С.А. Харитонов
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Москва ООО «1С-Паблишинг» 2005
УДК 657.1 ББК 65.052 Х20 Харитонов С.А. Х20
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0». Практическое пособие. М.: «1С:Паблишинг», 2005. 412 с: ил. ISBN 5-9677-0009-9 В пособии рассматривается технология ведения бухгалтерского и налогового учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0». Большое внимание уделено вопросам подготовки программы к эксплуатации, документооборота, организации и технологии ведения учета на отдельных участках, обобщения учетных данных и формирования результатной информации для внутренних и внешних пользователей. Иллюстративный материал основан на редакции 1.0 типовой конфигурации «Бухгалтерия предприятия». Пособие ориентировано на бухгалтеров-пользователей программы «1С:Бухгалтерия 8.0», специалистов по внедрению, студентов и преподавателей, изучающих информационные технологии бухгалтерского учета. Пособие может быть полезно для организации учебных курсов по бухгалтерскому учету в среде 1С:Предприятие 8.0.
4 601546 023438
Право тиражирования и распространения книги принадлежит фирме «1С-Паблишинг». Полное или частичное копирование материалов книги без письменного разрешения фирмы «1С-Паблишинг» запрещается.
ISBN 5-9677-0009-9
© ООО «1С-Паблишинг», 2005
Оглавление ПРЕДИСЛОВИЕ
5
ГЛАВА 1 ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ о СИСТЕМЕ
§1.1. Создание информационной базы §1.2. Режимы запуска программы §1.3. Основные понятия конфигурации ГЛАВА 2 ПЛАНЫ СЧЕТОВ
7
7 10 77 16
§2.1. План счетов бухгалтерского учета §2.2. Планы счетов налогового учета §2.3. Пооперационный аналитический учет ГЛАВА 3 СПОСОБЫ РЕГИСТРАЦИИ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ
§3.1. Формирование проводок вручную §3.2. Использование типовых операций §3.3. Формирование проводок документами ГЛАВА 4 ПОДГОТОВКА ИНФОРМАЦИОННОЙ БАЗЫ
§4.1. Начальное заполнение §4.2. Ввод сведений о предприятии и пользователях базы §4.3. Ввод начальных остатков по счетам ГЛАВА 5 УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ И РАСЧЕТОВ
§5.1. Учет операций на счетах в банках §5.2. Учет кассовых операций §5.3. Учет расчетов с подотчетными лицами ГЛАВА 6 УЧЕТ ТРУДА и ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ
$6.7. Учет кадров §6.2. Начисление заработной платы §6.3. Выплата заработной платы §6.4. Начисление налогов на оплату труда §6.5. Отражение результатов расчета в учете ГЛАВА 7 УЧЕТ основных СРЕДСТВ
16 29 55 40
41 43 45 48
48 70 87 95
95 777 147 162
162 777 775 178 184 186
§7.1. Учет вложений в основные средства §7.2. Принятие основных средств кучету §7.3. Амортизация основных средств §7.4. Перемещение основных средств §7.5. Изменение первоначальной стоимости §7.6. Выбытие основных средств §7.7. Инвентаризация основных средств ГЛАВА 8 УЧЕТ НЕМАТЕРИАЛЬНЫХ АКТИВОВ
§8.1. Классификация и оценка нематериальных активов §8.2. Учет вложений в нематериальные активы
3
186 207 222 228 230 234 237 239
239 243
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
§8.3. Принятие нематериальных активов к учету §8.4. Амортизация нематериальных активов §8.5. Списание нематериальных активов ГЛАВА 9 УЧЕТ МАТЕРИАЛОВ
§9.1. Учет поступления материалов §9.2. Учет операций отпуска материалов со склада §9.3. Инвентаризация материалов ГЛАВА 10 УЧЕТ ТОВАРОВ
§10.1. Документооборот движения товаров §10.2. Учет поступления товаров §10.3. Учет продаж: товаров §10.4. Инвентаризация товаров ГЛАВА 11 УЧЕТ ЗАТРАТ НА ПРОИЗВОДСТВО
§11.1. §11.2. §11.3. §11.4.
Классификация производственных затрат Система счетов для учета затрат на производство Аналитический учет затрат Технология учета затрат на производство
ГЛАВА 12 УЧЕТ готовой ПРОДУКЦИИ И ЕЕ ПРОДАЖИ
§12.1. §12.2. §12.3. §12.4. §12.5. §12.6.
Оценка готовой продукции Учет готовой продукции на складах Учет продаж готовой продукции Учет и распределение расходов на продажу Инвентаризация готовой продукции Технология учета готовой продукции и ее продажи
246 251 253 256
256 268 274 276
276 280 290 312 314
314 318 321 328 336
336 338 340 340 342 343
ГЛАВА 13 УЧЕТ РАСХОДОВ НА ПРОДАЖУ В ОРГАНИЗАЦИЯХ ТОРГОВЛИ .... 3 51
§13.1. Учетная номенклатура издержек §13.2. Включение расходов в издержки обращения §13.3. Списание издержек обращения
351 359 361
ГЛАВА 14 ОПРЕДЕЛЕНИЕ ФИНАНСОВЫХ РЕЗУЛЬТАТОВ
363
§14.1. Документ «Закрытие месяца» §14.2. Формирование финансовых результатов §14.3. Реформация баланса
363 367 379
ГЛАВА 15 ВЕДЕНИЕ СЧЕТОВ-ФАКТУР, КНИГ ПОКУПОК И ПРОДАЖ
§15.1. Оформление счетов-фактур §15.2. Ведение книги продаж: §15.3. Ведение книги покупок ГЛАВА 16. ПОЛУЧЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТНОЙ ИНФОРМАЦИИ
§16.1. Классификация отчетов §16.2. Стандартные средства обобщения данных
381
381 384 389 391
391 393
Предисловие Изменения, происходящие в ходе общего процесса экономических реформ в России, приводят к трансформации бухгалтерского учета и, как следствие, создают новые проблемы в сфере его автоматизации. В условиях административно-командной системы управления вопросы методического обеспечения бухгалтерского учета полностью решались на федеральном и отраслевом уровнях. В рыночной экономике предприятия и организации имеют в определенных рамках (пространстве) свободу в выборе и формировании учетной политики, что предопределяет самостоятельное решение ими многих вопросов методического характера. Возможность выбора методического обеспечения и технологии бухгалтерского учета позволяет организации влиять на эффективность учетного процесса, полноту и достоверность отражения ее имущественного и финансового положения, а также обеспечивать управленческий персонал своевременной и полной информацией, необходимой для принятия управленческих решений. Учетная политика является реальным инструментом управления организацией, финансового и налогового планирования ее деятельности и снижения налогового бремени. Центральное место в учетной политике занимает форма бухгалтерского учета и технология обработки учетной информации. Эти элементы, с одной стороны, имеют прямые и обратные связи с другими элементами учетной политики, поддержку которых они обязаны обеспечить, с другой - определяют техническую политику организации в области автоматизации бухгалтерского учета. Допустимость широкого маневра в формировании и проведении учетной политики диктует требования к обеспечению гибкости автоматизации бухгалтерского учета. При этом речь должна идти об автоматизированной гибкости, поскольку «ручная» практически исчерпала свои потенциальные возможности. Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального отражения всех хозяйственных операций. При значительных объемах учетной информации обеспечить полноту, достоверность, своевременность и объективность
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
информации можно лишь используя преимущества новых информационных технологий. Эффективное использование средств вычислительной техники для автоматизированного ведения бухгалтерского учета и отчетности во многом определяется квалификацией бухгалтера. Современный бухгалтер-профессионал должен обладать не только знаниями не только в области счетоводства и счетоведения, но и владеть современными методами обработки данных на компьютере. Выбор системы «1С: Предприятие 8.0» не является случайным, поскольку это мощная универсальная система нового поколения. Конфигурируемость как основное свойство системы позволяет настроить прикладную подсистему на автоматизированное ведение учета на практически любом участке бухгалтерского учета. В комплект поставки системы входит так называемая типовая конфигурация, представляющая собой готовую настройку для автоматизации учета на тех участках, которые присутствуют в любой коммерческой организации («Касса», «Банк», «Учет внеоборотных активов», «Покупка», «Продажа» и т.д.). Пособие «Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0» дает знания в области построения, функционирования и использования типовой конфигурации, раскрывает технологию компьютерной обработки учетной информации, знакомит со средствами получения результатной информации. Первая часть пособия посвящена вопросам начальной подготовки компьютерной системы к эксплуатации. В ней раскрываются основные понятия системы «1С: Предприятие 8.0», описываются свойства отдельных видов объектов метаданных, понимание сущности которых помогает эффективной эксплуатации системы, рассматриваются вопросы организации компьютерного плана счетов. Особое внимание уделено заполнению информационной базы исходной информацией. Во вторсш части рассматривается технология компьютерного ведения бухгалтерского учета средствами конфигурации «Бухгалтерия предприятия». Раскрывается документооборот на каждом участке и порядок отражения операций на счетах бухгалтерского учета. Особое внимание уделено описанию технологии автоматизированного учета с применением документов типовой конфигурации. Третья часть посвящена обобщению учетных данных и получению результатной информации бухгалтерского и налогового учета.
Основные понятия системы
Глава 1 Общие сведения о системе §1.1. Создание информационной базы После того, как на компьютер установлена программа 1С:Предприятие 8.0 и конфигурация «Бухгалтерия предприятия», необходимо создать информационную базу для ведения учета. Рассмотрим, как это сделать, используя в качестве шаблона типовую конфигурацию «Бухгалтерия предприятия». Через кнопку «Пуск» находим папку 1С:Предприятие 8.0 и выбираем пункт 1С:Предприятие или Конфигуратор. При первом запуске программа обнаруживает, что в списке информационных баз нет ни одной строки и предлагает создать новую информационную базу (рис. 1). Нажимаем на кнопку «Да».
Рис.1. Первый запуск программы
Рис.2. Выбор вида информационной базы
7
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
На следующем экране программа предлагает выбрать, будет ли это новая информационная база или в список необходимо добавить ранее созданную информационную базу (рис.2). Устанавливаем переключатель в положение «Создание новой информационной базы» и нажимаем на кнопку «Далее». На следующем экране программа выводит список установленных на компьютер конфигураций и предлагает выбрать вариант создания информационной базы: из имеющегося шаблона или пустую (рис.3). Выбор первого варианта предполагает, что для ведения учета будет использоваться готовая настройка (конфигурация), выбор второго - что создается информационная база, которая еще не содержит описания предметной области. Устанавливаем переключатель в положение «Создать информационную базу из шаблона» и выделяем курсором готовую настройку для ведения бухгалтерского и налогового учета.
Рис.3. Выбор варианта создания информационной базы На следующем экране указываем наименование информационной базы и тип расположения (рис.4).
Рис.4. Информация о наименовании базы и ее расположении На последнем экране выбираем место хранения информационной базы и язык интерфейса (рис.5). 8
Основные понятия системы
Рис.5. Выбор места хранения информационной базы и языка интерфейса После завершения процедуры добавления информационной базы мы увидим, что в списке окна запуска появится новая строка с реквизитами нашей информационной базы (рис.6).
Рис.6. Список информационных баз Прежде, чем перейти к следующему этапу подготовки информационной базы, добавим в список информационную базу, содержащую демонстрационные примеры ведения бухгалтерского и налогового учета. В окне запуска программы нажимаем кнопку «Добавить» и выбираем способ создания информационной базы - устанавливаем переключатель в положение «Добавление в список существующей информационной базы». На следующем экране указываем наименование информационной базы и тип расположения. На последнем экране указываем каталог, в котором расположена демонстрационная база (это тот каталог, в который она была размещена при установке на компьютер конфигурации «Бухгалтерия предприятия»). В результате в список информационных баз будет добавлена еще одна строка. 9
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
§1.2. Режимы запуска программы «1С: Предприятие 8.0» (далее - 1С:Предприятие) является универсальной системой, позволяющей создавать автоматизированные информационные системы бухгалтерского и налогового учета для предприятий различных отраслей народного хозяйства. По концепции построения информационной модели 1С: Предприятие относится к системам с универсальной моделью учетных данных, по способу построения программы - к системам, имеющим единое программное ядро. 1С: Предприятие относится к классу полностью реконфигурируемых систем. Конфигурирование позволяет создавать любые приложения, начиная с автоматизации отдельных разделов бухгалтерского учета и заканчивая автоматизацией бухгалтерского учета корпоративных информационных систем управления экономическим объектом. Функционирование системы подразделяют на два разделенных во времени процесса: настройку (конфигурирование) и исполнение. Конфигурирование представляет собой описание модели предметной области. Результатом этого процесса является конфигурация, представляющая собой модель предметной области. Проектирование конфигурации требует глубоких знаний как в сфере программирования, так и в предметной области автоматизации. В этой связи комплект поставки программы включает готовое решение, так называемую типовую конфигурацию, где реализована методология ведения бухгалтерского учета в соответствии с законодательством Российской Федерации. При изменении текущего законодательства типовая конфигурация актуализируется разработчиком, обновленный вариант передается пользователям в централизованном порядке. Исполнение - это обработка данных предметной области, т.е. непосредственная работа пользователя с информационной системой: заполнение справочников, ввод документов, выполнение различных расчетов, формирование отчетов. Выбор процесса работы с 1С: Предприятие производится в форме запуска (рис. 7). Для описания модели предметной области, создания пользовательских интерфейсов, назначения прав доступа к объектам данных, обновления конфигурации, сохранения и восстановления данных предметной области и некоторых других целей следует выбрать режим «Конфигуратор».
10
Основные понятия системы
Рис. 7. Режимы запуска программы Для обработки данных предметной области систему запускают в режиме «1С: Предприятие».
§1.3. Основные понятия конфигурации Система 1С: Предприятие представляет собой совокупность механизмов, предназначенных для манипулирования различными типами объектов метаданных предметной области. Под объектом метаданных понимается формальное описание неких сущностей предметной области автоматизации со сходными свойствами и одинаковым назначением. Для описания модели предметной области бухгалтерского учета используются следующие виды объектов метаданных: • константы; • справочники; • перечисления; • документы; • журналы; • планы видов характеристик; • планы счетов; • регистры сведений; • регистры накопления; • регистры бухгалтерии; • отчеты и обработки. Константы предназначены для хранения постоянной или условно-постоянной информации, но могут применяться для хранения изменяемых во времени данных. Справочники предназначены для хранения сведений о множестве однородных объектов. Каждый справочник представляет собой список 11
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
однородных объектов предметной области: работников, контрагентов, номенклатуры материально-производственных запасов и т.д. Отдельные объекты справочника называются элементами справочника. Перечисления предназначены для описания наборов постоянных значений, не изменяемых пользователем в процессе работы с программой, например, для описания групп основных средств, видов движений денежных средств, способов поступления активов и т.д. Документы предназначены для отражения информации о различных фактах хозяйственной деятельности организации. С их помощью регистрируются операции по движению денежных средств, получению и отпуску материально-производственных запасов, начислению амортизации, формированию финансовых результатов и т.д. Планы видов характеристик предназначены для описания множеств однотипных объектов аналитического учета. Планы счетов используются для описания совокупности синтетических счётов, предназначенных для группировки информации о хозяйственной деятельности организации по определенным признакам. Регистры сведений предназначены для хранения существенной для прикладной задачи информации, состав которой развернут по определенной комбинации значений, а при необходимости - и во времени. Это могут быть ставки налогов, данные об учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета, сведения о параметрах амортизации основных средств и т.д. Регистры накопления используются для учета информации о наличии и движении каких-либо величин: материальных, денежных и др. Эти объекты применяются для хранения информации об исчисленных за каждый месяц суммах ЕСН и взносов в ПФР по каждому работнику в отдельности, о стоимости покупок и продаж и суммах НДС, подлежащих уплате поставщику или получению с покупателя, и т.д. Регистры бухгалтерии используются в системе 1С: Предприятие для того, чтобы показать каким образом информация о хозяйственных операциях отражается в учете. Этот объект метаданных не существует сам по себе, он обязательно связывается с конкретным планом счетов конфигурации. Кроме того, в свойствах регистра указывается, поддерживает ли регистр корреспонденцию счетов. Отчеты предназначены для получения результатной информации по некоторому алгоритму, описанному на встроенном языке системы. С помощью объектов этого вида информация представляется в удобном для просмотра и анализа виде. 12
Основные понятия системы
Как следует из названия, обработки предназначены для выполнения различных сервисных и регламентных действий над информацией. С их помощью производится загрузка и выгрузка различных данных, подбор номенклатуры при заполнении табличных форм документов, настройка аналитического учета и т. д. Каждый объект метаданных обладает уникальным набором свойств. Главным свойством любого объекта метаданных является имя (идентификатор) - краткое наименование. По идентификатору происходит обращение к объекту на встроенном языке системы. К другим свойствам общего назначения относятся «Синоним», «Комментарий» и «Подсистемы». Синоним имени и комментарий идентифицируют объект в пользовательских интерфейсах. Значение свойства «Подсистема» определяет, в каких подсистемах данных объект может использоваться. Остальные свойства зависят от вида объекта метаданных. Например, для констант - это тип данных, для справочников - вид справочника: линейный или иерархический, хранимые данные, порядок нумерации элементов и т.д. В процессе конфигурирования производится настройка системы на обработку данных предметной области. Этот процесс включает проектирование модели предметной области, создание интерфейсов, настройку прав для отдельных категорий пользователей, а его результатом является конфигурация. Моделью предметной области или структурой метаданных называется совокупность взаимосвязанных объектов метаданных, настроенных на хранение и обработку определенной информации. В частности, в конфигурации «Бухгалтерия предприятия» реализована модель для автоматизированного ведения бухгалтерского и налогового учета коммерческих организаций. На рис. 8 представлен фрагмент структуры метаданных этой конфигурации.
13
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис. 8. Фрагмент структуры метаданных конфигурации Пользовательским интерфейсом называется совокупность команд главного меню и панелей инструментов, настроенных на работу с конкретными объектами данных - документами, справочниками, журналами и т. д. (рис. 9).
Рис. 9. Пользовательские интерфейсы конфигурации Права определяют полномочия пользователей на работу с информацией, которая обрабатывается в системе. Процедура назначения прав пользователю решает две задачи: с одной стороны, обеспечивается конфиденциальность информации, с другой — снижается риск потери информации от несанкционированных действий. Права задаются через роли, которые присваиваются пользователям (рис.10).
14
Основные понятия системы
Рис. 10. Права на работу с объектами Большинство объектов метаданных имеет визуальное представление, позволяющее организовать интерактивное взаимодействие пользователя с объектом метаданных и создание объекта данных. В самом общем случае визуальное представление включает три части: экранный диалог, модуль и реквизиты. Экранный диалог предназначен для ввода и редактирования информации, хранящейся в объекте метаданных. Модуль формы - это программа на встроенном языке системы. С ее помощью производится управление реквизитами экранной формы, контроль вводимой информации, выполнение вспомогательных расчетов и т.д. Реквизиты формы - совокупность объектов различных типов, принадлежащих форме. Совокупность трех частей визуального представления называется формой. При эксплуатации системы пользователь непосредственно взаимодействует лишь с одной из трех частей формы объекта метаданных - экранным диалогом. Поэтому далее мы будем использовать термин «экранная форма», подразумевая экранный диалог.
15
Глава 2 Планы счетов §2.1. План счетов бухгалтерского учета Одной из стадий учетного процесса является систематизация, обобщение и группировка информации, полученной из первичных документов, а также ее отражение на счетах бухгалтерского учета. Перечень синтетических счетов, отражающих систематизированную группировку информации о различных сторонах деятельности хозяйствующего субъекта, называют планом счетов бухгалтерского учета. Его построение позволяет получать информацию для целей управления организацией, контроля в интересах собственников, органов государственной и исполнительной власти, других заинтересованных лиц. В соответствии с порядком, установленным на территории Российской Федерации, хозяйствующие субъекты (кроме кредитных и бюджетных организаций) используют единый План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций.
Рис.И.Фрагмент компьютерного плана счетов бухгалтерского учета На основе этого Плана счетов и построен тот предопределенный план счетов бухгалтерского учета, который содержит конфигурация «Бухгалтерия предприятия». Познакомимся с ним поближе, выбрав в
16
Организация компьютерного плана счетов меню «Предприятие» пункт «Планы счетов», а в нем подпункт «План счетов бухгалтерского учета» (рис.11). Компьютерный план счетов реализован при помощи объекта метаданных «Планы счетов». Он представляет собой упорядоченный список записей, каждая из которых описывается набором характеристик (значений реквизитов): • признак режима, в котором введена запись; • код; • наименование; • подчинение; • тип счета; • вид счета; • использование в проводках; • признаки валютного и количественного учета; • ведение аналитического учета. Счета в компьютерный план счетов могут быть введены в режиме запуска «Конфигуратор» или «1С:Предприятие». В режиме конфигурирования в план счетов введены те счета бухгалтерского учета первого и второго уровня, которые предусмотрены единым Планом счетов, а также субсчета, для которых в конфигурации предусмотрены специальные алгоритмы обработки учитываемой на них информации. Такие счета называются предопределенными, в плане счетов они помечены желтой точкой рядом с символом счета %. При необходимости пользователь может в режиме ведения учета добавить в план счетов собственные счета и субсчета. Например, в состав предопределенного плана счетов бухгалтерского учета разработчики конфигурации не включили забалансовый счет «Нематериальные активы, полученные в пользование». Если в этом есть потребность, такой счет можно добавить в план счетов в режиме ведения учета. Счета (субсчета), введенные в режиме ведения учета, отличаются от предопределенных отсутствием точки рядом с символом счета т . Каждый счет и субсчет компьютерного плана счетов имеет номер (код), который формируется по шаблону @@@.@@.@. Первые три позиции слева предназначены для номеров счетов первого порядка, две позиции после точки - для номеров счетов второго порядка (субсчетов), последняя позиция в шаблоне - для счетов третьего порядка. Балансовые и забалансовые счета компьютерного плана счетов имеют те же номера, которые установлены единым Планом счетов. По возможности сохранена и нумерация субсчетов первого уровня. Обращаем вни-
17
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
мание на особенность кодировки в конфигурации субсчетов первого уровня. Чтобы в плане счетов они выводились в порядке возрастания номеров, коды субсчетов с 1 по 9 начинаются с символа 0. Таким образом, открытые к счету 01 «Основные средства» субсчета «Основные средства в организации» и «Выбытие основных средств» имеют номера соответственно 01.01 и 01.09. В реквизите «Наименование» указывается полное наименование счета или субсчета. Оно, как правило, совпадает с наименованием счета согласно единому Плану счетов бухгалтерского учета. Важную роль в настройке компьютерного плана счетов занимает реквизит «Подчинен счету». Дело в том, что подразделение на счета и субсчета - это всего лишь наша интерпретация того, что мы видим, просматривая компьютерный план счетов на экране. На самом деле без дополнительной настройки программа считает все записи (строки) плана счетов самостоятельными, независимыми и равноценными. Реквизит «Подчинен счету» как раз и обеспечивает связь между счетом и открытыми к нему субсчетами. В нем указывается ссылка на тот счет, к которому относится данный субсчет (рис.12).
Рис.12. Установка связи между субсчетом и счетом Свойства объекта метаданных «Планы счетов» в общем случае позволяют указывать в проводке как синтетический счет, так и открытый к нему субсчет, что практикуется при ведении бухгалтерского учета в ряде зарубежных стран. Действующее законодательство Российской Федерации предусматривает, что остатки и обороты по синтетическим и аналитическим счетам должны совпадать. Для выполнения этих требований компьютерный план счетов конфигурации «Бухгалтерия предприятия» настроен таким образом, чтобы запретить использовать в проводках счета, к которым открыты субсчета (рис.13).
18
Организация компьютерного плана счетов
При установленном флажке «Запретить использовать в проводках» программа не позволит сформировать проводку по счету в целом, нужно будет обязательно выбрать субсчет.
Рис. 13. Настройка использования счета в проводках Для каждого счета (субсчета) компьютерного плана счетов задается его вид по отношению к балансу. Счет может быть определен как активный, пассивный или активно-пассивный. В форме списка (рис. ) вид счета помечается в графе «Акт.» (активный) соответственно буквами «А» (активный), «П» (пассивный) или «А/П» (активно-пассивный). Например, счет 51 «Расчетные счета» определен как «активный», счет 82 «Резервный капитал» — как «пассивный», счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — как «активно-пассивный». Эта характеристика используется программой для контроля остатков. При формировании стандартных отчетов «неправильное» сальдо по счету (субсчету) показывается красным цветом со знаком «минус» (рис.14). Для пользователя это служит сигналом для проверки записей на счетах.
19
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис.14. Контроль остатков на счетах Характеристика «Забалансовый» определяет принцип отражения учетной информации на счете или субсчете. По этому основанию все счета компьютерного плана счетов делятся на балансовые и забалансовые. Учет на балансовых счетах построен по принципу двойной записи, в соответствии с которым хозяйственная операция одновременно отражается по дебету одного счета (субсчета) и кредиту другого счета (субсчета). Например, при погашении задолженности поставщику формируется запись по дебету субсчета 60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и кредиту счета 51 «Расчетные счета». Учет на забалансовых счетах ведется с помощью простой записи, без корреспонденции между счетами. Например, при получении давальческого сырья на переработку формируется простая запись по дебету, а при его передаче в производство - запись по кредиту забалансового счета 003.01 «Материалы на складе». Забалансовые счета помечаются с помощью флажка «Забалансовый» в группе реквизитов «Учет по счету» формы счета (рис.15). В форме списка у таких счетов в графе «Заб.» (забалансовый) стоит значок «V». Если счет определен как забалансовый, программа не контролирует наличие корреспондирующего счета в проводке с его использованием.
20
Организация компьютерного плана счетов
Рис.15. Признак забалансового счета По операциям, стоимость которых выражена в иностранной валюте, нормативными актами предусмотрено ведение учета одновременно в иностранной валюте и в валюте Российской Федерации. Например, ведение учета в валюте предусмотрено по кредитам банков, выданным в иностранной валюте, расчетам с иностранными покупателями и поставщиками, если расчеты ведутся в валюте, отличной от валюты Российской Федерации, и т. д. Информация по хозяйственным операциям, стоимость которых выражена в иностранной валюте, в конфигурации обобщается на отдельных субсчетах. Коды таких субсчетов начинаются с цифры 2, например 50.21 «Касса организации в валюте», 60.21 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в валюте)», 62.21 «Расчеты с покупателями и заказчиками (в валюте)», 71.21 «Расчеты с подотчетными лицами (в валюте)» и т. д. Для ведения валютного учета по конкретному счету (субсчету) в описании его свойств устанавливается флажок «Валютный» в группе реквизитов «Учет по счету» (рис.16). В форме списка у таких субсчетов в графе «Вал.» стоит значок «v».
21
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис. 16. Признак валютного счета Если счет (субсчет) определен как валютный, при вводе бухгалтерской записи система запрашивает валютную сумму, а сумму в рублях (в валюте Российской Федерации) рассчитывает как произведение валютной суммы на курс валюты на дату операции (по данным из справочника «Валюты»). По отдельным видам имущества наряду с учетом в денежном выражении требуется вести натуральный учет. Такой учет предусмотрен, например, для материалов, товаров, готовой продукции и т.д. Для ведения количественного учета по конкретному счету (субсчету) в описании его свойств устанавливается флажок «Количественный» в группе реквизитов «Учет по счету» (рис.17). В форме списка у таких счетов в графе «Кол.» стоит значок «v». Если по счету (субсчету) ведется количественный учет, то при вводе проводки система запрашивает количество, а сумму проводки рассчитывает как произведение цены за единицу (если она задана) на количество.
Рис.17. Признак количественного учета по счету Нормативными документами может быть предусмотрено ведение на счете аналитического учета. Например, на счете 71 «Расчеты с под-
22
Организация компьютерного плана счетов
отчетными лицами» учет необходимо вести по каждому подотчетному лицу, на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — по каждому дебитору и кредитору и т. д. При этом на некоторых счетах аналитический учет необходимо вести одновременно в нескольких разрезах. Например, на счете 10 «Материалы» аналитический учет необходимо вести по местам хранения материалов и отдельным их наименованиям, на счете 43 «Готовая продукция» — по местам хранения и отдельным видам готовой продукции и т. д. Аналитический учет в конфигурации «Бухгалтерия предприятия» реализуется преимущественно при помощи объектов метаданных «Справочники» и «Перечисления», а порядок его ведения определяется используемыми моделями аналитического учета. Справочник объектов аналитического учета может быть линейным или структурированным. Линейный справочник представляет собой простой список с перечнем объектов аналитического учета. Структурированный справочник предназначен для хранения объектов, которые могут быть иерархически классифицированы в соответствии с выделенными признаками. Например, товары разбиваются на группы, виды, артикулы. Возможность поддерживать иерархическую структуру закладывается на этапе проектирования справочника, а также учитывается при разработке экранного диалога формы списка (рис. 18).
Рис. 18. Форма списка структурированного справочника Форма списка структурированного справочника включает два окна. В левом приводится текущая структура (дерево групп), в правом -
23
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
перечень объектов, объединенных по определенному признаку в группу. Конечные элементы и группы элементов отличаются по форме и цвету пиктограммы слева от их наименования. Для первых она имеет синий цвет, для вторых - желтый. На командной панели экранной формы помещены пиктограммы для работы со справочником (ввод новых групп и объектов аналитического учета, перенос объектов из одних групп в другие и т. д.). В отличие от справочника объект метаданных вида «Перечисление» содержит конечный перечень возможных объектов аналитического учета. Такой перечень составляется на этапе проектирования конфигурации, он не может быть изменен в режиме запуска «1С: Предприятие». В конфигурации «Бухгалтерия предприятия» с помощью перечислений ведется, например, аналитический учет расчетов по налогам и сборам (перечисление «Виды платежей в бюджет (фонды)»). Для обозначения группы объектов одного вида (обозначения типа аналитического счета) в конфигурации «Бухгалтерия предприятия» используется понятие «виды субконто». Например, видами субконто являются контрагенты, виды платежей в бюджет (фонды), партии товарно-материальных ценностей и т. д. Каждому виду субконто соответствует множество конкретных объектов одного вида, которые образуют массив - справочник, перечисление или иной набор объектов аналитического учета. Так, виду субконто «РаботникиОрганизации» соответствует справочник, включающий сведения о физических лицах, с которыми организация ведет расчеты по оплате труда; виду субконто «УровниБюджетов» - перечисление, элементами которого являются наименования бюджетов для зачисления налогов, виду субконто «РасчетныеДокументы» - различные виды расчетных документов («Платежное поручение исходящее», «Поступление доп. расходов», «Акт об оказании производственных услуг» и т.д.)Перечень предопределенных видов субконто и тип объединяемых каждым видом данных описывается с помощью объекта метаданных «Планы видов характеристик». На рис.19 представлен план видов характеристик, который используется для организации аналитического учета на счетах бухгалтерского учета. Для ведения аналитического учета в конфигурации «Бухгалтерия предприятия» используется смешанная модель. Для тех счетов (субсчетов), на которых предусмотрен один аналитический разрез, используется простая модель аналитического учета. 24
Организация компьютерного плана счетов
Исходя из определения простой модели, каждому синтетическому счету (субсчету) может соответствовать не более одного вида субконто типа перечисление или линейный справочник. Эта модель реализует одноуровневый аналитический учет. Разновидностью простой модели является модель иерархической организации аналитического учета. В этой модели для хранения описаний объектов аналитического учета используется структурированный справочник, что позволяет каждому синтетическому счету (субсчету) сопоставить несколько выстроенных в иерархию классификационных признаков объекта аналитического учета. Эта модель реализует многоуровневый аналитический учет.
Рис.19. План видов характеристик Для тех счетов (субсчетов), на которых необходим аналитический учет в нескольких разрезах, используется модель фасетной организации аналитического учета. Она базируется на том, что каждому синтетическому счету (субсчету) устанавливается несколько, как правило, независимых аналитических признаков (фасет). Каждому из этих признаков соответствует определенный вид субконто. Перечень аналитических признаков задается на этапе описания характеристик синтетического счета в графах «Субконто 1», «Субконто 2» и «Субконто 3» формы 25
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0» описания плана счетов бухгалтерского учета. Модель фасетной организации аналитического учета реализует многомерный учет, позволяющий получать бухгалтерские итоги по счету в любой необходимой для анализа группировке. В отличие от предыдущей модели такая группировка производится на этапе формирования отчетов посредством настройки параметров запроса на результатную информацию. Непосредственная связь синтетических и аналитических счетов устанавливается на этапе настройки плана счетов. В зависимости от выбранной модели аналитического учета возможны два варианта установления взаимосвязи синтетических и аналитических счетов. Выбор определяется требованиями по организации аналитического учета и применяемыми моделями аналитического учета. Для счетов (субсчетов) с простой и иерархической моделью аналитического учета используется схема: один синтетический счет — один тип объектов аналитического учета (рис.20). Такая схема используется, например, на счетах 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 91 «Прочие доходы и расходы», 96 «Резервы предстоящих расходов» и др.
Рис. 20. Схема связи счетов при использовании простой и иерархической модели аналитического учета Разновидностью является схема связи, предусматривающая соответствие одного и того же вида субконто нескольким синтетическим счетам (рис. 21). Например, в описании свойств счетов 01 «Основные средства», 02 «Амортизация основных средств» и 03 «Доходные вложения в материальные ценности» указан один и тот же тип - справочник «Основные средства». Такая организация связи синтетических и аналитических счетов позволяет получать данные об остаточной стоимости объектов основных средств.
26
Организация компьютерного плана счетов
Рис. 21. Разновидность схемы связи счетов при использовании простой и иерархической модели аналитического учета Для счетов (субсчетов) с фасетной моделью организации аналитического учета используется схема: один синтетический счет - несколько типов объектов аналитического учета (рис. 22). Такая схема в конфигурации «Бухгалтерия предприятия» используется для счетов (субсчетов), на которых предусмотрен многомерный аналитический учет, например 10 «Материалы, 20 «Основное производство», 41 «Товары». Разновидностью этой схемы является использование одинаковых наборов типов аналитических счетов (видов субконто) на различных синтетических счетах. Например, виды субконто «Контрагенты» и «Договоры» связывают справочники «Контрагенты» и «Договоры» с синтетическими счетами 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами».
Рис. 22. Схема связи счетов при использовании фасетной модели аналитического учета В общем случае (по умолчанию) по каждому аналитическому объекту система поддерживает учет остатков и оборотов в денежном выражении. На счетах с признаком ведения количественного учета дополнительно поддерживаются бухгалтерские итоги в натуральном выражении, а на счетах с признаком ведения валютного учета - итоги в иностранной валюте. Вместе с тем, при настройке параметров счетов для каждой устанавливаемой связи между синтетическим и аналитиче-
27
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
скими счетами можно изменить поддерживаемые системой бухгалтерские итоги. В частности, при установленном флажке «Только обороты» (рис. 23) система поддерживает учет остатков в целом по счету (субсчету), но не поддерживает их по отдельным объектам аналитического учета по данному виду субконто.
Рис. 23. Настройка поддерживаемых итогов Например, в конфигурации «Бухгалтерия предприятия» это свойство использовано при организации аналитического учета: • по статьям затрат на счетах 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»; • по видам движений денежных средств на счетах 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета» и 55 «Специальные счета в банках»; • по номенклатурным группам на счете 90 «Продажи»; • на счете 91 «Прочие доходы и расходы»; • на счете 99.01 «Прибыли и убытки (за исключением налога на прибыль)» и т. д. Для аналитического складского учета только в натуральном выражении на счетах с признаком количественного учета снимается флажок «Суммовой». В конфигурации «Бухгалтерия предприятия» суммовой учет по складам отключен в плане счетов на счетах 07 «Оборудование к установке», 10 «Материалы», 21 «Полуфабрикаты собственного производства», 41 «Товары» и 43 «Готовая продукция». 28
Организация компьютерного плана счетов
§2.2. Планы счетов налогового учета Для ведения налогового учета по налогу на прибыль и налогового учета при применении упрощенной системы налогообложения в конфигурацию «Бухгалтерия предприятия» включено еще два плана счетов. Они построены по тому же принципу и с использованием тех же инструментов (объектов метаданных), что и план счетов бухгалтерского учета, но с учетом тех особенностей, которые обусловлены задачами налогового учета соответствующего вида.
Рис.24. Фрагмент плана счетов налогового учета (по налогу на прибыль) Для обобщения данных налогового учета (по налогу на прибыль организаций) по видам доходов, расходов, активов, обязательств в конфигурации «Бухгалтерия предприятия» используется отдельный план счетов «План счетов налогового учета (по налогу на прибыль) (рис.24). Для сопоставимости данных бухгалтерского и налогового учета, код счета налогового учета, как правило, повторяет соответствующий код плана счетов бухгалтерского учета. На счетах (субсчетах) с теми же кодами и наименованиями, в конфигурации учитываются: • Основные средства (счет 01, субсчета 01.01, 01.09); • Амортизация основных средств (счет 02, субсчета 02.01, 02.02); • Доходные вложения в материальные ценности (счет 03, субсчета 03.01-03.04, 03.09); • Нематериальные активы и расходы на НИОКР (счет 04, субсчета 04.01, 04.02); • Амортизация нематериальных активов (счет 05); 29
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
• •
Оборудование к установке (счет 07); Вложения во внеоборотные активы (счет 08, субсчета 08.01-08.05, 08.08); • Материалы (счет 10, субсчета 10.01-10.06, 10.08-10.09); • Полуфабрикаты собственного производства (счет 21); • Товары (счет 41, субсчета 41.01-41.04); • Готовая продукция (счет 43); • Расходы на продажу (счет 44, субсчета 44.01, 44.02); • Товары отгруженные (счет 45, субсчета 45.01-45.03); • Финансовые вложения (58, субсчета 58.01-58.05, субсчета второго уровня 58.01.1-58.01.2); • Расчеты с персоналом по оплате труда (счет 70); • Внутрихозяйственные расходы (счет 79, субсчет 79.02); • Продажи (счет 90, субсчета 90.02, 90.05-90.09); • Недостачи и потери от порчи имущества (счет 94); • Резервы предстоящих расходов (счет 96); • Расходы будущих периодов (счет 97, субсчета 97.01, 97.21); • Доходы будущих периодов (счет 98, субсчет 98.01); • Прибыли и убытки (счет 99, субсчет 99.01). Правила бухгалтерского и налогового учета отдельных видов доходов и расходов, активов и обязательства различаются. Для обеспечения прозрачности данных налогового учета при их анализе стандартными отчетами конфигурации между отдельными счетами бухгалтерского и налогового планов счетов сопоставление производится по особым правилам. Их можно увидеть, если выбрать в меню «Проводки» выбрать пункт «Соответствие счетов бухгалтерского и налогового учета» (рис.25).
30
Организация компьютерного плана счетов
Рис.25. Соответствие счетов бухгалтерского и налогового учета Например, затраты основного производства, которые в бухгалтерском учете обобщаются на счете 20.01 «Основное производство», в налоговом учете отражаются на субсчетах 20.01.1 «Прямые расходы основного производства» или 20.01.2 «Косвенные расходы основного производства» в зависимости от вида затрат (признак статьи затрат для целей налогового учета - объекта аналитического учета на счете 20.01 плана счетов бухгалтерского учета) или корреспондирующего счета в бухгалтерской проводке. Обращаем внимание, что в план счетов налогового учета (по налогу на прибыль) включены не все счета, которые имеются в плане счетов бухгалтерского учета. В налоговом учете в конфигурации не регистрируются данные, которые в бухгалтерском учете отражаются на счетах 46, 50, 51, 52, 55, 57, 59, 60, 62, 63, 66, 67, 68, 71, 73, 75, 76, 77, 79.01, 79.03, 80, 81, 82, 83, 84, 90.03, 90.04. 99.02, а также забалансовых счетах. Считается, что для целей налогового учета соответствующих хозяйственных операций достаточно данных бухгалтерского учета или эти данные не требуются для целей налогового учета. Например, выручка от реализации товаров, работ, услуг для целей налогообложения учитываются без НДС и акцизов. Поэтому в налоговом учете не отражаются суммы налогов, учтенные в бухгалтерском учете на счетах 90.03 и 90.04. При этом следует учитывать, что доходы по кредиту счета 90.01 также учитываются в нетто-оценке. Таким образом, если в бухгалтерской проводке по дебету или кредиту указан один из этих счетов, то для целей налогового учета со31
Технология ведения учета в программе «1 (^Бухгалтерия 8.0»
ответствующая часть налоговой «проводки» не заполняется, т.е. вводится не двойная, а одинарная запись. В этой связи отметим две особенности настройки плана счетов налогового учета (по налогу на прибыль). Первая состоит в том, что все счета (субсчета) этого плана счетов на этапе конфигурирования определены как забалансовые. При этом возможность изменения типа счета в режиме ведения учета исключена: в форме списка отсутствует графа «Акт.», в форме элемента - реквизит «Забалансовый». Вторая особенность состоит в том, что в налоговом плане счетов нет счетов с признаком «Валютный», т.е. налоговый учет в конфигурации «Бухгалтерия предприятия» ведется в валюте регламентированного учета - рублях. Ряд счетов налогового учета не имеет аналогов в бухгалтерском плане счетов. К ним относятся: • счет 97.03 «Отрицательный результат от реализации амортизируемого имущества» - записи по дебету счета 97.03 в бухгалтерском учете соответствует проводка по дебету счета 09,, записи по кредиту счета 97.03 - проводка по кредиту счета 09; • счет 97.11 «Убытки прошлых лет» - записи по дебету счета 97.11 в бухгалтерском учете соответствует проводка по дебету счета 09, записи по кредиту счета 97.11 - проводка по кредиту счета 09; • счет 97.12 «Убытки прошлых лет обслуживающих производств и хозяйств» - записи по дебету счета 97.12 в бухгалтерском учете соответствует проводка по дебету счета 09, записи по кредиту счета 97.12 - проводка по кредиту счета 09; Для формирования отдельных показателей регистров налогового учета по учету поступления и выбытия имущества, работ, услуг, прав в налоговый план счетов включен вспомогательный счет ПВ «Поступление и выбытие имущества, работ, услуг, прав». Аналитический учет ведется по условиям поступления и выбытия (перечисление), контрагентам (справочник) и договорам (подчиненный справочник). По каждому аналитическому разрезу установлен признак «Только обороты». Отдельный план счетов налогового учета в конфигурации «Бухгалтерия предприятия» предназначен для организаций, которые применяют упрощенную систему налогообложения. Он предназначен для обобщения информации о доходах и расходах с целью определения налоговой базы по единому налогу в автоматизированном режиме. В отличие от бухгалтерского учета доходы и расходы при упрощенной системе налогообложения учитываются кассовым методом. При этом ограничен перечень затрат, которые признаются расходами для целей нало32
Организация компьютерного плана счетов
гообложения. Кроме того, отдельные затраты признаются расходами лишь при выполнении определенных условий. Например, для признания расходами затрат на приобретение материалов, последние должны быть не только оприходованы и оплачены, но и отпущены в производство; для признания расходами затрат на приобретение товаров для перепродажи организацией должен быть получен доход от их продажи. В этой связи в план счетов налогового учета (по упрощенной системе налогообложения) включены лишь те счета, которые необходимы встроенным в конфигурацию алгоритмам для учета расходов, признаваемых для целей налогообложения по особым правилам. По структуре счетов и организации аналитического учета этот план подобен плану счетов бухгалтерского учета для облегчения сопоставления данных бухгалтерского и налогового учета (рис.26).
Рис.26. Фрагмент плана счетов налогового учета (по упрощенной системе налогообложения) Все счета этого плана счетов имеют признак «Забалансовый», т.е. при использовании этих счетов система не контролирует наличие корреспондирующего счета. Отсутствуют счета учета объектов, которые не отражают доходы и расходы в денежном выражении, или предполагается, что соответствующие активы и обязательства имеют ту же оценку, что и в бухгалтерском учете. В отличие от двух других планов в описание свойств счета плана счетов по упрощенной системе налогообложения добавлены два признака учета «Отражение в НУ» и «НДС», с помощью которых устанавливается особый учет данных, обобщаемых на этих счетах (рис.27).
33
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Признак учета «Отражение в НУ» является одним из измерений регистра бухгалтерии «НалоговыйУСН», в котором хранятся все записи, зарегистрированные на счетах «Плана счетов налогового учета (по упрощенной системе налогообложения)». Все расходы по упрощенной системе налогообложения в конфигурации «Бухгалтерия предприятия» подразделяются на принимаемые, не принимаемые и распределяемые. Соответствующий вид затрат указывается в «проводке» для тех счетов, у которых установлен флажок «Отражение в НУ». Программа использует значение вида затрат при выполнении регламентных операций, связанных с расчетом налоговой базы по единому налогу, а пользователь может использовать для отбора информации при формировании стандартных отчетов.
Рис.27. Свойства счета налогового учета (по упрощенной системе налогообложения) Признак учета «НДС» определяет, нужно ли при использовании счета учитывать налог на добавленную стоимость, предъявленный поставщиком к оплате. Дело в том, что сумма этого налога является самостоятельным видом расхода при упрощенной системе налогообложения, однако признается расходом лишь тогда, когда таковыми признаются затраты на приобретение, в связи с совершением которых она уплачена. Если у счета установлен флажок «НДС», то система учитывает не только сумму затрат всего, включая НДС, но и сумму налога, в том числе.
34
Организация компьютерного плана счетов
§2.3. Пооперационный аналитический учет Выше мы рассмотрели модели аналитического учета, которые в конфигурации «Бухгалтерия предприятия» применяются для организации аналитического учета непосредственно на счетах бухгалтерского и налогового учета. Если хозяйственная операция отражается двойной записью, то аналитические признаки указываются отдельно для счета дебета и счета кредита проводки. Вместе с тем, 1С:Предприятие 8.0 позволяет организовать аналитический учет не только по отдельным составляющим проводки, но и по проводке в целом. В основе такого учета лежат свойства объекта метаданных «Регистры бухгалтерии». Хотя формально это не совсем так, можно считать, что регистры этого вида в конфигурации «Бухгалтерия предприятия» используются для хранения бухгалтерских проводок. Важным свойством регистра этого вида является привязка регистра к конкретному плану счетов (рис.28).
Рис.28. Привязка регистра бухгалтерии к плану счетов Ранее мы показали, что для ведения каждого вида учета (бухгалтерского, налогового по налогу на прибыль и налогового при применении упрощенной системы налогообложения) в конфигурации «Бухгалтерия предприятия» используются разные планы счетов. Для обособленного хранения данных, отражаемых по каждому из этих планов, в конфигурации предусмотрено несколько регистров бухгалтерии (рис.29).
35
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис.29. Регистры бухгалтерии Для ведения регламентированного бухгалтерского учета предназначен регистр «Хозрасчетный». В пользовательском режиме название регистра выводится как «Журнал проводок (бухгалтерский учет)». В этом регистре хранятся бухгалтерские записи, которые сформированы в соответствии с планом счетов «План счетов бухгалтерского учета». Регистр настроен таким образом, чтобы обеспечить выполнение требований законодательства Российской Федерации по ведению бухгалтерского учета. В частности, регистр позволяет получать информацию не только об остатках и оборотах на счетах, но и о корреспонденциях между счетами. Регистр бухгалтерии «Налоговый», название которого в пользовательском режиме выводится как «Журнал проводок (налоговый учет)», предназначен для ведения налогового учета по налогу на прибыль. Этот регистр использует план счетов «План счетов налогового учета (по налогу на прибыль)». Наконец, в регистре бухгалтерии «Налоговый УСН» (в пользовательском интерфейсе - «Журнал проводок (УСН)») хранятся записи, отражаемые на счетах плана счетов «План счетов налогового учета (по упрощенной системе налогообложения)». Важным свойством объекта метаданных «Регистры бухгалтерии» является «измерения». Измерения позволяют ввести дополнительные аналитические признаки, которые будут применяться не к каждой составляющей бухгалтерской проводки (дебетовой или кредитовой части), а к бухгалтерской записи в целом. В частности, для регистра бухгалтерии «Журнал проводок (бухгалтерский учет)» введено два измерения «Организации» и «Валюты» (рис.30).
36
Организация компьютерного плана счетов
Рис.30. Измерения регистра бухгалтерии «Хозрасчетный» Измерение «Организация» обеспечивает ведение регламентированного учета в разрезе юридических лиц. Благодаря этому в рамках одной информационной базы можно вести одновременно бухгалтерский учет нескольких организаций и получать итоговые данные (баланс) по каждой организации в отдельности и предприятию в целом. В конфигурации «Бухгалтерия предприятия» под предприятием понимается группа организаций, для которых учет ведется в одной информационной базе. Измерение «Организация» является балансовым, т.е. принадлежность к организации указывается для всех записей, вносимых в регистр. Организация, к деятельности которой относится проводка, указывается в документе конфигурации, с помощью которого регистрируется соответствующая хозяйственная операция данной организации. Измерение регистра «Валюта» обеспечивает учет по валютным суммам в разрезе отдельных наименований иностранных валют. Это измерение является не балансовым, т.е. аналитический учет в разрезе наименований валют ведется лишь для тех счетов, которые имеют признак учета «Валютный». В свою очередь, регистр «Журнал проводок (налоговый учет по налогу на прибыль)» содержит измерения «Организации» и «Вид учета» (рис.31).
Рис.31. Измерения регистра бухгалтерии «Налоговый» Измерение «Организация» выполняет те же функции, что и в регистре «Бухгалтерский учет» - обеспечивает ведение в одной информа37
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
ционной базе налогового учета по налогу на прибыль нескольких организаций. Измерение регистра «Вид учета» обеспечивает учет в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» ПБУ 18/02. Этот аналитический разрез может принимать одно из трех значений: НУ - запись регистра отражает оценку активов, обязательств, доходов, расходов и хозяйственных операций, определяемую в соответствии с главой 25 «Налог на прибыль» НК РФ; ПР - запись регистра отражает постоянную разницу в оценке активов, обязательств, доходов, расходов, хозяйственных операций, определяемую в соответствии с ПБУ 18/02; ВР - запись регистра отражает временную разницу в оценке активов, обязательств, доходов, расходов, хозяйственных операций, определяемую в соответствии с ПБУ 18/02. Регистр бухгалтерии «Журнал проводок (по упрощенной системе налогообложения)» поддерживает балансовое измерение «Организация» и не балансовые измерения «Отражение в НУ» и «Валюта» (рис.32).
Рис.32. Измерения регистра бухгалтерии «НалоговыйУСН» Аналитические разрезы «Организация» и «Валюта» введены с той же целью, что и в регистре бухгалтерии «Хозрасчетный». Измерение «Отражение в НУ» обеспечивает учет расходов для целей определения налоговой базы по единому налогу, уплачиваемому при упрощенной системе налогообложения. По этому аналитическому разрезу учет ведется лишь для тех проводок, в которых указываются счета «Плана счетов налогового учета (по упрощенной системе налогообложения)» с признаком «Отражение в НУ». Измерение может принимать одно из трех значений: Принимаются - запись регистра отражает затраты организации, признаваемые расходами в соответствии с главой 26.2 «Упрощенная система налогообложения» НК РФ;
38
Организация компьютерного плана счетов Не принимаются - запись регистра отражает затраты организации, не признаваемые расходами в соответствии с главой 26.2 «Упрощенная система налогообложения» НК РФ; Распределяются - запись регистра отражает затраты организации, подлежащие распределению между видами деятельности, переведенными на уплату ЕНВД, и остальными видами деятельности организации, применяющей упрощенную систему налогообложения.
39
Глава 3 Способы регистрации хозяйственных операций Ведение учета в автоматизированной информационной системе подразумевает сплошную, непрерывную, документально обоснованную и взаимосвязанную регистрацию всех совершаемых в организации хозяйственных операций. Под сплошным отражением хозяйственной деятельности понимается обязательный учет всего имущества, всех видов обязательств, всех хозяйственных операций организации. Непрерывность подразумевает постоянное (во времени) наблюдение и документирование фактов хозяйственной деятельности. Под документированием понимается оформление первичного учетного документа, фиксирующего факт совершения хозяйственной операции. Например, операции по кассе оформляются приходным и расходным ордерами, отгрузка товара — выпиской накладной и счетафактуры. Первичные документы, в том числе подготовленные в компьютерной бухгалтерии, должны содержать следующие обязательные реквизиты: • • • • •
наименование документа (формы); код формы; дата составления; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); • наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; • личные подписи и расшифровки. Оформляются первичные учетные документы по установленным формам. Если для регистрации хозяйственной операции не предусмотрена типовая форма, обычно составляется бухгалтерская справка, например при начислении процентов по кредиту банка, при зачете взаимных требований и т. д.
40
Способы регистрации хозяйственных операций
Взаимосвязанность отражения обусловлена зависимостью совершаемых фактов между собой. Например, после перечисления налогов уменьшится не только задолженность перед бюджетом, но и остаток денежных средств на расчетном счете. Взаимосвязанное отражение хозяйственной деятельности организации в бухгалтерском учете обеспечивается способом двойной записи в соответствии с Планом счетов. Двойная запись или проводка подразумевает, что сумма каждой хозяйственной операции записывается на счетах дважды (по дебету одного счета и кредиту другогВ) соответствии с основополагающими принципами в конфигурации «Бухгалтерия предприятия» реализована модель, согласно которой все бухгалтерские проводки (записи в регистрах бухгалтерии) формируются документами конфигурации. Принципиально возможно спроектировать документы, которые будут автоматически генерировать проводки всех операций, фиксирующих факты хозяйственной деятельности организации. Но на практике это не всегда экономически выгодно. Возможны случаи, когда хозяйственные операции единичны или лишь изредка повторяются, например выдача работнику займа или увеличение уставного капитала. Затраты на разработку документов с автоматическим формированием проводок в этом случае будут несоизмеримо больше, чем ввод проводок вручную. Поэтому в конфигурацию включен специальный документ «Операция», с помощью которого проводки могут быть введены вручную или по предварительно настроенному шаблону.
§3.1. Формирование проводок вручную Режим ручного ввода отличается максимальной гибкостью, поскольку позволяет ввести любые проводки. Кроме того, этот режим не требует предварительной настройки и прост в освоении. Ввод операции вручную производится при работе с Журналом операций (бухгалтерский и налоговый учет), который открывается через пункт «Операции (ведение учета вручную)» меню «Проводки». Экранная форма нового документа «Операция» (рис.33) открывается по команде Добавить меню Действия, по клавише
или щелчком на пиктограмме 1 командной панели формы журнала. Форма документа «Операция» содержит шапку и табличную часть. В обязательном порядке в шапке указывается номер документа и дата его создания. Это неотъемлемые реквизиты любого документа конфигурации. 41
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Также обязательно указывается организация, к которой относится регистрируемая хозяйственная операция, поскольку это балансовое измерение регистра, в который будет помещена проводка при проведении документа. Сумма операции подсчитывается автоматически как сумма по всем проводкам операции. Вместе с тем, это поле доступно для редактирования. Если бухгалтерский учет в организации ведется по участкам, т.е. с информационной базой работают несколько бухгалтеров, то в поле «Ответственный» выбором из справочника «Пользователи» можно указать лицо, ответственное за данную операцию.
Рис.33. Экранная форма документа «Операция» В поле «Содержание» вводится информация, характеризующая операцию в целом, например, Ввод начальных остатков на...., Регистрация вкладов в уставный капитал и т.д. Табличная часть документа «Операция» содержит только те реквизиты, которые имеют отношение к собственно проводке: счет дебета и/или кредита (для счетов с признаком «Забалансовый» корреспондирующий счет не обязателен); аналитические признаки (значения субконто) для счетов, на которых он ведется; количество (для счетов с признаком учета «Количественный»); наименование валюты и валютную сумму (для счетов с признаком «Валютный») - отдельно для счета дебета и счета кредита; сумму проводки в валюте регламентированного учета; содержание проводки и номер журнала, если в этом есть необходимость.
42
Способы регистрации хозяйственных операций
Поскольку бухгалтерский и налоговый учет по налогу на прибыль или в связи с применением упрощенной системы налогообложения в конфигурации «Бухгалтерия предприятия» ведутся параллельно, то табличная часть документа «Операция» включает две закладки. Первой всегда является закладка «Бухгалтерский учет». На этой закладке регистрируемые документом проводки описываются с целью их отражения в регламентированном учете, т.е. в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета.
Наименование и использование второй закладки зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация. Если организация применяет обычный режим налогообложения, то закладка называется «Налоговый учет», и на ней доступными для выбора являются счета Плана счетов налогового учета (по налогу на прибыль). Если организация применяет специальный налоговый режим в соответствии с главой 26.2 «Упрощенная система налогообложения», то закладка называется «Налоговый учет (УСН)», и выбор счетов производится из Плана счетов налогового учета (по упрощенной системе налогообложения). Применение организацией специальных налоговых режимов в программе указывается в учетной политике для целей налогового учета (меню «Предприятие» —• пункт «Учетная политика» —• подпункт «Учетная политика (налоговый учет)»). На панели инструментов табличной части документа «Операция» имеется кнопка ^заполнить. По этой кнопке можно по данным на закладке «Бухгалтерский учет» заполнить табличную часть закладки «Налоговый учет» или «Налоговый учет (УСН)». Заполнение производится по таблице соответствия счетов бухгалтерского и налогового учета (меню «Предприятие» —• пункт «Планы счетов» —» подпункт «Соответствие счетов бухгалтерского и налогового учета»). Запись документа «Операция» в информационную базу производится по кнопке «Записать» или «ОК». В первом случае форма документа остается открытой, во втором она закрывается. При записи документа производится движение по регистрам бухгалтерии Журнал проводок (бухгалтерский учет) и Журнал проводок (налоговый учет по налогу на прибыль) или Журнал проводок (налоговый учет по упрощенной системе налогообложения).
§3.2. Использование типовых операций Ряд хозяйственных операций с точки зрения отражения в регистрах бухгалтерского учета имеют однотипный характер, т. е. регистриру-
43
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
ются одинаковым набором взаимосвязанных бухгалтерских проводок. Например, создание резерва на оплату отпусков включает начисление сумм страховых взносов как части резерва, покупка иностранной валюты — комиссионные услуги банка и т. д. Для регистрации подобных хозяйственных операций может быть использован механизм типовых операций. Типовая операция в общем случае представляет собой шаблон - сценарий формирования проводок для регистрации какого-либо хозяйственного факта. В конфигурации типовые операции хранятся в справочнике «Типовые операции» (меню «Проводки» —• пункт «Типовые операции»). Каждая типовая операция - элемент этого справочника. Форма типовой конфигурации разделена на две части (рис.34). В верхней части на трех закладках описываются шаблоны проводок, алгоритмы для запроса параметров при вводе операции на основе данного шаблона и описание типовой операции. В самом простом случае заполняется только закладка «Шаблоны проводок», которая в свою очередь включает закладки для описания проводок, формируемых для целей регламентированного учета, налогового учета по налогу на прибыль и налогового учета в случае применения упрощенной системы налогообложения. В шаблоне проводов приводятся: • список проводок операции; • правила заполнения реквизитов проводок: корреспондирующих счетов, суммы, субконто, количества, валюты, формулы вычисления сумм проводок. •
правила заполнения дополнительных реквизитов операции, если они предусмотрены в форме операции;
44
Способы регистрации хозяйственных операций
Рис.34. Форма типовой операции В нижней части формы приводятся параметры типовой операции, т.е. данные, которые либо сами используются при формировании операции (например, объекты аналитического учета), либо оказывают влияние на расчет сумм проводок или схему проводок. Как и при ручном способе, регистрация хозяйственной операции с использованием шаблона проводок производится документом «Операция». В поле «Типовая операция» указывается ссылка на элемент справочника «Типовые операции», содержащий шаблон, нажимается кнопка
• сформировать проводки
f
заполняется форма с параметрами типовой
операции, после чего получают результат - заполненную форму документа «Операция».
§3.3. Формирование проводок документами Наиболее удобным является способ регистрации учетной информации с помощью документов. Режим использования настроенных документов позволяет автоматически генерировать проводки на основании информации, введенной в экранную форму документа. Проиллюстрируем преимущество формирования бухгалтерских записей документами на следующем примере. При поступлении денеж45
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
ных средств в кассу необходимо выписать приходный кассовый ордер и отразить операцию на бухгалтерских счетах. При использовании компьютерного документа «Приходный кассовый ордер» в экранную форму вводят те же реквизиты, что и при выписке ордера вручную, но проводки формируются автоматически. Документы конфигурации «Бухгалтерия предприятии» позволяют практически полностью автоматизировать большинство участков бухгалтерского учета. Они охватывают учет кассовых и банковских операций, материально-производственных запасов, расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, продаж товаров, работ, услуг и т. д. Технология работы с компьютерными документами конфигурации подробно рассматривается во второй части настоящего пособия. Документы конфигурации «Бухгалтерия предприятия» классифицируют по различным основаниям. По отношению к хозяйственной операции различают документы для отражения совершенных и совершаемых хозяйственных операций. К первым относятся документы, которые фиксируют уже совершенные хозяйственные операции, например зачисление денежных средств на расчетный счет, потребление услуг сторонних организаций т.д. Ко вторым относятся компьютерные документы, предназначенные для отражения совершаемых хозяйственных операций. Такие документы, как правило, имеют печатную форму для вывода на бумажный носитель первичного документа установленного образца. Работают с документом этого вида, как правило, в два этапа. Первый этап совпадает с началом совершения хозяйственной операции. Он включает заполнение экранной формы документа, вывод печатной формы на бумажный носитель и сохранение документа в информационной базе. На втором этапе документ вновь открывают, уточняют значение отдельных реквизитов, вновь сохраняют, но при этом проводят. В качестве примера можно привести документы «Приходный кассовый ордер», «Поступление товаров и услуг». По другому основанию различают документы, предусматривающие и не предусматривающие создание записи регистров бухгалтерии. К первым относятся документы, ввод которых не изменяет итогов на счетах и, как следствие, не изменяет состояние регистров бухгалтерии. В качестве примера можно назвать документы «Счет на оплату покупателю» и «Зарплата к выплате организации».
Способы регистрации хозяйственных операций
В модуль большинства документов конфигурации включена процедура проведения. В общем случае проведением документа называется действие, которое отражает данные документа в тех или иных учетных механизмах. При проведении документа содержащаяся в них информация учитывается в регистрах путем создания записей регистров. Применительно к бухгалтерскому и налоговому учету проведение документов подразумевает создание записей регистров бухгалтерии. Проведение документов производится щелчком на пиктограмме Ц командной панели либо по кнопке «ОК» в нижней части формы документа. В первом случае форма документа остается открытой, во втором - закрывается. В журнале документов проведенный документ помечается пиктограммой «с галочкой» 18. Поскольку бухгалтерский и налоговый учет в конфигурации «Бухгалтерия предприятия» ведется параллельно, в формы документов, формирующих проводки по налоговому учету, включен реквизит «Отразить в налоговом учете». При установленном флажке документ формирует проводки не только на счетах бухгалтерского, но и налогового учета.
47
Глава 4 Подготовка информационной базы В технологическом процессе ведения бухгалтерского учета с использованием средств вычислительной техники выделяют три этапа: подготовительный, начальный и основной. На первом этапе производят подготовку информационной базы к эксплуатации: заполнение классификаторов и справочников, ввод сведений о предприятии, настройку отдельных механизмов, заполнение списка пользователей и настройку параметров текущего пользователя, ввод остатков на счетах и операций до текущей даты, если к моменту установки программы предприятие уже вело финансово-хозяйственную деятельность.
§4.1. Начальное заполнение При первом запуске информационной базы программа предлагает произвести ее первоначальное заполнение (рис.35), с чем следует согласиться. О выполняемых действиях программа информирует в окне служебных сообщений (рис.36).
Рис.35. Запрос на первоначальное заполнение
Рис.36. Сообщение о выполняемых действиях Для первоначального заполнения информационной базы, а также для последующего ее обновления (по мере выхода новых релизов конфигурации «Бухгалтерия предприятия») предлагается воспользоваться 48
Подготовка информационной базы
специальной обработкой «Обновление информационной базы». При первом запуске форма открывается автоматически и содержит описание действий, которые рекомендуется выполнить при первом запуске информационной базы (рис.37).
Рис.37. Форма с рекомендациями по первоначальному заполнению информационной базы Рекомендации включают следующие разделы: Заполнение классификаторов; Заполнение справочников; Настройка механизма ценообразования; Ввод сведений о предприятии; Заполнение списка пользователей и настройка параметров текущего пользователя; Рассмотрим их подробнее. Для описания конкретных объектов учета в конфигурации «Бухгалтерия предприятия», из шаблона которой создана наша информационная база, предусмотрено использование информации из различных общероссийских классификаторов (валют, стран мира, банков, единиц измерения, видов документов, удостоверяющих личность, и т.д.) путем заполнения на их основе справочников специального вида - классификаторов. Это обеспечивает хранение в информационной базе лишь той информации из классификаторов, которая необходима конкретному предприятию. • • • • •
49
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Классификаторы могут быть заполнены в любой момент работы с информационной базой, но некоторые программа рекомендует заполнить уже при первом запуске. Прежде всего, это касается справочника «Валюты». Выберем в блоке рекомендаций по заполнению этого справочника вторую строку и откроем справочник (рис.38).
Рис.38. Список валют Мы увидим, что при первоначальном заполнении в справочник уже внесены три валюты «Российский рубль» (как валюта регламентированного учета), «Доллар США» и «Евро» с указанием для каждой ее кода и наименования согласно общероссийскому классификатору валют. При этом для каждой валюты программа проставила курс 1,0000 (на 1 января 1980г.) и кратность 1.
Рис.39. Форма выбора иностранных валют Если предприятие ведет или предполагает вести расчеты с контрагентами еще в каких-то иностранных валютах, то каждую их них необ-
50
Подготовка информационной базы
ходимо добавить в справочник отдельной строкой. Ввести в справочник новую запись можно вручную, однако лучше это сделать через форму подбора валют, которую можно открыть непосредственно из справочника «Валюты» по кнопке «Подбор из ОКБ» командной панели или выбрав первый пункт рекомендаций по заполнению этого справочника. В форме приведен Общероссийский классификатор валют (рис.39). Выбор валюты производится двойным щелчком на соответствующей строке классификатора. При этом открывается форма нового элемента справочника с уже заполненными реквизитами выбранной валюты. Для ввода этого элемента в справочник достаточно нажать на кнопку «ОК» на этой форме. Как элемент справочника каждая валюта характеризуется ее курсом и кратностью по отношению к валюте регламентированного учета. Кратность, отличающая от 1, устанавливается для валют, курс которых устанавливается не за одну, а за 10, 1000 и т.д. единиц. Курс валюты, как правило, величина непостоянная, он устанавливается на определенную дату. История изменения курса валют в программе хранится в регистре сведений «Курсы валют». Выберем в справочнике «Валюты» первую строку и двойным щелчком откроем форму элемента с наименованием «EUR» (рис.40).
Рис.40. Информация о валюте Кроме общих данных о валюте форма включает три части. В первой и второй частях указываются параметры прописи целой и дробной части суммы, выраженной в этой валюте, в третьей части приводится история курсов этой валюты (содержимое регистра «Курсы валют»). 51
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
При первоначальном заполнении информационной базы программа для всех валют (EUR, RUR и USD) автоматически вводит запись о том, что на 1 января 1980г. курс валюты составляет 1,000. Поскольку других записей пока нет, этот курс в форме списка справочника показывается и на ту дату, которой справочник открыт. Таким образом, чтобы иметь возможность автоматически пересчитывать активы и обязательства, стоимость которых выражена в иностранной валюте, курсы валют в информационной базе необходимо поддерживать в актуальном состоянии, т.е. вести их историю. Это можно делать вручную или путем загрузки курсов через Интернет. Для добавления нового курса вручную необходимо в меню «Действия» командной панели раздела «История курсов» выбрать пункт «Добавить». В колонке «Период» указать дату, с которой вводится новый курс, а в колонке «Курс» - значение курса, после чего по кнопке «Записать» сохранить данные в регистре сведений «Курс валют». Если компьютер подключен к Интернет, то историю курсов можно загрузить с сайта агентства «РосБизнесКонсалтинг». Для этого нужно на командной панели формы списка справочника «Валюты» щелкнуть на кнопке «Загрузить курсы». При этом открывается форма, в шапке которой указывается период, за который необходимы данные, а в табличной части - список валют, историю курсов которых нужно получить. Для выполнения загрузки следует на командной панели выбрать «Загрузить».
Рис.41. Настройка параметров загрузки курсов валют Хотя это не принципиально, при начальном заполнении историю курсов целесообразно ввести лишь за тот период, к которому относятся данные, которые будут вводиться в информационную базу. Например, если в информационной базе предполагается вести учет для действующих организаций, то период может начинаться с даты, на которую вводятся начальные остатки.
52
Подготовка информационной базы
Рис.42. Результат загрузки курсов валют На рис.41 приведен пример заполнения формы для загрузки курсов валют EUR и USD за период с 31 декабря 2003г. по 30 октября 2004г., а на рис.42 - полученный результат. В процессе текущей работы с информационной базой текущее обновление курсов валют производится аналогично. Учет товарно-материальных ценностей ведется, как правило, не только в стоимостном, но и натуральном выражении. Для количественной характеристики объекта учета в программе используются единицы измерения, которые хранятся в справочнике «Классификатор единиц измерения». Познакомимся с ним поближе, щелкнув на второй строке рекомендаций по его ведению (рис.43).
Рис.43. Классификатор единиц измерения Как мы видим, при первом запуске информационной базы программа уже включила в этот справочник единицы измерения «Килограмм» и «Штука», как наиболее типичные для большинства организаций. Если для учета товарно-материальных ценностей в организации используются и другие единицы измерения, то их нужно предваритель-
53
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
но включить в справочник «Классификатор единиц измерения». Ввести в справочник новую запись можно вручную, однако лучше это сделать через форму подбора единиц измерения, которую можно открыть непосредственно из классификатора по кнопке «Подбор по ОКЕ И» командной панели или выбрав первый пункт рекомендаций по заполнению этого классификатора (см. рис.43). В форме приведен Общероссийский классификатор единиц измерения (рис.44). Выбор единицы производится двойным щелчком на соответствующей строке классификатора. При этом открывается форма нового элемента справочника с уже заполненными реквизитами выбранной единицы измерения. Для ввода этого элемента в справочник достаточно нажать на кнопку «ОК» на этой форме. Расчеты с контрагентами и бюджетом, как правило, ведутся в безналичной форме. Для подготовки соответствующих расчетных и платежных документов необходима информация о банках, которые их обслуживают. В информационной базе эта информация хранится в справочнике «Банки». Для заполнения этого справочника рекомендуется пользоваться специальной обработкой «Загрузка классификатора банков РФ» (рис.45). Это позволяет избежать ошибок в реквизитах банка при подготовке платежных документов.
Рис.44. Форма выбора единиц измерения Форма обработки включает две закладки. На закладке «Классификатор» в верхней части предусмотрен переключатель, который определяет источник загружаемых данных: диск «Информационнотехнологическое сопровождение» или сайт агентства «РосБизнесКон54
Подготовка информационной базы салтинг» (через Интернет). Нижняя часть предназначена выбора банков, информацию о которых необходимо включить в справочник.
Рис.45. Форма обработки для заполнения справочника «Банки» Прежде всего, по кнопке «Загрузить классификатор» в эту часть загружается список банков из классификатора. Банки в этом списке сгруппированы по регионам. Для того, чтобы увидеть список банков региона, нужно дважды щелкнуть на его коде. Выбор банков, включаемых в справочник, производится путем проставления флажка в первом поле соответствующей строки. Для выбора всех банков региона флажком помечается регион в целом (рис.46).
Рис.46. Выбор банков для заполнения справочника Включение информации о выбранных банках в справочник «Банки» производится по кнопке «Заполнить справочник» командной панели. Чтобы увидеть результат выполненной процедуры, в меню «Банк и касса» выберем пункт «Банки» и откроем форму списка справочника 55
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0» «Банки» (рис.47). Мы увидим, что теперь справочник содержит информацию обо всех банках, относящихся к региону «г. Москва».
Рис.47. Справочник «Банки» При начальном заполнении информационной базы не нужно стремиться занести в справочник все банки из классификатора. Достаточно выбрать те, в которых открыты счета вашей организации, счета казначейства и счета реальных или потенциальных контрагентов. Целесообразнее наполнять его указанным способом в процессе работы по мере возникновения необходимости. Реквизиты отдельных банков могут меняться. При загрузке банков в справочник программа проверяет ранее введенные данные и на закладке «Конфликты» сообщает об обнаруженных различиях в реквизитах банка в информационной базе и в классификаторе. При возникновении таких ситуаций, необходимо проанализировать различия и принять решение по разрешению конфликта (принять или отклонить изменения). При выплате работникам заработной платы по расходному кассовому ордеру, оформлении доверенностей на получение товарноматериальных ценностей, подготовке сведений в налоговые органы и Пенсионных фонд России и т.д. требуется указывать сведения о документе, удостоверяющем личность. Их перечень в информационной базе хранится в справочнике «Документы, удостоверяющие личность».
56
Подготовка информационной базы
Рис.48. Переход в справочник документов, удостоверяющих личность Если мы откроем справочник, выбрав соответствующую строку рекомендаций по начальному заполнению, то не обнаружим в нем ни одной записи (рис.48). Заполнение списка рекомендуется производить из справочника «Виды документов, удостоверяющих личность», открываемого по кнопке «Подбор» командной панели. Выбор вида документа производится двойным щелчком на соответствующей строке классификатора. При этом открывается форма нового элемента справочника с уже заполненными реквизитами выбранного вида документа (рис.49). Для ввода этого элемента в справочник достаточно нажать на кнопку «ОК» на этой форме.
57
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис.49. Заполнение справочника документов, удостоверяющих личность, из классификатора Если деятельность предприятия связана с приобретением и перепродажей импортных товаров, то заполняется классификатор стран мира. В новой информационной базе он не содержит записей (рис.50).
Рис.50. Переход в классификатор стран мира Заполнение списка рекомендуется производить из Общероссийского классификатора стран мира, открываемого по кнопке «Подбор из ОКСМ» командной панели. Выбор страны производится двойным щелчком на соответствующей строке классификатора. При этом открывается форма нового элемента справочника с уже заполненными реквизитами выбранной страны (рис.51). Для ввода этого элемента в справочник достаточно нажать на кнопку «ОК» на этой форме.
58
Подготовка информационной базы
Рис.51. Выбор страны из классификатора В процессе ведения финансово-хозяйственной деятельности организации вступают в гражданско-правовые отношения с другими организациями, физическими лицами, включая предпринимателей без образования юридического лица. Всех их обобщает термин «контрагенты». Для хранения информации о контрагентах предназначен справочник « Контрагенты». Последуем рекомендациям программы и откроем этот справочник (рис.52).
Рис.52. Переход в справочник «Контрагенты» В форме списка этого справочника мы видим два окна. Это означает, что справочник на этапе конфигурирования настроен таким обра59
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
зом, чтобы обеспечить поддержку нескольких уровней иерархии, что позволяет группировать контрагентов по определенным критериям и осуществлять их быстрый поиск. В левом окне программа показывает структуру справочника на уровне групп, в правом - список контрагентов определенной группы. При начальном заполнении информационной базы рекомендуется описать структуру справочника, т.е. ввести группы для каждой категории контрагентов, и заполнить справочник информацией о контрагентах, с которыми предприятие уже ведет расчеты или эти расчеты предстоят в ближайшее время, т.е. ввести конечные элементы. Например, для покупателей и заказчиков можно открыть группу «Покупатели», для поставщиков и подрядчиков — группу «Поставщики», прочих дебиторов и кредиторов - группу «Прочие». Отдельную группу с наименованием «Налоги и сборы» целесообразно открыть для особой категории контрагентов — бюджетов различных уровней по налогам и сборам, государственных внебюджетных фондов. Порядок описания структуры справочника рассмотрим на следующем примере. •
Пример В справочнике «Контрагенты» необходимо организовать обособленное хранение информации об учредителях, в том числе являющихся юридическими и физическими лицами. Для решения этой задачи в справочник нужно ввести группу «Учредители», а в ней дополнительно открыть группы «Юридические лица» и «Физические лица». Выбираем в меню «Действия» командной панели пункт «Новая группа» или щелкаем на пиктограмме _ j . В форме ввода данных (рис.53) в поле «Наименование» указываем Учредители и по кнопке «ОК» вносим данные в справочник.
Рис.53. Ввод группы «Учредители»
60
Подготовка информационной базы
После выполнения этой процедуры в правом окне формы справочника появляется запись с наименованием «Учредители» (рис.54). Пиктограммой специального вида слева от кода она помечена как группа.
Рис.54. Справочник Группа «Учредители» Для добавления группы «Юридические лица» в левом окне щелчком на значке Встроки Контрагенты открываем структуру и выделяем в ней элемент Учредители, т.е. делаем этот элемент текущим (рис.55)
Рис.55. Выбор текущего элемента в структуре справочника Таким же образом, как и для первой группы, добавляем в справочник группы «Юридические лица» и «Физические лица». При этом в форме ввода программа показывает, в состав какой группы будет помещен новый элемент (рис.56). По умолчанию программа в поле «Группа» показывает наименование той группы, которая является текущей в дереве, описывающем структуру справочника. Таким образом, в общем случае для ввода в справочник подчиненных групп необязательно сначала выделять группу-родителя. Это можно сделать, выбрав ее непосредственно в форме ввода данных.
61
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис.56. Ввод группы «Юридические лица» Если данные о подчиненных группах введены корректно, то после выполнения задания справочник будет иметь структуру, представленную на рис.57. Возможно, при описании структуры окажется, что отдельные группы должны быть подчиненными, но располагаются в корне дерева, или группа должна быть открыта в корне дерева, а фактически является подчиненной, и т.д. Исправить это достаточно просто. Нужно в левом окне открыть дерево, затем в правом окне сделать текущей ту папку, которую необходимо переместить в другое место, и удерживая левую кнопку мыши переместить ее в ту часть дерева в левом окне, где она должна находиться.
Рис.57. Структура справочника «Контрагенты» После описания структуры в справочник вводятся данные о контрагентах. Для этого используется специальная форма - форма конечного элемента справочника «Контрагенты». В заполнении формы для контрагентов - юридических лиц и контрагентов - физических лиц имеются отличия. Рассмотрим их на примере ввода в справочник данных об учредителях, которыми являются ЗАО «Новые технологии» (ИНН 7705235507, КПП 770501001, код по ОКПО 451388300, зарегистрировано и фактически находится по адресу г.Москва, Ленинский проспект, дом 401, телефон 926-9999, генеральный директор Шмаков Иван Иванович, расчетный счет 40702810000000000262 в ЗАО КБ «Рублев», г.Москва) и гражданин Российской Федерации Соколов Виктор Петрович (паспорт гражданина России серия 4500 №405060, выданный 20.08.2001г. ОВД района 62
Подготовка информационной базы
«Марьино» г.Москвы, зарегистрирован по адресу г.Москва, ул.Беговая, д.312, кв.11, ИНН 771723432201,). Для ввода данных о первом учредителе в структуре дерева делаем текущей группу Юридические лица и через пункт «Добавить» в меню «Действия» или щелчком на пиктограмме < командной панели открываем форму элемента справочника (рис.58). В поле «Наименование» указываем наименование контрагента как элемента справочника - Новые технологии. Код элементу программа присваивает автоматически. Информация о контрагенте указывается на трех закладках «Общие», «Контакты» и «Счета и договоры». Пока доступны реквизиты лишь первой закладки. При этом здесь уже указан признак контрагента Юр.лицо (такой признак проставляется по умолчанию для всех новых контрагентов) и группа, в которую запись о контрагенте будет помещена - Юридические лица, поскольку ее мы определили как текущую перед открытием формы. В поле «Полное наименование» указываем наименование организации в соответствии с ее учредительными документами - Закрытое акционерное общество «Новые технологии». Проставляем присвоенные контрагенту коды ИНН, КПП и по ОКПО и по кнопке «Записать» заносим данные в справочник. Теперь в форме становятся доступными остальные закладки (рис.59) Перейдем на закладку «Контакты» и заполняем ее имеющимися данными (рис.60).
Рис.58. Форма элемента справочника «Контрагенты»
63
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис.59. Общие сведения о ЗАО «Новые технологии» Контактная информация включает два раздела. В разделе «Адреса и телефоны» приводятся сведения о юридическом и фактическом адресе, телефоне для связи, иные сведения о контрагенте. Для заполнения соответствующего поля нужно щелкнуть на нем дважды мышью. При этом открывается форма для ввода данных. Например, при вводе телефона предлагается заполнить форму, представленную на рис.61.
Рис.60. Контактная информация ЗАО «Новые технологии» Нетрудно заметить, что при заполнении соответствующих полей формы можно указать все необходимые данные для связи с контрагентом, который находится в другом городе, в другой стране или не имеет прямого номера.
64
Подготовка информационной базы
Рис.61. Форма для ввода данных о телефоне контрагента Ввод юридического и фактического адреса также производится через специальную форму (рис.62), которую можно заполнить вручную или с использованием классификаторов. В последнем случае в информационную базу предварительно загружаются адресный классификатор, классификатор улиц и классификатор сокращений. Файлы с адресными классификаторами достаточно объемны, поскольку в них содержатся данные по всем регионам Российской Федерации. Поэтому предполагается, что каждая организация самостоятельно определяет те данные, которые ей необходимы. Это производится с помощью обработки «Загрузка адресного классификатора», форма которой открывается по кнопке «Классификатор» командной панели формы для ввода адреса.
Рис.62. Форма для ввода адреса контрагента Во втором разделе закладки «Контакты» приводятся данные о контактных лицах контрагента. Для добавления записи следует в меню «Действия» командной панели этого раздела выбрать пункт «Добавить», заполнить форму и записать данные (рис.63). 65
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис.63. Форма для ввода данных о контактных лицах На закладке «Счета и договоры» в общем случае приводятся данные о банковских реквизитах контрагента и, если они ведутся, заключенных с ними договорах. Для рассматриваемого примера заполняется только раздел «Банковские счета», где указывается расчетный счет ЗАО «Новые технологии» (рис.64).
Рис.64. Сведения о счетах и договорах контрагента Вы, наверное, успели заметить, что добавление новой записи в табличную часть формы в программе производится одним и тем же способом - через пункт «Добавить» меню «Действия» командной панели или щелчком на пиктограмме % или с помощью клавиши . При этом для ввода данных программа предлагает заполнить соответствующую форму. Для банковского счета она представлена на рис.65.
66
Подготовка информационной базы
Рис.65. Сведения о банковском счете контрагента В форме указываются все необходимые данные для подготовки платежных документов на перечисление денежных средств контрагенту и, если необходимо, уточняется форма представления в них даты платежного документа и сумм без копеек. Обратите внимание на кнопку |...| в конце поля «Банк». Ее присутствие означает, что поле можно заполнить выбором банка из классификатора «Банки». Для ввода данных о втором контрагенте, которым является учредитель Соколов Виктор Петрович, нужно внутри папки Учредители сделать текущей папку Физические лица и открыть форму нового элемента. Ее заполнение несколько отличается. После того, как в соответствующем поле мы указываем, что контрагент является физическим лицом, изменяется состав показателей на закладке «Общие» (рис.66).
Рис.66. Общие сведения о контрагенте - физическом лице
67
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Для физического лица указывается фамилия, имя и отчество, данные о документе, удостоверяющем личность и, если он имеется, идентификационный номер налогоплательщика. Состав информации на закладках «Контакты» (рис.67) и «Счета и договоры» и порядок ее ввода не изменяется, но заполняются лишь те поля, которые имеют отношение к данному контрагенту.
Рис.67. Контактная информация о контрагенте - физическом лице Перед началом работы с информационной базой рекомендуется аналогичным образом структурировать справочник «Номенклатура» (рис.68).
шшшшшшш
Рис.68. Переход в справочник «Контрагенты» Этот справочник используется для аналитического учета материалов, полуфабрикатов собственного производства, готовой продук68
Подготовка информационной базы
ции, товаров для перепродажи, оборудования и т.д. Для быстрого поиска данных в нем целесообразно, как минимум, открыть отдельные группы для каждого вида номенклатуры. При значительной номенклатуре определенного вида для нее могут быть открыты подчиненные группы. На рис.69 приведен пример структурирования справочника «Номенклатура».
Рис.69. Структурированный справочник «Номенклатура» Воспользуемся следующей рекомендацией и откроем справочник «Типы цен номенклатуры» (рис.70). Справочник предназначен для хранения типов отпускных цен продаваемых товаров, работ, услуг. Отпускные цены, в свою очередь, используются для автоматического заполнения отдельных показателей табличных частей в документах отгрузки.
Рис.70. Переход в справочник «Типы цен номенклатуры» Для каждого типа указывается его условное наименование (как элемента справочника), код (присваивается автоматически), валюта цены данного типа, признак учета НДС и метод округления цены. На рис.71 приведен пример описания типа цены номенклатуры с наименованием Договорная (НДС сверху).
69
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис.71. Описание типа цен номенклатуры
§4.2. Ввод сведений о предприятии и пользователях базы Сведения об организации относятся к категории постоянной или условно-постоянной информации. Обычно подобная информация хранится в константах. Но поскольку в конфигурации «Бухгалтерия предприятия» в одной информационной базе можно вести учет для нескольких юридических лиц, основные сведения о каждом из них указываются в линейном справочнике «Организации». Форма списка этого справочника открывается через пункт «Организации» меню «Предприятие». Сведения о новой организации вводятся в справочник через форму (рис.72). Все поля формы сведений об организации можно условно разделить на обязательные и не обязательные к заполнению. В обязательном порядке заполняются поля «Наименование» и «Код». В первом указывается наименование, во втором - код. Эти данные характеризуют организацию как элемент справочника «Организации».
70
Подготовка информационной базы
Рис.72. Форма ввода основных сведений об организации Для правильного оформления документов и формирования стандартных и регламентированных отчетов в форме обязательно указывается: • полное наименование организации согласно учредительным документам; • идентификационный номер налогоплательщика (ИНН); • код причины постановки на налоговый учет (КПП); • код налогового органа по месту постановки организации на налоговый учет (код ИМНС); • код организации в реестре предприятий и организаций, зарегистрированных на территории Российской Федерации (код • £ЩП€$ритории, на которой зарегистрирована организация, в соответствии с Общероссийским классификатором административно-территориальных образований (код ОКАТО). Для составления регламентированной отчетности в Пенсионный фонд России заполняется поле «Регистрационный номер ПФР». Поле «Территориальные условия» заполняется в том случае, если организация расположена на территории, при выполнении работ на которых трудовой стаж для назначения пенсии определяется в особом 71
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0» порядке. Значением поля является ссылка на соответствующий элемент справочника «Территориальный условия» (рис.73).
Рис.73. Справочник «Территориальные условия» В комплекте поставки справочник заполнен перечнем наиболее типичных видов территориальных условий (предопределенные элементы справочника). Если необходимого вида территориальных условий в справочнике нет, его следует добавить стандартными средствами работы со справочниками, например, по команде «Добавить» меню «Действия» либо щелчком на пиктограмме • командной панели инструментов. Если в информационной базе планируется вести учет для нескольких организаций, то обязательно заполняется поле «Префикс». Это необходимо, чтобы обеспечить сквозную нумерацию документов каждой организации. Префикс представляет собой набор символов (не более трех), с которых будет начинаться номер документа, например, ТДН, МФК. Если организация является государственным унитарным предприятием, или имущество в ней находится в хозяйственном ведении, то в поле «Головная организация» указывается орган, которым организация учреждена. Поле «Основной банковский счет» заполняется для автоматизации заполнения форм документов, в которых указываются реквизиты расчетного счета организации («Платежное поручение исходящее», «Счет на оплату покупателю» и т.д.). В поле указывается соответствующий элемент из справочника «Банковские счета». На закладке «Контактная информация» указывается юридический и фактический адрес организации, телефоны и прочая контактная информация. •
Пример
В одной информационной базе предполагается вести учет для нескольких организаций О первой известно следующее: 72
Подготовка информационной базы
Закрытое акционерное общество «Торгово-производственная компания «Мираж», код по ОКПО 52707832, юридический адрес г. Москва, ул. Липовая, дом 12, фактически расположено по адресу г. Москва, ул. Народная, дом 226, телефон организации 666-2222, телефон бухгалтерии 666-2200, адрес электронной почты [email protected]; ИНН 7766200102, КПП 776601001, код налогового органа 7766, код по О КАТ О 452865600, регистрационный номер в Пенсионном фонде России 087-105-071284. Организации открыт расчетный счет 40702810600006132001 в ЗАО «Нефтепромбанк».
Рис.74. Основные сведения о торгово-производственной компании Присвоим этой организации наименование Торговопроизводственная компания и установим префикс ТПК для нумерации ее документов в информационной базе. Тогда сведения об организации следует указать, как это показано на рис.74 и 75.
73
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис.75. Дополнительные сведения о торгово-производственной компании При вводе первого элемента в справочник «Организации» на закладке «Контактная информация» для заполнения предлагаются лишь строки с предопределенными видами контактной информации, к которым относятся телефон организации, ее юридический и фактический адрес. Эта информация используется при подготовке регламентированной отчетности. Для того чтобы указать сведения о телефоне бухгалтерии и адресе электронной почты перечень контактной информации расширяется путем ввода дополнительных строк с соответствующим типом информации. Тип информации выбирается при добавлении в перечень новой строки (рис.76).
74
Подготовка информационной базы
Рис.76. Типы контактной информации Вид информации «Телефон бухгалтерии» не относится к предопределенным, поэтому его необходимо ввести в справочник «Виды контактной информации», который открывается при выборе вида телефона (рис.77).
Рис.77. Виды контактной информации типа «Телефон» Аналогичная процедура выполняется для адреса электронной почты (рис.78). Если в перечне контактной информации имеется несколько строк с информацией одного типа, то одну из них можно выделить с помощью кнопки «Установить основным» командной панели закладки «Контактная информация».
75
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис.78. Вид контактной информации типа «Адрес электронной почты» Материально-производственные запасы организации могут храниться на различных складах, специально оборудованных площадках, в кладовых и т.д. Полный перечень используемых мест хранения приводится в справочнике «Склады (места хранения)» (рис.79). Для каждого места хранения указывается, как минимум, его условное наименование и код (присваивается автоматически).
Рис.79. Справочник «Склады (места хранения)» Если речь идет о месте хранения ценностей для продажи (товаров, готовой продукции), то дополнительно указывается тип цен и вид склада. При этом в первом реквизите указывается тип цены для хранимой на данном складе номенклатуры (из справочника «Типы цен номенклатуры»), во втором - вид склада Оптовый, Розничный или Неавтоматизированная торговая точка. На рис.80 представлен пример описания места хранения Склад готовой продукции
Рис.80. Описание места хранения «Склад готовой продукции» 76
Подготовка информационной базы
В первом пункте раздела «Заполнение списка пользователей и настройка параметров текущего пользователя» программа рекомендует открыть справочник пользователей, и внести в него лиц, работающих с данной информационной базой. Последуем совету, для чего откроем форму справочника (рис.81).
Рис.81. Справочник «Пользователи» Основное назначение справочника - идентифицировать пользователя при начале текущего сеанса работы с информационной базой. Как правило, содержимое этого справочника повторяет список пользователей, создаваемый в режиме запуска «Конфигуратор». Предположим, что с информационной базой будет работать несколько работников организации, в том числе главный бухгалтер Иванов Иван Иванович и системный администратор Петров Петр Петрович. Выбираем для работы с информационной базой режим «Конфигуратор». В меню «Администрирование» окна конфигуратора выбираем пункт «Пользователи» и добавляем в список указанных работников (рис.82). При создании списка для каждого пользователя можно указать пароль для входа в информационную базу, определить права при работе с данными, назначить пользовательский интерфейс и выбрать его язык, установить ряд дополнительных параметров.
Рис.82. Список пользователей информационной базы
77
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Если теперь мы выберем работу с информационной базой в режиме «1С:Предприятие», то программа попросит указать имя пользователя (рис.83). Пусть это будет Иванов И.И.
Рис.83. Идентификация пользователя При загрузке информационной базы программа обнаружит, что такого пользователя еще нет в справочнике «Пользователи» и автоматически его там зарегистрирует (рис.84).
Рис.84. Зарегистрированные пользователи При первом сеансе работы с базой системного администратора Петрова П.П., он также будет автоматически добавлен в список пользователей. Для каждого пользователя на закладке «Настройки» формы сведений о нем (рис.85) можно указать отдельные настройки и значения по умолчанию, в частности: • валюту по умолчанию по тем договорам с контрагентами (элементам справочника «Договоры»), которые вводятся данным пользователем; • единицу измерения (элемент справочника «Единицы измерения»), которая будет проставляться по умолчанию при вводе в справочник «Номенклатура» новых записей; • организацию (элемент справочника «Организации»), от имени которой по умолчанию оформляются новые документы;
78
Подготовка информационной базы
ставку налога на добавленную стоимость, которая будет проставляться по умолчанию при вводе в справочник «Номенклатура» новых записей; работника организации, который по умолчанию будет указываться в документах как ответственный за совершение хозяйственных операций, регистрируемых данным пользователем; место хранения (элемент справочника «Склады (места хранения)»), которое будет указываться по умолчанию в новых документах по отражению операций поступления и движения запасов; тип цен (элемент справочника «Типы цен номенклатуры»), который будет использоваться по умолчанию при оформлении данным пользователем новых документов на продажу; признак контроля корреспонденции счетов; дату, которая по умолчанию будет указываться как дата начала интервала, за который необходимо составить отчет; имя каталога, в котором будут храниться внешние файлы.
Рис.85. Настройки пользователя Бухгалтерский и налоговый з^чет организации ведут в соответствии с учетной политикой, формируемой главным бухгалтером и утверждаемой руководителем организации. Учетная политика описывает применяемую организацией совокупность способов ведения учета первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности. 79
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0» Отдельные элементы учетной политики организации в конфигурации «Бухгалтерия предприятия» могут поддерживаться в автоматизированном режиме. Например, для целей бухгалтерского учета можно указать способ оценки запасов при их выбытии (списании), порядок признания общехозяйственных расходов, способ погашения стоимости конкретного актива и т.д. В свою очередь, для целей налогообложения можно установить метод определения налоговой базы по НДС, оценки материально-производственных запасов, погашения стоимости амортизируемого имущества, признаки применения специальных налоговых режимов и т.д. Конкретный выбор фактически предопределит поведение системы, включая набор объектов и алгоритмов, необходимых для ведения учета в автоматизированном режиме. Среди элементов учетной политики можно выделить такие, которые определяют поведение системы автоматизации в целом. Для целей бухгалтерского учета к ним относятся способ оценки запасов и порядок признания общехозяйственных расходов. Эта информация в программе хранится в регистре сведений «Учетная политика (бухгалтерский учет)». Заполнение регистра рассмотрим на следующем примере. •
Пример В одной информационной базе ведется учет для торговопроизводственной компании «Мираж» и для торгового дома «Гурьевский». В соответствии с учетной политикой ТПК «Мираж на 2004г. оценка запасов при их отпуске со склада производится по средней себестоимости, а общехозяйственные расходы признаются полностью расходами по обычным видам деятельности. Учетной политикой ТД «Гурьевский» предусмотрено, что оценка запасов производится способом ФИФО, общехозяйственные расходы, в случае их возникновения, учитываются в составе себестоимсм жтшттттмттмтштштшшшяшшшшшшшшштжт
Рис.86. Окно списка записей об учетной политике бухгалтерского учета В меню «Предприятие» выбираем пункт «Учетная политика», а в нем подпункт «Учетная политика (бухгалтерский учет)». В форме спи80
Подготовка информационной базы
ска Учетная политика (бухгалтерский учет) (рис.86) нажимаем клавишу и заполняем форму согласно образцу, приведенному на рис.87.
Рис.87. Сведения об учетной политике торгово-производственной компании Аналогичным образом вводим запись с данными об учетной политике торгового дома (рис.88).
Рис.88. Сведения об учетной политике торгового дома В результате регистр будет содержать две записи (рис.89).
Рис.89. Учетная политика организаций для целей бухгалтерского учета Введенными параметрами учетной политики программа руководствуется начиная с даты, указанной в реквизите «Период». Если в следующем году организация утвердит новую учетную политику в отношении способа оценки МПЗ и/или порядка признания общехозяйственных расходов, то в регистр необходимо ввести новую запись, указав дату, с которой она применяется. Если в следующем году учетная политика организации не изменяется, новых записей в регистр не нужно. По 81
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
умолчанию программа будет использовать те параметры, которые введены ранее. Заметим, что при выборе для торгового дома способа оценки МПЗ программа выдает сообщение о необходимости дополнительной настройки конфигурации (рис.90).
Рис.90. Запрос на дополнительную настройку конфигурации Дело в том, что оценка материально-производственных запасов способом ФИФО и ЛИФО в конфигурации базируется на их дополнительном аналитическом учете в разрезе партий. Чтобы внести соответствующие изменения в план счетов бухгалтерского учета, необходимо положительно ответить на запрос программы и в форме обработки «Настройка аналитического учета» установить флажок «Вести партионный учет» в разделе «Бухгалтерский учет» (рис.91).
Рис.91. Настройка аналитического учета Применение настройки приведет к тому, что на всех счетах, на которых ведется аналитический учет по субконто «Номенклатура» (10 Материалы», 43 «Готовая продукция» и др.), будет добавлен еще один аналитический разрез - субконто «Партии». Сведения об учетной политике, определяющие поведение системы для целей налогового учета, хранятся в другом регистре сведений «Учетная политика (налоговый учет)». К таким сведениям относятся: • момент определения налоговой базы по налогу на добавленную стоимость;
82
Подготовка информационной базы
•
способ оценки материально-производственных запасов при их отпуске в производство (списании) для целей налогового учета по налогу на прибыль; • признаки применения специальных налоговых режимов. Особенности заполнения регистра рассмотрим на следующем примере. •
Пример Торгово-производственная компания «Мираж» находится на общем режиме налогообложения, т.е. признается плательщиком налога на добавленную стоимость. В соответствии с учетной политикой организации для целей налогообложения в 2004г. налоговая база по НДС определяется по мере оплаты товаров, работ, услуг, материальнопроизводственные запасы при их отпуске в производство оцениваются, как и в бухгалтерском учете, по средней стоимости. Торговый дом «Гурьевский» с 1 января 2004г. применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов». Для ввода информации об учетной политике торговопроизводственной компании выбираем в меню «Предприятие» пункт «Учетная политика», а в нем подпункт «Учетная политика (налоговый учет)». В форме списка Учетная политика (налоговый учет) (рис.92) нажимаем клавишу и заполняем форму согласно образцу, приведенному на рис.93.
Рис.92. Окно списка записей об учетной политике налогового учета
83
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис.93. Сведения об учетной политике торгово-производственной компании Аналогичным образом вводим запись для торгового дома (рис.94).
Рис.94. Сведения о налоговом режиме для торгового дома Торгово-производственная компания находится на общем режиме налогообложения, поэтому для нее не заполняется раздел «Специальные налоговые режимы». В свою очередь, торговый дом не признается плательщиком налога на добавленную стоимость и налога на прибыль организаций. Поэтому для него не заполняется раздел «Параметры учетной политики», а во втором разделе устанавливается признак применения упрощенной системы налогообложения и указывается объект налогообложения - «Доходы, уменьшенные на величину расходов». В результате регистр будет содержать две записи (рис.95).
84
Подготовка информационной базы
Рис.95. Настройки налогового учета Для корректного поведения программы важно правильно указать период, к которому относятся соответствующие параметры налогового учета. Это, в первую очередь, касается ситуаций, когда действующая организация переводится на уплату единого налога на вмененный доход по отдельным видам деятельности не с начала года, или организация в середине года теряет право применять упрощенную систему налогообложения. В этом случае в регистр необходимо ввести новую запись, указав дату, с которой изменяется применявшийся ранее порядок налогового учета. Момент определения налоговой базы по НДС в программе учитывается следующим образом. Если значением реквизита является «по оплате», то суммы налога, предъявленные покупателю (заказчику) до момента оплаты товаров (работ, услуг) учитываются на счете 76.Н «Расчеты по НДС, отложенному для уплаты в бюджет». При учетной политике «по отгрузке» эти суммы сразу относятся на расчеты с бюджетом, т.е. учитываются по кредиту счета 68.02 «Налог на добавленную стоимость». Что касается налогового учета в целом, то для торговопроизводственной компании и торгового дома он будет осуществляться по различным правилам. В частности, для первой организации будет использоваться План счетов налогового учета (по налогу на прибыль), для второй - План счетов налогового учета (по упрощенной системе налогообложения). Важным этапом подготовки информационной базы является настройка аналитического учета материально-производственных запасов по местам хранения и расчетов с контрагентами в разрезе расчетных документов. Настройка подразумевает добавление на отдельных счетах соответствующих аналитических разрезов, поэтому к ней следует подходить ответственно. Аналитический учет МПЗ по местам их хранения устанавливается отдельно для плана счетов бухгалтерского учета и плана счетов нало85
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
гового учета (по налогу на прибыль) с помощью настройки параметров учета (меню «Предприятие» —» пункт «Настройка параметров учета»). При установленном флажке «Вести складской учет» на счетах, по которым открыт аналитический учет по субконто «Номенклатура» (10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция» и т.д.), добавляется еще один разрез - субконто «Склады» (рис.96).
Рис.96. Дополнительный аналитический разрез «Склады» По умолчанию система поддерживает аналитический учет запасов по местам хранения только в натуральном выражении. С помощью соответствующих флажков на закладке «Аналитический учет МПЗ» организация может включить дополнительно режим учета запасов на каждом складе в денежном выражении. При этом следует учитывать, что способы оценки ФИФО и ЛИФО в этом случае будут применяться не по организации в целом, а по каждому складу в отдельности. То есть, если запасы одной и той же номенклатуры хранятся на разных складах, то при их отпуске в определении оценки будут учитываться лишь те партии, которые были приняты к учету на данный склад. Такой порядок оценки запасов должен быть закреплен в учетной политике организации. Аналитический учет с контрагентами в разрезе расчетных документов устанавливается с помощью флажка «Вести расчеты по документам» на закладке «Аналитический учет расчетов с контрагентами» (рис.97).
86
Подготовка информационной базы
Рис.97. Настройка учета расчетов с контрагентами При этом на счетах учета расчетов 60 «Поставщики и подрядчики», 62 «Покупатели и заказчики» и 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» добавляется еще один аналитический разрез - субконто «Документы расчетов с контрагентами».
§4.3. Ввод начальных остатков по счетам Если на учет в программе «1С:Бухгалтерия 8.0» переходит действующая организация, то подготовку информационной системы к эксплуатации завершает ввод входящих остатков на счетах. Рассмотрим последовательность действий по вводу входящих остатков. Прежде всего, организации следует определить дату, начиная с которой учет предполагается вести в компьютерной бухгалтерии. На автоматизированный учет можно перейти с начала отчетного года, начала квартала, начала месяца и даже с произвольной даты. Решение обычно принимается как компромисс между необходимостью ввода большого количества проводок (за период с начала года до текущего квартала или месяца) и пользой от возможности анализа данных бухгалтерского и налогового учета за весь отчетный период, а также автоматического составления отчетности. Тем не менее, в качестве отправной точки рекомендуется выбрать начало календарного года, поскольку это позволяет: во-первых, освоить основные приемы работы с программой; во-вторых, проверить, в какой степени документы типовой конфигурации учитывают специфику деятельности организации; в-третьих, при составлении квартальной и годовой отчетности использовать регламентированные отчеты. Выбор некоторой даты начала учета предполагает, что по состоянию на эту дату вводятся входящие остатки, далее учет ведется средствами компьютерной бухгалтерии. Например, при начале учета с начала 87
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
года (1 января), начала квартала (например, 1 апреля), начала месяца (например, 1 мая) операции по входящим остаткам вводятся с последней датой соответственно предыдущего года, квартала, месяца (например, 31.12.2003, 31.03.2004, 30.04.2004). Перед вводом остатков эту дату целесообразно указать в качестве рабочей в форме настройки параметров работы (меню «Сервис» —» пункт «Параметры»). Для ввода входящих остатков следует через пункт «Операции (ведение учета вручную)» меню «Проводки» открыть журнал «Операции (бухгалтерский и налоговый учет». Добавление новой операции производится по клавише . При этом открывается форма, которую необходимо заполнить. При вводе остатков по балансовым счетам в качестве корреспондирующего счета используется вспомогательный счет «000», который не имеет субсчетов. Например, по состоянию на 01.01.2004 г. имеются остатки: по счету 57 «Переводы в пути» - 60780 руб., по счету 84, субсчет «Прибыль, подлежащая распределению» - 23400 руб. Для ввода этих остатков необходимо ввести операцию, представленную на рис. 98.
Рис. 98. Пример ввода входящих остатков по субсчетам Если в плане счетов компьютерной бухгалтерии учет по счету ведется с использованием субсчетов, то в проводках система предлагает выбрать один из субсчетов счета. Поэтому остаток переводов в пути, номинированных в рублях, заносится на субсчет 57.01 «Переводы в пу-
88
Подготовка информационной базы
ти», а прибыль, подлежащая распределению - на счет 84.01 «Прибыль, подлежащая распределению».
Рис. 99. Пример ввода валютных входящих остатков Если для счета установлен признак ведения валютного учета, то при вводе остатков необходимо выбрать валюту и указать остаток в этой валюте. Рублевое покрытие валюты рассчитывается в проводке как произведение валютного остатка на курс валюты (из справочника «Валюты») на дату операции. Например, по состоянию на 01.01.2004г. в кассе организации имеется 200 долл. США. Остаток вводится операцией, приведенной на рис. 99. Если по счету ведется аналитический учет, то при вводе остатков указываются конкретные значения объектов аналитического учета. Например, по состоянию на 01.01.2004 г. имеется задолженность по налогу на добавленную стоимость в сумме 30000 руб. Она отражается операцией с проводкой, представленной на рис. 100.
89
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис. 100. Пример ввода остатка по объекту аналитики Если аналитический учет на счете или субсчете ведется в нескольких разрезах (по нескольким видам субконто одновременно), то в проводках указываются все значения субконто. Например, по состоянию на 01.01.2004г. на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» имелась кредиторская задолженность перед ООО «Технофон» по договору №133 на сумму 24000 руб. Входящий остаток вводится проводкой, представленной на рис. 101. Если информация об объекте аналитического учета учитывается не только в стоимостном, но и в натуральном выражении, в проводках указывается еще и количество. Например, по состоянию на 01.01.2003 г. на складе 1 организации имелись следующие остатки материалов: ДВП 120x150x5 в количестве 30 листов фактической себестоимостью 9 000 руб., ДСП 150x100x15 в количестве 40 листов фактической себестоимостью 6 000 руб. Входящие остатки по материалам вводятся проводками, представленными на рис.102. При вводе остатков на забалансовых счетах вспомогательный счет «000» не используется. Например, по состоянию на 01.01.2003г. в организации имелось арендованное имущество стоимостью 43 700 руб. компрессор АК-57, полученный от ЗАО «Строй-Сервис». Имущество, находящееся на балансе арендодателя, арендатор учитывает на забалансовом счете 001 «Арендованное имущество». Сначала в справочник «Основные средства» вносятся сведения об арендованном основном средстве, а в справочник «Контрагенты» - сведения об арендодателе. Затем вводится проводка, представленная на рис. 103.
90
Подготовка информационной базы
Рис. 101. Пример ввода остатка по нескольким объектам аналитики
Рис. 102. Пример ввода количественных остатков по объектам аналитики После того, как будут введены все входящие остатки, следует убедиться в правильности их ввода. Для этого можно воспользоваться стандартным отчетом «Оборотно-сальдовая ведомость» (меню «Отчеты» -> пункт «Оборотно-сальдовая ведомость»). Перед формированием отчета целесообразно установить период бухгалтерских итогов таким образом, чтобы дата ввода остатков находилась либо внутри периода итогов, либо в предыдущем относительно установленного периоде. Например, при вводе остатков операциями за 31.12.2003 г. нужно установить либо 4 квартал 2003 г., либо 1 квартал 2004 г. В первом случае анализируются остатки на конец периода, во втором — на начало выбранного периода. В оборотно-сальдовой ведомости следует обратить внимание на сальдо по счету «00)». После ввода всех входящих остат91
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
ков сальдо на данном счете должно отсутствовать. Отсутствие сальдо означает, что сумма дебетовых остатков совпадает с суммой кредитовых остатков. Кроме того, следует проверить остатки по субсчетам, валютным суммам и количеству, если они должны иметь место.
Рис. 103. Пример ввода остатка по забалансовому счету Особое внимание следует обратить на проверку остатков по объектам аналитического учета. Такую проверку удобно проводить с помощью отчета «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (меню «Отчеты» -> пункт «Оборотно-сальдовая ведомость по счету»). Если обнаружено, что объект аналитики не связан со счетом, нужно найти соответствующую проводку в журнале проводок и внести исправления. Исключение составляют остатки по видам субконто с признаком «Только обороты». По ним значением объекта аналитики является «пустое» субконто. Такой признак, в частности, установлен для субконто вида «Движения денежных средств» на счетах 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета» и 55 «Специальные счета в банках». Обращаем внимание, что корректный ввод начальных остатков по отдельным счетам можно осуществить только при помощи специализированных средств, входящих в состав конфигурации. В частности, ввод сведений об основных средствах, которые числятся на учете на момент ввода остатков, производится с помощью документа «Ввод начальных остатков по ОС» (меню «Учет ОС и НМА» —• пункт «Ввод начальных остатков по ОС»). Основное назначение документа - это заполнение различных регистров сведений об объектах основных средств. Документ вводится отдельно по каждому подразделению организации, за которым по учету числятся объекты основных средств. В шапке формы документа (рис.104) указывается: 92
Подготовка информационной базы
организация, на балансе которой числятся основные средства; подразделение организации, за которым числятся основные средства; лицо, ответственное за ввод информации в документ.
Рис.104. Экранная форма документа «Ввод начальных остатков по ОС» Сведения об основных средствах приводятся на закладке «Основные средства». Табличная часть может быть заполнена ручным вводом строки, с помощью механизма подбора или с помощью автозаполнения. При первом способе информация об объекте основных средств заносится в справочник «Основные средства» непосредственно при вводе строки. Для использования механизма подбора или автозаполнения необходимо сначала заполнить справочник «Основные средств» Для подбора данных в табличную часть используется кнопка «Подбор» командной панели закладки «Основные средства». При ее нажатии открывается диалоговое окно со списком основных средств, имеющихся в справочнике. При нажатии кнопки «Заполнить» программа предлагает выбрать одну из групп учета основных средств (здания, сооружения, ...). В этом случае в табличную часть документа будут добавлены все основные средства, у которых в справочнике «Основные средства» в реквизите «Группа учета ОС» указано выбранное значение группы. Для каждого объекта основных средств заполнению подлежат лишь те реквизиты (колонки), которые имеют к нему отношение. Порядок заполнения отдельных реквизитов разъяснен в справке к документу, которую можно получить по кнопке ? на командной панели формы документа. Кроме записей в различных регистрах сведений при проведении документа формируются проводки: 93
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
•
Дт «Счет учета (БУ)» Кт 000 «Вспомогательный счет» на сумму, равную значению реквизита «Текущая стоимость (БУ)»; • Дт 000 «Вспомогательный счет» Кт «Счет амортизации (БУ)» на сумму, равную значению реквизита «Накопленная амортизация (БУ)»; • Дт «Счет учета (НУ)» (без указания корр. счета) на сумму, равную значению реквизита «Текущая стоимость (НУ)»; • Кт «Счет амортизации (БУ)» (без указания корр. счета) на сумму, равную значению реквизита «Накопленная амортизация (НУ)». Начальное заполнение регистров «НДС покупки» и «НДС продажи», а также ввод остатков на счетах 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям», 76.Н «Расчеты по НДС, отложенному для уплаты в бюджет» и 76.АВ «НДС по авансам и предоплатам» производится с помощью документа «Ввод начальных остатков по НДС» (меню «Основная деятельность» —• пункт «Ввод начальных остатков по НДС»). Документ вводится отдельно для каждого счета. Выбор счета, по которому вводятся остатки, производится через меню «Операции» командной панели (рис.105).
Рис.105. Выбор операции
94
Глава 5 Учет денежных средств и расчетов В процессе хозяйственной деятельности организации вступают с другими хозяйствующими субъектами в договорные отношения, которые регулируют приобретение материально-производственных запасов (работ, услуг), а также продажу продукции (работ, услуг) и перепродажу товаров. У организаций возникают обязательства перед поставщиками за полученные ценности, перед персоналом по оплате труда, перед бюджетом по налогам и сборам и т. д. Все расчеты обычно осуществляют в наличной или безналичной денежной форме. Безналичный порядок предусматривает перечисление (перевод) денежных средств с расчетного счета организации на расчетный счет получателя. Такая форма характерна для расчетов с поставщиками и подрядчиками, бюджетом, другими контрагентами. Расчеты с персоналом по оплате труда, а также с подотчетными лицами осуществляются, как правило, наличными денежными средствами, получаемыми в учреждениях банков с расчетных счетов организации. Настоящая глава посвящена учету наличных и безналичных денежных средств и расчетам с подотчетными лицами.
§5.1. Учет операций на счетах в банках В процессе хозяйственной деятельности любой организации особую роль играют денежные средства, поскольку являются наиболее ликвидной частью ее активов. Денежные счета в валюте Российской Федерации — рублях хранятся на расчетных счетах, открываемых, как правило, в учреждениях банков. При этом организация самостоятельно выбирает обслуживающий ее банк. При открытии расчетного счета организации присваивается номер расчетного счета, а отношения оформляются договором на банковское обслуживание. В банке для учета движения денежных средств организации на нее открывается лицевой счет. 95
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
На расчетном счете аккумулируются свободные денежные средства и различные поступления: выручка за проданную продукцию (выполненные работы, оказанные услуги), авансовые платежи, кредиты и займы, кассовая выручка и т. д. С расчетного счета производятся платежи поставщикам материально-производственных запасов, перечисление налогов, возврат кредитов и т.д. С расчетного счета организация получает наличные денежные средства на выплату заработной платы, оказание материальной помощи и т. д. Списание средств со счета осуществляется обслуживающим банком на основании приказа организации — владельца счета или с ее согласия (акцепта), если иное не предусмотрено законодательными актами. Например, в безакцептном порядке по приказам налоговых органов перечисляются суммы недоимок и пени по налогам и сборам, по приказам Госарбитража — суммы удовлетворенных исков и т.д. Прием и выдача наличных средств и безналичные перечисления производятся на основании документов специальной формы. Наиболее распространенными являются объявление на взнос наличными, денежный чек и платежное поручение. Объявление на взнос наличными выписывается при взносе наличных денежных средств на расчетный счет. Оно состоит из трех частей: объявления, талона к объявлению и квитанции. Первые две части остаются в обслуживающем банке, квитанция является оправдательным документом организации о внесении денег на расчетный счет. Денежный чек является приказом организации банку о выдаче с ее расчетного счета указанной в чеке денежной суммы наличными. На оборотной стороне чека указывается, на какие цели расходуются наличные денежные средства. Платежное поручение — поручение организации банку о перечислении соответствующей суммы с ее расчетного счета на расчетный счет получателя. Организация-плательщик представляет в банк поручение на бланке установленной формы. Организация периодически получает из банка выписки из расчетного счета, т. е. перечень произведенных за определенный день операций по расчетному счету. К выписке банка прилагаются документы, полученные от других организаций, на основании которых зачислены или списаны средства, а также документы на списание, выписанные организацией. Выписка из расчетного счета — это второй экземпляр лицевого счета организации, открытого ей банком. Сохраняя денежные средства 96
Учет денежных средств и расчетов
организации, банк выступает в роли ее должника. В этой связи остатки средств и поступления на расчетный счет записываются по кредиту расчетного счета, а уменьшение долга (списание средств, выдача наличных) — по дебету. Обрабатывая выписку, следует помнить об особенностях ее составления банком и фиксировать в учете остаток и поступления по дебету расчетного счета, а списания — по кредиту. Бухгалтерский учет наличия и движения денежных средств на расчетном счете организации ведут с применением счета 51 «Расчетные счета». По дебету счета записываются поступления наличных денежных средств из кассы организации, безналичные зачисления от покупателей, заказчиков и прочих дебиторов; по кредиту отражаются денежные средства, перечисленные в погашение задолженности поставщикам, подрядчикам и прочим кредиторам, в бюджет и во внебюджетные фонды, а также суммы наличных денежных средств, выданных организации на выплату заработной платы и хозяйственные расходы. Основанием для бухгалтерских записей является выписка банка, которая заменяет собой регистр аналитического учета по расчетному счету Перед ее отражением в учете на полях выписки против суммы операции и в документах, прилагаемых к выписке, проставляются коды счетов, корреспондирующих со счетом 51 «Расчетные счета». На документах еще указывается порядковый номер его записи в выписке. Проверка и обработка выписок должны производиться в день их поступления. При отражении выписке в учете все приложенные к выписке документы гасятся штампом «Погашено». Ошибочно зачисленные или списанные с расчетного счета суммы отражаются на счете 76.02 «Расчеты по претензиям», а банку немедленно сообщается о таких суммах для внесения исправлений. После отражения исправлений в следующих выписках задолженность снимается и по счету 76.02 «Расчеты по претензиям». Для учета денежных средств организации в обслуживающих банках в компьютерной бухгалтерии используется балансовый счет 51 «Расчетные счета». Поскольку организация может иметь несколько расчетных счетов, открытых в различных банках, для организации обособленного учета по каждому из них используется справочник «Банковские счета». Кроме того, для формирования показателей отчета о движении денежных средств (форма №4) к счету открыт дополнительный аналитический разрез, который поддерживается с помощью справочника «Статьи движения денежных средств». Для каждой статьи (элемента 97
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
справочника) указывается ее наименование, а также принадлежность к определенному виду движения (указывается в реквизите «ВДД»), если обобщаемые по этой статье данные необходимо учитывать при формировании показателей отчета о движении денежных средств. На рис.106 приведен пример заполнения этого справочника. Приказ обслуживающему банку на перечисление с расчетного счета чаще всего оформляется в виде платежного поручения. Для его подготовки в программе предназначен документ «Платежное поручение исходящее». Работают с документами этого вида через журнал банковских расчетных документов (меню «Банк и касса» —> пункт «Журнал банковских документов») либо через журнал исходящих платежных поручений (меню «Банк и касса» —> пункт «Платежное поручение исходящее»).
Рис. 106. Пример заполнения справочника «Статьи движения денежных средств» При создании нового платежного поручения (рис.107) программа автоматически заполняет отдельные поля значениями по умолчанию, в том числе установленными для текущего пользователя.
98
Учет денежных средств и расчетов
Рис. 107. Экранная форма нового документа «Платежное поручение исходящее» В частности, программа присваивает платежному поручению номер и указывает дату его создания. Для каждой организации предприятия платежные поручения в течение года нумеруются автоматически в порядке возрастания их номеров. Начинается номер документа с префикса организации, который при печати не выводится. В поле «от» по умолчанию проставляется рабочая дата (совпадает с системной датой компьютера или датой, установленной в режиме «Параметры» меню «Сервис» главного меню программы). Ее можно изменить вручную или с помощью встроенного календаря - по кнопке Ш. По умолчанию предполагается, что новое платежное поручение создается для списания денежных средств, учитываемых на счете 51 «Расчетные счета». Заполнение формы зависит от характера платежа, который выбирается в меню «Операции» командной панели формы документа (рис.108).
99
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис. 108. Выбор вида платежа Рассмотрим особенности заполнения формы для некоторых из перечисленных операций. Форма нового документа всегда открывается для подготовки платежного поручения по операции «Оплата поставщику». Поле «Получатель» заполняется выбором из справочника «Контрагенты» (по кнопке |...| в правой части поля). Если получатель в справочнике отсутствует, информация о нем вводится непосредственно в процессе выписки платежного поручения. Поле «Банковский счет» (получателя) заполняется выбором из справочника «Банковские счета» (по кнопке |...| в правой части поля). На закладке «Основная» указывается сумма платежа, очередность платежа, и вид платежа, а на закладке «Печать» - данные для печатной формы. Кроме перечисленных выше данных, в форме предлагается дополнительно указать: оплачиваемый договор и документ расчетов, если расчеты в рамках договора ведутся по отдельным расчетным документам; ставку и сумму налога на добавленную стоимость; статью движения денежных средств, а также показываются корреспондирующие счета по умолчанию для формирования проводки (рис.109). Обращаем внимание, что при оформлении платежного поручения по данной операции договор с контрагентом должен относиться к виду «С поставщиком».
100
Учет денежных средств и расчетов
Рис. 109. Платежное поручение на оплату поставщику Для операции «Возврат денежных средств покупателю» предлагается указать: договор, в рамках которого производится возврат денежных средств, и документ расчетов, если расчеты в рамках этого договора ведутся по отдельным расчетным документам; ставку и сумму налога на добавленную стоимость; и показываются корреспондирующие счета по умолчанию для формирования проводки (рис.110).
Рис. 110. Платежное поручение на возврат средств покупателю Обращаем внимание, что при оформлении платежного поручения по данной операции договор с контрагентом должен относиться к виду «С покупателем».
101
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Для операций «Оплата поставщику» и «Возврат денежных средств покупателю» на командной панели доступна кнопка «Список». Если ее нажать, информация в разделе «Расшифровка платежа» выводится в виде таблицы. Такой вид раздела выбирают в тех случаях, когда одним платежным поручением необходимо произвести платеж по нескольким договорам или по нескольким документам расчета в рамках одного договора или при платеже с разными ставками НДС. При выборе операции «Перечисление налога» в форме документа появляется еще одна закладка «Перечисление налогов», на которой указываются данные, которые необходимы для идентификации налогового платежа (рис.111).
РИС. 111. Платежное поручение на уплату налога Особенность подготовки платежного поручения с видом операции «Перечисление заработной платы» состоит в том, что программа предлагает заполнить дополнительную закладку «Перечисление заработной платы» и указать на ней ведомости (документы «Зарплата к выплате организации»), по которым выплата производится путем перечисления заработной платы на счет работника. При этом целесообразно на каждого работника вводить отдельный документ «Зарплата к выплате организации». Для подготовки платежного поручения на перечисление денежных средств с одного счета организации на другой счет организации (в одного расчетного счета на другой, перечисление средств на депозитные вклады и т.д.) документ вводится с операцией «Перевод на другой счет организаций». При этом во избежание дублирования данных зачисле-
102
Учет денежных средств и расчетов
ние средств по корреспондирующему счету документами конфигурации уже не отражается. Вы, наверное, обратили внимание на поля формы «Оплачено» и «Отразить в налоговом учете». Значение первого поля определяет статус документа для целей бухгалтерского учета, значение второго - необходимость отражения документа в налоговом учете при его проведении. При этом следует учитывать, что документ проводится лишь в том случае, если платежное поручение банком выполнено, т.е. установлен флажок в поле «Оплачено», и той датой, которая указана в качестве даты оплаты документа. Таким образом, при подготовке нового документа поле «Оплачено» не заполняется, но флажок для отражения операции в налоговом учете может быть установлен. Это позволяет уже на этом этапе работы с документом указать все необходимые данные для последующего отражения документа в налоговом учете. После заполнения всех необходимых полей документ по кнопке «Записать» записывают в информационную базу, по кнопке «Платежное поручение» формируют печатную форму (рис. 112), которую затем выводят на бумажный носитель в необходимом количестве экземпляров, затем документ закрывают по кнопке «Закрыть».
103
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис. 112. Печатная форма платежного поручения После того, как платежное поручение будет проведено по банку, что найдет свое отражение в банковской выписке из расчетного счета, документ вновь открывают, устанавливают флажок «Оплачено» и указывают дату оплаты платежного поручения, после чего по кнопке «ОК» осуществляют процедуру проведения. Пусть исходящие платежные поручения №№ТПК00001-00003, датированные 5 января, фактически проведены по банку 6 января. Тогда в каждом из них сведения об оплате должны быть указаны так, как это показано на рис.113.
Рис. ИЗ. Ввод данных об оплате платежного поручения Чтобы посмотреть, какие бухгалтерские проводки сформированы при проведении документа, его нужно сделать текущим в журнале банковских расчетных документов или исходящих платежных поручений и щелкнуть на пиктограмме Акт командной панели (рис.114) или нажать на кнопку «Перейти» командной панели и выбрать в списке пункт «Журнал проводок (бухгалтерский учет)». 104
Учет денежных средств и расчетов
Рис. 114. Переход в журнал проводок бухгалтерского учета Открывается окно для просмотра бухгалтерских проводок, сформированных документами, а его текущим содержимым являются те проводки, которые сформированы выбранным документом (рис.115).
Рис. 115. Проводки исходящего платежного поручения №ТПК00001 Как мы видим, первый платеж программа отразила по дебету счета 60.02 «Расчеты по авансам выданным», т.е. она расценила его как выданный поставщику аванс (предоплату). Почему это произошло, учитывая, что в форме документа было указано два счета учета расчетов 60.01 и 60.02? Дело в том, что при проведении документа программа анализирует состояние расчетов с контрагентом на счетах 60.01 и 60.02 по указанному в форме документа договору (и расчетному документу). При обнаружении сальдо по кредиту счета 60.01 платеж расценивается как погашение задолженности перед поставщиком, при отсутствии сальдо - как выданный поставщику аванс. В данном случае, не обнаружив остатка по счета 60.01, программа сочла произведенный платеж авансом. Теперь посмотрим на проводки, сформированные исходящим платежным поручением №ТПК00002 (рис.116).
105
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис. 116. Проводки исходящего платежного поручения №ТПК00002 При проведении этого документа программа обнаружила ранее полученный от покупателя аванс на счете 62.02, что вполне логично для операции «Возврат покупателю денежных средств», и отразила платеж, как погашение аванса. Для полной картины посмотрим на проводки, сформированные исходящим платежным поручением №ТПК00003 (рис.117).
Рис. 117. Проводки исходящего платежного поручения №ТПК00003 Как и ожидалось, перечисление в бюджет налога на добавленную стоимость отразилось проводкой по дебету указанного в форме счета учета расчетов по налогу и кредиту счета 51 «Расчетные счета». Обратите внимание на дату всех проводок - это 6 января, т.е. дата фактического списания денежных средств, что соответствует выписке банка. Списание денежных средств со счетов организации в банках по иным расчетным документам (мемориальный ордер банка, инкассовое поручение и т.д.) в программе регистрируется документом «Платежный ордер: списание денежных средств». От документа «Платежное поручение исходящее» он отличается лишь отсутствием печатной формы и реквизитов с данными об оплате (рис.118). Считается, дата оплаты совпадает с датой документа, а основанием для ввода документа является первичный документ списания, прилагаемый к выписке. Кроме того,
106
Учет денежных средств и расчетов
документы этого вида нумеруются независимо от документов «Платежное поручение исходящее».
Рис. 118. Экранная форма документа «Платежный ордер: списание денежных средств» Зачисление денежных средств на расчетный счет организации, если они получены по платежным поручениям, в программе регистрируется с помощью документа «Платежное поручение входящее». Работают с документами этого вида через список банковских расчетных документов (меню «Банк и касса» —• пункт «Журнал банковских документов») либо список входящих платежных поручений (меню «Банк и касса» —• пункт «Платежное поручение входящее». При создании нового платежного поручения (рис.119) программа автоматически заполняет отдельные поля значениями по умолчанию, в том числе установленными для текущего пользователя. В частности, программа присваивает документу номер и указывает дату его создания. Для каждой организации предприятия документы «Платежное поручение входящее» в течение года нумеруются автоматически в порядке возрастания их номеров. Начинается номер документа с префикса организации. В поле «от» по умолчанию проставляется рабочая дата (совпадает с системной датой компьютера или датой, установленной в режиме «Параметры» меню «Сервис» главного меню программы). Ее можно изменить вручную или с помощью встроенного календаря - по кнопке г. По умолчанию предполагается, что новый документ отражает зачисление денежных средств на расчетный счет организации (счет учета: 51). 107
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис. 119. Форма нового документа «Платежное поручение входящее» Для формирования по документу проводок по налоговому учету устанавливается флажок «Отразить в налоговом учете». В поле «Входящий номер» и «от» указывается номер платежного поручения плательщика и дата его выписки. Кроме сведений об организации-получателе денежных средств и о расчетном счете, на который денежные средства зачислены, в шапке формы указывают сведения о плательщике и поступившую сумму. Поле «Плательщик» заполняется выбором из справочника «Контрагенты» (по кнопке |...| в правой части поля). Если плательщик в справочнике отсутствует, информацию о нем можно ввести непосредственно в процессе выписки платежного поручения. Если в этом есть необходимость, то поле «Банковский счет» (плательщика) заполняется выбором из справочника «Банковские счета» (по кнопке |...| в правой части поля). Дальнейшее заполнение формы зависит от вида операции, в рамках которой получен платеж. Он выбирается в меню «Операции» командной панели формы документа (рис.120). Рассмотрим особенности заполнения формы для некоторых операций. Форма нового документа всегда открывается для отражения входящего платежного поручения с операцией «Оплата от покупателя». Кроме перечисленных выше данных, в форме предлагается указать: оплачиваемый договор и документ расчетов, если расчеты в рамках договора ведутся по отдельным расчетным документам; ставку и сумму налога на добавленную стоимость; статью движения денежных средств, а 108
Учет денежных средств и расчетов
также показываются корреспондирующие счета по умолчанию для формирования проводки (рис.121). Обращаем внимание, что при отражении платежного поручения по данной операции договор с контрагентом должен относиться к виду «С покупателем».
Рис. 120. Выбор вида операции
Рис. 121. Регистрация платежа при получении средств от покупателя Для операции «Возврат денежных средств поставщиком» предлагается указать: договор, в рамках которого производится возврат денежных средств, и расчетный документ, если расчеты в рамках этого договора ведутся по отдельным расчетным документам; ставку и сумму налога на добавленную стоимость; статью движения денежных средств, а также показываются корреспондирующие счета для формирования проводки (рис.122). Обращаем внимание, что при отражении платежного поручения по данной операции договор с контрагентом должен относиться к виду «С поставщиком». Для операций «Оплата от покупателя» и «Возврат денежных средств поставщиком» на командной панели доступна кнопка «Список». Если ее нажать, информация в разделе «Расшифровка платежа» выво109
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
дится в виде таблицы. Такой вид раздела выбирают в тех случаях, когда по одному платежному поручению получены денежные средства по нескольким договорам или по нескольким расчетным документам в рамках одного договора или при платеже с разными ставками НДС. После заполнения всех полей документ сохраняется и одновременно проводится по кнопке «ОК».
Рис. 122. Регистрация платежа при возврате средств поставщиком Чтобы посмотреть, какие проводки сформированы при проведении документа, его нужно сделать текущим в журнале банковских платежных документов или журнале исходящих платежных поручений и щелкнуть на пиктограмме % командной панели (рис.123) или нажать на кнопку «Перейти» командной панели и выбрать в списке пункт «Журнал проводок (бухгалтерский учет)».
Рис. 123. Переход в журнал проводок бухгалтерского учета Открывается окно для просмотра бухгалтерских проводок, сформированных документами, а его текущим содержимым являются те проводки, которые сформированы выбранным документом (рис.124). Как мы видим, первый платеж программа отразила по кредиту счета 62.02 «Расчеты по авансам полученным», т.е. она расценила его ПО
Учет денежных средств и расчетов
как полученный от покупателя аванс (предоплата). Почему это произошло, учитывая, что в форме документа было указано два счета учета расчетов 62.01 и 62.02? Дело в том, что при проведении документа программа проанализировала состояние расчетов с контрагентом на счетах 62.01 и 62.02 по указанному в форме договору и не обнаружив остатка по дебету счета 62.01, сочла полученный платеж авансом.
Рис. 124. Проводки входящего платежного поручения №ТПК00001 Теперь посмотрим на проводки, сформированные входящим платежным поручением №ТПК00002 (рис.125).
Рис. 125. Проводки входящего платежного поручения №ТПК00002 При проведении этого документа программа обнаружила ранее выданный поставщику аванс на счете 60.02, что вполне логично для операции «Возврат денежных средств поставщиком», и отразила платеж, как возврат аванса. Зачисление денежных средств на основании других расчетных документов в программе отражается с помощью документа «Платежный ордер: поступление денежных средств». От документа «Платежное поручение входящее он отличается дополнительной операцией «Инкассация денежных средств» для формирования проводки в корреспонденции со счетом 57 «Переводы в пути» (рис.126). Кроме того, документы этого вида нумеруются независимо от документов «Платежное поручение входящее».
111
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Проверить, все ли операции по движению денежных средств на расчетном счете должным образом отражены в информационной базе в программе можно с помощью обработки «Выписка банка» (меню «Банк и касса» —• пункт «Выписка банка»). В форме обработки «Выписка банка» указывается дата выписки, организация, расчетный счет и устанавливается флажок «Выводить только оплаченные». По кнопке «Заполнить» в табличную часть включаются те документы, которые помечены как оплаченные в этот день, и полученные данные сравниваются с выпиской банка (рис.127).
112
Учет денежных средств и расчетов
Рис. 126. Форма документа «Платежный ордер: поступление денежных средств»
Рис. 127. Обработка «Выписка банка» Организация может иметь договорные отношения с иностранными партнерами. В этом случае расчеты, как правило, ведутся в иностранной валюте. Кроме того, операции с иностранной валютой могут иметь место при направлении сотрудника в служебную командировку за пределы Российской Федерации. Для проведения расчетов в иностранной валюте организация открывает в уполномоченном банке валютные счета. На каждую валюту открывается отдельный счет. Покупка и продажа иностранной валюты в Российской Федерации производятся через уполномоченные банки в порядке, устанавливаемом Центральным банком Российской Федерации. 113
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Под покупкой (продажей) иностранной валюты через уполномоченный банк понимается приобретение (отчуждение) иностранной валюты по договору купли-продажи с уполномоченным банком, а также приобретение (отчуждение) иностранной валюты посредством заключения с уполномоченным банком договоров комиссии или договоров поручения, в соответствии с которыми комиссионером или поверенным выступает уполномоченный банк. Как правило, иностранная валюта покупается организацией в безналичном порядке за рубли через уполномоченные банки на основании поручения банку на покупку валюты. В поручении указывается сумма валюты, ее код, условия и цель покупки валюты. В поручении также указываются реквизиты валютного счета для зачисления купленной валюты. Основным документом на перечисление денежных средств с валютного счета является заявление на перевод валюты. О совершении операций на валютном счете уполномоченный банк сообщает организации в выписках из лицевого валютного счета. Выписка обычно представляется в двух валютах: в иностранной валюте, в которой открыт валютный счет, и в рублевом эквиваленте. При этом рублевый эквивалент указывается по курсу Центрального банка Российской Федерации по отношению к данной иностранной валюте на день совершения операции. По своей структуре выписка из валютного счета аналогична выписке из расчетного счета. Поступления в иностранной валюте в пользу юридических лиц подлежат обязательному зачислению на счета в уполномоченных банках Российской Федерации, если иное не разрешено Банком России. Для этого юридическому лицу на основании договора банковского счета, заключенного с уполномоченным банком, параллельно текущему валютному счету открывается транзитный валютный счет для зачисления в полном объеме поступлений в иностранной валюте, в том числе не подлежащих обязательной продаже. При зачислении валютной выручки на транзитный валютный счет юридического лица уполномоченный банк не позднее следующего рабочего дня направляет юридическому лицу извещение с приложением выписки по транзитному валютному счету. После получения указанного извещения юридическое лицо дает поручение уполномоченному банку на обязательную продажу валюты и одновременное перечисление оставшейся части валютной выручки на свой текущий валютный счет. 114
Учет денежных средств и расчетов Валютные средства организации учитываются на балансовом счете 52 «Валютные счета». Аналитический учет необходимо вести по каждому счету, в иностранной валюте и в рублях. При этом остатки валютных средств при изменении курса пересчитываются на дату операции (выписки из валютного счета) и на отчетную дату. Возникающие положительные и отрицательные курсовые разницы относятся на счет 91 «Прочие доходы и расходы». Отражение в учете операций по покупке валюты зависит от варианта ее приобретения. •
Вариант 1 Иностранная валюта покупается по договору купли-продажи с уполномоченным банком. Операция отражается в учете проводками: Дебет
•
Кредит
57.01 52
51 57.01
91.02
57.01
57.01
91.01
Содержание Перечисляются средства на покупку валюты На специальный счет зачисляется приобретенная валюта Отражается превышение курса покупки иностранной валюты по договору над курсом Центрального банка Российской Федерации Отражается превышение курса Центрального банка Российской Федерации над курсом покупки иностранной валюты по договору
Вариант 2 Иностранная валюта приобретается посредством договора комиссии (поручения), в котором комиссионером (поверенным) выступает уполномоченный банк. Операция отражается в учете проводками: Дебет Кредит Содержание 57.01 52
51 57.01
91.02
57.01
57.01
91.01
Перечисляются средства на покупку валюты На специальный счет зачисляется приобретенная валюта Отражается превышение курса покупки иностранной валюты над курсом Центрального банка Российской Федерации согласно отчету Отражается превышение курса Центрального банка Российской Федерации над курсом покупки иностранной валюты согласно отчету 115
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0» Дебет 91.02
Кредит 52.1
Содержание Отражается комиссионное вознаграждение уполномоченного банка по мемориальному ордеру
Поступающие денежные средства в иностранной валюте сначала зачисляются на транзитный валютный счет. В зависимости от назначения платежа по операции поступления кредитуется один из счетов: Счет Содержание 62.21
Поступила выручка по экспортному контракту
62.22
Поступил аванс под выполнение экспортного контракта
60.22
Возврат аванса по импортному контракту
66.21
Поступили средства по краткосрочному валютному кредиту из-за рубежа
76.29
Поступили средства для выполнения внешнеэкономического контракта по договору комиссии
Если валютная выручка подлежит обязательной продаже, то в учете это отражается следующими проводками: Дебет
Кредит
Содержание
57.02
52
Списывается стоимость иностранной валюты, подлежащей обязательной продаже по курсу на дату списания
91.02
57.02
Отражается рублевый эквивалент проданной иностранной валюты по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату продажи
51
91.01
Зачисляется выручка от продажи иностранной валюты
91.02
57.02
52
52
Отражается комиссионное вознаграждение уполномоченного банка по мемориальному ордеру Оставшаяся часть выручки после обязательной продажи иностранной валюты переводится на текущий валютный счет
Если день списания валюты с транзитного валютного счета и день зачисления рублевой выручки не совпадают, то при изменении курса 116
Учет денежных средств и расчетов
ЦБ РФ на счете 57.02 «Переводы в пути (в валюте)» выявляются курсовые разницы. В учете они отражаются том же порядке, что и для счета 52 «Валютные счета». Для учета остатков и движения средств организации в иностранной валюте в программе «1С:Бухгалтерия 8.0.» используется балансовый счет 52 «Валютные счета». Аналитический учет по каждому счету поддерживается с помощью справочника «Банковские счета». Для формирования показателей отчета о движении денежных средств (форма №4) дополнительно ведется учет по видам движений денежных средств. Движение по валютному счету в программе «1С:Бухгалтерия 8.0» учитывается по аналогии с расчетным счетом. Отдельно регистрируются операции списания со счета, отдельно - операции поступления. Особенность состоит в том, что все суммы указываются в валюте платежа. При проведении документов они пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ на дату операции.
§5.2. Учет кассовых операций Кассовыми операциями являются операции, связанные с приемом, хранением и расходованием наличных денежных средств. Для осуществления расчетов наличными денежными средствами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Наличные деньги могут поступать в кассу организации из обслуживающего банка, от покупателей или по прочим основаниям. Наличные деньги, полученные организациями в банке, расходуются на цели, указанные в чеке. Организации могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банком по согласованию с руководителями организаций. Если организация имеет счета в двух и более банках, то лимит, установленный в первом, доводится до сведения остальных банков. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются. Организации имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда и выплаты пособий по социальному страхованию. Срок хранения не может превышать трех рабочих дней, включая день получения денег в банке. Организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право хранить денежные средства на эти цели не более пяти дней. 117
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Прием наличных денег организациями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовой техники или бланков строгой отчетности в случаях, определенных Правительством Российской Федерации. Как правило, выдача наличных денег под отчет производится из кассы организации. Организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителем организации. Наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, выдаются в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Минфином России. Прием наличных денег кассой организации производится по приходным кассовым ордерам по форме №КО-1, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя организации. О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, уполномоченного на это, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата. Выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам по форме №КО-2 или другим документам, оформленным надлежащим образом. На таких документах (платежных, расчетно-платежных ведомостях, заявлениях на выдачу денег, счетах и др.) ставится специальный штамп, заменяющий реквизиты расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером организации или лицами, уполномоченными на это. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разреши-
118
Учет денежных средств и расчетов
тельная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна. В централизованных бухгалтериях на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетноплатежной) ведомости. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан, и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежного документа. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится. Выдача денег работникам организации может производиться по удостоверению, выданному данной организацией, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей — прописью, копеек — цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается. Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе организации, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров. Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.
119
Технология ведения учета в программе «1 (^Бухгалтерия 8.0»
Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. При этом на титульном (заглавном) листе платежной (расчетноплатежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера организации или лиц, на это уполномоченных. В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам. По истечении сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию кассир должен: а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»; б) составить реестр депонированных сумм; в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается; г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер № ». Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассирами в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер. Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно. Они могут быть выписаны вручную, напечатаны на пишущей машинке или подготовлены на компьютере. В кассовых документах не допускаются подчистки, помарки или исправления. 120
Учет денежных средств и расчетов
В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления. При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить: а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе — разрешительной надписи (подписи) руководителя организации или лиц, на это уполномоченных; б) правильность оформления документов; в) наличие перечисленных в документах приложений. При несоблюдении одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов по типовой форме №КО-3. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи. Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций. Допускается регистрация приходных и расходных кассовых документов с применением средств вычислительной техники. Все поступления и выдачи наличных денег организации учитывают в кассовой книге по типовой форме №КО-4. Каждая организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземп121
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
ляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера организации или лица, его заменяющего. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. В соответствии с действующим законодательством кассовую книгу допускается вести автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год — общее количество листов кассовой книги за год. Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги. В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) указанные машинограммы брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации, а книга опечатывается.
122
Учет денежных средств и расчетов Выданная из кассы сумма денег, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается, считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы. Они зачисляются в доход организации. Главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств по типовой форме №КО-05. Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям (главному) старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег. По авансам, полученным для оплаты труда, кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости для их выплаты. До истечения этого срока кассиры обязаны ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и других упаковках главному (старшему) кассиру под расписку с указанием объявленной суммы. Прием наличных денег при осуществлении торговых операций или оказании услуг производится через кассу кассирами (кассирамиконтролерами) с обязательным применением контрольно-кассовой техники. Исключение из этого порядка допускается только для организаций, которые в силу специализации своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять наличные денежные расчеты без применения контрольно-кассовой техники. При наличных денежных расчетах с покупателями организации могут применять только модели (типы) контрольно-кассовой техники, допускаемые к использованию на территории Российской Федерации и внесенные в государственный реестр контрольно-кассовой техники, серийные образцы которых прошли испытания в установленном порядке. Контрольно-кассовая техника, используемая для расчетов с населением, подлежит регистрации в налоговом органе по месту нахождения организации, должна иметь фискальную память и эксплуатироваться в фискальном режиме. 123
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0» Организации, осуществляющие расчеты с покупателями с использованием контрольно-кассовой техники, для учета поступающей выручки ведут книгу кассира-операциониста, где в обязательном порядке указываются показания счетчиков на начало и конец рабочего дня, а также сумма поступившей за день выручки. Записи в книге производятся в хронологическом порядке чернилами, без помарок, подчисток и неоговоренных исправлений, с подписями кассира и представителями администрации организации. Книга кассира-операциониста должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписями руководителя и главного (старшего) бухгалтера и печатью организации. На каждый экземпляр контрольно-кассовой техники должна быть заведена отдельная книга кассира-операциониста. Показатели счетчиков недействующей контрольно-кассовой техники, находящейся в запасе, ремонте, актируются и заверяются подписями бригадира-механика и представителя администрации организации. По окончании работы организации или по прибытии инкассатора банка, если он по графику прибывает до закрытия организации, кассир обязан: • подготовить денежную выручку и другие платежные документы; • составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру (в небольших магазинах с одной-двумя кассами кассир сдает деньги непосредственно инкассатору банка). Представитель администрации в присутствии кассираоперациониста снимает показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), вынимает из кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту или получает ее распечатку и подписывает конец контрольной ленты (распечатку), указывая на ней тип и номер машины, показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), дневную выручку, дату и время окончания работы. По показаниям секционных счетчиков (регистров) контрольнокассовых машин на начало и конец дня определяется сумма выручки, которая должна соответствовать показаниям всех денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленты и совпадать с суммой, сданной кассиром-операционистом старшему кассиру (или уложенной в инкассаторскую сумку). После снятия показаний счетчиков (регистров) либо распечатки, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в 124
Учет денежных средств и расчетов
книге кассира-операциониста, которая скрепляется подписями кассира и представителя администрации. В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации в кассовой книге делается запись о фактической сумме выручки в целом по организации. При расхождении результатов сложения сумм на контрольной ленте с выручкой, определенной по счетчикам (регистрам), представитель администрации с кассиром должен выяснить причину расхождений. Выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы книги кассира-операциониста. В соответствии с Федеральным законом от 22 мая 2003 г. №54ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» контроль за применением контрольно-кассовой техники осуществляют налоговые органы. Для учета наличия и движения денежных средств в кассе организации используется счет 50 «Касса». По его дебету отражаются поступления в кассу, по кредиту — расходы из кассы организации. Сальдо счета соответствует остатку денежных средств в кассе. Наличные денежные средства в рублях учитывают на субсчетах 50.01 «Касса организации» и 50.02 «Операционная касса». Для служебных командировок за границу организация может получать в банке денежные средства в иностранной валюте. Учет наличных средств в иностранной валюте ведут на отдельном субсчете 50.21 «Касса организации (в валюте)». Остатки денежных средств в иностранной валюте пересчитывают в рубли в порядке, установленном Положением по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ПБУ 3/2000. Выявленная в результате пересчета курсовая разница зачисляется в состав прочих доходов (субсчет 91.01 «Прочие доходы») или расходов (субсчет 91.02 «Прочие расходы»). Приведем отражение в бухгалтерском учете типичных операций по поступлению и расходу наличных денежных средств. Дебет
Кредит
Операция
50.01
51
Получены из банка наличные денежные средства
50.01
71.01
Подотчетное лицо внесло остаток неиспользованных денежных сумм
125
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0» Дебет
Операция
Кредит
50.01
90.01
Оприходована выручка за проданные товары, работы, услуги
50.01
62.01
Погашена задолженность покупателя за товары, работы, услуги
50.01
73.03
Погашение задолженности по недостачам и хищениям
50.01
91.01
Оприходованы излишки, выявленные в результате инвентаризации (ревизии) кассы
50.21
52
Получены из банка наличные денежные средства в иностранной валюте
50.21
71.21
Подотчетное лицо внесло остаток неиспользованных денежных сумм в иностранной валюте
50.21
91.01
Отражена положительная курсовая разница, выявленная при пересчете в рубли остатка наличных денежных средств в иностранной валюте
70
50.01
Отражены выплаты работникам из кассы (заработная плата, социальные пособия, доходы от участия в уставном капитале и т.д.)
71.01
50.01
Выданы денежные средства под отчет на хозяйственные нужды и командировочные расходы (по расчету)
71.21
50.21
Выданы денежные средства в иностранной валюте под отчет на командировочные расходы (по расчету)
91.02
50.21
Отражена отрицательная курсовая разница, выявленная при пересчете в рубли остатка денежных средств в иностранной валюте
51
50.01
Сдан в банк для зачисления на расчетный счет сверхлимитный остаток денежных средств
57.01
50.01
Сдана выручка в банк через службу инкассации
94
50.01
Отражена сумма недостачи, выявленная при инвентаризации (ревизии) кассы
126
Учет денежных средств и расчетов
В кассе предприятия могут храниться не только наличные денежные средства, но и денежные документы (ценные бумаги, талоны на горюче-смазочные материалы, проездные документы, путевки и др.), а также бланки строгой отчетности (трудовые книжки, квитанции путевых листов, бланки туристических путевок и др.). Денежные документы учитываются на субсчетах 50.03 «Денежные документы» и 50.23 «Денежные документы (в валюте)» в оценке согласно приходным документам. Бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» по стоимости их изготовления. Для формирования показателей отчета о движении денежных средств (форма №4) на субсчетах 50.01 «Касса организации», 50.21 «Касса организации (в валюте)» и 50.2 «Операционная касса» открыт аналитический учет по субконто вида «Статьи движения денежных средств» с признаком «Только обороты» (рис.128).
Рис. 128. Субсчета и аналитика для учета денежных средств в кассе организации Поступление и расход денежных документов и бланков строгой отчетности оформляются приходными и расходными ордерами с последующим составлением кассиром отчета по их движению. При приеме на работу кассира руководитель организации обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с ним заключается договор о полной материальной ответственности. Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации, в результате как умышленных действий, так и небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам. В организациях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу ру127
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
ководителя организации. С этим работником также заключается договор о полной материальной ответственности. В случае внезапного оставления кассиром работы (по болезни и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации или комиссии из лиц, назначенных руководителем организации. Пересчет и передача ценностей оформляется в установленном порядке. На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности. В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится инвентаризация (ревизия) кассы. Для производства ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт инвентаризации наличных денежных средств по форме №инв-15 и инвентаризационную опись ценных бумаг и бланков строгой отчетности по форме №инв-16. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения. При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.). Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других документов строгой отчетности производится по их видам (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. Выявленные излишки наличных денег и прочих денежных документов приходуются по дебету счета 50 «Касса» и кредиту счета 91.01 «Прочие доходы». При выявлении недостач суммы денежных средств подлежат взысканию с материально ответственного лица (кассира) и оформляются записями:
128
Учет денежных средств и расчетов Дебет
Кредит
Операция
94
50.01
Выявлена сумма недостачи
73.03
94
Недостача отнесена на материально ответственное лицо
Излишки и недостачи денежных средств в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ на дату операции. Рассмотрим порядок отражения в программе отдельных кассовых операций. Для операций поступления в кассу организации наличных денежных средств предназначен документ «Приходный кассовый ордер». В соответствии с установленным порядком приходный кассовый ордер выписывается в бухгалтерии, а затем передается в кассу для принятия наличных денежных средств. В этой связи с документом «Приходный кассовый ордер» работают дважды. Сначала документ заполняется, сохраняется и распечатывается, а после фактического внесения денежных средств в кассу организации - проводится. Работают с документами этого вида через список кассовых документов (меню «Банк и касса» —> пункт «Журнал кассовых документов») или список приходных кассовых ордеров (меню «Банк и касса» —• пункт «Приходный кассовый ордер»).
Рис. 129. Форма нового документа «Приходный кассовый ордер» При создании нового приходного кассового ордера (рис.129) программа автоматически заполняет отдельные поля значениями по умолчанию, в том числе установленными для текущего пользователя.
129
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
В частности, программа присваивает документу номер и указывает дату его создания. Для каждой организации предприятия документы «Приходный кассовый ордер» в течение года нумеруются автоматически в порядке возрастания их номеров. Начинается номер документа с префикса организации. В поле «от» по умолчанию проставляется рабочая дата (совпадает с системной датой компьютера или датой, установленной в режиме «Параметры» меню «Сервис» главного меню программы). Ее можно изменить вручную или с помощью встроенного календаря - по кнопке т. По умолчанию предполагается, что новый документ отражает поступление денежных средств в кассу организации (счет учета: 50.01). Для формирования по документу проводок по налоговому учету устанавливается флажок «Отразить в налоговом учете». Указывается сумма, подлежащая получению по данному приходному кассовому ордеру. Для дальнейшего заполнения закладки «Реквизиты платежа» выбирают вид операции (рис.130).
Рис. 130. Выбор операции Рассмотрим особенности заполнения формы документа для отдельных операций. При выборе операции «Оплата от покупателя» предлагается указать: покупателя и оплачиваемый договор, а также документ расчетов, если расчеты в рамках договора ведутся по отдельным расчетным документам; статью движения денежных средств; ставку и сумму налога на добавленную стоимость; и показываются корреспондирующие счета для формирования проводки (рис.131). Обращаем внимание, что при подготовке приходного кассового ордера по данной операции договор с контрагентом должен относиться к виду «С покупателем».
130
Учет денежных средств и расчетов
Для операции «Возврат денежных средств поставщиком» предлагается указать: поставщика и договор, в рамках которого производится возврат денежных средств, а также документ расчетов, если расчеты в рамках этого договора ведутся по отдельным расчетным документам; статью движения денежных средств, ставку и сумму налога на добавленную стоимость; и показываются корреспондирующие счета для формирования проводки (рис.132). Обращаем внимание, что при подготовке приходного кассового ордера по данной операции договор с контрагентом должен относиться к виду «С поставщиком».
131
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис. 131. Заполнение ПКО на получение денежных средств от покупателя
Рис. 132. Заполнение ПКО при возврате денежных средств поставщиком Для операций «Оплата от покупателя» и «Возврат денежных средств поставщиком» на командной панели доступна кнопка «Список». Если ее нажать, раздел «Расшифровка платежа» на закладке «Реквизиты платежа» примет вид таблицы. Такой вид раздела выбирается в тех случаях, когда по одному приходному кассовому ордеру получены денежные средства по нескольким договорам или по нескольким расчетным документам в рамках одного договора или с разными ставками НДС. Для операции «Возврат денежных подотчетником» указывается подотчетное лицо и статья движения денежных средств (рис.133).
132
Учет денежных средств и расчетов
Рис. 133. Заполнение ПКО при возврате подотчетных сумм Для операции «Получение наличных из банка» указывается, с какого счета получены денежные средства, и по какой статье необходимо учесть это движение денежных средств (рис.134). Обращаем внимание, что во избежание дублирования проводок эта операция документом «Платежный ордер: списание денежных средств» вторично не отражается. При этом в обработке «Выписка» показываются реквизиты приходного кассового ордера, которым в информационной базе отражено получение наличных денежных средств из банка.
Рис. 134. Заполнение ПКО при получении наличных в банке На закладке «Печать» указывается, от кого получены денежные средства, на каком основании и, если они имеются, перечисляются документы, прилагаемые к приходному кассовому ордеру (рис.135). После заполнения формы по кнопке «Записать» документ сохраняют в информационной базе, затем по кнопке «Приходный кассовый 133
Учет денежных средств и расчетов
средства. При получении денежных средств из банка квитанция прикладывается в выписке. Бухгалтер при обработке отчета кассира находит сохраненный документ в журнале «Приходные кассовые ордера» и проводит его. При выполнении процедуры проведения по документу формируются проводки. Чтобы их посмотреть, документ нужно сделать текущим в списке приходных кассовых ордеров и щелкнуть на пиктограмме дкт командной панели (рис.) или в меню «Перейти» командной панели выбрать пункт «Журнал проводок (бухгалтерский учет)» (рис.137).
Рис. 137. Переход в журнал проводок бухгалтерского учета Открывается окно для просмотра бухгалтерских проводок, сформированных документами, а его текущим содержимым являются те проводки, которые сформированы выбранным документом (рис.138).
Рис. 138. Проводки приходного кассового ордера №ТПК00001 Как мы видим, первый платеж программа отразила по кредиту счета 62.02 «Расчеты по авансам полученным», т.е. она расценила его как полученный от покупателя аванс (предоплата). Почему это произошло, учитывая, что в форме документа было указано два счета учета расчетов 62.01 и 62.02? Дело в том, что при проведении документа программа проанализировала состояние расчетов с контрагентом на счетах 62.01 и 62.02 по указанному в форме договору и, не обнаружив остатка по дебету счета 62.01, сочла полученный платеж авансом.
135
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0» Теперь посмотрим на проводки, сформированные приходным кассовым ордером №ТПК00002 (рис.139).
Рис. 139. Проводки приходного кассового ордера №ТПК00002 При проведении этого документа программа обнаружила ранее выданный поставщику аванс на счете 60.02, что вполне логично для операции «Возврат денежных средств поставщиком», и отразила платеж, как возврат аванса. Приходными кассовыми ордерами №ТПК00003 и №ТПК00004 будут сформированы проводки по дебету счета 50.01 в корреспонденции, соответственно, со счетом 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» и 51 «Расчетные счета». Аналогичным образом выписывается приходный кассовый ордер на средства в иностранной валюте. При этом в поле «Счет учета» выбирается - 50.21, в новом поле «Валюта» указывается, в какой валюте вносятся денежные средства, а в поле «Сумма» - размер вносимых средств в иностранной валюте. При проведении документа эти средства автоматически пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ. Если в кассе имеется остаток данного вида валюты, то он пересчитывается по курсу ЦБ РФ на дату документа. Положительные или отрицательные курсовые разницы отражаются проводкой в корреспонденции со счетом 91 «Прочие доходы и расходы». Для отражения операций по выдаче денежных средств из кассы организации предназначен документ «Расходный кассовый ордер». В соответствии с установленным порядком расходный кассовый ордер выписывается в бухгалтерии, а затем передается в кассу для выдачи наличных денежных средств. Работают с документами этого вида через список расходных кассовых ордеров (меню «Банк и касса» —> пункт «Расходный кассовый ордер»).
136
Учет денежных средств и расчетов
При создании нового расходного кассового ордера (рис.140) программа автоматически заполняет отдельные поля значениями по умолчанию, в том числе установленными для текущего пользователя. По умолчанию предполагается, что новый документ отражает выдачу денежных средств из кассы организации (счет учета: 50.01).
Рис. 140. Форма нового документа «Расходный кассовый ордер» Для формирования по документу проводок по налоговому учету устанавливается флажок «Отразить в налоговом учете». Указывается выдаваемая из кассы сумма. Для дальнейшего заполнения закладки «Реквизиты платежа» выбирают вид операции (рис.141).
Рис. 141. Выбор операции Рассмотрим особенности заполнения формы документа для отдельных операций. При выборе операции «Оплата поставщику» предлагается указать: поставщика и оплачиваемый договор, а также документ расчетов, если расчеты в рамках договора ведутся по отдельным расчетным документам; статью движения денежных средств; ставку и сумму налога на 137
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
добавленную стоимость; и показываются корреспондирующие счета для формирования проводки (рис.142). Обращаем внимание, что при подготовке расходного кассового ордера по данной операции договор с контрагентом должен относиться к виду «С поставщиком».
Рис. 142. Заполнение РКО на выдачу денежных средств поставщику Для операции «Возврат денежных средств покупателю» предлагается указать: покупателя и договор, в рамках которого производится возврат денежных средств, а также документ расчетов, если расчеты в рамках этого договора ведутся по отдельным расчетным документам; статью движения денежных средств; ставку и сумму налога на добавленную стоимость; и показываются корреспондирующие счета для формирования проводки (рис.143). Обращаем внимание, что при подготовке расходного кассового ордера по данной операции договор с контрагентом должен относиться к виду «С покупателем».
138
Учет денежных средств и расчетов
Рис. 143. Заполнение РКО при возврате денежных средств покупателю Для операций «Оплата поставщику» и «Возврат денежных средств покупателю» на командной панели доступна кнопка «Список». Если ее нажать, раздел «Расшифровка платежа» на закладке «Реквизиты платежа» принимает вид таблицы. Такой вид раздела выбирается в тех случаях, когда по одному расходному кассовому ордеру выдаются денежные средства по нескольким договорам или по нескольким расчетным документам в рамках одного договора или с разными ставками НДС. Для операции «Выдача денежных средств подотчетнику» указывается подотчетное лицо и статья движения денежных средств (рис.144).
Рис. 144. Заполнение РКО при выдаче подотчетных сумм Операция «Выплата заработной платы» выбирается, если расходный кассовый ордер выписывается на суммы, выплаченные по платеж139
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
ным ведомостям. В форме указывается статья движения денежных средств с признаком «Оплата труда» и перечисляются ведомости (документы «Зарплата к выплате организации»), по которым произведена выплата с указанием суммы, выплаченной по каждой ведомости (рис.145).
Рис. 145. Заполнение РКО на выплату заработной платы по ведомости Операция «Взнос наличными в банк» выбирается, если денежные средства вносятся на счет организации в банке на основании заявления на взнос наличными. При этом в форме указывается счет, на который вносятся наличные денежные средства, и статья движения денежных средств «Взнос наличных в банк» с незаполненным видом ДСС (такие движения денежных средств в форме №4 не показываются) (рис.146). Обращаем внимание, что во избежание дублирования проводок эта операция документом «Платежный ордер: поступление денежных средств» вторично не отражается. При этом в обработке «Выписка» показываются реквизиты расходного кассового ордера, которым в информационной базе отражено зачисление на счет наличных денежных средств из кассы организации.
140
Учет денежных средств и расчетов
Рис. 146. Заполнение РКО при взносе наличных в банк Если наличные из кассы организации вносятся в банк через службу инкассации, то документ «Расходный кассовый ордер» вводится с операцией «Инкассация денежных средств». Корреспондирующим счетом при этом является счет 57.01 «Переводы в пути». Зачисление на расчетный счет инкассированной выручки при этом отражается документом «Платежный ордер: поступление денежных средств» с операцией «Инкассация денежных средств». На закладке «Печать» указывается, кому выдаются денежные средства на каком основании, по какому документу, удостоверяющему личность, и, если они имеются, перечисляются документы, прилагаемые к расходному кассовому ордеру (рис.147). После заполнения формы по кнопке «Записать» документ сохраняют в информационной базе, затем по кнопке «Расходный кассовый ордер» формируют ордер (рис. 148), который выводят на бумажный носитель, после чего форму закрывают по кнопке «Закрыть». После этого расходный кассовый ордер подписывается руководителем и главным (старшим) бухгалтером организации и передается кассиру, который проверяет правильность составления ордера, проверяет документы у получателя, предлагает расписаться в расходном кассовом ордере, выдает денежные средства. После выдачи денег кассир расписывается в ордере, ставит штамп «Оплачено» и указывает день, месяц, год.
141
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис. 147. Пример заполнения закладки «Печать»
Рис. 148. Расходный кассовый ордер Бухгалтер при обработке отчета кассира находит сохраненный документ в списке «Расходные кассовые ордера» и проводит его. При выполнении процедуры проведения по документу формируются проводки. Чтобы их посмотреть, нужно сделать документ текущим в списке расходных кассовых ордеров и щелкнуть на пиктограмме Aic» командной 142
Учет денежных средств и расчетов
панели (рис.149) или в меню «Перейти» командной панели выбрать пункт «Журнал проводок (бухгалтерский учет)».
Рис. 149. Переход в журнал проводок бухгалтерского учета Открывается окно для просмотра бухгалтерских проводок, сформированных документами, а его текущим содержимым являются те проводки, которые сформированы выбранным документом (рис.150).
Рис. 150. Проводки расходного кассового ордера Х2ТПК00001 Как мы видим, выдачу денежных средств по РКО №ТПК00001 программа отразила по дебету счета 60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», т.е. она расценила ее как погашение кредиторской задолженности. Почему это произошло, учитывая, что в форме документа было указано два счета учета расчетов 60.01 и 60.02? Дело в том, что при проведении документа программа проанализировала состояние расчетов с контрагентом на счетах 60.01 и 60.02 по указанному в форме договору и, обнаружив остаток по кредиту счета 60.01, сочла выдачу средств погашением задолженности. Теперь посмотрим на проводки, сформированные расходным кассовым ордером №ТПК00002 (рис.151). При проведении этого документа программа обнаружила ранее полученный от покупателя аванс на счете 62.02, что вполне логично для операции «Возврат денежных средств покупателю», и отразила выплату, как возврат аванса.
143
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Расходным кассовым ордером №ТПК00003 и №ТПК00005 будет сформирована проводка по кредиту счета 50.01 в корреспонденции со счетом 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» и 51 «Расчетные счета», соответственно. По расходному кассовому ордеру №ТПК00004 проводки формируются по каждой позиции (по каждому работнику) платежной ведомости (документа «Зарплата к выплате организации»), реквизиты которой указаны в табличной части формы документа «Расходный кассовый ордер».
Рис. 151. Проводки расходного кассового ордера №ТПК00002 Аналогичным образом в программе выписываются расходные кассовые ордера на средства в иностранной валюте. При этом в поле «Счет учета» выбирается - 50.21, в новом поле «Валюта» указывается, в какой валюте выдаются денежные средства, а в поле «Сумма» - размер выдаваемых средств в иностранной валюте (рис.152).
Рис. 152. Пример заполнения РКО при выдаче средств в валюте При проведении документа средства, выданные в иностранной валюте, автоматически пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ. Если в кассе имеется остаток данного вида валюты, то он пересчитывается по 144
Учет денежных средств и расчетов
курсу ЦБ РФ на дату документа. Положительные или отрицательные курсовые разницы отражаются проводкой в корреспонденции со счетом 91 «Прочие доходы и расходы» (рис.153). В конце рабочего дня кассир составляет отчет кассира в двух экземплярах, один из которых с приходными и расходными кассовыми ордерами и приложениями передает главному (старшему) бухгалтеру, а второй после его подписи главным (старшим) бухгалтером оставляет у себя. Собранные за отчетный период отчеты кассира прошиваются в установленном порядке.
Рис. 153. Проводки расходного кассового ордера №ТПК00005 Составление отчета кассира в компьютерной бухгалтерии производится с помощью отчета «Кассовая книга за период» (меню «Банк и касса» —• пункт «Кассовая книга»). В форме отчета имеется две части. В верхней расположены поля для настройки параметров, в нижней - окно для просмотра сформированного отчета (рис. 154).
145
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис. 154. Экранная форма отчета «Кассовая книга за период» Листы кассовой книги формируются за период, указанный в реквизитах «с...» «по...». При составлении отчета за один день даты начала и конца периода совпадают. Листы кассовой книги нумеруются автоматически. Флажок «Пересчитать номера листов с начала года» задает режим нумерации листов. Если он установлен, то программа пересчитывает листы с начала года, а если нет, то нумерация листов за указанный период начинается с ближайшего номера листа к дате начала периода из регистра сведений «Номера листов кассовой книги». При установленном флажке «Выводить основания кассовых ордеров» в кассовой книге кроме сведений о том, кому выданы денежные средства и/или от кого они получены, будет выводиться содержание поля «Основание» приходных и расходных кассовых ордеров. Переключатель «Последний лист» определяет порядок оформления последнего листа кассовой книги, формируемой за указанный период или листа, формируемого за определенную дату. Если переключатель установлен в положение «Обычный», то составляется обычный лист кассовой книги. В положении «Последний день месяца» на последнем листе будет указано количество листов книги за последний месяц, который входит в выбранный в отчете период. Если же последний лист кассовой книги - последний день в году, то дополнительно формируется «обложка» кассовой книги за текущий год и лист с указанием общего количества листов, включенных в кассовую книгу текущего года, и реквизитов руководителя и главного бухгалтера.
146
Учет денежных средств и расчетов
Рис. 155. Фрагмент вкладного листа кассовой книги По кнопке «Сформировать» командной панели программа в нижнем окне показывает сформированную кассовую книгу (рис.155). Кассовая книга в программе составляется не по проводкам по счету 50 «Касса», а на основании проведенных документов «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер» и тех данных, которые в них указаны. Кассовые операции в рублях и в иностранных валютах отражаются в единой кассовой книге. При этом в ней отражаются результаты пересчета остатка наличных денежных средств в иностранной валюте. Если в организации ведется касса в валюте, то в листах кассовой книги остатки на начало и конец дня показываются по каждой валюте. Для вывода отчета на печать следует выбрать пункт «Печать» в меню «Файл» главного меню программы или щелкнуть на соответствующей пиктограмме командной панели «Стандартная».
§5.3. Учет расчетов с подотчетными лицами Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные или командировочные расходы. Как правило, список работников, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на административно-хозяйственные нужды, определяется приказом (распоряжением) руководителя организа147
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
ции. При этом сумма наличных денежных средств, которую организация может потратить на административно-хозяйственные нужды, согласовывается с обслуживающим банком. Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в форме аванса в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. Выдача наличных денежных средств под отчет на административно-хозяйственные нужды, как правило, производится на основании служебной записки подотчетного лица, в которой указываются цель расхода, сроки и запрашиваемая сумма. Руководитель накладывает свою визу, бухгалтерия выписывает расходный кассовый ордер, кассир выдает подотчетную сумму. В установленные сроки подотчетное лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет, в котором самостоятельно заполняет оборотную сторону, где перечисляет, когда, на основании какого документа и в какой сумме произведены расходы. В конце отчета подотчетное лицо выводит общую сумму расходов и расписывается. Вместе с приложенными документами авансовый отчет передается в бухгалтерию на проверку и обработку. По характеру расходов определяются корреспондирующие счета и подсчитывается итог расчетов с подотчетным лицом. Оформленный в установленном порядке авансовый отчет вместе с приложениями утверждается руководителем организации, расходы отражаются в регистрах бухгалтерского учета. Остаток неиспользованных денежных средств подотчетное лицо возвращает в кассу организации по приходному кассовому ордеру, перерасход возмещается ему по расходному кассовому ордеру. Совершенные подотчетным лицом расходы должны быть подтверждены документами. При закупках в сети розничной торговли это чек контрольно-кассовой техники и товарный чек с указанием покупок; 148
Учет денежных средств и расчетов
при закупках в организациях оптовой торговли — чек контрольнокассовой техники, квитанция к приходному кассовому ордеру, накладная, счет-фактура. В бухгалтерском учете утвержденные расходы на административно-хозяйственные нужды отражаются записями с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счетов учета затрат на производство, учета материально-производственных запасов и т. д. Служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Максимальная продолжительность командировки в пределах Российской Федерации составляет 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года. Предельная продолжительность командировок работников за границу не установлена. Вместе с тем следует учитывать, что, начиная с 61-го дня пребывания работника в командировке за границей суточные выплачиваются по нормам, установленным для работников загранучреждений Российской Федерации, расположенных в пределах государства, в которое командирован работник. При направлении работника в командировку в пределах Российской Федерации на него оформляется командировочное удостоверение, в котором указываются: • фамилия, имя, отчество командированного; • пункт назначения командировки; • наименование организации, куда командируется работник; • цель командировки; • срок командировки. Удостоверение подписывается руководителем организации, направляющей работника в командировку. На удостоверении делаются отметки (с указанием даты) о выбытии в командировку, о прибытии в пункт назначения, выбытии из него, о прибытии на место постоянной работы. При направлении работника в несколько пунктов отметки о прибытии и выбытии делаются отдельно в каждом их них. Каждая отметка заверяется подписью и печатью организации. Для подтверждения служебного характера командировки при
149
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
возвращении составляется отчет о проделанной во время командировки работе. Оформление командировки в пределах Российской Федерации приказом по организации дополнительно к выписанному командировочному удостоверению не обязательно, но может производиться по решению руководителя. Вместе с тем приказ необходим при командировке за границу, поскольку командировочное удостоверение при этом не выписывается. Кроме того, приказ необходим для расчета размера аванса, если руководитель своим решением устанавливает размеры компенсационных выплат выше нормативно установленных (суточные, оплата найма жилого помещения и т.д.). Регистрация лиц, отбывающих и прибывающих в командировки, ведется в журналах специальной формы. При этом лицо, ответственное за ведение этих журналов и производство отметок в командировочных удостоверениях, назначается приказом руководителя организации. Накануне выбытия в командировку работнику выдается аванс на командировочные расходы исходя из срока командировки, стоимости проезда и установленных размеров компенсационных выплат. Действующее законодательство предусматривает следующие гарантии и компенсационные выплаты при командировках: • сохранение за командированным работником в течение всего времени командировки места работы (должности) и среднего заработка; • оплату суточных за время нахождения в командировке; • оплату расходов по проезду к месту назначения и обратно; • оплату расходов по найму жилого помещения. За время нахождения в командировке (в том числе за время нахождения в пути) за работником сохраняется средний заработок за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. В табеле учета рабочего времени по форме №Т-12 или №Т-13 за дни командировки проставляется соответствующий код: буквенный «К» или цифровой «10». По просьбе работника заработная плата за время нахождения в командировке может быть перечислена ему за счет организации, которая его командировала. За каждый день нахождения в командировке (в том числе за время нахождения в пути) работнику выплачиваются суточные. Их размер определяется коллективным договором или иным локальным нормативным актом (но не менее размера, установленного для организаций, финансируемых из федерального бюджета). Для целей налогового учета 150
Учет денежных средств и расчетов
по налогу на прибыль суточные учитываются из расчета 100 руб. в сутки. Днем выезда в командировку считаются календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых отправляется поезд, самолет, автобус или другое транспортное средство из места постоянной работы командированного, а днем приезда — календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых транспортное средство прибывает в место постоянной работы. Если аэропорт, станция или пристань, откуда отправляется транспортное средство, находится за чертой населенного пункта, в котором расположена организация, при определении дня выезда в командировку или возвращения из командировки учитывается время, необходимое для проезда до места отправления транспортного средства. Суточные не выплачиваются, если командировка длится один день или если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства. Решение о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту постоянного жительства, в каждом конкретном случае решает руководитель организации. Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом общего назначения (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной оплате проездных документов (билетов) и за пользование постельными принадлежностями. Оплачиваются также расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта, в котором расположена организация. В случае утери проездных документов расходы возмещаются работнику по минимальной стоимости. Для принятия этих расходов в целях налогообложения налогом на прибыль организации необходимо получить документ соответствующей транспортной организации (вокзала, аэропорта, пристани), в котором указана минимальная стоимость проезда до определенного пункта. Расходы по найму жилого помещения (гостиницы) возмещаются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами. 151
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Дополнительно работнику возмещаются расходы по бронированию мест в гостиницах. За работниками, направляемыми в служебные командировки за пределы Российской Федерации, сохраняется место работы (должность) и средний заработок. При командировании работника за границу командировочное удостоверение не выписывается, а основанием командировки является приказ руководителя организации, в котором указывается, кто, в какую страну, какой город, на какой срой и с какой целью командируется. Время пребывания работника в загранкомандировке при этом определяется по отметкам в загранпаспорте. Исключение составляют страны СНГ, при пересечении которых наличие загранпаспорта не обязательно. В этом случае командировочное удостоверение необходимо, поскольку расходы по командировкам в страны СНГ могут быть приняты на основании приказа по организации, командировочного удостоверения и авансового отчета сотрудника с приложением всех оправдательных документов. Командированному работнику: • выплачиваются суточные; • возмещаются расходы по проезду и провозу до 30 кг багажа; • возмещаются расходы по найму жилого помещения; • возмещаются расходы по получению заграничного паспорта и виз, за прописку паспорта; • возмещаются комиссионные, удержанные при обмене чеков в банке за иностранную валюту. Выплата суточных при командировке работника за пределы Российской Федерации производится в следующем порядке: • при проезде по территории Российской Федерации — в валюте Российской Федерации — рублях по нормам, действующим при командировках в пределах Российской Федерации; • при проезде и за время пребывания на иностранной территории — в иностранной валюте по нормам, установленным для работников, выезжающих во временные командировки за границу. Размер суточных устанавливается конкретно для каждой страны пребывания. Размер суточных, выплачиваемых работнику, зависит от срока его пребывания в командировке. В случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей более 60 дней выплата суточных начиная с 61-го дня производится в размерах, установленных для ра152
Учет денежных средств и расчетов
ботников загранучреждений в пределах государства, где находится загранучреждение. Если работник выехал в командировку за пределы Российской Федерации и в тот же день (календарные сутки) вернулся, суточные выплачиваются в размере 50 % нормы. Со дня пересечения государственной границы при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются по норме, установленной для страны, в которую работник направляется, со дня пересечения государственной границы при въезде в Российскую Федерацию - по норме, установленной для командировок в пределах Российской Федерации. Если работник в период командировки находится в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется. День выбытия определяется по отметке в загранпаспорте. Если принимающая сторона за свой счет обеспечивает командированного работника иностранной валютой на личные расходы, выплата суточных направляющей стороной не производится. Если принимающая сторона предоставляет за свой счет только питание, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30 % нормы. Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом общего назначения, включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной оплате проездных документов (билетов) и за пользование постельными принадлежностями. Оплачиваются также расходы по проезду транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта, в котором расположена организация. Расходы по найму жилого помещения (гостиницы) возмещаются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами. При отсутствии подтверждающих документов расходы не возмещаются. Суммы за питание и другие личные услуги, включенные в счета за наем жилого помещения, оплачиваются в счет суточных и возмещению не подлежат.
153
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Командированному работнику возмещаются фактические затраты на получение заграничных паспортов и виз, а также за прописку паспорта. При выдаче в качестве аванса банковских и дорожных чеков в иностранной валюте для оплаты расходов, связанных с командированием за границу, командированному работнику возмещаются комиссионные, удержанные при их обмене за наличную валюту. Работник имеет право на возмещение иных расходов, не включаемых в облагаемый подоходным налогом доход, если они связаны с выполнением задания руководителя. Расчеты с подотчетными лицами в программе учитываются на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на субсчетах: • 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»; • 71.21 «Расчеты с подотчетными лицами (в валюте)». Для субсчета 71.21 установлен признак ведения валютного учета (рис. 156).
Рис. 156. Счета для учета расчетов с подотчетными лицами Аналитический учет ведется по каждому подотчетному лицу с помощью субконто вида «Работники Организации» типа справочник «Физические лица». В бухгалтерском учете утвержденные расходы отражаются записями с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет тех или иных счетов в зависимости от цели командировки. Если командировка связана с текущей хозяйственной деятельностью по заключенным договорам, то затраты списываются на счета затрат, например 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу». Если командировка связана с приобретением или заготовкой материальнопроизводственных запасов, то затраты списываются на счета учета запасов, например 10 «Материалы». Если командировка связана с заключением новых договоров на производство и продажу продукции (работ и услуг), то расходы относят на счет 97 «Расходы будущих периодов» со списанием в том отчетном периоде, к которому этот договор относится. 154
Учет денежных средств и расчетов
Суммы налога на добавленную стоимость отражаются по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям». Рассмотрим отражение в бухгалтерском учете наиболее типичных операций, связанных с расчетами по командировочным расходам. •
Пример 1 Работник командирован в другой город Российской Федерации для согласования графика поставки товаров в рамках заключенного договора сроком на 5 дней проездом самолетом. Перед командировкой работник получил аванс в размере 4710 руб. из расчета: суточные — 500руб. (5х 100руб.); расходы по найму жилого помещения 2200 руб. (4 х 550); расходы на проезд - 2010 руб. После возвращения из командировки в бухгалтерию представлен отчет с подтверждающими документами: квитанция гостиницы по найму жилого помещения на сумму 3000 руб. (4 х 750 руб.) и авиабилеты на сумму 2010 руб. Суммы уплаченного налога на добавленную стоимость в документах выделены отдельной строкой. Кроме того, по заявлению работника приказом руководителя ему разрешено выплатить суточные из расчета 150 руб. за каждый день пребывания в командировке. Итого авансовый отчет утвержден в сумме 5760 руб. В бухгалтерском учете операции будут отражены следующим образом: Дебет
Кредит
Сумма,
Операция
руб. 71.01
50.01
4710.00
Выдан аванс на командировочные расходы
44.01
71.01
2542.37
Отражены расходы по найму жилого помещения (без НДС) (3000.00 - 457.63)
19.04
71.01
457.63
Учтена сумма НДС, уплаченная за найм жилого помещения (3000.00: 118% х 18%)
44.01
71.01
1703.39
Отражены расходы на проезд (без НДС) (2010.00 - 306,61)
19.04
71.01
306.61
Учтена сумма НДС, уплаченная за 155
Технология ведения учета в программе «Ю.Бухгалтерия 8.0»
Дебет
Кредит
Сумма,
Операция
руб. проезд (2010.00 : 118% х 18%)
•
44.01
71.01
500.00
Суточные по нормативу (100 х 5)
44.01
71.01
250.00
Суточные сверх норматива ((150 - 100) х 5)
71.01
50.01
1050.00
Компенсация перерасхода по авансовому отчету (5760 - 4710)
Пример 2 Работник командирован в США для согласования спецификации поставки товаров в рамках заключенного контракта сроком на 5 дней (с 10 по 14 января 2004 г.) проездом самолетом. Перед командировкой работник получил аванс в рублях в размере 24800 руб. и в долларах США в размере 868 USD из расчета: суточные - 268 USD. f(4x 67 USD) + 100руб.]; расходы по найму жилого помещения — 600 USD (4 х 150 USD); расходы на проезд — 24700 руб.; Аванс получен 9 января 2004г. Курс ЦБ РФ по отношению к доллару США на 9 января 2004г. составлял 29,1350 руб. за 1 USD. После возвращения из командировки 15 января 2004г. работник представил в бухгалтерию отчет с подтверждающими документами: квитанция гостиницы по найму жилого помещения на сумму 400 USD (4 х 100 USD), авиабилеты на сумму 24700 руб., билеты по проезду в аэропорт и обратно на сумму 150 руб., копия загранпаспорта с отметками пограничной службы о выезде 10 января и возвращении 14 января 2004г. За время нахождения в командировке работнику положены суточные в размере 268 USD и 100 руб. Итого расходы по командировке составили 668 USD и 24950 руб. Руководителем все расходы признаны обоснованными, отчет утвержден 15 января. Согласно Положению по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2000) при обработке авансового отчета все суммы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Курс ЦБ РФ 156
Учет денежных средств и расчетов
дату утверждения авансового отчета. Курс ЦБ РФ по отношению к немецкой марке на 15 января 2004г. составлял 28,8691 руб. за 1 USD. Таким образом, авансовый отчет утвержден в сумме 44234.56руб. В бухгалтерском учете операции будут отражены следующим образом: Дебет Кредит
Сумма, руб.
Сумма, USD
Операция Выдан аванс в рублях на командировочные расходы
71.01
50.01
26800.00
71.21
50.21
25289.18
44.01
71.01
24950.00
44.01
71.21
19284.56
91.02
71.21
230.80
Отражена курсовая разница (28.8691 - 29.1350) х 868 USD
71.01
50.01
150.00
Выплачена компенсация перерасхода в рублях (24950.00 - 24800.00)
50.21
71.21
5773.82
Выдан аванс в долларах США на командировочные расходы (868 USD х 29.1350)
868
Приняты к учету расходы в рублях (24700 + 150 + 100) Приняты к учету расходы в долларах США [(4 х 67) + (4 х 100)] х 28.8691
668
200
Неиспользованная валюта внесена в кассу организации (868 USD - 668 USD)
Для оформления выдачи из кассы наличных денежных средств под отчет или выплаты компенсации перерасхода в программе используется документ «Расходный кассовый ордер». Возврат неиспользованных денежных средств, полученных сотрудником под отчет на хозяйственные нужды или на командировочные расходы, оформляется с помощью документа «Приходный кассовый ордер». Особенности заполнения формы этих документов при расчетах с подотчетными лицами были рассмотрены выше. 157
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Для отражения в информационной базе отчета за израсходованные денежные средства предназначен документ «Авансовый отчет». Рассмотрим порядок работы с документом на следующем примере. •
Пример Сотрудник Тимохин В.М. 8 января 2004г. получил под отчет на приобретение канцелярских товаров 7000 руб. 9 января на Общий склад оприходовано 100 Регистраторов документов 80 мм, а в бухгалтерию представлен авансовый отчет и чек №234 от ТД «Восходъ» на сумму 6500 руб. В списке «Авансовые отчеты» (меню «Банк и касса» —> пункт «Авансовый отчет») щелчком на пиктограмме Щ открываем форму нового документа (рис.157). При создании нового авансового отчета программа автоматически заполняет отдельные поля значениями по умолчанию, в том числе установленными для текущего пользователя. В частности, программа присваивает документу номер и указывает дату его создания. Для каждой организации предприятия документы «Авансовый отчет» в течение года нумеруются автоматически в порядке возрастания их номеров. Начинается номер документа с префикса организации. В поле «от» указываем дату составления авансового отчета. По умолчанию в этом поле проставляется рабочая дата (совпадает с системной датой компьютера или датой, установленной в режиме «Параметры» меню «Сервис» главного меню программы). Ее можно изменить вручную или с помощью встроенного календаря - по кнопке ш. Для формирования по документу проводок по налоговому учету устанавливаем флажок «Отразить в налоговом учете».
158
Учет денежных средств и расчетов
Рис. 157. Экранная форма документа «Авансовый отчет» В реквизите «Физическое лицо» с помощью кнопки ]...| открываем справочник и двойным щелчком на фамилии выбираем подотчетное лицо (рис. 158).
Рис. 158. Выбор подотчетного лица в справочнике «Физические лица» В реквизите «Назначение» приводим назначение аванса: на приобретение канцелярских товаров. На закладке «Авансы» указываем, по какому расходному кассовому ордеру выданы денежные средства под отчет (рис.159).
Рис. 159. Пример заполнения закладки «Авансы» Переходим на закладку «Товары». 159
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Прежде всего, исключаем из табличной части колонки «Ставка НДС» и «Сумма НДС», поскольку таким данными мы не располагаем. Для этого по кнопке «Цены и валюты» командной панели открываем вспомогательную форму и снимаем флажок «Учитывать НДС» (рис.160).
Рис. 160. Отмена учета НДС Затем с помощью пиктограммы ™~* открываем первую строку, где указываем: • элемент справочника «Номенклатура» - Регистратор документов 80 мм (ввод в этот справочник информации о материалах рассматривается в главе «Учет материалов»); • количество полученных единиц - 100 штук; • цена за единицу - 65руб.; • документ, оправдывающий расход, - чек ТД «Восходъ» • дата совершения расхода - 08.02.2004; • номер чека - 234; • бухгалтерский счет по учету оприходованных канцелярских товаров 10.09. В реквизите «Склад» шапки формы указываем, на какой склад оприходованы материалы - Общий склад. В результате заполнения экранная форма закладки «Товары» принимает вид, представленный на рис.161. Проводим документ щелчком на пиктограмме 3§, по кнопке «Авансовый отчет» формируем типовую форму, которую выводим на бумажный носитель, после чего закрываем форму документа. Аналогично заполняется экранная форма при оформлении авансового отчета по денежным средствам в иностранной валюте. Суммы в отчете указываются в иностранной валюте. Пересчет в рубли производится автоматически в процессе проведения документа.
160
Учет денежных средств и расчетов
Рис. 161. Пример заполнения закладки «Товары» документа «Авансовый отчет»
161
Глава 6 Учет труда и заработной платы Учет труда и заработной платы представляет собой сложную и трудоемкую бухгалтерскую задачу. Поэтому для организаций с различными системами оплаты труда (повременной, сдельной и пр.), а также при большом количестве работников учет труда и заработной платы целесообразно вести в специализированной программе «1С:Зарплата и Управление Персоналом». Вести кадровый учет и расчет заработной платы непосредственно в программе «1С:Бухгалтерия 8.0.» корректно возможно лишь для организаций, применяющих такую систему оплаты труда, при которой в регламентированном учете отражаются только выплаты по должностным окладам, а из доходов работников удерживается только НДФЛ.
§6.1. Учет кадров Для обобщения информации о расчетах с работниками по оплате труда предназначен счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Аналитический учет ведется по субконто вида «Работники Организации» типа справочник «Физические лица». Ведение списка работников производится документами «Прием на работу в организацию», «Кадровое перемещение организации» и «Увольнение из организации». Рассмотрим порядок работы с документами на примерах. •
Пример 1 Приказом от 29 января 2004г. на постоянную работу в должности инспектора по кадрам с окладом 8000 руб. в месяц со 2 февраля 2004 г. принята Геращенко Оксана Петровна (табельный номер 00006, паспорт гражданина Российской Федерации серия 4421 №113260, выдан ОВД района «Свиблово» г.Москвы 22.09.2002, код подразделения 032-17, ИНН 771734560802, страховой номер в ПФР 017-470-893 02, дата рождения 16.08.1965, место рождения - г. Москва, проживает по адресу: Москва, проспект Мира, д.84ж, кв.300, домашний телефон 768-9902). При оформлении представлена справка по форме №2-НДФЛ, из которой следует, что в текущем году фи-
162
Учет труда и заработной платы
зическим лицом получен доход в январе в сумме 6500 руб. Имеет на иждивении дочь 1996 г. рождения. Для отражения в информационной базе факта приема физического лица на работу предназначен документ «Прием на работу в организацию». Экранная форма нового документа (рис.162) открывается из списка «Учет кадров организации» (меню «Зарплата» —» пункт «Кадровый учет» -> подпункт «Журнал кадровых документов»; меню «Действия» —» пункт «Добавить» -> «Прием на работу в организацию»).
Рис. 162. Форма документа «Прием на работу в организацию» Для добавления в раздел «Работники организации» новой строки нажимаем на клавишу . Колонку «Работник» заполняем выбором элемента из справочника «Физические лица». Поскольку речь идет о новом работнике, то сведения о нем необходимо сначала внести в этот справочник. Для этого открываем и заполняем имеющимися данными форму личных данных физического лица (рис.163).
163
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис. 163. Ввод личных данных физического лица Затем по кнопке «НДФЛ» командной панели открываем форму, где приводится информация для целей налогообложения доходов работника налогом на доходы физических лиц. На закладке «Вычеты» указываем право работника на стандартные вычеты и их применение в организации (рис.164), а на закладке «Доходы на предыдущих местах работы» - доходы, полученные физическим лицом в текущем налоговом периоде согласно представленной справки по форме №2-НДФЛ (рис.165).
Рис. 164. Право на стандартные вычеты
164
Учет труда и заработной платы
Рис. 165. Доходы на предыдущем месте работы Введенные данные записываем (по кнопке «Записать»), форму закрываем (по кнопке «ОК»), двойным щелчком мыши выбираем работника в справочнике «Физические лица» и продолжаем заполнение раздела «Работники организации» документа «Прием на работу в организацию». Указываем (рис.166): • дату приема на работу - 02.02.2004] • присвоенный работнику табельный номер - 00006; • подразделение, к которому относится работник - Администрация (выбором из справочника «Подразделения организации»); • занимаемую должность - Инспектор по кадрам (выбором из справочника «Должности организаций»); • месячный оклад работника согласно трудовому договору - 8000 руб.; • наименование шаблона проводок для отражения начисленной работнику зарплаты в бухгалтерском и налоговом учете - Общехозяйственные расходы (выбором из справочника «Способы отражения зарплаты в регламентированном учете»).
165
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис. 166. Пример заполнения формы документа «Прием на работу в организацию» После заполнения экранной формы по кнопке «Форма Т-1» формируем приказ по форме № Т-1, который выводим на бумажный носитель, затем по кнопке «ОК» проводим документ. При этом форма документа закрывается. При проведении документ производит движения в регистрах сведений «Работники организации» и «Начисления работников организации» (рис.167). В первый регистр вносится запись о новом работнике организации, его табельном номере, подразделении, в которое он принят на работу, и занимаемой должности. Во втором регистре производится запись о начислении новому работнику с 1 февраля в плановом порядке заработной платы из расчета 8000 руб. в месяц, с отнесением ее на общехозяйственные расходы организации.
Рис. 167. Движения документа «Прием на работу в организацию» по регистрам 166
Учет труда и заработной платы
Документом «Кадровое перемещение организации» в программе регистрируется изменение должностного оклада работника, перевод на работу в другое подразделение, перевод на другую должность. •
Пример 2 Приказом от 25 февраля бухгалтер Панасюк М.Б. с 1 марта переведена на должность главного бухгалтера с должностным окладом 18000 руб. Для внесения изменений открываем регистр сведений «Работники организации» (меню «Зарплата» —* пункт «Работники»), выделяем работницу курсором и на командной панели выбираем пиктограмму для ввода документа «Кадровое перемещение организации» (рис.168).
Рис. 168. Ввод документа «Кадровое перемещение организации» В экранной форме (рис.169) в шапке указываем дату создания документа - 25.02.2004 (дата приказа по организации). Поля со сведениями об организации и ответственном лице заполняются значениями по умолчанию. В табличной части указываем: дату, с которой изменения вступают в силу, - 0L03.2004; новый должностной оклад - 18000 руб.; новую должность - Главный бухгалтер (выбором из справочника «Должности организаций»). Табельный номер и подразделение оставляем прежними. Документ записываем (по кнопке «Записать»), формируем (по кнопке «Форма Т-5») и выводим на бумажный носитель приказ по форме №Т-5, после чего по кнопке «ОК» проводим документ.
167
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис. 169. Пример заполнения документа «Кадровое изменение организации» При проведении документа в регистр сведений «Работники организации» вносится запись о том, что с 1 марта 2004г. Панасюк М.В. переведена на должность главного бухгалтера (рис.170). ||;ж™
.....:._
..^„....
.._.,..-..
РИС. 170. История сведений о работнице организации Панасюк М.В. Чтобы с 1 марта заработная плата начислялась исходя из нового оклада, производится запись и в регистре сведений «Начисления физических лиц организации» (рис.171).
._ Действия-
*г
:шшт ;-.. V
Н
1 Физическое лицо:
Рис. 171. Запись о начислении заработной платы исходя из нового оклада
168
Учет труда и заработной платы
Для отражения факта расторжения с работником трудовых отношений предназначен документ «Увольнение из организации». •
Пример 3 Приказом от 13 марта организация расторгает трудовой договор с работником Тимохиным В.М. с 31 марта по инициативе работника (пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации). Прежде всего, причину расторжения трудового договора необходимо внести в справочник «Основания увольнения работников из организации». Для этого открываем этот справочник (меню «Зарплата» —> пункт «Кадровый учет» —• подпункт «Основания увольнения»), по кнопке «Подбор» обращаемся к списку возможных оснований увольнения в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, двойным щелчком выбираем в нем нужную строку и переносим данные в справочник (рис.172).
Рис. 172. Заполнение справочника «Основания увольнения из организации» После этого открываем регистр сведений «Работники организации» (меню «Зарплата» —> пункт «Работники»), выделяем работника курсором и на командной панели выбираем пиктограмму для ввода документа «Увольнение из организации» (рис.173).
Рис. 173. Ввод документа «Увольнение из организации» 169
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
В экранной форме (рис.174) в шапке указываем дату создания документа - 13.02.2004 (дата приказа по организации). Поля со сведениями об организации и ответственном лице заполняются значениями по умолчанию.
Рис. 174. Пример заполнения формы документа «Увольнение из организации» В табличной части указываем дату увольнения (последний день работы в организации) - 31.03.2004 и основание расторжения трудового договора (выбором из справочника «Основания увольнения из организации»). Документ записываем (по кнопке «Записать»), формируем (по кнопке «Форма Т-8») и выводим на бумажный носитель приказ по форме №Т-8, после чего по кнопке «ОК» проводим документ. При проведении документа в регистр «Сведения о работниках организации» вносится запись о том, что с 1 апреля 2004г. Тимохин В.М. уже не является работником организации (рис.175).
Рис. 175. История сведений о работнике организации Тимохине В.М. Для прекращения начисления работнику заработной платы в связи с его увольнением при проведении документа изменения вносятся и в регистр «Начисления физических лиц организации» (рис.176).
170
Учет труда и заработной платы
Рис. 176. Запись о прекращении начисления заработной платы уволенному работнику
§6.2. Начисление заработной платы Для начисления работникам вознаграждений и иных выплат предназначен документ «Начисление заработной платы». •
Пример 4 Необходимо начислить заработную плату работникам организации за февраль 2004 г. исходя из их должностных окладов. В списке документов «Начисление заработной платы работникам организаций» (меню «Зарплата» —• пункт «Начисление зарплаты») и с помощью клавиши открываем форму нового документа (рис.177).
7
Рис. 17 . Форма документа «Начисление зарплаты работникам организаций»
171
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Указываем дату создания документа - 29.02.2004 (заработная плата начисляется в последний день месяца) и дату начала месяца, за который начисляется заработная плата, - 01.02.2004. В полях со сведениями об организации и ответственном лице программа проставляет значения по умолчанию. Для заполнения разделов «Начисления» и «НДФЛ» нажимаем на кнопку «Заполнить» командной панели. В результате в первом разделе показывается список лиц, которые считаются работниками организации на дату начисления заработной платы, и размер полагающегося каждому вознаграждения исходя из установленного должностного оклада, а во втором - исчисленная сумма налога на доходы физических лиц (рис.178).
Рис. 178. Пример начисления заработной платы работникам организаций После заполнения формы документ записываем и проводим щелчком на пиктограмме [% командной панели. При выполнении процедуры проведения производятся записи в регистрах накопления «Взаиморасчеты с работниками организации», «НДФЛ: расчеты с бюджетом по работникам организации» и «Сведения о доходах физических лиц». Для их просмотра необходимо нажать на кнопку «Перейти» командной панели формы документа и выбрать соответствующую строку предлагаемого меню. В регистре «Взаиморасчеты с работниками организации» (рис.179) по каждому работнику указывается: • вид движения «Приход» (знак «+» в первой колонке), означающий возникновение (увеличение) задолженности перед работником; • документ-регистратор, которым произведена запись в регистре; 172
Учет труда и заработной платы
номер строки табличной части документа-регистратора, к которой относится текущая запись регистра; работник, перед которым возникла задолженность; период возникновения задолженности; сумма возникшей задолженности (сумма к выплате по документурегистратору).
Рис. 179. Отражение в регистре задолженности перед работниками В регистре «НДФЛ: расчеты с бюджетом по работникам организации» (рис.180) указывается: • вид движения «Приход» (знак + в первой колонке), означающий возникновение (увеличение) «задолженности» по исчисленной сумме налога; • дата записи и месяц, к которому относится расчет НДФЛ; • физическое лицо, с доходов которого исчислен налог; • исчисленная сумма налога; • примененные стандартные вычеты при определении налоговой базы; • признак (вид строки), что запись отражает «Начисление» налога; • ставка, по которой исчислен налог.
173
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис. 180. Отражение в регистре начисления НДФЛ, подлежащего удержанию В регистр «Сведения о доходах работников организации» (рис.181) при проведении документа вводятся записи, в которых указывается: • период начисления дохода и месяц налогового периода, к которому относится доход; • физическое лицо, получившее доходы; • код и сумма дохода. Если работник отработал рабочее время не полностью (находился в служебной командировке, был временно нетрудоспособен и т.д.), то сумма к начислению корректируется вручную, после чего по кнопке «Рассчитать НДФЛ» командной панели формы документа «Начисление зарплаты работникам организаций» производится перерасчет суммы налога.
Рис. 181. Сведения о доходах работников организации
174
Учет труда и заработной платы
После ввода документа на начисление заработной платы можно сформировать ведомость по унифицированной форме №Т-51. Для этого следует в меню «Зарплата» выбрать пункт «Расчетная ведомость Т-51», в форме отчета указать период, за который необходимо составить ведомость, и нажать на кнопку «Сформировать».
§6.3. Выплата заработной платы Подготовка платежных ведомостей по форме №Т-53 и регистрация произведенных по ней выплат производится с помощью документа «Зарплата к выплате организации». Для ввода нового документа необходимо открыть список документов «Зарплаты к выплате в организации» (меню «Зарплата» —> пункт «Выплата зарплаты») и нажать на клавишу . В шапке формы документа указывается дата составления платежной ведомости, месяц, в котором заработная плата была начислена, и способ ее выплаты (через кассу или перечислением через банк). В табличной части приводится список работников, включаемых в платежную ведомость, и проставляется сумма к выплате. Для заполнения табличной части рекомендуется использовать кнопку «Заполнить». В этом случае список формируется автоматически по данным регистра «Взаиморасчеты с работниками организации». На рис.182 представлен пример заполнения формы документа для выплаты заработной платы за февраль через кассу.
Рис. 182. Пример заполнения документа на выплату заработной платы После уточнения списка лиц, включаемых в ведомость, и выплачиваемых сумм документ записывают, по кнопке «Форма Т-53» форми175
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
руют платежную ведомость по унифицированной форме №Т-53 и выводят ее на бумажный носитель, после чего форму документа закрывают. Для способа выплаты «Через кассу» после закрытия ведомости необходимо указать в колонке «Выплаченность зарплаты», выплачена ли работнику заработная плата или она депонирована. Для удобства внесения в форму документа этих данных можно воспользоваться меню командной панели «Заменить на ...». На рис.183 приведен пример отражения выплаты заработной платы по платежной ведомости.
Рис. 183. Отражение результатов выплаты заработной платы Регистрация выплаченных по ведомости сумм после ее закрытия в зависимости от способа выплаты производится документом «Расходный кассовый ордер» или «Платежное поручение исходящее» с операцией «Выплата зарплаты». Эти документы могут быть введены, в частности, на основании документа «Зарплата к выплате организации» (рис.184).
Рис. 184. Ввод платежных документов на основании документа на выплату При проведении документов «Расходный кассовый ордер» и «Платежное поручение исходящее», кроме проводок по отражению выплат в учете, производятся записи в регистрах «Взаиморасчеты с работ176
Учет труда и заработной платы
никами организаций» и «НДФЛ: расчеты с бюджетом по работникам организации ». В регистре «Взаиморасчеты с работниками организации» (рис.185) по каждому работнику, которому выплачена заработная плата, указывается: • вид движения «Расход» (знак «-» в первой колонке), означающий погашение (уменьшение) задолженности перед работником; • документ-регистратор, которым произведена запись в регистре; • номер строки табличной части документа-основания на выплату заработной платы; • работник, перед которым погашена задолженность; • период, в котором возникла погашенная задолженность; • сумма погашенной задолженности.
Рис. 185. Отражение в регистре погашения задолженности перед работником В регистре «НДФЛ: расчеты с бюджетом по работникам организации» указывается (рис.186): • вид движения «Расход» (знак «-» в первой колонке), означающий уменьшение «задолженности» по ранее исчисленной суммы налога в связи с удержанием налога; • дата записи и месяц, в котором была исчислена сумма налога, удержанная при выплате работнику дохода, PI подлежащая перечислению в бюджет; • физическое лицо, к которому относится запись регистра; • удержанная сумма налога; • признак (вид строки), что запись отражает «Удержание» налога; • ставка, по которой был исчислен удержанный налог.
177
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис. 186. Отражение в регистре необходимости удержания НДФЛ
§6.4. Начисление налогов на оплату труда Кроме НДФЛ, начисленная работнику заработная плата облагается единым социальным налогом, взносами на обязательное пенсионное страхование и взносами на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Налогообложение производится по ставкам, которые приведены в регистрах сведений «Сведения о ставках ЕСН и ПФР» (меню «Зарплата» —• пункт «Учет НДФЛ и ЕСН» —• подпункт «Сведения о ставках ЕСН и ПФР») и «Ставка взноса на страхование от несчастных случаев» (меню «Зарплата» —• пункт «Учет НДФЛ и ЕСН» —> подпункт «Ставка взноса на страхование от несчастных случаев»). При этом ставки единого социального налога и тарифы страховых взносов в ПФР являются едиными для всех организаций предприятия (рис.187), а ставка взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний устанавливается для каждой организации в отдельности (рис.188). Расчет ЕСН и страховых взносов в ПФР производится при помощи документа «Расчет ЕСН». Для ввода нового документа необходимо открыть список «Расчеты ЕСН» (меню «Зарплата» —• пункт «Расчет ЕСН») и нажать на клавишу . В шапке формы документа следует указать дату выполнения расчета (последний день месяца) и месяц, в котором начислена заработная плата.
178
Учет труда и заработной платы
РИС. 187. Ставки ЕСН и тарифы взносов в ПФР
Рис. 188. Ставка взноса на обязательное страхование от несчастных случаев В табличной части на закладке «Начисления» приводятся данные о начислениях в пользу работников, а на закладке «Расчет ЕСН» выполняется расчет ЕСН и взносов в ПФР. Для заполнения табличной части рекомендуется использовать кнопку «Заполнить и рассчитать». В этом случае обе закладки заполняются автоматически (рис. 189 и 190).
Рис. 189. Начисления, принимаемые в расчет Для отражения результатов расчета в регистрах документ проводится щелчком на пиктограмме Ц командной панели. При выполнении процедуры проведения производятся движения в регистрах «Сведения о доходах для исчисления ЕСН» и «ЕСН исчис179
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
ленный». Для их просмотра необходимо нажать на кнопку «Перейти» командной панели формы документа и выбрать соответствующую строку предлагаемого меню.
Рис. 190. Результат расчета В регистр «Сведения о доходах для исчисления ЕСН» (рис.191) при проведении документа вводятся записи, в которых указывается: • период начисления дохода; • физическое лицо, получившее доходы; • код дохода; • сумма дохода.
Рис. 191. Сведения о доходах работников организации В регистре «ЕСН исчисленный» указывается (рис.192): период, к которому относятся результаты расчета; физическое лицо, с доходов которого исчислен ЕСН и взносы в ПФР; организация, работником которой является физическое лицо;
Учет труда и заработной платы
исчисленная сумма единого социального налога в федеральный бюджет, Фонд социального страхования РФ, федеральный и территориальный фонды обязательного медицинского страхования, взносов на накопительную и страховую часть трудовой пенсии.
Рис. 192. ЕСН исчисленный Кроме заработной платы налогом на доходы физических лиц облагаются и иные доходы работника, например, пособия по временной нетрудоспособности, материальная помощь, дивиденды и т.д. Для расчета НДФЛ с таких доходов, а также учета особенностей их налогообложения ЕСН и взносами в ПФР предназначен документ «Ввод доходов и налогов НДФЛ и ЕСН». Для ввода нового документа необходимо открыть журнал «НДФЛ и ЕСН: доходы и налоги» (меню «Зарплата» —• пункт «Учет НДФЛ и ЕСН» подпункт «Ввод доходов и налогов НДФЛ и ЕСН») и нажать на клавишу . Сведения о доходах и налогах в форме документа приводятся на нескольких закладках (рис.193).
Рис. 193. Форма документа «Ввод доходов и налогов НДФЛ и ЕСН>; 181
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
На закладке «НДФЛ: доходы и налоги» указываются сведения о полученных доходах для целей их налогообложения налогом на доходы физических лиц, в том числе: • работник, получивший доход (выбором из списка «Работники организации»); • дата начисления дохода; • месяц налогового периода начисления дохода; • период, в котором возник доход; • код дохода (выбором из классификатора «НДФЛ: доходы»); • сумма дохода; • код вычета, если в отношении вида дохода предусмотрены вычеты (выбором из классификатора «НДФЛ: вычеты»). Колонка «Сумма налога» заполняется автоматически и только для видов доходов, облагаемых по ставке, отличающейся от «базовой» (13 процентов). Сведения об исчисленных и удержанных суммах НДФЛ по ставке 13% приводятся на закладках «НДФЛ по ставке 13%» и «НДФЛ удержанный». На закладке «ЕСН: доходы» указываются сведения о полученных доходах в целях их налогообложения единым социальным налогом и страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, в том числе: • работник, получивший доход (выбором из списка «Работники организации»); • месяц налогового периода начисления дохода; • код дохода с точки зрения его налогообложения ЕСН (выбором из справочника «Способы отражения зарплаты в учете ЕСН»); • сумма дохода; • скидка, если в отношении этого вида дохода они предусмотрены. Если полученные доходы облагаются ЕСН и взносами в ПФР, то на закладке «ЕСН: налоги» приводятся данные об исчисленных суммах налогов и взносов результаты расчета и примененных льготах (по доходам инвалидов). В зависимости от того, какие закладки заполнены, при проведении документа производятся движения в тех или иных регистрах.
182
Учет труда и заработной платы
Рис. 194. Ввод сведений о доходе
Рис. 195. Ввод сведений об исчисленной сумме НДФЛ
Рис. 196. Ввод сведений об удержанной сумме НДФЛ На рис. 194-196 приведен пример отражения с помощью документа «Ввод доходов и налогов НДФЛ и ЕСН» дохода в виде стоимости подарка, исчисленного и удержанного НДФЛ, а на рис. 197-198 - движения в регистрах при проведении этого документа.
183
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис. 197. Отражение дохода в регистре
Рис. 198. Отражение расчетов по НДФЛ в регистре
§6.5. Отражение результатов расчета в учете Для отражения результатов расчета заработной платы в учете предназначен документ «Отражение зарплаты в регламентированном учете». Для ввода нового документа необходимо открыть форму списка документов этого вида (меню «Зарплата» —> пункт «Отражение зарплаты в учете») и нажать на клавишу . При ручном заполнении формы в табличной части перечисляются все проводки, которые необходимо сформировать при проведении документа. На командной панели имеется кнопка «Заполнить» для автоматического заполнения табличной части данными уже выполненного расчета заработной платы и налогов, относящихся к указанному в шапке периоду их начисления. На рис.199 приведен результат заполнения раздела «Отражение в учете» в автоматическом режиме. В автоматическом режиме документ заполняется на основании тех данных, которые зарегистрированы в подсистеме расчета заработной платы, и с использованием соответствующих шаблонов (способов отражения зарплаты и налогов в регламентированном учете).
184
Учет труда и заработной платы
Рис. 199. Результат автоматического заполнения табличной части При проведении документа по каждой строке табличной части формируется запись в соответствующем регистре бухгалтерии. На рис.200 представлен фрагмент таких записей в журнале проводок бухгалтерского учета.
Рис. 200. Бухгалтерские записи при проведении документа
185
Глава 7 Учет основных средств В хозяйственной деятельности организаций особая роль принадлежит основным средствам. Методологические основы формирования в бухгалтерском учете информации об основных средствах определены в Положении по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» (ПБУ 6/01).
§7.1. Учет вложений в основные средства Учет затрат, формирующих первоначальную стоимость объектов основных средств, в программе ведется на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы» с использованием субсчетов 08.01 «Приобретение земельных участков», 08.02 «Приобретение объектов природопользования», 08.03 «Строительство объектов основных средств» и 08.04 «Приобретение отдельных объектов основных средств» (рис.201).
Рис.201. Счета учета вложений в основные средства Аналитический учет на субсчетах 08.01, 08.02 и 08.03 ведется по отдельным объектам вложений (субконто 1) и в разрезе статей затрат (субконто 2). Первый аналитический разрез поддерживается с помощью справочника «Объекты строительства», второй (с признаком «Только обороты») - с помощью справочника «Статьи затрат». Для выполнения минимальных требований нормативных документов по бухгалтерскому учету вложений во внеоборотные активы в справочнике «Статьи затрат» рекомендуется открыть группу «Вложения в основные средства» с элементами (рис.202): • строительные работы; • реконструкция; • буровые работы; • монтаж оборудования; 186
Учет основных средств оборудование, требующее монтажа; оборудование, не требующее монтажа; инструменты и инвентарь, предусмотренные сметами на капитальное строительство; проектно-изыскательские работы; прочие затраты по капитальным вложениям.
Рис.202. Статьи аналитического учета затрат на строительство Для целей подсистемы учета НДС на счете 08.03 дополнительно ведется аналитический учет по способу строительства: «Подрядный» или «Хозспособ». Иначе построен аналитический учет затрат на приобретение отдельных объектов основных средств. На субсчете 08.04 для аналитического учета используется справочник «Номенклатура», при этом учет ведется не только в стоимостных, но и в натуральных показателях. Кроме того, на этом субсчете может быть открыт (как на приведенном рис.) аналитический учет по местам хранения (справочник «Склады (места хранения)»), либо только в натуральном выражении, либо дополнительно в стоимостном выражении. Выбор модели учета производится в форме обработки «Настройка аналитического учета». При этом следует иметь в виду, что учет по местам хранения автоматически вводится одновременно на всех счетах, где аналитический учет ведется с использованием справочника «Номенклатура» (10 «Материалы», 43 «Товары» и т.д.). Также следует учитывать, ч т о при отключении складского учета все данные аналитического учета по этому разрезу будут потеряны. Стоимость оборудования, требующего монтажа, до передачи его в монтаж учитывается на счете 07 «Оборудование к установке». Аналитический учет по счету ведется аналогично учету вложений в отдельные объекты основных средств: с использованием справочников «Номенклатура» и «Склады (места хранения)». 187
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Для отражения операций с основными средствами в конфигурации имеется широкий спектр документов. С их помощью отражается: • поступление оборудования, требующего монтажа, и передача его в монтаж; • приобретение отдельных объектов, не требующих монтажа; • выполнение строительно-монтажных работ; • принятие объектов основных средств к бухгалтерскому учету; • перемещение основных средств внутри организации; • модернизация основных средств; • списание или выбытие основных средств с баланса организации. Рассмотрим основные операции по формированию первоначальной стоимости основных средств.
188
Учет основных средств
Корреспондирующие счета
Операция
дебет
кредит
а) приняты к оплате сданные подрядчиком работы: стоимость работ без НДС
08.03
60.01
сумма НДС
19.01
60.01
стоимость оборудования без НДС
07
60.01
сумма НДС
19.01
60.01
в) оборудование передано в монтаж
08.03
07
стоимость монтажных работ
08.03
60.01
сумма НДС
19.03
60.01
д) принятие к учету объекта, законченного строи- 01.01 тельством
08.03
б) оприходовано оборудование для монтажа:
г) приняты к оплате монтажные работы:
3. Строительство объекта хозяйственным способом а) оприходованы строительные материалы: стоимость материалов без НДС
10.08
60.01
сумма НДС
19.03
60.01
б) списаны материалы на строительные работы
08.03
10.08
- стоимость оборудования без НДС
07
60.01
- сумма НДС
19.01
60.01
г) оборудование передано в монтаж
08.03
07
в) оприходовано оборудование для монтажа:
д) начислена заработная плата с отчислениями на 08.03 выполненные строительные и монтажные работы
70,69 и др.
е) принятие к учету объекта, законченного строительством
01.01
08.03
ж) начислен НДС от объема капитальных вложе-
19.01
68.02
189
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Корреспондирующие счета
Операция
дебет
кредит
НИИ
Для отражения в программе операций поступления в организацию основных средств, не требующих монтажа, предназначен универсальный документ «Поступление товаров, услуг». Сначала с этим документом работают на складе, где заполняется экранная форма, на бумажный носитель выводится приходный ордер и документ записывается в информационную базу; затем - в бухгалтерии, где проверяется правильность заполнения реквизитов, после чего документ проводится (формируются записи на счетах учета). •
Пример 14 января по накладной № 12 от ООО «КомпыоЛинк» получен персональный компьютер Pentium IV стоимостью 23600 руб., в том числе НДС 3600 руб. К документам поставщика приложен счет-фактура №20 от 14.01.2004г. Компьютер оприходован на Общий склад по приходному ордеру № 1. Задолженность подлежит погашению до 20 января. Регистрация этой операции в программе «1С:Бухгалтерия 8.0» производится следующим образом. В списке документов «Поступление товаров и услуг» (меню «Основанная деятельность» —• пункт «Покупка» —•> подпункт «Поступление товаров и услуг») клавишей открываем форму нового документа (рис. 203).
190
Учет основных средств
Рис. 203. Форма документа «Поступление товаров и услуг» При создании нового документа на поступление товаров и услуг программа автоматически заполняет отдельные поля значениями по умолчанию, в том числе установленными для текущего пользователя. В частности, программа присваивает документу номер и указывает дату его создания. Для каждой организации предприятия документы «Поступление товаров и услуг» в течение года нумеруются автоматически в порядке возрастания их номеров. Начинается номер документа с префикса организации. В поле «от» по умолчанию проставляется рабочая дата (совпадает с системной датой компьютера или датой, установленной в режиме «Параметры» меню «Сервис» главного меню программы). Дату документа можно изменить вручную или с помощью встроенного календаря - по кнопке т. Для рассматриваемого примера датой создания документа является дата оприходования основного средства на склад организации 14.01.2004. Реквизиты склада указываем в поле «Склад» выбором из справочника «Склады (места хранения)» (рис.204).
191
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис. 204. Выбор склада В поле «Контрагент» выбором из справочника «Контрагенты» указываем информацию о поставщике (рис.205).
Рис. 205. Выбор поставщика Для заполнения поля «Договор» с помощью кнопки |...| открываем справочник «Договоры контрагентов» и заносим в него информацию об основании расчетов (рис.206). Сведения о поступивших в организацию товарно-материальных ценностях, в том числе отдельных объектах основных средств в форме документа приводятся на закладке «Товары». По каждой поступившей позиции указывается наименование, количество, цена за единицу, ставка и сумма налога, счета учета. Часть колонок может быть заполнена данными по умолчанию. Заполнение колонки «Номенклатура» производится выбором из одноименного справочника. Как уже упоминалось, в программе 192
Учет основных средств
«1С:Бухгалтерия 8.0» справочник «Номенклатура» используется для хранения сведений о всех видах товарно-материальных ценностей, работ и услуг. Поэтому для удобства работы информацию о ценностях в виде отдельных объектов основных средств целесообразно хранить обособленно в группе, например с наименованием «Отдельные объекты основных средств». Такое решение позволяет не указывать счета учета для каждого объекта, поскольку по умолчанию будут использоваться те, которые указаны для группы в целом.
Рис. 206. Информация о договоре с поставщиком Для ввода счетов учета группы «Отдельные объекты основных средств» необходимо в правом окне формы справочника «Номенклатура» сделать ее текущей, нажать кнопку меню «Перейти» командной панели и выбрать пункт «Счета учета номенклатуры». Затем нужно открыть и заполнить форму записи регистра сведений «Счета учета номенклатуры» для этой группы (рис.207).
193
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис. 207. Счета учета поступлений основных средств Для заполнения колонки «Номенклатура» вводим в группу «Отдельные объекты основных средств» новый элемент с наименованием Компьютер Pentium /К(рис.2О8).
Рис. 208. Информация о поступившем объекте Указываем количество поступивших объектов - 1 и стоимость за единицу - 23600.00 руб. Остальные графы заполняются автоматически. В результате экранная форма приобретает вид, представленный на рис. 209.
194
Учет основных средств
Рис. 209. Пример заполнения закладки «Товары» Переходим на закладку «Дополнительно» и указываем здесь реквизиты приходного ордера: 1 от 14.01.2004(рис.210). Сохраняем документ в информационной базе и формируем приходный ордер по форме №М-4, после чего закрываем форму. Работу с документом продолжаем в бухгалтерии. Открываем документ и проводим его щелчком на пиктограмме Щ командной панели, после чего в поле «Ввести счет-фактуру» открываем и заполняем форму нового документа «Счет-фактура полученный» (рис.211). Этот документ также проводим.
195
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис. 210. Пример заполнения закладки «Дополнительно»
Рис. 211. Сведения о счете-фактуре поставщика При проведении документа «Поступление товаров и услуг» формируются записи в регистрах бухгалтерии (рис.212а), а также в регистре накопления «НДС покупки» с событием «Предъявлен НДС поставщиком» (рис.2126). При проведении документа «Счет-фактура полученный» в регистр накопления «НДС покупки» также вносится запись, но с событием «Получен счет-фактура от поставщика» (рис.212в). Движения документа по регистрам можно посмотреть через меню «Перейти» командной панели.
196
Учет основных средств
а)
б)
в) Рис. 212. Движения документов по регистрам Если организация приобретает несколько однородных объектов по одной цене за единицу, то такие покупки также отражаются документом «Поступление товаров и услуг». В этом случае в строке табличной части экранной формы указывается количество одновременно поступивших объектов. Первоначальную стоимость инвентарного объекта формируют также прочие затраты, связанные с его приобретением. Такие затраты отражаются документом «Поступление дополнительных расходов». •
Пример 2 Покупка компьютера осуществлена при информационном посредничестве ООО «Вереск». На стоимость услуг в размере 2360 руб., в том числе НДС (18%) 360руб. оформлен акт Ml от 14.01.2004, на оплату НДС предъявлен счет-фактура М 18 от 14 января 2004 г. Регистрация этой операции в программе «1С:Бухгалтерия 8.0» производится следующим образом. В списке документов «Поступление доп. расходов» (меню «Основанная деятельность» —• пункт «Покупка» —• подпункт «Поступление доп. расходов») клавишей открываем форму нового документа (рис. 213).
197
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Для каждой организации предприятия документы «Поступление доп. расходов» в течение года нумеруются автоматически в порядке возрастания их номеров. Начинается номер документа с префикса организации. В поле «от» по умолчанию проставляется рабочая дата (совпадает с системной датой компьютера или датой, установленной в режиме «Параметры» меню «Сервис» главного меню программы). Дату документа можно изменить вручную или с помощью встроенного календаря - по кнопке т. Для рассматриваемого примера датой создания документа является дата оказания услуг и предъявления расчетных документов 14.01.2004. В шапке формы документа устанавливаем флажок «Отразить в налоговом учете». Указываем: в поле «Сумма расхода» - стоимость услуг - 2360 руб., в поле «Ставка НДС» - ставку, по которой был исчислен налог на добавленную стоимость - 18%, в поле «Содержание» сведения о расходе - Консультационные услуги.
Рис. 213. Форма документа «Поступление доп. расходов» Поля «Контрагент» и «Договор» заполняем таким же образом, что и в документе «Поступление товаров и услуг» - выбором элементов из справочников «Контрагенты» и «Договоры». В общем случае расходы могут относиться не к одному объекту, а к группе объектов. Значение реквизита «Способ распределения» определяет, как общую сумму расхода поделить между отдельными объектами. Для рассматриваемого примера можно указать любое значение, например «По сумме». 198
Учет основных средств
Табличную часть закладки «Товары» заполняем в автоматическом режиме. Для этого выбираем пункт «Заполнить по поступлению» меню «Заполнить» командной панели и в дополнительном окне двойным щелчком выбираем документ поступления. Результат заполнения представлен на рис.214. По умолчанию учет расчетов с контрагентами, оказывающими организации услуги, ведется с использованием счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Счета по умолчанию можно поменять на другие на закладке «Счета учета расчетов». По каждой совершаемой операции имеются ответственные лица. Сведения о лице, ответственном за регистрацию услуг сторонних организаций, в форме документа «Поступление доп. расходов» приводятся на закладке «Дополнительно». После заполнения формы записываем и проводим документ (щелчком на пиктограмме Ц командной панели, после чего через поле «Ввести счет-фактуру» вводим документ с реквизитами счета-фактуры поставщика, который также проводим.
Рис. 214. Пример заполнения формы документа Как и в предыдущем примере, при проведении документа «Поступление доп. расходов» формируются записи в регистрах бухгалтерии (рис.215а), а также в регистре накопления «НДС покупки» с событием «Предъявлен НДС поставщиком» (рис.2156), а при проведении документа «Счет-фактура полученный» - в регистре накопления «НДС покупки» с событием «Получен счет-фактура от поставщика» (рис.215в).
199
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
а)
б)
в) Рис. 215. Движения документов по регистрам ЕСЛИ В организацию поступает оборудование, требующее монтажа, то оно сначала принимается к учету на счет 07 «Оборудование для монтажа». В программе «1С:Бухгалтерия 8.0» операция поступления в организацию такого оборудования регистрируется с помощью универсального документа «Поступление товаров и услуг». Сначала с документом работают на складе. Здесь заполняется экранная форма, на бумажный носитель выводится акт о приеме оборудования по форме №ОС-14 и документ сохраняется в информационной базе. После приема оборудования документы поставщика вместе с актом по форме №ОС-14 передаются в бухгалтерию, где проверяется правильность заполнения реквизитов экранной формы документа «Поступление товаров и услуг», после чего документ проводится.
•
Пример 3 15 января на Общий склад по накладной № 17 от ЗАО «ПрогрессМ» получено оборудование для швейного производства: швейная машина стоимостью 35400 руб.; опора под швейную машину стоимостью 4720 руб.; арматура для монтажа стоимостью 1180 руб. К документам поставщика приложен счет-фактура №28 от 1501.2004
200
Учет основных средств
Оборудование оприходовано по приходному ордеру №2. В списке документов «Поступление товаров и услуг» (меню «Основанная деятельность» —> пункт «Покупка» —> подпункт «Поступление товаров и услуг») по клавише открываем форму нового документа. Заполняем шапку формы документа, где указываем: • дату принятия оборудования к учету - 15.01.2004) • склад, на который поступило оборудование - Общий склад (выбором из справочника «Склады (места хранения)»; • сведения о поставщике - Прогресс-М (выбором из справочника « Контрагенты» ); • сведения об основании расчетов - Накладная №17 от 15.01.2004 (выбором из справочника «Договоры»). Устанавливаем флажок «Отразить в налоговом учете». Для дальнейшего заполнения формы выбираем операцию «Оборудование» (рис.216). Сведения о поступившем оборудовании в справочнике «Номенклатура» заносим в отдельную группу «Оборудование к установке», для которой в регистре сведений «Счета учета номенклатуры» создаем отдельную запись со счетами по умолчанию (рис.217). Каждую номенклатурную единицу поступившего оборудования в табличной части закладки «Оборудование» вводим отдельной строкой, указываем количество и стоимость. Остальные колонки заполняются значениями по умолчанию (рис.218).
Рис. 216. Выбор операции поступления
201
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис. 217. Счета учета поступлений оборудования Переходим на закладку «Дополнительно» и указываем здесь реквизиты приходного ордера: ^от 14.01.2004. Сохраняем документ в информационной базе и формируем акт о приемке оборудования по форме №ОС-4, после чего закрываем форму. После оформления акт вместе с документами поставщика передаем в бухгалтерию, где продолжаем работу с документом. При выборе данной операции в форме документа появляется дополнительная закладка «Оборудование», которую и необходимо заполнить. Открываем документ, проводим его щелчком на пиктограмме Э| командной панели, после чего в поле «Ввести счет-фактуру» открываем и заполняем форму нового документа «Счет-фактура полученный», где указываем реквизиты счета-фактуры поставщика оборудования. Этот документ также проводим.
202
Учет основных средств
Рис. 218. Пример заполнения закладки «Оборудование» При выполнении процедуры проведения документа «Поступление товаров и услуг» формируются проводки. Чтобы их посмотреть, нужно документ сделать текущим в журнале документов этого вида и щелкнуть на пиктограмме % командной панели (рис.219) или в меню «Перейти» командной панели выбрать пункт «Журнал проводок (бухгалтерский учет)». Открывается окно, текущим содержимым которого являются только те проводки, которые сформированы выбранным документом (рис.220).
Рис. 219. Переход в журнал проводок бухгалтерского учета По каждой строке табличной части закладки «Оборудование» при проведении сформированы две проводки: одна в дебет счета 07 «Оборудование» - на стоимость покупки без налога, вторая - в дебет счета 19.01 «Налог на добавленную стоимость при приобретении основных средств» - на сумму предъявленного к оплате НДС, в корреспонденции по счетом 60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Это те счета, которые были указаны в форме документа на закладках «Оборудование» (счета дебета проводки) и «Счета учета расчетов» (счет кредита проводки).
203
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис. 220. Бухгалтерские проводки по поступлению оборудования При проведении документа «Получение товаров и услуг» и «Счет-фактура полученный» записи по НДС формируются еще и в регистре накопления «НДС покупки». При проведении первого документа формируется три записи с событием «Предъявлен НДС поставщиком» (по каждому наименованию оборудования в отдельности), при проведении второго - одна запись с событием «Получен счет-фактура от поставщика» (рис.221).
Рис. 221. Записи регистра «НДС покупки» Принятое к учету оборудование списывается со счета 07 «Оборудование к установке» по мере передачи оборудования в монтаж. Для отражения операций по передаче оборудования в монтаж предназначен документ «Передача оборудования в монтаж». Сначала с документом работают на складе: заполняется экранная форма, на бумажный носитель выводится акт по форме №ОС-15, документ записывается в информационную базу. После фактической передачи оборудования акт передается в бухгалтерию, где проверяется правильность заполнения экранной формы и документ проводится.
204
Учет основных средств
•
Пример 19 января оборудование, полученное 17.01.2004, передано ЗАО «ШвейнМонтаж» для выполнения его монтажа. Рассмотрим порядок отражения этой операции в программе «1С:Бухгалтерия 8.0». В списке документов «Передача оборудования в монтаж» (меню «ОС и НМА» —* пункт «Передача оборудования в монтаж») щелчком на пиктограмме Ц открываем форму нового документа (рис. 222). Сначала заполняем шапку формы документа. В поле даты документа указываем дату передачи оборудования в монтаж - 19.01.2004. Устанавливаем флажок «Отражать в налоговом учете». В реквизите «Склад» указываем место хранения оборудования до его передачи в монтаж - Общий склад. По правилам бухгалтерского учета, первоначальная стоимость объектов основных средств, требующих монтажа, формируется на счете 08.03 «Строительство объектов основных средств». Указываем его в поле «Счет БУ». Аналитический учет по счету 08.03 ведется по объектам вложений (линейный справочник «Объекты строительства») в разрезе статей затрат (справочник «Статьи затрат»).
Рис. 222. Экранная форма документа «Передача оборудования в монтаж» Для рассматриваемого примера списываемые со счета 07 расходы будут формировать стоимость объекта Швейная машина и учитываться по статье Оборудование, требующее монтажа.
205
Технология ведения учета в программе «1С.Бухгалтерия 8.0» В табличной части перечисляем оборудование, передаваемое в монтаж, и указываем его количество. Эту процедуру рекомендуется выполнять с помощью кнопки «Подбор» командной панели. В результате экранная форма принимает вид, представленный на рис. 223.
Рис. 223. Пример заполнения экранной формы документа «Передача оборудования в монтаж» Записывается документ в информационную базу, по кнопке «Печать» формируем и выводим на бумажный носитель акт о приемепередаче оборудования в монтаж по форме № 0 0 1 5 , и закрываем форму. После оформления акт передается в бухгалтерию. В бухгалтерии документ проверяем на правильность заполнения и проводим. При проведении автоматически формируются проводки с кредита счета 07 «Оборудование к установке» в дебет счета 08.03 «Строительство объектов основных средств». Одновременно формируются записи на счетах налогового учета. Затраты по монтажу оборудования силами сторонних организаций отражают универсальным документом конфигурации «Поступление товаров и услуг». •
Пример 22 января с ЗАО «ШвейнМонтаж» подписан акт о завершении работ по монтажу швейной машины. Стоимость услуг составила 5000 руб., сумма НДС - 900 руб. Исполнитель предъявил счет-фактуру № 24, датированную 22.01.2004г. На рис. 224 приведен пример заполнения экранной формы документа «Поступление товаров и услуг» для регистрации в информационной базе этой хозяйственной операции. 206
Учет основных средств
Рис. 224. Отражение услуг по монтажу оборудования
§7.2. Принятие основных средств к учету Для принятия к бухгалтерскому учету активов в качестве основных средств необходимо единовременное выполнение следующих условий: а) использование в производстве товаров, при выполнении работ или оказании услуг либо для нужд управления организацией; б) использование в течение длительного времени, т. е. срока полезного использования продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев; в) организацией не предполагается последующая перепродажа данных активов; г) способность приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем. Сроком полезного использования является период, в течение которого использование объекта основных средств приносит доход организации. Для отдельных групп основных средств срок полезного использования определяется исходя из количества продукции (объема работ в натуральном выражении), ожидаемого к получению в результате использования этого объекта. Не относятся к основным средствам для целей бухгалтерского учета: • машины, оборудование и иные аналогичные предметы, числящиеся как готовые изделия на складах организаций-изготовителей,
207
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
как товары - на складах организаций, осуществляющих торговую деятельность; • предметы, сданные в монтаж или подлежащие монтажу, находящиеся в пути; • капитальные и финансовые вложения. Основные средства организации разнообразны по составу и назначению. К основным средствам относятся: • здания; • сооружения; • рабочие и силовые машины и оборудование; • измерительные и регулирующие приборы и устройства; • вычислительная техника; • транспортные средства; • инструмент; • производственный и хозяйственный инвентарь и принадлежности; • рабочий, продуктивный и племенной скот; • многолетние насаждения; • прочие основные средства. В составе основных средств учитываются также: • капитальные вложения на коренное улучшение земель (осушительные, оросительные и другие мелиоративные работы); • капитальные вложения в арендованные объекты основных средств; • земельные участки, объекты природопользования (вода, недра и другие природные ресурсы). Единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект. Инвентарным объектом основных средств признается объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенных для выполнения определенной работы. Комплекс конструктивно сочлененных предметов это один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющих общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированных на одном фундаменте, в результате чего каждый
208
Учет основных средств
входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно. В случае наличия у одного объекта нескольких частей, имеющих разный срок полезного использования, каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект. Необходимым условием правильного учета основных средств является единый принцип их оценки. Различают несколько видов оценки основных средств: первоначальная, текущая, восстановительная и остаточная. Актив, принятый к бухгалтерскому учету в качестве инвентарного объекта основных средств, оценивается по первоначальной стоимости. Первоначальная стоимость представляет собой сумму денежных средств или их эквивалентов, уплаченных за приобретение или затраченных на создание объекта основных средств (табл.2). Таблица 2 Признание первоначальной стоимости для различных способов поступления основных средств в организацию Способ поступления
Признание первоначальной стоимости
Приобретение за плату, сооружение и изготовление
Сумма фактических затрат организации на приобретение, сооружение и изготовление за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, установленных действующим законодательством) Фактическими затратами являются*: суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу); суммы, уплачиваемые организациям за осуществление работ по договору строительного подряда и иным договорам; суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением основных средств; регистрационные сборы, государственные пошлины и другие аналогичные платежи, произведенные в связи с приобретением (получением) прав на 209
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Способ поступления
Признание первоначальной стоимости объект основных средств; таможенные пошлины; невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением объекта основных средств; вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретен объект основных средств; фактические затраты организации на доставку объектов и приведение их в состояние, пригодное для использования; общехозяйственные и иные аналогичные расходы, когда они непосредственно связаны с приобретением, сооружением или изготовлением основных средств; иные затраты, непосредственно связанные с приобретением, сооружением и изготовлением объекта основных средств, в частности начисленные до принятия объекта основных средств к бухгалтерскому учету проценты по заемным средствам, если они привлечены для приобретения, сооружения или изготовления этого объекта
Внесение в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации
Денежная оценка, согласованная учредителями (участниками) организации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации
Получение по договору дарения (безвозмездно)
Текущая рыночная стоимость на дату принятия к учету
Фактические затраты организации на доставку объектов и приведение их в состояние, пригодное для использования
Фактические затраты организации на доставку объектов и приведение их в состояние, пригодное для использования 210
Учет основных средств
Способ поступления
Признание первоначальной стоимости
Приобретение по договорам, предусматривающим оплату неденежными средствами
Стоимость товаров (ценностей), переданных или подлежащих передаче организацией, исходя из цены, по которой в сравнимых обстоятельствах обычно организация определяет стоимость аналогичных товаров (ценностей) Фактические затраты организации на доставку объектов и приведение их в состояние, пригодное для использования
* Фактические затраты на приобретение и сооружение основных средств определяются (уменьшаются или увеличиваются) с учетом суммовых разниц, возникающих в случаях, когда оплата производится в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте (условных денежных единицах). Под суммовой разницей понимается разница между рублевой оценкой выраженной в иностранной валюте (условных денежных единицах) кредиторской задолженности по оплате объекта основных средств, исчисленной по официальному или иному согласованному курсу на дату принятия ее к бухгалтерскому учету, и рублевой оценкой этой кредиторской задолженности, исчисленной по официальному или иному согласованному курсу на дату ее погашения. Капитальные вложения в многолетние насаждения, на коренное улучшение земель включаются в состав основных средств ежегодно в сумме затрат, относящихся к принятым в отчетном году в эксплуатацию площадям, независимо от даты окончания всего комплекса работ. Принятие объекта основных средств к бухгалтерскому учету в программе отражается с помощью документа «Принятие к учету ОС». С документом работают дважды. На первом этапе в экранной форме заполняют реквизиты, которые необходимы для подготовки акта о приеме-передаче, на бумажный носитель выводят акт по установленной форме (№№ОС-1, ОС-la или ОС-16), документ записывают в информационную базу. После оформления и утверждения акта с документом работают второй раз. Для этого вновь отрывают его экранную форму, заполняют недостающие реквизиты, документ проводят, а на объект открывают инвентарную карточку по соответствующей унифицированной форме (№ ОС-6 или №ОС-6а). Синтетический учет основных средств ведется на счете 01 «Основные средства», к которому в программе «1С:Бухгалтерия 8.0» от-
211
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
крыты субсчета 01.01 «Основные средства в организации» и 01.09 «Выбытие основных средств». Для организации аналитического учета по отдельным инвентарным объектам используется справочник «Основные средства» Порядок заполнения экранной формы документа «Принятие к учету ОС» рассмотрим на примерах. •
Пример 1 21 января компьютер Pentium IV введен в эксплуатацию. Согласно акту о приеме-передаче объекта основных средств по форме № ОС-1 объект передан в эксплуатацию в подразделение «Бухгалтерия», ответственной за сохранность назначена бухгалтер Панасюк М.П., срок полезного использования объекта составляет 4 года, способ начисления амортизации для целей бухгалтерского и налогового учета - линейный. Открываем список документов «Принятие к учету ОС» (меню «ОС и НМА» —• пункт «Принятие к учету ОС») и щелчком на пиктограмме •-* открываем форму нового документа (рис. 225). В шапке формы указываем дату принятия объекта к учету и лицо, ответственное за совершение операции. Устанавливаем флажок «Отражать в налоговом учете». На закладке «Основные средства» в реквизите «Номенклатура» с помощью кнопки |...| открываем справочник «Номенклатура». В этом справочнике двойным щелчком мыши выбираем объект аналитического учета по счету 08.04 «Приобретение отдельных объектов основных средств» (рис. 226).
212
Учет основных средств
Рис. 225. Экранная форма документа «Принятие к учету ОС»
Рис.226. Выбор приобретенного объекта В реквизите «Склад» с помощью кнопки |...| открываем справочник «Склады (места хранения)». В этом справочнике двойным щелчком мыши выбираем склад, на который объект был оприходован при поступлении в организацию (рис. 227).
Рис. 227. Выбор места хранения объекта 213
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Добавляем в табличную часть новую строку. В колонке «Основное средство» по кнопке |...| открываем справочник «Основные средства» и новый объект Компьютер Pentium IVдобавляем сначала в список объектов основных средств, а затем двойным щелчком в строку табличной части документа. Новому объекту автоматически присваивается код, который считается инвентарным номером объекта (рис.228).
Рис. 228. Пример заполнения закладки «Основные средства» Переходим на закладку «Общие сведения». В поле «Операция с объектами ОС» по кнопке |...| открываем справочник «Состояния основного средства», вводим в справочник элемент с видом состояния ОС Принятие к учету и выбираем его для отражаемой операции (рис.229).
Рис. 229. Выбор операции с объектами основных средств Устанавливаем флажок «Принятие к учету с вводом в эксплуатацию».
214
Учет основных средств
В поле «Способы отражения расходов по амортизации» по кнопке |...| открываем одноименный справочник, добавляем в него новый элемент (рис.230) для отнесения всей начисленной амортизации с коэффициентом 1 на счет 26 «Общехозяйственные расходы», объекты аналитического учета Бухгалтерия (субконто 1) и Амортизация ОС (субконто 2) и выбираем его для регистрируемой хозяйственной операции.
Рис. 230. Выбор отражения начисленной амортизации в учете
Рис. 231. Пример заполнения закладки «Бухгалтерский учет» На закладке «Бухгалтерский учет» (рис.231) указываем: подразделение, в которое объект передается для эксплуатации, Бухгалтерия (выбором из справочника «Подразделения»); лицо, ответственное за сохранность объекта, - Панасюк Маргарита Викторовна (выбором из регистра сведений «Работники организации»); способ поступления в организацию - Приобретение за плату; способ начисления амортизации - Линейный, 215
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
• • •
срок полезного использования - 48мес, счет принятия к учету - 01.01', счет учета амортизации - 02.01. Устанавливаем флажок «Начислять амортизацию». На закладке «Налоговый учет» (рис.232) приводим данные для начисления амортизации для целей налогового учета по налогу на прибыль организаций.
Рис. 232. Пример заполнения закладки «Налоговый учет» Документ записываем, формируем и выводим на бумажный носитель акт по форме №ОС-1 и после его утверждения руководителем проводим документ щелчком на пиктограмме Ш командной панели. При проведении документ, кроме отражения операции на счетах бухгалтерского (рис.233) и налогового учета, производит движения в различных регистрах. Связано это с тем, что большая часть информации об объекте основных средств хранится не в справочнике «Основные средства», а в регистрах сведений.
Рис. 233. Бухгалтерские проводки документа «Принятие к учету ОС» Например, в регистре сведений «Местонахождение ОС (бухгалтерский учет)» хранится история местонахождения объектов основных средств. При проведении документа в регистр внесена первая запись о 216
Учет основных средств
том, что 21.01.2004 объект основных средств Компьютер Pentium IV передан для эксплуатации в подразделении Бухгалтерия, ответственной за сохранность объекта назначена Панасюк Маргарита Викторовна (рис.234).
Рис. 234. Сведения о местонахождении объекта Сведения об инвентарном номере объекта, способе его поступления в организацию, принятом способе начисления амортизации и первоначальной стоимости хранятся в регистре «Первоначальные сведения ОС (бухгалтерский учет)». При проведении документа в этом регистре также производится запись для объекта основных средств Компьютер Pentium /К(рис.235).
Рис. 235. Первоначальные сведения об объекте ОС Получить полную картину о движениях документа по регистрам можно через меню «Перейти» командной панели. •
Пример 2 23 января Швейная машина введена в эксплуатацию. Согласно акту о приеме-передаче объекта основных средств по форме № ОС-1 объект передан в эксплуатацию в подразделение «Цех Ml», ответственным за сохранность назначен оператор Суворин А.П., срок полезного использования объекта составляет 5 лет, способ начисления амортизации для целей бухгалтерского и налогового учета - линейный. В списке документов «Принятие к учету ОС» щелчком на пиктограмме % открываем форму нового документа. В шапке формы указываем дату принятия объекта к учету и лицо, ответственное за совершение операции. Устанавливаем флажок «Отражать в налоговом учете». В меню «Операции» командной панели выбираем пункт «Объекты строительства». 217
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
На закладке «Основные средства» в реквизите «Объект» с помощью кнопки |.,.| открываем справочник «Объекты строительства». В этом справочнике двойным щелчком мыши выбираем объект аналитического учета по счету 08.03 «Строительство объектов основных средств» - Швейная машина (рис.236). По кнопке «Рассчитать суммы» получаем информацию о сумме вложений в этот объект (рис.237).
Рис. 236. Выбор объекта вложений
Рис. 237. Получение информации о сумме вложений в объект Добавляем в табличную часть новую строку. В колонке «Основное средство» по кнопке |...| открываем справочник «Основные средства» и новый объект Швейная машина добавляем сначала в список объектов основных средств, а затем двойным щелчком в строку табличной части документа.
218
Учет основных средств
Новому объекту автоматически присваивается код, который считается инвентарным номером объекта (рис.238). Закладки «Общие сведения», «Бухгалтерский учет» и «Налоговый учет» заполняются по тем же правилам, что и в примере 1. Особенность состоит лишь в том, что для отражения в учете начисленной амортизации применяется другой шаблон проводок (рис.239).
Рис. 238. Пример заполнения закладки «Основные средства»
Рис. 239. Выбор отражения начисленной амортизации в учете Документом «Принятие к учету ОС» можно принять к бухгалтерскому учету сразу группу объектов основных средств. Это допускается в тех случаях, когда объекты имеют одинаковую стоимость, а их ввод в эксплуатацию оформляется одним актом по форме № ОС-16. •
Пример 3
23 января на Общий склад оприходованы 3 калькулятора по цене 1180 руб. за единицу. 26 января калькуляторы переданы в эксплуатацию в подразделение «Бухгалтерия». Особенность состоит в порядке заполнения табличной части (рис.240). В соответствии с ПБУ 6/01 каждый калькулятор подлежит 219
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
учету как отдельный инвентарный объект основных средств. Поэтому в справочнике «Основные средства» каждый калькулятор описывается как отдельный элемент с уникальным инвентарным номером. Организации имеют право единовременно списывать первоначальную стоимость объектов основных средств на затраты производства (расходы на продажу) при передаче в эксплуатацию или производство, если она не превышает 10000 руб. (или иного лимита, установленного в учетной политике). Для целей налогообложения в состав амортизируемого имущества объекты стоимостью до 10000 руб. также не зачисляются. Стоимость таких объектов включается в расходы текущего периода.
Рис. 240. Заполнение закладки «Основные средства» для группы объектов На рис. 241 приведен пример заполнения закладки «Общие сведения» для рассматриваемого примера. В поле «Направление списания на затраты» указан элемент справочника «Способы отражения расходов по амортизации» для списания стоимости «малоценного» имущества на общехозяйственные расходы (счет 26) по статье затрат с видом «Материальные расходы».
220
Учет основных средств
Рис. 241. Заполнение закладки «Общие сведения» для «малоценных» объектов Поскольку «малоценное» имущество физически с баланса не выбывает, на закладке «Бухгалтерский учет» помимо общих сведений дополнительно указывается срок полезного использования объектов и счет их бухгалтерского учета (рис.242).
Рис. 242. Заполнение закладки «Бухгалтерский учет» для «малоценных» объектов При проведении документа по каждому объекту формируются по две бухгалтерские проводки: первой отражается принятие объекта к бухгалтерскому учету на счет 01.01, второй - единовременное списание стоимости объекта на расходы организации (рис. 243). 221
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис. 243. Принятие к учету объектов стоимостью менее 10000 руб.
§7.3. Амортизация основных средств Стоимость основных средств возмещается (погашается) путем начисления амортизационных отчислений в течение срока полезного использования объектов. Вместе с тем погашение стоимости не предусмотрено по объектам основных средств, относящимся к: • жилищному фонду (кроме объектов, учитываемых на счете 03 «Доходные вложения в материальные ценности»); • объектам внешнего благоустройства и другим аналогичным объектам лесного и дорожного хозяйства; • специализированным сооружениям судоходной обстановки и подобным объектам; • продуктивному скоту, буйволам, волам и оленям; • многолетним насаждениям, не достигшим эксплуатационного возраста; • приобретенным изданиям (книги, брошюры и т.п.). По указанным объектам основных средств, а также объектам основных средств некоммерческих организаций производится начисление износа в конце отчетного года. Движение сумм износа по указанным объектам учитывается на отдельном забалансовом счете 010 «Износ основных средств» Также не подлежат амортизации объекты основных средств, потребительские свойства которых с течением времени не изменяются. К ним относятся земельные участки и объекты природопользования.
222
Учет основных средств
С начислением амортизации тесно связано понятие «срок полезного использования объекта основных средств» - период, в течение которого использование объекта основных средств призвано приносить доход организации или служить для выполнения ее уставных целей. Срок полезного использования определяется организацией при принятии объекта к бухгалтерскому учету. Определение срока полезного использования объекта основных средств, когда он отсутствует в технических условиях или не установлен в централизованном порядке, производится исходя из: • предполагаемого срока использования этого объекта в соответствии с ожидаемой производительностью или мощностью применения; • ожидаемого физического износа, зависящего от режима эксплуатации (количества смен), естественных условий и влияния агрессивной среды, системы планово-предупредительного ремонта всех видов; • нормативно-правовых и других ограничений использования этого объекта (например, срок аренды). В случаях улучшения (повышения) первоначально принятых нормативных показателей функционирования объекта основных средств в результате проведенной реконструкции или модернизации, организацией пересматривается срок его полезного использования. Начисление амортизации по группе однородных объектов основных средств производится одним из следующих способов: • линейный способ; • способ уменьшаемого остатка; • способ списания стоимости по сумме чисел лет срока полезного использования; • способ списания стоимости пропорционально объему продукции (работ). Применение одного из перечисленных способов производится в течение всего срока полезного использования объектов. При линейном способе годовая сумма амортизационных отчислений определяется исходя из первоначальной стоимости или текущей (восстановительной) стоимости (в случае переоценки) объекта основных средств и нормы амортизации, исчисленной исходя из срока полезного использования этого объекта.
223
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
•
Пример Срок полезного использования объекта составляет 8 лет, первоначальная стоимость объекта — 18000 руб. Годовая норма амортизации составит 12,5% (100:8=12,5). Годовая сумма отчислений — 2250 руб. По годам использования объекта в течение 8 лет амортизационные отчисления распределяются равномерно по 2250 руб. При способе уменьшаемого остатка годовая сумма амортизационных отчислений определяется исходя из остаточной стоимости объекта основных средств на начало отчетного года и нормы амортизации, исчисленной исходя из срока его полезного использования и коэффициента ускорения, установленного в соответствии с законодательством Российской Федерации. В соответствии с законодательством Российской Федерации субъекты малого предпринимательства могут применять коэффициент ускорения, равный двум; а по движимому имуществу, составляющему объект финансового лизинга и относимому к активной части основных средств, может применяться коэффициент ускорения в соответствии с условиями договора финансовой аренды не выше 3. •
Пример По объекту основных средств применяется коэффициент ускорения 2. Для исходных данных предыдущего примера годовая норма амортизации с учетом ускорения будет равна 25 процентов (100:8 х 2), а амортизационные отчисления по годам распределяться в следующем порядке: Год использоОстаточная Годовая норма стоимость объ- амортизации с вания екта, руб. учетом коэффициента ускорения, %
Сумма амортизации, руб.
1-й
18000
25.0
4500
2-й
13500
25.0
3375
3-й
10125
25.0
2531
4-й
7594
25.0
1899
5-й
5695
25.0
1424
6-й
4271
25.0
1068
224
Учет основных средств
7-й 8-й Итого:
3203 2402
25.0 2402 руб.
801 2402 18000
При способе списания стоимости по сумме чисел лет срока полезного использования годовая сумма амортизационных отчислений определяется исходя из первоначальной стоимости или текущей (восстановительной) стоимости (в случае переоценки) объекта основных средств и годового соотношения, где в числителе число лет, остающихся до конца срока службы объекта, а в знаменателе — сумма чисел лет срока его службы. • Пример Для исходных данных предыдущего примера сумма чисел лет срока полезного использования объекта составляет 8+7+6+5+4+3+2+1=36. Амортизационные отчисления по годам составят: 1-й: 2-й: 3-й: 4-й : 5-й: 6-й: 7-й: 8-й: Итого:
18000 х (8:36) = 4000 8000 х (7:36) = 3500 8000 х (6:36) = 3000 8000 х (5:36) = 2500 8000 х (4:36) = 2000 8000 х (3:36) = 1500 8000 х (2:36) = 1000; 8000 х (1:36) = 500 18000
В течение отчетного года амортизационные отчисления по объектам основных средств начисляются ежемесячно независимо от применяемого способа начисления в размере 1/12 годовой суммы. В случае принятия объекта основных средств к бухгалтерскому учету в течение отчетного года годовой суммой амортизации считается сумма, определенная с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия этого объекта к бухгалтерскому учету, до отчетной даты годовой бухгалтерской отчетности. • Пример В апреле отчетного года принят к бухгалтерскому учету объект основных средств первоначальной стоимостью 24000 руб. Срок полез-
225
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
ного использования 4 года. Амортизация начисляется линейным способом. Годовая сумма амортизационных отчислений в первый отчетный год использования составит (24000 У, 8:48) = 4000 руб. В аналогичном порядке производится определение годовой суммы амортизационных отчислений в случае изменения в отчетном периоде первоначальной стоимости объекта. •
Пример Первоначальная стоимость объекта основных средств со сроком полезного использования 48 месяцев на начало отчетного года составляет 24000 руб. В марте отчетного года в результате дооборудования объекта первоначальная стоимость увеличилась на 12000руб. Годовая сумма амортизационных отчислений в отчетном году составляет (24000 х 3:48) + (36000'х 9:48) = 8250 руб. При этом в январе-марте сумма ежемесячной амортизации составляет 500руб., в апреле-декабре -750руб. В сезонных производствах годовая сумма амортизационных отчислений по основным средствам начисляется равномерно в течение периода работы организации в отчетном году. При способе списания стоимости пропорционально объему продукции (работ) начисление амортизационных отчислений производится исходя из натурального показателя объема продукции (работ) в отчетном периоде и соотношения первоначальной стоимости объекта основных средств и предполагаемого объема продукции (работ) за весь срок полезного использования объекта основных средств. •
Пример Объект основных средств за весь срок полезного использования, исходя из проектной производительности, способен произвести 1000 ед. продукции. Тогда на единицу продукции амортизационные отчисления составят 18000:10000=1 руб. 80 коп. Если за месяц будет произведено, например, 10 ед. продукции, то сумма амортизационных отчислений составит 18 руб.
Начисление амортизационных отчислений начинается с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия объекта к бухгалтерскому учету, и продолжается до полного погашения его стоимости либо списания с бухгалтерского учета. Амортизационные отчисления по основным средствам отражаются в бухгалтерском учете отчетного перио226
Учет основных средств
да, к которому они относятся, и начисляются независимо от результатов деятельности организации в отчетном периоде. Начисление амортизационных отчислений приостанавливается в случае перевода объекта по решению руководителя организации на консервацию на срок более трех месяцев, а также в период восстановления объекта, если продолжительность восстановления превышает 12 месяцев. Для обобщения информации о суммах амортизации по объектам основных средств используется счет 02 «Амортизация основных средств», субсчет 02.01 «Амортизация ОС, учитываемых на счете 01». Накопленный износ по объектам основных средств, не подлежащим амортизации, учитывается на забалансовом счете 010 «Износ основных средств». Аналитический учет ведется по отдельным инвентарным объектам (справочник «Основные средства»). Ежемесячное начисление амортизации по объектам основных средств осуществляется документом «Закрытие месяца» с установленными флажками в строке выполняемых действий «Начисление амортизации ОС» (рис.244).
Рис. 244. Установка начисления амортизации ОС Амортизация начисляется по основным средствам, у которых установлен признак «Начислять амортизацию». По объектам основных средств, принятым к бухгалтерскому учету в текущем месяце, начисление амортизации начинается со следующего месяца. На рис. 245 представлен пример проводок, формируемых документом «Закрытие месяца» по начислению амортизации ОС.
227
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис. 245. Проводки по начислению амортизации ОС
§7.4. Перемещение основных средств В процессе эксплуатации объекты основных средств могут перемещаться из одних подразделений в другие. Для отражения таких операций в компьютерной бухгалтерии предназначен документ «Перемещение ОС». Документ не формирует проводок, а только изменяет состояние реквизитов перемещаемых объектов. •
Пример 16 марта компьютер Pentium IV передан из бухгалтерии в администрацию. Для отражения этого факта открываем форму нового документа «Перемещение ОС». Поле «Событие» заполняем выбором из справочника «События с основными средствами», в который вводим новый элемент с видом события «Внутреннее перемещение». В разделе «Данные для бухгалтерского учета» указываем подразделение, в которое перемещается объект, - Администрация (выбором из справочника «Подразделения организаций») и новое материальноответственное лицо - Рыбаков Сергей Анатольевич (выбором из регистра сведений «Работники организации»). В табличной части открываем справочник «Основные средства» и выбираем перемещаемый объект - Компьютер Pentium IV. В результате форма принимает вид, представленный на рис.246. При проведении документ производит записи в регистрах сведений «Местонахождение ОС» и «Операции с ОС» (рис.247). Поскольку затраты на содержание администрации и бухгалтерии обобщаются по разным аналитическим объектам счета 26 «Общехозяйственные расходы», то дополнительно нужно ввести документ «Изменение способа отражения расходов по амортизации ОС» (меню «ОС и НМА» —> пункт «Параметры амортизации» —• подпункт «Изменение 228
Учет основных средств
способа отражения расходов по амортизации ОС»; меню «Действия» командной панели формы списка —> пункт «Добавить»).
Рис. 246. Пример заполнения формы документа «Перемещение ОС»
Рис. 247. Движения документа «Перемещение ОС» по регистрам В поле «Событие» из справочника «События с основными средствами» выбираем элемент Внутреннее неремещение. Поле «Способ» заполняем из справочника «Способы отражения расходов по амортизации», в который вводим новый элемент Амортизация ОС в администрации (рис.248).
Рис. 248. Изменение способа отражения расходов по амортизации ОС
229
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
В табличной части открывается справочник «Основные средства» и выбираем объект, по которому изменяется порядок отражения расходов по амортизации, - Компьютер Pentium IV. В результате форма принимает вид, представленный на рис.249.
Рис. 249. Изменение способа отражения расходов по амортизации ОС При проведении документ производит записи в регистрах сведений о способах отражения начисленной по объекту амортизации в бухгалтерском и налоговом учете. Откроем справочник «Основные средства» и через меню «Перейти» командной панели перейдем в регистр «Способы отражения расходов по амортизации (бухгалтерский учет)». Как мы видим, теперь в регистре две записи (рис.250). Первая определяет порядок отражения расходов амортизации в феврале и марте 2004г., вторая - начиная с апреля 2004г.
Рис. 250. Движения документа «Перемещение ОС» по регистрам
§7.5. Изменение первоначальной стоимости После принятия объектов основных средств к бухгалтерскому учету у организации могут возникнуть расходы, связанные с этими объектами. В ПБУб/oi предусмотрено, что изменение первоначальной стоимости допускается в случаях достройки, дооборудования, реконструкции, частичной ликвидации и переоценки.
230
Учет основных средств
В случае достройки, дооборудования, реконструкции затраты на указанные цели предварительно обобщаются на счете 08.03 «Строительство объектов основных средств» таким же образом,, что и при формировании первоначальной стоимости объектов. Списание общей суммы произведенных расходов на увеличение первоначальной стоимости (стоимости объекта амортизируемого имущества для целей налогообложения) производится документом «Модернизация ОС» (меню «ОС и НМЛ» —> пункт «Модернизация ОС», меню «Действие» командной панели —• пункт «Добавить»). Экранная форма (рис.251) включает две закладки.
Рис. 251. Экранная форма документа «Модернизация ОС» На закладке «Основные средства» выбором из одноименного справочника указывается объект, первоначальная стоимость которого подлежит изменению, и приводятся данные, которые необходимы для изменения параметров амортизации: фактический срок использования, оставшийся срок использования, новый срок полезного использования и т.д. На закладке «Бухгалтерский и налоговый учет» указывается счет бухгалтерского учета и счет налогового учета (при установленном флажке «Отражать в налоговом учете»), на который необходимо списать сумму понесенных расходов. При проведении документа формируются записи в регистрах бухгалтерии и в отдельных регистрах сведений «События ОС», «Параметры амортизации ОС (бухгалтерский учет)» и др. Оценка однородных объектов основных средств, введенных в эксплуатацию в разное время, может быть различной. Это зависит от времени, места и способа сооружения и приобретения основных средств. Поэтому возникает необходимость в определении текущей (восстанови231
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0» тельной) стоимости основных средств, под которой понимается стоимость воспроизводства основных средств, т. е. сооружения и приобретения, исходя из действующих цен на определенную дату. На практике восстановительная стоимость основных средств определяется путем их переоценки. В настоящее время коммерческим организациям предоставлено право не чаще одного раза в год (на начало отчетного года) переоценивать группы однородных основных средств по текущей (восстановительной) стоимости путем индексации или прямого пересчета по документально подтвержденным рыночным ценам. Приняв решение о переоценке группы однородных объектов, организация в дальнейшем должна проводить ее регулярно при условии, что стоимость основных средств, по которой они отражаются в бухгалтерском учете и отчетности, существенно (более чем на 5 процентов) отличается от текущей (восстановительной) стоимости. •
Пример 1 Стоимость объектов основных средств, входящих в группу «Машины и оборудование», на 31.12.2003 составляет 500 тыс. рублей, текущая (восстановительная) стоимость объектов этой группы на 01.01.2004 600 тыс. рублей. Результаты проведенной переоценки отражаются на счетах бухгалтерского учета и в графе «На начало отчетного года» Бухгалтерского баланса за 2004 год, так как возникающая разница является существенной (600000 - 500000):500000 х 100% = 20%.
•
Пример 2 Стоимость объектов основных средств, входящих в группу «Транспортные средства», на 31.12.2003 составляет 600 тыс. рублей, текущая (восстановительная) стоимость объектов этой группы на 01.01.2004-620 тыс. рублей. Решение о переоценке не принимается, поскольку возникающая разница не является существенной (620000 - 600000):600000 х 100% = 3% Результат от переоценки может: увеличивать добавочный капитал; уменьшать добавочный капитал; уменьшать нераспределенную прибыль (непокрытый убыток). увеличивать нераспределенную прибыль (непокрытый убыток). Рассмотрим эти случаи на примерах.
• • • •
232
Учет основных средств
•
Пример 1 Первоначальная стоимость объекта ОС на дату первой переоценки 100000руб. Амортизация начисляется линейным способом исходя из срока полезного использования 5 лет. Накопленная сумма амортизации за время эксплуатации - 20000 руб. Текущая (восстановительная) стоимость объекта - 120000 руб. Разница между стоимостью объекта, по которой он учитывался в бухгалтерском учете и текущей (восстановительной) стоимостью - 20000 руб. (120000 руб. - 100000 руб.). Коэффициент пересчета 1,2 (120000 руб. : 100000 руб.). Сумма пересчитанной амортизации - 24000 руб. (20000 х 1,2). Разница между суммой пересчитанной амортизации и накопленной - 4000 руб. (24000 руб. - 20000 руб.). Сумма дооценки в размере 16000 руб. (20000 руб. - 4000 руб.) подлежит зачислению на добавочный капитал записью по дебету счета 01.01 «Основные средства в организации» и кредиту счета 83.01 «Прирост стоимости по переоценке». Восстановительная стоимость объекта ОС на дату второй переоценки - 120000 руб. Накопленная сумма амортизации за год, предшествующий переоценке, 24000 руб. [120000 руб. х (100%: 5 лет)]. Сумма накопленной амортизации за время эксплуатации - 44000 руб. (20000 руб. +24000 руб.). Новая текущая (восстановительная) стоимость объекта - 110000 руб. Разница между стоимостью объекта, по которой он учитывался в бухгалтерском учете и текущей (восстановительной) стоимостью составляет - 10000 руб. (110000 руб. 120000 руб.). Коэффициент пересчета 0,91 (110000 руб. : 120000 руб.). Сумма пересчитанной амортизации - 40040 руб. (44000 х 0,91). Разница между суммой пересчитанной амортизации и накопленной составляет - 3960 руб. (40040 руб. - 44000 руб.). Сумма уценки в размере 6040 руб. (10000 руб. — 3960 руб.) подлежит отнесению на уменьшение добавочного капитала записью по дебету счета 83.01 «Прирост стоимости по переоценке» и кредиту счета 01.01 «Основные средства в организации».
•
Пример 2 Первоначальная стоимость объекта ОС на дату первой переоценки 200000руб. Амортизация начисляется линейным способом исходя из срока полезного использования 10 лет. Накопленная сумма амортизации за время эксплуатации - 20000 руб. Текущая (восстановительная) стоимость объекта - 150000 руб. Разница между стоимостью объекта, по которой он учитывался в бухгалтерском учете и те-
233
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
кущей (восстановительной) стоимостью, составляет - 50000 руб. (150000 руб. - 200000 руб.). Коэффициент пересчета 0J5 (150000 руб. : 200000 руб.). Сумма пересчитанной амортизации - 15000 руб. (20000 х 0,75). Разница между суммой пересчитанной амортизации и накопленной составляет - 5000 руб. (15000 руб. - 20000 руб.). Сумма уценки в размере 45000 руб. (50000 руб. - 5000 руб.) подлежит отнесению на уменьшение нераспределенной прибыли (непокрытого убытка) записью по дебету счета 84.02 «Убытки, подлежащие покрытию и кредиту счета 01.01 «Основные средства в организации». Восстановительная стоимость объекта ОС на дату второй переоценки - 150000 руб. Накопленная сумма амортизации за год, предшествующий переоценке, 15000 руб. [150000 руб. х (100% : 10 лет)], Сумма накопленной амортизации за время эксплуатации - 35000 руб. (20000 руб. + 15000 руб.). Новая текущая (восстановительная) стоимость объекта - 180000 руб. Разница между стоимостью объекта, по которой он учитывался в бухгалтерском учете и текущей (восстановительной) стоимостью составляет 30000 руб. (180000 руб. 150000 руб.). Коэффициент пересчета 1,2 (180000 руб. : 150000 руб.). Сумма пересчитанной амортизации - 42000 руб. (35000 х 1,2). Разница между суммой пересчитанной амортизации и накопленной составляет - 7000 руб. (42000 руб. - 35000 руб.). Сумма дооценки в размере 23000 руб. (30000 руб. - 7000 руб.) подлежит отнесению на увеличение нераспределенной прибыли (непокрытого убытка) записью по дебету счета 01.01 «Основные средства в организации» и кредиту счета 84.01 «Прибыль, подлежащая распределению». При выбытии объекта основных средств сумма его дооценки переносится со счета 83 «Добавочный капитал» на счет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)».
§7.6. Выбытие основных средств Стоимость объекта основных средств, который выбывает или постоянно не используется для производства продукции, выполнения работ, оказания услуг либо для управленческих нужд организации, подлежит списанию с бухгалтерского баланса. Выбытие объекта имеет место в случаях: • продажи; • безвозмездной передачи;
234
Учет основных средств
• •
списания в случае морального и физического износа; ликвидации при авариях, стихийных бедствиях и иных чрезвычайных ситуациях; • передачи в виде вклада в уставный (складочный) капитал других организаций и т.д. Если списание объекта основных средств производится в результате его продажи, то выручка от продажи принимается к бухгалтерскому учету в сумме, согласованной сторонами в договоре. Доходы, расходы и потери от списания с бухгалтерского баланса объектов основных средств отражаются в бухгалтерском учете в отчетном периоде, к которому они относятся, и подлежат зачислению соответственно в прибыль или убыток организации в качестве операционных доходов или расходов. Синтетический учет выбытия (снятия с баланса) основных средств осуществляется с использованием счетов 01 «Основные средства», 02 «Амортизация основных средств», 91 «Прочие доходы и расходы» и 99 «Прибыли и убытки». . Во всех случаях выбытия основных средств сначала сумма начисленной амортизации списывается в кредит счета 01.09. Дальнейшие записи в регистрах учета зависят от варианта выбытия. Приведем их для наиболее типичных ситуаций. Корреспондирующие счета
Операция
дебет
кредит
списана остаточная стоимость объекта
91.02
01.09
начислена задолженность покупателей
62.01
91.01
начислен НДС (учетная политика по «отгрузке»)
91.02
68.02
поступила оплата от покупателей
51
62.01
1. Продажа основных средств:
2. Ликвидация по ветхости при 100-процентной амортизации: оприходованы материалы, запчасти, металлолом по 10 цене возможной реализации
91.01
затраты по разборке и демонтажу
70,69,60
91.02
3. Ликвидация в результате стихийных бедствий: 235
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Корреспондирующие счета
Операция списана остаточная стоимость объекта
дебет
кредит
99.01
01.09
91.02
01.09
4. Безвозмездная передача: списана остаточная стоимость объекта
В программе «1С:Бухгалтерия 8.0» выбытие объектов основных средств из организации отражается с помощью документов «Подготовка к передаче ОС», «Передача ОС» и «Списание ОС». При продаже объектов основных средств, передаче их в виде вклада в уставный капитал или в безвозмездное пользование процедура выбытия может быть длительной. При этом объект уже не используется в организации, но числится на ее балансе. Для перевода объектов основных средств в состав выбывающего имущества предназначен документ «Подготовка к передаче ОС» (рис.252). При проведении документа формируются проводки по начислению амортизации за месяц выбытия, списанию накопленной амортизации с субсчета 02.01 «Амортизация ОС, учитываемых на счете 01» и балансовой стоимости с субсчета 01.01 «Основные средства в организации» на субсчет 01.09 «Выбытие основных средств».
Рис.252. Экранная форма документа «Подготовка к передаче ОС» Документ «Передача ОС» (рис.253) предназначен для отражения в учете снятия с баланса объектов основных средств, подготовленных к выбытию, а также объектов, по которым подготовка к передаче и выбытие происходят одновременно (в одном отчетном месяце). Во втором случае документ дополнительно формирует проводки по подготовке объекта к выбытию. 236
Учет основных средств
Рис.253. Экранная форма документа «Передача ОС» Выбытие основных средств по причине физического или морального износа, пришедших в негодность в результате чрезвычайных обстоятельств и других аналогичных причин отражается в учете с помощью документа «Списание ОС» (рис.254).
Рис.254. Экранная форма документа «Списание ОС»
§7.7. Инвентаризация основных средств В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности один раз в три года проводится инвентаризация основных средств (для библиотечных фондов инвентаризация проводится один раз в пять лет). Кроме того, ее проведение необходимо при смене материально ответственных лиц, после стихийных бедствий и при ликвидации организации. При проведении инвентаризации следует руководствоваться Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых
237
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49. Инвентаризация основных средств включает в первую очередь проверку наличия документального оформления, т. е. наличия и состояния инвентарных карточек, технических паспортов и документации, наличия документов на основные средства, полученные или сданные в аренду, и т. д. Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, состав которой утверждается распоряжением (приказом) руководителя. По результатам проверки комиссия составляет инвентаризационную опись по форме № инв-1 в разрезе видов и объектов основных средств и мест их нахождения. Во всех случаях расхождения, выявленные в результате инвентаризации (излишки или недостачи), оформляются составлением сличительных ведомостей по форме № инв-18 и оцениваются по рыночной стоимости с определением степени изношенности объектов. Объекты основных средств, оказавшиеся в излишке или ранее не учтенные, подлежат зачислению на баланс с отнесением остаточной стоимости на финансовые результаты. При недостаче остаточная стоимость списывается со счета 01 «Основные средства» в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Недостача относится на материально ответственных лиц (в дебет счета 73.03 «Расчеты по возмещению материального ущерба») или на расходы организации (дебет счета 91.02 «Прочие расходы»), а в случае стихийных бедствий - в дебет счета 99.01 «Прибыли и убытки (за исключением налога на прибыль». Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете в течение 10 дней после ее окончания.
238
Глава 8 Учет нематериальных активов В своей хозяйственной деятельности организации могут иметь дело с объектами, не имеющими вещественного наполнителя. Их называют нематериальными активами или нематериальными основными средствами.
§8.1. Классификация и оценка нематериальных активов Нематериальные активы — обобщающее понятие, применяемое для имущества, отвечающего следующим условиям: а) отсутствие материально-вещественной (физической) структуры; б) возможность идентификации (выделения, отделения) организацией от другого имущества; в) использование в производстве продукции, при выполнении или оказании услуг либо для управленческих нужд организации; г) использование в течение срока полезного использования продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев; д) организацией не предполагается последующая перепродажа данного имущества; е) способность приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем; ж) наличие документов, подтверждающих существование самого актива и исключительного права у организации на результаты интеллектуальной деятельности. Нематериальные активы подразделяют на объекты интеллектуальной собственности, деловую репутацию и организационные расходы (рис. 255-256). Под деловой репутацией понимается разница между покупной ценой организации (как приобретенного имущественного комплекса в целом) и стоимостью по бухгалтерскому балансу всех ее активов и обязательств. В качестве отдельного инвентарного объекта нематериальных активов учитывается положительная разница, которая рассматривается 239
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
как надбавка к цене, уплачиваемая покупателем в ожидании будущих экономических выгод. Организационные расходы — это расходы, связанные с образованием юридического лица, признанные в соответствии с учредительными документами частью вклада участников (учредителей) в уставный (складочный) капитал. Необходимым условием правильного учета нематериальных активов является единый принцип их оценки. Под оценкой понимается стоимостная характеристика объекта бухгалтерского учета.
Рис. 255. Виды нематериальных активов
Рис. 256. Классификация объектов интеллектуальной собственности В отношении нематериальных активов в настоящее время применяются два вида оценки: первоначальная и остаточная. Первоначальная (инвентарная) стоимость — это стоимость, по которой нематериальные активы принимаются к бухгалтерскому учету по счету 04 «Нематериальные активы». Первоначальная стоимость представляет собой сумму денежных средств или их эквивалентов, уплаченных за приобретение или затраченных на создание объектов
240
Учет нематериальных активов
ных за приобретение или затраченных на создание объектов нематериальных активов (табл.3). Таблица 3. Признание первоначальной стоимости для различных способов поступления нематериальных активов в организацию Способ поступления
Признание первоначальной стоимости
Приобретение у правообладателя (продавца)
Сумма всех фактических расходов на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (в случаях, установленных действующим законодательством) Фактическими расходами могут быть: суммы, уплачиваемые в соответствии с договором уступки (приобретения) прав правообладателю (продавцу); суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением нематериальных активов; регистрационные сборы, таможенные пошлины, патентные пошлины и другие аналогичные платежи, произведенные в связи с уступкой (приобретением) исключительных прав правообладателя; невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением объекта нематериальных активов; вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретен объект нематериальных активов; иные расходы, непосредственно связанные с приобретением нематериальных активов; дополнительные расходы на приведение нематериальных активов в состояние, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях (суммы оплаты занятых этим работников, соответствующие отчисления на социальное страхование и обеспечение, материальные и иные расходы)
241
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Способ поступления Создание самой организацией
Признание первоначальной стоимости Сумма всех фактических расходов на создание, изготовление, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных действующим законодательством). Фактическим расходами могут быть: израсходованные материальные ресурсы; оплата труда; услуги сторонних организаций по контрагентским договорам; патентные пошлины, связанные с получением патентов, свидетельств; иные расходы
Внесение в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации
Денежная оценка, согласованная учредителями (участниками) организации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации
Получение по договору дарения (безвозмездно)
Рыночная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету
Получение по договорам, предусматривающим оплату неденежными средствами
Стоимость товаров (ценностей), переданных или подлежащих передаче организацией, исходя из цены, по которой в сравнимых обстоятельствах обычно организация определяет стоимость аналогичных товаров (ценностей)
Нематериальные активы имеют срок полезного использования, поэтому в процессе использования теряют свои качества. Остаточная стоимость нематериальных активов — это первоначальная стоимость за минусом начисленной амортизации.
242
Учет нематериальных активов
§8.2. Учет вложений в нематериальные активы Учет нематериальных активов в программе ведется с использованием счетов 04 «Нематериальные активы», 05 «Амортизация нематериальных активов» и 08 «Вложения во внеоборотные активы». Независимо от способа поступления в организацию первоначальная стоимость нематериальных активов формируется по дебету счета 08 «Вложения во внеоборотные активы», субсчет 08.05 «Приобретение нематериальных активов». Принятие объекта НМА к бухгалтерскому учету отражается записью в дебет счета 04 «Нематериальные активы», субсчет 04.01 «Нематериальные активы в организации» с кредита счета 08.05 «Приобретение нематериальных активов». Счет 05 «Амортизация нематериальных активов» используется для обобщения информации о погашении стоимости НМА, если такой порядок учета предусмотрен учетной политикой. На всех указанных счетах аналитический учет ведется по отдельным объектам в денежном выражении. Для ведения списка объектов используется справочник «Нематериальные активы и расходы на НИОКР». Рассмотрим основные операции по поступлению нематериальных активов: Корреспондирующие счета
Операция
дебет
кредит
1. Приобретение объекта нематериальных активов за плату: фактические затраты без НДС
08.05
60.01
сумма НДС
19.02
60.01
2. Создание объекта нематериальных активов организацией самостоятельно (сумма фактических затрат)
08.05
10, 70, 69, 76 и др.
3. Отражение расходов, связанных с образованием 08.05 юридического лица, признанных в соответствии с учредительными документами частью вклада участников (учредителей) в уставный (складочный)
243
75.01
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Корреспондирующие счета
Операция
дебет
кредит
капитал 4. Получение по договору дарения (безвозмездно) 08.05
98.02
5. Положительная разница между покупной ценой 08.05 организации (как приобретенного имущественного комплекса в целом) и стоимостью по бухгалтерскому балансу всех ее активов и обязательств
76.09
Для отражения в учете расходов организации на приобретение нематериальных активов предназначен документ «Поступление НМА». Технологию работы с этим документом рассмотрим на следующем примере. •
Пример 12 февраля организация приобрела исключительное право на компьютерную программу сроком на 4 года на основании лицензионного договора с правообладателем ЗАО «Компьютер-Сервис» стоимостью 17700 руб., в том числе НДС 2700 руб. От продавца получен счетфактура № 45от 12.02.2004г. В меню «ОС и НМА» выбираем пункт «Поступление НМА» и форме списка щелчком на пиктограмме -# командной панели открываем экранную форму нового документа «Поступление НМА» (рис. 257). В поле «Контрагент» выбором из справочника «Контрагенты» указываем - Компьютер-Сервис. Для заполнения поля «Договор» с помощью кнопки |...| открываем справочник «Договоры», куда вносим основание расчетов - Лицензионный договор № 56. В табличную часть закладки «Нематериальные активы» щелчком на пиктограмме -»" командной панели добавляем новую строку, в колонке «Номенклатура» открываем справочник «Нематериальные активы и расходы на НИОКР». Новый объект - Права на компьютерную программу - сначала вносим в список, затем в табличную часть экранной формы документа «Поступление НМА».
244
Учет нематериальных активов
Рис. 257. Форма документа «Поступление НМА» В колонке «Сумма» указываем стоимость покупки (включая налог) - 17700.00 руб., в колонке «Ставка НДС» - ставку налога на добавленную стоимость -18 %. Остальные колонки заполняются автоматически. Щелчком на пиктограмме \% командной панели формы документа проводим документ. После этого в поле «Ввести счет-фактуру» открываем форму документа «Счет-фактура полученный», указываем реквизиты счета-фактуры, предъявленного поставщиком, и проводим этот документ. В результате экранная форма документа «Поступление НМА» принимает вид, представленный на рис. 258.
Рис. 258. Пример заполнения формы документа «Поступление НМА» При проведении документа «Поступление НМА» формируются записи в регистрах бухгалтерии, а также регистре сведений «Состояния нематериального актива организации» и регистре накопления «НДС покупки» с событием «Предъявлен НДС поставщиком» (рис.259). Дви245
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0» жения документа по регистрам можно посмотреть через меню «Перейти» командной панели.
Рис. 259. Движения документа «Поступление НМА» по регистрам При проведении документа «Счет-фактура полученный» в регистр накопления «НДС покупки» также вносится запись, но уже с событием «Получен счет-фактура от поставщика».
§8.3. Принятие нематериальных активов к учету Принятие нематериальных активов к учету оформляется актом, форма которого аналогична акту № ОС-1. Для аналитического учета используется карточка учета нематериальных активов по форме № НМА-1. Она применяется для учета всех видов нематериальных активов организации. Карточка ведется в бухгалтерии на каждый объект. Форма заполняется в одном экземпляре на основании документа на оприходование, приема-передачи (перемещения) нематериальных активов и другой документации. В карточке указывается сумма амортизации, которая исчисляется ежемесячно по нормам, рассчитанным исходя из первоначальной стоимости и срока полезного использования. В разделе «Краткая характеристика объекта нематериальных активов» записываются только основные показатели объекта, исключая 246
Учет нематериальных активов
дублирование данных технической документации, имеющейся в организации на данный объект. Для отражения операций по принятию объектов нематериальных активов к бухгалтерскому учету предназначен документ «Принятие к учету НМА». Технологию работы с документом рассмотрим на следующем примере. •
Пример 17 февраля компьютерная* программа установлена на компьютер Pentium IV, находящийся в бухгалтерии. Ответственным лицом за сохранность программы и документации назначена Панасюк М.П. В соответствии с учетной политикой амортизация начисляется с применением счета 05 «Амортизация нематериальных активов».
I
Рис. 260. Форма документа «Принятие к учету НМА» В меню «ОС и НМА» выбираем пункт «Принятие к учету НМА» и форме списка щелчком на пиктограмме <& командной панели открываем экранную форму нового документа «Принятие к учету НМА» (рис. 260). На закладке «Нематериальный актив» в одноименном поле с помощью кнопки |...| открываем справочник «Нематериальные активы». Выделяем курсором объект аналитического учета со счету 08.05 «Приобретение нематериальных активов», указываем его характеристики (рис. 261), после чего выбираем.
247
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис. 261. Характеристика нематериального актива В поле «Способ отражения расходов по амортизации» по кнопке Щ открываем справочник «Способы отражения расходов по амортизации», добавляем в него новый элемент (рис.262) для отнесения всей начисленной амортизации (коэффициент = 1.000) на счет 26 «Общехозяйственные расходы», объекты аналитического учета Бухгалтерия (субконто 1) и Амортизация НМЛ (субконто 2) и выбираем его для отражаемой операции.
Рис. 262. Способ отражения расходов по амортизации НМА в учете На закладке «Бухгалтерский учет» (рис.263) указываем: счет принятия к учету - 04.01; первоначальную стоимость объекта - 1S000 руб. (по кнопке «Рассчитать сумму» программа показывает сумму вложений в объект по данным бухгалтерского учета, которая для рассматриваемого примера признается первоначальной стоимостью объекта нематериальных активов); способ поступления в организацию - Приобретение за плату,
248
Учет нематериальных активов
срок, на который предоставлено исключительное право на программу - 36мес; способ начисления амортизации - Линейный, счет учета амортизации - 05. Устанавливаем флажок «Начислять амортизацию».
Рис. 263. Пример заполнения закладки «Бухгалтерский учет» На закладке «Налоговый учет» (рис.264) приводим аналогичные данные для целей налогового учета по налогу на прибыль организаций.
Рис. 264. Пример заполнения закладки «Налоговый учет» Документ сохраняем в информационной базе и проводим по кнопке «ОК». При проведении документ, кроме отражения операции на счетах бухгалтерского (рис.265) и налогового учета, производит движения в большом количестве регистров. Связано это с тем, что большая часть информации об объекте нематериальных активов хранится не в
249
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0» справочнике «Нематериальные активы и расходы на НИОКР», а в различных регистрах сведений.
Рис. 265. Бухгалтерские проводки документа «Принятие к учету НМА» Например, в регистр «Счета бухгалтерского учета нематериальных активов» заносятся сведения о том, на какой счет объект принимается к учету, и с использованием какого счета будет погашаться его стоимость (рис.266), в регистре «Первоначальные сведения НМА (бухгалтерский учет)» - сведения для начисления амортизации по принятому к учету объекту нематериальных активов (рис.267), а в регистр «Способы отражения расходов по амортизации НМА (бухгалтерский учет)» - сведения для отражения расходов по начисленной амортизации в учете (рис.268).
Рис. 266. Счета бухгалтерского учета объекта НМА
Рис. 267. Сведения для начисления амортизации по объекту НМА Полную картину о движениях документа по регистрам можно получить через меню «Перейти» командной панели формы списка документов «Принятие к учету НМА».
250
Учет нематериальных активов
Рис. 268. Сведения для отражения в учете амортизации по объекту НМА
§8.4. Амортизация нематериальных активов Стоимость объектов нематериальных активов погашается посредством ежемесячного начисления амортизации исходя из срока полезного использования. По объектам интеллектуальной собственности определение срока полезного использования нематериальных активов производится исходя из срока действия патента, свидетельства и т.д. По остальным объектам исходят из срока, в течение которого организация может получать экономические выгоды (доход) от использования объекта нематериальных активов. По нематериальным активам, по которым невозможно определить срок полезного использования, нормы амортизационных отчислений устанавливаются в расчете на 20 лет (но не более срока деятельности организации). Амортизация объектов нематериальных активов производится одним из следующих способов начисления амортизационных отчислений: • линейный способ; • способ уменьшаемого остатка; • способ списания стоимости пропорционально объему продукции (работ). При линейном способе начисления амортизационных отчислений годовая сумма определяется исходя из первоначальной стоимости объекта нематериальных активов и нормы амортизации, исчисленной исходя из срока его полезного использования. •
Пример Срок полезного использования объекта определен в 8 лет, первоначальная стоимость объекта — 18000 руб. Годовая норма амортизации составит 12,5 % (100% : 8 лет). Годовая сумма отчислений — 2250 руб. По годам использования объекта амортизационные отчисления распределяются равномерно по 2250 руб. 251
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
При способе уменьшаемого остатка годовая норма определяется исходя из остаточной стоимости объекта нематериальных активов на начало отчетного года и нормы амортизации, исчисленной исходя из срока его полезного использования. •
Пример Срок полезного использования объекта определен в 8 лет, первоначальная стоимость объекта — 18000 руб. Годовая норма амортизации составит 12,5 % (100%: 8 лет). Годовая сумма отчислений в первый год использования объекта составит 2250 руб., во второй - 1969 руб., в третий - 1723 руб. и т.д. При использовании линейного способа и способа уменьшаемого остатка в течение отчетного года амортизационные отчисления по объектам нематериальных активов начисляются ежемесячно в размере 1/12 годовой суммы. Исключение составляют сезонные производства. Годовая сумма амортизационных отчислений начисляется равномерно в течение периода работы таких организации в отчетном году. При способе списания стоимости пропорционально объему продукции (работ) начисление амортизационных отчислений производится исходя из натурального показателя объема продукции (работ) в отчетном периоде и соотношения первоначальной стоимости объекта нематериального актива и предполагаемого объема продукции (работ) за весь срок его полезного использования. Амортизационные отчисления по объекту нематериальных активов начинаются с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия его к бухгалтерскому учету, и начисляются до полного погашения стоимости, либо списания этого объекта с бухгалтерского учета в связи с уступкой или утратой организацией исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности. В бухгалтерском учете начисление амортизационных отчислений по каждому объекту отражается либо по кредиту счета 05 «Амортизация нематериальных активов», либо по кредиту счета 04.01 «Нематериальные активы в организации» (путем уменьшения первоначальной стоимости). Расчет ежемесячной суммы погашаемой стоимости и формирование соответствующих записей на счетах бухгалтерского и налогового учета производится с помощью документа «Закрытие месяца» при установленных флажках в строке выполняемых действий «Начисление амортизации НМА и списание расходов по НИОКР» (рис.269).
252
Учет нематериальных активов Амортизация начисляется по тем объектам нематериальных активов, у которых установлен признак «Начислять амортизацию». По объектам, принятым к бухгалтерскому учету в текущем месяце, погашение стоимости начинается со следующего месяца. На рис. 270 представлен пример проводок, формируемых документом «Закрытие месяца» по начислению амортизации НМА.
Рис. 269. Пример заполнения формы документа «Закрытие месяца»
Рис. 270. Проводки по начислению амортизации НМА
§8.5. Списание нематериальных активов Стоимость нематериальных активов, использование которых прекращено для целей производства продукции, выполнения работ и оказания услуг либо для управленческих нужд организации, подлежит списанию. Это может иметь место в связи с прекращением срока действия патента, свидетельства, других охранных документов, продажей исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности и т. п. Одновременно со списанием стоимости этих объектов подлежит списанию сумма накопленных амортизационных отчислений, если они учитываются на счете 05 «Нематериальные активы». При выбытии объектов нематериальных активов их стоимость, учтенная на счете 04.01 «Нематериальные активы в организации», уменьшается на сумму начисленной во время их использования амортизации (с дебета счета 05 «Амортизация нематериальных активов»). Остаточная стоимость выбывших объектов списывается со счета 04.01 253
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
«Нематериальные активы в организации» на счет 91 «Прочие доходы и расходы». Списание с учета объектов нематериальных активов с бухгалтерского и налогового учета регистрируется с помощью документов «Списание НМА» и «Передача НМА». Первый документ предназначен для регистрации операций списания объекта НМА с учета в связи с истечением срока патента, свидетельства, других охранных документов на объект интеллектуальной собственности. В форме документа (рис. 271) указывается: • списываемый объект (выбором из справочника «Нематериальные активы и расходы на НИОКР»); • счет и статья аналитического учета остаточной стоимости (заполняется, если с учета снимается объект, стоимость которого погашена не полностью); • лицо, ответственное на проведение операции. Если списываемый объект принимался к налоговому учету по налогу на прибыль, то устанавливается флажок «Отражать в налоговом учете».
Рис. 271. Экранная форма документа «Списание НМА» Документ «Передача НМА» предназначен для регистрации операций выбытия объектов НМА в связи с уступкой (продажей) исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности. В форме документа указывается (рис. 272): • лицо, ответственное за совершение операции; • покупатель и основание расчетов (выбором соответственно из справочников «Контрагенты» и «Договоры»); • выбывающий объект (выбором из справочника «Нематериальные активы и расходы на НИОКР»);
254
Учет нематериальных активов
• •
цена реализации, ставка и сумма НДС; счета и статья аналитического учета доходов и расходов по операции; • счета учета расчетов с покупателем. Если списываемый объект принимался к налоговому учету по налогу на прибыль, то устанавливается флажок «Отражать в налоговом учете». После проведения документа через поле «Ввести счет-фактуру» открывается форма документа «Счет-фактура выданный» и на совершенную продажу выписывается счет-фактура.
Рис. 272. Экранная форма документа «Передача НМА»
255
Глава 9 Учет материалов Материалы составляют основу готовой продукции, а также используются при выполнении работ и оказании услуг. Они относятся к оборотным средствам однократного использования и входят в состав производственных запасов организации. По способу использования и назначения в производственном процессе различают сырье, основные и вспомогательные материалы, топливо, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, запасные части, тару для упаковки и транспортировки продукции (товаров), и прочие материалы. Основным документом, регламентирующим порядок учета материалов, является Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01).
§9.1. Учет поступления материалов В программе «1С:Бухгалтерия 8.0» учет материалов ведется на 10 «Материалы» в разрезе субсчетов по видам: 10.01 «Сырье и материалы; 10.02 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие»; 10.03 «Топливо»; 10.04 «Тара и тарные материалы»; 10.05 «Запасные части»; 10.06 «Прочие материалы»; 10.07 «Материалы, переданные в переработку на сторону»; 10.08 «Строительные материалы»; 10.09 «Хозяйственный инвентарь и принадлежности»; 10.10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»; 10.11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации». Все субсчета по отношению к балансу являются активными. Остатки материалов и их приход записываются по дебету счета, а расход и отпуск в производство — по кредиту. Материалы, принятые на ответственное хранение, учитываются на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые
счете • • • • • • • • • • •
256
Учет материалов
на ответственное хранение». Давальческое сырье учитывается на забалансовом счете 003 «Материалы, принятые в переработку». Аналитический учет материалов ведется в разрезе номенклатуры (справочник «Номенклатура») в натуральном и денежном выражении. Если это предусмотрено параметрами аналитического учета, то дополнительно ведется аналитический учет по местам хранения материалов (справочник «Склады (места хранения)»). Поступление материалов может осуществляться в виде: • приобретения у поставщика; • приобретения подотчетными лицами; • отходов производств и ликвидации основных средств; • вклада в уставный (складочный) капитал; • приобретения за пределами Российской Федерации с оплатой в иностранной валюте; • безвозмездного получения. Кроме того, материалы могут быть приняты на ответственное хранение или получены для переработки в качестве давальческого сырья. Отражение в учете типичных операций по поступлению материалов показано в таблице (для упрощения субсчета на счете 10 «Материалы» не выделены): Корреспондирующие счета
Операция
дебет
кредит
1. Приобретение материалов у поставщика Оприходование материалов: стоимость материалов без НДС
10
60.01
сумма НДС
19.03
60.01
стоимость услуг без НДС
10
60.01
сумма НДС
19.03
60.01
Транспортные расходы по доставке:
2. Приобретение материалов через подотчетных лиц а) Сумма НДС выделена в платежных документах отдельной строкой: 257
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Операция
Корреспондирующие счета дебет
кредит
стоимость материалов без НДС
10
60.01
сумма НДС
19.03
60.01
оплата материалов
60.01
71.01
10
71.01
б) Сумма НДС не выделена в платежных документах отдельной строкой: стоимость материалов с НДС
3. Оприходование отходов по цене возможной реализации из производства
10
20
от ликвидации основных средств
10
91.01
10
75.01
4. Вклад в уставный (складочный) капитал: стоимость материалов в оценке, согласованной учредителями (участниками) организации
5. Приобретение материалов у иностранного поставщика - стоимость материалов (по контрактной цене) 10
60.21
- сумма НДС, уплаченная таможенным органам 19.05
76.29
- таможенные пошлины
10
76.29
- стоимость прочих услуг без НДС
10
76.29
- сумма НДС
19.04
76.5
6. Материалы получены безвозмездно
10
98.02
7. Материалы приняты на ответственное хране- 002 ние 8. Оприходовано давальческое сырье
003
Согласно ПБУ 5/01 материалы отражаются в учете и отчетности по их фактической себестоимости. Определение (признание) фактической себестоимости зависит от способа поступления материалов в организацию (табл.4). 258
Учет материалов
Таблица 4 Признание фактической себестоимости запасов Способ поступления Приобретение за плату
Признание фактической себестоимости Сумма фактических затрат на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных действующим законодательством) Фактическими затратами могут быть: суммы, уплачиваемые поставщику (продавцу); суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги; таможенные пошлины; невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением единицы материальнопроизводственных запасов; вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены МПЗ; затраты по заготовке и доставке до места их использования, включая расходы по страхованию; иные затраты, непосредственно связанные с приобретением МПЗ
Изготовление силами организации
Сумма фактических затрат, связанных с производством данных запасов. Учет и формирование таких затрат осуществляются в порядке, установленном для определения себестоимости соответствующих видов продукции
Внесение в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации
Денежная оценка, согласованная учредителями (участниками) организации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации
По договору дарения (без-
Рыночная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету 259
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0» Способ поступления
Признание фактической себестоимости
возмездно) Получение по договорам, предусматривающим оплату неденежными средствами
Стоимость товаров (ценностей), переданных или подлежащих передаче организацией, исходя из цены, по которой в сравнимых обстоятельствах обычно организация определяет стоимость аналогичных активов
Фактическая себестоимость складывается и рассчитывается, как правило, только по окончании отчетного месяца. Вместе с тем движение материалов (поступление, использование) обычно происходит систематически. Любое движение материалов оформляется первичными документами и отражается в бухгалтерском учете. Таким образом, возникает необходимость использования в текущем учете фиксированных цен. Их принято называть учетными ценами. За учетную цену может быть принята договорная или плановая цена материалов. Договорная цена устанавливается в договорах на поставку, заключенных между организацией и поставщиком. Плановая цена рассчитывается организацией исходя из договорных цен и планируемых сумм транспортно-заготовительных расходов (погрузка, хранение, доставка, разгрузка и т.д.) и прочих расходов (командировочные расходы по заготовлению, комиссионные вознаграждения, проценты за кредит и т.д.). Фактическая себестоимость материалов, как правило, отличается от учетной цены, поскольку планируемые дополнительные расходы не совпадают с фактическими расходами. Операции по поступлению в организацию материалов от поставщиков, в программе регистрируются с помощью универсального документа «Поступление товаров и услуг». Сначала с документом работают на складе, где заполняют экранную форму, формируют приходный ордер, и документ записывают в информационную базу; затем в бухгалтерии, где проверяют правильность заполнения экранной формы, после чего документ проводят. Технологию работы с документом «Поступление товаров и услуг» рассмотрим на следующем примере.
260
Учет материалов
•
Пример 12 января на Склад 1 оприходовано 200 пог.м. ткани «Джерси» по цене 2360 руб. за погонный метр на общую сумму 472000 руб., в том числе НДС 72000 руб. и 100 им ткани «Атлас» по цене 1180 руб. за погонный метр на общую сумму 118000 руб., в том числе НДС 18000 руб. Материалы получены по накладной № 24 от ООО «ПромБытСнаб». К накладной приложен счет-фактура от 12.01.2004 г. № 16. В списке документов этого вида (меню «Основная деятельность» —> пункт «Покупка» —> подпункт «Поступление товаров и услуг») открываем форму нового документа. Документ вводим с датой поступления материалов - 12.01.2004. Устанавливаем флажок «Отразить в налоговом учете». В шапке документа также указываем: • склад, на который поступили материалы, - Склад 1 (выбором из справочника «Склады (места хранения)»); • поставщика материалов - ПромБытСнаб (выбором из справочника «Контрагенты»); • основание расчетов с поставщиком - Накладная №24 от 12.01.2004(выбором из справочника «Договоры»); На закладке «Товары» щелчком на пиктограмме Щ добавляем новую строку табличной части. В табличной части в колонке «Товары» по кнопке [...[ открываем справочник «Номенклатура». В правом окне делаем текущей группу «Сырье и материалы», через меню «Перейти» командной панели формы списка открываем форму списка регистра сведений «Счета учета номенклатуры» и добавляем в него запись со счетами по умолчанию для всех элементов группы (рис.273).
261
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис. 273. Счета по умолчанию для группы «Сырье и материалы» Затем открываем группу «Сырье и материалы» и добавляем в нее новый элемент со сведениями о поступившем материале ткань «Джерси» (рис. 274).
Рис. 274. Описание материала тжая* «Джерси» Двойным щелчком мыши или по кнопке «Выбрать» командной панели формы справочника «Номенклатура» «переносим» материал ткань «Джерси» в заполняемую строку табличной части документа «Поступление товаров и услуг». Указываем количество поступившего материала - 200 пог.м. и цену за единицу (включая налог) - 2360 руб. Остальные колонки заполняются автоматически, включая счета бухгалтерского и налогового учета (значениями по умолчанию для группы, в которую входит материал). Аналогично вводим данные для второй позиции накладной Ткань «Атлас». В результате форма приобретает вид, представленный на рис. 275.
262
Учет материалов
Рис. 275. Пример заполнения закладки «Товары» На закладке «Дополнительно» указываем реквизиты приходного ордера склада (номер и дату) и лицо, ответственное за совершение операции. Документ заносим в информационную базу (по кнопке «Записать), формируем и выводим на бумажный носитель приходный ордер по унифицированной форме №М-4, закрываем форму. Оформленный приходный ордер вместе с документами поставщика передается в бухгалтерию. Здесь сверяется правильность заполнения экранной формы документа, щелчком на пиктограмме 3b документ проводится, после чего через поле «Ввести счет-фактуру» открывается форма нового документа «Счет-фактура полученный». В документе приводятся сведения о номере и дате выписки счета-фактуры, предъявленного к оплате поставщиком, - №16 от 12.01.2004. Этот документ также проводится. При проведении документа «Поступление товаров и услуг» формируются четыре бухгалтерские проводки с кредита счета 60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», объекты аналитического учета ПромБытСнаб (субконто 1) и «Накладная №24 от 12.01.2004г» (субконто 2) в дебет счетов: • 10.01 «Сырье и материалы», объекты аналитического учета Ткань Джерси (субконто 1) и Склад 1 (субконто 2) - на сумму 400000.00 руб. и объекты аналитического учета Ткань Атлас и Склад 1 -на сумму 100000.00 руб.; • 19.03 «Налог на добавленную стоимость по приобретенных материально-производственным запасам», объекты аналитического учета ПромБытСнаб (субконто 1) и Поступление товаров и услуг ТПК00006 от 12.01.2004 (субконто 2) - на 263
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
ТПКООООбот 12.01.2004 (субконто 2) - на сумму 72000.00руб. и на сумму 1800000 руб. Одновременно при проведении этого документа формируются записи по отражению операции поступления материалов на счетах налогового учета. Кроме того, по каждому наименованию материалов производятся записи в регистре «НДС покупки» с событием «Предъявлен НДС поставщиком» (рис.276).
Рис. 276. Записи о покупке материалов в регистре «НДС покупки» Документ «Счет-фактура полученный» также регистрируется в регистре накопления «НДС покупки», но с событием «Получен счетфактура от поставщика» и одной записью на общую сумму покупки (рис.277).
Рис. 277. Запись о счете-фактуре поставщика материалов Если при приобретении материалов имели место дополнительные расходы (например, транспортно-заготовительные), они включаются в фактическую себестоимость материалов. Для отражения этих расходов в бухгалтерском учете предназначен документ «Поступление доп. расходов». Документ может быть введен либо через форму списка (меню «Основная деятельность» —> пункта «Покупка» —• подпункт «Поступление доп. расходов») либо на основании документа «Поступление товаров и услуг» из формы списка документов этого вида. •
Пример Материалы, поступившие на склад 1, доставлены транспортной организацией ЗАО «АТП-17» в рамках договора №44 от 20.10.2003. За оказанные услуги предъявлен счет на оплату №23 от 12.01.2004 на сумму 2360 руб., в том числе НДС 360 руб. Для оплаты НДС предъявлен счет-фактура №23 от 12.01.2004.
264
Учет материалов
В списке документов «Поступление товаров и услуг» делаем текущей строку с реквизитами документа поступления материалов, щелчком на пиктограмме Ц& открываем перечень документов, которые могут быть введены на основании, в котором выбираем «Поступление доп. расходов» (рис.278). Открывается форма нового документа «Поступление доп. расходов» с частично заполненными реквизитами. В частности, в табличной части указываются сведения о товарах, между которыми подлежат распределению дополнительные расходы, а также счета учета по умолчанию для формирования проводок. В форме документа указываем стоимость оказанных услуг и ставку налога, поставщика услуг и основание расчетов.
Рис. 278. Выбор документа для ввода на основании Поскольку договором предусмотрено оказание постоянных транспортных услуг с оплатой согласно предъявленным документам, то структурируем справочник «Договоры». Сначала создаем группу Договор №44 от 20.10.2003, а затем вводим в нее сведения о предъявленном к оплате документе по текущей сделке Счет №23 от 12.01.2004 (рис.279).
265
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис. 279. Сведения о договоре с поставщиком Выбираем способ распределения расходов по доставке между полученными материалами - «По сумме». Щелчком на пиктограмме проводим документ, после чего через поле «Ввести счет-фактуру» вводим документ «Счет-фактура полученный». В результате форма документа «Поступление доп. расходов» принимает вид, представленный на рис.280.
Рис. 280. Пример заполнения формы документа «Поступление доп. расходов» Посмотрим на бухгалтерские проводки, сформированные докуд ментом. Для этого щелчком на пиктограмме ^ откроем для просмотра журнал проводок (рис.281).
266
Учет материалов
Рис. 281. Проводки по распределению расходов по доставке материалов Общая стоимость полученной партии материала ткань «Джерси» (472000 руб.) в четыре раза превышает общую стоимость полученной партии материала ткань «Атлас» (118000 руб.). В соответствии с указанным способом («По сумме») общая сумма расходов по доставке материалов распределена между материалами в такой же пропорции. Часть расходов в сумме 1600 руб. отражено в учете, как расходы, формирующие себестоимость первого вида материала, остальная часть в сумме 400 руб. - как расходы, формирующие себестоимость второго вида материала. Таким образом, себестоимость единицы запасов ткань «Джерси» составляет (400000 руб. + 1600 руб. ): 200 пог.м. = 2008 руб., а единицы запасов ткань «Атлас» - (100000 руб. + 400 руб.) : 100 пог.м = 1004 руб. Сумма НДС, предъявленного к оплате транспортной организацией учтена отдельной записью по дебету счета 19.04 «Налог на добавленную стоимость по услугам сторонних организаций». При проведении документа «Поступление доп. расходов» и «Счет-фактура полученный» производятся также записи в регистре накопления «НДС покупки» (рис.282).
267
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис.282. Записи документов в регистре накопления «НДС покупки» Первым документом в регистр вводятся две записи с событием «Предъявлен НДС поставщиком» - отдельно по каждому материалу, между которыми распределяются расходы на доставку. При проведении второго вводится одна запись с событием «Получен счет-фактура от поставщика» на общую сумму по счету-фактуре.
§9.2. Учет операций отпуска материалов со склада Списание материалов на расход в производство отражается по кредиту счета 10 «Материалы» в дебет счетов затрат 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и т.д. При отпуске материалов в производство и ином выбытии их оценка производится одним из следующих способов: • по себестоимости каждой единицы; • по средней себестоимости; • по себестоимости первых по времени приобретений (способ ФИФО); • по себестоимости последних по времени приобретений (способ ЛИФО). Способ оценки по каждой группе (виду) запасов закрепляется как элемент учетной политики организации. Оценка материалов по средней себестоимости производится путем деления общей себестоимости группы (вида) материалов на их количество, складывающихся соответственно из себестоимости и количества остатка на начало месяца и поступивших запасов в течение данного месяца.
268
Учет материалов
•
Пример Остатки материала определенного вида на начало месяца составляют 150 ед. на сумму 3000 руб. В течение месяца поступило две партии этого материала: 120 ед. на сумму 2520 руб. и 180 ед. на сумму 4140 руб. Средняя себестоимость единицы запасов составляет 21 руб. 47 коп. [(3000+2520+4140): (150+120+180)]. В течение месяца в производство списано 310 ед материала. В денежном выражении с кредита счета 10 «Материалы» подлежит списанию сумма 6655руб. 70 коп. (310 ед. х 21 руб. 47 кои).
Способ ФИФО основан на допущении, что материалы используются в последовательности их приобретения, т.е. материалы, первыми поступившие в производство, должны быть оценены по себестоимости первых по времени приобретения с учетом себестоимости запасов, числящихся на начало месяца. • Пример Остатки материала определенного вида на начало месяца составляют 150 ед. по 20 руб., всего на сумму 3000 руб. В течение месяца поступило две партии этого материала: 120 ед. по фактической себестоимости 21 руб. за единицу и 180 ед. по фактической себестоимости 23 руб. за единицу. В течение месяца в производство списано 310 ед. В денежном выражении подлежит списанию с кредита счета 10 «Материалы» 6440 руб. [(150 ед. х 20 руб.)+120 ед. х 21 руб.)+(40 ед. х 23руб.)]. Способ ЛИФО основан на допущении, что материалы, первыми поступившие в производство, должны быть оценены по себестоимости последних в последовательности приобретения. •
Пример Остатки материала определенного вида на начало месяца составляют 150 ед. по 20 руб., всего на сумму 3000 руб. В течение месяца поступило две партии этого материала: 120 ед. по фактической себестоимости 21 руб. за единицу и 180 ед. по фактической себестоимости 23 руб. за единицу. В течение месяца в производство списано 310 ед.
269
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
В денежном выражении подлежит списанию с кредита счета 10 «Материалы» 6860 руб. [(180 ед х 23 руб.)+120 ед х 21 руб.)+(10 ед х 20руб.)]. Применение способов средних оценок фактической себестоимости материалов, отпущенных в производство или списанных на иные цели, может осуществляться следующими вариантами: - исходя из среднемесячной фактической себестоимости (взвешенная оценка), в расчет которой включаются количества и стоимость материалов на начало месяца и все поступления за месяц (отчетный период); - путем определения фактической себестоимости материала в момент его отпуска (скользящая оценка), при этом в расчет средней оценки включаются количество и стоимость материалов на начало месяца и все поступления до момента отпуска. Применение скользящей оценки должно быть экономически обосновано и обеспечено соответствующими средствами вычислительной техники. Вариант исчисления средних оценок фактической себестоимости должен раскрываться в учетной политике организации. Отпуск и расход материалов в учете отражается следующими записями: Корреспондирующие счета
Операция
кредит
дебет 1. Отпуск материалов в производство
Основание
20
10
Лимитно-заборная карта, требование-накладная
2. Возврат из производства 10 неиспользованных материалов
20
Требование-накладная
3. Отпуск материалов на 26 нужды аппарата управления
10
Требование-накладная
4. Отпуск упаковочного 44.01 материала в торговой организации
10
Требование-накладная
91.02
10
Накладная на отпуск на сторону
5. Отпущено на сторону (продано)
270
Учет материалов
Операции по передаче материалов в производство в программе отражаются с помощью документа «Требование-накладная». Сначала с документом работают в подразделении, которому требуются материалы. Здесь заполняется экранная форма в части запрашиваемого количества материалов, выписывается требованиенакладная, документ сохраняется в информационной базе без проведения. При получении материалов кладовщик проставляет в требованиинакладной фактическое количество отпущенных со склада материалов, а первичный документ передает в бухгалтерию. Здесь ранее введенный документ «Требование-накладная» открывается, указывается фактически отпущенное количество материалов, после чего документ проводится. Порядок работы с документом рассмотрим на следующем примере. •
Пример 14 января в Цех №1, который занимается пошивом верхней одежды, со Склада 1 отпущено 100 пог.м. ткани «Джерси» и 50 пог.м. ткани «Атлас». В списке документов этого вида (меню «Основная деятельность» —> пункт «Производство» —• подпункт «Требование-накладная») щелчком на пиктограмме- открываем экранную форму нового документа. В шапке документа: • вводим дату отпуска материалов в производство - 14.01.2004, • устанавливаем флажок «Отразить в налоговом учете»; • из справочника «Склады (места хранения) выбираем склад, с которого отпускаются материалы, - Склад 1. Указываем лицо, ответственное за совершение операции. На закладке «Материалы» выбором из справочника «Номенклатура» перечисляем отпускаемые материалы, указываем их количество. Колонки со счетами учета материалов заполняются автоматически значениями по умолчанию для группы, в которую они входят. В результате форма принимает вид, представленный на рис.283.
271
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис. 283. Сведения о материалах, отпущенных со склада Переходим на закладку «Счета учета затрат» и указываем здесь счета, на которые списывается стоимость отпускаемых со склада материалов (рис.284). При проведении документа по каждому виду материала формируется проводка (рис.285) с кредита счета 10.01 «Сырье и материалы» в дебет счета 20.01 «Основное производство» по тем объектам аналитического учета, которые указаны в форме документа. Сумма проводки подсчитывается автоматически, исходя из метода оценки запасов при их отпуске со склада, указанного в параметрах учетной политики организации.
Рис. 284. Сведения для учета затрат в виде стоимости материалов Для рассматриваемого примера материалы при их отпуске оцениваются по средней себестоимости. К моменту отпуска средняя себестоимость материала ткань «Джерси» составляет 2008 руб. за 1 пог.м. Отпущено 100 пог.м. Сумма проводки 2008 руб. х 100 пог.м. = 200800 руб. Средняя себестоимость материала ткань «Атлас» составляет 1004 руб. Сумма проводки 1004 руб. х 50 пог.м. = 50200 руб.
272
Учет материалов
Рис. 285. Отражение передачи материалов в производство в учете Для регистрации операций по перемещению материалов из одного места хранения в другое применяется документ «Перемещение товаров» (меню «Основная деятельность» —• пункт «Складские операции —• подпункт «Перемещение товаров»). В экранной форме указывается склад-источник и склад-приемник, наименование и количество перемещаемых материалов. На рис. 286 приведен пример заполнения экранной формы на складское перемещение материалов, а на рис. 287 - бухгалтерские проводки, формируемые при проведении документа.
Рис. 286. Регистрация операции складского перемещения материалов
Рис. 287. Отражение складского перемещения материалов в учете
273
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
§9.3. Инвентаризация материалов • • • • •
Организации обязаны проводить инвентаризацию материалов: перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме материальных ресурсов, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчетного года; при смене материально ответственных лиц (на день приемкипередачи дел); при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи материалов; в случае стихийных бедствий, пожара, аварий и других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; в случае расхождений между данными бухгалтерского и складского учета. При инвентаризации материалов следует руководствоваться Ме-
тодическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49).
Бухгалтерия к моменту проведения инвентаризации составляет инвентаризационную опись материалов по форме № инв-3 для собственных материалов и по форме № инв-5 для материалов, принятых на ответственное хранение и в переработку. Складские операции в этот период не совершаются. Материально ответственное лицо в данной описи дает расписку о том, что все документы склада записаны в карточки складского учета материалов и сданы в бухгалтерию. Затем комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие материалов путем обязательного их пересчета с заполнением графы «Фактическое наличие». Во всех случаях расхождения, выявленные в результате инвентаризации (излишки или недостачи), оформляются составлением сличительных ведомостей по форме № инв-18 и оцениваются по фактической себестоимости. Материалы, оказавшиеся в излишке, подлежат зачислению на баланс по фактической себестоимости (в дебет счета 10 «Материалы» с кредита счета 91.01 «Прочие доходы»). Недостача ценностей списывается со счета 10 «Материалы» в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
274
Учет материалов
По решению руководителя организации сумма недостач в пределах норм естественной убыли (если такие нормы установлены) относится на издержки производства (в дебет счетов 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»). Недостачи сверх норм естественной убыли относятся на материально ответственные лица (в дебет субсчета 73.03 «Расчеты по возмещению материального ущерба» с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»). В случае взыскания стоимости материалов с материально ответственных лиц по рыночным ценам, разница между фактической себестоимостью и рыночной ценой подлежит списанию на финансовые результаты. До взыскания с виновного лица указанная разница учитывается на счете 98 «Доходы будущих периодов», субсчет 98.04 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей». Потери материалов от стихийных бедствий относятся на финансовые результаты (в дебет счета 99.01 «Прибыли и убытки» с кредита счета 10 «Материалы»). Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете в течение 10 дней после ее окончания.
275
Глава 10 Учет товаров Товары - это часть материально-производственных запасов, приобретаемых с целью перепродажи. При учете товаров следует руководствоваться: • Положением по бухгалтерскому учету «Учет материальнопроизводственных запасов» (ПБУ 5/01), утвержденным приказом Минфина России от 9 июня 2001г. №44щ • Методическими рекомендациями по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденными письмом Роскомторга от 10 июля 1996г. № 1-794/32-5.
§10.1. Документооборот движения товаров Движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозок грузов (накладной, товарнотранспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой). Накладная в торговой организации, которая может выступать как приходным, так и расходным товарным документом, должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада. Товарно-транспортная накладная по форме № ТОРГ-12 выписывается при доставке товаров автомобильным транспортом. Она состоит из двух разделов: товарного и транспортного. При доставке товаров железнодорожным транспортом в качестве сопроводительного документа выступает железнодорожная накладная, к которой могут быть приложены спецификации и упаковочные листы, о чем делается пометка в накладной. Если товар отправлен по железной дороге в контейнерах, то должна оформляться накладная на перевозку груза в универсальном контейнере. Оприходование поступивших товаров оформляется путем наложения штампа на сопроводительном документе: накладной, товарно276
Учет товаров
транспортной накладной, счете-фактуре и других документах, удостоверяющих количество и качество поступивших товаров. Если товары получает материально ответственное лицо вне склада покупателя, то необходимым документом является доверенность по форме № М-2 или № М-2а, которая подтверждает право этого лица на получение товара. В случае несоответствия фактического наличия товаров либо отклонения по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт по форме № ТОРГ- 2 или № ТОРГ-3, который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить материально ответственные лица торговой организации и представитель поставщика (грузоотправителя). Возврат товара поставщику при обнаружении брака в процессе продажи товара, при несоответствии товара стандарту или согласованному образцу по качеству, при некомплектности товаров осуществляется путем оформления расходной накладной. Условия приемки товаров, получаемых по импорту, по количеству и качеству устанавливаются в контрактах с иностранными поставщиками. Если порядок и сроки приемки товаров не оговорены в контракте, то необходимо руководствоваться Инструкцией, утвержденной Госарбитражем СССР 15 октября 1990г. Учет первичных документов по движению товаров материально ответственным лицам рекомендуется вести в журнале учета товаров на складе по форме № ТОРГ-18. Оформленные документы на приемку товаров являются основанием для расчетов с поставщиками. Приведенные в них данные не могут быть пересмотрены после приемки товаров в организации (за исключением потерь товаров от естественной убыли и боя при транспортировке). Поступающие товары приходуются в день окончания их приемки по фактическому количеству и сумме. Оформление и учет продажи товаров в торговой организации зависит от категории покупателей и способа расчета за приобретаемый товар. Если в качестве покупателя выступает юридическое лицо или предприниматель без образования юридического лица, то считается, что имеет место оптовая продажа товаров, даже если покупатель купил од277
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
ну единицу товара. При оптовых поставках возможно как поступление наличных денег в кассу (в пределах суммы по одному платежу, ограниченной в установленном порядке), так и перечисление средств безналичным путем на расчетный счет. Отпуск товаров оформляется товарной накладной по форме № ТОРГ-12. Если в качестве покупателя выступает физическое лицо, то считается, что имеет место розничная продажа, даже если покупатель купил несколько единиц одного и того же товара. В розничных организациях денежные расчеты с населением ведутся с применением контрольно-кассовой техники, за исключением отдельных категорий предприятий, осуществляющих торговые операции, перечень которых приведен в пункте 3 статьи 2 Федерального закона от 22 мая 2004г. М54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт». Последние вместо ККТ используют для расчета с населением за товары бланки строгой отчетности установленного образца. Сумма розничного товарооборота определяется по сумме выручки за проданные товары. Выручка рассчитывается как разность между показаниями сумм контрольно-кассовых машин на конец и начало дня по каждому структурному подразделению. Если товары отпускаются на день (смену) работы материально ответственным лицам, то отпуск оформляется приходно-расходной накладной по форме №ТОРГ-14. По окончании рабочего дня выручка сдается материально ответственным лицом в кассу организации. Прием наличных денег оформляется приходным кассовым ордером. Номер, дата приходного ордера и сумма, на которую продан товар, указываются в накладной. Количество и сумма не проданных за день товаров указываются в соответствующих графах приходно-расходной накладной. Внутреннее перемещение товаров между структурными подразделениями организации, где работают разные материально ответственные лица, а также перемещение товаров из одного структурного подразделения в другое оформляется накладной на внутреннее перемещение по форме № ТОРТ-13. В товарном отчете внутреннее перемещение учитывается отдельной строкой. Материально ответственным лицам в структурных подразделениях организации рекомендуется вести журнал учета товаров на складе по форме № ТОРГ-18.
278
Учет товаров
Первичные приходные и расходные документы являются основанием для составления материально ответственным лицом в установленные сроки (от 1 до 10 дней) товарного отчета по форме № ТОРГ-29. В адресной части товарного отчета указываются наименование организации, торговой единицы и структурного подразделения, фамилия и инициалы материально ответственного лица, лимит остатка товаров, номер отчета, и период, за который он составляется. В приходной части товарного отчета отражается в стоимостном выражении остаток товаров на дату составления предыдущего товарного отчета и поступление товаров и тары по сопроводительным документам, в расходной части подсчитывается общая сумма расхода товаров за отчетный период. При этом каждый расходный документ отражается отдельной строкой. Товарные отчеты составляются в двух экземплярах: первый вместе со всеми оправдательными документами, подтверждающими поступление или выбытие товаров, представляется в бухгалтерию организации, второй с распиской бухгалтера о приеме отчета остается у материально ответственного лица. Товарные отчеты в оптовых организациях могут содержать сведения об остатках, приходе и расходе товаров не только в стоимостном, но и в количественном выражении, а также остатки; приход и расход могут указываться не только в целом, но и по каждому наименованию товаров. При учете товаров по покупным ценам, при ведении сортового, партионного учета товаров рекомендуется вместо товарного отчета составлять сопроводительные реестры по форме № ТОРГ-31, где необходимо указать только наименования приходных и расходных документов, их число (отдельно по каждой строке) и номера. Реестры составляются в двух экземплярах: первый вместе с оправдательными документами передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица. Учет товаров в организациях торговли на складах организуется по наименованиям, сортам, количеству и цене товара в товарных книгах, товарных карточках. Отчеты материально ответственных лиц с приложенными к ним документами служат основанием для отражения в бухгалтерском учете операций по поступлению и выбытию товаров.
279
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
§10.2. Учет поступления товаров В программе «1С:Бухгалтерия 8.0.» синтетический учет товаров ведется на счете 41 «Товары» в разрезе субсчетов 41.01 «Товары на складах», 41.02 «Товары в розничной торговле», 41.03 «Тара под товаром и порожняя» и 41.04 «Покупные изделия» (для промышленных предприятий). Торговая наценка учитывается на счете 42 «Торговая наценка». Товары, принятые на ответственное хранение, учитываются на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» по ценам, указанным в сопроводительных документах. Товары, принятые на комиссию, учитываются на забалансовом счете 004 «Товары, принятые на комиссию» в ценах, предусмотренных в приемо-сдаточных актах. Аналитический учет товаров ведется по отдельным наименованиям (справочник «Номенклатура») в денежном и натуральном выражении. Если для оценки запасов, в том числе товаров, применяются методы ФИФО и ЛИФО, то дополнительно ведется аналитический учет в разрезе партий. При необходимости может быть открыт учет по местам хранения товаров (справочник «Склады (места хранения)») - только в натуральном выражении или в натуральном и стоимостном. При организации складского и бухгалтерского учета товаров в типовых конфигурациях системы «1С: Предприятие» необходимо учитывать следующее. При большой номенклатуре товаров (средние и крупные торговые организации) целесообразно применять сальдовый метод, складской учет вести в типовой конфигурации «Управление торговлей», а бухгалтерский учет — в типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.0». В этом случае на счете 41 «Товары» учет ведется только в денежном выражении (без учета количества) по номенклатуре групп товаров. В справочнике «Номенклатура» группы не описываются, а объектам аналитического учета (субконто) присваивается наименование отдельных видов. При небольшой номенклатуре товаров целесообразно использовать количественно-суммовой метод, складской и бухгалтерский учет вести непосредственно в программе «1С:Бухгалтерия 8.0». Поступление товаров может осуществляться в виде: • приобретения у поставщика (по безналичному расчету за рубли и по бартеру); • приобретения за счет подотчетных сумм; 280
Учет товаров
• • •
вклада в уставный (складочный) капитал; приобретения за рубежом за иностранную валюту; по договору дарения (безвозмездно). Кроме того, товары могут быть приняты на ответственное хранение или получены на комиссию. Поступлению товаров отражается в учете следующими записями: Операция
Корреспондирующие счета дебет
кредит
1. Приобретение товаров у поставщика а) организациями оптовой торговли: покупная стоимость без НДС
41.01
60.01
сумма НДС
19.03
60.01
покупная стоимость без НДС
41.02
60.01
сумма НДС
19.03
60.01
б) организациями розничной торговли:
на разность между продажными ценами и себе41.02 стоимостью (если в соответствии с учетной политикой учет ведется в продажных ценах)
42
2. Вклад в уставный (складочный) капитал: стоимость товаров в оценке, предусмотренной уч- 41.01, редительными документами 41.02
75.01
на разность между продажными ценами и себестоимостью (если в соответствии с учетной политикой учет ведется в продажных ценах)
42
41.02
3. Приобретение товаров у иностранного поставщика а) стоимость товаров (по контрактной цене)
41.01, 41.02
60.21
б) таможенные пошлины
41.01, 41.02
76.29
в) сумма НДС, уплаченная таможенным органам
19.05
76.5
г) на разность между продажными ценами и себе- 41.02 281
42
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Корреспондирующие счета
Операция
дебет
кредит
стоимостью (в организациях розничной торговли, если в соответствии с учетной политикой учет ведется в продажных ценах) 4. Товары получены по договору дарения (безвозмездно) а) стоимость товаров
41.01, 41.02
б) на разность между продажными ценами и себе- 41.02 стоимостью (для организаций розничной торговли, если принято в учетной политике) 5. Товары приняты на ответственное хранение
002
6. Товары приняты на комиссию
004.01
91.01 42
Передачу товаров из розничной торговли в оптовую торговлю оформляют записями: Дебет
Кредит
Операция
41.02
42
Сторно (с минусом) на разность между продажными ценами и фактической себестоимостью
41.01
41.02
На покупную стоимость
В программе «1С:Бухгалтерия 8.0» поступление в организацию товаров регистрируется с помощью документа «Поступление товаров и услуг». •
Пример 12 марта по накладной №755 от МШО «Швея» получен товар на сумму 144080 руб., в том числе НДС 20080 руб. следующего ассортимента: • брюки детские 200 пар, договорная цена 140 руб., НДС 14 руб. (по ставке 10%); • брюки мужские серые 400 пар, договорная цена 240 руб., НДС 43,2 руб. (по ставке 18%). К накладной приложен счет-фактура № 920 от 12.03.2004г. 282
Учет товаров
Товары оприходованы на Склад товаров по приходному ордеру №8 (на складе хранятся товары, предназначенные для оптовой продажи). Распоряжением руководителя отпускные цены (без учета налога) установлены в размере: • на брюки детские - 180 руб.; • на брюки мужские серые - 300 руб. В списке документов «Поступление товаров и услуг» (меню «Основанная деятельность» —> пункт «Покупка» —• подпункт «Поступление товаров и услуг») щелчком на пиктограмме Ф: открываем форму нового документа. Вводим дату поступления товаров в организацию - 12.03.2004, устанавливаем флажок «Отразить в налоговом учете». В поле «Склад» из справочника «Склады (места хранения)» выбираем склад, на который поступили товары - Склад товаров с видом «Оптовый» (рис.288).
Рис. 288. Выбор склада В поле «Контрагент» выбором из справочника «Контрагенты» указываем информацию о поставщике - МШО «Швея». Для заполнения поля «Договор» с помощью кнопки |...| открываем справочник «Договоры контрагентов» и заносим в него информацию об основании расчетов (рис.289). Указываем, что договор относится к виду «С поставщиком», расчеты ведутся «По договору в целом», цены на товары формируются по схеме «Договорная цена + НДС».
283
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис. 289. Информация о договоре с поставщиком товаров На закладке «Товары» вводим сведения о поступивших в организацию товарах.
Рис. 290. Счета учета по умолчанию для группы «Товары» Заполнение колонки «Номенклатура» производим выбором из одноименного справочника. Для удобства работы информацию о ценностях в виде товаров целесообразно хранить в отдельной группе, например «Товары». Такое решение позволяет не указывать счета учета для каждого объекта, поскольку по умолчанию можно использовать те, которые указаны для группы в целом. Для ввода счетов учета группы «Товары» необходимо в правом окне формы справочника «Номенклатура» сделать ее текущей, нажать кнопку меню «Перейти» командной панели, выбрать пункт «Счета учета номенклатуры» и в регистр сведений «Счета учета номенклатуры» ввести запись для этой группы (рис.290). 284
Учет товаров
Для заполнения колонки «Номенклатура» вводим в группу «Товары» новый элемент с наименованием Брюки детские (рис.).
Рис. 291. Информация о товаре Брюки детские Через меню «Перейти» командной панели открываем регистр сведений «Цены номенклатуры» и вводим в него запись о том, что продажная стоимость этого товара с 12.03.2004 по умолчанию составляет 180 руб. без учета НДС (рис.292).
Рис. 292. Цены продаж товара Брюки детские Продолжаем заполнение документа «Поступление товаров и услуг». Указываем количество поступивших товаров этого вида - 200 и стоимость за единицу (без налога) - 140.00 руб. Остальные графы заполняются автоматически. Аналогично вводим данные по второй позиции накладной - Брюки мужские серые. В результате экранная форма приобретает вид, представленный на рис. 293. Переходим на закладку «Дополнительно» и указываем здесь реквизиты приходного ордера: 8от 12.03.2004. Сохраняем документ в информационной базе и формируем приходный ордер по форме №М-4, после чего закрываем форму. Работу с документом продолжаем в бухгалтерии. Открываем документ и проводим его щелчком на пиктограмме Ш командной панели, после чего через поле «Ввести счет-фактуру» открываем и заполняем форму нового документа «Счет-фактура получен285
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
ный». Указываем, что поставщик предъявил к оплате счет-фактуру №920 от 12.03.2004. Этот документ также проводим.
Рис. 293. Пример заполнения закладки «Товары» При проведении документа «Поступление товаров и услуг» формируются записи в регистрах бухгалтерии, а также в регистре накопления «НДС покупки». Движения документа по регистрам можно посмотреть через меню «Перейти» командной панели. В частности, по каждой строке табличной части закладки «Товары» при проведении формируется две бухгалтерские проводки (рис.294): одна в дебет счета 41.01 «Товары на складах» - на стоимость покупки без налога, вторая - в дебет счета 19.03 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам» - на сумму предъявленного к оплате НДС, в корреспонденции по счетом 60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Это те счета, которые были указаны в форме документа на закладках «Товары» (счета дебета проводки) и «Счета учета расчетов» (счет кредита проводки). В регистр накопления «НДС покупки» документ вносит отдельные записи по каждому наименованию полученных товаров с событием «Предъявлен НДС поставщиком» (рис.295). Документ «Счет-фактура полученный» также производит движения в этом регистре. Для рассматриваемого примера документ вносит в регистр две записи с событием «Получен счет-фактура от поставщика» отдельно для ставки 10% и отдельно для ставки 20% (рис.296).
286
Учет товаров
Рис. 294. Бухгалтерские проводки по поступлению товаров
Рис. 295. Отражение поступления товаров в регистре «НДС покупки»
Рис. 296. Отражение счета-фактуры поставщика товаров Документом «Поступление товаров и услуг» регистрируется поступление не только собственных товаров, но и предназначенных для продажи в рамках договора комиссии. •
Пример 18 марта по договору комиссии №14 от комитента ООО «Регода» получен товар: сапоги зимние мужские 100 пар для продажи по цене 3000 руб. + НДС по ставке 18%; сапоги зимние женские для продажи по цене 4000 руб. + НДС по ставке 18%. По условиям договора вознаграждение комиссионера составляет 5% выручки от продажи товаров. Товары оприходованы на Склад товаров по приходному ордеру №10. В списке документов «Поступление товаров и услуг» (меню «Основанная деятельность» —• пункт «Покупка» —• подпункт «Поступление товаров и услуг») щелчком на пиктограмме ^открываем 287
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
товаров и услуг») щелчком на пиктограмме -» открываем форму нового документа. Вводим дату поступления товаров в организацию - 18.03.2004, устанавливаем флажок «Отразить в налоговом учете». В поле «Склад» из справочника «Склады (места хранения)» выбираем склад, на который поступили товары - Склад товаров. В поле «Контрагент» выбором из справочника «Контрагенты» указываем информацию о комитенте - ООО «Регода». Для заполнения поля «Договор» с помощью кнопки |...| открываем справочник «Договоры контрагентов» и заносим в него информацию об основании расчетов (рис.297). Указываем, что договор относится к виду «С комитентом», цены на товары формируются по схеме «Договорная цена + НДС», вознаграждение рассчитывается способом «Процент от суммы продаж», размер вознаграждения составляет 5%.
Рис. 297. Информация о договоре с комитентом При заполнении закладки «Товары» сведения о поступивших в организацию товарах в справочнике «Номенклатура» приводим в группе «Товары». Продажные цены указываем в регистре сведений «Цены номенклатуры» для каждого товара в отдельности. В результате экранная форма документа «Поступление товаров и услуг» приобретает вид, представленный на рис. 298. Обратите внимание, что колонки со счетами учета программа, как и в предыдущем примере, заполнила автоматически, используя для этого информацию о виде договора и счетах учета номенклатуры. Для вида договора «С комитентом» по умолчанию подставляется тот счет, который указан в реквизите «Счет учета забалансовый» в регистре сведений 288
Учет товаров
«Счета учета номенклатуры». Для рассматриваемого примера это забалансовый счет (бухгалтерского и налогового учета) для группы «Товары» - 004.01. На закладке «Дополнительно», как и в предыдущем примере, приводятся сведения о приходном ордере склада и лице, ответственном за операцию.
Рис. 298. Поступление товаров по договору комиссии По договорам комиссии счета-фактуры, как правило, предъявляются после того, как комиссионер отчитается перед комитентом о проданных товарах, с указанием фактической цены продажи. Поэтому после проведения документа поле «Ввести счет-фактуру» оставляем незаполненным.
Рис. 299. Отражение поступления товаров по договору комиссии в учете При проведении документа формируются записи в регистрах бухгалтерии. Записи бухгалтерского учета представлены на рис.299.
289
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
§10.3. Учет продаж товаров Важнейшим показателем хозяйственной деятельности торговой организации является объем продаж (товарооборот). Различают оптовый и розничный товарооборот. Под оптовым товарооборотом понимается продажа товаров одной организацией другой организации для последующей перепродажи или потребления. Под розничным товарооборотом понимается продажа потребительских товаров населению за наличный расчет независимо от каналов их реализации, а именно: • юридическими лицами, осуществляющими розничную торговлю и оказывающими услуги общественного питания, для которых торговая деятельность является основной; • юридическими лицами, осуществляющими торговлю, но для которых торговая деятельность не является основной; • предпринимателями без образования юридического лица, получившими разрешение на торговую деятельность. Учет товарооборота ведется на счете 90 «Продажи». Кредитовый оборот по субсчету 90.01 «Выручка» показывает продажную стоимость реализованных товаров. По дебету субсчета 90.02 «Себестоимость продаж» отражается фактическая себестоимость проданных товаров, а по дебету субсчета 90.07 «Расходы на продажу» - издержки обращения, относящиеся к проданным товарам. Организации оптовой торговли продают товары по оптовым отпускным ценам, увеличенным на сумму налога на добавленную стоимость, организации розничной торговли - по розничным ценам, включающим сумму налога на добавленную стоимость. Отражение в бухгалтерском учете оборотов по счету 90 «Продажи» совпадает с моментом признания выручки от обычной деятельности. Согласно пункту 12 ЛБУ 9/99 «Доходы организации» выручка от продажи товаров признается в бухгалтерском учете при одновременном выполнении следующих условий: а) организация имеет право на получение этой выручки, вытекающее из конкретного договора или подтвержденное иным соответствующим образом; б) сумма выручки может быть определена;
290
Учет товаров
в) имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет увеличение экономических выгод организации. Уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет увеличение экономических выгод организации, имеется в случае, когда организация получила в оплату актив либо отсутствует неопределенность в отношении получения актива; г) право собственности (владения, пользования и распоряжения) на товар перешло от организации к покупателю; д) расходы, которые произведены или будут произведены в связи с этой операцией, могут быть определены. Если в отношении денежных средств и иных активов, полученных организацией в оплату, не исполнено хотя бы одно из названных условий, то в бухгалтерском учете организации признается кредиторская задолженность, а не выручка. На практике это означает, что отгруженные товары учитываются на счете 45 «Товары отгруженные» и лишь при выполнении всех пяти условий списываются на счет 90 «Продажи». Продажа товаров регулируется договорами розничной куплипродажи, поставки и комиссии в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации. Рассмотрим основные схемы корреспонденции счетов по учету продажи товаров. Продажа товаров по договору поставки Договор поставки является одним из основных видов договоров для организаций оптовой торговли. Он регулируется статьями 506-524 Гражданского кодекса Российской Федерации. В зависимости от условий договора возможны две схемы продаж. Если договором предусмотрено, что переход права владения, пользования и распоряжения отгруженными товарами и риска их случайной гибели от торговой организации к покупателю происходит после оплаты товара, то в учете продажа товаров может быть представлена следующими проводками: Корреспондирующие счета
Операция
дебет 1. Товары отгружены покупателю
45.01
291
кредит 41.01
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Корреспондирующие счета
Операция
дебет
кредит
2. Отражена выручка от продажи товаров
62.01
90.01
3. Начислен НДС
90.03
68.02
4. Списана себестоимость проданных товаров 90.02
45.01
5. Поступила оплата за товары
62.01
51
Если договором предусмотрен общий порядок перехода права владения, пользования и распоряжения отгруженными товарами и риска их случайной гибели от торговой организации к покупателю и выполнены все остальные условия признания выручки от обычной деятельности в бухгалтерском учете, то в учете продажа товаров отражается следующими записями: Операция
Корреспондирующие счета дебет
кредит
1. Товары отгружены покупателю
62.01
90.01
2. Начислен НДС
90.03
68.02 (76.Н)
3. Списана себестоимость проданных товаров 90.02
41.01
4. Поступила оплата за товары
51
62.01
5. НДС к уплате в бюджет (при учетной политике по оплате)
76.Н
68.02
При определении стоимости проданных товаров следует учитывать, что в соответствии с ПБУ 5/01 «Учет материальнопроизводственных запасов» при покупке товаров у разных поставщиков по разным ценам для разных видов товаров организация может применять один из способов оценки товаров: • по себестоимости каждой единицы; • по средней себестоимости; • по себестоимости первых по времени закупок (способ ФИФО);
292
Учет товаров
•
по себестоимости последних по времени закупок (способ ЛИФО). Способы оценки запасов подробно рассматриваются в главе «Учет материалов». Выбранный способ для группы запасов отражается в учетной политике организации. Для отражения операций по продаже товаров по схеме оптовой торговли в программе предназначен документ «Реализация товаров и услуг». Сначала с документом работают в подразделении, которое занимается продажей товаров. Здесь заполняется экранная форма, распечатывается товарная накладная по форме №ТОРГ-12, документ сохраняется в информационной базе без проведения. После совершения операции (отпуска товаров со склада) накладная передается в бухгалтерию, где ранее введенный документ «Реализация товаров и услуг» вновь открывается, в нем проверяется правильность заполнения реквизитов, после чего документ проводится и к нему выписывается счет-фактура. Порядок заполнения экранной формы документа рассмотрим на следующем примере. •
Пример 15 марта покупателю ООО «Контекст» со Склада товаров отгружено 100 пар брюк детских (отпускная цена 180 руб. за ед.) и 150 пар брюк мужских серых (отпускная цена - 300 руб. за пару) производства МШО «Швея» на общую сумму 72900 руб., в том числе НДС 9900 руб. В списке документов этого вида (меню «Основная деятельность» пункт «Продажи» подпункт «Реализация товаров и услуг») щелчком на пиктограмме -•• открываем экранную форму документа (рис. 300).
293
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис. 300. Экранная форма документа «Реализация товаров и услуг» Указываем дату отгрузки товаров - 15.03.2004. Устанавливаем флажок «Отражать в налоговом учете». В поле «Склад» из перечня мест хранения выбираем склад, с которого отпускаются товары, - Склад товаров. В поле «Контрагент» выбором из справочника «Контрагенты» указываем покупателя - Контекст. Для заполнения поля «Договор» с помощью кнопки |..,| открываем справочник «Договоры» и вносим в него основание расчетов: Накладная М 1 от 15.03.2004. Заполнение табличной части закладки «Товары» производим с помощью кнопки «Подбор» командной панели. При этом открывается форма для подбора товаров. Поскольку цены продаж мы определили ранее, то устанавливаем только флажок «Запрашивать количество». Курсором выделяем товар Брюки детские, двойным щелчком выбираем, в дополнительном окне указываем отгружаемое количество, по кнопке «ОК» данные включаем в накладную (рис. 301). Повторяем процедуру для товара Брюки мужские серые. Затем окно подбора товаров закрываем. Активной вновь становится экранная форма документа «Реализация товаров и услуг» с заполненной табличной частью на закладке «Товары (рис. 302). Поясним заполнение отдельных колонок. При регистрации операции поступления товаров мы для каждого товара в регистре «Цены номенклатуры» указали отпускную (продажную) цену и порядок расчета НДС. В частности, для товара Брюки детские с 12.03.2004 была установлена продажная цена 180 руб. без учета налога. Умножив отпускаемое со склада количество данного товара (100 ед.) на цену за единицу по умолчанию (180 руб.) в колонке «Сумма» программа проставляет 180000 руб. 294
Учет товаров
РИС. 301. Подбор товара для включения в накладную
Рис. 302. Пример заполнения экранной формы документа «Реализация товаров и услуг» Ставку налога 10% мы указали как значение по умолчанию при описании свойств товара в справочнике «Номенклатура». Умножив значение колонки «Сумма» на ставку налога (10%) и поделив полученный результат на 100 в колонке «Сумма НДС» программа проставляет 18000 руб. В колонке «Всего» программа показывает сумму значений колонок «Сумма» и «Сумма НДС». Остальные колонки программа также заполняет автоматически, используя для этого сведения о счетах учета по умолчанию, которые мы указали для группы «Товары» в справочнике «Номенклатура», а также сведения о номенклатурной группе (объект аналитического учета по счету 90 «Продажи»), в которую входят товары. В частности, для целей бухгалтерского учета указывается: • колонка «Счет учета (БУ)» - счет бухгалтерского учета, с которого списывается стоимость товаров - 41.01 «Товары на складе»; 295
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
•
колонка «Счет доходов (БУ) - счет бухгалтерского учета, на котором учитывается выручка от продажи товаров - 90.01.1 «Выручка от продаж, не облагаемых ЕНВД»; • колонка «Субконто (БУ)» - объект аналитического учета выручки от продажи товаров - «Продажа товаров»; • колонка «Счет учета НДС по реализации - счет бухгалтерского учета, на котором отражается начисление налога на добавленную стоимость при совершении операций по продаже товаров - 90.03 «Налог на добавленную стоимость»; • колонка «Счет расходов (БУ)» - счет бухгалтерского учета, на котором учитывается себестоимость проданных товаров - 90.02.1 «Себестоимость продаж, не облагаемых ЕНВД». Переходим на закладку «Дополнительно» и указываем здесь сведения о грузополучателе и адресе доставки, а также о лице, ответственном на совершение операции. Документ записываем, по кнопке «Печать» формируем товарную накладную (рис. 303) и закрываем форму.
Рис. 303. Фрагмент товарной накладной по форме № ТОРГ-12 В бухгалтерии после поступления сведений склада о фактическом отпуске товаров документ вновь открываем, проверяем правильность его заполнения и щелчком на пиктограмме -1|| проводим, после чего через поле «Ввести счет-фактуру» открываем форму документа «Счетфактура выданный». Указываем дату составления счета-фактуры 15.03.2004, по кнопке «Печать» формируем и выводим на бумажный носитель счет-фактуру, проводим документ. При проведении документа «Реализация товаров и услуг» формируются записи в регистрах бухгалтерии, а также в регистре накопле-
296
Учет товаров
ния «НДС продажи». Движения документа по регистрам можно посмотреть через меню «Перейти» командной панели. В частности, по каждой строке табличной части закладки «Товары» при проведении формируется три бухгалтерские проводки (рис.304): • проводкой в дебет счета 90.02.1 с кредита счета 41.01 списывается себестоимость проданных товаров; • проводкой в дебет счета 62.01 с кредита счета 90.01.1 отражается выручка от продаж и одновременно возникновение дебиторской задолженности покупателя; • проводкой в дебет счета 90.3 с кредита счета 76.Н начисляется налог на добавленную стоимость по операции продажи товаров.
Рис. 304. Бухгалтерские проводки по реализации товаров В регистр накопления «НДС продажи» при проведении документа вносится две записи с событием «Реализация» (рис.305).
Рис. 305. Записи регистра «НДС продажи» Если отгрузке товаров предшествовала выписка счета документом «Счет на оплату покупателю», форму документа «Реализация товаров и услуг» можно заполнить данными из выписанного счета. Для этого в списке документов «Счета на оплату покупателей» (меню «Основная деятельность» —• пункт «Продажи» —> подпункт «Счет на оплату покупателю») нужно выбрать выписанный покупателю счет и подать коман297
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0» ду «Действия» —> «Ввести на основании» (тот же эффект достигается с помощью пиктограммы Щ). Продажа товаров по договору розничной купли-продажи Розничная купля-продажа товаров регулируется статьями 492-505 Гражданского кодекса Российской Федерации. Если иное не предусмотрено договором розничной куплипродажи, он считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека или иного документа, подтверждающего оплату товара. Бухгалтерский учет продажи товаров по договору розничной купли-продажи зависит от того, по каким ценам они учитываются. Если товары учитываются по учетным (продажным) ценам, то продажа за наличный расчет отражается следующими записями: Корреспондирующие счета
Операция
дебет
кредит
1. Поступление в кассу выручки за товары 50.01
90.01
2. Списание продажной стоимости продан- 90.02 ных товаров
41.02
3. Списание реализованной торговой надбавки (в конце месяца) — сторно
90.02
42
4. Начислен НДС по проданным товарам
90.03
68.02
Если товары учитываются по покупным ценам, то продажа за наличный расчет в бухгалтерском учете оформляется следующими проводками: Операция Корреспондирующие счета Дебет 1. Поступление в кассу выручки за товары
Кредит
50.01
90.01
2. Списание покупной стоимости продан- 90.02 ных товаров
41.02
298
Учет товаров
Операция
Корреспондирующие счета Дебет
3. Начислен НДС по проданным товарам 90.03
Кредит 68.02
Для отражения операций по продаже товаров по схеме розничной торговли в программе предназначен документ «Отчет о розничных продажах» (меню «Основная деятельность» —• пункт «Продажа» —• подпункт «Отчет о розничных продажах»). •
Пример 31 марта организация реализовала в розницу с применением ККМ со склада розничных товаров (вид склада «Розничный»): - 100 пар туфлей детских (операции реализации облагаются НДС по ставке 10%) по цене 500 руб. за пару на сумму 50000 руб. Покупная стоимость 300 руб. за пару без учета налога; - 100 пар туфлей женских (операция реализации облагается НДС по ставке 18%) по цене 1600 руб. за пару на сумму 160000 руб. Покупная стоимость 1000 руб. за пару без учета налога. Реализация товаров производится по розничным ценам, указанным в регистре сведений «Цены номенклатуры». В списке документов этого вида (меню «Основная деятельность» пункт «Продажи» подпункт «Отчет о розничных продажах») щелчком на пиктограмме 4£ открываем экранную форму документа (рис. 306).
Рис. 306. Экранная форма документа «Отчет о розничных продажах» Указываем дату продажи товаров - 31.03.2004. Устанавливаем флажок «Отражать в налоговом учете». В поле «Статья ДДС» выбором
299
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
из справочника «Статьи движения денежных средств» приводим объект аналитического учета по счету 50.01 «Касса организации». В меню «Операции» командной панели выбираем пункт «ККМ». В поле «Склад» из перечня мест хранения выбираем склад, с которого отпускаются товары, - Склад розничных товаров (вид склада «Розничный»). По кнопке «Цены и валюта» командной панели открываем форму, где указываем, что для заполнения табличной части следует по умолчанию использовать розничные цены, которые включают в себя НДС (рис.307). Заполнение раздела «Товары» производим с помощью кнопки «Подбор» командной панели. При этом открывается форма для подбора товаров. Поскольку цены продаж мы определили ранее, то устанавливаем только флажок «Запрашивать количество».
Рис. 307. Выбор цены продаж Курсором выделяем товар Туфли детские, двойным щелчком выбираем, в дополнительном окне указываем отгружаемое количество, по кнопке «ОК» данные включаем в отчет (рис. 308).
Рис. 308. Подбор товара для включения в отчет
300
Учет товаров
Повторяем процедуру для товара Туфли женские. Затем окно подбора товаров закрываем. Активной вновь становится экранная форма документа «Отчет о розничных продажах» с заполненной табличной частью (рис. 309).
Рис. 309. Пример заполнения экранной формы документа «Отчет о розничных продажах» Поясним заполнение отдельных колонок. При регистрации операции поступления товаров мы для каждого товара в регистре «Цены номенклатуры» указали розничную цену и порядок расчета НДС. В частности, для товара Туфли детские с 01.03.2004 была установлена продажная цена 500 руб. с учетом налога. Умножив проданное количество данного товара (100 ед.) на цену за единицу по умолчанию (500 руб.) в колонке «Сумма» программа проставляет 50000 руб. Ставку налога 10% мы указали как значение по умолчанию при описании свойств товара в справочнике «Номенклатура». Поскольку сумма включает НДС, то в колонке «Сумма НДС» программа проставляет 50000 : 1.1 х 10% : 100 - 4545.45 руб. В колонке «Всего» программа показывает значение колонки «Сумма». Остальные колонки программа также заполняет автоматически, используя для этого сведения о счетах учета по умолчанию, которые мы указали для группы «Товары» в справочнике «Номенклатура», а также сведения о номенклатурной группе (объект аналитического учета по счету 90 «Продажи»), в которую входят товары. В частности, для целей бухгалтерского учета указывается: • колонка «Счет учета (БУ)» - счет бухгалтерского учета, с которого списывается стоимость товаров - 41.02 «Товары в розничной торговле»; 301
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
•
колонка «Счет доходов (БУ) - счет бухгалтерского учета, на котором учитывается выручка от продажи товаров - 90.01.1 «Выручка от продаж, не облагаемых ЕНВД»; • колонка «Субконто (БУ)» - объект аналитического учета выручки от продажи товаров - «Продажа товаров в розницу»; • колонка «Счет учета НДС по реализации» - счет бухгалтерского учета, на котором отражается начисление налога на добавленную стоимость при совершении операций по продаже товаров - 90.03 «Налог на добавленную стоимость»; • колонка «Счет расходов (БУ)» - счет бухгалтерского учета, на котором учитывается себестоимость проданных товаров - 90.02.1 «Себестоимость продаж, не облагаемых ЕНВД». В случае если реализованные в розницу товары учитывались на складе, имеющем вид «Оптовый» или «Розничный», документ «Отчет о розничных продажах» проводится лишь после того, как наличная выручка от розничной продажи оприходована в кассу организации документом «Приходный кассовый ордер» с операцией «Прием розничной выручки». При этом выручка, облагаемая по разным ставкам НДС, приходуется разными документами «Приходный кассовый ордер» (рис.310).
Рис. 310. Оприходование розничной выручки Следует учитывать, что при вводе документа «Приходный кассовый ордер» с операцией «Прием розничной выручки», когда не установлен флажок «Неавтоматизированная торговая точка», при его про-
302
Учет товаров
ведении не формируются бухгалтерские проводки по поступлению выручки в кассу организации. Эти, а также другие проводки по отражению операции на счетах бухгалтерского и налогового учета формируются при проведении документа «Отчет о розничных продажах». Проводки бухгалтерского учета представлены на рис.311.
Рис. 311. Бухгалтерские проводки по продаже товаров в розницу Если розничная продажа товаров производится через неавтоматизированную торговую точку, документ «Отчет о розничных продажах» вводится с операцией «НТТ» (неавтоматизированная торговая точка). В этом случае при проведении документа не проверяется полнота оприходования розничной выручки кассовыми документами и не формируются проводки в части полученной выручки и исчисления с нее НДС. Эти проводки формируются при проведении документа «Приходный кассовый ордер» с операцией «Прием кассовой выручки» и установленным флажком «Неавтоматизированная торговая точка». Продажа товаров по договору комиссии Продажа товаров по договору комиссии регулируется главой 51 Гражданского кодекса Российской Федерации. Возможны два случая. В первом торговая организация выступает в договоре комиссии в качестве комитента, во втором — в качестве комиссионера. Если торговая организация передает на комиссию собственные товары, т. е. приобретенные для перепродажи, то она выступает как комитент, а контрагент — как комиссионер. При отгрузке товаров по договору комиссии в этом случае право собственности не переходит от комитента к комиссионеру. Передача товаров оформляется товарной на-
303
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
кладной. В бухгалтерском учете покупная стоимость переданных на продажу товаров списывается в дебет счета 45.01 «Покупные товары отгруженные» с кредита субсчета 41.01 «Товары на складах» и учитывается там до тех пор, пока не будет получено извещение от комиссионера о передаче товара покупателю. После получения извещения о продаже и ценах организация-комитент отражает продажу на счете 90 «Продажи» в обычном порядке. Обращаем внимание на ряд особенностей продажи товаров по договору комиссии. Во-первых, комитент имеет право востребовать не проданный комиссионером товар обратно, и эта операция не будет рассматриваться как получение товара от поставщика, как в случае договора на поставку товаров. В бухгалтерском учете возврат оформляется обратной проводкой: по дебету счета 41.01 «Товары на складах» с кредита счета 45.01 «Покупные товары отгруженные». Во-вторых, вся сумма выручки, полученной комиссионером от покупателей, признается доходом комитента и отражается последним по кредиту субсчета 90.01 «Продажи». Поэтому в счете-фактуре, выписываемом комитентом комиссионеру на основании уведомления, указываются цены, по которым комиссионер фактически продал товары покупателю. В-третьих, на сумму комиссионного вознаграждения комиссионер обязан представить счет-фактуру независимо от способа расчета вознаграждения (процент от продажной цены, все, что больше установленной цены, и т. д.). Если торговая организация продает товары третьих лиц, то она выступает в качестве комиссионера. Товар в этом случае учитывается на забалансовом счете 004.01 «Товары, принятые на комиссию» по ценам, указанным в приемо-сдаточных документах. В договорах с покупателями торговая организация-комиссионер продает товары от своего имени, но за счет комитента. В организациях розничной торговли продажа товаров по договору комиссии отражается следующими записями: Дебет 50.01
Кредит
Операция
76.09
Выручка за проданные товары по продажным ценам
004.01
Списание проданных товаров комитента 304
Учет товаров
Дебет
Кредит
Операция
62.01
90.01
Вознаграждение за выполнение поручения
90.03
68.02
НДС с вознаграждения
76.09
62.01
Удержано вознаграждение из выручки комитента
76.09
51
Перечисление выручки комитенту за вычетом удержанного вознаграждения
В организациях оптовой торговли продажа товаров по договору комиссии оформляется следующими записями: • учетная политика для уплаты НДС «по отгрузке»: Дебет 62.01
Кредит
Операция
76.09
Выручка за переданные покупателям товары комитента по продажным ценам
004.01
Списание проданного товара комитента
62.01
90.01
Вознаграждение за выполнение поручения
90.03
68.02
НДС с вознаграждения
51
62.01
Оплата покупателем товара комитента
76.09
62.01
Удержано вознаграждение из выручки комитента
76.09
51
Перечисление выручки комитенту за вычетом удержанного вознаграждения
• учетная политика для уплаты НДС «по оплате»: Дебет
Кредит
Операция
76.09
Выручка за переданные покупателям товары комитента по продажным ценам
004.01
Списание проданного товара комитента
62.01
90.01
Вознаграждение за выполнение поручения
90.03
76.Н
НДС с вознаграждения (отложенный)
51
62.01
Оплата покупателем товара комитента
62.01
305
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Дебет
Кредит
Операция
76.Н
68.02
НДС с вознаграждения (к уплате)
76.09
62.01
Удержано вознаграждение из выручки комитента
76.09
51
Перечисление выручки комитенту за вычетом удержанного вознаграждения
Операции по оптовой продаже товаров комитента в программе также отражаются с помощью документа «Реализация товаров и услуг». •
Пример 31 марта покупателю ЗАО «Мистраль» по договору №17 со Склада товаров отгружено 10 пар сапог зимних мужских (отпускная цена 3000 руб. за пару) и 10 пар сапог зимних женских (отпускная цена 4000 руб. за пару), полученных по договору комиссии №14 от ООО «Регода». Шапку документа заполняем в том же порядке. Указываем дату отгрузки товаров - 31.03.2004. Устанавливаем флажок «Отражать в налоговом учете». В поле «Склад» из перечня мест хранения выбираем склад, с которого отпускаются товары, - Склад товаров. В поле «Контрагент» выбором из справочника «Контрагенты» указываем покупателя Мистраль. В справочник «Договоры» вносим основание расчетов - Договор №17с видом договора «С покупателем». В табличной части закладки «Товары» указываем отпускаемые товары, их количество и цены продажи. В колонке «Счет учета (БУ)» («Счет учета (НУ)») указываем забалансовый счет, на котором учитываются отпускаемые товары комитента - 004.01. На значения колонок с остальными счетами учета и объектами аналитики («Счет учета доходов (БУ»), «Счет учета НДС по реализации» и т.д.) не обращаем внимание. Они при отражении операции в учете не используются. Переходим на закладку «Дополнительно» и указываем здесь сведения о грузополучателе и адресе доставки, а также о лице, ответственном на совершение операции. В результате форма документа принимает вид, представленный на рис. 312. Документ записываем и формируем печатную форму накладной, а после фактической отгрузки товаров со склада - проводим и через поле «Ввести счет-фактуру» выписываем счет-фактуру. 306
Учет товаров
РИС. 312. Заполнение формы при продаже товаров комитента При проведении документа «Реализация товаров и услуг» формируются записи в регистрах бухгалтерии. Отражение операции на счетах бухгалтерского учета представлено на рис.313.
Рис. 313. Бухгалтерские проводки по реализации товаров комитента В установленные договором сроки организация-комиссионер отчитывается перед комитентом о продажах товаров. Одновременно у нее возникает право на получение вознаграждения за выполнение поручения. В программе «1С:Бухгалтерия 8.0» это отражается с помощью документа «Отчет комитенту о продажах товаров». Рассмотрим технологию работы с документом для приведенной выше операции продажи товаров комитента ООО «Регода», полученного по договору комиссии №14. Напомним, что по условиям договора вознаграждение комиссионера составляет 5 процентов от суммы продаж. В списке «Отчеты комитентам о продажах (меню «Основная деятельность» —• пункт «Покупка» —• подпункт «Отчет комитенту о продажах товаров») щелчком на пиктограмме Щ открываем форму нового документа.
307
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Указываем дату составления отчета - 31.03.2004. Устанавливаем флажок «Отразить в налоговом учете». Затем выбором из соответствующих справочников заполняем поля «Контрагент» и «Договор». В первом выбираем комитента - Регода, во втором - основание расчетов - Договор комиссии №14. Поскольку при отражении поступления товаров от комитента по указанному договору мы уже указали способ расчета комиссионного вознаграждения и его размер, то поля с этими сведениями в форме документа заполняются значениями по умолчанию (рис.314). В поле «НДС возн.» указываем ставку налога на добавленную стоимость - 18%.
Рис. 314. Пример заполнения шапки формы документа «Отчет комитенту о продажах товаров»
Рис. 315. Выбор варианта заполнения закладки «Товары» Заполнение табличной части документа на закладке «Товары» производим через пункт «Заполнить реализованными по договору» меню «Заполнить» командной панели (рис.315). 308
Учет товаров Предположим, что по условиям договора вознаграждение удерживается из средств, подлежащих перечислению комитенту, в момент выполнения поручения. На закладке «Счет учета расчетов» ничего не изменяем, используем значения по умолчанию (рис.316).
Рис. 316. Пример заполнения закладки «Счет учета расчетов» Переходим на закладку «Счета учета доходов». В поле «Услуга по вознаграждению» по кнопке |...| открываем справочник «Номенклатура» в группу «Услуги» вводим элемент, например, с наименованием «Посреднические услуги в торговле», и устанавливаем для него флажком признак «Услуга» (рис.317).
Рис. 317. Описание посреднической услуги в справочнике « Номенклатура» Открываем для этого элемента регистр сведений «Счета учета номенклатуры» и вносим в него запись со счетами учета по умолчанию. В частности, указываем счета учета доходов — 90.01.1 и счет учета НДС по операциям реализации этих услуг - 90.03. 309
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
После выбора элемента из справочника счета по умолчанию проставляются в соответствующих полях на закладке «Счета учета доходов». Для заполнения поля «Субконто (БУ)» открываем справочник «Номенклатурные группы», вводим в него, а затем выбираем элемент «Услуги комиссионера». В результате закладка «Счета учета доходов» принимает вид, представленный на рис.318.
Рис. 318. Пример заполнения закладки «Счета учета доходов» На закладке «Дополнительно» указываем лицо, ответственное за совершение операции. По умолчанию им считается пользователь, который вводит документ. Проводим документ щелчком на пиктограмме 01, после чего через поле «Ввести счет-фактуру» открываем форму нового документа «Счетфактура выданный», указываем дату его составления, записываем, формируем счет-фактуру и выводим ее на печать, проводим документ щелчком на пиктограмме Ш командной панели его экранной формы и закрываем форму. При проведении документа «Отчет комитенту о продажах товаров» формируются записи в регистрах бухгалтерии, а также в регистре накопления «НДС продажи». В частности, в бухгалтерском учете документ формирует проводки, представленные на рис.319. В регистр накопления «НДС продажи» (рис.320) документ вносит три записи: две с событием «Реализация» (по каждой строке табличной части на закладке «Товары») и одну с событием «Оплата» (на общую сумму налога, подлежащую уплате в бюджет по операции реализации посреднических услуг). 310
Учет товаров
Рис. 319. Отражение отчета о продажах товаров в бухгалтерском учете
Рис. 320. Записи регистра «НДС продажи» по документу «Отчет комитенту о продажах товаров» Организация может выступать не только в роли комиссионера, но и комитента, например, при передаче на реализацию по договору комиссии товаров, приобретенных для перепродажи. Операции отгрузки товаров на реализацию в программе также регистрируются документом «Реализация товаров и услуг». При этом в свойствах договора с контрагентом выбирают вид договора - «С комиссионером», указывают способ расчета вознаграждения и размер вознаграждения. При проведении документ только списывает себестоимость товаров на счет 45.01 «Покупные товары отгруженные». Поступающие от комиссионера сведения о продажах в программе регистрируются с помощью документа «Отчет комиссионера о продажах» (меню «Основная деятельность» —• пункт «Продажа» —• подпункт «Отчет комиссионера о продажах»). При проведении этого документа формируются проводки по отражению реализации товаров и начислению с этой операции НДС, а также по отражению расходов на услуги комиссионера. Одновременно производятся записи в регистрах «НДС продажи» (в части НДС с операций реализации) и «НДС покупки» (в части НДС, предъявленного к оплате комиссионером).
311
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
§10.4. Инвентаризация товаров Для сверки данных складского и бухгалтерского учета в организации периодически проводится инвентаризация товаров. Ее проведение обязательно также при смене материально ответственных лиц, при стихийных бедствиях. Основная цель инвентаризации — выявление фактического наличия товаров на складе, в торговом зале и прочих местах хранения в натуральном и стоимостном выражении. Если в торговой организации дата проведения инвентаризации не совпала с установленным периодом отчетности материально ответственного лица, то составляются два отчета: один — с начала установленного периода до начала инвентаризации, второй — от даты окончания инвентаризации до установленного срока представления товарного отчета. В товарном отчете, составленном после инвентаризации, остатки товаров и тары записываются из инвентаризационной описи по форме № инв-3. Инвентаризация товаров на складе, в секциях и прочих местах хранения проводится аналогично инвентаризации материалов. Оформление инвентарных описей, составление сличительных ведомостей осуществляются в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49. Во всех случаях расхождения, выявленные в результате инвентаризации (излишки или недостачи), оформляются составлением сличительных ведомостей и оцениваются по фактической себестоимости. Товары, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию на склад по фактической стоимости (в дебет субсчета 41.01 «Товары на складах» или 41.02 «Товары в розничной торговле» с кредита субсчета 91.01 «Прочие доходы»). Если товары учитываются по продажным ценам, то на сумму торговой надбавки делается проводка по дебету субсчета 41.02 «Товары в розничной торговле» с кредита счета 42 «Торговая наценка». Недостача товаров списывается со счета 41 «Товары» в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Если товары учитываются по продажным ценам, то на сумму торговой надбавки по недостающим товарам делается проводка по дебету счета 42 «Торговая наценка» с кредита субсчета 98.04 «Разница между суммой, подлежащей 312
Учет товаров
взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей». По решению руководителя организации сумма недостач в пределах норм естественной убыли (если такие нормы установлены) относится на расходы от продажи. В учете это отражается записью в дебет субсчета 44.01 «Издержки обращения в организациях, осуществляющих торговую деятельность» с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Недостачи сверх норм естественной убыли относятся на материально-ответственных лиц (в дебет субсчета 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба» с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»). В случае взыскания стоимости товаров с материальноответственных лиц по рыночным ценам разница между фактической себестоимостью и рыночной ценой подлежит списанию на финансовые результаты. До взыскания с виновного лица указанная разница учитывается на счете 98 «Доходы будущих периодов», субсчет 98.04 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей». Потери товаров от стихийных бедствий относятся на финансовые результаты (в дебет счета 99.01 «Прибыли и убытки (за исключением налога на прибыль)» с кредита счета 41 «Товары»). Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете в течение 10 дней по окончании инвентаризации.
313
Глава 11 Учет затрат на производство При организации бухгалтерского учета затрат на производство следует руководствоваться Положением по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ10/99). Расходы организации в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации подразделяются на: - расходы по обычным видам деятельности; - операционные расходы; - внереализационные расходы. Расходы по обычным видам деятельности формируют: • расходы, связанные с приобретением сырья, материалов, товаров и иных материально-производственных запасов; • расходы, возникающие непосредственно в процессе переработки (доработки) материально-производственных запасов для целей производства продукции, выполнения работ и оказания услуг и их продажи, а также продажи (перепродажи) товаров.
§11.1. Классификация производственных затрат Основной задачей бухгалтерского учета затрат на производство является калькулирование, т. е. исчисление фактической себестоимости отдельных видов и всей товарной продукции. В соответствии с этой задачей учет затрат осуществляется в следующих разрезах: • по отношению к себестоимости; • по видам продукции; • по месту возникновения затрат; • по видам расходов. В бухгалтерском учете различают прямые и накладные (косвенные) затраты на производство. Прямые затраты — те, которые на основании первичных документов можно отнести на затраты определенного вида продукции, например материалы, заработная плата рабочих, амортизация основных про-
314
Учет затрат на производство
изводственных фондов и т. д. Они включаются непосредственно в себестоимость определенного вида продукции. Накладные (косвенные) затраты — те, которые одновременно относятся ко всем видам выпускаемой продукции, например затраты на освещение и отопление, амортизация машин и оборудования общего пользования. Эти затраты включаются в себестоимость отдельных видов продукции путем распределения по окончании месяца общей суммы. Затраты, образующие себестоимость продукции, группируются по элементам затрат и по статьям затрат.
По элементам затраты группируются исходя из экономического содержания. К таким элементам относятся: • материальные затраты; • затраты на оплату труда; • отчисления на социальные нужды; • амортизация; • прочие затраты. В перечень расходов, учитываемых в элементе «Материальные затраты» в денежной оценке включаются: • стоимость приобретенных сырья, материалов, топлива, энергии, покупных комплектующих изделий и полуфабрикатов, используемых организацией непосредственно для производства продукции, выполнения работ, оказания услуг, для обеспечения нормального технологического процесса, для упаковки продукции, для целей управления; • стоимость природного сырья, включая платежи за пользование природными ресурсами, стоимость работ по рекультивации земель, осуществляемых специализированными организациями, и пр.; • стоимость работ и услуг производственного характера, выполненных сторонними организациями или отдельными гражданами, не являющимися работниками организации. В элементе «Затраты на оплату труда» учитываются затраты на оплату труда работников организации, физических лиц, связанных с их участием в производстве продукции и ее продаже, выполнении работ, оказании услуг, в управлении, с выполнением других работ и служебных обязанностей, а также другие выплаты работникам, предусмотренные действующим законодательством и коллективными договорами,
315
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
локальными нормативными актами организации и обусловленные выполнением работниками своих обязанностей. В элементе «Отчисления на социальные нужды» учитываются суммы налога (обязательных отчислений по установленным законодательством Российской Федерации нормам) в связи с обязательными социальным страхованием работников, их пенсионным обеспечением и медицинским страхованием. В указанном элементе учитываются взносы организаций по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, производимые в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также соответствующие отчисления (платежи) по добровольным видам страхования, пенсионного обеспечения. В элементе «Амортизация» учитываются суммы погашения стоимости амортизируемого в установленном порядке объектов имущества, используемого или предназначенного для использования в процессе производства и продажи продукции, выполнения работ, оказания услуг, а также для обслуживания этих процессов, управления ими и управления организацией в целом. В элементе «Прочие затраты» учитываются иные затраты, формирующие затраты на производство и продажу продукции, выполнение работ, оказание услуг, управление, но не относящиеся к ранее перечисленным элементам. Сведения о затратах по каждому из элементов группируются по кредиту соответствующих счетов, а корреспонденция позволяет распределить эти затраты между хозяйственными процессами. Расход материалов отражается по кредиту счета 10 «Материалы»; затраты на оплату труда — по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»; отчисления на социальные нужды — по кредиту счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»; амортизация — по кредиту счета 02 «Амортизация основных средств»; прочие затраты определяются по данным кредитовых оборотов счетов: 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др. Таким образом, система счетов бухгалтерских учета обеспечивает учет всех затрат по экономическим элементам и их распределение между хозяйственными процессами. В зависимости от отношения к технологическому процессу затраты подразделяют на основные и вспомогательные. К вспомогательным относятся затраты по обслуживанию производства и его управлению. 316
Учет затрат на производство
Расходы по управлению цехами относят к общепроизводственным расходам, расходы по управлению организацией в целом — к общехозяйственным. Бухгалтерский учет этих расходов ведется по единым статьям расходов. Расходы, связанные с производством и продажей продукции при планировании, учете и калькулировании себестоимости группируются по следующим статьям затрат: • материалы (за вычетом стоимости возвратных отходов), покупные изделия, полуфабрикаты и услуги производственного характера сторонних организаций; • расходы на оплату труда работников, непосредственно занятых выпуском продукции; • обязательные отчисления (страховые взносы) во внебюджетные социальные фонды; • расходы по содержанию и эксплуатации машин и оборудования; • общепроизводственные расходы; • потери от брака; • общехозяйственные расходы; • коммерческие расходы. Различают полную и производственную себестоимость продукции. Производственная себестоимость включает затраты по всем статьям расходов до сдачи продукции на склад. Полная себестоимость включает производственную себестоимость и внепроизводственные (коммерческие) расходы, т. е. расходы, связанные с продажей продукции. Для контроля и анализа уровня затрат по отдельным этапам технологического процесса и расчета незавершенного производства из общей суммы затрат, относимых на себестоимость тех или иных изделий, выделяют затраты на отдельные процессы и операции. Так, по связи с технико-экономическими факторами и объемом производства затраты можно разделить на условно-переменные и условно-постоянные. Условно-переменные затраты нормируются на единицу продукции. Их размер увеличивается или уменьшается в относительно пропорциональном соответствии с изменением объема выпуска продукции, например затраты на основные материалы, сдельная заработная плата производственных рабочих и т. п. К условно-постоянным относятся затраты, абсолютная величина которых лимитируется по цеху или организации в целом и не находится в прямой зависимости от объема производственной программы, на-
317
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
пример расходы на освещение и отопление помещений, заработная плата управленческого аппарата и т. п.
§11.2. Система счетов для учета затрат на производство Для учета затрат на производство продукции (работ, услуг) используется следующая система бухгалтерских счетов: • 20 «Основное производство»; • 23 «Вспомогательные производства»; • 25 «Общепроизводственные расходы»; • 26 «Общехозяйственные расходы»; • 28 «Брак в производстве»; • 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»; • 96 «Резервы предстоящих расходов»; • 97 «Расходы будущих периодов». По экономическому содержанию указанные счета однородны, так как предназначены для учета производственных затрат, но по целевому назначению различны и образуют три группы: 1) калькуляционные (20,23,28,29); 2) собирательно-распределительные (25,26); 3) отчетно-распределительные (96,97). Для обеспечения учета затрат на производство по элементам и статьям калькуляции все затраты основного производства группируются по видам изготавливаемой продукции на счете 20 «Основное производство», а затраты по продукции и услугам вспомогательных производств — на счете 23 «Вспомогательные производства». Оба счета балансовые, активные. Дебетовое сальдо означает сумму затрат на незавершенное производство (не законченные технологически и не сданные на склад готовые изделия или незавершенные работы, услуги). Оборот по дебету — затраты отчетного периода, связанные с изготовлением продукции, выполнением работ, оказанием услуг, потери от брака. Оборот по кредиту — списание затрат на выпуск готовой продукции (объем выполненных работ, оказанных услуг), списание затрат на окончательный брак. Все затраты в процессе производства носят характер полных фактических затрат и составляют так называемую фактическую производственную себестоимость.
318
Учет затрат на производство В бухгалтерском учете списание затрат по кредиту производится в дебет счетов: • 10 «Материалы» — на стоимость сэкономленных материалов и возврат отходов, сданных на склад; • 28 «Брак в производстве» — на фактическую себестоимость окончательного брака продукции; • 43 «Готовая продукция» или 40 «Выпуск продукции (работ, услуг)» — на фактическую себестоимость готовой продукции, сданной на склад. Счет 28 «Брак в производстве», хотя и является калькуляционным, выявляя фактическую себестоимость брака продукции, сальдо не имеет, т. е. ежемесячно закрывается. По дебету этого счета отражаются затраты на окончательный брак продукции, списанные со счета 20 «Основное производство», и расходы по исправлению брака с кредита разных счетов, например, 10, 70, 69. По кредиту счета учитываются так называемые доходы от брака (лом, отходы, взыскания с виновных лиц и поставщиков и т. д.). Разница составляет потери от брака и включается в себестоимость продукции по дебету счета 20 «Основное производство» с кредита счета 28 «Брак в производстве». Вторая группа счетов носит название собирательнораспределительных (счета 25 и 26). Это балансовые активные счета, не имеющие сальдо на отчетную дату. На счете 25 «Общепроизводственные расходы» отражаются затраты по управлению цехами, на счете 26 «Общехозяйственные расходы» — расходы по управлению организацией. Оборот по дебету — это затраты отчетного периода, связанные с содержанием производственных помещений, оборудования, рабочих мест, с их ремонтом, охраной труда, техникой безопасности, и прочие затраты. В конце отчетного месяца вся сумма произведенных затрат списывается со счетов 25 и 26 с отнесением их на калькуляционные счета 20, 23, 28. Нормативными документами организациям предоставлено право списывать общехозяйственные расходы непосредственно в дебет счета 90 «Продажи», но на практике это редко используется, так как из поля зрения выпадает показатель полной производственной себестоимости — основы ценообразования и планирования прибыли. Третья группа счетов (96, 97) связана с учетом затрат, отнесение которых на себестоимость определено некоторыми условиями. Так, согласно Положению о бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации расходы, произведенные в отчет319
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
ном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам, отражаются как расходы будущих периодов и подлежат отнесению на издержки производства в течение срока, к которому они относятся. К расходам будущих периодов относятся расходы, связанные: • с горно-подготовительными работами; • с подготовительными к производству работами в связи с их сезонным характером; • с освоением новых производств, установок и агрегатов; • с рекультивацией земель и осуществлением иных природоохранных мероприятий; • с неравномерно производимым ремонтом основных средств (если в организации не создается соответствующий резерв). Расходы будущих периодов учитываются на активном балансовом счете 97 «Расходы будущих периодов», дебетовое сальдо которого отражает сумму произведенных расходов, не включенных в себестоимость продукции (работ, услуг). Оборот по дебету — расходы, произведенные организацией в отчетном периоде, но не относящиеся к себестоимости отчетного периода; оборот по кредиту — списание ранее произведенных расходов на затраты периода, к которому они относятся. В целях равномерного включения предстоящих расходов в издержки производства отчетного периода организация может создавать резервы, которые учитываются на счете 96 «Резервы предстоящих расходов». Организация может создавать резервы: • на предстоящую оплату отпусков работникам; • на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет; • расходов на ремонт основных средств; • на гарантийный ремонт и гарантийное обслуживание и др. Счет 96 «Резервы предстоящих расходов» — балансовый, пассивный. Кредитовое сальдо означает сумму созданного (включенного в затраты), но еще не использованного резерва. Оборот по дебету показывает суммы, использованные в отчетном периоде по целевому назначению; оборот по кредиту — создание резерва за счет включения в себестоимость продукции (работ, услуг). В таблице представлен учет операций по созданию и использованию резервов предстоящих расходов и платежей.
320
Учет затрат на производство
Операция
Корреспондирующие счета дебет
кредит
В отчетном месяце создается резерв на предстоящую оплату отпусков (1/12 от годовой плановой суммы на оплату отпусков и суммы отчислений в государственные социальные фонды): основных производственных рабочих
20
96
рабочих вспомогательных производств
23
96
аппарата управления организации
26
96
Использование резерва по мере предоставления отпусков: на оплату отпусков
96
70
на отчисления в государственные социальные фонды
96
69
Списание на финансовые результаты не полностью использованного резерва на предстоящую оплату отпусков
96
91
Создание резерва на ремонт основных средств согласно смете и графику проведения ремонтных работ
23
96
Использование резерва на ремонт на сумму произведенных ремонтных работ (без НДС)
96
60,76
§11.3. Аналитический учет затрат Методологические основы организации учета затрат на производство и калькулирования себестоимости продукции разрабатываются и утверждаются Минфином и Госкомстатом России. Они предусматривают порядок аналитического и синтетического учета производственных затрат. По счетам 20 «Основное производство» и 23 «Вспомогательные производства» аналитический учет организуется по каждому заказу, виду работ, виду продукции в отдельности, в разрезе статей калькуляции и мест выполнения работ. Аналитический учет по счету 25 «Общепроизводственные затраты» организуется по каждому цеху в отдельности в разрезе типовых 321
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
статей затрат, предусмотренных Типовыми рекомендациями, например: амортизация оборудования и транспортных средств; эксплуатация оборудования; текущий ремонт оборудования и транспортных средств; прочие затраты. В аналогичном порядке, но в целом по организации ведется аналитический учет по счету 26 «Общехозяйственные расходы». Аналитический учет по счетам 97 «Расходы будущих периодов» и 96 «Резервы предстоящих расходов» ведется как по типовым статьям затрат, так и по дополнительным, отвечающим требованиям специфики данной организации. Синтетический учет производственных затрат в целом по организации должен обеспечивать получение информации по издержкам производства, затратам по экономическим элементам и себестоимости товарной продукции. Методы учета затрат и калькулирования себестоимости продукции Методы учета производственных затрат классифицируют: • по отношению к технологическому процессу; • по объекту калькуляции; • по способу сбора информации, обеспечивающему контроль за затратами. По отношению к технологическому процессу различают позаказный и попередельный методы учета. Позаказный метод используется в индивидуальных и мелкосерийных производствах. Процесс изготовления готовой продукции при этом разбивается на отдельные технологически связанные этапы. Готовую продукцию выпускает только один, последний в технологической цепочке цех. Производственные затраты собирают вначале по цехам, затем суммируют по организации в целом, после чего производят расчет себестоимости единицы продукции по сумме всех затрат. При позаказном методе объектом учета и калькулирования является отдельный производственный заказ, создаваемый на заранее определенное количество продукции. В аналитическом учете производственные затраты группируются по заказу в разрезе основных статей калькуляции. Заказ открывают на основании договора, заключаемого между заказчиком и производителем на производство (поставку) продукции. В нем конкретизируются объект заказа, его качественные характеристики, 322
Учет затрат на производство
объем (количество) продукции, срок поставки, договорная цена, особые условия (индексация затрат при изменении цен на сырье и материалы), форма расчетов и др. Каждому заказу присваивают номер. Кроме внешних заказов существуют и внутризаводские заказы, когда один цех изготовляет продукцию или выполняет работы для другого. Внутризаводские заказы могут быть единичными (разовыми) или годовыми, например единичный заказ ремонтному цеху на текущий ремонт оборудования какого-либо цеха основного производства. В заказе указывается, какие изделия подлежат изготовлению, в каком количестве, какими цехами и в какой срок. Оформляют заказ на специальных бланках, выписываемых по числу цехов, участвующих в выполнении заказа, и передают в бухгалтерию. В процессе выполнения заказа его номер проставляют на всех документах по прямым затратам производства (лимитно-заборных картах, требованиях-накладных и других документах на работы по выполнению заказа). Бухгалтерия производит группировку затрат по заказам в разрезе их статей. Себестоимость заказа определяется суммой всех затрат на производство со дня открытия заказа до дня его выполнения и закрытия. Таким образом, отчетную калькуляцию при позаказном методе учета составляют после того, как работы по заказу будут полностью выполнены. Это является существенным недостатком данного метода, если заказ выполняется несколько месяцев, а сдача на склад готовой продукции производится ежемесячно по частям. Возникает необходимость определить себестоимость частично выполненного заказа. Ее определяют условно, на основании плановой или фактической себестоимости адекватного изделия, изготовленного ранее. Окончание работ по заказу фиксируют в документе (акте, накладной) на сдачу готовых изделий или выполненных работ заказчику. Попередельный метод применяется в таких отраслях промышленности, в которых обрабатываемое сырье последовательно проходит несколько отдельных, самостоятельных фаз обработки — переделов. Каждый передел, за исключением последнего, представляет собой законченную фазу обработки сырья, в результате которой организация получает не конечный продукт обработки, а полуфабрикат собственного производства. Так, переделами в черной металлургии является: выплавка чугуна (доменный цех), выплавка стали (сталеплавильный цех), прокат (прокатный цех) — конечный продукт. В деревообрабатывающей промышленности переделами являются: внешняя обработка древеси-
323
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
ны — распиловка на доски, бруски; отделка и изготовление готовых изделий (двери, рамы и т. п.). Полуфабрикаты собственного производства не только используются в следующих переделах внутри организации, но и продаются на сторону другим организациям как покупные изделия и комплектующие. Затраты на изготовление продукции при данном методе учитываются по видам однородных изделий, статьям калькуляции и переделам. При этом порядок учета затрат и калькулирования продукции в различных организациях по переделам неодинаков. В некоторых организациях прямые затраты в бухгалтерском учете отражаются по каждому переделу в отдельности, а стоимость исходного сырья включается в себестоимость продукции только первого передела. Себестоимость конечного продукта будет составлять сумму затрат всех переделов (стоимость продукции в промежуточных переделах не калькулируется). Контроль за движением полуфабрикатов внутри цехов (переделов) и между ними осуществляет бухгалтерия оперативно в натуральном выражении, без записи по счетам. Такой вариант попередельного метода учета затрат называется бесполуфабрикатным. •
Пример Организация имеет два передела. Изготовлено 100 изделий. Для выпуска продукции отпущено сырья и материалов на 20000 руб., затраты на обработку сырья составили 10000 руб., вторым переделом израсходовано на обработку 15000 руб. Себестоимость по переделам составляет: I передел: (20000+10000): 100 - 300 руб. II передел: 15000:100 = 150руб. Итого: 300 + 150 = 450 руб. Фактическая себестоимость единицы продукции равна 450 руб.
Используется и полуфабрикатный вариант попередельного метода учета затрат на производство и калькулирования себестоимости продукции. При этом варианте рассчитывается себестоимость не только конечного продукта, но и продукции каждого передела в отдельности. Различают два способа полуфабрикатного варианта: без использования и с использованием счета 21 «Полуфабрикаты собственного производства». В первом случае затраты одного передела передаются следующему по дебету счета основного производства одного цеха и кредиту счета основного производства другого цеха в аналитических показателях. Во втором случае полуфабрикаты каждого передела, кроме по324
Учет затрат на производство
следнего, сдаются цехами на склад (затраты списываются с кредита счета 21 в дебет счета 10 «Материалы») и отпускаются следующему переделу со склада. В организациях, применяющих полуфабрикатный вариант учета, себестоимость готовой продукции складывается из себестоимости полуфабрикатов предшествующих стадий обработки и затрат последнего передела, т. е. одни и те же затраты повторяются в себестоимости полуфабрикатов несколько раз. Такое наслоение в учете издержек производства называется внутризаводским оборотом, который подлежит исключению при суммировании затрат в целом по организации. •
Пример Применительно к ранее рассмотренному примеру в синтетическом учете по счету 20 «Основное производство» затраты будут составлять 20000 + 10000 + 15000 = 45000 руб., а внутризаводской оборот - 20000 + 10000 = 30000 руб.
Достоинством метода является возможность определения себестоимости отдельных фаз обработки продукции по цехам, выявления места возникновения и причины отклонений фактической себестоимости продукции от плановой или нормативной. Организации, продающие продукцию отдельного передела на сторону, применяют полуфабрикатный вариант учета затрат, остальные — бесполуфабрикатный. По способу сбора информации, обеспечивающему контроль за затратами, различают нормативный метод и текущий учет затрат с последующим контролем. Задачей нормативного метода учета затрат на производство является своевременное предупреждение нерационального расходования материальных, трудовых и финансовых ресурсов. В основе своей он содержит технически обоснованные расчетные величины затрат рабочего времени, материальных и денежных ресурсов на единицу продукции (работ, услуг). Нормы производственных затрат считают важнейшим инструментом управления производством: они отражают технический и организационный уровень развития организации, влияют на его экономику и конечный результат деятельности. В зависимости от длительности действия и времени расчета различают текущие и плановые нормы. Текущие или действующие в течение каждого отчетного месяца нормы определяют сменные планы работ, отпуск материалов на рабочие 325
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0» места, оплату труда. На их основе ежемесячно составляют нормативные калькуляции по деталям, узлам, изделиям. Они постоянно поддерживаются на уровне последних достижений науки и техники путем их систематического пересмотра и расчета технически обоснованных норм расхода сырья, материалов, топлива, электроэнергии, времени, а также нормативов использования оборудования, машин и механизмов. Плановые нормы предусматриваются квартальными и годовыми планами и рассчитываются на основе ожидаемых на планируемый период норм. При сопоставлении фактически произведенных затрат с утвержденными текущими нормативами осуществляется анализ хозяйственной деятельности организации, выявляются внутрипроизводственные затраты, намечаются пути их использования и разрабатываются новые нормативы затрат на следующий отчетный период. В связи с этим появляется необходимость в организации учета изменения текущих норм затрат на единицу продукции. Эти факты фиксируются в специальных документах (извещениях об изменении норм) с указанием причин изменений, статей затрат, цехов, номеров технологических операций, узлов, изделий, процентного или денежного их выражения. Обычно изменение норм производится по состоянию на новый отчетный период после обязательного пересчета остатков незавершенного производства на начало месяца по соответствующей статье затрат. Извещения об изменениях норм оформляются: • технологическим отделом — по расходу материалов; • плановым отделом — по изменению цен на материальные ресурсы; • отделом труда и заработной платы — по изменениям норм времени, выработки, обслуживания и расценок; • конструкторским отделом — по изменениям применяемости деталей, узлов и полуфабрикатов; • отделом главного энергетика — по изменениям норм расхода топлива и энергии. Изменения норм вносятся в технологическую и техническую документацию в момент поступления извещений, а в нормативные калькуляции — на начало следующего после получения извещения месяца. Для разработки нормативных калькуляций в организациях создается нормативное бюро (группа) при планово-экономическом отделе, куда поступают от соответствующих подразделений нормы и нормати-
326
Учет затрат на производство
вы; здесь создаются нормативные калькуляции, отчеты об изменениях норм, осуществляется расчет и анализ отклонений от норм. Нормативные калькуляции составляются на детали, узлы и изделия, их данные используются для исчисления фактической себестоимости конкретных видов изделий, оценки незавершенного производства и себестоимости брака продукции. Нормативные калькуляции на детали и узлы составляются только по прямым затратам (материалы, заработная плата), а на изделие в целом — по всем статьям производственной себестоимости. При нормативном методе учета затрат на производство организации пользуются плановой, нормативной и отчетной калькуляцией. По своему составу они должны быть идентичны и соответствовать типовой номенклатуре, предусмотренной в отраслевых инструкциях по планированию и учету себестоимости. Контроль за применением установленных в производстве норм при изготовлении продукции осуществляется с помощью бухгалтерского учета, благодаря строго установленной документации по оформлению затрат по нормам, отклонениям от норм и по изменениям норм. Расчеты фактической себестоимости осуществляют по следующей формуле: Фс = Не ± Он ±Ин, где Фс — фактическая себестоимость; Не — нормативная себестоимость; Он — отклонения от норм (экономия или перерасход); Ин — изменения норм (в сторону их увеличения или уменьшения). •
Пример Рассчитаем фактическую себестоимость всего выпуска и единицы продукции на следующих показателях: нормативная себестоимость единицы продукции — 150 руб.; выпуск - 600 единиц; затраты текущего месяца составили - перерасход в сумме 1200 руб.; незавершенное производство на начало месяца — 50 ед. с нормативной себестоимостью за 1 ед. 152 руб. Нормативная себестоимость составляет: 150 х 600 = 90000 руб. Отклонения от норм: перерасход +1200 руб. Изменения норма составляют: (50 х 152) - (50 х 150) = +100 руб. Фактическая себестоимость выпуска составила: 90000 + 1200 + 100 = 91300 руб. Для расчета фактической себестоимости единицы продукции необходимо рассчитать индексы отклонений от норм и изменений норм. 327
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Индекс перерасхода: 1200: 90000 х 100 = +1.33% Индекс изменения: 100:90000 х 100 = +011% Фактическая себестоимость единицы продукции составила: 150 + 1.33 х 150:100 + 0.11 х 150:100 = 152 руб. Таким образом, можно определить основные элементы нормативного метода учета затрат на производство: составление нормативных калькуляций по изделиям с учетом изменений норм на начало текущего месяца; раздельный учет затрат на производство по нормам и отклонениям от норм; учет изменений норм, составление отчетных калькуляций. Нормативный метод учета обеспечивает оперативность и возможность предварительного контроля производственных затрат и фактически удовлетворяет всем требованиям управленческого учета.
§11.4. Технология учета затрат на производство Для учета затрат на производство продукции (работ, услуг) в программе «1С:Бухгалтерия 8.0» используются следующие бухгалтерские счета: • 20 «Основное производство»; • 23 «Вспомогательные производства»; • 25 «Общепроизводственные расходы»; • 26 «Общехозяйственные расходы» и др. Каждая организация самостоятельно определяет счета для учета затрат в зависимости от того, что является основным видом деятельности (производство продукции, выполнение работ или оказание услуг). Например, счета 25 «Общепроизводственные расходы» используют в основном организации, занятые производством продукции. А организации, выполняющие работы и оказывающие услуги, могут для учета затрат использовать только счета 20 «Основное производство» и 26 «Общехозяйственные расходы». Для формирования себестоимости продукции (работ, услуг) можно использовать все предусмотренные в системе способы записи информации: вводить операции вручную, использовать механизм типовых операций или отдельные виды документов. Мы уже подробно рассматривали отдельные документы типовой конфигурации, которые предназначены для автоматизации учета затрат на производство. Напомним о них в контексте настоящей главы. 328
Учет затрат на производство
К материальным затратам, включаемым в себестоимость, относится стоимость материалов, покупных изделий и полуфабрикатов, специальной оснастки и специальной одежды. Все они учитываются на счете 10 «Материалы». При этом запасы могут быть использованы непосредственно в основном производстве (счет 20 «Основное производство»), для управления организацией (счет 26 «Общехозяйственные расходы») и т.д. Передача в производство запасов, учитываемых на счете 10 «Материалы», регистрируется документом «Требование-накладная». Использование этого документа подробно рассматривается в главе «Учет материалов». Начисление заработной платы производится по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции со счетом, на котором учитываются затраты по оплате труда: • для основных производственных рабочих - счет 20 «Основное производство»; • для аппарата управления организацией - счет 26 «Общехозяйственные расходы» и т.д.; Включение в себестоимость расходов на оплату труда в программе производится с помощью документа «Отражение заработной платы в регламентированном учете». Использование этого документа подробно рассматривается в главе «Учет труда и заработной платы». В себестоимость включаются отчисления (страховые взносы), начисляемые в соответствии с действующим законодательством на оплату труда. Страховые взносы, включаемые в состав затрат, начисляются по кредиту счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» в разрезе субсчетов по видам платежей (рис.321).
Рис.321. Счета учета расчетов по социальному страхованию и обеспечению Отчисления относятся на те же счета затрат, на которых отражаются расходы на оплату труда. В программе «1С:Бухгалтерия 8.0» на329
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
числение платежей в фонды производится при помощи документа «Отражение заработной платы в регламентированном учете». Амортизационные отчисления начисляются по кредиту субсчета 02.01 «Амортизация основных средств, учитываемых на счете 01» в корреспонденции с дебетом счета учета затрат по установленным нормам. Выбор счета учета затрат для отнесения амортизационных отчислений зависит от того, для каких целей используется основное средство. Если оно используется непосредственно в производстве продукции (работ, услуг), то расходы по начисленной амортизации списывают на счет 20 «Основное производство». По объектам, используемым для управления организацией, начисленная амортизация включают в состав общехозяйственных расходов. Если организация выпускает несколько видов продукции (работ, услуг) и для этого применяет одни и те же машины и. оборудование, или если все производства размещены в одном здании (объекте основных средств), то для отражения расходов по начисленной амортизации используют способ (элемент справочника «Способы отражения расходов по амортизации»), предусматривающий распределение расходов между объектами аналитики. Начисление амортизационных отчислений по основным средствам в программе производится документом «Закрытие месяца». Использование этого документа для начисления амортизации подробно рассматривается в главе «Учет основных средств». По элементу «Прочие затраты» отражаются все остальные затраты, включаемые в себестоимость продукции (работ, услуг), - в частности суммы амортизационных отчислений по нематериальным активам, налогов, включаемых в себестоимость, расходы на оплату услуг сторонних организаций (информационных, консультационных, аудиторских) и т.д. Для автоматического начисления амортизационных отчислений по нематериальным активам также применяется документ «Закрытие месяца». Использование этого документа для начисления амортизации НМА подробно рассматривается в главе «Учет нематериальных активов». Для отражения в учете работ и услуг сторонних организаций предназначен уже упоминавшийся ранее документ «Поступление товаров и услуг».
330
Учет затрат на производство
•
Пример 31 марта от ОАО «МГТС» получен счет-фактура № 3567 за услуги телефонной связи на сумму 1180 руб., в том числе НДС 180 руб. Эта хозяйственная операция в программе отражается следующим образом. В списке документом «Поступление товаров и услуг» открываем форму нового документа. В шапке формы указываем дату совершения хозяйственной операции - 31.03.2004, сведения о поставщике услуг - МГТС и основании расчетов - Счет-фактура №3567 от 31.03.2004, устанавливаем флажок «Отражать в налоговом учете». Переходим на закладку «Услуги». Добавляем новую строку в табличную часть и в колонке «Номенклатура» по кнопке открываем справочник «Номенклатура
Рис.322. Счета учета по умолчанию для группы «Услуги - общехозяйственные расходы» Добавляем в справочник новую группу «Услуги - общехозяйственные расходы», через меню «Перейти» командной панели открываем регистр «Счета учета номенклатуры» и добавляем в него запись о счетах учета по умолчанию для всех элементов этой группы (рис.322). В группу «Услуги - общехозяйственные расходы» вводим новый элемент с наименованием Услуги телефонной связи (рис.323).
331
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис.323. Описание услуги в справочнике «Номенклатура» Выбираем введенный элемент двойным щелчком из справочника «Номенклатура» и продолжаем заполнение закладки «Услуги». В колонке «Количество» проставляем - 1, в колонке «Цена» - стоимость услуг без налога - 1000 руб. Сумму налога и общую стоимость услуг программа подсчитываем автоматически. В колонках со счетами учета программа подставляет значения по умолчанию для группы справочника «Номенклатура», в которую входит данный вид услуг сторонних организаций. В колонках «Аналитика» указываем объекты аналитического учета общехозяйственных расходов по субконто 1 - Администрация (выбором из справочника «Подразделения организации») и субконто 2 - Расходы на телефон (выбором из справочника «Статьи затрат»). В результате форма документа принимает вид, представленный на рис.324. На закладке «Дополнительно» указываем лицо, ответственное за совершение операции и щелчком на пиктограмме "%, командной панели проводим документ. Через поле «Ввести счет-фактуру» открываем форму нового документа «Счет-фактура полученный» и указываем реквизиты счетафактуры поставщика услуг - №3567 от 31.03.2004. Этот документ также проводим. При проведении документа «Поступление товаров и услуг» формируются записи в регистрах бухгалтерии, а также в регистре накопления «НДС покупки». Движения документа по регистрам можно посмотреть через меню «Перейти» командной панели.
332
Учет затрат на производство
Рис.324. Пример заполнения закладки «Услуги» В частности, по строке табличной части закладки «Услуги» при проведении формируется две бухгалтерские проводки (рис.325): одна в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» - на стоимость услуг без налога, вторая - в дебет счета 19.04 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным услугам» - на сумму предъявленного к оплате НДС, в корреспонденции по счетом 60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Это те счета, которые были указаны в форме документа на закладках «Услуги» (счета дебета проводки) и «Счета учета расчетов» (счет кредита проводки).
Рис. 325. Отражение операции потребления услуг в бухгалтерском учете В регистр накопления «НДС покупки» заносится практически та же информация о покупке, но иначе структурированная (рис.326). Запись вносится с событием «Предъявлен НДС поставщиком».
Рис. 326. Отражение операции потребления услуг в регистре «НДС покупки» 333
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Документ «Счет-фактура полученный» при проведении также вносит запись в регистр накопления «НДС покупки», но с событием «Получен счет-фактура от поставщика» (рис.327).
Рис. 327. Отражение счета-фактуры поставщика услуг в регистре «НДС покупки» По завершении отчетного периода (месяца) собранные на счетах затраты необходимо списать в соответствии с правилами бухгалтерского учета. В программе «1С:Бухгалтерия 8.0» это производится документом «Закрытие месяца», перед вводом которого с помощью документа «Инвентаризация незавершенного производства» отражаются затраты незавершенного производства, которые формируют дебетовое сальдо по счетам 20 «Основное производство» и 23 «Вспомогательные производства» на начало следующего отчетного месяца и не учитываются при формировании себестоимости продукции (работ, услуг), выпущенной (выполненных, оказанных) в текущем месяце. •
Пример По результатам инвентаризации произведена оценка незавершенного производства для номенклатурной группы «Пошив верхней одежды» по состоянию на 31 января. Остатки незавершенного производства по подразделению «Цех Ml» для целей бухгалтерского и налогового учета составили 4410 руб. В списке документов «Инвентаризация незавершенного производства» (меню «Основная деятельность» —• пункт «Производство» —• подпункт «Инвентаризация незавершенного производства») щелчком на пиктограмме «§ открываем экранную форму нового документа. В шапке формы указываем дату, на которую вводятся остатки, 31.01.2004, и производственное подразделение, в котором имеются остатки НЗП на конец месяца, - Цех №1. Устанавливаем флажок «Отразить в налоговом учете». В табличной части документа в колонке «Номенклатурная группа» по кнопке [...) открываем справочник «Номенклатурные группы» и двойным щелчком выбираем элемент Пошив верхней одежды.
334
Учет затрат на производство
В колонках «Сумма (БУ)» и «Сумма (НУ)» указываем стоимость остатков незавершенного производства - 4410 руб. В результате экранная форма документа принимает вид, представленный на рис. 328.
Рис. 328. Пример заполнения экранной формы документа «Инвентаризация незавершенного производства» При проведении этого документа не формируется проводок.
335
Глава 12 Учет готовой продукции и ее продажи Готовая продукция — это изделия и продукты, полностью законченные обработкой в данной организации, отвечающие требованиям стандартов и техническим условиям, прошедшие сертификацию в установленном порядке и сданные на склад готовой продукции.
§12.1. Оценка готовой продукции Готовая продукция отражается в балансе по фактической производственной себестоимости, включающей затраты, связанные с использованием в процессе производства основных средств, сырья, материалов, топлива, энергии, трудовых ресурсов, и другие затраты на производство продукции, либо по прямым статьям расходов. Фактическая производственная себестоимость готовой продукции может быть рассчитана только после окончания отчетного месяца. Вместе с тем движение продукции происходит ежедневно: продукция принимается на склад из производства и отгружается покупателям и заказчикам. В этих условиях для текущего учета применяется условная оценка продукции — учетная цена, в качестве которой может быть использована нормативная (плановая) себестоимость, договорная цена, оптовая продажная цена и т. д. Чаще всего в качестве учетной цены выбирают нормативную (плановую) себестоимость. Организация рассчитывает ее исходя из планируемых затрат на производство единицы готовой продукции. В конце месяца по каждой группе готовой продукции определяется сумма и процент отклонений плановой себестоимости от фактической себестоимости. Если учет готовой продукции ведется по нормативной себестоимости или по договорным ценам, то разница между фактической себестоимостью и стоимостью готовой продукции по учетным ценам учитывается на счете 43 «Готовая продукция» по отдельному субсчету «Отклонения фактической себестоимости готовой продукции от учетной стоимости». Отклонения на этом субсчете учитываются в разрезе номенклатуры, либо отдельных групп готовой продукции, либо по органи336
Учет готовой продукции и ее продажи
зации в целом. Превышение фактической себестоимости над учетной стоимостью отражается по дебету указанного субсчета и кредиту счетов учета затрат. Если фактическая себестоимость ниже учетной стоимости, то разница отражается сторнирующей записью. Списание готовой продукции (при отгрузке, отпуске и т.д.) может производиться по учетной стоимости. Одновременно на счета учета продаж списываются отклонения, относящиеся к проданной готовой продукции (определяется пропорционально ее учетной стоимости). Независимо от метода определения учетных цен, общая стоимость готовой продукции (учетная стоимость плюс отклонения) должна равняться фактической производственной себестоимости этой продукции. •
Пример Пусть плановая себестоимость остатка готовой продукции на складе на начало месяца составляет 43000руб.; сумма отклонений в остатке готовой продукции на складе — экономия 3000 руб. (с минусом). Плановая себестоимость оприходованной на склад в течение месяца готовой продукции составляет 215000 руб. Сумма отклонений между плановой и фактической себестоимостью составляет -12500 (экономия). Процент отклонения составляет (-3000-12500) (43000+215000) х 100%=-6%. Знак «минус» показывает экономию. Пусть за месяц отгружено готовой продукции по плановой себестоимости на 232000 руб. Сумма отклонений (экономии) в отгруженной продукции 232000 руб. х -6% : 100% = -13920 руб. Сумма отклонений в отгруженной продукции должна быть отражена теми же записями, что и отгрузка продукции, например по дебету субсчета 90.02.1 «Себестоимость продаж, не облагаемых ЕНВД» с кредита счета 43 «Готовая продукция». В случаях перехода от одного вида учетной цены к другому, а также изменений величины учетных цен может производиться пересчет остатков готовой продукции к моменту изменения учетной цены с тем, чтобы вся готовая продукция по данной номенклатуре учитывалась по единой (новой) учетной цене. Указанный пересчет осуществляется не чаще одного раза в год по состоянию на 31 декабря отчетного года и в бухгалтерском учете отражается записями на счете 43 «Готовая продукция» в следующем порядке: - сумма увеличения учетной стоимости отражается по дебету субсчета «Готовая продукция по учетным ценам»; эта же сумма отражается 337
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
сторнировочной записью по дебету субсчета «Отклонения фактической себестоимости готовой продукции от учетной стоимости»; - сумма уменьшения учетной стоимости отражается сторнировочной записью по дебету субсчета «Готовая продукция по учетным ценам»; эта же сумма отражается по дебету субсчета «Отклонения фактической себестоимости готовой продукции от учетной стоимости» обычной записью. Пересчет учетной стоимости остатков готовой продукции в связи с изменением учетных цен может не производиться. В этом случае каждая партия готовой продукции списывается по тем учетным ценам, по которым она была оприходована. При учете готовой продукции по нормативной (плановой) себестоимости организации могут использовать счет 40 «Выпуск продукции (работ, услуг)». Оприходование готовой продукции на склад по плановой себестоимости оформляется в этом случае записью по дебету счета 43 «Готовая продукция» и кредиту счета 40 «Выпуск продукции (работ, услуг)». В конце месяца сумма фактической себестоимости продукции списывается в дебет счета 40 «Выпуск продукции (работ, услуг)». Сопоставлением дебетового и кредитового оборотов по счету 40 на конец месяца определяется отклонение фактической производственной себестоимости выпущенной продукции от нормативной (плановой) себестоимости. Экономия, т. е. превышение нормативной (плановой) себестоимости над фактической, сторнируется по кредиту счета 40 «Выпуск готовой продукции (работ, услуг)» и дебету субсчета 90.02.1 «Себестоимость продаж, не облагаемых ЕНВД». Перерасход, т. е. превышение фактической себестоимости над плановой, списывается со счета 40 «Выпуск готовой продукции (работ, услуг)» в дебет субсчета 90.02.1 «Себестоимость продаж, не облагаемых ЕНВД» дополнительной записью. Счет 40 закрывается ежемесячно, сальдо на начало следующего месяца не имеет. Второй вариант учета готовой продукции более предпочтителен при использовании компьютерных бухгалтерских программ.
§12.2. Учет готовой продукции на складах Для правильной организации учета движения готовой продукции большое значение имеет разработка ее номенклатуры. Номенклатура включает перечень наименований видов изделий, вырабатываемых организацией. За основу берется классификация готовых изделий по оп-
338
Учет готовой продукции и ее продажи
ределенным признакам, позволяющим отличать одно изделие от другого (модель, фасон, артикул, марка, сорт и т. д.). Номенклатурой пользуются различные службы организации: бухгалтерия — для аналитического учета и составления отчетов, производственные подразделения — для выписки накладных при сдаче готовых изделий на склад, отдел маркетинга — для контроля выполнения договорных обязательств. Выпущенная готовая продукция переходит из сферы производства в сферу обращения. Этот процесс фиксируется в первичных документах. На каждый номенклатурный номер открывается карточка складского учета по форме № М-17. По мере поступления и отпуска готовых изделий на основе документов работник склада (кладовщик) записывает в карточках количество оприходованных и отпущенных готовых изделий и рассчитывает остаток после каждой записи. На основании карточек складского учета материально ответственное лицо ежемесячно заполняет ведомость учета остатков готовых изделий в разрезе их номенклатуры, единиц измерения, количества и передает ее в бухгалтерию. Здесь производится таксировка остатков по учетным ценам и сверка с данными бухгалтерского учета. Передача готовых изделий из производства на склад оформляется приемо-сдаточными накладными. После приемки изделий и отражения поступления в карточке складского учета приемо-сдаточные накладные передаются в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете. Отпуск готовой продукции и ее отгрузка оформляются приказомнакладной, в который включены два документа: приказ складу и накладная на отпуск. Приказ складу обычно выписывает соответствующая служба на основании условий договора с покупателем с указанием наименования покупателя, ассортимента, количества продукции и срока отгрузки. Материально-ответственное лицо комплектует продукцию по приказу и передает экспедитору для отправки. Приказ-накладная оформляется в двух экземплярах: первый передается экспедитору для указания количества отправленных мест согласно товарнотранспортной накладной и суммы оплаченного железнодорожного тарифа за перевозку продукции до станции покупателя; второй остается у материально ответственного лица как основание для отпуска. По нему в карточках складского учета в графе «Расход» проставляется количество
339
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
отпущенной продукции, после чего документ передается в бухгалтерию на обработку. После сдачи отгруженной продукции перевозчику экспедитор обязан приказ-накладную и квитанцию транспортной организации возвратить в бухгалтерию. В зависимости от условий поставки отпуск может оформляться и иными документами. Например, при отгрузке продукции автомобильным транспортом выписывается товарно-транспортная накладная.
§12.3. Учет продаж готовой продукции Бухгалтерский учет продаж готовой продукции базируется на принципе допущения временной определенности фактов хозяйственной деятельности, т .е. продажи отражаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от того, когда фактически произведена оплата отгруженной продукции. При этом должны выполняться условия признания выручки от обычных видов деятельности, сформулированные в ПБУ 9/99 «Доходы организации». Если условия выполнены, то в бухгалтерском учете при отгрузке производятся записи: • в дебет счета 90 «Продажи» с кредита счета 43 «Готовая продукция» - по плановой себестоимости; • в дебет счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» с кредита счета 90 «Продажи» - по продажным ценам с налогами. Когда по условиям договоров предусмотрен особый порядок перехода права собственности на продукцию (например, при отгрузке на экспорт или передаче продукции на продажу по договору комиссии), используется счет 45 «Товары отгруженные». В этом случае себестоимость отгруженной продукции списывается с кредита счета 43 «Готовая продукция» в дебет счета 45 «Товары отгруженные». После выполнения условий признания выручки себестоимость отгруженной продукции списывается с кредита счета 45 «Товары отгруженные» в дебет счета 90 «Продажи». Одновременно оформляется задолженность покупателя перед организацией.
§12.4. Учет и распределение расходов на продажу Расходами на продажу называют коммерческие или внепроизводственные расходы, связанные со сбытом продукции. В состав расходов на продажу входят:
340
Учет готовой продукции и ее продажи
•
расходы на тару и упаковку, производимые согласно прейскурантам или условиям договора за счет поставщика; • транспортные расходы по сбыту продукции, производимые за счет поставщика, если отпускные цены на продукцию установлены на условиях поставки, отличных от условий франко-склад поставщика; • прочие расходы по сбыту (комиссионные вознаграждения посредникам, расходы на рекламу и т. д.). Затраты на тару включаются в состав коммерческих расходов в тех случаях, когда затаривание и упаковка готовой продукции производятся после ее сдачи на склад. Если это происходит в производственных цехах до сдачи готовой продукции, то стоимость тары включается в производственную себестоимость продукции. Коммерческие расходы учитываются на активном балансовом счете 44.02 «Коммерческие расходы в организациях, осуществляющую промышленную и иную производственную деятельность». Аналитический учет коммерческих расходов ведется по статьям затрат в том же порядке, что и для счета 20 «Основное производство». В соответствии с ПБУ 10/99 «Расходы организации» коммерческие расходы за отчетный месяц можно включать в себестоимость (списывать в дебет счета 90 «Продажи») либо полностью, либо в доле, приходящейся на проданную продукцию. Во втором случае коммерческие расходы предварительно распределяются пропорционально нормативной (плановой) себестоимости проданной продукции с учетом переходящего остатка. •
Пример Остаток отгруженной продукции на счете 45 «Товары отгруженные» на начало месяца составляет 40000 руб., остаток коммерческих расходов на эту продукцию составляет 5000 руб. В течение отчетного месяца отгружено продукции по плановой себестоимости на сумму 200000 руб. Коммерческие расходы по сбыту этой продукции составили 13000 руб. Остаток продукции на конец отчетного месяца по счету 45 «Товары отгруженные» составляет 20000руб. Рассчитаем отношение внепроизводственных расходов к сумме отгруженной продукции: (5000 руб. + 13000 руб.) : (40000 руб. + 200000 руб.) х 100% = 7.5%. Остаток коммерческих расходов на остаток нереализованной продукции (сальдо по счету 44.02 «Коммерческие расходы в организациях, осуществляющую промышленную и иную производственную деятельность») составит: 20000 руб. х 7.5%= 1500 341
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
руб. Подлежит списанию в дебет счета 90 «Продажи»: 5000 руб. + 13000 руб. - 1500 руб. = 16500 руб. При составлении отчетных калькуляций определяется полная себестоимость выпущенной продукции, поэтому внепроизводственные (коммерческие) расходы распределяются непосредственно по отдельным видам продукции путем прямого учета. Если же указанные расходы на единицу продукции нельзя определить прямым путем, их распределяют пропорционально весу, объему или плановой себестоимости.
§12.5. Инвентаризация готовой продукции Организации обязаны проводить инвентаризацию готовой продукции: • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме изделий, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчетного года; • при смене материально ответственных лиц (на день приемкипередачи дел); • при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи готовой продукции; • в случае стихийных бедствий, пожара, аварий и других аналогичных чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; • в случае расхождений между данными бухгалтерского и складского учета. Организуют инвентаризацию и руководят ее проведением руководитель или его заместитель и главный бухгалтер организации. Инвентаризацию проводит комиссия, состоящая из компетентных лиц, назначаемая приказом руководителя организации. При инвентаризации готовой продукции следует руководствоваться Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Бухгалтерия к моменту проведения инвентаризации составляет инвентаризационную опись готовой продукции по форме № инв-3. Складские операции в этот период не совершаются. Материально ответственное лицо в данной описи дает расписку о том, что все документы склада записаны в карточки складского учета готовой продукции и сданы в бухгалтерию. Затем комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет факти342
Учет готовой продукции и ее продажи
ческое наличие изделий путем обязательного их пересчета с заполнением графы «Фактическое наличие». Во всех случаях расхождения, выявленные в результате инвентаризации (излишки или недостачи), оформляются составлением сличительных ведомостей по форме № инв-18 и оцениваются по фактической себестоимости. Изделия, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию по фактической себестоимости (по дебету счета 43 «Готовая продукция» и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы»). Недостача ценностей списывается со счета 43 в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Недостачи относятся на материально ответственных лиц (в дебет субсчета 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба» с кредита счета 94). Потери готовой продукции от стихийных бедствий относятся на финансовые результаты (в дебет счета 99.01 «Прибыли и убытки (за исключением налога на прибыль»). Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете в течение 10 дней по окончании инвентаризации.
§12.6. Технология учета готовой продукции и ее продажи Учет готовой продукции и ее продажи в программе «1с:Бухгалтерия 8.0» ведется на следующих балансовых счетах: • 43 «Готовая продукция»; • 44.02 «Коммерческие расходы в организациях, осуществляющих промышленную и иную производственную деятельность»; • 45.02 «Готовая продукция отгруженная»; • 90 «Продажи»; • 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Счет 43 «Готовая продукция» предназначен для учета движения готовой продукции на складе. Аналитический учет ведется в разрезе выпускаемой продукции (справочник «Номенклатура») в денежном и натуральном выражении. При соответствующих настройках возможен аналитический учет в разрезе партий и мест хранения готовой продукции. Оприходование готовой продукции на склад в программе отражается записью в дебет счета 43 «Готовая продукция» с кредита счета 20
343
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
«Основное производство» по нормативной (плановой) себестоимости готовой продукции. В конце отчетного месяца документом «Закрытие месяца» на положительную или отрицательную разницу между фактической и учетной себестоимостью вводятся дополнительные проводки в корреспонденции со счетами 43 «Готовая продукция», 45.02 «Готовая продукция отгруженная», 90.02.1 «Себестоимость продаж, не облагаемых ЕНВД» и др. Счет 44.02 «Коммерческие расходы в организациях, осуществляющих промышленную и иную производственную деятельность» предназначен для учета расходов на продажу продукции. Аналитический учет ведется по статьям коммерческих расходов (справочник «Статьи затрат»). Счет 45.02 «Готовая продукция отгруженная» предназначен для учета отгруженной продукции до момента признания выручки от продаж в бухгалтерском учете. Аналитический учет ведется по покупателям (справочник «Контрагенты») и видам продукции (справочник «Номенклатура») в денежном и натуральном выражении. По мере выполнения условий признания выручки от продаж в составе доходов по обычным видам деятельности стоимость проданной продукции по плановой себестоимости списывается в дебет счета 90.02.1 «Себестоимость продаж, не облагаемых ЕНВД». Счет 90 «Продажи» предназначен для определения финансового результата по обычным видам деятельности. При этом по дебету счета учитываются расходы, формирующие себестоимость продаж, и сумма налогов (НДС, акцизы), а по кредиту — выручка. Счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» предназначен для учета расчетов с покупателями и заказчиками. Задолженность покупателей и заказчиков за продукцию (работы, услуги) учитывается на субсчетах: • 62.01 «Расчеты с покупателями и заказчиками»; • 62.21 «Расчеты с покупателями и заказчиками (в валюте)»; • 62.03 «Векселя полученные»; • 62.31 «Расчеты с покупателями и заказчиками (в у.е.)»; Аналитический учет на субсчетах 62.01, 62.21, 62.03, 62.31 ведется в разрезе отдельных покупателей (справочник «Контрагенты»), договоров на поставку продукции (справочник «Договоры»), а также по отдельным документам расчетов, если такой учет предусмотрен. При выполнении условий для признания выручки в составе доходов по обычным видам деятельности по дебету счета отражается за344
Учет готовой продукции и ее продажи
долженность покупателя в договорных ценах, увеличенных на сумму налогов, в корреспонденции со счетом 90.01.1 «Выручка от продаж, не облагаемых ЕНВД». По мере оплаты денежными средствами или иным способом задолженность погашается по кредиту счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Для отражения операций по учету готовой продукции в конфигурации предусмотрены отдельные виды документов. Оприходование готовой продукции на склад отражается документом «Отчет производства за смену». •
Пример 27 февраля на склад готовой продукции из Цеха Ml оприходовано 20 ед продукции «Пальто мужское» (плановая себестоимость 4000 руб.) и 10 ед. продукции «Пальто женское» (плановая себестоимость 3000руб.). Прежде всего, на закладке «Производство» обработки «Настройка параметров учета» указываем тот тип цен, который используется для хранения цен плановой себестоимости готовой продукции (рис.329).
Рис. 329. Тип цен плановой себестоимости готовой продукции В списке документов «Отчет производства за смену» (меню «Основная деятельность» —• пункт «Производство» —> подпункт «Отчет производства за смену» щелчком на пиктограмме ~? открываем экранную форму нового документа (рис. 330).
345
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис. 330. Экранная форма документа «Отчет производства за смену» В шапке документа указываем: дату передачи готовой продукции на склад (дата документа) 27.022004 • склад, на который поступает продукция - Склад готовой продукции (выбором из справочника «Склады (места хранения)»); • подразделение, которое передает готовую продукцию на склад Цех №1 (выбором из справочника «Подразделения организаций»); • вид деятельности, в рамках которой произведена продукция, Пошив верхней одежды (выбором из справочника «Номенклатурные группы»). Устанавливаем флажок «Отражать в налоговом учете». Добавляем в табличную часть новую строку и в колонке «Продукция» по кнопке |...| открываем справочник «Номенклатура». Для описания производимой в организации продукции в справочнике заводим отдельную папку (группу) с наименованием «Продукция собственного производства», через меню «Перейти» командной панели открываем регистр «Счета учета номенклатуры» и добавляем в него запись о счетах учета по умолчанию для всех элементов этой группы (рис.331). •
346
Учет готовой продукции и ее продажи
Рис.331. Счета учета по умолчанию для группы «Продукция собственного производства» В группу «Продукция собственного производства» вводим новый элемент с наименованием Пальто мужское (рис.332). Через кнопку «Перейти» командной панели открываем регистр сведений «Цены номенклатуры» и вводим с него запись с плановой себестоимостью продукции Пальто мужское (рис.333).
Рис.332. Описание продукции в справочнике «Номенклатура»
Рис.333. Плановая себестоимость продукции «Пальто мужское» Выбираем введенный элемент двойным щелчком из справочника «Номенклатура». При этом в колонке «Стоимость (плановая)» показы-
347
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
вается плановая себестоимость - 4000 руб. В колонках «Счет учета (БУ)» и «Счет учета (НУ)» программа также подставляет значения по умолчанию для группы, в которую входит номенклатурная единица. Счет учета (БУ, НУ) - это счет дебета проводки, формируемой при проведении документа. Счетом кредита проводки бухгалтерского и налогового учета является значение поля «Счет затрат (БУ)» и «Счет учета затрат (НУ)». Продолжаем заполнение формы документа и в колонке «Количество» проставляем - 20. Значение в колонке «Стоимость (плановая)» подсчитывается автоматически как произведение количество продукции на плановую себестоимость единицы продукции. Повторяем процедуру для продукции Пальто женское. При последующих передачах на склад продукции этих наименований табличную часть формы можно заполнять при помощи кнопки «Подбор» командной панели. Указываем лицо, ответственное за совершение операции. В результате форма документа принимает вид, представленный на рис.334. Формируем накладную на передачу готовой продукции в места хранения и документ сохраняем в информационной базе без проведения. По мере поступления первичных документов склада в бухгалтерию здесь находят документ в списке «Отчет производства за смену», открывают экранную форму, проверяют правильность заполнения и проводят щелчком на кнопке .%,. При проведении документа формируются записи в регистрах бухгалтерии и регистрах накопления «Выпуск продукции услуг (бухгалтерский учет)» и «Выпуск продукции услуг (налоговый учет)».
348
Учет готовой продукции и ее продажи
Рис.334. Пример заполнения формы документа «Отчет производства за смену» В частности, в бухгалтерском учете по каждой позиции накладной формируются проводки по дебету счета 43 «Готовая продукция» и кредиту счета 20.01 «Основное производство» (рис.). При этом по счету кредита используется только два аналитических признака - Цех №1 (субконто 1) и Пошив верхней одежды (субконто 2). Третий аналитический разрез не указывается, т.е. списание производится по «пустой» статье затрат (рис.335). В регистрах накопления, по сути, отражается та же информация, но структурированная иным образом (рис.336). В программе эта информация используется на этапе закрытия счетов в конце месяца.
Рис.335. Бухгалтерские проводки документа «Отчет производства за смену»
349
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис.336. Записи регистра накопления «Выпуск продукции услуг» Отражение в учете операций по отпуску готовой продукции потребителям производится документом «Реализация товаров и услуг». Технология работы с этим документом приведена в главе «Учет товаров». Здесь лишь отметим, что при проведении документа автоматически формируются проводки по каждой номенклатурной позиции, указанной в товарной накладной.
350
Глава 13 Учет расходов на продажу в организациях торговли Торговые, снабженческие, сбытовые и посреднические организации ведут учет всех издержек на балансовом счете 44 «Расходы на продажу». Состав расходов и порядок их включения в издержки обращения регулируется Положением по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ЛБУ 10/99).
§13.1. Учетная номенклатура издержек В состав издержек обращения включаются расходы организации, возникающие в процессе движения товаров до потребителей. В целях планирования, учета и отчетности издержек обращения к счету 44 «Расходы на продажу» открыт отдельный субсчет 44.01 «Издержки обращения в организациях, осуществляющих торговую деятельность», на котором ведется аналитический учет по статьям издержек обращения. Рассмотрим порядок отнесения отдельных видов расходов на статьи издержек обращения.
Расходы на оплату труда К расходам на оплату труда в составе издержек обращения, в частности, относятся: • затраты на оплату труда основного персонала; • компенсации женщинам, находящимся в отпуске по уходу за детьми до определенного законодательством возраста; • затраты на оплату труда работников несписочного состава, занятых в основной деятельности. При этом в состав затрат на оплату труда включаются: • выплаты заработной платы за фактически выполненную работу, исчисленные исходя из сдельных расценок, тарифных ставок и должностных окладов в соответствии с принятыми в организации формами и системами оплаты труда;
351
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
• • • •
• • • • • • •
•
• •
стоимость продукции, выдаваемой в порядке натуральной оплаты работникам; выплаты стимулирующего характера; выплаты компенсирующего характера; стоимость выдаваемых бесплатно в соответствии с действующим законодательством предметов (включая форменную одежду, обмундирование), остающихся в личном постоянном пользовании (или сумма льгот в связи с их продажей по пониженным ценам); оплата, в соответствии с действующим законодательством, очередных (ежегодных) и дополнительных отпусков (компенсация за неиспользованный отпуск); выплаты работникам, высвобождаемым из организаций в связи с их реорганизацией, сокращением численности работников и штатов; единовременные вознаграждения за выслугу лет в соответствии с действующим законодательством; выплаты, обусловленные районным регулированием оплаты труда; оплата за время вынужденного прогула или выполнения нижеоплачиваемой работы в случаях, предусмотренных законодательством; доплаты в случае временной утраты трудоспособности до фактического заработка, установленные законодательством; разница в окладах, выплачиваемая работникам, трудоустроенным из других организаций, с сохранением в течение определенного срока (в соответствии с законодательством) размеров их должностных окладов по предыдущему месту работы, а также при временном заместительстве; суммы, начисленные за выполненную работу лицам, привлеченным для работы в торговой организации согласно специальным договорам с государственными организациями (на предоставление рабочей силы), как выданные непосредственно этим лицам, так и перечисленные государственным организациям; заработная плата по основному месту работы работникам организации во время их обучения с отрывом от работы в системе повышения квалификации и переподготовки кадров; оплата труда студентов высших учебных заведений и учащихся средних специальных и профессионально-технических учебных заведений, проходящих производственную практику в организа-
352
Учет расходов на продажу в организациях торговли
•
ции, а также оплата труда учащихся общеобразовательных школ в период профессиональной ориентации; оплата труда работников, не состоящих в штате организации, за выполнение ими работы по заключенным договорам гражданскоправового характера.
ЕСН и обязательное страхование По этим статьям отражаются расходы на уплату единого социального налога и взносов на обязательное пенсионное страхование работников и обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. В издержки обращения включаются только те начисления, которые приходятся на выплаты, отражаемые по статье «Расходы на оплату труда». Отчисления на выплаты, производимые за счет иных источников, например, прибыли, остающейся в распоряжении организации, относятся на тот же источник.
•
• •
•
Амортизация основных средств По статье «Амортизация основных средств» отражаются: суммы амортизационных отчислений на полное восстановление основных производственных средств (как собственных, так и арендованных), начисленные исходя из их балансовой стоимости и утвержденных в установленном порядке норм амортизационных отчислений; суммы, исчисленные с применением механизма ускоренной амортизации активной части производственных основных средств, производимой в соответствии с законодательством; суммы амортизационных отчислений от стоимости основных средств (помещений), предоставляемых бесплатно предприятиям общественного питания, обслуживающим трудовые коллективы, а также от стоимости помещений и инвентаря, предоставляемых торговыми организациями медицинским учреждениям для открытия медпунктов непосредственно на территории данных организаций. Транспортные расходы К транспортным расходам, в частности, относятся: оплата транспортных услуг сторонних организаций за перевозки товаров;
353
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
•
оплата услуг организаций по погрузке и выгрузке товаров, плата за экспедиционные операции и другие услуги; • плата за временное хранение грузов на станциях, пристанях, в портах, аэропортах и т. п. в пределах нормативных сроков, установленных для вывоза грузов в соответствии с заключенными договорами; • плата за обслуживание подъездных путей и складов необщего пользования, включая плату железным дорогам согласно заключенным с ними договорам. При этом следует иметь в виду, что, если расходы по доставке товаров (включая погрузочно-разгрузочные работы) связаны с затратами на транспорт торговой организации и оплату труда ее персонала, то они подлежат включению поэлементно в соответствующие статьи издержек обращения: расходы на оплату труда, амортизация основных средств и др. Если торговая организация осуществляет закупку товаров самостоятельно (в том числе импортных), то ей разрешается транспортные и прочие расходы по закупке и транспортировке включать в покупную стоимость поступающих товаров, т. е. отражать на счете 41 «Товары». Такой вариант формирования покупной стоимости должен быть отражен в учетной политике организации.
•
• • • • •
Расходы на аренду основных средств По данной статье отражаются: плата за текущую аренду торгово-складских зданий, строений и помещений, сооружений, оборудования и инвентаря и других отдельных объектов основных средств, причитающаяся арендодателю; расходы на отопление, освещение, водоснабжение, канализацию и другие коммунальные услуги; расходы на содержание в чистоте помещений, уборку примыкающих к ним участков территории (дворы, улицы, тротуары), вывоз мусора; стоимость предметов и средств ухода за помещениями (известь, мастика, мешковина, щетки, метлы, веники и т.п.); стоимость электроэнергии, потребленной на эксплуатацию оборудования и служебных помещений; расходы на проверку и клеймение весов, водомеров, электрических и газовых счетчиков и других измерительных приборов; 354
Учет расходов на продажу в организациях торговли
• • • •
расходы на содержание и ремонт сигнализационных устройств; расходы на проведение противопожарных мероприятий; плата сторонним организациям за пожарную и сторожевую охрану; расходы на обслуживание подъемно-транспортных механизмов и другого оборудования сторонними организациями.
Расходы на ремонт основных средств По статье отражаются расходы на проведение всех видов ремонтов (текущих, средних, капитальных) основных производственных средств, в том числе расходы по ремонту арендованных основных средств (включая помещения), если это предусмотрено договором аренды. В случае неравномерного осуществления ремонта основных средств (включая арендованные объекты) в течение года торговая организация может образовывать резерв расходов на ремонт основных средств за счет ежемесячных отчислений, отражаемых по статье «Расходы на ремонт основных средств». Суммы этих отчислений определяются как 1/12 годовой предполагаемой суммы расходов на ремонт. Излишне образованный в отчетном году резерв (в сравнении с фактическими расходами) сторнируется в конце отчетного года. При превышении фактических расходов над суммой образованного резерва сумма превышения относится на издержки обращения по указанной статье. В случае окончания ремонтных работ в следующем отчетном году резерв расходов на ремонт основных средств разрешается образовывать исходя из отчетного и следующего годов. Торговая организация, образующая ремонтный фонд для обеспечения равномерного включения затрат на проведение значительного объема ремонта основных производственных средств, в издержки обращения и производства по этой статье включает отчисления в ремонтный фонд, определяемые исходя из балансовой стоимости основных производственных средств и норматива отчислений, утверждаемого на 5 лет. Расходы на топливо, газ и электроэнергию Данная статья используется предприятиями общественного питания. На нее относят: • фактическую себестоимость топлива (дров, угля, нефти, торфа и т. д.), потребленного на технологические и иные производственные нужды (приготовление пищи, подогрев воды и т. п.); 355
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
•
• • • • •
стоимость электроэнергии, газа и пара, израсходованных на технологические цели, на приведение в движение оборудования и механизмов (картофелечисток, овощерезательных машин, мясорубок, поточных линий для мойки и чистки овощей, конвейерных линий для комплектования и отпуска блюд и т. п.). Расходы на хранение, подработку, подсортировку и упаковку товаров На статью относят: фактическую стоимость материалов (оберточной бумаги, пакетов и т. п.), потребленных при подработке, переработке, сортировке, фасовке и упаковке товаров; плату за услуги сторонних организаций по фасовке и упаковке товаров; плату за временное хранение товаров на складах сторонних организаций; расходы на дезинсекцию (уничтожение вредных насекомых) и дератизацию (истребление мышей, крыс и других грызунов); другие расходы на создание условий для хранения товаров (газовая среда, искусственное охлаждение, активная вентиляция и т.п.).
Расходы на рекламу К расходам на рекламу, учитываемым по данной статье, относят следующие расходы: • на оформление витрин, выставок, выставок-продаж, комнат образцов товаров; • на разработку и печатание рекламных изданий (иллюстрированных прейскурантов, каталогов, брошюр, альбомов, проспектов, плакатов, афиш, рекламных писем, открыток и т. п.); • на разработку и изготовление эскизов этикеток, образцов оригинальных и фирменных пакетов, упаковки и т. д.; • на рекламные мероприятия через средства массовой информации (объявления в печати, передачи по .радио, телевидению); • на световую и иную наружную рекламу; • на приобретение, изготовление, копирование, дублирование и демонстрацию рекламных кино-, видео-, диафильмов и т. п.; • на изготовление стендов, муляжей, рекламных щитов, указателей;
356
Учет расходов на продажу в организациях торговли
•
на уценку товаров, полностью или частично потерявших свои первоначальные качества во время экспонирования в витринах, торговых залах магазинов и на выставках, а также стоимость образцов товаров, переданных в соответствии с контрактами, соглашениями и иными документами непосредственно покупателям или посредническим организациям бесплатно и не подлежащих возврату; • на проведение других рекламных мероприятий, связанных с торговой деятельностью. Для целей налогового учета обособленно учитываются расходы на рекламу, принимаемые для целей налогообложения по нормативу. Потери товаров и технологические отходы По данной статье отражаются: • потери товаров при перевозках, хранении и продаже в пределах действующих норм естественной убыли, утвержденных в установленном порядке. При этом списание товаров в пределах норм естественной убыли производят в случаях, если при приемке или инвентаризации выявлена фактическая недостача; • убытки от недостачи и потери от порчи товаров сверх норм естественной убыли в тех случаях, когда конкретные виновники не установлены; • потери от списания долгов по недостачам товарно-материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, во взыскании которых отказано судом вследствие необоснованности исков. Потери и недостачи товаров и продуктов отражаются по этой статье в покупных ценах. Основанием для списания убытков от недостачи, порчи сверх норм естественной убыли, когда виновники не установлены или во взыскании с которых отказано судом, является обоснованное заключение, утвержденное руководителем предприятия торговли. В документах, представляемых для оформления списания недостач и порчи ценностей сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, или заключение о факте порчи ценностей, полученное от соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).
357
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
• • • • • • •
•
• • • • • • • • •
Расходы на тару По данной статье отражаются: расходы на ремонт тары-оборудования; расходы, связанные с ремонтом и естественным износом тарыоборудования в части, возмещенной поставщикам (владельцам тары-оборудования); стоимость тары, списанной из-за естественного износа; расходы на перевозку, погрузку и выгрузку порожней тары, осуществляемые сторонними организациями при возврате ее поставщикам или сдаче специализированным организациям; расходы на очистку и обработку (дезинфекцию) тары; разница между приемными — при оприходовании и сдаточными — при возврате порожней ценами на тару; другие расходы на тару. Прочие расходы По статье «Прочие расходы» отражаются: суммы затрат по уплате налогов, сборов, отчислений в бюджет и в специальные внебюджетные фонды, производимых, в соответствии с установленным законодательством порядком за счет издержек обращения и производства; вознаграждения за изобретения и рационализаторские предложения; амортизация по нематериальным активам; расходы по обеспечению нормальных условий труда и техники безопасности; расходы на устройство и содержание комнат отдыха, кипятильников, баков, умывальников, душей, раздевалок, шкафчиков для специальной одежды, сушилок и другого оборудования; расходы по ведению реестра акционеров; расходы по ведению кассового хозяйства; оплата консультационных, информационных и аудиторских услуг; компенсация за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей; оплата услуг почтовой, телефонной, телеграфной и факсимильной связи; расходы на содержание и эксплуатацию собственных телефонных станций, коммутаторов, телетайпов, диспетчерской связи и радиосвязи; 358
Учет расходов на продажу в организациях торговли
•
расходы на приобретение канцелярских принадлежностей и бланков, на типографские и переплетные работы; • расходы на подписку периодических изданий для служебного пользования, приобретения справочной литературы, прейскурантов, каталогов, инструктивных и других служебных материалов; • оплата информационно-вычислительных услуг, оказанных по договорам с вычислительными центрами, не состоящими на балансе организации; • расходы на служебные разъезды работников в пределах пункта нахождения торгующей организации; • расходы, связанные со служебными командировками в пределах установленных норм; • представительские расходы и расходы по проведению заседаний совета (правления) торговой организации и ревизионной комиссии предприятия торговли в пределах, утвержденных советом (правлением) смет на отчетный год, разработанных исходя из установленных законодательством норм и нормативов. Указанные расходы финансируются при наличии оправдательных первичных документов; • расходы на экспертизу и лабораторный анализ товаров; • расходы, возмещаемые работникам, в соответствии с действующим законодательством о компенсациях и гарантиях, при переводе, приеме вновь и направлении на работу в другую местность; • расходы по подготовке, переподготовке и повышению квалификации; • другие затраты, подлежащие включению в состав издержек, но не относящиеся к ранее перечисленным статьям. Если отдельные виды прочих расходов подлежат раскрытию в декларации по налогу на прибыль организаций или признаются для целей налогообложения в особом порядке, они выделяются в отдельные статьи с указанием в реквизите «Вид расходов» признаков их налогового учета. В частности, обособленно учитываются расходы, которые не принимаются для целей налогообложения.
§13.2. Включение расходов в издержки обращения Расходы, включаемые в издержки обращения, отражаются на соответствующих статьях установленной номенклатуры в том отчетном 359
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
периоде, к которому они относятся, независимо от срока их возникновения и оплаты. Расходы, произведенные в отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам, должны учитываться на счете 97 «Расходы будущих периодов», и подлежат отнесению на издержки обращения в течение срока, к которому они относятся, ежемесячно равными частями, согласно утвержденным руководителем организации расчетам. К расходам будущих периодов относятся: • расходы по неравномерно производимому ремонту основных средств (если в организации не создается ремонтный фонд или резерв для ремонта основных средств); • расходы на приобретение лицензий со сроком действия до 1 года и т.д. В целях равномерного отражения предстоящих расходов в издержках обращения отчетного периода организации могут создавать резервы предстоящих расходов, которые учитываются на счете 96 «Резервы предстоящих расходов». За счет отчислений, относимых на издержки обращения, создаются следующие резервы: • на предстоящую оплату отпусков работникам; • на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет и по итогам работы за год; • ремонтный фонд или резерв на ремонт основных средств и др. Образование резервов производится за счет отчислений, включаемых в издержки обращения в сроки, обоснованные специальными расчетами, утвержденными руководителем организации. Принятие решения об образовании резерва оформляется как элемент учетной политики. В конце отчетного года в случае превышения фактически начисленного резерва над суммой расчета, подтвержденного инвентаризацией, производится сторнирующая запись издержек обращения. В случаях когда окончание ремонтных работ по объектам с длительным сроком производства происходит в следующем за отчетным году, остаток резерва на ремонт основных средств не сторнируется. По окончании ремонта излишне начисленная сумма резерва присоединяется к финансовым результатам. Единовременные затраты при отсутствии резервов могут списываться на издержки обращения и производства того месяца, в котором они произведены.
360
Учет расходов на продажу в организациях торговли
§13.3. Списание издержек обращения В конце месяца сумма издержек обращения, приходящаяся на проданные в текущем месяце товары, списывается с кредита субсчета 44.01 «Издержки обращения в организациях, осуществляющих торговую деятельность» в дебет субсчета 90.07.1 «Расходы на продажу по деятельности, не облагаемой ЕНВД» полностью, кроме сумм, которые подлежат распределению между проданными товарами и остатками товаров на складе на конец месяца. К таким расходам относятся транспортные расходы. Сумма издержек обращения, относящаяся к остатку товаров на конец месяца, исчисляется по среднему проценту издержек обращения за отчетный месяц с учетом переходящего остатка на начало месяца. Порядок расчета суммы издержек обращения на остаток товаров представлен в табл.5. Таблица 5 Расчет суммы издержек обращения на остаток товаров 1. Сумма транспортных расходов на остаток товаров на начало месяца (сальдо по субсчету 44.01.1 на начало месяца)
10000
2. Транспортные расходы за отчетный месяц (оборот по дебету счета 44.01.1, статьи с видом расхода «Транспортные расходы»)
45000
3. Продано товаров за отчетный месяц
800000
4. Остаток товаров на конец месяца
600000
5. Средний процент издержек обращения к сумме проданных и оставшихся товаров [(стр.1 + стр.2) : (стр.3 + стр.4) х 100]
3,93
6. Сумма издержек обращения, приходящаяся на остаток товаров (стр.4 х стр.5 : 100)
23580
7. Сумма издержек обращения, подлежащая списанию по указанным статьям с кредита субсчета 44.01.1 в дебет субсчета 90.07 (стр.1 + стр.2 - стр.6)
31420
Автоматическое списание издержек обращения в соответствии с нормами бухгалтерского учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0» про361
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
изводится при выполнении операции «Закрытие счета 44.1» регламентного документа «Закрытие месяца».
362
Глава 14 Определение финансовых результатов Отдельные учетные процедуры связаны со значительным объемом вычислительных операций. В их число входит ежемесячный расчет суммы амортизации по объектам основных средств и нематериальных активов, расчет себестоимости произведенной продукции (выполненных работ и оказанных услуг), списание расходов будущих периодов, закрытие счетов, определение финансовых результатов и т.д. В условиях автоматизированного ведения учета такие операции могут быть выполнены автоматически, т.е. без участия бухгалтера.
§14.1. Документ «Закрытие месяца» В программе «1С:Бухгалтерия 8.0» они выполняются с помощью документа «Закрытие месяца» (меню «Основная деятельность» —• пункт «Закрытие месяца»). Документ вводится ежемесячно как последний документ месяца. Т.е. предполагается, что к моменту ввода этого документа в учете отражены все хозяйственные операции, а в соответствующих регистрах сведений содержатся все необходимые данные для выполнения регламентных операций. Выполняемые действия (рис.337) отмечаются с помощью флажков в колонках «БУ» (бухгалтерский учет) и «НУ» (налоговый учет).
363
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис. 337.Экранная форма документа «Закрытие месяца» Все регламентные операции в разделе «Выполняемые действия» перечислены в порядке их фактического выполнения. Т.е. сначала начисляется амортизация, затем производится переоценка валютных средств, потом списание расходов будущих периодов и т.д. В группу «Начисление амортизации» входит две регламентные операции - «Начисление амортизации ОС» и «Начисление амортизации НМА и списание расходов по НИОКР». Порядок начисления амортизации по объектам ОС и НМА мы подробно рассматривали ранее. При выполнении регламентной операции «Переоценка валютных средств» производится пересчет остатков на счетах с видом учета «Валютный» по курсу ЦБ РФ на дату документа с отнесением курсовой разницы в состав внереализационных доходов и расходов. Предполагается, что в справочнике «Валюты» на момент ввода документа курсы валют актуализированы на дату документа. Исключение составляют счета с особым порядком переоценки. Перечень таких счетов приводится в регистре сведений «Счета, переоцениваемые в особом порядке» (рис.338).
364
Учет финансовых результатов
Рис.338. Счета, переоцениваемые в особом порядке К ним, в первую очередь, относятся все «валютные» счета, на которых в программе учитываются расчеты с контрагентами по сделкам в условных единицах. По этим счетам в момент погашения задолженности выявляются суммовые разницы. В перечень валютных счетов, переоцениваемых в особом порядке, по умолчанию включены также счета учета расчетов по кредитам и займам, полученным в иностранной валюте. Обусловлено это тем, что в программе автоматически не отслеживается, на какие цели получены кредиты и займы, как они используются. Если получаемые кредиты и займы, учитываемые на одном счете, не связаны с формированием стоимости инвестиционного актива, этот счет можно исключить из списка, и переоценивать его в обычном порядке с отнесением курсовой разницы в состав внереализационных доходов и расходов. Регламентной операцией «Списание расходов будущих периодов» производится списание расходов со счета 97 «Расходы будущих периодов». Списание производится по каждой статье в отдельности (элементу справочника «Расходы будущих периодов» - объекту аналитического учета на счете 97) исходя из общей суммы расхода PI периода, к которому понесенные расходы относятся. Эти данные, а также счет списания указываются в момент отражения таких расходов в учете (рис.339).
365
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис.339. Статьи расходов будущих периодов Регламентной операцией «Корректировка фактической стоимости номенклатуры» производится уточнении оценки складских остатков материалов, товаров и других видов запасов в соответствии с принятой учетной политикой. Регламентной операцией «Расчет и корректировка себестоимости продукции (услуг) выполняется распределение прямых расходов основного и вспомогательного производства, а также косвенных расходов, т.е. списываемых со счетов 25 «Общепроизводственные расходы» и 26 «Общехозяйственные расходы» (если не используется метод «Директкостинг»), по номенклатурным единицам выпущенной в текущем месяце продукции, выполненных работ, оказанных услуг. Распределение прямых расходов производится последовательно по подразделениям в соответствии с порядком, который указывается в документе «Установка порядка закрытия подразделений» (меню «Предприятие» —> пункт «Учетная политика» —• подпункт «Установка порядка подразделений для закрытия счетов»). Прямые расходы по номенклатурным единицам распределяются пропорционально плановой себестоимости продукции (работ, услуг). Общепроизводственные расходы при включении их в состав расходов основного и вспомогательного производства распределяются по номенклатурным группам согласно базе, которая задается в регистре сведений «Методы распределения косвенных расходов организаций» (меню «Предприятие» —> пункт «Учетная политика» —• пункт «Методы распределения косвенных расходов организаций»). Базой распределения может выступать (рис.340): • заработная плата производственных рабочих указанного подразделения; • общая сумма материальных затрат (сумма затрат по статьям с видом расходов «Материальные расходы»); • объем выпуска; • плановая себестоимость.
366
Учет финансовых результатов
Рис. 340. Выбор базы распределения общепроизводственных расходов Общехозяйственные расходы при их включении в состав расходов основного и вспомогательного производства распределяются по производственным подразделениям и номенклатурным группам согласно базе, которая также задается в регистре сведений «Методы распределения косвенных расходов организаций» (рис.341).
Рис. 341. Метод распределения общехозяйственных расходов После того, как общепроизводственные и общехозяйственные расходы будут включены в состав основного и вспомогательного производства, они распределяются между номенклатурными единицами пропорционально плановой себестоимости.
§14.2. Формирование финансовых результатов Следующая группа регламентных операций (рис.342) отвечает за закрытие счетов 26 «Общехозяйственные расходы» (если применяется метод «Директ-костинг»), 44 «Расходы на продажу», 90 «Продажи» и 91 «Прочие доходы и расходы» с целью выявления конечного финансового результата от деятельности организации. Операцией «Закрытие счета 26» методом «Директ-костинг» сумма расходов текущего месяца по счету 26 «Общехозяйственные расходы» списывается на счет 90.08.1 «Управленческие расходы по деятельности, не облагаемой ЕНВД». Операцией «Закрытие счета 44.1» производится расчет остатка транспортных расходов, приходящихся на остатки товаров на конец месяца, и списание с их учетом издержек обращения со счета 44.01 «Из367
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
держки обращения в организациях, осуществляющих торговую деятельность» на счет 90.07.1 «Расходы на продажу по деятельности, не облагаемой ЕНВД». Порядок расчета остатка расходов по доставке товаров на остатки товаров рассматривается в главе «Учет издержек обращения».
Рис. 342. Закрытие счетов бухгалтерского учета Операцией «Закрытие счета 44.2» общая сумма расходов на продажу текущего месяца списывается со счета 44.02 «Коммерческие расходы в организациях, осуществляющих промышленную и иную производственную деятельность» на счет 90.07.1 «Расходы на продажу по деятельности, не облагаемой ЕНВД». Конечный финансовый результат (чистая прибыль или чистый убыток) слагается из финансового результата от обычных видов деятельности, а также прочих доходов и расходов, включая чрезвычайные. Для определения финансового результата от обычных видов деятельности предназначен счет 90 «Продажи». Модель синтетического и аналитического учета на счете 90 «Продажи» представлена на рис.343.
368
Учет финансовых результатов
Рис.343. Модель синтетического и аналитического учета на счете 90 «Продажи» Финансовый результат от продаж за отчетный месяц определяется путем сопоставления совокупного кредитового оборота по субсчету 90.01 «Выручка» и дебетового оборота по субсчетам, на которых учитываются себестоимость продаж, налоги, расходы на продажу и управленческие расходы Он списывается регламентной операцией «Закрытие счета 90» ежемесячно с субсчета 90.09 «Прибыль/убыток от продаж» на счет 99.01.1 «Прибыли и убытки от деятельности, не облагаемой ЕНВД», объект аналитического учета «Прибыль (убыток) от продаж». Для определения финансового результата по прочим доходам и расходам (кроме чрезвычайных) предназначен счет 91 «Прочие доходы и расходы», на котором в программе «1С:Бухгалтерия 8.0» открыты субсчета: 91.01 «Прочие доходы»; 91.02 «Прочие расходы»; 91.09 «Сальдо прочих доходов и расходов». Аналитический учет на счете 91 «Прочие доходы и расходы» ведется по каждому виду прочих доходов и расходов (справочник «Прочие доходы и расходы»). Каждая строка справочника - это вид операции, по которой следует выявить финансовый результат. Чтобы определить, в формировании какого показателя отчета о прибылях и убытках следует учитывать кредитовый или дебетовый оборот по объекту аналитического учета, в описание свойств объекта справочника введен реквизит «Вид прочих доходов и расходов» типа перечисление «Виды прочих доходов и расходов». Состав элементов перечисления составлен с учетом Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 369
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
9/99 и Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации ПБУ 10/99, а также главы 25 «Налог на прибыль организаций» части второй Налогового кодекса Российской Федерации (табл. 6). Таблица 6 Состав элементов перечисления «Виды прочих доходов и расходов»
од
1
Представление элемента
Учитываемые доходы и расходы
Доходы (расходы), связанные с участием в других организациях
Поступления и расходы, связанные с участием в уставных капиталах других организаций (включая проценты и иные доходы по ценным бумагам)
+
+
Доходы (расходы), связанные с реализацией основных средств
Поступления и расходы, связанные с продажей и прочей передачей объектов основных средств
+
+
+
+
Поступления и расходы, связанные с продажей, выбытием и прочим списанием иных активов, отличных от денежных средств
+
+
Проценты к полу- Проценты, полученные за предоставление в пользочению (уплате) вание денежных средств
+
+
Доходы (расхоПоступления и расходы, ды), связанные с связанные с продажей и реализацией НМА прочим выбытием объектов нематериальных активов Доходы (расходы), связанные с реализацией прочего имущества
1
ОР
2
3
вд
ВР4
ОД - операционные доходы (учитываются на субсчете 91.01 «Прочие доходы»). ОР - операционные расходы (учитываются на субсчете 91.02 «Прочие расходы»). 3 ВД - внереализационные доходы (учитываются на субсчете 91.01 «Прочие доходы»). 4 ВР - внереализационные расходы (учитываются на субсчете 91.02 «Прочие расходы»). 2
370
Учет финансовых результатов
Представление элемента
Учитываемые доходы и расходы организации, а также проценты за использование банком денежных средств, находящихся на счете организации в этом банке
од
1
ОР 2
Проценты, уплачиваемые организацией за предоставление ей в пользование денежных средств (кредитов, займов) Расходы на услуги Расходы, связанные с оплатой услуг, оказываемых банков кредитными организациями
+
Доходы (расходы), связанные с реализацией права требования как оказания финансовых услуг
Поступления и расходы, связанные с реализацией права требования в рамках осуществления финансовых услуг
+
+
Доходы (расходы), связанные с реализацией права требования до наступления срока платежа
Поступления и расходы, связанные с уступкой права требования до наступления срока платежа
+
+
Доходы (расходы), связанные с реализацией права требования после наступления срока платежа
Поступления и расходы, связанные с уступкой права требования после наступления срока платежа
+
+
Доходы (расходы), связанные с
Поступления и расходы, связанные с продажей
+
+
371
вд
3
ВР4
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0» 1
Представление элемента реализацией имущественных прав (кроме права требования)
Учитываемые доходы и расходы имущественных прав (за исключением реализации имущественных прав по объектам обслуживающих производств и хозяйств)
од
Доходы (расходы), связанные с реализацией имущественных прав по объектам обслуживающих производств и хозяйств
Поступления и расходы, связанные с продажей имущественных прав по объектам обслуживающих производств и хозяйств
+
+
Доходы (расходы), связанные с реализацией ценных бумаг
Поступления и расходы, связанные с реализацией ценных бумаг
+
+
Доходы (расходы), связанные со сдачей имущества в аренду (субаренду)
Поступления и расходы, связанные с предоставлением за плату во временное пользование (временное владение и пользование) активов организации
+
+
Доходы (расходы) по операциям с финансовыми инструментами срочных сделок, не обращающимися на организованном рынке
Поступления и расходы по операциям с финансовыми инструментами срочных сделок, не обращающимися на организованном рынке
+
+
Доходы (расходы) по операциям с финансовыми инструментами
Поступления и расходы по операциям с финансовыми инструментами срочных сделок, обра-
+
+
372
ОР
2
3
вд
ВР
4
Учет финансовых результатов 1
Представление элемента срочных сделок, обращающимися на организованном рынке
Учитываемые доходы и расходы щающимися на организованном рынке
од
Доходы (расходы), связанные с ликвидацией основных средств
Поступления и расходы, связанные с ликвидацией объектов основных средств
+
Отчисления в оценочные резервы
Суммы образованных резервов под снижение стоимости материальных ценностей, вложений в финансовые вложения, по сомнительным долгам
Разница между первоначальной и номинальной стоимостью по долговым ценным бумагам
Положительная или отрицательная разница между первоначальной и номинальной стоимостью по долговым ценным бумагам, по которым не определяется текущая рыночная стоимость
+
+
Прочие операционные доходы и расходы
Прочие операционные доходы и расходы, в том числе:
+
+
- поступления и расходы, связанные с покупкой и продажей иностранной валюты; - прибыль, полученная организацией в результате совместной деятельности (по договору простого товарищества); 373
ОР
+
+
2
3
вд
ВР
4
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0» 3
ВР
Доходы (расхоПоступления и расходы, ды), связанные с связанные с безвозмездбезвозмездным ным получением имущеполучением иму- ства, работ, услуг или щества, работ, ус- имущественных прав луг или имущественных прав
+
+
Штрафы, пени, Штрафы, пени, неустойки неустойки к полу- за нарушение условий договоров, подлежащие чению (уплате) уплате или получению
+
+
В составе доходов учитывается возмещение убытков, подлежащих получению.
+
+
Учитываемые доходы и расходы
од
1
вд
Представление элемента
ОР
2
- доходы в виде суммы восстановленных резервов под снижение стоимости материальных ценностей, вложений в финансовые вложения, по сомнительным долгам; - поступления и расходы, связанные с предоставлением за плату прав, возникающих из патентов на изобретения, промышленные образцы и других видов интеллектуальной собственности
Возмещение убытков к получению (уплате)
В составе расходов учитывается возмещение убытков, подлежащих уплате
374
4
Учет финансовых результатов
Представление элемента
Учитываемые доходы и расходы
од
1
ОР
2
вд
3
ВР
Прибыль (убыПрибыль и убытки проток) прошлых лет шлых лет, выявленные в отчетном году
+
+
Списание дебиторской (кредиторской) задолженности
+
+
Доходы в виде сумм кредиторской и депонентской задолженности, по которой истек срок исковой давности Расходы в виде суммы дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, других долгов, нереальных для взыскания
НДС по списанСуммы налога на добавной кредиторской ленную стоимость по спизадолженности санной кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности Курсовые разницы
Курсовые разницы по пересчету активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте
Расходы от снижения стоимости активов
Сумма уценки активов (за исключением внеоборотных)
Доходы и расходы, не учитываемые в целях налогообложения
Прочие доходы и расходы, не учитываемые для целей налогообложения налогом на прибыль организаций
Прочие внереали- Прочие внереализацион375
+
+
+
+
+
+
+
+
4
Технология ведения учета в программе «ЮБухгалтерия 8.0»
Представление Учитываемые доходы и элемента расходы зационные доходы ные доходы и расходы (расходы)
од
1
ОР
2
вд
3
ВР
4
На счет 99.01.1 «Прибыли и убытки по деятельности, не облагаемой ЕНВД», объект аналитического учета «Сальдо прочих доходов и расходов» ежемесячно в корреспонденции с субсчетом 91.09 «Сальдо прочих доходов и расходов» регламентной операцией «Закрытие счета 91» списывается только сальдо прочих доходов и расходов. Оно определяется сопоставлением (без формирования проводок) совокупного кредитового оборота по субсчету 91.01 «Прочие доходы» и дебетового оборота по субсчету 91.02 «Прочие расходы». Для выполнения требований Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» ПБУ 18/02 к счету 99 «Прибыли и убытки» открыты два субсчета 99.01 «Прибыли и убытки (за исключением налога на прибыль)» и 99.02 «Налог на прибыль». К субсчету 99.01 открыты два субсчета второго уровня 99.01.1 «Прибыли и убытки по деятельности, не облагаемой ЕНВД» и 99.01.2 «Прибыли и убытки по деятельности, облагаемой ЕНВД» (применяется организациями, переведенными на уплату единого налога на вмененный доход по определенным видам деятельности). Аналитический учет по счету 99.01 ведется по субконто «Прибыли и убытки» типа перечисление «Прибыли/убытки» с элементами, перечень которых представлен в табл. 7. К счету 99.02 «Налог на прибыль» в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» ПБУ 18/02'также открыты субсчета второго уровня: 99.02.1 «Условный расход по налогу на прибыль»; 99.02.2 «Условный доход по налогу на прибыль»; 99.02.3 «Постоянное налоговое обязательство». В течение календарного года записи на этих субсчетах производятся в корреспонденции со счетом 68.04 «Налог на прибыль», субсчет 68.04.2 «Расчет налога на прибыль организаций».
376
Таблица 7 Состав элементов перечисления «Прибыли/убытки» Представление элемента Прибыль (убыток) от продаж
Учитываемые доходы и расходы Прибыль (убыток) от обычных видов деятельности
Корреспондирующий счет Субсчет 90.09 «Прибыль/убыток от продаж»
Порядок зачисления суммы на счет 99.01.1 «Прибыли и убытки по деятельности, не облагаемой ЕНВД» Ежемесячно (заключительными оборотами) переносится выявленный финансовый результат
Сальдо прочих Сальдо прочих додоходов и расхо- ходов и расходов дов
Субсчет 91.09 «Сальдо Ежемесячно (заключительными обопрочих доходов и расхо- ротами) переносится сальдо, выявдов» ленное в результате сопоставления оборота по кредиту субсчета 91.1 «Прочие доходы» и оборота по дебету субсчета 91.2 «Прочие расходы»
Чрезвычайные доходы
Счета учета материаль- По мере признания чрезвычайных ных ценностей, расчетов доходов в бухгалтерском учете с персоналом по оплате труда, денежных средств и т.п.
Чрезвычайные доходы
Представление элемента
Учитываемые доходы и расходы
Корреспондирующий счет
Порядок зачисления суммы на счет 99.01.1 «Прибыли и убытки по деятельности, не облагаемой ЕНВД»
Чрезвычайные расходы
Чрезвычайные рас- Счета учета материаль- По мере признания чрезвычайных ных ценностей, расчетов расходов в бухгалтерском учете ходы с персоналом по оплате труда, денежных средств и т.п.
Налог на прибыль и аналогичные платежи
Начисленные пла- Счет 68 «Расчеты по налогам и сборам» тежи налога на прибыль (если организация не применяет ПБУ 18/02) и иные аналогичные платежи
Причитающиеся налоговые санкции
Суммы причитающихся налоговых санкций
Счет 68 «Расчеты по налогам и сборам»
По мере начисления в соответствии с налоговым законодательством
По мере возникновения обязательств перед бюджетом
Учет финансовых результатов
§14.3. Реформация баланса По окончании отчетного года производится реформация баланса. Она включает закрытие счетов 90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы» и 99 «Прибыли и убытки». Закрытие счета 90 «Продажи» подразумевает «обнуление» всех субсчетов путем списания накопленных на них в течение календарного года сумм на субсчет 90.09 «Прибыль/убыток от продаж». Аналогичным образом закрывается счет 91 «Прочие доходы и расходы». Общая сумма прочих доходов за календарный год списывается записью по дебету субсчета 91.01 «Прочие доходы» и кредиту счета 91.09 «Сальдо прочих доходов и расходов». Общая сумма прочих расходов за календарный год списывается по кредиту субсчета 91.02 «Прочие расходы» и дебету субсчета 91.09. Счет 99 «Прибыли и убытки» закрывается следующим образом. Сначала на субсчет 99.01.1 «Прибыли и убытки по деятельности, не облагаемой ЕНВД» списываются суммы, учтенные на субсчетах 99.02.1, 99.02.2, 99.02.3 и выявляется сумма чистой прибыли (убытка). Затем сумма чистой прибыли (убытка) отчетного года списывается со счета 99.01.1 в кредит (дебет) счета 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)». К счету 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» открыты субсчета: 84.01 «Прибыль, подлежащая распределению»; 84.02 «Убыток, подлежащий покрытию»; 84.03 «Нераспределенная прибыль в обращении»; 84.04 «Нераспределенная прибыль использованная». Чистая прибыль списывается записью по дебету субсчета 99.01.1 «Прибыли и убытки по деятельности, не облагаемой ЕНВД» и кредиту субсчета 84.01 «Прибыль, подлежащая распределению», убыток - записью по кредиту субсчета 99.01.1 «Прибыли и убытки по деятельности, не облагаемой ЕНВД» и дебету субсчета 84.02 «Убыток, подлежащий покрытию». Возможности системы «1С: Предприятие» позволяют «закрыть» счета 90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы» и 99.1 «Прибыли и убытки» без списания накопленных сумм по отдельным объектам аналитического учета. Для этого у всех видов субконто на этих счетах установлен признак «Только обороты». Списание производится без указания субконто. 379
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Решение о распределении чистой прибыли или покрытии убытка принимается уполномоченным органом организации при утверждении годового бухгалтерского баланса. Направление прибыли на образование резервного капитала в случаях, предусмотренных действующим законодательством или учредительными документами, отражается проводкой по дебету счета 84.01 в корреспонденции со счетом 82 «Резервный капитал». При направлении прибыли на выплату дивидендов вводится проводка по дебету счета 84.01 «Прибыль, подлежащая распределению» и кредиту счетов 75.02 «Расчеты по выплате доходов», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (при начислении доходов от участия учредителям (участникам), которые являются работниками организации). При направлении остатка нераспределенной прибыли на финансирование вложений во внеоборотные активы, различных социальных программ и иные цели производится запись по дебету счета 84.01 и кредиту счетов 84.04 «Нераспределенная прибыль использованная» и 84.03 «Нераспределенная прибыль в обращении». Для аналитического учета распределения и использования прибыли по направлениям применяется линейный справочник «Направления использования прибыли» (рис.344).
Рис.344. Справочник «Направления использования прибыли»
380
Глава 15 Ведение счетов-фактур, книг покупок и продаж Порядок исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость (НДС) традиционно считается наиболее сложным. НДС «сопровождает» большинство сделок по приобретению и продаже активов организации и имеет многочисленные нюансы исчисления. Специфика налогового учета НДС заключается в том, что он хотя и базируется на данных бухгалтерского учета, но в отличие от всех остальных налогов ставит сам бухгалтерский учет в жесткую зависимость от выполнения различных требований. В частности, законодательство предусматривает обязательное выделение сумм НДС в первичных документах (платежных поручениях, кассовых ордерах, накладных, счетах и т.д.), а также применение специальных инструментов налогового учета: счетов-фактур, книг покупок и продаж. При ведении журнала учета полученных и выставленных счетовфактур, книг покупок и книг продаж следует руководствоваться Прави-
лами, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации № 914 от 19 января 2000 г. с изменениями от 15 марта 2001г., 27 июля 2002г. и 16 февраля 2004г.
§15.1. Оформление счетов-фактур Согласно пункту 1 статьи 169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия предъявленных сумм налога к вычету или возмещению. Таким образом, только организации-покупатели товаров, работ, услуг заинтересованы в том, чтобы своевременно получать от поставщиков правильно оформленные счета-фактуры. В правильно оформленном счете-фактуре должны быть указаны: • порядковый номер и дата выписки счета-фактуры; • наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя; • наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя; • номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг);
381
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
•
наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения (при возможности ее указания); • количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг) исходя из принятых по нему единиц измерения; • цена (тариф) за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту) без учета налога, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя налог, с учетом суммы налога; • стоимость товаров (работ, услуг) за все количество поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг) без налога; • сумма акциза по подакцизным товарам; • налоговая ставка; • сумма налога, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), определяемая исходя из применяемых налоговых ставок; • стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счетуфактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг) с учетом суммы налога; • страна происхождения товара; • номер грузовой таможенной декларации. Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Налогоплательщики обязаны составлять счета-фактуры по форме, утвержденной постановлением правительства РФ от 2 декабря 2000г. №914 (в 2004г. - в редакции изменений от 16 февраля 2004г.). При этом заполнению подлежат лишь те показатели, по которым имеются соответствующие данные. Например, графа 6 заполняется только плательщиками акцизов, при оказании услуг отсутствует понятие «грузоотправитель» и «грузополучатель». Если нет возможности, не указывается: • единица измерения; • количество товаров (работ, услуг); • цена (тариф) за единицу измерения. Ни в НК Р Ф , ни в Правилах ведения счетов-фактур не уточняется порядок заполнения показателей в случае отсутствия соответствующих данных. По нашему мнению, не будет являться нарушением, если 382
Ведение счетов-фактур, книг покупок и продаж
соответствующие строки и графы будут не заполнены или в них будет проставлен прочерк. Согласно Правилам ведения счетов-фактур, если продавец и грузоотправитель - одно и то же лицо, то в строке 3 пишется «он же». Если продавец и грузоотправитель не являются одним и тем же лицом, то указывается почтовый адрес грузоотправителя. Независимо от того, являются ли грузополучатель и покупатель одним и тем же лицом, в строке 4 указывается полное или сокращенное наименование грузополучателя и его почтовый адрес. Сведения о стране происхождения товара и номере грузовой таможенной декларации указываются только в отношении товаров, и только, если страной их происхождения не является Российская Федерация. Если по условиям сделки обязательство выражено в иностранной валюте, то суммы, указываемые в счете-фактуре, могут быть выражены в иностранной валюте. Таким образом, строго говоря, счета-фактуры не могут быть составлены в условных единицах. Но на практике налоговые органы не считают это нарушением правил оформления счетов-фактур. При реализации имущества, подлежащего учету по стоимости с учетом налога, налоговая база определяется как разница между ценой реализуемого имущества с учетом налога и стоимостью реализуемого имущества (остаточной стоимостью с учетом переоценок). Как разъяснено письмом МНС РФ от 12 марта 2003г. № ВГ-603/293, в счете-фактуре, оформляемом при реализации такого имущества (основных средств): • в графе 1 делается пометка «с межценовой разницы»; • в графе 5 отражается «межценовая разница» с учетом НДС; • в графе 7 указывается ставка налога, определяемая расчетным методом; • в графе 8 приводится сумма налога, исчисленная с «межценовой разницы»; • в графе 9 указывается стоимость реализованного имущества. •
Пример. Организация в 2004 году реализует за 30000 руб. (с учетом налога) служебный автомобиль остаточной стоимостью 20009,33 руб. (сумма НДС учтена в стоимости автомобиля). Счет-фактура заполняется следующим образом:
383
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0» Наименование товара
1
Автомобиль (с межценовой разницы)
Стоимость товаров без налога
5
9990.67
Налоговая ставка
7
18/118
Сумма налога
8
1524.00
Стоимость товаров всего с учетом налога
9
30000.00
Применительно к счетам-фактурам под товаром понимаются не только продукция собственного производства и товары для перепродажи, но и другие активы, выбытие которых отражается на счете 91 «Прочие доходы и расходы», например основные средства, нематериальные активы, материалы, оборудование к установке, незавершенные капитальные вложения и т. д. Счет-фактура составляется поставщиком также по мере поступления любых денежных средств, если их получение связано с расчетами по оплате товаров (работ услуг), в частности: • сумм авансовых платежей (предоплат), поступивших в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг) на счета поставщика в учреждениях банков либо в его кассу; • сумм штрафов, пеней и неустоек, полученных за нарушение обязательств, предусмотренных договорами поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг). Такие счета-фактуры являются основанием для начисления налога на добавленную стоимость и регистрации в книге продаж у поставщика и не подлежат предъявлению покупателям для регистрации в книге покупок в целях зачета (возмещения) налога.
§15.2. Ведение книги продаж В программе «1С:Бухгалтерия 8.0» для выписки счетов-фактур предназначен документ «Счет-фактура выданный». Особенность использования этого документа состоит в том, что ввести его можно только на основании проведенного документа реализации («Реализация товаров и услуг», «Передача ОС», «Передача НМА» и т.д.). Связано это с тем, что в самой форме документа «Счетфактура выданный» не предусмотрено табличной части для ввода тех сведений, которые указываются в печатной форме. Считается, что необходимые данные о покупателе, а также реализованных товарах, работах, 384
Ведение счетов-фактур, книг покупок и продаж
услугах уже содержатся в этих документах. Поэтому вводить их вторично нет необходимости. В документах, на основании которых счет-фактура может быть введен, имеется поле «Ввести счет-фактуру», через которое открывается форма нового документа «Счет-фактура выданный». Возможен и второй вариант, когда документ вводится через форму списка (меню «Основная деятельность» —* пункт «Ведение книги продаж» —> подпункт «Счет-фактура выданный»). В этом случае в поле «Основание» указывается документ, на основании которого необходимо выписать счет-фактуру. Как известно, счет-фактура выписывается и при получении от покупателей платежей в счет предстоящей поставки товаров, выполнения работ и оказания услуг. Счет-фактуру в этом случае можно выписать только на основании проведенных документов, которыми в программе зарегистрирован платеж, - «Платежное поручение входящее», «Приходный кассовый ордер». Счета-фактуры для покупателей и по авансам полученным в программе нумеруются независимо. У первых номер начинается с префикса организации, у вторых - перед префиксом указывается буква А. Такое решение позволяет выписывать счета-фактуры на аванс в пакетном режиме за определенный период (например, месяц) с помощью обработки «Регистрация счетов-фактур на аванс». •
Пример В январе документом «Платежное поручение входящее» МТПК00001 от 06.01.2004 и «Приходный кассовый ордер МТПК00001 в программе зарегистрировано поступление авансов от покупателей ЗАО «Прогресс-М» и ООО «Декстрим». Необходимо выписать счета-фактуры на аванс. В меню «Основная деятельность» выбираем пункт «Ведение книги продаж», а в нем подпункт «Регистрация счетов-фактур на аванс». В шапке форме обработки указываем период, за который необходимо ввести документы «Счет-фактура выданный» с признаком «на аванс», и, если нужно, организацию. По кнопке «Заполнить» командной панели заполняем табличную часть. При этом программа автоматически включает в список те документы, при проведении которых поступление средств отражено в бухгалтерском учете как авансы полученные, и заполняет все необходимые колонки (рис.345).
385
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис. 345. Регистрация счетов-фактур на аванс По кнопке «Выполнить» запускаем обработку, в результате выполнения которой по каждой строке табличной части в информационную базу вводится документ «Счет-фактура выданный» с признаком «На аванс». Если теперь по кнопке «Список счетов-фактур (выд.)» мы откроем форму списка «Счета-фактуры (выданные)», то обнаружим в нем два новых документа (рис.346). При этом документы вводятся той датой, которая соответствует дате регистрации поступления аванса от покупателя.
Рис. 346. Результат выполнения обработки При проведении документов «Счет-фактура выданный» с признаком «На аванс» формируются записи в регистре бухгалтерии «Журнал проводок (бухгалтерский учет)», а также в регистрах накопления «НДС продажи» и «НДС покупки». В бухгалтерском учете при проведении начисляется НДС с аванса проводкой по дебету счета 76.АВ «НДС по авансам и предоплатам» и кредиту счета 68.02 «Налог на добавленную стоимость» (рис.347).
386
Ведение счетов-фактур, книг покупок и продаж
Рис. 347. Начисление НДС с аванса В регистр «НДС продажи» при проведении вводится запись с событием «Получен аванс» (рис.348).
Рис. 348. Регистрация документа с регистре «НДС продажи» Одновременно вносится запись в регистр «НДС покупки» - с событием «Получен счет-фактура от поставщика» (рис.349). Связано это с необходимостью применения налогового вычета по мере реализации товаров, работ, услуг под ранее полученный аванс или возврате аванса покупателю.
Рис. 349. Регистрация документа с регистре «НДС покупки» Выписанные счета-фактуры регистрируются в книге продаж. Регистрация производится в хронологическом порядке по мере признания выручки от продажи товаров (работ, услуг) для целей налогового учета (по мере отгрузки или по мере оплаты, в зависимости от установленной учетной политики). В программе книга продаж представляет собой отчет, который формируется на основании записей в регистре «НДС продажи» с событиями: • «Получен аванс»; • «НДС начислен к уплате» (независимо от учетной политики); • «Реализация» (при учетной политике «по отгрузке», кроме продаж, облагаемых налогом по ставке 0%); 387
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0» • • •
«Подтверждена ставка 0%»; «Не подтверждена ставка 0%»; совокупность событий «Реализация» и «Оплата» (при учетной политике «по оплате»). Все события регистрируются соответствующими документами конфигурации. В частности, событие «Реализация» регистрируется при проведении документа, которым в программе отражается реализация товаров (работ, услуг). Если учет расчетов ведется по расчетным документам, то записи с событием «Оплата» (при учетной политике «по оплате») формируются при проведении банковских и кассовых документов с операциями погашения дебиторской задолженности покупателей, иначе регламентным документом «Регистрация оплаты от покупателей для НДС». Регистрация событий «Подтверждена ставка 0%» и «Не подтверждена ставка 0%» производится при проведении документа «Подтверждение нулевой ставки НДС». Для заполнения регистра «вручную» предназначены документы «Ввод начальных остатков НДС», «Отражение поступления товаров и услуг (НДС)», «Отражение реализации товаров и услуг (НДС)». Чтобы распечатать книгу продаж, необходимо в меню «Основная деятельность» выбрать пункт «Ведение книги продаж», а в нем подпункт «Книга продаж», указать в форме налоговый период, организацию и нажать на кнопку «Сформировать» командной панели (рис.350).
388
Ведение счетов-фактур, книг покупок и продаж
j
Рис. 350. Фрагмент сформированной книги продаж
§15.3. Ведение книги покупок Покупатели товаров (работ, услуг) ведут журнал учета счетов-фактур, получаемых от поставщиков, и книгу покупок. В программе получаемые от поставщиков счета-фактуры регистрируются с помощью документа «Счет-фактура полученный», который может быть введен только на основании другого документа («Поступление товаров и услуг», «Поступление доп. расходов» и т.д.). Считается, что необходимые данные о продавце, приобретенных товарах, работах, услугах уже содержатся в этих документах. Поэтому вводить их вторично нет необходимости. В документах, на основании которых счет-фактура может быть введен, имеется поле «Ввести счет-фактуру», через которое открывается форма нового документа «Счет-фактура полученный». Возможен и второй вариант, когда документ вводится через форму списка (меню «Основная деятельность» —• пункт «Ведение книги покупок» —• подпункт «Счет-фактура полученный»). В этом случае в поле «Основание» указывается документ, на основании которого необходимо зарегистрировать счет-фактуру. Полученные от поставщиков счета-фактуры регистрируются в книге покупок в хронологическом порядке по мере оплаты оприходованных ценностей, запасов и расходов. В программе «1С:Бухгалтерия 8.0» книга покупок представляет собой отчет, который формируется по записям регистра «НДС покупки» с событиями: • «Предъявлен НДС к вычету»; • «Предъявлен НДС по ставке 0%»; • «Восстановлен НДС». 389
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Таким образом, перед формированием отчета необходимо зарегистрировать в информационной базе: 1) все покупки за период составления книги покупок (в регистре «НДС покупки»); 2) полученные от поставщиков счета-фактуры (документом «Счет-фактура полученный»); 3) все факты, влияющие на расчеты по НДС в иных случаях (например, факт ввода в эксплуатацию законченного строительством основного средства); 4) факты подтверждения (не подтверждения) ставки 0% при осуществлении продаж, облагаемых по ставке 0% (документом «Подтверждение нулевой ставки НДС»); 5) вычет НДС по авансам (документом «Вычет НДС с аванса»); 6) вычет НДС по приобретенным ценностям (документом «Вычет НДС по приобретенным ценностям»); 7) восстановление сумм налога, ранее предъявленных к вычету (документом «Восстановление НДС»). Чтобы распечатать книгу покупок, необходимо в меню «Основная деятельность» выбрать пункт «Ведение книги покупок», а в нем подпункт «Книга покупок», в форме отчета указать налоговый период, организацию и нажать на кнопку «Сформировать» (рис.351).
Рис. 351. Фрагмент сформированной книги покупок
390
Глава 16. Получение результатной информации §16.1. Классификация отчетов Основной этап работы с компьютерной бухгалтерией включает обобщение учетных данных, накопленных в информационной базе, и формирование различных отчетных форм. Информацию, полученную в результате обработки данных о совершенных хозяйственных операциях, называют результатной информацией. Средством получения результатной информации в компьютерной бухгалтерии являются отчеты. По назначению все отчеты подразделяют на две группы (рис. 352). Первую группу образуют отчеты, предназначенные для контроля, анализа учетных данных и составления различного вида учетных регистров. Отчеты этой группы подразделяют на стандартные, специализированные и прочие. Стандартные отчеты предназначены для получения бухгалтерских итогов и оборотов за определенный период по синтетическим и аналитическим счетам в стоимостном и натуральном выражении. В течение месяца с их помощью анализируют полноту отражения фактов хозяйственной деятельности, состояние расчетов и т.д. По завершении отчетного периода с их помощью формируют регистры бухгалтерского учета, которые затем выводят на бумажный носитель. К стандартным отчетам относятся: • оборотно-сальдовая ведомость; • оборотно-сальдовая ведомость по счету; • обороты счета; • шахматная ведомость; • анализ счета; • карточка счета и др. Специализированные отчеты предназначены для получения результатной информации по разделам бухгалтерского учета. Их применяют, если результатную информацию в надлежащем виде нельзя получить из стандартных отчетов. Такие отчеты предполагают специфиче391
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
скую выборку информации и ее представление на бумажном носителе по установленным формам. К специализированным отчетам относятся: • кассовая книга; • книга продаж; • книга покупок и др.
Рис. 352. Классификация отчетов по назначению Под прочими отчетами в компьютерной бухгалтерии понимают отчеты, которые не входят в состав стандартных, специализированных или регламентированных отчетов типовой конфигурации. Каждая организация самостоятельно определяет состав и структуру прочих отчетов. Вторую группу образуют отчеты, предназначенные для получения результатной информации о различных сторонах деятельности организации и ее представления в форме, установленной контролирующими органами. Отчеты этой группы называют регламентированными. Регламентированные отчеты подразделяют на отчеты для формирования бухгалтерской, налоговой и государственной статистической отчетности. Состав показателей регламентированного отчета регулируется нормативно-правовой базой. В связи с постоянными изменениями актуализация регламентированных отчетов производится в централизованном порядке.
392
Получение результатной информации
§16.2. Стандартные средства обобщения данных Введенная в автоматизированную систему информация о совершенных в организации фактах хозяйственной деятельности обобщается в синтетических и аналитических учетных регистрах. Обобщение учетных данных представляет собой процедуру получения итогов и остатков по счетам, субсчетам и объектам аналитического учета в денежном и натуральном выражении. Под термином «регистр» в бухгалтерском учете традиционно понимают различные виды таблиц, в которые записываются данные из первичных документов. Регистры классифицируют по нескольким основаниям. По назначению различают хронологические, систематические и комбинированные регистры; по способу обобщения - интегрированные и дифференцированные; по внешнему виду - книги, карточки, свободные листы, машинные носители. До появления средств автоматизации регистры использовали для систематизации и накопления учетной информации для последующего отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. В автоматизированных информационных системах регистры представляют собой документы, в которых отражается введенная в систему и разнесенная по счетам учетная информация. В компьютерной бухгалтерии синтетические и аналитические учетные регистры формируются с помощью стандартных отчетов. По назначению формируемых регистров стандартные отчеты можно условно разделить на три группы (рис. 353).
393
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Рис. 353. Классификация стандартных отчетов Первую группу образуют отчеты, предназначенные для формирования хронологических регистров. Такие регистры представляют собой упорядоченный в хронологическом порядке список операций и проводок за определенный период, удовлетворяющий критериям отбора. Вторую группу образуют отчеты, систематизирующие бухгалтерские записи, зарегистрированные ранее в хронологическом порядке, в разрезе синтетических счетов. Третью группу образуют отчеты для составления регистров аналитического учета. Стандартные отчеты в программе «1С:Бухгалтерия 8.0» представляют собой целостную систему, позволяющую на основании одних отчетов получать другие, детализирующие результатную информацию. На рис. 354 приведена общая схема взаимосвязи между отчетами. Стрелки показывают последовательность детализации результатной информации.
394
Получение результатной информации
Рис. 354. Схема детализации показателей стандартных отчетов Детализацию информации производят двойным щелчком левой кнопки мыши на ячейке экранного представления отчета с результатной информацией, на которой курсор принимает вид %. Чтобы лучше понимать, какую информацию можно получить при помощи того или иного стандартного отчета, познакомимся с ними ближе. Карточка счета Отчет «Карточка счета» представляет собой регистр с информацией о движении по счету на уровне проводок. По счетам, на которых открыт аналитический учет, в отчет можно вывести информацию о значениях субконто. В отчете приводится информация об остатках на начало и конец периода, оборотах за период и остатках после каждой проводки. Регистр используется при инвентаризации, составлении карточек складского учета и т.д.
Рис. 355. Экранная форма отчета «Карточка счета» Для формирования данного отчета в меню «Отчеты» выбирается пункт «Карточка счета». Отчет формируется следующим образом. 395
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
По кнопке «Настройка» командной панели (рис. 355) открывается форма для настройки параметров формирования отчета, где на закладке «Общие» указывается (рис.356): • счет (субсчет), проводки по которому включаются в регистр; • период, за который формируется регистр; • организация, к которой относятся учетные данные (если в информационной базе ведется учет нескольких организаций); • режим группировки промежуточных итогов.
Рис. 356. Настройка общих параметров отчета «Карточка счета» По умолчанию в конце сформированного регистра выводится строка с оборотами по дебету и кредиту счета за период в целом. В поле «Показывать обороты» можно установить режим дополнительной группировки промежуточных итогов: • по дням — после всех операций за день в отчете приводятся итоговые обороты за день; • по неделям — после всех операций за неделю в отчете приводятся итоговые обороты за неделю; • по месяцам — после всех операций за месяц в отчете приводятся итоговые обороты за месяц и т.д.
Рис. 357. Настройка отбора данных, включаемых в отчет «Карточка счета» Если по счету открыт аналитический учет, то на закладке «Отбор» можно установить режим отбора проводок. Для включения в отчет 396
Получение результатной информации
проводок с конкретными объектами аналитического учета нужно флажком отметить аналитический разрез, выбрать тип сравнения и указать значение (или значения) субконто. На рис.357 представлен пример настройки, для включения в регистр только тех проводок по счету 10.01, в которых объектом аналитического учета является место хранения Склад 1. На рис. 358 приведен фрагмент отчета «Карточка счета» по субсчету 10.01 «Сырье и материалы» для условия отбора Склад (субконто 2) = Склад 1. Из отчета «Карточка счета» можно перейти в режим просмотра и редактирования документа (операции), при проведении которого сформирована проводка. Для этого следует выделить проводку и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши.
Рис. 358. Фрагмент сформированного отчета «Карточка счета» Обороты счета Отчет «Обороты счета» представляет обобщенный регистр, в котором для конкретного счета (субсчета) за отчетный месяц приводятся остатки на его начало и конец, обороты по дебету и кредиту в целом и по корреспондирующим счетам. Отчет полезен на этапе анализа бухгалтерских итогов и заполнения форм отчетности. Для составления отчета в меню «Отчеты» выбирается пункт «Обороты счета». Отчет формируется следующим образом. 397
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
По кнопке «Настройка» командной панели открывается форма для настройки параметров формирования отчета, где на закладке «Общие» указывается (рис.359): • счет (субсчет), по которому формируется отчет; • период, за который формируется регистр; • организация, к которой относятся учетные данные (если в информационной базе ведется учет нескольких организаций); • режим группировки промежуточных итогов.
Рис. 359. Настройка общих параметров отчета «Обороты счета». В разделе «Выводить данные» с помощью флажков в соответствующих полях отмечается, какие итоги необходимо раскрывать в отчете: остатки по дебету и кредиту на начало и конец периода, дебетовые и кредитовые обороты, обороты по дебету и кредиту счета в корреспонденции с другими счетами. При этом по флажку «По субсчетам» обороты со счетами будут приводиться дополнительно в разрезе субсчетов. Например, для формирования аналога Главной книги устанавливают флажки: • «Обороты за период» ... «Дебет» и «Кредит»; • «Обороты со счетами» ... «Дебет»; • «Остатки на конец» ... «Дебет» и «Кредит». На закладке «Детализация» при необходимости указывается требуемая степень детализации данных в отчете. На рис.360 приведен пример настройки детализации для счета 10 «Материалы», согласно которой данные в отчете будут показаны по группам объектов в денежном и 398
Получение результатной информации
натуральном выражении (при установленном флажке «По количеству» на закладке «Общие»).
Рис. 360. Настройка детализации отчета «Обороты счета». Если по счету открыт аналитический учет, то на закладке «Отбор» можно установить режим отбора данных (настройка отбора аналогична отчета «Карточка счета»). На рис. 361 приведен фрагмент отчета по счету 10.01 «Сырье и материалы» с детализацией по материалам.
Рис. 361. Фрагмент сформированного отчета «Обороты счета» Для получения более подробной информации следует выделить строку с показателями и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши. На экран выводится регистр «Журнал проводок (бухгалтерского учета)». Если курсор был установлен на ячейке с начальным или конечным сальдо или оборотами по счету в целом, то в журнале приводятся все проводки по счету за период. Если курсор был установлен на ячейку с
399
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0» бухгалтерскими итогами о корреспонденции счетов, то приводятся все проводки с указанной корреспонденцией. Оборотно-сальдовая ведомость Оборотно-сальдовая ведомость представляет собой сводный регистр, в котором для каждого счета (субсчета) рабочего плана счетов выводятся остатки на начало установленного периода, обороты по дебету и кредиту и остатки на его конец. По оборотно-сальдовой ведомости осуществляется контроль остатков на счетах. Если счет определен как активный, но имеет кредитовое сальдо, то в оборотно-сальдовой ведомости остаток помечается знаком «минус». В аналогичном порядке помечается дебетовый остаток по пассивному счету. Для формирования оборотно-сальдовой ведомости в меню «Отчеты» выбирается пункт «Оборотно-сальдовая ведомость». При этом открывается экранная форма (рис.362).
Рис. 362. Экранная форма отчета «Оборотно-сальдовая ведомость» По кнопке «Настройка» командной панели открывается форма для настройки параметров формирования отчета, где на закладке «Общие» указывается (рис.363): • период, за который формируется регистр; • организация, к которой относятся учетные данные (если в информационной базе ведется учет нескольких организаций); • какие данные выводить дополнительно. Если не установлен ни один из флажков, в оборотно-сальдовой ведомости приводятся данные об остатках и оборотах на балансовых счетах в целом в валюте регламентированного учета (рублях). При установленном флажке «Данные по валютам» для счетов с признаком ведения валютного учета в ведомости приводятся отдельные
400
Получение результатной информации
строки по каждой валюте. Показываются остатки и обороты в рублях и в иностранной валюте. По флажку «Данные по забалансовым счетам» в отчет дополнительно включается информация об остатках и оборотах на счетах с признаком «Забалансовый».
Рис. 363. Настройка общих параметров отчета «Оборотно-сальдовая ведомость» Флажком «Данные по субсчетам и субконто» устанавливается режим формирования, при котором остатки и обороты на счетах раскрываются в разрезе субсчетов и отдельных аналитических признаков. При этом на закладке «Детализация» можно указать, по каким счетам необходимо приводить расшифровку показателей и по каким аналитическим разрезам (рис.364).
Рис. 364. Настройка детализации отчета «Оборотно-сальдовая ведомость» Флажок «Развернутое сальдо» включает режим, при котором по тем счетам или субсчетам, которые указаны на закладке «Развернутое сальдо» формы настройки параметров отчета, данные показываются развернуто. В частности, такая настройка полезна для счетов 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
401
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Текущую настройку можно сохранить для повторного использования. Для этого нужно щелкнуть на пиктограмме 1 командной панели, в предлагаемой форме (рис.365) указать имя настройки и сохранить ее по кнопке «ОК». Если сохраненных настроек несколько, то для выбора используется пиктограмма \. На рис. 366 приведен фрагмент сформированной оборотносальдовой ведомости.
Рис. 365. Сохранение настройки
Рис. 366. Фрагмент сформированного отчета «Оборотно-сальдовая ведомость» Приведенные в отчете данные можно детализировать, т. е. получить более подробную информацию по конкретному счету или субсчету. Для этого детализируемый счет выделяется, двойным щелчком левой кнопки мыши открывается меню с перечнем, в котором выбирается соответствующий отчет (рис. 367).
402
Получение результатной информации
Рис. 367. Детализация показателей оборотно-сальдовой ведомости Шахматная ведомость Шахматная ведомость — это табличный аналог сводных проводок. Ведомость дает более наглядное представление об оборотах между корреспондирующими счетами, но на бумажном носителе по ширине занимает несколько листов. Для составления шахматной ведомости в меню «Отчеты» выбирается пункт «Шахматная ведомость».
Рис. 368. Фрагмент сформированной шахматной ведомости Ведомость (рис.368) представляет собой таблицу, в которой строки соответствуют дебетуемым счетам, столбцы — кредитуемым счетам, а в ячейках на пересечении (в клетках) содержатся суммы оборотов за установленный период в дебет счета, указанного в левой части строки, с кредита счета, указанного в верхней части столбца. Слева и сверху при-
403
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
водятся номера счетов соответственно дебета и кредита, а справа и снизу — обороты по этим счетам (соответственно по дебету и кредиту). Для получения информации о том, какие проводки сформировали тот или иной показатель ведомости, на нем следует дважды щелкнуть левой кнопкой мыши. На экран выводится регистр «Журнал проводок (бухгалтерского учета)». Анализ счета Отчет «Анализ счета» — это регистр, содержащий информацию об оборотах счета с другими счетами за период, а также остатках на начало и конец. Для составления данного отчета в меню «Отчеты» выбирается пункт «Анализ счета». При этом открывается экранная форма (рис.369).
Рис. 369. Экранная форма отчета «Анализ счета» По кнопке «Настройка» командной панели открывается форма для настройки параметров формирования отчета, где на закладке «Общие» указывается (рис.370): • анализируемый счет (субсчет); • период, за который формируется регистр; • организация, к которой относятся учетные данные (если в информационной базе ведется учет нескольких организаций); • признак дополнительной группировки данных; • признак дополнительной детализации данных. По умолчанию обороты показываются за период в целом. В поле «Период» можно установить режим дополнительной группировки промежуточных итогов: по дням, по неделям, по месяцам и т.д. Для счетов с признаком валютного учета доступен реквизит «Данные по валютам». При установленном флажке в отчет дополнительно включается информация о валютных суммах.
404
Получение результатной информации
Если по анализируемому счету ведется количественный учет, то по флажку «Данные по количеству» показатели в отчете приводятся не только в денежном, но и в натуральном выражении.
Рис. 370. Настройка общих параметров отчета «Анализ счета» Флажок «По субсчетам и субконто корр. счетов» позволяет дополнительно получить информацию о субсчетах и объектах аналитического учета по анализируемому и корреспондирующим счетам. Для анализируемого счета раскрываемые в отчете данные указываются на закладке «Детализация счета» (рис.371), для корреспондирующих счетов - на закладке «Детализация кор. счетов» (рис.372).
Рис. 371. Настройка детализации данных по анализируемому счету
Рис. 372. Настройка детализации данных корреспондирующих счетов
405
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
Если в этом есть необходимость, на закладке «Отбор» можно установить критерии, которым должны удовлетворять включаемые в отчет данные аналитического учета по анализируемому счету. На рис. 373 приведен фрагмент сформированного отчета «Анализ счета» с приведенными выше параметрами настройки. Текущую настройку можно сохранить для повторного использования. Для этого нужно щелкнуть на пиктограмме \ командной панели, в предлагаемой форме указать имя настройки и сохранить ее по кнопке «ОК». Если сохраненных настроек несколько, то для выбора используется пиктограмма *1. Для детализации информации, представленной в отчете, следует выделить нужную строку и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши. Если курсор установлен на ячейку с оборотами между счетами, то показывается регистр «Журнал проводок (бухгалтерского учета)», содержащий все проводки с данной корреспонденцией счетов. Если курсор установлен на строку с остатками на начало или конец периода, то формируется отчет «Карточка счета».
Рис. 373. Фрагмент сформированного отчета «Анализ счета» Оборотно-сальдовая ведомость по счету Оборотно-сальдовая ведомость по счету представляет собой регистр, в котором для счета или субсчета с признаком ведения аналитического учета приводятся остатки на начало, обороты по дебету и кредиту и остатки на конец за установленный период по отдельным объектам. 406
Получение результатной информации
Для формирования этого стандартного отчета в меню «Отчеты» выбирается пункт «Оборотно-сальдовая ведомость по счету». При этом открывается экранная форма (рис.374). По кнопке «Настройка» командной панели открывается форма для настройки параметров формирования отчета, где на закладке «Общие» указывается (рис.375): • счет (субсчет), по которому необходимо получить ведомость; • период, за который формируется регистр; • организация, к которой относятся учетные данные (если в информационной базе ведется учет нескольких организаций).
Рис. 374. Экранная форма отчета «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» Для счетов с признаком валютного учета доступен реквизит «Данные по валютам». При установленном флажке в отчет дополнительно включается информация о валютных суммах.
Рис. 375. Настройка общих параметров отчета «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» Если по счету (субсчету) ведется количественный учет, то по флажку «Данные по количеству» показатели в отчете приводятся не только в денежном, но и в натуральном выражении.
407
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
При установленном флажке «Данные по валютам» для счетов с признаком ведения валютного учета в ведомости приводятся отдельные строки по каждой валюте. Показываются остатки и обороты в рублях и в иностранной валюте. На закладке «Детализация» (рис.376) указывается, по каким аналитическим разрезам и на каком уровне детализации приводить данные об остатках и оборотах.
Рис. 376. Настройка детализации отчета «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» Если в этом есть необходимость, на закладке «Отбор» можно установить критерии, которым должны удовлетворять включаемые в отчет данные аналитического учета по счету, для которого формируется оборотно-сальдовая ведомость. На рис. 377 приведен фрагмент сформированной оборотносальдовой ведомости по счету 41 «Товары».
Рис. 377. Фрагмент оборотно-сальдовой ведомости по счету Учетная информация по видам субконто обобщается в том порядке, как это определено в рабочем плане счетов. Например, для рассматриваемого примера в отчете остатки и обороты приводятся по каждому товару в разрезе мест их хранения. Если на закладке «Детализа408
Получение результатной информации
ция» выводимые поля поменять местами, то данные в отчете будут представлены по каждому складу в разрезе хранимых на нем товаров. Для получения более подробной информации по субконто следует выделить строку с интересующим объектом аналитического учета и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши. На экран выводится отчет «Карточка счета», содержащий все операции с данным объектом на счете за установленный период. Анализ субконто Отчет «Анализ субконто» является удобным средством анализа информации, когда один и тот же вид субконто используется для ведения аналитического учета одновременно на нескольких счетах. Например, вид субконто «Основные средства» используется для ведения учета на счетах 01 «Основные средства» и 02 «Амортизация основных средств». Из отчета «Анализ субконто» Основные средства можно непосредственно получить остаточную стоимость основных средств, показываемую в балансе. Полезным этот отчет является и для анализа состояния расчетов с контрагентами. В отчете «Анализ субконто» для каждого объекта аналитического учета выбранного вида субконто приводятся обороты по всем счетам, глее учтен объект, а также развернутое и свернутое сальдо. Для составления данного отчета в меню «Отчеты» выбирается пункт «Анализ субконто». При этом открывается экранная форма (рис.378).
Рис. 378. Экранная форма отчета «Анализ субконто» По кнопке «Настройка» командной панели открывается форма для настройки параметров формирования отчета, где на закладке «Общие» указывается (рис.379): • период, за который формируется отчет; • организация, к которой относятся учетные данные (если в информационной базе ведется учет нескольких организаций); 409
Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0»
•
вид субконто или связанные виды субконто для анализа и, если необходимо, анализируемый объект. Флажок «По субсчетам» позволяет дополнительно получить информацию о субсчетах аналитического учета по субконто. При установленном флажке «Данные по валютам» в отчет дополнительно включается информация о валютных суммах. Если по субконто ведется количественный учет, то по флажку «Данные по количеству» показатели в отчете приводятся не только в денежном, но и в натуральном выражении.
Рис. 379. Настройка общих параметров отчета «Анализ субконто» Если в этом есть необходимость, на закладке «Отбор» можно установить критерии, которым должны удовлетворять включаемые в отчет данные по анализируемому виду субконто или конкретному объекту. На рис. 380 приведен фрагмент сформированного отчета «Анализ субконто» Основные средства.
410
Получение результатной информации
Рис. 380. Отчет «Анализ субконто» Основные средства
411
