MS Excel Grundlagen

Universitätsrechenzentrum

Johannes Gogolok Abt. Wiss. Anwendungen URZ B/003/9701

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FernUniversität Hagen Januar 1997

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,QKDOWVYHU]HLFKQLV 1 VORWORT ...................................................................................................................... 3 2 PROGRAMMAUFRUF UND BILDSCHIRMAUFBAU ....................................................... 4 3 ARBEITSMAPPE, TABELLE, ZELLE.............................................................................. 6 3.1 MAPPE ......................................................................................................................... 6 3.2 TABELLE , ZELLE ........................................................................................................... 6 4 DATENEINGABE............................................................................................................. 9 5 ARBEITEN MIT ZELLEN ZEILEN UND SPALTEN........................................................ 11 5.1 MARKIEREN VON ZELLEN, ZEILEN UND SPALTEN ............................................................. 11 5.2 EINFÜGEN VON ZEILEN / SPALTEN ................................................................................. 11 5.3 AUSBLENDEN VON ZEILEN / SPALTEN ............................................................................ 12 5.4 SPALTENBREITE, ZEILENHÖHE ...................................................................................... 12 6 FORMATIEREN VON ZELLEN, ZEILEN, SPALTEN UND BEREICHEN ....................... 14 7 AUSSCHNEIDEN, KOPIEREN, EINFÜGEN................................................................... 18 8 FORMELN UND FUNKTIONEN..................................................................................... 20 8.1 FORMELN ................................................................................................................... 20 8.2 FUNKTIONEN............................................................................................................... 23 9 BEISPIELE FÜR FORMELN UND FUNKTIONEN ......................................................... 27 10 ARBEITEN MIT DIAGRAMMEN................................................................................... 28 10.1 DIAGRAMMERSTELLUNG ............................................................................................. 28 10.2 DIAGRAMMNACHBEARBEITUNG .................................................................................... 30 11 AUFGABEN ................................................................................................................. 32 11.1 AUFGABENBLOCK I .................................................................................................... 32 11.2 AUFGABENBLOCK II ................................................................................................... 33 11.3 AUFGABENBLOCK III .................................................................................................. 34 11.4 AUFGABENBLOCK IV .................................................................................................. 35 12 LÖSUNGEN DER AUFGABEN .................................................................................... 36 12.1 AUFGABENBLOCK I .................................................................................................... 36 12.2 AUFGABENBLOCK II ................................................................................................... 36 12.3 AUFGABENBLOCK III .................................................................................................. 37 12.4 AUFGABENBLOCK IV .................................................................................................. 38 13 GRAFISCHE ELEMENTE IN EXCEL-TABELLEN ....................................................... 39 14 AUFGABEN ................................................................................................................. 41 14.1 AUFGABENBLOCK V ................................................................................................... 41 15 DATENMASKEN.......................................................................................................... 42 16 SORTIEREN / FILTERN VON DATEN......................................................................... 44 16.1 SORTIEREN .............................................................................................................. 44 16.2 FILTERN ................................................................................................................... 45



17 AUFGABEN ................................................................................................................. 49 17.1 AUFGABENBLOCK VI .................................................................................................. 49 18 GLIEDERUNG VON TABELLEN ................................................................................. 50 19 IMPORT / EXPORT VON DATEN ................................................................................ 53 19.1 IMPORTIEREN VON DATEN .......................................................................................... 53 19.2 EXPORTIEREN VON DATEN ......................................................................................... 54 20 AUTOMATISCHES AUSFÜLLEN VON TABELLENZELLEN ...................................... 56 21 AUFGABEN ................................................................................................................. 59 21.1 AUFGABENBLOCK VII ................................................................................................. 59 22 DRUCKAUSGABE VON TABELLEN........................................................................... 60 22.1 SEITENGESTALTUNG .................................................................................................. 60 22.2 DRUCKERAUSWAHL UND DRUCK ................................................................................. 64 23 NACHWORT ................................................................................................................ 65



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Microsoft Excel ist ein sehr umfangreiches Tabellenkalkulationsprogramm, welches allerdings nicht nur als ein Werkzeug zur Berechnung, Manipulation und Analyse von Daten dient, sondern auch ein vielseitig einsetzbares Organisationsinstrument und ein optimales Werkzeug zur Präsentation von Informationen darstellt. Neben den Standardberechnungen und -darstellungen enthält es Anwendungen aus dem Bereich der schließenden Statistik und bietet die Möglichkeit, einen mächtigen Apparat von Funktionen für den Umgang mit Zahlen und Texten sowie Präsentationsgrafiken zu benutzen. Excel ist ein offenes Programmpaket, welches jederzeit durch neue Funktionen integrierte Makros oder benutzerdefinierte Funktionen - erweitert werden kann. Mit Hilfe der Programmiersprache Visual Basic für Anwendungen (VBA) kann der Nutzer eigene Zusatzfunktionen in den Funktionsumfang aufnehmen und, was ein sehr großer Vorteil ist, ohne größere Änderungen diese auch in anderen Microsoft Anwendungen benutzen (etwa ein Excel-Makro in WinWord). Die Zugehörigkeit von Excel zum Office - Programmpaket von Microsoft bietet den Vorteil einer auf die anderen Produkte dieses Pakets abgestimmten Oberfläche. Die Bedienungselemente, Dialogfelder und Optionen sind weitgehend identisch. Im Laufe seiner Entwicklung hat sich Excel zu einem Universalprogramm entwikkelt, welches sowohl im professionellen als aber auch im privaten Bereich auf vielfältige Weise eingesetzt werden kann. Nicht nur in Geschäftsbereichen sondern auch im technisch-wissenschaftlichen Bereich können dank der umfangreichen mathematisch-technischen Funktionen viele Aufgaben mit Excel problemlos gelöst werden. Die vorliegende Unterlage bietet einen Einstieg in die vielfältigen Möglichkeiten der Arbeit mit Excel. Es werden die Grundtechniken der Arbeit mit dem Produkt vorgestellt und anhand von Übungsaufgaben die Möglichkeit geboten, die erworbenen Grundkenntnisse an praktischen Beispielen anzuwenden. Am linken Rand des Textes der Unterlage befinden sich Symbole, die folgende Bedeutung haben: ☞ stichwortartige Zusammenfassung

 9 ✎

Übungsaufgaben Lösungen der Übungsaufgaben Raum für eigene Notizen Tip aus der Praxis



 3URJUDPPDXIUXIXQG%LOGVFKLUPDXIEDX

Nach Aufruf des Programms über das dazugehörige Programmsymbol wird eine aus einzelnen Blättern (Tabellen) bestehende Excel-Arbeitsmappe geöffnet, die im unteren Bereich ein beschriftetes Register enthält. Die Arbeitsoberfläche hat die folgende Form: Titelleiste

Menuleiste

Symbolleisten

Inputleiste

Hilfefunktionen

Tabellenbereich

Laufleisten

Navigationsleiste Abb. 1: Die Excel-Arbeitsoberfläche

In der Arbeitsoberfläche können sechs unterschiedliche Arten von Blättern benutzt werden: • Blätter für Tabellen • Blätter für Diagramme und Grafiken • Blätter für Visual Basic-Module • Blätter für den Entwurf von eigenen Dialogfeldern • Vorlagen für Excel-Makros • Standard-Excel-Makrovorlagen wobei einige davon miteinander kombinierbar sind (z.B. Tabelle und Diagramm in einem Blatt).



☞

Æ MS Office Æ MS EXCEL

Aufruf:

Windows

Hilfefunktion:

• Fragezeichen auf der Symbolleiste (kontextbezogene Hilfe) • Fragezeichen auf der Menuleiste (Online-Hilfe)

Bildschirmaufbau:

• • • • • • •

✎







Windows-Titelleiste Menuleiste (Pfeile öffnen ein weiteres Menu) Symbolleiste (individuell einblendbar) Input-Leiste mit Zell- / Bereichsadresse und Input-Kontrolle Tabellenbereich Navigations- / Infoleiste (unterer Bildschirmteil) Laufleisten (horizontal / vertikal)

Eigene Notizen



 $UEHLWVPDSSH7DEHOOH=HOOH  0DSSH

Eine Excel-Arbeitsmappe enthält standardmäßig 16 Blätter (Tabellen), deren Standardnamen im Register sichtbar sind (Tabelle1, Tabelle2, ...). Diese Namen können individuell ersetzt werden. Über die Funktionskombination Format - Blatt ist eine eigene Namensdefinition möglich. Für den Namen eines Blattes (Tabelle) sind maximal 31 Zeichen zulässig. Das Register kann für den Wechsel von Tabelle zu Tabelle benutzt werden. Für den Wechsel zu einer Tabelle muß deren Registereintrag angeklickt werden. Soll eine Arbeitsmappe mehr als 16 Tabellen enthalten, können über die Funktionskombination Einfügen - Tabelle zusätzliche Tabellen in die Arbeitsmappe aufgenommen werden. Umgekehrt kann über die Kombination Bearbeiten - Blatt löschen eine Tabelle aus der Arbeitsmappe entfernt (gelöscht) werden. Die Reihenfolge der Blätter (Tabellen) im Register kann verändert werden. Dazu wird ein Registereintrag angeklickt und bei gehaltener linker Maustaste an die gewünschte Position im Register gezogen. Dieses ist insbesondere dann interessant, wenn man Blätter umbenennt (s.o.) und sie hinterher in eine bestimmte Reihenfolge bringen möchte.  7DEHOOH=HOOH

Die einzelnen Tabellen sind in Zeilen und Spalten eingeteilt. Dabei werden die Zeilen mit 1 bis 16384 durchnumeriert, die Spalten mit Buchstaben(-kombinationen) von A bis IV gekennzeichnet. Im Schnittpunkt einer Zeile und Spalte liegt das eigentliche Arbeitselement einer Tabelle - die Zelle (s. Abb. 1). Insgesamt enthält eine Tabelle 4185088 Zellen. Jede Zelle kann maximal 256 Zeichen aufnehmen, bei Formeln sogar 1024 Zeichen. Jede Zelle ist durch ihre Adresse (Zelladresse) identifizierbar. Eine im Schnittpunkt von Zeile und Spalte liegende Zelle erhält als Adresse (Zellname) die Spaltenkennung und Zeilennummer (in der Reihenfolge Spalte - Zeile) z.B. A3, F7, AB245, ZZ13678. Es gibt unterschiedliche Formen der Zelladressierung, die insbesondere bei der Verwendung von Berechnungsformeln eine spezifische Rolle spielen: • relative Adressen (A3, B7, F13 usw.) - direkter einmaliger Zugriff auf den Zellinhalt • absolute Adressen ($A$3, $B$7, $F$13) - „festhalten“ der Zelle bei Berechnungen • externe Adressen (Tabelle1!A3, LOHN.XLS!Tab1!$B$7) - als Bezug zu Zellen in extern liegenden Tabellen. Die Adressenarten sind miteinander kombinierbar, z.B. $A3 bedeutet das „Festhalten“ der Spalte A aber Zeile 3 ist „frei begehbar“ oder A$7 - „festhalten“ der Zeile 7, Spalte A „frei begehbar“. Derartige Kombinationen werden i.d.R. in anspruchsvolleren Excel-Anwendungen verwendet und sind nicht Gegenstand dieses Kurses.



Zelle C4

Abb. 2: Beispiel einer Zelladresse

Bei Berechnungen, insbesondere bei der Benutzung von Funktionen, werden oft Bereichsadressen benutzt - Adressen von Zellblöcken. Eine solche Adresse hat eine besondere Form - sie besteht aus den Angaben der Zelladressen der oberen linken Zelle des Blocks und der unteren rechten, getrennt durch einen Doppelpunkt (hier B2:D7):

B2

B2:D7

D7 Abb. 3: Zellbereichsadresse

Werden bei Adressangaben mehrere Adressen hintereinander angegeben, so sind diese durch ein Semikolon voneinander zu trennen, z.B.: =MIN(B2;C7;D2:E5;F1:G3)



☞

Arbeitsmappe:

• • • • •

Inhalt: 16 Einzeltabellen (Blätter) Wechsel von Tabelle zu Tabelle Anklicken des „Tabellenreiters“ Tabellen (Blätter) hinzufügen Funktion Einfügen - Tabelle Benennen von Blättern Funktion Format - Blatt Ordnen von Blättern Reiter anklicken und an die gewünschte Position ziehen. • Löschen von Blättern Funktion Bearbeiten - Blatt löschen

Æ Æ Æ

Æ

Æ

Tabelle (Blatt):

bestehend aus Zellen in: • Zeilen (16384) • Spalten (256)

Tabellenzelle:

einzelnes Tabellenelement im Schnittpunkt Zeile - Spalte auch Zellname genannt Position einer Zelle in der Tabelle besteht aus der Angabe des Schnittpunktes Zeile - Spalte • relative Adresse (A1, B7, K4) • absolute Adresse ($A$1, $B$7, $K$4) • externe Adresse (TAB3.XLS!B7, TAB5.XLS!$B$5) • Zellbereich (A1:C7, B3:F5)

Zelladresse:

✎

Eigene Notizen



 'DWHQHLQJDEH

Bevor ein Wert (Zahl oder Buchstaben) in eine Zelle eingegeben werden kann, muß diese markiert werden. Nach dem Öffnen einer Arbeitsmappe ist standardmäßig die Zelle A1 markiert. Eine markierte Zelle erhält eine dicke Umrandung (s. Abb. 2). Nach der Eingabe eines Wertes ist dieser mit der ENTERTaste zu bestätigen oder eine andere Zelle zu markieren. Wird ein eingegebener Wert mit der ENTER-Taste bestätigt, erfolgt automatisch der Wechsel zu der darunter in der gleichen Spalte liegenden Zelle. Die Markierung einer Zelle kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen: • mit der Maus (anklicken mit der linken Maustaste) • mit den Tasten , , , (Cursortasten) Nach der Markierung einer Zelle kann die Werteeingabe auch über die Inputzeile erfolgen. Zu diesem Zweck muß der Cursor nach dem Markieren der Zelle in diese Zeile gebracht werden. Die Inputzeile enthält neben der Adresse der bearbeiteten Zelle und dem Eingabefeld:

ÍÎÏÐ

Adresse der markierten Zelle

Eingabefeld

Abb. 4: Zelleingabe, Inputzeile

drei Symbolfelder: - Stornofeld bei Eingabefehlern - Bestätigungsfeld für die Übernahme des eingegebenen Wertes - Funktionsfeld zum Einfügen einer Funktion (s. weiter im Text) Die Inputzeile wird außer für die Werteeingabe auch für Wertekorrekturen benutzt, insbesondere bei längeren alphanumerischen (Text-) Werten und Funktionen.



☞

Dateneingabe:

• Zelle markieren (Mausklick) • Daten eingeben • mit ENTER-Taste bestätigen oder Zelle wechseln Wechsel von Zelle zur Zelle: • Anklicken der gewünschten Zelle (beliebige Position) • ENTER-Taste : Wechsel eine Zelle tiefer • Cursor-Taste : Wechsel in beliebige Zelle

Eingabe- und Korrekturzeile Input-Zeile (Bearbeitungszeile): Information zur relativen Adresse der bearbeiteten Zelle / Zellbereichs Korrektur von Zellinhalten:

✎

• über die Input-Zeile (s.o.) möglich. • Schaltflächen für Stornieren, Bestätigen und den Funktionsassistenten beachten ! • direkte Korrektur in der Zelle

Eigene Notizen



 $UEHLWHQPLW=HOOHQ=HLOHQXQG6SDOWHQ  0DUNLHUHQYRQ=HOOHQ=HLOHQXQG6SDOWHQ

Sollen Inhalte von Zellen bearbeitet werden, müssen die zu bearbeitenden Zellen vorher markiert werden. Bei Werteeingaben wird i.d.R. nur eine Zelle markiert (s. Kapitel Werteeingabe). Bei Formatierungs-, Kopier-, Löschaktionen und Verschiebungen ist es oft nötig, mehrere Zellen (Zellbereiche) zu markieren. Dafür gibt es unterschiedliche Möglichkeiten und Techniken: • ganze Zeile markieren - in den Nummernbereich der Zeile klicken • ganze Spalte markieren - in den Benennugsbereich der Spalte klicken • zusammenhängenden Zellenblock markieren - obere bzw. untere Blockecke anklicken und bei gehaltener linker Maustaste gewünschten Bereich markieren • nicht zusammenhängenden Zellenblock markieren - Strg-Taste festhalten und gewünschte Bereiche markieren.

zusammenhängender Block

nicht zusammenhängender Block

markierte Zeile markierte Spalte Abb. 5: Markierungsarten  (LQIJHQYRQ=HLOHQ6SDOWHQ

In bearbeiteten Zellenbereichen können bei Bedarf leere Zeilen bzw. Spalten eingefügt werden. Das Einfügen erweitert nicht die maximale Zeilen- oder Spaltenanzahl einer Tabelle. Nach dem Markieren von Zeile bzw. Spalte werden über die Funktion Einfügen und deren Unterfunktionen Zeilen / Spalten die gewünschten Elemente eingefügt. Dabei ist zu beachten: • Eine neue Zeile wird immer über der markierten Zeile eingefügt. • Eine neue Spalte wird immer links von der markierten Spalte eingefügt.



 $XVEOHQGHQYRQ=HLOHQ6SDOWHQ

In umfangreichen Tabellen können zu besseren Übersichtlichkeit Zeilen bzw. Spalten aus der Anzeige ausgeblendet werden. Ausgeblendete Zeilen / Spalten behalten ihre Funktionsfähigkeit, d.h. die in Ihren Zellen enthaltenen Werte stehen für Operationen innerhalb der Tabellen weiter zur Verfügung. Zum Ausblenden werden die gewünschten Zeilen / Spalten markiert und die Funktionskombination Format - Zeile / Spalte - Ausblenden aufgerufen. Ausgeblendete Zeilen / Spalten lassen sich wieder einblenden indem die Zeilen / Spalten um den ausgeblendeten Bereich herum markiert werden und die Funktionskombination Format - Zeile / Spalte - Einblenden aufgerufen wird.

Abb. 6: Tabellenausschnitt mit ausgeblendeten Zeilen und Spalten  6SDOWHQEUHLWH=HLOHQK|KH

Zeilen und Spalten einer Excel - Tabelle besitzen Standardwerte für Breite und Höhe. Die Zeilenhöhe verändert sich evtl. bei Formatierungen, sobald beispielsweise eine Schriftgröße gewählt wird, bei der der formatierte Zellinhalt in der Höhe nicht in die Zeile hineinpaßt. Die Spaltenbreite wird jedoch nicht angeglichen. So ist es oft nötig, die Standardmaße für Zeilenhöhe und / oder Spaltenbreite zu verändern. Beide Maße können auf zwei Wegen verändert werden:



• Über die Funktionskombination Format - Zeile / Spalte mit den Auswahlen ∗ Höhe / Breite ∗ optimale Höhe / Breite • Durch Anklicken der Trennstriche zwischen den Zeilennummern oder Spaltenbenennungen und ziehen auf gewünschte Höhe / Breite Spalten und Zeilen lassen sich auf die oben beschriebene Weise fast bzw. vollständig ausblenden, indem man ihre Höhe / Breite soweit verringert, daß benachbarte Trennstriche vollständig verschmelzen. In solchen Fällen ist es nicht mehr möglich, sie durch Ziehen des Trennstriches wieder einzublenden, weil dieser nicht mehr angeklickt werden kann - hier muß dann die im Kap. 5.3 beschriebene Technik angewandt werden.



☞

Markieren von Zellen:

• einzelne Zelle: anklicken mit der linken Maustaste •

•

Æ zusammenhängender Zellenblock: Æ obere / untere Blockecke anklicken Æ bei gehaltener linker Maustaste Block markieren nicht zusammenhängende Zellen / Zellblöcke: Æ Strg-Taste festhalten und wie oben markieren

in den Zeilen- bzw. Spalten-Nummernbereich klicken Markieren von Zeilen bzw. Spalten: bei mehreren Zeilen / Spalten mit gehaltener Maustaste markieren Einfügen von Zeilen • Zeilen: bzw. Spalten: Zeile, über der eingefügt werden soll, markieren Funktion Einfügen - Zeilen wählen • Spalten: Spalte markieren (s.o.) Funktion Einfügen - Spalten wählen eingefügt wird links von der markierten Spalte Aus- / Einblenden • Ausblenden: von Zeilen / Spalten: Zeile / Spalte markieren (s.o.) Funktion Format -Zeile/Spalte - Ausblenden wählen. • Einblenden: Zeilen / Spalten um die ausgeblendete herum markieren Funktion Format - Zeile/Spalte - Einblenden wählen

Æ Æ Æ Æ

✎

Eigene Notizen



 )RUPDWLHUHQYRQ=HOOHQ=HLOHQ6SDOWHQXQG %HUHLFKHQ

Den Zellen einer Tabelle wird nach dem Aufruf von Excel ein Standardformat zugewiesen. Damit sind Zahlenformate und Schriften mit Standardwerten belegt. Das zugewiesene Format kann individuell verändert werden. Vor dem Formatieren (Formatzuweisung) müssen die zu bearbeitenden Bereiche der Tabelle markiert werden (s. Kap. Arbeiten mit Zellen, Zeilen und Spalten). Für Standardformatierungen steht eine Symbolleiste zur Verfügung:

Schriftart und -größe

Schrifttyp

Ausrichtung

Zahlenformate

Rahmen

Farben und Muster

Abb. 7: Standard-Formatleiste





Nicht in der Symbolleiste enthaltene Formatierungsalternativen sind über die Funktion Format und die Auswahl Zelle / Spalte / Zeile erreichbar. Insbesondere ist diese Kombination zu wählen, wenn nicht zusammenhängende Zellen-, Spaltenoder Zeilenbereiche zu formatieren sind. Vorsicht: Bei Formatierungen von ganzen Spalten oder Zeilen (oder Bereichen von ganzen Zeilen bzw. Spalten) gilt die Formatierung bis zum rechten Tabellenende (Spalten) oder bis zur letzten Zeile der Tabelle (Zeilenformatierung). Dieses kann zu unerwünschten Effekten insbesondere bei der Druckausgabe von Tabellen führen - u.U. sogar soweit, daß eine Tabelle durch die Zuweisung eines Spalten- / Zeilenformats die Größe von 256 Spalten und / oder 16384 Zeilen zugewiesen bekommt, obwohl nur ein geringer Teil davon tatsächlich mit Werten belegt ist. Formatierungen von Tabellenelementen bestehen nicht nur aus Zuweisungen von Schriftarten und -größen, sondern können auch viele andere Elemente beinhalten. Ein Standardelement der Tabellenformatierung ist der Rahmen. Die in der Bildschirmanzeige sichtbaren Hilfslinien (Gitternetzlinien) dienen eigentlich nur der optischen Unterteilung der Tabelle während des Arbeitens. Soll eine Tabelle in der (Drucker-) Ausgabe mit Zellen- und Tabellenrahmen versehen werden, müssen diese implizit über eine Formatierung des entsprechenden Tabellenbereichs zugewiesen werden. Tip aus der Praxis: bei der Zuweisung von Rahmenelementen immer „von innen nach außen“ oder „von dick zu dünn“ arbeiten, d.h. zuerst die inneren (evtl. dünneren) Rahmenelemente zuweisen und dann systematisch nach außen gehen (evtl. dickerer äußerer Rahmen).

Bei Zuweisungen von Farben, Mustern und Schraffuren sollte beachtet werden, daß eine Überladung einer Tabelle mit diesen Elementen nicht immer die optimalen Effekte mit sich bringt.



Die folgenden Beispiele zeigen einige Möglichkeiten aus dem Bereich der Tabellenformatierung. Zu beachten ist, daß die formatierte Tabelle Farben und Muster enthält, die im schwarz-weiß - Druckverfahren keinen sichtbaren positiven Effekte hervorbringen. Die Mustertabelle hat nach der Eingabe der Werte die folgende Form:

Abb. 8: Unformatierte Mustertabelle nach der Werteeingabe

Nach einigen einfachen Formatierungen (Zuweisen von Schriftarten, Schriftgrößen, Mustern, Zahlenformaten und grafischen Elementen) nimmt die gleiche Tabelle die folgende Form an:

Abb. 9: Mustertabelle aus Abb.6 nach der Formatierung

Eine Reihe von Formatierungen kann direkt über die Format - Leiste erledigt werden. Hierzu stehen die entsprechenden Symbole zur Verfügung: • Schriftenformate (von links nach rechts): • • •

Fettschrift Kursiv Unterstrichen

Zellausrichtung (von links nach rechts): • • • •

linksbündig zentriert rechtsbündig zentriert über Spalte (gleichmäßiger Abstand von allen Zellseiten)



Zahlenformate (von links nach rechts): •

Währungsformat

•

Prozentformat

•

Tausendertrennzeichen hinzufügen

•

Dezimalstelle hinzufügen

• Dezimalstelle löschen Zuweisungen von Schriftarten, Schattierungen und Farben - siehe Abb. 7. Hinweis: Ein Klick auf die Schaltfläche

öffnet Auswahlmenus:

Abb. 10: Auswahl von Rahmen, Muster- und Textfarben



(hier an Beispielen von Rahmen, Musterfarben und Textfarben). Die Auswahl von Schriftarten und -größen geschieht analog. Die in der Symbolleiste nicht enthaltenen Alternativen für Formatierungen findet man unter der Funktion Format der Menuleiste (hier Beispiel für Alternativen zur Ausrichtung von Zellinhalten):

Abb. 11: Auswahlalternativen zum Formatieren von Zellen



☞

Zellen:

gewünschte Zelle immer zuerst markieren • Schriftarten: ➞ über Symbolleiste Auswahl Schriftarten / -größen ➞ Funktion Format - Zellen • Zellenformat: ➞ Funktion Format - Zellen ➞ Zuweisung von Ausrichtungen, Rahmen, Schraffur, Muster, Zeichenformaten und Zahlenformaten.

Zeilen:

gewünschte Zeile(n) markieren Formatierungen wie bei Zellen möglich (s.o.), jedoch über die Funktion Format - Zeile. Achtung: Formatierung gilt für alle Zeilen bis zum Tabellenende. Kann zu unerwünschten Nebeneffekten bei Ausdruck führen !

Spalten:

gewünschte Spalte(n) markieren (s.o.) Formatierungen wie bei Zellen möglich (s.o.), jedoch über die Funktion Format - Spalte. Achtung: Formatierung gilt für alle Spalten bis zum rechten Tabellenende. Kann zu unerwünschten Nebeneffekten bei Ausdruck führen !

Zellen- / Zeilen- / Spaltenbereiche:

gewünschte Bereiche über die entsprechende Markierungstechnik (s. weiter oben im Text) markieren. Formatierungen wie bei Zellen möglich (s.o.), jedoch über die entsprechende Funktion für Formatierungen von Zellen / Zeilen / Spalten (s.o.).

✎

Eigene Notizen



 $XVVFKQHLGHQ.RSLHUHQ(LQIJHQ

Beim Aufbau von Tabellen treten oft gleiche Elemente (Zahlenwerte, Text oder Formeln) in mehreren an unterschiedlichen Stellen der Tabelle liegenden Zellen auf. Anderseits können Situationen auftreten, in denen Zelleninhalte von einer Position in eine andere verschoben werden müssen. Mit der Technik des Ausschneidens, Kopierens und Einsetzens können Zellinhalte vervielfältigt oder übertragen werden. Die Funktionen Kopieren, Ausschneiden und Einfügen benutzen als Zwischenstufe die Windows - Zwischenablage. Es gibt zwei Standardtechniken für die Benutzung dieser Funktionen: • die Menufunktion Bearbeiten mit ihren Unterfunktionen Ausschneiden / Kopieren / Einfügen. • Symbole der Standard - Symbolleiste mit der gleichen Funktion. Generell gilt für beide Vorgehensweisen: die zu bearbeitenden Bereiche sind zuerst zu markieren ! In der Standard - Symbolleiste befinden sich Symbole mit der folgenden Bedeutung:

Ausschneiden - der markierte Tabellenbereich wird ausgeschnitten und in die Zwischenablage gebracht. 

Kopieren - eine Kopie des markierten Tabellenbereichs wird in die Zwischenablage übertragen. Einfügen - der Inhalt der Zwischenablage wird in den markierten Bereich der Tabelle übertragen. Nach dem Ausschneiden bzw. Kopieren muß für das Einfügen der Bereich der Tabelle markiert werden, in den eingefügt werden soll. Dabei ist es insbesondere beim Einfügen von Zellenblöcken nicht nötig, die genaue Blockgröße zu markieren, es reicht die Markierung der oberen linken Eckzelle des einzufügenden Bereichs. Beim Übertragen von Tabellenbereichen gehen i.d.R. die diesen Bereichen zugewiesenen Formatierungen verloren. Dieses ist insbesondere dann ärgerlich, wenn mehrere Formatierungsvorschriften einem Element zugewiesen wurden (z.B. Schrifttyp, -größe, -farbe, Schatierung, Muster usw.). Wurde ein Tabellenbereich über Ausschneiden übertragen, müssen die Formatierungen neu zugewiesen werden (das „Original“ ist nicht mehr in der Tabelle). Werden Tabellenbereiche kopiert, können die Originalformate wiederhergestellt werden. Gleiches gilt für Formatierungen, die an andere nichtformatierte Tabellenteile übertragen werden sollen. der Standard Für die Formatübertragung benutzt man die Schaltfläche Symbolleiste. Der Bereich (Zelle) mit dem zu übertragenden Format wird markiert (angeklickt), danach das Pinselsymbol angeklickt und anschließend wird mit dem Mauscursor (der das Pinselsymbol „angehängt“ bekommt) über den Bereich der Tabelle „gestrichen“, auf den das gewünschte Format übertragen werden soll.



Tip aus der Praxis: soll der Übertragungsvorgang für den gleichen Bereich auf mehrere Zielbereiche übertragen werden, muß nach jedem Übertragen das Pinselsymbol angeklickt werden. Ein Doppelklick auf das Symbol vor dem ersten Übertragen bewirkt, daß das Symbol auf Dauer aktiv bleibt (mehrere Übertragungen möglich) und erst nach einem erneuten einfachen Klick mit der Maus deaktiviert wird.



☞

Ausschneiden:

• gewünschte Zeile(n) markieren • Scherensymbol in der Symbolleiste anklicken Inhalt markierter Zelle(n) wird in der WINDOWS-Zwischenablage gespeichert oder: • Funktion Bearbeiten - Ausschneiden benutzen

Kopieren:

• gewünschte Zeile(n) markieren • Kopier-Symbol in der Symbolleiste anklicken Inhalt markierter Zelle(n) wird in der WINDOWS-Zwischenablage gespeichert oder: • Funktion Bearbeiten - Kopieren benutzen

Einfügen:

• gewünschte Zeile(n) markieren • Kopier-Symbol in der Symbolleiste anklicken Aus der WINDOWS-Zwischenablage wird der vorher an einer anderen Stelle kopierte / ausgeschnittene Inhalt (s.o.) an die markierte Stelle eingefügt. oder: • Funktion Bearbeiten - Einfügen benutzen

Übertragen von Formaten:

• Bereich(e) mit zu übertragender Formatierung markieren. • Pinsel-Symbol in der Symbolleiste anklicken • Mit der Maus über die zu formatierenden Bereiche ziehen.

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Eigene Notizen



 )RUPHOQXQG)XQNWLRQHQ  )RUPHOQ

Das „tägliche Brot“ bei der Arbeit mit Excel - Tabellen sind Formeln und Funktionen. Die meisten Tabellen werden für Berechnungen benutzt, die natürlich auch außerhalb der Tabelle durchgeführt werden können und nur die Ergebnisse in die Tabelle eingetragen werden. Für derartige „Operationen“ benötigt man jedoch kein Tabellenkalkulationsprogramm. Das Charakteristikum einer Kalkulationstabelle ist, daß sie Endergebnisse liefert, unabhängig davon wie oft und in welchem Größenbereich die Grundwerte geändert werden. Für die Berechnungen innerhalb der Tabellenzellen werden jedoch immer Formeln bzw. Funktionen benötigt. Das grundlegende Problem bei der Erstellung und Benutzung von Formeln und Funktionen ist die Übersetzung von „Tabellensprache“ in die „Formelsprache“. Dies sei an einem kleinen Beispiel erläutert: A

B

C

D

1 2

5

7

3 In der Zelle C2 soll die Summe der Inhalte der Zellen A2 und B2 errechnet werden. Hierzu wird eine Formel benötigt. Würde man als Formel schreiben: =5+7 erschiene zwar in der Zelle C2 das richtige Ergebnis (12) allerdings würde sich dieses nicht verändern, wenn die Zellen A2 bzw. B2 (oder beide) andere Werte erhielten. Wird an die Zelle C2 allerdings die Formel in der Form: = A2 + B2 übergeben, so erscheint dort zwar das gleiche Ergebnis (12), allerdings wird dadurch an Excel nicht die Anweisung die Zahlen 5 und 7 zu addieren übergeben, sondern Excel erhält die Anweisung, den Inhalt der Zelle mit der Adresse A2 und den Inhalt der Zelle mit der Adresse B2 zu addieren. Werden die Inhalte der Zellen A2 und /oder B2 verändert, enthält die Zelle C2 immer das richtige Ergebnis: A

B

C

D

1 2

5

7

=A2+B2

3

A

B

C

D

C

D

1 2

5

7

12

3

A

B

1 2

13

21

34

3



Für die Benutzung von Formeln und Funktionen in Tabellenzellen gelten einige Grundregeln: • Formeln und Funktionen beginnen grundsätzlich mit dem Gleichheitszeichen (=) • Bei der Generierung von Formeln ist die Reihenfolge der Operationen zu beachten (Punktrechnung vor Strichrechnung). Soll sie verändert werden, ist entsprechend zu klammern. • Klammern werden immer von innen nach außen aufgelöst.



• Werden in Formeln und Funktionen Zelladressen oder Adressen von Zellbereichen benutzt, sollten diese möglichst nicht von Hand eingetippt werden, sondern durch Anklicken der entsprechenden Zellen oder Bereiche in die Formeln übernommen werden. • Werden gleiche Formeln mehrfach benutzt, müssen sie nicht mehrfach getippt werden, sondern können durch Kopieren übernommen werden. Die Zelladressen (Zellbezüge) werden dabei vom System automatisch angeglichen (mit Ausnahme von absoluten Zelladressen - s. weiter im Text !): A 1

5

B 7

C

D

E

F

=A1+B1

2

=A2+B2

3

=A3+B3

4

=A4+B4

5

=A5+B5

6

=A6+B6

Kopieren

7 • Beim Kopieren von Formeln ist die Richtung für den Angleich der Zellbezüge unerheblich, die relativen Zellbezüge werden immer relativ zu ihrer Ursprungsposition angeglichen (das System beachtet die Richtung und Anzahl Schritte - Zeilen / Spalten von der „Quelle“ aus gesehen). Wird allerdings bei der Relativierung der Zelladressen der Tabellenbereich verlassen, erfolgt eine Fehlermeldung: A 1

5

B 7

C

D

=A1+B1

E

F =D1+E1

2 3 4 5 6

=D5+E5 FEHLER

=B6+C6

7 Oft werden bei Berechnungen in Tabellen Fixwerte benutzt, die als Wert in der Tabelle nur einmal auftreten, allerdings in Berechnungsformeln mehrmals an unterschiedlichen Stellen der Tabelle benutzt werden sollen. Wie schon oben beschreiben, werden bei der Übernahme (Kopieren) von Formeln die darin enthaltenen Zelladressen angeglichen. Im Falle eines in der Tabelle nur einmal auftretenden Wertes ist dieses jedoch unerwünscht. In solchen Fällen werden absolute Zelladressen benutzt. Diese Technik sei im folgenden kurz erläutert.



In der Beispieltabelle sollen Gesamtpreise (brutto) aus Einzelpreisen (netto) und Warenmengen bei einem festen MWSt-Satz errechnet werden. Um den Wert des MWSt-Satzes nicht mehrfach in die Tabelle schreiben zu müssen, wird er nur in einer einzigen Zelle erfasst und die Berechnungsformeln sollen immer mit dem Inhalt dieser Zelle rechnen, unabhängig davon, an welcher Stelle der Tabelle die Berechnungsformel auftritt. Die Formeln werden in die Tabellenzellen durch Kopieren übernommen:



A

B

C

D

1

Netto

Menge

Gesamt Brutto

MWST

2

125,50 DM

15

=A2*B2+(A2*B2)*$D$2

3

34,05 DM

71

=A3*B3+(A3*B3)*$D$2

4

5,75 DM

166

...

5

22,30 DM

83

...

6

51,35 DM

5

15% Formel kopieren

=A6*B6+(A6*B6)*$D$2

Beim Kopieren der Formel aus der Zelle C2 in die Zellen C3 bis C6 werden die relativen Zelladressen automatisch angeglichen (siehe Zellen A2 und B2), während die Adresse der Zelle D2 - hier als absolute Zelladresse angegeben - unverändert bleibt. Die Benutzung von Fixzellen (Fixwerten) in Tabellen spart nicht nur Schreibarbeit bei der Erstellung der Tabelle, sondern auch Speicherplatz, den die Tabellen belegen. Fixzellen müssen nicht immer im Tabellenbild (Bildschirm oder Ausdruck) erscheinen. Soll die Anzeige (Ausdruck) unterdrückt werden, können die entsprechenden Spalten / Zeilen ausgeblendet werden (siehe Ausblenden von Zeilen / Spalten), ohne daß die Funktionsfähigkeit der Tabelle beeinträchtigt wird. Zur Korrektur der Werte in den Fixzellen können die entsprechenden Spalten / Zeilen jederzeit wieder eingeblendet werden. Ein Problem für den Einsteiger ist oft die gleichzeitige Umsetzung von mathematischen Formeln und Zelladressen in die Formelsprache des Excel. Soll beispielsweise in einer Excel - Tabelle das Volumen eines Zylinders nach der Formel 2 V = Πr h berechnet werden und die Tabelle enthält die Werte:

Abb. 12: Grundwerte für Formelberechnungen

so muß bei der Generierung der Formeln für die Spalte C gedanklich mehrfach „umgesetzt“ werden: in die Zellen C3 und folgende darf nicht die Formel in der Form = Πr h eingesetzt werden, sondern (nach der Umsetzung in die Sprache der Zelladressen und unter Benutzung entsprechender Funktionen und Sonderzeichen): =Pi()*A3^2*B3 2



 )XQNWLRQHQ

Neben selbst definierten Formeln steht in Excel für Berechnungen eine umfangreiche Sammlung von über 300 integrierten Berechnungsformeln (Funktionen) aus unterschiedlichen Bereichen zur Verfügung. Bei der Benutzung von Funktionen verlangt Excel die exakte Beachtung der vorgeschriebenen Syntaxregeln. Ist die Syntax einer Funktion dem Anwender bekannt, kann die Funktion unmittelbar in die entsprechende Zelle eingegeben werden (wie eine selbst definierte Formel - s.o.). Die einfachste und sicherste Methode des Umgangs mit Funktionen ist jedoch die Benutzung des Funktionsassistenten. Eine in Excel - Tabellen sehr oft benutzte Funktion ist die Summenfunktion. Sie besitzt ein eigenes Symbol in der Symbolleiste: . Für die Benutzung dieser Funktion (aber auch aller anderen Funktionen) gilt eine feste Arbeitsreihenfolge: • Zelle, in der die Summierung stattfinden soll, markieren. • Funktionssymbol in der Symbolleiste anklicken. • Bereich(e), über den / die summiert werden soll, markieren.



• Auswahl mit der ENTER-Taste bestätigen. Nach dem Anklicken der Zelle, in der summiert werden soll, und des Summensymbols in der Symbolleiste erscheint in der Input-Zeile die Funktionsformel mit der Syntax der Summenfunktion: =SUMME() Während des Markierens der zu summierenden Bereiche der Tabelle, werden die Adressen der markierten Zellen / Zellbereiche in die runden Klammern übernommen, z.B.: =SUMME(A1:C7;D3;D5:E6) (beachte: A1:C7 bedeutet den Zellbereich von A1 bis C7, s.weiter oben im Text). Natürlich können die Adressbereiche auch direkt in die Input-Zeile eingegeben werden, allerdings ist es sicherer, sie durch Markieren mit der Maus übernehmen zu lassen. Die Syntax der übrigen eingebauten Funktionen kann u.U. relativ komplex sein, deshalb ist es empfehlenswert, sie mittels des Funktionsassistenten von System aufbauen zu lassen. Auch hier gilt (wie auch bei der Eingabe von Formeln) der Grundsatz: zuerst die Zielzelle markieren und anschließend den Assistenten aufrufen.



Der Funktionsassistent wird über das Symbol der Standard - Symbolleiste aufgerufen. Nach dem Aufruf wird ein Auswahlfenster für verfügbare integrierte Funktionen eingeblendet, in dem diese nach Kategorien geordnet erscheinen:

Kategorie

Funktion

Syntax Funktionsbeschreibung

Abb. 13: Funktionsassisten - Funktionsauswahl

Nach Auswahl der gewünschten Kategorie (hier Zuletzt verwendet) und der Auswahl der Funktion (hier ANZAHL) wird die Funktionssyntax und eine kurze Funktionserklärung ins Fenster eingeblendet. Über die Schaltfläche Weiter wird zur weiteren Definitionen der Funktion verzweigt (hier am Beispiel der schon beschriebenen Funktion Summe):

Abb. 14: Funktionsassistent - Parameterauswahl fur eine Funktion

Die Werteeingaben (Zelladressen oder direkte Zahlenwerte) können direkt oder über Markierungen der entsprechenden Zellen erfolgen.



Einige Funktionen bilden schon vom Namen her für Uneingeweihte ein „Buch mit sieben Siegeln“, wie beispielsweise die hier ausgewählte Gruppe der Funktionen aus der Finanzmathematik:

Abb. 15: Funktionsassistent - Auswahlfenster

allerdings kann in Zweifelsfällen über die Schaltfläche Hilfe jederzeit die Online Hilfe herangezogen werden, die neben genauen Beschreibungen der ausgewählten Funktion i.d.R. auch Beispiele zur Syntax und Anwendung enthält:

Abb. 16: Ausschnitt der Online-Hilfe zu Funktion aus Abb. 12



Soweit es sich vermeiden läßt, sollten Formeln, Funktionen, Parameter und Werte nicht direkt eingegeben werden, sondern, wann immer es möglich ist, durch Auswählen mittels Assistenten (bei Funktionen) oder Mausklick (bei Werten, Bereichen und Parametern) übernommen bzw. eingesetzt werden.



☞

Formeln:

• beginnen immer mit einem Gleichheitszeichen (=) • beim Generieren von Formeln möglichst Adressen von Zellen oder Zellbereichen nicht von Hand eintippen, sondern durch Anklicken bzw. Markieren übernehmen. • Reihenfolge der Operationen beachten (Punkt- vor Strichrechnung), gegebenenfalls entsprechend klammern. • Falls gleiche Formeln in mehreren Zellen benutzt werden möglichst durch Kopieren übernehmen. Zellbezüge werden automatisch angeglichen.

Funktionen:

• am einfachsten über den Funktionsassistenten erreichbar - dort nach Anwendungsbereichen geordnet. • Syntax beachten ! • Gegebenfalls zum besseren Verständnis Beispiele in der OnlineHilfe heranziehen.

Zeilen- und Bereichsadressen:

• Bei Formeln und Funktionen - Bezug auf Zellen / Zellbereiche nur über Adressen möglich: • relative Adresse - wird bei Übernahme von Formeln vom System automatisch angeglichen: A1 - Zelle mit der Adresse A1 B13 - Zelle mit der Adresse B13 B3:B10 - Zellbereich der Spalte B, Zeile 3 bis 10. • absolute Adresse - wird bei Formelübernahme fixiert: $A$1 Zelle mit der Adresse A1, jedoch fixiert • externe Adresse - Zelle(n) / Zellbereich(e) in einer anderen Tabelle: ⇒ Tabelle7!A13 - Zelle A13 in der Tabelle 7 ⇒ Mappe3.XLS!Tabelle3!B23 - Zelle B23 in der Tabelle 3 der Arbeitsmappe mit dem Namen Mappe3.XLS • Zellbereich: A3:D7 - Zellblock von Zellen zwischen A3 und D7.

✎

Eigene Notizen



 %HLVSLHOHIU)RUPHOQXQG)XQNWLRQHQ

☞

einfache Summe: verkettete Formel:

= B1 + B4 + C3 + D7 Summe der Zellinhalte von B1, B4, C3, D7 = B2 + B3 + SUMME(B4:C6) Summe der Zellinhalte von B2 und B3 summiert mit der Summe der Zellinhalte des Bereichs B4 bis C6.

kombinierte Rechnung:

=B1 - (C2 + C5) * ((B3+F15)-D4*(H3+H4)) Das Produkt der Summe von C2 und C5 mit der Differenz von Summe B3 und F15 und Produkt von D4 und Summe H3 und H4 wird von B1 subtrahiert (bitte Klammerung beachten !).

einfache Funktion

=MIN(A2:F9) der minimale Wert aus dem Bereich A2 bis F9

Auswahlfunktion (einfach):

=WENN(A1>0;SUMME(B1+MIN(F1:H5); G7*0,15) wenn der Wert von A1 größer als 0 ist, wird Summe von B1 und dem Minimalwert des Bereiches F1 bis H5 eingesetzt; ist A1 nicht größer 0, wird der Wert des Produktes von G7 mit 0,15 eingesetzt.

Auswahlfunktion (als Verkettung von Funktionen):

=WENN(DATUM(JAHR(HEUTE()); MONAT(A1); TAG)A1)) <= HEUTE(); JAHR(HEUTE())-JAHR(A1); JAHR(HEUTE())-JAHR(A1)-1) Unter der Annahme, daß in der Zelle A1 ein Datum (hier Geburtsdatum) steht, errechnet diese Formel das Lebensalter bezogen auf den Tag des aktuellen Rechnerdatums.



 $UEHLWHQPLW'LDJUDPPHQ  'LDJUDPPHUVWHOOXQJ

Die Aussagekraft tabellarischer Daten läßt sich oft durch zusätzliche grafische Darstellung deutlicher machen. Insbesondere bei umfangreicheren Tabellen oder Tabellensammlungen können so besonders interessante oder wichtige Bereiche zusätzlich grafisch untermauert werden. Excel bietet die Möglichkeit, Tabellendaten mit Diagrammen zu verknüpfen, ohne die Excel - Oberfläche zu verlassen und ein zusätzliches Grafikprogramm benutzen zu müssen. Dabei ist es unerheblich, ob Tabellendaten und dazugehörige Diagramme in der gleichen Tabelle liegen, in getrennten Tabellen der gleichen Arbeitsmappe oder ob für Diagramme eigene Arbeitsmappen benutzt werden. Genauso wie bei Verknüpfungen von Tabellenwerten ist es bei Diagrammen möglich, Daten aus unterschiedlichen Bereichen von Tabellen und Arbeitsmappen zu benutzen. Für die Erstellung von Diagrammen wird der Diagrammassistent benutzt, der über das Symbol der Standard - Symbolleiste aufgerufen wird. Auch hier gilt der bisherige Grundsatz: vor dem Aufruf des Assistenten den zu bearbeitenden Zellbereich markieren ! Die Technik die Diagrammerstellung sei an einem einfachen Beispiel demonstriert. Die Werte der folgenden Tabelle sollen grafisch dargestellt werden:

Abb. 17: Wertetabelle für Grafikauswertung

Nach dem Markieren der Zellen B3 bis C9 wird der Diagrammassistent aufgerufen, der zuerst die Position und Größe der zu erstellenden Grafik abfragt (Cursorform gleich dem Symbol auf der Assistenten - Schaltfläche, bei gedrückter linker Maustaste Größe und Position der Grafik markieren) und anschließend (nach einer Maske mit der Bestätigung der ausgewählten Bereichsangaben - Schritt 1 der Diagrammerstellung) die folgende Diagrammauswahl bietet:

Abb. 18: Auswahl von Diagrammarten



Die Auswahl der allgemeinen Diagrammform (hier Säulendiagramm) führt über die Schaltfläche Weiter zur Detailauswahl:

Abb. 19: Auswahl von Diagrammformen innerhalb einer Diagrammart

und diese wiederum zu einer Rohansicht:

Abb. 20: Rohansicht eines Diagramms

mit der Möglichkeit der zusätzlichen Datendefinition und Auswahl der Achsen und Rubrikenbeschriftungen. Im nächsten (letzten) Schritt der Diagrammerstelung besteht die Möglichkeit der Definition des Diagrammtitels und der Achsenbeschriftungen sowie der Auswahl einer Legende:

Abb. 21: Titel und Achsenbeschriftungen eines Diagramms

Die Angaben sind wahlfrei, für die Mustergrafik wurden weder Titel noch Achsenbeschriftungen gewählt. Nach Bestätigung der Angaben über die Schaltfläche Ende wird an der vor dem Schritt 1 definierten Stelle der Tabelle / Arbeitsmappe ein Diagramm in der



gewählten Form, Art, Größe und auf der Basis der angegebenen Parameter erstellt. Für die Mustertabelle hat es die Form:

Abb. 22: Tabelle und dazugehöriges Diagramm

Das Diagramm ist, unabhängig von seiner Plazierung, fest mit den Werten der zugrunde liegenden Tabelle verknüpft, d.h. werden Werte in der Tabelle verändert, so erfolgt eine entsprechende automatische Änderung des dazugehörigen Diagrammelements. Die hier beschriebenen Schritte zur Diagrammerstellung können je nach Diagrammart und Typ geringfügig in der Form abweichen, die Reihenfolge in der Diagrammerstellung und das Grundprinzip bleiben allerdings gleich.  'LDJUDPPQDFKEHDUEHLWXQJ

Die vordefinierte Größe und Position des Diagramms können jederzeit verändert werden. Dazu ist das Diagramm einmal anzuklicken (zu aktivieren) und anschließend zu verschieben oder in seiner Größe zu verändern. Das Diagramm und seine Einzelelemente können nachträglich verändert (nachbearbeitet) werden. Nach einem Doppelklick auf die Diagrammfläche besteht die Möglichkeit nicht nur die Diagrammart und Form (bei Beibehaltung der Datenwerte) sondern auch alle Einzelelemente des Diagramms zu verändern. Dazu wird das zu verändernde Element (Achse, Datenreihe, Beschriftung usw.) einmal angeklickt (markiert) und anschließend über die Funktion Format der Menuleiste bearbeitet (hier am Beispiel der Formatierung der x-Achse des Musterdiagramms):

Abb. 23: Beispiel der Achsenformatierung eines Diagramms



☞

Bestimmung des Datenbereiches:

Wahl der Diagrammart:

Editieren von Diagrammen (Nachbearbeitung):

✎

• Zellen, deren Inhalt als Diagrammbasis dienen soll, markieren • Zeilen- / Spaltenüberschriften können ebenfalls markiert werden (Verwendung als Achsen- / Legendenbeschriftungen) • Möglichst keine Leerzeilen / Leerspalten markieren; wenn unvermeidbar - Markierungstechnik für unzusammenhängende Bereiche benutzen. • mit dem Cursor Position und voraussichtliche Diagrammgröße bestimmen (kann nachträglich verändert werden). • Den Funktionsassistenten aufrufen - Diagrammsymbol in der Symbolleiste • Gewünschte Diagrammart aus der Diagrammpalette wählen. • Auf normgerechte Diagrammart achten ! • Über die Schaltflächen Weiter / Zurück / Ende Diagramm erstellen. • Ein über den Diagrammassistenten erstelltes Diagramm kann nachträglich verändert werden. • Doppelklick auf das Diagramm • Klick auf zu verändernde Diagrammelemente (Achsen, Beschriftung, Legende, Titel, Balken, Linien usw.) • Über die Funktion Format gewünschte Änderungen vornehmen.

Eigene Notizen



 $XIJDEHQ  $XIJDEHQEORFN,



Aufgabe 1 Für Geschäftszwecke soll ein Raum gemietet werden, dessen Größe (Länge und Breite) der unteren Tabelle zu entnehmen sind. Es werden unterschiedliche Raumgrößen angeboten. 2 Der Preis pro m ist konstant und beträgt 17,20 DM. Erstellen Sie eine Tabelle, aus der für jede Raumgröße der Mietpreis ersichtlich ist. Länge in m 17,5

21,3

Breite in m 12 14 16 18,5 18,5 19,7 20,5 21,3

Fläche

Mietpreis in DM

Versuchen Sie bei der Tabellenerstellung folgende Schritte durchzuführen und beachten Sie folgende Tips: 2 • Der Preis pro m soll zwar für Berechnungszwecke in einer beliebigen Tabellenzelle enthalten sein, allerdings im Druckbild nicht erscheinen. • Der Wert für die Raumlänge soll, wie in der Beispieltabelle, nur zweimal erfaßt werden. • Bei der Formatierung und der Formeleingabe versuchen Sie die entsprechenden Symbole der Symbolleiste zu benutzen, um Zeit und Arbeit zu sparen. • Beachten Sie, daß einmal generierte Formeln kopierbar sind. • Die Tabelle soll keine Gitternetzlinien in der Ausgabe enthalten. • Versuchen Sie durch geeignete Formatierungen und Schattierungen die Tabelle optisch etwas aufzuwerten. • Sichern Sie die Tabelle auf der Festplatte im Verzeichnis WORK.



 $XIJDEHQEORFN,,



Erstellen Sie eine Tabelle, mit der es möglich ist, für beliebige Werte von Radius ( r ) und Höhe ( h ) die Oberfläche und das Volumen eines Zylinders und eines Kegels zu berechnen. Der Ausgabeteil der Tabelle soll keine Zellen enthalten, die für evtl. Nebenrechnungen benutzt werden. Für die Ausgabe sollten mindestens 5 (sinnvolle) verschiedene Werte für r und h angegeben werden, beispielsweise in der Form: h

r

10

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

11

Zylinderoberfläche

Zylindervolumen

Kegeloberfläche

Kegelvolumen

Die zur Berechnung benötigten Formeln lauten: • Zylinder: ⇒ Oberfläche: S = 2Πr ( r + h ) ⇒ Volumen: V = Πr h • Kegel: 2

⇒ Oberfläche: S = Πr r + h + Πr 2

⇒ Volumen:

2

2

1 2 Πr h 3

Versuchen Sie die mathematischen Formeln in die „Sprache“ der EXCEL-Tabelle zu transferieren. Beachten Sie dabei, daß EXCEL bei Berechnungen mit Zelladressen arbeitet (relativ / absolut) und nicht mit Benennungen (r / h) ! Sollten Sie Probleme mit der Darstellung von PI, Wurzel oder Quadraten haben - in der Online-Hilfe finden Sie die entsprechenden Hinweise.



 $XIJDEHQEORFN,,,



Aufgabe 1 Erstellen Sie eine Tabelle, die zu eingegebenen Netto-Preisen einen Brutto-Preis errechnet. Dabei soll, je nach Artikelart (zugelassen sind nur die Arten 0 und 1) mit einem fixen Mehrwertsteuersatz von 15% (Art 1) bzw. 7,5% (Art 0) gerechnet werden. Die Steuersätze sollen im Tabellenblatt mitgeführt werden, jedoch in der Tabellenausgabe nicht erscheinen. Artikel A1 A2 A6 A51 A32

Art 0 1 1 0 3

Netto

Brutto

Testen Sie die Funktionsweise der verwendeten Formeln, indem Sie einige Probewerte eingeben. Dabei sollen nicht nur zulässige Werte (siehe Wert 3 für Art) eingegeben werden.

Aufgabe 2 Erweitern Sie die Tabelle der obigen Aufgabe derart, daß bei falscher Angabe der Artikelart kein Bruttopreis errechnet wird, sondern in der Nachbarzelle eine Fehlermeldung in roter Schrift erscheint, etwa in der Form: Artikel A1 A2

Art 3 o

Netto

Brutto

33,33 DM

35,83 DM

ART ?????

TIP: Die Lösung ist mittels Kombination der Funktionen WENN und ODER möglich.



 $XIJDEHQEORFN,9

Aufgabe 1 Die unten stehende Tabelle enthält Daten einer Umfrage. Bereiten Sie diese Daten so auf, daß eine grafische Auswertung der Werte möglich wird. Alter 0-5 Jahre 6-10 Jahre 11-18 Jahre 18-25 Jahre 26 - 40 Jahre 41-65 Jahre über 65 Jahre • • • • •

männlich 12675 45237 88673 91883 79780 65381 48239

weiblich 10071 46712 72345 77881 91531 58919 49755

männl. in % weibl. In %

Stellen Sie die vorgegebenen und die errechneten Werte grafisch dar. Wählen Sie dabei für jede Darstellung die geeignete Grafik-Form. Die Diagramme sollen mit Titeln und Legenden versehen werden. Die Beschriftung der Achsen soll in der Schriftart ARIAL, Schriftgröße 10, Fett erfolgen. Wählen Sie für die Diagramme geeignete Farben / Schattierungen und evtl. 3DDarstellungen.

Aufgabe 2 2

Erstellen Sie eine Tabelle, welche die Werte der Funktion y=x +7 errechnet und grafisch darstellt. Die Funktion soll für Werte von x zwischen 0 und 5 in Schritten von 0,5 errechnet werden.

30 25 20 15 10 5

4,5

4

3,5

3

2,5

2

1,5

1

0,5

0 0





 /|VXQJHQGHU$XIJDEHQ

;

 $XIJDEHQEORFN,

Die Tabelle sollte die folgende Form und Formeln enthalten (Beschriftung in verkürzter Form dargestellt): A Länge 17,5

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

21,3

B Breite 12 14 16 18,5 18,5 19,7 20,5 21,3

C Fläche =$A$2 * B2 =$A$2 * B3 =$A$2 * B4 =$A$2 * B5 =$A$6 * B6 =$A$6 * B7 =$A$6 * B8 =$A$6 * B9

D Mietpreis =C2 * $E$2 =C3 * $E$2 =C4 * $E$2 =C5 * $E$2 =C6 * $E$2 =C7 * $E$2 =C8 * $E$2 =C9 * $E$2

E 17,5 DM

Die Formeln können in den Zellen C2 (für Fläche) und D2 (für den Mietpreis) generiert und anschließend durch Kopieren und Einfügen in die übrigen übertragen werden, wobei die nötigen Korrekturen (in C6 der Wechsel von $A$2 zu $A$6) vorgenommen werden müssen. Auf die Notwendigkeit der Benutzung absoluter Adressen sei besonders hingewiesen.

;

 $XIJDEHQEORFN,,

Die Tabelle sollte die folgenden Berechnungsformeln enthalten: 1 2

3 4 5 6 7

8

A h 10

B r 1

11

2 3 4 5 1

C Zylinderoberfläche =2 * PI() * B2 * (B2 + $A$2)

D Zylindervolumen = PI() * B2^2 * $A$2

E Kegeloberfläche = PI() * B2 * WURZEL(B2^2 + $A$2^2) + PI() * B2^2

F Kegelvolumen = (PI() * B2^2 * $A$2)/ 3

=2 * PI() * B2 * (B2 + $A$7)

= PI() * B2^2 * $A$7

PI() * B2 * WURZEL(B2^2 + $A$7^2) + PI() * B2^2

= (PI() * B2^2 * $A$7

2

In die freien Zellen werden die Formeln durch kopieren übernommen, wobei die Angleichung der relativen Adressen automatisch stattfindet. Zur besseren Lesbarkeit die Formeln der Zeile 2: • Zylinderoberfläche: =2 * PI() * B2 * (B2 + $A$2) • Zylindervolumen: = PI() * B2^2 * $A$2 • Kegeloberfläche: = PI() * B2 * WURZEL(B2^2 + $A$2^2) + PI() * B2^2 • Kegelvolumen: = (PI() * B2^2 * $A$2) / 3



;

 $XIJDEHQEORFN,,,

Aufgabe 1 Die Tabelle sollte folgende Werte (Formeln) enthalten : 1 2

A Artikel A1

B Art 0

3

A2

1

4 5 6

A6 A51 A32

1 0 3

C Netto

D Brutto =WENN(B2=0; C2+C2 * $F$2; WENN(B2=1; C2+C2 * $F$3;0)) =WENN(B2=0; C3+C3 * $F$2; WENN(B2=1; C3+C3 * $F$3;0)) .. .. ..

E

F 7,5 %

15,0 %

Die Netto-Preise sollten frei eingegeben werden. Die Formel der Zelle D2 zur besseren Lesbarkeit: =WENN(B2=0;C2+C2 * $F$2;WENN(B2=1;C2+C2 * $F$3;0)) Es ist eine gestaffelte WENN-Bedingung, wobei die zweite WENN - Anweisung im NEIN Zweig der ersten verwendet wird. Die Berechnungsformel kann in der Zelle D2 generiert werden und mittels Kopieren / Einfügen in die darunter liegenden übernommen werden (bei automatischen Angleich der relativen Adressen).

;

Aufgabe 2 Hier sollte die Tabelle nur noch um eine zusätzliche Formel erweitert werden:

1 2

A Artikel A1

B Art 0

3

A2

1

4 5 6

A6 A51 A32

1 0 3

C Netto

D Brutto =WENN(B2=0; C2+C2 * $F$2; WENN(B2=1; C2+C2 * $F$3;0)) =WENN(B2=0; C3+C3 * $F$2; WENN(B2=1; C3+C3 * $F$3;0)) .. .. ..

E =WENN( ODER(B2=0;B2=1); ‘’ ‘’; ‘’ ART ???’’)

F 7,5 %

15,0 %

Die Formel aus E2 zur besseren Lesbarkeit; =WENN(ODER(B2=0;B2=1);‘’ ‘’; ‘’ ART ???’’) zu beachten ist, daß in der Formel in E2 zwischen den ersten Hochkommata ein Leerzeichen steht, welches bewirkt, daß die Zellen der Spalte E leer bleiben, wenn in B 0 oder 1 steht. Damit, wie in der Aufgabe gefordert, die Warnmeldung in roter Schrift ausgegeben wird, sind die Zellen der Spalte E über die Funktion Format / Zellen entsprechend zu formatieren.



;

 $XIJDEHQEORFN,9

Die Tabelle sollte die folgenden Formeln enthalten (Zahlenwerte und Beschriftungen der Aufgabe sind nicht komplett in die Musterlösung übernommen worden):

1 2 3 4 5 6 7 8 9

A Alter 0-5 Jahre . . . . . über 65 Jahre

B männlich

C weiblich

=SUMME(B2:B8)

=SUMME(C2:C8)

D männl. in % =(B2*100)/$B$9 .. .. .. .. .. =(B8*100)/$B$9

E weibl. in % =(C2*100)/$C$9 .. .. .. .. .. =(C8*100)/$C$9

Die Summenbildung in den Zellen B9 und C9 ist ein notwendiger Zwischenschritt für die Berechnung der Prozentanteile (über den hier gezeigten Weg der Formeln in den Spalten D und E - es ist nicht die einzige Lösung). Auf der Basis dieser Tabelle sollen anschließend zwei Diagramme erzeugt werden: • ein Balkendiagramm für die absoluten Zahlen • Kreisdiagramm(e) für die Prozentanteile Bei der Markierung der Bereiche ist auf die Übernahme der Beschriftungen zu achten.



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Neben grafischen Elementen in der Form von Diagrammen gibt es in Excel die Möglichkeit, individuelle grafische Elemente zu integrieren. Prinzipiell gibt es zwei Möglichkeiten ein grafisches Element zu erhalten: • Exportieren aus einer anderen Anwendung (siehe weiter im Text). • Erstellung innerhalb von Excel, mittels geeigneter Werkzeuge. Für die zweite Alternative bietet Excel eine eigene Werkzeugleiste an:

Linie Elipse Freihandform Pfeil Ausgefülltes Rechteck

Rechteck Bogen Textfeld Freihand Ausgefüllte Elipse

Ausgefüllter Bogen

Ausgefüllte Freihandform

Befehlsschaltfläche

Objekte markieren

In den Vordergrund stellen Objektgruppierung

In den Hintergrund stellen Objektgruppierung aufheben

Formveränderung Schatten hinzufügen





Musterpalette

Die Werkzeugleiste kann über die Funktionskombination Ansicht - Symbolleisten oder über das Symbol der Standard - Werkzeugleiste eingeblendet werden. Die mittels der Zeichenleiste erzeugten Objekte sind nicht an die Werte von Tabellen gebunden. Sie können, wie Diagrammelemente, über die Funktion Format nachträglich formatiert und verändert werden. Mehrfachelemente können durch Kopieren erzeugt werden. Soll ein grafisches Element aus mehreren Einzelobjekten bestehen, können diese zu einem Gesamtobjekt gruppiert werden (Gruppe markieren und Symbol für Gruppierung benutzen). Ein oft benutztes Element ist ein Textfeld. Insbesondere für Beschriftungen von Teiloder Gesamttabellen leistet dieses Feld oft bessere Dienste als eine in einer Tabellenzelle untergebrachte Beschriftung. Es ist, im Unterschied zu statischen Tabellenzelle, frei beweglich und veränderbar und kann somit an jeder beliebigen Stelle der Tabelle untergebracht werden. Grafische Elemente liegen nach ihrer Generierung „auf der Tabelle“, überdecken damit oft die Tabelle und ihre Zellinhalte. Ineinander verschachtelte Objekte können durch geschicktes Gruppieren, Drehen, Spiegeln in den Vorder- und / oder Hintergrund stellen entstehen. Für oft benutzte Objekte oder Objektgruppen können Symbolbibliotheken angelegt werden. Zu diesem Zweck sollten alle nicht benötigten Symbolleisten ausgeblendet werden, über die Funktion Format - Spalte und Format - Zeile die Maße der Zellen so definiert werden, daß diese ein Raster bilden und über die Funktion Extras - Optionen - Ansicht - Zeilen / Spaltenköpfe die Zeilen- und Spaltenbeschriftungen ausgeblendet werden. 

☞

Grafische Elemente: Im Unterschied zu Diagrammen - individuelle Gestaltung von grafischen Elementen in EXCEL - Tabellen. Aufruf:

• über die Funktion Ansicht / Symbolleisten / Zeichnen die entsprechende Symbolleiste einblenden und an gewünschter Stelle des Bildschirms positionieren oder • Symbol Zeichnen in der Standard - Symbolleiste anklicken.

Mögliche Formen:

• • • • • • • •

Position in der Tabelle:

Unterschiedliche Gestaltungsmöglichkeiten: • in den Vordergrund setzen („vor“ die Tabelle - Tabellenzellen werden verdeckt) • in den Hintergrund setzen („hinter“ die Tabelle - Zelleninhalte bleiben sichtbar) • Gruppierungen • nachträgliche punktuelle Formveränderung

Formatierungen:

• • • •

✎

Linie Rechteck Kreis / Ellipse Bogen Textfeld Befehlsschaltfläche „freies“ Zeichnen einige davon auch ausgefüllt möglich

Schrifttenzuweisung (Funktion Format) Schatten Muster / Farbe Über die Funktion Format / Objekt generelle Formatierungen möglich

Eigene Notizen



 $XIJDEHQ  $XIJDEHQEORFN9



Aufgabe 1 Erweitern Sie die Tabelle des Aufgabenblocks I um einen geeigneten Titel in einem Textfeld und erzeugen Sie einen roten Pfeil, der auf die Zelle D7 hinweist. Aufgabe 2 Erweitern Sie die Tabelle des Aufgabenblocks II um Grafiken der geometrischen Gebilde, deren Oberflächen und Volumina in der Tabelle berechnet wurden, in der folgenden Form: • Plazieren Sie die Grafiken unterhalb der Tabelle • Versuchen Sie durch geeignete Farb- und/oder Musterzuweisung einen räumlichen Eindruck zu erzeugen. • Geben Sie neben den Zeichnungen in Textfeldern die entsprechenden Berechnungsformeln an. • Gruppieren Sie den Grafik - Bereich so, daß er als Gruppe beliebig positionierbar wird. Muster:

Zylinder: 2 Volumen: Πr h

Kegel: 2 Volumen: 1/3 Πr h



 'DWHQPDVNHQ

Beim Bearbeiten umfangreicher Datenbestände, insbesondere bei Erfassungsvorgängen oder Datenkorrekturen ist es ungünstig bzw. gefährlich (wegen möglicher falscher Positionierung beim Schreiben), direkt in den Tabellenzellen zu arbeiten. Die einfachste Möglichkeit, Fehler bei Datenerfassungs- und -korrektur - Operationen weitgehendst zu vermeiden, besteht in der Benutzung von automatisch definierten Datenmasken. Für die Generierung einer Datenmaske ist wenigstens eine Überschriftenzeile in einer Tabelle nötig, günstiger ist eine Überschriften- und eine ausgefüllte Datenzeile. Beide Zeilen werden markiert und über die Funktionskombination Daten - Maske die Erstellung einer Maske zur Behandlung des markierten Tabellenbereichs angestoßen. Das Ergebnis dieser Aktion ist eine Datenmaske, etwa in der Form:



die sowohl Erfassung- als auch Korrektur-, Such- und Löschfunktionen auf den Tabellendaten erlaubt, ohne direkt in den Zellen der Tabelle arbeiten zu müssen. Etwaige Formeln und Funktionen in den Tabellenzellen behalten ihre Funktionsfähigkeit. Die Ergebnisse erscheinen jedoch erst dann in der Tabelle, wenn die Werteeingabe über die Datenmaske für den dazugehörigen Satz / Sätze komplett beendet ist. Eine solche automatisch erstellte Datenmaske kann nicht gespeichert werden. Selbst definierte, speicherbare Datenmasken können in Excel auch erstellt werden. Die Technik der Generierung solcher Masken gehört jedoch nicht zum Umfang dieses Einführungskurses. Sie wird in einem Folgekurs behandelt. Für Suchvorgänge in Tabellen mittels der Datenmaske müssen über die Schaltfläche Suchkriterium entsprechende Suchmuster definiert werden. Die Definition ist denkbar einfach - in die in der Maske enthaltenen Datenfelder, die nach dem Anklicken der Schaltfläche Suchkriterium leer sind, werden die zu suchenden Werte für die einzelnen Zellen eingetragen. Angezeigt wird der jeweils erste gefundene Satz (Tabellenzeile), in dem die gesuchten Werte gefunden werden (Suche beginnt in der Zeile 1 der Tabelle). Sollen mittels Datenmasken neue Sätze in eine schon generierte, umfangreichere Tabelle eingefügt werden, muß vor der Erstellung der Datenmaske die gesamte Tabelle markiert werden.



☞

Anwendungsbereich:

• Bearbeiten umfangreicher Datenbestände, ohne direkt in die Tabellenzellen einzugreifen.

Generierung:

Markieren eines Bereiches von Zellen mit: • Überschriften (für Beschriftungen von Feldern der Datenmaske • Datenbereich, der behandelt werden soll • evtl. Gesamtbereich, wenn neue Sätze eingefügt werden sollen

Möglichkeiten der Anwendung:

• • • •

Behandlung von Formeln in Zellen:

Werden auf Werten markierter Zellen Rechenoperationen ausgeführt so wird beim Einfügen neuer Datensätze diese Tatsache berücksichtigt und nach der kompletten Eingabe eines Satzes die Berechnungen durchgeführt.

✎

Einfügen neuer Sätze in Tabellen (EXCEL - Datenbanken) Suchen von Datensätzen (über Suchkriterien) Korrektur von Werten Löschen von selektierten Datensätzen (Achtung: gelöscht wird nicht nur der Inhalt der Zelle mit dem gesuchten Wert, sondern die komplette Zeile, in der diese Zelle enthalten ist !)

Eigene Notizen



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Tabellendaten müssen nicht in sortierter Reihenfolge eingegeben werden. Zwar ist es jederzeit möglich, Zeilen in Tabellen einzufügen und damit Daten schon bei der Erfassung in Sortierreihenfolge einzugeben, jedoch ist dies vor allem bei umfangreicheren Tabellen sehr mühsam. Insbesondere bei der Werteeingabe mittels Datenmasken wird es relativ schwierig, bei Nacherfassungs-Vorgängen beispielsweise die alphabetische Reihenfolge von Namen einzuhalten. Unsortiert erfaßte Tabellendaten können jedoch jederzeit nach beliebigen Kriterien sortiert werden. Sortiert wird spaltenweise nach Zeilen. Sortierungen von Spalten innerhalb einer Zeile (Ändern der Spaltenreihenfolge) sind nicht möglich. Für das Sortieren sind mehrere Alternativen möglich: 1. Über die Funktion Daten - Sortieren direkt sortieren. Davor muß mindestens eine Zelle der zu sortierenden Tabelle markiert werden. Das System markiert nach Aufruf der Sortierung die gesamte Tabelle und bietet eine Auswahlmaske zur Definition des Sortiervorgangs an:

Abb. 24: Definition eines Sortiervorgangs

In dieser Maske können maximal drei Sortierkriterien (Spalten mit Sortierreihenfolge) definiert werden. Enthält die zu sortierende Tabelle (S. Abb. 24) Spaltenüberschriften, so sollte in der Auswahlmaske dieses dem System angezeigt werden, da sonst die Überschriften in den Sortiervorgang einbezogen werden. Die Sortierung beachtet die kompletten Zeileninhalte, d.h. es werden die direkten Zuordnungen der Spalten zueinander berücksichtigt und beim Sortieren keine „Zellendreher“ erzeugt. Im Falle der Tabelle aus Abb. 24 wird beispielsweise bei einer Sortierung nach Namen die Zuordnung der Vornamen zu Namen, Alter zu Namen usw. nach der Sortierung beibehalten.



2. Markieren einer Spalte der Tabelle und anschließende Sortierung bewirkt die Ausgabe eine Abfragemeldung:

Abb. 25: Sortierwarnung bei Spaltenmarkierungen



Wird hier die Alternative Markierung erweitern gewählt, erfolgt eine Sortierung wie unter 1, mit Beibehaltung der Zuordnungen der Spalten zueinander. 3. Markieren einer Spalte und Alternative Mit bestehender Markierung fortfahren in der Sortierwarnung ergibt eine Sortierung nur innerhalb der markierten Spalte. Die Spaltenzuordnungen geraten dabei durcheinander (z.B. in der Tabelle aus Abb. 24 kann auch nur nach Namen sortiert werden, dabei ist die Zuordnung Name Vorname „kaputt“). 4. Markieren mehrerer Spalten und Alternative Mit bestehender Markierung fortfahren in der Sortierwarnung ergibt eine Sortierung nur innerhalb der markierten Spalten. Die Spaltenzuordnungen geraten dabei ebenfalls durcheinander. Nach Sortiervorgängen über die Alternativen 3. und 4. sollte die sortierte Tabelle nicht gespeichert werden. Zwar sind solche Sortierungen durchaus denkbar und sinvoll (um z.B. Namen in alphabetischer Reihenfolge zu sehen) aber wegen der partiellen Sortierung innerhalb einzelner Spalten entsteht ein „Datensalat“, der keine ordentliche Zuordnung der Werte zueinander wiederspiegelt.  )LOWHUQ

Um in Tabellen nur bestimmte Datensätze (Zeilen) anzeigen zu lassen (insbesondere bei sehr umfangreichen Tabellen oder Tabellen, die über die Größe des Bildschirms hinaus gehen verwendbar), kann man Daten nach vordefinierten Kriterien aus Excel Tabellen herausfiltern. Die einfachste Form des Filterns von Tabellendaten ist über die Funktionskombination Daten - Filter - Autofilter erreichbar. Hierzu wird zuerst der Bereich der Spalten oder (seltener) Zeilen, auf die Filter gesetzt werden sollen, markiert und anschließend die genannte Funktionskombination aufgerufen. Die markierten Spalten / Zeilen erhalten entweder in den Nummernbereichen, oder falls Überschriften vorhanden sind (s.u.), dann in diesen Bereichen, eine Filter - Schaltfläche:

Filterschalter

Abb. 26: Tabelle mit auf Spalten gesetzten Filtern



Ein Klick auf diese Schaltflächen öffnet eine Werteliste für die Filter, die beim Autofilter u.A. alle Werte der markierten Spalten enthält:

Durch Anklicken des gewünschten Filterwertes wird der Filter aktiviert. So würde beispielsweise die Tabelle aus Abb. 26 nach dem Herausfiltern aller Einträge „ledig“ in der Spalte D das folgende Aussehen haben:

Abb. 27: Tabelle aus Abb. 26 mit Filter "ledig" auf Spalte D

Alle Zeilen, in deren Zellen der Spalte D nicht der Eintrag „ledig“ steht bleiben ausgeblendet (siehe Zeilennummern in Abb. 27). Aktive Filter werden farblich gekennzeichnet - der Pfeil in der Filter - Schaltfläche erhält die Farbe blau (in der Abb. schlecht erkennbar). Es können auch Mehrfachfilter gesetzt werden. Dabei kann es sich auch um gemischte Arten von Filtern handeln. Dies sei an einem zusätzlichen benutzerdefinierten Filter demonstriert, der auf die Spalte C der Mustertabelle gesetzt wird und alle Sätze mit dem Wert Alter > 40 herausfiltern soll (gleichzeitig Beispiel für benutzerdefinierte Filter). Hierzu wird in der Filter - Werteliste der Spalte C die Position Benutzerdefiniert ausgewählt. In der eingeblendeten Definitionsmaske wird der gewünschte Wert des Filters eingetragen (auch eine und / oder - Verknüpfung mit anderen Werten ist möglich) und mit OK bestätigt:

Abb. 28: Definition eines benutzerdefinierten Filters



Die so gefilterte Mustertabelle hat danach die Form:

Abb. 29: Tabelle aus Abb. 26 mit zwei Filtern



Herausgefiltert wurden hier alle Sätze, die in der Spalte C Werte unter 40 und in der Spalte D nicht den Eintrag „ledig“ hatten. Sollen gesetzte Filter umdefiniert werden, müssen die beschriebenen Schritte wiederholt werden (neue Definition der Filter). Gesetzte Filter werden völlig deaktiviert, indem man die Funktionskombination Daten Filtern nochmals aufruft. Dabei werden allerdings alle Filter deaktiviert, auch wenn evtl. nur einige von allen definierten aktiv sind. Auf gefilterten Tabellen können alle bisher beschriebenen Operationen und Berechnungen durchgeführt werden (siehe Formeln und Funktionen). Allerdings sind Formeln, Funktionen und Diagrammdefinitionen, die auf der Gesamttabelle (vor dem Filtern) erstellt wurden, nach dem Filtern nicht mehr gültig. Bei Diagrammen werden die ausgefilterten Bereiche ausgeblendet, bei Formeln und Funktionen werden, wenn sich diese auf ausgefilterte Bereiche beziehen, Fehler angezeigt. Hilfe bittet hier evtl. eine andere Tabellentechnik - die Gliederung einer Tabelle , die in einem späteren Abschnitt beschrieben wird.



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Sortieren:

Filtern über AutoFilter:

Deaktivieren von Filtern:

Arbeiten mit gefilterten Daten:

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• Mindestens eine Zelle im zu sortierenden Bereich markieren • Über die Funktion Daten - / Sortieren/Ordnen den Sortiervorgang starten • Meldung des Systems zu evtl. Erweiterung des Datenbereichs beachten und entsprechend beantworten. • Sortierkriterien und zu sortierende Bereiche bestimmen. ➞ die Sortierung berücksichtigt die kompletten Tabelleninhalte, d.h. es werden keine „Zellendreher“ erzeugt. • Auch Mehrfachsortierungen möglich (standardmäßig können drei Sortierkriterien angegeben werden). • Spalten (seltener Zeilen), für die Filter definiert werden sollen, markieren. • Funktion Daten - Filter - Autofilter aufrufen. • Gesetzt werden Filter für alle in markierten Spalten vorgefundenen Werte - erkennbar an einem Filtersymbol im Zeilenkopf. • Zum Filtern Filtersymbol anklicken und gewünschten Wert aus der angezeigten Liste wählen. • alle Zeilen mit nicht zutreffenden Werten werden ausgeblendet. • Über die Position Benutzerdefiniert in der Filterliste auch die Definition individueller Filter möglich. • Funktion Daten - Filter - Autofilter nochmals wählen. • Deaktiviert werden alle gesetzten Filter, unabhängig davon wieviele Spalten (Zeilen) vor der Wahl der Funktion markiert wurden. Auf gefilterten Daten können alle Standardoperationen ausgeführt werden. Vorsicht bei Berechnungen und Diagrammen - nach dem Ausschalten der Filter sind die definierten Bereiche für Formeln und Diagrammdarstellungen nicht mehr gültig.

Eigene Notizen



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Aufgabe 1 Für die Belegschaft einer Firma sollen Arbeitsstunden pro Wochentag in einer EXCEL Tabelle erfaßt werden. Die Tabelle sollte die folgende Form haben: Name Müller Maier Muster Kohl Müller Muster Müller .

Woche 1 1 1 1 2 2 3 .

Montag 8 4 . . . . . .

Dienstag 4 2 . . . . . .

Mittwoch 6 9 . . . . . .

Donnerstag 9 4 . . . . . .

Freitag 12 3 . . . . . .

Gesamt . . . . . . . .

Die Spalte Gesamt soll die Stundensumme pro Woche enthalten (per Formel individuell zu berechnen). • Die Daten der Tabelle sollen über eine Datenmaske erfaßt werden. • Generieren Sie die Tabelle, definieren Sie die entsprechenden Berechnungsformeln und erfassen über eine Datenmaske ca. 40 Datensätze für 5 unterschiedliche Mitarbeiter. • Einer dieser Datensätze sollte für die Stundenzahl am Mittwoch ein „x“ erhalten. • Finden Sie über die Datenmaske den Satz mit der fehlerhaften Markierung und löschen Sie ihn. • Erfassen Sie als Ersatz für den gelöschten Datensatz einen kompletten Satz mit richtigen Markierungen. Aufgabe 2 • Kopieren Sie die Tabelle der Aufgabe 1 in ein zweites Datenblatt der Arbeitsmappe • Benennen Sie das Blatt, in dem Sie die Daten erfaßt haben, in „Erfassung“ und das Blatt, in das Sie die Tabelle hineinkopiert haben, in „Auswertung“ um. • Filtern Sie aus den erfaßten Daten alle Sätze der Mitarbeiters „Müller“ und erstellen für diesen in einem getrennten Blatt der Arbeitsmappe, welches Sie „Müller“ benennen sollten, ein Diagramm mit seinen Arbeitsstunden. • Filtern Sie aus der Gesamtheit der Daten alle Mitarbeiter und Wochen, in denen weniger als 20 Stunden gearbeitet wurde und stellen Sie die gefilterten Daten auf einem getrennten Blatt mit dem Namen „unter 20 h“ grafisch dar. Aufgabe 3 Aus der Tabelle der Aufgabe 1 sollen die Spalten Name und Gesamtsumme auf ein eigenes Blatt mit dem Namen „Summen“ übertragen werden. In den übertragenen Tabellenteilen sollte zusätzlich der Stundenmittelwert aller erfaßten Mitarbeiter ermittelt werden. Aufgabe 4 • Kopieren Sie die Tabelle aus Aufgabe 1 in ein eigenes Blatt mit dem Namen Sortiert. • Sortieren Sie die kopierte Tabelle nach Namen.



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Tabellen mit Spalten, in denen Zusammenfassungen von Daten klar erkennbar sind, lassen sich, ähnlich einer Kapitelgliederung von Texten in einzelne Abschnitte gliedern. Die Erstellung von Gliederungsebenen kann automatisch oder manuell erfolgen. Eine automatische Gliederung sollte nur dann erfolgen, wenn die zu gliedernde Tabelle klar erkennbare Gliederungsebenen aufweist. Ist es nicht der Fall, sollte eine manuelle Gliederung vorgenommen werden. Das Prinzip der Gliederung sei an einem Beispiel erklärt. Gegliedert werden soll die folgende Tabelle:

Abb. 30: Tabelle mit deutlichen Gliederungsebenen

Sie enthält, deutlich gegliedert, Umsatzzahlen von Produkten mit Summen pro Produktgruppe und Quartal. Das Ziel der Gliederung ist es, einzelne Produktgruppen und / oder die Monatsumsätze wahlweise auszublenden und nur die jeweiligen Summen in der Anzeige zu belassen (bei Beibehaltung der Titelzellen). Da die Tabelle deutliche Gliederungsebenen aufweist, kann sie einer automatischen Gliederung unterzogen werden. Über die Funktionskombination Daten - Gliederung Autogliederung wird diese vom System vorgenommen und führt zu dem folgenden Ergebnis:

Abb. 31: Gegliederte Tabelle aus Abb. 30

Über und links neben der Tabelle werden die erzeugten Gliederungsebenen markiert. Durch Anklicken der Schaltflächen mit den Minus - Zeichen können die in der Markierung durch Klammerungen angedeuteten Gliederungsebenen ausgeblendet werden. Die in der oberen linken Ecke generierten Zahlensymbole zeigen einerseits die Anzahl Gliederungsebenen im Zeilen- und Spaltenbereich, ermöglichen anderseits aber auch den direkten Wechsel in die einzelnen Ebenen (anklicken !)



So entsteht beispielsweise durch das Ausblenden Gliederungsebenen die folgende komprimierte Tabelle:

aller

vorhandener

Abb. 32: Tabelle aus Abb. 31 nach dem Ausblenden aller Gliederungsebenen

Ausgeblendete Ebenen werden durch eine mit einem Pluszeichen versehene Schaltfläche gekennzeichnet, über die gleichzeitig wiederum die Einblendung vorgenommen werden kann. Ein- und Ausblendungen von Gliederungsebenen können in beliebigen Bereichen und beliebiger Reihenfolge vorgenommen werden:

Abb. 33: Teilaufgeblendete Tabelle aus Abb. 32

Besitzt eine Tabelle keine deutlichen Gliederungsebenen, sollte sie manuell gegliedert werden. Die manuelle Gliederung ist über die Funktionskombination Daten Gliederung - Gruppierung möglich. Dabei sind einige Grundsätze zu beachten: • Vor dem Aufruf der genannten Funktionskombination sind die in die Gruppierung einzubeziehenden Zeilen / Spalten zu markieren. • Die Markierung sollte keine Überschriftenzellen und keine Zeilen / Spalten mit gruppierten Daten (Ergebnissen von Berechnungen) enthalten (für die Tabelle aus der Abb. 33 wären es beispielsweise die Spalten A, E und I sowie die Zeilen 2, 6 und 10).



• Falsch zugewiesene Ebenen sind über die Funktionskombination Daten Gliederung - Gruppierung zurücknehmen zu entfernen. Generell gilt für alle gegliederte Tabellen: • Jede Gliederungsebene kann als Grundlage von Berechnungen und grafischen Darstellungen benutzt werden. • Ergebnisse von Berechnungen ausgeblendeter Ebenen werden nicht dargestellt (gilt auch für Diagramme) • Maximal sind 8 Gliederungsebenen in der Spalten - und/oder Zeilenrichtung möglich. • Pro Arbeitsblatt einer Arbeitsmappe ist nur eine Gliederung möglich. Enthält ein Blatt mehrere Teiltabellen, können diese nicht einzeln und unterschiedlich gegliedert werden.



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Gliederungsebenen: • Vergleichbar mit Kapiteln bei Textdokumenten • Verwendbar vornehmlich bei Tabellen mit Zeilen / Spalten, in denen Zusammenfassungen von Daten vorliegen. • Hierarchie - Ebenen sind keine Voraussetzung für Gliederungen, jedoch für den sinnvollen Einsatz empfehlenswert. Gliederungsarten:

• Autogliederung: ∗ verwendbar, wenn Tabelle deutliche Gliederungsebenen aufweist. ∗ aufrufbar über die Funktion Daten / Gliederung / Einrichten • manuelle Gliederung: ∗ verwendbar, wenn Bedingungen für automatische Gliederung nicht erfüllt sind (keine klaren Gliederungsebenen in der Tabelle erkennbar) ∗ Aufruf über die Funktion Daten / Gliederung / Gruppierung

Steuerung der Darstellung:

• über numerische Schaltflächen der einzelnen Gliederungsebenen • über + / - Schaltflächen der Gliederungsebenen

Tip:

Bei der Erstellung von Gliederungsebenen Überschriften und Zeilen mit gruppierten Daten (Zusammenfassungen, Berechnungen) nicht in die Markierungen einbeziehen - werden vom System automatisch berücksichtigt.

Arbeiten mit gegliederten Tabellen:

• Gruppierung erlaubt insbesondere bei umfangreichen Tabellen die Komprimierung bzw. Dekomprimierung der Darstellungsebenen je nach Bedarf. • Jede Gliederungsebene kann Basis weiterer Verarbeitungsschritte sein (neue Berechnungen, Diagramme usw.)

Grenzen:

• maximal 8 Gliederungsebenen in jeder Richtung ( Zeilen / Spalten) erlaubt. • pro Tabelle Gliederung nur einmal definierbar (in einem Blatt keine Teiltabellen - Gliederung möglich)

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Eigene Notizen



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In Excel - Tabellen dargestellte Daten müssen nicht immer direkt in die Tabellen eingegeben werden, sondern können als Dateien anderer Anwendungen oder als Textdateien importiert werden. Für die Übernahme von Daten mit Fremdformaten steht in Excel eine Reihe von Importfiltern zur Verfügung. Das Einlesen einer Datei mit Fremdformat geschieht über die Funktion Datei - Öffnen und die Angabe des Dateityps. Existiert für die zu importierende Datei in Excel kein Importfilter (Fehlermeldung beim Öffnen), muß die Datei von ihrem Ursprungsprogramm aus zuerst in eine importierbare Form umgewandelt werden. Für dem Import von Textdateien steht in Excel eine Assistenten - Oberfläche zur Verfügung. Wird eine Textdatei über Funktion Datei - Öffnen geöffnet, müssen einige Angaben zur Struktur der Textdatei in das Textassistenten - Fenster eingetragen werden:

Abb. 34: Fenster des Textassistenten - Import von Textdateien

Nach der Definition der Daten der Textdatei - Trennzeichen zwischen den Werten, Anzahl zu übernehmender Zeilen, Format der Daten, auszublendenden Datenspalten usw. wird der Inhalt der angegebenen Textdatei auf die Zeilen und Spalten der Excel Tabelle verteilt. Die günstigste Form einer Textdatei für die Übernahme in Excel ist eine Datei, deren Zeilen aus einzelnen, durch ein Semikolon voneinander getrennten Werten bestehen. Diese Werte entsprechen nach dem Import den Inhalten von Tabellenzellen. Leere Zellen (fehlende Zellenwerte) werden durch zwei Semikoli gekennzeichnet. Eine Textdatei mit dem Inhalt:



ergibt beispielsweise nach dem Import die folgende Excel - Tabelle:

Abb. 35: Ergebnis des Imports einer .txt-Datei

Neben „normalen“ Dateien können auch Grafiken in Excel - Tabellen importiert werden. Der einfachste Weg zum Import von Grafiken in Tabellen führt über die Funktionskombination Einfügen - Grafik. Vor dem Import einer Grafik muß die Zielzelle markiert werden. Grafische Elemente sind i.d.R. wesentlich größer als die Standardzelle - ein „Nachregulieren“ der Zellenhöhe und - breite wird hier unumgänglich sein:

Abb. 36: Tabelle mit importierten grafischen Elementen  ([SRUWLHUHQYRQ'DWHQ

Für die Weitergabe von Excel - Daten an andere Programme steht ebenfalls eine Reihe von Dateiformaten zur Verfügung. Je nach Format wird entweder eine komplette Arbeitsmappe oder das aktive Blatt exportiert. Für den Export ist kein besonderer Befehl nötig - exportiert wird über die Funktionskombination Datei - Speichern unter mit zusätzliche Auswahl des Dateityps. Für die meisten Formate wird nur das aktive Blatt konvertiert. Soll die gesamte Arbeitsmappe exportiert werden, muß der Vorgang für jedes Blatt wiederholt werden. Ausnahmen sind Exportvorgänge zwischen unterschiedlichen Excel Versionen - hier werden i.d.R. komplette Arbeitsmappen konvertiert (Dialogblätter und VBA-Modul-Blätter erst ab Version 5.0).



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• Übernahme von Daten, die nicht aus EXCEL - Tabellen stammen, in Tabellenblätter • Übernahme über Importfilter • alle gängigen Dateiformate möglich • Funktion Datei / Öffnen • Datenübernahme über den Import - Assistenten • Spezielle Optionen bei Übernahme von Textdateien (Trennzeichen zwischen Datenwerten, Kennzeichen für Textwerte, Daten mit fester Breite) Import von Grafiken: • Über die Funktion Einfügen / Grafik in Tabellenzellen importierbar • evtl. Grafik / Zellengröße angleichen Datenexport: • Übergabe von EXCEL - Tabellen in andere Datei - Formate. • Export über Funktion Datei / Speichern oder Datei / speichern unter - mit Angabe des gewünschten Formats. • Bei Textdateien Trennzeichen zwischen Datenwerten oder feste Länge von Feldern beachten ! Datenimport:

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Eigene Notizen



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Datenwerte müssen in der Regel in die Tabellenzellen direkt eingegeben werden. Immer dann allerdings, wenn Tabellenzellen erkennbare Reihen sich wiederholender oder nach bestimmten Regeln verändernder Werte enthalten sollen, läßt sich die Erfassungsarbeit automatisieren (sich wiederholende Beschriftungen von Zeilen / Spalten, fortlaufende Numerierung, systematische Benennungen usw.). Es gibt unterschiedliche Techniken für die Erstellung von automatischen Datenreihen, von denen zwei hier vorgestellt werden: 1. Über die Funktionskombination Bearbeiten - Ausfüllen. Hierbei ist die folgende Bearbeitungsreihenfolge zu beachten: • die Anfangszelle markieren und mit einem Startwert belegen • die obige Funktionskombination aufrufen - ergibt folgende Maske:

Abb. 37: Definitionsmaske einer automatischen Wertereihe

• gewünschte Form und Position der Reihe angeben • Inkrement (Schrittweite) und Endwert definieren • mit OK bestätigen 2. Über das „Ausfüllkästchen“ einer Zelle / eines Zellbereichs:

Hier gibt es drei unterschiedliche Alternativen: I. Wiederholungen eines Wertes: • Wert in eine Zelle eintragen • Ausfüllkästchen anklicken • Bei gehaltener linker Maustaste über den gewünschten Bereich ziehen. II. Bildung einer steigenden / fallenden Wertereihe • Anfangswerte in eine Zelle eintragen • In die Folgezelle (eine Spalte daneben oder eine Zeile tiefer) den nächsten Wert eintragen, um dem System die Schrittweite (Inkrement / Dekrement) zu signalisieren. • Die beiden ausgefüllten Zellen markieren. • Am Ausfüllkästchen in die gewünschte Länge ziehen.



III. Bildung einer Wiederholung (Serien) von nichtnumerische Zellenwerte z.B. Beschriftungen.

Wertegruppen

-

für

• Die Wertegruppe (Serie von Werten) in untereinander oder nebeneinander liegende Zellen eintragen. • Wertegruppe markieren. • Am Ausfüllkästchen anklicken und auf gewünschte Länge ziehen)



Es können auch Aufzählungen der Form: Wert 1 Wert 2 Wert 3 . .



allgemein also Wort + Zahl gebildet werden. Zu beachten ist dabei, daß zwischen Wort und Zahl unbedingt ein Leerzeichen (blank) stehen sollte ! (ab Vers. 7.0 nicht bindend). Bei manchen Wertereihen (Datum, besondere Zahlenformate) müssen die automatisch ausgefüllten Zellen eventuell nachformatiert werden.



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Anwendungsgebiet: Zellen in Spalten oder Zeilen, die fortlaufende numerische, alphanumerische oder speziell formatierte Werte (z.B. Datumswerte) enthalten sollen. Arbeitstechnik 1: • Zelle mit Anfangswert belegen • Funktion Bearbeiten / Ausfüllen wählen • Gewünschte Form angeben • Inkrement und Endwert bestimmen • evtl. bei bestimmten Formaten zu belegende Zellen zuerst in das richtige Format setzen. Arbeitstechnik 2: • Anfangswert in Zelle setzen. • Den auszufüllenden Bereich markieren, indem die Zelle mit dem Anfangswert am „Ziehkästchen“ gezogen wird. Tip 1: • Beim Anwenden der Arbeitstechnik 2 auf Zahlenwerte muß dem System evtl. das Inkrement mitgeteilt werden. Hierzu sind zwei Zellen mit Werten zu belegen: Anfangszelle und Folgezelle. Tip 2: • Es können auch Aufzählungen der Form Wert 1, Wert 2 ... oder Anlage 1, Anlage 2 ... d.h. Wort + Zahl generiert werden. • Zu beachten ist, daß zwischen Zahl und Wort ein Leerzeichen stehen muß ! Tip 3: • Serienwiederholungen von nichtnumerierten Zellen (z.B. Folgen von Benennungen) werden erzeugt, indem man eine komplette Serie in die Tabellenzellen einträgt, diese markiert und auf gewünschte Länge mittels des „Ziehkästchens“ auseinanderzieht.

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Eigene Notizen



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Aufgabe 1 • Öffnen Sie die Datei UMSATZ.XLS, welche sich im Verzeichnis WORK der Festplatte C: des Systems befindet. • Die Datei enthält Umsatzzahlen einer fiktiven Firma unterteilt nach Regionen und Monaten. • Die Gesamtsummen pro Region / Monat und die Gesamtsummen pro abgesetztes Produkt sind nicht in der Tabelle eingetragen. • Führen Sie auf den Daten der Tabelle folgende Schritte durch: 1. Generieren Sie die fehlenden Summen über entsprechende Formeln. Beachten Sie dabei, daß einmal funktionierende Formeln über die Kombination Kopieren / Einfügen übernommen werden können. 2. Gliedern Sie die Tabelle derart, daß Sie wahlweise: ♦ die gesamte Tabelle sehen können ♦ die Umsatzsummen pro Region ♦ die Umsatzsummen pro Quartal ♦ nach Bedarf zusätzlich zu den jeweiligen Summen auch die Einzelwerte einblendbar sind. • Erstellen Sie auf der Basis der gegliederten Daten Diagramme in getrennten Blättern der Arbeitsmappe, welche die prozentualen Anteile der jeweiligen Produkte pro Quartal und Region darstellen. Aufgabe 2 • Im Verzeichnis WORK des Systems befindet sich eine Daten DATEN.DAT. • Importieren Sie diese Datei unter Beachtung der darin enthaltenen Datenstruktur (lassen Sie sich vor dem Import den Inhalt der Datei im DOS-Fenster über den Befehl TYPE anzeigen). • Ergänzen Sie die in der Datei fehlenden Werte. • Exportieren Sie anschließend die auf der Basis der importierten Daten erstellte EXCEL Tabelle im Textformat mit Semikolon als Trennzeichen zwischen den Datenwerten und prüfen das Ergebnis.



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Vor dem Ausdrucken von Tabellen sollte die Seitengestaltung definiert werden. Definitionen der Seitengestaltung können in mehreren Schritten durchgeführt werden: • Seitenumbruch • Seitenlayout • Kopf- und Fußzeilen • Druckerauswahl Die aufgezählten Schritte werden im folgenden kurz beschrieben. 6HLWHQXPEUXFK $XWRPDWLVFKHU6HLWHQXPEUXFK

Excel führt standardmäßig einen automatischen Seitenumbruch im Zeilen- und Spaltenbereich durch. Ohne Änderung der Voreinstellungen für die Seitenabmessungen und bei standardmäßiger Spaltenbreite und Zeilenhöhe werden auf einer DIN A4-Seite 7 Spalten und 56 Zeilen ausgegeben. Die Seitenabmessungen sind an einer gestrichelten Linie in der Tabelle erkennbar, die sowohl in waagerechter als auch in senkrechter Richtung die Seitenmaße in der Tabelle abgrenzt (s. Abb. 38) Passen eine oder mehrere Spalten nicht auf eine Seite, werden sie auf einer eigenen Seite ausgegeben (z.B. 56 Standardzeilen, aber mehr als 7 Spalten in Standardbreite in einer Tabelle ergeben eine Seite mit 56 Zeilen und 7 Spalten plus zusätzliche Seiten mit den Spalten 8 bis n). Prinzipiell hängt der automatische Umbruch jedoch immer von den Einstellungen beim Einrichten der Seite und der Auswahl des Druckers ab (s. weiter im Text). Die oben genannten Werte gelten ausschließlich für die ungeänderten Standard Einstellungen von Excel. 0DQXHOOHU6HLWHQXPEUXFK

Der Seitenumbruch läßt sich auch manuell festlegen. Der manuelle Seitenumbruch setzt den automatischen Seitenumbruch außer Kraft. Dazu steht unter dem Menupunkt Einfügen der Befehl Seitenwechsel zur Verfügung.

Abb. 38: Tabelle mit manuellem Seitenwechsel



Um beispielsweise den Seitenumbruch für die Seite 1 in der Abb. 38 vorzunehmen, wird: • die Zelle A12 markiert und die Funktionskombination Einfügen - Seitenwechsel aufgerufen • anschließend wird die Zelle C1 markiert und die gleiche Funktionskombination aufgerufen oder • im Zeilennummernbereich die Zeile 12 markiert und die Funktionskombination aufgerufen • anschließend im Spaltennamen-Bereich die Spalte C markiert und die Funktionskombination aufgerufen oder • die Zelle C12 markiert und die Funktionskombination aufgerufen Die Seitenumbrüche für die Seiten 2 bis 6 werden in analogen Schritten vorgenommen. Soll ein manuell gesetzter Seitenumbruch aufgehoben werden, wird der Zelle rechts neben bzw. unter der betreffenden gestrichelten Linie markiert und danach die unter der Menufunktion Einfügen verfügbare Unterfunktion Seitenwechsel aufheben aufgerufen. 6HLWHQOD\RXW

Nach der Definition des Seitenumbruchs (automatisch oder manuell) sollte geklärt werden, wie die Druckseiten aussehen sollen. Die Einstellungen des Seitenlayouts sind auf zwei Wegen möglich: • über die Funktionskombination Datei - Seite einrichten • über die Preview - Funktion, aufrufbar über das Symbol der Standard - Symbolleiste und die in dieser Funktion enthaltene Schaltfläche Layout. Beide Alternativen führen zu gleichen Auswahlmasken mit Definitionen des Seitenlayouts:

Abb. 39: Seitenlayout - Papierformat

Das Layout einer Druckseite kann in vier Schritten (s. Abb. 39) definiert werden: • Papierformat und Druckform (Abb. 39) • Seitenränder und Tabellenausrichtung (Abb. 40) • Kopf- und Fußzeilendefinition (Abb. 41) • Tabellendarstellung und Druckreihenfolge (Abb. 42) 

Zur Auswahl des Papierformats gehört die Auswahl der Blattausrichtung (Hochformat / Querformat), der Skalierung und der Druckqualität in dots per inch (dpi - druckerabhängig). Die Definition der Seitenränder ermöglicht es, individuelle Werte für alle vier Ränder anzugeben, zusätzlich die Abstände der Kopf- und Fußzeilen vom definierten Seitenrand sowie eine vom Standard abweichende Ausrichtung der Tabellen auf der Druckseite ( Standard = obere linke Tabellenecke in der oberen linken Satzspiegel - Ecke):

Abb. 40: Seitenlayout - Seitenränder

In der Registerkarte Tabelle können zusätzliche Optionen zur Tabellenausgabe definiert werden:

Abb. 41:Seitenlayout - Druckbilddefinition



Vor dem Tabellendruck sollte die zur Tabelle gehörenden Gitternetzlinien für die Druckausgabe inaktiv gesetzt werden. .RSIXQG)X‰]HLOHQ

Excel - Tabellen werden beim Drucken mit Standardwerten für Kopf- und Fußzeilen versehen: • In die Kopfzeile wird der Name der Tabelle aus der Arbeitsmappe übernommen (Standard = Tabelle1, Tabelle2,.... - siehe auch Umbenennen von Tabellenblättern). • In die Fußzeile wird eine fortlaufende Seitennumerierung gesetzt (in der Form Seite 1, Seite 2,......) 

Von diesem Standard abweichende Inhalte der Kopf- und / oder Fußzeilen können über die Schaltfläche Benutzerdefinierte Kopfzeile / Fußzeile) definiert werden:

Abb. 42: Seitenlayout - Definition der Kopf- und Fußzeilen

Dabei ist zu beachten, daß Kopf- und Fußzeilen aus drei Bereichen bestehen, die jeweils 1/3 der Seitenbreite einnehmen. Jeder dieser Teilbereich kann gesondert definiert werden:

Abb. 43: Seitenlayout - Kopf- und Fußzeileninhalt



Für jeden Teilbereich kann ein eigener Textinhalt und Formatierungen definiert werden. Die Bedeutung der für die Definition benutzbaren Symbole in der Maske (s. Abb. 43) wird angezeigt, wenn der Mauszeiger einige Sekunden ohne Klick auf dem jeweiligen Symbol verweilt. Da die drei Teilbereiche eine fest definierte Breite aufweisen, werden Texte, deren Länge diese Breite überschreitet automatisch umbrochen. Auf diese Art und Weise ist es dann sogar möglich, mehrzeilige Kopf- bzw. Fußzeilen zu erzeugen.



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Das Drucken von Tabellen wird entweder über die Funktionskombination Datei / Drucken oder über das Druckersymbol in der Standard - Symbolleiste angestoßen. Beide Verfahren haben unterschiedliche Wirkungen: Beim Drucken über das Druckersymbol wird ohne Rückfrage auf den unter Windows voreingestellten Drucker nur die aktive Tabelle gedruckt. Beim Drucken über die o.g. Funktionskombination erhält der Anwender die Möglichkeit einer Auswahl von Druckparametern:

Abb. 44: Parameterauswahl für Tabellendruck

Dazu gehören neben der Auswahl eines Druckers, auf dem gedruckt werden soll (wenn mehrere unterschiedliche Drucker erreichbar - z.B. bei vernetzten Geräten) die Auswahl des zu druckenden Bereichs (Tabelle, Mappe, Markierung in der Tabelle), die Auswahl der zu druckenden Seiten (alle bzw. nur ausgewählte), die Bestimmung der „Auflagengröße“ - Anzahl zu druckender Exemplare und die Druckform bei mehreren Exemplaren (alle Seiten in Standardreihenfolge im einzelnen Exemplar oder zuerst alle ersten Seiten, dann alle zweiten usw.).



der Vor dem endgültigen Druck sollte evtl. die Seitenansicht über das Symbol Standard - Symbolleiste aufgerufen werden, um das Layout der Seiten vor dem Druck zu kontrollieren (spart viel Papier und Ärger !!). In der Seitenansicht existiert eine Schaltfläche Layout, über die ebenfalls die oben beschriebenen Layout - Funktionen für die Seiten aufgerufen werden können.



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Die in diesem Kurs erworbenen Kenntnisse des MS Excel stellen nicht das komplette Spektrum der in diesem Produkt enthaltenen und benutzbaren Funktionen und Fertigkeiten. Sie sollten jedoch den Kursteilnehmern ermöglichen, die Grundfunktionen und - Techniken detailliert zu beherrschen und anzuwenden. Weiterführende und wesentlich tiefer gehende Kenntnisse des Programmsystems werden in gesonderten Kursen vermittelt. Diese sollte man jedoch erst dann erwerben, wenn die in diesen Kurs vorgestellten Techniken beherrscht werden. Anregungen, Tips und Kritiken zum Inhalt, Umfang und Form dieser Unterlage nimmt der Verfasser jederzeit dankend entgegen.