ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ Государственное общеобразовательное учреждение высшего профессионального учреждения ПЕНЗЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
Создание документов при помощи средств текстового процессора MS Word ЧАСТЬ 1 Методические указания к лабораторным работам
2010 46 страниц
УДК 681.3 Н 22 Приведено описание лабораторных работ, в которых рассмотрены следующие вопросы: настройка программы Word; режимы представления документа на экране; создание, редактирование и форматирование текстовых документов средствами Word; работа с различными видами списков; оформление текста колонками. Методические указания подготовлены на кафедре «Информационное обеспечение управления и производства» и предназначены для студентов специальности 032001 при изучении дисциплины «Системы подготовки текстовых документов». Ил. 20, библиогр. 3 назван. Составители: Н.Н. Надеева, М.А. Катышева Рецензент: зав. кафедрой «Информатика» технологической академии, к.т.н., доцент В.В. Пикулин
2
Пензенской
Общие требования к оформлению лабораторных работ Отчет о выполнении лабораторных работ оформляется в соответствии с ГОСТ ЕСКД 2.105-95 "Общие требования к текстовым документам" и должен содержать: 1. Титульный лист с указанием названия и номера лабораторной работы, номеров учебной группы и бригады, Ф.И.О. студентов и преподавателя. 2. Формулировку цели работы. 3. Задание на выполнение работы. 4. Порядок выполнения работы. 5. Результаты выполнения работы с комментариями и иллюстрациями в виде распечаток документов (если это предусмотрено заданием). 6. Выводы.
Лабораторная работа № 1 Создание, редактирование текстовых документов и просмотр их в различных режимах Цель работы: изучить интерфейс программы Microsoft Word и режимы представления документа на экране; научиться настраивать окно программы Word, создавать и редактировать текстовые документы. Общие сведения Интерфейс программы MS Word является динамическим, так как в нем есть наборы тематических команд, которые появляются на экране в ответ на те или иные действия пользователя. Основные элементы интерфейса MS Word Основными элементами интерфейса MS Word являются строка заголовка, рабочая область, лента, панель быстрого доступа, вкладки и меню. Строка заголовка находится в верхней части окна Microsoft Word. На ней отображаются названия программы и текущего файла, а также находятся Кнопки управления окном: Свернуть (сворачивает окно 3
программы); Восстановить/Развернуть (если окно программы развернуто во весь экран, то с помощью этой кнопки можно восстановить его исходный размер, если окно свернуто до исходного размера, то ее нажатием можно развернуть его во весь экран); Закрыть (служит для закрытия программы и завершения ее работы). Под Строкой заголовка расположены Инструменты программы MS Word. Рассмотрим их более подробно. 1 Кнопка Office Кнопка Office – это элемент интерфейса Word, которая открывает меню Office, используя команды которого, можно создавать, открывать, сохранять и распечатывать документы, отправлять их по электронной почте, просматривать свойства и выполнять другие действия (Рисунок 1.1).
Рисунок 1.1 - Меню Office В нижней части меню кнопки Office есть кнопка Параметры Word, в которой можно найти множество параметров настройки программы (Рисунок 1.2). 4
Рисунок 1.2 – Окно Параметры Word
2 Лента Элемент окна Word, на котором расположены все основные команды, называется лента. Все команды в ленте сгруппированы по тематическим вкладкам, благодаря чему можно легко найти то, что требуется в данный момент. Например, на ленте Главная, которая по умолчанию активизируется после запуска Word, имеется пять групп – Буфер обмена, Шрифт, Абзац, Стили и Редактирование. На каждой вкладке собраны команды, которые могут понадобиться на начальном этапе работы, когда необходимо набрать, отредактировать и отформатировать текст. Переключение между наборами команд может происходить как автоматически, в ответ на действия пользователя, так и вручную. Для перехода к другому набору команд достаточно щелкнуть по названию вкладки мышкой. Если необходимо получить доступ к дополнительным инструментам, нужно щелкнуть по небольшому треугольному значку, который расположен в нижней части каждой группы.
5
3 Панель быстрого доступа Панель быстрого доступа располагается в верхней части окна Word, под лентой. На эту панель вынесены самые главные команды, которые могут пригодиться во время работы в любом режиме, – сохранение документа и кнопки для выполнения отмены и возврата действий. Панель быстрого доступа можно легко изменять и дополнять новыми командами. Чтобы добавить на панель быстрого доступа другие часто используемые команды нужно нажать кнопку Настройка панели быстрого доступа, которая находится в ее правой части и представлена в виде стрелки, направленной вниз. Используя меню, которое появляется при нажатии этой кнопки, можно добавлять на панель быстрого доступа такие команды, как создание, открытие документа, предварительный просмотр перед печатью, быстрая печать, проверка правописания, создание таблицы, доступ к электронной почте (Рисунок 1.3).
Рисунок 1.3 -Меню кнопки Настройка панели быстрого доступа Наиболее гибким средством для добавления кнопок на панель быстрого доступа является специальное окно Настройка панели быстрого доступа и сочетаний клавиш. Для его вызова нужно выполнить одно из следующих действий:
6
нажать кнопку Настройка панели быстрого доступа и выбрать пункт Другие команды в меню; •
щелкнуть по ленте правой кнопкой мыши и выбрать команду Настройка панели быстрого доступа в контекстном меню; •
нажать кнопку Office, затем нажать кнопку Параметры Word и выбрать раздел Настройка. •
Окно Настройка панели быстрого доступа и сочетаний клавиш (Рисунок 1.4) имеет две основные области. В левой области размещены команды, доступные в Word, а в правой – команды, добавленные на панель быстрого доступа. Для того чтобы добавить команду на панель, нужно выбрать ее в области слева и нажать кнопку Добавить. Чтобы удалить команду с панели быстрого доступа, нужно выбрать ее в области справа и нажать кнопку Удалить.
Рисунок 1.4 - Окно Настройка панели быстрого доступа и сочетаний клавиш
7
Настроить панель быстрого доступа можно как для всех документов, так и для текущего. По умолчанию панель настраивается для всех документов. Чтобы изменения применялись только к текущему документу, выберите в списке Настройка панели быстрого доступа пункт Для вашего документа (в нем отобразится название файла). 4 Полосы прокрутки Вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки используются для перемещения по содержимому документа. Позиция ползунка позволяет определить, в каком месте документа пользователь сейчас находится: в начале, в конце или посередине. В нижней части вертикальной полосы прокрутки расположены дополнительные кнопки для навигации по документу. Кнопка в виде шарика определяет объект перехода. При ее нажатии открывается небольшое окно, позволяющее выбрать нужный объект (Рисунок 1.5). Это могут быть страницы, примечания, сноски, рисунки, разделы, заголовки, таблицы, исправления и пр. С помощью кнопок в виде стрелок можно переходить к предыдущему и следующему объектам выбранного типа.
Рисунок 1.5 - Меню, позволяющее выбрать объект перехода 5 Линейки Одним из главных элементов интерфейса Microsoft Word являются горизонтальная и вертикальная линейки. С их помощью пользователь может ориентироваться в размерах текстовых полей и изменять их. Если линейка не нужна, ее можно убрать. Для этого нужно перейти на вкладку Вид и снять флажок Линейка в группе Показать или скрыть. 6 Строка состояния В нижней части окна находится строка состояния, на которой отображаются различные данные о документе. 8
В левой части строки состояния можно увидеть: •
общее количество страниц в документе и номер текущей
страницы; •
число слов в документе;
•
язык, который выбран для проверки орфографии в текущем
документе; •
кнопку, указывающую на наличие орфографических ошибок.
Щелчок по кнопке с количеством слов открывает окно статистики документа, где показывается число строк, абзацев, знаков без пробелов и с пробелами. Если щелкнуть по кнопке, на которой показывается язык, открывается окно выбора языка в текущем документе, для которого будет проверяться орфография. Щелчок по кнопке, указывающей на наличие орфографических ошибок, приведет к тому, что в тексте будет выделено ближайшее слово, в котором имеется ошибка. Также откроется контекстное меню, в котором можно будет выбрать вариант замены слова или исключить его из проверки орфографии. После щелчка по кнопке, указывающей на наличие орфографических ошибок, будет выделено ближайшее слово с ошибкой. Режимы отображения документа на экране В правой части горизонтальной полосы прокрутки находятся ползунок для изменения масштаба в документе, передвигая ползунок, которого можно быстро уменьшать или увеличивать масштаб от 10 до 500 процентов и кнопки быстрого переключения между режимами отображения документа: Разметка страницы, Режим чтения, Вебдокумент, Структура и Черновик. Между режимами просмотра документа можно также переключаться при помощи группы Режимы просмотра документа на вкладке Вид. Кроме перечисленных выше режимов просмотра, которые являются основными, существует несколько дополнительных: Предварительный просмотр — в него можно перейти, выбрав одноименный пункт в подменю Печать меню Office, либо нажав сочетание клавиш Ctrl+F2; •
9
Схема документа — в него можно перейти, установив флажок Схема документа в группе Показать или скрыть на вкладке Вид. •
Рассмотрим особенности работы с каждым режимом. Режим Черновик создан для набора и форматирования текста. В нем не видна разбивка на страницы и некоторые элементы оформления страницы (например, колонтитулы), а также не отображаются рисунки. Отображаются в этом режиме элементы форматирования текста. Работая в режиме Черновик, можно видеть максимально большие участки текста на экране, поскольку в нем не отображаются поля страницы. Нижние границы страницы отображаются в этом режиме в виде пунктирных линий. Режим Веб-документ предназначен для создания веб-страниц или документов, которые предназначены для просмотра на экране. В этом режиме можно видеть фон страницы. Независимо от компоновки страницы, в режиме Веб-документ текст всегда помещается в окне документа. Графика в этом режиме располагается так, как она будет видна в браузере. В режиме Разметка страницы документ отображается в том виде, в котором он будет напечатан. В нем видны рисунки, колонтитулы, линейки, колонки, поля и границы страницы. Сам документ разбит на страницы, которые наглядно отделены друг от друга. Такой режим удобен при работе с документами, которые впоследствии будут выведены на печать. Режим Структура используется при создании больших документов, насыщенных заголовками и подзаголовками. В этом режиме абзацы и заголовки снабжаются отступами, которые показывают их уровень. Чем ниже уровень заголовка, тем больше его отступ от левой границы окна. Чтобы уровень каждого заголовка был более наглядным, текст можно свернуть. В этом режиме не отображаются колонтитулы, графические объекты, фон и форматирование абзацев. Режим чтения создан для того, чтобы пользователи могли свободно читать и перемещаться по документу, не распечатывая его. В Режиме чтения текущая страница отображается во весь экран, а в верхней части окна есть стрелки для перехода между страницами. Если щелкнуть на такой стрелке, то просматриваемая страница изменится. При переходе в 10
Режим чтения появляется меню Параметры просмотра, Используя которое, можно настроить просмотр документа в удобном виде, например, включить отображение двух страниц, одной печатной страницы, увеличить размер текста и т.д. Режим Схема документа позволяет быстро перемещаться между разделами и подразделами документа, а также просматривать структуру документа. При переходе в этот режим, окно Microsoft Word разделяется на две части: в правой отображается сам документ в выбранном ранее режиме, а в левой — заголовки. Чтобы быстро перейти в какое-нибудь место документа, нужно щелкнуть на нужном заголовке в левой части. Режим Предварительный просмотр позволяет просмотреть документ перед печатью. В этом режиме вместо стандартных вкладок появляется вкладка Предварительный просмотр, с помощью инструментов которой можно изменять количество страниц в документе, отображать или скрывать линейки, увеличивать отдельные части страницы. Кроме того, в группе Просмотр находится кнопка Сократить на страницу, предназначенная для подгонки страниц. Создание документа Создание документа — это одна из первых операций в Word. Чтобы создать новый документ, нужно выполнить одно из следующих действий: •
нажать сочетание клавиш Ctrl+N;
•
нажать кнопку Office и выбрать в меню команду Создать.
При использовании первого способа документ будет создан на базе шаблона Normal, который является базовым для большинства документов и представляет собой пустой файл, который используется как основа для нового документа. При выполнении второй команды появится окно Создание документа, которое содержит несколько разделов, где можно выбрать Новый документ в разделе Общие, который открывается по умолчанию. Ввод и редактирование текста документа После того, как документ создан, можно начинать ввод текста с клавиатуры. Набранный текст часто приходится редактировать, то есть проверять его на наличие грамматических и синтаксических ошибок, 11
переставлять местами слова, удалять некоторые участки и дописывать новые. Чтобы выполнить многие операции редактирования (копирование, перемещение, удаление и т. д.), необходимо сначала выделить нужный участок текста. Для выделения текста используется как мышь, так и клавиатура. Установив курсор в требуемом месте и удерживая левую кнопку мыши нажатой, можно выделять неограниченный участок текста — от одного символа (даже пробела) до всего текста. Помимо мыши, для выделения фрагментов текста часто используют клавиатуру. Установив курсор в требуемом месте и удерживая нажатой клавишу Shift, можно выделять текст при помощи клавиш управления курсором. Кроме этого, в Word существуют другие способы выделения фрагментов текста: •
для выделения слова нужно щелкнуть на нем два раза мышью;
предложения — щелкнуть на любом его слове при нажатой клавише Ctrl; •
одной строки — поместить указатель мыши на левое поле страницы и щелкнуть один раз; •
•
текущего абзаца — можно использовать один из следующих
способов: o
щелкнуть три раза левой кнопкой мыши;
поместить указатель мыши на левое поле страницы и щелкнуть два раза; o
•
всего текста — можно использовать один из следующих
способов: поместить указатель мыши на левое поле страницы и щелкнуть три раза; o
o
нажать сочетание клавиш Ctrl+A;
нажать кнопку Выделить на ленте в группе Редактирование на вкладке Главная и выбрать в меню команду Выделить все. o
12
вертикального фрагмента текста — нажать и удерживать клавишу Alt при выделении мышью; •
нескольких участков текста — нажать и удерживать клавишу Ctrl при выделении мышью. •
В Word также существует режим расширяемого выделения, в котором выделять текст можно, нажав клавишу F8: •
один раз для выделения слова, в котором находится курсор;
•
два раза для выделения предложения, в котором находится
курсор; •
три раза для выделения текущего абзаца;
•
четыре раза для выделения всего документа.
Для выключения режима расширяемого выделения нужно нажать клавишу Esc. Основными командами Копировать и Вставить.
редактирования
являются
Вырезать,
Копировать или перемещать текст можно несколькими способами: •
с помощью кнопок на ленте в группе Буфер обмена на вкладке
Главная; используя контекстное меню, появляющееся при щелчке правой кнопкой мыши на тексте; •
•
с помощью следующих сочетаний клавиш: o
Ctrl+X — вырезать;
o
Ctrl+C — копировать;
o
Ctrl+V — вставить;
При работе с документами нередко возникает необходимость обратиться к определенному фрагменту текста. В этом случае очень удобно использовать команду Найти. В Word можно искать как слова и словосочетания, так и специальные символы и форматирование. Например, можно задать для поиска все числа в тексте, все слова, выделенные синим цветом, и т. д. Чтобы найти данные, необходимо вызвать диалоговое окно Найти и заменить. Сделать это можно несколькими способами: 13
•
воспользоваться сочетанием клавиш Сtrl+F;
нажать кнопку Найти на ленте в группе Редактирование на вкладке Главная. •
Для выполнения поиска нужно выполнить следующее: 1. вести числовые или текстовые символы, которые необходимо найти, в поле Найти; 2. задать Направление;
направление
поиска
в
раскрывающемся
списке
3. установить флажок Учитывать регистр, чтобы искать данные с учетом регистра; 4. если значение, введенное в поле поиска, должно полностью совпадать с искомым текстом, то установить флажок Только слово целиком; 5. если требуется выделить в тексте все символы, соответствующие условиям поиска, раскрыть список Выделение при чтении и выбрать команды Выделить все (программа произведет в тексте поиск заданного слова и выделит его цветом). Часто совместно с поиском используется замена. Она очень помогает, когда в тексте много одинаковых символов, которые нужно заменить. Например, работая над документом, вы ошиблись с датой, которая встречается в нем не один раз. Именно в таких случаях используют замену. Она помогает исправить подобные ошибки автоматически. Для замены одного или нескольких символов, слова или участка текста необходимо перейти на вкладку Заменить диалогового окна Найти и заменить. Сделать это можно несколькими способами: •
воспользоваться сочетанием клавиш Сtrl+H;
нажать кнопку Заменить на ленте в группе Редактирование на вкладке Главная. •
Чтобы заменить текст в документе, нужно необходимо: 1. ввести числовые или текстовые символы, которые нужно найти, в поле Найти; 14
2. ввести в поле Заменить числовые или текстовые символы, которыми нужно заменить существующие данные; 3. нажать кнопку Найти далее. Когда в документе будет выделен текст, который нужно заменить, нажать кнопку Заменить, если замену необходимо продолжить, то нажать кнопку Заменить еще раз, при завершении операции нажать кнопку Закрыть; 4. если нужно будет заменить все данные, соответствующие запросу, то воспользуйтесь кнопкой Заменить все. Задания и контрольные вопросы Задания 1. Изучить теоретическую часть методических указаний. 2. Осуществить настройку ленты и панели быстрого доступа. 3. Открыть файл Задание_лаб_раб_1.doc и осуществить просмотр документа в различных режимах. Сделать сравнительный анализ документа. 4. Создать документ под именем Докладная записка.doc. Набрать в нем текст докладной записки по образцу (Приложение А). 5. Создать документ под именем Объяснительная записка.doc. Скопировать полный текст докладной записки в этот документ. Осуществить замену текста докладной записки на объяснительную записку по образцу (Приложения А). 6. Скопировать полный текст докладной и объяснительной записок в этом же документе на следующей странице. 7. Осуществить в документе Докладная записка.doc поиск даты, а в документе Объяснительная записка.doc поиск фамилии и инициалов Иванова А.И. с применением Выделения. 8. Произвести замену даты на текущую дату, а фамилию Иванова А.И. на фамилию и инициалы одного из членов бригады. 9. Показать результат работы преподавателю в электронном виде. 10. Оформить отчет. Контрольные вопросы 1.
Перечислите основные элементы интерфейса MS Word? 15
2.
Что относится к инструментам программы MS Word?
3.
Что называется Лентой? Перечислите ее основные команды.
4.
Как создать Панель быстрого доступа?
5. Перечислите режимы отображения документа на экране. Чем они отличаются друг от друга? 6.
Как создать документ в Word?
7.
Перечислите операции редактирования текста.
8.
Перечислите основные способы выделения текста.
9. Как осуществляется поиск и замена слов, словосочетаний, специальных символов и форматирования?
Лабораторная работа № 2 Способы форматирования документа Цель работы: научиться форматировать текстовые документы и работать со стилями. Общие сведения Программа MS Word содержит большое количество средств форматирования, с помощью которых можно существенно улучшить внешний вид документов на экране и при печати. Различают: фиксированные форматы, когда форматирование абзацев или символов выполняется с помощью кнопок панели Форматирование или непосредственно через меню Формат присваивается форматируемым объектам фиксированный формат; •
автоматическое форматирование документов, когда на абзацы документа через команду Автоформат накладывается специальный набор атрибутов формата, что улучшает внешний вид документа и сохраняет единство стиля; •
переменные форматы, когда абзацы или символы, отформатированные с помощью стилей имеют переменный формат, который может быть изменен посредством изменения параметров стиля. •
16
Фиксированные форматы Наиболее часто используемые инструменты форматирования символов и абзацев вынесены на панель инструментов Форматирование, которая появляется на экране каждый раз, когда выделяется какой-либо фрагмент текста, а также когда вызывается контекстное меню (Рисунок 2.1). Ею удобно пользоваться для изменения цвета, кегля и гарнитуры шрифта, заливки, а также изменения начертания.
Рисунок 2.1 - Панель инструментов Форматирование Панель инструментов Форматирование исчезает с экрана сама по себе, когда убирается курсор с ее области. Параметры оформления текста, которые имеют отношение к шрифту, собраны в диалоговом окне Шрифт, для открытия которого нужно выполнить одно из следующих действий: щелкнуть по кнопке в виде стрелки, направленной вниз, в нижней части группы Шрифт на вкладке Главная; •
•
нажать сочетание клавиш Ctrl+D;
•
выбрать команду Шрифт в контекстном меню.
Диалоговое окно Шрифт имеет две вкладки: Шрифт и Интервал. На вкладке Шрифт можно выбирать цвет текста, начертание шрифта (обычный, курсив, полужирный или полужирный курсив), размер и цвет символов. Вкладка Интервал помогает определить расстояние между символами шрифта. В зависимости от выбранного варианта шрифт может быть уплотненным, обычным и разреженным. На этой же вкладке можно выбрать масштаб, при котором символы становятся шире или уже (если больше 100 %, то текст растягивается, если меньше — сжимается). Изменять параметры шрифта можно с помощью кнопок, вынесенных на ленту в группу Шрифт на вкладке Главная. Основные команды для оформления текста в рамках абзацев вынесены в группу Абзац на ленте (Рисунок 2.2).
17
Рисунок 2.2 - Группа Абзац В Word можно выравнивать текст в абзацах: по левому краю — используется в документах Word по умолчанию; •
•
по центру — чаще всего применяется для заголовков;
по правому краю — так выравнивают подписи в письмах и деловых документах, а также подзаголовки; •
по ширине — используется в документах, предназначенных для вывода на печать и последующего чтения (выровненный по ширине документ на листе бумаги выглядит аккуратнее, его легче воспринимать). •
Для кнопки
установки
выравнивания
используются
соответствующие
в группе Абзац на вкладке Главная.
При выравнивании по ширине узких блоков текста (например, колонок) пробелы между словами могут оказаться слишком большими. Чтобы этого избежать, нужно перейти на вкладку Разметка страницы на ленте и в группе Параметры страницы нажать кнопку Расстановка переносов и выбрать команду Авто. Междустрочный интервал — это вертикальное расстояние между строками текста внутри абзаца. По умолчанию в Microsoft Word используется одинарный интервал. Однако, в зависимости от типа документа, его можно изменять. Например, для некоторых типов научных работ стандартом является полуторный интервал. Для изменения интервала нужно сделать следующее: 1. щелкнуть по кнопке в виде стрелки, направленной вниз, в нижней части группы Абзац на вкладке Главная (Рисунок 2.3); 2. в открывшемся окне перейти на вкладку Отступы и интервалы.
18
3. выбрать значение из списка междустрочный в области Интервал. Можно задать интервал при помощи полей Интервал до и Интервал после в группе Абзац на вкладке Разметка страницы на ленте. Отступ — это расстояние между текстом и левым или правым полем страницы. Регулировать отступ можно вручную с помощью горизонтальной линейки. Отступы можно разделить на три вида: отступ слева — устанавливает положение всего абзаца относительно левого поля страницы. •
отступ справа — задает положение всего абзаца относительно правого поля страницы. •
•
отступ первой строки — определяет положение первой строки
абзаца.
Рисунок 2.3 - Кнопка для вызова окна Абзац на ленте Наряду с отступами могут использоваться выступы. Выступ смещает текст вправо от первоначальной линии текста, при этом он не 19
распространяется на первую строку абзаца. Обычно выступы применяют при создании нумерованных и маркированных списков, а также указателей. Регулировать отступы и выступы можно как горизонтальной линейки, так и в диалоговом окне Абзац.
при
помощи
Автоформатирование Для автоматического форматирования документа нужно добавить на панель быстрого доступа и, щелкнув по ней кнопку Автоформат вызвать диалоговое окно Автоформат, в котором выбрать тип документа (Рисунок 2.4).
Рисунок 2.4 - Диалоговое окно Автоформат Затем нужно выбрать тип форматирования: Сразу весь документ или С просмотром каждого изменения. Если переключатель установлен в положение С просмотром каждого изменения, то после завершения форматирования появится окно, позволяющее просмотреть каждое изменение, а также принять или отклонить все изменения сразу. При нажатии кнопки Просмотр изменений появится окно просмотра, а изменения, сделанные программой в документе, будут наглядно отображены. Для изменения некоторых настроек автоформата нужно нажать кнопку Параметры в диалоговом окне Автоформат, которая открывает окно Автозамена (Рисунок 2.5).
20
Рисунок 2.5 - Диалоговое окно Автозамена, вкладка Автоформат Форматирование с помощью стилей Стили представляют собой набор атрибутов форматирования, то есть могут включать гарнитуру, начертание и размер шрифта, выравнивание и др. К выделенному фрагменту текста все атрибуты форматирования стиля применяются одновременно. В этом заключается первое удобство использования стилей. Второе состоит в том, что стили позволяют, задав один раз необходимые параметры, пользоваться ими все время, даже в разных документах. В Word есть большое количество встроенных стилей. Даже если не был задан никакой стиль, программа по умолчанию идентифицирует его как Обычный. Для применения стилей используется группа Стили на вкладке Главная на ленте (Рисунок 2.6).
Рисунок 2.6 - Группа Стили на вкладке Главная на ленте Различают стили абзаца, символа, таблицы и списка. Это означает, что тот или иной стиль может быть применен к абзацу, к произвольному
21
участку текста, списку или таблице соответственно. Рядом с названием стиля находится соответствующий значок: ¶ — для абзаца (чтобы задать стиль абзаца, достаточно установить курсор в любом его месте и выбрать желаемый стиль); •
— для символов (чтобы задать стиль произвольного участка текста, выделите его и выберите нужный стиль); •
— для таблиц (чтобы задать стиль таблицы, достаточно установить курсор в любом ее месте и выбрать стиль); •
— для списка (чтобы задать стиль произвольного участка текста, выделите его и выберите необходимый стиль). •
Чтобы применить стиль, нужно раскрыть меню экспресс-стилей и выбрать подходящий стиль. Чтобы посмотреть, как выбранный стиль будет смотреться по отношению к тексту, не обязательно его применять. Достаточно выделить текст или просто установить курсор в нужном месте, после чего раскрыть меню экспресс-стилей. Перемещая курсор по стилям, в окне документа будет отображаться их воздействие на текст (Рисунок 2.7).
Рисунок 2.7 - Выбор стиля при помощи меню экспресс-стилей Если в меню экспресс-стилей нет стиля, который необходим, можно создать пользовательский стиль одним из нескольких способов: •
используя отформатированный текст;
•
преобразуя имеющиеся стили;
•
устанавливая все настройки форматирования вручную.
Для создания стиля на основе отформатированного текста нужно сделать следующее: 22
1.
выделить текст, который служит образцом;
2. вызвать меню экспресс-стилей, щелкнув Дополнительные параметры в группе Стили на ленте;
на
кнопке
3. выбрать команду Сохранить выделенный фрагмент как новый экспресс-стиль; 4.
в окне Создание стиля ввести название стиля и нажать кнопку
OK. 5. задать дополнительные параметры стиля, нажав на кнопку Изменить в окне Создание стиля; 6. для того, чтобы использовать созданный стиль не только в активном, но и во всех документах, то нужно установить переключатель в положение В новых документах, использующих этот шаблон, а чтобы добавить стиль в меню экспресс-стилей, установить флажок Добавить в список экспресс-стилей. нажать кнопку ОК, чтобы подтвердить создание нового стиля.
7.
Задания и контрольные вопросы Задания 1. Изучить теоретическую часть методических указаний. на Панель быстрого доступа. 2. Добавить кнопку Автоформат Для этого выполнить следующие действия: − нажать кнопку Настройка панели быстрого доступа и выбрать пункт Другие команды в меню; − в появившемся окне Настройка панели быстрого доступа и сочетаний клавиш раскрыть список Выбрать команды из и выбрать вариант Команды не на ленте; −
выбрать команду Автоформат и нажать кнопку Добавить;
− нажать кнопку OK, чтобы сохранить Просмотреть обновленную Панель быстрого доступа.
изменения.
3. Набрать и отформатировать тексты по образцу (Приложение Б). 23
4. Для текста Назначение тезауруса (Приложение Б) применить стандартные стили Заголовок 1 к абзацу Способы создания электронных архивов, а Заголовок 2 к абзацам Создание файловых массивов, Создание электронных картотек на основе файл-серверных и клиент – серверных СУБД и приложений. Создать собственный стиль и применить его для любого абзаца. 5. Осуществить в тексте Электронные архивы замену прямых кавычек на парные. 6. Показать результат работы преподавателю в электронном виде. 7. Оформить отчет. Контрольные вопросы 1. Что относится к средствам форматирования документа? 2. Что такое Фиксированный формат? 3. Что такое Автоматическое форматирование? 4. Что такое Переменные форматы? 5. Охарактеризуйте панель инструментов Форматирование. 6. Как добавить кнопку Автоформат? 7. Что представляет собой стиль, и какие существуют стили? 8. Как применить стиль к тексту? 9. Как создать собственный стиль?
Лабораторная работа № 3 Создание списков и оформление текста в виде колонок Цель работы: научиться создавать нумерованные, маркированные и многоуровневые списки и оформлять текст в виде колонок. Общие сведения Создание списков Часто бывает необходимо выделить какие-либо части текста визуально (например, при перечислении). В этом случае нужно 24
воспользоваться маркерами или нумерацией. Маркеры объединяют пункты, связанные одной темой. Нумерованные списки содержат пункты, следующие друг за другом. Для создания нумерованных и маркированных списков можно использовать соответствующие кнопки в группе Абзац на вкладке Главная на ленте. Кнопки на панели инструментов дают возможность быстро пронумеровать абзацы или установить перед ними маркеры, а также установить дополнительные параметры форматирования. Для быстрого создания списка нужно выполнить следующее: 1.
выделить требуемый участок текста;
2.
нажать
кнопку
Многоуровневый список 3.
Маркеры
,
Нумерация
или
в группе Абзац на вкладке Главная;
новый маркер будет установлен для каждого абзаца.
При создании маркированных списков можно использовать различные типы маркеров. Щелкнув по стрелке, направленной вниз, которая расположена рядом с кнопкой Маркеры (Рисунок 3.1), можно выбрать один из восьми наиболее используемых маркеров. Кроме того, можно создать собственный тип маркера, выбрав команду Определить новый маркер.
Рисунок 3.1 - Библиотека маркеров
25
Диалоговое окно Определение нового маркера (Рисунок 3.2), которое откроется после выполнения этого действия, позволяет задать параметры маркера:
Рисунок 3.2 - Диалоговое окно Определение нового маркера •
Шрифт — оформление маркера в виде текстового символа.
•
Символ — оформление маркера в виде знака таблицы
символов. Рисунок — оформление маркера в виде любого рисунка, имеющегося в Коллекции картинок. •
•
Выравнивание — определение положения маркера.
При создании нумерованных списков можно использовать различные типы нумерации. Щелкнув по стрелке, направленной вниз, которая расположена рядом с кнопкой Нумерация (Рисунок 3.3), можно выбрать один из семи наиболее используемых типов нумерации. Для создания собственного типа нумерации нужно выбрать команду Определить новый формат номера. 26
Рисунок 3.3 - Библиотека нумерации Диалоговое окно Определение нового формата номера (Рисунок 3.4), которое откроется после выполнения этого действия, позволяет задать следующие параметры:
Рисунок 3.4 - Диалоговое окно Определение нового формата номера Формат номера — выбор текста, который будет располагаться после номера. •
•
Нумерация — тип нумерации; 27
•
Шрифт — оформление номера в виде текстового символа.
•
Выравнивание — определение положения номера.
Microsoft Word позволяет также создавать многоуровневые списки, содержащие до 10 уровней различных списков. При этом каждый уровень может иметь собственный маркер или номер. Щелкнув по стрелке, направленной вниз, которая расположена рядом с кнопкой Многоуровневый список (Рисунок 3.5), можно выбрать один из семи наиболее используемых типов многоуровневых списков. Для создания собственного типа такого списка нужно выбрать команду Определить новый многоуровневый список.
Рисунок 3.5 - Библиотека многоуровневых списков
28
После нажатия этой кнопки открывается диалоговое Определение нового многоуровневого списка (Рисунок 3.6).
окно
Представленные в окне параметры аналогичны настройкам, которые содержатся в окне Изменение нумерованного списка, однако в данном случае можно выбрать настройки нумерации отдельно для каждого уровня.
Рисунок 3.6 - Диалоговое окно Определение нового многоуровневого списка Для частого использования многоуровневых списков с определенными параметрами, можно создать собственный стиль в диалоговом окне Определение нового стиля списка (Рисунок 3.7), которое можно вызвать из меню кнопки Многоуровневый список.
29
Рисунок 3.7 - Окно Определение нового стиля списка Для создания собственного стиля нужно выполнить следующие действия: 1.
ввести название стиля в поле Имя;
2. выбрать форматирование;
уровень,
к
которому
нужно
применить
3. задать параметры форматирования, выбрав гарнитуру, кегль и начертание шрифта; 4. указать тип списка на указанном уровне – маркированный или нумерованный, а также выбрать символ или рисунок; 5. для задания параметров для других уровней вернуться к списку Применить форматирование к и выбрать другой уровень; 6. если необходимо сохранить созданный стиль многоуровневого списка только в текущем документе, установить переключатель в положение Только в этом документе, если же нужно, чтобы стиль был доступен в других документах Word, установить переключатель в положение В новых документах, использующих этот шаблон; 7.
нажать кнопку OK, чтобы создать стиль.
30
Оформление текста в колонках Кроме обычного расположения текста на бумаге, Microsoft Word дает возможность оформлять текст в виде колонок. При таком расположении текст читается сверху вниз, а затем зигзагообразно, переходя на следующую колонку. Подобный способ отображения текста широко используется в газетных и журнальных статьях. В отличие от обычного текста, в котором объектом редактирования является весь текст (или его выделенный участок), при редактировании текста в колонках объектом форматирования может служить одна колонка. Колонки можно создать при помощи диалогового окна Колонки или одноименной кнопки в группе Параметры страницы на вкладке Разметка страницы на ленте (Рисунок 3.8).
Рисунок 3.8 - Кнопка Колонки Для создания колонок необходимо выполнить следующее: 1. выделить весь документ или ту его часть, которую требуется преобразовать в колонки; 2.
перейти на вкладку Разметка страницы на ленте;
3. нажать кнопку Колонки в группе Параметры страницы и выбрать в меню нужный вариант преобразования в колонки (Рисунок 3.9).
31
Рисунок 3.9 - Меню Колонки Если среди предложенных вариантов не оказалось нужного, выбрать команду Другие колонки. Затем в диалоговом окне Колонки выбрать один из вариантов в разделе Тип или ввести нужное количество колонок в поле Число колонок. Задания и контрольные вопросы Задания 1. Изучить теоретическую часть методических указаний. 2. Набрать текст рекламного письма с использованием маркированного списка, текст приказа с использованием нумерованного списка и текст должностной инструкции с использованием многоуровневого списка (Приложение В). 3. Набрать текст Назначение тезаурусов (Приложение В) использованием колонок. 4. Показать результат работы преподавателю в электронном виде. 5. Оформить отчет. 32
с
Контрольные вопросы 1.
Какие бывают виды списков?
2.
Как быстро создать список?
3.
Как создать маркированный список?
4.
Как создать собственный маркер?
5.
Как создать нумерованный список?
6.
Как создать многоуровневый список?
7.
Как создать собственный тип многоуровневого списка?
8.
Для чего применяются колонки?
9.
Как оформить текст в колонках?
Список использованной литературы 1. ГОСТ Р 6.30-2003 УСОРД. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов. 2. ГОСТ документам.
2.105-95
ЕСКД.
Общие
требования
к
текстовым
3. Надеева Н.Н. Системы подготовки текстовых документов: Учебное пособие/ Под ред. проф. Фионовой Л.Р. – Пенза: ИИЦ, 2007.
33
Приложение А (обязательное)
Задания к лабораторной работе № 1 Отдел оптовых и розничных продаж
Генеральному директору ОАО «Оникс» П.Н. Борисову
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 15.07.2008
№ 54
о не предоставлении транспорта
Довожу до Вашего сведения, что 15.07.2008 ООО «Форуминторг» не выполнил заявку о предоставлении автотранспорта к 8 часам утра, для доставки минеральной воды «Надежда» 19 л. Автомобиль «ГАЗель» был предоставлен к 11 часам дня, что привело к невыполнению заявки клиента. Прошу принять меры, для устранения таких сбоев в предоставлении автотранспорта компанией ООО «Форуминторг».
Менеджер
Личная подпись
34
А.В. Корольков
Бухгалтерия
Генеральному директору ОАО «Оникс» П.Н. Борисову
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 30.05.2008 о не выплате зарплаты 20.05.2008 не выплачена зарплата работникам ОАО «Оникс». Причина состоит в том, что работник бухгалтерии Иванова А.И. несвоевременно оформила необходимые документы. Отсутствие надлежащего контроля не позволило своевременно выявить этот факт. После
принятия
срочных
мер
зарплата
была
выплачена
сотрудникам
ОАО «Оникс» 22.05.2008. Иванова А.И. предупреждена о недопустимости подобного отношения к порученным обязанностям. Приняты меры по усилению контроля над деятельностью работников бухгалтерии. Главный бухгалтер
Личная подпись
35
В.В. Сивков
Приложение Б (обязательное)
Задания к лабораторной работе № 2 Совет по туризму
Председателю Российского совета
ул. Бутлерова, 20,
П.Н. Коневскому
Москва, 117432 р/с 606326204087 тел.: 353-18-10 факс: 353-18-80 Е-mail: MST.ru
ул. Профсоюзная, 23
htpp://www.MST.ru
Москва, 109970
ОКПО 028847777264 ОГРН 1049287569643 ИНН/КПП 7704653289/770532876 12.04.2008 № 251 На № 132 от 05.04.2008 О приобретении туристических путевок Московский совет по туризму проводит массовые поездки по различным районам нашей страны, согласно разработанным маршрутам. Сообщаем Вам, что в настоящее время имеются туристические путевки на май-октябрь. В стоимость путевки входит проезд в оба конца, питание и экскурсионное обслуживание. Для оформления заявок на путевки обращаться в Московский совет по туризму. Приложение: план маршрута на 2008 г. на 5 л. в 2 экз. Председатель Совета
личная подпись
А.В. Корнева 380-97-65
36
И.А. Сафонов
Электронные архивы 1 Способы создания электронных архивов Рассмотрим способы создания электронных архивов. Все они имеют право на существование и ни один нельзя назвать "единственно правильным". Все определяет конкретно стоящая задача по использованию информации, множество факторов, и, наконец, "цена вопроса". Способы перечислены согласно их "эволюции", но ни один из них нельзя назвать "тупиковой ветвью". 1.1 Создание файловых массивов Этот способ заключается в том, что организуется хранилище (хранилища) для документов, либо сразу создаваемых в электронном виде, либо переводимых в электронный вид, например, из "бумажного" архива или архива микрофильмов при сканировании. Хранилищем является любой локальный или сетевой диск либо более "объемное" устройство, например, магнитооптическая или DVD — библиотека. Для
упрощения
поиска
необходимого
документа
информация
"внутри
хранилища" структурируется по вложенным каталогам, названия которых говорят пользователю о содержащихся в них документах. Права доступа к разделам информации определяются при администрировании разделов устройства хранения. Основным преимуществом такого способа, пожалуй, является достаточная простота реализации и обслуживания. Возможно, такой способ целесообразен при "начальной стадии" накопления информации в электронном виде. При увеличении числа "единиц хранения" подобного архива рано или поздно наступит момент, когда число вложенных папок тоже придется увеличивать для удобства поиска. Далее, число вложенных папок и степень вложенности могут стать очень большими, и поиск необходимого документа станет долгим и превратится в проблему. Приведем пример, иллюстрирующий работу при таком способе создания системы электронного архива. Читатель пришел в библиотеку, а там ввели режим самообслуживания. Ему предоставляется возможность самому найти и взять необходимую книгу. Только вот никакого, хотя бы традиционного карточного каталога в библиотеке нет. Известно, что необходимая литература присутствует, поэтому, расталкивая таких же несчастных читателей, он ищет литературу на стеллажах. Иногда кажется, что цель близка, поскольку существует некая логика — стеллажи имеют свои
37
названия, да и по тематике книг на полках можно ориентироваться. В конце концов, читатель так ничего не находит. 1.2 Создание электронных картотек на основе файл-серверных и клиент – серверных СУБД и приложений Следующим способом создания электронных архивов является создание системы, прежде всего, для учета документов, позволяющей быстро найти записи о них. Говоря проще — создание электронной картотеки. Для реализации данного решения широко применяются файл - серверные и клиент — серверные приложения, использующие СУБД. Программа — клиент позволяет внести записи о документах по ключевым полям, заполнить электронную карточку документа. Информация, вносимая в электронную карточку, записывается в таблицы СУБД и может быть быстро "извлечена" при помощи механизма запросов. Результаты запросов, как правило, выводятся в удобном для пользователя виде (таблица или набор электронных карточек). Работа с такими карточками напоминает работу с карточками библиотечного каталога. Существенное отличие заключается в том, что в "привычной" бумажной карточке присутствует лишь определенный набор атрибутов, а в хорошей электронной картотеке, пользователь сам может устанавливать необходимые атрибуты для разных типов документов. К тому же всю работу по быстрому поиску карточки выполняет СУБД и (или) клиентское приложение. Права доступа к тем или иным разделам могут определяться СУБД. Учетные записи содержат не только описания документа, но и указывают на место его хранения в "бумажном" или электронном виде.
38
Приложение В (обязательное)
Задания к лабораторной работе № 3 Закрытое акционерное общество «Бизнес-школа «Интел-Синтез» (ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез») ул. Профсоюзная, 3, к. 620, Москва, 117036 Тел.: (095) 129-92-12 Факс: (095) 129-92-36 E-mail:
[email protected] ОКПО 00091801 ОГРН 1025801354149 ИНН/КПП 5836011445/583601001 Предлагаем Вам программный комплекс «Делопроизводство – 2.5», предназначенный для автоматизации процессов документоведения современного коммерческого предприятия. Профессионализм программы с точки зрения ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА состоит в том, что в ней максимально полно и в соответствии со стандартами автоматизированы все основные операции делопроизводства: операции с входящими, исходящими и внутренними документами; контроль исполнения документов любого типа; контроль и оценка качества выполнения распоряжений исполнителями в соответствии с приоритетом (важностью) документа и уровнем (должностью) исполнителя; учет, оформление и заполнение всех видов документов по предлагаемым шаблонам в строгом соответствии со стандартами; организация хранения, архивации и списания документов, дел, томов; работа с конфиденциальными документами: шифрование документов и файлов, уровни доступа исполнителей; поиск, выборка и сортировка документов по различным критериям и запросам. С точки зрения ТЕХНОЛОГИИ: использование одного из наиболее мощных и функционально гибких современных компиляторов DELPHI 5 (©Borland); для реализации ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА в виде WINDOWS-приложения современных операционных систем WINDOWS-2000/NT; реализация в программе технологии Клиент-Сервер, позволяющая с максимальной надежностью обеспечивать функции управления данными. Главным консультантом программы является Андреева В.И. – автор книг «Делопроизводство» и «Делопроизводство в кадровой службе». Мы будем рады ответить на Ваши вопросы по тел.: 124-65-66.
39
Московский департамент образования ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ БИБЛИОТЕЧНЫЙ ТЕХНИКУМ ПРИКАЗ 11.09.2008
№ 56
Об утверждении инструкции по делопроизводству в техникуме В соответствии с распоряжение Московского департамента образования от 25 января 2008 г. «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в учебных заведениях Москвы», а также в целях организации единого порядка работы с документами ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить инструкцию по делопроизводству в техникуме. 2. Возложить персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции по делопроизводству на зам. директора Пронину Веру Петровну. 3. Поручить руководителям структурных подразделений в 2-месячный срок организовать изучение Инструкции по делопроизводству всеми работниками подразделений и обеспечить надлежащий порядок в работе с документами. 4. Контроль над исполнением настоящего приказа оставляю за собой. Директор
личная подпись
Зам. директора __________ В.П. Пронина 08.09.2008 Зам. канцелярией __________ И.И. Иванова 08.09.2008 В.В. Петрова 924-45-50
40
Г.Ф. Яловенко
Открытое акционерное
УТВЕРЖДАЮ
общество «Оникс»
Генеральный директор
(ОАО «Оникс»)
ОАО «Оникс» Подпись Расшифровка подписи 00.00.0000
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ 00.00.0000
№ 00
офис-менеджера I.
Общие положения
1.1. Офис-менеджер подчиняется непосредственно директору, принимается и увольняется приказом директора. 1.2. Основными задачами офис-менеджера являются документационное и информационное обеспечение деятельности директора. 1.3. В подчинении у офис-менеджера находятся водитель, курьер и уборщица. 1.4. В период временного отсутствия (болезнь, отпуск) замещает офисменеджера инспектор отдела кадров или лицо, назначенное директором. 1.5. На должность офис-менеджера назначаются лица с высшим профессиональным образованием без предъявления требований к стажу работы или средним профессиональным образованием и стажем работы не менее 1 года на аналогичной должности. 1.6. В своей деятельности офис-менеджер руководствуется: • законодательными актами Российской Федерации; • Уставом организации; • Правилами внутреннего трудового распорядка; • приказами и распоряжениями директора; • нормативными методическими материалами по организации делопроизводства; • настоящей должностной инструкцией. 1.7. Офис-менеджер должен знать: • организационно-штатную структуру и сотрудников организации; • положения, приказы, распоряжения и внутренние процедуры организации; • функции и задачи подразделений организации; • организации работы с документами, составления документации; • организации управленческого труда; • применения средств вычислительной и организационной техники; • культуры труда и служебной этики; • охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
41
II.
Функции
На офис-менеджера возлагаются следующие функции: 2.1. Оперативно-организационное обслуживание директора. 2.2. Информационно-справочное обслуживание по документам организации. 2.3. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в компании 2.4. Обеспечение жизнедеятельности офиса. III. Должностные обязанности Офис-менеджер должен: 3.1. Составлять деловые письма, проекты распорядительных и информационно-справочных документов, доверенностей. 3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации. 3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись директору. 3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений директора, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение. 3.5. Сохранять конфиденциальность информации. 3.6. Вести прием посетителей. 3.7. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности организации (телефон, факс). 3.8. Обеспечивать выполнение машинописных и копировальномножительных работ. 3.9. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения учреждения. 3.10. Обеспечивать сохранность документов. 3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение. 3.12. Организовывать и обслуживать совещания. 3.13. Организовывать повышение квалификации работников в сфере работы с документами. 3.14. Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц. 3.15. Осуществлять заказ воды и канцелярских товаров по мере необходимости. 3.16. Осуществлять подписку на периодические издания. 3.17. Координировать и контролировать работу водителя (прием заявок на машину и разработка графика использования автотранспорта организации), курьеров, уборщицы. IV. Права Офис-менеджер имеет право: 4.1. Обращаться к директору за информацией по вопросам подготовки документов.
42
4.2. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей, телефонными звонками. 4.3. Контролировать выполнение правил работы с документами. 4.4. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач. 4.5. Проверять правильность оформления документов, которые подаются на подпись директору, требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.30-2003). 4.6. Следить за исполнением поручений директора. 4.7. Следить за сроками исполнения документов, запрашивать у исполнителей сведения о ходе исполнения документов. 4.8. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы организации. 4.9. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности организации. 4.10. Принимать решения в пределах своей компетенции. V.
Ответственность
Офис-менеджер несёт ответственность за: 5.1. Не качественное оформление документов, предоставляемых на подпись директору. 5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации, ведению и сохранности документов. 5.3. Несохранность конфиденциальной информации. 5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией. 5.5. Невыполнение обязанностей и неисполнение прав, предусмотренных правовыми актами и этим положением. 5.6. Упущения, приводящие к причинению материального ущерба организации и/или ущерба её имиджу. Инспектор отдела кадров
Личная подпись
В.В. Викулова
Юрисконсульт Личная подпись 00.00.0000
И.Г. Гришина
С инструкцией ознакомлен:
Личная подпись
43
О.С. Иванова 00.00.0000
Назначение тезаурусов Для описания какой-либо предметной области всегда используется определенный набор терминов, каждый из которых обозначает или описывает какоелибо понятие или концепцию из данной предметной области. Совокупность терминов, описывающих данную предметную область, с указанием семантических отношений (связей) между ними является тезаурусом. Такие отношения в тезаурусе всегда указывают на наличие смысловой (семантической) связи между терминами. Основным отношением (связью) между терминами в тезаурусе является связь между более широкими (более выразительными) и более узкими (более специализированными) понятиями. Часто выделяют 2 подвида этого отношения: − один термин обозначает понятие, являющееся частью понятия, обозначаемого другим термином (например, «наука» и «математика», «математика» и «теория чисел»); − один термин обозначает элемент класса, обозначаемого другим термином («горные районы» и «Кавказ»). Это отношение на множестве терминов является отношением частичного порядка, то есть множество терминов с такими связями образует ациклический граф, или полииерархическую структуру. Существуют также и другие связи между терминами. Например, одно понятие или концепция может быть обозначено несколькими терминами, являющимися синонимами. Некоторые термины могут быть антонимами для других. Часто среди терминов, относящихся к одному понятию, выделяют единственный (для каждого языка тезауруса) наиболее предпочтительный (наиболее подходящий) термин, который наиболее хорошо характеризует, или обозначает
44
данное понятие. Остальные термины являются менее предпочтительными (менее подходящими). Помимо вышеописанных, между терминами могут существовать также и другие, ассоциативные связи, если понятия, обозначаемые этими терминами, как-либо связаны между собою по своему смыслу, за исключением описанных выше иерархических связей. В многоязычных тезаурусах существуют также связи эквивалентности между терминами на разных языках. Выделяют полную (строгую) эквивалентность, и несколько видов частичной (нестрогой) смысловой эквивалентности терминов на разных языках. Тезаурус часто содержит комментарии к терминам, раскрывающие для пользователя смысл термина, а также поясняющие, как следует его использовать. Тезаурусы применяются, прежде всего, для классификации и поиска информационных ресурсов. При этом каждому ресурсу при классификации могут быть сопоставлены одно или более понятий, описываемых терминами в тезаурусе, а пользователь, осуществляющий поиск, может по тезаурусу найти интересующие его понятия в данной предметной области, а также все характеризующие их термины. То есть на основе связей тезауруса происходит расширение поискового запроса (расширение слов запроса синонимичными, более общими или более частными по смыслу терминами). Навигация по связям тезауруса помогает четче сформулировать сам запрос. Кроме "общих" словарей, как при изучении языка, так и при его практическом использовании бывают нужны словари идиом, сленга, синонимов, эвфемизмов, аббревиатур, личных имен, словоупотребления, а также словари
профессиональной лексики. Некоторые, к сожалению, путают понятия "словарь синонимов" (Dictionary of Synonyms) и "тезаурус" (Thesaurus), а для кого-то последнее слово звучит и вообще пугающе. На самом деле всё просто: словарь синонимов построен по принципу "обычного" словаря стандартные слова располагаются в нем в алфавитном порядке, вот только вместо объяснения их значения в словарной статье приводится набор синонимов к этому слову, расположенных также в алфавитном порядке либо по принципу стилистической окрашенности слова (т.е. принадлежности его к области нейтральной, разговорной, специальной, официально-деловой лексики, сленгу и т.д.). Такие словари могут быть как большими, настольными, так и маленькими, карманными. Тезаурус тоже поможет вам подобрать синоним к нужному слову, но организован он по другом принципу. Тезаурус (от греч. thesuarus "сокровище, сокровищница") словарь, в котором максимально полно
45
представлены все слова языка с исчерпывающим перечнем примеров их употребления в текстах; идеологический словарь, в котором показаны семантические отношения (родовидовые, синонимические и др.) между лексическими единицами. Тезаурус в первом значении в полном объеме осуществим лишь для мертвых языков. Структурной основой для тезауруса во втором значении обычно служит иерархическая система понятий, обеспечивающая поиск от смыслов к лексическим единицам, т.е. поиск слов, исходя из понятия. Тезаурус - библиотека с набором словарей синонимов, антонимов, родственных слов и родовидовых связей, которая служит для расширения поискового запроса, позволяющего находить релевантные текстовые фрагменты по смысловой близости к запросу. Высокая ценность Тезауруса заключается в большом объеме словарной базы и правильном ранжировании замен.
Содержание Общие требования к оформлению лабораторных работ.........................................3 Лабораторная работа № 1 Создание, редактирование текстовых документов и просмотр их в различных режимах..........................................................................3 Лабораторная работа № 2 Способы форматирования документа .......................16 Лабораторная работа № 3 Создание списков и оформление текста в виде колонок...........................................................................................................................24 Список использованной литературы ........................................................................33 Приложение А. Задания к лабораторной работе № 1 ............................................34 Приложение Б. Задания к лабораторной работе № 2.............................................36 Приложение В. Задания к лабораторной работе № 3.............................................39
46
