой ячейке, как и в строке формул, будет отображаться число именно в таком виде, но в расчетах Excel будет использовать десятичное значение — 0,23. ► При вводе в ячейку числа 123 456 к ней автоматически применяется числовой формат с разделителем групп разрядов без десятичных знаков. Если же набрать 123 456,00, значению будет присвоен числовой формат с разделителем и двумя десятичными цифрами после запятой.

Создание панели инструментов Супер-Форматирование Панель инструментов Форматирование содержит множество полезных средств, но кроме них имеется ряд других кнопок, которые не отображаются на экране. У каждого из нас есть свои любимые методы форматирования, и если существует способ упростить их выполнение, им стоит воспользоваться. Например, мы для себя создали панель инструментов Супер-Форматирование, представленную на рисунке ниже, на которую поместили несколько полезных кнопок, в том числе отсутствующие на встроенных панелях инструментов.

Вы можете повторить наши действия следующим образом: 1. В меню Вид (View) выберите команду Панели инструментов (Toolbars), а затем команду Настройка (Customize). 2. В диалоговом окне Настройка перейдите на вкладку Панели инструментов и нажмите кнопку Создать (New). Введите имя Супер-Форматирование в поле Панель инструментов (Toolbar Name) и нажмите кнопку ОК. На экране рядом с диалоговым окном Настройка появится маленькая пустая панель инструментов. 3. Перейдите на вкладку Команды (Commands), в списке Категории (Categories) выберите пункт Формат (Format) и перетащите на новую панель по очереди следующие кнопки: Стиль (Style Box), Объединить ячейки (Merge Cells), Отмена объединения ячеек (Unmerge Cells), Увеличить размер шрифта (Increase Font Size), Уменьшить размер шрифта (Decrease Font Size), Вертикальный текст (Vertical Text), Повернуть текст вверх (Rotate Text Up), Повернуть текст вниз (Rotate Text Down), Текст по часовой стрелке (Angle Clockwise), Текст против часовой стрелки (Angle Counterclockwise), Перебор цветов шрифта (Cycle Font Color), Темная штриховка (Dark Shading), Светлая штриховка (Light Shading) и Автоформат (Auto Format); 4. Когда закончите комплектацию панели инструментов, нажмите кнопку Закрыть (Close). Пока не закрыто диалоговое окно Настройка, можно поменять местами перечисленные выше кнопки, убрать или добавить новые. Подробнее о нестандартных панелях инструментов рассказывается в главе 3, «Настройка рабочей области Excel».

Форматирование ячеек ♦ 249

Общий формат Формат Общий (General) — это первая категория в списке Числовые форматы (Categories), который расположен на вкладке Число (Number) диалогового окна Формат ячеек (Format Cells). До тех пор пока вы явным образом не измените формат ячеек, все введенные текстовые и числовые значения будут отображаться Excel в формате Общий1. За исключением трех описываемых ниже случаев, в ячейках, которым присвоен формат Общий, в точности показывается то, что в них вводилось. Например, если ввести число 123,45, в ячейке и появится 123,45. Перечислим исключения из этого правила: 1. Длинные числовые записи отображаются в экспоненциальном формате или в округленном. Например, в ячейке со стандартной шириной в формате Общий целое число 12345678901234 будет выглядеть как 1.234567Е+13. Если в эту же ячейку ввести значение 123456,7812345 и применить к ней формат Общий, в ячейке появится округленное число 123456,8. При этом все вычисления будут выполнены с хранимым в ячейке изначально введенным значением, независимо от того, как число выглядит на экране. 2. В формате Общий не отображаются незначащие нули. Например, число 123,0 выводится как 123. 3. Перед десятичной дробью, набранной без ведущего нуля, он добавляется автоматически. То есть для введенного значения ,123 в ячейке отобразится число 0,123.

Числовые форматы Параметры категории Числовой (Number) (список Числовые форматы на вкладке Число диалогового окна Формат ячеек) позволяют отображать числа в виде целых величин, с фиксированной точкой и с разделителями разрядов, как показано на рис. 8.7. В отличие от общего формата здесь появляется возможность контролировать количество выводимых десятичных знаков, добавлять разделители групп разрядов, а также выделять цветом отрицательные числа. Данный формат допустимо использовать для любых чисел, не попадающих ни в одну другую категорию. При работе с форматом Числовой действуют следующие правила: ► количество выводимых в ячейке десятичных знаков (от 0 до 30) выбирайте, вводя нужное число с клавиатуры или прокручивая значение в поле Число десятичных знаков (Decimal Places); ► при установленном флажке Разделитель групп разрядов (Use 1000 Separator) между всеми триадами (сотнями и тысячами, тысячами и миллионами и т. д.) вставляются установленные разделители разрядов; ► в списке Отрицательные числа (Negative Numbers) можно выбрать один из вариантов отображения отрицательных чисел: со знаком минус, красным цветом, в скобках или в скобках красным цветом. ___________________________________ 1

Исключение составляют описанные выше варианты форматирования чисел при вводе. Распознав по специальному символу формат, отличный от общего, программа сразу же применяет его к содержимому ячейки. — Примеч. перев.

250 ♦ Глава 8. Форматирование листов

Рис. 8.7. Формат Числовой используется для форматирования чисел, не являющихся денежными значениями СОВЕТ ----------------------------------------------------------------------------—-------------------Работая с числами, прежде чем открыть диалоговое окно Формат ячеек, выделите ячейку, содержащую число. В этом случае в поле Образец (Sample) можно будет сразу увидеть результат форматирования.

Денежный формат Форматы категории Денежный (Currency) аналогичны числовым форматам, рассмотренным ранее, за исключением того, что вместо разделителя групп разрядов (сопровождающего все денежные величины по умолчанию) можно выбрать символ валюты, который будет выводиться перед числовым значением или после него (рис. 8.8). Все доступные символы собраны в списке Обозначение (Symbol) — здесь представлено более 350 различных денежных символов валют большинства стран мира. Во всех денежных форматах слева от положительных значений оставляется пустое пространство, тем самым обеспечивается выравнивание по десятичной точке данных в столбце, содержащем как положительные, так и отрицательные величины. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Если щелкнуть на кнопке Денежный формат (Currency Style) панели инструментов Форматирование, то, несмотря на ее название, к числу будет применен формат Финансовый (Accounting) с двумя десятичными цифрами. Чтобы при этом не выводить символ денежной единицы, нажмите кнопку Формат с разделителями (Comma Style) той же панели инструментов.

Форматирование ячеек ♦ 251

Рис. 8.8. В списке Обозначение можно выбрать один из 350 символов валют большинства стран мира

Надстройка Пересчет в евро После того как страны Евросоюза ввели в обращение единую денежную единицу евро, все чаще и чаще на рабочих листах Excel появляется ее символ — ^. Поэтому для работы с единой европейской валютой разработчики Excel создали специальную надстройку (addin), которая значительно облегчит вам жизнь при расчетах. Чтобы активировать эту надстройку, выберите в меню Сервис (Toots) команду Надстройки (Add-Ins), установите флажок Пересчет в евро (Euro Currency Tools) и нажмите кнопку ОК. Если надстройки Пересчет в евро нет в списке доступных, вам придется выполнить процедуру установки Excel вновь. За дополнительной информацией по установке Excel обращайтесь к приложению А, «Установка Microsoft Excel». Надстройка Пересчет в евро добавляет не только новую кнопку на панель инструментов Форматирование и вставляет одноименную команду Euro Conversion в меню Сервис, но и выводит на экран собственную панель инструментов EuroValue, показанную на рис. 8.9.

Выберите любой вариант пересчета на панели инструментов EuroValue, чтобы увидеть, какой сумме в евро соответствует та или иная сумма в одной из представленных валют. Результат, который можно выделить и скопировать, отображается в левой части панели инструментов, рядом с выбранным вариантом пересчета, как изображено на рис. 8.9.

252 ♦ Глава 8. Форматирование листов

Рис. 8.9. С помощью панели инструментов EuroValue можно провести пересчет представленных в ней валют в единую европейскую

Если вам нужно преобразовать значения, выраженные в одной из валют стран Евросоюза, в валюту другого государства на всем листе (или в одной ячейке), воспользуйтесь командой Euro Conversion меню Сервис. При этом на экране появится диалоговое окно Euro Conversion, представленное слева на рис. 8.10. В этом диалоговом окне находятся следующие управляющие элементы: ► В поле Source Range (Исходный диапазон) определяется диапазон ячеек для преобразования. Чтобы задать его, щелкните на указанном поле и выделите с помощью мыши нужные ячейки. В поле Destination Range (Конечный диапазон) достаточно ввести адрес одной ячейки, которая считается верхним левым углом диапазона, в который запишется результат вычислений.

Рис. 8.10. Для пересчета валюты одной страны в валюту другой страны Евросоюза используется диалоговое окно Euro Conversion

Форматирование ячеек ♦ 253

► В списках From (Из) и То (В) выбираются валюты стран-участников Евросоюза, из которых и в которые будет производиться пересчет. ► В списке Output Format (Формат пересчета) предлагаются три варианта числового форматирования выходных значений: Currency (Валюта) — формат денежной единицы, выбранной в списке То (В); ISO — добавление к числовому значению вместо символа валюты кода ISO (International Standardization Organization) в виде трехбуквенного обозначения (список кодов ISO можно узнать в справке по функции EUROCONVERT); None (Нет) — сохранение только числового формата. Если щелкнуть на кнопке Advanced (Больше), появится дополнительное диалоговое окно Advanced Euro Options (Параметры пересчета), показанное на рис. 8.10, справа. Раздел Formula Options (Параметры Формул) определяет вариант преобразования формул в ячейках исходного диапазона: ► Convert To Values Only (Преобразовывать только в числовые значения). Данное положение переключателя установлено по умолчанию. Соответственно, все числовые значения и формулы в ячейках исходного диапазона преобразуются в числа. ► Prompt To Convert Formulas (Запрашивать при преобразовании формул). Если переключатель находится в этом положении, то каждый раз, когда в процессе пересчета программа встречает формулу в ячейках исходного диапазона, на экран выводится дополнительное диалоговое окно. В нем можно выбрать один из трех вариантов: скопировать исходную формулу (вместо того, чтобы создавать формулу пересчета в конечной ячейке), удалить формулу из ячейки, оставив ячейку пустой, или редактировать каждую формулу по отдельности. ► Link New Formulas To Original Data (Привязать новые формулы к исходным данным). Последнее положение переключателя означает, что вместо значений в конечные ячейки, соответствующие исходным ячейкам с формулами, будут также вставлены формулы, но измененные. В новых формулах будет использоваться функция EUROCONVERT (с сохранением всех ссылок исходных ячеек), за счет которой они станут динамически обновляемыми. СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Подробнее о функции EUROCONVERT рассказывается в приложении В, «Встроенные функции Excel».

В диалоговом окне Advanced Euro Options также можно задать параметры округления. Для этого установите один или оба следующих флажка: ► Output Full Precision (Без округления). По правилам Евросоюза при конвертации валют все числа округляются до шестой значимой цифры. Примените эту настройку, если требуется проигнорировать округление и получить при преобразовании точные значения. ► Set Triangulation Precision To (С точностью до). Установив данный флажок, в поле Digits (Знаков) можно определить количество знаков после десятичной точки для округления (от 3 до 15), которое будет использоваться при преобразовании из одной системы европейских денежных единиц (стран Евросоюза) в другую. Конвертация выполняется через евро.

254 ♦ Глава 8. Форматирование листов ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Список стран-участников Евросоюза изменяется со временем, поэтому, если валюты нового государства нет ни в одном из списков надстройки Пересчет в евро, поищите обновления на официальном сайте Microsoft Office (http://office.microsoft.com) или выберите на сайте Microsoft команду Help ► Office (Справка ► Office) и попробуйте найти там информацию об обновлениях надстроек.

Финансовые форматы В Excel предусмотрены специальные форматы, представляющие интерес, в первую очередь, для сотрудников финансовых учреждений. Используя эти форматы вместе с подчеркнутыми шрифтами, можно легко создавать балансовые ведомости и другие хозяйственные документы с соблюдением общепринятых стандартов их подготовки — GAAP (Generally Accepted Accounting Principles). Формат Финансовый (Accounting) в основном соответствует формату Денежный. В нем точно так же можно отобразить число с символом денежной единицы или без нее, с заданным количеством знаков после десятичной точки. Однако существует и ряд описанных ниже различий: ► В формате Финансовый символ денежной единицы выводится с выравниванием по левому краю, в то время как само число выравнивается по правому краю ячейки, как показано на рис. 8.11. Для формата Денежный такое выравнивание не предусмотрено. ► В формате Финансовый все отрицательные значения всегда отображаются в скобках и черным цветом. Выделение красным цветом, как в формате Денежный, невозможно. ► В формате Финансовый вместо нулевых значений в ячейке выводится черточка (короткое тире). Расположение черточки зависит от выбранного количества десятичных знаков. Если задать вывод двух десятичных цифр, то она окажется на месте запятой. ► Наконец, финансовые форматы — единственные из числовых, в которые можно включать текстовые значения. Эти текстовые значения с двух сторон отделяются от числовых величин пустым пространством, таким образом, они, так же как и числовые значения, выравниваются относительно границ столбца.

Рис. 8.11. В формате Финансовый символ валюты прижимается к левому краю ячейки, а числовое значение — к правому краю _______________________________ 1

Подразумевается формат, где символ валюты предваряет значение. Для рубля все наоборот, и для встроенных форматов правило не действует. — Примеч. ред.

Форматирование ячеек ♦ 255 ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Автоформатирование, как правило, не затрагивает числовые данные. Исключение составляют четыре его финансовых варианта. В этом случае к ячейкам выделенной таблицы применяются два различных финансовых формата (с символом валюты и без него), которые заменяют предыдущее форматирование. Оба они соответствуют GAAP. После применения любого из финансовых вариантов форматирование чисел сохраняется. Если затем применить к таблице любой из нефинансовых автоформатов, вид чисел все равно останется тем же, поскольку все прочие варианты не влияют на числовое форматирование.

Формат Финансовый с подчеркиванием Подчеркивание содержимого ячейки задается на вкладке Шрифт (Font) диалогового окна Формат ячеек, и финансовый формат с подчеркиванием имеет два отличия от обычного подчеркутого текста. Во-первых, подчеркивание в формате Финансовый выполняется по всей ширине ячейки (по краям оставляется пространство шириной в символ скобки), а в любом другом формате подчеркиваются только символы, как показано на рис. 8.11. Если текстовое значение длиннее ширины ячейки, в финансовых форматах подчеркивание не распространяется на соседние ячейки. Во-вторых, для формата Финансовый линия проводится ниже всех символов, у нижней границы ячейки. При обычном подчеркивании она смещена к буквам и цифрам (проходит по запятым) и может пересекать некоторые символы, например «р» или «у»1. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Подробнее о параметрах шрифтов рассказывается далее в этой главе, в разделе «Изменение шрифта».

Процентные форматы При использовании форматов категории Процентный (Percentage) десятичная точка сдвигается на два знака вправо, а в конце числового значения добавляется знак процента. Например, если выбрать для чисел формат Процентный без дополнительных десятичных знаков и ввести величину 0,1234, в ячейке отобразится значение 12%, если же предусмотреть вывод двух значащих цифр после запятой, в ячейке появится значение 12,34%. СОВЕТ --------------------------- ■ ---------------------------------------------------------------------Чтобы быстро применить к ячейке процентный формат без десятичных знаков, достаточно нажать кнопку Процентный формат (Percent Style) на панели инструментов Форматирование.

____________________________________________ 1

Возможно, авторы неточно выразились. В русской версии есть четыре варианта подчеркивания: одинарное по ячейке и по значению и двойное по ячейке и по значению. То, что они описывают — это подчеркивание по ячейке, не имеющее никакого отношения именно к финансовым форматам; оно подчиняется тем же правилам, что и для любых других данных. — Примеч. перев.

256 ♦ Глава 8. Форматирование листов

Дробные форматы В списке форматов категории Дробный (Fraction), представленном на рис. 8.12, предлагается несколько вариантов отображения дробных значений в виде обычных дробей, а не десятичных. Точно так же в этом случае хранимое значение остается в ячейке без изменения, а на экран оно выводится в виде обычной дроби.

Рис. 8.12. Excel предлагает широкий выбор дробных форматов

При использовании дробных форматов учитывайте следующие наблюдения, которые мы продемонстрируем на примере числа 123,456: ► если выбрать вариант Простыми дробями (1/4) (Up To One Digit (1/4)), число 123,456 будет отображаться в ячейке как 123 1/2, то есть с округлением до ближайшего значения, представимого в виде простой дроби; ► а при записи этого же числа в формате Дробями до двух цифр (21/35) (Up To Two Digits (21/35)), оно будет выглядеть как 123 26/57; ► соответственно, в формате Дробями до трех цифр (312/943) (Up To Three Digits (312/943)) число 123,456 показывается как 123 57/125; ► в оставшихся шести дробных форматах используются определенные знаменатели дроби. Так, в варианте Шестнадцатыми долями (8/16) (As Sixteenths (8/16)) число 123,456 будет выглядеть уже как 123 7/16.

Экспоненциальный (научный) формат В формате Экспоненциальный (Scientific) числа отображаются в экспоненциальном виде. Этот формат еще называется научным. Например, величина 98765432198 будет представлена как 9,88Е+10. Эта запись обозначает число 9,88, умноженное на 10

Форматирование ячеек ♦ 257

в десятой степени, а символ Е — основание экспоненциальной функции — в данном случае подразумевает основание 10. Таким образом, выражение Е+10 означает, что число 10 умножается само на себя 10 раз; при этом получается величина 10 000 000 000. Умножая ее на 9,88, получим в итоге число 98 800 000 000, то есть приближенное (округленное) значение числа 98765432198. Рост количества десятичных знаков позволяет увеличить точность выводимого числа. Экспоненциальную форму представления данных можно использовать и для отображения очень маленьких числовых значений. Например, в этом формате величина 0,000000009 в ячейке будет видна как 9,00Е-09, то есть 9, умноженное на 10 в минус девятой степени. Выражение 10 в минус девятой степени означает, что единица делится на 10 в девятой степени (единица, девять раз деленная на 10) — это соответствует числу 0,000000001. Умножая его на девять, получаем исходную величину - 0,000000009.

Текстовый формат Применение к ячейке формата Текстовый (Text) означает, что значение в этой ячейке будет рассматриваться как текст, даже если на самом деле оно число. По умолчанию числовое значение в ячейке выравнивается по правому краю. Если ячейке назначить текстовый формат, значение будет выровнено по левому краю как текст. При практическом применении обычное число, отформатированное как текст, легко распознается Excel и всегда рассматривается как число. Однако если текстовый формат присваивается ячейке, содержащей формулу, эта формула будет восприниматься как текст и выводиться в ячейке в виде текста. Любые другие формулы, в которых есть ссылка на ячейку с формулой, отформатированную как текст, возвратят либо также текстовое значение, либо сообщение об ошибке #ЗНАЧ!. СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------------------------------Описанный прием обычно используется для исключения формулы из листа без фактического ее удаления. Можно отформатировать формулу как текст, чтобы отобразить ее на листе, и затем легко найти зависимые формулы, возвращающие ошибку. После применения текстового формата щелкните на строке формул и нажмите клавишу Enter, чтобы произвести перерасчет на рабочем листе и заменить формулу ее текстовым эквивалентом. Для возвращения формулы к исходному состоянию достаточно вновь применить к ячейке числовой формат, затем щелкнуть на строке формул и нажать клавишу Enter.

Дополнительные форматы Четыре специальных формата категории Дополнительный (Special), показанные на рис. 8.13, разработаны в ответ на просьбы многих пользователей. Эта категория включает в себя не используемые для вычислений форматы: почтовых индексов, номера телефона (с заключенным в круглые скобки кодом региона) и номера карточки социального страхования. Присвоение любого из них ячейкам позволяет легко и быстро вводить на лист только числовые значения, без необходимости набирать специальные символы. Рассмотрим параметры дополнительных форматов подробнее. ► Почтовый индекс (Zip Code). Здесь перед значащими цифрами могут стоять и нули. Если ввести значение 054321 в ячейку с форматом Общий (Normal),

258 ♦ Глава 8. Форматирование листов

Excel опустит нуль и отобразит значение 54321. Ни в одном из двух форматов почтового индекса этого не происходит, и в ячейке правильно демонстрируется индекс 054321. ► Номер телефона (Phone Number). Если выбрать формат телефонного номера, Excel при вводе будет добавлять круглые скобки (для кода региона) и промежуточные тире, отделяющие собственно группы цифр телефонного номера, что упрощает ввод, поскольку можно пользоваться только цифровой частью клавиатуры и не обращаться к другим символам. Кроме того, введенные числа в действительности остаются числами, а не текстовыми значениями, в которые они были бы автоматически преобразованы при вводе в ячейку круглых скобок и тире. ► Табельный номер (Social Security Number). В этом формате добавляются тире после первых трех цифр и после следующих двух1. Например, число 123456789 будет показываться как 123-45-67892. В списке Язык (местоположение) (Locale) можно выбрать язык или местоположение более чем из 120 вариантов. Это позволяет форматировать числа с учетом местных особенностей (locale). Так, если выбрать вьетнамский язык, в списке дополнительных форматов окажется всего две строки: Metro Phone Number и Suburb Phone Number.

Рис. 8.13. В категории Дополнительный Excel предлагает несколько специальных, часто используемых числовых форматов

_________________________________ 1 2

Для русской версии Excel тире не добавляются. — Примеч. перев. Не забудьте при вводе данных любого из дополнительных форматов снять флажок Фиксированный десятичный формат при вводе па вкладке Правка окна Параметры, поскольку иначе программа в обязательном порядке отнесет введенное значение к числовым и отделит какое-то количество последних цифр номера или индекса десятичной точкой. — Примеч. ред.

Нестандартные форматы ♦ 259

Нестандартные форматы Настраиваемые нестандартные форматы создаются с помощью уже знакомой нам вкладки Число диалогового окна Формат ячеек. На ней необходимо выбрать категорию Все форматы (Custom) (при этом вкладка принимает вид, изображенный на рис. 8.14) и ввести специальные коды форматирования в поле Тип (Type). Excel добавляет все новые форматы в конец списка Тип, который начинается со встроенных форматов. Чтобы удалить любой пользовательский формат, выделите его в списке и нажмите кнопку Удалить (Delete). Встроенные форматы удалить невозможно.

Создание новых форматов Эту задачу можно ускорить, если в качестве отправной точки взять один из уже имеющихся форматов Excel. Ниже мы рассмотрим порядок действий по получению нового формата на основе уже существующего, а также описание специальных символов, используемых в поле Тип для записи формата. 1. Введите число и присвойте ячейке встроенный формат, наиболее приближенный к целевому. Ячейку оставьте выделенной. 2. На вкладке Число диалогового окна Формат ячеек выберите категорию Все форматы. В поле Тип будет представлена маска (кодовая запись) формата, примененного к ячейке. 3. Отредактируйте маску, используя символы, представленные в табл. 8.1. Исходный формат сохранится без изменений, а новый формат добавится в конец списка Тип.

Рис. 8.14. Создайте новый формат на основе уже существующего

260 ♦ Глава 8. Форматирование листов

Пусть нас интересует формат для отображения дат в очередности: день недели (название), месяц (название), день месяца и год. Начните с ввода в ячейку самой даты (например 25/07/04) и затем выделите эту ячейку. В списке Числовые форматы выберите категорию Все форматы. Далее в поле Тип измените запись этого формата на ДДДД, ММММ ДД, ГГГГ (с учетом пробелов и запятых) и нажмите кнопку ОК. Результат выполнения этой процедуры показан на рис. 8.15.

Рис. 8.15. Мы создали новый формат даты, введя код формата в поле Тип СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------При сохранении книги сохраняются и новые форматы, но чтобы перенести пользовательский формат из одной книги в другую, необходимо скопировать и затем вставить в новую книгу ячейку, которой присвоен этот формат. Для упрощения доступа к нестандартным форматам старайтесь сохранять их в одной книге.

Числовые форматы записываются с помощью символов, приведенных в табл. 8.1. Таблица 8.1. Символы, используемые для кодировки форматов ______________________________________________________________________________________________________

Символ

Назначение

______________________________________________________________________________________________________

0

Местозаполнитель (метка) цифры. Гарантирует вывод заданного количества цифр слева и справа от десятичной точки. Например, в формате 0,000 значение ,987 отображается как 0,987. Если же применяется маска 0,0000, оно предстает как 0,9870. Когда число имеет больше цифр справа от десятичной точки, чем задано меток О, это число округляется. Так, с маской 0,00 число ,987 отображается в виде 0,99, а в формате 0,0 — округляется до 1,0

_____________________________________________________________________________________________________

Нестандартные форматы ♦ 261 ________________________________________________________________________________________________________

Символ

Назначение

________________________________________________________________________________________________________

?

Местозаполнитель цифры. Этот символ действует так же, как О, за исключением того, что вместо незначащих нулей с любой стороны от десятичной точки выводятся пробелы. Эта метка позволяет выровнять числа по десятичной точке. Например, при применении к числам ,4 и 7,45 маски О,?? десятичная точка будет иметь один и тот же отступ от края ячейки

#

Местозаполнитель цифры. Действует подобно метке 0, за тем исключением, что незначащие нули не выводятся, если число с любой стороны от десятичной точки имеет меньше цифр, чем задано меток #. Этот символ указывает Excel, где нужно поставить пробелы или другие символы-разделители. Например, в формате # ### нужно показать пробел после каждой третьей цифры слева от десятичной точки Десятичная точка. Показывает, где проходит черта между целой и дробной частями числа. Если слева от этого символа маска содержит только метки #, Excel начинает все меньшие 1 числа с десятичной точки. Чтобы избежать этого, используйте в качестве первой метки цифры слева от десятичной запятой местозаполнитель 0. Если вы хотите, чтобы программа в любом случае добавляла разделители разрядов и отображала, по крайней мере, одну цифру слева от десятичной точки, задайте маску # ##0

%

Символ процентного формата. В этом формате число умножается на 100 и завершается символом %

/

Символ дробного формата. Обозначает, что дробную часть следует отображать в виде простой дроби. Количество меток цифр, сопровождающих этот символ, определяет точность выводимого значения. Например, десятичная дробь 0,269 при присвоении ей формата # ?/? округлится до 1/4, но если задана маска # ???/???, та же дробь будет показана как 46/171

Пробел

Разделитель групп разрядов. Используется для отделения сотен от тысяч, тысяч от миллионов и т. д., если маска содержит данный символ, заключенный между метками #, 0 или ?. Кроме того, пробел действует еще и как масштабирующий и округляющий фактор. Один пробел в конце маски указывает Excel, что необходимо округлять и выводить числа с точностью до тысяч, два пробела — с точностью до миллионов. Например, формат # ### ### (один пробел в конце маски) предполагает отображение числа 4567890 как 4 568, в то время как формат # ### ### (два пробела в конце маски) округлит это число и вовсе до 5

Е- Е+ е- е+

Символы экспоненциального формата. Если маска содержит хотя бы один местозаполнитель 0 или # справа от символов Е-, Е+, е- или е+, Excel представляет числа в экспоненциальном виде и вставляет символы Е или е в отображаемое значение. Число меток 0 или # справа от символов Е и е определяет минимальное количество цифр в показателе степени. При использовании символов Еили е- знак показателя степени выводится только если он отрицательный, а при использовании символов Е+ или е+ знак показателя степени отображается всегда

$-+/() \

Обычные символы. Все эти символы можно включать непосредственно в маску Обратная косая черта. Добавляйте обратную наклонную черту перед любым символом, который вы хотите вставить в маску, кроме упомянутых выше стандартных символов $-+/() \ и пробела. Обратная косая черта при отображении значения опускается. Например, код формата # ##0" "\D;-# ##0" "\C предполагает, что все положительные числа будут выводиться с пробелом и буквой D в конце числа, а все отрицательные — с пробелом и буквой С. Чтобы вставить несколько символов, вводите их как литерал (см. далее в таблице)

_______________________________________________________________________________________________________

продолжение®

262 ♦ Глава 8. Форматирование листов Таблица 8.1 (продолжение) ______________________________________________________________________________________________________

Символ

Назначение

_________________________________________________________________________________________________________________

Подчеркивание. Вставляет пробел, равный ширине следующего символа. Например, запись _) обозначает добавление пробела, по ширине равного закрывающей скобке. Этот символ удобен для выравнивания числовых значений в столбцах "Текст"

Строка из букв. Двойные кавычки действуют аналогично обратной косой черте, за исключением того, что в ячейке отображается весь заключенный в них текст

*

Символ повторения. Следующий за ним символ повторяется до тех пор, пока столбец не окажется заполненным по всей ширине. Используйте в записи формата только одну звездочку

@

Метка текста. Если ячейка содержит текст, то в отображаемом значении этот текст окажется в той позиции, в маске которой расположен символ @. Например, если к ячейке, содержащей слово «Excel», применить маску "Microsoft "@".", в ячейке появится текстовое значение «Microsoft Excel».

_______________________________________________________________________________________________________________

Таблица 8.2 содержит список встроенных кодов форматов Excel из категории Все форматы и показывает, как эти коды связаны с другими категориями. (Обратите внимание, что в этой таблице не представлены коды форматов дат и времени, применение которых будет рассмотрено в главе 15, «Даты и время».) Таблица 8.2. Встроенные коды форматов Категория Код формата 0 Цифра Общий Отсутствуют Числовой 0 0,00 ###0 # ##0,00 # ##0_;# ##0 # ##0_; [Красный]-# ##0 # ##0,00_);# ##0,00 # ##0,00;[Красный]-* ##0,00 Денежный # # ##0_р_.;-# ##0_р_. # ##0_р_.;[Красный]-# ##0_р_. # ##0,00_р_.;-# ##0,00_р_. # ##0,00_р_.;[Красный]-* ##0,00_р_. Процентный 0% 0,00% Экспоненциальный 0.00Е+00 ##0,0Е+0 Дробный #" "?/? #" "??/?? _____________________________________________________________________________________________

Нестандартные форматы ♦ 263 Категория Код формата Дата См. главу 15 Время См. главу 15 Текстовый @ Финансовый (русский) _-* # ##0р._-;-* # ##0р._-;_-* "-"р._-;_-@___* # ##0_р_._-;-* # ##0_р_._-;_-* "-"_Р_-_-;_-@_-# ##0,00р._-;-* # ##0,00р._-;_-* "-"??р._-;_-@___________________ _-* # ##0,00_р_._-;-* # ##0,00_р_._-;_-* "-"??_Р_-_-;_-@_-

Многовариантные форматы В пределах каждого определения формата можно создать полностью отличающиеся друг от друга варианты для отображения положительных, отрицательных, нулевых и текстовых .значений. Коды для каждого из вариантов в этом случае отделяются друг от друга точкой с запятой и записываются в порядке, продемонстрированном на рис. 8.16.

Рис. 8.16. Excel допускает запись форматов из четырех разных частей

Среди всех встроенных форматов все четыре части используются только в финансовых — это видно из рис. 8.16. Ниже приводятся основные правила записи кода многовариантных форматов: ► если код записи содержит только одну маску, Excel применяет ее ко всем положительным, отрицательным и нулевым значениям; ► если же формат состоит из двух частей, то первая применяется ко всем положительным и нулевым значениям, а вторая — только к отрицательным; ► третья секция формата относится только к нулевым значениям; ► четвертый и последний элемент в четырехвариантной записи формата контролирует отображение текстовых значений. Если последняя часть не включена в код пользовательского формата, то созданный формат не будет влиять на текстовые значения.

264 ♦ Глава 8. Форматирование листов СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------При желании на рабочем листе можно скрыть все нулевые значения. В меню Сервис выберите команду Параметры и в открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Вид. Снимите флажок Нулевые значения (Zero Values) в разделе Параметры окна (Window Options).

Предположим, вы хотите создать нестандартный финансовый формат, где в зависимости от значения денежные суммы выводились бы по-разному. Пример такого пользовательского формата приведен на рис. 8.16; для него был написан следующий код: "Перечислено:" # ##0,00р.; "Кредит: "-# ##0,00р.; "Чистый счет."; "Обратите внимание: "@ Или, допустим, вы создаете рабочий лист для учета материальных ценностей и хотите, чтобы все числовые значения в одном из столбцов отображались в формате Инв. № ХХХХХХХ, как на рис. 8.16. В этом случае воспользуйтесь кодом: "Инв. №"###-####

Окрашивание форматированных данных Числовые форматы, содержащие код для изменения цвета, влияют на цвет значений выделенных ячеек. Это позволяет, например, выделить отдельные промежуточные результаты или итоги. Можно даже создавать форматы, в которых, например, значения больше какой-либо величины будут записываться одним цветом, а меньше этой величины — другим. СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------Можно написать код, обеспечивающий разную окраску в зависимости от самих значений, но гораздо проще воспользоваться для этого встроенным средством Excel — командой Условное форматирование (Conditional Formatting) меню Формат. Подробнее об этом рассказывается в разделе «Условное форматирование» главы 9.

Для изменения цвета значения вставьте в код формата в начало соответствующей маски название нового цвета в квадратных скобках. Например, если требуется создать формат Денежный «синего цвета» с двумя знаками после десятичной точки, отредактируйте один из имеющихся денежных кодов _-$# ##0,00:_$# ##0,00 следующим образом: [Синий]_-$# ##0,00;-$# ##0,00 В результате применения этого формата к листу положительные и нулевые значения будут выделены синим цветом, а текстовые и отрицательные останутся черными (по умолчанию). А приведенный ниже формат выводит все положительные значения синим цветом, отрицательные — красным, нулевые — желтым, а текст — зеленым цветом: [Синий] ; [Красный.} ; [Желтый] ; [Зеленый]

Нестандартные форматы ♦ 265

В масках форматов употребляются следующие названия цветов: Черный (Black), Синий (Blue), Голубой (Cyan), Зеленый (Green), Розовый (Magenta), Красный (Red), Белый (White) и Желтый (Yellow). Кроме этого, цвет можно задавать кодом ЦВЕТи, где п — любой индекс из диапазона от 1 до 16. Excel в этом случае выбирает соответствующий цвет из текущей 16-цветной палитры. Если выбранный цвет получается смешиванием нескольких чистых цветов, используется ближайший чистый цвет палитры. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------:-----------------------------------------------------------Если задать оттенок, отсутствующий среди полного набора системных цветов, Excel образует его смешиванием точек чистых цветов. Полученные оттенки называются «смешанными» (dithered) и прекрасно подходят для заливок. Но для текста и линий Excel использует только чистые цвета, выбирая вместо смешанного ближайший к нему чистый оттенок. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Создание и использование пользовательских форматов описывается в разделе «Нестандартные форматы» данной главы. РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ -----------------------------------------------------------------------------Иногда при работе с денежными форматами, такими как канадский доллар или рубль (где символ валюты — концевой), нет необходимости ставить после каждого числового значения символ валюты. В практике GAAP бывает достаточно поместить этот знак сверху или снизу колонки чисел. Поскольку в таком случае символы валюты не отображаются в каждой ячейке, возникает вопрос: как выровнять все числа по десятичной точке? Одним из способов преодоления проблемы является создание нового формата, в котором будет отсутствовать символ валюты. Знак подчеркивания (_) в маске сообщает программе о том, что нужно оставлять пустой промежуток, равный ширине символа, следующего за знаком подчеркивания. Например, код _$ означает, что требуется оставить пространство, равное ширине знака доллара. Таким образом, нашу задачу можно решить, записав следующий код: # ##0,00 _$'. [Красный]* ##0,00 _$ Не забудьте добавить пробел между нулем и символом подчеркивания, чтобы все числа в столбце были выровнены по десятичной точке.

Использование условий в кодах форматов Помимо всего прочего, Excel позволяет управлять отображением чисел в ячейках в зависимости от выполнения (или невыполнения) определенных условий. Для этого необходимо добавить условия в две первые маски стандартного че-тырехвариантного формата, которые при отсутствии условий соответствуют положительным и отрицательным значениям. Тогда в третьей маске будет описываться формат всех значений, не удовлетворяющих условиям первых двух. При определении форматов с условиями используются операторы сравнения <, >, =, <=, >= и <> в сочетании с любыми числами. Положим, вы подводите баланс по счетам. Чтобы вывести на экран счета с балансом, превышающим $50 000, синим цветом, отрицательные значения — красным, а все

266 ♦ Глава 8. Форматирование листов

другие значения — цветом, используемым по умолчанию, создайте следующий формат: [Синий][>50000]_-$# ##0,00;[Красный][<0]-$# ##0,00;_-$# ##0.00 Условные операторы также могут оказаться удобным средством для масштабирования числовых значений. Например, если фирма производит продукт, для изготовления которого требуется определенное количество миллилитров какого-либо компонента на каждую единицу выпускаемой продукции, а объем производства при этом составляет тысячи единиц в день, то при подведении итогов придется переводить миллилитры (мл) сначала в литры (л), а затем и в килолитры (кл). Для решения этой задачи можно создать следующий числовой формат: [>999999]# ##0 _м"кл";[>999]#0 _к_м"л";#_к"мл" Тогда, если вы введете в ячейку небольшое значение 72, показано будет 72 мл. При вводе большого числа (например, 7286957), оно будет выражено уже в килолитрах (соответственно 7 кл). Промежуточные значения переведутся в литры (например: 7632 — 8 л). Таким образом, включив в формат условия, разделитель групп разрядов и символ подчеркивания (_), можно без дополнительных формул улучшить и визуальное восприятие таблицы, и, соответственно, продуктивность работы с ней.

Скрытие значений с помощью форматирования Чтобы скрыть какую-либо величину на рабочем листе, можно применить к ней «пустой» формат. Делается это очень просто — нужно из соответствующей величине части кода формата убрать все символы, оставив только разделители масок (запятые). Например, скрыть только отрицательные и нулевые значения позволяет такой формат: $# ##0,00;; Чтобы скрыть любые записи в ячейке, сведите код к его простейшей форме: ;;; Пустая маска скрывает значение на листе, но оно остается по-прежнему видимым в строке формул и доступным по ссылкам из формул. Если необходимо спрятать содержимое ячеек так, чтобы «след» не оставался ни в ячейках, ни в строке формул, воспользуйтесь куда более надежным средством — защитой ячеек. Более подробно о ней рассказывается в разделе «Защита данных» главы 5.

Выравнивание содержимого ячеек Вкладка Выравнивание (Alignment) диалогового окна Формат ячеек, представленная на рис. 8.17, несет ответственность за расположение текста и чисел в ячейках. На этой же вкладке собраны настройки, отвечающие за создание многострочных надписей, повторение ряда символов в одной или нескольких ячейках и ориентацию текста

Выравнивание содержимого ячеек ♦ 267

в ячейке. Итак, на вкладке Выравнивание расположены следующие элементы управления: ► По горизонтали (Horizontally). В списке По горизонтали определяется выравнивание содержимого выделенной ячейки относительно левого или правого ее краев. При стандартном выравнивании в формате Общий по умолчанию числа прижимаются к правой границе ячейки, а текстовые значения — к левой. ► По вертикали (Vertically). Этот список определяет выравнивание относительно верхнего или нижнего края ячейки. ► Ориентация (Orientation). Элементы раздела Ориентация позволяют размещать текст в ячейке по вертикали или под любым углом. ► Отображение (Text Control). Три флажка в этом разделе диалогового окна позволяют, соответственно, переносить текст в ячейке при отображении по словам, регулировать ширину ячейки в зависимости от длины текста и объединять несколько ячеек в одну. ► Направление текста (Text Direction). Специфический список, введенный для поддержки языков с обратным направлением написания текста (справа налево).

Рис. 8.17. Excel предлагает широкий выбор вариантов выравнивания содержимого ячейки

Выравнивание по горизонтали При выборе вариантов По левому краю (отступ) (Left (Indent)), По правому краю (отступ) (Right (Indent)) или По центру (Center) содержимое выделенных ячеек смещается к левому, правому краю ячейки или центрируется соответственно. На рис. 8.18 представлены все эти три случая и другие типы выравнивания.

268 ♦ Глава 8. Форматирование

Рис. 8.18. Способы выравнивания значений в ячейках по горизонтали

Выравнивание по горизонтали с отступом Величина отступа для вариантов По левому краю (отступ) и По правому краю (отступ) задается в счетчике Отступ (Indent), расположенном правее и чуть ниже списка По горизонтали, как показано на рис. 8.17. По умолчанию значение в счетчике равно нулю. При увеличении отступа на единицу значение в ячейке смещается на ширину одного символа вправо (или влево) (ширина одного символа принимается равной ширине буквы X в стиле Обычный (Normal)). Например, на рис. 8.18 во второй строке значение в ячейке выравнивается по левому краю без отступа, в строке 3 — с отступом, равным 1, а в строке 4 — с отступом, равным 2. Максимальная величина отступа может быть равной 15. Выравнивание с распределением В прошлой версии программы добавилась новая возможность — равномерное распределение фрагментов текста в ячейке. Например, на рис. 8.18 ячейки А9:В9 были предварительно объединены в одну, затем в объединенную ячейку мы ввели текст (три раза подряд слово Распределенный) и наложили выравнивание по горизонтали Распределенный (отступ) (Distributed (Indent)). Как видно из рисунка, текст растянулся по ширине ячейки с равными промежутками между словами. Центрирование по выделению Выравнивание По центру выделения (Center Across Selection) позволяет расположить содержимое одной ячейки по центру области, охватывающей все выделенные справа пустые ячейки или в интервале до следующей непустой ячейки в выделенной области. На том же рис. 8.18 формат По центру выделения был применен к ячейкам А7:В7. При этом сам выравниваемый текст хранится в ячейке А7.

Выравнивание содержимого ячеек ♦ 269 СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------Заметьте, хотя получаемый здесь результат и то, что мы наблюдаем после нажатия кнопки Объединить и поместить в центре (Merge And Center), расположенной на панели инструментов Форматирование, зачастую выглядит одинаково, тем не менее действие этих команд различно. При нажатии кнопки выделенные ячейки действительно объединяются и заменяются одной ячейкой, в то время как центрирование по выделению просто опирается на ширину соседних ячеек, а хранимое значение как было, так и остается в исходной ячейке. Более подробно об объединении ячеек рассказывается в разделе «Объединение ячеек» данной главы.

Заполнение ячеек В случае горизонтального выравнивания С заполнением (Fill) введенное в ячейку значение тиражируется до тех пор, пока какой-нибудь символ не упрется в правую границу столбца. На рис. 8.18 в объединенную ячейку А8:В8 был введен текст С заполнением, а затем применен формат С заполнением. Обратите внимание, что текст достаточно ввести только в первую ячейку выделенного диапазона, а затем Excel повторяет его до заполнения всей ширины диапазона. Как и прочие команды форматирования, выравнивание с заполнением влияет только на отображение текста в ячейке, а не на хранимое в ней значение. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Поскольку рассматриваемый формат влияет на числовые значения в точности, как на текстовые, число, которому он назначен, на экране будет заметно отличаться от хранимой величины. Например, если применить выравнивание по горизонтали с заполнением к ячейке шириной 10 символов, содержащей число 3, в ячейке отобразится число 3333333333.

Перенос по словам Текст, который оказывается слишком длинным для данной ширины ячейки, Excel отобразит частично поверх соседних ячеек, но при условии, что они пусты. Если же на вкладке Выравнивание установить флажок Переносить по словам (Wrap Text), весь набранный текст целиком расположится в одной ячейке. Для этого Excel увеличит высоту строки, в которой находится активная ячейка, а затем расположит текст на дополнительных строках, как продемонстрировано в примере на рис. 8.18 для ячейки А10. Перенос по словам применим в сочетании с другими типами выравнивания, но учтите, что для наклонного и вертикального текста программа не настраивает автоматически высоту строки, как следовало бы ожидать. В этом случае ее придется подбирать вручную.

Распределение текста в ячейке На вкладке Выравнивание предлагаются два варианта распределения текста в ячейке, в раскрывающихся списках По горизонтали (Horizontal) и По вертикали (Vertically). При применении горизонтального выравнивания По ширине текст в активной ячейке переносится по словам на дополнительные строки внутри ячейки

270 ♦ Глава 8. Форматирование листов

и растягивается к левой и правой границам. Высота строки автоматически подстраивается под количество строк текста, как показано в примере на рис. 8.18 для ячейки В10. ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------Не следует путать этот тип выравнивания с командой Правка ► Заполнить ► Выровнять (Edit ► Fill ► Justify). В рассматриваемом случае текст переносится по словам в пределах одной ячейки, при необходимости высота строки увеличивается, а текст «расползается» по ширине ячейки. В то же время команда Выровнять перераспределяет введенное текстовое значение вниз по нескольким ячейкам, разбивая текст на отдельные фрагменты. Подробнее о команде Выровнять рассказывается в разделе «Работа с подменю Заполнить» главы 7.

При вертикальном выравнивании По высоте (Justify) текст распределяется относительно верхнего и нижнего краев ячейки так, чтобы равномерно заполнить ее по высоте, как показано на рис. 8.19 для ячейки F3. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Надстройка Spreadsheet Assistant, о которой мы уже не раз упоминали, встраивает в строку меню Excel собственный пункт Assistants (Помощь), в котором, помимо всего прочего, есть подменю Format Assistants (Помощь по форматированию). В нем расположены команды для выполнения таких задач, как объединение содержимого выделенных ячеек без центрирования и расстановка переносов в словах внутри ячейки. Чтобы открыть представленное ниже диалоговое окно, упрощающее форматирование рабочего листа, выберите в этом подменю команду Custom Cell Alignment (Настраиваемое выравнивание).

Выравнивание по вертикали В раскрывающемся списке По вертикали (Vertically) на вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек предлагаются следующие варианты, аналогичные способам выравнивания по горизонтали: По верхнему краю (Тор), По центру (Center), По нижнему краю (Bottom), По высоте (Justify) и Распределенный (Distributed). В ячейках B3:D3 на рис. 8.19 представлены примеры первых трех вариантов выравнивания. Как уже было сказано ранее, к ячейке F3 применено выравнивание По высоте, а к знакам процента в ячейке ЕЗ — Распределенный формат.

Выравнивание содержимого ячеек ♦ 271

Рис. 8.19. Выравнивание значений в ячейках по вертикали

Уточним особенности перечисленных выше способов выравнивания: ► По верхнему краю, По нижнему краю и По центру. Значения в ячейках располагаются по вертикали у верхнего, нижнего края ячейки или в ее центре соответственно. ► По высоте. Расстояние между словами в ячейке увеличивается так, чтобы текст был равномерно распределен относительно верхнего и нижнего края ячейки при фиксированной высоте строки. Пример приведен к ячейке F3 на рис. 8.19. ► Распределенный. Excel подбирает равные расстояния между словами или символами в ячейке; при этом текст равномерно распределяется между верхним и нижним краем ячейки, как показано на рис. 8.19 для ячейки ЕЗ1.

Ориентация текста По умолчанию текст в ячейке располагается горизонтально, но при желании его можно повернуть вертикально (стопкой) или под любым углом от 90° против часовой стрелки до 90° по часовой стрелке. Отвечает за это раздел Ориентация (Orientation) вкладки Выравнивание диалогового окна Формат ячеек. При изменении ориентации на вертикальную Excel автоматически подстраивает высоту строки, если предварительно это не было сделано вручную. На рис. 8.19 показано, что произойдет с текстом в ячейке НЗ, если щелкнуть на надписи Текст в разделе Ориентация. Данный формат можно применять также и к числам, и к формулам. Поворот текста на любой угол задается с помощью поля со счетчиком Градусов (Degrees) или регулятора Надпись (Text). Щелкните на регуляторе и поверните его по часовой стрелке или против нее на нужный угол — величина угла поворота появится в поле Градусов. Или воспользуйтесь кнопками счетчика. При каждом щелчке на любой из кнопок со стрелками угол наклона изменяется в соответствующем направлении ________________________ 1

Разница между вариантами заключается фактически только в том, как выглядят короткие (меньше ширины ячейки) строки, то есть образованные разрывами строки или последние. В первом случае они прижимаются влево, а во втором — распределяются по ширине. — Примеч. ред.

272 ♦ Глава 8. Форматирование листов

на один градус. Третий вариант: выделите значение в поле счетчика и введите вместо него любое число из диапазона от -90 до 90. На рис. 8.19 в ячейках I3:L3 приведены примеры вращения текста в ячейках.

Нестандартное форматирование текста с выравниванием В большинстве случаев заголовки столбцов значительно шире хранящихся в них данных. Включение функции Переносить по словам позволяет уменьшить ширину заголовка, но иногда и этого бывает недостаточно. Можно попробовать расположить заголовки вертикально, но тогда они будут занимать много места по высоте и едва ли их будет удобно читать. Excel для такого случая предоставляет более удобное решение — нужно использовать наклонный текст.

Чтобы сделать заголовки наклонными, как показано на рисунке, выполните следующие действия: 1. Выделите ячейки, которые требуется отформатировать, и откройте диалоговое окно Формат ячеек. 2. Перейдите на вкладку Граница (Border) и добавьте к выделенным ячейкам границы по левому и правому краю.

Выравнивание содержимого ячеек ♦ 273

3. На вкладке Выравнивание установите угол наклона текста (с точки зрения удобства восприятия оптимальное значение находится в диапазоне от 30 до 60°). 4. В списке По горизонтали выберите вариант По центру и нажмите кнопку ОК. Excel повернет текст и границы ячеек на указанный вами угол. 5. Настройте высоту строки таким образом, чтобы все заголовки размещались в одной строке, без переноса. 6. Выделите все столбцы. Выберите команду Формат ► Столбец ► Автоподбор ширины (Format ► Column ► AutoFitSelection), чтобы уменьшить ширину столбцов таблицы до минимального размера. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Подробнее о границах ячеек рассказывается далее в этой главе, раздел «Выделение границ», изменение ёысоты строк обсуждается здесь же, в разделе «Высота строк».

Автоподбор размеров символов Флажок Автоподбор ширины (Shrink To Fit) в разделе Отображение (Text Control) вкладки Выравнивание уменьшает размер шрифта в выделенной ячейке так, чтобы ее содержимое полностью помещалось в столбце без переноса слов. Это удобно, если требуется сохранить одинаковую ширину всех столбцов и когда перенос текстовых значений на другие строки ячейки нежелателен, так же как и применение вертикального или наклонного текста. На рис. 8.20 показан результат работы данной команды. В ячейки А1 и А2 ввели один и тот же текст, а затем к ячейке А2 применили автоподбор ширины.

Рис. 8.20. Флажок Автоподбор ширины уменьшает размер символов так, чтобы содержимое ячейки не выходило за ее пределы

Если изменить ширину столбца, содержащего ячейку, к которой применен формат Автоподбор ширины, символы в ней будут уменьшаться или увеличиваться так, чтобы длина текста соответствовала ширине ячейки. Однако при этом не должен превышаться заданный размер шрифта в ячейке, то есть после достижения определенной ширины столбца размер символов изменяться не будет. Средство Автоподбор ширины — хороший способ решения определенных проблем, но имейте в виду, что размер символов в состоянии быть сколь угодно малым. Если столбец узкий, а значение в нем достаточно длинное, прочесть таким образом отформатированный текст в ячейке будет затруднительно.

Выравнивание с помощью кнопок панели инструментов Выравнивать содержимое ячеек можно также с помощью кнопок По левому краю (Left), По центру (Center), По правому краю (Right) панели инструментов Форматирование.

274 ♦ Глава 8. Форматирование листов

Есть на ней еще одна, близкого назначения кнопка Объединить и поместить в центре (Merge And Center). Если какая-либо кнопка или несколько из указанных кнопок на панели инструментов Форматирование имеют «нажатый» вид, это означает, что к выделенной ячейке уже применены соответствующие параметры форматирования. Таким образом, вы можете всегда визуально контролировать выравнивание данных в ячейках. При работе с этими кнопками обратите внимание на следующие моменты: ► Чтобы отменить примененный способ выравнивания (и вернуть активную ячейку к состоянию по умолчанию), йажмите кнопку панели инструментов еще раз.

► Если нажать кнопку Увеличить отступ (Increase Indent), значения в выделенных ячейках выравниваются по левому краю с отступом. Повторное нажатие этой кнопки не отменяет изменения, а, наоборот, увеличивает отступ еще на одну единицу. Чтобы уменьшить отступ, нажмите соседнюю кнопку Уменьшить отступ (Decrease Indent).

► Нажатие кнопки Объединить и поместить в центре (Merge And Center) вызывает выполнение двух операций: во-первых, выделенные ячейки объединяются в одну, а, вовторых, содержимое объединенной ячейки выравнивается по центру. Эта кнопка является переключателем, то есть ее повторное нажатие позволяет вернуть исходный вид ячеек. Подробнее об объединении ячеек рассказывается далее в разделе «Объединение ячеек».

Изменение шрифта Понятие шрифт (font) включает в себя гарнитуру (typeface), например Arial, и ряд других атрибутов, таких как размер, цвет и т. д. В Excel выбор шрифта осуществляется на вкладке Шрифт (Font) диалогового окна Формат ячеек (рис. 8.21). При работе с листами шрифты используются точно так же, как в любом отпечатанном тексте, — для наглядного выделения определенной информации, в частности — для выделения заголовков столбцов и строк. Чтобы задать шрифт для ячейки,или диапазона, выделите их, а затем воспользуйтесь указанной вкладкой. Окно Формат ячеек можно открыть, нажав комбинацию клавиш CtrL+1 или выбрав команду Формат ► Ячейки.

Изменение шрифта ♦ 275

Рис. 8.21. На вкладке Шрифт можно задавать значениям в ячейках определенный шрифт, начертание и размер символов, цвет и различные эффекты

Числа в списке Размер (Size) означают оптимальные для печати размеры шрифтов выбранного начертания. Но в поле Размер можно ввести и любое другое, даже дробное значение с точностью до сотых. Если высота строки не была настроена вручную, Excel автоматически увеличит ее, чтобы в строке помещались все, даже самые большие символы. Набор доступных вариантов начертания варьируется в зависимости от выбранной гарнитуры в списке Шрифт. Большинство шрифтов поддерживают курсивное начертание, полужирное и полужирный курсив. Чтобы вернуться к шрифту и размеру, определенному стилем Обычный (Normal), просто установите флажок Обычный (Normal Font). СМОТРИ ТАКЖЕ — ---------------------------------------------------------------------------------Подробнее о стиле Обычный рассказывается в разделе «Стилевое форматирование» главы 9.

Изменение шрифта с помощью панели инструментов Изменить параметры начертания символов можно и с помощью кнопок и раскрывающихся списков панели инструментов Форматирование: Шрифт (Font), Размер (Font Size), Полужирный (Bold), Курсив (Italic), Подчеркнутый (Underline) и Цвет шрифта (Font Color).

276 ♦ Глава 8. Форматирование листов

Если щелкнуть на кнопке Подчеркнутый, значение в выделенной ячейке подчеркивается одинарной линией. Другие стили подчеркивания доступны в раскрывающемся списке Подчеркивание (Underline) на вкладке Шрифт диалогового окна Формат ячеек. Чтобы отменить действие какого-либо параметра начертания, примененного с помощью кнопки панели инструментов Форматирование к ячейке или диапазону, выделите нужную область и нажмите кнопку еще раз. Если щелкнуть на стрелке справа от кнопки Цвет шрифта (Font Color) (или Цвет заливки (Fill Color)), на экране появится палитра доступных цветов, изображенная на рис. 8.22. Для удобства работы ее можно «отсоединить» от панели инструментов, потянув за расположенную у верхнего края полосу серого цвета, и поместить палитру на любое место рабочей области.

Рис. 8.22. Чтобы сделать палитру цветов плавающей, потяните за полосу серого цвета и перетащите ее на новое место

Когда вы выберете на палитре новый цвет, на кнопке Цвет шрифта (или Цвет заливки) панели инструментов Форматирование он также изменится, и в следующий раз вам не потребуется открывать палитру для применения данного цвета, а достаточно будет просто щелкнуть на указанной кнопке. Чтобы вернуть палитру на панель инструментов, щелкните на кнопке Закрыть (Close) в ее правом верхнем углу. ПРИМЕЧАНИЕ----------------------------------------------------------------------------------------В Excel имеется некоторое количество кнопок и подменю, которые позволено «вытаскивать» из панелей инструментов и меню и располагать в любом месте экрана в виде плавающих палитр. То есть фактически эти кнопки и подменю дублируют отдельные палитры. При создании плавающих палитр не происходит удаления кнопок и подменю — они остаются доступны на своих местах.

В раскрывающемся списке Шрифт панели инструментов Форматирование названия шрифтов набраны их собственными гарнитурами, что дает наглядное представление о том, как будет выглядеть текст в ячейке после применения к ней соответствующего шрифта. Однако Excel позволяет вернуться к обычному виду списка Шрифт: выберите в меню Сервис команду Настройка (Customize) и на вкладке Параметры открывшегося диалогового окна снимите флажок Отображать названия шрифтов тем же шрифтом (List Font Names In Their Font).

Выделение границ ♦ 277 ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Если в списке Цвет (Color) выбрать вариант Авто (Automatic) (используемый по умолчанию цвет шрифта), содержимое ячейки окрасится в черный цвет. Цвет «Авто» — всегда черный, если, конечно, вы не изменили системные настройки Windows. Подробнее об изменении цветов рассказывается далее в разделе «Применение цвета и узоров».

Выделение границ Такие эффективные средства форматирования, как границы и заливка, применяются для выделения отдельных областей рабочего листа и привлечения внимания к определенным ячейкам. На рис. 8.23 изображена вкладка Граница (Border) диалогового окна Формат ячеек, предназначенная для настройки каждой из границ ячейки и диапазона, типа и цвета линий. Она выглядит так, как на рисунке, если выделен диапазон 2x2 ячейки. Когда в момент открытия диалогового окна выделено больше одной ячейки, в области просмотра вкладки Граница схематически отображаются маркеры, отмечающие углы и стороны ячеек, как на рис. 8.23 (большое поле слева снизу). ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Сплошная серая линия в образце — области просмотра — означает, что форматирование применено не ко всем, а только к некоторым выделенным ячейкам.

Рис. 8.23. С помощью вкладки Граница для выделенных ячеек можно установить границы любого из 13 типов и окрасить их в один из 56 различных цветов

Чтобы установить границы, достаточно в области просмотра щелкнуть на маркере, соответствующем нужной стороне ячейки или же воспользоваться кнопками, окружающими область образца. Если на листе выделено больше одной ячейки, на вкладке

278 ♦ Глава 8. Форматирование листов

Граница становится доступной кнопка Внутренние (Inside), которая позволяет добавлять границы между выделенными ячейками. Если щелкнуть на кнопке Внешние (Outline), границы будут установлены только по периметру текущего выделения, будь то одна ячейка или диапазон. Для удаления всех границ в текущем выделенном диапазоне достаточно нажать кнопку Нет (None). СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------Границы выглядят более выразительно, когда на рабочем листе не отображается сетка. Чтобы скрыть сетку, выберите в меню Сервис команду Параметры и затем на вкладке Вид снимите флажок Сетка (Gridlines). Дополнительные сведения о сетке можно найти в разделе «Другие элементы интерфейса Excel» главы 3.

По умолчанию или при выборе варианта Авто (Automatic) для границ используется черный цвет. Эту настройку можно изменить, выбрав любой из 56 цветов в палитре, раскрывающейся щелчком на стрелке списка Цвет (Color). Чтобы задать вид линии, перед заданием границ щелкните на любом из предложенных образцов в разделе Линия (Line). Первая линия, состоящая из маленьких точек, при печати будет сплошной. Если требуется изменить стиль границы, выделите еще раз ячейку или диапазон, откройте вкладку Граница и выберите другой вариант линии. Чтобы удалить созданную ранее границу, достаточно щелкнуть на ее маркере в области просмотра или нажать соответствующую кнопку. Наглядные примеры использования различных границ представлены на рис. 8.24.

Рис. 8.24. Для создания этой таблицы применялись границы нескольких типов

Установка границ с помощью панели инструментов Кнопка Границы панели инструментов Форматирование предназначена для форматирования границ ячеек или диапазонов. В ее палитре повторено большинство вариантов границ, доступных в диалоговом окне Формат ячейки, а также некоторые

Выделение границ ♦ 279

их комбинации. Если щелкнуть на небольшой стрелке справка от кнопки Границы, на экране появится палитра границ, которую можно отсоединить от кнопки и держать открытой на экране на все время оформления листа. (К тому же типу «отсоединяемых» палитр относится палитра цветов, изображенная на рис. 8.22.) Последний выбранный вами вариант появляется на значке кнопки Границы. Теперь, чтобы снова применить этот же стиль, не нужно открывать всю палитру — хватит того, что вы просто щелкните на указанной кнопке. Чтобы удалить все границы, достаточно выбрать первый предложенный на палитре вариант. Как мы уже говорили, вы вправе отсоединить палитру границ от панели инструментов Форматирование и перетащить на любое место рабочей области. Для этого нужно просто потянуть за полосу серого цвета в верхней части палитры, как показано на рис. 8.25. Чтобы убрать плавающую палитру границ с экрана, щелкните на кнопке Закрыть (Close), расположенной в правом верхнем углу палитры.

Рис. 8.25. Палитра границ легко отсоединяется от панели инструментов

Диагональные границы Иногда возникает желание более эффективно задействовать левую верхнюю ячейку таблицы, которая в обычной таблице, как правило, остается пустой. Например, показать в ней одновременно заголовок столбцов и заголовок строк. Для этого необходимо создать границу, делящую ячейку по диагонали, подобную изображенной на рисунке ниже.

280 ♦ Глава 8. Форматирование листов

Чтобы получить такую границу, выполните следующие действия: 1. Выделите ячейку и введите в нее 10 пробелов. (Пока не нужно заботиться о точном количестве символов, их число можно будет изменить позже. Так, в приведенном выше примере перед надписью Экзамен № было введено 20 пробелов.) 2. Введите название для заголовков столбцов таблицы. (В данном примере это надпись Экзамен №.) 3. При нажатой клавише Alt дважды нажмите Enter, чтобы ввести в ячейку два разрыва строки. 4. Введите общий заголовок строк и нажмите Enter. (В данном случае это слово Студент.) 5. Снова выделите эту ячейку, затем откройте диалоговое окно Формат ячеек и в нем перейдите на вкладку Граница. 6. Выберите стиль границы и нажмите кнопку с диагональной границей. 7. Перейдите на вкладку Выравнивание, установите флажок Переносить по словам и нажмите кнопку ОК. После этого вам, скорее всего, придется настроить ширину столбца и высоту строки, а также добавить или удалить пробелы перед первым заголовком. В нашем примере, кроме всего прочего, мы с помощью команды По верхнему краю вкладки Выравнивание применили к выделенным ячейкам B3:F3 выравнивание по вертикали, чтобы все надписи в верхней части таблицы оказались на одном уровне. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Подробнее о разрывах строки рассказывается в разделе «Форматирование в строке формул» главы 12, а дополнительную информацию о выравнивании вы найдете в разделе «Выравнивание содержимого ячеек» данной главы.

Рисование границ Вы, вероятно, обратили внимание на расположенную в нижней части палитры границ кнопку Нарисовать границы (Draw Borders). Если щелкнуть на ней, указатель мыши примет форму карандаша, и вы сможете вручную нарисовать границу в том месте, где сочтете нужным. К линии границы по умолчанию применяется последний использовавшийся до этого стиль. На рис. 8.26 показан процесс добавления новых границ к таблице, представленной ранее на рис. 8.24. Для выполнения этой процедуры мы отсоединили палитру границ от панели инструментов Форматирование. Также обратите внимание, что когда линии сетки скрыты, (как в нашем случае), при переходе в режим рисования границ все углы ячеек помечаются точками — это облегчает ориентирование на листе. Если же линии сетки отображаются на экране, данные маркеры не нужны. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------При выборе команды Нарисовать границы (Draw Borders) на экране появляется панель инструментов Границы. Она может быть присоединенной к нижнему или верхнему краю окна.

Применение цвета и узоров ♦ 281

Рис. 8.26. Команда Нарисовать границы позволяет рисовать границы непосредственно на рабочем листе

Прежде чем приступить к рисованию, следует выбрать стиль и цвет линии на панели инструментов Граница. Также на этой панели есть кнопка Стереть границу (Erase Border), позволяющая удалить часть нарисованной границы или всю ее целиком. Для того чтобы выйти из режима рисования, щелкните еще раз на кнопке Нарисовать границы (Draw Borders) или на кнопке с изображением карандаша на панели инструментов Граница.

Применение цвета и узоров Вкладка Вид (Patterns) диалогового окна Формат ячеек используется для применения к выделенным ячейкам цвета (заливки) и узоров (закраски). На этой вкладке (рис. 8.27) находится текущая палитра цветов, заданная на вкладке Цвет (Color) диалогового окна Параметры (Options), и раскрывающаяся палитра узоров, показанная на рис. 8.28. На палитре узоров можно выбрать не только тип рисунка, но и его цвет. То есть цвета, представленные в верхней части вкладки Вид, предназначены для заливки (фона) ячеек, а палитра цветов в раскрывающемся списке Узор (Pattern) — для цвета узора. При работе с вкладкой Вид придерживайтесь следующих правил: ► В разделе Цвет (Color) задается окраска фона для выделенных ячеек. Если выбрать цвет, но не использовать узор, к ячейке будет применена заливка выбранного цвета. ► Чтобы вернуться к исходному цвету ячейки, выберите на палитре вариант Нет цвета (No Color). ► Если выбрать какой-либо цвет в палитре Цвет, а затем — узор в раскрывающейся палитре Узор, то этот узор наложится на цвет фона. Например, если задать красный

282 ♦ Глава 8. Форматирование листов

цвет фона и один из точечных узоров, в результате получится ячейка с черными точками поверх красной заливки.

Рис. 8.27. На вкладке Вид диалогового окна Формат ячеек можно задать цвет и узор для фона выделенных ячеек

► Как было сказано, цвета в раскрывающейся палитре Узор, представленной на рис. 8.28, определяют цвет элементов узора. Так, если в палитре Цвет выбрать вариант Нет цвета (No Color), а для узора в виде точек задать красный цвет, белый фон ячейки сохранится, но на нем появятся точки красного цвета.

Рис. 8.28. В раскрывающемся списке Узор задается не только рисунок для выделенных ячеек, но и его цвет

Применение цветами узоров ♦ 283 СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------------------------------В качестве фонового следует выбирать цвет, который хорошо гармонирует с цветом текстовых и числовых значений, по умолчанию отображаемых в ячейке черными. Например, желтый — великолепно сочетается с черным текстом. Но если у вас нет цветного принтера, разумно предварительно распечатать небольшой фрагмент листа — это даст возможность понять, как выбранные цвета воспроизводятся при черно-белой печати.

Окрашивание ячеек с помощью панели инструментов Для изменения цвета фона выделенных ячеек можно использовать кнопку Цвет заливки (Fill Color) панели инструментов Форматирование. После щелчка на стрелке справа от этой кнопки на экране появляется отсоединяемая палитра, в которой и выбирается цвет фона. (Пример отсоединяемой палитры для цвета шрифта приведен на рис. 8.22.)

Добавление подложки к рабочему листу Excel позволяет добавлять к рабочему листу фоновое изображение, которое называется подложкой. Для этого выберите в меню Формат команду Лист (Sheet), a затем — команду Подложка (Background). На экране появится диалоговое окно, аналогичное окну Открытие документа (Open). В нем нужно выбрать хранящийся на диске графический файл. После щелчка на кнопке Вставить (Insert) изображение загружается в Excel и становится фоном для текущего рабочего листа, как показано на рис. 8.29. Здесь обратите внимание на следующие особенности:

Рис. 8.29. В качестве фона можно использовать любое графическое изображение

284 ♦ Глава 8. Форматирование листов

► Рабочий лист, продемонстрированный на рис. 8.29, является титульным для большой рабочей книги, поэтому он не содержит никаких данных, кроме названия проекта. Если же на листе находится важная информация, будьте внимательны при использовании подложки. Неудачно выбранный фон способен существенно затруднить чтение значений в ячейках. Кроме того, при наличии подложки часто имеет смысл отключить вывод на экран линий сетки. Для этого в меню Сервис выберите команду Параметры, перейдите на вкладку Вид и сбросьте флажок Сетка. Если же вас не устраивает, как выглядят данные на выбранном фоне, просто удалите подложку командой Формат ► Лист ► Удалить подложку (Format ► Sheet ► Delete Background). Выбирая фоновое изображение, помните, что оно будет множиться, как рисунок на обычных обоях, до тех пор, пока не закроет собой все пространство рабочего листа. ► Цвет или узор ячеек перекрывает изображение подложки. Это дает возможность, например, окрасить ячейки, содержащие данные, в белый или желтый цвет без узора, а все остальное пустое пространство задекорировать фоновым изображением. Тогда привлекательное оформление листа не помешает читать данные в ячейках с белым фоном. ► При сохранении книги как веб-страницы фоновый рисунок сохраняется. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Подробнее о фоновых изображениях для веб-страниц рассказывается в главе 20, «Получение и передача файлов через Интернет».

Настройка размеров ячеек Первостепенным и самым простым методом регулировки размера ячеек является настройка высоты строки и ширины столбца. Также на размер ячеек влияют такие операции, как объединение нескольких ячеек в одну или, наоборот, разъединение ранее объединенных ячеек.

Ширина столбцов По умолчанию в Excel ширина столбца равна 8,43 символа, но, безусловно, это не означает, что каждая ячейка на рабочем листе в состоянии отображать только немногим больше 8 знаков. Поскольку в Excel, наряду с пропорциональными шрифтами (такими, как Arial), используются также шрифты с фиксированной шириной символов (как Courier), разные символы разных шрифтов занимают различное пространство. Например, для принятой по умолчанию ширины столбца в ячейке помещается приблизительно 8 цифр для большинства непропорциональных шрифтов высотой 10 пунктов. Если стандартной ширины столбца оказалась недостаточно для полного отображения содержимого ячейки, то, скорее всего, это приведет к следующим последствиям: ► слишком длинная надпись продолжится, перекрывая пустые соседние ячейки; ► если соседняя ячейка справа занята, надпись обрежется по границе исходной ячейки;

Настройка размеров ячеек ♦ 285

► длинные числовые значения по умолчанию отображаются в экспоненциальном виде (например, 1,23Е + 12); ►' если при назначенном числовом формате ширина ячейки оказывается слишком маленькой, чтобы отобразить ее содержимое, в этой ячейке выводится группа символов #. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Ширину столбца или высоту строки или всех выделенных столбцов и строк можно настроить по самому длинному значению или по самому крупному шрифту. Для этого просто дважды щелкните на линии справа от заголовка этого столбца или на линии ниже заголовка строки. Данное действие эквивалентно применению команд меню Формат ► Столбец ► Автоподбор ширины (Format ► Column ► AutoFit Selection) и Формат ► Строка ► Автоподбор высоты (Format ► Row ► AutoFit) соответственно.

В любой из перечисленных ситуаций вам, скорее всего, захочется изменить ячейку так, чтобы введенное значение помещалось в ней и отображалось нормально. Одним из способов решения проблемы является подобающая настройка ширины столбца. Для этого расположите указатель над линией, разделяющей заголовки столбцов, нажмите кнопку мыши и переместите линию в нужную сторону. При выполнении процедуры появляется всплывающая подсказка со значением ширины столбца в символах и пикселах, как продемонстрировано на рис. 8.30. Здесь же показано, как одновременно изменить ширину сразу нескольких столбцов. Требуется выделить их заголовки (если эти столбцы несмежные, их заголовки нужно выделять мышью при нажатой клавише Ctrl), а затем, нажав кнопку мыши, потянуть за линию между двумя любыми выделенными столбцами. В результате пропорционально изменится ширина каждого выделенного столбца — все они станут одинаково «стройными» или наоборот.

Рис. 8.30. При изменении ширины столбца или высоты строки указатель мыши принимает форму двухсторонней стрелки ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------В зависимости от используемого шрифта, значения, которые умещаются по ширине в столбце на экране, могут выйти за его пределы при печати. Перед печатью листа желательно просмотреть его, выбрав в меню Файл (File) команду Предварительный просмотр (Print Preview). Подробнее о режиме предварительного просмотра рассказывается в главе 11, «Печать листов».

Подменю Столбец В подменю Столбец меню Формат собраны пять команд: Ширина (Width), Автоподбор ширины (AutoFit Selection), Скрыть (Hide), Отобразить (Unhide) и Стандартная ширина (Standard Width). Чтобы задать новую ширину столбца (столбцов), выделите

286 ♦ Глава 8. Форматирование листов

одну или несколько ячеек — совсем не обязательно выделять целые столбцы — и выберите команду Ширина. На экране появится диалоговое окно Ширина столбца (Column Width). Если в одноименном поле не отображается величина ширины выделенных ячеек, значит, она различна для выбранных столбцов. В любом случае просто введите в указанное поле новое числовое значение из диапазона от 0 до 255. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Для изменения ширины сразу всех столбцов текущего листа щелкните на одном из заголовков строк (или выделите любую ячейку и нажмите сочетание клавиш Shift+пробел) и затем выберите команду Ширина. •

Чтобы для одного или нескольких столбцов восстановить ширину, принятую по умолчанию, выделите любые ячейки этих столбцов и выберите команду Формат ► Столбец ► Стандартная ширина. А чтобы изменить используемую по умолчанию ширину для всех столбцов текущего листа, просто введите новое значение в поле Ширина столбца одноименного диалогового окна, открытого командой Формат ► Столбец ► Стандартная ширина. Столбцы листа будут отображены в соответствии с данной настройкой, за исключением настроенных вручную.

Высота строк Excel автоматически подстраивает высоту строки по самому крупному из используемых в ней шрифтов. Поэтому вам совершенно незачем беспокоиться о том, поместятся ли символы заданного размера в ячейке. В принципе, настройка высоты строки производится так же, как и изменение ширины столбца. Для этого достаточно потянуть за линию, разделяющую заголовки строк. Подробно изменение размера столбцов рассмотрено в разделе «Ширина столбцов» этой главы.

Подменю Строка Подменю Строка (Row) меню Формат включает четыре команды: Высота (Height), Автоподбор высоты (AutoFit), Скрыть (Hide) и Отобразить (Unhide). Команду Высота можно использовать для одновременного изменения высоты нескольких строк — для этого перед выбором команды достаточно выделить хотя бы по одной ячейке в каждой строке. Значение высоты выделенных строк отображается в поле Высота строки одноименного диалогового окна, вызываемого командой Высота. Если это поле пусто, значит, на листе исходно были взяты строки разной высоты. В любом случае, чтобы изменить их размер, введите в указанное поле новое числовое значение из диапазона от 0 до 409. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы изменить высоту сразу всех строк текущего листа, щелкните на одном из заголовков столбцов (или выделите любую ячейку и нажмите сочетание клавиш Ctrl+npo-бел) и затем выберите команду Высота.

Настройка размеров ячеек ♦ 287

Чтобы для одной или нескольких строк восстановить высоту, принятую по умолчанию, выделите любые ячейки, принадлежащие этим строкам, и выберите команду Формат ► Строка ► Автоподбор высоты. В отличие от ширины столбцов, для высоты строки нельзя задать стандартную величину. Эту функцию как раз и выполняет команда Автоподбор высоты — для пустых строк она восстанавливает стандартную высоту, рассчитанную исходя из используемого по умолчанию размера шрифта, а для остальных строк подбирает высоту по размеру применяемых в них шрифтов. Если в строке находится многострочное текстовое значение, созданное с помощью переноса по-словам или выравнивания по ширине, Excel соответственно настраивает высоту строки. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Перенос текста и выравнивание по ширине рассматривались в разделах «Перенос по словам» и «Распределение текста в ячейке» данной главы.

Скрытие столбцов или строк Иногда бывает полезным скрыть некоторую информацию на рабочем листе, и Excel позволяет сделать это — вы можете спрятать целиком несколько столбцов или строк. Чтобы скрыть столбец, выделите любую ячейку этого столбца и выберите команду Формат ► Столбец ► Скрыть (Format ► Column ► Hide). Программа установит для такого столбца ширину, равную 0. Отсюда второй способ: перетащите линию между заголовками столбцов влево так, чтобы ширина столбца стала равной нулю. И третий вариант: ввести в поле Ширина столбца одноименного диалогового окна значение 0. Когда ширина столбца равна нулю, Excel при перемещении активной ячейки пропускает его, а буква заголовка не отображается в верхней части листа. Чтобы вновь отобразить столбец, выделите соседние справа и слева столбцы и выберите команду Формат ► Столбец ► Отобразить (Format ► Column ► Unhide). Точно так же можно скрыть и вновь вывести на экран строки рабочего листа. Для этого используются аналогичные команды подменю Строка меню Формат. Обратите внимание, что установка флажка Скрыть формулы (Hidden) на вкладке Защита диалогового окна Формат ячеек приводит к скрытию только формул в строке формул. Подробнее о защите ячеек рассказывается в разделе «Защита данных» главы 5.

Объединение ячеек Сетка является очень важным конструктивным элементом электронной таблицы. Однако иногда, особенно при создании форм, для достижения необходимого эффекта требуется изменить сетку таблицы, и наилучшим средством для этого служит объединение ячеек. Чтобы объединить выделенные ячейки, выберите в меню Формат команду Ячейки, в открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Выравнивание и установите флажок Объединение ячеек (Merge Cells), а если ячейка содержит длинный текст, то еще и флажок Переносить по словам (Wrap Text). На рис. 8.31 наглядно продемонстрировано, каким образом эти операции могут помочь при создании бланка сложной формы.

288 ♦ Глава 8. Форматирование листов ВНИМАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------При объединении ячеек, содержащих информацию, сохраняются данные только из верхней левой ячейки. Остальная информация теряется. Чтобы избежать потерь, перед объединением ячеек скопируйте все необходимые данные в другое место листа или книги.

В результате объединения вы получите одну конечную ячейку, размеры которой совпадают с размерами выделения. Например, на верхнем листе на рис. 8.31 текст в ячейках G1:I5 не выровнен по вертикали из-за размера строки 2, который установился в соответствии с величиной текста в ячейке С2. На нижнем листе рисунка эта проблема решена объединением ячеек А1:ВЗ, C1:F3 и G1:I5.

Рис. 8.31. Объединение ячеек придало форме на нижнем листе более совершенный вид СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------Кнопка Объединить и поместить в центре (Merge And Center) панели инструментов Форматирование также предназначена для объединения выделенных ячеек. Она особенно удобна, когда требуется создать единый заголовок для нескольких столбцов или строк. Нажатие этой кнопки приводит к объединению выделенных ячеек в одну и выравниванию по центру выделения (горизонтальному) содержимого объединенной ячейки. Чтобы вернуть ячейки к исходному виду, выделите результат и щелкните на указанной кнопке панели форматирования еще раз.

Настройка размеров ячеек ♦ 289

При объединении новая ячейка получает адрес верхней левой ячейки исходного диапазона, как показано на рис. 8.32. Здесь выделена ячейка А1, и ее адрес демонстрируется в поле Имя строки формул. При этом подсвечены цветом заголовки первых трех строк и двух столбцов, как будто выделен диапазон А1:ВЗ. Остальные исходные ячейки, кроме А1, практически перестают существовать. Если в формуле встречается ссылка на такую ячейку, последняя рассматривается как пустая, и в зависимости от типа формулы ссылка может возвратить нулевое значение или ошибку.

Рис. 8.32. Ячейкам является объединением диапазона А1:ВЗ СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------------------------------На рис. 8.32 информация в строке формул расположена в трех строках. Чтобы вставить в ячейку разрыв строки, достаточно нажать сочетание клавиш Alt+Enter. Дополнительную информацию по этой теме можно получить в разделе «Форматирование в строке формул» главы 12.

Одним из очевидных последствий объединения ячеек является нарушение целостности сетки, основного атрибута любой электронной таблицы. В действительности все не так безнадежно, как может показаться, но при работе с объединенными ячейками следует учитывать некоторые обстоятельства: ► Если в любой одной и только одной ячейке выделенного для объединения диапазона хранится текст, числовое значение или формула, то после объединения это содержимое разместится в новой ячейке. ► Когда несколько ячеек выделенного диапазона содержат текст или числовые значения, при объединении сохраняется содержимое только верхней левой ячейки. Данные, находившиеся во всех остальных ячейках диапазона, удаляются. Чтобы сохранить их, следует либо заранее переместить их в верхнюю левую ячейку диапазона, либо скопировать в другое место листа. ► Формулы настраиваются автоматически. Если в формуле есть ссылка на одну из ячеек объединяемого диапазона, эта ссылка перенастраивается на всю объединенную ячейку. Точно так же перенастраиваются ссылки в формуле, содержащейся в объединенной ячейке. Подробнее о ссылках рассказывается в разделе «Использование в формулах ссылок» главы 12.

290 ♦ Глава 8. Форматирование листов

► Копирование, удаление, вырезание, вставка и перемещение мышью объединенной ячейки ничем не отличается от операций с обычными ячейками. Будучи скопированной или перемещенной, она займет то же самое количество ячеек. На месте вырезанной или удаленной объединенной ячейки восстанавливается стандартная структура сетки. ► Маркер заполнения объединенной ячейки используется так же, как и маркер заполнения обычной. При его перетаскивании объединенная ячейка копируется с учетом своего размера и содержимого, и дубли замещают собой простые ячейки. Подробнее о заполнении ячеек рассказывается в разделе «Заполнение ячеек и создание рядов данных» главы 7. ► При объединении ячеек все форматирование внутренних границ удаляется вместе с ними самими, сохраняется только оформление внешних границ выделенного диапазона. ► Объединение ячеек всегда можно отменить, то есть разъединить их и вернуть к первоначальному виду. Для этого нужно выделить объединенную ячейку и на вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек сбросить флажок Объединение ячеек.

Глава 9. Эффективная работа с листами • • • • • •

Условное форматирование Стилевое форматирование Сохранение форматирования в шаблонах Проверка и документирование листов Структурирование листов Объединение данных с разных листов

В этой главе речь пойдет о некоторых специальных средствах, помогающих пользователям Excel превращать простой набор данных в эффективную и наглядную информацию. Рассматриваемые здесь методы несколько сложнее представленных ранее в главе 7 («Редактирование листов») и главе 8 («Форматирование листов»), однако они позволяют еще больше автоматизировать решение задач и могут войти в число ваших самых любимых и часто используемых способов обработки данных. Итак, темой данной главы будут условное форматирование, создание стилей и шаблонов, а также их применение, структурирование документов и встроенные в Excel средства проверки и документирования листов.

Условное форматирование Команда Условное форматирование (Conditional Formatting) меню Формат позволяет форматировать ячейки определенным образом только в случае, когда выполняются заданные условия, в частности, когда значение в ячейке достигает заданной величины, которую мы назовем контрольной. Иногда таблицы, в которых используется условное форматирование, называют сигнальными, поскольку в них делается ударение на какойлибо специфической проблеме. Например, условное форматирование имеет смысл назначить ячейкам, содержащим итоговые результаты продаж в регионе. В случае падения одного из показателей ниже контрольного значения формат ячейки изменяется так, чтобы на нее сразу пришлось бы обратить внимание при просмотре таблицы. Применяется условное форматирование следующим образом: 1. Выделите ячейки, которые требуется отформатировать. 2. Выберите команду Формат ► Условное форматирование, чтобы вывести на экран одноименное диалоговое окно, показанное на рис. 9.1.

Рис. 9.1. Диалоговое окно Условное форматирование предназначено для определения условий, при выполнении которых формат ячейки резко изменяется

3. Оно содержит следующие элементы: Z Первый раскрывающийся список определяет, к чему будет относиться условие: к значению в выделенной ячейке или к формуле, в которой для расчета выполнения условия привлекаются данные из других ячеек. Обычно здесь отдается предпочтение варианту Значение (Cell Value Is), и тогда применение формата зависит от значения в выделенной ячейке. Как строится дальнейшая работа при выборе варианта Формула (Formula Is), мы рассмотрим в следующем разделе.

Условное форматирование ♦ 293

Z Во втором раскрывающемся списке выбирается оператор сравнения, задающий условие. Здесь представлено следующее множество логических операторов: Между (Between), Вне (Not Between), Равно (Equal To), He равно (Not Equal To), Больше (Greater Than), Меньше (Less Than), Больше или равно (Greater Than Or Equal To) и Меньше или равно (Less Than Or Equal To). Z Третьим элементом окна является поле, куда следует ввести контрольное значение (с которым выполняется сравнение). Если во втором списке выбран оператор Между (Between) или Вне (Not Between), в диалоговом окне появится дополнительное, второе поле, как показано на рис. 9.1. Эти два поля служат для определения верхнего и нижнего контрольных значений. Во всех остальных случаях нужно указывать только одно контрольное значение. Z Чтобы установить еще одно условие, щелкните на кнопке А также (Add). После этого в диалоговом окне появится еще один набор элементов, полностью повторяющий первый. В программе допускается одновременное определение до трех условий и, соответственно, до трех условных форматов. Например, один формат для чисел, превышающих заданную величину, второй — для чисел, меньше другой величины, и последний — для чисел, равных третьему контрольному значению. 4. Для каждого из условий после его определения нажмите кнопку Формат (Format). Откроется урезанная версия диалогового окна Формат ячеек, содержащая только вкладки Шрифт, Граница и Вид. Задайте необходимые параметры оформления, которые будут применены при выполнении данного условия. На рис. 9.2 показана таблица до и после применения условного форматирования. В этом примере использовались два формата: один для чисел меньше 1500 и другой для чисел больше 9000.

Рис. 9.2. Условное форматирование облегчает поиск и отслеживание нужных величин

294 ♦ Глава 9. Эффективная работа с листами

Чтобы удалить условное форматирование для диапазона ячеек, выделите его, вновь откройте диалоговое окно Условное форматирование и нажмите кнопку Удалить (Delete). На экране появится диалоговое окно Удаление условия форматирования (Delete Conditional Format), изображенное на рис. 9.3. Укажите удаляемые условия, которые требуется удалить, и нажмите кнопку ОК. Учтите, что выбранные условия останутся действительны до тех пор, пока вы не щелкнете на кнопке ОК в диалоговом окне Условное форматирование.

Рис. 9.3. Можно удалить все или только некоторые условия форматирования

Использование формул при условном форматировании Как уже было сказано, в первом раскрывающемся списке диалогового окна Условное форматирование, показанного на рис. 9.1, есть вариант Формула. Он используется в тех случаях, когда требуется создать более сложные условия форматирования, чем составленные в диалоговом окне. Такие условия записываются в виде формул. С помощью подобных условий можно, например, отследить даты, попадающие в определенный временной промежуток, найти максимальное или минимальное значение в таблице, выделить определенные текстовые значения и т. д. Теперь попробуем записать условие в виде формулы. Выделите ячейку или диапазон, откройте диалоговое окно Условное форматирование и выберите в первом списке вариант Формула. Затем введите следующую формулу: =ОСТАТ(СТРОКА();2)=0 Щелкните на кнопке Формат, на вкладке Вид (Pattern) выберите какой-нибудь цвет и закройте оба диалоговых окна, дважды нажав кнопку ОК. По заданной формуле вычисляется остаток от деления номера строки на 2. Если остаток равен нулю (это условие выполняется для каждой второй строки в выделенном диапазоне), ко всей строке применяется выбранный фон ячеек, как показано на рисунке ниже. При создании логических условий необходимо использовать формулы, принимающие значение либо ИСТИНА (1), либо ЛОЖЬ (0). Например, такую: =N4>CP3HA4($N$4:$N$37)

Стилевое форматирование ♦ 295

Здесь комбинируются абсолютные и относительные ссылки и рассчитывается среднее значение в заданном диапазоне. Условие выполняется, если значение в ячейке N4 окажется больше среднего значения в диапазоне $N$4:$N$37. Подробнее об использовании ссылок в формулах рассказывается в разделе «Использование в формулах ссылок» главы 12, в главе 14 («Основные функции») и в главе 15 («Даты и время»).

Стилевое форматирование Стилем называется поименованный набор атрибутов форматирования. Создавая стили, вы существенно облегчите себе жизнь. Ведь для того, чтобы применить к ячейке, диапазону или листу набор атрибутов форматирования, достаточно просто выбрать название нужного стиля в соответствующем списке. Это избавит вас от необходимости раз за разом щелкать кнопками мыши, нажимать кнопки панелей инструментов, открывать бесчисленное количество диалоговых окон, а также вновь и вновь устанавливать в них все требуемые параметры. Кроме того, стили помогают обеспечить единообразие оформления рабочих листов и книг и значительно упрощают процедуру изменения параметров форматирования сразу в большом количестве ячеек. Любая новая книга содержит шесть встроенных стилей: ► Финансовый (Comma). Числовой формат с разделителями разрядов и двумя знаками после запятой. ► Финансовый [0] (Comma [0]). То же самое, но с округлением до ближайшего целого. ► Денежный (Currency). Числовой формат с символом валюты, с разделителем разрядов и двумя десятичными цифрами.

296 ♦ Глава 9. Эффективная работа с листами

► Денежный [0] (Currency [0]). То же самое, но с округлением до ближайшего целого. ► Обычный (Normal). В этом стиле используются принятые по умолчанию атрибуты форматирования, они перечислены в диалоговом окне на рис. 9.4. ► Процентный (Percent). Числовой формат, числа представляются в процентах без десятичных знаков. ПРИМЕЧАНИЕ----------------------------------------------------------------------------------------Если в системе установлены компоненты программы для работы с гиперссылками, то становятся доступными два дополнительных стиля: Гиперссылка (Hyperlink) и Открывавшаяся гиперссылка (Followed Hyperlink). Подробнее о гиперссылках рассказывается в главе 22, «Гиперссылки».

Результат применения каждого из перечисленных выше стилей одинаков на любом листе любой рабочей книги, то есть ячейки, отформатированные стилем Обычный в разных книгах, будут отличаться друг от друга только содержащимися в них значениями. Но вы всегда имеете возможность изменить встроенные стили и добавить свои собственные. При сохранении книги вместе с данными сохраняются и все примененные в ней стили. Задается стиль в диалоговом окне, открывающемся командой Стиль (Style) меню Формат. На рис. 9.4 показаны компоненты стиля Обычный (Normal).

Рис. 9.4. Стиль Обычный имеет параметры форматирования, принятые в Excel по умолчанию

Стиль может включать в себя минимум один и максимум шесть различных атрибутов форматирования. Все встроенные стили, за исключением Обычного, содержат только один атрибут — формат числа. У стиля Обычный есть одна важная особенность — он автоматически применяется ко всем ячейкам каждой новой книги. Таким образом, для того чтобы ячейка имела стандартный набор атрибутов форматирования, не нужно производить никаких дополнительных действий. Если же по каким-либо причинам требуется переопределить принятый по умолчанию формат ячеек, достаточно внести соответствующие изменения в этот стиль.

Стилевое форматирование ♦ 297

Чтобы применить стиль к ячейке или диапазону, выделите ее или его, затем откройте изображенное на рис. 9.4 диалоговое окно Стиль, вызвав команду Формат ► Стиль, и выберите нужное название в раскрывающемся списке Имя стиля (Style Name). СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Если вы часто пользуетесь стилями, будет разумно поместить кнопку со списком стилей на какую-нибудь постоянно присутствующую на экране панель инструментов. Для этого выберите команду Вид ► Панели инструментов ► Настройка (View ► Toolbars ► Customize). В открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Команды, выберите справа категорию Формат и перетащите список Стиль (именно раскрывающийся список, а не команду Стиль) на панель инструментов. Теперь можно быстро применить нужный стиль, а также легко проверить, какой стиль назначен ячейке — его имя отображается в списке при выделении ячейки.

Создание стиля Создать стиль можно двумя способами: отформатировать ячейку нужным образом и затем сохранить текущий набор атрибутов как новый стиль (что называется «по образцу») или вручную заполнить поля атрибутов в диалоговом окне Стиль. Независимо от выбранного способа, новый стиль можно применять в любом месте текущей книги, а также копировать в другие книги. СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------О копировании стилей в другие книги рассказывается далее в разделе «Копирование стилей между книгами» этой главы.

Создание стиля на основе образца Если вы уже отформатировали определенным образом ячейку или диапазон и в дальнейшем собираетесь использовать этот набор параметров вновь, имеет смысл сохранить его в виде стиля. Пусть, например, значение в ячейке выровнено по правому краю и показывается шрифтом Arial черного цвета, размером 18 пунктов. Чтобы сохранить эту комбинацию атрибутов форматирования как новый стиль, выполните следующие действия: 1. Выделите на рабочем листе отформатированную ячейку. 2. Выберите команду Формат ► Стиль. 3. Введите название нового стиля в поле Имя стиля (Style Name) открывшегося диалогового окна, например МойСтиль. 4. В разделе Стиль включает (Style Includes) сбросьте флажки Число (Number), Рамка (Border), Узоры (Patterns) и Защита (Protection) и нажмите кнопку ОК. Название вашего стиля появится в нижней части раскрывающегося списка Имя стиля. Для определения стиля по образцу лучше выделять только одну ячейку, имеющую все атрибуты форматирования, которые вы хотите назначить новому стилю. Если выделить несколько ячеек, отформатированных по-разному, новый стиль наследует только общие для них всех атрибуты.

298 ♦ Глава 9. Эффективная работа с листами СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------Задать стиль по образцу можно и с помощью раскрывающегося списка Стиль, если вы добавили его на панель инструментов. Выделите ячейку с нужным форматированием, щелкните на поле списка Стиль и введите название нового стиля. Нажмите клавишу Enter, чтобы сохранить его. Теперь это название появится среди пунктов списка Стиль на панели инструментов и в диалоговом окне Стиль. Аналогичным образом изменяется и любой другой стиль. Ниже мы расскажем об этом подробнее.

Создание стиля «с нуля» Чтобы создать стиль без предварительного форматирования ячейки, сделайте следующее: 1. Откройте окно Стиль и введите название для нового стиля в поле Имя стиля. 2. Нажмите кнопку Изменить (Modify). На экране появится диалоговое окно Формат ячеек, как показано на рис. 9.5. Все атрибуты форматирования, установленные в нем, войдут в определение нового стиля. 3. Измените необходимые параметры на вкладках Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Вид и Защита и нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться к окну Стиль. 4. В разделе Стиль включает будут показаны все заданные атрибуты стиля. Если какиелибо из них нежелательны, сбросьте соответствующий флажок. 5. Нажмите кнопку Добавить (Add). Новый стиль добавится ко множеству доступных стилей текущей книги, и вы всегда сможете воспользоваться им, выбрав его имя из списка в диалоговом окне Стиль (или в раскрывающемся списке Стиль, если добавите последний на панель инструментов).

Рис. 9.5. Щелчок на кнопке Изменить в окне Стиль открывает диалоговое окно Формат ячеек, в котором устанавливаются атрибуты форматирования для нового стиля

Стилевое форматирование ♦ 299

Изменение стиля Основное преимущество работы со стилями заключается в том, что для изменения внешнего вида какого-либо элемента, часто встречающегося в рабочей книге, достаточно отредактировать стиль, примененный для этого элемента. Например, если вы хотите чтобы шрифт стиля МойСтилъ, определенный как Arial, 18 пунктов, черного цвета, имел бы еще полужирное курсивное начертание, переопределите стиль следующим образом: 1. Откройте диалоговое окно Стиль, выбрав команду Формат ► Стиль, и выделите название МойСтиль в списке Имя стиля. 2. Нажмите кнопку Изменить, чтобы вывести на экран окно Формат ячеек. 3. Установите все требуемые параметры стиля. (В данном случае перейдите на вкладку Шрифт и выберите в списке Начертание вариант Полужирный курсив.) 4. Щелкните на кнопке ОК для возврата в диалоговое окно Стиль, а затем нажмите кнопку О К, чтобы подтвердить сделанные изменения. ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Оформление ячеек можно менять с помощью диалогового окна Формат ячеек или кнопок панелей инструментов независимо от того, применялся или нет к ним какой-либо стиль. Форматирование, выполненное вручную, имеет больший приоритет, чем присвоенное путем применения стиля.

Копирование стилей между книгами Чтобы группа рабочих листов имела единое оформление, проще поместить их в одну книгу. Если это по каким-либо причинам невыполнимо, но вы тем не менее хотите обеспечить единообразие стилей, имеет смысл копировать стили из одной книги в другие. Стиль копируется следующим образом: 1. Откройте обе книги: исходную и конечную. 2. Щелкните на конечной книге, чтобы активизировать ее. 3. Откройте диалоговое окно Стиль и нажмите кнопку Объединить (Merge). На экране появится показанное на рис. 9.6 диалоговое окно, которое будет содержать список всех открытых в данный момент книг. 4. Выберите название исходной книги и нажмите кнопку ОК. ВНИМАНИЕ--------------------------------------------------------------------------------------------Если в книге-источнике присутствует стиль, название которого совпадает с именем одного из стилей в книге-преемнике, Excel предупредит вас об этом. Вы должны подтвердить, копировать или нет стили с одинаковыми именами. Предупреждение выводится только один раз, независимо от количества совпадающих имен в книгах. Если выбрать вариант Да (Yes), стили из исходной книги заменят стили с такими же названиями в конечной книге.

300 ♦ Глава 9. Эффективная работа с листами

Рис. 9.6. При копировании стилей из одной книги в другую Excel отображает список всех открытых книг

Удаление стиля Чтобы удалить стиль, в меню Формат выберите команду Стиль, в открывшемся диалоговом окне выберите нужное название в списке Имя стиля и затем нажмите кнопку Удалить (Delete). Все ячейки, к которым применялся удаленный стиль, вернутся к исходному виду — они отформатируются стилем Обычный. (Встроенные стили удалить нельзя.) Те же ячейки, которые были отформатированы вручную уже после применения к ним стиля, останутся без изменения.

Сохранение форматирования в шаблонах Шаблон (template) — это модель или макет, который может служить в качестве основы при создании новых рабочих листов. В файле шаблона сохраняются не только данные, но и информация об их форматировании. Это позволяет существенно экономить время, так как при формировании однотипных отчетов, счетов-фактур, других стандартных документов не нужно каждый раз заново форматировать данные — достаточно просто воспользоваться подходящим шаблоном. На рис. 9.7 приведен пример шаблона для подготовки отчета о затратах. Представленный рабочий лист отлично подойдет в качестве шаблона, поскольку в случае стандартного отчета всегда приходится начинать с чистого, незаполненного бланка формы. Преимуществом шаблонов является стандартизация данных и их защита. Достаточно трудно перезаписать шаблон новой книгой, созданной на его основе, так как при первом сохранении такой книги программа запрашивает для нее новое имя. Такой подход дает возможность получить сколько угодно новых книг, опираясь на единственный шаблон, без опасения потерять оригинал. Чтобы создать шаблон, выполните следующие действия: 1. Откройте книгу, которая в дальнейшем будет использоваться как шаблон. 2. Выберите в меню Файл команду Сохранить как и определите название нового шаблона. 3. В раскрывающемся списке Тип файла (Save As Type) выберите вариант Шаблон (Template) и нажмите кнопку Сохранить.

Сохранение форматирования в шаблонах ♦ 301

Рис. 9.7. Данный шаблон можно использовать как основу для создания отчета о расходах

Как только в диалоговом окне Сохранить как будет указан вариант Шаблон, Excel автоматически раскроет перед вами папку шаблонов, предлагая сохранить новый файл именно в ней. Согласившись с программой и не меняя путь к файлу, вы обеспечите присутствие ярлыка нового шаблона в окне, которое открывается щелчком на ссылке На моем компьютере (On My Computer) панели задач Создание книги (New Workbook), появляющейся на экране при выборе команды Файл ► Создать. То есть новый шаблон будет доступен при каждом создании рабочей книги. В качестве шаблонов можно использовать любые книги Excel, даже если они не были сохранены в формате шаблона. При установке Excel папка Шаблоны вкладывается в одну из следующих папок: ► \Windows\Application Data\Microsoft\Temptates (Windows 9x); ► \Documents and Settmqs\<ваше имя>\Аррlication Data\Microsoft\Templates (Windows 2000, XP). ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------В Windows 2000 и Windows XP папка Application Data обычно скрыта. То есть можно создать шаблон, выбирая его формат в диалоговом окне Сохранение документа, но вы не увидите папку с шаблонами с помощью Проводника Windows до тех пор, пока не измените параметры просмотра. Для этого в окне Проводника выберите команду Сервис ► Свойства папки (Tools ► Folder Options), перейдите на вкладку Вид (View) и установите переключатель в положение Показывать скрытые файлы и папки (Show Hidden Files And Folders).

Любая книга, перемещенная или скопированная в папку Шаблоны, становится доступна на вкладке Общие (General) диалогового окна Шаблоны и ведет себя как файл шаблона. Когда вы открываете такую книгу, в действительности загружается не сама она, а создается копия. При этом копии присваивается временное название, составленное из имени исходного файла и порядкового номера. Таким образом, если в нашем случае файл шаблона

302 ♦ Глава 9. Эффективная работа с листами

назывался Отчет о затратах, рабочая копия получит имя Отчет о затратах1. СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------Вместе с именем файла удобно просматривать и его трехсимвольное расширение, по которому легко определить формат: шаблон это (.XLT) или обычная книга Excel (.XLS). Чтобы расширения отображались на экране, откройте Проводник Windows, в меню Сервис выберите команду Свойства папки и на вкладке Вид снимите флажок Скрывать расширения для зарегистрированных типов файлов (Hide File Extensions For Known File Types).

Добавление шаблонов в папку XLStart Любые файлы Excel, расположенные в папке XLStart, автоматически открываются при запуске программы. Данное правило не касается файлов шаблонов. Если поместить в указанную папку файл шаблона (с расширением XLT), он не откроется при запуске Excel, но появится в диалоговом окне Шаблоны (если выбрать в панели задач Создание книги (New Workbook) команду На моем компьютере (On My Computer)). Папка XLStart создается при установке Excel в зависимости от операционной системы по одному из следующих путей: ► \Program Files\Mierosoft Office\Officell\XLStart (Windows 9x); ► \Documents and Settings\<ваше имя>\Application Data\Mkrosoft\Excel\XLStart (Windows NT, 2000, XP). Существует два файла, которые при помещении их в папку XLStart ведут себя совершенно определенным, уникальным образом: ► Если в папку XLStart поместить файл книги с названием Книга.хls (Book.xls), ее форматирование и структуру будут наследовать все новые документы, создаваемые по команде Чистая книга (Blank Workbook) в панели задач Создание книги или при нажатии кнопки Создать (New) панели инструментов Стандартная. Данный файл не загружается автоматически при запуске программы. ► Если в папку XLStart поместить файл книги с названием ЛИСT.XIS (Sheet.xls), форматирование первого листа этой книги будет по умолчанию использоваться для всех новых листов, добавляемых в книгу по команде Вставка ► Лист. Данный файл также не открывается автоматически при вызове Excel. Атрибуты форматирования, заданные в этом файле, имеют больший приоритет, чем в его аналоге для книги. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Выбрав в меню Файл команду Создать (New), мы не увидим на экране привычное диалоговое окно Создание документа. Начиная с Excel 2002, по этой команде с правой стороны окна программы открывается панель задач Создание книги (New Workbook), являющаяся очередным этапом в совершенствовании Excel. Но есть некоторые моменты, которые поначалу могут вас смутить. Например, если при открытой панели задач Создание книги выбрать в меню Файл команду Создать, покажется, что вообще ничего не происходит — особенно если вы ожидали появления знакомого диалогового окна. Место последнего теперь заняло диалоговое окно Шаблоны. Чтобы открыть его, нужно щелкнуть в панели задач на команде На моем компьютере (On My Computer).

Проверка и документирование листов ♦ 303

Шаблоны стандартных электронных таблиц На вкладке Решения (Spreadsheet Solutions) диалогового окна Шаблоны представлено несколько шаблонов, ориентированных на создание типовых документов. В их число входят: Счет-фактура (Sales Invoice), Авансовый отчет (Expense Statement), Рассрочка (Loan Amortization), Карточка табельного учета (Timecard) и Балансовый отчет (Balance Sheet) (это не лист учета доходов и расходов, как можно подумать, а форма бухгалтерского отчета). Дополнительные шаблоны находятся на официальном сайте компании Microsoft. Для того чтобы перейти непосредственно на страницу обновлений, выберите в меню Справка (Help) команду Office в Интернете (Office On Microsoft.com). Открывается окно Шаблоны щелчком в панели задач Создание книги на команде На моем компьютере (On My Computer).

Проверка и документирование листов Microsoft Excel имеет ряд мощных и легко настраиваемых средств, позволяющих проводить проверку и отладку рабочих документов. В этом разделе пойдет речь о слежении за содержимым ячеек, проверке ошибок, о режиме Зависимости формул (Formula Auditing), диалоговом окне Вычисление формулы (Evaluate Formula), окне контрольного значения, командах Текст в речь (Text To Speech), Примечание (Comment) и диалоговом окне Выделение группы ячеек (Go To Special). Большинство средств проверки и отладки Excel собрано на панели инструментов Зависимости (Formula Auditing), изображенной на рис. 9.8. Она появляется на экране, если в меню Сервис выбрать команду Зависимости формул ► Панель зависимостей (Formula Auditing ► Show Formula Auditing Toolbar).

Рис. 9.8. Панель инструментов Зависимости предоставляет доступ к основным средствам Excel для проверки и отладки

Проверка наличия ошибок Чтобы вывести на экран диалоговое окно Контроль ошибок, представленное на рис. 9.9, и быстро протестировать текущий рабочий лист на наличие ошибочных значений, выберите в меню Сервис команду Проверка наличия ошибок (Error Checking) или щелкните на одноименной кнопке панели инструментов Зависимости. Первая же найденная ячейка с неверной формулой или значением будет выделена, а ее содержимое будет показано в диалоговом окне Контроль ошибок вместе с описанием и вариантами решения проблемы. После того как ошибка найдена, программа предлагает ряд методов ее исправления: ► Кнопка Справка по этой ошибке (Help On This Error) позволяет перейти в раздел справки, касающийся данной проблемы.

304 ♦ Глава 9. Эффективная работа с листами

Рис. 9.9. Диалоговое окно Контроль ошибок позволяет выявить и устранить ошибку в формулах, выдающих ошибочные результаты

► Если воспользоваться вариантом Показать этапы вычисления (Show Calculation Steps), на экране появится диалоговое окно Вычисление формулы (Evaluate Formula). Подробнее мы вернемся к нему далее в следующем разделе. ► Команда Пропустить ошибку (Ignore Error) позволяет пренебречь ошибкой в выделенной ячейке. Чтобы вернуться к этой пропущенной ошибке и исправить ее, щелкните на кнопке Параметры (Options) и выберите команду Сброс пропущенных ошибок (Reset Ignored Errors). ► Если проще всего исправить ошибку самостоятельно, нажмите кнопку Изменить в строке формул (Edit In Formula Bar) — содержимое выделенной ячейки отобразится в строке формул. Завершив редактирование данных, нажмите кнопку Resume (Продолжить), которая при выборе данного варианта заменяет кнопку Справка по этой ошибке. Кнопки Назад (Previous) и Далее (Next) служат для перехода между ячейками с обнаруженными в них ошибками в формулах. Если щелкнуть на кнопке Параметры, на экран будет выведено одноименное диалоговое окно, представленное на рис. 9.10. Установите или сбросьте флажки, определяющие условия поиска ошибок на листе, в разделе Проверять наличие следующих ошибок (Rules). Если требуется заново просмотреть все проигнорированные формулы или какая-то ошибка была пропущена случайно, щелкните на кнопке Сброс пропущенных ошибок (Reset Ignored Errors). Закрыв диалоговое окно Параметры, можно продолжить поиск ошибок до полного их устранения. В конце концов на экране появляется окно с сообщением о том, что проверка ошибок на данном листе завершена. Щелкните на кнопке OК, чтобы закрыть и окно сообщения, и диалоговое окно Контроль ошибок.

Проверка и документирование листов ♦ 305

Рис. 9.10. В диалоговом окне Параметры выполняется настройка правил поиска ошибок на листе

Вычисление и проверка формул Иногда бывает трудно понять, как работает сложная вложенная формула. Вложенной называется формула, аргументы которой вычисляются раздельно. Например, в формуле =ИНДЕКС(Альпаки!$А$2:$и$43;'Справка о животном'!$В$5;5) ссылка 'Справка о животном'!$В$5 указывает ячейку, содержащую число. Чтобы было проще понять, о чем идет речь, заменим эту ссылку просто числом, например цифрой 7. Тогда пример перепишется в следующем виде: =ИНДЕКС(Альпаки!$А$2:$U$43;7;5) Диалоговое окно Вычисление формулы (Evaluate Formula) позволяет упростить проверку сложных формул. Оно появляется на экране, если выбрать в подменю Зависимости формул команду Вычислить формулу (Evaluate Formula). Так, на рис. 9.11 показано это диалоговое окно в действии. СМОТРИ ТАКЖЕ-------------------------------------------------------------------------------------Подробнее о формулах и их аргументах рассказывается в главе 12, «Создание формул».

Щелкните на кнопке Вычислить (Evaluate), чтобы заменить аргумент его значением. Причем команду Вычислить можно использовать столько раз, сколько вложенных вычисляемых аргументов содержится в формуле. Так, если щелкнуть на кнопке Вычислить в примере на рис. 9.11, в окне Вычисление (Evaluation)

306 ♦ Глава 9. Эффективная работа с листами

вышеупомянутая ссылка с рабочего листа Информация о животном будет заменена значением, записанным в данной ячейке. Повторное нажатие кнопки Вычислить приводит к выводу итогового результата расчета по формуле, в данном случае это текст Suri Alpaca (рис. 9.12).

Рис. 9.11. Чтобы проверить аргументы вложенных формул и вычислить их пошагово, воспользуйтесь диалоговым окном Вычисление формулы

Рис. 9.12. Нажимая кнопку Вычислить, вы переходите к следующему вложенному аргументу выбранной формулы

Вместе с выдачей результата кнопка Вычислить заменяется кнопкой Заново (Restart). Это дает возможность еще раз пройти через всю процедуру пошагового вычисления значений аргументов сложной формулы. Чтобы расчет всех аргументов производился по отдельности, щелкните на кнопке Шаг с заходом (Step In). Тогда вы более четко увидите

Проверка и документирование листов ♦ 307

структуру формулы. В нашем примере вычисляемый аргумент равен константе, то есть дальнейший расчет не требуется. Если бы на этом шаге мы получили ссылку на ячейку, содержащую еще одну формулу, она появилась бы в диалоговом окне Вычисление формулы, как в примере на рис. 9.13. Закончив расчет формулы, нажмите кнопку Шаг с выходом (Step Out), чтобы заменить аргумент его значением.

Рис. 9.13. Кнопки Шаг с заходом и Шаг с выходом позволяют производить расчет всех вычисляемых аргументов по отдельности

Трассировка формул Случается, что необходимо отслеживать состояние формулы и получаемый по ней результат при редактировании других частей текущего листа или даже при работе с другими книгами. Вместо того чтобы при каждом изменении данных возвращаться к формуле и смотреть, что произошло с ее аргументами, удобнее воспользоваться Окном контрольного значения (Watch Window), позволяющим просматривать любую расположенную вне поле зрения ячейку на любом открытом листе. Для этого выделите ячейку с формулой и выберите команду Сервис ► Зависимости формул ► Показать окно контрольного значения (Tools ► Show Watch ► Show Watch Window). В открывшемся окне нажмите кнопку Добавить контрольное значение (Add Watch), чтобы открыть окно, показанное на рис. 9.14 внизу слева. Выбор отслеживаемой ячейки допускается как до, так и после открытия диалогового окна Добавление контрольного значения. Это окно можно присоединить к одному из краев рабочей области экрана, как показано на рис. 9.15. В таком случае с ним обращаются как с обычной панелью инструментов, то есть разрешается изменение его размеров путем перетаскивания границ или отсоединение от края окна книги также посредством перетаскивания. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы увеличить размер окна контрольного значения для просмотра большего количества ячеек с формулами, потяните верхнюю границу окна вверх.

308 ♦ Глава 9. Эффективная работа с листами

Рис. 9.14. Чтобы всегда иметь перед глазами содержащуюся в ячейке формулу, выделите эту ячейку и нажмите кнопку Добавить контрольное значение

Рис. 9.15. В окне контрольного значения отображается текущая информация о просматриваемой формуле

Проверка и документирование листов ♦ 309

Пока книга открыта, вы вправе как добавлять ячейки для просмотра из окна контрольного значения, так и удалять их из него с помощью кнопок Добавить контрольное значение и Удалить контрольное значение (Delete Watch). Чтобы закрыть окно наблюдения, выберите в подменю Зависимости формул команду Скрыть окно контрольного значения (Hide Watch Window) или щелкните на кнопке в правом верхнем углу окна. После закрытия окна все просматриваемые ячейки автоматически удаляются из списка.

Зависимости между ячейками Возможно, вам знакома следующая ситуация: вы смотрите на очень большой рабочий лист, содержащий огромное количество информации, и не понимаете, как формируются на нем данные, то есть как связаны между собой формулы в одних ячейках с величинами в других. В этом случае вам, несомненно, помогли бы средства Excel, позволяющие отслеживать зависимости между ячейками, формируемые ссылками. Их также можно применять для поиска случайных ошибок, к сожалению неминуемых. На панели инструментов Зависимости (Formula Auditing), изображенной выше на рис. 9.8, находятся шесть кнопок, предназначенные для отслеживания ссылок: Влияющие ячейки (Trace Precedents), Убрать стрелки к влияющим ячейкам (Remove Precedent Arrows), Зависимые ячейки (Trace Dependents), Убрать стрелки к зависимым ячейкам (Remove Dependent Arrows), Убрать все стрелки (Remove All Arrows) и Источник ошибки (Trace Error). Вызывается данная панель командой Сервис ► Зависимости формул. Влияющие и зависимые ячейки Означенные в заголовке раздела термины будут встречаться в этом разделе довольно часто. Они указывают на вид связи ячеек, содержащих формулы, с другими ячейками. Давайте кратко разберем эти понятия: ► влияющие ячейки — это ячейки, чьи значения используются в формуле, записанной в выделенной ячейке. Ячейка, содержимое которой оказывает эффект на другие, может хранить как формулу, так и константу; ► зависимые ячейки — такие, в которых используется значение выделенной ячейки. Ячейка, подверженная влиянию других, всегда содержит формулу. Например, если формула =СУММА(А1:А5) находится в ячейке А6, то мы говорим, что на ячейку А6 влияет диапазон А1:А5, но у нее нет зависимых ячеек. В то же время ячейка А1 имеет зависимую ячейку А6, а сама полностью автономна. Ячейка в состоянии быть одновременно и влияющей, и зависимой, если в ней находится формула, на которую направлена ссылка из другой формулы. Отслеживание зависимых ячеек На листе, представленном на рис. 9.16, мы выделили ячейку В2, в которой содержится значение ставки почасовой оплаты. Чтобы выяснить, в каких ячейках

310 ♦ Глава 9. Эффективная работа с листами

используется это значение, достаточно щелкнуть на кнопке Зависимые ячейки (Trace Dependents) панели инструментов Зависимости. Несмотря на элементарность приведенного примера, он дает наглядное представление о том, как отслеживание зависимых ячеек может пригодиться при работе с большими и сложными листами.

Рис. 9.16. При отслеживании зависимых ячеек стрелки указывают на формулы, в которых есть ссылка на выделенную ячейку

Стрелки указывают, что на ячейку В2 непосредственно ссылаются формулы в ячейках С5, С6, С7 и С8. Кружок, появившийся в ячейке В2, обозначает, что она имеет зависимые ячейки. Если щелкнуть еще раз на кнопке Зависимые ячейки, появится дополнительная группа стрелок, представляющая следующий уровень подчиненности — косвенно зависимые ячейки. Этот случай демонстрирует рис. 9.17.

Рис. 9.17. При втором щелчке на кнопке Зависимые ячейки возникают новые стрелки, представляющие следующий уровень зависимых формул

Проверка и документирование листов ♦ 311

Чтобы отменить последнюю операцию, нажмите кнопку Убрать стрелки к зависимым ячейкам (Remove Dependent Arrows) (она находится непосредственно справа от кнопки Зависимые ячейки). Каждый щелчок на ней убирает стрелки одного уровня. Стрелки зависимостей можно использовать для перемещения по листу, что бывает удобно при работе с большими и сложными документами. Например, если на листе, изображенном на рис. 9.17, дважды щелкнуть на стрелке, ведущей от активной в данный момент ячейки В2 к ячейке С8, активной станет ячейка С8. (Когда указатель мыши попадает на стрелку зависимости, он принимает форму стрелки.) Теперь, если дважды щелкнуть на стрелке, соединяющей ячейки С8 и Е8, выделится вторая из них. Повторный двойной щелчок на этой же стрелке вновь приведет к выделению ячейки С8. Если стрелка зависимости выходит за пределы наблюдаемой части рабочего листа, двойной щелчок на ней влечет за собой сдвиг окна таким образом, чтобы ячейка, в которую упирается стрелка, была видна на экране. Так можно обойти всю цепочку влияющих и зависимых ячеек.

Удаление стрелок зависимостей При отслеживании каждой серии влияющих или зависимых ячеек на экране появляется очередная группа соединительных стрелок. В результате окно может оказаться настолько перегруженным различными линиями, что весь смысл идеи окажется потерян. Поэтому лучше всего каждый этап отслеживания зависимостей начинать с чистого экрана. Чтобы удалить с экрана все стрелки трассировки, следует нажать кнопку Удалить все стрелки (Remove All Arrows) панели инструментов Зависимости.

Отслеживание влияющих ячеек Просматривать зависимости можно и в обратном направлении — начиная с ячейки, содержащей формулу, и далее прослеживать ячейки, на которые эта формула ссылается. На листе, продемонстрированном на рис. 9.18, выделена ячейка Е5, в которую занесена формула расчета повременной оплаты труда. Чтобы выяснить, на какие ячейки она ссылается, достаточно нажать кнопку Влияющие ячейки (Trace Precedents). После нажатия кнопки стрелка и кружки появляются в ячейках С5 и D5. Точки обозначают, что обе ячейки являются влияющими в интересующем нас потоке данных. (Это также указывает на то, что обе влияющие ячейки, С5 и D5, относятся к одному и тому же уровню подчинения.) Обратите внимание, что направление стрелки не изменилось, хотя мы начали отслеживание с другой стороны: не к формулам, а от формул. Чтобы найти следующий уровень зависимостей, просто щелкните на кнопке Влияющие ячейки еще раз. Результат показан на рис. 9.19.

Отслеживание ошибок Предположим, что на листе существуют ошибочные значения, подобные продемонстрированным на рис. 9.20. Чтобы проследить путь от места обнаружения ошибок до их источника, необходимо, прежде всего, выделить ячейку с ошибкой.

312 ♦ Глава 9. Эффективная работа с листами

Рис. 9.18. При отслеживании влияющих ячеек стрелки исходят из всех ячеек, на которые непосредственно ссылается формула в выделенной ячейке

Рис. 9.19. При повторном отслеживании влияющих ячеек на экране появляется новая группа стрелок, для следующего (косвенного) уровня влияния

Обратите внимание, что подобная ячейка помечается в левом верхнем углу треугольником зеленого цвета. Он хорошо виден на рис. 9.21 (ячейка В7). Если выделить такую ячейку, рядом с ней появится значок смарт-тега. В меню смарт-тега собраны команды для исправления обнаруженной ошибки, включая и указание на Источник ошибки (Trace Error). Excel выделяет ячейку, содержащую первую формулу в цепочке ошибочных ячеек, и соединяет стрелкой ячейку-источник ошибки и выделенную ячейку. Также на экране проводятся синие стрелки к первой ошибочной формуле от всех ячеек, на которые в ней

Проверка и документирование листов ♦ 313

есть ссылки. Отображение умозрительных связей существенно упрощает поиск причины возникновения ошибки и устранение ее, хотя все, что делает Excel, — показывает ячейкуисточник неприятностей и каждую из влияющих на нее ячеек. В нашем примере в основе всех бед лежал символ пробела, введенный в ячейку Вб вместо числа отработанных часов. Это довольно стандартная, но крайне досадная ошибка: ячейка, значением которой является пробел, кажется пустой, но вызывает проблемы в ссылающихся на нее формулах в отличие от действительно пустой ячейки.

Рис. 9.20. Рядом с ячейкой, содержащей ошибочное значение, появляется значок смарт-тега

Рис. 9.21. Чтобы найти источник ошибки, выделите ячейку, содержащую неверное значение, и нажмите кнопку Источник ошибок

314 ♦ Глава 9. Эффективная работа с листами

Отслеживание ссылок на рабочие листы В случае когда ячейка содержит ссылку на другой лист или на лист в другой книге, соединительная стрелка зависимости выводится в виде пунктирной линии с маленьким значком, как показано на рис. 9.22. Здесь процедура дальнейшего отслеживания влияющих ячеек изменится. Если дважды щелкнуть на пунктирной линии, откроется диалоговое окно Переход (Go To) с соответствующей ссылкой в списке Перейти к (Go To). Оно представлено на рис. 9.23.

Рис. 9.22. При отслеживании влияющих данных для ячейки, содержащей ссылку на другой лист или книгу, стрелка отображается пунктиром

Рис. 9.23. Двойной щелчок на пунктирной стрелке выводит на экран диалоговое окно Переход

Теперь в этом списке можно выбрать нужную ссылку, нажать кнопку ОК и, таким образом, активизировать новый лист или книгу. Если ссылка указывает на закрытую в данный момент книгу, появится сообщение об ошибке.

Проверка и документирование листов ♦ 315

Кнопка Обвести неверные данные (Circle Invalid Data) панели инструментов Зависимости позволяет обвести красной границей ячейки, в которых содержатся данные, противоречащие параметрам, заданным в диалоговом окне Проверка вводимых значений (Data Validation). Соответственно, нажатие на кнопку Удалить обводку неверных данных (Clear Validation Circles) отменяет выделение таких ячеек. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------О проверке данных рассказывается в разделе «Проверка вводимых значений» главы 28.

Добавление примечаний К ячейкам рабочего листа мЪжно добавлять примечания, в которые, как правило, записываются комментарии, пояснения или напоминания о чем-либо. Чтобы добавить примечание к какой-либо ячейке, выделите ее и нажмите кнопку Создать примечание (New Comment) на панели инструментов Зависимости. А затем введите нужный текст в открывшееся окно примечания, как показано на рис. 9.24.

Рис. 9.24. К любой ячейке рабочего листа можно добавить примечание

В верхней части выноски примечания полужирным шрифтом отображается имя зарегистрированного пользователя. Это имя легко изменить, выбрав в меню Сервис команду Параметры, перейдя на вкладку Общие и отредактировав текст в поле Имя пользователя (User Name). По умолчанию каждая ячейка с примечанием маркируется в верхнем правом углу небольшим треугольником красного цвета (индикатором). Когда вы наводите указатель мыши на такую ячейку, на экране автоматически появляется выноска примечания. Можно отменить отображение индикаторов, установив на вкладке Вид (View) диалогового окна Параметры (Options) переключатель Примечания (Comments) в положение Не отображать (None). Если выбрать вариант Примечание и индикатор (Comment & Indicator), на рабочем листе всегда будут видны и индикаторы, и примечания.

316 ♦ Глава 9. Эффективная работа с листами

К ячейке допустимо добавить только одно примечание, но его текст при этом может быть любой длины1. Чтобы начать новый абзац текста примечания, нажмите клавишу Enter. Также допускается изменение размеров выноски с помощью маркеров, расположенных по ее углам и сторонам. Однажды создав примечание, вы в любой момент вправе его отредактировать. Для этого выделите ячейку и нажмите кнопку Изменить примечание (Edit Comment) на панели инструментов Зависимости. (Кнопка Изменить примечание после выбора ячейки заменит кнопку Создать примечание.) Чтобы удалить примечание, откройте его для редактирования, затем щелкните на рамке выноски и нажмите клавишу Delete. Или щелкните правой кнопкой мыши на ячейке, содержащей примечание, а затем выберите команду Удалить примечание (Delete Comment) в контекстном меню. Для работы с примечаниями удобнее использовать специальную панель инструментов Рецензирование (Reviewing), продемонстрированную на рис. 9.25. Чтобы вывести эту панель на экран, выберите в меню Вид команду Панели инструментов ► Рецензирование (Toolbars ► Reviewing).

Рис. 9.25. Панель инструментов Рецензирование в числе прочего содержит кнопки для работы с примечаниями

С помощью панели инструментов Рецензирование вы можете: ► Создать примечание/Изменить примечание (New Comment/Edit Comment). Данная кнопка позволяет добавить примечание к выделенной ячейке. Если ячейка уже снабжена примечанием, название кнопки меняется на Изменить примечание. Таким образом, с одной ячейкой связывается только один комментарий. ► Предыдущее примечание (Previous Comment), Следующее примечание (Next Comment). Кнопки используются для последовательного перемещения между примечаниями с целью их редактирования. То есть щелчок на кнопке вызывает переход к очередной ячейке и установку мигающего курсора в текст примечания. Даже если примечания расположены на нескольких листах текущей книги, так можно поочередно обойти все листы, не обращаясь к их ярлычкам. ► Отобразить/Скрыть примечание (Show/Hide Comment). Эта кнопка предназначена для отображения (а не активизации режима редактирования) примечания, связанного с выделенной ячейкой. Если примечание уже выведено на экран, название кнопки изменяется на Скрыть примечание (Hide Comment). ► Отобразить все примечания (Show All Comments). Команда аналогична кнопке Отобразить примечание за исключением того, что она позволяет показать одновременно все примечания на рабочем листе. ► Удалить примечание (Delete Comment). Кнопка удаляет примечания для всех выделенных ячеек.

________________________________ 1

Примечание в Excel не может быть больше чем 4000 символов (приблизительно). Точного значения в интерактивной справке не приводится, но в любом случае очень полезно ознакомиться с разделом справки «Технические характеристики и ограничения Microsoft Excel». — Примеч. ред.

Проверка и документирование листов ♦ 317

Печать примечаний Чтобы напечатать примечания, выполните следующие действия: 1. Выберите в меню Файл команду Параметры страницы (Page Setup). 2. Перейдите на вкладку Лист (Sheet) и выберите один из режимов в списке Примечания (Comments): Z В конце листа (At End Of Sheet) — все тексты примечаний выводятся только после печати самого рабочего листа; Z Как на листе (As Displayed On Sheet) — позволяет напечатать лист в том виде, в котором все примечания выведены на экран. Будьте внимательны при использовании этого режима: примечания могут отображаться поверх содержимого соседних ячеек, а в некоторых случаях и накладываться друг на друга. 3. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры страницы, и нажмите кнопку Печать (Print) панели инструментов Стандартная. СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------За дополнительной информацией о печати обращайтесь к главе 11, «Печать листов».

Выделение группы ячеек Команда Правка ► Перейти (Edit ► Go To) известна большинству пользователей Excel как средство перехода от одного места к другому в открытых документах. (Выбор команды Правка ► Перейти можно заменить нажатием клавиши F5.) Но у окна Переход (Go To), открываемого этой командой, есть еще одно интересное свойство. В его нижней части расположена кнопка Выделить (Special), щелчок на которой приводит к появлению диалогового окна Выделение группы ячеек (Go То Special), показанного на рис 9.26. Оно используется для быстрого поиска и выделения ячеек, соответствующих определенным критериям.

Рис. 9.26. Диалоговое окно Выделение группы ячеек — удобное средство проверки и отладки данных

318 ♦ Глава 9. Эффективная работа с листами

После определения параметров выделения и нажатия на кнопку ОК в этом окне Excel найдет и выделит на рабочем листе все ячейки, удовлетворяющие заданному критерию. Если ранее был выделен какой-либо диапазон, программа будет просматривать только заданный диапазон. Если же текущая область выделения содержит только одну ячейку либо один или несколько графических объектов, поиск будет выполняться по всему листу. СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------В зависимости от положения переключателей в окне Выделение группы ячеек, когда выбраны варианты Примечания (Comments), Влияющие ячейки (Precedents) и Зависимые ячейки (Dependents), возможно выделение на листе нескольких несмежных диапазонов. Чтобы не сбросить случайно выделение при перемещении между такими диапазонами, используйте клавишу Enter для перехода вниз или вправо на одну ячейку в выделенном фрагменте или комбинацию клавиш Shift+Enter — для движения вверх или влево.

При работе с диалоговым окном Выделение группы ячеек придерживайтесь следующих правил: ► Переключатель Текущую область (Current Region) удобен, когда необходимо выделить несколько блоков ячеек на больших сложных листах. (Напомним, что блоком называется область, окруженная со всех сторон пустыми строками, столбцами или границами листа.) Тот же эффект, но без обращения к окну Выделение группы ячеек, дают клавиши Ctrl+Shift+*. ► Если выделенная ячейка является частью массива, то для расширения выделения на весь массив данных нужно установить переключатель в положение Текущий массив (Current Array). А для быстрого выбора массива без участия диалогового окна Выделение группы ячеек нажмите клавиши Ctrl+/. ► Когда переключатель находится в положении Последнюю ячейку (Last Cell), Excel выделяет ячейку в правом нижнем углу диапазона, охватывающего все ячейки, в которых содержатся значения и примечания, или каким-либо образом отформатированные. Учтите, что в этом варианте последняя ячейка ищется в активной области листа, а не в текущей выделенной области. ► Переключатель Только видимые ячейки (Visible Cells Only) позволяет исключить из текущего выделения все ячейки, принадлежащие скрытым строкам или столбцам. Для оперативного выделения всех видимых ячеек без использования диалогового окна достаточно нажать клавиши Alt++. ► При установке переключателя в положение Объекты (Objects) выделяются все графические объекты на всей площади рабочего листа. ► В варианте Условные форматы (Conditional Formats) выделяются только те ячейки, к которым применено условное форматирование. ► Когда переключатель находится в положении Проверка данных (Data Validation), выделяются ячейки, к которым применялись условия, заданные в окне Проверка вводимых значений. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Подробнее о графических объектах рассказывается в главе 10, «Графические объекты», Условное форматирование рассматривалось ранее в разделе «Условное форматирование» этой главы. Проверке данных посвящен раздел «Проверка вводимых значений» главы 28.

Проверка и документирование листов ♦ 319

Выделение влияющих и зависимых ячеек Кнопки Влияющие ячейки (Precedents) и Зависимые ячейки (Dependents) в диалоговом окне Выделение группы ячеек позволяют найти ячейки, на которые ссылается формула, или ячейки, от которых эта формула зависит. При поиске влияющих или зависимых ячеек Excel всегда просматривает весь лист. Выберите нужный вариант, а затем установите дополнительный переключатель в одно следующих положений: ► Только непосредственно (Direct Only). Excel будет искать лишь те ячейки, которые прямо ссылаются на активную ячейку или непосредственно зависят от нее. ► На всех уровнях (All Levels). В этом случае выделяются все ячейки, непосредственно влияющие на активную или зависящие от нее, а также все ячейки, косвенно связанные с ней. СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------Для быстрого выделения всех влияющих и зависимых ячеек предусмотрено несколько клавиатурных комбинаций: Ctrl+[ выделяет напрямую влияющие ячейки; Ctrl+Shift+{ выделяет любые влияющие ячейки; Ctrl+] выделяет непосредственно зависимые ячейки; и Ctrl+Shift+} выделяет любые зависимые ячейки.

Выделение различий по строкам и столбцам Кнопки Различия по строкам (Row Differences) и Различия по столбцам (Column Differences) того же переключателя предназначены для выявления неоднородности данных. Чтобы использовать эти средства отладки, перед открытием диалогового окна Выделение группы ячеек выделите нужный диапазон. Позиция активной ячейки в выделенном диапазоне определяет, какая именно ячейка будет взята за образец при сравнении. Принцип работы процедуры прост: при поиске различий по строкам Excel сравнивает ячейки выделенного диапазона с ячейками в столбце, которому принадлежит активная ячейка, а при сравнении по столбцам — с ячейками в строке, в которой находится активная ячейка. Дополнительно выполняется просмотр ссылок и выделение ячеек, не соответствующих образцам. Например, если ячейка-образец содержит функцию СУММ, Excel выделяет все ячейки, хранящие функции, формулы или отличные от СУММ значения. Когда же значением эталонной ячейки является текст или число, выделяются все ячейки со значениями, отличными от сравниваемого. Правда, при этом не учитывается регистр букв. СОВЕТ ----------------------------------------------------------------- ; -------------------------------Выучите клавиатурные комбинации — они помогут вам лишний раз не открывать диалоговые окна. Так, чтобы найти различия по столбцам, достаточно нажать клавиши Ctrl+ Shift+1. А для быстрого поиска расхождений в строках воспользуйтесь сочетанием Ctrl+\.

Озвучивание содержимого ячеек Если вы когда-либо проверяли распечатанные данные и сравнивали их с данными на экране, то прекрасно представляете, как много времени и внимания требует такая работа. Теперь часть ее в состоянии сделать Excel. Предположим, вы создали лист со списком имен, которые требуется сравнить с бумажным вариантом

320 ♦ Глава 9. Эффективная работа с листами

и убедиться в том, что ничего не пропущено. Используя команды панели инструментов Текст в речь (Text To Speech), изображенной на рис. 9.27, можно организовать процесс следующим образом: Excel произносит (зачитывает) по порядку имена в списке, а вы просто сверяете их согласно распечатке1.

Рис. 9.27. Панель инструментов Текст в речь предоставляет доступ к средствам озвучивания значений в ячейках ПРИМЕЧАНИЕ----------------------------------------------------------------------------------------Чтобы иметь доступ к функции проговаривания значений, необходимо установить средство распознавания речи, входящее в состав Microsoft Office. Установка пакета подробно рассматривается в приложении А.

Сложностей здесь нет. Выделите интересующие вас ячейки и нажмите кнопку Проговорить ячейки (Speak Cells), как показано на рис. 9.28. Зазвучит «голос» Excel, и вы услышите по очереди содержимое каждой из ячеек выделенного диапазона.

Рис. 9.28. Программа может зачитать вам содержимое выделенных ячеек, что облегчает их сравнение с напечатанным текстом

___________________________________ 1

Этот инструмент в стандартной комплектации русской версии Office отсутствует, и кнопки панели инструментов Текст в речь недоступны, но его можно установить вместе с пакетом Microsoft Office 2003 Proofing Tools — дополнительным продуктом, содержащим шрифты, средства проверки орфографии и грамматики, двуязычные словари и др. для более чем 30 языков. Пакет поставляется на отдельном компактдиске и занимает более 500 Мбайт. Впрочем, есть и другой путь. Нужно зайти на страницу программного компонента Microsoft Agent (http://www.microsoft.corn/MSAGENT/downloads.htm) и загрузить, следуя инструкциям, ряд модулей. Но заработают они только в случае, если вы напишете макрос, имитирующий работу панели инструментов Текст в речь, используя технологию Microsoft SAPI4 (интегрированная в англоязычную версию Office система обработки речи имеет номер 6). — Примеч. ред.

Структурирование листов ♦ 321

Если вместо диапазона выделить одну ячейку, Excel произнесет вслух текст из всех ячеек текущего блока. Нажатие кнопки По строкам (By Rows) вызывает воспроизведение по строкам, то есть программа сначала последовательно проговаривает содержимое каждой ячейки в строке и, достигнув конца, переходит на следующую строку вниз. Как нетрудно понять, при нажатой кнопке По столбцам (By Column) сначала зачитывается содержимое ячеек в первом столбце, затем во втором и т. д. Нетрудно сделать так, чтобы Excel зачитывал содержимое ячеек тут же после ввода — это удобно при наборе списков. Так, немедленное проговаривание набранных имен, фамилий и адресов упрощает отслеживание орфографических ошибок и их исправление — ведь вы еще не успели перейти к другой части листа. Чтобы включить этот режим, нажмите кнопку Проговаривать ячейки при нажатии клавиши ввода (Speak On Enter). «Голос Excel» можно подстроить под себя: выбрать скорость чтения, язык и устройство аудиовыхода. Для доступа к этим параметрам в Windows щелкните на кнопке Пуск (Start), в меню выберите команду Настройка ► Панель управления (Settings ► Control Panel ► Sounds, Speech, And Audio Devices) и щелкните на значке Речь (Speech). ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Надстройка Spreadsheet Assistant включает в себя средства для выделения ячеек на основе заданных условий. В подменю Conditional Select (Условное выделение) меню Assistants (Помощь) собраны команды, позволяющие выделять только формулы, дубли или ячейки, отформатированные определенным образом. При выборе команды Select Using An If (Выделение по условию Если) открывается изображенное на рисунке диалоговое окно, в котором задаются критерии отбора.

Структурирование листов Большинство типичных электронных таблиц имеют иерархический тип строения. Например, рабочий лист для расчета ежемесячного и годового бюджета может формироваться следующим образом: каждому месяцу года соответствует один столбец, а в последнем дополнительном столбце подводятся итоги. Каждый пункт годового бюджета выводится как сумма месячных. В структурах такого

322 ♦ Глава 9. Эффективная работа с листами

рода все столбцы месяцев подчинены итоговому, поскольку все содержащиеся в них данные учитываются в годовом бюджете. Подобным же образом можно организовать и строки нашего листа, например, сгруппировав их по вносимому вкладу в общий бюджет. При таком варианте построения таблицы Excel предусматривает преобразование рабочих листов в структурированные документы.

Рис. 9.29. Для начала нужен рабочий лист со структурированными данными Обозначения уровней строк Обозначения уровней столбцов

Линейка уровней уровней столбцов столбцов Линейка Скрыть детали

Линейка уровней строк Рис. 9.30. Средства работы со структурированными документами позволяют сворачивать элементы листа разных структурных уровней

Структурирование листов ♦ 323

На рис. 9.29 представлена таблица, содержащая данные о продажах, в исходном виде. Та же таблица после преобразования изображена на рис. 9.30. Чтобы получить аналогичный результат, достаточно выделить в таблице какую-либо ячейку и выбрать команду Данные ► Группа и структура ► Создание структуры (Data ► Group And Outline ► AutoOutline). Для случая только части рабочего листа нужно предварительно выделить необходимый диапазон. На рис. 9.30 также показано, как можно изменять детализацию отображения на листе со структурированными данными. Единственное различие между структурированными листами, представленными на рис. 9.30 и 9.31, состоит в том, что на рис. 9.31 столбцы и строки с данными по месяцам и конкретным продавцам скрыты. Без помощи Excel группы столбцов и строк пришлось бы скрывать вручную, что заняло бы довольно много времени. Здесь же, чтобы изменить уровень детализации, достаточно несколько раз щелкнуть кнопкой мыши.

Рис. 9.31. Этот лист был получен из листа с рис. 9.30 двумя щелчками мыши

Структура листа на рис. 9.31 сравнительно проста, так как в ней используются всего три уровня иерархии для столбцов и строк. Программа же позволяет создавать структуры до восьми уровней сложности по отдельности для столбцов и строк электронной таблицы.

Создание панели инструментов Структура В Excel существует ряд кнопок, предназначенных для работы со структурированными листами. Эти кнопки повторяют команды меню или флажки в диалоговых окнах, но, поместив их на одну панель инструментов, вы значительно упростите и ускорите выполнение своих задач. Ниже на рисунке показана созданная нами панель инструментов Структура, содержащая шесть кнопок:

324 ♦ Глава 9. Эффективная работа с листами

Чтобы сформировать такую панель инструментов, выберите в меню Вид команду Панели инструментов ► Настройка. В диалоговом окне Настройка перейдите на вкладку Панели инструментов, щелкните на кнопке Создать (New), в поле открывшегося диалогового окна введите название для новой панели инструментов, например Структура, и нажмите кнопку ОК. Щелкните на вкладке Команды и выберите в списке Категории раздел Данные (Data). Перетащите на новую панель инструментов первые пять показанных на рисунке выше кнопок: Символы структуры документа (Show Outline Symbols), Разгруппировать (Ungroup), Группировать (Group), Отобразить детали (Show Detail), Скрыть детали (Hide Detail). Последнюю кнопку — Выделить видимые ячейки (Select Visible Cells) — вы найдете в категории Правка (Edit). Подробнее о том, как создавать пользовательские панели инструментов, рассказывается в разделе «Создание панелей инструментов и меню» главы 3.

Структурирование листа с нестандартным расположением данных При автоматическом создании структуры используются настройки, отражающие наиболее типичное расположение данных на рабочем листе. Чтобы изменить эти параметры, выберите команду Данные ► Группа и структура ► Настройка (Data ► Group And Outline ► Settings). На экране появится диалоговое окно Настройка (Settings), представленное на рис. 9.32. Если на вашем листе данные расположены нестандартно, например строки с обобщенными данными находятся над строками с развернутой информацией или столбцы с формулами располагаются слева от столбцов-источников данных, то перед структурированием сбросьте соответствующие флажки в разделе Расположение итоговых данных (Direction).

Рис. 9.32. Здесь выполняется настройка параметров структуры для листов с нестандартным расположением данных

Предварительно убедитесь, что часть листа, для которой создается структура, является однородной. В противном случае вы можете получить непредсказуемые и, скорее всего, неправильные результаты. Другими -словами, удостоверьтесь, что все формулы этой части листа расположены одинаково относительно ячеек с исходными данными. И только определив соответствующим образом параметры в диалоговом окне Настройка, нажимайте кнопку Создать (Create).

Расширение структуры на другие области листа Бывает, что после создания структуры необходимо дополнить таблицу новыми данными или реорганизовать структуру в связи с изменением организации данных в какой-либо

Структурирование листов ♦ 325

области рабочего листа. Чтобы включить в структуру дополнительные столбцы и строки, повторите процедуру ее создания: выделите ячейку в новой области и выберите команду Данные ► Группа и структура ► Создание структуры. Когда Excel запросит подтверждение, нажмите кнопку ОК. ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------• Флажок Автоматические стили (Automatic Style) и кнопка Применить стили (Apply Styles) позволяют применять встроенные стили с целью наглядного выделения ячеек, находящихся на различных уровнях структуры, например итоговых и первичных данных. К сожалению, в некоторых случаях использование предопределенных стилей не только не помогает, но даже вредит. Поэтому, чтобы добиться желаемого эффекта, форматируйте разные уровни структуры самостоятельно или же примените команду Автоформат для всего листа в целом. Подробнее эта тема рассматривается в разделе «Автоформатирование» главы 8.

Удаление структуры и скрытие символов структуры После создания структуры слева и сверху от заголовков строк и столбцов появляются относящиеся к ней кнопки с символами, как показано на рис. 9.30. Поскольку эти значки занимают место на экране, вам может понадобиться их скрыть. Для этого в диалоговом окне Параметры перейдите на вкладку Вид и сбросьте флажок Символы структуры (Outline Symbols). (Или воспользуйтесь кнопкой Символы структуры документа панели инструментов Структура, создание которой описано выше в этой главе.) Последующая установка флажка приведет к отображению на экране символов структуры. Помните, что скрывая кнопки с символами, вы не удаляете структуру документа — вы просто убираете с экрана сами значки. Чтобы вовсе убрать структурирование, выберите в меню Данные команду Группа и структура ► Удалить структуру (Group And Outline ► Clear Outline). Также можно удалять отдельные уровни структуры строк, или столбцов, или и тех и других одновременно. Для этого необходимо полностью разгруппировать все уровни структуры. Если рабочий лист большой и многоуровневый, ждите, что такая процедура займет немало времени. Но есть и другой способ добиться того же результата: надо вывести на экран все развернутые данные, то есть столбцы и строки самого нижнего уровня структуры. Это можно сделать, нажимая кнопки символов структуры с наибольшими номерами. Теперь, скрыв все значки, вы получите исходную таблицу. И напоследок заметим, что при работе с листом, имеющим скрытую структуру, очень удобно пользоваться рекомендованной ранее панелью инструментов Структура.

Скрытие и отображение уровней структуры При создании структуры области в верхней и левой части листа маркируются одной или несколькими «квадратными скобками», заканчивающимися значками Скрыть детали (Hide Detail) — кнопками со знаком «минус». Эти скобки называются планками уровней. Каждая такая планка отмечает диапазон ячеек, занимающих определенный уровень

326 ♦ Глава 9. Эффективная работа с листами

в структуре документа. Значки Скрыть детали появляются выше или левее каждого столбца или каждой строки более высокого уровня. Для скрытия более низкого уровня структуры, чтобы на экране отображались только итоговые ячейки, достаточно щелкнуть на соответствующем значке Скрыть детали. Например, если в листе, представленном на рис. 9.30, больше не нужно видеть данные о продажах за январь, февраль и март, щелкните на значке Скрыть детали, расположенном над столбцом Е. Лист примет вид, как на рис. 9.33. ;

Рис. 9.33. Мы скрыли данные о продажах с января по март, щелкнув на значке Скрыть детали над столбцом Е. Теперь над этим столбцом появился значок Показать детали

Значок Показать детали (Show Detail) — кнопка со знаком «плюс» — заменит над столбцом Е значок Скрыть детали. Чтобы вернуться к ежемесячному отчету, просто щелкните на нем. ПРИМЕЧАНИЕ ------------------------------------------------------------------------------------------------------

Прятать и отображать уровни структуры можно с помощью колесика мыши типа Microsoft IntelliMouse. В этом случае вам не понадобится выводить на экран значки структуры, что позволит расширить видимую область рабочего листа. Но при желании вы всегда вправе вернуться к стандартному виду структурированного документа. Итак, поместите указатель мыши на итоговом столбце или строке, первичные данные для которого вы собираетесь отобразить или скрыть. Затем, нажав клавишу Shift, поверните колесико мыши вперед (от себя) или назад (на себя) соответственно. Например, если на листе с рис. 9.33 установить указатель на ячейке Е1 и, удерживая клавишу Shift, прокрутить колесико вперед, на экране появятся подчиненные уровни структуры, в данном случае — детальная информация об объемах продаж за первый квартал. Если установить указатель на ячейке, расположенной на пересечении суммирующей строки и суммирующего столбца, то в ответ на движение колесика при нажатой клавише Shift скрываются или отображаются подчиненные уровни одновременно и столбцов и строк. Так, если на листе с рис. 9.33 установить указатель на ячейке 18 и при нажатой клавише Shift повернуть колесико назад, одновременно будут скрыты подчиненные столбцы F, G, Н и подчиненные строки с 3 по 7.

Структурирование листов ♦ 327

Нумерация уровней структуры Чтобы в примере, приведенном на рис. 9.33, скрыть все месяцы — тогда на экране будут отображаться только квартальные и годовые результаты, — нужно щелкнуть на значках Скрыть детали над столбцами Кв.1, Кв.2, Кв.З и Кв.4. Но гораздо проще эта процедура реализуется с помощью значков номеров уровней — квадратных кнопок с цифрами в верхнем левом углу листа. Обычно для структуры создается два набора значков: для столбцов и для строк соответственно. Первые расположены над листом, а вторые — слева от него. С помощью этих значков можно выводить на экран данные определенной степени детализации. Лист на рис. 9.30 имеет трехуровневую структуру и для столбцов, и для строк. Если щелкнуть на значках второго уровня, лист примет вид, представленный на рис. 9.31. Если же выбрать самый последний уровень детализации -и щелкнуть на обоих значках с цифрой 1, видимым останется только общий итог продаж за год, содержащийся в ячейке R16.

Исключение из выделения скрытых ячеек Когда вы скрываете часть структуры, Excel убирает с экрана столбцы или строки, находящиеся ниже по иерархии. Например, на рис. 9.33 с экрана были удалены столбцы с данными о продажах по месяцам за первый квартал и оставлены только сводные результаты. Обычно в выделение включаются все ячейки диапазона, даже скрытые, следовательно, любые действия, производимые над выделенным диапазоном, касаются и скрытых ячеек. Соответственно, если вы захотите скопировать только итоговые результаты и выполните стандартные процедуры копирования и вставки, то получите на экране полную таблицу. Чтобы избежать этого, выберите в меню Правка команду Перейти (Go To), нажмите кнопку Выделить (Special) в диалоговом окне Переход (Go To) и установите переключатель в положение Только видимые ячейки (Visible Cells Only). Для этой же цели можно использовать и кнопку Выделить видимые ячейки созданной нами ранее панели инструментов Структура. Данная команда очень удобна, когда требуется скопировать ячейки определенного уровня структуры, построить на их основе диаграмму или выполнить расчеты. Она тождественно работает и для неструктурированных листов: ее нажатие исключает из текущей выделенной области все ячейки в скрытых столбцах или строках.

Группирование столбцов и строк Если автоматически создаваемая структура по тем или иным причинам не устраивает вас, в вашей власти ее изменить, сгруппировав или разгруппировав нужные строки или столбцы. Для этого предназначены команды Группировать (Group) и Разгруппировать (Ungroup) подменю Группа и структура меню Данные. Выделите столбцы или строки, уровень которых в структуре подлежит изменению, и выберите одну из указанных выше команд. Например, если выделить строку 8 в структуре, представленной на рис. 9.30, и выбрать команду Разгруппировать, уровень этой строки повысится со второго до первого.

328 ♦ Глава 9. Эффективная работа с листами

Соответственно, символ структуры слева от строки 8 сместится еще левее, а сама строка войдет в самый верхний, итоговый уровень структуры. Чтобы вернуть строке прежний статус в иерархии, выберите команду Группировать. ВНИМАНИЕ--------------------------------------------------------------------------------------------Невозможно сгруппировать или исключить из группы несмежные выделенные диапазоны. Также нельзя разгруппировать самый верхний уровень иерархии. Если требуется отделить столбец (или строку) верхнего уровня от остальной структуры, вам придется сгруппировать все низшие уровни иерархии.

Объединение данных с разных листов С помощью диалогового окна Консолидация (Consolidate) (рис. 9.34), появляющегося на экране, если выбрать в меню Данные (Data) команду Консолидация (Consolidate), можно собирать данные из исходных рабочих листов (до 255) в один. При этом не имеет значения, где находятся исходные листы — в одной книге или в нескольких.

Рис. 9.34. По умолчанию в диалоговом окне Консолидация используется функция суммирования

Например, если информация о финансовом положении отдельных филиалов крупной фирмы рассредоточена по различным книгам, так можно сформировать лист со сводными данными о работе всех подразделений. Команда Консолидация предусматривает несколько вариантов использования: ► С сохранением связи консолидированных данных с исходными, чтобы все изменения в источниках отражались и в итоговом листе. ► Без создания связей с целью решения специальных задач. ► Можно объединять данные на основании их расположения. В этом случае Excel собирает информацию из одинаково расположенных ячеек всех исходных листов.

Объединение данных с разных листов ♦ 329

► Также допускается более гибкая консолидация данных по категориям, когда в качестве основы для объединения листов используются заголовки столбцов или строк. Например, если данные за январь на разных листах находятся в разных столбцах, их можно объединить с помощью консолидации по категориям. ► Над исходными данными допустимы некоторые вычисления, выполняемые с помощью функций из списка Функция (Function) диалогового окна Консолидация. По умолчанию объединяемые данные суммируются, то есть работает функция Сумма, как видно из рис. 9.34, однако остаются доступны следующие варианты: Кол-во значений (Count), Среднее (Average), Максимум (Мах), Минимум (Min), Произведение (Product), Кол-во чисел (Count Nums), Несмещенное отклонение (StdDev), Смещенное отклонение (StdDevp), Несмещенная дисперсия (Var) и Смещенная дисперсия (Varp). СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------За дополнительной информацией о функциях Excel обращайтесь к главе 13 («Использование функций») и главе 14 («Основные функции»).

► Объединять информацию можно как из листов открытых в данный момент книг, так и из книг, хранящихся на диске. Книга, в которой расположен лист с консолидированными данными, должна быть, разумеется, загружена. Но исходные книги могут оставаться закрытыми, конечно, при условии, что вы предоставите Excel достоверные сведения об их местонахождении. (Это не должно составить проблем, за исключением тех случаев, когда файлы перемещались после их обработки в Excel.) И, прежде чем создавать консолидированный лист, сохраните все поддерживающие его книги. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Другой путь консолидации листов — сводные таблицы, о которых говорится в разделе «Использование сводной таблицы для консолидации диапазонов» главы 30.

Консолидация по расположению При консолидации по расположению Excel применяет заданную функцию (Сумма, Среднее или любую другую из перечисленных ранее, если вы ее выбрали в диалоговом окне Консолидация) к ячейкам с одинаковыми адресами во всех исходных листах. Безусловно, это самый простой способ консолидации, но требующий, чтобы все опорные листы имели одинаковую структуру. На рис. 9.35 приведен простой пример книги, состоящей из главного листа — годового отчета Консолидированный и 12 листов с ежемесячными отчетами. Поскольку все они организованы совершенно идентично, в книге можно применить консолидацию по расположению. Чтобы создать годовой отчет на листе под названием Консолидированный, в котором объединяются данные из ежемесячных отчетов, по форме, представленной на рис. 9.35, необходимо выполнить следующие действия: 1. Откройте итоговый лист и выделите на нем конечную область — блок ячеек, в который будут помещены выходные данные. В нашем случае — это диапазон В5:I10.

330 ♦ Глава 9. Эффективная работа с листами

Рис. 9.35. Все листы этой книги организованы одинаково, что является необходимым условием для применения консолидации по расположению

2. Выберите в меню Данные команду Консолидация. 3. Оставьте в поле Функция используемый по умолчанию вариант Сумма. Убедитесь, что флажки Использовать в качестве имен (Use Labels In ) и Создавать связи с исходными данными (Create Links To Source Data) сняты. 4. Выделите с помощью мыши первый исходный диапазон. 5. Нажмите кнопку Добавить (Add) в диалоговом окне Консолидация. Excel скопирует ссылку из поля Ссылка в поле Список диапазонов (All References). 6. Повторите шаги 4, 5 для всех оставшихся исходных диапазонов. На время выполнения этой операции удобно свернуть диалоговое окно Консолидация, щелкнув на кнопке в правой части поля Ссылка. В этом случае на экране останется только окно поля Ссылка со строкой заголовка. Каждый из исходных листов активизируется щелчком на его ярлыке. Если открыто сразу несколько книг и они на экране заслоняют друг друга, то для перемещения между ними используйте меню Окно (Window). Имейте в виду, что при открытом диалоговом окне Консолидация можно производить любые действия с книгами, а не только выделение диапазонов, и окно остается на экране до тех пор, пока вы сами не уберете его. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Когда выполняется объединение данных из нескольких книг, в поле Ссылка (Reference) необходимо ввести ссылки на все исходные диапазоны закрытых на данный момент книг. Поэтому мы советуем на время построения итогового листа открывать все книги, содержащие первичные данные. Если консолидация выполняется повторно и все книги сохранены на диске, исходные уже можно не открывать. Если вы все же предпочитаете указывать ссылки на используемые диапазоны, а не выделять их мышью, введите текст в следующей форме: [ИмяФайла]ИмяЛиста! Ссылка Для диапазонов, расположенных в той же книге, что и лист с объединенными данными, можно опустить имя файла вместе с квадратными скобками. Если исходному диапазону было назначено имя, его можно использовать в качестве ссылки (и мы рекомендуем делать это).

Объединение данных с разных листов ♦ 331

7. В результате диалоговое окно Консолидация должно принять вид, подобный представленному на рис. 9.36. Когда первый диапазон ($В$5:$1$10 на листе Янв) выделен, Excel начинает автоматически выделять тот же самый диапазон на каждом активизированном рабочем листе. Поэтому, чтобы добавить в Список диапазонов ссылки на все исходные диапазоны, достаточно просто последовательно щелкать на ярлычках соответствующих листов и кнопке Добавить. На рис. 9.37 демонстрируется результат консолидации. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------После выполнения процедуры консолидации ссылки на все исходные листы и книги запоминаются при сохранении книги, содержащей объединенные данные. Чтобы обновить консолидированные значения, достаточно открыть книгу, выбрать команду Консолидация и нажать в диалоговом окне кнопку ОК.

Рис. 9.36. Данные для вычисления суммарных значений получены по ссылкам, заданным в списке диапазонов

Рис. 9.37. Теперь диапазон В5:110 на листе Консолидированный в каждой ячейке содержит суммарные значения соответствующих ячеек из 12 исходных листов

332 ♦ Глава 9. Эффективная работа с листами

Консолидация по категориям Рассмотрим более сложный пример. Ранее мы объединяли данные по продажам медных духовых музыкальных инструментов в четырех регионах, теперь возьмем один регион, но с учетом вклада каждого из продавцов в общий объем продаж. В этом случае ежемесячные отчеты о продажах имеют разную структуру, так как каждый месяц штат продавцов несколько изменялся, как показано на рис. 9.38.

Рис. 9.38. В качестве основы для консолидации в этом примере удобно использовать названия строк, содержащиеся в самом левом столбце каждого исходного листа

На итоговом листе столбцы с заголовками Фамилия, Кол-во и Сумма расположены на тех же самых местах, что и на каждом исходном листе. Но что делать с заголовками строк? На листе с объединенными данными эти заголовки придется опустить, ведь на опорных листах они расположены по-разному. Однако вы вскоре убедитесь, что данное обстоятельство не помешает Excel создать консолидированный лист. Итак, чтобы объединить данные по категориям, выполните следующие действия: 1. Выделите целевую область. На этот раз она должна включать заголовки строк. Но сколько именно строк? Чтобы ответить на этот вопрос, можно просмотреть все исходные листы и подсчитать общее количество встречающихся на них различных (уникальных) заголовков строк (в данном случае фамилий продавцов). Однако гораздо проще будет в качестве конечной области указать только одну ячейку — в данном случае А4. Тогда по команде Консолидация программа автоматически заполнит необходимую область ниже выделенной ячейки и справа от нее. В нашем примере мы выделили заведомо большее количество строк, чтобы после консолидации не пришлось вновь форматировать данные.

Объединение данных с разных листов ♦ 333

2. В меню Данные выберите команду Консолидация. 3. В рассматриваемом случае объединяются данные по строкам, поэтому нужно установить флажок Значения левого столбца (Left Column) в разделе Использовать в качестве имен (Use Labels In). В раскрывающемся списке Функция оставьте вариант Сумма. 4. На итоговом листе уже есть заголовки столбцов, поэтому их можно исключить из ссылок на исходные листы. Но все ссылки обязаны включать как заголовки строк, так и заголовки столбцов Кол-во и Сумма. Выделите исходный диапазон на каждом из ежемесячных отчетов. Например, для листа Янв необходимо выделить диапазон $А$4:$С$8 . В отличие от объединения данных по расположению, при консолидации по категориям каждый исходный диапазон придется выделять вручную, поскольку на разных листах они имеют разную форму, a Excel для каждого нового листа всегда предлагает последний выделенный диапазон. 5. Нажмите кнопку ОК, и программа заполнит итоговый лист с именем Консолидированный так, как показано на рис. 9.39.

Рис. 9.39. По команде Консолидация в итоговом листе создается отдельная строка для каждой уникальной строки в исходных листах

Теперь итоговый лист содержит строки, которые соответствуют уникальным элементам строк всех исходных листов (в данном случае все фамилии продавцов). Если заголовки строк встречаются в нескольких исходных листах, то данные в этих - строках суммируются и записываются в соответствующие строки целевого листа. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Важно, чтобы все одинаковые категории (в нашем примере фамилии продавцов) везде писались одинаково. В противном случае Excel создаст для каждой вариации отдельную строку.

334 ♦ Глава 9. Эффективная работа с листами

Связывание итогового и исходных листов В разобранных выше примерах мы объединяли данные, суммируя их, в результате чего получали консолидированный лист с набором констант. Теперь, если исходные данные каким-либо образом изменятся, для внесения изменений в итоговый лист придется повторить процедуру заново. Однако будет разумнее сохранить связь между листом с объединенными данными и всеми поддерживающими его исходными листами. Для этого установите в диалоговом окне Консолидация флажок Создавать связи с исходными данными (Create Links To Source Data) и выполните процедуру консолидации еще раз. При объединении данных с сохранением связей Excel создает структурированный итоговый лист, как показано на рис. 9.40. Здесь каждый исходный элемент связан с итоговым листом, a Excel добавляет необходимые ячейки для суммирования. Также для каждой категории создаются дополнительные строки или столбцы по одному для каждого уникального заголовка строки или столбца исходного листа — на рис. 9.40 это строки с 34 по 40. Также на рисунке в строке формул видна формула в ячейке С35, ссылающаяся на данные за декабрь.

Рис. 9.40. При консолидации данных с сохранением связей структурирование итогового листа происходит автоматически. Связующие формулы записываются в подчиненных уровнях

Обратите внимание, что новые строки или столбцы, добавленные в исходные листы, уже не будут входить в диапазоны, по которым выполнялось объединение данных. В этом случае следует отредактировать ссылку на опорный диапазон. Откройте диалоговое окно Консолидация, выделите ссылку и нажмите кнопку Удалить (Delete). Затем выделите новый исходный диапазон и щелкните на кнопке Добавить.

ЧАСТЬ IV

Графические объекты и печать листов Глава 10. Графические объекты Глава 11. Печать листов

Глава 10. Графические объекты • Инструменты для рисования • Создание графических объектов • Работа с графическими объектами • Вставка объектов из других приложений • Дополнительные возможности • Показательные примеры

Microsoft Excel предоставляет множество инструментов для создания разнообразных графических элементов — прямоугольников, линий, окружностей, овалов, дуг, многоугольников, надписей, кнопок, а также более сложных, заранее определенных объектов под общим названием автофигуры (autoshapes). Вы легко можете изменить шрифт, узор, параметры линии и расположение графических объектов на рабочем листе. Также существует возможность делать копии рабочих листов и использовать их в других документах Excel или в документах других приложений. Аналогично, созданные в других приложениях графические объекты вы вправе импортировать на листы Excel. В этой главе мы будем рассматривать вопрос создания графических объектов на рабочих листах, но, как вы убедитесь позже, многие из них можно будет включать и в листы диаграмм. В дополнение мы покажем, как применить освоенные ниже приемы при работе с так называемыми элементами управления (controls), которые создаются с помощью языка программирования VBA (Visual Basic for Applications). СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Подробнее о программировании на VBA см. часть 10, «Автоматизация Excel».

Инструменты для рисования Набор инструментов для рисования, встроенный в Excel, предоставляет широкие возможности, которые зачастую доступны только в специально разработанных графических приложениях. Например, благодаря им можно создавать сглаженные кривые, связывать между собой объекты специальными соединительными линиями, создавать простые фигуры, а также не столь обычные объекты, такие как трехмерные надписи и фигуры в форме молний. Простым щелчком и перетаскиванием указателя мыши можно рисовать разнообразнейшие прямые, изогнутые и сложной формы стрелки, блок-схемы, звезды, эмблемы, заголовки и выноски. Все упомянутые графические объекты создаются с помощью кнопок и команд меню панели инструментов Рисование (Drawing), изображенной на рис. 10.1. Чтобы вывести эту панель на экран, щелкните правой кнопкой мыши на любой отображаемой панели инструментов или на строке меню и выберите из контекстного меню команду Рисование (Drawing).

Добавить диаграмму или организационную диаграмму Добавить объект WordArt

Добавить картинку Добавить рисунок из файла Цвет заливки

Автофигуры

Действия Выбор объектов

Прямоугольник

Линия

Овал

Стрелка Надпис

Рис. 10.1. Кнопки панели инструментов Рисование

Объем

Тип линии

Цвет линии Цвет шрифта

Тип штриха

Вид стрелки Стиль тени

338 ♦ Глава 10. Графические объекты

Если вы уже работали с графическими редакторами, такими как Microsoft Paint или CorelDRAW, то представляете себе, как создавать линии, стрелки, овалы, прямоугольники и надписи. Точно так же и в Excel, щелкните на одной из кнопок панели, а затем перетащите указатель мыши в нужную часть рабочего листа. Например, можно выбрать инструмент Прямоугольник (Rectangle), затем установить указатель в форме перекрестья в произвольное место на листе и, перетаскивая указатель, нарисовать прямоугольник нужной формы. Обратите внимание, что в левом конце строки формул в поле Имя (Name) появится надпись Прямоуг. 1 (Rectangle 1). Таким способом Excel маркирует графические объекты по категориям и нумерует их в порядке создания. СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы один за другим расположить несколько однотипных объектов, дважды щелкните на соответствующей кнопке инструмента. Это позволит «заморозить» Excel в режиме рисования; нажатая кнопка останется активной до тех пор, пока вы не щелкнете на ней снова или не нажмете клавишу Esc или любую другую кнопку.

Все созданные поверх рабочего листа или диаграммы объекты размещаются в собственном слое. Они не закреплены на рабочем листе или диаграмме, их легко перемещать, группировать и форматировать как самостоятельные элементы. Ниже приводятся основные правила и важные замечания, которые необходимо учитывать при работе с инструментами рисования. ► Excel автоматически выходит из режима рисования, как только заканчивается создание графического объекта. Вы легко можете выйти из этого режима сами, если просто щелкнете в любом месте рабочего листа или диаграммы без перетаскивания указателя. ► Форматирование нижележащих ячеек, то есть под объектом, никак не отражается на самом объекте. ► Когда указатель мыши находится над объектом, он принимает форму стрелки. Теперь вы можете выделить объект или перетащить его в новое место. ► У выделенного объекта можно изменять размеры и форму, используя маркеры, расположенные по периметру объекта. ► При перетаскивании центрального маркера изменяется высота или ширина объекта.

Рисование объектов правильной формы Хотя понятие принуждения в целом несет негативный оттенок, в компьютерном мире это не всегда так. Вы можете заставить программу создавать правильные объекты, такие как окружности и прямоугольники, с соблюдением нужных пропорций и углов, прибегнув к помощи клавиш Shift или Ctrl. На рис. 10.2 приведены примеры создания простых геометрических фигур с использованием клавиши Shift и без него.

Инструменты для рисования ♦ 339

Рис. 10.2. При создании фигур правильной формы удерживайте нажатой клавишу Shift

Типы получаемых объектов зависят от соответствующих клавиш. Так, если при рисовании удерживать клавишу Shift, вы сможете: ► нарисовать с помощью инструментов Линия (Line) и Стрелка (Arrow) строго горизонтальные или вертикальные, а также наклонные линии и стрелки с «шагом» 15 градусов (повернутые на 0°, 15°, 30°, 45°, 90° и т. д.); ► манипулируя все тем же инструментом Прямоугольник (Rectangle), превратить прямоугольники в квадраты; ► получить ровные окружности, несмотря на то что рисуете инструментом Овал (Oval); ► в зависимости от типа инструмента в меню Автофигуры (AutoShapes) создать симметричные фигуры разнообразной формы. Теперь рассмотрим, как отражается на процессе рисования графических объектов нажатие другой клавиши-модификатора — Ctrl: ► при рисовании линий или стрелок объект центрируется относительно местоположения указателя мыши, и создание объекта начинается с этой точки сразу в двух противоположных направлениях; ► при создании прямоугольников, овалов, надписей и автофигур все эти графические объекты центрируются относительно местоположения указателя мыши, и при его перетаскивании объекты начинают «расти» от этой точки; ► при перетаскивании маркеров выделения с целью изменения размеров объекта он остается зафиксированным относительно своего геометрического центра, а его размеры меняются в равной степени во всех направлениях; ► при перетаскивании какого-либо объекта при нажатой клавише Ctrl вы получите его копию, при этом оригинал останется на прежнем месте. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Если при создании объектов удерживать клавишу Alt, объекты будут привязываться к сетке, то есть узлы фигур оказываются на ее линиях. Но если при рисовании, например, квадрата или окружности удерживать одновременно клавиши Shift и Alt, то, несмотря на все старания Excel, результат может вас, мягко говоря, не обрадовать. Все дело в том, что используемые по умолчанию высота и ширина ячеек на рабочем листе не обеспечивают идеальной зернистости для создания совершенных квадратов и окружностей.

340 ♦ Глава 10. Графические объекты

Зона объекта При работе с объектами стоит обратить внимание на одну очень важную особенность: все они создаются в собственном слое, как если бы располагались относительно сетки рабочего листа в другом измерении. И отчасти так оно и есть. Все, что происходит на сетке, не имеет никакого отношения к тому, что происходит в слое для рисования, в так называемой зоне объекта (object zone). Однако можно связать эти два слоя, применив формулы и макросы. При обычной работе с ячейками достаточно щелкнуть на графическом объекте, чтобы выделить его, а затем точно так же щелкнуть на листе вне объекта, чтобы выделить какую-либо ячейку. Вы можете переходить от графического объекта к ячейке листа и обратно без всяких проблем. Другое дело, если вы воспользовались кнопкой Выбор объектов (Select Objects) (кнопка со стрелкой); это значит, что вы вошли в зону объектов и не в состоянии с той же легкостью перейти к выделению произвольной ячейки. Для этого вам придется вернуться к обычному режиму работы, то есть вновь щелкнуть на кнопке Выбор объектов. Первое время такой порядок может вас несколько раздражать, но вскоре вы оцените его преимущества. При выполнении большого объема графических работ гораздо проще и удобнее оставаться в зоне объектов, поскольку случайный щелчок на ячейке немедленно вернет вас на рабочий лист, а операции с объектом, возможно, придется начать заново. Всегда следует помнить, что в данный момент вы находитесь в зоне объекта, и не впадайте в панику, если, щелкнув на ячейке, вы вдруг обнаружите, что Excel никак не реагирует на ваши действия. Посмотрите на кнопку Выбор объектов. Щелкните на ней еще раз и вернитесь на рабочий лист.

Использование палитр Многие подменю, расположенные на панели инструментов Рисование, представляют собой плавающие (tear-off) палитры. Так, например, в меню Действие (Draw) вы вправе отсоединить и поместить на любую часть рабочей области подменю Порядок (Order), Сдвиг (Nudge), Выровнять/Распределить (Align Or Distribute) и Повернуть/Отразить (Rotate Or Flip). Команды меню Автофигуры (AutoShapes) (кроме команды Другие автофигуры (More AutoShapes)) также не являются жестко закрепленными, да и само меню Автофигуры легко отсоединить от палитры инструментов Рисование и передвинуть на любое другое место, как показано на рис. 10.3. Для того чтобы открепить любую из палитр, щелкните на полосе серого цвета с тремя линиями в верхней части нужного меню и перетащите ее с помощью мыши на новое место.

Создание графических объектов Каждый тип объекта в Excel имеет собственные странности и манеру поведения, которые необходимо учитывать при их создании. В этом разделе мы подробно остановимся на различных типах графических объектов Excel и их особенностях.

Создание графических объектов ♦ 341

Рис. 10.3. Многие из подменю в меню Действие и Автофигуры можно поместить в любое место окна программы

Линии произвольной формы и многоугольники Работа с кнопками Линия (Line) и Стрелка (Arrow) панели инструментов Рисование не требует особых премудростей. Щелкните на нужной кнопке, установите указатель на любом месте рабочего листа и рисуйте линию или стрелку требуемых длины и направления. Но если необходимо создать какие-либо другие кривые, отличные от простейших прямых линий и стрелок, выберите команду Линия (Lines) в меню Автофигуры. В подменю Линия (Lines) вы найдете следующие кнопки инструментов: ► Линия (Line) и Стрелка (Arrow). Эти кнопки действуют так же, как аналогичные инструменты панели Рисование. С их помощью можно рисовать прямые и стрелки. ► Двусторонняя стрелка (Double Arrow). Позволяет создавать двунаправленные стрелки. ► Кривая (Curve). Рисует сглаженную кривую линию между заданными с помощью мыши точками. ► Полилиния (Freeform). Используя этот инструмент, можно создавать фигуры, состоящие как из прямых линий, так и из произвольных кривых. ► Рисованная кривая (Scribble). Позволяет нарисовать кривую от руки. (Однако когда вы отпустите кнопку мыши, форма кривой несколько сглаживается.) Инструменты Кривая и Полилиния несколько отличаются от других тем, что освобождение кнопки мыши при работе с ними еще не означает окончания всего сеанса рисования. Чтобы завершить операцию, нужно либо щелкнуть в начальной точке кривой для замыкания линии, то есть срастить ее начало и конец, либо дважды щелкнуть на том месте листа, где вы хотите видеть последний узел кривой. На рис. 10.4 представлены примеры использования инструментов подменю Линия.

342 ♦ Глава 10. Графические объекты

Рис. 10.4. Примеры объектов, нарисованных инструментами Кривая, Полилиния и Рисованная кривая

Например, если выбрать инструмент Полилиния и щелкнуть на любом месте рабочего листа, начало кривой будет привязано к этой точке. При отпускании кнопки мыши указатель принимает форму перекрестия. Щелкнув на новой точке, вы тем самым создадите прямолинейный отрезок, соединяющий первую точку со второй. (При перемещении указателя к следующей точке Excel начнет рисовать прямую так, что вы всегда сможете контролировать процесс вычерчивания фигуры, это напоминает растяжение резинового жгута.) Передвинув указатель еще куда-либо и опять щелкнув кнопкой мыши, вы создадите новый отрезок ломаной. Если не перемещать, а перетаскивать (то есть одновременно держать нажатой кнопку мыши) указатель, Excel будет формировать не прямолинейные отрезки, а произвольные сегменты кривых. Комбинирование обоих методов — путь к созданию гибридных объектов, состоящих как из прямых, так и из кривых линий.

Исправление фигур При отсутствии должного опыта качественно нарисовать с помощью мыши сложный объект будет для вас достаточно проблематично. Если вас не устраивает форма результирующей фигуры, всегда есть возможность ее исправить, используя команду Начать изменение узлов (Edit Points). Эта команда выделяет на кривых, созданных с помощью инструментов Кривая, Полилиния и Рисованная кривая, узловые точкой; перетаскивая узлы, вы измените форму фигуры. Чтобы изменить форму объекта, нарисованного одним из указанных выше инструментов, просто щелкните на этой фигуре правой кнопкой мыши и выберите из контекстного меню команду Начать изменение узлов. (Та же команда имеется и в меню Действия (Draw).) В результате вдоль контура фигуры выстроится новый набор маркеров узлов. Теперь вы можете перетаскивать эти маркеры и изменять таким образом форму фигуры. Например, на рис. 10.5 слева представлен нарисованный от руки многоугольник, а справа находится

Создание графических объектов ♦ 343

та же фигура, но обработанная с помощью команды Начать изменение узлов. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Если вы хотите исключить какой-либо узел, щелкните на нем при нажатой клавише Ctrl. Чтобы добавить новый опорный узел, установите указатель на той точке кривой, где вы его хотите видеть, нажмите Ctrl и щелкните кнопкой мыши.

Рис. 10.5. После применения команды Начать изменение узлов контрольные маркеры появляются на каждом изгибе выделенной фигуры, как показано справа

Добавление кнопки Начать изменение узлов на панель инструментов Команда Начать изменение узлов настолько полезна при редактировании разнообразных кривых и многоугольников, что всегда желательно иметь ее под рукой. Проще всего поместить ее на какую-нибудь панель «быстрого реагирования», например на панель инструментов Линия (Lines). Для этого выполните следующие шаги: 1. На панели инструментов Рисование выберите команду Автофигуры, а затем — Линия, после чего отсоедините палитру Линия (Lines) от основного меню. 2. В меню Вид выберите команду Панели инструментов (Toolbars), а затем — команду Настройка (Customize). 3. Выберите на вкладке Команды (Commands) категорию Рисование (Drawing), найдите справа кнопку Начать изменение узлов и перетащите ее на панель инструментов Линия. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Больше о работе с панелями инструментов вы прочитаете в разделе «Настройка панелей инструментов и меню» главы 3.

Работа с кривыми Для более точной настройки формы объекта, созданного с помощью одного из инструментов: Кривая, Полилиния и Рисованная кривая, после применения к нему команды Начать изменение узлов, можно использовать команды контекстного меню (рис. 10.6), которое появляется на экране после щелчка правой кнопкой мыши на любом из узлов этой фигуры.

344 ♦ Глава 10. Графические объекты

Рис. 10.6. Чтобы изменить тип выделенного узла, используйте команды контекстного меню

Всего существует четыре различных типа узлов. Каждый из них имеет соответствующую команду в контекстном меню: ► Автоузел (Auto Point). Определяется инструментом и способом создания кривой. Инструмент Кривая всегда создает автоузлы. ► Гладкий узел (Smooth Point). Линии, находящиеся по обе стороны от этого узла, одинаково искривлены. При перемещении маркера такого узла в одном направлении симметричная ему вершина смещается в противоположном, поддерживая тем самым равную кривизну. ► Прямой узел (Straight Point). Линии по обе стороны от прямого узла имеют сглаженную форму, но не обязательно одну и ту же кривизну. Последняя зависит от расстояния до следующего узла фигуры. Прямые узлы можно перетаскивать независимо от соседних. ► Угловой узел (Corner Point). Узлы данного типа получаются при рисовании с помощью инструмента Рисованная кривая. Линии по обе стороны от углового узла могут быть любой (несглаженной) формы. Такие углы также перетаскиваются по отдельности. При выделении узла любого типа, кроме автоузла, на экране появляются так называемые маркеры вершины (vertex handles), изображенные на рис. 10.7. С помощью этих маркеров вы управляете кривой двумя способами: перетаскивая маркер перпендикулярно к ней, вы увеличиваете угол наклона кривой (направление касательной) в данной точке, а при перетаскивании вдоль кривой — меняете ее кривизну. Надписи Инструмент Надпись (Text Box) позволяет добавлять на рабочие листы комментарии, заголовки и пояснения, придавая информации наглядность и выразительность.

Создание графических объектов ♦ 345

Рис. 10.7. Выбрав определенный тип узла (кроме автоузла), вы можете придать объекту, манипулируя маркерами вершины, любую нужную форму

Когда вы щелкаете на кнопке Надпись, в точке расположения указателя мыши появляется поле для ввода текста. Мигающий курсор в этом поле демонстрирует готовность программы к вводу. После того как текст набран, его можно выделить и отформатировать точно так же, как вы это делаете с текстовыми значениями в ячейках. СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------Если выбрать команду Орфография (Spelling), когда выделены какие-либо ячейки, будет проверяться правильность написания всех текстовых значений рабочего листа: и в ячейках, и в надписях. Если же выбрать эту команду, когда выделена надпись или любой объект, проверка орфографии выполнится только для данного объекта.

Ввод текста в фигуры Инструмент Надпись достаточно просто применить к любой точке рабочего листа, но иногда требуется поместить текст внутри какого-либо графического объекта, созданного с помощью команд меню Автофигуры. Это осуществимо практически для любых автофигур, за исключением линий и соединительных линий. Просто создайте нужную фигуру и начните вводить в нее текст. Затем, используя команду Автофигура (AutoShape) меню Формат, придайте объекту и тексту нужный вид.

Создание связанных объектов Вы можете связать поле надписи или любой другой графический объект, содержащий текст, с ячейкой листа, например для того, чтобы выводить в поле надписи содержимое ячейки. Прежде всего, создайте поле надписи. Пока это поле выделено, введите в строке формул знак равенства и ссылку на ячейку или ее имя. Например, пусть ячейка D3 содержит формулу, возвращающую значение $123,45. Если ввести в строку формул выражение =$D3$3, в поле надписи появится то же

346 ♦ Глава 10. Графические объекты

значение. После того как вы привяжете поле надписи к ячейке листа, ввести в него дополнительный текст уже не удастся. Чтобы разорвать связь, вновь выделите поле надписи и удалите формулу в строке формул.

Автофигуры Меню Автофигуры (AutoShapes) позволяет создавать десятки различных объектов на основе заготовок, тем самым придавая диаграммам и рисункам вашего рабочего листа более наглядный и выразительный вид. Обратите внимание, что у большинства автофигур при их выделении появляется дополнительный маркер в виде ромба желтого цвета — маркер изменения формы. Перетаскивая его, можно изменять форму автофигуры, как показано на рис. 10.8.

Рис. 10.8. Формой большинства автофигур можно управлять, перетаскивая специальный маркер в виде ромба

Помимо маркера изменения формы, большинство двухмерных автофигур имеют также маркер зеленого цвета, называемый маркером поворота (буквально «рукоятка» — panhandle), при перемещении которого фигура поворачивается в том или ином направлении (рис. 10.9). После того как у автофигур появляется «ручка», кнопка Свободное вращение (Free Rotate) исчезает с панели инструментов Рисование. (Однако команда Свободное вращение все еще доступна в подменю Повернуть/ Отразить (Rotate Or Flip) меню Действия (Draw).)

Рис. 10.9. Маркер поворота поворачивает автофигуры на любой угол

Соединительные линии и выноски Для создания большинства автофигур не требуется особых умений и навыков. Другое дело — соединительные линии (connectors) и выноски (callouts); работа с ними нуждается в дополнительных пояснениях. Если вам приходилось когда-либо создавать рисунок, состоящий из прямоугольников и прямых линий, представляющих связи между объектами, то вы представляете себе, сколько в состоянии отнять времени простое

Создание графических объектов ♦ 347

перераспределение отдельных частей этого рисунка. Обычно на подобное редактирование затрачивается не меньше сил, чем на его создание. И здесь приходит на помощь специальный инструмент Соединительные линии (Connectors). Он позволяет создавать специальные линии, имеющие «клейкие» концы. После «прилипания» таких линий к графическим объектам последние с легкостью можно перемещать и редактировать, а сами линии остаются привязанными к объектам. Когда вы выбираете в меню Автофигуры команду Соединительные линии, открывается палитра с набором линий разнообразных форм и видов. Выберите какой-либо вариант и щелкните на любом существующем объекте. Вы увидите, что на нем появятся соединительные узлы (connection points) в виде цветных кружков. Если щелкнуть на одном из узлов, соединительная линия одним концом прикрепится к этому узлу. Еще один щелчок на соединительном узле другого объекта завершит создание связи. Теперь эта линия останется привязанной к обоим объектам даже при их перемещении, как показано на рис. 10.10. Впрочем, соединительную линию совершенно не обязательно прикреплять сразу с двух сторон. Например, один ее конец достаточно «зацепить» за объект, а второй оставить свободным, после чего прикрепить к нему созданную позже выноску.

Рис. 10.10. Соединительные линии остаются прикрепленными к объектам даже при перетаскивании одного из них на новое место СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Соединительные линии особенно полезны при создании блок-схем. Сначала набросайте грубый макет схемы, используя палитры Блок-схема (Flowchart) и Соединительные линии меню Автофигуры. Далее просто перетаскивайте отдельные элементы блок-схемы по рисунку, а соединительные линии будут следовать за этими элементами и самостоятельно позиционироваться в случае необходимости.

Выноски (callouts) — это специальные надписи с прикрепленными к ним соединительными линиями. Они удобны для создания комментариев, объясняющих отдельные детали рисунка, или для хранения другой важной информации. Какие бывают выноски, вы наверняка знаете. (Ведь вы же просматривали комиксы?) В состав Excel включены только некоторые из них, например овальные (balloones), те, что изображены на рис. 10.11. Обратите внимание, что «хвостики» этих выносок уже являются концами «склеивающей» линии.

Рис. 10.11. Выноски позволяют добавить к рисунку пояснения или просто привлечь внимание к важному сообщению

348 ♦ Глава 10. Графические объекты

После создания выноски вы сразу можете начать вводить в нее текст, а закончив, перетащить выноску в нужное место, используя для этого маркер в форме ромба. Другие автофигуры Когда вы выбираете в меню Автофигуры команду Другие автофигуры (More AutoShapes), на экране появляется панель задач Коллекция клипов (Insert Clip Art). Любая картинка, которая может быть использована как автофигура, например файлы с расширением WMF, отображается в этой панели задач. Картинки, выбранные командой Другие автофигуры, достаточно примитивны, но к ним применимо большинство стандартных команд для автофигур. Чтобы вставить картинку, просто перетащите ее из панели задач на лист. Подробнее об использовании картинок и о коллекции Microsoft речь пойдет в конце этой главы. Замена автофигуры Если вы неудачно выбрали автофигуру и она чем-то вас не устраивает, совсем не обязательно удалять ее и создавать на ее месте новую. С помощью команды Изменить автофигуру (Change AutoShape) меню Действия (Draw) можно заменять одни автофигуры другими, даже если они содержат текст (это правило не распространяется на линии и соединительные линии). Разумеется, если исходный объект включал в себя текст, то, возможно, в новой форме текст придется должным образом отформатировать.

Объекты WordArt Кнопка Добавить объект WordArt (Insert WordArt) панели инструментов Рисование открывает палитру замечательных стилей текста, достаточных и необходимых для создания запоминающихся заголовков и логотипов. Выбрав подходящий стиль, нажмите ОК. На экране появится диалоговое окно Изменение текста WordArt (Edit WordArt Text), в котором собраны параметры, определяющие шрифт, его размер и сам текст надписи, как показано на рис. 10.12. Обратите внимание, что выделенный объект WordArt имеет те же маркеры выделения, что и любая автофигура, включая маркер поворота и маркер изменения формы. Перетаскивая эти маркеры, вы можете менять внешний вид объекта WordArt. После того как объект WordArt создан, любое обращение к нему приводит к выводу панели инструментов WordArt, изображенной на рис. 10.13. Первые две кнопки этой панели инструментов, Добавить объект WordArt (Insert WordArt) и Изменить текст (Edit Text), открывают диалоговые окна, показанные на рис. 10.12.Назначение остальных кнопок следующее: ► Коллекция WordArt (WordArt Gallery). Открывает доступ к коллекции эффектов WordArt, позволяя выбрать новый стиль надписи. ► Формат WordArt (Format WordArt). Вызывает одноименное диалоговое окно, в котором можно выбрать цвет заливки, цвет и тип линии, изменить размеры и привязку объекта к фону, установить защиту.

Создание графических объектов ♦ 349

Выберите здесь нужный эффект

Выберите шрифт и тип текста

Рис. 10.12. Для создания впечатляющих заголовков и логотипов используйте панель инструментов WordArt

► Форма WordArt (WordArt Shape). Отображает палитру дополнительных инструментов, применимых к существующим объектам WordArt. ► Выровнять буквы WordArt по высоте (WordArt Same Letter Heights). Предлагает интересный эффект, заключающийся в том, что все буквы надписи выравниваются по высоте. Строчные буквы увеличиваются до уровня прописных, а буквы, частично опускающиеся ниже базовой линии строки, как, например, буква «у», приподнимаются и выравниваются относительно остальных букв.

350 ♦ Глава 10. Графические объекты Форма WordArt Коллекция WordArt

Формат объекта Изменить текст Добавить объект WordArt

Выровнять буквы WordArt по высоте Вертикальный текст WordArt

Межзнаковый интервал WordArt Выравнивание WordArt

Рис. 10.13. Для создания и редактирования объектов WordArt используйте кнопки панели инструментов WordArt

► Вертикальный текст WordArt (WordArt Vertical Text). Изменяет ориентацию выделенного объекта WordArt на вертикальную. ► Выравнивание WordArt (WordArt Alignment). С помощью этой кнопки можно изменить выравнивание объектов WordArt, конечно, если эта операция допустима. Здесь предлагаются три варианта: Выровнять по обоим краям (Word Justify) — стандартный случай (выравнивание достигается за счет увеличения пробельных промежутков между словами); Выровнять за счет интервалов (Letter Justify) — наращивается дистанция не только между словами, но и между буквами; Выровнять за счет ширины (Stretch Justify) — увеличивает ширину букв, не затрагивая пробельные интервалы. ► Межзнаковый интервал WordArt (WordArt Character Spacing). Открывает меню с набором команд для изменения интервала между символами — так называемого трекинга (tracking) и промежутка между отдельными группами букв — иначе кернинг (kerning). Реализация трекинга для объектов WordArt не совсем обычна: вместо увеличения или уменьшения межбуквенного пространства изменяется ширина самих букв, при этом длина слова остается прежней. Команда Кернинг пар знаков (Kern Character Pairs), независимо от того, задействована она или нет, распространяется только на специфические пары символов, например на сочетание «AV».

Работа с графическими объектами Работа с графическими объектами не заканчивается только их созданием. Поместив объект на рабочий лист, вы можете захотеть изменить его местоположение, формат или другие свойства, например атрибуты защиты, или указать, как должна влиять на объект передислокация ячеек, на которые он наложен. В этом разделе пойдет речь о различных способах работы с объектами и о том, чем Excel готов помочь в решении поставленных задач.

Выделение и группирование объектов Иногда бывает удобно перемещать, изменять размеры или форматировать одновременно сразу несколько объектов. Так, при создании логотипа, составленного из различных графических объектов вас могут интересовать лишь некоторые его свойства, для чего

Работа с графическими объектами ♦ 351

не нужно менять местоположение отдельных элементов логотипа друг относительно друга. Для подобных операций в Excel предусмотрена кнопка Выбор объектов (Select Objects) на панели инструментов Рисование, а также команды Группировать (Group), Разгруппировать (Ungroup) и Перегруппировать (Regroup) в меню Действия этой же панели инструментов. При работе с командой Выбор объектов соблюдайте следующие правила: ► После того как кнопка Выбор объектов нажата, вы можете выделять, используя указатель мыши, только графические объекты, но не ячейки. Excel остается в режиме выбора объектов, пока указанная кнопка не будет нажата еще раз (см. ранее раздел «Зона объекта»). ► Если объекту назначен макрос, то при щелчке на таком объекте происходит запуск макроса. Во избежание этого и используйте инструмент Выбор объектов. ► Вы также можете выбрать сразу несколько объектов, если выделите их рамкой (см. рис. 10.14).

Рис. 10.14. Чтобы сгруппировать объекты, выделите их прямоугольной рамкой, а затем примените команду Группировать меню Действия СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Для выделения нескольких объектов есть и другой метод. Удерживая клавишу Shift, щелкните на каждом из выбранных объектов. Кроме того, вы можете выделить одновременно все графические объекты рабочего листа. Для этого выберите в меню Правка команду Перейти, щелкните на кнопке Выделить (Special) в открывшемся диалоговом окне и установите переключатель в положение Объекты (Objects).

После того как вы выделили несколько объектов, вы можете зафиксировать их местоположение друг относительно друга, создав группу объектов. Для этого выберите в меню Действия команду Группировать (Group). Тогда, вместо маркеров выделения для каждого индивидуального объекта, появится единый набор маркеров группы в целом, как показано на рис. 10.14. Теперь вы вправе управлять целой группой как одним объектом, то есть перемещать и переформатировать одновременно сразу все объекты группы. Однако при форматировании объекты одной группы способны вести себя по-разному, в зависимости от своих типов и форматирования. Поэтому форматирование лучше проводить до объединения объектов в группу. Чтобы разгруппировать объекты, выберите в меню Действия команду Разгруппировать (Ungroup). Кроме того, к только что разгруппированным объектам можно применить команду Перегруппировать (Regroup). Это удобно, когда вы, например, отменили группировку, чтобы внести индивидуальные изменения. Тогда вам не придется вновь

352 ♦ Глава 10. Графические объекты

обводить объекты рамкой и добираться по меню до команды Группировать (Group). СОВЕТ -------------------------------------------------------------- : -----------------------------------Скорейший путь сгруппировать объекты и отменить это действие заключается в щелчке правой кнопки мыши на выделенных объектах и выборе соответствующих команд из контекстного меню.

Выделение объектов, содержащих текст В отличие от других графических объектов, если щелкнуть на надписи, вокруг нее высвечивается рамка серого цвета, указывающая на то, что данная надпись выделена, и вы вправе обращаться с ней как с любым другим объектом, то есть перемещать и форматировать по своему усмотрению. Если же щелкнуть на выделенной надписи дважды, внутри нее начинает мерцать курсор, и теперь вы можете редактировать сам текст надписи. Чтобы переместить надпись в режиме редактирования, щелкните на серой рамке и перетащите за нее надпись на новое место.

Форматирование объектов Когда объект выделен, к нему становятся применимы различные команды меню Формат, включая добавление узоров, цветов и теней. Набор этих команд для различных категорий объектов различен. Существует несколько типов объектов и, соответственно, команд меню, например: Автофигура (AutoShape), Надпись (Text Box), Рисунок (Picture) и т. д., и каждый из этих типов имеет собственный набор команд форматирования. Если выбрать любую из команд набора или дважды щелкнуть на любом графическом объекте листа (или на рамке серого цвета для надписей), на экране появится диалоговое окно, похожее на то, что изображено на рис. 10.15. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Текст первой команды в меню Формат зависит от типа выбранного объекта. Точно так же и название диалогового окна форматирования определяется им же. Если выбран пояснительный текст диаграммы, в меню Формат (Format) добавится команда Выделенная легенда (Selected Legend), а окно будет называться Формат легенды (Format Legend). ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Если выделенный объект не содержит текста, то для таких объектов дополнительные вкладки Шрифт (Font), Выравнивание (Alignment) и Поля (Margins ) в окне параметров форматирования не выводятся.

Вкладка Цвета и линии (Colors And Lines) этого диалогового окна служит для настройки стиля, цвета, толщины линии контура, а также цвета заливки и узора выделенного объекта. Названия большинства элементов управления говорят сами за себя, и мы остановимся только на некоторых специфических настройках, применение которых не столь очевидно. ► Раскрывающийся список Шаблон (Dashed) предлагает несколько типов штрихпунктирных линий; по умолчанию используется сплошная линия. (Однако для настройки стиля линий более удобны кнопки Тип линии (Line Style) и Тип штриха (Dash Style) панели инструментов Рисование.)

Работа с графическими объектами ♦ 353

Рис. 10.15. Вид диалогового окна Формат меняется в зависимости от типа выделенного графического объекта

► Раскрывающийся список Толщина (Weight) позволяет установить те же свойства линии, что и список Тип линии (Line Style), но кроме этого в поле Толщина можно задавать произвольное значение. ► Палитра Цвет (Color) включает в себя те же 56 цветов, которые доступны на вкладке Цвет (Color) диалогового окна Параметры. ► Команда Способы заливки (Fill Effects) в нижней части палитры Цвет открывает одноименное диалоговое окно, с помощью которого к выделенному объекту добавляются узоры, градиентные заливки, рисунки и текстуры, имитирующие фактуру дерева, мрамора, ткани или бумаги. ► Если вы применяете узор, используя вкладку Узор (Pattern) окна Способы заливки (Fill Effects), цвет штриховки (переднего плана) будет и цветом узора. Образец узора в миниатюрном исполнении отображается в правой части окна. Цвет, выбранный для фона, назначается белым областям узора. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Заметьте, что текстуры и узоры нельзя поворачивать. Чтобы убедиться в этом, дважды щелкните на двухмерном объекте. Откроется диалоговое окно Формат автофигуры (Format AutoShape), в составе которого (в верхнем разделе) имеется раскрывающийся список Fill Color (Цвет), а в нем — элемент Fill Effects (Способы заливки). По этой команде появится одноименное окно, где вам следует перейти на вкладку Pattern (Узоры) и нажать кнопку ОК. Теперь попробуйте повернуть объект за его маркер-рукоятку. Впрочем, могли бы и поверить на слово: узор всегда остается ориентированным в одном направлении. Да, это неудобно, но вполне оправдано. Например, если вы создадите несколько объектов с одной и той же текстурой на рабочем листе, они будут выглядеть как маленькие окошки на цельном фоне, и это вполне годится как элемент оформительского решения.

354 ♦ Глава 10. Графические объекты

Изменение цветов в палитре Палитра доступных цветов, применимых к объектам, определяется вкладкой Цвет (Color) диалогового окна Параметры (Options). Чтобы изменить цвета, перейдите на данную вкладку, нажмите кнопку Изменить (Modify Color) и выберите интересующий вас цвет.

Добавление прозрачности Регулятор Прозрачность (Transparency), имеющийся в диалоговом окне форматирования и в окне Способы заливки (Fill Effects), позволяет назначать выделенным объектам эффект прозрачности. В зависимости от степени просвечивания, устанавливаемой счетчиком, расположенным рядом с регулятором Прозрачность (Transparency), на экране можно будет увидеть часть рабочего листа или другие объекты, которые находятся условно «под» выделенным объектом. Когда объект делается прозрачным, часть пикселов, составляющих его цветовую гамму, не отображается, что позволяет видеть перекрытые им детали антуража. На рис. 10.16 показаны два одинаковых объекта, но к одному из них был применен эффект 50%-ной прозрачности.

Рис. 10.16. К объекту справа применен эффект половинной прозрачности, и из-под него «просвечивает» часть рабочего листа

Альтернативный текст — зачем он нужен Вы, вероятно, обратили внимание, что в диалоговом окне, изображенном на рис. 10.15, одна из вкладок называется Веб (Web). Если щелкнуть на ее ярлычке, вы увидите, что эта вкладка вырождена в единственное поле Замещающий текст (Alternative Text) (альтернативное название — альтернативный). Здесь же дается справка о том, для каких целей используется замещающий текст в Интернете. Когда вы сохраняете документ Excel в виде веб-страницы, графические элементы преобразуются в свои веб-ориентированные аналоги. В HTML, языке Интернета, альтернативный текст используется по следующим четырем причинам. Во-первых, он отображается в окне браузера в момент загрузки изображений на веб-странице, а это весьма полезно при большом размере таких изображений. Во-вторых, когда вы наводите указатель мыши на картинку, сопровождаемую альтернативным текстом, последний

Работа с графическими объектами ♦ 355

всплывает в виде подсказки. В-третьих, замещающий текст используется некоторыми программами в качестве описания изображения. И наконец, этот текст индексируется поисковыми машинами наравне с другим видимым текстом веб-страницы, благодаря чему увеличивается значимость (рейтинг) изображения при выполнении поисковых запросов. Поэтому, планируя размещение документа в Интернете, не упускайте шанса сопроводить его дополнительной информацией. СМОТРИ ТАКЖЕ -----------------------—: ---------------------------------------------------------О том, как Excel уживается с Интернетом, см. в главе 22 «Гиперссылки».

Форматирование линий и стрелок Если дважды щелкнуть на какой-либо линии или стрелке, на вкладке Цвета и линии (Colors And Lines) окна форматирования станут доступны элементы управления в разделе Стрелки (Arrows). В дополнение к параметрам, представленным в разделе Линия (Line), вы можете применить к началу и концу линии различные типы и размеры наконечников. Можно преобразовать линию в стрелку, и наоборот. Острие можно добавить как к одному концу линии, так и к обоим. Кнопка Вид стрелки (Arrow Style) на панели инструментов Рисование открывает палитру наиболее типичных разновидностей стрелок. На этой палитре имеется кнопка Дополнительные стрелки (More Arrows), при нажатии которой на экране появляется диалоговое окно Формат автофигуры.

Применение тени Кнопку Стиль тени (Shadow) панели инструментов Рисование можно использовать для придания любому графическому объекту эффекта глубины. На рис. 10.17 показан объект Пятно 1 (Explosion 1), который был создан с помощью кнопки на палитре Звезды и ленты (Stars And Banners) в меню Автофигуры. Затем мы наложили на этот объект эффект тени различных типов. Кнопка Настройка тени (Shadow Settings) той же палитры выводит на экран одноименную панель инструментов, изображенную на рис. 10.18.

Рис. 10.17. Все эти эффекты созданы с помощью кнопки Стиль тени панели инструментов Рисование

356 ♦ Глава 10. Графические объекты

Кнопка Цвет тени (Shadow Color) панели инструментов Настройка тени отображает стандартную палитру цветов, на которой также находится интересная команда Полупрозрачная тень (Semitransparent Shadow). Полупрозрачная тень, «отбрасываемая» объектом, будет выглядеть более реалистично. Для более точного позиционирования тени относительно объекта используйте четыре кнопки сдвига (см. рис. 10.18). Вкл/Выкл тень Сдвинуть тень вверх Сдвинуть тень вниз

Сдвинуть тень влево

Цвет тени

Сдвинуть тень вправо

Эффекты трехмерности Кнопка Объем (3D Style) панели инструментов Рисование открывает палитру с набором различных эффектов, придающих объекту дополнительное измерение. Применить эти эффекты можно к любому объекту, включая линии, стрелки и надписи WordArt. В результате у данного объекта появляются дополнительные варианты форматирования, такие как наклон по горизонтали и по вертикали, глубина, направление, подсветка, тип поверхности и цвет области экструзии1. На рис. 10.19 приведены примеры превращения одного плоского объекта (изображен на рисунке слева) в две разновидности трехмерных.

Рис. 10.19. Чтобы придать объекту эффект глубины, используйте кнопку Объем, расположенную на панели инструментов Рисование

После применения эффекта выделите объект и нажмите кнопку Объем, чтобы вывести на экран панель инструментов Настройка объема (3D Settings), представленную на рис. 10.20. Кнопки этой панели выполняют следующие действия: ► Вкл/выкл объем (3-D On/Off). Включение (добавление) и выключение (удаление) эффекта трехмерности. ______________________________ 1

Экструзия — в компьютерной графике — «формирование трехмерного объекта посредством перемещения отдельных точек двумерного образца вдоль заданных траекторий в пространстве» (по аналогии с другими областями, в частности с металлургией). — Примеч. ред.

Работа с графическими объектами ♦ 357

► Четыре кнопки наклона используются для настройки положения выделенного объекта в пространстве. Заметьте, что разница между поворотом вправо и влево несущественна — в итоге вы получаете одно и то же разными кнопками. Вероятно, разработчики перестарались по соображениям угодить всем пользователям, а понятия «влево» и «вправо» относятся к перспективе повернутого к вам «лицом» объекта. В этом случае определенная разница ощущается. ► Глубина (Depth). Палитра, предназначенная для изменения глубины экструзии от нуля до бесконечности. ► Направление (Direction). Эта кнопка открывает палитру, управляющую траекторией экструзии, то есть направлением распространения («выдавливания») дополнительной части объекта. Кнопки В перспективе (Perspective) и Параллельно (Parallel) в нижней части палитры Направление (Direction) определяют тип экструзии — распространение, параллельное одной из сторон объекта, или просто уход в перспективу. ► Освещение (Lighting). Позволяет настраивать яркость и направление освещения от воображаемого источника света. Если щелкнуть на этой кнопке, на палитре будет показана маленькая модель объекта, окруженная кнопками в виде лампочек. При нажатии этих кнопок изменяется направление освещения, как если бы свет падал на объект с выбранной стороны. ► Поверхность (Surface). Позволяет выбрать фактуру объекта, которой может быть: Матовая (Matte), Пластик (Plastic), Металл (Metal) или Каркас (Wire Frame). ► Цвет объема (3D Color). Если щелкнуть на этой кнопке, на экране появится палитра для настройки цвета области экструзии выделенного объекта. Повернуть вниз

Повернуть вверх

Направление

Глубина

Вкл/Выкл объем Повернуть влево

Освещение

Поверхность Цвет объемной фигуры Повернуть вправо

Рис. 10.20. Панель инструментов Настройка объема

Форматирование объектов, содержащих текст Существует два способа выделения объектов, содержащих текст: выделить только текст или выделить целиком весь объект. И в зависимости от выбранного способа изменяется вид границы надписи, как показано на рис. 10.21. Обычно после первого щелчка на текстосодержащем объекте он обводится рамкой серого цвета с узором из точек, указывающей на то, что выделен весь объект. После второго щелчка (или просто двойного щелчка) узор изменяется, и теперь рамку вокруг объекта составляют наклонные линии. Штриховка свидетельствует, что выделен не весь объект, а только область текста. Во втором случае будет виден мерцающий курсор.

358 ♦ Глава 10. Графические объекты

Рис. 10.21. Точечный бордюр (слева) является признаком того, что выделен весь объект, а штрихованный (справа) означает, что выделена лишь область текста

Если выделить надпись и командой Формат ► Надпись (Format ► Text Box) открыть диалоговое окно Формат надписи (Format Text Box), набор вкладок в этом окне будет определяться способом выделения объекта. Для надписи в целом представлены будут восемь вкладок (см. рис. 10.15), если же выделение касается только текста надписи, то и набор сведется к единственной вкладке Шрифт (Font). Вкладка Выравнивание (Alignment) отвечает за расположение текста внутри объекта. Например, на рис. 10.22 приведены примеры различных типов выравнивания и ориентации текста. На этом же рисунке на двух случаях показано, как влияет на расположение текста в объекте установка флажка Автоматический размер (Automatic Size). Она задает размеры текстового поля так, чтобы последние соответствовали длине самого текста.

Рис. 10.22. Варианты выравнивания текстосодержащих объектов СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Подробнее о выравнивании и о шрифтах см. в разделах «Выравнивание содержимого ячеек» и «Изменение шрифта» главы 8. Веб-ориентированные параметры рассматриваются в главе 22, «Гиперссылки».

Работа с графическими объектами ♦ 359

Формат объектов по умолчанию Если при работе с объектами вы применяете к ним одно и то же форматирование, имеет смысл назначить его параметры по умолчанию для всех вновь создаваемых. Выберите один из объектов, отформатированных подобным образом, а затем в меню Действия (Draw) выберите команду По умолчанию для автофигур (Set AutoShape Defaults). Параметры форматирования по умолчанию также подразумевают заливку, типы линий и даже настройки стиля тени и трехмерности.

Размещение объектов Часто объекты на рабочем листе располагаются в разных слоях друг на друге. Каждый новый объект помещается поверх предыдущего. Изменить расположение одних объектов по отношению к другим можно с помощью команды Порядок (Order) меню Действия. Она открывает подменю, в котором собраны команды На передний план (Bring To Front), На задний план (Send To Back), Переместить вперед (Bring Forward) и Переместить назад (Send Backward). На рис. 10.23 представлены два одинаковых набора несгруппированных графических объектов и плавающая палитра Порядок (Order). Во втором лента помещена перед всеми остальными объектами с помощью команды На передний план, а она же слева находится позади всех объектов (к ней была применена команда На задний план).

Рис. 10.23. Изменить расположение одних объектов по отношению к другим можно с помощью палитры Порядок, принадлежащей меню Действия

Названия кнопок Переместить вперед и Переместить назад не нуждаются в пояснениях, за исключением того, что сдвиг с их помощью производится послойно. Вы можете изменить способ привязки объектов к листу с помощью вкладки Свойства (Properties) диалогового окна Формат автофигуры. По умолчанию переключатель Привязка объекта к фону (Object Positioning) установлен в положение Перемещать и изменять объект вместе с ячейками (Move And Size With Cells). Это означает, что если меняется размер или форма нижележащих ячеек, то соответствующим образом будут подстроены форма и размер объекта. Нижележащей ячейкой (underlying cell) называется

360 ♦ Глава 10. Графические объекты

любая ячейка, правая или нижняя граница которой находится между верхним левым и нижним правым углами объекта. Рассмотрим некоторые правила, которые следует соблюдать при размещении объектов на листе: ► Если вы вставляете строки или столбцы перед (левее или выше) объектом, для которого переключатель установлен в положение Перемещать и изменять объект вместе с ячейками, то соответственно будет перемещаться и графический объект. ► Если вставлять строки/столбцы между первой и последней нижележащими ячейками (при том же положении переключателя), объект растягивается на ширину или длину вставляемого объекта. ► Когда переключатель установлен в положение Перемещать, но не изменять размеры (Move But Don't Size With Cells), при добавлении или удалении столбцов или строк объект будет только смещаться в соответствующем направлении, сохраняя при этом свои форму и размер. ► Если переключатель находится в положении Не перемещать и не изменять размеры (Don't Move Or Size With Cells), никакие изменения нижележащих ячеек не повлияют ни на внешний вид объекта, ни на его расположение на рабочем листе. ► Флажок Выводить объект на печать (Print Object) установлен по умолчанию; при его сбросе выделенный объект не будет выводиться во время печати рабочего листа. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Кроме перемещения и изменения размеров объектов, Excel позволяет вырезать, копировать и сортировать вместе с ячейками и привязанные к ним объекты. Для этого в окне Параметры перейдите на вкладку Правка и установите флажок Перемещать объекты вместе с ячейками (Cut, Copy, And Sort Objects With Cells).

Расположение объектов на листе Мы убедились, что создавать графические объекты в таблице Excel совсем не трудно, гораздо сложнее сдерживать стремление объектов к самопроизвольному расползанию по листу, особенно при внесении в них изменений или добавлений. Для этой цели в меню Действия предусмотрен ряд подчиненных меню и плавающих палитр инструментов. Ниже описываются особенности команд, знание которых может оказаться очень полезным для настройки расположения объектов. ► Команда Привязать к сетке (То Grid) подменю Привязать (Snap) опирается при выравнивании объектов на строки и столбцы рабочего листа. На существующие объекты эта команда не оказывает никакого действия, но для каждого нового или при изменении местоположения существующего объекта он будет привязан к границе ближайшего столбца и строки. ► Команда Привязать к фигуре (То Shape) подменю Привязать действует.аналогично предыдущей команде, отталкиваясь от касательных к краям существующих объектов как от линий воображаемой сетки, и облегчает таким образом выравнивание объектов один относительно другого. При отключении привязки к сетке автоматически отменяется и привязка к фигуре.

Работа с графическими объектами ♦ 361

► Обе команды, Привязать к сетке и Привязать к фигуре, работают как тумблеры: при щелчке функция включается, а после следующего щелчка — отключается. ► Если выделить какой-либо объект и воспользоваться любой из команд подменю Сдвиг (Nudge), этот объект переместится в выбранном направлении на один пиксел. СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------Сдвиг выделенных объектов выполняется также клавишами со стрелками. При нажатии соответствующей клавиши выделенный объект смещается на один пиксел в выбранном направлении. Если включена привязка к сетке, нажатие клавиши со стрелкой смещает объект к следующей линии сетки.

► Команды подменю Выровнять/Распределить (Align Or Distribute) работают только для группы, то есть когда выделено два или более графических объектов. С помощью этих команд можно позиционировать выбранные объекты в определенном порядке. Предположим, вы хотите разместить их на одинаковом расстоянии друг от друга. В этом случае стоит начать с команды Выровнять по верхнему краю (Align Top), которая выстраивает ряд объектов в линейку по их самым верхним точкам, а затем применить к объектам команду Распределить по горизонтали (Distribute Horizontally), чтобы сделать одинаковыми промежутки вдольгоризонтальной оси. И наконец, нужно использовать следующие команды подменю Выровнять/Распределить (Align Or Distribute): > Выровнять по левому краю/Выровнять по правому краю (Align Left/Align Right) — левые ребра всех выделенных объектов будут выровнены по левому краю наиболее выдвинутого влево объекта. > Выровнять по центру (Align Center) — располагает центры всех выделенных объектов вдоль вертикальной линии. > Выровнять по середине (Align Middle) — располагает «середины» всех выделенных объектов вдоль горизонтальной оси. > Выровнять по верхнему краю/Выровнять по нижнему краю (Align Top/Align Bottom) — нижние ребра выделенных объектов будут выровнены по верхнему/нижнему краю максимально смещенного вверх/вниз объекта. > Распределить по горизонтали (Distribute Horizontally) и Распределить по вертикали (Distribute Vertically). Когда применяются эти команды, пространство между выделенными объектами распределяется таким образом, чтобы промежутки между объектами были насколько возможно равными. Первый и последний объекты (самый левый и самый правый или самый верхний и самый нижний) остаются на своих местах, а положение срединных изменяется в соответствии с данным принципом.

Защита объектов При желании можно защитить объекты от выделения, перемещения, форматирования или изменения их размеров. Для этого выберите в меню Формат команду Автофигура (Autoshape), перейдите на вкладку Защита (Protection) открывшегося окна и

362 ♦ Глава 10. Графические объекты _________________________________________________________________________________________________________________________________ i ____

установите флажок Защищаемый объект (Locked). Чтобы защитить текст надписи, используйте флажок Скрыть текст (Lock Text) (этот флажок доступен, только когда объект содержит текст). Для всех новых объектов флажок Защищаемый объект устанавливается по умолчанию. Однако чтобы защитить лист в целом — и в том числе новые объекты и тексты надписей, — лучше выбрать в подменю Защита (Protection) меню Сервис (Tools) команду Защитить лист (Protect Sheet). Подробнее о задании ограничений доступа рассказывает раздел «Защита данных» главы 5.

Управление отображением объектов Чтобы ускорить просмотр рабочего листа, выберите в меню Сервис команду Параметры и перейдите на вкладку Вид открывшегося диалогового окна. Переключатель Объекты (Objects) обычно установлен в положение Отображать (Show All). Если перевести его в положение Только очертания (Show Placeholders), поля надписей, кнопки и внедренные диаграммы будут видны на экране в виде простых контуров, которые всего лишь обозначают местонахождение объектов на листе. В этом положении переключателя прокрутка листа занимает существенно меньше времени, так как Excel теперь не будет прорисовывать все детали объектов при выводе на экран новой порции листа. Но прежде чем печатать лист, не забудьте вернуть переключатель в стандартное положение Отображать (Show All). В варианте Не отображать (Hide All) объекты вообще не выводятся на экран, что еще больше увеличивает скорость прокрутки. В этом режиме просмотра вы не сможете редактировать объекты, но помните, что при изменении формата листа, добавлении или удалении строк и столбцов объекты также будут изменять свои размеры и позиции, конечно, если на вкладке Свойства (Properties) диалогового окна Формат автофигуры (Format AutoShape) не установлен режим Не перемещать и не изменять размеры (Don't Move Or Size With Cells).

Вставка объектов из других приложений Команда Объект (Object) меню Вставка предоставляет прямой доступ к другим приложениям, которые можно использовать для создания графических объектов. Различие между вставкой рисунка и вставкой объекта заключается в том, что рисунок по своей сути статичен, его нельзя изменить или обновить (хотя его можно скопировать в другую программу и отредактировать в ней по своему усмотрению), в то время как после вставки объекта последний сохраняет связь с графическим редактором, в котором он был создан. Чтобы открыть такой объект для редактирования, достаточно дважды щелкнуть на нем. После выбора команды Объект открывается диалоговое окно с двумя вкладками — Новый (Create New) и Из файла (Create From File). Вкладка Новый (Create New), изображенная на рис. 10.24, активизирует нужное приложение для создания в нем нового объекта. Приложение выбирается в списке Тип объекта (Object Type). Содержимое этого списка зависит от конфигурации вашей операционной системы и установленных в ней программ.

Вставка объектов из других приложений ♦ 363

Рис. 10.24. Вкладка Новый диалогового окна Вставка объекта

По нажатию кнопки ОК в текущий лист в позиции активной ячейки вставляется небольшая рамка и запускается приложение, необходимое для создания или изменения объекта данного типа. Например, если в списке выбран Точечный рисунок (Bitmap Image), обычно запускается программа Microsoft Paint (рис. 10.25).

Рис. 10.25. Когда вы вставляете объект, соответствующее приложение открывается без перекрытия элементов интерфейса Excel

364 ♦ Глава 10. Графические объекты

Закончив создание или редактирование объекта, щелкните на любой ячейке листа — он будет вставлен на рабочий лист на позицию активной ячейки. Вкладка Из файла (Create From File) диалогового окна Вставка объекта (Insert Object) показана на рис. 10.26. Она позволяет обратиться к существующему файлу объекта, а не создавать объект с нуля. (Точно так же типы объектов, которые допустимо внедрять в книги, зависят от установленных в системе приложений.)

Рис. 10.26. С помощью этой вкладки можно вставлять на листы книги существующие объекты

Даже если флажок Связь с файлом (Link To File) на вкладке Из файла снят, вы можете открыть приложение, в котором файл создавался, если дважды щелкнете на этом объекте. Если флажок установлен, при изменении файла-источника объект автоматически обновляется и на рабочем листе. Флажок В виде значка (Display As Icon) позволяет внедрить выбранный файл в книгу в виде значка. Этот вариант особенно удобен, если объект слишком велик и его легче просматривать в исходном приложении. Тем не менее, если с вашей книгой предстоит работать другим пользователям, поинтересуйтесь, имеется ли на их компьютерах необходимое приложение, в противном случае внедренный значок не обеспечит им просмотр объекта. Чтобы внести изменения в любой внедренный объект, дважды щелкните на нем. Файл объекта откроется, а ассоциированное с ним приложение запустится.

Работа с коллекцией мультимедийных элементов Если у вас нет ни времени, ни желания создавать свои собственные рисунки в среде Excel, вы всегда можете обратиться к обширной коллекции мультимедийных элементов — результату труда сонма профессиональных иллюстраторов. Для этого откройте панель задач Коллекция клипов (Insert Clip Art), щелкнув на кнопке Добавить картинку (Insert Clip Art) панели инструментов Рисование. Клипы (объекты Clip Art) практически ничем не отличаются от объектов, которые вы создаете инст-

Вставка объектов из других приложений ♦ 365

рументами Excel. Если говорить о картинках, то вы точно так же в состоянии перемещать объекты, изменять их размеры, добавлять границы, а в некоторых случаях даже заливку и узоры к «единицам хранения» этой коллекции. Кроме того, помещая на листы фотографии, звуковые эффекты и анимацию, вы можете сделать свои книги более оригинальными и зрелищными. Щелкните на кнопке Добавить картинку, чтобы открыть панель задач Коллекция клипов, как показано на рис. 10.27. (Или выберите команду Вставка ► Рисунок ► Картинки (Insert ► Picture ► Clip Art).)

Рис. 10.27. Используйте панель задач Коллекция клипов для добавления на рабочий лист не только иллюстраций, но и фотографий, фильмов и звукового сопровождения

Когда вы нажмете кнопку Добавить картинку (Insert Clip Art) в первый раз, Excel спросит, не хотите ли вы построить файл каталога (индексный) на основе всех файлов мультимедиа, обнаруженных на вашем компьютере. Вы вправе отложить это действие на время. Если же предложение вас заинтересовало, знайте, что показанное на рис. 10.28 — это верхушка сложной технологии, называемой Microsoft Clip Organizer. Когда вы нажмете кнопку OК, программа начнет исследование вашего жесткого диска для составления каталога клипов; а если вы щелкнете на кнопке Параметры (Options), увидите другое окно, также показанное на рис. 10.28, позволяющее уточнить набор просматриваемых каталогизатором папок. Клипы, представленные в панели задач Коллекция клипов, систематизированы не только по именам файлов и их типам, но и по ключевым словам. Каждый файл имеет собственный набор ключевых слов. Например, если ввести в поле Искать текст (Search Text) слово Люди, в панели задач появится набор миниатюр для клипов данной тематики, аналогично рис. 10.28. Вы всегда можете ограничить область поиска, введя дополнительные критерии. Для этого в раскрывающихся списках Просматривать (Search In) и Искать объекты (Results Should Be) задайте нужные условия и лишь затем нажмите кнопку Найти (Search).

366 ♦ Глава 10. Графические объекты Рис. 10.28. Левое диалоговое окно открывается при щелчке на кнопке Добавить картинку в первый раз при ее использовании. Нажмите кнопку Параметры, чтобы отобразить окно, показанное в правой половине рисунка

Рис. 10.29. Клипы в коллекции можно искать по ключевым словам или с помощью дополнительного меню, которое появится на экране, если щелкнуть на кнопке со стрелкой правее выбранного ярлыка

Вставка объектов из других приложений ♦ 367

Для работы с найденным клипом щелкните на нем, чтобы скопировать его из раздела Результаты (Results) панели задач Коллекция клипов на рабочий лист. Когда вы наведете указатель мыши на значок, расположенный в панели задач, справа от него появится цветная полоса со стрелкой. Если щелкнуть на этой стрелке, на экран выведется дополнительное меню. Большинство этих команд не требуют разъяснений, но на некоторых из них стоит остановиться подробнее. ► Копировать в коллекцию (Copy/Move To Collection). Данная команда добавляет или перемещает выбранный клип в одну из ваших собственных коллекций. При этом на экране появляется диалоговое окно Копирование в коллекцию (Сору То Collection). С помощью данного окна можно как создать новую коллекцию, так и добавить клип в уже существующее собрание. ► Изменить ключевые слова (pdit Keywords). Команда открывает диалоговое окно Ключевые слова (Keywords), изображенное на рис. 10.30. Добавьте здесь или измените ключевые слова, ассоциируемые с выделенным клипом. ► Поиск по похожему стилю (Find Similar Style). Excel перебирает все клипы в поиске тех, которые созданы в похожей графической манере. К сожалению, результат поиска может вас не удовлетворись, так как программа опирается на коды, внедренные во все поставляемые клипы, а не на принятое разделение произведений искусства согласно художественным стилям. (Очевидно, что последнее требует большего интеллекта, чем тот, которым наделены компьютеры нашего времени.) Также не рассчитывайте, что команда будет работать для клипов, созданных вами и помещенных в ваши коллекции. ► Просмотр и свойства (Preview/Properties). Эта команда открывает одноименное диалоговое окно, в котором собрана вся информация, имеющая отношение к данному клипу, в том числе сведения о формате, ключевые слова и пр.

Рис. 10.30. При желании вы можете добавить или изменить ключевые слова цля выделенного клипа

368 ♦ Глава 10. Графические объекты

Для того чтобы быстро обратиться к нужной части коллекции, щелкните на ссылке Упорядочить картинки (Clip Organizer) в нижней части панели задач Коллекция клипов. Вы увидите диалоговое окно, аналогичное тому, что изображено на рис. 10.31. Содержание списка галерей может различаться в зависимости от того, какие картинки загружены в ваш компьютер.

Рис. 10.31. Чтобы просмотреть коллекции картинок по тематикам, щёлкните на ссылке Упорядочить картинки

Окно Коллекция картинок (Microsoft Clip Organizer) в действительности не является типичным диалоговым окном, поскольку представляет собой отдельное приложение с собственными интерфейсом и справочной системой. Хотя для работы с клипами бывает вполне достаточно команд дополнительного меню, открытого на рис. 10.29, некоторые из элементов управления этого окна тоже бывают полезными. Рассмотрим наиболее интересные из них. ► Если щелкнуть на кнопке Поиск (Search), слева в окне вместо панели Список коллекций (Collection List) появится панель Поиск (Search). Щелкните вновь на кнопке Список коллекций (Collection List), чтобы вернуться к каталогу. ► Чтобы создать новую категорию, выберите в меню Файл (File) команду Создать коллекцию (New Collection). ► Команда Автоматически (Automatically) в подменю Добавить клипы в коллекцию (Add Clips To Organizer) меню Файл позволяет автоматически создать каталог клипов вашего компьютера. Она открывает окно, показанное на рис. 10.28. Если вы не запустили процесс организации коллекции раньше, в вашей власти сделать это здесь.

Вставка объектов из других приложений ♦ 369

► Если в подменю Добавить клипы в коллекцию выбрать команду Вручную (On My Own), откроется окно, похожее на окно Открытие документа (Open), где вы можете самостоятельно выбрать папку, в которой будут храниться созданные вами рисунки. ► Последняя команда в подменю Добавить клипы в коллекцию — команда Со сканера или камеры (From Scanner Or Camera) — запускает импорт данных непосредственно со сканера или цифровой камеры на ваш рабочий лист. ► Команда Сжать (Compact) в меню Сервис (Tools) позволяет сжимать рисунки. Клипы, поставляемые в комплекте с Microsoft Office 2003, уже сжаты, но эта команда пригодится вам при сохранении собственных творений.

Импорт графики Вы можете импортировать в Excel любую графику, совместимую с буфером обмена Windows, из других программ. Существует несколько способов выполнить эту процедуру, и наиболее простой из них — скопировать изображение в буфер обмена в исходной программе, а затем выбрать в Excel в меню Правка команду Специальная вставка. При этом на экране появляется одноименное окно, изображенное на рис. 10.32 слева.

Рис. 10.32. При импорте изображений из других программ предпочтительно использовать команду Специальная вставка меню Правка

Изображение, показанное на рис. 10.32 справа, скопировано из программы Adobe Photoshop в формате двоичной карты (Bitmap). Если приложение, используемое для создания графического изображения, которое вы импортируете в Excel, поддерживает связывание копии с ее оригиналом, вы можете установить между изображением и его файлом-источником постоянную связь. В этом случае импортированное в Excel изображение будет автоматически обновляться при любых изменениях его оригинала. Подробнее о связывании читайте в главе 21, «Связывание и внедрение».

370 ♦ Глава 10. Графические объекты

Вставка рисунков Команда Из файла (From File) подменю Рисунок (Picture) меню Вставка (Insert) позволяет внедрять в книги Excel изображения, сохраненные в различных графических форматах. (Перечень поддерживаемых вашим компьютером форматов зависит от его конфигурации.) При выборе указанной команды на экране появляется диалоговое окно Добавление рисунка (Insert Picture), функционально идентичное окну Открытие документа (Open). Используйте поле со списком Папка (Look In) или панель адресов (со значками слева), чтобы найти и выбрать нужный рисунок. В поле со списком Тип файлов (Files Of Type) можно задать определенный формат файла (по умолчанию установлен вариант Все рисунки (All Pictures)). При желании вы всегда вправе изменить способ отображения графических файлов. Для этого выберите нужный вариант, щелкнув на кнопке Представления (Views), расположенной слева от кнопки Сервис (Tools). По умолчанию в области просмотра всегда выводится уменьшенная копия сохраненного в выбранном графическом файле изображения, при ее наличии. Дополнительную информацию об этом окне см. в разделе «Открытие файлов» главы 2.

Рис. 10.33. Предварительная схема организационной диаграммы

Вставка объектов из других приложений ♦ 371

Вставка организационных диаграмм Организационные диаграммы (organization charts) предназначены для представления любой информации иерархического типа. То, для чего прежде требовалось дорогое, сложное в изучении программное обеспечение, теперь легко выполняется силами Excel. Команда Организационная диаграмма (Organization Charts) подменю Рисунок меню Вставка выводит на экран одноименную панель инструментов и предварительную схему организационной диаграммы, как показано на рис. 10.33. Кнопки панели инструментов Организационная диаграмма изображены на рис. 10.34. Автоформат

Рис. 10.34. Панель инструментов Организационная диаграмма

Меню Добавить фигуру (Insert Shape) панели инструментов используется для добавления элементов в организационную диаграмму. Всего в этом меню три команды: ► Подчиненный (Subordinate) — присоединяет дополнительный элемент к диаграмме ниже выделенной надписи. ► Коллега (Coworker) — помещает новый элемент на тот же уровень, на котором находится выделенный блок. ► Помощник (Assistant) — также добавляет дополнительный структурный элемент ниже выделенного блока, но с некоторым смещением, как показано на рис. 10.35.

Рис. 10.35. Команда Помощник меню Добавить фигуру добавляет элемент диаграммы ниже выделенного блока, но со сдвигом

► Меню Макет (Layout) панели инструментов Организационная диаграмма предлагает набор стандартных конфигураций (макетов) диаграммы и инструменты для настройки ее размера и масштабирования. С помощью команд меню Выбрать (Select) можно выделить только определенный уровень или ветвь структуры и работать

372 ♦ Глава 10. Графические объекты

именно с ним или выделить всех «помощников» или только соединительные линии, что упрощает форматирование диаграмм. Кнопка Автоформат (AutoFormat) выводит диалоговое окно Библиотека стилей организационных диаграмм (Organization Chart Style Gallery), предлагающее на выбор различные макеты диаграммы данного типа и варианты ее форматирования.

Добавление диаграмм Если щелкнуть на кнопке Добавить диаграмму или организационную диаграмму (Insert Diagram Or Organization Chart) панели инструментов Рисование или выбрать команду Вставка ► Схематическая диаграмма (Insert ► Diagram), откроется диалоговое окно Библиотека диаграмм (Diagram Gallery), показанное на рис. 10.36. На этом же рисунке приведен пример диаграммы-«мишени» (Target Diagram), так называемой целевой. ПРИМЕЧАНИЕ -----------------------------------------------------------------------------------------------------Первым вариантом в библиотеке предлагается организационная диаграмма, которую можно добавить на лист, используя команду Вставка ► Рисунок ► Организационная диаграмма подменю Рисунок, как было сказано ранее.

Редактирование и форматирование обычной (схематической) диаграммы ничем не отличаются от этих же операций для организационных диаграмм. После того как вы выберете тип диаграммы и нажмете кнопку OК, на листе появится соответствующий макет и панель инструментов Диаграмма (Diagram) (рис. 10.37). В зависимости от типа диаграммы набор инструментов для работы с ней может быть разным.

Рис. 10.36. Диалоговое окно Библиотека диаграмм позволяет выбрать один из пяти типов диаграмм или вариант организационной диаграммы

Вставка объектов из других приложений ♦ 373 Переместить фигуру вперед

Переместить фигуру назад

Обратить диаграмму

Автоформат

Рис. 10.37. Панель инструментов Диаграмма

На панели инструментов Диаграмма (Diagram) присутствуют следующие кнопки: ► Добавить фигуру (Insert Shape). Добавляет на рабочий лист выбранную диаграмму стандартной формы. ► Переместить фигуру назад/Переместить фигуру вперед (Move Shape Backward/Move Shape Forward). Кнопки этой пары изменяют положение выбранных элементов диаграммы на листе. Их названия вводят в заблуждение, так как на самом деле диаграмма остается на месте, а смещаются только маркеры выделения, показывая тем самым, что позиция объекта изменена. ► Обратить диаграмму (Reverse Diagram). Реорганизует диаграмму, перемещая все ее элементы на зеркальные позиции. В этом случае внешний вид диаграммы практически не меняется, так же как при работе с кнопками перемещения фигур, и только подписи указывают, что диаграмма была обращена. ► Макет (Layout). Открывает меню команд для изменения масштаба и размера диаграммы. ► Автоформат (AutoFormat). Если щелкнуть на этой кнопке, на экране появится диалоговое окно Библиотека стилей диаграмм (Diagram Style Gallery). Аналогично окну Библиотека стилей организационных диаграмм (Organization Chart Style Gallery), оно предлагает несколько предопределенных макетов и стилей, совокупность которых зависит от выбранного типа диаграммы. Например, на рис. 10.38 представлен набор стилей для целевой (target) диаграммы. ► Заменить на (Change To). Позволяет преобразовать определенную диаграмму в диаграмму другого типа.

Добавление сканированных изображений Чтобы вставить на рабочий лист сканированное изображение, используйте команду Со сканера или камеры (From Scanner Or Camera) подменю Рисунок меню Вставка. При выборе этой команды Excel обращается к драйверу сканера или цифровой камеры и открывает соответствующее диалоговое окно для настройки параметров изображения. Подробности можно найти в инструкции к цифровой камере или сканеру.

Форматирование рисунков Кроме автофигур и надписей, на рабочий лист можно добавлять и рисунки с помощью кнопки Добавить картинку (Insert Clip Art) и команды Рисунок меню Вставка. Как и для графического объекта любого типа, вы можете изменять размер, местоположение, уровень защиты, добавлять границы и прозрачность к любому рисунку рабочего листа. Эти вопросы уже обсуждались в разделах «Импорт графики» и «Работа с коллекцией мультимедийных элементов».

374 ♦ Глава 10. Графические объекты

Рис. 10.38. Библиотека стилей предлагает различные наборы параметров автоформатирования диаграмм

Для форматирования рисунков используйте первую команду меню Формат. Название ее будет зависеть от типа выбранного графического объекта. Например, изображение на рис. 10.39 представляет собой добавленный на лист графический объект в формате .BMP. Если выделить этот объект и выбрать в меню Формат команду Рисунок (или просто дважды щелкнуть на нем), на экране появится диалоговое окно Формат рисунка (Format Picture). В принципе, оно ничем не отличается от прочих окон форматирования объектов, кроме того что имеет дополнительную вкладку Рисунок (Picture). Раздел Обрезка (Crop From) вкладки Рисунок позволяет изменять размеры изображения, хотя эту процедуру легче выполнять, привлекая панель инструментов Настройка изображения (Picture). Список Цвет (Color) в разделе Изображение (Image Control) включает в себя следующие варианты отображения цвета исходного объекта: ► Авто (Automatic). Используются исходные цвета рисунка. Этот режим установлен по умолчанию. ► Оттенки серого (Grayscale). Все цвета исходного рисунка заменяются эквивалентными им оттенками серого цвета. ► Черно-белое (Black & White). Преобразует все цвета с интенсивностью серого меньше, чем 50%, в белый цвет, а с более чем 50% серого — в черный цвет. ► Подложка (Washout). Исходные цвета рисунка сохраняются, но яркость устанавливается на уровне 85%, а контраст — на уровне 15%, что создает эффект водяных знаков.

Вставка объектов из других приложений ♦ 375

Рис. 10.39. Чтобы отформатировать двоичную карту или метафайл, используйте команду Рисунок меню Формат

Регуляторы Яркость (Brightness) и Контраст (Contrast) позволяют управлять параметрами отображения рисунка на листе. Чтобы вернуться к изначальным настройкам, щелкните на кнопке Сброс (Reset). Если вы хотите сжать рисунок, нажмите кнопку Сжать (Connpress). На экране появится диалоговое окно Сжатие рисунков (Compress Pictures) с набором следующих команд: ► В разделе Применить (Apply To) можно выбрать вариант применения сжатия одновременно ко всем рисункам книги.или только к выделенным объектам. ► В разделе Изменить разрешение (Change Resolution) вы можете настроить разрешение изображения как для вывода на печать (обычно 200 dpi), так и для демонстрации на экране или в Интернете (96 dpi). ► Если флажок Сжать рисунки (Compress Pictures) установлен, выбранные настройки сжатия применяются ко всем выделенным изображениям. ► Когда установлен флажок Удалить обрезанные области рисунков (Delete Cropped Areas Of Pictures), все невидимые части рисунка, которые вы обрезали, используя элементы управления вкладки Рисунок (Picture) или кнопку Обрезка (Crop) панели инструментов Настройка изображения (Picture), удаляются, тем самым, уменьшается размер файла рисунка. Эта команда не имеет обратного действия. Панель инструментов Настройка изображения (рис. 10.40) при выделении рисунка всегда присутствует на экране, пока вы не скроете ее, нажав кнопку Закрыть (Close). В этом случае в меню Вид выберите команду Панели инструментов и установите флажок напротив означенной панели инструментов.

376 ♦ Глава 10. Графические объекты Уменьшить яркость Уменьшить контрастность

Обрезка Повернуть влево на 900

Цвет Сброс параметров рисунка

Добавить рисунок из файла Увеличить контрастность Увеличить яркость

Тип линии

Установить прозрачный цвет

Сжатие рисунков Формат объекта

Рис. 10.40. Панель инструментов Настройка изображения

На панели инструментов Настройка изображения находятся следующие кнопки: ► Добавить рисунок из файла (Insert Picture From File). Открывает диалоговое окно Добавление рисунка (Insert Picture). ► Кнопки Цвет (Color), Увеличить контрастность (More Contrast), Уменьшить контрастность (Less Contrast), Увеличить яркость (More Brightness), Уменьшить яркость (Less Brightness) и Сброс параметров рисунка (Reset Pictures) дублируют рассмотренные ранее параметры вкладки Рисунок (Picture). ► Кнопки Формат рисунка (Format Picture) и Сжатие рисунков (Compress Picture) выводят на экран диалоговые окна, описание которых приводилось выше. ► Повернуть влево (Rotate Left). Дублирует одну из наиболее часто применяемых команд подменю Повернуть/Отобразить (Rotate Or Flip). Чтобы повернуть рисунок вправо, а не влево, просто щелкните на этой кнопке несколько раз. ► Тип линии (Line Style). Раскрывает меню с набором линий различных типов и толщины, применимых к границам выделенного рисунка. ► Обрезка (Crop). Дублирует команды обрезки вкладки Рисунок, но изменить размер рисунка проще, используя именно эту кнопку. Если щелкнуть на ней, вокруг изображения появятся маркеры обрезки (cropping handles); перетаскивая их (рис. 10.41), вы легко можете настраивать размеры изображения, сохраняя его пропорции. ► Установить прозрачный цвет (Set Transparent Color). Задает цвет, который станет прозрачным. Обычно данную команду применяют к пикселам фона, например для логотипов, чтобы сквозь фон видеть расположенную в нижележащем слое информацию. Щелкните на этой кнопке, а затем выберите на выделенном рисунке цвет, который вы хотите сделать прозрачным (рис. 10.42).

Дополнительные возможности В этом разделе речь пойдет о дополнительных возможностях, предоставляемых Excel для работы с графическими изображениями. Например, вы можете преобразовать любое изображение в кнопку; тогда при щелчке на этой кнопке (то есть на рисунке) будет запускаться назначенный ей макрос. Вы вправе создать графическое представление своего рабочего листа и использовать это изображение в других приложениях или даже прямо в той же книге Excel. Причем у вас есть два варианта: сделать изображение статическим растровым рисунком или дина-

Дополнительные возможности ♦ 377

мическим окном, обновляемым при изменении исходных данных на листе текущей книги или других книг.

Рис. 10.41. Используйте кнопку Обрезка для изменения размеров изображения

Рис. 10.42. Используйте кнопку Установить прозрачный цвет для придания эффекта прозрачности изображению

378 ♦ Глава 10. Графические объекты

Назначение объектам макросов Вы можете назначить макрос любому объекту, что позволит активизировать данный макрос простым щелчком на объекте. Для этого выполните следующие операции: 1. Щелкните правой кнопкой мыши на объекте и выберите из контекстного меню команду Назначить макрос (Assign Macro). 2. Появится диалоговое окно Назначить макрос объекту (Assign Macro) (рис. 10.43); с его помощью вы либо переходите к созданию нового макроса, либо связываете с объектом существующий.

Рис. 10.43. Диалоговое окно Назначить макрос объекту СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Подробнее о макросах рассказывается в части 10, «Автоматизация Excel». СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Ассоциация макросов и объектов — дело довольно коварное. Нет препятствий для связывания макроса с группой объектов или отдельными объектами, которые впоследствии будут собраны в группу, но вам не удастся сделать и то и другое сразу. Например, пусть вы назначили макрос двум объектам, а затем эту пару преобразовали в группу. Вы можете щелкнуть на каждом из объектов для запуска его собственного макроса, просто как если бы они были разгруппированы. Но если вы назначите другой макрос «групповому» объекту, он заменит собой существующие макросы. Расширенная информация потеме группирования находится в разделе «Выделение и группирование объектов» и в главе 31.

Копирование изображения листа Excel предоставляет два способа «захвата» изображения листа: с помощью кнопки Камера (Camera) (ее при желании можно добавить на любую панель инструментов) или команд Копировать рисунок (Copy Picture), Вставить рисунок (Paste Picture) и Вставить связь с рисунком (Paste Picture Link), которые добавляются в меню Правка, если открывать его при нажатой клавише Shift.

Дополнительные возможности ♦ 379

Использование кнопки Камера Нажимая кнопку Камера, можно помещать в буфер обмена графический образ диапазона ячеек, после чего этот рисунок легко вставить в любое место на любой лист книги или в другую книгу. Копирование изображения листа — это не совсем то же, что копирование ячеек с помощью команды Копировать меню Правка. Дело в том, что при использовании камеры вы копируете не содержимое ячеек, а само изображение, которое тем не менее будет динамически обновляться при изменении содержимого исходных ячеек. СОВЕТ ----------------------------------------------------------- ■ ------------------------------------Кнопку Камера легко добавить на какую-либо панель инструментов. Для этого в меню Вид выберите команду Панели инструментов, а затем — команду Настройка. В появившемся диалоговом окне Настройка перейдите на вкладку Команды, выберите категорию Сервис и перетащите кнопку Камера на нужную панель инструментов.

На рис. 10.44 представлены два листа, расположенные рядом. Если выделить диапазон G3:G16 на листе слева и щелкнуть на кнопке Камера (Camera), указатель мыши изменит форму со знака «плюс» на перекрестье. Щелкните в любом месте новой книги, чтобы активизировать ее, затем установите указатель в форме перекрестья в той точке листа, где вы предполагаете поместить левый верхний угол скопированного изображения диапазона. Щелкните кнопкой мыши, и Excel вставит рисунок на лист новой книги, как показано на рис. 10.44 справа.

Рис. 10.44. Кнопка Камера создает изображение, связанное с выделенным диапазоном

380 ♦ Глава 10. Графические объекты ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Любые графические объекты, расположенные внутри выделенного диапазона или накладывающиеся на него, также будут включены в рисунок.

После того как вы вставили рисунок на рабочий лист, вы можете обращаться с ним как с любым другим графическим объектом, например изменять его размеры и пропорции, перетаскивая маркеры выделения. Изменение формы, размера или формата изображения никак не влияет на динамическое обновление данных, отображаемых на этом рисунке. Если выделить рисунок, в строке формул отобразится связующая формула, аналогично рис. 10.44. Внеся в нее какие-либо изменения, вы измените и сам рисунок. Более того, вы можете изменить ссылку в этой формуле и связать рисунок совсем с другим диапазоном, неважно какой книги. Так, если выделить вставленный в Книгу1 рисунок, в строке формул отобразится следующая формула: ='[Музыкальные инструменты.xls]Сводные данные'!$G$3:$G$16 Поправьте всего один символ: ='[Музыкальные инструменты.xls]Сводные данные'!$F$3:$G$16 и рисунок существенно преобразится, в него будет включен дополнительный столбец, как показано на рис. 10.45. Подробнее о связующих формулах см. раздел «Использование в формулах ссылок» главы 12.

Рис. 10.45. Если изменить ссылку на диапазон в формуле для рисунка, созданного с помощью инструмента Камера, претерпит изменения и сам рисунок

Дополнительные возможности ♦ 381

Связь между исходным и конечным документом имеет еще одно полезное свойство. Предположим, вы закрыли книгу, изображенную на рис. 10.44, слева. Если теперь дважды щелкнуть на рисунке в Книге1, исходная книга откроется автоматически, причем на листе будет выделен диапазон, соответствующий рисунку.

Копирование рисунков и установка связи с рисунками Команда Копировать рисунок (Copy Picture) создает копию изображения так же, как и инструмент Камера, но с одним важным отличием. Копируемый рисунок статичен, то есть не связан с каким-либо рабочим листом. Такого вида рисунки полезны, когда нет необходимости в обновлении отображаемых данных или когда важнее скорость, с которой Excel обрабатывает и пересчитывает данные на листе. Также эту команду можно использовать для включения изображений листов и диаграмм в отчеты или в другие документы. После помещения изображения в буфер обмена вам никто не помешает вставить его в любую таблицу Excel или в документ иного приложения. Чтобы скопировать в буфер обмена изображение листа, выделите диапазон ячеек, объект или диаграмму, откройте меню Правка и выберите команду Копировать рисунок (Copy Picture) при нажатой клавише Shift. (Тогда команды Копировать и Вставить заменятся командами Копировать рисунок и Вставить рисунок.) Появится одноименное команде диалоговое окно, элементы управления которого используются следующим образом: ► В режиме Как на экране (As Shown On Screen), принятом по умолчанию, на рисунке воспроизводится точное изображение выделенного диапазона, объекта или диаграммы. ► Если выбрать вариант Как на печати (As Shown When Printed), изображение примет вид в соответствии с настройками окна Параметры страницы (Page Setup), где устанавливаются такие параметры, как печать сетки рабочего листа или заголовков строк и столбцов. ► В режиме Векторный (Picture) Excel копирует рисунок в формате, который может быть выведен на мониторе с любым разрешением без потери качества. Этот режим полезен, если рисунок будет просматриваться на разных компьютерах. ► Если же переключатель установлен в положение Растровый (Bitmap), рисунок копируется с тем ограничением, что изображение может быть правильно воспроизведено только на экране с разрешением, совпадающим с разрешением исходного экрана. Для вставки рисунка из буфера обмена в документ Excel используйте команды Вставить, Вставить рисунок или кнопку Вставить панели инструментов Стандартная. Команда Вставить рисунок аналогична команде Копировать рисунок, за исключением того, что на экран не выводится диалоговое окно Копировать рисунок. По умолчанию при вставке рисунка всегда активен режим Как на печати. Как уже говорилось,

382 ♦ Глава 10. Графические объекты

эта команда будет присутствовать в меню Правка, если открывать его при нажатой клавише Shift. t Еще одна команда, появляющаяся в меню Правка, открываемом при нажатой клавише Shift, — это команда Вставить связь с рисунком (Paste Picture Link). С ее помощью создается динамическая копия изображения так же, как при работе с инструментом Камера. Различие проявляется в том, что копируемый рисунок вставляется в режиме Как на печати, в то время как при работе с камерой всегда устанавливается режим Как на экране.

Показательные примеры Ниже просто приводится несколько примеров, демонстрирующих, что вы в состоянии делать с графическими объектами на рабочих листах Excel. За исключением пары сканированных фотографий, все представленные здесь эффекты созданы инструментами этого приложения. На рис. 10.46 показан логотип несуществующей компании (пример Gallery.xls). Он создан с помощью следующих кнопок панели инструментов Рисование: ► Добавить диаграмму или организационную диаграмму (Insert Diagram Or Organization Chart); ► Стрелка (Arrow); ► Линия (Line); ► Прямоугольник (Rectangle); ► Стиль тени (Shadow Style); ► Формат автофигуры (Format AutoShape).

Рис. 10.46. Варианты использования диаграмм

Показательные примеры ♦ 383

Логотип с рис. 10.47 был создан с помощью команды Формат ► Лист ► Подложка (Format ► Sheet ► Background). Также были задействованы следующие инструменты панели Рисование: ► Надпись (Text Box); ► Автофигуры ► Другие автофигуры (AutoShapes ► More AutoShapes); ► Действия ► Повернуть/Отразить ► Отразить слева направо (Draw ► Rotate Or Flip ► Flip Horizontal); ► Стиль тени (Shadow Style).

Рис. 10.47. Немного автофигур и текстовых полей — логотип готов

Рисунок 10.48 иллюстрирует возможности команды Формат ► Лист ► Подложка (Format ► Sheet ► Background ) и еще нескольких инструментов панели Рисование: ► Овальная выноска (Oval Callout) и Выноска-облако (Cloud Callout) подменю Выноски (Callouts) меню Автофигуры (AutoShapes); ► Цвет заливки (Fill Color). Рабочий лист на рис. 10.49 интересен своим фоном («вязка ромбиками»). Он был создан из диапазона А1:Е4, для ячеек которого было применено изменение ширины и высоты. Когда диапазон еще был выделен, мы воспользовались командой Формат ► Ячейки (Format ► Cells), перешли на вкладку Граница (Border) открывшегося окна и щелкнули на обеих кнопках, отвечающих за диагональные линии. Затем мы открыли вкладку Вид (Patterns) и выбрали цвет заливки. За все остальное нужно благодарить следующие инструменты панели Рисование: ► Добавить картинку (Insert Clip Art); ► Прямоугольник (Rectangle);

384 ♦ Глава 10. Графические объекты

► Добавить объект WordArt (Insert WordArt); ► Цвет тени (Shadow Color) (щелкните на кнопке Стиль тени (Shadow Style) и выберите команду Настройка тени (Shadow Settings)); ► кнопку Цвет заливки (Fill Color) палитры Способы заливки (Fill Effects).

Рис. 10.48. Авторы гримасничают перед камерой

Рис. 10.49. Обрамление ячеек бордюром и узорный фон

На рис. 10.50 вы видите логотип опять-таки несуществующей компании с доба! лением фотографии. Здесь нам помогла команда Добавить рисунок из файла (Inse

Показательные примеры ♦ 385

Picture From File). Для создания самого логотипа были привлечены инструменты все той же панели Рисование: ► Надпись (Text Box); ► Прямоугольник (Rectangle); ► Тип линии (Line Style); ► Стиль тени (Shadow Style); ► Добавить объект Word Art (Insert WordArt). Но здесь нам также потребовалась функциональность панели инструментов WordArt: ► Формат WordArt (Format WordArt), Цвета и линии (Colors And Lines), Цвет заливки (Fill Color), Способы заливки (Fill Effects ), вкладка Рисунок (Picture); ► Выровнять буквы WordArt по высоте (WordArt Same Letter Heights); ► Выравнивание WordArt (WordArt Alignment), Выровнять за счет ширины (Stretch Justify); ► Межзнаковый интервал WordArt (WordArt Character Spacing), Кернинг пар знаков (Kern Character Pairs).

Рис. 10.50. Заливка и объекты WordArt весьма полезны при рисовании логотипов

Последний логотип (рис. 10.51) в основе опирается на панель WordArt и маркеры выделения. С их помощью мы изменили угол наклона части, оформленной курсивным начертанием, с целью создания ощущения быстрого движения («со свистом»). Инструменты, нужные для этого, перечислены ниже: ► Добавить картинку (Insert Clip Art) панели Рисование; ► Добавить объект Word Art (Insert WordArt) панели Рисование;

386 ♦ Глава 10. Графические объекты

► Формат WordArt (Format WordArt) панели WordArt; ► Форма WordArt (WordArt Shape) панели WordArt.

Рис. 10.51. Клип чудесно вписался в объект WordArt

Все графические объекты, которые мы продемонстрировали в этом разделе, находятся в книгах Excel, но вам ничто не мешает скопировать их и аналогичные собственные в документы других приложений (см. предыдущий раздел).

Глава 11. Печать листов • Управление внешним видом страниц • Настройка разрывов страниц • Предварительный просмотр • Печать • Параметры драйвера принтера

В этой главе речь пойдет о том, как подготавливать документы Excel к выводу на бумагу, задавать параметры печати, контролировать разрывы страниц, предварительно просматривать подготовленные к печати книги, а также о работе диспетчера отчетов. Несмотря на то что глава целиком посвящена печати рабочих листов, вы можете с некоторыми оговорками использовать освоенные здесь приемы и применительно к диаграммам. Данная тема подробно освещена в главе 24, «Основные приемы создания диаграмм».

Управление внешним видом страниц Для настройки внешнего вида печатаемых страниц предназначена команда Параметры страницы (Page Setup) меню Файл (File). Вкладки этого диалогового окна позволяют управлять ориентацией, масштабом, полями, верхними и нижними колонтитулами и нумерацией страниц.

Параметры страниц Вкладка Страница (Page) диалогового окна Параметры страницы (Page Setup), показанного на рис. 11.1, является одной из основных вкладок, к которой вы будете обращаться чаще всего. Именно на ней задаются параметры, определяющие ориентацию, масштаб, размер бумаги и качество печати, а также номера печатаемых страниц.

Рис. 11.1. Вкладка Страница позволяет выбрать ориентацию, масштаб, размер бумаги и качество печати, а также установить номера печатаемых страниц

Управление внешним видом страниц ♦ 389

Ориентация Раздел Ориентация (Orientation) вкладки Страница определяет, как будет выводиться рабочий лист: вертикально — переключатель в положении Книжная (Portrait) или горизонтально — переключатель в положении Альбомная (Landscape). По умолчанию применяется книжная ориентация.

Масштаб Excel позволяет изменять размер печатных листов двумя способами: заданием масштабного коэффициента (от 10 до 400%) или ограничением общего числа страниц всего отчета. В первом случае масштабный коэффициент действует как по горизонтали, так и по вертикали. То есть, если при стандартных размерах документ занимает две страницы в высоту и одну в ширину, то, поместив его на одну печатную страницу, в результате вы получите документ, одинаково сжатый в обоих направлениях. Едва ли вас устроит такой вид будущего отчета. Вариант Разместить не более чем на (Fit To Page) подходит для печати листов, немного превышающих размер установленной печатной страницы по ширине или по высоте. Если же этот параметр не задействован, вам придется потратить немало времени, форматируя рабочий лист, подгоняя высоту шрифта, настраивая ширину столбцов и высоту строк. Чтобы вернуться к стандартному размеру печатной страницы, установите переключатель в положение Установить (Adjust То) и введите в поле счетчика % от натуральной величины (the % Normal Size) значение 100.

Размер бумаги и качество печати Содержимое раскрывающихся списков Размер бумаги (Paper Size) и Качество печати (Print Quality) определяется драйвером принтера по умолчанию. Большинство лазерных принтеров поддерживают печать с разрешением 600, 300 или 150 dpi (точек на дюйм). Более высокое разрешение улучшает качество печати, но существенно замедляет ее время. Эти и другие параметры печати можно установить в диалоговом окне драйвера принтера, которое выводится на экран, если щелкнуть на кнопке Свойства (Options) в верхней части вкладки Страница. СМОТРИ ТАКЖЕ--------------------------------------------------------------------------------------Подробнее о драйверах принтера см. последний раздел данной главы.

Автоматическое преобразование A4/Letter В новой версии Excel поддерживается автоматическое преобразование размеров страниц. Дело в том, что хотя во многих странах стандартным форматом бумаги считается Letter (8,5 х 11 дюймов), типоразмер А4 (210 х 297 мм) также востребован достаточно широко. Теперь вы можете печатать на принтерах, поддерживающих стандартный размер Letter, страницы формата А4 (и наоборот), при этом Excel без вашего участия, «на лету», настраивает параметры страницы. Чтобы отключить автоматическое преобразование

390 ♦ Глава 1.1. Печать листов

A4/Letter, на вкладке Международные (International) диалогового окна Параметры сбросьте флажок Преобразование A4/Letter (Allow A4/Letter Paper Resizing).

Номер первой страницы Поле Номер первой страницы (First Page Number) диалогового окна Параметры страницы имеет смысл заполнять только тогда, когда вы собираетесь включать номера страниц в верхний или нижний колонтитул вашего документа. Если это именно тот случай, то в качестве начального номера допускается выбрать любое целое и даже отрицательное число. По умолчанию в данном поле установлен вариант Авто (Auto), но вы вправе изменить это значение.

Поля Вы можете настраивать поля печатной страницы таким образом, чтобы помещать на ней максимум информации, задавать размеры для верхнего и нижнего колонтитулов, выбирать подходящий вариант выравнивания. Вкладка Поля (Margins) диалогового окна Параметры страницы позволяет изменять верхнее, нижнее, левое и правое поля печатаемых листов. Как показано на рис. 11.2, по умолчанию высота верхнего и нижнего полей равна 2,5 см, а ширина левого и правого полей — 2 см.

Рис. 11.2. Вкладка Поля диалогового окна Параметры страницы

Когда вы меняете размеры полей, на макете страницы в центре вкладки Поля синхронно смещаются линии, обозначающие отступы на печатной странице.

Управление внешним видом страниц ♦ 391

При необходимости добавить на страницу верхние или нижние колонтитулы установите размеры полей для этих колонтитулов в соответствующих полях.

Центрирование При печати Excel выравнивает рабочие листы относительно левого верхнего угла печатных страниц. Если нужно расположить содержательные данные по центру страницы относительно вертикали или горизонтали, установите один или оба флажка в разделе Центрировать на странице (Center On Page) на вкладке Поля диалогового окна Параметры страницы.

Колонтитулы Вкладка Колонтитулы (Header/Footer) (рис. 11.3) позволяет вводить на каждую печатаемую страницу верхние и/или нижние заголовочные поля, в которые обычно помещается справочная информация о документе: название файла, дата его создания, номер страницы, имя автора и т. д. По умолчанию Excel располагает колонтитулы на расстоянии 0,5 см от верхнего и нижнего краев листа бумаги, но вы можете изменить эти значения, используя вкладку Поля. Первоначально раскрывающиеся списки Верхний колонтитул (Header) и Нижний колонтитул (Footer ) содержат один и тот же набор предлагаемых вариантов, причем некоторые из них автоматически учитывают ваше имя или название организации. Когда вы выделяете элемент списка, в примыкающей к нему области предварительного просмотра показывается соответствующий пример.

Рис. 11.3. Вкладка Колонтитулы диалогового окна Параметры страницы

392 ♦ Глава 11. Печать листов

Создание пользовательских колонтитулов Если предложенные на выбор заготовки колонтитулов вам не подходят, вы всегда вправе создать собственные или изменить какие-либо из стандартных вариантов. После того как вы создадите собственные колонтитулы, Excel добавит их в соответствующие списки текущей книги. Щелкните на кнопке Создать верхний колонтитул (Custom Header), чтобы вывести на экран диалоговое окно, показанное на рис. 11.4, или на кнопке Создать нижний колонтитул (Custom Footer), чтобы открыть аналогичное окно, но для создания нижнего колонтитула. Всего страниц Дата

Имя файла

Шрифт Номер страницы

Лист

Формат рисунка Время

Путь/ файл

Добавить рисунок

Рис. 11.4. Диалоговое окно Верхний колонтитул СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------— ---------------Вы можете создать верхний и нижний колонтитулы для использования по умолчанию. Для этого откройте новую книгу, создайте эти верхний и нижний колонтитулы и сохраните книгу в папке XLStart под именем Книга-xls (Book.xl)s. Подробнее о папке XLStart см. раздел «Добавление шаблонов в папку XLStart» главы 9.

Информацию, которую вы помещаете в колонтитулы, такую как текущее время, дата и номер печатаемой страницы, Excel кодирует в нужном ему виде. Причем вам совершенно необязательно знать эти коды. Просто щелкните на нужном поле: Слева (Left Section), В центре (Center Section) или Справа (Right Section), а затем воспользуйтесь соответствующими кнопками, расположенными над этими полями: ► Шрифт (Font). Открывает одноименное диалоговое окно, позволяющее задать размер и тип шрифта для выделенного текста. ► Номер страницы (Page Number). Вставляет номер страницы в выбранное поле. ► Всего страниц (Total Pages). Вставляет значение общего количества страниц в заданное поле; обычно используется в сочетании с номером страницы, создавая конструкцию Страница X из Y.

Управление внешним видом страниц ♦ 393

► Дата (Date). Добавляет в выбранный раздел колонтитула текущую дату. ► Время (Time). Добавляет текущее время. ► Путь/Файл (Path & File). Вставляет в выбранный раздел колонтитула путь к папке и имя файла печатаемого документа. ► Имя файла (File Name). Добавляет только имя файла текущей книги. ► Лист (Sheet Name). Вставляет в выбранное поле колонтитула имя текущего листа. ► Добавить рисунок (Insert Picture). Открывает диалоговое окно Добавление рисунка (Insert Picture), позволяя выбрать картинку, которая будет помещена в поле. ► Формат рисунка (Format Picture). Открывает диалоговое окно Формат рисунка (Format Picture), предназначенное для настройки параметров вставляемого изображения. Чтобы задать произвольный текст, щелкните на соответствующем поле колонтитула и введите нужные символы. Если вы хотите разместить текст в нескольких строчках, завершайте каждую строку нажатием клавиши Enter. Чтобы включить в текст символ амперсанда (&), введите его дважды. Добавление рисунков в колонтитулы Вы можете добавлять в колонтитулы рисунки, используя кнопки Добавить рисунок и Формат рисунка. После того как вы выберете нужный рисунок в диалоговом окне Добавление рисунка, Excel поместит в выбранное поле верхнего или нижнего колонтитула ссылку в виде &[Picture]. (В отличие от остальных кодов, программа не разрешает просто ввести данный код в виде текста в поле колонтитула, необходимо обязательно нажать кнопку.) Затем щелкните на кнопке Формат рисунка и задайте требуемые размеры, яркость и контраст изображения, угол поворота и масштаб. (Учтите, что вы не можете манипулировать рисунком непосредственно в поле колонтитула — для этого также необходимо открыть диалоговое окно.) Чтобы добиться нужного результата и должным образом подобрать размер и расположение рисунка, вам придется прибегнуть к методу, проб и ошибок, но результат стоит того. На рис. 11.5 показан пример вставки рисунка в колонтитулы в режиме предварительного просмотра. Изменение шрифта колонтитулов По умолчанию Excel для всех колонтитулов применяет шрифт Arial размером 10 пунктов. Чтобы установить другую гарнитуру, размер или начертание, выделите в поле колонтитула текст, шрифт которого вы хотите изменить, и нажмите кнопку Шрифт (Font). В одноименном диалоговом окне выберите нужные параметры шрифта. Обратите внимание, что все изменения касаются только текста выделенного поля. Чтобы все колонтитулы имели одинаковый шрифт, придется повторить эту процедуру для каждого из элементов по отдельности.

394 ♦ Глава 11. Печать листов

Рис. 11.5. В колонтитулы можно добавлять рисунки

Параметры листа Вкладка Лист (Sheet) диалогового окна Параметры страницы, показанная на рис. 11.6, отвечает за отображение при печати специфических элементов листа, например сетки, заголовков строк и столбцов, примечаний, а также задает последовательность вывода страниц на печать.

Задание заголовков столбцов и строк для печати На многих рабочих листах заголовки строк и столбцов, идентифицирующих категории данных, находятся только в крайних левых столбцах и в верхних строках. Если Excel разбивает большой отчет на страницы, эти заголовки оказываются только на первой странице напечатанного документа, что затрудняет восприятие информации. Чтобы заставить программу выводить заголовки отдельных строк и/или столбцов на каждой печатной странице, нужно обратиться к возможностям так называемой сквозной печати (print titles) строк и столбцов. Предположим, что вы хотите наблюдать содержимое столбца А и строки 3 на всех страницах отчета. Для этого вначале щелкните на поле Сквозные строки (Rows To Repeat At Тор), а затем — на заголовке строки 3 или на любой ячейке этой строки. (Чтобы задать несколько смежных строк, выделите их указателем мыши.) Если нужная часть листа не видна целиком в момент выделения, нажмите кнопку справа от поля Сквозные строки. Окно свернется, чтобы позволить вам выделить необходимые ячейки.

Управление внешним видом страниц ♦ 395

Для того чтобы вновь развернуть его, щелкните на кнопке с правой стороны поля. Затем щелкните на поле Сквозные столбцы (Columns To Repeat At Left) и выделите заголовок столбца А или любую ячейку этого столбца. Нажмите кнопку ОК.

Рис. 11.6. Вкладка Лист диалогового окна Параметры страницы ПРИМЕЧАНИЕ----------------------------------------------------------------------------------------В некоторых ранних версиях Excel следовало быть осторожным и не избегать сквозных заголовков столбцов и строк, поскольку в таком случае они могли напечататься дважды: один раз как обычные заголовки, а второй раз в качестве «сквозные». Теперь этого не происходит, и все заголовки печатаются только один раз.

Вместо того чтобы выделять заголовки на рабочем листе, вы можете ввести их названия непосредственно в поля Сквозные строки и Сквозные столбцы. Например, чтобы задать строки 3 и 4, введите в соответствующее поле 3:4. Для задания столбца А введите А:А. Обратите внимание, что для единичной строки или столбца номер или букву нужно набирать дважды, разделяя их двоеточием. В вашей власти задать отдельные сквозные заголовки при печати каждого листа книги — Excel будет помнить все заголовки всех листов. СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы отменить печать сквозных заголовков, вернитесь на вкладку Лист диалогового окна Параметры страницы и удалите введенные в поля значения. Еще проще это сделать, открыв окно Присвоение имени (Define Name). Просто нажмите клавиши Ctrl+F3 и удалите имя, которое содержит слова «Заголовки_для_печати» (Print_Titles).

396 ♦ Глава 11. Печать листов

Печать сетки По умолчанию Excel не печатает сетку, неважно, отображается она на экране или нет. Но если вы хотите видеть сетку на бумажной копии, установите флажок Сетка (Gridlines) на вкладке Лист диалогового окна Параметры страницы.

Печать примечаний Примечания к ячейкам — это комментарии, созданные с помощью команды Примечания (Comment) меню Вставка. Чтобы включить примечания в печатный документ, воспользуйтесь раскрывающимся списком Примечания (Comments). Если остановиться на варианте В конце листа (At End Of Sheet), программа добавит к отчету еще одну страницу, на которой и будут по очереди напечатаны все примечания к документу. При выборе варианта Как на листе (As Displayed On Sheet) примечания будут повторять свое расположение на рабочем листе. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Подробнее о создании примечаний к ячейкам см. раздел «Добавление примечаний» главы 9.

Черновая печать Если ваш принтер поддерживает режим черновой печати, вы можете быстро, но с потерей качества, распечатать документ. Для этого установите флажок Черновая (Draft Quality) на вкладке Лист. Данный режим удобен при печати на матричных или других медленных принтерах, но, если ваш железный друг не имеет соответствующего режима, установка флажка Черновая никак не повлияет на скорость обработки страниц.

Печать в черно-белых тонах Обратите внимание: если при создании рабочих листов вы раскрашивали их цветными заливками и узорами, но для печати пользуетесь черно-белым принтером, то разумнее установить на вкладке Лист флажок Черно-белая (Black And White). В этом случае документ напечатается только черной и белой красками, исходные цвета будут заменены эквивалентными им оттенками серого цвета.

Печать заголовков строк и столбцов Установив на вкладке Лист флажок Заголовки строк и столбцов (Row And Column Headings), вы укажете Excel на необходимость печати номеров строк левее, а букв столбцов выше данных рабочего листа. Такой режим может быть полезен, если вы хотите, чтобы выходной документ отражал структуру рабочего листа.

Последовательность вывода диапазонов рабочих листов При печати большого отчета он разбивается на отдельные секции, размер которых определяется текущими настройками страницы. Если документ слишком велик и не

Настройка разрывов страниц ♦ 397

помещается на одной печатной странице, его печать по умолчанию выполняется в таком порядке: «вниз, затем вправо». Например, если область печати включает в себя 120 строк и 20 столбцов, a Excel в силах поместить на одной печатной странице только 40 строк и 10 столбцов, то на странице 1 будут напечатаны первые 40 строк и первые 10 столбцов, на странице 2 — следующие 40 строк и те же первые 10 столбцов, на странице 3 — последние 40 строк и опять первые 10 столбцов. Затем на страницу 4 попадут первые 40 строк и следующие 10 столбцов и т. д. Если вы предпочитаете иной порядок, установите нижний переключатель на вкладке Лист в положение не Вниз, затем вправо (Down, Then Over) (по умолчанию), а в положение Вправо, затем вниз (Over, Then Down).

Настройка разрывов страниц Для настройки разрывов страниц следует в меню Вид выбрать команду Разметка страниц (Page Break Preview). Чтобы переместить линии разрыва, используйте мышь (рис. 11.7). В режиме разметки страниц вы можете также редактировать рабочий лист. СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------------------------------Нами уже не раз упоминалась надстройка Spreadsheet Assistant. Помимо добавления в интерфейс множества приятных мелочей, она предоставляет меню Assistants (Помощь), а в нем — подменю Print Assistants (Помощь по печати). В число возможностей последнего входит распространение установок печати на другие листы и др. Выберите команду Update Print Footer And Headers (Обновить колонтитулы), чтобы открыть диалоговое окно, показанное ниже. В нем вы можете определить колонтитулы для нескольких листов сразу.

398 ♦ Глава 11. Печать листов

Рис. 11.7. В режиме разметки страниц линии разрыва изображаются штрихами; для изменения местоположения разрывов используйте мышь

Разрывы страниц, которые Excel расставляет по умолчанию, отображаются в виде штриховых линий, также в этом режиме выводятся и номера печатных страниц. Если вас не устраивает расположение какой-либо линии разрыва, просто перетащите ее на новое место. Теперь этот разрыв станет принудительным и будет отображаться сплошной линией. Чтобы выйти из режима разметки страниц и вернуться к обычной работе с листом, выберите в меню Вид команду Обычный (Normal). СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы убрать штриховые линии с экрана, перейдите на вкладку Вид диалогового окна Параметры и сбросьте флажок Авторазбиение на страницы (Page Breaks).

Если вы попытаетесь увеличить печатную страницу до размеров больших, чем это предусмотрено максимальными значениями, установленными в диалоговом окне Параметры страницы, программа применит к ним масштабный коэффициент так, чтобы обозначенная линиями разрыва страница полностью помещалась на печатном листе. При этом на вкладке Страница данного окна в поле со счетчиком Установить (Adjust To) будет выведен примененный масштабный коэффициент.

Предварительный просмотр ♦ 399

Для того чтобы вернуть обратно автоматическое разбиение, перетащите сплошные линии влево за столбец заголовков строк или вверх за строку заголовков столбцов.

Принудительные разрывы страниц Если вас не устраивает автоматическая разбивка страниц, осуществите ее своими силами. Чтобы добавить новую линию разрыва, выделите ячейку непосредственно под строкой или непосредственно правее столбца, где будет проходить линия разрыва, и выберите в меню Вставка команду Разрыв страницы (Page Break). Если ниже и правее выделенной ячейки находятся ячейки, содержащие данные, Excel проводит и вертикальную и горизонтальную линии разрыва. Чтобы удалить разрыв страницы, выделите ячейку ниже горизонтальной линии или правее вертикальной линии и выберите в меню Вставка команду Убрать разрыв страницы (Remove Page Break). СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Если в окне Параметры страницы на вкладке Страница переключатель Масштаб установлен в положение Разместить не более чем на (Fit To), Excel игнорирует принудительные разрывы. Дело в том, что в этом режиме программа масштабирует выделенную для печати область так, чтобы весь лист был напечатан на заданном числе страниц. Чтобы отменить данный режим разбивки на страницы, установите переключатель в положение Установить (Adjust To). Это позволит распечатать лист в соответствии с принудительной разбивкой на страницы. Ну, а если вы все же предпочитаете сами задавать количество страниц для печати и при этом управлять разрывами страниц, попробуйте задать области печати вручную, причем так, чтобы они были несмежными. Тогда Excel станет печатать каждый несмежный диапазон как отдельную страницу. Выделяйте несмежные диапазоны, удерживая клавишу Ctrl. При желании вы можете выделить любое количество диапазонов. Закончив, выберите а меню Файл команду Область печати (Print Area), а затем — Задать (Set Print Area). СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы удалить все разрывы страниц на листе, щелкните на его верхней левой ячейке (в области заголовков); тем самым вы выделите весь рабочий лист. Далее выберите в меню Вставка команду Сброс разрывов страниц (Reset All Page Breaks).

Предварительный просмотр Режим Предварительный просмотр (Print Preview) позволяет увидеть, как будет выглядеть документ на бумаге, перед его отправкой на печать. Excel предусматривает несколько способов включения режима предварительного просмотра: ► выберите в меню Файл команду Предварительный просмотр (Print Preview); ► воспользуйтесь одноименной кнопкой панели инструментов Стандартная; ► щелкните на кнопке Печать (Print) панели инструментов Стандартная при нажатой клавише Shift; ► щелкните на кнопке Просмотр (Preview) в диалоговом окне Печать (Print) или на кнопке Просмотр (Print Preview) в диалоговом окне Параметры страницы (Page Setup).

400 ♦ Глава 11. Печать листов

Если вас не удовлетворяет внешний вид рабочего листа, легко перенастроить параметры страницы, не выходя из режима предварительного просмотра. Для этого нажмите кнопку Страница (Setup) и внесите необходимые изменения в знакомом вам окне Параметры страницы. Чтобы изменить размеры полей или ширину столбцов прямо в режиме предварительного просмотра, нажмите кнопку Поля (Margins), как показано на рис. 11.8. Перетащите с помощью мыши пунктирные линии, чтобы настроить размеры полей; и маркеры ширины столбцов, расположенные вдоль верхнего среза листа, чтобы отрегулировать столбцы по ширине. При перетаскивании в нижнем левом углу экрана выводится название поля или столбца и его текущий размер. Чтобы отключить просмотр полей и границ столбцов, щелкните на кнопке Поля снова.

Рис. 11.8. Чтобы изменить поля и ширину столбцов рабочего листа в режиме предварительного просмотра, перетащите их на новое место с помощью мыши

В режиме предварительного просмотра в вашем распоряжении следующие кнопки диалогового окна: ► Для перемещения между страницами документа используйте кнопки Далее (Next) или Назад (Previous), клавиши Page Up или Page Down или полосу прокрутки. При перетаскивании ползунка Excel отображает номер текущей страницы в нижнем левом углу окна.

Печать ♦ 401

► Щелкните на кнопке Масштаб (Zoom), и страница будет показана в масштабе приблизительно 100%, то есть так, как она выглядит в режиме Обычный (Normal). Чтобы вернуться к показу целых страниц, то есть к стандартному режиму предварительного просмотра, нажмите кнопку Масштаб (Zoom) еще раз. Для увеличения масштаба можно и не пользоваться кнопкой. Щелкнув в любом месте страницы (но не на пунктирных линиях полей), вы укрупните страницу. Повторный щелчок возвращает ее к стандартному представлению. ► Слева от кнопки Закрыть (Close) находится кнопка, которая в зависимости от того, в каком режиме находится окно предварительного просмотра, будет называться либо Обычный (Normal View), либо Разметка страницы (Page Break Preview). Если вы работали в режиме Обычный (Normal), на кнопке будет написано Разметка страниц (Page Break Preview); если же вы открыли окно предпро-смотра, находясь в режиме разметки страниц, то кнопка, наоборот, поменяет название на Обычный (Normal View). Вы можете использовать ее для переключения между этими представлениями. Добившись нужного вида документа, нажмите кнопку Печать (Print), чтобы отправить листы на печать, иначе щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы выйти из режима предварительного просмотра и вернуться к обычному виду документа.

Печать Если щелкнуть на кнопке Печать (Print) панели инструментов Стандартная, вся активная область текущего рабочего листа немедленно будет отправлена на принтер. При необходимости более четко определить, что именно и в каком количестве вы собираетесь печатать, откройте диалоговое окно Печать (Print), выбрав в меню Файл команду Печать (Print). Вы можете отправить на печать не весь документ, а только несколько страниц, задав начальный и конечный номера страниц соответственно в счетчиках С (From) и По (То) раздела Печатать (Print Range) диалогового окна Печать, изображенного на рис. 11.9. Рассмотрим подробнее элементы управления этого окна: ► Чтобы напечатать книгу целиком, а не только текущий лист, установите переключатель Вывести на печать (Print What) в положение Всю книгу (Entire Workbook). ► Для печати только определенных листов выделите их предварительно как группу. Затем установите переключатель в положение Выделенные листы (Active Sheet(s)) и нажмите кнопку ОК. О выделении группы листов говорилось в разделе «Редактирование группы листов» главы 7. ► Чтобы вывести на печать только выделенный фрагмент листа, установите переключатель Вывести на печать в положение Выделенный диапазон (Selection).

402 ♦ Глава 11. Печать листов

Рис. 11.9. Диалоговое окно Печать

► Используйте раздел Копии (Copies), чтобы задать количество копий для печати в счетчике Количество копий (Number Of Copies). Вам должно хватить допустимого диапазона — максимальное количество копий, печатаемых за раз, равно 32 767. ► Если рабочий лист состоит из нескольких печатных страниц и вы собираетесь напечатать несколько копий такого документа, установите флажок Разложить по копиям (Collate), и вам не придется заниматься этим впоследствии. Например, если документ собирается из двух листов, а вы печатаете 5 копий, то в обычном варианте сначала на принтер будут оправлены 5 копий первой страницы, а затем — 5 копий второй страницы. Если же флажок Разложить по копиям установлен, Excel будет печатать документ 5 раз — причем первую и вторую страницу вместе. Этот режим удобен, но печать длится немного дольше. ► Когда установлен флажок Печать в файл (Print To File), Excel не отправляет документ на принтер, а записывает в виде файла на диске. СОВЕТ ------------------------------------------- : ------------------------------------------------------Кнопка Найти принтер (Find Printer) очень полезна, когда вы работаете в локальной сети, используя службу каталогов Windows (версии Windows 2000 или старше). Щелкните на указанной кнопке, чтобы найти все доступные принтеры локальной сети.

В верхнем поле Имя (Name) диалогового окна Печать выводится имя принтера, назначенного по умолчанию. Если вы собираетесь использовать какой-либо другой принтер, щелкните на значке со стрелкой справа от этого поля и выберите в списке доступных принтеров нужный вам.

Печать ♦ 403

Печать в файл Флажок Печать в файл (Print To File) уже давно является анахронизмом — пережитком времени, когда компьютеры были большими. К нему часто прибегали, когда объем памяти принтера не позволял целиком печатать документы и их приходилось разбивать на отдельные части. Теперь флажок Печать в файл можно использовать для сохранения и печати документов с компьютера, на котором не установлено приложение Excel. В рассматриваемом случае данные в том же виде, в котором они отправляются на принтер, поступают в файл на жестком диске компьютера. Таким образом, вы получаете уже не документ Excel, а документ, подготовленный для печати, записанный в кодах принтера. При этом программа сохраняет в файле всю необходимую информацию, касающуюся разрывов страниц, интервалов и используемых шрифтов. К сожалению, конечный результат будет целиком зависеть от типа принтера, шрифтов (надо думать) и сложности самого документа. Рекомендуем, прежде чем отправлять такой файл для чистовой, окончательной печати, сделать его черновую копию. Чтобы успешно справиться с задачей, главная рекомендация — при распечатке такого документа используйте режим MS-DOS. Войдите в режим командной строки и наберите в ответ на приглашение: copy lptl:/b. Это означает, что файл- находится в текущей папке. Впрочем, вы всегда можете дополнительно к имени файла ввести полный путь к нему.

Область печати Если в диалоговом окне Печать нижний переключатель установлен в положение Выделенные листы (Active Sheet(s)), Excel проверит, назначили ли вы каким-либо из этих диапазонов имя Область_печати (Print_Area). Если да, программа будет печатать только диапазон с данным именем. Если имя диапазону не назначено, напечатается активная область всех выделенных листов. Если вам нужно вывести определенную область данного листа несколько раз, вы существенно сэкономите время, задав область печати. Для этого выделите интересующий вас диапазон и выберите в меню Файл команду Область печати (Print Area), а затем — команду Задать (Set Print Area). Другой вариант: воспользуйтесь командой Параметры страницы (Page Setup) того же меню и перейдите на вкладку Лист (Sheet) появившегося диалогового окна, затем задайте диапазон ячеек для печати в поле Выводить на печать диапазон (Print Area). СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Подробнее об именовании диапазонов будет рассказано в разделе «Присвоение имен ячейкам и диапазонам» главы 12.

Предположим, что книга в целом перегружена данными, но на каждом ее листе имеется небольшой диапазон ячеек с итоговыми значениями, которые вы и хотели бы увидеть на бумаге. Вы можете указать уникальный диапазон для каждого листа. Теперь Excel будет

404 ♦ Глава 11. Печать листов

печатать для листов, у которых определена область печати, только этот диапазон ячеек, а для всех остальных — целиком всю активную область. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы не открывать окно Печать, используйте не команду Печать меню Файл, а одноименную кнопку панели инструментов Стандартная. Либо щелкните на кнопке Предварительный просмотр (Print Preview) этой же панели инструментов при нажатой клавише Shift, и Excel сразу приступит к печати, по умолчанию установив невидимый переключатель в положение Выделенные лмсты (Active Sheet(s)).

Параметры драйвера принтера Иногда при работе в Microsoft Excel может возникнуть необходимость установки параметров печати, которые предоставляет только драйвер принтера. Например, вам нужно переключиться с автоматической подачи бумаги на ручную или с одного лотка на другой. Для этого в Главном меню Windows выберите команду Настройка (Settings), а затем команду Принтеры (Printers). Щелкните правой кнопкой мыши на значке нужного принтера и выберите из контекстного меню команду Свойства (Properties). Многие из параметров драйвера можно задать не выходя из программы. Для этого щелкните на кнопке Свойства (Properties) в диалоговом окне Печать, что также приведет к открытию окна драйвера текущего принтера.

ЧАСТЬ V Создание формул и анализ данных Глава 12. Создание формул Глава 13. Использование функций Глава 14. Основные функции Глава 15. Даты и время Глава 16. Финансовый анализ Глава 17. Статистический анализ Глава 18. Анализ «что-если»

Глава 12. Создание формул • Основные сведения о формулах • Использование функций: обзор • Присвоение имен ячейкам и диапазонам • Сообщения об ошибках • Вычисления на листе • Массивы • Связанные книги • Условные выражения

Формулы — душа и сердце рабочего листа, и Microsoft Excel предлагает целый арсенал средств для их создания. Вооружившись всего лишь несколькими математическими операторами и научившись правильно вводить формулы в ячейки, вы легко превратите обычный рабочий лист в мощное средство для проведения различных математических вычислений.

Основные сведения о формулах Все формулы в Excel начинаются со знака равенства. Этот знак предупреждает программу, что все последующие символы образуют формулу. Любые символы, введенные без знака равенства, интерпретируются как обычный текст. Чтобы увидеть, как работают формулы, давайте создадим несколько простейших примеров. Начнем с того, что выделим ячейку, например, А10. Теперь наберем в ней: =10+5 и нажмем клавишу Enter. В ячейке появится значение 15. Если выделить ячейку А10, в строке формул можно увидеть саму формулу, введенную в эту ячейку. Полученное значение является результатом вычислений, а в строке формул показывается сама формула.

Приоритет операторов Операторами (operators) называются символы математических операций, включая знаки сложения (+), вычитания (-), умножения (*) и деления (/). Операторам с большим приоритетом при выполнении вычислений отдается первенство. При этом Excel руководствуется следующими правилами: ► в первую очередь производятся вычисления значений в скобках; ► умножение и деление выполняются прежде сложения и вычитания; ► операторы с равным приоритетом обрабатываются в порядке слева направо. Выделите пустую ячейку и введите в нее =4+12/6. Нажмите Enter, и в ячейке появится вычисленное значение 6. Здесь Excel сначала производит деление двух операндов —12 на 6, а затем к полученному значению прибавляет 4. Если бы порядок вычислений был другой, то и результат был бы совершенно отличный от полученного. Выделите еще одну пустую ячейку и введите в нее формулу =(4+12)/б. Нажмите Enter; в ячейке отобразится значение 2,666667. Этот пример показывает, как скобки влияют на приоритет вычислений в формулах. Еще несколько случаев продемонстрировано в табл. 12.1, где формулы состоят из одних и тех же операндов и операторов, но итог вычислений зависит от расположения скобок. Таблица 12.1. Влияние скобок на результат вычислений Формула

Результат

=3*6+12/4-2 19 =(3*6)+12/(4-2) 24 =3*(6+12)/4-2 11,5 =(3*6+12)/4-2 5,5 =3*(6+12/(4-2)) _____________ 36

408 ♦ Глава 12. Создание формул

Если в выражении количество закрывающих скобок не совпадает с количеством открывающих, программа выведет сообщение об ошибке и предложит свой вариант редакции формулы. При согласии просто нажмите Enter, и Excel закончит формулу за вас. Сразу после ввода закрывающей скобки последняя пара скобок отображается полужирным шрифтом, что помогает при вводе длинных и сложных формул. СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------------------------------Если вы не уверены, в каком порядке будет вычисляться формула, используйте скобки — даже тогда, когда в них нет необходимости. Помимо всего прочего, эти скобки в дальнейшем облегчат интерпретацию и анализ формул.

Использование в формулах ссылок Ссылка (cell reference) является идентификатором ячейки или группы ячеек в книге. Создавая формулу, содержащую ссылки на ячейки, вы связываете ее с местоположением данных в книге. Значение формулы зависит от содержимого ячеек, на которые указывают ссылки. Например, выделите ячейку А1 и введите в нее формулу =10*2. Теперь выделите ячейку А2 и наберите в ней =А1. В обеих ячейках вы увидите число 20. Если вы измените значение в ячейке А1, то и значение в ячейке А2 также изменится. Теперь выделим ячейку A3 и введем в нее формулу =А1+А2. Excel вернет значение 40. В дальнейшем вы убедитесь, насколько полезны ссылки при создании и использовании сложных формул. Ввод ссылок с помощью мыши Вы значительно сэкономите время и избежите множества ошибок, если будете вводить в формулы ссылки на ячейки с помощью мыши, а не набирать их текст на клавиатуре. Например, чтобы ввести в ячейку В10 формулу со ссылками на ячейки А9 и А10, выполните следующие действия: 1. Выделите ячейку В10 и введите знак равенства. 2. Щелкните на ячейке А9 и введите знак плюса. 3. Щелкните на ячейке А10 и нажмите клавишу Enter. Когда вы щелкаете на ячейке, вокруг нее появляется «бегущая» рамка, а в строке формул отображается ссылка на эту ячейку. Закончив ввод формулы, нажмите Enter. Если вы не нажмете Enter и выделите какую-либо другую ячейку, Excel воспримет это как продолжение ввода в формулу еще одной ссылки на ячейку. Вводить значение в активную ячейку допустимо даже когда она не видна на экране. Вы можете легко прокручивать рабочий лист, не меняя активную ячейку, и при создании формул со ссылками щелкать на ячейках, расположенных в любых удаленных частях листа. Какая бы часть листа в данный момент ни отображалась на экране, в строке формул всегда будет показываться содержимое активной ячейки. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Если после прокрутки активная ячейка пропала с экрана, для того чтобы она вновь оказалась в пределах видимости, нажмите клавиши Ctrl+Backspace.

Основные сведения о формулах ♦ 409

Относительные, абсолютные и смешанные ссылки Относительная ссылка (relative reference) указывает на местоположение ячейки относительно активной ячейки, например: «на две строки выше». В предыдущих примерах мы пользовались именно такими ссылками. Абсолютная ссылка (absolute references) указывает фиксированное положение ячейки на листе, например: «ячейка, расположенная на пересечении столбца А и строки 2». Наконец, смешанная ссылка (mixed reference) является сочетанием относительной и абсолютной ссылок, например: «ячейка находится в столбце А и на две строки выше». Абсолютные s и смешанные ссылки особенно полезны при копировании формул из одного места листа в другое. При выполнении копирования и вставки относительные ссылки подстраиваются автоматически, в отличие от абсолютных. К этому мы еще вернемся более подробно в разделе «Поведение ссылок при копировании формул». Относительная ссылка на ячейку А1 записывается следующим образом: =А1. Абсолютная ссылка на эту же ячейку имеет другой вид: =$А$1. Комбинируя абсолютные и относительные ссылки, можно создать следующие два варианта смешанных ссылок: =$А1 и =А$1. Если знак доллара находится перед буквой, координата столбца абсолютная, а строки — относительная. Если же этот символ предшествует числу, координата столбца относительная, а строки — абсолютная. С помощью клавиши F4 можно быстро изменить тип ссылки: 1. Выделите ячейку А1 и введите в нее формулу =В1+В2 (не нажимайте пока клавишу Enter). 2. Нажмите клавишу F4, чтобы относительную ссылку, находящуюся рядом с мерцающим курсором, изменить на абсолютную. Формула примет вид =В1+$В$2. 3. Снова нажмите клавишу F4, и ссылка из абсолютной преобразуется в смешанную следующим образом: =В1+В$2 (относительная координата столбца и абсолютная координата строки). 4. Наконец, еще раз нажав F4, вы обратите эту смешанную ссылку, сделав координату столбца абсолютной, а строки — относительной. Теперь формула будет выглядеть так: =В1+$В2. 5. Если еще раз нажать F4, формула примет исходный вид: =В1+В2. ПРИМЕЧАНИЕ-----------------------------------------------------------------------------------------Вместе с книгой распространяется демонстрационная версия надстройки Spreadsheet Assistant, которая включает в себя ряд полезных инструментов. В том числе меню Assistants (Помощь), а в нем подменю Formulas & Functions (Формулы и функции), команды которого работают с числами, например выполняют преобразование «текстовых чисел» в «числовые числа» и округление значений в выделенных ячейках. Команда Hide Formula Errors (Скрыть ошибочные значения) этого меню открывает диалоговое окно, позволяющее указать диапазон ячеек, в котором все «ошибочные» значения не будут отображаться.

Ссылки на другие листы той же книги При работе с формулами вы вправе использовать ссылки не только на ячейки текущего листа, но и на любые другие ячейки текущей книги. Например, чтобы ввести в ячейку

410 ♦ Глава 12. Создание формул

В10 листа Лист1 ссылку на ячейку А9 листа Лист2, выполните следующие действия: 1. Выделите ячейку В10 на листе Лист1 и введите знак равенства. 2. Активизируйте Лист2, щелкнув на ярлычке этого листа в нижней части окна. 3. Щелкните на ячейке А9 и нажмите клавишу Enter. После этого активным снова станет Лист1. Выделив ячейку В10, вы увидите в строке формул содержимое этой ячейки: =Лист2!А9. Обратите внимание, что часть ссылки, указывающая на другой лист, отделена от основной формулы восклицательным знаком. Стоит также отметить, что при создании ссылок на другие листы по умолчанию в формулу всегда вставляются относительные ссылки. Ссылки на листы других книг Точно так же, как вы ссылаетесь на ячейки листов текущей книги, вы можете ссылаться и на ячейки других книг. Такие ссылки называются внешними (external). Например, чтобы ввести ссылку из книги Книга1 на ячейку книги Книга2, необходимо выполнить следующие действия: 1. Создайте новую книгу — Книга2, нажав кнопку Создать (New) панели инструментов Стандартная (Standard). 2. Выберите в меню Окно (Window) команду Расположить (Arrange) и затем установите переключатель в положение Слева направо (Vertical). 3. Выделите ячейку А1 на листе Лист1 книги Книга1 и введите знак равенства. 4. Активизируйте Книгу2. 5. Щелкните на ярлычке Листа2 в нижней части окна Книги2. 6. Щелкните на ячейке А2. Вид экрана в этот момент показан на рис. 12.1. 7. Нажмите клавишу Enter, чтобы зафиксировать ссылку. Стиль ссылок R1C1 Данный стиль ссылок означает, что Excel ссылается на ячейки по номерам строк и столбцов. Например, ссылку вида R1C1 надо понимать как строка (Row) 1, столбец (Column) 1. То есть запись R1C1 обозначает ссылку на ту же самую ячейку, что и относительная ссылка А1. Хотя обычная нотация используется чаще, в некоторых программах обработки электронных таблиц, таких как Multiplan, стандартом является запись ссылок в виде R1C1. Excel ориентируется на буквенно-цифровую нумерацию столбцов и строк, например А1 и Z100. Для активизации подобного стиля записи ссылок выберите в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options), перейдите на вкладку Общие (General) открывшегося диалогового окна и установите флажок Стиль ссылок R1C1 (R1C1 Reference Style). После этого все ссылки в формулах примут указанный вид. Например, ячейка М10 станет R10C13, а ячейка IV65536 (последняя ячейка листа) превратится в R65536C256.

Основные сведения о формулах ♦ 411

Рис. 12.1. Создание внешней ссылки с помощью мыши

В синтаксисе R1C1 учитывается скорее относительное расположение ячейки, на которую ссылается формула, чем ее фактическое (абсолютное) местоположение на листе. Так, предположим, что вы,хотели бы ввести в ячейку R10C2 (В10) формулу, которая складывает значения в ячейках R1C1 (А1) и R1C2 (В1). Для этого выделите ячейку R10C2, введите знак равенства, выделите ячейку R1C1, введите знак «плюс», затем выделите ячейку R1C2 и нажмите клавишу Enter. В строке формул появится выражение =R[-9]C[-1]+R[-9]C. Отрицательные номера строк и столбцов в квадратных скобках говорят о том, что ячейка, на которую указывает ссылка, находится выше и левее ячейки с формулой. Соответственно положительные значения, наоборот, показывают, что целевая ячейка находится ниже и правее ячейки с формулой. Квадратные скобки обозначают относительные ссылки. Таким образом, данная формула может читаться следующим образом: «Сложить ячейку, расположенную на девять строк выше и один столбец левее ячейки с формулой, с ячейкой, находящейся на девять строк выше в том же столбце». В относительной ссылке номера должны быть заключены в квадратные скобки, в противном случае Excel будет считать, что вы используете абсолютные ссылки. Например, запись =R8C1+R9C1 подразумевает абсолютную адресацию ячеек в строках 8 и 9 столбца 1.

Поведение ссылок при копировании формул Одно из полезнейших свойств формул — это возможность их копировать и вставлять в другие ячейки листа. Но прежде чем воспользоваться ею, необходимо четко представлять себе, как ведут себя ссылки в момент вставки, чтобы получить предсказуемый результат.

412 ♦ Глава 12. Создание формул

Копирование относительных ссылок Когда вы копируете ячейку, содержащую формулу с относительной ссылкой, эта ссылка изменяется автоматически в зависимости от местоположения целевой ячейки для вставки формулы. Посмотрите на рис. 12.2 — мы ввели в ячейку F4 формулу =СРЗНАЧ(В4:Е4), которая усредняет значения в указанном диапазоне и выводит результат в той же ячейке F4.

Рис. 12.2. Ячейка F4 содержит относительную ссылку на диапазон ячеек слева

Теперь нужно закончить вычисление средних значений и для остальных ячеек этого столбца. Вместо того чтобы каждый раз вводить в ячейку столбца F новую формулу, проще просто скопировать ее. Для этого выделите ячейку F4 и выберите в меню Правка (Edit) команду Копировать (Сору). Затем выделите диапазон F5:F8 и в меню Правка воспользуйтесь командой Специальная вставка (Paste Special). Установите переключатель Вставить (Insert) в положение Формулы и форматы чисел (Formulas And Number Formats); это позволит избежать ненужного форматирования выделенных ячеек. Результат операции представлен на рис. 12.3. Теперь в каждой ячейке столбца F содержится формула, вычисляющая среднее значение в соответствующей строке этой таблицы. Например, ячейка F7 содержит формулу =СРЗНАЧ(В7:Е7).

Рис. 12.3. Мы продублировали относительную ссылку из ячейки F4 в ячейки диапазона F5:F8

Копирование абсолютных ссылок Если вы хотите, чтобы при копировании формул ссылка на ячейку не менялась, используйте не относительные, а абсолютные ссылки. Так, на рис. 12.4 слева в ячейку В2 введено значение ставки почасовой оплаты труда, а в ячейке С5 содержится формула

Основные сведения о формулах ♦ 413

с относительной ссылкой: =В2*В5. Предположим, вы хотите скопировать формулу из ячейки С5 в диапазон Сб:С8. На рис. 12.4 справа показано, что произойдет, если вы попытаетесь это сделать: Excel выдаст сообщение об ошибке. Казалось бы, формулы в диапазоне Сб:С8 должны ссылаться на ячейку В2, но на самом деле этого не происходит, и в ячейке С8 можно увидеть совершенно неправильную запись, наподобие =В5*В7.

Рис. 12.4. Формула в ячейке С5 содержит относительную ссылку. Мы скопировали эту формулу в ячейки С6:С8 и получили неверный результат

Дело в том, что ссылка на ячейку В2 в исходной формуле относительная, и при копировании формулы в другие ячейки ссылка также меняется. Чтобы вычисления выполнялись без ошибки, в данном случае нужно использовать не относительную, а абсолютную ссылку на ячейку В2. Чтобы изменить тип ссылки, выделите еще раз ячейку С4, щелкните в строке формул на ссылке на ячейку В2 и нажмите клавишу F4. В результате формула примет вид =$В$2*В5. Теперь при копировании этой формулы в диапазон С6:С8 изменяться будет только относительная ссылка на ячейку В5, а абсолютная ссылка на ячейку В2 останется как есть. Таким образом, в интересующей вас ячейке, например С7 (рис. 12.5), будет получена корректная формула =$В$2*В7.

Рис. 12.5. Прежде чем копировать формулу, преобразуйте относительную ссылку В2 в абсолютную — $В$2

Копирование смешанных ссылок В формулах допускается использовать смешанные ссылки, что позволяет фиксировать только определенную часть ячеек (как вы помните, в смешанных ссылках одна часть ссылки абсолютная, а другая — относительная). При копировании формулы

414 ♦ Глава 12. Создание формул

со смешанной ссылкой Excel жестко привязывает абсолютную часть этой ссылки и изменяет относительную в соответствии с местоположением конечной ячейки. Чтобы создать ссылку смешанного типа, нажмите клавишу F4 столько раз, сколько нужно для выбора требуемого типа смешанной ссылки. Например, от ссылки В2 можно перейти к $В$2, затем — к В$2 и наконец к последнему варианту — $В2. При расчете отчислений по кредиту в таблице, показанной на рис. 12.6, используются два типа ссылок: смешанные и абсолютные. Достаточно ввести только одну формулу в ячейку Сб, а затем просто распространить ее на весь диапазон C6:F10. Мы в эту ячейку занесли формулу =-ПЛТ($В6,$С$3,С$5), вычисляющую ежегодные отчисления по кредиту в сумме $10 000 на период 15 лет при кредитной ставке 6%, и тем самым оценили возможные выплаты при других вариантах интересующих нас процентных удержаний.

Рис. 12.6. В этой таблице используются ссылки смешанного типа

Первая ссылка в формуле ($В6) указывает, что при расчете всегда следует брать значение из столбца В, но ссылка на строку является относительной, поэтому может изменяться. Точно так же, смешанная ссылка С$5 означает, что при расчете всегда используются значения строки 5, но ссылка на столбец не фиксирована. Например, ячейка Е8 после копирования формулы в диапазон C6:F10 будет содержать формулу =ПЛТ($В8,$С$3,Е$5). Если бы не смешанные ссылки, пришлось бы для каждой ячейки этого диапазона вводить формулы по отдельности. РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ -----------------------------------------------------------------------------Если вы используете функцию СУММ (SUM) в нижней строке таблицы, то при добавлении в таблицу новых строк (между исходными значениями и строкой с формулами) новые данные не будут учитываться в расчете. В данном случае вы столкнулись с вековой проблемой, свойственной любым электронным таблицам. Но в Excel есть возможность исправления этого недочета. Ссылка на диапазон в аргументе функции СУММ не изменяется при добавлении строк. Однако, если вы начнете вводить значения в новые добавленные ячейки, ссылка на диапазон автоматически обновится. Единственное условие — все значения нужно вводить за один раз, начиная с ячейки, расположенной непосредственно ниже указанного в формуле диапазона. Если начать ввод с середины группы новых ячеек, ссылка на диапазон в формуле суммирования останется той же. Подробнее о функции СУММ см. раздел «Функция СУММ» главы 14.

Основные сведения о формулах ♦ 415

Редактирование формул Формулы редактируются так же, как и любые текстовые значения. Для удаления ссылки или других символов из формулы выделите в ячейке или в строке формул нужные символы и нажмите клавишу Backspace или Delete. Чтобы заменить одну ссылку другой, выделите заменяемую ссылку и щелкните на ячейке, на которую хотите сослаться в этой формуле; относительные ссылки заменятся автоматически. Вы можете добавлять в формулы дополнительные ссылки. Например, чтобы вставить ссылку на ячейку В1 в формулу =А1+А3, просто установите указатель, скажем, между А1 и знаком плюса и введите +В1 (или введите знак «плюс», а затем щелкните на ячейке В1). В результате формула примет следующий вид: =А1+В1+А3.

О синтаксисе ссылок До сих пор в примерах фигурировали имена, которые Excel присваивает листам и книгам по умолчанию. Но при сохранении книги вы даете ей другое, постоянное имя. Если вы сначала создаете формулы, а потом сохраняете книгу под новым именем, формулы подстраиваются нужным образом. Так, если вы сохраняете книгу Книга2 под именем Продажи.xls, ссылка =[Книга2]Лист2!$А$2 автоматически преобразуется в ссылку =[Продажи.xls]ЛИСТ2!$А$2. А если переименовать Лист2 в Февраль, ссылка примет вид =[Продажи.xls]Февраль!$А$2. Если же книга, на которую указывает ссылка, закрыта, в ссылке появляется полный путь к папке, где хранится эта книга: ='С:\Ехсе1\[Продажи.х15]Февраль'!$А$2. Обратите внимание, что в последнем примере часть ссылки, указывающая на книгу и лист, заключена в апострофы. Excel автоматически обрамляет апострофами путь при закрытии книги. При вводе новой ссылки на закрытую книгу их необходимо добавлять вручную. Чтобы избежать возможных ошибок, проще открыть закрытую книгу и щелкнуть на нужной ячейке, чтобы программа автоматически добавила внешнюю ссылку с соблюдением синтаксиса.

Использование в формулах «числового текста» Под условным понятием «числовой текст» (numeric text) скрываются вводимые в ячейки значения, которые по внешнему виду напоминают числа, но при этом на самом деле являются текстом. С «числовым текстом» можно производить любые математические операции, только если текстовые значения содержат следующие символы: 0 1 2 3 4 5 б 7 8 9 , + - Е е1 Кроме этого, допускается использовать символ / для записи дробей и пять символов форматирования (включая символ пробела): $ % ( ) 1 2

2

В «родной» версии Excel вместо запятой по умолчанию используется точка. — Примеч. перев. В «родной» версии Excel вместо пробела по умолчанию используется запятая. — Примеч. перев.

416 ♦ Глава 12. Создание формул

Числовой текст должен быть заключен в кавычки. Например, если ввести формулу =$1234+$123, Excel выведет сообщение об ошибке в формуле. В этом же сообщении будет предложено для исправления ошибки убрать знаки денежной единицы. Но если ввести в ячейку все ту же формулу в таком виде: ="$1234"+'$123", то программа игнорирует знаки доллара и выведет корректный результат — 1357. При выполнении сложения Excel автоматически преобразует числовой текст в числовые значения.

Текстовые значения Текстовые значения (text values) — это любые вводимые в ячейку значения, не являющиеся ни числами, ни числовым текстом. В большинстве случаев работа с текстом практически не отличается от работы с числами. Скажем, если в ячейке А1 хранится текстовое значение ABCDE, то, набрав в ячейке А10 ссылку =А1, вы увидите в этой ячейке правильный результат — ту же строку символов ABCDE. Для объединения (concatenation) текстовых значений используется оператор & (амперсанд). Возвращаясь к предыдущему примеру, предположим, что в ячейке А2 хранится текст FGHIJ и вы набрали в ячейке A3 формулу =А1&А2. В результате в ячейке A3 появится слитный текст ABCDEFGHD. Чтобы разделить значения пробелом, измените немного вид формулы: =А1&" "&А2. В этой формуле используются два оператора объединения и литерал (текстовая константа) — в данном случае пробел, заключенный в кавычки. С помощью оператора «амперсанд» (&) можно объединять и численные значения. Например, если ячейка A3 содержит числовое значение 123, а в ячейке А4 хранится число 456, то результатом использования формулы =АЗ&А4 будет строка символов 123456. Эта строка выравнивается в ячейке по левому краю, так как она является текстом. (Помните, с числовым текстом допустимо производить любые математические операции, если в нем используются только перечисленные выше числовые символы). Наконец, оператор & можно использовать для объединения текстовых и числовых значений. Так, если ячейка А1 содержит текст ABCDE, а ячейка A3 — число 123, то значением формулы =А1&АЗ будет строка ABCDE123.

Объединения на практике В зависимости от рода вашей деятельности, инструменты для работы с текстом в Excel могут стать для вас важнее всего прочего. Если вы поддерживаете, например, список рассылки, текстовый процессор является для вас программой «номер один». Соответственно, вы должны изучить те возможности Excel, которые являются «текстовым процессором в миниатюре». Предположим, что у вас имеется база данных персоналий, где для хранения имен и фамилий выделены отдельные столбцы. На рисунке ниже показано, как из них можно сгенерировать список полных имен.

Использование функций: обзор ♦ 417

Полные имена, которые сформированы в столбцах D и Е, созданы с помощью формул, из которых одна видна в строке формул. Значения в столбце Е являются объединением через пробел текстовых значений в столбцах А и В, соответствующая формула выглядит так: =В2&" "&А2. Формула для столбца Е (см. строку формул на рисунке) просто вместо символа пробела вставляет между именем и фамилией запятую. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Подробно о средствах работы с текстом рассказывается в разделе «Текстовые функции» главы 14.

Использование функций: обзор Функция (function) — это заранее определенная формула. Многие из функций Excel — не что иное, как краткие варианты часто используемых формул. Например, функция СУММ (SUM) складывает значения в выделенном диапазоне. Сравните запись =А1+А2+А3+А4+А5+А6+А7+А8+А9+А10 с ее аналогом =СУММ(А1:А10). Очевидно, что функция СУММ существенно упрощает ввод и облегчает чтение таких выражений. СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Подробнее о стандартных функциях Excel см. главу 13, «Использование функций»; работа с функцией СУММ подробно описана в главе 14, «Наиболее полезные функции».

Некоторые функции Excel выполняют очень сложные вычисления. Так, с помощью функции ПЛТ (РМТ) можно рассчитать размер периодических выплат, необходимых для погашения ссуды заданного размера при заданной процентной ставке. Каждая функция имеет собственные имя и аргументы (arguments), последние записываются в круглых скобках. В предыдущем примере аргументом функции СУММ являлся диапазон А1:А10. Если вы забыли поставить закрывающую скобку и нажали Enter, программа исправит за вас ошибку и добавит закрывающую скобку в то место формулы, где она должна, по ее мнению, находиться. Но полагаться в таких случаях на табличный процессор не следует, скобка может оказаться совсем не там, где вы ее собирались поставить, и результат вычислений станет непредсказуем. Рекомендуем всегда дополнительно проверять правильность расстановки скобок.

418 ♦ Глава 12. Создание формул

Автосумма Функция СУММ используется чаще других, именно поэтому кнопка Автосумма (AutoSum) выведена на панель инструментов Стандартная. Рассмотрим, как добавлять формулу для суммирования в ячейку, используя кнопку Автосумма: 1. Введите ряд числовых значений в ячейки, как показано на рис. 12.7. 2. Выделите ячейку, расположенную непосредственно ниже выбранного диапазона, и нажмите кнопку Автосумма. Эта команда вставляет формулу в выделенную ячейку и предлагает диапазон суммирования. (Если данная кнопка отсутствует на панели инструментов, щелкните на значке со стрелкой в правом конце панели, чтобы показать перечень скрытых кнопок. Щелкните на нужной и она появится на панели.) 3. Если предлагаемый диапазон не устраивает вас, то, прежде чем нажать клавишу Enter, выделите мышью нужный вам.

Рис. 12.7. Для суммирования чисел в столбцах или строках выделите ячейку ниже или правее ячеек с числами и нажмите кнопку Автосумма СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы быстро узнать результат суммирования значений в выделенном диапазоне, посмотрите на строку состояния. В ней выводится итоговое значение. Щелкните на этой области строки состояния правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите другую групповую функцию для выделенного диапазона (например, среднее, максимальное или минимальное значение). Подробнее см. раздел «Вывод результатов в строке состояния» главы 2.

Еще одно удобство при работе с кнопкой Автосумма — меню, которое появляется на экране, если щелкнуть на стрелке рядом с этой кнопкой, как показано на рис. 12.7 справа. Используя команды данного меню, наравне с функцией СУММ, вы можете ввести в ячейку любую из других предложенных функций: Среднее (Average), Число (Count), Максимум (Мах) или Минимум (Min). Кроме того, если выбрать команду Другие функции (More Functions), на экране появится окно Мастера функций, открывающее доступ к любой доступной в Excel функции. Кнопка Автосумма позволяет одновременно вставлять групповую функцию в диапазон. Например, если в таблице на рис. 12.5 выделить ячейки В9:С9 и щелкнуть на кнопке Автосумма (AutoSum), программа заполнит суммарными значениями обе выделенные

Использование функций: обзор ♦ 419

ячейки. Подробнее о функции СУММ рассказывается в разделе «Функция СУММ» главы 14.

Вставка функций Кнопка Вставка функции (Insert Function) в строке формул предоставляет простой и удобной доступ к встроенным функциям Excel. (Той же цели служит команда Функция (Function) меню Вставка.) После щелчка на этой кнопке на экране появляется диалоговое окно Мастера функций, показанное на рис. 12.8. Подробнее о работе с Мастером функций см. раздел «Добавление функций на рабочий лист» главы 13.

Рис. 12.8. Диалоговое окно Мастера функций

Создание «трехмерных» формул Мы познакомились с тем, как оперировать ссылками на ячейки текущего листа, других листов или других книг. Но вы также можете создавать ссылки на ячейки диапазонов различных листов в одной книге. Такие ссылки называются «объемными» (3-D), или «трехмерными» (three-dimensional). Предположим, в вашей книге есть 12 листов, по одному для каждого месяца, и один лист (Лист1) для подведения итогов за год. Если все листы с месячными отчетами имеют одну и ту же структуру, то для суммирования данных по месяцам допустимо применить формулу с трехмерной ссылкой. Так, формула =СУММ(Лист2:Лист13!В5) складывает все значения, содержащиеся в ячейках В5 на всех листах книги, от Листа2 до Листа13. Чтобы создать такую формулу, выполните следующие действия: 1. В ячейку В5 листа Лист1 введите =СУММ(. 2. Щелкните на ярлычке Лист2 и выделите ячейку В5. 3. Покажите на экране ярлычки нужных листов. Используйте для этого кнопки прокрутки, расположенные слева от них.

420 ♦ Глава 12. Создание формул

4. При нажатой клавише Shift щелкните на ярлычке Лист13. Обратите внимание, что его соседи в диапазоне с Лист2 по Лист13 оказались выделенными белым цветом, указывающим, что все эти листы будут включены в трехмерную ссылку. 5. Выделите ячейку В5. 6. Поставьте закрывающую скобку и нажмите клавишу Enter. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Подробно о групповом редактировании говорится в разделе «Редактирование группы листов» главы 7.

7. При работе с трехмерными ссылками можно использовать следующие статистические функции: СУММ (SUM), МИН (MIN), ДИСП (VAR), СЧЕТЗ (C0UNTA), ПРОИЗВЕД (PRODUCT), ДИСПР (VARP), СРЗНАЧ (AVERAGE), СТАНДОТКЛОН (ST0EV), СЧЕТ (COUNT), МАКС (МАХ) и СТАНДОТКЛОНП (STDEVP).

Форматирование в строке формул С целью улучшения восприятия и упрощения работы с формулой вы вправе включать в нее пробельные символы и разрывы строки. Это никак не повлияет на результат вычислений. Чтобы добавить в формулу разрыв строки, нажмите клавиши Alt+Enter. На рис. 12.9 приведен пример такой формулы.

Рис. 12.9. Для облегчения восприятия формулы добавьте в нее пробелы и разрывы строки

Обозначения диапазонов в формулах Вместо ссылок на ячейки вы можете при создании формул ссылаться на обозначения диапазонов в строках или столбцах таблицы. Обозначения диапазонов (labels), или, иначе, заголовки, помещаются в примыкающей ячейке над диапазоном столбца и в ячейке левее диапазона строки. Соответствующие формулы называются естественно-языковыми, это довольно точное толкование заложенного в данный механизм смысла, поскольку вы вкладываете в названия диапазонов требуемую семантику и привлекаете дружественные термины. На рис. 12.10 представлен пример применения подобного рода ссылок в таблице с данными о продажах. СМОТРИ ТАКЖЕ --------------------------------------------------------------------------------------Диапазонам можно давать явные, фиксированные имена, отличные от их обозначенийзаголовков. Об это рассказывает раздел «Присвоение имен ячейкам и диапазонам».

Использование функций: обзор ♦ 421 СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------По умолчанию режим «пересечения языкового барьера» всегда активен. Если вы не хотите, чтобы он был задействован, откройте диалоговое окно Параметры (Options), перейдите на вкладку Вычисления (Calculation) и сбросьте флажок Допускать названия диапазонов (Accept Labels In Formulas). Этот параметр не имеет глобального действия, но запоминается для каждой отдельной книги.

Рис. 12.10. В формулах для ссылки на ячейки и диапазоны можно использовать обозначения диапазонов

При обычной записи формула в строках 9 и 10 выглядела бы как =СУММ(В4:В7). Если же ссылки на ячейки подменить обычными словами, эту же формулу можно переписать в виде =СУММ(Кв 1) (см. рис. 12.10). В таком варианте Excel просматривает все заголовки строк и столбцов таблицы, и если обнаруживает нужный, обращается затем для вычисления формулы к довольно сложному набору правил. Не будем на нем детально останавливаться, заметим лишь следующее: ► Когда формула содержит обозначение диапазона столбца (или строки) и находится непосредственно в ячейке, принадлежащей этому столбцу или строке, Excel резонно полагает, что вы хотите привлечь к участию в расчетах весь диапазон «подчиненных» ячеек (расположенных ниже заголовка столбца или справа от заголовка строки). ► Если же в формуле есть ссылка на обозначенный диапазон другого столбца или строки, программа считает, что при расчете вы намереваетесь использовать только одну ячейку, находящуюся на пересечении указанного заголовком столбца (или строки) и строки (или столбца), где расположена формула. Если программа не в состоянии точно разобраться в ваших намерениях, на экран выводится диалоговое окно Поиск ячейки (Identify Label), как показано на рис. 12.11. В синтаксисе естественно-языковых формул отдельную ячейку листа можно определить как пересечение столбца и строки с заданными именами заголовков. Например, формула =Регион 2 Кв 2 определяет ячейку С5, поскольку она находится в узле, образуемом столбцом Кв 2 и строкой Регион 2. Обратите внимание, вы должны между обозначениями диапазонов поставить пробел.

422 ♦ Глава 12. Создание формул

Рис. 12.11. Диалоговое окно Поиск ячейки

Формулы такого рода разрешено точно так же копировать и вставлять в другие ячейки листа, при этом Excel автоматически настраивает эти формулы в соответствии с местоположением целевой ячейки, как в таблице на рис. 12.11, где формула из ячейки В9 была тиражирована в диапазон С9:Е9. Все формулы данного диапазона изменяются таким образом, чтобы в них использовались обозначения соответствующих диапазонов. Так, формула из ячейки В9 после копирования в ячейку Е9 приняла вид =СУММ(Кв 4). ПРИМЕЧАНИЕ----------------------------------------------------------------------------------------При копировании естественно-языковых формул в совершенно неподходящее для них место Excel всегда выводит предупреждение. Например, при попытке копировать формулу из ячейки Н9 в ячейку J9 в ней появится текст ИМЯ? (NAME?), поскольку столбец J не имеет заголовка.

Если вы измените обозначения диапазонов, Excel автоматически обновит и ссылки соответствующих формул. Например, если вместо текста Всего в ячейке G3 (см. рис. 12.11) ввести За год, формула в ячейке G9 будет выглядеть как =СУММ(За год). СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------Вы можете использовать в формулах ссылки на обозначения диапазонов только активного листа, но вы не вправе обращаться к другим листам или книгам. Если же применять в формулах не обозначения, а имена диапазонов, то становятся доступными ссылки на имена этих диапазонов, даже если последние находятся на других листах или в других книгах.

Естественно-языковая форма записи существенно облегчает чтение и понимание формул, но, как и любая сложная система, порождает другие проблемы: ► Очень просто получить сообщение о том, что имя недействительно. ► Результат вычислений может оказаться неопределенным (ошибка #ПУСТ0! (#NULL!)). ► При редактировании формулы ее часть может трактоваться как название функции, например для формулы =Col Row вероятна следующая интерпретация: =Col ROW().

Использование функций: обзор ♦ 423

Причин тому может быть несколько: > Формула содержит подпрограмму VBA, имя которой совпадает с обозна чением диапазона. > Формула включает в себя ссылку на другую книгу, в свою очередь, содержащую подпрограмму VBA, имя которой и обозначение одинаковы. > В данной рабочей книге уже присутствует идентичное имя (вопросы именования ячеек и их диапазонов рассматриваются ниже в разделе «Присвоение имен ячейкам и диапазонам»). > Диапазон назван так же, как и встроенная функция Excel. Чтобы избежать подобных казусов, всегда заключайте обозначения в апострофы. Соответственно, формулу =Кв 1 Регион 1 лучше записать в виде ='Кв 1’ ‘Регион 1'.

Замечания о пересечениях диапазонов Если в ячейку I4 листа, изображенного на рис. 12.11, ввести формулу =Кв 1*4, Excel будет считать, что нас интересует только одно значение Кв 1 из диапазона В4:В7 — именно то, которое находится в той же строке, что и формула (в данном случае в ячейке В4). Это называется неявным пересечением (implicit intersection). Если скопировать формулу =Кв 1*4 в диапазон I5:I7, каждая ячейка этого диапазона станет содержать одну и ту же формулу, с той разницей, что в ячейке I5 она будет фактически ссылаться на В5, в I6 — на В6 и т. д. Явное пересечение (explicit intersection) указывает на конкретную ячейку и задается с помощью оператора пересечения (intersection operator) — символа пробела. Если в любом месте листа ввести формулу =Кв 1 Регион 1*4, программа воспримет это так, как будто мы собираемся в данной ячейке использовать значение, лежащее на пересечении диапазона Кв 1 и диапазона Регион 1, то есть значение из ячейки В4.

Автоматическая подстановка обозначений диапазонов Excel умеет автоматически заменять ссылки на ячейки обозначениями диапазонов таблицы. Для этого их необходимо зарегистрировать: 1. Выберите в меню Вставка команду Имя (Name), а затем — Заголовки диапазонов (Label). На экране появится диалоговое окно Заголовки диапазонов (Label Ranges), показанное на рис. 12.12. 2. Щелкните в поле Добавить диапазон (Add Label Range) и выделите с помощью мыши нужный диапазон. 3. Установите переключатель в одно из положений: Названия строк (Row Labels) или Названия столбцов (Column Labels). 4. Нажмите кнопку Добавить (Add), чтобы включить выделенный диапазон в список Имеющиеся диапазоны (Existing Label Ranges).

424 ♦ Глава 12. Создание формул

После того как обозначения диапазонов определены, любые ссылки на принадлежащие им ячейки автоматически заменяются ссылками на дружественные названия диапазонов.

Рис. 12.12. Диалоговое окно Заголовки диапазонов

Впоследствии ссылки в уже существующих формулах не претерпят никаких изменений, но при вводе любых новых формул Excel автоматически будет замещать в них ссылки на ячейки на соответствующий текст. Так, если в примере на рис. 12.12 щелкнуть на ячейке I5, затем ввести знак равенства и щелкнуть на ячейке С5, то в обычном случае Excel вывел бы в этой ячейке ссылку на С4, но теперь в ней появится значение Кв 2 Регион 2. РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ -------------------------------------------------------------------------------Всегда оставляйте пустую строку снизу и пустой столбец справа от таблицы, содержащей формулы, в которых используются обозначения диапазонов. В противном случае результаты могут быть непрогнозируемыми, особенно если таблица имеет несколько уровней итоговых формул, как пример на рис. 12.10. Здесь, без пустой строки, отделяющей строки Всего и Среднее от остальных данных в таблице, в строке Среднее были бы подсчитаны неправильные результаты, поскольку значения в строке Всего рассматривались бы как данные за дополнительный мифический квартал. Чтобы избежать таких вторжений в пространство-время, используйте в формулах вместо обозначений ссылки на имена диапазонов.

Присвоение имен ячейкам и диапазонам Ячейкам и диапазонам ячеек можно присваивать имена и затем использовать эти имена в формулах. Работать с именами удобнее и проще, поскольку отпадает необходимость каждый раз вводить в формулу загадочную тайнопись из букв и цифр наподобие !A1:AJ51, кроме того, в отличие от обозначений, по ссылкам доступны ячейки таблицы в любом месте любой книги.

Присвоение имен ячейкам и диапазонам ♦ 425

Имена, определенные на текущем листе книги, не теряют область видимости и на других ее листах. Например, присвоенное имя диапазону ячеек на Листе6, в той же мере применимо в формулах, расположенных на Листе1, Листе2 и т. д. Но вы также можете назначать имена на уровне листа; в этом случае они будут доступны только на том листе, на котором они определены. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Об именах на уровне листа см. далее раздел «Имена на уровне листа в сравнении с именами на уровне книги». СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------В простой таблице совсем не обязательно явно именовать ячейки, используйте в формулах обозначения диапазонов строк или столбцов.

Использование имен в формулах Результат применения имени ячейки или диапазона в формуле будет тем же самым, что и при вводе ссылки на ячейку или диапазон. Предположим, что в ячейке A3 содержится формула =А1+А2. Если ячейке А1 присвоить имя Вася, а ячейке А2 — имя Маша, то формула =Вася+Маша возвратит то же значение, что и формула =А1+А2. Для того чтобы присвоить имя ячейке, выполните следующие действия: 1. Выделите ячейку. 2. Щелкните в поле Имя (Name) в строке формул, как показано на рис. 12.13. 3. Введите имя для ячейки и нажмите клавишу Enter.

Рис. 12.13. Самый простой и быстрый способ назначить имя ячейке или диапазону — это ввести его в строке формул, в поле Имя

При работе с именованными ячейками следует знать некоторые особенности поведения Excel: ► В поле Имя обычно отображается адрес выделенной ячейки (диапазона). Но если ей уже присвоено какое-либо имя, выводится именно оно, а не ссылка на ячейку. ► Если имя определено для диапазона ячеек, оно не появится в поле Имя, пока не будет полностью выделен весь диапазон. ► При щелчке на поле Имя и выборе имени из списка соответствующая именованная ячейка или диапазон автоматически выделяются.

426 ♦ Глава 12. Создание формул

► Если вы вводите имя, которое уже есть в списке имен, Excel не станет дублировать его в списке, а просто выделит связанную с ним ячейку или диапазон. В определение имени обязательно включается имя листа и абсолютные ссылки на ячейки. Например, если присвоить ячейке С5 листа Лист1 имя Вася, фактически определение этого имени будет все равно выглядеть как Лист1!$С$5. СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Подробнее об абсолютных ссылках см. ранее раздел «Относительные, абсолютные и смешанные ссылки».

Определение имен и правила именования Вместо того чтобы придумывать разнообразные имена ячейкам и диапазонам, проще использовать уже существующие обозначения. Выберите в меню Вставка команду Имя (Name), а затем — Присвоить (Define), выделите нужную ячейку или диапазон, и Excel автоматически предложит вам свой вариант, в соответствии с названиями заголовков таблицы, как показано на рис. 12.14. Вы вправе как согласиться с предложением, так и отказаться от него и назначить любое другое имя.

Рис. 12.14. Диалоговое окно Присвоение имени

При назначении имен ячейкам и диапазонам не забывайте про следующее: ► имя должно начинаться с буквы, обратной косой черты (\) или символа подчеркивания (_); ► в именах нет ограничений на числовые символы; ► пробелы в именах недопустимы; ► Excel автоматически заменяет все пробелы в обозначениях диапазонов символами подчеркивания; ► никакие другие знаки, кроме обратного слэша (косой черты) и подчеркивания, использовать нельзя; ► остерегайтесь имен, которые могут трактоваться как ссылки на ячейки, например АВ$5 или R1C7; ► в качестве имен могут выступать любые буквы, кроме R и С.

Присвоение имен ячейкам и диапазонам ♦ 427

► Длина имени ограничена 255 символами. Но если оно будет больше, чем 253 символа, вы не сумеете выделить его в поле Имя. Обратите внимание, программа не различает в именах регистр букв, поэтому избегайте перекрытия имен вида Налог и НАЛОГ. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы быстро вывести на экран окно Присвоение имени, нажмите клавиши Ctrl+F3.

Если вас устраивает предложенное имя, нажмите Enter. В следующий раз, когда вы откроете окно Присвоение имени, это имя уже появится в списке Имя (Names In Workbook), в котором отображаются все назначенные имена текущей книги. Имя можно определить без предварительного выделения ячейки или диапазона. Для того чтобы, например, ячейка D20 «отзывалась на имя» Коля, наберите его в списке Имя (Name) диалогового окна Присвоение имени, а в поле Формула (Refers To) укажите ссылку на эту ячейку — =D20. Щелкните на кнопке Добавить (Add), и Колино имя попадет в общую копилку. Диалоговое окно все еще остается открытым, а в поле Формула появляется ссылка =Лист!D20. Excel добавляет ссылку на лист, но обратите внимание, что ссылка на ячейку остается относительной, такой, какой вы ее ввели. Если перед ссылкой не поставить знак равенства, программа воспримет это определение как текст. Так, если вместо =D20 ввести просто D20, в поле Формула в качестве определения имени Коля будет отображаться текстовая константа ="D20". Вы вправе выделять ячейки рабочего листа и при открытом окне Присвоение имени. Поэтому, вместо того чтобы вводить в поле Формула ссылку на диапазон вручную, легче просто щелкнуть на этом поле, а затем обвести нужный диапазон ячеек. Если вы назначаете имена нескольким диапазонам, не забывайте после ввода каждого нового имени нажимать кнопку Добавить. (При нажатии OK Excel закроет диалоговое окно).

Редактирование имен Чтобы изменить содержимое поля Формула, в диалоговом окне Присвоение имени следует выбрать в списке нужное имя ячейки или диапазона, а затем отредактировать ссылку в поле Формула. Вы можете ввести в это поле новую ссылку или выделить новый диапазон; таким образом, вы создадите дополнительное имя, не закрывая диалогового окна. Чтобы удалить имя из списка, выделите его и нажмите кнопку Удалить (Delete). Имейте в виду, что в дальнейшем любая формула на листе, которая ссылается на это имя, будет возвращать значение #ИМЯ?, свидетельствующее об ошибке.

Имена на уровне листа в сравнении с именами на уровне книги Имена в Excel обычно определяются на уровне книги. То есть имя, присвоенное ячейке или диапазону одного листа, доступно для использования в формулах на любом листе текущей книги. Но имена можно задавать и на уровне листа, и они будут видимы только

428 ♦ Глава 12. Создание формул

в пределах этого листа. Чтобы задать имя подобным образом, предварите его названием листа с восклицательным знаком. Например, чтобы присвоить какому-либо диапазону листа Лист1 имя Вася, имеющее силу только на текущем листе, выделите ячейку или диапазон, далее выберите в меню Вставка команду Имя, а затем — Присвоить. Введите текст Лист1!Вася в поле Имя диалогового окна Присвоение имени. При работе с именами, определенными для листа или для всей книги, обратите внимание на следующее: ► имена на уровне листов не отображаются в списке Имя и в окне Присвоение имени для всех остальных листов текущей книги; ► при выделении именованной на уровне листа ячейки или диапазона соответствующее имя (в нашем примере Вася) появится в поле имени в строке формул, но часть его с названием листа при этом (Лист1) будет скрыта. Чтобы, например, использовать слово Лист в качестве части текста имени, с этой точки зрения разумно иметь характерные имена листов; ► чтобы отредактировать имя на уровне листа, активизируйте лист, на котором это имя определено, и измените его, открыв окно Присвоение имени; ► когда лист содержит имя на уровне листа, совпадающее с именем на уровне книги, первое имеет более высокий приоритет; ► соответственно, Excel не позволяет создать имя уровня книги на листе, на котором идентичное имя определено уже на уровне листа; ► все вышесказанное не ограничивает обращение к имени уровня листа в формулах на других листах при том условии, что вы укажете полную ссылку на это имя. Например, в любую ячейку листа ЛистЗ вы вправе ввести формулу =Лист1!Вася.

Полуавтоматическое создание имен Если в меню Вставка выбрать команду Имя, а затем — Создать (Create), программа предложит опереться на текстовые значения в соседних ячейках или диапазонах. Свой выбор вам предстоит сделать в диалоговом окне Создать имена (Create Names), представленном на рис. 12.15.

Рис. 12.15. Окно Создать имена позволяет присвоить имена сразу нескольким ячейкам или диапазонам на основании обозначений диапазонов

Присвоение имен ячейкам и диапазонам ♦ 429

Например, слева на рисунке выделен диапазон АЗ:Е7, а в диалоговом окне Создать имена установлены флажки В строке выше (Top Row) и В столбце слева (Left Column). Таким образом сразу создается два набора имен: по обозначениям Кв и Регион. Заметьте, что для работы с этим окном вам требуется предварительное выделение заголовков диапазонов. Если щелкнуть на стрелке справа от поля имени в строке формул, то в раскрывшемся списке можно увидеть все захваченные выделением имена (например, имя Регион_1 определяет диапазон $В$4:$Е$4), как показано на рис. 12.15, справа.

Именованные константы и формулы В Excel предусмотрена возможность присвоения имен константам и формулам, даже если эти константы и формулы не отображаются в ячейках рабочего листа. В качестве имен могут выступать абсолютные и относительные ссылки, числа, текст, формулы и функции. Так, если в своих расчетах вы часто используете значение 25% для расчета торговой наценки, то и назовите его Наценкой. Чтобы это сделать, откройте диалоговое окно Присвоение имени и в поле Имя введите слово Нацепка, а в поле Формула наберите 25% или просто 0.25. Теперь ваши формулы станут легче читаться, как, например, такая: =Цена+(Цена*Наценка). Нетрудно понять, что в конечную стоимость товара вы заложили 25%-ную добавку за посреднические услуги. Обратите внимание, что именованные константы и формулы не отображаются в поле Имя в строке формул, но выводятся в диалоговом окне Присвоение имени. В качестве имени в поле Формула можно ввести и формулу. Допустим, имя Цена поставлено в соответствие .формуле =Лист1!А1*190%. Тогда, если выделена ячейка В1, вы вправе набрать запрос =Цена в этой ячейке, а программа выполнит необходимые вычисления. Поскольку здесь используется относительных ссылка, результат выводится по значению в ячейке или диапазоне, расположенных непосредственно слева от ячейки с формулой. Excel автоматически обновляет и именованную формулу, когда значения в ячейках изменяются. Относительные ссылки в именованных формулах При создании именованной формулы, содержащей относительные ссылки, такой как Лист1!В22+1.2%, программа интерпретирует ссылку на ячейку в поле Формула относительно позиции активной ячейки. Позднее, если вы используете это имя в формуле, ссылка будет рассматриваться относительно ячейки, в которой находится сама формула. Таким образом, если ячейка В21 являлась активной, когда вы определяли имя Наценка как =Лист1!В22+1.2%, это имя всегда будет ссылаться на ячейку, расположенную одной строкой ниже ячейки с формулой.

«Трехмерные» имена Excel позволяет определять имена с участием ранее уже рассмотренных нами (в разделе «Создание „трехмерных" формул») «трехмерных» ссылок. Чтобы создать такое имя, выполните следующие действия: 1. Выделите ячейку В5 на Листе 1. 2. Выберите в меню Вставка команду Имя, а затем — Присвоить.

430 ♦ Глава 12. Создание формул

3. Введите значение Сквозное_имя в поле Имя и значение =Лист2:Лист13!В5 в поле Формула. 4. Нажмите клавишу Enter. Теперь присвоенное ссылке имя готово к применению в формуле, которая содержит любую из перечисленных в упомянутом выше разделе функций. Например, формула =МАКС(Сквозное_имя) возвращает наибольшее значение из диапазона с именем Сквозное_имя. Так как в определении имени мы оперировали относительными ссылками, при выделении на листе других ячеек меняется и определение диапазона Сквозное_имя. Соответственно, если выделить ячейку СЗ, в поле Формула окна Присвоение имени вы увидите значение =Лист2:Лист13!СЗ.

Вставка имен в формулы После того как на рабочем листе определено одно или несколько имен, вы можете вставлять эти имена в формулы из диалогового окна Вставка имени (Paste Name), изображенного на рис. 12.16.

Рис. 12.16. Диалоговое окно Вставка имени

К примеру, чтобы добавить имя Регион_1 в формулу, нужно выполнить следующие действия: 1. Начните ввод со знака равенства, затем введите операторы, функции или константы создаваемой формулы. 2. Установите точку ввода в том месте формулы, куда вы собираетесь вставить имя, и выберите в меню Вставка команду Имя, а затем Вставить (или нажмите клавишу F3). 3. В списке имен выберите Регион_1 и нажмите кнопку ОК. 4. Введите в формулу все остальные операнды и операторы и нажмите Enter. Хотя наш пример это и не демонстрирует, а процедура вставка имен не кажется столь необходимой, вы почувствуете разницу, когда столкнетесь с очень длинными именами или трудно воспроизводимыми «иероглифическими наборами» символов.

Создание списка имен Большой проект — это, как правило, и большое множество имен, разбросанных по всей таблице. Чтобы иметь их перед глазами одновременно, вставьте в рабочий лист весь

Присвоение имен ячейкам и диапазонам ♦ 431

список используемых имен. Сложности здесь нет — просто нажмите кнопку Все имена (Paste List) в диалоговом окне Вставка имени. Список заполнит собой некоторый диапазон в направлении вниз, начиная с активной ячейки, как показано на рис. 12.17.

Рис. 12.17. Используйте кнопку Все имена диалогового окна Вставка имени для контроля своих действий ЗАМЕЧАНИЕ ------------------------------------------------------------------------------------------Если вы непреднамеренно перекрыли в результате данной операции содержимое других ячеек, отмените команду вставки, нажав клавиши Ctrl+Z.

Замещение ссылок именами Чтобы заменить ссылки в формуле на соответствующие имена, выберите в меню Вставка команду Имя, а затем — Применить (Apply). Если перед выполнением команды Применить была выделена только одна ячейка, программа заместит все найденные на листе имена, а при выделении диапазона ячеек команда будет применена только к выделенным ячейкам. На рис. 12.18 изображено диалоговое окно Применение имен (Apply Names), в котором содержится список всех именованных ячеек и диапазонов. По умолчанию список выделен целиком; если вы не хотите производить глобальную замену, просто щелкните на нужном имени, чтобы снять с него выделение, или щелкните еще раз, чтобы вновь включить его в общий список. При применении имен к формулам Excel обычно опускает имя столбца или строки, если они являются излишними, то есть когда ячейка с формулой находится в этом же столбце или строке. Например, такую картину мы наблюдаем на рис. 12.18. Ячейка J14 выделена, и в строке формул можно прочитать формулу, содержащуюся в этой ячейке, =Регион_2 Кв_3. До применения имен в ячейке хранилась формула =D5. Так как ячейка J14 не принадлежит ни к одному из определенных диапазонов, в новую формулу включены имена и строки и столбца. Теперь поместим ту же формулу =D5 в ячейку D14. Поскольку здесь обе ячейки, с формулой и влияющая, находятся в одном столбце, для определения формулы достаточно только имени строки (так называемое неявное пересечение). В результате формула для ячейки D14 будет выглядеть как =Регион_2.

432 ♦ Глава 12. Создание формул

Рис. 12.18. Диалоговое окно Применение имен

Если вы предпочитаете видеть в формулах и имена столбцов и имена строк, даже когда в этом нет необходимости, снимите флажки Опускать имя столбца, если тот же столбец (Omit Column Name If Same Column Option) и Опускать имя строки, если та же строка (Omit Row Name If Same Row). СМОТРИ ТАКЖЕ-------------------------------------------------------------------------------------Подробнее о неявном пересечении см. ранее раздел «Замечания о пересечениях диапазонов».

Переключатель Порядок имен (Name Order) предназначен для задания последовательности отображения имен строки и столбца. Например, при установке переключателя в положение Столбец, строка (Column Row) формула в ячейке J14 на рис. 12.18 читалась бы как =Кв_3 Регион_2. Если установлен флажок Игнорировать тип ссылки (Ignore Relative/Absolute), при замене ссылок именами тип ссылок не учитывается. В принципе лучше, чтобы этот флажок всегда был активен. Большинство определений имен содержат абсолютные ссылки (именно они используются по умолчанию при создании имен). В то же время большинство формул включают в себя относительные ссылки (данный тип ссылок применяется неявно при вставке в строку формул ссылок на ячейку или диапазон). Сбросьте этот флажок, если хотите подставить вместо абсолютных, относительных и смешанных ссылок только те имена, в определении которых задействуется соответствующий тип ссылок. Флажок Использовать имена строк и столбцов (Use Row And Column Names) следует установить, когда вы собираетесь применять имена в формулах, в которых присутствует оператор пересечения, как в рассмотренном ранее примере. Если вы назначили имена отдельным ячейкам листа, данный флажок можно сбросить, тогда в формулах

Сообщения об ошибках ♦ 433

будут использоваться не имена строк и столбцов, а заданные имена диапазонов.

Переход к заданному диапазону Если в меню Правка выбрать команду Перейти (Go To) или нажать клавишу F5, на экране появится диалоговое окно Переход (Go To), изображенное на рис. 12.19. Чтобы перейти к одному из этих диапазонов, просто выделите в списке нужное имя и нажмите кнопку ОК. Обратите внимание, что в окне не отображаются именованные константы и формулы.

Рис. 12.19. Диалоговое окно Переход СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------• Программа запоминает четыре последние точки перехода. Самое недавнее место отображается в поле Ссылка (Reference) при открытии этого диалогового окна. Для быстрого перемещения между текущей позицией и последним местом посещения используйте клавиши F5 и Enter.

Сообщения об ошибках Значение, свидетельствующее об ошибке (error value), — это результат обработки формулы, которую Excel не в силах вычислить корректно. Все семь стандартных сообщений об ошибках в формулах представлены в табл. 12.2. Таблица 12.2. Ошибки при обработке формул Ошибка Описание #ДЕЛ/0! (#DIV/0!) Попытка деления на нуль. Ошибка обычно связана с тем, что вы создали формулу, в которой делитель ссылается на пустую ячейку #ИМЯ? (#NAME?) В формуле используется имя, отсутствующее вхписке имен диалогового окна Присвоение имени. Возможно, вы ошиблись при вводе или указали имя, которое было удалено. Также это сообщение выводится, если строка символов не заключена в кавычки

продолжение ®

434 ♦ Глава 12. Создание формул Таблица 12.2 (продолжение) Ошибка #ЗНАЧ! (#VALUE!)

Описание Введена математическая формула, ссылающаяся на текстовое значение

#ССЫЛКА! (#REF!) Отсутствует диапазон ячеек, на который ссылается формула (возможно, вы его удалили) #Н/Д (#N/A)

Нет данных для вычислений. При построении модели таблицы можно ввести значение #Н/Д в ячейки и тем самым зарезервировать их на будущее. Любая формула, которая ссылается на ячейки, содержащие значение #Н/Д, его и возвращает

#ЧИСЛО! (#NUM!)

Задан неправильный-аргумент функции. Также сообщение #ЧИСЛО! может свидетельствовать о том, что значение формулы слишком велико или чересчур мало и не может быть выведено на листе

#ПУСТО! (#NULL!) В формуле указано пересечение диапазонов, но эти диапазоны не имеют общих ячеек

Вычисления на листе Разработчики Excel ходят в изношенных футболках, на которых красуется боевой клич «Вычисли или умри». Этот лозунг означает только их обязательство ни при каких обстоятельствах не наносить ущерба вашим данным, чем бы ни занималась программа. Именно поэтому под обманчиво простым понятием вычисления скрывается сложный процесс обработки всех формул и последующего отображения их результатов в ячейках, содержащих формулы. При изменении значений в ячейках, на которые ссылаются формулы, Excel обновляет значения (пересчитывает заново), возвращаемые формулами. Этот процесс называется пересчетом (recalculating) и затрагивает только те ячейки, в которых имеются ссылки на изменившиеся данные. По умолчанию вычисления производятся в то время, когда пользователь не работает с таблицей. Если пересчету подвергается большое количество ячеек листа, в левой части строки состояния появляются слова Расчет ячеек (Calculating Cells) и некоторое число. Оно указывает процентное соотношение выполненной работы к ее общему объему. Процесс пересчета можно прервать, выполнив любую команду или введя любое значение в ячейку. Excel приостановит вычисления и продолжит их по завершении выполнения команды или ввода.

Управление вычислениями Порой, чтобы сэкономить время, особенно когда речь идет о пересчете книги с большим количеством формул, имеет смысл переключиться с автоматического выполнения на ручное обновление. Тогда Excel будет производить пересчет только по вашей команде. Для этого откройте командой Сервис ► Параметры (Tools ► Options) диалоговое окно Параметры (Options) и перейдите на вкладку Вычисления (Calculating), изображенную на рис. 12.20. Элементы управления вкладки Вычисления используются следующим образом: ► Чтобы отключить автоматическое обновление значений в книге, установите переключатель Вычисления (Calculation) в положение Вручную (Manual).

Вычисления на листе ♦ 435

Рис. 12.20. Вкладка Вычисления диалогового окна Параметры

► Установив флажок Пересчет перед сохранением (Recalculate Before Save), вы получите уверенность, что в сохраненной книге содержатся актуальные данные. ► Если выбран вариант Автоматически кроме таблиц (Automatic Except Tables), программа без вашего участия пересчитывает все данные, на которые влияет изменение значений в ячейках, кроме таблиц подстановок. Подробнее об этом см. раздел «Таблицы подстановки» главы 18. ► Чтобы произвести обработку всех открытых книг, нажмите клавишу F9 или щелкните на кнопке Вычислить (Calc Now). ► Если вы хотите пересчитать только активный лист, щелкните на кнопке Пересчет листа (Calc Sheet) или используйте комбинацию клавиш Shift+F9.

Копирование значений формул Обычно при копировании ячейки, которая содержит формулу, вместе с возвращаемым значением в буфер обмена помещается и сама формула. При необходимости скопировать только результат выберите в меню Правка команду Специальная вставка (Paste Special). На экране появится одноименное диалоговое окно, как показано на рис. 12.21. Среди множества элементов управления этого окна вам нужен лишь тот, который отвечает за результаты вычисления формул. Чтобы вставлять в ячейки только возвращаемые значения, установите переключатель Вставить (Paste) в положение Значения (Values). Подробнее см. раздел «Команда Специальная вставка» главы 7.

436 ♦ Глава 12. Создание формул

Рис. 12.21. Для извлечения результирующей информации из копируемых ячеек установите переключатель в диалоговом окне Специальная вставка в положение Значения

Промежуточные значения в формулах При желании вы можете видеть результат вычислений только определенной части сложной формулы, когда, например, вы проводите трассировку зависимостей или ищете ошибки в вычислениях. Чтобы изменить часть формулы на возвращаемое значение, выделите эту часть формулы и нажмите клавишу F9. Точно таким же способом заменяются отдельные ссылки на ячейки их значениями. Сказанное иллюстрирует рис. 12.22. Закончив проверку, нажмите Esc, чтобы вернуть формулам их первоначальный вид. Нажав клавишу Enter, вы зафиксируете изменения в формуле, то есть замените ее часть возвращаемым значением. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------В вашем распоряжении также команда Сервис ► Зависимости формул ► Вычислить формулу (Tools ► Formula Auditing ► Evaluate Formula), помогающая разрешить имеющиеся вопросы. Подробнее об этом см. раздел «Вычисление и проверка формул» главы 9.

Рис. 12.22. Выделите фрагмент формулы и нажмите клавишу F9 для преобразования его в значение

Вычисления на листе ♦ 437

Циклические ссылки Циклическая ссылка (circular reference) — это формула, которая зависит от своего собственного значения. Наиболее очевидный пример — формула, содержащая ссылку на свою собственную ячейку. Так, если ввести в ячейку А1 формулу =С1-А1, Excel выдаст сообщение об ошибке, показанное на рис. 12.23.

Рис. 12.23. Подобное сообщение об ошибке появляется при попытке ввода формулы, содержащей циклическую ссылку

Чтобы найти ошибку в вычислениях, нажмите ОК и взгляните на формулу. Если причина не бросается в глаза, проверьте ячейки, на которые эта формула ссылается. Для этого выберите в меню Вид команду Панели инструментов, а затем — Циклические ссылки (Circular Reference). Нажмите кнопку Влияющие ячейки (Trace Precedents) или Зависимые ячейки (Trace Dependents) появившейся панели инструментов, чтобы отследить причину неполадок. Программа в виде стрелок наглядно покажет путь ко всем ячейкам, вовлеченным в процесс вычисления формулы с круговой ссылкой, как продемонстрировано на рис. 12.24.

Рис. 12.24. Панель инструментов Циклические ссылки помогает исправить ошибки в формулах, связанные с циклическими ссылками

Если нажать кнопку Влияющие ячейки (Trace Precedents), будут нарисованы линии от ячейки, хранящей формулу с циклической ссылкой, ко всем ячейкам, на которые эта формула ссылается. Каждый щелчок на кнопке Влияющие ячейки отображает новый уровень зависимостей в случае, когда какие-либо влияющие ячейки сами содержат другие формулы. СМОТРИ ТАКЖЕ--------------------------------------------------------------------------------------Подробнее о трассировке ячеек см. раздел «Проверка и документирование листов» главы 9.

438 ♦ Глава 12. Создание формул

Большинство циклических ссылок создается преднамеренно, аналогично примеру на рис. 12.25. Они здесь циклические, поскольку формула в ячейке А1 зависит от содержимого ячейки A3, которое, в свою очередь, определяется значением ячейки А1.

Рис. 12.25. Этот лист содержит циклическую ссылку

Чтобы разрешить обработку ссылок подобного типа, установите флажок Итерации (Iteration) на вкладке Вычисления, показанной ранее на рис. 12.20. В этом случае Excel пересчитывает заданное количество раз все ячейки открытых листов, на которых присутствуют циклические ссылки. Число итераций задается в поле со счетчиком Предельное число итераций (Maximum Iterations); по умолчанию оно равно 100. При каждом пересчете формул результат в ячейках приближается к правильным значениям. Процесс вычисления заканчивается, когда заданное количество итераций пройдено, либо когда разница значений между итерациями станет меньше величины, указанной в поле Относительная погрешность (Maximum Change); по умолчанию это 0,001. Если в строке состояния после завершения вычислений появляется слово Вычислить (Calculate), процесс может быть продолжен. Для этого необходимо или принять текущий результат, или увеличить количество итераций, или уменьшить погрешность. Если программа не в состоянии разрешить циклическую ссылку, второй раз предупреждающее сообщение на экран не выводится. Вы должны сами определить, когда прервать вычисления, то есть задать условия, при которых ответ будет считаться достаточно близким к ожидаемому результату. Excel работает очень быстро, но если на листе много формул, не пренебрегайте советом установить ручной режим вычислений (положение переключателя Вручную (Manual)). В противном случае программа будет пересчитывать циклические ссылки при каждом изменении значений в ячейках. Сценарий, когда последовательно получаемые значения сближаются, называется конвергенцией (convergence). Название обратного процесса звучит похоже — дивергенция (divergence) и означает, что разность между результатами с каждой последующей итераций возрастает. В этом случае программа продолжает вычисления, просто пока не выполнит заданное количество повторений.

Точность числовых значений Excel сохраняет числа с точностью до 15 цифр и преобразует любые значащие цифры после пятнадцатой в нули. Также в десятичной дроби отбрасываются все разряды после пятнадцатого. Кроме этого, все числовые значения, слишком длинные, чтобы поместиться в ячейке, Excel выводит в экспоненциальном виде.

Массивы ♦ 439

В табл. 12.3 приведены примеры того, как программа обращается с целыми числами и десятичными дробями длиной более 15 цифр, когда они вводятся в ячейку с установленной по умолчанию шириной 8,43 символа. Таблица 12.3. Точность числовых значений Введенное значение

Отображаемое значение

Хранимое значение

123456789012345678

1.23457Е+17

123456789012345000

1.23456789012345678

1.234568

1.23456789012345

1234567890.12345678

1234567890

1234567890.12345

123456789012345.678 _________ 1.23457Е+14 _____________

123456789012345___________

Диапазона положительных значений, с которыми справляется Excel, хватает практически для любых вычислений — от 1.00Е-307 до 9.99Е+307. Если формула возвращает значение вне этого интервала, оно сохраняется как текст, а в ячейке с формулой отображается сообщение об ошибке #ЧИСЛ0! (#NUM!). РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ ------------------------------------------------------------------------------При наличии на листе округленных значений вы можете столкнуться с ошибками при суммировании таких чисел. Например, в ячейке, отформатированной для вывода чисел в денежном формате, то есть с двумя десятичными знаками после запятой, значение 10,006 округлится до $10,01. Если просто сложить 10,006 и 10,006, правильным результатом будет 20,012. Но когда для этих чисел используется указанный формат, вы увидите число $20,01, что не является ошибкой, однако совершенно неприемлемо в некоторых случаях, например для презентаций. Эта ситуация легко исправима. Просто установите флажок Точность как на экране (Precision As Displayed) на вкладке Вычисления диалогового окна Параметры. Однако пользуйтесь данным режимом с осторожностью, так как хранимые значения здесь заменяются на отображаемые. Другими словами, если для ячейки, содержащей значение 10,006 и ассоциированной с денежным форматом, установить флажок Точность как на экране (Precision As Displayed), это значение навсегда заменится на 10,01. Подробнее о форматировании чисел см. раздел «Форматирование ячеек» главы 8.

Массивы Массивы (arrays) как понятие хорошо знакомы программистам. Для остальных проще всего сказать, что массивы представляют собой набор элементов. Excel — одна из немногих программ, которые облегчают обработку массивов посредством индивидуальной и групповой адресации их элементов в простых терминах. t Прежде всего познакомимся с некоторыми специфическими понятиями Excel, связанными с обработкой массивов. ► Формула массива оперирует двумя или более множествами значений, называемых массивом-аргументом (массивом аргументов), и возвращает одно или несколько значений. Применяется для выполнения групповых вычислений с целью одновременного получения результатов. Позволяет заменить собой несколько отдельных формул и тем самым упростить организацию листа. ► Диапазон массива — это блок ячеек, который разделяется общей формулой массива (пример в следующем в разделе скажет вам больше).

440 ♦ Глава 12. Создание формул

► Массив констант (array constant) — специальным образом организованный список постоянных значений, используемых в качестве аргументов в формулах массива. Вычисления над массивами не похожи на какие-либо другие знакомые нам действия, и это свойство выгодно будет привлечь для усиления защиты рабочих листов, для информирования управляющих программ и др.

Одномерные массивы Самый простой способ понять, что такое массивы и как они работают, — это рассмотреть несколько примеров. Скажем, определив простой массив-формулу, нетрудно вычислить средние значения на листе, показанном на рис. 12.26.

Рис. 12.26. Для вычисления средних значений в диапазоне F4:F8 мы использовали формулу массива

Этот пример, в частности, демонстрирует способ защиты формул от подмены, так как отдельные формулы в ячейках, объявленных частью массива, Excel изменять не позволяет. Чтобы ввести формулу массива, выполните следующие действия: 1. Выделите диапазон F4:F8. 2. Введите выражение в строку формул, как показано на рис. 12.26, без фигурных скобок. 3. Нажмите клавиши Ctrl+Shift+Enter. В результате одна формула оккупировала пять ячеек сразу. Может показаться, что это пять отдельных формул, но для того чтобы изменить содержимое хотя бы одной из ячеек,

Массивы ♦ 441

необходимо выделить всю формулу массива, другими словами, весь диапазон F4:F8.

Формулы массива Чтобы ввести формулу массива, прежде всего нужно выделить ячейку или диапазон, в котором будут выводиться результаты. Если формула возвращает несколько значений, диапазон должен быть тех же размеров и формы, что и диапазон или диапазоны с исходными данными. При создании формул массива и работе с ними придерживайтесь следующих правил: ► Для указания на то, что формула является формулой массива, используйте комбинацию клавиш Ctrl+Shift+Enter. После их нажатия Excel заключает формулу в фигурные скобки, которые как раз и являются опознавательным признаком. Не вводите скобки самостоятельно — программа воспримет это как текстовое значение. ► Нельзя редактировать, удалять и перемещать содержимое отдельных ячеек массива точно так же, как нельзя добавлять и удалять сами ячейки. Массив-диапазон нужно рассматривать как монолитный объект и соответственно редактировать как единое целое. ► Чтобы отредактировать массив, выделите его целиком и щелкните в строке формул (фигурные скобки вокруг формулы исчезнут). Закончив сеанс редактирования, вновь нажмите клавиши Ctrl+Shift+Enter. ► Если вы хотите удалить массив, выделите его диапазон и нажмите клавишу Delete. ► Чтобы быстро выделить весь массив, щелкните на любой его ячейке и нажмите клавиши Ctrl+/. ► Чтобы переместить диапазон массива, выделите весь массив, а затем либо вырежьте и вставьте его на новое место, либо перетащите с помощью мыши. ► Как уже было сказано, вырезать, очищать и редактировать ячейки массива нельзя, но зато им можно назначать различное форматирование. Также разрешено копировать отдельные ячейки массива и вставлять их на любое место рабочего листа.

Двумерные массивы В предыдущем примере формула массива размещалась в вертикальном одномерном массиве (столбце или строке). Более сложные массивы, располагающиеся на нескольких строках и столбцах, называются двумерными (рис. 12.27). Чтобы сформировать двумерный массив, выполните следующие действия: 1. Выделите диапазон такого же размера и формы, что и диапазон с исходными данными. 2. Введите формулу в строку формул и нажмите клавиши Ctrl+Shift+Enter.

442 ♦ Глава 12. Создание формул

Рис. 12.27. При вычислении рейтинга экзаменуемых использовалась формула для двумерного массива В10:Е14. Простой одномерный массив применен для ячеек F10:F14 ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------К сожалению, нельзя создавать трехмерные массивы, как бы сквозные для нескольких листов книги.

Применение формул массива Формулы массивов выполняют вычисления сразу для большого количества значений, но под результат отводится единственная ячейка. Отсюда очевидно, что формула массива возвращает всего одно значение. Например, чтобы подсчитать количество «ошибочных» значений в заданном диапазоне, простейшим будет выражение с привлечением функции ЕОШИБКА (ISERROR), как показано на рис. 12.28.

Рис. 12.28. Результат подсчета ошибочных значений в диапазоне B4:N38 мы поместили в ячейку A3

Формула в этом примере может быть введена как обычная формула (нажатием Enter) или как формула массива (нажатием клавиш Ctrl+Shift+Enter). В последнем случае ее применение несколько отличается от стандартного. Дело в том, что при обычном вводе без разницы, сколько ошибок найдено на листе, — формула всегда возвратит значение 1, поскольку функция СУММ (SUM) имеет только один аргумент — результат вычисления функции ЕОШИБКА. Если же ввести формулу массива, она вернет общее количество ошибок на листе, поскольку теперь аргументом функции СУММ станет набор

Массивы ♦ 443

отдельных результатов вычисления функции ЕОШИБКА. Подробнее о функции ЕОШИБКА см. раздел «Информационные функции» главы 14. Допустим, перед вами стоит задача подсчитать количество элементов таблицы, удовлетворяющих двум условиям. Вы хотите выяснить, сколько транзакций величиной более $1000 произошло после указанной даты. Для этого вы можете добавить к таблице столбец, содержащий функции ЕСЛИ (IF) для обнаружения каждой транзакции, подпадающей под указанные критерии, и результат тогда будет показан в том же столбце. Простейшим способом решения задачи является формула наподобие =СУММ((А1:А100>37266)*(С1:СЮ0>999)). Число 37266 является числовым представлением даты, соответствующим 01.10.2002. Введите формулу и нажмите клавиши Ctrl+Shift+Enter. При расчете каждая часть формулы, заключенная в первые круглые скобки, сведется к логическому значению 1 (TRUE) или 0 (FALSE), в зависимости от даты; каждый элемент во второй паре вложенных скобок также выродится в 0 или 1, исходя из того, больше или нет он значения 999. При обработке формулы будут перемножаться нули и единицы, и когда оба сомножителя окажутся равны TRUE, результирующее значение также будет 1. Функция СУММ складывает эти единицы для подсчета общего количества. Вы можете увеличить количество условий и добавить, соответственно, больше заключенных в скобки фрагментов в формулу; любое выражение с результатом FALSE (0) будет исключено из итога, поскольку промежуточное умножение даст нуль. Есть несколько способов развития данной формулы. Например, замените числовое представление даты на функцию ДАТАЗНАЧ (DATEVALUE), и тогда формула будет работать с достаточно произвольным видом даты (например, 31 Декабрь 2003 или 1/10/2002). Еще лучше использовать ссылки на ячейки в качестве аргументов для каждого элемента; тогда разнообразные условия можно набирать прямо в ячейках, а не встраивать их в формулу. За информацией о функции ДАТАЗНАЧ обращайтесь к разделу «Форматирование дат и времени» главы 15.

Массивы констант Массив констант (array constant) — это специально организованный лист значений, которые можно использовать как аргументы формул массива. Массив констант может состоять из числовых, текстовых или логических значений. При этом он должен быть заключен в фигурные скобки, причем его элементы, расположенные в разных столбцах, отделяются символами точки с запятой, а в разных строках — двоеточием. Например, для формулы на рис. 12.29 задействованы значения всех девяти выделенных ячеек.

Рис. 12.29- В качестве аргумента для этой формулы используется массив констант

444 ♦ Глава 12. Создание формул

Чтобы ввести в формулу массив констант, выполните следующие действия: 1. Выделите диапазон ячеек, в котором будут находиться результаты вычисления формулы. В нашем примере аргумент для функции ЦЕЛОЕ (INT) состоит из трех групп констант, отделенных друг от друга символами точки с запятой (между значениями в столбцах) и двоеточиями (между значениями в строках)1. 2. Поставьте фигурные скобки вокруг аргумента (самостоятельно), чтобы указать, что эти значения представляют собой массив констант. 3. Нажмите клавиши Ctrl+Shift+ Enter. Таким образом, формула окажется заключена в две пары фигурных скобок: одна пара для констант, а другая — вокруг всей формулы. Помните, что точки с запятыми разделяют элементы в отдельных столбцах, а двоеточия означают переход к другой строке. Кроме того, фигурные скобки вокруг массива констант необходимо вводить вручную.

Расширение массивов-аргументов При использовании массивов в качестве аргументов формул все массивы должны быть одинаковой размерности. Если размерности массивов не совпадают, Excel в некоторых случаях расширяет аргументы. Так, чтобы перемножить все значения в диапазоне А1:В5 на 10, подходит каждая из следующих формул: {-А1:В5*10} или {={1;2:3;4:5;6:7;8:9;10}*10}. Обратите внимание, что обе формулы не сбалансированы: десять значений находится слева от оператора умножения и только одно — справа. Excel в этом случае расширяет второй аргумент так, чтобы он количественно соответствовал первому. Теперь первая формула перепишется в таком виде: {-А1:В5*{10;10:10;10:10;10:10;10:10;10}} а вторая будет выглядеть так: {={1;2:3;4:5;б:7;8:9;10} *{10;10:10;10:10;10:10;10:10;10}} Когда вы работаете с двумя и более массивами, распределенными на несколько строк и столбцов, каждый из них должен иметь то же количество строк, что и массив-аргумент с наибольшим количеством строк, и столько же столбцов, что и аргумент с максимальным числом столбцов.

Связанные книги Создание динамических связей между книгами с помощью формул, содержащих внешние ссылки, имеет целый ряд достоинств. Например, вы можете разбить сложный объемный бюджет организации на ряд более простых таблиц по отдельным подразделениям или направлениям деятельности. Затем создать итоговый документ — зависимую книгу, в которой будут учтены данные всех отдельных исходных книг с бюджетами подразделений. Связывание книг не только упрощает работу с ними, вы также

_______________________________________ 1

В англоязычной версии Excel используются запятая и точка с запятой соответственно, а десятичная точка точкой и представлена. — Примеч. ред.

Связанные книги ♦ 445

существенно экономите время на пересчет и обновление данных, а также память компьютера. В этом разделе речь пойдет о некоторых приемах работы со связанными посредством внешних (external) ссылок книгами. Подробнее о внешних ссылках см. ранее разделы «Ссылки на другие листы той же книги» и «Ссылки на листы других книг».

Сохранение связанных книг Когда вы имеете набор связанных книг, прежде чем сохранять итоговую книгу, необходимо зафиксировать изменения во всех исходных. Пусть вы моделируете бюджет фирмы на 2004 год в новой и пока не сохраненной книге Книга1.. Затем вы записываете ее в файл уже с именем Бюджет 2004. Теперь, предположим, что для документирования фактических расходов по этим же статьям бюджета вы создали другую книгу и дали ей имя Расходы 2004. Она содержит ссылки на книгу Бюджет 2004, и поэтому является зависимой. Однако при создании связей вы ссылались на имя Книга1. Если вы сохраняете Книгу1 под именем Бюджет 2004, пока открыта книга Расходы 2004, все ссылки на Книгу1 в ней автоматически заменятся ссылками Бюджет 2004. То есть, например, ссылка =[Книга1]Лист1!$А$1 при сохранении преобразуется к виду =[Бюджет 2004.х15]Лист1!$А$1. Когда вы закроете зависимую книгу Расходы 2004 и попытаетесь сохранить исходную бюджетную Книгу1, на экране появится предупреждение: «Сохранить Расходы 2004 со ссылками на документы, которые не были сохранены?» Щелкните на кнопке OК, подтверждая свои намерения. Если затем переименовать Книгу1 в Бюджет 2004, ссылки на нее в книге Расходы 2004 не обновятся, и формулы будут по-прежнему ссылаться на Книгу1. Поэтому, вновь открыв книгу Расходы 2004, вы увидите сообщение, что она содержит связи с другой книгой, и программа предложит обновить их. Если нажать кнопку Да, Excel попытается найти файл Книга1. Поскольку такого файла уже не существует (он переименован в Бюджет 2004), вам придется указать местонахождение реального файла, чтобы программа сумела обновить связи в книге Расходы 2004.

Открытие зависимых книг При сохранении книги, в которой присутствуют зависимые формулы, Excel запоминает самые последние результаты вычислений по ним. Если вы откроете и измените содержимое ячеек в исходной книге после закрытия зависимой книги, эти значения не будут обновлены. Когда вы в следующий раз загрузите зависимую книгу, она будет содержать старые значения и на экране появится сообщение: «Данная книга содержит автоматически обновляемые связи с другой книгой. Обновить их?» Если нажать кнопку Нет (Don't Update), откроется зависимая книга без обновления ссылок на исходную, а все зависимые формулы будут содержать последние вычисленные и сохраненные значения.

446 ♦ Глава 12. Создание формул

При выборе варианта Да (Update) программа осуществит поиск исходной книги — и, найдя ее, прочтет исходные значения и обновит формулы в зависимой книге. Обратите внимание, что программа не открывает зависимую книгу, а только считывает из нее соответствующие данные для обновления. Если же программа не найдет исходной книги, появится сообщение, уведомляющее, что книга содержит связи, которые не могут быть обновлены. Перед вами опять выбор: либо нажать кнопку Продолжить (Continue) для обязательного открытия этой книги, либо щелкнуть на кнопке Изменить (Edit Links) в диалоговом окне Изменение связей (Edit Links), чтобы выбрать другую текущую папку или указать нужный файл.

Редактирование связей Исходные книги можно открывать командой Связи (Links) меню Правка. Эта команда становится доступной, только если активная книга содержит формулы с внешними ссылками. Ее действием является открытие диалогового окна Изменение связей (Edit Links), показанного на рис. 12.30.

Рис. 12.30. Диалоговое окно Изменение связей отображает внешнюю ссылку на исходную книгу

Остановимся подробнее на том, что мы видим в.данном окне: ► Буква А (А) в столбце Обновление (Status) обозначает автоматически обновляемую связь, а буква 3 (М) — связь, которая обновляется вручную, то есть только при нажатии кнопки Обновить (Update Values). ► Чтобы открыть исходную книгу, выберите имя и нажмите кнопку Открыть (Open Source). ► Если вы хотите выбрать другую исходную книгу, щелкните на кнопке Изменить (Change Source). ► Щелкните на кнопке Разорвать связь (Break Link) для преобразования всех существующих внешних ссылок в формулах в их текущие значения. Будьте внимательны, эта команда не имеет обратного действия.

Связанные книги ♦ 447

► Если нажать кнопку Обновить, Excel извлечет все измененные данные из файлов исходных книг, не открывая их. ► Вы можете установить связь с объектами и документами, созданными в других приложениях, например в Microsoft Word. При этом в столбце Тип (Туре) отображается название приложения и тип объекта. ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Будьте внимательны и осторожны при перемещении связанных документов. У вас не возникнет никаких проблем, если вы работаете с операционной системой Windows 2000 (или с более поздней версией) или Windows NT. Например, если вы создали связь с каким-либо документом Word, а затем переименовали или изменили местоположение файла документа, Excel все равно найдет его, благодаря возможностям файловой системы NTFS, а.именно системным журналам. (Тем не менее при использовании гиперссылок перемещение или модификация документа-источника разрушает связь.) Если же вы переместили документ на диск с файловой системой FAT32 (MS-DOS и ранние версии Windows), программа не сумеет его найти.

Копирование зависимых формул Как уже говорилось, вы вправе применять относительные и абсолютные ссылки на ячейки других книг таким же образом, как ссылаетесь на ячейки текущей книги. Значит, в отношении исходных книг вы также можете копировать, вырезать и вставлять ссылки на их ячейки, выбирая для этого соответствующие команды меню Правка или кнопки панели инструментов. Предположим, мы создали формулу =[Форма2]Лист1!F1 в ячейке А1 листа Лист1 книги Форма1, а затем с помощью команд Вырезать и Вставить продублировали эту формулу в ячейку В1. Поскольку ссылка на ячейку F1 относительная, в ячейке В1 формула преобразуется к такой: =[Форма2]Лист1!С1. Естественно, если бы ссылка в ячейке А1 была абсолютной, формула сохранила бы свой исходный вид =[Форма2]Лист1!$F$1.

Копирование и вставка в другие книги Когда зависимая формула копируется из одной книги в другую, содержащую ссылку на какую-либо третью книгу, ссылки изменяются в зависимости от местонахождения формулы. Например, пусть в ячейке А1 книги Форма1 содержится формула =[Форма2]Лист1!А1. При копировании и вставке этой формулы в ячейку В5 книги ФормаЗ мы увидим выражение =[Форма2]Лист1!В5. Точно так же при копировании формулы с абсолютной ссылкой в другие книги эта формула не меняется. Так, если скопировать формулу =[Форма2]Лист1!$А$1 из ячейки А1 книги Форма1 в ячейку В5 книги ФормаЗ, ее вид останется прежним. Даже если зависимая формула вставляется в книгу, на которую сама ссылается, она все равно останется зависимой. Соответственно, если скопировать, формулу =[Форма2]Лист1!$А$1 из ячейки А1 книги Форма1 в ячейку A3 книги Форма2, она не изменится, за исключением того, что ссылка на книгу станет лишней, поскольку находится в той же книге. В результате формула сократится до =Лист1!$А$1.

448 ♦ Глава 12. Создание формул

Вырезание и вставка в другие книги Excel не настраивает относительные ссылки в формулах при вырезании и вставке формул в другие книги так, как это происходит в случае копирования зависимых формул. То есть при вырезании формулы =[Форма2]Лист1!А1 из ячейки А1 листа Лист1 книги Форма1 и вставке ее в ячейку В5 книги ФормаЗ формула сохранит свой прежний вид.

Вырезание и вставка влияющих ячеек Когда вы вырезаете и вставляете ячейки, Excel по умолчанию настраивает все ссылки на эти ячейки в формулах книги. Зависимые формулы, однако, не подчиняются данному правилу. Пусть вы создали формулу =[Форма2]Лист1!А10 в ячейке А1 книги Форма1. Если закрыть последнюю, а затем вырезать значение из ячейки А10 книги Форма2 и вставить его в соседнюю ячейку В10, формула в ячейке А1 книги Форма1 останется без изменений. И дело не в том, что она не была обновлена, раз исходная книга была закрыта — программа, безусловно, следит за изменениями в исходных данных. Поэтому при последующем открытии книги Форма1 вы увидите информационное окно с текстом: «Данная книга содержит автоматически обновляемые связи с другой книгой. Обновить их?»

Условные выражения Условные выражения (conditional test) служат для сравнения чисел, функций, формул, текстовых или логических значений. С их помощью можно производить выборку значений, попадающих в определенный диапазон, например выше или ниже заданных пороговых величин. При создании условий сравнения допустимо использовать простые математические и логические операторы, а также разнообразные встроенные функции, о которых подробно говорится в разделе «Логические функции» главы 14. Все приведенные ниже примеры включают в себя условные выражения: =А1>А2 =5-3<5*2 -СРЗНАЧ(В1:Вб)-СУММ(6,7,8) =С2="Женский" =СЧЕТ(А1:А10)=СЧЕТ(В1:В10) =ДЛСТР(А1)=10 Любое условное выражение должно содержать по крайней мере один оператор сравнения (см. табл. 12.4), который и определяет отношение между операндами выражения. Например, в выражении А1>А2 оператор «больше» (>) сопоставляет значения в ячейках А1 и А2. Результатом условного выражения является логическая величина ИСТИНА (TRUE или 1) или ЛОЖЬ (FALSE или 0). Например, формула =А1=10 возвращает значение ИСТИНА,

Условные выражения ♦ 449

если в ячейке А1 действительно находится значение 10, и ЛОЖЬ в случае любого другого значения. Таблица 12.4. Операторы сравнения Оператор = > < >= <= <>

Определение Проверка на равенство Больше Меньше Больше или равно Меньше или равно Не равно

В состав Excel включены два очень полезных инструмента, использование которых значительно упрощает создание сложных формул. Мастер суммирования (Conditional Sum Wizard) и Мастер подстановок (Lookup Wizard) относятся к группе надстроек (add-ins) — дополнительных программных модулей, интегрируемых в основное приложение. Чтобы убедиться, загружены или нет эти надстройки, откройте меню Сервис. Если вы не нашли в нем нужного модуля, выберите в этом меню команду Надстройки (Add-ins) и установите соответствующие флажки в диалоговом окне, после чего нажмите кнопку ОК. Если подключаемые модули вообще отсутствуют в списке команд, установите их, запустив программу установки Office. Соответствующую информацию см. в приложении А.

Создание формул с помощью Мастера суммирования Мастер суммирования создает формулы, опираясь на функции СУММ (SUM) и ЕСЛИ (IF). С его помощью можно не только быстро и просто получать готовые формулы данного типа, но и научиться самостоятельно без помощи мастера конструировать собственные формулы с условиями сравнения. СМОТРИ ТАКЖЕ--------------------------------------------------------------------------------------Подробнее о функции ЕСЛИ (IF) см. в разделе «Логические функции» главы 14.

Чтобы создать «условную» формулу, выполните следующие действия: 1. Активизируйте таблицу или лист, с которыми вы собираетесь в дальнейшем работать, и выберите в подменю Мастер меню Сервис команду Частичная сумма (Conditional Sum). На экране появится диалоговое окно Мастера суммирования, представленное на рис. 12.31. Если щелкнуть в любом месте таблицы до запуска мастера, автоматически будет выделена вся таблица. Если выделенный диапазон вас устраивает, нажмите кнопку Далее (Next). В противном случае с помощью мыши самостоятельно выделите его. Не забывайте включать в выделение обозначения диапазонов строк и столбцов. Вид диалогового окна изменится, как показано на рис. 12.32, слева.

450 ♦ Глава 12. Создание формул

2. Выберите в раскрывающемся списке Суммировать (Column To Sum) имя столбца для размещений итоговых значений. Именно для этого на шаге 1 и нужно было выделять всю таблицу, включая обозначения диапазонов. Если вы не нашли последних в списке, вернитесь на шаг назад и повторите процедуру выделения диапазона.

Рис. 12.31. Мастер суммирования позволяет создавать сложные формулы

Рис. 12.32. На каждом шаге вы выделяете ячейки, которые будут включены в итоговую формулу

3. На этом же шаге 2 задайте столбец, содержащий нужные обозначения диапазонов, в списке Столбец (Column), оператор сравнения — в списке Оператор (Is) и значение, с которым будут сравниваться данные этого столбца, — в списке

Условные выражения ♦ 451

Значение (This Value). Состав списка Значение меняется в зависимости от того, какой столбец выбран для анализа. В этом списке отображаются только уникальные значения, а дубликаты игнорируются. 4. Щелкните на кнопке Добавить условие (Add Condition). Критерий отбора значений будет помещен в список в нижней части диалогового окна. Допускается создавать до семи критериев. Чтобы поменять условие, выделите его в списке и нажмите кнопку Удалить условие (Remove Condition). Закончив эту процедуру, нажмите кнопку Далее. 5. На шаге 3 работы мастера выберите один из вариантов: либо Копировать формулу в отдельную ячейку (Copy Just The Formula To A Single Cell), либо Копировать формулу и значения условия (Copy The Formula And Conditional Values). 6. Щелкните на кнопке Далее, а затем выделите ячейку, в которую будет занесена итоговая формула. 7. Если на шаге 3 был выбран второй вариант — Копировать формулу и значения условия, процедура расширится на дополнительный шаг. Вам необходимо указать адрес ячейки, где будет храниться условие. Выделите эту ячейку и нажмите кнопку Далее. Все, что останется сделать после этого, — выбрать ячейку, в которую будет помещена итоговая формула. 8. Щелкните на кнопке Готово (Finish). Excel вставит результирующую формулу (и условие) в заданные ячейки рабочего листа. СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------В большинстве случаев на первом шаге в качестве диапазона для суммирования выделяется вся таблица. Однако это не всегда правильно. Например, на листе, представленном на рис. 12.31, Excel автоматически обводит рамкой диапазон А1:С20, что совершенно недопустимо, поскольку в него входит объединенная ячейка в верхней части таблицы. Необходимо выделить нужный диапазон вручную.

Вы можете добавить в формулу дополнительные условия отбора; при наличии же готового списка уникальных значений (в данном случае таблицы фамилий сотрудников фирмы) вы вправе расширить действие формулы на весь этот список, как показано на рис. 12.33. СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------------------------------Будьте внимательны, Мастер суммирования излишне пунктуален. Так, если одно обозначение диапазона в столбце завершается невидимым символом пробела, а для другого пробел отсутствует, Excel может не включить его в итоговую сумму, несмотря на то что заголовки внешне ничем не отличаются друг от друга.

Создание формул с помощью Мастера подстановок Мастер подстановок при построении формул использует функции ИНДЕКС (INDEX) и П0ИСКПОЗ (MATCH). С его помощью можно легко, быстро и наглядно конструировать сложные формулы, а также набираться опыта для дальнейшего

452 ♦ Глава 12. Создание формул

самостоятельного их создания. Подробнее о функциях ИНДЕКС и П0ИСКПОЗ рассказывается в разделе «Функции для списков и массивов» главы 14. Для того чтобы создать формулу, вам необходимо сделать следующее: 1. В подменю Мастер меню Сервис (Tools) выберите команду Поиск (Lookup), чтобы вывести на экран диалоговое окно Мастера подстановок, представленное на рис. 12.34 слева.

Рис. 12.33. Мы добавили список уникальных фамилий сотрудников (условий) в столбец Е, а затем скопировали формулу суммирования в ячейки F5:F9

Рис. 12.34. На первых двух шагах работы Мастера подстановок задайте диапазон поиска, а также строку и столбец, содержащие искомое значение

Условные выражения ♦ 453 ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Итоговая формула, показанная в строке формул на рис. 12.33, заключена в фигурные скобки, указывающие на то, что она является формулой массива (см. ранее раздел «Массивы»).

2. Выделите таблицу или лист, на котором находятся данные для обработки. Если щелкнуть в любом месте таблицы до запуска мастера, программа автоматически выделит весь текущий диапазон. Если вы согласны, щелкните на кнопке Далее; в противном случае выделите нужный диапазон с помощью мыши. Не забывайте про обозначения диапазонов строк и столбцов. На экране появится следующее окно (рис. 12.34, справа). 3. Укажите в раскрывающемся списке Выберите столбец, содержащий искомое значение (Select The Column Label) имя нужного столбца, а также имя строки в списке Выберите строку, содержащую искомое значение (Select The Row Label). (Именно для этого на шаге 1 и нужно было выделять всю таблицу, включая обозначения диапазонов строк и столбцов.) Если в списке нет таковых, вернитесь на шаг назад и повторите процедуру выделения диапазона. 4. Решите, хотите ли вы, чтобы и параметры поиска, и результат были выведены на рабочий лист. Если да, — то на шаге 3 установите переключатель в положение Копирование формулы и параметров выбора (Copy The Formula And Lookup Parameters), если нет, — выберите положение Копирование формулы в отдельную ячейку (Copy Just The Formula To A Single Sell) (рис. 12.35). Первый вариант более предпочтителен, как будет показано позже. Щелкните на кнопке Далее.

Рис. 12.35. Если скопировать формулу в отдельную ячейку, параметры поиска будут зафиксированы; при копировании и формулы, и параметров поиска можно создать таблицу подстановки

5. Выберите ячейку для размещения формулы. Если на четвертом шаге вы указали способ копирования формулы вместе с параметрами (условиями), то для завершения работы мастера потребуется выполнить еще два шага: выбрать местоположение двух ячеек для копирования первого и второго параметров поиска. После определения координат каждой ячейки нажимайте кнопку Далее (Next). 6. Щелкните на кнопке Готово (Finish).

454 ♦ Глава 12. Создание формул

На рис. 12.36 показано, как с помощью Мастера подстановок создавать таблицу поиска.

Рис. 12.36. Чтобы изменить значение в ячейке R5, выберите другие обозначения диапазонов

Как уже говорилось, в случае копирования формулы вместе с параметрами эти параметры появляются на рабочем листе, что мы и видим в примере для ячеек Р5 и Q5. Итоговая формула, хранимая в ячейке R5, в качестве первых аргументов функции ПОИСКПОЗ берет относительные ссылки как раз на ячейки Р5 и Q5. Это позволяет использовать формулу двояко: во-первых, вместо назначенных параметров поиска в данные ячейки можно поместить любые другие заголовки таблицы (например, Сен., или Изделие 12, или и тот и другой), и формула поиска найдет следующее пересечение; а во-вторых, поскольку ссылки на ячейки Р5 и Q5 в формуле являются относительными, то саму формулу можно скопировать в другие ячейки и ввести дополнительные параметры в ячейки с тем же самым относительным местоположением.

Глава 13. Использование функций • Справочная информация о функциях • Установка пакета анализа • Синтаксис функций • Добавление функций на рабочий лист

Функции — это специальные разработанные формулы, позволяющие быстро и легко выполнять сложные вычисления. Они позволяют производить математические, логические, статистические расчеты, а также целый ряд других; и подобных встроенных функций в Microsoft Excel несколько сотен! Некоторые функции, такие как синус (SIN) и факториал (ФАКТ), являются эквивалентом достаточно длинных математических выражений и могут создаваться вручную. Другие же, такие как ЕСЛИ (IF) или ВПР (VLOOKUP), в виде формул реализовать невозможно. Если ни одна из встроенных функций не подходит для решения какой-либо специфической задачи, всегда существует возможность создать пользовательскую функцию, а о том, как это сделать, рассказывается в главе 32, «Пользовательские функции». Ниже мы дадим вводную информацию о возможностях функций и способах их применения, а в следующих главах уже не будем останавливаться на этих вопросах.

Справочная информация о функциях При подготовке этой книги ее авторы оказались перед трудным выбором. Полное описание каждой из нескольких сотен встроенных функций Excel потребовало бы отдельной книги, а возможно, и двух. Поэтому функции, представляющие, по нашему мнению, наибольший интерес, рассматриваются здесь достаточно детально, о другие лишь кратко упоминаются. Основное внимание уделено финансовым и информационным функциям, а также функциям просмотра, инженерным и тригонометрическим функциям, то есть тем, которыми в основном и пользуется большинство читателей. В тех случаях, когда нужна дополнительная или более полная информация о синтаксисе и аргументах функций, детально не рассматриваемых в данной книге, следует обратиться к одному из следующих встроенных ресурсов программы: ► Справочная система Microsoft Excel. Здесь вы найдете любую информацию об интересующей вас функции. Для этого нажмите клавишу F1, а затем введите в поле Искать (Search) панели задач ключевое слово для поиска всех удовлетворяющих запросу разделов справочной системы. В разделе Справка по функциям (Function Reference) все функции распределены по категориям, что позволяет быстро найти необходимые сведения (рис. 13.1). ► Диалоговое окно Мастера функций (Insert Function). Быстро получить информацию о функциях можно также с помощью Мастера функций, окно которого появляется на экране (см. рис. 13.5), если щелкнуть на кнопке Вставка функции (Insert Function) строки формул. В этом окне приводится полный список всех встроенных функций Excel с описанием их работы. ► Диалоговое окно Аргументы функции (Function Arguments). Если вы хотите получить конкретную информацию об аргументах функции, щелкните после ввода в строку формул'корректного имени функции на кнопке Вставка функции. Обратите внимание, что в нижней части окна Аргументы функции (рис. 13.2) имеется гиперссылка на соответствующую страницу справки Microsoft Excel.

Справочная информация о функциях ♦ 457

Рис. 13.1. Справочная система Microsoft Excel включает в себя исчерпывающее руководство по встроенным функциям

Рис. 13.2. Для получения информации об аргументах используйте кнопку Вставка функции

► Всплывающие подсказки. Эти подсказки в виде прямоугольников желтого цвета особенно полезны, если при вводе функции вы не уверены точно в ее синтаксисе. Вы можете получить помощь прямо в процессе ввода функции в ячейку, как показано на рис. 13.3, если укажете корректное имя функции.

458 ♦ Глава 13. Использование функций

Если в окошке подсказки щелкнуть на имени функции, Excel выведет на экран соответствующую страницу справочной системы с подробным описанием этой функции. Если щелкнуть на одном из аргументов, соответствующая часть формулы, относящаяся к этому аргументу, будет выделена. Чтобы отключить всплывающие подсказки, перейдите на вкладку Общие (General) диалогового окна Параметры и в разделе Параметры (Settings) сбросьте флажок Всплывающие подсказки для функций (Function ScreenTips). Кнопка Вставка функции

Рис. 13.3. Чтобы получить информацию об аргументах функции, щелкните на названии аргумента в поле подсказки СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------О справочной системе Excel мы рассказывали в разделе «Помощь в интерактивном режиме» главы 2.

Установка пакета анализа Большинство широко востребуемых функций встроены непосредственно в программу, но некоторые функции, предназначенные в основном для анализа данных, включены в инструментальную надстройку Пакет анализа (Analysis ToolPak). Здесь собраны средства (макросы) первой необходимости, предназначенные для статистической обработки данных, а также функции, доступные с помощью Мастера функций.

Рис. 13.4. Слева — диалоговое окно Надстройки, справа — окно Анализ данных

Синтаксис функций ♦ 459

Чтобы убедиться, установлен или нет пакет анализа, откройте меню Сервис. Если команда Анализ данных (Data Analysis) присутствует, то пакет также присоединен (возможно, вам придется раскрыть это меню до полного размера). Диалоговое окно Анализ данных (Data Analysis) показано на рис. 13.4, справа. Если данная надстройка не установлена, выберите в меню Сервис команду Надстройки (Add-Ins), поставьте соответствующий флажок в одноименном диалоговом окне и щелкните на кнопке ОК. Но при отсутствии ее в списке надстроек вам вновь придется запустить программу установки Office. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Более подробно пакет анализа рассматривается в главе 17, «Статистический анализ». Вопросы установки Microsoft Excel освещены в приложении А.

Синтаксис функций Функции состоят из двух логических частей: имени функции и одного или нескольких аргументов. Имя функции — как, например, СУММ (SUM) или СРЗНАЧ (AVERAGE) — описывает операцию, ею выполняемую. Аргументы задают значения или ячейки, используемые функцией. Например, функция ОКРУГЛ (ROUND) имеет следующий синтаксис: =ОКРУГЛ(число; количество_цифр). Здесь аргумент число может быть числом или ссылкой на ячейку, в которой содержится значение, а второй аргумент — количество_цифр — определяет, до какой цифры округляется заданное значение. Так, в выражении ОКРУГЛ(М30,2) первый аргумент является ссылкой на ячейку. Аргументы функции всегда заключаются в круглые скобки. Открывающая скобка указывается сразу после имени функции, без пробела. Если же будет введен пробел или любой другой символ, в ячейке появится значение #ИМЯ? (#NAME?), говорящее об ошибке ввода. ЗАМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------Некоторые функции, такие как ПИ (PI), ИСТИНА (TRUE) и ТДАТА (NOW ), не имеют аргументов — они используются в составе формул или других функций. Тем не менее после каждого такого имени должны стоять пустые круглые скобки, например =ТДАТА().

Когда функция предполагает использование нескольких аргументов, каждый из них отделяется от другого символом точки с запятой1. Так, формула =ПР0ИЗВЕД(С1; С2;С5) перемножает значения, содержащиеся в ячейках С1, С2 и С5. Отдельные функции, такие как ПРОИЗВЕД (PRODUCT) или СУММ (SUM), не требуют указания точного количества аргументов. Вы можете задать для них до 30 аргументов, при этом общая длина всей формулы не должна превышать 1024 символа. В качестве аргумента допускается использовать как ссылку на отдельную ячейку, так и ссылку на диапазон рабочего листа. Например, формула =CУMM(Al:A5;C2:C10;D3:D17) имеет всего три аргумента, но при этом она действует для 29 ячеек. (В частности,

__________________________________ 1

Для англоязычной версии это запятая. — Примеч. ред.

460 ♦ Глава 13. Использование функций

первый аргумент, А1:А5, является ссылкой на диапазон из пяти ячеек от Al no A5.) Аргументом функции вправе быть и другая формула, ссылающаяся на другие ячейки или диапазоны.

Выражения как аргументы В качестве аргументов функции можно использовать выражения (expressions), которые Excel преобразует в значения и рассматривает как аргументы. Так, в формуле =CУMM(SIN(Al*ПИ());2*C0S(A2*ПИ())) точка с запятой отделяет два вычисляемых аргумента функции СУММ.

Типы аргументов В приведенных выше примерах аргументы в большинстве случаев были ссылками на ячейки или диапазоны. Но это не обязательное условие, аргументами бывают числовые, текстовые и логические значения, имена диапазонов, массивы и специальные значения ошибок. Рассмотрим эти типы аргументов по порядку: ► Числовые значения. Аргументом функции вправе быть любое число. Например, функция СУММ в формуле =СУММ(327;209;176) складывает числа 327, 209 и 176. Однако чаще числовые величины вводятся не в саму формулу, а в ячейки листа, на которые потом и ссылаются аргументы функций. ► Текстовые значения. В формуле =ТЕКСТ(ТДАТА();"Д МММ ГГГГ") (TEXT(N0W(), "MMMM D YYYY")) вторым аргументом функции ТЕКСТ является текстовое значение, которое задает шаблон вывода дат при преобразовании возвращаемого функцией ТДАТА значения в строку символов. Текстовый аргумент — это или строка символов, заключенная в кавычки, или ссылка на ячейку, содержащую текст. Подробнее см. раздел «Текстовые функции» главы 14. ► Логические значения. Аргументы ряда функций принимают только логические значения ИСТИНА (TRUE) и ЛОЖЬ (FALSE). Логическое выражение возвращает на рабочий лист или в ячейку, в которой эта формула находится, одно из этих двух значений. Например, формула =ЕСЛИ(А1=ИСТИНА;"Новая ";"Старая ")&"цена" — это логическое выражение. Если значение в ячейке А1 равно ИСТИНА, функция ЕСЛИ возвращает строку Новая, а вся формула в целом вернет значение Новая цена. Подробнее см. раздел «Логические функции» главы 14. ► Именованные ссылки. Аргументом функции может быть имя диапазона. Так, если в подменю Имя (Name) меню Вставка вы выбрали команду Присвоить (Define) и назначили диапазону СЗ:Сб имя Получено, то для вычисления суммы значений в ячейках этого диапазона подходит формула =СУММ(Получено). Подробнее об именах диапазонов см. раздел «Присвоение имен ячейкам и диапазонам» главы 12. ► Массивы. Массивы также вправе выступать аргументами некоторых функций, а такие функции, как ТЕНДЕНЦИЯ (TREND) и ТРАНСП (TRANSPOSE), в качестве аргумента принимают и вовсе только массивы. Большинство функций не настолько требовательны; они вполне успешно работают в числе прочего и с массивами. Последние могут состоять из числовых, текстовых или логических значений. Подробнее см. раздел «Массивы» главы 12.

Добавление функций на рабочий лист ♦ 461

► Аргументы смешанных типов. В одной функции допустимо применять аргументы различных типов. Например, в формуле =СРЗНАЧ(Группа1;АЗ;5*3) аргументами являются: в первом случае имя диапазона (Группа1), во втором — ссылка на ячейку (A3), а в третьем — числовое выражение (5*3).

Добавление функций на рабочий лист Самый простой способ добавить в ячейку рабочего листа встроенную функцию Excel — просто щелкнуть на кнопке Вставка функции (Insert Function). При этом на экране появляется диалоговое окно Мастера функций, показанное на рис. 13.5. Кнопка Вставка функции

Рис. 13.5. Для добавления функции на рабочий лист используйте окно Мастера функций

Если вы не вполне уверены в том, какая именно функция вам нужна, введите описание операции, которую вы собираетесь выполнять, в текстовое поле Поиск функции (Search). Например, так: «Я хочу знать, сколько ячеек содержат значения». Затем нажмите кнопку Найти (Go), и мастер возвратит список рекомендованных функций, аналогичный тому, что приведен в примере на рис. 13.6. Если среди них нет подходящей для решения вашей задачи, попробуйте описать нужное действие другими словами и повторить запрос. Вы можете осуществлять поиск функций по категориям. Для этого выберите в раскрывающемся списке Категория (Category) один из разделов: Финансовые (Financial), Даты и время (Date & Time), Текстовые (Text) и т. д. В категории Рекомендованные (Recommended) собраны все функции, найденные по запросу, то есть с использованием поля Поиск функции.

462 ♦ Глава 13. Использование функций

Рис. 13.6. Чтобы найти нужную функцию, используйте текстовое поле Поиск функции

Когда вы щелкнете на нужной функции в списке и на кнопке OK, Excel выведет в активной ячейке знак равенства, имя функции и пару круглых скобок. Затем на экране появится диалоговое окно Аргументы функции с синтаксисом функции и ее кратким описанием (см. рис. 13.2). Чтобы получить более полное и подробное описание, щелкните на гиперссылке Справка по этой функции (Help On This Function), расположенной в нижней части окна. СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы это диалоговое окно не закрывало часть экрана, перетащите его на любое другое место. Вы можете свернуть его, если щелкнете на любой из кнопок в правой части полей для ввода аргументов функций.

Диалоговое окно Аргументы функции содержит по одному полю для каждого из аргументов выбранной функции. Если функция имеет переменное число аргументов (как СУММ), то при вводе дополнительных аргументов окно автоматически расширяется. Описание аргумента, в поле которого находится курсор, выводится в нижней части диалогового окна. Справа от каждого поля аргумента отображается его текущее значение. Это удобно, если в качестве аргументов выступают ссылки или имена, поскольку значение каждого аргумента вычисляется автоматически. Текущее значение функции показывается в нижней части окна. Некоторые функции, например ИНДЕКС (INDEX), имеют несколько форм (вариантов задания аргументов). Для подобной функции откроется дополнительное диалоговое окно мастера, позволяющее выбрать нужный вариант, как показано на рис. 13.7. СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------------------------------Если вы не помните все аргументы, но работаете в строке формул, то после ввода знака равенства и имени функции нажмите клавиши Ctrl+A. Вы увидите одно из двух рассмотренных выше диалоговых окон, в зависимости от количества форм задания аргументов.

Добавление функций на рабочий лист ♦ 463

Рис. 13.7. Если функция имеет несколько синтаксических форм, на экране появляется дополнительное диалоговое окно

Из-за чего возникает ошибка #ИМЯ? Ошибка #ИМЯ? (#NAME?) обусловливается несколькими причинами, но чаще всего это неправильно введенное имя функции. Однако здесь очень легко проконтролировать себя: используйте только строчные буквы. Если после нажатия клавиши Enter буквы в имени функции изменятся на прописные, значит, оно было набрано правильно. Иначе, скорее всего, имеет место ошибка. В этом случае лучше обратиться к справочной системе Excel или к Мастеру функций.

Вставка ссылок и имен Как и в ситуации с любой другой формулой, вы можете легко вставить в функцию ссылку на ячейки и имя с помощью мыши. Например, чтобы ввести в ячейку С11 функцию, усредняющую значения в диапазоне С2:С10, наберите в этой ячейке текст =срзнач(, а затем просто выделите мышью диапазон С2:С10. Вокруг выбранных ячеек появится бегущая рамка, а в строке формул — ссылка на этот диапазон. Поставьте закрывающую скобку и нажмите клавишу Enter. Именованные диапазоны, константы или формулы также вставляются в формулы с помощью Excel. Для этого в меню Вставка выберите команду Имя, а затем — Вставить, и выделите в списке диалогового окна Вставка имени (Paste Name) нужное имя. После щелчка на кнопке ОК это имя появится в формуле в точке вставки.

Глава 14. Основные функции • Математические функции • Текстовые функции • Логические функции • Информационные функции • Функции для списков и массивов

В этой главе мы рассмотрим наиболее полезные встроенные функции Excel. Причем, чтобы не перегружать книгу подробным описанием их всех, сфокусируемся только на основных и используемых чаще прочих. Соответственно, данную главу (а также последующие три) ни в коем случае нельзя считать полноценным справочником по означенной теме. Полный перечень всех функций Excel с базовой информацией о них и ссылками на разделы этой книги приведен в приложении В, «Встроенные функции Excel». Кроме того, сведения о функциях, оставленных нами без внимания, представлены в справочной системе Excel: в разделе «Справка по функциям» либо в диалоговом окне Мастера функций. СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Функциям Excel также посвящены главы 15 («Даты и время»), 16 («Финансовый анализ») и 17 («Статистический анализ»).

Математические функции В большинстве вычислений, производимых на рабочих листах, без сомнения, используются те или иные математические функции. Самая популярная из них — функция СУММ. В целом же Excel позволяет подсчитать практически все, что может прийти на ум. В этом разделе описываются наиболее полезные математические функции.

Функция СУММ Функция СУММ (SUM) предназначена для суммирования ряда чисел и имеет следующий синтаксис: =СУММ (число1; число2;...) Аргументов число1, число2 и т. д. может быть до 30, в их качестве допустимо использовать числа, формулы, диапазоны, ссылки на ячейки, возвращающие численные значения. Функция СУММ игнорирует аргументы, которые ссылаются на пустые ячейки, текстовые или логические значения. СОВЕТ Условные выражения также применимы как аргументы функции суммирования. Подробнее об этом рассказывается в разделе «Условные выражения» главы 12.

Кнопка Автосумма Поскольку функция суммирования является одной из самых востребуемых, на «стандартную» панель инструментов Excel помещена специальная кнопка Автосумма (AutoSum). Если выделить ячейку и нажать кнопку Автосумма, программа создаст формулу суммирования в виде -СУММ() и предложит указать диапазон исходных значений. Поэтому удобнее выделять диапазон аргументов до нажатия кнопки Автосумма,

466 ♦ Глава 14. Основные функции

Автоматическое расширение диапазона Довольно типичный пример неправильной работы электронной таблицы — ошибка при суммировании, которая возникает при добавлении новых ячеек в нижний или правый конец диапазона суммирования, на который ссылается формула. Например, если в ячейку А5 ввести формулу =СУММ(А1:А4), а затем вставить перед строкой 5 новую строку, то формула сместится вниз, в ячейку А6. В предыдущих версиях программы (до Excel 2000) значения в новой строке уже не включались в формулу суммирования, но теперь разработчики учли пожелания, и как только в пустых ячейках появятся новые значения, Excel немедленно обновит результат. Будьте внимательны, автоматическое расширение диапазона суммирования осуществляется только в случае, если новые значения извлекаются из ячеек, расположенных непосредственно снизу или справа от диапазона, который указан в формуле. При вставке значений сверху или слева от этого диапазона настраивать формулу придется, как и прежде, своими силами.

Наиболее полезные математические функции Excel предлагает 58 различных математических и тригонометрических функций, полный список которых приведен в приложении В, «Встроенные функции Excel». В этом разделе речь пойдет только о некоторых из них, нужных чаще других или удобных, но менее известных пользователям. Функции ПРОИЗВЕД и СУММПРОИЗВ Функция ПРОИЗВЕД (PRODUCT) перемножает все значения, задаваемые в качестве аргументов, количество которых ограничивается 30. Учитываются как числа, так и логические значения и текстовые представления чисел. Аргументы, ссылающиеся йа пустые ячейки, игнорируются. Функция СУММПРОИЗВ (SUMPR0DUCT) возвращает сумму произведений соответствующих элементов массивов или диапазонов. В качестве аргументов задаются массивы или диапазоны одного размера и формы, их количество не должно превышать 30. (При этом все нечисловые значения рассматриваются как нулевые.) Например, приведенные ниже формулы возвращают один и тот же результат: =СУММПР0ИЗВ(А1:А4;В1:В4) {=СУММ(А1:А4*В1:В4)} Единственная разница заключается в том, что в данном случае формула с функцией СУММ должна быть с помощью комбинации клавиш Ctrl+Shift+ Enter заключена в фигурные скобки, обозначающие ее применение к массиву. СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Массивы подробно рассматриваются в разделе «Массивы» главы 12.

Функция ОСТАТ Функция ОСТАТ (MOD) возвращает остаток от целочисленного деления и имеет синтаксис =ОСТАТ(число;делитель)

Математические функции ♦ 467

Результат ее действия — остаток, получаемый от деления аргумента число на аргумент делитель. Например, формула =ОСТАТ(9;4) возвращает значение 1, то есть остаток от деления 9 на 4. Рассмотрим работу с функцией ОСТАТ на практике: 1. Выделите ячейку и выберите команду Формат ► Условное форматирование (Format ► Conditional Formatting). 2. В первом раскрывающемся списке выберите вариант Формула, а в поле справа от списка введите формулу =ОСТАТ(СТРОКА();2)=0. 3. Щелкните на кнопке Формат (Format) и выберите цвет на вкладке Вид (Patterns). Им будет выделяться каждая ячейка, расположенная в удовлетворяющей условию строке. Учтите, что если на первом шаге была выделена ячейка в строке с нечетным номером, ничего не произойдет, но если применить форматирование к ячейкам в четных строках, результат немедленно появится на экране. В этой формуле происходит вызов функции СТРОКА (ROW), передающей программе номер текущей строки, который затем делится на 2, а остаток от деления запоминается. Если он не равен нулю (для строк с нечетными номерами), все выражение принимает значение ЛОЖЬ, поскольку формула содержит условие =0. Именно поэтому форматируются только те строки, для которых формула возвращает значение ИСТИНА, то есть четные. СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Условное форматирование более подробно рассматривается в разделе «Условное форматирование» главы 9.

Функция ЧИСЛКОМБ Функция ЧИСЛКОМБ (CОMBIN) определяет число возможных комбинаторных сочетаний для заданного количества элементов. Она имеет следующий синтаксис: =ЧИСЛКОМБ(число;число_выбранных) где аргумент число — это общее количество элементов, а число_выбраииых — их количество в каждой комбинации. Так, чтобы определить, сколько команд по 12 игроков можно образовать из 17 человек, введите формулу =ЧИСЛКОМБ(17;12). Согласно полученному в ячейке значению 6188, очевидно, что при формировании команды лучше не отталкиваться от чистой статистики. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Функция ЧИСЛКОМБ полезна чаще, чем вы можете подумать. Она в состоянии помочь выяснить, насколько призрачны шансы получить при раздаче в покер комбинацию флешрояль на бубновой масти, начинающуюся с туза, без учета джокеров. Введите формулу =ЧИСЛКОМБ(52;5), и вы получите результат 2 598 960. То есть вы имеете всего один шанс из двух с половиной миллионов; и это не так уж и мало — ведь вероятность выиграть в лотерею 6 из 49 еще меньше. Как показывает формула =ЧИСЛКОМБ(49;6), это всего один вариант из 13 983 816. Мораль: экономьте свое время и деньги.

468 ♦ Глава 14. Основные функции

Функции СЛЧИС и СЛУЧМЕЖДУ Функция СЛЧИС (RAND) генерирует псевдослучайные числа в диапазоне от 0 до 1. Эта одна из редких функций Excel, которая не требует аргумента, тем не менее не забывайте ставить после ее имени круглые скобки. Результат, выдаваемый функцией СЛЧИС, изменяется при каждом пересчете листа. Но, если установлен автоматический режим обновлений, это изменение будет происходить при вводе на лист каждого нового значения. Функция СЛУЧМЕЖДУ (RANDBETWEEN) доступна, только если установлен Пакет анализа (Analysis ToolPak). Она предоставляет больше возможностей, чем функция СЛЧИС, например: способна случайным образом выбирать целочисленные значения из заданного интервала. СМОТРИ ТАКЖЕ --------------------------------------------------------------------------------------Информацию о надстройке Пакет анализа см. в разделе «Установка пакета анализа» главы 13.

Функция имеет следующий синтаксис: СЛУЧМЕЖДУ(начало;конец) где аргументы начало и конец задают соответственно наименьшее и наибольшее целое число, которое может быть сгенерировано функцией. Например, по формуле =СЛУЧМЕЖДУ(123;45б) возвращается любое целое число из интервала от 123 по 456 включительно.

Функции округления Excel предлагает несколько функций, позволяющих решить одну и ту же задачу округления числа до некоторого значения. ПРИМЕЧАНИЕ-----------------------------------------------------------------------------------------Не путайте функции округления и применение к ячейкам числовых фиксированных форматов, таких как 0 или 0,00, устанавливаемых на вкладке Число (Number) диалогового окна Формат ячеек (Format Cells). При подобном форматировании округляется только отображаемое, а не хранимое в ячейке значение, что не влияет на результат — выполняя вычисления, Excel всегда обращается только к хранимым, а не к показываемым значениям. Функции округления, в отличие от операции форматирования, изменяют хранимые в ячейках числовые данные.

Функции ОКРУГЛ, ОКРУГЛВНИЗ и ОКРУГЛВВЕРХ Функция ОКРУГЛ (ROUND) укорачивает число-аргумент до указанного количества десятичных знаков. Округление выполняется по стандартным правилам: цифры меньше 5 просто убираются, а вместо цифр больше либо равных 5 добавляется 1 в предшествующий разряд. Функция записывается так: =ОКРУГЛ(число;количество_цифр)

Математические функции ♦ 469

Аргумент количество_цифр может быть и положительным, и отрицательным целым числом. В первом варианте округление производится как обычно: от меньшего разряда к большему, до заданного количества справа от десятичной точки. Если данный аргумент отрицательный, число округляется на указанное количество разрядов слева от десятичной точки. Когда значение этого аргумента равно 0, все число заменяется на ближайшее целое. Например, формула =ОКРУГЛ(123,45б7;-2) возвращает значение 100, а формула =ОКРУГЛ(123,4567;3) -значение 123,457 соответственно. Функции ОКРУГЛВВЕРХ (ROUNDUP) и ОКРУГЛВНИЗ (R0UNDD0WN) имеют тот же синтаксис, что и функция ОКРУГЛ, но, что следует из их названий, всегда действуют в направлении либо «вверх» — увеличивая на единицу старший разряд, либо «вниз» — указанное количество десятичных цифр обрезается. Функции ЧЕТН и НЕЧЕТН Для округления чисел также подходят функции ЧЕТН (EVEN) и НЕЧЕТН (ODD). Первая округляет значение к ближайшему большему (по модулю) четному числу, а вторая — до ближайшего большего (по модулю) нечетного числа. Отрицательные величины, соответственно, округляются не ввер'х, а вниз. Например, формула =ЧЕТН(23,4) возвращает значение 24, а формула =НЕЧЕТН(-4) — значение -5. Функции ОКРВНИЗ и ОКРВВЕРХ Это еще две функции рассматриваемой категории. Первая — ОКРВНИЗ (FLOOR) — округляет число в меньшую сторону до ближайшего кратного для заданного множителя, а функция ОКРВВЕРХ (CEILING) — оправдывая свое имя, в большую. Синтаксис обеих функций одинаковый; они имеют аргументы число и множитель. И конечно, пример: формула =ОКРВНИЗ(23,4;0,5) возвращает значение 23, а формула =ОКРВВЕРХ(5;1,5) — число 6. Функция ОКРУГЛТ Предположим, требуется округлить числа так, чтобы они стали кратны не 10, а, например, 16, а затем представить их в виде долей, которые на практике, как правило, не бывают больше шестнадцатеричных. Функция ОКРУГЛТ (MRОUND), входящая в состав надстройки Пакет анализа (Analysis ToolPak), способна округлить любое число до заданного множителя. (Присоединение к Excel Пакета анализа подробно рассмотрено в разделе «Установка пакета анализа» главы 13.) Ее синтаксис следующий: =ОКРУГЛТ(число;точность) Так, по формуле =ОКРУГЛТ(А1;0,0625) число, содержащееся в ячейке А1, будет округлено до одной шестнадцатой. Округление выполняется в большую сторону, если остаток от деления числа на точность больше или равен половине

470 ♦ Глава 14. Основные функции

точности. Если требуется преобразовать таким образом результат, получаемый по другой формуле, поставьте последнюю вместо аргумента число*. Функция ЦЕЛОЕ и ОТБР Функция ЦЕЛОЕ (INT) обрезает число в меньшую сторону до ближайшего целого. Например, обе формулы: =ЦЕЛОЕ(100,01) =ЦЕЛ0Е(100,99999999) возвращают значение 100, хотя дробь 100,99999999 практически равна числу 101. Если аргумент функции меньше нуля, то оно также усекается до ближайшего целого слева, то есть как если бы аргументами в приведенных выше примерах были те же числа, но со знаком минус, функция ЦЕЛОЕ вернула бы значение -101. Функция ОТБР (TRUNC) отбрасывает все цифры справа от десятичной запятой, независимо от знака числа. Она имеет синтаксис: =ОТБР(число;количество_цифр) 1

Нередко возникает необходимость представить число с известной для него точностью, например в результатах научного эксперимента. К сожалению, Excel не поддерживает такую возможность. В функции ОКРУГЛТ под точностью понимается некое абсолютное кратное значение. Поэтому осмелюсь предложить вашему вниманию адаптированную под VBA функцию своего коллеги, математика по роду деятельности, из реализованной им статистической библиотеки. Она позволяет форматировать (с округлением) данные в соответствии с достигнутой для них точностью (не хуже А/3 (%), для доверительной вероятности 70%). Например, запись =Rnd(Al;0,5) представляет число 123,456789 в ячейке А1 с точностью 0,5% — 123,46. Функция же ОКРУГЛТ(123,456789;0,62) выдаст результат 123,38, то есть кратный 0,62 (а не с 0,5% точности). Аргументы функции Rnd: X — число (в том числе в экспоненциальной форме, представленный вариант для упрощения не работает для диапазона), А — точность (0-100), а текст ее приведен ниже: Function Rnd$(X, A) If X = 0 Then Rnd = " 0" : Exit Function AX = 150 For IA = 0 To 5 ' Число точных цифр без 1 If A > АХ Then Exit For AX = AX * 0.1 Next AX = Abs(X): IE = IA - Int(Application.Logl0(AX)) R$ = Str$(Int(AX * 10 л IE + 0.5) * 10 л (-IE)): If X < 0 Then Mid$(R$, 1, 1) = "-" IE = InStr(R$, "E") If IE > 0 Then Mid$(R$, IE, 1) = "e": R$ = Left$(R$, IE + 1) + FnAbs$(Val(Right$ / (RS. 3))) If IE = 0 And Len(R$) > 10 Then '-> Exp Form P$ = Mid$(R$, 3, IA): If Val(P$) > 0 Then P$ = "." + P$ Else P$ = "" R$ = Left$(R$, 2) + P$ + "e+" + FnAbs$(Len(R$) - 2) End If If InStr(R$. ".") = 2 Then R$ = Left$(R$, 1) + "0" + Mid$(R$, 2) ' 0...1 I = InStr(R$, "."): If I 0 Then Mid$(R$, I) = "," ' Системный разделитель Rnd = R$ End Function Function FnAbs$(Value%) If Value% >= 0 Then FnAbsS = Mid$(Str$(Value%). 2) Else FnAbs$ = Str$(Value%) End Function

Текстовые функции ♦ 471

Аргумент количество_цифр определяет позицию в числе справа от десятичной точки, после которой все прочие цифры не принимаются во внимание. Если он опущен, отбрасываются все цифры после десятичной точки. Соответственно, формула =ОТБР(13,978) возвращает значение 13, а формула =ОТБР(13,978;1) — число 13,9.

Текстовые функции Текстовые функции в Excel заменяют .большинство наиболее полезных инструментов по обработке текста, которые можно встретить в обычных текстовых редакторах. Например, такие функции, как СЖПРОБЕЛЫ (TRIM) и ПЕЧСИМВ (CLEAN), удаляют из текста лишние пробелы и непечатаемые символы — это очень важно при чистке импортированных текстовых файлов и достаточно сложно выполнить с помощью обычных операций поиска и замены. Функции ПРОПИСН (UPPER), СТРОЧН (LOWER) и ПРОПНАЧ (PROPER) влияют на регистр букв, переводя строчные буквы в прописные или, наоборот, заменяя на заглавную каждую первую букву слова. Встроенные текстовые функции позволяют преобразовывать в текст Excel документы, созданные в других приложениях, включая формулы. Это возможно благодаря команде Специальная вставка (Paste Special) меню Правка. Здесь мы остановимся лишь на некоторых, максимально полезных представителях данной категории. Информацию обо всех текстовых функциях вы найдете в приложении В, «Встроенные функции Excel».

Наиболее полезные текстовые функции Рассматриваемые ниже функции преобразуют числовые текстовые значения в числа, а числа — в строки символов, а также выполняют различные операции над строками символов. Функция ТЕКСТ Функция ТЕКСТ (TEXT) представляет число текстовой строкой заданного формата. Она записывается так: =ТЕКСТ(значение;формат) где аргумент значение может быть любым числом, формулой или ссылкой на ячейку, а аргумент формат определяет формат возвращаемой строки. Например, по формуле =ТЕКСТ(98/4;"0,00") мы получим текстовую строку 24,50. Для задания необходимого формата используются стандартные символы Excel ($, #, 0, пробелы и т. д.), кроме символа звездочки (*); также не допускается применение формата Общий (General).СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Подробнее о символах форматирования см. главу 8, табл. 8.1, «Символы, используемые для кодировки форматов», и табл. 8.2, «Встроенные коды форматов».

472 ♦ Глава 14. Основные функции

Функция РУБЛЬ Подобно функции ТЕКСТ, функция РУБЛЬ (DOLLAR) также преобразует число в текст, но возвращает его всегда в денежном формате с заданным количеством десятичных знаков. Функция имеет синтаксис =РУБЛЬ(число;число_знаков) Аргументы определяют число или ссылку на ячейку, содержащую числовое значение, и количество знаков после запятой. Соответственно, формула =РУБЛЬ(45,899;2) возвращает текстовую строку 45,90р. Обратите внимание, что программа при необходимости округляет результирующее значение. Если аргумент число_знаков опущен, Excel по умолчанию отображает число с двумя десятичными знаками; если же он отрицательный, возвращаемое значение округляется до заданного знака слева от десятичной точки. И третий вариант: если ввести после первого аргумента точку с запятой, но второй аргумент опустить, число округляется до целого. Функция ДЛСТР Функция ДЛСТР (LEN) возвращает количество символов в текстовой строке. Аргументом этой функции может являться число, строка символов, заключенная в кавычки, а также ссылка на ячейку. Незначащие нули игнорируются. Таким образом, по формуле =ДЛСТР("Тест") получится значение 4. Функция ДЛСТР выдает число символов отображаемой, а не хранимой в ячейке строки. Пусть, например, в ячейке А10 содержится формула =А1+А2+А3+А4+А5+ +А6+А7+А8, результат выполнения которой равен 25. В этом случае формула =ДЛСТР(А10) вернет значение 2, то есть количество символов в строке 25. Ячейка, на которую ссылается аргумент функции ДЛСТР, может содержать и другие текстовые функции. Так, если в ячейке А1 хранится формула =П0ВТОР("-*";75), по которой 75 раз повторяется группа из двух символов — дефиса и звездочки, формула =ДЛСТР(А1) возвратит значение 150. Функции СИМВОЛ и КОДСИМВ В любом компьютере символы представляются с помощью числовых кодов. Наиболее распространенной системой кодировки является ASCII (American Standard Code for Information Interchange). В этой системе все цифры, буквы и другие символы записываются числами от 0 до 127 (с учетом национальных алфавитов — до 255). Функции СИМВОЛ (CHAR) и КОДСИМВ (CODE) как раз и имеют дело с кодами ASCII. Функция СИМВОЛ возвращает символ, ассоциированный с заданным числом, а функция КОДСИМВ, наоборот, возвращает код ASCII для первого символа ее аргумента. Таким образом, по формуле =СИМВ0Л(83) получится буква S, а формула =KОДCИMB("S") выдаст число 83. Если в качестве аргумента функции КОДСИМВ используется текст, обязательно заключите его в кавычки; в противном случае в ячейке появится ошибочное значение #ИМЯ?.

Текстовые функции ♦ 473 СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------Если вы часто вставляете в документы нестандартные, отсутствующие на клавиатуре символы, то вместо вызова команды Вставка ► Символ (Insert ► Symbol) и работы с диалоговым окном удобнее воспользоваться функцией СИМВОЛ. Например, чтобы создать знак торговой марки ®, нужно ввести формулу =СИМВОЛ(174).

Функции СЖПРОБЕЛЫ и ПЕЧСИМВ Случайно попавшие перед строкой данных и после нее пробелы влияют на сортировку записей на рабочем листе или в базе данных. Если же введенный текст обрабатывается строковыми функциями, лишние пробелы могут помешать получению по формулам правильного результата. Функция СЖПРОБЕЛЫ (TRIM) исключает все лишние пустоты из строки данных, оставляя ровно по одному пробелу между «словами». Функция ПЕЧСИМВ (CLEAN) действует аналогично функции СЖПРОБЕЛЫ за одним исключением: она обрабатывает непечатаемые символы, такие как знаки табуляции и специальные коды. Эта функция полезна при импорте данных из другого приложения, поскольку в процессе преобразования информации часто появляются непечатаемые символы — различные значки либо пустые квадратики.

Функция СОВПАД Функция СОВПАД (EXACT) сравнивает две строки на предмет полного совпадения, включая и регистр букв. Игнорируется только различное форматирование. Если обе строки идентичны, функция возвращает значение ИСТИНА, в противном случае — значение ЛОЖЬ. Оба аргумента должны быть цепочками символов, заключенными в кавычки, или же ссылками на ячейки, в которых хранится текст. Например, если ячейки А5 и А6 содержат один и тот же текст Итого, то формула =С0ВПАД(А5;Аб) вернет значение ИСТИНА. СМОТРИ ТАКЖЕ--------------------------------------------------------------------------------------Подробнее сравнение строк символов рассматривается в разделе «Условные выражения» главы 12.

Функции преобразования регистра букв Для управления регистрами символов в текстовых данных в Excel предусмотрены три функции. Первые две - ПРОПИСН (UPPER) и СТРОЧН (LOWER) - преобразуют все буквы строки в прописные (заглавные) или строчные соответственно. Функция ПРОПНАЧ (PROPER) делает прописной первую букву каждого слова, а остальные буквы слов заменяет на строчные. Пусть, например, в ячейке А1 содержится текст Сергей ИВАНОВ. Тогда формула =ПР0ПИСН(А1) вернет значение СЕРГЕЙ ИВАНОВ, формула =СТРОЧН(А1) — значение Сергей иванов; а формула =ПР0ПНАЧ(А1) — Сергей Иванов. Стоит учесть, что если в тексте встречаются знаки пунктуации, дефисы и т. д., с помощью этих функций можно получить неожиданный результат. Так, если в ячейке А1 хранится текст черно-белая фотография, после обработки его функцией ПРОПНАЧ вы увидите строку Черно-Белая Фотография.

474 ♦ Глава 14. Основные функции

Функции для работы с подстроками Функции НАЙТИ (FIND), ПОИСК (SEARCH), ПРАВСИМВ (RIGHT), ЛЕВСИМВ (LEFT), ПСТР (MID), ПОДСТАВИТЬ (SUBSTITUTE), ЗАМЕНИТЬ (REPLACE) и СЦЕПИТЬ (CONCATENATE) находят и возвращают фрагменты текстовых строк или используются для объединения нескольких строк символов в одну. Функции НАЙТИ и ПОИСК

Функции НАЙТИ (FIND) и ПОИСК (SEARCH) предназначены для определения положения текстового фрагмента в строке. Обе функции возвращают номер символа, с которого начинается строка-образец. (Пробелы и знаки пунктуации рассматриваются Excel как символы.) Обе функции работают практически одинаково, за исключением того, что при поиске с помощью функции НАЙТИ учитывается регистр букв, а функция ПОИСК допускает применение подстановочных символов. Синтаксис в обоих случаях одинаков: =НАЙТИ(искомый_текст;просматриваемый_текст;нач_позиция) ПОИСК(искомый_текст ; просматриваемый__текст ; нач__позиция)

-

Аргумент искомый_текст задает последовательность символов, которую надо найти, а аргумент просматриваемыйjnencm определяет собственно текст, в котором производится поиск. Необязательный аргумент иач_позиция задает позицию в тексте, символы левее которой из рассмотрения исключаются. Он используется тогда, когда искомый_текст встречается в просматриваемом_тексте несколько раз. Если опустить последний аргумент, Excel возвратит позицию первого вхождения искомого _текста. Например, чтобы определить порядковый номер символа «п» в строке Логические операторы, введите формулу =НАЙТИ("п";"Логические операторы"). По ней вернется значение 13, как и следовало ожидать. Когда точная последовательность символов искомого текста неизвестна, лучше использовать функцию ПОИСК, которая понимает подстановочные символы: знак вопроса (?) и звездочку (*). Знак вопроса заменяет собой один произвольный символ, а звездочка соответствует любой последовательности символов в указанной позиции строки-образца. Предположим, что имя Петр на рабочем листе фигурирует в разном написании. Чтобы определить, есть ли это имя в ячейке А1, введите формулу =ПОИСК("П?тр";А1). Если ячейка А1 содержит текст Романов Петр или Романов Пётр, то по заданной формуле возвратится число 9, то есть начальная позиция искомой строки П?тр. Если вам заранее неизвестны длина и точный состав искомого текста, применяйте символ шаблона *. Так, чтобы узнать положение слова Ввод или Вывод в ячейке А1, напишите формулу =ПОИСК("В*од";А1). Функции ПРАВСИМВ и ЛЕВСИМВ

Функция ПРАВСИМВ (RIGHT) возвращает крайние справа символы в строке, а функция ЛЕВСИМВ (LEFT) — все символы, отсчитываемые от начала строки. Обе функции принимают одинаковые аргументы: текст и количество_символов, где аргумент количество_символов указывает длину фрагмента, выбираемого с правого или левого конца аргумента текст соответственно.

Текстовые функции ♦ 475

Эти функции воспринимают пробелы как символы, поэтому если текст начинается с пробелов или заканчивается ими, в ряде случаев имеет смысл в аргументе текст использовать функцию СЖПРОБЕЛЫ (TRIM). Например, пусть в ячейке А1 хранится текст Это текст, тогда формула =ПРАВСИМВ(А1;5) возвратит слово текст. Функция ПСТР Функция ПСТР (MID) используется для извлечения заданного числа символов из строки текста с указанной позиции: =ПСТР(текст;нач_позиция;количество_символов) Исходя из синтаксиса функции, видно, что если в ячейку А1 поместить строку Это просто очень длинное текстовое выражение, на выходе формулы =ПСТР(А1;12;13) получится значение очень длинное. Функции ЗАМЕНИТЬ и ПОДСТАВИТЬ Эти две функции заменяют часть символов в тексте на новые. Функция ЗАМЕНИТЬ (REPLACE) работает сразу с четырьмя аргументами: старый_текст; нач_пози-ция; количество_символов; новый_текст, благодаря чему способна на многие чудеса. Предположим, в ячейке А1 содержится некоторое «содержимое ячейки» и вы хотите заменить его на «наполнение ячейки». Для этого введите формулу =ЗАМЕНИТЬ(А1;1;10;"наполнение"). В функции ПОДСТАВИТЬ (SUBSTITUTE) начальная позиция и число заменяемых символов не задаются, вместо них указывается конкретный текст. Она имеет следующий синтаксис: =ПОДСТАВИТЬ(текст;старый_текст;новый_текст;номер_вхождения) Допустим, что в ячейке А1 хранится, скажем, стол, который требуется поместить в ячейку А2, трансформировав при этом в стул. С этой задачей справится введенная в ячейку А2 формула =ПОДСТАВИТЬ(А1;"о";"у"). Аргумент номер_вхождения можно опускать. Он предписывает Excel заменять новым текстом только заданное вхождение строки старый_текст. Его полезность весьма относительна. Например, если ячейка А1 содержит Большое число нолей и вы хотите исправить слово нолей на нулей, введите формулу =ПОДСТАВИТЬ(А1;"о";"у";4). При опущенном аргументе номер_вхождения программа подставила бы вместо всех букв «о» в заданной строке букву «у»; в данном же случае заменяется только четвертая по порядку буква «о». Не проще ли было сделать это с клавиатуры? СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------------------------------С помощью функции ПОДСТАВИТЬ можно создать формулу обработки массивов, которая подсчитывает число вхождений заданной строки в данные, хранящиеся в определенном диапазоне ячеек: =СУММ(ДЛСТР(<диапазон>)-ДЛСТР(П0ДСТАВИТЬ(<диапазон> ;"текст";"")))/ ДПСТР("текст") По этой формуле вычисляется количество вхождений аргумента «текст» в <диапазон>. Введите ее, следуя правилам создания формул массивов, описанным в главе 12, и нажмите клавиши Ctrl+Shift+Enter.

476 ♦ Глава 14. Основные функции

Функция СЦЕПИТЬ Функция СЦЕПИТЬ (CONCATENATE) является эквивалентом текстового оператора & и используется для конкатенации текстовых строк. Ее синтаксис следующий: =СЦЕПИТЬ (текст1; текст2;...) В качестве аргументов выступают как текст, так и ссылки на ячейки, и их число может достигать 30. Так, если в ячейке В4 содержится текст 1-й квартал, формула =СЦЕПИТЬ(В4;"Всего за") возвращает строку Всего за 1-й квартал. РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ---------------------------------------------------------- —— --------------Результат объединения значений ячеек, отформатированных как даты, чреват неожиданностями. Дело в том, что отображаемая на листе дата хранится в ячейке как обычное число, и лишь за счет форматирования оно предстает в привычном для нас виде. Во избежание сложностей, еще до применения функции СЦЕПИТЬ преобразуйте содержимое ячеек в текстовую строку с помощью функции ТЕКСТ. Пусть, например, в ячейке А1 находится текст «Сегодня», а в ячейку А2, отформатированную для отображения даты в виде ДЦ.ММ.ГГГГ, введена формула =ТДАТА(). Если просто применить формулу =СЦЕПИТЬ(А1;" ";А2), получится что-нибудь вроде Сегодня 38050 (в зависимости от текущей даты). Чтобы получить правильный результат, нужно использовать формулу =СЦЕПИТЬ(А1;" ";ТЕКСТ(А2;"ДД.ММ.ГГТГ")). Обратите внимание, что между двумя сцепляемыми текстовыми строками вводится символ пробела в виде дополнительного аргумента ("").

Логические функции Логические функции применяются для проверки данных на соблюдение каких-либо условий. Эти функции в терминах булевой логики (по имени известного английского математика Джорджа Буля) также часто называют логическими операторами. Они повсеместно встречаются в теории множеств, которую изучают на технических и математических специальностях в высших учебных заведениях. Логические функции возвращают одно из двух значений: ИСТИНА (TRUE) или ЛОЖЬ (FALSE). В этом разделе мы подробно рассмотрим только некоторые из предоставляемых программой функций. Полную информацию смотрите в приложении В, «Встроенные функции Excel». Excel предлагает богатый выбор различных логических функций, часть из которых включена в надстройку Пакет анализа (Analysis ToolPak). Как правило, к определению истинности заданного условия в них привлекаются условные выражения. И то и другое мы уже рассматривали. СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Дополнительную информацию см. в разделе «Установка Пакета анализа» главы 13 и в разделе «Условные выражения» главы 12.

Функция ЕСЛИ Функция ЕСЛИ (IF) возвращает определенное значение в зависимости от выполнения логического выражения. Она имеет следующий синтаксис: =ЕСЛИ(логическое_выражение;значение_если_истина;значение_если_ложь)

Логические функции ♦ 477 СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------- : ---------------------Если вам приходится достаточно часто проверять выполнение некоторых условий в отдельных строках или столбцах таблицы с помощью функции ЕСЛИ (IF), а потом суммировать прошедшие тест значения, используя функцию СУММ, то вы, несомненно, обрадуетесь, узнав о наличии функции СУММЕСЛИ (SUMIF). Она значительно упростит решение этой задачи, поскольку обрабатывает содержимое только тех ячеек из заданного диапазона, которые удовлетворяют определенному критерию. Так, по формуле =СУММЕСЛИ(С12:С27;"Да";А12:А27) будет подсчитана сумма тех ячеек из диапазона • А12:А27, напротив которых в столбце С стоит слово «Да». То есть не нужно создавать дополнительный столбец с формулами ЕСЛИ — все необходимые расчеты выполняются в одной ячейке. Более подробно функция СУММЕСЛИ рассматривается в разделе «Функции СУММЕСЛИ и СЧЕТЕСЛИ» главы 17.

Записанная таким образом формула =ЕСЛИ(А6<22;5;10) выдает значение 5, если значение в ячейке Аб меньше 22; в противном случае получается число 10. В качестве аргументов функции ЕСЛИ можно использовать и другие функции. Например, формула =ЕСПИ(СУММ(А1:А10)>0;СУММ(А1:А10);0) возвращает сумму значений в диапазоне от А1 до А10, если эта сумма больше 0; иначе результатом становится число 0. Аргументами функции ЕСЛИ вправе быть и текстовые значения. Так, по формуле =ЕСЛИ(СУММ(А1:А10)>0;СУММ(А1:А10);"") возвращается пустая строка, если условие А1:А10>0 не выполняется; а на выходе формулы =ЕСЛИ(А1="Тест";100;200) будет число 100, если в ячейке А1 содержится строка Тест, или 200 — если любое другое значение. Правда, при

проверке совпадения двух строк символов не учитывается регистр.

Функции И, ИЛИ и НЕ Три дополнительные логические функции — И (AND), ИЛИ (OR) и НЕ (NOT) — позволяют составлять сложные условные выражения. Они работают так же, как логические операторы =, >, <, >=, <= и <> и могут сочетаться с ними. Число различных аргументов функций И и ИЛИ не должно превышать 30. Это любые другие условные выражения, массивы или ссылки на ячейки, содержащие логические значения. Функция НЕ имеет только один аргумент. Предположим, требуется создать формулу, которая возвращала бы текстовое значение Сдал, если студент по результатам экзаменов набирает средний балл выше 75 и при этом не пропустил больше 5 занятий без уважительных причин. На листе, представленном на рис. 14.1, в ячейку Н4 мы ввели формулу =ЕСЛИ(И(64<5;Р4>75);"Сдал";"Не сдал"), а затем скопировали ее в диапазон Н4:Н8. Как видно из рисунка, только один студент не был допущен к экзамену, несмотря на похвальную успеваемость, поскольку он отсутствовал на пяти занятиях. Но это не послужило бы препятствием, если в формулу вместо функции И вставить функцию ИЛИ. Ведь у всех студентов средний балл выше 75. Функция ИЛИ возвращает значение ИСТИНА, если выполняется хотя бы одно условие в логическом выражении, в отличие от функции И, которая возвращает значение ИСТИНА только в том случае, когда истинны все логические выражения.

478 ♦ Глава 14. Основные функции

Рис. 14.1. Функция И позволяет создавать сложные логические выражения

Функция НЕ изменяет значение своего аргумента на противоположное и чаще всего используется в сочетании с другими логическими функциями. Она возвращает логическое значение ИСТИНА, если аргумент имеет значение ЛОЖЬ, и, наоборот, значение ЛОЖЬ, если аргумент — ИСТИНА. Например, по формуле =ЕСЛИ(НЕ(А1="Не пришел");"Допущен";"Не допущен"), чтобы студент был Допущен к экзамену, достаточно наличия в ячейке А1 значения, не равного Не пришел.

Вложенные функции ЕСЛИ Иногда невозможно сформировать условное выражение только с помощью логических операторов и функций И, ИЛИ и НЕ. В этих случаях на помощь приходят вложенные функции ЕСЛИ. Так, формула: = ЕСЛИ(А1 = 100; "Всегда" ; ЕСЛИ(И (А1>=80 ; АК100) ; "Обычно"; ЕСПИ(И(А1>=60 ;А1<80) ; "Иногда";"Увы!"))) читается следующим образом: «если значение в ячейке А1 равно 100, возвратить текст Всегда; иначе, если значение больше или равно 80, но меньше 100, возвратить — Обычно; иначе, если это значение больше или равно 60, но меньше 80, возвратить — Иногда; и наконец, когда ни одно из условий не выполняется, резюмировать строкой Увы!». ПРИМЕЧАНИЕ----------------------------------------------------------------------------------------В одной формуле допускается до семи уровней вложения функции ЕСЛИ. Так что в Excel вполне допустима следующая формула =ЕСЛИ(А1=1;3;ЕСЛИ(А1=2;6;ЕСЛИ(А1=3; 5;ЕСЛИ (А1=4;6;ЕСЛИ(А1=5;8;ЕСЛИ(А1=6;7;ЕСЛИ(А1=7;0;1))))))). Но добавление в нее еще хотя бы одной функции ЕСЛИ равносильно ошибке. Следует быть внимательным при преобразовании данных из программ, в которых допускается больше семи уровней вложения функции ЕСЛИ, таких как Lotus 1-2-3. В этом случае необходимо либо разбить сложную формулу на несколько более простых, либо подойти к задаче с другой стороны. Хотя бы воспользоваться функциями просмотра, о которых пойдет речь далее в разделе «Функции для списков и массивов».

Другое применение логических функций Все логические функции, рассматриваемые в этом разделе, применимы не только в составе других формул, но и по отдельности. И хотя такие функции, как И, ИЛИ, НЕ, ЕОШИБКА (ISERROR), ЕНД (ISNA) и ЕССЫЛКА (ISREF), чаще всего употребляются

Информационные функции ♦ 479

вместе с функцией ЕСЛИ, они могут образовывать самостоятельные формулы. Например, формула =И(А1>А2;А2<АЗ) возвращает значение ИСТИНА, если значение в ячейке А1 больше, чем в ячейке А2, а значение в ячейке А2 меньше, чем в ячейке A3. Подобный тип формул удобен для присвоения ячейкам какого-либо диапазона логического значения, с целью последующего проведения специфических операций, таких как выборка из базы данных.

Информационные функции Эти функции можно назвать системой внутреннего контроля Excel. Они не выполняют никаких вычислений, а служат для получения информации об отдельных элементах интерфейса программы. Опять-таки в данной части книги мы не в состоянии представить их все, но основным характерным представителям категории информационных функций уделим должное внимание. СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------г ---------------------------------------------------Сведения обо всех встроенных функциях Excel см. в приложении В, «Встроенные функции Excel».

Информационные функции позволяют собирать сведения о содержимом ячеек, об их форматировании, а также проверять тип значений в ячейках для задания условий в выражениях.

Функции ТИП и ТИП.ОШИБКИ Функция ТИП (TYPE) сообщает тип значения аргумента: содержит ли ячейка текст, число ли это, логическая величина, массив или «ошибка». Результат представляется в виде кода: 1 — число (или пусто), 2 — текст, 4 — логическое значение (ИСТИНА или ЛОЖЬ), 16 — ошибка, 64 — массив. Соответственно, если ячейка А1 содержит числовое значение 100, формула =ТИП(А1) возвратит число 1. Если же в ячейке А1 хранится текст Microsoft Excel, то по этой же формуле получится значение 2. Аналогично, функция ТИП.ОШИБКИ (ERROR.TYPE) определяет характер ошибки в заданной ячейке и возвращает ее код. Так, код 1 — #ПУСТ0! (#NULL!), 2 — #ДЕЛ/0! (#DIV/0!), 3 - #ЗНАЧ! (#VALUE!), 4 - #ССЫЛКА! (#REF!), 5 - #ИМЯ! (#NAME!), 6 #ЧИСЛ0! (#NUM!) и 7 - #Н/Д (#N/A). Для ячеек, содержащих любые другие значения, выдается результат в виде кода #Н/Д. Например, если в ячейке А1 находится формула, возвращающая значение #ИМЯ!, то по формуле =ТИП.0ШИБКИ(А1) мы определим ее тип как 5. Если же в ячейке А1 хранится текст Microsoft Excel, выходным значением этой формулы будет #Н/Д.

Функция СЧИТАТЬПУСТОТЫ Функция СЧИТАТЬПУСТОТЫ (COUNTBLANK) просто подсчитывает количество пустых ячеек в заданном диапазоне. Она очень проста в использовании; собственно говоря, диапазон — это единственный аргумент этой функции. Но если вам покажется,

480 ♦ Глава 14. Основные функции

что она не учитывает с виду пустые ячейки, не спешите обвинять функцию СЧИТАТЬПУСТОТЫ в неправильном выполнении вычислений. На самом деле в ячейках могут содержаться пробелы, формулы, возвращающие «нулевые» текстовые значения, такие как =" " или ="", или формулы, результат вычисления по которым равен нулю, соответственно, такие ячейки не пусты и не подлежат подсчету.

Функции проверки типа значения Следующие функции используются для выяснения соответствия значений в заданных ячейках определенному типу: ЕПУСТО (ISBLANK), ЕОШ (ISERR), ЕОШИБКА (ISERR0R), ЕЛОГИЧ (ISLOGICAL), ЕНД (ISNA), ЕНЕТЕКСТ (ISNONTEXT), ЕЧИСЛО (ISNUMBER), ЕССЫЛКА (ISREF) и ЕТЕКСТ (ISTEXT). Кроме того, если установлен Пакет анализа, становятся доступны еще две функции этой группы: ЕЧЕТН (ISEVEN) и ЕНЕЧЕТ (IS0DD). СМОТРИ ТАКЖЕ — ------------------------------------------------------------------------------------------------

Установка Пакета анализа подробно рассматривается в одноименном разделе главы 13.

Все перечисленные функции типа имеют только один аргумент. Например, функция ЕПУСТО записывается в виде =ЕПУСТ0(значение), где в качестве значения выступает ссылка на ячейку. Если аргумент ссылается на пустую ячейку, то функция возвращает ИСТИНУ, в противном случае возвращается значение ЛОЖЬ. Аналогично ведут себя все перечисленные выше функции, разница лишь в типе проверяемого значения. Если в любую из функций проверки свойств и значений в качестве аргумента попробовать подставить ссылку на диапазон ячеек, то, хотя это и допускается, не исключен результат, отличный от ожидаемого. Так, естественно предположить, что функция ЕПУСТО возвратит значение ИСТИНА, если проверяемый ею диапазон пуст, и значение ЛОЖЬ — если в нем содержатся какие-либо ненулевые значения. Однако поведение функции на самом деле зависит от того, каким образом этот диапазон расположен по отношению к ссылающимся на него формулам. Если аргумент ссылается на диапазон, в который частично попадает столбец или строка, содержащая формулу с функцией, то итог, выведенный с помощью функции ЕПУСТО, будет неявно основан исключительно на этом пересечении. Другими словами, функции для получения результата достаточно убедиться, что хотя бы одна ячейка диапазона оказалась в том же столбце или строке, что и ячейка, содержащая эту функцию. Остальная часть диапазона будет проигнорирована. Если диапазон лежит в стороне от колонки и строки ячейки с формулой, результат будет подчиняться общим правилам. Подробнее о неявном пересечении рассказывается в разделе «Замечания о пересечениях диапазонов» главы 12.

Функция ЕОШ К функции ЕОШ (ISERR) имеет смысл обращаться, когда нужно избежать получения ошибочного значения при вычислениях. Предположим, что требуется проверить какойлибо диапазон на наличие определенной последовательности символов, например 12А, и в случае успеха вывести в ячейке с формулой значение

Функции для списков и массивов ♦ 481

Есть; если же такого вхождения найдено не будет, оставить ячейку с формулой пустой. На первый взгляд для решения этой задачи достаточно применить функции ЕСЛИ и ПОИСК, но дело в том, что если не будет обнаружено нужной последовательности символов, формула возвратит значение #ЗНАЧ!, а вовсе не пустую ячейку. Чтобы разрешить эту проблему, вставьте в формулу функцию ЕОШ. Функция ПОИСК действует следующим образом: если строка найдена, она возвращает позицию, с которой начинается искомый текст в ячейке. Иначе возвращается код #ЗНАЧ! Отсюда составляем формулу =ЕСЛИ(Е0Ш(П0ИСК("12А";А1));" ";"Есть"). Понятно, что никто не заинтересован в ошибках, когда бы они ни проявили себя, а подобный способ позволяет вовремя локализовать дефектное место и обеспечить результат в виде осознанных сообщений. ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Функции проверки свойств и значений, в отличие от других функций, не распознают числа, представленные

текстом, например введенные как ="21". Поэтому формула =ЕЧИСЛО("21") вернет значение ЛОЖЬ.

Функции для списков и массивов Функции данной категории помогают извлекать из электронной таблицы информацию с целью ее дальнейшего использования в других формулах. Основными тремя функциями поиска данных в таблицах и работы со списками являются ПРОСМОТР (LOOKUP), ВПР (VLOOKUP) и ГПР (HLOOKUP). Кроме базовых, в эту категорию входит еще несколько мощных инструментов, и часть из них мы осветим в текущем разделе. Информацию обо всех функциях смотрите в приложении В, «Встроенные функции Excel». В первую очередь для нас важны ВПР (VLOOKUP) и ГПР (HLOOKUP) — почти идентичные функции, предназначенные для поиска определенной информации в таблицах. Они сообщают вертикальную и горизонтальную координаты искомой ячейки соответственно. Функция ПРОСМОТР (LOOKUP) работает по-другому. При поиске данных в таблице позиция конкретной ячейки обычно определяется с помощью идентификаторов строки и столбца. Excel выявляет наибольшее значение в первом столбце или строке, меньшее, однако, заданного аргумента или равное ему, и таким образом получает первый номер, а затем по второму номеру, являющемуся аргументом функции, находит нужную ячейку. По умолчанию таблица должна быть отсортирована по возрастанию. СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------------------------------Для нахождения данных в таблицах также предусмотрен специальный инструмент — Мастер подстановок. Подробнее о нем рассказывается в разделе «Создание формул с помощью Мастера подстановок» главы 12.

Функции ВПР и ГПР имеют следующий синтаксис: =ВПР(искомое_значение;таблица;номер_столбца; интервальный_просмотр) =ГПР(искомое_значение;таблица;номер_строки;интервальный_просмотр)

482 ♦ Глава 14. Основные функции

Функция ПРОСМОТР подразумевает две синтаксические формы: первая называется векторной, а вторая — ориентированной на массивы: =ПРОСМ0ТР(искомое_значение;просматриваемый_вектор;вектор_результатов) =ПР0СМ0ТР(искомое_значение;массив) В табл. 14.1 приведены аргументы этих функций поиска и их описание. Таблица 14.1. Аргументы функций поиска Аргумент

Описание

искомое_значение Значение, ссылка на ячейку или текст, обязательно заключаемый в кавычки, которые требуется найти в таблице или заданном диапазоне таблица

Диапазон или имя, определяющие таблицу, которая является областью поиска

номер_строки номер столбца

Номер строки или столбца таблицы, из которого нужно вернуть значение. Номер указывает положение ячейки относительно самой таблицы, а не в соответствии с номерами строк и столбцов рабочего листа интервальный_ Это логическое значение, определяющее тип соответствия: точное просмотр или приблизительное. Тип ЛОЖЬ подразумевает точное соответствие (совпадение), а по умолчанию установлен тип ИСТИНА, то есть ищется ближайшее значение просматриваемый_ Это диапазон, охватывающий только одну строку или столбец с числами, вектор текстом или логическими значениями вектор_ результатов

Диапазон, содержащий только одну строку или столбец, в точности такого размера, что и «просматриваемый_вектор»

массив

Диапазон, содержащий числовые, текстовые или логические значения, которые нужно сравнивать с «искомым_значением»

Различия между функциями ВПР и ГПР обусловливаются типом таблиц, в которых удобнее использовать тот или другой вариант: ВПР ориентирована на «вертикальные» таблицы, где строки довлеют над столбцами, а ГПР — на «горизонтальные», в которых количество столбцов больше числа столбцов. Функция ПРОСМОТР в форме для обработки массивов может применяться в таблицах обоих типов, а в векторной форме она имеет дело с единичными строками или столбцами данных. Вид поиска — горизонтальный или вертикальный — определяется исходя из формы таблицы, заданной аргументом массив. Если в таблице больше столбцов, чем строк, искомое_значение ищется в первой строке, в противном случае поиск выполняется в первом столбце. Функция всегда возвращает последнее значение в столбце или строке, содержащих искомое_ значение. Когда требуется получить значение из любого другого столбца или строки, лучше воспользоваться функциями ВПР или ГПР.

Функции ВПР и ГПР Для функций ВПР и ГПР изначально требуется определиться с типом таблицы: вертикальный он или горизонтальный, то есть в каком месте таблицы находятся сравниваемые значения (первый индекс). Если эти значения расположены в крайнем

Функции для списков и массивов ♦ 483

левом столбце, то такая таблица считается вертикальной, если же в первой строке, то таблица — горизонтальная. (Как мы уже говорили, функция ПРОСМОТР действует наоборот: сравниваемые значения определяются по форме таблицы.) Сравнивать можно числа или текст, но в любом случае значения должны располагаться в возрастающей последовательности и не повторяться. Аргумент номер_строки или номер_столбца, называемый иногда смещением, представляет собой второй индекс и указывает, из какого столбца или строки таблицы следует извлекать возвращаемое значение. Первый столбец или строка всегда имеют номер 1, поэтому аргумент номер_строки или номер_столбца должен быть больше или равен 1 и не может превышать число строк или столбцов в таблице. Например, если в вертикальной таблице есть три столбца, при задании значения номер _столбца, большего 3, функция возвращает ошибочное значение. На рис. 14.2 приведен пример использования функции ВПР.

Рис. 14.2. Функция ВПР позволяет извлечь данные из вертикальной таблицы

Помните, что обе эти функции ищут в столбце или строке не точное совпадение, а наиболее близкое значение, меньшее искомого или равное ему. Если все сравниваемые значения в первой строке или первом столбце таблицы больше искомого, функция возвращает ошибку #Н/Д. Когда все сравниваемые значения меньше искомого, выбирается максимальное из них. Чтобы найти точное совпадение, установите для необязательного аргумента тип_просмотра логическое значение ЛОЖЬ. На рис. 14.3 продемонстрировано действие функции ГПР для горизонтально вытянутой таблицы.

Рис. 14.3. Для извлечения данных из горизонтальной таблицы применяйте функцию ГПР

484 ♦ Глава 14. Основные функции

Функция ПРОСМОТР Функция ПРОСМОТР, как уже было сказано ранее, имеет две синтаксические формы: векторную и форму для работы с массивами данных. Ее аргументы описаны в табл. 14.1. Подобно функциям ВПР и ГПР, функция ПРОСМОТР в векторной форме выполняет поиск в заданном векторе (диапазоне строки или столбца) наиболее близкого значения, меньшего, чем искомое, или равного ему, и возвращает соответствующий элемент из вектора результатов. Хотя обычно просматриваемый _вектор и вектор_ результатов располагаются в таблице параллельно, это совсем необязательное условие. Главное, чтобы оба диапазона были одинаковы по размеру, то есть по количеству ячеек, а их ориентация не принципиальна. Причем они могут находиться в разных частях листа. Например, на листе, изображенном на рис. 14.4, исходньгй и результирующий диапазоны не однонаправлены, но оба: просматриваемый_вектор А1:А5 и вектор_ результатов B6:F6, имеют один и тот же размер — пять ячеек. Искомое_значение 3 совпадает с числом в третьей ячейке просматриваемого_вектора А1:А5; таким образом, данная формула возвращает содержимое третьей ячейки вектора_ре-зультатов B6:F6, то есть значение 300.

Рис. 14.4. Функция ПРОСМОТР позволяет извлекать информацию из непараллельных диапазонов ячеек

Функция ПРОСМОТР в форме для работы с массивами действует аналогично функциям ВПР и ГРП, но способна выполнять поиск как в вертикальных, так и в горизонтальных таблицах, по размерам самого поля таблицы определяя местоположение сравниваемых значений. Если таблица квадратная или вытянута в высоту, функция рассматривает ее как вертикальную и считает, что сравниваемые значения находятся в крайнем левом столбце. Когда же таблица вытянута в ширину, она считается горизонтальной, а сравниваемые значения располагаются в ее первой строке. Аргумент искомое_зиачеиие — это те данные, которые функция ПРОСМОТР ищет в заданном массиве данных, при этом она всегда возвращает значение из последней строки или столбца массива, то есть вы не можете самостоятельно задать номер строки или столбца. Поскольку поведение функций ГПР и ВПР более предсказуемо и контролируемо, предпочтительнее для поиска данных в таблицах использовать именно их, а не функцию ПРОСМОТР:

Функции для списков и массивов ♦ 485

Функция АДРЕС Функция АДРЕС (ADDRESS) предоставляет удобный способ создания ссылок из числовых значений и имеет следующий синтаксис: =АДРЕС(номер_строки;номер_столбца;тип_ссылки;a1;имя_листа) Соответственно, формула =АДРЕС(1;1;1;ИСТИНА;"Лист Excel") возвращает текст ссылки 'Лист Ехсе1'!$А$1. Подробнее об аргументах функции АДРЕС рассказывается в конце книги, в приложении В, «Встроенные функции Excel».

Функция ВЫБОР Функция ВЫБОР (CHOOSE) возвращает значение элемента, заданного в списке аргументов своим номером. Она записывается так: =ВЫБОР(номер_индекса; значение 1;значение 2;...), где аргумент номер_ипдекса — номер элемента в просматриваемом списке, а аргументы значение 1, значение 2 и т. д. — сами элементы списка, общее количество которых не должно превышать 29. Номер_ипдекса — число всегда целое и всегда положительное; оно должно быть меньше числа элементов списка или равно ему. Этот аргумент определяет позицию возвращаемого значения в списке. Например, по формуле =ВЫБОР(2;6;1;8;9;3) мы получим единицу, поскольку в предложенном списке элементов данное значение следует вторым (номер_индекса не рассматривается как часть списка). В качестве аргументов функции ВЫБОР можно использовать ссылки на отдельные ячейки рабочего листа, но не на его диапазоны. То есть формула вида =ВЫБОР(А10;С1:С5) ничего кроме значения #ЗНАЧ! не вернет, так как вместо ссылки на диапазон С1:С5 необходимо использовать ссылки на отдельные ячейки этого диапазона.

Функция ПОИСКПОЗ Функция ПОИСКПОЗ (MATCH) тесно связана с функцией ВЫБОР. Однако если последняя возвращает значение элемента списка по его номеру, то функция ПОИСКПОЗ выдает уже номер элемента в списке, который оптимально соответствует искомому значению. СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------------------------------Другой вариант создания эффективных формул поиска информации на листе — применение функции ПОИСКПОЗ совместно с надстройкой Мастер суммирования. Подробнее см. в разделе «Создание формул с помощью Мастера суммирования» главы 12.

Функция ПОИСКПОЗ имеет следующий синтаксис: =П0ИСКП03(искомое_значение;просматриваемый_массив;тип_сопоставления),

486 ♦ Глава 14. Основные функции

где искомое_зпачепие и элементы просматриваемого_массива могут быть числовыми значениями или строками символов. Аргумент тип сопоставления отвечает за правила поиска значений на листе (см. табл. 14.2). Таблица 14.2. Аргументы функции ПОИСКПОЗ Значение аргумента Описание 1 (или опущен) Функция ищет в отсортированном по возрастанию массиве максимальное значение, которое меньше или равно искомому значению. Если ни одно значение не удовлетворяет данному требованию, функция возвращает ошибку #Н/Д 0

Выполняется поиск первого значения, точно совпадающего с искомым (просматриваемый массив в этом случае можно не сортировать). Если ни одно значение не удовлетворяет данному требованию, функция возвращает ошибку #Н/Д

-1

Поиск в отсортированном по убыванию массиве наименьшего значения, которое одновременно больше искомого значения или равно ему. Если ни одно значение не удовлетворяет данному требованию, функция возвращает ошибку #Н/Д

При поиске текстовых строк аргумент тип сопоставления обычно задается равным 0 (точное совпадение). В этом случае в искомом значении допускается использовать подстановочные символы * и ?.

Функция ИНДЕКС Функция ИНДЕКС (INDEX) имеет две синтаксические формы. Одна предназначена для работы с массивами и возвращает одно или несколько значений, другая — выдает ссылку на ячейку или диапазон: =ИНДЕКС(массив;ноадер_строки;номер_столбца) =ИНДЕКС(ссылка;номер_строки;номер_столбца;номер_области) СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------------------------------Другой вариант создания эффективных формул поиска информации на листе — применение функции ИНДЕКС совместно с надстройкой Мастер суммирования. Подробнее см. в разделе «Создание формул с помощью Мастера суммирования» главы 12.

Первая версия работает только с массивами и возвращает значение, а не ссылку на ячейку. Результатом является значение элемента массива, заданного номером_ строки и номером_столбца. Например, по формуле =ИНДЕКС({10;20;30:40;50;60};1;2) будет получено значение 20, поскольку именно оно находится во втором столбце первой строки массива, определенного в фигурных скобках. ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Каждая из форм функции ИНДЕКС имеет свои преимущества. Когда применяется ссылочная форма, в качестве аргумента «ссылка» можно использовать один или несколько несмежных диапазонов листа. Во второй синтаксической форме функция способна возвращать не только одну ячейку, но и целый диапазон.

Функции для списков и массивов ♦ 487

Другая форма функции ИНДЕКС предназначена для возврата адреса ячейки, а не хранящегося в ней значения, и, соответственно, удобна, когда требуется выполнить некоторые операции над самой ячейкой (например, изменить ее ширину). Однако учтите: если ее вызывают из другой функции, то эта другая функция может выполнять вычисления со значением, находящимся в ячейке, адрес которой возвращает функция ИНДЕКС. Более того, результат применения функции ИНДЕКС отображается не в виде ссылки — на экране показывается величина, расположенная по полученному адресу. Нужно помнить, что на самом деле, несмотря на его внешний вид, результатом является .адрес. При работе с функцией ИНДЕКС придерживайтесь следующих правил: ► Если в качестве аргумента помер_строки или номер _столбца указать 0, функция возвратит ссылку на всю строку или весь столбец соответственно. ► В качестве аргумента ссылка можно задавать один или несколько несмежных диапазонов, называемых областями (areas). Каждая область должна иметь прямоугольную форму и вправе содержать числа, текст или формулы. Если диапазоны несмежные, аргумент ссылка следует заключить в круглые скобки. ► Аргумент номер_области задействуется только в том случае, если в качестве аргумента ссылка задано несколько областей. Он определяет, к какой области будут применены аргументы иомер_строки и номер_столбца. Область, указанная в аргументе ссылка первой, имеет номер 1, указанная второй — 2 и т. д. Если номер области опущен, по умолчанию он считается равным 1. Рассмотрим работу функции ИНДЕКС на примере листа, изображенного на рис. 14.5. В формуле, записанной в ячейке А1, координата строки извлекается из ячейки А2, а координата столбца — из ячейки A3. В результате возвращается содержимое ячейки из третьей строки и второго столбца заданного диапазона СЗ:Еб.

Рис. 14.5. Функция ИНДЕКС возвращает значение из ячейки, находящейся по указанному адресу в заданном диапазоне

Следующий пример несколько сложнее. Пусть на том же самом листе (см. рис. 14.5) в ячейку А1 введена формула =ИНДЕКС(СЗ:Еб;0;2). Она вернет ошибку #ЗНАЧ!, поскольку значение аргумента номер_строки, равное 0, подразумевает ссылку на весь столбец, заданный аргументом номер_столбца (в данном случае на второй столбец диапазона СЗ:Еб, то есть D3:D6). Но Excel в качестве значения функции ИНДЕКС не умеет отображать диапазон. Другое дело, если функция ИНДЕКС будет включена в качестве аргумента в состав другой функции, такой как =СУММ(ИНДЕКС(СЗ:Е6;0;2)). Здесь мы получим значение 2600, то есть сумму чисел в ячейках диапазона D3:D6.

488 ♦ Глава 14. Основные функции

Этот пример иллюстрирует, как возвращаемую функцией ИНДЕКС ссылку можно использовать в сложных составных формулах. Теперь посмотрим, как ведет себя функция ИНДЕКС, когда в качестве аргумента ссылка задействуется более одной области. (При включении нескольких диапазонов аргумент ссылка следует заключить в круглые скобки.) Так, в формуле =ИНДEKC((Al:C5;D6:F10);l;l;2) аргумент ссылка является композицией ссылок на диапазоны А1:С5 и D6:F10. Аргумент номер_области, равный 2, предписывает выполнять поиск по второму диапазону, то есть D6:F10. Таким образом, эта формула вернет значение в ячейке, расположенной по адресу D6, — ячейки из первой строки и первого столбца диапазона D6:F10.

Функция ДВССЫЛ Функция ДВССЫЛ (INDIRECT) возвращает содержимое ячейки по ссылке на нее. Ее синтаксис следующий: =ДВССЫЛ(ссылка_на_ячейку ;a1), где аргумент ссылка_на_ячейку — это ссылка в стиле А1 или R1C1 или же имя ячейки, а а1 — логическая величина, которая как раз и задает тип ссылки. Если аргумент а 1 имеет значение ЛОЖЬ, Excel интерпретирует ссылку в стиле R1C1, если же аргумент имеет значение ИСТИНА или опущен, ссылка_на_ячейку интерпретируется в стиле А1. Например, пусть ячейка Сб рабочего листа содержит текстовое значение ВЗ, а в ячейке ВЗ находится число 2,888. Тогда формула =ДВССЫЛ(С6) возвратит значение 2,888. Если же на рабочем листе используются ссылки типа R1C1 и в ячейке R6C3 находится текст R3C2, а в саму ячейку R3C2 помещено число 2,888, формула =ДВССЫЛ(R6СЗ;Л0ЖЬ) также возвратит значение 2,888.

Функции СТРОКА и СТОЛБЕЦ Функции СТРОКА (ROW) и СТОЛБЕЦ (COLUMN) возвращают, соответственно, номер строки или столбца ячейки или диапазона, на который указывает их единственный аргумент. Таким образом, формула =СТР0КА(Н5) выдает число 5, а формула =СТ0ЛБЕЦ(С5) — значение 3, поскольку столбец С — третий по порядку на рабочем листе. Если аргумент опущен, результатом будет номер строки или столбца, в котором находится формула, содержащая функцию. Когда в качестве аргумента указывается ссылка на диапазон или его название и функция вводится как массив, ее результатом также станет массив, состоящий из номеров строк или столбцов заданного диапазона. Например, предположим, вы выделили ячейки В1:В10, ввели формулу =СТР0КА(А1:А10) и нажали клавиши Ctrl+Shift+Enter, чтобы скопировать формулу во все ячейки диапазона В1:В10. Это приведет к заполнению диапазона массивом значений {1;2;3;4;5;6;7;8;9;10}> то есть номерами строк каждой ячейки аргумента.

Функции ЧСТРОК и ЧИСЛСТОЛБЦОВ Функции ЧСТРОК (ROWS) и ЧИСЛСТОЛБ (COLUMNS) возвращают количество строк или столбцов соответственно. Их единственный аргумент может быть массивом констант, ссылкой на диапазон или именем диапазона. Например, формула =ЧСТРОК({100;200;300:1000;2000;3000}) возвратит число 2, поскольку массив состоит

Функции для списков и массивов ♦ 489

всего из двух строк (они разделяются двоеточием). Формула =ЧСТР0К(А1:А10) вернет значение 10 по количеству строк в диапазоне А1:А10, а формула =ЧИСЛСТОЛБ (А1:С10) — значение 3, то есть число столбцов в диапазоне А1:С10.

Функция ОБЛАСТИ Для информирования о количестве областей в ссылке используется функция ОБЛАСТИ (AREAS). Единственный аргумент этой функции — ссылка на ячейку или на диапазон или несколько ссылок на диапазоны. (В случае нескольких ссылок их необходимо заключать в круглые скобки; тогда Excel не будет воспринимать точки с запятыми, отделяющие один диапазон от другого, как разделители аргументов.) Вряд ли здесь нужен пример, но пожалуйста: пусть группе диапазонов: А1:С5, D6 и E7:G10, присвоено имя Тест; тогда формула =ОБЛАСТИ (Тест) возвратит значение 3, то есть количество областей в группе Тест.

Функция ТРАНСП Функция ТРАНСП (TRANSPOSE) транспонирует массив, то есть изменяет ориентацию массива с вертикальной на горизонтальную и наоборот. Она имеет только один аргумент — массив. Первая строка исходного горизонтального массива становится первым столбцом транспонированного (вертикального) массива и т. д. Функция ТРАНСП должна вводиться как формула массива в диапазон, имеющий точно такое же количество строк и столбцов, что и массив, задаваемый аргументом функции. СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------Быстро и легко выполнить транспонирование можно следующим образом: выделите исходный диапазон и нажмите клавиши Ctrl+C, чтобы скопировать его в буфер обмена. Затем щелкните на ячейке, в которой будет располагаться верхний левый угол транспонированного диапазона, в меню Правка выберите команду Специальная вставка и в открывшемся окне установите флажок Транспонировать (Transpose). Нажмите кнопку ОК.

Глава 15. Даты и время • Как Excel хранит даты и время • Ввод дат и времени • Форматирование дат и времени • Арифметические операции с датами и временем • Функции дат и времени

Инструментарий для работы с датами и временем необходим любой программе, имеющей дело с электронными таблицами. Хронологическая информация сопровождает нас повсеместно: это датировка документов, расписания и планы работ и прочее-прочее. Microsoft Excel в состоянии запечатлеть каждую наносекунду с начала XX века и предлагает ряд форматов, с помощью которых вы можете отобразить даты по своему желанию.

Как Excel хранит даты и время Excel записывает все дни, часы, минуты и секунды в числовом виде, что позволяет в дальнейшем использовать эти значения для выполнения арифметических операций. Основной единицей измерения времени в Excel являются сутки. Каждым суткам назначается свой порядковый номер. Базовый номер 1 — это воскресенье, 1 января 1900 года. С этого рубежа начинается отсчет времени в Excel для Windows. To есть все последующие даты программа хранит в виде числового значения, равного количеству суток между базовой и заданной датой. Например, 1 января 2004 года соответствует число 37 987, то есть количество дней между 1 января 1900 года и 1 января 2004 года. Время сохраняется в виде десятичной дроби, представляющей часть суток, прошедшую от их начала (00:00) до заданного момента. Поэтому время 12:00 пополудни хранится как 0,5, что означает половину суток. Отсюда, числовое значение времени 38 283,5896180556 расшифровывается так: 38 283 — это 23 октября 2004 года (порядковый номер дня), а 0,5896180556 представляет собой десятичное выражение отрезка суток между полночью и моментом 14:09:03. СОВЕТ — -----------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы увидеть последовательный номер даты, выделите ячейку, в которой она хранится, и нажмите клавиши Ctrl+Shift+~ (тильда). Чтобы вернуться к нормальному виду, воспользуйтесь клавишами Ctrl+Z.

При обмене документами между Excel для Macintosh и Excel для Windows выполняется автоматическая настройка дат на рабочих листах в соответствии со стандартами каждой системы. Изменение системы записи дат влечет другую интерпретацию хранимого порядкового номера даты, но сам он остается прежним. То есть если изменить систему исчисления дат, все введенные на лист даты сдвинутся на четыре года. Базовая дата равна либо 1 января 1900 года, как это принято в Excel для Windows, либо 2 января 1904 года, как в версии для Macintosh. Для ее настройки перейдите на вкладку Вычисления (Calculation) диалогового окна Параметры и установите флажок Система дат 1904 (1904 Date System). После этого порядковые номера введенных дат не изменятся, но трактоваться они будут уже по-другому, так, чтобы номер любой даты, введенной в Excel для Windows, соответствовал номеру даты в Excel для Macintosh. При импорте информации из Windows в Excel для Macintosh этот флажок обеспечивает правильность преобразования дат.

492 ♦ Глава 15. Даты и время

Ввод дат и времени Несмотря на то что даты и время хранятся внутри Excel в виде чисел, весьма затруднительно вводить их именно в такой форме, да это и не требуется. Информацию, представляющую даты и время, можно включать в формулы подобно любым другим значениям. Для дат существует несколько предопределенных форматов: Д.М.ГГ, Д МММ ГГ, Д МММ или МММ ГГ (для записи года можно использовать и четыре цифры). ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Текущая дата, время, язык, валюта и числовые форматы изменяются в диалоговом окне Язык и региональные стандарты, которое открывается, если выбрать одноименную команду в Панели управления Windows (она может несколько отличаться по названию в разных операционных системах). Помимо всего прочего, настройки этого окна определяют вид дат, распознаваемый операционной системой. Например, если на вкладке Общие (General) установлен русский язык, Excel интерпретирует как дату любую строку в формате Д/М/ГГ, но если установить английский язык, та же строка будет воспринята как текст.

Если введенное значение не соответствует ни одному из указанных встроенных форматов, Excel применяет к нему наиболее подходящий. Так, при вводе строки 1 Дек вы увидите в ячейке отформатированное значение 01.дек, в строке формул при этом будет отображаться 01.12.2004 (считаем текущим годом 2004), что позволяет при необходимости легко отредактировать дату. Для времени также существуют встроенные форматы: ч:мм АМ/РМ, ч:мм:сс АМ/РМ, ч:мм, ч:мм:сс, или комбинированные форматы даты и времени — Д.ММ.ГГ ч:мм. Обратите внимание, что часы, минуты и секунды в значении времени должны отделяться двоеточиями. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Создание форматов дат и времени рассматривается далее в разделе «Пользовательские форматы дат и времени» этой главы.

Если при вводе времени не указываются символы AM, PM, am или pm, Excel применяет 24-часовой цикл. Другими словами, значение 3:00 всегда воспринимается как три часа ночи, только если вы специально не укажете его как 3:00 РМ. СОВЕТ —-----------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы ввести в ячейку или в формулу текущую дату, нажмите клавиши Ctrl+; (точка с запятой). Текущая дата будет представлена в формате, определенном на панели управления Windows. Если требуется вставить в ячейку или в формулу текущее время, воспользуйтесь сочетанием Ctrl+Shift+: (двоеточие). Время будет указано в формате «ч:мм АМ/РМ».

31 декабря 2029 года по умолчанию считается критической точкой, то есть последним днем, который Windows воспринимает, если год указать только двумя цифрами. Например, если ввести в ячейку дату 12.31.29, система интерпретирует ее как 12 декабря 2029'года, а если ввести значение 01.01.30, то — уже как 1 января 1930 года.

Ввод дат и времени ♦ 493

Установленную по умолчанию критическую дату нетрудно изменить. Для этого откройте диалоговое окно Язык и региональные стандарты, используя Панель управления Windows, и перейдите на вкладку Дата (Date). Разумеется, по-прежнему сохранится ограничение 100-летним циклом, поэтому, чтобы избежать ошибок и неожиданностей при работе с датами, старайтесь при вводе года указывать не две, а четыре цифры.

Автозаполнение дат Упорядоченную последовательность дат в строке или столбце можно создать несколькими способами, но проще всего это сделать с помощью маркера заполнения. Предположим, в первой строке требуется сформировать серию дат, начинающуюся с 1 марта 2004 года, и значения должны следовать друг за другом с интервалом в один месяц. Сначала введите в ячейку А1 дату 1.03.2004 и перетащите маркер заполнения вдоль строки направо. Excel автоматически заполнит весь ряд, увеличивая каждое последующее значение на один день, как показано на рис. 15.1. После того как вы отпустите кнопку мыши, на экране появится значок смарт-тега. Щелкните на нем, чтобы открыть меню с набором дополнительных команд автозаполнения (оно также продемонстрировано на рисунке). Установите переключатель в положение Заполнить по месяцам (Fill Month), и программа вставит на лист серию дат с интервалом в один месяц.

Рис. 15.1. После автоматического создания ряда дат настройте его с помощью меню смарт-тега

Если потянуть за маркер заполнения при нажатой правой кнопке мыши, на экране появится контекстное меню, похожее на меню смарт-тега. В нем собраны практически те же самые команды, но их можно применить до выполнения любой операции заполнения. Если ни одна из команд этого меню вам не подходит, щелкните на последней команде Прогрессия (Series), чтобы открыть одноименное диалоговое окно, представленное на рис. 15.2. Диалоговое окно Прогрессия позволяет создавать различные временные серии более сложной структуры, чем обычные ряды, получаемые с помощью маркера заполнения. Чтобы сформировать ряд дат таким способом, введите в ячейку начальную дату,

494 ♦ Глава 15. Даты и время

выделите диапазон ячеек, который требуется заполнить, и выберите в меню Правка команду Заполнить ► Прогрессия (Fill ► Series).

Рис. 15.2. Сложные временные ряды создаются с помощью диалогового окна Прогрессия

При работе с-диалоговым окном Прогрессия имейте в виду следующее: ► Переключатель Расположение (Series In) позволяет выбрать, как будут заполняться выделенные ячейки: По строкам (Rows) или По столбцам (Columns). ► В поле Шаг (Step Value) устанавливается интервал между значениями. Например, введя число 2 в поле Шаг и выбрав вариант Месяц (Month) для переключателя Единицы (Date Unit), вы получите хронологическую последовательность с шагом в два месяца. Если же в поле Шаг ввести отрицательное значение, будет создан ряд с убывающими временными значениями. ► В поле Предельное значение (Stop Value) задается конечная дата ряда. В этом случае не обязательно предварительно выделять точное количество ячеек — Excel заполнит нужный диапазон автоматически. Так, чтобы создать временной ряд с 01.01.2004 по 31.12.2006, введите опорную дату в ячейку. Затем выделите эту ячейку, откройте диалоговое окно Прогрессия, установите переключатель Расположение в положение По столбцам, а в поле Предельное значение введите дату 31.12.2006. Нажмите кнопку ОК, и программа сформирует ряд дат, заполнив столбец вниз, начиная с выделенной ячейки. СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Подробнее об автозаполнении и создании прогрессий рассказывается в разделе «Заполнение ячеек и создание рядов данных» главы 7.

Расширение временных рядов Расширение временных рядов легко выполнить с помощью мыши. Для этого достаточно выделить несколько дат и потянуть в нужном направлении маркер заполнения. Средство автозаполнения по выделенным ячейкам определяет тип ряда и соответствующим образом продолжает его. Поскольку даты хранятся как числа, Excel автоматически заполнит выделенный диапазон последовательными временными значениями, как показано на рис. 15.3.

Ввод дат и времени ♦ 495

Рис. 15.3. Все значения справа от выделенной области получены автозаполнением

Функция автозаполнения создает ряд дат даже на основании одной выделенной ячейки. В этом случае происходит последовательное увеличение исходного значения на единицу. (Если требуется скопировать дату, при перетаскивании маркера заполнения следует удерживать нажатой клавишу Ctrl.) Обратите внимание, что ячейки на рис. 15.3 в строках с 6 по 8 содержат текстовые значения. Однако средство автозаполнения распознает текстовое представление дней недели и месяцев и изменяет значения так, как если бы они были обычными числами. Кроме того, если в ячейке находится смешанное содержимое (и текст, и число, как в строках 4 и 5), то при автозаполнении текстовая часть, не относящаяся к датам, копируется, а числа последовательно увеличиваются или уменьшаются, но только если они расположены в начале или конце значения (не в середине). ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Уже упоминавшаяся надстройка Spreadsheet Assistant предоставляет множество очень полезных, экономящих время средств. Она не только добавляет в Excel подменю Assistants (Помощь) и одноименную панель инструментов, но и вставляет команды в другие меню. Так, внизу меню Вставка появляются команды Months (Месяцы) и Years (Годы), предлагающие удобный способ создания временных рядов. В результате выбора любой из этих команд открывается представленное ниже диалоговое окно.

496 ♦ Глава 15. Даты и время

Форматирование дат и времени Формат введенной даты или времени можно легко изменить с помощью диалогового окна Формат ячеек (Format Cells). Для этого выберите в меню Формат (Fbrmat) команду Ячейки (Cells), перейдите на вкладку Число (Number) и в разделе Числовые форматы (Category) выберите категорию Дата (Date) или Время (Time). С правой стороны диалогового окна в списке Тип (Туре) появится список доступных форматов дат или времени соответственно, как показано на рис. 15.4. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Первые несколько пунктов списка помечены звездочкой (*). Эти форматы изменяют свой вид при редактировании настроек дат и времени, установленных по умолчанию на соответствующих вкладках диалогового окна Язык и региональные стандарты, открываемого из Панели управления Windows. На все остальные форматы эти изменения не влияют.

Большинство представленных в окне образцов не требует объяснений, но есть среди них и несколько особых, отличающихся от других (для категории Время): ► варианты 13:30 и 13:30:55 соответствуют полным суткам — 24-часовому циклу; ► в формате 30:55,2 отображаются только минуты и секунды; десятые доли секунды отделяются от основного значения запятой; ► для случая 37:30:55 время отображается в часах, истекших с 1 января 1900 года до текущего момента, то есть мы видим интервал времени.

Рис. 15.4. Для изменения форматов дат и времени предназначена вкладка Число диалогового окна Формат ячеек

Форматирование дат и времени ♦ 497

Пользовательские форматы дат и времени В дополнение к стандартным встроенным форматам дат и времени позволено определять и собственное форматирование, посредством той же техники, что и при работе с числами. СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Подробную информацию см. в разделе «Создание новых форматов» главы 8.

Допустим, вам понадобился формат, в котором дата выводилась бы в максимально развернутом виде. Например, при вводе значения 24.02.04 на экране отображалась бы строка: вторник, 24 Февраль, 2004, 0:00:00,0. Чтобы создать такой формат, выполните следующие действия: 1. Выделите содержащую дату ячейку. 2. Откройте диалоговое окно Формат ячеек, выбрав в меню Формат команду Ячейки или нажав клавиши Ctrl+1, и перейдите на вкладку Число. 3. В разделе Числовые форматы выберите категорию Все форматы (Custom). 4. В поле Тип (Туре) введите код своего формата, в нашем случае: ДДДД, Д ММММ, ГГГГ, ч:мм:сс,0. 5. Щелкните на кнопке ОК. Excel добавит новый пункт в нижнюю часть списка Тип для категории Все форматы и отобразит содержимое ячейки в соответствии с вашими настройками. Этот же метод имеет смысл применять, когда требуется показать лишь определенную часть даты или времени. Так, по коду ММММ дата 24.02.2004 будет представлена просто как слово Февраль. В табл. 15.1 приведены все коды, из которых составляются собственные представления дат и времени. Всегда помните о двух вещах: во-первых, код м Excel всегда считает минутами, а код М обозначает не минуты, а месяцы; во-вторых, если в схему включены коды АМ/РМ, am/pm, А/Р или а/р, Excel использует 12-часовой цикл, во всех остальных случаях по умолчанию применяется полный суточный формат времени. После того как новый формат попадает в список Тип, его можно применять к любым значениям дат и времени. Для этого достаточно выделить ячейку, открыть диалоговое окно Формат ячейки, выбрать категорию Все форматы, выделить нужный формат (все добавляемые форматы помещаются в нижнюю часть списка Тип) и нажать кнопку ОК.

Форматы для промежутков времени Чтобы отобразить значения времени большие, чем 24 часа, 60 минут или 60 секунд, первый код времени необходимо заключить в квадратные скобки — об этом говорится в нижней строке табл. 15.1. В списке доступных вариантов имеется только один подобный встроенный образец [ч]:мм:сс; его вы найдете в списке Тип категории Все форматы. Соответственно, можно создать другие форматы для интервалов, например: [мм]:сс и просто [сс].

498 ♦ Глава 15. Даты и время

Квадратные скобки не дадут никакого эффекта, если в них поместить код, находящийся в любой позиции, отличной от первой. Так, код ч:[мм]:сс будет восприниматься Excel как обычный формат ч:мм:сс. ПРИМЕЧАНИЕ----------------------------------------------------------------------------------------В списке Тип для категории Время есть один формат, отображающий промежутки времени — 37:30:55. Впрочем, это просто другая форма записи варианта [ч]:мм:сс из категории Все форматы.

Предположим, вы хотели бы узнать интервал времени между двумя датами. Введите в ячейки А1 и А2 даты 23.11.04 13:32 и 25.11.04 23:59 соответственно, а в ячейку A3 — формулу =А2-А1. Теперь, если к ячейке A3 применить встроенный формат [ч]:мм:сс, формула вернет значение 58:27:00, то есть время в часах, минутах и секундах между двумя этими датами. Если же отформатировать ячейку A3 по стандартному образцу ч:мм:сс, мы увидим значение 10:27:00 — просто разницу по времени без учета дат. Таблица 15.1. Коды для создания пользовательских форматов дат и времени Код Отображаемое значение Основной Числовые значения даты и времени в формате Общий (General) Д

День месяца без начального нуля (1-31)

ДД

День месяца с начальным нулем (01-31)

ДДД

Сокращенное название дня недели (Пн-Вс)

ДДДД

Полное название дня недели (Понедельник-Воскресенье)

М

Номер месяца без начального нуля (1-12)

ММ

Номер месяца с начальным нулем (01-12)

МММ

Сокращенное название месяца (Янв-Дек)

ММММ

Полное название месяца (Январь-Декабрь)

ГГ

Последние две цифры года (00-99)

ГГГГ

Полная запись года (1900-2078)

ч

Часы без начального нуля (0-23)

чч

Часы с начальным нулем (00-23)

м

Минуты без начального нуля (0-59)

мм

Минуты с начальным нулем (00-59)

с

Секунды без начального нуля (0-59)

ее

Секунды с начальным нулем (00-59)

с,0

Секунды и десятые доли секунды без начального нуля

с,00

Секунды и сотые доли секунды без начального нуля

се,0

Секунды и десятые доли секунды с начальным нулем

сс.ОО

Секунды и сотые доли секунды с начальным нулем

АМ/РМ

12-часовой формат времени с выводом АМ/РМ

am/pm

12-часовой формат времени с выводом am/pm

Арифметические операции с датами и временем ♦ 499 Код

Отображаемое значение

А/Р

12-часовой формат времени с выводом А/Р

а/р

12-часовой формат времени с выводом а/р

[]

Код времени1, заключенный в квадратные скобки, используется для отображения интервалов времени между двумя датами, что позволяет демонстрировать значения, превышающие 24 часа, 60 минут или 60 секунд

РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ -----------------------------------------------------------------------------Предположим, на рабочем листе Exoel собраны сведения о количестве налетанного времени авиаторов, причем используется встроенный формат времени. Однако если попытаться ввести значение, превышающее 9999 часов (вполне реальный летный стаж), программа воспримет его как текст. Что же неправильно? Да нет, все верно — не нужно устраивать «разбор полетов». Просто мы столкнулись с ограничением Excel. Существует два способа решить проблему. Первый: воспользоваться форматом для измерения промежутков времени. Выберите в списке Тип для категории Все форматы случай [ч]:мм:сс. Чтобы не отображались секунды, измените этот формат на [ч]:мм. Теперь можно вводить неограниченное количество часов летного времени. Второй вариант: разбить часы, проведенные летчиками в воздухе, на несколько частей и показывать их в нескольких ячейках. Также следует знать, что при вводе значения, превышающего 24 часа (даже 24:01), Excel автоматически добавляет к нему дату, которая отображается в строке формул. До тех пор пока введенное число часов не превысит количество часов в году, программа будет датировать время 1900 годом. Поэтому при вводе подобных значений должным образом форматируйте ячейку.

Арифметические операции с датами и временем Так как программа хранит все даты в числовом виде, их можно использовать в формулах точно так же, как любые другие значения. Предположим, требуется вычислить дату, отстоящую вперед на 200 дней от 4 Июля 2004 года. Для этого нужно в ячейку А1 ввести известное значение 4.07.04, а в другую ячейку — формулу =А1+200, которая возвратит дату 20.01.2005 (или 38 372). Другой пример: пусть нас интересует количество недель между 31 Октября 2003 года и 13 Мая 2004 года. Получить его можно с помощью формулы =(("13.05.04")-("31.10.03"))/7. Это составит приблизительно 27,9 недели. Проводить вычисления разрешено не только с датами, но и со временем, однако получаемый результат не всегда очевиден — иногда его довольно сложно осмыслить. Например^ чтобы посчитать время, прошедшее между 8:22 AM и 10:45 РМ, достаточно составить простую формулу ="22:45"-"8:22", которая вернет результат 0,599306. Теперь необходимо отформатировать это значение с помощью любого 24-часового формата. В этом случае Excel отображает значение по отношению к моменту полуночи, поэтому результат будет равен 14:23. Предположим, нужно определить момент времени, который наступит через 2 часа, 23 минуты и 17 секунд после 12:35:23 РМ. Формула =("12:35:23 РМ")+("2:23:17") возвратит правильный ответ 0,624074, который после форматирования преобразуется в 14:58:40. В этой формуле значение 2:23:17 представляет собой не абсолютное время (2:23:17 AM), а интервал (2 часа, 23 минуты и 17 секунд).

500 ♦ Глава 15. Даты и время СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------Excel не умеет отображать отрицательные значения дат и времени. Если при вычислениях получен отрицательный результат, который должен быть представлен в одном из форматов дат и времени, вместо него в ячейке появится строка символов вида #####, причем ячейка заполнится целиком, независимо от ее ширины. Подобная ошибка возникает чаще всего при вычитании более поздней даты из более ранней. Чтобы избежать проблем такого рода, лучше всего преобразовать результат в количество часов. Для этого умножьте его на 24 и примените к ячейке обычный числовой формат, а не формат даты и времени.

Функции дат и времени Функции дат и времени, предоставляемые Excel, позволяют быстро и точно производить различные вычисления на рабочем листе. Например, с помощью функции ЧАС (HOUR) можно моментально подсчитать ежедневное количество рабочих часов по ежемесячной платежной ведомости, составленной на листе Excel, а функция ДЕНЬНЕД (WEEKDAY) окажет вам помощь в вопросе выбора оплаты труда работника: стандартной ставки (с понедельника по пятницу) или повышенной (с учетом выходных дней). В этом разделе будет рассказано о нескольких (но не обо всех), помимо упомянутых, функциях Excel для работы с датами и временем. Полный список всех функций приводится в приложении В, «Встроенные функции Excel».

Функции СЕГОДНЯ и ТДАТА Функция СЕГОДНЯ (TODAY) возвращает числовое значение текущей даты и не требует задания аргументов. Но при этом нужно не забывать после имени функции добавлять пару скобок. (Вы, несомненно, помните, что аргументами называются переменные, которые передают функции значения для вычислений. Аргументы всегда заключаются в круглые скобки.) Если ячейка, в которую введена формула =СЕГ0ДНЯ(), имеет,формат Общий, итоговому значению будет назначен формат ДД ММ ГГГГ. Подобным образом работает и функция ТДАТА (NOW). Она также не требует аргументов, и если ввести в ячейку формулу =ТДАТА(), она возвратит числовое значение текущих даты и времени, где целая часть числового значения будет соответствовать дню, а дробная часть — доле суток. Excel не обновляет значение функции ТДАТА самостоятельно. Чтобы привести значение в ячейке, содержащей формулу =ТДАТА(), в соответствие текущему моменту, необходимо произвести пересчет рабочего листа. (Для этого достаточно просто ввести любое новое значение или нажать клавишу F9.) Также все значения, получаемые с использованием функции ТДАТА, обновляются при открытии или печати листа. Функция ТДАТА — это пример зависимой от среды функции, то есть такой, у которой вычисляемое с ее помощью значение «приспосабливается» к окружению. Если открыть лист, содержащий одну или несколько функций ТДАТА, и затем сразу же закрыть его, Excel все равно предложит вам сохранить изменения, хотя вы ничего и не делали на листе, поскольку текущее выходное значение функции ТДАТА стало иным со времени последнего редактирования листа. (В качестве другого примера подстраиваемой функции можно привести СЛЧИС (RAND).)

Функции дат и времени ♦ 501 СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Подробнее функция СЛЧИС рассматривается в разделе «Функции СЛЧИС и СЛУЧМЕЖДУ» главы 14.

Функция ДЕНЬНЕД Функция ДЕНЬНЕД (WEEKDAY) возвращает день недели (число) для заданной даты. Первый ее аргумент дата_в_числовом_формате может быть числовым значением даты, ссылкой на ячейку, в которой хранится функция даты или числовое значение даты, либо текстом в виде даты, таким как 27.01.02 или 27 Январь 2002. Если в качестве аргумента используется текст, не забудьте заключить его в кавычки. Второй аргумент тип определяет способ отображения результата и может быть опущен. В табл. 15.2 приведены возможные значения аргумента тип. Таблица 15.2. Значения аргумента «тип» функции ДЕНЬНЕД Тип Возвращаемое значение 1 (или опущен) Число от 1 до 7, где 1 — воскресенье, а 7 — суббота 2 Число от 1 до 7, где 1 — понедельник, а 7 — воскресенье 3 Число от 0 до 6, где 0 — понедельник, а 6 — воскресенье СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------К ячейке, содержащей функцию ДЕНЬНЕД, можно применить нестандартный формат даты, например ДДДД. В этом случае в ячейке будет отображаться собственно день недели, что не повлияет на хранимое значение, по-прежнему доступное в других формулах.

Функции ГОД, МЕСЯЦ и ДЕНЬ Функции ГОД (YEAR), МЕСЯЦ (MONTH) и ДЕНЬ (DAY) возвращают год, месяц и день для заданного числового значения даты. Аргумент каждой из этих функций может представлять собой десятичное числовое значение даты, ссылку на ячейку, содержащую функцию даты или числовое значение даты, либо быть текстом в виде даты, заключенным в кавычки. Например, если в ячейке А1 содержится дата 25.03.2002, формула =МЕСЯЦ(А1) вернет число 3, а формула =ДЕНЬ(А1) — число 25.

Функции ЧАС, МИНУТЫ и СЕКУНДЫ Функции ЧАС (HOUR), МИНУТЫ (MINUTE) и СЕКУНДЫ (SECOND) возвращают, соответственно, значения часов, минут и секунд для заданного аргумента, представляющего собой числовое значение времени. Так, если в ячейке В1 хранится время 12:15:35, формула =ЧАС(В1) возвратит значение 12, а формула =МИНУТЫ(В1) — значение 15.

Функции ДАТАЗНАЧ и ВРЕМЗНАЧ Функция ДАТАЗНАЧ (DATEVALUE) преобразует дату в числовое представление. Она имеет единственный аргумент, который должен представлять собой дату из диапазона 01.01.1900-31.12.9999, записанную как текст в любом из встроенных форматов даты

502 ♦ Глава 15. Даты и время

и заключенную в кавычки. Будьте внимательны: если вы не введете год, Excel присвоит дате текущее значение года. Например, формула =ДАТАЗНАЧ("31 Декабрь 2010") возвратит числовое значение 40 543. Подобным образом работает и функция ВРЕМЗНАЧ (TIMEVALUE) — она возвращает числовое значение времени. Точно так же ее единственный аргумент должен быть текстом, записанным в одном из встроенных форматов времени и обрамленным кавычками. Например, по результату вычисления формулы =ВРЕМЗНАЧ("4:30 РМ") вы увидите значение 0,6875.

Специальные функции для работы с датами В набор средств Excel для работы с датами включены некоторые специальные функции, позволяющие выполнять вычисления в задачах для погашения ценных бумаг, ведения платежных ведомостей и составления расписаний. Все функции, описанные в этом разделе, доступны только в том случае, если установлена надстройка Пакет анализа (Analysis ToolPak). СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Подробнее см. раздел «Установка Пакета анализа» главы 13.

Функции ДАТАМ ЕС и КОН МЕСЯЦА Функция ДАТАМЕС (EDATE) предназначена для вычисления точной даты по заданному количеству месяцев до или после исходной, указанной даты. Это количество является вторым аргументом функции, а первый аргумент начальная_дата — дата, от которой ведется отсчет времени. Если последний аргумент положительный, функция ДАТАМЕС прибавляет к начальной дате заданное число месяцев, если отрицательный — вычитает. Например, чтобы получить дату, отстоящую на 23 месяца после 12 июня 2003 года, введите формулу =ДАТАМЕС("12.06.01";23). Она возвратит значение 38 484, то есть 12 мая 2005 года. Функция КОНМЕСЯЦА (EОMОNTH) вычисляет дату, предшествующую или грядущую, с разницей в заданное количество месяцев до или после базового значения. Она имеет те же самые аргументы, что и функция ДАТАМЕС, и практически полностью аналогична ей, за исключением того, что возвращаемое значение всегда округляется до последнего дня месяца. Так, чтобы вычислить числовое значение даты, «перегоняющей» на 23 месяца дату 12 июня 2003 года, причем являющейся последним днем месяца, достаточно ввести формулу =КОНМЕСЯЦА("6.12.2001";23). Вернется значение 38 503, то есть — 31 мая 2005 года. Функция ДОЛЯ ГОДА Функция ДОЛЯ ГОДА (YEARFRAC) возвращает в виде десятичной дроби интервал времени между двумя заданными датами одного года. Ее аргументы в порядке ввода — начальная_дата и конечная_дата — задают период времени, который необходимо выразить в виде доли этого года. Последний аргумент, базис, отвечает за способ расчета; его возможные значения описаны в табл. 15.3.

Функции дат и времени ♦ 503 Таблица 15.3. Значения аргумента «базис» функции ДОЛЯГОДА Значение Описание 0 (или (30/360). Вычисления производятся в соответствии с правилами организации опущен) NASD (National Association of Security Dealers), разработанными для США, где год принимается равным 360 дням, а каждый месяц состоит из 30 дней 1

(по факту/по факту). В данном случае при расчетах используется фактическое количество дней в месяце и в году

2

(по факту/360). Количество дней в месяце фактическое, но число дней в году приравнивается 360

3

(по факту/365)

4

(30/360). Европейский метод, подразумевающий, что в месяце 30 дней, а в году — 360

Чтобы определить долю, занимаемую в году промежутком времени между 12.04.04 и 15.12.04, введите формулу =Д0ЛЯГ0ДА("12.04.02";"15.12.02"). Основываясь на принятом по умолчанию соотношении 30/360 (30 дней в месяце и 360 в году), вы получите значение 0,675. Функции РАБДЕНЬ и ЧИСТРАБДНИ Функции РАБДЕНЬ (WORKDAY) и ЧИСТРАБДНИ (NETWОRKDAYS) окажутся бесценными для тех, кто ведет платежные ведомости или составляет графики выполнения работ. Обе они принимают в расчет только рабочие дни или, иначе, исключают выходные. Кроме этого, к выходным дням можно причислять праздники, с указанием их точных дат. Функция РАБДЕНЬ возвращает дату, отстоящую на заданное количество рабочих дней от исходной даты. Она записывается так: =РАБДЕНЬ(начальная_дата;количество_дней;праздники), где иачальная_дата — это исходная дата, от которой начинается отсчет, количество_дпей — число рабочих дней до или после начальной даты, исключая выходные и праздничные дни. Положительные значения аргумента количество_дней определяют отсчет времени вперед от заданной даты, а отрицательные — соответственно в обратном направлении. Необязательный аргумент праздники может быть массивом или ссылкой на диапазон, содержащий даты, которые требуется исключить из расчета. Если опустить последний аргумент, функция РАБДЕНЬ будет выполнять вычисления, не учитывая только выходные дни и не подозревая о существовании праздников. Например, по формуле =РАБДЕНЬ(ТДАТА();100) можно определить дату, которая наступит через 100 рабочих дней после момента вычисления. Аналогично работает и функция ЧИСТРАБДНИ. Она возвращает количество рабочих дней между двумя заданными датами и имеет те же самые аргументы: начальная_дата\ количество_дней; праздники. Таким образом, количество рабочих дней между 15 января и 30 июня 2004 года определяется с помощью формулы =ЧИСТРАБДНИ("15.01.02";"30.06.02"), которая возвратит значение 120.

Глава 16. Финансовый анализ • Функции для анализа инвестиций • Функции для вычисления амортизации • Функции для анализа ценных бумаг

Рассматриваемые в данной главе функции Microsoft Excel позволяют выполнять стандартные финансовые вычисления, например расчеты чистой текущей стоимости и стоимости ожидаемой, без построения длинных и сложных формул. Они являются ключом к обработке сложных электронных финансовых таблиц и прекрасно заменяют устаревшие бумагу в клетку и калькулятор, бывший в свое время основным инструментом в руках профессиональных финансистов и бухгалтеров. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------- ; ---------------------------------------------------------Большинство из перечисленных в этой главе финансовых функций включены в надстройку Пакет анализа (Analysis ToolPak). Ее установка рассматривается в разделе «Установка Пакета анализа» главы 13.

Функции для анализа инвестиций Многие из финансовых функций имеют схожие аргументы. Чтобы сократить размеры раздела, мы объединили описание общих аргументов в табл. 16.1, а различия в их использовании рассмотрим в подразделах, посвященных конкретным функциям. Еще один список общих аргументов находится в разделе, повествующем об амортизации. Список же всех функций приведен -в приложении В, «Встроенные функции Excel». Таблица 16.1. Аргументы функций анализа инвестиций Аргумент бс

значение 1, значение 2, ... кпер плт

тип

период пс ставка

Описание будущая (ожидаемая) стоимость или баланс наличности, который нужно достичь после последней выплаты. Если аргумент опущен, он полагается равным О Выплаты, производимые в каждый период, в случае, когда размеры этих выплат различны Общее количество периодов платежей Выплата, производимая в каждый период; это значение не может меняться в течение всего времени погашения. Обычно подразумевает основной платеж и платеж по процентам, но не включает других налогов и сборов Число 0 или 1, обозначающее, когда должна производиться выплата (0 — в конце периода; 1 — в начале периода). Если аргумент опущен, он полагается равным 0 Номер конкретной периодической выплаты Приведенная стоимость — общая сумма, которая на текущий момент равноценна ряду будущих инвестиционных платежей Процентная или учетная (дисконтная) ставка

предположение Начальная величина процентной ставки для выполнения последовательных итераций. Если этот аргумент опущен, он полагается равным 10% ставка_финанс Ставка процента, выплачиваемого за вложения, используемые в денежных потоках ставка_реинвест Ставка процента, получаемого на денежные потоки при их реинвестировании

506 ♦ Глава 16. Финансовый анализ

Функция ПС Использование функции ПС (PV) — один из наиболее распространенных способов оценки привлекательности долгосрочных капиталовложений. Эта функция возвращает приведенную к текущему моменту стоимость инвестиции, то есть общую сумму, равноценную ряду будущих выплат. Если приведенная стоимость поступлений от инвестиций оказывается больше самого вклада, вложение считается удачным. Общую сумму постоянных денежных выплат, делаемых в течение длительного периода, называют обыкновенной рентой, или аннуитетом. Функция ПС предполагает задание входных величин: ставка; кпер; плт; 6с; тип, описание которых приведено в табл. 16.1. Чтобы вычислить приведенную стоимость серии поступлений, нужно задать аргумент плт; а если требуется рассчитать приведенную стоимость некоторой единовременной выплаты, необходимо определить аргумент 6с. Для расчета инвестиций с обоими видами поступлений задействуются оба указанных аргумента. Посмотрим, как работает эта функция. Предположим, вы получили предложение вложить средства с тем, чтобы в течение последующих пяти лет получать ежегодный доход в $1000. Для этого нужно инвестировать $4000. Выгодно ли сделанное вам предложение? Стоит ли жертвовать сегодня $4000, чтобы в течение следующих пяти лет заработать $5000? Чтобы это понять, нужно подсчитать приведенную стоимость вложения с учетом предполагаемого дохода в $1000. Поскольку вместо инвестирования можно просто положить деньги в банк на краткосрочный счет под 3,5%, то именно это значение мы и будем использовать в качестве учетной ставки инвестиции (аргумент ставка). Учетная ставка — это своего рода «барьер», который должен быть превышен, для того чтобы вложение стало привлекательным, поэтому учетную ставку часто называют барьерной ставкой. Для расчета приведенной стоимости введем формулу =ПС(3,5%;5;1000), которая возвратит значение -4515,05. Это число показывает, что для получения через пять лет суммы $5000 сейчас необходимо затратить $4515,05. Поскольку при инвестировании общая сумма вложения составляет только $4000, то, безусловно, такое предложение можно считать выгодным. Теперь предположим, что сумма $5000 будет выплачиваться не в течение пяти лет по $1000 в год, а единовременно в конце последнего периода. Будет ли выгодно такое инвестирование? Перепишем нашу формулу в следующем виде: =ПС(3,5%;5;;5000). (Не забудьте включить в нее дополнительный знак точки с запятой вместо аргумента плт (выплата), чтобы программа воспринимала значение $5000 как аргумент бс (будущая стоимость), а сумму ежегодных выплат не учитывала.) По этой формуле вернется значение -4209,87. То есть при барьерной ставке в 3,5% вы должны вложить сейчас $4209,87, чтобы через пять лет иметь уже $5000. Как видно, предложение на подобных условиях менее привлекательно, хотя и может быть принято, поскольку вклад составляет только $4000.

Функция ЧПС Функция ЧПС (NPV ) вычисляет чистую приведенную стоимость (net present value), отсюда и ее название. Она также очень полезна для оценки перспективности вложения. Вообще говоря, любая инвестиция, чистая приведенная стоимость которой больше нуля,

Функции для анализа инвестиций ♦ 507

считается выгодной. Эта функция имеет следующие аргументы: ставка; значение_1; значение_2;... (см. табл. 16.1). По правилам число аргументов значение не должно превышать 29, но, в принципе, оно не ограничено, если в качестве аргументов использовать массивы. Функция возвращает величину чистой приведенной стоимости инвестиции, основываясь на ставке дисконта (ставка), а также размере будущих платежей — отрицательных значений и получаемых доходов, выраженных положительными числами (аргументы значение 1; значение 2; ...). Функция ЧПС отличается от функции ПС в двух важных аспектах. Во-первых, случай просто приведенной стоимости предполагает постоянный размер выплат в течение срока действия предложения, в то время как функция ЧПС допускает выплаты переменной величины. Во-вторых, функция ПС не исключает такой вариант, чтобы платежи и поступления происходили или в начале, или конце периода, а функция ЧПС подразумевает, что все платежи и поступления распределены во временном промежутке равномерно и осуществляются только в конце периодов. Считается, что инвестиция, значение которой вычисляет функция ЧПС, начинается за один период до даты денежного взноса значение и заканчивается с последним денежным взносом в списке. Если сумма инвестиции выплачивается заранее, ее не следует включать в функцию в виде одного из аргументов значение, но нужно не забыть вычесть ее из полученного результата. Если же сумма инвестиции выплачивается в конце первого периода, ее необходимо включить в функцию в качестве первого отрицательного аргумента значение. Теперь, чтобы пояснить все сказанное выше, рассмотрим несколько примеров. Допустим, вам поступило предложение вложить $250 000 на условиях, что за первый год вы понесете убыток $85 000, но за второй, третий и четвертый ваш капитал увеличится на $95 000, $140 000 и $185 000 соответственно. При этом барьерная ставка составляет 8%. Для оценки перспективности данного предложения введем формулу =ЧПС(8%;85000;95000;140000;185000)-250000. Полученный по этой формуле результат -139,48 говорит о том, что при таких условиях рассчитывать на чистую прибыль не приходится. Отрицательные значения показывают, что вы потратите на инвестирование больше средств, чем приобретете в дальнейшем. (Чтобы определить, какая приведенная стоимость или процентная ставка делает это предложение выгодным, используйте команду Подбор параметра (Goal Seek), описание которой можно найти в разделе «Команда Подбор параметра» главы 18.) Приведенная выше формула учитывает, что вы производите единовременное вливание всей суммы авансом. Но если бы эта сумма вносилась в конце первого периода, формула выглядела бы так: =ЧПС(8%;(-250000-85000);95000;140000;185000). Результат стал бы положительным — $18 379,04, что говорит о выгодности такого инвестиционного предложения.

Функция БС Функция БС (FV) возвращает будущую стоимость инвестиции на основе постоянной процентной ставки и периодических постоянных (равных по величине сумм) выплат или одной единовременной выплаты. Фактически она противоположна функции ПС и имеет

508 ♦ Глава 16. Финансовый анализ

те же аргументы: ставка; кпер; плт; пс; тип (см. табл. 16.1). Когда требуется рассчитать будущую стоимость инвестиции по серии равных платежей, используется аргумент плт, если же результатом инвестиции является единовременная выплата, указывается аргумент пс. Предположим, вы собираетесь открыть счет IRA1. Вы планируете в начале каждого года вносить на этот счет $2000 и рассчитываете, что средняя ставка в течение всего периода времени составит 6% в год. Предположим, что сейчас вам 30 лет; сколько же денег накопится на счете, когда вам исполнится 65? Составьте формулу =БС(б%;35;-2000;;1), и она вернет значение $236 241,73. Именно столько денег будет на вашем счету через 35 лет. Изменим условия: вы открыли счет IRA уже три года назад и накопили на данный момент $7500. В этом случае формулу следует переписать так: =БС(б%;35;-2000; -7500;1). В результате выясняется, что за 35 лет сумма на вашем счете вырастет до $293 887,38. В обоих примерах значение аргумента тип было равно 1, поскольку все выплаты производились в начале периодов. Но чем продолжительнее срок инвестирования, тем более существенное влияние оказывает этот параметр на результат вычислений. Если в последней формуле опустить аргумент тип (предполагая, что выплаты происходят не в начале, а в конце каждого периода), сумма составит до $280 515,21. Таким образом, почувствуйте разницу в $13 372,17!

Функция ПЛТ Функция ПЛТ (РМТ) возвращает сумму периодического платежа для погашения ссуды, осуществляемого за определенный период времени, на основе постоянных сумм платежей и неизменной процентной ставки. Ее аргументы вводятся в следующем порядке: ставка; кпер; пс; бс; тип (см. табл. 16.1). РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ-------------------------------------------------------------------------------функция ПЛТ может возвращать и совершенно неправдоподобный результат — слишком высокий размер периодической выплаты. Подобный исход не исключен и для других функций анализа инвестиций. Если вы сомневаетесь в результате, обратите внимание на используемые в вычислениях единицы, в первую очередь для аргументов «ставка» и «кпер». Например, если 6% — это годовая учетная ставка, то и количество периодов (кпер) должно измеряться в годах. Если ввести для аргумента «ставка» значение 6%, а количество выплат установить равным 360, Excel вернет размер периодической выплаты для погашения взятой ссуды под 6% в месяц в течение 30 лет или же 6% в каждый из 360 последующих годов! Вы должны решить этот вопрос сами: либо использовать размер ежемесячной ставки, поделив_6% на 12 месяцев (стандартный способ), либо сократить количество периодических платежей с 360 до 30, что соответствует числу годовых долей. Обратите внимание, что результат вычислений для обоих указанных способов получится разный, поскольку это совершенно разные величины: в первом случае — размер ежемесячного отчисления в рассрочку, а во втором — единовременной ежегодной выплаты. В принципе, в подобных расчетах нужно использовать единицы измерения, принятые вашим кредитором.

___________________________ 1

Специальный пенсионный счет, не облагаемый налогами. — Примеч. перев.

Функции для анализа инвестиций ♦ 509

Предположим, вы собираетесь взять кредит на 30 лет в размере $100 000. Если считать, что банковский процент составляет 6%, то какова же будет сумма ежемесячных выплат? Прежде всего, разделите годовую процентную ставку на 12, чтобы получить месячную; она составит приблизительно 0,5%. Далее определите число выплат, умножив 12 (месяцев) на 30 (лет). В итоге получится 360 периодов. Теперь составьте формулу =ПЛТ((б%/12);(30*12);100000), которая д&ст результат — $599,55. (Значение отрицательное, поскольку долг погашается вами ежемесячно.)

Функция ПРПЛТ Функция ПРПЛТ (IPMT) возвращает процентную часть периодического платежа по погашению кредита за определенный период времени при постоянных суммах выплат и постоянной процентной ставке. Соответственно, ее аргументы: ставка; период; кпер; пс; бс; тип (см. табл. 16.1). Сделаем предположение, вы взяли ссуду $100 000 на 30 лет под 6% годовых. Чтобы подсчитать размер выплаты по процентам за первый месяц, составьте формулу =ПРПЛТ((б/12)%;1;360;100000). Она вернет значение -$500,00. Немного преобразовав эту же формулу: =ПРПЛТ((б/12)%;360;360;100000), можно подсчитать размер отчислений по процентам за последний месяц. Он составит всего -$2,98.

Функция ОСПЛТ Функция ОСПЛТ (РРМТ) аналогична функции ПРПЛТ, но возвращает основную долю периодического платежа (то есть без учета процентов) по погашению долга за определенное время при постоянных суммах выплат и неизменной процентной ставке. Если вычислить значения функций ПРПЛТ и ОСПЛТ за один и тот же период, сумма результатов даст общий размер всех выплат по амортизации ссуды за этот период. Функция ОСПЛТ имеет те же аргументы {ставка; период; кпер; пс; бс; тип ); их описание приведено в табл. 16.1. В условиях предыдущего примера (ссуда $100 000 на 30 лет под 6% годовых) по формуле =ОСПЛТ((6/12)%;1;360;100000) мы получим размер основного платежа за первый месяц -$99,55. Аналогично, формула =ОСПЛТ((6/12)%;360;360;100000) позволит выяснить величину основных платежей за последний месяц. Она составит -$596,57.

Функция КПЕР Функция КПЕР (NPER) возвращает общее количество периодов выплат по погашению кредита при условии постоянных периодических выплат и постоянной процентной ставки. Эта функция имеет следующие аргументы: ставка; пят; пс; бс; тип (см. табл. 16.1). Рискнем предположить, что у вас есть возможность ежемесячно выплачивать $1000, и теперь вы хотите узнать, какое количество ежемесячных платежей необходимо для погашения ссуды $100 000, взятой под 6% годовых. Для этого нужно составить формулу =КПЕР((6%/12);-1000;100000), по которой будет вычислено искомое значение — 138,98 месяца. Если размер выплат слишком мал, чтобы погасить ссуду с указанным процентом, функция КПЕР вернет ошибочное значение. Ежемесячный платеж должен превышать

510 ♦ Глава 16. Финансовый анализ

величину месячной процентной ставки, умноженной на сумму кредита; в противном случае такая ссуда никогда не будет списана. Например, формула =КПЕР((6%/12);500;100000) возвратит ошибку #ЧИСЛО!, поскольку при таких аргументах размер ежемесячных выплат должен быть не менее $666,67 (то есть $100 000*(8/12)%).

Функция СТАВКА Функция СТАВКА (RATE) возвращает норму прибыли — процентную ставку, рассчитанную по ряду постоянных периодических выплат или по единому платежу для заданной суммы займа. Функция имеет аргументы: кпер; wirrv, пс; бс; тип; предположение, описание которых находится в табл. 16.1. Для вычисления можно использовать либо аргумент плт, чтобы узнать размер процентной ставки по ряду равных периодических выплат, либо аргумент бс (будущая стоимость) — для определения процентной ставки по единовременному погашению займа. Допустим, вы рассматриваете инвестиционное предложение стоимостью $3000, согласно которому будет сделано четыре ежегодные выплаты по $1000. Какова в данном случае норма прибыли? Составим формулу =СТАВКА(4;1000;-3000), которая вернет значение 13%. Очень неплохое предложение. ПРИМЕЧАНИЕ----------------------------------------------------------------------------------------В функции СТАВКА подход к вычислениям итерационный. Сначала рассчитывается чистая приведенная стоимость инвестиции при ставке, равной аргументу «предположение». Если полученная величина больше нуля, функция увеличивает значение ставки, в противном случае — уменьшает, а затем повторяет вычисление чистой приведенной стоимости. Процесс приближения значения ставки к искомому продолжается до достижения заданной точности, либо когда число итераций достигнет 20. Подробнее об итерациях рассказывается в разделе «Циклические ссылки» главы 12. Если функция СТАВКА возвращает ошибку #ЧИСЛО!, возможно, дело в том, что программе недостаточно 20 повторов. В этом случае попробуйте изменить значение аргумента «предположение»; по умолчанию оно равно 0,1, то есть 10%. Обычно удается получить результат при начальной ставке между 10% и 100%.

Функция ВСД Функция ВСД (IRR) возвращает внутреннюю норму прибыли инвестиции в процентах, то есть ставку, при которой чистая приведенная стоимость инвестиции равна нулю. Другими словами, внутренняя норма прибыли (рентабельности) — это ставка, при которой все доходы, получаемые от вложения, равны его стоимости. Значение внутренней нормы рентабельности может использоваться для оценки привлекательности вложения средств так же, как и значение чистой приведенной стоимости. Как уже было сказано, если чистая приведенная стоимость инвестиции при заданной барьерной ставке больше нуля, такое вложение можно считать выгодным. Это же утверждение другими словами: инвестиции считаются перспективными, если учетная ставка, при которой чистая приведенная стоимость равна нулю, — то есть внутренняя норма прибыли, — больше барьерной ставки. Функция ВСД имеет два аргумента: значения и предположение, где значения — это массив или ссылка на диапазон ячеек, содержащий числа. Допускается только один

Функции для вычисления амортизации ♦ 511

первый аргумент значения, причем он должен передавать, по крайней мере, одно положительное и одно отрицательное число. Функция ВСД игнорирует текстовые и логические значения, а также пустые ячейки. В массив или диапазон, выступающий в качестве аргумента значения, записываются суммы инвестиций (со знаком «минус») и доходов, то есть поступлений (со знаком «плюс»), и они необязательно должны быть равными по величине. Но при вычислении функции, считается, что все платежи производятся в последовательные и одинаковые по продолжительности периоды времени, причем в конце этих периодов. Функция возвращает соответствующую процентную ставку за амортизационный период. Аргумент предположение (см. табл. 16.4) требуется, если функция выдает ошибку #ЧИСЛО!. Здесь, как и для функции СТАВКА, используется итеративный подход, соответственно, ошибка возникает, если программа не достигла нужного результата за 20 шагов. По умолчанию аргумент предположение равен 0,1, то есть 10%, однако если получена ошибка, можно попробовать поварьировать этот параметр. Предположим, вы решили купить доходный участок земли за $120 000 с тем, чтобы в дальнейшем сдать его в аренду. В течение следующих пяти лет вы полагаете получить от этой сделки чистый рентный доход в виде выплат: -$22 000, $24 000, $28 000, $31 000 и $33 000. Выгодно ли такое вложение? Чтобы определить это, создайте небольшой лист, в шести ячейках которого поместите все упомянутые выше значения: общую сумму вложения и пять сумм ежегодных арендных платежей. (Не забудьте, что стоимость участка нужно вводить со знаком «минус».) Введите формулу =ВСД(А1:А6), она вернет значение 5%. Это означает, что при барьерной ставке в 3,5% данное вложение можно считать привлекательным.

Функция МВСД Функция МВСД (MIRR) аналогична функции ВСД, но возвращает модифицированную внутреннюю норму прибыли инвестиции, в которой учитываются как затраты на привлечение инвестиции, так и процент, получаемый от реинвестирования денежных средств. Предполагается, что все выплаты производятся, в конце периода и возвращается соответствующая процентная ставка за этот период. Функция ВСД имеет следующие аргументы: значения; ставка _финанс; ставка_ реинвест (см. табл. 16.1), где значения — это массив или ссылка на диапазон ячеек, представляющих собой ряд инвестиционных платежей и поступлений, производимых через одинаковые промежутки времени. Вы вправе использовать только один аргумент значения, причем он должен передавать в функцию, по крайней мере, одно положительное и одно отрицательное число. В условиях рассмотренного в предыдущем разделе примера и при финансовой ставке 7%, а ставке реинвестирования 3,5% формула =МВСД(А1:Аб;7%;3,5%) вернет значение модифицированной нормы прибыли, равное 4%.

Функции для вычисления амортизации Вопрос амортизации активов имеет очень большое значение для любого бизнеса, и своевременные расчеты позволят повысить эффективность ведения финансовой и экономической деятельности предприятия. В табл. 16.2 собраны все основные аргументы функций, связанных с амортизацией.

512 ♦ Глава 16. Финансовый анализ Таблица 16.2. Аргументы амортизационных функций Аргумент

Описание

нач_стоимость

Исходная стоимость актива

время_эксплуатации

Количество периодов, за которые основные активы полностью амортизируются

период

Период, для которого требуется вычислить амортизацию

ост_стоимость

Стоимость актива в конце периода амортизации (иногда называется остаточной или ликвидной стоимостью актива)

Функция АПЛ Функция АПЛ (SLN) возвращает величину снижения стоимости актива за один период, рассчитанную линейным методом. В этом случае предполагается, что амортизация постоянна для любого определенного периода на протяжении полезного времени эксплуатации имущества, то есть стоимость актива за вычетом его оценочной остаточной стоимости равномерно распределяется по сроку эксплуатации средств. Соответственно, эта функция имеет аргументы: нач_стоимость; ост_стоимость\ время эксплуатации, описание которых приведено в табл. 16.2. Положим, требуется определить ежегодную амортизацию установки стоимостью $8000, работающей в течение 10 лет до стоимости износа $500. Запишем формулу =АПЛ(8000;500;10), которая вернет значение $750. Именно такова норма ежегодного обесценивания оборудования, рассчитанная линейным методом.

Функции ДДОВ и ФУО Функция ДДОВ (DDB) возвращает значение амортизации актива за данный период, используя метод двойного уменьшения остатка или иной явно указанный метод. Здесь изнашивание имеет переменную величину: амортизация велика в начальные периоды и уменьшается в последующие, то есть вычисляется как процент от чистой балансовой стоимости имущества (начальная стоимость имущества минус амортизация за предыдущие годы). Четыре первых аргумента функции (нач_стоимость; ост_стоимостъ; время_ эксплуатации; период) описаны в табл. 16.1. Все пять аргументов должны быть положительными числами, а аргументы время эксплуатации и период — иметь одну и ту же размерность (например, месяц). Необязательный пятый аргумент коэффициент обозначает процентную ставку снижающегося остатка. Если он опущен, ставка полагается равной 2 (метод двойного уменьшения остатка). Если этот аргумент равен 3, при расчете будет использоваться метод тройного уменьшения остатка. Рассмотрим пример. Требуется определить амортизацию новой установки стоимостью $5000, эксплуатируемой в течение 5 лет (60 месяцев), с конечной стоимостью $100. По формуле =ДДOБ(5000;100;60;1) получаем, что сумма амортизации за первый месяц, рассчитанная методом двойного уменьшения остатка, равна $166,67. (Обратите внимание, что аргумент время эксплуатации выражен в месяцах.) Чтобы подчитать износ установки за первый год эксплуатации, нужно применить формулу =ДДOБ(5000;100;5;1). Она вернет

Функции для вычисления амортизации ♦ 513

значение $2000,00. (В этом случае аргумент время эксплуатации задается в годах.) Функция ФУО (DB) аналогична функции ДДОБ, за исключением того, что к вычислениям в этом случае привлекается метод фиксированного уменьшения остатка, и с помощью данной функции можно рассчитать амортизацию за любой период эксплуатации. Эта функция принимает следующие аргументы (см. табл. 16.2): нач_стоимостъ; ост_стоимостъ; время эксплуатации; период; месяцы. Аргументы время эксплуатации и период должны иметь одну и ту же размерность. Необязательный аргумент месяцы обозначает количество месяцев в первом году, по умолчанию он равен 12 (целый год). Например, чтобы рассчитать амортизацию имущества стоимостью $1 000 000, остаточной стоимостью $100 000 и сроком эксплуатации шесть лет для первых семи месяцев первого года эксплуатации, нужно составить следующую формулу: =ФУО(1000000;100000;6;1;7), которая вернет значение $186 083,33.

Функция ПУО Функция ПУО (VDB) возвращает величину амортизации актива для любого выбранного промежутка времени, в том числе для частей периодов, используя либо метод двойного уменьшения остатка, либо иной указанный метод. Функция имеет аргументы: нач_стоимость; ост_стоимостъ; время эксплуатации; нач_период; кон_период; коэффициент; 6ез_переключеиия. Описание большинства из них дано в табл. 16.2. Аргументы нач_период и кон_период - это начальный и конечный периоды, определяющие интервал времени, для которого вычисляется амортизация. Такой подход позволяет выполнить расчет амортизации для любого интервала в течение времени эксплуатации. Оба эти аргумента, а также аргумент время эксплуатации должны иметь одну и ту же размерность (дни, месяцы или годы). Необязательный аргумент коэффициент обозначает коэффициент снижения стоимости остатка. Если он опущен, то полагается равным 2 (расчет выполняется по методу двойного уменьшения остатка). Необязательный аргумент 6ез_переключения — это логическое значение, определяющее, следует ли использовать амортизацию, вычисленную линейным методом, в том случае, когда линейная амортизация превышает величину, рассчитанную методом уменьшения остатка. Если опустить этот аргумент или задать его равным 0 (то есть ЛОЖЬ), Excel будет применять линейный метод. Если же аргумент без_переключения имеет значение 1 (ИСТИНА), переключения на линейный метод не происходит, даже если линейная амортизация больше величины, вычисленной методом уменьшения остатка. Предположим, в конце первого квартала текущего года было приобретено имущество на сумму $15 000, и остаточная стоимость этого имущества через пять лет составит $2000. Чтобы рассчитать износ за следующий год (с 4-го по 7-й квартал), напишем формулу =ПУО(15000;2000;20;3;7). Амортизация за этот период составит $3 760,55. В качестве единицы измерения в данном случае использовались кварталы. Обратите внимание, что аргумент нач_период равен 3, а не 4, поскольку мы «перепрыгнули» через первые три квартала текущего года, чтобы начать сразу с четвертого.

514 ♦ Глава 16. Финансовый анализ

Функция АСЧ Функция АСЧ (SYD) возвращает величину амортизации актива за определенный период, рассчитанную методом суммы годовых чисел. Ее аргументы следующие: пач_стоимость; ост_стоимость; время_эксплуатации; период (см. табл. 16.2). Для времени эксплуатации и периода необходимо использовать одни и те же единицы измерения времени. Подобно двойному уменьшению остатка, рассматриваемый метод относится к методам ускоренного определения амортизации, основывающимся на начальной и конечной стоимости активов. Например, требуется определить амортизацию установки стоимостью приобретения $15 000, временем эксплуатации три года и остаточной стоимостью $1250. Формула =АСЧ(15000;1250;3;3) рассчитает амортизацию методом суммы годовых чисел для третьего года ее службы. Она составит $2 291,67.

Функции для анализа ценных бумаг Excel предлагает целый ряд функций, предназначенных для оценки и анализа различных типов ценных бумаг. Все эти функции входят в надстройку Пакет анализа. О том, как установить последнюю, рассказывается в разделе «Установка Пакета анализа» главы 13. Большинство функций данной группы имеют одинаковые аргументы, описание которых представлено в табл. 16.3. Таблица 16.3. Аргументы функций для анализа ценных бумаг Аргумент

Описание

базис

Тип способа расчета продолжительности временных периодов. Если 0 (или опущен), применяется американская система NASD — 30/360 (30 дней в месяце и 360 в году). Другие возможные значения аргумента «базис»: 1 — по факту/по факту; 2 — по факту/360; 3 — по факту/365; 4 — европейская система 30/360

купон частота

Годовая процентная ставка по купонам ценных бумаг Периодичность выплат по купонам (количество выплат за год): 1 — один раз в год 2 — один раз в полгода 4 — один раз в квартал

инвестиция

Первоначальная стоимость покупки ценных бумаг

дата_выпуска

Дата выпуска ценных бумаг

дата_вступл_в_силу Дата погашения ценных бумаг (должна быть более поздней, чем дата сделки) номинал

Номинальная стоимость ценных бумаг; если аргумент опущен, используется значение 1000 руб. (долларов)

Функции для анализа ценных бумаг ♦ 515 Аргумент цена ставка погашение дата_согл доход

Описание Процентная или учетная ставка Процентная ставка по ценным бумагам на дату их выпуска (должна быть больше или равна нулю) Стоимость ценных бумаг при их погашении Дата сделки (день оплаты) с ценными бумагами (должна быть более поздней, чем дата выпуска ценных бумаг) Годовой доход по ценным бумагам в процентах, должен быть больше нуля или равен ему

Даты можно указывать одним из трех способов: в виде числового значения, в виде даты, заключенной в кавычки, или как ссылку на ячейку, в которой содержится дата. Например, 30 июня 2004 года может быть введено: как 38168 — числовое значение даты, как «30.06.04» или же — как обычная ссылка на ячейку с этой датой. Если какая-либо из функций для работы с ценными бумагами возвращает ошибку #ЧИСЛО!, то в первую очередь следует проверить формат записи даты, а также значения аргументов — они должны удовлетворять условиям, приведенным в табл. 16.3. СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------- '- --------------------------------------------------------------Подробнее о числовых значениях дат и времени рассказывается в главе 15, «Даты и время».

Функции РУБЛЬ.ДЕС и РУБЛЬ.ДРОБЬ Первая из этих функций преобразует дробные значения денежных сумм, например стоимость ценных бумаг, в число, записанное в десятичной системе счисления, а вторая выполняет обратное действие. Аргументы функции РУБЛЬ.ДЕС (D0LLARDE) предназначены для записи дробного значения, которое требуется перевести в десятичное (дроб_руб; дроб). Левая часть значения аргумента дроб_руб равна целой части исходного числа, а после десятичной точки записывается числитель исходной дроби. В качестве аргумента дроб подставляется знаменатель дроби. Вторая функция РУБЛЬ.ДРОБЬ (D0LLARFR) имеет полярные аргументы: дес_рубль; дроб, где дес_рублъ — десятичное число, которое нужно преобразовать в дробь, дроб — целое число, обозначающее знаменатель возвращаемой дроби. Для функции РУБЛЬ.ДРОБЬ в качестве знаменателя выбираются значения для округления десятичного значения до ближайшей половины, четверти, восьмой, шестнадцатой, тридцать второй и т. д. Например, формула =РУБЛЬ.ДЕС(1,03;32) преобразует дробь 1 3/32 в десятичное значение 1,09375. И наоборот, формула =РУБЛЬ.ДР0БЬ(1,09375;32) вернет значение 1,03.

Функции НАКОПДОХОД и НАКОПДОХОДПОГАШ Функция НАКОПДОХОД (ACCRINT) возвращает размер накопленного дохода по ценным бумагам в варианте с перибдической выплатой процентов. Ее аргументы следующие: дата_выпуска; первый_доход; дата_согл; ставка; поминал; частота; базис.

516 ♦ Глава 16. Финансовый анализ

Аргумент первый_доход задает дату выплаты первого накопленного процента, а остальные аргументы этой функции описаны в табл. 16.3. Предположим, что ценная бумага (пусть это будет долгосрочный казначейский вексель) имеет дату выпуска 1 марта 2004 года, первая операция с ней была проведена 1 апреля 2004 года, дата первого начисления процента — 1 сентября 2004 года, ставка по купонам равна 7% с выплатой процентов один раз в полгода, номинал ценной бумаги — $1000, а базис — 30/360. Тогда накопленный процент можно подсчитать по формуле =НАКОПДОХОД("01.03.04";"01.09.04";"01.04.04";0,07;1000;2;0) Эта формула возвратит значение 5,833333, указывающее, что доход с 1 марта по 1 апреля 2004 года составит $5,83. Подобным же образом работает и функция НАКОПДОХОДПОГАШ (ACCRINTM). Только она возвращает размер накопленного дохода по ценным бумагам, процент по которым выплачивается в срок погашения, а число ее аргументов {дата _выпу ска; дата_согл; ставка; номинал; базис), соответственно, меньше. Опираясь на предыдущий пример и считая датой погашения ценной бумаги 31 июля 2008 года, рассчитаем накопленный процент по формуле: =НАКОПДОХОДП0ГАШ("01.03.04";"31.07.08";0,07;1000;0) Результирующее значение 309,1667 означает, что ценная бумага номиналом $1000 к моменту своего погашения 31 июля 2008 года принесет прибыль в $309,17.

Функции ИНОРМА и ПОЛУЧЕНО Функция ИНОРМА (INTRATE) возвращает процентную ставку для полностью инвестированных ценных бумаг. Ее аргументы: дата_согл; дата_вступл_в_силу; инвестиция; погашение; базис (см. табл. 16.3). Пусть бумага вступила в силу 31 марта 2004 года и погашена 30 сентября 2004 года. Объем инвестиций составляет $1 000 000, а стоимость бумаг при погашении будет равна $1 032 324, базис — 30/360. Отсюда нетрудно вычислить процентную ставку по этим ценным бумагам, используя формулу =ИНОРМА("31.03.04";,,30.09.04";1000000;1032324;0), которая вернет значение 0,064648 или 6,46%. Подобным образом работает и функция ПОЛУЧЕНО (RECEIVED). Она возвращает сумму, полученную к сроку погашения полностью обеспеченных ценных бумаг, и имеет аргументы: дата_согл; дата_вступл_в_силу; инвестиция; скидка; базис. В условиях предыдущего примера, считая учетную ставку равной 5,5%, с помощью формулы =ПОЛУЧЕНО("31.03.04";"30.09.04";1000000;0,055;0) можно подсчитать общую сумму при погашении этих бумаг. Она составит $1 028 277,63.

Функции ЦЕНА, ЦЕНАСКИДКА и ЦЕНАПОГАШ Функция ЦЕНА (PRICE) возвращает цену за 100 рублей номинальной стоимости ценных бумаг, процент по которым выплачивается периодически. Она имеет следующие аргументы: дата_согл; дата_вступл_в_силу; ставка; доход; погашение; частота; базис; их описание дано в табл. 16.3. Представим, что в вашем распоряжении есть облигации

Функции для анализа ценных бумаг ♦ 517

с дата_согл 31 марта 2004 года, датой погашения 31 июля 2004 года, на условиях процентной ставки 5,75% и с выплатой процентов раз в полгода. При этом годовой доход по облигациям составляет 6,5%, при погашении стоимость бумаг будет $100, а в расчетах используется стандартный базис 30/360. Тогда формула =ЦЕНА("31.03.04";"30.07.04";0,0575;0,065;100;2;0) вернет цену одной облигации — $99,73498. Функция ЦЕНАСКИДКА (PRICEDISC) возвращает цену за 100 рублей (долларов) номинальной стоимости ценных бумаг, на которые сделана скидка, вместо периодических выплат процентов. Зта функция имеет похожие аргументы (дата_согл; дата_вступл_в_силу; скидка; погашение; базис); их описание приводится в табл. 16.3. На базе предыдущего примера при скидке 7,5% по формуле =ЦЕНАСКИДКА("31.03.04";"31.07.04";0,075;100;0) можно подсчитать прикидочную стоимость облигации — $97,50. Наконец, функция ЦЕНАПОГАШ (PRICEMAT) возвращает цену за 100 рублей (долларов) номинальной стоимости ценных бумаг, доход по которым выплачивается при их погашении. Ее аргументы: дата_согл; дата_вступл_в_силу; дата_выпус-ка; ставка; доход; базис. Беря все тот же пример, с датой урегулирования 31 июля 2004 года, датой выпуска облигаций 31 марта 2004 года, но с датой погашения, измененной на 31 июля 2005 года, по формуле =ЦЕНАПОГАШ("31.07.04";"31.07.05"; "31.03.04";0,0575;0,0б5;0) подсчитаем стоимость облигации. Она составит $99,18.

Функция СКИДКА Функция СКИДКА (DISC) возвращает ставку дисконта для ценных бумаг и имеет следующие аргументы (см. табл. 16.3): дата_согл; дата_вступл_в_силу; цена; погашение; базис. Пусть, например, их значения таковы: дата соглашения — 15 июля 2004 года, дата погашения — 31 декабря 2004 года, цена — $96,875, стоимость при погашении — $100 и при расчетах используется стандартный базис 30/360. Тогда формула =СКИДКА("15.0б.04";"31.12.04";9б,875;100;0) вернет ставку дисконта, равную 0,057398 или 5,74%.

Функции ДОХОД, ДОХОДСКИДКА и ДОХОДПОГАШ Функция ДОХОД (YIELD) вычисляет доходность ценных бумаг, по которым производятся периодические выплаты процентов. Она имеет аргументы (см. табл. 16.3): дата_согл; дата_вступл_в_силу; ставка; цена; погашение; частота; базис. Подставим вместо них значения: 15 февраля 2004 года, 1 декабря 2004 года, 5,75%, $99,2345, $100, 2 30/360. Тогда годовой доход, подсчитанный по формуле =ДОХОД ("15.02.04";"01.12.04";0,0575;99,2345;100;2;0), будет равен 0,067406 или 6,74%. Функция ДОХОДСКИДКА (YIELDDISC) возвращает годовую доходность по ценным бумагам с учетом скидки. Она имеет похожие аргументы: дата_согл; дата_ вступл_ в_силу; цена; погашение; базис. Используя предыдущий пример, но изменив цену облигации на $96,00, можно подсчитать годовой доход по формуле =ДОХОД (,,15.02.04,,;,,01.12.04";9б;100;0), которая вернет значение 0,052448 или 5,25%. Функция ДОХОДПОГАШ (YIELDMAT) возвращает годовую доходность ценных бумаг, проценты по которым выплачиваются при наступлении срока погашения.

518 ♦ Глава 16. Финансовый анализ

Ее аргументы: дата_согл; дата_вступл_в_силу; дата_еыпуска; ставка; цена; базис. В условиях первого примера, при дате выпуска облигации 1 января 2004 года и ее нарицательной стоимости $99,234, по формуле =ДОХОДПОГАШ("15.02.04";"01.12.04";"01.01.04";0,0575;99,2345;0) можно определить годовую прибыль, которая составит 0,067178 или 6,72%. РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ ------------------------------------------------------------------------------Способ вычисления трех функций Excel — ДОХОД, ДОХОДПЕРВНЕРЕГ (ODDFYIELD) и ЦЕНАПЕРВНЕРЕГ (ODDFPRICE) — некоторое время назад был изменен. Соответственно, результаты, получаемые с помощью этих функций в рабочих книгах из Excel 7 и более ранних версий, могут отличаться от значений, получаемых по тем же самым формулам, но в более поздних реализациях программы. Причем некорректные результаты не исключены даже в том случае, если документ открывался и сохранялся последовательно во всех версиях Excel. Если у вас возникли подобные трудности, нужно выполнить принудительный пересчет рабочей книги, нажав клавиши Ctrl+Alt+F9. Функции ДОХОДПЕРВНЕРЕГ и ЦЕНАПЕРВНЕРЕГ кратко рассмотрены в приложении В, «Встроенные функции Excel».

Функции РАВНОКЧЕК, ЦЕНАКЧЕК и ДОХОДКЧЕК Функция РАВНОКЧЕК (TBILLEQ) возвращает эквивалентный облигации доход по казначейскому векселю. Она имеет три аргумента: дата_согл; дата_вступл_ в_силу; скидка (см. табл. 16.3). Пусть дата соглашения казначейского векселя — 1 февраля 2004 года, дата погашения — 1 июля 2004 года и дисконтная ставка — 8,65%. Формула =РАВНОКЧЕК("01.02.04";"01.07.04,,;0/08б5) возвратит размер соответствующего дохода, который составит 0,091 или 9,1%. Функция ЦЕНАКЧЕК (TBILLPRICE) вычисляет номинальную стоимость для казначейского векселя на 100 рублей (долларов). Она имеет те же аргументы, что и функция РАВНОКЧЕК. В условиях предыдущего примера можно рассчитать цену за $100 номинальной стоимости векселя по формуле =ЦЕНАКЧЕК("01.02.04";"01.07.04"; 0,0865), которая вернет значение 96,3718 или $96,37. Наконец, функция ДОХОДКЧЕК (TBILLYIELD) возвращает доходность казначейского векселя. Ее аргументы: датасогл; дата_вступл_в_силу; цепа. Используя предыдущий результат - $96,37, по формуле =ДОХОДКЧЕК("01.02.04"; "01.07.04";96,37) легко подсчитать доходность такого векселя. Она составит 0,0898 или 8,98%.

Функции ДНЕЙКУПОНДО, ДНЕЙКУПОН, ДНЕЙКУПОНПОСЛЕ, ДАТАКУПОНПОСЛЕ, ЧИСЛКУПОН и ДАТАКУПОНДО Следующая группа функций выполняет вычисления, связанные с купонами ценных бумаг. Для всех формул этого раздела будем использовать в качестве примера облигации с датой соглашения 1 марта 2004 года и датой погашения 1 декабря 2004 года. Выплата по купонам пусть производится два раза в год, а в качестве базиса примем систему измерений «по факту/по факту» (то есть аргумент базис равен 1). Все функции этой категории имеют одни и те же аргументы: дата_согл; дата_вступл_в силу; частота; базис, описание которых приведено в табл. 16.3.

Функции для анализа ценных бумаг ♦ 519

Функция ДНЕЙКУПОНДО (COUPDAYBS) позволяет вычислить количество дней от начала действия купона до даты соглашения. В приведенных выше условиях по формуле =ДНЕЙКУПОНДО("01.03.04";"01.12.04";2;1) получаем значение 91 (день). Функция ДНЕЙКУПОН (CОUPDAYS) вычисляет число дней в периоде купона, который содержит дату расчета. В нашем случае по формуле =ДНЕЙКУПОН("01.03.04"; "01.12.04";2;1) мы получим значение 183 (дня). Функция ДНЕЙКУПОНПОСЛЕ (COUPDAYSNC) возвращает число дней от даты расчета до срока следующего купона. В нашем случае по формуле =ДНЕЙКУПОНПОСЛЕ ("01.03.04";"01.12.04";2;1) получаем значение 92. Функция ДАТАКУПОНПОСЛЕ (CОUPNCD) вычисляет число, представляющее следующую дату купона после даты расчета. У нас формула =ДАТАКУПОНПОСЛЕ("01.03.04"; "01.12.04";2;1) возвратит числовое значение даты 38 139, что соответствует 1 июня 2004 года. Функция ЧИСЛКУПОН (CОUPNUM) возвращает количество купонов, которые могут быть оплачены между датой расчета и сроком погашения, округленное до ближайшего целого количества купонов. Для того же примера мы, используя формулу =ЧИСЛКУПОН("01.03.04,,;"01.12.04";2;1), получим значение 2. Наконец, функция ДАТАКУПОНДО (CОUPPCD) вычисляет дату купона, предшествующую дате соглашения. В условиях нашего примера формула =ДАТАКУПОНДО ("01.03.04";"01.12.04";2;1) возвратит числовое значение даты 37 956, то есть 1 декабря 2003 года.

Функции ДЛИТ и МДЛИТ Функция ДЛИТ (DURATION) вычисляет ежегодную продолжительность действия ценных бумаг с периодическими выплатами по процентам. Срок действия определяется как средневзвешенное приведенной стоимости денежных потоков и используется как мера реакции цен облигаций на изменение доходности. Эта функция имеет следующие аргументы: датасогл; дата_вступл_в_силу; купон; доход; частота; базис; их описание приводится в табл. 16.3. Предположим, что облигации датированы 1 января 2004 года, подлежат погашению к 31 декабря 2009 года, выплата по купонам производится два раза в год, процентная ставка составляет 8,5%, доход равен 9,5% и по умолчанию используется базис 30/360. Формула =ДЛИТ("01.01.04";"31.12.09";0,085;0,095;2;0) вернет значение 4,78708. Функция МДЛИТ (MDURATIОN), с теми же аргументами, позволяет рассчитать модифицированную продолжительность Макалея для ценных бумаг с предполагаемой номинальной стоимостью 100 рублей (долларов) и периодической выплатой по процентам. Используя приведенные выше данные, по формуле =МДЛИТ("01.01.04";"31.12.09";0,085;0,095;2;0) она составит 4,57.

Глава 17. Статистический анализ • Анализ распределения данных • Линейная и экспоненциальная регрессии • Инструменты пакета анализа

Microsoft Excel предоставляет широкий диапазон средств для анализа статистических данных. Некоторые из инструментов, помогающие в проведении простейшего статистического анализа, встроены в программу — это функции СРЗНАЧ (AVERAGE), МЕДИАНА (MEDIAN) и МОДА (MODE). Если их недостаточно, можно обратиться к Пакету анализа (Analysis ToolPak) — надстройке, содержащей целую коллекцию функций, которые существенно расширяют встроенные аналитические возможности Excel. С помощью этих дополнительных инструментов можно создавать гистограммы, сортировать данные, проводить поиск в базах данных, выполнять регрессионный анализ, генерировать выборки, применять преобразование Фурье и многое другое. В данной главе мы познакомимся с основными встроенными статистическими функциями Excel, а также рассмотрим некоторые из инструментов Пакета анализа. СМОТРИ ТАКЖЕ --------------------------------------------------------------------------------------Установка Пакета анализа рассматривается в одноименном разделе главы 13. ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------В Excel 2003 была изменена часть встроенных функций, связанных со статистическим анализом и работой с базами данных, и теперь они выдают более правильные результаты, которые иногда отличаются от получаемых в предыдущих версиях программы. Также была увеличена точность вычислений. Вот список улучшенных функций: БИНОМРАСП (BINOMDIST), ХИ2ОБР (CHIINV), ДOBEPИT(CONFIDENCE), КРИТБИНОМ (CRITBINOM), ДСТАНДОТКЛ (DSTDEV), ДСТАНДОТКЛП (DSTDEVP), БДДИСП (DVAR), БДДИСПП (DVARP), FPACПOBP (FINV), ПРЕДСКАЗ (FORECAST), ГАММАОБР (GAMMAINV), РОСТ (GROWTH), ГИПЕРГЕОМЕТ (HYPGEOMDIST), ОТРЕЗОК (INTERCEPT), ЛИНЕЙН (LINEST), ЛГРФПРИБЛ (LOGEST), ЛОГНОРМОБР (LOGINV), ЛОГНОРМРАСП (LOGNORMDIST), ОТРБИНОМРАСП (NEGBINOMDIST), НОРМРАСП (NORMDIST), НОРМОБР (NORMINV), НОРМСТРАСП (NORMSDIST), HOPMCTOBP(NORMSINV), ПИРСОН (PEARSON), ПУАССОН (POISSON), СЛЧИС (RAND), КВПИРСОН (RSQ), НАКЛОН (SLOPE), СТАНДОТКЛОН (STDEVA), СТАНДОТКЛОНА (STDEVA), СТАНДОТКЛОНП (STDEVP), СТАНДОТКЛОНПА (STDEVPA), СТОШУХ (STEYX), СТЬЮДРАСПОБР (TINV), ТЕНДЕНЦИЯ (TREND), ДИСП (VAR), ДИСПА (VARA), ДИСПР (VARP), ДИСПРА (VARPA) и ZTECT (ZTEST).

Анализ распределения данных При анализе данных часто возникает необходимость определения различных статистических характеристик или параметров распределения. В статистике набор данных, полученных путем измерений, называется распределением. Excel предлагает ряд средств, предназначенных для анализа распределения данных. Это встроенные статистические функции, функции для оценки разброса данных, а также инструмент Ранг и персентиль (Rank And Percentile). ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Анализировать распределения данных можно также с помощью инструментов Описательная статистика (Descriptive Statistics) и Гистограмма (Histogram), которые входят в состав надстройки Пакет анализа. Подробнее об этих инструментах рассказывается далее в разделе «Инструменты пакета анализа».

522 ♦ Глава 17. Статистический анализ

Встроенные статистические функции Встроенные статистические функции используются для анализа распределения группы (совокупности) измерений. В этом разделе мы ограничимся рассмотрением только некоторых, чаще других применяемых статистических функций. ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Кроме стандартных средств, Excel предлагает набор других более сложных функций: ЛИНЕЙН (LINEST), ЛГРФПРИБЛ (LOGEST), ТЕНДЕНЦИЯ (TREND) и РОСТ (GROWTH), оперирующих массивами данных. Подробнее о них рассказывается в разделе «Линейная и экспоненциальная регрессии» данной главы.

Функция СРЗНАЧ Функция СРЗНАЧ (AVERAGE) вычисляет среднее арифметическое: ряд числовых значений суммируется, а затем делится на количество значений в этом ряду. Функция имеет следующие аргументы: число 1; число 2; ...; количество которых может достигать 30, при этом, если в число аргументов попадают ссылки на пустые ячейки и ячейки, содержащие логические и текстовые значения, ошибки не возникнет — они просто будут проигнорированы. Например, чтобы вычислить среднее значение в ячейках В4:В15 рабочего листа, можно записать выражение =(В4+В5+Вб+В7+В8+В9+В10+В11+В12+В13+В14+В15)/12, но гораздо проще применить формулу =СРЗНАЧ(В4:В15). Функции МЕДИАНА, МОДА, МКС, МИН и СЧЕТ Аргументами всех этих функций может быть диапазон ячеек или список чисел, разделенных знаком точки с запятой, например: число 1; число 2;.... Их количество не должно превышать 30. В качестве аргументов нельзя использовать текстовые, «ошибочные» и логические значения, но если аргументом является ссылка на ячейку с текстом, ошибкой или логическим значением, она просто игнорируется. Ниже приводится краткое описание указанных функций. ► Функция МЕДИАНА (MEDIAN) вычисляет медиану исходных чисел. Медиана — это число, являющееся «серединой» множества чисел, то есть половина чисел набора имеют значения большие, чем медиана, а половина чисел — меньшие, чем медиана. Если количество чисел четное, функция возвращает среднее значение между двух чисел, находящихся в середине множества. ► Функция МОДА (MODE) определяет наиболее часто встречающееся или повторяющееся значение в массиве или интервале данных. Как и функция МЕДИАНА, она является мерой взаимного расположения значений. Если множество данных не содержит одинаковых значений, функция МОДА выдает ошибку #Н/Д. ► Функция МАКС (МАХ) возвращает наибольшее значение из диапазона, заданного аргументами. ► Функция МИН (MIN) возвращает наименьшее значение из диапазона, заданного аргументами.

Анализ распределения данных ♦ 523

►

Функция СЧЕТ (COUNT) подсчитывает количество чисел в диапазоне, заданном аргументами. Даты и формулы приравниваются к числам.

ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Для определения количества непустых ячеек (независимо от их содержимого) используется функция СЧЕТЗ (COUNTA), принадлежащая к разряду дополнительных, общая информация о которых представлена далее в разделе «А-версии статистических функций».

Функции СУММЕСЛИ и СЧЕТ ЕС Л И Функция СУММЕСЛИ (SUMIF) аналогична функции СУММ, но прежде чем произвести операцию сложения, она проверяет каждую ячейку диапазона суммирования на выполнение условия. Ее аргументы: диапазон; критерий; диапазон суммирования, где в качестве аргумента диапазон задается диапазон проверяемых ячеек, критерий — условие, которое должно выполняться в каждой ячейке проверяемого диапазона, а диапазон ^суммирования — это те ячейки, значения которых будут складываться. Так, если для столбца, в котором записаны названия месяцев, определено имя Месяц, а в смежном столбце с названием Продажи введены данные о продажах за каждый месяц, формула =СУММЕСЛИ(Месяцы;"Июнь";Продажи) вернет значение объема продаж в июне. Второй пример: по формуле =СУММЕСЛИ(Прода-жи;">=999";Продажи) можно вычислить совокупный объем продаж только для тех месяцев, в которых каждая отдельная выручка превысила $999. СОВЕТ -----------------------------------------------------------------------------------------Для составления сложных формул удобно использовать надстройку Мастер суммирования. Подробнее об этом рассказывается в разделе «Создание формул с помощью Мастера суммирования» главы 12.

Функция СЧЕТЕСЛИ (C0UNTIF) аналогичным образом определяет количество ячеек, удовлетворяющих заданному критерию. Она оперирует похожими аргументами: диапазон; критерий. В условиях приведенного выше примера можно узнать количество месяцев, в которых объем продаж оказался ниже $600. Для этого достаточно составить формулу =СЧЕТЕСЛИ(Продажи;"<600"). СМОТРИ ТАКЖЕ--------------------------------------------------------------------------------------Две последние формулы содержат условные выражения. Их создание и применение подробно рассматривается в разделе «Условные выражения» главы 12. Также в примерах двум столбцам присвоены названия. Этот процесс описывается в разделе «Присвоение имен ячейкам и диапазонам» той же главы.

Функции для вычисления порядковых статистик Пакет анализа включает в себя несколько функций, предназначенных для вычисления порядковых статистик — характеристик распределения, которые определяются на основе упорядоченного ряда входных значений: ПРОЦЕНТРАНГ (PERCENTRANK), ПЕРСЕНТИЛЬ (PERCENTILE), КВАРТИЛЬ (QUARTILE), НАИМЕНЬШИЙ (SMALL), НАИБОЛЬШИЙ (LARGE) и РАНГ (RANK).

524 ♦ Глава 17. Статистический анализ

Функция ПРОЦЕНТРАНГ Функция ПРОЦЕНТРАНГ (PERCENTRANK) возвращает процентную норму значения в наборе данных. С ее помощью, например, можно создать таблицу значений в процентах, привязанную к исходному диапазону так, что при изменении исходной величины соответственно корректировалось значение (ранг) в процентах. Мы применили функцию ПРОЦЕНТРАНГ для оценивания положения студентов в общем рейтинге (столбец Е на рис. 17.1).

Рис. 17.1. Функция ПРОЦЕНТРАНГ связывает процентные значения с входными

Функция ПРОЦЕНТРАНГ имеет следующие аргументы: массив; х; разрядность, где массив — массив или диапазон данных с числовыми значениями (в нашем примере D2:D1001), х — значение, для которого определяется его ранг, а необязательный аргумент разрядность определяет количество значащих цифр для выходного значения. Если этот аргумент опущен, оставляются три цифры (в формате 0,ххх или хх,х%). А-версии статистических функций В Excel основной набор встроенных статистических функций дополняется их А-версиями, которые позволяют работать не только с числами, но также с текстовыми и логическими значениями. В их число входят: СРЗНАЧА (AVERAGEA), СЧЕТЗ (CОUNTA), МАКСА (МАХА), МИНА (MINA), СТАНДОТКЛОНА (STDEVA), СТАНДОТКЛОНПА (STDEVPA), ДИСПА (VARA) и ДИСПРА (VARPA). Все они имеют одинаковые аргументы (значение 1; значение 2; ...), общее количество которых не должно превышать 30. Их стандартные аналоги при расчетах не учитывают ячейки, содержащие текстовые значения. Так, если в диапазон из 10 ячеек попала одна строка символов, стандартная функция СРЗНАЧ проигнорирует эту ячейку и при вычислении среднего поделит всю

Анализ распределения данных ♦ 525

сумму на 9. А функция СРЗНАЧА будет делить все на 10. Такая особенность А-версий статистических функций может очень пригодиться, если в вычислениях необходимо учитывать все ячейки диапазона, например, когда применяются формулы, возвращающие при выполнении определенных условий текстовые «флажки» типа «нет данных». Подробнее функции СТАНДОТКЛОНА, СТАНДОТКЛОНПА, ДИСПА и ДИСПРА рассматриваются далее в этой главе. Функции ПЕРСЕНТИЛЬ и КВАРТИЛЬ Функция ПЕРСЕНТИЛЬ (PERCENTILE) используется для определения того, какой элемент входного диапазона соответствует заданному уровню в процентах. Эта функция имеет два аргумента: массив; к. Процентиль к задается в виде десятичной дроби в диапазоне от 0 до 1. Например, чтобы определить, какой балл на листе, изображенном на рис. 17.1, представляет 87-й процентиль, запишем формулу =ПEPCEHTИЛЬ(D2:D1001;0,87). Функция КВАРТИЛЬ (QUARTILE), имеющая аргументы массив и часть, работает аналогично функции ПЕРСЕНТИЛЬ, за исключением того, что она может возвращать только минимальный процентиль или любой из квартилей набора данных. Аргумент массив — это массив или диапазон ячеек с числовыми значениями, для которых определяются значения квартилей, а часть — значение, которое требуется вернуть, согласно представленной ниже табл. 17.1. Таблица 17.1. Значения аргумента «часть» функции КВАРТИЛЬ Аргумент Возвращаемое значение 0 Наименьшее значение 1 25-й процентиль 2 Медиана (50-й процентиль) 3 75-й процентиль 4 Наибольшее значение СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------------------------------Функция КВАРТИЛЬ очень практична и работает достаточно быстро, если нужно вернуть 25й или 75-й процентиль набора данных. Но во всех остальных случаях, особенно при обработке больших массивов, лучше использовать стандартные встроенные функции, такие как МИН вместо КВАРТИЛЬ(массив;0), МЕДИАНА вместо КВАРТИЛЬ(массив;2) и МАКС вместо КВАРТИЛЬ(массив;4).

Функции НАИМЕНЬШИЙ и НАИБОЛЬШИЙ Функции НАИМЕНЬШИЙ (SMALL) и НАИБОЛЬШИЙ (LARGE) возвращают соответственно k-e наименьшее и k-e наибольшее значения из набора данных. Обе функции имеют одинаковые аргументы: массив; k, где k определяет номер позиции от наибольшего или наименьшего значения во входном массиве данных. Например, чтобы найти 15-й наибольший балл на листе, изображенном на рис. 17.1, удобно применить формулу =НАИБОЛЬШИЙ(D2:D1001;15).

526 ♦ Глава 17. Статистический анализ

Функция РАНГ Функция РАНГ (RANK) возвращает ранг числа в наборе числовых данных. Ранг числа — это его порядковый номер относительно других значений в списке. (Если список отсортировать, ранг числа станет равносилен его позиции.) Эта функция имеет следующие аргументы: число; ссылка; порядок, где число — число, для которого определяется ранг, ссылка — ссылка на диапазон, содержащий числовые данные (другие значения в диапазоне игнорируются), а порядок — величина, определяющая способ упорядочения. Так, чтобы выяснить, какой ранг имеет балл 1200 на листе, представленном на рис. 17.1, можно применить формулу =PAHГ(1200;D2:D1001). По умолчанию максимальное значение имеет ранг 1, второе наибольшее — ранг 2 и т. д. Если функция РАНГ не в силах найти точного соответствия между первым аргументом и одним из входных значений, она возвращает ошибку #Н/Д.

Функции для оценки разброса данных Дисперсия и стандартное отклонение являются статистическими характеристиками разброса множества значений в генеральной совокупности данных. Стандартное отклонение — это квадратный корень из дисперсии. Как правило, около 68% значений случайной величины, имеющей нормальное распределение, находится в пределах одного стандартного отклонения от среднего значения, и около 95% — в пределах удвоенного стандартного отклонения. Большое стандартное отклонение указывает на то, что данные сильно рассеяны относительно среднего значения, а малое — на то, что случайные значения компактно расположены вокруг своего среднего. Четыре статистические функции - ДИСП (VAR), ДИСПР (VARP), СТАНДОТКЛОН (STDEV) и СТАНДОТКЛОНП (STDEVP) — вычисляют дисперсию и стандартное отклонение для набора чисел, ограниченного диапазоном листа. Прежде чем применять эти функции, необходимо определить, являются ли представленные значения генеральной совокупностью данных или же они представляют выборку из этой совокупности. Функции ДИСП и СТАНДОТКЛОН работают только с выборками из генеральной совокупности, а функции ДИСПР и СТАНДОТКЛОНП — со всей совокупностью данных. Функции ДИСП и СТАНДОТКЛОН Функции ДИСП и СТАНДОТКЛОН вычисляют, соответственно, дисперсию и стандартное отклонение в предположении, что их аргументы представляют собой выборку из генеральной совокупности данных. Обе функции имеют одинаковые аргументы {число 1; число 2; ...), количество которых не должно превышать 30. На листе, изображенном на рис. 17.2, представлены результаты сдачи экзаменов пятью студентами, при этом также предполагается, что оценки в диапазоне В4:Е8 являются частью генеральной совокупности данных. В ячейке J3 записана формула =ДИСП(В4:Е8), и мы видим дисперсию для этой выборки, а стандартное отклонение для этой же выборки получено в ячейке J4 по формуле =СТАНДОТКЛОН(В4:Е8).

Линейная и экспоненциальная регрессии ♦ 527

Рис. 17.2. Функции ДИСП и СТАНДОТКЛОН позволяют оценить дисперсию экзаменационных оценок по выборке

Предполагая, что экзаменационные оценки студентов укладываются в нормальное распределение, можно ожидать, что около 68% студентов получили балл между 83,65 (среднее значение 89,20 минус стандартное отклонение 5,55) и 94,75 (89,2 плюс 5,55 соответственно). Функции ДИСПР и СТАНДОТКЛОНП Если анализируемое множество числовых значений образует генеральную совокупность, а не отдельную выборку, то для вычисления дисперсии и стандартного отклонения такой совокупности данных лучше применять предназначенные для этого функции ДИСПР и СТАНДОТКЛОНП. Они имеют одинаковые аргументы (число 1; число 2; ...), количество которых не должно превышать 30. Для примера положим, что значения в ячейках В4:Е8 представляют генеральную совокупность (см. рис. 17.2). Тогда дисперсию и стандартное отклонение для них можно рассчитать по формулам =ДИСПР(В4:Е8) и =СТАНДОТКЛОНП(В4:Е8). Первая из них возвратит значение 29,26, а вторая — 5,41. СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------------------------------Функции ДИСП, ДИСПР, СТАНДОТКЛОН и СТАНДОТКЛОНП не включают в расчеты текстовые значения и пустые ячейки. Для того чтобы учесть последние, следует применить Аверсии этих функций: ДИСПА, ДИСПРА, СТАНДОТКЛОНА и СТАНДОТКЛОНПА. Обзор Аверсий функций находится в разделе «А-версии статистических функций» этой главы.

Линейная и экспоненциальная регрессии В арсенал средств Excel включены следующие пять функций для расчета линейной регрессии: ЛИНЕЙН (LINEST), ТЕНДЕНЦИЯ (TREND), ПРЕДСКАЗ (FORECAST), НАКЛОН (SLOPE) и СТОШУХ (STEYX), и две функции для расчета экспоненциальной регрессии: ЛГРФПРИБЛ (LОGEST) и РОСТ (GROWTH). Все эти функции оперируют массивами данных и возвращают также массив результатов. Любую из них можно использовать с одной или несколькими независимыми переменными. Ниже приводится описание различных типов регрессии: ► Линейная регрессия. Определяет угол наклона прямой, наилучшим образом представляющей набор данных. Метод линейной регрессии позволяет, например, основываясь на данных о продажах за текущий год, рассчитать прогнозируемый объем продаж за март следующего года. Кратко говоря, строится график, на котором

528 ♦ Глава 17. Статистический анализ

по оси абсцисс (X) откладывается время (здесь месяцы), а по оси ординат (Y) — объемы продаж, и зависимость последних от времени аппроксимируется некоторой кривой, в данном случае — наклонной прямой, именно поэтому данный вариант регрессии называется линейным. Исходя из предположения линейного роста объемов продаж, продолжив прямую во времени, можно составлять прогнозы на будущее. ► Экспоненциальная регрессия. Рассчитывает экспоненциальную кривую, наилучшим образом описывающую множество данных, для которых не выполняется условие пропорционального {линейного) изменения по времени. Например, ряд измерений роста населения всегда лучше описывается экспонентой, чем прямой линией. ► Многомерная регрессия. Выполняет одновременный анализ для нескольких совокупностей данных, что во многих случаях дает более реалистичный результат. Excel позволяет применять для анализа различных данных как линейную, так и экспоненциальную многомерную регрессию. Предположим, что требуется оценить стоимость реконструкции дома в определенном районе, основываясь на данных о его жилой площади, количестве комнат, размере участка и возрасте постройки. С помощью многомерной регрессии можно решить эту задачу, имея на руках данные, собранные по существующим домам. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Обычно с понятием «регрессия» связывают движение назад. Однако в мире статистики регрессия часто используется, наоборот, для предсказания будущих событий. Чтобы это понятие лучше уложилось в голове, дадим ему такое определение: регрессия — это статистический метод, позволяющий найти математическое уравнение, которое наилучшим образом описывает набор данных. Довольно часто сами бизнесмены пытаются прогнозировать будущие объемы продаж, опираясь на данные о продажах за прошедший период. Метод процентовки, например, учитывает активы и пассивы предприятия, которые по-разному изменяются во времени, поэтому при прогнозировании будущих продаж каждой из этих частей назначается своя процентная зависимость от времени. Этот простой метод способен давать вполне реалистичные прогнозы в случаях медленной динамики развития предприятия или динамики с постоянным значением прироста, но он быстро теряет точность при быстром и нелинейном росте продаж. Регрессионный анализ основывается на более сложных уравнениях и позволяет анализировать большие совокупности данных с построением соответствующих кривых. Еще в недавние времена применение регрессионного анализа ограничивалось сложностью и громоздкостью вычислений. С появлением программ для работы с электронными таблицами, таких как Excel, для анализа данных стало возможным использовать интегрированные в них функции, что значительно упростило и популяризовало процедуру регрессионного анализа.

Линейная регрессия Уравнение у = тх + b математически описывает прямую линию для набора данных с одной независимой переменной, где х — независимая переменная, у — зависимая переменная, т — угловой коэффициент, определяющий наклон линии, а b — коэффициент, определяющий точку пересечения прямой с осью Y. При многомерном регрессионном анализе линия регрессии представляет вклад

Линейная и экспоненциальная регрессии ♦ 529

нескольких независимых переменных в моделируемый результат. В этом случае уравнение линейной регрессии перепишется в следующем виде: у = т1х1 + т2x2 + - + тпхп + b, где у — по-прежнему зависимая переменная, х1 ..., хп — это п независимых переменных, т1,.., тп — коэффициенты при независимых переменных, а b — константа. Функция ЛИНЕЙН Функция ЛИНЕЙН (LINEST) использует последнее, более общее уравнение и методом наименьших квадратов рассчитывает прямую линию, которая наилучшим образом согласовывалась бы с имеющимися данным — значениями независимых переменных х и соответствующими им значениями зависимой переменной у. Функция возвращает массив, в который входят все коэффициенты т1 ..., тп и свободный член b, полностью описывающие рассчитанную прямую, и имеет следующие аргументы: известные_значения_у; известные_зпачения_х; конст; статистика, где известные_значелшя_у — множество значений у, которые уже определены ранее иным способом. Этот аргумент может быть представлен одним столбцом, одной строкой или диапазоном ячеек. Если массив известные_значения_у записан в один столбец или одну строку, то соответственно каждый столбец или строка массива известные_зиачения_х интерпретируется как отдельная независимая переменная. Если же аргумент известные_значеиия_у представлен в виде прямоугольного диапазона, в уравнении участвует только одна независимая переменная. В таком случае диапазон, задающий аргумент известные_значения_х, должен иметь те же размер и форму, что и диапазон со значениями переменной у. Необязательный аргумент известные_значепия_х, содержащий значения независимой переменной х, можно опускать. Тогда считается, что он представляет собой массив {1; 2; 3;...} такого же размера, как и массив известные_значения_у. Необязательные аргументы конст и статистика являются логическими константами и принимают значения ИСТИНА или ЛОЖЬ (допускается подстановка 1 вместо ИСТИНА и 0 вместо ЛОЖЬ). Если аргумент конст определен как ИСТИНА или опущен, свободный член b вычисляется обычным образом, когда же аргумент принимает значение ЛОЖЬ, b полагается равным 0. Аргумент статистика указывает, требуется ли вернуть дополнительную статистику по регрессии. Если он принимает значение ИСТИНА, функция ЛИНЕЙН возвращает следующую дополнительную информацию: seb ... , sen Seb r2 Sey F Df Ssreg Ssresid

Стандартные значения ошибок для коэффициентов Стандартная ошибка для константы b Коэффициент смешанной корреляции Стандартная ошибка для оценки у F-статистика Степени свободы Регрессионная сумма квадратов Остаточная сумма квадратов

530 ♦ Глава 17. Статистический анализ

Прежде чем создавать формулу с включением функции ЛИНЕЙН, необходимо выделить диапазон ячеек, достаточный для размещения массива возвращаемых ею величин. Если аргумент статистика имеет значение ЛОЖЬ или опущен, функция ЛИНЕЙН вернет только коэффициенты т и постоянную b, то есть линейный массив (вектор), в каждой ячейке которого содержится по одному коэффициенту т, а в последней ячейке массива — константа b. Если для этого аргумента задано значение ИСТИНА, возвращаемый массив будет иметь следующую структуру: тп sen r2 F Ssreg

тп - 1 sen-1 Sey Df Ssresid

... ...

m2 se2

т1 se1

b seb

После выделения диапазона для возвращаемого массива данных введите функцию и нажмите клавиши Ctrl+Shift+Enter, чтобы результат был представлен в виде массива. Обратите внимание, что коэффициенты и значения стандартных ошибок для независимых переменных возвращаются в обратном порядке. Например, если четыре независимые переменные располагаются в четырех разных столбцах, то функция ЛИНЕЙН рассматривает крайний левый столбец как данные для переменной хи но при этом значение коэффициента т1 появится в крайнем правом столбце выходного массива. На рис. 17.3 показан пример использования функции ЛИНЕЙН при одной независимой переменной. Значения в столбце В представляют спрос продукции малого предприятия в месяц. Числа в столбце А — это порядковые номера месяцев. Предположим, требуется построить прямую регрессии, отображающую зависимость спроса продукции предприятия при его развитии по месяцам, или, другими словами, математически описать набор данных. Для этого выделите диапазон F6:G6, введите формулу =ЛИНЕЙН(В2:В19;А2:А19) и нажмите клавиши Ctrl+Shift+Enter. Число в ячейке F6 (20,613) показывает угловой коэффициент прямой регрессии, а число в ячейке G6 (4002,065) — это точка пересечения линии регрессии с осью Y. ПРИМЕЧАНИЕ-----------------------------------------------------------------------------------------Функции ЛИНЕЙН и ЛГРФПРИБЛ возвращают только координаты по оси Y, которые затем и используются для построения прямых и кривых. Различие между ними заключается в том, что функция ЛИНЕЙН аппроксимирует набор данных прямой, а ЛГРФПРИБЛ — экспоненциальной кривой. При анализе имеющихся данных вы должны принимать эту разницу во внимание. Функция ЛИНЕЙН лучше подходит для расчетов продаж, а функция ЛГРФПРИБЛ — для статистического анализа или анализа данных, относящихся к численности народонаселения. Подробнее функция ЛГРФПРИБЛ рассматривается далее в разделе «Функция ЛГРФПРИБЛ».

Линейная и экспоненциальная регрессии ♦ 531

Рис. 17.3. Функция ЛИНЕЙН вычисляет угловой коэффициент прямой зависимости и точку пересечения линии регрессии с осью Y

Пример регрессионного анализа Одну из популярных моделей регрессионного анализа многие называют сравнительным анализом рынка (Competitive Market Analysis — СМА). Агенты по продаже недвижимости используют этот метод для получения оценочной стоимости домов на основе данных о проведенных ранее продажах примерно таких же зданий в том же самом регионе. На приведенном ниже рисунке показан пример построения этой модели средствами Excel; документ мы назвали Оценщиком недвижимости.

Здесь имеющиеся данные из области Входные Данные анализируются с помощью функции ЛИНЕЙН, и по полученным результатам в области Предложение генерируется оценочная стоимость. Массив, возвращаемый функцией ЛИНЕЙН, на самом деле располагается за видимой областью рабочего листа, как

532 ♦ Глава 17. Статистический анализ

показано на рисунке ниже. Первая строка значений получаемого массива используется в формуле, вычисляющей оценочную стоимость путем экстраполяции данных.

В нормальном состоянии этой рабочей книги скрыты заголовки строк и столбцов и строки с 25 по 37, включена защита рабочего листа, а также защищены все ячейки, кроме тех, в которые нужно вводить исходные данные. И наконец, действительно полезный совет: как сказано в примечании к документу, он позволяет получить всего лишь оценочную стоимость, и если вам удастся узнать действительную цену недвижимости, она, несомненно, будет более реалистичной. Функция ТЕНДЕЦИЯ Если функция ЛИНЕЙН возвращает параметры прямой линии, аппроксимирующей имеющиеся данные, то функция ТЕНДЕНЦИЯ (TREND) позволяет определить точки, лежащие на этой прямой. Массив чисел, выдаваемых функцией ТЕНДЕЦИЯ, можно использовать для построения линии тренда — прямой, помогающей оценить и понять поведение фактических данных. Кроме того, эта функция позволяет экстраполировать данные, то есть строить прогноз будущих значений на основе тенденции отклонений, выявленной для существующих данных. (Нужно учесть то, что функция ТЕНДЕНЦИЯ лишь выражает исходные данные прямой линией, но она ничего не говорит о том, насколько хорошо эта линия будет предсказывать будущие значения. Сделать выводы на этот счет поможет статистика, возвращаемая функцией ЛИНЕЙН.) Функция ТЕНДЕНЦИЯ имеет четыре аргумента: известные_значения_у; известные_ значения_x, новые_значепия_x, конст. Первые два являются известными значениями зависимых и независимых переменных соответственно. Как и в случае с функцией ЛИНЕЙН, аргумент известные_зпачепия_у может быть представлен одним столбцом, одной строкой или прямоугольным диапазоном. Описание этих двух аргументов приводилось ранее, при рассмотрении функции ЛИНЕЙН.

Линейная и экспоненциальная регрессии ♦ 533

Следующие два аргумента могут быть опущены. Аргумент новые_значения_х — это новые значения х, для которых функция ТЕНДЕНЦИЯ возвращает соответствующие значения у. При его отсутствии в списке полагается, что аргументы новые_значения_х и известные_значения_х совпадают. Если аргумент конст имеет значение ИСТИНА или не задан, коэффициент b вычисляется обычным образом, а когда его значение ЛОЖЬ, b полагается равным 0. Для расчета линии тренда опустите третий и четвертый аргументы этой функции, тогда массив результатов будет иметь точно такой же размер, что и массив известных значений х. На рис. 17.4 для нахождения координат каждой точки на линии регрессии, аппроксимирующей данные, представленные на рис. 17.3, применялась функция ТЕНДЕНЦИЯ. Чтобы получить эти значения, необходимо выделить диапазон С2:С19 и ввести формулу =ТЕНДЕНЦИЯ(В2:В19;А2:А19) как формулу массива, нажав клавиши Ctrl+Shift+ Enter.

Рис. 17.4. Функция ТЕНДЕНЦИЯ возвращает значения для линии регрессии, что позволяет использовать их для построения диаграммы

Чтобы выполнить экстраполяцию на основе имеющихся данных, необходимо задать диапазон для аргумента новые_значения_х, он может состоять из любого количества ячеек. Массив результатов окажется точно такого же размера, что и указанный диапазон. На рис. 17.5 для расчета спроса на 19, 20 и 21-й месяцы работы предприятия применялась функция ТЕНДЕНЦИЯ. Мы ввели числа с 19 по 21 в ячейки А21:А23, затем выделили диапазон С21:С23 и ввели формулу =ТЕНДЕНЦИЯ(В2:В19; А2:А19;А21:А23) как формулу массива. Функция ПРЕДСКАЗ Функция ПРЕДСКАЗ (FORECAST) аналогична функции ТЕНДЕНЦИЯ, за исключением того, что она возвращает только одну точку на линии регрессии, а не массив, который определяет эту линию. Данная функция имеет следующие аргументы: х; известные_значения_у; известные_значения_х. Координата х — это точка на оси X, для которой требуется выполнить экстраполяцию данных. Например, чтобы получить оценочное значение для ячейки

534 ♦ Глава 17. Статистический анализ

С23 на рис. 17.5, удобно вместо функции ТЕНДЕНЦИЯ воспользоваться функцией ПРЕДСКАЗ: =ПРЕДСКАЗ(21;В2:В19;А2:А19). В данном случае аргумент х - это 21-я точка на построенной линии регрессии. С помощью функции ПРЕДСКАЗ можно определить значение для любой точки зависимости.

Рис. 17.5. Функция ТЕНДЕНЦИЯ позволяет провести прогнозную оценку объемов продаж за 19, 20 и 21-й месяцы работы предприятия

Функция НАКЛОН Функция НАКЛОН (SLOPE) возвращает угловой коэффициент прямой регрессии, который определяется как результат деления расстояния между двумя точками на линии регрессии по вертикали на расстояние между ними по горизонтали. Значение функции НАКЛОН совпадает с первым числом в массиве, возвращаемым функцией ЛИНЕЙН. Функция НАКЛОН имеет следующие аргументы: известные_ значения _у\ известные_значения_х. Чтобы найти угловой коэффициент линии регрессии для данных, представленных на рис. 17.5, можно записать формулу =НАКЛОН(В2:В19;А2:А19) как формулу массива. Она вернет значение 20,613. Функция CTOШYX Функция CTОШYX (STEYX) вычисляет стандартную ошибку регрессии как меру количества ошибок в предсказанных значениях у для каждого значения х в зависимости. Ее аргументы: известные _значения_у; известные_значения_х. Если применить эту функцию к данным, представленным на рис. 17.5, формула =CTОШYX(B2:B19;A2:A19) возвратит значение нормальной ошибки 12,96562.

Экспоненциальная регрессия В отличие от метода линейной регрессии, который аппроксимирует имеющиеся данные прямой линией, в методе экспоненциальной регрессия для этого используется кривая,

Инструменты пакета анализа ♦ 535

рассчитываемая по массиву исходных значений. Ее уравнение выглядит следующим образом: у = b×m1x1×m2x2× ...× тn хп. Если имеется только одна независимая переменная, то это уравнение примет вид у=b×тх. Функция ЛГРФПРИБЛ Функция ЛГРФПРИБЛ (LOGEST) работает так же, как функция ЛИНЕЙН, но используется при анализе нелинейных зависимостей. Она вычисляет параметры экспоненциального приближения, то есть значения коэффициентов для каждой независимой переменной и константу b. Функция ЛГРФПРИБЛ имеет те же самые аргументы (известные __зиачеиия_у; известные _значения_х; конст; статистика), что и функция ЛИНЕЙН, и возвращает аналогичный массив результатов. Если для необязательного аргумента статистика задано значение ИСТИНА, то вместе с параметрами экспоненциальной кривой функция дополнительно генерирует статистику по регрессии. Подробнее об аргументах функции ЛИНЕЙН и возвращаемой статистике рассказывается в разделе «Функция ЛИНЕЙН» данной главы. Функция РОСТ В то время как функцию ЛГРФПРИБЛ интересуют параметры экспоненциальной кривой, аппроксимирующей множество исходных данных, функция РОСТ (GROWTH) позволяет находить координаты точек, лежащих на этой кривой. Она работает точно так же, как ее аналог в линейной регрессии — функция ТЕНДЕНЦИЯ, и имеет подобные аргументы (известные _значения_у; известные_значения_х; повые_ значениях; конст). Мы их уже рассматривали подробно в разделе «Функция ТЕНДЕНЦИЯ» данной главы.

Инструменты пакета анализа Если при установке Excel был выбран полный набор компонентов, то функции и инструменты надстройки Пакет анализа будут доступны при каждом запуске программы. Чтобы обратиться к этим инструментам, выберите в меню Сервис команду Анализ данных (Data Analysis). На экране появится одноименное диалоговое окно, изображенное на рис. 17.6.

Описательная статистика Инструмент Описательная статистика (Descriptive Statistics) позволяет формировать таблицу основных статистических характеристик и параметров для одного или нескольких наборов исходных значений, как показано на рис. 17.7.

536 ♦ Глава 17. Статистический анализ

Чтобы применить инструмент Описательная статистика, выберите в меню Сервис команду Анализ данных, а затем в списке Инструменты анализа (Analysis Tools) выберите этот инструмент и нажмите кнопку ОК. На экране появится диалоговое окно Описательная статистика (Descriptive Statistics), представленное на рис. 17.8.

Рис. 17.6. Диалоговое окно Анализ данных содержит список доступных инструментов

Рис. 17.7. В столбце А находятся 1000 нормально распределенных значений (среднее значение 100; стандартное отклонение 2); с помощью инструмента Описательная статистика можно проверить, является ли это распределение нормальным

При настройке параметров вывода таблицы статистических данных необходимо указать входной диапазон значений, который может включать в себя одну или несколько переменных, и выходной диапазон. Также требуется определить, как расположены переменные: в столбцах или строках. Если первая строка исходного диапазона содержит названия столбцов, не забудьте установить флажок Метки в первой строке (Labels In First Row). Тогда Excel, обратившись к содержимому первой строки, создаст заголовки в итоговой таблице результатов анализа. Если установить соответствующие флажки

Инструменты пакета анализа ♦ 537

в группе Параметры вывода (Output Options), ваша таблица статистических данных будет иметь тот вид, в каком она представлена на рис. 17.7. Подобно другим инструментам пакета анализа, Описательная статистика создает таблицу констант. Если эта таблица вас не устраивает, многие из приведенных в ней статистических характеристик можно получить и с помощью других инструментов пакета анализа или встроенных функций Excel. Статистические параметры и соответствующие им формулы приведены в табл. 17.2.

Рис. 17.8. Диалоговое окно Описательная статистика используется для создания таблицы, содержащей основные статистические параметры набора данных Таблица 17.2. Формулы для вычисления статистических параметров Статистический параметр Среднее Стандартная ошибка

Формула

=СРЗНАЧ(число 1; число2; ...) =СТОШУХ(известные_значенйя_у; известные_значения_х), но без предположения о том, что распределение должно быть нормальным Медиана =МЕДИАНА(число 1; число 2; ...) Мода =МОДА(число 1; число 2; ...) Стандартное отклонение =СТАНДОТКЛОН(число 1; число 2; ...) Дисперсия =ДИСП(число 1; число 2;...) Эксцесс =ЭКСЦЕСС(число 1; число 2; ...) Асимметрия =СКОС(число 1; число 2; ...) Интервал =МАКС(число 1; число 2; ...) - МИН(число 1; число 2; ...) Минимум ______________ = МИН(число 1; число 2; ...) продолжение ®

538 ♦ Глава 17. Статистический анализ Таблица 17.2 (продолжение) Статистический параметр Формула Максимум =МАКС(число 1; число 2; ...) Сумма =СУММ(число 1; число 2; ...) Количество =СЧЕТ(число 1; число 2; ...) k-е наибольшее =НАИБОЛЬШИЙ(массив;к) к-е наименьшее =НАИМЕНЬШИЙ(массив;к) Доверительный интервал По формуле =ДОВЕРИТ(альфа; станд_отклон; размер), но*на основе другого алгоритма

Гистограмма Гистограмма — это диаграмма (обычно столбчатая), где для исходного множества данных определяется число значений (частота), попадающих в определенные интервалы разбиения. Для иллюстрации работы инструмента Гистограмма (Histogram) воспользуемся таблицей результатов тестирования, в которую входит 1000 итоговых оценок (рис. 17.9). (Входной диапазон должен содержать только числовые данные.) Чтобы построить гистограмму, необходимо, прежде всего, определиться с разбиением. В данном случае выберем ширину интервала 50 баллов и введем в столбец F граничные значения, как показано на рис. 17.9.

Рис. 17.9. Столбец F содержит границы интервалов разбиения

Интервалы разбиения не обязательно должны быть одной ширины, как в приведенном примере, но в любом случае последовательность значений их границ должна быть возрастающей. Заполнив столбец F, выберите в меню Сервис команду Анализ данных, выделите инструмент Гистограмма и щелкните на кнопке ОК. Появится диалоговое окно Гистограмма, продемонстрированное на рис. 17.10. Для построения гистограммы требуется определить три параметра: исходный диапазон (в данном случае D2:D1001), местоположение границ разбиения (диапазон F2:F22) и адрес

Инструменты пакета анализа ♦ 539

верхней левой ячейки для итогового диапазона (G1). После нажатия кнопки ОК Excel выводит результаты пересчета значений в столбцах G и Н, что мы видим на рис. 17.11.

Рис. 17.10. Диалоговое окно Гистограмма

Рис. 17.11. Выполненный анализ данных говорит о том, что только три результата попадают в интервал 900-949, 48 оценок — в интервал 950-999 и т. д. ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------В диалоговом окне Гистограмма поле Интервал карманов (Bin Range ) можно не заполнять. В этом случае Excel автоматически генерирует интервалы, используя в качестве начальной и конечной точек минимальное и максимальное значения соответственно. Количество интервалов при этом принимается равным квадратному корню из числа входных значений.

Ниже приводятся некоторые замечания, которые следует учитывать при работе с инструментом Гистограмма: ► В столбец Частота записывается количество значений, больших либо равных данной границе интервала, но не выходящих за соседнюю.

540 ♦ Глава 17. Статистический анализ

► Последнее значение в таблице итоговых данных представляет собой количество входных значений, каждое из которых больше последней заданной границы или равно ей. ► Флажок Парето (Pareto) в диалоговом окне Гистограмма позволяет сортировать итоговые данные в убывающем порядке1. ► Флажок Интегральный процент (Cumulative Percentage) включает в таблицу результатов дополнительный столбец, в котором отображаются процентные значения с учетом предшествующих интервалов — накопительные. ПРИМЕЧАНИЕ ------------------------ : --------------------------------------------------------------Обратите внимание, что инструмент Гистограмма копирует в выходной диапазон столбец с границами интервалов разбиения, что довольно удобно, когда таблица результатов достаточно удалена от исходных данных. Но так как этот столбец копируется, в нем лучше не использовать формулы —;а заполнять числами. Если интервалы все же записываются с помощью формул, необходимо убедиться, что они не содержат относительных ссылок. В противном случае после копирования этих формул инструментом Гистограмма значения границ интервалов станут некорректными.

Если в окне Гистограмма установить флажок Вывод графика (Chart Output), то одновременно с выполнением анализа данных строится также и диаграмма, подобная продемонстрированной на рис. 17.12. (Здесь мы немного увеличили ее размер, чтобы можно было увидеть детали.)

__________________________________________________ 1

Сказать так о правиле (оптимуме, пропорции, принципе, законе) Парето значит не сказать ничего. Итальянский экономист-математик Вильфредо Парето (1848-1923) в результате своих исследований пришел к выводу о распределения доходов в обществе — большая часть богатства принадлежит меньшей части населения — в пропорции «80:20». После этим критерием стали соизмерять общие результаты в экономике. Ныне пропорция «80:20», статистически обоснованная нормальным распределением, часто привлекается к анализу практически любых явлений. Примеры: 80% прибыли дают 20% клиентов; 80% стоимости запасов на складе составляет 20% номенклатуры этих запасов; 80% дефектов обусловлено 20% причин; 80% результатов достигнуто в течение /20% затраченного на них времени; 20% людей зарабатывают 80% всех денег (в крупней организации 80% работы выполняют 20% сотрудников); 80% прибыли определяется 20% вложений; 20% преступников совершают 80% всех преступлений... Можно продолжать бесконечно. Или же обобщить: «20% деятельности дают 80% результатов» или «меньшая часть усилий, затрат, вложений и причин ведет к большей части результатов, прибыли и вознаграждений». Между прочим, 80% производителей пива работают на 20% его потребителей. Таким образом, принцип Парето стал еще «пивным законом». Соответственно: кого из покупателей и клиентов любить? Об оборачиваемости какой части номенклатуры заботиться? Какова очередность мероприятий по повышению качества? Во что вложить средства? Кого из сотрудников следует поощрять? Какова мера риска акций? (Здесь особенно часто выводится «золотое сечение» Парето.) «Кто пойдет за „Клинским"?» К сожалению, никакого серьезного графоаналитического анализа в данном случае Excel не предоставляет. Обычно ABCанализ, основанный на пропорции Парето, выполняется специальными статистическими пакетами или средствами типа «1С:Производство», но и в Excel знание природы доминирующих факторов может принести неоценимую пользу. Рекомендации (с примерами) о проведении ABC-анализа своими силами в Excel можно найти в Интернете, например, по адресу http://www.rombcons.ru/ABC_XYZ.htm. Это примечание для тех 20% пользователей Excel, которые востребуют 80% возможностей этого приложения. — Примеч. ред.

Инструменты пакета анализа ♦ 541

Рис. 17.12. Помимо выполнения анализа данных, инструмент Гистограмма умеет автоматически строить диаграммы СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Все, что нужно знать о построении диаграмм, изложено в части 8, «Диаграммы».

Анализ распределения с помощью функции ЧАСТОТА Инструмент Гистограмма генерирует ряд числовых констант. Если предпочтительнее связать входные данные с таблицей результатов анализа формулой, то лучше всего здесь подойдет встроенная функция ЧАСТОТА (FREQUENCY). Она как раз вычисляет количество значений в генеральной совокупности, попадающих в определенный интервал. Функция ЧАСТОТА имеет уже знакомые нам аргументы: массив_данных; массив_границ. На рис. 17.13 продемонстрирован пример применения этой функции к данным с рис. 17.9. Чтобы применить функцию ЧАСТОТА, задайте границы интервалов, как делали при работе с инструментом Гистограмма, затем выделите диапазон, в который будут записываться выходные данные, — в нашем примере это диапазон G2:G21. Он должен быть частью одного столбца, это особенность функции ЧАСТОТА. Введите формулу, и в ней в качестве первого аргумента массив_данных укажите диапазон исходных данных, а второго (массив _граииц) — диапазон с заданными интервалами границ. Нажмите клавиши Ctrl+Shift+Enter, чтобы преобразовать эту формулу в формулу массива. Подробнее о создании массивов и работе с ними рассказывается в разделе «Массивы» главы 12.

Ранг и персентиль Предположим, требуется провести разбивку по рангам всех экзаменационных баллов, представленных на рис. 17.9. Эту задачу можно решить самостоятельно: отсортировать все оценки в порядке убывания (лучшие — наверху, худшие — внизу),

542 ♦ Глава 17. Статистический анализ

затем создать рядом с упорядоченными данными возрастающую последовательность, в которой самой лучшей оценке будет назначен ранг 1, а самой худшей — ранг 1000.

Рис. 17.13. Функция ЧАСТОТА может организовать связь между результатами анализа и исходными данными

Но проще воспользоваться инструментом Ранг и персентиль (Rank And Percentile) пакета анализа. Он не только выполнит поставленную задачу, но и определит процентный ранг для каждого исходного значения. Чтобы активировать инструмент, выберите в меню Сервис команду Анализ данных, выделите в списке название Ранг и персентиль и нажмите кнопку ОК. На экране появится одноименное диалоговое окно, изображенное на рис. 17.14. Обратите внимание на рекомендации, которые не окажутся для вас лишними: ► Следует всегда принимать решение относительно состояния флажка Метки в первой строке (Labels In First Row). Если он установлен, Excel в качестве заголовка второго столбца выходной таблицы возьмет название соответствующего столбца входного диапазона. В противном случае столбец по умолчанию получит название Столбец1 (Column 1). ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Если этот флажок установить, но в исходный диапазон не включить ячейку с заголовком, диапазон результатов также не получит заголовка — результаты будут следовать с первой ячейки. Так, в нашем примере с рис. 17.14, если в качестве источника указать диапазон D2:D1001, заголовком диапазона-получателя в столбце G станет значение 936.

► В показанном на рис. 17.14 примере мы анализировали только суммарные оценки, но нам ничто не мешает обработать все данные одновременно (столбцы В, С и D). Тогда в качестве входного диапазона необходимо указать B1:D1001, и итоговая таблица будет состоять не из четырех столбцов, а из 12 — по четыре столбца для каждого набора данных.

Инструменты пакета анализа ♦ 543

Рис. 17.14. Для анализа результатов экзаменов можно использовать инструмент Ранг и персентиль

► При желании итоговую таблицу можно поместить на новый лист или в другую книгу, особенно если таблица занимает много места на листе с исходными данными. Для этого установите в нужное положение переключатель в разделе Параметры вывода диалогового окна. ► Теперь о том, как интерпретировать итоговые данные из нижней части рис. 17.14. Из первой строки таблицы результатов (F2:I2) видно, что 285-й элемент входного диапазона, балл которого равен 1206, имеет ранг 1, и он выше всех остальных.

Корреляция таблиц Входной и выходной диапазоны, как показано на рис. 17.14 внизу, имеют один общий столбец Всего и одинаковое количество строк. Но, поскольку эти данные отсортированы по-разному, строки исходного и выходного диапазонов не совпадают друг с другом. Самый простой способ решить проблему — отсортировать выходные данные по столбцу Точка, в котором отображаются номера позиций соответствующих значений диапазонаисточника. Картина, которую мы после этого увидим, показана в верхней части приведенного ниже рисунка. Если затем удалить лишние столбцы (в данном случае Е, F и G), можно получить удобный отчет, подобный представленному на том же рисунке внизу.

544 ♦ Глава 17. Статистический анализ

Генерация случайных чисел Встроенная функция Excel СЛЧИС (RAND) генерирует случайные числа из совокупности, имеющей равномерное распределение в интервале от 0 до 1. Другими словами, вероятность появления любого числа из этого интервала одинакова. Поскольку объем выборок, как правило, не бывает достаточно большим, то нельзя считать, что данные в них распределены равномерно. Тем не менее многократное использование функции СЛЧИС подтверждает, что она не отдает предпочтения каким-либо определенным значениям внутри интервала распределения. Дополнительную информацию об этой функции можно получить в разделе «Функции СЛЧИС и СЛУЧМЕЖДУ» главы 14. ПРИМЕЧАНИЕ-----------------------------------------------------------------------------------------Функция СЛЧИС относится к «подстраивающимся» функциям Excel, то есть ее результат пересчитывается каждый раз при вводе новых значений или открытии файла. Если требуется «зафиксировать» полученный ряд случайных чисел, выделите на листе все ячейки, содержащие функции СЛЧИС, скопируйте их в буфер обмена, затем выберите в меню Правка команду Специальная вставка (Paste Special) и в открывшемся диалоговом окне установите переключатель в положение Значения (Values). В этом случае подстраивающиеся формулы в ячейках будут заменены возвращаемыми ими значениями. Однако вместо встроенной функции СЛЧИС можно воспользоваться инструментом Генерация случайных чисел, который всегда возвращает числа, а не формулы.

Пакет анализа позволяет генерировать случайные числа с распределениями, отличными от равномерного. Такие множества случайных чисел находят применение в различных методах моделирования. Всего в пакете анализа таких различных типов распределения имеется шесть: Равномерное (Uniform), Нормальное (Normal), Бернулли (Bernoulli), Биномиальное (Binomial), Пуассона (Poisson) и Дискретное (Discrete) (определяемое пользователем). Кроме того, для получения неслучайных чисел в заданном интервале предусмотрен еще один тип распределения — Модельное (Patterned).

Инструменты пакета анализа ♦ 545

Чтобы воспользоваться инструментом Генерация случайных чисел (Random Number Generation), выберите в меню Сервис команду Анализ данных, выделите в списке название Генерация случайных чисел и нажмите кнопку ОК. На экране появится одноименное диалоговое окно, изображенное на рис. 17.15.

Рис. 17.15. Значения в разделе Параметры диалогового окна Генерация случайных чисел изменяются в зависимости от выбранного типа распределения

При работе с окном Генерация случайных чисел придерживайтесь следующих правил: ► В полях Число переменных (Number Of Variables) и Число случайных чисел (Number Of Random Numbers) указывается количество столбцов и количество случайных чисел в каждом столбце соответственно. Например, чтобы создать по 100 случайных чисел в 10 столбцах, нужно ввести значение 10 в поле Число переменных и 100 в поле Число случайных чисел. ► В поле Случайное рассеивание (Random Seed) можно ввести «затравочное» значение для инициализации генератора случайных чисел. Тогда генерируемые повторно последовательности для определенного типа распределения будут всегда одинаковы. С учетом этого задействовать параметр Случайное рассеивание следует только в тех случаях, когда необходимо несколько раз воспроизвести одну и ту же цепочку случайных чисел. Содержимое диалогового окна Генерация случайных чисел определяется выбранным типом распределения. Как показано на рис. 17.15, когда установлен тип Равномерное (Uniform), имеется возможность задать начальную и конечную точки распределения с помощью полей Между (Between) и И (And).

546 ♦ Глава 17. Статистический анализ

Равномерное распределение При выбранном варианте Равномерное генерируется множество случайных чисел, равномерно распределенных в интервале, определяемом его начальной и конечной границами. В этом смысле инструмент работает точно так же, как функция СЛЧИСМЕЖДУ. Но в некоторых случаях предпочтительнее остановиться именно на нем, а не на встроенной функции Excel, например когда интервал должен быть отличным от [0, 1] или если требуется получить несколько одинаковых последовательностей случайных чисел, генерируемых с помощью одного и того же значения инициализации.

Нормальное распределение Нормальное распределение имеет следующие особенности: ► среднее значение выпадает чаще, чем любое другое; ► значения, расположенные ближе к среднему, генерируются с большей вероятностью, чем значения, приближенные к границам интервала; ► значения выше среднего выпадают с той же частотой, что и значения ниже среднего. Видно, что здесь среднее значение является главным параметром. Но для генерации нормально распределенных случайных чисел необходимо задать и второй параметр: стандартное отклонение. Стандартное отклонение — это усредненное расстояние по модулю между случайным числом и средним значением. (Около 68% всех нормально распределенных случайных чисел находятся в пределах одного стандартного отклонения от среднего.)

Распределение Бернулли Распределение Бернулли характеризуется тем, что все испытания имеют одинаковую вероятность успеха, причем результат одной попытки не влияет на исход последующих. (В данном случае слово «успех» не несет никакой смысловой нагрузки, точно так же можно моделировать обратное событие — «неуспех».) Все значения в распределении Бернулли равны либо 0, либо 1. Шанс того, что в каждой ячейке диапазона появится значение 1, находится «в руках» единственного параметра распределения р, выбираемого из интервала от О до 1. Так, чтобы получить последовательность из 100 случайных чисел, наиболее вероятная сумма которых будет равна 27, определите выходной интервал в 100 ячеек и укажите для параметра р значение 0,27.

Биномиальное распределение Биномиальное распределение моделирует число успехов при заданной вероятности и фиксированном количестве наблюдений. Как и в случае с распределением Бернулли, полагается, что все испытания независимы, то есть результат ни одного из них не влияет на исход других. Для того чтобы сгенерировать ряд случайных чисел с биномиальным распределением, нужно задать вероятность успеха одного события (р) и число попыток.

Инструменты пакета анализа ♦ 547

(Точно так же в этом случае можно моделировать вместо числа успешных испытаний количество неудач.) Так, предположим, вы проводите по 10 деловых переговоров за неделю и в 20 % случаев заключаете выгодные контракты. Вам бы хотелось знать, насколько плодотворным в этом случае может оказаться следующий год. Введите в поле Число случайных чисел (Number Of Random Numbers) значение 50 (рабочих недель в году), 0,2 — в поле Значение р (Р Value) и число 10 — в поле Число испытаний (Number Of Trials). В результате получится, что в предстоящем году вас не обрадуют всего четыре недели, когда количество сделок упадет до нуля. Видите: к гадалке ходить не надо.

Распределение Пуассона Распределение Пуассона моделирует число случаев наступления ожидаемого события за фиксированный промежуток времени при заданной вероятности. Предполагается, что событие независимо от других факторов, то есть одно, своим возникновением никак не влияет на последующие. Распределение Пуассона имеет только один параметр, Лямбда (Lambda), представляющий собой ожидаемое количество событий. Например, в сервисном центре в среднем за день принимают 10 вызовов. Требуется узнать, как часто на протяжении года можно ожидать 18 и более вызовов в день. Для этого введите значение 260 (52 недели по 5 рабочих дней) в поле Число случайных чисел и 10 в поле Лямбда (ожидаемое среднее количество вызовов). Результаты моделирования говорят о том, что на год придется всего около трех напряженных дней, когда можно ожидать по 18 и более клиентов.

Дискретное распределение Вариант Дискретное (Discrete) используется для распределений нестандартных типов, задаваемых вероятностью наступления возможных исходов событий в виде таблицы. Вероятность каждого исхода указывается числом между 0 и 1, при этом сумма всех вероятностей в таблице должна равняться 1. Для того чтобы воспользоваться этим инструментом, требуется предварительно создать таблицу, состоящую из двух столбцов: для возможных значений исходов и шансов на их наступление. Ссылка на этот диапазон и будет единственным параметром, определяющим данный тип распределения. Хороший пример дискретного распределения — данные продаж снегоуборочных лопат по сезонам. Для этого в первый столбец вводятся номера месяцев, а во второй — вероятность выпадения снега.

Модельное распределение В варианте Модельное (Patterned) генерируется множество чисел, часть из которых случайные, а часть нет. При выборе этого типа распределения диалоговое окно Генерация случайных чисел принимает несколько другой вид, представленный на рис. 17.16.

548 ♦ Глава 17. Статистический анализ

Рис. 17.16. Модельное распределение позволяет создавать арифметические последовательности с циклическими внутренними повторениями

Работа инструмента Модельное распределение напоминает команду Прогрессия (Series). Он создает одну или несколько арифметических последовательностей с (необязательными) внутренними циклическими повторениями. Например, чтобы получить последовательность чисел 1, 1, 4, 4, 7, 7, 10, 10, 1, 1, 4, 4, 7, 7, 10, необходимо заполнить окно так, как это показано на рис. 17.16. То есть задать две последовательности чисел с 1 по 10, с шагом 3 и повторением каждого числа в последовательности два раза. Если для выбранного шага последнее число цепочки выходит за пределы верхней границы интервала, в качестве него подставляется сама граница. Соответственно, если в интервале с 1 по 10 задать шаг 4, Excel создаст следующий ряд: 1, 5, 9 и 10.

Выборка Инструмент Выборка (Sampling) извлекает подмножество чисел из большой группы или генеральной совокупности чисел. Задав входной диапазон, можно выбрать из него заданное количество значений либо случайным образом, либо только каждое п-е значение. Затем выбранные числа копируются в диапазон-получатель. Чтобы применить данный инструмент, выберите в меню Сервис команду Анализ данных, выделите в списке название Выборка и щелкните на кнопке ОК. Появится одноименное диалоговое окно, изображенное на рис. 17.17. Во входном диапазоне должны содержаться только числа, правда, среди них могут находиться также «пустые» значения и даты, но последние следует вводить в числовом, а не в текстовом формате. Например, чтобы упростить диаграмму, на которой ежедневно отображаются цены на все товары предприятия, с помощью инструмента Выборка извлеките каждое п-е значение в списке данных и постройте из отобранной совокупности новую диаграмму.

Инструменты пакета анализа ♦ 549

Рис. 17.17. Инструмент Выборка позволяет извлечь подмножество чисел из исходного набора случайным или заданным образом СОВЕТ----------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы сделать выборку из диапазона, содержащего текстовые значения, необходимо сначала создать столбец с порядковыми номерами тестовых записей — возрастающей последовательностью целых чисел, начиная с 1. Затем нужно с помощью инструмента Выборка извлечь числа из этой последовательности и сопоставить их с текстовыми значениями, подставив номера в качестве аргументов функции ИНДЕКС. Подробнее об этой функции рассказывается в разделе «Функция ИНДЕКС» главы 14.

Скользящее среднее Скользящее среднее используется для расчета значений в прогнозируемом периоде на основе среднего значения переменной для указанного числа предшествующих периодов. Скользящее среднее, в отличие от простого среднего для всей выборки, содержит сведения о тенденциях изменения данных и позволяет сглаживать флуктуации измерений отдельных показателей. Эти флуктуации могут быть вызваны статистическим разбросом данных, являться продуктом несовершенства измерительной техники или обусловливаться погрешностью приборов. Например, при измерении роста ребенка точность показателей будет зависеть как от точности шкалы линейки, так и от того, насколько прямо стоял ребенок. Можно выполнить ряд измерений, затем сгладить их по одинаковым отрезкам времени и построить итоговую кривую, более точно отображающую фактическую скорость роста. Кроме того, отклонения значений могут быть обусловлены различными временными условиями. Подобным образом объем месячных продаж колеблется в зависимости от насыщенности рабочими днями месяца, от спроса и от количества продавцов, находящихся в отпуске. Пусть у нас есть кривая спроса на продукцию предприятия за 18 месяцев работы, подобная показанной на рис. 17.18. Чтобы сгладить ее, можно использовать метод скользящего среднего с периодом усреднения в шесть месяцев.

550 ♦ Глава 17. Статистический анализ

Первая точка на кривой — это выведенное среднее за первые шесть месяцев продаж (с января по июнь 2003 года); вторая — среднее со второго по седьмой месяц (с февраля по июль 2003 года) и т. д. Чтобы не выполнять усреднение вручную, воспользуемся инструментом Скользящее среднее. Для этого выберем в списке диалогового окна Анализ данных инструмент Скользящее среднее и нажмем кнопку ОК. На экране появится одноименное диалоговое окно, представленное на рис. 17.19.

Рис. 17.18. Кривая фактических объемов продаж за полтора года работы предприятия

Рис. 17.19. Параметры сглаживания кривых устанавливаются в диалоговом окне Скользящее среднее

Для применения инструмента Скользящее среднее следует задать три параметра: диапазон, содержащий анализируемые данные, диапазон для вычисляемых усредненных значений и собственно сам интервал усреднения. Например, чтобы определить скользящее среднее за три месяца, нужно присвоить интервалу значение 3.

Инструменты пакета анализа ♦ 551

На графике рис. 17.20 усредненная кривая с интервалом усреднения 6 месяцев наложена на исходную кривую с рис. 17.18. Вычисленные сглаженные значения записаны в столбце С, именно они и использовались для построения более гладкой ломаной на графике. Обратите внимание, что первые пять ячеек выходного диапазона содержат ошибочные значения #Н/Д. Вообще говоря, если задан интервал усреднения п, то в первых п-1 ячейках выходного диапазона всегда будут получаться ошибки. Но они не вызывают проблем — Excel игнорирует их, оставляя пустой начальную часть кривой.

Рис. 17.20. После применения инструмента Скользящее среднее общая тенденция развития проявляется более наглядно СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------------------------------Обратите внимание, что на рис. 17.20 каждая ячейка, в которой находятся сглаженные методом скользящего среднего значения, в верхней левой части маркирована флажком. Эти флажки указывают на ошибку. Если щелкнуть на такой ячейке, на экране появится смарт-тег с предупреждением, что формула в этой ячейке ссылается на диапазон, к которому прилегают другие значения, то есть формула не охватывает смежные ячейки. В нашем случае так и должно быть. Чтобы удалить флажки, выделите все маркированные ими ячейки, щелкните на значке смарт-тега и в его меню выберите команду Пропустить ошибку (Ignore Error).

Глава 18. Анализ «что-если» • Таблицы подстановки • Диспетчер сценариев • Команда Подбор параметра • Поиск решения

Одним из важных преимуществ электронных таблиц является возможность быстрой и легкой постановки так называемого эксперимента «что-если». Например, можно изменить функциональное назначение какой-либо клавиши и сразу же увидеть, к чему это приведет. Более сложный вариант: вы решили взять автомобиль в аренду с последующим выкупом или просто купить новый и для анализа сложившейся ситуации обратились к Microsoft Excel. В программе вам пришлось, прежде всего, математически описать обе финансовые модели, благодаря чему появилась возможность провести над ними любое количество тестов, используя различные параметры и начальные условия: величину арендных платежей, процентную ставку, скидку при выплате всей суммы сразу и т. д. Все это позволило довольно точно спрогнозировать общий объем затрат и, исходя из результата, принять то или иное решение. В текущей главе речь пойдет как раз о том, как моделировать ситуации и оценивать полученные результаты.

Таблицы подстановки Таблица подстановки — это специальная таблица, в которой отображается, как изменение одной или двух входящих в формулу переменных влияет на результат этой формулы. Excel предусматривает создание таблиц подстановки двух видов: в первом варианте тестируется изменение значения одной или нескольких формул при изменении отдельного параметра, а для второго варианта отображается изменение значения только одной формулы, но при варьировании значений нескольких переменных. Чтобы создать любую из этих таблиц, необходимо в меню Данные (Data) выбрать команду Таблица подстановки (Table).

Таблицы подстановки для одной переменной Предположим, вы рассматриваете предложение по покупке дома, которое потребует взятия в банке ссуды в размере $200 000 с рассрочкой на 30 лет. Вам необходимо вычислить размер ежемесячных выплат при различных процентных ставках. Таблица подстановки для одной переменной, изображенная на рис. 18.1, предоставляет нужную информацию.

Рис. 18.1. Построение таблицы подстановки начинается с ввода ряда различных процентных ставок и записи формулы с функцией ПЛТ

554 ♦ Глава 18. Анализ «что-если»

Итак, для решения поставленной задачи нужно выполнить следующие действия: 1. Поместить в ячейки ВЗ:В9 значения потенциальных процентных ставок, как на рис. 18.1. Этот диапазон называется входным диапазоном, поскольку он содержит те самые исходные значения, которые требуется протестировать. 2. Ввести величину кредита в ячейку вне таблицы данных. В нашем примере мы ввели значение $200 000 в ячейку С1. Это позволит затем легко изменять величину ссуды при пробе различных сценариев. 3. Ввести соответствующую формулу. В данном случае в ячейке С2 запишем формулу =ПЛТ(А2/12;360;С1), где А2/12 — месячный процент, 360 — срок погашения ссуды в месяцах, а С1 — ссылка на величину суммы займа. ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Обратите внимание, что эта формула ссылается на ячейку А2, которая в настоящий момент пуста. При обсчете формул Excel присваивает пустым ячейкам значение 0, поэтому функция в ячейке С2 возвращает величину ежемесячных выплат, рассчитанную при нулевой процентной ставке. То есть ячейка А2, называемая ячейкой ввода, — это фиксированная ячейка, через которую Excel будет в дальнейшем производить расчет, подставляя в нее значения из входного диапазона. На самом деле, так как хранящееся в этой ячейке значение не изменяется, в ее качестве может выступать любая другая ячейка вне диапазона таблицы данных.

4. Закончив ввод исходных значений и формулы, выделите диапазон таблицы данных — минимальный прямоугольный блок, захватывающий формулу и весь входной диапазон. В нашем случае нужно выделить диапазон В2:С9 и в меню Данные выбрать команду Таблица подстановки. 5. На экране появится диалоговое окно Таблица подстановки (Table), представленное на рис. 18.2. Местонахождение ячейки ввода указывается в поле Подставлять значение по столбцам в (Row Input Cell) или в поле Подставлять значения по строкам в (Column Input Cell). Ячейка ввода — это ячейка, на которую ссылается формула таблицы подстановки, в нашем примере ею является ячейка А2. Если входной диапазон является строкой, ссылка на входную ячейку задается в поле Подставлять значения по столбцам в, если же наоборот — столбцом (как в данном случае), используется поле Подставлять значение по строкам в.

Рис. 18.2. В диалоговом окне Таблица подстановки задается входная ячейка

6. Осталось нажать кнопку ОК. Excel поместит результаты вычисления формулы для каждого входного значения в свободные ячейки диапазона таблицы подстановки. В нашем примере Excel выведет семь значений в диапазон СЗ:С8, как показано на рис. 18.3.

Таблицы подстановки ♦ 555

Рис. 18.3. Теперь ежемесячные выплаты по ссуде для каждой из величин процентной ставки отображаются в таблице подстановки

При создании таблицы подстановки программа занесла формулу массива {ТАБЛИЦА=(;А2)} в каждую ячейку диапазона результатов, а в целом в диапазон СЗ:С9. По этой формуле вычисляется значение функции ПЛТ для каждого из значений входного диапазона в столбце В. После построения таблицы можно в любой момент изменять исходные значения, и результат вычислений сразу же будет отображаться на экране. ПРИМЕЧАНИЕ-----------------------------------------------------------------------------------------Функция ТАБЛИЦА является скрытой (internal) функцией Excel. Это означает, что ее нельзя выбрать из списка диалогового окна Мастера функций или ввести вручную.

Таблица подстановки с несколькими формулами В таблицы подстановки с одной переменной можно включать не одну, а несколько формул. Если входной диапазон является столбцом, вторую формулу следует вводить справа от первой (то есть для столбца таблицы, примыкающего непосредственно справа к первому), третью — справа от второй и т. д. В различных столбцах таблицы позволяется записывать различные формулы, единственное ограничение — исходным значением для всех этих формул должна быть одна и та же ячейка ввода. Рассмотрим на примере такой важный вопрос, как покупка дома. Пусть необходимая для этого сумма берется в банке и ее размер — $180 000 со сроком погашения 30 лет. Сейчас вам важно определить размер ежемесячных платежей по кредиту, а также сравнить его с выплатами для ссуды в $200 000 (рис. 18.3). Здесь достаточно расширить представленную ранее таблицу, включив в нее обе формулы, в следующем порядке: 1. Занесите новую формулу =ПЛT(A2/12;360;Dl) в ячейку D2. Обратите внимание, что эта формула так же, как и первая, ссылается на ячейку А2. 2. Введите величину ссуды ($180 000) в ячейку D1 и выделите диапазон таблицы B2:D9. 3. Выберите в меню Данные команду Таблица подстановки и поместите в поле Подставлять значения по строкам в диалогового окна Таблица подстановки ссылку на ячейку А2 ($А$2). Результат вычислений представлен на рис. 18.4.

556 ♦ Глава 18. Анализ «что-если»

Рис. 18.4. В этой таблице подстановки рассчитываются размеры ежемесячных отчислений по разным кредитам для различных процентных ставок

Таблицы подстановки для двух переменных До сих пор нами вычислялись значения по одной или нескольким формулам при различных значениях одной переменной. Но, предположим, требуется рассчитать размер ежемесячных выплат по кредиту в $200 000 не только для разных процентных ставок, но и в зависимости от срока выплат — нужно узнать, как их продолжительность влияет на размер месячного платежа. Чтобы создать такую таблицу, выполните следующие действия: 1. Как и прежде, введите в диапазон ВЗ:В9 величины процентных ставок. Затем заполните данными второе множество (продолжительность выплат по ссуде в месяцах) в строке, расположенной непосредственно выше первой ячейки диапазона процентных ставок, так, как это показано на рис. 18.5. В нашем случае второй набор входных данных находится в диапазоне C2:F2. 2. После этого вставьте значение размера ссуды в ячейку вне диапазона таблицы данных, например в ячейку 12. Теперь пришло время самой формулы. Поскольку мы оговорили, что таблица будет зависима от двух переменных, формулу следует вводить в ячейку, расположенную на пересечении строки и столбца, содержащих два множества входных значений, то есть в ячейку В2. В таблице подстановки с двумя переменными, в отличие от таблицы с одной переменной, может быть только одна формула. У нас она записывается так: =ПЛТ(А2/12;В1;12). 3. Формула немедленно вернет ошибку #ДЕЛ/0, поскольку обе ячейки, А2 и В1, используемые в качестве аргументов, пустые, и из-за этого получается или чересчур большой, или слишком маленький результат, который программа не в состоянии интерпретировать. Но, как вы увидите позже, подобное начало никак не влияет на выполнение дальнейших вычислений. 4. Наконец, выделяем диапазон таблицы подстановки — минимальный блок прямоугольной формы, включающий в себя все входные значения и ячейку с формулой. В нашем случае — диапазон B2:F9. 5. Теперь нужно выбрать команду Таблица подстановки в меню Данные и задать ячейки ввода. Поскольку создается таблица с двумя переменными, таких ячеек должно быть две. Мы укажем в поле Подставлять значения по столбцам в ссылку на ячейку В1 ($В$1), а в поле Подставлять значения по строкам в — на ячейку А2.

Таблицы подстановки ♦ 557

Рис. 18.5. Ячейка В2 содержит формулу с двумя переменными

6. Осталось нажать клавишу Enter или кнопку ОК. Результат вычисления таблицы данных с двумя переменными (с небольшим форматированием) показан на рис. 18.6.

Рис. 18.6. Эта таблица подстановки вычисляет размер ежемесячных выплат по кредиту при различных процентных ставках и сроках погашения кредита РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ -------------------------------------------------------------------------------Будьте внимательны, не перепутайте ячейки ввода в таблице с двумя переменными. Если такое вдруг произойдет, для вычислений будут привлекаться входные ячейки из другого диапазона, что приведет к неверным результатам. Так, в рассмотренном случае вместо процентных ставок из диапазона ВЗ:В9 в формулу будут подставлены временные интервалы из диапазона C2:F2, то есть сроки погашения. Вряд ли вы хотите, чтобы затраты на дом составляли ежемесячно более чем 20 млн долларов! Чтобы не ошибиться, мы рекомендуем при определении ячеек ввода посматривать на формулу. В нашем примере в формуле =ПЛТ(А2/12,В1,12) содержимое ячейки А2 является первым аргументом, то есть ставкой. Процентные ставки располагаются в столбце, поэтому ссылку на ячейку А2 нужно ввести в поле Подставлять значения по строкам в.

Редактирование таблиц подстановки Входные величины для таблиц подстановки всегда можно поменять, введя новые значения в левый столбец или верхнюю строку таблицы, но при этом не допускается изменение содержимого ячеек в диапазоне результатов, поскольку вся таблица является массивом. Если при ее задании была допущена ошибка, то для исправления последней необходимо выделить все результаты вычислений, выбрать в меню Правка команду Очистить (Clear) и затем пересчитать таблицу заново.

558 ♦ Глава 18. Анализ «что-если»

Диапазон-получатель можно скопировать в любую другую часть рабочего листа. Это удобно, если в дальнейшем вы хотите изменить входные значения или формулы расчета, сохранив первоначальный итог. На рис. 18.7 мы скопировали значения из блока C3:F9 в ячейки C11:F17. Копии уже не являются формулами массива, это обычные числовые константы — Excel автоматически заменяет формулы массива их числовыми значениями.

Рис. 18.7. При копировании диапазона результатов формулы массива автоматически замещаются числами

Диспетчер сценариев Таблицы данных — хорошее средство, когда в расчетах принимает участие не больше двух переменных. Но реальные ситуации часто сложнее, и тогда вам на помощь придет другое эффективное средство Excel — диспетчер сценариев. Этот инструмент позволяет моделировать задачи, оперирующие не одной или двумя переменными, а тридцатью двумя! Чтобы запустить диспетчер сценариев, выберите в меню Сервис команду Сценарии (Scenarios). Договоримся, что сценарием (scenario) мы будем называть набор значений, заданных для одной или нескольких изменяемых ячеек в модели «что-если». На рис. 18.8 представлен рабочий лист, на котором реализована указанная модель, и показано, как изменение значений переменных влияет на конечный результат вычислений. Диспетчер сценариев записывает, отслеживает и применяет все изменения переменных величин в любых комбинациях. Диспетчер сценариев позволяет: ► создать несколько сценариев для одной модели «что-если», каждый из которых может иметь собственный набор переменных; ► распределить моделирование между несколькими членами рабочей группы таким образом, что каждый из них будет решать отдельную задачу; затем объединить все сценарии в общем отчете;

Диспетчер сценариев ♦ 559

Рис. 18.8. Здесь продемонстрировано использование диспетчера сценариев в рамках экономической задачи при изменении значений в диапазонах D2:D3, D5 и Е8:Е13

► без труда следить за коррективами сценариев, вносимыми разработчиками, так как диспетчер сохраняет дату и имя пользователя при каждом изменении сценария; ► печатать отчеты с подробной информацией обо всех изменяемых и итоговых ячейках; ► защищать сценарии от изменений посредством пароля и даже скрывать их; ► сравнивать между собой сценарии, созданные разными пользователями, с помощью инструментов Структура сценария (Scenario Summary) или Сводная таблица (Scenario PivotTable). Последний подробно рассматривается в главе 30 «Анализ данных при помощи сводных таблиц». Чтобы понять, как работает диспетчер сценариев, представьте, что вы — директор небольшого магазинчика и для оценки его коммерческой деятельности создали модель расчетов, представленную на рис. 18.8. Числа в диапазонах D2:D5 и Е8:Е13 — это средние данные за последний год работы магазина. Требуется узнать, как изменение данных параметров отразится на прибыли, то есть на значении в ячейке Е16. СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------------------------------Прежде чем начать работу с диспетчером сценариев, имеет смысл присвоить имена ячейкам, которые будут затем использоваться в качестве переменных, а также ячейкам, которые содержат формулы, ссылающиеся на изменяемые ячейки. Это необязательное требование, но данный шаг позволит создавать более наглядные и удобные для работы отчеты по сценарию. Процедура именования ячеек рассматривается в разделе «Присвоение имен ячейкам и диапазонам» главы 12.

Создание сценария Чтобы срздать новый сценарий, выполните следующие действия: 1. В меню Сервис выберите команду Сценарии. 2. В открывшемся диалоговом окне Диспетчер сценариев (Scenario Manager), показанном на рис. 18.9, щелкните на кнопке Добавить (Add).

560 ♦ Глава 18. Анализ «что-если»

Рис. 18.9. Диалоговое окно Диспетчер сценариев

3. В диалоговом окне Добавление сценария (Add Scenario), изображенном на рис. 18.10, укажите имя для нового сценария. Обратите внимание, что, как только вы начнете вводить в следующее поле этого окна ссылки на изменяемые ячейки, диалоговое окно станет называться Изменение сценария (Edit Scenario). СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------------------------------Имя нового сценария лучше всего составить из названий параметров, то есть величин, которые будут фигурировать в этом сценарии в качестве переменных. Например, можно назвать сценарий Начальные значения или Прошедший год, как это сделано в представленном примере. В противном случае велика вероятность, что вы очень скоро забудете, к чему относятся произведенные расчеты, и вряд ли вспомните все предпосылки, на которых была построена модель «что-если».

Рис. 18.10. Введите ссылки на изменяемые ячейки, отделяя их друг от друга знаком точки с запятой

Диспетчер сценариев ♦ 561

4. В поле Изменяемые ячейки (Changing Cells) укажите ячейки, содержимое которых планируется варьировать. Ссылки на эти ячейки можно ввести вручную или же выделив ячейки с помощью мыши. Чтобы выделить мышью несмежные ячейки и диапазоны, удерживайте при выделении клавишу Ctrl. При вводе с клавиатуры между ссылками помещайте символ точки с запятой, как показано на рис. 18.10. 5. Нажмите кнопку OК, чтобы создать первый сценарий. Откроется диалоговое окно Значения ячеек сценария (Scenario Values) с полями для каждой изменяемой ячейки. Если этим ячейкам присвоены имена, они будут отображаться рядом с полями, как на рис. 18.11. В противном случае в качестве имен будут выступать ссылки на эти ячейки.

Рис. 18.11. Поскольку изменяемым ячейкам ранее были присвоены имена, они отображаются в диалоговом окне

6. Здесь при желании можно изменить все представленные величины. В примере мы оставили все как есть. Щелкните на кнопке ОК. СОВЕТ —------------------------------------------------------------------------------------------------В поля диалогового окна Значение ячеек сценария допускается помещать как числа, так и формулы. Например, чтобы на рис. 18.11 увеличить значение первой переменной, нужно щелкнуть на соответствующем ей поле и ввести перед ссылкой формулу =1,1*. Таким образом, текущее значение ячейки будет масштабировано с коэффициентом 1,1. Заметьте, что, хотя ввод формул в поля диалогового окна и разрешен, после нажатия кнопки ОК эти формулы будут заменены их возвращаемыми значениями, о чем Excel предупредит вас.

7. Чтобы создать другой сценарий, вновь нажмите кнопку Добавить и повторите шаги 36.

Просмотр сценариев Выделите имя сценария в списке диалогового окна Диспетчер сценариев и нажмите кнопку Вывести (Show). Программа заменит исходные значения переменных рабочего листа их значениями, заданными при создании выбранного сценария. На рис. 18.12 показано, как выглядит рабочий лист со сценарием, по которому среднее количество посетителей магазина увеличится на 5%, но доходы от каждого покупателя станут меньше на те же 5%.

562 ♦ Глава 18. Анализ «что-если»

Рис. 18.12. При просмотре выбранного сценария диспетчер заменяет текущие значения рабочего листа значениями, заданными при создании выбранного сценария

При просмотре сценариев с помощью кнопки Вывести диалоговое окно диспетчера остается на экране, поэтому сравнить результаты с таковыми для других сценариев можно, не возвращаясь на рабочий лист. Если нажать кнопку Закрыть или клавишу Esc, чтобы закрыть диалоговое окно, на рабочем листе останутся величины, подставленные для последнего просматриваемого сценария. (Именно по этой причине стоит сохранять исходный вариант, чтобы всегда оставалась возможность к нему вернуться.)

Добавление, редактирование и удаление сценариев В момент сохранения книги сценарии записываются вместе со всеми остальными данными рабочего листа, при этом каждый лист книги может содержать собственный набор сценариев. Чтобы добавить в книгу новый сценарий, как уже говорилось, достаточно щелкнуть на кнопке Добавить в диалоговом окне Диспетчер сценариев и повторить описанную выше процедуру создания сценария. А когда требуется внести изменения в существующий вариант, выберите в этом же диалоговом окне команду Изменить (Edit) — на экране появится диалоговое окно Изменение сценария (Edit Scenario), идентичное диалоговому окну Добавление сценария. Здесь можно отредактировать название выбранного сценария, добавить или удалить изменяемые ячейки. Чтобы удалить сценарий, выберите его имя в списке сохраненных сценариев в диалоговом окне Диспетчер сценариев и щелкните на кнопке Удалить (Delete).

Отслеживание авторства изменений Когда вы модифицируете сценарий, в поле Примечание (Comment) диалогового окна Диспетчер сценариев Excel после строки Автор добавляет строку Автор изменений.

Диспетчер сценариев ♦ 563

Благодаря этому легко в любой момент не только узнать имя создателя сценария, но и проследить, кто и когда вносил в него правку. Данная информация особенно полезна, если модели расчетов передаются другим пользователям с тем, чтобы после совместной работы над проектом объединить все сценарии в одну общую модель «что-если». ПРИМЕЧАНИЕ-----------------------------------------------------------------------------------------При редактировании сценариев поле Примечание также доступно для изменения; эти модификации отражаются на всех диалоговых окнах, а также на датах создания и редактирования сценария. Такое воздействие может быть нежелательным, особенно когда требуется отслеживать все изменения или необходимо предотвратить несанкционированные вмешательства. В этом случае нужно принять меры по защите элементов документа, которые подробно описаны в разделе «Защита данных» главы 5.

Объединение сценариев Если часть вашей работы состоит в разработке моделей «что-если» или в планировании деятельности организации, то вам, несомненно, приходится тратить много времени на сбор воедино полезной информации от своих коллег, а также об изменениях и тенденциях на рынке, которые в будущем способны оказать влияние на деятельность и развитие фирмы. Чтобы составить более полную картину, необходимо опросить немало сотрудников, представляющих различные стороны деятельности компании. Для облегчения такого рода работы Excel предлагает две возможности — рассылку документов и объединение сценариев. Если компьютер подключен к сети с совместимой системой электронной почты, значит, вы можете организовать рассылку текущей книги своим коллегам. Для этого присоедините ее к электронному письму, выбрав в меню Файл команду Отправить ► По маршруту (Send To ► Routing Recipient). К совместимым системам электронной почты относятся Microsoft Outlook, Microsoft Mail, Lotus cc:Mail и другие приложения, работающие по стандарту MAPI (Messaging Application Programming Interface) или VIM (Vendor Independent Messaging). Также для рассылки подходит сеть Интернет, позволяющая пересылать документы как вебстраницы или через FTP-сайты. СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Подробнее об организации рассылки по маршруту будет сказано в главе 19, использование Интернета при работе в Excel описывается в главе 20.

Если компьютер не подключен к сети, можно просто создать электронные копии книги и распространить их среди коллег старым надежным способом — на гибких дисках. Предположим, вы хотите распространить модель «что-если» между несколькими сослуживцами: Ивановой, отличным специалистом по работе с клиентами, Крыловой, занимающейся бухгалтерскими расчетами, и Андреевой, специалистом по рекламе. Чтобы каждая из них приняла непосредственное участие в разработке модели, можно разослать документацию с помощью электронной почты по маршруту, если она доступна, или поступить стандартно — изготовить несколько

564 ♦ Глава 18. Анализ «что-если»

именованных копий для каждого сотрудника. После того как все стороны внесли изменения в модель или добавили свои собственные таблицы «что-если», необходимо слить все сценарии в один. Для этого откройте все книги, содержащие нужные сценарии, активизируйте лист, на котором будут храниться результаты объединения, и нажмите кнопку Объединить (Merge ) в диалоговом окне Диспетчер сценариев. На экране появится диалоговое окно Объединение сценариев (Merge Scenarios), представленное на рис. 18.13.

Рис. 18.13. Диалоговое окно Объединение сценариев позволяет импортировать сценарии из любого листа в любую открытую книгу СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------------------------------Слияние сценариев проходит «гладко», когда все листы имеют одинаковую базовую структуру. Такая однородность не является жестким ограничением, но объединение сценариев из листов с различной структурой данных в состоянии повлечь появление значений изменяемых ячеек в самых неожиданных местах рабочего листа. По этой причине стоит попробовать еще один метод. Для получения необходимых данных распределите среди своих коллег только вопросы, затем с помощью внешних ссылок свяжите запрашиваемые данные с соответствующими позициями на итоговом листе и самостоятельно создайте общий сценарий.

В этом окне выберите книгу, а затем лист, сценарии которого нужно объединить. Как показано на рис. 18.13, в нижней части диалогового окна появляется сообщение о количестве сценариев, доступных для слияния. После нажатия кнопки ОК все сценарии выбранного рабочего листа копируются на активный лист. Когда вы выполните все необходимые действия, диалоговое окно диспетчера сценариев будет выглядеть примерно так, как изображено на рис. 18.14. Обратите внимание, что в поле Примечание (Comment) в нижней части диалогового окна отображается имя создателя (и автора изменений) выделенного сценария. Заметьте также, что на рис. 18.14 список Сценарии (Scenarios) содержит сценарии со схожими именами. Это произошло потому, что в данном примере все сотрудники назвали свои модели одинаково. В такой ситуации, чтобы избежать путаницы, к каждому названию программно добавляется дата создания сценария и порядковый номер на случай, если сценарии созданы в один день. Любой из них всегда доступен для переименования с помощью кнопки Изменить (Edit).

Диспетчер сценариев ♦ 565

В каждой группе сценариев, предоставленной сотрудниками, установлены различные изменяемые ячейки. На листе Ивановой — это ячейки D2, D3 и D5, Крыловой — Е8, а Андреевой — Е11. Теперь, объединив сценарии, можно оценить влияние различных комбинаций переменных величин на перспективы компании.

Рис. 18.14. Объединенные сценарии появляются на текущем листе СОВЕТ----------------------------------------------------------------------------------------------------Проще и быстрее всего получить доступ к сценариям — воспользоваться кнопкой Сценарии, которую предварительно нужно добавить на панель инструментов. Для этого в меню Вид выберите команду Панели инструментов ► Настройка. Перейдите на вкладку Команды (Commands) и выберите в списке категорию Сервис (Tools). Найдите в правой части диалогового окна Настройка (Customize) команду Сценарии (Scenario) и перетащите ее на любую видимую панель инструментов. В раскрывающемся списке отображаются все сценарии текущего рабочего листа, и чтобы обратиться к какому-либо из них, достаточно выбрать в списке его название.

Создание отчетов по сценариям После объединения сценариев изначально простая модель в нашем примере стала достаточно сложной. Однако вы можете создавать и еще более сложные модели, включающие в себя любое количество сценариев (конечно, все зависит от возможностей компьютера), имеющих до 32 переменных в каждом! Диспетчер сценариев предлагает два типа отчетов: отчет Структура (Scenario Summary), в котором отображаются все возможные пути развития модельной ситуации, и отчет Сводная таблица (PivotTable Report) с набором дополнительных инструментов для работы с элементами самого отчета. Если щелкнуть на кнопке Отчет (Summary) в диалоговом окне Диспетчер сценариев, на экране появится диалоговое окно Отчет по сценарию (Scenario Summary), показанное на рис. 18.15. С его помощью создаются отчеты, содержащие информацию о значениях, заносимых по каждому из сценариев в изменяемые ячейки. В поле Ячейки результата (Result Cells) диалогового окна через запятую указываются ячейки,

566 ♦ Глава 18. Анализ «что-если»

в которых будут отображаться результаты при определенных значениях переменных сценария. В нашем случае в качестве места для результата выбраны ячейки Е1б (Чистая прибыль) и Е6 (Общая прибыль).

Рис. 18.15. Диалоговое окно Отчет по сценарию используется для задания типа отчета и ячеек результата

Отчет Структура При выборе варианта Структура (Scenario Summary) на новом листе создается полностью отформатированный отчет, подобный представленному на рис. 18.16. (Для наглядности формат таблицы был несколько изменен.)

Рис. 18.16. Если выбрать вариант Структура, Excel генерирует на новом рабочем листе отформатированный отчет с именем Структура сценария

Приглядитесь: на рисунке все величины в изменяемых ячейках столбца Е закрашены серым цветом. Заливкой выделяются ячейки, изменяемые по сценарию, название которого фигурирует в заголовке столбца. Также обратите внимание на символы структуры, появившиеся у самого верхнего и левого краев окна, — они позволяют скрывать и показывать детали отчета. Например, если щелкнуть на кнопке со значком «плюс» левее заголовка строки 3, на экран будут выведены скрытые данные: содержимое поля Примечания диалогового окна Диспетчер сценариев с датами создания и изменения каждого сценария (рис. 18.17).

Диспетчер сценариев ♦ 567 СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Подробнее о создании структурированных листов Excel и работе с ними рассказывается в разделе «Структурирование листов» главы 9.

Рис. 18.17. Примечания, введенные в диалоговом окне Диспетчер сценариев, находятся в скрытой четвертой строке отчета

Отчет Сводная таблица Сводные таблицы — мощный инструмент анализа и оптимальный вариант для работы со сложными моделями «что-если», включающими в себя созданные разными пользователями сценарии с множеством изменяемых ячеек. При выборе в диалоговом окне Отчет по сценарию варианта Сводная таблица (PivotTabte Report), как и в предыдущем случае, создается новый лист в текущей книге. Но в сводной таблице допускается перемешивать и сочетать между собой различные сценарии, причем любая операция выполняется с помощью мыши. Затем, естественно, можно наблюдать, как все эти действия повлияли на ячейки с результатами. На рис. 18.18 показана сводная таблица, созданная на основе ранее объединенных нами сценариев. СМОТРИ ТАКЖЕ — ----------------------------------------------------------------------------------Подробнее работа со сводными таблицами и панелью инструментов Сводные таблицы рассматривается в главе 30.

Ячейки отчета с числовыми данными представляют ячейки результата в том виде, в каком бы они появились в указанных сценариях. В строках изначально выводятся изменяемые ячейки, их имена отображаются в выделенных цветом ячейках, расположенных над названиями соответствующих им сценариев. Ячейки результатов размещаются вверху таблицы. Расположение и тех и других изменяется перетаскиванием с помощью мыши любого поля серого цвета из одной области в другую.

568 ♦ Глава 18. Анализ «что-если»

Рис. 18.18. Вместе со сводной таблицей по отчету на экран выводится и панель инструментов Сводные таблицы СОВЕТ----------------------------------------------------------------------------------------------------Отчет Сводная таблица лучше всего подходит для работы со сложными моделями с множеством параметров. Создание такого отчета занимает больше времени и требует больше памяти, чем создание отчета Структура. Если вы формируете все сценарии самостоятельно и в каждом из них сохраняете одно и то же множество изменяемых ячеек, то удобнее воспользоваться вариантом Структура, так как_в этом случае у вас все равно не получится оценить все достоинства отчета Сводная таблица.

Команда Подбор параметра С помощью команды Подбор параметра (Goal Seek) меню Сервис можно вычислить неизвестное значение определенного параметра, удовлетворяющего итоговому желаемому результату. Допустим, требуется узнать, какую максимальную ссуду вам по средствам взять в банке, если срок погашения равен 30 годам, процентная ставка составляет 6,5%, а размер ежемесячных выплат не превышает $2000. Чтобы ответить на этот вопрос, прежде всего необходимо составить формулу расчета и решить поставленную задачу при каком-либо начальном значении параметра. Например, на листе, изображенном на рис. 18.19, мы рассчитали, что размер ссуды в $500 000 не обеспечивает соблюдения условий, поскольку платить ежемесячно придется больше чем $2000.

Рис. 18.19. Найдем максимальную величину ссуды при фиксированном размере ежемесячных выплат с помощью команды Подбор параметра

Команда Подбор параметра ♦ 569

Теперь рассмотрим процесс работы с командой Подбор параметра: 1. Прежде всего следует присвоить имена ячейкам В1:В4. Для этого выделите весь диапазон А1:В4, в меню Вставка выберите команду Имя ► Создать. Установите флажок В столбце Слева (Left Column) и нажмите кнопку ОК. 2. Выделите ячейку с формулой, в данном случае ячейку В4. 3. В меню Сервис выберите команду Подбор параметра (Goal Seek), чтобы вывести на экран одноименное диалоговое окно, показанное на рис. 18.20.

Рис. 18.20. Чтобы найти решение простого уравнения, заполните поля диалогового окна Подбор параметра

4. Оставьте без изменения содержимое поля Установить в ячейке (Set Cell). (Здесь должна находиться ссылка на ячейку, содержащую формулу.) В поле Значение (То Value) введите ожидаемую величину результата, в данном случае это -2000. (Знак минус перед числом означает, что вы будете платить, а не получать.) 5. В поле Изменяя значение ячейки (By Changing Cell) введите ссылку или щелкните на той ячейке рабочего листа, в которой требуется определить значение для выполнения условий задачи. В нашем примере это ячейка В1. Если ячейкам назначены имена, то вместо абсолютной ссылки здесь лучше указать имя ячейки (в данном случае ссуда). 6. Нажмите кнопку OК или клавишу Enter. Откроется диалоговое окно Результат подбора параметра (Goal Seek Status), показанное на рис. 18.21. Искомая величина будет видна в ячейке, определенной ранее в поле Изменяя значение ячейки. Интересующий нас ответ на задачу — $316 422,64 — появится в ячейке В1. 7. Чтобы принять ответ и сохранить его в ячейке В1, щелкните на кнопке 0К в диалоговом окне Результат подбора параметра. Если нужно изменить условия задачи, нажмите кнопку Отмена (Cancel) и введите новые опорные значения.

Рис. 18.21. В диалоговом окне Результат подбора параметра отображается информация о результате поиска решения

570 ♦ Глава 18. Анализ «что-если»

При подборе параметра Excel использует итерационный метод. В изменяемую ячейку один за другим подставляются значения параметра до тех пор, пока не будет достигнут требуемый результат. В рассмотренной выше задаче ответ обнаружился очень быстро, но решение других, более сложных задач может занять существенно большее время, а в некоторых случаях оно не будет найдено вовсе. Если программа выполняет сложный расчет, вы всегда вправе прервать процесс вычисления, нажав кнопку Пауза (Pause) в диалоговом окне Результат подбора параметра, а затем щелкнуть на кнопке Шаг (Step) и перейти в пошаговый режим вычислений. Каждый раз, нажимая кнопку Шаг, вы будете выполнять расчет очередной итерации и видеть на экране промежуточный результат. При работе в пошаговом режиме в диалоговом окне появляется дополнительная кнопка Продолжить (Continue). Щелчок на ней возвращает к обычному (фоновому) режиму подбора параметра.

Замечания о точности и множественности решений Предположим, на чистом листе вы ввели в ячейку А1 формулу =А2^2, а затем воспользовались командой Подбор параметра для нахождения значения в ячейке А1, при котором значение в ячейке А2 станет равным 4. (Другими словами, в диалоговом окне Подбор параметра в поле Установить в ячейке находится ссылка $А$1, в поле Значение — число 4 и ссылка $А$2 — в поле Изменяя значение ячейки.) Результат, продемонстрированный на рис. 18.22, может вас несколько удивить — ближайшее решение, которое предлагает Excel для вычисления квадратного корня из 4, равно 2,000023!

Рис. 18.22. Результат, возвращаемый командой Подбор параметра, при поиске квадратного корня из четырех

Но это вполне естественно исходя из природы итерационного процесса. По умолчанию выполняемые вычисления прекращаются, как только количество итераций доходит до 100 или при получении результата с относительной погрешностью 0,001. Если требуется большая точность, нужно изменить эти параметры, открыв вкладку Вычисления (Calculation) диалогового окна Параметры и установив новые значения в поля Предельное число итераций (Maximum Iteration) и Относительная погрешность (Maximum Change).

Поиск решения ♦ 571 СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Более подробная информация о параметрах вычислений находится в главе 12 «Создание формул».

И второе предупреждение. Будьте внимательны при работе с командой Подбор параметра. Дело в том, что программа находит только одно решение задачи и останавливает вычисления, как только его обнаруживает. Ведь в рассмотренном выше примере для числа 4 существует два решения, два квадратных корня: +2 и -2. В ситуациях, подобных этой, доманда Подбор параметра предлагает решение с тем же знаком, что и начальное значение. Например, если начать вычисления с числа -1, мы получим в качестве ответа значение -1,999917, а не +2,000023.

Поиск решения Команда Подбор параметров помогает в задачах, в которых задано конечное значение, зависящее от величины только одного параметра. Для более сложных задач, где требуется найти несколько параметров или комбинацию параметров, определяющих максимальное или минимальное значение в заданной ячейке, лучше использовать надстройку Поиск решения (Solver). С ее помощью для изменяемых параметров формулы задается ряд граничных условий, и в пределах именно этих, определенных, диапазонов проводится поиск оптимального соотношения. ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Инструмент Поиск решения является надстройкой. Если в свое время выполнялась полная установка Excel, команда Поиск решения находится в меню Сервис. В противном случае нужно в меню Сервис выбрать команду Надстройки и в списке доступных надстроек установить флажок Поиск решения. Если же в списке нет варианта Поиск решения, придется запустить программу установки Excel еще раз. Этот процесс описан в приложении А «Установка Microsoft Excel».

Рассмотрим задачу, ответ в которой можно найти с помощью команды Поиск решения. Представьте, что вы разрабатываете план рекламной кампании. Общий бюджет на выпуск печатной рекламной продукции составляет $12 000 000, при этом крайне желательно, чтобы число потенциальных читателей этой рекламы не падало ниже 800 миллионов, а вся кампания развернулась на страницах шести печатных изданий, назовем их для примера Изд1, Изд2, ИздЗ и т. д. Каждое из этих изданий имеет свой круг читателей и различную стоимость размещения рекламных материалов на своих страницах. Ваша задача состоит в том, чтобы оптимизировать затраты, то есть в пределах выделенной суммы достичь максимального эффекта при соблюдении определенных дополнительных условий: ► в каждом издании должно быть напечатано не менее 6 объявлений; ► нельзя тратить более трети всей суммы на одно издание; ► общая стоимость размещения рекламы в ИздЗ и Изд4 не должна превышать $7 500 000. На рис. 18.23 показан один из возможных вариантов решения.

572 ♦ Глава 18. Анализ «что-если»

Рис. 18.23. Для решения задачи с несколькими параметрами лучше использовать инструмент Поиск решения СМОТРИ ТАКЖЕ --------------------------------------------------------------------------------------В этом разделе приводятся только общие сведения о работе с инструментом Поиск решения. Более подробную информацию, включая толкование сообщений об ошибках, вы найдете в справочной системе Excel.

Поставленную задачу можно попытаться решить вручную путем подбора значений в ячейках D2:D7, не забывая при этом о наложенных ограничениях и следя за конечной суммой расходов в ячейке Е8. В конце концов, наверное, вам*и удастся оптимизировать затраты, но поверьте, силами программного решателя это будет сделано во много раз быстрее, ведь при расчетах применяется не просто перебор значений параметров, а ряд специально приспособленных алгоритмов.

Рис. 18.24. Диалоговое окно Поиск решения

Поиск решения ♦ 573

Чтобы начать работу с инструментом Поиск решения, выберите эту команду в меню Сервис. На экране появится диалоговое окно Поиск решения, продемонстрированное на рис. 18.24. Необходимо заполнить все поля этого окна, то есть указать конечный результат (цель, в данном случае — минимизацию затрат), изменяемые ячейки (количество объявлений в каждом издании) и ограничения (условия, которые должны соблюдаться при расчетах; они выделены рамкой в нижней части листа на рис. 18.23).

Указание ожидаемого результата В поле Установить целевую ячейку (Set Target Cell) задается цель поиска решения. В рассматриваемом примере нашей задачей является минимизация общих затрат (значения в ячейке Е8), поэтому в указанное поле следует ввести ссылку на эту ячейку, а переключатель Равной (Equal To) установить в положение Минимальному значению (Min). СОВЕТ ----------------------------------------------------------------------------------------------------До того как приступить к работе с решателем, имеет смысл присвоить имена ячейкам, отведенным для отображения основных параметров модели. Если этого не сделать, в отчетах появятся заголовки соответствующих строк и столбцов, хотя в диалоговых окнах решателя будут отображаться только ссылки на ячейки.

В принципе, указывать целевую ячейку в диалоговом окне Поиск решений необязательно. Если оставить поле Установить целевую ячейку пустым, щелкнуть на кнопке Параметры и установить флажок Показывать результаты итераций (Show Iteration Results), то инструмент Поиск решения займется перебором некоторых или всех возможных комбинаций, удовлетворяющих указанным критериям. В этом случае результат поиска не выйдет за пределы ограничений, но не факт, что будет оптимальным. СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Для получения дополнительных сведений о флажке Показывать результаты итераций обращайтесь к разделу «Просмотр промежуточных результатов» данной главы.

Задание переменных На следующем шаге работы с инструментом Поиск решений нужно определить изменяемые ячейки, то есть те, в которых значения могут изменяться. В нашем примере это ячейки D2:D7. Можно либо ввести ссылку на диапазон в поле Изменяя ячейки, либо щелкнуть на кнопке Предположить (Guess), и программа сама предложит изменяемые ячейки, исходя из заданной целевой ячейки модели.

Задание ограничений Последний шаг — добавление в модель ограничений — не является необходимым. Когда он опущен, поиск решения выполняется безо всяких условий. Если же требуется уточнить критерии поиска, щелкните на кнопке Добавить (Add) в диалоговом

574 ♦ Глава 18. Анализ «что-если»

окне Поиск решения и заполните поля диалогового окна Добавление ограничения (Add Constraint). Рисунок 18.25 демонстрирует, как следует вводить ограничение на общие расходы на рекламу (значение в ячейке Е8) — они не должны превышать общий бюджет проекта (значение в ячейке G11).

Рис. 18.25. Чтобы ввести ограничения в этом окне, щелкните на кнопке Добавить в диалоговом окне Поиск решения

На рис. 18.26 показано диалоговое окно Поиск решения после заполнения всех его полей и наложения ограничений. Обратите внимание, что ограничения перечислены в алфавитной последовательности, которая может и не совпадать с порядком их ввода.

Рис. 18.26. Диалоговое окно Поиск решений, подготовленное к решению задачи

Заметьте также, что два ограничения слева от оператора сравнения включают в себя ссылки на диапазоны. Выражение $D$2:$D$7>=$G$15 подразумевает, что значение в любой ячейке диапазона D2:D7 обязано быть больше 6 или равно этому числу, а условие $F$2:$F$7<=$G$14 указывает, что значение в любой ячейке диапазона F2:F9 не должно превышать 33,3%. Каждое из двух выражений является краткой записью шести отдельных ограничений. При таком способе записи ограничений в правой части выражения должна стоять либо ссылка на одиночную ячейку, либо ссылка на диапазон той же размерности, что и в левой части выражения, либо константа. После заполнения всех параметров диалогового окна Поиск решения нажмите кнопку Выполнить (Solve). В нашем примере с рекламной кампанией программа находит

Поиск решения ♦ 575

оптимальное решение при фиксированной конечной цели и введенных ограничениях и в результате выводит на экран диалоговое окно, представленное на рис. 18.27. Значения, полученные в ячейках на рабочем листе, как раз и показывают наилучший вариант. Их можно или оставить на листе, установив переключатель в положение Сохранить найденное решение (Keep Solver Solution) и нажав кнопку ОК, или восстановить исходные значения. Для второго случая установите переключатель в положение Восстановить исходные значения (Restore Original Values) и нажмите OK (или нажмите кнопку Отмена (Cancel)). Также есть возможность сохранить найденное решение как сценарий.

Рис. 18.27. Когда ответ найден, на экране появляется диалоговое окно Результаты поиска решения

Ограничение на количество разрядов в ответе Поскольку решатель для нахождения оптимального ответа выполняет ряд чисто математических вычислений, их результатом может быть любое число. В нашем варианте при заданных ограничениях количество объявлений для публикации в одном издании не обязательно будет равняться целому числу, то есть, хотя решение задачи и оптимально, его нельзя реализовать на практике. Невозможно, например, разместить в одном издании 53,3 рекламного объявления, хотя именно этот результат получен для Изд4. Чтобы программа находила только целые значения определенных переменных, нажмите кнопку Добавить (Add) в диалоговом окне Поиск решений. В диалоговом окне Добавление ограничения введите ссылку на диапазон D2:D7, откройте раскрывающийся список в средней части этого диалогового окна и выберите пункт Цел (Int), как показано на рис. 18.28. В поле Ограничение (Constraint) появится слово «целое» (integer). Нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться к основному диалоговому окну Поиск решения.

576 ♦ Глава 18. Анализ «что-если»

Рис. 18.28. Чтобы ограничить решение множеством целых чисел, выберите во втором раскрывающемся списке диалогового окна пункт Цел

При поиске целочисленного решения Excel не просто округляет числа в меньшую сторону, а выполняет их оптимизацию с учетом ограничения. Так, при размещении 53 рекламных объявлений в Изд4 появляется возможность купить дополнительные места на рекламу в Изд5, что при очень маленьком увеличении бюджета позволяет расширить аудиторию потенциальных читателей на целых 2 млн человек. СОВЕТ----------------------------------------------------------------------------------------------------Установка целочисленных ограничений обычно ведет к усложнению задачи в геометрической прогрессии, а вследствие этого и к увеличению времени поиска оптимального ответа. Пример, приведенный выше, достаточно прост, и ответ находится быстро, но для сложных моделей поиск решения среди целочисленных значений может оказаться очень ресурсоемким процессом. Поэтому старайтесь обращаться к данному ограничению только в действительно критических случаях. В частности, целочисленные решения являются обязательными для задач, в которых переменные в состоянии принимать только два значения, например 1 и 0 («Да» и «Нет»). Тогда в диалоговом окне Изменение ограничения (Change Constraint) в раскрывающемся списке в средней части окна нужно выбрать вариант «двоич» (bin).

Сохранение модели поиска решения При сохранении книги после использования инструмента Поиск решения все значения, введенные в связанные с ним диалоговые окна, запоминаются вместе с данными рабочего листа. Поэтому вам не придется вводить параметры модели заново, чтобы вернуться к решению задачи в следующий раз. При обычном сохранении для каждого рабочего листа фиксируется только один набор параметров задачи. Чтобы записать несколько наборов параметров, следует предпринять дополнительные действия: 1. Откройте диалоговое окно Поиск решения, выбрав в меню Сервис одноименную команду. 2. Щелкните на кнопке Параметры (Options), чтобы вывести на экран диалоговое окно Параметры поиска решения (Solver Options), показанное на рис. 18.29. Затем нажмите кнопку Сохранить модель (Save Model). Программа попросит указать ячейку или диапазон рабочего листа, в которые будут записаны параметры поиска решения. 3. Задайте пустую ячейку, щелкнув на ней или введя ссылку, и нажмите кнопку ОК. Сохраняемые параметры появятся на листе, начиная с указанной ячейки, и займут при этом необходимое количество соседних ячеек. (Поэтому предварительно также следует убедиться, что ячейки ниже заданной не содержат данных.)

Поиск решения ♦ 577

4. Чтобы воспользоваться сохраненными параметрами, нажмите кнопку Загрузить модель (Load Model) в диалоговом окне Параметры поиска решения и задайте диапазон, в который была записана схема поиска решения.

Рис. 18.29. Кнопки Сохранить модель и Загрузить модель позволяют сохранить, а затем вновь загрузить параметры поиска решения

Для того чтобы упростить поиск сохраненных моделей, присваивайте названия содержащим их диапазонам. Тогда для загрузки нужной модели поиска достаточно будет просто ввести имя диапазона. Процедура создания имен для диапазонов и ячеек рассматривается в разделе «Присвоение имен ячейкам и диапазонам» главы 12.

Сохранение результатов в виде сценария Существует еще один способ записи параметров поиска решения — сохранение их в виде именованных сценариев. Как вы могли заметить, в диалоговом окне Результаты поиска решения, представленном на рис. 18.27, есть кнопка Сохранить сценарий (Save Scenario). Щелкните на этой кнопке, чтобы назначить имя сценария для текущих значений в изменяемых ячейках. Записанный таким образом сценарий является отличной базой для проведения дальнейшего анализа «что-если», основанного на подборе переменных. СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Подробнее о сценариях рассказывается в разделе «Диспетчер сценариев» данной главы.

Другие параметры поиска решения Диалоговое окно Параметры поиска решения, изображенное на рис. 18.29, содержит ряд требующих некоторых пояснений элементов управления: ► Поля Максимальное время (Max Time) и Предельное число итераций (Iterations) позволяют ограничить время решения временем работы программы и количеством итераций соответственно. Как только одно из этих условий выполнится, вычисления

578 ♦ Глава 18. Анализ «что-если»

прекращаются, и появляется окно с вопросом, хотите ли вы продолжить поиск решения. Обычно установленных по умолчанию значений вполне хватает для нахождения большинства ответов, но при столкновении со сложной задачей их всегда можно изменить в большую сторону. ► Поле Относительная погрешность (Precision) отвечает за точность, то есть за то, насколько найденное решение должно быть близко к заданному целевому значению при соблюдении всех ограничений. Чем ближе значение относительной погрешности к 1, тем точность ниже. Однако если установить значение погрешности меньше, чем 0,000001 (по умолчанию), это может привести к существенному увеличению времени вычисления. ► Параметр Допустимое отклонение (Tolerance) используется только при решении задач с целочисленными значениями и определяет в процентном отношении допустимую в решении ошибку. ► Если вы не знакомы с методами линейной оптимизации, то переключатели Оценки (Estimates), Разности (Derivatives) и Метод поиска (Search) лучше оставить в тех положениях, в которых они установлены по умолчанию. Чтобы получить дополнительную информацию об этих параметрах, обратитесь к справочной системе Excel.

Линейная оптимизация Задача линейной оптимизации сводится к тому, что значение в целевой ячейке должно выражаться линейной функцией от каждой переменной. Другими словами, если для каждой переменной и соответствующих значений целевой ячейки построить точечные диаграммы, все графики будут представлять собой прямые. Если же хотя бы на одном графике вместо прямой получается кривая (любая), задача считается нелинейной. Флажок Линейная модель (Assume Linear Model) следует устанавливать только для задач линеаризации. Например, модели, в которых присутствуют исключительно операции вычитания или сложения, линейны по своей природе. Но в реальных ситуациях вы будете иметь дело в основном с нелинейными описаниями. В них входят операции умножения или деления, а также непропорциональные функции, такие как экспоненциальные и логарифмические, или специализированные функции Excel, например ПЛТ. Надстройка Поиск решения позволяет находить правильное приближение как линейных, так и нелинейных задач. В первом случае имеет смысл установить флажок Линейная модель, и решение будет найдено за более короткое время. Если установить этот флажок для неподходящей задачи, в диалоговом окне Результаты поиска решения появится сообщение о том, что условия линейности модели не выполняются. Поэтому, если вы не уверены точно, что задача линейна, лучше данный флажок не устанавливать. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Если задача нелинейна, прежде чем применять решатель, очень важно правильно оценить начальные значения. Во-первых, постарайтесь как можно ближе приблизить числа в изменяемых ячейках к их (предполагаемым) оптимальным значениям, а во-вторых, проверьте решение задачи при других (альтернативных) стартовых условиях.

Поиск решения ♦ 579

Просмотр промежуточных результатов Если вы хотите видеть результаты подбора параметров не только по факту завершения работы решателя, но и для других, промежуточных, стадий, установите в диалоговом окне Параметры поиска решения флажок Показывать результаты итераций (Show Iteration Results). Теперь после каждой итерации на экране будет появляться диалоговое окно Текущее состояние поиска решения (Show Trial Solution), предлагающее вам выбор: сохранить эти параметры в виде сценария, прекратить поиск решения или продолжить итеративный процесс. ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Следует учитывать, что значения, отображаемые в диалоговом окне Текущее состояние поиска решения, могут не удовлетворять всем заданным ограничениям и не являться оптимальными.

Создание отчетов После выполнения поиска оптимального решения можно.организовать все полученные данные в виде любого из трех типов отчетов: Результаты (Answer), Устойчивость (Sensitivity) и Пределы (Limits). Для этого требуется выделить нужные названия в диалоговом окне Результаты поиска решения и нажать в нем кнопку ОК. (Чтобы выделить несколько отчетов, удерживайте нажатой клавишу Ctrl.) Каждый отчет сохраняется на отдельном листе текущей книги.

Отчет по устойчивости Отчет по устойчивости содержит информацию о том, насколько значение в целевой ячейке чувствительно к изменению внешних параметров, то есть к величинам в изменяемых ячейках и ограничениям. Соответственно, он разделяется на две части: одна — для изменяемых ячеек, а другая — для ограничений. Правый столбец в каждом разделе предоставляет информацию об устойчивости. Каждой изменяемой ячейке и ограничению в отчете отводится собственная строка. В области для изменяемых ячеек указывается величина нормированного градиента — показателя того, как целевая ячейка реагирует на увеличение значения . в соответствующей изменяемой ячейке на единицу. Точно так же в разделе для ограничений множитель Лагранжа демонстрирует, какое воздействие на целевую ячейку оказывает минимальное изменение соответствующего ограничения.

Отчет по результатам Отчет по результатам включает в себя целевую ячейку, список изменяемых ячеек и ограничений. Дополнительно в нем отображается такая информация, как статус (состояние) и строгость каждого из ограничений. Ограничение может находиться в одном из трех состояний: Связанное (Binding), Несвязанное (Not Binding) или Невыполненное (Not Satisfied). Строгость выражается в разности между фактическим значением в ячейке ограничения при получении решения и числом, заданным в правой части выражения ограничения. Связанное ограничение (строгое, сильное, жесткое) требует совпадения значений (расхождение равно 0). Несвязанное ограничение (мягкое,

580 ♦ Глава 18. Анализ «что-если»

слабое) — соблюденное с ненулевым значением разницы. ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Если в диалоговом окне Параметры поиска решения установлен флажок Линейная модель, доступным окажется только отчет по результатам.

Отчёт по пределам Отчет по пределам информирует о том, в каких пределах допустимо увеличивать или уменьшать значения переменных без выхода за границы условий. В нем для каждой изменяемой ячейки указывается оптимальное значение, а также наименьшее и наибольшее, при которых не нарушаются ограничения.

Если решение не найдено Инструмент Поиск решения, безусловно, мощное средство, но, к сожалению, не панацея, и с его помощью можно решить далеко не всякую задачу по оптимизации. Если оптимальный ответ не найден, в диалоговом окне Результаты поиска решения появляется извинение следующего вида: ► Поиск решения не может найти подходящего решения. Это означает, что решение не найдено, так как не удалось удовлетворить всем ограничениям. К подобной ситуации приводит неаккуратная постановка задачи — она возникает, если условия противоречат/друг другу или, по существу, несовместимы (например, когда требуется, чтобы рекламная кампания охватила 800 млн читателей при расходах в $1 000 000). В некоторых случаях данное сообщение выводится в ситуации, когда начальные значения в изменяемых ячейках слишком нереалистичны. Если вы считаете, что ограничения внутренне непротиворечивы и задача разрешима, попробуйте задать другие начальные значения в изменяемых ячейках и повторить процедуру поиска. ► Поиск остановлен (достигнуто максимальное число итераций). Чтобы не тратить зря время на решение потенциально неразрешимой задачи, после достижения заданного количества итераций поиск приостанавливается, и на экране появляется это сообщение. Здесь можно щелкнуть на кнопке Продолжить (Continue) или на кнопке Стоп (Stop). В первом случае вычисления продолжаются и прерываются, только если найдено оптимальное решение, исчерпано отведенное время или по каким-либо другим объективным причинам. Если решение требует большего количества итераций, измените значение в поле Предельное число итераций (Iterations) в диалоговом окне Параметры поиска решения. ► Поиск остановлен (истекло заданное на поиск время). Это сообщение аналогично предыдущему. Вычисления останавливаются по истечении установленного по умолчанию времени. Время поиска решения можно увеличить в поле Максимальное время (Max Time) диалогового окна Параметры поиска решения.

ЧАСТЬ VI

Совместная работа и Интернет Глава 19. Совместная работа Глава 20. Получение и передача файлов через Интернет

Глава 19. Совместная работа • Сохранение и получение файлов на удаленных компьютерах • Совместное использование книг в сети • Объединение изменений нескольких книг • Отправка книг и листов по электронной почте • Управление правами на доступ к документам • Работа с веб-узлом SharePoint • Веб-обсуждения

Раньше для коллективной работы с электронными таблицами приходилось копировать все данные на гибкие диски, переносить их в другой кабинет (или перебрасывать через перегородку) и отдавать тому сотруднику, который должен был с ними работать. Такая система (все еще эффективная!) была известна как «сеть доставки „ножками"» (sneakernet). Немногие счастливчики, работавшие в крупных компаниях, имели роскошь обмениваться данными по локальной сети. Сейчас локальные сети установлены даже в небольших компаниях, и любой, в том числе и тот, кто работает дома, может воспользоваться преимуществом глобальной сети Интернет. С Microsoft Excel 2003 осуществлять обмен данными стало проще, чем когда-либо; это приложение предоставляет простые в работе инструменты, стимулирующие совместную деятельность. А как известно, синергизм — это такое явление, когда общий результат превосходит сумму отдельных усилий.

Сохранение и получение файлов на удаленных компьютерах Воспользовавшись раскрывающимся списком Папка (Save In) в диалоговом окне Сохранить как (Save As), вы можете сохранить рабочую книгу на любом доступном сетевом диске, узле FTP (File Transfer Protocol), веб-папке в Интернете или на узле SharePoint Team Service. В диалоговом окне, которое отображается при выборе команды Открыть (Open) в меню Файл (File), имеется аналогичный раскрывающийся список Папка (Look In). Этот список позволяет загрузить книги Excel, сохраненные в локальной сети или Интернете. Если вы попытаетесь открыть файл с сетевого диска тогда, когда он уже редактируется другим пользователем, Excel выведет информационное окно Файл уже используется (File In Use), предоставляющее вам право открытия файла в режиме «только для чтения» (read-only) (рис. 19.1). Если файл был сохранен с парольной защитой, вы должны будете также ввести нужный пароль.

Рис. 19.1. Окно «Файл уже используется» появляется при обращении к файлу, ранее открытому другим пользователем

При щелчке на кнопке Уведомить (Notify) книга загрузится в режиме только для чтения и впоследствии даст вам знать, когда ее файл станет доступным для записи. В этот момент появится окно, показанное на рис. 19.2.

584 ♦ Глава 19. Совместная работа

Рис. 19.2. Окно Файл стал доступным уведомит вас о том, что файл больше не используется

Совместное использование книг в сети Вообще говоря, совместная работа с файлами Excel в сети не являлась чем-то запрещенным во всех версиях Excel. Вам следовало только избегать параллельного открытия одного файла несколькими людьми. Последние версии Office разрешают одновременно работать над одной и той же рабочей книгой двум или более сотрудникам при помощи команды Доступ к книге (Share Workbook). После того как вы установите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно (Allow Changes By More Than One User At The Same Time), показанный на рис. 19.3, и нажмете кнопку OK, Excel попросит вас подтвердить свое решение и затем сохранит рабочую книгу. Это необходимое условие — перед тем как другой пользователь сможет открыть данную книгу, она должна быть сохранена как общая. В результате в строке заголовка книги появится заключенное в скобки слово ([Общий] ([Shared]), которое будет отображаться каждый раз при открытии книги, пока активен режим совместного доступа к ней.

Рис. 19.3. Установите флажок, чтобы сделать рабочую книгу общей

Совместное использование книг в сети ♦ 585 СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы изменить имя, которое будет видеть в диалоговом окне Управление доступом к файлу другой пользователь, когда вы работаете с общим файлом, выберите команду Параметры (Options) в меню Сервис, щелкните на вкладке Общие (General) и введите нужные изменения в поле Имя пользователя (User Name).

Конечно, при работе нескольких человек одновременно с одним и тем же файлом существует определенный риск. Конфликты вероятны, если несколько сотрудников попытаются сделать что-либо, затрагивающее одни и те же ячейки. При сохранении ваших изменений .Excel не только фиксирует выполненные вами изменения, но и обновляет книгу, если другие пользователи уже произвели сохранение раньше. Диалоговое окно проинформирует вас, что все изменения были объединены. Ячейки, содержимое которых скорректировано не вами, будут обведены цветной границей, а специальный комментарий к ячейке пояснит, кто и когда осуществил изменения. При наведении указателя мыши на ячейку эта информация отображается в выноске, как показано на рис. 19.4. Обратите внимание, что треугольный индикатор комментария появляется в верхнем левом углу ячейки, а не в верхнем правом, как в случае стандартного примечания.

Рис. 19.4. Ячейки, измененные другими пользователями в общей рабочей книге, отображаются в рамке и содержат комментарий ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------За выделение ячеек и показ комментариев отвечает флажок Отслеживать исправления (Track Changes While Editing) в диалоговом окне, открываемом командой Выделить исправления (Highlight Changes) подменю Исправления (Track Changes) меню Сервис. Данный режим по умолчанию активен, но, если вы хотите отслеживать и впоследствии просматривать изменения, проверьте установку этого флажка перед первым сохранением книги в режиме совместного доступа.

586 ♦ Глава 19. Совместная работа

Сохраняя общую книгу, Excel проверяет наличие конфликтов и определяет, требуется ли их арбитраж. Как правило, затем появляется окно с информацией о том, что сделанная другими пользователями правка учтена в книге. Однако если одна и та же ячейка подверглась изменению с нескольких сторон, для разрешения конфликта Excel открывает диалоговое окно Возник конфликт доступа (Resolve Conflicts), изображенное на рис. 19.5. ПРИМЕЧАНИЕ----------------------------------------------------------------------------------------При создании многопользовательской книги установите определенные правила работы и проектируйте книгу с максимальными требованиями к безопасности. Например, каждому рецензенту можно отвести отдельный именованный лист, содержимое которого будет контролироваться именно им. Затем вы вправе создать еще один лист, где будут собираться все необходимые данные из персональных листов, представленные в заданном формате. Подробно эта тема рассмотрена в разделе «Объединение данных с разных листов» главы 9.

Рис. 19.5. Если несколько пользователей изменяют одни и те же ячейки, на последнем лежит ответственность за то, чьим изменениям отдать приоритет

Для каждого конфликта диалоговое окно Возник конфликт доступа отображает затронутые им ячейки и предлагает решить, какие изменения будут иметь силу в конечном счете. Вы вправе уделить внимание каждому противоречию в отдельности или воспользоваться кнопками в нижней части диалогового окна, чтобы либо принять все свои изменения, либо утвердить все, что имеет отношение к другим пользователям. Заметьте, что конфликты могут возникать только между последним зафиксированным состоянием и той версией, которую вы пытаетесь сохранить. Если более двух пользователей изменили одни и те же ячейки, каждый из них должен будет решить, кому на данный момент следует отдать преимущество. Тем не менее позднее вы вправе просмотреть все конфликты по отдельности и вынести соответствующие вердикты. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Дополнительная информация приведена в разделе «Просмотр изменений».

Совместное использование книг в сети ♦ 587

Ограничения при работе с общей книгой При совместной работе над книгой вы несколько стеснены в своих действиях. Общие рабочие книги можно редактировать только в версиях Excel 97 и старше. Ранние версии, такие как Microsoft Excel 7 (Windows 95), не поддерживают коллективное редактирование. Когда к рабочей книге открыт совместный доступ, вам позволено вводить текст и числа, изменять форматирование ячеек, исправлять формулы, а также копировать, вставлять и перемещать данные.с помощью мыши. Вместе с тем вы можете вставлять столбцы и строки, но не блоки ячеек. Нельзя объединять ячейки, добавлять диаграммы или другие объекты, создавать гиперссылки, устанавливать пароли, вставлять промежуточные итоги, структурировать рабочие листы, создавать таблицы данных или сводные таблицы. Макросы доступны только для выполнения, хотя разрешено записывать их при условии, что они сохраняются в другой рабочей книге с монопольным владением. Для общей книги становятся недоступными команды Условное форматирование (Conditional Formatting), Сценарии (Scenarios) и Проверка (Data Validation), а также большинство кнопок на панели Рисование (Drawing).

Настройка параметров совместного доступа Вы можете изменить некоторые параметры поведения по умолчанию для общих книг. Для этого выберите команду Доступ к книге в меню Сервис и щелкните на вкладке Подробнее (Advanced) в диалоговом окне Управление доступом к файлу (Share Workbook), как показано на рис. 19.6. Каждый пользователь общей книги вправе устанавливать эти параметры самостоятельно. Верхняя группа элементов управления на вкладке Подробнее позволяет указать период времени, в течение которого должен храниться журнал изменений, если вы в принципе захотите отслеживать изменения. ПРИМЕЧАНИЕ-----------------------------------------------------------------------: ----------------Выключение режима отслеживания изменений сужает ваши возможности по слиянию рабочих книг. Дополнительная информация приведена в разделе «Объединение изменений из нескольких рабочих книг».

В разделе Обновлять изменения (Update Changes) выберите режим обновления изменений. Сохранение файла может выполняться пользователем самостоятельно, при этом учитываются все сделанные им изменения, и в его копию рабочей книги вносится правка со стороны остальных рецензентов. Частота автоматического обновления задается при выбранной кнопке Каждые (Automatically Every). При автоматическом обновлении также сохраняются любые изменения, но, если подчиненный переключатель установлен в положение Только просмотреть чужие изменения (Just See Other Users' Changes), вы получаете возможность отложить принятие решения о запоминании результатов собственного редактирования до тех пор, пока не просмотрите изменения, сделанные другими пользователями.

588 ♦ Глава 19. Совместная работа

Рис. 19.6. Управление способом обработки изменений осуществляется на вкладке Подробнее

Как уже говорилось, при обнаружении противоречий открывается диалоговое окно, показанное на рис. 19.5. Если же вы установите переключатель Для противоречивых изменений (Conflicting Changes Between Users) в положение Ранее сохраненные имеют преимущество1 (The Changes Being Saved Win), все конфликты будут разрешаться во благо последнего пользователя, инициировавшего сохранение. Флажки в разделе Включить в личное представление (Include In Personal View) позволяют каждому пользователю сохранять собственные настройки печати или фильтров, установленные при помощи команд Автофильтр (AutoFilter) или Расширенный фильтр (Advanced Filter) в меню Данные (Data). СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------------------------------Для общих книг не теряет силу стандартная парольная защита, но пароль необходимо применить перед включением совместного доступа. Выберите команду Сохранить как (Saver As) в меню Файл, щелкните на кнопке Сервис (Tools) и выберите команду Общие параметры (General Options). В разделе Совместный доступ к файлу (File Sharing) вы можете ввести пароль для открытия рабочей книги и другой пароль для внесения в нее изменений. Затем следует распространить соответствующие пароли среди членов вашей рабочей группы. Подробнее о защите файлов см. в разделе «Защита данных» главы 2.

Отслеживание изменений Отслеживание изменений в Excel тесно связано с общими рабочими книгами. Если вы выберете команду Сервис ► Исправления ► Выделить исправления и затем

________________________________ 1

Действие этого переключателя прямо противоположно его названию в русифицированной версии, он работает именно так, как описано далее в книге, в соответствии с оригинальным английским названием. — Примеч. перев.

Совместное использование книг в сети ♦ 589

установите флажок Отслеживать исправления, вы переведете рабочую книгу в режим совместного доступа. Она будет сохранена, как если бы была выполнена команда Доступ к книге. И даже выбрав вариант Не хранить журнал изменений (Don't Keep Change History) на вкладке Подробнее диалогового окна Управление доступом к файлу (см. рис. 19.6), вы не лишите себя права снова включить отслеживание изменений командами подменю Исправления. По щелчку на пункте меню Сервис ► Исправления ► Выделить исправления открывается диалоговое окно, показанное на рис. 19.7. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Не обязательно открывать совместный доступ к рабочей книге для того, чтобы контролировать собственные изменения. Достаточно включить режим их отслеживания и сохранить книгу в обычной папке на вашем персональном жестком диске вместо общей папки в сети.

Рис. 19.7. Воспользуйтесь командой Исправления, чтобы задать параметры отслеживания изменений в общей рабочей книге

В диалоговом окне Исправления (Highlight Changes) вы можете указать, какие изменения в книге должны выделяться. Его раскрывающийся список, подчиненный флажку По времени (When), позволяет уточнить, хотите вы видеть все изменения, сделанные после первого применения совместного доступа к рабочей книге, или только еще не просмотренные изменения, или изменения со времени последнего сохранения или после означенной даты. Раскрывающийся список рядом с флажком Пользователем (Who) включает в себя пункты Все (Everyone) и Все, кроме меня (Everyone But Me), а также имена пользователей, принимавших участие в редактировании книги. Вы вольны ввести в поле В диапазоне (Where) конкретную контролируемую ячейку или диапазон ячеек. Если перед открытием диалогового окна Исправления был выделен диапазон, то ссылка на него появится в поле В диапазоне (флажок слева должен быть установлен). Вы также можете указать нужные ячейки мышью, щелкнув на расположенной справа от поля кнопке и выделив их непосредственно на рабочем листе. Обычно внимание к измененным ячейкам привлекается при помощи рамки и комментариев. Чтобы отключить режим выделения, снимите флажок Выделять исправления на экране (Highlight Changes On Screen). Вы также можете создать лист для

590 ♦ Глава 19. Совместная работа

журнала, в котором будут зафиксированы подробности всех сделанных изменений. Для этого установите флажок Вносить изменения на отдельный лист (List Changes On A New Sheet). Лист журнала будет вставлен после последнего листа общей книги, как показано на рис. 19.8.

Рис. 19.8. Журнал — специальный лист, на котором будут сохраняться сведения обо всех изменениях, сделанных в общей рабочей книге ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Действия по форматированию, не учитываются в журнале изменений.

Журнал изменений — специальный лист с защищенными данными, отображаемый только тогда, когда книга находится в режиме совместного доступа, и исчезающий при выключении этого режима. Если вы снова начнете сеанс работы с общей рабочей книгой, все изменения, записанные в журнал ранее, будут потеряны. СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы сохранить текущую историю изменений, скопируйте содержимое журнала на другой рабочий лист перед окончанием сеанса работы с общей книгой.

Защита журнала изменений Excel дает гарантию, что вся история ваших действий, сделанных в течение сеанса работы с общей книгой, не удалится сразу. Если такая возможность вас интересует, выберите команду Сервис ► Защита ► Защитить общую книгу (Tools ► Protection ► Protect Shared Workbook). Excel откроет диалоговое окно, изображенное на рис. 19.9.

Совместное использование книг в сети ♦ 591

Рис. 19.9. Журнал изменений может быть защищен от очистки

Установив флажок Общий доступ с исправлениями (Sharing With Track Changes), вы тем самым заблокируете очистку журнала. Однако любой член рабочей группы способен свести на нет ваши усилия, выбрав команду Сервис ► Защита ► Снять защиту общей книги (Tools ► Protection ► Unprotect Shared Workbook). Чтобы исключить и эту «дыру» в безопасности, введите пароль в диалоговом окне Защита общей книги (Protect Shared Workbook), но обязательно перед тем, как книга формально станет общей. Тогда любой, кто попытается выключить защиту, должен будет ввести этот пароль с точностью до регистра букв. ПРИМЕЧАНИЕ — ------------------------------------------------------------------------------------При успешном вводе пароля не только снимется защита, но и рабочая книга переведется в монопольный режим. Заметьте, что это действительно только при наличии пароля. Перевод общей книги в монопольный режим означает, что сбрасывается журнал изменений и отключаются все пользователи, открывшие эту книгу.

Просмотр изменений В любой момент вы можете просмотреть каждое изменение, внесенное в общую рабочую книгу, с тем условием, что при первом сохранении листа с совместным доступом в окне Исправления был установлен флажок Отслеживать исправления. При выборе команды Сервис ► Исправления ► Принять/Отклонить исправления (Tools ► Track Changes ► Accept Or Reject Changes) откроется диалоговое окно, показанное на рис. 19.10. Его раскрывающиеся списки несут ту же нагрузку, что и их аналоги в диалоговом окне Исправления, за тем исключением, что список По времени (When) содержит только пункты Еще не просмотрено (Not Yet Reviewed) и С даты (Since Date). При щелчке на кнопке OК появится диалоговое окно, изображенное на рис. 19.11, и первое изменение, удовлетворяющее заданному вами критерию, будет выделено на листе рабочей книги. Диалоговое окно Просмотр исправлений (Select Changes То Accept Or Reject) выводит описание исправления, информацию о том, кто его произвел и когда. В этот момент вы вправе принять или отклонить изменение или же принять или отклонить все изменения сразу. В последнем случае у вас уже не получится просмотреть

592 ♦ Глава 19. Совместная работа

их снова. Но тем не менее в вашем распоряжении остается журнал изменений.

Рис. 19.10. Укажите в этом диалоговом окне, какие изменения хотите просмотреть

Рис. 19.11. Каждое изменение при просмотре сопровождается описанием

Завершение сеанса работы с общей книгой Вы можете в любой момент прервать сеанс работы с общей рабочей книгой, сняв флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно (Allow Changes By More Than One User) на вкладке Правка (Editing) в диалоговом окне Управление доступом к файлу. (Любой другой пользователь, работающий с данной книгой, также вправе на такое действие; никто не обладает исключительной привилегией включать или отключать режим совместного доступа.) При этом теряется история изменений. Если впоследствии вы откроете новый сеанс совместной работы, журнал начнется заново. Ваши коллеги, у которых открыта общая рабочая книга, не смогут сохранить свои изменения в том же файле. Эти пользователи будут работать в режиме «только для чтения», но Excel не проинформирует их о случившемся до тех пор, пока они не попытаются сохранить книгу и неожиданно не увидят диалоговое окно Сохранить как. Даже если вы отключите совместный доступ и затем включите его опять, в то время как файл все еще открыт кем-либо еще, совместный доступ окажется невозможен, пока этот пользователь не закроет файл и не откроет его снова. Если вы хотите вручную отстранить какого-либо пользователя от сеанса совместной работы, щелкните на кнопке Удалить (Remove User) на вкладке Правка диалогового окна Управление доступом к файлу. При этом журнал изменений для основной рабочей книги будет сохранен. Желательно заранее предупредить человека, которого вы собираетесь отключить.

Объединение изменений из нескольких книг ♦ 593

Объединение изменений из нескольких книг Другой способ совместной работы с книгой — создать ее отдельную копию для каждого члена вашей рабочей группы. Это совсем неплохое решение, если не все члены группы имеют доступ к одному и тому же серверу в сети или вам недоступны возможности сети или Интернета для совместной работы с файлами. В данном случае, после того как все пользователи внесли изменения в свои копии, кто-то должен собрать их воедино и объединить результаты труда всех пользователей в главной рабочей книге. Созданные одинаковыми, то есть с одного образца, рабочие книги можно объединять. При слиянии рабочих книг все изменения, сделанные в каждой отдельной книге, объединяются в одной главной. Слияние рабочих книг, как и отслеживание изменений, тесно связано с совместным доступом; объединять допускается только те, которые были сохранены из режима совместного доступа. Следующая процедура объясняет, как следует подготовить рабочие книги для распространения и последующего слияния: 1. Откройте рабочую книгу, которую вы хотите раздать. 2. Выберите команду Доступ к книге в меню Сервис. 3. Установите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно на вкладке Правка в диалоговом окне Управление доступом к файлу. 4. Перейдите на вкладку Подробнее и проверьте, что в поле Хранить журнал изменений в течение (Keep Change History For) для всех членов вашей команды определено достаточное количество дней для завершения исправлений и для вас лично — для сбора и объединения рабочих книг. Если вы сомневаетесь, какой срок следует указать, введите большое число, например 500. Если этот лимит времени будет превышен, вы не сможете объединить рабочие книги. 5. Щелкните на кнопке ОК, для того чтобы сохранить рабочую книгу из режима совместного доступа. 6. Выберите команду Сохранить как в меню Файл и создайте нужное количество копий книги под разными именами — по одной для каждого сотрудника. Поскольку общий доступ включен, каждая копия также будет сохранена в этом режиме. 7. Передайте копии книги членам вашей группы. После того как вы подготовили, раздали и собрали отредактированные рабочие книги, можно приступать к слиянию в следующем порядке: 1. Откройте исходную рабочую книгу или ее копию, которую определили как главную. Все изменения, сделанные в других объединяемых книгах, будут дублироваться в главной рабочей книге. 2. Убедитесь, что ни одна из объединяемых книг не открыта, и выберите команду Сравнить и объединить книги (Compare And Merge Workbooks) в меню Сервис, чтобы открыть диалоговое окно, показанное на рис. 19.12. 3. Выберите интересующие вас файлы.

594 ♦ Глава 19. Совместная работа

Рис. 19.12. После Открытия главной рабочей книги выберите остальные книги для объединения

Книги, указанные вами в этом окне, объединяются одна за одной, в том порядке, в котором они следовали в списке. Все исправления поочередно вносятся в главную рабочую книгу. В вашей власти принять или отклонить изменения и отобразить лист изменений таким образом, как и для общих рабочих книг (см. раздел «Отслеживание изменений»). ПРИМЕЧАНИЕ-----------------------------------------------------------------------------------------В то время как при слиянии книг сводятся к общему знаменателю любые изменения из набора рабочих книг, в консолидации принимают участие только значения из набора листов. (Листы могут находиться в различных рабочих книгах.) Команда Консолидация (Consolidate) в состоянии собрать в главном листе информацию из 255 отдельных листов. Подробнее команда Консолидация описана в разделе «Объединение данных из разных листов» главы 9.

Отправка книг и листов по электронной почте Если в системе установлено приложение Microsoft Outlook или другая совместимая почтовая программа, распространить рабочие книги и листы можно посредством электронной почты. Вы имеете следующие возможности: ► отправить рабочую книгу целиком в виде вложения в сообщение электронной почты; ► отправить текущий лист книги в качестве текста сообщения; ► послать книгу для рецензирования и комментирования; ► разослать книгу в определенной последовательности (по маршруту) каждому члену рабочей группы.

Отправка книг и листов по электронной почте ♦ 595

Все эти возможности заложены в команды подменю Отправить (Send To) меню Файл. Подменю Отправить содержит также команды для передачи рабочих книг в папку Exchange, участникам «живого» собрания по сети (с помощью сервиса мгновенных сообщений) и с помощью службы факсов Интернета.

Отправка книги как вложения в почтовое сообщение Чтобы присоединить всю текущую книгу к сообщению электронной почты, выберите команду Файл ► Отправить ► Сообщение (File ► Send To ► Mail Recipient) и затем в появившемся диалоговом окне выберите первый вариант. Точно такой результат дает применение команды Файл ► Отправить ► Сообщение (как вложение) (File ► Send То ► Mail Recipient (As Attachment)). Если вы используете Outlook 2003, наряду с формой сообщения в рабочем окне может отображаться панель задач Параметры вложений (Attachment Options), показанная на рис. 19.13. В панели задач выберите пункт Обычные вложения (Regular Attachments), если только не собираетесь создать рабочую область для документов или добавить книгу в существующую рабочую область. (Этой теме посвящен раздел «Создание рабочей области для документов» данной главы.) При отсутствии доступа к узлу SharePoint панель задач Параметры вложений вам не нужна. (Кнопка Параметры вложений позволяет скрыть или отобразить эту панель; снимите флажок Показывать при вложении файлов (Show When Attaching Files), если не хотите, чтобы она автоматически появлялась при каждом присоединении книги к сообщению.)

Рис. 19.13. Когда вы отправляете книгу в виде вложения в почтовое сообщение Outlook 2003, панель задач Параметры вложений поможет вам создать рабочую область документов на узле SharePoint

596 ♦ Глава 19. Совместная работа

Естественно, ничто вам не мешает прикрепить книгу к письму непосредственно из среды Outlook или другой почтовой программы. Например, в Outlook применение команды Файл (File) из меню Вставка (Insert) приведет к тому же результату, что и выполнение описанной выше процедуры.

Отправка текущего листа в качестве текста сообщения Перед тем как создать сообщение электронной почты и включить в него содержимое рабочего листа или листа диаграммы, убедитесь, что в листе нет несохра-ненных изменений (пояснения о необходимости этого шага даются во врезке, расположенной в конце текущего раздела). Затем в меню Файл выберите команду Отправить и в диалоговом окне Электронная почта (E-Mail) установите переключатель в положение Включить текущий лист в текст сообщения (Send The Current Sheet As The Message Body). На рис. 19.14 представлен результат этих действий, если почтовой программой по умолчанию назначена Outlook 2003.

Рис. 19.14. При включении текущего листа в текст сообщения электронной почты вы можете описать содержимое сообщения в поле Введение и отредактировать лист, используя меню и панели инструментов Excel

В окне Excel дополнительно появятся поля, характерные для интерфейса Outlook, включая поле Введение (Introduction), в которое вы можете ввести вспомогательное описание листа или диаграммы, а поскольку вы находитесь в среде Excel, то имеете возможность вносить изменения в рабочий лист или диаграмму перед отправкой сообщения. Обратите внимание, хотя вы видите полноценную

Отправка книг и листов по электронной почте ♦ 597

сетку электронной таблицы (включая пустые строки и столбцы), при отправке письма почтовая программа преобразует заполненную область листа в изображение. Таким образом, конечное сообщение будет содержать рисунок вашего листа, и, следовательно, получатель сумеет просмотреть его, не имея в своем распоряжении Excel. Но вас никто не обязывает делать все это из Excel, можно просто скопировать диапазон рабочего листа или диаграмму в буфер обмена и затем вставить содержимое последнего в почтовое сообщение. Учитывая некоторые причуды в поведении команды Отправить ► Сообщение,"возможно, вы предпочтете пользоваться последним способом. РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ -------------------------------------------------------------- '■------------Когда вы посылаете текущий лист в теле почтового сообщения, Excel может вас удивить. Например, уже заполнив (условие проявления эффекта) поля письма, если вы передумаете и решите придержать отправку листа, подобного показанному на рис. 19.14, то обнаружите, что единственным способом восстановить прежний вид окна является нажатие кнопки Закрыть (текущего документа или главного окна). Тогда, скорее всего, Excel предложит вам сохранить книгу, хотя изменений содержимого листа не было. Не спешите. Если в этот момент вы выполните сохранение, то в следующий раз при открытии документа Excel восстановит его в текущем, готовом для отправки, виде. Другими словами, конверт сообщения, которым вы никогда не пользовались, станет постоянным свойством документа. Единственный способ отсоединить конверт — выполнить операцию Отправить (в том числе послать самому себе). А если книга содержит несохраненные изменения? Ваш выбор не из самых легких. Отказавшись при закрытии документа от сохранения, вы потеряете их. А если примете предложение, документ будет упакован в назойливый конверт. Допустим, вы все-таки отправите лист, чтобы избавиться от «обертки». Однако если вы впоследствии сохраните отредактированный документ, Excel запомнит адрес получателя и содержимое поля Введение. И когда вы снова выберете команду Файл ► Отправить ► Сообщение, программа заполнит конверт старыми данными. Конечно, это не беда; несложно изменить адрес и вводный текст, но все равно данное занятие не отнесешь к приятным. Если эти «выкрутасы» Excel (они присутствовали и в более ранних версиях) раздражают вас, напрямую копируйте данные в буфер обмена и вставляйте их в тело сообщения. Это проще и безопаснее.

Отправка рабочей книги на рецензию Команда Файл ► Отправить ► Сообщение (для ознакомления) (File ► Send To ► Mail Recipient (For Review)) предоставляет удобный способ передать рабочую книгу для внесения комментариев и изменений членами вашей рабочей группы. При выборе этой команды Excel присоединяет документ к сообщению и использует текст Пожалуйста, проверьте [имя файла] в качестве темы письма по умолчанию. В идеале команду Сообщение (для ознакомления) следует применять для общих рабочих книг. При отправке книги с монопольным доступом Excel предложит сохранить ее как общую. Вы не обязаны переводить книгу в совместное пользование, несмотря на то что ваши адресаты смогут выполнить свои обязанности рецензентов более эффективно с общим документом.

598 ♦ Глава 19. Совместная работа

Отправка книг по маршруту членам рабочей группы Работа в групповом проекте подразумевает, что мнениями членов группы пренебрегать не следует. Упростить процедуру опроса и рецензирования позволяет распространение рабочей книги с помощью электронной почты. Чтобы создать новый маршрутный лист для вашей книги, начните с выбора команды Файл ► Отправить ► По маршруту (File ► Send To ► Routing Recipient). Дальнейшие действия в некоторой степени зависят от почтовой программы, используемой по умолчанию. В Outlook 2003 последовательность действий следующая: 1. Outlook откроет диалоговое окно, показанное ниже.

Какой должна быть ваша реакция? В качестве меры предосторожности Outlook просит разрешения на предоставление другой программе доступа к вашей адресной книге. Поскольку адреса из нее вам необходимо предоставить Excel, вы должны дать свое согласие. Безопаснее всего разрешить доступ с ограничением по времени, достаточным для того, чтобы успеть выбрать все имена, которые нужно включить в маршрутный лист. Установите флажок Разрешить доступ на (Allow Access For) и укажите интервал времени в минутах. Затем на экране появится диалоговое окно Проверка имен (Check Names).

Отправка книг и листов по электронной почте ♦ 599

2. Нажмите кнопку Другие имена (Show More Names), чтобы открыть адресную книгу. Затем выберите в списке собственное имя. (При его отсутствии нажмите кнопку Создать контакт (New Contact) вместо Другие имена. Затем создайте запись о самом себе.) Ваше имя появится в строке Автор (From) маршрутного листа. 3. После открытия диалогового окна Маршрут (Routing Slip) нажмите кнопку Адрес (Address) и укажите первого адресата. Повторите эту операцию для каждого члена рабочей группы. 4. Заполните поля Тема (Subject) и Текст сообщения (Message Text) в диалоговом окне Маршрут, при необходимости-измените порядок прохождения письма по адресатам с помощью кнопки Порядок (Move) и далее настройте параметры в разделе Порядок рассылки (Route To Recipient). Пример заполненного диалогового окна Маршрут приведен на рис. 19.15.

Рис. 19.15. Чтобы отправить книгу по маршрутному листу, используйте команду По маршруту

Команда По маршруту обладает рядом преимуществ по сравнению с командой Сообщение. Например, вы вправе задать строго последовательный маршрут. Если вы создадите список адресатов при помощи кнопки Адрес (Address) и установите переключатель в нижней части диалогового окна в положение По очереди (One After Another), книга будет отправлена первому пользователю в списке. Когда этот сотрудник закончит работу с книгой, он должен выбрать команду Файл ► Отправить ► Следующий адресат (File ► Send To ► Next Routing Recipient), чтобы переслать измененный документ следующему адресату в маршрутном списке. (Команда Следующий адресат (Next Routing Recipient) заменяет команду По маршруту (Routing Recipient), если к книге присоединен маршрутный лист.) Последовательность отправки показана в списке Кому (То), который вы можете изменять, выбирая имя

600 ♦ Глава 19. Совместная работа

в списке и щелкая на кнопке Порядок (Move). В качестве альтернативы допускается отправить книгу всем адресатам сразу, установив переключатель в положение Всем сразу (All At Once). Чтобы непосредственно отправить сообщение, щелкните на кнопке Отправить (Route) в диалоговом окне Маршрут. Чтобы присоединить к рабочей книге маршрутный лист, нажмите кнопку Добавить маршрут (Add Slip). Последний способ позволит вам продолжить работу с книгой. Когда вы будете готовы к отправке, выберите команду Следующий адресат.

Управление правами на доступ к документам Одной из наиболее важных новых возможностей Microsoft Office 2003 является поддержка технологии IRM (Information Rights Management — Управление правами доступа к данным). IRM позволяет вам как создателю документа Excel (или другого документа Microsoft Office) определять, каким пользователям или их группам разрешается читать, редактировать, печатать или копировать этот документ. С целью предотвращения несанкционированного доступа или использования результатов вашей работы в технологию IRM встроен более надежный, чем традиционные методы, механизм. Привилегии на доступ всегда остаются вместе с вашим файлом, даже если последний перемещается совсем в другую среду хранения. Такой механизм не только надежнее, но и удобнее, чем защита паролями на уровне файлов. Вместо передачи паролей определенным пользователям можно просто указать имена этих пользователей при назначении разрешений документу. У вас же остаются более широкие возможности. Вы вправе управлять своим документом, разрешая одним пользователям его только читать, другим — читать и распечатывать, третьим — редактировать (с разрешением печатать или без такового) и т. д. Для установки IRM в сети вашей организации необходимы контроллер домена под управлением Windows.NET Server, лицензия Client Access License и служба каталогов Active Directory. Для организаций, не обладающих этими ресурсами, Microsoft предоставляет услуги собственной службы IRM. Эта служба, .NET Passport, задействуется в качестве среды авторизации вместо Active Directory. Чтобы иметь возможность применять защиту IRM к документу или работать с защищенным документом, вы должны установить на своем компьютере клиентский компонент IRM. Если этот компонент не установлен, при первой попытке использования IRM вам будет предложено бесплатно загрузить и установить его с узла Microsoft. Когда авторизация осуществляется через .NET Passport, вам также будет предложено (в случае необходимости) зарегистрироваться в системе или получить «сетевой паспорт», если вы его не имеете. Полностью возможности IRM доступны только в Microsoft Office 2003 или более поздней версии. Владельцы более ранних версий тем не менее могут читать защищенные документы, для которых они имеют соответствующие разрешения, загрузив бесплатную программу просмотра IRM Viewer с узла www.microsoft.com.

Управление правами на доступ к документам ♦ 601

Защита документа при помощи IRM Чтобы защитить документ при помощи IRM, выберите команду Файл ► Разрешения ► Ограничить разрешения (File ► Permission) и заполните диалоговое окно, показанное на рис. 19.16. В полях Чтение (Read) и Изменение (Change) укажите адреса (разделяя их знаком точки с запятой) электронной почты тех людей, которым вы предоставляете права на чтение и редактирование. В вашем распоряжении также кнопки, расположенные слева от этих полей. Они позволяют выбрать нужные имена из адресной книги Outlook.

Рис. 19.16. Диалоговое окно Разрешения позволяет указать тех пользователей, которым будет позволено читать или изменять ваш файл

Если вы хотите уточнить ограничения, установленные по умолчанию для этих двух уровней разрешений, нажмите кнопку Дополнительные параметры (More Options) и заполните другое диалоговое окно с тем же именем, изображенное на.рис. 19.17. В списке, расположенном в верхней части последнего окна, отображаются электронные адреса людей, которым предоставлены разрешения на чтение и на редактирование вашего документа. Ваш собственный адрес должен быть первым в этом списке, и вы должны иметь уровень доступа Полный доступ (Full Control). В нижней части диалогового окна ваш адрес должен появиться еще раз в виде ссылки с префиксом mailto:. Другие пользователи, желающие приобрести доступ к вашему документу или повысить текущий уровень, вправе воспользоваться этой ссылкой как средством для запроса новых разрешений. Адрес, попадающий в поле Пользователи могут запросить дополнительные разрешения у (Users Can Request Additional Permissions

602 ♦ Глава 19. Совместная работа

From), можно заменить, с целью перенаправления запросов в иное место. Вы также вольны снять соответствующий флажок, если не хотите, чтобы вас излишне беспокоили.

Рис. 19.17. В этом диалоговом окне вы можете более точно определить предоставляемые права доступа к данным

Ограничение срока действия разрешений Чтобы разрешить доступ к своему документу только на определенный период времени, установите флажок Срок действия книги истекает (This Workbook Expires On) и укажите конечную дату. После этого дня никто, кроме вас, не сумеет открыть документ.

Разрешение печати содержимого документа По умолчанию печатать содержимое документа вправе только вы сами. Чтобы снять это ограничение, установите флажок Печать содержимого (Print Content). Влияние этого параметра распространяется на оба уровня доступа: чтение и редактирование.

Управление правами на доступ к документам ♦ 603

Разрешение на копирование По умолчанию пользователям с правами на редактирование также доступна возможность копировать данные (командой Копировать) из вашей рабочей книги, а пользователи с разрешением на чтение этой возможности лишены. Чтобы смягчить указанное ограничение (для вторых), установите флажок Разрешить пользователям с правом на чтение копировать содержимое (Allow Users With Read Access To Copy Content). Учтите, тем самым вы позволяете переносить формулы и значения в незащищенные документы. Вместе с тем при запрете на применение команды Копировать человек, не пренебрегающий неправомерным использованием, в состоянии воспользоваться программой для снятия снимков экрана и воспроизвести содержимое документа, хотя формулы на изображении и не видны.

Разрешение программного доступа Программный доступ к защищенному документу (например, с помощью макросов, как из Excel, так и из других приложений Office) обычно запрещен для всех посторонних, кроме вас самого. Чтобы разрешить программный доступ (одновременно для обоих основных уровней: чтения и редактирования), установите флажок Программный доступ к содержимому (Access Content ProgrammaticaUy).

Задание настроек по умолчанию Чтобы настройки, выполненные в диалоговом окне Разрешение, применялись по умолчанию для всех последующих документов, защищаемых механизмом IRM, щелкните на кнопке Задать значения по умолчанию (Set Defaults).

Добавление пользователей и изменение параметров разрешений Пользователь всегда может изменить любые параметры разрешений для документа, к которому он имеет полный доступ, выбрав повторно команду Файл ► Разрешения ► Ограничить разрешения. На экране снова появится диалоговое окно, показанное на рис. 19.16.

Работа с защищенным документом Чтобы начать или продолжить работу с защищенным документом, просто откройте его обычным способом. При необходимости клиентский компонент IRM свяжется с сервером, чтобы подтвердить ваши полномочия. Если вы имеете разрешение только на чтение, то после открытия файла обнаружите, что для вас недоступны почти все команды меню Excel и кнопки панелей инструментов. Попытки щелкнуть на строке формул или нажать клавишу F2 закончатся звуковым сигналом и появлением на экране сообщения об ошибке, а все буквенные и цифровые клавиши не будут реагировать на ваши нажатия.

604 ♦ Глава 19. Совместная работа

Чтобы узнать, что вы все-таки в состоянии делать, выберите соответствующую команду подменю Файл ► Разрешения (одна из немногих доступных команд). На экране появится диалоговое окно, подобное показанному ниже:

При желании получить более высокий уровень доступа щелкните на ссылке Запросить дополнительные разрешения (Request Additional Permissions). Назначенная по умолчанию почтовая программа откроет информационное окно для создания сообщения, адресованного к человеку, чья ссылка mailto: присоединена к этому документу. Помимо выбора между кнопками Да (Yes) и Нет (No), если у вас имеется дополнительное удостоверение с более высоким уровнем доступа, можно щелкнуть на кнопке Изменить имя (Change User) и указать другое удостоверение .NET Passport или ввести другое имя пользователя. Такие же возможности будут предоставлены вам, когда вы войдете в систему как незарегистрированный пользователь и попытаетесь открыть защищенный документ. Нажмите кнопку Да, чтобы отправить сообщение электронной почты, или кнопку Изменить имя, чтобы зарегистрироваться под другим именем.

Работа с веб-узлом SharePoint Excel 2003, подобно другим приложениям Microsoft Office 2003, предоставляет несколько важных новых средств для совместной работы, базирующихся на службах SharePoint Team Services. Если у вас есть доступ к узлу SharePoint, вы можете использовать его как хранилище для документов рабочей группы. Во время работы над общим проектом вам и остальной команде будет доступна вся информация, относящаяся к этому проекту и размещенная на этом узле, — документы, списки задач, контактные сведения о членах команды, сроки выполнения этапов, ссылки на дополнительные материалы. Когда вы подключены к узлу — напрямую с помощью браузера или через открытие совместного документа в Excel, — вы сразу видите, кто из коллег находится в сети, и можете тут же

Работа с веб-узлом SharePoint ♦ 605

начать с ними обсуждение или отправить им сообщения электронной почты.

Загрузка документов с сайта и помещение их обратно На рис. 19.18 показано содержание библиотеки документов на узле SharePoint в окне браузера Internet Explorer. На рис. 19.19 изображена та же библиотека в том виде, как она выглядит в диалоговом окне Open (Открытие документа) в Excel. Чтобы попасть в библиотеку документов из Excel, после открытия диалогового окна Открытие документа щелкните на ярлыке Мое сетевое окружение (My Network Places), находящемся на панели адресов. Вы также можете попасть на узел, введя его URL в поле Имя файла (File Name).

Рис. 19.18. Вы можете загрузить документ с веб-узла SharePoint, щелкнув на ссылке в окне браузера

Доступ к общему документу с одинаковым успехом возможен как из Internet Explorer (или из другого обозревателя Интернета), так и из Excel. Единственный элемент управления, предоставляемый SharePoint и отсутствующий в диалоговом окне Открытие документа Excel, это значок Windows Messenger, который появляется рядом с именами пользователей, находящихся в сети в текущий момент времени. Щелкните на этом значке, чтобы открыть меню со списком возможных действий, применимых в отношении этих пользователей, например: отправить пользователю мгновенное сообщение с помощью Windows Messenger, запланировать собрание, послать сообщение электронной почты, уведомить о звонке по телефону, открыть контактную запись в Microsoft Outlook.

606 ♦ Глава 19. Совместная работа

Как вы увидите позднее, все перечисленное доступно в Excel из панели задач Общая рабочая область (Shared Workspace).

Рис. 19.19. Вы также можете открыть общий документ прямо из Excel

Чтобы загрузить документ с узла SharePoint в окно Excel, щелкните на нужной ссылке правой кнопкой мыши в браузере и затем выберите команду Изменить в Microsoft Office Excel (Edit In Microsoft Excel). Или просто откройте его стандартным способом прямо из Excel (рис. 19.19). Если вы загружаете документ с помощью браузера, документ поступает в Excel с отметкой Только для чтения (Read-Only), как показано на рис. 19.20. Однако при условии, что документом не владеет в текущий момент другой пользователь и вы имеете права участника или администратора на узле SharePoint, вы можете сохранять свои изменения на узле без переименования документа. Просто выберите команду Сохранить в меню Файл и укажите то же самое имя (и место хранения). Сервер примет отредактированный файл без всякого подтверждения, и отметка Только для чтения исчезнет. Чтобы разместить рабочую книгу на узле SharePoint, используйте команду Excel Сохранить меню Файл или, находясь в библиотеке документов на узле SharePoint (см. рис. 19.18), щелкните на ссылке Поместить документ (Upload Document) и затем выберите нужный файл на своем локальном диске. Для успешного выполнения этой операции вы должны обладать правами участника (contributor) или администратора (administrator). СМОТРИ ТАКЖЕ -----------------------------------------------------------------------------------— Информация о публикации списков Excel на узле SharePoint приведена в разделе «Публикация списка» главы 28.

Работа с веб-узлом SharePoint ♦ 607

Рис. 19.20. Документ, загруженный из браузера, поступает в Excel с отметкой «только чтение», но при наличии у вас определенных прав вы можете сохранить свои изменения на узле SharePoint

Выдача и возврат документа Механизм выдачи и возврата документов позволяет пользователям SharePoint временно резервировать за собой привилегии на чтение-запись. Если вы извлекли документ (из библиотеки), то только вы обладаете правами на чтение-запись. Ваши коллеги в состоянии загружать документ в его текущем состоянии, но не вправе сохранять в нем свои изменения. Чтобы временно овладеть книгой, щелкните левой кнопкой мыши на ее названии на странице библиотеки документов и затем в меню щелкните на пункте Извлечь (Check Out). Чтобы вернуть документ, сохраните его, затем щелкните на его названии левой кнопкой в обозревателе и выберите пункт Вернуть (Check In). Сервер представит форму, показанную на рис. 19.21, позволяющую снабдить комментариями внесенные вами изменения.

Общая рабочая область Открытие документа с узла SharePoint в Excel обычно сопровождается выводом панели задач Общая рабочая область (Shared Workspace) (показанной в правой части рис. 19.20). Эта панель задач предоставляет, среди прочего, информацию о состоянии документа и о присутствии ваших коллег в сети. (Если отображается другая панель или сама она почему-то не появляется в окне Excel, выберите команду Общая рабочая область в меню Сервис.)

608 ♦ Глава 19. Совместная работа

Рис. 19.21. Когда вы возвращаете документ, выводится эта форма, позволяющая присоединить к документу свои примечания

Общение с членами команды На рис. 19.20 мы видим, что нажата кнопка Члены (Members), предоставляющая информацию о составе рабочей группы: имя текущего пользователя и сотрудников, работающих в данный момент в сети и отключенных от нее. Чтобы начать обмен мгновенными сообщениями при помощи Windows Messenger, щелкните на имени нужного контактного лица. Чтобы отправить сообщение электронной почты по адресу из списка контактов, владелец которого сейчас вне сети, или члену команды, не входящему в список контактов Windows Messenger, щелкните на имени этого человека. Вы также вправе отправить письмо всем членам команды, щелкнув на ссылке Сообщение всем членам (E-Mail All Members) в нижней части панели задач. Чтобы выполнить другое действие в отношении участника группы, щелкните правой кнопкой мыши на его имени и затем выберите нужную команду в контекстном меню.

Отображение информации о состоянии документа Значки, отображаемые под строкой заголовка панели задач Общая рабочая область, предоставляют доступ к другим вкладкам этой панели. Щелчок на значке с восклицательным знаком открывает вкладку Состояние (Status), которая может иметь вид, показанный на рисунке ниже. Обратите внимание, что ссылки на этой вкладке предоставляют такие же функциональные возможности, что и на вкладке Члены. Например, можно щелкнуть на ссылке, чтобы инициировать сеанс Windows Messenger и поинтересоваться у коллеги, не собирается ли он вернуть документ в библиотеку.

Работа с веб-узлом SharePoint ♦ 609

Назначение и отслеживание задач Вкладка Задачи (Tasks) содержит список задач, назначенных для текущего документа, а также имя исполнителя и информацию о сроке выполнения. Флажок рядом с названием задачи показывает ее текущее состояние. Пустой флажок означает, что человек еще не приступил к работе над ней. Галочка свидетельствует о выполненном задании. Квадратик соответствует другим состояниям; «находится в процессе выполнения», «отложена» или «ожидает результатов другой задачи».

610 ♦ Глава 19. Совместная работа

Чтобы добавить задачу, щелкните на команде Добавить новую задачу (Add New Task) в нижней части вкладки и заполните следующую форму:

Для удаления или изменения задачи (например, ее статуса) щелкните на ее названии правой кнопкой мыши и затем в контекстном меню выберите команду Удалить задачу (Delete Task) или Изменить задачу (Edit Task). Чтобы получить уведомление об изменении состояния задачи, щелкните на ее названии правой кнопкой мыши и выберите команду Оповещать меня (Alert Me About This Task). В этом случае в отдельном окне браузера открывается форма Создание оповещения (New Alert), продемонстрированная на рис. 19.22. (Для того чтобы получать уведомления об изменении любой задачи, связанной с текущим документом, щелкните на ссылке Оповещать меня о задачах (Alert Me About Tasks) в нижней части вкладки Задачи.)

Открытие связанных документов Вкладка Документы (Documents) содержит список всех файлов, хранящихся в текущей библиотеке документов — то есть в папке SharePoint, из которой был загружен рабочий документ. Чтобы открыть связанный документ, просто щелкните на его имени в панели задач. Вы также можете получать уведомление об изменении связанного документа. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на его названии и затем в контекстном меню выберите команду Оповещать меня (Alert Me About This Document). Чтобы иметь своевременную информацию об изменении любого из связанных документов, добавлении или удалении файлов из текущей библиотеки, щелкните на ссылке Оповещать меня о документах (Alert Me About Documents) в нижней части вкладки. В вашем распоряжении и другие ссылки этой вкладки, предназначенные для добавления новых документов или для создания организационных папок.

Работа с веб-узлом SharePoint ♦ 611

Рис. 19.22. Вы можете воспользоваться этой формой SharePoint с целью оформления подписки на немедленные или периодические уведомления об изменениях состояния отдельной задачи

Использование связей Вкладка Связи (Links) служит для сохранения и активизации ссылок на связанные вебузлы и на другие документы. Чтобы добавить новую связь, щелкните на команде Создать связь (Add New Link) в нижней части вкладки. При желании получать уведомления о конкретной связи щелкните правой кнопкой мыши на присвоенном ей имени и затем выберите команду Оповещать меня (Alert Me About This Link). Чтобы подписаться на уведомления обо всех связях, создаваемых и разрушаемых, воспользуйтесь ссылкой Оповещать меня о связях (Alert Me About Links), расположенной внизу этой вкладки.

Получение информации о текущем документе На вкладке Сведения о документе (Document Information) отображается информация об авторе документа, о пользователях, вносивших изменения, и времени последнего доступа к документу. Все перечисленные здесь имена обеспечивают, как и на других вкладках панели задач Общая рабочая область, быстрый доступ к службам почтовой и мгновенной связи. Ссылка Оповещать меня (Alert Me) позволяет назначить или изменить оповещения применительно к текущему документу. Если последний временно взят вами в монопольное пользование (командой Извлечь), команда Вернуть (Check In) предоставляет удобный способ возврата его обратно в библиотеку.

612 ♦ Глава 19. Совместная работа

Сохранение версий документа SharePoint может, при вашем желании, создавать копии документа «на всякий случай» каждый раз, когда он изменяется. Эти резервные копии дают вам возможность откатиться в прошлое в случае обнаружения нежелательных изменений. По умолчанию документ сохраняется сам в себя, поскольку иначе существенно возрастают требования к дисковой памяти, необходимой для хранения файлов. Чтобы включить режим сохранения версий, щелкните на ссылке Журнал версий (Version History) внизу вкладки Сведения о документе и затем на Изменить параметры сохранения версий (Modify Settings For Document Versions) в диалоговом окне Сохранение версий (Versions Saved).

Создание рабочей области для документов Рабочая область для документов — это набор документов плюс связанные с ними задачи, персональная информация и сведения о состоянии, все вместе хранящиеся на дочернем веб-узле SharePoint. Если ваш узел SharePoint содержит библиотеку, например, с именем Общие документы, то эта библиотека сама представляет собой рабочую область для документов. Вы вправе создать новую рабочую область для документов как дочерний узел на узле группы, отведя ее под определенный проект, с доступом только для участников этого проекта. Ваша новая рабочая область становится, по сути, почти личным уголком на уровне общей доступности узла группы и, надо полагать, имеет более четкую иерархию документов и организацию оповещений по сравнению с родительской «свалкой». По окончании командной работы над проектом вы можете переместить эти документы на родительский узел. Связка Excel 2003 и SharePoint предусматривает три способа создания новой рабочей области для документов: ► из среды Excel (или другого приложения Microsoft Office 2003); ► с помощью отправки участникам проекта письма с общим вложением; ► со страницы веб-узла в окне браузера.

Создание рабочей области для документов из Excel Находясь в Excel, вы можете завести новую рабочую область для документов в следующем порядке: 1. Откройте в Excel первую книгу, которую вы хотите включить в рабочую область. 2. Убедитесь, что книга не содержит несохраненных изменений. (Если вы опустите этот шаг, Excel при необходимости предложит вам сохранить файл.) 3. Вы должны быть уверены, что ваш узел SharePoint относится к надежным узлам с точки зрения Internet Explorer. Чтобы сделать его таковым, в Internet Explorer выберите команду Свойства обозревателя (Internet Options) из меню Сервис (Tools). На вкладке Безопасность (Security) щелкните на значке Надежные узлы (Trusted Sites) и затем нажмите кнопку Узлы (Sites). Введите URL узла SharePoint в поле Добавить узел в зону (Add This Web Site To The Zone), нажмите кнопку Добавить (Add) и затем ОК.

Работа с веб-узлом SharePoint ♦ 613

4. Отобразите в Excel панель задач Общая рабочая область (выберите одноименную команду в меню Сервис), если она скрыта. 5. На любой из вкладок Члены (Members), Задачи (Tasks), Документы (Documents) или Связи (Links) нажмите кнопку Создать (Create) и затем укажите URL вашего узла SharePoint в поле Адрес (Location). Адрес URL новой рабочей области для документов будет составлен из URL узла SharePoint с последующим слешем и именем текущего документа. Например: http://MySharePointSite/AnnualReport, где AnnualReport — текущая книга без расширения XLS.

Создание рабочей области для документов по электронной почте Чтобы создать рабочую область для документов при посредничестве Microsoft Outlook, просто вложите документ Office в сообщение, адресованное одному или нескольким членам группы. В окне для создания сообщения Outlook щелкните на кнопке Параметры вложения (Attachment Options) с целью отобразить панель задач Параметры вложения (если она скрыта). Затем воспользуйтесь ссылкой Общие вложения (Shared Attachments) и укажите адрес вашего узла SharePoint. Когда вы отправите свое сообщение, каждый приглашенный участник получит и ссылку на узел. Вам же поступит письмо с подтверждением об успешном создании узла.

Создание рабочей области для документов с помощью браузера Здесь достаточно переместить документ с узла SharePoint в будущую рабочую область для документов. Просто щелкните на кнопке со стрелкой рядом с именем документа на странице библиотеки и в меню выберите команду Создать рабочую область для документов (Create Document Workspace). Появится другая страница, она предоставит вам адрес, который будет присвоен рабочей области. Дело осталось за малым — нажать кнопку ОК на этой странице.

Управление рабочей областью для документов В рабочую область для документов вы можете добавить документы как из браузера, так и из Excel. В первом случае перейдите к дочернему узлу вашей рабочей области для документов, откройте страницу Документы и списки (Documents And Lists), щелкните на ссылке Общие документы (Shared Documents), расположенной под заголовком Библиотеки документов (Document Libraries), и затем воспользуйтесь ссылкой Отправить документ (Upload Document). Во втором варианте откройте документ, уже находящийся в рабочей области. На вкладке Документы (Documents) панели задач Общая рабочая область (Shared Workspace) щелкните на ссылке Добавить документ (Add New Document). Чтобы закрепить за рабочей областью пользователя, есть опять же два пути. Из браузера — перейдите на домашнюю страницу дочернего узла вашей рабочей области для документов, щелкните на ссылке Добавить члена (Add New Member) и следуйте

614 ♦ Глава 19. Совместная работа

инструкциям. И изнутри Excel — откройте документ, хранимый в рабочей области, а затем на вкладке Члены (Members) панели задач Общая рабочая область щелкните на соответствующей ссылке.

Веб-обсуждения При наличии доступа к узлу SharePoint или к любому веб-узлу, на котором развернуты серверные расширения Microsoft, не упускайте возможность ощутить все преимущества совместной работы на уровне веб-обсуждений. Обсуждения связываются с конкретными книгами Excel, размещенными на сервере. Истории обсуждений хранятся в отдельных файлах и могут быть объединены с документами при их просмотре на сервере. Чтобы начать веб-обсуждение, выберите команду Сервис ► Совместная работа ► Веб-обсуждения (Tools ► Online Collaboration ► Web Discussions). В нижней части окна Excel появится специальная жестко закрепленная панель инструментов. (Она также не появляется в списке, открываемом командой Панели инструментов (Toolbars) меню Вид (View). В отличие от других панелей инструментов Office, она не имеет стандартной кнопки закрытия по причине недоступности своего заголовка. Чтобы убрать панель с экрана, щелкните на ее собственной кнопке Закрыть (Close).) Если документ был загружен с узла SharePoint, материалы обсуждений будут автоматически сохраняться на этом узле. Если вы работаете не с SharePoint, необходимо указать местонахождение сервера обсуждений, прежде чем вы сможете приступить к делу. Для этого выберите команду Параметры обсуждений (Discussion Options) в меню кнопки Обсуждения (Discussions) и затем в появившемся диалоговом окне нажмите кнопку Добавить (Add). Чтобы добавить комментарии к текущему документу, выберите команду Добавить обсуждение книги (Insert About The Workbook Discussions) в меню кнопки Обсуждения. Excel откроет диалоговое окно, показанное на рис. 19.23. Введите тему и комментарий и затем щелкните на кнопке ОК. На рис. 19.24 мы представили документ, только-только заявленный к обсуждению и готовый к принятию критики.

Рис. 19.23. В этом диалоговом окне введите тему и текст комментария для новой цепочки обсуждений

Веб-обсуждения ♦ 615

Рис. 19.24. Реплики участников обсуждения отображаются в нижней части окна документа, и их допустимо просеивать по участникам и датам

Для ответа на поданную реплику щелкните на значке справа от ее текста (лист с завернутым уголком). Чтобы в окне документа отображались высказывания только определенного участника или за конкретный промежуток времени, выберите команду Фильтр обсуждений (Filter Discussions) в меню Обсуждения.

Глава 20. Получение и передача файлов через Интернет • Работа с узлами FTP • Сохранение и публикация файлов Excel в формате HTML • Работа с веб-компонентами

Предыдущая глава в основном рассказывала о том, как эффективно использовать сеть Интернет для совместной работы над проектами с помощью разработки SharePoint Team Services фирмы Microsoft. В этой главе мы рассмотрим вопросы хранения информации в Интернете с более общей точки зрения. Мы изучим, как помещать файлы Excel на узлы FTP и Веб (а также загрузку файлов с таких узлов). Мы также остановимся на возможностях, которые предоставляет Excel для сохранения документов в форматах HTML и XML (extensible Markup Language — расширяемый язык разметки). СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Информация о создании запросов для получения табличных данных с веб-узлов приведена в главе 29 «Работа с внешними данными».

Работа с узлами FTP Перед тем как подключиться к узлу FTP, необходимо указать место расположения узла и (если он не поддерживает анонимный доступ) предоставить информацию для входа. Для этого выполните следующие действия: 1. Выберите команду Сохранить как (Save As) или Открыть (Open) в меню Файл (File). 2. В открывшемся диалоговом окне раскройте список Папка (Look In) в верхней части окна. 3. Ближе к концу списка вы найдете элемент Адреса FTP (FTP Locations). Выберите расположенную ниже команду Добавить/Изменить адреса FTP (Add/Modify FTP Locations). 4. Заполните диалоговое окно Добавить/Изменить адреса FTP (Add/Modify FTP Locations), показанное на рис. 20.1.

Рис. 20.1. Перед началом работы с узлом FTP требуется заполнить это диалоговое окно

618 ♦ Глава 20. Получение и передача файлов через Интернет

В поле Имя узла FTP (Name Of FTP Site) введите адрес узла или его IP-адрес (если он вам известен). Если программа распознает введенный URL как адрес узла FTP, она добавит к нему префикс ftp://. Например, при вводе ftp.microsoft.com Excel отобразит в поле правильное значение ftp://ftp.microsoft.com. Если для подключения к вашему узлу FTP не требуется указывать имя и пароль, значит, узел разрешает анонимный (anonymous) доступ. В этом случае вы можете оставить переключатель в положении В режиме anonymous (Log On As Anonymous). Для требующего регистрации узла выберите положение Под именем (User), введите ваше имя пользователя и введите пароль в поле Пароль (Password). В завершение щелкните на кнопке Добавить (Add) и затем на ОК. Имейте в виду, что, независимо от вида регистрации, вы можете иметь или не иметь одновременно права на чтение и на запись на этом узле FTP. Например, вам может быть разрешена загрузка документов с узла, но не их сохранение. С этого момента вы вправе работать с открытым узлом FTP в диалоговом окне Добавить/Изменить адреса как с любой другой локальной или сетевой папкой (разумеется, при условии, что вы подключены к Интернету и обладаете нужными правами доступа). Этот узел теперь представлен в виде значка в папке Адреса FTP и отображается в списке Папка в диалоговых окнах Excel Сохранение документа (Save As) и Открытие документа (Open) под заголовком Адреса FTP. Перемещение по структуре вложенных папок выполняется так же, как если бы они располагались на жестком диске.

Добавление узла FTP на панель адресов Чтобы обеспечить быстрый доступ к узлу FTP (или любой другой папке), добавьте его ярлык на панель адресов (My Places), представляющую собой левую часть диалоговых окон Открытие документа и Сохранение документа. Для этого выполните следующие действия: 1. В диалоговом окне Открытие документа или Сохранение документа раскройте список Папка и выберите пункт Адреса FTP. 2. В том же окне, где теперь отображается содержимое папки Адреса FTP, выберите ваш узел FTP. 3. После подключения к узлу FTP выполните команду Добавить на панель адресов (Add To "My Places") в меню Сервис (Tools). На панели адресов появится значок для нового узла FTP, причем URL или IP-адрес узла будет, скорее всего, шире самой панели. Чтобы ярлык выглядел нагляднее; щелкните на нем правой кнопкой мыши, выберите команду Переименовать (Rename) и введите короткое поясняющее название — например, MS узел FTP, как показано на рис. 20.2. Чтобы удалить ярлык узла FTP (или любой другой элемент) из панели адресов, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить (Remove) в контекстном

Работа с узлами FTP ♦ 619

меню. Аналогично, для удаления ярлыка из папки Адреса FTP щелкните на нем правой кнопкой мыши и воспользуйтесь командой Удалить. Вы также можете вернуться в диалоговое окно Добавить/Изменить адреса FTP, выбрать узел и нажать кнопку Удалить.

Рис. 20.2. Вы можете добавить узел FTP в панель адресов и заменить длинный адрес удобным именем

Добавление узла FTP в папку Мое сетевое окружение Сущестйует другой способ ускорить доступ к узлу FTP: включить его ярлык в папку Мое сетевое окружение (My Network Places). Для этого сделайте следующее: 1. Откройте папку Мое сетевое окружение на рабочем столе. 2. Дважды щелкните на элементе Добавить новый элемент в сетевое окружение (Add Network Place), чтобы запустить мастер Добавление в сетевое окружение. 3. В первом диалоговом окне мастера выберите поставщика услуг и нажмите кнопку Далее. 4. В втором окне мастера наберите URL или IP-адрес вашего узла. При вводе URL не забудьте указать префикс ftp://; по умолчанию подставляется протокол http://.

620 ♦ Глава 20. Получение и передача файлов через Интернет

5. В третьем окне определите тип подключения к серверу. Снимите флажок, если не хотите входить анонимно. Тогда вы здесь указываете имя пользователя, а пароль ваш узел попросит ввести при подсоединении. 6. В четвертом диалоговом окне мастера задайте имя для нового места в сетевом окружении, это имя будет отображено в папке Сетевое окружение. С данного момента вы можете оперативно перейти к узлу FTP из диалоговых окон Сохранение документа и Открытие документа, щелкнув на ярлыке Сетевое окружение в панели адресов. Вы также вправе явно добавить узел на панель адресов, следуя инструкциям предыдущего раздела.

Сохранение и публикация файлов Excel в формате HTML Размещенный на сайте Интернета или FTP-сервере файл XLS сумеют прочитать только владельцы Excel. Чтобы другие пользователи смогли прочитать его в браузере, необходимо сохранять данные из книги Excel на узле в Интернете или интрасети в формате HTML.

Выбор возможностей Microsoft Excel предоставляет большие возможности для помещения документов в Интернете. Вы вправе сохранить файл или опубликовать его и при желании включить поддержку интерактивности. Как при сохранении, так и при публикации можно преобразовать в HTML всю рабочую книгу или только ее часть. Вы также можете воспользоваться вариантом объединения всех файлов HTML-страницы в одном файле — веб-архиве, формате, впервые появившимся в Excel 2002. В следующих разделах будет рассмотрен ряд вопросов, которые следует учесть при выборе решения.

Нужна ли вам интерактивность? При сохранении документа Excel без поддержки интерактивности пользователи в состоянии просматривать ваши данные и диаграммы, но не в силах их изменять или форматировать. Придание данным интерактивности снимает это ограничение, позволяя вносить изменения в данные, формулы и выполнять форматирование почти так же, как при открытии файла в собственном формате Excel. И это хорошо для безопасности информации. Другие люди не смогут вносить свои изменения в исходный файл HTML, но в то же время в браузере они имеют достаточно широкие возможности для работы с листами. Excel предлагает три типа интерактивных веб-компонентов, проиллюстрированных на рис. 20.3, 20.4 и 20.5: ► электронная таблица; ► диаграмма; ► сводная таблица.

Сохранение и публикация файлов Excel в формате HTML ♦ 621

Рис. 20.3. Интерактивная электронная таблица позволяет изменять значения ячеек и форматирование

Рис. 20.4. Интерактивная диаграмма позволяет изменять числа и видеть результат изменений на диаграмме

622 ♦ Глава 20. Получение и передача файлов через Интернет

Рис. 20.5. Интерактивная сводная таблица позволяет перемещать поля таблицы для просмотра различных срезов данных

Для работы с каким-либо из этих интерактивных компонентов должен быть установлен браузер Microsoft Internet Explorer 4.01 или более поздней версии, а также вебкомпоненты Microsoft Office. Соответственно, при публикации таблиц Excel в формате HTML для широких кругов заинтересованных лиц следует избегать интерактивности, так как обычные файлы HTML просматриваются в любом браузере. Вместе с тем если вы публикуете данные в корпоративной интрасети или в любом другом окружении, где у каждого пользователя установлены отвечающие уровню современных требований версии Office и Internet Explorer, динамика, наоборот, чрезвычайно удобна. Так, вы можете создать модель, позволяющую сотрудникам вводить в электронную таблицу их собственные данные (такие, как процентная ставка, уровень инфляции или рост продаж) и использовать логику вашей таблицы для просмотра результатов. Интерактивная диаграмма позволит им изменять числа и видеть изменения на графике. А интерактивная сводная таблица несет в себе возможность динамической перестройки таблицы данных с целью получения различных «срезов» представленной вами информации. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Если ваш рабочий лист зависит от внешних данных и вы хотите дать пользователям право обновлять данные в браузере, необходимо сохранить книгу с поддержкой именно сводных интерактивных таблиц. Запросы к внешним данным нельзя выполнять в обычной интерактивной электронной таблице.

Сохранение и публикация файлов Excel в формате HTML ♦ 623

В своем решении учитывайте не только наличие у будущих пользователей требуемых компонентов Office, но и другие факторы. Не все, что позволено на листе рабочей книги Excel, переносимо в соответствующий динамический компонент. Например, интерактивная электронная таблица не поддерживает перенос текста по словам, поэтому ваш аккуратно отформатированный лист не будет настолько же адекватен после придания ему интерактивности. Подобным образом, некоторые виды диаграмм прекрасно выглядят в веб-диаграмме, в то время как другие теряют свои качества до неузнаваемости. Поэтому при обращении к интерактивности следует предварительно проверить результат в Internet Explorer, прежде чем отправлять его в Интернет для широкого обозрения. Заметьте, что некоторые возможности электронных таблиц просто не воспроизводятся ни на статической веб-странице, ни на интерактивной. Если Excel встретит в рабочей книге элементы, не переносимые на уровень HTML, будет выведено сообщение, аналогичное приведенному ниже.

Как правило, перечисленные элементы в сообщении подобного рода обладают функциональностью, не имеющей смысла в контексте веб-браузера. В любом случае вы будете предупреждены и у вас будет возможность вернуться обратно. СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы оценить, как ваш рабочий лист будет выглядеть на статической (неинтерактивной) веб-странице, выберите команду Предварительный просмотр веб-страницы (Web Page Preview) в меню Файл. Эта команда не создает файла на диске, она загружает активный лист в браузер как временный HTML-файл и удаляет файл при закрытии браузера. Предварительный просмотр сэкономит ваше время при сравнении динамического и статического подходов.

Сохранять или публиковать? При публикации документа в формате HTML программа создает новую HTML-страницу (или обновляет существующую), но оставляет открытым исходный XLS-файл. Если установить флажок Автопереиздание при каждом сохранении книги (AutoRepublish), HTML-версия будет обновляться при каждом сохранении файла XLS. Если вы просто сохраните, а не опубликуете документ, Excel закроет файл XLS и оставит вас наедине с собой (не с браузером!) и файлом HTML. Другими словами, Excel выполнит обычную операцию Сохранить как и изменит формат файла, как если бы вы выбрали команду Сохранить как в меню Файл и затем преобразовали текущий документ в текстовый вид.

624 ♦ Глава 20. Получение и передача файлов через Интернет

Вместе с тем при желании преобразовать в HTML всю рабочую книгу без интерактивности вы должны сохранить ее, а не публиковать. Чтобы опубликовать рабочую книгу целиком, нужно использовать интерактивную электронную таблицу.

Веб-страница или веб-страница в одном файле? При сохранении всей рабочей книги в Excel 2000 результирующий файл .НТМ помещался в указанную вами папку, а в ней создавалась новая дочерняя папка, содержащая большое количество сопутствующих файлов. (По одному для каждого листа рабочей книги, один для отображения ярлычков листов, файл XML, описывающий структуру рабочей книги, различные графические включения и в некоторых случаях еще ряд файлов.) Размножение единиц хранения, вызванное таким подходом, было не только неудобным, но и потенциально представляло опасность. Если один или более из сопутствующих файлов портились или терялись^ браузер терялся и не отображал правильно веб-страницу. Excel 2003, как и Excel 2002, позволяет сохранить рабочую книгу как вебстраницу, но в одном файле. (В Excel 2002 веб-страница в одном файле называлась «веб-архивом». Microsoft изменила название, но суть осталась прежней.) Результирующий файл (с расширением МНТ) может быть большим, но зато он всего один. Мы рекомендуем отдать предпочтение этому варианту сохранения, если только у вас нет веских причин придерживаться старого способа.

Сохранение всей рабочей книги без

интерактивности

Как уже говорилось, если вы хотите преобразовать всю рабочую книгу в HTML, причем без использования интерактивных электронных таблиц, вам требуется сохранять книгу, а не публиковать ее. Для этого выполните следующие шаги: 1. Выберите команду Сохранить как веб-страницу (Save As Web Page) в меню Файл. 2. В диалоговом окне Сохранение документа установите переключатель в положение Всю книгу (Entire Workbook) и снимите флажок Добавить интерактивность (Add Interactivity). 3. Укажите имя и расположение файла. 4. В списке Тип файла (Save As Type) выберите тип Веб-страница в одном файле (Single-File Web Page) или Веб-страница (Web Page) и щелкните на кнопке Сохранить (Save). На рис. 20.6 показана рабочая книга, открытая в браузере Internet Explorer после такого ее сохранения. Как видно из рисунка, в результирующем HTML-файле даже есть ярлычки листа. Они имеют некоторые отличия от тех, к которым вы привыкли, но работают точно так же. Лист на рисунке пересекают горизонтальные линии сетки, но только потому, что в исходном листе эти линии помогали позиционироваться по ячейкам. Когда Excel преобразует книгу к виду HTML, сетка листа убирается (вместе с номерами строк и буквами столбцов), поэтому, если вы считаете, что линии сетки облегчат просмотр таблицы, добавьте их явнр перед преобразованием книги в формат HTML (команда Ячейки (Cells) меню Формат (Format)).

Сохранение и публикация файлов Excel в формате HTML ♦ 625

Рис. 20.6. Рабочая книга, сохраненная в формате HTML, во многом похожа на свой оригинал

У ячейки ВЗ, содержащей заголовок Гитары, в исходном документе есть примечание. Это примечание повторено в веб-странице и помечено небольшим красным флажком. При помещении указателя мыши над флажком в браузере Internet Explorer оно отображается во всплывающем окошке.

Изменение заголовка При просмотре в браузере книги Excel, сохраненной в формате HTML, имя файла, как правило, присутствует в строке заголовка окна. Если вы хотите, чтобы в строке заголовка браузера отображалось что-либо другое, щелкните на кнопке Изменить (Change Title) в диалоговом окне Сохранение документа перед щелчком на кнопке Сохранить. В открывшемся диалоговом окне измените текст заголовка.

Публикация без интерактивности Для публикации данных Excel без интерактивности начните с выбора части рабочей книги, которую вы хотите опубликовать. Если это весь рабочий лист или лист диаграммы, откройте его. Если это диапазон — выделите его. Выберите команду Сохранить как вебстраницу в меню Файл. Excel откроет диалоговое окно Сохранение документа, которое будет содержать несколько дополнительных относящихся к HTML элементов управления. Щелкните на кнопке Опубликовать (Publish), чтобы появилось диалоговое

626 ♦ Глава 20. Получение и передача файлов через Интернет

окно Публикация веб-страницы (Publish As Web Page), показанное на рис. 20.7.

Рис. 20.7. В диалоговом окне Публикация веб-страницы вы можете указать публикуемую часть рабочей книги и нужна ли вам интерактивность

Раскрывающийся список Выбрать (Choose) содержит все элементы листа, допустимые к публикации. Пункт Опубликованные ранее элементы (Previously Published Items) будет доступен, если лист уже хотя бы раз проходил этот процесс. Если перед выбором команды Сохранить как веб-страницу вы выделили диапазон, список Выбрать отобразит элемент Диапазон ячеек (Range Of Cells) и расположенное ниже поле будет содержать адрес выделенного диапазона. Этот диапазон вы можете изменить, указав вместо него другой. Флажок Автопереиздание при каждом сохранении книги (AutoRepublish Every Time This Workbook Is Saved) по умолчанию снят. Если вы хотите, чтобы данные на веб-узле соответствовали изменениям, сделанным в файле XLS, установите данный флажок перед нажатием кнопки Опубликовать (Publish). Флажок Открыть страницу в обозревателе (Open Published Web Page In Browser) no умолчанию установлен. Это удобно: при нажатии на кнопку Опубликовать вы сразу увидите, как новая веб-страница отображается в браузере.

Публикация с интерактивностью Чтобы опубликовать данные Excel с интерактивностыо, выполните те же шаги, что и выше, но установите флажок Добавить интерактивность (Add Interactivity With). В списке, смежном с этим флажком, укажите, какой компонент нужно использовать. (В

Работа с веб-компонентами ♦ 627

зависимости от публикуемых элементов рабочей книги у вас может и не быть выбора.) Если вы публикуете обычную, не сводную, таблицу, Excel предоставит выбор сохранить ее либо с интерактивностью электронной таблицы, либо с интерактивностью сводной таблицы. Второй вариант не принесет пользы (при просмотре пользователю нечего будет перестраивать), если только таблица не представляет собой диапазона внешних данных. Вот тогда это имеет смысл, чтобы сделать возможным при просмотре в браузере обновление данных. Заметьте, что, когда вы публикуете данные с интерактивностью электронной таблицы, формулы с'внешними ссылками преобразуются в свои текущие значения. Другие формулы, в том числе ссылающиеся на ячейки или диапазоны по имени, остаются без изменений.

Работа с веб-компонентами На рис. 20.8 показана та же самая книга, что и на рис. 20.6, но сохраненная с интерактивностью электронной таблицы. Как видно, книга отображается с обычной для электронных таблиц рамкой и похожа на обычную таблицу в Excel. Но только похожа! Ярлычки листов в стиле Excel были заменены единственным ярлычком с меню. Соответственно, он называется переключателем листов.

Рис. 20.8. Рабочая книга с интерактивной электронной таблицей

628 ♦ Глава 20. Получение и передача файлов через Интернет

Вместо того чтобы объединять меню Excel с меню браузера, интерактивная электронная таблица предоставляет контекстные меню и единственную фиксированную панель инструментов. Инструменты этой панели, за исключением некоторых, вам хорошо знакомы.

Рядом с кнопками сортировки расположены стрелки, открывающие списки; с их помощью указываются поля, по которым будет проводиться сортировка. (Можно упорядочить только строки, и за один раз допустимо сортировать только по одному столбцу.) При необходимости отобразить только строки, удовлетворяющие определенному критерию, щелкните на кнопке Автофильтр (Auto-Filter). Команда Обновить все (Refresh All) применима только в интерактивной сводной таблице. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Дополнительная информация о работе с автофильтром приведена в разделе «Команда Автофильтр» главы 28.

Рисунок 20.9 демонстрирует диалоговое окно с четырьмя вкладками, которое открывается либо при щелчке на инструменте Команды и параметры (Commands And Options), либо при щелчке правой кнопкой мыши в любом месте интерактивной электронной таблицы и выборе команды Команды и параметры в контекстном меню. Большая часть функциональности, обеспечиваемой интерактивной электронной таблицей, доступна из этого окна. (Однако не вся! Для сортировки или фильтрации, например, придется воспользоваться панелью инструментов или контекстным меню.) На вкладке Формула (Formula) вы можете изучить текущее значение выделенной ячейки или формулу, если в ячейке содержится формула. (Ту же информацию можно получить, дважды щелкнув на ячейке.) На этой же вкладке доступен список определенных в листе имен — и добавьте к ним новые, если возникнет такая потребность. 1 На вкладке Лист (Sheet) расположены команда Найти (Find) и набор флажков, отображающих элементы таблицы: заголовки строк, столбцов и линии сетки. При необходимости таблица разворачивается зеркально так, чтобы столбец А появился справа, столбец В — слева от него и т. д. Вкладка Книга (Workbook) содержит дополнительные флажки, управляющие отображением горизонтальных и вертикальных полос прокрутки, переключателя листов и панели инструментов, флажки для переключения между автоматическим и ручным вычислением, а также список листов рабочей книги. Здесь вы вправе изменить имена

Работа с веб-компонентами ♦ 629

листов, скрыть выбранные листы и переопределить порядок, в котором появляются листы.

Рис. 20.9. Почти все функциональные возможности интерактивной сводной таблицы представлены в этом диалоговом окне

Рис. 20.10. К верхней части интерактивной диаграммы можно добавить панель инструментов

630 ♦ Глава 20. Получение и передача файлов через Интернет

На рис. 20.10 показана диаграмма (маркеры данных представлены рисунками), опубликованная с интерактивностыо. В отличие от диаграммы на рис. 20.4 здесь наверху диаграммы расположена панель инструментов. По умолчанию Excel не отображает эту панель. Чтобы добавить ее в опубликованный файл, мы щелкнули на диаграмме правой кнопкой мыши и выбрали команду Панель инструментов (Toolbar) в контекстном меню. По умолчанию панель инструментов отсутствует по той причине, что большинство инструментов (кроме Отменить (Undo), Отображать легенду (Legend) и Справка (Help)) недоступны. Но эта же са"мая панель в большинстве случаев доступна и удобна при работе с интерактивными сводными диаграммами. При отображении интерактивной диаграммы (не сводной) можно изменять данные, но нельзя переформатировать диаграмму (за исключением скрытия легенды). Заметьте, что Excel отображает таблицу данных, даже если исходная диаграмма в книге не является внедренной, а находится на отдельном листе. Пользовательский интерфейс для сводной таблицы существенно сложнее, чем интерфейсы обычных таблиц и диаграмм, и требует понимания принципа работы сводных таблиц. Мы рассмотрим эту тему в главе 30 «Анализ данных при помощи сводных таблиц».

Часть VII Интеграция Excel с другими приложениями Глава 21. Связывание и внедрение Глава 22. Гиперссылки Глава 23. Интеграция Excel с Word и PowerPoint

Глава 21. Связывание и внедрение • Внедрение или связывание? • Внедрение или статическая вставка? • Внедрение и связывание при вставке из буфера обмена • Внедрение и связывание при помощи команды Объект • Манипулирование внедренными объектами • Управление связями • Связывание или гиперссылки?

Microsoft больше не пользуется термином «связывание и внедрение объектов» (Object Linking and Embedding, OLE) при описании технологии создания «составных» документов, то есть документов, содержащих данные из нескольких приложений. Но технология все еще существует, и, если вы работаете с различными приложениями Microsoft Office, у вас, несомненно, будет много возможностей воспользоваться ее преимуществами. Одна из причин, по которой термин OLE исчез из формального словаря Microsoft, состоит в том, что возможность связывания и внедрения сейчас уже охватывает практически все основные приложения Microsoft Windows. Кроме того, эта технология так хорошо работает, что вам редко приходится задумываться о деталях. Тем не менее важно иметь общее представление о внедрении и связывании и их различиях, чтобы знать, когда лучше применить тот или иной вид интеграции и как восстановить нарушенную связь.

Внедрение или связывание? Когда вы внедряете (embed) данные другого приложения в документ Excel, он хранит всю копию исходных данных целиком. Поскольку у вас имеется полная копия исходных данных (например, абзац из Microsoft Word или звуковое примечание, созданное в программе Звукозапись (Sound Recorder)), эта информация останется неизменной, даже если оригинальные данные будут изменены, удалены или станут недоступными по какойто другой причине. Внедренная копия становится полностью независимой от своего источника. При связывании (link) документа Excel с какими-то внешними данными записи в документе всего лишь указывают на исходные данные. При изменении оригинала книга Excel соответственно изменится. Произойдут ли изменения автоматически или только при запросе на обновление, зависит от установленных вами параметров. В любом случае документ Excel сохраняет связь с исходными данными. Связанный (внедренный) текстовый или графический объект показывается как есть на рабочем листе, если Excel распознает формат исходных данных и вы не указали явно, что отображать нужно только значок. Если выводится значок, в ответ на двойной щелчок на этом значке Excel воспроизводит связанную или внедренную информацию (например, проигрывает звукозапись или видеозапись), при условии, что доступно приложение, способное это сделать. В некоторых случаях Excel может отобразить только часть связанного или внедренного документа. Например, при связывании или внедрении многостраничного документа Word в книге Excel вы увидите только первую страницу. Для того чтобы просмотреть остальное содержимое, дважды щелкните на первой странице. Поскольку при внедрении, как правило, в документ Excel вносится больше информации, чем при связывании, файлы с внедренными объектами получаются большего размера. Если важно минимизировать размер файлов, применяйте связывание. Связывание следует применять и в тех случаях, когда книга Excel должна обновляться при изменении исходных данных.

634 ♦ Глава 21. Связывание и внедрение

Если вам нужно извлечь некоторые данные из документа на сетевом сервере, чтобы поработать с ними в дороге, в этом случае их лучше внедрить, а не связывать. В противном случае Excel сумеет их найти только при подключении к сети.

Внедрение или статическая вставка? В чем разница между внедрением объекта и обычной вставкой из буфера обмена? Текст, вставленный в книгу Excel из Блокнота (приложения, не поддерживающего внедрение), выглядит так же, как если бы вы ввели его непосредственно в активную ячейку листа. (Если текст занимает несколько строк, Excel поместит каждую новую строку в отдельную ячейку текущего столбца.) При внедрении текста из Word (или другого текстового процессора, поддерживающего внедрение) Excel отображает текст в непрозрачном прямоугольнике, первоначально выровненном с ячейкой, которая была активной перед внедрением. Вы можете перетащить прямоугольник, чтобы поместить внедренный объект в другое место. Как показано на рис. 21.1, при выделении внедренного текста на прямоугольнике появляются белые маркеры, позволяющие изменять отведенную тексту область, в поле имени выводится слово Объект (Object) и его номер, а в строке формул отображается функция ВНЕДРИТЬ (EMBED). С самой формулой вы практически ничего делать не можете, поскольку функция ВНЕДРИТЬ является внутренним недоступным вам средством; но она поможет вспомнить источник внедренных данных. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы удалить границы прямоугольника, щелкните на любой части внедренного объекта, затем в меню Формат (Format) выберите команду Объект (Object) и откройте вкладку Цвета и линии (Colors And Lines). В разделе Линия (Line) раскройте список Цвет (Color) и выберите параметр Нет линий (No Line). Пользуясь регулятором Прозрачность (Transparency) в разделе Заливка (Fill), вы можете сделать внедренный объект прозрачным. (Обратите внимание: если объект является рисунком, то команда Объект меню Формат заменяется командой Рисунок (Picture).)

Рис. 21.1. При статической вставке текст вводится в ячейки листа; внедрение создает объект

Очень удобно, что внедренный объект доступен для редактирования с помощью родительского приложения. Так, при двойном щелчке на объекте Word на рис. 21.1

Внедрение и связывание при вставке из буфера обмена ♦ 635

Excel отобразит вокруг внедренного текста границу с толстой линией. Обычные меню и панели инструментов Excel будут заменены панелями и меню Word; а в зависимости от настройки Word внутри внедренного объекта может отображаться мерная линейка. С этого момента вы работаете непосредственно в редакторе Word, хотя контекст Excel остается видимым. Закончив редактирование объекта в Word, щелкните вне его окна (в любом месте листа Excel), и интерфейс Word пропадет. Такой вид работы с объектом называется редактированием по месту (editing in place). He все приложения, поддерживающие внедрение, предоставляют такую возможность. При двойном щелчке на объекте, внедренном из приложения, которое не поддерживает редактирование на месте, Excel запустит отдельный экземпляр этого приложения. (В меню Файл которого может присутствовать команда для обновления документа Excel согласно внесенным изменениям.) В тех случаях, когда возможны и статическая вставка, и внедрение, выбор внедрения позволяет сохранять возможность редактирования данных в их родном приложении и применять команды форматирования объекта к новым данным.

Внедрение и связывание при вставке из буфера обмена Данные, скопированные в буфер обмена из исходного приложения, представляются, как правило, в нескольких форматах. Если вы выберете команду Специальная вставка (Paste Special) в Excel (или в другом приложении), в диалоговом окне Специальная вставка вы сможете выбрать любой из тех форматов буфера обмена, с которыми Excel (или другое приложение) умеет работать. Рассмотрим пример, иллюстрирующий этот процесс. Исходными данными в примере является слайд Microsoft PowerPoint. На рис. 21.2 представлено меню Вид (View) программы Папка обмена (ClipBook Viewer) с форматами, в которых приложение PowerPoint поместило свой объект в буфер обмена. (Программу Папка обмена (clipbrd.exe) можно запустить на выполнение командой Windows Выполнить.) Форматы Рисунок (Picture) и Расширенный метафайл (Enhanced Metafile) — это стандартные представления, с которыми в состоянии работать Папка обмена. Все форматы с затененными названиями, перечисленные ниже пункта Расширенный метафайл, доступны в приложениях-получателях, но сама программа Папка обмена не способна их воспроизвести. Аналогично, если в Excel выбрать команду Специальная вставка в то время, когда этот слайд PowerPoint находится в буфере обмена, вы увидите обозначения форматов, доступных в Excel. В данном примере, как показано на рис. 21.3, на ваш выбор предоставляются шесть вариантов. Во многих случаях формат, указанный первым в диалоговом окне Специальная вставка, является форматом по умолчанию, то есть применяемым по команде Вставить (Paste) или при нажатии клавиш Ctrl+V. Обычно форматом по умолчанию оказывается тот, который позволяет внедрить в Excel данные из буфера обмена. Если вам нужна уверенность, не полагайтесь на стандартное поведение программ, а применяйте команду Специальная вставка вместо Вставка.

636 ♦ Глава 21. Связывание и внедрение

Рис. 21.2. Приложение PowerPoint поместило слайд в буфер обмена в различных форматах, но только два из них понимаются программой Папка обмена

Рис. 21.3. Excel позволяет вставить слайд PowerPoint только в шести форматах из всех поддерживаемых PowerPoint

Форматы из списка в диалоговом окне Специальная вставка, содержащие слово Объект, подразумевают, что при их выборе данные из буфера обмена будут внедрены. Для всех остальных случаев выполняется статическая вставка. Если вы не знаете, что собой представляет данный формат, выделите его обозначение в списке и прочитайте текст описания, приведенный в разделе Результат.

Внедрение и связывание при вставке из буфера обмена ♦ 637 СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------Если в буфере обмена находится растровый рисунок и вы выберете в Excel команду Специальная вставка, а затем — Графический объект MS Office (Bitmap Image Object), программа поместит на лист рисунок, вместо того чтобы внедрить растровый объект, — его нельзя будет изменять в родном приложении. (Это поведение присуще ряду версий Excel.) Чтобы внедрить растровый рисунок, выберите в меню Вставка (Insert) команду Объект (описанную позже в этой главе) вместо команды Специальная вставка.

В диалоговом окне Специальная вставка (см. рис. 21.3) имеется две кнопки переключателя, Вставить (Paste ) и Связать (Paste Link). Если выбрано положение Связать, Excel отобразит исходные данные в любом выбранном вами формате, а также создаст связь с источником. Связанные данные (как и внедренные) Excel рассматривает в качестве объекта. На рис. 21.4 показан фрагмент текста, вставленный из Word как связанный объект. Но вместо формулы с функцией ВНЕДРИТЬ, которая создается для внедренного объекта (см. рис. 21.1), Excel создает формулу внешней ссылки, подобную формуле для ссылки на ячейку из другой книги Excel. Вдобавок к обычным белым маркерам у связанного объекта появляется еще зеленый маркер вращения, позволяющий произвольно изменять наклон блока с текстом.

Рис. 21.4. При связывании данных Excel создает формулу внешней ссылки, аналогичную формуле ссылки на ячейку из другой книги СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Кнопка Связать в диалоговом окне Специальная вставка доступна не для всех поддерживаемых Excel форматов. Если она затенена для нужных вам данных и форматов, попробуйте вместо команды Специальная вставка использовать команду Объект меню Вставка. Дополнительная информация приведена в разделе «Внедрение и связывание при помощи команды Объект».

Как уже говорилось, если вы внедряете или связываете данные в формате, который не является стандартным для Excel, то объект будет представлен в виде значка. Кроме того, в некоторых случаях вам может понадобиться такое представление и тех данных,

638 ♦ Глава 21. Связывание и внедрение

которые Excel способен отобразить. Подстановка значка вместо данных удобна в том случае, когда вы хотите предоставить пользователю вашего документа Excel доступ к внешней информации, но так, чтобы она не отвлекала его внимание. Значок занимает не много места на листе, и рядом с ним нетрудно поместить поясняющую надпись. Для того чтобы связать или внедрить данные, вставляемые из буфера обмена, и представить их в виде значка, воспользуйтесь командой Специальная вставка, выберите нужный формат и установите флажок В виде значка (Display As Icon). Заметьте, что этот флажок доступен не для всех форматов.

Внедрение и связывание при помощи команды Объект Команда Объект меню Вставка предоставляет возможность внедрить объект, которого нет в буфере обмена. Как показано на рис. 21.5, диалоговое окно Вставка объекта (Object) включает в себя две вкладки, Новый (Create New) и Из файла (Create From File). Вкладка Новый используется для создания объекта с нуля с последующим его внедрением. Вкладка Из файла позволяет внедрить или связать содержимое существующего файла.

Рис. 21.5. С помощью команды Объект меню Вставка вы можете создавать внедряемые объекты, а также связывать или внедрять различные файлы

Список на вкладке Новый содержит хорошо вам знакомые типы объектов, такие как Точечный рисунок и Документ Microsoft Word, а также имена OLE-серверов (приложений, поддерживающих интерфейс OLE), установленных в вашей системе. После выбора типа объекта и нажатия кнопки ОК Excel запустит приложение, связанное с этим типом документа. Если приложение поддерживает редактирование по месту, меню (за исключением меню Файл) и панели инструментов Excel замещаются аналогами из этого

Внедрение и связывание при помощи команды Объект ♦ 639

приложения, позволяя создавать объект непосредственно на рабочем листе. Приложение, не поддерживающее редактирование по месту, открывается в отдельном окне. После создания объекта вы можете вставить его в рабочий лист командой из меню Файл этого приложения. Предположим, что вы хотите внедрить в документ Excel звуковое примечание. Это можно сделать по-разному, но мы поступим так: 1. В меню Вставка выберите команду Объект. 2. На вкладке Новый выберите элемент Звукозапись (Wave Sound) и нажмите кнопку ОК. Excel запустит программу Звукозапись (Sound Recorder) или другое приложение, которое у вас связано с типом объекта Звукозапись. 3. Наговорите примечание в программе Звукозапись. 4. В меню Файл этой программы выберите команду Выход и возврат в Книга1 (Exit & Return To Bookl), если Кпига1 - ваша открытая книга в Excel. Имена OLE-серверов на вкладке Новый представляют приложения, единственное предназначение которых заключается, в создании внедряемых объектов. Если вы выберете, например, Элемент управления Календарь 11 (Calendar Control 11.0), Excel отобразит на листе календарь. Если вы выберете Microsoft Equation 3.0, откроется программа Редактор формул (Microsoft Equation Editor), которая позволит вам создать и внедрить в лист Excel в качестве объекта математическое, химическое или другое техническое выражение. Как видно на рис. 21.6, Редактор формул поддерживает редактирование по месту. Программа замещает меню Excel и отображает свою панель инструментов для работы с палитрами специальных символов.

Рис. 21.6. Команда Объект меню Вставка предоставляет в ваше распоряжение возможности Редактора формул и других OLE-серверов

640 ♦ Глава 21. Связывание и внедрение

На вкладке Из файла диалогового окна Вставка объекта вы можете ввести имя файла или нажать кнопку Обзор (Browse), чтобы найти нужный файл. Для внедрения файла нажмите кнопку ОК. Чтобы создать связь с файлом, установите флажок Связь с файлом (Link To File). Если вы хотите представить внедренный или связанный объект в виде значка, установите флажок В виде значка (Display As Icon). Вкладка Из файла позволяет внедрить или связать любой файл с документом Excel. В случае внедрения файла, тип которого отсутствует на вкладке Новый, формула ВНЕДРИТЬ будет содержать ссылку на приложение Упаковщик объектов (Windows Packager), аналогично рис. 21.7. Это приложение (packager.exe) помещает внедренный файл в специальную «оболочку». При двойном щелчке на внедренном объекте упаковщик открывает файл, совершая действие, эквивалентное двойному щелчку на ярлыке файла в окне Проводника. Если файл связан с приложением, он будет открыт в контексте этого приложения. В противном случае появится диалоговое окно Выбор программы (Run With), где вы можете выбрать инструмент для открытия файла.

Рис. 21.7. В лист Excel допускается вложение файла любого типа. Если файл не связан с приложением OLE, Windows создаст упакованный объект

Вкладывание исполняемых файлов в документ Excel При помощи команды Объект из меню Вставка вы можете поместить на рабочем листе значок, который будет запускать другую программу. Для этого просто укажите исполняемый файл программы на вкладке Из файла. Заметьте, что исполняемый файл вставляется целиком, и если вы внедрите такую программу, как PowerPoint, то в результате получите документ Excel размером больше мегабайта.

Манипулирование внедренными объектами Двойной щелчок на внедренном объекте обычно открывает его для редактирования (когда это, например, текстовый объект) или воспроизводит его (аудиозапись или видеозапись). Для некоторых типов объектов возможны и другие действия. Так, если внедренный объект создан в малораспространенном приложении Microsoft Note-It, двойной щелчок

Манипулирование внедренными объектами ♦ 641

на такой всплывающей аннотации отображает выноску в режиме «только чтение», как показано ниже.

Но вы также вправе открыть это примечание в приложении Note-It, внести изменения в текст, заменить связанный с примечанием рисунок и т. д.

Щелчок правой кнопкой мыши на внедренном объекте позволяет выбрать нестандартное действие. Набор возможных операций, представленных в контекстном меню, зависит от типа объекта.

642 ♦ Глава 21. Связывание и внедрение

Управление связями Если книга Excel содержит связи с другими документами, вы можете открыть диалоговое окно, показанное на рис. 21.8, командой Связи (Links) меню Правка (Edit). В диалоговом окне Изменение связей перечислены все связи в текущем документе, в том числе те, которые созданы формулами, содержащими ссылками на ячейки других листов.

Рис. 21.8. Чтобы обновить, изменить или разорвать связь, выберите команду Связи в меню Правка

Управление связями ♦ 643

Выбор обновления: автоматическое или по запросу Переключатели Автоматическое (Automatic) и По запросу (Manual) в нижней части диалогового окна управляют характером обновления связей. Если выбран вариант Автоматическое (единственно возможный способ обновления связей с другими документами Excel), связь будет обновляться при каждом изменении источника данных. Автоматическое обновление для одних приложений-источников может происходить мгновенно или с небольшой задержкой. Вам не нужно самостоятельно заботиться о поддержании связи в актуальном состоянии, Windows делает это автоматически. Но обнаружив, что «автоматика» срабатывает чаще, чем вам хочется (или процесс в любом случае требует вашего участия), вы вправе переключиться в режим обновления по запросу. В этом случае для обновления связи выберите команду Связи в меню Правка, выделите связь и нажмите кнопку Обновить (Update Values).

Обновление при открытии файла Независимо от настройки группы переключателей Обновление (Update), обычно при открытии файла, содержащего связи с другими источниками данных, Excel выводит на экран диалоговое окно с запросом на обновление связей.

Вы можете выбрать команду Связи в меню Правка, нажать кнопку Запрос на обновление связей (Startup Prompt) и затем решить, следует ли Excel придавать внимание связям при открытии книги, то есть блокировать вывод этого окна. Заметьте, что настройки запроса на обновление связей действительны только для текущей книги.

Восстановление разорванных связей Если при обновлении связи Excel не в силах найти исходный файл, выводится сообщение об ошибке. Обычно это происходит из-за переименования, перемещения или удаления исходного файла. Если вам известно новое имя файла и расположение, можно просто отредактировать его формулу связи или выбрать команду Связи в меню Правка и затем нажать кнопку Изменить (Change Source).

644 ♦ Глава 21. Связывание и внедрение

К сожалению, диалоговое окно Изменение связей не содержит кнопку Обзор (Browse), поэтому вам придется корректировать формулу вручную.

ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Есть два способа разорвать связь объекта с его источником: удалить формулу связи этого объекта или выбрать команду Связи в меню Правка, выделить связь и затем нажать кнопку Разорвать связь (Break Link). В любом случае связанный объект останется на прежнем месте, но Excel преобразует его из объекта в рисунок.

Связывание или гиперссылки? Гиперссылки, которые рассматриваются в следующей главе, представляют собой альтернативный способ связать книгу Excel с внешним файлом. (Вы, конечно, также вправе применять гиперссылки, чтобы связать книгу Excel с веб-узлом или документом на нем.) Если вы хотите включить дополнительную информацию в книгу Excel так, чтобы эта информация не занимала много места, то с тем же успехом можете использовать гиперссылки вместо связей OLE, отображаемых в виде значков. Какой метод предпочесть — дело вкуса. Большинству пользователей хорошо знакомы гиперссылки, и не каждый сразу поймет, как работать со связанными объектами. Вместе с тем связь OLE в виде значка в большей мере привлечет внимание пользователя. Связи OLE способны автоматически восстанавливаться — по крайней мере, в некоторых случаях. (Если вы переименуете или переместите источник данных связанного объекта, Windows в состоянии иногда обновлять, информацию о связи так, что Excel все равно найдет нужный файл.) Гиперссылки же самостоятельно не восстанавливаются. Если вы допускаете случайную вероятность переименования или перемещения объекта-источника, безопаснее использовать связь OLE.

Глава 22. Гиперссылки • Создание гиперссылки в ячейке • Назначение гиперссылки элементу интерфейса • Изменение и удаление гиперссылки • Функция ГИПЕРССЫЛКА

В предыдущей главе мы обсудили один из способов создания связей между документами Excel и другими документами. Описанный ранее метод, который иногда называют вставкой со связыванием (paste-linking), основан на технологии связывания и внедрения объектов. В таком варианте на листе Excel вы увидите сам документ (иногда только его часть) или представляющий его значок. Изменения в исходном документе соответственно отражаются и в его представлении в Excel. Двойной щелчок на связанном документе (или на его значке) запускает создавшее его приложение. В этой главе мы рассмотрим другой, метод создания связей в документах Excel, основанный на общих соглашениях, принятых в Интернете. Этот метод подразумевает использование гиперссылок. Гиперссылка (hyperlink) в листе Excel ведет себя точно так же, как и гиперссылка в браузере, — одиночный щелчок на ссылке открывает объект, на который она указывает. Как правило, этот объект находится в другом месте — в Интернете, на жестком диске или на сервере локальной сети. Гиперссылки в Excel могут выглядеть как текстовые гиперссылки на веб-страницах, то есть как отдельные слова или фразы, подчеркнутые и выделенные цветом, для того чтобы они отличались от остального текста в листе. После щелчка на ссылке ее цвет обычно меняется, отмечая, что ссылка уже просмотрена. Так же как ссылки на веб-страницах, ссылки в Excel могут быть присоединены не только к тексту, но и к графическим объектам. Вы вправе не только присоединить гиперссылку Excel к рисованному объекту или импортированному изображению, но и назначить ссылку значку на панели инструментов или команде меню. Если вы полюбили и часто посещаете какой-то веб-узел, назначьте гипер-. ссылку на этот узел команде меню (или кнопке на панели инструментов), которой вы не пользуетесь. Таким образом гиперссылка будет всегда доступна, независимо от того, с каким файлом Excel вы работаете. Вот несколько полезных советов по применению гиперссылок: ► Ссылки на веб-узлы. Возможность ссылаться на веб-страницы особенно удобна, если вы используете Excel для подготовки документов с целью последующей их публикации в Интернете. Когда вы поместите документ Excel на веб-сервер, ссылки на нужные страницы будут уже расставлены. ► Ссылки на существующие документы. Предположим, вы занимаетесь продажей недвижимости и работаете в Excel со списком объектов. У вас есть фотографии каждого дома, но их не удается компактно расположить в ячейках рабочего листа. В этом случае разумно использовать гиперссылки (на фотографии), назначив их, например, адресам домов. Или, предположим, вы хотите упорядочить свою коллекцию цифровых фотографий. Описание фотографий можно сделать на основе дат, имен файлов и папок, но существуют ограничения на количество символов в имени файла. Рассмотрите вариант создания таблицы Excel с гиперссылками на файлы фотографий и на комментарии к ним. ► Ссылка на несуществующий документ. Excel создаст документ при щелчке на ссылке. ► Ссылка на другое место в текущем документе. Допустим, вы создали сложную и большую таблицу Excel для другого пользователя. Добавление гиперссылок поможет

Создание гиперссылки в ячейке ♦ 647

этому пользователю ориентироваться в таблице и по достоинству оценить ваш шедевр. ► Ссылка на сообщение электронной почты. Сформируйте на листе Excel адресную книгу и для каждого адресата создайте гиперссылку на его адрес электронной почты. При щелчке на ссылке Excel запустит почтовую программу по умолчанию и откроет новое сообщение с заполненным полем адреса. СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------В старых версиях Excel было достаточно трудно выделить гиперссылку для редактирования, не открывая ее. Начиная с Excel 2002 это делается легче. Щелкните на ссылке и удерживайте кнопку мыши до тех пор, пока указатель не примет свой основной вид (большой белый значок «плюс»). Отпустите кнопку мыши — ссылку можно редактировать.

Создание гиперссылки в ячейке При создании гиперссылки на веб-узел не обязательно пользоваться командой Гиперссылка (Hyperlink) меню Вставка (Insert), если вам известен URL этого узла. Просто введите в ячейку адрес, и программа преобразует его в гиперссылку. Если введенный адрес начинается с букв www, Excel добавит префикс http://. В противном случае вы должны сами набрать нужный префикс, например ftp://. СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------По умолчанию Excel преобразует правильные URL в гиперссылки. Если этого не происходит, вам нужно настроить параметры автозамены. В меню Сервис выберите команду Параметры автозамены (AutoCorrect Options), откройте вкладку Автоформат при вводе (AutoFormat As You Type) и установите флажок Адреса Интернета и сетевые пути гиперссылками (Internet And Network Paths With Hyperlinks).

Преобразование текста в гиперссылку Чтобы преобразовать в гиперссылку текст, не являющийся URL, выделите его и выберите команду Гиперссылка в меню Вставка (или выделите текст и нажмите клавиши Ctrl+K). Excel откроет диалоговое окно, показанное на рис. 22.1. (Если вы пользовались командой Гиперссылка в предыдущих версиях Excel, то заметите в нем небольшие различия.) 1. В поле Адрес (Address) укажите целевой объект ссылки (то место, куда вы перейдете при щелчке на ней). 2. В поле Текст (Text To Display) введите текст гиперссылки. Excel отобразит в ячейке листа этот текст подчеркнутым. (Скорее всего, при открытии диалогового окна Добавление гиперссылки это поле уже будет заполнено.) 3. Нажмите кнопку Подсказка (ScreenTip), чтобы ввести текст для всплывающей подсказки, которая будет появляться при наведении указателя мыши на ячейку. Это может быть «дружественное» имя веб-узла или описание содержимого файла. Если вы опустите этот шаг, Excel будет пользоваться подсказкой по умолчанию на основе указанного адреса.

648 ♦ Глава 22. Гиперссылки

Рис. 22.1. Диалоговое окно Добавление гиперссылки позволяет создать ссылку на файл или веб-страницу ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Поскольку ячейки сводной таблицы перемещаются при ее реорганизации, нельзя назначить гиперссылку ячейке внутри сводной таблицы.

Гиперссылка на веб-узел или файл Чтобы создать ссылку на веб-узел или на локальный файл, укажите адрес (URL) веб-узла или имя файла в поле Адрес диалогового окна Добавление гиперссылки. Факт недавнего посещения узла или открытия файла упростит вашу задачу. Щелчок на стрелке справа от поля Адрес раскрывает список последних использовавшихся адресов URL и файлов. Если в этом списке нет искомого адреса, щелкните на кнопке Просмотренные страницы (Browsed Pages) — будет представлена информация из Журнала (History) Internet Explorer, отсортированная так, что последние посещенные узлы и открывавшиеся файлы попадут в начало списка (рис. 22.2). Если поиск оказался неуспешным или вы не уверены, что действительно нашли требуемый узел, щелкните на кнопке Интернет (Browse The Web) над списком адресов, чтобы запустить браузер и найти нужную страницу в Интернете. При возврате в Excel диалоговое окно Добавление гиперссылки будет содержать адрес этого узла. Обратите внимание: если вы создаете ссылку на веб-страницу для себя, адрес должен включать соответствующий префикс протокола (например, http:// или ftp://). Если же создаваемая ссылка будет использоваться на веб-узле, не полностью заданный адрес будет рассматриваться как относительная ссылка на текущую страницу. При создании ссылки на локальный файл удобнее пользоваться кнопкой Последние файлы (Recent Files). Как видно из рис. 22.3, соответствующий список содержит файлы

Создание гиперссылки в ячейке ♦ 649

только с вашего жесткого диска (и из локальной сети). Если нужного файла нет в этом списке, воспользуйтесь кнопкой Поиск файла (Browse For File), расположенной над списком.

Рис. 22.2. Кнопка Просмотренные страницы открывает список посещенных узлов и открывавшихся файлов

Рис. 22.3. Чтобы в списке остались только файлы, нажмите кнопку Последние файлы СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Ставшая ненужной гиперссылка становится только помехой, например приводит к запуску браузера при неосторожном выделении ячейки. Щелкните правой кнопкой мыши на ячейке и выберите команду Удалить гиперссылку (Remove Hyperlink) в контекстном меню, чтобы избавиться от такой ссылки.

650 ♦ Глава 22. Гиперссылки

Кнопка Закладка (Bookmark) в диалоговом окне Добавление гиперссылки позволяет создать ссылку на определенное место в любом файле Excel. Вы можете указать имя листа, именованную ячейку или диапазон. К сожалению, эту кнопку нельзя использовать для указания на позицию (закладку) в документе Word.

Гиперссылка на место в текущей книге Для создания ссылки на определенное место в текущей книге Excel нажмите кнопку Место в документе (Place In .This Document) в диалоговом окне Добавление гиперссылки. Как показано на рис. 22.4, вы вправе выбрать любой лист, именованную ячейку или диапазон. При выборе листа можно в поле Введите адрес ячейки (Type The Cell Reference) указать любую ячейку листа, на которую будет установлена фактическая ссылка. По умолчанию таковой является ячейка А1.

Рис. 22.4. Вы можете создать ссылку на любой лист, именованную ячейку или диапазон текущей книги

Гиперссылка на новый файл Чтобы создать ссылку на новый файл, нажмите кнопку Новым документом (Create New Document) в левой части диалогового окна Добавление гиперссылки. После этого в диалоговом окне появятся две кнопки переключателя (рис. 22.5). При выборе одной из них файл будет создан сразу же, а для другой — будет создан при первом щелчке на гиперссылке.

Гиперссылка на адрес электронной почты Кнопка Электронной почтой (E-Mail Address) в левой части диалогового окна Добавление гиперссылки позволяет создать гиперссылку, которая будет открывать почтовую программу и заполнять адрес нового сообщения. На рис. 22.6 показано, как выглядит диалоговое окно Добавление гиперссылки после щелчка на кнопке Электронной почтой.

Создание гиперссылки в ячейке ♦ 651

Список Недавно использовавшиеся адреса электронной почты (Recently Used EMail Addresses) содержит адреса, по которым вы уже отправляли сообщения. Если требуемого адреса в этом списке не окажется, вам придется ввести его в строке Адрес эл. почты (E-Mail Address), поскольку Excel не открывает адресную книгу.

Рис. 22.5. Вы можете установить ссылку на файл, которого пока нет, и создать его здесь же или при первом щелчке на гиперссылке

Рис. 22.6. Эта форма диалогового окна Добавление гиперссылки поможет вам создать ссылку вида mailto:

В поле Адрес эл. почты допустимо указать несколько адресов, разделяя их знаком точки с запятой. Вы можете добавить тему сообщения, заполнив поле Тема (Subject).

652 ♦ Глава 22. Гиперссылки

Назначение гиперссылки элементу интерфейса Гиперссылку позволяется назначать графическому объекту(но только не встроенной диаграмме или элементу диаграммы). Выделите объект и выберите команду Гиперссылка в меню Вставка (или нажмите клавиши Ctrl+K). Чтобы назначить гиперссылку значку на панели инструментов, выполните следующие действия: 1. Выберите команду Вид ► Панели инструментов ► Настройка (View ► Toolbars ► Customize). (Или щелкните правой кнопкой мыши на любой панели инструментов и выберите команду Настройка.) 2. Если нужный значок отображен на панели инструментов, щелкните на нем правой кнопкой мыши при открытом диалоговом окне Настройка. В противном случае добавьте соответствующую кнопку на видимую панель инструментов (или выведите на экран интересующую вас) и затем щелкните на значке правой кнопкой мыши. 3. В контекстном меню выберите команду Назначить гиперссылку ► Открыть (Insert Hyperlink ► Open), чтобы открыть диалоговое окно Назначить гиперссылку. При назначении гиперссылки кнопке на панели инструментов нельзя задать собственную подсказку. В качестве подсказки Excel будет использовать адрес конечного объекта ссылки. СМОТРИ ТАКЖЕ-------------------------------------------------------------------------------------Настройка панелей инструментов описана в разделе «Настройка панелей инструментов и меню» главы 3. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Назначение гиперссылки разрешено не для всех кнопок. Если команда Назначить гиперссылку недоступна, вам придется выбрать значок другого инструмента.

Для назначения гиперссылки команде меню воспользуйтесь следующей процедурой: 1. Выберите команду Вид ► Панели инструментов ► Настройка. 2. При открытом диалоговом окне Настройка найдите нужную команду меню и щелкните на ней правой кнопкой мыши. 3. В контекстном меню выберите команду Назначить гиперссылку ► Открыть. СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Настройка меню описана в разделе «Настройка панелей инструментов и меню» главы 3.

Изменение и удаление гиперссылки Чтобы изменить какой-либо параметр гиперссылки, щелкните на ней правой кнопкой мыши и выберите команду Изменить гиперссылку (Edit Hyperlink) в контекстном меню. (Если ссылка назначена кнопке панели инструментов или команде меню, сначала

Функция ГИПЕРССЫЛКА ♦ 653

выберите команду Вид ► Панели инструментов ► Настройка.) При этом откроется диалоговое окно Изменение гиперссылки (Edit Hyperlink), такое же, как и диалоговое окно Добавление гиперссылки. Чтобы разорвать связь гиперссылки с конечным объектом, щелкните на ней правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить гиперссылку (Remove Hyperlink) в контекстном меню. Чтобы удалить гиперссылку вместе с текстом, выделите ее и нажмите клавишу Delete. Гиперссылка будет удалена, но, к сожалению, форматирование ячейки сохранится. Если гиперссылка была выделена голубым цветом и подчеркиванием, введенный потом в эту ячейку текст станет голубым и подчеркнутым. Чтобы удалить гиперссылку и ее форматирование, выберите команду Правка ► Очистить ► Все (Edit ► Clear ► All).

Форматирование гиперссылки Внешний вид ячейки, содержащей гиперссылку, можно изменить при помощи команды Ячейки (Cells) меню Формат (Format) или кнопки панели инструментов. Если вы измените цвет текста ссылки, выбранный вами цвет будет сохраняться даже после перехода по этой ссылке. Точно так же, если вы уберете подчеркивание, ссылка всегда будет оставаться неподчеркнутой. Чтобы изменить форматирование гиперссылки по умолчанию, выберите команду Стиль (Style) в меню Формат и внесите нужные изменения в диалоговом окне Стиль (Style).

Функция ГИПЕРССЫЛКА Функция ГИПЕРССЫЛКА (HYPERLINK) создает гиперссылку в ячейке листа с заданными вами аргументами. Ее синтаксис приведен ниже: =ГИПЕРССЫПКА(адрес;имя) Обязательный аргумент адрес представляет собой текст, определяющий целевой объект гиперссылки. Необязательный аргумент имя — текст, отображаемый в ячейке. Если он опущен, в ячейке показывается аргумент адрес. Каждый из аргументов может быть адресом ячейки. Вот несколько примеров: =ГИПЕРССЫПКА("http://www.microsoft.com","веб-узел Microsoft") =ГИПЕРССЫПКА("[\\mуserver\myfile.xls]Лист2!B29") В первом примере создается гиперссылка на веб-узел www.microsoft.com с отображаемым текстом «веб-узел Microsoft». Заметьте, в аргументе адрес вы обязательно должны указать префикс http://. Гиперссылка во втором примере обеспечивает переход в ячейку В29 листа Лист2 в файле myfile.xls, который хранится на \\myserver. Функция ГИПЕРССЫЛКА удобна для создания ссылки из текста в другой ячейке. Если требуется, чтобы набор гиперссылок указывал на разные серверы в зависимости от времени суток, вы можете ввести в ячейку текущее имя сервера и создать формулы с функцией ГИПЁРРСЫЛКА, используя при этом абсолютные ссылки на эту ячейку. Изменив содержимое ячейки, вы тем самым обновите все формулы с функцией ГИПЕРССЫЛКА сразу.

Глава 23. Интеграция Excel с Word и PowerPoint • Использование таблиц Excel в документах Word • Работа с диаграммами Excel в документах Word • Слияние данных Excel в Word для создания почтовых сообщений • Использование данных Excel в PowerPoint

Несмотря на многие вспомогательные возможности, Excel по своей сути является аналитическим средством. Когда наступает время собрать информацию и представить ее кому-либо, вам, вероятно, следует обратиться к двум другим программам из пакета Microsoft Office System — Microsoft Word и Microsoft PowerPoint. Эти программы изначально предусмотрены для работы в тесном взаимодействии с Excel, поэтому вы легко сумеете выполнять численные расчеты в Excel и передавать результаты в Word или PowerPoint, когда требуется вербальная или визуальная презентация. В этой главе мы рассмотрим ряд положений, которые вам следует знать при интеграции таблиц Excel в документы Word и PowerPoint. Мы также увидим, как следует использовать хранимые в Excel списки контактов для создания стандартных писем, почтовых наклеек и конвертов в Word.

Использование таблиц Excel в документах Word Ваше право, конечно, создавать таблицы непосредственно в Word, но это предполагает, что придется разбираться с командами меню Таблица (Table). Если таблицы состоят более чем из нескольких строк или столбцов, будет проще создать их в Excel и затем внедрить в документы Word. Поместить часть листа из Excel в Word можно следующими способами: ► скопировать данные Excel в буфер обмена и затем применить команду Word Вставить (Paste) или Специальная вставка (Paste Special) для вставки таблицы в нужном формате, устанавливая или не устанавливая связь с исходными данными; ► выбрать команду Объект (Object) в меню Вставка (Insert); ► выбрать команду Файл (File) в меню Вставка.

Вставка таблицы Excel из буфера обмена Если вы скопируете диапазон ячеек из листа Excel в буфер обмена и затем вставите его в документ Word (используя команду Вставить или сочетание клавиш Ctrl+V), чуть ниже и справа от вставленных данных появится меню смарт-тега (рис. 23.1) с несколькими вариантами форматирования таблицы в Word: ► Сохранить исходное форматирование (Keep Source Formatting). Word получает данные в формате HTML и создает таблицу, сохраняя исходные шрифты, параметры выравнивания, форматы чисел, цвет текста и заливки. В большинстве случаев (но не всегда) этот вариант форматирования, применяемый по умолчанию, позволяет создать таблицу в Word, которая выглядит так же, как и в Excel. После вставки таблицы в Word в вашем распоряжении оказываются команды меню Таблица (Table) для изменения ширины столбцов, положения таблицы в основном тексте и других параметров. (На вкладке Таблица диалогового окна Свойства таблицы (Table Properties) можно, например,

656 ♦ Глава 23. Интеграция Excel с Word и PowerPoint

задать параметры обтекания текста вокруг таблицы, если она занимает не всю ширину страницы.)

Рис. 23.1. Сразу после вставки ячеек Excel в Word появляется смарт-тег, позволяющий выбрать способ вставки и форматирования СОВЕТ----------------------------------------------------------------------------------------------------Если ваша таблица в Excel была без сетки, в Word вы все равно увидите сетку, даже в случае выбора команды Сохранить исходное форматирование. Чтобы избежать этого, перед вставкой таблицы выберите в Word команду Скрыть сетку (Hide Gridlines) меню Таблица.

► Использовать форматирование конечного фрагмента (Match Destination Table Style). Вставленная таблица форматируется так, как будто она создана непосредственно в Word. Хотя при этом сохраняется числовое и символьное форматирование, примененное в Excel (например, жирный шрифт и денежные значения с двумя знаками после запятой), почти во всех других отношениях данные будут выглядеть так же, как если бы они были введены в Word. Так, независимо от исходного шрифта в Excel, вставленная таблица будет оформлена шрифтом, используемым в Word по умолчанию. Этот вариант форматирования позволяет достичь максимального соответствия вставляемой таблицы с основным текстом документа Word. Заметьте, однако: если данные в Excel выравниваются не по умолчанию (например, по правому краю), то в Word вам, скорее всего, придется сделать необходимые изменения. Как и при выборе

Использование таблиц Excel в документах Word ♦ 657

команды Сохранить исходное форматирование, в вашем распоряжении команды меню Таблица для изменения ширины столбцов, параметров обтекания текста и т. д. ► Сохранить только текст (Keep Text Only). Word не создает таблицу, а вместо этого вставляет содержимое каждой ячейки, разделяя их символом табуляции и форматируя шрифтом по умолчанию. Данный вариант может оказаться полезным при копировании из Excel одного столбца данных. Копирование нескольких столбцов с сохранением только текста обычно создает в Word набор невыровненных строк. ► Применить стиль или форматирование (Apply Stile Or Formatting). Эта команда ведет себя подобно команде Сохранить исходное форматирование (Word создает таблицу, сохраняет выравнивание, заливку и т. д.), но также открывает панель задач Стили и форматирование (Style And Formatting), позволяя сразу применить стили или символьное форматирование. В дополнение к перечисленным выше вариантам меню смарт-тега предоставляет команды, позволяющие связать таблицу в Word (в формате Excel или Word) с ее источником в Excel. Действие команд Сохранить исходное форматирование и связать с Excel (Keep Source Formatting And Link To Excel) и Использовать форматирование конечного фрагмента и связать с Excel (Match Destination Table Style And Link To Excel) аналогично выбору команд Специальная вставка (Paste Special) и Вставить связь (Paste Link). Эти способы мы рассмотрим позже в разделе «Вставка таблицы Excel в Word и связывание». СОВЕТ — -------------------------------------------------------------------------------------------------Не закрывайте книгу Excel до завершения вставки. Если вы скопируете данные из Excel в буфер обмена и затем закроете документ Excel, параметры вставки существенно преобразятся: формат по умолчанию изменится с HTML на форматированный текст (RTF) и исчезнет возможность связать документ Word с источником данных в Excel.

Форматирование таблицы Специальная вставка

при

помощи

команды

Смарт-тег, появляющийся в Word при вставке данных из Excel, предоставляет только наиболее часто используемые варианты форматирования. В большинстве случаев, вероятно, они удовлетворят ваши потребности. Но даже при применении команды Сохранить исходное форматирование не исключено, что заголовки столбцов или строк, размещенные на одной строке в Excel, окажутся разбитыми на несколько строк в Word. Часто удается вернуть заголовкам исходное состояние простым расширением столбцов в Word. Но иногда редактор Word при интерпретации кода HTML, полученного от Excel, не способен в точности воспроизвести внешний вид таблицы Excel, как на рис. 23.2. В данном случае редактор Word разместил однострочные заголовки на двух строках, не выровнял данные в столбцах с заголовками и вдвое увеличил высоту строк. (Вид исходной таблицы в Excel приведен на рис. 23.4.)

658 ♦ Глава 23. Интеграция Excel с Word и PowerPoint

Рис. 23.2. Команда Сохранить исходное форматирование не всегда дает нужный результат. В таких случаях следует использовать команду Специальная вставка

Вместо того чтобы пытаться исправить неправильно интерпретированный фрагмент кода HTML в Word, лучше попробовать применить один из дополнительных форматов вставки. Для этого, не закрывая книгу в Excel, выберите в Word команду Специальная вставка (Paste Special) меню Правка (Edit). Если вы откроете диалоговое окно Специальная вставка (рис. 23.3) при закрытой исходной книге, некоторые форматы будут недоступны. Практически для любого формата, фигурирующего в диалоговом окне Специальная вставка, вы можете просто вставить данные или вставить и связать их. Последнюю операцию мы рассмотрим в разделе «Вставка таблицы Excel в Word и связывание». В следующих разделах описываются возможные форматы вставки: ► лист Microsoft Excel (объект); ► форматированный текст (RTF) и формат HTML; ► неформатированный текст и текст в кодировке Unicode; ► рисунок (picture), точечный рисунок (bitmap — двоичная карта) и метафайл Windows (EMF).

Вставка листа Microsoft Excel как объекта При использовании формата Лист Microsoft Office Excel (объект) таблица Excel внедряется в документ Word вместе со всеми графическими элементами, находящимися в выделенном диапазоне листа Excel. Данный формат также позволяет редактировать вставленную таблицу, привлекая команды и средства Excel, но не Word.

Использование таблиц Excel в документах Word ♦ 659

Например, чтобы применить к данным, вставленным в виде объекта, собственный числовой формат, достаточно дважды щелкнуть на объекте. После этого интерфейс Word частично объединится с интерфейсом Excel, как показано на рис. 23.4. Если после редактирования объекта вы щелкнете в любой части документа Word, все меню Excel будут заменены меню Word и исчезнут заголовки столбцов и строк листа.

Рис. 23.3. Диапазон ячеек Excel можно вставить в Word в любом из этих форматов, а также в виде неформатированного текста Unicode

Рис. 23.4. При двойном щелчке на внедренном объекте Excel меню Word заменяются меню Excel, что позволяет форматировать и редактировать объект средствами Excel

660 ♦ Глава 23. Интеграция Excel с Word и PowerPoint ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------После двойного щелчка на внедренном объекте Excel, содержащем графические элементы, Word может временно обрезать эти элементы. После возвращения к обычному интерфейсу Word эти графические элементы будут полностью восстановлены.

Имейте в виду, что Excel на самом деле внедряет всю книгу целиком, а не только выделенный диапазон яче(ус, скопированный в буфер обмена. Это иллюстрируют ярлычки в нижней части рис. 23.4. Несмотря на то что окно редактирования, появляющееся в Word при двойном щелчке на объекте Excel, настроено на размеры исходного диапазона ячеек, вы вправе прокручивать лист и переключаться на другие листы текущей книги. Word, соответственно, трактует сделанные вами операции прокрутки как редактирование внедренного объекта. Если вы переключитесь с Листа1 на Лист2, то после возврата в документ Word (щелчком вне пределов внедренного объекта) вы увидите фрагмент Листа2. СОВЕТ ------------: -------------------------------------------------------------------------------------Поскольку при вставке диапазона ячеек как объекта внедряется вся книга целиком, что увеличивает размер документа Word, полезно перед внедрением удалить все лишнее. Если исходная таблица является частью большой книги Excel, сначала скопируйте таблицу в пустую книгу, после чего поместите ее в буфер обмена и внедрите в Word.

Вставка форматированного текста и данных в формате HTML Форматы RTF и HTML сохраняют исходное форматирование шрифта и чисел при вставке данных Excel. Они различаются способом хранения информации о форматировании. Формат RTF понимается как расширенный текстовый формат (rich-text format) — метод кодирования информации о форматировании, издавна поддерживаемый в Microsoft Office. HTML (Hypertext Markup Language, язык разметки гипертекста) является форматом вставки Word по умолчанию (соответствует нажатию клавиш Ctrl+V) и одновременно языком Интернета. Оба варианта генерируют таблицы в Word, сохраняют параметры выравнивания, заданные в Excel, и позволяют вносить изменения в таблицы при помощи команд Word из меню Таблица (Table). HTML более точно воспроизводит исходное форматирование Excel, чем RTF. Но вам лучше поэкспериментировать, чтобы посмотреть, какой из форматов лучше соответствует вашим целям. Если результат вам не понравится, выберите команду Отменить (Undo) меню Правка и попробуйте другой вариант.

Вставка неформатированного текста и текста в кодировке Unicode Если вы не хотите, чтобы данные из буфера обмена становились таблицей в Word, обратитесь к форматам Неформатированный текст и Текст в кодировке Юникод. И в том и в другом случае используется символ табуляции для разделения столбцов исходной таблицы

Использование таблиц Excel в документах Word ♦ 661

Excel и символ возврата каретки в конце строк. В результате данные, которые в Excel аккуратно выровнены, в Word могут оказаться не такими аккуратными. Используйте Unicode, если исходные данные содержат символы, не входящие в стандартный набор ANSI, например символы нелатинских алфавитов. Иначе не принципиально, какой из двух форматов выбрать. Вставка рисунка, точечного рисунка и метафайла Windows Форматы Рисунок, Точечный рисунок и Метафайл Windows (EMF) дают более-менее точное графическое представление исходного диапазона Excel (включая, разумеется, все графические элементы). Поскольку результатом являются рисунки, а не таблицы, вы можете изменять их инструментами рисования Word. Из этих трех доступных вариантов формат Точечный рисунок обычно дает наиболее правильное изображение фрагмента листа Excel, но за счет увеличения размера файла. Для таблиц, не имеющих графических элементов, два других формата дают вполне адекватный результат. Но только эксперимент покажет, какой формат больше устроит вас в каждом конкретном случае. Вставка таблицы Excel в Word и связывание Вставка со связыванием возможна в любом формате, представленном в диалоговом окне Специальная вставка (см. рис. 23.3), — для этого установите переключатель в положение Связать (Paste Link). Тогда Word создаст поле, ссылающееся на источник данных в Excel. Поле представляет собой код (сравнимый с формулой внешней ссылки в Excel), содержащий информацию, необходимую приложению для выполнения запроса на обновление данных. Приложение также использует этот код при поиске исходных данных, когда вы делаете двойной щелчок на связанном объекте в документе Word для его редактирования. Чтобы увидеть код, в Word выберите команду Параметры (Options) в меню Сервис (Tools) и затем на вкладке View (Вид) и установите флажок Коды полей (Field Codes). Связь, установленная между Excel и Word, поддерживается автоматически по умолчанию. Это означает, что любое изменение источника данных в Excel автоматически отражается на документе Word. Вы вправе сменить способ обновления связи. Для этого выберите в Word команду Связи (Links) меню Правка,, затем в диалоговом окне Связи (рис. 23.5) выделите связанный элемент и установите переключатель в положение По запросу (Manual Update). В этом диалоговом окне вы также можете щелкнуть на кнопке Разорвать связь (Break Link), чтобы отсоединить данные в Word от их источника в Excel, или на кнопке Сменить источник (Change Source), чтобы связать объект с другим источником данных. Если связь обновляется по запросу, то в Word это можно сделать кнопкой Обновить (Update Now) в том же диалоговом окне. Самый простой способ обновить таблицу — выделить ее в документе Word и нажать клавишу F9.

662 ♦ Глава 23. Интеграция Excel с Word и PowerPoint

Рис. 23.5. В диалоговом окне Связи выбирается способ обновления связи, производится смена источника данных или разрыв связи

Связывание с именованными диапазонами Во многих случаях исключительно важно, чтобы источником данных таблицы в Word был не обычный, а именованный диапазон ячеек. В противном случае, если исходная таблица по какой-либо причине изменит расположение (например, будут вставлены или удалены несколько строк), ссылка станет некорректной. Информация об именованных диапазонах приведена в разделе «Определение имен и правила именования» главы 12. Если диапазон ячеек в Excel на момент копирования в буфер обмена имеет имя, Word при связывании будет ссылаться на него по имени. Если диапазон неименованный, Word станет ссылаться на него с помощью адресации в стиле R1C1. Если вы позднее присвоите в Excel диапазону имя, Word при выполнении запроса на обновление все равно будет использовать ссылку по адресу, а не по имени. В этом случае вы вправе исправить ссылку, выполнив следующие действия: 1. Выберите в Word команду Связи в меню Правка. Вы увидите диалоговое окно, аналогичное приведенному на рис 23.5, и в столбце Элемент (Item) для вашей связи найдете адрес исходной таблицы в стиле R1C1. 2. Щелкните на кнопке Сменить источник. Word откроет диалоговое окно для указания местоположения файла. 3. В этом диалоговом окне щелкните на кнопке Элемент (Item), чтобы открыть диалоговое окно Задание элемента (Set Item), показанное ниже. 4. Удалите ссылку на диапазон в стиле R1C1, введите новое имя диапазона и нажмите кнопку ОК.

Использование таблиц Excel в документах Word ♦ 663

5. В окне для указания местоположения файла выберите имя файла, в котором хранится таблица, и нажмите кнопку Открыть (Open). 6. В диалоговом окне Связи щелкните на кнопке ОК.

Связывание с помощью гиперссылок Альтернативным способом создания связи между документом Word и книгой Excel является использование гиперссылок. Скопировав диапазон ячеек Excel в буфер обмена, выберите в Word команду Вставить как гиперссылку (Paste As Hyperlink) меню Правка. Как видно из рис. 23.6, каждая ячейка в таблице Word становится отдельной гиперссылкой. Причем каждая гиперссылка указывает на первую ячейку (не обязательно активную) исходного диапазона. Форматирование сохраняется, но ячейка подчеркивается как гиперссылка, если только вы не изменили стандартный способ отображения гиперссылок в Word; графические элементы отбрасываются.

Рис. 23.6. Гиперссылки могут связать документ Word с книгой Excel, но они не обновляются при изменении источника

664 ♦ Глава 23. Интеграция Excel с Word и PowerPoint

Принципиальный недостаток применения гиперссылок по сравнению со связями OLE (то есть связыванием) состоит в том, что гиперссылки не обновляются при изменении источника данных. Гиперссылки могут облегчить пользователю поиск источника данных, но не дают никаких гарантий, что таблица Word отражает текущее состояние источника.

Применение команды Объект Описанные способы работы с буфером обмена хороши для импорта существующих таблиц Excel в документы Word. При создании новой таблицы в вашем распоряжении есть альтернативный путь — выбрать в Word команду Объект (Object) меню Вставка, открывающую диалоговое окно Вставка объекта (Object)..На вкладке Создание (Create New) этого окна выберите тип Лист Microsoft Office Excel (Microsoft Excel Worksheet), и в Word появится окно с пустым листом Excel, как показано на рис. 23.7.

Рис. 23.7. Команда Объект позволяет создать новую таблицу Excel, не покидая Word

Теперь вы можете приступить к созданию таблицы, используя все средства форматирования и вычислений Excel. Когда таблица будет готова, щелкните вне окна Excel. В результате будет получен объект Excel, внедренный в документ Word, — как если бы вы сначала создали таблицу в Excel, скопировали ее в буфер обмена и затем вставили ее, выбрав формат Лист Microsoft Office Excel (объект) в диалоговом окне Word Специальная вставка. Внедренная таблица будет иметь столько же строк и столбцов, что и фрагмент листа в окне Excel, в котором она создавалась. То есть пустые ячейки будут внедрены наравне с заполненными. Если при заполнении ячеек вы прокручивали лист, часть таблицы Excel

Работа с диаграммами Excel в документах Word ♦ 665

окажется не внедрена. Следовательно, при создании таблицы вам необходимо настроить размер окна Excel таким образом, чтобы оно охватывало именно столько строк и столбцов, сколько нужно видеть в Word.

Работа с диаграммами Excel в документах Word Чтобы вставить диаграмму Excel в документ Word, скопируйте ее из буфера обмена или примените команду Объект меню Вставка в Word. При вставке диаграммы Excel из буфера обмена она по умолчанию будет представлена изображением. Меню смарт-тега дает рам возможность вставить диаграмму, в виде внедренного объекта или объекта, связанного с исходным файлом. Как и в случае таблицы, вы можете выбрать в, Word команду Специальная вставка меню Правка и затем указать конечный формат диаграммы. Если диаграмма скопирована из листа диаграммы книги Excel, доступны следующие форматы; Диаграмма Microsoft Office Excel (объект) (Microsoft Excel Chart Object), Рисунок (Picture), Точечный рисунок (Bitmap) и Метафайл Windows (EMF) (Picture (Enhanced Metafile)). При вставке в формате объекта внедряется вся книга Excel целиком, а не только лист диаграммы, что значительно «утяжеляет» документ Word (особенно если книга Excel содержит большой объем дополнительной информации). В трех других вариантах создаются рисунки, формат Рисунок наиболее экономичный по потребляемой памяти, но вам следует по результатам экспериментов самим выбрать наиболее подходящий формат для текущего документа Word. Когда вы копируете диаграмму, внедренную в лист Excel (для этого сначала нужно в листе выделить область диаграммы), форматы Рисунок и Точечный рисунок не будут присутствовать в меню специальной вставки. РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ -----------------------------------------------------------------------------Если для экрана установлено высокое разрешение и вы копируете лист диаграммы, настроенный по размеру окна, возможно, вы попытаетесь поместить в буфер обмена больше пикселов, чем в состоянии принять ваша система. Если при таких условиях вставить диаграмму в Word, не исключается ее обрезка. Чтобы решить эту проблему, вернитесь в Excel, внедрите диаграмму на другой лист (щелкните на диаграмме правой кнопкой мыши, выберите команду Размещение (Location) в контекстном меню и укажите лист) и затем скопируйте полученную внедренную диаграмму. Если в Word диаграмма все равно обрезается, попробуйте уменьшить размер внедренной диаграммы в Excel.

Для того чтобы внести изменения в диаграмму, внедренную в документ Word как объект, дважды щелкните на ней. Поскольку Word внедряет всю книгу Excel, вы получите доступ как к исходной диаграмме, так и к сопутствующим данным. Таким образом, вы можете изменить как вид диаграммы (то есть параметры форматирования), так и данные, отображаемые на ней. Когда вы начнете в Word редактировать внедренный объект, источником которого была диаграмма, внедренная в лист Excel, то обнаружите, что Excel отображает диаграмму на отдельном листе диаграммы. Пусть вас это не смущает, с исходной книгой ничего вами не оговоренного не случится, поскольку вы работаете только с копией, а не с оригиналом.

666 ♦ Глава 23. Интеграция Excel с Word и PowerPoint

Чтобы вставить со связыванием диаграмму Excel в документ Word, выберите в Excel команду Копировать меню Правка. Затем выберите в Word команду Специальная вставка в меню Правка. Укажите целевой формат, установите переключатель в положение Связать (Paste Link) и затем нажмите кнопку ОК. Для связывания диаграммы подходит любой формат, кроме Метафайла Windows (EMF). Диаграмму Excel можно внедрить другим способом: выполнить в Word команду Объект из меню Вставка и выбрать затем тип объекта Диаграмма Microsoft Office Excel на вкладке Создание диалогового окна Вставка объекта. Word сначала отобразит диаграмму-заготовку, показанную на рис. 23.8. Зная, что вряд ли для вас актуальны именно данные о расходах на питание, бензин и проживание за месяцы с января по июнь, Word сразу же включает режим редактирования. Разумно заместить эту показательную информацию в рабочем листе своими данными. В окне Excel вы найдете один рабочий лист (Лист1) и лист диаграммы (Диаграмма1) с заготовкой.

Рис. 23.8. При выборе команды Объект в меню Вставить Word предоставляет вам заготовку для создания собственной диаграммы

Слияние данных Excel в Word для создания почтовых сообщений Команда Word Мастер слияния (Mail Merge Wizard) запускает программу-мастер, помогающую создавать письма, сообщения электронной почты, конверты, почтовые наклейки и каталоги. Таблицы Excel (наряду с другими источниками данных) можно с ус

Слияние данных Excel в Word для создания почтовых сообщений ♦ 667

пехом использовать для предоставления мастеру информации об именах, адресах, номерах телефонов и т. д. Перед тем как предоставить данные Мастеру слияния, убедитесь, что таблица Excel удовлетворяет следующим требованиям: ► первая строка должна содержать заголовки столбцов типа Обращение, Имя, Отчество, Фамилия, Адрес1, Адрес2 и т. п.; ► каждый заголовок столбца обязан быть уникальным; ► любая часть данных, с которой вы хотите отдельно оперировать в объединенном документе Word, должна находиться в персональном столбце таблицы. При создании письма с помощью формы вы, вероятно, захотите использовать имена и фамилии независимо, так, чтобы в блоке адреса фигурировали и те и другие, но в начале письма присутствовала только фамилия. Следовательно, в таблице Excel должны присутствовать отдельные столбцы для имени и фамилии; ► в каждую строку следует включать информацию об определенном элементе. В списке рассылки, например, каждая строка должна относиться к конкретному адресату; ► в таблице не должно быть пустых строк. В процессе работы с Мастером слияния вам предстоит: 1. Выбрать команду Сервис ► Письма и рассылки ► Слияние (Tools ► Letters And Mailings ► Mail Merge). 2. Появится панель задач Слияние (Mail Merge). Если вы собираетесь создать письмо или сообщение электронной почты, третий шаг (из шести возможных) имеет отношение к Excel. Тогда панель задач будет выглядеть так:

668 ♦ Глава 23. Интеграция Excel с Word и PowerPoint

3. Чтобы задействовать таблицу Excel в качестве источника данных, оставьте переключатель в положении Использование списка (Use An Existing List) и щелкните на ссылке Обзор (Browse). После открытия файла Excel появится диалоговое окноВыделить таблицу (Select Table) со списком листов (рис. 23.9). Выберите лист, содержащий исходные данные, и щелкните на кнопке Открыть (Open).

Рис. 23.9. В диалоговом окне Выделить таблицу укажите лист, содержащий исходные данные

4. Откроется диалоговое окно Получатели слияния (Mail Merge Recipients), позволяющее отсортировать и отфильтровать исходные данные (рис. 23.10). Первоначально слева от каждой записи установлен флажок; это означает, что все они будут участвовать в слиянии. Чтобы удалить запись, снимите ее флажок. (Если нужны только несколько записей, можете сначала щелкнуть на кнопке Очистить все (Clear All) и затем выбрать необходимые записи.)

Рис. 23.10. В диалоговом окне Получатели слияния вы можете отфильтровать и отсортировать исходные данные

Использование данных Excel в PowerPoint ♦ 669

Стрелки слева от заголовков столбцов позволяют выполнить фильтрацию данных с той же эффективностью, что и при использовании автофильтра Excel (хотя пользовательский интерфейс здесь выглядит совершенно иначе). Например, чтобы оставить только записи с почтовыми индексами, большими или равными 100 000, щелкните на любой стрелке (не обязательно рядом с тем столбцом, по которому вы хотите фильтровать данные), выберите пункт Дополнительно (Advanced) и затем заполните диалоговое окно Фильтр и сортировка (Filter And Sort), показанное на рис. 23.11.

Рис. 23.11. В диалоговом окне Фильтр и сортировка мы ограничили наш список только записями, в которых значение индекса больше или равно 100 000

В поле Поле (Field) укажите столбец, по которому будет производиться фильтрация. В поле Сравнение (Comparison) выберите операцию сравнения и в поле Значение (Compare To) задайте значение для сравнения. Если вам нужно задать более одного условия отбора, выберите И (And) или Или (Or) в начале второй строки и введите второе условие. Вкладка Сортировка записей (Sort Records) позволяет изменить порядок следования записей. Но если вы сортируете только по одному полю, проще будет щелкнуть на заголовке соответствующего столбца в диалоговом окне Получатели слияния (см. рис. 23.10). Первый щелчок на заголовке задает возрастающий порядок сортировки по этому полю, второй щелчок меняет последовательность сортировки на убывающую. После создания нужного набора записей нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться в панель задач Слияние. Следующими тремя шагами вы создаете документ, использующий ваши записи с данными, просматриваете результаты и затем выполняете слияние.

Использование данных Excel в PowerPoint Форматом по умолчанию при вставке табличных данных из Excel в PowerPoint, так же как и в Word, является HTML. Подобно Word, PowerPoint интерпретирует теги HTML таким образом, чтобы как можно точнее воспроизвести вид исходных данных на листе Excel,

670 ♦ Глава 23. Интеграция Excel с Word и PowerPoint

в том числе включает в слайд все графические элементы, содержавшиеся в выделенном диапазоне перед копированием его в буфер обмена. К сожалению, интерпретация не всегда адекватна. Таблица, показанная на рис. 23.12 в качестве примера, абсолютно непригодна для презентации. (Обратите внимание, в частности, на искалеченный логотип и на невыровненный столбец TOTAL.)

Рис. 23.12. Параметры вставки по умолчанию в PowerPoint иногда дают подобной результат

Если вас не удовлетворяет стандартный формат, откройте меню смарт-тега и выберите один из перечисленных ниже вариантов: ► Таблица Microsoft Excel (вся таблица) (Excel Table). Создает внедренный объект. Подобно Word, PowerPoint внедряет файл Excel целиком, что чревато существенным (иногда многократным) увеличением размера файла презентации. Но зато вы получаете возможность прокручивать слайд к другим частям листа. (Для этого дважды щелкните на объекте и дальше действуйте так, как будто вы в Excel.) ► Рисунок таблицы (меньший размер файла) (Picture Of Table). Вставляет изображение исходных данных, применяя при этом формат Метафайл Windows (Windows Metafile). В большинстве случаев этот вариант дает большую точность воспроизведения источника данных, чем HTML (по умолчанию), и экономно расходует память, не внедряя всю книгу Excel. Если вас не удовлетворяет полученное

Использование данных Excel в PowerPoint ♦ 671

изображение, отмените вставку (Ctrl+Z), затем выберите команду Специальная вставка в меню Правка и примените другой графический формат. На рис. 23.13 представлен тот же самый фрагмент листа Excel, что и на рис. 23.12, вставленный в формате Расширенный метафайл (Enhanced Metafile). ► Сохранить только текст (Keep Text Only). Подобно формату Неформатированный текст (Unformatted Text) в Word, обычно дает невыровненные столбцы в PowerPoint. Но он вполне подходит для вставки единственного столбца, например надписей.

Рис. 23.13. Расширенный метафайл значительно точнее, чем HTML, отобразил данные Excel

Вставка данных Excel в PowerPoint и связывание Чтобы создать связь между слайдом PowerPoint и исходным документом Excel, скопируйте данные Excel в буфер обмена и затем в PowerPoint выберите команду Специальная вставка меню Правка. В диалоговом окне Специальная вставка установите переключатель в положение Связать (Paste Link). В отличие от Word, где связь с данными Excel поддержана на уровне как объекта, так и рисунка, PowerPoint обеспечивает связь только с объектами листа и диаграммы. При связывании обязательно присвойте имя исходному диапазону в Excel, прежде чем копировать его в буфер обмена и вставлять в презентацию. В противном случае, если вы впоследствии переместите исходные данные в другое место, ваш слайд уже не будет связан с источником. (Дополнительная информация о последствиях связывания

672 ♦ Глава 23. Интеграция Excel с Word и PowerPoint

с неименованными диапазонами и способах решения возникающих проблем приведена в разделе «Связывание с именованными диапазонами».)

Работа с диаграммами Excel в PowerPoint Внедрение диаграмм Excel в слайды PowerPoint производится практически так же, как и таблиц. Вы вправе скопировать диаграмму Excel в буфер обмена и затем вставить ее на слайд PowerPoint или же выполнить команду Объект из меню Вставка и выбрать вариант Диаграмма Microsoft Office Excel (Microsoft Excel Chart). В последнем случае PowerPoint откроет ту же заготовку с отчетом о расходах на бензин, питание и проживание, которую вы уже видели в этой главе (см. рис. 23.8), только с другим набором цветов, нежели диаграмма в Word. Вы можете изменить сопутствующий лист, чтобы создать нужную вам диаграмму. При вставке диаграммы из буфера обмена в слайд PowerPoint по умолчанию внедряется вся книга Excel. Но нетрудно вставить только изображение диаграммы, выбрав соответствующий формат в меню смарт-тега; вы при этом, правда, потеряете возможность вносить изменения в диаграмму.

ЧАСТЬ VIII

Диаграммы Глава 24. Основные приемы создания диаграмм Глава 25. Улучшение внешнего вида диаграмм Глава 26. Работа с данными диаграмм Глава 27. Более сложные методы работы с диаграммами

Глава 24. Основные приемы создания диаграмм • Создание диаграммы • Создание комбинированных диаграмм • Изменение размеров и расположения диаграммы • Отображение скрытых ячеек • Отображение пустых ячеек • Изменение типа диаграммы по умолчанию • Печать диаграмм • Сохранение и защита диаграмм • Работа с внедренными диаграммами

В Microsoft Excel встроен мощный и чрезвычайно гибкий механизм создания диаграмм. На протяжении многих лет компания Microsoft совершенствовала аналитические и презентационные возможности этого механизма. В настоящее время в распоряжение пользователя предоставлено огромное количество самых разнообразных типов деловых и инженерных диаграмм, внешний вид которых можно еще более облагородить с помощью растровых и векторных изображений, объектов Word Art, линий, указателей и многих других элементов, усиливающих визуальное воздействие. В данной главе содержатся базовые сведения о технике создания диаграмм. Глава 25 «Улучшение внешнего вида диаграмм» посвящена вопросам совершенствования внешнего вида диаграмм, а также добавлению своих собственных разновидностей диаграмм в галерею стандартных типов диаграмм Microsoft Excel. Там же будут рассмотрены некоторые способы улучшения структуры диаграмм с целью облегчения восприятия их другими людьми. В главе 26, «Работа с данными диаграмм» будут рассмотрены процедуры изменения содержимого диаграмм — ввод и удаление данных, добавление линии тренда и планок погрешностей и другие вопросы. В главе 27 «Более сложные методы работы с диаграммами» мы обсудим менее очевидные приемы работы с диаграммами. В частности, в этой главе будет рассказано о создании диаграмм, обновляемых автоматически по мере добавления дополнительных исходных данных.

Создание диаграмм Для того чтобы создать диаграмму самым простым способом, достаточно выделить несколько ячеек с данными и нажать клавишу F11. Не задавая вопросов, Excel сконструирует из ваших данных диаграмму по умолчанию и поместит ее на новом листе. «Горячая» клавиша F11 сохранилась в Excel с тех самых времен, когда каждая диаграмма «проживала» на отдельном листе, а мастеров еще не существовало. В наше время предполагается, что для создания диаграммы вы выделите несколько ячеек с данными, а затем нажмете кнопку Мастер диаграмм (Chart Wizard) на панели инструментов или в меню Вставка (Insert) выберете команду Диаграмма (Chart), программа запустит Мастер диаграмм, работа с которым происходит в четырех диалоговых окнах. Если вы принадлежите к категории торопливых людей, что ж, по-прежнему пользуйтесь клавишей F11 — она сохранена для вас. В любой момент вы можете внести необходимые изменения в диаграмму, созданную по умолчанию. Более того, вы можете переместить диаграмму на лист, содержащий исходные данные. Для этого в меню Диаграмма (Chart) выберите команду Размещение (Location), затем в появившемся диалоговом окне установите переключатель в нижнее положение и укажите лист, на котором вы хотите поместить диаграмму. После этой операции Excel удалит лист диаграммы.

676 ♦ Глава 24. Основные приемы создания диаграмм

Прежде чем мы рассмотрим работу Мастера диаграмм, следует обратить внимание на способ выбора данных. Мастер способен по одной выделенной ячейке правильно определить блок ячеек, которые вы собираетесь использовать для построения диаграммы. Однако если вы решили сами указать исходные данные, убедитесь, что выделен нужный диапазон. В частности, следует включить в состав выбранных данных также и заголовки столбцов и строк. Благодаря этому мастер в большинстве случаев верно разметит ось категорий и сформирует легенду диаграммы. СОВЕТ----------------------------------------------- : --------------------------------------------------Если в будущем вы планируете добавлять в диаграмму новые данные, рекомендуется преобразовать диапазон диаграммы в объект списка. По умолчанию при добавлении новой строки в объект списка, который также является диапазоном диаграммы, Excel автоматически включает новый ряд в эту диаграмму. Чтобы превратить диапазон диаграммы в список, просто выделите любую принадлежащую ему ячейку и нажмите клавиши Ctrl+L. (Дополнительную информацию о списках см. в главе 28 «Работа со списками». Другие способы создания динамических диаграмм, которые автоматически обновляются при вводе данных, рассматриваются в разделе «Создание динамических диаграмм при помощи именованных диапазонов» главы 27.)

Этап 1. Выбор типа диаграммы Самое первое диалоговое окно Мастера диаграмм показано на рис. 24.1. В нем представлена галерея типов и подтипов диаграмм. Обратите внимание на кнопку Просмотр результата (Press And Hold To View Sample), а также на то, что диалоговое окно содержит две вкладки: Стандартные (Standard Types) и Нестандартные (Custom Types). При выборе стандартного подтипа есть возможность ознакомиться с его кратким описанием. Если описание покажется вам неясным или вы просто хотите получить предварительное представление о том, как будет выглядеть соответствующая диаграмма, нажмите кнопку Просмотр результата. Excel отобразит уменьшенную копию диаграммы в том виде, в котором она появится в вашем документе в случае, если вы прямо сейчас щелкнете на кнопке Готово (Finish). (Область просмотра не всегда дает точное представление об окончательном виде диаграммы из-за различия в соотношении геометрических размеров.) На вкладке Нестандартные вы обнаружите множество нестандартных, а иногда и необычных типов диаграмм. Если раньше вы не имели дела с диаграммами Excel, просмотрев содержимое этой вкладки, вы получите представление о чрезвычайно широких возможностях форматирования, которые предоставляет это приложение. Обратите внимание, что в образцах, показываемых справа от перечня типов, используются ваши данные. После создания и окончательной настройки собственной диаграммы вы вправе добавить ее на вкладку Нестандартные первого диалогового окна Мастера диаграмм. Для этой цели щелкните на диаграмме правой кнопкой мыши, выберите Тип диаграммы (Chart Type), перейдите на вкладку Нестандартные, установите флажок Дополнительные (User Defined) и затем нажмите кнопку Добавить (Add).

Создание диаграмм ♦ 677

Рис. 24.1. Первое диалоговое окно Мастера диаграмм позволяет выбрать тип и подтип создаваемой диаграммы

Этап 2. Задание исходных данных Во втором диалоговом окне Мастера диаграмм (рис. 24.2) вам следует подтвердить, что программа верно определила диапазон исходных данных. В большинстве случаев Excel не ошибается, но не всегда. Чтобы убедиться, что программа неправильно поняла ваши намерения, обычно достаточно одного взгляда на область предварительного просмотра в верхней части вкладки Диапазон данных (Data Range). Если вы видите, что требуется внести изменения (например, расширить или сузить диапазон), укажите нужный диапазон ячеек в поле Диапазон (Data Range). Если программа неправильно определила ряды данных, поправьте ее при помощи переключателя Ряды в (Series in). Например, на рис. 24.2 мы видим два множества данных с четырьмя элементами в каждом. Предположим, что рядов в диаграмме должно быть четыре с двумя точками в каждом ряду, в этом случае необходимо перевести переключатель в положение Строках (Rows). СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Исходные данные диаграммы не обязательно должны находиться в смежных диапазонах. Так, вы вправе задействовать для построения диаграммы значения только из четных столбцов некоторого блока ячеек. Для того чтобы выделить несколько несмежных диапазонов, удерживайте нажатой клавишу Ctrl при выделении каждого диапазона.

678 ♦ Глава 24. Основные приемы создания диаграмм

Рис. 24.2. Подтвердите правильность определения исходного диапазона во втором окне Мастера диаграмм

При анализе исходных данных Excel предполагает, что пользователю нужна диаграмма с меньшим числом рядов данных, но с большим количеством элементов в каждом ряду. Например, если для построения диаграммы используется блок данных, охватывающий три столбца и 20 строк, то программа предположит, что столбцы соответствуют рядам, а строки — элементам. Если количество столбцов и строк в исходном диапазоне одинаково, Excel исходит из того, что каждая строка — это отдельный ряд данных. Вкладка Ряд (Series) второго диалогового окна мастера диаграмм позволяет сделать дополнительные уточнения. В следующем примере исходный диапазон включает в себя два столбца, причём первый столбец содержит номера годов. Как видно из рис. 24.3, Excel посчитал оба столбца рядами, что не соответствует нашим планам. Список Ряд (Series) на вкладке Ряд (Series) содержит имена рядов данных. Эти имена будут использованы в качестве подписей в легенде (если, конечно, вы решите отобразить легенду в диаграмме). При выборе одного из этих имен в поле Имя (Name) вы увидите адрес ячейки листа, из которой мастер берет имя для выбранного ряда, а в поле Значения (Values) — адреса ячеек, в которых хранятся значения этого ряда данных. Поле Подписи по оси X (Category Axis Labels) содержит адреса ячеек, из которых извлекаются подписи для оси категорий (оси X). На рис. 24.3 это поле пустое, поэтому подписи получат значения по умолчанию (1, 2, 3 и т. д.). Однако мы хотим, чтобы в качестве подписей по оси X отображались годы.

Создание диаграмм ♦ 679

Рис. 24.3. Excel намерен отобразить номера годов на диаграмме как ряд данных

Чтобы решить эту проблему, нам следует в списке Ряд выбрать имя Год, нажать кнопку Удалить (Remove) и затем в поле Подписи по оси X указать диапазон ячеек, в которых записаны номера годов. ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Если перед созданием диаграммы вы выделили столбец с номерами годов и еще несколько столбцов без заголовков с числовыми значениями, Excel не догадается, что в вашем понимании годы — это подписи по оси X. Вместо этого программа будет рассматривать их как еще один ряд данных. Причем ничего не изменится, даже если к этому столбцу применить формат текста. Чтобы они стали подписями, можно ввести номера лет с предшествующими апострофами. Другим способом решения проблемы является использование вкладки Ряды (Series) второго диалогового окна Мастера диаграмм.

Этап 3. Настройка параметров диаграммы В третьем диалоговом окне Мастера диаграмм вы можете выполнить дополнительную настройку внешнего вида диаграммы. В частности, это окно позволяет добавить на нее линии сетки, легенду и подписи на осях, а также заголовки осей и название самой диаграммы. На каждой из вкладок данного окна немедленно отображаются результаты вносимых изменений. Но не обязательно все делать сразу- Имейте в виду, что внести любые изменения так же нетрудно и после создания диаграммы.

680 ♦ Глава 24. Основные приемы создания диаграмм

Название диаграммы и заголовки осей На вкладке Заголовки (Titles) указываются название диаграммы и заголовки для осей. Первоначально заголовки отображаются на диаграмме с настройками по умолчанию (шрифт, выравнивание, позиция). Поскольку все они становятся обычными текстовыми объектами, вы вправе их перемещать, выравнивать, переформатировать и редактировать уже на готовой диаграмме. Обратите внимание, что интерфейс Excel не предоставляет возможности основывать заголовки на содержимом ячеек листа. Иными словами, в поле заголовка вам не дано ввести ссылку на ячейку. Складывается впечатление, что разработчики из Microsoft не подумали, что кому-то потребуется динамически изменяемый в зависимости от содержимого ячейки заголовок. Если вы нуждаетесь в подобной возможности, воспользуйтесь небольшой процедурой VBA (Visual Basic for Applications), которая будет копировать содержимое ячейки таблицы в заголовок активной диаграммы. Эта процедура в простейшем варианте сводится к следующей: Sub GetTitleFromA1() Dim strTitleText As String StrTitleText = Range("Лист1!A1").Value With ActiveChart .HasTitle = True .ChartTitle.Text = StrTitleText End With End Sub ПРИМЕЧАНИЕ-----------------------------------------------------------------------------------------Excel отлично распознает подписи оси категорий и имена рядов данных (эти имена используются в легенде) в исходном диапазоне данных. Заголовки же приходится вводить вручную в третьем диалоговом окне Мастера диаграмм. Если диапазон-источник охватывает всего один столбец (или строку) с заголовком, Excel именует таким заголовком как ряд данных, так и диаграмму. Скорее всего, это расходится с вашим желанием. Тогда вы также должны исправить название диаграммы на третьем шаге Мастера диаграмм.

Отображение и скрытие осей Фактически для всех типов диаграмм, за исключением Круговой (Pie) и Кольцевой (Doughnut), по умолчанию отображаются ось Y (значений) и ось X (категорий). Диаграммы некоторых типов по умолчанию имеют еще вторую ось значений. Это относится, например, к типу График|гистограмма 2 (Line-Column 2), выбираемому на вкладке Нестандартные (Custom Types) первого диалогового окна Мастера диаграмм. Однако вы можете отказаться от отображения осей на диаграмме. Чтобы скрыть одну из осей, следует снять соответствующий флажок на вкладке Оси (Axes) третьего окна мастера. Вместе с тем учтите, что если вы скрываете какую-либо ось, все связанные с этой осью подписи также исчезают с листа. СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Дополнительные сведения о настройке внешнего вида осей диаграммы приведены в разделе «Работа с осями» главы 25.

Создание диаграмм ♦ 681

Хронологическое масштабирование В большинстве случаев, если исходные данные для оси категорий (как правило, ось X) являются датами, Excel автоматически применяет для этой оси временную шкалу. В таком случае диаграмма формируется с некоторыми особенностями: ► Excel располагает маркеры данных в строго хронологическом порядке (по умолчанию в возрастающем). Это означает, что значения привязываются к диаграмме вне зависимости от порядка следования рядов данных в таблице и с учетом относительных значений дат.-Так, если исходная таблица содержит данные для 1 января, 2 января и 6 января, то маркер, соответствующий дате 2 января, по оси категорий будет смещен в сторону маркера 1 января. ► В качестве базовой единицы используется наименьшая разница между датами. При желании, однако, вы вправе оттолкнуться от другого опорного значения. Например, если исходная таблица содержит данные по курсам биржевых акций ежедневной периодичности, базовой единицей будет один день, но вы вправе задать ее равной неделе или месяцу, чтобы получить графическое представление тех же самых данных, но в более крупном временном масштабе. Более подробно об изменении базовой единицы говорится в разделе «Настройка шкалы оси рядов данных» главы 25. В большинстве случаев, когда Excel предлагает хронологическое масштабирование, это удобно и оправданно. Однако если вы хотите отказаться от него, на вкладке Оси третьего диалогового окна Мастера диаграмм выберите вариант Категории (Category). По умолчанию действует вариант Автоматическая (Automatic), подразумевающий, что выбор за вас делает программа. СОВЕТ----------------------------------------------------------------------------------------------------Логично предположить, что если в исходном диапазоне имеется столбец, содержащий названия месяцев (Январь, Февраль, Март и т. д.), то Excel автоматически предложит вам хронологическое масштабирование. К сожалению, это не так. Хотя Excel знает, что такое «Январь», «Февраль», «Март» (он без проблем расширяет подобные временные ряды с помощью маркера заполнения), его взятый отдельно Мастер диаграмм не понимает, что эти текстовые значения имеют прямое отношение к календарю. Если вы хотите видеть на оси X названия месяцев (полные или сокращенные), используйте при вводе данных в ячейки полный формат даты, например 01.01.2004, 01.02.2004, 01.03.2004 и т. д. Примените к ячейкам один из специальных форматов для отображения полного или краткого названия месяца, а затем постройте диаграмму.

Ручное масштабирование и другое форматирование осей Мастер диаграмм всегда исходит из того, что ось значений начинается с нуля (или с отрицательного значения, если среди исходных значений есть отрицательные числа), даже если все реальные значения очень велики. Это часто приводит к тому, что на диаграмме маркеры данных отображаются в очень узком интервале, так что почти сливаются друг с другом. К сожалению, при создании диаграммы нельзя изменить шкалу, применяемую по умолчанию, однако вы можете сделать это позже. Об этом рассказывается в разделе «Работа с осями» главы 25. Также в вашем распоряжении описываемые в главе 25 процедуры, позволяющие изменить параметры меток осей (такие, как шрифт и выравнивание), числовой формат

682 ♦ Глава 24. Основные приемы создания диаграмм

для отображения значений и дат, размер основных и промежуточных делений, а также настроить стиль и цвет линии. Отображение линий сетки На большинстве диаграмм стандартных типов по умолчанию показываются линии сетки. Вы вправе добавить или удалить эту разметку, воспользовавшись вкладкой Линии сетки (Gridlines) третьего диалогового окна Мастера диаграмм. Основные линии сетки проводятся в соответствии с расположением на осях диаграммы основных делений. Промежуточные линии сетки проводятся согласно вспомогательным делениям. Excel определяет положение меток на осях автоматически, однако при помощи команд форматирования вы можете изменить расположение делений. Цвет линий сетки также поддается изменению. Обратите внимание, что вкладка Линии сетки отсутствует в диалоговом окне, если вы создаете диаграмму типа Круговая или Кольцевая. Имейте в виду, что основные горизонтальные линии сетки в некоторых объемных диаграммах располагаются так, что у зрителя возникает ощущение, что маркеры данных несколько ниже соответствующих реальных значений. Например, на рис. 24.4 высота столбиков диаграммы составляет 5, 6, 7, 8, 9 и 10 соответственно. Однако, взглянув на горизонтальные линии сетки, можно подумать, что каждый из столбиков приблизительно на 0,25 ниже своего числового значения. Это происходит потому, что они отображаются в трехмерной аксонометрической проекции и «находятся ближе» к зрителю, чем горизонтальные линии сетки. Чтобы не возникало недоразумений, рекомендуется отображать на диаграмме фактическое значение для каждого маркера данных. Отображение и скрытие легенды Обычно Excel отображает легенду в правой части диаграммы, но вы вправе выбрать для нее другое место или вообще отказаться от отображения легенды. Для этой цели следует использовать вкладку Легенда (Legend) третьего диалогового окна Мастера диаграмм. На вкладке Легенда на ваш выбор предоставляются пять стандартных мест размещения легенды: Внизу (Bottom), В правом верхнем углу (Corner), Вверху (Тор), Справа (Right) и Слева (Left). На самом деле она может находиться где угодно: после создания диаграммы вы можете при помощи мыши перемещать легенду так, как вам заблагорассудится. Подписи данных Мастер диаграмм позволяет присоединять к маркерам данных подписи самого разного вида. Например, на каждом из секторов диаграммы типа Круговая или Кольцевая можно отобразить абсолютное значение, относительное значение в процентах или и то и другое. Столбики гистограммы или точки на графике могут иметь подписи, позволяющие определить точное значение каждого маркера данных. По умолчанию Excel не отображает подписей данных. Если вы хотите добавить подписи, перейдите на вкладку Подписи данных (Data Labels) третьего окна Мастера диаграмм (рис. 24.5).

Создание диаграмм ♦ 683

Рис. 24.4. Высота каждого из столбцов на этой диаграмме равна целому числу, однако горизонтальные линии сетки создают впечатление, что каждый из столбцов ниже своего реального значения

Рис. 24.5. Мастер диаграмм позволяет добавлять на диаграмму подписи данных только нескольких типов

Как видно на этом рисунке, мастер не позволяет включать в подписи данных описательный текст, за исключением имен категорий. Использовать другой текст

684 ♦ Глава 24. Основные приемы создания диаграмм

не запрещено, однако процесс его распределения на диаграмме обычно оказывается достаточно трудоемким. Вначале создайте диаграмму на базе одного из предлагаемых программой вариантов подписей. После этого можно по порядку перебрать все подписи и заменить их необходимым вам текстом. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------В разделе «Генерация подписей для точечных диаграмм» главы 25 приведена процедура VBA, позволяющая автоматизировать процесс добавления подписей на основе содержимого диапазона ячеек рабочего листа.

Добавление таблицы данных Excel позволяет включить в состав диаграммы таблицу отображаемых значений, однако это возможно не для всех типов диаграмм. Таблица данных — всего лишь таблица, содержащая значения, на основе которых построена диаграмма. Чтобы включить в диаграмму таблицу значений, необходимо перейти на вкладку Таблица данных (Data Table) третьего диалогового окна Мастера диаграмм. Эта вкладка показана на рис. 24.6.

Рис. 24.6. Excel позволяет отобразить на диаграмме таблицу с исходными данными

Обратите внимание, что напротив каждого ряда данных в таблице допустимо отобразить соответствующий ключ легенды. Ключ легенды показывает цвет и вид маркера, назначенные для определенного ряда данных. Если вы добавили к таблице ключи, вряд ли обязательно отображать полную легенду, чтобы таким образом сэкономить место на диаграмме.

Этап 4. Размещение диаграммы Созданную диаграмму Excel внедряет в любой рабочий лист как объект или помещает ее на специальном листе книги. Этот выбор делается на четвертом, последнем шаге

Изменение размеров и расположения диаграммы ♦ 685

работы мастера. После создания диаграммы вы всегда вправе изменить свое решение. Для этого достаточно щелкнуть на диаграмме правой кнопкой мыши и в появившемся меню выбрать пункт Размещение (Location).

Создание комбинированных диаграмм Иногда диаграмму удается сделать более выразительной, если отобразить часть данных в другом стиле. Например, некоторые ряды можно воспроизвести в форме гистограммы, а другие ряды — в виде графика. Если вы хотите создать подобную диаграмму, прежде всего взгляните на вкладку Нестандартные (Custom) первого диалогового окна Мастера диаграмм, возможно, там вы обнаружите подходящий для вас тип. Если ни один из представленных там типов комбинированных диаграмм вас не устраивает, выполните следующие действия: 1. Создайте диаграмму на основе одного из стандартных типов. 2. На готовой диаграмме щелкните правой кнопкой мыши на ряде данных, который вы хотели бы отобразить с использованием другого стиля. 3. В контекстном меню выберите пункт Тип диаграммы (Chart Type). 4. Выберите понравившийся вам тип диаграммы и установите флажок Применить (Apply To Selection). 5. Нажмите кнопку ОК. Так вы можете комбинировать различные типы (попробуйте, допустим, совместить варианты Гистограмма и Линейчатая), однако Excel налагает запрет на некоторые сочетания. Например, как бы вы этого ни хотели, вам не удастся объединить круговую диаграмму и график.

Изменение размеров и расположения диаграммы Если вы размещаете диаграмму на уже существующем листе книги, Excel применяет размеры и расположение, заданные по умолчанию. Диаграмма становится одним из объектов рабочего листа, и вы в состоянии изменить эти параметры так же, как и для любого другого объекта, — достаточно перетащить мышью один из маркеров выделения. Кроме того, можно переместить диаграмму в любое удобное для вас место. Если вы хотите увеличить или уменьшить площадь, занимаемую на листе диаграммой, таким образом, чтобы ее центр остался на прежнем месте, при перетаскивании маркера удерживайте нажатой клавишу Ctrl. Чтобы изменить размеры диаграммы и при этом сохранить пропорции ее сторон, перетащите угловой маркер, удерживая клавишу Shift. Excel автоматически настраивает размеры всех текстовых элементов диаграммы согласно вашим действиям. Если «автоматические» результаты вас не устраивают, скорректируйте их обычными командами форматирования текста.

686 ♦ Глава 24. Основные приемы создания диаграмм

Когда вы помещаете новую диаграмму на отдельном листе, она получает предопределенные размеры. По умолчанию размер изображения стремится соответствовать текущему виду окна. Если вам это не нужно, перейдите на лист диаграммы, в меню Сервис выберите команду Параметры (Options) и затем на вкладке Диаграмма (Chart) снимите флажок Масштабировать диаграмму по размеру окна (Chart Sizes With Window Frame). ПРИМЕЧАНИЕ------------------------------------------------------------------------------------------------------Если в книге имеются листы диаграмм и вы время от времени меняете разрешение экрана, этот флажок лучше держать установленным. В противном случае при переключении на более низкое разрешение диаграмма, которая замечательно выглядела при высоком разрешении, будет отображена на экране лишь частично.

Отображение скрытых ячеек Когда в исходном диапазоне данных диаграммы присутствуют скрытые строки или столбцы, Excel, как правило, игнорирует их. Если нужно отобразить на диаграмме значения скрытых ячеек, постройте диаграмму обычным способом. Затем выделите любой из ее элементов, в меню Сервис выберите команду Параметры и на вкладке Диаграмма сбросьте флажок Отображать только видимые ячейки (Plot Visible Cells Only). ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Если вместо элемента диаграммы, внедренной в лист как объект, вы выделите объект целиком, этот флажок будет недоступен. Проверить себя просто: если по периметру диаграммы появились пустые (белые) маркеры выделения, значит, вы выделили весь объект. Во избежание избыточного выделения ни в коем случае не трогайте клавишу Ctrl.

Отображение пустых ячеек Обычно при построении диаграммы Excel просто пропускает пустые ячейки, имеющиеся в диапазоне-источнике. Но вы можете учесть пустые ячейки на диаграмме, в предположении, что отсутствующие данные будут компенсироваться одним из следующих способов: ► значения пустых ячеек считаются равными нулю; ► значения пустых ячеек получаются в результате интерполяции. Выполняя интерполяцию, Excel проводит прямую линию между двумя соседними маркерами данных, чтобы заполнить пробел, образуемый отсутствием значения. Иными словами, фактически никакой серьезной интерполяции и нет. Таким образом, применение данного способа оправданно лишь для определенных типов диаграмм, в которых точки соединяются прямыми линиями. Чтобы изменить способ обработки пропущенных значений, выделите диаграмму, в меню Сервис выберите команду Параметры и затем на вкладке Диаграмма установите переключатель Для пустых янеек (Plot Empty Cells As) в нужное положение (рис. 24.7).

Печать диаграмм ♦ 687

Рис. 24.7. На вкладке Диаграмма диалогового окна Параметры вы можете изменить способ отображения пустых ячеек

Изменение типа диаграммы по умолчанию По умолчанию в соответствии с «фабричной» настройкой Excel (клавиша F11) создает обычную гистограмму — двумерную диаграмму, в которой в качестве маркеров данных задействуются вертикальные полосы (столбцы), а различные ряды данных выстраиваются бок о бок вдоль оси категорий. Чтобы* изменить тип диаграммы по умолчанию, выполните следующее: 1. Создайте диаграмму. 2. Выделите ее, затем в меню Диаграмма (Chart) выберите команду Тип диаграммы (Chart Type). 3. В диалоговом окне Тип диаграммы нажмите кнопку Сделать стандартной (Set As Default Chart). Если вам приходится снова и снова создавать диаграммы с применением одного и того же набора параметров, вы можете добавить такую диаграмму на вкладку Нестандартные (Custom Types) диалогового окна Тип диаграммы, после чего изменить тип диаграммы по умолчанию.

Печать диаграмм Для печати диаграммы, расположенной на отдельном листе, подходят типовые процедуры, описанные в главе 11 «Печать листов». Для печати диаграммы, внедренной в рабочий лист, применяется один из двух способов: ► чтобы распечатать только диаграмму, выделите ее и затем в меню Файл (File) выберите команду Печать (Print);

688 ♦ Глава 24. Основные приемы создания диаграмм

► чтобы распечатать диаграмму вместе с данными рабочего листа, выделите любую часть листа, захватывающую область диаграммы, после чего выберите ту же команду Печать меню Файл.

Сохранение и защита диаграмм Диаграммы неотделимы от рабочей книги, в которой они содержатся. Чтобы сохранить диаграмму, достаточно сохранить саму книгу. Для защиты листа с размещенной на нем диаграммой используйте команду Защита (Protection) меню Сервис.

Работа с внедренными диаграммами Как уже было сказано, диаграмма, внедренная в рабочий лист, является объектом, таким же как картинка, календарь или любой другой объект, который можно добавить на лист с помощью команды Объект (Object) меню Вставка (Insert). Диаграмме можно назначить макрос, можно перемещать ее относительно других объектов, а также применять к ней другие действия. Более подробно о работе с объектами рассказывается в главе 9 «Эффективная работа с листами». Чтобы работать с диаграммой как с единой сущностью, вы должны выделить ее целиком. Для этого при щелчке на диаграмме следует удерживать нажатой клавишу Ctrl, в противном случае вы выделите не весь объект диаграммы, а только один из ее элементов. По периметру выделенного объекта диаграммы должны появиться белые (пустые) маркеры выделения, а в поле имени будет отображено ее имя (например, Диагр. 1). Если маркеры окрашены в черный цвет, значит, вы выделили лишь область рисования диаграммы (ее элемент), но не весь объект. С точки зрения VBA внедренная диаграмма — не что иное, как член класса ChartObjects, «родителем» которого является лист, содержащий эту диаграмму. Например, выбрать диаграмму можно при помощи следующей инструкции: Worksheets("Лист1").ChartObjects("Диагp. 1").Select Внедренной диаграмме можно присвоить любое удобное для вас имя. Для этого необходимо выделить объект диаграммы и затем заменить текст в поле имени. Пусть это будет имя Моя крутая трехмерная диаграмма. Соответственно на уровне VBA для предыдущего примера следует записать выражение ChartObjects("Moя крутая трехмерная диаграмма") вместо ChartObjects("Диагp. 1").

Глава 25. Улучшение внешнего вида диаграмм • Меню Диаграмма и панель инструментов Диаграммы • Выбор элементов диаграммы • Копирование параметров форматирования диаграммы • Добавление диаграммы в галерею типов • Перемещение и изменение размера области рисования • Работа с заголовками • Работа с подписями данных • Работа с осями • Форматирование рядов и маркеров данных • Работа с таблицами данных • Изменение вида трехмерной диаграммы

После создания диаграммы вы можете с помощью различных процедур изменить ее внешний вид: Microsoft Excel предлагает широкий «ассортимент» команд, позволяющих настраивать диаграммы в соответствии с вашим вкусом, презентационными потребностями и правилами, действующими в вашей организации. Эти команды рассматриваются в данной главе.

Меню Диаграмма и панель инструментов Диаграммы Для того чтобы начать настройку диаграммы, прежде всего следует ее выбрать. Если диаграмма расположена на отдельном листе, достаточно перейти на этот лист. Если диаграмма внедрена в рабочий лист, выделите ее. Когда вы открываете лист диаграммы или выделяете объект диаграммы, Excel заменяет меню Данные (Data) на меню Диаграмма (Chart) и отображает полезную панель инструментов Диаграммы (Chart), внешний вид которой показан на рис. 25.1. Первые четыре команды в меню Диаграмма открывают диалоговые окна, которые практически полностью повторяют четыре окна Мастера диаграмм. Благодаря этому вы вправе изменить решения, принятые вами в процессе создания диаграммы с помощью мастера. (Кроме того, вы можете вновь запустить Мастер диаграмм для уже существующего объекта. Для этого нужно выбрать диаграмму, а затем нажать кнопку Мастер диаграмм (Chart Wizard), расположенную на панели инструментов Стандартная (Standard).) Например, если вы создали гистограмму, но в дальнейшем решили преобразовать ее в линейчатую диаграмму, в меню Диаграмма выберите команду Тип диаграммы (Chart Type). На экране появится диалоговое окно, которое почти полностью будет совпадать с первым диалоговым окном Мастера диаграмм. При необходимости добавить на диаграмму названия осей в меню Диаграмма выберите команду Параметры диаграммы (Chart Options) и затем в открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Заголовки (Titles). Любое действие, выполняемое с использованием Мастера диаграмм, доступно для переопределения уже после того, как диаграмма создана. Для этого предназначено меню Диаграмма. Панель инструментов Диаграммы (рис. 25.2) выводится на экран в момент, когда вы щелкаете на диаграмме, и исчезает, когда вы выделяете что-либо другое. Большинство пользователей признают, что эта панель удобна и ненавязчива. Но если ее присутствие раздражает вас, скройте панель, щелкнув на кнопке закрытия. Чтобы вновь отобразить панель Диаграммы на экране, щелкните правой кнопкой мыши на любой панели инструментов и в контекстном меню выберите команду Диаграммы (Chart). Вместо этого вы можете открыть меню Вид (View), выбрать команду Панели инструментов (Toolbars) и затем — Диаграммы (Chart). Обратите внимание, что если вы закроете панель Диаграммы в то время, когда диаграмма выделена, Excel, демонстрируя упомянутую ненавязчивость, перестает в дальнейшем автоматически отображать эту панель на экране после создания или выделения диаграммы.

Меню Диаграмма и панель инструментов Диаграммы ♦ 691

Рис. 25.1. Если выделена диаграмма, Excel отображает меню Диаграмма и панель инструментов Диаграммы

Формат выделенного объекта

Тип диаграммы Легенда

Таблица данных По строкам

По столбцам

Текст по часовой стрелке Текст против часовой стрелке

Рис. 25.2. Наиболее полезным инструментом панели Диаграммы является список у ее левого края, позволяющий выбрать элемент диаграммы, который вы намерены отформатировать

Панель инструментов Диаграммы, как и любую другую, позволено перемещать, фиксировать, изменять ее форму. Например, вы можете сделать ее почти квадратной, перетащив нижнюю границу панели. Если некоторые из инструментов этой панели используются вами достаточно редко, вы вправе удалить их из числа отображаемых. Для этого правой кнопкой мыши щелкните на любой панели инструментов, затем в контекстном меню выберите команду Настройка (Customize) и перетащите ненужные кнопки за пределы панели инструментов Диаграммы. Чтобы восстановить удаленные инструменты, снова выберите из контекстного меню панели команду Настройка, затем в диалоговом окне укажите панель инструментов Диаграммы и нажмите кнопку Сброс (Reset).

692 ♦ Глава 25. Улучшение внешнего вида диаграмм

Выбор элементов диаграммы Чтобы изменить внешний вид любой из составляющих диаграммы, например легенды или оси категорий, прежде всего необходимо выбрать этот элемент (или щелкнуть на нем правой кнопкой мыши, чтобы напрямую обратиться к контекстному меню). Но иногда в сложной диаграмме удобнее выбрать нужный элемент при помощи списка Элементы диаграммы (Chart Objects), расположенного на панели инструментов Диаграммы. Имя элемента отображается также в поле Имя (Name), левее строки формул. Это-позволяет вам контролировать правильность выделения, выполненного при помощи мыши. Всплывающие подсказки, которые появляются на экране при наведении указателя на определенную область диаграммы, также помогают сделать правильный выбор. Если они не появляются, скорее всего, данное средство Excel отключено. Чтобы включить его, в меню Сервис выберите команду Параметры, а затем на вкладке Диаграмма в разделе Всплывающие подсказки показывают установите флажок Названия (Show Names).

Копирование параметров форматирования диаграммы Большая часть этой главы посвящена описанию приемов модификации разнообразных элементов диаграммы. Овладев ими, вы будете полностью вооружены в вопросе создания и форматирования диаграмм. Но совершенно не обязательно каждый раз начинать с нуля. Если вы уже создали и окончательно настроили диаграмму, почему бы не использовать ее в качестве образца для вновь создаваемых вами объектов? Чтобы применить форматирование одной диаграммы к другой, выполните следующие действия: 1. Выделите элемент Область диаграммы (Chart Area) исходной диаграммы. 2. В меню Правка (Edit) выберите команду Копировать (Сору). Если она недоступна, значит, вы допустили ошибку на шаге 1. Попробуйте еще раз. 3. Выделите другую диаграмму. 4. В меню Правка выберите команду Специальная вставка (Paste Special) и установите переключатель в положение Форматы (Formats). Обратите внимание, что в конечную диаграмму переносятся все атрибуты форматирования исходной, включая связанные с осями. В частности, если диапазоны значений, представляемые этими диаграммами, существенно различаются, скорее всего, результаты копирования удовлетворят вас не полностью. Однако волноваться не следует: после завершения операции копирования вы можете должным образом отформатировать ось значений второй диаграммы.

Добавление диаграммы в галерею типов Если вы планируете многократно обращаться к определенному сочетанию параметров форматирования диаграммы, вам следует расширить галерею типов диаграмм Excel. Для этого создайте диаграмму, которую вы хотели бы использовать в качестве образца

Перемещение элементов диаграммы мышью ♦ 693

для построения других диаграмм. Выделите эту диаграмму, затем в меню Диаграмма выберите команду Тип диаграммы (Chart Type). Перейдите на вкладку Нестандартные (Custom Types) и установите переключатель Вывести (Select From) в положение Дополнительные (User-Defined), а затем нажмите кнопку Добавить (Add). В диалоговом окне Добавление нового типа диаграмм (Add Custom Chart Type) введите название нового типа и, если хотите, его описание. Чтобы удалить пользовательский тип диаграммы из галереи, повторите описанную выше процедуру, но после установки переключателя Вывести укажите тип диаграммы, подлежащей удалению,-щелкните на кнопке Удалить (Delete) и затем щелкните на кнопке ОК в окне подтверждения.

Перемещение элементов диаграммы мышью При работе с диаграммой вам даже вообще не нужно притрагиваться к клавиатуре. Так, с помощью мыши вы можете перемещать название диаграммы, заголовки осей, подписи данных и легенду. Или, например, отделять секторы на круговых и кольцевых диаграммах. Обратите особое внимание на то, что в вашей власти изменять позиции любых подписей данных по отдельности. Несмотря на то что Мастер диаграмм создает легенду в одной из фиксированных позиций, окончательное ее положение определяется вами. Дело вкуса — где расположить легенду, хоть даже в центре самой диаграммы. Если вы хотите вернуть элемент на стандартную позицию, перетащите его туда при помощи мыши. Надо думать, что сделаете вы это с некоторой погрешностью. Поэтому, чтобы точно восстановить позицию по умолчанию, необходимо удалить элемент, а затем заново создать его. Допустим, что вы, экспериментируя, переместили легенду в середину диаграммы, а затем решили, что на исходном месте она смотрелась лучше. Чтобы вернуть изначальное положение вещей, достаточно дважды щелкнуть на кнопке Легенда (Legend), расположенной на панели инструментов Диаграммы. После первого щелчка Excel удалит легенду, а после второго щелчка воссоздаст ее в стандартном виде. Вы вправе размещать подписи к данным целиком на свое усмотрение, но, к сожалению, возможность сдвига подписей делений осей не предусмотрена. Их допускается только поворачивать при помощи кнопок Текст сверху вниз (Angle Clockwise) и Текст снизу вверх (Angle Counterclockwise) панели инструментов Диаграммы, причем с подписями делений нельзя работать в индивидуальном порядке — их можно модифицировать только как группу. Вам также не удастся изменить цвет отдельной подписи. Чтобы получить свободу действий, придется создать собственные текстовые примечания, которые будут исполнять роль подписей делений. СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------------------------------Диалоговые окна и кнопки панелей инструментов как только ни позволяют форматировать диаграммы, но не надо забывать о простых и очевидных приемах. В частности, чтобы удалить элемент диаграммы, например стандартный серый фон области рисования, достаточно выделить его и нажать клавишу Delete.

694 ♦ Глава 25. Улучшение внешнего вида диаграмм

Перемещение и изменение размера области рисования Не следует путать область рисования и область диаграммы. Первая — это часть диаграммы, выделенная под графическое представление данных, в то время как вторая — это зона, в границах которой находятся все элементы диаграммы, включая область рисования. При помощи мыши вы можете изменять расположение, размеры и пропорции сторон прямоугольника области рисования. Например, если толщина рамки, окружающей вашу диаграмму, кажется вам чересчур избыточной, выделите область рисования и «растяните» ее мышью. На рис. 25.3 показана диаграмма, для которой соотношение сторон, заданное для прямоугольника области рисования по умолчанию, было изменено. Она иллюстрирует прогнозируемые объемы производства грузовых и легковых автомобилей. В данном случае оказалось целесообразнее сместить область рисования к правой границе области диаграммы, а заголовок — к левой границе. 12

11 Грузовики Ожидается рост производства грузовиков и спад производства легковых машин

10

9 Легковые машины 8

7 0

1

2

3

4

5

Рис. 25.3. По умолчанию Excel располагает область рисования в центре области диаграммы, но конечное ее положение зависит от вас

Работа с заголовками Как говорилось в главе 24 («Основные приемы создания диаграмм»), третье диалоговое окно Мастера диаграмм позволяет указать заголовок для всей диаграммы и заголовки для каждой из ее осей. После создания диаграммы вы вправе в любой момент вернуться к этому диалоговому окну — достаточно выделить любой элемент диаграммы, а затем в меню Диаграмма выбрать команду Параметры диаграммы (Chart Options), открывающую одноименное окно.

Работа с заголовками ♦ 695

Создание заголовка на двух строках Мастер диаграмм, равно как и диалоговое окно Параметры диаграммы, не поддерживает заголовки, состоящие из нескольких строк. Однако после создания заголовка вы можете разместить текст на нескольких строках. Просто щелкните на заголовке два раза: первый щелчок выделит текст, а второй — поместит в тексте заголовка курсор. Переместите курсор туда, где должен быть разрыв строки, и нажмите клавишу Enter.

Форматирование заголовка Чтобы изменить шрифт, цвет, рамку, фон или выравнивание заголовка, нужно сделать на нем двойной щелчок, либо щелкнуть на нем правой кнопкой мыши и воспользоваться командой контекстного меню Формат заголовка диаграммы (Format Chart Title), либо выделить заголовок и затем в меню Формат (Format) выбрать команду Выделенное название диаграммы (Selected Chart Title). В любом случае вы увидите диалоговое окно Формат названия диаграммы (Format Chart Title), представленное на рис. 25.4. (Текст команды и заголовка диалогового окна зависит от выбранного заголовка.)

Рис. 25.4. Это диалоговое окно позволяет изменить шрифт, цвет, рамку, фон и выравнивание отдельного заголовка диаграммы

На вкладке Вид (Patterns) вы можете настроить фон и рамку заголовка. По умолчанию заголовок не обладает ни фоном, ни рамкой. Вы также можете добавить к заголовку тень. Обратите внимание, что одновременно с установкой флажка С тенью (Shadow)

696 ♦ Глава 25. Улучшение внешнего вида диаграмм

переключатель Рамка (Border) автоматически переходит в состояние Обычная (Automatic). Это означает, что рамка будет отображаться линией, тип, толщина и цвет которой установлены по умолчанию. Однако вы не обязаны использовать рамку только потому, что используете тень. Установив флажок С тенью, вы вправе вернуть переключатель Рамка в положение Невидимая (None), в результате заголовок диаграммы будет «отбрасывать» тень без какой-либо рамки. Раздел Заливка (Area) определяет, что происходит «между строк» вашего заголовка. Например, если вы выберете вариант Обычная (Automatic), будет использоваться заливка с параметрами по умолчанию, то есть белая (непрозрачная). При выборе варианта Прозрачная (None) фоновый цвет заголовка определяется цветом подстилающей поверхности. Так, если вы переместите заголовок на серую область рисования диаграммы, фон заголовка станет серым. После нажатия кнопки Способы заливки (Fill Effects) вам станет доступна закраска посредством фоновой картинки или узора для вашего заголовка. Эти разновидности закраски применяются в заголовках точно так же, как в области рисования и в области диаграммы. Подробнее о способах закраски рассказывается в разделе «Форматирование фоновых областей» этой главы. При помощи вкладки Шрифт (Font) вы можете изменить шрифт, его размер, начертание и цвет. Флажок Автомасштабирование (Auto Scale) по умолчанию установлен. Он включает режим автоматической подстройки высоты символов в заголовке при изменении размера диаграммы. Если вы не хотите, чтобы это происходило, снимите данный флажок, Вкладка Выравнивание (Alignment) (рис. 25.5) позволяет управлять не только выравниванием заголовка, но и его ориентацией. По умолчанию Excel ориентирует название диаграммы, равно как и название горизонтальной оси (как правило, это ось категорий), под углом 0°, то есть горизонтально. Название вертикальной оси выводится под углом 90°, то есть вертикально, для того чтобы текст читался снизу вверх. Ориентацию любого заголовка можно изменить при помощи элемента управления Ориентация (Orientation) на вкладке Выравнивание. Для более точной настройки укажите точное количество угла поворота в градусах в соответствующем поле. Допускается также создать вертикальный заголовок с обычными горизонтальными буквами. Для этого достаточно щелкнуть на поле с вертикальной надписью Текст (Text). Поначалу идея диагонально ориентированного названия диаграммы может показаться несерьезной, однако не стоит забывать, что вовсе не запрещено расположить заголовок прямо в области рисования. В этом случае вы можете ^ориентировать заголовок вдоль одного из графиков. Наклонный заголовок даже подыграет настроению иной диаграммы — взгляните на рис. 25.6. Как правило, в качестве комментариев к диаграмме используются надписи или объекты WordArt, однако обычное текстовое поле нельзя повернуть, а изящно расположить текст WordArt несколько сложнее, чем просто изменить наклон заголовка. СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------------------------------Прежде чем приступить к экспериментам с наклонным и крупным заголовком, например таким, как показано на рис. 25.6, мы рекомендуем должным образом настроить размер диаграммы и только после добавить название и начать поворачивать его. Дело в том, что Excel плохо справляется с задачей масштабирования видоизмененного заголовка при изменении размеров всей диаграммы.

Работа с заголовками ♦ 697

Рис. 25.5. Вкладка Выравнивание позволяет изменять выравнивание и ориентацию заголовка

Рис. 25.6. Наклонный заголовок способен сделать вашу диаграмму более зрелищной

698 ♦ Глава 25. Улучшение внешнего вида диаграмм ВНИМАНИЕ ------------------- —----------------------------------- ____________________ Если вы создадите многострочный заголовок диаграммы или оси и затем поменяете ориентацию, принятую по умолчанию, разбиение на строки будет отменено программой. Единственное средство создать наклонный многострочный заголовок на диаграмме — текст WordArt.

Форматирование отдельных символов заголовка Excel позволяет форматировать заголовок посимвольно. На рис. 25.7 продемонстрирован подобный пример: часть символов заголовка приподнята за счет применения формата верхнего индекса; кроме того, увеличен размер этих символов.

Рис. 25.7. Форматирование отдельных символов заголовка имеет цель привлечь внимание зрителя

Чтобы изменить вид некоторых символов в заголовке, выделите заголовок и затем выделите интересующую вас часть. После этого в меню Формат выберите команду Выделенное название диаграммы. В появившемся диалоговом окне будет присутствовать только одна вкладка Шрифт, что говорит о сопутствующих ограничениях, не дающих изменить характеристики фона для выделенных символов.

Добавление текстовых примечаний Чтобы добавить на диаграмму текстовый комментарий, достаточно выделить любой ее элемент и начать вводить текст. Набираемый вами текст будет отображаться в строке формул. Как только вы нажмете клавишу Enter, он появится на диаграмме в виде надписи. После этого вы можете переместить это поле в любое удобное для вас место.

Работа с подписями данных ♦ 699

Если вы измените размеры и положение диаграммы, Excel постарается сохранить относительное расположение примечаний среди других элементов диаграммы, однако имейте в виду, что данная процедура выполняется не идеально. Если вы планируете добавить на диаграмму текстовые примечания, сначала следует подобрать приемлемые для вас размеры и позицию диаграммы и только после этого приступить к вводу самих комментариев. Чтобы добавить примечание, можно также нажать кнопку Надпись (Text Box) на панели инструментов Рисование (Drawing). После этого необходимо нарисовать на диаграмме прямоугольник и внутри него ввести текст. Заметьте, что здесь вы имеете дело с обычным текстом, к которому применимо различное форматирование: пословное и побуквенное (для этого годится метод, рассмотренный нами для форматирования символов заголовка диаграммы), однако вы не сможете вписать текст в фигурную форму или генерировать многоцветные буквы. Для решения подобных задач следует использовать текст Word Art. Более подробно о работе с объектами Word Art рассказывается в разделе «Объекты Word Art» главы 10. Для того чтобы удалить текстовое примечание, выделите ограничивающий его прямоугольник и нажмите клавишу Delete. Если само поле не исчезает, это означает, что, скорее всего, вы выделили не объект в целом, а текст внутри рамки.

Работа с подписями данных Если, работая с Мастером диаграмм, вы не добавили на диаграмму подписи данных, вы можете сделать это позже. А именно: выделите любой элемент готовой диаграммы, в меню Диаграмма выберите команду Параметры диаграммы и в открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Подписи данных (Data Labels). Эта вкладка также позволяет изменять внешний вид и содержимое уже размещенных на диаграмме подписей. Для большинства диаграмм допускается использование подписей данных трех типов: Ряд (Series Name), Категория (Category Name) и Значение (Value) (см. рис. 24.5). В круговых и кольцевых диаграммах вы вправе указывать также долю значений в процентах от общей суммы. Если диаграмма содержит в себе несколько рядов данных, третье диалоговое окно Мастера диаграмм и окно Параметры диаграммы ограничивают вас созданием подписей в режиме «только сразу для всех без исключения рядов данных». Если вам нужно подписать лишь часть данных, сначала создайте диаграмму вообще без подписей. После этого выделите интересующие вас ряды данных. Затем в меню Формат выберите команду,Выбранный ряд (Selected Data Series) и в открывшемся окне перейдите на вкладку Подписи данных (Data Labels). Единственным недостатком последнего способа создания и настройки подписей к данным является то обстоятельство, что вы не увидите результата на диаграмме до тех пор, пока не закроете окно. (В отличие от диалогового окна Параметры диаграммы, где вы имеете возможность немедленно видеть последствия своих действий.)

700 ♦ Глава 25. Улучшение внешнего вида диаграмм

Позиционирование и выравнивание подписей При необходимости изменить расположение и выравнивание набора подписей к данным выделите их на диаграмме, затем воспользуйтесь командой Выделенные подписи данных (Selected Data Labels) меню Формат, а далее перейдите на вкладку Выравнивание (Alignment) одноименного окна. На экране появится еще одно диалоговое окно, показанное на рис. 25.8. Его отличие от окна с рис. 25.5 выражается в присутствии раскрывающегося списка Положение подписи (Label Position). Последний позволяет уточнить положение сопроводительного текста относительно маркеров данных. Набор возможных способов размещения подписей зависит от типа диаграммы. Так, на рис. 25.8 перечислены варианты расположения подписей для гистограмм и линейчатых диаграмм. Для подписей данных, выходящих за пределы круговой или кольцевой диаграммы, в случае, если сектор оказывается слишком узким (уже, чем его подпись), Excel протягивает к соответствующей подписи соединительную линию. Так намного легче установить соответствие между подписями и секторами диаграммы. Подобная ситуация проиллюстрирована на рис. 25.9, где линий выноски потребовалось две. Excel специально отображает такие подписи на некотором отдалении от диаграммы. Если это не подходит вам, в меню Диаграмма выберите команду Параметры диаграммы, перейдите на вкладку Подписи данных и снимите флажок Линии выноски (Show Leader Lines).

Рис. 25.8. Excel позволяет размещать подписи данных несколькими способами в зависимости от типа диаграммы

Когда подпись включает в себя больше одного элемента (например, имя ряда данных и значение), удобнее размещать их на разных строках. Для этого выделите диаграмму,

Работа с подписями данных ♦ 701

затем в меню Диаграмма выберите команду Параметры диаграммы, перейдите на вкладку Подписи данных, а затем в раскрывающемся списке Разделитель (Separator) выберите пункт Новая строка (New Line). Товар 6 15%

Товар 1 44%

Товар 5 18%

Товар 4 17%

Товар 3 4%

Товар 2 2%

Рис. 25.9. Там, где это уместно, Excel добавляет к подписям данных линии выноски ПРИМЕЧАНИЕ----------------------------------------------------------------------------------------Если фрагменты подписи располагаются на разных строках и при этом вы намерены отобразить их в наклонном виде, будьте готовы к неожиданному результату. Прежде всего, Excel игнорирует ваше указание использовать в качестве разделителя символ новой строки и отобразить всю подпись на одной наклонной строке. Если элементов два, второй будет заключен в скобки, однако этого не произойдет в случае, когда подпись состоит из трех элементов. Можно согласиться, что скобки — неплохая идея, удивительно даже, что ничего подобного нет для обычных горизонтальных подписей.

Числовое форматирование подписей данных Если подписи данных содержат в себе числа, вы вправе применить к этим числам любой числовой формат. Если вас не устраивает формат, используемый по умолчанию, выделите подписи, затем в меню Формат выберите команду Выделенные подписи данных (Selected Data Labels) и в одноименном окне перейдите на вкладку Число (Number). Помимо списка встроенных и пользовательских числовых форматов здесь вы обнаружите флажок Связь с источником (Linked To Source). Когда этот флажок установлен, подписи будут оформлены согласно числовому формату, который применен к ячейкам, содержащим исходные данные диаграммы.

Вид и шрифт подписей данных Вкладки Вид (Patterns) и Шрифт (Font) диалогового окна Формат подписей данных (Format Data Labels), показанного на рис. 25.8, используются точно так же, как и аналогичные вкладки других диалоговых окон форматирования. Вкладка Шрифт

702 ♦ Глава 25. Улучшение внешнего вида диаграмм

позволяет сменить гарнитуру шрифта, начертание и цвет символов. При помощи вкладки Вид можно добавить рамку, тень, а также выбрать заливку и цвет заднего плана. Имейте в виду, что Excel автоматически подстраивает высоту символов в подписях к данным в соответствии с текущим размером диаграммы. Вы вправе отказаться от масштабирования подписей, сняв флажок Автомасштабирование (Auto Scale) на вкладке Шрифт.

Редактирование подписей данных Excel предоставляет самые широкие возможности для редактирования подписей чанных. В том числе подписи можно связать с ячейками рабочего листа, благодаря чему подписи будут изменяться автоматически, отталкиваясь от значений в ячейках. К сожалению, эта процедура достаточно трудоемка, поскольку вам придется редактировать каждую подпись отдельно. Чтобы изменить содержимое подписи, щелкните на ней один раз, сделайте паузу, а затем щелкните на ней снова. В результате первого щелчка будут выбраны подписи для всего ряда данных, а вторым щелчком вы выделите конкретную подпись. Теперь можно приступить к ее редактированию — в нашем случае связыванию. В строке формул введите ссылку на эту ячейку, например =Лист1!А1. Не забудьте включить в адрес ячейки имя листа, даже если диаграмма размещена на том же самом листе, что и ячейка.

Форматирование одной подписи данных Чтобы настроить подпись в индивидуальном порядке, щелкните на ней один раз, передохните секунду, затем щелкните на этой подписи повторно. Затем в меню Формат выберите команду Выделенные подписи данных (Selected Data Labels). На рис. 25.10 показан модифицированный вариант диаграммы с рис. 25.9, однако в этом случае каждая подпись данных форматировалась отдельно. Исходно каждая из них располагалась внутри круга. После этого подписи для продуктов 2 и 4 были вынесены за пределы диаграммы, поскольку они не умещались в соответствующих секторах. Линии выноски были добавлены Excel автоматически. Чтобы улучшить восприятие, цвет подписей, расположенных внутри круга, был заменен на белый; кроме того, мы задали полужирное начертание символов.

Генерация подписей для точечных диаграмм Из рис. 25.11 видно, что подписи, которые Excel предлагает для точечных диаграмм, вряд ли способствуют наглядности диаграммы. В этом случае в качестве подписей использовалось имя ряда данных. Два других доступных варианта — значение по оси X или значение по оси Y — не намного удачнее. В подобных ситуациях удобно отталкиваться от текстовых значений, размещенных в ячейках рабочего листа. Как правило, при построении диаграмм эти ячей-

Работа с подписями данных ♦ 703

ки располагаются поблизости от ячеек с числовыми данными. В приведенном примере (рис. 25.11) ячейки с текстами подписей занимают диапазон А2:А6.

Рис. 25.10. В этой диаграмме подписи отформатированы в индивидуальном порядке

Рис. 25.11. Встроенные в Excel варианты подписей для точечных диаграмм вряд ли могут оказаться полезными

Вы можете настроить каждую из подписей диаграммы по отдельности — в данном случае это несложно, так как диаграмма включает в себя всего пять точек.

704 ♦ Глава 25. Улучшение внешнего вида диаграмм

Однако когда вы имеете дело с большим количеством точек или ежедневно вносите изменения в исходные данные, редактирование подписей вручную — занятие из разряда весьма утомительных. В таких условиях имеет смысл воспользоваться следующей процедурой VBA: Sub XYLabeler() Dim LabelRange As Range Dim i As Integer, Pts As Integer Set LabelRange = Application.InputBox _ (prompt:="Data label range?", Type:=8) ActiveChart.ApplyDataLabels Pts = ActiveChart.SeriesCollection(1).Points.Count For i = 1 To Pts ActiveChart.SeriesCollection(1).Points(i).DataLabel.Characters.Text _ = LabelRange(i) Next i End Sub

Для начала нажмите клавиши Alt+Fll, чтобы открыть редактор Visual Basic (VBE). В окне (Проект) Project выберите имя книги Excel (если вы не видите этого окна, нажмите клавиши Ctrl+R). В редакторе Visual Basic откройте меню (Вставка) Insert и выберите команду (Модуль) Module. В окне программного модуля наберите приведенный выше код. Вернитесь в Excel, выделите диаграмму, на которую вы хотите добавить подписи значений, в меню Сервис (Tools) выберите пункт Макрос (Macro), затем — Макросы (Macros). После этого в списке выберите макрос Подписи, диаграмм и нажмите кнопку Выполнить (Run). Когда вам будет предложено, укажите диапазон ячеек, в которых размещаются текстовые значения, используемые в качестве подписей диаграммы, затем щелкните на кнопке ОК. (Если диаграмма располагается на отдельном листе, вы должны перейти на рабочий лист, содержащий эти ячейки, и затем выделить нужный диапазон.) ВНИМАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Имейте в виду, что приведенный код макроса далеко не совершенен, поскольку написан для демонстрационных целей. В частности, если перед запуском этого макроса вы не выделите диаграмму, VBA выдаст сообщение об ошибке. Кроме того, данный макрос позволяет подписать только один ряд данных. СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Более подробно об использовании макросов и среде Visual Basic for Applications рассказывается в главе 31 «Создание макросов».

Результат запуска данного макроса для диапазона А2:А6 показан на рис. 25.12. Видно, что подписи стали более осмысленными, однако расположение некоторых нельзя назвать идеальным, поскольку они перекрывают собой линии сетки. С почти полной уверенностью можно сказать, что вам все равно придется вносить некоторые коррективы вручную. Более подробно о форматировании подписей данных рассказывается в разделе «Форматирование одной подписи данных» текущей главы.

Работа с осями ♦ 705

Рис. 25.12. Макрос LabelerXY создал подписи данных, используя содержимое ячеек А2:А6, однако отдельные подписи все равно придется настраивать вручную

Работа с осями Excel обеспечивает гибкое управление форматированием, расположением и масштабированием осей создаваемой диаграммы. Вы можете выбрать тип, цвет и толщину линии оси, а также настроить расположение делений и их подписей. Кроме того, вы вправе изменить масштаб, применяемый по умолчанию, и самостоятельно задать позицию, в которой пересекаются вертикальная и горизонтальная оси.

Выбор типа, цвета и толщины линии При необходимости изменить тип, цвет или толщину линии оси диаграммы выделите эту ось, затем в меню Формат выберите команду Выделенная ось (Format Selected Axis) и в появившемся диалоговом окне перейдите на вкладку Вид (Patterns), изображенную на рис. 25.13. По умолчанию рисуется тонкая сплошная черная линия, однако в вашем распоряжении любой из восьми типов линии и любое из четырех значений толщины. Обратите внимание, что Excel отображает деления оси с использованием этих же параметров. Таким образом, если, например, вы сделаете ось толстой красной линией, то ее деления будут такими же жирными и красными (если, конечно, вы не отключите отображение шкалы).

706 ♦ Глава 25. Улучшение внешнего вида диаграмм

Рис. 25.13. Для изменения свойств оси предназначена вкладка Вид окна Формат оси

Расположение делений и подписей делений Деления — это короткие линии, которые либо пересекают ось, либо примыкают к ней через равные интервалы. Подобно линиям, обозначающим сантиметры и миллиметры на любой мерной линейке, деления определяют шкалу оси. Метки на оси диаграммы подразделяются на основные и промежуточные, второстепенные (подобно сантиметровым и миллиметровым делениям на обычной линейке). Подписи делений характеризуют шкалу оси. Так, на рис. 25.14 деления вертикальной оси — это числа в денежном формате. Подписями меток на горизонтальной оси здесь являются названия категорий Квартал 1, Квартал 2 и т. д. По умолчанию Excel выводит основные деления на внешней стороне каждой оси и не отображает вспомогательные деления. Каждое основное деление сопровождается соответствующей подписью. Чтобы изменить расположение меток, выделите ось, а затем воспользуйтесь командой Выбранная ось меню Формат оси и в открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Вид (см. рис. 25.13). Скорее всего, вам захочется изменить расположение подписей делений в диаграмме, у которой ось значений пересекается с осью категорий не в нижнем левом углу диаграммы. Например, на диаграмме, показанной на рис. 25.14, присутствуют отрицательные значения, и вследствие этого ось категорий находится выше основания диаграммы. Если подписи делений для оси категорий оставить в позиции по умолчанию (то есть рядом с осью), они окажутся в середине области рисования диаграммы. Именно поэтому на вкладке Вид диалогового окна Формат оси мы перевели переключатель Метки делений (Tick-Mark Labels) в положение Внизу (Low).

Работа с осями ♦ 707

Рис. 25.14. Мы расположили подписи оси для категорий вне области построения диаграммы

Изменение числового формата подписей делений При отображении на диаграмме подписей делений для оси значений Excel по умолчанию использует числовой формат, примененный к ячейкам с исходными данными. Соответственно, если исходные данные имели денежный формат, этот же формат будет распространен на шкалу оси значений. Если вы измените формат исходных данных, подписи делений также претерпят соответствующие изменения. Однако вы можете отменить подобную связь форматов. Для этого выделите ось и нажмите кнопку Формат оси (Format Axis) на панели инструментов Диаграммы, чтобы открыть диалоговое окно Формат оси (Format Axis). После того как вы сами явно укажете числовой формат на вкладке Число (Number), Excel больше не будет обращаться к форматам исходных данных. Чтобы восстановить связь числовых форматов для данных и подписей делений, снова обратитесь к вкладке Число диалогового окна Формат оси и установите флажок Связь с источником (Linked To Source).

Масштабирование осей В большинстве случаев Excel по умолчанию формирует вполне удовлетворительные шкалы для осей диаграммы, но вы не обязаны ими пользоваться. Вы вправе задать минимальное и максимальное значения, назначить другое расположение основных и промежуточных делений на оси (и, соответственно, линий сетки, которые берут начало из делений) и применить логарифмическую шкалу вместо обычной.

708 ♦ Глава 25. Улучшение внешнего вида диаграмм

Настройка шкалы оси значений Чтобы настроить шкалу оси значений, выделите ось, затем в меню Формат выберите команду Выделенная ось и перейдите на вкладку Шкала (Scale) диалогового окна Формат оси (Format Axis), показанную на рис. 25.15. При вводе значения в любое из первых четырех полей соответствующий флажок из группы Авто (Auto) автоматически снимается. Чтобы восстановить состояние параметра по умолчанию, вновь установите связанный с ним флажок Авто.

Рис. 25.15. Настройка шкалы оси значений производится на вкладке Шкала диалогового окна Формат оси

Задание минимального и максимального значений. Если все числа, отображаемые на диаграмме, являются положительными, ось значений по умолчанию начинается с нуля и заканчивается делением равным или чуть большим максимального значения данных. Когда же все числа отрицательные, по умолчанию в начале шкалы находится деление чуть меньшее или равное минимальному числу, а заканчивается шкала нулем. Если в диаграмме присутствуют как положительные, так и отрицательные значения, отображаемый диапазон ограничивается наименьшей и наибольшей величинами. В диаграмме, содержащей только положительные числа, можно изменить масштаб области рисования, заменив левый нуль числом, которое приблизительно равно наименьшему значению в диаграмме. В диаграмме, представляющей одни отрицательные числа, аналогичный эффект дает подобное изменение в поле Максимальное значение (Maximum).

Работа с осями ♦ 709

Изменение цены делений и линий сетки. Поля Цена основных делений (Major Unit) и Цена промежуточных делений (Minor Unit) определяют расположение основных и промежуточных делений шкалы, а соответственно и линий сетки. Например, для увеличения расстояния между линиями сетки увеличьте значение в одном из этих полей или в обоих. Настройка точки пересечения с осью категорий (X). По умолчанию ось категорий пересекается с осью значений в точке 0. Вы можете изменить точку отсчета, указав новое число в поле Ось X (категорий) пересекает в значении (Category (X) Axis Crosses At). При этом Excel снимает соответствующий флажок из группы Авто (Auto). Чтобы восстановить стандартное расположение оси, снова установите флажок Авто. Изменить положение оси категорий также позволяет флажок Пересечение с осью X (категорий) в максимальном значении (Category (X) Axis Crosses At Maximum Value). Если вы установите этот флажок, ось категорий будет расположена вверху диаграммы (если только вы не установили флажок Обратный порядок значений (Values In Reverse Order). Использование логарифмической шкалы. В этом случае значения, равные степени 10, располагаются вдоль оси на одинаковых расстояниях. Так, если диапазон вашей логарифмической шкалы 1-10 000, числа 1, 10, 100, 1000 и 10 000 будут отстоять друг от друга с равными интервалами. Логарифмический масштаб часто практикуется при построении научных и технических диаграмм. Включается логарифмический масштаб флажком Логарифмическая шкала (Logarithmic Scaling). Чтобы вернуться к обычной (линейной) шкале, сбросьте этот флажок. В логарифмической системе отсчета наименьшим значением на диаграмме является 1. Отрицательные же числа и нуль невозможно отобразить, и если вы попытаетесь это сделать, Excel выведет сообщение об ошибке и удалит такие значения из диаграммы. Чтобы восстановить их, просто вернитесь к линейной шкале. Обратный порядок значений. Ось значений можно ориентировать в противоположном направлении. Тогда большие значения будут располагаться в нижней части диаграммы, а меньшие — в верхней части. Такой вариант бывает удобен, если все отображаемые данные отрицательны и вас интересует только абсолютная величина каждой точки; или для вас актуальны в первую очередь наименьшие значения, например, вы строите график количества штрафных очков в какой-нибудь игре. Чтобы изменить направление оси значений на обратное, следует установить флажок Обратный порядок значений (Values In Reverse Order).

Настройка невременной шкалы оси категорий Чтобы вручную изменить шкалу оси категорий, которая не является осью времени, выделите ось, затем в меню Формат выберите команду Выделенная ось и перейдите на вкладку Шкала диалогового окна Формат оси. Вид этой вкладки показан на рис. 25.16. Изменение точки пересечения с осью значений. По умолчанию ось значений пересекается с осью категорий слева от маркеров данных для первой категории. Однако вы вправе разместить узловую точку там, где посчитаете нужным. Для этого введите в поле Пересечение с осью Y (значений) в категории номер (Value (Y) Axis Crosses At Category Number) любое число, отличное от 1. Чтобы восстановить стандартное положение оси, вновь введите в это поле значение 1.

710 ♦ Глава 25. Улучшение внешнего вида диаграмм

Возможно, для вас будет удобнее расположить ось значений в центре диаграммы, например, с целью сравнения двух наборов данных (такая ситуация продемонстрирована на рис. 25.17). В этом случае в поле Пересечение с осью Y (значений) в категории номер указано число 2 для того, чтобы ось значений находилась слева от второй категории (Петя).

Рис. 25.16. Вид вкладки Шкала диалогового окна Формат оси, когда выделенная ось категорий не является осью времени

Изменение интервала между подписями категорий. Для каждого скопления значений (в случае одного ряда данных для каждой точки) отображается одна подпись. При наличии на диаграмме достаточно большого количества точек подписи категорий выводятся под углом, чтобы избежать наложения. Если на вкладке Выравнивание (Alignment) диалогового окна Формат оси вы указали горизонтальную ориентацию подписей, Excel может пропускать часть подписей для того, чтобы не допустить их перекрытия. Но если, несмотря на это, горизонтально ориентированные подписи все равно накладываются друг на друга или вы просто хотите уменьшить их количество, введите в поле Число категорий между делениями (Number Of Categories Between Tick-Mark Labels) значение, отличное от 1. Например, если вы укажете значение 2, Excel будет отображать подпись для каждой второй категории, для значения 3 — подпись для каждой третьей категории и т. д. Изменение интервала между делениями и линиями сетки. Поле Число категорий между делениями (Number Of Categories Between Tick-Mark Labels) определяет расположение основных делений вдоль оси категорий. По умолчанию Excel создает по одному основному делению для каждой категории. Вы можете разместить деления на оси категорий с меньшей частотой, указав в данном поле значение больше 1.

Работа с осями ♦ 711

Рис. 25.17. Эта диаграмма удобна для сравнения двух наборов значений

Присутствие или отсутствие делений на оси категорий на самом деле не сильно влияет на внешний вид вашей диаграммы. Однако следует учитывать, что от основных делений зависит размещение на диаграмме линий сетки. Таким образом, если вы решите отобразить на диаграмме вертикальные линии сетки (при помощи диалогового окна Параметры диаграммы), частоту этих линий можно настроить, обозначив интервал между делениями оси категорий. Промежуточные вертикальные линии сетки всегда проводятся (если они отображаются) точно посередине между основными линиями. Местоположение первого маркера данных. В зависимости от состояния флажка Пересечение с осью Y (значений) между категориями (Value (Y) Axis Crosses Between Categories) Excel оставляет (если флажок установлен) или не оставляет свободного пространства между осью значений и первой точкой (маркером) данных на диаграмме. По умолчанию этот флажок устанавливается для гистограмм и линейчатых диаграмм и снимается для диаграмм типа График и С областями. Обратный порядок категорий. Вы можете изменить шкалу оси категорий таким образом, чтобы самая первая категория размещалась в правой части диаграммы, а последняя — в левой. Когда это нужно? Например, если вы хотите привлечь внимание именно к последней категории. Чтобы изменить последовательность вывода категорий, установите флажок Обратный порядок категорий (Categories In Reverse Order).

Настройка временной шкалы оси категорий Параметры временной оси категорий отличаются от параметров обычной шкалы. Чтобы приступить к настройке шкалы, выделите ось категорий, в меню Формат выберите

712 ♦ Глава 25. Улучшение внешнего вида диаграмм

команду Выделенная ось и затем в диалоговом окне Формат оси откройте вкладку Шкала. Вид этой вкладки для осей времени показан на рис. 25.18. Изменение минимального и максимального значений. По умолчанию Excel использует в качестве минимального значения шкалы самую раннюю дату в исходном диапазоне данных, а в качестве максимального значения шкалы — самую позднюю дату. Изменяя даты, вы можете отображать на диаграмме определенные подмножества данных. Так, если у вас имеется ежемесячная статистическая информация с января по декабрь, то, для того чтобы отобразить на диаграмме данные только для третьего квартала, внесите в поле Минимальное значение (Minimum) значение 1.7 (первое июля), а в поле Максимальное значение (Maximum) — значение 1.9 (первое октября). Кроме того, если нужно подчеркнуть, что для некоторого грядущего периода данных еще нет, укажите для максимального значения более позднюю дату, чем самая последняя дата, для которой данные есть. В этом случае имеющиеся данные попадут в левую часть диаграммы, а в правой части будет оставлено свободное место.

Рис. 25.18. Это диалоговое окно позволяет существенным образом менять графическое представление данных, зависящих от времени

Изменение цены основных и промежуточных делений. Поле Цена основных делений (Major Unit) определяет расстояние между основными делениями оси, а также интервал между подписями делений и между основными линиями сетки. Чтобы увеличить расстояние между подписями и линиями сетки, увеличьте значение в поле Цена основных делений и выберите единицу измерения времени справа. Имейте в виду, что последняя не должна быть меньше, чем та, которая указана в поле Единица измерения (Base Unit).

Работа с осями ♦ 713

Поле Цена промежуточных делений (Minor Unit) определяет дистанцию между промежуточными делениями и промежуточными линиями сетки. С его помощью вы можете увеличивать и сокращать расстояние между этими элементами диаграммы. Изменение единицы измерения. Поле Единица измерения (Base Unit) отвечает за точность представления исходных данных на диаграмме. Если предположить, что вы анализируете ежедневные сводки о цене на нефть и, соответственно, выберете в качестве мерной единицы день, то на диаграмме можно четко отобразить колебания курса с точностью до одних суток. Пример такой диаграммы приведен на рис. 25.19. Если же вы укажете в качестве единицы измерения месяц, то получите более общую тенденцию, но за счет потери точности, как на рис. 25.20.

Рис. 25.19. Единица измерения равна одному дню, благодаря чему мы можем видеть ежедневные колебания цены на нефть

Итак, еще раз. Первый из показанных графиков отражает ежедневные колебания «нефтедолларов». В данном случае единица времени (сутки) была установлена программой по умолчанию при создании диаграммы. Для второго графика в качестве единицы измерения был выбран месяц. Теперь для каждого месяца вы можете видеть начальную цену, конечную цену на нефть, а также максимальную и минимальную, однако промежуточные отклонения стоимости на протяжении месяца скрыты от ваших глаз. Изменение точки пересечения с осью значений и обратный порядок дат. Эти параметры оси времени настраиваются точно так же, как и аналогичные параметры оси значений (см. раздел «Настройка шкалы оси значений»). И отвечают они также за

714 ♦ Глава 25. Улучшение внешнего вида диаграмм

направление отсчета дат и за точку отсчета, где ось времени пересекается с осью значений.

Рис. 25.20. Теперь единица измерения равна одному месяцу — мы можем оценить лишь диапазон изменения цены на нефть в течение каждого месяца

Настройка шкалы оси рядов данных Ось рядов данных имеется только в определенных типах трехмерных диаграмм. Примером такой диаграммы является рис. 25.21. В подобных объемных диаграммах каждый ряд данных отображается на отдельной плоскости. Excel располагает две оси в плоскости основания диаграммы, а третью ось, перпендикулярную этой плоскости, ориентирует вверх. Одна из осей в основании диаграммы становится осью категорий (X), а вторая — осью рядов данных (Y). Третья, вертикальная, ось является осью значений (Z). Чтобы настроить шкалу оси рядов данных, выделите ось, затем в меню Формат выберите команду Выделенная ось и перейдите на вкладку Шкала открывшегося окна. На рис. 25.22 видно, что здесь набор параметров невелик. Поле Число рядов между подписями делений (Number Of Series Between Tick Mark Labels) позволяет увеличить расстояние между маркерами данных. По умолчанию это 1. Чем больше значение в поле, тем реже выводятся маркеры. Поле Число рядов между делениями (Number Of Series Between Tick Marks) определяет промежуток между делениями оси и, соответственно, между линиями сетки. Флажок Обратный порядок рядов (Series In Reverse Order) меняет порядок представления данных на обратный. Он полезен, например, в случае, когда маркеры первого ряда данных заслоняют маркеры последующих рядов. Однако в подобной ситуации проблему можно решить также за счет поворота диаграммы.

Работа с осями ♦ 715

Рис. 25.21. На этой трехмерной диаграмме, наряду с осями значений и категорий, присутствует ось рядов данных СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Более подробно о вращении диаграмм рассказывается в разделе «Изменение вида трехмерной диаграммы» этой главы.

Рис. 25.22. Так выглядит вкладка Шкала, если на диаграмме выделена ось рядов данных

716 ♦ Глава 25. Улучшение внешнего вида диаграмм

Добавление, удаление и форматирование линий сетки Линии сетки облегчают восприятие диаграммы, поскольку благодаря им зритель получает более точное представление об отображаемых на диаграмме значениях. Чтобы добавить линии сетки, нужно выбрать команду Параметры диаграммы меню Диаграмма, а затем перейти на вкладку Линии сетки (Gridlines) открывшегося окна. Основные линии проводятся в соответствии с расположением базовых делений оси, а промежуточные линии исходят из вспомогательных делений оси. Расположение обоих типов меток (и, соответственно, количество отображаемых линий сетки) изменяется одним из двух способов: ► выделите ось, чьи линии сетки вы хотели бы изменить, а затем в меню Формат выберите команду Выделенная ось (Format Selected Axis); . ► выделите любую линию сетки из набора линий, который вы хотели бы отформатировать, затем в меню Формат выберите команду Выделенная сетка (Format Selected Gridlines). Откроется диалоговое окно, и в обоих случаях вы попадете на вкладку Шкала (Scale). Чтобы настроить расстояние между линиями сетки, измените значения в полях, определяющих интервал между основными и промежуточными делениями оси. Вы можете выбрать тип, толщину или цвет линий сетки, подобрав соответствующие параметры на вкладке Вид (Patterns) диалогового окна Формат сетки (чтобы открыть это окно, следует выделить одну из линий сетки, а затем в меню Формат выбрать команду Выделенная сетка). Чтобы восстановить представление сетки по умолчанию, на вкладке Вид установите флажок Обычная (Automatic).

Форматирование рядов и маркеров данных Excel предоставляет широкие возможности для форматирования и позиционирования как отдельных маркеров, так и целых рядов данных. Многие средства форматирования применимы к любым диаграммам, но некоторые из них доступны только для определенных типов диаграмм. Ниже мы рассмотрим общие возможности форматирования диаграмм, а затем обсудим общие способы, общие форматы и уже затем перейдем к специфическим форматам конкретных типов диаграмм. СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------------------------------Основная часть форматов имеет силу как в отношении отдельных маркеров, так и для всего ряда данных. Чтобы выделить конкретный маркер, сначала выделите весь соответствующий ряд. Затем щелкните на интересующем вас маркере. Если ваши параметры форматирования не могут быть применены к отдельному маркеру, они окажут воздействие на весь ряд данных, к которому он относится.

Использование вспомогательной оси значений Если диапазоны изменения значений для разных рядов данных практически несопоставимы, вы можете добавить на диаграмму дополнительную ось значений и связать с нею один или несколько рядов данных. Вспомогательная ось обычно располагается

Форматирование рядов и маркеров данных ♦ 717

в правой части диаграммы и, как правило, имеет масштаб, существенно отличающийся от масштаба основной оси значений. Чтобы переключить ряд данных с основной оси на вспомогательную (создавая при этом вспомогательную ось, если ее еще нет) или переместить ряд со вторичной оси на основную, выделите этот ряд, затем в меню Формат выберите команду Выделенный ряд (Selected Data Series) и перейдите на вкладку Ось (Axis) открывшегося окна. Для смены оси значений используйте переключатель Построить ряд (Plot Series On).

Создание комбинированных диаграмм Excel позволяет создавать так называемые комбинированные диаграммы, где за отображение одних рядов данных отвечает один тип диаграммы, в то время как другие ряды представляются диаграммой другого типа. Соответствующий пример приведен на рис. 25.23. Здесь прогнозируемые величины отражены на гистограмме, а реальные значения представлены в виде графика. В результате, благодаря наложению двух различных диаграмм, удалось ярко выразить контраст между гипотезой и фактическим состоянием дел. Чтобы изменить тип диаграммы, используемый при отображении того или иного ряда данных, следует выделить ряд данных, в меню Диаграмма выбрать команду Тип диаграммы и затем указать интересующий вас вариант диаграммы в списке доступных типов. Имейте в виду, что некоторые сочетания являются недопустимыми, например нельзя смешивать плоские и объемные диаграммы. Кроме того, вы должны учитывать, что иные комбинации по определению непригодны с эстетической точки зрения.

Рис. 25.23. Ехсel позволяет отобразить разные ряды данных на одной диаграмме за счет контрастирующих типов диаграмм

718 ♦ Глава 25. Улучшение внешнего вида диаграмм

Изменение порядка рядов данных Обычно Excel отображает ряды данных в соответствии с расположением столбцов или строк на рабочем листе, но вы не обязаны придерживаться первоначальной последовательности. Чтобы изменить порядок отображения рядов данных на диаграмме, выделите один из рядов, затем в меню Формат выберите команду Выделенный ряд (Selected Data Series) и в появившемся диалоговом окне Формат ряда данных (Format Data Series) перейдите на вкладку Порядок рядов (Series Order), вид которой продемонстрирован на рис. 25.24.

Рис. 25.24. На вкладке Порядок рядов вы можете определить порядок, в котором Excel будет отображать ряды данных на диаграмме

Так, при необходимости перестроить эту диаграмму таким образом, чтобы четвертый ряд данных (Кв4) оказался на переднем плане, поверх остальных рядов данных (КвЗ, Кв2, Кв1 — в указанном порядке), в списке Порядок рядов (Series List) выберите обозначение Кв1 и три раза щелкните на кнопке Вниз (Move Down). После этого в списке выберите строку Кв2 и щелкните на кнопке Вниз два раза и т. д. Изменяя порядок отображения рядов, вы сможете сделать видимыми элементы трехмерной диаграммы, которые частично скрыты другими элементами. Однако эту проблему легко решить простым поворотом диаграммы (см. раздел «Изменение вида трехмерной диаграммы»).

Изменение ориентации рядов данных Как правило, Excel безошибочно определяет, содержатся ли ряды данных в строках или в столбцах исходной таблицы. Вместе с тем вы можете переопределить выведенную программно ориентацию рядов данных в исходной таблице. Для этого достаточно нажать

Форматирование рядов и маркеров данных ♦ 719

одну из двух кнопок на панели инструментов Диаграммы: По строкам (By Row) или По столбцам (By Column), тем самым сообщив Excel, что ряды данных содержатся в строках или столбцах соответственно. Однако если вы не приверженец панелей инструментов, выберите в меню Диаграмма команду Исходные данные (Source Data) и затем на вкладке Диапазон данных (Range) открывшегося окна установите переключатель в положение Ряды в строках (Series In Rows) или в положение Ряды в столбцах (Series In Columns).

Изменение внешнего вида маркеров данных Маркер данных — это графический элемент, используемый для представления одного из значений ряда данных. В гистограммах маркерами данных являются вертикальные столбики, в пузырьковых диаграммах — это пузырьки, в круговых — секторы круга и т. п. Чтобы изменить цвет, узор, заливку, рамку отдельного маркера или всех маркеров ряда, выделите конкретный маркер данных или полный ряд, затем в меню Формат выберите команду Выделенный элемент данных (Format Selected Data Point) или Выделенный ряд (Selected Data Series) и после этого перейдите на вкладку Вид (Patterns) появившегося на экране диалогового окна. Эта вкладка будет иметь практически тот же состав, что и для случая форматирования фоновых областей диаграммы. Например, вы вправе использовать для закраски маркера данных рисунок или текстуру. Более подробная информация приведена в разделе «Форматирование фоновых областей» текущей главы.

Режим инверсии На вкладке Вид (Patterns) для многих типов диаграмм вы обнаружите флажок Инверсия для чисел <0 (Invert If Negative). В ряде данных, для которого установлен этот флажок, Excel отображает все маркеры отрицательных значений контрастным цветом — белым. Как правило, белый цвет хорошо контрастирует с любыми другими из принятой по умолчанию для диаграмм цветовой гаммы. Однако учтите, что для нескольких рядов данных все отрицательные значения в этих рядах будут выглядеть одинаково. И опять же, когда для отображения маркеров некоторого ряда данных используется белый цвет, такая «инверсия» отрицательных значений не дает никакого эффекта, поскольку все маркеры остаются белыми. Подобная ситуация проиллюстрирована на рис. 25.25.

Разноцветные маркеры данных Если на диаграмме отображается только один ряд данных, для маркеров данных можно использовать разные цвета. По умолчанию такой режим действует для круговых и. кольцевых диаграмм и не действует в гистограммах и линейчатых диаграммах. Если вы хотите видеть на своей диаграмме многоцветные маркеры, установите флажок Разноцветные точки (Vary Colors By Point), расположенный на вкладке Параметры (Options) диалогового окна Формат ряда данных (Format Data Series).

720 ♦ Глава 25. Улучшение внешнего вида диаграмм

Рис. 25.25. Флажок Инверсия для чисел <0 установлен для обоих рядов данных диаграммы, однако маркер белого ряда данных остался белым, хотя соответствующее значение меньше нуля

Настройка размещения маркеров данных в гистограммах и линейчатых диаграммах Чтобы изменить расположение маркеров данных в обычной плоской гистограмме или линейчатой диаграмме, выделите ряд данных, затем в меню Формат выберите команду Выделенный ряд и перейдите на вкладку Параметры окна Формат ряда данных (Format Data Series) (рис. 25.26). Значение счетчика Перекрытие (Overlap) определяет степень наложения внутри группы маркеров данных, относящейся к одной категории, а счетчик Ширина зазора (Gap Width) задает расстояние между соседними группами маркеров. На рис. 25.26 можно видеть значения этих параметров, используемые в Excel по умолчанию: перекрытие составляет 0%, а зазор равен 150%. В результате маркеры данных, относящиеся к одной категории, отображаются вплотную друг к другу без наложения, а расстояние между группами в полтора раза больше ширины одного маркера. Чтобы маркеры данных отображались с наложением, в поле Перекрытие укажите любое значение от 0 до 100. Диапазон расстояний между группами маркеров (поле Ширина зазора) охватывает значения от 0 до 500. Чем уже пустое пространство, тем шире становятся столбцы гистограммы или горизонтальные полосы линейчатой диаграммы. В случае нулевого зазора вы получаете ступенчатую диаграмму - все маркеры данных расставлены вплотную друг к другу, без промежутков.

Форматирование рядов и маркеров данных ♦ 721

Рис. 25.26. Для изменения положения маркеров данных на диаграмме используйте параметры Перекрытие и Ширина зазора

В некоторых разновидностях диаграмм, особенно в тех, где реальные данные сравниваются с прогнозируемыми, при наложении маркеров данных можно получить весьма любопытный эффект. Например, мы сделали перекрытие равным 60%. При этом ширину зазора уменьшили со 150 до 50%. Результат — на рис. 25.27.

Настройка расстояния между маркерами данных в объемных диаграммах В трехмерных диаграммах, в которых присутствует ось рядов данных, расстояние между маркерами определяется тремя параметрами. Глубина зазора (Gap Depth) и Ширина зазора (Gap Width) устанавливают расстояние между маркерами вдоль оси рядов данных и оси категорий соответственно. Параметр Глубина диаграммы (Chart Depth) задает длину оси рядов данных. При уменьшении значений первых двух параметров маркеры данных на диаграмме сближаются, а при их увеличении — отдаляются друг от друга. С ростом параметра Глубина диаграммы диаграмма приобретает дополнительный объем, а при его уменьшении — становится более плоской. Чтобы изменить значение любого из этих параметров, нужно выделить любой из рядов данных объемной диаграммы, затем в меню Формат выбрать команду Выделенный ряд и в появившемся диалоговом окне перейти на вкладку Параметры. Вид вкладки показан на рис. 25.28.

722 ♦ Глава 25. Улучшение внешнего вида диаграмм

Рис. 25.27. Наложение маркеров данных иногда дает достаточно любопытный эффект

Рис. 25.28. При изменении любого из параметров объемной диаграммы вы можете немедленно увидеть эти изменения

Удачная настройка трехмерной диаграммы — это некоторый компромисс между всеми тремя параметрами. Например, увеличение глубины диаграммы дает более реалистичную

Форматирование рядов и маркеров данных ♦ 723

трехмерную картину, но затрудняет определение реальных численных значений, соответствующих маркерам данных. Если эксперименты завели вас в тупик, восстановите исходный внешний вид диаграммы, не закрывая диалогового окна. Для этого достаточно сделать ширину и глубину зазора равными 150, а глубину диаграммы равной 100. СОВЕТ ---------------------------------------------------- ;-------------------------- : ----------------По умолчанию Excel добавляет легенду на диаграмму даже в случае, если на последней отображается ось рядов данных с подписями делений. На наш взгляд, здесь вообще следует обойтись без легенды, так как соответствующую информацию о названиях рядов данных нетрудно получить, взглянув на подписи оси рядов. Легенда же покрывает значительную площадь, отнимая ее у области рисования.

Линии рядов в гистограммах и линейчатых диаграммах с накоплением Для удобства восприятия маркеры рядов данных в гистограммах и линейчатых диаграммах с накоплением (в том числе в нормированных подвидах таких диаграмм) можно соединить линиями. Чтобы добавить соединительные линии, выделите любой ряд данных, в меню Формат выберите команду Выделенный ряд, затем щелкните на вкладке Параметры открывшегося окна и установите флажок Соединить значения ряда (Series Lines). Обратите внимание, что линии будут проведены для всех рядов данных диаграммы, а не только для выделенного ряда.

Изменение формы маркеров данных гистограммах и линейчатых диаграммах

в

объемных

Для определенных типов объемных гистограмм и линейчатых диаграмм иногда необходимо изменить форму маркеров данных. Маркеры могут иметь вид параллелепипедов, цилиндров, конусов или пирамид. Чтобы изменить форму, выделите ряд данных или конкретный маркер данных, в меню Формат выберите команду Выделенный ряд или Выделенный элемент данных, а затем перейдите на вкладку Фигура (Shape) окна Формат ряда данных. Вид этой вкладки показан на рис. 25.29. Фигуры 2 и 3, равно как и варианты 5 и 6, похожи друг на друга. Различие состоит в том, что в вариантах 3 и 6 усекаются маркеры данных, за исключением наибольших абсолютных значений. Использование усеченных маркеров данных демонстрируется на рис. 25.30.

Сглаживание линий в графиках и точечных диаграммах Линии, соединяющие точки в графиках и точечных диаграммах, допускается сглаживать. Выделите ряд данных, для которого хотите получить гладкую кривую, в меню Формат выберите команду Выделенный ряд, откройте вкладку Вид и установите флажок Сглаженная линия (Smoothed Line). Учтите: в данном случае работает алгоритм,

724 ♦ Глава 25. Улучшение внешнего вида диаграмм

отличный от алгоритма экспоненциального сглаживания, который заложен в надстройку Пакет анализа (Analysis ToolPak).

Рис. 25.29. Чтобы изменить форму маркеров данных, выберите один из образцов на вкладке Фигура диалогового окна Формат ряда данных

Рис. 25.30. В этой диаграмме в качестве маркеров данных используются фигуры с усечением

Форматирование рядов и маркеров данных ♦ 725

Изменение атрибутов линий и маркеров в графиках, точечных и лепестковых диаграммах Чтобы изменить тип, толщину или цвет линии в графике, точечной и лепестковой диаграмме, выделите интересующий вас ряд данных, в меню Формат выберите команду Выделенный ряд и затем в появившемся диалоговом окне перейдите на вкладку Вид. В том же окне вы можете изменить стиль, цвет и размер маркеров данных или вообще отказаться от отображения маркеров.

Линии минимума-максимума и полосы открытиязакрытия Линия минимума-максимума — это линия, соединяющая минимальное и максимальное значения и наглядно показывающая диапазон, в пределах которого изменяются числа в данной категории. Использование линий минимума-максимума продемонстрировано на рис. 25.14. Эти линии могут быть отображены только на двухмерных линейных графиках. Полоса открытия-закрытия — прямоугольник, построенный между соответствующими точками данных первого и последнего ряда. Excel заполняет прямоугольник одним цветом или узором, если первый ряд расположен выше последнего, и контрастным цветом или узором в противном случае. Полосы открытия-закрытия обычно находят применение в биржевых графиках для отслеживания динамики цен открытия и закрытия (так называемые знаменитые «японские свечи»), но вы можете отобразить их и на плоских графиках, содержащих по крайней мере два ряда данных. Чтобы добавить на диаграмму линии минимума-максимума или полосы открытиязакрытия, выделите любой ряд данных, в меню Формат выберите команду Выделенный ряд, затем перейдите на вкладку Параметры открывшегося окна и установите флажок Минимум-максимум (High-Low Lines) или Открытие-закрытие (Up/Down Lines). При использовании полос открытия-закрытия вы получаете возможность настраивать ширину зазора между маркерами данных. Обычно этот параметр доступен только для гистограмм и линейчатых диаграмм, но Excel рассматривает диаграмму типа График, содержащую полосы открытия-закрытия, как одну из разновидностей гистограммы. При увеличении ширины зазора полосы открытия-закрытия становятся уже, а при уменьшении они расширяются. Чтобы изменить внешний вид линий минимума-максимума или полос открытиязакрытия, выделите одну из них, затем в меню Формат выберите соответствующую команду. В появившемся диалоговом окне можно подобрать цвет, толщину и тип линии минимума-максимума, а также цвет, заливку (и даже картинку или текстуру) и рамку полосы открытия-закрытия. СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Подробнее об использовании узоров и картинок для полос открытия-закрытия рассказывается в разделе «Форматирование фоновых областей» текущей главы.

726 ♦ Глава 25. Улучшение внешнего вида диаграмм

Отображение линий проекции на графиках и диаграммах с областями Линии проекции — это прямые линии, которые проводятся от точек данных перпендикулярно оси категорий. Линии проекции полезнее всего использовать в диаграммах с областями, содержащих несколько рядов данных, хотя они доступны на любых плоских или объемных графиках и диаграммах с областями. Выделите ряд данных, в меню Формат выберите команду Выделенный ряд, затем перейдите на вкладку Параметры открывшегося окна и установите флажок Линии проекции (Drop Lines).

Разъединение секторов круговых и кольцевых диаграмм Для того чтобы разъединить секторы круговой или кольцевой диаграммы, щелкните на любом секторе и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите его в направлении от центра диаграммы. Обратите внимание, что на кольцевой диаграмме разъединить можно только внешнее кольцо — внутренние кольца всегда остаются неразрывными. Чтобы сцепить разъединенные секторы, перетащите любой из них обратно к центру диаграммы. Учтите, что таким способом вы разъединяете всю диаграмму. Если нужно отделить от диаграммы только один сектор, оставив все остальные на своих местах, щелкните на секторе два раза, сделав паузу между щелчками. Затем перетащите выделенный сектор в нужную вам позицию.

Параметры форматирования и распределения для вторичных диаграмм и кольцевых диаграмм Excel позволяет отобразить один или несколько рядов данных круговой диаграммы на вторичной (дополнительной) диаграмме. Вторичная диаграмма может быть круговой или гистограммой. Она дает более детальное представление о некоторой части данных основной диаграммы. Чтобы разделить обычную круговую диаграмму на первичную и вторичную, выделите любую часть диаграммы, в меню Диаграмма выберите команду Тип диаграммы, и в правой части диалогового окна вы обнаружите подтипы Вторичная круговая диаграмма и Вторичная гистограмма. При построении вспомогательной диаграммы Excel по умолчанию использует два последних значения ряда данных, но возможны и другие способы распределения значений между основной и вспомогательной диаграммой. Чтобы применить другие варианты, выделите любой маркер данных на вторичной диаграмме, затем в меню Формат выберите команду Выделенный ряд. После открытия диалогового окна Формат ряда данных перейдите на вкладку Параметры, показанную на рис. 25.31. Исходный ряд данных можно распределить между основной и вторичной диаграммами по положению — последние п точек данных отойдут к вспомогательной диаграмме, по значению — к вспомогательной диаграмме будут причислены все маркеры данных со

Форматирование рядов и маркеров данных ♦ 727

значением меньшим п, по доле — к вспомогательной диаграмме отойдут все маркеры данных, значения которых составляют меньше п процентов от общей суммы. Кроме того, вы вправе выбрать пункт Дополнительно (Custom) в списке Разделение рядов (Split Series By) и затем просто перетащить часть секторов из основной диаграммы на вспомогательную.

Рис. 25.31. Excel предоставляет множество вариантов настройки вторичных диаграмм

Параметры настройки для вторичной круговой диаграммы и вторичной гистограммы одинаковы, и единственным их различием является форма вспомогательной диаграммы. После изменения параметров разделения Excel перерисует основную диаграмму и отобразит на ней единый сектор, представляющий все маркеры данных, отошедшие к вспомогательной диаграмме. По умолчанию Excel рисует линии от общего сектора к кругу вспомогательной диаграммы. При желании удалите эти линии, сняв флажок Соединить значения ряда (Series Lines). По умолчанию диаметр вспомогательного круга или высота гистограммы составляют 75% от диаметра основного круга. Чтобы изменить размер вспомогательной диаграммы, введите другое значение в поле Размер второй части (Size Of Second Plot). Кроме того, вспомогательную диаграмму вы можете приблизить к основной или отдалить от нее, указав подходящее значение в поле Ширина зазора (Gap Width).

Изменение угла поворота первого сектора круговой или кольцевой диаграммы По умолчанию Excel проводит начальный радиус самого первого маркера круговой или кольцевой диаграммы под углом 45° к вертикали. Другими словами, если представить себе, что круговая или кольцевая диаграмма — это циферблат часов, то начальный

728 ♦ Глава 25. Улучшение внешнего вида диаграмм

радиус указывает ровно на «полвторого». Чтобы изменить угол ориентации начального радиуса, выделите ряд данных, затем в меню Формат выберите команду Выделенный ряд, перейдите на вкладку Параметры открывшегося окна и введите новое значение в поле Угол поворота (Angle Of First Slice).

Работа с таблицами данных Вы вправе добавить на диаграмму таблицу, составленную из данных, на основе которых она построена. Для этого в меню Диаграмма выберите команду Параметры диаграммы и затем на вкладке Таблица данных (Data Table) установите флажок Таблица данных (Show Data Table). Включение таблицы данных в диаграмму полезно тогда, когда диаграмма размещается на отдельном листе. К сожалению, нельзя перемещать таблицу или менять ее формат. Чтобы создать более гибкий эквивалент таблицы данных, сделайте следующее: 1. В рабочем листе выделите диапазон ячеек, содержащий исходные диаграммы, и скопируйте эти данные в буфер обмена. 2. Выделите диаграмму. 3. Удерживая нажатой клавишу Shift, раскройте меню Правка и выберите команду Вставить рисунок (Paste Picture). (Команда Вставить рисунок присутствует в меню Правка только при нажатой клавише Shift.) 4. Измените расположение и размеры вставленного рисунка. 5. В строке формул введите ссылку на исходные данные диаграммы. Например, если исходные данные находятся в диапазоне Лист1!A1:D5, введите =Лист1!А1:D5. Нажмите клавишу Enter. В результате вы получите рисунок, связанный с исходными данными. Любые их изменения отразятся на рисунке. Причем вы можете переместить рисунок в любое удобное для вас место, в том числе и на диаграмму.

Форматирование фоновых областей Excel предоставляет широкие возможности для форматирования фоновых областей диаграмм, а именно областей диаграммы и рисования, а также стенок и основания в объемных диаграммах. Те же форматы применимы к легенде, фону текстовых элементов (название диаграммы, заголовки осей и подписи значений), а также к некоторым типам маркеров данных (столбцы, полосы, конусы, пирамиды, цилиндры, области, пузырьки, секторы круга и кольца). Доступ к параметрам форматирования, обсуждаемым в данном разделе, предоставляет диалоговое окно Способы заливки (Fill Effects). Чтобы открыть это диалоговое окно, выделите элемент диаграммы, в меню Формат выберите самую первую команду и затем нажмите кнопку Способы заливки (Fill Effects) на вкладке Вид (Patterns).

Форматирование фоновых областей ♦ 729

Заполнение области градиентной заливкой При применении градиентной заливки область закрашивается оттенками некоторой цветовой последовательности, ровно переходящими друг в друга в некотором направлении, например от верхней части столбца к его основанию. Градиентная заливка фоновых областей может придать вашей диаграмме более элегантный внешний вид. Excel предлагает два основных типа градиентной заливки: одноцветную и двухцветную. При заливке одним цветом окраска меняется за счет увеличения или уменьшения его интенсивности, от почти белого цвета на одном конце вплоть до черного на другом конце. При заливке двумя цветами у одного края области преобладает первый выбранный цвет, а на другом крае доминирует второй цвет. В последнем случае цвета задаются самостоятельно или выбираются из предлагаемых Excel. Среди готовых вариантов вы найдете «атмосферные» эффекты типа «Ранний закат» или «Туман», имитацию среза минералов, например «Сапфир», и массу других интересных сочетаний цветов. Чтобы подобрать подходящую градиентную заливку, в диалоговом окне Способы заливки (Fill Effects) откройте вкладку Градиентная (Gradient), показанную на рис. 25.32.

Рис. 25.32. Здесь вы можете выбрать одну из множества заготовок заливки или создать свой собственный вариант

Переключателем Цвета (Colors) выберите тип градиентной заливки и затем укажите нужное количество цветов. Если вы установите переключатель в положение Заготовка (Preset), Excel предоставит вам список готовых дизайнерских решений.

730 ♦ Глава 25. Улучшение внешнего вида диаграмм

В нижней части диалогового окна выбирается тип штриховки (например, горизонтальная или вертикальная) и его подтип (раздел Варианты (Variants)).

Заполнение области узором Как в двухцветной градиентной заливке, в формировании узора участвуют два цвета. Первый из них называется цветом штриховки, а второй — цветом фона. Но, в отличие от градиентной заливки, эти два цвета используются для создания повторяющегося геометрического рисунка. Они выбираются из образцов на вкладке Узор (Pattern) диалогового окна Способы заливки. Вид этой вкладки представлен на рис. 25.33.

Рис. 25.33. На вкладке Узор находятся образцы геометрических рисунков для закраски фоновой области

повторяющихся

Помимо типа узора здесь выбираются оба цвета: штриховки и фона. Таким образом, можно заранее сложить представление, как закрашенная область будет выглядеть при заданной комбинации параметров.

Заполнение области текстурой или рисунком В вашем распоряжении также выбор из 24 текстур, предоставляемых Excel, и рисунков. Для рисунка подходит произвольное изображение, сохраненное в одном из графических форматов. Текстуры — те же узоры, но имитирующие различные

Форматирование фоновых областей ♦ 731

материалы, такие как ткань, мрамор или дуб. На рис. 25.34 приведен пример заполнения области рисования гистограммы текстурой вида «окаменевшая рыба».

Рис. 25.34. Область рисования этой диаграммы заполнена текстурой «окаменевшая рыба»

Для того чтобы применить текстуру к фоновой области, нажмите кнопку Способы заливки, перейдите на вкладку Текстура (Texture) и выберите один из образцов. Если ни один из встроенных вариантов вас не устраивает, щелкните на кнопке Другая текстура (Other Texture). На экране появится диалоговое окно, позволяющее выбрать графический файл любого из поддерживаемых форматов (расширенный метафайл, метафайл Windows, JPEG, PNG, BMP, GIF, сжатый расширенный метафайл Windows, сжатый метафайл Windows, Macintosh PIC, Kodak Photo CD, PC Paintbrush, CorelDraw, CGM, EPS, FPX, WordPerfect Graphics, Tag Image и Photodraw). Excel использует указанное вами изображение для создания повторяющегося рисунка, чтобы полностью заполнить выделенную область диаграммы. РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ------------------------------------------------------------------------------Если после многочисленных экспериментов с текстурами и рисунками вы пришли к выводу, что полученный результат вас не удовлетворяет, то возникает вопрос, как удалить из фоновой области текстуру или рисунок? На вкладках Текстура и Рисунок нет ничего, что позволяет это сделать. Попробуйте обратиться к команде Отменить последнее действие. Иначе выделите фоновую область и затем в меню Правка выберите команду Очистить (Clear), Существует и другой способ: вернитесь на вкладку Вид (View) окна выделенного объекта диаграммы и вместо того, чтобы нажать кнопку Способы заливки, установите переключатель раздела Заливка (Area) в положение Обычная (None).

732 ♦ Глава 25. Улучшение внешнего вида диаграмм

Если вы хотите заполнить фоновую область всего одной копией некоторого изображения, перейдите на вкладку Рисунок (Picture) (рис. 25.35), нажмите кнопку Рисунок (Select Picture) и выберите файл с рисунком. Здесь Excel поддерживает те же самые графические форматы, что и на вкладке Текстура. После того как вы выберете изображение, оно будет показано на вкладке Рисунок.

Рис. 25.35. Для заполнения области диаграммы или области рисования одной копией изображения вместо вкладки Текстура используйте вкладку Рисунок ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Если вы попытаетесь перетащить графический файл из окна Проводника на элемент диаграммы, Windows поменяет обычный указатель мыши на значок плюса. Обычно это означает, что выполняется операция перетаскивания (drag and drop). К сожалению, на самом деле в данном контексте операция перетаскивания не выполняется.

Когда вы применяете рисунок для заполнения фоновой области, не являющейся маркером данных, рисунок не копируется во множестве экземпляров, как текстура, его размеры изменяются таким образом, чтобы полностью заполнить область. При неподходящих пропорциях изображение искажается. Если вы хотите избежать каких-либо искажений, добавьте рисунок на рабочий лист, а затем внедрите диаграмму поверх рисунка. Более подробно этот подход будет описан далее в текущей главе. При заполнении рисунком маркера данных (в отличие от фоновой области) на вкладке Рисунок становится доступным переключатель Заполнение (Format).

Форматирование фоновых областей ♦ 733

По умолчанию он установлен в состояние Растянуть (Stretch). В этом случае, как и выше, используется одна копия рисунка, настраиваемая по размерам маркера. При выборе положения Размножить (Stack) создается столько копий с сохранением исходных размеров, сколько необходимо для заполнения всей области. Кнопка Размножить в масштабе (Stack And Scale) позволяет указать, сколько единиц по оси значений должна представлять одна копия рисунка. На рис. 25.36 показана гистограмма, в которой маркеры заполнены растянутыми стилизованными изображениями лиц. В данном случае мы могли бы с успехом применить два других варианта форматирования рисунков, и тогда каждый столбик гистограммы состоял бы из нескольких экземпляров улыбающихся или грустных физиономий. Однако представленный вариант, на наш взгляд, более соответствует настроению диаграммы, так как вытянутость лиц придает ей комический оттенок.

Рис. 25.36. Картинки, используемые для заполнения фоновых областей маркеров данных, способны придать диаграмме дополнительную выразительность

Как видно из рис. 25.35, на вкладке Рисунок в разделе Поверхности (Apply To) присутствуют флажки Боковая (Sides), Передняя (Front) и Задняя (End). Эти флажки становятся доступными при форматировании столбиков объемных гистограмм. На рис. 25.37 приведен пример заполнения рисунком только одной — верхней — грани столбиков трехмерной гистограммы. При заполнении области диаграммы или области рисования рисунком вы можете использовать несколько экземпляров рисунка (при помощи вкладки Текстура) или один экземпляр, изменив при этом размер и пропорции изображения (с помощью вкладки Рисунок). Механизм построения диаграмм Excel не обеспечивает вставки рисунка по

734 ♦ Глава 25. Улучшение внешнего вида диаграмм

центру области диаграммы или области рисования с одновременным сохранением его исходных размеров. Чтобы обойти эти ограничения, вставьте изображение непосредственно в рабочий лист (командой Рисунок меню Вставка), а затем постройте прозрачную диаграмму и поместите ее поверх рисунка. Или поступите наоборот: создайте диаграмму, а затем перекройте ее изображением. На рис. 25.38 показан пример диаграммы, расположенной над рисунком.

Рис. 25.37. Вы можете использовать рисунок для закраски любой из поверхностей столбиков трехмерной гистограммы СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Совмещая диаграмму и рисунок, вы получаете в свое распоряжение панель инструментов Рисование (Picture) для дополнительной настройки изображения. Например, эта панель позволяет уменьшить яркость или контрастность изображения и даже преобразовать его в «водяной знак».

Изменение вида трехмерной диаграммы Чтобы изменить внешний вид трехмерной диаграммы, достаточно щелкнуть на одном из угловых маркеров выделения и перетащить его при помощи мыши. В процессе перетаскивания Excel отображает трехмерный «проволочный» контур всей диаграммы. Если вы хотите, чтобы помимо общего контура были видны также очертания маркеров данных, при перемещении указателя удерживайте нажатой клавишу Ctrl. Этот способ прямого манипулирования трехмерной диаграммой действительно прост и удобен, однако нередко приводит к совершенно неудачному результату в отношении внешнего вида

Изменение вида трехмерной диаграммы ♦ 735

диаграммы. В таком случае воспользуйтесь кнопкой Отменить (Undo) на панели инструментов Стандартная (Standard).

Рис. 25.38. Диаграмма расположена поверх рисунка, который сохраняет исходные размеры и пропорции

Если требуется произвести более точную настройку вида трехмерной диаграммы, в меню Диаграмма выберите команду Объемный вид (3-D View). Откроется диалоговое окно Формат трехмерной проекции (3-D View), показанное на рис. 25.39. Оно содержит элементы управления для точной настройки параметров экструзии.

Рис. 25.39. Это диалоговое окно позволяет выполнить точную настройку каждого из параметров трехмерной проекции диаграммы

736 ♦ Глава 25. Улучшение внешнего вида диаграмм

Настройка возвышения Поле Возвышение (Elevation) определяет угол зрения на диаграмму из точки основания диаграммы. По умолчанию используется значение 15, однако вы можете ввести любое число в диапазоне от -90 до 90 (для трехмерной круговой диаграммы — в диапазоне от 10 до 80). Угол 90° помещает зрителя прямо над диаграммой. Если угол возвышения (высоты над определенным уровнем) равен -90°, зритель смотрит на диаграмму сквозь ее основание (в этом случае основание становится прозрачным вне зависимости от параметров его форматирования). Чтобы изменить угол возвышения, введите значение в поле Возвышение или воспользуйтесь двумя крупными кнопками в левом верхнем углу окна.

Настройка поворота Поле Поворот (Rotation) определяет наклон трехмерной диаграммы относительно оси, перпендикулярной основанию диаграммы. Если представить, что своим основанием диаграмма поставлена на вращающийся стол, то, изменяя значения в поле Поворот, вы как будто бы крутите этот стол. По умолчанию величина поворота равна 20° (исключением являются круговые диаграммы, для которых наклон по умолчанию равен 0). Вы можете использовать любое значение в диапазоне от 0 до 360. Для изменения угла поворота предназначены также две крупные кнопки, расположенные под окном предварительного просмотра.

Настройка высоты Поле Высота (Height) определяет отношение длины оси значений к длине оси категорий (в процентах). По умолчанию это соотношение равно 100, но вы вправе указать любое значение в диапазоне от 5 до 500. Чем больше процент, тем выше диаграмма.

Настройка перспективы Значение в поле Перспектива (Perspective) определяет кажущуюся глубину трехмерной диаграммы (если, конечно, не используется изометрическая проекция). По умолчанию устанавливается значение 30, но в вашем распоряжении и любое другое из диапазона от 0 до 100. При небольших значениях перспективы диаграмма кажется плоской, а при больших — более объемной, как будто вы смотрите на нее через перевернутый бинокль или через широкоугольный объектив. В варианте по умолчанию дальняя сторона диаграммы на 30% меньше ближней. Это, в свою очередь, означает, что при угле поворота 0° задняя линия основания диаграммы будет на 30% короче передней линии основания. Если возвышение составляет 90°, основание самого высокого столбика трехмерной гистограммы окажется приблизительно на 30% меньше, чем верхняя грань этого столбика. Чтобы изменить перспективу, введите новое значение в поле или воспользуйтесь крупными стрелками, расположенными справа от области предварительного просмотра.

Изменение вида трехмерной диаграммы ♦ 737

Изометрия и автомасштабирование Если флажок Изометрия (Right Angle Axes) установлен, диаграмма отображается в изометрической проекции вне зависимости от заданных углов поворота и возвышения. Чтобы видеть трехмерную диаграмму в перспективе, этот флажок необходимо снять. Флажок Автомасштаб (Auto Scaling) доступен при установленном флажке Изометрия. После преобразования двухмерной диаграммы в трехмерную Excel часто показывает ее в уменьшенном виде. Если диаграмма отображается в изометрической проекции и угол поворота не превышает 45°, то при активном автомасштабировании объемный и плоский варианты диаграммы более близки по размерам.

Глава 26. Работа с данными диаграмм • Добавление данных • Создание расширяющихся диаграмм • Удаление данных • Редактирование и замена данных • Выборочное отображение и выделение точек • Изменение порядка отображения рядов • Многоуровневые диаграммы • Добавление линии тренда • Добавление планок погрешностей • Прогнозирование при помощи диаграмм: графический подбор параметра

Диаграммы имеют тенденцию со временем изменяться. Появляются новые данные, прежние устаревают или становятся ненужными, и возникает потребность в новых визуальных представлениях. В этой главе мы расскажем о методах работы с данными диаграмм в Microsoft Excel. Вы узнаете, как добавлять на диаграмму новые маркеры и ряды данных, как изменять порядок отображения рядов и как отображать многоуровневые категории информации. Мы также остановимся на возможностях Excel по добавлению линий тренда и планок погрешностей. Excel также умеет создавать диаграммы на основе сводных таблиц, автоматически перестраиваемые при изменении структуры сводных таблиц. Дополнительная информация о работе со сводными диаграммами приведена в главе 30 «Анализ данных при помощи сводных таблиц».

Добавление данных В Microsoft Excel существует несколько способов добавления данных в диаграмму. Сначала рассмотрим простейшие из них. На графике, показанном на рис. 26.1, отображаются данные до 2 мая некоего года. Рабочий лист содержит также прогноз на следующую неделю — эта информация отсутствует на графике. Обратите внимание на два прямоугольника вокруг исходных ячеек. Первый прямоугольник вокруг столбца А очерчивает данные, задействованные в качестве подписей делений оси категорий. Второй прямоугольник, включающий в себя столбцы с В по Е, охватывает четыре ряда данных диаграммы. Excel выделяет первый прямоугольник пурпурной линией, а второй — голубой, чтобы вы могли легко их различать. Именно таким способом всегда выделяются исходные данные в рабочем листе, когда вы щелкаете на области рисования или области диаграммы. Если вы хотите включить в диаграмму значения в строках с 750 по 755, перетащите вниз до строки 755 любой из маркеров заполнения, отображаемых в правом нижнем углу каждого прямоугольника. Вы также можете воспользоваться стандартной операцией перетаскивания Windows. Выделите новые данные, включая подписи делений (ячейки А750:Е755). Поместите указатель мыши на границе выделения так, чтобы он принял вид четырехнаправленной стрелки. После этого перетащите выделенные значения в произвольное место диаграммы. Excel перерисует прямоугольники и включит в них новые данные, а вы увидите соответствующие изменения.

Копирование и вставка данных Описанные выше способы хороши, когда диаграмма и данные находятся на одном листе и располагаются недалеко друг от друга. В противном случае лучше использовать стандартные процедуры копирования и вставки. Выделите ячейки с данными и затем выберите команду Копировать (Сору) в меню Правка (Edit). После этого выделите диаграмму и выберите команду Вставить (Paste) в меню Правка. Другой способ:

740 ♦ Глава 26. Работа с данными диаграмм

выбрать команду Добавить данные (Add Data) в меню Диаграмма (Chart), затем в диалоговом окне Новые данные (Add Data ), показанном на рис. 26.2, ввести диапазон с новыми данными или выделить его на рабочем листе.

Рис. 26.1. При выделении области диаграммы или области рисования Excel обводит исходные данные на листе

Рис. 26.2. Введите диапазон, содержащий новые данные, или выделите его на листе

Добавление рядов данных Включение в диаграмму новых рядов производится аналогично добавлению маркеров данных к существующим рядам: просто выделите нужные ряды данных, скопируйте и вставьте их в диаграмму (или перетащите выделенный диапазон в диаграмму). Если добавляемые данные находятся в диапазоне, смежном по отношению к уже используемым

Добавление данных ♦ 741

ячейкам, Excel без труда поймет, что вас интересуют именно ряды, а не отдельные точки данных. Даже если новые данные расположены в несмежном диапазоне, Excel в некоторых случаях может корректно вставить их в диаграмму. Например, на рис. 26.3 программа правильно вставила диапазон F2:F6 как новый ряд (самое внешнее кольцо на диаграмме), поскольку присоединяемые ячейки находятся в тех же строках.

Рис. 26.3. При вставке в диаграмму данных из диапазона F2:F6 Excel знает, что вы хотите добавить новый ряд

Однако если вы попытаетесь добавить новые данные из диапазона К10:К14, как на рис. 26.4, Excel уже не поймет, что вы намеревались сделать. В этом случае откроется диалоговое окно Специальная вставка (Paste Special), также присутствующее на рис. 26.4. Параметры вставки в этом окне показывают предположения Excel о ваших намерениях, но вам нужно их подтвердить. СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------Если вам часто приходится дополнять ряды новыми значениями, имеет смысл включить в конец исходного диапазона диаграммы пустую строку. Когда вам понадобится добавить другие данные, вставьте еще одну строку перед пустой строкой и поместите в первую эти данные. Внесенные изменения Excel автоматически учтет в диаграмме. При наличии в диаграмме оси категорий с временной шкалой можно обойтись и без пустой строки. Просто вставьте дополнительную строку перед последней заполненной строкой и добавьте в новую строку новые данные. Excel примет к сведению свежие поступления и правильно их отсортирует на диаграмме. Дополнительная информация об автоматизации расширения диаграмм данными приведена в разделе «Создание динамических диаграмм при помощи именованных диапазонов» главы 27.

742 ♦ Глава 26. Работа с данными диаграмм

Рис. 26.4. Если Excel не знает точно, как должны вставляться новые данные, он выводит диалоговое окно Специальная вставка

Создание расширяющихся диаграмм Простейший способ создать диаграмму, которая автоматически будет расширяться при добавлении данных в исходный диапазон, — преобразовать диапазон в список. Для этого достаточно выделить любую ячейку в диапазоне и выбрать команду Данные ► Список ► Создать (Data ► List ► Create List) или нажать клавиши Ctrl+L Если добавляемые ячейки находятся ниже списка (строки) или рядом с ним (столбцы), Excel автоматически расширит список, включив в него новые данные. Для списка, который служит источником данных диаграммы, все новые строки (но только не столбцы) автоматически отображаются на диаграмме. (Если список автоматически не расширяется, выберите команду Параметры автозамены (AutoCorrect Options) в меню Сервис (Tools), затем перейдите на вкладку Автоформат при вводе (AutoFormat As You Type) и установите флажок Включать в список новые строки и столбцы (Include New Dows And Columns In List Range). СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Списки подробно рассматриваются в главе 28 «Работа со списками». Другой способ создания динамических диаграмм обсуждается в разделе «Создание динамических диаграмм при помощи именованных диапазонов» главы 27.

Те, кто давно работает с электронными таблицами, наверное, привыкли создавать расширяющуюся диаграмму за счет включения пустой строки в исходный диапазон

Редактирование и замена данных ♦ 743

диаграммы ниже имеющихся данных. Этот проверенный временем метод все еще работает в Excel 2003, но использование списков гораздо проще и надежнее.

Удаление данных Простейший путь удалить ряд данных из диаграммы — выделить его на самой диаграмме и нажать клавишу Delete. Это возможно даже при выделении единственного маркера данных ряда; с удалением этой точки будет изъят и весь ряд. Другой, более изощренный способ — выбрать команду Исходные данные (Source Data) в меню Диаграмма (Chart), открыть вкладку Ряд (Series), выбрать нужный ряд и нажать кнопку Удалить (Remove). He следует пытаться сделать это путем очистки или удаления исходных данных на листе. Диаграмма все равно будет ссылаться на пустые или несуществующие ячейки. Чтобы удалить маркеры данных с какого-либо конца всех рядов на диаграмме, выделите область диаграммы или область рисования и затем перетащите маркер заполнения в одном из углов пурпурного или голубого прямоугольника (очерчивающих исходные данные). Чтобы удалить элементы определенного ряда, выделите этот ряд на диаграмме и перетащите маркер заполнения на голубой линии. Если маркер заполнения не виден, вы всегда можете выполнить команду Исходные данные в меню Диаграмма и затем в открывшемся диалоговом окне внести необходимые изменения. Перетаскивая эти маркеры заполнения, вы вправе изменять масштаб диаграммы, отображая на ней только выделенную часть исходных данных. Так, в примере на рис. 26.1 можно создать более детальное представление о локальном минимуме на графике между 2 февраля и 7 марта, перетащив верхний маркер заполнения вниз и нижний маркер вверх так, чтобы был выбран только этот диапазон. А поскольку здесь ось категорий имеет временную шкалу, аналогичный результат вы получите, если выделите ось категорий, затем выберете команду Выделенная ось (Selected Axis) в меню Формат и измените значения в полях Минимальное значение (Minimum) и Максимальное значение (Maximum) на вкладке Шкала (Scale).

Редактирование и замена данных Если вы перетащите нижнюю или верхнюю сторону ограничивающей данные рамки, а не маркер заполнения, Excel переместит одновременно начальную и конечную точки ваших рядов данных. Этот способ полезен, когда нужно просмотреть диаграмму в режиме постепенного исключения из диаграммы опорных данных. Чтобы полностью переключиться на другой набор данных, выделите произвольную часть диаграммы и выберите команду Исходные данные (Source Data) в меню Диаграмма. Вы можете настроить сразу всю диаграмму (все ряды) при помощи поля Диапазон

744 ♦ Глава 26. Работа с данными диаграмм

(Data Range) на вкладке Диапазон данных (Data Range) окна Исходные данные (Source Data) или работать с отдельными рядами на вкладке Ряд (Series). СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------В ранних версиях Excel было нельзя заменять данные обычной таблицы на значения из сводной таблицы. Теперь это допустимо: выберите команду Исходные данные в меню Диаграмма, измените источник данных на сводную таблицу, и Excel построит для вас сводную диаграмму. Но после ее создания не получится использовать обычную таблицу в качестве источника (конечно, имеется возможность отмены на время последней операции при помощи команды Отменить (Undo), но это уже ухищрения). Дополнительная информация о сводных таблицах и сводных диаграммах приведена в главе 30 « Анализ данных при помощи сводных таблиц».

Выборочное отображение и выделение точек На рис. 26.5 показан график с двумя рядами данных, воспринимать который довольно трудно, поскольку точки расположены слишком близко друг к другу. Каждый ряд содержит 100 точек, и можно себе представить, насколько хуже смотрелся бы график, если бы ряды состояли из нескольких сотен точек. Перерисовка линий рядов без маркеров в этом гипотетическом случае не решила бы проблему; некоторые точки необходимы, но, возможно, не все. Один из способов справиться с этим затруднением состоит в том, чтобы отображать данные с определенной регулярностью, например каждую пятую точку.

Рис. 26.5. Сотни маркеров на этой диаграмме сливаются вместе и мешают восприятию

Выборочное отображение и выделение точек ♦ 745

Чтобы отобразить только каждую пятую точку, возьмем на вооружение тот факт, что Excel при стандартных настройках не выводит скрытые точки. За это отвечает флажок Отображать только видимые точки (Plot Visible Cells Only) на вкладке Диаграмма (Chart) диалогового окна Параметры, открываемого командой Параметры из меню Сервис. Этот флажок устанавливается по умолчанию. При большом количестве данных скрыть группу строк вручную было бы утомительно, но у нас есть такое средство, как Автофильтр (AutoFilter). Заполните диапазон, смежный с последним столбцом (ячейки С1:С100 на рис. 26.5), формулой =0СТАТ(СТР0КА(),5). Так как эта формула возвращает остаток от деления номера текущей строки на 5, каждая пятая ячейка в диапазоне будет содержать 0. Применяя автофильтр для отображения только тех строк, в которых значение в столбце С равно 0, мы тем самым исключим из графика каждые четыре точки из пяти. Рисунок 26.6 демонстрирует результат (формулы ОСТАТ в столбце С скрыты диаграммой). Принципиальный недостаток решения, показанного на рис. 26.6, заключается в том, что отображаемые точки стали соединены прямыми линиями, независимо от значений скрытых точек. Второй минус — ось категорий теперь показывает, что в нашем наборе данных только 21 элемент, что совсем не так.

Рис. 26.6. Мы упростили диаграмму, показанную на рис. 26.5, скрыв строки при помощи автофильтра

Чтобы отобразить все данные, но показать маркеры только для каждой пятой точки, мы могли бы вручную выбрать точки 1, 2, 3, 4, 6, 7, 8, 9 и т. д. и отформатировать

746 ♦ Глава 26. Работа с данными диаграмм

их так, чтобы они выводились без маркеров. К сожалению, нам пришлось бы повторять это многократно — точка за точкой — что неприемлемо для большого набора данных. Лучшее решение — автоматизировать процесс при помощи макроса, например такого, как следующий: Sub MarkEveryNthPoint() Dim n As Integer, s As Integer, t As Integer n = InputBox("Value of n?", "Mark every nth point") Application.ScreenUpdating = False For s = 1 To ActiveChart.SeriesCollection.Count For t = 1 To ActiveChart.SeriesCollection(s).Points.Count If t Mod n <> 0 Then ActiveChart.SeriesCollection(s).Points(t).MarkerStyle = xlNone Else ActiveChart.SeriesCollection(s).Points(t).MarkerStyle = xlAutomatic End If Next t Next s End Sub

Нажмите клавиши Alt+Fll для активизации редактора Visual Basic Editor. В окне Project (Проект) (для того чтобы увидеть данное окно, нажмите Ctrl+R) выделите имя вашей книги и выберите в меню Insert (Вставка) команду Module (Модуль). В новом модуле наберите приведенный выше код. Вернитесь в книгу и выделите диаграмму, выберите в подменю Макрос (Macro) меню Сервис команду Макросы (Macros), затем макрос MarkEveryNthPoint и щелкните на кнопке Выполнить (Run). В открывшемся диалоговом окне введите нужное вам значение п и нажмите кнопку ОК. Макрос удалит маркеры у всех точек, кроме тех, которые нацело делятся на п. Как видно из рис. 26.7, макрос упрощает диаграмму, оставляя видимыми все исходные данные1. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Дополнительная информация о создании и применении макросов приведена в главе 31 «Создание макросов».

Изменение порядка отображения рядов Чтобы сменить очередность отображения рядов на диаграмме, выделите любой ряд, выберите в меню Формат команду Выделенный ряд (Selected Data Series) и затем откройте вкладку Порядок рядов (Series Order) окна Формат ряда данных, которая

_________________________________________ 1

Подобное решение проблемы маркирования кривых для графиков предлагается в разработке, участвовавшей в конкурсе Microsoft Office Extensions. Это файл .XLS, загружаемый параллельно с рабочей книгой, сделанный для Excel 97, но работающий и в поздних версиях. Макрос MarkerPlot позволяет вне зависимости от количества точек на кривых ставить маркеры (1-100) с определенным смещением от крайней левой точки. Формально программа просто помечает лишние точки как не имеющие маркера. Несмотря на ряд недостатков (в том числе главный — поддерживаются только точечные диаграммы (xlXYScatter), но не тип «график»), это полезный инструмент. Дополнительную информацию смотрите по адресу http://www.microsoft.ru/offext/documents/office/details.aspx?id=268&cat=79. — Примеч. ред.

Изменение порядка отображения рядов ♦ 747

показана на рис. 26.8. Задайте нужную вам последовательность при помощи кнопок Вверх (Move Up) и Вниз (Move Down).

Рис. 26.7. При помощи макроса мы упростили эту диаграмму, в то же время отобразив на ней все исходные данные

Рис. 26.8. На вкладке Порядок рядов диалогового окна Формат ряда данных вы можете изменить порядок отображения рядов

748 ♦ Глава 26. Работа с данными диаграмм

Рис. 26.9. Этот лист демонстрирует уровни категорий: города, в которых расположены торговые представительства, сгруппированы по государствам

Рис. 26.10. В многоуровневой диаграмме на оси категорий расположено несколько наборов подписей

Добавление линий тренда ♦ 749

Многоуровневые диаграммы Excel позволяет группировать категории. Предположим, вам нужно графически представить данные с рис. 26.9 (результирующая диаграмма показана на рис. 26.10). Здесь рядами являются месяцы, а категориями — различные города, в которых действуют торговые представительства. Но эти категории еще классифицируются по государственной принадлежности городов. Возможность создавать многоуровневые диаграммы впервые появилась в Office 97. В следующей версии Excel были представлены сводные диаграммы. Эти диаграммы, построенные на основе сводных таблиц, предоставляют еще один способ создания многоуровневых диаграмм и во многом выигрывают перед простыми многоуровневыми диаграммами, рассматриваемыми нами сейчас. Для того чтобы построить сводную диаграмму, вам необходимо иметь в распоряжении сводную таблицу, а для создания сводной таблицы требуется, чтобы данные располагались на листе в определенном порядке. Например, чтобы создать сводную таблицу из данных рис. 26.9, вам необходимо организовать лист так, как показано на следующем рисунке:

После создания сводной таблицы вы можете построить сводную диаграмму, такую как на рис. 26.11. Если отображаемая информация сравнительно проста и вы уже структурировали ее в виде, не подходящем для сводной таблицы, вам скорее подойдет многоуровневая диаграмма, обсуждавшаяся выше. СМОТРИ ТАКЖЕ--------------------------------------------------------------------------------------Информация о создании сводных таблиц и сводных диаграмм приведена в главе 30 «Анализ данных при помощи сводных таблиц».

Добавление линий тренда Линия тренда — это линия, описывающая общую тенденцию ряда данных. Такой может быть линия скользящего среднего, регрессии или линия, созданная при помощи одного из разнообразных методов нелинейной аппроксимации. Чтобы добавить линию тренда к ряду данных в диаграмме с областями, к гистограмме, графику, линейчатой или точечной диаграмме, выделите нужный ряд и выберите команду

750 ♦ Глава 26. Работа с данными диаграмм

Добавить линию тренда (Add Trendline) в меню Диаграмма (Chart). (Эта команда появляется в меню только при выделении ряда.) Excel откроет диалоговое окно Линия тренда (Add Trendline), показанное на рис. 26.12.

Рис. 26.11. Сводные таблицы предоставляют альтернативный способ отображения многоуровневых данных

Вкладка Тип (Туре) позволяет задать тип линии тренда. Если вы выберете случай полиномиальной регрессии, в соседнем поле Степень (Order) укажите степень полинома (от 2 до 6) для независимой переменной. В варианте скользящего среднего укажите в соседнем поле Точки (Period) количество точек, привлекаемых для вычисления среднего значения. После выбора типа линии тренда можно указать на вкладке Параметры (Options) название для этой аппроксимирующей кривой. Для любого типа линии тренда, кроме скользящего среднего, также доступно направление прогноза: вперед или назад. Для линейной, полиномиальной и экспоненциальной линии тренда можно задать место пересечения с осью Y, установив флажок Пересечение кривой с осью Y в точке (Set Intercept) и введя в соседнее поле нужное значение. Вы вправе также показать на диаграмме уравнение регрессии и значение квадратичного отклонения (R2) для любой линии тренда, кроме скользящего среднего.

Добавление планок погрешностей ♦ 751

Рис. 26.12. Используйте линии тренда для аппроксимации данных и прогнозирования

Для любого ряда допускается отображать одновременно несколько линий тренда. Для того чтобы отформатировать линию тренда, выделите ее и выберите команду Выделенная линия тренда (Format Selected Trendline) в меню Формат. Заметьте, что при добавлении линии тренда Excel не создает на листе нового набора данных. При необходимости сделайте это сами, применив статистические функции или формулы усреднения (см. главу 17 «Статистический анализ»).

Добавление планок погрешностей При представлении на диаграмме статистических или экспериментальных данных зачастую бывает важно показать уровень их достоверности. В Excel это легко делается посредством планок погрешностей (error bar). Чтобы добавить планки погрешностей к ряду данных в диаграмме с областями, к гистограмме, графику, линейчатой или точечной диаграмме, выделите ряд данных и в меню Формат выберите команду Выделенный ряд (Selected Data Series). В открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Yпогрешности (Y Error Bars), показанную на рис. 26.13. Планки погрешностей могут быть представлены как фактические значения точек данных «плюс» величина погрешности, «минус» величина погрешности или «плюс и минус» величина погрешности. Выберите вид планок погрешностей в разделе Показать планки погрешностей по Y (Display). В разделе Величина погрешности (Error Amount) установите переключатель в одно из положений: Фиксированное значение (Fixed Value), Относительное значение (Percentage), Стандартное отклонение (Standard

752 ♦ Глава 26. Работа с данными диаграмм

Deviation(s)), Стандартная погрешность (Standard Error) и Пользовательская (Custom) (величина, задаваемая вручную), чтобы указать величину, которую должна использовать программа при построении планок погрешностей.

Рис. 26.13. При помощи планок погрешностей вы можете показать величину погрешности точек данных

Прогнозирование при помощи диаграмм: графический подбор параметра Поскольку диаграммы связаны с ячейками листа, с их помощью можно провести визуальный анализ типа «что-если». Например, если лист используется для анализа точки безубыточности и в диаграмме отображаются постоянные, переменные, полные издержки и валовая прибыль, вы вправе изменить в листе предположения о постоянных издержках и увидеть на диаграмме влияние этих изменений на кривую валовой прибыли. Кроме того, в плоских линейчатых диаграммах, гистограммах, графиках и точечных диаграммах допускается применение обратного анализа «что-если». Вы можете перетащить вверх или вниз маркеры данных, в том числе и маркеры-рисунки, a Excel подберет и изменит исходные значения в листе. Так, анализируя точку самоокупаемости, можно перетащить кривую валовой прибыли вверх и, таким образом, сместить точку нулевой валовой прибыли. Затем по значениям в рабочем листе вы сумеете выяснить, на сколько надо уменьшить постоянные издержки, чтобы достичь такого увеличения прибыли. Этот процесс иногда называют графическим подбором параметра.

Прогнозирование при помощи диаграмм: графический подбор параметра ♦ 753

Рассмотрим простой пример. Предположим, вы построили диаграмму анализа точки безубыточности, показанную на рис. 26.14. Линия Прибыль (Убытки) этой диаграммы (линия с маркерами в виде звездочек) показывает, что при текущих допущениях следует ожидать достижения уровня безубыточности где-то в начале шестого периода.

Рис. 26.14. Изменяя линию прибыли на этой диаграмме, вы сможете посмотреть, каким образом это отражается на исходных данных

Допустим, вы хотите знать, чего будет стоить достижение точки безубыточности в начале периода 4. Чтобы выяснить это, выделите маркер данных, соответствующий четвертому периоду (щелкните на линии прибыли, сделайте паузу и затем щелкните на четвертом маркере на этой линии), и перетащите его вверх так, чтобы значение изменилось на нулевое. Как видно из рис. 26.15, Excel отображает текущее значение для перетаскиваемой точки, а также пунктирные линии, соединяющие ее с предыдущей и последующей. Когда вы отпустите кнопку мыши, чтобы установить маркер в новом положении, Excel либо изменит исходное значение на листе (если это значение константы), либо отобразит диалоговое окно Подбор параметра (Goal Seek), если значение вычисляется. В нашем примере прибыль — вычисляемое значение, поэтому появится диалоговое окно Подбор параметра, показанное на рис. 26.16. Заполняя диалоговое окно Подбор параметра, вы увидите, как нужно изменить предыдущие предположения для достижения цели. В примере на рис. 26.16 программе дается команда изменить ожидаемые доходы за период 1 (ячейка Е2) так, чтобы прибыль за период 4 (ячейка F5) стала равной 0.

754 ♦ Глава 26. Работа с данными диаграмм

Как правило, то же самое можно сделать сразу на листе. Но некоторым людям удобнее визуальное представление, и, как вы видели, такую возможность Excel предоставляет.

Рис. 26.15. При перетаскивании точки данных Excel отображает ее текущее значение

Рис. 26.16. Поскольку перетаскиваемая точка была вычисляемым значением Excel выводит окно Подбор параметра

Глава 27. Более сложные методы работы с диаграммами • Создание динамических диаграмм при помощи именованных диапазонов • Создание статических диаграмм при помощи массивов • Работа с пузырьковыми диаграммами • Работа с лепестковыми диаграммами • Создание диаграмм Ганта • Специфическое форматирование

756 ♦ Глава 27. Более сложные методы работы с диаграммами

В этой главе мы изучим различные темы, которые не связаны напрямую с тематикой предыдущих трех глав. Мы рассмотрим несколько нестандартных типов диаграмм, узнаем, как при помощи Excel создавать графики выполнения работ (диаграммы Ганта) и задержим внимание на специальных способах форматирования. Начнем же с техники создания диаграмм, которые автоматически обновляются при изменении не только данных, но и их источника.

Создание динамических диаграмм при помощи именованных диапазонов Если вы выделите ряд на диаграмме и взглянете на строку формул, то увидите, что ряд создается при помощи формулы, использующей функцию РЯД (SERIES). РЯД — это функция особого вида, действующая только в контексте диаграммы для определения рядов данных. Ее нельзя применять в листе, и нельзя включать функции листа или формулы в качестве ее аргументов. Для всех типов диаграмм, кроме пузырьковой, функция РЯД имеет аргументы, перечисленные в табл. 27.1. В пузырьковых диаграммах функция РЯД принимает дополнительный аргумент, определяющий диаметр (площадь) пузырьков. Таблица 27.1. Аргументы функции РЯД _______________________________________________________________________________ Аргумент Обязательный Определяет /Необязательный _______________________________________________________________________________ имя

Необязательный

Имя ряда в легенде

подписи_ категорий

Необязательный

Подписи по оси категорий. Если подписи опущены, Excel использует в качестве подписей последовательные целые числа

значения

Обязательный

Значения, отображаемые на диаграмме

порядок

Обязательный

Порядковый номер данного ряда на диаграмме

Каждый из аргументов функции РЯД соответствует полю на вкладке Ряд (Series) диалогового окна Исходные данные (Source Data). Рисунок 27.1 иллюстрирует эти взаимосвязи. Аргумент имя равен Лист1!$В$1, и он появляется в поле Имя (Name) диалогового окна. (Поскольку ячейка Лист1!$В$1 содержит подпись Цена, в поле Ряд (Series) диалогового окна этот ряд указан как Цена.) Аргумент подписи_ка-тегорий равен Лист1!$А$2:$А$1624 и появляется в поле Подписи оси X (Category(X) Axis Labels). Аргумент значения равен Лист1!$В$2:$В$1б24, его можно найти в поле Значения (Values). Так как на диаграмме всего один ряд, аргумент порядок равен 1. Этот порядковый номер отображения ряда на диаграмме соответствует позиции ряда Цена в списке Ряд диалогового окна. Закономерен вопрос: а зачем все это нужно знать? Попробуем объяснить. В качестве аргументов функции РЯД допускается использовать имена диапазонов, что позволяет легко переключаться с одного набора исходных данных на другой набор. Создав динамическое имя диапазона и подставив его в качестве аргумента функции РЯД, вы можете создать динамическую диаграмму. Конечно, все диаграммы динамические в том смысле, что они изменяются вместе с исходными данными. Но созданные при

Создание динамических диаграмм при помощи именованных диапазонов ♦ 757

помощи именованных диапазонов автоматически отображают добавляемые данные или определенное подмножество данных — например, только последние 30 точек.

Рис. 27.1. Каждый аргумент формулы РЯД диаграммы появляется в соответствующем поле на вкладке Ряд диалогового окна Исходные данные

Все имена диапазонов в Excel являются, по сути, именами формул. Очень часто формулы преобразуются в ссылки на диапазоны. Так, если вы выделите на Листе1 ячейки А1:А10 и создадите имя для выделенного диапазона посредством команды Присвоить (Define), Excel определит имя как =Лист1!$А$1:$А$10. Таким образом, вы можете сделать так,-что имя будет ссылаться на различные диапазоны ячеек в зависимости от условий на рабочем листе.

Автоматическое отображение новых данных В диаграмме, показанной на рис. 27.1, подписи оси категорий находятся в диапазоне Лист1!$А$2:$А$27, а ряд данных Цена — в диапазоне Лист1!$В$2$:В$27. Чтобы эта диаграмма автоматически отображала новые точки данных, добавляемые в столбцы А и В, создайте на Листе1 следующие имена: Дата Цена

=СМЕЩ(Лист1!$А$1;1;0;СЧЕТЗ($А:$А)-1) =СМЕЩ(Лист1!$В$1;1;0;СЧЕТЗ($В:$В)-1)

758 ♦ Глава 27. Более сложные методы работы с диаграммами СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Информация об определении имен приведена в разделе «Определение имен и правила именования» главы 12.

Каждая из этих формул выбирает диапазон ячеек, начинающийся с А2 (или В2), с количеством строк на единицу меньшим, чем число заполненных ячеек в столбце А (или В). По мере заполнения ячеек в столбцах А и В формула автоматически расширяет диапазон. (Новые данные включаются в Диапазон только тогда, когда они вводятся в ячейки непосредственно ниже имеющихся данных. Для того чтобы использование этой техники привело к нужному результату, оставшаяся часть столбцов А и В должна быть пустой.) После определения динамических имен вы можете применить их в формуле РЯД диаграммы одним из двух способов: ► выделите ряд диаграммы, который вы хотите изменить, и отредактируйте формулу РЯД в строке формул; ► выделите диаграмму, выберите команду Исходные данные (Source Data) в меню Диаграмма (Chart), перейдите на вкладку Ряд (Series) открывшегося окна и внесите изменения в соответствующие поля. ПРИМЕЧАНИЕ — ------------------------------------------------------------------------------------Нельзя применить имена с помощью команды Применить (Apply) из подменю Имя (Name) меню Вставка (Insert) — в данном контексте она не работает.

Работа с диалоговым окном проще, но результат один: изменения в одной части будут скопированы в другую. При любом варианте действий оставьте ссылки на лист на своем месте. Например, если в поле Значения записано =Лист1!$В$2:$В$1б24, замените в этой формуле только абсолютный адрес диапазона именем диапазона. Если имя уникально в рабочей книге, Excel отобразит его как имя уровня рабочей книги, как показано на рис. 27.2.

Отображение только новых точек Если требуется показать только 30 самых последних точек на диаграмме изменения цены, определите имена следующим образом: Дата

=СМЕЩ(Лист1!$А$1;СЧЕТЗ($А:$А)-30);0;30)

Цена

-СМЕЩ(Лист1!$В$1;СЧЕТЗ($В:$В)-30;0;30)

Эти формулы указывают Excel начать с 30-й строки от конца заполненной данными области и создать диапазоны, содержащие 30 строк и 1 столбец. ВНИМАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------Если вы удалите имя, которое было применено к ряду диаграммы, ряд станет некорректным. Excel не восстановит ссылку на диапазон, эквивалентную удаленному имени.

Создание статических диаграмм при помощи массивов ♦ 759

Рис. 27.2. После замены абсолютных ссылок на диапазоны (в полях Значения и Подписи оси X) диаграмма будет автоматически отображать добавленные данные

Создание статических диаграмм при помощи массивов В некоторых случаях вам может понадобиться «заморозить» диаграмму так, чтобы исключить ее автоматическое обновление. Например, для создания снимка данных на определенный момент времени — либо в качестве точки отсчета, либо в качестве сценария. Один из способов создать такую диаграмму — скопировать куда-нибудь исходные данные и затем скрыть или защитить лист, на котором они расположены. Более безопасный метод — преобразовать все ссылки на диапазоны в формулах РЯД диаграммы в массивы. Для этого выделите ряд на диаграмме, которую вы хотите зафиксировать. В строке формул должна появиться формула РЯД. Нажмите клавишу F2, чтобы включить режим редактирования формулы, и затем нажмите клавишу F9. Excel заменит все ссылки на диапазоны (в том числе имена) массивами констант. Эти массивы констант будут оставаться неизменными при последующих операциях с рабочим листом. Единственный способ «разморозить» такую статическую диаграмму — снова отредактировать формулы РЯД (или сделать эквивалентные изменения в диалоговом окне Исходные данные).

760 ♦ Глава 27. Более сложные методы работы с диаграммами

Работа с пузырьковыми диаграммами Пузырьковая диаграмма (bubble chart) — это диаграмма рассеяния, в которой каждая точка данных определяется тремя параметрами, а не двумя, как обычно. В точечной (ху chart) диаграмме, являющейся более общей формой диаграммы рассеяния, позиция каждой точки определяется двумя параметрами — координатами х и у. То же самое относится и к пузырьковой диаграмме, но в ней каждая точка данных представляет собой пузырек, размер которого указывает третий параметр. На рис. 27.3 таблица в ячейках A1:D6 включает в себя три столбца данных — число конкурентов, продажи в миллионах денежных единиц и процент охвата рынка. Позиция каждого пузырька на диаграмме определяется значениями в столбцах В и С. Размеры пузырьков задают значения в столбце D.

Рис. 27.3. На этой пузырьковой диаграмме размер пузырьков определяется значениями в столбце D, а позиции пузырьков — значениями в столбцах В и С

При выделении ряда на пузырьковой диаграмме Excel обводит исходные данные тремя прямоугольниками вместо обычных двух. Третий, зеленый прямоугольник охватывает диапазон ячеек с данными, отвечающими за диаметр (или площадь) пузырьков. Этот диапазон является также пятым аргументом формулы РЯД, а на вкладке Ряд диалогового окна Исходные данные появляется дополнительное поле Размеры (Sizes). Если вы выделите ряд пузырьков, выберете команду Выделенный ряд в меню Формат и откроете уже знакомую вкладку Параметры окна Формат ряда данных, то увидите несколько дополнительных элементов форматирования (рис. 27.4). Переключатель Значениям соответствует (Size Represents) определяет, будут ли исходные значения

Работа с пузырьковыми диаграммами ♦ 761

задавать площадь пузырьков или их диаметр (большой разницы между этими двумя вариантами нет). Флажок Отрицательные значения (Show Negative Bubbles) позволяет включить в диаграмму пузырьки для отрицательных значений. Такие значения по умолчанию графически не представляются (даже как обычные точки). При установке флажка Excel отобразит отрицательные значения как незаполненные пузырьки, чтобы их было легко отличить от положительных чисел. На вкладке Параметры вы также можете изменить масштабный коэффициент для размеров пузырьков.

Рис. 27.4. Дополнительные параметры форматирования ряда пузырьковой диаграммы

Большой недостаток пузырьковых диаграмм Excel, как и точечных, заключается в том, что программа не умеет создавать аккуратные подписи данных. Если вы выберете команду Параметры диаграммы (Chart Options) в меню Диаграмма (Chart), то на вкладке Подписи данных (Data Labels) появившегося диалогового окна найдете флажок, позволяющий отобразить значение размера пузырька в виде подписи. К сожалению, по умолчанию подпись размещается справа от пузырька и может оказаться в центре его соседа (рис. 27.5). Чтобы решить эту проблему, нужно сначала создать подписи, после этого выделить их, выбрать команду Выделенные подписи данных (Selected Data Labels) в меню Формат и затем на вкладке Выравнивание (Alignment) открывшегося окна выбрать другой вариант размещения подписей в поле Положение подписи (Label Position). Скорее всего, подписи, которые вы хотели бы видеть на диаграмме (в нашем примере с рис. 27.5 это изделия в столбце А), вам не удастся получить, опираясь только на стандартные возможности форматирования. Вы можете ввести собственные подписи вручную, следуя процедуре, описанной в разделе «Редактирование подписей данных» главы 25. Вы также можете воспользоваться процедурой VBA, приведенной в разделе «Генерация подписей для точечных диаграмм» той же главы, чтобы создать подписи данных из текстовых значений диапазона ячеек (в нашем случае диапазона А2:А6).

762 ♦ Глава 27. Более сложные методы работы с диаграммами

На диаграмме-примере желательно включить в подписи данных как названия продуктов (столбец А), так и долю владения рынком (столбец D). Лучший подход — свести вместе значения в столбцах А и D в новом диапазоне ячеек. Например, если вы введете формулу =A2&","&TEKCT(D2,"0%") в ячейку Е2 и затем продублируете ее вниз до ячейки Е6, то получите столбец, содержащий название изделия, за которым будут следовать запятая и пробел, а потом аккуратно отформатированное значение доли рынка. Затем вы можете создать подписи данных на диаграмме, подав этот столбец на вход макросу Подписи_диаграмм, код которого приведен в главе 25 «Улучшение внешнего вида диаграмм».

Рис. 27.5. Когда подписи данных создаются по умолчанию, подпись пузырька может оказаться внутри соседнего пузырька

Для отображения точек данных, зависимых от трех параметров, также подходят лепестковые диаграммы с тремя осями. Причем три параметра для лепестковых диаграмм далеко не предел, но хороши они только тогда, когда значения всех параметров попадают примерно в один и тот же числовой диапазон. На пузырьковой диаграмме координаты х, у и размеры пузырьков могут быть величинами разного порядка — как это фактически происходит на рис. 27.3.

Работа с лепестковыми диаграммами Лепестковая диаграмма (radar chart) — это диаграмма, в которой каждая точка данных получает отдельную копию единственной оси значений; эти копии распределяются радиально вокруг центральной точки. Поскольку каждая точка данных обладает собственной копией оси значений, диаграмме не нужна ось категорий. Рисунок 27.6 демонстрирует одно из этих замечательных творений.

Работа с лепестковыми диаграммами ♦ 763

Три ряда, Сила, Скорость и Выносливость, состоят из 15 точек данных в каждом. Следовательно, диаграмма содержит 15 копий оси значений. Только на одной из этих копий (с надписью Александров) имеются подписи делений шкалы. Во всех остальных отношениях все копии имеют одинаковые параметры форматирования и масштаба — и это основное требование к диаграммам такого типа. Ряды различаются по форме маркеров (ромбовидные для ряда Сила, квадратные для ряда Скорость и треугольные для ряда Выносливость) и по цвету линий. Линии и маркеры позволено удалять и форматировать точно так же, как и на графиках.

Рис. 27.6. Так как эта лепестковая диаграмма отображает по 15 точек для каждого из трех рядов данных, в ней используются 15 копий оси значений

Диаграмма на рис. 27.6 представляет следующие данные:

764 ♦ Глава 27. Более сложные методы работы с диаграммами

Если линии рядов отображаются, каждый ряд становится замкнутым многоугольником. Изучая расположение многоугольников, вы сможете понять смысл диаграммы. На рис. 27.6, например, все три многоугольника сходятся в общей точке Ломтяев. Это означает, что Ломтяев обладает рассматриваемыми физическими качествами в наивысшей степени. Судя по трем вогнутым внутрь линиям, пересекающим луч к точке Колосов, можно предположить, что Колосов имеет средние показатели, и т. д. При создании лепестковой диаграммы Excel по умолчанию отображает основные линии сетки для осей значений. Сетка помогает определить значение каждой точки данных, но при этом многоугольники рядов становятся менее различимыми (рис. 27.7). Если линии отрицательно влияют на наглядность диаграммы, выберите команду Параметры диаграммы в меню Диаграмма и затем на вкладке Линии сетки (Gridlines) открывшегося окна снимите соответствующий флажок.

Рис. 27.7. Линии сетки придают диаграмме вид паутины и снижают ее наглядность

Чем меньше точек и рядов данных отображается на диаграммах любого типа, тем легче их понимать. В случае лепестковой диаграммы имеет смысл ограничить количество точек данных. Так, на диаграмме с тремя точками данных три копии оси значений расположены под прямым углом одна к другой и напоминают известную систему координат x-y-z. Многоугольники в этом случае сводятся к треугольникам и могут восприниматься как пересекающиеся плоскости. Такую диаграмму (рис. 27.8) проще интерпретировать, чем представленную на рис. 27.6. В любом случае лепестковая диаграмма хороша только для рядов данных, значения которых попадают в общий числовой диапазон. Поскольку здесь вам недоступна вспомогательная ось значений с другой шкалой, как в диаграммах некоторых типов,

Создание диаграмм Ганта ♦ 765

лепестковая диаграмма практически бесполезна для отображения рядов данных, диапазоны значений которых практически несопоставимы.

Рис. 27.8. Не следует усложнять диаграмму, особенно лепестковую

Создание диаграмм Ганта Диаграммы Ганта рекомендуется создавать при помощи программы управления проектами, такой как Microsoft Project. Но при необходимости подобие такой диаграммы можно получить в Excel. Рисунок 27.9 демонстрирует примитивную диаграмму Ганта, созданную средствами Excel. Здесь показана диаграмма типа Парящие бруски (Floating Bars). Этот тип вы найдете на вкладке Нестандартные (Custom Types) диалогового окна Тип диаграммы (Chart Type). На диаграмме представлены два ряда — начальная дата и длительность задачи. Начальная дата отображается как смещение от некоторой точки отсчета. Задача 1, например, отсчитывается прямо с этой точки, Задача 2 берет начало в 4-м дне после стартовой точки и т. д. Первый ряд сделан невидимым (то есть отформатирован без границы и без заливки). Ряд длительности отображен в виде горизонтальных прямоугольников, расположенных поверх ряда начальных дат. Таким образом, каждая точка в ряде длительности смещается в горизонтальном направлении на значение соответствующей точки в ряде начальных дат. Этого не видно на черно-белом рисунке (рис. 27.9), но в диаграмме типа Парящие бруски используется зеленая градиентная заливка области диаграммы. Подписи делений шкалы на обеих осях имеют светлый цвет, контрастный относительно такого темного

766 ♦ Глава 27. Более сложные методы работы с диаграммами

фона. Если зеленый цвет вам не нравится, можете отформатировать диаграмму как-нибудь иначе.

Рис. 27.9. На основе диаграммы типа Парящие бруски можно создать простую диаграмму Ганта

Вы вправе также изменить порядок отображения по оси категорий на обратный, чтобы первая задача располагалась вверху, а последняя — внизу (традиционная практика в диаграммах Ганта). Для этого выделите ось категорий, выберите команду Выделенная ось в меню Формат и затем на вкладке Шкала окна Формат оси установите флажок Обратный порядок категорий (Categories In Reverse Order). Подписи делений оси значений — 0, 10, 20, 30 — показывают количество дней, прошедших после даты отсчета диаграммы. Наверное, вам было бы удобнее видеть здесь фактические даты, но в данном случае Excel уже сделал все, что мог. (Поскольку это ось значений, нельзя воспользоваться формулой РЯД или диалоговым окном Исходные данные для того, чтобы указать для подписей другой диапазон.) Если для вас действительно актуально отобразить даты, следует сначала удалить подписи делений (выделите ось значений, выберите команду Выделенная ось в меню Формат, щелкните на вкладке Вид окна Формат оси и установите флажок Нет (None) в группе Метки делений (Tick Mark Labels)), а затем создать текстовые поля для нужных дат. Увы, делается это только вручную. При необходимости показать стрелки зависимостей и другие средства диаграммы Ганта вам потребуется серьезно поработать инструментами панели Рисование (Drawing). Но если вам это на самом деле нужно, не лучше ли воспользоваться программой управления проектами?

Специфическое форматирование ♦ 767

Специфическое форматирование Несмотря на то что диаграммы Excel теперь обладают значительно большими выразительными возможностями, чем в предыдущих версиях, по сути они остаются аналитическим инструментом. Легче нарисовать графики, которые порадовали бы школьного учителя математики, чем создать «говорящие» и привлекающие внимание диаграммы, какие вы видите в деловых журналах или на презентациях. Чтобы добиться от диаграмм Excel максимального эффекта, приходится их упрощать — уменьшать количество элементов, создаваемых по умолчанию. Например, если ваша цель — акцентировать рост продаж, предпочтительней показать это при помощи светлой жирной линии графика и нескольких броских надписей. Возможно, вам не нужны оси, сетка или рамка вокруг области рисования и области диаграммы. Если вы решите оставить линии сетки, вам следует слегка уменьшить их яркость — например, заменив сплошные черные линии на серые пунктирные. И наверное, стоит найти замену этому мрачноватому серому фону, который Excel бесплатно предлагает при создании диаграмм. В следующих разделах мы рассмотрим ряд возможностей, которые не очень элегантно реализованы в Excel, а также способы преодоления некоторых ограничений программы.

Подписи делений без осей При удалении оси диаграммы, как вы, несомненно, замечали, подписи делений исчезают вместе с осью. А если вам нужны только подписи делений, без оси? Не удаляйте ось, а выделите ее, выберите команду Выделенная ось в меню Формат. Затем в появившемся диалоговом окне перейдите на вкладку Вид и установите флажок Невидимая (None) в группе Ось (Lines).

Подписи делений в области рисования Часто просится такой способ снизить сложность диаграммы — удалить ось значений и расположить метки делений под линиями сетки в области рисования. К сожалению, в Excel это сделать довольно затруднительно. Вы можете достичь нужного результата, если переместите ось значений внутрь диаграммы (выделите ось категорий, выберите команду Выделенная ось в меню Формат, щелкните на вкладке Шкала (Scale) и введите число 2 в поле Пересечение с осью Y (значений) в категории номер (Value (Y) Axis Crosses At Category Number)), скроете ось значений (выделите ее, выберите команду Выделенная ось в меню Формат, щелкните на вкладке Вид и в группе Ось (Lines) установите флажок Невидимая), а затем увеличите размер шрифта подписей делений и выведете их в режиме нижнего индекса. (Если не сделать последнего, подписи делений будут расположены поверх линий сетки.) Результат всех этих манипуляций показан на рис. 27.10. Недостаток здесь в том, что на типичной диаграмме подписи делений смещаются слишком далеко внутрь области рисования. Лучшие результаты дает удаление подписей делений и имитация их текстовыми полями, расположить которые придется вручную. Эта техника применена к диаграмме, показанной на рис. 27.11.

768 ♦ Глава 27. Более сложные методы работы с диаграммами

Рис. 27.10. Вы можете расположить подписи делений под линиями сетки, если сместите ось значений вправо и скроете ее, а затем отобразите подписи в виде нижнего индекса

Рис. 27.11. Лучшее, но более сложное решение — создать для подписей делений текстовые поля и расположить их вручную

Специфическое форматирование ♦ 769

Форматирование выделенных линий сетки или подписей делений Вы можете выделить и отформатировать отдельные маркеры и подписи данных, но, когда дело касается линий сетки или подписей делений, Excel «пасует». Если требуется видеть только определенные линии сетки или метки делений, ничего не остается, кроме как имитировать подписи текстовыми полями или прибегнуть к панели инструментов Рисование (Drawing), чтобы самостоятельно начертить линии сетки. Панель инструментов Рисование будет полезна также и в том случае, если вы захотите выборочно увеличить толщину оси или линий сетки.

Ступенчатые подписи делений На диаграмме распределения на лидеров и отстающих, изображенной на рис. 27.12, подписи делений находятся слева от положительных полосок и справа от отрицательных. Однако сделать это в Excel напрямую не удается!

Рис. 27.12. Диаграмма лидеров и отстающих на самом деле собрана из двух аккуратно выровненных диаграмм

Показанная картинка на самом деле составлена из двух диаграмм, аккуратно примкнутых друг к другу так, чтобы их оси категорий располагались на одной линии. На нижней диаграмме подписи делений расположены в позиции Вверху (выделите ось, выберите команду Выделенная ось в меню Формат, перейдите на вкладку Вид открывшегося окна и установите флажок Вверху (High) в группе Метки делений (Tick Mark Labels)). Такой вид выравнивания годится, когда обе диаграммы имеют одинаковое число точек.

770 ♦ Глава 27. Более сложные методы работы с диаграммами

Затем вы можете задать для каждого ряда данных одинаковый размер перекрытия и ширины зазора, чтобы все полоски выглядели так, как если бы они принадлежали одной диаграмме. Если у вас значительно больше положительных полосок, чем отрицательных, или наоборот, то вам следует отобразить несколько дополнительных значений-заглушек в ряду с меньшим количеством точек и затем сделать эти значения и их подписи невидимыми.

Отображение собственной линии прогноза Алгоритм построения линии тренда в Excel основан на применении регрессионного анализа к существующим данным и, конечно, позволяет продолжить линию регрессии как в прошлое, так и в будущее время. Предположим, вам нужен прогноз только на будущее — причем на основе своих собственных предположений, невзирая на математику. В этом случае следует отобразить два ряда: один — для имеющихся данных, другой — для предсказываемых. Если вы проследите за тем, чтобы оба набора данных имели точку соприкосновения (на рис. 27.13 значение для сентября), два графика соединятся. Используйте другой тип линии для второго ряда, и у вас появится свой собственный оракул.

Рис. 27.13. Вы можете нарисовать персональную линию прогноза, отобразив два ряда с общей точкой данных

ЧАСТЬ IX

Базы данных и списки Глава 28. Работа со списками Глава 29. Работа с внешними данными Глава 30. Анализ данных при помощи сводных таблиц

Глава 28. Работа со списками • Создание и ведение списков • Проверка вводимых значений • Формы при работе со списками • Сортировка списков и диапазонов • Фильтрация списка • Промежуточные итоги в анализе списков • Функции в анализе списков

Электронные таблицы прекрасно подходят для создания списков — номеров телефонов, клиентов, контрактов, активов и пассивов и т. д. Уже достаточно давно Microsoft начала проводить опросы среди пользователей на предмет, что их больше интересует в Excel (и результат, возможно, отличался от ожидаемого разработчиками). В результате было обнаружено не только то, что электронные таблицы чаще всего применялись для работы со списками, но и то, что большое число пользователей занимались исключительно созданием и ведением различного рода списков. Поэтому разработчики Excel со временем добавляли в продукт все больше и больше соответствующих возможностей. Теперь пришло время и нам заняться этими вопросами. Если вам приходилось работать со списками в более ранних версиях Excel, вы заметите, что Excel 2003 предоставляет новый набор команд Список (List) в меню Данные (Data), а также новую панель инструментов Список (List). Эти дополнительные средства ориентированы на обеспечение целостности данных — например, они позволяют предотвратить случайное удаление строк или столбцов из диапазона списка и обеспечить целостность тех столбцов, формулы в которых опираются на значения из других столбцов. Кроме этого, Excel теперь дает возможность публиковать списки на веб-узле SharePoint со связыванием и без связывания с этим узлом. В варианте со связыванием обеспечивается синхронизация локальной копии списка с опубликованной копией так, что любые изменения, сделанные в одной из них, переносятся в другую. Если вы не пользуетесь SharePoint или не хотите публиковать свои списки, можете не обращать внимания на подменю Список меню Данные и панель инструментов Список. Но следует заметить, что некоторые из новых средств бывают полезными не только при совместном доступе к данным, но и при автономной работе со списками. Эти новые возможности Excel мы рассмотрим позднее в данной главе.

Создание и ведение списков Чтобы эффективно работать со списком, следуйте изложенным ниже правилам: ► в верхней строке каждого столбца должен находиться уникальный заголовок, характеризующий содержимое столбца; ► каждый столбец должен содержать информацию одного типа; ► под данные каждого типа, по которым вы хотите осуществлять сортировку, поиск или другие операции, нужно отвести отдельный столбец; ► в списке не должно быть пустых строк или столбцов; ► список следует размещать на отдельном листе. Если это неудобно, список должен быть отделен от других данных рабочего листа по крайней мере одной пустой строкой и одним пустым столбцом. На рис. 28.1 представлен пример списка с семью столбцами. Каждый столбец {поле в терминологии баз данных) хранит информацию определенного типа. В верхней строке расположены уникальные заголовки полей. Мы поместили имена и фамилии в отдельные столбцы на тот случай, если нам понадобятся только фамилии или раздельное извлечение имен и фамилий при подготовке почтовых сообщений. В списке нет пустых строк или столбцов, и для него отведен полный рабочий лист.

774 ♦ Глава 28. Работа со списками

Рис. 28.1. Каждый столбец в списке обязан содержать информацию определенного типа, а первая строка должна состоять из заголовков, описывающих содержимое столбцов

Здесь мы использовали команду Закрепить области (Freeze Panes) для фиксации верхней строки, чтобы она все время оставалась на экране при прокрутке списка, а линия, расположенная ниже верхней строки, является границей закрепленной области. СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Дополнительная информация о фиксировании областей листа приведена в разделе «Закрепление областей» главы 5.

Для целостного восприятия списка лучше выделить текст в верхней строке жирным шрифтом. Это удобно для всех, кто работает со списком, включая вас самих, но не обязательно. Поскольку первая и вторая строки в списке на рис. 28.1 содержат информацию различного типа — например, в столбцах С и D в первой строке содержится текст, а ниже — даты, Excel распознает верхнюю строку как строку заголовков и учитывает это при сортировке списка. Если вы создадите сводную таблицу на основе списка, его заголовки в верхней строке будут задействованы в качестве названий полей.

Использование заголовков в формулах В списке на рис. 28.1 есть один вычисляемый столбец G — то есть такой, значения которого зависят от других данных списка. В данном случае мы вычисляем возраст каждого сотрудника путем деления разницы между датой рождения и сегодняшней датой

Создание и ведение списков ♦ 775

на 365,25 (число дней в году) и округления полученного результата до ближайшего целого при помощи функции ЦЕЛОЕ (INT). В каждой ячейке этого столбца, начиная с G2, записана формула =ЦЕЛ0Е((СЕГОДНЯ()-Дата рождения)/365.25) Она примечательна в нескольких отношениях. Первая и наиболее важная особенность состоит в том, что в формуле фигурирует заголовок столбца D (Дата рождения) для извлечения значений из этого столбца. Использование заголовка вместо точных ссылок D2, D3 и т. д. облегчает чтение и понимание формулы. Причем мы не обязаны определять текст Дата рождения в качестве имени диапазона D:D (или любой части столбца D). Поскольку этот текст находится в ячейке D1, Excel понимает, что он относится ко всем нижележащим ячейкам списка. Во-вторых, в формулах столбца G отсутствуют ссылки на фамилии конкретных сотрудников. Несмотря на идентичность всех формул, программа сама правильно определяет, о ком идет речь, выбирая соответствующее значение из текущей строки. (Если в формуле имеется статистическая функция, примененная к дате рождения, Excel полагает, что нас интересует весь столбец с датами рождения, а не отдельная дата в текущей строке. Например, мы можем узнать дату рождения самого молодого члена коллектива при помощи формулы =МАКС(Дата рождения). Причем эта формула доступна нам в любом месте листа, в том числе вне текущего списка.) В-третьих, хотя символ пробела формально является оператором пересечения (например, формула =7:7 В:В возвратит «Евгений» — значение ячейки на пересечении строки 7 и столбца В), Excel без всяких возражений принимает заголовок столбца Дата рождения и не пытается найти пересечение диапазонов с именами Дата и рождения. В этом отношении механизм интерпретации формул, содержащих заголовки, является дружественным и бесконфликтным. (Чего нельзя сказать о более старом механизме присвоения имен диапазонам, то есть о команде Вставка ► Имя ► Присвоить (Insert ► Name ► Define). В именах, определенных отсюда, символы пробела недопустимы.)

Включение режима использования заголовков в формулах Странно, но в Excel по умолчанию отключена возможность работать с легко читаемыми формулами, включающими в себя заголовки строк и столбцов. Чтобы эта возможность стала реальной, вы должны сделать следующее: 1. В меню Сервис (Tools) выберите команду Параметры (Options). 2. В диалоговом окне Параметры (Options) откройте вкладку Вычисления (Calculation). 3. На вкладке Вычисления (рис. 28.2) установите флажок Допускать названия диапазонов (Accept Labels In Formulas).

776 ♦ Глава 28. Работа со списками

Рис. 28.2. Удобные формулы Excel, понимающие заголовки, не будут работать, пока вы не установите флажок Допускать названия диапазонов

При необходимости применять заголовки в формулах для вычисляемых столбцов обязательно установите флажок Допускать названия диапазонов до того, как начнете создавать формулы. Иначе потом вы не сможете преобразовать явные ссылки на ячейки в заголовки простой установкой этого флажка. В то же время в обратную сторону все работает: когда вы снимете флажок, увидите следующее сообщение:

Нажмите кнопку Да, и ваши формулы, оперирующие заголовками, будут преобразованы в выражения с обычными ссылками на ячейки. Включение режима использования заголовков в формулах для всех книг Режим использования заголовков в формулах устанавливается отдельно для каждой книги. Другими словами, поскольку Excel по умолчанию отключает данный режим, вы должны явно активировать его в каждой книге, где он вам потребуется. Порядок изменения установок, применяемых по умолчанию, следующий:

Создание и ведение списков ♦ 777

1. Запустите Excel и после открытия новой книги установите флажок Допускать названия диапазонов. 2. В меню Файл (File) выберите команду Сохранить (Save). В списке Тип файла (Save As Type) диалогового окна Сохранение документа (Save As) выберите вариант Шаблон (Template). 3. Сохраните файл под именем Книга (Book) в папке XLStart, вложенной в папку, в которой находится файл Excel.exe. (В процессе стандартной установки Office исполняемый файл Excel обычно помещается в папку C:\Program Files\ Microsoft Office\ Office11.) При отсутствии в вашей системе папки XLStart просто создайте ее. Если папка XLStart содержит шаблон Книга.xlt (Book.xlt), он становится образцом для всех новых книг. ВНИМАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------------Хотим предостеречь от соблазна применить заголовки строк из столбца А в формулах столбца G на рис. 28.1. Например, содержимое ячейки G2 мы можем переписать как =ЦЕЛ0Е((СЕГОДНЯ()-Пашков Дата рождения)/365,25) В итоге формула станет даже более ясной, a Excel успешно распространит новую ее версию до конца столбца, так что в ячейке G3 окажется выражение =ЦЕЛ0Е((СЕГ0ДНЯ()-Андреева Дата рождения)/365,25) Не стоит поддаваться этому искушению! Ваша тщательно построенная формула вычисления возраста, переопределенная таким способом, в один момент окажется бессмысленной, например, после сортировки фамилий в алфавитном порядке, поскольку Excel не сможет внести в формулы соответствующие изменения после перестановки строк. А когда такие формулы идентичны (как на рис. 28.1), они будут продолжать прекрасно работать и после сортировки.

Вспомогательные средства Excel для создания списков Excel предоставляет несколько вспомогательных средств, облегчающих создание списков: ► автоматическое распространение форматов и формул; ► автозавершение ввода значений в ячейки; ► переход по клавише Enter; ► пользовательские списки. Большинству пользователей эти возможности покажутся очень удобными, но если вам они не понравятся, вы всегда вправе отключить их или просто не обращать на них внимания.

Автоматическое форматирование по имеющемуся образцу По мере создания или расширения списка Excel осуществляет поиск образцов, на которые он может опереться при форматировании. Если вы, например, вводите в столбец

778 ♦ Глава 28. Работа со списками

текстовую строку и в трех предыдущих строках этого столбца текст имел курсивное начертание, Excel аналогично применит курсив к только что введенному значению. (В объектах типа «список» программа распознает и распространяет формат быстрее, чем в обычных списках.) Подобным образом, когда список содержит столбец, значения которого вычисляются на основании данных из других столбцов, Excel в состоянии в некоторых случаях определить шаблон формулы и воспроизвести его при добавлении новых данных. Будет или не будет работать автоматическое распространение формулы, зависит от типа вычислений. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Автоматическое форматирование по имеющемуся образцу в некоторых случаях не действует, и чаще всего это происходит из-за противоречия с другим средством Excel. Так, когда вы примените к существующим строкам списка команду Автоформат, ее эффект не будет подлежать распространению. То есть если благодаря автоформатированию у последней строки списка появится красивая нижняя граница, эта граница не сдвинется после добавления новых строк. (Потребуется заново выбрать команду Автоформат или вставлять строки внутри списка, а не после последней строки.) Если вы вводите даты в распознаваемом формате даты (таком, как 16.11.88), в этом случае даже не предполагается применение к ним формата дат из предшествующих строк. Если данные копируются из буфера обмена, Excel вообще не использует механизм авторасширения.

Если по каким-то причинам вас не устраивает автоматическое распространение форматов и формул, выберите команду Параметры в меню Сервис и на вкладке Правка (Edit) открывшегося окна снимите флажок Расширять форматы и формулы в списках (Extend List Formats And Formulas).

Автозавершение ввода значений в ячейки Довольно часто в некоторых столбцах списка повторяется одна и та же информация. Например, если в столбце Регион имеется четыре значения — Север, Юг, Восток и Запад — и список содержит сотни строк, вам пришлось бы набирать одни и те же четыре слова снова и снова. Но автозавершение избавит вас от бессмысленной работы. Когда Excel замечает, что вы начинаете вводить что-то, что уже присутствует в текущем столбце, он предлагает завершить работу за вас. Для четырех названий регионов вам достаточно указать только первые буквы С, Ю, В или 3 и затем нажать Enter, Tab или клавишу управления курсором, чтобы принять предложенный вариант. Если автозавершение ввода в силу каких-то причин вас не устраивает, отключите его. Выберите в меню Сервис команду Параметры, перейдите на вкладку Правка открывшегося окна и снимите флажок Автозавершение значений ячеек (Enable AutoComplete For Cell Values). СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Дополнительную информацию см. в разделе «Автозавершение ввода» главы 7.

Создание и ведение списков ♦ 779

Переход по клавише Enter Когда вы заканчиваете ввод данных в ячейку, нажимая клавишу Enter, Excel no умолчанию производит перемещение вниз на одну строку. Если вы создаете новую строку в списке, нажимая клавишу со стрелкой вправо или клавишу табуляции после каждого ввода значения в ячейку, а затем при достижении правой границы диапазона нажимаете клавишу Enter, она выступает в роли клавиши возврата каретки на пишущей машинке, то есть перемещает курсор в самую левую ячейку следующей строки. Если такой переход для вас в чем-то неудобен, выберите в меню Сервис команду Параметры, перейдите на вкладку Правка окна Параметры и снимите флажок Переход к другой ячейке после ввода (Move Selection After Enter). ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Переход по клавише Enter не работает в объектах типа «список». СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы никакой переход по нажатию Enter не выполнялся, удерживайте клавишу Ctrl.

Пользовательские списки Если вам приходится регулярно создавать списки, содержащие повторяющиеся данные в нескольких последовательных строках, упростите себе задачу, создав пользовательский список, а затем просто вводите его первый элемент и перетаскивайте маркер заполнения. СМОТРИ ТАКЖЕ --------------------------------------------------------------------------------------------------Дополнительная информация по теме приведена в разделе «Создание пользовательских списков» главы 7.

Работа со списками как с объектами Если вы выделите любую ячейку в списке и нажмете клавиши Ctrl+L (или выберете команду Данные ► Список ► Создать (Data ► List ► Create List)), Excel откроет диалоговое окно, показанное ниже.

Название этого диалогового окна (и команды меню) вызывает некоторое недоумение. У вас уже есть список (даже если вы успели заполнить только строку заголовков), зачем же создавать его снова? Это не то, о чем вы можете подумать, Excel намеревается превратить

780 ♦ Глава 28. Работа со списками

ваш список в объект (list object). To есть список получит те качества, которыми ранее не обладал, а именно: ► список как объект может публиковаться на узле SharePoint; ► команда Данные ► Список ► Строка итогов (Data ► List ► Total Row) включает и отключает отображение строки итогов внизу списка. Excel позволяет отобразить на этой строке сумму значений, среднее, минимальное значение и т. д.; ► объект списка можно быстро распечатать, нажав кнопку Печать списка (Print List Range) на панели инструментов Список (List); ► объект списка расширяется при добавлении новых строк; ► столбцы, добавляемые непосредственно справа от существующих, автоматически включаются в объект списка; ► диаграммы, построенные на столбцах объекта, расширяются при добавлении новых данных; ► имена диапазонов, присвоенные столбцам объекта списка, распространяются на добавляемые данные; ► список, защищен от случайного удаления строк и столбцов; ► переход по клавише Enter не работает. ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Если вы не хотите, чтобы ваш объект списка расширялся при добавлении строк или столбцов, выберите команду Параметры автозамены (AutoCorrect Options) в меню Сервис. Затем на вкладке Автоформат при вводе (AutoFormat As You Type) открывшегося окна снимите флажок Включать в список новые строки и столбцы (Include New Rows And Columns In List).

Прежде чем нажать кнопку ОК в диалоговом окне Создание списка, проверьте ссылку на диапазон, им предложенную (если вы выделили более одной ячейки, но не весь список, вам придется исправить эту ссылку или начать все сначала с выделения одной ячейки в списке). В зависимости от наличия или отсутствия заголовков столбцов, возможно, придется изменить состояние флажка. Если список не содержит заголовков, после нажатия кнопки ОК будут применены стандартные названия Столбец 1 (Column 1), Столбец 2 (Column 2) и т. д. Далее Excel делает следующее: ► выделяет весь список и заключает его в голубую рамку. При выделении ячеек внутри списка рамка становится более толстой, указывая на то, что список активизирован; ► вставляет новую строку внизу списка и отображает в ней звездочку в первом столбце. Эту строку вы будете использовать для добавления новых данных в список; ► создает строку заголовков по умолчанию; если ее не было, выделяет заголовки жирным шрифтом и включает автофильтр. (Информация об использовании автофильтра приведена в разделе «Автофильтр» этой главы.) ► выводит на экран панель инструментов Список (List).

Создание и ведение списков ♦ 781

Рисунок 28.3 демонстрирует вид списка, ранее показанного на рис. 28.1, после перечисленных изменений.

Рис. 28.3. Когда вы создаете объект Список, Excel включает автофильтр и вставляет внизу списка строку для ввода новых данных

Публикация списка При наличии доступа к узлу SharePoint вы можете опубликовать список-объект на этом узле. Выделите в нем любую ячейку (или весь список) и затем выберите команду Данные ► Список ► Опубликовать список (Data ► List ► Publish List). На экране появится первое диалоговое окно Мастера публикаций.

782 ♦ Глава 28. Работа со списками

Введите адрес (URL) узла SharePoint в поле Адрес (Address). (Или просто выберите URL для ранее использовавшегося узла.) Если вы хотите впоследствии синхронизировать свой локальный список с опубликованной версией, установите флажок Связать с новым списком SharePoint (Link To The New SharePoint List). Синхронизация дает возможность вашему рабочему листу обновляться, если кто-то изменяет общий список, а также позволяет вам передавать сделанные на локальном уровне изменения на узел SharePoint. Укажите имя и (необязательное) описание для нового списка SharePoint, а затем нажмите кнопку Далее (Next). Появится второе диалоговое окно мастера, примерно следующего вида:

Это диалоговое окно сообщает вам две плохие новости. Во-первых, SharePoint работает только с определенными, но отнюдь не всеми доступными в Excel типами данных. Вовторых, в процессе публикации списка SharePoint преобразует все вычисляемые значения в константы, то есть удаляет формулы и заменяет их текущими значениями. Но, как вы увидите позднее, существуют способы преодоления обоих ограничений. Вы не вправе изменять типы данных, предлагаемые в диалоговом окне. В вашей власти только принять информацию к сведению и согласиться (кнопка Готово (Finish)) или отказаться (кнопка Отмена (Cancel)). После нажатия кнопки Готово через некоторое время появится сообщение, подтверждающее успешное завершение операции, и затем вы будете подключены к опубликованному списку. Если вы связали свой список с узлом SharePoint, то увидите на рабочем листе следующие изменения: ► слева от списка появится столбец с заголовком ID (этот столбец доступен лишь для чтения), а остальные столбцы сдвинутся вправо; ► все формулы в вашем объекте-списке будут заменены вычисляемыми значениями.

Создание и ведение списков ♦ 783

Форматирование и типы данных Рисунки 28.4 и 28.5 наглядно показывают некоторые проблемы, возникающие при публикации списка Excel на узле SharePoint: ► Почтовые индексы (ZIP codes), которые в Excel форматируются специальным числовым форматом, отображаются в SharePoint как обычные числа с разделителем разрядов. Поскольку в числовом формате SharePoint отбрасываются ведущие нули, некоторые почтовые индексы (например, в первой строке) уже не выглядят как ZIPкоды. ► Телефонные номера, которые в Excel были отформатированы подобающе, на вебстранице SharePoint преобразованы в обычные числа с разделителем разрядов и воспринимаются как суммы национального долга иных стран. ► SharePoint сообщает, что все сотрудники родились точно в полночь.

Рис. 28.4. Для облегчения ввода данных мы использовали в Excel форматы Почтовый индекс и Номер телефона

Исправление дат, которые отображаются на странице SharePoint с нежелательным компонентом времени, не представляет трудностей и выполняется в несколько шагов: 1. После отображения списка на веб-странице щелкните на ссылке Изменить настройки и столбцы (Modify Settings And Columns). 2. В разделе Столбцы (Columns) страницы Настройка (Customize) щелкните на поле, подлежащем изменению (в нашем примере Дата рождения).

784 ♦ Глава 28. Работа со списками

Рис. 28.5. Вдобавок к испорченным почтовым индексам и номерам телефонов SharePoint сообщает, что все сотрудники родились точно в полночь

3. В разделе Дополнительные параметры столбца (Optional Settings For Column) страницы Изменение столбца (Change Column) выберите вариант Только дата (Date Only). 4. Нажмите кнопку ОК и затем обновите список. Публикация столбца с пятизначными почтовыми индексами также представляет небольшую проблему. Если в столбце отсутствуют индексы с ведущими нулями, вы можете оставить их числовыми в общем списке. В противном случае преобразуйте числовой столбец в текстовый и затем отредактируйте индексы, которые оказались обрезаны. Чтобы преобразовать столбец, выполните шаги 1 и 2 предыдущей процедуры. Затем на странице Изменение столбца (Change Column) установите переключатель Имя и тип (Name And Type) в положение Однострочный текст (Single Line Of Text). Для других типов числовых данных Excel, которые SharePoint может искажать, — номеров телефонов, индексов социального страхования или девятизначных почтовых кодов — лучшее решение состоит в том, чтобы преобразовать числовые значения в текстовые до публикации списка (или просто вводить их как текст). Предположим, что в своем списке контактов вы назначили столбцу телефонных номеров формат Номер телефона (Phone Number). Этот формат очень удобен во время ввода данных, так как освобождает вас от необходимости заключать часть номера в круглые скобки. Но он не транслируется в список SharePoint. Выход в преобразовании таких чисел в текстовые

Создание и ведение списков ♦ 785

значения с помощью функции ТЕКСТ (TEXT). Выполните следующие действия: 1. Вставьте новый столбец рядом со столбцом, содержащим номера телефонов. 2. В этом столбце напротив первого номера телефона введите формулу =TEKCT(D2; "(000) 000-0000") (замените D2 ссылкой на ваш первый номер телефона). 3. Скопируйте формулу вниз до конца списка так, чтобы каждый числовой номер телефона получил текстовый эквивалент в соседнем столбце. 4. Скопируйте весь столбец текстовых номеров телефонов в буфер обмена. 5. Выделите столбец числовых номеров телефонов, в меню Правка (Edit) выберите команду Специальная вставка (Paste Special) и затем установите переключатель в положение Значения (Values). 6. Удалите столбец, который вставили. Если вы делаете это в объекте-списке, выделите заголовок вставленного столбца. Затем в меню Правка выберите команду Удалить столбец (Delete Column). СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Дополнительную информацию о функции ТЕКСТ и других текстовых функциях вы найдете в разделе «Текстовые функции» главы 14.

Синхронизация связанного списка Объект списка, связанный со своей копией на странице SharePoint, становится запросом к источнику внешних данных. Подобно другим видам запросов, описываемых в главе 29, он может обновляться по расписанию или по требованию. Если список связан с узлом SharePoint, обновлять допускается оба списка. То есть изменения, сделанные в Excel, передаются в список SharePoint, и наоборот. Такой вид обновления называется синхронизацией. Чтобы синхронизировать связанный список, выберите команду Данные ► Список ► Синхронизировать список (Data ► List ► Synchronize List With SharePoint) или нажмите аналогичную кнопку на панели инструментов Список (List). Если вы хотите, чтобы синхронизация выполнялась по расписанию, щелкните правой кнопкой мыши на любой ячейке списка и затем в контекстном меню выберите команду Свойства диапазона данных (Data Range Properties). (Эта команда также становится доступной после нажатия кнопки Список (List Range) на панели инструментов Список.) В появившемся диалоговом окне Свойства диапазона данных (External Data Range Properties) установите флажок Обновлять каждые (Refresh Every) и введите интервал обновления в минутах. СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Дополнительная информация о диалоговом окне Свойства диапазона данных приведена в разделе «Режимы обновления и другие свойства запросов» главы 29.

Если одна и та же ячейка списка была отредактирована на странице SharePoint и в локальной копии, в момент синхронизации вы увидите диалоговое окно, подобное показанному на рис. 28.6. Чтобы подтвердить изменения в общем списке

786 ♦ Глава 28. Работа со списками

и отказаться от своих, нажмите кнопку Отменить мои изменения (Discard My Changes). Чтобы были приняты ваши изменения, необходимо открыть общий список и внести их туда (или удалить чужие изменения в списке SharePoint и затем нажать кнопку Повторить мои изменения (Retry My Changes) в Excel). Если конфликтов несколько, Excel предложит вам разрешить первый, затем второй и т. д. Вы можете отказаться сразу от всех своих изменений или, наоборот, подтвердить их при помощи кнопок, расположенных внизу диалогового окна.

Рис. 28.6. Если после последней синхронизации список изменен на странице SharePoint и в рабочем листе, Excel предоставит вам возможность выбора

В любой момент вы вправе отказаться от локальной правки и восстановить последнюю версию списка с узла SharePoint. Для этого выберите команду Данные ► Список ► Отменить изменения и обновить (Data ► List ► Discard My Changes And Refresh) или воспользуйтесь аналогичной кнопкой на панели инструментов Список. Если после изменения своей копии списка вы сохраните книгу без синхронизации, появится окно с предупреждением. При следующем открытии книги вы получите такое сообщение;

Чтобы сохранить свои ранее сделанные изменения и оставить возможность синхронизации их с копией списка SharePoint, нажмите кнопку Да (Yes). Изменения станут отложенными, а время синхронизации вы уже выберете на свое усмотрение, сразу же или позднее. При нежелании объединить свои изменения с общим списком нажмите кнопку Нет (No). Excel отобразит список в том виде, в каком он был сохранен в последний раз. Но если вы

Создание и ведение списков ♦ 787

попытаетесь что-либо исправить в этом списке, то увидите следующее сообщение:

Тем самым Excel информирует вас, что связанный список находится в ненормальном состоянии: вы ранее внесли изменения, но сейчас их невозможно синхронизировать. Есть два способа восстановить функциональность списка: отказаться от связывания (выбрать команду Данные ► Список ► Отменить связывание списка (Data ► List ► Unlink List)) или обновить его текущей копией списка Share-Point (выбрать .команду Данные ► Список ► Отменить изменения и обновить (Data ► List ► Discard My Changes And Refresh)). Но если вы попали в такую ситуацию по ошибке (то есть на самом деле хотели обновить копию SharePoint своими ранее несинхронизированными изменениями), просто закройте книгу, снова откройте ее и на этот раз выполните обновление.

Работа с вычисляемыми столбцами в связанных списках Если вам требуется список с вычисляемыми столбцами для совместного использования, лучше создать его средствами SharePoint и затем экспортировать в Excel по той причине, что все формулы, определенные в Excel, заменяются константами в момент публикации списка. Но когда есть уже готовый список Excel и вам совсем не хочется создавать его заново на странице SharePoint, поступите наоборот — опубликуйте список и доработайте его на вебузле. Проиллюстрируем сказанное следующим примером. На рис. 28.7 показан список Excel, предназначенный для формирования отчета за год на основе квартальных данных. Предположим, что вы хотели бы опубликовать его на узле SharePoint с тем, чтобы другие члены рабочей группы могли обновлять список своей информацией. При поступлении новых данных вы также хотели бы поддерживать в актуальном состоянии за счет синхронизации свой рабочий лист. К сожалению, формулы в ячейках F2:F6 будут заменены их текущими значениями, как только вы опубликуете список. Чтобы решить проблемы, возникающие после публикации, откройте список SharePoint. Затем щелкните на ссылке Изменить настройки и столбцы (Modify Settings And Columns) в левой части страницы. Загрузится страница (рис. 28.8), которая позволит вам устранить не одну, а две проблемы, связанные с этим списком! Столбец Всего имеет формат Число (Number) (поскольку он содержит числовые константы, а не вычисляемые значения), а для столбца Кв 4 по умолчанию установлен тип данных Однострочный текст (Single- Line Of Text) (так как в данный момент столбец пустой).

788 ♦ Глава 28. Работа со списками

Рис. 28.7. Когда вы опубликуете этот список, вычисляемые значения в столбце F станут константами, и это противоречит первоначальной цели публикации

Рис. 28.8. Беглый взгляд на параметры столбцов опубликованного списка сразу обнаруживает д^е проблемы: столбец Кв 4 имеет текстовой тип данных и столбец Всего содержит числовые константы, а не формулы

С проблемой столбца Кв 4 вы справитесь следующим образом: 1. В разделе Столбцы (Columns) страницы Настройка (Customize) щелкните на заголовке Кв 4. 2. Переведите переключатель Имя и тип (Name And Type) на странице, которая появится на экране, в положение Число(1;1,0;100) (Number (1,1.0,100)). 3. Нажмите кнопку ОК. Со столбцом Всего несколько сложнее: его необходимо удалить и затем создать новый, но уже вычисляемый столбец. Ниже описана примерная процедура.

Создание и ведение списков ♦ 789

1. В разделе Столбцы страницы Настройка (рис. 28.8) щелкните на заголовке Всего. 2. В самом низу страницы Изменение столбца (Change Column) нажмите кнопку Удалить (Delete) и затем подтвердите свое намерение. 3. Вернитесь к странице Настройка и щелкните на команде Добавить новый столбец (Add A New Column). 4. В поле Имя столбца (Column Name) страницы Добавление столбца (Add Column) введите слово Всего. 5. В разделе Имя и тип страницы Добавление столбца выберите вариант Вычисляемый (Вычисление по другим столбцам) (Calculation Based On Other Columns). 6. В разделе Дополнительные параметры столбца (Optional Settings For Column) страницы Добавление столбца (Add Column) выберите тип Число(1;1,0;100) (Number (1,1.0,100)). 7. В поле Формула (Formula) (прямо над списком типов данных) введите знак =. 8. В списке Добавить столбец (Insert Column) щелкните дважды на элементе Кв 1. 9. В поле Формула после =[Кв 1] введите +. 10. В списке Добавить столбец щелкните дважды на элементе Кв 2. 11. Продолжайте в этой манере, пока не создадите полностью формулу, показанную на рис. 28.9, и затем нажмите кнопку ОК.

Рис. 28.9. Вы можете создать вычисляемый столбец в списке SharePoint с помощью простых арифметических операций

12. Вернитесь в Excel, нажмите кнопку Синхронизировать список (Synchronize List With SharePoint) на панели инструментов Список. Связанный список в Excel теперь должен обновиться вычисляемым полем, созданным средствами SharePoint (рис. 28.10), а итоговые цифры можно обновлять по мере того, как члены группы будут пополнять своими данными общий список.

790 ♦ Глава 28. Работа со списками

Рис. 28.10. При синхронизации вычисляемый столбец, созданный в SharePoint, производит сопоставимые формулы в Excel, позволяющие правильно обновлять связанный список по мере добавления данных в общую копию

Работа со списками SharePoint Если вашей организации, отделу, рабочей группе или другому подразделению предоставлен в распоряжение узел SharePoint, на нем могут находиться списки, с которыми вы лично хотели бы работать в Excel. Здесь препятствий нет и есть даже выбор из двух способов. Первый — открыть такой список в браузере и выбрать команду экспорта в электронную таблицу прямо на веб-странице. Другой путь более длинный: находясь в Excel, выберите команду Данные ► Импорт внешних данных ► Импортировать данные (Data ► Import External Data ► Import Data). Если ссылка на нужный список не появится в диалоговом окне Выбор источника данных (Select Data Source), нажмите кнопку Создать (New Source), выберите Службы извлечения данных (Other Service Provider), выберите Списки Microsoft SharePoint Services (Microsoft SharePoint List Data Service Provider), укажите URL вашего узла SharePoint, затем выберите нужный список. Последний метод позволяет создать запрос к списку SharePoint и импортировать только те строки, которые удовлетворяют заданным условиям.

Отображение строки итогов Если вы выберете команду Данные ► Список ► Строка итогов (Data ► List ► Total Row) или нажмете кнопку Переключить строку итогов (Toggle Total Row) на панели инструментов Список (List), Excel вставит дополнительную строку в конце списка и отобразит общие итоги под самым правым числовым столбцом. Первоначально итоги подсчитываются только для одного столбца, но если вы выделите нижнюю ячейку любого столбца, появится раскрывающийся список, позволяющий назначить итоговую функцию для этого столбца, например Сумма (Sum), Среднее (Average) и т. д. Поскольку команда Строка итогов является переключателем, повторное ее выполнение скрывает строку итогов. При вычислении результирующих значений используется функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (SUBTOTAL) с аргументом номер_фуищии в диапазоне от 101 до 111. Учтите, что из исходного диапазона исключаются все скрытые строки — как автофильтром, так и вручную. Это означает, что при применении команды Данные ►

Создание и ведение списков ♦ 791

Список ► Строка итогов вы видите значения, полученные только из содержимого строк, отображенных в списке в текущий момент. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Дополнительную информацию см. в разделе «Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ» данной главы. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ с аргументом номер_функции в диапазоне от 101 до 111 работает некорректно в предыдущих версиях Excel. Так, если вы откроете объект-список с итогами в Excel 2002, формулы с этой функцией будут первоначально отображать самые последние вычисленные значения. Но, если вы пересчитаете любую часть листа, все они возвратят ошибку «ЗНАЧЕНИЕ (#VALUE). К сожалению, функцию ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ. ИТОГИ нельзя редактировать в объектах-списках. Если вам необходимо открыть ваш список в более ранней версии Excel, преобразуйте объект-список в обычный список с помощью команды Данные ► Список ► Преобразовать в диапазон (Data ► List ► Convert То Range) и затем подведите итоги, используя обыкновенные статистические функции.

Изменение размеров списка Существует два способа изменения размеров объекта списка: при помощи маркера, расположенного в нижнем правом углу диапазона списка, или команды Данные ► Список ► Изменить размер списка (Data ► List ► Resize List). (Маркер изменения размеров можно перетаскивать горизонтально или вертикально, но не по диагонали. Если вам нужно изменить ширину и высоту списка, вы должны перетащить маркер дважды.) Учтите также, что в связанном списке разрешается добавлять и удалять только строки. Изменить количество столбцов вы вправе средствами SharePoint, но только не в Excel. Вставка и удаление строк и столбцов Если в объекте списка выделена какая-либо часть, Excel отключает обычные команды листа для удаления строк, столбцов и ячеек, чтобы предотвратить случайное повреждение списка. Например, если вы выделите строку списка и выберете команду Удалить (Delete) в меню Правка (Edit) (или нажмете клавиши Ctrl+-), раздастся звуковой сигнал и никакого удаления не произойдет. Чтобы удалить строку, выделите любую ячейку на этой строке и воспользуйтесь командой Удалить строку (Delete Row) меню Правка. В списке, не связанном с SharePoint, можно удалить столбец, щелкнув на его заголовке и выбрав команду Удалить столбец (Delete Column) в меню Правка. В связанном списке удаление столбцов в Excel запрещено, поскольку такое изменение неизбежно повлекло бы реструктуризацию списка SharePoint. (По этой же причине нельзя переименовать столбец в связанном списке.) Чтобы удалить столбец, сначала откройте список на странице узла SharePoint, щелкните на команде Изменить настройки и столбцы (Modify Settings And Columns), выберите имя столбца и нажмите кнопку Удалить (Delete). Для вставки строки выделите ячейку в списке и выберите команду Строки (Rows) в меню Вставка (Insert). Чтобы вставить столбец в несвязанный список, выделите ячейку в списке и выберите команду Столбцы (Columns) в меню Вставка. Чтобы вставить

792 ♦ Глава 28. Работа со списками

столбец в связанный список, сначала откройте список SharePoint и щелкните на команде Изменить настройки и столбцы. Затем в разделе Столбцы (Columns) страницы Настройка (Customize) щелкните на ссылке Добавить столбец (Add A New Column).

Проверка вводимых значений В обыкновенных списках и объектах-списках, не связанных с SharePoint, можно задать условия проверки данных, выбрав команду Проверка (Validation) в меню Данные (Data). А именно допустимый тип данных (например, целые числа, даты или значения времени), а также диапазон допустимых значений. Также можно задать список разрешенных значений (скажем, названий отделов) и составить при помощи Excel из них раскрывающийся список для удобства пользователей. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Для связанных списков правила проверки данных не работают, поскольку SharePoint не поддерживает правила Excel, а предлагает свои. Чтобы ими воспользоваться, откройте связанный список в браузере и щелкните на ссылке Изменить строки и столбцы (Modify Settings And Columns). На странице Настройка (Customize) щелкните на имени подлежащего проверке столбца. Затем введите нужное условие в разделе Дополнительные параметры столбца (Optional Settings For Column) следующей загруженной страницы.

Правила проверки бывают обязательными к выполнению или только предостерегающими. Если правило обязательное, Excel откажется принять введенное значение, не удовлетворяющее установленным вами стандартам. Если правило создано лишь для уведомления, откроется диалоговое окно (с сообщением по умолчанию или заданным вами текстом), предназначенное для повторного ввода значения в ячейку. При создании контролирующего правила для ячейки или диапазона вы вправе также задать подсказку, появляющуюся при активизации проверяемой ячейки. Так, это может быть фраза «Введите целое число от 1 до 10». Команда Проверка меню Данные.такую подсказку позволяет задать даже без соответствующего правила. Эта команда удобна, если вы хотите только выводить сообщение-инструкцию, не накладывая ограничений на вводимые данные. Чтобы установить критерий проверки, выделите диапазон ячеек и затем выберите команду Проверка в меню Данные. (Механизм автоматического распространения форматов и формул сам не распространяется на параметры проверки данных, поэтому необходимо выделить все строки, которые вы собираетесь заполнять данными.) Откроется диалоговое окно Проверка вводимых значений, показанное на рис. 28.11. ВНИМАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Даже если для ячейки установлено правило проверки, Excel не применяет его в следующих случаях: данные вставлены в ячейку из буфера обмена, данные занесены в ячейку при помощи маркера заполнения, данные скопированы или перемещены в ячейку путем перетаскивания. (Если вы копируете ячейку в предыдущую строку при помощи сочетания клавиш Ctrl+Shift+' или Ctrl+', Excel тем не менее выполнит диагностику.) Программа не только примет новое значение, но и заменит существующее правило проверки этой ячейки другим, назначенным исходной ячейке (обычно «пустым»). Иначе говоря, «защита от дурака» в этих случаях не работает.

Проверка вводимых значений ♦ 793

Рис. 28.11. Правила проверки позволяют предотвратить ввод в список заведомо ошибочных данных

Задание типа данных и допустимых значений Для того чтобы специфицировать допустимый тип данных, откройте список Тип данных (Allow) на вкладке Параметры (Settings) диалогового окна Проверка вводимых значений. Здесь вашему выбору предоставляются следующие типы: Любое значение (Any Value), Целое число (Whole Number), Действительное (Decimal), Список (List), Дата (Date), Время (Time), Длина текста (Text Length) и Другой (Custom). По результату выбора Excel изменит диалоговое окно так, чтобы дать вам ввести дополнительную информацию согласно типу. Например, для Целого числа требуется указать еще минимальное и максимальное разрешенные значения. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Как видите, список типов данных не включает тип Текст. В списке есть элемент Длина текста, но это не означает, что вводиться должен именно текст. Это условие просто создает ограничение по длине (например, от 5 до 50 символов), которое будет проверяться в случае ввода текста. Чтобы отсекать любые другие данные, кроме текста, выберите тип Другой и затем введите формулу =ЕТЕКСТ(адрес), где адрес — это ссылка на проверяемую ячейку.

Список допустимых значений Для определенного типа данных можно перечислить варианты допустимых значений, выбрав пункт Список в списке Тип данных и указав диапазон ячеек, занимаемый вашим списком. Допустим, вы хотите, чтобы в ячейку А1 нельзя было вводить ничего иного, кроме значений Север, Юг, Восток или Запад. Тогда введите их в любой другой части рабочей книги — например, в ячейках Z1:Z4. Затем выделите ячейку А1, выберите команду Проверка в меню Данные, выберите вариант Список в раскрывающемся

794 ♦ Глава 28. Работа со списками.

списке Тип данных и укажите Z1:Z4 в качестве источника допустимых значений.

Проверка вводимых данных при помощи формулы Чтобы использовать для диагностики данных формулу, выберите в списке Тип данных пункт Другой и введите формулу в появившемся поле Формула (Formula). Формула должна ссылаться на проверяемую ячейку (при необходимости и на другие ячейки) и вырабатывать в качестве вычисляемого значения ИСТИНА (TRUE) или ЛОЖЬ (FALSE). Соответственно, чтобы убедиться, что значение в ячейке А1 больше, чем в В1, выделите ячейку А1 и наберите в поле Формула выражение =А1>В1. В случае, когда требуется задать более одного критерия проверки, используйте логические функции И (AND) и/или ИЛИ (OR). Например, критерию «С1 больше, чем А1, но меньше В1» соответствует формула =И(С1>А1,С1<В1). Если перед выбором команды Проверка выделен диапазон ячеек, Excel надлежащим образом обновит все относительные ссылки. Так, если вы выделите блок А1:А10 и введете выражение =А1>В1 в качестве проверяющей формулы, программа гарантирует, что значение в ячейке А1 не будет больше В1, в А2 — больше В2 и т. д. Чтобы сделать ссылку абсолютной, добавьте в нужных местах знаки доллара. Например, для того чтобы все значения диапазона А1:А10 превышали величину в В1, измените формулу на =А1>$В$1. Как обычно, вы можете нажать клавишу F4 после ввода ссылки на ячейку, чтобы преобразовать ссылку в абсолютную.

Задание подсказки Правило проверки станет полным, с точки зрения пользователя, если вы сопроводите его сообщением-инструкцией. Для этого щелкните на вкладке Сообщение для ввода (Input Message) в диалоговом окне Проверка вводимых значений. Здесь укажите текст своей подсказки и, по желанию, заголовок окна, в котором она появится. При выделении проверяемой ячейки сообщение будет выведено рядом с ячейкой.

Задание вида и текста сообщения об ошибке Если вы зададите только критерий проверки для ячейки или диапазона, Excel при вводе недопустимых данных выведет стандартное сообщение об ошибке и заставит пользователя повторить или отменить ввод (при отмене в ячейке остается предыдущее значение). Для того чтобы диагностическое сообщение содержало ваш собственный текст, щелкните на вкладке Сообщение об ошибке (Error Alert) в диалоговом окне Проверка вводимых значений и далее введите эти заголовок и текст. На вкладке Сообщение об ошибке вы также можете выбрать вид сообщения: Останов (Stop), Предупреждение (Warning) и Сообщение (Information). Это окажет влияние на значок, отображаемый рядом с текстом уведомления, и последовательность действий пользователя. По умолчанию (вариант Останов) ему позволено заново ввести данные или отменить ввод. При выборе варианта Предупреждение пользователь получит

Формы при работе со списками ♦ 795

информацию о том, что введенные данные некорректны, но он тем не менее вправе оставить это значение в ячейке. В случае типа Сообщение пользователь увидит диагностическое сообщение с запретом на повторный ввод.

Формы при работе со списками Обычный порядок ввода новой информации в список — в первую пустую строку в нижней его части. Но есть и другой, куда более удобный путь — с помощью команды Форма (Form) меню Данные. Команда Форма генерирует диалоговое окно, облегчающее добавление данных в список и выполнение других операций со списком. Рисунок 28.12 демонстрирует такую форму для списка сотрудников из ранее рассмотренного примера (см. рис. 28.1).

Рис. 28.12. Команда Форма генерирует диалоговое окно, облегчающее работу со списком

В верхней части формы Excel выводит имя листа (а не книги), содержащего список, для которого предназначена эта форма. Непосредственно ниже строки заголовка окна выстраиваются поля согласно заголовкам столбцов списка. Если в список уже введено несколько строк, справа от заголовков столбцов вы увидите значения из первой строки списка. (При открытии формы текущей становится первая запись, независимо от того, какая ячейка в списке в настоящий момент активна.) Почему на рис. 28.12 столбец Возраст представлен не полем? Потому что это вычисляемый столбец, а форма позволяет изменять только статические данные.

Добавление строк Чтобы добавить в список новую строку, нажмите кнопку Добавить (New). Форма будет очищена с целью ввода значений для новой записи. Для вставки еще одной строки

796 ♦ Глава 28. Работа со списками

повторно нажмите кнопку Добавить. Чтобы вернуться в лист, щелкните на кнопке Закрыть (Close). После добавления новой строки в список с помощью команды Форма список расширяется вниз. Если новые значения будут записываться в уже заполненные ячейки рабочего листа, Excel предупредит вас о недопустимости этого действия и откажется принимать новые данные.

Поиск записей Для поиска определенных записей (строк) в списке служит кнопка формы Критерии (Criteria). При ее нажатии Excel открывает новую форму, включающую в себя поля ввода для всех столбцов, в том числе и для вычисляемых (рис. 28.13). Если вы введете критерии в несколько полей, то после щелчка на кнопке Назад (Find Next) или Далее (Find Prev) будут найдены записи, проходящие по всем критериям. (Как вы увидите, в Excel есть и другие способы поиска записей, в том числе удовлетворяющих хотя бы одному из заданных условий, а не всем вместе.) В варианте, показанном на рис. 28.13, вы можете найти всех сотрудников возраста 50 лет и младше, чьи годовые оклады не меньше $40 000.

Рис. 28.13. После нажатия кнопки Далее или Назад вы перейдете к следующей (или предыдущей) записи, удовлетворяющей обоим критериям

При вводе текстового условия учтите, что программа присоединит к нему неявный символ подстановки «звездочка». То есть если набрать букву Б в поле Фамилия, Excel будет искать все фамилии, начинающиеся с «Б». При вводе условия по дате допускается использовать любой формат, который Excel распознает в качестве даты. Например, чтобы получить информацию по самым молодым членам коллектива, родившимся начиная с 1 января 1980 года, введите >1.01.80, >1 Январь 1980 или значение в любом другом из многочисленных форматов даты.

Сортировка списков и диапазонов ♦ 797

Сортировка списков и диапазонов Excel предоставляет разнообразные способы сортировки диапазонов рабочего листа. Вы вправе сортировать строки или столбцы в возрастающем или убывающем порядке, с учетом или без учета регистра букв. (При сортировке строк изменяется порядок расположения строк в списке, в то время как столбцы остаются на своем месте. При упорядочивании по столбцам соответственно изменяется порядок расположения столбцов.) Можно даже задать свой собственный порядок сортировки, чтобы названия отделений фирмы всегда появлялись не в алфавитной, а в заданной вами последовательности.

Сортировка по одному столбцу Чтобы отсортировать диапазон по значениям одного столбца, например по столбцу Фамилия на рис. 28.1, выделите одну ячейку в этом столбце. Затем нажмите кнопку Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) на панели инструментов Стандартная (Standard) (для упорядочивания столбца в возрастающем числовом или алфавитном порядке) или кнопку Сортировка по убыванию (Sort Descending) для сортировки в обратном направлении. В результате данные будут расположены в заданном порядке по столбцу, в котором выделена ячейка. При выборе команды Сортировка (Sort) в меню Данные (Data) открывается диалоговое окно Сортировка диапазона (Sort). Когда текущий список подвергается этому действию в первый раз, окно Сортировка диапазона (рис. 28.14) настроено по умолчанию. Если список уже ранее сортировался, оно будет выглядеть, как в момент предыдущего вызова.

Рис. 28.14. Excel распознает размеры списка, а также наличие или отсутствие строки заголовков столбцов

Excel обычно распознает строку заголовков, которая должна оставаться на месте при сортировке остальных строк, и устанавливает переключатель Идентифицировать

798 ♦ Глава 28. Работа со списками

диапазон данных по (My Data Range Has) в положение Подписям (первая строка диапазона) (Header Row). И даже если программа по какой-то причине не заметила строки заголовка и выбрала вариант Обозначениям столбцов листа (No Header Row), это легко исправить, перед тем как нажать кнопку ОК. Excel также предполагает, что вы хотите выполнить сортировку по столбцу, содержащему активную ячейку, и включает в поле Сортировать по (Sort By) либо заголовок этого столбца (если у вас есть строка заголовков), либо букву, обозначающую столбец. Поскольку пользователи, как правило, предпочитают сортировку по возрастанию, Excel устанавливает по умолчанию кнопки По возрастанию (Ascending). Если у вас иные намерения, измените параметры сортировки и щелкните на кнопке ОК. СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------На панели инструментов Стандартная (Standard) находятся две кнопки: для сортировки по возрастанию и убыванию соответственно. Но они также работают и прямо противоположно, нужно только удерживать клавишу Shift при щелчке на кнопке. Если у вас дефицит места на панели инструментов, вы можете его выиграть, убрав лишнюю кнопку, а порядок сортировки менять клавишей Shift.

Сортировка по нескольким столбцам Сортировка по одному столбцу хороша, но максимум удовольствия от мощи Excel дает упорядочивание сразу по двум и даже по трем столбцам. Для этого введите значения в одно или оба поля Затем по (Then By) в диалоговом окне Сортировка диапазона. Например, чтобы отсортировать список персонала с того же рис. 28.1, сначала в порядке убывания по столбцу Оклад и одновременно («затем») в порядке возрастания по столбцу Фамилия, заполните диалоговое окно так, как показано на рис. 28.15. Результат продемонстрирован на рис. 28.16.

Рис. 28.15. Чтобы выполнить сортировку по двум столбцам, введите заголовки столбцов в поля Сортировать по и Затем по

Сортировка списков и диапазонов ♦ 799

Рис. 28.16. Строки теперь расположены в порядке убывания окладов; строки с одинаковыми окладами упорядочены в алфавитном порядке по фамилиям

Сортировка части списка Если перед выбором команды Сортировка из меню Данные вы выделите одну ячейку, Excel просканирует всю область, окружающую эту ячейку, выделит весь непрерывный диапазон ячеек и предположит, что вас интересует весь диапазон. Поэтому при необходимости отсортировать только часть списка выделите только те строки и столбцы, которые действительно следует упорядочить. Затем выполните команду Сортировка из меню Данные. Так, чтобы отсортировать в нашем примере строки с 10-й по 20-ю (см. рис. 28.1), выделите ячейки А10:G20. Нельзя указать обрабатываемый диапазон в диалоговом окне Сортировка диапазона. Вы должны выделить диапазон перед тем, как открыть это окно. В самом окне адрес сортируемого диапазона не отображается. Подстрахуйтесь лишний раз — проверьте результат сортировки: если он не совпадает с ожидаемым, выполните команду Отменить (Undo).

Сортировка столбцов Пока во всех наших примерах мы перегоняли туда-сюда только строки, оставляя столбцы в покое. Но аналогично можно проводить сортировку столбцов, не меняя порядка строк, как описано ниже. 1. Выберите команду Сортировка в меню Данные. 2. В диалоговом окне Сортировка диапазона нажмите кнопку Параметры (Options) и установите переключатель в положение Столбцы диапазона (Sort Left To Right).

800 ♦ Глава 28. Работа со списками

3. Нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться в основную часть диалогового окна Сортировка диапазона. 4. Заполните поля, настройте переключатели и нажмите кнопку ОК. На рис. 28.17 и 28.18 показан лист перед сортировкой столбцов и после нее.

Рис. 28.17. В этом отчете годы расположены по возрастанию

Рис. 28.18. Тот же отчет, где порядок летоисчисления изменен на обратный

Этот результат был достигнут при помощи следующей процедуры: 1. Мы выделили ячейки B1:F4. 2. Затем выбрали команду Сортировка в меню Данные. 3. В диалоговом окне Сортировка диапазона нажали кнопку Параметры. 4. Установили переключатель в положение Столбцы диапазона и нажали ОК. 5. Определили направление сортировки и снова нажали ОК.

Сортировка списков и диапазонов ♦ 801

Учтите, что здесь лучше выделить нужный диапазон, а не единственную ячейку. В последнем случае Excel отсортирует все данные в листе, в том числе и заголовки в первом столбце. Иными словами, при сортировке столбцов Excel не распознает заголовки строк.

Сортировка ячеек с формулами При сортировке следует особо внимательно отнестись к ячейкам, содержащим формулы со ссылками на другие ячейки. При сортировке строк ссылки на ячейки той же строки сохранятся правильными, однако ссылки на ячейки других строк списка станут ошибочными. Соответственно, если вы упорядочиваете столбцы, в результате правильными окажутся ссылки на ячейки того же столбца, но ссылки на ячейки других столбцов будут неверными. После сортировки любого типа относительные ссылки на ячейки вне списка превратятся в ошибочные. Пример листа до и после сортировки на рис. 28.19 демонстрирует указанные выше сложности. В строке 5 вычисляется изменение прибыли за год с использованием относительных ссылок. Например, в ячейке С5 находится формула =С4-В4 для вычисления разности в прибыли за 2000 и 1999 годы. Другие формулы также ссылаются на ячейки, расположенные в столбцах непосредственно слева от формул.

Рис. 28.19. Сортировка столбцов в этом списке испортила формулы в строке 5

802 ♦ Глава 28. Работа со списками

После сортировки столбцов каждая формула в строке 5 на этом рисунке все еще ссылается на ячейку слева от себя, но теперь в ячейке В5 выдается сообщение об ошибке, поскольку формула пытается вычесть текст Прибыль из числа 61 000. Следует отметить, что, если вы имитируете сортировку вручную, перемещая каждый столбец на новое место, Excel будет соответствующим образом обновлять формулы при каждом перемещении. Если же выполнить сортировку командой меню, Excel не сумеет сделать необходимую корректировку. Чтобы избежать проблем, связанных с сортировкой диапазонов, содержащих формулы, соблюдайте следующие правила: ► в формулах, которые содержат ссылки на ячейки, расположенные вне списка, используйте сугубо абсолютные ссылки; ► при сортировке строк избегайте применения формул, которые ссылаются на ячейки, находящиеся в других строках. Если такие формулы необходимы, ссылайтесь на ячейки по имени, а не по адресу; ► при сортировке столбцов избегайте применения формул, которые ссылаются на ячейки, находящиеся в других столбцах. Если такие формулы необходимы, ссылайтесь на ячейки по имени, а не по адресу.

Последовательность сортировки данных в Excel Чтобы результаты сортировки не были для вас неожиданными, ознакомьтесь с основными правилами, которыми руководствуется Excel: ► Ячейки упорядочиваются в соответствии с их содержимым, а не с форматом. Это означает, например, что отображаемая дата Ноябрь 16, 2000 полагается меньше отображаемой даты 27.12.2000 (поскольку первая дата имеет меньшее числовое значение), хотя в таблицах символов кодировок ANSI и Unicode цифры располагаются перед буквами. ► Числовые данные имеют больший приоритет относительно текстовых значений. То есть значение 98052 будет выше по списку значения 123РА, поскольку первое является числом, а второе — текстом. ► Приоритеты символов при сортировке алфавитных и алфавитно-цифровых следующие: 0123456789 (пробел) !0$%&()*,./:;?@[\]^-`{ | }~ + < = > a b с ... х у z а б в ... э ю я ► Апострофы и дефисы игнорируются. Однако если два значения идентичны без учета дефиса, тогда то, которое без дефиса, считается меньше значения с дефисом. ► Логические значения размещаются после текстовых значений, и ЛОЖЬ (FALSE) считается меньше ИСТИНА (TRUE). ► Значения ошибки выводятся после логических значений. Excel рассматривает все значения ошибки как равноценные, то есть оставляет их в том порядке, в котором они встретились. ► Пустые ячейки попадают в конец списка как при сортировке по возрастанию, так и при сортировке по убыванию.

Сортировка списков и диапазонов ♦ 803

Пользовательские списки и сортировка месяцев и дней недели Excel не ограничивает вас применением стандартного порядка сортировки. При желании вы можете задать другой порядок обработки текстовых значений, определенный в виде пользовательского списка. В частности, Excel содержит четыре встроенных пользовательских списка (Пн, Вт, Ср, ...; Понедельник, Вторник, Среда, ...; янв, фев, мар, ...; Январь, Февраль, Март, ...). Если в ячейках столбца присутствуют такие названия дней недели или месяцев, вы можете упорядочить столбец хронологически. Еще вы вправе создать свои собственные списки и сортировать текстовые поля с помощью этих списков. СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Информация о создании пользовательских списков и работе с ними приведена в разделе «Создание пользовательских списков» главы 7.

Чтобы применить для сортировки пользовательский список, в диалоговом окне Сортировка диапазона нажмите кнопку Параметры и затем раскройте список Сортировка по первому ключу (Fisrt Key Sort Order). Вы увидите четыре встроенных пользовательских списка наряду с другими, сформированными вами.

Сортировка с учетом регистра букв Обычно Excel не учитывает регистр букв при сортировке текстовых значений. Другими словами, программа рассматривает букву «А» как полный эквивалент буквы «а». При желании изменить стандартное поведение программы нажмите кнопку Параметры в диалоговом окне Сортировка диапазона и затем установите флажок Учитывать регистр (Case Sensitive). Если вам знакомы системы кодировки символов ANSI и Unicode, используемые Windows, вы можете ожидать, что при учете регистра Excel будет помещать все значения с прописными буквами перед всеми значениями из строчных букв. (В таблице символов, например, латинские прописные буквы соответствуют диапазону десятичных кодов от 65 до 90, а строчные — диапазону от 97 до 122.) Но при установке флажка Учитывать регистр программа располагает строчной вариант перед прописным вариантом того же самого слова. Так, предположим, что диапазон A1:D1 содержит четыре текстовых значения: Ель, ель, Сосна, сосна После выполнения стандартной (без учета регистра) сортировки по возрастанию порядок этих четырех ячеек не изменится, поскольку е находится в таблице перед с и Excel не обращает внимания на регистр букв. Если повторить сортировку, но уже с учетом регистра, эти значения расположатся в следующей последовательности: ель, Ель, сосна, Сосна

804 ♦ Глава 28. Работа со списками

Excel теперь считает, что е меньше Е и с меньше С. При традиционной сортировке ANSI вы получили бы последовательность, в которой все прописные буквы предшествуют всем строчным: Ель, Сосна, ель, сосна Изменение порядка сортировки по умолчанию Так как сортировка без учета регистра выполняется быстрее, она действует по умолчанию. Если вам не приходится упорядочивать списки гигантских размеров, вы не почувствуете различия в скорости. В некоторых случаях вы можете захотеть изменить стандартный порядок сортировки. Но, поскольку ее параметры строго индивидуальны для каждого рабочего листа, вам не удастся изменить поведение Excel по умолчанию простой установкой флажка Учитывать регистр. Чтобы при сортировке по умолчанию учитывался регистр букв, сделайте следующее: ► На каждом листе новой книги введите любые данные в две смежные ячейки. (Это необходимо сделать, иначе Excel не позволит вам открыть диалоговое окно Сортировка диапазона, пока вы не выделите исходные данные.) ► На каждом листе выберите команду Сортировка в меню Данные, затем щелкните на кнопке Параметры и установите флажок Учитывать регистр. Нажмите кнопку ОК два раза, чтобы выполнить сортировку. ► Удалите данные на каждом листе. ► Сохраните книгу как шаблон с именем Книга (Book) в вашей папке XLStart.

Фильтрация списка Отфильтровать список — значит скрыть все строки за исключением тех, которые удовлетворяют заданным условиям отбора. Excel предоставляет для этого две команды: Автофильтр (AutoFilter) для простых условий отбора и Расширенный фильтр (Advanced Filter) для более сложных критериев. Вы можете также использовать команду Расширенный фильтр для извлечения подмножества данных из списка и помещения их в другое место в книге.

Автофильтр Перед обращением к команде Автофильтр выделите любую ячейку в списке. Затем выберите эту команду в подменю Фильтр (Filter) меню Данные (Data). Excel отобразит кнопки со стрелками (кнопки автофильтра) рядом с каждым заголовком столбца. Щелчок на кнопке автофильтра раскрывает список уникальных значений в этом столбце, предлагая использовать их для задания условий отбора строк. СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------Чаще всего фильтрация производится по значениям только одного или двух столбцов. Если вы выделите в списке единственную ячейку и выберете команду Данные ► Фильтр ► Автофильтр, Excel отобразит кнопки автофильтра в каждом столбце, не меняя ширину столбца, а только за счет ущемления заголовков столбцов. Чтобы отобразить кнопки только для определенных столбцов, выделите их заголовки (все столбцы должны быть смежными) и примените команду Автофильтр.

Фильтрация списка ♦ 805

Рассмотрим пример. Предположим, что из списка сотрудников, представленного ранее на рис. 28.1, нас в данный момент почему-то интересуют только особы женского пола. Для отбора нужных строк мы выбрали команду Данные ► Фильтр ► Автофильтр и затем — значение Ж в раскрывающемся списке рядом с заголовком Пол. Результат представлен на рис. 28.20.

Рис. 28.20. Мы использовали команду Автофильтр для отображения только тех строк, в которых столбец Пол содержит значение Ж

Обратите внимание на номера выведенных строк. Excel скрывает все строки, которые не удовлетворяют условиям отбора. Кроме того, номера отфильтрованных строк имеют контрастный цвет и сопровождены сообщениями в строке состояния, напоминая тем самым, что вы отфильтровали список. СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------------------------------Диапазону, к которому применена команда Автофильтр или Расширенный фильтр, присваивается имя _FilterDatabase1. (Это имя не отображается в списке имен, присвоенных диапазонам. Тем не менее оно существует, и вы вправе его использовать!) Вы можете снова выделить весь список, нажав кнопку F5 и набрав имя _filterdatabase в диалоговом окне Переход (Go To).

Применение автофильтра к нескольким столбцам Автофильтр можно применить к любому количеству столбцов. Для этого сначала отфильтруйте список по одному столбцу, затем полученный список отфильтруйте по другому столбцу и т. д. Каждая новая фильтрация постепенно «очищает» список, так что результат содержит только строки, удовлетворяющие всем критериям. Увидеть строки, удовлетворяющие конкретному критерию, позволяет команда Расширенный фильтр. Отбор наибольших или наименьших элементов списка Одно из полезных применений автофильтра — выявление заданного числа (или заданного процента) экстремальных (наибольших или наименьших) элементов

______________________________ 1

Недействительно для русской сборки Office. — Примеч. ред.

806 ♦ Глава 28. Работа со списками

в списке. Щелкните на кнопке автофильтра интересующего вас столбца и выберите в списке пункт Первые 10 (Тор 10). Excel откроет диалоговое окно, изображенное на рис. 28.21.

Рис. 28.21. С помощью автофильтра можно отобрать заданное число наибольших или наименьших значений в столбце

В этом диалоговом окне присутствуют три раскрывающихся списка. В среднем списке выберите пункт Наибольших (Тор) или Наименьших (Bottom), в левом можно указать любое число между 1 и 500, а в правом выберите пункт Элементов списка (Items) или % от количества элементов (Percent).

Отображение пустых или заполненных ячеек Если столбец содержит пустые ячейки, то в нижней части раскрывающегося списка автофильтра вы обнаружите элементы Пустые (Blanks) и Непустые (NonBlanks). Когда требуется определить номера строк, для которых в местах пересечения с конкретным столбцом нет данных, задайте вариант Пустые в качестве условия отбора. Если вы хотите скрыть строки с пустыми ячейками в этом столбце, задайте значение Непустые.

Задание более сложных условий отбора с помощью пользовательского автофильтра В примере, показанном на рис. 28.20, в автофильтре работало только одно условие сравнения по столбцу. Мы просили Excel отобразить только те строки, в которых поле Пол равно определенному значению. Пользовательский автофильтр позволяет задать условия отбора с применением любых операторов сравнения. Для этого раскройте список автофильтра интересующего вас столбца и выберите в нем пункт Условие (Custom). Появится диалоговое окно, показанное на рис. 28.22. В окне Пользовательский автофильтр (Custom AutoFilter) можно ввести одно или два условия отбора и выбрать любой из операторов сравнения Excel. Раскрывающиеся списки в левой части этого окна содержат операторы сравнения (равно, не равно, больше и т. д.), а списки в правой части предназначены для выбора значений, входящих в условия отбора. Допустим, вы хотите выяснить, сколько сотрудников из списка Персонал имеют оклад не меньше $30 000 и не больше $40 000. Тогда примените пользовательский автофильтр для

Фильтрация списка ♦ 807

столбца Оклад. После появления окна Пользовательский автофильтр раскройте список верхнего левого поля и выберите оператор больше или равно (Greater Then Or Equal To). В соседнем поле укажите значение 30000. Затем выберите оператор меньше или равно (Less Then Or Equal To) в нижнем левом раскрывающемся списке, а в соседнее поле введите значение 40000. Убедитесь, что переключатель установлен в положение И (And), ибо в противном случае не отфильтруется ни одной строки, поскольку каким бы ни был оклад, он не может быть одновременно меньше $40 000 и больше $30 000.

Рис. 28.22. Диалоговое окно Пользовательский автофильтр позволяет задавать достаточно сложные условия отбора

Поиск текстовых значений в заданном алфавитном интервале С помощью пользовательского автофильтра легко найти все текстовые значения в столбце, которые попадают в конкретный алфавитный диапазон. Для этого надо задать два условия отбора, соединенные логическим оператором И (And). Например, чтобы найти всех сотрудников, чьи фамилии начинаются с букв В или Г, вы должны открыть окно Пользовательский автофильтр для столбца Фамилия и определить следующие условия отбора: больше или равно В и меньше Д. Символы подстановки в пользовательском автофильтре Как видно из надписи в нижней части диалогового окна Пользовательский автофильтр на рис. 28.22, при задании условий отбора допускается использование двух символов маски: ► звездочка (*) заменяет любую последовательность символов; ► вопросительный знак (?) заменяет любой символ. Так, для поиска всех фамилий, начинающихся с буквы В, условие отбора примет вид больше или равно В*. Если вопросительный знак (?) или звездочку (*) нужно включить в условие как литерал, введите перед ними тильду (~).

808 ♦ Глава 28. Работа со списками

Вычисление итогов после применения автофильтра Необходимо учитывать, что при применении обычных статистических функций, таких как СУММА (SUM), СРЕДНЕЕ (AVERAGE), МИН (MIN), МАКС (МАХ), вычисления производятся над данными списка, а не только для строк, отобранных фильтром. Чтобы выполнить вычисления только для строк, удовлетворяющих условиям отбора, используйте функцию ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (SUBTOTAL) с подходящим аргументом номер_фуикции. Информация об этой функции приведена в разделе «Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ» данной главы. Удаление автофильтра Чтобы отменить автофильтр для конкретного столбца, раскройте соответствующий список автофильтра и выберите в нем пункт Все (Аll). Чтобы отменить все примененные автофильтры, выберите команду Данные ► Фильтр ► Отобразить все (Data ► Filter ► Show All). Для удаления всех кнопок автофильтров выберите команду Данные ► Фильтр ► Автофильтр (Data ► Filter ► AutoFilter) — тем самым вы снимете флажок рядом с командой Автофильтр.

Расширенный фильтр Команда Расширенный фильтр (Advanced Filter) предоставляет более широкое поле деятельности по сравнению с командой Автофильтр: ► Можно задавать критерий фильтрации для нескольких столбцов, соединяя логическим оператором ИЛИ (OR) два и более условия отбора. ► Можно задавать три и более условия для конкретного столбца с использованием по крайней мере одного логического оператора ИЛИ. ► Допускается задание вычисляемых условий. Например, можно найти только тех сотрудников, у которых оклад хотя бы на 25% выше среднего. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Нельзя извлечь строки из списка и вставить их в отдельный лист, хотя диапазон условий не обязан находиться на текущем листе. После извлечения строк вы, конечно, вправе копировать и перемещать их в другое место.

Задание диапазона условий Команда Расширенный фильтр, в отличие от команды Автофильтр, требует задания условий отбора строк в отдельном диапазоне рабочего листа. Поскольку при фильтрации скрываются целые строки, диапазон условий лучше поместить выше списка или на отдельном листе. Диапазон условий должен содержать по крайней мере две строки. Введите один или несколько заголовков столбцов в верхней строке, а условия отбора — во вторую и последующие строки. За исключением вычисляемых условий, заголовки в диапазоне условий должны совпадать с заголовками столбцов в списке (они могут различаться регистром букв и форматированием). Для обеспечения точности эти заголовки лучше всего создавать, выделяя заголовки столбцов в списке и копируя их в

Фильтрация списка ♦ 809

верхнюю строку диапазона условий с помощью команд Копировать и Вставить меню Правка. Примите к сведению, что в диапазон условий вы должны включать заголовки только тех столбцов, которые задействуются в условиях отбора. Наложение условий на два столбца с помощью оператора ИЛИ На рис. 28.23 показан список домов для продажи. (Подчеркнутые числа в столбце А являются гиперссылками на фотографии домов.) Предположим, что для нас привлекательны дома с размером участка (столбец F) не меньше двух акров. Интерес представляют также дома и с меньшим участком, расположенные в округе U (столбец К), в непосредственной близости от школ. Чтобы отобрать предложения, соответствующие любому из этих двух критериев, мы создали диапазон условий в трех вставленных над списком новых строках (рис. 28.24).

Рис. 28.23. Мы хотим использовать команду Расширенный фильтр для поиска домов в этом списке, удовлетворяющих определенным условиям

Если вы выберете команду Данные ► Фильтр ► Расширенный фильтр (Data ► Filter ► Advanced Filter) и заполните диалоговое окно Расширенный фильтр, как показано на рис. 28.25, Excel отобразит отфильтрованный список, изображенный на рис. 28.26. Некоторые поля в столбце F в отфильтрованном списке пустые, поскольку в исходных

810 ♦ Глава 28. Работа со списками

данных отсутствует информация об участках для некоторых домов. Excel рассматривает пустые значение как нулевые (и, следовательно, меньше, чем 2) и включает такие строки в конечный список, если их поля Округ содержат код U.

Рис. 28.24. Диапазон условий в ячейках А1 :ВЗ позволяет отобрать дома с участком не менее двух акров или расположенные в школьном округе U

Рис. 28.25. В диалоговом окне Расширенный фильтр установите переключатель в положение Фильтровать список на месте (Filter The List, In-Place) и укажите местонахождение списка и диапазона условий

Фильтрация списка ♦ 811

Рис. 28.26. После нажатия кнопки ОК в диалоговом окне Расширенный фильтр Excel отфильтрует список и покажет интересующие нас дома

Подобно команде Автофильтр, команда Расширенный фильтр скрывает все отсеянные строки, а номера отобранных строк отображает контрастным цветом. Чтобы выяснить, сколько строк удовлетворяют заданным условиям, используйте формулу ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТ0ГИ(3;А:А), конечно, при условии, что столбец А включен в отфильтрованный список. Обратите внимание, что два условия на рис. 28.24 введены на разных строках. Если вы поместите их на одном уровне, Excel отберет только те строки, для которых выполняются оба условия. Другими словами, условия на одной строке считаются соединенными логическим оператором И, а условия на разных строках считаются соединенными оператором ИЛИ. При этом количество строк с условиями может быть любым. Оба условия введены как простой текст. Значение U ниже заголовка Округ предписывает Excel найти строки, в которых значение в столбце Округ начинается с буквы U. (Другими словами, после буквы U неявно присутствует символ шаблона * (звездочка).) Если вы хотите задать точное совпадение с буквой U, введите ="=U". Эта неуклюжая формула отображается в ячейке как =11. Условие >=2 ниже заголовка Участок указывает найти строки, в которых значение в столбце Участок больше или равно 2. В числовых условиях применимы любые операторы сравнения (=, >, <, >=, <=). При этом вы вправе ввести число без знака равенства, если нужно точное совпадение.

812 ♦ Глава 28. Работа со списками

Учтите, что пустая ячейка в диапазоне условий означает «любое значение» для соответствующего столбца. Если вы случайно включите пустую строку в диапазон условий, получите неотфильтрованный список. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------В том случае, когда диапазон условий находится на одном листе со списком, Excel назначает этому диапазону имя Критерии (Criteria) сразу после применения фильтра. Вы можете использовать это имя для перемещения по рабочему листу. Например, если нужно вернуться в диапазон для изменения условия, нажмите клавишу F5 и выберите пункт Критерии (Criteria) в диалоговом окне Переход (Go To).

Использование трех операторов ИЛИ для одного столбца Предположим, что нам требуется выбрать из списка все дома, находящие в трех школьных округах — U, F или Т. В этом случае следует включить в диапазон условий только заголовок Округ и ввести буквы U, F и Т в трех строках непосредственно ниже заголовка. После применения команды Расширенный фильтр Excel представит список, показанный на рис. 28.27.

Рис. 28.27. Используя диапазон условий А1:А4, мы сократили список, и теперь в нем представлены только дома, расположенные в школьных округах L), F или Т

Совместное использование операторов ИЛИ и И Если вы хотите ограничить отображаемый список домами в школьных округах F или Т с полезной площадью не менее 2000 квадратных футов, создайте диапазон условий

Фильтрация списка ♦ 813

аналогично рис. 28.28. Заметьте, условие >=2000 введено в двух строках, поскольку для каждого школьного округа (F и Т) мы хотим видеть в списке дома площадью 2000 квадратных футов или больше.

Рис. 28.28. Чтобы увидеть список домов площадью не менее 2000 квадратных футов в школьных округах F или Т, нужно повторить условие >=2000 в каждой строке диапазона условий СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------При каждом выполнении команды Расширенный фильтр Excel анализирует полный список, а не текущее множество ранее отфильтрованных строк. Вследствие этого перед изменением фильтра совсем не обязательно использовать команду Отобразить все (Show All).

Наложение нескольких условий на один столбец Чтобы применить несколько условий к одному и тому же столбцу, повторите столбец в диапазоне условий. Например, чтобы получить выборку из домов стоимостью от $50 000 до $90 000, диапазон условий должен иметь следующий вид: >=50000

<=90000

А чтобы исключить строки с ценами, попадающими в этот диапазон, нужно создать такой диапазон условий: <=50000 _______________________ >=90000 ____________________________________

Вычисляемые условия Вычисляемые условия отличаются от обычных условий сравнения тем, что позволяют оперировать значениями, возвращаемыми формулой. При поиске домов,

814 ♦ Глава 28. Работа со списками

цена которых превышает $100 000, вычисляемые условия не требуются. Однако для домов, оцененных ниже медианы индивидуальных стоимостей всех домов, без вычисляемых условий уже не обойтись. При задании вычисляемых условий соблюдайте следующие три правила: ► заголовок над вычисляемым условием должен отличаться от заголовка любого из столбцов списка. Он может быть пустым или может содержать произвольный текст; ► ссылки на ячейки, находящиеся вне списка, должны быть абсолютными; ► ссылки на ячейки в списке оформляйте как относительные, если не ссылаетесь на все ячейки столбца. Теперь рассмотрим несколько примеров. Ссылки на ячейки, находящиеся в списке В ячейку А2 на рис. 28.29 мы ввели условие =D6/B6<50, чтобы найти дома со стоимостью квадратного фута ниже $50. Обратите внимание, что заголовок над условием (в ячейке А1) не совпадает ни с одним из заголовков в списке и в формуле используются относительные ссылки на ячейки внутри списка. Excel сначала вычисляет формулу, отталкиваясь от значений в ячейках D6 и В6, и сравнивает результат с 50. Поскольку ссылки относительные, Excel продолжает вычисления с ячейками D7 и В7, D8 и В8 и т. д.

Рис. 28.29. Вычисляемое условие в ячейке А2 возвращает список всех домов с ценой квадратного фута меньше $50

Фильтрация списка ♦ 815

Значение, отображаемое в ячейке А2, не представляет интереса. В данном случае ИСТИНА всего лишь означает, что условие выполняется для первой строки списка. Как мы увидим в дальнейшем, вычисляемое условие может возвращать даже значение ошибки. В некоторых строках исходного списка поле Площадь пустое. Деление на пустое значение всегда возвращает ошибку #ДЕЛ/0! (#DIV/0!). Но это не создает проблем. Когда программа просматривает такую строку, она сравнивает #ДЕЛ/0! с 50, и результатом сравнения является также значение #ДЕЛ/0!. Поскольку условие не является истинным, строка, содержащая пустое значение в поле, не включается в конечный набор фильтра. Если столбцам списка присвоены имена, их можно подставить в вычисляемое условие вместо ссылок на ячейки. Например, с именами Цена и Площадь, присвоенными соответствующим столбцам, условие в ячейке А2 примет следующий вид: =Цена/Площадь<50. Это вычисляемое условие возвратит ошибку #ЗНАЧ! в ячейку А2 (так как формула находится над списком, а не рядом с ним), но фильтр будет работать прекрасно. (Можно избавиться от значения ошибки, нажав клавиши Ctrl+Shift+ Enter и поместив таким способом в ячейку А2 формулу массива, но после этого фильтр перестанет фильтровать!) Ссылка на ячейку, находящуюся вне списка

Вычисляемое условие в ячейке А2 на рис. 28.30 сравнивает стоимость дома с медианой всех цен, которая помещена вне списка в ячейку H1. (Медиана вычисляется с помощью формулы =МЕДИАНА(цена), где цепа — имя, присвоенное всем ячейкам в столбце Цена). В этом условии фигурирует абсолютная ссылка на ячейку H1. Если ссылка была бы относительной, программа сравнивала бы цену в первой строке списка с H1, цену во второй строке — с Н2 и т. д. Ссылка на все ячейки столбца

Если на рис. 28.30 вы измените формулу в ячейке А2 на =D6>MEflHAHA($D$6:$D$238), результат применения фильтра будет тем же. В данном случае функция МЕДИАНА ссылается на ячейки внутри списка, но при этом используются абсолютные ссылки. Иначе Excel при вычислении медианы будет просматривать диапазон $D$6:$D$238, $D$7:$D$239 и т. д. (Абсолютную ссылку на столбец можно заменить относительной, обязательно сохранив абсолютные ссылки на строки.) Копирование отобранных данных в другое место

Диалоговое окно Расширенный фильтр предоставляет возможность копировать отобранные строки в другое место рабочего листа вместо отображения отфильтрованного списка. Чтобы скопировать отобранные данные, в окне Расширенный фильтр установите переключатель в положение Скопировать результат в другое место (Copy To Another Location) и затем укажите имя или адрес конечного диапазона в поле Поместить результат в диапазон (Сору То).

816 ♦ Глава 28. Работа со списками

Рис. 28.30. В вычисляемом условии в ячейке А2 используется абсолютная ссылка на ячейку H1, поскольку последняя находится за пределами списка

Простейший способ указания диапазона — щелкнуть на пустой ячейке листа, с которой программа должна начать вставлять копируемые данные. Только убедитесь, что ниже и правее этой ячейки достаточно свободного пространства. Excel скопирует заголовки столбцов и все строки, удовлетворяющие заданным условиям отбора. Будьте осторожны, поскольку данные могут перекрыть собой имеющуюся информацию без всякого предупреждения. Для большей безопасности указывайте диапазон, а не одну ячейку. Если копируемые данные не помещаются в указанный диапазон, Excel запросит у вас разрешение на продолжение записи данных ниже этого диапазона. Если вы не- дадите разрешения, будет скопировано столько строк, сколько способен вместить целевой диапазон. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Диапазону, заданному в поле Поместить результат в диапазон, Excel назначает имя Извлечь (Extract). Вы можете использовать это имя для перемещения по рабочему листу. Например, если нужно вернуться в диапазон для изменения заголовков столбцов, нажмите клавишу F5 и выберите пункт Извлечь (Extract) в диалоговом окне Переход (Go To).

Чтобы скопировать только определенные столбцы списка в новое место, создайте копии заголовков для этих столбцов. Затем укажите диапазон, содержащий все копии заголовков, в поле Поместить результат в диапазон.

Промежуточные итоги в анализе списков ♦ 817

Отбор только уникальных строк Флажок Только уникальные записи (Unique Records Only) — это дополнительный фильтр к заданным условиям отбора. Он отбрасывает строки, полностью повторяющие уже отобранные строки (во всех столбцах списка, а не только в извлекаемых столбцах). Вычисление итогов для отфильтрованных данных Для вычисления итогов по отфильтрованным данным используйте функцию ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (SUBTOTAL), а не обыкновенные статистические функции. Дело в том, что обычные статистические функции, такие как СУММА (SUM), СРЕДНЕЕ (AVERAGE), производят вычисления над всеми строками в указанном диапазоне, включая строки, скрытые вами вручную или в результате фильтрации. Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ сканирует только видимые строки. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Информация о функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ приведена в разделе «Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ» данной главы.

Промежуточные итоги в анализе списков Конечно, сортировка и фильтрация данных не самоцель. Над полученным списком можно выполнять и другие действия, например представлять различную итоговую информацию с помощью команды Итоги (Subtotals) меню Данные. Типичный пример применения команды Итоги — вычисление итоговых данных объема продаж по продавцам и покупателям или расходов по получателям и категориям. Эта команда добавляет строки промежуточных результатов для каждой группы элементов списка. Вычислять итоги на уровне группы можно на основе различных функций: среднее значение, количество строк или пустых ячеек, стандартное отклонение и т. д. ПРИМЕЧАНИЕ----------------------------------------------------------------------------------------Команда Сводная таблица, рассматриваемая в главе 30 «Анализ данных при помощи сводных таблиц», предоставляет более широкие возможности для решения подобных задач.

Продемонстрируем работу команды Итоги на примере списка перечислений средств по текущим расходам. На рис. 28.31 представлен такой список, содержащий столбцы для даты, получателя, категории расходов и суммы перевода. В данный момент он отсортирован по датам. Чтобы узнать, сколько средств было затрачено по каждой статье расходов, сначала отсортируйте список по категории. Затем выберите команду Итоги в меню Данные и заполните диалоговое окно Промежуточные итоги (Subtotals), как показано на рис. 28.32.

818 ♦ Глава 28. Работа со списками

Рис. 28.31. Мы будем использовать команду Итоги для анализа этого списка расходов

Рис. 28.32. Диалоговое окно Промежуточные итоги заполнено нами для вычисления промежуточных итогов по каждой статье расходов

В нашем случае мы поставили перед Excel следующую задачу: ► создать итоговую формулу для каждого изменения в столбце Категория; ► построить формулу, включающую в себя функцию СУММ (SUM), и применить ее к столбцу Затраты (то есть сложить все значения в столбце Затраты внутри каждой группы);

Промежуточные итоги в анализе списков ♦ 819

► поместить промежуточные итоги ниже каждой группы, а общие итоги — в самом низу списка. (Если вы снимете флажок Итоги под данными (Summary Below Data), промежуточные результаты отобразятся над каждой группой, а общие итоги будут помещены в начале списка.) Результат применения команды Итоги продемонстрирован на рис. 28.33.

Рис. 28.33. Теперь список содержит подсуммы для каждой статьи бюджета

Обратите внимание на знаки уровня строки слева от списка («плюс» и «минус»). Вы можете использовать символы структуры для изменения состава отображения данных согласно их уровню. Чтобы показать только общие итоги, щелкните на знаке строки уровня 1. Если вы хотите увидеть только промежуточные результаты и общие итоги, щелкните на знаке строки уровня 2 (рис. 28.34). Еще один вариант полезного применения структуры — сортировка списка по значениям промежуточных итогов. Список, показанный на рис. 28.34, можно изменить таким образом, чтобы категории с наибольшими затратами отображались в верхней части списка. СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------За дополнительными сведениями о структурах обращайтесь к разделу «Структурирование листов» главы 9.

820 ♦ Глава 28. Работа со списками

Рис. 28.34. После скрытия строк уровня 2 мы видим только итоговые данные

Подведение итогов по нескольким столбцам Предположим, что вы хотите узнать суммарные выплаты по получателям внутри каждой категории расходов. Для этого выберите команду Итоги в меню Данные еще раз. В диалоговом окне Промежуточные итоги укажите нужный столбец и итоговую функцию (в данном случае Получатель и Сумма) и обязательно снимите флажок Заменить текущие итоги (Replace Current Subtotal). Результат продемонстрирован на рис. 28.35.

Применение к столбцу нескольких итоговых формул Глядя на список, представленный на рис. 28.33, возникает естественное желание увидеть средние расходы по каждой статье. Эти данные нетрудно получить, для чего достаточно повторить команду Итоги, выбрав при этом функцию Среднее и сняв флажок Заменить текущие итоги.

Автоматические разрывы страниц Флажок Конец страницы между группами (Page Break Between Groups) в диалоговом окне Промежуточные итоги (Subtotal) обычно становится актуален при печати списков, содержащих промежуточные итоги. Если этот флажок установлен, Excel печатает каждую группу на отдельной странице.

Промежуточные итоги в анализе списков ♦ 821

Рис. 28.35. Теперь мы имеем итоги по получателям внутри каждой категории

Удаление или замена промежуточных итогов Чтобы удалить из списка промежуточные итоги, а также структуру, откройте окно Промежуточные итоги и нажмите кнопку Убрать все (Remove All). Чтобы заменить текущие промежуточные итоги, установите флажок Заменить текущие итоги того же окна.

Группировка по датам Команда Итоги не группирует данные по датам. Если нужно получить помесячные итоги для списка, показанного на рис. 28.31, вам придется создать в списке дополнительный столбец Месяц. (Попытка применить формат ммм к датам в столбце А (или к столбцу с копированными датами) и затем использовать команду Итоги не приведет к желаемому результату. Excel просматривает фактические значения ячеек, а не отображаемые.) После вставки нового столбца введите в него формулу в виде =МЕСЯЦ(А2). После этого введите данные списка по номерам месяцев. При желании тшдеть названия месяцев вместо номеров используйте формулу вида =ВЫБОР(МЕСЯЦ(А2);"Янв"; "Фев";"Мар";...), но это потребует некоторого времени на ввод с клавиатуры. Лучшее решение — прибегнуть к сводной таблице, которая позволит вам группировать данные по годам, месяцам, неделям и другим временным интервалам.

822 ♦ Глава 28. Работа со списками СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Дополнительную информацию см. в разделе «Группировка элементов по временным диапазонам» главы 30.

Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ Для выполнения своих вычислений команда Итоги из меню Данные вызывает функцию ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (SUBTOTAL), имеющую следующий синтаксис. ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(номер_функции;ссылка1;ссылка2;...) Аргумент помер_фуикции указывает, какая функция должна использоваться при вычислении итогов. Например, формула ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ. ИТОГИ(1; диапазон) вычисляет среднее значение для заданного диапазона ячеек, а формула ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ. ИТОГИ (9; диапазон) подсчитывает сумму. Соответствие значений аргумента номер_функции и статистических функций приведено в табл. 28.1. Таблица 28.1. Функции, вызываемые из команды ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ Номер функции Функция 1 или 101 СРЗНАЧ (AVERAGE) 2 или 102 СЧЕТ (COUNT) 3 или 103 СЧЕТЗ (COUNTA) 4 или 104 МАКС (МАХ) 5 или 105 MHH(MIN) 6 или 106 ПРОИЗВЕД (PRODUCT) 7 или 107 СТАНДОТКЛОН (STDEV) 8 или 108 СТАНДОТКЛОНП (STDEVP) 9 или 109 СУММ (SUM) 10или 110 ДИСП (VAR) 11или 111 _________________ ДИСПР (VARP) __________________________

При применении команды Итоги вам не надо заботиться об аргументах функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ — Excel генерирует нужную форму без вашего прямого участия. Но если вы создаете собственные формулы с привлечением этой функции, важно иметь в виду следующее: ► значения аргумента номер_функции в диапазоне от 1 до 11 указывают Excel, что при вычислении итогов должны исключаться строки, скрытые командами Автофильтр (AutoFUter) или Расширенный фильтр (Advanced Filter); ► значения в диапазоне от 101 до 111 подразумевают, что при вычислении итогов должны исключаться строки, скрытые командами Автофильтр или Расширенный фильтр, а также командой Формат ► Строка ► Скрыть (Format ► Row ► Hide);

Функции в анализе списков ♦ 823

► значения от 101 до 111 генерируют значение ошибки #ЗНАЧ! (#VALUE!) во всех версиях Excel до Excel 2003; ► обыкновенные статистические функции, в отличие от функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ. ИТОГИ, выполняют вычисления на всех строках, независимо от того, скрыты последние или нет.

Функции в анализе списков Excel предоставляет ряд функций, которые помогают извлекать определенную информацию из списков. Обзору этих функций посвящены оставшиеся разделы данной главы.

Статистические функции баз данных Список статистических функций баз данных Excel включает в себя 12 названий — ДСРЗНАЧ (DAVERAGE), БСЧЕТ (DC0UNT), БСЧЕТА (DC0UNTA), БИЗВЛЕЧЬ (DGET), ДМАКС (DMAX), ДМИН (DMIN), БДПРОИЗВЕД (DPR0DUCT), ДСТАНДОТКЛ (DSTDEV), ДСТАНДОТКЛП (DSTDEVP), БДСУММ (DSUM), БДДИСП (DVAR) и БДДИСПП (DVARP). Каждая из этих функций, за исключением БИЗВЛЕЧЬ, является аналогом «обыкновенной» статистической функции: БДСУММ — вариация СУММ, БДДИСП — аналог ДИСП и т. д. Разница между ними и обыкновенными статистическими функциями состоит в том, что D-функции (все они имеют префикс D) оперируют только с элементами списка, которые удовлетворяют заданным условиям. Эти условия задаются посредством диапазона условий точно так же, как при работе с расширенным фильтром. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Дополнительную информацию см. в разделе «Расширенный фильтр».

Все статистические функции баз данных имеют следующий синтаксис: ДСРЗНАЧ(база_данных;поле;критерий) Первый аргумент определяет просматриваемый список. Второй аргумент задает поле (столбец), из которого извлекаются значения. Это может быть адрес ячейки, содержащей заголовок столбца, текст заголовка столбца в кавычках или номер столбца в списке, начиная с 1. Третий аргумент — ссылка на диапазон ячеек с условиями. В отличие от других программ электронных таблиц, Excel не разрешает задавать условие как текстовую строку внутри функции. Рисунок 28.36 демонстрирует применение функции ДСРЗНАЧ. Для вычисления средней заработной платы сотрудников в возрасте 40 лет и старше мы составили следующую формулу: =ДCP3HAЧ(A7:G24;"Оклад";А1:А2) За исключением БИЗВЛЕЧЬ, все статистические функции баз данных работают аналогичным образом. Функция БИЗВЛЕЧЬ возвращает значение ячейки в столбце, удовлетворяющее критериям, заданным в диапазоне условий. Если такой

824 ♦ Глава 28. Работа со списками

ячейки не обнаружено, функция возвращает ошибку #ЗНАЧ! (#VALUE!). Когда наложенным условиям удовлетворяет несколько ячеек, функция возвращает ошибку #ЧИСЛ0! (#NUM!).

Рис. 28.36. Статистические функции баз данных обычно используются для анализа тех данных списка, для которых соблюдены определенные условия. Здесь мы использовали функцию ДСРЗНАЧ для определения средней заработной платы сотрудников в возрасте 40 лет и старше

Вы можете использовать функцию ЕОШИБКА (ISERROR) для отслеживания формулы БИЗВЛЕЧЬ, возвращающей значение ошибки. Например, следующая формула возвращает текст «Данные отсутствуют», если не обнаружено ни одной ячейки или, наоборот, найдено несколько ячеек, удовлетворяющих условию. =ЕСПИ(ЕOШИБКА(БИЗВПЕЧЬ(А7:С24;"Оклад";А1:А2);"Данные отсутствуют"; БИЗВЛЕЧЬ(А7:G24;"Оклад";А1:А2))

Чтобы различить два возможных типа ошибки, включите в эту формулу функцию ОШИБКА.ТИП (ERROR.TYPE). Она возвращает 3 для ошибки #ЗНАЧ!, и 6 для ошибки #ЧИСЛO.

Функции СЧЕТЕСЛИ и СУММЕСЛИ Функции СЧЕТЕСЛИ (COUNTIF) и СУММЕСЛИ (SUMIF) проще в использовании, нежели статистические функции баз данных, поскольку они позволяют задавать условия непосредственно в формуле. Правда, в этих функциях допускаются только простые условия сравнения.

Функции в анализе списков ♦ 825

Функция СЧЕТЕСЛИ имеет следующий =СЧЕТЕСЛИ(диапазон;критерий)

синтаксис:

Аргумент диапазон задает диапазон, в котором нужно подсчитать количество значений, а критерий — это текстовое значение, представляющее условие. Так, чтобы подсчитать количество сотрудниц в списке, представленном на рис. 28.36, подходит формула =СЧЕТЕСЛИ(Е7:Е24;"Ж") А для подсчета числа сотрудников в возрасте 45 лет или старше подойдет формула =C4ETECnH(G7:G24;">=45") Обратите внимание, что аргумент критерий применяется только к диапазону, в котором производится подсчет, а не ко всему списку. Синтаксис функции СУММЕСЛИ напоминает предыдущий случай: =СУММЕСЛИ(диапазон;критерий;диапазон_суммирования) Здесь аргумент критерий — это условие, применяемое к диапазону, а диапазон суммирования задает диапазон суммируемых значений. Например, в списке с рис. 28.36 задаче вычисления общих затрат на выплату заработной платы сотрудникам младше 30 лет соответствует формула =CУMMECЛИ(G7:G24;"<30";F7:F24) Поскольку среднее — это сумма, деленная на количество значений, в вычислении среднего будут участвовать обе функции: СУММЕСЛИ и СЧЕТЕСЛИ. Так, следующая формула возвращает среднюю заработную плату сотрудников младше 30 лет: =СУММЕСЛИ(G7:G24;"<30";F7:F24)/СЧЕТЕСЛИ(G7:G24;"<30") Использование Мастера суммирования Мастер суммирования, являющийся надстройкой, сопровождает процесс суммирования элементов, удовлетворяющих одному или нескольким условиям. Если он установлен, вы можете его запустить при помощи команды подменю Мастер суммирования (Conditional Sum Wizard) меню Сервис (Tools). Если вы не обнаружили этой команды, вам следует установить надстройку. Для этого выберите команду Надстройки (Add-ins) в меню Сервис и затем в списке надстроек установите флажок Мастер суммирования (Conditional Sum Wizard). Одним из преимуществ мастера перед функцией СУММЕСЛИ является то, что он допускает совмещение нескольких условий. Во втором диалоговом окне Мастера суммирования, показанном на рис. 28.37, вы можете задать условие, используя раскрывающиеся списки, нажать кнопку Добавить условие (Add Condition) и повторить этот процесс для дополнительных условий. Интересно то, что Мастер суммирования не генерирует формулы СУММЕСЛИ, а создает формулы массива. При желании ближе познакомиться с работой формул массива вы можете исследовать результаты работы мастера.

826 ♦ Глава 28. Работа со списками

Рис. 28.37. Задайте условия с помощью раскрывающихся списков СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Дополнительную информацию о формулах массива см. в разделе «Массивы» главы 12.

Функция СЧИТАТЬПУСТОТЫ Функция СЧИТАТЬПУСТОТЫ(диапазон) возвращает число ячеек в диапазоне, которые являются пустыми или содержат формулы, возвращающие пустую текстовую строку. Если ваше приложение неправильно работает из-за того, что в каких-то столбцах списка пусто, организуйте сигнальные «флажки» при помощи этой функции.

Функции ВПР и ГПР Функция ВПР (VLOOKUP) ищет заданное значение в крайнем левом столбце таблицы, при успехе извлекает другое из указанного столбца таблицы и той же строки и возвращает его в заданную ячейку, туда, куда вводится функция. Она имеет следующий синтаксис: ВПР(искомое_значение;таблица;номер_столбца;[тип_просмотра]) Аргумент искомое_значение — значение, которое функция ищет, таблица — это диапазон, содержащий таблицу с данными, помер_столбца задает столбец, из которого выбирается возвращаемое значение. Необязательный аргумент mun_npoсмотра определяет способ поиска значения. На рис. 28.38 показан пример применения функции ВПР. Здесь формула =ВПР(14; таблица;3) определяет величину налога на основе облагаемого дохода и категории налогоплательщика. Первый аргумент, I4, является ссылкой на ячейку, содержащую сумму дохода, подлежащего обложению, — в данном случае $50 800. Мы присвоили диапазону A3:F102

Функции в анализе списков ♦ 827

имя таблица и использовали его в качестве второго аргумента. Третий аргумент, 3, указывает функции возвратить значение из третьего столбца таблицы. Функция ВПР просматривает самый левый столбец этого диапазона, столбец А, и находит значение 50800 в строке 19. Затем она перемещается по этой строке к третьему столбцу таблицы, находит там значение 10819 и возвращает его в качестве результата.

Рис. 28.38. В данном случае функция ВПР возвращает значение 10819 из третьего столбца таблицы, так как оно находится в той же строке, в которой было найдено значение ячейки 14 (50800)

Если четвертый аргумент опущен или определен как ИСТИНА, функция просматривает самый левый столбец, пока не находит наибольшее значение, одновременно меньшее или равное искомому. Когда для четвертого аргумента задано значение ЛОЖЬ, функция ВПР возвращает #Н/Д (#N/A), если она не находит точного соответствия в самом левом столбце. Если поиск осуществляется без точного соответствия (аргумент тип_просмотра опущен или ИСТИНА), необходимо предварительно отсортировать левый столбец по возрастанию. В противном случае сортировка необязательна. Поскольку в приведенном примере мы обошлись без этого аргумента, формула вернет 10819, если значение в ячейке 14 будет находиться в интервале от 50 800 до 50 859. Функцию ВПР можно использовать и для поиска текста. Когда искомое_зиачеиие текстовое, аргументу тип_просмотра обычно присваивают значение ЛОЖЬ, чтобы функция возвращала значение, основываясь на точном совпадении текстов. Функция ГПР (HLOOKUP) идентична функции ВПР, за исключением того, что она работает с горизонтально ориентированными, а не вертикальными таблицами. Она ищет значение в верхней строке такой таблицы и возвращает значение из заданной строки.

828 ♦ Глава 28. Работа со списками

Использование Мастера подстановок Мастер подстановок, являющийся надстройкой, сопровождает процесс поиска значения в вертикальной таблице, просматривая столбец справа от некоторого заданного значения таблицы. Иными словами, мастер предоставляет способ, альтернативный построению формулы с участием функции ВПР. Если надстройка установлена, вы можете запустить мастер при помощи команды Сервис ► Мастер ► Поиск (Tools ► Wizard ► Lookup). Если вы не обнаружили названной команды, значит, мастер не установлен. Исправьте это упущение: выберите команду Надстройки (Add-ins) меню Сервис и затем в списке надстроек установите флажок Мастер подстановок (Lookup Wizard). В функционировании ВПР и Мастера подстановок есть существенное различие: последний требует точного совпадения в левом столбце просматриваемой таблицы. Причина в том, что мастер генерирует формулу, обращаясь к функциям ИНДЕКС и П0ИСКПО3 вместо ВПР и ГПР.

Функции ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС Функция ПОИСКПОЗ (MATCH), в отличие от ВПР и ГПР, возвращает порядковый номер в диапазоне, в котором ищет искомое_зпачеиие. То есть, например, если искомое значение оказывается пятым элементом в диапазоне, на выходе функции ПОИСКПОЗ вы увидите число 5, а не значение пятого элемента. Функция ПОИСКПОЗ имеет следующий синтаксис: П0ИСКПО3(искомое_значение;просматриваемый_массив;[тип_сопоставления]) Аргумент искомое значение ~ число, или текст, или ссылка на ячейку, содержащую это значение. Аргумент просматриваемый_массив может быть столбцом, строкой или массивом значений, задаваемыми непосредственно в функции. Необязательный аргумент тип сопоставления, по умолчанию равный 1, определяет способ поиска значения по правилам, описанным в табл. 28.2. Таблица 28.2. Способы применения функции ПОИСКПОЗ Аргумент 1 0 -1

Описание Функция ищет в отсортированном по возрастанию массиве наибольшее значение, одновременно меньшее или равное искомому Поиск первого значения, точно совпадающего с искомым (просматриваемый массив в этом случае не обязательно должен быть отсортирован). Если ни одно значение не удовлетворяет требованиям, функция возвращает ошибку #Н/Д Функция ищет в отсортированном по убыванию массиве наименьшее значение, которое больше искомого или равно ему

Функция ПОИСКПОЗ часто выступает в роли аргумента функции ИНДЕКС (INDEX). Последняя имеет две синтаксические формы. Одна всегда возвращает значение или массив, а другая всегда возвращает ссылку на ячейку или диапазон. Синтаксис функции ИНДЕКС следующий: ИНДЕКС(массив,номер_строки;номер_столбца) ИНДЕКС(ссылка;номер_строки;номер_столбца;[номер_области])

Функции в анализе списков ♦ 829

Аргумент массив —>. диапазон или массив значений, заданный внутри функции. Аргумент ссылка может быть представлен одним или несколькими несмежными диапазонами; если задано несколько диапазонов, аргумент помер_области указывает, в каком из них нужно выполнять поиск. Если массив или ссылка содержат только одну строку или один столбец, соответствующий аргумент помер_строки или помер_столбца можно опустить. Когда комбинация аргументов номер_строки и номер_столбца указывает на ячейку или значение, лежащие вне диапазона или массива, функция возвращает значение #ССЫЛ! (#REF!). На рис. 28.39 в состав формулы в ячейке D2 включены функции П0ИСКПОЗ и ИНДЕКС с целью нахождения величины оклада конкретной сотрудницы — Егоровой. =ИНДЕКС(А6:G26;ПОИСКПОЗ(С2;А6:А26;0);П0ИСКПОЗ(D1;А6:G6;0))

Рис. 28.39. Мы использовали функции ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС для нахождения значения в списке персонала на определенном пересечении строки и столбца

В качестве аргумента массив функции ИНДЕКС фигурирует диапазон A6:G26, охватывающий список сотрудников. Аргумент иомер_строки получает значение 22, которое возвращает функция ПОИСКПО3(С2;А6:А26;0), поскольку Егорова (содержимое ячейки А2) находится на 22-й позиции в несортированном списке. Отсюда, аргумент номер_столбца получает значение 6, которое возвращает функция ПОИСКПОЗ(D1;A6:G6;0), поскольку Оклад (значение ячейки D1) занимает 6-ю позицию в диапазоне A6:G6. Соответственно функция ИНДЕКС возвращает 51825, значение, лежащее на пересечении строки 22 и столбца 6 диапазона A6:G26. Если помер_строки или помер_столбца равен 0, функция ИНДЕКС возвращает массив значений для целого столбца или целой строки соответственно. Таким образом, можно

830 ♦ Глава 28. Работа со списками

извлечь из списка целую строку. Для этого надо выделить горизонтальный диапазон из семи ячеек и ввести в них формулу массива =ИНДЕКС(А6:С26;ПОИСКПОЗ("Егорова";А6:А26;0);0) Обратите внимание, что в функцию ПОИСКПОЗ мы включили приравненный нулю аргумент тип_сопоставления, так как при поиске нам требуется точное совпадение с текстовым значением. Создание элемента управления списком Вооружившись функцией ИНДЕКС, вы можете создать удобный элемент управления типа «список» для просмотра данных. Рисунок 28.40 иллюстрирует эту идею. Мы создали такой «список» и поместили его поверх ячейки D4 рабочего листа. Этот элемент управления связан с невидимой ячейкой В5, которая сжата в узкую линию и закрыта серой полосой. Форма размещена в диапазоне B6:G15 листа Форма, а значение ячейки В5 передается в виде аргумента функции ИНДЕКС (ячейки в столбцах D и G), которая извлекает значение из списка, расположенного на листе Таблица. Например, в D6 занесена формула =ИНДЕКС(Таблица!$А$2:$и$16;'Форма'!$В$5;1)

Рис. 28.40. Элемент управления типа «список» в ячейке D4 связан с ячейкой В5

Поскольку в данный момент выбрано имя Acero Marka's Endora 2304, которое является первым элементом списка, ячейка В5 содержит значение 1. Соответственно формула

Функции в анализе списков ♦ 831

ИНДЕКС возвращает значение из ячейки, находящейся на пересечении строки 1 и столбца 1 в диапазоне таблица!$А$2:$U$16. Формула в D7 выглядит так же, как в D6, с тем различием, что аргумент помер_столбца равен 2 и т. д. Чтобы создать элемент управления «список» на обычном рабочем листе, выполните следующие шаги: 1. Выберите команду Вид ► Панели инструментов ► Формы (View ► Toolbars ► Forms). 2. На панели инструментов Формы (Forms) выберите элемент Список (List Box) и очертите прямоугольник для размещения элемента управления на рабочем листе. 3. Щелкните правой кнопкой мыши на новом элементе управления и выберите команду Формат объекта (Format Control). 4. На вкладке Элемент управления (Control) диалогового окна Форматирование объекта (Format Control) (рис. 28.41) заполните поля Формировать список по диапазону (Input Range) и Связь с ячейкой (Cell Link). Поле Формировать список по диапазону определяет диапазон листа, содержащий данные, которые будут появляться в списке. В поле Связь с ячейкой нужно указать ячейку, куда должна записываться позиция элемента в исходном диапазоне, в текущий момент выбранного в элементе управления «список». 5. Установите переключатель в положение Одинарное значение (Single), чтобы пользователь мог выбирать в списке не больше одного элемента за раз. 6. Нажмите кнопку ОК. Чтобы сделать элемент управления «список» более привычным, без таких атрибутов электронных таблиц, как заголовки строк и столбцов, выберите команду Параметры в меню Сервис и на вкладке Вид открывшегося окна снимите флажок Заголовки строк и столбцов (Row & Column Headers).

Рис. 28.41. Настроенный таким образом элемент управления «список» будет отображать данные из диапазона Таблица!$А$2:$11$16. Номер выбранного элемента (его позиция в списке) будет записываться в ячейку В5

Глава 29. Работа с внешними данными • Импорт внешних данных с помощью команды Открыть • Работа с файлами в формате XML • Импорт данных посредством запросов • Непосредственная работа с Microsoft Query • Извлечение информации из Интернета с помощью веб-запросов

Microsoft Excel является замечательным средством, позволяющим анализировать данные, однако, для того чтобы провести любой подобный анализ, сначала необходимо поместить данные в книгу Excel. Во многих случаях информация, которую необходимо обработать, находится вне программы: в текстовом файле, в файле XML на веб-узле или в базе данных, созданной такими средствами, как Oracle или Microsoft Access. Excel предоставляет удобный инструментарий для импорта такой информации в рабочие листы. Именно об этом пойдет речь в данной главе.

Импорт внешних данных с помощью команды Открыть Знакомая вам команда Файл ► Открыть (File ► Open) способна открывать внешние файлы различных форматов, данные из которых затем можно распределять по столбцам электронной таблицы. Поведение этой таблицы в Excel в какой-то степени зависит от внешнего источника данных. В некоторых случаях, например при импорте текстовых файлов, внешние данные приобретают стандартный табличный вид. При желании их нетрудно преобразовать в объект типа «список». Этот объект можно опубликовать на узле SharePoint, правда, опубликованный список не связывается с исходным текстовым файлом и потому не способен обновляться первоначальным источником данных. Некоторые форматы внешних данных, такие как таблицы Microsoft Access, становятся в Excel так называемыми диапазонами внешних данных. Они поддерживают обновление с целью соответствовать текущим изменениям данных во внешнем источнике, но их нельзя преобразовывать в объект «список» и публиковать на узле SharePoint. Во всех случаях команда Открыть импортирует внешние файлы целиком. Если вы хотите анализировать только определенный набор записей из внешнего источника данных, вам придется сформулировать запрос к источнику. Создание запросов мы рассмотрим позже в этой главе.

Открытие текстовых файлов Чтобы импортировать данные текстового файла с разделителями или с полями фиксированной ширины, выберите команду Файл ► Открыть, а затем в диалоговом окне Открытие документа (Open) выберите тип Текстовые файлы (Text Files) в раскрывающемся списке типов файлов. (В файле с разделителями поля отделяются друг от друга предопределенными символами, обычно запятыми или пробелами. В файле с полями фиксированной ширины каждое поле содержит определенное количество символов, и это достигается за счет дополнительных пробелов.) Вы увидите список файлов с расширениями PRN, ТХТ и CSV. Если интересующий вас файл имеет другое расширение, например LOG или AS С, выберите пункт Все файлы (All Files) в раскрывающемся списке типов файлов. Все это нужно, чтобы увидеть файл в списке, а на самом деле Excel определяет тип открываемого файла по его содержимому, ^поэтому его расширение не играет никакой роли. Если программа не сумеет распознать формат файла и прочитать данные, она сообщит вам об этом.

834 ♦ Глава 29. Работа с внешними данными

Текстовые файлы, в которых поля разделены запятыми (обычно такие файлы имеют расширение CSV), сразу же импортируются в Excel. Загрузка файлов, в которых в качестве разделителей используются другие символы или комбинации символов, а также файлов с полями фиксированной ширины осуществляется при помощи Мастера импорта текста, первое окно которого показано на рис. 29.1.

Рис. 29.1. Мастер импорта текста позволяет задать некоторые параметры, которые Excel задействует при анализе текста

Использование Мастера импорта текста Мастер импорта текста направляет Excel, указывая, каким образом следует интерпретировать содержимое текстового файла. Но многое здесь зависит от пользователя. Вы можете указать символ или комбинацию символов, служащие разделителями и ограничителями полей (столбцов), тип данных для каждого столбца, а также кодировку исходного файла. Кроме того, мастер позволяет исключить одну или более строк в начале импортируемого файла, содержащих описательную информацию, что часто встречается на практике. В первом окне мастера, представленном на рис. 29.1, отображен фрагмент импортируемого файла, а также результат автоматического определения формата данных (с разделителями или фиксированной ширины). Как правило, мастер не ошибается, но если что-то пошло не так, вы всегда можете его поправить. (Если вы сами точно не знаете формата исходного файла, нажмите кнопку Далее (Next), и уже на следующем шаге вам станет ясно, правильно ли был сделан выбор.) Перед тем как перейти к следующему шагу, следует убедиться в том, что программа верно распознала кодировку символов, назначенную текстовому файлу. Если он был создан приложением Windows, в

Импорт внешних данных с помощью команды Открыть ♦ 835

раскрывающемся списке Формат файла (File Origin) нужно выбрать кодировку Windows (ANSI). Если файл был создан программой под управлением MS-DOS, выберите вариант DOS (PC-8). Если же в файле используется какая-либо другая таблица символов, попробуйте найти ее в списке Формат файла. Для файлов, происходящих из других операционных систем, наиболее вероятной является кодировка Windows (ANSI). Пропустить несколько первых строк файла можно с помощью счетчика Начать импорт со строки (Start Import At Row). Строки с заголовками полей зачастую приводят к ошибкам при распределении исходных данных по столбцам, поэтому их лучше исключать. Вид следующего окна мастера зависит от формата файла, поэтому мы представили два рисунка — 29.2 и 29.3. В обоих случаях вертикальные линии в области предварительного просмотра Образец разбора данных (Data Preview) показывают, каким образом Excel собирается разобрать исходный текст по столбцам. Область просмотра позволяет видеть одновременно лишь 5 строк и 65 символов в каждой строке, но просмотреть любой фрагмент файла можно с помощью полос прокрутки.

Рис. 29.2. Для файла с разделителями второе окно мастера показывает, какой символ Excel распознает в качестве разделителя и как данные будут распределены по столбцам

Если в файле используются разделители, то в окне шага 2 Excel представит символ, предполагаемый в качестве разделителя. На рис. 29.2 это знак табуляции. Как правило, подобное распознавание происходит без ошибок, но вы вправе при необходимости выбрать другой символ и увидеть результат сделанного изменения в области просмотра. Кроме того, установив несколько флажков, вы можете задать несколько разделяющих символов, причем Excel будет помещать текстовые данные в следующий столбец, как только обнаружит любой из указанных вами символов.

836 ♦ Глава 29. Работа с внешними данными

Флажок Считать последовательные разделители одним (Treat Consecutive Delimeters As One) позволяет задавать последовательности разделительных символов. Например, если исходно разделителем являлась группа из двух или более знаков табуляции, а вы посчитаете таковым каждый отдельный знак табуляции, это приведет к неправильному разбиению данных на столбцы. Поэтому в некоторых ситуациях использование данного флажка является необходимым. При импорте файла с фиксированной шириной полей первоначальная попытка Excel разобрать его по столбцам часто оказывается не совсем удачной, как показано на рис. 26.3. К счастью, эта проблема относительно легко решается. (Если файл длинный и ошибок интерпретации много, поиск всех их может оказаться не очень приятным занятием; и если у вас есть выбор между импортом файла с фиксированной шириной полей и эквивалентным файлом с разделителями, вы сбережете время и избежите проблем, открывая файл с разделителями.) Поправить Excel совсем нетрудно: просто перетащите вертикальные линии в другие позиции. Чтобы вставить новую линию, разделяющую столбцы, достаточно щелкнуть в нужной позиции. Чтобы удалить линию, дважды щелкните на ней.

Рис. 29.3. Импортируя файл с полями фиксированной ширины, доверяйте Excel, но проверяйте. При наличии ошибок (что вполне возможно) внесите необходимые исправления

Третье окно Мастера текстов (рис. 29.4) позволяет задать тип данных для каждого столбца. Ваш выбор ограничен следующими вариантами: Общий (General), когда к тексту применяется текстовой формат, к числам — числовой, а к датам — формат даты; Текстовой (Text), где все данные, включая числа, форматируются как текст; Дата (Date) и Пропустить столбец (Skip). По умолчанию Excel назначает для всех столбцов тип Общий, и, разумеется, в некоторых ситуациях вам придется внести изменения. Например, если значение в одном из текстовых полей начинается с дефиса, Excel пытается интерпретировать дальнейший текст как формулу, так как по умолчанию для типа

Импорт внешних данных с помощью команды Открыть ♦ 837

Общий дефис считается минусом. Во избежание ошибки необходимо установить для соответствующего столбца тип данных Текстовой.

Рис. 29.4. В этом окне мастера задается формат для каждого столбца. Здесь же можно отказаться от импорта некоторых столбцов ВНИМАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Числа, содержащие 16 и более цифр (такие, как номера кредитных карточек), искажаются Excel, если они не представлены в текстовом формате. Это объясняется ограничением точности представления чисел в Excel, которая составляет лишь 15 цифр.

Диалоговое окно третьего шага мастера также содержит кнопку Подробнее (Advanced), открывающую окно Дополнительная настройка импорта текста (Advanced Text Import Settings). Это диалоговое окно позволяет изменить параметры определения числовых данных, в том числе символы-разделители десятичных разрядов и целой/дробной части числа. По умолчанию действуют установки раздела Язык и региональные стандарты (Regional Settings) Панели управления Windows. Если в файле используются другие параметры, необходимо внести соответствующие коррективы в окне Дополнительная настройка импорта текста.

Разбор текста, вставляемого из буфера обмена Иногда при работе с внешними текстовыми данными встречаются длинные текстовые строки, которые нужно разделить на части и вставить последние в отдельные столбцы. Такое бывает, например, при вставке данных в книгу Excel через буфер обмена. Чтобы распределить такие данные по столбцам, выделите их, а затем в меню Данные (Data) выберите команду Текст по столбцам (Text To Columns). Вы вновь окажетесь под опекой Мастера текстов, но сменившего название.

838 ♦ Главе 29. Работа с внешними данными

Открытие таблиц Microsoft Access С помощью команды Файл ► Открыть (File ► Open) вы можете импортировать таблицы из баз данных Microsoft Access. После открытия диалогового окна Открытие документа (Open) выберите тип Базы данных Access (Access Databases) в раскрывающемся списке типов файлов. Укажите нужный файл .MDB и нажмите кнопку Открыть (Open). На экране появится диалоговое окно Выделить таблицу (Select Table), показанное на рис. 29.5.

Рис. 29.5. Диалоговое окно Выделить таблицу содержит список таблиц и представлений, доступных для импорта в Excel

Список в диалоговом окне Выделить таблицу на самом деле содержит наряду с таблицами также и представления. (Например, все элементы на рис. 29.5 являются представлениями из базы данных «Борей», входящей в комплект поставки Microsoft. Access.) Если вы откроете представление Access в Excel, то получите все записи, отображаемые этим представлением в Access. При открытии таблицы импортируются все ее записи. В любом случае список в Excel будет связан с источником данных в Access, поэтому вы можете обновлять его. Чтобы список соответствовал текущему состоянию источника данных в Access, выделите любую ячейку в списке и выберите команду Обновить данные (Refresh External Data) в меню Дата (Data) или нажмите одноименную кнопку на панели инструментов Внешние данные (External Data). При потребности обновлять список по расписанию выберите команду Данные ► Импорт внешних данных ► Свойства диапазона данных (Data ► Import External Data ► Data Range Properties) или воспользуйтесь соответствующей кнопкой панели инструментов Внешние данные и затем укажите временной интервал в минутах.

Открытие файлов dBase Чтобы открыть файл dBase в Excel, выберите команду Файл ► Открыть и затем в диалоговом окне Открытие документа выберите тип Файлы dBase (dBase Files) в раскрывающемся списке типов файлов. После этого в диалоговом окне будут отображаться только файлы с расширением DBF. Если по каким-то причинам ваш файл dBase имеет

Работа с файлами в формате XML ♦ 839

другое расширение, выберите в списке типов файлов пункт Все файлы (Alt Files). Excel распознает открываемый файл как базу данных dBase независимо от расширения. Команда Файл ► Открыть импортирует файл dBase целиком в необновляемый список Excel. Чтобы импортировать только определенные записи и иметь возможность синхронизировать их со внешним источником, вы должны создать запрос с помощью команды Данные ► Импорт внешних данных ► Создать запрос (Data ► Import External Data ► New Database Query).

Работа с файлами в формате XML Одним из наиболее важных усовершенствований Excel 2003 является возможность открывать, импортировать и экспортировать данные XML (extensible Markup Language — язык расширяемой разметки) любой структуры. Предыдущие версии Excel поддерживали XML в ограниченной степени: они позволяли сохранять и открывать электронные таблицы только определенной схемы XML, так называемой таблицы XML (XML Spreadsheet). Данные в файлах XML, основанных на других схемах, просто блокировались.

Открытие и импорт списка XML Чтобы открыть список, сохраненный в файле XML, просто выберите команду Файл ► Открыть. В раскрывающемся списке типов файлов диалогового окна Открытие документа выберите пункт Файлы XML (XML Files) или Все файлы Microsoft Office Excel (All Microsoft Excel Files) (последний тип устанавливается в Excel по умолчанию). После указания нужного вам файла и нажатия кнопки Открыть (Open) появится диалоговое окно Открытие XML (Open XML), показанное на рис. 29.6. При выборе первого варианта, XML-список (As An XML List), создается список, в котором каждый элемент структуры XML становится столбцом (рис. 29.7).

Рис. 29.6. Выберите первый вариант, чтобы открыть все элементы структуры XML как столбцы списка, или третий вариант, чтобы работать только с отдельными элементами

Как видно из рис. 29.7, результатом открытия файла XML как XML-списка является объект списка, в котором столбцы представляют элементы исходного файла с сохранением порядка следования. Все записи из исходного файла включаются в конечный список.

840 ♦ Глава 29. Работа с внешними данными

Команда Файл ► Открыть создает новую книгу. Чтобы создать список XML в существующей книге, нужно использовать команду Данные ► XML ► Импорт (Data ► XML ► Import).

Рис. 29.7. Каждому элементу открытого файла XML сопоставлен столбец конечной таблицы XML, которую Excel превращает в объект «список»

Работа с XML-списком происходит точно так же, как с любым объектом списка, — то есть вы вправе накладывать автофильтр и расширенный фильтр, вычислять итоги, сортировать, расширять список и публиковать его на узле Share-Point. Например, в список на рис. 29.7 мы можем добавить вычисляемый столбец, чтобыполучить стоимость партии товара на основе цены единицы товара, количества и скидки (столбцы Цена, Количество и Скидка соответственно). Для этого мы должны ввести подходящий заголовок в ячейку F1 и формулу =C2*D2*(1-E2) в ячейку F2. Excel добавит столбец Е в список. На рис. 29.8 показан результат этих действий после автоматического распространения формулы из ячейки F2 на остальные ячейки столбца Е. Обновление списка XML Список XML обновляется по требованию. Чтобы обновить его текущими данными из исходного файла XML, просто нажмите кнопку Обновить XML-данные (Refresh XML Data) на панели инструментов Список (List) или выберите команду

Работа с файлами в формате XML ♦ 841

Данные ► XML ► Обновить XML-данные (Data ► XML ► Refresh XML Data). В отличие от других типов списков и запросов, список XML нельзя обновлять по расписанию.

Рис. 29.8. Вы можете работать со списком XML точно так же, как с любым объектом списка. В данном случае, создав заголовок нового столбца и написав единственную формулу, мы добавили в список вычисляемый столбец

Работа со столбцами в списке XML При работе со столбцами в списке XML в вашем распоряжении все способы, описанные в главе 28 (см. раздел «Вставка и удаление строк и столбцов»). Так, чтобы удалить столбец, следует выделить его и выбрать команду Удалить столбец (Delete Column) в меню Правка (Edit). Если мы хотим поместить столбец Скидка между столбцами Цена и Количество, это будет выглядеть как выделение столбца Скидка и перетаскивание его мышью на позицию слева от столбца Количество. Если вы хотите работать только с определенными столбцами структуры XML или отображать столбцы в другом порядке, а не по умолчанию, в большинстве случаев удобнее открывать список, выбрав третий вариант в диалоговом окне Открытие XML, который мы рассмотрим в следующем разделе. Сопоставление элементов XML и столбцов списка Открытие файла в виде XML-списка (см. рис. 29.6) прекрасно подходит для относительно простых структур. Когда исходный файл имеет достаточно сложную организацию,

842 ♦ Глава 29. Работа с внешними данными

скорее всего, вас будет интересовать только некоторая часть составляющих его данных. В таких случаях рекомендуется третий вариант открытия, а именно Использовать область задач XML-источника (Use The XML Source Task Pane). Тогда Excel ищет файл схемы, связанный с открываемым файлом. Если такая схема найдена, файл с данными открывается в режиме конструктора XML, где элементы его структуры представлены в соответствии со схемой, отображаемой на панели задач Источник XML, аналогично рис. 29.9. Если файл данных не требует схемы, но Excel в состоянии предложить свою схему, основываясь на структуре данных, вы увидите следующее информационное окно.

Щелкните на кнопке ОК. Список откроется в режиме конструктора, и структура файла отобразится в панели задач Источник XML.

Обновить XML-данные

Импорт XML-данных

Рис. 29.9. Если вы открываете файл XML с целью сопоставления элементов и столбцов списка, Excel открывает список в режиме конструктора. Данные отобразятся на листе только после того, как вы перетащите элементы XML из панели задач на лист и обновите список или выполните импорт

Работа с файлами в формате XML ♦ 843

В примере, продемонстрированном на рис. 29.9, исходный файл содержит информацию об ассортименте предлагаемых книг. Чтобы создать объект списка на рабочем листе, отображающий эти поля, нужно выделить (при нажатой клавише Ctrl) представляющие интерес заголовки и затем перетащить их на лист. (В Excel процесс связывания элементов XML с заголовками списка называется отображением (mapping).) Результат показан на рис. 29.10.

Рис. 29.10. Перетащите заголовки из панели задач Источник XML, чтобы создать список, отображающий только определенные столбцы (здесь сопоставлены все элементы XML)

Для того чтобы заполнить созданный список, используйте команду Данные ► XML ► Обновить XML-данные (Data ► XML ► Refresh XML Data) или Данные ► XML ► Импорт (Data ► XML ►Import). Команда Обновить XML-данные переносит данные в список из файла, структура которого отражена на панели задач Источник XML. Команда Импорт позволяет получать записи из любого файла, имеющего точно такую же структуру, и поэтому она запрашивает его имя. Импортирование особенно полезно, когда у вас имеется ряд одинаково структурированных файлов XML. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Если вы последовательно импортируете несколько файлов с идентичной структурой, каждый следующий результат заменяет предыдущий. При необходимости импортировать сразу несколько файлов выберите команду Данные ► XML ► Импорт. Затем в диалоговом окне Импорт XML (Import XML) выделите при нажатой клавише Ctrl имена всех интересующих вас файлов.

844 ♦ Глава 29. Работа с внешними данными

Ниже приведено несколько дополнительных замечаний относительно импорта файлов XML: ► Книга Excel может содержать несколько импортированных схем или структур. Чтобы импортировать следующую схему или добавить структуру, выберите команду Данные ► XML ► Импорт или отобразите панель задач Источник XML, нажмите кнопку Карты XML (Worbook Maps) и затем кнопку Добавить (Add). ► Элементы одной структуры допускается сопоставлять с несколькими списками, но каждый элемент может быть связан только с одним списком. ► Элементы из одной схемы разрешено отображать на несколько рабочих листов одной книги, но только не в разные книги.

Экспорт списка XML Чтобы экспортировать содержимое текущего списка XML как правильно организованного файла XML, выберите команду Данные ► XML ► Экспорт (Data ► XML ► Export) и укажите имя файла. Обратите внимание: если файл уже существует, ваши данные заменят текущее содержимое этого файла. Команда Экспорт полезна, когда вы хотите сделать Excel средством для редактирования имеющегося файла XML или для добавления в него новых данных. Вы также вправе использовать ее для создания новых файлов в соответствии с существующей схемой или структурой, построенной на основе самих данных. ПРИМЕЧАНИЕ----------------------------------------------------------------------------------------Команда Экспорт не подключает правила проверки данных, предусмотренные схемой. Подсистема экспорта обнаруживает ошибочные данные и сообщает о них, но, несмотря на это, экспортирует их в файл.

Импорт данных посредством запросов Команда Файл ► Открыть удобна в применении, но она передает в Excel внешний файл только целиком. Если вам требуется импортировать данные, которые находятся на сервере баз данных, например SQL Server или Oracle, или вам нужна только определенная часть данных из большого внешнего файла, в таких случаях не обойтись без запросов. При импорте данных с помощью запроса вы получаете возможность ограничить импорт только теми записями, которые удовлетворяют определенным условиям. Более того, импортируемые данные становятся так называемым диапазоном внешних данных текущего листа, что позволяет обновлять запрос периодически или по требованию. Запросы к базам данных в Excel осуществляются в большинстве случаев при помощи созданного для этого средства пакета Office под названием Microsoft Query. Microsoft Query генерирует запросы и передает их источнику данных, что избавляет вас от необходимости создавать эти запросы вручную на языке SQL. Если запрос относительно простой, достаточно ограничиться применением мастера, сводящего вашу работу к четырем шагам.

Импорт данных посредством запросов ♦ 845

Задействовав механизм запросов, вы можете извлечь информацию из любой базы данных, для которой в системе установлен драйвер ODBC или OLE DB. ODBC — это стандартный интерфейс взаимодействия с системами управления базами данных, a OLE DB фактически является усовершенствованием интерфейса ODBC (OLE DB имеет несколько возможностей, недоступных для ODBC, и Excel подключается к источникам данных ODBC средствами OLE DB). Excel поддерживает файлы SQL Server, SQL Server OLAP Services, Access, Visual FoxPro, Oracle, dBase, текстовые, а также некоторые другие типы. Механизм запросов Excel позволяет также запрашивать данные из списков SharePoint и из внешних таблиц Excel.

Повторное использование запроса Если вы уже создали запрос к базе данных, его параметры можно сохранить в специальном файле, чтобы при необходимости снова использовать этот запрос. Для того чтобы открыть файл запроса, выберите пункт меню Данные ► Импорт внешних данных ► Импортировать данные (Data ► Import External Data ► Import Data). На экране появится диалоговое окно Выбор источника данных (Select Data Source), показанное на рис. 29.11. Как можно видеть, оно напоминает стандартное диалоговое окно Открытие документа.

Рис. 29.11. Диалоговое окно Выбор источника данных позволяет повторно использовать существующий запрос

На самом деле это сходство только внешнее. Несмотря на то что в панели адресов отображается ярлык Мои источники данных (папка, вложенная в папку Мои документы), файлы, имена которых видны в окне, могут находиться также и в папках Program Files\Common Files\ODBC\Data Sources и Officell\Queries. Скорее всего, ваше диалоговое окно Выбор источника данных содержит пять элементов, как на рис. 29.11: +Новое подключение к SQL-серверу, +Подключение к новому

846 ♦ Глава 29. Работа с внешними данными

источнику данных (знаки плюса включены в названия для того, чтобы названия попали в начало списка), а также три пункта, связанные с сервисом MSN Money-Central. Если на вашем компьютере имеются дополнительные файлы запросов или подключений, их имена также будут присутствовать в окне. При выполнении запроса к базе данных, в зависимости от того, каким образом он был создан, на экране может появиться диалоговое окно Выбор таблицы (Select Table). Выберите из списка нужную вам-таблицу и нажмите кнопку ОК. Вы также вправе сразу перейти к диалоговому окну Импорт данных (Import Data), показанному на рис. 29.15. Укажите, куда вы хотите импортировать данные, и нажмите кнопку ОК. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------В диалоговом окне Импорт данных есть возможность настроить параметры процесса импорта или самого запроса. Для этого предназначены кнопки Параметры (Parameters) и Изменить запрос (Edit Query). Запросы, которые при выполнении запрашивают значения параметров, также можно настроить с помощью кнопки Параметры. Если вы не хотите заниматься настройкой прямо сейчас, вы вправе это сделать в любой момент после выполнения запроса (см. разделы «Режимы обновления и другие свойства запроса» и «Редактирование запроса»).

Создание запроса к базе данных Первым шагом при создании запроса к базе данных является установление соединения с источником данных. Выберите команду Данные ► Импорт внешних данных ► Импортировать данные и затем в диалоговом окне Выбор источника данных нажмите кнопку Создать (New Source). Далее процессом будет руководить Мастер подключения данных, начальное окно которого изображено на рис. 29.12.

Рис. 29.12. Мастер подключения данных запрашивает необходимую для подключения к внешнему источнику

информацию,

Импорт данных посредством запросов ♦ 847

Если необходимый источник данных отсутствует в списке, следует выбрать пункт ODBC DSN, Дополнительно (Other/Advanced) или Службы извлечения данных (Other Data Services Provider) и щелкнуть на кнопке Далее (Next). В первом случае будет выдан список источников данных ODBC (включающий в себя файлы dBase, MS Access и Excel), доступных через посредничество OLE DB, а во втором — длинный список источников данных, связываемых напрямую через OLE DB. Службы извлечения данных обеспечивают доступ к спискам и библиотекам Windows SharePoint Services, а также к источникам данных Microsoft SQL Server и Microsoft Business Solutions. СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------------------------------Если вам не удалось найти нужный источник данных в списках ODBC DSN и Дополнительно, см. следующий раздел.

После указания источника данных вы должны предоставить дополнительную информацию, которая потребуется мастеру. Скорее всего, нужно будет сообщить месторасположение сервера, имя пользователя и пароль, а также имя таблицы данных. Если вы не располагаете этими сведениями, обратитесь к администратору вашей базы данных.

Создание DSN-файла Если вам не удалось найти нужный источник данных с помощью команды Импортировать данные, выберите команду Данные ► Импорт внешних данных ► Создать запрос (New Database Query) и затем выполните следующие действия: 1. Дважды щелкните на пункте <Новый источник данных> (), чтобы открыть диалоговое окно Создание нового источника данных (Create New Data Source). В этом окне вы должны последовательно заполнить четыре поля. 2. Задайте имя источника данных в первом из полей. Это имя будет присвоено DSNфайлу по окончании процесса создания. 3. Укажите драйвер во втором поле. 4. Нажмите кнопку Связь (Connect), расположенную под цифрой 3. Это приведет к появлению нового диалогового окна, в котором вам следует конкретизировать версию драйвера. Например, для драйвера dBase вам нужно уточнить версию СУБД — dBase 5.0 или dBase IV. 5. Если файлы, к которым вы хотите получить доступ, находятся в текущей папке, оставьте установленным флажок Использовать текущий каталог (Use Current Directory). Если же необходимые файлы расположены в другой папке, снимите этот флажок и укажите ее местоположение, нажав кнопку Выбор каталога (Select Directory). 6. В последнем, четвертом, поле, выберите таблицу, которая будет использоваться по умолчанию в указанной папке. Обратите внимание: в случае драйвера Microsoft Text Driver Excel станет рассматривать каждый текстовый файл, находящийся в указанной папке, как «таблицу». Для Microsoft Excel Driver «таблицей» будет считаться любой именованный

848 ♦ Глава 29. Работа с внешними данными

диапазон в указанном файле Excel. Вы должны быть уверены в том, что данные, запрашиваемые из внешней книги Excel, содержатся в именованном диапазоне. В противном случае будет выдано сообщение об отсутствии таблиц в этой книге. В результате в папке Мои источники данных (My Data Sources) появится новый DSNфайл. Теперь для выполнения запроса следует его открыть.

Создание простого запроса В качестве примера рассмотрим простой запрос к базе данных «Борей» (North-wind), включенной в комплект поставки Microsoft Access. При установке Microsoft Access файл Борей.mdb (Northwind.mdb), содержащий пример учебной базы данных, помещается в папку Officell\Samples. В этом файле хранится множество таблиц, однако наш запрос будет адресован лишь одной из них — таблице с именем. Клиенты (Customers). Начните с выполнения следующих действий: 1. Выберите команду Данные ► Импорт внешних данных ► Импортировать данные (Data ► Import External Data ► Import Data), а затем в диалоговом окне Выбор источника данных (Select Data Source) нажмите кнопку Создать (New Source). 2. В начальном окне Мастера подключения данных выберите вариант ODBC DSN и нажмите кнопку Далее (Next). 3. В следующем окне мастера выберите тип База данных MS Access (MS Access Database) и нажмите Далее. На экране появится диалоговое окно Выбор базы данных (Select Database), показанное на рис. 29.13.

Рис. 29.13. Это диалоговое окно используется для поиска файла базы данных

Отыскав файл Борей.mdb и нажав кнопку ОК, вы увидите список таблиц, содержащихся в файле (рис. 29.14). По умолчанию флажок Подключение к определенной таблице (Connect To A Specific Table) установлен, то есть ваш запрос будет ориентирован на конкретную таблицу из файла Борей.mdb. Это условие не является обязательным, и вы можете, сняв указанный флажок, создать общий запрос к базе данных, а имя таблицы уточнить по ходу выполнения запроса.

Импорт данных посредством запросов ♦ 849

Рис. 29.14. В этом окне мы можем подключить определенную таблицу или отложить выбор таблицы до момента выполнения запроса

Оставив флажок Подключение к определенной таблице установленным, выберите таблицу Клиенты (Customers) и нажмите Далее. Пройдя следующий этап работы мастера, вы вернетесь к диалоговому окну Выбор источника данных, в котором будет отображено имя файла нового подключения. После того как вы выберете этот файл и нажмете Открыть (Open), вы увидите диалоговое окно Импорт данных (Import Data), показанное на рис. 29.15.

Рис. 29.15. Последний шаг — задание места для размещения импортируемых данных

Основное назначение окна Импорт данных — определить место для размещения импортируемых данных. Вы можете ограничиться только указанием места, но при желании также построить на основе этих данных сводную таблицу, щелкнув на ссылке Создать отчет сводной таблицы (Create A PivotTable Report). (Сводные таблицы рассматриваются в главе 30 «Анализ данных при помощи сводных таблиц».) Кроме того, вы вправе изменить свойства запроса с помощью кнопки Свойства (Properties) или вызвать Мастер запросов с помощью кнопки Изменить запрос (Edit Query).

850 ♦ Глава 29. Работа с внешними данными

Мы рассмотрим свойства запросов и работу с Мастером запросов ниже в данной главе. Кнопка Параметры (Parameters), в нашем случае недоступная, предназначена для запросов, которым требуется дополнительная информация во время их выполнения. На рис. 29.16 представлен результат выполнения запроса к таблице Клиенты базы данных «Борей».

Рис. 29.16. Результат запроса к базе данных «Борей»

Внешне таблица результатов запроса напоминает обычный список Excel, и во многом так оно и есть. Вы вольны применять к ней команды фильтрации Excel, описанные в главе 28 «Работа со списками», изменять форматирование, производить с данными различные вычисления и т. д. Разница между таблицей результатов запроса и обычным списком Excel заключается в следующем: ► Excel запоминает, откуда поступили данные, и поддерживает связь с их источником. Обновление осуществляется по требованию с помощью команды Данные ► Обновить данные (Data ► Refresh External Data) или периодически, посредством команды Данные ► Импорт внешних данных ► Свойства диапазона данных (Data ► Import External Data ► Data Range Properties). В последнем случае нужно указать временной интервал обновления в минутах в диалоговом окне Свойства диапазона данных (Data ► Import External Data ► Data Range Properties) (рис. 29.18). ► Таблицу результатов нельзя преобразовать в объект «список» и опубликовать на узле SharePoint до тех пор, пока она связана с внешним источником данных. Чтобы разорвать связь, выберите команду Свойства диапазона данных. В диалоговом окне Свойства внешнего диапазона снимите флажок Сохранить определение запроса (Save Query Definition) и затем подтвердите свое решение.

Импорт данных посредством запросов ♦ 851

Другими словами, логично рассматривать таблицу результатов как диапазон ячеек, обладающий специальным качеством: способностью обновляться. Единственными способами обнаружить отличие такого диапазона от обычного является просмотр меню Данные и взгляд на панель инструментов Внешние данные (External Data), появляющуюся по умолчанию каждый раз после выполнения нового запроса (рис. 29.17). Если активная ячейка находится внутри диапазона данных запроса, команды Импорт внешних данных (Import External Data), Изменить запрос (Edit Query), Свойства диапазона данных (Data Range Properties) и их значки на панели инструментов Внешние данные становятся доступными. Свойства диапазона данных

Обновить данные Отменить обновление

Изменить запрос

Параметры запроса

Состояние обновления

Обновить все Рис. 29.17. Панель инструментов Внешние данные

Режимы обновления и другие свойства запроса Команда Данные ► Импорт внешних данных ► Свойства диапазона данных и ее эквивалент на панели инструментов Внешние данные открывают диалоговое окно, показанное на рис. 29.18. Это окно позволяет задать параметры, отвечающие за способ обновления запроса. По умолчанию обновление происходит по требованию пользователя — для этого достаточно щелкнуть на значке с красным восклицательным знаком на панели инструментов Внешние данные или выбрать команду Данные ► Обновить данные. Чтобы таблица результатов запроса обновлялась периодически, установите флажок Обновлять каждые (Refresh Every) и задайте желаемый временной интервал. Для того чтобы данные обновлялись каждый раз при открытии файла, установите флажок Обновление при открытии файла (Refresh Data On File Open). После этого потребуется задать режим для момента закрытия файла, предполагающий удаление внешних данных из листа. Такая операция имеет смысл, поскольку нет необходимости хранить в файле Excel данные, которые будут обновлены при его открытии (название флажка Удалить внешние данные с листа перед сохранением (Remove External Data From Worksheet Before Saving) несколько не соответствует его функции: данные удаляются не при сохранении книги, а только при ее закрытии). По умолчанию Excel обновляет данные в фоновом режиме, позволяя вам одновременно делать что-либо другое. Разумеется, этот режим особенно полезен в тех случаях, когда данные находятся на сервере и их передача требует времени. Если же вы не желаете пользоваться преимуществами фонового режима обновления, снимите флажок Фоновое обновление (Enable Background Refresh). В следующих разделах мы представим другие аспекты работы запроса и соответствующие элементы управления, присутствующие в диалоговом окне Свойства внешнего диапазона.

852 ♦ Глава 29. Работа с внешними данными

Рис. 29.18. Параметры, представленные в диалоговом окне Свойства внешнего диапазона, соответствуют различным аспектам работы запроса

Преобразование диапазона внешних данных в обычный диапазон Если вы больше не нуждаетесь в обновлении полученных данных, снимите флажок Сохранить определение запроса (Save Query Definition). В результате Excel разорвет связь с внешним источником и превратит диапазон внешних данных в обычный список.

Сохранение пароля Если флажок Сохранить пароль (Save Password) установлен, Excel запоминает ваш пароль и не требует его ввода каждый раз в момент обновления. Это удобно, но представляет собой потенциальную угрозу для конфиденциальности данных, поскольку любой человек, имеющий доступ к вашему компьютеру, тем самым имеет его и к тем данным, которые поступают при обновлении.

Пользовательские имена для полей По умолчанию Excel использует имена полей из внешнего источника, отображая их в первой строке диапазона внешних данных. Если это вас не устраивает, снимите флажок Включить имена полей (Include Field Names). Затем в начале диапазона данных создайте строку с собственными именами.

Импорт данных посредством запросов ♦ 853

Нумерация строк Если вы установите флажок Включить номера строк (Include Row Numbers), Excel вставит слева от диапазона внешних данных столбец, в котором будут отображаться номера строк диапазона, начиная с нуля. Нумерация осуществляется в соответствии с порядком сортировки, выбранным при выполнении запроса. Это позволяет вернуться к первоначальному расположению строк после выполнения сортировки в Excel.

Форматирование и разметка данных По умолчанию Excel настраивает ширину каждого столбца по самому длинному значению, что позволяет отобразить его содержимое полностью. Если вас это не устраивает, снимите флажок Задать ширину столбца (Adjust Column Width). Кроме того, программа запоминает изменения, связанные с применением фильтров, сортировки, автоформатирования или с реорганизацией столбцов, и сохраняет их при обновлении данных. Если вы хотите, чтобы подобные изменения не учитывались, снимите два оставшихся флажка в разделе Формат и разметка данных (Data Formatting And Layout).

Перезапись данных при обновлении По умолчанию Excel перед выполнением обновления проверяет, не повлечет ли оно потери данных, находящихся вне диапазона внешних данных. Если ниже диапазона имеются другие данные (чего на практике следует избегать), Excel вставляет пустые строки, чтобы не перезаписать содержимое листа. Если последующие обновления привели к уменьшению диапазона внешних данных, Excel удаляет неиспользуемые ячейки, поддерживая таким образом постоянное расстояние между нижней границей диапазона и другими данными рабочего листа. С помощью переключателей, расположенных в нижней части диалогового окна, вы можете разрешить программе оставлять неиспользуемые ячейки при уменьшении размеров диапазона данных, чтобы не сдвигать расположенные ниже значения, или вообще разрешить перезапись данных.

Автоматическое распространение формул Нижний флажок в диалоговом окне Свойства внешнего диапазона несет в себе весьма полезную нагрузку. Если после выполнения запроса вы создаете вычисляемый столбец внутри диапазона внешних данных или рядом с ним, Excel рассматривает его как часть этого диапазона. Excel также автоматически распространяет формулы на новые строки, создаваемые при обновлении, а в случае сужения диапазона лишние ячейки с вычисленными значениями удаляются. Обратимся к рис. 29.16. Предположим, что вы хотите добавить столбец, в котором будут отображаться только фамилии контактных лиц. Вы можете добавить новый столбец справа от столбца Обращаться К и ввести в ячейку D2 следующую формулу: =RIGHT(C2, LEN(C2)-FIND(" ", С2)). При обновлении все ячейки нового столбца будут заполнены этой формулой.

854 ♦ Глава 29. Работа с внешними данными

По умолчанию автоматическое распространение к формулам не применяется. Чтобы включить этот режим, установите флажок Заполнить формулами соседние столбцы (Fill Down Formulas In Columns Adjacent To Data).

Редактирование запроса В нашем примере мы полностью импортировали таблицу Access со всеми ее полями, не обращаясь к операциям фильтрации и сортировки. Эти операции можно выполнять непосредственно в Excel, но, если запрос адресован к большой внешней таблице данных, предпочтительнее сортировать и фильтровать их вне книги. Сервер, на котором находится база данных, делает все то же самое гораздо эффективнее; кроме того, пересылка уже отфильтрованных данных способствует снижению трафика в сети. Для того чтобы импортировать отфильтрованные данные внешней таблицы или отсортировать данные перед импортом, необходимо изменить запрос. Редактирование запроса также позволяет подключить другую таблицу и исключить из импортируемой таблицы часть ее полей. Для того чтобы изменить запрос после импорта данных в Excel, следует выбрать команду Данные ► Импорт внешних данных ► Изменить запрос (Data ► Import External Data ► Edit Query) или щелкнуть на ее значке на панели инструментов. Чтобы отредактировать запрос перед импортом данных, нажмите кнопку Изменить запрос (Edit Query) в диалоговом окне Импорт данных (Import Data), показанном на рис. 29.15. В любом случае будет запущен Мастер создания запросов, являющийся компонентом Microsoft Query. Первое окно мастера представлено на рис. 29.19. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Если ваш запрос невозможно изменить с помощью мастера, вы попадете непосредственно в окружение Microsoft Query. Работа с этой программой рассматривается в разделе «Непосредственная работа с Microsoft Query».

Выбор таблиц и полей В первом диалоговом окне мастера слева находится список названий таблиц, а справа — выбранные поля. Слева от имен таблиц отображаются знаки структуры. Щелчок на значке «плюс» разворачивает таблицу и отображает все ее поля, а щелчок на значке «минус» сворачивает таблицу. Для того чтобы добавить поле в запрос, выделите его имя в левом списке и нажмите кнопку со стрелкой, указывающей вправо. Если нужно удалить выбранное поле, выделите его в правом списке и нажмите кнопку со стрелкой, направленной влево. Кнопка с двойной стрелкой удаляет из запроса все поля. Когда вы включаете в запрос дополнительные таблицы, Microsoft Query объединяет их при условии, что они связаны. Операция объединения выполняется в том случае, если программа находит первичный ключ в одной таблице и поле того же типа (обычно с таким же именем) в другой таблице. Пример запроса к нескольким связанным таблицам приведен в разделе «Непосредственная работа с Microsoft Query».

Импорт данных посредством запросов ♦ 855

Рис. 29.19. Команда Изменить запрос активизирует Мастер создания запросов (программа Microsoft Query)

Фильтрация записей После выбора необходимых таблиц и полей и нажатия кнопки Далее (Next) вы попадаете в следующее диалоговое окно мастера с подзаголовком Отбор данных (Filter Data), показанное на рис. 29.20. Здесь вы можете задать одно или несколько условий отбора. Этот шаг не является обязательным; если вы пропустите его, программа включит в результат все записи из выбранных таблиц.

Рис. 29.20. В этом диалоговом окне можно задать условия отбора, позволяющие сократить число импортируемых записей

Условие отбора имеет три компонента: имя поля, оператор и значение. Для каждого поля допускается задать до трех критериев, связанных между собой одним из логических операторов (И, ИЛИ). Список в левой части окна содержит имена полей, по которым

856 ♦ Глава 29. Работа с внешними данными

можно фильтровать записи. В раскрывающихся списках в центре окна задаются операторы сравнения, а правее их — выбираются значения выбранного поля в базе данных. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Мастер запросов позволяет задействовать основные операторы сравнения при создании условий отбора. При непосредственной работе с Microsoft Query у вас появляется возможность применять четыре дополнительных оператора: Содержится в (Is One Of), Не содержится в (Is Not One Of), Между (Is Beetween) и Не между (Is Not Beetween). Эти операторы предназначены для работы с двумя и более значениями, что не по силам мастеру. Дополнительную информацию вы найдете в разделе «Непосредственная работа с Microsoft Query». ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Мастер запросов имеет недостаток, связанный с отсутствием кнопки Удалить (Delete), что делает операцию удаления фильтра неочевидной. Если вы нажмете кнопку Назад (Back), чтобы вернуться к предыдущему окну, и затем нажмете в нем кнопку Далее (Next), то попадете в исходное окно, но при этом в нем сохранятся введенные условия отбора. Нажатие кнопки Отмена (Cancel) не даст желаемого результата, поскольку приведет либо к выходу из текущего сеанса редактирования, либо к запуску Microsoft Query. Для того чтобы удалить условие, раскройте список операторов и выберите пустой элемент в начале списка.

Если вы фильтруете по двум или более полям, условия отбора для предыдущего поля пропадают из области обзора после выбора второго поля. Определить, к каким полям вы уже применили условия отбора, не представляет сложности: имена таких полей отображаются жирным шрифтом. СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------Поскольку мастер позволяет для каждого поля задавать до трех условий отбора, эти конструируемые фильтры достаточно эффективны, но если требуется фильтровать данные по нескольким полям, процесс создания условий отбора станет гораздо более наглядным на уровне непосредственной работы с Microsoft Query. Дополнительную информацию см. в разделе «Непосредственная работа с Microsoft Query».

Сортировка записей После ввода всех условий отбора нажмите кнопку Далее для перехода в третье диалоговое окно Мастера запросов, представленное на рис. 29.21. Данный шаг, как и предыдущий, не является обязательным, и, если вы его пропустите, Query возвратит записи в том порядке, в котором они хранятся во внешней базе данных. Чтобы отсортировать записи, сначала раскройте список Сортировать по (Sort By). Здесь вы найдете имена всех полей, включенных в запрос. Выберите поле и затем установите переключатели, находящиеся справа от раскрывающегося списка, в порядке По возрастанию (Ascending) или По убыванию (Descending). Для того чтобы отменить сортировку по уже выбранному полю, выберите в списке Сортировать по пустой элемент, находящийся в начале списка. На рис. 29.21 мы просим упорядочить записи по полю ОбращатьсяК.

Импорт данных посредством запросов ♦ 857

Рис. 29.21. Это диалоговое окно позволяет отсортировать записи, импортируемые в Excel

Сохранение запроса Заключительное окно мастера, представленное на рис. 29.22, позволяет сохранить запрос и выбрать вариант дальнейшей работы с ним. Нажмите кнопку Сохранить запрос (Save Query) и задайте имя файла. Microsoft Query записывает в файл .DQY всю связанную с источником данных информацию — имена таблиц и полей, фильтры и условия сортировки. Обратите внимание на то, что файл .DQY отличается от файла .ODC, который мы создали ранее. Если последний содержит информацию, необходимую для подключения к внешнему источнику данных, то первый хранит параметры запроса к этому источнику.

Рис. 29.22. В этом диалоговом окне вы можете сохранить запрос и выбрать вариант дальнейших действий

Для того чтобы иметь возможность использовать созданный запрос в другой рабочей книге, его необходимо сохранить. По умолчанию результирующий файл помещается в

858 ♦ Глава 29. Работа с внешними данными

папку Мои источники данных, и именно в этой папке его следует искать после выбора команды Данные ► Импорт внешних данных ► Импортировать данные (Data ► Import External Data ► Import Data). Кроме того, этот файл можно открыть с помощью команды Данные ► Импорт внешних данных ► Создать запрос (Data ► Import External Data ► Create Query), даже если он не является новым запросом к базе данных. Его имя будет присутствовать на вкладке Запросы (Queries) диалогового окна Выбор источника данных (Select Data Source). Заключительное окно мастера позволяет перейти прямо в Microsoft Query для дальнейшей работы с запросом. Если ваша цель уже достигнута, выберите вариант Вернуть данные в Microsoft Excel (Return Data To Microsoft Excel) и нажмите кнопку Готово (Finish). СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Любой DQY-файл запускается из окна Проводника Windows, подобно обычному файлу .XLS.

Непосредственная работа с Microsoft Query Мастер запросов является замечательным инструментом для создания относительно простых запросов, но не обладает всеми возможностями, присущими Microsoft Query. Непосредственная работа с Microsoft Query необходима в тех случаях, когда в запросе участвуют условия отбора, требующие вычислений, или параметры, значения которых пользователь должен ввести во время выполнения запроса. Кроме того, Query умеет (с вашей помощью): ► фильтровать данные по полям, не включенным в таблицу результатов; ► создавать условия отбора с привлечением операторов сравнения Содержится в (Is One Of), He содержится в (Is Not One Of), Между (Is Between) и Не между (Is Not Between); ► удалять из итоговой таблицы повторяющиеся записи; ► подводить итоги: сумму значений, среднее значение и т. п.; ► создавать новые объединения таблиц; ► редактировать SQL-код запроса.

Запуск Microsoft Query Если запрос, который вы хотите изменить, уже сохранен в виде файла .DQY, последний можно открыть в Microsoft Query одним из следующих способов: ► Выберите команду Данные ► Импорт внешних данных ► Импортировать данные (Data ► Import External Data ► Import Data) и откройте нужный DQY-файл. В диалоговом окне Импорт данных (Import Data) (см. рис. 29.15) нажмите на кнопку Изменить запрос (Edit Query). Когда появится окно Мастера запросов, щелкните на кнопке Отмена (Cancel), а затем в ответ на вопрос, желаете ли вы продолжить редактирование запроса в Microsoft Query, нажмите кнопку Да (Yes).

Непосредственная работа с Microsoft Query ♦ 859

► Выберите команду Данные ► Импорт внешних данных ► Создать запрос (Create Query). Снимите флажок Использовать Мастер запросов (в нижней части диалогового окна Выбор источника данных (Select Data Source). Перейдите на вкладку Запросы (Queries) и откройте нужный файл запроса. Выберите вариант Просмотр или изменение данных в Microsoft Query (View Data Or Edit Query In Microsoft Query) в последнем окне Мастера запросов, если при работе с мастером вы решили продолжить процесс создания запроса в Microsoft Query. Если вы уже работаете с импортированными данными и хотите отредактировать запрос в Query, выберите команду Данные ► Импорт внешних данных ► Изменить запрос или воспользуйтесь соответствующей кнопкой на панели инструментов. Если вместо Query вы окажетесь «в Мастере запросов», нажмите кнопку Отмена. На вопрос, хотите ли вы продолжить редактирование в Microsoft Query, нажмите кнопку Да. На рис. 29.23 представлено окно Microsoft Query с результатами запроса к трем таблицам базы данных «Борей»: Товары, Типы и Поставщики. Таблица Товары связана с таблицей Типы по полю КодТипа и с таблицей Поставщики по полю КодПоставщика. Запрос отображает избранные поля из этих таблиц, содержащие значения для категории, товара, его поставщика, а также информацию о его цене, запасе на складе и т. д.

Рис. 29.23. Мы используем Query для изменения запроса к трем таблицам базы данных «Борей»

Обратите внимание: окно разделено пополам — область таблиц занимает верхнюю часть, а область данных — нижнюю. Область таблиц содержит окна для каждой исходной таблицы, а в области данных выводится таблица результатов запроса. Далее вы увидите, что в окне Query может присутствовать еще одна область, служащая для отображения условий отбора. Вы вправе изменять размеры и местоположение каждой из трех областей окна Microsoft Query и отдельных окон для таблиц источника.

860 ♦ Глава 29. Работа с внешними данными

На рисунке область данных немного сдвинута вниз, чтобы были видны все поля и не возникло необходимости пользоваться полосами прокрутки. Как вы убедитесь на практике, исходное расположение областей редко бывает удачным, и, скорее всего, вам придется настраивать его вручную.

Добавление и удаление таблиц Для того чтобы добавить таблицу, выберите команду Таблица ► Добавить таблицу (Table ► Add Tables). Появится диалоговое окно Добавление таблицы (Add Tables), содержащее список всех доступных таблиц источника данных запроса. Выделите нужную таблицу в списке и нажмите кнопку Добавить (Add). Число добавляемых таблиц не ограничивается. Чтобы удалить таблицу, выделите ее и выберите команду Таблица ► Удалить таблицу (Table ► Remove Table).

Объединение таблиц Если программа не объединила таблицы автоматически, вы можете сами создать объединение с помощью стандартной процедуры перетаскивания. Если вы щелкнете на поле одной таблицы и перетащите его в окно другой таблицы, Query создаст объединение этих таблиц по указанному полю, что будет визуально отражено соединительной линией. Вы вправе просматривать и изменять свойства объединения, а также создавать новые объединения. Последнее делается двойным щелчком на соединительной линии или командой Таблица ► Объединения (Table ► Joins). На рис. 29.24 показано диалоговое окно Объединения (Joins) для запроса, представленного на рис. 29.23.

Рис. 29.24. Диалоговое окно Объединения позволяет существующие объединения таблиц и создавать новые

редактировать

Непосредственная работа с Microsoft Query ♦ 861

Если вы точно не знаете, каким образом произошло объединение и каковы его свойства, окно Объединения разрешит ваши сомнения. В нем содержится простое и ясное описание объединения, а поля Слева (Left), Оператор (Operator) и Справа (Right) позволяют исправить возможную ошибку.

Добавление, удаление и перемещение полей Для того чтобы добавить поле в область данных, дважды щелкните на его названии в окне соответствующей таблицы. Если нужно добавить все поля какой-либо из таблиц, щелкните на звездочке в первой строке окна таблицы. Для удаления поля из области данных щелкните на его заголовке (это приведет к выделению-всего поля) и нажмите кнопку Удалить (Delete). Чтобы переместить поле, также следует сначала выделить его, щелкнув на заголовке, а затем перетащить в нужное место. СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------------------------------Если таблица содержит множество полей и вы испытываете неудобство от необходимости постоянно пользоваться полосой прокрутки, но в то же время не хотите менять порядок расположения полей, у вас есть возможность скрыть часть полей таблицы. Для этого выделите поле, а затем выберите команду Формат ► Скрыть столбцы (Format ► Hide Columns). Чтобы снова отобразить скрытое поле, выберите команду Формат ► Показать столбцы (Format ► Show Columns). Затем в диалоговом окне Показать столбцы (Show Columns) выберите имя поля и нажмите кнопку Показать (Show).

Переименование полей По умолчанию Microsoft Query исдользует в качестве заголовков столбцов имена полей таблиц. Если эти имена являются слишком короткими и недостаточно информативными, задайте другие. Для этого выделите столбец и в меню Записи (Records) выберите команду Изменить столбец (Edit Column). Далее в поле Заголовок столбца (Column Heading) введите новый заголовок и нажмите кнопку ОК.

Сортировка таблицы результатов Первоначально Microsoft Query выводит записи в том же порядке, в котором они хранятся в исходной базе данных. Для сортировки таблицы результатов по требованию предназначена команда Записи ► Сортировать (Records ► Sort). На рис. 29.25 представлено диалоговое окно Сортировка (Sort) с выбранным полем Категория. (Как и в других диалоговых окнах Query, в этом окне имя поля таблицы предваряется именем таблицы, к которой относится в иерархии объектов данное поле. Полное имя поля Типы.Категория говорит о том, что поле Категория принадлежит таблице Типы.) В списке Сортировки в запросе (Sorts In Query) диалогового окна Сортировка отображаются примененные операции сортировки. На рис. 29.25 список содержит только элемент <конец списка>, свидетельствующий, что в данный момент таблица результатов не упорядочена. В поле со списком Столбец (Column) перечислены все поля таблицы результатов. Когда вы добавляете поле в список Сортировки в запросе, Query сразу же заново упорядочивает список, однако оставляет диалоговое окно Сортировка открытым, позволяя задать другое поле сортировки.

862 ♦ Глава 29. Работа с внешними данными __________________________

Рис. 29.25. Диалоговое окно Сортировка показывает текущий порядок сортировки и позволяет добавить дополнительные поля, по которым нужно выполнить сортировку

В случае сортировки по нескольким полям она проходит последовательно в порядке появления полей в списке: сначала по первому полю, затем по второму и т. д. На рис. 29.26 представлена таблица результатов, отсортированная сначала по полю Поставщики.Название и затем по полю Товары.Марка. Перед каждым элементом списка в скобках указывается направление сортировки. На рисунке записи упорядочены по названию поставщика в алфавитном порядке, а записи, относящиеся к каждому конкретному поставщику, упорядочены по марке товара.

Рис. 29.26. Мы отсортировали данные сначала по названию поставщика и затем по марке товара

Непосредственная работа с Microsoft Query ♦ 863

При нажатии кнопки Добавить (Add) в диалоговом окне Сортировка Query добавляет новое поле в список Сортировки в запросе после выделенного поля. Если вы по ошибке поместили новое поле в неправильную позицию, выделите его и нажмите кнопку Удалить (Remove), а затем повторите операцию добавления с нужной позиции.

Сортировка с помощью панели инструментов Значки сортировки на панели инструментов Query выглядят так же, как и в Excel, однако функционируют по-другому. Если вы щелкнете на кнопке сортировки при нажатой клавише Ctrl, Query отсортирует записи так, как если бы вы добавили новое поле в конец списка сортировки. Если же просто щелкнуть на кнопке сортировки, записи будут упорядочены только по выделенному полю.

Фильтрация таблицы результатов Microsoft Query предоставляет различные методы, позволяющие отфильтровать таблицу результатов таким образом, что она будет содержать только набор необходимых записей. Как и при использовании средств фильтрации списков Excel, фильтр в Query можно создать, определив одно или несколько условий, которым должны удовлетворять поля отбираемых записей.

Условия равенства Самым простым критерием является условие равенства значения поля некоторой заданной величины. Query формулирует такие условия предельно просто. 1. Выделите в поле значение, которое вас интересует. 2. Нажмите кнопку Фильтр по выделенному (Criteria Equals) на панели инструментов Microsoft Query (рис. 29.27). Создать запрос Просмотр SQL

Условия

Выполнить запрос Автозапрос Справка

Открыть запрос Сохранить файл

Таблицы Добавить таблицу

Вернуть данные Фильтр по выделенному

Сортировка по убыванию Сортировка по возрастанию Цикл по групповым операциям

Рис. 29.27. Панель инструментов Microsoft Query

Предположим, что мы хотим отфильтровать таблицу результатов, представленную на рис. 29.23, так, чтобы в ней остались только записи, в которых значения в поле Название равны Karkki Oy. Для этого достаточно выделить значение Karrki Oy в любой записи и нажать кнопку Фильтр по выделенному. В ответ на это Query выведет на экран область условий (если она еще не отображена) и применит новый фильтр к таблице, как показано на рис. 29.28.

864 ♦ Глава 29. Работа с внешними данными

Рис. 29.28. Результат фильтрации по названию фирмы-поставщика СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------После использования кнопки Фильтр по выделенному Query оставляет текущее значение условия выделенным в области условий. Вы можете быстро переключиться на другое условие равенства, заменив текущее значение в области условий новым и нажав клавишу Enter.

Если вы уже пользовались командой Excel Расширенный фильтр , то заметите, что область условий в окне запроса похожа на диапазон условий в листе Excel. Заголовки полей выводятся в верхней строке, а условия располагаются в последующих строках. Хотя допускается ввести новое условие или изменить существующие непосредственно в области условий, в этом нет необходимости, поскольку Query заполнит эту область вместо вас. На самом деле совсем не обязательно даже отображать область условий на экране. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы удалить область условий, нажмите кнопку Отображение условий на панели инструментов или выберите команду Вид ► Условия (View ► Criteria). Чтобы удалить область таблиц, нажмите кнопку Отображение таблиц на панели инструментов или выберите команду Вид ► Таблицы (View ► Tables).

Использование нескольких условий равенства Для того чтобы создать запрос с учетом не одного, а нескольких условий равенства, повторите описанные ранее действия с каждым из условий. Предположим, что из записей результирующей таблицы с рис. 29.23 нам необходимо показать

Непосредственная работа с Microsoft Query ♦ 865

те, у которых значение поля Название равно ООО Экзотика, а значение поля Категория равно Напитки. Обычным образом вы можете выбрать значение ООО Экзотика в столбце Название и нажать Фильтр по выделенному, а затем — значение Напитки в столбце Категория и нажать Фильтр по выделенному еще раз. В результате в области условий появятся два условия, расположенных на одной строке (рис. 29.29). Как и в диапазоне условий расширенного фильтра Excel, критерии, находящиеся в одной строке области условий, объединяются логическим оператором И.

Рис. 29.29. Если нажать кнопку Фильтр по выделенному для двух разных полей, Query создаст фильтр, отбирающий лишь те записи, которые удовлетворяют обоим условиям

С помощью меню условия равенства создаются следующим образом: 1. Выделите значение поля, которое вы хотите включить в условие равенства. 2. Выберите в меню Условия (Criteria) команду Добавить условие (Add Criteria) и в открывшемся окне Добавление условия (Add Criteria) нажмите кнопку Добавить (Add). Удаление условий Чтобы удалить условие отбора, выделите его заголовок в области условий и нажмите клавишу Delete. Чтобы удалить все условия и восстановить неотфильтро-ванную таблицу результатов, выберите в меню Условия команду Удалить все условия (Remove AIL Criteria). Условия сравнения Создание условий сравнения начинается с выбора команды Добавить условие в меню Условия. Вы увидите диалоговое окно, аналогичное представленному на рис. 29.30.

866 ♦ Глава 29. Работа с внешними данными

Рис. 29.30. Диалоговое окно Добавление условия позволяетвыбрать поля, операторы сравнения и значения

В окне Добавление условия можно сконструировать необходимое условие, используя раскрывающиеся списки. Так, раскрыв список Поле (Field), вы можете выбрать в нем нужное поле, а затем — оператор, например Больше (Is Greater Than), в раскрывающемся списке Оператор (Operator). Ввод данных в поле Значение (Value) осуществляется двумя способами: с клавиатуры или выбором из списка после нажатия кнопки Значения (Values). В последнем случае появится диалоговое окно Выбор значений, содержащее список всех значений для выбранного поля. Однако в большинстве случаев легче набрать значение, а не искать его в списке. После заполнения диалогового окна Добавление условия нажмите кнопку Добавить. В ответ на это Query создаст соответствующую строку в области условий и (если включен соответствующий режим) выполнит новый запрос. Окно Добавление условия остается открытым, что позволяет сформулировать дополнительные критерии. Для этого установите переключатель в положение И либо ИЛИ и введите остальную информацию, как описано ранее. Когда закончите описание условий, щелкните на кнопке Закрыть. ПРИМЕЧАНИЕ----------------------------------------------------------------------------------------Для условий сравнения, не содержащих вычисляемых полей, убедитесь, что поле Групповая операция (Total) в диалоговом окне Добавление условия является пустым. (Мы обсудим групповые операции позже в разделе «Фильтрация по вычисляемым полям» данной главы.)

Фильтрация по полям, не включенным в таблицу результатов В условиях отбора допустимо использовать поля, которые не отображаются в таблице результатов. В списке Поле диалогового окна Добавление условия перечислены все поля всех активных таблиц, в том числе и поля, не импортированные на рабочий лист Excel. Исключение из таблицы результатов дубликатов значений Для того чтобы исключить из таблицы результатов дубликаты значений, выберите в меню Вид (View) команду Свойства запроса (Query Properties) и в одноименном диалоговом окне установите флажок Только уникальные значения (Unique Values Only). Это можно сделать как перед созданием фильтра, так и после.

Непосредственная работа с Microsoft Query ♦ 867

Сравнение полей Условия сравнения позволяют сравнивать значение одного поля со значением другого поля. Это делается следующим образом: в диалоговом окне Добавление условия (рис. 29.30) в раскрывающемся списке Поле выберите имя одного из сравниваемых полей. Затем из раскрывающегося списка Оператор выберите необходимый оператор сравнения. И наконец, в поле Значение укажите имя второго из сравниваемых полей аналогично рис. 29.31. Здесь обратите внимание на нетипичное использование поля Значение, в котором в роли «значения» выступает имя поля.

Рис. 29.31. Это условие позволяет отобрать записи, в которых значение поля НаСкладе меньше значения поля Ожидается

Режим выполнения запроса По умолчанию Microsoft Query обновляет таблицу результатов каждый раз при добавлении нового поля в область данных, при изменении порядка расположения полей в области данных, порядка сортировки или условий отбора записей. В ответ на эти действия Query создает и выполняет новую инструкцию SQL (которую можно увидеть, нажав кнопку Режим SQL (View SQL) на панели инструментов), представляющую запрос. Если источник данных очень большой или сеть достаточно загружена потоками информации, при использовании режима автоматического выполнения запроса могут возникать заметные задержки. Поэтому часто имеет смысл отключить этот режим и инициировать запросы только по требованию. Чтобы определить, включен ли режим автоматического выполнения запроса, достаточно взглянуть на кнопку Автоматический режим (Auto Query) на панели инструментов. Если кнопка выглядит нажатой, значит, режим активен. Для его отключения достаточно

868 ♦ Глава 29. Работа с внешними данными

нажать (то есть отжать) кнопку Автоматический режим или выбрать одноименную команду в меню Записи (Records). Чтобы выполнить текущий запрос по требованию, нажмите кнопку Выполнить запрос (Query Now) или воспользуйтесь командой Выполнить запрос меню Записи.

Вычисление итогов К результирующей таблице, вставленной в рабочий лист Excel, применимы все те же средства анализа, что и для обычных списков и диапазонов. Но некоторые действия бывает лучше произвести заранее, прямо в Microsoft Query. В частности, вычислить различные итоговые значения и использовать их при создании фильтров. Query рассматривает все вычисления как итоги, хотя суммирование значений — это лишь одна из предлагаемых программой возможностей. Другими общими для всех драйверов баз данных итоговыми функциями являются Среднее (AVG), Число (COUNT), Минимум (MIN) и Максимум (МАХ). Некоторые драйверы поддерживают дополнительные итоговые функции. Кнопка Цикл по групповым операциям Итоговые вычисления можно выполнить с помощью кнопки Цикл по групповым операциям (Cycle Through Totals) на панели инструментов Query. Например, для того чтобы вычислить сумму всех значений поля Ожидается, необходимо проделать следующие действия: 1. Включите в область данных только поле Ожидается и удалите все условия из области условий. 2. Выделите столбец Ожидается и нажмите кнопку Цикл по групповым операциям. Как показано на рис. 29.32, Query отображает в области данных общую сумму значений по полю Ожидается. Если в предыдущем примере нажать кнопку Цикл по групповым операциям еще раз, итоговой станет функция Среднее, а в области данных вместо суммы будет выведено среднее арифметическое значений поля Ожидается. Последовательное нажатие этой кнопки циклически меняет итоговую функцию, пока не возвратит таблицу результатов к первоначальному состоянию. ПРИМЕЧАНИЕ-----------------------------------------------------------------------------------------Для некоторых типов полей доступны не все итоговые функции.

Использование команд меню Помимо кнопки на панели инструментов в вашем распоряжении имеется команда Изменить столбец (Edit Column ) меню Записи (Records). Выберите эту команду и после открытия диалогового окна Изменение столбца (Edit Column) укажите нужную функцию в раскрывающемся списке Групповая операция (Total), как показано на рис. 29.33.

Непосредственная работа с Microsoft Query ♦ 869

Рис. 29.32. Результат подсчета суммы значений по полю Ожидается с помощью кнопки Цикл по групповым операциям

Рис. 29.33. Для выполнения вычислений в таблице результатов можно вместо кнопки Цикл по групповым операциям использовать команду Изменить столбец

Вычисление итогов для групп записей Кроме общих итогов можно также вычислить итоги для групп записей. Например, если нужно узнать, сколько единиц товара заказано поставщикам, вам потребуется сделать следующее: 1. В области данных выведите столбец Название, а за ним — столбец Ожидается. 2. Выделите столбец Ожидается и нажмите кнопку Цикл по групповым операциям на панели инструментов Query. Как видно из рис. 29.34, здесь Query выводит для каждого поставщика одну запись с полем для суммы всех единиц товара.

870 ♦ Глава 29. Работа с внешними данными

Рис. 29.34. Пример вычисления итогов для групп записей

Использование нескольких итоговых полей Вы вправе добавить в таблицу результатов любое число итоговых полей. Для того чтобы вывести одновременно и сумму, и среднее арифметическое ноля, просто дважды перетащите заголовок поля в область данных. Затем для каждой копии поля с помощью кнопки Цикл по групповым операциям задайте желаемую итоговую функцию. Фильтрация по вычисляемым полям Поле, для которого выполняются некоторые вычисления, называется вычисляемым полем. Несмотря па их производный характер, такие поля не запрещается использовать при создании фильтров. Для того чтобы создать фильтр по вычисляемому полю, в диалоговом окне Добавление условия выберите нужную итоговую функцию (если вы создаете фильтр непосредственно в области условий, введите имя функции и заключите имя поля в круглые скобки). На рис. 29.35 показано заполненное диалоговое окно Добавление условия для фильтра, возвращающего записи о поставщиках, для которых оговорен объем заказов не ниже 20 единиц товара.

Создание запроса с параметрами Запрос с параметрами содержит условия отбора, значения в которых задаются оператором во время выполнения запроса. Чтобы создать запрос с параметрами, сначала выключите автоматическое выполнение запроса с помощью кнопки Автоматическое

Непосредственная работа с Microsoft Query ♦ 871

выполнение (Auto Query) на панели инструментов Query. Затем с помощью диалогового окна Добавление условия или прямо в области условий оформите условие, но вместо конкретного значения введите текст подсказки (приглашения), заключенный в квадратные скобки. (Подсказка не обязана быть идентичной имени поля, но может содержать это имя.) По ходу выполнения запроса пользователь увидит диалоговое окно с текстом подсказки. Ограничений на число параметров запроса нет. На рис. 29.36 показан пример запроса с параметрами.

Рис. 29.35. Мы получили выборку из поставщиков, у которых заказано не меньше 20 единиц товара

Сохранение запроса Чтобы сохранить определение запроса в файле .DQY, в меню Файл (File) выберите команду Сохранить запрос (Save Query) и затем введите имя файла в открывшемся диалоговом окне. Этот шаг не является обязательным. Если вы не сохраните запрос, вы все равно сможете обновлять его из диапазона внешних данных, который он создаст в листе Excel. Но такой запрос нельзя будет использовать снова в любом другом .листе.

Передача таблицы результатов в Microsoft Excel Чтобы передать таблицу результатов в Excel для последующей работы с ней, в меню Файл выберите команду Вернуть данные в Microsoft Excel (Return Data To Microsoft Excel). Появится диалоговое окно Импорт данных (Import Data) (см. рис. 29.15), в котором вы должны указать, куда следует поместить содержимое таблицы.

872 ♦ Глава 29. Работа с внешними данными

Рис. 29.36. Создаваемый запрос при своем исполнении будет запрашивать пользователя ввести марку товара

Извлечение информации из Интернета с помощью вебзапросов Веб-запросы позволяют извлекать из Интернета или корпоративной сети вашей организации такую специфическую информацию, как биржевые котировки, результаты спортивных соревнований или текущие данные продаж товаров вашей фирмы. Вебзапросы в состоянии запрашивать вас, какая именно информация вам нужна, или при каждом своем выполнении предоставлять одну и ту же информацию. Вместе с Excel 2003 поставляются учебные запросы, с которыми мы рекомендуем вам потренироваться. Графический интерфейс Excel позволяет создавать запросы путем простого указания на нужные данные. Вам предоставляется возможность обновлять запрос регулярно или в заданные моменты времени, а также сохранять запрос в файле .IQY для использования в других рабочих листах Excel. Заметьте: для построения запроса к веб-странице вам совсем не обязательно знать ее структуру!

Использование готового веб-запроса Чтобы запустить на выполнение существующий веб-запрос (например, один из тех, что включены в комплект Excel или созданы кем-либо из пользователей),

Извлечение информации из Интернета с помощью веб-запросов ♦ 873

выберите команду меню Данные ► Импорт внешних данных ► Импортировать данные (Data ► Import External Data ► Import Data) и откройте один из файлов с расширением IQY, перечисленных в списке. Появится диалоговое окно Импорт данных (Import Data), в котором следует указать, куда производить импорт данных. Если кнопка Параметры (Parameters) доступна, то, нажав ее, вы попадете в диалоговое окно, аналогичное представленному на рис. 29.37.

Рис. 29.37. В этом диалоговом окне вы можете выбрать способ получения значения параметра веб-запросом

Для того чтобы задать параметр с помощью этого диалогового окна, установите переключатель в среднее положение и введите значение параметра либо нажмите третью кнопку переключателя и укажите диапазон листа со значениями параметра. Если диапазон содержит более одной ячейки, Excel будет выбирать значения, двигаясь по нему вправо и затем вниз. В случае использования диапазонов, содержащих значения параметров веб-запроса, вы можете также установить флажок Автоматически обновлять при изменении значения ячейки (Refresh Automatically When Cell Value Changes), чтобы запрос автоматически подстраивался под содержимое диапазона. Некоторые запросы являются многопараметрическими, и имена параметров отображаются в левой части диалогового окна. В таком случае выберите параметр в списке слева, прочитайте информацию справа в самом верхнем поле, введите соответствующие значения или укажите диапазон, затем перейдите в списке к следующему параметру и т. д. На рис. 29.38 показаны данные, полученные в результате выполнения одного из вебзапросов, включенных в комплект поставки Excel 2003. Обратите внимание на то, что этот запрос наряду с привычными данными возвратил гиперссылки. Вы можете щелкнуть на любой гиперссылке, чтобы получить дополнительную информацию, размещенную на другой странице сайта MSN MoneyCentral.

874 ♦ Глава 29. Работа с внешними данными

Рис. 29.38. В данных, полученных в результате этого веб-запроса, содержатся гиперссылки на сайт MSN MoneyCentral

Создание веб-запроса В Excel веб-запросы создаются тремя способами: ► с помощью команды Данные ► Импорт внешних данных ► Создать веб-запрос (Data ► Import External Data ► New Web Query); ► копированием и вставкой данных из браузера; ► командой Экспорт в Microsoft Excel (Export To Microsoft Excel). Команда Создать веб-запрос Для того чтобы сформулировать запрос с помощью команды Создать веб-запрос, выполните следующие действия: 1. Выберите команду Данные ► Импорт внешних данных ► Создать веб-запрос. На экране появится форма Создание веб-запроса (New Web Query), представленная на рис. 29.39. Данная форма — не что иное, как урезанный браузер, и изначально на нем отображается ваша домашняя страница. 2. Если вы знаете URL ресурса, к которому намереваетесь обратиться с запросом, введите его с клавиатуры или вставьте в поле Адрес (к сожалению, в этой форме отсутствует меню Избранное (Favorites)). 3. Нажмите кнопку Пуск (Go). Теперь в окно формы загрузится страница сайта, адрес которого вы указали на предыдущем шаге. На рис. 29.40 показано окно формы Создание веб-запроса с отображенной по требованию веб-страницей.

Извлечение информации из Интернета с помощью веб-запросов ♦ 875

Рис. 29.39. Форма Создание веб-запроса представляет собой специальный браузер

Рис. 29.40. Так выглядит в форме Создание веб-запроса интересующий нас сайт

876 ♦ Глава 29. Работа с внешними данными

У левой границы окна находятся желтые значки со стрелками, указывающие на начало секции сайта, которую можно импортировать в Excel. Если подвести курсор к одному из этих значков, весь фрагмент будет заключен в прямоугольник с утолщенной границей. Для импорта конкретной секции выберите соответствующий значок. И конечно, никто не запрещает вам выбрать все значки сразу. Сохранение запроса и задание параметров форматирования

После того как импортируемые данные выделены, самое время нажать кнопку Импорт (Import), что приведет непосредственно к созданию запроса. Однако перед этим вы, возможно, захотите сохранить запрос или поработать с его параметрами. Для того чтобы сохранить запрос в его текущей форме, щелкните на значке Сохранить запрос (Save Query) слева от кнопки Параметры (Options) в окне формы. Для доступа к параметрам запроса нажмите кнопку Параметры. На рис. 29.41 представлено диалоговое окно Настройка веб-запроса (Web Query Options).

Рис. 29.41. Это диалоговое окно позволяет задавать различные параметры веб-запроса, в частности уровень сложности форматирования данных, импортируемых в Excel

Установите переключатель Формат (Formatting) в положение Нет (None), если хотите импортировать данные как простой текст. Если нужно проигнорировать гиперссылки и некоторые другие элементы форматирования, выберите вариант Только формат RTF (Rich Text Formatting Only). Если же вы хотите сохранить исходное форматирование в максимальной степени, выберите вариант Полностью формат HTML (Full HTML Formatting). На рис. 29.42 представлен результат запроса к сайту с поддержкой оригинального формата HTML. Данные этого запроса содержат гиперссылки. Если выбранные вами параметры запроса приведут к не удовлетворяющему вас результату, вы всегда можете изменить форматирование и повторить запрос. Для этого выберите команду Данные ► Импорт внешних данных ► Изменить запрос (Data ► Import External Data ► Edit Query). Тем самым вы окажетесь в окне формы

Извлечение информации из Интернета с помощью веб-запросов ♦ 877

Изменение веб-запроса (Edit Web Query), которая отличается от формы Создание веб-запроса только заголовком. Для того чтобы изменить настройки запроса, нажмите кнопку Параметры (Options) в этой форме.

Рис. 29.42. Так выглядит фрагмент веб-страницы, импортированный с параметром Полный формат HTML

Копирование и вставка данных из браузера Метод создания веб-запросов, описанный ранее, хорош в том случае, если вы начинаете создание запроса в Excel и знаете адрес ресурса, к которому будете обращаться с запросом. Однако у вас есть также возможность начать процесс создания запроса прямо в браузере. Выделите нужные данные, скопируйте их при помощи комбинации клавиш Ctrl+C, а затем создайте в Excel новый рабочий лист и вставьте скопированную информацию, нажав клавиши Ctrl+V. В правом нижнем углу вставленного диапазона появится значок смарт-тега. Откройте его меню, показанное на рисунке, и выберите команду Создать обновляемый веб-запрос (Create Refreshable Web Query). Вставленные данные отобразятся в форме Создание веб-запроса, и вы сможете произвести необходимые настройки вашего запроса.

878 ♦ Глава 29. Работа с внешними данными

Экспорт в Microsoft Excel из браузера Internet Explorer Если в качестве браузера-используется Internet Explorer, запрос легко инициировать, щелкнув правой кнопкой мыши на веб-странице и выбрав в появившемся меню пункт Экспорт в Microsoft Excel (Export To Microsoft Excel). (Если эта команда отсутствует в меню, вероятно, в данной веб-странице уже что-то выделено. Снимите это выделение и повторите попытку.) Выполнение команды приводит к запуску отдельного экземпляра Excel во избежание потерь текущей рабочей информации. Если ваш щелчок пришелся на объект, который Internet Explorer распознает как HTML-таблицу, эта таблица будет импортирована прямо по адресу Лист1!А1 как новый веб-запрос. В противном случае на экране появится форма Создание веб-запроса.

Глава 30.Анализ данных при помощи сводных таблиц • Знакомьтесь: сводная таблица • Создание сводной таблицы • Реорганизация сводной таблицы • Создание сводной диаграммы • Обновление сводной таблицы • Форматирование сводной таблицы • Сортировка элементов • Отображение и скрытие элементов внутреннего поля • Группировка данных • Общие и промежуточные итоги • Вычисления в сводных таблицах • Построение сводной таблицы на внешних данных • Построение сводной таблицы на основе другой сводной таблицы • Печать сводных таблиц • Веб-компонент Сводная таблица

Сводная таблица является аналитическим инструментом, позволяющим суммировать информацию из полей списка Excel, нескольких диапазонов консолидации, реляционной базы данных или куба OLAP. При создании сводной таблицы вы можете задать нужные поля, способ организации (макет) таблицы и тип выполняемых вычислений. После построения таблицы можно изменить ее расположение для просмотра данных под другим углом зрения. Именно свобода изменения ориентации таблицы, например транспонирование заголовков столбцов в заголовки строк и наоборот, дала сводной таблице (pivot table) ее название и сделала ее мощным аналитическим средством. Сводная таблица связана с исходными данными, и для нее поддерживается автоматическое обновление (пересчет) через заданные интервалы времени. Выбор, как обновлять данные — автоматически или по требованию, — также во власти пользователя.

Знакомьтесь: сводная таблица На рис. 30.1 показан список, содержащий информацию о продажах для небольшой издательской фирмы. Список упорядочен по годам, кварталам, номерам в каталоге, каналам распространения, количеству проданных книг и полученным от продажи средствам. В нем приведены данные за восемь кварталов (2002 и 2003 годы), и фирма использует три канала распространения — внутри страны, международный и заказ по почте. С помощью Мастера сводных таблиц и диаграмм мы можем быстро преобразовать этот «плоский» список в таблицу, которую легко просматривать и анализировать. Один из вариантов допустимого расположения данных в такой таблице продемонстрирован на рис. 30.2.

Рис. 30.1. Не так просто увидеть последнюю строку в плоском списке, подобном этому. Но Мастер сводных таблиц и диаграмм поможет исправить положение

Знакомьтесь: сводная таблица ♦ 881

Рис. 30.2. Эта сводная таблица представляет итоговый обзор информации исходного списка

Здесь поля Год и Квартал расположены по оси столбцов таблицы, а поля Инв. № и Канал — по оси строк. В таблице выводятся итоги продаж для каждого пересечения столбца и строки. Ячейка Нб, например, показывает отсутствие прибыли в первом квартале 2003 года для книги с регистрационным номером 23534, распространяемой внутри страны. Величина -488 означает, что возврат книг за этот период времени по данному каналу распространения превысил объем продаж. Excel дополнительно выводит окно, содержащее список полей сводной таблицы. На рис. 30.2 этот список включает в себя шесть полей. Чтобы перестроить таблицу, достаточно перетащить значки полей на другие места. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Если присутствие списка полей сводной таблицы на экране мешает вашей работе, закройте его, щелкнув на кнопке Закрыть. Для того чтобы восстановить список, щелкните на кнопке Отобразить список полей (Show Field List) на панели инструментов Сводные таблицы.

В строках 9, 13, 17 и 21 на рис. 30.2 отображаются промежуточные итоги для различных элементов поля Инв. №. Столбец G содержит промежуточные итоги для четырех кварталов 2002 года. За границами рисунка находятся дополнительные промежуточные результаты, а самые крайние строка и столбец сводной таблицы отведены под общие итоги. Так, если прокрутить таблицу с рис. 30.2 к нижней ячейке столбца С, мы узнаем итоги продаж за первый квартал 2002 года по всем изданиям и для всех каналов распространения. Мастер сводных таблиц и диаграмм генерирует эти

882 ♦ Глава 30. Анализ данных при помощи сводных таблиц

промежуточные и общие итоги автоматически, если вы специально не укажете обратное. Сводная таблица, показанная на рис. 30.2, позволяет легко найти практически любую информацию, содержащуюся в исходном списке. Единственное, что не выводится, — это число проданных книг. При желании мы могли бы несколько усложнить таблицу, чтобы представить эту информацию. Предположим, что нам не нужна слишком детальная информация. Сводная таблица легко справится и с этим желанием. Рисунок 30.3 — один из многих вариантов представления той же таблицы, где внимание акцентируется на конкретном срезе данных. Здесь мы транспонировали поле Канал с оси строк на ось столбцов и переместили поля Год и Квартал на ось страниц. Таким образом мы можем Отфильтровать данные для конкретного года и квартала. Если требуется просмотреть различные временные периоды, достаточно выбрать нужные значения в раскрывающихся списках рядом с заголовками полей Год и Квартал.

Рис. 30.3. Сводная таблица также позволяет акцентировать внимание на конкретном срезе данных

Создание сводной таблицы Сводные таблицы создаются на основе данных четырех типов источников: ► списка Excel; ► внешнего источника данных;

Создание сводной таблицы ♦ 883

► нескольких диапазонов консолидации (отдельных списков Excel, которые Мастер сводных таблиц и диаграмм объединяет при построении сводной таблицы); ► другой сводной таблицы. В примере, который мы рассмотрим далее, мы создадим сводную таблицу из списка Excel, показанного на рис. 30.1.

Запуск Мастера сводных таблиц и диаграмм Чтобы приступить к созданию сводной таблицы, выделите ячейку в списке, на основе которого вы хотите создать таблицу. Затем выберите в меню Данные (Data) команду Сводная таблица (PivotTable And PivotChart Report). Excel запускает Мастер сводных таблиц и диаграмм. Этот мастер будет сопровождать вас в процессе создания таблицы, подразделяемом на перечисленные ниже шаги. 1. Задание типа источника данных и вида создаваемого отчета. 2. Указание местонахождения исходных данных. 3. Указание места размещения таблицы. Когда означенные шаги будут выполнены, с помощью окна Список полей сводной таблицы (PivotTable Field List) можно задать поля, которые должны присутствовать в таблице, способ ее организации и производимые над ней вычисления.

Шаг 1: задание типа источника данных Первое диалоговое окно Мастера сводных таблиц и диаграмм представлено на рис. 30.4.

Рис. 30.4. Мастер сводных таблиц и диаграмм может работать с четырьмя типами источников данных

Посмотрите на рисунок в левой части окна. В окне только два переключателя, но, чтобы вы

случайно не ошиблись, при выборе варианта Во внешнем источнике данных (External

884 ♦ Глава 30. Анализ данных при помощи сводных таблиц

Data Source) здесь появится изображение ЭВМ, передающей данные на терминал. А если вы установите переключатель в положение В другой сводной таблице или сводной диаграмме, вместо таблицы на рисунке появится изображение диаграммы.

Шаг 2: указание местонахождения исходных данных После выбора типа источника данных нажмите кнопку Далее (Next). Мастер сводных таблиц и диаграмм откроет свое второе диалоговое окно, предлагающее указать место, где находятся исходные данные. Если источником данных является список Excel и перед выбором команды Сводная таблица вы выделили только одну ячейку в этом списке, мастер самостоятельно заполнит это окно, и от вас потребуется только подтверждение. Вид второго диалогового окна Мастера сводных таблиц и диаграмм для случаев, когда источником данных служит список Excel, представлен на рис. 30.5.

Рис. 30.5. Если источником данных является список Excel, подтвердите или укажите его местонахождение в этом диалоговом окне

Если источником данных является список Excel, в начале каждого столбца списка должно находиться уникальное имя поля. Если исходный список находится в закрытой книге Excel, нажмите кнопку Обзор (Browse).

Шаг 3: указание места для размещения таблицы В последнем диалоговом окне мастера, показанном на рис. 30.6, укажите место, где вы хотите расположить сводную таблицу.

Рис. 30.6. Чтобы поместить сводную таблицу на существующий рабочий лист, введите имя диапазона или ссылку в текстовое поле

Создание сводной таблицы ♦ 885

Чтобы поместить таблицу на новый рабочий лист (самый безопасный выбор), установите переключатель в положение Новый лист (New Worksheet). В противном случае выберите вариант Существующий лист (Existing Worksheet) и введите имя диапазона или ссылку. Перед нажатием кнопки Готово (Finish) вы можете щелкнуть на кнопке Параметры (Options) и в диалоговом окне Параметры сводной таблицы (PivotTable Options) задать некоторые параметры сводной таблицы, например указать интервал времени для автоматического обновления таблицы. Но в это диалоговое окно вы всегда вправе вернуться и позднее. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------После создания сводной таблицы ее легко переместить в другое место. Для этого выделите в таблице любую ячейку и в меню Данные выберите команду Сводная таблица. Затем установите переключатель в одно из положений: Новый лист или Существующий лист и укажите в текстовом поле имя диапазона или его адрес. РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ ------------------------------------------------------------------------------Иногда при нажатии кнопки Готово в последнем окне Мастера сводных таблиц и диаграмм на экране появляется сообщение о недостаточном количестве памяти. Если в сводной таблице используется запрос к внешним данным, создайте ее заново, но, перед тем как щелкнуть на кнопке Готово, нажмите кнопку Параметры и установите флажок Оптимизировать память (Optimize Memory). Если ошибка повторится, создайте сводную таблицу еще раз и на последнем шаге щелкните на кнопке Макет (Layout). Перетащите одно или несколько полей в область страниц, а затем дважды щелкните на заголовке одного из полей. В диалоговом окне Вычисление поля сводной таблицы (PivotTable Field) нажмите кнопку Дополнительно (Advanced) и затем установите переключатель в положение Обновлять внешние данные при выборе каждого элемента (Query External Data Source As You Select Each Page Field Item). Если и эти действия не приведут к успеху, упростите вашу таблицу, уменьшив число полей или задав дополнительные условия отбора для снижения числа импортируемых записей1.

Задание начальной структуры таблицы Когда вы нажмете кнопку Готово в последнем диалоговом окне мастера, Excel отобразит на рабочем листе пустой макет таблицы, как показано на рис. 30.7. Кроме того, на экран будет выведено окно Список полей сводной таблицы (PivotTable Field List). Вы можете задать начальную структуру сводной таблицы, перетаскивая заголовки полей из этого списка в подходящие области макета. Чтобы повторить создание сводной таблицы, подготовленной нами в качестве примера (см. рис. 30.2), перетащите заголовки полей Инв.№ и Канал в область строк (с надписью Перетащите сюда поля строк), заголовки полей Год и Квартал —

_____________________________ 1

Microsoft рекомендует сразу поступать именно таким образом, если, конечно, нельзя высвободить дисковую память. Поскольку создаваемый вопрос временно помещается на жесткий диск, необходимо иметь хотя бы 3-5 Мбайт свободного места. Вообще говоря, все параметры сводной таблицы ограничены объемом оперативной (виртуальной) памяти (число строк, столбцов, полей данных, формул). Единственное фиксированное ограничение — на число уникальных элементов в поле — 32 500. — Примеч. ред.

886 ♦ Глава 30. Анализ данных при помощи сводных таблиц

в область столбцов (с надписью Перетащите сюда поля столбцов), заголовок Получено — в область данных (с надписью Перетащите сюда элементы данных). Область страниц (с надписью Перетащите сюда поля страниц) останется пустой, поскольку ось страниц не используется в нашей сводной таблице.

Рис. 30.7. Задание начальной структуры сводной таблицы

Количество полей в каждой области макета не ограничено1. Чтобы удалить поле, перетащите его заголовок за пределы макета. СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------------------------------В меню кнопки Сводная таблица, расположенной на панели инструментов Сводные таблицы, содержатся команды, недоступные через меню Данные. Во время работы со сводной таблицей удобно держать панель инструментов на экране, чтобы иметь возможность обращаться к этим командам. Однако если вы не хотите, чтобы панель инструментов заслоняла вашу рабочую область, закройте ее, а для доступа к командам используйте контекстное меню любой ячейки сводной таблицы.

Реорганизация сводной таблицы Чтобы реорганизовать сводную таблицу, просто перетащите один или несколько заголовков полей. Например, чтобы переместить поле с оси столбцов на ось строк, достаточно перетащить его заголовок из области столбцов в область строк. __________________________ 1

Для области данных и страниц есть ограничение — 256. — Примеч. ред.

Реорганизация сводной таблицы ♦ 887

Кроме транспонирования строк и столбцов можно также изменять порядок отображения полей по оси столбцов или строк сводной таблицы. Таким образом мы теперь поместили поле Канал слева от Инв.№. Как показано на рис. 30.8, элементы поля Инв.№ теперь группируются по каналам распространения, а промежуточные итоги подводятся по каждому каналу.

Рис. 30.8. Поместив поле Канал левее поля Инв. №, мы изменили порядок вывода информации по оси строк СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------------------------------Когда вы перетаскиваете заголовок поля внутри одной оси, Excel может не понять ваших намерений, если вы не отпустите заголовок точно в нужном месте. Команды перемещения по осям, расположенные в подменю Порядок (Order) меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы, не дадут вам ошибиться.

Использование оси страниц Если поле находится на оси строк или столбцов, все элементы этого поля доступны для просмотра только с помощью полос прокрутки. На оси страниц одновременно отображается только один элемент поля. Так, на рис. 30.3 виден только один элемент 2002 поля Год и элемент 1 поля Квартал. Чтобы отобразить другое значение, нужно выбрать его в раскрывающемся списке поля. Выбирая поочередно элементы в списке, вы можете просмотреть двухмерные срезы данных для каждого значения поля, размещенного на оси страниц.

888 ♦ Глава 30. Анализ данных при помощи сводных таблиц

Отображение итогов для поля страницы Первым пунктом каждого раскрывающегося списка поля страницы является элемент Все (All). Выбор этого пункта позволяет вывести на экран итоговые значения для каждого поля, «нанизанного» на ось страниц. На рис. 30.9 представлен результат выбора элемента Все для полей Год и Квартал в сводной таблице, ранее показанной на рис. 30.3.

Рис. 30.9. Выберите элемент (Все) в раскрывающемся списке поля, чтобы отобразить итоговые значения для этого поля

Перемещение элементов поля страницы на отдельные листы книги Даже если сводная таблица содержит ось страниц, вся таблица хранится на одном листе книги. Команда Отобразить страницы (Show Pages) позволяет создать ряд связанных сводных таблиц, каждая из которых будет отображать один элемент поля страницы. Эта команда находится в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы.

Скрытие элементов на осях строк и столбцов Первоначально после размещения поля на оси строк или столбцов в сводной таблице отображаются все, элементы этого поля. Например, на рис. 30.9 по оси столбцов показаны все три канала распространения, а по оси строк выводятся все идентификационные номера. Вы вправе щелкнуть на стрелке раскрывающегося списка справа от заголовка

Создание сводной диаграммы ♦ 889

поля и снять флажки для тех элементов, которые хотите скрыть. Для ограничения количества отображаемых элементов поля можно также использовать значения данных. Дополнительную информацию об отображении элементов см. в разделе «Отображение наибольших или наименьших элементов поля».

Создание сводной диаграммы Для того чтобы создать сводную диаграмму, следует установить соответствующий переключатель в первом окне Мастера сводных таблиц и диаграмм (см. рис. 30.4). Сводную диаграмму можно также создать после построения сводной таблицы. Для этого выделите любую ячейку в таблице и нажмите кнопку Мастер диаграмм (Chart Wizard) на панели инструментов Сводные таблицы. В первом случае Excel создает диаграмму одновременно со сводной таблицей, а во втором — диаграмму на основе текущей таблицы. В любом случае таблица и диаграмма являются связанными объектами. Изменения в одном сразу же отражаются в другом. На рис. 30.10 показана сводная диаграмма, связанная с таблицей, представленной на рис. 30.9. Обратите внимание, что поля страниц отображаются в левом верхнем углу диаграммы, а поля строк и столбцов представлены в диаграмме в виде оси категорий и оси значений соответственно.

Рис. 30.10. Эта диаграмма связана со сводной таблицей, показанной на рис. 30.9

890 ♦ Глава 30. Анализ данных при помощи сводных таблиц

Вы можете перестроить сводную диаграмму точно так же, как и таблицу, перетаскивая заголовки полей с одной оси на другую. И поскольку таблица и диаграмма связаны, реорганизация сводной таблицы также приводит к перестройке диаграммы. Чтобы добавить поле, перетащите его заголовок из списка полей сводной таблицы. Для удаления поля достаточно перетащить его заголовок за пределы диаграммы. Чтобы отобразить только определенные элементы поля, выберите их в раскрывающемся списке этого поля. Обратите внимание, что, хотя в сводной диаграмме с рис. 30.10 отображаются одно поле по оси категорий и одно поле по оси значений, вы вправе показать одновременно несколько полей. На рис. 30.11 представлена та же самая диаграмма, но перестроенная таким образом, чтобы отобразить оба поля Канал и Инв. № по оси категорий и оба поля Год и Квартал по оси значений.

Обновление сводной таблицы Хотя сводная таблица связана с исходными данными, она не обновляется автоматически при их изменении. Чтобы обновить сводную таблицу, выделите в ней любую ячейку и затем в меню Данные выберите команду Обновить данные (Refresh External Data) или нажмите одноименную кнопку на панели инструментов Сводные таблицы.

Рис. 30.11. Мы перестроили сводную диаграмму, перетащив заголовки полей

Форматирование сводной таблицы ♦ 891

Обновление таблицы при открытии файла Чтобы при каждом открытии книги, в которой находится сводная таблица, эта таблица автоматически обновлялась, выберите команду Параметры таблицы (Table Options) в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы. Затем в окне Параметры сводной таблицы (PivotTable Options) установите флажок Обновить при открытии (Refresh On Open). Если данные в таблицу попадают с помощью запроса к внешнему источнику, занимающего достаточно много времени, флажок Обновить при открытии лучше снять.

Выделение элементов сводной таблицы Для того чтобы выделить ячейку сводной таблицы, просто щелкните на ней (предварительно убедившись, что указатель мыши имеет вид утолщенного белого крестика). Но если вы хотите, чтобы наряду с элементом поля были также выделены все экземпляры этого элемента и связанные с ними данные, следует подвести указатель к границе элемента и, когда указатель примет вид маленькой черной стрелки, щелкнуть. Например, если в таблице, представленной на рис. 30.2, подвести указатель мыши к границе ячейки В6 с заголовком Внутри страны и щелкнуть один раз, в выделение будут включены все заголовки Внутри страны (то есть ячейки В6, B10, B14 и т. д.) и все данные, относящиеся к этим заголовкам. Второй щелчок в этом же месте выделит только заголовок Внутри страны в ячейке В6 и его данные (ячейки С6:М6). На самом деле объяснения к данной операции выглядят сложнее, чем сама операция. При выделении элементов следует руководствоваться тремя основными правилами: 1. Для выделения самой ячейки достаточно простого щелчка на ней. 2. При «структурном» выделении (то есть всех экземпляров элемента вместе) подведите указатель к границе элемента и щелкните в тот момент, когда указатель примет вид маленькой черной стрелки. При этом для «структурного» выделения по строкам следует подвести курсор к левой границе элемента строки, а для выделения по столбцам — к верхней границе элемента столбца. 3. Для того чтобы выделить только элемент с относящимися к нему данными, щелкните еще раз.

Форматирование сводной таблицы Изменение внешнего вида ячеек сводной таблицы выполняется стандартными приемами форматирования. Excel сохранит ваше форматирование после обновления или реорганизации таблицы при условии, что вы не сняли флажок Сохранять форматирование (Preserve Formatting) в диалоговом окне Параметры сводной таблицы (PivotTable Options). Чтобы примененные вами форматы не терялись при обновлении или реорганизации таблицы, выберите в меню Сводная таблица команду

892 ♦ Глава 30. Анализ данных при помощи сводных таблиц

Параметры таблицы (Table Options) и затем в диалоговом окне Параметры сводной таблицы установите флажок Сохранять форматирование.

Автоформатирование сводной таблицы Excel предоставляет 21 встроенный формат для сводных таблиц. Чтобы применить автоформат, выделите любую ячейку в сводной таблице и нажмите кнопку Формат отчета (Format Report) на панели инструментов Сводные таблицы (или выберите одноименную команду в меню Сводная таблица). Затем в появившемся диалоговом окне Автоформат (AutoFormat) укажите подходящий формат таблицы. Для того чтобы удалить автоформатирование из таблицы, откройте диалоговое окно Автоформат и выберите вариант Нет (None) — последний элемент в этом окне.

Применение числовых форматов Для того чтобы изменить представление чисел в области данных сводной таблицы, выделите любую ячейку в области данных и нажмите кнопку Параметры поля (Field Settings) на панели инструментов Сводные таблицы (или выберите одноименную команду в меню Сводная таблица). В появившемся диалоговом окне Вычисление поля сводной таблицы (PivotTable Field), представленном на рис. 30.12, нажмите кнопку Формат (Number) и выберите из списка нужный вам формат. Если область данных содержит несколько полей, вы должны форматировать каждое поле отдельно.

Рис. 30.12. Нажмите кнопку Формат в диалоговом окне Вычисление поля сводной таблицы, чтобы применить числовой формат ко всем значениям поля данных

Отображение пустых ячеек Обычно в ячейках сводной таблицы, для которых отсутствуют данные, отображаются «пустые» значения. Например, если бы в исходном списке (см. рис. 30.1) ячейка F2 была незаполненной, то ячейка С8 в сводной таблице на рис. 30.2 также оказалась бы пустой из-за отсутствия данных. Поскольку пустые значения мало-информативны, при желании вы можете отображать 0 или некоторое текстовое значение в таких ячейках. Для этого выполните следующие действия:

Форматирование сводной таблицы ♦ 893

1. Выделите в сводной таблице любую ячейку. 2. В меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы выберите команду Параметры таблицы (Table Options). 3. В диалоговом окне Параметры сводной таблицы убедитесь, что установлен флажок Для пустых ячеек отображать (For Empty Cells,Show). Затем в соседнем поле введите 0 или другое значение.

Отображение значений ошибки Как вы уже знаете, если формула ссылается на ячейку, содержащую значение ошибки, она возвращает ту же самую ошибку. То есть, например, формула, обращающаяся к ячейке со значением #Н/Д, возвращает #Н/Д. То же самое обычно верно и для сводных таблиц. Ошибки в исходных данных порождают те же самые ошибки в сводной таблице. Оставив в стороне полезность этого действия, заметим, что Excel может заменить ошибочные значения в сводной таблице «пустыми» или текстовыми значениями. Чтобы изменить способ отображения значений ошибки в сводной таблице, выполните следующие действия: 1. Выделите в сводной таблице любую ячейку. 2. Выберите команду Параметры таблицы в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы. 3. В диалоговом окне Параметры сводной таблицы установите флажок Для ошибок отображать (For Error Values, Show). Чтобы значения ошибки генерировали пустые ячейки, оставьте соседнее поле пустым. Если вы хотите на месте сообщений об ошибках видеть что-то более информативное, введите в это поле значимый текст.

Центрирование надписей На рис. 30.13 показана та же самая сводная таблица, что и на рис. 30,2, но в ней надписи внешних полей отцентрированы относительно (или слева) соответствующих надписей внутренних полей. Так, номера по каталогу в столбце А отцентрированы по вертикали по отношению к каналам распространения, отображаемым в столбце В, а годы в строке 5 отцентрированы по горизонтали над номерами кварталов, расположенными в строке 6. Чтобы получить такой эффект, выберите команду Параметры таблицы в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы и затем в диалоговом окне Параметры сводной таблицы установите флажок Объединять ячейки заголовков (Merge Labels)

Использование нескольких полей данных Если в область данных сводной таблицы добавить второе поле, Excel выведет промежуточные итоги для каждого поля. На рис. 30.14 показана сводная таблица с двумя полями данных.

894 ♦ Глава 30. Анализ данных при помощи сводных таблиц

Рис. 30.13. Надписи внешних полей можно центрировать по отношению к соответствующим надписям внутренних полей

Рис. 30.14. Мы добавили в область данных второе поле (Количество)

Переименование полей и элементов ♦ 895

Обратите внимание, что теперь таблица содержит новый заголовок поля — Данные. Перетаскивая этот заголовок, как и другие заголовки полей, вы можете перестроить таблицу, чтобы придать ей вид, как на рис. 30.15, где мы поместили поле Данные на оси строк справа от заголовка Канал.

Рис. 30.15. Заголовок Данные, появляющийся, когда область данных содержит несколько полей, можно перемещать в сводной таблице, как и любой другой заголовок поля

Чтобы в этом случае удалить поле из области данных, перетащите заголовок Данные за пределы сводной таблицы, и Excel удалит все поля из области данных. Затем верните назад из окна Список полей сводной таблицы в область данных те поля, которые вы хотите отобразить.

Переименование полей и элементов Вы не обязаны использовать имена полей и элементов, назначенные Мастером сводных таблиц и диаграмм. Изменяются они посредством редактирования заголовка поля или элемента прямо в сводной таблице. При этом новое имя получат все экземпляры элемента. Например, заголовок Инв. № в сводной таблице с рис. 30.15 можно исправить на РегНом, выделив ячейку А6, введя текст РегНом и нажав клавишу Enter. ВНИМАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------При изменении заголовка поля новое имя не должно совпадать с именем другого поля в источнике данных. Конфликт имен чреват непредсказуемыми последствиями.

896 ♦ Глава 30. Анализ данных при помощи сводных таблиц

Сортировка элементов К сводным таблицам применима стандартная для диапазонов и списков команда Сортировка (Sort) меню Данные (Data). Результирующий порядок экземпляров элементов Excel сохраняет при преобразовании таблицы. Например, чтобы в сводной таблице, показанной на рис. 30.15, элементы поля Канал (Внутри страны, Заказ по почте, Международный) расположить в обратном алфавитном порядке, можно выделить ячейку В7, выбрать команду Сортировка в меню Данные и затем задать направление по убыванию. Excel изменит последовательность отображения каналов распространения на обратную (Международный, Заказ по почте, Внутри страны) во всех местах сводной таблицы, где эти элементы встречаются. Дополнительно Excel предлагает еще одно средство, так называемую автосортировку, которая, подобно обычной команде Сортировка, упорядочивает все экземпляры элементов поля и сохраняет заданный порядок при преобразовании таблицы. Но автосортировка предоставляет больше возможностей, позволяя, в частности, упорядочивать элементы полей на основе значений данных. Так, если в таблице, представленной на рис. 30.15, применить автосортировку по полю Канал, то можно отсортировать элементы этого поля на основе данных Сумма по полю Получено или Сумма по полю Количество. Можно изменить таблицу так, что для каждого элемента поля Инв. № сначала будет отображаться канал с наибольшими итогами продаж, а канал с наименьшими итогами окажется последним. Автосортировка имеет преимущество перед обычной сортировкой. Это означает, что если автосортировка включена для поля сводной таблицы, она не позволит заменить себя обычной командой Сортировка меню Данные до тех пор, пока будет активна.

Автосортировка Чтобы активировать автоматическую сортировку, выполните следующие действия: L Выделите любой элемент поля или заголовок поля, подлежащего сортировке. 2. Щелкните на кнопке Параметры поля (Field Settings) панели инструментов Сводные таблицы (или выберите команду Сводная таблица ► Параметры поля). 3. Нажмите кнопку Дополнительно (Advanced). 4. В диалоговом окне Дополнительные параметры поля сводной таблицы (PivotTable Field Advanced Options), показанном на рис. 30.16, выберите вариант По возрастанию (Ascending) или По убыванию (Descending) и затем в раскрывающемся списке С помощью поля (Using Field) укажите поле, значения которого будут использоваться при автосортировке. Например, чтобы отсортировать элементы поля Канал так, чтобы первым отображался канал распространения с наибольшими общими итогами продаж, установите переключатель в положение По убыванию и выберите пункт Сумма по полю Получено в списке С помощью поля. Для отключения автосортировки вернитесь к диалоговому окну Дополнительные параметры поля сводной таблицы и установите переключатель Параметры сортировки (AutoSort Options) в положение Вручную (Manual).

Отображение наибольших и наименьших элементов поля ♦ 897

Рис. 30.16. Это диалоговое окно позволяет задать параметры автосортировки и автоотображения

Ручная сортировка элементов Если режим автосортировки отключен, вы можете сортировать элементы, перетаскивая их. Например, если в таблице, представленной на рис. 30.15, для книги с кодом 23524 вы хотите увидеть каналы распространения, упорядоченные в порядке появления элементов Международный, Заказ по почте, Внутри страны, выполните следующие действия: 1. Выделите заголовок Международный с Инв. № равным 23524. 2. Расположите указатель мыши возле верхней границы ячейки так, чтобы он принял вид четырехнаправленной стрелки. 3. Перетащите ячейку вверх в позицию выше элемента Заказ по почте. Другим способом сортировки элементов вручную является присвоение заголовков элементам сводной таблицы. То есть описанные выше действия можно было бы заменить такими операциями: 1. Выделить заголовок Международный с идентификационным номером 23524. 2. Ввести текст Заказ по почте. Когда вы присваиваете существующему элементу другой заголовок, Excel воспринимает это еще и как команду поменять заголовки местами. При реорганизации сводной таблицы результаты ручной сортировки сохраняются.

Отображение наибольших и наименьших элементов поля Excel позволяет автоматически отображать только несколько экстремальных — наибольших или наименьших — элементов поля, основываясь на значениях в области данных таблицы. Чтобы включить этот режим, выделите интересующее вас поле, нажмите

898 ♦ Глава 30. Анализ данных при помощи сводных таблиц

кнопку Параметры поля (Field Settings) на панели инструментов Сводные таблицы. В диалоговом окне Вычисление поля сводной таблицы нажмите кнопку Дополнительно (Advanced), чтобы открыть диалоговое окно Дополнительные параметры поля сводной таблицы (см. рис. 30.16). На рис. 30.17 показан пример сводной таблицы, к которой применен режим автоощрбражепия. Мы реорганизовали таблицу так, что поле Квартал появляется на оси строк, а поле Канал — на оси столбцов. Затем мы включили режим автоматического отображения для поля Квартал, задав параметры так, чтобы в таблице выводились только данные двух кварталов с максимальными итоговыми значениями Сумма по полю Продано.

Рис. 30.17. В этой таблице мы отобразили для каждого элемента поля Инв. № только по два квартала с наибольшими итоговыми значениями Сумма по полю Продано

Отображение и скрытие элементов внутреннего поля В сводной таблице, представленной ранее на рис. 30.2, поля Инв. № и Год являются внешними, в то время как поля Канал и Квартал — внутренними. Сводная таблица повторяет элементы внутреннего поля для каждого элемента внешнего поля. Вы можете скрыть элементы внутреннего поля, дважды щелкнув на соответствующем элементе внешнего поля.

Вывод развернутой информации для значения поля данных ♦ 899

Так, чтобы скрыть квартальные данные за 2002 год в таблице с рис. 30.2, достаточно дважды щелкнуть на заголовке 2002. Результат продемонстрирован на рис. 30.18. Чтобы снова вывести на экран элементы внутреннего поля, дважды щелкните на элементе внешнего поля еще раз. Альтернативным способом убрать с экрана элементы внутреннего поля является выделение заголовка внешнего поля и щелчок на кнопке Скрыть детали (Hide Detail) панели инструментов Сводные таблицы. Для вывода на экран скрытых элементов в этом случае необходимо щелкнуть на кнопке Отобразить детали (Show Detail), также находящейся на панели инструментов Сводные таблицы.

Рис. 30.18. Мы скрыли квартальные данные за 2002 год, дважды щелкнув на заголовке 2002

Вывод развернутой информации для значения поля данных Вы можете увидеть исходную информацию, используемую для вычисления значения поля данных, если дважды щелкнете на этом значении. При этом Excel копирует развернутые (подробные) данные в новый лист книги. Рисунок 30.19 иллюстрирует результат такого действия. В сводной таблице все с того же рис. 30.2 мы дважды щелкнули на итоге за 2003 год для опознавательного номера 23524 (ячейка G9). Ответом на это был вывод всех значений из источника данных, на основании которых вычисляется соответствующий итог в сводной таблице.

900 ♦ Глава 30. Анализ данных при помощи сводных таблиц

Рис. 30.19. Двойной щелчок на значении заставляет Excel отобразить исходные данные, привлекаемые для вычисления этого значения

Вы вправе отказаться от такой возможности. Выберите команду Параметры таблицы в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы и снимите флажок Развертывание разрешено (Enable Drill To Details). Впоследствии двойной щелчок на значении в области данных перестанет приводить к описанному выше эффекту.

Группировка данных Программа автоматически группирует элементы внутреннего поля для каждого заголовка внешнего поля и, если требуется, создает промежуточные итоги для каждой группы элементов внутреннего поля. Но иногда удобнее группировать элементы иным способом, например собрать месячные данные в квартальные группы или множество чисел в большие числовые категории. Excel предлагает несколько вариантов группировки элементов.

Создание групп элементов Предположим, что после просмотра сводной таблицы, представленной на рис. 30.2, вы решили сравнить подписку с розничной продажей, объединив каналы Внутри страны и Международный в один сводный канал с именем Розничный. Чтобы создать такую группу, выполните следующие действия.

Группировка данных ♦ 901

1. Выделите заголовки Внутри страны и Международный в любом месте таблицы (например, ячейки В10 и В12). 2. Выберите команду Сводная таблица ► Группа и структура ► Группировать (Pivot-Table ► Group And Show Detail ► Group). В ответ Excel создаст новое поле с именем Канал2 и сгруппирует выделенные элементы в новый элемент с именем Группа1, как показано на рис. 30.20.

Рис. 30.20. Мы создали группу из двух элементов поля Канал: Внутри страны и Международный

3. Выделите любую ячейку с заголовком Группа1 и введите новое имя Розничный. После выполнения этой процедуры в сводной таблице отображаются группа и элементы, которые в нее входят. Вы можете скрыть элементы группы, дважды щелкнув на заголовке группы в любом месте таблицы. Чтобы снова вывести элементы группы, сделайте двойной щелчок на заголовке группы еще раз. Можно полностью удалить из таблицы поле, содержащее элементы группы, в данном случае — Канал. Для этого просто перетащите заголовок поля Канал за пределы таблицы. Excel перестроит сводную таблицу к виду рис. 30.21.

Группировка числовых элементов Чтобы сгруппировать числовые элементы поля, например поля Квартал в таблице с рис. 30.2, выделите любой элемент этого поля и выберите команду Сводная таблица ►Группа и структура ► Группировать (PivotTable ► Group And Show Detail ► Group). Вы увидите диалоговое окно, аналогичное представленному на рис. 30.22.

902 ♦ Глава 30. Анализ данных при помощи сводных таблиц

Рис. 30.21. Мы удалили первоначальное поле Канал из сводной таблицы, показанной на рис. 30.20

Рис. 30.22. Диалоговое окно Группирование позволяет группировать числовые значения поля

В этом окне введите необходимые значения в поля Начиная с (Starting At), По (Ending At) и С шагом (By). Например, чтобы в нашем примере (см. рис. 30.2) создать двухквартальную группу, в поле Начиная с введите 1, в поле По — 4 и в поле С шагом — 2.

Группировка элементов по временным диапазонам Сводная таблица на рис. 30.23 предназначена для суммирования итогов ежедневных денежных операций по получателям. Как легко заметить, ее ячейки в основном пусты.

Группировка данных ♦ 903

Рис. 30.23. Группировка элементов поля Дата сделала бы эту сводную таблицу более полезной

Эта сводная таблица была бы еще полезнее, если бы мы сгруппировали элементы поля Дата. Что и сделаем: выделим любой элемент в поле Дата, выберем команду Сводная таблица ► Группа и структура ► Группировать и заполним диалоговое окно по образцу рис. 30.24.

Рис. 30.24. Excel позволяет группировать элементы по временным интервалам различными способами

904 ♦ Глава 30. Анализ данных при помощи сводных таблиц

Excel обеспечивает достаточную гибкость при группировке временных значений. В списке С шагом (By) диалогового окна Группирование (Grouping) вы вправе задать промежуток времени от секунды до года. Если стандартных интервалов недостаточно, можно указать любое количество дней. Кроме того, допускается одновременное создание двух и более групп, как показано на рис. 30.25. Для этого мы выделили несколько элементов в списке С шагом при нажатой клавише Ctrl.

Рис. 30.25. Эта сводная таблица получена из таблицы, показанной на рис. 30.23, после группировки поля даты по месяцам и кварталам

Удаление групп Чтобы удалить все группы и вернуть поле к первоначальному состоянию, просто выделите сгруппированный элемент и выберите команду Сводная таблица ► Группа и структура ► Разгруппировать (PivotTable ► Group And Show Detail ► Ungroup).

Общие и промежуточные итоги По умолчанию Excel генерирует общие итоги для всех внешних полей сводной таблицы и промежуточные итоги для всех внутренних полей, за исключением самого внутреннего поля. Вы можете удалять создаваемые по умолчанию итоги, а также создавать промежуточные итоги для самых внутренних полей.

Общие и промежуточные итоги ♦ 905

Общие итоги При использовании нескольких полей данных Мастер сводных таблиц и диаграмм подводит отдельные общие итоги для каждого из этих полей. Общие итоги всегда подсчитываются по той же функции, что и для поля данных, по которому они вычисляются. То есть если в вашей сводной таблице используется функция Сумма, то эта же функция применяется и для вычисления общих итогов. Если таковой была бы функция Среднее, вместо «общих сумм» вы получили бы «общие средние». СОВЕТ-----------------------------------—: ------------------------------------------------------------Чтобы переключиться на другую итоговую функцию, выделите элемент в области данных сводной таблицы, нажмите кнопку Параметры поля (Field Settings) на панели инструментов Сводные таблицы и затем выберите нужную функцию в диалоговом окне Вычисление поля сводной таблицы (PivotTable Field).

Чтобы удалить общие итоги из таблицы, выберите команду Параметры таблицы (Table Options) в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы и затем в диалоговом окне Параметры сводной таблицы (PivotTable Options) снимите флажки Общая сумма по столбцам (Grand Totals For Columns) и/или Общая сумма по строкам (Grand Totals For Rows).

Промежуточные итоги По умолчанию Excel вычисляет промежуточные итоги для всех полей, помещенных в область столбцов и строк сводной таблицы, за исключением самых внутренних полей. Например, в сводной таблице, показанной на рис. 30.2, в столбце G выводятся промежуточные итоги для элементов поля Год, а в строках 9, 13,17 и 21 — для элементов поля Инв. №. Excel не вырабатывает промежуточных итогов для элементов полей Канал и Квартал, поскольку они являются самыми внутренними полями в соответствующих областях. Как и в случае общих итогов, Excel генерирует одну строку промежуточных итогов для каждого поля данных сводной таблицы, и по умолчанию промежуточные итоги создаются с помощью той же функции, которая используется для вычисления поля данных. Промежуточные итоги в сводной таблице, представленной на рис. 30.2, созданы с помощью функции Сумма, так как именно она применялась для вычисления значений в области данных. Но в случае промежуточных итогов можно изменить действующую по умолчанию итоговую функцию и даже применить несколько итоговых функций. Вы также можете отменить вычисление промежуточных итогов для определенных полей. Чтобы изменить действующую по умолчанию итоговую функцию или применить несколько функций, выполните следующие действия: 1. Дважды щелкните на заголовке (но не на элементе) поля. Или выделите заголовок поля и нажмите кнопку Параметры поля (PivotTable Field) на панели инструментов Сводные таблицы. 2. В диалоговом окне Вычисление поля сводной таблицы (PivotTable Field) выделите функцию или несколько функций (при нажатой клавише Ctrl) и нажмите кнопку ОК.

906 ♦ Глава 30. Анализ данных при помощи сводных таблиц

Для удаления промежуточных итогов по полю сделайте следующее: 1. Дважды щелкните на заголовке поля (но не на его элементе). Или выделите заголовок поля и нажмите кнопку Параметры поля на панели инструментов Сводные таблицы. 2. В диалоговом окне Вычисление поля сводной таблицы установите переключатель Промежуточные итоги в положение Нет (None) и нажмите кнопку ОК. Вывод в таблице промежуточных итогов можно восстановить: 1. Дважды щелкните на заголовке поля (но не на его элементе) или выделите заголовок поля и нажмите кнопку Параметры поля на панели инструментов Сводные таблицы. 2. В диалоговом окне Вычисление поля сводной таблицы установите переключатель в положение Автоматические (Automatic) и нажмите кнопку ОК.

Промежуточные итоги для самых внутренних полей Хотя по умолчанию Excel не генерирует промежуточных итогов для самых внутренних полей, вы вправе сделать это сами, причем используя несколько итоговых функций. Эти итоги, если они имеются, размещаются в нижней или правой части сводной таблицы непосредственно выше или слева от общих итогов. На рис. 30.26 показаны промежуточные итоги для самого внутреннего поля (они расположены в строках с 35-й по 40-ю). Чтобы добавить промежуточные итоги для самого внутреннего поля, выполните описанные ниже действия: 1. Дважды щелкните на заголовке внутреннего поля (но не на элементе поля). Вместо этого можно выделить заголовок поля и нажать кнопку Параметры поля на панели инструментов Сводные таблицы. 2. В диалоговом окне Вычисление поля сводной таблицы выделите одну или несколько функций и нажмите кнопку ОК.

Вычисления в сводных таблицах К числовым полям, помещенным в область данных сводной таблицы, Excel по умолчанию применяет функцию Сумма, а к любым нечисловым полям — функцию Количество значений. Но в вашем распоряжении и многие другие виды вычислений. Кроме того, Excel позволяет создавать в сводных таблицах вычисляемые поля и элементы.

Использование других итоговых функций Чтобы переключиться на другую итоговую функцию, выделите любую ячейку в области данных и нажмите кнопку Параметры поля на панели инструментов Сводные таблицы. Excel выведет на экран диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы (см. рис. 30.12). Выберите интересующую вас функцию и нажмите кнопку ОК.

Вычисления в сводных таблицах ♦ 907

Рис. 30.26. Мы вычислили промежуточные итоги для поля Канал (самого внутреннего поля на оси строк), используя функции Сумма и Среднее

Несколько итоговых функций для одного поля Вы вправе применить к полю данных любое количество итоговых функций. Если это поле уже находится в области данных сводной таблицы, перетащите его заголовок из списка полей сводной таблицы еще раз в область данных, создавая, таким образом, копию. Затем выделите ячейку в области данных и нажмите кнопку Параметры поля на панели инструментов Сводные таблицы, выберите нужную функцию и щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в сводную таблицу. Доступны следующие итоговые функции: Сумма (Sum), Количество (Count), Среднее (Average), Максимум (Мах), Минимум (Min), Произведение (Product), Кол-во чисел (Count Nums), StdDev (несмещенная оценка стандартного отклонения генеральной совокупности), StdDevp (несмещенная оценка стандартного отклонения выборки), Смещенная дисперсия (Var), Несмещенная дисперсия (Varp).

Дополнительные вычисления Кроме стандартных итоговых функций, перечисленных в предыдущем разделе, Excel позволяет осуществлять ряд дополнительных вычислений. Так, в ячейке области данных сводной таблицы можно отобразить долю от итога строки или столбца, в которых находится ячейка, долю текущего значения от заданного элемента или вывести накопленный итог.

908 ♦ Глава 30. Анализ данных при помощи сводных таблиц

Выделите любую ячейку в области данных и нажмите кнопку Параметры поля на панели инструментов Сводные таблицы. Затем в диалоговом окне Вычисление поля сводной таблицы (PivotTable Field) нажмите кнопку Дополнительно (Options). Диалоговое окно расширится, как показано на рис. 30.27.

Рис. 30.27. Диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы позволяет применить к полю данных дополнительные вычисления

По умолчанию такие вычисления не производятся (в раскрывающемся списке Дополнительные вычисления (Show Data As) выбран элемент Нормальная (Normal)). Чтобы применить вспомогательную операцию (табл. 30.1), раскройте список Дополнительные вычисления, выберите в нем нужный вариант и затем в списках Поле (Base Field) и Элемент (Base Item) укажите базовое поле и базовый элемент. Таблица 30.1. Дополнительные вычисления при подведении итогов Дополнительное вычисление

Описание

Различие (Difference From)

Значения ячеек в области данных отображаются в виде разности с заданным элементом базового поля

Доля (% Of)

Значения ячеек в области данных отображаются в процентах от заданного элемента базового поля

Приведенное различие (% Difference From)

Значения ячеек в области данных отображаются в виде разности с заданным элементом базового поля, нормированной на значение этого элемента

С нарастающим итогом в поле (Running Total In)

Значения ячеек в области данных отображаются в виде нарастающего итога

Доля от суммы по строке (% Of Row)

Значения ячеек в области данных отображаются в процентах от итога строки

Вычисления в сводных таблицах ♦ 909 Дополнительное вычисление Доля от суммы по столбцу (% Of Column)

Описание . Значения ячеек в области данных отображаются в процентах от итога столбца

Доля от общей суммы (% Of Total)

Значения ячеек в области данных отображаются в процентах от общего итога

Индекс (Index)

При определении значений ячеек в области данных используется следующее выражение: ((Значение в ячейке) х (Общий итог)) / ((Итог строки) х (Итог столбца)) .

Список Элемент содержит специальные элементы Назад (Previous) и Далее (Next). Например, чтобы в ячейке сводной таблицы отображался процент разности между текущим значением и значением за предыдущий квартал, следует заполнить диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы так, как показано на рис. 30.28. На рис. 30.29 представлена сводная таблица с новым полем Кв/ Кв%Изменение.

Рис. 30.28. Для создания поля, в котором будет отображаться процентное отклонение по сравнению с предыдущим кварталом, необходимо заполнить диалоговое окно именно так

Вычисляемые поля и элементы Если дополнительные вычисления, предлагаемые Excel, не удовлетворяют ваши потребности, вы можете включить в сводную таблицу вычисляемые поля и вычисляемые элементы. Вычисляемое поле — это новое поле, полученное с помощью операций над существующими полями сводной таблицы. Вычисляемый элемент — новый элемент в существующем поле, образованный с помощью операций над другими элементами этого поля. После создания вычисляемых полей

910 ♦ Глава 30. Анализ данных при помощи сводных таблиц

или элементов Excel позволяет использовать их так, как будто они являются частью исходных данных. При создании вычисляемых полей и элементов допускаются арифметические операции с любыми данными сводной таблицы (включая генерируемые другими вычисляемыми полями и элементами), но нельзя ссылаться на данные рабочего листа, находящиеся вне таблицы.

Рис. 30.29. Мы добавили поле Кв/Кв%Изменение в нашу сводную таблицу

Создание вычисляемого поля Чтобы создать вычисляемое поле, выделите в сводной таблице любую ячейку. Затем выберите команду Сводная таблица ► Формулы ► Вычисляемое поле (Pivot-Table ► Formulas ► Calculated Field), и вы увидите диалоговое окно, изображенное на рис. 30.30. В поле Имя (Name) введите название для вычисляемого поля, а в поле Формула (Formula) — формулу, по которой будет рассчитываться его значение. Для того чтобы вставить в формулу имя поля, выберите это имя в списке Поля (Field) и щелкните на кнопке Добавить поле (Insert Field). Пример вычисляемого поля приведен на рис. 30.31. По нажатии кнопки Добавить (Add) или OK Excel автоматически вставит в сводную таблицу созданное вычисляемое поле. Впоследствии вы можете работать с этим полем, используя те же приемы, что и при работе с существующими полями.

Вычисления в сводных таблицах ♦ 911

Рис. 30.30. Создание вычисляемого поля в диалоговом окне Вставка вычисляемого поля

Рис. 30.31. Это вычисляемое поле получено умножением существующего поля на константу

Создание вычисляемого элемента Чтобы создать вычисляемый элемент для поля, выделите заголовок поля или любой элемент этого поля. Затем выберите команду Сводная таблица ► Формулы ► Вычисляемый объект (PivotTable ► Formulas ► Calculated Item), и вы увидите диалоговое окно, представленное на рис. 30.32. Задайте имя элемента в поле Имя (Name) и затем введите формулу для вычисления в поле Формула (Formula). Списки Поля и Элементы вместе с кнопками Добавить поле и Добавить элемент (Insert Item) позволяют вставлять в формулу имена необходимых полей и элементов.

912 ♦ Глава 30. Анализ данных при помощи сводных таблиц

Рис. 30.32. Это диалоговое окно используется для создания вычисляемого элемента ПРИМЕЧАНИЕ----------------------------------------------------------------------------------------Нельзя создавать вычисляемые элементы поля, для которого определены пользовательские промежуточные итоги (дополнительные вычисления).

На рис. 30.33 показан пример вычисляемого элемента. Его значение определяется как отношение объема продаж внутри страны к сумме объемов международной торговли и заказов по почте.

Рис. 30.33. Этот вычисляемый элемент будет автоматически появляться при включении поля Канал в сводную таблицу

Просмотр списка вычисляемых полей и элементов Для того чтобы просмотреть список вычисляемых полей и элементов вместе с их формулами, выберите команду Сводная таблица ► Формулы ► Вывести формулы

Ссылки на данные сводной таблицы ♦ 913

(PivotTable ► Formulas ► List Formulas). Excel отобразит список на новом листе, аналогично рис. 30.34.

Рис. 30.34. Так выглядит список вычисляемых полей и элементов, отображаемый Excel на отдельном рабочем листе

Примечание, расположенное под списком вычисляемых элементов, говорит о том, что если значение ячейки обновляется в результате вычисления по нескольким формулам, то оно определяется формулой, которая вычислялась последней. С целью помочь определить, в каком порядке происходят вычисления формул, в список включены пункты Порядок решения (Solve Order). Чтобы изменить текущий порядок решения, в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы выберите команду Формулы ► Порядок вычислений (Formulas ► Solve Order).

Ссылки на данные сводной таблицы Функция ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДН0Й.ТАБЛИЦЫ (GETPIVОTDATA) позволяет создавать ссылки на элементы сводной таблицы не по расположению элемента на рабочем листе, а по его позиции в сводной таблице. Это дает свободу в реорганизации таблицы с одновременным сохранением корректности всех вычислений на ней. До тех пор пока данные, на которые указывают ссылки, продолжают находиться в пределах сводной таблицы, функция ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ обязательно найдет их. Если ссылка адресует элемент таблицы, который был удален из таблицы, функция возвратит ошибку #ССЫЛ! (#REF!).

914 ♦ Глава 30. Анализ данных при помощи сводных таблиц

Построение сводной таблицы на внешних данных Вы можете создать сводную таблицу на основе выбранных полей и записей из внешнего источника данных, причем двумя способами. Если вы уже определили запрос к источнику данных, то перед тем как внешние данные появятся на листе Excel, вы увидите на экране диалоговое окно Импорт данных (рис. 30.35). Теперь, вместо того чтобы выбирать рабочий лист Excel с помощью переключателя, щелкните на ссылке Создать отчет сводной таблицы (Create A PivotTable Report). Вы попадете в диалоговое окно шага 3 Мастера сводных таблиц и диаграмм (см. рис. 30.6). Укажите мастеру, куда вы хотите поместить таблицу, задайте необходимые параметры и в последнем окне мастера нажмите кнопку Готово.

Рис. 30.35. Если вы уже создали запрос к внешнему источнику данных, теперь вы можете создать сводную таблицу на основе получаемых данных, щелкнув на ссылке Создать отчет сводной таблицы

Если же запрос к внешнему источнику еще не создан, сделайте это сейчас с помощью Мастера сводных таблиц и диаграмм. В первом диалоговом окне мастера установите переключатель в положение Во внешнем источнике данных (External Data). При нажатии на кнопку Далее появится диалоговое окно, показанное на рис. 30.36.

Рис. 30.36. Вы можете щелкнуть на кнопке Получить данные во втором диалоговом окне Мастера сводных таблиц и диаграмм, чтобы создать новый запрос

Построение сводной таблицы на внешних данных ♦ 915

Нажмите кнопку Получить данные (Get Data). В результате откроется диалоговое окно, изображенное на рис. 30.37. На вкладке Базы данных (Databases) вам предоставляется выбор между зарегистрированными источниками данных или возможность создать собственный источник. На вкладках Запросы (Queries) и Кубы OLAP (OLAP Cubes) перечислены доступные файлы запросов и файлы кубов OLAP соответственно.

Рис. 30.37. Диалоговое окно Выбор источника данных позволяет вам создать новый DSNфайл, выбрать существующий запрос или куб OLAP

Обратите внимание на то, что из окна Выбор источника данных (Choose Data Source) нельзя создать новый файл .ODC. Для этого необходимо завершить работу с Мастером сводных таблиц и диаграмм, а затем в меню Excel выбрать команду Данные ► Импортировать данные ► Импорт данных (Data ► Import External Data ► Import Data). Более подробную информацию о создании ODC-файлов см. в главе 29 «Работа с внешними данными».

Обновление сводной таблицы из внешнего источника данных Если доступ к внешнему источнику данных весьма проблематичен вследствие ощутимых временных затрат, желательно, чтобы программа производила обновление сводной таблицы в фоновом режиме. Для того чтобы активировать такой режим обновления, выделите любую ячейку сводной таблицы, выберите команду Сводная таблица ► Параметры таблицы (PivotTable ► Table Options) и в диалоговом окне Параметры сводной таблицы (PivotTable Options) установите флажок Фоновый запрос (Background Query). Этот флажок доступен только для таблиц, построенных на внешних данных. Если ваша сводная таблица включает в себя поля страниц, можно задать режим запроса, в котором Excel будет обновлять данные только текущей страницы. Такой режим экономит память и удобен при работе с большими внешними базами данных, а также в тех случаях, когда вы переключаете страницы не очень часто. Для постраничного обновления данных из внешнего источника дважды щелкните на заголовке поля любой из страниц вашей таблицы. В диалоговом окне нажмите кнопку

916 ♦ Глава 30. Анализ данных при помощи сводных таблиц

Дополнительно (Advanced). Вы окажетесь в диалоговом окне Дополнительные параметры сводной таблицы (PivotTable Field Advanced Options). Установите переключатель в положение Обновлять внешние данные при выборе каждого элемента (Query External Data Source As You Select Each Page Field Item).

Периодическое обновление сводной таблицы Чтобы обновлять сводную таблицу, построенную на внешних данных, через определенные промежутки времени, выберите команду Сводная таблица ► Параметры таблицы. Затем в диалоговом окне Параметры сводной таблицы установите флажок Обновлять каждые (Refresh Every) и задайте интервал в минутах. Этот флажок доступен только в том случае, если сводная таблица содержит внешние данные.

Работа с данными OLAP Сводные таблицы, построенные на основе данных OLAP, имеют следующие ограничения: ► переименованные поля восстанавливают свои исходные имена при очередном обновлении данных; ► вывод информации, привлекаемой для вычисления значения поля данных, как правило, невозможен; ► нельзя изменять итоговую функцию вычисления промежуточных итогов; ► нельзя изменять итоговые функции для полей данных, а также применять несколько итоговых функций; ► невозможно отображение промежуточных итогов для внутренних полей; ► невозможно создание вычисляемых полей и элементов. Команда Параметры поля (PivotTable Field) также недоступна для полей страниц, если сводная таблица построена на внешних данных OLAP.

Использование сводной таблицы для консолидации диапазонов Мастер сводных таблиц и диаграмм позволяет консолидировать данные из нескольких диапазонов Excel. В полученной сводной таблице каждый исходный диапазон может отображаться как элемент поля страницы. Используя раскрывающийся список поля страницы, можно просмотреть каждый исходный диапазон, а также таблицу, содержащую консолидированные данные. Консолидация диапазонов при помощи сводной таблицы является альтернативой команде Консолидация (Consolidation) меню Данные (Data), особенно в случаях, когда объединяемые данные находятся в разных книгах или рабочие листы одной книги структурированы неидентично. (Команда Консолидация рассматривается в разделе «Объединение данных с разных листов» главы 9.) Например, на рис. 30.38 показана книга, аналогичная той, которую мы привлекли для иллюстрации применения команды Консолидация (см. рис. 9.39). На двенадцати листах этой книги хранятся данные о работе продавцов на протяжении года.

Использование сводной таблицы для консолидации диапазонов ♦ 917

Рис. 30.38. Для консолидации 12 листов этой книги используется команда Сводная таблица

Повторим наши действия. Для создания консолидированной сводной таблицы выполните следующее: 1. Выберите в меню Данные (Data) команду Сводная таблица (PivotTable And PivotChart Report). 2. В первом диалоговом окне Мастера сводных таблиц и диаграмм установите переключатель в положение В нескольких диапазонах консолидации (Multiple Consolidation Ranges) и нажмите кнопку Далее. 3. Когда откроется диалоговое окно Мастер сводных таблиц и диаграмм - шаг 2а из 3, оставьте установленным переключатель Создать одно поле страницы (Create A Single Page Field For Me). Нажмите кнопку Далее, и Excel выведет на экран диалоговое окно, показанное на рис. 30.39.

Рис. 30.39. В этом окне мастера укажите все диапазоны данных, которые вы хотите консолидировать

918 ♦ Глава 30. Анализ данных при помощи сводных таблиц

4. Укажите первый диапазон исходных данных и щелкните на кнопке Добавить (Add). В нашем примере первый диапазон консолидации — это Янв!$А$3:$С$8, второй — Фев!$А$3:$С$9 и т. д. 5. Повторите шаг 4 для каждого исходного диапазона. По окончании нажмите кнопку Далее. В последнем окне мастера укажите место для размещения сводной таблицы и нажмите кнопку Готово. На рис. 30.40 представлена созданная мастером сводная таблица. Обратите внимание, что текущим элементом поля страницы является элемент Все (All). В этом случае сводная таблица отображает консолидированные результаты продажи музыкальных инструментов. Все другие элементы поля страницы фактически дублируют 12 исходных диапазонов сводной таблицы. Таким образом, если эти диапазоны находятся в разных книгах, их можно легко просмотреть прямо в сводной таблице без открытия исходных книг, выбирая элементы поля страницы.

Рис. 30.40. Элемент (Все) поля страницы отображает консолидированные результаты продажи музыкальных инструментов

В рассмотренном примере мы предпочли вариант Создать одно поле страницы в диалоговом окне Мастер сводных таблиц и диаграмм - шаг 2а из 3. Разберем теперь пример с установкой переключателя в положение Создать поля страницы (I Will Create The Page Fields). На рис. 30.41 показана книга, где каждый из восьми листов содержит информацию о продажах (количество проданных книг и выручка) для конкретного года и квартала,

Использование сводной таблицы для консолидации диапазонов ♦ 919

представленные по номерам в каталоге. В сводную таблицу мы хотим включить два поля страниц: Год и Квартал.

Рис. 30.41. Каждый лист в этой книге содержит квартальные данные о продаже книг

Чтобы создать такую сводную таблицу, выполните следующие действия: 1. Выберите в меню Данные команду Сводная таблица. В первом диалоговом окне Мастера сводных таблиц и диаграмм установите переключатель в положение В нескольких диапазонах консолидации и нажмите кнопку Далее. 2. Когда откроется диалоговое окно Мастер сводных таблиц и диаграмм - шаг 2а из 3, установите переключатель в положение Создать поля страницы и нажмите кнопку Далее. Excel выведет на экран диалоговое окно Мастер сводных таблиц и диаграмм - шаг 26 из 3 (рис. 30.42). Поскольку установлен переключатель Создать поля страницы, это диалоговое окно оказывается более сложным, чем его вариант, представленный ранее на рис. 30.39. 3. В этом окне укажите первый диапазон консолидации и нажмите кнопку Добавить. 4. Повторите шаг 3 для каждого исходного диапазона. 5. После задания всех исходных диапазонов установите горизонтально расположенный переключатель в положение 2, поскольку нам нужно создать два поля страниц. Всего же мастер позволяет создать до четырех таких полей. На рис. 30.43 изображено то же окно, Мастер сводных таблиц и диаграмм -шаг 26 из 3, после задания источников данных. 6. Выделите первый диапазон в списке Список диапазонов (All Ranges). Затем введите значение 2002 в Первое поле (Field One) и Кв1 — во Второе поле (Field Two).

920 ♦ Глава 30. Анализ данных при помощи сводных таблиц

Рис. 30.42. При создании нескольких полей страниц диалоговое окно мастера на шаге 26 требует задания некоторой дополнительной информации

Рис. 30.43. В диалоговом окне мастера на шаге 26 после указания источников данных и количества полей страниц задайте имена элементов полей для каждого исходного диапазона

7. Выделите второй диапазон в Списке диапазонов. Введите 2003 и Кв1 в Первое поле и Второе поле соответственно. Повторите эти действия для каждого диапазона, перечисленного в списке Список диапазонов. Затем нажмите кнопку Далее и укажите место для размещения сводной таблицы.

Построение сводной таблицы на основе другой сводной таблицы ♦ 921

Созданная мастером сводная таблица показана на рис. 30.44. Выбирая элементы в раскрывающихся списках рядом с заголовками полей страниц, вы можете видеть различные «срезы» консолидированных данных.

Рис. 30.44. Эта консолидированная сводная таблица имеет два поля страниц

Построение сводной таблицы на основе другой сводной таблицы Когда вы создаете сводную таблицу на основе любого, внешнего или внутреннего, источника данных, Excel создает в оперативной памяти копию источника данных, аналог кэш-памяти. При изменении таблицы, например при ее реорганизации, Excel обращается не к источнику данных, а к «кэшу» (разумеется, это неверно по отношению к процедуре обновления непосредственно из источника данных). В случае нескольких сводных таблиц, опирающихся на одни и те же внешние данные или общий запрос, было бы рационально использовать для таких таблиц общий кэш. Для того чтобы при создании сводной таблицы указать мастеру, что ваша таблица не побрезгует данными существующей сводной таблицы, в первом диалоговом окне мастера установите переключатель в положение В другой сводной таблице или диаграмме (Another PivotTable Report Or PivotChart Report).

922 ♦ Глава 30. Анализ данных при помощи сводных таблиц

Печать сводных таблиц В Excel существует несколько вспомогательных средств для печати сводных таблиц. Причем везде подразумевается, что печатаемая сводная таблица является единственной на своем рабочем листе. Если же помимо нее на листе присутствуют другие сводные таблицы, вам необходимо позаботиться о предварительном выделении области печати. СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Дополнительную информацию о задании области печати см. в разделе «Область печати» главы 11.

Заголовки строк и столбцов в качестве заголовков печати Заголовки печати — это содержимое ячеек, которые находятся у верхней или левой границы каждой печатаемой страницы. Вы можете сделать многостраничную бумажную копию вашей сводной таблицы понятной и легко читаемой, если определите заголовки строк и столбцов таблицы в качестве заголовков печати. Для этого сначала убедитесь в том, что у вас нет назначенных заголовков печати для данного рабочего листа. (Выберите команду Файл ► Параметры страницы (File ► Page Setup). На вкладке Лист (Sheet) диалогового окна Параметры страницы (Page Setup) очистите поля Сквозные строки (Rows To Repeat At Top) и Сквозные столбцы (Columns To Repeat At Left).) Затем выделите любую ячейку вашей сводной таблицы и выберите команду Сводная таблица ► Параметры таблицы (PivotTable ► Table Options). В появившемся диалоговом окне Параметры сводной таблицы (PivotTable Options) установите флажок Печать заголовков (Set Print Titles).

Повтор заголовков элементов на каждой странице Мы только что рассмотрели, каким образом используются заголовки полей в качестве заголовков печати. Было бы также полезно повторно печатать заголовок текущего элемента строки после каждого горизонтального разрыва страницы и заголовок текущего элемента столбца после каждого вертикального разрыва страницы. Для того чтобы включить соответствующий режим, выделите любую ячейку вашей сводной таблицы и выберите команду Сводная таблица ► Параметры таблицы. В диалоговом окне Параметры сводной таблицы установите флажок Повторять подписи на каждой странице печати (Repeat Item Labels On Each Printed Page).

Печать каждого элемента внешнего поля на новой странице Вы можете так настроить процесс печати, что Excel автоматически будет вставлять разрыв страницы каждый раз при смене элемента самого внешнего поля строки. Таким образом, каждому такому элементу при печати будет выделена своя страница.

Веб-компонент Сводная таблица ♦ 923

Для этого дважды щелкните на заголовке самого внешнего поля строки. В диалоговом окне Вычисление поля сводной таблицы (PivotTable Field) нажмите кнопку Макет (Layout) и затем в окне Расположение полей сводной таблицы (PivotTable Field Layout) установите флажок Разрыв страницы после каждого элемента (Insert Page Break After Each Item).

Веб-компонент Сводная таблица На рис. 30.45 представлена сводная таблица в том виде, в каком она была опубликована на веб-узле при помощи интерактивного веб-компонента Сводная таблица (PivotTable). (Информацию о публикации документов Excel в Интернете и на узле SharePoint вы найдете в главе 20 «Получение и передача файлов через Интернет».) К сожалению, пользовательский интерфейс этого вёб-компонента сильно отличается от интерфейса сводных таблиц Excel.

Рис. 30.45. Веб-компонент Сводная таблица существенно отличается от своего аналога в Excel

Поэтому, чтобы совсем не путать вас, на основных приемах работы с веб-компонентом Сводная таблица остановимся вкратце: ► реорганизация таблицы производится путем перетаскивания заголовков полей между областями, как и в Excel; ► для удаления поля из таблицы щелкните правой кнопкой мыши на его заголовке и в контекстном меню выберите команду Удалить поле (Remove Field) или просто перетащите поле за пределы таблицы;

924 ♦ Глава 30. Анализ данных при помощи сводных таблиц

► для того чтобы добавить поле в таблицу, перетащите имя поля из окна Список полей сводной таблицы (PivotTable Field List). Если окно не отображено на экране, щелкните на кнопке Список полей (Field List), находящейся слева от кнопки Справка (Help) на панели инструментов; ► область страниц в терминах веб-компонентов называется областью фильтра (filter area), но никаких различий между этими понятиями на практике нет; ► для скрытия и отображения элементов связанных внутренних полей используются кнопки со знаками «плюс» и «минус» соответственно, расположенные рядом с элементом внешнего поля; ► используйте кнопку со знаком плюса напротив элемента внутреннего поля, чтобы просмотреть развернутые данные, относящиеся к этому элементу. Данное действие эквивалентно двойному щелчку на элементе поля данных в Excel; ► веб-компонент не имеет собственной панели меню. Для того чтобы получить доступ к командам, следует щелкнуть правой кнопкой мыши на таблице и выбрать в контекстном меню пункт Команды и параметры (Commands And Options); ► если вы предпочитаете интерфейс Microsoft Excel, нажмите кнопку Экспорт в Microsoft Excel (Export To Microsoft Excel) на панели инструментов. Ваша сводная таблица будет открыта в Excel, где вы сможете продолжить с ней работу.

ЧАСТЬ X

Автоматизация Excel Глава 31. Создание макросов Глава 32. Пользовательские функции Глава 33. Отладка макросов и пользовательских функций

Глава31. Создание макросов • Запись макроса • За сценой: среда VBA • Редактирование макросов • Абсолютные и относительные ссылки в макросах • Макросы и процедуры • Личная книга макросов • Резюме

Макрос — это набор инструкций, задающих последовательность действий, которые Microsoft Excel (или другое приложение) выполняет вместо вас. Макросы, по сути, являются компьютерными программами, но они работают не независимо, а только внутри Excel. Их область применения —. автоматизация трудоемких или типовых задач. Макросы могут выполнять последовательности операций значительно быстрее вас. Например, один макрос при вводе ряда дат в строку рабочего листа будет выравнивать каждую дату по центру ячейки и одновременно применять к строке один из типов рамки. Или другой пример: макрос устанавливает параметры печати в диалоговом окне Параметры страницы и затем печатает документ. Макросы бывают и простыми, и очень сложными. Они даже могут быть интерактивными, то есть могут работать в режиме диалога с человеком. Существует два способа создания макросов: автоматическая запись последовательности операций или непосредственный ввод инструкций в программный модуль. В последнем случае требуется немного знать язык программирования Microsoft Visual Basic for Applications (VBA). В данной главе мы покажем, как записать простой макрос, и заодно познакомим вас с VBA. Затем мы объясним, как вывести на экран текст записанного макроса и сделать его более полезным, внеся в него несколько простых изменений. В главе 32 вы узнаете, как использовать VBA для создания собственных функций. В главе 33 будет рассмотрена техника отладки создаваемых макросов и пользовательских функций.

Запись макроса Совсем не обязательно вводить инструкции макроса символ за символом. Excel позволяет создать макрос, записывая ваши действия по выбору команд меню, нажатию клавиш и т. д., предпринимаемые в рамках той или иной задачи. Однажды выполнив последовательность операций, вы можете запускать макрос всякий раз, когда нужно снова получить решение той же задачи. Это особенно полезно для автоматизации длительных или часто повторяемых процессов, таких, например, как ввод и форматирование таблиц или печать определенной части рабочего листа. Процесс записи макроса состоит из трех шагов. Сначала активизируйте режим записи и присвойте макросу имя. Затем выполните действия, подлежащие записи, например выбор команд меню, выделение ячеек и ввод данных. После этого остановите запись макроса. Рассмотрим описанное выше на примере создания простого макроса, который вставляет в рабочий лист название и адрес фирмы. Начните с сохранения и закрытия всех открытых книг и затем создайте новую книгу. После этого сделайте следующее: 1. Выберите в меню Сервис (Tools) команду Макрос (Macro) и затем — Начать запись (Record New Macro). Excel выведет на экран диалоговое окно Запись макроса (Record Macro), показанное на рис. 31.1.

928 ♦ Глава 31. Создание макросов

Рис. 31.1. Откройте диалоговое окно Запись макроса, чтобы начать запись макроса

2. Назначьте имя макросу. Вы можете принять предложенное Excel имя Макрос1 или ввести любое другое, в данном случае введите Адрес_Компании. 3. Свяжите макрос с комбинацией клавиш, введя в поле Сочетание клавиш (Shortcut Key) букву, в нашем примере прописную А. 4. Чтобы сохранить макрос в текущей книге, убедитесь, что в раскрывающемся списке Сохранить в (Store Marco In) выбран пункт Эта книга (This Workbook). 5. Введите краткий комментарий к макросу в поле Описание (Description). Сохраните предложенный стандартный текст (он поможет вам ориентироваться в дальнейшем среди множества макросов) и дополните его словами Ввод адреса фирмы. 6. Для того чтобы начать запись, нажмите кнопку ОК. Excel выведет в строке состояния сообщение Запись (Recording), и на экране появится панель инструментов Остановка записи (Stop Recording) (рис. 31.2).

Рис. 31.2. Панель инструментов Остановка записи

7. Выделите ячейку А6 и введите текст Региональная Торговая Компания. В ячейку А7 занесите адрес Морская улица, 15. В ячейке А8 укажите другие его составляющие — 325611, Кузнецк, Россия. 8. Щелкните на кнопке Остановить запись (Stop Recording Macro) на панели инструментов Остановка записи или выберите в меню Сервис команду Макрос и затем — Остановить запись. Этот шаг необходим, иначе Excel будет продолжать фиксировать ваши действия бесконечно. Чтобы проверить работу нового макроса, очистите лист и нажмите клавиши Ctrt+ Shift+A. Excel запустит макрос и воспроизведет то, что вы делали на шаге 7, в той же последовательности. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Сочетания клавиш в VBA задаются с учетом регистра букв.

За сценой: среда VBA ♦ 929

Запуск макроса из диалогового окна Макрос Чтобы запустить макрос, совсем не обязательно знать назначенное ему сочетание клавиш. Наиболее общий путь запуска макросов в среде Excel — диалоговое окно Макрос. 1. Выберите в меню Сервис команду Макрос и затем — Макросы (Macros), чтобы открыть диалоговое окно Макрос (Macro), показанное на рис. 31.3.

Рис. 31.3. Макросы можно запускать из диалогового окна Макрос

2. Выберите имя макроса и нажмите кнопку Выполнить (Run). Как вы увидите в следующем разделе, диалоговое окно Макрос также используется для просмотра и редактирования макросов.

За сценой: среда VBA Теперь давайте выясним, что же происходит при записи макроса. После нажатия вами в первый раз кнопки ОК в диалоговом окне Запись макроса Excel создает некую сущность, называемую программным модулем, и вставляет его в текущую книгу. При вводе в активный лист названия и адреса фирмы Excel фиксирует ваши действия и добавляет в этот модуль соответствующие инструкции VBA. Но новый модуль так просто не доступен, как другие листы книги. Чтобы его увидеть, в меню Сервис выберите команду Макрос и затем — Макросы. После этого в открывшемся диалоговом окне Макрос выделите только что созданный макрос Адрес_ Компании и нажмите кнопку Изменить (Edit). Запустится редактор VBA, в окне которого будет отображен код макроса Адрес_Компании, как показано на рис. 31.4. Как видно, окно редактора VBA напоминает окно текстового процессора. Команды строки меню позволяют редактировать, отлаживать и запускать программы VBА. Здесь имеются все те же знакомые вам по текстовым процессорам команды

930 ♦ Глава 31. Создание макросов

копирования, вставки и удаления, применимые к инструкциям VBA и комментариям. И конечно, вы можете переключаться из редактора VBA в Excel и обратно с помощью соответствующих кнопок на Панели задач Windows.

Рис. 31.4. Excel преобразует ваши действия в инструкции VBA и вставляет последние в отдельный модуль

Среда Microsoft VBA интересна во многих отношениях, но сейчас мы сосредоточим внимание только на записанном тексте программы. В правой части окна редактора VBA находится окно, в котором отображается модуль, содержащий инструкции. Первая и последняя строки исходного кода являются начальной и конечной точками макроса, то есть макрос начинается инструкцией Sub, содержащей его имя, а заканчивается инструкцией End Sub. Специальные термины VBA называются ключевыми словами и отображаются синим цветом. Вы можете изменить цвета, назначаемые различным элементам макросов, если в меню Tools (Сервис) выберете команду Options (Параметры) и затем в открывшемся диалоговом окне перейдете на вкладку Editor Format (Формат редактора).

Получение справки по ключевым словам VBA Чтобы получить подробную информацию о ключевом слове, щелкните на нем и нажмите клавишу F1. Если в коде, представленном на рис. 31.4, установить курсор на ключевом слове Sub и нажать Fl, Excel выведет на экран справку, содержащую описание инструкции Sub, как показано на рис. 31.5.

За сценой: среда VBA ♦ 931

Рис. 31.5. Справка по инструкции Sub

Многие разделы справки по ключевым словам VBA содержат ссылку, после щелчка на которой открывается другой экран справки с одним или несколькими примерами применения ключевого слова в процедурах VBA. (Например, в окне на рис. 31.5 это ссылка Example прямо под заголовком Sub Statement.) Вы можете скопировать инструкции из примера и вставить их в модуль, а затем изменить их в соответствии со своими задачами.

Объекты, свойства и методы В VBA все элементы документов Excel рассматриваются как объекты, а не как абстрагированный набор структур данных или упорядоченных рядов пикселов на экране. Каждый объект является контейнером для другого множества объектов. На вершине иерархической объектной модели находится само приложение Excel, объемлющее все прочие объекты. Вторую ступень иерархии образуют рабочие книги. Они, в свою очередь, содержат рабочие листы и листы диаграмм, рабочие листы содержат диапазоны (и также объекты-диаграммы) и т. д. Первым предложением VBA в макросе Адрес_Компании после инструкции Sub (не считая комментариев, распознаваемых по начальному апострофу) является инструкция Range("A6").Select Эта строка иллюстрирует важную особенность VBA: синтаксис многих инструкций подразумевает сначала описание объекта, а затем действия с этим объектом.

932 ♦ Глава 31. Создание макросов Объектом может быть диапазон, рабочий лист, графический элемент, книга — любой из 100 с лишним типов объектов Excel. В данной инструкции объект-диапазон Range — это ссылка на ячейку А6, а выполняемое действие — выделение диапазона. Объекты VBA имеют методы, то есть набор действий, которые они умеют выполнять. Образно говоря, если объект — это существительное, то методы подобны глаголам. Давайте создадим в VBA дрессированного киберпса. Чтобы заставить его лаять, подадим некую команду' Dog.Bark Но киберпес может (или должен) не только подавать голос. Например, он обязан понимать команды «Сидеть» (Sit), «Барьер» (RollOver), «Принести» (Fetch): Dog.Sit Dog.RollOver Dog.Fetch Наш киберпес умеет лаять, перепрыгивать через преграду, приносить предметы и т. п. Перечисленные действия являются его методами. Каждый объект имеет свой список методов, которые он способен выполнять. Так, объект Range поддерживает почти 80 различных методов, позволяющих копировать и вставлять ячейки, выполнять сортировку, форматирование и др. Подобно предметам реального мира, объекты VBA имеют также свойства. Если считать, что объекты — это существительные, а методы — глаголы, то свойства являются прилагательными. Свойство — это качество или характеристика объекта, например его цвет или узор. Такие характеристики нашего киберпса, как окрас, число пятен, длина хвоста и громкость лая, являются свойствами этого объекта. При задании своего значения свойство объекта описывается инструкцией, включающей в себя имя свойства, знак равенства и требуемое значение. Продолжая наш пример, мы могли бы управлять длиной хвоста пса с помощью инструкции Dog.TailLength = 10 Здесь TailLength является свойством объекта Dog. Теперь, уяснив аналогии, снова взглянем на третью исполняемую инструкцию в макросе Адрес_Компании: ActiveCell.FormulaR1C1 = "Региональная Торговая Компания" Она изменяет одно из свойств активной ячейки. Свойство FormulaRlCl позволяет задать содержимое текущей ячейки, в которую в данном случае вводится название фирмы — Региональная Торговая Компания. Оставшиеся инструкции в макросе Адрес_Компании обеспечивают поочередное выделение и ввод текста в еще две ячейки листа: А7 и А8.

Просмотр объектов Вы можете просмотреть имеющиеся в Excel типы объектов, их методы и свойства, переключившись в редактор VBA. Для этого воспользуйтесь командой Макрос в меню

За сценой: среда VBA ♦ 933

Сервис и затем — командой Редактор Visual Basic (Visual Basic Editor). Потом в меню View выберите команду Object Browser (Просмотр объектов) или нажмите клавишу F2. Появится окно, изображенное в правой части рис. 31.6. В раскрывающемся списке библиотек, расположенном в верхней части окна просмотра объектов, выберите пункт Excel.

Рис. 31.6. Список классов объектов, принадлежащих приложению Excel

Список в левой части этого окна содержит классы объектов, имеющиеся в Excel. Вы можете рассматривать класс как шаблон или описание типа объекта. Например, конкретная диаграмма является объектом, относящимся к классу Chart. В VBA классы принадлежат проекту или библиотеке. Так, если прокрутить левый список и выбрать в нем класс Range, то в списке справа отобразятся названия свойств и методов (вместе называемых членами класса), присущих любому диапазону листа, как показано на рис. 31.7.

Семейства объектов Одновременно могут сосуществовать несколько экземпляров одного и того же объекта VBA. В совокупности эти экземпляры образуют семейство. Конкретный экземпляр в семействе объектов идентифицируется своим именем или по индексу. Например, семейством всех листов в книге является Sheets()

934 ♦ Глава 31. Создание макросов

Рис. 31.7. Объект Range и несколько его методов и свойств

Конкретный экземпляр листа, третий в семействе, указывается следующим образом: Sheets(3) Третий лист с именем Итоги допустимо идентифицировать как Sheets("MTorn") В VBA каждый элемент семейства имеет собственный индекс, но интервал значений индексов не обязательно непрерывен, и поэтому при удалении одного экземпляра объекта индексы других экземпляров могут остаться прежними. Так, если вы удалите Sheets(3) из семейства двенадцати листов книги, нет гарантии, что Excel перенумерует Sheets(4) и т. д. до Sheets(12), чтобы устранить разрыв. Для многократного повторения операции часто применяется конструкция For... Next, например, последовательно активировать листы книги позволяет такой цикл: For n - 1 to 12 'Активизация каждого листа Sheets(n).Activate Next n Но если вы выполните этот код после удаления листа Sheets(3), VBA выведет сообщение об ошибке и остановит макрос, поскольку объекта Sheets(3) больше не существует. Для таких ситуаций VBA предлагает конструкцию For Each...Next, которая позволяет перебирать экземпляры семейства без учета их индексов. Предположим, что мы хотим дополнительно

За сценой: среда VBA ♦ 935

пометить каждый лист активной книги, вводя в ячейку А1 значения Лист1, Лист2 и т. д. Так как в общем случае количество листов в книге заранее не известно, воспользуемся следующим макросом VBA: Sub EnterSheetNum() n=0 For Each Sheet In Sheets( ) n=n+1 Sheet.Activate Range("A1") .Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "Лист" + Str(n) Next End Sub Изменение свойств объекта без его выделения В приведенном ранее макросе каждый из листов сначала активируется, затем на нем выделяется ячейка А1, и после этого устанавливается свойство FormulaRlCl этой ячейки. В VBA, как правило, первые два из перечисленных действий являются избыточными и лишь увеличивают время выполнения макроса. Другими словами, последовательность из трех инструкций Sheet.Activate Range("A1") .Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "Лист" + Str(n) можно заменить одной Sheet.Range(“A1").FormulaR1C1 = "Sheet" + Str(n) Основное преимущество нашей модификации заключается в том, что новый макрос будет выполняться быстрее, поскольку он не заставляет Excel активизировать каждый лист и ячейку перед вводом текста, обращаясь к ним напрямую.

Имена аргументов метода В VBA многие методы имеют аргументы, позволяющие задать параметры выполняемых действий. Если мы хотим заставить нашего киберпса вилять хвостом (объект Tail) с помощью метода Wag, то потребуются такие свойства, как wagRate — количество взмахов в секунду, wagTime — продолжительность одного взмаха в секундах и wagArc — размах в градусах. Их можно задать в двух вариантах синтаксиса. В первом варианте, который часто называется синтаксисом по имени, аргументы указываются по имени и в произвольном порядке. Например, следующая инструкция жестоко принуждает Тузика подрагивать хвостом три раза в секунду в течение часа с амплитудой 5°: Robodogs("Тузик").Tail.Wag _ wagRate:= 3,_ wagTime:= 3600,_ wagArc:= 5 Для присваивания значения аргументу используется двоеточие и знак равенства, аргументы отделяются друг от друга запятой.

936 ♦ Глава 31. Создание макросов ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Подчеркивание в конце строки указывает VBA, что следующая строка является продолжением той же инструкции. Использование этого символа облегчает чтение программы и позволяет добавлять комментарии к конкретным аргументам. Перед подчеркиванием всегда должен находиться пробел.

Во втором случае, который обычно называется синтаксисом по позиции, аргументы вводятся в предписанном порядке. Соответственно предыдущая инструкция, записанная в позиционном синтаксисе, приобретет следующий вид: Robodogs("Tyзик").Tail.Wag(3,3600,5) Обратите внимание, что список аргументов заключен в круглые скобки. Насколько удобен тот или другой вариант, зависит от ваших предпочтений: синтаксис по позиции требует запоминания порядка следования аргументов, а синтаксис по названию — имен этих аргументов. Но учтите, что программа с именами аргументов гораздо больше говорит о примененных параметрах. ПРИМЕЧАНИЕ----------------------------------------------------------------------------------------При записи макросов Excel перечисляет аргументы по позиции, а не по имени. Поэтому записанные макросы труднее понять, чем созданные вручную, в которых аргументы заданы по имени. И еще: когда вы выделяете зарезервированное имя аргумента VBA и нажимаете клавишу F1, Excel выводит тему справки, предоставляющую контекстную информацию, как для любого ключевого слова. Согласитесь, что это удобно.

Редактирование макросов Предположим, что вы записали макрос, который вводит ряд заголовков, устанавливает для них шрифт и рисует рамку. Затем вы обнаруживаете, что пропустили какой-то шаг или что-то сделали неправильно, например применили не тот тип границы. Что делать в этом случае? Чтобы добавить инструкции в существующий макрос, вы должны записать действия во вспомогательный макрос и затем скопировать инструкции из него в изменяемый макрос. Так, чтобы включить в макрос Адрес_Компании шаг, который устанавливает шрифт для названия фирмы, выполните описанные ниже действия. 1. Переключитесь на лист, содержащий введенный ранее адрес, и выделите ячейку А6 с названием фирмы. 2. В меню Сервис выберите команду Макрос и затем — Начать запись, чтобы открыть диалоговое окно Запись макроса. Введите название МасгоТеmp в поле Имя макроса и нажмите кнопку ОК. Excel выведет на экран панель инструментов. Остановка записи. 3. Выберите в меню Формат (Format) команду Ячейки (Cells). Затем в списке шрифтов на вкладке Шрифт (Font) открывшегося диалогового окна выберите шрифт Arial (или другой установленный шрифт) размером 14 пунктов и настройте его как полужирный курсив. Затем нажмите кнопку ОК, чтобы применить это форматирование.

Редактирование макросов ♦ 937

4. Щелкните на кнопке Остановить запись панели инструментов Остановка записи. 5. В меню Сервис выберите команду Макрос. В диалоговом окне Макрос выберите имя MacroTemp и нажмите кнопку Изменить (Edit). Окно проекта по-прежнему содержит список объектов, принадлежащих активной книге: три листа, объект, представляющий книгу в целом, и один модуль. Но в окне, показывающем содержимое модуля, теперь уже два макроса, что видно из рис. 31.8.

Рис. 31.8. Макрос MacroTemp, содержащий только что записанные инструкции форматирования

6. Выделите все строки конструкции With...End With и затем в меню Edit (Правка) выберите команду Сору (Копировать). 7. Прокрутите окно вверх, чтобы вывести на экран макрос Адрес_Компании. 8. Щелкните в начале строки, содержащей инструкцию Range("A7").Select Затем нажмите клавишу Enter, чтобы вставить пустую строку, и укажите точку вставки, щелкнув в начале образовавшейся строки. 9. В меню Edit (Правка) выберите команду Paste ( Вставить). 10. Прокрутите окно до макроса MacroTemp и удалите этот макрос, от инструкции Sub no инструкцию End Sub.

938 ♦ Глава 31. Создание макросов

Теперь текст макроса Адрес_Компании выглядит так, как показано далее (за исключением комментариев): Sub Адрес_Компании() Range("A6").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "Региональная Торговая Компания" With Selection.Font .Name = "Arial Cyr" .FontStyle = "полужирный курсив" .Size = 14 .Strikethrough = False .Superscript = False .Subscript = False .OutlineFont = False .Shadow = False .Underline = xlUnderlineStyleNone .ColorIndex = xlAutomatic End With Range("A7").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "Морская улица, 15" Range("A8").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "325611, Кузнецк, Россия" Range("A9").Select End Sub Чтобы проверить работу измененного макроса, вернитесь в Excel (нажмите клавиши Alt+F11 или щелкните на кнопке Excel на Панели задач Windows) и нажмите клавиши Ctrl+Shift+A. Конструкция With...End With задает ряд свойств объекта, в данном случае — шрифта текущего выделения. Эта конструкция представляет собой краткую форму записи последовательности инструкций VBA, которые иначе имели бы следующий вид: Selection.Font.Name = "Arial" Selection.Font.FontStyle = "полужирный курсив" Selection.Font.Size = 14 и т. д. В макросе Адрес_Компании оба объекта, ActiveCell и Selection, указывают на один и тот же диапазон, а именно ячейку Аб. Поскольку ряд параметров форматирования шрифта можно применить к целому диапазону, Excel использует ключевое слово Selection вместо ActiveCell. Задание свойств внутри структур With...End With, кроме упрощения инструкций, уменьшает время выполнения макроса.

Абсолютные и относительные ссылки в макросах В макросе Адрес_Компании обращение к ячейкам осуществляется в виде абсолютных ссылок в формате «А1», и поэтому макрос всегда помещает отформатированный адрес фирмы в ячейку А6. В VBA указание на ячейки записывается в виде абсолютных ссылок, если вы не нажмете кнопку Относительная ссылка (Relative Reference) на панели инструментов

Абсолютные и относительные ссылки в макросах ♦ 939

Остановка записи. После этого кнопка будет выглядеть нажатой, показывая тем самым, что при дальнейшей записи макроса будут использоваться относительные ссылки на ячейки. Во время записи макроса вы вправе в любое время переключаться с относительных ссылок на абсолютные и наоборот. Предположим, что вместо занесения названия и адреса фирмы в диапазон А6:А8 активного листа вы хотите вставить адрес в ячейку, которая окажется активной на момент запуска макроса. Для этого нужно создать новую версию макроса Адрес_Компании (назовем его Адрес_КомпанииОтн), где будут действовать уже относительные ссылки, в порядке, описанном ниже. 1. Переключитесь в рабочий лист и очистите ячейки А6:А8. 2. В меню Сервис выберите команду Макрос и затем — Начать запись. В диалоговом окне Запись макроса укажите Адрес_КомпанииОтн в качестве имени макроса, в поле Сочетание клавиш введите строчную букву а и в поле Описание — текст Ввод адреса фирмы в произвольную ячейку. Нажмите кнопку ОК, и Excel выведет на экран панель инструментов Остановка записи. 3. На панели инструментов Остановка записи щелкните на кнопке Относительная ссылка. 4. В меню Формат выберите команду Ячейки. Задайте 14-пунктный шрифт Arial и полужирный курсив, а затем нажмите кнопку ОК. 5. Введите текст Региональная Торговая Компания. В ячейку ниже введите часть адреса Морская улица, 15. И в ячейку под ней введите 325611, Кузнецк, Россия. 6. Щелкните на кнопке Остановить запись. Проверьте созданный макрос, выделяя разные ячейки и нажимая клавиши Ctrl+a. Если вы переключитесь в VBA, выберете команду Сервис ► Макрос ► Макросы, найдете макрос Адрес_КомпанииОтн и нажмете кнопку Изменить, то увидите следующий набор инструкций: Sub Адрес_КомпанииОтн() With Selection.Font .Name = "Arial Cyr" .FontStyle = "полужирный курсив" .Size = 14 .Strikethrough = False .Superscript = False .Subscript = False .OutlineFont = False .Shadow = False .Underline = xlUnderlineStyleNone .ColorIndex = xlAutomatic End With ActiveCell.FormulaR1C1 = "Региональная Торговая Компания" ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "Морская улица, 15" ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "325611, Кузнецк, Россия" ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select End Sub

Первоначальный макрос Адрес_Компании вводит адрес фирмы в диапазон А6:А8 независимо от того, какая ячейка является активной при его запуске. Новый же

940 ♦ Глава 31. Создание макросов

макрос располагает адрес, начиная с активной ячейки, невзирая на то, где она находится. Если вы сравните эти версии макроса, то увидите, что они различаются только инструкциями, отвечающими за выделение ячеек. Например, новый вариант не содержит инструкции для активизации первой ячейки, поскольку она уже и так выделена. Кроме того, чтобы сделать активной вторую ячейку, для первоначального макроса была сгенерирована инструкция Range("A7").Select В то же время в новой версии ей соответствует предложение ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select

Чтобы перейти из активной ячейки в следующую, расположенную ниже, ячейку, в новом макросе VBA применяет к выделенному объекту метод Offset с двумя аргументами, задающими смещение по строкам и по столбцам. Ключевое слово Range возвращает диапазон, имеющий ту же размерность, что и аргумент метода. В данном случае аргумент А1 определяет диапазон, суженный до одной ячейки. Наконец, метод Select выделяет этот диапазон, как и в первоначальном макросе. Какая форма лучше — абсолютная или относительная? Абсолютные ссылки обычно нужны, если вы хотите выполнить одно и то же действие в одном и том же месте нескольких листов или когда требуется выполнить некоторое действие несколько раз в одном и том же месте одного листа. Относительные ссылки удобны, когда вы не ограничиваетесь конкретным диапазоном рабочего листа.

Макросы и процедуры Допустим, вы создаете сложный макрос и обнаружили, что, наряду с другими операциями, он подразумевает задачу, решение которой уже было оформлено ранее в виде другого макроса. Или предположим, что задачу, записанную как часть макроса, на самом деле удобнее использовать в виде отдельной маленькой программы. Что касается нашего макроса Адрес_Компании, то, например, было бы полезно иметь возможность легко и быстро применять форматы шрифта, используемые для названия фирмы, к другим элементам на рабочем листе. В VBA удается без труда разделить большой макрос на ряд небольших или из нескольких макросов скомпоновать один большой. Макрос, который используется другим макросом, называется процедурой. Процедуры облегчают создание сложных макросов, поскольку достаточно написать только один набор инструкций, а не повторять их снова и снова. При обращении к одному макросу из другого вы вызываете процедуру, указывая ее имя.

Макросы и процедуры ♦ 941

В качестве примера разделим макрос Адрес_КомпанииОтн на две части: 1. Сначала в Excel выберите команду Сервис ► Макрос ► Макросы, затем найдите макрос Адрес_КомпанииОтн и нажмите кнопку Изменить. Выделите инструкции, которые форматируют название фирмы: With Selection.Font .Name = "Arial" .FontStyle = "полужирный курсив" .Size = 14 . Stn'kethrough = False .Superscript = False .Subscript = False .OutlineFont = False .Shadow = False .Underline = xlUnderlineStyleNone .Colorlndex = xlAutomatic End With

2. В меню Edit (Правка) редактора VBA выберите команду Cut (Вырезать). 3. Щелкните ниже инструкции End Sub в конце макроса Адрес_КомпанииОтн, затем введите Sub Шрифт_Компании(). 4. Редактор VBA вставит инструкцию End Sub. Добавьте пустую строку между инструкциями Sub и End Sub и в меню Edit (Правка) выберите команду Paste (Вставить), чтобы поместить на ее место вырезанные инструкции. Мы создали новый макрос Шрифт_Компании, переместив инструкции форматирования шрифта из макроса Адрес_КомпанииОтн. Как уже отмечалось, чтобы запустить из одного макроса другой, вы должны указать в нем имя вызываемой процедуры. Измените макрос Адрес_КомпанииОтн так, чтобы в нем присутствовал вызов для Шрифт_Компании, то есть выполните следующие действия: 1. Щелкните в конце инструкции ActiveCell.FormulaR1C1 = "Региональная Торговая Компания"

Нажмите клавишу Enter, чтобы вставить новую строку. 2. Введите имя Шрифт_Компании. После этого наши два макроса должны выглядеть так: Sub Адрес_КомпанииОтн() Шрифт_Компании ActiveCell.FormulaR1C1 = "Региональная Торговая Компания" ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "Морская улица, 15" ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "325611, Кузнецк, Россия" ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select End Sub Sub Шрифт_Компании() With Selection.Font .Name = "Arial Cyr" .FontStyle = "полужирный курсив" .Size = 14 .Strikethrough = False .Superscript = False

942 ♦ Глава 31. Создание макросов

End Sub

.Subscript = False .OutlineFont = False .Shadow = False .Underline = xlUnderlineStyleNone .ColorIndex = xlAutomatic End With

Когда вы запустите макрос Адрес_КомпанииОтн, нажав клавиши Ctrl+a, Excel будет последовательно выполнять инструкции этого макроса, начиная с первой. Встретив инструкцию, обращающуюся к процедуре Шрифт_Компании, программа перейдет к первой строке этого макроса. При достижении инструкции End Sub в конце макроса Шрифт_Компании Excel возвратится в точку, расположенную непосредственно за вызовом Шрифт_Компании в макросе Адрес_КомпанииОтн, и продолжит выполнение последнего, пока не дойдет до инструкции End Sub.

Личная книга макросов При записи макроса Адрес_Компании мы предложили в качестве места его расположения модуль, принадлежащий активной книге. Но такой макрос становится доступен только после открытия его собственной книги. Если необходимо, чтобы макрос был доступен всегда, сохраните его в личной книге макросов. Эта книга обычно скрыта, новы можете вывести ее на экран, выбрав в меню Окно (Window) команду Отобразить (Unhide) и дважды щелкнув на книге Personal в диалоговом окне Вывод на экран скрытого окна книги (Unhide). Если личная книга макросов еще пуста, элемент Personal.xls в списке этого окна не появится. Поэтому перед записью любого макроса выберите пункт Личная книга макросов (Personal Macro Workbook) в раскрывающемся списке Сохранить в (Store Macro In) диалогового окна Запись макроса. Файл личной книги макросов Personal.xls будет помещен в папку XLStart. Теперь книга Personal.xls, как и любая другая, находящаяся там, будет открываться автоматически каждый раз при запуске Excel. Поскольку личная книга макросов всегда доступна при работе в Excel, имеет смысл в нее помещать макросы, которые могут потребоваться вам в любых рабочих книгах.

Резюме Прочитав данную главу, вы научились создавать макросы путем их записи. Как вы убедились, запись макросов, как правило, влечет за собой создание избыточных инструкций. Так, например, в макросе Шрифт_Компании строки . Strikethrough = False .Superscript = False .Subscript = False .OutlineFont = False . Shadow = False .Underline = xlUnderlineStyleNone .Colorlndex = xlAutomatic

Резюме ♦ 943

были лишними, поскольку нас интересовали только основные параметры шрифта: имя, размер и стиль. Если удалить эти строки из макроса, его функциональность нисколько не пострадает. Ранее в этой главе мы наглядно показали, что с помощью VBA можно изменять свойства объектов, например параметры шрифта ячейки, не выделяя при этом саму ячейку. Тем не менее перед выполнением инструкций, затрагивающих объекты, всегда осуществляется выделение объектов, поскольку макросы представляют собой не что иное, как простую имитацию действий пользователя. По мере приобретения знаний о возможностях VBA вы научитесь более эффективно организовывать свои макросы. При этом вполне вероятно, что со временем во многих случаях вы предпочтете не записывать макросы, а программировать прямо в VBA. Но, скорее всего, иногда вы будете возвращаться к записи макросов. Объектная модель Excel содержит так много объектов, методов, свойств и аргументов, что практически бесполезно пытаться запомнить их все. Если вы не в состоянии вспомнить, к какому методу, свойству или объекту следует обратиться в какой-то конкретной ситуации, простейший способ получить нужную информацию — это включить запись макроса, выполнить вручную действия, которые вы хотите запрограммировать, а затем просмотреть и отредактировать инструкции в редакторе VBA.

Глава 32. Пользовательские функции • Применение пользовательских функций • Правила создания пользовательских функций • Ключевые слова VBA в пользовательских функциях • Документирование макросов и пользовательских функций • Пользовательские функции с необязательными аргументами • Доступ к пользовательским функциям*

Несмотря на то что Microsoft Excel содержит множество встроенных функций, часто возникает необходимость в вычислениях, для которых нет подходящей реализации. Разработчики Excel, разумеется, при всем желании не сумели заложить в продукт все мыслимые возможности, однако они позволили создавать собственные функции под индивидуальные задачи. Пользовательские функции подобны макросам: макросы позволяют записать последовательность действий и затем вызвать их на выполнение как одну команду, а пользовательские функции — осуществлять последовательность заданных вычислений посредством одной формулы. Пользовательские функции, как и макросы, создаются при помощи языка программирования Visual Basic for Applications (VBA). Однако между первыми и вторыми имеется два важных различия. Во-первых, это разные типы процедур. Процедуры в пользовательских функциях называются процедурами-функциями. Они начинаются инструкцией Function (вместо Sub), а заканчиваются инструкцией End Function (вместо End Sub). Во-вторых, пользовательские функции вместо воспроизведения каких-либо действий выполняют вычисления. В них вы не встретите инструкций по выделению или форматированию ячеек. В этой главе вы научитесь создавать и применять пользовательские функции. Предположим, что фирма предлагает торговую скидку 10%, если заказано больше 100 саженцев одного сорта. Лист на рис. 32.1 представляет собой бланк заказа, в котором для каждого сорта указываются количество, цена, скидка и окончательная стоимость.

Рис. 32.1. В столбце F мы собираемся вычислить скидку для каждого заказанного сорта саженцев

946 ♦ Глава 32. Пользовательские функции

Чтобы создать пользовательскую функцию, в данном случае для вычисления скидки, выполните следующие действия: 1. Нажмите клавиши Alt+F11, чтобы запустить редактор VBA, и затем в меню редактора выберите команду Insert ► Module (Вставка ► Модуль). Excel откроет пустой модуль, как показано на рис. 32.2. 2. Введите в окно редактора код, приведенный ниже. Для получения отступов используйте клавишу Tab. Function Скидка(количество, цена) If количество >= 100 Then Скидка = количество * цена * 0.1 Else Скидка = 0 End If Скидка = Application.Round(Скидка, 2) End Function Если вы сделали отступ, редактор автоматически расположит следующую строку с таким же отступом. Для того чтобы вернуть текст влево, нажмите клавиши Shift+Tab.

Рис. 32.2. Команда Insert ► Module добавляет модуль в текущую книгу

Применение пользовательских функций Теперь вы вправе использовать новую функцию Скидка. Переключитесь на рабочий лист, представленный ранее на рис. 32.1, с помощью клавиш Alt+F11. Выделите ячейку F9 и введите выражение =Скидка(С9;D9). Excel вычислит и возвратит значение скидки для заданных аргументов, а именно $950,00.

Применение пользовательских функций ♦ 947

Поскольку при создании функции вы указали в первой строке ее кода, что функция будет иметь два аргумента — Количество и Цена, при вызове вам необходимо задавать оба этих аргумента. Так, в описанном примере в качестве аргумента Количество выступает содержимое ячейки С9, а в качестве аргумента Цена — значение ячейки D9. Теперь.вы можете скопировать формулу из ячейки F9 в диапазон F10:F15. Результат продемонстрирован на рис. 32.3.

Рис. 32.3. На этом рабочем листе показаны значения, возвращаемые пользовательской функцией Скидка

Как работает пользовательская функция Давайте рассмотрим, как Excel интерпретирует пользовательскую функцию. После ввода формулы в рабочий лист и нажатия клавиши Enter программа выполняет поиск имени Скидка в текущей книге и определяет, что оно присутствует в модуле Модуль1. Имена аргументов, заключенные в круглые скобки (количество и цена), являются метками значений, на основании которых вычисляется скидка. В следующем фрагменте текста функции инструкция If выполняет проверку значения аргумента количество: If количество >= 100 Then Скидка = количество * цена * 0.1 Else Скидка = 0 End If

948 ♦ Глава 32. Пользовательские функции

Если число заказанных саженцев больше или равно 100, Excel выполняет инструкцию Скидка = количество * цена * 0.1 Результат вычисления сохраняется в переменной Скидка. Инструкция VBA, сохраняющая значение в некоторой переменной, часто называется инструкцией присваивания, поскольку она вычисляет выражение справа от знака равенства и присваивает вычисленное значение переменной, находящейся слева от знака равенства. Так как имя Скидка совпадает с именем самой функции, значение данной переменной возвращается формулой, вызвавшей функцию. Далее, если количество заказанных саженцев оказывается меньше 100, Excel выполняет инструкцию, присваивающую переменной Скидка значение 0: Скидка = 0 Наконец, следующая инструкция округляет значение скидки до двух десятичных знаков: Скидка = Application.Round(Скидка, 2) Обратите внимание, VBA, в отличие от Excel, не имеет функции ОКРУГЛ (Round). Следовательно, чтобы здесь использовать округление, вы должны дать указание VBA применить метод (функцию) Round объекта Application (то есть Excel), добавив ключевое слово Application, перед именем Round. Такой синтаксис имеет силу для доступа к любой функции Excel из модуля VBA.

Правила создания пользовательских функций Наш пример иллюстрирует основные характеристики пользовательских функций. Прежде всего, они должны начинаться ключевым словом Function и заканчиваться инструкцией End Function. Кроме имени функция почти всегда имеет по крайней мере один аргумент, заключенный в круглые скобки. Максимальное количество аргументов равно 29, их следует разделять знаком точки с запятой. Можно также создавать функции, не содержащие аргументов. Как вы увидите позднее в этой главе, допускаются функции с необязательными аргументами, которые вы вправе опускать или указывать при вызове функции. После ключевого слова Function следует одна или несколько инструкций VBA, выполняющих вычисления на основе значений аргументов функции. Для того чтобы возвратить результат вычислений в формулу, включающую в себя пользовательскую функцию, необходимо добавить в последнюю инструкцию присваивания, в левой части которой должна находиться переменная с тем же именем (функции).

Ключевые слова VBA в пользовательских функциях В отличие от макросов в пользовательских функциях можно употреблять меньшее количество ключевых слов, поскольку таким функциям разрешается только

Документирование макросов и пользовательских функций ♦ 949

возвращать значения в формулы рабочего листа. Они не вправе изменять размеры окон, формулу в ячейке или параметры шрифта, даже цвет текста или узор в ячейке. Если вы попытаетесь включить в пользовательскую функцию инструкции, выполняющие подобные действия, она возвратит ошибку #ЗНАЧ! (#VALUE!). Единственным действием, не связанным с вычислениями, которое может осуществлять пользовательская функция, является отображение диалогового окна. Для того чтобы организовать ввод данных от пользователя в функцию, используется встроенная функция InputBox, а для вывода сообщений — MsgBox. Кроме того, вам позволено создавать свои собственные диалоговые окна (иначе формы — их рассмотрение, к сожалению, выходит за рамки этой книги).

Документирование макросов и пользовательских функций Даже в тексте простых макросов бывает нелегко разобраться и понять, как они работают, что тогда говорить о сложных пользовательских функциях. Вы облегчите их восприятие, если добавите в текст комментарии, начиная их ввод с апострофа. Например, на рис. 32.4 показана функция Скидка с комментариями. Добавление заметок, подобных этим, впоследствии упростит внесение изменений в процедуру Скидка.

Рис. 32.4. Текст функции Скидка с комментариями

950 ♦ Глава 32. Пользовательские функции

Excel игнорирует все, что находится в строке после апострофа, поэтому вы можете поместить комментарий справа от инструкции VBA. Вы также вправе вставлять комментарии между инструкциями в макросе или в пользовательской функции. Так, имеет смысл предварить относительно длинный фрагмент кода программы примечанием, описывающим назначение фрагмента в целом, а внутри него использовать по необходимости комментарии для пояснения отдельных инструкций. Другим способом облегчения восприятия макросов и пользовательских функций являются самодокументируемые имена. Например, вместо имени макроса Заголовки вы можете назвать его ЗаголовкиМесяцевОтн, где Отн означает, что в макросе применяются относительные ссылки, а ЗаголовкиМесяцев объясняет, какие заголовки создает макрос. Наглядные имена макросов и пользовательских функций просто необходимы при наличии большого числа процедур, особенно тогда, когда эти процедуры схожи по назначению, но не идентичны. Каким образом вы документируете VBA-программы, является вашим личным делом. Принципиально важно само присутствие комментариев, какой бы способ вы ни избрали. Документирование имеет особенно большое значение для длинных и разветвленных программ, для процедур, с которыми вы очень редко работаете, и для процедур, которые войдут в арсенал других пользователей.

Пользовательские функции с необязательными аргументами Некоторые встроенные функции позволяют опускать определенные аргументы. Например, в функции ПС (PV) необязательными являются аргументы тип и бс (будущая стоимость), Excel все равно вычислит результат. Этот подход применим и к вашим собственным функциям. Допустим, вы хотите создать простую пользовательскую функцию с именем Треугольник, которая по теореме Пифагора определяет длину любой стороны прямоугольного треугольника на основании известных значений двух других сторон. Теорема Пифагора выражается уравнением а2 + b2 = с2, где а и b являются катетами, а с — гипотенузой. Если известны значения любых двух переменных, то исходя из данного равенства всегда можно определить третье неизвестное. Функция, на которую мы возложим задачу вычисления длины стороны треугольника, будет иметь три аргумента, но каждый из них по отдельности необязателен, и функция будет вычислять значение того аргумента, который не передан ей. Текст функции Треугольник выглядит следующим образом: Function TpeyronbHHK(Optional short1, Optional short2, _ Optional longside) If Not (IsMissing(short1)) And Not (IsMissing(short2)) Then Треугольник = Sqr(short1^2 + short2^2) Else If Not (IsMissing(short1)) And Not (IsMissing(longside)) Then Треугольник = Sqr(longside^2 – short1^2)

Пользовательские функции с необязательными аргументами ♦ 951

Else If Not (IsMissing(short2)) And Not (IsMissingClongside)) Then Треугольник = Sqr(longside^2 - short2^2) Else Треугольник = "Необходимо задать два аргумента." End If End If End If End Function

Первая инструкция содержит имя пользовательской функции и необязательные аргументы shortl, short2 и longside. Дальше находится ряд инструкций If, в которых с помощью встроенной в VBA функции IsMissing выясняется, какая именно пара аргументов была задана. Отсюда узнается, какая сторона требует вычислений. Например, следующая инструкция проверяет наличие аргументов shortl и short2: If Not (IsMissing(short1)) And Not (IsMissing(short2)) Then Треугопьник = Sqr(short1^2 + short2^2) Функция IsMissing возвращает значение True (истина), если аргумент не был задан. Соответственно, если заранее известны катеты shortl и short2, Excel извлекает квадратный корень из суммы квадратов их сторон и возвращает длину гипотенузы. Если задано меньше двух аргументов, то ни одна из инструкций If не возвращает значение True, и в этом случае выполняется инструкция, присваивающая результату текстовое значение: Треугольник = "Необходимо задать два аргумента." Теперь посмотрим, как функция работает на практике. Формула =Треугольник(;4;5) возвратит значение 3 — длину отсутствующего катета. Соответственно формула =Треугольник(3;;5) вернет значение 4 — длину другого отсутствующего катета. Наконец, на выходе последней формулы =Треугольник(3;4;) мы увидим число 5 — длину гипотенузы. У нашей функции как минимум два недостатка. Во-первых, если ввести все три аргумента, она поведет себя так, словно последний аргумент пропущен. В этой ситуации было бы логично, если бы функция не вводила нас в заблуждение. Во-вторых, ей все равно, какие геометрические размеры поданы на вход. Она принимает и отрицательные, и нулевые значения, в то время как длины сторон треугольника — величины осязаемые и могут задаваться только положительными числами. У первой проблемы есть простое решение: сразу после инструкции Function ввести дополнительный блок If...End If: If Not(IsMissing(short1)) And Not(IsMissing(sshort2)) And Not(IsMissing(longside)) Then Triangle = "Введите ровно два аргумента!" Exit Function End If

952 ♦ Глава 32. Пользовательские функции

Сюда мы включили инструкцию Exit Function, предназначенную для досрочного завершения функции. В данном месте она присутствует для того, чтобы не выполнять инструкции по обнаружению отсутствующего аргумента, после того как установлено наличие всех трех. Подобные блоки инструкций можно написать и для проверки, являются ли аргументы положительными. Для внесения большей ясности относительно стандартного поведения в блоки полезно поместить сообщения об обнаруженных ошибках. Обратите внимание, что по умолчанию ввод недопустимых аргументов (например, текста вместо чисел) вызовет автоматическое завершение функции с выдачей специальных встроенных в Excel значений ошибок. В частности, при вводе текста вместо числа функция возвратит значение #ЗНАЧ!. Какими способами вы защитите функцию от ошибок и насколько полной будет проверка, зависит от того, какое количество инструкций вы намерены включить в функцию и каким образом вы собираетесь ее использовать. Ведь если вы создаете функцию для собственных нужд, то вам и не потребуется дотошный контроль вводимых значений, поскольку вы хорошо представляете работу своей функции и не попадете в неприятное положение. Но если вашей функцией будут пользоваться коллеги, следует постараться максимально оградить их от недоразумений.

Доступ к пользовательским функциям Пользовательская функция работоспособна только в том случае, когда открыта рабочая книга, содержащая модуль, в котором находится эта функция. Если рабочая книга не открыта, при вызове функции Excel возвратит ошибку #ИМЯ!. Более того, если вы используете функцию в другой книге, при обращении к функции необходимо указывать также имя рабочей книги, в которой она находится. Например, при вызове функции Скидка, хранимой в личной книге макросов Personals.xls, из другой книги, вы должны написать =personal.xls!Cкидка(), а не просто =Скидка(). Вместо набора с клавиатуры имен функций (что нередко приводит к ошибкам) вы можете выбирать пользовательские функции при помощи Мастера функций. Диалоговое окно Мастера функций открывается командой Вставка ► Функция (Insert ► Function). В раскрывающемся списке Категория (Category) выберите пункт Определенные пользователем (User Defined). После этого имена доступных пользовательских функций отобразятся в соседнем списке. Простейший способ сделать пользовательские функции легкодоступными —включить их в отдельную рабочую книгу и затем сохранить эту книгу как надстройку Excel (.XLA) в папке XLStart. (Папка XLStart находится там же, где и все файлы Excel. При запуске Excel автоматически открываются все хранимые в ней документы.) Для того чтобы сохранить рабочую книгу в виде файла .XLА, выберите команду Файл ► Сохранить (File ► Save) и в списке Тип файла (File Of Type) укажите тип Надстройка Microsoft Excel (Microsoft Excel Add-in). Если пользовательская функция находится в .XLA-файле и он загружен в оперативную память, при вызове функции вы не должны добавлять имя файла.

Глава 33. Отладка макросов и пользовательских функций • Отладка программ при их разработке • Обработка ошибок на этапе выполнения

Если вы успешно усвоили материал трех предыдущих глав, вы уже имеете некоторое представление о работе с языком Visual Basic for Applications (VBA) и, возможно, хотели бы углубить свои знания. Хорошим способом совершенствоваться в любом языке программирования является изучение текстов программ и экспериментирование с ними. Выполняя каждодневную работу в Excel, проанализируйте ваши действия и подумайте, нельзя ли их автоматизировать. Когда вы найдете такие действия, включите запись макроса, а затем внимательно изучите получившийся код. Если в тексте макроса вам встретятся незнакомые ключевые слова, воспользуйтесь справкой VBA. Когда текст макроса станет для вас понятным, попробуйте сделать его более эффективным. Сначала удалите те инструкции, которые кажутся вам излишними, и убедитесь, что их удаление действительно не влияет на работу макроса. Затем отыщите инструкции, выделяющие диапазоны или другие объекты, и попытайтесь, где это возможно, обойтись без выделения, заменив эти инструкции другими. При увеличении размеров и сложности создаваемых макросов и функций иногда они просто не будут работать или будут давать совсем не тот результат, которого вы ожидали. С подобными проблемами сталкиваются не только начинающие программисты, но и опытные «гуру». К счастью, при создании языка и редактора VBA разработчики встроили в них набор средств, облегчающих поиск и устранение ошибок. Эти средства и будут рассмотрены в данной главе. Средства работы с ошибками делятся на два класса. Первый класс используется на стадии разработки, то есть во время создания и редактирования программного кода, а второй класс — на стадии выполнения программы.

Отладка программ при их разработке Средства времени разработки редактора VBA дают возможность исправлять синтаксические ошибки в инструкциях языка, а также обнаруживать неправильно записанные имена переменных. Кроме того, редактор позволяет выполнять макрос или функцию в пошаговом режиме, демонстрируя изменение значений переменных.

Обнаружение синтаксических ошибок При вводе некорректной формулы Excel отказывается принять ее, выдавая предупреждение. Компилятор VBA (системный компонент, преобразующий инструкции VBA в машинный код) ведет себя аналогично по отношению к инструкциям. Например, если вы забыли поставить круглые скобки там, где они требуются, компилятор среагирует на ошибку сразу, как только вы нажмете клавишу Enter: будет выдано пояснительное сообщение, а строка, содержащая ошибку, — выделена цветом (но умолчанию красным). Но некоторые ошибки компилятор не в состоянии перехватить до момента выполнения макроса или функции. Так, если вы введете код < With Selection.Border .Weight = xlThin .LineStyle = xlAutomatic

Отладка программ при их разработке ♦ 955

и попробуете выполнить его в таком виде (без завершающей инструкции End With),-то получите следующее сообщение:

Выполнение процедуры будет прервано, и вы окажетесь в режиме останова. Визуально это найдет отражение в виде слова break, заключенного в скобки, в заголовке окна редактора VBA. Строка кода, которая привела к ошибке, будет выделена цветом (по умолчанию желтым). Режим останова позволяет вам отредактировать код, а затем продолжить его выполнение с того места, где была обнаружена ошибка. Таким образом, если вы забыли включить в процедуру инструкцию End With, вы можете добавить ее в режиме останова и, нажав клавишу F5, продолжить работу макроса. Для того чтобы выйти из режима останова, в меню редактора выберите команду Run ► Reset (Выполнить ► Сброс). Если вы не хотите, чтобы компилятор сообщал вам о синтаксических ошибках сразу после того, как вы их допустили, выберите в меню редактора команду Tools ► Options (Сервис ► Параметры), затем на вкладке Editor (Редактор) диалогового окна Options (Параметры) снимите флажок Auto Syntax Check (Автоматическая проверка синтаксиса), как показано на рис. 33.1. Теперь все синтаксические ошибки могут быть выявлены лишь при выполнении кода.

Рис. 33.1. Если вы не хотите обнаруживать синтаксические ошибки до выполнения кода, снимите флажок Auto Syntax Check

956 ♦ Глава 33. Отладка макросов и пользовательских функций СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------В диалоговом окне Options (Параметры) вы также вправе изменить цвет, которым редактор VBA помечает место ошибки. Щелкните на вкладке Editor Format (Формат редактора), в списке Code Colors (Расцветка синтаксиса) выберите сначала элемент Syntax Error Text (Синтаксическая ошибка), а затем нужный цвет.

Кроме автоматической проверки синтаксиса редактор VBA имеет еще три «автоматические» функции, флажки которых находятся во вкладке Editor (Редактор) диалогового окна Options (Параметры): Auto List Members (Список членов), Auto Quick Info (Быстрая справка) и Auto Data Tips (Подсказки для данных). Эти флажки не рекомендуется снимать, пока у вас нет достаточных навыков работы с VBА. Функции быстрой справки и список членов помогают вам в составлении инструкций, показывая возможные варианты, доступные в текущей позиции точки вставки (курсора), или имена аргументов функции, которую вы в данный момент вводите. Подсказки для данных действуют только в режиме останова. Если вы поместите курсор на имя переменной в режиме останова, появится выноска с текущим значением этой переменной.

Ошибки в именах переменных Компилятор VBA не различает буквы верхнего и нижнего регистров в именах переменных. Например, имена MyVar, myVar и myvar компилятор воспримет как идентичные. Если вы используете разные написания одного и того же имени переменной, редактор VBA автоматически приведет их к одному виду. Однако при работе с именами переменных в VBA имеется одна очень неприятная особенность: в случае, если вы редактируете имя в середине программы, компилятор создает новую переменную, что не лучшим образом сказывается на работоспособности вашей программы. Подобные ошибки иногда очень трудно обнаружить, поскольку работа программы до их проявления не вызывает нареканий. Справиться с этими ошибками можно программным путем, вставив в самом начале модуля (до инструкций Sub или Function) инструкцию Option Explicit Наличие инструкции Option Explicit обязывает вас объявлять все переменные, используемые в модуле, при помощи инструкции Dim (для получения справки об инструкции Dim наберите слово Dim в любом месте кода и нажмите клавишу F1). Если вы теперь попытаетесь обратиться к переменной без ее явного объявления, при выполнении программы получите сообщение об ошибке. Лучше вообще задать режим автоматической вставки инструкции Option Explicit при создании каждого нового модуля. Для этого выберите в меню редактора команду Tools ► Options (Сервис ► Параметры) и затем на вкладке Editor (Редактор) диалогового окна Options (Параметры) установите флажок Require Variable Declaration (Требовать объявления переменных). По умолчанию данный флажок снят, но явное объявление переменных является хорошим тоном в программировании. Это не только избавит вас от ошибок, возникающих из-за неправильного написания имен переменных, но и заставит обдумывать свои действия заранее.

Отладка программ при их разработке ♦ 957

Пошаговое исполнение кода С помощью команд меню редактора VBA можно инициировать обработку одной инструкции или блока инструкций, а затем в режиме останова определять свои дальнейшие действия: дать команду на выполнение следующего шага, перейти в нормальный режим выполнения или вообще завершить работу макроса или пользовательской процедуры. Режим пошагового выполнения предоставляет вам полезные сведения о состоянии программы. Например, дает увидеть, какие ветви программы фактически работают в блоках If или Select Case. (Инструкция Select Case позволяет перейти к выполнению одной из нескольких ветвей программы в зависимости от текущего значения некоторой переменной. Более подробную информацию вы получите, набрав в коде ключевое слово Select Case и нажав клавишу F1.) На каждом шаге вы можете также просматривать текущие значения переменных. СОВЕТ----------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы во время пошагового исполнения инструкций видеть значения переменных, откройте окно Watch (Наблюдение) или диалоговое окно Quick Watch (Быстрое наблюдение) либо подведите указатель мыши к имени нужной переменной, находясь в режиме останова. Об использовании окна наблюдения пойдет речь в разделе «Наблюдение за значениями переменных и свойств».

Для отладки программы в пошаговом режиме предназначены четыре команды меню Debug (Отладка): ► Step Into (Шаг с заходом) обрабатывает следующую по порядку инструкцию. ► Step Over (Шаг без захода) аналогична команде Step Into (Шаг с заходом), за исключением случая, когда следующей инструкцией является вызов процедуры. При шаге с заходом вы перейдете в тело вызываемой процедуры, а в варианте шага без захода сначала выполнится вызываемая процедура, а останов будет выполнен на инструкции, расположенной за местом вызова процедуры. ► Step Out (Останов в конце процедуры) выполняет все оставшиеся инструкции текущей процедуры. ► Run To Cursor (Останов в позиции курсора) исполняет все инструкции до текущей позиции курсора. Каждой из команд меню Debug (Отладка) присвоена клавиатурная комбинация быстрого доступа. Так, например, вместо выбора Debug ► Run To Cursor (Выполнить ► Останов в позиции курсора) можно нажать клавиши Ctrl+F8, а вместо команды Step Into (Шаг с заходом) — клавишу F8.

Установка контрольных точек Контрольная точка (или, что то же, точка останова) — это инструкция в процедуре, перед выполнением которой компилятор переходит в режим останова. Самый простой способ установить контрольную точку — выбрать в меню редактора VBA

958 ♦ Глава 33. Отладка макросов и пользовательских функций

команду Debug ► Toggle Breakpoint (Отладка ► Контрольная точка) или нажать клавишу F9. Чтобы удалить точку останова, выберите эту же команду еще раз. Подобным способом вы можете задать в процедуре столько контрольных точек, сколько пожелаете. Команда Toggle Breakpoint (Контрольная точка) задает так называемую безусловную контрольную точку, в которой компилятор всегда переходит в режим останова, как только счетчик инструкций доходит до этого места. Существуют также и условные контрольные точки, в которых выполнение прерывается лишь при соблюдении некоторого условия. О том, как определить условные контрольные точки, мы расскажем в следующем разделе. Как показано на рис. 33.2, в редакторе VBA точки останова выделены контрастным цветом, а на границе окна кода отображается маркер «•». Вы вправе изменить цвет, которым выделяются контрольные точки. Для этого выберите команду Tools ► Options (Сервис ► Параметры), щелкните на вкладке Editor Format (Формат редактора) окна параметров и выберите в списке элемент Breakpoint Text (Текст контрольной точки).

Рис. 33.2. Редактор VBA выделяет цветом контрольные точки

Программное задание условных контрольных точек С помощью метода Assert объекта Debug можно дать указание компилятору VBA перейти в режим останова в случае, если заданное выражение имеет значение ЛОЖЬ. На рис. 33.3 представлен пример, иллюстрирующий сказанное.

Отладка программ при их разработке ♦ 959

Рис. 33.3. Здесь инструкция Debug.Assert переводит компилятор в режим останова, когда х становится равным 9

В данном фрагменте кода, по сути не несущем никакой полезной нагрузки, критерием продолжения является х < 9. Когда это условие перестает выполняться, компилятор прерывает работу процедуры. Это происходит, когда переменная х становится равной 9. ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------На самом деле условные контрольные точки можно определять и из интерфейса пользователя. О том, как это сделать, пойдет речь в разделе «Установка условных контрольных точек средствами интерфейса».

Наблюдение за значениями переменных и свойств Во время пошагового выполнения процедуры зачастую бывает важно отслеживать изменения, происходящие с переменными и объектами в результате выполнения тех или иных инструкций. В VBA есть соответствующее средство — окно Watch (Наблюдение), в котором отображаются текущие значения переменных или выражений и свойства выделенных объектов. Для того чтобы отобразить окно наблюдения, выберите в редакторе VBА команду View ► Watch Window (Вид ► Окно наблюдения). (Чтобы скрыть окно, щелкните на его кнопке закрытия.) Для добавления переменной, выражения или объекта в окно наблюдения

960 ♦ Глава 33. Отладка макросов и пользовательских функций

выделите этот элемент в коде, а затем перетащите его в окно Watch (Наблюдение). Существует еще один способ включения элементов в список отслеживаемых. В редакторе VBA выберите команду Debug ► Add Watch (Отладка ► Установить наблюдение). В поле Expression (Выражение) диалогового окна Add Watch (Добавить наблюдение), представленного на рис. 33.4, введите имя переменной или правильное выражение VBA. Установка условных контрольных точек средствами интерфейса Для того чтобы определить условную контрольную точку из диалогового окна Add Watch (Добавить наблюдение) (рис. 33.4), в поле Expression этого окна введите имя переменной или выражение, а затем установите переключатель Watch Туре (Тип контроля) в положение Break When Value Is True ( Останов по выполнению) или Break When Value Changes (Останов по изменению). В первом случае контрольная точка будет установлена по аналогии с методом Debug.Assert. Разница заключается лишь в том, что программный останов производится, если результатом выражения является ЛОЖЬ, а определенный в интерфейсе — когда выражение сводится к ИСТИНЕ.

Рис. 33.4. Диалоговое окно Add Watch позволяет добавить наблюдаемую переменную и задать условную точку останова

Диалоговое окно быстрого контроля В режиме останова можно выделить любую переменную или выражение в тексте программы, выбрать команду Debug ► Quick Watch (Отладка ► Быстрый контроль) (или нажать клавиши Shift+F9), чтобы увидеть текущее значение определенного элемента. Если вы хотите наблюдать за этим элементом непрерывно все время отладки программы, щелкните в диалоговом окне Quick Watch (Быстрый контроль) на кнопке Add (Добавить).

Обработка ошибок на этапе выполнения ♦ 961

Теперь о состоянии выделенной переменной или выражения вас будет информировать окно Watch (Наблюдение).

Работа с окном отладки Когда вы находитесь в режиме останова или только собираетесь запустить процедуру, вы можете вычислить значение любого выражения в окне Immediate (Окно отладки) (если оно не присутствует на экране, выберите команду View ► Immediate Window (Вид ► Окно) или нажмите клавиши Ctrl+G). Например, для того чтобы узнать текущее значение переменной х, в окне отладки нужно ввести Print х или ? х (в редакторе VBA знак вопроса является сокращенным эквивалентом ключевого слова Print). Окно отладки (иначе непосредственного контроля — immediate) также позволяет следить за изменением элементов во время выполнения процедуры. Это делается совместно с методом Debug.Print. Так, если вы включите в процедуру инструкцию Debug.Print x, при достижении места расположения данной отладочной инструкции текущее значение переменной х будет показано в этом окне. Окно отладки относится к средствам времени разработки, хотя вы как автор можете проверять инструкции VBA не только во время создания процедуры, но и при ее выполнении. Если вы точно не знаете, как будет работать конкретная инструкция, расставьте отладочные инструкции объекта Debug и испытайте программу, наблюдая за промежуточными результатами в окне отладки. Обработка ошибок на

этапе выполнения Как правило, ошибки, случающиеся во время выполнения программы, находятся вне контроля пользователя. Предположим, что вы создали макрос, форматирующий числа в выделенном диапазоне в единицах индийской монетарной системы: 10 000 000 рупий крор (сгоге), 100 000 рупий - лак (lakh). Sub LakhsCrores() Dim cell as Object For Each cell In Selection If Abs(cell.Value) > 10000000 Then cell.NumberFormat = "'#"" ,""##"", ""##,,,,I ""###" Elself Abs(cell.Value) > 100000 Then cell.NumberFormat = "#"",""##"",""###" .End If Next cell End Sub Этот макрос работает безошибочно, если исходный диапазон содержит только числа. Но если пользователь перед запуском макроса выделит, например, внедренную в рабочий лист диаграмму, он получит следующее сообщение об ошибке:

962 ♦ Глава 33. Отладка макросов и пользовательских функций

Макрос сгенерировал некую ошибку выполнения 438 и перешел в режим останова потому, что инструкция For Each предполагает работу с массивом или семейством объектов, в то время как диаграмма не является ни тем ни другим (диапазон в терминах объектной модели — семейство ячеек). Автор процедуры LakhsCrores мгновенно установит причину данной ошибки и исправит ее, однако недоумение других пользователей здесь вполне обоснованно. Для того чтобы избавить себя и других от получения подобных малоинформативных сообщений об ошибках, включите в макрос инструкцию On Error GoTo. Эта инструкция должна предшествовать фрагменту кода, потенциально представляющему собой источник ошибки во время исполнения, и записывается в виде On Error GoTo label, где label — имя метки, указывающей на блок обработки ошибок. Если пользователь столкнется с некорректной работой макроса, инструкция On Error GoTo передаст управление обработчику ошибок. Применим ее к макросу LakhsCrores: Sub LakhsCroresQ Dim cell as Object ' Обработка ошибки, вызванной некорректным выделением On Error Goto Errorhandler For Each cell In Selection If Abs(cell.Value) > 10000000 Then cell.NumberFormat = "#"",""##"",""##"",""###" Elself Abs(cell.Value) > 100000 Then cell.NumberFormat = "#"",""##"",""###" End If Next cell ' Инструкция Exit Sub обеспечивает обычное завершение ' макроса, если ошибки не произошло Exit Sub ' Обработчик ошибок Errorhandler: MsgBox "Необходимо выделить диапазон рабочего листа" End Sub Здесь при возникновении ошибки управление передается той инструкции, на которую указывает метка Errorhandler. После имени метки всегда следует двоеточие, а после него на этой же строке не должны присутствовать другие символы.

Обработка ошибок на этапе выполнения ♦ 963

Перед обработчиком ошибок располагается инструкция перехода, в данном случае Exit Sub, которая обеспечивает возврат из макроса при нормальном завершении. Если же произойдет сбой, пользователь получит информативное сообщение, а не безликую ошибку 438. Хотя мы справились с некорректным выделением, это далеко не все принятые во внимание проблемы. Например, макрос безошибочно выполнится лишь тогда, когда внутри выделенного диапазона содержатся исключительно числа. Если же окажется, что диапазон помимо чисел хранит другие данные, например ошибочное значение #Н/Д (#NA), то при выполнении макроса произойдет другая ошибка с номером 13, связанная с несоответствием типов. Это означает, что такой обработчик ошибок не сумеет выручить нас в данной ситуации. Нужно несколько усложнить алгоритм обработки ошибки и привлечь к рассмотрению ее идентификационный код. Значением свойства Number объекта Err всегда является номер последней ошибки времени выполнения (0 при нормальном завершении). Зная это, мы можем изменить обработчик так, чтобы отслеживались обе ошибки: ErrorHandler: If Err.Number = 438 Then MsgBox "Необходимо выделить диапазон рабочего листа" Else MsgBox "Выделенный диапазон не должен содержать значений ошибок" End If Если же представить, что в данной ситуации могут произойти и другие неизвестные нам ошибки, то мы можем переписать обработчик следующим образом: ErrorHandler: If Err.Number = 438 Then MsgBox "Необходимо выделить диапазон рабочего листа" Else MsgBox "Выделенный диапазон не должен содержать значений 'Н/Д'" Else MsgBox "Неизвестная ошибка!" End If Конечно, и такой обработчик не является совершенным, но все-таки он берет в расчет основные потенциальные неприятности. Все рассмотренные выше варианты создавались с целью заменить сообщение об ошибке VBA на более информативное, объясняющее пользователю причину сбоя в работе. Далее выполнение процедуры заканчивалось. Возможно, в некоторых ситуациях вы захотите вместо завершения процедуры продолжить ее выполнение. Тогда используйте инструкцию Resume или Resume Next. Первая передает управление инструкции, вызвавшей ошибку, а вторая — следующей за иструкцией — источником ошибки. Если вы уверены, что возможные ошибки не являются критическими для работы программы, просто игнорируйте их с помощью инструкции On Error Resume Next. Перепишем макрос LakhsCrores с учетом изложенного:

964 ♦ Глава 33. Отладка макросов и пользовательских функций

Sub LakhsCrores() Dim cell as Object ' Игнорируем любые ошибки выполнения On Error Resume Next For Each cell In Selection If Abs(cell.Value) > 10000000 Then cell.NumberFormat = "#"",""##"",""##"",""###" Elself Abs(cell.Value) > 100000 Then cell.NumberFormat = "#"",""##"",'"###" End If Next cell End Sub Теперь, если пользователь выделит диаграмму и запустит макрос, ошибка будет проигнорирована и макрос вообще не выполнит никаких действий. Если же пользователь выделит диапазон, содержащий одно или несколько значений #Н/Д, макрос просто пропустит все ячейки, которые не сумеет отформатировать. Опять же без каких-либо сообщений. Подобное решение является идеальным для программы данного уровня сложности. Разумеется, при использовании инструкции On Error Resume Next вы полностью отключаете контроль ошибок выполнения со стороны VBA. Соответственно нужно быть полностью уверенным в безупречной работе своей программы, а единственный способ добиться такой уверенности — это тщательно и многократно протестировать ее.

Приложения Приложение А. Установка Microsoft Excel Приложение Б. Сочетания клавиш Приложение В. Встроенные функции Excel

Приложение А. Установка Microsoft Excel • Требования к системным ресурсам • Установка Office • Удаление Office • Установка дополнительных компонентов • Устранение неполадок Microsoft Office

Несмотря на то что новые версии программ, входящих в состав Microsoft Office, обычно требуют все больше и больше дискового пространства и времени для своей установки, сам процесс установки постепенно упрощается. В описании, приведенном в данном приложении, предполагается, что Microsoft Excel входит в состав пакета Microsoft Office 2003 и установка программы производится с лицензионного компакт-диска. ВНИМАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------К установке любого программного обеспечения следует относиться с осторожностью и некоторой долей здорового пессимизма. Помните, что действия компьютера иногда могут выйти из-под вашего контроля, и на всякий случай сделайте резервную копию наиболее важной информации, хранящейся на вашем жестком диске.

Требования к системным ресурсам Существует огромное количество возможных конфигураций Microsoft Office, каждая из которых предъявляет свои пожелания к ресурсам системы, и, разумеется, невозможно указать набор конкретных требований для каждой конфигурации. Мы ограничимся перечислением наиболее общих запросов. Детальную информацию о конкретной сборке Office 2003 и требованиях к системе см. в документации, прилагаемой к компакт-диску. ВНИМАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------------Ни одна конфигурация Office 2003 или отдельное его приложение не будут работать под управлением Microsoft Windows 3.x, Microsoft Windows NT 3.5x и Microsoft Windows 95, Windows 98, Microsoft Windows Millennium Edition (ME) и Microsoft Windows NT 4.0 Workstation. Если вы пользуетесь одной из этих систем, перед установкой Office 2003 необходимо произвести соответствующее обновление.

Для того чтобы успешно установить Office 2003, ваш компьютер должен отвечать следующим требованиям: ► Операционная система Microsoft Windows XP или Microsoft Windows 2000 с пакетом обновлений Service Pack 3 или более поздним. ПРИМЕЧАНИЕ-----------------------------------------------------------------------------------------Во время стандартной установки Office производится также замена браузера Microsoft Internet Explorer его последней версией. Если вы предпочитаете работать с более ранними версиями Internet Explorer, вам нужно обратиться к варианту выборочной установки Office. Однако следует иметь в виду, что-Office 2003 будет корректно функционировать с Internet Explorer 5.01 или 5.5 с пакетом обновлений Service Pack 2 или более поздней версии.

► Процессор Pentium 133 МГц или более мощный. Рекомендуется Pentium 200 МГц. При использовании средств распознавания речи требуется процессор с тактовой частотой не ниже 400 МГц. ► Нагрузка на оперативную память зависит от операционной системы; минимальное количество — 64 Мбайт, рекомендуемое — 128 Мбайт. Каждому запущенному на исполнение приложению Office требуется дополнительно 8 Мбайт оперативной памяти.

968 ♦ Приложение А. Установка Microsoft Excel

► Дисковое пространство определяется, исходя из конфигурации Office и операционной системы. Минимальный объем, необходимый для установки Office 2003, составляет 245 Мбайт. ► Для каждой версии пользовательского интерфейса (языка) выделяются дополнительные 50 Мбайт на жестком диске. ► 115 Мбайт на системном диске для хранения файлов пакета, если Office устанавливается на другом диске. ► Дополнительные 100 Мбайт на жестком диске для использования файла подкачки. ► Наличие устройства для чтения компакт-дисков. ► Монитор не ниже SVGA (800 х 600) с 256 цветами. ► Мышь или иной манипулятор.

Дополнительные требования и рекомендации Ниже перечислены требования, касающиеся отдельных компонентов вашей системы: ► Доступ к Интернету. (Для работы с WWW и пересылки данных.) Минимальная скорость модема — 9600 Кбит/с; рекомендуется иметь скорость 14 400 Кбит/с и выше. ► Электронная почта. Microsoft Exchange, Internet SMTP/POP3, IMAP4 или другое программное обеспечение, поддерживающее интерфейс MAPI. ► Мультимедиа. (Для звуковых и прочих эффектов.) Рекомендуется видеокарта с графическим ускорителем. ► Распознавание речи. Независимо от используемой операционной системы, желательно иметь процессор, по мощности не ниже Pentium 400 MHz, а также объем оперативной памяти не менее 128 Мбайт. Необходимо также приобрести микрофон, совместимый с акустической системой вашего компьютера. Рекомендуются микрофоны, допускающие расположение мембраны на расстоянии менее 10 см от губ говорящего. Предпочтительны микрофоны, подсоединяемые к порту USB, не требующие наличия в компьютере звуковой карты. ► Рукописный ввод. Рекомендуется (но не обязательно) иметь графический планшет.

Установка Office Для того чтобы начать процесс установки, выполните следующие действия: 1. Закройте все приложения, выполняющиеся на вашем компьютере. При установке Office вы должны обладать правами администратора системы. 2. Вставьте первый компакт-диск и следуйте инструкциям, которые будут появляться на экране.

Установка дополнительных компонентов ♦ 969 ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Если после вставки компакт-диска по каким-либо причинам программа автоматического запуска не сработает, с помощью Проводника найдите на этом диске ярлык программы Setup и дважды щелкните на нем.

3. В процессе работы программа попросит вас указать идентификационный код продукта. Найдите его на коробке компакт-диска и введите в указанное программой поле. 4. Выберите вариант установки. Рекомендуется провести типичную установку, если только вы не хотите исключить из конфигурации или добавить в нее конкретные компоненты Office. 5. Далее следуйте инструкциям программы-установщика.

Удаление Office Для удаления Office с вашего компьютера выполните следующие действия: 1. В меню Windows Пуск (Start) выберите пункт Панель управления (Control Panel). 2. Дважды щелкните на значке Установка и удаление программ (Add Or Remove Programs). 3. В открывшемся окне перейдите на вкладку Изменение или удаление программ (Change Or Remove Programs), а затем выберите в списке элемент Microsoft Office (или Microsoft Excel). Последнее название будет также основано на вашей конфигурации Office. 4. Нажмите кнопку Удалить (Remove) и следуйте инструкциям, появляющимся на экране.

Установка дополнительных компонентов Большая часть компонентов Office устанавливается автоматически, однако для некоторых из них это действие откладывается до первого обращения. При выборе команды меню, связанной с таким компонентом, выводится диалоговое окно со словами о том, что данный компонент еще не установлен, и предлагающее сделать это теперь. Для установки вам потребуется вставить компакт-диск с Microsoft Office в устройство чтения. СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------------------------------Перед повторным запуском программы установки определитесь с тем, какие средства, которые вы хотели бы использовать при работе с Excel, могут устанавливаться как надстройки. Для этого в Excel выберите команду Сервис ► Надстройки (Tools ► Add-lns) и просмотрите список имеющихся надстроек. Чтобы они не исчезли вдруг, «поднимите» флажки, находящиеся рядом с их названиями, а затем нажмите кнопку ОК. Для завершения процесса установки необходимо вставить в устройство чтения компакт-диск.

Если некоторые средства или команды недоступны в интерфейсе Excel (или другого приложения пакета), вам придется снова запустить программу установки Microsoft Office. Для этого выполните следующие действия:

970 ♦ Приложение А. Установка Microsoft Excel

1. В меню Windows Пуск выберите пункт Панель управления. 2. Дважды щелкните на значке Установка или удаление программ. 3. Щелкните на вкладке Изменение или удаление программ, а затем выберите в списке элемент Microsoft Office (или Microsoft Excel). 4. Нажмите кнопку Изменить (Change). 5. В диалоговом окне Установка Microsoft Office (Microsoft Office Setup) установите переключатель Добавить или удалить компоненты (Add Or Remove Features) и нажмите кнопку Далее (Next). 6. Установите флажок Расширенная настройка приложений (Advanced Customization Of Applications) и нажмите кнопку Далее. 7. Щелкните на значке +, для того чтобы раскрыть список компонентов, и найдите те из них, рядом с именами которых имеется крестик (X) или единица (1). 8. Щелкните на значке компонента, подлежащего установке, и в появившемся списке выберите пункт Запускать с моего компьютера (Run From My Computer). 9. Нажмите кнопку Обновить (Update). ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Дополнительные компакт-диски пакета поставки Microsoft Office содержат компоненты, которые не входят в стандартную сборку Office.

Установка национальных компонентов Office Среди компонентов, доступных при выборочной установке Office, имеется несколько средств, предназначенных для работы с документами, написанными на нескольких языках. При необходимости работать с документами, созданными в других национальных версиях Microsoft Office, вам следует установить либо многоязыковой пользовательский интерфейс для Office, либо средства поддержки требуемых языков. Указанные компоненты могут содержаться на основных компакт-дисках Office, однако они включены не во все издаваемые версии. В случае, если вы не располагаете диском с нужными файлами, свяжитесь с вашим системным администратором или посетите сайт http://office.microsoft.com. Далее перечислены дополнительные языковые компоненты: ► Поддержка многоязыкового пользовательского интерфейса. Многие приложения и программы Office поддерживают многоязыковой пользовательский интерфейс. Это означает, что, например, справочная система отображает основные термины на языке, используемом системой, в то время как весь остальной текст справки показывается на выбранном пользователем языке. ► Поддержка специальных языков. Office обеспечивает отображение и ввод в системе смешанного иероглифически-буквенного корейского письма — алфавит Хангыль и более 20 000 иероглифов Ханджа и шрифты для более точного их отображения. Кроме того, поддерживаются 70 000 китайских иероглифов, а также обновленная система кодирования Unicode. Все программы Office теперь позволяют использовать символы восточно-азиатских языков даже в том случае, если операционная система не умеет работать с ними.

Устранение неполадок Microsoft Office ♦ 971

► Преемственность поддержки. По количеству поддерживаемых языков Office полностью совместим с Windows 2000.

Использование экранной клавиатуры Под раскладкой клавиатуры понимается соответствие между вводимыми символами и нажимаемыми клавишами. При этом обозначения клавиш могут не соответствовать вводимым символам. Помнить их все необязательно — обопритесь на экранную клавиатуру как на наглядную справку, если даже не используете ее по основному назначению — как виртуальную клавиатуру для ввода текста. Чтобы отобразить виртуальную клавиатуру, в Windows выберите команду Пуск ► Все программы ► Стандартные ► Специальные возможности ► Экранная клавиатура (Start ► All Programs ► Accessories ► Accessibility ► On-Screen Keyboard).

Устранение неполадок Microsoft Office Самый простой метод приструнить закапризничавшую старую стиральную машину — хорошенько ударить по ней кулаком. В некоторой степени аналогичное утверждение справедливо и для программного обеспечения. Иногда с битами, хранящимися в памяти вашего компьютера, происходят загадочные явления, которые приводят к неправильной работе некоторых программ и другим неприятным последствиям. Существует два метода, на ассоциативном уровне сравнимые с «ударом кулаком», призванные помогать пользователям в случаях, когда что-то в работе программ Office кажется подозрительным. В обоих этих случаях вам, скорее всего, потребуется вставить компакт-диск с Microsoft Office в читающее устройство. Для того чтобы найти и исправить ошибки, связанные с установкой Office, выберите в меню Справка (Help) любого из приложений Office команду Найти и восстановить (Detect And Repair). После этого вы можете отменить все ручные настройки и восстановить конфигурацию Office по умолчанию, включая исходное состояние панелей инструментов и меню. Если команды Найти и восстановить оказалось недостаточно для решения проблем, попробуйте переустановить Office. Для этого выполните следующие действия: 1. В Главном меню Windows выберите команду Настройка ► Панель управления (Settings ► Control Panel). 2. Дважды щелкните на ярлыке Установка и удаление программ (Add Or Remove Programs). 3. Щелкните на вкладке Изменение или удаление программ (Change Or Remove Programs), а затем выберите в списке элемент Microsoft Office (или Microsoft Excel). 4. Нажмите кнопку Изменить (Change). 5. В диалоговом окне Установка Microsoft Office (Microsoft Office Setup) переведите переключатель в положение Переустановить или восстановить (Reinstall Or Repair) и нажмите кнопку Далее (Next). 6. Выберите вариант Переустановить Office (Reinstall Office) и затем нажмите кнопку Установить (Install).

Приложение Б. Сочетания клавиш

В этом приложении приведен полный список сочетаний клавиш, предоставляющих быстрый доступ к командам и элементам управления Excel 2003. Все перечисленные ниже сочетания клавиш разделены на следующие категории: ► диаграммы и их элементы; ► формы; ► редактирование полей диалоговых окон; ► диалоговые окна; ► редактирование данных; ► ввод формул и вычисления; ► ввод данных; ► вставка специальных символов; ► расширение выделенных фрагментов; ► фильтрация списков; ► вкладка Граница диалогового окна Формат ячеек; ► форматирование данных; ► справка; ► окно Справка Microsoft Excel; ► вставка, копирование и удаление ячеек; ► языки; ► макросы; ► меню и панели инструментов; ► перемещение и прокрутка в режиме End; ► перемещение и прокрутка в режиме Scroll Lock; ► перемещение и прокрутка в рабочих листах; ► перемещение внутри выделенного диапазона; ► диалоговые окна Открытие документа, Сохранение документа и Добавление рисунка; ► диалоговое окно Мастера сводных таблиц и диаграмм; ► отображение и скрытие элементов сводных таблиц; ► изменение макета сводной таблицы; ► печать; ► предварительный просмотр данных для печати; ► выделение ячеек, столбцов, строк и объектов; ► выделение ячеек со специальными характеристиками; ► отправка сообщений электронной почты; ► отображение, скрытие и группировка данных; ► смарт-теги; ► панели задач; ► интерфейс Office и Windows; ► рабочие листы.

974 ♦ Приложение Б. Сочетания клавиш

Диаграммы и их элементы Клавиши

Назначение

F11 или Alt+F1

Создать диаграмму из данных текущего диапазона

Ctrl+Page Down

Выбрать лист диаграммы. Пока не указан конкретный лист, для диаграммы выбирается следующий лист рабочей книги

Ctrl+Page Up

Выбрать лист диаграммы. Пока не указан конкретный лист, для диаграммы выбирается предыдущий лист рабочей книги Выбрать предыдущую группу элементов диаграммы Выбрать следующую группу элементов диаграммы Выбрать следующий элемент внутри группы элементов Выбрать предыдущий элемент внутри группы элементов

↓ ↑ → ←

Формы Клавиши Назначение ↓ Переместиться на одноименное поле следующей записи ↑ Переместиться на одноименное поле предыдущей записи Tab или Shift+Tab Перемещение по полям записи, а затем по командным кнопкам Enter Переместиться на первое поле следующей записи Shift+Enter Переместиться на первое поле предыдущей записи Page Down Переместиться на одноименное поле на 10 записей вперед Ctrl+Page Down Создание пустой записи Page Up Переместиться на одноименное поле на 10 записей назад Ctrl+Page Up Переместиться на первую запись Home/End Переместиться в начало/конец поля Shift+End Выделение от текущей позиции до конца поля Shift+Home Выделение от текущей позиции до начала поля ←или → Переместиться на один символ влево/вправо внутри поля Shift+ ← Выделить символ слева от текущей позиции внутри поля Shift + → Выделить символ справа от текущей позиции внутри поля

Редактирование полей диалоговых окон Клавиши Ноте End ← или → Ctrl+ ← Ctrl- + →

Назначение Переместиться в начало Переместиться в конец Переместиться на символ влево/вправо Переместиться на слово влево Переместиться на слово вправо

Редактирование данных ♦ 975 Клавиши Shift+ ← Shift+ → Ctrl+Shift+ ← Ctrl+Shift+ → Shift+Home Shift+End

Назначение Выделить/снять выделение с символа слева от текущей позиции Выделить/снять выделение с символа справа от текущей позиции Выделить/снять выделение со слова слева от текущей позиции Выделить/снять выделение со слова справа от текущей позиции Выделение от текущей позиции до начала Выделение от текущей позиции до конца

Диалоговые окна Клавиши Назначение Tab Переместиться к следующему элементу управления или их группе Shift+Tab Переместиться к предыдущему элементу управления или группе Ctrl+Tab или Ctrl+ Page Down Переместиться на следующую вкладку диалогового окна Ctrl+Shift+Tab Переместиться на предыдущую вкладку диалогового окна или Ctrl+Page Up ↓, ↑, ←, →

Перемещение между элементами раскрывающегося списка или в группе элементов управления Пробел Нажать выбранную кнопку или изменить состояние выбранного флажка Первая буква Открыть закрытый список и переместиться к первому элементу названия управления, название которого начинается с данной буквы Alt+подчеркнутая Выбрать кнопку переключателя или изменить состояние флажка буква названия

Alt+ ↓

Открыть выбранный раскрывающийся список

Enter

Нажать кнопку, выбранную в диалоговом окне по умолчанию (обычно кнопку ОК)

Esc

Отменить команду и закрыть диалоговое окно

Редактирование данных Клавиши

Назначение

F2

Редактировать активную ячейку с помещением позиции ввода в конец ее содержимого Переход на новую строку в ячейке Начать редактирование активной ячейки с очистки ее содержимого/ удалить символ слева от текущей позиции редактируемой ячейки Удалить символ справа от текущей позиции или выделенный фрагмент Удалить содержимое от текущей позиции до конца строки Запуск проверки правописания Редактировать комментарий к ячейке Окончание ввода в ячейку и выделение ячейки, расположенной под текущей

Alt+Enter Backspace Delete Ctrl+Delete F7 Shift+F2 Enter

976 ♦ Приложение Б. Сочетания клавиш Клавиши Ctrl+Z Esc Ctrl+Shift+Z

Назначение Отмена последнего действия Отмена ввода в ячейку Отмена/возврат последней автокоррекции

Ввод формул и вычисления Клавиши = F2 Backspace Enter Ctrl+Shift+Enter Esc Shift+F3

Назначение Начать ввод формулы Переместить текущую позицию в строку формул, когда редактирование в ячейке отключено Удалить в строке формул один символ слева от текущей позиции Завершить ввод в ячейку или в строку формул Ввод формулы в качестве формулы массива Отменить ввод в ячейке или в строке формул v При редактировании в строке формул открыть диалоговое окно Мастера функций

Ctrl+A

Если текущая позиция находится в формуле справа от имени функции, вывести диалоговое окно аргументов функции

Ctrl+Shift+A

Если текущая позиция находится в формуле справа от имени функции, вставить имена аргументов в скобки Вставить присвоенное имя в формулу Вставить формулу автосуммы с функцией СУММ Копировать содержимое ячейки, расположенной над активной ячейкой, в ячейку или строку формул

F3 Alt+= Ctrl+Shift+" Ctrl+' (правый апостроф)

Копировать формулу из ячейки, расположенной над активной ячейкой, в ячейку или строку формул

Ctrl-»-' (левый апостроф) F9

Переключение между отображением значений ячеек и формул

Shift+F9

Произвести вычисления во всех рабочих листах всех открытых книг или в случае выделения фрагмента формулы произвести вычисление в этом фрагменте. Для того чтобы заместить выделенный фрагмент вычисленным значением, следует нажать клавиши Ctrl+Shift+Enter Выполнить вычисления в активном рабочем листе

Ctrl+Alt+F9

Выполнить вычисления во всех открытых книгах независимо от наличия изменений в них с момента предыдущего вычисления Ctrl+Alt+Shift+F9 Проверить зависимые формулы, а затем произвести вычисления над всеми ячейками (включая не помеченные для вычислений) _______________ всех открытых рабочих книг __________________________

Ввод данных Клавиши

Назначение

Enter

Завершить ввод в активную ячейку и выделить ячейку, расположенную под ней

Расширение выделенных фрагментов ♦ 977 Клавиши Alt+Enter Ctrl+Enter Shift+Enter

Назначение Перейти в текущей ячейке на новую строку Заполнить текущими данными выделенный диапазон - Завершить ввод в активную ячейку и выделить ячейку, расположенную над ней Tab Завершить ввод в активную ячейку и выделить ячейку, расположенную справа от нее Shift+Tab Завершить ввод в активную ячейку и выделить ячейку, расположенную слева от нее Esc Отменить ввод в ячейку ↓, ↑, ←, → Перейти на один символ вниз, вверх, влево или вправо Ноте Перейти в начало текущей строки F4 или Ctrl+Y Повторить последнее действие Ctrl+Shift+F3 Создать имена на основе заголовков строк и столбцов Ctrl+D Заполнение вниз Ctrl+R Заполнение вправо Ctrl+F3 Задать имя Ctrl+K Вставить гиперссылку Enter (в ячейке, Открыть гиперссылку содержащей гиперссылку) Ctrl+; Вставить текущую дату Ctrl+Shift+; Вставить текущее время Alt + ↓ Вывести раскрывающийся список значений в текущем столбце списка Ctrl+2 Отменить последнее выполненное действие

Вставка специальных символов Клавиши Alt+0162 Alt+0163 Alt+0165 Alt+0128

Назначение Ввод символа ¢ (знак цента) Ввод символа £ (знак фунта стерлингов) Ввод Символа ¥ (знак иены) Ввод символа € (знак евро)

Расширение выделенных фрагментов Клавиши

Назначение

F8

Включить/отключить режим расширения. В режиме расширения в строке состояния появляется надпись ВДЛ, а клавиши со стрелками управляют выделением

Shift+F8

Добавить к выделению новый диапазон ячеек. Также можно переместиться в начало нужного диапазона, а затем нажать F8 и с помощью клавиш со стрелками выделить следующий диапазон

978 ♦ Приложение Б. Сочетания клавиш Клавиши

Назначение

Shift+стрелка

, Расширение выделения на одну ячейку в соответствующем направлении Ctrl+Shift+стрелка Расширение выделения до последней непустой ячейки в том же столбце или строке, в котором находится активная ячейка Shift+Home Расширение выделения до начала строки Ctrl+Shift+Home Расширение выделения до начала рабочего листа Ctrl+Shift+End Расширение выделения до последней использовавшейся ячейки (в нижнем правом углу) Shift+Page Down Расширение выделения на один экран вниз Shift+Page Up Расширение выделения на один экран вверх End, Shift+стрелка Расширение выделения до последней непустой ячейки в том же столбце или строке, в котором находится активная ячейка End, Shift+Home End, Shift+Enter

Расширение выделения до последней использовавшейся ячейки (в нижнем правом углу) Расширение выделения до последней ячейки в текущем ряду. Данная комбинация клавиш не работает, если клавиши перемещения используются по правилам Lotus 1-2-3 (команда Сервис ► Параметры (Tools ► Options), вкладка Переход (Transition) диалогового окна Параметры (Options))

Scroll Lock+Shift+Home Scroll Lock+ Shift+End

Расширение выделения до ячейки, находящейся в левом верхнем углу окна Расширение выделения до ячейки, находящейся в правом нижнем углу окна

Фильтрация списков Клавиши Alt+↓ ↓ ↑ Alt+↑ Ноте End Enter

Назначение Раскрыть список автофильтра для данного столбца Выбрать следующий элемент в раскрывающемся списке автофильтра Выбрать предыдущий элемент в списке автофильтра Закрытие списка автофильтра для текущего столбца Выбрать первый элемент (Все (Аll)) в списке автофильтра Выбрать последний элемент в списке автофильтра Произвести фильтрацию списка на основе элемента, выбранного с помощью автофильтра

Вкладка Граница диалогового окна Формат ячеек Клавиши Alt+T Alt+B Alt+L

Назначение Отобразить/скрыть верхнюю границу Отобразить/скрыть нижнюю границу Отобразить/скрыть левую границу

Справка ♦ 979 Клавиши Alt+R Alt+H Alt+V Alt+D Alt+U

Назначение Установить/удалить правую границу Если выбраны ячейки из нескольких строк, отобразить/скрыть горизонтальную разделительную линию Если выбраны ячейки из нескольких столбцов, отобразить/скрыть вертикальную разделительную линию Отобразить/скрыть нисходящую диагональную границу Отобразить/скрыть восходящую диагональную границу

Форматирование данных Клавиши

Назначение

Alt+' (левый апостроф) Ctrl+1

Вывести диалоговое окно Стиль (Style)

Ctrl+Shift+~ Ctrl+Shift+$

Вывести диалоговое окно Формат ячеек (Cells). (Цифру 1 для этой команды следует нажимать на основной, а не на цифровой клавиатуре)3 Применить числовой формат Общий (General) Применить формат Денежный (Currency) с двумя знаками после десятичной точки (отрицательные числа в скобках)

Ctrl+Shift+%

Применить формат Процентный (Percentage) с двумя знаками после запятой

Ctrl+Shift+^

Применить формат Экспоненциальный (Exponential) с двумя знаками после десятичной точки Применить формат Дата (Data), включающий в себя день, месяц и год Применить формат Время (Time), включающий в себя часы и минуты в 12-часовом представлении с указанием половины суток (АМ/РМ) Применить формат Числовой (Number) с двумя знаками после запятой, разделителем триад и знаком минуса для отображения отрицательных чисел Применить/отменить полужирное начертание Применить/отменить курсивное начертание Применить/отменить подчеркивание текста Применить/отменить перечеркивание текста Скрыть выделенные столбцы Показать все скрытые столбцы в выделении Скрыть выделенные строки Показать все скрытые строки в выделении Применить внешнюю границу к выделенным ячейкам Отменить применение внешней границы к выделенным ячейкам

Ctrl+Shift+# Ctrl+Shift+@ Ctrl+Shift+! Ctrl+B Ctrl+I Ctrl+U Ctrl+5 Ctrl+9 Ctrl+Shift+( Ctrl+0 (ноль) Ctrl+Shift+) Ctrl+Shift+& Ctrl+Shift+_

Справка Клавиши

Назначение

F1

Отобразить панель задач Справка Excel (Microsoft Excel Help)

980 ♦ Приложение Б. Сочетания клавиш

СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------При работе со справочной системой гораздо эффективнее вводить вопросы в поле Искать (Search) панели задач Справка Excel, нежели использовать Помощника (Office Assistant) или поле Введите вопрос (Ask A Question). Для того чтобы отключить Помощника, сначала отобразите его при помощи клавиши F1, щелкните правой кнопкой мыши на персонаже и в контекстном меню выберите команду Параметры (Options). На вкладке Параметры диалогового окна Помощник снимите флажок Использовать помощника (Use The Office Assistant) и нажмите кнопку ОК. В следующий раз при нажатии клавиши F1 вместо Помощника на экране появится панель задач Справка Excel.

Окно Справка Microsoft Excel Клавиши

Назначение

Tab или Shift+Tab Выделить следующий/предыдущий фрагмент скрытого текста или гиперссылку или показать/скрыть все элементы темы Enter

Выполнить действие над выделенным текстом/гиперссылкой либо скрыть/показать Все Alt+F4 Закрыть окно справки Alt+← Перейти к предыдущей теме справки ↑ или ↓ Перемещение внутри темы справки Page Up или Page Быстрое перемещение внутри темы справки Down Home или End Перейти в начало/конец темы справки Ctrl+P Напечатать текущую тему справки Ctrl+A Выделить все содержимое темы справки Ctrl+C Скопировать выделенное содержимое темы справки в буфер обмена

Вставка, копирование и удаление ячеек Клавиши Ctrl+C Ctrl+C дважды подряд Ctrl+X Ctrl+V Delete Ctrl+Ctrl+Shift++

Назначение Скопировать выделенные элементы в буфер обмена Отобразить панель задач Буфер обмена Вырезать выделенные ячейки Вставить ячейки Очистить содержимое выделенных ячеек Удалить выделенные ячейки Вставить пустые ячейки

Языки Клавиши

Назначение

Ctrl+правая клавиша Shift

Установить для абзаца направление текста «справа налево» (текст должен состоять только из нейтральных символов)

Меню и панели инструментов ♦ 981 Клавиши

Назначение

Ctrl+левая клавиша Shift

Установить для абзаца направление текста «слева направо» (текст должен состоять только из нейтральных символов)

Alt+Shift+↑

В текстах на японском языке, отображаемых согласно фонетическим правилам, переместить указатель в фонетическую часть (транскрипцию)

Alt+Shift+↓

Переместить указатель из фонетической записи обратно в строку символов Num Lock, Alt+ Ввести символ Unicode число на цифровой клавиатуре Alt+X Нажатая сразу после ввода шестнадцатеричного кода символа, данная комбинация клавиш переводит код в соответствующий символ; для введенного символа Unicode осуществляется обратное преобразование

Макросы Клавиши Alt+F8 Alt+F11 Ctrl+F11

Назначение Вывести на экран диалоговое окно Макрос (Macro) Открыть редактор Visual Basic Вставить лист макросов Microsoft Excel 4

Меню и панели инструментов Клавиши

Назначение

F10 или Alt

Перейти в строку меню или закрыть открытое меню вместе со всеми подменю

Tab или Shift+Tab Когда выделена панель инструментов, перейти к следующей кнопке или пункту меню на этой панели инструментов Ctrl+Tab или Ctrl+Shift+Tab

Когда выделена панель инструментов, выбрать следующую или предыдущую панель инструментов

Enter

Открыть меню, выполнить действие для выбранной команды или кнопки Вывести контекстное меню для выделенного элемента Вывести системное меню для окна Excel Перемещение между командами в открытом меню или подменю

Shift+F10 • Alt+Пробел ↑ или ↓ ← или →

Выделение следующего меню слева или справа. Если открыто подменю, перемещение между меню и открытым подменю. Если выделена панель инструментов, выделение соседней кнопки

Ноте или End

Выбор первой или последней команды меню или подменю

Esc

Закрытие меню. Если открыто подменю, то закрытие этого подменю без закрытия меню Вывод полного списка команд меню Скрытие/отображение панели инструментов Стандартная (Standard)

Ctrl+↓ Ctrl+7

982 ♦ Приложение Б. Сочетания клавиш

Перемещение и прокрутка в режиме End Клавиши

Назначение

End

Включение/отключение режима End (при включенном режиме End на панели состояния отображается надпись КНЦ (END)) Перемещение на один блок данных по строке или по столбцу Перемещение на самую правую ячейку самой нижней непустой строки рабочего листа

End+стрелка End+Home End+Enter

Перемещение на самую правую из непустых ячеек текущей строки. Данная комбинация клавиш не работает, если клавиши перемещения используются по правилам Lotus 1 -2-3 (команда Сервис ► Параметры (Tools ►Options), вкладка Переход (Transition) диалогового окна Параметры (Options))

Перемещение и прокрутка в режиме Scroll Lock Клавиши Scroll Lock Home End ↑ или ↓ ← или →

Назначение Включение/отключение режима Scroll Lock Переместиться на ячейку, расположенную в левом верхнем углу окна Переместиться на ячейку, расположенную в правом нижнем углу окна Прокрутка на одну строку вверх/вниз Прокрутка на один столбец влево/вправо

Перемещение и прокрутка в рабочих листах Клавиши ↑, ↓, ←, → Ctrl+стрелка Ноте Ctrl+Home Ctrl+End Page Down Page Up Alt+Page Down Alt+Page Up F6 Shift+F6 Ctrl+Backspace F5

Назначение Переместиться на одну ячейку вверх, вниз, влево или вправо Переместиться на границу текущей области данных Переместиться в начало текущей строки Переместиться в начало рабочего листа Переместиться на самую нижнюю левую из используемых ячеек Переместиться на один экран вниз Переместиться на один экран вверх Переместиться на один экран вправо Переместиться на один экран влево Перейти в следующую область разделенного рабочего листа Перейти в предыдущую область разделенного рабочего листа Прокрутить рабочий лист так, чтобы была видна активная ячейка Вывести на экран диалоговое окно Переход (Go To)

Диалоговые окна Открытие документа, Сохранение документа ♦ 983 Клавиши

Назначение

Shift+F5

Вывести на экран диалоговое окно Найти и заменить (Find And Replace) Повторить последний поиск (аналог команды Найти далее (Find Next)) Перемещение между незаблокированными ячейками в защищенном листе

Shift+F4 Tab

Перемещение внутри выделенного диапазона Клавиши Enter Shift+Enter Tab

Назначение Переместиться к концу диапазона Переместиться к началу диапазона Перемещение слева направо внутри диапазона. Если диапазон представляет собой столбец, перемещение производится сверху вниз

Shift+Tab

Перемещение справа налево внутри диапазона. Если диапазон представляет собой столбец, перемещение выполняется снизу вверх Перемещение по часовой стрелке к следующему углу диапазона В несмежных диапазонах перемещение к области, расположенной справа от текущей

Ctrl+. Ctrl+Alt+→ Ctrl+Alt+←

В несмежных диапазонах перемещение к области, расположенной слева от текущей

Диалоговые окна Открытие документа, Сохранение документа и Добавление рисунка Клавиши

Назначение

Alt+1 Alt+2 Alt+З Alt+4 Alt+5 Alt+б Alt+7 или Alt+L Shift+F10

Перейти к предыдущей папке Открыть папку, расположенную на один уровень выше текущей Закрыть диалоговое окно и открыть страницу поиска в Интернете Удалить выбранную папку или файл Создать новую папку Переключение режимов просмотра содержимого папок Открыть меню Сервис (Tools) Вывести контекстное меню для выбранного элемента (папки или файла)

Tab F4 или Alt+I F5

Перемещение между отдельными элементами или группами элементов диалогового окна Раскрыть список Папка (Look In) Обновить список файлов

984 ♦ Приложение Б. Сочетания клавиш

Диалоговое окно Мастера сводных таблиц и диаграмм Для того чтобы отобразить диалоговое окно Мастер сводных таблиц и диаграмм — макет, нажмите кнопку Макет (Layout) в окне Мастера сводных таблиц и диаграмм (шаг 3). Клавиши ↑ или ↓ → или ← Alt+R Alt+C Alt+D Alt+P Alt+L ________

Назначение Выделить предыдущую или следующую кнопку поля в списке справа Если имеется несколько столбцов кнопок полей, выделить кнопку справа или слева Переместить выделенное поле в область строк Переместить выделенное поле в область столбцов Переместить выделенное поле в область данных Переместить выделенное поле в область страниц Вывести диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы (PivotTable Field) ____________________________________

Отображение и скрытие элементов сводных таблиц Клавиши

Назначение

Alt+↓

Отобразить раскрывающийся список для поля сводной таблицы. Стрелки используются для выбора нужного поля Выбрать следующий элемент списка Выбрать предыдущий элемент списка Если текущий элемент имеет элементы более низкого уровня, то отобразить эти элементы Скрыть отображенные элементы низкого уровня для текущего элемента Выбрать первый видимый элемент в списке Выбрать последний видимый элемент в списке Закрыть список и отобразить выбранные элементы Отметить флажком, дважды отметить или снять отметку у элемента списка. Двойная отметка выделяет сам элемент и элементы более низкого уровня

↑ ↓ → ← Ноmе End Enter Пробел

Tab

Переключение между списком и кнопками ОК и Cancel

Изменение макета сводной таблицы Клавиши Ctrl+Shift+* Alt+Shift+→ Alt+Shift+←

Назначение Выделить всю сводную таблицу Сгруппировать выделенные элементы поля сводной таблицы Отменить группировку элементов поля сводной таблицы

Выделение ячеек со специальными характеристиками ♦ 985

Печать Клавиши Ctrl+P или Ctrl+Shift+F12 Alt+F, затем V

Назначение Вывести диалоговое окно Печать (Print) Открыть окно предварительного просмотра (Print Preview)

Предварительный просмотр данных для печати Клавиши

Назначение

↑, ↓, ←. → Перемещение по странице в режиме масштабирования Page Up или Page Перемещение между страницами в полноэкранном режиме Down Ctrl+T или Ctrl+← Перемещение на первую страницу в полноэкранном режиме Ctrl+i или Ctrl + → Перемещение на последнюю страницу в полноэкранном режиме

Выделение ячеек, столбцов, строк и объектов Клавиши Ctrl+пробел Shift+пробел Ctrl+A Shift+Backspace

Назначение Выделить текущий столбец Выделить текущую строку Выделить текущий рабочий лист Если выделено несколько ячеек, снять выделение со всех ячеек, кроме активной Ctrl+Shift+пробел Если выделен объект, выделить все объекты в текущем рабочем листе Ctrl+6 Переключение между режимами скрытия объектов, отображения объектов и отображения очертаний объектов

Выделение ячеек со специальными характеристиками Клавиши

Назначение

Ctrl+Shift+*

Выделить блок вокруг активной ячейки (границами которого служат ближайшие пустые столбцы и строки). В сводной таблице выделить всю сводную таблицу Выделить массив, содержащий активную ячейку Выделить все ячейки, содержащие комментарии В текущей строке выделить те ячейки, значения которых не совпадают со значением активной ячейки

Ctrl+/ Ctrl+Shift+O Ctrl+\

986 ♦ Приложение Б. Сочетания клавиш Клавиши

Назначение

Ctrl+Shift+|

В текущем столбце выделить те ячейки, значения которых не совпадают со значением активной ячейки

Ctrl+[f

Выделить все ячейки, на которые имеются прямые ссылки в формулах, находящихся в текущем выделении

Ctrl+Shift+{

Выделить все ячейки, на которые имеются прямые и непрямые ссылки в формулах, находящихся в текущем выделении Выделить все ячейки, которые прямо ссылаются на активную ячейку Выделить все ячейки, которые прямо и косвенно ссылаются на активную ячейку

Ctrl+] Ctrl+Shift+} Alt+;

Выделить все видимые ячейки в текущем выделении

Отправка сообщений электронной почты Для того чтобы использовать следующие сочетания клавиш, необходимо сделать Microsoft Outlook почтовой программой, используемой по умолчанию. Большая часть приведенных сочетаний клавиш не поддерживается Outlook Express. Клавиши

Назначение

Shift+Tab

Перемещение в поле Введение (Introduction) сообщения электронной почты, когда выделена ячейка А1. Затем перемещение к полям Тема (Subject), Скрытая копия (Вес) (если отображено), Копия (Сс), Кому (То), От (From) (если отображено), далее к записям адресной книги для адресатов Скрытая копия (Вес), Копия (Сс), Кому (То), От (From), и затем возврат к ячейке А1 Отправить сообщение Открыть диалоговое окно Выбор имен (Select Names) Вывести диалоговое окно Параметры сообщения (Outlook Message Options) Сверить адреса в полях Кому, Копия и Скрытая копия с адресной книгой Открыть диалоговое окно Выбор имен для поля Кому Открыть диалоговое окно Выбор имен для поля Копия Если поле Скрытая копия отображено, открыть диалоговое окно Выбор имен для поля Скрытая копия Перейти к полю Тема Создать флаг сообщения

Alt+S Ctrl+Shift+B Alt+P Alt+K Alt+. Alt+C Alt+B Alt+J Ctrl+Shift+G

Отображение, скрытие и группировка данных Клавиши Alt+Shift+-» Alt+Shift+ч-

Назначение Сгруппировать строки или столбцы Отменить группировку строк или столбцов

Панели задач ♦ 987 Клавиши Ctrl+8 Ctrl+9 Ctrl+Shift+( Ctrl+О (ноль) Ctrl+Shift+)

Назначение Отобразить/скрыть символы структуры Скрыть выделенные строки Отобразить все скрытые строки в текущем выделении Скрыть выделенные столбцы Отобразить все скрытые столбцы в текущем выделении

Смарт-теги Клавиши

Назначение

Alt+Shift+F10

Вывести меню или сообщения для смарт-тега. Если имеется несколько смарт-тегов, перейти к следующему смарт-тегу и вывести его меню или сообщение Выбрать следующий элемент в меню смарт-тега Выбрать предыдущий элемент в меню смарт-тега Выполнить действие для выбранного элемента меню смарт-тега Закрыть меню или сообщение смарт-тега

↓ ↑ Enter Esc

Панели задач Клавиши

Назначение

F6

Переместиться в область задач из другой области окна программы (для перемещения может потребоваться несколько последовательных нажатий). Если F6 не приводит к отображению нужной панели задач, нажмите Alt, чтобы активизировать строку меню, а затем нажмите Ctrl+Tab, чтобы перейти в область задач

Ctrl+Tab

Когда меню или панель инструментов активны, перейти в область задач (для перемещения может потребоваться несколько последовательных нажатий)

Tab или Shift+Tab

Выбрать следующий или предыдущий элемент управления активной панели задач

↓ или ↑

Перемещение между пунктами внутри подменю или внутри группы элементов управления

Пробел или Enter

Выполнить команду меню или выполнить действие, назначенное кнопке

Shift+F10

Открыть контекстное меню или раскрывающееся меню для выбранного элемента коллекции

Ноте или End

Когда открыто меню или подменю, выбрать в нем первую или последнюю команду

Page Up или Page Прокрутка вверх или вниз списка выделенных коллекций Down в панели задач Коллекция клипов (Clip Art) Ctrl+Home или Ctrl+End

Переход в начало или конец списка выделенных коллекций в панели задач Коллекция клипов

988 ♦ Приложение Б. Сочетания клавиш

Интерфейс Office и Windows Клавиши Назначение Alt+Tab Переключиться на следующую программу Alt+Shift+Tab Переключиться на предыдущую программу Ctrl+Esc Вывести меню Пуск (Start) Windows Ctrl+W или Ctrl+F4 Закрыть окно текущей рабочей книги F6 Перейти к следующей области разделенного рабочего листа Shift+F6 Перейти к предыдущей области разделенного рабочего листа Ctrl+F6 Если открыто несколько рабочих книг, перейти в следующую рабочую книгу Ctrl+Shift+F6 Перейти в предыдущую рабочую книгу Ctrl+F9 Свернуть окно рабочей книги в значок Ctrl+F10 Развернуть окно рабочей книги Print Screen Поместить текущее изображение экрана в буфер обмена Alt+Print Screen Поместить изображение активного окна в буфер обмена

Рабочие листы Клавиши

Назначение

Shift+F11 или Alt+Shift+F1 Ctrl+Page Down Ctrl+Page Up Shift+Ctrl+ Page Down

Вставить новый рабочий лист

Alt+E M

Переместить или скопировать текущий рабочий лист (команда Правка ► Переместить/скопировать лист (Edit ► Move Or Copy Sheet))

Alt+E D

Удалить текущий рабочий лист (команда Правка ► Удалить лист (Edit ► Delete Sheet))

Перейти к следующему листу рабочей книги Перейти к предыдущему листу рабочей книги Выделить текущий и следующий рабочие листы. Чтобы отменить выделение нескольких листов, нажмите Ctrl+Page Down или выделите другой лист, нажав Ctrl+Page Up Shift+Ctrl+Page Up Выделить текущий и предыдущие рабочие листы Alt+O H R Переименовать текущий лист (команда Формат ► Лист ► Переименовать (Format ► Sheet ► Rename))

Приложение В Встроенные функции Excel

В этом приложении перечислены в алфавитном порядке все функции Microsoft Excel 2003. Для каждой функции приведено описание ее действия, ее синтаксис, а также описания каждого из ее аргументов. Те аргументы, имена которых выделены в описании полужирным начертанием, являются обязательными для данной функции; остальные аргументы можно опускать. Имена функций, относящихся к надстройке Пакет анализа (Analysis ToolPak), помечены в заголовках знаком звездочки. Для того чтобы использовать эти функции, вам нужно установить данную надстройку. При использовании функций необходимо соблюдать порядок аргументов, а также не вводить дополнительные пробелы между аргументами и внутри них. Если пробел является значимым символом в текстовом значении или ссылке, соответствующий аргумент следует заключить в кавычки.

ABS Возвращает модуль (абсолютную величину) числа. Синтаксис: =АВS(число).

ACOS Возвращает арккосинус числа. Синтаксис: =АСOS(число). Число — это косинус искомого угла, значение которого должно находиться в диапазоне от -1 до 1.

ACOSH Возвращает гиперболический арккосинус числа. Синтаксис: =АСOSH(число). Число — любое вещественное число, большее или равное 1.

ASC Для языков с двухбайтовыми наборами знаков преобразует двухбайтовые символы в однобайтовые. Синтаксис: =АSС(текст). Текст — текст или ссылка на ячейку, содержащую текст. В отличие от одноименных функций в других программных системах, не оказывает никакого влияния на текст из однобайтовых символов.

ASIN Возвращает арксинус числа. Синтаксис: =АSIN(число). Число — синус искомого угла, значение которого должно быть в диапазоне от -1 до 1.

EUROCONVERT ♦ 991

ASINH Возвращает гиперболический арксинус числа. Синтаксис: =ASINH(число). Число — это любое вещественное число.

ATAN Возвращает арктангенс числа. Синтаксис: = АТАN(число). Число — тангенс искомого угла.

ATAN2 Возвращает арктангенс для заданных координат х и у. Синтаксис: =ATAN2(x; у). х — хкоордината точки, у — у-координата точки.

ATANH Возвращает гиперболический арктангенс числа. Синтаксис: =АТАNH(число). Число — любое действительное число строго между -1 и 1 (без граничных значений).

COS Возвращает косинус заданного угла. Синтаксис: =COS(число). Число — угол в радианах, для которого определяется косинус.

COSH Возвращает гиперболический косинус числа. Синтаксис: =СOSН(число). Число — любое действительное число, от которого требуется найти гиперболический косинус.

EUROCONVERT Преобразует: число в значение в единицах евро; значение в единицах евро в единицы национальных валют стран Евросоюза; или число из одной национальной валюты в другую с использованием в качестве промежуточного результата значения в евро. Синтаксис: =EUROCONVERT(number; source; target; full_precision; triangulation_prerision). ► Number — значение, которое требуется преобразовать, или ссылка на ячейку, содержащую значение.

992 ♦ Приложение В. Встроенные функции Excel

► Source — строка из трех знаков или ссылка на ячейку, содержащую строку, соответствующую коду ISO исходной валюты. ► Target — строка из трех знаков или ссылка на ячейку, содержащую строку, соответствующую коду ISO валюты, в которую требуется пересчитать значение. ► Full_precision — логическое значение (ИСТИНА или ЛОЖЬ). Если оно равно ИСТИНЕ (или опущено), в результате отображаются все значащие разряды. Когда аргумент равен значению ЛОЖЬ, применяется специфичный для страны фактор округления. ► Triangulation_precision — целое число, равное или большее 3. Соответствует числу задействуемых непосредственно при перерасчете цифр. Информацию о кодах ISO и факторах округления см. в интерактивной справке Excel. Функция входит в состав надстройки Пересчет в евро.

ЕХР Возвращает число е, возведенное в указанную степень. Синтаксис: = ЕХР(число). Число — это значение, для которого вычисляется экспоненциальная функция.

FPACП (FDIST) Возвращает F-распределение случайной величины Fnm (величины сп2 и cm2 независимы и имеют распределение хи-квадрат спит степенями свободы). Синтаксис: =FPACП(x; степени_свободы1; степени_свободы2). ► х — значение, для которого вычисляется функция. ► Степени_свободы1 — число степеней свободы первой случайной величины (numerator). ► Степени_свободы2 — число степеней свободы второй случайной величины (denominator).

FPACПOБP (FINV) Возвращает обратное F-распределение случайной величины (то есть определяет величину по вероятности). Синтаксис: =FРАСПОБР(вероятность; степени_свободы1; степени_свободы2). ► Вероятность — это вероятность, связанная с F-распределением. ► Степени_свободы1 — число степеней свободы первой случайной величины. ► Степени_свободы2 — число степеней свободы второй случайной величины.

JIS Для языков с однобайтовыми наборами знаков преобразует однобайтовые символы в двухбайтовые. Синтаксис: =JIS(текст).

SIN ♦ 993

Текст — текст или ссылка на ячейку, содержащую текст. Если текст не содержит однобайтовых символов, он не изменяется.

LN Вычисляет натуральный логарифм числа. Синтаксис: =LN(числo). Число — положительное вещественное число.

LOG Вычисляет логарифм числа по заданному основанию. Синтаксис: =LOG(число; основание). ► Число — положительное вещественное число. ► Основание — основание логарифма. Если аргумент опущен, основание полагается равным 10.

LOG 10 Возвращает десятичный логарифм числа. Синтаксис: =LOG10(число). Число — положительное вещественное число.

PHONETIC Для восточно-азиатских языков (японского, корейского, китайского — упрощенного и классического) извлекает фонетические (фуригана1) знаки из текстовой строки. Синтаксис: =PHONETIC(ccылкa). Ссылка — ссылка на ячейку (диапазон), содержащую текстовую строку. Если ссылка указывает на диапазон ячеек, функция возвращает фонетические знаки из ячейки, находящейся в верхнем левом его углу.

SIN Вычисляет синус заданного угла. Синтаксис: =SIN(числo). Число — угол в радианах, для которого вычисляется синус.

_______________________ 1 В японской художественной литературе и газетных текстах фигурирует в основном национальная лексика, основа которой записывается иероглифами, а изменяемая часть — азбукой хирагана. (В технической литературе иероглифов значительно меньше.) Поэтому, если попадаются редко употребляемые иероглифы, в помощь читателям и изучающим язык, чтобы расшифровать звучание, сбоку от таких иероглифов помещаются пояснительные надписи азбукой фуригана («боковая» кана). — Примеч. ред.

994 ♦ Приложение В. Встроенные функции Excel

SINH Возвращает гиперболический синус числа. Синтаксис: =SINН(число). Число — любое вещественное число.

TAN Вычисляет тангенс заданного угла. Синтаксис: =ТАN(число). Число — угол в радианах, для которого определяется тангенс.

TANH Возвращает гиперболический тангенс числа. Синтаксис: =ТАNН(число). Число — любое вещественное число.

ZTECT (ZTEST) Генерирует двухстороннее Р-значение z-теста для нормального распределения. Синтаксис: =ZТЕСТ(массив; х; сигма). ► Массив — массив или набор данных, с которыми сравнивается величина х. ► х — проверяемое значение. ► Сигма — известное стандартное отклонение генеральной совокупности. Если этот параметр опущен, используется стандартное отклонение выборки.

АДРЕС (ADDRESS) Создает адрес ячейки в виде текста, опираясь на номера строки и столбца. Синтаксис: =АДРЕС(номер_строки; номер_столбца; тип_ссылки; a1; имя_листа). ► Номер_строки — номер строки, используемый в ссылке ячейки. ► Номер_столбца — номер столбца, используемый в ссылке ячейки. ► Тип_ссылки — тип возвращаемой ссылки (1 или опущен — абсолютная; 2 — абсолютная строка плюс относительный столбец; 3 — относительная строка плюс абсолютный столбец; 4 — относительная). ► А1 — логическое значение, которое определяет стиль ссылок. При равенстве аргумента ИСТИНЕ или его пропуска функция возвращает ссылку в стиле А1; если этот аргумент имеет значение ЛОЖЬ, функция возвращает ссылку в стиле R1C1. ► Имя_листа — имя рабочего листа, включаемое во внешнюю ссылку.

ACH(SYD) ♦ 995

АМОРУВ (AMORDEGRC)* Вычисляет величину амортизации для каждого периода. Эта функция предназначена для французской системы бухгалтерского учета. Синтаксис: =АМOРУВ (стоимость; дата_приобр; первый_период; остаточная_стоимость; период; ставка; базис). ► Стоимость — затраты на приобретение актива. ► Дата_приобр — дата приобретения актива. ► Первый_период — дата окончания первого периода. ► Остаточная_стоимость — стоимость актива в конце периода амортизации. ► Период — расчетный период. ► Ставка — процент амортизации. ► Базис — способ вычисления дат (0 или опущен — 30/360; 1 — фактический/ фактический; 2 — фактический/360; 3 — фактический/365; 4 — европейский 30/360).

АМОРУМ (AMORLINK)* Возвращает величину амортизации для каждого периода. Эта функция предназначена для французской системы бухгалтерского учета. Она подобна функции АМОРУВ, за тем исключением, что применяемый в вычислениях коэффициент зависит от периода амортизации актива. Синтаксис: =АМOРУМ(стоимость; дата_приобр; первый_период; остаточная_стоимость; период; ставка; базис). Описание аргументов см. АМОРУВ.

АПЛ (SLN) Возвращает величину амортизации актива за один период, рассчитанную линейным методом. Синтаксис: =АПЛ(нач_стоимость; ост_стоимость; время_эксплуатации). ► Нач_стоимость — затраты на приобретение актива. ► Ост_стоимость — стоимость в конце периода амортизации (иногда называется остаточной стоимостью актива). ► Времяэксплуатации — количество периодов, за которые актив амортизируется (иногда называется периодом амортизации).

АСЧ (SYD) Вычисляет величину амортизации актива за данный период, рассчитанную методом суммы годовых чисел. Синтаксис: =АСЧ(нач_стоимость; ост_стоимость; время_ эксплуатации; период). ► Нач_стоимость — затраты на приобретение актива.

996 ♦ Приложение В. Встроенные функции Excel

► Ост_стоимость — стоимость в конце периода амортизации (иногда называется остаточной стоимостью актива). ► Время_эксплуатации — количество периодов, за которые актив амортизируется (иногда называется периодом амортизации). ► Период — период (должен быть задан в тех же единицах, что и время полной амортизации).

БАТТЕКСТ (ВАНТТЕХТ)* Преобразование числа в текст на тайском языке и добавление суффикса (слова) «бат». Синтаксис: =БАТТЕКСТ(число)1. Число — это число, которое необходимо преобразовать в текст, ссылка на ячейку, содержащую число, или формула, принимающая числовые значения.

БДДИСП (DVAR) Оценивает дисперсию распределения, основанного на выборке, используя числа в столбце списка или базы данных, удовлетворяющие заданным условиям. Синтаксис: =БДДИСП(база_данных ;поле; критерий). ► Базаданных — диапазон ячеек, формирующих список или базу данных. ► Поле определяет столбец, используемый функцией. ► Критерий — диапазон ячеек, который содержит условия отбора.

БДДИСПП (DVARP) Вычисляет дисперсию распределения, основанного на всей совокупности данных (то есть генеральной), используя числа в столбце списка или базы данных, удовлетворяющие заданным условиям. Синтаксис: =БДИСПП(база_данных; поле; критерий). Описание аргументов см. БДДИСП.

БДПРОИЗВЕД (DPRODUCT) Перемножает значения в столбце списка или базы данных, удовлетворяющие заданным условиям. Синтаксис: =БДПРОИЗВЕД(база_данных; поле; критерий). Описание аргументов см. БДДИСП.

______________________ 1 Просто удивительно, с каким упорством Microsoft не желает поддержать данную, столь полезную функцию «суммы прописью» для русского языка. Впрочем, это уже многократно сделано нашими людьми. Есть идентичное решение, которое просто добавляет аналогичную функцию в категорию определенных пользователем, оформленное в виде надстройки (http://keysoft.narod.ru/_private/PROG/propis.htm). — Примеч. ред.

БЕТАОБР (BETAINV) ♦ 997

БДСУММ (DSUM) Суммирует числа в столбце списка или базы данных, удовлетворяющие заданным условиям. Синтаксис: =БДСУММ(база_данных; поле; критерий). Описание аргументов см. БДДИСП.

БЕССЕЛЬ.I (BESSELI)* Возвращает модифицированную функцию Бесселя, что эквивалентно вычислению функции Бесселя для чисто мнимого аргумента. Синтаксис: = БЕССЕЛЬ.I(х; n). ► х — значение, для которого вычисляется функция. ► n — порядок функции Бесселя.

БЕССЕЛЬ.J (BESSELJ)* Возвращает функцию Бесселя первого рода. Синтаксис: =БЕССЕЛЬ.J(х; n). Описание аргументов см. БЕССЕЛЬ.I.

БЕССЕЛЬ.К (BESSELK)* Возвращает модифицированную функцию Бесселя, что эквивалентно вычислению функции Бесселя для чисто мнимого аргумента. Синтаксис: =БЕССЕЛЬ.К(х; n). Описание аргументов см. БЕССЕЛЬ.I.

БЕССЕЛЬ.Y (BESSELY)* Возвращает функцию Бесселя второго рода, которая также называется функцией Вебера или функцией Неймана. Синтаксис: =БЕССЕЛЬ.Y(х; n). Описание аргументов см. БЕССЕЛЬ.I.

БЕТАОБР (BETAINV) Возвращает обратную интегральную функцию плотности вероятности (то есть если вероятность р = БЕТАРАСП(х; ...), то БЕТАOБР(р; ...) = х) для бета-распределения. Бета-распределение используется, например, при планировании вероятного времени завершения работы, если заданы желаемое время завершения и допустимые границы его изменения. Синтаксис: =БЕТАОБР(вероятность; альфа; бета; А; В). ► Вероятность — вероятность, связанная с бета-распределением. ► Альфа — параметр распределения. ► Бета — параметр распределения.

998 ♦ Приложение В. Встроенные функции Excel

► А — необязательная нижняя граница интервала изменения х. ► В — необязательная верхняя граница интервала изменения х.

БЕТАРАСП (BETADIST) Возвращает интегральную функцию плотности вероятности для бета-распределения случайной величины. Синтаксис: =БЕТАРАСП(х; альфа; бета; А; В). ► х — значение в интервале между А и В, для которого вычисляется функция. ► Альфа — параметр распределения. ► Бета — параметр распределения1. ► А — необязательная нижняя граница интервала изменения х. ► В — необязательная верхняя граница интервала изменения х.

БЗРАСПИС (RESCHEDULE)* Вычисляет будущую стоимость первоначального основного капитала после применения ряда (плана) ставок сложных процентов. Синтаксис: =БЗРАСПИС(первичное; план). ► Первичное — стоимость инвестиции на текущий момент. ► План — массив переменных процентных ставок.

БИЗВЛЕЧЬ (DGET) Извлекает отдельное значение из поля списка или базы данных, которое удовлетворяет заданным условиям. Синтаксис: =БИЗВЛЕЧЬ(база_данных; поле; критерий). ► База_данных — диапазон ячеек, формирующих список или базу данных. ► Поле определяет столбец, используемый функцией. ► Критерий — диапазон ячеек, который содержит задаваемые условия.

БИНОМРАСП (BINOMDIST) Возвращает биномиальное распределение (то же, что и распределение Бернулли). Используется в задачах с фиксированным числом независимых испытаний, когда вероятность успеха постоянна на протяжении всего эксперимента. Например,

___________________________________ 1

В группе распределений, представляющих собой частные случаи других и при определенных условиях сходящихся к другим (гамма-, бета-, F-распределение, экспоненциальное, распределение Вейбулла (Релея)), коэффициенты «Альфа» и «Бета» представляют форму (shape) и масштаб (scale) функции распределения. Масштаб чаще всего единичный. — Примеч. ред.

ВЕЙБУЛЛ (WEIBULL) ♦ 999

БИНОМРАСП может вычислить вероятность того, что двое из трех следующих новорожденных будут мальчиками. Синтаксис: =БИНОМРАСП(число_успехов; число_испытаний; вероятность_успеха; интегральная). ► Число_успехов — количество успешных испытаний Бернулли. ► Число_испытаний — число независимых испытаний. ► Вероятность_успеха — вероятность успеха каждой попытки. ► Интегральная — логическое значение, определяющее характер функции. Если ИСТИНА, функция возвращает интегральную функцию распределения (то есть вероятность того, что число успешных испытаний не менее значения аргумента «число_успехов»); если ЛОЖЬ, возвращается функция распределения (вероятность того, что число успешных испытаний в точности равно значению аргумента «число_успехов»).

БС (FV) Вычисляет будущую стоимость инвестиции на основе периодических постоянных (равных по величине сумм) платежей и постоянной процентной ставки. Синтаксис: =БС(ставка; кпер; плт; пс; тип). ► Ставка — процентная ставка за период. ► Кпер — общее число периодов платежей по аннуитету. ► Плт — выплата, производимая в каждый период; это значение не может меняться в течение всего периода выплат. Если аргумент опущен, должно быть указано значение аргумента «пс». ► Пс — приведенная к текущему моменту стоимость или общая сумма, которая на текущий момент равноценна ряду будущих платежей. Если аргумент опущен, он полагается равным 0. В этом случае должно быть указано значение аргумента «плт». ► Тип — число 0 или 1, обозначающее, когда должна производиться выплата (0 — в конце периода, 1 — в начале периода). Если аргумент опущен, он полагается равным 0.

ВЕЙБУЛЛ (WEIBULL) Возвращает распределение Вейбулла, обычно привлекаемое при анализе надежности, например для вычисления среднего времени наработки на отказ какого-либо устройства. Синтаксис: =ВЕЙБУЛЛ(х; альфа; бета; интегральная). ► х — значение, для которого вычисляется функция. ► Альфа — параметр распределения. ► Бета — параметр распределения. ► Интегральная — аргумент, определяющий характер функции.

1000 ♦ Приложение В. Встроенные функции Excel

ВЕРОЯТНОСТЬ (PROB) Возвращает вероятность того, что значение из интервала находится внутри заданных пределов. Синтаксис: =ВЕРОЯТНОСТЬ(интервал_х; интервал_вероятностей; нижний_предел; верхний_предел). ► Интервал_х — интервал числовых значений х, ассоциированных с вероятностями. ► Интервал_вероятностей — множество вероятностей, соответствующих значениям х. ► Нижний_предел — нижняя граница значения, для которого вычисляется вероятность. ► Верхний_предел — необязательная верхняя граница искомого значения.

ВОСЬМ.В.ДВ (OCT2BIN)* Преобразует восьмеричное число в двоичное. Синтаксис: =ВОСЬМ.В.ДВ(число; разрядность). ► Число — преобразуемое восьмеричное число. ► Разрядность — количество используемых разрядов (если опущена, используется минимальное необходимое количество разрядов).

ВОСЬМ.В.ДЕС (OCT2DEC)* Преобразует восьмеричное число в десятичное. Синтаксис: =ВОСЬМ.В.ДЕС(число). Число — восьмеричное число.

ВОСЬМ.В.ШЕСТН (ОСТ2НЕХ)* Преобразует восьмеричное число в шестнадцатеричное. Синтаксис: =ВОСЬМ.В. ШЕСТН(число; разрядность). ► Число — преобразуемое восьмеричное число. ► Разрядность — количество используемых разрядов (если опущена, используется минимальное необходимое количество разрядов).

ВПР (VLOOKUP) Ищет значение в крайнем левом столбце таблицы, при успехе извлекает другое из указанного столбца таблицы и той же строки и возвращает его в заданную ячейку, обычно туда, куда вводится функция. Удобна для поиска в справочных таблицах, так как

BCA(IRR) ♦

1001

позволяет одним действием найти, например, цену товара по его коду. Синтаксис: =ВПР(искомое_значение; таблица; номер_столбца; интервальный_ просмотр). ► Искомое_значение — это значение, которое должно быть найдено в первом столбце массива. Может быть числом, ссылкой или текстовой строкой. ► Таблица — таблица с информацией для поиска, заданная ссылкой на диапазон или его именем. ► Номер_столбца — номер в массиве таблицы (от 1) столбца, содержащего ассоциированное значение. ► Интервальный_просмотр — логический аргумент, который определяет характер поиска: точный или приближенный. Если равен ИСТИНЕ или опущен, возвращается самое близкое значение; иначе функция ищет точное соответствие.

ВРЕМЗНАЧ (TIMEVALUE) Сериализует текстовую строку со значением времени в десятичное число. Синтаксис: =ВРЕМЗНАЧ(время_как_текст). Время_как_текст — текстовая строка, задающая время в любом из форматов времени Microsoft Excel.

ВРЕМЯ (TIME) Возвращает целое число, представляющее определенное время. Синтаксис: =ВРЕМЯ (часы; минуты; секунды). ► Часы — целое число в интервале 0-23, задающее часы. ► Минуты — число в интервале 0-59, задающее минуты. ► Секунды — число в интервале 0-59, задающее секунды.

ВСД (IRR) Определяет внутреннюю ставку доходности для ряда потоков денежных средств, представленных их численными значениями. Внутренняя ставка доходности — это процентная ставка, принимаемая для инвестиции, состоящей из платежей (отрицательные величины) и доходов (положительные величины), которые осуществляются в последовательные и одинаковые по продолжительности периоды. Синтаксис: =ВСД(значения; предположение). ► Значения — это массив или ссылка на ячейки, содержащие исходные числа. ► Предположение — величина, для которой предполагается, что она близка к результату ВСД и по умолчанию равна 10%.

1002 ♦ Приложение В. Встроенные функции Excel

ВЫБОР (CHOOSE) Выбирает по индексу один из аргументов в списке и возвращает его значение. Синтаксис: =ВЫБОР(индекс; значение1; значение2; ...). ► Индекс — порядковый номер выбираемого аргумента. Должен быть числом от 1 до 29, формулой или ссылкой на ячейку, содержащую число в диапазоне 1-29. ► Значение 1, значение2, ... — от 1 до 29 аргументов-значений. Аргументы могут быть числами, ссылками на ячейки, именами, формулами, функциями или текстами.

ГАММАНЛОГ (GAMMALN) Вычисляет натуральный логарифм гамма-функции. Синтаксис: =ГАММАНЛОГ(х). х — положительное значение, для которого вычисляется функция.

ГАММАОБР (GAMMAINV) Возвращает обратное гамма-распределение, то есть ищет значение х, для которого функция ГАММАРАСП(х, альфа, бета, ИСТИНА) = вероятность. Эта функция используется для изучения переменных, которые, возможно, имеют асимметричное распределение. Здесь используется итерационный подход. Если поиск не закончился после 100 итераций, функция возвращает сообщение об ошибке #Н/Д. Синтаксис: =ГАММАОБР(вероятность; альфа; бета). ► Вероятность — вероятность, связанная с гамма-распределением. ► Альфа — параметр распределения. ► Бета — параметр распределения. Если равен 1, функция возвращает стандартное гамма-распределение.

ГАММАРАСП (GAMMADIST) Возвращает гамма-распределение, обычно применяемое в теории очередей. Синтаксис: =ГАММАРАСП(х; альфа; бета; интегральная). ► х — значение, для которого требуется вычислить распределение. ► Альфа — параметр распределения. ► Бета — параметр распределения. Если равен 1, функция возвращает стандартное гамма-распределение. ► Интегральная — логическое значение, определяющее характер функции. Если ИСТИНА, функция возвращает интегральную функцию распределения; если ЛОЖЬ, возвращается функция плотности распределения.

ГПР (HLOOKUP)

♦

1003

ГИПЕРГЕОМЕТ (HYPGEOMDIST) Возвращает гипергеометрическое распределение, которое используется в практике контроля качества промышленной продукции, в задачах, связанных с организацией выборочных обследований. Например, позволяет оценить вероятность получения денежного приза в лотерее вида «т из п». Синтаксис: =ГИПЕРГЕОМЕТ (число_успехов_в_выборке; размер_выборки; число_успехов_в_совокупности; размер_ совокупности). ► Число_успехов_в_выборке — это количество успешных испытаний в выборке. ► Размервыборки — размер выборки. ► Число_успехов_в_совокупности — количество успешных испытаний в генеральной совокупности. ► Размер_совокупности — размер генеральной совокупности.

ГИПЕРССЫЛКА (HYPERLINK) Создает ярлык или переход, который открывает документ, расположенный в локальной сети или в Интернете. Синтаксис: =ГИПЕРССЫЛКА(адрес; имя). ► Адрес — это путь и имя файла для открываемого документа. ► Имя — текст ссылки или числовое значение, отображаемое в ячейке.

ГОД (YEAR) Возвращает год, соответствующий указанной сериализованной дате. Синтаксис: =ГОД(дата_в_числовом_формате).

ГПР (HLOOKUP) Ищет значение в верхней строке таблицы, при успехе извлекает другое из указанной строки таблицы и того же столбца и возвращает его в заданную ячейку, обычно туда, куда вводится функция. Удобна для поиска в справочных таблицах, так как позволяет одним действием найти, например, цену товара по его коду. Синтаксис: =ГПР(искомое_значение; таблица; номер_строки; интервальный_просмотр). ► Искомое_значение — это значение, которое требуется найти. Оно может быть числом, ссылкой или текстовой строкой. ► Таблица — таблица с информацией для поиска, заданная ссылкой на диапазон или его именем. Если тип поиска («интервальный_просмотр») установлен как ИСТИНА, данные в первой строке таблицы должны быть расположены в возрастающем порядке, в противном случае таблица не обязана быть отсортированной. ► Номер_строки — номер в массиве таблицы (от 1) строки, из которой изрле-кается значение.

1004 ♦ Приложение В. Встроенные функции Excel

► Интервальный_просмотр — логическое значение, отвечающее за характер поиска: точный или приближенный. Если ИСТИНА или опущен, возвращается наиболее близкое значение. Если ЛОЖЬ, функция ищет точное соответствие.

ГРАДУСЫ (DEGREES)* Преобразует радианы в градусы. Синтаксис: =ГРАДУСЫ(угол). Угол — угол в радианах, преобразуемый в градусы.

ДАТА (DATE) Возвращает сериализованное число, представляющее определенную дату, заданную раздельными компонентами. Синтаксис: =ДАТА(год; месяц; день). ► Год — аргумент длиной от одной до четырех цифр. ► Месяц — число, представляющее месяц года. ► День — число, представляющее день месяца.

ДАТАЗНАЧ (DATEVALUE) Возвращает сериализованную дату (в виде числа), на входе представленную в виде текста. Синтаксис: =ДАТАЗНАЧ(дата_как_текст). Дата_как_текст — текст, заключенный в кавычки, представляющий дату в формате даты Microsoft Excel.

ДАТАКУПОНДО (COPUPCD)* Возвращает число, соответствующее предыдущей дате купона перед датой расчета. Синтаксис: =ДАТАКУПОНДО(дата_согл; дата_вступл_в_силу; частота; базис). Описания аргументов см. ДНЕЙКУПОНДО.

ДАТАКУПОНПОСЛЕ (COUPNCD)* Возвращает число, представляющее следующую дату купона после даты расчета. Синтаксис: =ДАТАКУПОНПОСЛЕ(дата_согл; дата_вступл_в_силу; частота; базис). Описания аргументов см. ДНЕЙКУПОНДО.

ДАТАМЕС (EDATE)* Возвращает в числовом.формате дату, отстоящую на заданное количество месяцев вперед или назад от заданной даты. Синтаксис: =ДАТАМЕС(нач_дата; число_месяцев). ► Нач_дата — это начальная дата.

ДДОБ(ООВ)

►

♦

1005

Число_месяцев — количество месяцев вниз (отрицательные значения) или вверх (положительные значения) от начальной даты.

ДВ.В.ВОСЬМ (BIN2OCT)* Преобразует двоичное число в восьмеричное. Синтаксис: =ДВ.В.ВОСЬМ(число;разрядность). ► Число — преобразуемое двоичное число. ► Разрядность — количество знаков в записи числа. Этот аргумент задается для заполнения коротких выходных значений ведущими нулями.

ДВ.В.ДЕС (BIN2DEC*) Преобразует двоичное число в десятичное. Синтаксис: =ДВ.В.ДЕС(число). Число — преобразуемое двоичное число.

ДВ.В.ШЕСТН (BIN2HEX)* Преобразует двоичное число в шестнадцатеричное. Синтаксис: =ДВ.В.ШЕСТН(число; разрядность). Описания аргументов см. ДВ.В.ВОСЬМ.

ДВССЫЛ (INDIRECT) Возвращает содержимое ячейки, заданной ссылкой. Синтаксис: =ДВССЫЛ(ссылка_ на_ячейку; а1). ► Ссылка_на_ячейку — ссылка на ячейку либо в стиле А1, либо в стиле R1C1. ► А1 — логическое значение. Если а1 — ИСТИНА или опущено, используется стиль А1; если ЛОЖЬ — стиль R1C1.

ДВФАКТР (FACTDOUBLE) Вычисляет «двойной» факториал числа. (Если число четно: n!! = n x (n-2) x (п-4) ... 4x2; если нечетно — п!! = п х (п-2) х (п-4) ... 3x1.) Синтаксис: =ДВФАКТР(число). Число — это значение, для которого вычисляется двойной факториал.' Если число не целое, производится усечение.

ДДОБ (DDB) Вычисляет амортизацию актива за период с помощью метода двойного уменьшения остатка или иного явно указанного метода. Синтаксис: =ДДОБ(нач_стоимость; ост_стоимость; время_эксплуатации; период; коэффициент).

1006 ♦ Приложение В. Встроенные функции Excel

► Нач_стоимость — затраты на приобретение актива. ► Ост_стоимость — стоимость в конце периода амортизации (иногда называется остаточной стоимостью актива). ► Время_эксплуатации — количество периодов, за которые собственность амортизируется (иногда называется периодом амортизации). ► Период — период, для которого требуется вычислить амортизацию. Период должен быть измерен в тех же единицах, что и время эксплуатации. ► Коэффициент — процентная ставка снижающегося остатка. Если коэффициент опущен, он полагается равным 2 (метод удвоенного процента со снижающегося остатка).

ДЕЛЬТА (DELTA)* Проверяет равенство двух значений. Возвращает 1, если числа равны, и 0 — в противном случае. Синтаксис: =ДЕЛЬТА(число1; число2). Число1 — первое число. Число2 — второе число; если опущено, считается нулем.

ДЕНЬ (DAY) Возвращает день для сериализованной даты (заданной числом). =ДЕНЬ(дата_в_числовом_формате). Дата_в_числовом_формате — дата, день которой необходимо определить.

Синтаксис:

ДЕНЬНЕД (WEEKDAY) Возвращает день недели, соответствующий первому аргументу. Синтаксис: =ДЕНЬНЕД(дата_в_числовом_формате;тип). ► Дата_в_числовом_формате — число, соответствующее календарной дате, день недели, которой необходимо найти. Может быть текстовой строкой в кавычках, десятичным числом или результатом других формул или функций. ► Тип — число, которое определяет тип возвращаемого значения (1 или опущен — первым днем считается воскресенье; 2 — первым днем считается понедельник; 3 — понедельник считается днем 0).

ДЕС.В.ВОСЬМ (DEC2OCT)* Преобразует десятичное число в восьмеричное. Синтаксис: =ДЕС.В.ВОСЬМ(число; разрядность). ► Число — преобразуемое десятичное число. ► Разрядность — допустимое количество знаков в записи числа. Используется, чтобы дополнить возвращаемое значение ведущими нулями.

ДЛИНБ (LENB) ♦

1007

ДЕС.В.ДВ (DEC2BIN)* Преобразует десятичное число в двоичное. разрядность). Описания аргументов см. ДЕС.В.ВОСЬМ.

Синтаксис:

=ДЕС.В.ДВ(число;

ДЕС.В.ШЕСТН (DEC2HEX)* Преобразует десятичное число в шестнадцатеричное. Синтаксис: =ДЕС.В.ШЕСТН (число; разрядность). Описания аргументов см. ДЕС.В.ВОСЬМ.

ДИСП (VAR) Оценивает дисперсию по выборке. Синтаксис: =ДИСП(число1; число2;...). Число1, число2,... — от 1 до 30 числовых аргументов, соответствующих выборке из генеральной совокупности.

ДИСПА (VARA) Оценивает дисперсию по выборке. В расчете помимо численных значений учитываются также текстовые и логические значения (ИСТИНА или ЛОЖЬ). Синтаксис: = ДИСПА(число1; число2;...). Описание аргументов см. ДИСП.

ДИСПР (VARP) Вычисляет дисперсию для генеральной совокупности. Синтаксис: =ДИСПР(число1; число2;...). Число1, число2, ... — от 1 до 30 числовых аргументов, соответствующих генеральной совокупности.

ДИСПРА (VARPA) Вычисляет дисперсию для генеральной совокупности. В расчете помимо численных значений учитываются также текстовые и логические значения (ИСТИНА или ЛОЖЬ). Синтаксис: =ДИСПРА(число1; число2;...). Описание аргументов см. ДИСПР.

ДЛИНБ (LENB) Возвращает количество байтов, используемых для представления символов в текстовой строке. Синтаксис: =ДЛИНБ(текст). Текст — текст, длину которого нужно определить. Пробелы также учитываются.

1008 ♦ Приложение В. Встроенные функции Excel

ДЛИТ (DURATION)* Вычисляет продолжительность Макалея для предполагаемой номинальной стоимости 100 руб. Продолжительность определяется как взвешенное среднее приведенной стоимости денежных потоков и используется как мера реакции цен облигаций на изменение доходности. Синтаксис: =ДЛИТ(дата_согл; дата_вступл_в_силу; купон; доход; частота; базис). ► Дата_согл — дата расчета за ценные бумаги. ► Дата_вступл_в_силу — срок погашения ценных бумаг (момент истечения срока действия). ► Купон — годовая процентная ставка для купонов по ценным бумагам. ► Доход — годовой доход по ценным бумагам. ► Частота — количество выплат по купонам за год. Для ежегодных выплат частота = 1; для полугодовых выплат частота = 2; для ежеквартальных выплат частота = 4. ► Базис — способ вычисления дня (0 или опущен — 30/360; 1 — фактический/ фактический; 2 — фактический/360; 3 — фактический/365; 4 — европейский 30/360).

ДЛСТР (LEN) Возвращает количество символов в текстовой строке. Синтаксис: =ДЛСТР(текст). Текст — текст, длину которого нужно определить. Пробелы также учитываются.

ДМАКС (DMАХ) Возвращает наибольшее число в столбце списка или базы данных, удовлетворяющее заданным условиям. Синтаксис: =ДМАКС(база_данных; поле; критерий). ► Базаданных — диапазон ячеек, формирующих список или базу данных. ► Поле определяет столбец, используемый функцией. ► Критерий — ячейки, которые содержат задаваемые условия.

ДМИН (DMIN) Возвращает наименьшее число в столбце списка или базы данных, удовлетворяющее заданным условиям. Синтаксис: =ДМИН(база_данных; поле; критерий). Описание аргументов см. ДМАКС.

ДНЕЙ360 (DAYS360) Определяет количество дней между двумя датами на основе 360-дневного годового цикла (двенадцать 30-дневных месяцев). Синтаксис: =ДНЕЙ360(нач_дата; кон_ дата; метод).

ДОВЕРИТ (CONFIDENCE) ♦

1009

► Нач_дата и кон_дата — две даты, количество дней между которыми необходимо вычислить. ► Метод — логическое значение, которое определяет, какой метод, европейский или американский, должен использоваться при вычислениях. Если ЛОЖЬ, используется американский метод NASD (если начальная дата является 31-м числом месяца, она полагается равной 30-му числу того же месяца. Если конечная дата является 31-м числом месяца и начальная дата меньше, чем 30-е число, конечная дата полагается равной 1-му числу следующего месяца, в противном случае конечная дата полагается равной 30-му числу того же месяца), если ИСТИНА — европейский (начальная и конечная даты, которые приходятся на 31-е число месяца, полагаются равными 30-му числу того же месяца).

ДНЕЙКУПОН (COUPDAYS)* Возвращает число дней в периоде купона, который содержит дату расчета. Синтаксис: =ДНЕЙКУПОН (дата_согл; дата_вступл_в_силу; частота; базис). Описания аргументов см. ДНЕЙКУПОНДО.

ДНЕЙКУПОНДО (COUPDAYBS)* Возвращает количество дней от начала действия купона до даты расчета (урегулирования сделки). Синтаксис: =ДНЕЙКУПОНДО(дата_согл; дата_вступл_в_силу; частота; базис). ► Дата_согл — это дата расчета за ценные бумаги. ► Дата_вступл_в__силу — момент погашения ценных бумаг. ► Частота — количество платежей по купонам за год. Для ежегодных выплат частота = 1; для полугодовых выплат частота = 2; для ежеквартальных выплат частота = 4. ► Базис — способ вычисления дня (0 или опущен — 30/360; 1 — фактический/фактический; 2 — фактический/360; 3 — фактический/365; 4 — европейский 30/360).

ДНЕЙКУПОНПОСЛЕ (COUPDAYSNC)* Возвращает число дней от даты расчета до срока следующего купона. Синтаксис: =ДНЕЙКУПОНПОСЛЕ(дата_согл; дата_вступл_в_силу; частота; базис). Описания аргументов см. ДНЕЙКУПОНДО.

ДОВЕРИТ (CONFIDENCE) Оценивает доверительный интервал для среднего значения в распределении. Синтаксис: =ДОВЕРИТ(альфа; станд_откл;.размер).

1010 ♦ Приложение В. Встроенные функции Excel

► Альфа — уровень значимости, используемый для вычисления уровня надежности (например, равный 1/10 соответствует 90%-ной надежности). ► Станд_откл — стандартное отклонение генеральной совокупности для интервала данных, предполагается известным. ► Размер — объем выборки.

ДОЛЯГОДА (YEARFRAC)* Вычисляет долю года в днях между двумя датами. Синтаксис: =ДОЛЯГОДА(нач_ дата; кон_дата; базис). ► Нач_дата — начальная дата. ► Кон^дата — конечная дата. ► Базис — способ вычисления дня (0 или опущен — 30/360; 1 — фактический/фактический; 2 — фактический/360; 3 — фактический/365; 4 — европейский 30/360).

ДОХОД (YIELD)* Возвращает доходность ценных бумаг, по которым производятся периодические выплаты процентов. Даты должны вводиться с помощью функции ДАТА или как результат вычисления других формул и функций. Если они вводятся как текст, вероятны проблемы. Синтаксис: =ДОХОД(дата_согл; дата_вступл_в_силу; ставка; цена; погашение; частота; базис). ► Дата_согл — дата расчета за ценные бумаги. ► Дата_вступл_в_силу — срок погашения ценных бумаг. ► Ставка — годовая процентная ставка для купонов по ценным бумагам. ► Цена — цена бумаг за 100 руб. номинальной стоимости. ► Погашение — выкупная стоимость ценных бумаг за 100 руб. номинальной стоимости. ► Частота — количество выплат по купонам за год. ► Базис — способ вычисления дня (0 или опущен — 30/360; 1 — фактический/фактический; 2 — фактический/360; 3 — фактический/365; 4 — европейский 30/360).

ДОХОДКЧЕК (TBILLYIELD)* Вычисляет доходность по казначейскому векселю. Даты должны вводиться с помощью функции ДАТА или как результат вычисления других формул и функций. Синтаксис: =ДОХОДКЧЕК(дата_согл; дата_вступл_в_силу; цена). ► Дата_согл — дата расчета за казначейский вексель.

ДОХОДПОГАШ (YIELDMAT)*

♦

1011

► Дата_вступл_в_силу — момент платежа по казначейскому векселю (срок истечения действия). ► Цена — цена казначейского векселя на 100 руб. номинальной стоимости.

ДОХОДПЕРВНЕРЕГ (ODDFYIELD)* Возвращает доход по ценным бумагам с особым (необычным — коротким или длинным) первым периодом. Excel вычисляет функцию ДОХОДПЕРВНЕРЕГ итеративно методом Ньютона. Доход вычисляется за 100 итераций, до тех пор пока рассчитываемая цена для заданного дохода не станет близкой к значению аргумента «цена». Даты должны вводиться с помощью функции ДАТА или как результат вычисления других формул и функций. Синтаксис: =ДОХОДПЕРВНЕРЕГ(дата_согл; дата_ вступл_в_силу; дата_выпуска; первый_купон; ставка; цена; погашение; частота; базис). ► Дата_согл — дата расчета за ценные бумаги. ► Дата_вступл_в_силу — срок погашения ценных бумаг. ► Дата_выпуска — дата выпуска ценных бумаг в обращение. ► Первый_купон — дата первого купона для ценных бумаг. ► Ставка — процентная ставка. ► Погашение — выкупная стоимость ценных бумаг за 100 руб. номинальной стоимости. ► Частота — количество платежей по купонам за год. Для ежегодных выплат частота = 1; для полугодовых выплат частота = 2; для ежеквартальных выплат частота = 4. ► Базис — способ вычисления дня (0 или опущен — 30/360; 1 — фактический/фактический; 2 — фактический/360; 3 — фактический/365; 4 — европейский 30/360).

ДОХОДПОГАШ (YIELDMAT)* Определяет годовую доходность ценных бумаг, по которым проценты выплачиваются при наступлении срока погашения. Даты должны вводиться с помощью функции ДАТА или как результат вычисления других формул и функций. Синтаксис: =ДОХОДПОГАШ(дата_согл; дата_вступл_в_силу; дата_выпуска; ставка; цена; базис). ► Дата_согл — дата расчета за ценные бумаги. ►Дата_вступл_в_силу — срок истечения действия ценных бумаг. .►Дата_вылуска — дата выпуска ценных бумаг в обращение. ► Ставка — процентная ставка дохода по ценным бумагам на дату выпуска. ► Цена — цена бумаг за 100 руб. номинальной стоимости. ► Базис — способ вычисления дня (0 или опущен — 30/360; 1 — фактический/фактический; 2 — фактический/360; 3 — фактический/365; 4 — европейский 30/360).

1012 ♦ Приложение В. Встроенные функции Excel

ДОХОДПОСЛНЕРЕГ (ODDLFYIELD)* Возвращает доход по ценным бумагам с особым (коротким или длинным) последним периодом. Даты должны вводиться с помощью функции ДАТА или как результат вычисления других формул и функций. Синтаксис: =ДОХОДПОСЛНЕРЕГ(дата_ согл; дата_вступл_в_силу; последняя_выплата; ставка; цена; погашение; частота; базис). Описание аргументов см. ДОХОДПЕРВНЕРЕГ.

ДОХОДСКИДКА (YIELDDISC)* Возвращает годовую доходность по ценным бумагам с учетом скидки. Даты должны вводиться с помощью функции ДАТА или как результат вычисления других формул и функций. Синтаксис: =ДОХОДСКИДКА(дата_согл; дата_вступл_в_силу; цена; погашение; базис). ► Дата_согл — дата расчета за ценные бумаги. ► Дата_вступл_в_силу — срок погашения ценных бумаг. ► Цена — цена бумаг за 100 руб. номинальной стоимости. ► Погашение — выкупная стоимость ценных бумаг за 100 руб. номинальной стоимости. ► Базис — способ вычисления дня (0 или опущен — 30/360; 1 — фактический/фактический; 2 — фактический/360; 3 — фактический/365; 4 — европейский 30/360).

ДРВ (RTD) Извлекает данные реального времени из программ, поддерживающих автоматизацию по технологии СОМ. Синтаксис: =ДРВ(КодПрог, сервер, элемент1,[элемент2],...). ► КодПрог — идентификатор для зарегистрированного программного модуля, поддерживающего автоматизацию CQM, установленного на локальный компьютер. Это имя должно быть заключено в кавычки. ► Сервер — имя сервера, на котором должна выполняться внешняя программа (не на локальном компьютере). ► Элемент 1, элемент2,... — от 1 до 28 параметров, которые вместе представляют уникальный фрагмент данных реального времени.

ДСРЗНАЧ (DAVERAGE) Усредняет значения в столбце списка или базы данных, удовлетворяющие заданным условиям. Синтаксис: =ДСРЗНАЧ(база_данных; поле; критерий). ► База_данных — диапазон ячеек, формирующих список или базу данных. ► Поле определяет столбец, используемый функцией. ► Критерий — диапазон ячеек, который содержит задаваемые условия.

ЕЛОГИЧ (ISLOGICAL)

♦

1013

ДСТАНДОТКЛ (DSTDEV) Оценивает стандартное отклонение на основе выборки из генеральной совокупности, используя числа в столбце списка или базы данных, удовлетворяющие заданным условиям. Синтаксис: =ДСТАНДОТКЛ(база_данных; поле; критерий). Описание аргументов см. БДДИСП.

ДСТАНДОТКЛП (DSTDEVP) Вычисляет стандартное отклонение для генеральной совокупности, используя числа в столбце списка или базы данных, удовлетворяющие заданным условиям. Синтаксис: =ДСТАНДОТКЛП(база_данных; поле; критерий). Описание аргументов см. БДДИСП.

ДСЧЕТ (DCOUNT) Подсчитывает количество ячеек в столбце списка или базы данных, содержащих числа, которые удовлетворяют заданным условиям. Синтаксис: =ДСЧЕТ(база_дан-ных; поле; критерий). Описание аргументов см. БДДИСП.

ДСЧЕТА(DCOUNTA) Подсчитывает непустые ячейки в столбце списка или базы данных, значения в которых удовлетворяют заданным условиям. Синтаксис: =ДСЧЕТА(база_данных; поле; критерий). Описание аргументов см. БДДИСП.

ДФОШ (ERFC) Возвращает дополнительную функцию ошибки, проинтегрированную от х до ∞. Синтаксис: =ДФОШ(х). х — нижний предел интегрирования для ФОШ.

ЕЛОГИЧ (ISLOGICAL) Возвращает значение ИСТИНА, если аргумент ссылается на логическое значение. Синтаксис: =ЕЛОГИЧ(значение). Значение — проверяемое значение.

1014 ♦ Приложение В. Встроенные функции Excel

ЕНД (ISNA) Возвращает значение ИСТИНА, если аргумент ссылается на ячейку с ошибкой #Н/Д. Синтаксис: =ЕНД(значение). Значение — проверяемое значение.

ЕНЕТЕКСТ (ISNONTEXT) Возвращает значение ИСТИНА, если аргумент ссылается на любой элемент, который не является текстом/Синтаксис: =ЕНЕТЕКСТ(значение). Значение — проверяемое значение.

ЕНЕЧЕТ (ISODD)* Возвращает значение ИСТИНА, если число нечетное, и значение ЛОЖЬ, если число четное. Синтаксис: =ЕНЕЧЕТ(число). Число — проверяемое значение. Если не целое, производится усечение.

ЕОШ (ISERR) Возвращает значение ИСТИНА, если аргумент ссылается на ячейку с любой ошибкой, кроме #Н/Д. Синтаксис: =ЕОШ(значение). Значение — проверяемое значение.

ЕОШИБКА (ISERROR) Возвращает ИСТИНУ, если аргумент ссылается на любое значение ошибки (#Н/Д, #ЗНАЧ!, #ССЫЛ!, #ДЕЛ/0!, #ЧИСЛ0!, #ИМЯ? или #ПУСТО!). Синтаксис: =ЕОШИБКА(значение). Значение — проверяемое значение.

ЕПУСТО (ISBLANK) Возвращает значение ИСТИНА, если аргумент ссылается на пустую ячейку. Синтаксис: =ЕПУСТО(значение). Значение — проверяемое значение.

ЕСЛИ (IF) Возвращает один результат, если заданное условие при вычислении дает значение ИСТИНА, и другой результат, если ЛОЖЬ. Синтаксис: =ЕСЛИ(лог_выражение; значение_если_истина; значение_если_ложь).

ЗАМЕНИТЬ (REPLACE)

♦

1015

► Лог_выражение — любое значение или выражение, принимающее значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. ► Значение_если_истина — результат, выдаваемый при равенстве логического выражения ИСТИНЕ. ► Значение_если_ложь — результат, выдаваемый при равенстве логического выражения значению ЛОЖЬ. До семи функций ЕСЛИ могут быть вложены друг в друга в качестве значений аргументов второго и третьего аргументов для\ выполнения более сложных проверок.

ЕССЫЛКА (ISREF) Возвращает значение ИСТИНА, если аргумент ссылается на ссылку. Синтаксис: =ЕССЫЛКА(значение). Значение — проверяемое значение.

ЕТЕКСТ (ISTEXT) Возвращает значение ИСТИНА, если аргумент ссылается на текст. Синтаксис: =ЕТЕКСТ(значение). Значение — проверяемое значение.

ЕЧЕТН (ISEVEN)* Возвращает значение ИСТИНА, если число четно, и значение ЛОЖЬ, если число нечетно. Синтаксис: =ЕЧЕТН(число). Число — проверяемое значение. Если не целое, производится усечение.

ЕЧИСЛО (ISNUMBER) Возвращает значение ИСТИНА, если аргумент ссылается на число. Синтаксис: =ЕЧИСЛО(значение). Значение — проверяемое значение.

ЗАМЕНИТЬ (REPLACE) Подставляет в указанную часть текстовой строки другую строку. Синтаксис: =ЗАМЕНИТЬ(старый_текст; нач_поз; число_знаков; новый_текст). ► Старый_текст — текст, в котором нужно заменить некоторые символы. ► Нач_поз — позиция первого символа замещаемого фрагмента в тексте.

1016 ♦ Приложение В. Встроенные функции Excel

► Число_знаков — число символов, подлежащих замене (не играет роли, если реальное количество символов во вставляемой строке больше заданного здесь — будет вставлен весь «новый_текст»; и наоборот, если это число больше реальной длины вставляемой строки, замещаемый фрагмент усекается до фактической длины подстроки). ► Новый_текст — подстрока, вставляемая на место «старого_текста».

ЗАМЕНИТЬБ (REPLACEB) Замещает указанную часть байтов текстовой строки другой строкой. Синтаксис: =ЗАМЕНИТЬБ(старый_текст; нач_поз; число_байт; новый_текст). ► Старый_текст — текст, в котором требуется заменить некоторые символы. ► Нач_поз — позиция первого символа замещаемого фрагмента в тексте. ► Число_байт — число символов, подлежащих замене. ► Новый_текст — подстрока, вставляемая на место «старого_текста».

ЗНАК (SIGN) Определяет знак числа. Возвращает 1, если число положительное, нуль (0), если оно равно 0, и -1, если число отрицательное. Синтаксис: =ЗНАК(число). Число — любое вещественное число.

ЗНАЧЕН (VALUE) Преобразует строку текста, отображающую число, в число. Синтаксис: =ЗНАЧЕН(текст). Текст — текст в кавычках или ссылка на ячейку, содержащую текст, который нужно преобразовать.

И (AND) Возвращает значение ИСТИНА, если все аргументы имеют значение ИСТИНА; возвращает значение ЛОЖЬ, если хотя бы один аргумент имеет значение ЛОЖЬ. Синтаксис: =И(логическое_значение1; логическое_значение2;...). Логическое_значение1, логическое_значение2, ... — от 1 до 30 проверяемых условий. Аргументы должны быть логическими значениями, массивами или ссылками на логические значения.

ИЛИ (OR) Возвращает ИСТИНУ, если хотя бы один из аргументов имеет значение ИСТИНА; возвращает ЛОЖЬ, если все аргументы имеют значение ЛОЖЬ. Синтаксис: =ИЛИ(логическое_значение1; логическое_значение2; ...)

MHOOPM(INFO) ♦

1017

Логическое_значение1, логическое_значение2, ... — от 1 до 30 проверяемых условий (ИСТИНА или ЛОЖЬ).

ИНДЕКС (INDEX) Возвращает значение или ссылку на значение из таблицы или диапазона. Функция ИНДЕКС() имеет две синтаксические формы. Ссылочная форма всегда возвращает ссылку; форма массива всегда возвращает значение или массив значений. Синтаксис: ► =ИНДЕКС(массив; номер_строки; номер_столбца). > Массив — диапазон ячеек или массив констант. > Номер_строки — номер строки в массиве. Если опущен, обязательно должен быть задан номер столбца. > Номер_столбца — номер столбца в массиве. Если опущен, обязательно должен быть задан номер строки. ► =ИНДЕКС(ссылка; номер_строки; номер_столбца; номер_области). > Ссылка — ссылка на один или несколько диапазонов ячеек. > Номер_строки — номер строки, на которую возвращается ссылка. > Номер_столбца — номер столбца, на который возвращается ссылка. > Номер_области — диапазон, из которого требуется вернуть значение на пересечении строки и столбца с заданными номерами.

ИНОРМА (INTRATE)* Возвращает процентную ставку для полностью инвестированных ценных бумаг. Синтаксис: =ИНОРМА(дата_согл; дата_вступл_в_силу; инвестиция; погашение; базис). ► Дата_согл — дата расчета за ценные бумаги. ► Дата_вступл_в_силу — срок погашения ценных бумаг. Эта дата определяет момент истечения времени действия ценных бумаг. ► Инвестиция —объем инвестиции в ценные бумаги. ► Погашение — сумма, которые должна быть получена на момент погашения ценных бумаг. ► Базис — способ вычисления дня (0 или опущен — 30/360; 1 — фактический/фактический; 2 — фактический/360; 3 — фактический/365; 4 — европейский 30/360).

ИНФОРМ (INFO) Возвращает информацию о =ИНФОРМ(тип_информации).

текущей

операционной

среде.

Синтаксис:

1018 ♦ Приложение В. Встроенные функции Excel

Тип_информации — это текст, задающий тип возвращаемой информации: «версия», «версияос», «доступнаяпамять», «используемаяпамять», «источник», «каталог», «памятьвсего», «перевычислить», «система», «числофайлов».

ИСТИНА (TRUE) Генерирует логическое значение ИСТИНА. Синтаксис: =ИСТИНА().

КВАДРОТКЛ (DEVSQ) Вычисляет сумму квадратов отклонений точек данных от их среднего. Синтаксис: =КВАДРОТКЛ(число1; число2; ...) Число1, число2, ... — от 1 до 30 аргументов, квадраты отклонений которых суммируются. Аргументы должны быть числами или именами, массивами или ссылками на числа.

КВАРТИЛЬ (QUARTILE) Возвращает квартиль множества данных. Синтаксис: =КВАРТИЛЬ(массив; часть). ► Массив — массив или диапазон ячеек с числовыми значениями. ► Часть — характер выходного значения. (О — функция возвращает минимальное значение; 1 — первый квартиль (25-й процентиль); 2 — медиана (50-й процен-тиль); 3 — третий квартиль (75-й процентиль); 4 — максимальное значение.)

КВПИРСОН (RSQ) Вычисляет квадрат коэффициента Пирсона для коррелирующих наборов данных. Синтаксис: =КВПИРСОН(известные_значения_у; известные_значения_х). ► Известные_значения_у — массив или диапазон у-точек данных. ► Известные_значения_х — массив или диапазон х-точек данных.

КОВАР (COVAR) Возвращает ковариансу (показатель ковариации), то есть среднее произведений отклонений для каждой пары точек из наборов данных. Синтаксис: =КОВАР(массив1; массив2). ► Массив1 — первый массив или диапазон данных. ► Массив2 — второй массив или диапазон данных.

КОДСИМВ (CODE) Возвращает числовой код первого символа в текстовой строке. Синтаксис: =КОДСИМВ (текст). Текст — текст, в котором требуется узнать код первого символа.

КОРРЕЛ (CORREL)

♦

1019

КОМПЛЕКСН (COMPLEX)* Преобразует коэффициенты при вещественной и мнимой частях комплексного числа в комплексное число в форме х + yi или х + yj. Синтаксис: =КОМПЛЕКСН(действительная_часть; мнимая_часть; мнимая_единица). ► Действительная_часть — действительная часть комплексного числа. ► Мнимая_часть — мнимая часть комплексного числа. ► Мнимая_единица — это обозначение мнимой единицы в комплексом числе. Если аргумент опущен, предполагается, что он равен i (Допускается обозначение для мнимой единицы i или j, но не I или J, иначе генерируется ошибка #ЗНАЧ!. Все функции, которые используют два или больше комплексных числа, требуют, чтобы обозначение мнимой единицы было одно и то же.)

КОНМЕСЯЦА (EOMONTH)* Возвращает сериализованное значение последнего дня месяца, отстоящего на указанное количество месяцев от некоторой даты. Синтаксис: =КОНМЕСЯЦА(нач_дата; число_месяцев). ► Нач_дата — начальная дата. ► Число_месяцев — количество месяцев до (отрицательные значения) или после (положительные значения) даты отсчета

КОРЕНЬ (SQRT) Вычисляет и возвращает положительное значение квадратного корня из некоторого числа. Синтаксис: =КОРЕНЬ(число). Число — аргумент функции.

КОРЕНЬПИ (SQRTPI) Возвращает квадратный корень из значения выражения «число х пи». Синтаксис: =КОРЕНЬПИ(число). Число — число, которое умножается на число «пи».

КОРРЕЛ (CORREL) Рассчитывает коэффициент корреляции между двумя диапазонами ячеек. Коэффициент корреляции выражает взаимосвязь между двумя свойствами. Например, можно выяснить, имеет ли место зависимость между средней температурой в помещении и мощностью кондиционера. Синтаксис: =КОРРЕЛ(массив1; массив2). ► Массив 1 — первый массив или диапазон данных. ► Массив2 — второй массив или диапазон данных.

1020 ♦ Приложение В. Встроенные функции Excel

КПЕР (NPER) Возвращает общее количество периодов платежей для инвестиции на основе периодических постоянных выплат и постоянной процентной ставки. Синтаксис: =КПЕР(ставка; плт; пс; бс; тип). ► Ставка — процентная ставка за период. ► Плт — выплата, производимая в каждый период; это значение не может меняться в течение всего времени выплат. ► Пс — приведенная к текущему моменту стоимость или общая сумма, которая на текущий момент равноценна ряду будущих платежей. ► Бс — требуемое значение будущей стоимости или остатка средств после последней выплаты. Если аргумент опущен, он полагается равным 0. ► Тип — число 0 или 1, обозначающее, когда должна производиться выплата (О — в конце периода, 1 — в начале периода). Если этот аргумент опущен, он полагается равным 0.

КРИТБИНОМ (CRITBINOM) Возвращает наименьшее значение, для которого интегральное биномиальное распределение удовлетворяет (больше или равно) заданному критерию. Функция используется в приложениях, связанных с контролем качества. Например, для определения наибольшего допустимого числа дефектных комплектующих, при котором еще не отбраковывается все изделие. Синтаксис: =КРИТБИНОМ(число_испытаний; вероятность_успеха; альфа). ► Число_испытаний — число независимых испытаний. ► Вероятность_успеха — вероятность успеха в каждом испытании (от 0 до 1). ► Альфа — значение критерия. Обычно равно разнице между единицей и значением вероятности.

ЛГРФПРИБЛ (LOGEST) Вычисляется экспоненциальная кривая, аппроксимирующая данные, и возвращается массив значений, описывающий эту кривую (у = b × тх). Синтаксис: =ЛГРФПРИБЛ(известные_значения_у; известные_значения_х; конст; статистика). ► Известные_значения_у — множество имеющихся значений у. ► Известные_значения_х — необязательное множество значений х. ► Конст — логическое значение, которое указывает, требуется ли, чтобы константа b была равна 1. ► Статистика — логическое значение, отвечающее за возврат дополнительной статистики по регрессии.

ЛОГНОРМОБР (LOGINV)

♦

1021

ЛЕВБ (LEFTB) Извлекает и возвращает начальные символы текстовой строки, исходя из заданного количества байтов. Синтаксис: =ЛЕВБ(текст; количество_байт). ► Текст — текстовая строка. ► Количество_байт — количество извлекаемых байтов.

ЛЕВСИМВ (LEFT) Возвращает указанное число символов с начала текстовой строки. Синтаксис: =ЛЕВСИМВ(текст; количество_знаков). ► Текст — текстовая строка. ► Количество_знаков — количество извлекаемых знаков, по умолчанию равное 1.

ЛИНЕЙН (LINEST) Рассчитывает статистику для ряда с применением метода наименьших квадратов, с целью вычисления коэффициентов прямой линии (у = тх + b), наилучшим образом аппроксимирующей данные. Синтаксис: =ЛИНЕЙН(известные_значе-ния__у; известные_значения_х; конст; статистика). ► Известные_значения_у — множество имеющихся значений у. ► Известные_значения_х — необязательное множество значений х. ► Конст — логическое значение, которое указывает, требуется ли, чтобы константа b была равна 0. Если ИСТИНА или опущено, b вычисляется обычным образом; если ЛОЖЬ, b полагается равным 0 и значения т подбираются так, чтобы выполнялось соотношение у = тх. ► Статистика — логическое значение, отвечающее за дополнительную статистику по регрессии. (ИСТИНА — функция возвращает дополнительную информацию; ЛОЖЬ или опущено — выполняется возврат только коэффициентов т и b.)

ЛОГНОРМОБР (LOGINV) Возвращает обратную функцию логарифмического нормального распределения случайной величины х для заданных среднего и стандартного отклонения. Синтаксис: =ЛОГНОРМОБР(вероятность; среднее; стандартное_отклонение). ► Вероятность — вероятность, связанная с распределением. ► Среднее — среднее ln(х). ► Стандартное_отклонение — стандартное отклонение ln(х).

1022 ♦ Приложение В. Встроенные функции Excel

ЛОГНОРМРАСП (LOGNORMDIST) Возвращает интегральное логарифмическое нормальное распределение для величины х при заданных среднем и стандартном отклонении. Синтаксис: =ЛОГНОРМРАСП(х; среднее; стандартное_откл). ► х — значение, для которого вычисляется функция. ► Среднее — среднее ln(x). ► Стандартное_откл — стандартное отклонение ln(x).

ЛОЖЬ (FALSE) Генерирует логическое значение ЛОЖЬ. Синтаксис: =ЛОЖЬ().

МАКС (МАХ) Возвращает наибольшее из набора значений. Синтаксис: =МАКС(число1; число2;...). Число1, число2, ... — от 1 до 30 чисел, среди которых требуется найти наибольшее.

МАКСА (МАХА) Возвращает наибольшее значение в списке аргументов. Наряду с числовыми значениями выполняется также сравнение текстовых и логических (ИСТИНА и ЛОЖЬ) значений. Синтаксис: =МАКСА(значение1; значение2;...). Значение 1, значение2,... — от 1 до 30 аргументов, среди которых требуется найти наибольшее.

МВСД (MIRR) Возвращает модифицированную внутреннюю ставку доходности для ряда периодических денежных потоков. МВСД учитывает как затраты на привлечение инвестиции, так и процент, получаемый от реинвестирования денежных средств. Синтаксис: =МВСД(значения; ставка_финанс; ставка_реинвест). ► Значения — массив или ссылка на ячейки, содержащие числовые величины. Эти числа представляют ряд денежных выплат (отрицательные значения) и поступлений (положительные значения), происходящих в регулярные периоды времени. ► Ставкафинанс — ставка процента, выплачиваемого за вложенные деньги. ► Ставка_реинвест — ставка процента, получаемого на денежные потоки при их реинвестировании.

MMHA(MINA) ♦

1023

МДЛИТ (MDURATION)* Возвращает модифицированную продолжительность Макалея для ценных бумаг с предполагаемой номинальной стоимостью 100 руб. Синтаксис: = МДЛИТ(дата_согл; дата_вступл_в_силу; купон; доход; частота; базис). ► Дата_согл — дата расчета за ценные бумаги. ► Дата_вступл_в_силу — срок погашения ценных бумаг. Эта дата определяет момент истечения срока действия ценных бумаг. ► Купон — годовая процентная ставка для купонов по ценным бумагам. ► Доход — годовой доход по ценным бумагам. ► Частота — количество выплат по купонам за год. Для ежегодных выплат частота равна 1; для полугодовых выплат — 2; для ежеквартальных — 4. ► Базис — способ вычисления дня (0 или опущен — 30/360; 1 — фактический/фактический; 2 — фактический/360; 3. — фактический/365; 4 — европейский 30/360).

МЕДИАНА (MEDIAN) Определяет медиану заданных чисел. Синтаксис: =МЕДИАНА(число1; число2;...). Число1, число2, ... — от 1 до 30 аргументов, которые должны быть числами или именами, массивами или ссылками на числа.

МЕСЯЦ (MONTH) Возвращает месяц из сериализованного значения даты. Синтаксис: =МЕСЯЦ(дата_ в_числовом_формате). Дата_в_числовом_формате — может быть задана текстовой строкой в кавычках, десятичным числом или быть результатом вычисления других формул или функций.

МИН (MIN) Возвращает наименьшее из значений. Синтаксис: =МИН(число1; число2;...). Число1, число2,... — от 1 до 30 аргументов, являющихся числами, пустыми ячейками, логическими значениями или текстовыми представлениями чисел.

МИНА (MINA) Возвращает наименьшее значение в списке аргументов. Наряду с числовыми значениями выполняется также сравнение текстовых и логических (ИСТИНА и ЛОЖЬ) значений. Синтаксис: =МИНА(значение1; значение2;...).

1024 ♦ Приложение В. Встроенные функции Excel

Значение1, значение2, ... — от 1 до 30 аргументов, среди которых требуется найти наименьшее.

МИНУТЫ (MINUTE) Возвращает минуты, соответствующие аргументу. Синтаксис: =МИНУТЫ(время_в_ числовом_формате). Время_в_числовом_формате — время, задаваемое текстовой строкой в кавычках, десятичным числом или являющееся результатом вычисления других формул или функций.

MHИM.ABS (IMABS)* Возвращает абсолютную величину (модуль) комплексного числа в формате х + yi или х + yj. Синтаксис: =МНИМ.АВS(компл_число). Компл_число — комплексное число, для которого находится абсолютная величина.

МНИМ.COS (IMCOS)* Возвращает косинус комплексного числа в формате х + yi или х + yj. Синтаксис: =МНИМ.СOS(компл_число). Компл_число — комплексное число.

МНИМ.ЕХР (IMEXP)* Возвращает экспоненту комплексного числа в формате х + yi или х + yj. Синтаксис: =МНИМ.ЕХР(компл_число). Компл_число — комплексное число.

MHИM.LN (IMLN)* Возвращает натуральный логарифм комплексного числа в формате х + yi или х + yj. Синтаксис: =МНИМ.LN(компл_число). Компл_число — комплексное число.

МНИМ.LOG10 (IMLOG10)* Возвращает десятичный логарифм комплексного числа, представленного в формате х + yi или х + yj. Синтаксис: =МНИМ.LOG10(компл_число). Компл_число — комплексное число.

МНИМ.ПРОИЗВЕЛ (IMPRODUCT)*

♦

1025

MHИM.LOG2 (IMLOG2)* Возвращает двоичный логарифм комплексного числа в формате х + yi или х + yj. Синтаксис: =МНИМ.LOG2(компл_число). Компл_число — комплексное число.

МНИМ.SIN (IMSIN)* Возвращает синус комплексного числа в формате х + yi или х + yj. Синтаксис: =МНИМ.SIN(компл_число). Компл_число — комплексное число.

МНИМ.АРГУМЕНТ (IMARGUMENT)* Возвращает значение аргумента комплексного числа, то есть угол, выраженный в радианах. Синтаксис: =МНИМ.АРГУМЕНТ(компл_число). Компл_число — комплексное число.

МНИМ.ВЕЩ (IMREAL)* Возвращает коэффициент при вещественной части комплексного числа в формате х + yi или х + yj. Синтаксис: =МНИМ.ВЕЩ(компл_число). Компл_число — комплексное число.

МНИМ.ДЕЛ (IMDIV)* Возвращает частное от деления двух комплексных чисел в формате х + yi или х + yj. Синтаксис: =МНИМ.ДЕЛ(компл__число1; компл_число2). ► Компл_число1 — комплексный числитель (делимое). ► Компл_число2 — комплексный знаменатель (делитель).

МНИМ.КОРЕНЬ (IMSQRT)* Возвращает значение квадратного корня от комплексного числа в формате х + yi или х + yj. Синтаксис: =МНИМ.КОРЕНЬ(компл_число). Компл_число — комплексное число.

МНИМ.ПРОИЗВЕЛ (IMPRODUCT)* Возвращает произведение от 2 до 29 комплексных чисел в формате х + yi или х + yj. Синтаксис: =МНИМ.ПРОИЗВЕД(компл_число1; компл_число2; ...).

1026 ♦ Приложение В. Встроенные функции Excel

Компл_число1, компл_число2, ... — от 1 до 29 перемножаемых комплексных чисел.

МНИМ.РАЗН (IMSUB)* Возвращает разность двух комплексных чисел в формате х + yi или х + yj. Синтаксис: =МНИМ.РАЗН(компл_число1; компл_число2). ► Компл_число1 — уменьшаемое комплексное число. ► Компл_число2 — вычитаемое комплексное число.

МНИМ.СОПРЯЖ (UNCONJUGATE)* Возвращает комплексно-сопряженное комплексное число в формате х + yi или х + yj. Синтаксис: =МНИМ.СОПРЯЖ(компл_число). Компл_число — комплексное число.

МНИМ.СТЕПЕНЬ (IMPOWER)* Возвращает комплексное число в формате х + yi или х + yj, возведенное в степень. Синтаксис: =МНИМ.СТЕПЕНЬ(компл_число; число). ► Компл_число — комплексное число, возводимое в степень. ► Число — значение степени.

МНИМ.СУММ (IMSUM)* Возвращает сумму двух или более комплексных чисел в формате х + yi или х + yj. Синтаксис: =МНИМ.СУММ(компл_число1; компл_число2;...). Компл_число1, компл_число2,... — от 1 до 29 суммируемых комплексных чисел.

МНИМ.ЧАСТЬ (IMAGINARY)* Возвращает коэффициент при мнимой части комплексного числа в текстовом виде. Синтаксис: =МНИМ.ЧАСТЬ(комплексное_число). Комплексное_число — комплексное число.

МОБР (MINVERSE) Возвращает обратную матрицу для матрицы, хранящейся в массиве. Синтаксис: =МОБР(массив). Массив — числовой массив с равным количеством строк и столбцов.

НАИМЕНЬШИЙ (SMALL) ♦

1027

МОДА (MODE) Возвращает наиболее вероятное значение в массиве или диапазоне. Синтаксис: =МОДА(число1; число2;...). Число 1, число2,... — от 1 до 30 аргументов, которые должны быть числами, именами, массивами или ссылками на числа. Можно использовать один массив или одну ссылку на массив вместо аргументов, разделяемых знаком точки с запятой.

МОПРЕД (MDETERM) Возвращает определитель матрицы (матрица хранится в массиве). =МОПРЕД(массив). Массив — числовой массив с равным количеством строк и столбцов.

Синтаксис:

МУЛЬТИНОМ (MULTINOMIAL) Возвращает отношение факториала суммы значений к произведению факториалов. Синтаксис: =МУЛЬТИНОМ(число1; число2;...). Число1, число2, ... — от 1 до 29 значений, для которых определяется мультиномиальный коэффициент.

МУМНОЖ (MMULT) Возвращает произведение матриц (матрицы хранятся в массивах). Результатом является массив с таким же числом строк, как в первом массиве, и с таким же числом столбцов, как во втором массиве. Синтаксис: =МУМНОЖ(массив1; массив2). Массив1, массив2 — перемножаемые массивы.

НАИБОЛЬШИЙ (LARGE) Возвращает k-e по величине значение из набора данных. Функция позволяет выбрать значение по его относительному местоположению. Например, функцию НАИБОЛЬШИЙ можно использовать для определения наилучшего, второго или третьего результатов тестирования в баллах. Синтаксис: =НАИБОЛЬШИЙ(массив; к). ► Массив — массив или интервал данных, для которых определяется k-e наибольшее значение. ► к — позиция (начиная с наибольшей) в массиве или диапазоне ячеек.

НАИМЕНЬШИЙ (SMALL) Возвращает k-e наименьшее значение в наборе данных. Синтаксис: =НАИМЕНЬШИЙ (массив; к).

1028 ♦ Приложение В. Встроенные функции Excel

► Массив — массив или диапазон числовых данных, для которого определяется k-e наименьшее значение. ► к — позиция (начиная с наименьшей) в массиве или диапазоне ячеек.

НАЙТИ (FIND) Находит вхождение одной текстовой строки в другую строку и возвращает положение начала вхождения относительно начала просматриваемого текста. Синтаксис: =НАЙТИ(искомый_текст; просматриваемый_текст; нач_позиция). ► Искомый_текст — текст, который требуется найти. ► Просматриваемый_текст — текст, предположительно содержащий искомую строку. ► Нач_позиция — позиция символа, с которой начинается поиск, отсчитываемая с 1. Если аргумент опущен, он полагается равным 1. При неудаче поиска функция НАЙТИ возвращает ошибку #ЗНАЧ!.

НАЙТИБ (FINDB) Находит вхождение одной текстовой строки в другую строку и возвращает положение начала вхождения относительно начала просматриваемого текста с учетом количества байтов, представляющих один символ. Синтаксис: =НАЙТИБ(искомый_текст; просматриваемый_текст; нач_позиция). Описание аргументов см. НАЙТИ.

НАКЛОН (SLOPE) Возвращает наклон линии линейной регрессии. Синтаксис: =НАКЛОН(известные. значения_у; известные_значения_х). ► Известные_значения_у — массив или интервал ячеек, содержащих числовые зависимые точки данных. ► Известные_значения_х — множество независимых точек данных.

НАКОПДОХОД (ACCRINT)* Вычисляет накопленный процент по ценным бумагам с периодической выплатой процентов. Синтаксис: =НАКОПДОХОД(дата_выпуска; первый_доход; дата_согл; ставка; номинал; частота; базис). ► Дата_выпуска — дата выпуска ценных бумаг. ► Первый_доход — дата первой выплаты по ценным бумагам. ► Дата_согл — дата расчета за ценные бумаги.

НЕЧЕТ (ODD) ♦

1029

► Ставка — годовая процентная ставка для купонов по ценным бумагам. ► Номинал — номинальная стоимость ценных бумаг. Если номинал опущен, используется значение 1000 руб. ► Частота — количество выплат по купонам за год. Для ежегодных выплат частота равна 1; для полугодовых выплат — 2; для ежеквартальных выплат — 4. ► Базис — способ вычисления дня (0 или опущен — 30/360; 1 — фактический/фактический; 2 — фактический/360; 3 — фактический/365; 4 — европейский 30/360).

НАКОПДОХОДПОГАШ (ACCRINTM)* Возвращает накопленный процент по ценным бумагам, процент по которым выплачивается в момент истечения срока действия. Синтаксис: =НАКОПДОХОДПОГАШ(дата_выпуска; дата_согл; ставка; номинал; базис). ► Дата_выпуска — дата выпуска ценных бумаг. ► Дата_согл — срок погашения ценных бумаг. ► Ставка — это годовая процентная ставка для купонов по ценным бумагам. ► Номинал — это номинальная стоимость ценных бумаг. Если аргумент опущен, принимается значение 1000 руб. ► Базис — способ вычисления дня (0 или опущен — 30/360; 1 — фактический/ фактический; 2 — фактический/360; 3 — фактический/365; 4 — европейский 30/360).

НД (NA) Вырабатывает значение ошибки #Н/Д. Синтаксис: = НД().

НЕ (NOT) Меняет на обратное логическое значение своего аргумента. Синтаксис: =НЕ(логическое_значение). Логическое_значение — величина или выражение, которое может принимать два значения: ИСТИНА или ЛОЖЬ.

НЕЧЕТ (ODD) Возвращает число, округленное =НЕЧЕТ(число). Число — округляемое значение.

до

ближайшего

нечетного

целого.

Синтаксис:

1030 ♦ Приложение В. Встроенные функции Excel

НОД (GCD)* Находит наибольший общий делитель двух или более целых чисел. Синтаксис: =НОД(число1; число2;...). Число1, число2, ... — от 1 до 29 значений. Любое нецелое число усекается.

НОК (LCM) Находит наименьшее общее кратное целых чисел. Синтаксис: =НОК(число1; число2; ...). Число1, число2,... — от 1 до 29 значений, для которых определяется наименьшее общее кратное. Если значение не целое, производится усечение.

НОМИНАЛ (NOMINAL)* Возвращает номинальную годовую ставку, если заданы эффективная (фактическая) ставка и число периодов в году, за которые начисляются сложные проценты. Синтаксис: =НОМИНАЛ(эффект_ставка; кол_пер). ► Эффект_ставка — фактическая процентная ставка. ► Кол_пер — количество периодов в году, в которые начисляются сложные проценты.

НОМНЕДЕЛИ (WEEKNUM)* Возвращает число, указывающее, на какую неделю года приходится указанная дата. Синтаксис: =НОМНЕДЕЛИ(дата_в_числовом_формате; начало_недели). ► Дата_в_числовом_формате — сериализоваиная дата. ► Начало_недели — число, которое определяет, с какого дня начинается неделя. По умолчанию 1.

НОРМАЛИЗАЦИЯ (STANDARTIZE) Вычисляет нормализованное значение для распределения, характеризуемого средним и стандартным отклонением. Синтаксис: =НОРМАЛИЗАЦИЯ(х; среднее; стандартное_откл). ► х — нормализуемое значение. ► Среднее — среднее арифметическое распределения. ► Стандартное_откл — стандартное отклонение распределения.

НОРМОБР (NORMINV) Возвращает обратное нормальное распределение для указанных среднего и стандартного отклонения. Синтаксис: =НОРМОБР(вероятность; среднее; стандартное_откл).

ОБЩДОХОД (CUMPRINC)* ♦

1031

► Вероятность — вероятность, соответствующая нормальному распределению. ► Среднее — среднее арифметическое распределения. ► Стандартное_откл — стандартное отклонение распределения.

НОРМРАСП (NORMDIST) Возвращает функцию нормального распределения для заданных среднего и стандартного отклонения. Эта функция имеет очень широкий круг применений в статистике, включая проверку гипотез. Синтаксис: =НОРМРАСП(х; среднее; стандартное, откл; интегральная). ► х — значение, для которого строится распределение. ► Среднее — среднее арифметическое распределения. ► Стандартное_откл — стандартное отклонение распределения. ► Интегральная — логическое значение, определяющее характер функции. Если ИСТИНА, функция возвращает интегральную функцию распределения; если ЛОЖЬ, возвращается функция плотности распределения.

НОРМСТОБР (NORMSINV) Возвращает обратное стандартное интегральное нормальное распределение. Синтаксис: =НОРМСТОБР(вероятность). Вероятность — вероятность, соответствующая нормальному распределению.

НОРМСТРАСП (NORMSDIST) Возвращает стандартное нормальное интегральное =НОРМСТРАСП(z). z — значение, для которого строится распределение.

распределение.

Синтаксис:

ОБЛАСТИ (AREAS) Возвращает количество областей в диапазоне, заданном ссылкой. Область — это диапазон смежных ячеек или отдельная ячейка. Синтаксис: =ОБЛАСТИ(ссылка). Ссылка — ссылка на ячейку или диапазон ячеек.

ОБЩДОХОД (CUMPRINC)* Вычисляет кумулятивную (нарастающим итогом) сумму, выплачиваемую в погашение основной суммы займа в промежутке между двумя периодами.

1032 ♦ Приложение В. Встроенные функции Excel

Синтаксис: =ОБЩДОХОД(ставка; кол_пер; нз; нач_период; кон_период; тип). ► Ставка — процентная ставка. ► Кол_пер — общее количество периодов платежей. ► Нз — стоимость инвестиции на текущий момент. ► Нач_период — номер первого периода, включаемого в вычисления. Периоды выплат нумеруются, начиная с 1. ► Кон_период — номер последнего периода, учитываемого в вычислениях. ► Тип — выбор времени платежа.

ОБЩПЛАТ (CUMIPMT)* Возвращает кумулятивную (нарастающим итогом) величину процентов, выплачиваемых по займу в промежутке между двумя периодами выплат. Синтаксис: =ОБЩПЛАТ(ставка; кол_пер; нз; нач_перйод; кон_период; тип). Описания аргументов см. ОБЩДОХОД.

ОКРВВЕРХ (CEILING) Возвращает результат округления с избытком до ближайшего числа, кратного аргументу «точность». Синтаксис: =ОКРВВЕРХ(число; точность). ► Число — округляемое значение. ► Точность — результат должен быть кратен данному значению. Если аргументы имеют разные знаки, функция возвращает.ошибку #ЧИСЛО!.

ОКРВНИЗ (FLOOR) Округляет с недостатком число до кратного заданному значению. Синтаксис: =ОКРВНИЗ(число; точность). ► Число — округляемое числовое значение. ► Точность — результат должен быть кратен данному значению.

ОКРУГЛ (ROUND) Округляет число до указанного количества десятичных разрядов. Синтаксис: =ОКРУГЛ(число; число_разрядов). ► Число — округляемое число. Аргумент также может быть ссылкой на ячейку, содержащую число, либо формулой, результатом которой является число. ► Число_разрядов — количество десятичных цифр в результате. (>0 — число округляется до указанного количества десятичных разрядов справа от десятичной запятой; 0 — число обрезается до ближайшего целого; <0 — число округляется слева от десятичной точки.)

OCTAT(MOD) ♦

1033

ОКРУГЛВВЕРХ (ROUNDUP) Округляет число до ближайшего большего =ОКРУГЛВВЕРХ(число; число_разрядов). Описание аргументов см. ОКРУГЛ.

по

модулю.

Синтаксис:

значения.

Синтаксис:

ОКРУГЛВНИЗ (ROUNDDOWN) Округляет число до ближайшего меньшего =ОКРУГЛВНИЗ(число; число_разрядов). Описание аргументов см. ОКРУГЛ.

по

модулю

ОКРУГЛТ (MROUND)* Возвращает число, округленное с желаемой точностью. Округление производится, если остаток от деления «числа» на «точность» больше или равен половине точности. Синтаксис: =ОКРУГЛТ(число; точность). ► Число — округляемое значение. ► Точность — точность, с которой требуется округлить число. Если аргументы имеют разные знаки, функция возвращает ошибку #ЧИСЛ0!.

ОСПЛТ (РРМТ) Вычисляет величину выплаты в погашение основной суммы по инвестиции за данный период на основе постоянства периодических платежей и постоянства процентной ставки. Синтаксис: =ОСПЛТ(ставка; период; кпер; пс; бс; тип). ► Ставка — процентная ставка за период. ► Период — период, значение должно быть в интервале от 1 до «кпер». ► Кпер — общее число периодов выплат годовой ренты. ► Пс — приведенная стоимость, то есть общая сумма, которая равноценна ряду будущих платежей. ► Бс — требуемое значение будущей стоимости, то есть остатка средств после последней выплаты. Если аргумент опущен, он полагается равным 0. ► Тип — число 0 или 1, обозначающее, когда должна производиться выплата (0 — в конце периода, 1 — в начале периода). По умолчанию полагается равным 0.

ОСТАТ (MOD) Возвращает остаток от целочисленного деления. Результат имеет тот же знак, что и делитель. Синтаксис: =ОСТАТ(число; делитель).

1034 ♦ Приложение В. Встроенные функции Excel

► Число — делимое. ► Делитель — делитель; если он равен 0, функция возвращает ошибку #ДЕЛ/0!.

ОТБР (TRUNC) Усекает число до целого, отбрасывая дробную часть. Подобна функции ЦЕЛОЕ (представляет собой более общий ее случай), за исключением разницы в интерпретации отрицательных чисел. Синтаксис: =ОТБР(число; число_разрядов). ► Число — усекаемое число. ► Число_разрядов — значение, задающее точность усечения. По умолчанию — 0. В результате остается столько разрядов после десятичной точки, сколько указано этим аргументом.

ОТРБИНОМРАСП (NEGBINOMDIST) Возвращает значение отрицательного биномиального распределения, то есть вероятность того, что случится «число_неудач» неудачных испытаний, прежде чем будет достигнуто «число_успехов» успешных испытаний, при том условии, что вероятность успешного испытания постоянна и равна значению аргумента «веро-ятность_успеха». От биномиального распределения отличается фиксированным количеством успехов и переменным количеством испытаний. Функция, например, позволяет оценить, как долго вам придется искать 10 человек с надлежащими способностями, при условии, что такими способностями обладают немногие (вероятность 0,3). Синтаксис: =ОТРБИНОМРАСП(число_неудач; число_успехов; веро-ятность_успеха). ► Число_неудач — количество неудачных независимых испытаний. ► Число_успехов — пороговое значение числа успешных независимых испытаний. ► Вероятность_успеха — вероятность успеха.

ОТРЕЗОК (INTERCEPT) Вычисляет точку пересечения линии, определенной множеством точек, с осью у. Синтаксис: =ОТРЕЗОК(известные_значения_х; известные_значения_у). ► Известные_значения_у — множество зависимых наблюдений. ► Известные_значения_х — множество независимых наблюдений.

ПЕРЕСТ (PERMUT) Находит количество перестановок. В комбинаторике перестановка — это любое множество или подмножество объектов или событий, внутреннее расположение которых существенно. Перестановки отличаются от сочетаний, для которых внутренний порядок

ПИРСОН (PEARSON)

♦

1035

непринципиален. Эта функция используется, например, для вычисления вероятностей в лотереях. Синтаксис: =ПЕРЕСТ(число; число_выбранных). ► Число — целое число, задающее общее количество объектов. ► Число_выбранных — целое число, задающее количество объектов в каждой группе (перестановке).

ПЕРСЕНТИЛЬ (PERCENTILE) Возвращает k-й процентиль для значений из входного множества данных. Процентиль1 (уровень в процентах) xq — это такое значение эмпирической величины, выше которого лежит q% распределения, то есть при 0 < q < 100 выполняется условие Р{х≥ xq} = q/100. Эта функция используется для определения порога приемлемости. Так, можно принять решение экзаменовать только тех кандидатов, которые набрали баллов более значения, выражаемого 90-м процентилем (0,9). Синтаксис: =ПЕРСЕНТИЛЬ(массив; к). ► Массив — массив или диапазон данных с численными значениями. ► к — значение процентиля (от 0 до 1 включительно).

ПЕЧСИМВ (CLEAN) Удаляет все непечатаемые символы из текста. Синтаксис: =ПЕЧСИМВ(текст). Текст — любая информация на рабочем листе.

ПИ (PI) Возвращает число 3,14159265358979, математическую константу «пи» с точностью до 15 цифр. Синтаксис: =ПИ().

ПИРСОН (PEARSON) Вычисляет коэффициент корреляции Пирсона, величину в интервале от -1 до 1 включительно, которая количественно отражает степень сходства между двумя классами на основе учета вклада каждой связи, образованной i-м признаком. Применяется в парном корреляционном анализе для нормального распределения вероятностей непрерывных (количественных) переменных. Синтаксис: =ПИРСОН(массив1; массив2). ► Массив 1 — множество независимых значений. ► Массив2 — множество зависимых значений.

____________________________________ 1

Мнения расходятся, и часто употребляют женский род, подразумевая точку уровня. Это одно из неустоявшихся слов, которое вы не найдете в словарях (в русском интерфейсе Excel — персентиль, а в системе проверки орфографии Office — перцеитиль). — Примеч. ред.

1036 ♦ Приложение В. Встроенные функции Excel

ПЛТ (РМТ) Возвращает сумму периодического платежа для аннуитета на основе постоянства сумм платежей и неизменной процентной ставки. Синтаксис: =ПЛТ(ставка; кпер; пс; 6с; тип). ► Ставка — процентная ставка по ссуде. ' ► Кпер — общее число выплат по ссуде. ► Пс — приведенная к текущему моменту стоимость, или общая сумма, которая на текущий момент равноценна ряду будущих платежей, называемая также основной суммой. ► Бс — требуемое значение будущей стоимости, то есть остатка средств после последней выплаты. Если аргумент опущен, он полагается равным 0. ► Тип — число 0 или 1, обозначающее, когда должна производиться выплата (0 — в конце периода, 1 — в начале периода). По умолчанию полагается равным 0.

ПОВТОР (REPT) Повторяет текст заданное число раз. Используется, чтобы заполнить ячейку некоторым количеством экземпляров текстовой строки. Синтаксис: =ПОВТОР(текст; число_повторений). ► Текст — текстовая строка. ► Число_повторений — число, определяющее, сколько раз нужно повторить текст.

ПОДСТАВИТЬ (SUBSTITUTE) Подставляет другой текст вместо указанного фрагмента текстовой строки. Синтаксис: =ПОДСТАВИТЬ(текст; стар_текст; нов_текст; номер_вхождения). ► Текст — либо текст, являющийся областью просмотра, либо ссылка на ячейку, содержащую текст. ► Стар_текст — заменяемый текст. ► Нов_текст — строка, на которую заменяется имеющийся текст. ► Номервхождения — определяет, какое вхождение подлежит замене. Если определен, замещается только этот фрагмент. В противном случае обрабатывается каждое вхождение.

ПОИСК (SEARCH) Возвращает позицию первого вхождения символа или строки при поиске слева направо, начиная с некоторой позиции. Синтаксис: =ПОИСК(искомый_текст; текст_ для_поиска; нач_позиция). ► Искомый_текст — текст, который требуется найти.

ПОЛУЧЕНО (RECEIVED)*

♦

1037

► Текст_для_поиска — просматриваемый текст. ► Нач_позиция — порядковый номер символа в просматриваемом тексте, левее которого поиск не выполняется.

ПОИСКБ (SEARCHB) Возвращает позицию первого вхождения символа или текстовой строки при поиске слева направо, начиная с определенной позиции, с учетом числа байтов в каждом символе. Эта функция используется при работе с двухбайтовыми системами кодирования. Синтаксис: =ПОИСКБ(искомый_текст; текст_для_поиска; нач_позиция). Описание аргументов см. ПОИСК.

ПОИСКПОЗ (MATCH) Определяет относительное положение элемента массива, который соответствует указанному значению с указанными условиями. Синтаксис: =ПОИСКПОЗ(искомое_ значение; просматриваемый_массив; тип_сопоставления). ► Искомое_значение — искомое значение. ► Просматриваемыймассив — диапазон ячеек, возможно, содержащих искомое значение. ► Тип_сопоставления — число -1, 0 или 1. Отвечает за то, как Excel сопоставляет искомое значение с содержимым ячеек просматриваемого массива. (Если равен 1, функция находит наибольшее значение, одновременно меньшее либо равное искомому. Просматриваемый массив должен быть упорядочен по возрастанию; если 0, возвращается первое значение, которое в точности равно заданному. Просматриваемый массив не требует упорядочивания; если -1, функция находит наименьшее значение, одновременно большее либо равное искомому. Просматриваемый массив должен быть отсортирован по убыванию.)

ПОЛУЧЕНО (RECEIVED)* Возвращает сумму, насчитанную к сроку погашения полностью обеспеченных ценных бумаг, с учетом скидки. Синтаксис: =ПОЛУЧЕНО(дата_согл; дата_вступл_ в_силу; инвестиция; скидка; базис). ► Дата_согл — дата расчета за ценные бумаги. ► Дата_вступл_в_силу — срок погашения ценных бумаг. ► Инвестиция — объем инвестиции в ценные бумаги. ► Скидка — скидка на ценную бумагу. ► Базис — способ вычисления дня (0 или опущен — 30/360; 1 — фактический/фактический; 2 — фактический/360; 3 — фактический/365; 4 — европейский 30/360).

1038 ♦ Приложение В. Встроенные функции Excel

ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ (GETPIVOTDATA) Обычно используется для получения итоговых данных, то есть чисел, хранящихся в отчете сводной таблицы. Синтаксис: =ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ(поле_ данных; сводная_таблица; поле1; элем1; поле2; элем2;...). ► Поле_данных — заключенное в кавычки имя поля, содержащего данные, которые требуется извлечь. ► Своднаятаблица — ссылка на ячейку, диапазон ячеек или именованный диапазон в отчете сводной таблицы. ► Поле1, элем!, поле2, элем2 — одна из 14 пар име.н полей и элементов, описывающих извлекаемые данные. Пары могут располагаться в произвольном порядке. Имена полей и элементов (кроме дат и чисел) заключаются в кавычки.

ПОРОГ (GESTER) Возвращает 1, если число больше порогового значения или равно ему; возвращает 0 в противном случае. Синтаксис: =ПОРОГ(число; порог). ► Число — проверяемое значение. ► Порог — пороговая величина. Если аргумент опущен, его значение полагается равным 0.

ПРАВБ (RIGHTB) Возвращает последние символы текстовой строки, исходя из указанного количества байтов. Синтаксис: =ПРАВБ(текст; число_байт). ► Текст — текстовая строка. ► Числобайт — количество извлекаемых байтов.

ПРАВСИМВ (RIGHT) Возвращает заданное число последних символов текстовой строки. Синтаксис: =ПРАВСИМВ(текст; число_знаков). ► Текст — текстовая строка. ► Число_знаков — количество символов, извлекаемых функцией. Если аргумент опущен, он полагается равным 1.

ПРЕДСКАЗ (FORECAST) Вычисляет или предсказывает будущее значение по существующим значениям. Синтаксис: =ПРЕДСКАЗ(х; известные_значения_у; известные_значения_х).

ПРОПНАЧ (PROPER)

♦

1039

► х — точка данных, для которой предсказывается значение. ► Известные_значения_у — массив или диапазон зависимых данных. ► Известные_значения_х — массив или диапазон независимых данных.

ПРЕОБР (CONVERT)* Преобразует число из одной системы мер в другую. Синтаксис: =ПРЕОБР(число; старые_единицы;новые_единицы). Возможные варианты перечислены в интерактивной справке Excel. ► Число — значение в старых единицах измерения. ► Старые_единицы — исходные единицы измерения. ► Новые_единицы — единицы измерения результата.

ПРОИЗВЕЛ (PRODUCT) Перемножает числа, заданные в качестве аргументов, и возвращает их произведение. Синтаксис: =ПРОИЗВЕД(число1; число2; ...). Число1, число2, ... — от 1 до 30 перемножаемых аргументов, которые являются числами, логическими значениями или текстовыми представлениями чисел; при наличии аргументов, являющихся значениями ошибки или текстом, не преобразуемым в числа, результат не вычисляется, а генерируется ошибка.

ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (SUBTOTAL) Возвращает частные итоги для списка или базы данных. Синтаксис: =ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(номер_функции; ссылка1; ссылка2;...). ► Номер_функции — порядковый номер статистической функции: 1 — СРЗНАЧ, 2 СЧЕТ, 3 - СЧЕТЗ, 4 - МАКС, 5 - МИН, 6 - ПРОИЗВЕД, 7 - СТАНДОТКЛОН, 8 СТАНДОТКЛОНП, 9 - СУММ, 10 - ДИСП, 11 - ДИСПР. ► Ссылка1; ссылка2;... — от 1 до 29 диапазонов, для которых подводятся итоги.

ПРОПИСН (UPPER) Делает все буквы в тексте прописными. Синтаксис: =ПРОПИСН(текст). Текст — текст, преобразуемый в верхний регистр.

ПРОПНАЧ(PROPER) Первая буква в строке текста (начинающегося с букв) или каждая одна буква, расположенная за начальными неалфавитными символами, преобразуются в прописные. Все прочие буквы делаются строчными. Синтаксис: =ПРОПНАЧ(текст).

1040 ♦ Приложение В. Встроенные функции Excel

Текст — либо текст в кавычках, либо формула, возвращающая строку, либо ссылка на ячейку, содержащую текст.

ПРОСМОТР (LOOKUP) Ищет заданное значение в диапазоне с одной или двумя размерностями и имеет две синтаксические формы: =ПРОСМОТР(искомое_значение; просматриваемый_вектор; вектор_результатов) и =ПРОСМОТР(искомое_значение; массив). ► Искомое_значение — значение, которое функция ищет в просматриваемом векторе или массиве. ► Просматриваемый_вектор — диапазон, представленный одной строкой или одним столбцом и содержащий значения, отсортированные в порядке возрастания. ► Вектор_результатов — диапазон для возвращаемых значений. Он должен быть того же размера, что и просматриваемый вектор. ► Массив — диапазон, содержащий просматриваемые и возвращаемые значения. Если массив состоит из двух строк, функция работает аналогично функции ГПР. Если массив состоит из двух столбцов, функция ПРОСМОТР работает аналогично функции ВПР.

ПРОЦЕНТРАНГ (PERCENTRANK) Возвращает ранг (порядковую статистику) значения в наборе данных как процентное содержание в нем. Функция используется для оценки относительного положения некоторой точки в наборе данных. Например, позволяет оценить вес некоторого результата тестирования среди всех результатов. Синтаксис: =ПРОЦЕНТРАНГ(массив; х; разрядность). ► Массив — массив или диапазон данных с численными значениями. ► х — значение, для которого определяется процентное содержание. ► Разрядность — необязательное количество значащих цифр для результата. Если этот аргумент опущен, используются три цифры (0,ххх или хх,х%).

ПРПЛТ (IPMT)* Возвращает сумму платежей процентов по инвестиции за данный период на основе постоянства сумм периодических платежей и неизменной процентной ставки. Синтаксис: =ПРПЛТ(ставка; период; кпер; пс; бс; тип). ► Ставка — процентная ставка за период. ► Период — период, для которого- требуется найти платежи по процентам; должен находиться в интервале от 1 до «кпер». ► Кпер — общее число периодов выплат годовой ренты.

ПСТРБ(МЮВ) ♦

1041

► Пс — приведенная к текущему моменту стоимость или общая сумма, которая на текущий момент равноценна ряду будущих платежей. ► Бс — требуемое значение будущей стоимости, то есть остатка средств после последней выплаты. Если аргумент опущен, он полагается равным 0. ► Тип — число 0 или 1, обозначающее, когда должна производиться выплата (О — в конце периода, 1 — в начале периода). Если аргумент опущен, он полагается равным 0.

ПС (PV) Возвращает приведенную (к текущему моменту) стоимость инвестиции. Синтаксис: =ПС(ставка; кпер; плт; бс; тип). ► Ставка — процентная ставка за период. ► Кпер — общее число периодов платежей по аннуитету. ► Плт — выплата, производимая в каждый период и не меняющаяся за все время выплаты ренты. ► Бс — требуемое значение будущей стоимости, то есть остатка средств после последней выплаты. Если аргумент опущен, он полагается равным 0. ► Тип — число 0 или 1, обозначающее, когда должна производиться выплата (0 — в конце периода, 1 — в начале периода). По умолчанию полагается равным 0.

ПСТР (MID) Извлекает указанное число символов из текстовой строки, начиная с указанной позиции. Синтаксис: =ПСТР(текст; начальная_позиция; число_знаков). ► Текст — текстовая строка. ► Начальная_позиция — позиция первого символа, извлекаемого из текста, отсчитываемая от 1. ► Число_знаков указывает, сколько символов требуется вернуть.

ПСТРБ (MIDB) Извлекает указанное число байтов из текстовой строки, начиная с указанной позиции. Синтаксис: =ПСТРБ(текст; начальная_позиция; число_байт). ► Текст — текстовая строка. ► Начальнаяпозиция — позиция первого знака, извлекаемого из текста, отсчитываемая от 1. ► Число_байт указывает, сколько байтов требуется вернуть.

1042 ♦ Приложение В. Встроенные функции Excel

ПУАССОН (POISSON) Возвращает распределение вероятностей дискретной случайной величины х, так называемое распределение Пуассона. Обычно оно применяется для предсказания количества событий, происходящих за определенное время, например количества машин, въезжающих на площадь за минуту. При определенных условиях его можно использовать для аппроксимации биномиального распределения. Синтаксис: =ПУАССОН(х; среднее; интегральная). ► х — количество событий. ► Среднее — ожидаемое численное значение. ► Интегральная — логическая величина, определяющая характер возвращаемого распределения вероятностей. Если ИСТИНА, функция возвращает интегральное распределение Пуассона, то есть вероятность того, что число случайных событий попадет в интервал от 0 до х включительно. Если ЛОЖЬ, возвращается функция плотности распределения Пуассона, то есть вероятность того, что событий будет ровно х.

ПУО (VDB) Вычисляет величину амортизации актива для любого выбранного периода, в том числе для неполных (partial) периодов, на основе метода двойного уменьшения остатка или иного указанного метода. Синтаксис: =ПУО(нач_стоимость; ост_стоимость; время_эксплуатации; нач_период; кон_период; коэффициент; без_переключения). ► Нач_стоимость — затраты на приобретение актива. ► Ост_стоимость — стоимость в конце периода амортизации (иногда называется остаточной стоимостью имущества). ► Времяэксплуатации — количество периодов, за которые собственность амортизируется (иногда называется периодом амортизации). ► Нач_период — начальный период, для которого вычисляется амортизация. Должен быть задан в тех же единицах, что и время эксплуатации. ► Кон_период — конечный период срока амортизации. Должен быть задан в тех же единицах, что и время эксплуатации. ► Коэффициент — процентная ставка снижающегося остатка. Если опущен, полагается равным 2 (метод удвоенного процента со снижающегося остатка). ► Без_переключения — логическое значение, определяющее, следует ли использовать линейную модель в том случае, когда амортизация превышает величину, рассчитанную методом снижающегося остатка.

РАБДЕНЬ (WORKDAY)* Возвращает число, представляющее собой дату, отстоящую на заданное количество рабочих дней вперед или назад от начальной даты. Синтаксис: =РАБДЕНЬ(нач_ дата; количество_дней; праздники).

РИМСКОЕ (ROMAN)

♦

1043

► Нач_дата — начальная дата. ► Количество_дней — количество будних дней до или после начальной даты. ► Праздники — необязательный список из одной или нескольких дат, которые требуется исключить из рабочего календаря; сюда относятся, например, общегосударственные праздники.

РАВНОКЧЕК (TBILLEQ)* Возвращает эквивалентный облигации доход по казначейскому векселю. Синтаксис: =РАВНОКЧЕК(дата_согл; дата_вступл_в_силу; скидка). ► Дата_согл — дата расчета за казначейский вексель. ► Дата_вступл_в_силу — срок погашения для казначейского векселя. ► Скидка — скидка на казначейский вексель.

РАДИАНЫ (RADIANS) Преобразует градусы в радианы. Синтаксис: =РАДИАНЫ(угол). Угол — величина угла в градусах.

РАНГ (RANK) Возвращает ранг числа в списке чисел. Ранг числа — это его порядковый номер относительно других значений в списке. Синтаксис: =РАНГ(число; ссылка; порядок). ► Число — число, для которого определяется ранг. ► Ссылка — массив или ссылка на список чисел. Нечисловые значения игнорируются. ► Порядок — число, определяющее способ упорядочения. Если равен 0 или опущен, Excel определяет ранг числа так, как если бы ссылка была списком, отсортированным в убывающей последовательности. Если порядок — любое ненулевое число, то Excel определяет ранг числа так, как если бы ссылка была списком, отсортированным по возрастанию.

РИМСКОЕ (ROMAN) Преобразует арабское число в римское, как текст. Синтаксис: =РИМСКОЕ(число; форма). ► Число — преобразуемое число в арабской записи, ограниченное диапазоном 0-3999. ► Форма — значение, задающее нужную форму римской записи чисел. (1, 2, 3 — краткая форма, 4 или ЛОЖЬ — упрощенная нотация, ИСТИНА — классическая, наиболее полная, запись. Наглядность числа увеличивается в соответствии с ростом аргумента — от 1 до 4.)

1044 ♦ Приложение В. Встроенные функции Excel

РОСТ (GROWTH) Рассчитывает прогнозируемый экспоненциальный {у = b × тх) рост на основании имеющихся данных. Синтаксис: =РОСТ(известные_значения_у; известные_значения_х; новые_значения_х;конст). ► Известные_значения_у — массив имеющихся значений у. ► Известные_значения_х — необязательное множество значений х. ► Новые_значения_х — массив новых значений х, для которых функция возвращает соответствующие значения у. ► Конст — логическое значение, которое указывает, требуется ли, чтобы константа b была равна 1. Если ИСТИНА или опущено, b определяется обычным образом. Если ЛОЖЬ, b полагается равным 1, а значения т подбираются так, чтобы соблюдалось соотношение у = тх. ► Функция имеет ряд особенностей выполнения, подробно оговариваемых в справке Excel.

РУБЛЬ (DOLLAR) Преобразует число в текст, используя денежный формат с округлением до заданного числа десятичных цифр. Синтаксис: =РУБЛЬ(число; число_знаков). ► Число — либо число, либо ссылка на ячейку, содержащую число, либо формула, вычисление которой дает число. ► Число_знаков — количество цифр справа от десятичной точки. Если аргумент опущен, он полагается равным 2.

РУБЛЬ.ДЕС (DOLLARDE)* Преобразует цену в рублях, выраженную в виде дроби, в цену в рублях, выраженную десятичным числом. Синтаксис: =РУБЛЬ.ДЕС(дроб_руб; дроб). ► Дроб_руб — дробное число. ► Дроб — целое, которое нужно использовать в качестве знаменателя.

РУБЛЬ.ДРОБЬ (DOLLARFR)* Преобразует цену в рублях, выраженную десятичным числом, в цену в рублях, выраженную в виде дроби. Синтаксис: =РУБЛЬ.ДРОБЬ(дес_руб; дроб). ► Дес_руб — десятичное число. ► Дроб — целое число, которое нужно использовать в качестве знаменателя дроби.

СКИДКА (DISC)*

♦

1045

РЯД.СУММ (SERIESSUM) Возвращает сумму степенного ряда. Синтаксис: =РЯД.СУММ(х; n; m; коэффициенты). ► х — значение переменной степенного ряда. ► n — показатель степени х для первого члена степенного ряда. ► m — шаг, на который увеличивается показатель степени п для каждого следующего члена степенного ряда. ► Коэффициенты — набор коэффициентов при соответствующих степенях х. Количество этих значений определяет количество членов степенного ряда.

СЕГОДНЯ (TODAY) Возвращает текущую дату в числовом формате. Синтаксис: =СЕГОДНЯ().

СЕКУНДЫ (SECOND) Возвращает секунды, соответствующие аргументу. Синтаксис: =СЕКУНДЫ(время_в_числовом_формате). Время_в_числовом_формате — сериализованное время, заданное текстовой строкой в кавычках, десятичным числом или являющееся результатом вычисления других формул или функций.

СЖПРОБЕЛЫ (TRIM) Удаляет из текста все пробелы, за исключением одиночных пробелов между словами. Синтаксис: =СЖПРОБЕЛЫ(текст). Текст — текст, из которого удаляются пробелы.

СИМВОЛ (CHAR) Возвращает символ с заданным кодом. Синтаксис: =СИМВОЛ(число). Число — число от 1 до 255, являющееся кодом символа.

СКИДКА (DISC)* Вычисляет ставку дисконтирования для ценных бумаг. Синтаксис: =СКИДКА(дата_согл; дата_вступл_в_силу; цена; погашение; базис). ► Дата_согл — дата расчета за ценные бумаги. ► Дата_вступл_в_силу — срок погашения ценных бумаг.

1046 ♦ Приложение В. Встроенные функции Excel

► Цена — это цена бумаг за 100 руб. номинальной стоимости. ► Погашение — выкупная цена бумаг за 100 руб. номинальной стоимости. ► Базис — способ вычисления дня (0 или опущен — 30/360; 1 — фактический/фактический; 2 — фактический/360; 3 — фактический/365; 4 — европейский 30/360).

СКОС (SKEW) Возвращает значение скоса (степень асимметрии) распределения. Положительный скос указывает на отклонение распределения в сторону положительных значений, отрицательный — на перевес отрицательных значений. Синтаксис: =СКОС(число1; число2;...). Число1, число2, ... — от 1 до 30 аргументов. Аргументы должны быть числами или именами, массивами или ссылками на числа. Допускается использовать один массив или одну ссылку на массив вместо аргументов, разделяемых знаком точки с запятой.

СЛУЧМЕЖДУ (RANDBETWEEN) Генерирует случайные числа между двумя заданными границами. При каждом вычислении рабочего листа возвращается новое случайное число. Синтаксис: =СЛУЧМЕЖДУ(нижн_граница; верхн_граница). ► Нижн_граница — наименьшее возвращаемое целое число. ► Верхн_граница — наибольшее возвращаемое целое число.

СЛЧИС (RAND) Генерирует равномерно распределенные случайные числа в диапазоне [0, 1). Новое случайное число возвращается при каждом вычислении рабочего листа. Синтаксис: =СЛЧИС().

СМЕЩ (OFFSET) Возвращает ссылку на диапазон, отстоящий от ячейки или диапазона ячеек на заданное число строк и столбцов. Функция СМЕЩ ориентирована на использование в качестве аргумента любой функции, ожидающей аргумент типа «ссылка». Синтаксис: =СМЕЩ(ссылка; смещ_по_строкам; смещ_по_столбцам; высота; ширина). ► Ссылка — место, от которого вычисляется смещение. Аргумент должен быть ссылкой на ячейку или на диапазон смежных ячеек. ► Смещ_по_строкам — количество строк, отсчитываемых вверх (отрицательное число) или вниз (положительное число), так чтобы верхняя левая ячейка результата ссылалась на это место.

СРЗНАЧА (AVERAGEA)

♦

1047

► Смещ_по_столбцам — количество столбцов, отсчитываемых влево (отрицательное число) или вправо (положительное число), так чтобы левая верхняя ячейка результата ссылалась на это место. ► Высота — высота (число строк) диапазона возвращаемой ссылки. Высота должна быть положительным числом. ► Ширина — ширина (число столбцов) диапазона возвращаемой ссылки. Ширина должна быть положительным числом.

СОВПАД (EXACT) Сравнивает две строки текста и возвращает значение ИСТИНА, если они в точности совпадают, и ЛОЖЬ в противном случае. Синтаксис: =СОВПАД(текст1; текст2). Текст1 — первая текстовая строка. Текст2 — вторая текстовая строка.

СРГАРМ (HARMEAN) Вычисляет среднее гармоническое набора данных (величину, обратную к среднему арифметическому обратных величин). Синтаксис: =СРГАРМ(число1; число2;...). Число1, число2, ... — от 1 до 30 положительных аргументов, которые должны быть числами, именами, массивами или ссылками на числа.

СРГЕОМ (GEOMEAN) Вычисляет среднее геометрическое значений массива или диапазона положительных чисел. В частности, используется для оценки средних темпов роста составного дохода с переменными ставками. Синтаксис: =СРГЕОМ(число1; число2;...). Число1, число2,... — от 1 до 30 аргументов, которые должны быть числами, именами, массивами или ссылками на числа.

СРЗНАЧ (AVERAGE) Возвращает среднее (арифметическое) своих аргументов. Синтаксис: =СРЗНАЧ (число1; число2; ...). Число1, число2,... — от 1 до 30 аргументов, которые должны быть числами, именами, массивами или ссылками на числа.

СРЗНАЧА (AVERAGEA) Возвращает среднее (арифметическое) своих аргументов, учитывая текстовые и логические значения. Синтаксис: =СРЗНАЧА(число1; число2;...).

1048 ♦ Приложение В. Встроенные функции Excel

Число1, число2,... — от 1 до 30 аргументов, которые должны быть числами, именами, массивами или ссылками на числа. Массивы и ссылки, содержащие текст, а также пустой текст ("") интерпретируются как 0. Аргументы, содержащие значение ИСТИНА, подменяются 1. Вместо аргументов, содержащих ЛОЖЬ, подставляется 0.

СРОТКЛ (ATEDEV) Функция возвращает среднее от абсолютных значений отклонений эмпирических величин от среднего, характеризуя степень разброса данных. Синтаксис: =СРОТКЛ(число1; число2;...). Число 1, число2, ... — от 1 до 30 аргументов, которые должны быть числами или именами, массивами или ссылками на числа.

СТАВКА (RATE) Возвращает процентную ставку по аннуитету за один период. Синтаксис: =СТАВКА(кпер; плт; пс; бс; тип; предположение). ► Кпер — общее число периодов выплат по аннуитету. ' ► Плт — регулярный платеж (один раз в период), величина которого остается постоянной в течение всего срока аннуитета. Если аргумент опущен, должно быть указано значение аргумента «бс». ► Пс — приведенная к текущему моменту стоимость или общая сумма, которая на текущий момент равноценна ряду будущих платежей. ► Бс — требуемое значение будущей стоимости, то есть остатка средств после последней выплаты. Если аргумент опущен, он полагается равным 0. ► Тип — число 0 или 1, обозначающее, когда должна производиться выплата (0 — в конце периода, 1 — в начале периода). По умолчанию считается равным 0. ► Предположение — ориентировочная величина ставки, по умолчанию равная 10%.

СТАНДОТКЛОН (STDEV) Оценивает стандартное отклонение по выборке (только по выборке из генеральной совокупности; для генеральной совокупности стандартное отклонение следует вычислять с помощью функции СТАНДОТКЛОНП). Стандартное отклонение — это мера того, насколько широко разбросаны (рассеяны) данные относительно их среднего, численно равно квадратному корню из дисперсии. Синтаксис: =СТАНДОТКЛОН(число1; числсй; ...). Число1, число2,... — от 1 до 30 числовых аргументов, соответствующих выборке из генеральной совокупности.

СТОЛБЕЦ (COLUMN)

♦

1049

СТАНДОТКЛОНА (STDEVA) Оценивает стандартное отклонение по выборке. В расчете также учитываются текстовые и логические значения, такие как ИСТИНА или ЛОЖЬ. Синтаксис: =СТАНДОТКЛОНА(значение1; значение2...). Значение 1, значение2,... — от 1 до 30 значений, соответствующих выборке из генеральной совокупности. Значения ИСТИНА интерпретируются как 1, ЛОЖЬ — как 0. Вместо аргументов, разделяемых знаком точки с запятой, допускается использовать массив или ссылку на массив.

СТАНДОТКЛОНП (STDEVP) Вычисляет стандартное отклонение по генеральной совокупности. Синтаксис: =СТАНДОТКЛОНП(число1; число2; ...) Число1, число2, ... — от 1 до 30 числовых аргументов, соответствующих генеральной совокупности.

СТАНДОТКЛОНПА (STDEVPA) Вычисляет стандартное отклонение по генеральной совокупности, заданной аргументами, которые могут включать текст и логические значения. Синтаксис: =СТАНДОТКЛОНПА(значение1; значение2; ...) Значение 1, значение2, ... — от 1 до 30 значений, соответствующих генеральной совокупности. Значения ИСТИНА интерпретируются как 1, ЛОЖЬ — как 0. Вместо аргументов, разделяемых знаком точки с запятой, допускается использовать массив или ссылку на массив.

СТЕПЕНЬ (POWER) Возводит число в степень и выдает результат. Синтаксис: =СТЕПЕНЬ(число; степень). ► Число — основание. Может быть любым вещественным числом. ► Степень — показатель степени, в которую возводится основание.

СТОЛБЕЦ (COLUMN) Возвращает номер столбца по заданной ссылке. Синтаксис: =СТОЛБЕЦ(ссылка). Ссылка — ячейка или диапазон ячеек, для которых определяется номер столбца. Если аргумент опущен, предполагается, что это ссылка на ячейку, в которой находится сама функция СТОЛБЕЦ. Если аргумент ссылается на диапазон ячеек и если функция СТОЛБЕЦ введена как горизонтальный массив, возвращаемая ссылка также соответствует горизонтальному массиву.

1050 ♦ Приложение В. Встроенные функции Excel

СТОШУХ (STEYX) Возвращает стандартную ошибку предсказанных значений у для каждого значения х в регрессии, равную отношению стандартного отклонения к корню квадратному из объема выборки. Синтаксис: =СТОШУХ(известные_значения_у; известные. значения_х). ► Известные_значения_у — массив или диапазон зависимых данных. ► Известные_значения_х — массив или диапазон независимых данных.

СТРОКА (ROW) Возвращает номер строки, определяемой ссылкой. Синтаксис: =СТРОКА(ссылка). Ссылка — ячейка или интервал ячеек, для которых определяется номер строки. Если опущена, предполагается, что это ссылка на ячейку, в которой находится сама функция СТРОКА. Если этот аргумент ссылается на диапазон ячеек, а функция введена как вертикальный массив, то функция СТРОКА возвращает номера строк в виде вертикального массива.

СТРОЧН (LOWER) Преобразует буквы в текстовой строке из верхнего регистра в нижний. Синтаксис: =СТРОЧН (текст). Текст — преобразуемый текст.

СТЬЮДРАСП (TDIST) Возвращает процентные точки (вероятность) для распределения Стьюдента (Траспределения)1. Оно используется для проверки гипотез при малом объеме выборки (<20). Синтаксис: =СТЬЮДРАСП(х; степени_свободы; хвосты). ► х — случайная величина, для которой требуется вычислить распределение. ► Степени_свободы — число степеней свободы, определяющее форму распределения. ► Хвосты — число возвращаемых хвостов распределения (1 — функция возвращает одностороннее распределение. 2 — возвращается двухстороннее распределение).

________________________________________ 1

Критерий Стьюдента был разработан английским химиком У. Госсетом, когда он работал на пивоваренном заводе Гиннесса и по условиям контракта не имел права открытой публикации своих исследований. Поэтому публикации своих статей по Т-критерию Госсет сделал в 1908 году в журнале «Биометрика» иод псевдонимом «Student», что в переводе означает «студент». В отечественной литературе принято писать «Стыодент» (http://www.biometrica.tomsk.ru/lis/index25.htm). — Примеч. ред.

СУММКВРАЗН (SUMXMY2)

♦

1051

СТЬЮДРАСПОБР (TINV) Возвращает t-значение распределения Стьюдента как функцию вероятности и числа степеней свободы. Функция итеративно ищет значение х, для которого функция СТЬЮДРАСП(х, степени_свободы) = вероятность. Если поиск не закончился после 100 итераций, функция возвращает ошибку #Н/Д. Синтаксис: =СТЬЮДРАСПОБР(вероятность; степени_свободы). ► Вероятность — вероятность, соответствующая двухстороннему распределению Стьюдента. ► Степени_свободы — число степеней свободы, характеризующее распределение.

СУММ (SUM) Суммирует все числа в диапазоне ячеек. Синтаксис: =СУММ(число1; число2; ...). Число1, число2,... — от 1 до 30 аргументов, которые могут быть числами, формулами, диапазонами и ссылками. Пустые ячейки, логические значения, текстовые строки и значения ошибок игнорируются.

СУММЕСЛИ (SUMIF) Суммирует значения в ячейках, удовлетворяющих заданному критерию. Синтаксис: =СУММ ЕСЛИ (диапазон; критерий; диапазон_суммирования). ► Диапазон — диапазон ячеек. ► Критерий — критерий в форме числа, выражения или строки символов. ► Диапазон_суммирования — фактические ячейки для суммирования (которые суммируются, только если соответствующие им ячейки «диапазон» удовлетворяют критерию). Если аргумент опущен, складываются ячейки, определенные аргументом «диапазон».

СУММКВ (SUMSQ) Возвращает сумму квадратов аргументов. Синтаксис: =СУММКВ(число1; число2;...). Число1, число2,... — от 1 до 30 аргументов. Можно использовать отдельный массив или ссылку на массив вместо аргументов, разделяемых знаком точки с запятой.

СУММКВРАЗН (SUMXMY2) Возвращает сумму квадратов разностей значений в двух наборах данных. Синтаксис: =СУММКВРАЗН(массив_х; массив_у). ► Массив_х — первый массив или диапазон значений. ► Массив_у — второй массив или диапазон значений.

1052 ♦ Приложение В. Встроенные функции Excel

Аргументы должны быть числами или именами, массивами или ссылками на числа. Если аргумент, являющийся массивом или ссылкой, содержит текстовые строки, логические значения или пустые ячейки, такие значения игнорируются; но ячейки, содержащие нулевые значения, учитываются.

СУММПРОИЗВ (SUMPRODUCT) Перемножает соответствующие элементы заданных массивов и возвращает сумму произведений. Синтаксис: =СУММПРОИЗВ(массив1; массив2; массивЗ;...). Массив 1, массив2, массивЗ,... — от 2 до 30 массивов. Нечисловые элементы массивов трактуются как нулевые.

СУММРАЗНКВ (SUMX2MY2) Возвращает сумму разностей квадратов соответствующих значений в двух наборах данных. Синтаксис: =СУММРАЗНКВ(массив_х; массив_у). ► Массив_х — первый массив или диапазон значений. ► Массив_у — второй массив или диапазон значений.

СУММСУММКВ (SUMX2PY2) Вычисляет сумму сумм квадратов соответствующих элементов двух наборов данных. Синтаксис: =СУММСУММКВ(массив_х; массив_у). Описание аргументов см. СУММKBРАЗН.

СЦЕПИТЬ (CONCATENATE) Объединяет несколько строк текста в одну. Синтаксис: =СЦЕПИТЬ(текст1; текст2; ...) Текст1, текст2,... — от 1 до 30 аргументов, которыми могут быть текстовые строки, числа или ссылки, адресующие одну ячейку.

СЧЕТ (COUNT) Подсчитывает количество чисел в списке аргументов. Синтаксис: =СЧЕТ(значение1; значение2;...). Значение1., значение2, ... — от 1 до 30 аргументов, которые могут содержать данные различных типов или ссылаться на них, но в подсчете участвуют только числа.

СЧЕТЕСЛИ (COUNTIF) Возвращает количество ячеек внутри диапазона, удовлетворяющих заданному критерию. Синтаксис: =СЧЕТЕСЛИ(диапазон; критерий).

ТЕНДЕНЦИЯ (TREND)

♦

1053

► Диапазон — обрабатываемый диапазон. ► Критерий — критерий в форме числа, выражения или текста.

СЧЕТЗ (COUNTA) Подсчитывает количество чисел в списке аргументов, включая текстовые и логические значения. Синтаксис: =СЧЕТЗ(значение1; значение2; ...). Значение 1, значение2,... — от 1 до 30 аргументов. Обрабатываются значения любого типа, в том числе пустые строки (""), но не пустые ячейки.

СЧИТАТЬ ПУСТОТЫ (COUNTBLANK) Подсчитывает количество пустых ячеек =СЧИТАТЬПУСТОТЫ(диапазон). Диапазон — обрабатываемый диапазон.

в

заданном

диапазоне.

Синтаксис:

Т (Т) Возвращает текст, ссылка на который задается аргументом. В общем случае нет необходимости использовать функцию Т в формулах, поскольку Excel автоматически преобразует значения. Эта функция предназначена для совместимости с другими системами электронных таблиц. Синтаксис: =Т(значение). Значение — проверяемое значение.

ТДАТА (NOW) Возвращает целое число, представляющее текущие дату и время. Если до ввода этой функции ячейке был назначен формат Общий (по умолчанию), результат будет отформатирован в формате даты/времени. Синтаксис: =ТДАТА().

ТЕКСТ (TEXT) Представляет значение в заданном числовом формате. Синтаксис: =ТЕКСТ(значение; формат). ► Значение — число или формула, применение которой дает числовое значение, либо ссылка на ячейку, содержащую число. ► Формат — числовой формат.

ТЕНДЕНЦИЯ (TREND) Аппроксимирует прямой линией (у = тх + b, по методу наименьших квадратов) массивы величин у и х. Возвращает расчетные значения у, лежащие на прямой,

1054 ♦ Приложение В. Встроенные функции Excel

для другого набора значений х. Синтаксис: =ТЕНДЕНЦИЯ(известные_значения_у; известные_значения_х; новые_значения_х; конст). ► Известные_значения_у — множество имеющихся значений у. ► Известные_значения_х — необязательное множество значений х. ► Новые_значения_х — новые значения х, для которых функция возвращает соответствующие значения у. ► Конст — логическое значение. Если ИСТИНА или опущено, b определяется обычным образом. Если ЛОЖЬ, b полагается равным 0, и значения т подбираются таким образом, чтобы выполнялось соотношение у = тх.

ТИП (TYPE) Возвращает тип значения (1— число, 2 — текст, 4 — логическое значение, 16 — значение ошибки, 64 — массив). Если значение является ссылкой на ячейку, содержащую формулу, функция возвращает тип результата вычисления формулы. Функция ТИП используется, когда результаты вычисления другой функции зависят от типа значения в конкретной ячейке. Синтаксис: =ТИП(значение). Значение — любое допустимое значение Microsoft Excel.

ТИП.ОШИБКИ (ERROR.TYPE) Возвращает номер, соответствующий одному из возможных ошибочных значений (1 - для #ПУСТО!, 2 - для #ДЕЛ/0!, 3 - для #ЗНАЧ!, 4 - для #ССЫЛ!, 5 - для #ИМЯ?, 6 — для #ЧИСЛО!, 7 — для #Н/Д) или значение ошибки #Н/Д, если ошибка отсутствует (обычно аргументом бывает ссылка на ячейку, содержащую формулу, значение которой необходимо проверить). Синтаксис: =ТИП.ОШИБКИ(значение_ошибки). Значение_ошибки — стандартное обозначение ошибки.

ТРАНСП (TRANSPOSE) Транспонирует диапазон ячеек из горизонтального в вертикальный и наоборот. Функция ТРАНСП должна быть введена как формула массива в диапазон, захватывающий столько же строк и столбцов, сколько столбцов и строк имеет исходный массив. Синтаксис: =ТРАНСП(массив). Массив — массив или диапазон ячеек на рабочем листе.

ТТЕСТ (TTEST) Возвращает вероятность, соответствующую =ТТЕСТ(массив1; массив2; хвосты; тип). ► Массив 1 — первый набор данных. ► Массив2 — второй набор данных.

Т-критерию

Стыодента.

Синтаксис:

ФИШЕР (FISHER)

♦

1055

► Хвосты — число хвостов (1 — одностороннее распределение, 2 — двухстороннее распределение). ► Тип — вид исполняемого Т-теста: 1 — парный, 2 — двухвыборочный с равными дисперсиями (гомоскедастический), 3 — двухвыборочный с неравными дисперсиями (гетероскедастический). Двухвыборочный критерий применяется в случаях, когда нужно определить, насколько вероятно, что две независимые выборки взяты из генеральных совокупностей, имеющих одно и то же среднее. Парный критерий используется для зависимых выборок. В обоих случаях должно выполняться требование нормальности распределения исследуемого признака в каждой из сравниваемых выборок.

УРЕЗСРЕДНЕЕ (TRIMMEAN) Вычисляет среднее набора данных, отбрасывания заданного процента экстремальных значений — наибольших и наименьших (из соображений симметрии одинаково на обоих концах). Применяется, например, для исключения выбросов. Синтаксис: =УРЕЗСРЕДНЕЕ(массив; доля). ► Массив — массив или диапазон. ► Доля — процент значений, исключаемых из вычислений (от 0 до 1 включительно).

ФАКТР (FACT) Вычисляет факториал числа. Синтаксис: =ФАКТР(число). Число — число, усекаемое, если не целое.

ФИКСИРОВАННЫЙ (FIXED) Округляет число до заданного количества десятичных цифр, форматирует число в десятичном формате со стандартными разделителями и возвращает результат в виде текста. Синтаксис: =ФИКСИРОВАННЫЙ (число; число_знаков; без_разделителей). ► Число — обрабатываемое число. ► Число_знаков — количество цифр справа от десятичной точки. Когда опущено, полагается равным 2. Выбирается из интервала 0-427. (Хотя числа в Excel не длиннее 15 значащих цифр.) Если значение аргумента отрицательное, число округляется слева от десятичной точки. ► Без_разделителей — логическое значение. Если ИСТИНА, функция не включает разделители триад в выходной текст.

ФИШЕР (FISHER) Выполняет преобразование Фишера для аргумента х. Это преобразование строит функцию, которая имеет нормальное, а не асимметричное распределение.

1056 ♦ Приложение В. Встроенные функции Excel

Функция привлекается для тестирования гипотез с помощью коэффициента корреляции. Синтаксис: =ФИШЕР(х). х — числовое значение, которое должно находиться строго между -1 и 1.

ФИШЕРОБР (FISHERINV) Выполняет обратное преобразование Фишера. (Если у = ФИШЕР(х), то ФИШЕРОБР(у) = х.) Синтаксис: =ФИШЕРОБР(у). у — это значение, для которого производится обратное преобразование.

ФОШ (ERF)* Возвращает функцию ошибки, проинтегрированную в заданном интервале. Синтаксис: =ФОШ(нижний_предел; верхний_предел). ► Нижний_предел — нижний предел интегрирования. ► Верхний_предел — верхний предел интегрирования. Если опущен, интеграл считается от 0 до нижнего предела.

ФТЕСТ (FTEST) Возвращает результат F-теста. F-тест возвращает одностороннюю вероятность того, что дисперсии аргументов различаются несущественно. Применяется для проверки гипотез о взаимосвязи различных переменных. Например, если даны результаты тестирования для частных и общественных школ, по результатам можно сравнить уровень преподавания и усвоения знаний. Синтаксис: =ФТЕСТ(массив1; массив2). Массив1 — первый массив или диапазон. Массив2 — второй массив или диапазон.

ФУО (DB) Вычисляет величину амортизации актива для заданного периода, рассчитанную методом фиксированного уменьшения остатка. Синтаксис: =ФУО(нач_стоимость; ост_стоимость; время_эксплуатации; период; месяцы). ► Нач_стоимость — затраты на приобретение актива. ► Ост_стоимость — стоимость в конце периода амортизации (иногда называется остаточной стоимостью актива). ► Время_эксплуатации — количество периодов, за которые собственность амортизируется (иногда называется периодом амортизации). ► Период — период, для которого требуется вычислить амортизацию. Должен быть измерен в тех же единицах, что и время эксплуатации. ► Месяцы — количество месяцев в первом году. Если аргумент опущен, предполагается, что он равен 12.

ЦЕНА (PRICE)*

♦

1057

ХИ20БР (CHIINV) Возвращает значение, обратное к одностороннему распределению вероятностей хиквадрат (если р = ХИ2РАСП(х;...), то ХИ2ОБР(р;...) = х). Синтаксис: =ХИ2ОБР(вероятность; степени_свободы). ► Вероятность — вероятность, связанная с распределением хи-квадрат. ► Степени_свободы — число степеней свободы.

ХИ2РАСП (CHIDIST) Возвращает одностороннее распределение вероятностей непрерывной случайной величины с значениями от 0 до +∞, так называемое распределение хи-квадрат (иначе с2распределение), основанное на одноименном критерии согласия, с заданной плотностью (гамма-функция). Применяется для проверки обоснованности гипотез при сравнении предполагаемых и наблюдаемых значений. Например, о том, что следующее поколение растений в рамках генетического эксперимента будет обладать определенной окраской. Синтаксис: =ХИ2РАСП(х; степени_свободы). ► х — значение, для которого требуется вычислить распределение. ► Степени_свободы — число степеней свободы (1-1010), определяющее форму распределения.

ХИ2ТЕСТ (CHITEST) Выполняет тест на независимость данных. Индикатором независимости является значение критерия согласия хи-квадрат. Синтаксис: =ХИ2ТЕСТ(фактический_интервал; ожидаемый_интервал). ► Фактический__интервал — множество наблюдений, подлежащих сравнению с ожидаемыми значениями. ► Ожидаемый_интервал — набор значений, определенных как отношение произведений итогов по строкам и столбцам к общему итогу.

ЦЕЛОЕ (INT) Округляет число до ближайшего меньшего целого. Синтаксис: =ЦЕЛОЕ(число). Число — вещественное число.

ЦЕНА (PRICE)* Возвращает цену за 100 руб. номинальной стоимости ценных бумаг, по которым выплачивается периодический процент. Синтаксис: =ЦЕНА(дата_согл; дата_вступл_в_силу; ставка; доход; погашение; частота; базис).

1058 ♦ Приложение В. Встроенные функции Excel

► Дата_согл — дата расчета за ценные бумаги. ► Дата_вступл_в_силу — срок погашения ценных бумаг. ► Ставка — годовая процентная ставка для купонов по ценным бумагам. ► Доход — годовой доход по ценным бумагам. ► Погашение — выкупная стоимость ценных бумаг за 100 руб. номинальной стоимости. ► Частота — количество выплат по купонам за год. (1 — для ежегодных выплат; 2 — для полугодовых; 4 — для ежеквартальных.) ► Базис — способ вычисления дня (0 или опущен — 30/360; 1 — фактический/фактический; 2 — фактический/360; 3 — фактический/365; 4 — европейский 30/360).

ЦЕНАКЧЕК (TBILLPRICE)* Возвращает цену на 100 руб. номинальной стоимости для казначейского векселя. Синтаксис: =ЦЕНАКЧЕК(дата_согл; дата_вступл_в_силу; скидка). ► Дата_согл — дата расчета за казначейский вексель. ► Дата_вступл_в_силу — срок погашения казначейского векселя. ► Скидка — скидка на казначейский вексель.

ЦЕНАПЕРВНЕРЕГ (ODDFPRICE)* Возвращает цену за 100 руб. номинальной стоимости ценных бумаг для особого (короткого или длинного) первого периода. Синтаксис: =ЦЕНАПБРВНЕРЕГ(дата_ согл; дата_вступл_в_силу; дата_выпуска; первый_купон; ставка; доход; погашение; частота; базис). ► Дата_согл — дата расчета за ценные бумаги (более поздняя, чем дата выпуска, когда ценные бумаги были проданы покупателю). ► Дата_вступл_в_силу — срок погашения ценных бумаг. ► Дата_выпуска — дата выпуска ценных бумаг. ► Первый_купон — дата первого купона для ценных бумаг. ► Ставка — процентная ставка для ценных бумаг. ► Доход — годовой доход по ценным бумагам. ► Погашение — выкупная стоимость ценных бумаг за 100 руб. номинальной стоимости. ► Частота — количество выплат по купонам за год. Для ежегодных выплат частота = 1; для полугодовых выплат частота = 2; для ежеквартальных выплат частота = 4. ► Базис — используемый способ вычисления дня (базис = 0 или опущен — 30/360; базис = 1 — фактический/фактический; базис = 2 — фактический/ 360; базис = 3 — фактический/365; базис = 4 — европейский 30/360).

Ч(N) ♦ 1059

ЦЕНАПОГАШ (PRICEMAT)* Возвращает цену за 100 руб. номинальной стоимости ценных бумаг, по которым процент выплачивается в срок погашения. Синтаксис: =ЦЕНАПОГАШ(дата_согл; дата_вступл_в_силу; дата_выпуска; ставка; доходность; базис). ► Дата_согл — дата расчета за ценные бумаги (более поздняя, чем дата выпуска, когда ценные бумаги были проданы покупателю). ► Дата_вступл_в_силу — срок погашения ценных бумаг. ► Дата_выпуска — дата выпуска ценных бумаг. ► Ставка — процентная ставка дохода по ценным бумагам на дату выпуска. ► Доходность — годовая доходность по ценным бумагам. ► Базис — используемый способ вычисления дня (базис = 0 или опущен — 30/360; базис = 1 — фактический/фактический; базис = 2 — фактический/ 360; базис = 3 — фактический/365; базис = 4 — европейский 30/360).

ЦЕНАПОСЛНЕРЕГ (ODDLPRICE)* Возвращает цену за 100 руб. нарицательной стоимости ценных бумаг для особого (короткого или длинного) последнего периода купона. Синтаксис: =ЦЕНАПОСЛНЕРЕГ (дата_согл; дата_вступл_в_силу; последняя_выплата; ставка; доход; погашение; частота; базис). Описание аргументов см. ЦЕНАПЕРВНЕРЕГ.

ЦЕНАСКИДКА (PRICEDISC)* Возвращает цену за 100 руб. номинальной стоимости ценных бумаг, на которые сделана скидка. Синтаксис: =ЦЕНАСКИДКА(дата_согл; дата_вступл_в_силу; скидка; погашение; базис). ► Дата_согл — дата расчета за ценные бумаги. ► Дата_вступл_в_силу — срок погашения ценных бумаг. ► Скидка — скидка на ценную бумагу. ► Погашение — выкупная стоимость ценных бумаг за 100 руб. номинальной стоимости. ► Базис — способ вычисления дня (0 или опущен — 30/360; 1 — фактический/фактический; 2 — фактический/360; 3 — фактический/365; 4 —, европейский 30/360).

Ч(N) Возвращает значение, преобразованное в число. В общем случае нет необходимости использовать функцию Ч в формулах, поскольку Excel автоматически преобразует значения. Эта функция предназначена для совместимости с другими программами

1060 ♦ Приложение В. Встроенные функции Excel

электронных таблиц (например, для преобразования ИСТИНЫ в 1, а ЛЖИ — в 0). Синтаксис: =Ч(значение). Значение — обрабатываемое значение.

ЧАС (HOUR) Возвращает час, соответствующий заданному времени в числовом формате. Синтаксис: =ЧАС(время_в_чйсловом_формате). Время_в_числовом_формате — время, которое может быть задано текстовой строкой в кавычках, десятичным числом или являться результатом вычисления других формул или функций.

ЧАСТНОЕ (QUOTIENT)* Возвращает целую часть результата деления =ЧАСТНОЕ(числитель; знаменатель). Числитель — делимое, знаменатель — делитель.

с

остатком.

Синтаксис:

ЧАСТОТА (FREQUENCY) Вычисляет частоту распределения значений по набору данных и возвращает массив соответствующих чисел. Применяется, например, для подсчета количества результатов тестирования, попадающих в интервалы результатов. Поскольку функция возвращает массив, она должна задаваться в качестве формулы массива. Синтаксис: =ЧАСТОТА(массив_данных; массив_интервалов). ► Массив_данных — массив или ссылка на исходное множество данных. Если исходный массив не содержит значений, функция возвращает массив нулей. ► Массив_интервалов — массив или ссылка на множество интервалов, в которые группируются значения исходного массива. Если этот массив не содержит значений, функция возвращает количество элементов в «массиве_дан-ных». Количество элементов в возвращаемом массиве на единицу больше числа элементов в исходном массиве. Значение дополнительного элемента равно количеству значений, превосходящих по величине максимальное значение в интервалах.

ЧЕТН (EVEN) Возвращает число, округленное =ЧЕТН(число). Число — это округляемое значение.

до

ближайшего

четного

целого.

Синтаксис:

ЧИСТНЗ (XNPV)*

♦

1061

ЧИСЛКОМБ (COMBIN) Вычисляет количество комбинаторных сочетаний (групп по т элементов из общего множества в п элементов). Синтаксис: =ЧИСЛКОМБ(число; число_выбранных). ► Число — число элементов в множестве. ► Число_выбранных — количество элементов в каждой группе.

ЧИСЛКУПОН (COUPNUM)* Возвращает количество купонов, которые могут быть оплачены между датой расчета и сроком погашения, округленное до ближайшего целого количества купонов. Синтаксис: =ЧИСЛКУПОН(дата_согл; дата_вступл_в_силу; частота; базис). Описания аргументов см. ДНЕЙКУПОНДО.

ЧИСЛСТОЛБ (COLUMNS) Возвращает количество столбцов в массиве или диапазоне, заданном ссылкой. Синтаксис: =ЧИСЛСТОЛБ(массив). Массив — массив или формула, вырабатывающая массив (формула массива), или ссылка на диапазон ячеек.

ЧИСТВНДОХ (XIRR)* Вычисляет внутреннюю ставку доходности для графика денежных потоков, которые не обязательно носят периодический характер. Синтаксис: =ЧИСТВНДОХ (значения; даты; предп). ► Значения — ряд денежных потоков согласно графику платежей. ► Даты — расписание дат выплат, соответствующих ряду денежных потоков. ► Предп — предполагаемое значение результата функции.

ЧИСТНЗ (XNPV)* Возвращает чистую приведенную стоимость для денежных потоков, не обязательно периодического характера. Синтаксис: =ЧИСТНЗ(ставка; значения; даты). ► Ставка — ставка дисконтирования, применяемая к денежным потокам. ► Значения — ряд денежных потоков согласно графику платежей. ► Даты — расписание дней выплат, соответствующих ряду денежных потоков.

1062 ♦ Приложение В. Встроенные функции Excel

ЧИСТРАБДНИ (NETWORKDAYS) Определяет количество рабочих дней между двумя датами. Синтаксис: =ЧИСТРАБДНИ(нач_дата; кон_дата; праздники). ► Нач_дата — начальная дата. ► Кон_дата — конечная дата. ► Праздники — необязательный список из одной или нескольких дат, подлежащих исключению из рабочего календаря, например общегосударственные праздники. Список может представлять собой диапазон ячеек, содержащих даты, массив констант или сериализованные даты.

ЧПС (NPV) Возвращает величину чистой приведенной стоимости инвестиции, основываясь на ставке дисконтирования, а также на стоимости будущих .выплат (отрицательные значения) и поступлений (положительные значения). Синтаксис: =ЧПС(ставка; значение1; значение2;...). ► Ставка — ставка дисконтирования за один период. ► Значение 1, значение2,... — от 1 до 29 аргументов, представляющих расходы и доходы.

ЧСТРОК (ROWS) Возвращает количество строк в массиве или диапазоне, заданном ссылкой. Синтаксис: =ЧСТРОК(массив). Массив — массив, ссылка на диапазон ячеек или формула массива.

ШЕСТН.В.ВОСЬМ (HEX2ОСT)* Преобразует шестнадцатеричное число в восьмеричное. Синтаксис: =ШЕСТН.В.ВОСЬМ(число; разрядность). ► Число — шестнадцатеричное число. ► Разрядность — допустимое количество знаков в записи числа. Если задана, возвращаемое значение дополняется нужным количеством ведущих нулей.

ШЕСТИ.В.ДВ (HEX2BIN)* Преобразует шестнадцатеричное число в двоичное. Синтаксис: =ШЕСТН.В.ДВ(число; разрядность). Описания аргументов см. ШЕСТН.В.ВОСЬМ.

ЭФФЕКТ (EFFECT) ♦

1063

ШЕСТН.В.ДЕС (HEX2DEC)* Преобразует шестнадцатеричное число в десятичное. Синтаксис: =ШЕСТН.В.ДЕС(число). Число — шестнадцатеричное число.

ЭКСПРАСП (EXPONDIST) Возвращает экспоненциальное распределение случайной величины. Может использоваться для моделирования временных задержек между событиями, например, чтобы узнать, сколько времени займет банковский перевод. Или же в фотометрии считается, что промежутки времени между приходом двух последовательных фотонов имеют экспоненциальное распределение. Синтаксис: =ЭКСПРАСП(х; лямбда; интегральная). ► х — случайная величина. ► Лямбда — значение параметра (обратный масштаб). ► Интегральная — логическое значение. Если ИСТИНА, функция возвращает интегральную функцию распределения; если ЛОЖЬ, возвращается функция плотности распределения.

ЭКСЦЕСС (KURT) Определяет крутость (kurtosis) распределения набора данных, то есть коэффициент эксцесса (excess). Эксцесс характеризует, насколько плотность распределения более «заострена» или, наоборот, «приплюснута» по сравнению с плотностью нормального распределения. У распределений с положительным эксцессом более тяжелые хвосты, чем для распределений с отрицательным эксцессом, где плотность «острее». Синтаксис: =ЭКСЦЕСС(число1; число2; ...). Число1, число2, ... — от 1 до 30 аргументов, которые могут быть либо числами, либо именами, массивами или ссылками на числа. Допускается использовать один массив или одну ссылку на массив вместо аргументов, разделяемых знаком точки с запятой.

ЭФФЕКТ (EFFECT) Возвращает эффективную (фактическую) годовую процентную ставку, если заданы номинальная годовая процентная ставка и количество периодов в году, за которые начисляются сложные проценты. Синтаксис: =ЭФФЕКТ(номинальная_ставка; кол_пер). ► Номинальная_ставка — номинальная годовая процентная ставка. ► Кол_пер — количество периодов.

1064 ♦ Приложение В. Встроенные функции Excel

ЯЧЕЙКА (CELL) Возвращает информацию о форматировании, положении или содержимом ячейки в левом верхнем углу диапазона, заданного аргументом «ссылка». (Так, для строки это самая левая ячейка.) Синтаксис: =ЯЧЕЙКА(тип_информации; ссылка). ► Тип_информации — текстовое значение, задающее требуемый тип информации о ячейке («адрес», «защита», «имяфайла», «префикс», «скобки», «содержимое», «столбец», «строка», «тип», «формат», «цвет», «ширина»). ► Ссылка — ячейка, информацию о которой необходимо получить. Если аргумент опущен, возвращается информация о последней измененной ячейке. Если аргумент «тип_информации» функции — «формат», а формат ячейки был изменен, необходимо пересчитать лист для обновления значения функции. Функция ЯЧЕЙКА обеспечивает совместимость с другими программами электронных таблиц. За списком возвращаемых значений и информацией об их соответствии типам обращайтесь к справке Excel.

Алфавитный указатель с Caps Lock, клавиша, 138

Е Euro Value, панель инструментов, 251

F FTP, 617

н HTML, формат, 660

I IRM, 600

N NumLock, клавиша, 137

м Microsoft Active Accessibility 2.0, 122 Microsoft Query, 854, 858 возврат таблицы результатов в Excel, 871 запуск, 858 окно запроса, 859 панель инструментов, 863 создание и изменение запроса, 859 вычисление итогов, 868 вычисление итогов для групп записей, 869 групповые операции, 868 добавление таблиц, 860 добавление, удаление и перемещение полей. 861 задание условии отбора, 863 запрос с параметрами, 870

Microsoft Query {продолжение) объединение таблиц, 860 переименование полей, 861 режим выполнение запроса, 867 сортировка таблицы результатов, 861 удаление таблиц, 860 удаление условий отбора, 865 фильтр но вычисляемому полю, 870 фильтрация таблицы результатов, 863, 866 сохранение запроса, 871

О ODBC, 845 OLE DB, 845

R radar chart, 762 Range, объект, 932 RTF, формат, 660

s Scroll Lock, клавиша, 137 SharePoint, 604 библиотека документов, 605 загрузка документа, 606 задачи, 609 заем и возврат документов, 607 рабочая область для документов, 612 свойства документов, 611 связи, 610 SharePoint Team Services, 604 Spreadsheet Assistant, надстройка, 76, 105, 142

U Unicode, кодировка, 661

1066 ♦ Алфавитный указатель

V

VBA, 927 метод Activate, 934 Объект Err, 963 Range, 932 ошибки синтаксиса помощь и подсказки, 956 For Each...Next, конструкция, 934 With...End With, конструкция, 938 абсолютные и относительные ссылки, 938 ключевые слова, 930 Exit Sub, 963 Function и End Function, 945 On Error GoTo, 962 On Error Resume Next, 963 Option Explicit, 956 Resume и Resume Next, 963 Select Case, 957 Sub и End Sub, 930 справка, 930 контрольные точки, 957 программное задание, 958 условные, 958 личная книга макросов, 942 метод Debug.Assert, 958 Offset, 940 Select, 934 методы, 932 аргументы, 935 объект ActiveCell, 938 Debug, 958 объектная модель Excel, 931 объекты, 931 изменение свойств, 935 классы, 933 семейства, 933 отладка программы, 957 быстрый контроль, 961 наблюдение за значениями неременных и свойствами объектов, 959 окно отладки, 961 ошибки выполнения, 961 обработчик ошибок, 962 ошибки синтаксиса имена переменных, 956 обнаружение при вводе, 954 отложенная обработка, 955 переменные обязательное объявление, 956 пользовательские функции, 945 пошаговое исполнен не кода, 957

VBA (продолжение) примеры макросов Адрес_Компании, 928 Г1одииси_дпаграмм, 704 Расстановкамаркеров, 746 процедуры, 940 редактор, 929, 936 режим останова, 955 свойства, 932 блочная запись, 938 свойство Err.Number, 963 FormufaRlCl, 932 синтаксис по имени, 935 синтаксис по позиции, 936 явное объявление переменных, 956 Visual Basic for Applications, 927

w Word Art, панель инструментов, 348

X XLStart, папка, 71 XML, 78,617,839

A автовосстановление, 40 автозавершение ввода, 236 в списках, 778 настройка, 237 автозавершепие ячеек, 123 автозамена, 232 Автозамена, диалоговое окно вкладка Автозамена, 232 вкладка Автоформат при вводе, 234 вкладка Смарт-теги, 234 автозаполнение, 213, 214 временных рядов, 495 группы листов, 231 дат и времени, 215 двойным щелчком, 216 команда Заполнить, 219 автоитогп, 53 автоматическое создание резервных копий, 64 автоподбор размера шрифта, 273 автосумма, 465 автосумма, автоматическое расширение диапазона, 466 автосуммирование, 418 автофигуры, 346 выноски, 347 замена, 348 линии и стрелки форматирование, 355 поворот, 346 расширенный набор, 348 соединительные линии, 346

Алфавитный указатель ♦ 1067 автофильтр, 804 вычисление итогов, 808 отбор наибольших и наименьших элементов, 805 отображение пустых ячеек, 806 пользовательский, 806 поиск текстовых значении, 807 удаление, 808 Автоформат, диалоговое окно, 244 автоформатирование при вводе, 234 АДРЕС, функция, 485 активная область, 136 альтернативный текст, 354 амортизация активов, 511 линейный метод, 512 метод двойного уменьшения остатка, 512 метод суммы годовых чисел, 514 метод фиксированного уменьшения остатка, 513 Анализ данных, диалоговое окно, 535 анализ инвестиций, 505 анализ ценных бумаг, 514 анализ что-если, 553 и диаграммы, 752 обратный, 752 анимационные эффекты, 123 аннуитет, 506 АПЛ, функция, 512 аппроксимация данных, 532 АСЧ, функция, 514 Б барьерная ставка, 506 Библиотека диаграмм, диалоговое окно, 372 Библиотека стилей диаграмм, диалоговое окно, 373 биномиальное распределение, 546 БС, функция, 507 будущая стоимость инвестиции, 507 буфер обмена, 185, 187, 635 панель задач, 186 форматы, 635 В Введите вопрос поле, 80 вебархив, 624 вебзапросы, 872 задание параметров форматирования, 876 использование существующего вебзапроса, 872 применение браузера, 877 создание, 874 сохранение запроса, 876 веб-компоненты, 620 интерактивная диаграмма, 630 интерактивная сводная таблица, 627 интерактивная электронная таблица, 627 Сводная таблица, 923

веб-обсуждения, 614 веб-страницы в одном файле, 624 интерактивные, 620, 626 публикация, 625 Веб-узел, панель инструментов, 195 внедрение, 633 в виде значка, 637 вставка из буфера обмена, 634 исполняемых файлов, 640 команда Объект, 638 при вставке из буфера обмена, 635 редактирование по месту, 635 таблицы Excel в документ Word, 658 файла, 640 файла произвольного тина, 640 Внешние данные, панель инструментов, 838, 851 внутренняя норма прибыли, 510 Возник конфликт доступа/диалоговое окно, 586 восстановление отмененных команд, 208 восстановление поврежденных файлов, 72 восстановление после сбоя, 39 Восстановление приложении Microsoft Office, диалоговое окно, 41 восстановление связей, 643 ВНР, функция, 481, 482, 826 ВРЕМЯЗНАЧ, функция, 501 ВСД, функция, 510 всплывающие подсказки, 90, 122 отключение, 90 вставка вырезанного диапазона, 189 гиперссылок, 194 диаграммы Excel в документ Word, 665 диаграммы Excel на слайд PowerPoint, 672 звукового примечания, 639 командой Специальная вставка, 189 нескольких объектов, 187 параметры вставки, 188 пустых ячеек, 193 рисунки, 370 с выполнением арифметических операций, 191 с помощью мыши, 197 скопированных или вырезанных ячеек, 200 специальная, 190, 194 специальных формул в виде объекта, 639 ссылок на ячейки, 193 строк и столбцов, 197 строк и столбцов с помощью мыши, 204 таблицы Excel в документ Word, 655 в кодировке Unicode, 660 в форматах RTF и HTML, 660 из буфера обмена, 655 именованного диапазона, 662 как объекта, 658 командой Объект, 664 неформатированный текст, 660

1068 ♦ Алфавитный указатель вставка (продолжение) связывание, 661 формат двоичной карты (точечного рисунка), 661 формат рисунка, 661 форматирование, 658 таблицы Excel на слайд PowerPoint, 669 связывание, 671 форматирование, 670 транспонирование данных, 193 ячеек, 199 Вставка вычисляемого поля, диалоговое окно, 910 Вставка вычисляемого элемента, диалоговое окно, 911 Вставка имени, диалоговое окно, 430 Вставка объекта, диалоговое окно, 362, 638 вставка таблицы в документ Word формат метафайла Windows, 661 Вставка функции, кнопка, 52 Выбор источника данных, диалоговое окно, 915 ВЫБОР, функция, 485 Выборка, диалоговое окно, 548 Выделение группы ячеек, диалоговое окно, 143,317 выделение отличий но строкам и столбцам, 319 Выделить таблицу, диалоговое окно, 668 выноски, 347 создание, 348 выравнивание автоподбор ширины столбца, 273 по вертикали, 270 с помощью кнопок панели инструментов, 273 текста в ячейке, 269 выравнивание содержимого ячеек, 266 Вычисление поля сводной таблицы, диалоговое окно, 892, 908, 909 Вычисление формулы, диалоговое окно, 305

Г Генерация случайных чисел, диалоговое окно, 545, 547 гиперссылк а преобразование текста в ссылку, 647 ГИПЕРССЫЛКА, функция, 653 гиперссылки, 646, 663 альтернативный текст, 354 вставка, 195 на веб-узел, 647, 648 на место в текущей книге, 650 па новый файл, 650 на сообщение электронной почты, 650 назначение графическому объекту, 652 назначение кнопке панели инструментов, 652 назначение команде меню, 652 редактирование, 195, 652 связи, 644 связывание, 663

гпперссылкн (продолжение) удаление, 195, 653 управляемые значением в ячейке, 653 форматирование, 653 гистограмма, 720, 723 Гистограмма, диалоговое окно, 538 ГОД, функция, 501 ГПР, функция, 481, 482, 827 градиентная заливка, 729 границы диагональные, 279 палитра, 279 рисование, 280 создание, 277 создание с помощью кнопок панели инструментов, 278 удаление, 278 цвет линии, 278 график, 723 графический подбор параметра, 752 Группирование, диалоговое окно, 901

д

данные скользящее среднее, 549 дата текущая, 500 ДАТАЗНАЧ, функция, 501 ДАТАКУПОНДО, функция, 519 ДАТАКУПОНПОСЛЕ, функция, 519 ДАТАМЕС, функция, 502 даты автозпполнеиие дат, 493 преобразование, 79 даты и время арифметические операции, 499 ввод, 492 встроенные форматы, 492 дата перехода, 492 пользовательские форматы, 497 продолжение временного ряда, 494 синхронизация с Macintosh, 491 система хранения, 491 форматирование, 496 функции, 500 ДВССЫЛ, функция, 488 ДДОВ, функция, 512 ДЕНЬ, функция, 501 ДЕНЬНЁД, функция, 501 диаграмма внедренная в документ Word, ' редактирование, 665 вставка в документ Word, 665 добавление данных из списков, 742 изменение ориентации рядов, 718 создание комбинирование типов, 685 подписи данных, 682

Алфавитный указатель ♦ Диаграмма, панель инструментов, 373 диаграммы автоматическое отображение новых данных, 757 анализ что-если, 752 библиотека стилей, 373 внедрение на слайд PowerPoint, G72 вставка, 372 вторичные (вспомогательные), 726 выбор элементов, 692 выборочное отображение данных, 744 Ганта, 765 подписи оси значений, 766 форматирование, 766 гистограммы, 538 гистрограммы размещение маркеров данных, 720 градиентная заливка, 729 графики линии минимума-максимума, 725 полосы открытия-закрытия, 725 сглаживание линий, 723 графический подбор параметра, 752 деления на осях, 706 динамические (на основе именованного диапазона), 756 добавление в галерею типов, 692 добавление данных, 739 добавление рядов данных, 740 заголовки, 694 наклонные, 696 форматирование, 695 форматирование символов, 698 защита, 688 изменение порядка отображения рядов, 746 изменение порядка рядов, 718 изменение размеров, 685 интерполяция данных, 686 использование автофильтра, 745 как внедренный объект, 688 кольцевые, 726 поворот первого сектора, 727 комбинированные, 685, 717 копирование и вставка данных, 739 копирование форматов между диаграммами, 692 круговые, 726 поворот первого сектора, 727 лепестковая, 762 лепестковые линии сетки, 764 линейчаиые линии рядов, 723 размещение маркеров данных, 720 форма маркера данных, 723 линии выноски, 700 линии минимума-максимума, 725 линии проекции, 726 линии регрессии, 770

1069

диаграммы {продолжение) линии рядов, 723 липни сетки, 716 форматирование, 769 линии тренда, 749 тин, 750 маркеры данных, 719 в трехмерных диаграммах, 721 изменение формы, 723 инверсия, 719 расстояние между маркерами, 720 управление цветом, 719 усеченные, 723 форматирование, 719 эффект перекрытия, 721 многоуровневые, 749 на веб-страницах, 630 область диаграммы перемещение и изменение размеров, 694 область рисования перемещение и изменение размеров, 694 оси масштабирование, 707 разметка, 706 форматирование, 705 ось времени, 711 диапазон значений, 712 единицы измерения, 713 точка отсчета и порядок вывода значений, 713 цепа деления, 712 ось значений, 708 вспомогательная, 716 диапазон значений, 708 'логарифмическая шкала, 709 порядок вывода значений, 709 точка отсчета, 709 цепа деления, 709 ось категорий, 709 интервал между подписями, 710 линии проекции, 726 положение первого маркера, 711 порядок вывода значений, 711 точка отсчета, 709 цепа деления, 710 ось рядов настройка, 714 отображение пустых ячеек, 686 отображение скрытых ячеек, 686 отображение только новых точек, 758 перемещение элементов, 693 печать, 687 планки погрешностей, 751 подписи данных, 699 выравнивание, 700 генерация для точечных диаграмм, 702 расположение, 700 редактирование, 702 форматирование конкретной подписи, 702

1070 ♦ Алфавитный указатель диаграммы (продолжение) числовое форматирование, 701 подписи делений в области рисования, 767 ступенчатые, 769 форматирование, 769 числовое форматирование, 707 подписи делений без оси, 767 позиционирование, 685 полосы открытия-закрытия, 725 пузырьковые, 760 подписи данных, 761 форматирование, 760 размещение таблиц данных, 728 разъединение секторов, 726 регистрация пользовательской диаграммы, 676, 692 редактирование и замена данных, 743 сводные, 749 создание, 675 быстрое, 675 выбор тина, 676 добавление таблиц данных, 684 заголовки, 680 легенда, 682 линии сетки, 682 настройка параметров, 679 отображение осей, 680 размещение, 684 ручное масштабирование осей, 681 указание исходных данных, 677 хронологическое масштабирование, 681 сохранение, 688 статические (без автоматического обновления), 759 схематические, 372 текстовые примечания, 698 тип но умолчанию, 687 точечные, 760 генерация подписей данных, 702 сглаживание линий, 723 трехмерные автомасштабирование, 737 возвышение, 736 высота, 736 пзометрня, 737 наклон, 736 перспектива, 736 размещение маркеров данных, 721 угол обзора, 734 форма маркера данных, 723 удаление данных, 743 фоновые области заполнение рисунком, 732 заполнение текстурой, 731 заполнение узором, 730 форматирование, 728 шкала, 707 логарифмическая, 709

Диаграммы, панель инструментов, 690 диалоговое окно Автозамсна, 232 Анализ данных, 535 библиотека диаграмм, 372. Библиотека стилей диаграмм, 373 Возник конфликт доступа, 586 Восстановление приложений Microsoft Office, 41 Вставка вычисляемого поля, 910 Вставка вычисляемого элемента, 911 Вставка имени, 430 Вставка объекта, 362, 638 Выбор источника данных, 915 Выборка, 548 Выделение группы ячеек, 143, 317 Выделить таблицу, 668 Вычисление ноля сводной таблицы, 892, 908, 909 Вычисление формулы, 305 Генерация случайных чисел, 545, 547 Гистограмма, 538 Группирование, 901 Диспетчер сценариев, 559 Добавить/изменить адреса FTP, 617 Добавление (изменение) сценария, 560 Добавление гиперссылки, 647 Добавление ограничения, 574 Добавление рисунка, 370 Добавление ячеек, 199 Дополнительные параметры поля сводной таблицы, 896 Заголовки диапазонов, 423 Запись макроса, 927 Защита книги, 164, 181 Защита листа, 163 Защита общей книги, 590 Звукозапись, 639 Значения ячеек сценария, 561 Изменение связей, 446, 642 Изменение текста WordArt, 348 Импорт данных, 849 Исправления, 589 Исходные данные, 756 Коллекция WordArt, 348 Коллекция картинок, 368 Команды и параметры, 628 Консолидация, 331 Контроль ошибок, 303 Линия тренда, 750 Макрос, 929 Маршрут, 599 Масштаб, 161 Найти и заменить, 223 Наложение условия по списку, 806 Настройка, 48, 99 Настройка (структуры), 324 Настройка веб-запроса, 876 Новый диапазон, 166 Объединение стилей, 299

Алфавитный указатель ♦ Диалоговое окно (продолжение) Объединение сценариев, 564 Объединения, 860 Окно контрольного значения, 307 Описательная статистика, 536 Открытие ХМL, 839 Открытие документа, 54, 68, 618 Отчет по сценарию, 565 Параметры, 40, 63, 116, 210, 434 Параметры (ошибок), 304 Параметры поиска решения, 576 Параметры служб, 91 Параметры сохранения, 64 Параметры справочных материалов, 83 Параметры страницы, 388 Переход, 143, 433 Печать, 401 Подбор параметра, 569 Поиск решения, 573 Поиск файлов, 74 Поиск ячейки, 421 Получатели слияния, 668 Пол1>зовательский автофильтр, 806 Помощник, 85 Представления, 162 Применение имен, 431 Присвоение имени, 426 Проверка вводимых значений, 792 Прогрессия, 493 Промежуточные итоги, 817 Просмотр исправлений, 591 Публикация веб-страницы, 626 Разрешения, 601 Ранг и персеитиль, 542 Расположение окон, 172 Расширенный фильтр, 809 Редактор кнопок, 106 Результат подбора параметра, 569 Результаты поиска решения, 575 Родительский контроль, 83 Свойства, 65 Свойства внешнего диапазона, 851 Связи, 661 Сжатие рисунков, 375 Символ, 151 Скользящее среднее, 550 Создание панелей инструментов, ПО Создание списка, 779 Создать имена, 428 Сортировка диапазона, 797 Сохранение документа, 60 Сохранить рабочую область, 67 Специальная вставка, 189, 435, 635, 658 Способы заливки, 729 Справка Microsoft Excel, 80 Стиль, 296 Таблица подстановки, 554 Тип диаграммы, 687 Удаление условия форматирования, 294

1071

диалоговое окно (продолжение) Управление доступом к файлу. 584, 587 Управление панелями инструментов, 111 Устранение конфликтов и ошибок, 785 Фильтр и сортировка, 669 Формат (объекта), 352 Формат надписи, 358 Формат названия (диаграммы), 695 Формат оси, 705, 708 Формат рисунка, 374 Формат ряда данных, 718 Формат трехмерной проекции, 735 Формат ячеек, 164, 241, 266, 275, 496 Форматирование объекта, 831 Цвета, 120 Шаблоны, 57, 303 диапазон, 136 автоматическое расширение для суммирования, 466 ввод значений, 152 выделение, 137, 139, 142 выделение группы диапазонов, 140 группа диапазонов, 140 защита, 165 именование, 424 именованный и связывание, 662 копирование, 196 неявное пересечение, 423 обозначения, 420 перемещение, 195 перемещение по диапазону, 137 переход по имени, 433 регистрация обозначения, 423 явное пересечение, 423 диапазон массива, 439 диапазоны консолидация при помощи сводных таблиц, 916 сортировка по нескольким столбцам, 798 по одному столбцу, 797 правила, 802 с учетом регистра, 803 диназоиы сортировка ячейки с формулами, 801 дискретное распределение, 547 ДИС11, функция, 526 дисперсия, 526 диспетчер сценариев, 558 Диспетчер сценариев, диалоговое окно, 559 ДИСПР. функция, 527 ДЛИТ, функция, 519 ДЛСТР, функция, 472 ДНЕЙКУПОН, функция, 519 ДНЕЙКУПОНДО, функция, 519 ДНЕЙКУПОНПОСЛЕ, функция, 519

1072 ♦ Алфавитный указатель Добавить/изменить адреса FTP, диалоговое окно, 617 Добавление (изменение) сценария, диалоговое окно, 560 Добавление пшерссылки, диалоговое окно, 647 Добавление ограничения, диалоговое окно, 574 Добавление рисунка, диалоговое окно, 370 Добавление ячеек, диалоговое окно, 199 ДОЛЯГОДА, функция, 502 Дополнительные параметры поля сводной таблицы, диалоговое окно, 896 ДОХОД, функция, 517 ДОХОДКЧЕК, функция, 518 ДОХОДПОГАШ, функция, 517 ДОХОДСКИДКА, функция, 517 драйвер базы данных, 847 (

Е ЕОШ, функция, 480 ЕПУСТО, функция, 480 ЕСЛИ, функция, 476

3 зависимости, 309 косвенно зависимые ячейки, 310 отмена наблюдения, 311 отслеживание влияющих ячеек, 311 отслеживание зависимых ячеек, 309 ссылки на другие листы, 314 удаление соединительных стрелок, 311 Зависимости, панель инструментов, 303, 309 Заголовки диапазонов, диалоговое окно, 423 задачи с параметрами решение, 571 замена данных, ,227 ЗАМЕНИТЬ, функция, 475 Запись макроса, диалоговое окно, 927 запросы, 844 веб-запросы, 872 повторное использование, 845 пользовательские имена нолей, 852 редактирование, 854 режим обновления, 851 создание запроса к базе данных, 846 создание файла источника данных (DSN), 847 сохранение пароля, 852 создание простого запроса, 848 таблица результатов, 850 нумерация строк, 853 распространение формул, 853 формат и разметка данных, 853 запуск Excel, 36 защита объектов, 361 Защита книги, диалоговое окно, 164, 181 Защита листа, диалоговое окно, 163 Защита общей книги, диалоговое окно, 590

звуковые эффекты, 123 Звукозапись, диалоговое окно, 639 значение контрольное, 307 значения числовые точность, 438 Значения ячеек сценария, диалоговое окно, 561

И И, функция, 477 Изменение связей, диалоговое окно, 446, 642 Изменение текста Word Art, диалоговое окно, 348 ИЛИ, функция, 477 имена, 424 вставка в формулы, 430 замена ссылками, 431 именованные константы и формулы, 429 объемные, 429 определение, 426 переход на именованный диапазон, 433 полуавтоматическое создание имен, 428 правила присвоения имен, 426 редактирование, 427 список всех имен листа, 430 уровня книги, 427 уровня листа, 427 именованные константы и формулы, 429 импорт из файла XML, 839 посредством веб-запросов, 872 посредством запросов, 845 таблиц dBase, 838 таблиц Microsoft Access, 838 текстовых файлов, 833 через буфер обмена, 837 импорт данных, 833 Импорт данных, диалоговое окно, 849 ИНДЕКС, функция, 486, 828 индикатор CAPS, 138 FIX, 138 NUM, 137 SCRL, 138 ВДЛ, 137 ДОБ, 137 ЗАМ, 138 КНЦ, 138 ФИКС, 211 индикаторы клавиатурных режимов, 137 индикаторы режимов клавиатуры, 52 ИНОРМА, функция, 516 интерактивная справка, 80 Исправления, диалоговое окно, 589 Источник XML, панель задач, 842 Источник ошибки, смарт-тег, 150 Исходные данные, диалоговое окно, 756

Алфавитный указатель ♦ К Камера, инструмент, 379 квартиль, 525 КВАРТИЛЬ, функция, 525 кернинг, 350 клавиши быстрого доступа, 49 клип, 364 книга автозагрузка, 59 активное окно, 178 вставка листов, 154 выделение всех листов, 155 зависимая, 444 открытие, 445 загрузка из локальной сети или Интернета, 583 загрузка с узла SharePoint, 606 защита, 64, 164, 180, 181, 600 ввод пароля, 169 защита при помощи IRM, 601 время доступа, 602 копирование содержимого, 603 печать, 602 программный доступ, 603 работа с защищенной книгой, 603 разрешения, 601 импорт данных, 132 изменение размеров окна, 46 изменение стандартного шрифта, 120 изменение стандартных свойств, 59 информация об активной книге, 65 исходная, 444 копирование листов, 157 копирование цветовых палитр, 122 общая, 584 журнал изменений, 590 завершение сеанса работы, 592 защита журнала изменений, 590 ограничения, 587 отключение пользователя, 592 отслеживание изменений, 588 просмотр изменений, 591 окно книги, 42 открытие, 54, 171 открытие в нескольких окнах, 176 отправка в виде вложения, 595 отправка на рецензию, 597 отправка по маршруту, 598 отсоединение панелей инструментов, 112 перемещение листов, 156, 157 перемещение между книгами, 171 перемещение по листам, 43, 44, 128, 136 полноэкранный режим просмотра, 173 присоединение панелей инструментов, 111 публикация в формате HTML, 625 с иптерактивностыо, 626 разрешение конфликтов совместного доступа, 586 расположение окна книги, 172

1073

книга (продолжение) расположение окон каскадом, 176 сворачивание окна, 46 скрытие листов, 182 скрытие окна, 179, 181 скрытие окон других книг, 177 совместимость с предыдущими версиями, 62 совместное использование, 584 создание, 54 сохранение, 60 сохранение в формате HTML, 624 сохранение и публикация в формате HTML, 620 сохранение настроек, 67, 175 сохранение параметров отображения, 179 список открытых книг, 171 структура, 127 удаление листов, 155 формат файла по умолчанию, 62, 63 шаблон, 300 книги редактирование связей, 446 связанные копирование и вставка ссылок, 447 сохранение, 445 связывание, 444 кнопка Вставка функции, 52 кнопки изменения размеров окна, 46 кнопки прокрутки листов, 44 КОДСИМВ, функция, 472 Коллекция Word Art, диалоговое окно, 348 Коллекция картинок, диалоговое окно, 368 Коллекция клипов, панель задач, 364 колонтитулы добавление рисунков, 393 изменение шрифта, 393 создание, 392 кольцевая диаграмма, 726, 727 команды необратимые, 207 Команды и параметры, диалоговое окно, 628 комплексные числа, 1024 КОНМЕСЯЦА, функция, 502 консолидация по категориям, 332 по расположению, 329 связывание итогового и исходных листов, 334 Консолидация, диалоговое окно, 331 константы именованные, 429 категории, 143 массив, 440 Контроль ошибок, диалоговое окно, 303 контрольное значение, 292 копирование абсолютных ссылок, 412 влияющих ячеек, 448

1074 ♦ Алфавитный указатель копирование (продолжение) зависимых формул, 447 клавиатурные комбинации, 185 нескольких объектов, 186 относительных ссылок, 412 с помощью мыши, 204 смешанных ссылок, 413 формул, 435 ячеек с помощью мыши, 197 корреляция, 543 КПЕР, функция, 509 критерии Стыодента, 1054 круговая диаграмма, 726, 727

Л

ЛГРФПРИБЛ, функция, 535 ЛЕВСИМВ, функция, 474 лепестковая диаграмма, 762 ликвидная стоимость (остаточная), 512 ЛИНЕЙН, функция, 529 линейная оптимизация, 578 линейная регрессия, 527 линейчатая диаграмма, 720, 723 Линия тренда, диалоговое окно, 750 лист активная область, 45 вставка, 154 вставка рисунков, 370 вставка сканированных изображений, 373 выделение, 141 выравнивание объектов, 361 группа автозаполнение, 231 перетаскивание, 230 создание, 228 закрепление областей, 159 защита, 163 ввод пароля, 169 изменение цвета ярлыка, 156 изменение цвета ярлыков, 123 консолидация, 328 копирование, 157 копирование изображения листа, 378 масштабирование, 44, 124, 139, 161 ограничения, 42 основные сведения, 42 открытие, 44 отмена разделения на области, 159 отправка электронной почтой, 596 переименование, 156 перемещение листа, 156, 157 перемещение по листу, 138, 142 перемещение с помощью зависимостей, 311 пересчет формул, 434 печать, 128 заголовки, 396 качество, 396 качество печати, 389

лист (продолжение)

колонтитулы, 390,391 масштаб отображения, 389 настройка параметров, 388 ориентация страниц, 389 поля, 390

последовательность вывода диапазонов, 396 преобразование A4/Letter, 389 примечаний, 396 размер бумаги, 389 разрывы страниц, 397 сетки, 396 черно-белая, 396 черновая, 396 подложка, 283 предварительный просмотр, 399 примечания, 131 присвоение имени, 156 проверка и документирование, 303 проверка на ошибки, 303 прокрутка, 44, 124 разделение на области, 157 размещение объектов, 359 скрытие, 169, 182 снятие защиты с ячеек, 164 сравнение листов, 175 ссылки на другие листы книги, 409 ссылки на листы других книг, 410 структура, 127 структурирование, 321 выделение только видимых ячеек, 327 группирование строк и столбцов, 327 нестандартных листов, 324 номера уровней, 327 планки уровней, 325 пользовательская панель инструментов, 323 расширение структуры, 324 скрытие и отображение уровней структуры, 325 скрытие символов структуры, 325 удаление структуры, 325 удаление, 155 ярлыки, 44 личная книга макросов (Personal.xls), 942

м

макрос Адрес_компаиии, 928 документирование, 949 личная книга макросов, 942 Макрос, диалоговое окно, 929 макросы, 110,927 абсолютные и относительные ссылки, 938 запись, 927 запуск, 929 клавиши быстрого запуска, 928 отладка, 954 процедуры, 940

Алфавитный указатель ♦ 1075 макросы (продолжение) редактирование, 936 создание, 927 маркер вершины, 344 вставки, 197 данных диаграммы, 719 заполнения, 204, 205, 213, 493 заполнения ячеек, 137 изменения формы, 346 обрезки, 376 перемещения панелей инструментов, 108 поворота, 346 разделения листа, 158 разделения ярлыков листов, 44 размера, 634 рамка выделения, 185, 205 Маршрут, диалоговое окно, 599 маршрутный лист, 600 массив специальная вставка, 194 массивы, 439 двухмерные, 441 диапазон массива, 439 констант, 440, 443 одномерные, 440 расширение, 444 формула массива, 439 создание, 441 Мастер диаграмм, 675 Мастер импорта текста, 834 Мастер подключения данных, 846 Мастер подстановок, 451 и списки, 828 Мастер публикаций, 781 Мастер сводных таблиц и диаграмм, 883, 914,917 Мастер слияния, 667 Мастер создания запросов, 854 выбор таблиц и полей, 854 сортировка записей, 856 сохранение запроса, 857 условия отбора, 855 фильтрация записей, 855 Мастер суммирования, 449 и списки, 825 Мастер функций, 461 масштаб отображения, 161 масштаб отображения данных, 44, 124 Масштаб, диалоговое окно, 161 математические функции, 465 МВСД, функция, 511 МДЛИТ, функция, 519 , меню визуальные эффекты, 115 восстановление исходного вида, 113, 114 восстановление настроек, полное, 114 встроенные, 104 выбор команд с клавиатуры, 49

группирование команд, 101 добавление команд, 100 значки кнопок, 102 изменение размеров, 108 контекстные, 50 копирование команд, 102 краткие, 47 назначение макроса команде, 111 настройка, 48 Параметры панелей инструментов, 97 перемещение команд, 101 полные, 47, 116 пользовательские команды, 110 реорганизация, 104 создание кнопок, 103 ' создание пользовательских меню, 112 сохранение настроек, 113 Справка, 93 удаление команд, 100 удаление пользовательских меню, ИЗ МЕСЯЦ, функция, 501 метафайл Windows, 661 МИНУТЫ, функция, 501 многомерная регрессия, 528 многоуровневые диаграммы, 749 модифицированная внутренняя норма прибыли, 511 Мое сетевое окружение, папка, 619 Мои источники данных, папка, 845

н

надписи добавление к графическому объекту, 345 связывание с ячейками, 345 создание, 345 надстройка Пакет анализа, 458, 535 Пересчет в евро, 251 Поиск решения, 571 НАИБОЛЬШИЙ, функция, 525 НАИМЕНЬШИЙ, функция, 525 Найти и заменить, диалоговое окно, 223 НАЙТИ, функция, 474 НАКЛОН, функция, 534 НАКОПДОХОДПОГАШ, функция, 516 Наложение условия по списку, диалоговое окно, 806 НАКОПДОХОД, функция, 515 Настройка (структуры), диалоговое окно, 324 Настройка веб-запроса, диалоговое окно, 876 Настройка изображения, панель инструментов, 376 Настройка объема, панель инструментов, 357 Настройка тени, панель инструментов, 356 Настройка, диалоговое окно, 48, 99 НЕ, функция, 477 необратимые команды, 207 НЕЧЕТ, функция, 469

1076 ♦ Алфавитный указатель неявное пересечение диапазонов, 423 нижележащая ячейка, 359 Ноиыи диапазон, диалоговое окно, 166 норма прибыли, 510 внутренняя, 510 внутренняя модифицированная, 511 нормальное распределение, 546

О

ОБЛАСТИ, функция, 489 область печати, 403 обмен данными между PC и Macintosh, 79 обновление Excel, 36, 38 обновление связей, 643 при открытии файла, 643 обозначения диапазонов, 420 общая книга выделение изменений, 589 общая рабочая книга, 584 общая рабочая область, 92 Общая рабочая область, панель задач, 607 Объединение стилей, диалоговое окно, 299 Объединение сценариев, диалоговое окно, 564 Объединения, диалоговое окно, 860 объекты, 338 объекты Word Art параметры, 348 автофигуры, 346 альтернативный текст, 354 внедренные, 633 изменение, 640 исполняемые файлы, 640 редактирование, 634 файлы, 640 вставка объектов из других приложений, 362 выбор, 340 выделение, 351 выделение объектов, содержащих текст, 352 выравнивание на листе, 361 группирование, 351 диаграмма, 688 добавление надписи, 345 добавление прозрачности, 354 защита, 361 изменение палитры цветов, 354 импорт графических объектов, 369 исправление формы, 342 клипы, 364 кривые линии, 341 узловые точки, 344 назначение макросов, 378 объекты ClipArt, 364 объекты WordArt создание, 348 организационные диаграммы, 371 полилиния, 342 правильные, 338 прямые линии и стрелки, 341

объекты (продолжение) разгруппирование, 351 размещение па листе, 359 рисунки, 373 вставка, 370 связанные, 633 соединительные линии, 346 создание, 340 схематические диаграммы, 372 тень настройка, 356 применение, 355 упакованные, 640 управление отображением, 362 формат по умолчанию, 359 форматирование, 352 линий и стрелок, 355 форматирование объектов, содержащих текст, 357 эффект трехмерности, 356 объемная диаграмма, 721, 723, 734 объемные формулы, 419 ограничения при совместной работе, 587 озвучивание текста, 123 окна диалоговые, 49 вкладки, 49 окно контрольного значения, 307 ОКРВВЕРХ, функция, 469 ОКРВНИЗ, функция, 469 ОКРУГЛ, функция, 468 ОКРУГЛВВЕРХ, функция, 469 ОКРУГЛ ВНИЗ, функция, 469 округление чисел, 468 ОКРУГЛТ, функция, 469 оператор объединения (амперсапд), 416 пересечения диапазонов, 423 операторы приоритет, 407 операторы сравнения, 448 Описательная статистика, диалоговое окно, 536 Организационная диаграмма, панель инструментов, 371 организационные диаграммы вставка, 371 ориентация текста, 271 ОСПЛТ, функция, 509 Остановка записи, панель инструментов, 928 OCT AT, функция, 466 остаточная стоимость (ликвидная), 512 ОТБР, функция, 470 отключенные объекты, 94 Открытие XML, диалоговое окно, 839 Открытие документа, диалоговое окно, 54, 65, 68, 72, 77 панель адресов, 618 отмена выполненных действий, 207 отправка книг по маршруту, 598

Алфавитный указатель ♦ отправка книги как вложения, 595 отправка книги на рецензию, 597 отправка почтой текущего листа, 596 отслеживание ошибок, 311 Отчет но сценарию, диалоговое окно, 565 ошибка #ДЕЛ/0! (#DIV/0!), 433 #ЗНАЧ! (#VALUE!), 434 #ИМЯ? (#NAME?), 433, 459, 463 #Н/Д (#N/A), 434 #ПУСТО! (#NULL!), 434 #ССЫЛКА! (#REF!), 434 #ЧИСЛО! (#NUMI), 434, 439 ошибки VBA, 954 автозамена, 232 зависимости, 309 исправление при вводе, 232 обработки формул, 433 отображение в сводных таблицах, 893 отслеживание, 311 по причине циклической ссылки, 437 правила поиска, 304 проверка орфографии, 232 проверка на наличие, 303 профилактика, 480 сообщения об ошибках, 433 устранение, 303 функция ТИП.ОШИБКИ, 479

п

Пакет анализа, 535 выборка, 548 генерация случайных чисел, 544 гистограммы, 538 описательная статистика, 535 ранг и персеитиль, 541 скользящее среднее, 549 Пакет анализа, надстройка, 458 пакет обновлений, 36, 38 панели инструментов, 53 адаптация под пользователя, 98 вертикальное расположение, 109 восстановление вида по умолчанию, 98 восстановление исходного вида, 114 восстановление настроек, полное, 114 всплывающие подсказки, 122 группирование кнопок, 101 добавление кнопок, 100 значки кнопок, 105 копирование кнопок, 102 маркер перемещения, 108 назначение макроса кнопке, 111 настройка, 115 отображение, 107 отображение и скрытие кнопок, 98 отображение скрытых кнопок, 97

1077

панели инструмептов (продолжение) отсоединение от книги, 112 отсоединение палитр, 340 перемещение кнопок, 101 плавающие изменение размеров, 108 пользовательские, НО, 248 пример создания, 200, 323 пользовательские кнопки, ПО прикрепление к границам окна, 109 присоединение к книге, 111» размещение, 96 размещение па экране, 108 создание, 110 создание кнопок, 103 сохранение настроек, 113 удаление кнопок, 100 удаление пользовательских панелей, 112 панель адресов, 618 панель задач Буфер обмена, 186 Источник ХМL, 842 Коллекция клипов, 364 Общая рабочая область, 607 Параметры вложений, 595 Поиск, 80 Создание книги, 55 Справка Excel, 88 Справочные материалы, 82 панель инструментов EuroValue. 251 Word Art, 348 Веб-узел, 195 Внешние данные, 838, 851 Диаграмма, 373 Диаграммы, 690 Зависимости, 303, 309 Настройка изображения, 376 Настройка объема, 357 Настройка тени, 356 Организационная диаграмма, 371 Остановка записи, 928 Рецензирование, 316 Рисование, 337 Стандартная, 53, 96 Текст в речь, 320 Форматирование, 53, 96, 243, 273 Формула, 639 Циклические ссылки, 437 панель инструментов Microsoft Query, 863 папка XLStart, 302 автозагрузки, XLStart, 71 Мое сетевое окружение, 69 Мои документы, 68 Мои источники данных, 845 Последние файлы, 69 установленных шаблонов, 57 Параметры вложении, панель задач, 595

1078 ♦ Алфавитный указатель Параметры вставки, смарт-тсг, 188 Параметры панелей инструментов, меню, 97 Параметры поиска решения, диалоговое окно, 576 ' Параметры служб,'диалоговое окно, 91 Параметры сохранения диалоговое окно, 64 Параметры справочных материалов, диалоговое окно, 83 Параметры страницы, диалоговое окно, 388 Параметры, диалоговое окно, 40, 63, 71, 116 вкладка Вычисления, 434 Правка, вкладка, 210 Цвет, вкладка, 120 Пересечение диапазонов оператор пересечения, 423 Пересчет в евро, надстройка, 251 пересчет формул в фоновом режиме, 434 пересчет формул по требованию, 434 Переход, диалоговое окно, 143, 433 ПЕРСЕНТИЛЬ, функция, 525 печать в файл, 403 диаграмм, 687 заголовков листа, 394 заголовков столбцов и строк, 396 листа, 128 листов, 388 качество печати, 389 колонтитулы, 390, 391 масштаб отображения, 389 настройка разрывов страниц, 397 ориентация страниц, 389 поля, 390 последовательность вывода диапазонов, 396 преобразование A4/Letter, 389 размер бумаги, 389 черно-белая, 396 черновая печать, 396 область печати, 403 параметры драйвера принтера, 404 предварительный просмотр, 399 примечаний, 317, 396 сводных таблиц, 922 сетки листа, 396 формат страницы, 130 Печать, диалоговое окно, 401 ИЕЧСИМВ, функция, 473 планки погрешностей, 751 ПЛТ, функция, 508 повтор последнего действия, 208 погашение кредита, 508 Подбор параметра, диалоговое окно, 569, 753 подложка, 283 подписка на обновления, 36 ПОДСТАВИТЬ, функция, 475 поиск замена при поиске, 227 подстановочные символы, 226 форматированных данных, 225

поиск решения, 571 действия при непредвиденной остановке, 580 задание ограничении, 573 задание параметров, 573, 577 лилейная оптимизация, 578 отчеты, 579 по границам, 580 по результатам, 579 по устойчивости, 579 пошаговое выполнение, 579 сохранение результатов, 576 указание ожидаемого результата, 573 целочисленные ограничения, 575 Поиск решения, диалоговое окно, 573 Поиск файлов, диалоговое окно, 74 Поиск ячейки, диалоговое окно, 421 Поиск, панель задач, 80 ПОИСК, функция, 474 ПОИСКПОЗ, функция, 485, 828 поле Введите вопрос, 80 Имя, 139 пользовательские списки применение для сортировки данных, 803 полилииия, 342 полосы прокрутки, 44, 159 полуслучайное распределение (модельное), 547 Получатели слияния, диалоговое окно, 668 ПОЛУЧЕНО, функция, 516 ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ. ТАБЛИЦЫ, функция, 913 пользовательские списки, 217, 779 пользовательские функции, 945 вызов, 952 документирование, 949 ограничения, 948 отладка, 954 правила создания, 948 применение, 946 с необязательными аргументами, 950 создание, 946 сохранение в файле надстройки Excel, 952 Пользовательский автофильтр, диалоговое окно, 806 Помощник, 84 аннмироваиное шоу, 87 настройка, 86 отключение, 85 отображение, 85 советы по работе, 88 Помощник, диалоговое окно, 85 ПРАВСИМВ, функция, 474 предварительный просмотр, 399 ПРЕДСКАЗ, функция, 533 представления, 162 Представления, диалоговое окно, 162 преобразование дат, 79 приведенная стоимость, 506 чистая, 506

Алфавитный указатель ♦ 1079 Применение имен, диалоговое окно, 431 примечания, 131 на диаграммах, 698 печать, 317 просмотр и изменение, 316 создание, 315 Присвоение имени, диалоговое окно, 426 Проверка вводимых значений, диалоговое окно, 792 проверка наличия обновлении, 38 проверка орфографии, 232 Программа улучшения качества ПО, 91 Прогрессия, диалоговое окно, 493 ПРОИЗВЕЛ, функция, 466 промежуточные итоги, 881 и списки, 817 Промежуточные итоги, диалоговое окно, 817 ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ функция, 790 ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ, функция, 822 ПРОПИСН, функция, 473 ПРОПНАЧ, функция, 473 Просмотр исправлений, диалоговое окно, 591 ПРОСМОТР, функция, 481 ПРОЦЕНТРАНГ, функция, 524 ироцентиль, 525 процентная норма, 524 ПРПЛТ, функция, 509 прямые линии и стрелки, 341 ПС, функция, 506 ПСТР, функция, 475 Публикация веб-страницы, диалоговое окно, 626 публикация списка, 781 пузырьковая диаграмма, 760 ПУО, функция, 513

Р

РАБДЕНЬ, функция, 503 рабочая область сохранение, 67 рабочая область для документов, 612 создание, 595, 612 рабочая панка, 60 РАВНОКЧЕК, функция, 518 равномерное распределение, 546 Разрешения, диалоговое окно, 601 разрывы страниц, 397 принудительные, 398, 399 рамка выделения, 185, 205 Ранг и персентиль, диалоговое окно, 542 ранг числа, 526 РАНГ, функция, 526 Расположение окон, диалоговое окно, 172 распределение F-раснредсление, 992 бета-распределение, 997 биномиальное, 998, 1020 отрицательное, 1034

распределен не (продолжение) Вейбулла, 999 гамма-распределение, 1002 гнпергеометрическое, 1003 нормальное, 1031 Пуассона, 1042 Стыодента, 1050 хи-квадрат, 1057 экспоненциальное, 1063 распределение Бериулли, 546 распределение Пуассона, 547 расширение выделения, 139 расширения имел файлов, 61 расширенный фильтр, 808 вычисляемые условия, 813 вычисление итогов, 817 задание условий отбора, 808 использование нескольких ИЛИ, 812 использование оператора ИЛИ, 809 копирование отобранных данных, 815 несколько условий на столбец, 813 одновременное использование ИЛИ и И, 812 отбор уникальных строк, 817 ссылка на столбец, 815 ссылки на ячейки вне списка, 815 ссылки на ячейки списка, 814 Расширенный фильтр, диалоговое окно, 809 регистрация Excel, 36 регрессионный анализ, 527 диаграммы, 770 линейная регрессия, 528 экспоненциальная регрессия, 534 редактирование в строке формул, 209 внедренной в Word диаграммы, 665 группы листов, 228 непосредственно в ячейке, 209 но месту, 635 формул, 415 редактор VBA, 929 просмотр объектов, 932 редактор кнопок, 106 Редактор кнопок, диалоговое окно, 106 Редактор формул, программа, 639 режим End, 138 ввода прописными буквами, 138 ввода чисел, 137 ввода чисел с фиксированной точкой, 138 добавления к выделению, 137 замены, 138 прокрутки, 138 расширения выделения, 137 режим перетаскивания ячеек, 137 режим правки, 153 Результат подбора параметра, диалоговое окно, 569 Результаты поиска решения, диалоговое окно, 575

1080 ♦ Алфавитный указатель рента обыкновенная, 506 Рецензирование, панель инструментов, 316 решение задач с параметрами, 571 рисование выбор объекта, 340 исправление формы фигур, 342 объекты правильной формы, 338 Рисование, панель инструментов, 337 рисунки вставка, 370 обрезка, 374 сканирование, 373 форматирование, 374 Родительский контроль диалоговое окно, 83 РОСТ, функция, 535 РУБЛЬ, функция, 472 РУБЛЬ.ДЕС, функция, 515 РУБЛЬ.ДРОБ, функция, 515 РЯД, функция, 756 ряды данных заполнение, 213 меню смарт-тега, 213

С сводные таблицы сведения о программе, 93 сведения о системе, 93 сводная диаграмма, 749 сводные диаграммы, 889 реорганизация, 890 создание, 889 сводные таблицы, 567, 880 автосортнровка, 896 веб-компонент Сводная таблица, 923 вывод развернутой информации по полю, 899 выделение элементов, 891 вычисляемые поля, 909 просмотр списка, 912 создание, 910 вычисляемые элементы, 909 просмотр списка, 912 создание, 911 группировка элементов, 900 по временным диапазонам, 902 удаление групп, 904 числовых, 901 дополнительные вычисления, 907 источники данных, 915 итоговые функции, 907 на вебстраницах, 627 на основе другой сводной таблицы, 921 область столбцов, 886 область страниц, 886 область строк, 885 обновление, 890, 915 при открытии книги, 891 общие итоги, 905

сводные таблицы (продолжение) ось столбцов, 881 ось страниц, 882, 887 ось строк, 881 отображение значений ошибки, 893 отображение и скрытие элементов внутреннего поля, 898 отображение итогов но полю, 888 отображение наибольших и наименьших элементов, 897 отображение пустых ячеек, 892 переименование полей и элементов, 895 переключение итоговой функции, 906 печать, 922 построение па внешних данных, 914 построение на данных OLAP, 916 применение для консолидации диапазонов, 916 применение числовых форматов, 892 промежуточные итоги, 881, 905 для самых внутренних полей, 906 несколько итоговых функций, 905 отображение, 906 по нескольким полям данных, 893 смена итоговой функций, 905 удаление, 906 реорганизация, 886 сводные диаграммы, 889 связанные, 888 скрытие элементов на осях, 888 создание, 882 выбор источника данных, 884 макет таблицы, 885 размещение таблицы, 884 тип источника данных, 883 сортировка элементов, 896 ручная, 897 ссылки на элементы таблицы, 913 форматирование, 891 центрирование надписей, 893 Свойства внешнего диапазона, диалоговое окно, 851 Свойства, диалоговое окно, 65 связи, 642 восстановление, 643 гиперссылки, 644, 663 обновление, 643 при открытии файла, 643 смена источника данных, 661 Связи, диалоговое окно, 661 связывание, 633 в виде значка, 637 изменение связей, 642 при вставке из буфера обмена, 637 с файлом, 640 таблицы Excel со слайдом PowerPoint, 671 таблицы Excel, вставленной в документ Word, 661 связывание книг, 444 СЕГОДНЯ, функция, 500

Алфавитный указатель ♦ СЕКУНДЫ, функция, 501 сетка отображение и скрытие, 117 печать, 117 цвет линий, 123 Сжатие рисунков, диалоговое окно, 375 СЖПРОБЕЛЫ, функция, 473 Символ, диалоговое окно, 151 СИМВОЛ, функция, 472 символы выравнивания, 149 специальные, 146, 151, 247 система адаптации Excel, 122 СКИДКА, функция, 517 скользящее среднее, 549 Скользящее среднее, диалоговое окно, 550 слияние данных Excel в Word, 666 требования к таблице Excel, 667 случайные числа, 468 распределения, 544, 545 биноминальное, 546 дискретное, 547 нормальное, 546 полуслучайное (модельное), 547 равномерное, 546 распределение Бериулли, 546 распределение Пуассона, 547 СЛУЧМЕЖДУ, функция, 468 СЛЧИС, функция, 468, 544 смарт-тег Источник ошибки, 150 Параметры вставки, 188 смарт-теги, 150 ' решение проблем, связанных с формулами, 202 совместная работа веб-обсуждения, 614 заем и возврат общих документов, 607 защита документа при помощи IRM, 601 назначение и отслеживание задач, 609 назначение и отслеживание связей, 610 общение с помощью общей рабочей области, 608 открытие файлов, 583 рабочая область для документов, 612 разрешение конфликтов, 586 с книгами, 584 свойства документов, 611 сохранение изменений, 585 управление доступом к документам, 600 совместный доступ настройка параметров, 587 СОВ11АД, функция, 473 соединительные линии, 346 создание, 347 Создание книги, панель задач, 55 Создание панели инструментов, диалоговое окно, ПО Создание списка, диалоговое окно, 779 Создать имена, диалоговое окно, 428

1081

сортировка с учетом регистра, 803 но умолчанию, 804 Сортировка диапазона, диалоговое окно, 797 сортировка списков, 797 Сохранение документа, диалоговое окно, 60, 77 сохранение книги в локальной сети или Интернете, 583 Сохранить рабочую область, диалоговое окно, 67 специальная вставка, 190 работа с массивами-формулами, 194 Специальная вставка, диалоговое окно, 189, 435, 635, 658 списки автозавершение ввода, 778 автоматическое форматирование по имеющемуся образцу, 777 ввод в форму, 795 вставка и удаление строк и столбцов, 791 вычисляемые столбцы, 774 группировка по датам, 821 изменение размеров, 791 использование заголовков в формулах, 774 во Всех книгах, 776 использование функций, 823 как объекты, 779 создание, 779 Мастер подстановок, 828 Мастер суммирования, 825 промежуточные итоги, 817 замена и удаление промежуточных итогов, 821 итоги по нескольким столбцам, 820 несколько итоговых формул, 820 переход по клавише Enter, 779 поиск записей, 796 пользовательские, 217, 779 поля, 773 преобразование в объекты, 780 проверка данных на допустимость, 792 проверка данных с помощью формулы, 794 публикация синхронизация со списком Sharcpoint, 782 типы данных, 783 форматирование, 783 публикация на узле SharePoint, 781 связанные, 785, 790 вычисление итогов, 790 вычисляемые столбцы, 787 изменение размеров, 791 обновление, 785 промежуточные итоги, 790 синхронизация, 785 собственный элемент управления списком, 830 создание правила, 773 сортировка, 797 правила, 802 с учетом регистра, 803

1082 ♦ Алфавитный указатель списки (продолжение) столбцов, 799 хронологическая, 803 части списка, 799 специфицирование допустимых типов данных, 793 списки XML, 839 фильтрация, 804 автофильтр, 804 расширенный фильтр, 808 форма, 795 добавление строк, 795 поиск записей, 796 списки XML обновление, 840 открытие, 839 отображение элементов XML в столбцы, 841 работа со столбцами, 841 экспорт, 844 Способы заливки, диалоговое окно, 729 справка настройка доступа к ресурсам Интернета, 92 обращение к службе технической поддержки, 93 определение источников для поиска, 83 сайт Microsoft Office, 82 соединение с Интернетом, 92 фильтрация содержимого, 83 Справка Microsoft Excel диалоговое окно, 80 панель задач, 88 Справка, меню, 93 Справочные материалы, панель задач, 82 СРЗНАЧ, функция, 522 ссылка отслеживание ссылок на другие рабочие листы, 314 ссылки абсолютные, 409 копирование, 412 ввод с помощью мыши, 408 внешние, 410 вставка, 193 замена именами, 431 изменение типа ссылок, 409 имена книг в ссылках, 415 использование в формулах, 408 как аргументы функций, 460 копирование между связанными книгами, 447 на другие листы книги, 409 на листы других книг, 410 на несколько листов, 419 относительные, 409 в именованных формулах, 429 копирование, 412 при записи макросов, 939 синтаксис, 415

ссылки (продолжение) смешанные, 409 копирование, 413 стиль ссылок R1C1, 410 циклические, 437 СТАВКА, функция, 510 Стандартная, панель инструментов, 53, 96 стандартное отклонение, 526 СТАНДОТКЛОН, функция, 526 СТАНДОТКЛОНП, функция, 527 статистический анализ распределение данных, 521 статическая диаграмма, 759 стили встроенные, 295 изменение, 299 копирование, 299 применение, 297 создание, 297 вручную, 298 по образцу, 297 стиль ссылок R1C1, 410 удаление, 300 Стиль, диалоговое окно, 296 столбец вставка, 197,204 выделение, 140, 141 настройка ширины, 284, 285 скрытие и отображение, 287 удаление, 203 ширина нулевая, 287 СТОЛБЕЦ, функция, 488 CTOU1YX, функция, 534 строка автоподбор высоты, 287 восстановление высоты по умолчанию, 287 вставка, 197, 204 выделение, 140, 141 настройка высоты, 286 скрытие и отображение, 287 удаление, 202 строка заголовка, 43 скрытие, 173 строка меню настройка, 104 строка состояния, 52 автоитоги, 53 индикаторы клавиатурных режимов, 137 скрытие, 173 строка формул, 51,420 ввод данных, 145 поле Имя, 139 скрытие, 173 СТРОКА, функция, 467, 488 СТРОЧН, функция, 473 СУММ, функция, 465 СУММЕСЛИ, функция, 523, 824

Алфавитный указатель ♦ 1083 сценарии, 558 быстрое сравнение, 561 диспетчер сценариев, 558 изменение и удаление, 562 объединение, 563 отслеживание авторства изменений, 562 отчет Структура, 566 поиск решения, 577 отчеты, 565

Сводная таблица, 567 просмотр результатов, 561 создание, 559, 577 сохранение, 562 СУММПРОИЗВ, функция, 466 файл Personal.xls, 942 СЦЕПИТЬ, функция, 476 СЧЕТЕСЛИ, функция, 523, 824 СЧИТАТЬ ПУСТОТЫ, функция, 826 СЧИТАТЫ1УСТОТЫ, функция, 479

Т

Таблица подстановки, диалоговое окно, 554 таблицы вставка в Word, 655 таблицы подстановки, 553 для двух переменных, 556 для одной переменной, 553 редактирование, 557 с несколькими формулами, 555 ТД AT А, функция, 500 текст в надписях, 352 межсимвольпые промежутки, 350 форматирование в объектах, 357 Текст в речь, панель инструментов, 320 ТЕКСТ, функция, 471 текстовые значения, 416 объединение, 416, 476 текстовые функции, 471 текстовый курсор, 144 ТЕНДЕНЦИЯ, функция, 532 Тип диаграммы, диалоговое окно, 687 ТИП, функция, 479 ТИП.ОШИБКИ, функция, 479 тины данных, 143 точечная диаграмма, 702, 760 точка вставки, 144 точность числовых значений, 438 ТРАНСП, функция, 489 транспонирование данных, 193 трекинг, 350 трехмерная диаграмма, 721, 723, 734

У

Удаление условия форматирования, диалоговое окно, 294

узел FTP анонимный доступ, 618 быстрый доступ из панели адресов, 618 папка Мое сетевое окружение, 619 подключение, 617 узлы автоузел, 344 гладкий, 344 прямой, 344 угловой, 344 Упаковщик объектов, программа, 640 Управление доступом к файлу, диалоговое OKI го, 584, 587 Управление панелями инструментов, диалоговое окно, 111 управление правами доступа к данным, 600 условное форматирование, 292 условные выражения, 448 вложепипые логические функции, 478 Устранение конфликтов и ошибок, диалоговое окно, 785

Ф

файл Киига.хЬ, 302 конфигурации панелей инструментов и меню, 113 Лист.хКч, 302 открытие с сетевого диска, 583 рабочей области, Resume.xlw, 67 файлы восстановление изменением источника данных, 73 при открытии, 72 зашита, 64 имена, 61 импорт, 76, 77 открытие, 68 автоматическое, 71 выбор формата, 77 специальные способы, 70 персональная информация, 92 поиск мри открытии, 74 расширения имен, 61 резервные копии, 64 свойства, 65 связывание свойств с ячейками, 66 сохранение выбор формата, 77 форматы, 61 экспорт, 77 текстовых файлов, 78 Фильтр и сортировка, диалоговое окно, 669 фильтрация списка, 804 кнопки автофнльтра, 804 Расширенный фильтр диапазон условий, 808

1084 ♦ Алфавитный указатель финансовый анализ амортизация активов, 511 анализ инвестиций, 505 анализ ценных бумаг, 514 выплаты по погашению кредита, 508 расчет дохода, 507 финансовый анализ оценка выгодности инвестиции, 506 формат денежный, 146 HTML. 660 RTF, 660 денежный, 250 дополнительные форматы, 257 дробный, 146, 256 многовариантный, 263 нестандартные форматы, 259 общий, 249 процентный, 146, 255 раскраска данных, 264 текстовый, 257 финансовый, 254 с подчеркиванием, 255 числовой, 249 экспоненциальный, 146 экспоненциальный (научный), 256 Формат (объекта), диалоговое окно, 352 Формат надписи, диалоговое окно, 358 Формат названия (диаграммы), диалоговое окно, 695 Формат оси, диалоговое окно, 705 Формат оси, диалоговое окно, вкладка Шкала, 708 Формат рисунка, диалоговое окно, 374 Формат ряда данных, диалоговое окно, 718 Формат ряда данных, диалоговое окно, вкладка Y-ногрешности, 751 Формат ряда данных, диалоговое окно, вкладка Параметры, 721, 726 Формат ряда данных, диалоговое окно, вкладка Порядок рядов, 746 Формат ряда данных, диалоговое окно, вкладка Фигура, 723 Формат трехмерной проекции, диалоговое окно, 735 Формат ячеек, диалоговое окно, 164, 241, 496 Выравнивание, вкладка, 266 Граница, вкладка, 277 Шрифт, вкладка, 275 форматирование автоформат, 244 в строке формул, 420 границы, 277 графических объектов, 352 даты и время, 496 использование условий, 265 линии и стрелки, 355 по образцу, 243 при вводе, 247

форматирование (продолжение) применение цвета и узоров, 281 рисунков, 374 символов, 247 сохранение в шаблоне, 300 специальные символы, 247 стилевое, 295 текста в объектах, 357 удаление, 242 условное, 292 использование формул, 294 удаление условий, 294 шрифт, 274 ячеек, 246 Форматирование объекта, диалоговое окно, 831 Форматирование, панель инструментов, 53, 96, 243, 273 формула вложенная, 305 связующая, 380 формула массива, 439 Формула, панель инструментов, 639 формулы автоподстаповка заголовков диапазонов, 424 вставка имен, 430 вывод в ячейке, 117 вычисление, 305 заголовки строк и столбцов, 420 замена ссылок именами, 431 имена ячеек и диапазонов, 424 именованные, 429 использование мастеров, 449 копирование, 435 объемные формулы, 419 операторы, 407 основные сведения, 407 пересчет в фоновом режиме, 434 пересчет по требованию, 434 промежуточные значения, 436 проверка, 305 просмотр, 307 разрывы строки, 420 редактирование, 415 скрытие, 168 с операторами сравнения, 449 сообщения об ошибках, 433 ссылки-па ячейки, 408 текстовые значения, 416 условные выражения, 448 форматирование в строке формул, 420 циклические ссылки, 437 числовой текст, 415 функции аргументы, 417, 459 массивы, 460 вычисляемые выражения, 460 именованные ссылки, 460 логические значения, 460

Алфавитный указатель ♦ функции (продолжение) текстовые значения, 460 числовые значения, 460 всплывающие подсказки, 123 вставка на лист, 461 вставка ссылок и имен, 463 вставка функции, 419 для работы со ссылками и массивами, 481 зависимой от среды, 500 имя функции, 459 информационные, 479 логические, 476 мастер функций, 461 математические, 465 округление, 468 " ошибка #ИМЯ?, 463 поиск но категориям, 461 пользовательские, 945 вызов, 952 комментарии, 949 ограничения, 948 правила создания, 948 применение, 946 с необязательными аргументами, 950 сохранение в файле надстройки Excel, 952 проверки типа значений, 480 синтаксис, 459 справочная информация, 456 статистические, 522 А-версии, 524 дисперсия, 526 линейная регрессия, 527 оценка разброса данных, 526 порядковых статистик, 523 стандартное отклонение, 526 экспоненциальная регрессия, 527 текстовые, 471 ТЕНДЕНЦИЯ, 532 типы аргументов, 460 финансового анализа, 505 функция АДРЕС, 485 АИЛ, 512 АСЧ, 514 БС, 507 ВНЕДРИТЬ, 634 ВПР, 481,482,826 ВРЕМЯЗНАЧ, 501 ВСД, 510 ' ВЫБОР, 485 ГИПЕРССЫЛКА, 653 ГОД, 501 ГПР, 481,482,827 даты и время, 500 ДАТАЗНАЧ, 501 ДАТАКУПОНДО, 519 ДАТАКУП ОН ПОСЛЕ, 519 ДАТАМЕС, 502

функция (продолжение) ДДОВ, 512 ДЕНЬ, 501 ДЕНЬНЕД, 501 ДИСН, 526 ДИСИР, 527 ДЛИТ, 519 ДЛСТР, 472 ДНЕЙКУПОН, 519 ДНЕЙКУПОНДО, 519 ДНЕЙКУПОНПОСЛЕ, 519 ДОЛЯ ГОДА, 502 ДОХОД, 517 ДОХОДКЧЕК, 518 ДОХОДПОГАШ, 517 ДОХОДСКИДКА, 517 ЕОШ, 480 ЕПУСТО, 480 ЕСЛИ, 476 ЕСЛИ, вложенная, 478 ЗАМЕНИТЬ, 475 И, 477 ИЛИ, 477 ИНДЕКС, 486,828 ИНОРМА, 516 КВАРТИЛЬ, 525 КОДСИМВ, 472 КОНМЕСЯЦА, 502 КПЕР, 509 ЛГРФПРИБЛ, 535 ЛЕВСИМВ, 474 ЛИНЕЙН, 529 МВСД, 511 МДЛИТ, 519 МЕСЯЦ, 501 МИНУТЫ, 501 НАИБОЛЬШИЙ, 525 НАИМЕНЬШИЙ, 525 НАЙТИ, 474 НАКЛОН, 534 НАКОПДОХОД, 515 НАКОПДОХОДПОГА Ш, 516 НЕ, 477 НЕЧЕТ, 469 ОБЛАСТИ, 489 ОКРВНИЗ, 469 ОКРУГЛ, 468 ОКРУГЛВВЕРХ, 469 ОКРУГЛВНИЗ, 469 ОКРУГЛТ, 469 ОРВВЕРХ, 469 ОСПЛТ, 509 ОСТАТ, 466 ОТБР, 470 ПЕРСЕНТИЛЬ, 525 ПЕЧСИМВ, 473 ПЛТ, 508 ПОДСТАВИТЬ, 475 ПОИСК, 474

1085

1086 ♦ Алфавитный указатель функция {продолжение) ПОИСКПОЗ, 485,828 ПОЛУЧЕНО, 516 ПОЛУЧИТЬ.ДАНЫЫЕ.СВОДН ОЙ. ТАБЛИЦЫ, 913 ПРАВСИМВ, 474 ПРЕДСКАЗ, 533 ПРОИЗВЕД, 466 ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ, 790 ПРОПИСН, 473 ПРОПНАЧ, 473 ПРОСМОТР, 481,484 ПРОЦЕНТРАНГ, 524 ИР11ЛТ, 509 ПС, 506 НСТР, 475 НУО, 513 РАБДЕНЬ, 503 РАВНОКЧЕК, 518 РАНГ, 526 РОСТ, 535 РУБЛЬ, 472 РУБЛБ.ДЕС, 515 РУБЛБ.ДРОББ, 515 РЯД, 756 СЕГОДНЯ, 500 СЕКУНДЫ, 501 СЖПРОБЕЛЫ, 473 СИМВОЛ, 472 СКИДКА, 517 СЛУЧМЕЖДУ, 468 СЛЧИС, 468 СОВПАД, 473 СРЗНАЧ, 522 СТАВКА, 510 СТАНДОТКЛОН, 526 СТАНДОТКЛОНП, 527 СТОЛБЕЦ, 488 CTOLUYX, 534 СТРОКА, 467,488 СТРОЧН, 473 СУММ, 465 СУММ, автосуммироиаиие, 465 СУММЕСЛИ, 523,824 СУММПРОИЗВ, 466 СЦЕПИТЬ, 476 СЧЕТЕСЛИ, 523,824 СЧИТАТЬ ПУСТОТЫ, 826 СЧИТАТЬПУСТОТЫ, 479 ТДАТА, 500 ТЕКСТ, 471 ТИП, 479 ТИП.ОШИБКИ, 479 ТРАНСП, 489 ФУО, 513 ЦЕЛОЕ, 470 ЦЕНА, 516 ЦЕНАКЧЕК, 518 ЦЕНАПОГАШ, 517

функция {продолжение) ЦЕНАСКИДКА. 517 ЧАС, 501 ЧАСТОТА, 541 ЧЕТ, 469 ЧИСЛКОМБ, 467 ЧИСЛКУПОН, 519 ЧИСЛСТОЛБ, 488 ЧИСТРАБДНИ, 503 ЧИС, 506 ЧСТРОК, 488 функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ, 822 функция СЛЧИС, 544 ФУО, функция, 513

ц

цвета и узоры добавление подложки, 283 добавление с помощью панели инструментов, 283 Цвета, диалоговое окно, 120 цветовая палитра, 120 копирование, 122 ЦЕЛОЕ, функция, 470 ЦЕНА, функция, 516 ЦЕНАКЧЕК, функция, 518 ЦЕНАПОГАШ, функция, 517 ЦЕНАСКИДКА, функция, 517 ценные бумаги вычисления по купонам, 518 доходность, 517 доходность но казначейскому векселю, 518 накопленный доход, 515 поминальная стоимость, 516 номинальная стоимость по казначейскому векселю, 518 пересчет стоимости, 515 процентная ставка, 516 ставка дисконта, 517 циклические ссылки, 437 Циклические ссылки, панель инструментов, 437

ч

ЧАС, функция, 501 ЧАСТОТА, функция, 541 ЧЕТ, функция, 469 ЧИСЛКУПОН, функция, 519 числовой текст, 415 числовые значения аппроксимация, 532 дисперсия и стандартное отклонение, 526 извлечение выборки, 548 корреляция, 543 округление, 468, 1032 процентная норма, 524 ранг, 526 сглаживание, 549 точность, 438

Алфавитный указатель ♦ числовые знамения (продолжение) экстраполяция, 529 локальная, 533 числовые форматы в сводных таблицах, 892 ЧИСЛКОМБ, функция, 467 ЧИСЛСТОЛБ, функция, 488 чистая приведенная стоимость, 506 ЧИСТРАБДНИ, функция, 503 ЧСТРОК, функция, 488

ш

шаблон, 300 шаблоны встроенные, 56 добавление, 57 Kimra.xlt, 59 Лнст-xlt, 59 общие, 58 поиск в Интернете, 56 последние использовавшиеся, 57 создание, 300 сохранение в папке XLStart, 302 Шаблоны, диалоговое окно, 57 вкладка Решения, 303 шрифт изменение с помощью панели инструментов, 275 изменение стандартного шрифта, 119, 120 изменение цвета, 276 подчеркивание, 276

э

экспоненциальная регрессия, 527, 534 экспорт списков XML, 844 экстраполяция данных, 529 электронная почта, 594 эффекты анимационные, 123 звуковые, 123

Я

явное пересечение диапазонов, 423 ярлыки листов, 44 ярлыки на напели задач Windows, 47 ячейка автозавершение, 123 активная, 42, 52

1087

я чеи ка (продолжение) ввод данных, 144 ввод чисел как текста, 149 влияющие и зависимые ячейки, 309 восстановление значения непосредственно после удаления, 153 вставка, 199 вставка ссылок на ячейки, 193 вставка функции, 461 выделение, 139 группы ячеек, 317 отличий, 319 выделение влияющих и зависимых ячеек, 319 выравнивание, 266 перепое по словам, 269 по горизонтали, 267

по горизонтали с отступом, 268 по центру выделения, 268 с заполнением, 269

с распределением, 268 выравнивание значений, 117 выравнивающие символы, 149 диапазон, 136 зависимости, 309 имена уровня книги, 427 уровня листа, 427 именование, 424 копирование, 185 косвенно зависимые ячейки, 310 настройка размера, 284 нижележащая, 359 объединение, 287 ограничения па значения, 147 озвучивание текста, 123 отображение значении, 147, 148, 149 отображение значения, 117 отображение нулевых значений, 118 отслеживание влияющих ячеек, 311 очистка и сброс форматирования, 212 очистка содержимого, 153,205 перемещение, 195 перенос текста, 148 примечания, 315 проговарпвание содержимого, 319 связывание со свойством, 66 снятие защиты, 164 ссылка на ячейку, 408 ссылка на активную ячейку, 139 удаление, 202

Додж Марк, Стинсон Крейг Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 Перевели с английского Е. Васильев, М. Малышева, В. Широков Главный редактор Е. Строганова Заведующий редакцией А. Кривцов Руководитель проекта Ю. Суркис Литературный редактор Е. Васильев Художник Л. Адуевская Корректоры Н. Викторова, А. Моносов, И. Тимофеева Верстка Р. Гришанов

Лицензия ИД № 05784 от 07.09.01. Подписано в печать 29.07.04. Формат 70X100/16. Усл. п. л. 87,72. Тираж 4000 экз. Заказ № 190. ООО «Питер Принт». 194044, Санкт-Петербург, пр. Б. Сампсониевский, д. 29а. Налоговая льгота — общероссийский классификатор продукции ОК 005-93, том 2; 953005 — литература учебная. Отпечатано с готовых диапозитивов в ФГУП «Печатный двор» им. А. М. Горького Министерства РФ по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций. 197110, Санкт-Петербург, Чкаловский пр., 15.